Текст
Ншшм
Жфр*
1,
ПОЛНОЕ РУКОВОДСТВО БУХГАЛТЕРА
..|M ♦.•••) *
И. 5. Ланина
»Ч!
rtfn:
™й
**Ч^'к>Меэ&ИШ{:
;-i:.r.-
i1t^wxtfcfex6 • • *• »> к*-1
•-
‘а+г^ДаЛ;:лл-г<-
&Zii
* ff * £• v
В БУХГАЛТЕРСКОЕ
- : . . •
ПЕРВИЧНЫЕ
ДОКУМЕНТЫ
ti ;<; 4S«nHti‘?BUd t ;ti>:
'• • Mt J««•' •' «tt-ts •w~; •< sjWS»-^тФ n t: iii Hi
:я 'i:?vtx-^.„;,;;;.;;;-’. ...
tHjbiijSJSlitii-:
иПШкЩ^Ш
peSHI
JjX?h>^4lUj<
* КЦШШст "t rVV £&•
sei
Л;ШЯ;И;<Н
;! • U»*'*P-'-
;; >. ,. —^^tn;ii-;< яЫи|И5;
ЧИТАН
pjfHhtHtn
!ЙЙИШН
ПОЛНОЕ РУКОВОДСТВО БУХГАЛТЕРА
ИИИНиИВИиВиМиИШНМ1ИиИМИии
И. Б. Ланина
ПЕРВИЧНЫЕ
ДОКУМЕНТЫ
В БУХГАЛТЕРСКОМ
И НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ
МОСКВА
ЧИТАЙ!
Рид Групп
2011
СОДЕРЖАНИЕ
От автора............................................................... 5
1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов....6
1.1. Основные требования к документам...................................7
1.2. Порядок исправления ошибок в первичных учетных документах.........17
1.3. Классификация первичных учетных документов........................17
1.4. График документооборота...........................................18
1.5. Порядок хранения документов.......................................25
1.6. Ответе! венное г ь за неправильное оформление и хранение первичных
учетных документов....................................................31
1.7. Реквизиты организации.............................................33
2. Первичные документы по учегу основных средств ........................37
2.1. Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств................38
2.2. Внутреннее перемещение основных средств...........................53
2.3. Выбытие основных средств..........................................61
2.4. Учет основных средств на малых предприятиях.......................SO
3. Первичные документы по нематериальным активам.........................85
4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов.....93
4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону............95
4.1.1. Счет........................................................95
4.1.2. Доверенность................................................98
4.1.3. Накладная..................................................102
4.2. Внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей............112
4.3. Приемка материальных ценностей...................................119
4.3.1. Приемка материалов.........................................119
4.3.2. Приемка товара.............................................132
4.3.3. Приемка готовой продукции..................................146
4 4 Учет материальных ценностей на складе......................... 146
4.4.1. Учет материалов............................................146
4.4.2 Учет товара.................................................150
4.5. Отчетность материально ответственных лиц.........................150
5. Первичные улетные документы по кассовым операциям....................163
5.1. Поступление денег в кассу........................................163
5.2. Выдача денег из кассы............................................168
5 3. Ведение кассовой книги организации............................ 171
5.4. Лимит денежных средств в кассе...................................178
5.5. Сдача наличных денег в банк......................................179
5.6. Получение наличных денег в банке.................................181
6. Расчеты с подотчетными лицами........................................189
6.1. Порядок оформления авансового отчета.............................190
6 2. Хозяйственные расходы............................................191
6 3. Представительские расходы........................................193
6.4. Первичные документы по оформлению командировочных расходов .... 201
6.4.1. Командировки по территории Российской Федерации
и стран СНГ, с которыми есть соглашения о безвизовом проезде . . 205
6.4.2. Командировки по территории Российской Федерации
и стран СНГ, с которыми сеть соглашения о безвизовом проезде . . 215
4 I Содержание
7. Первичные документы по банковским операциям............................223
7.1. Платежное поручение................................................223
7.2. Платежное требование...............................................247
7.3. Выписка банк.......................................................250
7.4. Банковская карточка................................................254
8. Первичные документы по дебиторам и кредиторам..........................261
8.1. Первичные документы по оформлению результатов работ и услуг........261
8.2. Первичные документы по автотранспорту' в организации (путевые листы) . . .266
9. Первичные документы по учету налога на добавленную стоимость ..........284
9.1. Требования к счетам-фактурам.......................................284
9.1.1. Составление счетов-фактур...................................284
9.1.2. Оформление счетов-фактур....................................288
9.1.3. Заполнение счетов-фактур....................................289
9.2. Правила ведения журналов учета полученных и выставленных
счетов-фактур......................................................... 294
9.2.1. Ведение журналов учета полученных счетов-фактур.............294
9.2.2. Ведение журнала учета выставленных счетов-фактур............295
9.3. Порядок ведения книг продаж и покупок..............................296
9.3.1. Ведение книги продаж продавцом..............................296
9.3.2, Ведение книги покупок покупателем...........................297
9.4. Счета-фактуры при получении предоплаты в счет отгрузки товаров
(выполнения работ, оказания услуг)......................................300
9.5. Пример оформления документов по учету НДС..........................307
10. Первичные документы при использовании контрольно-кассовой техники.....311
10.1. Журнал кассира-операциониста (форма X? КМ-4)......................314
10.2. Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных
счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста
(форма X? КМ-5)....................................................315
10.3. Справка-отчет кассира-операциониста (форма X? КМ-6)...............319
10.4. Сведения о показаниях счетчикоЕз контрольно-кассовых машин и выручке
организации (форма № КМ-7)..............................................323
10.5. Акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9) . . . 326
10.6. Возврат денег покупателям.........................................326
10.6.1. Возврат товара вдень покупки...............................328
10.6.2.Возврат товара не в день покупки............................330
11. Первичные документы по учету' труда и заработной платы................332
11.1. Штатное расписание................................................336
11.2. Табель учета рабочего времени.....................................346
11.3. Средняя и среднесписочная численность работников в организации . . . 360
11.4. Документальное оформление отпусков................................369
11.5. Первичные документы по расчету и выдаче заработной платы..........382
11.6. Первичные документы, оформляемые при обеспечении работников
спецодеждой.............................................................404
Нормативные документы.....................................................411
ОТ АВТОРА
В Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской
Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н,
сказано: «Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций
и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются
обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения».
Для того чтобы бухгалтер мог требовать от сотрудников предприятия пра-
вильного оформления документов, он должен быть уверен, что сам хорошо
знает, как это делать.
В книге, которую вы держите в руках, приведены примеры заполнения
большинства, но далеко не всех первичных документов, которые используют в
своей деятельности предприятия. Если вы не нашли форму необходимого вам
документа в книге, то поищите ее в постановлениях Госкомстата России, при-
веденных в конце книги.
I Если же его нет и там, то вы можете сами разработать этот документ и ут-
вердить его в своей учетной политике. О том, как это сделать, вы также узнаете
из этой книги.
1. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ
К ОФОРМЛЕНИЮ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
В бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция оформляется доку-
ментом.
Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство.
Таким образом, первичный учетный документ является письменным свиде-
тельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не тре-
бует дальнейших пояснений и детализации.
Как кирпичики образуют фундамент здания, на котором возводят этажи,
так и множество первичных документов образуют «фундамент» — бухгалтер-
ский учет, на котором базируются учетные регистры — специальные формы
для регистрации и группировки в них сведений о хозяйственных операциях,
т.е. обобщающие документы, характеризующие наличие средств организации и
операции с ними.
И наконец, итогом строительства является крыша здания, т.е. отчетность
организации (баланс и другие формы).
Если неправильно положен или отсутствует хотя бы один кирпичик в фун-
даменте, здание может рухнуть. Поэтому к учету могут приниматься только
правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юриди-
ческую силу.
Налоговый учет обязаны вести все организации. Он также основывается на
первичных документах, но сгруппированных в соответствии с требованиями
Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ).
Проиллюстрируем эго на примерах.
Организация приобрела обьект основных средств. В бухгалтерском учете начисление.
’амортизации по этому объекту начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем
: принятия этого объекта к бухгалтерскому учету и производится до полного погашения сто-
§_ имости этого объекта либо списания этого объекта с бухгалтерского учета (п. 21 Положе-
ния по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного приказом
: Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н). В налоговом учете в соответствии с п. 4
: ст. 259 НК РФ начисление амортизации по объекту амортизируемого имущества начина
• ется с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором этот объект был введен в
: эксплуатацию.
: Поступление данного объекта основных средств в организацию будет отражено бухгалтер-
• ской проводкой:
: Дебет счета 08 «Вложение во внеоборотные активы», субсчет 08-4 «Приобретение обь-
: ектов основных средств»
J Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
: Основанием для отражения данной хозяйственной операции в бухгалтерском учете явля-
: ется накладная поставщика.
Для оборудования, не требующего монтажа, момент принятия объекта основных средств
: на учет совпадает с вводом его в эксплуатацию. Пр нятие основного средства к бухгалтерско
• му учету отражается проводкой:
1.1. Основные требования к документам I
Дебет счета 01 «Основные средства» :
Кредит счета 08 «Вложение во внеоборотные активы».
(См. комментарии к счету 01 «Основные средства» в Инструкции по применению Плана •
счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утверж- :
денной приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н.) •
Документом, служащим основанием для отражения данной хозяйственной операции в •
бухгалтерском учете, является акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма :
№ ОС-1). :
Если же объект основных средств приобретен в запас или будет передан в монтаж, то •
оформляе гея акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14). :
В случае отсутствия в организации акта формы № ОС-1 начисление амортизации на объект
основных средств в бухгалтерском и налоговом учете неправомерно.
Наличие акта формы № ОС-1 необходимо и для принятия к вычету налога на добавленную :
стоимость, уплаченного поставщику данного основного средства, так как в соответ ствии со ст. :
172 НК РФ «Вычеты сумм налога, предъявленных продавцами налогоплательщику при приоб- •
ретении ...основных средств и (или) нематериальных активов, ...производятся в полном объ- :
еме после принятия на учет данных основных средств и (или) нематериальных активов».
Неправильное заполнение или незаполнение хотя бы одного из обязательных реквизитов ,
счета-фактуры является основанием для непринятия предъявленных покупателю продавцом
сумм налога к вычету или возмещению. Все эти реквизиты перечислены в п. 5 5 1 и 6 ст. 169 :• £
1.1. Основные требования к документам
Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от
21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон «О бухгал-
терском учете»), в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской
отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России
от 29 июля 1998 г. № 34н (далее — Положение по ведению бухгалтерского учета
и бухгалтерской отчетности), и Положении о документах и документообороте
в бухгал терском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105
по согласованию с ПСУ СССР.
Для правильного оформления документов следует использовать ГОСТ
Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицирован-
ная система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта Рос-
сии от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
Нормативными и законодательными актами по бухгалтерскому учету преду-
смотрено, что первичные учетные документы необходимо составлять на типо-
вых бланках (разд. II Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгал-
терской отчетности и ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»). Для большинства
хозяйственных операций Госкомстат России разработал типовые (унифициро-
ванные) бланки для учета:
• основных средств и нематериальных активов;
• материалов;
• продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
• кассовых операций;
• операций, связанных с оплатой труда;
- результатов инвентаризации.
Кроме того, Госкомстат России разработал бланки, учитывающие специфи-
ку отдельных отраслей. Так, в настоящее время утверждены типовые бланки
для учета:
• торговых операций (в том числе при продаже товаров в кредит и по до-
1 оворам комиссии);
• операций на предприятиях общественного питания;
8 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов
• денежных расчетов с населением с применением контрольно-кассовых
машин (ККМ);
• капитального строительства и ремонтно-строительных работ;
• работы строительных машин и механизмов;
• операций на автомобильном транспорте;
• сельскохозяйственной продукции и сырья.
Формы документов, используемых при безналичных расчетах, утверждает
Банк России.
Типовые бланки можно приобрести в магазине или распечатать на компью-
тере из любой бухгалтерской программы. В последнем случае можно выбрать
тот формат, который более удобен бухгалтеру. Строгих ограничений здесь нет.
Разрешается также включать в типовые бланки дополнительные реквизиты,
например адрес и телефон организации. Главное условие — все реквизиты,
предусмотренные Госкомстатом России, должны быть сохранены. Исключение
составляют документы по учету кассовых операций и безналичных расчетов, в
которые никаких изменений и дополнений вносить нельзя.
Если для какой-либо хозяйственной операции типовой бланк не предусмот-
рен, организация может разработать его самостоятельно.
Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный
учетный документ, приведен в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского
учета и бухгалтерской отчетности и п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»:
• наименование документа, которое отражает финансово-экономическое
содержание хозяйственной операции, выполняемой бухгалтером. Напри-
мер, в документе с наименованием «Накладная на отпуск продукции на
сторону» отражаются хозяйственные операции по отпуску продукции со
склада организации. Бухгалтер не должен заполнять первичные учетные
документы с нечетким наименованием или при его отсутствии, а также
принимать от граждан или сторонних организаций документы с отсут-
ствующим или нечетким наименованием.
В унифицированных формах документов предусмотрен код формы — се-
мизначный номер документа, который проставляется в соответствии с Обще-
российским классификатором управленческой документации (ОКУД). Если
же документ разработан самостоятельно, то реквизит «Код формы» можно не
заполняться или предусмотреть в учетной политике собственную кодировку
самостоятельно разработанных первичных учетных документов. Наличие кода
формы необходимо, если он используется при автоматизированной обработке
документов;
• дата составления документа позволяет определить конкретную дату совер-
шения операции, описанной в документе. При отсутствии даты становится
непонятно, в какой момент должна быть отражена в учете хозяйственная
операция, которая описана в первичном учетном документе. В этом случае
может быть неправильно определена налоговая база.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для прото-
кола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если ав-
торами документа являются несколько организаций, то документ должен иметь
одну (единую) дату.
Оформляется дата документа арабскими цифрами, располагающимися в
следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — че-
тырьмя арабскими цифрами:
ДД.ММ.ГПТ.
Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впе-
реди ставится 0. Например, дату 1 января 2011 г. арабскими цифрами следует
записывать так:
1.1. Основные требования к документам 9
01.01.2011.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты:
1 января 2011 г.
Возможно и оформление даты в обратной последовательности:
2011.01.01.
Однако последний способ оформления даты не получил широкого распро-
гранения в нашей стране.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! :
Буква «г» указывается только при оформлении даты словесно-цифровым способом; :
• наименование организации, от имени которой составлен документ. Этот
реквизит позволяет определить принадлежность документа к той или
иной организации. Конечно, при его отсутствии можно определить, от
имени какой организации составлен документ по подписям лиц, ответ-
ственных за совершение хозяйственной операции. Тем не менее, если
эти лица работают одновременно в нескольких организациях, может воз-
никнуть путаница;
• содержание хозяйственной операции, оформленной данным документом.
При этом содержание хозяйственной операции можно понять из наиме-
нования документа. В содержании должно быть указано, кто, для кого и
что сделал. Например, платежное поручение предназначено для оформ-
ления платежей через банк. Из названия документа следует, что орга-
низация поручает сделать платеж, а конкретные данные — источник,
величина и назначение платежа — определяются содержанием операции,
указанной в данном документе.
Бухгалтеру необходимо помнить о соблюдении строгого соответствия между
[аименованием документа и содержанием проводимых по нему операций;
• измерители хозяйственной операции. В хозяйственном учете применяются
три вида измерителей: натуральные, трудовые и денежные.
Натуральные измерители позволяют получать сведения об объектах учета в
гатуре: в мерах веса, длины, объема, площади и т.п. С их помощью осущест-
вляется контроль за сохранностью различных форм собственности, объемом
фоцесса заготовления, производства и реализации.
Трудовые измерители применяются в сочетании с натуральными. С их по-
•гощыо устанавливается количество затраченного труда (в рабочих днях, часах,
щнутах). Благодаря этому виду измерителей определяются показатели произ-
юдительности труда, объем затраченного времени рабочих и выполнение ими
юрм выработки, начисляется заработная плата.
Денежные измерители являются обобщающими. Все важнейшие показате-
1и деятельности организации выражаются в денежной форме (в руб., коп.).
2 помощью денежного измерителя, применяемого в сочетании с другими
шдами измерителей: ведется подсчет всех имеющихся у организации средств;
шределяются производительность труда и себестоимость продукции; уста-
тавливаются цены; осуществляются кредитные, расчетные и хозяйственные
итерации;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйствен-
ной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшиф-
ровки. Право на совершение определенных хозяйственных операций
обычно входит в должностные обязанности конкретных должностных
лиц. Поэтому указание должности служит для контроля за правомерно-
стью совершения операции.
10 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов
Если документ оформлен на бланке организации, то указывается только
должность лица, подписавшего этот документ: Генеральный директор.
Если документ оформлен не на бланке организации, то в наименование
должности включается и наименование организации: Генеральный директор
ООО «Ромашка».
В расшифровке подписи сначала ставятся инициалы, а потом фамилия:
И.И. Иванов.
Расшифровка подписи не берется ни в косые, ни в круглые скобки.
Правильная подпись:
Генеральный директор И.И. Иванов
Неправильная подпись:
Генеральный директор/И.И. Иванов/
Если должностное лицо, подпись которого предполагается в документе, от-
сутствует, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его
заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица,
подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки
или машинописным способом, например «и.о.», «зам.»):
Зам. генерального директора В. В. Петров
И.о. генерального директора В.В. Петров
Нежелательно (хотя и не запрещено) в такой ситуации ставить перед ука-
занием должности косую черту «/» или «За». Такая запись не дает никакой
информации о том, кто же все-таки подписал документ. В расшифровке под-
писи также следует указать то лицо, которое подписало документ. Это можно
сделать, или зачеркнув расшифровку подписи отсутствующего руководителя и
вписав от руки нужную расшифровку, или указав подпись и расшифровку под-
писавшего лица ниже подписи отсутствующего руководителя:
И.о. генерального директора И.И. Иванов
Петров В.В. Петров
При подписании документа несколькими должностными липами их подпи-
си располагают одну над другой в последовательности, соответствующей зани-
маемой должности, например:
Генеральный директор ЗАО «Альфа»И. И. Иванов
Главный бухгалтер ЗАО «Альфа»А.А. Николаева
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагаю на одном уровне, например:
Генеральный директор Генеральный директор
фирмы заказчика фирмы подрядчика
___________И. И. Иванов С. Г. Власов
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
: Следует помнить, что подписывает договор всегда лицо, указанное в преамбуле договора.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, под-
писывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:
Председатель комиссии А.П. Савельев
Члены комиссии И.В. Селютина
Н.П. Трофимов
П.Т. Голиков
Следует отметить, что, к сожалению, это требование не всегда соблюдает-
ся в унифицированных формах документов. В частности, в формах по учету
основных средств присутствуют строки, где необходимо указывать должности
членов комиссии, контролирующей операции с основными средствами.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными
средствами, в обязательном порядке подписываются руководителем организа-
чень лиц, имеющих прдпц ,
руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. >твсрждх-
ние этого перечня оформляется приказом по организации.
ЗАО «Фрегат»
Приказ № 1
г. Москва 11.01.2011
Об утверждении перечня лиц,
имеющих право подписи первичных учетных документов
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить на 2011 г. перечень лиц, имеющих право подписи первичных
учетных документов (приложение № 1).
2. Перечень вводится в действие с 11.01.2011.
3. Утрачивает силу перечень лиц, имеющих право подписи первичных учет-
ных документов, утвержденный приказом № 1 от 11.01.2010.
4. Контроль за исполнением данного приказа возложить на главного бухгал-
тера Петрову Н.В.
Генеральный директор Никифоров В.В. Никифоров
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ЗАО «Фрегат»
от 11.01.2011 № 1
Наименование документа Полномочия Должность, ФИО Образец подписи
... ... ... ...
Платежное поручение Разрешение на перечисление денег с расчетного счета Первая подпись - генеральный дирек- тор - В.В. Никифоров, коммерческий директор - Л.Г. Савельев Вторая подпись - главный бухгалтер - Н.В. Петрова, зам. главного бухгалтера - Н.С. Лаврова Никифоров Савельев Петрова Лаврова
... ... •..
Счет-фактура Учет НДС Первая подпись - генеральный дирек- тор - В.В. Никифоров, начальник отдела продаж - О.С. Савченко Вторая подпись - главный бухгалтер - Н.В. Петрова, зам. главного бухгалтера - Н.С. Лаврова Никифоров Савченко Петрова Лаврова
... ... ...
Использование в первичных учетных документах факсимильной подписи
не допускается, ведь в приведенном перечне обязательных реквизитов четко
сказано, что должна быть только личная подпись липа, ответственного за со-
вершение и правильность оформления хозяйственной операции.
Факсимильная подпись может использоваться только в случаях и в порядке,
предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон
12 ! 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов
(п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ)).
Ни закона, ни иного правового акта в настоящее время нет. Таким образом,
если в договоре будет оговорено условие об использовании факсимильной под-
писи в документах по данному договору, то гражданское законодательство это
не запрещает. Но само это условие должно быть скреплено оригинальной под-
писью. Так, несмотря на совершенно однозначный запрет законодателей вме-
сто оригинальной подписи ставить факсимильную подпись на счетах-фактурах,
ВАС РФ в определении от 13 февраля 2009 г. № ВАС-16068/08 сделал вывод
об отсутствии у инспекции правовых оснований для уменьшения размера воз-
мещения налога на добавленную стоимость, поскольку проставление на сче-
тах-фактурах факсимильной подписи было оговорено в соглашении между
налогоплательщиком и его поставщиком.
Применение электронной цифровой подписи в настоящее время регули-
руется Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной
цифровой подписи» (далее — Закон № 1-ФЗ). Пунктами I и 2 ст. 1 данного
Закона установлено, что его целью является обеспечение правовых условий
использования электронной цифровой подписи в электронных документах,
при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном до-
кументе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на
бумажном носителе. Действие настоящего Закона распространяется на от-
ношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, и в
других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях.
Широкое распространение получила электронная подпись при взаимоотно-
шениях с банками. Организации, установив систему «банк—клиент», получают
ключ со своими подписями и возможность осуществлять расчеты не выходя из
офиса.
С 1 января 2011 г. появилась возможность составлять и выставлять счета-
фактуры не только в бумажном, но и в электронном виде (Федеральный закон
от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ). При этом должны быть соблюдены следующие
условия:
• взаимное согласие сторон сделки;
• наличие у указанных сторон совместимых технических средств и воз-
можностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с
установленными форматами и порядком.
Счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается элек-
тронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц,
уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по
организации или доверенностью от имени организации, индивидуального
предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федера-
ции.
В отношении других первичных учетных документов права на использова-
ние электронной цифровой подписи нет. Хотя Минфин России (Департамент
налоговой и таможенно-тарифной политики) в частных ответах сообщает, что,
если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской
Федерации, первичные документы, документы бухгалтерского и налогового
учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной циф-
ровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций
и правильность их оформления, при соблюдении условий, установленных За-
коном Хе 1-ФЗ (письмо Минфина России от 26 ноября 2009 г. № 03-02-08/85).
А накладная, оформленная в электронном виде и подписанная электронной
цифровой подписью, может являться одним из документов, подтверждающих
расходы, осуществленные налогоплательщиком (письмо Минфина России от
28 июля 2010 г. Ne 03-03-06/1/491). Но при этом подчеркивается, что мнение
Департамента, приведенное в настоящем письме, не содержит правовых норм
или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не являет-
1.1. Основные требования к документам I 13
ся нормативным правовым актом. В соответствии с письмом Минфина России
от 7 августа 2007 г. № 03-02-07/2-138 мнение Департамента, высказанное в
частных ответах, имеет информационно-разъяснительный характер по вопро-
сам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах
и не препятствует налоговым органам, налогоплательщикам, плательщикам
сборов и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства о
налогах и сборах в понимании, отличающемся от зрактовки, изложенной в на-
стоящем письме.
Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо обязательного рек-
визита является нарушением правил ведения бухгалтерского учета.
В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, ме-
тодических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной
информации в первичные учетные документы могут быть включены дополни-
тельные реквизиты:
• номер документа;
• адрес организации;
• основание для выполнения хозяйственной операции, зафиксированной
документом (договор, приказ, распоряжение и т.д.);
• печать организации;
• прочие реквизиты, необходимые для оформления конкретной хозяй-
ственной операции.
В качестве примера самостоятельно разработанного документа можно при-
вести бухгалтерскую справку.
Бухгалтерская справка
ЗАО «Фрегат»
При расчете оплаты за ежегодный отпуск Богдановой С.В. не была учтена
премия по итогам работы за 2010 г. Следует доначислить отпускные в сумме
4560 руб.
В бухгалтерском учете доначисление отразить проводкой:
Дт 44 Кт 70 4560 =
Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
11.05.2011
С 1 января 2009 г. организации должны утверждать в своей учетной по-
литике все формы применяемых первичных учетных документов, а не только
самостоятельно разработанные или унифицированные формы с внесенными
дополнениями. Связано это со вступлением в силу Положения по бухгал-
терскому учету «Учетная политика организации» IIБУ 1/2008, утвержденного
приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н, в котором содержит-
ся требование об утверждении всех применяемых организацией первичных
учетных документов. Однако данное требование противоречит п. 3 ст. 6 Зако-
на «О бухгалтерском учете», где сказано, что утверждаются только формы пер-
вичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных
операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных
документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчет-
ности.
Чтобы избежать лишних проблем, имеет смысл в учетной политике записать
фразу: «Организация применяет унифицированные формы документов, утверж-
денные Госкомстатом России и Банком России, а также самостоятельно раз-
работанные первичные документы (прилагаются к учетной политике)».
14 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов
Печать организации
Наличие печати в организации предусмотрено законодательством. Обще-
ство должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наиме-
нование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может
быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном
языке или языке народов Российской Федерации (п. 7 ст. 2 Федерального за-
кона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п. 5 ст. 2
Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограни-
ченной ответственностью»).
ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифициро-
ванная система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов», принятый постановлением Госстандарта России от
3 марта 2003 г. № 65-ст, указывает оттиск печати в перечне реквизитов докумен-
та (и. 3.25). Именно оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного
лица на документах. Печать нужна и для удостоверения права лиц, фиксирующих
факты, связанные с финансовыми средствами, а также на других документах,
предусматривающих заверение подлинной подписи.
Тем не менее бухгалтерское законодательство не включает печать в перечень
обязательных реквизитов первичного учетного документа (п. 13 Положения по
ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и п. 2 ст. 9 Закона
«О бухгалтерском учете»), т.е. печать относится к дополнительным реквизитам
документов.
Однако, если организация использует унифицированную форму документа,
в которой такой реквизит предусмотрен, печать в этом документе обязательна.
Это может быть банковский документ, приходный кассовый ордер, документ на
отгрузку на сторону материальных ценностей и т.п.
Согласно п. 1 ст. 160 ГК РФ при заключении сделки в письменной форуме
соглашением сторон могул’ устанавливаться дополнительные требования, ко-
торым должна соответствовать форма сделки, как то: совершение па бланке
определенной формы, скрепление печатью и т.п.
Поэтому печать на договоре должна быть обязательно в случае, если это
предусмотрено самим договором. Такое условие может содержаться или в тек-
сте договора, или когда ниже реквизита «Подпись» проставлены буквы «М.П.»
(«Место печати»).
Аналогичная ситуация и с актом выполненных работ, оказанных услуг.
Обычаями делового оборота принято, что при оформлении этих актов пред-
усмотрено наличие подписей ответственных лиц обеих сторон и печатей. Но на
самом деле наличие печатей необходимо в случае, если это определено услови-
ями хозяйственного договора (письмо Госналогслужбы России по г. Москве от
10 февраля 1995 г. № 11-13/2072).
Зато печать обязательно должна присутствовать на доверенности, выдавае-
мой организацией своему сотруднику (п. 5 ст. 185 ГК РФ).
Первичным документом налогового учета является счет-фактура. Наличие
печати в нем не предусмотрено. Однако первоначальная форма счета-фактуры
содержала этот реквизит как обязательный. Печать исключена из реквизитов сче-
та-фактуры с 2 марта 2004 г. согласно изменениям, внесенным постановлением
Правительства РФ от 16 февраля 2004 г. № 84 в Правила ведения журналов учета
полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при
расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные постановлением
Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. 914 (далее — Правила).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя
и печатью продавца с указанием даты внесения исправления (п. 29 Правил).
1.1. Основные требования к документам ! 15
Формы бухгалтерской отчетности также не содержат требования о наличии
в них печати организации (приказ Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н
«О формах бухгалтерской отчетности организаций»).
Зато все формы налоговых деклараций должны быть заверены печатью (де-
кларация по НДС — приказ Минфина России от 15 октября 2009 г. № 104н,
декларация по налогу на прибыль — приказ Минфина России от 5 мая 2008 г.
№ 54н и т.д.).
Наличие печати в кадровых документах также не всегда предусмотрено за-
конодательно. Так, печать организации обязательна:
• на первой странице трудовой книжки при ее заполнении (п. 2.2 Инструк-
ции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением
Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);
• на командировочном удостоверении (форма № Т-10), утвержденном по-
становлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;
• на акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому догово-
ру, заключенному на время выполнения определенной работы (форма
№ Т-73), утвержденном постановлением Госкомстата России от 5 января
2004 г. № 1.
Другие формы по труду и его оплате, утвержденные этим же постановлени-
ем, не содержат печати в качестве обязательного реквизита.
Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ) не содержит тре-
бования о проставлении печати на трудовом договоре (ст. 57), но на практике
печать обычно ставят.
Кроме перечисленных документов, в отношении которых мы можем точно
определиться с наличием или отсутствием печати, в организации оформляется
множество других документов, с которыми такой однозначности нет.
Поэтому организации следует разработать документ (это может быть при-
каз, инструкция, положение и т.п.), в котором должен быть приведен перечень
документов, на которые следует ставить печать.
Примерный перечень таких документов приведен в Государственной си-
стеме документационного обеспечения управления. Основные положения.
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения,
утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 (далее —
ГСДОУ).
С учетом современных требований можно предложить следующий вариант
такого перечня:
• акгы (приема законченных строительством объектов, оборудования; вы-
полненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
• нормы расхода на драгоценные металлы;
• образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право со-
вершения финансово-хозяйственных операций;
• гарантийные письма;
• переписка с налоговыми органами и внебюджетными фондами, а также
с другими государственными органами и т.д.
Печать в организации может быть не одна. Так, каждое обособленное под-
разделение может иметь собственную печать. Можно изготовить печати для
счетов-фактур, документов, оформления пропусков и т.п.
Количество печатей, их назначение, а также лиц, ответственных за хранение
и проставление оттиска каждой печати, следует утвердить в том же документе,
в котором утвержден перечень документов с печатью в качестве обязательного
реквизита.
Оттиск печати следует ставить в том месте документа, где стоит реквизит
«М.П.» («Место печати»). Если же такой реквизит отсутствует, печать следует
проставлять таким образом, чтобы ее отгиск захватывал часть наименования
должности лица, подписавшего документ (п. 2.3.2.6 ГСДОУ). При этом должна
16 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетное документов
быть видна подпись и вся информация на оттиске печати (Методические реко-
мендации по внедрению ГОСТ Р 6.30—2003).
Ведь часто именно печать и подпись на документах играют существенную
роль в судебных разбирательствах.
Так, ВАС РФ в определениях от 28 октября 2009 г. № ВАС-14117/09 по
делу № А44-2780/2008 и от 28 октября 2009 г. № ВАС-13773/09 по делу № А44-
1923/2008 подтвердил право организации на вычет НДС, учтя, что все докумен-
ты, составленные от имени организации-поставщика, заверены печатью ука-
занной организации, достоверность которой надлежащими доказательствами не
опровергнута.
В другом случае суд (определение ВАС РФ от 15 июля 2009 г. № 8369/09
по делу № А12-11885/08-С6) возвратил заявление заявителю в связи с гем, что
приложенная к заявлению доверенность не подтверждает полномочия лица на
подписание заявления, так как в нарушение 'требований закона представлена
в ваде незаверенной ксерокопии. При этом было указано, что к надлежащим
образом заверенным копиям документов относятся только те копии, идентич-
ность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетент-
ного должностного лица с приложением печати организации, от которой ис-
ходит соответствующий документ.
Требования к оформлению записей
в первичных учетных документах
Записи в первичных улетных документах должны производится чернилами,
химическим карандашом, настои шариковых ручек, при помощи пишущих ма-
шин, средств компьютеризации, что должно обеспечить сохранность этих запи-
сей в течение времени, установленного для хранения документов в архиве. За-
прещается использовать простой карандаш. Не принято заполнять документы
пастой зеленого или красного цвета. Свободные строки в первичных учетных
документах подлежат обязательному прочеркиванию, итоговые данные указы-
вают цифрами и прописью, причем суммы прописью пишут с заглавной буквы,
чтобы исключить возможность подделки документа.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ.*
: Прописью указывается только часть суммы, выраженная в рублях. Копейки прописывают-
: ся цифрами!
Сумма прописью указывается в именительном падеже.
Запрет па смешанное заполнение (на компьютере и от руки) первичных
учетных документов в законодательстве отсутствует.
В ряде случаев в организации могут появиться первичные учетные докумен-
ты на иностранном языке. Это могут быть электронные билеты для проезда в
командировки и обратно работников организации, документы, подтверждаю-
щие расходы работников организации в заграничных командировках, осущест-
вление организацией внешнеэкономической деятельности и т.п.
Согласно п. 9 Положения по ведению бухталтерското учета и бухгалтерской
отчетности в Российской Федерации документирование имущества, обяза-
тельств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгал-
терского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке.
Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь
построчный перевод на русский язык. Перевод может быть сделан как про-
фессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на
которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обя-
занностей, в том числе и от руки, при этом перевод обеспечивает организация-
налол оплатсльшик.
1.3. Классификация первичных учетных документов I 17
В отношении электронных билетов контролирующие органы сделали по-
блажку и разрешили переводить только реквизиты, необходимые для призна-
ния расходов для целей налогообложения прибыли организаций, т.е. данные
(Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета),
подтверждающие факт приобретения перевозочного документа и его стоимость
(письма ФНС России от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656@, Минфина России
от 2 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168 и от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).
Сроки составления первичных учетных документов
В момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее.
Носители первичных учетных документов
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных
и машинных носителях информации. Если организация ведет учет на компью-
тере, она обязана распечатывать первичные документы для всех участников
хозяйственных операций, а также по требованию налоговых и других органов,
осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской
Федерации, суда и прокуратуры.
1.2. Порядок исправления ошибок в первичных
учетных документах
Во всех первичных учетных документах (кроме кассовых и банковских) нс
допускаются неоговоренные исправления. Ошибки в первичных документах, соз-
данных вручную, исправляются следующим образом: зачеркивают неправиль-
ный текст или суммы и надписывают над зачеркнутым, исправленный текст
или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было
прочитать исправленное. В первичном учетном документе исправление ошибки
должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью всех
лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправле-
ния. Такой способ исправления ошибки называется корректурным.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Если в трехзначном числе надо исправить одну цифру, то зачеркивать надо все число, :
а не одну эту цифру. =
В кассовых и банковских первичных учетных документах (1IKO, РКО, ПП,
ПТ и т.п.) исправления не допускаются. Поэтому, если в них все-таки была
сделана ошибка, документ следует переделать заново.
В кассовой книге допускаются исправления, которые должны быть в обяза-
тельном порядке оговорены и заверены подписями кассира и главною бухгал-
тера. Подчистки в кассовой книге не допускаются.
1.3. Классификация первичных учетных документов
К первичным документам относятся следующие учетные документы:
1) официальные документы — заказы, акты сдачи-приемки, платежные
документы, договора с поставщиками и покупателями и другие, на которых
имеются подписи руководителя и главного бухгалтера и печати организации:
2) внутренние распорядительные документы — приказы, распоряжения, при-
ходные и расходные кассовые документы, накладные на приход и расход ма-
18 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов
термальных ценностей, реализацию, лицевые счета по оплате труда и многие
другие заполненные на утвержденных Госкомстатом России бланках унифици-
рованных форм и подписанные уполномоченными лицами;
3) справки, расчеты, составленные бухгалтером, такие как расчет рентабель-
ности, расчет издержек производства реализованной продукции, расчет отпуск-
ных, исправительные записи и т.д.
В учете документы классифицируются по следующим признакам:
• место составления;
• назначение;
• объем содержания информации.
По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.
Внутренние документы составляются внутри организации, ими оформ-
ляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри организации
(приходные и расходные кассовые ордера, акты ввода в эксплуатацию основ-
ных средств).
Внешние документы составляют вне данной организации, ими оформляют-
ся операции, совершаемые между организациями (накладные от поставщиков,
акты приемки-сдачи работ).
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправда-
тельные, комбинированные, документы бухгалтерского оформления.
Распорядительные документы содержат приказ, распоряжение на соверше-
ние хозяйственной операции, но не подтверждают факта совершения операции
и не являются основой для отражения ее в уюте (приказ на выплату премии, о
приеме на работу и т.д.).
Оправдательные документы подтверждаю! факт совершения определенных
действий и обоснованность их совершения. Они служат основанием для от-
ражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете (авансовый отчет, на-
кладная, расчетная ведомость по заработной плате).
Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных
и оправдательных документов. Такой документ содержит информацию о рас-
поряжении на проведение операции и подтверждение факта ее совершения
(расчетно-платежная ведомость на зарплату или расходный ордер: с одной
стороны, распоряжение на выдачу денег, с другой — подтверждение факта их
получения).
Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основа-
нии ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Пред-
назначены только для целей бухгалтерского учета (бухгалтерская справка).
По объему содержания информации учетные документы делятся на первич-
ные и сводные.
Первичные документы являются основой для записей в бухгалтерском учете,
их составляют в момент совершения операции. В свою очередь, они делятся на
разовые (составляются отдельно по каждой операции — накладная на отпуск
материалов) и накопительные (отражают несколько операций за определенный
период — лимитно-заборная карта).
Сводные документы группируют однородные по экономическому значению
первичные документы (кассовые, товарные, материальные отчеты).
1.4. График документооборота
Документооборотом называется создание первичных учетных документов
или получение их от других организаций, принятие их к учету, обработка, пере-
дача в архив.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется
графиком документооборота.
1.4. [рафик дочументооборота f 19
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или приказа
с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов, выполня-
емых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с
указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Пример графика документооборота приведен в приложении к Положению
о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Мин-
фином СССР 29 июля 1983 г. № 105.
Требование о создании и утверждении графика документооборота в органи-
зации содержится в п. 4 ПБУ 1/2008
График может утверждаться как составная часть учетной политики общим
приказом или может быть утвержден отдельным приказом.
Разрабатывает график документооборота, так же как и учетную политику,
главный бухгалтер, а утверждает руководитель организации.
Работники предприятия создают и представляют главному бухгалтеру
применяемые на их участках первичные нетиповые улетные документы. Эти
документы также должны быть утверждены в приложении к учетной поли-
тике.
График должен устанавливать в организации рациональный документоо-
борот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей
ддя прохождения каждого первичного учетного документа, определять мини-
мальный срок его нахождения в подразделении.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение спо-
собствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между
работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, на-
конец, обеспечивают своевременность составления отчетности.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за свое-
временное и качественное создание документов, своевременную передачу их
для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержа-
щихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти доку-
мег 1ТЫ.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в ор-
ганизации осуществляет главный бухгалтер
Имеет смысл раздать всем работникам выписки из графика документообо-
рота, в которых перечислены документы, относящиеся к их деятельности.
Для каждого документа в бухгалтерском улете существует свой путь движе-
ния, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существует пять
основных этапов:
I) составление документа в момент совершения хозяйственной операции
в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов,
2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и
полноту сдачи его для учетной обработки;
3) проверка принятых документов бухгалтером. Проверку осуществляют
по форме (проверяют полноту и правильность оформления документов, за-
полнение обязательных реквизитов), по содержанию (проверяют законность
документированных операций, логическую увязку отдельных показателей) и
арифметически',
4) обработка документа в бухгалтерии:
• таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и тру-
довых измерителей в обобщающий денежный измеритель, например пе-
редан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается
заработная плата работников;
• группировка — подбор документов однородных по экономическому со -
держанию (приход МПЗ или расход);
20 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов
• контировка — указание в первичном учетном документе корреспонден-
ции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из со-
держания документа:
5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных
регистров.
Для многих организаций выполнение требования по созданию графика до-
кументооборота — сложная задача.
На примере конкретной организации покажем, что представляет собой гра-
фик документооборота.
В руководство стоматологической клиники входит:
• генеральный директор, осуществляющий общее руководство организацией;
• исполнительный директор, осуществляющий всю организационную работу в организа-
ции (кадры, снабжение и т.г.);
• главный бухгалтер, ведущий бухгалтерский учет в организации;
• главный врач, осуществляющий помимо непосредственных обязанностей по организа-
ции медицинского процесса ведение медицинской статистики;
• старшая медсестра, осуществляющая помимо непосредственных обязанностей по руко-
водству сестринским персоналом учет медикаментов и инструментов в организации.
Администраторы выполняют и функции кассиров.
Ниже приведен образец приказа, утверждающего график документооборота,
а на с. 22 схема документооборота.
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«Здоровые зубы»
ПРИКАЗ №2
г. Москва 30 декабря 2010 г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Для нормальной работы фирмы и правильной организации документо-
оборота всем ответственным лицам сдавать отчеты по своей деятельности по
установленной форме согласно утвержденному графику документооборота:
Исполнительный директор:
до 5-го числа каждого месяца сдает отчет о движении денег в кассе организа-
ции генеральному директору;
до 5-го числа каждого месяца представляет для утверждения договора и кон-
тракты с новыми сотрудниками, договора о материальной ответственности и
другие подобные документы генеральному директору;
до 5-го числа каждого месяца сдает табель рабочего времени главному бухгал-
теру;
до 5-го числа каждого месяца сдает документы на сотрудников, принятых на
работу в течение последнего месяца, главному бухгалтеру;
еженедельно сдает отчет о работе клиники генеральному директору.
Главный бухгалтер:
до 15-го числа каждого месяца представляет генеральному директору данные о
прибыли, полученной за предыдущий месяц;
1.4. График документооборота I 21
до 28-го числа первого месяца квартала сдает налоговую декларацию по налогу
на прибыль в налоговую инспекцию;
до 30-го числа первого месяца квартала сдает квартальную бухгалтерскую от-
четность. а до 31 (30 в високосный год) марта — годовую бухгалтерскую отчет-
ность в налоговую инспекцию после обработки полученных из отчетов сотруд-
ников данных, предварительно ознакомив с ними генерального директора.
Администраторы:
ежедневно оповещают врачей о записанных на прием пациентах;
еженедельно сдают отчет о своей работе исполнительному директору;
до 5-го числа каждого месяца сдают отчет об использовании бланков строгой
отчетности главному бухгалтеру;
ежедневно сдают отчет кассира главному бухгалтеру (по кассовой книге).
Старшая медсестра:
до 3-го числа каждого месяца сдает отчет о движении медикаментов и ин-
струментов на фирме главному бухгалтеру;
до 3-го числа первого месяца квартала сдает отчет об остатках медикаментов в
кабинетах главному бухгалтеру;
до 5-го числа каждого месяца сдает сводные заявки на медикаменты и инстру-
менты исполнительному директору.
Медсестры:
до 2-го числа каждого месяца сдают отчеты об остатках медикаментов в ка-
бинетах старшей медсестре;
до 2-го числа каждого месяца сдают заявки на медикаменты и инструменты
старшей медсестре.
Главный врач:
до 5-го числа каждого месяца сдает данные для медицинской статистики ис-
полнительному директору.
Врачи:
еженедельно представляют медицинские карты главному врачу.
2. Все отчеты сдаются в строго установленной форме. Ответственность за
разработку форм несут лица, ответственные за их оформление. Контроль за
разработкой форм возлагается на главного бухгалтера.
3. За несвоевременную сдачу отчетов ответственность возлагается на ви-
новных лиц (вплоть до увольнения).
Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на глав-
ного бухгалтера.
Генеральный директор
ООО «Здоровые зубы» В.В. Протезов
График документооборота можно также представить в виде таблицы (в при-
мере на с. 23, 24 показан график документооборота на участке «Расчеты с ра-
ботниками по оплате труда»).
Схема документооборота в ООО «Здоровые зубы»
Генеральный директор
«Утверждаю»
Ге! I орал ьн ый ди ректор
В.В. Протезов
Бухгалтерская и налоговая отчетность — Еженедельный отчет
до 15-го, 28-го и 30-го о работе клиники —
по понедельникам
Отчет о движении
денег в кассе — до 5-го
Договора и т.п. — до 5-го
—7>* Главный бухгалтер Табель рабочего времени — до 5-го Исполнительный Медицинская статистика — до 5-го
Документы на новых сотрудников — до 5-го
директор
Отчет о движении к до 3-го Л i
медикаментов и инструментов Отчет об остатках медикаментов в кабинетах ежемесячно до 3-го 1 раз в квартал Отчет об использовании бланков строгой отчетности — до 5-го Отчет кассира —- ежедневно Еженедельный отчет о своей работе — по субботам
Главный врач
h
Медицинские
карты —
по пятницам
Старшая медсестра —
Отчеты
Сводные заявки на медика-
менты и инструменты —
до 5-го еженедельно
по остаткам до 2-го
медикаментов и инструментов ежемесячно
Заявки
на медикаменты
и инструменты
до 2-го
ежемесячно
Медсестры
График документооборота на участке «Расчеты по оплате труда»
Наименование Создание документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив
документа форма кол-во экз. ответствен- ный за выписку ответствен- ный за оформление (подписи) ответствен- ный за ис- полнение срои исполнения ответствен- ный за проверку и обработку кто представляет порядок представле- ния срок представле- ния исполни- тель срок испол- нения исполни- тель срок испол- нения
Пэиназо при- еме на работу №Т-1 1(2) Отдел кадров Отдел кадров Отдел надоов В соответствии с поданным заявлением Бухгалтерия Отдел надоов Копия приказа или второй экземпляр В день утверж- дения руково- дящем Бухгалтерия В день получения Бухгалтерия 75 лет
(рудовой до- говор (ко'^гоакт), договсоа граж- даиско-правово- го характера Собственная 2 Отдел надоов Отдел надеов Отдел кадров В день заклю- чения Бухгалтерия Отдел кадров Копия (ориги- нал остается в отделе кадров) В день оформ- ления Бухгалтерия В день получения Бухгалтерия 5 лет
Личная карточка №Т-2 1 Отдел кадров Отдел кадров Отдел надоов В течение од- ного дня после оформления приказа о приеме на работу Бухгалтерия Отдел кадров Личная кар- точка В день оформ- ления Бухгалтерия В день получения Бухгалтерия 75 лет
Ш:ат-‘ое расписание N" Т-3 2 Генеральный директор Генеральный директор Генеральный директор (1о мере необ- ходимости Бухгалтерия Генеральный директор 1-й - в бухгал- терию; 2-й - в отдел кадров В дань оформ- ления Бухгалтерия При расчете заоаботной платы Бухгалтерия 3 года
Табель учета ра- бочего времени №1-13 1 Табельщица (заведующий секцией, начальник от- дела) Табельщица (заведующий секцией, начальник отдела) Табель- щика (за- ведующий секцией, начальник отдела) В течении месяца Бухгалтерия Табельщица (заведующий секцией, начальник от- дела) Табель с при- ложением необходимых документов 1-го числа следующего месяца Бухгалтерия При расчете заработной платы Бухгалтерия 1 год
Окончание таблицы
Наименование Создание документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив
документа форма кол-во зкз. ответственный за выписку ответствен- ный за оформление (подписи) ответствен- ный за ис- полнение срок исполнения ответствен ный за проверку и обработку кто представляет порядок представле- ния срок представле- ния исполни- тель срок испол- нения исполни- тель срок испол- нения
Налоговая нао- точка № 1-НДФЛ 1 Бухгалтерия Бухгалтерия Бухгалтерия Одновременно с расистом заработной платы Бухгалтерия Бухгалтерия Вместе с ли- цевым счетом и расчетно- платежной ведомостью Одновремен- но с расчетом заработной платы Бухгалтерия При расчете заработной платы Бухгалтерия 5 лет
Индивидуальная карточка Письмо ПФР от 26.01.2010 № АД 30-24/691 и ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-93-08/08 56П 1 бухгалтерия Бухгалтерия Бухгалтерия Одновременно с расчетом заработной платы Бухгалтерия Бухгалтерия Вместе с налоговой карточкой, ли- цевым счетом и расчетно- платежной ведомостью Одновре-мен- но с расчетом заработной платы Бухгалтерия При расчете заработной платы Бухгалтерия 5 лет
Лицевой счет № Т-54 1 Бухгалтерия Бухгалтерия Бухгалтерия Одновременно с расчетом заработной платы Бухгалтерия Бухгалтерия Вместе с на- логовой кар- точкой Одновре-мен- но с расчетом заработной платы Бухгалтерия При расчете заработной платы Бухгалтерия 75 лет
Расчет ко-платсж- ные ведомости № Т 49 1 Бухгалтерия Бухгалтерия Бухгалтерия Одновременно с расчетом заработной платы Бухгалтерия Бухгалтерия Вместе с на- логовой кар- точкой Одновременно с расчетом заработной платы Бухгалтерия При расчете заоаботной платы Бухгалтерия 5 лет
Приказ об отпуске № Т-6 1(2) О’дел кадров Отдел кадров Отдел кадров В соответствии с поданным заявлением Бухгалтерия Отдел кадров Копия приказа или 2-й зкз. В соответствии с поданным заявлением Бухгалтерия В день получения Бухгалтерия 75 лет
Поиказ об увольнении №1-8 2 Отдел кадров Отдел кадров Отдел кадров В соответствии с поданным заявлением Бухгалтерия Отдел кадров 1-й - в бухгал- терию. 2-й - в отдел кадров В соответствии с поданным заявлением Бухгалтерия В день получения Бухгалтерия 75 лет
1.5. Порядок хранения документ ов I 25
1.5. Порядок хранения документов
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтер-
ская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установ-
ленными порядком и сроками Ответе!денноегъ за обеспечение сохранности в
период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бух-
галтер. До передачи в архив документы хранятся в бухгалтерии в специальных
помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномо-
ченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в
сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих
обеспечить их сохранность.
Первичные документы за текущий месяц, относящиеся к одному учетному
регистру, хранятся в хронологическом порядке в отдельной папке.
Все денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки
банка с относящимися к ним документами) должны быть подобраны также в
хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на рабогу, сменные рапорты) могут
храниться нсперсплегенными, но подшитыми в папках во избежание их утери
или злоупотреблений.
Сроки хранения различных документов установлены в Перечне типовых
управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с
указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от
25 августа 2010 г. № 558 (далее — Перечень).
Постановлением ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 г. N? 03-33/пс утвердено По-
ложение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Дей-
ствие Положения распространяется на документы открытых и закрытых акцио-
нерных обществ, в том числе на решения о выпуске (дополнительном выпуске)
ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (допол-
нительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных
бумаг, ©тчегы об итогах выпуска (дополнительного выпуска) цепных бумаг,
зарегистрированные регистрирующими органами, и т.д. Сроки хранения доку-
ментов, встречающихся как в акционерных обществах, так и в других организа-
циях, определяются в соответствии с вышеуказанным Перечнем
Сроки хранения документов определяются в один год, пять лет, 75 лет, по-
стоянно, до минования надобности, до замены новыми
Документы со сроком хранения до 10 лет включительно относятся к доку-
ментам временною хранения. Остальные делятся на документы долговремен-
ного (свыше 10 лет) и постоянного (вечного) хранения
Срок хранения большинства бухгалтерских документов составляет не менее
5 лет. Отсчет срока хранения начинается после года, в котором они использо-
вались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Например,
исчисление срока хранения кассовых документов за 2010 1. началось с 1 января
2011 г.
Этот же срок определен и в ст. 17 Закона «О бухгалтерском учете».
В ст. 23 НК РФ говорится о хранении данных бухгалтерского и налогового
учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов,
в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление
расходов, в течение четырех лет.
Тем нс менее здесь нет никакою противоречия, так как в НК РФ гово-
рится о документах, необходимых для целей налогообложения, а в Законе
«О бухгалтерском учете» — о документах, необходимых для целей бухгалтер-
ского учета. Об этом же говорится в письме Минфина России от 9 февраля
1999 г. № 04-01-10.
26 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
: Налогоплательщик вправе осуществлять перенос убытка на будущее в течение 10 лет, сле-
: дующих за тем налоговым периодом, в котором получен этот убыток (п. 2 ст. 283 НК РФ). Доку-
: менты, подтверждающие объем понесенного убытка, организация обязана хранить в течение
: всего срока, когда она уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы
ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ).
Срок хранения документов в один год предусмотрен только для несуще-
ственных (вспомогательных) бухгалтерских документов. К ним относятся:
• месячные бухгалтерские балансы и отчеты (при отсутствии годовых и
квартальных они хранятся постоянно);
• переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчет-
ности;
• месячные отчеты по налогам (но при отсутствии квартальных отчетов
они хранятся пять лет. Таким образом, декларации по НДС, составляе-
мые за налоговый период, равный календарному месяцу, и относящиеся
к 2007 г. и более ранним годам, должны храниться пять лет).
Для документов, связанных с расчетами с работниками по оплате труда,
предусмотрен срок хранения в 75-лет (лицевые счета работников, расчетно-
платежные ведомости и т.п.).
К документам с постоянным сроком хранения относятся:
• годовые бухгалтерские балансы, отчеты и аналитические документы к
ним;
• передаточные, разделительные, ликвидационные балансы: приложения,
пояснительные записки к ним;
• годовые отчеты об исполнении сметы расходов;
• отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосу-
дарственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному,
занятости):
• паспорта сделок и т.д.
Документы со сроками «до минования надобности» и «до замены новыми»
имеют только практическое значение. Срок их хранения устанавливается самой
организацией, но не менее пяти лет.
В организации должна быть разработана и утверждена номенклатура дел.
Порядок ее разработки и утверждения регулируется Основными правилами
работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от
6 февраля 2002 г.
Номенклатура дел может быть как общей для всей организации, так и по
каждому структурному подразделению в отдельности. В бухгалтерии ее разра-
батывает главный бухгалтер как лицо, отвечающее за ведение бухгалтерского
учета в организации. Составляется номенклатура на основе изучения состава и
содержания документов, образующихся в деятельности организации.
На новый календарный год номенклатура составляется в последнем кварта-
ле текущего года.
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенкла-
туру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обо-
значения структурного подразделения (в нашем случае — бухгалтерия) и по-
рядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурно-
го подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например
02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер
заголовка дела по номенклатуре дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). За-
головок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание
и состав документов дела («Бухгалтерская и налоговая отчетность», «Движение
1 5. П эрядок хранения документов I 27
МПЗ» и т.п.). Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформ-
ления дел.
В графе 3 номенклатуры указывается количество дел (томов, частей). Она
заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера стагей по Перечню.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры про-
ставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к
уничтожению, передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
По окончании календарного года бухгалтер указывает общее количество дел
(томов, частей).
Номенклатура согласовывается с руководителем архива организации.
)
Наименование организации ЗАО «Фрегат»
Структурное подразделение Бухгалтерия
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
УТВЕРЖДАЮ
27 декабря 2010 г. № 8-н Генеральный директор
г. Москва Никифоров В.В. Никифоров
(место составления) подпись расшифровка подписи
На 2011 год 28.12.2010
дата
Индекс дела Заголовок дела Количество единиц хранения Срок хранения и номер статей по Перечню Примечание
1 2 3 4 5
Название раздела
02-001 Бухгалтерская и налоговая от- четность 1 Годовые — постоянно, кварта тьные — 5 лет, ст. 135, 170 —
02-002 Документы по инвентаризации 1 5 лет, ст. 192 —
02-003 Кассовые документы 1 5 лет, ст. 150 —
02-004 Документы о взаиморасчетах 1 5 лет, ст. 151 —
02-005 Табели учета рабочего времени 1 1 год, ст. 281 —
02-006 ... ...
Петрова.
подпись
___Н.З. Петрова
расшифровка подписи
Главный бухгалтер
Дата _28.12.2010_
Протокол экспертной комиссии бухгалтерии от 27.12.2010 № 15-н
Руководитель архивной службы Елина М.В. Елина
29.12.2010
Документы коммерческих и некоммерческих организаций, за исключением
государственных и муниципальных учреждений или государственных и муни-
ципальных унитарных предприятий, составляют негосударственную часть го-
сударственных архивов. В Москве порядок хранения, комплектования, учета
и использования архивных документов регулируется Законом г. Москвы от
28 ноября 2001 г. № 67 «Об архивном фонде Москвы и архивах».
Постоянное и временное хранение документов негосударственной части
Архивного фонда Москвы обеспечивают их собственники в создаваемых для
этих целей в организациях архивах. Таким образом, организация имеет право
создать и собственный архив.
28 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов
Документы временного хранения, как правило, не подлежат передаче в ар-
хив организации. Они хранятся в структурных подразделениях организации и
по истечении сроков хранения подлежат уничтожению
Документы, отобранные для постоянного или временного хранения,
оформляются в соответствии с Основными правилами работы архивов орга-
низаций.
Хранению подлежат подлинники документов. В случае их утраты или по-
вреждения хранятся заверенные в установленном порядке копии таких доку-
ментов.
При подготовке документов для передачи в архив необходимо выполнить
следующие действия:
1) вынуть документы из папки, убрать все скрепки и другие металлические
предметы (булавки и т.п.);
2) проверить хронологию. Она должна быть строгая — прямая (с января по
декабрь вместо образовавшейся в течение года — с декабря по январь);
3) пронумеровать все документы простым карандашом в правом верхнем
углу, не задевая текста документа. Исправление номера листа не допускается.
В случае допущенной ошибки старый номер зачеркивается, а рядом ставится
новый. Нумерация делается арабскими цифрами. Лист-заверитель и лист-опись
в общей нумерации не участвуют. В сшитой пачке должно быть до 250 страниц
или до 4 см;
4) составить опись документов. Она кладется сверху лачки. Листы описи
имеют собственную нумерацию;
5) составить лист-заверитель: «В деле подшито ... листов». Количество листов
дела указывается цифрами и прописью. Количество листов описи приплюсовы-
вается к общему количеству листов дела через знак «+». Лист-заверитель под-
писывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и
даты составления. Лист-заверитель кладется снизу дела. Завсрительная надпись
не должна быть оформлена ни на оборотной стороне последнего документа, ни
на обложке дела;
6) надеть твердую обложку из картона или слать в переплет. Документы
прошиваются суровыми нитками в четыре прокола. Документы переплетаются
или сшиваются с учетом возможности свободного чтения текста всех докумен-
тов, дат, виз и резолюций на них. Обложка дела оформляется светостойкими,
как правило, черными чернилами, можно маркером:
7) составить опись дел в трех экземплярах (первый и второй — в архив,
третий оставить у себя).
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций доку-
менты, образовавшиеся в результате деятельности организации в течение гола,
после их составления должны храниться в структурных подразделениях еще
один год. По прошествии года проводится обработка документов в целях опре-
деления их на хранение в архив или к уничтожению.
Часть документов временного хранения (сроком до 10 лет) может быть
уничтожена.
Для уничтожения документов временного хранения:
1) в организации создают экспертную комиссию для организации и прове-
дения работы по отбору документов для дальнейшего хранения и уничтожения;
2) комиссия составляет акт о выделении документов с истекшим сроком
хранения к уничтожению;
3) перечень документов к уничтожению согласовывают с местным архивом:
на перечне документов должен быть гриф одобрения архива;
4) проводят внешнюю ревизию;
5) уничтожают документы путем сдачи их в соответствующие организации
на переработку (утилизацию). Передачу документов оформляют приемо-сда-
точной накладной.
1.5. Порядок хранения документов I 29
В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии
представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении
документов.
Если документы не уничтожаются, а передаются на переработку, составля-
ется акт примерно следующей формы.
ЗАО «Фрегат»
УТВЕРЖДАЮ
Ген. директор
Никифоров В.В. Никифоров
18 января 2011 г.
Акт № 1
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
г. Москва
18 января 2011 г.
На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом
Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, отобраны к уничтожению как не
имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение бух-
галтерские документы ЗАО «Фрегат».
№ п/п Заголовок дела Крайние даты < Количество единиц хранения Сроки хранения и номер статей по Перечню Примечание
1 Кассовые первичные документы и приложения к ним 2004-2005 гг. 2 папки 5 лет, ст. 362 Ревизия завершена
2 Первичные банковские документы 2004-2005 гг. 3 папки 5 лет, ст. 362 Ревизия завершена
3 Главные книги 2004-2005 гг. 2 книги 5 лет, ст. 361 Ревизия завершена
4 Журналы-ордера 2004—2005 гг. 2 папки 5 лет, ст. 361 Ревизия завершена
5 Переписка по организаци- онным вопросам деятель- ности 2004-2005 гг. 1 папка 5 лет, ст. 84
6 Годовые планы структур- ных подраделений 2004-2005 гг. 1 папка 5 лет, ст. 290 —
Итого: 11 (одиннадцать) единиц хранения за 2004—2005 гг.
Описи дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
утверждены и согласованы с архивом организации (протокол № 4 от 13 января
2011 г.).
Документы в количестве 11 (одиннадцать) единиц хранения, весом 9 кг сда-
ны в ООО «Макулатура» на переработку по приемо-сдаточной накладной № 5 от
18 января 2011 г. снабженцем Николаевым А.Б.
Экспертная комиссия:
председатель комиссии _Савельев_ Л.Г. Савельев
члены комиссии Петрова__ Н.В. Петрова
„Зайцева Н.И.Зайцева
30 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов
Если же документы подлежат уничтожению, составляется акт следующей
формы.
ЗАО «Фрегат»
УТВЕРЖДАЮ
Ген. директор
Никифоров В.В. Никифоров
19 января 2011 г.
Акт №2
об уничтожении документов, не подлежащих хранению
Г. Москва 19 января 2011 г.
Экспертная комиссия в составе:
председателя комиссии — Савельева Л.Г.
членов комиссии: Петровой Н.В.
Зайцевой Н.И.
составила настоящий акт о том, что согласно описи, утвержденной актом № 1
от 19 января 2011 г., в их присутствии были уничтожены в шредере документы,
срок хранения которых истек.
Подписи:
председатель комиссии: Савельев Л.Г. Савельев
члены комиссии: Петрова Н.В. Петрова
Зайцева Н.И. Зайцева
Если по каким-либо причинам документы организации утрачены, ю они
должны быть восстановлены. Это может произойти вследствие чрезвычайной
ситуации (пожар, затопление, кража) или элементарной забывчивости работни-
ка , потерявшего документ.
Восстанавливать стоит только те документы, срок исковой давности кото-
рых еще не истек. Если в результате пожара сгорели папки с банковскими до-
кументами 10—15-летней давности, то вряд ли это будет серьезной проблемой
для организации.
Если есть виновное лицо, то следует получить от него объяснения и вос-
становить утраченные документы (отправить этого работника за копиями утра-
ченных им документов).
Если же виновных лиц нет (документы утрачены из-за чрезвычайной ситу-
ации), то необходимо получить оправдательные документы у соответствующих
органов:
• при пожаре — справку' Государственной противопожарной службы МЧС
России, протокол осмотра места происшествия и акт о пожаре, кото-
рыми устанавливается причина возгорания (письмо УФНС России по
г. Москве от 25 июня 2009 г. № 16-15/065190);
• при затоплении помещения, в котором находились документы, — справ-
ку из коммунальной или аварийной службы об аварии, протокол осмотра
места происшествия и акт об утрате документов;
• при краже документов — справку из милиции (постановление) о воз-
буждении уголовного дела по факту7 кражи, протокол осмотра места про-
исшествия.
Сразу после происшествия создается комиссия по восстановлению докумен-
тов, для чего издается приказ по организации произвольной формы. Комиссия
1.6. Ответственность за неправильное оформление и хранение первичных учетных документов I 31
проводит инвентаризацию сохранившихся документов, составляет опись утра-
ченных документов. Один экземпляр описи следует представить соответствую-
щим органам для отражения в справке (протоколе, акте), так как в документах,
выданных официальными инстанциями, следует перечислить, какие именно
документы утрачены. Составляется акт об уграте документов с указанием при-
чин их утраты.
При восстановлении документов следует собственные первичные учетные
документы распечатать заново, а у контрагентов — запросить дубликаты до-
кументов, выданных ими.
Если утрачены бухгалтерская и налоговая отчетность, то можно обратиться
в налоговую инспекцию с просьбой предоставить ее копии, хотя следует по-
мнить, что она не обязана это делать.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Отсутствие документов, даже по уважительным причинам, не освобождает организацию :
ст налоговой ответственности. Ведь в силу положений подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговые •
органы вправе определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками в :
бюджетную систему Российской Федерации, расчетным путем на основании имеющейся у :
них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогопла- •
тельщиках в случаях отказа налогоплательщика допустить должностных лиц налогового ор- :
гана к осмотру производственных, складских, торговых и иных помещений и территорий, :
используемых налогоплательщиком для извлечения дохода либо связанных с содержанием
объектов налогообложения, непредставления в течение более двух месяцев налоговому :
органу необходимых для расчета налогов документов, отсутствия учета доходов и расходов, •
учета обьектов налогообложения или ведения учета с нарушением установленною поряд- ;
ка, приведшего к невозможности исчислить налоги. :
К организации MOiyr быть также применены штрафные санкции, перечис-
ленные в следующем разделе.
1.6. Ответственность за неправильное оформление
и хранение первичных учетных документов
Как уже говорилось, отсутствие или неправильное оформление первич-
ного учетного документа делает необоснованным отражение хозяйственной
операции, описанной в этом документе, в бухгалтерском или налоговом учете
(вспомним ст. 25.2 НК РФ: «Расходами признаются обоснованные и докумен-
тально подтвержденные затраты... осуществленные налогоплательщиком»).
Например, если акт приемки-сдачи выполненных работ оформлен непра-
вильно (отсутствуют подписи, печати и т.п.) или акт вообще отсутствует, то
расходы, отраженные в таком акте, не могуг быть учтены в себестоимости ни в
бухгалтерском, ни в налоговом учете.
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтер-
ского учета трактуется ст. 120 НК РФ как грубое нарушение правил учета
доходов и расходов и объектов налогообложения. Если правила нарушены
в одном налоговом периоде, то предусмотрен штраф с юридического лица в
размере 10 000 руб., если в нескольких — 30 000 руб. Если же такое нарушение
повлекло занижение налоговой базы (неправильно оформленный акт прием-
ки-сдачи работ), то штраф составит 20% суммы неуплаченного налога, но не
менее 40 000 руб.
В случае отсутствия какого-либо документа на момент налоговой провер-
ки к организации может быть применен штраф, предусмотренной ст. 126 НК
РФ: «Непредставление в установленный срок налогоплательщиком (налоговым
агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведении, предусмот-
ренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и
32 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов
сборах, влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставлен-
ный документ».
Помимо штрафа с юридического лица могут быть применены и меры адми-
нистративного воздействия к должностным лицам организации
Поскольку в п. 2 ст. 7 Закона «О бухгалтерском учете» сказано: «Главный
бухгалтер,., несет ответственность за формирование учетной политики, ведение
бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгал-
терской отчетности», то и штрафные санкции за ошибки, допущенные при
веления учета, будут в основном предъявляться лично главному бухгалтеру.
Практически все нарушения, за которые к нему могут быть применены меры
административного воздействия, содержатся в Кодексе Российской Федерации
об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ).
Согласно ст. 15.6 КоАП РФ за непредставление документов и (или) иных све-
дений, необходимых для осуществления налогового контроля, на должностных
лиц налагается административный штраф в размере от 300 до 500 руб.
За повреждение и хищение документов, штампов, печатей полагается уго-
ловная ответственность. В соответствии со ст. 325 Уголовного кодекса Россий-
ской Федерации (далее — УК РФ) «Похищение, уничтожение, повреждение или
сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенные из ко-
рыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере
до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осуж-
денного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок
от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на
срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы
на срок до одного года».
Согласно ст. 327 УК РФ:
«1. Подд елка удостоверения или иного официального документа, предоставля-
ющего праваилиосвобождающегоотобязанностей,вцеляхегоисиользованиялибо
сбыт такого документа, ...штампов, печатей, бланков — наказываются ограни-
чением свободы на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев, либо
лишением свободы на срок до двух лет.
2. те же деяния, совершенные с целью скрыть другое преступление или облег-
чить его совершение, — наказываются лишением свободы на срок до четырех лет.
3. Использование заведомо подложного документа — наказывается штрафом в
размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного
дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на
срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными рабо-
тами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев».
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров
бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организа-
ции (п. 3 ст. 17 Закона «О бухгалтерском учете»).
За любые нарушение в области архивного дела на должностных лиц органи-
заций, а также на юридических лиц может быть наложен штраф:
• нарушение правил хранения, комплектования, учета или использова-
ния архивных документов влечет предупреждение или наложение адми-
нистративного штрафа на должностных лип организаций — от 300 до
500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ);
• неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником
рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестици-
онного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного
пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционер-
ного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или него-
сударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов,
которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о
рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответ-
1.7. Реквизиты организации I 33
ствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых явля-
ется обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков
хранения таких документов влечет наложение административного штра-
фа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических
лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ);
• неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответствен-
ностью или унитарным предприятием обязанности по хранению до-
кументов, которые предусмотрены законодательством об обществах с
ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных
унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним норматив-
ными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а
также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких до-
кументов влечет наложение административного штрафа на должностных
лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до
300 000 руб. (ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ);
• неповиновение распоряжениям представителей архива, а также воспре-
пятствование осуществлению ими их служебных обязанностей (напри-
мер, не пропустили их на территорию предприятия) влечет предупреж-
дение или наложение административного штрафа на должностных лиц
организации — от 2000 до 4000 руб. (ст. 19.4 КоАП РФ);
• неустранение в указанный срок отмеченных нарушений влечет нало-
жение административного штрафа на должностных лиц — от 1000 до
2000 руб. или дисквалификацию на срок до трех лет; на юридических
лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (ст. 19.5 КоАП РФ).
В ст. 15.11 КоАП РФ также указано: «Грубое нарушение правил ведения бух-
галтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и
сроков хранения учетных документов
— влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в раз-
мере от двух тысяч до трех тысяч рублей».
Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского уюта и представ-
ления бухгалтерской отчетности понимается:
• искажение сумм начисленных налогов и сборов нс менее чем на 10%;
• искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не
менее чем на 10%.
1.7. Реквизиты организации
Каждый человек при рождении получает свидетельство о рождении, ко-
торое потом заменяется на паспорт. После окончания школы ему выдают ат-
тестат о среднем образовании, после института — диплом. При поступлении
на работу на него открывается трудовая книжка. У каждого имеется страховое
медицинское свидетельство. У работающих граждан есть пенсионное страховое
свидетельство, у пенсионеров —пенсионное удостоверение. Всю жизнь чело-
века сопровождаю!' личные документы. Так же — и с организацией. В течение
всего срока ее существования (с момента регистрации и до ликвидации) у орга-
низации накапливается большое количество различных документов, в которых
указываются основные реквизиты организации.
Реквизиты, выбираемые учредителями
Учредители, создавая коммерческую организацию, должны выбрать ее орга-
низационно-правовую форму. Рассмотрим самые распространенные.
АО — акционерное общество. Уставный капитал АО разделен на акции оди-
наковой номинальной стоимости. Акционеры нс отвечают по убыткам обще-
2-11562
34 I 1. Требования, предъявляемые н оформлению первичных учетных документов
ства и несут риск убытков, связанных с его деятельностью, в пределах стоимо-
сти принадлежащих им акций. Акционерные общества бывают двух типов:
1) ОАО — открытое акционерное общество — имеет право осуществлять сво-
бодную продажу выпускаемых акций. Число акционеров не ограничено. Устав-
ный капитал не менее 1000-кратной суммы минимального размера оплаты тру-
да, установленной законодательством (на данный момент 100 000 руб.). Число
акционеров: минимальное — 1, максимальное не ограничено.
2) ЗАО — закрытое акционерное общество — распределяет свои акции среди
учредителей или иного, заранее определенного круга лиц. Уставный капитал не
менее 100-кратной суммы минимального размера оплаты труда, установленной
законодательством (на данный момент 10 000 руб.). Число акционеров: мини-
мальное — 1, максимальное — 50.
ООО — общество с ограниченной ответственностью. Уставный капитал ООО
разделен на доли, определяемые в процентах или в виде дроби. Участники об-
щества не отвечают по убыткам общества и несут риск убытков, связанных с
его деятельностью, в пределах стоимости принадлежащих им вкладов. Устав-
ный капитал не менее чем 10 000 руб. Число участников: минимальное — 1,
максимальное — 50.
Реквизиты, получаемые при регистрации организации
ИНН — идентификационный номер налогоплательщика. Этот номер присва-
ивается налоговым органом организации по месту ее нахождения при поста-
новке на учет и ее создании, в том числе путем реорганизации. Номер присва-
ивается организации на все время ее существования и является неизменным.
Структура ИНН следующая:
1) для организации — 10-значный цифровой код:
N N N N > г X X > г X с
2) для физического лица — 12-значный цифровой код:
N N N N X X X X X X (J (2
Идентификационный номер налогоплательщика формируется как цифро-
вой код, состоящий из последовательности цифр, характеризующих слева на-
право:
а) код налогового органа, который присвоил ИНН, (NNNN), первые две
цифры которого являются кодом региона (например, код Москвы — 77), следу-
ющие две цифры — номер налоговой инспекции;
б) собственно порядковый номер записи о лице в территориальном разделе
Единого государственного реестра налогоплательщиков налогового органа, осу-
ществившего постановку на учет:
• дня организаций — пять знаков (ХХХХХ);
• для физических лиц — шесть знаков (ХХХХХХ);
в) контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установ-
ленному ФНС России:
• дня организаций — один знак (С);
• дтя физических лиц — два знака (СС).
Например, ИНН 7743001029 означает, что организация зарегистрирована в
Москве (77 — код Москвы), на территории налоговой инспекции № 43.
Проверить подлинность ИНН партнера можно по следующему алгоритму:
Z = (Nl-2) + (N2-4) + (N3-10) + (N4-3) - (Х1-5) - (Х2-9) + (ХЗ-4) +
+ (Х4-6) + (Х5-8);
Y = Z/1L
1.7. Реквизиты организации I 35
От полученной величины следует взять целое число и умножить на 11.
Разница между Z и полученным числом должна быть равна последней цифре
ИНН (С).
Например, ИНН организации 7705444103:
Z= (7-2) + (7-4) + (0-10) + (5-3) + (4-5) + (4-9) (4-4) + (1-6) + (0’8) - 135;
Y= Z/11 = 12,27.
1211 = 132.
Разница между Z и полученным числом равна 3. Таким образом, ИНН на-
шего контрагента реальный. После этого можно применить и другие способы
для проверки его надежности.
В дополнение к ИНН в связи с постановкой на учет в разных налоговых
органах по месту нахождения организации, месту нахождения ее обособленных
подразделений, месту жительства физического лица, а также по месту нахож-
дения принадлежащего им недвижимого имущества и транспортных средств и
по иным основаниям, предусмотренным НК РФ, для организаций применяется
код причины постановки на учет (КПП), который состоит из следующей после-
довательности цифр слева направо:
а) код налогового органа, который осуществил постановку на учет организа-
ции по месту се нахождения, месту нахождения обособленного подразделения
организации, расположенного на территории Российской Федерации, или по
месту нахождения принадлежащего ей недвижимого имущества и транспортных
средств, а также по иным основаниям, установленным НК РФ (NNNN), пер-
вые две цифры которого являются кодом региона (например, код Москвы —
77), следующие две цифры — номер налоговой инспекции;
б) причина постановки на учет (РР);
в) порядкового номера постановки на учет в территориальном налоговом
органе по соответствующей причине (XXX).
Структура КПП представляет собой девятизначный цифровой код:
При постановке на учет в налоговом органе российской организации сим-
волы РР могут принимать значение от 01 до 50 (например, 01 — постановка на
учет по месту ее нахождения, 02-05, 31 и 32 — постановка на учет по месту на-
хождения обособленного подразделения в зависимости от вида подразделения).
При постановке на учет в налоговом органе иностранной организации сим-
волы РР могут принимать значение от 51 до 99.
Код причины постановки на учет меняется при переходе из одной налого-
вой инспекции в другую. Например, КПП 774301001 означает, что организация
поставлена на учет в Москве (77 — код Москвы), на территории налоговой
инспекции № 43 в качестве налогоплательщика (01).
ОГРН — основной государственный регистрационный номер. Означает номер
записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Представляет со-
бой 30-значный цифровой код. Указывается в свидетельстве, выдаваемом юри-
дическому лицу после регистрации.
Юридический адрес — место нахождения юридического лица, определяемое
местом его государственной регистрации. Государственная регистрация юридиче-
ского лица осуществляется по месту нахождения его постоянно действующего ис-
полнительного органа, а в случае отсутствия такового — иного органа или лица,
имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности. Ме-
сто нахождения юридического лица указывается в его учредительных документах.
Физический адрес — место фактического нахождения организации, обычно
согласно договору аренды.
Почтовый адрес — адрес, по которому в организацию поступает входящая
корреспонденция. Может совпадать с юридическим или фактическим адресом.
2*
36 I 1. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов
Может быть адресом одного из учредителей или руководителей, абонентским
ящиком и т.п.
Коды, присваиваемые территориальными органами
Федеральной службы государственной статистики
ОКВЭД — код вида экономической деятельности, осуществляемой организа-
цией, Присваивается на основании Общероссийского классификатора видов
экономической деятельности ОК 029-2001 (ОКВЭД), утвержденного постанов-
лением Госстандарта России от 6 ноября 2001 г. № 454-ст.
ОКАТО — код территории по Общероссийскому классификатору администра-
тивно-территориального деления ОК 019-95, утвержденному постановлением
Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 413.
ОКПО — общероссийский код предприятий и организаций. Рассчитывается по
специальному алгоритму.
Банковские реквизиты
Уполномоченный банк — банк, с которым организация заключила договор на
расчетно-кассовое обслуживание.
Расчетный счет — номер лицевого счета плательщика в кредитной орга-
низации, филиале кредитной организации или в учреждении Банка России.
Формируется уполномоченным банком в соответствии с правилами ведения
бухгалтерского учета в Банке России или правилами ведения бухгалтерского
учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской
Федерации.
БИК — банковский идентификационный код банка плательщика в соот-
ветствии со Справочником банковских идентификационных кодов участников
расчетов на территории Российской Федерации («Справочник БИК РФ»).
Корреспондентский счет банка — счет, открытый кредитной организацией,
расположенной на территории Российской Федерации и имеющей лицензию
Банка России на осуществление банковских операций, по месту своего нахож-
дения в подразделении расчетной сети Банка России для проведения расчетных
операций.
2. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ
ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
Основными средствами организации являются активы, для которых обяза-
тельно одновременное выполнение следующих условий:
а) объект предназначен для использования в производстве продукции, при
выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации
либо для предоставления организацией за плату во временное владение и поль-
зование или во временное пользование;
б) объект предназначен для использования в течение длительного времени,
т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного
цикла, если он превышает 12 месяцев;
в) организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;
г) объект способен приносить организации экономические выгоды (доход)
в будущем.
К таким активам могут быть отнесены здания, сооружения, рабочие и си-
ловые машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и
устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, про-
изводственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий и про-
дуктивный скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и про-
чие основные средства.
Порядок бухгалтерского учета основных средств установлен Положением по
бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденным при-
казом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н.
Унифицированные формы по учету основных средств утверждены поста-
новлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных
средств».
Приведем перечень унифицированных форм учетной документации по уче-
ту основных средств.
Наименование формы Номер формы
Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) ОС-1
Акт о приеме-передаче здания (сооружения) ОС-1а
Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) ОС-16
Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств ОС-2
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объ- ектов основных средств ОС-3
Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) , ОС-4
Акт о списании автотранспортных средств 0С-4а
Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) ОС-46
38 I 2. Первичные документы по учету основных средств
Окончание таблицы
Наименование формы Номер формы
Инвентарная карточка учета объекта основных средств ОС-6
Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств ОС-ба
Инвентарная книга учета объектов основных средств ОС-66
Акт о приеме (поступлении) оборудования ОС-14
Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж ОС-15
Акт о выявленных дефектах оборудования ОС-16
Формы заполняют от руки или на компьютере. Если необходимо, формы
можно дополнить новыми реквизитами. Удалять существующие реквизиты
нельзя. Размеры бланков, граф и строк можно изменять.
Если организация внесла дополнения в унифицированные формы, то их
необходимо утвердить в ее учетной политике.
Схема документооборота на участке по учету основных средств представле-
на ниже.
2.1. Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств
Основные средства могут быть получены от поставщиков, в виде вклада в
уставный капитал, безвозмездно либо созданы в организацли.
Если основные средства сразу после приобретения вводятся в эксплуата-
цию, то оформляются акты по формам № ОС-1, № ОС-1а или X ОС-16 (в за-
- ’.симости оттого, какие основные средства получены и сколько).
Основные средства, полученные в первых трех случаях (со стороны),
г ходуются на основании товаросопроводительных документов и акта о
г. лиед'.е-передаче объекта основных средств по формам X. ОС-7, .V ОС-1а или
ОС-16.
2.1. Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств I 39
Основные средства, созданные в организации, приходуют на основании
только акта о приеме-передаче объекта основных средств по формам № ОС-1,
№ ОС-1а или № ОС-16.
Приведем пример заполнения акта № ОС-1 (см. с. 42—44).
Для приема и введения в эксплуатацию основного средства в организации
приказом руководителя создается приемочная комиссия. В организации можно
утвердить постоянно действующую комиссию, в функции которой входит не
только прием, но и списание, а также другие операции с основными средства-
ми.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
В состав комиссии не входит лицо, которое утверждает акт. :
Форма приказа может быть следующая.
ЗАО «Фрегат»
Приказ № 2
г. Москва 11 января 2011 г.
Об утверждении комиссии
по операциям с основными средствами
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить комиссию по операциям с основными средствами в составе:
председателя комиссии — главного инженера Нестеренко А.Б.
членов комиссии: менеджера Павловой И.С.
экспедитора Сидорова А.И.
2. В функции комиссии входит:
— прием основных средств и оборудования;
— принятие решения по вводу основных средств в эксплуатацию;
— принятие решения о приеме-передаче оборудования в монтаж;
— прием и передача отремонтированных, реконструированных, модернизи-
рованных основных средств;
— принятие решения о выбытии основных средств.
3. Контроль за исполнением данного приказа возложить на главного бухгал-
тера Петрову Н.В.
Генеральный директор Никифоров В.В. Никифоров
Комиссия производит осмотр принимаемого основного средства и проверку
его на соответствие техническим характеристикам.
После этого составляется акт по форме № ОС-1, заполняются реквизиты
получателя и продавца.
Основанием для составления акта является приказ руководителя о приеме
объекта основных средств. Указывается его дату и номер, дата принятия объ-
екта к учету.
В строке «Акт» указывают порядковый номер документа и дату составления
документа. Последняя должна совпадать с датой проведения приема-передачи
основных средств.
В графе «Инвентарный номер» указывают инвентарный номер объекта ос-
новных средств, который присваивается данному объекту комиссией при его
поступлении в организацию. Присвоенный номер может быть обозначен пу-
тем прикрепления металлического жетона, нанесен краской или иным спо-
собом.
40 I 2. Первичные документы по учету основных средств
В графе «Заводской номер» указывают номер (маркировку), присвоенный
основному средству при его изготовлении. Этот номер может быть обозначен в
техническом паспорте оборудования.
Реквизит «Государственная регистрация прав» заполняют на недвижимое
имущество и в случаях сделок с ним.
Если объекг основных средств находится в долевой собственности, то спра-
вочно указываются сведения об участниках долевой собственности (с указани-
ем их доли в праве общей собственности), о доле организации в праве общей
собственности, а также в случае, если стоимость приобретения объекта основ-
ных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных едини-
цах), — сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме ио курсу Бан-
ка России на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими
в системе бухгалтерского учета.
В формах № ОС-1 и № ОС-1а раздел 1 заполняется на основании данных
передающей стороны (организации-сдатчика) только для объектов основных
средств, бывших в эксплуатации у другого собственника.
В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготов-
ления для собственных нужд раздел 1 не заполняется (Указания по примене-
нию и заполнению форм первичной учетной документации по учету основ-
ных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января
2003 г. № 7). Предполагаем, что это можно распространить и на случаи при-
обретения объекта основных средств через оптовую торговлю у организации-
оптовика, в которой данный актив числился в составе товаров, а не основных
средств.
В графе 6 «Сумма начисленной амортизации (износа)» раздела 1 указывается
сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.
В разделе 3 «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных
средств» таблицы дастся характеристика, отражающая основные параметры ос-
новного средства, указанные в паспорте или другой технической документации.
Данные для заполнения таблицы «Сведения о наличии драгоценных материа-
лов (металлов, камней)» указаны также в технической документации.
На странице 3 акта формы № ОС-1 записывают выводы комиссии, которые
сделаны в результате осмотра.
Затем приводят перечень технической документации, которая прилагается
к данному акту.
Заверяется акт подписями председателя и членов комиссии. Подпись вклю-
чает в себя наименование должности, личную подпись и ее расшифровку.
Свою подпись ставит также материально ответственное лицо, принимаю-
щее основное средство.
Акт утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномо-
ченным (например, заместителем руководителя). Это лицо не должно входить
в состав комиссии. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу
лицевой стороны документа.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
: В случае приобретения объекта у организации-продавца через сеть оптовой или роз-
: ничной торговли для использования его покупателем в качестве основного средства форму
: ОС-1 заполняет только организация-получатель (покупатель), при этом реквизиты орга-
: низации-сдатчика (продавца), т.е. левый блок с грифом «УТВЕРЖДАЮ» (в том числе «Под-
• пись руководителя», «М.П.» и «Дата»), не заполняются, поскольку продаваемый объект не
• числится у продавца в составе основных средств, а является товаром: здесь нет бухгалтер-
: ской операции приема-передачи, есть договор купли-продажи (письмо Росстата от 31 марта
\ 2005 г. № 01-02-09/205).
2.1. Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств I 41
Акт после его оформления с приложенной технической документацией, от-
носящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию организации, где в
него вносятся сведения об амортизационной группе (на странице 1), в разделе 2
указывается срок полезного использования (графа 2), способ начисления амор-
тизации и норма амортизации.
Срок полезного использования объекта основных средств — период, в те-
чение которого использование объекта основных средств призвано приносить
доход организации или служить для выполнения целей деятельности организа-
ции. Этот срок определяется организацией при принятии объекта к бухгалтер-
скому учету. Он обычно указан в техническом паспорте или другой технической
документации.
Его можно установить самостоятельно исходя:
• из ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожи-
даемой производительностью или мощностью применения;
• ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации,
естественных условий и влияния окружающей среды;
• нормативно-правовых и других ограничений использования данного
объекта.
Примерные сроки полезного использования приведены в постановлении
Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1.
Амортизация может начисляться одним из следующих способов: линейным,
уменьшаемого остатка, списания стоимости по сумме чисел лет срока полезно-
го использования, списания стоимости пропорционально объему выпущенной
продукции.
В графе 4 «Норма амортизации» указывают норму, по которой на основное
средство будет начисляться амортизация в течение всего срока его эксплуатации.
После заполнения всех необходимых граф бухгалтер открывает инвентар-
ную карточку по форме № ОС-6. Затем главный бухгалтер организации заверя-
ет акт своей подписью и ставит дату.
Если вводится в эксплуатацию одно основное средство, заполняется акт
по форме № ОС-1 (пример заполнения приведен на с. 42—44) или № ОС-1а
(пример заполнения приведен на с. 45—47) и открывается инвентарная кар-
точка по форме № ОС-6. Если же вводится в эксплуатацию несколько ос-
новных средств, заполняется акт по форме № ОС-16, и может быть открыта
инвентарная карточка группового учета объектов основных средств по форме
№ ОС-ба.
В инвентарной карточке по форме № ОС-6 отражается информация об объ-
екте основных средств: о принятии его к учету, перемещении внутри организа-
ции, реконструкции, модернизации, капитальном ремонте, а также о выбытии
или списании.
Карточка заполняется в одном экземпляре. Записи в ней делаются на осно-
вании акта о приеме-передаче объекта основных средств и других документов
(например, технического паспорта завода-изготовителя).
Пример заполнения инвентарной карточки по форме № ОС-6 показан на
с. 48-49.
Если основное средство приобретается в запас или для его ввода в экс-
плуатацию требуется монтаж, то при его приемке оформляется акт о приеме
(поступлении) оборудования (форма № ОС-14), пример заполнения приведен
на с. 51—52.
Акт составляет комиссия, уполномоченная на прием основных средств, в
двух экземплярах: первый передают вместе с оборудованием на склад, второй —
в бухгалтерию.
Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.
У ГВЕРЖДАЮ
Руководитель организации-сдатчика
В. в.
Унифицированная форма № ОС-1
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 21.01.2003 №7
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации-получателя
ген. директор
(;|»'ГЖ1ЮС11Л 1F 11 (ин.чннг Ь) 200 г. (рлсгикфровк>г tin*ni;iCH) (.Ю.ХЖЛПСП») " 10 февраля (подпись) 20Я г. (риснк1ф(ро&ка ппдииси}
м.п. м.п. Код
Форма по ОКУД 03060014
Организация-получатель ЗАО "Фрегат" по ОКПО 52564479
{uatiHciHiiaiiiic)
г. Москва. JlenumjiadcKint пр-т, д. 80, тел. 198-99-99
(адрес. тспсфпп. i|i;ikt)
р/с№ 40802810038300100052 в Тверском ОСБ№ 7982 Сбербанка России к/с 30101810400000000225 БИК 044525225
(бинкп||с»;:к- реодя inis')
Оргаипзацпя-сдатчик
ПЫимеионяиЯс inpyxvypiJOrft иодр^течении)
ОСЮ "Вычислительная техника
hi;iMMCiiOBatUie)
г. Москва, Олимпийский пр-т, д. 8
по ОКНО
47542754
(адр-с. течг-фон. факе)
р/с 40702810200000059476 в ООО МКВ "Москаиприватбакк" к/с 30101810400000000342 БИК 044585342
JiklllKClTIH'HC peitHlf WIThlj
Основание для составления акта
(ИЗДМШ ШЦЛПНС CIp>KiypFirirn иочри tWCHIIX)
приказ
(притч. распоряжение, дигллор 1с укгиаииеы его вида. t>=nnniii.ix опя югсчьстй))
номер
8
дата
10.02.2011
Лата
10.02.2011
42 I 2. Первичные документы по учету основных средств
Объект основных средств
Номер документа Дата составления
2 10.02.2011
АКТ
о приеме-передаче объекта основных средств
(кроме зданий, сооружений)
компьютер
(lUUiMciioMficic. пазипчешич мо^елг». мг.рко)
Место нахождения объекта в момент приема-передачи
склад
Организация- изготовитель
ООО ’'Вычислительная техника
_______списания с бухгалтерского учета
Счет, субсчет, код аналитического учета
_________________________ по ОКОФ
амор'1 изациоиной группы
инвентарный
заводской
Государственная рстистрация
нрав на недвижимость
Номер
01
14 3020000
2
036
189655
номер
дата
(nairMcnofttfiiii^
Справочно: 1. Участники долевой собственности Доля в праве общей собственности, %
(1И дату)
(СуТ.143)
2. Иностранная валюта*
(ПЯЙМС11П1М1!1»?) 1кур<?)
Заполняется в случае, когда стоимость объекта основных средств при приобретении была выражена в иностранной валюте.
2-я страница формы № ОС-1
1. Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи
2. Сведения об объекте основных средств на дату
принятия к бухгалтерскому учету
Дата Фактический срок эксплу- атации (лет, месяцев) Срок полез- ного исполь- зования Сумма начисленном амортизации (износа), руб. Остаточная стон мост ь, руб. Стоимость приобрете- ния (дого- ворная сто- имость), руб. Первона- чальная сто- имость на дату приня- тия у бухгал- терскому учету, руб. Срок полез- ного исполь- зования Способ начисления амортизации
выпуска (год) ввода в экс- плуатацию (первона- чальная) последнего капитального ремонта
наименование норма
1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4
45 000- 36 мес. Линейный 1250-
3. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств
Объект основных средств, приспособления, принадлежности Содержание драгоценных материалов (металлов, камней и т.д.)
наименование количество наименование драгоцен- ных материалов номенклатурный номер единица измерения количество масса
1 2 3 4 5 6 7
Процессор /
Монитор I
Клавиатура I
Мыть 1
Другие характеристики
2.1. Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств I 43
3-я страница формы № ОС-1
Комиссия по приему-передаче
Результат йены гания на
10
февраля
20//
Объект основных средств техническим условиям
соответствует
не соответствует
Доработка
* требуется
не требуется
(уяпвгь. «ин не cnoTiwTcrnyc-i)
(тааг Я11,, «п с» требует си >
Заключение комиссии: ______________________________________компьютер соответствует техническим требованиям и годен к эксплуатации
I (риложенне. Техни тсская документация тех, паспорт
I (редселателъ комиссии гл. инженер Нестеренко Л. Б. 1 /естереико
(до::жпос1 ь> |11<М'1ИС1>) (раепшфрпвкл подписи)
Члены комиссии: менеджер Павлова И. С. Павлова
LlU lAHOClb) (lUVUlltCl.) (расишфроцяа mvuniCHl
экспедитор Сидоров А. И. Сидоров
(доджнеюъ) (подпись) (расшифровка подшей)
Объект основных средств
44 I 2. Первичные документы по учету основных средств
Сдал ____________________________________
f/ia.'iKiiciciT.)
"" 20______г.
(додоись) сляпси)
Табельный номер __________________________
Принял _______________________________ ____________________________ __________________________
(Л0:|жпос1ь) (полнись) (расшнфропка подписи)
"” 20_________________________________г.
По доверенности от "" 20___________________________________г. №,
выданной ________________________________________
IKCM. кОЗау (фамилия. имя, огчсспю))
Объект основных средств принял на ответственное хранение
_________бухгалтер____________________ ___________________Лаврова Н. С. Лаврова___
(должпсьдъ)__________________________________________________________________________(KCi/uiHCb)_(расшифровка падшей)
" 10 ” февраля 20II г. Табельный номер
Oi метка бухгалтерии:
В инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств выбытие отмечено
Главный бухгалтер
(:icvv:irci.)
Отметка бухгалтерии об открытии инвентарной Номер Дата
карточки учета объекта основных средств или записи документа составления
в инвентарной книге 36 10.02.2011
Петрова
(подпись)
Н.В, Петрова
(расшифровка подписи)
Главный бухгалтер
(расшифровка iMUiiiHCHi
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации-сдатчика
ген, директор_________ Соловьев
11.) ( 1№ЛШи-|. I
" 25 " января 20 И г.
МЛ.
Н.Г.Соловьсв
(г>ь ши франка nr.UiMCK)
Организация-получатель__________________________________________________________________3/10 "Фрегат"
(UAIUICIIOIIUHHC)
Унифицированная форма № ОС-1 а
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 21.01.2003 №7
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации-получателя
ген, директор_ Никифоров В В. Никифоров
1,Юяжисч.*пЛ iriciuniciA " 25 " января 20 11 г. М.П. (рзстифрчшка иодкясм)
Форма по ОКУД ‘ по ОКПО Код
03060304
52564479
__________________________________________г. Москва, Ленинградский пр-т, д. 80, тел. 198-99-99____________________________________
_______________________р/с 40802810038300100052 в Тверском ОСБ А2‘ 798.2 Сбербанка России, к/с 30101810400000000225________________
(fuiJKOKCK-IC рСХИКТИ ГМ)
fllUHNCHlMiIllll'i: Cl^yKnpUDKI 1Ю.Тр%П.ХС1Ю1ИЯ>
Организация-сдатчик ___________________________________________________________________________ОАО "Восход"
по ОКНО
21567809
г. Москва, ул. Панфилова, д. 4, тел. 198-00-00
(;м|х\:. Зике)
р/с 40702810038309100184 в Тверско й ОСБ№ 7982 Сбербанка России, к/с 30101810400000000225
((«ipkhhckiw реки »пи f i.i)
(iuii&k* поплине сфукгурлч! i> ticupu vk-jiciiimi i
Основание для составления акта _________________________________________________________________договор купли-продажи
(прнхак ргн'г cjimai-jihc. лтчгютр (с уннанисч его um.-cj. сагскщыхсбн^акчпсгяГ!
АКТ
Номер документа Дата составления
25.01,2011
о приеме-передаче здания (сооружения)
Объект
здание
Дата
номер 0670044
* дата 11.10.2010
принятия к бухгалтерскому учету 25.01.2011
списания с бухгалтерского учета
Счет, субсчет, код аналитического учета 01
но О К ОФ 114528814
амортизационной группы 10
Номер инвентарный 72
паспорта
Государственная номер 77АБ570219
регистрация прав 25.01.2011
па недвижимость
iilJHbiCMniHiihic. |(n-in;i-ici>iiv'i
Место нахождения объекта в момент приема-передачи г, Москва, рт, Петровская, д. 6
Организация-проектировщик (исполнитель строительных работ)___________________________________________________________________—____________________________________________________________
(ii»itMiKiawuiMC)
Справочно: 1. Участники долевой собственности Доля в праве общей собственности, % 100%
2. Иностранная валюта* ________________________________________________ ________________________ ______________________________ ______________________
{ifaiinciiuiiaiitiO (курс) (из лягу) {«умы*)
* Заполняется в случае, когда стоимость объекта основных средств при приобретении была выражена а иностранной валюте.
2.1. Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств I 45
2-я страница формы № ОС-1а
1. Сведения о состоянии объекта на дату передачи 2. Сведения об объекте па дату принятия к
бухгалтерскому учету
Дата Фактический срок эксплуатации (лог, месяцев) Сумма начисленной амортизации (износа), руб. Остаточная стоимость, руб. Стоимость приобретения (договорная стоимость), ’ руб- Первоначальная ст оимость на дату принятия к бухгалтсрско му учету, руб Срок полезного использо- вания Способ начисления амортизации
начала строитель- ства окончания строитель- ства ввода в эксплуа- тацию последней реконструк- ции, достройки, модернизации послед- него капиталь- ного ремонта наимено- вание норма
1 2 3 -4 5 6 7 8 9 1 2 3 4
1-1983 г. XII-1986 г. ИН-1987 г. Х-2004 г. 23 года 5 л tec. 5 959 401 = 19 269 501- 234 000 000= 198 305 000= 76 лет 7 мес. линейный 2/5783,46
3. Краткая индивидуальная характеристика объекта
Трехэтажное кирпичное здание с цокольным этажом и подвалом Содержание драгоценных н/или полудрагоценных материалов (металлов, камней и т.д.)
Год постройки —1986 наименование драгоценных я/или полудрагоценных материалов номенклатурный номер единица измерения коли- чество масса
Конструкция — кирпич
Фундамент по стенай - монолитный ж/бетон
Кровля мягкая
Пол — лннолиум, декоративный мрамор, плитка
Окна — алюминий 1 2 3 4 5
Двери-- дерево —
46 I 2. Первичные документы по учету основных средств
Наименование конструктивных элементов и других признаков, характеризующих объект Качественные и количественные характеристики Примечание
основного объекта пристроенных помещений и др.
6 7 8 9 10 И 12
Общая площадь, м‘ 12480,7
Количество этажей 3
Общий строительный объем, м"' в том числе подземной части, м3 —
Площадь встроенных, встроспно- пристроенных и пристроенных помещении, м2 —
В том числе: материалы
3-я страница формы № ОС-1а
Комиссия по приему-передаче " 25 "_______января_______ 20 77 г.
Заключение комиссии:___________________________________________________Здание пригодно к эксплуатации__________________________________________________
Приложение. Техническая документация __________________________________________________________________
11редссдатсль комиссии гл. инженер Нестеренко Л.Б. Нестеренко
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии: менеджер Павлова И. С. Павлова
(Л<ХТЖ1Гои7>') (подпись) (расшифровка подписи) •
начальник цеха Онищенко 77.7/. Онищенко
(должность) (шгшись) (расшифровка подписи)
Объект основных средств
Сдал
ген. директор Соловьев П.Г. Соловьев
(ДОЛЖНОСТЬ) (подпись) (расшифровка подписи)
" 25 ” января 20 7/ г. Табельный номер |
Отметка бухталтергт:
В инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств выбытие отмечено
Главный бухгалтер Алексеева О.В. Алексеева
(подпись) (расшифровил подписи)
Принял ген. директор Никифоров В. В. Никифоров
(должность) (подпись) (расшифровки подписи)
” 25 " января 20 77 г.
По доверенности от " " 20 г. № ,
выданной __________________________________________________________________________________
(кем. кому (|1>а>:плия. имя. отчество))
Объект основных средств принял на ответственное хранение
(до.таиость) (подпись) (расшифровки подписи)
20_____г. Табельный номер
Отметка бухт аптерии об открытии инвентарной карточки Номер Дата
учета объекта основных средств или записи в инвентарной документа составления
книге 72 25.01.201.1
Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
(подпись) (расшифровка подписи)
2.1. Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств I 47
48 I 2. Первичные документы по учету основных средств
Унифицированная форма № ОС-6
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 21.01.2003 №7
{нгншновашге)
2. Сведения об объек-
те основных средств
на дату принятия к
1. Сведения об объекте основных средств на дату передачи________________________________бухгалтерскому учету
Дата Документ о вводе в эксплуатацию Фактический срок зке- клуатааии Сумма на- численной амортизации (износа), руб. Остаточная стоимость, руб. Первоначала ная стои- мость на дат\ принятия к бухгалтерс- кому учету, руб- Срок полез- ного исполь- зования
выпуска (постройки) последнего капремонта, модерниза- ции. рекон- струкции наименование номер дата
1 7 3 4 5 6 7 8 1 2
05.02.2011 — Акт ОС-1 2 10.02.201/ 45 ()()(/= 36 мес.
3. Переоценка
Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная стои- мость, руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная стои- мость. руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная стои- мость, руб.
1 2 3 1 2 3 1 2 3
4. Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств
Документ, дата, помер Виц операции Наименование структурного подразделения Остаточная стоимость, руб. Фамилия, инициалы лица, ответственного за хранение
1 2 3 4 5
ОС-1 Л=> 2 Приемка Бухгалтерия 45 000-- Лаврова 11.С.
от 10.02.2011
_ Участники долевой Лойя в нраве оощеи
Справочно: ---------------------------------
собственности собственности, %
Оборотная сторона формы № ОС-6
5. Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств__________6. Затраты на ремонт
Реконструкция, достройка, дооборудование, частичная ликвидация, модернизация Ремонт
вид операции документ сумма затрат, руб. вид ремонта документ сумма затрат, руб.
наименование дата номер наименование дата номер
1 3 4 5 1 2 3 4 5
7. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств
Объект основных средств, приспособления, принадлежности (Содержание драгоценных и/или полудрагоценных материалов (металлов, камней ит.д.)
наименование количество наименование драгоценных 11/и л и полудра гоце j и । ы х материалов н омен к.п а тури ы й номер единица измерения количество масса
1 2 3 4 5 6 7
I 1роцессор 7
Монитор 7
Клавиатура I г
Мыть I
11аимспование конструктивных элементов и других признаков, характеризующих объект Качественные и количественные характеристики (размеры, прочие сведения) Примечание
основного объекта приспособлений, принадлежностей, пристроенных помещений в др.
S 9 10 1 1 12 13 14
Процессор Intel Core 2 Duo Т9900 (3.06 Ггц.
6 Mb cache L2. 1066 МГц), one-
ративиая память 4096 МБ, жест. 1
диск 500 Гб, видеокарта. SD
В том числе материалы
бухгалтер
Слгзж'кч’и.)
I f С. Лаврова
(рас и м фропка на ли йен)
Лино, ответственное за ведение инвентарной кар точки
Лаврова
2.1. Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств I 49
50 f 2. Первичные документы по учету основных средств
Шапка акта заполняется так же, как и в акте по форме № ОС-1. В акте по
форме № ОС-14 указывается не только наименование организации-поставщика
(продавца), но и организации-изготовителя оборудования и организации-гру-
зоотправителя. При доставке оборудования специализированной организацией
указывается наименование организации-перевозчика, а также место нахожде-
ния оборудования в момент его приема.
Подробно описывается, как было доставлено оборудование (вид транспорт-
ного средства: автотранспорт, железная дорога, авиа, теплоход и т.п.), указы-
ваются номер транспортного средства, реквизиты транспортной накладной и
номер пломбы.
В разделе 1 «Сведения о времени приемки оборудования» указывают дату и
время:
1) отправления оборудования (груза):
• со станции (пристани, порта) отправителя;
• склада отправителя;
2) прибытия оборудования (груза) на место его приема;
3) приема (поступления) оборудования (груза):
• начала приема;
• приостановления приема;
• возобновления приема оборудования;
• окончания приема.
Заполняют только те графы, в которых могут быть показатели, в остальных
делается прочерк.
В разделе 2 «Сведения о поступившем оборудовании» заносят сведения о по-
ступившем оборудовании:
в графе 1 указывают его наименование в соответствии с сопровождающими
документами;
графе 2 — заводской (номенклатурный) номер, который берут из техниче-
ского паспорта оборудования;
графе 3 — тип, марку, знак оборудования, которые также берут из техниче-
ской документации;
графе 4 — вид упаковки, в которой доставлено принимаемое оборудование
(контейнер, ящик и т.п.);
графе 5 — единицу измерения.
Графы 6—11 заполняют по данным организации-поставщика:
• в графе 6 указывают количество мест доставленного оборудования;
• графе 7 и 8 — сведения о массе груза по данным поставщика (т.е. взве-
шивание проводилось на его складе) и по данным перевозчика (взве-
шивание проводилось в момент передачи на станции, пристани и т.п.)
соответственно;
• графах 9 и 10 — стоимость оборудования в рублях за единицу и его об-
щую стоимость (показатель графы 6 умножается на показатель графы 9)
соответственно;
• графе 11 — особые отметки по накладной поставщика («Не кантовать»,
«Осторожно, стекло» и т.п.).
Графы 12~ 14 заполняют при приемке оборудования по факту приемки:
• в графе 12 указывают количество мест доставленного оборудования;
• графе 13 — массу груза (взвешивание происходит при приемке оборудо-
вания);
• графе 14 — дефекты, обнаруженные при приемке оборудования, или де-
лают ссылку на акт по форме № ОС-16 «Лкт о выявленных дефектах
оборудования», в котором эти дефекты указаны подробно.
В графе 15 могут быть записаны любые дополнительные замечания по же-
ланию комиссии.
2.1. Посту| (ление и ввод в эксплуатацию основных средств I 51
Оборотная сторона формы № ОС-14
2. Сведения о поступившем оборудовании
Оборудование Вид упаковки Единипа измерения 11о документам организации, поставивших оборудование Фактически принято Примечание
наименование заводской (номенкла- турный) номер тип, марка, знак количество мест, шт. масса груза стоимость, руб особые отметки по накладной количество мест, шт. масса фуза обнаруженные дефекты
отправи- теля дороги (пристани и др.) за единицу всего
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 И 12 13 14 15
Лерееиюбрабат ы 12037 ДВ-3 Ящик Шт. / •— —— 56500= 56500= — 1 — — —
6'ЙЮ l/ftn/ £7HfJHt ?К
1. Упаковка
2. Оборудование комплектно
При осмотре оборудования установлено:
не повреждена
повреждена
(ука зйтъ, Л1мцч:ждс!11ге}
поставлено
некомплектно
{укаъгп. ЛСКОМПЯСХПКК-П.)
Примечание. Дефекты, обнаруженные при монтаже, наладке и испытании оборудования, оформляются актом о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16).
Заключение комиссии: При осмотре дефектов не обнаружено. Принять на склад для последующей передачи в монтаж-.________________________________________
IТеречснь прилагаемых документов; тех, паспорт, инструкция по эксплуатации, накладная № 546 от 03.03.2011, счет-фактура № 546 от 03.03.20} 1
С правилами приемки оборудования по количеству, качеству и комплектности все члены комиссии ознакомлены:
.’7. инженер Нестеренко А.11. Нестеренко приказ № 1 от 13.01.2011.
(Лс»Д «enspCTi Л ( ин. 1:1 кед J менеджер Павлова (p;ici:i;i:]ipnnRi пплпис.к} Oicivup м дата йы.гзчи дпкумсигд о толиошочиях и миимепфмише пргг.иичацмл, гсыдопшен документ} И.С. Павлова ' приказ № 1 от 13.01.2011.
(AlVIttnuCI м (ПОДКИС!.) экспедитор Сидоров (рм!12нфрсн1>:;1 поллкси) (кпмер я лэтп выдачи дс>кумс1гг:1 о полномочиях и нат'шюпанкс оргвмн'ллцни, тлдавигей локумспл А.И. Сидоров приказ № 1 от 13.01.2011.
(должность) (поляне J.) (;i;tcni в фридой иидпиеп) (помер к дата ныдмчм л!жумс>г«э о полномочиях и ижи.чснояапис орзаим ttii’iik выдавшей документ)
52 I 2. Первичные документы по учету основных средств
Принял С. В. Митрошин
зав. складом Митрошин
(ДОЛЖНОСТЬ) (подпись) (рясшифрибка пплпжш)
03 " марта 207/ г.
11о доверенности от " VI 200 г. №
выданной______________________________________
(«CM, кому {||>:Щ1Ь*П1Я, ямя, пт чешки))
Объект основных средств принял па от ветственное хранение
_______мастер цеха 1_______ ________Лисов________ ____________А. Г. Лисов
(должность) (ыодкисъ) " 10 " марта 207/ г. (расюж Табельный номер [ipilSKa 1?р.*1ПНС!1)
Отметка бухгалтерии об открытии инвентар- ной карточки учет а объекта основных с-рсдств Помер документа Лата составления
37 10.03.2011
Главный бухгалтер Петрова _ 11. В. Петров 7
{подпись) (гедашфрэдга подписи)
2.2. Внутреннее перемещение основных средств I 53
Графы, в которых нет показателей, прочеркиваются.
Далее следуют выводы и заключение, сделанные комиссией при приемке
оборудования. Обязательно приводится перечень всех прилагаемых документов.
Акт подписывают члены комиссии и сотрудник, принимающий оборудо-
вание на хранение. Когда оборудование будет переведено в состав основных
средств, в акте распишется сотрудник, принимающей данный объект основных
средств на ответственное хранение.
Делается запись об открытии инвентарной карточки. Запись заверяется
подписью главного бухгалтера.
Передача оборудования в монтаж оформляется актом о приеме-передаче обо-
рудования в монтаж (форма № ОС-15). При проведении монтажных работ под-
рядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель под-
рядной монтажной организации.
Акт составляется в двух экземплярах: первый остается у организации-за-
казчика монтажа оборудования, второй передается в монтажную организацию.
При получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный
представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте.
Таблицу акта заполняют на основании данных из акта по форме № ОС-14.
На обороте акта записывают выводы и заключение комиссии о пригодности
оборудования к монтажу.
Пример заполнения акта по форме № ОС-15 показан на с. 54—55.
На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или
испытания, а также по результатам контроля, составляют акт о выявленных де-
фектах оборудования (форма № ОС-16).
Пример заполнения акта по форме № ОС-16 показан на с. 56—57.
Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в
состав основных срелсгв организации оформляют в установленном порядке по
форме № ОС-1 или № ОС-16.
2.2. Внутреннее перемещение основных средств
Для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри
организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.)
в другой применяется накладная на внутреннее перемещение объектов основных
средств (форма № ОС-2).
Она выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах,
подписывается ответственными лицами структурных подразделений получате-
ля и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается
у лица, ответственного за сохранность объекта(ов) основных средств сдатчи-
ка, третий передается получателю. Данные о перемещении объектов основ-
ных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных
средств (формы № ОС-6, № ОС-ба, № О С-66).
О перемещении объекта основных средств делается запись в инвентарной
карточке.
В приведенном примере заполнения инвентарной карточки формы № ОС-6
записи в карточке будут сделаны только на лицевой стороне, поэтому приведем
только ее.
Пример заполнения накладной по форме № ОС-2 показан на с. 58—59.
Пример заполнения лицевой стороны инвентарной карточки но форме
№ ОС-6 показан на с. 60.
Периодически требуется восстановление основных средств. Согласно п. 26
ПБУ 6/01 восстановление объекта основных средств может осуществляться по-
средством ремонта, модернизации и реконструкции.
Организация-заказчик
ЗЛО "Фрегат
(Э1ЛКМС>1ПКЙН11С)
Основание для составления акта
АКТ
(нпимсновяннс шрунпурнснс) нодра\цс.к-гия лакичгка)
____________________________________________договор
|М31!МиЖ1 или нс докумсн 1 Я)
Номер документа Дата составления
1 — 10.03.2011
о приемке-передаче оборудования в монтаж
Место составления акта
Организация-изготовитель
Организация-поставщик
Монтажная организация
_____________стад_________________
ОАО "Вымпел”
(1ЦН!Ма№ВЗННС|
ОАО "Вымпел”
(|<Л(|К1С1ГПН;7И11С)
ООО "Монтажник"
(«акмснйми» и с)
У инфицированная форма № ОС-15
Утверждена ииетановлсиисм Грскомстата России
от 21.01.2003 №7
Форма по ОКУД по ОКПО Кол
03060072
52564479
номер 7
дата 09.03.2011
Счет, субсчет, код аналитического учета
сдачи в монтаж 10.03.2011
Дата сдачи в но договору 17.03.2011
лксплуатацию фактическая 24.03.2011
но ОКПО
но ОКПО 52564479
по ОКПО 52564479
по ОКПО 52567897
54 I 2. Первичные документы по учету основных средств
1. Перечисленное ниже оборудование передано для монтажа в ?/ехМ /
(нанмснонйкие лдлния. сооружгкях. цехи}
Оборудование 11оступленис на склад заказчика Количество, шт. Стоимость, руб. Примечание
наименование номер тип, марка дата номер акта приемки единицы всего
заводской (номенклатур- ный) паспорта (маркировки) позиции во технологичес- кой схеме
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
.'lepearxieiHii'iitmi-iwHiitiitii 12037 11 12037 ДВ-3 04.03.20}/ 1 1 56500= 56500= —
Hilt till IK
2.2. Внутреннее перемещение основных средств I 55
Оборотная сторона формы № ОС-15
При приемке оборудования в монтаж установлено:
.. соответствует „ .
оборудование -------------‘---- проектной специализации или чертежу (если не соответствует,
не соответствует
указать, в чем несоответствие) ____________________________________—_____________________________________
комплектно
Ооормдованис передано ------------------ (указать состав комплекта и технической документации,
" некомплектно
по которой произведена приемка, и какая комплектность) состав комплекта описан в комплектовочной карте
(приложена к акту). В комплекте; тех, паспорт, инструкция но монтажу и эксплуатации
„ , не обнаружены . . с .
Дефекты при наружном осмотре оборудования -------------—-------- (если обнаружены, подробно их перечислить)
оонаружены
Примечание. Дефекты, обнаруженные при монтаже, наладке и испытании
оборудования, оформляются актом о выявленных дефектах
оборудования (форма № ОС-16)
Заключение о пригодности к монтажу: оборудование пригодно к монтажу_________________________________________
Сдал Принял
I {редставитсль организации-заказчика гл. инженер Нестеренко А.Б. Нестеренко (;и.*!М№ГП>) (ДОЛКЖЬ) (рц<Л114*||рллкт. iilUJHah) М.П. Указанное оборудование принято на ответственное хранение Материально ответственное лицо гл. инженер Представитель монтажной организации гл. инженер Привалов С. Б. Привалов {аСЛЖ1М:<-1Ь> UlCl.llJMCb) {рЖ1«1Мфр|.>АКа СЮДП1КП) м.п. Привалов С. Б. Привалов (izu/diiici.) флчкифронко ucaiuw;*j " 10 “ марта 20/7 г.
56 I 2. Первичные документы по учету основных средств
Организация-заказчик
ЗАО "Фрегат"
(HWMCItOttUrU'C организации)
(структурное noapavxMi.-HC)
АКТ
Унифицированная форма Л® ОС-16
Утверждена постановлением Госкомстата России
аг 21.01.2003 № 7
Код
Форма по ОКУД 03060089
по ОКПО 52564479
Номер документа Дата составления
1 14.03.2011
о выявленных дефектах оборудования
принятого в монтаж по акту
номер 7
дата 10.03.2011
Местонахождение оборудования цех 1
(адрес. здание, сооружение. цех)
Организация-изготовитель ОАО "Вымпел"
(млимешэмнмс)
Организация-поставщик____________________________ОАО "Вымпел"___________________________
(наименование)
Организация-грузоотправитель ОАО "Вымпел"
(н.щменпнлнве)
Организация-перевозчик ООО "Транспортник"
(нонмскованвс)
Монтажная организация ООО "Монтажник"
(наименоллнве)
по ОКПО 52564479
по ОКПО 52564479
по ОКПО 52564479
по ОКНО 24567890
по ОКПО 52567897
1. В процессе испытания
{приема. милтажд. кададкн. вдеютшях)
перечисленного ниже оборудования обнаружены следующие дефекты:
Оборудование Дата Обнаруженные дефекты
наименование номер пас- порта или маркировка тип, марка проектная организация изготовле- ния обору- дования поступле- ния обору- дования
1 2 3 4 5 6 7
Деревообрабатываю- П-12037 дв-з ОАО "Вымпел” 25.02.2011 04.03.2011 Станок не выходит на
щий станок норматив» ук> mo щ.ноешь
——
2.2. Внутреннее перемещение основных средств I 57
Оборотная сторона формы № ОС-16
Оборудование Дата Обнаруженные дефекты
наименование номер пас- порта ИЛИ маркировка тип, марка проектная opi аиизация изготовле- ния обору- дования поступле- ния обору- дования
1 2 3 4 5 6 7
у/
у/
у/.
у.
у/?
Для устранения выявленных дефектов необходимо: Необходима замена поставщиком деталей крепления
горизонтального вала. Рекламация в адрес поставщика представлена 14.03,201]. Срок замены детали установлен
мнвгинанугся мцхмрккткк и.»1 рэ&<ты «о устранен лю Ru*n.ieiisibnL дефектен. деийлтаслг н грюкм нснгписпип)
до 19-03.2011, Окончание монтажа перенесено на 24.03,2011.
Представитель организации-заказчика
гл. инженер Ромов _______________________M.1L Ромов
(ДО.1Ж2ИН'ГЬ) 1 ПЛД7?>1Ск'| 1рЛСЛ]цфр'1ЙкД |:пд|:исн|
м.п.
Представитель монтажной организации
гл инженер
(дсыжьюгть) (aoiiii'CL) 1|-К«151фпг»11ка Полиной
М.П. " 14 " марта 20 И г.
Провалов С.Б. Привалов
Представитель организации-изготовителя __________________инженер___________ Шляпников _________________________А.Р. Шляпников
(доЛЖНуСГЪ! (ПП.ЧЛИС1Л fpOCLUHlJipfiHKA полннся]
" 14 " марта 207/ г.
Сдатчик
Получатель
ЗЛО "Фрегат"_________________________________
(наиждотшпис npi шт шпиц)
________________ бухгалтерия___________________
(НЗИМСНОАЛШК* структурного ПО1ДрЯ*иСЛС111!4)
________________отдел продаж___________________
(нен ненова ияе структурного подразделения}
Унифицированная форма № ОС-2
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 21-01,2003 Na 7
Код
Форма по ОКУД 03060327
по ОКПО 52564479
НАКЛАДНАЯ
Номер докумсн га Дата составления
4 10.06.2011
на внутреннее перемещение объектов основных средств
Помер по по- рядку Объект основных средств Количество, шт. Стоимость, pv6.
наименование дата приобрете- ния (год выпус- ка, постройки) инвентарный номер единицы всего
1 2 3 4 5 6 7
1 Компьютер 10.02.2011 36 7 45000= 45000=
—
58 I 2. Первичные документы по учету основных средств
Оборотная сторона формы № ОС-2
Помер ио по- рядку Объект основных средств Количество, шт. Стоимость, руб.
наименование дата приобрете- ния (год выпус- ка, постройки) инвентарный номер единицы всего
1 2 з 4 5 6 7
_^^--*'***^
Итого по документу 45000=
1 (римечанис (краткая характеристика технического состояния объекта основных средств) Компьютер находится в рабочем состоянии и пригоден к OKcruiyamaipni в отделе
продаж.
Объекты основных средств
Слал бухгалтер Лаврова П.С. Лаврова
(ЛУЛКиеъ| (p;ic!iijL!|:pitah'-a ПОД Г иги)
Принял менеджер Павлова И. С. Павлова
(дС.-|ХМ<1С1Ъ) (ПП.'ППО.) (пнкшмфронм iio.uih-m}
В инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств перемещение отмечено
Табельный номер
" 10 " июня 200 11 г.
Табельный номер
.. JO .1 июня 200 11 г.
Главный бухгалтер (бухгалтер) Петрова
(>iy.4iii:Cb)
IL В. Петрова
(раеин|фр<1якл 1№д1шик)
2.2. Внутреннее перемещение основных средств I 59
60 I 2. Первичные документы по учету основных средств
.. - .ванная форма № ОС-6
Ут» -пив- w—— --- :м Госкомстата России
от 21.0».2003 №7
3/(9 "Фрегат"
IН9№я:сш»!шшс организации)
_______Код
Фс: - . •' —___03060055
'->Oiro| 52564479
Инвентарная карточка
учета объекта
основных средств
Объект Компьютер______
(|К1имсповзняс cipyjKiA-puxiiv цгираздсяскня)
Номер документа Дата составления
36 10.02.2011
(ССЭНМ. 11.11 1:<к.трпйке ЮН КОДС*.!^ ыаркя)
К Ф 14 3020000
Помер амортизационе 2
паспорта (регистр._ . ВТ-4387
189655
инзегтгг^а! 036
Дата принятия к бухгалтер* • 10.02.2011
списания с бухгалтерского учета
Счет, субсчет, код анали гаческого учета 01
Место нахождения объекта основных средств
Организация-изготовитель ________________
Бухгалтерия
ООО "Вычислительная техника’
(иг именование)
2. Сведения об объек-
те основных средств
на дату' принятия к
1. Сведения об объекте основных средств на дату передачи_________________________________бухгалтерскому учету
Лата Документ о вводе в эксплуатацию Фактический срок экс- плуатации С1умма на- численной амортизации (износа’), руб. Остг.хтй1£ стигз эетъ, рта Первоначаль- ная стои- мость на дат} принятия к бухгалтерс- кому учел/, руб. Срок полез- ного исполь- зования
выпуска (постройки) последнего капремонта, модерниза- ции. рекон- сгрухции наименование номер дата
1 2 3 4 5 6 7 8 1 2
05.02.2011 — Акт ОС-1 ? 10.02.2011 45000= 36 нес.
4 нее. 5000= 4 J 000=
3. Переоценка
Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная стои- мость. руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- 1сльнаястои- мосл 1., руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная стои- мость, руб.
1 2 3 1 2 3 ] э 3
4. Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств
Документ, дат а, номер Вид операции Наименование структурного подразделения Остаточная стоимость, руб. Фамилия, инициалы лица, ответственного за хранение
1 2 3 4 5
ОС-1 №2 от 10.62.2011 Приемка Бухгалтерия 45000= Лаврова U.C.
ОС-2 А» 4 от 10.06.2611 Внутреннее перемещение Отдел продаж 40000= Павлова И. С.
Доля в праве обшей собсIвенности, %
Участники долевой Доля в нраве обшей
правочно: _ ----------------------------------- '
собственности собс»венности, %
2.3. Выбытие основных средств I 61
Для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ре-
юнта, реконструкции, модернизации применяется акт о приеме-сдаче отремон-
тированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств
форма № ОС-3).
Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномо-
енным на приемку объектов основных средств, а также представителем орга-
изации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию,
одернизацию. Утверждается акт руководителем организации или уполномо-
енным им лицом, после чего сдается в бухгалтерию.
Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя ор-
шизация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается
организации, второй передается организации, проводившей ремонт, рскон-
рукцию, модернизацию.
Если по результатам проведенных работ принимается решение об увеличс-
1и первоначальной стоимости основных средств, то корректируются данные в
шентарной карточке этого объекта. Если отражение корректировок в указан-
ий инвентарной карточке затруднено, взамен открывается новая инвентарная
рточка (с сохранением ранее присвоенного объекту основных средств инвен-
рного номера) с отражением новых показателей, характеризующих модерни-
рованный объект.
Пример оформления акта о приеме-сдаче отремонтированных, рекон-
эуированных, модернизированных объектов основных средств (форма
ОС-3) приведен на с. 62—63.
Данные о реконструкции, модернизации и ремонте заносятся в инвентар-
о карточку объекта основных средств в разделы 5 и 6 соответственно. При-
э оформления инвентарной карточки приведен на с. 64 и'65.
I. Выбытие основных средств
Основные средства могут выбывать из организации в результате:
• продажи (реализации) другому юридическому или физическому лицу;
• передачи в виде вклада в уставный капитал других организаций;
• списания в случае морального и (или) физического износа;
• ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных
обстоятельств и т.п.
Выбытие основных средств при передаче (продажа, мена и т.п.) другой ср-
езании оформляется также актом по форме № ОС-1 (№ ОС-1а, № ОС-16).
тавляется он передающей стороной в двух экземплярах и утверждается ру-
здителями организации-получателя и организации-сдатчика. Один экзем-
р акта остается у передающей стороны, второй вместе с технической доку-
гацией передается принимающей стороне.
3 форме № ОС-1 (№ ОС-1а, № ОС-16) раздел I заполняется ш! основа-
данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих инфор-
1онный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации,
иной ситуации акт по форме № ОС-1 заменяет собой накладную.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
эаздел 2, а также данные о принятии объекта основных средств на хранение и сведения ♦
открытии инвентарной карточки заполняются организацией-получателем только в сво-
экземпляре. :
аписи в таблицу на лицевой стороне инвентарной карточки, на которой
явался данный объект основных средств, вносятся на основании акта при-
зередачи.
ример заполнения акта по форме № ОС-1 показан на с. 66—68, а лицевой
ты инвентарной карточки по форме Хо ОС-6 — на с. 69.
Заказчик
З/Ю "Фрегат"
(НЕП£МСНОк;)ШН* ttpi^HinnmilO
Исполнитель работ
Унифицированная форма № ОС-3
Утверждена постановлением Госкомстата Россия
от 21.01.2003 №7
Форма по ОКУД по ОКПО Код
52564479
по ОКПО 52567807
Договор (заказ) номер 30/5
дата 29.12.2010
АКТ
(s'jiHvnuiKiKtic cipyxiypnoro иолг^лслсиих)
_______________________ООО "Эверест Строй"
(наименование организации (cipyKiypuoio iio,-ipa:i;ic.'icHiia))
Номер документа Дата составления
1 12.04.2011
о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных,
модернизированных объектов основных средств
Период ремонта по договору (заказу) с 11.01.2011
по 29.04.2011
фактический с 11.01.2011
по 12.04.2011
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ген, директор Никифоров В.В. Никифоров
(Жискность) (подпись) (расЕнифроика лодипся)
« 12 » апреля 20/7 г.
1. Сведении о состоянии объектов основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию
Номер по порядку Объект основных средств Номер Восстановительная (остаточная) стоимость, руб. Фактический срок эксплуатации
инвентарный паспорта заводской
1 2 3 4 5 6 7
1 Система пожарной сигнализации 019 — 108040,39 13 .нес.
t
62 I 2. Первичные документы по учету основных средств
2. Снедения о пи pain у, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств
Номер по порялк У Объект основных средств Вид работы Затраты на демонтаж, руб. Стоимость выполненного обьсма работ, руб. Примечание
по договору (заказу) фактическая
ремонта реконструкции, модернизации ремонта реконструкции, модернизации затраты по транспортировке оборудования
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 Система пожарной сигнализации Реконструкция — — 247305,99 — 247305,99 —
Итого
Стоимость объекта основных средств после реконструкции, модернизации 355346,38 руб.
Оборотная сторона формы № ОС-3
Заключение комиссии:
полностью
Предусмотренные раооты договором (заказом) выполнены —————- ..................................................... ...................о,
HU IHJJlrlUV I bJU
По окончании работ __________реконструкции_________ объект прошел испытания и сдан и эксплуатацию. Изменения в характеристике объекта, вызванные штатным капитальным ремонтом,
[ремонта, реконструкции. молернитацни)
реконструкцией, модернизацией: _____________________________________________________________________не произошло___________________________________________________________________
11редссдатель комиссии гл. инженер Нестеренко А.Б. Нестеренко
(должность) (подпись) {расшифровка подписи)
Члены комиссии: менеджер Павлова И.С. Павлова
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
нач. цеха Онищенко П.П. Онищенко
(ДОЛЖНОСТЬ) (подпись) (расшифровка подписи)
Объект основных средств
Сдал гл. инженер ООО "Эверест Строй" Краснов Ю.А. Краснов " 12 " апреля 20 11 г.
(дояжпость) (подпись) (расшифровка Подписи)
М.П.
Принял
М.П.
’?. инженер Нестеренко А-Б. Нестеренко ” 12 " апреля 20 11 Г
(должность) (ПОДПИСЬ)! (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер
Петрова
(подпись)
Н.В. Петрова
(расшифровка подписи)
2.3. Выбытие основных средств I 63
64 I 2. Первичные документы по учету основных средств
Унифицированная форма № ОС-6
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 21.01.2003 №7
Форма по ОКУД ЗЛ О "Фрегат " по ОКПО Код 03060055 52564479
(наикснЬванне npi дни одкм)
(ECHMt-ilCiPDHMC crpjKTJpHOr С1 ПОД?;3.1.,Ь:-’1С11 ftн! по ОКОФ 14 3319000
Инвентарная карточка учета объекта основных средств 1 lo.vcp документа Дата составления Номер амортизационной группы 4
паспорта (регистрационный) —
19 26.02.2010 заводской —
Объект Система пожарной сигнализации инвентарный 19
Дата принятия к бухгалтерскому учету 26.02.2010
(серин, тип постройки паи мидель. метка) списания с бухгалтерского учета
Место нахождения объекта основных средств Счет \ субсчет, код аналитического учета офисное помещение 01
Организа цня-из готов птелъ
ООО "Эверест Строй”
(К2ИА1СНОВ£Н1:С>
2. Сведения об объек-
те основных средств
на дату принятия к
1. Снедения об объекте основных средств на дату передачи_________________________________бухгалтерскому учету
Дата Документ о вводи в эксплуатацию Фактический срок экс- плуатации Сумма на- численной амортизации (износа), руб. Остаточная стоимость, руб. лерноначалъ- Срок полез- ная стон- кого исполь- иоегь па даг> зевания принятия к бухгалтерс- кому учету, руб.
выпуска (постройки) последнего капремонта, модеры па- йки. рекой схрукиии наименование номер дата
1 ? 3 4 6 7 8 1 2
10S040.39 бОмес.
3. Переоценка
Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная стои- мость, руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная СТОИ- МОСТЬ. руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная слои- мое гь. руб.
1 2 3 I 2 3 1 2 3
4. Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств
Документ, дата, номер Вид операции Наименование структурного подразделения Остаточная стоимость, руб. Фамилия, инициалы лица, ответственного за храпение
1 2 з 4 5
ОС 1512 19 от 26.02.2010 Приемка Офисное на метение 10W40.39 Лаврова If.С.
Доля в праве общей собственности. %
_ Участники долевой Доля в праве оощен
Справочно: _ --------------------------------
сооствснностк сооственности.%
Оборотная сторона формы № ОС-6
3-11562
5. Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств 6. Затраты на ремонт
Реконструкция, достройка, дооборудование, частичная ликвидация, модернизация Ремонт
вид операции документ сумма затрат, руб. вид ремон та документ сумма затрат, руб.
наименование дата номер наименование дата номер
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Реконструкция Договор 29.12.20 Ю 30/5 247305,99 Текущий Договор 07.06.2010 21/р 28000=
7. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств
Объект основных средст в, приспособления, принадлежности Содержание драгоценных и/или полудрагоценных материалов (металлов, камней и т.д.)
наименование количество наименование драгоценных и/или полудрагоценных материалов номенклатурный номер единица измерения количество масса
1 2 3 4 5 6 7
Датчики (шт.) 10 —
Кабель (.м) 290 —— •
Наименование конструктивных элементов и других признаков, характеризующих объект Качественные и количественные характеристики (размеры, прочие сведения) Примечание
основного объекта приспособлений, принадлежностей, пристроенных помещений и др.
8 9 10 11 12 13 14
Датчики
Кабель
В том числе: материалы
Лаврова
(подпись)
Н. С. Лаврова
(расшифровки надписи)
Лицо, ответственное за ведение инвентарной карточки
оухгалтер
ClGIXlSOCTb)
2.3. Выбытие основных средств I 65
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации-сдатчика
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации-получателя
Унифицированная форма № ОС-1
Утверждена постановлением Госкомстата России
СТ 21.01.2003 №7
ген. директор Никифоров В.В. Никифоров ген. директор Митрофанов А.11. Митрофанов
(ЖЯГ&ШК 1 1.) (подпись) (рисшяфр»ижя подписи) (должность) [подпись) (расшифровка подписи)
" 29 " декабря 20 11 г. " 29 " декабря 20 11 г.
М.П. М.П. Код
Форма поОКУД 03060014
Организация-получатель ООО "Альбус" по ОКПО 52564534
{гкшмсжжаншг)
л Москва, Часовая ул., д. 4
(адрес, tc'jciJkih. факс}
р/с 40702810800014599786 в КБ "Содбизнесбанк" к/с 30101810500000000662 БИК 044525662
(баккипскис режикшгм)
—
(ппн.ыскнжаинс структурного itnjqwvxc.'iCMini) ОКПО 52564479
ЗАО "Фрегат
Организация-сдатчик
г. Москва, Ленинградский пр-т. д. 80. тел. 198-99-99
(илрсс, телефон, факи}
р/с 40802810038300100052 в Тверском ОСБ№ 7982 Сбербанка России к/с 30101810400000000225 БИК 044525225
(бакдопскне рекгизиш)
(налмснияямие cipyKiypKOiv ппдрАмс/юпсн)
Основание для составления акта ______________________________________________________________________________Договор_________
(прижат, распоряжение, доктор (с указанием eto нпяд. оенштых пиязаюютн))
Дата
Помер документа Дата составления
5 29.12.2011
о приеме-передаче объекта основных средств
(кроме зданий, сооружений)
Объект основных средств ______________________________________Компьютер___________
(каимекованне, на неимение, мс1Л4НЬ, марка)
номер 17/2011
дата 29.12.2011
принятия к бухгалтерскому учет у 10.02.2011
списания с бухгалтерского учета 29.12.2011
Счет, субсчет, код аналитического учет а по ОКОФ 01
14 3020000
Номер амортизационной группы 2
инвентарный 036
заводской 189655
Государственная регистрация прав на недвижимость номер
дата
66 I 2. Первичные документы по учету основных средств
Место нахождения объекта в момент приема-передачи Отдел продаж
Организация-изготовитель ООО "Вычислительная техника" (наименование)
2. Иностранная валюта* ______________________________________________________ ____________________________ ____________________________ _____________________
(напхенавяннс) {курс) (ка,^пу) (cyxiyiaj
Справочно; 1. Участ ники долевой собственности Доля в праве общей собственности, %
* Заполняется н случае, когда стоимость объекта основных средств при приобретении была выражена в иностранной валюте.
2-я страница формы № ОС-1
1. Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи 2. Сведения об объекте основных средств на дату
принятия к бухгалтерскому учету
Дата Фактический срок эксплу- атации (лет, месяцев) Срок полез- ного исполь- зования ('умма начисленной амортизации (износа), руб. Остаточная стоимость, руб. Стоимость приобрете- ния (дого- ворная сто- имость), руб. Первона- чальная сто- имость на дату приня- тия у бухгал- терскому учету, руб. Срок полез- ного исполь- зования Способ начисления амортизации
выпуска (год) ввода в экс- плуатацию (первона- чальная) последнего капитального ремонта
наименование норма
1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4
2011 10.02.2011 — 10 мес. 36.мес. 12500= 32500= 38940=
3. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств
Объект основных средств, приспособления, принадлежности Содержание драгоценных мате эиалов (металлов, камней и т.д.)
наименование количество наименование драгоцен- ных материалов номенклатурный номер единица измерения количество масса
1 2 3 4 5 6 7
Процессор /
Монитор 1
Мыть 1
Клавиатура 1
Другие характеристики
2.3. Выбытие основных средств I
сл
3-я страница формы № ОС-1
Комиссия по приему-передаче
Результат испытания на " 29 "декабря 20// г.
Объект основных средств техническим условиям
соответствует
пс соответствует
Доработка
требуется
не требуется
(указнть, *!1С1 Я? COOSHClVniycr)
(укатать, чм -фсбуетсм)
Заключение комиссии: компьютер соответствует техническим требованиям и годен к эксплуатации
I Ipinto/кение. Техническая документация тех, паспорт, инструкция по эксплуатации
Председатель комиссии гл. инженер Нестеренко А. Б. Нестеренко
(я<>!ГИП1ОСТЬ) (расшифровка подписи)
Члены комиссии: .менеджер Павлова Н.С. Павлова
Отжмес и.) (педики 1.) {рзешяфрошы подписи)
экспедитор Сидоров А.И Сидоров
(ДО.*1Ж»ОС-Ц.) (riO/llIUUl.) (расшифровка подписи)
Объект основных средств
Сдал ______________менеджер_____________ _________Павлова___________ __________И. С. Павлова
Сtu.-r.Kiккч ь) (। юдннс 1 j (рпешифримка подписи)
" 29 11 декабря 20/7 г. Табельный номер
Отметка бухгалтерии:
В инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств выбытие отмечено
Глав™» бухгалтер
Петрова
(ПОДПИСЬ)
Н. В. Петрова
(расшифровка подписи)
Принял „____________водитель____________ _________Козлов__________ __________А.Н. Козлов
(должность) (подпись) (расшифровка дели иен)
" 29 "__________декабря_______ 20 11 г.
11о доверенности от ” 29 ”декабря 20 / / г. №14
выданной _______________________ООО "Алъбус" Козлову Анатолию Николаевичу___________________
(кем, кому (фашинн, имя, отчее то))
Объект основных средств принял па ответственное хранение
(Л0;1Ж1Ю€И.) (чодлись) (расшифровка подписи)
"" 20_____г. Табельный номер
Отметка бухгалтерии об открытии >швентарной Номер Дата
карточки учета объекта основных средств или записи документа составления
в инвентарной книге
(иодижъ)
(растифропкэ нсыкиси)
Главный бухгалтер
68 I 2. Первичные документы по учету основных средств
2.3. Выбытие основных средств I 69
Унифицированиям форма № ОС-6
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 21.01.200.4 Ха 7
(наименование)
2. Сведении об объек-
те основных средств
на дату принятия к
1. Снедения об объекте основных средств на дату передачи____________ бухгалтерскому учету
Дата Документ о вводе в эксплуатацию Фактический срок экс- плуатации Сумма на- численной амортизации (износа), руб. Остаточная СТОИМОС1 ь, руб. Первоначаль- ная стои- чоегь на дат\ принятия к бухгалтерс- кому учету, руб. Срок полез- ного исполь- зования
выпуска (писгройкн) последнего капремонта, модерниза- ции, рекон- струкции наименование номер дата
1 2 3 4 5 6 7 8 1 2
05.62.2011 — Акт ОС-1 2 10.02.20 U 45000= 36 мес.
4 мес. 5000= 40000=
10 мес. 12500= 32500=
3 Переоценка
Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- TC.ii.Has стои- мость. руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная стои- мость, руб. Дата Коэффициент пересчета (переоценки) Восстанови- тельная СТОИ- МОСТЬ, руб.
[ 2 3 1 2 3 1 2 3
4. Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств
Документ, да га. номер Вид операции Наименование структурного подразделения Остаточная стоимость, руб. Фамилия, инициалы лица, ответственного за хранение
1 7 3 4 5
ОС-1 №2 от 16.02.2011 Приемка Бухгалтерия 45000» Лаврова 11.С.
ОС-6 №4 от 10.66.2011 Внутреннее перемещение Отдел продаж 40000= Павлова И. С.
ОС-1 №5 от 20.12.2011 Выбытие. ООО “Альбус" 32500= —
Доля в праве общей собственности,%
. У частники долевой Доля в праве общей
Справочно: „ --------------------------------- п/
сооственности сооственности,%
70 I 2. Первичные документы по учету основных средств
При выбытии группы объектов основных средств составляется акт по форме
№ ОС-16. Пример заполнения такого акта приведен на с. 71—74.
В случае полного или частичного списания основных средств (кроме авто-
транспортных средств) применяется акт о списании объекта основных средств
(кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4).
Для списания автотранспорта применяется акт по форме № ОС-4а. Если ор-
ганизация списывает одновременно несколько основных средств, то применя-
ется акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных
средств) по форме № ОС-46.
Акт по форме № ОС-4 (ОС-4а или ОС-46) составляется в двух экземпля-
рах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организа-
ции или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр акта передается в
бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность основных
средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в
результате списания запчастей, материалов, металлолома и т.п.
Акт составляет комиссия, назначенная приказом руководителя.
В разделе 1 «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату спи-
сания» указывается информация из инвентарной карточки по форме № ОС-6,
а также рассчитываются: фактический срок эксплуатации на момент списа-
ния (графа 6), сумма начисленной амортизации на момент выбытия основного
средства с начала эксплуатации (графа 8), его остаточная стоимость (графа 9)
на этот момент.
: ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
: Если объект основных средств выбывает с баланса организации в середине или даже в
• начале месяца, амортизация за этот месяц начисляется полностью.
В разделе 2 «Краткая индивидуальная характеристика основных средств»
приводится краткая характеристика списываемого объекта и указывается со-
держание в нем драгоценных материалов (металлов, камней и т.д.).
В разделе 3 «Сведения о затратах, связанных со списанием основных средств с
бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания»
отражают затраты по списанию, а также стоимость поступивших материальных
ценностей после сноса и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудова-
ния и т.п.
В графу 1 «Вид работ» вписывают наименования работ, которые выполнены
при выводе объекта из эксплуатации (например, демонтаж).
В графе 2 «Номер документа» указывают номер документа, на основа-
нии которого эти работы производились (например, договор подряда, наряд
и т.п.).
В графе 3 «Сумма» указывается стоимость каждого вида работ.
Далее указывается корреспонденция счетов по данной операции.
По суммам затрат на списание подсчитывается итоговая сумма.
В графах 6—14 приводятся сведения о поступлении материальных ценно-
стей от ликвидации основных средств.
В строке формы «Результаты списания» указывают общую сумму прибыли
или убытка от списания объекта основных средств.
Если объект списывается с учета в связи с продажей, то заполняется и стро-
ка «Выручка от реализации».
Пример заполнения акта по форме № ОС-4 показан на с. 75—76, а по форме
№ ОС-4а - на с. 77-79.
2.3. Выбытие основных средств I 71
Унифицированная форма № ОС-16
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 21.01.2003 №7
УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации-сдатчика В. В. Никифоров УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации-получателя А.М. Павлов
ген. директор Никифоров ген. директор Павлов
(должяосп.) (подпись) (расшяфроякё подписи) (должность) (подпись) (расшиф^вка подлии:)
« 12 » января 20 11 г. « 12 » января 20 11 г.
М.П. М.П.
Организация-получатель Московская городская электросетевая компания
Форма по ОКУД
по ОКПО
Код
03060310
76476871
(игнмеиожжис)
J15035, Москва, ул. Садовническая, д. 36, стр. I, тел./факс 957-27-41
(адрес, те п*фои, факс)
/с 40702810900240000048 « КБ "Тртсчнвеопбинк” БИК 044579212 к/с 30101810500000000212
(бинкмиские РСКВИЗЯТЫ) Северный
Организация-сдатчик (игименоианнс структуршн о подра скяелия) ЗАО "Фрегат" по ОКПО 52564479
А- 408628100383(10100052 в
(наименование)
Москва, Ленинградский пр-т, д. 80, теп./факс 198-99-99____________________________________
(адрес, .телефон, факс)
W.W ОСБ.М 7982 Сбербанка России, к/с 30101810400000000225
(бакхидокг.е реквизиты)
(наименование структураmti пздраззеиашн) Основание для составления акта договор аренды государственного имущества номер 05/04-2010
(приказ, распоряжение. дломор (с указанием его вада. оскпкных обймге.дьегв)} (энергообъектов), являющихся собственностью г. Москвы дата 05.04.2010
Дата приня тия к бухгалтерскому учет)' 11.01.20111
списания с бухгалтерского учета 12.01.2011
Счет, субсчет, код аналитического учета 01
Номер документа Дата составления
3 12.01.2011
АКТ
о приеме - передаче групп объектов основных средств
(кроме зданий, сооружений)
(Дель передачи (назначение принимаемых объектов основных средств) Эксплуатация энергосетевого
хозяйства г. Москвы
Организация-изготовитель Минский электротехнический завод____________________________
(ЕШ?МСН<>ЯЗПЕС)
Справочно: 1. Участники долевой собственности
(ЧРО
(ла дату)
(сумма)
72 I 2. Первичные документы по учету основных средств
2-я страница фермы № ОС-16
Номер 110 иоряд- ку Объект Дата
наименование номер выпуска (год) ввода в эксплуатацию последнего капитального ремонта
амортизаци- онной группы инвентарный заводской
1 2 3 4 5 6 7 8
7 Трансформатор 6 703 22968.1 2010 2011
2 Трансформатор 6 104 22968.2 2010 2011
^7
^7
у
^7
^7
7
^7
у
^7
- — .. —
Комиссия по приему-передаче
Председатель комиссии гл. инженер "Северного" Панова С.А. Панова
Члены комиссии: (ладжносп.) ст. мастер "Северного" (подпись) Селин (рэсптфртчзка подписи) В.Е. Селин
(должность) инженер "Северного" f полнись) Ромин (раситфппвка надписи) Б. С. Ромин
(;;тж?|осгь> (подпись) (расшифровка штишси)
Результат испытания на « 12 » января 20 11 Г.
Заключение комиссии: Испытание проведено. Годны к эксплуатации.
Приложение. Техническая документация Тех. документация в полном объеме
2,3. Выбытие основных средств I 73
3-я страница формы № ОС-16
Фактичес- кий срок эксплу- атации (ист, месяцев) Сумма начисленной амортизации, руб. Остаточная стоимость, руб. Стоимость приобретения (договорная стоимость), руб. Доля в нраве общей собствен- ности, % Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, руб. Срок полезного использо- вания Способ начисления амортизации
за единицу всего
9 10 11 12 13 14 15 16 17
0 38)3.6 225002.4 38136 228816 100 228816- 60 мес. Линейный
0 3813,6 225002.4 38136 228816 100 228816= 60 мес. Линейный
у/?
уг
s'
у/
уГ ' " - ' — 1
у
у/
у/
у'
yS
у/
у/*
Итого 457632 X
Объекты основных средств
Сдал _____________гл. инженер___________ Нестеренко _____________________А.Б. Нестеренко
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
« 12 » января 20 11 г. Табельный номер |
Отметка бухгалтерии:
В инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств выбытие отмечено.
Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
(пС.ЧГ.ИСЬ) (рцсссифровкл ПОДПИСИ)
74 I 2. Первичные документы по учету основных средств
4-я страница формы № ОС-16
Краткая индивидуальная характеристика объекта Содержанке драгоценных материалов (металлов, камней и т.д.) Примечание
наименование драгоценных материалов номенклатурный номер единица измере- ния коли-чество масса
18 19 20 21 22 23 24
ТМ-630 10/0.4 Y/Yo ТП22968 — — — — —
ТМ-63010/0.4 Y/Yo ТЛ 22968 — — — —
у/
у
у/'
у?
у/
у
yS
у/
Объекты основных средств
Принял
начальник "Северного" Сомов ____________________Н.И. Сомов________________
Сю.-Ж1Юсть1 (подипсь) (расшифровка кадинен)
« 12 » января 20 11 г.
По доверенности от «___________» 20___________________________ г. №
выданной ____________________________________________________________________________________
(кем. кому {фамилия, имя, отч^стни))
Объекты основных средств принял на ответственное хранение
начальник "Северного" Сомов ____________________Н.И. Сомов________________
(.ж.танеють) (поляпсь) (рлсшпфрозх:*. ikliiikch)
« 12 » января 20 // г. Табельный номер
Отметка бухгалтерии об открытии
инвентарной карточки учета объектов
основных средств или записи в
инвентарной книге
Главный бухгалтер Лобова КГ. Лобова
tno.lKuci.') (расишфроика гтпнеи)
Основание для составления акта
Материально ответственное лицо
ЗЛО "Фрегат"_____________________________
(HBFAieilOIWIIHt оргншпацви)
___________Бухгалтерия_______________________
(С1руктурнос пплразлеиспис)
_______________________________Приказ
Гпрнк:пъ распоряжение}
Лаврова И. С.
(фамилия. (Пшниаяы)
Унифинирпвйнипя форма № ОС-4
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 21.01.2003 №7
Форма по ОКУД по ОКПО Код 03060037 52564479
Дата списания с бухгалтерского учета 30.03.2011
номер 19
дата 30.03.2011
Табельный номер
УТВЕРЖДАЮ Руководитель ген. директор Никифоров В. В. Никифоров
(дпджносп.) (рпешифроика полснси)
Номер документа Дата составления
АКТ 3 26.02.2011 " 26 " февраля 20 11
о списании объекта основных средств
(кроме автотранспортных средств)
Причина списания физический и моральный износ
I. Сведения о состоянии объекта основных средств на дач у списания
Наименование объекта основных средств Номер Дата Фактический срок эксплуа- тации Первоначальная стоимость на мо- мент принятия к бух галтерскому учету или вос- становительная стоимость, руб. Сумма начисленной амортизации (износа), руб. Остаточная стоимость, руб.
инвентарный заводской выпуска (постройки) принятия к бухгалтерскому учету
1 2 П 3 4 5 6 7 8 9
Компьютер 12 215 14.06.2006 20.06.2006 4 года 8 мес. 21500- 21500- 0
2.3. Выбытие основных средств I 75
Оборотная сторона формы № ОС-4
2. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств
Объект основных средств, приспособления, принадлежности Содержание драгоценных материалов (металлов, камней и т.д.)
наименование количсс гво наименование драгоценных материалов номенклатурный номер единица измерения количество масса
1 2 3 4 5 6 7
Монитор /
Процессор 1
Мышка 1
Клавиатура 1
Заключение комиссии:
В результате осмотра указанного в настоящем акте объекта основных средств с комплектацией установлено: морально устарел, находится в нерабочем состоянии, ремонту
не подлежит
Перечень прилагаемых документов справка из ООО "РемонтКомп"
Председатель комиссии гл. инженер Нестеренко А.Б. Нестеренко
{должное 1Ь) (noj(i:nci>) (расшифровка тх'ишси)
Члены комиссии: менеджер Павлова И. С. Павлова
(ЛСШЖИОСП.) (тмлпсь) (рздпифранга iw/ifincw)
экспедитор _ Cwdopqe_ АЛА. Сидоров
(лоджняезъ) (iiivurMCb) (расшифронка подписи)
76 I 2. Первичные документы по учету основных средств
3. Сведения о затратах, связанных со списанием объекта основных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания
Затраты па демонтаж — * -- - — »- . . * — -- - * _ * .. - - . - - - . . - - - _ . -- -- . - Поступило от списания
вид работы документ, да га, помер сумма, руб. корреспонденция счетов документ, дата, помер материальные ценности коррес । ЮПДС1 i цкя счетов
дебет кредит наименование номенклатур- ный помер единица измерения количество стоимость, руб. дебет креди г
единицы всею
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Приходный Мышь Wffl. 1 /50= 150= 10 91/1
складской Клавиатура ШМ. 1 80= 80 10 91/1
ордер № 9
от W.Q3.2H) I
Итого Итог о 230=
Результаты списания _________________________________________________________________________Прибыль 230-
Выручка от реализации _____________________________________________________________________________0________
Списание отмечено в инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств
Главный бухгалтер ______Петрова_________ ____________Н.В. Петрова_____________
(unjuaicb) (расшифровка псышзд)
АКТ
ЗЛО "Фрегат"
{наименование организации)
(ирукгурпос лолразлслснис)
Помер документа Дата составления
1 01.11.2011
о списании автотранспортных средств
Автотранспортное средство
Причина списания ______________
Материально ответственное лицо
Унифицированная форма № ОС-4а
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 21.01.2003 №7
Форма по ОКУД
ПО ОКПО
Дата списания с бухгалтерского учета
Счет, субсчет, кол аналитического учета
Код
03060043
52564479
01.11.2011
01
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ген, директор Никифоров В.В. Никифоров
(ДОЛЖНОСТЬ) {полнись) (расшифровка подписи)
" 01 " ноября 20/7 Г.
_____________________________Газель ГАЗ 2705______________________________________
(наименование, марка, модель, гни)
_____________не подлежит восстановлению после аварии, сдача на утилизацию
водитель
(должность)
Щавырин А.В.
(фамилия, инициалы)
О
заводской 1234/5678
регистрационный 9876
инвентарный 03
Табельный помер
2. Сведения о стоимости автотранспортного средства на дату
L Сведения о техническом состоянии автотранспортною средства на дату списания______списания с бухгалтерского учета
Дата Пробег, км Первоначальная стоимость на момент принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость, руб. Сумма начисленной амортизации, руб. Остаточная стоимость, руб-
год выпуска ввода в эксплуатацию (месяц, год) принятия к бух талтер с кому учету последнего капитального ремонта снятия с учета в ГИБДД (ГАИ) с начала эксплуатации после последнею капитального ремонта
1 2 3 4 5 6 7 1 2 3
2002 22.03.2002 22.03.2002 2009 31.10.2011 1350 тыс. км 390 тыс. км 160 000= 160 000= 0
2.3, Выбытие основных средств I 77
3. Краткая характеристика объекта основных средств
2~я страница формы № ОС-4а
11омср по порядку Номер Грузонодъсмность, вместимость Масса объекта по паспорту Содержание драгоценных материалов
технического паспорта двигателя шасси наименование драгоценного материала номенклатурный номер единица измерения количество масса
1 ' 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
/ ГЛ!2345/87 40630А 231091 1,35 т 3,5 т — — — —
Другие характеристики
Заключение
комиссии: Фургон не годен к эксплуатации и не положит восстановлению. Сдать на утилизацию.
78 I 2. Первичные документы по учету основных средств
Перечень прилагаемых
документов Документ о снятии с учета в ГИБДД справка о приеме автомашины на утилизацию
Председатель
комиссии
Члены комиссии
гл. инженер Нестеренко А.Б. Нестеренко
(должность) менеджер (подпись) Павлова (расшифровка подписи) И. С. Павлова
(должность) экспедитор (полнись) Сидоров (р»сш и фредк» подписи) А. И. Сидоров
(ДОЛЖНОСТЬ) (подпись) (расшифровка подписи)
3-я страница формы № ОС-4а
4. Сведения о принятии к бухгалтерскому учету демонтированных основных деталей и узлов
Подлежат принятию к бухгалтерскому учету детали, узлы
номер наименование единица измерения количество стоимость, руб. примечание
но порядку по каталогу номенклатурный единицы всего
1 2 3 4 5 6 7 8 9
5. Сведения о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания
Затраты на демонтаж и списание Поступило от списания
вид работы документ, дата, номер корреспонденция счетов сумма, руб. документ, дата, номер материальные ценности корреспонденция счетов
дебет кредит
дебет кредит наименование номенклатур- ный номер единица измерения количество стоимость, руб.
единицы всего
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 и 12 13 14
Сдача на утилизацию Справка от 01.11.2011 91/2 76 3000=
Итого 3000= Итого
Результаты списания ______________________________________________________________________Убыток 3000- ________________________________________________________________
El [ручка от рсализаци! О руб.
В инвентарной карточке учета объектов основных средств
списание отмечено
Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
(надпись) (расшифровка подписи)
2.3. Выбытие основных средств I 79
80 I 2. Первичные документы по учету основных средств
2.4. Учет основных средств на малых предприятиях
Малые предприятия могут вместо инвентарных карточек могу!’ вести инвен-
тарную книгу объектов основных средств (форма № ОС-66).
Определение малых предприятий дано в Федеральном законе от 24 июля
2007 г. № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Рос-
сийской Федерации». Организации, претендующие на статус малых предпри-
ятий, должны соответствовать следующим критериям:
1) они должны быть потребительскими кооперативами и коммерческими
организациями (за исключением государственных и муниципальных унитар-
ных предприятий), крестьянскими (фермерскими) хозяйствами. В рамках на-
званного Закона поддерживается частный бизнес, а не государственный сектор
экономики или аппарат государственного управления;
2) средняя численность работников за предшествующий календарный год
не должна превышать следующих предельных уровней:
• 100 человек включительно для малых предприятий;
• среди малых предприятий выделяются микропредприятия — до 15 человек;
3) суммарная доля участия Российской Федерации, субъектов Российской
Федерации, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, ино-
странных граждан, общественных и религиозных организаций (объединений),
благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом
фонде) указанных юридических лиц не должна превышать 25% (за исключени-
ем активов акционерных инвестиционных фондов и закрытых паевых инвести-
ционных фондов);
4) доля участия, принадлежащая одному или нескольким юридическим ли-
цам, не являющимся субъектами малого и среднего предпринимательства, не
должна превышать 25% (данное ограничение нс распространяется на хозяй-
ственные общества, деятельность которых заключается в практическом при-
менении (внедрении) результатов интеллектуальной деятельности (программ
для электронных вычислительных машин, баз данных, изобретений, полезных
моделей, промышленных образцов, селекционных достижений, топологий ин-
тегральных микросхем, секретов производства (ноу-хау), исключительные пра-
ва на которые принадлежат учредителям (участникам) таких хозяйственных
обществ — бюджетным научным учреждениям или созданным государственны-
ми академиями наук научным учреждениям либо бюджетным образовательным
учреждениям высшего профессионального образования или созданным госу-
дарственными академиями наук образовательным учреждениям высшего про-
фессионального образования);
5) выручка от реализации товаров (работ, услуг) без учета налога на добав-
ленную стоимость или балансовая стоимость активов (остаточная стоимость
основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календар-
ный год не должна превышать предельные значения, установленные Прави-
тельством РФ. Предельные значения выручки от реализации товаров (работ,
услуг) и балансовой стоимости активов устанавливаются Правительством РФ
один раз в пять лет с учетом данных сплошных статистических наблюдений за
деятельностью субъектов малого и среднего предпринимательства. С 1 января
2008 г. постановлением Правительства РФ от 22 июля 2008 г. № 556 установле-
ны предельные значения выручки от реализации товаров (работ, услуг) за пред-
шествующий год без учета налога на добавленную стоимость для следующих
категорий субъектов малого и среднего предпринимательства:
микропредприятия — 60 млн руб.;
малые предприятия — 400 млн руб.
Предельная стоимость активов в настоящий момент не установлена.
2.4. Учет основных средств на малых предприятиях I 81
Одной из немногих льют, которая предоставлена малым предприятиям,
является некоторое упрощение ведения бухгалтерского учета, в частности за-
мена инвентарных карточек по форме № ОС-6 инвентарной книгой по форме
№ ОС-66 (с. 83—84). Графы книги соответствуют графам инвентарной карточки
и заполняются аналогично.
Для удобства ведения инвентарную книгу следует сшить по правому
полю.
На каждый год лучше заводить новую книгу.
Для каждого месяца отводится одна страница. Для записей будет использо-
ваться только одна сторона страницы.
Страницы располагаются в обратной последовательности: нижняя — ян-
варь, верхняя — декабрь.
Чтобы не переписывать каждый месяц одни и те же показатели можно сре-
зать все страницы, кроме первой, с левой стороны по девятую графу включи-
тельно.
При приобретении нового объекта основных средств добавляется новая
строка на первой странице.
В графе I указывается порядковый номер записи.
В графе 2 дается наименование объекта основных средств.
В графе 3 приводится инвентарный номер объекта основных средств, при-
своенный ему в организации.
В графах 4—7 указываются сведения, относящиеся к поступления объекта
основных средств:
• в графе 4 — название, дата и номер документа, на основании которого при-
нят к учету объект основных средств (акт по формам № ОС-1, № ОС-1а,
№ ОС-16 или № ОС-3);
• графе 5 — дата принятия объекта основных средств (берется из акта
№ ОС-1);
• графе 6 — структурное подразделение, в которое поступает объект основ-
ных средств;
• графе 7 — фамилия, имя и отчество лица, ответственного за сохранность
объекта основных средств.
82 I 2. Первичные документы по учету основных средств
В графе 8 указывается первоначальная стоимость объекта основных средств.
В графе 9 дается срок полезного использования объекта основных средств,
установленный в соответствии с Классификацией основных средств (утв. по-
становлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1) или организацией
са мостоятел ьн о.
В графе 10 указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала
эксплуатации объекта по месяц, на который заведена данная страница.
В графе 11 приводится остаточная стоимость объекта основных средств в
месяце, на который заведена данная страница.
В графах 12—14 записывают сведения о переоценке основных средств, про-
веденной в организации:
• в графе 12 — дату проведения переоценки;
• графе 13 — коэффициент пересчета (переоценки);
• графе 14 — восстановительную стоимость объекта основных средств по-
сле переоценки.
В графах 15—18 приводят сведения о внутреннем перемещении, выбытии
(списании) объекта основных средств.
В графе 15 указывают название, дату и номер документа, которым
оформлено внутреннее перемещение, выбытие (списание) объекта основных
средств.
Графы 16 и 17 заполняются только при внутреннем перемещении объекта
основных средств:
• в графе 16 указывают наименование структурного подразделения, в кото-
рое передается объект основных средств;
• графе 17 — новое лицо, которое после перемещения объекта основных
средств будет отвечать за сохранность этого объекта.
В графе 18 указывают причину выбытия (списания) объекта основных
средств.
Малое предприятие ООО «Услуга» имеет на начало 2011 г. следующие основные средства:
• • мини-АТС (инв. № 001);
§ : • автомашину УАЗ 3909 (инв. № 002);
о,.* • компьютер (инв. № 003).
j На все основные средства амортизация начисляется линейным способом.
В феврале 2011 г. предприятие произвело следующие операции с основными средствами:
• продало автомашину УАЗ 3909;
: • передало компьютер (инв. № 003) из одного структурного подразделения (бухгалтерия)
: в другое (отдел продаж);
• приобрело для бухгалтерии новый компьютер, которому присвоен инвентарный но-
: мер 004.
Все операции с объектами основных средств за февраль отражены на соответствующей
: странице инвентарной книги за 2011 г.
ЗАО "Фрегат"
(IKIN&IEiKlKlIltlC OpITIItll .VIIlMn)
1№11.М4№»МП1Ш€! структур! к rm Hn;ipai;№'4L*»iu|)
ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА
учета объектов основных средств
У||||фп>1иропа>|пая форма Ат ОС-6П
У гвсржденя постановлением Госкомстата России
от 21.(11.2003 №7
Код
Форма по ОКУД 03060356
по ОКНО 52564479
за период с 11 01 ”января 20 // г. по "31 " декабря 20 11 г.
Лицо, Qi встствснпос за ведение книги
Материально ответственное лицо
бухгалтер
(дазжпосп.)
Лаврова Н.С. Табельный номер
шсшналы}
2.4. Учет основных средств на малых предприятиях I 83
2-я страниц» формы № ОС-66
Номер по по- рядку Наименование объекта □споппых средств Инвентарный номер Поступило Первоначальная стоимость, руб. Срок полезного использования Сумма начислен- ной амортизации (износа), руб.
документ, дата, номер дата принятия к бухгалтерскому учету структурное подразделение ответственное шщо
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 Мнии-ЛТС 001 ОС-1 №1 от 30.12.2007 30.12.2007 Дирекция Попои С. В. 26376= 84 11932=
7 УАЗ 3909 002 ОС-I ЛЬ 2 от 31.01.2008 31.01.2008 Гараж Клейменов А. 11. 49620= 60 30599-
3 Компьютер 003 ОС-1№ 3 от 30.09.2008 30.09.2008 Бухгалтерия Лаврова Н.С. 20340- 30 19662=
4 Компьютер 004 ОС-I ЛЬ 4 от 10.02.201! 10.02 2011 Бухгалтерия Лаврова Н. С. 40500= 36
по данному образцу печатать вес четные страницы книги по форме № ОС-66
3-я страница формы № ОС-66
Остаточная стоимость, руб. Переоценка Внутренние перемещения, выбытие (списание)
дата коэффициент пересчета (переоценки) восстановительная стоимость, руб. документ, дата, номер структурное подразделение ответственное лицо причина выбытия (списания)
11 12 13 14 15 16 17 18
14444=
19021= ОС-1 Л9 5 от 17.02.201] Продажа
678 ОС-2№ 1 от 10.02.2011 Отдел продаж Хромова Е.Д.
40500=
по данному образку печатать все нечетные страницы книги по форме As ОС-бб
84 I 2. Первичные документы по учету основных средств
3. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
ПО НЕМАТЕРИАЛЬНЫМ АКТИВАМ
Порядок бухгалтерского учета нематериальных активов установлен в Поло-
жении по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» ПБУ 14/2007,
утвержденном приказом Минфина России от 27 декабря 2007 г. № 153н (да-
лее — ПБУ 14/2007). Согласно п. 3 ПБУ 14/2007 для принятия к бухгалтерскому
учету объекта в качестве нематериального актива необходимо единовременное
выполнение следующих условий:
а) объект способен приносить организации экономические выгоды в буду-
щем, в частности объект предназначен для использования в производстве про-
дукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд
организации либо для использования в деятельности, направленной на дости-
жение целей создания некоммерческой организации (в том числе в предприни-
мательской деятельности, осуществляемой в соответствии с законодательством
Российской Федерации);
б) организация имеет право на получение экономических выгод, которые
данный объект способен приносить в будущем (в том числе организация имеет
надлежаще оформленные документы, подтверждающие существование самого
актива и права данной организации на результат интеллектуальной деятельно-
сти или средство индивидуализации — патенты, свидетельства, другие охран-
ные документы, договор об отчуждении исключительного права на результат
интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации, документы,
подтверждающие переход исключительного права без договора и т.п.), а также
имеются ограничения доступа иных лиц к таким экономическим выгодам (да-
лее — контроль над объектом);
в) возможность выделения или отделения (идентификации) объекта от дру-
гих активов;
г) объект предназначен для использования в течение длительного времени,
т.е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев
или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
д) организацией нс предполагается продажа объекта в течение 12 месяцев
или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
е) фактическая (первоначальная) стоимость объекта может быть достоверно
определена;
ж) отсутствие у объекта материально-вещественной формы.
При одновременном выполнении всех перечисленных условий к нематери-
альным активам относятся, например:
• произведения науки, литературы и искусства;
• программы для электронных вычислительных машин;
• изобретения;
• полезные модели;
• селекционные достижения;
86 I 3. Первичные документы по нематериальным активам
• секреты производства (ноу-хау);
• товарные знаки и знаки обслуживания.
В составе нематериальных активов учитывается также деловая репутация,
возникшая в связи с приобретением предприятия как имущественного ком-
плекса (в целом или его части).
Нематериальными активами не являются:
• расходы, связанные с образованием юридического лица (организацион-
ные расходы);
• интеллектуальные и деловые качества персонала организации, их квали-
фикация и способность к труду.
Для учета нематериальных активов предусмотрен только один унифициро-
ванный документ — карточка учета нематериальных активов (форма № НМЛ-1),
утвержденная постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.
Документы, которыми должны оформляться операции с нематериальными ак-
тивами, законодательно не разработаны. Тем не менее в постановлении сказа-
но, что карточка «заполняется в одном экземпляре на основании документа на
оприходование, приемки-передачи (перемещения) нематериальных активов и
другой документации».
В связи с этим организация должна самостоятельно разработать формы пер-
вичной документации по нематериальным активам с соблюдением всех обяза-
тельных реквизитов.
Организация может использовать для принятия к учету объекта немате-
риальных активов акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма
№ ОС-1), в который необходимо внести некоторые изменения или разработать
его самостоятельно. Следует утвердить его в учетной политике.
Примеры заполнения акта о приеме-передаче объекта нематериальных ак-
тивов и карточки учета приведены на с. 87—92.
Карточка учета нематериальных активов применяется для учета всех видов
нематериальных активов, поступивших в организацию для использования. Ве-
дется она в одном экземпляре.
Карточка открывается в бухгалтерии на каждый объект.
В графе 7 указывается сумма амортизации, которая исчисляется ежемесячно
по нормам, рассчитанным исходя из первоначальной стоимости и срока полез-
ного использования.
В разделе «Краткая характеристика объекта нематериальных активов» за-
писываются только основные показатели объекта, без дублирования данных
имеющейся в организации технической документации на данный объект.
ПБУ 14/2007 внесло новые правила в учет нематериальных активов.
Так, появилась возможность их переоценки или обесценения (разд. III
ПБУ 14/2007).
Введено требование об обязательной ежегодной проверке на необходи-
мость уточнения срока полезного использования нематериального актива (п. 27
ПБУ 14/2007) и способа определения его амортизации (п. 30 ПБУ 14/2007).
В связи с этим имеет смысл внести дополнения в карточку учета немате-
риальных активов, что не противоречит требованиям законодательства. До-
полненную карточку обязательно следует утвердить в учетной политике орга-
низации.
В нашем примере мы дополнили карточку графой 11, в которой указыва-
ется первоначально выбранный способ амортизации нематериального актива,
а также разделами «Переоценка (обесценение)» и «Уточнение срока полезного ис-
пользования (способа амортизации)».
УТВЕРЖДАЮ
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации-получателя
Руководитель организации-сдатчика
Организация-сдатчик
(наимсиованяс)
(ддрсс, телефон. фпкс*>
{uuJikci пение усыпи in wj
Основание для составления акта
(IHUIXCIKMUIMC структурного лодрлделцния)
___________________________________________________приказ___________
(лрнкш, распоряжение. леголор (с уичйикс^ его вили. wHciimwx оСнттельепО)
Дата
АКТ
Номер документа Дата составления
/ 10.03.2009
о приеме-передаче объекта нематериальных активов
Объект нематериальных активов _________________________________Складская программа (Уля ЭВМ
{nmiMcimiuiMJie, назначение, модель, марта)
номер II
дата 10.03.2009
принятия к бухгалтерскому учету 10.03.2009
списания с бухгалтерского учета
Счет, субсчет, код аналитического учета по ОКОФ 04
Помер амортизационной 1-руппы
инвентарный 001
заводской
Место нахождения объекта в момент приема-передачи Склад
Организация-изготовитель Разработана самостоятельно (ЯИЯМСПЧП^МНЕ)
Справочно: I. Участники долевой собственности
Доля в праве общей
собственности. %
2. Иностранная валюта* _____________________________________________________ _________________
(1ыимгпояии!«:) (Jzypci
Заполняется в случае, когда стоимость объект» 1IMA при приобретения была выражена в иностранной валюте.
(на дату)
(сум.ма)
3. Первичные документы по нематериальным активам 87
2-я страница формы № ОС-1
1. Сведения о состоянии объекта нематериальных активов на дату передачи 2. Сведения об объекте нематериальных активов на дату
принятия к бухгалтерскому учету
Дата Фактический срок эксплу- атации (лет, месяцев) Срок полез- ного исполь- зования Сумма начисленной амортизации (износа), руб. Остаточная стоимость, руб- Стоимость приобрете- ния (дого- ворная сто- имость), руб- Первона- чальная сто- имость на лату приня- тия у бухгал- терскому учету, руб. Срок полез- ного исполь- зования \ Способ начисления амортизации
выпуска (год) ввода в экс- плуатацию (первона- чальная)
наименование норма
1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4
43200= 36 мес. Линейный 1200=
Другие характеристики
Складская программа для ЭВМ на 3 рабочих места. Предназначена для колличественно-суммового учета товара. Совместима с бухгалтерской
и управленческими программами, используемыми в организации.
88 I 3. Первичные документы по нематериальным активам
3-я страница формы № ОС-1
Комиссия по присму-псрслачс
Результат испытания па " 10 "марта 200 _9___________________________________г.
Объект нематериальных активов предъявляемым условиям
соответствует
нс соответствует
Доработка
требуется
нс требуется
(укнчять. что nC-COCJTnerciRJVl}
(указа! ь„ что требуется)
Заключение комиссии:
Программа может быть принята к учету.
11рнложспнс. Техническая документация инструкция для пользователей
Председатель комиссии ______________________гл. инженер___________________ Нестеренко ___________________Л.Б. Нестеренко___________
(,’Ю.1ЖПСС1Ъ) (подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии: менеджер Павлова И. С. Павлова
(должность) (подпись) (рас шифровки иод виси)
экспедитор Сидоров А.И. Сидоров
(должность) (полнись] (рзс шифровка подписи)
Объект нематериальных активов
Сдал _______________________________ __
(,1».|ЖИиСТЪ)
’" 200______________________________г.
(подпись)
ровкз лолшки]
Табельный номер
Принял ____________________________________ ____________________________ ________________________________
(должжял I.} (invuntci.) (paciiiiiQijHjn»;* подписи)
"" 200_____________________________________г.
По доверенности от "" 200__________________________________________г. №14,
выданной ________________________________________________________________________________________________
(«СМ. кому {фамилия, ИМЯ» отчеств}}
Объект НМЛ принял на ответственное хранение
бухгалтер Лаврова Н. С. Лаврова_
(должность) (полнись) (рвстпфрояжи подписи)
11 10 "марта 200 _9________________________г. Табельный номер
Отметка бухгалтерии:
В инвентарной карточке (книге) учета объекта НМД выбытие отмечено
Главный бухгалтер
(iiuaimcii}
(риСШИфрОВКЛ подписи)
Отметка бухгалтерии об открытии инвентарной Номер Дата
карточки учета объекта ПМА или записи документа составления
в инвентарной книге 1 10.03.2009
Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
(лодпись) (рлоцлфролка ГИЩКИСН]
3. Первичные документы по нематериальным активам I 89
КАРТОЧКА № 1
учета нематериальных активов
Организация_________________________________________________ЗАО “Фрегат"__________________________
Структурное подразделение ________________________________дирекция________________________________
Типовая межотраслевая форма № НМА-1
Утверждена постановлением I осксмстата России
от 30.10.1997 № 71а
Форма по ОК УД
по ОКПО
Коды
0310001
52564479
Дата состав- ления Код вида операции I Документ на оприходование
дата номер
1003.2009 — 1 10.03.2009
___________Складская программа для ЭВМ_____________________
пол юе наименование и назначений объекта нематериальных активов
Структурное подразделение Вид деятельности Счет, субсчет Код анали- тическо о учета Первоначаль- ная (балансо- вая) стои- мость, руб. коп. Срок полезного использования Сумма начисленной амортизации, руб. коп. Норма амортиза- ции, % или сметная ставка Код счета и объекта аналитического учета (для отнесения амортиза- ции нематериальных активов) Дата постановки на учет Способ начисления амортизации
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
склад Хранение 04 - 43200= 36 мэс. 0 1200= 26 10.03 2009 Линейный
90 I 3. Первичные цокумен гы по нематериальным активам
Переоценка(обесценение) Уточнение срока полезного использования (способа амортизации)
Дата Коэффициент пересчета Восстановительная стоимость, руб. Дата уточнения срока полезного использования или способа амортизации Уточненный срок полезного использования Способ начисления амортизации
1 2 3 1 2~ 3
31.12.2009 36 мес. Линейный
31.12.2010 36 мео. Линейный
30.12.2011 72 мес. Линейный
Способ приобретения Документ о регистрации (наименование, номер, дата) Выбыло (передано)
по документу причина выбытия (перемещения) сумма выручки от реализации, руб. коп.
номер дата наименование код
11 12 13 14 15 16 17
Разработана самостоятельно
Сумма износа, руб. коп. 0
3. Первичные документы по нематериальным активам I 91
Оборотная сторона формы № НМЛ-1
Краткая характеристика объекта нематериальных активов
Складская программа для ЭВМ на 3 рабочих моста. Предназначена для количественно-суммового учета товара. Совместима с бухгалтерской и управленческими
программами, используемыми в организации.___________________________________________________________________________________________________________
92 I 3. Первичные документы по нематериальным активам
Карточку заполнил бухгалтер Лаврова ___________________________________Н.С. Лаврова
долж1ч;с1ъ подпись расшифровка подписи
"10 " марта 2009 г.
4. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ
МАТЕРИАЛ ЬНО-П РОИЗ ВОДСТВЕНН ЫХ
ЗАПАСОВ
В качестве материально-производственных запасов (МПЗ) принимаются ак-
тивы:
• используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве про-
дукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания ус-
луг);
• предназначенные для продажи;
• используемые для управленческих нужд организации.
Готовая продукция является частью МПЗ, предназначенных для продажи.
Товары также являются частью МПЗ, приобретенных или полученных от
других юридических или физических лиц и предназначенных для продажи.
Движение МПЗ в организации — это поступление, внутреннее перемеще-
ние и отпуск их на сторону.
Для отражения операций с материалами применяются в основном первич-
ные документы унифицированной формы, утвержденные постановлением Гос-
комстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.
Перечень унифицированных форм учетной документации
по учету материалов
Наименование формы Номер формы
Доверенность М-2, М-2а
Приходный ордер М-4
Ант о приемке материалов М-7
Лимитно-заборная карта М-8
Требование-накладная М-11
Накладная на отпуск материалов на сторону М-15
Карточка учета материалов М-17
Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений М-35
Для отражения операций с товарами применяются в основном первичные
документы унифицированной формы, утвержденные постановлением Госком-
стата России от 25 декабря 1998 г. Хе 132.
94 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Перечень унифицированных форм учетной документации по учету товаров
Наименование формы Номер формы
Акт о приемке товаров ТОРГ-1
Ант об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно- материальных ценностей ТОРГ-2
Ант об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импорт- ных товаров ТОРГ-3
Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика ТОРГ-4
Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика ТОРГ-5
Акт о завесе тары ТОРГ-6
Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары ТОРГ-7
Заказ - отборочный лист ТОРГ-8
Упаковочный ярлык ТОРГ-9
Спецификация ТОРГ-Ю
Товарный ярлык ТОРГ-11
Товарная накладная ТОРГ-12
Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары ТОРГ-13
Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли) ТОРГ-14
Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей ТОРГ-15
Акт о списании товаров • ТОРГ-16
Приходный групповой отвес ТОРГ-17
Журнал учета движения товаров на складе ТОРГ-18
Расходный отвес (спецификация) ТОРГ-19
Акт о подоаботке, подсортировке, перетаривании товаров ТОРГ-20
Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции ТОРГ-21
Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц ТОРГ-22
Товарный журнал работника мелкорозничной торговли ТОРГ-23
Акт о перемеривании тканей ТОРГ-24
Акт об уценке лоскута ТОРГ-25
Заказ ТОРГ-26
Журнал учета выполнения заказов покупателей ТОРГ-27
Карточка количественно-стоимостного учета ТОРГ-28
Товарный отчет ТОРГ-29
Отчет по таре ТОРГ-ЗО
Сопроводительный реестр сдачи документов ТОРГ-31
Заполнять формы можно от руки или на компьютере. При необходимости
их можно дополнить новыми реквизитами. Удалять существующие реквизиты
нельзя. Размеры бланков, граф и строк можно изменять.
Если организация внесла изменение в унифицированные формы, то такие
документы считаются самостоятельно разработанными. Их необходимо обяза-
тельно утвердить в учетной политике.
Приведем схему движения документов на участке «МПЗ».
4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону I 95
Схема движения документов на участке «МПЗ»
4.1. Отпуск материально-производственных запасов
на сторону
4.1.1. Счет
Для оплаты (предоплаты) отгрузки МПЗ поставщик (продавец) выписы-
вает счет по форме № 868. Он необходим и поставщику, и покупателю. Для
покупателя счет является подтверждением обоснованности платежа, для по-
ставщика — основанием для учета запаса товара на складе и планирования
его закупок.
В счете указываются реквизиты поставщика, уточняется, за какие конкрет-
но товары (работы, услуги) должен быть произведен платеж, указывается срок,
в течение которого товар будет зарезервирован для данного покупателя на скла-
де поставщика.
Обычно счет выписывается поставщиком покупателю при безналичной
оплате.
В отдельных случаях организации нс заключают договор, а продавец вы-
ставляет счет.
Согласно ст. 434 ГК РФ договор может быть заключен в любой форме,
предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного
вида не установлена определенная форма. Договор в письменной форме может
быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами,
а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, теле-
тайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно
установить, что документ исходит от стороны по договору.
Следовательно, в качестве договора может выступать и счет, в котором ука-
заны все существенные условия договора.
Рассмотрим основные реквизиты счета.
В строке «Поставщик» указывается ИНН и полное (или сокращенное по
уставу) название поставщика.
В строке «Адрес» — почтовый адрес поставщика.
При необходимости указывается номер телефона, по которому покупатель
может задать дополнительные вопросы или сообщить об оплате счета. Здесь же
может быть указан и номер факса.
96 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Далее указываются банковские реквизиты поставщика: его расчетный, кор-
респондентский счета, БИК банка и город — местонахождение банка постав-
щика.
Если поставщик и грузоотправитель являются разными лицами, то в строке
«Грузоотправитель и его адрес» показывают ИНН и полное (или сокращенное
по уставу) название грузоотправителя. Здесь же указывается и полный почто-
вый адрес грузоотправителя. Если поставщик и грузоотправитель — одно и то
же юридическое лицо, то в данной строке пишут «Он же».
В строке «Грузополучатель и его адрес» указывают ИНН и полное (или со-
кращенное по уставу) название грузополучателя и его почтовый адрес. Если
расчеты между поставщиком и покупателем производятся с помощью платеж-
ною требования, то для обоснованности выставления требования поставщик
должен представить в банк и счет. Тогда в счете указывают номер и дату пла-
тежного требования в графе «Отметка об оплате». В графе «Акцептован» ста-
вится отметка об акцепте счета.
Если счет является документом для оплаты в соответствии с каким-либо
договором, заказом или нарядом, то в счете указывают реквизиты этого доку-
мента: его номер и дату.
Нумерация счетов осуществляется в соответствии с регистрацией их на
предприятии-поставщике. Указывается дата, когда составлен счет.
В графе «Плательщик и его адрес» указывают ИНН и полное (или сокращен-
ное по уставу) название плательщика, а также полный почтовый адрес платель-
щика. Если грузополучатель и плательщик — одно и то же лицо, то пишут «Тот
же, что и грузополучатель».
Затем указываются банковские реквизиты плательщика: расчетный, корре-
спондентский счет, БИК банка плательщика и его местонахождение.
Если заказчиком выступает юридическое лицо, отличное от грузополуча-
теля и плательщика, тс указывают его ИНН и полное (или сокращенное по
уставу) название заказчика.
Графа «Сумма счета» может не заполняться или быть заполненной частич-
но. В последнем случае в графе «Всего продажная» можно указать общую сумму
счета.
В следующей части счета уточняется способ доставки товара:
• станция назначения;
• станция отправления;
• дата отправления;
• вид упаковки груза (например, «контейнер»)',
• способ отправления груза (например, «автотранспортом поставщика»)',
• количество мест, т.е. число контейнеров, коробок и т.п.;
• номер накладной или квитанции, по которой отгружается товар;
• вес отправленной партии.
В строке «Дополнение» могут быть указаны любые дополнительные усло-
вия. В частности, здесь может быть оговорено, что оплата счета должна быть
произведена в течение определенного времени. Эго означает, гго поставщик
обязуется в течение этого времени зарезервировать на складе товар для данного
покупателя.
В основной части счета указываются сведения о продаваемом товаре (рабо-
тах, услугах):
• наименование товара (работы, услуги);
• количество продаваемого по счету товара;
• цена за единицу товара;
• стоимость продаваемого товара (работы, услуги). Если стоимость указы-
вается с учетом налога на добавленную стоимость, то ниже указывается
«в том числе НДС». Если стоимость дана без учета налога на добав-
4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону I 97
ленную стоимость, то ниже указывается сумма НДС и итоговая сумма по
счету цифрами, а затем прописью с заглавной буквы.
Свободные строки счета прочеркиваются.
Счет подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика и
заверяется печатью поставщика.
Поставщик ИНН 7743018754 ЗАО «Фрегат»
Адрес г. Москва, Ленинградское ш., д. 2
контокор. счет № 407028108002820001552 в КБ «Удачный»
к/с 30101810100000000111 БИК 044525111
Грузоотправитель и адрес: он же |К реестру № | 1 1
I Грузополучатель I ИНН 7713203918 । и адрес: ООО «Машснаб» | Акцептован 1 1 1 Для получения|
Счет № 135 от 12.07.2011
Заказ-Наряд »- дата
Плательщик и адрес: ИНН 7713203918
ОСО «Машснаб»
Контокор. счет N‘ р/с 40702810300100000060
к/с 30101810500000000112 БИК 044525112
г. Москва
банк КБ «Удачный»
заказчик
| Сумма счета 1
|по расчет |ной цене -(разница |нацен-| 1 объединен. 1ка на 1 | |товар | I 1 1
। । II 1 1 II
на ст. Дата отпр. сс ст. способ отпр. I всего | продажная Г. 29 500= 1
самовывоз 1 | отметка об оплате | шифр
квит. / накл. ? 1 1 Платежное требование № 3
упаковка число мест вес 1 от 13.07.2011 1
Дополнения: Оплата счета платежным
требованием. Срок акцепта 5 дней.
1 Предмет счета | 1 _ . . .. 1 Количество Цена | Сумма |
1 1 Автомашина 1 НДС । УАЗ 3909 1 1 1 1 (один) । 25000=] 1 । । 25000= | 4500= |
। । 1 Итого: I (Всего к оплате; Двадцать девять тысяч пятьсот рублей 00 >. . । 1 1 1 копеек | — । 1 29500=
Ген. директор Никифоров В.В. Никифоров Гл. бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
М.П.
Форма счета не является унифицированной. Поэтому многие организации
разрабатывают собственную форму этого документа, сохраняя основные по-
казатели.
Представим образец самостоятельно разработанной формы счета:
4-11562
98 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Поставщик: ООО «Оптима»
Юр. адрес: 198216 г. Санкт-Петербург, Невский пр-т, д. 18, корп. 3
ИНН поставщика: 7805195784
Банковские реквизиты: р/с 40702810200000000147, к/с 30101810400000000222
в КБ «Мегабанк», г. Москва, БИК 044583222
Покупатель:
ООО «Персей»
СЧЕТ № 104 от 18.02.2011
Дополнение; К накладной от 18.02.2011 по договору № 24/ИК от 15.12.2010
Наименование товара Сумма Ставка НДС Сумма НДС Всего с НДС
1 2 3 4 5
Комплект ме- бели «Кабинет руководителя» 74 000 = 18% 13 320 = 87 320 =
Всего к оплате 74 000 = * 13 320 = 87 320 =
(Восемьдесят семь тысяч триста двадцать рублей 00 копеек)
Счет подлежит оплате в течение 15 банковских дней.
Руководитель предприятия
Главный бухгалтер
Иванов
Сидоров
М.П.
1LH, Иванов
С. С, Сидоров
4.1.2. Доверенность
Если организация получает МПЗ по месту нахождения поставщика или де-
нежные средства из кассы контрагента, то на имя сотрудника, который будет их
получать, выписывается доверенность. Выдача доверенности лицам, не работа-
ющим в организации, не допускается.
Для доверенности на получение материальных ценностей предусмотрены
типовые бланки по форме № М-2а или форме М-2 (утверждены постановлением
Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).
Если представители организации получают материальные ценности у постав-
щика ретулярно, то доверенности выписывают по форме № М-2а, если нет — по
форме № М-2.
Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в
хронологическом порядке. Доверенности по форме № М-2а корешков не име-
ют, поэтому их регистрируют в специальном журнале (форма журнала приведе-
на в Инструкции Минфина СССР от 14 января 1967 г. № 17 «О порядке выдачи
доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по
доверенности»).
Книжки доверенностей и журналы «Учет выданных доверенностей» должны
храниться у липа, ответственного за регистрацию доверенностей.
Бухгалтер выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее работ-
нику, который будет получать товарно-материальные ценности (ТМЦ).
В доверенности обязательно должна быть указана дата ее составления. До-
веренность, в которой эта дата не указана, является недействительной.
Также указывается номер доверенности и срок ее действия.
4.1. Отпуск материально-лроизводственных запасов на сторону I 99
Как правило, на практике доверенность выписывается на 15 дней. Если же
материальные ценности приобретаются и одного и того же поставщика, то до-
веренность может быть выписана на календарный месяц. Тем не менее ГК РФ
разрешает выписывать доверенность сроком на три года. Если срок действия
доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее
совершения (ст. 186 ГК РФ).
Далее в доверенности записывают ИНН, полное наименование и почтовый
адрес потребителя товара, а затем плательщика. Если это одно и то же лицо, то
в строке «Плательщик...» пишут «Он же».
На следующей строке проставляют реквизиты расчетного счета, наименова-
ние и адрес банка плательщика.
Указываются паспортные данные сотрудника, которому выдается доверен-
ность. Вместе с доверенностью он должен будет предъявлять паспорт.
В доверенности вписываются полное наименование поставщика и наимено-
вание документа, на основании которого поставщиком выдаются товарно-ма-
териальные ценности (ТМЦ). Такой документ может отсутствовать, например,
в случае небольшой номенклатуры, невысокой стоимости получаемых матери-
альных ценностей.
Оборотная сторона бланка доверенности представляет собой перечень
ТМЦ, которые получает представитель покупателя, с указанием их нумерации
по порядку, полного наименования каждого товара (изделия), единиц измере-
ния товара и их количества прописью. Если на лицевой стороне бланка в до-
кументе на отпуск указаны наименования ценностей, подлежащих получению,
и их количество, то на оборотной стороне перечень прочеркивается.
Количество прописью указывается с начала отведенной для этого графы и с
заглавной буквы, после чего остаток ррафы прочеркивается.
Во всех строках таблицы, оставшихся незаполненными, также ставится прочерк.
Корешок доверенности позволяет учесть все основные моменты по выдаче
и использованию доверенности: номер, дату выдачи и срок действия доверен-
ности, должность и фамилию лица, получившего доверенность, наименование
поставщика, номер и дату документа, на основании которого поставщиком вы-
даются материальные ценности (графа 7), номер и дату документа, подтвержда-
ющего выполнение поручения.
Работник должен расписаться в получении доверенности на ее корешке
(форма № М-2) или в журнале учета (форма № М-2а). Кроме того, работник
должен поставить свою подпись в самой доверенности, после чего она заверя-
ется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Работник, которому выдана доверенность, обязан нс позднее следующего
дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены ли ТМЦ
по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию органи-
зации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или
соответствующему материально ответственному лицу полученных им ТМЦ.
Подписи должны быть выполнены собственноручно. Использование факси-
мильной подписи на доверенности не допускается.
Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их
организации на следующий день после истечения срока действия доверенности.
О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в кореш-
ке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в гра-
фе «Отметки о выполнении поручений»}. Возвращенные неиспользованные до-
веренности погашаются надписью «не использована» и хранятся до конца отчет-
ного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие
доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.
Работникам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, по которым
истек срок действия, новые доверенности не выдают.
Оформленные доверенности по формам № М-2 и № 2а приведены на с. 100
и 101.
4*
100 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Расписка в получении й доверенности 1 1Л Кирилов |
Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность Менеджер Кирилов | - 1 j '
Срок действия co Да 30.06.2011
р I си ~ Л ей cv S О се
§ 11 11 d Я t— V
Номер, дата документа, подтайрждающею выголяоние поручения со Накладная N° К-149 ат 20.07.2011
Номер и дата наряда (.заменяющего наояд документа) или извещения - - г- Счет 15/07/11 от 15.07.2.011
- Поставщик со ЗАО «Фрегат»
о
Доверенность (форма № 2)
Типовая межотраслевая форма № М-2
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 30.10 1997 № 71а
Форма по ОКУД
Организация ЗЛО «Фрегат» по ОКПО
Коды
0315001
52564479
Доверенность № 14
Дата выдачи “ 18 " июля 2011 г
Доверенность действительна по и 30 " июля _ 2011 г.
ИНН 7743208839 ЗАО «Фрегат», Москва, Ленинградское шоссе, д. 80
наименование, потребителя и его адрес
___________________________Он же__________________________________
наименование плательщика и его адрес
Счет № 40802810038300100567 в КБ «Удачный» г. Москва
наименование банка
Доверенность выдана менеджеру Кирилову Ивану Петровичу
должность фамилия, имя, отчеа во
Паспорт: серия 45 06№ 347936
Кем выдан ОВД «Войковский» г. Москвы_____________________
Дата выдачи “ 13 " марта 2002 г.
На получение от ООО «Салют»_________________________________________
наименование поставщика
материальных ценностей по счету 15/07/11
наименование, номер и
_________________________от 15.07.2011_____________________________
дача документа
Оборотная сторона формы № М-2
Перечень материальных ценностей,
подлежащих получению
Номер по порядку Материальные ценности Единица измерения 1 1 1-Ж1 1 1 1 Количество (прописью)
1 2 3 4
1 Бумага для ксерокса Пачка 20 (Двадцать)
2 Бумага для факса Рулон 15 (Пятнадцать) I
3 Ручки шариковые Шт. 100 (Сто)
4 Тетради Шт. 50 (Пятьдесят)
5 Калькуляторы Шт. 10 (Десять)
— .1 ». —и
Подпись лица, получившего доверенность Кирилов
удостоверяем.
Руководитель Никофоров В. В. Никифоров
ЛСДЖСЪ расшифровка подпхек
М.П.
Н.В. Петрова
Главный бухгалтер Петрова
ПЭДПКСЬ
расшифровка подписи
4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону I 101
Доверенность (форма N° 2а)
Типовая межотраслевая форма № М-2а
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 30.10.1997 № 71а
Коды
Форма по ОКУД 0315002
Организация ЗАО «Фрегат»по ОКПО 52564479
Доверенность № 2
Дата выдачи « 10 » февраля 2011 г.
Доверенность действительна по « 15 » февраля 2011 г.
ИНН 7743208839 ЗАО «Фрегат». Москва Ленинградское шоссе, д 2________________
наименование потребителя и его адрес
____________________________________Он же_____________________________
наименование плательщика и его адрес
Счет Ns 40802810038300100567 в КБ «Удачный» г, Москва
наименование банка
Доверенность выдана менеджеру__________ Кирилову Ивану Петровичу
должность фамилия, имя. отчество
Паспорт: серия 45 06 № 347936
Кем выдан ОВД «Войковский» г. Москвы________________________________________
Дата выдачи « 13 »марта 2009 г.
На получение от ООО «Вычислительная техника»________________________________
наименование поставщика
материальных ценностей по Счету № 27 от 10.02.2011
наименование, номер и дата документа
Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности Накладная 65 от 10.02.2003
Расписка лица, получившего доверенность Кирилов
Журнал регистрации выданных доверенностей по форме № М-2а Номер и дата наряда (счета, спецификации и др. заменяющего наряд документа) или извещения Счет 27 от 10.02.2011
Наименование поставщика ООО «Вычислитель' пая техника»
Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность Менеджер Кирилов Иван Петрович
Срок действия доверенности До 15.02.2011
Дата выдачи 10.02.2011
Номер овсрсн- осги
Оборотная сторона формы № М-2а
Номер по порядку Материальные ценности; Единица измерения Количество (прописью)
1 2 3 4
1 I Компьютер в комплекте Шт. 1 (Один)
I
Подпись лица, получившего доверенность Кирилов
удостоверяем.
Руководитель Никифоров В. В. Никифоров
М.П. ПОДПИСЬ pact ифровка подписи
Главный бухгалтер Петрова Н.В Петрова
ПОДПИСЬ
расш/фрозка подписи
102 I 4. Первичные документы по учету' материально-производственных запасов
4.1.3. Накладная
Для оформления продажи (отпуска) материальных ценностей сторонней ор-
ганизации применяются товаросопроводительные документы.
Основной юваросонроводительный документ — накладная.
Вид накладной зависит от способа доставки материальных ценностей и от
вида самих материальных ценностей.
При доставке товаров автомобильным транспортом выписывают товарно-
транспортную накладную (форма № 1-Т), утвержденную постановлением Го-
скомстата России от 28 ноября 1997 г. №’ 78. (Товарно-транспортная накладная
состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особен-
ностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие
документы, следующие с грузом.)
При доставке товаров железнодорожным транспортом выписывают желез-
нодорожную накладную. К железнодорожной накладной могут быть приложе-
ны спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.
Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, го должна оформ-
ляться «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».
Рассмотрим наиболее часто встречающиеся на практике виды накладных.
Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)
Накладная, которой оформляется отгрузка товара, называется товарной на-
кладной. Для нее предусмотрен типовой бланк по форме № ТОРГ-12. Форма
бланка утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г.
№ 132.
Количество оформляемых экземпляров накладной зависит от условий полу-
чения товара покупателем, вида организации-поставщика, места передачи то-
вара и т.д.
Обычно оформляют два экземпляра накладной: первый экземпляр остается
на складе продавца у материально ответственного лица, отпустившего товар (в
дальнейшем после передачи накладной в бухгалтерию на ее основании будет
произведено списание ТМЦ); второй экземпляр передастся покупателю и явля-
ется основанием для оприходования у него этих ценностей.
Пример заполнения накладной приведен на с. 104—105.
В шапке накладной указываются:
• наименование, адрес, номер телефона, факса и банковские реквизиты
организации-грузоотправителя;
• наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты органи-
зации-грузополучателя;
• наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты органи-
зации-поставщика. Если грузоотправитель и поставщик — одно и то же
лицо, то можно указать только название организации или написать в
этой строке «грузоотправитель»',
• наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты органи-
зации-плательщика. Если грузополучатель и плательщик — одно и то
же лицо, то можно указать только название организации или написать в
этой строке «грузополучатель».
Если по каким-либо причинам в строке «Грузополучатель» отсутствуют эти
реквизиты, то это не опровергает фактическую доставку товара поставщиком, а
также наличие и оприходование его на счетах бухгалтерского учета у грузополу-
чателей (письмо УФНС России по г. Москве ог 26 апреля 2010 г. № 16-15/43834).
В строке «Основание» указывается документ, на основании которого вы-
писывается накладная. Это может быть договор, приказ, распоряжение и т.п.
Справа в таблице указывают номер и дату7 этого документа.
4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону I 103
Если товар доставляется покупателю транспортной организацией, то указы-
вается номер и дата транспортной накладной.
Графа «Вид операции» заполняется, если организация применяет в учете си-
стему кодирования. Тогда проставляется код операции, присвоенный ей в ор-
ганизации.
Далее указывают номер и дату составления транспортной накладной.
Основные сведения об отгружаемом товаре указываются в таблице, состоя-
щей из 15 граф.
В графе 1 указывается порядковый номер записи.
В графе 2 — наименование, сорт и артикул товара; приводится его краткая
характеристика, например «Пальто женское зимнее р. 42—46, артикул 118».
В графе 3 — код товара. Заполняют в случае, если организация применяет
в учете систему кодирования.
В графе 4 — наименование принятой по данному товару единицы измере-
ния (штуки, килограммы, метры и т.д.).
В графе 5 — код этой единицы измерения в соответствии с Общероссий-
ским классификатором единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97) (ОКЕИ),
утвержденным постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г.
№ 366.
В графе 6 — вид упаковки товара (ящик, коробка, тюк и т.п.).
Далее указывается количество:
• в графе 7 — в одном месте, т.е. в одной упаковке (например, 20 деталей
в одном ящике);
• в графе 8 — количество мест, штук, т.е. упаковок (например, 10 ящи-
ков).
В графе 9 — масса брутто (т.е. масса товара с тарой), а в графе 10 — масса
товара нетто (т.е. чистый вес товара без упаковки). Если данные о массе товара
брутто отсутствуют, ставится прочерк.
В графе 10 — общее количества товара. Эта сумма равна произведению по-
казателей из граф 7 и 8.
В графе 11 — цена единицы товара без учета НДС в рублях и копейках.
В графе 12 — стоимость всего количества товара без учета НДС в рублях и
копейках.
Графы 13 и 14 — сумма НДС, которая начисляется на продаваемый товар:
• в графе 13 — ставка НДС, по которой исчисляется НДС для данного вида
товара, в процентах;
• в графе 14 — сумма НДС по всему количеству товара. Рассчитывается
как произведение показателей из граф 12 и 13 (не забывайте, что в гра-
фе 13 ставка НДС указана в процентах).
В графе 15 — общая стоимость товара с учетом НДС.
Накладная может состоять из нескольких листов. По каждому подводится
итог по графам 8—10, 12, 14 и 15.
Общий итог по этим же графам подводится в строке «Всего по накладной».
Если товарная накладная состоит из нескольких листов, то прописью ука-
зывается их количество. Количество порядковых номеров записей в накладной
также указывается прописью.
Прописью указывается и количество мест всего по накладной (итог по гра-
фе 8), и масса груза нетто (итог ио графе 10), и масса груза брутто (итог по
графе 11).
Далее указывается прописью количество листов приложений. Это могут
быть паспорта, сертификаты, счета-фактуры и т.п.
В следующей строке указывается прописью общая сумма отпущенного това-
ра с учетом НДС (итог по графе 15).
Завершается заполнение накладной подписями сотрудника, разрешившего
отпуск товара, главного бухгалтера и сотрудника, отпустившего товар.
Унифицированная форма № ТОРГ-12
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 25.12.1998 Ns 132
1 рузополучатель
Поставщик
по ОКПО
52564479
Плательщик
по ОКПО
Основание
5110370
45366785
Код
0330212
52564479
*,й2. Э8. w^m8a)agoo,^, № ЗИИ8,от(>;то1к,„, £Ж(Ж525„, Форма п° окуй
оргаиизация-грузоо.правитель. адрес, телефон, факс. банковские рекви^~-----------’-------------------------- ПО 10
с "руктурнэс подразделение-----------------------------------------—-----------—----------------------
организация, адрес, телефон, факс, оан .овские реквизиты --------------“------------ЩК1 1U
_____________ЗДО "Фрегат"
организация, адрес, телефон, факс, банковски»; рекгизин-
СЮО "Вектор"
. го
Транспортная накладная
£0
номер
Лата
номер
Лата
организация, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты
______________________договор
наименование документа (договор, контракт, заказ-наряд)
45366785
14/2011
01.07 2011
го
г
го
го
Вид операции
TOBZ
Номер Товар Единица наймено- НАКЛАДНАЯ 87 05.07.2011
по по- наименование, хапактерис’ика. код измерения код Вид упаковки Коли в одном честно мест, штук 8 50 W 100 Масса брутто ~ 9 Количестве (масса нетто) 10 5000 100 ~ 10000 Цена, руб. ко л, 11 56.38 4,75 10,00 Сумма баз НДС Сумма с
рядку 1 1 2 3 сорт, артикул товара 2 Папка-файл 5 см, А4. пластик Клей ПВА 65 г Тетради школьные в клетку 3 ванне 4 11\т. Бут. Шт. по ОКЕИ 5 796 8S8 796 6 пач. кор. пач. месте 7 100 10 юоо учета НДС, оуб. коп. 12 281900,00 475,00 100000.00 ставка, % 13 18 18 10 сумма, руб. коп. ~14 50742.00 85 50 10000,00 учетом НДС, руб, коп. 15 332642,00 560,50 110000,00
Г — Итого 160 • — 15100 к 382375,00 X 60827,50 443202.50
о
о
X
о
00
и
со
го
и
Ей
:□
ГО
о
о
03
Оборотная сторона формы № ТОРГ-12
Номер по по- рядку Товар Единица измерения Вид упаковки Количество Масса брутто Количество (масса нетто) Цена, руб, коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. НДС Сумма с учетом НДС, руб. коп.
наименование, характеристика, сорт, артикул товара код наимено- вание код по ОКЕИ в одном месте мест, штук ставка, % сумма, руб. коп.
1 2 3 4 5 6 7 В 9 10 11 12 13 14 15
Итого Всего по накладной — — — X — X — —
160 15100 X 382375,00 X 60827.50 443202,50
Товарная накладная имеет приложение на___________________________________—________________________________листах
и содержит Три порядковых номеров записей
прописью
Масса груза (нетто) _________________________________—________________________________
прописью
Всего мест Сто шестьдесят Масса груза (брутто) —
прописью прописью
Приложение (паспорта, сертификаты и т.п.) на — листах
прописью
Всего отпущено на сумму Четыреста сорок три тысячи двести два
прописью
—. — руб. 50 коп.
Отпуск груза разрешил зав, склада № 1 Хромова должность подпись А.Н. Хромова расшифгювка подписи
Главный (старший) бухгалтер Петрова подпись Н.В. Петрова расшифровка подписи
Отпуск груза произвел кладовщица Михайлова должность подпись Л.Н. Михайлова расшифровка подписи
М.П. " 05 " июля 2011 года
По доверенности № 23 от и 04 ” июля 2011 года,
выданной __________________снабженцу ООО "Вектор" Попову С.С.______________________
кем, кому (организация, место работы, должность, фамилия, и., о.)
Груз принял снабженец Попов С. С. Попов
Груз получил грузополучатель ДОЛЖНОСТЬ подпись расшифровка подписи
должность ПОДПИСЬ расшифровка подписи
М.П. " 05 " июля 2011 года
4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону I 105
106 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Если представитель покупателя получает товар на складе поставщика, то
товар ему выдается только при наличии доверенности от организации — поку-
пателя товара. Реквизиты доверенности заносятся в накладную.
Получатель товара расписывается в строке «Груз принял».
Если товар доставляется грузополучателю транспортной организацией, то то-
вар по доверенности получает представитель транспортной организации. Он же и
распишется в получении товара у продавца. При получении товара грузополуча-
телем подпись его представителя ставится в строке «Груз получил грузополучатель».
Накладная заверяется печатями организаций, отгрузившей и принявшей товар.
Хранится накладная в архиве организации пять лет.
Пример заполнения накладной по форме № ТОРГ-12 приведен на с. 104 и 105.
Товарно-транспортная накладная (форма № 1»Т)
При перевозке товара автомобильным транспортом может использоваться
товарно-транспортная накладная (далее — ТТН) по форме № 1-Т. Унифициро-
ванная форма этой накладной утверждена постановлением Госкомстата России
от 28 ноября 1997 г. № 78.
Форма № 1-Т необходима в случаях, когда доставка осуществляется сторон-
ней автотранспортной организацией и оплачивается отдельно от стоимости то-
вара (письмо Минфина России от 26 мая 2008 г. № 03-03-06/1/333, определение
Верховного Суда РФ от 10 ноября 2009 г. № КАС09-515 и т.д.).
Если же доставка осуществляется самостоятельно автотранспортом продав-
ца или покупателя, то для учета товара достаточно товарной накладной по фор-
ме № ТОРГ-12, конечно, при условии, что доставка не оплачивается отдельно,
а включена в стоимость товара (письма Минфина России от 15 июня 2010 г.
№ 03-03-06/1/413, ФНС России от 18 августа 2009 г. № ШС-20-3/1195).
Когда одновременно составляются оба вида накладных, то форма № 1-Т яв-
ляется первичным документом, ведь в шапке формы № ТОРГ-12 должны быть
указаны номер и дата составления ТТН.
Форма № 1-Т используется одновременно и для учета движения ТМЦ и для
расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная
накладная является документом строгой отчетности.
Она состоит из двух разделов: товарного и транспортного.
Товарный раздел является основанием для списания ТМЦ у грузоотправите-
ля и оприходования их у грузополучателя. Таким образом, этот раздел опреде-
ляет взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей. Товарный раз-
дел заполняет грузоотправитель (продавец).
Транспортный раздел служит для учета транспортной работы и расчетов гру-
зоотправителей или грузополучателей с организациями — владельцами авто-
транспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов. Таким образом, этот
раздел определяет взаимоотношения грузоотправителей — заказчиков авто-
транспорта с организациями — владельцами автотранспорта, выполнившими
перевозку грузов. Транспортный раздел заполняют вместе грузоотправитель
(продавец) и грузоперевозчик.
Форма No 1 -Т составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя
и на каждую поездку автомобиля. Если одновременно перевозится несколько
грузов в адрес одного или нескольких получателей, то накладная оформляется
на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.
Грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за все послед-
ствия неправильности, неточности или неполноты сведений, указанных ими в
ТТН. Автотранспортные предприятия и организации имеют право проверять
правильность этих сведений.
Товарно-транспортная накладная хранится в бухгалтерии организации.
Она выписывается в четырех экземплярах: первый остается у грузоотправителя
и предназначается для свисания ТМЦ; второй, третий и четвертый экземпляры,
4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону I 107
заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью во-
дителя, вручаются водителю. В дальнейшем второй экземпляр сдается водителем
грузополучателю и предназначается для оприходования ТМЦ у получателя груза;
третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами)
грузополучателя, сдаются организации — владельцу автотранспорта. Третий экзем-
пляр, служащий основанием для расчетов, организация — владелец автотранспор-
та прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотран-
спорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета
транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
Грузоотправитель при необходимости может выписывать дополнительные
экземпляры ТТН. Например, если на одном автомобиле одновременно пере-
возятся несколько партий грузов в адрес нескольких грузополучателей, ТТН
выписывается каждому грузополучателю в отдельности.
По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет
ТМЦ, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера,
ТТН выписывается в трех экземплярах: первый и второй экземпляры передаются
организации — владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основани-
ем для расчетов организации — владельца автотранспорта с грузоотправителем и
прилагается к счету, а второй прилагается к пугевому листу и служит основанием
для учета транспортной работы; третий экземпляр остается у грузоотправителя и
служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.
В ТТН должны быть обязательно заполнены все реквизиты.
Каждый экземпляр накладной должен быль заверен подписью, печатью или
штампом грузоотправителя.
Прием грузов к перевозке подтверждается подписью водителя-экспедитора
во всех экземплярах накладной.
Сдавая груз грузополучателю, водитель предъявляет ему три экземпляра
ТТН. Грузополучатель удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и
печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия
и убытия автомобиля.
Таким образом, для продавца документами, которые являются основани-
ем для списания товара с учета, являются форма № ТОРГ-12 с указанными в
ней реквизитами покупателя и первый экземпляр ТТН с подписью водителя о
приемке груза к перевозке. Полномочия водителя подтверждаются переданной
продавцу доверенностью от организации-перевозчика.
Рассмотрим заполнение ТТН.
В заголовке указывается:
• дата составления ТТН;
• в строках «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» — соответственно на-
именование организации, отгружающей товар и получающей товар;
• в строке «Плательщик» — лицо, производящее оплату транспортной ра-
боты по данной ТТН. Часто организации указывают в этой строке того,
кто оплачивает товар по аналогии с накладной формы ТОРГ-12. Но здесь
следует обратиться к Инструкции о порядке расчетов за перевозки гру-
зов автомобильным транспортом, утвержденный 30.11.1983 Минфином
СССР № 156, Госбанком СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавто-
трансом РСФСР № 10/998. Несмотря на то что речь в данном документе
идет об уже несуществующей форме, многие положения из него можно
применить к нынедействующей (и в принципе похожей) форме № 1-Т;
В товарном разделе, который заполняется грузоотправителем, указываются
сведения о товаре.
В графе «Код продукции (номенклатурный номер)» грузоотправитель указыва-
ет эти данные согласно утвержденной у себя системе кодирования.
Графы «Номер прейскуранта и дополнения к нему», «Артикул или номер по пре-
йскуранту» заполняются, если организация-продавец утверждает у себя прей-
скурант цен и присваивает товарам определенный артикул.
108 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Остальные графы в основном повторяют графы товарной накладной по
форме № ТОРГ-12.
Графы для выделения суммы НДС не предусмотрены, поэтому стоимость
товара указывается с НДС.
В строке «Отпуск разрешил» указывается должность лица, ответственного за
отгрузку товара, ставится его подпись с расшифровкой.
В графе «Отпуск груза произвел» указывается должность лица, непосред-
ственно отгрузившего товар, ставится его подпись с расшифровкой.
Указывается дата отгрузки и ставится печать организации-грузоотправителя.
При передаче товара перевозчику в ТТН переносятся реквизиты доверенно-
сти лица, принимающего груз от имени перевозчика (номер и дата). Указывают-
ся наименование организации-перевозчика, а также должность лица, принимаю-
щего груз, его подпись и расшифровка этой подписи. Представитель перевозчика
ставит отметку о наличии или отсутствии претензий к полученному грузу.
Транспортный раздел заполняет перевозчик.
В шапке раздела указывают:
• номер ТТН;
• в графе «Кпутевому листу» — номер путевого листа, который выписыва-
ется водителю на доставку данного груза;
• в строке «Организация» — наименование организации-перевозчика;
• в строке «Заказчик» — наименование организации, заказавшей перевозку;
• в строке «Водитель» — фамилию, имя и отчество водителя, а также номер
его водительского удостоверения;
• в строке «Вид перевозки» — наименование вида перевозки, например
коммерческий, сдельный, повременной, оплата за ездку, централизован-
ная перевозка и т.п.;
• регистрационный номер автомобиля;
• пункты погрузки и разгрузки при наличии и пункт переадресовки;
• данные о прицепе при его наличии.
Тип лицензионной карточки не заполняется, так как лицензирование пере-
возки грузов отменено.
В разделе «Сведения о грузе» указывают:
• в графе 1 — краткое наименование груза;
• графе 2 «С грузом следуют документы» — наименования и номера до-
кументов, прилагаемых к ТТН (сертификаты, ТОРГ-12 и т.п.). Эти до-
кументы водитель принимает с грузом, а впоследствии передает грузопо-
лучателю;
• графе 3 «Вид упаковки» — вид тары, в которой перевозится груз. Если
груз не упакован, то ставится «н/у»;
• графе 4 «Количество мест» — количество мест по каждому наименова-
нию груза и каждому виду упаковки;
• графе 5 «Способ определения массы» — каким способом определена масса
груза (взвешиванием на товарных весах, с помощью замера, расчетным
путем и т.п.);
• графах 6 «Код груза», 7 «Номер контейнера», 8 «Класс груза» — данные в
соответствии с системой кодирования и нумерации перевозчика;
• графе 9 «Масса груза» —массу груза с точностью до 0,01 т по видам на-
именования грузов и общую массу груза;
• в строке «Количество ездок, заездок» — общее количество выполненных
ездок, ведь одной ТТН могут быть оформлены несколько ездок с грузом;
• строках, отражающих приемку-передачу груза материально ответствен-
ными лицами, указывают:
— оттиск пломбы, которой опломбирован груз. Это актуально при пере-
возке 1руза в контейнерах, цистернах и т.п. под пломбой;
— общее количество мест груза или контейнеров (прописью);
— общую массу, сданного для перевозки по данной ТТН;
4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону I 109
— строке «Сдал» — должность, подпись и расшифровку подписи лица
от организации-грузоотправителя, передававшего груз для перевозки
перевозчику. Ставится печать организации-грузоотправителя. Эта под-
пись, заверенная печатью, подтверждает сведения, указанные в ТТН;
— строке «Привял водитель-экспедитор» — подпись и расшифровку под-
писи водителя, подтверждающие принятие указанного выше оплом-
бированного груза к перевозке.
Аналогичные сведения отражаются и при передаче груза водителем матери-
ально ответственному лицу организации-грузополучателя.
В строке «Транспортные услуги» перечисляются транспортные услуги, ока-
занные водителем при погрузке материальных ценностей в автомашину (упа-
ковка, укрытие брезентом и т.п.) с указанием их количества. Аналогичные све-
дения могут быть отражены и при разгрузке груза у грузополучателя.
Раздел «Погрузочно-разгрузочные операции» заполняется в два приема: при
погрузке груза у грузоотправителя и при его разгрузке у грузополучателя следу-
ющим образом:
• в графе 10 «Операция» указывается вид операции: погрузка, разгрузка;
• в графе 11 «Исполнитель» — наименование исполнителя указанных опе-
раций (перевозчик, грузоотправитель, специализированная организация
и т.п.);
• в графе 12 «Дополнительные операции» перечисляются при их наличии
виды таких операций и их количество;
• графа 13 «Механизм, грузоподъемность, емкость ковша» заполняется при
механизированной погрузке-разгрузке. Указываются вид механизма и его
характер исти ки;
• в графах «Способ» соответственно указываются:
— в графе 14 — вид способа погрузки-разгрузки: ручной, механизирован-
ный. наливом, самосвалом;
— в графе 15 — код этого способа при наличии системы кодирования в
организации;
• в графах «Дата (число, месяц), время, ч, мин» указываются дата и время
соответственно: в графе 16 — прибытия, а в графе 17 — убытия автомо-
биля под погрузку-разгрузку. Время прибытия — это время предъявле-
ния водителем путевого листа лицу, ответствен ному за отгрузку (прием)
товара, а время убытия — время подписания и передачи ТТН водителю
лицом, ответственным за отгрузку (прием) товара;
• в графе 18 указывается время, затраченное на дополнительные операции,
перечисленные в графе 12;
• в графе 19 ставится подпись лица, ответственного за выполнение указан-
ных операций.
Раздел «Прочие сведения» заполняется организацией, владельцем автотран-
спорта. В нем указывают:
• в графах 25 «Код экспедирования груза» — код при наличии системы ко-
дирования в организации;
• графах 26 и 27 — суммы, причитающиеся за транспортные услуги, соот-
ветственно с клиента и водителю;
• графе 28 — сумму штрафа за неправильное оформление документов;
• графах 29 и 30 — поправочные коэффициенты к зарплате водителя (для из-
менения расценок в соответствии с условиями перевозок) и к основному та-
рифу (для его изменения в случаях, предусмотренных едиными тарифами);
• графах 31 и 32 — соответственно время простоя автомобиля под погруз-
кой и разгрузкой.
Разделы «Таксировка» и «Расчет стоимости» заполняются работником ор-
ганизации-перевозчика, ответственным за эти операции, для расчета стоимости
доставки и зарплаты водителю по данной ТТН.
Пример заполнения формы № 1-Т приведен на с. 110—111.
ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ
Грузоотправитель 3/П? "фрегат", г. Москва, Ленинградский пр-т., д. 80. тел. (499)198 98-98
1.1 id.'iное HiiiiMCKOBai»нс hpi a*nuaiiii;i~ я^рсс, номер ie.'icipiijiay
Грузополучатель ООО "Омега", г. Владимир, ул. Садовая, д. 5. тел. 5-21-43
(нскабсиянхс11Пиаяйе орпин*. ал;хс, номер телефона]
Плательщик ООО "Омега", г. Владимир, ул. Садовая, д. 5, р/с 407038104800000080939 в КБ "Содбизнесбанк"
(ионное пяимснокэннс орган итзции, адрес, памконекясрскнимтгы)
г
Типовая межотраслевая форма № 1-Т
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 28.11,1997 №78
1 Форма по ОКУД №. Коды
0345009
213
(серия) Дата составления 10 08 201
по ОКПО 52564479
по ОКПО 52563456
по ОКПО 52563456
1. ТОВАРНЫЙ
Код продукции (номенкла- турный номер) Номер прейскуранта и дополнения к нему Артикул или номер по прейскуранту' Количество Цела, руб. коп. Наименование продукции, товара (груза), ТУ, марка, размер, сорт Единица измерения Вид упаковки Количест- во мест Масса, т Сумма, руб, коп. Порядковый HOMCJ записи по склад- ской картотеке (грузоотправители: грузополучателю)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
А — — 15 28800- Компьютер шт. коробка 30 0.08 432000- 93
12 —' — 5 3500- Телефакс шт, коробка 1 0.002 17500- 17
Товарная накладная имеет продолжение на и содержит Два (lipnnnCMv) Всего наименований Два листах, на бланках за № Наценка, % —
порядковых номеров записей Масса груза (нетто) Семьдесят восемь кг 0,078 T Т Складские или транспортные расходы —
< ::р<ч । псью) (i грен i исью) Всего мест Тридцать одно Масса груза (брутто) Восемьдесят два кг 0,082
(прописью) (прописью) Всего к оплате 449500=
Приложение (паспорта, сертификаты и т.п.) на
листах
от
2011 г.
Всего отпущено па сумму
(прописью)
Четыреста сорок девять тысяч пятьсот
руо.
00 коп.
Ио доверенности №
выданной
(прописью)
Отпуск разрешил
ком. директор
(.ЩШЖНООД)
Савельев Л. Г. Савельев
(подпись)
(pa tun I фра н ка 1 ю;к; и сн)
Главный (старший)
бухгалтер Петрова
(подпись)
Груз к перевозке принял
«. 10 » _____августа
ЗАО Перевозчик"
водитель
(должность)
Кузин
(подпись)
А.В. Кузин
(расшифровка подписи)
Отпуск I руза произвел
кладовщик
(должность)
М.П.
Зотов
(подпись)
« 10 »
Н.В.Петрова
(расшифровка подписи)
С.В.Зотов__________
(расшифровка подписи)
августа 2011 г.
(При личном приеме товара по количеству и ассортименту)
претензий не имею
Груз получил грузополучатель кладовщик
(должность)
Лобов
(подпись)
Н.П. Лобов
(расишфрешка ПОДПИСИ/
110 I 4, Первичные документы по учету материально-производственных запасов
4.1. Отпуск материально-производственных запасов на сторону I 111
2. ТРАНСПОРТНЫЙ РАЗДЕЛ Оборотная сторона формы № 1-Т
112 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
4.2. Внутреннее перемещение товарно-материальных
ценностей
Движение материальных ценностей при передаче их в производство внутри
организации оформляется при помощи:
• лимитно-заборных карт (типовая форма № М-8);
• требований-накладных (типовая форма № М-11).
Лимитно-заборная карта (форма утверждена постановлением Госкомстата Рос-
сии от 30 октября 1997 г. № 71а) применяется для оформления отпуска материаль-
ных ценностей в структурные подразделения при систематическом их потреблении
или в случае заранее разработанного лимита отпуска материальных ценностей.
Лимит устанавливает руководитель организации или работник, назначен-
ный его приказом (например, начальник структурного подразделения). Те же
лица имеют право на внесение изменений в лимите. При расчете лимита ис-
пользуются утвержденные в установленном порядке производственные нормы
расхода материалов на единицу продукции, объемы производственных про-
грамм цехов, участков.
Сверхлимитный отпуск материалов или изменение лимита допускается
только с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица.
Сверхлимитная выдача материальных ценностей осуществляется по отдельным
требованиям.
Выписывается лимитно-заборная карта только на один вид материальных
ценностей или на несколько взаимозаменяемых материалов. При замене одного
вида материалов на другой в карте делается запись «Замена, смотри требование
№_____», и, соответственно, уменьшается остаток лимита.
Лимитно-заборная карта выписывается бухгалтером в двух экземплярах:
первый экземпляр передают потребителю материальных ценностей (например,
в цех), второй — на склад.
Отпуск материалов на производство по лимитно-заборным картам может
производиться лишь с одного прикрепленного склада.
В заполнении лимитно-заборной карты могут принять участие несколько
человек. При описании порядка заполнения граф лимитно-заборной карты бу-
дем обязательно указывать, если какая-либо графа должна быть заполнена кон-
кретным работником.
В лимитно-заборной карте сотрудник, отвечающий за ее выписку, указывает:
• название организации;
• порядковый номер карты;
• дату ее составления;
• код операции движения ТМЦ согласно данной лимитно-заборной карте
(заполняется, если организация применяет систему кодирования);
• вид деятельности, для которой используется запрашиваемый вид матери-
альных ценностей;
• отправителя, т.е. наименование структурного подразделения, отпускаю-
щего материальные ценности;
• получателя, т.е. наименование структурного подразделения, получающе-
го материальные ценности;
• учетную единицу выпуска продукции (работ, услуг), т.е. единицу изме-
рения продукции, для выпуска которой запрашивается данный вид мате-
риальных ценностей;
• наименование отпускаемых материальных ценностей, их краткую харак-
теристику: сорт, размер, марку;
• номенклатурный номер, присвоенный в организации данному виду ма-
териальных ценностей в соответствии с разработанной номенклатурой-
ценником. Если организация имеет небольшой ассортимент запасов, она
может не присваивать им номенклатурные номера. В этом случае в 1рафе
ставится прочерк;
4.2. Внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей I 113
• наименование принятой по данному виду материальных ценностей еди-
ницы измерения (штуки, килограммы, метры и т.д.);
• код этой единицы измерения в соответствии с ОКЕИ, утвержденным по-
становлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366.
Максимальное количество материальных ценностей, которое может быть
отпущено со склада, указывается в 1рафе «Лимит». Данную графу может запол-
нить сотрудник, устанавливающий лимит использования материальных цен-
ностей, или работник, отвечающий за выписку лимитно-заборных карт. После
записи в карте лимита отпуска материальных ценностей карта должна быть
заверена руководителем подразделения, установившего лимит.
Бухгалтер, отвечающий за обработку лимитно-заборных карт, указывает:
• бухгалтерский синтетический счет и субсчет, с которым будет составле-
на корреспонденция счета учета материальных ценностей на основании
этой лимитно-заборной карты;
• код аналитического учета списываемых материальных ценностей;
• цену за единицу материальных ценностей без учета НДС.
Работник, получающий материалы, предъявляет свой экземпляр карты кла-
довщику.
Кладовщик должен указать на обоих экземплярах карты дату отпуска, ко-
личество отпущенных материальных ценностей, а также остаток лимита. При
этом он расписывается в карте работника, получающего материальные ценно-
сти, а работник — в экземпляре карты, принадлежащей кладовщику. Аналогич-
но оформляется и возврат материальных ценностей.
Кладовщик также указывает порядковый номер записи отпускаемых мате-
риальных ценностей по складской картотеке.
По окончании периода, на который установлен лимит использования матери-
альных ценностей, подводится итог' их отпуска. Для этого подсчитывается общее
количество выданных материальных ценностей и из него вычитается их возврат.
При окончательной обработке карты бухгалтер подсчитывает стоимость все-
го отпущенного за отчетный период материала без учета НДС путем умножения
всего количества выданных материальных ценностей (за минусом возврата) на
стоимость единицы материальных ценностей.
Карта заверяется подписями руководителей структурного подразделения,
получающего материальные ценности, и структурного подразделения, отпуска-
ющего эти ценности.
Указывается дата закрытия лимитно-заборной карты.
Оформлять отпуск материалов, систематически потребляемых в процессе
производства, можно и непосредственно в карточках учета материалов.
В указаниях по заполнению лимитно-заборной карты установлено, что по-
сле того, как лимит, указанный в карте, использован, кладовщик сдает карту
в бухгалтерию. Сдача лимитно-заборной карты должна происходить не реже
одного раза в месяц. Но лучше сдавать карту вместе с отчетом о движении ма-
териалов, срок сдачи которого устанавливается в графике документооборота.
Поэтому и лимит должен устанавливаться с учетом этого графика.
Срок хранения лимитно-заборной карты в архиве организации —
пять лет.
Пример заполнения лимитно-заборной карты приведен на с. 114—115.
Требование-накладная по форме № М-11 (утверждена постановлением Гос-
комстата России от 30 октября 1997 г. № 71а) применяется для учета движения
материальных ценностей внутри организации между структурными подразделе-
ниями или материально ответственными лицами.
В отличие от лимитно-заборной карты оно выписывается на каждый отпуск
материальных ценностей внутри организации, но не может применяться в слу-
чае, если установлено ограничение на отпуск материалов со склада.
На несколько наименований материальных ценностей может быть выписа-
но одно общее требование-накладная.
Типовая межотраслевая форма № М-8
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 30.10.1997 №71а
ЛИМИТНО-ЗАБОРНАЯ КАРТА № 12
Форма по ОКУД
Организация ЗАО «Фрегат» по ОКПО
Коды
0315005
52564479
Дата состав- ления Код вида операции Вид деятельности Отправитель Получатель Корреспондирую- щий счет Учетная единица выпуска про- дукции (работ, услуг)
структурное подразделение структурное подразделение счет, субсчет код анали- тического учета
30.06.2011 — Производство готовой продукции Склад № 1 Цех № 2 20 — Гоптовая продукция (шт.)
Материальные ценности - - -- '" - - ’ - — Единица измерения
наименование, сорт, размер, марка номенклатурный номер код наименование
Лента упаковочная металлическая Л-45 1021994 168 тонна
Лимит 0,6 Передковый номер по складской картотеке 4 Всего отпущено с учетом возврата Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коя.
0,51 13250= 6757,50
t Отпущено Дата Количество Остаток лимита Подпись заведующего складом или получателя
01.07.2011 0.02 0,58 Сидоров
07.07.2011 0,1 0,48 Сидоров
14.07.2011 0,15 0,33 Сидоров
21.07.2011 0,2 0,13 Сидоров
28.07.2011 0,1 0,03 Сидоров
114 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
4.2. Внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей I 115
Оборотная сторона формы № М-8
Руководитель подразделения, установившего лимит Гп.
Руководитель подразделения, получившего
материальные ценности
А.Б.
ДОЛЖНОСТЬ подпись расу:ифосека подписи
Нач. цеха № 2 Онищенко П.П. Онищенко
догекность подглсь расшифровка подписи
Н.И Сидоров
расшифровка подписи
июля 2.0 11 Г.
Заведующий складом
Сидоров
подпись
31
116 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо
структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экзем-
пляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй
необходим принимающему складу для оприходования ценностей.
Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в
кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они
ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.
Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно
сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.
Заполнение граф требования-накладной формы № М-11 аналогично лимит-
но-заборной карте.
Срок хранения требования-накладной в архиве организации — пять лет.
Пример заполнения требования-накладной приведен на с. 117.
Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) выписывается в
случае отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, располо-
женным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании
договоров и других документов. Чаще накладная применяется в первом случае.
Типовой бланк по форме М-15 утвержден постановлением Госкомстата
России от 30 октября 1997 г. № 71а.
Пример заполнения формы № М-15 приведен на с. 118.
Накладная выписывается в двух экземплярах: первый передают на склад
(как основание для отпуска материалов), второй — получателю материалов.
Накладная может быть выписана в бухгалтерии бухгалтером, ответствен-
ным за данный участок учета, на складе кладовщиком на основании письмен-
ного распоряжения руководителя и доверенности, предъявленной получателем
материалов, или в структурном подразделении ответственным работником.
В оформлении накладной могут принять участие и несколько человек.
При описании порядка заполнения граф накладной будем обязательно указы-
вать, если какая-либо графа должна быть заполнена конкретным работником.
Нумерация накладных сквозная. С новою года нумерация начинается с Хе 1.
В первой таблице накладной указывают:
• дату составления накладной;
• код вида операции (заполняется, если организация применяет систему
кодирования);
• отправителя: наименование структурного подразделения и вид его дея-
тельности;
• получателя: наименование структурного подразделения и вид его дея-
тельности;
• ответственного за поставку: наименование структурною подразделения,
вид его деятельности и код исполнителя (заполняется, если организация
применяет систему кодирования).
Далее указывается документ, на основании которого выписывается на-
кладная.
В строке «Кому» указывают наименование получателя материальных цен-
ностей: хозяйств своей организации или сторонних организаций. Кроме тою,
вписывают фамилию, имя и отчество, а также реквизиты доверенности, пред-
ставлс нной получателем.
Если в соответствии с графиком документооборота, установленным в организа-
ции, накладная выписывается нс в бухгалтерии, то графы 1 и 2 основной таблицы
накладной будут заполнены затем бухгалтером, отвечающим за уют материалов:
• бухгалтерский синтетический счет и субсчет, с которым будет составлена
корреспонденция счета учета ТМЦ на основании этой накладной;
• код аналитического учета списываемых материальных ценностей.
Следующие графы может заполнять не только бухгалтер.
В графе 3 указывают наименование, сорт, размер и марку материальных
ценностей, отпускаемых по накладной.
Типовая межотраслевая форма № М-11
Утверждена постановлением госкомстата России
от 30.10 97 № 71а
ТРЕБОВАНИЕ-НАКЛАДНАЯ Форма по ОКУД Организация ЗАО «Фрегат» по ОКПО Коды 0315006 52564479
Дата состаьяе- НИЯ Код вида операции Отправитель Получатель Корреспондирующий счет Учетная единица выпуска продукции [ (работ, У^луг)
структурное подразделение вид деятельности структурное подразделение вид деятельности счет, субсчет код аналити- ческого учета
14.07.7011 Склад № 1 Хранение Цех №2 Производство готовой продукции 20 — Готовая продукция (шт.)
Через кого мастера Князева А.Б.____________________
Затребовал нач. цеха № 2 Онищенко П.П. Разрешил зав, складом Сидоре Н.И.
- Корреспондирующий счет Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. КОП. Сумма без учета НДС, руб. коп. Порядковый | номер по ’ складской картотеке г
счет, субсчет код аналити- ческого учета наименование номенк- латурный номер код наименование затре- бова- но отпу- щено
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
20 — Пряжка упаковочная 1022521 778 Упаковка 0,5 0,5 260= 130= 5/7
20 — Скоба металлическая 1022522 778 Упаковка 1 1 257= 257= 3/7
20 — Уголок защитный 1022523 778 Упаковка 2 2 300- 600= 2/7
20 — Лента штамповочная 7021995 . 168 Тонна 0,15 0,1 ( 12900= I 1290= 3/7
I - - --
Отпустил кладовщик Соломатина Л.ИСоломатина
ДОЛЖНОСТЬ ПОДПИСЬ раСШИфрСВДа подписи
Получил мастер Князева А. Б. Князев
до.-жногъ подпись расшифоовка подписи
В графе 4 — номенклатурный номер, присвоенный в организации данному виду
материальных ценностей в соответствии с разработанной номенклатурой-ценником.
Если организация имеет небольшой ассортимент запасов, то она может не присваи-
вать им номенклатурные номера. В этом случае в графе ставится прочерк.
Приведем образец формы номенклатуры-ценника.
УТВЕРЖДАЮ
Ген. директор Никифоров В.В. Никифоров
ЗАО «Фрегат»
Номенклатура-ценник
Наименование ТМЦ Номенклатурный номер Единица измерения Учетная цена, руб.
1-я группа «Сырьем материалы» (субсчет 10/1) Сталь конструкционная 1011068 Тонна И 950
2-я группа «Покупные полуфабрикаты» (суб- счет 10/2) 2.1. Полуфабрикаты: лента упаковочная металлическая 1021994 Тонна 13 250
лента штамповочная металлическая 1021995 Тонна 12 900
лента полипропиленовая 1021996 Бобина 750
2.2. Детали: пряжка упаковочная 1022521 Упаковка (1000 шт.) 260
скоба металлическая 1022522 Упаковка (1000 шт.) 257
уголок защитный 1022523 Упаковка (1000 шт.) 300
и т.д.
В графе 5 указывается код единицы измерения в соответствии с О КЕИ.
В графе 6 — наименование принятой по данному виду материалов единицы
измерения (штуки, килограммы, метры и т.д.).
Организация 3,40 «Фрегат»
НАКЛАДНАЯ № 7
на отпуск материалов на сторону
Типовая межотраслевая форма № М-15
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 30.10.1997 №71а
Форма по ОКУД
по ОКПО
Коды
0315007
52564479
Дата состав- ления Код вида операции Отправитель Получатель Ответственный за поставку
структурное подразделение вид деятельности структурное подразделение вид деятельности структур- ное подраз- деление вид деятельности код испол- нителя
05.07.2011 — Склад Ns 1 Хранение Ремонтный цех Ремонт Склад Ns 1 Хранение —
Основание распоряжение ген, директора № 14 от 05.07.2011
Кому Ремонтный цех Через кого Мастера Болотина А.С.
Корреспондирующий счет Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. коп. Сумма НДС, руб. коп. Всего с учетом НДС, руб. коп. Номер Порядковый но- мер записи по складской картотеке
। счет, субсчет Код аналити- ческого учета наименование, сорт, размер, марка номен- клатур- ный номер код наименова- ние надлежит отпус- тить отпу- щено инвен- тар- ный паспорта
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
25 — Лента штамповочная металлическая ЛШ-21 15x20 1021995 168 Тонна 0,02 0,02 12900= 258= 46 44 304.44 27/1 — 3
Всего отпущено одно наименований
прописью
на сумму Триста четыре— ---------------------- руб.44 коп. в том числе сумма НДС Сорок шесть руб. 44 коп,
прописью
118 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Отпуск разрешил зав, складом Сидоров Н. И. Сидоров
должность подпись расшифровка подписи
Главный бухгалтер
Петрова Н.В. Петрова
подпись расшифровка подписи
Отпустил кладовщик Соломатина Л.И. Соломатина
должность подпись расшифровка подписи
Получил
мастер Болотин
должность подпись
А.С. Болотин
расшифровка подписи
4.3. Приемка материальных ценностей I 119
В графе 7 — количество материала, которое следует отпустить по накладной.
Графа 8 заполняется кладовщиком при отпуске материалов со склада. В ней
указывается фактическое количество отпущенного материала.
Если на складе ведется только количественный учет (или ответственный
работник структурного подразделения не знает пен на материалы), то графы
9~12 заполняются бухгалтером.
В графе 9 указывается цена единицы материалов без учета НДС в рублях и
копейках.
В графе 10 — стоимость всего количества материалов без учета НДС в руб-
лях и копейках. Рассчитывается как произведение показателей из граф 8 и 9.
В графе 11 ставится сумма НДС по всему количеству материалов. Рассчитыва-
ется путем умножения показателя из колонки 10 на соответствующую ставку НДС.
В графе 12 указывается общая стоимость товара с учетом НДС. Рассчитыва-
ется как сумма показателей из граф 10 и 11.
Графы 13-15 заполняет кладовщик:
• в графе 13 указывается инвентарный номер, присвоенный материалу по
данным складской картотеки;
• графе 14 — номер паспорта, который обычно имеется у материальных
ценностей, содержащих драгоценные металлы, камни. В остальных слу-
чаях в графе ставится прочерк;
• графе 15 — номер записи в карточке учета материалов.
По итогам накладной прописью указываются количество отпущенных на-
именований материальных ценностей, общая сумма ТМЦ и НДС, включенный
в общую сумму.
Подписывают накладную:
• ответственное лицо, разрешившее отпуск материальных ценностей;
• лицо, отпустившее материальные ценности;
• главный бухгалтер;
• получатель ценностей.
Срок хранения накладной в архиве организации — пять лет.
Для учета движения ТМЦ внутри организации структурными подразделени-
ями или материально ответственными лицами применяется накладная на внут-
реннее перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13).
Накладная составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом
структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Первый экземпляр
служит сдающему подразделению основанием для списания материальных ценно-
стей, а второй — принимающему подразделению основанием для их оприходования.
Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соот-
ветственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения ТМЦ.
Срок хранения накладной в архиве организации — пять лет.
Пример заполнения накладной формы № ТОРГ-13 приведен на с. 120.
4.3. Приемка материальных ценностей
Оприходование поступающих в организацию материалов и товаров оформ-
ляется разными первичными документами.
4.3.1. Приемка материалов
Если количество и качество поступивших материалов совпадают с данными,
указанными в товаросопроводительных документах, то для учета оприходова-
ния на складе материалов, поступивших от поставщика или из переработки,
составляется приходный ордер (форма № М-4).
Его в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день
поступления ценностей на склад, а затем передает в бухгалтерию вместе с това-
росопроводительными документами. Приходный ордер выписывается на фак-
тически принятое количество ценностей.
ЗАО «Фрегат»
организация
НАКЛАДНАЯ
Унифицированная форма № ТОРГ-13
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 25.12.1998 № 132
Форма по ОКУД
________________ по ОКПО
Вид деятельности по ОКДП
Вид операции
Помер документа Дата составления
14 15.08.2011
НА ВНУТРЕННЕЕ ПЕРЕМЕЩЕНИЕ, ПЕРЕДАЧУ ТОВАРОВ, ТАРЫ
Отправитель Получатель Корреспонди рующий счет
структурное подразделение вид деятельности структурное подразделение вид деятельности счет, субсчет код аналитического учета
Склад №2 Хранение Магазин Торговля 41/2 -—
Товар,тара Сорт Единица измерения Отпущено По учетным пенам
наименование, характеристика кол. количество масса
наиме- нование код по ОКЕИ в одном месте мест, штук брутто нетто цепа, руб. коп сумма, руб. коп
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Набор «Подарок первокласснику» — — Шт. 8 79 1 174 2,6 кг 2,5 кг 500 87000=
— 111!.. ' ~ III
— , Итого 174 2.6 кг 2,5 кг X 87000=
Всего по накладной 174 2,6 кг 2,5 кг X 87000—
120 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Отпустил____кладовщик________Михайлова____________Л.Н. Михайлова_________товар и тару по количеству и надлежащему качеству
должность подпись рас:пифрп»ка подписи
на сумму Восемьдесят семь тысяч руб 00 коп
прописью
ГТ.
I ' 1'1 Tf/UtnilMxl
4.3. Приемка материальных ценностей I 121
Вместо приходного ордера приемку и оприходование материалов можно
оформить путем проставления на накладной поставщика штампа, в оттиске
которого содержаться те же реквизиты, что и в приходном ордере. В штампе
указывается очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается
к приходному ордеру.
Образец штампа:
Приходный ордер № 24 «07» июля 2011 г.
Склад № 1 ЗАО «Фрегат»
Принял: кладовщик Соломатина Л.И. Соломатина
Сдал:экспедитор Сергеев А. А. Сергеев
На несколько наименований материалов может быть оформлен один при-
ходный ордер, если:
• материалы поступили от одного поставщика по одному сопроводитель-
ному документу (накладной);
• однородные материалы поступили от одного поставщика по разным до-
кументам, но в течение одного дня.
Пример заполнения приходного ордера приведен на с. 122.
Графы «Код вида операции» и «Код поставщика» заполняются в том случае,
если организация использует систему кодирования.
В графе «Поставщик» в соответствующих случаях указывают название организа-
ции, фамилию, имя, отчество физического лица, у которого приобретены материалы.
В графе «Страховая организация» указывают наименование компании, за-
страховавшей поступившие материальные ценности, если таковая имеется.
Если материальные ценности не застрахованы, в графе ставится прочерк.
В графе «Номер документа» ставится номер сопроводительного документа, на
основании которого приходуются материальные ценности (обычно накладная), и
номер платежного документа, которым оплачены материальные ценности.
«Единицы измерения» указывают в соответствии с ОКЕИ. Как правило, ма-
териальные ценности приходуют в тех единицах измерения, которые указаны в
сопроводительных документах поставщика (штуки, килограммы, метры и т.д.).
Но если материал поступает в крупных единицах измерения (вагон песка), а
расходуется в более мелких (тонна или килограмм), то его приходуют в более
мелких единицах измерения.
В этом случае необходимо документально оформить перевод одних изме-
рительных единиц учета в другие. Унифицированной формы такого документа
не существует. Это может быть приказ или распоряжение руководителя, акт о
переводе. Можно предложить примерную форму такого документа.
ЗАО «Фрегат-*
Распоряжение
г. Москва 21.01.2011
О переводе единиц измерения материалов
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Изменить единицы измерения ленты полипропиленовой с «бобины» на «по-
гонные метры».
2. Перевод осуществить по нормативам: 1 бобина соответствует 500 погон-
ным метрам.
3. Учитывать ленту полипропиленовую, поступившую от ЗАО «Промторг» по на-
кладной от 18.01.2011 № 9 в количестве двух бобин, как поступившую е количе-
стве 1000 погонных метров.
4. Отклонения от нормативных, образовавшиеся при отпуске ленты, учитывать в
составе прочих доходов или расходов не более 50 погонных метров на бобине.
Генеральный директор Никифоров В.В. Никифоров
Типовая межотраслевая форма № М-4
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 30.10.1997 № 71а
ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР № 24
Форма по ОКУД
по ОКПО
Коды
0315003
ЗАО «Фрегат»
52564479
Организация
Склад
.ТруКТурНОЕ Дата составле- ния 2 ПОДраз/J Код ви- да опе- рации Склад Поставщик Страховая компания Корреспонди- рующий счет Номер документа
наименова- ние код счет, субсчет код анали- тического учета сопроводительного платежного
07.07.2011 — № 1 ОАО «Мепколург» — — 10/2 — 425 45
я Материальные ценности Единица измерения Количество Цена, руб. коп. Сумма без учета НДС, руб. I коп. Сумма НДС. руб. коп. I Всего с учетом НДС. руб. коп. Номер пас- пор- та а Порядковый номер по складской 1 картотеке
наименование, | сорт, размер, марка номенк- латурный номер код наименование по доку- менту принято
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Лента упаковочная 102199^ 168 Тонна 2,4 2.4 13250= 31800= 572.4= 37524= — 2/07 1
металлическая Лента штамповочная металлическая _ 1021995 168 Тонна 1,5 1,5 12900= 19350= 3483= 22833= — 1/07
. ’ — ~ — —
- ——
—
-
J J.I Итого 3,9 X | 51150= | 9207= 60357= | »
122 Документы по учету материально-производственных запасов
Принял кладовщик.
должность
Соломатина Л. И. Соломатина
подпись расшифровка подписи
Сдал экспедитор Сергеев А.А. Сергеев
должность подпись расшифровка подписи
4.3. Приемка материальных ценностей I 123
К материалам, которые содержат драгоценные металлы или камни, должен
быть приложен специальный паспорт. Его номер указывают в графе «Номер
паспорта». В остальных случаях в графе ставится прочерк.
В графе «Порядковый номер по складской картотеке» указывают номер за-
писи в карточке складского учета, оформленной на поступившие материальные
ценности.
Остальные графы заполняются аналогично другим документам.
Приходный ордер хранится в бухгалтерии пять лет.
Срок хранения приходного ордера в архиве организации — пять лет.
Если при приемке материалов обнаружено количественное или качсбствен-
ное расхождение, то оформляется акт о приемке материалов (форма № М-7).
Данный акт является юридическим основанием для предъявления претен-
зий поставщику материалов.
Акт по форме № М-7 составляется также в случае отсутствия сопроводи-
тельных документов при приемке материалов. Такое поступление называется
неотфактурованной поставкой (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому
улету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Мин-
фина России от 28.12.2001 № 119н).
К неотфактурованным поставкам не относятся поступившие, но неоплачен-
ные материальные запасы, на которые имеются расчетные документы. Такие
материальные запасы принимаются и приходуются организацией в общеуста-
новленнохм порядке с отнесением задолженности по их оплате на счета рас-
четов.
Оприходование неотфактурованных поставок производится на основании
указанного акта. Если расчетные документы на неотфактурованные поставки
получены в том же месяце либо в следующем месяце до составления в бух-
галтерии соответствующих регистров по приходу материальных запасов, они
учитываются в общеустановленном в данной организации порядке. При этом
материальные запасы приходуются и учитываются в аналитическом и синтети-
ческом бухгалтерском улете по принятым в организации учетным ценам, кото-
рые утверждены в номенклатуре-ценнике.
После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам
их улетная цена корректируется с учетом поступивших расчетных документов.
Одновременно уточняются расчеты с поставщиком.
Если расчетные документы по неотфактурованным поставкам поступили
в следующем году после представления годовой бухгалтерской отчетности, то:
• учетная стоимость материальных запасов не меняется;
• уточняются расчеты с поставщиком, при этом суммы сложившейся раз-
ницы между учетной стоимостью оприходованных материальных запасов
и их фактической себестоимостью списываются в месяце, в котором по-
ступили расчетные документы;
• уменьшение стоимости материальных запасов отражается по дебету сче-
тов расчетов и кредиту счетов финансовых результатов (как прибыль
прошлых лет, выявленная в отчетном году);
• увеличение стоимости материальных запасов отражается по кредиту сче-
тов расчетов и дебету счетов финансовых результатов (как убытки про-
шлых лет, выявленные в отчетном году).
Акт оформляет специальная комиссия, назначенная приказом руководите-
ля. В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Приемка осу-
ществляется в присутствии материально ответственного лица, а также предста-
вителя поставщика (грузоотправителя) или представителя незаинтересованной
организации.
Акт составляется в двух экземплярах: первый экземпляр передается в бух-
галтерию организации вместе с сопроводительными документами, второй —
в отдел, который будет готовить претензиционное письмо.
124 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
В шапке акта указываются:
• его номер;
• дата составления;
• наименование организации, составляющей акт приемки материалов;
• место составления акта;
• сопроводительные документы (в нашем примере накладная постав-
щика по форме № ТОРГ-12 от 05.07.2011 Ne 425 и ТТН от 05.07.2011
№ 1734);
• номер удостоверения о качестве (сертификата) при его наличии;
• станция (пристань) отправления — наименование станции отправления
при перевозке железнодорожным транспортом, наименование приста-
ни — при перевозке водным транспортом. Неприменяемый вариант за-
черкивается. В нашем случае перевозка осуществляется автотранспортом
со склада отправителя, поэтому ставится прочерк;
• наименование, адрес и номер телефона отправителя, поставщика и полу-
чателя материалов;
• наименование, адрес и номер телефона страховой компании при усло-
вии, что груз застрахован;
• дата отправки продукции отправителем: со станции, с пристани или со
склада отправителя. Лишнее зачеркивается;
• реквизиты договора поставки продукции (номер и дата);
• дата и номер телеграммы или телефонограммы о вызове отправителя. Со-
гласно Инструкции о порядке приемки продукции производственно-гех-
нического назначения и товаров народного потребления по количеству,
утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 г.
№ П-6 (далее — Инструкция № П-6), на приемку груза следует пригла-
шать поставщика материала. Но следует учитывать, что данная Инструк-
ция применяется только в случаях, когда это предусмотрено договором
поставки (постановление Пленума ВАС РФ от 22 октября 1997 г. № 18).
В нашем примере такого условия в договоре нс предусмотрено, поэтому
в приеме материалов участвует представитель транспортной организа-
ции, которому выдана доверенность на это участие.
Раздел «По сопроводительным транспортным документам значилось» запол-
няется на основании документов поставщика (товарной накладной и ТТН).
В разделе «Дата и время» указывается дата и время мероприятий по приемке
груза. В нашем примере груз доставлен автотранспортом на склад покупателя,
поэтому заполняется только соответствующая графа, а в остальных ставятся
прочерки.
В разделе «Условия хранения продукции на складе получателя» описываются
условия хранения груза на складе покупателя до момента его приемки комис-
сией. Так, если доставлен скоропортящийся груз, а температурный режим на
складе не соответствует нормам, то вина за порченый груз лежит на покупателе,
а не на поставщике.
В разделе «Состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции» описы-
вается, в каком состоянии на момент приемки находится тара и упаковка. При
наличии повреждений следует указать их возможные причины.
В разделе «Количество недостающей продукции определено» указывается, ка-
ким способом определено количество недостающего груза (взвешиванием, сче-
том мест, обмером и т.п.).
Раздел «Другие данные» заполняется в том случае, если существуют еще ка-
кие-либо факты, которые, по мнению приемочной комиссии, следует отразить
в акте и которые не нашли места в его предыдущих разделах.
В первой таблице на 3-й странице графы «Код вида операции» и «Код по-
ставщика» заполняются при наличии в организации системы кодирования.
В остальные графы заносятся необходимые сведения. В графе «Номер сопро-
4.3. Приемка материальных ценностей I 125
водителъного документа» перечисляют с первой страницы акта номера сопро-
водительных документов (в нашем примере ТОРГ-12 № 425 и ТГН № 1734).
Вторая таблица на 3-й странице акта показывает количественное расхожде-
ние доставленного груза по документам и фактически. Указывается количество
и стоимость брака и боя груза, а также его недостача. При наличии излишков
также указывается их количество и стоимость.
Графа «Номер паспорта» заполняется лгля материальных ценностей, которые
имеют паспорт. К ним можно отнести материальные ценности, содержащие
драгоценные металлы и камни.
В разделе «Заключение комиссии» приводятся выводы, сделанные комиссией
по итогам приемки цэуз'ск
В разделе «Приложение. Перечень прилагаемых документов» перечисляются
все сопроводительные документы.
В заключение акт подписывается всеми членами комиссии с указанием до-
кументов, подтверждающих их полномочия при приемке груза.
Ставится дата принятия на учет материальных ценностей.
Если обнаружено расхождение при приемке груза от транспортной органи-
зации, то следует составить коммерческий акт. о чем делается отметка в стро-
ке ТТН «Отметки о составленных актах». Номер и дата акта указываются в
строке «Коммерческий акт». Необходимость составления такого акта в случаях,
когда при приемке груза от органов транспорта устанавливаю гея повреждение
или порча груза, несоответствие наименования и веса груза или количества
мест данным, указанным в транспортном документе, предусмотрена п. 4 ст. 796
ГК РФ и п. 5 Инструкции № П-6.
Особенности составления коммерческого акта описаны в соответствующих
документах для разных видов транспорта:
1) автомобильный транспорт: разд. VI Правил перевозок пассажиров и бага-
жа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транс-
портом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г.
№ 112. Коммерческий акт составляется в двух экземплярах и должен содержать
следующую информацию:
а) описание состояния багажа и тех обстоятельств, при которых обнаружена
его несохранность,
б) данные о том, правильно ли был погружен, размещен и закреплен багаж;
в) описание нарушения требований к погрузке, размещению или крепле-
нию багажа.
Коммерческий акт составляется перевозчиком в день обнаружения обстоя-
тельств, подлежащих оформлению актом. Если коммерческий акт невозможно со-
ставить в указанный срок, он должен быть составлен в течение следующих сучок.
Форма коммерческого акта не утверждена, поэтому согласно п. 5 Инструк-
ции № П-6 коммерческий акг может быть заменен соответствующей отметкой
на товарно-транспортной накладной;
2) железнодорожный транспорт: ст. 119 Устава железнодорожного транс-
порта, утвержденного Федеральным законом от 10 января 2003 г. № 18-ФЗ.
Коммерческий акт составляется в трех экземплярах и должен содержать следу-
ющую информацию:
а) точное и подробное описание состояния груза, багажа, грузобагажа и тех
обстоятельств, при которых обнаружена несохранность 1руза, багажа, грузобагажа;
б) данные о том, правильно ли погружены, размещены и закреплены груз,
багаж, грузобагаж, а также имеется ли защитная маркировка груза, перевозимо-
го в открытом подвижном составе В случае нарушения требований к погрузке,
размещению или креплению груза, багажа, грузобагажа в коммерческом акте
указывается, какое нарушение допущено.
При составлении коммерческою акта о порче продовольственного и ско-
ропортящегося грузов к нему прикладывается выписка из рабочего журнала о
температурном режиме изотермических вагонов, контейнеров.
126 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Коммерческий акт подписывает перевозчик, а также грузополучатель, пас-
сажир, получатель, если они участвуют в проверке грузов, багажа, грузобагажа.
Форма коммерческого акта утверждена Правилами составления актов при
перевозках грузов на железнодорожном транспорте, утвержденными приказом
МПС России от 18 июня 2003 г. № 45;
3) воздушный транспорт: ст. 124 Воздушного кодекса Российской Федерации.
Форма коммерческого акта не утверждена;
4) внутренние водные перевозки: ст. 160 Кодекса внутреннего водного
транспорта Российской Федерации. Коммерческий акт не составляется:
• при недостаче массы груза в пределах норм естественной убыли, норм
снижения процента влажности или сорности при перевозке груза, норм
расхождения в показаниях весовых приборов, разницы в массе груза, при-
нятого для перевозки исходя из условий расчетов по итогам за навигацию;
• выдаче груза, доставка которого осуществлена на технически исправном
судне или в контейнере с неповрежденными запорно-пломбировочны-
ми устройствами либо в сопровождении представителя грузоотправителя
или грузополучателя.
Форма коммерческого акта не утверждена;
5) внешние водные перевозки: ст. 402 Кодекса торгового мореплавания Рос-
сийской Федерации (далее — КТМ РФ).
Форма коммерческого акта не угверждена, но должна устанавливаться фе-
деральным органом исполнительной власти в области транспорта (п. 2 ст. 5
КТМ РФ).
В качестве примера предложим форму акта, составленного при автотранс-
портной перевозке.
Коммерческий акт № 1
составлен «8» августа 2011 г.
г. Москва
Договор перевозки от «05» августа 2011 г.
За казч и к: ЗАО «Фрегат», Москва, Ленинградский пр-т, д. 80.
И с п о л н ите л ь: ООО «Транспортник», Москва, Андроньевский пр-д, д. 4.
Грузоотправитель: ЗАО «АВС», Москва, Ломоносовский пр-т, д. 18.
Грузополучатель: ЗАО «Фрегат», Москва, Ленинградский пр-т, д. 80.
Товарно-транспортная накладная № 284-08 от 08,08.2011.
1. Сведения об автотранспортном средстве: автомобиль Автофургон Volvo
№157 АВ 199.
Состояние автомобиля: Автофургон в исправном состоянии.
Имеются ли следы вскрытия или повреждения: Следов вскрытия автофургона
или его повреждения не имеется. Гпуз не опломбирован.
2. Результаты проверки груза
По сопроводительным транспортным документам значится:
Коли- чество мест Вид упаковки Наименование товара (груза) или номера вагонов (контейнеров, автофургонов и Т.Д.) Единица измере- ния По документам поставщика Особые отметки отправителя по накладной
кол-во сумма, руб. коп.
1 2 3 4 5 6 7
10 Пачка Тетради школьные Шт. 1000 20 000= —
3 Картонные коробки Фломастеры Шт. 200 40 000= —
5 Картонные коробки Пеналы школьные Шт. 250 55 000= —
4.3. Приемка материальных ценностей I 127
Фактическое состояние груза:
Фактически оказалось Брак Бой Отклонения (+)
кол-во сумма, руб. коп. кол-во сумма, руб. коп. кол-во сумма, руб. коп. кол-во сумма, руб. коп.
8 9 10 11 12 13 14 15
1000 20 000= — — — — —
200 40 000= — — — — — —
200 44 000= — — 50 11 000= 50 11 000=
Подробное описание дефектов (характер недостачи, излишков, ненадлежаще-
го качества, брака, боя) и мнение комиссии о причинах их образования: Коробки
с пеналами были плохо закреплены. Одна коробка упала. Пеналы из этой коробки
повреждены (расколы, трещины, царапины).
Члены комиссии предупреждены об ответственности за подписание акта, со-
держащего данные, не соответствующие действительности.
Председатель комиссии ком. директор
ЗАО «Фрегат» Савельев Л.Г. Савельев
(место работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Члены КОМИССИИ: менеджер ЗАО «Фрегат» Вернова И.Б. Вернова
(место работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи)
секретарь Зайцева Н.И. Зайцева
(место работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Представитель грузоотправителя (поставщика, производителя)
водитель ЗАО «АВС» Криворучко П С. Криворучко
(место работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи)
В заключение последним на акте формы № М-7 ставит свою подпись заве-
дующий складом, принимающий на учет материальные ценности. Указывается
дата окончания операции по его приемке.
Акт утверждается руководителем организации. Гриф утверждения находится
на первой странице акта.
Срок хранения акта в архиве организации — пять лет.
Пример заполнения акла о приемке материалов приведен на с. 128—131.
На основании акта составляется претензионное письмо поставщику, гру-
зоотправителю или перевозчику. Форма такого письма произвольная. В нем
следует отразить:
• наименование и дату составления документа;
• наименование организации, которая составляет письмо;
• реквизиты договора поставки, по исполнении которого предъявляется
претензия;
• перечень материальных ценностей в количественном и стоимостном вы-
ражении и характер отклонений по каждому виду;
• ссылку на акт;
• предъявляемые требования;
• расчет суммы претензии с обоснованием и подтверждением и т.п.
128 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Типовая межотраслевая форма № М-7
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 30 10.1997 №71а
АКТ № 26
о приемке материалов
УТВЕРЖДАЮ
Ген. директор
(СОЛЖНОсГь)
I шкисроров ____В.В Никифоров
(подпись) [расшифровка подписи)
"” 20____________________г.
Форма по ЭКУД Коды
0315004
Организация ЗА С «Фрегат» по ОКПО 52564479
Дата сос~авления 07 07 2011
Место составления акта склад № 1 ЗАО “Фрегат”___________________________________________________________________________
Начале приемки 15 ч. ГС мин. Окончание поиемки 15 ч. 45 мин.
Принят и осмо грен груз, прибывший по сопроводительным документам Накладная TOPI-12 от 05.07,2011 № 425
Удостоверение о качестве (сертификат) Na — созд^ангфттТаристани) —
по сопроводительному транспортному документу Na 1734 " и июля 20 11 г. в вагонах Na —
Отправи гель ОАО «Черепоеец-сталь», г. Череповец, ул. Мира, д. ^8 теп. 765-44_______________________________
(наименпея! ие, адрес, номер телефона)
Поставщик ОАО «Металлург», Москва, ул. Басманная, д. 5, тел. (495) 111-11-22____________________________________________
(наимснова! ие, адоьс, номаэ гепвеяна)
Получатель ЗАО Фрегат», Москва, Ленинградский пр-т д 80. тел. (499) 198-99-99___________________________________________
(наименование, адрес, номер телефона)
Страховая компания —
(наименование, адрес, номер телефо-а)
Дата отправки продукции ср станции। (npmrт ним, I iPp и) мни со склада отправителя 05.G7.2U11
Договор Na 4/t.i от " 20 11 января 20 11 г. на поставку продукции.
Дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове отправителя (заготовителя) —
По сопроводительным транспортным документам значилось
Отметка об оплом- бировании груза Количе- ство мест Вид упаковки Наименование продукции, товара (груза) или номера контейнеров Единица изме- рения Масса -руза, т Особые от- метки от- правителя по накладной
отпра- вителя дороги, пристани
1 2 3 4 5 6 7 8
№854 №854 4 3 Б/уп Б/уп Лента упаковочная металлическая Лента штамповочная металлическая Тонна Тонна 24 1,5 — —
№854 20 Ящик Уголок защитный Ящик (1000 шт.) 0 4 — —
Дата и время, ч. мин.
ГриЕ ытия на станцию (пристань, пост) на- значения Выдачи груза органом транспорта Вскрытия вагона и других транспорт ных средств Доставки на склад получателя
1 2 3 4 07.07.2011 в 11 ч 05 мин.
= - --—— —
4.3. Приемка материальных ценностей I 129
2-я страница формь Nr М-7
Условия хранения ..редукции на складе получателя Соответствуют нормативным требованиям
5-11562
3-я страница формы № М-7
Код вида операции Структурное подразделение Вцц деятельности Склад Код поставщика Корреспондирую- щий счет Номер сопрово- дительного документа
счет, субсчет код анали- тического учета
- Склад Хранение № 1 - 10/6 - 425, 1734
Материальные ценности Единица измерения По документам Фактически оказалось Порядко- вый номер записи по складской картотеке Брак и бой Недостачи Излишки Номер пас- порта
наименова- ние номенкла- турный номер КОД наименова- ние сорт коли- чество цена, руб. КОЛ. сумма, РУб- коп. сорт коли- чест- во цена, руб. коп. сумма, РУб- коп. коли- чество сумма, руб. коп. коли- чество сумма, руб. коп. коли- чество сумма, руб. кол.
1 2 3 4 5 6 7 6 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Лента упаковочная металличе- ская 1021994 168 Гон на 2.4 13250= 31800= 2.4 13250= 31800= 2/07
Лента штамповоч- ная металличе- ская 1021995 168 Тонна 1.5 12900= 19350= 1,5 72900- 19350= 1/07
Уголок защитный 102252.3 812 Ящик —- 20 300= 6000= — 19 300= 5700= 4/07 — — — 300= — — —
-г» —
f
I J
130 14. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
4.3. Приемка материальных ценностей I 131
4-я страница формы № М-7
Заключение комиссии: Установлена недостача 1 ящика металлических уголков._________________________
Убыток составил 300 рублей 00 коп., НДС - 54 руб. Итого 354 руб. 00 коп.
Приложение. Перечень прилагаемых документов Накладная № 425 от 05.07.2011, ТТН № 1734 от 05.07.2011,
счет-фактура № 528 от 05.07.2011.
С правилами приемки материальных ценностей по количеству, качеству и комплектности все члены комиссии
ознакомлены и предупреждены, что они несут ответственность за подписание акта, содержащего данные, не со-
ответствующие действительности.
Ком, директор Савельев Л. Г. Савельев
(должность) {подпись) (расшифровка подписи)
Приказ № 43 от 06.07.2011 ЗАО «Фрегат».
(номер и дата выдачи документа о полномочиях и наименова-
ние организации, выдавшей документы)
Мастер Князев А.Б. Князев
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Приказ № 43 от 06.07.2011 ЗАО «Фрегат».
(номер и дата выдачи документа о полномочиях и наименова-
ние организации, выдавшей документы)
Экспедитор
(должность)
Панченко
(подпись)
О В, Панченко
(расшифровка подписи)
Доверенность № 69 от 05.07.2011
_____________ЗАО «Превозчик»_______________
(номер и дата выдачи документа о полномочиях и наименова-
ние оргакизации, а вдевшей документы)
Материальные ценности приняты и оприходованы
' 07 " июля 20 11 г.
Коммерческий акт № 17 от 07" июля 20 11 г.
Заведующий складом Сидоров Н.И. Сидоров
(подпись) (расшифровка подписи)
5
132 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
4.3.2. Приемка товара
Приемка товара также осуществляется комиссией, назначенной приказов
руководителя организации. В состав комиссии должно входить не менее тре>
человек.
Если количество и качество поступившего товара соответствует сопрово-
ждающим документам, то комиссией оформляется акт о приемке товара (форма
№ ТОРГ-1).
Акт составляется в одном экземпляре в день поступления товара, хотя
количество экземпляров акта может быть увеличено в зависимости от ситу-
ации.
Применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству,
массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и услови-
ями договора.
Во многом заполнение данного акта схоже с заполнением акта о приемке
материалов по форме № М-7.
Пример заполнения акта по форме № ТОРГ-1 приведен на с. 133—136.
В шапке акта по форме № ТОРГ-1 указываются:
• наименование организации, составляющей акт, и при наличии структур-
ное подразделение;
• основание для составления акта: номер и дата приказа или распоряжения
по организации (ненужный вариант зачеркивается);
• номер акта;
• дата составления акта;
• место приемки товара;
• перечислены сопроводительные документы (в нашем примере товарная
накладная № I4/A-1 от 02.08.2011);
• вид (телефонограмма, телеграмма, факс и т.п.), номер и дата документа
о вызове представителя грузоотправителя, производителя и поставщи-
ка (согласно Инструкции № П-6 на приемку груза следует приглашать
поставщика. Но следует учитывать, что данная Инструкция применяет-
ся только, если это предусмотрено договором поставки (постановление
Пленума ВАС РФ от 22 октября 1997 г. № 18). В нашем примере товар
доставлен представителем поставщика, поэтому он и участвует в приеме
товара. Ему выдана доверенность на участие в приемке. Реквизиты до-
веренности приведены в конце акта);
• наименование, адрес и номер телефона грузоотправителя, производителя
и поставщика товара;
• наименование, адрес и номер телефона страховой компании при усло-
вии, что груз застрахован. В нашем примере груз не застрахован, поэтому
ставится прочерк;
• реквизиты договора поставки товара (номер и дата) и счета-фактуры;
• реквизиты коммерческого акта в случае его составления (подробно о
коммерческом акте рассказано при заполнении акта о приемке материа-
лов по форме № М-7);
• реквизиты ветеринарного свидетельства при его наличии;
• реквизиты железнодорожной накладной, если груз доставлялся железно-
дорожным транспортом;
• вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, ав-
тофургоне, рефрижераторе, на судне и т.д.) по строке «Способ доставки»}
• дата отправления товара со станции (пристани, порта) отправления: наи-
менование станции отправления — при перевозке железнодорожным
транспортом; наименование пристани — при перевозке водным транс-
портом; наименования порта — при перевозке по морю. Неприменясмый
вариант зачеркивается. В нашем случае перевозка осуществляется авто-
4.3. Приемка материальных ценностей 1 133
Унифицированная форма № ТОРГ-1
Утверждена постановленном Госкомстата
России от 25.12.199S №132
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
_________Ген, директор_____________
{должность)
Никифоров ___________В.В. Никифору"
(lBWINCb) 1рж.-шнфра1№а ПОДПИСИ)
” М и августа 20 П г.
Номер документа Дата составления
19 02.08.2011
о приемке товаров
Место приемки товара Склад № 2_____________________________________________________________________________
Настоящий акт составлен комиссией, которая установила; “ 02 ” августа 2011 г.
по сопроводительным документам товарная накладная № 14/А-1 от 02.08.2011
(наименование, номер, дата)
доставлен товар. Документ о вызове представителя грузоотправителя, поставщика, производителя:
(ненужное зачеркнуть)
телеграмма, факс, телефонограмма, радиО'Т>амма Ns —or “ — _______“_________г-
(ненужное зачеркнуть)
Грузоотправитель ООО «Карандаш», Московская об.ч. г. Химки, Библиотечный пр-д. д. /, тел. (495) 758-12-12
(наименование, адрес, номер телефона)
Производитель он же_________________________________________________________________________________________
(наименование, адрес, номер гелефоиа)
Поставщик он же ___________________________________________________________________________________________
(наименование, адрес, номер телефона)
Страховая компания ________________________________________________________________________________________
(наименование, адрес, номер телефона)
Договор (конгракт) на поставку товара № 18 от “ 02 ” августа 2011 г.
Счет-фактура № 34 от “ 02 ” августа 2011 г.
Коммерческий акт № от “ г.
Ветеринарное свидетельство (свидетельство) № от “ г.
Железнодорожная накладная № — от “ г.
Способ доставки__________________________транспорт поставщика__________________________ К»
(вид транспортного средства)
Дата отправления товара “ 02 ” августа 2011 г.
со станции (пристани, порта) отправления -__________________________________________________________________
(наименование)
или со склада отправителя товара ООО «Карандаш» _____________________________
(наименование)
Температура в толще мяса (рыбы) °C
Дата, время, ч. мин.
прибытия товара приемки товара
начало приостановление возобновление окончание
02.08.2011 12 ч. 15 мин. - - 12 ч. 35 мин.
134 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
2-я страница формы № ТОРГ-1
Товар Катего- рня, сорт Единица измерений Цена, руб. коп. По документам поставщика значилось
наименование код наиме- нование код по ОКЕИ количество масса стоимость, руб. КОП-
в одном месте мест, штук брутто нетто
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
7. Тетрадь для рисования — Шт. 879 220 ~ 40 7 — — 8800-
Сертификат № УЧ-563 срок с 01.02.2011 по 31.01.2012
2.- — — —— — — — — — — —
Сертификат —
•
тара
тариф
Итого 7 с —— 8000-
Состояние товара, тары и упаковки в момент осмотра Соспюяние удовлетворительное.
Повреждений нет.
Способ определения недостающего товара —________________________________________
Заключение о причинах и месте образования недостачи товара —
4.3. Приемка материальных ценностей I 135
136 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
4-я страница формы № ТОРГ-1
Все члены комиссии ознакомлены с правилами приемки товаров по количеству и качеству и
предупреждены об ответственности за подписание акта, содержащего данные, не
соответствующие действительности.
Правильность количества и качества товара подтверждаем:
ком. директор Председатель комиссии ЗАО «Фрегат» Савельев Л.Г. Савельев
Члены комиссии: (место работы, должность) менеджер ЗАО «Фрегат» (подпись) Вернова (расшифровка подписи) И.Б. Вернова
(место работы, должность) секретарь (подпись) Зайцева (расшифровка подписи) Н.П. Зайцева
(место работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи)
(место работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Заключение комиссии По качеству и количеству товара замечаний нет.
Представитель грузоотправителя (поставщика, производителя)
Документ, удостоверяющий полномочия Доверенность ООО «Карандаш»__________________________
№ 29 выдан “ 02 ” авг± z та 2011 г.
ООО «Карандаш»,
______экспедитор__________ Четверкин С.А. Четверкин
(место работы, должность) (подпись) (фамилия, имя, отчество)
Акт с приложением на -листах получил
Главный (старший) бухгалтер Петрова _____________________ Н.В. Петрова___________________
(подпись) (расшифровка подписи)
02 августа 2011 г.
Решение руководителя ________________________________________________________________
Товар и тару на ответственное хранение принял
Заведующий складом (кладовщик)Хромова __________________________А.Н. Хромова_____________
(подпись) (расшифровка подписи)
4.3. Приемка материальных ценностей I 137
транспортом со склада отправителя, поэтому в данной строке ставится
прочерк, но зато в стоке «со склада отправителя товара» указывается
наименование отправителя;
• температурный режим при перевозке мяса (рыбы).
В разделе «Дата и время» указывается дата и время мероприятий по приемке
товара:
• дата прибытия груза;
• время начала, приостановления, возобновления и окончания приемки
товара. В нашем примере приемка не приостанавливалась, поэтому в
этих графах ставится прочерк.
Следующая таблица заполняется по сопроводительным документам постав-
щика.
При заполнении строки «Сертификат» (документа, удостоверяющего каче-
ство товара в соответствии с принятыми стандартами) обязательно указывается
его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок
его действия.
Описывается состояние товара, тары и упаковки в момент приемки товара.
Следующие строки заполняются в случае, если в процессе приемки обна-
ружено несоответствие количества, качества или ассортимента поступившего
товара сопроводительным документам поставщика:
• «Способ определения недостающего товара»}
• «Заключение о причинах и месте образования недостачи товара»}
• графы 20—24 «Отклонение»}
• «Решение руководителя» по выявленным отклонениям.
Акт подписывают все члены приемочной комиссии, а также представитель
грузоотправителя (поставщика, производителя), в нашем случае — представи-
тель поставщика. Указаны реквизиты доверенности, выданной ему организаци-
ей-поставщиком.
В заключение последним на акте формы № ТОРГ-1 ставит свою подпись за-
ведующий складом, принимающий на учет товар. Указывается дата окончания
операции по его приемке.
Акт утверждается руководителем организации. Гриф утверждения находится
на первой странице акта.
Срок хранения акта в архиве организации — пять лет.
Если же в процессе приемки обнаруживается несоответствие товара сопро-
водительным документам, то кроме этого акта оформляется акт об установлен-
ном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных
ценностей (форма № ТОРГ-2). Если же поступил импортный товар, то — анало-
гичный акт по форме № ТОРГ-3.
Акт по форме № ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех
экземплярах, акт по форме № ТОРГ-3 — на импортные товары в пяти экзем-
плярах.
Акты применяются для оформления приемки ТМЦ, имеющих количествен-
ные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных
документов поставщика, являются юридическим основанием для предъявления
претензии поставщику, отправителю.
Претензии могут быть предъявлены в случае ненадлежащего исполнения
договора, которое может быть выражено в нарушении условий:
• о количестве товара (ст. 466 ГК РФ);
• о качестве товара (ст. 469 ГК РФ);
• его ассортимента (ст. 468 ГК РФ) и т.п.
Содержание претензии приведено в разд. 4.3.1 при описании оформления
акта о приемке материалов по форме № М-7.
138 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию
товара, поступившую по одному транспортному документу.
Пример заполнения акта по форме № ТОРГ-2 приведен на с. 139—142.
Первая страница акта по форме № ТОРГ-2 повторяет все данные из соот-
ветствующего акта по форме № ТОРГ-1. Поэтому не будем повторять ее запол-
нение, а сразу перейдем к заполнению 2-й страницы акта ТОРГ-2.
В строке «Сведения о состоянии вагонов, автофургонов и т.д. Наличие, опи-
сание упаковочных ярлыков, пломб транспорта на отдельных местах (сертифика-
тов, спецификаций в вагоне, контейнере) и отправительская маркировка» перепи-
сываются данные из сопроводительных документов транспортной организации
и поставщика.
В таблице «По сопроводительным транспортным документам значится» при-
водятся данные о товаре в соответствии с сопроводительными документами
поставщика.
В строке «Сведения о состоянии вагонов, автофургонов и т.д. Наличие, опи-
сание упаковочных ярлыков, пломб транспорта на отдельных местах (сертифи-
катов, спецификаций в вагоне, контейнере) фактически» описываются факти-
ческие данные, выявленные при осмотре транспортного средства при приемке
товара.
Следующая таблица отражает приемку товара по количеству мест и выяв-
ленные расхождения.
Далее приводятся сведения о количестве и стоимости товара по документам
поставщика.
В разделе «Условия хранения товара (продукции) до его вскрытия на складе
получателя» описываются условия хранения груза на складе покупателя до мо-
мента его приемки комиссией. Так, если доставлен скоропортящийся груз, а
температурный режим на складе не соответствует нормам, то вина за порченый
груз лежит на покупателе, а не на поставщике.
Также при необходимости указываются сведения о температурном режиме
при разгрузке товара в вагоне (рефрижераторе и т.д.).
В разделе «Состояние тары и упаковки, маркировки мест, товара и тары в
момент внешнего осмотра товара (продукции)» описывается, в каком состоянии
на момент приемки находятся тара и упаковка, а также маркировка мест и са-
мого товара.
Приводятся сведения о принадлежности наружной маркировки тары, в ко-
торой упакован товар.
Указывается дата вскрытия тары, наименование организации, которая
опломбировала товар при отгрузке.
При приемке товара по качеству, если делается выборочная проверка, опи-
сывается порядок отбора товара для ее проведения.
В следующей таблице приводятся данные по отклонениям (недостачи, из-
лишки) в количестве товара и по их причинам: брак, бой. Если товар содержит
драгоценные металлы или камни, то указывается номер паспорта товара.
В строке «Определение количества товара (продукции) проводилось» указы-
вается, каким образом определено количество товара: взвешиванием, счетом
мест, обмером и т.п., а также где проводилось определение.
Если определение проводилось путем взвешивания, то в следующей строке
указывается характеристика весов, которые были использованы.
При необходимости указать какие-либо еще сведения, которые нс нашли
отражения, заполняется строка «Другие данные».
Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения
по количеству и качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в
конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным цен-
ностям расхождений нет».
4.3. Приемка материальных ценностей I 139
Унифицированная форма № ТОРГ-2
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 25.12.199$ № 132
Форма по ОКУД
ЗАО «Фрегат»__________
(орсапимцнй, адрес, номер телефона.
по ОКПО
Код
0330202
52564479
___________Сюад № 2
(нрукг урное । юлраыелснис)
Основание для составления акта
Вид деятельности по ОКДГ1
номер
(ненужное ычеркпуть)
дата
Вид операции
5110370___
67
02 | 02 \~02
приемка
Номер документа Дата составления
7 08.08.2011
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
______ген, директор
(должность)
Никифоров В. В. Никифоров
(подпись) (расшифровка по л писи)
ОБ УСТАНОВЛЕННОМ РАСХОЖДЕНИИ ПО КОЛИЧЕСТВУ - (tf ” августа 2011 г.
И КАЧЕСТВУ ПРИ ПРИЕМКЕ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
Место приемки товара Склад № 2____________________________________________________________
Настоящий акт составлен комиссией, которая установила: “ 08 "августа 2011 г.
по сопроводительным документам товарная накладная 17/08 от 08.08.2011, ТТН № 284-08
(наименование, номер, нага)
от 08.08.2011
доставлен товар. Документ о вызове представителя грузоотправителя, поставщика, производителя:
(ненужное зачеркнуть)
телеграмма, факс, телефонограмма, радиограмма Xs — от “ — ” —— г.
(ненужное зачеркнуть)
Грузоотправитель ЗАО «АВС», Москва, Ломоносовский пр-т, (8 1_8________________________________________________
(наименование, адрес, номер телефона)
Производитель —_______________________________________________________________________________________________
(шименЬваннс, адрес, номер телефона)
Поставщик ЗАО «АВС», Москва, Ломоносовский пр-т, д. 18________________________________________________________
(наименование, адрес, номер телефоне)
Страховая компания —__________________________________________________________________________________________
(наименование, адрес, номер телефона)
Договор (контракт) на поставку товара Xs 3/05/2011 от “ 03 ” мая 2011 г.
Счет-фактура Xs 189 от “ 08 ” августа 2011 г.
Коммерческий акт Хэ 1 от “ 08 ” августа 2011 г.
Ветеринарное свидетельство (свидетельство) Xs от “ г.
Железнодорожная накладная Xs от “ >5 г.
Способ доставки Автофургон Volvo Xs 137АВ
(вид транспортного средства)
Дата отправления товара “ 08 ” августа 2011 г.
со станции (при ci ани, порота) отправления ________________________________—________________________________
(наименование)
или со склада отправителя товара ЗАО «АВС»
(наименование)
Дата, время, ч, мин.
. прибытия товара па станцию (пристань, порт) назначения вскрытия ваго- на, автофурго- на, контейнера и других транспортных средств выдачи товара организацией транспорта доставки товара па склад opi аннза- цни-i юл учателя начала раз- грузки приемки товара
начало приостанов- ление возобновле- ние окончание
— — — 14 ч 27 мин. 14 ч 35 мин. 75 ч 00 мин. — ——1 15 ч 30.мин
140 i 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
2-я страница формы № ТОРГ-2
Сведения о состоянии вагонов, автофургонов и т.д. Наличие, описание упаковочных ярлыков,
пломб транспорта па отдельных местах (сертификатов, спецификаций в вагоне, контейнере) и
отправительская маркировка Автофургон в исправном состоянии. Товар не опломбирован.
По сопроводительным транспортным документам значится:
Отметка об оплом бировании товара (груза), состояние пломб и содержание оттиска Коли- чество мест Вид упа- ковки Наименование товара (гру- за) или номера вагонов (контейнеров, авто фурго- нов и Т.Д.) Единица измере- ния Масса брутто товара (груза) по документам Особые от- метки отпра- вителя по накладной
отправителя транспортной организации (станции, пристани, порта)
1 2 3 4 5 6 7 8
— 5 Картонные коробки Пеналы школьные Шт. — —
— i • / Г t г -
— —
Сведения о состоянии вагонов, автофургонов и т.д. Наличие, описание установленных ярлыков,
пломб транспорта на отдельных местах (сертификатов, спецификации в вагоне, контейнере)
фактически Автофургон в исправном состоянии. Товар не опломбирован._______________________________
Расхождение по количеству мест и массе в актируемой партии товара, обнаружен- ные на складе товарополучателя Количество мест Масса, кг Степень заполнения тар- ного места, вагона, кон- тейнера и т.п.
брутто тара нетто
По документам грузоотправителя 5 —
Фактически поступило 5
Расхождение (т, -) —
Товар (наименование) Номер места Единица измерения По докумензам поставщика знали >ся
наиме- нова- ние код по ОКЕИ
артикул то- вара сорт количество (масса) цена, руб. кои. сумма, руб. коп.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Пеналы пластмассовые - Шт. 879 ПП-22 250 220= 55000=
1
....
*-г-и***и н ' ”—' -
— -J
4.3. Приемка материальных ценностей I 141
3-я страница формы № ТОРГ-2
Условия хранения товара (продукции) до его вскрытия на складе получателя:
Соответствуют нормативным требованиям
Сведения о температуре при разгрузке в вагоне (рефрижераторе и т,д.) в товаре, °C •—
Состояние тары и упаковки, маркировка мест, товара и тары в момент внешнего осмотра товара
(продукции) Упаковка не повреждена.
Содержание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать
выводы о том, в чьей упаковке предъявлен товар (производителя или отправителя) Отметки на
упаковке ЗАО «АВС».
Дата вскрытия тары “ 8 ” авг; • та 2011 г.
Организация, которая взвесила и опломбировала отгруженный товар, исправность пломб и
содержание оттисков, соответствие пломб товаросопроводительным документам —
Порядок отбора товара (продукции) для выборочной проверки с указанием ГОСТ, особых условий
поставки по договору (контракту), основание выборочной проверки: —-
Фактически оказалось Брак Бой Отклонения Номер паспорта
аршкул товара сорт коли- чество (масса) цена, руб. коп. сумма, руб. кол. количе- ство (масса) сумма, руб. коп. количе- ство (масса) сумма, руб. коп. недостача ИЗЛИШКИ
количе- ство (масса) сумма, руб. КОП. количе- ство (масса) сумма, руб. коп.
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
1111-22 200 220= 44000^ — — 50 7/000= — — — — —
•
142 I 4. Первичные документы по учегу материально-производственных запасов
4-я страница формы №ТОРГ-2
Определение количества товара (продукции) проводилось Подсчетом, внешним и внутренним
(взвешиванием, счетом мест, обмером и т п.,
осмотром на складе покупателя
место определения количества товара (продукции))
Взвешивание товаров (продукции) проводилось на исправных весах, проверенных в установленном
порядке. Сведение об исправности весоизмерительных приборов (тип весов, год клеймения) —
Другие данные —_____________________________________________________________________________________
По остальным товарно-материальным ценностям, перечисленным в сопроводительных документах
поставщика, расхождений в количестве и качестве нет.
Подробное описание дефектов (характер недостачи, излишков, ненадлежащего качества, брака, боя)
и мнение комиссии о причинах их образования Одна коробка с пеналами упала в машине по дороге.
Пеналы из этой коробки повреждены (расколы, трегцины, царапины).
Заключение комиссии Установлено несоответствие качества части товара. Составлен
коммерческий акт № 1 от 08.08.2011.
Члены комиссии предупреждены об ответственности за подписание акта, содержащего данные, нс
соответствующи е действитсл ьности.
Председатель комиссии ком. директор
ЗАО «Фрегат» Савельев Л Г. Савельев
(мссго работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии: менеджер ЗАО «Фрегат» Вернова И. Б. Вернова
(место работы, ДОЛЖНОСТЬ) (подпись) (расшифровка подписи)
секретарь Зайцева Н.И. Зайцева
(место работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи)
(место работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Представитель грузоотправителя (поставщика, производителя)
водитель ООО «Транспортник» Криворучко П С. Криворучко
(место работы, да-тжносп.) (подпись) (расшифровка подписи)
Документ, удостоверяющий полномочия доверенность ЗАО «АВС»
№ 52 выдан “ 8 п августа 2011 г.
Акт с приложением на —листах получил
Главный (старший) бухгалтер Петрова ______Н В- Петрова____________
। (подпись) (расшифрсзкз подписи)
Решение руководителя Подготовить поетензионное письмо т; ^анспортной организации и письмо_______
поставщику с просьбой о дополнительной поставке товара.
4.3. Приемка материальных ценностей I 143
Далее приводится мнение приемочной комиссии с подробным описанием
дефектов (характера недостачи, излишков, ненадлежащего качества, брака,
боя) и возможными причинами их возникновения, а также заключение ко-
миссии.
Акт подписывают все члены приемочной комиссии, а также представитель
грузоотправителя (поставщика, производителя). Указываются реквизиты дове-
ренности, выданной ему организацией.
Свою подпись ставит и главный (старший) бухгалтер организации, которая
принимает товар.
После этого руководитель выносит свое решение по итогам приемки и
оформления акта, а затем утверждает акт. Гриф утверждения находится на пер-
вой странице акта.
Срок хранения акта в архиве организации — пять лет.
На основании акта составляется претензионное письмо поставщику, грузо-
отправителю или перевозчику. Требования к форме такого письма приведены
при описании акта о приемке материалов по форме № М-7.
При приемке товара, поступившего без сопровождающих документов,
оформляется акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма
№ ТОРГ-4).
Этот же акт оформляется и при покупке товаров у физического лица.
На его основании приходуются фактически полученные ТМЦ, поступившие
без счета поставщика, т.е. акт по форме № ТОРГ-4 используется для оформле-
ния любого поступления в организацию по фактическому наличию.
Составляется данный акт в двух экземплярах членами комиссии при уча-
стии материально ответственного лица: первый экземпляр передается в бухгал-
терию, второй остается у материально ответственного лица.
При оформлении акта указываются следующие данные:
• наименование организации, составляющей акт, и ее структурного под-
разделения;
• наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты постав-
щика и грузоотправителя;
• номер акта;
• дата его составления;
• место приемки товара;
• сопроводительные документы (например, отсутствует накладная по фор-
ме № ТОРГ-12, но имеется железнодорожная накладная. В этом случае
в данной строке указывается только железнодорожная накладная. Если
же отсутствуют все документы, то ставится прочерк или указывается, что
товар получен без документов);
• при наличии документов от транспортной организации:
а) количество мест по транспортным документам;
б) масса товара станции (пристани, порта) отправления и назначения;
в) реквизиты коммерческого акта в случае его составления (подробно о
коммерческом акте рассказано при заполнении акта о приемке материалов по
форме No М-7);
• состояние упаковки товара.
В таблице приводятся данные о товаре.
Акт подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо,
принимающее товар.
Срок хранения акта в архиве организации — пять лет.
Пример заполнения акта по форме № ТОРГ-4 приведен на с. 144—145.
ЗАО "Фрегат"
(VJH ЛЛИ КИ1И*. ллгис 1
склад № 2
(структурой-
Поставщик Бурова Ольга Михайловна, г. Москва, Волоколамское шоссе, д. 7, тел. (499) 198-77-77, р/сч. в Тверском ОСБ
(lljuHEiiLiKaqiiic. asymc, номер тсисфс1и, (илхонские рекпнянги)
Грузоотправитель ______________________________________________________________________________________он же_______________________________________________
(uwiMcituu inc. адрес. номер телефипп. блпкевекке рекиниггы]
Унифицированная форма № ТОРГ-4
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 25.12.1998 № 132
Форма по ОКУД по ОКПО Код
0330204
52564479
Вид деятельности по ОКДП по ОКПО 5110370
—
по ОКПО —
Вид операции —*
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
Ген. директор
1лпн*'ийст1.)
Никифоров В. В, Никифоров
Номер документа Дата составления
I 18.01.2011
О ПРИЕМКЕ ТОВАРА, ПОСТУПИВШЕГО БЕЗ СЧЕТА ПОСТАВЩИКА
« 18 »
января 2011 г.
Место приемки товара___________________________________________________________________Склад № 2_________________________________________________________________
Настоящий акт составлен комиссией, которая произвела приемку товара, прибывшего по сопроводительным документам без документов
(илимсиинаиие. номер, дата)
от Буровой Ольги Михайловны
(постаигднж Пг>зоотпрг1ннтел1.). iWHMfiiiMicunie. ajijTtE. помер Te.iie4<iria)
По транспортным документам значится ____________________________—______________________ мест
Масса товара станции (пристани, порта) отправления _____________________—______________
Масса товара станции (пристани, порта) назначения ______________________—______________
Коммерческий акт № — от « — » — г., выданный
(иАндениншпге орглпипицпм тражцирта) = — —-
Состояние упаковки:____________________________________________________________________без упаковки_________________________________________________________________
станции
со----------------
пристани, порта
(нппмпкжапие)
Товар Потребительские признаки товара Единица шмевения Количество Масса Цена, руб. коп. Стоимость, руб. коп.
паи меновая и е, хара ктерпегика (вид, сорт, группа, артикул) код наиме- нование код по О КЕИ мест в одном месте штук брутто нетто
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 И 12
Платки "Батик" — Ручная роспись Шт. “ТО — — 5 — ТОГО Ш>1)=
Шарфы "Паутинка " — Ручная вязка Шт. "ТО” — — 10 — — /эд= 1500=
Шипки вязанные — Ручная вязка Шт 879 — — 10 — — 250= 2500=
...
— • ——
Итого — X 25 — — X 19000=
144 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Оборотная сторона формы № ТОРГ-4
Товар Потреби гельс кие признаки товара Единица измерения Количество Масса Цена, руб. коп. Стоимость, руб. коп.
наименование, характеристика (вид, сорт, группа, артикул) код наиме- нование код по ОКЕИ мест в одном месте штук брутто нетто
) 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
—
Итого — X —- — X —
Всего по акту — X 25 — — X 19000=
Вес члены комиссии предупреждены об ответственности за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности.
Члены комиссии: кол-i. директор Савельев Л. Г. Савельев
(должность) зав. магазином (подпись) Павлова (расшифровка подписи) СИ. Павлова
(должность) секретарь (подпись) Зайцева (расшифровка подписи) НИ. Зайцева
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Товар принял (материально ответственное лицо) зав, складом № 2 Хромова А.Н. Хромова
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
4.3. Приемка материальных ценностей I 145
146 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
4.3.3. Приемка готовой продукции
Готовая продукция является частью МПЗ» произведенной в самой органи-
зации и предназначенной для продажи.
Готовая продукция должна сдаваться на склад готовой продукции за исклю-
чением крупногабаритных изделий и иной продукции, сдача на склад которых
затруднена по техническим причинам.
Передача готовой продукции на склад может оформляться с помощью
уже рассмотренных документов, например требования-накладной по форме
№ М-11 или накладной на отпуск материалов на сторону по форме № М-15.
Для учета передачи готовой продукции из производства в места хранения
может быть также использована накладная на передачу готовой продукции в ме-
ста хранения (форма № MX-18), утвержденная постановлением Госкомстата
России от 9 августа 1999 г. № 66.
Составляется она в двух экземплярах материально ответственным лицом
структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземпляр
служит сдающему структурному подразделению (цеху, участку, бригаде) основа-
нием для списания продукции (ценностей), а второй — принимающему складу
(цеху, участку, бригаде) основанием для оприходования продукции (ценностей).
Накладная подписывается материально ответственным лицом сдатчика и
получателя и сдается в бухгалтерию для учета движения продукции (ценностей).
Пример заполнения накладной по форме № MX-18 приведен на с. 147—148.
4.4. Учет материальных ценностей на складе
Учет материальных ценностей ведется:
• в бухгалтерии — по материально ответственным лицам (бригадам) в сто-
имостном выражении;
• на складах — по наименованиям, сортам, количеству и цене товара в
товарных книгах, товарных карточках.
Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним докумен-
тами служат основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по по-
ступлению и выбытию товаров.
Оперативный складской учет материальных ценностей, который ведут мате-
риально ответственные лица, необходим:
• для планирования снабжения и заключения договоров на поставку;
• выявления залежавшихся, ненужных, неликвидных запасов;
• контроля за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения
путем проведения инвентаризации и сравнения ее результатов с бухгал-
терскими данными.
4 .4.1 Учет материалов
Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру
заполняется карточка учета материалов (форма № М-17). Пример заполнения
карточки учета материалов приведен на с. 149.
Карточка заполняется на каждый номенклатурный номер материала.
Записи в ней делаются в день совершения операции (на основании приход-
ных или расходных документов). Карточка ведется материально ответственным
лицом (кладовщиком, заведующим складом).
На складах с небольшой номенклатурой материалов можно вести учет в
книгах сортового учета с указанием реквизитов, которые должны отражаться в
карточке.
Все карточки регистрируются в картотеке, и им присваивается порядковый
номер в соответствии с записью в реестре.
ЗЛО "Фрегат", Москва, Ленинградский пр-т, д. 80, тел. (499) 198-99-99
(организация, njrpcL, тс.юфсп, фпкс)
Номер документа Дата составления
4 28.01.2011
НАКЛАДНАЯ
НА ПЕРЕДАЧУ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ В МЕСТА ХРАНЕНИЯ
Унифицированная форма № MX-18
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 09.08.1999 № 66
Форма по ОКУД
_______________ по окпо
Вид деяте юности по ОКДП
Вид операции
Код
0335018
52564479
5110370
Отправитель Получатель Корреспондирующий счет
структурное подразделение вид деятельности по ОКДП структур]юс подразделение вид деятельности по ОКДП счет, субсчет код аналитическою учета
Швейная мастерская. — Склад №2 — 29 —
Продукция, товарно-материальные ценности Характеристика Единица измерения Вил упаксв- ки 1 кредано
наименование код наиме- нова- ние код по ОКЕИ кепи!' :ество масса брутто количест- во (масса нетто) по учетным пенам
ткань цвет па змер цепа за единицу, руб. коп. сумма, pvo. коп.
в одном месте мест, штук
1 2 з 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Халат женский — Х/б Черный 50 Шт. 796 — — — — 3 540= 1620=
Ко< -тюм .1 /ужений — Х/б Корич- невый 56 Шт. 796 — — — — 4 950= 3800=
Костюм мужской — Х/б Корич- невый 54 Шт. 796 — —- — “ "1 2 950= 1900=
Фартук для дворника — Брехент Черный 56 Шт. 796 — • - — — 2 120= 240=
— __ _ -Г - ——"" "1
. —————
Итого 11 X 7560=
4.4. Учет материальных ценностей на складе I 14?
Оборотная сторона формы № MX-18
Продукция, товарпо-матсриальпые ценности Характеристика Единица измерения Вид упаков- ки Передано
наименование код найме- мова- ние код по ОКЕИ количество масса брутто количест- во (масса нетто) но учет ным ценам
цена за единицу, руб. коп. сумма, руб. кон.
и одном месте мест, штук
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 И 12 13 14 15 16
Итого Итого по накладной X
X
Отпустил продукцию, товарно-материальные ценности
Три наименований
(прописью)
па сумму _____________________________________________Семь тысяч пятьсот шестьдесят
(прописью)
материально ответственное лицо зав, мастерской ___________________________Шалова____________
(должность) (подпись)
__________________руб. О коп.
А.Н. Шалова_________________________
(расшифровка подписи)
148 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Контролер
Получил
Сергачева
(подпись)
зав. складом № 2
(должность)
Н.П. Сергачева
(расшифровка подписи)
Хромова
(подпись)
А.Н. Хромова
(расшифровка подписи)
КАРТОЧКА № 3
учета материалов
Организаций _________________________________ ЗАО «Фрегат»______________________
Структурное подразделение склад № 1 ______________________________________
I HIIIDNMH IHltWH .< H> M 1 t
V(tl<11ШДОНП lltn I .IHtlHIHlIIIK M I ill H iMn| Itn 1*111 I fill
Oi 30 10.1947 No 7in
Фоома по ОКУД по ОКПО Коды
031Е008
52564479
Дата составления 01 07 2011
Структурное подразделение Вид дея- тель- нос- ти Склад Место хранения Марка Сорт Профиль Размер Номенкла- турный номео ~с Единица измерения — Цена, РУб- ког. Норма запаса Срок 'од- I гости Поставщик
стеллаж ячейка КОД наиме- нование
Склад № 1 Хра- нение № 1 ЛШ-21 / — 15x20 1021995 768 Тонна 72900= 1,5 т — ОАО "Металлург»
Наименование материала Лента штамповочная металлическая Драгоценный материал (металл, камень)
наименование вид номенклатурный номер единица измерения количество (масса) номер паспорта
_ КОД наиме- нование
1 2 3 4 5 6 7 8
— — — " — -— —
Дата записи Номер От кого получено или кому отпущено Учетная единица выпуска продукции (ра- бот, услуг) Приход Расход Остаток Подпись, дата
документа ПО порядку
1 2 3 4 5 в 7 8 9
Не 01.07.2011 0,7 т
04 07.2011 3 7 Рэмонтнн-й цех — 0,02 т 0.08 т Соломатина 04 07.2011
07.07.2011 24 2 ОАО «Металлу;: г» — 1,5 т 1,5В Соломатина 07.07.2011
14.07.2011 7 3 Цех № 2 — 0 15 т 1.43 т Соломатина 14.07.2011
Оборотная сторона формы № М-17
Карточку -заполнил
кладовщик
ДОЛЖНОСТЬ
Соломатина
подпись
ЛК Соломатина
расшифровка подписи
А А Учет матери альных ценностей на складе I 149
" 31 " июля 20 11 г.
150 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Начальной записью в карточке является входящий остаток на начало меся-
ца. Записи в графы «Приход», «Расход» материально ответственное лицо обязано
делать ежедневно на основе оформленных в этот день первичных документов.
После каждой записи в карточке выводится остаток. Исключение допускается
при отпуске по лимитно-заборным картам, так как запись по карте может про-
водиться один раз после ее закрытия, но не позднее 1-го числа следующего за
отчетным месяцем. В связи с этим в течение месяца материально ответственное
лицо хранит свой экземпляр лимитно-заборной карты вместе с соответству-
ющей карточкой учета материалов. Бухгалтер обязан осуществлять на складе
в присутствии материально ответственного лица проверку своевременности и
правильности оформления записи в карточках.
Материально ответственное лицо постоянно должно сравнивать текущий
остаток с нормой запаса, указанной в соответствующей графе. Если остаток
материала становится ниже указанной нормы, отделу снабжения делают со-
общение о необходимости закупки материала.
В конце каждого месяца материально ответственное лицо сдает карточку в
бухгалтерию.
Карточка хранится в архиве организации пять лет.
4 .4.2. Учет товара
Для учета движения товаров на складе применяется журнал (форма № ТОРГ-18).
Пример заполнения журнала учета движения товаров на складе приведен
на с. 151,
Журнал ведется материально ответственным лицом по наименованиям, сор-
там, количеству и цене товара.
Записи в журнале производятся на основании приходно-расходных доку-
ментов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.
Срок хранения журнала в архиве организации — пять лет.
При учете товара в количественно-стоимостном выражении используется
карточка количественно-стоимостного учета (форма № ТОРГ-28), пример за-
полнения которой приведен на с. 152.
Карточка ведется отдельно на каждое наименование, сорт товара. При ко-
личественно-стоимостном учете однородные товары различного назначения,
но имеющие одинаковую розничную цену, могут учитываться объединенно на
одной карточке.
Записи в карточке производятся в количественном и стоимостном выра-
жении на основании проверенных документов, представляемых в бухгалтерию
материально ответственными лицами.
Срок хранения карточки в архиве организации — пять лет.
4.5. Отчетность материально ответственных лиц
Материально ответственные лица должны составлять отчетность о наличии и
движении товаров в сроки от одного до десяти дней, установленные руководителем
и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы.
Сроки предоставления отчетности устанавливаются графиком документооборота.
Первичные приходные и расходные документы являются основанием для
составления товарного отчета (форма № ТОРГ-29). Он составляется матери-
ально ответственным лицом в двух экземплярах: первый экземпляр вместе со
всеми оправдательными документами, подтверждающими поступление или вы-
бытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, второй с распиской
бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица.
В адресной части товарного отчета указывают наименование организации и
структурного подразделения, должность, фамилию и инициалы материально от-
ветственного лица, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет.
4.5. От leTHOCTb материально ответе! венных лиц I 151
Образец обложки
Унифицированная ферма Xs ТОРГ-18
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 25.12.1998 № 132
ЗАО "Фрегат" Форма по ОКУД по ОКПО КОД
0330218
52564479
(орпшкмция, адрес) Склад Ji& 2
(структурное тюлракзелешю) Вид деятельности по ОКДП 5110370
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТОВАРОВ
ЧА СКЛАДЕ
За 01 июля по 31 июля 2011 Г.
Лицо, ответственное за ведение журнала
зав. складом № 2
(ЖО'ЛЖНЬСТЬ)
Хромова А Н.
(фамилия, ими, сп че'. гво)
Наименование товара ________________________________________Гетради
Единица измерения _____________________________________________________Шт.
(наименование)
Дата Номер документа Приход Расход Остаток Примечание
I 2 3 4 5 6 7
01.07 8000= (400 шт.) —
04.07 21765 500 ЛОО (25 000 шт.) 508 000- (25 400 шт.) —
06.07 87 200 000= (10 000 шт.) 308 000= (15 400 шт ) —
Унифицированная форма № ТОРГ-28
Утверждена постановлением
Г оско.метата
Форма по ОКУД ЗАО "Фрегат" но ОКПО Код
0330228
52564479
(upiffllHinifME) Склад № 2
Гструттурнос №L7pnnneicii>M:) z □мера (секция) Вид деятельности по ОКДП Вид операции —
5110370
—
Номер документа Цель составления
КАРТОЧКА 16 01.03.2011
количественно-стоимостного учета
Товар Размер Сорт Единица измерения Учетная цена, руб. коп. Корреспондирующий счет Примеча- ние
наименование код наиме- нование код но ОКЕИ
счет, субсчет код анали- тического учета
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 И 12 13
Тетради школьные — — — —= — Шт. 879 25= — 41 — —
Номер но поряд- ку Дата записи Документ Поставщик или получатель Цена, руб. кон. Приход Расход Остаток Подпись, дата
дата номер коли- чсст во. шт. сумма, руб. коп. количество, шт. сумма, руб. кон. коли- чество, пгг. сумма, руб. КОП-
14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
/ 01.03.2011 01.03.2011 59 ЗЛО "Поставщик" 20= 1000 20000= 1000 20000- Хршюча 0i.03.2011
2 03.03.2011 03.03.2011 14/2 Структурное подразделение "Магазин" 500 10000= 500 10000= Павлова 03.03.201!
3 12.03.2011 12.03.2011 16/2 Бухгалтерия 10 200- 490 9800- Лаврова 12.03.2011
4 15.03.20Н 15.03.20П 19/2 Управление 15 300= 475 9500= Зайцева I5.03.20H
5 17.03.201! 17.03.20П 146 ООО "Школьник" 400 8000= 75 1500= Пуияек 17.03.201!
6 22.03.2011 22.03.2011 87 ЗЛО "Поставщик" 20= 1000 20000= 1075 21500= Хромота 22.03.201 i
152 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
4.5. Отчетность материально ответственных лиц I 153
В приходной части товарного отчета в стоимостном выражении отражают
•с~аток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступле-
и е товаров и тары по сопроводительнььм документам.
Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата
жжумента> сумма поступивших товаров) записывают отдельно, рассчитывают
э'щую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с
остатком на начало периода.
В расходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму расхода
т даров за отчетный период.
Каждый расходный документ отражается отдельной строкой (продажа това-
* ?в мелким оптом, возврат недоброкачественных товаров, переброска товаров).
Основой товарного отчета является подтверждение товарного остатка.
Все приходные и расходные документы, на основании которых составляются
варные отчеты, следует располагать в хронологическом порядке. Нумерация
- варных отчетов должна быть последовательной с начала до конца года с№ 1.
Товарные отчеты материально ответственных лиц, приступивших к работе
- е с начала года, нумеруются с начала их работы.
В тексте и цифровых данных товарных отчетов неоговоренные исправления
их подчистка не допускаются. Допущенные ошибки в товарных отчетах ис-
правляются таким образом: одной чертой зачеркивается неправильная запись и
надписываются правильный текст или цифровые данные.
Исправление ошибки в товарном отчете должно быть оговорено надписью
^Исправлено» и подтверждено подписью ответственного лица и бухгалтера с
указанием даты исправления.
Пример заполнения товарного отчета представлен на с. 154—155.
Товарный отчет, как правило, составляется при сальдовом методе учета това-
ров. Применяется этот метод обычно на крупных и средних предприятиях. Его еще
называют оперативно-бухгалтерским. Смысл метода заключается в следующем.
Бухгалтерия не ведет учета остатков и движения каждого вида товара и,
следовательно, не дублирует записи складского учета. Периодически (ежеднев-
но или один раз в несколько дней) бухгалтер проверяет правильность записей
в регистрах складского учета (товарных книгах или карточках), которые ведут
материально ответственные лица. Выявленные ошибки сразу исправляют.
После этого регистры складского учета становятся регистрами оперативно-
бухгалтерского учета, т.е. складской учет превращается в составную часть анали-
тического бухгалтерского учета. Одновременно с проверкой карточек бухгалтер
принимает на складе у материально ответственного лица первичные документы,
проверяет их, раскладывает по учетным группам и составляет сопроводительный
реестр сдачи документов (форма № ТОРГ-31). Рассортированные по учетным
группам первичные документы служат основанием для подсчета итогов по груп-
пам. В бухгалтерии по группам ведут накопительные ведомости аналитического
учета материалов только в денежном выражении. На основании таких накопи-
тельных ведомостей итоги по приходу и расходу по соответствующему субсчету
переносят в оборотную ведомость движения материалов в денежном выражении.
Для проверки правильности учетных записей, ведущихся как на складе, так
и в бухгалтерии, на 1-е число каждого месяца (а также на дату инвентаризации)
составляют сальдовую ведомость. В ней на основании регистров складского
учета указывают остатки товаров по наименованиям, артикулам, сортам, ко-
личеству и цене. Затем осуществляется таксировка и подсчет общей стоимости
всех товаров. Этот итог должен быть равен сальдо синтетического счета уче-
та материальных ценностей (10, 41 и т.д.). Сальдовые ведомости составляют
по материально-ответственным лицам (бригадам), а если целесообразно — по
укрупненным товарным группам.
Образец формы сопроводительного реестра сдачи документов приведен на
с. 156.
154 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Унифицированная форма № ТОРГ-29
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 25.12.1998 № 132
ЗАО «Фрегат» Форма по ОКУД _ но ОКПО Код 1
0330229
52564479
оргаштцля склад № 2
структу pi юс пилраздс лс) юс Вид деятельности по ОКДП
Вид операции
ТОВАРНЫЙ ОТЧЕТ
Номер документа Дата составления Отчетный период
с по
7 31.08.20/1 0/.08.2011 31.08.2011
Табельный номер
Материально ответственное лицо зав. скчадом Хромова А.Н.
должность, фамилия, имя. отчесюи
Наименование Документ Сумма, руб. коп. Отметки бухгалтерии
дата номер товара тары
1 2 3 4 5 6 7
Остаток на « 01 » августа 2011 г. 125000=
Приход
ООО «Карандаш» 02.08.2011 14/А-1 8800=
ЗАО «АВС» 08.08.2011 215 138400=
ЗА О «Лотос» 16.08.2011 16/07 95120= 2510=
— —
Итого по приходу X X 242320= 2510=
Итого с остатком X X 367320= 2510=
4.5. Отчетность материально ответственных лиц ! 155
Оборотная сторона формы № ТОРГ-29
Наименование Документ Сумма, руб. коп Отметки бухгалтерии
дата номер товара тары
1 2 3 4 5 6 7
Расход
ООО «Вектор» 03.08.2011 87 55000=
Структурное подразделение «Магазин» 17.08.2011 9 304000= 2510=
—
— 1 —
Итого по расходу X X 359000= 12510=
Остаток на «31» августа 2011 г. X X 7520=
Приложение 5 (Пять)документов
Отчет с документами принял и проверил бухгалтер Савельева_Т.Н. Савельева
должность подпись рас1:1иф|х>вка подписи
Материально ответственное лицо зав, складом_Хромова А.Н. Хромова_
должность подпись расшифровка подписи
ЗАО "Фрегат
opt анизшшя
структурное подрачлеленпе
СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЙ РЕЕСТР
СДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
Унифицированная форма № ТОРГ-31
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 25.12.1998 № 132
Форма по ОКУД
по ОКПО
Вид деятельности
Вид операции
Код
0330231
52564479
Номер документа Дата составления Отчетный период
с ио
7 31.08.2011 01.08.2011 31.08.2011
Организация Документ Количест во листов Примечание
наименование код по ОКПО наименование номер дата
] 2 3 4 5 6 7
ООО «Карандаш» 12345678 ТОРГ-12 14/А-1 02.08.2011 7 Приход
ЗАО «АВС» 23456789 ТОРГ-12 215 08.08.2011 3 Приход
ЗА О «Лотос» 98765432 ТОРГ-12 16/07 16.08.2011 2 Приход
ООО «Вектор» 87654321 ТОРГ-12 87 03.08.2011 1 Расход
Структурное подразделение «Магазин» 52564479 ТОР Г-13 9 17.08.2011 4 Расход
Итого Всего по реестру 11
11
Всего докумен тов________________________Пять___________________________________________________________________________________________________
количества прописью
на Одиннадцати _______________________________________________________________________________________________________________________________________листах
количество прописью
156 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Документы сдал зав, складом Хромова
должность подпись
А.И. Хромова
рас;ггифр<?вкл подписи
37” августа 2011 г.
Документы принял бухгалтер Савельева
должность подпись
ГН. Савельева
расшифровка подписи
'31” августа 2011 г.
Проверил
_ А^ухголтер Савельева
должность подпись
Т.Н. Савельева
расшифроика подписи
37” августа 2011 г.
4,5. Отчетность материально ответственных лиц I 157
На малых предприятиях с незначительной номенклатурой материальных
ценностей обычно применяют количественно-суммовои метод учета матери-
альных ценностей. При этом методе в карточках учета материалов по окон-
чании месяца выводят итоги по приходу и расходу материальных ценностей
и остаток на начало следующего месяца. Итоги каждой карточки являются
отдельной строкой для заполнения оборотной ведомости движения матери-
алов.
Количественно-суммовой метод аналитического учета материалов мож-
но вести и без использования карточек. Малые предприятия вместо них ведут
ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС по этим
ценностям (форма № В-2), которая содержит сведения об остатках, приходе и
расходе товаров не только в стоимостном, но и количественном выражении,
а также остатки, приход и расход по каждому наименованию товаров. Форма
ведомости и порядок учета ТМЦ установлены в Типовых рекомендациях по
организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства
(утверждены приказом Минфина России от 21 декабря 1998 г. № 6^-н). Ведо-
мость не является унифицированной формой, поэтому в нее можно вносить
необходимые изменения.
Ведомость по форме № В-2 предназначена для аналитического и синтети-
ческого учета производственных запасов, ютовой продукции и товаров, отра-
жаемых на счетах 10 -«Материалы» и 41 «Товары», а также сумм НДС по приоб-
ретенным материальным ценностям (счет 19 «Налог на добавленную стоимость
по приобретенным ценностям»).
Ведомость открывается на месяц и ведется материально ответственными
лицами (или в бухгалтерии) раздельно по производственным запасам и товарам
в цазрезе всех видов ценностей независимо от того, имелось или нет движение
за отчетный месяц ценностей.
Стоимость ценностей определяется и отражается в ведомости исходя из за-
трат по цене приобретения, транспортных расходов, надбавок, указанных в рас-
четных документах поставщиков
При наличии на предприятии двух и более материально ответственных лиц
ведомости по форме № В-2 составляются каждым материальным лицом, а в
бухгалтерии на основе указанных ведомостей сосгавляегся ведомость по форме
№ В-2 для сводного учета наличия и движения ценностей за месяц в целом по
малому предприятию.
Обособленно от материальных ценностей в ведомости отдельной строкой
отражают НДС по этим ценностям, причитающийся к вычету.
Пример заполнения ведомости учета производственных запасов и товаров,
а также НДС по этим ценностям приведен на с. 158.
Структурные подразделения производственной организации, занимающие-
ся торговой деятельностью (магазины, торговые точки), могут заполнять товар-
ный отчет по форме, предложенной в Методических указаниях по бухгал тер-
скому учету материально-производственных запасов.
Товарный отчет состоит из двух разделов. В разделе «А» отражается дви-
жение ютовой продукции и товаров, в разделе «Б» — движение наличных
денег.
Товарный отчет составляется заведующим магазином, продавцом или иным
материально ответственным лицом в двух экземплярах.
В строке «Неторговая организация» указывается номер или наименование
магазина либо иного торгового подразделения
Материально ответственное лицо в разделе «А» товарного отчета отражает
остатки и движение (приход, расход) готовой продукции и товаров в количе-
ственном выражении, с указанием наименований, номеров и лат приходных и
расходных документов, а также показатели «Расход» и «Остаток на конец меся-
ца» в продажных ценах (включая НДС и другие налоги к цене товаров)
ЗАО '’Фрегат”
Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС по этим ценностям
за июль 2011 г. по складу № 1
№ п/п Номен- клатур- ный номер Наименование ТМЦ Единица измерения Цена (приобрете- ния, фактическая себестоимость), запасов продукции Остатки на начало месяца Дебет Кредит Остатки на конец месяца
всего в т.ч. от своего пр-ва всего в т.ч. в дебет счетов (шт.)
кол-во сумма кол-во сумма кол-во сумма кол-во сумма 26 90 68 кол-во сумма
1 2 3 4 5 6 7 8. 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
1 4101121 Папка' файл 5 см, А4, пластик Шт. 50 3 150 10000 500000 5001 250050.00 1 5000 5002 250100.00
2 4101122 Клой (ИЗА 65 г Бут. 4,40 0 0 250 1100 102 448,80 2 100 148 651,20
3 4101123 7 отради школьные в клетку Шт. 8,50 400 3400 25000 212500 10010 86085,00 10 10000 15390 129815,00
Итого 3550 713600 336583,80 380566,00
4 НДС 0 111448 111448 111446 0
Бухгалтер
(должность)
Кирова
(подпись)
И. Б. Кирова_______
(расшифровка подпись)
4.5. Отчетность материально ответственных лиц I 159
В свободных строках раздела «А» отражается (при наличии операций):
• в подразделе «Приход» — поступления со склада своей организации, от
других организаций, готовой продукции и товаров;
• подразделе «Расход» — продажа готовой продукции, товаров за наличный
расчет, в кредит (т.е. с рассрочкой платежа), по расчетным чекам кредит-
ной организации и т.д.
В разделе «Б» отражаются источники поступления и выбытия наличных де-
нег: выручка от продажи готовой продукции и товаров, сдача денег в кассу
своей организации, инкассатору кредитной организации, недостачи и излишки
наличных денег и т.д.
Товарный отчет с приходными и расходными товарными и денежными до-
кументами представляется бухгалтерской службе организации в установленные
сроки. Периодичность сдачи товарного отчета устанавливается графиком доку-
ментооборота. Отчет не может составляться реже одного раза в месяц.
Товарные отчеты обязательно составляют к концу квартала, года, при про-
ведении переоценки готовой продукции и товаров, инвентаризации, смене ма-
териально ответственного лица и ликвидации неторговой организации.
Бухгалтер проверяет и принимает отчет и делает об этом отметки на обоих
экземплярах отчета. Первый экземпляр отчета с документами остается в бухгал-
терской службе, второй возвращается материально ответственному лицу.
При обнаружении ошибок в отчете бухгалтер вносит соответствующие ис-
правления в оба экземпляра отчета. Материально ответственное лицо знако-
мится с исправлениями и при согласии с ними подтверждает их своей подпи-
сью с указанием исправленной суммы остатка готовой продукции, товаров и
наличных денег на конец отчетного периода.
Бухгалтерская служба организации или отдел торговли в разделе «А» товар-
ного отчета заполняет графы «По фактической себестоимости» — по готовой
продукции и товарам, после чего данные товарного отчета проводятся по бух-
галтерскому учету.
К товарному отчету прилагается «Ведомость движения готовой продукции и
товаров».
В ведомости отражаются поступления (приход) и расход готовой продукции
и товаров с указанием их наименований, отличительных признаков и номен-
клатурных номеров (если они имеются), а также единицы измерения, количе-
ства, цены и суммы по продажным ценам (включая НДС). Если приход или
расход готовой продукции и товаров оформлен документами с отражением вы-
шеуказанных показателей, в ведомости они могут отражаться с указанием толь-
ко общих (итоговых) сумм.
В ведомости указываются итоговые суммы отдельно по приходу и расходу.
Данные по фактической себестоимости и (или) покупным ценам заполня-
ются отделом торговли или бухгалтерской службой.
Примеры заполнения товарного отчета и ведомости движения готовой про-
дукции и товаров приведены на с. 160—161.
Организация должна выбрать наиболее удобную для себя форму товарного
отчета, по которой будут отчитываться материально ответственные лица, или
разработать собственную форму.
Выбранная форма должна быть закреплена в учетной политике организации.
Бухгалтер организации обязан проверять своевременность и полноту опри-
ходования поступивших материальных ценностей, правильность их списания, а
также правильность составления отчетов материально ответственными лицами.
Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обя-
зан установить:
• подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных
на основании приложенных документов, а также соответствие даты до-
кументов периоду, за который представляется отчет;
160 I 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
Приложение 5
к Мегэдичес <им указаниям по бухгалтерскому учету
материально-производственных запасов,
утвержденным приказом
Министерства финансов Российской Федерации
от 28 декабря 2001 г. № 11Чн
Неторговая организация
магазин ЗАО ''Фрегат"____________
Секция —_________________________
Материально ответственное лицо
Павлова С И______________________
1 амилия и инициалы)
ТОВАРНЫЙ ОТЧЕТ № 6
за период с" 01 " августа по" 31 " августа 20 11 года
А. Движение готовой продукции и товаров
№ п/п Наименование Документ Сумма в продажных ценах По фактической себес“оимосги (в покупных ценах) Примечания
Да га F 1омер Готовая продую 1ИЯ Товары .отовая продукция Товары
Остаток на на 01.08.2011 1764 руб. 1164 руб. 1100 руб. 800 руб.
ПРИХОД
1 Накладная М-15 03.08.2011 8 66150 руб. 41250 руб.
2 Накладная ТОРГ-13 С6.08.2011 15 2520 руб. 15С0 руб.
3 Накладная ТОРГ-13 15.08.2011 16 114С40руб. 87000 руб.
И_ого приход 66150 руб. 117360 руб. 41250руб. 88500 руб.
РАСХОД
Продан^ за наличный расчет 67914 pv6. 118020 руб. 42350 руб 89000 руб.
Продано по безналич- ному расчету
Продано с рассрочкой (отсрочкой) платежа
Итого расход 67914 руб. 118020 руб. 42350 руб 89000 руб.
Остаток на 01.09.2011 0 504 руб. 0 300 руб.
Б. Движение наличных денежных средств
№ п/п Наименование, № и дата документов, кр?1 кое содержа! 1ие опеоаиий Сумма Примечания
Остаток на начало огчетного периода 3.17 суб.
Выручка от продажи товаров и готовой продукции 185934 руб.
в т.ч за гегг.ов/ю продукцию 67914 руб.
за товар 118020 руб.
Сдано в кредитную ор ганизаиию (кассу) организации 185930 руб.
Остаток на конец отчетного периода 7,17 руб.
Приложения:
1. Ведомость движения готовой продукции и товаров на 1 листах.
2. Документы 38 шт.
4.5. Отчетность материально ответственных лиц I 161
Материально ответственное лицо ________Павлова С И. Павлова
(подпись) (фамиг ия и инициалы)
Товарный отчет проверил и вместе с документами принял
Бухгалтер Савельева ______________Т.Н. Савельева
(подпись) (фамилия и инициалы)
" 01 " сентября 20 11 го да
С исправлениями согласен и остаток готовой продукции и товарсз
на " 01 " сентября 20 11 г. в сумме Триста руб. 00 коп
подтверждаю.
Материально ответственное лицо Павлова _________________С.И. Павлова__________
(псдгись) (фамилия и инициалы)
" 01 " сентября
20 11 года
Неторговая организация
магазин ЗАО "Фрегат"______________
Секция ___________________________
Материальны ответственное лицо
Павлова____ __С. И Павлова
(подпись) (фамилия и инициалы)
Ведомость движения готовой продукции и товаров
за период с" 01 " августа по " 31 ” аег; ста 20 11 -'ода
Номенклатур- ный номер Наименование Ед. изм. Кол- во По продажным цечам По факгическои себестоимости
цена сумма цена сумма
ПРИХОД X X
4301211 Инструменты Набор 75 X X 550 pv6. 41250 руб.
4101101 Набор ’7 )одарок пересклаонику'1 Шт. 174 X X 500 руб. 87000 руб.
410112.3 Ручка подарочная Шт. 5 X X 300 руб 1500 руб.
Итого приход X X 129750 руб.
РАСХОД
4301211 Инструменты Набор 77 882 руб. 67914 руб. 550 руб. 42350 руб
4101101 Набор “ПоОароь первокласнику" Шт. 175 660 руб. 115500 руб. 500 руб. 87500 руб.
4101123 Ручка подарочная Шт. 5 504 руб. 2520 руб. 300 руб. 1500 руб.
Итого расход 185934 руб. 131350 руб.
6-11562
162 1 4. Первичные документы по учету материально-производственных запасов
• соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало от-
четного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец
отчетного периода;
• соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного пе-
риода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату про-
ведения инвентаризации;
• даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетель-
ствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после;
• законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск,
списание товара и т,д.);
• наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей матери-
ально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя ор-
ганизации на внутреннее перемещение товаров;
• полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным дове-
ренностям, оплаченным или принятым к оплате документам;
• правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и прило-
женных к нему документах;
• соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в
карточках (книгах) складского учета, с первичными приходно-расходны-
ми документами;
• соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров
и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других
материально ответственных лиц;
• соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товар-
но-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при
учете по продажным ценам).
Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет
ошибки, их исправляют корректурным способом; исправления заверяют под-
писью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец от-
четного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое
расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправле-
ний и нового остатка товаров.
Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документа-
ми должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок
хранения товарных отчетов — пять лет.
5. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
ПО КАССОВЫМ ОПЕРАЦИЯМ
Ведение кассовых операций регламентируется Порядком ведения кассовых
операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директо-
ров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.
Унифицированные формы первичных учетных документов, которыми
оформляются кассовые операции, утверждены постановлением Госкомстата
России от 18 августа 1998 г. № 88.
Наименование формы Номер формы
Приходный кассовый ордер К0-1
Расходный кассовый ордер КО-2
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов КО-3
Кассовая книга КО-4
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств КО-5
Напоминаем, что в кассовых первичных учетных документах исправления
не допускаются, поэтому, если в них все-таки была сделана ошибка, документ
следует переделать заново. К первичным кассовым документам относятся при-
ходный и расходный кассовые ордера. Остальные кассовые документы являют-
ся сводными, и ошибки в них исправляются обычным корректурным способом.
За любое нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка
ведения кассовых операций в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ на организа-
цию накладывается штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб., а на виновное
должностное лицо — от 4000 до 5000 руб.
К нарушением в этой области могут быть отнесены:
• расчеты наличными деньгами с юридическим лицами сверх установлен-
ных предельных сумм;
• превышение лимита хранения денежных средств в кассе организацтуд;
• неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной налич-
ности;
• несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных
средств и т.д.
5.1. Поступление денег в кассу
Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходны-
ми кассовыми ордерами (ПКО). Для них предусмотрена унифицированная форма
№ КО-1. ПКО выписывается в одном экземпляре ответственным за это лицом.
Состоит ПКО из двух частей: непосредственно самого приходного ордера и
отрывной квитанции к нему. Последняя выдается лицу, которое вносит деньги
в кассу, в подтверждение принятия от него этих денег.
6*
164 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним должны быть заполнены
четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишу-
щей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих докумен-
тах не допускаются. Поэтому, если при оформлении ПКО допущена ошибка,
следует их переписать заново.
В заголовке ПКО указывают названия организации и структурного под-
разделения (при его наличии). Если структурное подразделение отсутствует,
ставится прочерк.
«Коды» выбираются из справки Госкомстата России.
«Номер документа» указывается в соот ветствии с журналом регистрации при-
ходных и расходных кассовых документов (форма № КО З).
Кассовые документы нумеруются по порядку с начала календарного года.
«Дата составления» оформляется арабскими цифрами в следующей после-
довательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются дву-
мя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими
цифрами:
ДД.ММ.ГГГГ.
Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, го впе-
реди ставится 0. Например, дату 1 февраля 2011 г. следует записывать гак:
01.02.2011.
Приходный кассовый ордер составляется в день получения денег в кассу,
следовательно, дата, указанная в нем, и является датой оприходования денег.
Примеры заполнения ПКО приведены на с. 166—167.
Записи в графах «Дебет» и «Кредит» делает бухгалтер, который обрабатыва-
ет этот первичный документ.
В графу «Дебет» заносится номер счета, по дебету которого приходуются
денежные средства. Здесь же может быть указан номер субсчета в соответствии
с рабочим планом счетов организации.
В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код струк-
турного подразделения, на которое приходуются денежные средства (если тако-
вое имеется), например отдел магазина, конкретная торговая точка.
В графе «Кредит, корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер сче-
та и если необходимо и субсчета, по кредиту которого отражается поступление
денежных средств в кассу организации.
В графу «Кредит, код аналитического учета» заносится код аналитического
учета по счету', указанному в предыдущей графе, если применение таких кодов
предусмотрено в организации.
В графе «Сумма, руб. коп.» сотрудник, заполняющий документ, указывает
денежную сумму (цифрами), получаемую в кассу организации.
В графе «Код целевого назначения» записывается код назначения использова-
ния поступивших средств. Эта графа используется, если организация применя-
ет соответствующую систему кодирования.
Заполнение строки «Принято от» приходного кассового
эрдера производится следующим образом:
• если деньги принимаются от работника организации (в которой состав-
лен приходный кассовый ордер), то в этой строке указываются фамилия
имя и отчество этого работника в родительном падеже;
• если деньги принимаются от работника сторонней организации, то в этой
строке пишем «Принято от «наименование организации» через «ФИО».
В строке «Основание» указывается источник поступления наличных денег,
.е. отражается содержание финансовой операции.
В строке «Сумма» записывают сумму денежных средств, которые поступают
кассу. При этом сумму рублей указывают прописью с заглавной буквы и с на-
5.1. Поступление денег в кассу I 165
чала строки, а сумму копеек — цифрами. Если после написания суммы в рублях
в строке осталось свободное место, то его прочеркивают.
Здесь следует обратить внимание на такую особенность. Если в графе «Сум-
ма» полученная сумма была указана с копейками, то и в этой строке сумма
также указывается с копейками. Если же сумма была указана без копеек, то и в
строке про копейки не упоминается.
Например, в графе «Сумма» указано: 450-00. Следовательно, в строке «Сум-
ма» до.ъкно быть написано» «Четыреста пятьдесят руб. 00 коп.»
Если же в графе «Сумма» указано: 450 =, то в строке «Сумма» должно быть
написано «Четыреста пятьдесят руб. — коп.». Перед словом «коп.» следует по-
ставить прочерк.
В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается циф-
рами, или делается запись «без налога (НДС)».
В строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие
документы.
Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется аналогично самому
кассовому ордеру.
Все приходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются в
Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (фор-
ма № КО-3). Каждая страница журнала регистрации разделена на две части:
одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (гра-
фы 1—4), другая — для расходных (графы 5—8).
Приходный д окумент Сумма, Примечание Расходный документ Сумма, Примеча- ние
Дата номер руб. коп. дата номер руб. коп.
1 2 3 4 5 6 7 8
11.05.2011 18 450-00 От Никифорова Н.С. - возврат аванса
11.05.2011 19 25 000= ООО «-Персей» через Лаврова А.П. - крат- косрочный даем
После заполнения и регистрации ПКО. но до получения денег по нему
ПКО и квитанция подписываю гея главным бухгалтером или лицом, уполномо-
ченным на эго письменным распоряжением руководителя.
'т‘акже указывается расшифровка подписи — фамилия и инициалы
При получении приходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае нееебЯкадёния одного из этих требований кассир возвращает до-
кументы для надлежащего оформления
Если все указанные требования выполнены, кассир принимает деньги и
после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на ПКО и
квитанции.
На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою
подпись печатью. Печать на квитанцию ставится так, чтобы ее краешек за-
ходил на сам приходный ордер. Образец постановки печати ла ПКО приведен
на с. 166—167.
Следует отметить, что автору не удалось найти в нормативных документах по-
ложения о такой постановке печати. Но именно этот порядок сложился на прак-
тике, что объясняется довольно просто: если сложить две расделенные части ПКО
(сам ^приходный кассовый ордер и квитанцию к нему), то разделенная печать при
совмещении позволит подтвердить, что обе части составляют единое целое.
Унифицированная форма Xs KO-I
Утверждена Постановлением Госкомстата
России от 18.08.1998 № 88
Форма по ОКУД ЗАО «Фрегат» по ОКПО организация Код
0310001
52564479
ст руктур 1 юе подразделе пне
ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР
Номер документа Дата составления
1Я 11.05.2011
Дебет Кредит Сумма, руб. коп. Код целевого назначения
код структур- ного подраз- деления кирреспои- днруюшнн счет, субсчет кол аналити- ческого учета
50 — 71 — 450-00 —
Принято от Никифорова Н. С. _______________________________________
Основание: Возврат остатка неиспользованного аванса________________
СР’ма Четыреста пятьдесят------------------------------------
прописью
—.-----------------------------------------------руб.00
коп.
В том числе _________________________£СЗ /ЩС__________________________
Приложе! гне — _____________________________________
Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
подпись расшифровка подписи
Получил кассир Воронова Т.Н. Воронова
подпись расшифровка подписи
ЗАО «Фрегат»
организация
КВИТАНЦИЯ
к приходному кассовому ордеру № 18
от «11» мм 2011 г.
Принято от Никифорова Н. С_________________________
Осtioeai 1 не: Возврат остатка неиспользованного аванса
Сумма 450 руб. 00 коп.
цифрами
Четыреста пятьдесят-----------------
прописью
------------.---руб оо коп.
В гом числе Вез НДС___________________
“11 « лит 2011 г.
I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям
ХЪП. (штампа)
Главный бух!алтер Петрова_____Н.В. Петрова.
/ подпись расшифровка подписи
КарАр Воронова Т.Н. Воронова
подпись расшифровка подписи
Унифицированная форма № КО-1
Утверждена Постановлением Госкомстата
России от 18.08.98 г. № 88
Код
Форма по ОКУД 031000)
ЗАО «Фрегат» по ОКНО 52564479
организация
—
структурное подразделение
ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР
Номер документа Дата составления
19 11.05.2011
Дебет Кредит Сумма, руб. коп. Код целевого назначения
КОД структур- ного подраз- деления корреспон- дирующий счет, субсчет код аналити- ческого учета
50 — 66 —7 25000= —
Принято от ООО «Персей» через Лаврова А.П.______________________________
Основание: Краткосрочный заем по договору № 3/К от 29.04.2011____________
Сумма Двадцать пять тысяч---------------------------------------
прописью
-------------------------------------------------------руб._____(К)_______коп.
В том числе Без НДС________________________________________________________________
Приложение —_______________________________________________________________________
Главный бухгалтер Петрова
подпись
Получил кассир Воронова
подпись
Н.В.Петрова.
расшифровка подписи
. Т.Н Воронова.
расшифровка подписи
ЗЛО «Фрегат»
организация
КВИТАНЦИЯ
к приходному кассовому ордеру Лс /У
от«//» мая 2011 г.
Принято от ООО «Персей» через Лаврова А.П.__________
Основание: Краткосрочный заем по договору
Mi З/Кот 29.04.2011
Сумма 25000 руб. — коп.
цифрами
Двадцать пять тысяч------------------------------
прописью
--------——— руб._____КОП.
В том числе Без НДС___________________________________
“ 11 « мая 201I г.
М.П. (штампа)
Главншй бухгалтер Петрова Н. В. П етрова,
I подпись расшифровка подписи
KapZip Воронова ________ Т.Н Воронова
s' подпись расшифровка подписи
5.1. Поступление денег в кассу I
О
168 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям
Приложенные к ПКО документы погашаются штампом или надписью «По-
лучено» с указанием даты (числа, месяца, года).
После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к
ПКО по линии отреза и выдает се на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассо-
вый ордер остается в кассе.
5.2. Выдача денег из кассы
Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным
кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим до-
кументам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу
денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами рас-
ходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны
руководителем, главным бухгалтером или лицами, на это уполномоченными.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам доку-
ментах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя
организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Расходный кассовый ордер (РКО) выписывается в одном экземпляре ответ-
ственным за эго лицом, подписывается руководителем организации и главным
бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и регистрируется в журнале
регистрации приходных и расходных кассовых документов.
В заголовке РКО указывается название организации и структурного под-
разделения (при его наличии). Если структурное подразделение отсутствует,
ставится прочерк.
«Коды» выбираются из справки Госкомстата России.
«Номер документа» указывается в соответствии с журналом регистрации при-
ходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Кассовые документы нумеруются по порядку с начала календарного года.
«Дата составления» оформляется арабскими цифрами в следующей после-
довательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются дву-
мя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими
цифрами:
ДД.ММ.ГГГГ.
Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впе-
реди ставится 0. Например, дату 1 февраля 20И г. следует записывать так:
01.02.2011.
РКО составляется в день выдачи денег из кассы, следовательно дата, ука-
занная в нем, и является датой выдачи денег.
Пример заполнения РКО приведен на с. 170.
Записи в графах «Дебет» и «Кредит» заносит бухгалтер, который обрабаты-
вает этот первичный документ.
В графе «Дебет, код структурного подразделения» указывается код струк-
турного подразделения, в котором выдаются денежные средства (если таковое
имеется), например отдел магазина, конкретная торговая точка.
В графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета
и, если необходимо, субсчета, по дебету которого отражается выбытие денеж-
ных средств из кассы организации.
В графу «Дебет, код аналитического учета» заносится код аналитического
учета по счету, указанному в предыдущей графе, если применение таких кодов
предусмотрено в организации.
В графу «Кредит» заносится номер счета, по кредиту которого выдаются
денежные средства.
5.2. Выдача денег из кассы I 169
В графе «Сумма, руб. коп.» сотрудник, заполняющий документ, указывает
денежную сумму (цифрами), выдаваемую из кассы организации.
В 1рафе «Код целевого назначения» записывается код назначения использо-
вания выбывших средств. Эта графа используется, если организация применяет
соответствующую систему кодирования.
В строке «Выдать» указываются фамилия, имя и отчество лица, которому
выдаются денежные средства в дательном падеже. Выдачу денег кассир произ-
водит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем
его документе.
В строке «Основание» указывается содержание финансовой операции.
В строке «Сумма» записывают сумму денежных средств, которые выдаются
из кассы. При этом сумму рублей указывают прописью с заглавной буквы с на-
чала строки, а сумму копеек — цифрами.
Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место,
то его прочеркивают.
При заполнении РКО следует соблюдать тот же принцип при записи даты,
что и в ПКО. Если в графе «Сумма» полученная сумма была указана с копей-
ками, то и в этой строке сумма также указывается с копейками. Если же сумма
была указана без копеек, то и в строке про копейки не упоминается.
Например, в графе «Сумма» указано 1400-00. Следовательно, в строке «Сум-
ма» должно быть написано: «Одна тысяча четыреста руб. 00 коп.»
Если же в графе «Сумма» указано 1400 =, то в строке «Сумма» должно быть
написано: «Одна тысяча четыреста руб. — коп.». Перед словом «коп.» следует
поставить прочерк.
По строке «Приложение» указывают прилагаемые первичные и другие доку-
менты, на основании которых из кассы выдаются деньги. Если денежные сред-
ства выдаются сотруднику сторонней организации, то им обязательно должна
быть представлена доверенность от своей организации на получение денег. До-
веренность остается в документах дня как приложение к РКО или ведомости.
Все РКО до передачи в кассу регистрируются в журнале регистрации при-
ходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Каждая страница
журнала регистрации разделена на две части: одна предназначена для реги-
страции приходных кассовых документов (графы 1—4), другая — для реги-
страции расходных (графы 5—8).
Приходный документ Сумма, руб. коп. Примечание Расходный документ Сумма, руб. коп. Примечание
дата номер дата номер
1 2 3 4 5 6 7 8
11.05.2011 18 450-00 От Никифоро- ва Н.С. - возврат аванса 11.05.2011 34 1400= Майорову И.С. - материальная помощь
11.05.2011 19 25 000= ООО «Персей» че- рез Лаврова А.П. - краткосрочный заем
После заполнения РКО его подписывают руководитель организации и глав-
ный бухгалтер или лицо, уполномоченное на это письменным распоряжением
руководителя.
Напоминаем, что если на прилагаемых к РКО документах имеется разре-
шительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на РКО не обя-
зательна.
Расходный кассовый ордер передается в кассу для выдачи по нему денеж-
ных средств.
Унифицированная форма № КО-2
Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88
Форма по ОКУД ЗАО «Фрегат» по ОКПО Код
0310002
52564479
организация
структурное подразделение
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР Номер документа Дата составления
34 //.05.20//
Дебет Сумма, руб. коп. Код целевого назначения
код структурного подразделения корреспондирующий счет, субсчет код аналитического учета Кредит
73 50 1400=
В ы да-i ъ _________Майорову И.С.________________________________________________________________________
фамилия, имя, отчество
Основание;__Выдача материальной помощи_________________________________________________________________________________
Сумма Одна тысяча четыреста--------------------------------------------------------------------------------------------
прописью
------------------------------------------------------------------руб------коп.
Приложение Заявление на материальную помощь_______________________________________ _______________________________
Руководитель организации ген, директор -Никифоров В.В. Никифоров
должность подпись расшифровка подписи
Главный бухгалтер Петрова _________Н.В. Петрова___
подпись расшифровка подписи
Получ ил Одна тысяча четыреста -------------------------------------------------------------------——-------------------г
сумма прописью
---------------------------------------------------------------------------------------руб.---коп.
“ 1 / МОЯ 2022 г. Подпись Майоров
По пропуску № 68\ выданному отделом кадров ЗАО «Фрегат» 04.03.2008._______________________________ ___________
наименование, помер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя
Выдал кассир______Воронова______________Т.Н. Воронова_________
подпись расшифровка подписи
170 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям
5.3. Ведение кассовой книги организации I 171
При получении РКО кассир обязан проверить:
• наличие и подлинность на документе подписи руководителя и главного
бухгалтера;
• правильность оформления документа;
• наличие перечисленных в документе приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований РКО оформляют
заново.
Перед получением денег из кассы лицо, которому выдаются денежные сред-
ства, в строке «Получил» указывает сумму рублей прописью с заглавной буквы
с начала строки, а копейки (если они указаны) — цифрами, проставляет дату
получения им наличных денег и расписывается. Расписка в получении денег
может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или ша-
риковой ручкой.
При выдаче денег по РКО или заменяющему его документу отдельному
лицу кассир требует предъявить документ (паспорт или другой документ), удо-
стоверяющий личность получателя. В следующей строке РКО кассир записыва-
ет наименование и номер, дату и место выдачи документа. Это могут быть па-
спорт, военный билет, водительские права, пропуск в организацию, т.е. любой
документ при наличии в нем фотографии и подписи владельца.
Следует заметить, что реквизиты документа указываются независимо от
того, является получатель денег представителем сторонней организации или
своим сотрудником. Никаких исключений здесь не предусмотрено.
Если документ, заменяющий РКО, составлен на выдачу денег нескольким
лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяю-
щие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных до-
кументов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверя-
ющего личность, на денежном документе, заменяющем РКО, не производится.
После выдачи денег по РКО кассир заполняет строку «Выдал кассир», где
расписывается и указывает фамилию и инициалы.
Документы, приложенные к РКО, кассир погашает штампом или надписью
«Оплачено» с указанием даты. РКО остается в кассе. Выдача РКО или заменяю-
щих их документов на руки лицам, получившим деньги, запрещается.
5.3. Ведение кассовой книги организации
Для учета поступлений и выдач наличных денег в кассе организации при-
меняется кассовая книга (форма № КО-4).
Каждая организация должна вести только одну кассовую книгу.
При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кас-
совая книга может вестись на компьютере. При этом ее листы формируются
в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней
формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны со-
ставляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и
включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется
автоматически в порядке возрастания с начала года.
Во вкладном листе кассовой книги последним за каждый месяц должно
автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый
месяц, а в последнем за календарный год — общее количество листов кассовой
книги за год.
Кассир после получения вкладного листа кассовой книги и отчета кассира
обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать
их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми
документами в бухгалтерию под расписку на вкладном листе кассовой книги.
Касса за « » г. Лист
Номер документа От кого получено или кому выдано Номер кор- рсспонди- р> тощего счета, субсчета Приход, руб. коп. Расход, руб. коп. го
si 1 2 3 4 5 ся
СП Оста- гок на начало дня X
s; ф
zd CL
Cl и т.д.
О ь
С. о
Л Я к
ст X
Л Е X
О X
с
Перенос
Номер документа От кого получено или кому выдано Номер кор- респонди- рующего счета, субсчета Приход, руб. коп. Расход, руб. коп.
1 2 3 4 5
г
Итого за день Остаток на конец дня, в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии
X
X
172 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям
Кассир _________________________________________
подпись расшифровка подписи
Записи в кассовой книге проверил и документы в
количестве приходных и
прописью
___________.___________________________расходи ых
прописью
получил.
Бухгалтер __________________________________________________
подпись расшифровка подписи
5.3. Ведение кассовой книги организации I 173
В течение года вкладные листы кассовой книги хранятся кассиром отдельно
за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходи-
мости) вкладные листы кассовой книги брошюруются в хронологическом по-
рядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и
главного бухгалтера организации, и книга опечатывается.
Часть организаций ведут кассовую книгу вручную. В этом случае ее заводят
на определенный период, которым может быть месяц, квартал, год и т.д. в за-
висимости от количества операций.
Листы кассовой книги должны быть пронумерованы до начала работы с
ней. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя
и главного бухгалтера данной организации на последней странице кассовой
книги.
Кассовую книгу прошивают и опечатывают сургучной или мастичной пе-
чатью. При опечатывании книги мастичной печатью используют клей на осно-
ве жидкого стекла («Силикатный», «Канцелярский», «Конторский», «Жидкое
стекло»), бумагу типа папиросной, штемпельную краску. Бумагу с оттиском
печати смазывают с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносят еще
один слой клея. Такие меры необходимы для того, чтобы нельзя было изъять
из книги листы.
Кассовая книга может быть в продаже двух видов.
Первый вариант кассовой книги имеет вертикальное расположение страниц.
В этом случае информация за весь кассовый день обычно располагается на од-
ной странице.
Касса за « » г. Лист
п О л е Номер документа От кого получено или кому выдано Номер корреспондирующего счета, субсчет Приход, руб. коп Расход, руб. коп
л 1 2 3 4 5
л Остаток на начало дня X
я
п
и д
ш и
в
к И
Итого за день
Остаток на конец дня, X
в том числе на зараостную плату, выплаты социального характера и стипендии Кассир X
подпись расшифровка подписи Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве приходных и расходных прописью прописью получил. Бухгалтер . подпись расшифровка подписи
174 1 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям
Отчет кассира может быть оформлен одним из двух способов:
1) отчетом кассира является следующий лист кассовой книги. Первые и
вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Между двумя листами (листом кассовой книги и листом отчета) кладется
копировальная бумага, через которую осуществляется запись чернилами или
шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и
служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой
книге;
2) отчетом кассира является вкладной чистый лист. Нумерация в книге
сплошная. На чистом листе пишется или печатается название «Отчет кассира
за «_»г.». Записи на чистом листе осуществляются через копирку.
По окончание рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с запи-
сями в кассовой книге.
Пример первого варианта кассовой книги приведен на с. 172.
Второй вариант кассовой книги — горизонтальное расположение страниц.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них
(с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр,
другая (без горизонтальных линеек) — как второй экземпляр с лицевой и обо-
ротной стороны через копировальную бумагу7 чернилами или шариковой руч-
кой. Для этого лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть
листа под часть листа, которая остается в книге и между частями проклады-
вают копировальную бумагу. Для ведения записей после «Переноса» отрывную
часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и про-
должают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрыв-
ной части листа.
Первые и вторые части листов нумеруют одним и тем же номером. Первые
части листов остаются в кассовой книге, вторые должны быть отрывными, они
служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Пример второго варианта кассовой книги приведен на с. 173.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.
Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бух-
галтера организации или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения
или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.
Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части
листа после строки «Остаток на начало дня».
Сначала указываются все приходные документы, потом все расходные до-
кументы.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за
день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалте-
рию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассо-
вой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под
расписку в кассовой книге.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного
бухгалтера организации.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Если среди остатка денег есть деньги, отложенные на выплату заработной платы и пособий,
то следует указать их сумму в отдельной строке. Когда будет рассматриваться установление
лимита денежных средств, станет понятно, для чего это делается.
у, : Заполнение кассовой книги за 11 мая 2011 г.
Остаток на начало дня 11 мая 2011 г. составляет 3 руб. 14 коп. За 11 мая 2011 г. в кассу
||; поступило две суммы: 450 и 25 000 руб.; выдана одна сумма — 1400 руб. Остаток на конец
' дня составил 24 053 руб. 14 коп.
W',.’ •
5.3. Ведение кассовой книги организации I 175
П
о
л
е
д
л
я
п
о
д
ш
и
в
к
и
Касса за « 11» мая 2011 г. Лист 29
Номер документа От кого получено или кому выдано Номер корреспондирующего счета, субсчет Приход, руб. коп. Расход, руб. коп.
1 2 3 4 5
Остаток на начало дня 3 руб. 14 коп. X
ПКО № 18 От Никифорова Н. С. 71 450=
ПКО № 19 От ООО «Персей» 66 25000-
РКО № 34 Майорову И. С. 73 1400=
Итого за день 25450= 1400=
Остаток на конец дня, в том числе на заработную плату, вып паты социального характера и стипендии 24053 руб. 14 коп. X
— X
Кассир Воронова Т.Н, Воронова
подпись расшифровка подписи
Записи в кассовой книге поовеоил и документы в количестве два
прописью
приходных и один расходных получил, прописью
Бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
подпись расшифровка подписи
Как отмечалось ранее, в организации должна быть только одна кассовая
книга. Организациям, имеющим обособленные подразделения (филиалы, пред-
ставительства), очень сложно или даже невозможно выполнить это требование.
Даже если обособленное подразделение находится в одном городе с головной
организацией, то не очень удобно ежедневно подвозить выручку и кассовые до-
кументы в головной офис, чтобы кассир успел до конца рабочего дня заполнить
лист кассовой книги. Если же обособленное подразделение находится в другом
городе, то такая практика становится невозможной.
В Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации нет ника-
ких разъяснений по этому поводу. Тем не менее на титульном листе кассовой
книги есть строка, в которой указывается структурное подразделение органи-
зации. Это косвенно подтверждает возможность ведения отдельной кассовой
книги структурным подразделением.
Проще обстоит дело с обособленными подразделениями, выделенными на
отдельный баланс. Такие подразделения ведут свою кассовую книгу и пере-
дают в головную организацию только копии первичных кассовых документов
и кассовой книги, заверенные печатью и подписями руководителя и главного
бухгалтера обособленного подразделения организации. Оригиналы хранятся в
обособленном подразделении. Данные об остатках денежных средств в кассе
обособленного подразделения должны быть показаны в его балансе. При со-
ставлении сводного баланса головное подразделение включает в него и эти по-
казатели.
Если же обособленное подразделение нс выделено на отдельный баланс, то
оно может вести отдельный раздел кассовой кни1и. Этот раздел должен быть
176 I 5. Первичные учетные документ ы по кассовым операциям
прошнурован, опечатан и заверен подписями руководителя и главного бухгал-
тера организации. Передаются в этом случае в головную организацию оригина-
лы первичных кассовых документов и разделы кассовой книги. В обособленном
подразделении остаются их копии.
В обоих случаях организации необходимо разработать методику работы с
кассовой книгой. Ее следует утвердить приказом по организации. Это может
быть как отдельный приказ, так и пункт приказа по учетной политики органи-
зации.
В методике необходимо предусмотреть:
• коды или индексы всех подразделений организации;
• порядок нумерации кассовых документов;
• способ ведения кассовой книги;
• периодичность и перечень передаваемых документов, передаваемых в го-
ловную организацию.
Предположим, что сама организация зарегистрирована в Москве, где и на-
ходится ее головной офис. Организация имеет обособленные подразделения в
городах Санкт-Петербурге, Владивостоке и Краснодаре.
В этом случае подразделениям организации можно присвоить буквенные
индексы, соответствующие первым буквам городов, где они расположены: М,
С-П, В, К.
Нумерация может быть сплошной в каждом подразделении. В этом случае
№ 15 приходного кассового ордера в Краснодаре будет записан так: 15/К.
Федеральная налоговая служба письмом от 19 января 2009 г. № ШС-22-2/28@
направила письмо Банка России от 11 декабря 2008 г. № 29-1-1-11/7735 по
вопросу ведения кассовой книги организациями, имеющими в своем составе
обособленные структурные подразделения.
В письме предлагается следующая схема ведения кассовой книги такими
организациями. Обособленные структурные подразделения организации, рас-
положенные вне места ее нахождения, ведут в двух экземплярах отчет кассира,
содержащий все реквизиты кассовой книги. Первый экземпляр отчета остается
в обособленном подразделении, второй вместе с прилагаемыми к нему кассо-
выми и подтверждающими документами передается в организацию. При этом
передача отчета кассира в организацию может осуществляться в электронном
виде в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
Передача отчета кассира на бумажном носителе с прилагаемыми кассовыми и
подтверждающими документами осуществляется в соответствии с утвержден-
ными в организации правилами документооборота.
В организации на итоговые суммы наличных денег, содержащиеся во вто-
ром экземпляре отчета кассира обособленного подразделения, оформляются
приходный и расходный кассовые ордера и производятся записи в кассовой
книге.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма
№ КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы органи-
зации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета воз-
врата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
В нашем примере деньги выданы:
1) кассиру-операционисту Лазаревой для размена — 10 000 руб.;
2) раздатчице заработной платы Синицыной — 135 418 руб.
В течение дня в операционную кассу поступила выручка 198 500 руб. наличными и
25 000 руб. по банковской каоте В операционной кассе оставлено на следующий день для
размена 8500 руб.
Раздатчица Синицына вернула часть не полученной работниками заработной платы
(13 420 руб.) для депонирования.
Образец заполнения книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств при-
веден на с. 177.
Унифицированная форма № КО-5
Утверждена постановлением Госкомстата России
от (8.08.1998 №88
ЗАО^Фрегагт
организация
Форма по ОКУД по ОКПО Кол
03(0005
структурное подразделение
Книга учета
принятых и выданных кассиром
денежных средств
14 июня 2011 г.
Воронова Татьяна Николаевна
фамилия, имя, отчество кассира
Дата Остаток наличных денег у кассира на начало дня, руб. коп. Выдано кассиру (сумма цифрами и прописью), руб. коп. Деньги получены Подпись кассира Получено за день по приходным операциям, руб. коп. Сдано кассиром старшему кассиру, руб. коп. Деньги и оплаченные документы получены Подпись старшего кассира Остаток наличных денег у кассира на конец дня, руб. кон.
налич- ными деньгами оплачен- ными докумен- тами Всего (сумма цифрами и прописью)
14.06 0 10 000 = 13 5418 = Лазарева Синицына 223 500 = 200 000 - 13 420 = 25 000 = 225 000 = 13 420 = Воробьева Воробьева 8500 =
— —— — ——
5.3. Ведение кассовой книги организации I 177
178 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям
5.4. Лимит денежных средств в кассе
Сумма наличных денег, которая может оставаться в кассе на конец дня,
ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в
кассе или просто лимитом остатка кассы. В течение дня обороты по кассе мо-
гут превышать установленный лимит.
Некоторые бухгалтеры отражают операции в кассовой книге за несколько
дней и считают, что если на конец этого периода превышения лимита кассы
нет, то все в порядке. На самом же деле остаток денежных средств в кассе не
должен превышать установленного лимита ежедневно. Сверх лимита можно
хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты за-
работной платы и пособий, но не более трех рабочих дней (включая день по-
лучения денег в банке). Все денежные средства в кассе, превышающие сумму
лимита на конец дня, называются сверхлимитными.
Размер лимита ежегодно устанавливает обслуживающий банк. Лимит остат-
ка кассы может быть пересмотрен в течение года по обоснованной просьбе
организации (например, увеличился объем выручки в связи с открытием новой
торговой точки).
Если организация имеет счета в разных банках, то подать расчет на установ-
ление лимита остатка кассы можно в любом из них. Если лимит нс согласован
с банком, то считается равным нулю. В этом случае необходимо сдавать в банк
всю денежную наличность, имеющуюся в кассе организации на конец рабочего
дня.
Порядок ведения кассовых операций запрещает использовать наличную вы-
ручку без согласования с банком.
По согласованию с банком наличную выручку можно использовать только
на «оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяй-
ственной продукции, скупку тары и вещей у населения» (п. 7 Порядка ведения
кассовых операций в Российской Федерации).
Организации, имеющие обособленные подразделения, выделенные на
отдельный баланс, устанавливают лимиты остатка денежных средств в кассе
для таких подразделений в банках, где открыты расчетные счета этих под-
разделений.
Для организаций с обособленными подразделениями, не выделенными на
отдельный баланс, устанавливается один общий лимит кассы. В этом случае
целесообразно распределить этот лимит между подразделениями приказом ру-
ководителя.
Чтобы установить лимит остатка кассы, необходимо представить в банк спе-
циальный расчет по форме № 0408020. Форма расчета приведена в Положении
Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного
денежного обращения на территории Российской Федерации».
Расчет представляется в банк в двух экземплярах.
Все показатели в расчете указываются в тысячах рублей.
В строке «Налично-денежная выручка за последние три месяца» указывают
сумму наличных денег, которая поступила в кассу организации от продажи то-
варов (работ, услуг) за последние три месяца.
Если организация только открывается, то указывают предполагаемую вы-
ручку.
Исходя из указанной суммы рассчитывают среднедневную и среднечасовую
выручку, а также среднедневной расход выручки по следующим формулам:
Среднедневная Сумма выручки за последние три месяца
(сретнезасовая) — Число рабочих дней (часов) в этом периоде
выручка
5.5. Сдача наличных денег в банк I 179
Сумма, выданная из кассы для оплаты расходов
организации (кроме расходов на выплату зарплаты)
Среднедневной _ в. течение последних трех месяцев
расход Число рабочих дней в этом периоде
В следующей строке следует подчеркнуть, как часто будет сдаваться выручка в
банк: ежедневно, через день, один раз в несколько дней (указать количество дней).
Далее указывают часы работы организации, время сдачи выручки и место,
куда она сдается. Так, если у организации несколько торговых точек в разных
местах, то выручка может сдаваться:
• в объединенную кассу организации, откуда она потом общей суммой
будет сдаваться в банк;
• инкассаторам при заключении договора на инкассацию наличной вы-
ручки;
• в кассу банка с каждой торговой точки по отдельности;
• на почту для перечисления на счета в банках.
Сотрудник банка должен заполнить раздел «Решение учреждения банка» и
указать сумму установленного лимита, а также цели, на которые разрешено
расходовать выручку.
Не стоит просить банк установить слишком большую величину лимита,
если организация практически не имеет наличной выручки и не расходует этих
денежных средств. Ведь при ближайшей проверке банк вправе уменьшить раз-
решенную величину лимита.
Чаще всего сумма лимита, устанавливаемая банком, равна разнице между
среднедневной выручкой и среднедневным расходом.
Если же организация практически не имеет наличной выручки, то лимит
может быть установлен в размере среднедневного расхода.
Если же организация сдает выручку один раз в несколько дней, то размер
лимита (Z) определяется с учетом среднедневной выручки (5Р), среднедневного
расхода (SP) и количества дней, через которое сдается выручка (7V):
L = SV х N - SR х N.
После того как лимит установлен, оба бланка расчета подписывает пред-
ставитель банка. Один экземпляр остается в банке, второй с его отметкой воз-
вращают организации.
Пример заполнения расчета лимита остатка кассы приведен на с. 180.
Если организация только открывается и ей сложно предположить, какова
будет выручка, то, зная приведенные выше формулы, можно рассчитать ее ис-
ходя из желаемого лимита остатка денежных средств в кассе, т.е. сделать все
расчеты в обратной последовательности.
5.5. Сдача наличных денег в банк
Прием денежной наличности от организаций на расчетный счет в банке
производится по объявлениям на взнос наличными. Бланк объявления со-
стоит из трех частей: объявления на взнос наличными, квитанции и ордера
(форма № 0402001).
Форма этого бланка приведена в Постановлении Банка России от 9 октября
2002 г. № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организа-
циях на территории Российской Федерации».
Организации могут вносить наличные деньги только на свой банковский счет.
В каждой части бланка организация указывает:
• дату заполнения (в этот же день сдаются и наличные в приходную кассу
банка);
180 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям
ОКУД БИК
0408020
Расчет
на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление
разрешения на расходование наличных денег из выручки,
поступающей в его кассу на 2011 год
ЗАО «Фрегат»
наименование (штамп) предприятия
р/с 408028100383001QQ567
номер счета
в КБ «Удачный» Г. Москвы
наименование учреждения банка
Налично-денежная выручка за последние 3 месяца 60
(фактическая) .
Среднедневная выручка 1
Среднечасовая выручка 0,1
Выплачено наличными деньгами за последние три
месяца (кроме расходов на заработную плату и
выплаты социального характера) (фактически) 18
Среднедневный расход 0,3
тыс. руб.
тыс. руб.
тыс. руб.
тыс. руб.
тыс. руб.
Сроки сдачи выручки: ежедневно, на следующий день,
1 раз в 5 дней, при образовании сверхлимитного остатка
(нужное подчеркнуть)
Часы работы предприятия с 9 час. 00 мин. до 18 час. 00 мин.
Время сдачи выручки: в объединенную кассу при предприятии,
инкассаторам, в кассу банка, на почту (нужное подчеркнуть) 10 час. 00 мин.
Испрашиваемая сумма лимита__________3.5____________тыс. руб.
Три тысячи пятьсот рублей 00 копеек
(сумма прописью)
Просим разрешить расходование выручки на заработную плату и общехозяйственные
расходы........... .................... ..........
(указать цели расхода)
Руководитель предприятия Никифоров В.В. Никифоров (Ф.И.О.)
Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова (Ф.И.О.)
Решение учреждения банка
Установить лимит остатка кассы в сумме 3,5 тыс. руб.
__________________Т итысячипятъсртрублсй_00копеек.__ ______________
(сумма прописью)
Разрешено расходование выручки на заработную плату и общехозяйственные расходы
(указать цель)
Руководитель учреждения банка Михайлов Н.Ю, Михайлов (Ф.И.О.)
5.6. Получение нали иных денег в банке I 181
• название организации, сдающей наличные;
• название банка, получающего наличные;
• название получателя в банке (если средства зачисляются на собствен-
ный расчетный счет, то допускается формулировка «Он же», но банки не
очень это приветствуют);
• расчетный счет, на который должны быть зачислены средства;
• вносимую сумму цифрами и прописью;
• источник взноса.
Кассир или другое ответственное лицо, сдающее наличные, подписывает
только объявление в графе «Подпись вносителя». При сдаче наличных с различ-
ным источником в ордере цифрами указываются общая сумма, ее составляю-
щие (частные суммы) и соответствующие коды (указывает банк):
0 2 — поступление торговой выручки от продажи потребительских товаров;
1 1 — поступление выручки от реализации платных услуг населению;
15 — поступление от реализации недвижимости;
16 — поступления на счета по вкладам граждан (кроме Сбербанка России);
19 — поступление на счет граждан, осуществляющих предпринимательскую
деятельность без образования юридического лица.
20 — поступление денег ог реализации государственных и других ценных бумаг;
32 — прочие поступления (например, взносы в уставный капитал).
Операционный работник проверяет правильность заполнения объявления
на взнос наличными. Подписывает все три части объявления в графе «Бухгал-
тер» и передает объявление на взнос наличными в кассу.
Получив объявление на взнос наличными, кассовый работник приходной
кассы проверяет наличие и тождественность подписи операционного работ-
ника имеющемуся образцу, сличает соответствие суммы цифрами и прописью,
вызывает вносителя денег и принимает от него наличные средства.
После приема денег кассовый работник сверяет сумму, указанную в объяв-
лении на взнос наличными, с суммой, фактически сданных в кассу денег. При
соответствии сумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию и
ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вноситслю денег. Объявление
кассовый работник оставляет у себя, ордер передает соответствующему опера-
ционному работнику.
Таким образом, объявление остается в банке; квитанция выдается кассиром
банка лицу, вносящему средства наличными на расчетный счет (хранится в
организации с расходным ордером и отчетом кассира); ордер выдается на руки
ответственному работнику организации вместе с выпиской из расчетного сче-
та (хранится в организации вместе с банковскими документами: выписками и
платежными поручен иями).
Менеджер ЗАО «Фрегат» 18 июля 2011 г. сдает е банк выручку за товары в сумме 25 000 руб.
и 10 000 руб. — взнос учредителей в уставный капитал. Общая сумма — 35 000 руб. с двумя
частными суммами, которые записаны в ордере. Для сдачи денег в банк они должны быть вы-
даны из кассы по РКО уполномоченному сотруднику Затем заполняется объявление на сдачу «о.
денег в банк. :
Образцы заполненного РКО и бланка объявления на взнос наличными приведены на :
с. 182-183.
5.6. Получение наличных денег в банке
Получение наличных денег в банке осуществляется по предъявляемому в
банк чеку из получаемой в банке денежной чековой книжки.
Форма денежного чека законодательно не установлена. Поэтому каждый
банк вправе сам разработать собственную форму чека, сохранив при этом его
обязательные реквизиты.
Унифицированная форма № КО-2
Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 Х«88
Форма по ОКУД ЗАО «Фрегат» по ОКПО Код
0310002
52564474
организация
структурное подразделение
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР
Номер документа Дата составления
62 14.07.2011
Дебет Сумма, руб. коп. Код целевого назначения
код структурного подразделения корреспондирующий счет, субсчет код аналитического учета Кредит
51 50 35 000 =
В ыдать Майорову И. С .
фамилия, имя, отчество
Основание: Для сдачи в банк_______ __________ ________________________________________________________ _____
Сумма Тридцать пять тысяч---------------------------------------------------------------------------------------
прописью
-------------------------------------------------------------------руб------КОП.
Приложение Квитанция к объявлению на сдачу денег в банк
Руководитель организации ген, директор Никифоров В.В. Никифоров
должность подпись расшифровка подписи
Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова.
подпись расшифровка подписи
Получил Тридцать пять тысяч ------------------------------------------------------------------------------------
сумма прописью
-----------------------------------------------------------------------------------------руб----коп.
« 18 » июля 2011 г. Подпись Майоров
По пропуску № 685, выданному отделом кадров ЗАО «Фрегат» 04.03.1998_____________________________________________
наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя
Выдал кассир____Воронова_________________Т.Н. Воронова ____________
подпись расшифровка подписи
182 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям
5.6. Получение наличных денег в банке I 183
ОБЪЯВЛЕНИЕ № на взнос наличными 14 Код формы документа по ОКУД
0402001
____18 июля 2011 г.
-эго ЗАО «Фрегата Для зачисл. На счет № 40802810038300100567
йнк получателя КБ «Удачный» 35000-00
~-_гучатель ЗАО «Фрегат» Сумма цифрами
*~очник взноса Торговая выручка, взнос в уставный капитал
~ селись вносителя Майоров Бухгалтер Гоачееа Деньги принял кассир Саева
КВИТАНЦИЯ № /8 июля 2011 14 Для зачисл. На счет № 0402001
г.
Z~ кого ЗАО «Фрегат» 40802810038300100567
Банк получателя КБ «Удачный» 35000-00
“глучатель ЗАО «Фрегат» Сумма цифрами
Лсточник взноса
М.П.
Торговая выручка, взнос в уставный капитал_______________ _
Бухгалтер Гоачееа Деньги принял кассир Саева
ОРДЕР № 14 0402001
18 июля 2011 г. ДЕБЕТ Сумма
От кого ЗАО «Фрегат» счет № 35000-00 Общая
КРЕДИТ
Банк получателя КБ «Удачный» 408028100383С0100567 счет №
частные Символы
25000-00 02
10000-00 32
Получатель ЗАО «Фрегат»
Источник взноса Торговая выручка, взнос в уставный капитал Бухгалтер Грачева Кассир Саева
184 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям
С 2010 г. вводятся в действие денежные чековые книжки нового образца (пись-
мо Банка России от 28 октября 2009 г. № 132-Т «О денежных чековых книжках»).
Учреждения Банка России мотуг применять имеющиеся в наличии старые бланки
денежных чеков, изготовленные ФГУП «Гознак», до их полного использования.
Чековые книжки выдаются представителю организации банком, в котором
открыт расчетный счет и заключен договор на расчетно-кассовое обслуживание
на основании поданного в банк заявления о выдаче чековой книжки.
Обычно в чековой книжке содержится 50 страниц, каждая из которых со-
стоит из двух частей: собственно чека, подлежащего сдаче в банк, и корешка,
который остается в организации.
Ошибки, помарки и исправления при заполнении лицевой стороны чека не
допускаются.
Испорченные бланки чеков остаются в чековой книжке (подклеиваются к
корешку') и погашаются надписью «Испорчен».
Корешки оплаченных и испорченных чеков, а также испорченные чеки че-
кодатель обязан хранить не менее трех лет.
Денежная чековая книжка хранится в сейфе у главного бухгалтера.
Чек заполняется от руки чернилами или шариковой ручкой любого цвета,
кроме желтого, красного и зеленого, и одним почерком, т.е. одним человеком.
Наименование чекодателя, т.е. владельца расчетного счета и чековой книж-
ки, и номер счета чекодателя проставляются при получении книжки в банке от
руки либо оттиском штампа организации одновременно на всех чеках.
В строке «Чек ...на...» указывается сумма (цифрами), на которую выписы-
вается чек. При этом свободные места впереди и после суммы рублей должны
быть прочеркнуты двумя линиями.
В следующей строке указывается место (в некоторых банках уже бывает за-
полнено) и дата выдачи чека. При этом дата выдачи чека указывается следую-
щим образом: число — цифрами, месяц — прописью, год — цифрами.
После слова «Заплатите» вписываются фамилия, имя и отчество кассира
(сотрудника, на которого выдастся чек) в дательном падеже, свободное место
прочеркивается двумя линиями.
В следующей строке указывается прописью сумма, которую следует полу-
чить по чеку. Сумма прописью должна начинаться в самом начале строки и с
заглавной буквы, свободное место прочеркивается двумя линиями. Отступ даже
на несколько миллиметров не допускается. Слово «рублей» должно указывать-
ся вслед за суммой прописью без оставления свободного места. Если цифрами
сумма в чеке была написана с использованием прочерка в графе для копеек, то
запись суммы прописью заканчивается словом «рублей». Если использовалось
обозначение 00 копеек, то его следует применять в сумме прописью: «Семнад-
цать тысяч четыреста рублей 00 копеек».
Чек подписывают сотрудники организации-чекодателя, имеющие право
первой и второй подписи, обязательно чернилами или шариковой ручкой.
Фамилии и подписи этих сотрудников должны быть зафиксированы в кар-
точке с образцами подписей и описка печати. Обычно первая подпись при-
надлежит руководителю организации как распорядителю кредитов, а вторая —
главному бухгалтеру. Чтобы нс приостанавливать финансовую деятельность
организации в их отсутствие, можно указать в карточке по две первых и две
вторых подписи. Например:
Первая подпись — директор,
зам. директора.
Вторая подпись — главный бухгалтер,
зам. гл. бухгалтера.
В левом нижнем углу лицевой стороны чека ставится печать организации,
оттиск которой также зафиксирован в карточке. Печать не должна заходить за
границы предназначенного участка.
5.6. Получение наличных денег в банке I 185
На оборотной стороне чека указываются цели расхода получаемых средств.
При этом расходам присвоены следующие символы.
Вид расхода Символ
Выдачи на заработную плету и выплаты социального характера 40
Выдачи на стипендии 41
Выдачи на расходы, не о iносящиеся к фонду заработной платы и выплатам социального характера 42
Выдачи на закупку сельскохозяйственных продуктов 46
Выдачи на выплату пенсий, пособий и страховых возмещений 50
Выдачи на другие цели 53
Выдачи со счетов по вкладам граждан (кроме Сбербанка России) 55
Выдачи со счетов граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без об- разования юридического лица 58
Таблица целей расхода и сумм подписывается со грудниками организации-чеко-
дате..1я, имеющими право первой и второй подписи. Далее следует подпись кассира
(получателя средств) о получении на руки указанной в настоящем чеке суммы.
Ниже часть чека предназначена для проставления отметок, удостоверяющих
личность получателя Бухгалтер, выписывающий чек, вписывает в соответству-
ющие строки паспортные данные лица, которому доверено получать деньги по
данному чеку в расходной кассе операционного отдела банка.
Место под нижней горизонтальной чертой служит для пометок работников
банка по проверке, распоряжению об оплате и непосредственно оплате налич-
ных через расходную кассу операционной отдела банка.
Корешок чека остается в чековой книжке организации, являясь подтвержде-
нием использования чека на определенную сумму. Лицевая сторона чекового
корешка заполняется при выдаче чека на руки кассиру организации.
На ней указываются:
• сумма к получению наличными в банке;
• дата выдачи чека кассиру;
• фамилия и инициалы кассира (получателя денежных средств).
Корешок чека подписывается сотрудниками организации-чекодателя, име-
ющими право первой и второй подписи.
Кассир, получая чек на руки, указывает на лицевой стороне его корешка
дату получения и ставит свою подпись.
Кассир предъявляет заполненный чек операционисту банка, который прове-
ряет его достоверность (правильность оформления). Если замечаний по оформ-
лению чека нет, операционист вырезает контрольную марку в правом верхнем
углу чека и отдает ее получателю, а сам чек передает Дея оплаты в кассу банка.
Получатель денег предъявляет кассиру банка документ, удостоверяющий
его личность, реквизиты которого указаны в чеке, отдаст контрольную марку и
называет общую сумму к получению.
Кассир банка сверяет названную сумму с указанной в чеке Затем приклеи-
вает контрольную марку на специальное место на лицевой стороне чека и вы-
даст наличные получателю Получатель проверяет выданную сумму здесь же, в
расходной кассе банка.
Порядок получения наличных с расчетного счета в разных банках может
различаться В некоторых банках следует заказать наличные заранее лично или
по телефону, в других банках чек надо сдать операционисту накануне получе-
ния денежных средств.
Полученные по чеку денежные средства приходуются в кассу организации,
и на них выписывается ПКО. На оборотной стороне корешка чека проставля-
ется номер и дата ПКО, по которому полученная в банке сумма оприходована в
кассу организации. Эта отметка подписывается главным бухгалтером.
186 I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям
Следует обратить внимание на два момента:
1) на корешке чека, в ПКО и ею квитанции, в кассовой книге должна быть
указана одна и та же дата;
2) первая и вторая подписи на лицевой и оборотной сторонах чека и на
корешке чека должны быть одни и те же.
Кассир ЗАО «Фрегат* Воронова Т.Н. 4 августа 2011 г получила по чеку в банке 65 000 руб
ej на заработную плату за июль 2011 г., 3500 руб. на оплату больничного листа и 8000 руб. на
" командировочные расходы.
= Примеры оформления денежного чека и ПКО но данной операции приведены на с. 186-
; 188.
кнпгмв мег wmtbj au .w Ulloas’ эииамх в JtMOixexjtpS xsR
--vsdio---------------->HV9----------------BHHW--
<0
Ж
<D
X
О
Э
ф
CL
О
Символ ЦЕЛИ РАСХОДА СУММ /\
40 Заработная плата и выплаты социального
характера за июль 2011 г. 65 000
46 Закупки сельхозпродуктов
50 Пенсии, пособия и страховые возм 3500
55 Командировочные в счет лимита 8000 «•у
56 Командировочные без лимита ,
57 Хоз.-операционные расходы
Подписи: Никифоров Петрова
Указанную в настоящем чеке сумму получил Воронова
подпись
Отметки, удостоверяющие личность покупателя:
Предъявлен паспорт 44 05 за № 324835
наименование документа
Выдан ОВД «Гсловинский» «23» июля 2003 г,
наименование учреждения
Место выдачи___________а. Москва__________________ .
ПРОВЕРЕНО ОПЛАТИТЬ « » 200 г.
Отв. исполнитель* Оплачено
Контролер
Бухгалтер
Кассир
Оприходовано
по кассе, кассовый
ордер № 43
от «14» 08 20J7r.
Главный (старший)
бухгалтер
Петрова
(подпись)
5.6. Получение наличных денег в банке I 187
Унифицированная форма № КО-1
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 18.08.1998 Кв 88
______ЗЛО «Фрегат»
организация
Форма но ОКУД
ио ОКПО
Код
0310001
52564479
структурное подразделение
Номер документа Дата составления
43 04.08.20! /
ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ
ОРДЕР
Дебет Кредит Сумма, руб. коп. Код целевого назначения
код структур- ного подраз- деления корреспон- дирующий счет, субсчет ком аналити- ческого учета
50 51 76500 =
Принято от Вороновой Т.Н_______________________________________________________
Основание Получено в банке по чеку на зарплату, больничный лист, командировку
Сумма Семьдесят шесть тысяч пятьсот----------------------------------------
прописью
------- —- -------------------руб.-----------КОИ.
В том число------------------------------------------------------без НДС
11рнложснис Корешок чеки АН 3822150______________________________
Главный бухгалтер Петрова______
подпись
Получил кассир . Воронова
подпись
__Н.В. Петрова
расшифровка подписи
Т.Н. Воронова
расшифровка подписи
ЗАО «Фрегат»
организация
КВИТАНЦИЯ
к приходному кассовому ордеру № 43
от «04» августа 2011 г.
Принято от Вороновой Т.Н.
Основание: Получено в банке по чеку на зарплату.
больничный зист, командировку
Сумма 76500 руб. — коп.
цифрами
Семьдесят тесть тысяч пятьсот-------------------------
прописью
------------------------------------------ -руб. --КО1]
В том числе Без НДС
«04» августа 2011 г.
М.П. (штампа)
Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
подпись расшифровка подписи
Кассир Воронова Т.Н. Воронова
подпись расшифровка подписи
I 5. Первичные учетные документы по кассовым операциям
6. РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
Подотчетными лицами являются работники организации, которым выдают-
ся денежные средства из кассы для покрытия предстоящих расходов.
Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется Порядком ве-
дения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением
Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.
Организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на следую-
щие виды расходов:
• хозяйственно-операционные расходы, в том числе на приобретение ГСМ
и представительские;
• командировочные;
• экспедиций, геологоразведочных партий;
• уполномоченных предприятий и организаций;
• отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе фи-
лиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне
района деятельности организаций.
В организации необходимо издать приказ руководителя, в котором должны
быть определены:
• перечень лиц, которым могут выдаваться под отчет денежные средства;
• сроки, на которые выдаются денежные средства;
• целевое назначение денежных средств;
• размер денежных средств.
Приведем пример этого приказа.
Закрытое акционерное общество «Фрегат»
ПРИКАЗ № 3
г. Москва 11 января 2011 г.
О подотчетных лицах
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Выдавать под отчет наличные денежные средства следующим сотрудни-
кам организации:
гл. бухгалтеру Петровой Н.В.
секретарю Зайцевой Н.И.
снабженцу Николаеву А.Б.
шоферу Прокофьеву И.Т.
2. Выдавать под отчет наличные денежные средства на срок 10 рабочих дней.
3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на:
• командировочные расходы;
- представительские расходы;
• хозяйственные расходы;
приобретение ГСМ.
4. Выдавать под отчет наличные денежные средства не более 100 000 руб.
5. В остальных случаях выдачу наличных денежных средств под отчет ут-
верждать отдельным приказом.
Директор ЗАО «Фрегат» Никифоров В.В. Никифоров
190 I 6. Расчеты с подотчетными лицами
Следует отмстить, что штрафные санкции за отсутствие данного приказа в
организации применить нельзя. Но его наличие поможет устранить неудобства,
связанные с выдачей и расходом наличных денежных средств организации.
Срок, на который организация вправе выдавать наличные деньги в подот-
чет своим сотрудникам, законодательно не определен. Его утверждение является
правом, а не обязанностью организации. Однако его отсутствие налоговые ин-
спектора иногда рассматривают как выдачу сотруднику беспроцентного займа со
всеми налоговыми последствиями (НДФЛ с материальной выгоды согласно п. 2
ст. 224 НК РФ). Хотя арбитражные суды обычно встают в подобных вопросах на
сторону налогоплательщиков, подотчетные суммы составляют не такую большую
часть расходов организации и не всегда игра стоит свеч. Расходы на суд (как ма-
териальные, так и моральные) могут значительно превысить подотчетные суммы.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запре-
щается.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех
рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня своего
возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об
израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег пол отчет производится при условии полного отчета
конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Для подтверждения израсходованных сумм подотчетные лица представляют
в бухгалтерию авансовый отчет.
6.1. Порядок оформления авансового отчета
Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена постанов-
лением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и
работником бухгалтерии. Он может быть составлен как на бумажном, так и на
машинном носителе информации.
На лицевой стороне авансового отчета подотчетное лицо указывает:
• наименование организации;
• дату составления документа;
• свои фамилию и инициалы;
• свою профессию (должность);
• табельный номер;
• назначение аванса (хозяйственные, представительские, командировоч-
ные расходы).
Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным
лицом в порядке их записи в отчете. Их перечень и суммы затрат по представ-
ленным документам записываются на оборотной стороне авансового отчета в
графах 1—6.
В графе 1 «Номер по порядку» указывается порядковый номер, присвоенный
документу подотчетным лицом.
В графах 2 и 3 «Документ, подтверждающий производственные расходы» при-
водятся соответственно дата составления полученного документа и его номер.
В графе 4 «Наименование документа (расхода)» указывается вид произведен-
ного расхода (например, канцелярские расходы).
Сумма произведенного расхода приводится в графе 5, если расход осущест-
влен в валюте Российской Федерации, или в графе 6, если расход осуществлен
в иностранной валюте.
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны
и графы 6 и 8 оборотной стороны авансового отчета), заполняются лишь в слу-
чае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте.
6.2. Хозяйственные расходы I 191
Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке «Итого» по
графе 5 или 6.
Работник бухгалтерии при принятии от подотчетного лица авансового от-
чета расписывается в принятии документа на проверку с указанием номера
и даты авансового отчета, итоговой суммы расходов и количества приложен-
ных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки
указывается дата представления работником авансового отчета в бухгалтерию.
Расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправ-
дательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность
их оформления и подсчета сумм.
Графы 7—9 на оборотной стороне авансового отчета заполняются бухгал-
тером. В графах 7 и 8 указываются суммы расходов, принятые к учету, в гра-
фе 9 — номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.
Далее бухгалтер заполняет лицевую часть авансового отчета.
Здесь указываются:
• остаток (перерасход) предыдущего аванса;
• сумма полученного из кассы организации аванса;
• сумма израсходованных средств;
• остаток или перерасход авансовых сумм;
• бухгалтерские записи операций учета произведенных расходов.
Информация дня заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется
из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.
После проверки бухгалтером правильности арифметических расчетов, оформ-
ления документов и расходования средств по назначению отчет направляется на
утверждение руководителю организации.
После угверждения авансового отчета руководителем организации оформ-
ляются бухгалтерские записи и производятся расчеты с сотрудником. На ос-
новании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится
списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу ор-
ганизации по ПКО. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному
лицу по РКО.
Если работник своевременно не возвратил неизрасходованный аванс, адми-
нистрация вправе на основании ст. 137 ТК РФ дать распоряжение об удержа-
нии из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня оконча-
ния срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности.
При этом общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы
не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодатель-
ством, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.
Если работник, получивший деньги под отчет, возвращает всю сумму пол-
ностью, в этом случае никаких расходов у организации не произошло. Соот-
ветственно составлять авансовый отчет в данной ситуации работник не должен.
Но следует иметь в виду, что при проверке соблюдения организацией кассовой
дисциплины выдача в подотчет и возврат всей выданной суммы могут быть
истолкованы как сокрытие превышения лимита остатка наличных денежных
средств в кассе организации.
6.2. Хозяйственные расходы
Если подотчетное лицо приобретает товары в магазине, т.е. по договору роз-
ничной купли-продажи, то подтверждающими документами являются кассовый
чек (чек ККТ) и товарный чек.
К сожалению, на практике возникают ситуации, когда в результате хране-
ния мастика кассового чека выцветает и отраженная на нем информация стано-
192 I 6. Расчеты с подотчетными лицами
вится невидна. В этом случае произведенные расходы могут быть подтвержден!
ксерокопиями чеков ККТ, заверенными подписью должностного лица и печа
тью организации, с приложением оригинала чека (письмо Минфина России о
3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209).
Некоторые организации могут работать без применения контрольно-кассо
вых машин, а значит, не должны выдавать чек ККМ. К ним относятся:
1 ) организации, оформляющие прием денег на бланках строгой отчетност!
(например, почтовые отделения, авиакомпании и т.п.);
2 ) организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся надо
гоплательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видо
деятельности, при осуществлении видов предпринимательской деятельности
установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ;
3 ) организации, включенные в специальный перечень Федеральным зако
ном от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техник!
при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использо
ванием платежных карт». К ним, в частности, относятся:
• киоски, продающие газеты, журналы, а также сопутствующие товары
при условии, что доля продажи газет и журналов в их товарообороте со-
ставляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утверждег
органом исполнительной власти субъекта РФ. Учет торговой выручки от
продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров должег
вестись раздельно;
• продажа проездных билетов и талонов для проезда в городском обще-
ственном транспорте, ценных бумаг и лотерейных билетов;
• торговля на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах и на других
территориях, отведенных для осущестачения торговли, за исключением
находящихся на этих территориях магазинов, павильонов, киосков, па-
латок, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнер-
ного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ
и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных
средств, в том числе прицепов и полуприцепов), а также открытых при-
лавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродоволь-
ственными товарами;
• разносная мелкорозничная торговля продовольственными и непродо-
вольственными товарами с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе
защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэти-
леновой пленкой, парусиной, брезентом и т.п.) и т.д.
В первом случае подтверждающими документами будут бланки строгой от-
четности (например, квитанция почты об отправке заказного письма).
Во втором случае по требованию покупателя (клиента) выдается документ
(товарный чек, квитанция или другой документ, подтверждающий прием де-
нежных средств за соответствующий товар (работу7, услугу)). Указанный до-
кумент выдается в момент оплаты товара (работы, услуги) и должен содержать
следующие сведения:
- наименование документа;
• порядковый номер документа;
• дата выдачи документа:
• наименование для организации (фамилия, имя, отчество — для индиви-
дуального предпринимателя);
• ИНН налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному
предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;
• наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (вы-
полненных работ, оказанных услуг);
• сумма оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и
(или) с использованием платежной карты, в рублях;
6.3. Представительские расходы I 193
• должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего документ, и его лич-
ную подпись.
В третьем случае в качестве подтверждающего документа может быть
представлен товарный чек с отметкой «Куплено с лотка (в киоске)» и круглой
печатью организации продавца, в котором должны быть указаны все ее рек-
визиты.
Для получения под отчет денег на хозяйственные расходы сотрудник дол-
жен написать заявление на имя руководителя организации. Форма заявления
может быть произвольной или установленной в организации. После получения
разрешающей визы руководителя в кассе по расходному ордеру сотрудник смо-
жет получить деньги под отчет.
Указанное заявление может иметь следующий вид.
В бухгалтерию
Выдать
Никифоров
Директору ЗАО «Фрегат»
Никифорову В.В.
от секретаря Зайцевой Н.П.
Заявление
Прошу выдать мне 13 000 руб. для приобретения канцелярских товаров и
оплаты почтовых расходов по пересылке заказных писем поставщикам.
Н.И. Зайцева
03.02.2011
Примеры заполнения РКО на выдачу подотчетной суммы, авансового
отчета по ней и ПКО на возврат неизрасходованного остатка приведены на
с. 194-197.
6.3. Представительские расходы
Организации могут выдавать подотчетным лицам наличные денежные сред-
ства и на представительские расходы.
К представительским относятся расходы, связанные с официальным при-
емом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в
переговорах, в целях установления и поддержания сотрудничества (подп. 22
п. 1 ст. 264 НК РФ), а также участников, прибывших на заседания совета ди-
ректоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика (п. 2
ст. 264 НК РФ).
Это расходы:
— на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного анало-
гичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организа-
ции-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
— транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения пред-
ставительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и об-
ратно;
— буфетное обслуживание во время переговоров;
— оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика,
по обеспечению перевода во время проведения представительских меропри-
ятий.
Подобные расходы относятся к представительским независимо от места
проведения мероприятия. Таким образом, необязательно проведение перего-
воров или заседания совета директоров (правления) на территории организа-
7-11562
Унифицированная форма № КО-2
Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88
Форма по ОКУД ЗА О « Фрегат » по ОКПО Код
0310002
26171894
организация
структурное подразделение
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР Номер докумен та Дата составления
6 03.02.20/1
Дебет Сумма, руб.коп Код целевого назначения
код структурного подразделения корреспондирующий счет, субсчет код аналитического учета Кредит
71 50 13000 =
194 I 6. Расчеты с подотчетными лицами
Выдать__________________ Зайцевой Н.И. _______________ ______ ____ _____ _______________________
фамилия, имя, отчество
Основание: Под отчет на хозяйственные расходы_________________________________________________________
Сумма Тринадцать тысяч--------------------------------------------------------------------------------— руб.-----коп.
прописью
Приложение Заявление ________________________________________________________________________________________________
Руководитель организации ген, директор Никифоров В.В. Никифоров.
должность подпись расшифровка подписи
Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
подпись расшнфровка подписи
Получил Тринадцать тысяч----------------------------------------------------------------------------------руб. —-— коп.
сумма прописью
« 03 » февраля_____2011 г. Подпись Зайцева
По паспорту 45 03 312987, выданному ОВД «Головинское» г. Москвы 23.07.2002_______________________________________
наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя
Выдал кассир Воронова Т. If. Воронова
подпись расшифровка подписи
6.3. Представительские расходы I 195
ЗАО "Фр гот"
плимгеоваиж.* оргаиизлаии
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ
Номер Дата
б 05.02.2011
Унифицированная форма № АО-1
Утверждена постановлением ’’оскомсгата России
от 01.(^-2001 №55
Код
Форма по ОКУД 0102001
по ОКПО 52564479
УТВЕРЖДАЮ
Отчет В сумме Двенадцать тысяч шестьдесят четыре
12064_________________ руб 00 коп.
Руководитель ген. директор_______________________
ДОЛЖНОСТЬ
Никифоров _______Никифоров В. В.____
1ГО,Т1Ш<Г- расшифровка лоддмсн
м 05 " февраля 20 П г.
Структурное подразделение секретариат Код
Подотчетное лицо Зайцева НИ. Табельный номер
фшмшия, инициалы
Профессия (должность) чапаръ_______________________________Назначение аванса хоз. расходы_______________________________
Наименование п< чазатсля Сумма руб коп. Бухгалтерская запись
л .. остаток дебет кредит
11 рс.д!ь*йцуй иввне перерасход счет, субсчет сумма, руб.коп. счет, субсчет сумма руб.коп.
Получен аванс 1. из кассы 13000 = 10 10546= 71 10546-
1 а. в валюте (справочно) 26 1518= 71 1518-
2. 50 936— 71 936-
Итого получено 13(100=
Израсходовано 12064=
Остат ?к 936 =
Перерасход
Притожсни: j? документов на 3 листах
Отчет проверен. К утверждению в сумме Двенадцать тысяч шестые сяп четыре руб. 00 коп. ( 12064 руб 00 коп.)
сумма прописью
Главный бухгалтер _________________Петрова_________________ _______________________Н В Петрова
Бухгалтер ПОГНИСЬ Воронова П0Д1Я1СБ расшифровка гюдпнен Т.Н. Воронова рзсшнфровда 1Х)Д1]к»!
Остаток внесен — в сумме Перерасход выдан 936 руб 00 коп по кассовому ордеру № /0 от “05” февраля 20// г
Бухгалтер (кассир) Воронова Т.Н Воронова “05” февраля 20Н_ г.
подпись подписи
пиния отреза
Расписка. Принят к проверке от Зайцевой Н.И.авансовый отчет № б от ”05" февраля 20// г.
на сумму Двенадцать тысяч шестьдесят четыре руб 00 коп., количество документов 5 на 5 листах
прением»
Бухгалтер BopOHOOQ Т.Н. Воронова "05' фы<ралр 20//г,
падзпл. раапг^Т’011^ МШОЖСИ
7
196 I 6. Расчеты с подотчетными лицами
Оборотная сторона формы № АО-
Номер по порядку Документ, подтверждающий производственные расходы Наименование документа (расхода) Сумма расхода Дебет счета, субсчета
ио отчету принятая к учету
дата номер в руб. коп. в выпоте в руб. коп. в валюте
1 2 3 4 5 ь 7 S 9
1 03.02.2011 123 квитанция почты 1518 руб. 1518 руб. 26
2 03.02.2011 143456 чек ККМ на кннц. товары 10546руб. 10546руб. 10
3 03.02 2011 б.№ товарный чек на кинц. товары
^х^
Х^ 1
^х"
^Х
у7'
^Х^
^х^
— — 1
Итого 12064руб. 12064руб.
Подотчетное лицо Зайцева ПОДПИСЬ Н.П. Зайцева рпсшифронлп лодткл
Унифицированная форма ЛЪ КО-1
Утверждена ностаповлепнсм Госкомстата
России от 18.08.1W8 № 88
Фир >1а по ОКУД 3/10 «Фрегат» по ОК ПО организация Код
0310001
26171894
структурное подразделение
ПРИХОД11ЫЙ КЛССОВЫЙ ОРДЕР Номер документа Дата составления
10 04.02.2011
Дебет Кредит Сумма, руб. кон. Код целевого назначения
код структур- ного подраз- деления корреспон- дирующий счет, субсчет код аналити- ческого учета
50 — 71 — 936-00 —
Принято от Никифорова Н.С.______________________________________________
Основание: ____________Возврат остатка неиспользованного аванса__________
Сумма Девятьсот тридцать ше^ть-----------------------------------
прописью
-------------------—--------------------------------------руб. ~ дд_________кол.
В том числе ________________________________без НДС______________________________
Приложение —_____________________________________________________________________
Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петроса
подпись расшифровка подписи
Полудил кассир Воронова Т.Н. Воронова
подпись расшифровка подписи
ЗА О « Фрегат »
организация
КВИТАНЦИЯ
к приходному кассовому ордеру Л" Ю
«04» февра 11Я 201] г.
Примято от Зайцевой Н.И.
Основание: Возврат остатка неиспользованного аванса
Сумма 936 руб. 00 коп.
цифрами
Девятьсот тридцать шесть---------
прописью
-----------_----руб._ДО коп.
В том числе бе? НДС______________
« 04 » февраля 2011 г.
М.П. (штампа)
Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова.
ПОДПИСЬ расшифровка подписи
Кассир Воронова Т.Н. Воронова
ПОДПИСЬ расшифровка подписи
6.3. Представительские расходы I
. *
<0
198 I 6. Расчеты с подотчетными лицами
ции-налогоплательщика Это может быть любое арендованное для этих целей
помещение. К представительским расходам могут быть также отнесены анало-
гичные расходы, произведенные сотрудником организации в командировке при
проведении переговоров с контрагентами.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
: Перечень представительских расходов является закрытым.
Поэтому к ним не могут быть отнесены расходы:
— на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения забо-
леваний;
— оплату проезда представителей организаций, прибывших на переговоры
до места переговоров и обратно;
— проживание.
Для целей исчисления налога на прибыль в состав прочих расходов, связан-
ных с производством и (или) реализацией продукции, в течение отчетного (на-
логового) периода включаются представительские расходы в размере, нс пре-
вышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный
(налоговый) период.
Налог на добавленную стоимость, уплаченный по представительским рас-
ходам, принимается к вычету в пределах указанного норматива и при наличии
счетов-фактур.
В бухгалтерском учете представительские расходы могут отражаться по де-
бету счетов:
26 «Общехозяйственные расходы» в составе управленческих расходов;
44 «Расходы на продажу» отдельной статьей;
20 «Основное производство», если организация не применяет в учете сче-
та 26 и 44 (в основном малые предприятия).
Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения в со-
ответствии с гл. 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ и вы-
бравшие в качестве объекта налогообложения величину доходов, уменьшенных
на величину расходов, осуществляют представительские расходы за счет соб-
ственных средств.
Примерный перечень документов, которые следует оформить в организации
для подтверждения представительских расходов, приведен в письме Минфина
России от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/807.
Для правильного учета представительских расходов необходимо оформить
следующие первичные документы:
1) приказ руководителя о проведении конкретного мероприятия, назначе-
нии ответственных лиц за организацию мероприятия и комиссии для проверки
правомерности списания представительских расходов;
2) смета на представительские расходы на отчетный год;
3) план или программа проведения конкретного мероприятия;
4) смета расходов на конкретное мероприятие;
5) акт (отчет) о списании представительских расходов.
Первичные учетные документы, подтверждающие произведенные расходы
(кассовые чеки, товарные чеки, накладные и т.п.), подшиваются к авансовом}
отчету о представительских расходах.
Приведем примеры оформления этих документов.
Если организация нечасто проводит представительские мероприятия и за-
ранее не может точно предсказать, какие конкретно представительские расходы
будут осуществлены в отчетном году, то можно порекомендовать составить ме-
нее конкретную смету расходов на предстоящий год.
6.3. Представительские расходы I 199
УТВЕРЖДАЮ
Ген. директор ЗАО «Фрегат»
В.В. Никифоров
Смета представительских расходов на 2011 г.
ЗАО «Фрегат»
Представительские расходы в 2011 г. осуществлять в пределах 4% фонда
оплаты труда.
Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
30.12.2010
Если же организация в состоянии рассчитать предстоящие расходы, то сме-
та может выглядеть следующим образом.
УТВЕРЖДАЮ
Ген. директор ЗАО «Фрегат»
В.В. Никифоров
Смета представительских расходов на 2011 г.
№ п/п Наименование видов представительских расходов Сумма (или процент)
1 Расходы по официальному приему (на завтрак, обед или иное ана- логичное мероприятие) ....
2 Транспортное обеспечение
3 Буфетное обслуживание во время переговоров
4 Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации
Итого .....
Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
30.12.2010
Непосредственно перед проведением мероприятия руководитель издает
приказ о его проведении и назначении лиц, ответственных за подготовку и
проведение этого мероприятия.
Закрытое акционерное общество «Фрегат»
ПРИКАЗ № 4
г. Москва 12 января 2011 г.
О подготовке к переговорам с региональными дилерами
Приказываю:
Назначить проведение переговоров на 27.01.2011. Ответственный за опове-
щение участников — секретарь Зайцева Н.И.
Обеспечить буфетное обслуживание во время переговоров и проведение офи-
циального ужина. Ответственный — снабженец Николаев А.Б.
Разработать программу переговоров. Ответственный — ком. директор Саве-
льев Л.Г.
Организовать транспортное обслуживание участников переговоров. Ответ-
ственный — секретарь Зайцева Н.И.
Составить смету и выдать необходимые для организации переговоров налич-
ные денежные средства в пределах сметы подотчетным лицам, ответственным за
организацию мероприятия. Ответственный — гл. бухгалтер Петрова Н.В.
Назначить комиссию по проверке правомерности списания представитель-
ских расходов при проведении переговоров в составе:
председатель комиссии — зам. ген. директора Аршинов К.П., члены комис-
сии — менеджер Другова Ю.Т., бухгалтер Еремина С.В.
Ген. директор Никифоров В.В. Никифоров
200 I 6. Расчеты с подотчетными лицами
Далее разрабатывается программа переговоров.
УТВЕРЖДАЮ
Ген. директор ЗАО «Фрегат»
В.В. Никифоров
13.01.2011
Программа переговоров с региональными дилерами 27.01.2011
Место проведения переговоров — офис ЗАО «Фрегат».
1. Выступление ген. директора ЗАО «Фрегат» Никифорова В.В. о перспективах
работы предприятия в 2011 г. и подведение итогов работы за 2010 г.
2. Выступление ком. директора Савельева Л.Г. об изменениях в работе с диле-
рами в 2011 г.
3. Перерыв на кофе.
4. Выступления представителей дилерских организаций.
5. Ответы на вопросы представителей дилерских организаций.
6. Предложения и обсуждение проекта договора с дилерскими организациями.
7. Официальный ужин в кафе «Березка».
Перечень приглашенных лиц прилагается.
Перечень участников со стороны организации прилагается.
Ком. директор Савельев Л.Г.Савельев
13.01.2011
На основании программы разрабатывается смета представительских рас-
ходов.
УТВЕРЖДАЮ
Ген. директор ЗАО «Фрегат»
В.В. Никифоров
14.01.2011
Смета на проведение переговоров с региональными дилерами 29.01.2011
Приглашенных — 18 человек
Участники со стороны организации — 7 человек.
1. Расходы на буфетное обслуживание:
Кофе — 2 банки х 800 руб. = 1600 руб.
Чай — 1 пачка х 350 руб. = 350 руб.
Кондитерские изделия — 500 руб.
Хлеб белый — 3 бат. х 15 руб. = 45 руб.
Колбаса копченая — 500 руб.
Сыр — 400 руб.
Итого: 3395 руб.
2. Официальный ужин в кафе «Березка»:
25 человек х 2500 руб. = 62 500 руб.
3. Транспортное обслуживание.
Доставка участников переговоров от гостиницы до офиса ЗАО «Фрегат»,
доставка участников переговоров от офиса ЗАО «Фрегат» до кафе «Березка»,
доставка участников переговоров от кафе «Березка» до гостиницы — услуги
ООО «Транскон» — 4130 руб., в том числе НДС — 630 руб.
Всего: 70 025 руб.
Гл. бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
14.01.2011
После проведения мероприятия составляется акт на списание представи-
тельских расходов.
6.4. Первичные документы по оформлению командировочных расходов I 201
УТВЕРЖДАЮ
Ген. директор ЗАО «Фрегат»
В.В. Никифоров
Акт
на списание представительских расходов
при переговорах с региональными дилерами 27.01.2011
Мы, нижеподписавшиеся, комиссия в составе: председатель комиссии — зам.
ген. директора Аршинов К.П., члены комиссии — менеджер Другова Ю.Т., бухгал-
тер Еремина С.В. составили настоящий акт о том, что при проведении переговоров
с региональными дилерами были израсходованы:
1. Продукты питания согласно чекам на сумму — 3200,50 руб.
2. Денежные средства на ужин в кафе «Березка» согласно чеку — 62 500 руб.
Меню и счет прилагается.
3. Денежные средства на транспортные услуги согласно чеку ООО «Транс-
кон» — 4130 руб. Маршрутный лист прилагается.
Чеки приложены в авансовом отчете Николаева А.Б.
4. Перечень лиц, принявших участие в мероприятии прилагается.
Заключение комиссии:
1. Признать произведенные расходы в сумме 69 830,50 руб. правомерными.
2. Списать с подотчета Николаева А.Б. указанную сумму и учесть ее в составе
прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией продукции.
Подписи:
Председатель комиссии Аршинов Н.П. Аршинов
Члены комиссии Другова Ю.Т. Другова,
Еремина С.В.Еремина
28.01.2010
Авансовый отчет на представительские расходы приведен на с. 202—203.
6.4. Первичные документы по оформлению
командировочных расходов
Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряже-
нию работодателя на определенный срок для выполнения служебного поруче-
ния вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Служебные поездки работ-
ников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной
характер, служебными командировками не считаются.
Выдача наличных денег в подотчет на командировочные расходы произво-
дится в пределах сумм, причитающихся командированным работникам на эти
цели.
Статьей 168 ТК РФ и п. 11 Положения об особенностях направления работ-
ников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правитель-
ства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее — Постановление № 749), работ-
нику, направляемому в командировку, гарантировано возмещение следующих
расходов:
• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоян-
ного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя
организации.
202 I 6. Расчеты с подотчетными лицами
Унифицированная форма ЛЬ ЛО-1
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 0l.08.20fll № 55
ЗАО "Фрегат"
lullKLIIOK.rnrc лргЯИЕВССиП
Форма по ОКУД
по ОКНО
Код
0302001
52564479
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ
Номер Дата
5 2S.01.2011
УТВЕРЖДАЮ
Отчет в сумме Шестьдесят девять тысяч восемь-
сот тридцать_______________руб. 00 КОП.
Руководитель ген, директор__________________
должность
Никифоров Никифоров В В.
11С1ДШ1ЕГ. рчкшифромка подписи
“ 28 " января 20 03 г.
Код
Структурное подразделение отдел снабжения
Подотчетное лицо Николаев А.Б. Табельный номер
фаМНЛЯЯ, ИШЩРШШ
Профессия (должность) снабженец___________________________________ Назначение аванса представительские расходы_________________________
Наименование показателя Сумма, руб.коп. Бухгалтерская запись
Предыдущий аванс остаток добег кредит
перерасход счет, субсчет сумма, руб.коп. счег, субсчет сумма, руб.коп.
Получен аванс 1. из кассы 70 000 = 26 69830,50 71 69830,50
1 а. в валюте (справочно) 50 169.50 71 169,50
2. *
Итого получено 70 000 =
Израсходовано 69830,50
Остаток 169.50 руб.
11срсрасход
Приложение 10 документов на 10 листах
Отчет проверен. К утверждению в сумме Шестьдесят девять тысяч восемьсот тридцать руб 50 коп ( 69830 руб 50 кон)
Главный бухгалтер
Бухгалтер
сумма прописью
НВ
Остаток внесен
Перерасход выдан
ПОДПИСЬ Воронова рак'гпифрпв.кд подписи Т.Н Воронова
ISQJUMCIi рэсишфрикха подписи
в сумме 169 руб. 50 коп. по кассовому ордеру № 5 оз "28" января 20// г.
января 20// г.
Т.Н. Воронова
расшифровка подписи
Бухгалтер (кассир)
Воронова
ПРЯЛИСЬ
ПИНИЯ О Гре 1а
Расписка. Принят к проверке от Николаева А. Б. авансовый отчет № 5 ит“27Г' 01 2011г.
на сумму Шестьдесят девять тысяч восемьсот тридцать руб. 50 коп., копзтчсство документов 10 па 10 листах
нроижьи
Бухгалтер_______________Воронова________________ __________________________Т.Н. Воронова_______________________ “28" 01 2011 г.
ПОДПИСЬ p3CU|Hl|pj6KH imjunioi
6.4. Первичные документы по оформлению командировочных расходов I 203
Оборотная сторона формы № АО-1
Номер по порядку Документ, подтверж даюши й производственные расходы Наименование документа (расхода) Сумма расхода Дебет счета, субсчета
по отчету пр.тятая К учету
дата номер в руб. коп. в валюте в руб. коп. в валюте
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 24.01.2011 13586 чек ККМ на чай и кофе 1950руб. 440= 26
2 24.01.2011 товарный чек на чай и кофе
3 24.01.2011 452336 чек ККМ на колбасу а сыр 465,50руб. 465,50 26
4 24 01.2011 товарный чек на колбасу и сыр -
5 27.01.2011 578853 чек ККМ на хлеб и кояд. избеги 785 руб. 464,50 26
6 27.01.2011 товарный чек на хлеб и конд. и
7 27.01.201! К-6547 чек ККМ на узкие е кафе 62500руб. 12750= 26
8 27.01.2011 меню ужина
9 27.01.2011 ТР-93567 чек ККМ на транспортные. раттги 4130 руб. 3600= 26
К) 27.01.201! маршрутный лист
Итого 69X30.50 руб- 69830.50 руб.
А Б. Николаев
расшифровка подиной
Подотчетное лицо Николаев
полпкск
204 I 6. Расчеты с подотчетными лицами
Расходы по проезду и найму жилого помещения возмещаются в размере
фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами.
Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Фе-
дерации и обратно к месту7 постоянной работы и по проезду из одного населен-
ного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций,
расположенных в разных населенных пунктах, включают:
• расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к
станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если
они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов
(билетов), подтверждающих эти расходы;
• страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на
1рансгюрте;
• оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в
поездах постельных принадлежностей.
В аналогичном порядке возмещаются и расходы по проезду при направле-
нии работника в командировку на территории иностранных государств.
При оплате расходов по найму жилого помещения возмещаются и затраты
на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах (пользование телефоном,
телевизором, холодильником и т.п.). К дополнительным услугам, возмещаемым
организацией за счет себестоимости, не относятся расходы на обслуживание в
барах и ресторанах, в номере, расходы за пользование рекреационно-оздорови-
тельными объектами.
Для целей налогообложения по налогу на прибыль данные расходы при-
знать не удастся, так как они документально не подтверждены, т.е. нарушено
одно из основных требований признания расходов при определении налоговой
базы, приведенное в п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо Минфина России от 28 апреля
2010 г. № 03-03-06/4/51).
Суточные выплачиваются командированному работнику:
• за каждый день нахождения в командировке;
• выходные и праздничные дни, приходящиеся на период командировки;
• дни нахождения в пути в командировку и обратно (включая день выезда
в командировку и день возвращения из нее);
• время вынужденной задержки (выплачиваются по решению руководите-
ля организации при представлении документов, подтверждающих факт
вынужденной задержки);
• время нетрудоспособности (при наличии больничного листа) в течение
всего времени, пока он нс имеет возможности по состоянию здоровья
приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения
или вернуться к месту постоянного жительства.
Выплата суточных согласно ст. 168 ТК РФ обусловлена несением допол-
нительных к обычным расходов в связи с проживанием вне места житель-
ства. От командированного работника нс требуется документального под-
тверждения таких расходов. С данной точкой зрения согласна и ФНС России
(письмо от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362): «Необходимость подтверждения
расходования суточных конкретными чеками, квитанциями или другими расход-
ными документами отсутствует и из требовании налогового законодательства
не вытекает».
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными коман-
дировками, определяются коллективным договором или локальным норматив-
ным актом организации.
Таким образом, размер суточных, выплачиваемых работникам при направ-
лении в командировку7, определяется организацией самостоятельно и утвержда-
ется внутренними документами. В первую очередь это коллективный договор,
заключенный между работодателем и коллективом организации в соответствии
с ТК РФ. Это могул быть также:
6.4. Первичные документы по оформлению командировочных расходов I 205
• положение о командировках;
• приказ по учетной политике;
• приказ о подотчетных лицах;
• приказ о командировке;
• положение по оплате труда и т.п.
Для целей налогообложения налогом на прибыль суточные принимаются
в полном размере, предусмотренном в локальном нормативном акте организа-
ции.
Вся сумма выплаченных работнику суточных не облагается никакими стра-
ховыми взносами (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ
и п. 10 Перечня выплат, на которые нс начисляются страховые взносы в фонд
социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановле-
нием Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).
Для целей удержания НДФЛ п. 3 ст. 217 НК РФ предусмотрены нормы
суточных. В доход работника не включаются суточные, выплачиваемые в со-
ответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб.
за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Фе-
дерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной ко-
мандировке.
При командировке в такую местность, откуда командированный имеет воз-
можность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, су-
точные не выплачиваются.
Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного го-
сударства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же
день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы
расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или ло-
кальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных
государств (п. 20 Постановления № 749).
Для зарубежных командировок размер суточных может быть предусмотрен
как в рублях, так и в иностранной валюте. Он также нормируется локальным
нормативным актом организации.
Унифицированные формы документов, которые необходимо заполнить при
направлении в командировку, приведены в постановлении Госкомстата России
от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты».
В Постановлении № 749 подробно прописан документооборот по команди-
ровкам как на территории Российской Федерации, так и за рубеж.
6.4.1. Командировки по территории Российской Федерации
и стран СНГ, с которыми есть соглашения о безвизовом
проезде
Пример оформления документов по таким командировкам приведен на
с. 206-214.
Сначала оформляется служебное задание (форма № Т-10а «Служебное за-
дание для направления в командировку и отчет о его выполнении» ), в котором
указывается цель командировки. В служебном задании также указываются:
• профессия (должность);
• место назначения;
• даты начала и окончания командировки;
• срок командировки;
• ор ганиза ция -плательщик.
Служебное задание подписывается руководителем структурного подразде-
ления, в котором работает командируемый работник, утверждается руководи-
____ ЗАО «Фрегат»
(наименование организации)
СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ
для направления в командировку и отчет о его выполнении
Унифицированная форма Т-10а
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 №1
Форма по ОКУД
по ОКПО
Код
0301025
52564479
Номер документа Дата составления
J0 J5.0S.20II
Табельный номер
Крепов Владимир Иванович
(фамилия, имя, отчество)
Структурное подразделение Должность (специальность, профессия) Командировка Основание
место назначения дата срок (календарные дни) организация - плательщик
страна, город организация начала окончания всего не считая времени нахождения в пути
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Отдел контроля Инженер РФ ЗАО «ВКЗ» 7 7.08.2011 20.08.2011 4 2 ЗАО «Фрегат» Рекламация от 11.08.2011
L а—, ,
Содержание задания (цель)
Краткий отчет о выполнении задания
11
12
206 I 6. Расчеты с подотчетными лицами
Выяснить и устранить причину неполадки поставленного оборудования
Руководитель начальник отдела
структурного подразделения контроля Пирогов А.С. Пирогов
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
Работник
Крепов
(личная подпись)
Заключение о выполнении задания
Руководитель
организации
ген, директор
(должность)
Никифоров_________В.В. Никифоров
(личная подпись) (расшифровка подписи)
Руководитель
структурного подразделения
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
«_____» 20__________________________г.
6.4. Первичные документы по оформлению командировочных расходов I 207
телем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую
службу.
На основании служебного задания кадровой службой оформляется решение
руководителя о направлении работника в командировку. Решение можно офор-
мить в виде приказа.
Если в командировку направляется один работник, то издается приказ по
форме № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в команди-
ровку», если несколько — приказ по форме № Т-9а «Приказ (распоряжение) о
направлении работников в командировку».
В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и ини-
циалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого
(ых), а также цель, время и место(а) командировки.
При необходимости указываются источники оплаты сумм командировоч-
ных расходов, другие условия направления в командировку.
Унифицированная форма Jw Т-9
Утверждена постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 № I
________ЗАО «Фрегат»
(наименование организации)
Форма по ОКУД
по ОКПО
Код
0301022
52564479
ПРИКАЗ
Номер документа Дата составления
45 15.08.2011
(распоряжение)
о направлении работника в командировку
Направить в командировку: Крепова Владимира Ивановича Табельный номер
(фамилия, имя. отчество) Отдел контроля (структурное подразделение) Инженер (должность (специальность, профессия)) Волгоград, ЗАО «ВКЗ» (место назначения (страна, город, организация))
4 календарных дней
с “ /7_” августа 20 77 г. по ~<’ 20 ” августа 20 77 г.
с целью Устранение неполадок в поставленном на ЗАО «ВКЗ» оборудовании_______________________________
Командировка за счет средств ____________________ ЗАО «Фрегат» (ремонтный фонд)________________________________
(указал, источник финансирования)
Основание (документ, номер, дата): ____________________служебное задание Ns И) от 15.08.2011 ________
(служебное задание, другое основание (указать))
Руководитель организации _____________ген, директор__________ Никифоров В.В. Никифоров________
(должность) (яичная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен Кренов“ 15 ” августа 20 77 г.
(личная подпись)
208 I 6. Расчеты с подотчетными лицами
На основании приказа в бухгалтерии делается смета командировочных рас-
ходов и выдаются наличные деньги в подотчет сотруднику, направляемому в
командировку.
УТВЕРЖДАЮ
Ген. директор ЗАО «Фрегат»
В.В. Никифоров
Смета на командировку Крепова В.И.
Место назначения — г. Волгоград
Количество дней командировки — 4 дня
Суточные 700 х 4 = 2800 руб.
Авиабилет — 5500 руб.
Проживание —- 3200 руб.
Итого: 11 500 руб.
Составлена бухгалтером Воронова Т.Н. Воронова
15.08.2011
На основании приказа руководителя и сметы работнику выдается в подот-
чет аванс на командировочные расходы (Дт 71 — Кт 50).
Дальнейшие действия зависят от места, куда направлен в командировку ра-
ботник
Для командировок по территории Российской Федерации и стран СНГ, с
которыми есть соглашения о безвизовом проезде, работником кадровой службы
на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку работ-
нику оформляется командировочное удостоверение (форма № Т-10) в одном
экземпляре^ в котором указывается срок командировки (дата приезда в пункт
(пункты) назначения и дата выезда из него (из них)). В каждом пункте назна-
чения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются
подписью ответственного должностного лица и печатью.
Командировочное удостоверение подписывается руководителем организа-
ции. Если работник направляется в командировку на один день, то командиро-
вочное удостоверение нс выписывается.
При отъезде делается отметка в журнале учета работников, выбывающих
в служебные командировки из командирующей организации. Форма такого
журнала предусмотрена приказом Минздравсоцразвития России от И сентября
2009 г. № 739н.
В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве
командированного работника, дате и номере командировочного удостовере-
ния, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте
назначения.
Работник
командируется в
ДЛЯ
ЗАО «Фрегат»
цаимешздиши «ргиииллши
Унифицированная форма № Т-10
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 5 января 2004 г. № I
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ
Крепов Владимир Иванович
фамилия, имя, отчество
_____________Отдел контроля
структурное подразделение
____________________Инженер___________
должность (специальность, профессия)
_________________ЗАО «ВИЗ» г. Волгоград»
место назначения (страна, город, организация)
Форма по ОКУД
по ОКПО
Код
0301024
52564479
Номер документа Дата
10 16.08.2011
Табельный номер
Устранения неполадок в поставленном на ЗЛО «ВКЗ» оборудовании
цель командировки
на 2 календарных дней (не считая времени нахождения в пути)
с“ 17 ” августа 20// г. по “20 августа 20/1 г.
Действительно по предъявлении паспорта или. заменяющего его документа паспорт 65 14 576432
(наименование) (номер)
Руководитель ген, директор_______________________ __________Никифоров___________ В.В. Никифоров
должность подпись расшифровка подписи
6.4. Первичные документы по оформлению командировочных расходов I 209
Оборотная сторона формы № Т-10
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
Выбыл из ЗА О «Фрегат» Прибыл в ЗАО «ВКЗ»
Секретарь 1 / августа 20/7 г. Зайцева Секретарь “ 18 ” августа 2077 г. Машкова
должность И. W Зайцева подпись должность А.И. Машкова подпись
М.П. расшифровка подписи М.П. расшифровка подписи
Выбыл из ЗАО «ВКЗ» Прибыл в ЗАО «Фрегат»
Секретарь “ 19 ” августа 2077 г. Машкова Секретарь “ 20 ” августа 2077 г. Зайцева
должность А.И. Машкова подпись должность Н.И. Зайцева подпись
М.П. расшифровка подписи М.П. расшифровка подписи
210 I 6. Расчеты с подотчетными лицами
6.4. Первичные документы по оформлению командировочных расходов I 211
Журнал
учета работников, выбывающих в служебные командировки
из командирующей организации
_____________ ЗАО «Фрегат» ___________________________
(наименование организации)
№ п/п Фамилия, имя и отчество ко- мандированного работника Дата и номер командировочного удостоверения Место командирования
наименование организации пункт назначения
... •.. .... • • »
10 Крепов Владимир Иванович 16.08.2011 № 10 340 «ВКЗ» г. Волгоград
* • • •.. .... ....
Тем же приказом утверждена форма журнала учета работников, прибывших
в организацию, в которую они командированы.
Журнал
учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы
ЗАО «Фрегат»________
(наименование организации)
№ п/п Фамилия, имя и отчество командированного работника Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение Дата прибытия Дата выбытия
... ... .... .... ...
б Антошин Виталий Андреевич ООО «ЯЗДА» 07.06.2011 08.06.2011
... ... .... ....
Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) на-
значает работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия
и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных
удостоверениях.
Работодатель или уполномоченное им лицо обязан обеспечить хранение
журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформле-
ния в установленном порядке.
После возвращения из командировки работник обязан в течение трех дней
представить:
1) отчет о выполненной работе в командировке, который обычно оформля-
ется на бланке служебного задания и согласовывается с руководителем струк-
турного подразделения. Допустимо оформление отчета на отдельном листе, ко-
торый подшивается к служебному заданию;
2) авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах.
Авансовый отчет должен быть представлен работником в течение трех дней
после возвращения из командировки. К нему прилагаются командировочное
удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жило-
го помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на
обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по
оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных
принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Авансовый отчет оформляется по форме № АО-I, утвержденной постанов-
лением Госкомстата России от J августа 2001 г. № 55.
_________ЗЛО «Фрегат»
О laiiMei tonai me орга пи займи)
Унифицированная форма Na Т-10а
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 Na 1
Код
Форма по ОКУД 0301025
по ОКПО 52564479
СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ
для направления в командировку и отчет о его выполнении
Номер документа Дата составления
10 15.08.2011
Табельный номер
Крепов Владимир Иванович
(фамилия, имя, отчество)
Структурное подразделение Должность (специальность, профессия) Командировка Основание
место назначения дата срок (календарные дни) организация - плательщик
ст рана, город организация начала окончания всего не считая времени нахождения в пути
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Отдел контроля Инженер РФ ЗАО «ВКЗ» 17.08.2011 20.08.2011 4 2 340 «Фрегат» Рекламация от 11.08.2011
— . - —
Содержание задания (цель)
Краткий отчет о выполнении задания
Н
12
Выяснить и устранить причине неполадки поставленного оборудования
Произведены замена крепления вала и наладка станка
212 I 6 Расчеты с подотчетными лицами
Руководитель Начальник отдела
структурного подразделения контроля___________ Пирогов Л.С. Пирогов_____
(должность) (личная подпись) (расшифроька подписи)
Руководитель
организации
геи, директор______ Никифоров____ ______В.В, Никифоров
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
Работник ________Крепов______
(личная подпись)
Заключение о выполнении задания Задание выполнено. Претензии со стороны
покупателя устранен ы.__________________________________________________________
РуКОВОДИТСЛЬ Начальник отдела
структурного подразделения к,,,тР°яя________Пирогов________ АС Пирогов__________
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
“ 20 ” августа 20 1 1 г.
6.4. Первичные документы по оформлению командировочных расходов I 213
ЗАО "Фрегат"
нанчаюпание орглниипни
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ
Номер Дата
14 22.08.2011
Унифицированная форма № АО 1
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 01.08.2001 №55
Код
Форма по ОКУД 0302001
по ОКПО 52564479
УТВЕРЖДАЮ
Отчет в сумме Двенадцать тысяч восемьдесят_
шесть____________________руб. GQ коп.
Руководитель ген, директор _____________
ДОЛЖНОСТЬ
Никифоров B.fi. Никифоров
подпись расиифровкн подписи
“ 23 ”августа 20 11 г.
Структурное подразделение отдел контроля
Подотчетное лицо Крепок В. И.
фзМИЯИЯ, HUMUSliVSU
Табельный номер
Профессия (должность) инженер_______________________________Назначение аванса командировочные расходы______________________
Наименование показателя Сумма, руб.коп. Бухгал герская запись
Предыдущий аванс остаток дебет кредит
перерасход счет, субсчет сумма, руб.коп. счет, субсчет сумма, руб.коп.
Получен аванс I. из кассы 11500= 19 486= 71 486=
1 а. в валюте (справочно) 26 11600= 71 11600=
2. 71 586= 50 586=
Итотю получено 11500=
Израсходовано 12086=
Остаток
Перерасход 586=
Приложение 7 документов на 7 листах
Отчет проверен. К утверждению в сумме Двенадцать тысяч восемьдесят шесть руб 00 коп ( 12086 руб 00 коп)
CJW4 JljinnUL-hKl
Главный бухгалтер _________________Петрове___________________________________________НЕ Петрова
Бухгалтер ПСППИСЬ Воронова ПОДПИСЬ рЛ-ШИфрОВКП подписи Т Н. Воронова расе?1!фроака ixj-innusi
Остаток внесен „ В CVMMC Перерасход выдан 586 руб 00 коп по кассовому ордеру № X от “23” августа 20i 1 г.
7'Я Воронова
рзешпфропка подписи
“23” августа 20// г
Бухгалтер (кассир) Воронова
ПОДПИСЬ
пиний отрез а
Расписка. Принят к проверке от Крепака В. И.авансовый отчет N 14 от “23” сьгустгея 20// г.
па сумму Двенадцать тысяч восемьдесят шесть руб 00 коп, количество документов 7 на 7 листах
прхкныо
Бухгалтер______Воронова_________________________Г.1/. Воронова _ _________ “23" августа 20I1 г.
ПОДПИСЬ рКСНфр>.iBKB плдгпеи
214 I 6. Расчеты с подотчетными лицами
Оборотная сторона формы Ха АО-1
Номер по порядку Документ, подтверждающий производственные расходы Наименование документа (расхода) Сумма исхода Дебет счета, субсчета
по отчету принятая к учету
дата номер в руб. коп в валюте в руб. коп в валюте
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 15.08.2011 10 стгля'бное задание
2 16.08.2011 10 ком. удостоверение суточные 4 дн. 2800руб. 2800- 26
3 17.08.2011 билет Масква-Волгоград- Москва 5500руб. 5500= 26
4 17.08.2011 324 билет М-аэропорт Шереметьево 300руб 300= 26
5 20.08.2011 612 билет аэропорт Шереметьево-М 300руб 300= 26
6 20.08.2011 7643 чек ККМ-еостиница 3186 руб. 2700= 26
7 20.08.2011 7643 бланк стр. отч-ти- юепшюща 486= 19
Итого 12086руб. 12086=
В.И. Крепов
рсгщифрозка пидешсн
Подотчетное лицо Крепов
ПОДПИСЬ
6.4. Первичные документы по оформлению командировочных расходов I 215
После представления указанных документов с работником производится
окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на
командировочные расходы.
Хотелось бы отметить мнение законодательных органов по вопросу доку-
ментального подтверждения командировочных расходов.
Федеральная налоговая служба в письме от 25 ноября 2009 г. № МН-22-3/890
по согласованию с Минфином России (письмо Департамента налоговой и та-
моженно-тарифной политики от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/169) указыва-
ет, что первичным документом, на основании которого принимаются к учету
расходы по командировке, является утвержденный руководителем организации
авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполнен-
ной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного под-
разделения работодателя) Датой признания расходов на командировки соглас-
но поди. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.
Что касается других документов, которыми должна оформляться команди-
ровка в соответствии с постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.
№ 1 (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в коман-
дировку (формы № Т-9 и № Т-9а) и служебное задание (форма № Т-10а)), то
их наличие и оформление определяются внутренним документооборотом орга-
низации и для документального подтверждения в целях налогообложения при-
были организаций не являются обязательными.
Данное утверждение вступает в противоречие с Постановлением № 749.
Так, п. 6 Постановления предусмотрено, что цель командировки работника
определяется руководителем командирующей организации и указывается в слу-
жебном задании, которое утверждается работодателем, а в п. 7 говорится, что
на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное
удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата
приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).
Таким образом, согласно Постановлению № 749 данные документы явля-
ются обязательными.
В течение командировки в табеле учета рабочего времени проставляется или
буквенный код — «К», или цифровой код — 06.
Код следует ставить и в рабочие, и в выходные (праздничные) дни. Дело в
том, что впоследствии, опираясь на эти данные, бухгалтерия будет начислять
суточные за весь период командировки.
6.4.2. Командировки за пределы территории Российской Федерации
и в страны СНГ, с которыми нет соглашения о безвизовом
проезде
При направлении в командировку на территорию иностранного государства
работнику дополнительно возмещаются:
• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных
документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки:
• иные обязательные платежи и сборы.
К иным платежам могут быть отнесены расходы на приобретение иностран-
ной валюты, если аванс для зарубежной командировки выдан в рублях.
Необходимыми и обязательными условиями признания всех перечисленных
в данном разделе расходов является их экономическая целесообразность и до-
кументалыюе подтверждение.
Если документы будут представлены на иностранном языке, то в соответ-
ствии с требованиями п. 9 Положения по ведению 6yxi алтерского учета и бух-
216 I 6. Расчеты с подотчетными лицами
галтерской отчетности в Российской Федерации они должны быть переведены
на русский язык.
При командировках за границу необходимо учитывать особенность выпла-
ты суточных за время нахождения в пути командированного работника:
• при проезде по территории Российской Федерации суточные выплачива-
ются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или
локальным нормативным актом для командировок в пределах террито-
рии Российской Федерации;
• проезде по территории иностранного государства суточные выплачива-
ются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или
локальным нормативным актом для командировок на территории ино-
странных государств.
При следовании работника с территории Российской Федерации дата пере-
сечения Государственной границы Российской Федерации включается в дни,
за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании
на территорию Российской Федерации дата пересечения Государственной гра-
ницы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачи-
ваются в рублях.
Таким образом, даже если работник вылетает в зарубежную командировку'
самолетом и через три часа, т.е. в тот же день, оказывается в другом государ-
стве, суточные за этот день ему выплачиваются в размере, предусмотренном для
зарубежных командировок, а при возвращении — для командировок на терри-
тории Российской Федерации. Аналогичное мнение высказывает и Минфин
России в письме от 7 июля 2010 г. № 03-04-06/6-140.
Если для разных стран организацией предусмотрены разные размеры су-
точных, то суточные за день пересечения границы между государствами выпла-
чиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в
которое направляется работник.
Работник вылетел из Москвы в командировку в Австрию 21 июля 2011 г. (отметка в па-
спорте). 23 июля он выехал из Австрии в Великобританию (отметка в паспорте). 26 июля воз-
? : вратился в Российскую Федерацию.
Суточные за 21 и 22 июля выплачиваются по норме, предусмотренной для Австрии. Суточ-
Вй ные с 23 по 25 июля — по норме, предусмотренной для Великобритании Суточные за 26 июля
“ ; выплачиваются по норме, предусмотренной для командировок на территории Российской Фе-
* дерации.
Так как для зарубежных командировок не предусмотрено требование об
оформлении командировочного удостоверения, то даты пересечения Государ-
ственной границы Российскую Федерацию при следовании с территории Рос-
сийскую Федерацию и на территорию Российскую Федерацию определяются
по отметкам пограничных органов в паспорте.
При переездах внутри стран Шенгенской зоны отметки в паспорте о пересе-
чении границ не ставятся, так как получаемая «шенгенская» виза действительна
для путешествия по всем странам Шенгенского соглашения. Поэтому един-
ственным документом, подтверждающим переезд из одной страны в другую, бу-
дет авиа- или железнодорожный билет. Этой отметкой можно воспользоваться
для расчета суточных. Сложнее будет в ситуации, когда переезд совершается на
автомобиле. В этом случае стоит получить от иностранных партнеров докумен-
ты, подтверждающие дату окончания работ в одной стране и дату начала работ
в друтой. Специальной формы таких документов не существует. Но можно вос-
пользоваться типовой формой командировочного удостоверения или подписать
акт приемки-сдачи работ с указанием сроков начала и окончания работ.
Приведем пример оформления документов в случае командировок за рубеж
и в страны СНГ, с которыми нет соглашения о безвизовом проезде (с, 217—222).
Предприятие направило сотрудника на торговую выставку в Ганновер (Гер-
мания) для изучения рынка.
_____ЗАО «Фрегат»
(наименование организации)
Унифицированная форма № Т-10а
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
Код
Форма по ОКУД 0301025
по ОКПО 52564479
СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ
Помер документ а Дата составления
i l2.OI.2fHl
для направления в командировку и отчет о его выполнении
Савельев Леонид Геннадьевич
(фамилия, имя, отчество)
Табельный номер
Структурное подразделение Должность (специальность, профессия) Командировка Основание
место назначения дата срок (календарные дни) организация - плательщик
страна, город организация начал а окончания всего нс считая времени нахождения в пути
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Дирекция Ком. директор Ганновер, Германия Торговая выставка 14.01.2011 18.01.2011 5 4 ЗАО «Фрегат» Приглашение организаторов
—
Содержание задания (цель) Краткий отчет о выполнении задания
11 12
Изучение новинок торгового рынка
Руководитель
структур!юго подразделения ген. директор_____ Никифоров В.В. Никифоров____________ Работник _________Савельев
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) (личная подпись)
Заключение о выполнении задания __________________________________________________
Руководитель
организации
ген, директор______
(должность)
Никифоров В.В. Никифоров
(личная подпись) (расшифровка подписи)
Руководитель
структурного подразделения
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
_________________________ 20_____г.
6.4. Первичные документы по оформлению командировочных расходов I
го
I-*
218 I 6. Расчеты с подотчетными лицами
Унифицированная форма Ne Т-9
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 Ns 1
______Код______
Форма по ОКУД 0301022
3.40 «Фрегат» по ОКПО 52564479
наименование организации
ПРИКАЗ
11омср документа Да га
9 12.01.2011
(распоряжение)
о направлении работника в командировку
Направить в командировку:
Савельева Леонида Геннадьевича
дирекция
структурное подразделение
коммерческого директора
должность (спегшальиостъ, профессия)
_ ________________________________Ганновер, Германия ______________
Metro нзлпачспся (страна, горох организация)
сроком на 5 календарных дней
с “ 14 " января 2011 г по “ 18 ” января 20 11 г.
Изучения новинок торгового рынка
с целью
Командировка за счет средств
Основание:
Табельный номер
ЗАО «Фрегат» (комме/ ческие расходы)
Служебное задание Ле 1 от 12.01.2011
служебное 'гадание, другое основание (KiAiep. дате)
Руководитель организации ген, директор Никифоров В.В. Никифоров
должность подпись рпешифровка
подписи
С приказом (распоряжением) ознакомлен
Савельев "12" января 20// г.
подпись
работника
6.4. Первичные документы по оформлению командировочных расходов I 219
Оформление документов на командировку работника за границу, так же
как и при командировках по Российской Федерации, начинается с оформления
служебного задания на командировку (форма № Т-10а), на основании которого
затем издается приказ руководителя (форма № Т-9 или Т-9а).
Направление работника в командировку за пределы территории Российской
Федерации и страны СНГ или в страны СНГ, с которыми нет соглашения о
безвизовом проезде, производится по распоряжению работодателя без оформ-
ления командировочного удостоверения. Даты пересечения границы простав-
ляются в загранпаспорте при прохождении границы.
На основании приказа в бухгалтерии делается смета командировочных рас-
ходов и выдаются наличные деньги под отчет сотруднику, направляемому в
командировку.
УТВЕРЖДАЮ
Ген. директор ЗАО «Фрегат»
В.В. Никифоров
Смета на командировку Савельева Л.Г.
Место назначения — Ганновер, Германия
Количество дней командировки — 5 дней
Суточные — 2500 х 4 = 10 000 руб.
Суточные 1 день х 700 = 700 руб.
Авиабилет 15 000 =
Проживание 4 х 100$ = 400 евро (по курсу ЦБ РФ 39,6076 -15 843,04 руб.)
Виза — 600 руб.
Страховка 600 руб.
Билеты Москва — аэропорт Шереметьево и обратно — 600 руб.
Итого: 43 343,04 руб.
Составлена бухгалтером Воронова Т.Н. Вороновой
12.01.2011
При отъезде делается отметка в журнале учета работников, выбывающих
в служебные командировки из командирующей организации. Форма такого
журнала предусмотрена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября
2009 г. № 739н.
В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве
командированного работника, дате и номере командировочного удостовере-
ния, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте
назначения.
Журнал
учета работников, выбывающих в служебные командировки
из командирующей организации
___________________ЗАО «Фрегат»_____________
(наименование организации)
№ п/п Фамилия, имя и отчество командированного работника Дата и номер командировочного удостоверения Место командирования
наименование организации пункт назначения
1 Савельев Леонид Геннадьевич 12.01.2011 № 1 Международный выставочный центр Ганновер, Германия
.». •.. .... .... ...
220 I 6. Расчеты с подотчетными лицами
После возвращения из командировки работник обязан в течение трех дней
представить:
1) отчет о выполненной работе в командировке, который обычно оформля-
ется на бланке служебного задания и согласовывается с руководителем струк-
турного подразделения. Допустимо оформление отчета на отдельном листе,
который подшивается к служебному заданию. При командировках за границу
желательно, чтобы отчет имел развернутый характер для избежания претензий
со стороны налоговых органов;
2) авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой сум-
мах. Авансовый отчет должен быть представлен работником в течение трех
дней после возвращения из командировки. К нему прилагаются докумен-
ты: о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая
страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транс-
порте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставле-
нию в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных
с командировкой. При заграничных командировках к авансовому отчету сле-
дует приложить ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками таможни
о пересечении границы для подтверждения времени пребывания работника
в загранкомандировке.
При командировании сотрудника за границу расходы возникают как в руб-
лях, так и в валюте. Так, билеты к месту назначения и обратно приобретаются в
Российской Федерации за рубли, а оплата гостиницы производится чаще всего
на месте — наличными в валюте страны командирования.
Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по
официальному курсу, установленному Банком России на дату расхода.
Согласно приложению к Положению по бухгалтерскому учету «Учет ак-
тивов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»
(ПБУ 3/2006), утвержденному приказом Минфина России от 27 ноября 2006 г.
№ 154н, расходы по зарубежным командировкам признаются на дату утверж-
дения авансового отчета. Но в п. 9 ПБУ 3/2006 сказано, что активы и расходы,
которые оплачены организацией в предварительном порядке либо в счет опла-
ты которых организация перечислила аванс или задаток, признаются в бухгал-
терском учете этой организации в оценке в рублях по курсу, действовавшему
на дату пересчета в рубли средств выданного аванса, задатка, предварительной
оплаты (в часта, приходящейся на аванс, задаток, предварительную оплату), т.е.
на дату выплаты этого аванса.
Так как имеется два варианта учета одной и той же операции, то органи-
зация должна выбрать вариант, который она будет применять в своем учете, и
утвердить его в учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008).
Для налогового учета расходы, выраженные в иностранной валюте, пере-
считываются в рубли по курсу Банка России на дату признания соответствую-
щего расхода (п. 10 ст. 272 НК РФ), т.е. на дату' утверждения авансового отчета
(подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Представляется, что и для целей бухгалтерского учета имеет смысл выбрать
аналогичный вариант учета курсовых разниц по выданным на командировки
авансам.
Гак, в нашем случае авансовый отчет утвержден 19 января 2011 г. Расходы
по отчету представлены в рублях и евро.
Авансовый отчет должен быть составлен в той валюте, которая была выдана
командированному сотруднику.
6.4. Первичные документы по оформлению командировочных оасходов I 221
Унифицированная форма As ЛО-1
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 01.OS .2001 №55
3JO "Фрегат"
иншяюваыие «рганкзашш
Форма по ОКУД
по ОКПО
Код
0302001
52564479
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ
Номер Дата
4 19.01.2011
УТВЕРЖДАЮ
Отчет в сумме Сорок три тысячи четыреста
восемьдесят семь_________руб. 20 коп.
Руководитель ген, директор______________
должность
Никифоров Никифоров В.В.___
ПОДПИСЬ р^СШИфрнКЕТ: Ц0ДЖСН
“ 19”января 20 7/ г.
Код
Структурное подразделение дирекция_______________________________________________________________________
Подотчетное лицо Савельев Л.Г. Табельный номер
фамилия. инициалы
Профессия (должность) ком, директор_________________________ Назначение аванса командировочные расходы ____________________
Наименование показателя Сумма, руб.коп. Бухгалтерская запись
д, остаток дебет кредит
Предыдущий аванс перерасход счет, субсчет сумма, руб.коп. счет, субсчет сумма, руб.кон.
Получен аванс 1. из кассы 45000= 44 43487,20 руб. 71 43487,20 руб.
1 а. в валюте (справочно) 50 1512,80 руб. 71 1512,80 руб.
2.
Итого получено 45000=
Израсходовано 43487,20 руб.
Остаток 1512, 80 руб.
Перерасход
Приложение 8 документов на 9 листах
Отчет проверен. К утверждению в сумме Сорок три тысячи четыреста восемьдесят семь руб. 20 кон. ( 4348/ руб. 20 коп.)
сумма Djxnnicuo
Главный бухгалтер Бухгалтер Петрова ПОДПИСЬ Воронова содлксъ Н.В. Петрова раыпафрй&ка подписи Т.Н. Варт.ов" рсКишфрОКГА подписи
Остаток внесен в сумме Перерасход выдан /572 руб. 80 кон. по кассовому ордеру Xs 39 от “19" января 20/7 г.
Бухгалтер (кассир) Воронова____________________ __________________Т.Н Воронива____________________ “19" января 2011 г.
ПОДПИСЬ расШИ^фиЫ.З ПОДПИСИ
пиния о с р с j а
Расписка. Принят к проверке от ____________________Савельев 7.Г_________________________авансовый отчет №4 от "/У 01 20// г.
на сумму Сорок три тысячи четыреста восемьдесят семь руб. 20 коп., количество документов S на 9 листах
ripcxnxw
Бухгатгср Воронова Т.Н. Вороном “/У" 01_ 2011 г.
ПОДПЖЬ рЭ!£Ш»р(ХЧ1Ка ГЮШ1&ГСИ
222 I 6. Расчеты с подотчетными лицами
Оборотная сторона формы № АО-1
Номер по порядку Документ, кодгаерждазощий производственные расходы Наименование документа (расхода) Сумма расхода Дебет счета, субсчета
по отчету принятая к учету
дата номер в руб. коп. в валюте в руб. коп. в валюте
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 J2.0J.20H 273 квитанция на оплату визы 600 руб. 600руб. 44
2 12.01.2011 СА-421 страховка 600руб. 600руб. 44
3 1401.2011 билет Москва— Ганновер—Москва J5000руб. 15000= 44
4 14.01.2011 билет М—аэропорт Шереметьево 300руб 300= 44
5 I8.0J.20I1 билет аэропорт Шереметьево-М 300руб 300= 44
6 18.0J.2011 гостиница 100€ *4 *39,9680 15987.20руб. 400 € 15987,20руб. 400 € 44
7 14-J7.0i.20H суточные 2560 >' 4 10000руб. 10006 = 44
Л 18.01.2011 суточные 700руб. х J 700 руб. 700= 44
9 1 служебное задание
!0 отчет о командировке
Ттого 43^87,2 руб. 400 S 43487.2руб. 4008
Подотчетное лицо Савельев
ПОЛ1ПКБ
Л. Г. Савельев
расшнфровко подписи
7. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО БАНКОВСКИМ
ОПЕРАЦИЯМ
Через расчетный счет в банке осуществляется абсолютное большинство рас-
четных операций организации.
Безналичные денежные расчеты организации осуществляют в основном с
помощью следующих платежных документов:
• платежное поручение;
• платежное требование;
• инкассовое поручение;
• чек;
• аккредитив и т.д.
7.1. Платежное поручение
Платежное поручение — это поручение организации-плательщика банку, в
котором у нее имеется расчетный счет, перечислить сумму согласно платежно-
му поручению с собственного расчетного счета на расчетный счет получателя.
Положением Банка России от 3 октября 2002 г. № 2-П «О безналичных
расчетах в Российской Федерации» установлена унифицированная форма пла-
тежного поручения (№ 0401060). Указаниями Банка России от 3 марта 2003 г.
№ 1256-У в это Положение внесены изменения, поэтому с 1 июня 2003 г. фор-
ма и порядок заполнения платежного поручения несколько изменились.
Платежное поручение действует в течение 10 дней, не считая дня его
выписки. Так, если платежное поручение датировано 2 июня 2011 г., то оно
действительно до 12 июня 2011 г.
Платежное поручение выписывается, как правило, на машинке или на ком-
пьютере в нескольких экземплярах.
Количество экземпляров платежного поручения, которое необходимо пред-
ставить в банк, зависит от того, каким образОхМ осуществляется платеж. Если
платеж осуществляется через электронную почту, то достаточно двух экземпля-
ров платежного поручения. В других случаях представляется четыре экземпля-
ра (по одному экземпляру для плательщика, банка плательщика, получателя и
банка получателя). Если платеж производится в пользу организации, имеющей
расчетный счет в этОхМ же банке, то достаточно трех экземпляров (плательщику,
получателю и обслуживающему банку). В некоторых случаях, когда схема про-
хождения платежей усложняется, может быть, придется представлять в банк
пять и даже больше экземпляров.
При заполнении платежного поручения никакие исправления, подчистки
или помарки, а также использование корректирующей жидкости не допуска-
ются.
В платежном поручении налогоплательщик указывает следующие рекви-
зиты.
224 I 7. Первичные документы по банковским операциям
В поле 3 «Номер платежного поручения» указывается номер платежного по-
ручения цифрами. С нового года нумерация начинается сначала.
В поле 4 «Дата составления платежного поручения» указывается число, ме-
сяц, год цифрами в формате (ДД.ММ.ГГГГ) или число цифрами, месяц про-
писью, год цифрами (полностью).
В поле 5 «Вид платежа» в платежных поручениях, представляемых в учреж-
дения Банка России для осуществления платежа почтовым или телеграфным
способом, проставляется соответственно «почтой» или «телеграфом». В пла-
тежных поручениях, представляемых для осуществления электронных расчетов,
в этом поле проставляется «электронно» согласно нормативным актам Банка
России, регламентирующим электронные расчеты. В других случаях поле не
заполняется.
В поле 6 «Сумма прописью» с начала строки с заглавной буквы указывается
сумма платежа прописью в рублях. При этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не
сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «ко-
пеек») также не сокращается. Если сумма платежа прописью выражена в целых
рублях, то копейки можно не указывать, при этом в поле «Сумма» указываются
сумма платежа и знак равенства «=».
В поле 7 «Сумма» ставится сумма платежа цифрами, рубли отделяются от
копеек знаком тире «—». Если сумма платежа цифрами выражена в целых руб-
лях, то копейки можно не указывать; в этом случае показывают сумму платежа
и знак равенства «=», при этом в поле «Сумма прописью» вписывают сумму
платежа в целых рублях.
В поле 60 «ИНН» указывается идентификационный номер налогоплатель-
щика; в соседнем поле 102 «КПП» — код причины постановки на учет, присво-
енный организации налоговой инспекцией по месту постановки на учет. Если
плательщик не имеет КПП (например, индивидуальные предприниматели), то
в этом поле ставят «0».
В поле 8 «Плательщик» указывается название организации-плательщика по
Уставу с указанием его организационно-правовой формы (можно применять
установленные сокращения: «ЗАО», «ООО»).
В поле 9 «Сч. №» указывается номер расчетного счета плательщика.
В поле 10 «Банк плательщика» — полное наименование банка организации-
плательщика с указанием города его нахождения.
В поле 11 «БИК» — банковский идентификационный код (БИК) банка пла-
тельщика в соответствии со Справочником БИК РФ.
В поле 12 «Сч. №» — номер корреспондентского счета банка плательщика,
открытый кредитной организации в учреждении Банка России.
В поле 13 «Банк получателя» — полное наименование банка организации-
получателя с указанием города его нахождения.
В поле 14 «БИК» — банковский идентификационный код (БИК) банка по-
лучателя в соответствии со Справочником БИК РФ.
В поле 15 «Сч. Н°» — номер корреспондентского счета банка получателя,
открытый кредитной организации в учреждении Банка России.
В поле 61 «ИНН» — идентификационный номер получателя (ИНН).
В поле 103 «КПП» — код причины постановки на учет получателя средств.
В поле 16 «Получатель» — название организации-получателя по уставу с
указанием его организационно-правовой формы (можно применять установ-
ленные сокращения: «ЗАО», «ООО»).
В поле 17 «Сч. №» — номер расчетного счета получателя.
В поле !8 «Вид оп.» — вид операции: 01 — это банковский шифр оплаты
платежным поручением.
В поле 19 «Срок плат.» проставляется срок платежа.
В поле 20 «Наз. пл.» должно указываться кодовое назначение платежа. Не
заполняется до указаний Банка России.
7.1. Платежное поручение I 225
В поле 21 «Очер, плат.» проставляется очередность платежа в соответствии с
действующим законодательством Российской Федерации и нормативными ак-
тами Банка России.
Очередность платежей
В первую очередь осуществляется списание по исполнительным докумен-
там, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета
для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и
здоровью, а также требований о взыскании алиментов — 1.
Во вторую очередь производится списание по исполнительным документам,
предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расче-
тов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по
трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений по
авторскому договору — 2.
В третью очередь производится списание по платежным документам, пре-
дусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды — 4.
В четвертую очередь производится списание по исполнительным докумен-
там, предусматривающим удовлетворение других денежных требований — 5.
В пятую очередь производится списание по другим платежным документам
в порядке календарной очередности — 6.
Примечание: цифра 3 не используется.
Поле 22 «Код» не заполняется до указаний Банка России.
Поле 23 «Рез. поле» является резервным полем.
Поля 101, расположенное в правом верхнем углу платежного поручения, и
104—110, расположенные перед «Назначением платежа» заполняются только в
случае перечисления налогов, сборов и иных обязательных платежей в бюджет-
ную систему Российской Федерации.
В поле 24 «Назначение платежа» отражается содержание операции, прово-
димой платежным поручением. Здесь можно выделить следующие моменты:
• назначение платежа, т.е. наименование товаров, выполненных работ,
оказанных услуг;
• номера, наименования и даты документов, оправдывающих операцию
по перечислению средств (договора, счета, акты приемки-сдачи работ);
• срок осуществления перечисления средств, если оплата производится:
— до получения товара или оказания услуги, то указывается «Предвари-
тельная оплата»}
— до выполнения работ, то вписывается «Авансовый платеж»}
— за полученные товары, оказанные услуги, то указывается «Услуги ока-
заны;
— за выполненные работы, то пишется «В окончательный расчет»}
— в связи с изменением каких-либо условий (объема поставки, объема
выполненных работ или оказанных услуг, ошибками в расчетах, изме-
нением в ценах и т.д.), то указывается «Дополнительная оплата»} при
этом указывается пояснение, что данный платеж представляет собой
доплату к уже перечисленному платежу.
Обязательно указывается сумма НДС в общей сумме платежа. Если произво-
дится расчет по нетоварным операциям или оплачиваются товары (работы, услу-
ги), не облагаемые налогом на добавленную стоимость, то указывается «Без НДС».
Первый экземпляр платежного поручения подписывают руководитель орга-
низации и главный бухгалтер (либо иные лица, обладающие правом первой и
второй подписи). Подписи ставятся в поле 44 «Подписи» одна над другой, а не
рядом. Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или
8-11562
226 I 7. Первичные документы по банковским операциям
чернилами черного, синего или фиолетового цветов. Расшифровка подписей в
платежном поручении не приводится.
После этого данный экземпляр платежного поручения заверяется печатью
организации в поле 43 «М.П.». Печать должна быть проставлена строго на от-
веденном месте и не попадать на текст или подписи. В некоторых банках могут
потребовать поставить печать и подписи не только на первый экземпляр (на-
пример, на первом и втором или на первом и третьем). Такие требования осно-
вываются исключительно на внутренних правилах обслуживающего банка или
его партнеров по прямым межбанковским расчетам.
Все экземпляры заполненного и подписанного платежного поручения пред-
ставляются в. банк.
В поле 62 «Поступ. в банк плат.» операционист банка ставит дату сдачи в
банк платежного поручения, а в поле 71 «Списано со сч. плат.» — дату списа-
ния со счета клиента денег по данному платежному поручению. Последний
экземпляр платежного поручения должен быть возвращен клиенту с отметкой
в поле 45 «Принято к исполнению» и указанием даты принятия поручения. При
этом на данном экземпляре поручения ставится штамп банка и подпись опера-
ционного работника, принявшего поручение к исполнению.
При представлении платежных поручений в банк следует иметь в виду, что
исполнены «день в день» они будут только в том случае, если представлены в
банк до окончания операционного дня, т.е. до того момента, когда банк закры-
вает свои плагежи текущего дня и передает документы на их оплату со своего
корреспондентского счета. Все документы, принятые банком после этого вре-
мени, фактически будут исполнены только на следующий день.
Образцы расположения полей платежного поручения и его заполнения при-
ведены на с. 227—228.
Организации должны вести учет платежных поручений в журнале регистра-
ции платежных поручений. Можно разделить один журнал на две части для учета
собственных платежей и сторонних поступлений, а можно вести два журнала.
Стандартной формы журнала не существует. Можно предложить следую-
щую форму.
Журнал регистрации платежных поручений
№ п/п Дата Получатель Реквизиты получателя Назначение платежа Сумма
59 02.06.2011 ЗАО «Буре- вестник» р/с 40703810480000080932 в КБ «Промсвязьбанк» г. Москва, к/с 30101810500000000662 БИК 044525662 За работы по дог. № 7/2011 от 07.04.2011 64900 =
Особенности перечисления налогов юридическими лицами. Правила на пере-
числение платежей в бюджет (налогов, сборов, штрафов, пеней, платежей тамо-
женным органам) установлены приказом Минфина России от 24 ноября 2004 г.
№ 106н «Об утверждении Правил указания информации в полях расчетных
документов на перечисление налогов, сборов и иных платежей в бюджетную
систему Российской Федерации». Приказом от 28 декабря 2010 г. № 190н Мин-
фин России утвердил Указания о порядке применения бюджетной классифика-
ции Российской Федерации (далее — Указания).
Рассмотрим отличия в заполнении платежного поручения при перечисле-
нии налогов от прочих перечислений.
При перечислении обязательных платежей в бюджет (налоги, сборы, штра-
фы, пени) обязательно должно быть заполнено поле 101. В нем необходимо
указать статус плательщика:
01 — налогоплательщик (плательщик сборов) — юридическое лицо;
7.1. Платежное поручение I 227
(62) (71) 121 \|0401060)
Поступ. s банк плат. Списано со сч.плат.
(1)
/ (4) (5)
Платежное поручение № (3) — - |(Ш) |
Дата Вид платежа
Сумма |(6)
прописью|
I
ИНН (60) | КПП (102) 1 Сумма - 1 1 (7) 1
(В) Плательщик 1 1
1 |Сч. № 1 1 1 (9) 1
(10) 1 1БИК 1 1 (11)
Банк плательщика |Сч. № 1 _ 1 1 (12) 1
(13) 1 1БИК 1 1 (14)
Банк получателя 1 |Сч. № 1 1 1 (15) 1
ИНН (61) | КПП (ЮЗ) I |Сч. № 1 (17)
(16) 1
J |Вид оп- 1 1 (18) |Срок плат. |(19)
1 |Наз. пл 1 - 1 (20) 1 1 1 Очер. плат.| (21)
Получатель I ” — |Код » 1 (22) t 1 |Рез. поле 1(23)
(104) | (1С5) i (Юб) | (107) | (108) 1 (109) 1 (НО)
(24)
Назначение платежа
Подписи Отметки банка
(44) (45)
М.П.
(43)
8
228 1 7. Первичные документы по банковским операциям
_ _____ ______________________________ ____ ___ ________ 104010601
Постук, в банк плат. Списано со сч.плат. --------
Платежное поручение № 59 02.06.2011 электронно | 1
Дата Вид платежа
I
Сумма |Шестьдесят четыре тысячи девятьсот рублей
прописью |
ИНН I КПП 1 7743018754 | 77^301001 I Сумма 1 1 1 | 64900= 1
ЗАО «Фрегат» '1 |Сч.№ 1 I । 1 I 407028108002820601552 1 1
Плательщик 1 1 1 1 1
КБ «Удачный» г. Москва 1 I БИК 1 1 044525111
Банк плательщика |Сч.№ 1 1 I 30101810100000000111 1
КБ «Промсвязьбанк» г. Москва 1 1 БИК 1 I 044525662
Банк получателя I" |Сч Л* 1 1 1 30101810500000000662 1
ИНН I КПП 1 |Сч 1 1 40703810480000080932
1 7710268541 | 771001001 1 1 1 1
1 Вид сп. 1 1 01 |Срок плат. I
ЗАО «Буревестник» 1 IНаз♦ пл. 1 1 1 | |Счер. плат. | 6
1 1 Код 1 1 i I 1Рез. поле 1
Получатель I 1 1 1 1 1 1 1
За выполненные работы по договору № 7/2011 от 07.04.2011, е том числе НДС - 9900рублей.
Назначение платежа
Подписи Отметки банка
М.П.
7.1. Платежное поручение I 229
0 2 — налоговый агент;
0 3 — организация федеральной почтовой связи, оформившая расчетный до-
кумент на перечисление в бюджетную систему Российской Федерации налогов,
сборов, таможенных и иных платежей от внешнеэкономической деятельности
и иных платежей, уплачиваемых физическими лицами;
0 4 — налоговый орган;
0 5 — территориальные органы Федеральной службы судебных приставов;
0 6 — участник внешнеэкономической деятельности — юридическое лицо;
0 7 — таможенный орган;
0 8 — плательщик иных платежей, осуществляющий перечисление платежей
в бюджетную систему Российской Федерации (кроме платежей, администриру-
емых налоговыми органами);
0 9 — налогоплательщик (плательщик сборов) — индивидуальный предпри-
ниматель;
10 -- налогоплательщик (плательщик сборов) — нотариус, занимающийся
частной практикой;
11 — налогоплательщик (плательщик сборов) — адвокат, учредивший адво-
катский кабинет;
12 — налогоплательщик (плательщик сборов) — глава крестьянского (фер-
мерского) хозяйства;
13 — налогоплательщик (плательщик сборов) —- иное физическое лицо —
клиент банка (владелец счета);
14 — налогоплательщик, производящий выплаты физическим лицам
(поди. 1 п. I ст. 235 НК РФ);
15 — кредитная организация (ее филиал), оформившая расчетный документ
на общую сумму на перечисление в бюджетную систему Российской Федерации
налогов, сборов, таможенных платежей и иных платежей, уплачиваемых физи-
ческими лицами без открытия банковского счета;
16 — участник внешнеэкономической деятельности — физическое лицо;
17 — участник внешнеэкономической деятельности — индивидуальный
предприниматель;
18 — плательщик таможенных платежей, не являющийся декларантом, на
которого законодательством Российской Федерации возложена обязанность по
уплате таможенных платежей;
19 — организации и их филиалы, оформившие расчетный документ на пере-
числение на счет органа Федерального казначейства денежных средств, удер-
жанных из заработка (дохода) должника — физического лица в счет погашения
задолженности по таможенным платежам на основании исполнительного до-
кумента, направленного в организацию в установленном порядке;
20 — кредитная организация (ее филиал), оформившая расчетный документ
по каждому платежу физического лица на перечисление таможенных платежей,
уплачиваемых физическими лицами без открытия банковского счета.
Приведем примеры заполнения поля 101.
Налог перечисляет организация. Она указывает в поле 101:
• статус 01 — при перечислении следующих налогов:
— НДС — как плательщик налога;
— налог на прибыль — как плательщик налога;
— транспортный налог;
— единый налог на вмененный доход;
— единый налог при упрощенной системе налогообложения;
• статус 02 — при перечислении следующих налогов:
— НДС как налоговый агент;
— НДФЛ как налоговый агент;
— налог на прибыль — как налоговый агент (например, при перечисле-
нии налога на доходы иностранных юридических лиц);
230 I 7. Первичные документы по банковским операциям
• статус 08 — при перечислении страховых взносов:
— от несчастных случаев на производстве,
— на обязательное социальное страхование на случай временной нетру-
доспособности и в связи с материнством (письмо ФСС РФ1 от 15 ян-
варя 2010 г. № 02-13/08-13157).
При перечислении страховых взносов на обязательное пенсионное и обяза-
тельное медицинское страхование организация может использовать код статуса
01 — налогоплательщик (плательщик сборов) — юридическое лицо либо код
статуса 14 — налогоплательщик, производящий выплаты (физическим лицам
(письмо ПФ РФ2 от 29 января 2010 г. № 30-18/871).
Налог перечисляет индивидуальный предприниматель. Он указывает в
поле 101:
• статус 02 — при перечислении следующих налогов:
— НДС — как налоговый агент;
— НДФЛ — как налоговый агент при перечислении налога, удержанного
с заработной платы своих сотрудников;
— налог на прибыль — как налоговый агент;
• статус 08 — при перечислении страховых взносов:
— от несчастных случаев на производстве;
— на обязательное социальное страхование на случай временной нетру-
доспособности и в связи с материнством (письмо ФСС РФ от 15 ян-
варя 2010 г. № 02-13/08-13157);
• статус 09 — при перечислении следующих налогов:
— НДС — как плательщик налога;
— НДФЛ — за себя;
— страховые взносы — за себя;
— 'транспортный налог;
— единый налог на вмененный доход:
— единый налог при упрощенной системе налогообложения.
При перечислении страховых взносов на обязательное пенсионное и обя-
зательное медицинское страхование индивидуальный предприниматель может
использовать код статуса 09 — налогоплательщик (плательщик сборов) — инди-
видуальный предприниматель, либо код статуса 14 — налогоплательщик, про-
изводящий выплаты физическим лицам.
В поле 8 «Плательщик» указывается наименование плательщика — клиента
банка (владельца счета), дающего поручение банку на перечисление денежных
средств:
— для юридических лиц — наименование юридического лица — организа-
ции, ее филиала и пи обособленного подразделения;
— для индивидуальных предприниматепей — фамилию, имя, отчество и в
скобках — ИП;
— для нотариусов, занимающихся частной практикой, — фамилию, имя,
отчество и в скобках — нотариус,
— для адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты, — фамилию, имя, от-
чество и в скобках — адвокат;
— для глав крестьянских (фермерских) хозяйств — фамилию, имя, отчество
и в скобках — КФХ;
— для иных физических лиц — фамилию, имя, отчество и место жительства.
Место жительства физического лица в поле «Плательщик» не заполняется при
указании в поле 108 значения «Индекс документа» из извещения физического
лица утвержденной формы, заполненного за налогоплательщика налоговым ор-
ганом.
1 Фонд социального страхования Российской Федерации.
2 Пенсионный фонд Российской Федерации.
7.1. Платежное поручение I 231
В поле 60 «ИНН» указывается идентификационный номер налогоплатель-
щика. При отсутствии у плательщика — физического лица ИНН в эгом иоле
проставляется ноль («0»);
В соседнем поле 102 «КПП» указывается код причины постановки на учет,
присвоенный организации налоговой инспекцией по месту постановки на учет.
Если плательщик не имеет КПП (например, индивидуальный предпринима-
тель), то в этом поле проставляется ноль («0>).
В поле 61 «ИНН» получателя необходимо указывать ИНН налогового, та-
моженного или другого органа государственной власти, органа местною само-
управления, а также иного администратора доходов бюджета, осуществляющего
администрирование платежа в соответствии с законодательством Российской
Федерации.
В поле 103 «КПП» получателя — значение КПП налоговою, таможенного
или другого органа государственной власти, органа местного самоуправления, а
также иного администратора доходов бюджета, осуществляющего администри-
рование платежа в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В поле 15 «Получатель» — наименование в сокращенном виде получателя
платежа (органа Федерального казначейства, органа, осуществляющего кассо-
вое обслуживание исполнения бюджета субъекта Российской Федерации или
муниципального образования) и в скобках наименование в сокращенном виде
налогового, таможенного или друтого органа государственной власти, органа
местного самоуправления, а также иного администратора доходов бюджета,
осуществляющего администрирование плаз ежа в соответствии с законодатель-
ством Российской Федерации
Следует обратить внимание на то. что получателем платежей является орган
финансового казначейства или иной финансовый орган, исполняющий бюджет
субъекга Российской Федерации или муниципального образования, а в полях
для ИНН и КПП указываются ИНН и КПП не его, а налогового, таможенного
или иного государственного органа исполнительной власти, контролирующего
поступление платежей.
Особое внимание следует уделить заполнению полей со 104 по 110. Именно
в этих полях содержится информация, по которой можно определить, какой
платеж перечислен
Одним платежным поручением может быть перечислен только один вид
налога (сбора).
Если организация затрудняется указать конкретное значение показателя в
полях 105—110 расчетного документа, то в этих полях проставляется ноль («0»).
При наличии незаполненных полей банк не пропустит платежное поручение.
В поле 104 «Код бюджетной классификации (КБК)» указывается код в соот-
ветствии с классификацией доходов бюджетов Российской Федерации, имеет
20 знаков и может быть только один в одном расчетном документе.
Код бюджетной классификации состоит из четырех частей:
1 2 3 4
Главный админи- стратор доходов бюджета Вид доходов Подвид доходов Статья (подстатья) классификации опе- оаций сектора госу- дарственного управ- ления, относящихся к доходам бюджетов
Груп- па Под- группа Статья Подстатья Элемент
12 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
В первой части, состоящей из трех знаков, соответствующих номеру ведом-
ства, которое осуществляет контроль поступлений в бюджет, указывается код
главного администратора доходов бюджета.
232 I 7. Первичные документы по банковским операциям
Админи страторами доходов бюджетов являются'
— органы государственной власти (государственные органы);
— органы местного самоуправления;
— органы местной администрации;
— органы управления государственных внебюджетных фондов;
— Нейтральный банк Российской Федерации;
— бюджетные учреждения, осуществляющие в соответствии с законодатель-
ством Российской Федерации контроль за правильностью исчисления, полно-
той и своевременностью уплаты, начисление, учет, взыскание и принятие ре-
шений о возврате (зачете) излишне уплаченных (взысканных) платежей, пеней
и штрафов по ним, являющихся доходами бюджетов бюджетной системы Рос-
сийской Федерации
Перечень колов, присвоенных всем администраторам бюджета, также при-
веден в Указаниях. Перечислим основные:
182 — Федеральная налоговая служба;
092 — Министерство финансов Российской Федерации;
100 — Федеральное казначейство;
153 — Федеральная таможенная служба;
167 — Федеральное агентство по управлению государственным имуществом;
392 — Пенсионный фонд Российской Федерации;
393 — Фонд социального страхования Российской Федерации;
394 — Федеральный фонд обязательного медицинского страхования:
395 — Территориальные фонды обязательного медицинскою страхования;
999 — Центральный банк Российской Федерации.
Гаким образом, три первых знака КБК при заполнении платежных пору-
чений на перечисление налогов, сборов и страховых платежей в налоговые ор-
ганы всегда будут 182, при перечислении страховых взносов на обязательное
пенсионное или медицинское страхование — 392, а при перечислении страхо-
вых взносов и а обязательное социальное страхование от несчастных случаев на
производстве и профессиональных заболеваний, а также на случай временной
нетрудоспособности и в связи с материнством — 393.
Во второй чисти указывается код вида дохода.
Для него предусмотрено 10 знаков: с 4-го по 13-й разряды. Вид дохода
включает в себя:
группу — (4-й разряд кода классификации доходов бюджетов);
подгруппу — (5—6-й разряды кода классификации доходов бюджетов);
статью — (7—8-й разряды кода классификации доходов бюджетов);
подстатью — (9—11 -й разряды кода классификации доходов бюджетов);
элемент — (12--13-й разряды кода классификации доходов бюджетов).
Групп предусмотрено всего три:
1 — доходы;
2 — безвозмездные поступления;
3 — доходы от предпринимательской и иной приносящей доход деятель-
ности.
В группу «Доход ьг> (1) включаются следующие подгруппы:
1 01 — налоги на прибыль, доходы;
1 02 — страховые взносы на обязательное социальное страхование;
1 03 — налоги на товары (работы, услуги), реализуемые на территории Рос-
сийской Федерации;
1 04 — налоги на товары, ввозимые на территорию Российской Федерации;
1 05 — налоги на совокупный доход;
1 06 — налоги на имущество:
1 07 — налоги, сборы и регулярные платежи за пользование природными
ресурсами;
1 08 — государственная пошлина, сборы;
7.1. Платежное поручение I 233
1 09 — задолженность по отмененным налогам, сборам и иным обязатель-
ным платежам;
1 10 — доходы от внешнеэкономической деятельности;
1 11 — доходы от использования имущества, находящегося в государствен-
ной и муниципальной собственности;
1 12 — платежи при пользовании природными ресурсами;
1 13 — доходы от оказания платных услуг и компенсации затрат государ-
ства;
1 14 — доходы от продажи материальных и нематериальных активов;
1 15 — административные платежи и сборы;
1 16 — штрафы, санкции, возмещение ущерба;
1 17 — прочие неналоговые доходы;
1 18 — доходы бюджетов бюджетной системы Российской Федерации от
возврата остатков субсидий и субвенций прошлых лет;
1 19 — возврат остатков субсидий, субвенций и иных межбюджетных транс-
фертов, имеющих целевое назначение, прошлых лет.
В группу «Безвозмездные поступления» (2) включаются следующие под-
группы:
2 01 — безвозмездные поступления от нерезидентов;
2 02 — безвозмездные поступления от других бюджетов бюджетной системы
Российской Федерации;
2 03 — безвозмездные поступления от государственных (муниципальных)
организаций;
2 04 — безвозмездные поступления от негосударственных организаций;
2 05 — безвозмездные поступления от наднациональных организаций;
2 07 — прочие безвозмездные поступления;
2 08 — перечисления для осуществления возврата (зачета) излишне уплачен-
ных или излишне взысканных сумм налогов, сборов и иных платежей, а также
сумм процентов за несвоевременное осуществление такого возврата и процен-
тов, начисленных на излишне взысканные суммы.
В группу «Доходы от предпринимательской и иной приносящей доход дея-
тельности» (3) включаются следующие подгруппы:
3 01 — доходы от собственности по предпринимательской и иной принося-
щей доход деятельности;
3 02 — рыночные продажи товаров и услуг;
3 03 — безвозмездные поступления от предпринимательской и иной при-
носящей доход деятельности;
3 04 — целевые отчисления от государственных и муниципальных лотерей.
Дальнейшая детализация подгрупп кода вида доходов осуществляется в раз-
резе соответствующих статей и подстатей.
Подстатьи — это дальнейшее уточнение перечисляемых налогов, сборов и
страховых взносов.
Подгруппа 01
Налог на прибыль (статья 01)
Подстатья Наименование подстатьи
011 Налог на прибыль организаций, зачисляемый в федеральный бюджет
012 Налог на прибыль организации, зачисляемый в бюджеты субъектов Российской Феде- рации
020 Налог на прибыль организаций при выполнении соглашений о разделе продукции, заключенных до вступления в силу Федерального закона «0 соглашениях о разделе продукции» и не предусматривающих специальных налоговых ставок для зачисле- ния указанного налога в федеральный бюджет и бюджеты субъектов Российской Федерации
234 I 7. Первичные документы по банковским операциям
Окончание табли
Подстатья Наименование подстатьи
030 Налог на прибыль организаций с доходов иностранных организаций, не связанных < деятельностью в Российской Федерации через постоянное представительство, за ис ключением доходов, полученных в виде дивидендов и процентов по государственным г муниципальным ценным бумагам
040 Налог на прибыль организаций с доходов, полученных в виде дивидендов от российских организаций российскими организациями
050 Налог на прибыль организаций с доходов, полученных в виде дивидендов от российских организаций иностранными организациями
060 Налог на прибыль организаций с доходов, полученных в виде дивидендов от иностран- ных организаций российскими организациями
070 Налог на прибыль организаций с доходов, полученных в виде процентов по государ- ственным и муниципальным ценным бумагам
Налог на доходы физических лиц (статья 02)
010 Налог на доходы физических лиц с доходов, полученных физическими лицами, являющи- мися налоговыми резидентами Российской Федерации, в виде дивидендов от долевого участия в деятельности организаций
020 Налог на доходы физических лиц с доходов, облагаемых по налоговой ставне, установ- ленной п. 1 ст. 224 НК РФ (13% с обычных доходов)
030 Налог на доходы физических лиц с доходов, полученных физическими лицами, не явля- ющимися налоговыми резидентами Российской Федерации
040 Налог на доходы физических лиц с доходов, полученных в виде выигрышей и призов в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг, процентных доходов по вкладам в банках, в виде материальной выгоды от эконо- мии на процентах при получении заемных (кредитных) средств
050 Налог на доходы физических лиц с доходов, полученных в виде процентов по облигациям с ипотечным покрытием, эмитированным до 1 января 2007 г., а также с доходов учре- дителей доверительного управления ипотечным покрытием, полученных на основании приобретения ипотечных сертификатов участия, выданных управляющим ипотечным по- крытием до 1 января 2007 г.
060 Налог на доходы физических лиц с доходов, полученных физическими лицами, не яв- ляющимися налоговыми резидентами Российской Федерации, в отношении которых применяются налоговые ставки, установленные в Соглашениях об избежании двойного налогообложения
Подгруппа 02
Страховые взносы (статья 02)
010 Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации, зачисляемые в ПФ РФ на выплату страховой части трудовой пенсии
020 Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации, зачисляемые в ПФ РФ на выплату накопительной части трудовой пенсии
030 Страховые взносы в виде фиксированного платежа, зачисляемые в ПФ РФ на выплату страховой части трудовой пенсии
040 Страховые взносы в виде фиксированного платежа, зачисляемые в ПФ РФ на выплату накопительной части трудовой пенсии
050 Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
090 Страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной не- трудоспособности и в связи с материнством
7.1. Платежное поручение I 235
Окончание таблицы
Подстатья Наименование подстатьи
100 Страховые взносы на обязательное медицинское страхование, зачисляемые в бюджет ФФОМС*
Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в размере, определяемом исходя из стоимости страхового года, зачисляемые в ПФ РФ на выплату страховой части трудовой пенсии
110 Страховые взносы на обязательное медицинское страхование, зачисляемые в бюджеты ТФОМС**
Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в размере, определяемом исходя из стоимости страхового года, зачисляемые в ПФ РФ на выплату накопительной части трудовой пенсии
* Федеральный фонд обязательного медицинского страхования. * * Территориальные фонды обязательного медицинского страхования.
Подгруппа 03 «Налоги на товары (работы, услуги), реализуемые на территории
Российской Федерации»:
статья 01 «Налог на добавленную стоимость на товары (работы, услуги),
реализуемые на территории Российской Федерации»;
статья 02 «Акцизы по подакцизным товарам (продукции), производимым на
территории Российской Федерации».
Подгруппа 04 «Налоги на товары, ввозимые на территорию Российской Феде-
рации»:
статья 01 «Налог на добавленную стоимость на товары, ввозимые на терри-
торию Российской Федерации»;
статья 02 «Акцизы по подакцизным товарам (продукции), ввозимым на тер-
риторию Российской Федерации».
Подгруппа 05 «Налоги на совокупный доход»:
статья 01 «Единый налог, взимаемый в связи с применением упрощенной
системы налогообложения»:
• подстатья 010 «Налог, взимаемый с налогоплательщиков, выбравших в
качестве объекта налогообложения доходы»;
• подстатья 020 «Налог, взимаемый с налогоплательщиков, выбравших в каче-
стве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов»;
• подстатья 050 «Минимальный налог, зачисляемый в бюджеты государ-
ственных внебюджетных фондов»;
статья 02 «Единый налог па вмененный доход для отдельных видов деятель-
ности»;
статья 03 «Единый сельскохозяйственный налог».
Подгруппа 06 «Налоги на имущество»:
статья 01 «Налог на имущество физических лиц»;
статья 02 «Налог на имущество организаций»;
статья 04 «Транспортный налог»;
статья 05 «Налог на игорный бизнес»;
статья 06 «Земельный налог».
Код элемента доходов (12—13-й разряды) для налоговых доходов соответ-
ствует бюджету бюджетной системы Российской Федерации в зависимости от
полномочий по установлению ставок налога федеральными органами власти,
органами власти субъектов Российской Федерации, органами власти муници-
пальных образований в соответствии с законодательством Российской Федера-
ции о налогах и сборах.
Для неналоговых доходов код элемента доходов определяется в зависимости
от полномочий по установлению размеров платежей федеральными органами
власти, органами власти субъектов Российской Федерации, органами власти
236 I 7. Первичные документы по банковским операциям
муниципальных образований, органами управления государственных внебюд-
жетных фондов. Для безвозмездных поступлений код элемента доходов опреде-
ляется исходя из принадлежности трансферта его получателю.
Устанавливаются следующие коды элементов доходов:
01 — федеральный бюджет;
02 — бюджет субъекта Российской Федерации;
03 — бюджеты внутригородских муниципальных образований городов феде-
рального значения Москвы или Санкт-Петербурга;
04 — бюджет городского округа;
05 — бюджет муниципального района;
06 — Пенсионный фонд Российской Федерации;
07 — Фонд социального страхования Российской Федерации;
08 — Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
09 — территориальные фонды обязательною медицинского страхования;
10 — бюджет поселения.
В третьей части кода бюджетной классификации (разряды 14—17-й) вы-
делен код подвида доходов.
По доходам от взимания налогов, сборов, регулярных платежей за пользо-
вание недрами (ренталс), таможенных пошлин, таможенных сборов, взимания
государственной пошлины, а также доходам от поступления страховых взносов
в бюджеты государственных внебюджетных фондов первый знак кода подвида
доходов (14-й разряд) используется для раздельного учета обязательного плате-
жа, пеней и процентов, денежных взысканий (штрафов) по данному платежу.
Первый знак (14-й разряд) показывает, что конкретно перечисляется:
1 — сумма платежа (перерасчеты, недоимка и задолженность по соответ-
ствующему платежу, в том числе по отмененному);
2 — пени и проценты по соответствующему платежу;
3 — суммы денежных взысканий (штрафов) по соответствующему плагежу
согласно законодательству Российской Федерации.
В четвертой части кода бюджетной классификации (разряды 18—20-й)
применяются следующие статьи и подстатьи классификации операций сектора
государственного управления:
110 — налоговые доходы;
120 — доходы от собственности;
130 — доходы от оказания платных услуг;
140 — суммы принудительного изъятия;
150 — безвозмездные и безвозвратные поступления от бюджетов;
151 — поступления от других бюджетов бюджетной системы Российской
Федерации;
152 — поступления от наднациональных организаций и правительств ино-
странных государств;
153 — поступления от международных финансовых организаций;
160 — страховые взносы на обязательное социальное страхование;
170 — доходы от операций с активами;
180 — прочие доходы;
410 — уменьшение стоимости основных средств;
420 — уменьшение стоимости непроизводственных активов;
440 — уменьшение стоимости материальных запасов.
Приведем КБК основных налогов.
Код Налоги, сборы, страховые взносы
182 1 01 01 011 01 1000 110 Налог на прибыль организаций, зачисляемый в федеральный бюджет
182 101 01 012 02 1000 110 Налог на прибыль организаций, зачисляемый в бюджет субъекта Российской Федерации
7.1. Платежное поручение I 237
Окончание таблицы
Код Налоги, сборы, страховые взносы
182 1 01 02 021 01 1000 110 Налог на доходы физических лиц с доходов, облагаемых по ставке, установленной п. 1 ст. 224 НК РФ
392 1 02 02 010 06 1000 160 Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в Рос- сийской Федерации, зачисляемые в ПФ РФ на выплату страховой части трудовой пенсии
392 1 02 02 020 06 1000 160 Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в Рос- сийской Федерации, зачисляемые в ПФ РФ на выплату накопитель- ной части трудовой пенсии
392 1 09 10010 06 1000 160 Страховые взносы в виде фиксированного платежа, зачисляемые в ПФ РФ на выплату страховой части трудовой пенсии
392 1 09 10020 06 1000 160 Страховые взносы в виде фиксированного платежа, зачисляемые в ПФ РФ на выплату накопительной части трудовой пенсии
392 1 02 02100 06 0000 160 Страховые взносы на ОПС в размере, определяемом исходя из сто- имости страхового года, зачисляемые на выплату страховой части трудовой пенсии
392 1 02 02110 06 0000 160 Страховые взносы на ОПС в размере, определяемом исходя из сто- имости страхового года, зачисляемые на выплату накопительной части трудовой пенсии
393 1 02 02050 07 1000 160 Страховые взносы на обязательное социальное страхование от не- счастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
393 1 02 02090 07 1000 160 Страховые взносы на обязательное социальное страхование на слу- чай временной нетрудоспособности и в связи с материнством
392 1 02 02100 08 1000 160 Страховые взносы на обязательное медицинское страхование, за- числяемые в бюджет ФФОМС
392 1 02 02110 09 1000 160 Страховые взносы на обязательное медицинское страхование, за- числяемые в бюджеты ТФОМС
182 1 03 01 000 01 1000 110 Налог на добавленную стоимость на товары (работы, услуги), реали- зуемые на территории Российской Федерации
182 1 05 01 01101 1000 110 Налог, взимаемый с налогоплательщиков, выбравших в качестве объекта налогообложения доходы
182 1 05 01 021 01 1000 110 Налог, взимаемый с налогоплательщиков, выбравших в качестве объ- екта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов
182 1 05 01 050 01 1000 110 Минимальный налог, зачисляемый в бюджеты государственных вне- бюджетных фондов
182 1 05 02 010 02 1000 110 Единый налог на вмененный доход для отдельных видов деятельности
182 1 06 02 010 02 1000 110 Налог на имущество организаций по любому имуществу, за исклю- чением входящего в Единую систему газоснабжения (ЕСГС) России
182 1 06 02 020 02 1000 110 Налог на имущество организаций по имуществу, входящему в ЕСГС
В поле 105 «Код ОКАТО» указывается код муниципального образования,
па территории которого мобилизуются денежные средства от уплаты налога
(сбора), т.е. код адреса места нахождения организации (ее обособленного под-
разделения, места нахождения имущества) или места жительства физического
лица. Заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором объек-
тов административного-территориального деления.
238 I 7. Первичные документы по банковским операциям
Для Москвы перечень кодов ОКАТО приведен в письме УФНС России по
г. Москве от 22 ноября 2005 г. № 15-09/86054@ «О перечислении налогов и
сборов».
В поле 106 «Основание платежа» по одному коду бюджетной классифика-
ции Российской Федерации не может быть указано более одного показателя
основания платежа (поле имеет два знака):
Показатель Значение
ТП Платежи те кущего года
зд Добровольное погашение задолженности по истекшим налоговым периодам при от- сутствии требования об уплате налогов (сборов) от налогового органа
БФ Текущие платежи физических лиц - клиентов банка (владельцев счета), уплачиваемые со своего банковского счета
ТР Погашение задолженности по требованию об уплате налогов (сборов) от налогового органа
PC Погашение рассроченной задолженности
ОТ Погашение отсроченной задолженности
РТ Погашение реструктурируемой задолженности
ВУ Погашение отсроченной задолженности в связи с введением внешнего управления
ПР Погашение задолженности, приостановленной к взысканию
АП Погашение задолженности по акту проверки
АР Погашение задолженности по исполнительному документу.
Если в этом поле указан «0», то налоговый орган имеет право самостоя-
тельно отнести платеж к одному из перечисленных оснований, руководствуясь
законодательством о налогах и сборах.
Поле 107 «Налоговый период» используется для указания периодичности
уплаты налога (сбора) или конкретной даты уплаты налога (сбора), установлен-
ной налоговым законодательством. Заполняется в зависимости от периодич-
ности платежа и его характера. Периодичность уплаты может быть месячной,
квартальной, полугодовой или годовой. Указывается в случае самостоятельной
уплаты или доплаты налога (сбора). Если платеж осуществляется в целях по-
гашения задолженности по акту проведенной проверки или исполнительному
документу, то в показагеле налогового периода проставляется ноль («0»). При
других основаниях платежа указывается конкретная дата, которая взаимосвя-
зана с показателем основания платежа. Показатель имеет 10 знаков и формат
«ДД.ММ.ГГГГ», т.е. группы букв обозначают число, месяц, год
Знак Значение
Календарный день (ДД) МС - месячные платежи КВ - квартальные платежи ПЛ - полугодовые платежи ГД - годовые платежи
Точка «.» Точка«.»
Номер месяца (ММ) Для месячных платежей проставляется номер месяца текущего отчетного года (от 01-го до 12-го), для квартальных платежей - номер квартала (от 01-го до 04-го), для полугодовых - номер полугодия (01-м или 02-м). При уплате налога один раз в год 4-й и 5-й знаки заполняются нулями
Точка «.» Точка «.»
Год, за который произво- дится уплата налога (РГГГ) Год, за который производится уплата налога
7.1. Платежное поручение I 239
Если же действующим налоговым законодательством по годовому платежу
предусматривается более одного срока уплаты налога (сбора) и установлены
конкретные даты уплаты налога (сбора) для каждого срока, то в показателе
«Налоговый период» указываются эти даты.
Уплата налога за март 2011 г. — МС.03.2011; уплата налога за II квартал 2011 г. —
КВ.02.2011; доплата налога ИП за 2010 г., которая должна быть произведена до 15 июля
2011 г., —15.07.2011.
В поле 108 «Номер документа» указывается номер документа, на основании
которого производится платеж. Имеется в виду документ, оформленный на-
логовой инспекцией или другим фискальным органом о взыскании с налого-
плательщика денежных средств. Зависит от основания платежа. Знак «№» не
проставляется.
Поле 108 имеет два знака.
Показатель Вид документа
ТР Требование налогового органа об уплате, налогов (сборов)
PC Решение о рассрочке
от Решение об отсрочке
РТ Решение о реструктуризации
ПР Решение о приостановлении взыскания
ВУ Дело или материал, рассмотренный арбитражным судом
АП Акт проверки
АР Исполнительный документ и возбужденное на основании его исполнительное произ- водство
При самостоятельной уплате налога (основание платежа — ТП) или при
самостоятельном погашении задолженности (основание платежа — ЗД) ста-
вится «О».
Поле 109 «Дата документа» обозначает дату документа, на основании кото-
рого производится платеж. Указывается в формате «ДД.ММ.ГГГГ», состоит из
10 знаков. Также зависит от основания платежа.
Поле 110 «Тип платежа» имеет два знака.
Показатель Значение
НС Уплата налога или сбора
ПЛ Уплата платежа
гп Уплата пошлины
вз Уплата взноса
АВ Уплата аванса или предоплата
ПЕ Уплата пени
ПЦ Уплата процентов
СА Налоговые санкции, установленные Налоговым кодексом РФ
АШ Административные штрафы
ИШ Иные штрафы, установленные соответствующим законодательством или иными нор- мативными актами
240 I 7. Первичные документы по банковским операциям
Если в этом поле указан «О», то налоговый орган имеют право самостоя-
тельно отнести платеж к одному из перечисленных типов платежа (налог, пеня,
процент или штраф), руководствуясь законодательством о налогах и сборах.
Тип платежа и первый знак, указываемый в коде программы кода бюджет-
ной классификации (разряд 14-й), взаимосвязаны.
14-й разряд КБК Тип платежа
1 НС, АВ, ПЛ, ГП, ВЗ
2 ПЦ, ПЕ
3 СА, АШ, ИШ
0 Невыясненные платежи
Приведем примеры заполнения поля 110.
Вид налога Значение поля 110
Налог на прибыль За отчетный период АВ За налоговый период НС
НДС НС
НДФЛ В течение года АВ По итогам года НС
Страховые взносы во внебюджетные фоцды ВЗ
Налог на имущество За отчетный период АВ За налоговый период НС
ЕНВД За налоговый период НС
Единый налог при упрощенной системе За отчетный период АВ За налоговый период НС
В поле 24 «Назначение платежа» указывается необходимая дополнительная
информация. Например, при перечислении страховых взносов в ПФ РФ указы-
вается регистрационный номер плательщика в системе ПФ РФ, а при оформ-
лении платежных поручений по перечислению страховых взносов в ФФОМС
и ТФОМС рекомендуется указывать регистрационный номер плательщика в
ТФОМС.
Как видном, многие показатели взаимосвязаны (для удобства эту связь
представлена в виде таблицы на с. 241—242).
ЗАО «Фрегат» уплачивает текущий платеж по НДС за I кваотал 2011 г. в сумме 56 800 руб.
на основании представленной в налоговую инспекцию 19 апреля 2011 г. декларации.
КБК налога на добавленную стоимость — 182 1 03 01000 011000 110.
Зарегистрирована в ГНИ № 43 Северного административного округа. Код по ОКАТО —
45277565000.
Так как уплачивается самостоятельно рассчитанный текущий платеж, то «Основание пла-
тежа» — ТП.
Уплата налога за I квартал 2011 г., следовательно «Налоговый период» — КВ.01.2011.
Поскольку платеж текущий, «Номер документа» — 0, и «Дата документа» — дата подписания
декларации —19.04.2011.
Показатель «Тип платежа» — НС, так как уплата НДС производится по итогам истекшего
налогового периода.
Представим образец платежного поручения (см. с. 243).
Сопоставимость значений показателей полей 106—110
Основание платежа Налоговый период " ' — '« — Номер документа Дата документа Тип платежа
Поле 106 Поле 107 Поле 108 Поле 109 Поле 110
ТП Период, за который осущест- вляется уплата или доплата налога (сбора) или кон- кретная дата уплаты налога (сбора) 0 Дата декларации (расчета), представ- ленной в налоговый орган (дата под- писи декларации налогоплательщиком (уполномоченным лицом)) НС АВ вз пц гп
зд Налоговый период, за кото- рый осуществляется уплата или доплата налога (сбора) или конкретная дата уплаты налога (сбора) 0 0 НС вз ПЕ ПЦ
БФ Период, за который осущест- вляется уплата и пи доплата налога (сбора), или кон- кретная дата уплаты налога (сбора) Значение реквизита «Индекс документа*- из извещения физи- ческого лица утвержденной формы, заполненного за налого- плательщика налоговым органом, а при его отсутствии указы- вается номер иного документа, указанного в настоящем пункте, на основании которого производится заполнение расчетного документа. При уплате налоговых платежей на основании на- логовой декларации - 0 При уплате налоговых платежей на ос- новании налоговой декларации - дата ее представления в налоговый орган; при отправке налоговой декларации по почте - дата отправки почтового отправления НС пл гп вз АВ ПЕ ПЦ СА АШ иш
ТР Срок уплаты, установленный в требовании об уплате налогов (сборов) от налогового органа Номер требования об уплате налогов (сборов) от налогового органа Дата требования об уплате налогов (сборов) от налогового органа НС, ВЗ, ПЕ, ПЦ, СА, АШ, ИШ
PC Дата уплаты части рассро- ченной суммы налога в со- ответствии с установленным графиком рассрочки Номер решения о рассрочке Дата решения о рассрочке НС, ВЗ, ПЕ, ПЦ, СА, АШ. ИШ
7.1. Платежное поручение I 241
Окончание таблицы
Основание платежа Налоговый период Номер документа Дата документа Тип платежа
Поле 106 Поле 107 Поле 108 Поле 109 Поле 110
ОТ Дата завершения отсрочки Номер решения об отсрочке Дата решения об отсрочке НС, ВЗ, ПЕ, ПЦ, СА, АШ, ИШ
РТ Дата уплаты части реструк- турируемой задолженности в соответствии с графиком реструктуризации Номер решения о реструктуризации Дата решения о реструктуризации НС, ВЗ, ПЕ, ПЦ, СА, АШ, ИШ
ВУ Дата завершения внешнего управления Номер дела или материала, рассмотренного арбитражным судом Дата принятия арбитражным судом решения о введении внешнего управ- ления НС, ВЗ, ГП, ПЕ, ПЦ, СА, АШ, ИШ
ПР Дата завершения приостанов- ления взыскания Номер решения о приостановлении взыскания Дата решения о приостановлении взыскания НС, ВЗ, ПЕ, ПЦ, СА, АШ. ИШ
АП 0 Номер акта проверки Дата акта проверки НС, ВЗ, ПЕ, ПЦ, СА, АШ, ИШ
АР 0 Номер исполнительного документа и возбужденного на основа- нии его исполнительного производства Дата вынесения исполнительного документа и возбужденного на его основании исполнительного произ- водства НС, ВЗ, ГП, ПЕ, ПЦ, СА, АШ, ИШ
242 I 7. Первичные документы по банковским операциям
7.1. Платежное поручение I 243
104030601
Поступ. в банк плат. Списано со сч. плат.
Платежное поручение S 65 19.04.2011 электронно 1 01. Дата Вид платежа
Сумма | Пятьдесят шесть тысяч восемьсот рублей
прописью I
ИНН I КПП 1 7743018754 1 774301001 I Сумма 1 1 1 I 56800= 1
ЗАО «Фрегат» 1 |Сч.Р- 1 1 1 1 | 407028108002820001552 1 1 ।
Плательщик 1 1 1 1
КБ «Удачный» г. Москва 1 |БИК 1 | 044525111
Банк плательщика 1 |Сч.» 1 1 | 30101810100000000111 1
Отд. 1 Московского ГТУ Банка России г. Москва Банк получателя 1 1БИК 1 | 044533001
1 |Сч.№ 1 1 1 1
ИНН |КПП I "" 1 Сч.№ 1 | 40101810800000010041
1 7743777777 | 774302001 1 1 1 1
1 |Бид оп. 1 I 01 1 Срок гшат. |
УФК МФ РФ по г. Москве ИФНС № 43 по САО г. Москвы 1 IНаз.пл. 1 1 1 | |Очер. плат. I 4
г |Код 1 1 1 | |Рез. поло 1
Получатель 1 1 1 1 । 1 1 1
I 182 1 03 01 000 01 1000 110 1452775650001 ТП \КВ.01.201Ц О [19.04.201Ц НС
Назначение платежа Уплата НДС
Подписи
Отметки банка
н.п.
Перечисление организацией денежных средств в счет погашения штрафов по НДС на ос-
новании полученного от налогового органа требования об уплате налога № 234-56н/890 от : £
16 февраля 2011 г. Срок уплаты штрафа установлен до 25 февраля 2011г. j |
Приведем только заполнение полей 104—110.
18210301000013000110 45277565000 ТР 25.02.2011 234-56Н/890 16.02.2011 СА
Перечисление ор> анизацией денежных средств в счет погашения штрафов по акту провер-
ки ПФ РФ (акт проверки от № 1754 от 22 апреля 2011 г.).
Приведем только заполнение полей 104-110.
39211620050010000140 45277565000 АП МС.04.2010 1754 22.04.2011 ИШ
244 I 7 Первичные документы по банковским операциям
Уплата налогов физическими лицами и индивидуальными предпринимателям!
Физические лица также являются плательщиками ряда налогов, В частност
физические лица должны уплачивать самостоятельно:
1) транспортный налог — при наличии транспортного средства;
2) земельный налог — при условии обладания земельными участками н
праве собственности, праве постоянного (бессрочного) пользования или прав
пожизненного наследуемого владения;
3) государегвенную пошлину — если они обращаются за совершением юри
дически значимых действий или выступают ответчиками в судах общей юрис
дикции, арбитражных судах или по делам, рассматриваемым мировыми судья
ми, и если при этом решение суда принято не в их пользу и истец освобожде]
от уплаты государственной пошлины в соответствии с НК РФ;
4) налог на имущество физических лиц;
5) налог на доходы физических лиц (исчисление и уплата НДФЛ в отноше
нии всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговьп
агент, производится налоговым агентом, но в ряде случаев, предусмотренные
гл. 23 НК РФ, налогоплательщик выполняет эти операции самостоятельно):
6) в ряде других случаев.
Налогоплательщики — физические лица уплачивают налоги без открытш
расчетного счета в банке. Для этого предусмотрены специальные формы пла
тежных документов (извещений).
Налогоплательщики — индивидуальные предприниматели, а также иные
физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность и н<
имеющие расчетного счета в банке, также могут уплачивать налоги, используй
эти формы платежных документов.
Совместным письмом от 10 сентября 2001 г. МНС России № ФС-8-10/119S
и Сбербанк России № 04-5198 утверждены бланки платежных документов: фор-
ма № ПД (налог) и форма № ПД-4сб (налог). Совместным письмом от 20 ма?
2010 г. ФНС России № КЕ-37-1/1960@ и Сбербанка России № 10-1959 в формь1
бланков были внесены изменения. Новые бланки платежных документов формы
№ ПД (налог) и № ПД-4сб (налог) введены в действие с 1 июня 2010 г.
При помощи этих форм перечисляются также пени и штрафы в бюджетную
систему Российской Федерации.
Уплату7 налогов (сборов), пеней и штрафов налогоплательщиками — физиче-
скими лицами в бюджетную систему Российской Федерации рекомендуется осу-
ществлять платежными документами формы № ПД (налог). Форма № ПД-4сб
(налог) используется в случае, если бланк формы № ПД (налог), предъявленный
налогоплательщиком, не может быть принят структурным подразделением Сбер-
банка России по причине несоответствия его размеров рабочему полю печата-
ющего устройства. Он заполняется на основании бланка формы № ПД (налог).
Для плательщика уплата по формам № ПД (налог) или № ПД-4сб (налог)
является равноценной.
В ряде случаев налоговые органы сами присылают налогоплательщикам — фи-
зическим лицам уже заполненные бланки платежных документов формы № ПД
(налог) вместе с уведомлением об уплате налога согласно ст. 52 НК РФ или вместе
с требованием об уплате налога (сбора) согласно ст. 69 НК РФ. Например, вла-
дельцы приватизированных квартир ежегодно получают такие письма.
Сформированные в налоговом органе платежные документы должны иметь
индивидуальный номер, который проставляется в реквизите «Индекс докумен-
та», и быть зарегистрированы в налоговом органе в специальном журнале (ре-
естре). В этом случае налогоплательщику остается заполнить только реквизиты
«Плательщик (подпись)» и «Дата».
Признаком того, что платежный документ формы № ПД (налог) заполнялся
налоговым органом, является то, что в нем указан соответствующий помер в
реквизите «Индекс документа».
7.1. Платежное поручение I 245
В поле «Штрих-код» налоговыми органами могут наноситься разновидно-
сти двухмерных и линейных штрих-кодов. В случае особенностей, вызванных
программно-техническими средствами, штрих-код может наноситься в другом
доступном для считывания месте при условии сохранения общих размеров и
реквизитов платежного документа. Заполняется только в форме № ПД (налог).
В платежном документе формы № ПД (налог) указываются следующие по-
казатели.
Поле Значение
ФИО Указывается ФИО плательщика: для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество и з скоб-
ках сокращенное наименование категории физического лица — МП; для частных нотариусов - фамилия, имя, отчество и в скобках - нотариус; для адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты, - фамилия, имя, отчество и в скобках - адвокат; для глав крестьянских (фермерских) хозяйств - фамилия, имя, отчество и в скобках - КФХ; для иных физических лиц - фамилия, имя, отчество физического лица
ИНН (60) платель- щика Значение идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) в соответ- ствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. При отсутствии у налогоплательщика - физического лица ИНН в поле «ИНН* плательщика проставляются нули («0»)
ИНН (61) получателя Значение ИНН налогового органа, осуществляющего администрирование пла- тежа в соответствии с законодательством Российской Федерации
КПП (103) полу- чателя Значение КПП налогового органа, осуществляющего администрирование пла- тежа в соответствии с законодательством Российской Федерации
Получатель Наименование получателя платежа и в скобках наименование налогового органа, осуществляющего администрирование платежа в соответствии с за- конодательством Российской Федерации
КБК (104) Показатель кода бюджетной классификации (КБК) в соответствии с класси- фикацией доходов бюджетов Российской Федерации
ОКАТО (105) Значение кода ОКАТО муниципального образования в соответствии с Обще- российским классификатором объектов административно-территориального деления в зависимости от порядка уплаты платежа, установленного нало- говым и бюджетным законодательством. При уплате платежа на основании налоговой декларации (расчета) указывается код ОКАТО в соответствии с данной налоговой декларацией (расчетом)
106 Показатель основания платежа. Заполняется только в форме № ПД (налог)
107 Показатель налогового периода. Заполняется только в форме № ПД (налог)
110 Показатель типа платежа Заполняется только в форме № ПД (налог)
Статус (101) 02 - налоговый агент 09 - индивидуальный предприниматель 10 - нотариус, занимающийся частной практикой 11 - адвокат 12 - глава крестьянского (фермерского) хозяйства 13 - иное физическое лицо 14 - физическое лицо - плательщик отмененного единого социального на- лога и страховых взносов, производящий выплаты физическим лицам
В поле 106 проставляется показатель основания платежа, который имеет два
знака и может принимать следующие значения.
246 I 7. Первичные документы по банковским операциям
Показатель Значение
ТП Платежи текущего года
зд Добровольное погашение задолженности по истекшим налоговым периодам при отсут- ствии требования об уплате налогов (сборов) от налогового органа
ТР Погашение задолженности по требованию об уплате налогов (сборов) от налогового органа
PC Погашение рассроченной задолженности
от Погашение отсроченной задолженности
АП Погашение задолженности по акту проверки
АР Погашение задолженности по исполнительному документу
В поле 107 проставляется показатель налогового периода, который имеет
10 знаков, восемь из которых имеют смысловое значение, а два являются раз-
делительными знаками и заполняются точками («.»).
Этот показатель используется для указания периодичности уплаты налога
(сбора) или конкретной даты уплаты налога (сбора), установленной законода-
тельством о налогах и сборах, в формате трех групп цифр, разделенных точкой.
Знак Значение
Календарный день (ДД) МС - месячные платежи КВ — квартальные платежи ПЛ - полугодовые платежи ГД - годовые платежи
Точка«.» Точка«.»
Номер месяца (ММ) Для месячных платежей проставляется номер месяца текущего отчетного года (от 01-го до 12-го), для квартальных платежей - номер квартала (от 01-го до 04-го), для полугодовых - номер полугодия (01-е или 02-е). При уплате налога один раз в год 4-й и 5-й знаки заполняются нулями
Точка«.» Точка«.»
Год. за который произво- дится уплата налога Год, за который производится уплата налога
При уплате налога один раз в год 4-й и 5-й знаки показателя налогового
периода заполняются нулями. Если же законодательством о налогах и сборах по
годовому платежу предусматривается более одного срока уплаты налога (сбора)
и установлены конкретные даты уплаты налога (сбора) для каждого срока, то в
показателе налогового периода указываются эти даты.
В поле ПО проставляется показатель типа платежа, который имеет два знака
и может принимать следующие значения: «ПЕ» — уплата пени; «ПЦ» — упла-
та процентов. При уплате налога, сбора, платежа, пошлины, взноса, аванса
(предоплаты), налоговых санкций, установленных НК РФ, административных
штрафов, иных штрафов, установленных соответствующими законодательными
или иными нормативными актами, в поле 110 указывается значение ноль («0»).
Поле «Индекс документа» имеет 13 знаков и является атрибутом для обеспе-
чения идентификации плательщика — физического лица и формируется следу-
ющим образом: первые четыре знака — код налогового органа, пятый и шестой
знаки — текущий год, следующие шесть знаков — помер формы № ПД (налог)
в налоговом органе в текущем году и последний знак — контрольное число.
В поле «Штрих-код» налоговым органом наносится разновидность двухмер-
ного штрих-кода Aztec CODE, содержащего в себе всю информацию, позволя-
ющую идентифицировать плательщика и назначение платежа.
Пример заполнения платежного документа приведен на с. 247.
7.2. Платежное требование I 247
Форма № ПД (налог)
Платежный документ (извещение) физического лица на уплату налогов, сборов
и иных платежей в бюджетную систему Российской Федерации
Извещение Отметки банка Индекс документа (101) 09 Форма № ИД (налог)
ФИО Иванов Иван Иванович (ИП) Адрес 125212 г. Москва, Ленинградское шоссе, д. 25, к. 2, кв. 120
ИНН 774300102943 Сумма 13749-
Банк получателя Отд 1 Московского ГТУ Банка России г. Москвы БИК 044583001
Сч.№
Получатель УФК МФ РФ по г. Москве (для ИФНС РФ № 43 по С АО г. Москвы) Сч. № 40101810800000010041
ИНН 7743777777
КПП 774301001
КБК 182 1 05 01010 01 1000 ПО ОКАТО
Штрих-код (107) КВ.03.2011
(106) ТП (ПО) 0
Дата 18.10.2011 Подпись Иванов
Квитанция Отметки банка Индекс документа (101)09 Форма № ИД (налог)
ФИО Иванов Иван Иванович (ИП) Адрес 125212 г. Москва, Ленинградское шоссе, д. 25, к. 2, кв. 120
ИНН 774300102943 Сумма 13 749 =
Банк получателя Отд. 1 Московского ГТУ Банка России г. Москвы БИК 044583001
Сч. №
Получатель УФК МФ РФ по г. Москве (для ИФНС РФ№ 43 по САО г. Москвы) Сч. № 40101810800000010041
ИНН 7743777777
КПП 774301001
КБК 182 1 05 01010 011000 НО ОКАТО
Штрих-код (\ОТ)КВ.03.2011
(106) ТП (106) ТП
Дата 18.10.2011 Подпись Иванов
7.2. Платежное требование
Безналичные расчеты организации могут также осуществлять с помощью
платежных требований в случае, когда инициатива в расчетах принадлежит по-
ставщику.
Платежное требование является расчетным документом, содержащим тре-
бование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику
(плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк.
Платежное требование составляется на бланке формы 0401061, утвержден-
ной Положением Банка России от 12 апреля 2001 г. № 2-П «О безналичных
расчетах в Российской Федерации».
Как правило, платежное требование составляется в четырех экземплярах (по
одному для плательщика и получателя и по одному для каждого банка).
В поле 3 указывается номер платежного требования.
В поле 4 — число, месяц и год его выписки в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
248 I 7. Первичные документы по банковским операциям
В поле 5 указывается вид платежа. В платежных требованиях, представля-
емых в учреждения Банка России для осуществления платежа почтовым или
телеграфным способом, проставляется соответственно «почтой» или «телегра-
фом». В платежных требованиях, представляемых для осуществления электрон-
ных расчетов, в этом поле проставляется «электронно» согласно нормативным
актам Банка России, регламентирующим электронные расчеты. В других случа-
ях поле нс заполняется.
В поле 35 «Условие оплаты» указывается «без акцепта» или «с акцептом».
Расчеты посредством платежных требований могут осуществляться с предвари-
тельным акцептом и без акцепта плательщика.
Акцепт — согласие плательщика на оплату расчетных товарных документов
или непосредственно товаров, работ, услуг.
Без акцепта плательщика расчеты платежными требованиями осуществля-
ются в случаях:
1) установленных законодательством;
2) предусмотренных сторонами по основному договору при условии предостав-
ления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств
со счета плательщика без его распоряжения. При списании средств без акцепта
плательщика делается ссылка на номер, дату принятия и статью закона или номер,
дату и пункт договора, предусматривающего право безакцептного списания.
Безакцентное списание денежных средств со счета в случаях, предусмотрен-
ных основным договором, осуществляется банком при наличии в договоре на
банковское обслуживание условия о безакцептном списании денежных средств
либо на основании дополнительного соглашения к договору банковского обслу-
живания, содержащего соответствующее условие. Плательщик обязан предста-
вить в обслуживающий банк сведения о кредиторе (получателе средств), который
имеет право выставлять платежные требования на списание денежных средств в
безакцептном порядке, наименовании товаров, работ или услуг, за которые будут
производиться платежи, а также об основном договоре (дата, номер и соответ-
ствующий пункт, предусматривающий право безакцептного списания).
Отсутствие условия о безакцептном списании денежных средств в договоре
банковского счета либо дополнительного соглашения к договору банковского
счета, а также отсутствие сведений о кредиторе (получателе средств) и иных вы-
шеуказанных сведений являются основанием для отказа банком в оплате пла-
тежного требования без акцепта. Данное платежное требование оплачивается в
порядке предварительного акцепта со сроком для акцепта пять рабочих дней.
В поле 36 «Срок для акцепта» проставляется количество дней для акцепта,
установленного договором. Если в платежном требовании, подлежащем акцеп-
ту плательщиком, срок для акцепта не указан, то сроком для акцепта следует
считать пять рабочих дней.
Поле 6 «Сумма прописью» указывается с начала строки с заглавной буквы
сумма платежа прописью в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не
сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «ко-
пеек») также не сокращается. Если сумма платежа прописью выражена в целых
рублях, то копейки можно не указывать, при этом в поле «Сумма» указываются
сумма платежа и ставится знак равенства «=».
В поле 7 «Сумма» указывается сумма платежа цифрами, рубли отделяются от
копеек знаком тире «—». Если сумма платежа цифрами выражена в целых рублях,
то можно копейки не указывать, а ставить сумму платежа и знак равенства «=»,
при этом в поле «Сумма прописью» указывается сумма платежа в целых рублях.
В поле 8 «ИНН Плательщик» указываются идентификационный номер на-
логоплательщика и название организации-плательщика по уставу с указанием
его организационно-правовой формы (можно применять установленные сокра-
щения: «ЗАО», «ООО»).
В поле 9 «Сч. №» ставится номер расчетного счета плательщика.
7.2. Платежное требование I 249
В поле 10 «Банк плательщика» указывается полное наименование банка ор-
ганизации-плателыника с указанием города его нахождения.
В поле 11 «БИК» — банковский идентификационный код (БИК) банка пла-
тельщика в соответствии со Справочником БИК РФ.
В поле 12 «Сч. №» — номер корреспондентского счета банка плательщика,
открытый кредитной организации в учреждении Банка России.
В поле 13 «Банк получателя» — полное наименование банка организации-
получателя с указанием города его нахождения.
В поле 14 «БИК» — банковский идентификационный код (БИК) банка по-
лучателя в соответствии со Справочником БИК РФ.
В поле 15 «Сч. №» — номер корреспондентского счета банка получателя,
открытый кредитной организации в учреждении Банка России.
В поле 16 «ИНН Получатель» — идентификационный номер получателя
(ИНН) и название организации-получателя по уставу с указанием его орга-
низационно-правовой формы (можно применять установленные сокращения:
«ЗАО», «ООО»).
В поле 17 «Сч. №» — номер расчетного счета получателя.
В поле 18 «Вид оп.» — вид операции — проставляется шифр (02) — это бан-
ковский шифр оплаты платежным требованием
-В поле 20 «Паз. пл.» — кодовое назначение платежа. Не заполняется до ука-
заний Банка России.
В поле 21 «Очер, плат.» — очередность платежа в соответствии с действую-
щим законодательством РФ и нормативными актами Банка России.
Поле 22 «Код» не заполняется до указаний Банка России.
Поле 23 «Рез. поле» яв,гяется резервным полем.
В поле 24 «Назначение платежа» указываются наименования товаров, вы-
полненных работ, оказанных услуг, номер и дата договора, номер, дата и сум-
ма согласно товарным документам, способ отправления, дата отгрузки, номера
транспортных документов, грузоотправитель и место отправления, грузополу-
чатель и место назначения, НДС (выделяется отдельной строкой или делается
ссылка на то, что налог не уплачивается).
В поле 37 «Дата отсылки (вручения) плательщику предусмотренных догово-
ром документов» проставляется дата отсылки (вручения) плательщику преду-
смотренных договором документов в случае, если эти документы были отосла-
ны (вручены) получателем средств плательщику.
В поле 46 «М.П.» предусмотрено место для печати получателя (взыскателя)
денежных средств.
В поле 47 «Подписи» проставляются первая и вторая подписи получателя
(взыскателя) денежных средств.
Остальные поля заполняют работники банка.
Поле Наименование Значение
62 Поступ. в банк плат. Указывается дата сдачи в банк платежного требования
72 Оконч. срока ак- цепта Указывается дата, по наступлении которой истекает срок акцепта пла- тежного требования Учитываются только рабочие дни. День поступле- ния в банк платежного требования не учитывается. Если требование без акцепта, то не заполняется
71 Списано со сч. плат Указывается дата списания со счета клиента денег по данному платеж- ному требованию
48 Отметки банка получателя Отметки банка получателя
250 I 7. Первичные документы по банковским операциям
Окончание таблицы
Поле Наименование Значение
45 Отметки банка плательщика Отметки банка плательщика. Проставляются штамп (штампы) кредит- ной организации, филиала кредитной организации или учреждения Банка России, дата и подпись ответственного исполните;я при полной оплате платежного требования
63 Дата помещения в картотеку Указывается дата, по правилам, установленным для поля «Дата», по- мещения платежного требования в картотеку не оплаченных в срок расчетных документов
64 № ч Плат Номер частичного платежа. Проставляется порядковый номер частич- ного платежа, если по платежному требезанию производилась частич- ная оплата
65 № плат, ордера Номер платежного ордера. Заполняется, если по платежному требова- нию производилась частичная оплата
66 Дата плат, ордера Дата платежного ордера (в формате ДД.ММ.ПТГ) Заполняется, если по платежному требованию производилась частичная оплата
67 Сумма частичного платежа Указывается сумма частичного платежа цифрами по правилам, уста- новленным для поля «Сумма», если по платежному требованию произ- водилась частичная оплата
68 Сумма остатка платежа Указывается сумма остатка платежа цифрами по платежному требо- ванию по правилам, установленным для поля «Сумма», если по пла- тежному требованию производилась частичная оплата. При последнем частичном платеже проставляется «0-00»
69 Подпись Проставляется подпись ответственного исполнителя кредитной органи- зации, филиала кредитной организации или учреждения Банка России, которым производилась запись о частичном платеже
Пример бланка платежного требования и образец его заполнения приведе-
ны на с. 251-252.
7.3. Выписка банка
За каждый операционный день, в котором банком были произведены опе-
рации со счетом клиента, банк вьи 1ает выписку с расчетного счета. Выписка с
расчетного счета организации является банковским документом, дающим бух-
галтеру достоверную информацию о состоянии счета и движении средств на ее
расчетном счете.
Выписка банка — это второй экземпляр лицевого счета организации, откры-
того для нее банком.
Выписки из различных банков могут немного отличаться по форме испол-
нения из-за различной обслуживающей техники.
Рассмогрим оформление выписки банка
ЗАО "Фрегат» 3 сентября 2011 г. совершило следующие операции по своему расчетному
счету:
— перечислено по платежному поручению № 82 за выполненные работы подрядчику
25 055 руб.;
— получено от покупателя за отгруженную продукцию по платежному поручению № 45
61200 руб.;
— получено с расчетного счета по чеку № 071550 на командировочные расходы
32 480 руб.;
— списано с расчетного счета по платежному требованию поставщика № 6
48 150 руб 48 коп.
Образец заполнения выписки за 3 сентября 2011 г. приведен на с. 253.
7.3. Выписка банка I 251
(62) (72) (71) _£2J_ ]040г061|
Поступ. в банк плат. Оконч. срока Списано со
(1) / t Платежное требование акцепта » (3) сч. плат. (4) (5)
Дата Вид платежа
Условие оплаты 1 '35) 1 1 |Срок для |(36) акцепта | 1 1
Сумма 1 i (6)
прописью 1 1
ИНН (8) Пла тельщик 1 Гумма 1 1 (7) 1
J |Сч. 1 № 1 - .... — 1 (9? 1
(10) .... ..... 1 | БИК 1 1 (11)
_ 1
1 |Сч. 1 1 (12)
Банк плательщика 1 1
(13) 1 I БИК 1 1 (14)
1 |Сч. В> 1 (15)
Банк получателя 1 1
ИНН (16) 1 |Сч. 1 № 1 1 (17) 1
1 Вид ог.. 1 I(18) |Очер. плат.|(21) - । 1
1 1 Наз. . пл ! 1 1 1 (20) I 1 1 1
Получатель 1 1 Код 1 1 1 i(22) | Рез. поле |(23}
Назначение платежа (24)
Ла'7’а отсылки (вручения) плательщику предусмотренных догозером документов (37)
146) М.П. Подписи Отметки банка получателя (48) (4")
N ч. пла т. 1 N плат. | ордера 1 1 1 Дата | плат. | ордера 1 Сумма частич- ного платежа Сумма остатка платежа | Подпись 1 1 1 Дата помещения в картотеку (63)
(64) 1 1 (65) 1 1 1 1 (66) 1 1 (67) (68) । 1 1 1 (69) Отметки банка платепыгика (45)
252 I 7. Первичные документы по банковским операциям
(04010611
Поступ. в банк плат. Оконч. срока Списано со
акцепта сч. плат.
Платежное требование № 4 16.68.2011 Дата электронно
Вид платежа
Условие | оплаты I С акцептом 1 |Срок для| | 1 акцепта 1 5 I 1 1 1
1 Суьсма |
прописью | Восемьдесят четыре 1 тысячи шестьсот двадцать четыре рубля 96 копеек
ИНН 7743018754 ЗАО «Фрегат» |Сумма | 1 1 1 1 84624-96
1 1
Плательщик |Сч. 1 № | 407028108002820001552
КБ «Удачный» г. Москва |БИК 044525111
Банк плательщика |Сч. К' 1 30101810100000000111
Московский ф-л АБ «Россия» г. . 1 Москва |БИК 044525112
Банк получателя [Сч. № 1 30101810500000000112
ИНН 7713203918 1 1Сч. 1 № 1 40702810300100000060
ООО «Машснаб» 1 (Вид 1 оп. I 02 I Очер. | 6 | —плат. — |
| Наз пл. | 1 Рез. поле I
Получатель 1 1 1 Код 1 1 1 1 1 1 1
Назначение платежа За отгруженный товар по договору № 4/02/2011
от 04.08.2011. В том числе НДС - 12 908,89 руб.
Дата отсылки (вручения) плательщику предусмотренных договором документов
10.08.2011____________________________________________________________
Подписи Отметки банка получателя
М.П.
N 4.|N плат.[Дата [Сумма |Сумма |Под- Дата помещения в
плат.[ордера [плат. [частичного [остатка [пись картотеку
I |ордера |плат&жа |платежа t lit ii
ll i l I III II Отметки банка
III [ | плательщика III II III II III II III II III II III 11 III II III II 1 1 I II
Сбербанк России
Выписка из лицевого счета
за 3 сентября 2011 г.
Счет 40802810038300100567
ЗАО «Фрегат» Дата последнего движения ло счету 01.09.2011
Входящий остаток: пассив 75986.59(0)
Дата проводки ВО Ном. док. банка Ном. док. клиента БИК банка корр. Корр.счет Счет плательщика Счет получателя Дебет Кредит
03.09.2011 01 82 044599743 30101810200000000743 40702810700070025849 25055.00
03.09.2011 01 763-1 45 044525593 30101810200000000593 40702810300000013796 61200.00
03.09.2011 03 071550 32480.00
03.09.2011 02 7635 6 044525112 30101810100000000774 40702810300100000060 48150.48
Документов: з 1
Итого обороты: 105 685,48 61 200,00
Исходящий остаток: пассив 31 501,11 (П)
7.3. Выписка банка I 253
254 I 7. Первичные документы по банковским операциям
«Дата проводки» — указывается дата, когда произведена операция на рас-
четном счете клиента.
«ВО» — вид финансовой операции:
01 — платежное поручение;
02 — платежное требование;
03 — денежный чек (получение наличных с расчетного счета);
04 — чек расчетный;
06 — инкассовое поручение;
08 — аккредитив;
16 — платежный ордер;
«Ном. док. банка» — входящий номер документа, поступившего в уполномо-
ченный банк из другого банка.
«Ном. док. клиента» — номер платежного документа.
«БИК банка корр.» — БИК банка получателя (отправителя), т.е. корреспон-
дента.
«Корр, счет» — корреспондентский счет его банка.
«Счет плательщика» — расчетный счет плательщика.
«Счет получателя» — расчетный счет получателя.
«Дебет» — расходные операции клиента.
«Кредит» — приходные операции- клиента.
Банк хранит денежные средства организации, поэтому считает себя долж-
ником клиента, т.е. имеет кредиторскую задолженность перед владельцем счета.
В связи с этим лицевой счет каждого владельца для банка является пассивным,
а поэтому остатки средств на расчетном счете на определенную дату, зачисле-
ние средств на расчетный счет владельца банк отражает по кредиту расчетного
счета в выписке банка. Все суммы списаний, т.е. уменьшение своего долга
перед владельцем счета, банк отражает в выписке по дебету лицевого (расчет-
ного) счета.
Для организаций — наоборот.
Проверку и обработку выписок бухгалтер обязан произвести в день их полу-
чения. Обработка выписок заключается в следующем:
1) бухгалтер подбирает все оправдательные документы, приложенные к вы-
писке банка: сначала по зачислению, потом по списанию;
2) тщательно сверяет все имеющиеся записи в выписке с приложенными
первичными документами, что позволяет установит наличие излишне начис-
ленных сумм или незачисление сумм. Обнаружив расхождения, немедленно со-
общает об этом банку;
3) на полях проверенной выписки справа от соответствующих сумм про-
ставляет коды бухгалтерских счетов.
7.4. Банковская карточка
Для того чтобы организация могла начать осуществлять безналичные опера-
ции, необходимо открыть расчетный счет в банке. Порядок открытия банковских
счетов установлен Инструкцией Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И «Об
открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».
Основанием для открытия любого банковского счета, счета по вкладу (депо-
зиту) является заключение договора банковского счета, договора банковского
вклада (депозита) и представление всех документов, определенных законода-
тельством Российской Федерации. Для заключения договора потенциальный
клиент должен представить в банк соответствующие документы.
Для открытия расчетного счета юридическому лицу-резиденту в банк пред-
ставляются:
— свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
7.4. Банковская карточка I 255
— учредительные документы юридического лица;
— лицензии (разрешения), выданные юридическому лицу в установленном
законодательством Российской Федерации порядке на право осуществления
деятельности, подлежащей лицензированию, в случае, если данные лицензии
(разрешения) имеют непосредственное отношение к правоспособности клиента
заключать договор банковского счета соответствующего вида;
— карточка;
— документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке,
на распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счете,
а в случае, когда договором предусмотрено удостоверение прав распоряжения
денежными средствами, находящимися на счете, с использованием аналога
собственноручной подписи, — документы, подтверждающие полномочия лиц,
наделенных правом использовать аналог собственноручной подписи;
— документы, подтверждающие полномочия единоличного исполнительно-
го органа юридического лица;
— свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
Для открытия расчетного счета обособленному подразделению юридическо-
го лица — резидента (филиалу, представительству) в банк кроме документов,
предусмотренных для представления юридическим лицом — резидентом, пред-
ставляются:
— положение об обособленном подразделении юридического лица;
— документы, подтверждающие полномочия руководителя обособленного
подразделения юридического лица;
— документ, подтверждающий постановку на учет юридического лица в на-
логовом органе по месту нахождения его обособленного подразделения.
Для открытия расчетного счета юридическому лицу — нерезиденту в банк
представляются:
— лицензии (разрешения), выданные юридическому лицу в установленном
законодательством Российской Федерации порядке на право осуществления
деятельности, подлежащей лицензированию, в случае, если данные лицензии
(разрешения) имеют непосредственное отношение к правоспособности клиента
заключать договор банковского счета соответствующего вида;
— документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке,
на распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счете,
а в случае, когда договором предусмотрено удостоверение прав распоряжения
денежными средствами, находящимися на счете, с использованием аналога
собственноручной подписи, — документы, подтверждающие полномочия лиц,
наделенных правом использовать аналог собственноручной подписи;
— документы, подтверждающие полномочия единоличного исполнительно-
го органа юридического лица;
— свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
— документы, подтверждающие правовой статус юридического лица — не-
резидента по законодательству страны, на территории которой создано это
юридическое лицо, в частности документы, подтверждающие государственную
регистрацию юридического лица — нерезидента;
— карточка.
Для открытия корреспондентского счета нерезиденту банк вправе принять
вместо карточки альбом образцов подписей лиц, уполномоченных распоря-
жаться корреспондентским счетом.
Для открытия расчетного счета обособленному подразделению юридического
лица — нерезидента в банк кроме документов, предусмотренных для представ-
ления юридическим лицом — нерезидентом, представляются:
— положение об обособленном подразделении юридического лица;
— документы, подтверждающие полномочия руководителя обособленного
подразделения юридического лица.
256 I 7. Первичные документы по банковским операциям
В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации,
представляются также документы, свидетельствующие о внесении записи в
Сводный государственный реестр аккредитованных на территории Российской
Федерации представительств иностранных компаний или Государственный ре-
естр филиалов иностранных юридических лиц, аккредитованных на территории
Российской Федерации.
Для открытия расчетного счета индивидуальному предпринимателю или фи-
зическому лицу, занимающемуся в установленном законодательством Российской
Федерации порядке частной практикой, в банк представляются:
— документ, удостоверяющий личность физического лица;
— карточка;
— документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке,
на распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счете
(если такие полномочия передаются третьим лицам), а если договором преду-
смотрено удостоверение прав распоряжения денежными средствами, находя-
щимися на счете, третьими лицами с использованием аналога собственноруч-
ной подписи, — документы, подтверждающие полномочия лиц, наделенных
правом использовать аналог собственноручной подписи;
— свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
— свидетельство о государственной регистрации в качестве индивидуально-
го предпринимателя;
— лицензии (патенты), выданные индивидуальному предпринимателю или
лицу, занимающемуся частной практикой, в установленном законодательством
Российской Федерации порядке, на право осуществления деятельности, под-
лежащей лицензированию (регулированию путем выдачи патента).
Нотариус представляет документ, подтверждающий наделение его полно-
мочиями (назначение на должность), выдаваемый органами юстиции субъектов
Российской Федерации, в соответствии с законодательством Российской Фе-
дерации.
Адвокат представляет документ, удостоверяющий регистрацию адвоката в
реестре адвокатов.
Для открытия бюджетного счета юридическому лицу в банк представляются:
— свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
— учредительные документы юридического лица;
— карточка;
— документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке, на
распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счете, а
если договором предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными
средствами, находящимися на счете, с использованием аналога собственноруч-
ной подписи, — документы, подтверждающие полномочия лиц, наделенных
правом использовать аналог собственноручной подписи;
— документы, подтверждающие полномочия единоличного исполнительно-
го органа юридического лица;
— свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
— документ, подтверждающий право юридического лица на обслуживание
в банке.
В случае представления копий документов вместо оригиналов копии следу-
ет заверить у нотариуса. Внутренние документы (копии приказов о назначении,
протоколов об избрании и т.п.) следует заверить печатью организации и подпи-
сью руководителя. Одновременно с копиями документов следует представить и
их оригиналы для их сличения. Документы, которые оформлены на нескольких
страницах, следует прошить.
После представления клиентом всех необходимых документов банк прово-
дит идентификацию клиента в соответствии с законодательством Российской
Федерации, после чего открытие банковского счета, счета по вкладу (депозиту)
7.А. Банковская карточка i 257
завершается. Счет считается открытым с момента внесения записи об его от-
крытии в книгу регистрации открытых счетов.
Обязательным документом для всех клиентов банка является карточка с
образцами подписей и оттиска печати. Карточка оформляется на бланке формы
№ 0401026 по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой доку-
ментации ОК 011-93).
Бланки карточек могут изготавливаться самостоятельно как банком, так и
клиентом. Но они должны строго соответствовать утвержденной форме. Разре-
шено только изменить количество строк в полях «Владелец счета», «Фамилия,
имя, отчество» и «Образец подписи» в зависимости от количества лиц, имею-
щих право первой и второй подписи.
Любое количество строк может быть также в поле «№ банковского счета».
Но это разрешено, если только один операционный работник банка обслужи-
вает несколько счетов клиента и при условии совпадения перечня лиц, наде-
ленных правом подписи.
Карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычисли-
тельной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами)
черного, синего или фиолетового цветов.
Подписи на карточке должны быть сделаны собственноручно. Применение
факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается.
Количество карточек, представляемых в банк различно. Некоторые банки
просят представить один экземпляр карточки, а затем сами делают необходи-
мое количество копий. Изготовленные на бумажном носителе копии карточки
должны быть заверены подписью главного бухгалтера банка (его заместите-
ля) либо сотрудника банка, уполномоченного распорядительным актом банка
оформлять карточку. Другие требуют от клиента представить необходимое ко-
личество оригиналов карточек.
Поля карточки заполняются в следующем порядке.
Поля Юридическое лицо Индивидуальный пред- приниматель Физическое лицо, занимающееся в установлен- ном законодательством по- рядке частной практикой
Лицевая сторона карточки
Владелец счета Полное наименование в соответствии со своими учредительными докумен- тами. Для обособленного подразделения (ОП) - полное наименование юридического лица в соответствии с его учре- дительными документами и после запятой - полное наименование ОП в соот- ветствии с утвержденным юридическим лицом по- ложением об ОП Полностью свои фами- лию, имя, отчество, дату рождения, реквизиты до- кумента, удостоверяюще- го личность, а также ука- зывает: «индивидуальный предприниматель» Полностью свои фамилию, имя, отчество (при наличии), дату рождения, реквизиты докумен- та, удостоверяющего личность, а также указывает вид деятель- ности (например, адвокат, нотариус)
Место нахож- дения (место жительства) Юридическое лицо ука- зывает адрес постоянно действующего исполни- тельного органа, место нахождения филиала, представительства Адрес фактического места жительства (пребывания) Место осуществления своей деятельности либо адрес фак- тического места жительства (пребывания)
Тел. № Указывается номер контактного телефона. Допускается указание нескольких номеров. При необходимости указывается телефонный код города (например, в Москве (499) или (495))
9-11562
258 I 7 Первичные документы по банковским операциям
Окончание таблицы
Поля Юридическое лицо Индивидуальный пред- приниматель Физическое лицо, занимающеюся в установлен- ном законодательством по- рядке частной практикой
Банк Полное наименование кредитной организации (филиала) или подразделения расчет- ной сети Банка России, в котором открывается банковский счет
Отметка банка После присвоения счету соответствующего номера главным бухгалтером или его заме- стителем, либо другим лицом, которому право внесения записи об открытии клиенту счета в книге регистрации открытых счетов предоставлено распорядительным доку ментом банка, проставляется собственноручная подпись и дата (цифрами), начиная с которой используе’ся карточка
Прочие от- метки Банком могут указываться сведения о представлении временных карточек, о периоде времени, в течение которого они действуют, о случаях их замены, порядок и перио- дичность выдачи выписок из счета, а также иная информация, необходимая банку
Оборотная сторона карточки
Сокращенное наименование владельца счета Сокращенное наимено- вание в соответствии с его учредительными документами либо сокра- щенное наименование ОП юридического лица в соответствии с у1верж- денным юридическим лицом положением о ОП Полностью свои фами- лию, имя, отчество (при наличии), а также указы- вает; «индивидуальный предприниматель» Полностью свои фамилию, имя, отчество (при наличии), а также указывает вцц деятельности (например адвокат, нотариус)
Номер бан- ковского счета После внесения записи об открытии клиенту счета в книге регистрации открытых счетов главный бухгалтер, его заместитель либо другое лицо, которому предоставлено право внесения записи об открытии клиенту счета в книге регистрации открытых сче- тов. проставляет присвоенный номер банковского счета
Фамилия, имя, отчество Полностью фамилия, имя, отчество (при наличии) лиц, наделенных правом первой или второй подписи
Образец под- писи Лица, наделенные правом первой или второй подписи, проставляют напротив с зоей фамилии собственноручную подпись
Срок полно- мочий Банк указывает срок полномочий лиц. устанавливаемый на основании учредительных документов, распорядительного акта клиента либо выданной им доверенности
Дата запол- нения Клиент указывает число, месяц и год оформления карте словесно-цифровым (16 августа 2011 года)., так и циф эчки. Допустимо оформление как :овым (16 08.2011) способом
Подпись кли- ента Собственноручная под- пись руководителя или лица, исполняющего его обязанности* Собственноручная под- пись клиента Собственноручная подпись клиента
Образец отти- ска печати Образец пттиска печати
Место для удо- стоверитель- ной надписи о свидетель- ствовании подлинности подписей Удостоверительная надпись совершается нотариусом либо уполномоченным лицом банка, которое полностью указывает свою должность, фамилию и инициалы, фамилию и инициалы лица (лиц), подписи которых совершаются в его присутствии указывает да 7 (цифрами) и проставляет собственноручную подпись с приложением печ эти (штампа) банка, определенной для этих целей распорядительным актом банка
Выданы де- нежные чеки Банк указывает дату выдачи и номера выданных кредитной организацией (филиалом) или подразделением расчетной сети Банка России клиентам денежных чеков
* Если полномочия единоличного исполнительного органа клиента переданы в порядке, установленном зако- нодательством Российской Федерации, управляющей организации или управляющему, проставляется подпись управляющего (руководителя управляющей организации).
7.4 Банковская карточка I 259
Право первой подписи может принадлежать:
— руководителю организации (единоличному исполнительному органу);
— иному лицу, наделенному правом первой подписи распорядительным ак-
том руководителя организации, либо на основании доверенности, выдаваемой
в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
— единоличному исполнительному органу управляющей организации.
Право второй подписи может принадлежать:
— главному бухгалтеру организации;
— лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета на основании
распорядительного акта руководителя юридического лица;
— третьим лицам, которым передано право ведения бухгалтерского учета
на основании распорядительного акта руководителя клиента — юридического
липа.
Право первой и второй подписи может быть предоставлено одновременно
нескольким сотрудникам организации.
Руководитель и главный бухгалтер организации не обязательно могут вхо-
дить в перечень этих лиц, например учредители организации могут оставить это
право за собой.
Если руководитель организации ведет бухгалтерский учет лично, то в кар-
точке могут быть указаны только лица, имеющие право первой подписи. При
этом в карточке в поле «Вторая подпись» указывается, что лицо, наделенное
правом второй подписи, отсутствует.
Подписи ставятся в присутствии лица, которое будет удостоверять их
подлинность. Это может быть нотариус (ему будет необходимо представить
тот же комплект документов, что и для открытия счета в банке) или уполно-
моченное лицо банка. Работник банка, удостоверяющий подписи клиента,
полностью указывает свою должность, фамилию и инициалы, фамилию и
инициалы лица (лиц), подписи которых совершаются в его присутствии,
указывает дату (цифрами) и проставляет собственноручную подпись с при-
ложением печати (штампа) банка, определенной для этих целей распоряди-
тельным актом банка.
Карточка действует до прекращения договора банковского счета, закрытия
счета по вкладу (депозиту) либо до ее замены новой карточкой.
Карточка может быть заменена в случае:
— замены или дополнения хотя бы одной подписи;
— замены (утери) печати;
— изменения фамилии, имени, отчества указанного в карточке лица;
— изменения наименования, организационно-правовой формы клиента —
юридического лица;
— досрочного прекращения (приостановления) полномочий органов управ-
ления клиента в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Банк имеет право по письменному заявлению клиента вносить изменения в
поля «Место нахождения (место жительства)», «тел. №» карточки.
Банк также вправе самостоятельно вносить изменения в поле «Срок полно-
мочий» карточки.
Случаи, когда допускается внесение изменений в поля «Место нахождения
(место жительства)», «тел. №», «Срок полномочий» карточки, определяются
банком в банковских правилах.
Изменения также могут быть внесены банком и в поля «№ банковского
счета» и «Отметка банка» карточки. Это допускается в случаях:
— если изменение номера банковского счета, счета по вкладу (депозиту) об-
условлено требованиями законодательства Российской Федерации,
— прекращения обслуживания клиента в одном подразделении банка и пе-
ревода его на обслуживание в другое подразделение.
9*
Приложение 1
к Инструкции Банка России
от 14.09 2006 № 28-И
"Об открытии и закрытии
банковских счетов, счетов
по вкладам (депозитам)"
Оборотная сторона
___________ ЗАО ‘Фрегат"____________№ банковского счета 40802810038300100567_______________
(сокращенное наименование владельца cneia)
Фамилия, имя, отчество Образец подписи Срок полномочий
первая подпись Никифоров Владимир Викторович Никифоров
вторая подпись Петрова Наталья Владимировна Петрова
Дата заполнения 16.08.2011 Образец оттиска печати
Подпись клиента Никифоров
Место для удостоверительной надписи о свидетельствовании подлинности подписей Я, Государственный нотариус Иванов И.И. свидетельствую самоличность граждан и подлинность подписей Никифорова В.В. и Петровой Н В. Выданы денежные чеки
дата с № по № Дата с № по №
8. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ДЕБИТОРАМ
И КРЕДИТОРАМ
8,1. Первичные документы по оформлению результатов
работ и услуг
Разница между работами и услугами заключается в следующем: результат
выполненных работ всегда веществен, а услуг нет.
В соответствии с п. 4 ст. 753 ГК РФ «Сдача результата работ подрядчиком
и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами».
Таким образом, первичным учетным документом, подтверждающим факт
выполнения работ, является акт их приемки. Несмотря на то что для подтверж-
дения факта оказания услуг такой акт ГК РФ не предусмотрен, для подтвержде-
ния производственной направленности оказанных услуг желательно, чтобы акт
приемки услуг был в наличии. Тем более что в соответствии с п. 2 ст. 272 НК
РФ «датой осуществления материальных расходов признается ...дата подписания
налогоплательщиком акта приемки-передачи услуг (работ) — для услуг (работ)
производственного характера».
Унифицированной формы актов не существует, поэтому можно использо-
вать примерные формы акта, в частности следующую форму.
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Директор Информационного центра Ген. директор ООО «Услуга»
Егоров Ю.В. Егоров Парфенов С.Б. Парфенов
«28» июля 2011 г. «28» июля 2011 г.
М.П. М.П.
АКТ
СДАЧИ-ПРИЕМКИ РАБОТ
Составлен 28 июля 2011 г.
Работы по установке, программированию и настройке АТС «CORAL»
(наименование работы и этапа работ)
Мы, нижеподписавшиеся, от лица Подрядчика технический директор Мишин К.И., с од-
ной стороны, и от лица Заказчика начальник УХ и СВР Шумаев С.А., с другой стороны, со-
ставили настоящий акт о гом. что выполненные работы по установке, программированию
(наименование работы
и настройке АТС «CORAL» удовлетворяют (не удовлетворяют)
и этапа работ)
удовлетворяют условиям договора № 26/2010 от 15-12.2010.
(условия договора и технического задания или иного документа)
Краткое описание работы: согласно приложению к договору №26/2010 от 15.12.2010.
Эффективность проведенной работы: параметры АТС «CORAL» соответствуют установ-
ленным требованиям.
Цена договора составляет: 145 080,00 руб. (Сто сорок пять тысяч восемьдесят
(цифрами и прописью)
рублей 00 копеек), в том числе НДС — 22 130 (Двадцать две тысячи сто тридцать) рублей
85 копеек.
2С2 I 8. Первичные документы по дебиторам и кредиторам
При сдаче работы с учетом выполнения условий договора установлена надбавка
(скидка) к дог озорной иене 0 (ноль:с'
Общая сумма аванса, перечисленная за выполненные работы, составила 72 540
(Семьдесят две тысячи пятьсот сорок) рублей 00 копеек.
(цифрами и прописью)
Следует к перечислению- 72 Ь40 (Сем десятдве тысячи пятьсот сорок; рублей 00 копеек
(цифрами и прописью)
Работу сдал: Работу принял:
от Подрядчика от Заказчика
Мишин К.И. Мишин Шумаев С.А. Шумаев
Допустим более упрощенный вариант акта.
AKI
СДАЧИ-ПРИЕМКИ РАБОТ
г. Москва «07* апреля 2011 г.
ЗАО «PR-Менеджмент» в лице генерального директора Савина А.Ю., действующего
на основании Устава, именуемое в дальнейшем Заказчик, с одной стороны, и ООО «Услу-
га» в лице генерального директора Парфенова С.5 , действующего на основании Устава,
именуемое в дальнейшем Исполнитель, с другой стороны, в соответствии с Договором
№ 22/2010 от 17.08.2010 составили настоящий Акт сдачи-премки работ о нижеследующем:
1. Исполнитель выполнил, а Заказчик принял работы по техническому обслуживанию
АТС «CORAl* на объекте Заказчика по адресу: Москва, ул. Лесная, д. 25.
2. Стоимость работ, указанных в п. 1 настоящего Акта, составляет 35 400 (Тридцать
пять тысяч четыреста) рублей 00 копеек, в юм числе НДС — 5400 (Пять тысяч четыреста)
рублей 00 копеек.
3. Заказчик оплатил работы в полном объеме. Стороны претензий не имеют.
Работу сдал: Работу принял:
от Исполнителя от Заказчика
Парфенов С Б. Парфенов Савин А.Ю. Савин
М.П. МП.
При приемке работ, выполненных по договору подряда или по трудовому
соглашению, может быть составлен следующий акт.
УТВЕРЖДАЮ
Ген. директор ЗАО «Фрегат»
Никифоров В.В. Никифоров
«29» июля 2011 г.
АКТ
ПРИЕМКИ СДАЧИ РАБОТ (УСЛУГ)
г. Москва 29 июля 2011 г.
Во исполнения договора подряда (трудового оглашения), заключенного 14 июля
2011 г., Исполнитель Иванов Иван Иванович сдает, а Организация в лице полномочного
представителя коммерческого директора Савельева Леонида Константиновича принима-
ет следующие работы (услуги): ремонт офисной оргтехники.
1. Качество работ (услуг) проверено полномочным представителем Организации в
присутствии Исполнителя и соответствует требованиям договора.
2. Работы работы (услуги) надлежащим образом оформлены и приняты (сданы) ком-
плектно.
8.1. Первичные документы по оформлению результатов работ и услуг I 263
3. При выполнении работ Исполнителем были произведены следующие производ-
ственные затраты: приобретены детали на общую сумму 8750 (Восемь тысяч семьсот пять-
десят) рублей 00 копеек. Документы, подтверждающие расходы, прилагается к настояще-
му Акту.
Организация оплачивает произведенные Исполнителем затраты при выполнении ра-
бот в размере сумму 8750 (Восемь тысяч семьсот пятьдесят рублей) рублей 00 копеек.
4. Организация оплачивает выполненные Исполнителем работы (оказанные услуги) в
размере 10 000 (Десять тысяч) рублей 00 копеек.
5. Удержан НДФЛ в сумме 1300 (Одна тысяча триста) рублей 00 копеек. К выдаче по-
лагается 8700 (Восемь тысяч семьсот) рублей 00 копеек.
Работы (услуги) сдал
Исполнитель:
Иванов И.И. Иванов
М.П
Работы (услуги) принял
Представитель Организации
Савельев Л.К. Савельев
При приемке оказанных услуг может быть составлен акт следующего со-
держания.
АКТ
ПРИЕМКИ-СДАЧИ ОКАЗАННЫХ УСЛУГ
27 июля 2011 г.
Мы, нижеподписавшиеся, представитель Исполнителя — директор ЗАО «Аудито-
ры» Лозов А.Г., с одной стороны, и представитель Заказчика — генеральный директор
ООО «Сервис» Баров В.Л., с другой стороны, составили настоящий Акт о том, что в соответ-
ствии с договором Исполнителем были оказаны устные консультации Заказчику по вопро-
су «Бухгалтерский и налоговый учет основных средств».
Услуги оказаны в полном объеме. Стоимость оказанных услуг составляет 5900 (Пять
тысяч девятьсот) рублей 00 копеек, в том числе НДС — 900 (Девятьсот) рублей 00 копеек.
Исполнитель Заказчик
Директор ЗАО «Аудиторы» ООО «Сервис»
Лозов А.Г. Лозов Баров В.Л. Баров
М.П. М.П.
Отдельно следует отметить акт, подписываемый участниками посреднических
сделок (между комитентом и комиссионером, поверенным и доверителем, аген-
том и принципалом).
Такой акт одновременно может являться и отчетом комиссионера о выпол-
нении поручения комитента.
В акте должна содержаться информации о выполнении комиссионного по-
ручения, о комиссионном вознаграждении комиссионера и о затратах, которые
должен возместить комитент.
В соответствии со ст. 999 ГК РФ, если комитент имеет возражения по от-
чету комиссионера, он должен сообщить о них в течение 30 дней со дня полу-
чения отчета.
264 I 8. Первичные документы по дебиторам и кредиторам
АКТ-ОТЧЕТ
О ПРОДАЖЕ ТОВАРОВ, ПРИНЯТЫХ НА КОМИССИЮ
по договору № 8/к от «03» февраля 2011 г.
Ком иссионер ООО «Комиссионер» __________________________
Комитент ООО «Комитент» ,.
за август 2011 г.
№ п/п Наименование проданных товаров Количество, шт. Цена продажи, руб. коп Сумма к оплате комитенту, руб. коп
1 2 3 4 5
1 Набор инструментов 100 1180 - 118 000 =
Итого 118 000 »
Сумма Сто восемнадцать тысяч-----------------------------руб. — коп.,
прописью
в том числе НДС — Восемнадцать тысяч руб. — коп.
Вознаграждение комиссионера в соответствии с договором (3% от стоимости про-
данного товара) составляет Три тысячи пятьсот сорок руб. —- коп.
в том числе НДС — Пятьсот сорок руб. _ —коп.,
Затраты комиссионера по выполнению поручения комитента составили 590 руб.,
в том числе НДС — 90 руб. — коп. Копии документов, подтверждающих произ-
веденные затраты, прилагаются.
Причитаются к перечислению комитенту деньги в сумме Сто тринадцать тысяч во-
семьсот семьдесят-----------------------------------руб. — коп.
прописью
Ген. директор ООО «Комиссионер» Ген. директор ООО «Комитент»
Гуров А.С. Гуров Рыжова О.Н. Рыжова
М.П. . М.П.
Часто организации осуществляют зачет взаимных задолженностей по раз-
личным договорам или работают по товарообменным (бартерным) договорам.
В этом случае сначала между сторонами подписывается акт сверки задол-
женности между организациями.
Акт сверки задолженности
между организацией А и организацией Б по состоянию на 30.08.2011
Организация А по договору на оказание усл>г по переработке давальческого сырья
от 15.07.2010 № 6 оказала услуги на сумму 354 тыс. руб., в том числе НДС — 54 тыс. руб.
(счет-фактура № 97 от 12.08.2011, акт).
Организация Б по договору поставки от 30.07.2010 № 14 отгрузила материалы на сум-
му 177 тыс. руб., в том числе НДС — 27 000 руб. (счет-фактура № 113 от23.08.2011, накл.).
Таким образом задолженность организации А перед организацией Б составляет
177 тыс. руб. Задолженность организации Б перед организацией А составляет 354 тыс. руб.
Организация А Директор Маслов И .В. Маслов Гл. бухгалтер К.рченко А В. Курченко Организация Б Директор Нилов П.И. Нилов Гл. бухгалтер Попова И.Н. Попова
v
М.П.
8.1. Первичные документы по оформлению результатов работ и услуг I 265
На основании акта сверки проводится взаимозачет (если заранее известно,
что нет возражений, можно их совместить).
Акт зачета взаимных требований
г. Москва 01.09.2011
Сторона 1: Организация А в лице директора Маслова И.В., действующего на основа-
нии Устава, с одной стороны, и Сторона 2: Организация Б в лице директора Нилова П.И.,
действующего на основании Устава, с другой стороны, подписали настоящий Акт о нижес-
ледующем.
1. Стороны пришли к соглашению о зачете взаимных требований по нижеуказанным
договорам:
1.1. По договору на оказание услуг по переработке давальческого сырья от 15.07.2010
№ 6 сторона 1 является кредитором, а сторона 2 является должником. Размер погашаемо-
го требования по данному договору— 177 тыс. руб. пос/ф № 97 от 12.08.2011 (частично),
в том числе НДС ~ 27 000 руб.
1.2. По договору поставки от 30.07.2010 № 14 сторона 2 является кредитором, а сторо-
на 1 — должником. Размер погашаемого требования по данному договору— 177 тыс. руб.
по с/ф 113 от 23.08.2011, в том числе НДС — 27 000 руб.
2. Стороны при подписании настоящего Акта не имеют друг к другу каких-либо взаим-
ных претензий.
3. Акт вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами.
Сторона 1 Сторона 2
Директор Директор
Маслов И.В. Маслов Нилов П.И. Нилов
Гл. бухгалтер Гл. бухгалтер
Курченко А.В. Курченко Попова И.Н. Попова
М.П. М.П.
Можно предложить и еще одну форму акта сверки.
Акт сверки задолженности между ООО «Лика» и ООО «Контур» по договору № 02/15 от 21.06.2011 по состоянию на 30.09.2011
По данным ООО «Лика» По данным ООО «Контур»
№ п/п Наименование операции, документы Дт Кт № п/п Наименование операции, документы Дт Кт
1 Сальдо на 01.07.2011 0 0 1 Сальдо на 01.07.2011 0 0
2 Отгрузка, наклад- ная № 8 от 16.07.2011 118 000 = 2 Получен товар, накладная № 8 от 16.07.2011 118 000 =
3 Оказаны услуги, акт от 26 08.2011 59 000 = 3 Услуги, акт от 26.08.2011 59 000 =
4 Оплата, п/п № 27 от 03.08.2011 60 000 = 4 Оплата, п/п № 27 от 03.09.2011 60 000 =
5 Обороты за период 118 000 = 119 000 = 5 Обороты за период 119 000 = 118 000 =
Сальдо на 30.09.2011 1000 = Сальдо на 30.09.2011 1000 =
ООО «Лика» ООО «Контур» Ген. директор Ген. директор Жаров А.С. Жаров Мишин Н.А. Мишин Гл. бухгалтер Гл. бухгалтер Жарова О.А. Жарова Розова Н.О. Розова М.П. М.П.
266 I 8. Первичные документы по дебиторам и кредиторам
8.2. Первичные документы по автотранспорту в организации
(путевые листы)
Если у организации имеется свой транспорт, то чтобы затраты на поездки в
автомобиле можно было включать в расходы для целей обложения налогом на
прибыль, необходимо представить все первичные документы (кассовый чек на
бензин, квитанцию или кассовый чек на автостоянку и т.п.). В организации в
обязательном порядке должен быть оформлен путевой лист. Унифицированные
формы путевых листов представлены в постановлении Госкомстата России от
28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной
документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в
автомобильном транспорте», согласованное с Минфином России, Минэконо-
мики России, Минтрансом России.
Данное постановление распространяется на юридических лиц всех форм
собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспорт-
ных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, автомобилей, специ-
ализированных и такси), и имеет обязательный характер (письмо Росстата от
03.02.2005 № ИУ-09-22/257).
Для легковых автомобилей это форма № 3 «Путевой лист легкового автомо-
биля», для грузовых — формы № 4-С «Путевой лист грузового автомобиля» и
№ 4-П «Путевой лист грузового автомобиля».
Форма № 4-С (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов
при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.
Форма № 4-П (повременная) применяется при условии оплаты работы ав-
томобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполне-
ние перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены)
водителя.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов юридиче-
скими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими
легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи приведены
в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее — Приказ № 152).
Следует отметить, что унифицированные формы путевых листов не полно-
стью соответствуют требованиям приказа Минтранса России.
Минфин России в своих ранних разъяснениях придерживалось такой точки
зрения: все организации, использующие в своей работе автомобили, обязатель-
но должны оформлять унифицированные формы путевых листов (письмо Мин-
фин России от 15.07.2005 № 03-03-04/1/75).
Но позднее мнение Минфина России изменилось. Так, в письмах от
01.08.2005 № 03-03-04/1/117, от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214, от 20.02.2006
№ 03-03-04/1/129, от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327 указано, что утвержден-
ные положения распространяются только на автотранспортные организации.
Остальные же организации могут разработать свою форму путевого листа, в
котором должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотрен-
ные п. 2 ст. 9 настоящего Закона «О бухгалтерском учете» (см. гл. 1 настоящей
книги). Аналогичное мнение высказано в письмах налоговых органов (пись-
ма УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 № 20-12/100253, от 13.11.2006
№ 20-12/100253, от 19.06.2006 № 20-12/54213@), а также в решениях арби-
тражных судов (постановления ФАС Московского округа от 23.09.2008
№ КА-А40/8513-08-2, от 11.05.2007, 14.05.2007 № КА-А40/2612-07, от
19.03.2007, 26.03.2007 № КА-А40/1804-07, от 13.11.2008 № КА-А41/10639-08).
В письмах от 03.02.2006 № 03-03-04/2/23 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129
Минфин России сообщил, что первичные документы должны составляться с
такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обо-
снованности произведенного расхода. Если ежемесячное составление путевого
листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-сма-
8.2 Первичные документы по автотранспорту в организации (путевые листы) I 267
зочных материалов, то путевой лист, составленный с такой периодичностью,
может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.
Таким образом, организация, не являющаяся автотранспортной, может раз-
работать собственную упрощенную форму путевого листа, заполняемую на лю-
бой срок. Собственная форма путевого листа может быть разработана на основе
унифицированных форм.
Следует помнить, что п. 10 Приказа № 152 ограничивает максимальный
срок, на который может быть выписан путевой лист, одним месяцем.
Рассмотрим порядок заполнения и обязательные реквизиты унифицирован-
ных путевых листов. На их основе не специализированные автотранспортные
организации могут разработать собственные.
Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководи-
тели организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых авто-
мобилей и участвующие в заполнении документов.
Путевой лист выписывается на каждое транспортное средство в одном эк-
земпляре диспетчером или уполномоченным на то лицом до выдачи его води-
телю. Остальные данные позднее заполняют ответственные работники органи-
зации — владельца автотранспорта и заказчики.
Путевой лист остается в организации, владеющей автотранспортом, в нем
повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика, и
он служит основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.
Путевой лист обычно выдается только на один день или одну смену. На
более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель вы-
полняет задание в течение более одних суток (одной смены).
Согласно Приказу № 152 путевой лист должен содержать:
— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке действия путевого листа, собственнике (владельце)
транспортного средства, транспортном средстве, водителе.
В унифицированной форме путевого листа обязательно должны быть про-
ставлены:
— порядковый номер и дата выдачи путевого листа;
— серия и номер автомобиля, его марка;
— цель поездки;
— штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на
которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путе-
вой лист грузового автомобиля и т.п.).
Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом
порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой
нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп
юридического лица (индивидуального предпринимателя), владеющего транспорт-
ным средством на правах собственности или ином законном основании.
Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц,
год), в течение которой путевой лист может быть использован, а если путевой
лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала
и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
I) для юридического лица — его наименование, организационно-правовую
форму, местонахождение, номер телефона;
2) для индивидуального предпринимателя — его фамилию, имя, отчество,
почтовый адрес, номер телефона.
Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль,
автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а если гру-
зовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным
268 I 8. Первичные документы по дебиторам и кредиторам
полуприцепом, кроме того, модель автомобильного прицепа, автомобильного
полуприцепа;
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового
автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
3) показания спидометра (полные км пробега) при выезде транспортного
средства из гаража (депо) и его возвращении в гараж (депо);
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного
средства с места его постоянной стоянки и его въезда на указанную стоянку.
Даты, время и показания спидометра при выезде транспортного средства с
постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются упол-
номоченными лицами, назначаемыми решением руководителя организации
или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подпи-
сями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда инди-
видуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
Сведения о водителе включают:
1) его фамилию, имя, отчество;
2) даты (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсо-
вого и послерейсового медицинского осмотра.
Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских
осмотров водителя проставляются медицинским работником, проводившим
осмотры, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени
и отчества. Обязательное медицинское освидетельствование водителя перед
рейсом и после него (сведения о водителе) предусмотрено в п. 1 ст. 23 Феде-
рального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движе-
ния».
Описание в путевом листе маршрута следования, связанного с выполнением
перевозок или служебного задания, должно включать все пункты следования
автомобиля. Так, в письме Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129
сказано, что путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов инфор-
мацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленных на-
логоплательщиком расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.
Аналогичное мнение содержится и в письмах УФНС России по г. Москве
от 14.11.2006 № 20-12/100253, от 19.06.2006 № 29-12/54213©, от 12.10.2007
№ 28-11/097861, от 07.07.2008 № 20-12/064123.2.
Следует отметить, что суды в этом вопросе придерживаются противоре-
чивой позиции: есть судебные решения, в которых указывается, что наличие
маршрута следования не обязательно (постановления ФАС Московского окру-
га от 26.01.2010 М= КА-А40/15099-09, ФАС Московского округа от 08.12.2009
№ КА-А40/13500-09, от 28.05.2009 № КА-А40/4603-09 по делу № А40-63326/
08-109-209, от 06.02.2009 № КА-А40/167-09, ФАС Северо-Западного округа от
23.11.2009 по делу № А56-4991/2009, от 18.11.2009 по делу № Л44-1106/2009,
от 06.07.2009 по делу № А56-50333/2008, ФАС Уральского округа от 06.07.2009
№ Ф09-4565/09-СЗ по делу № А60-38768/2008-С10, от 05.03.2008 № Ф09-
1053/08-C3 по делу № А76-8742/07), также существуют решения с прямо
противоположным мнением (определение ВАС РФ от 14.04.2008 № 2123/08.
Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 29.07.2009 № Ф04-
4540/2009 (11903-А27-26), ФАС Северо-Западного округа от 07.09.2009 по делу
№ А44-149/2009).
Строка «Лицензионная карточка» не заполняется, так как лицензирование
перевозки грузов отменено.
Заполнение раздела «Движение горючего» производится в полном объеме по
всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов, при-
чем указывается:
— показание спидометра;
— остаток горючего при выезде и возвращении.
8.2. Первичные документы по автотранспорту в организации (путевые листы) I 269
Показатели спидометра используются для определения (подтверждения)
пробега автомобиля, который по совокупности с данными о потреблении топ-
лива напрямую определяет расчетную величину израсходованного топлива.
Соответственно, расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам
или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обо-
снованность пробега.
В письме ФНС России от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 указано: если пока-
зания спидометра в конкретном периоде времени не могут достоверно отражать
фактический пробег автомобиля (например, в результате выхода спидометра
из строя), то данное обстоятельство должно быть задокументировано и соот-
ветствующим образом отражено в поле «Показания спидометра» формы путе-
вого листа. Фактический пробег автомобиля может быть подтвержден иными
документами, в частности объективно (результаты измерений) отражающими
расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидомет-
ром. Факты начала использования приборов после их ремонта также требуют
документирования с отражением начального значения показателя спидометра.
Графу «Показания спидометра» заполняет механик или ответственный ра-
ботник, назначенный руководителем организации.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Показания спидометра на начало дня должны совпадать с показаниями спидометра на :
конец предыдущего дня.
Показатель по графе «Результат работы автомобиля за смену, пройдено, км»
должен быть равен разнице между показаниями спидометра на конец и начало
рабочего дня.
Расход горючего определяется как фактически, так и по норме. Фактиче-
ский расход горючего рассчитывается следующим образом:
ФР = Овы + ЗГ - Ово,
где ФР — фактический расход горючего;
Овы — остаток горючего в баке автомобиля при выезде;
ЗГ — заправленное (выданное по заправочному листу7) в течение рабочего дня
(смены) горючее;
Ово — остаток горючего в баке автомобиля при возвращении.
Расход горючего по норме определяется в соответствии с Нормами расхода
топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными
распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее — Рас-
поряжение). До настоящего времени ведутся споры об обязательности приме-
нения данных Норм. Однако следует учитывать, что ФНС России письмом от
15.04.2008 № СК-6-5/281 направила их для руководства в работе. Минфин Рос-
сии также придерживается мнения об обязательности применения Распоряже-
ния при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение
топлива для служебного автомобиля (письмо от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57).
Таким образом, при налоговых проверках инспектора учитывают использова-
ние топлива идя учета расходов только в пределах этих норм.
Нормы расхода топлива установлены в литрах на 100 км (л/100 км) пробега
автотранспортного средства в снаряженном состоянии. Для работы в зимних
условиях предусмотрены повышающие коэффициенты. Также при расчете сле-
дует учитывать другие особенности работы автомашины, для которых в Распо-
ряжении приведены корректирующие коэффициенты.
Приведем пример расчета нормативного расхода топлива для автомашины
I АЗ 2705. Норма расхода топлива для данной машины: 15 л на 100 км летом и
18 л на 100 км зимой.
Расход топлива (бензина) ГАЗ 2705 за 20___г.
Месяц Показания спидометра на начало месяца, нм Показания спидометра на конец месяца, км Пробег, км Остаток на начало ме- сяца (л) Фактически заправлено (л) Остаток на конец месяца (л) Фактический расход (л) Расход по норме (л) Экономия или перерасход (л)
Январь 158 722,00 161 130,00 2408,00 9,00 370,00 16,00 363,00 361,20 1,80
Февраль 161 130,00 163 764,00 2634,00 16,00 379,00 4,00 391,00 395,10 -4,10
Март 163 764,00 166 471,00 2707,00 4,00 445,17 48,00 401,17 406,05 -4,88
Апрель 166 471,00 169 634,00 3163,00 48,00 433.00 9,00 472,00 474,45 -2,45
Май 169 634,00 173 508,00 3874,00 9,00 580,00 12,00 577,00 581,10 -4,10
Июнь 173 508,00 177 776,00 4268,00 12,00 637,00 11,00 638,00 640,20 -2,20
Июль 177 776,00 181 903,00 4127,00 11,00 605,00 3,00 613,00 619,05 -6,05
Август 181 903,00 186 116,00 4213,00 3,00 635,00 11,00 627,00 631,95 -4,95
Сентябрь 186 116,00 189 167,00 3051,00 11,00 445,00 1,00 455,00 457,65 -2,65
Октябрь 189 167,00 191 301,00 2134,00 1,00 330,00 1400 317,00 320,10 -3,10
Ноябрь 191 301,00 193 864,00 2563,00 14,00 370,00 5,00 379,00 384,45 -5,45
Декабрь 193 864,00 198 192,00 4328,00 5,00 645,00 8,00 642,00 649,20 -7,20
270 I 8. Первичные документы по дебиторам и кредиторам
8.2. Первичные документы по автотранспорту в организации (гутевые листы) I 271
Если в Распоряжении отсутствуют нормы для какого-либо автомобиля, то сле-
дует сделать запрос в специализированную научную организацию, осуществляю-
щую разработку таких норм по специальной программе-методике, а после получе-
ния ответа утвердить их приказом руководителя (п. 6 Распоряжения). Также можно
воспользоваться соответствующей технической документацией и (или) информа-
цией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина России от
14.01.2009 № 03-03-06/1/6, № 03-03-06/1/15 и от 04.09.2007 № 03-03-06/1/6*0).
Так, например, в Распоряжении отсутствуют нормы расхода топлива для
автомобиля Scania Т-164. Организация запросила эти нормы в НИИ автомо-
бильного транспорта (ОАО «НИИаТ»). НИИАТ устанавливает эти нормы по
фактически представленным документам организации, и если фактический
расход топлива резко отличается от расхода у аналогов данного автомобиля, го
при соответствующем документальном подтверждении НИИ А разрабатывает
«необходимые^ для организации нормы.
На основании полученного ответа в организации приказом руководителя
утверждены нормы расхода топлива для автомобиля с прицепом.
ЗАО *Фрегат»
Приказ № 31
г. Москва 20.08.2008
Об утверждении норм расхода топлива
Приказываю:
Утвердить летние и зимние нормы расхода топлива для автомобиля Scania Т-164 с ав-
топрицепом (приложение № 1), разработанных на основании письма ОАО «НИИАТ».
Основание: рекомендации ОАО «НИИАТ» (письмо от 18.08.2008).
Контроль за исполнением данного приказа возложить на главного механика Зимина НА.
Генеральный директор Никифоров В.В. Никифоров
Приложение № 1
к приказу № 31 от 20.08.2008
Расчет
поим расхода топлива для автомобиля Scania Т-164 с автоприцепом
Условия эксплуатации автомобиля:
- выполнение рейсов по дорогам общего пользования;
- движение в составе тягача и полуприцепа (без груза) к месту получения груза;
— движение с максимальной полезной нагрузкой из места получения груза к месту вы-
грузки;
— следование одиночного тягача к месту проведения технического обслуживания и ре-
монтных работ.
2. Применение надбавок и коэффициентов:
— надбавки за транспортную работу - 1,3 л/100 км,
— зимняя надбавка с 01.11 по 31.03. - 10 %.
3. Расчет расхода топлива (л/100 км пути):
Показатели Летнее время (01.04-31 10) Зимнее время (0111-31.03)
Тягач одиночный Автопоезд Тягач одиночный Автопоезд
Расход топлива по нормам ОАО «НИИАТ» 22,8 40,7 25,08 44,77
Увеличение расхода топлива на величину надбавки на транспортную работу 24,1 42,0 26,38 46.07
Заполнение раздела «Расчет заработной платы» зависит от системы оплаты
труда, применяемой в организации в отношении водителей. Если заработная
плата водителя начисляется:
272 I 8. Первичные документы по дебиторам и кредиторам
— по повременной системе оплате труда, то указывается количество отрабо-
танных часов по строке «всего в наряде, ч»\
— сдельной системе оплаты труда, то указывается пройденный километраж
в строке «пройдено, км».
Таким же образом заполняется и расчет заработной платы:
— в первом случае заполняется строка «за километраж»,
— во втором — «за часы».
Расчет подписывает бухгалтер, который его произвел.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов.
Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля (форма № 3) при-
веден на с. 274—275.
В путевом листе для грузового автомобиля (формы № 4-П и № 4-С) в раз-
деле «Задание водителю» указываются пункты загрузки и разгрузки, время при-
бытия и убытия, а также количество поездок. В путевом листе, составленном
по форме № 4-С, также указывается наименование груза, расстояние между
грузоотправителем и грузополучателем, а также количество перевезенного груза
(в тоннах).
Раздел «Движение горючего» заполняется так же, как в путевом листе для
легкового транспорта. Там указываются:
— марка горючего;
— остаток горючего при выезде из гаража;
— количество выданного при выезде горючего;
— остаток горючего при возвращении в гараж;
— количество сданного горючего.
Количество горючего указывается в литрах.
Если организация имеет собственную автозаправочную станцию, то коли-
чество выданного горючего указывает заправщик, что подтверждается его под-
писью. Если же водителю выдаются талоны на горючее, то в соответствующей
графе указывается количество топлива в литрах, на которое выданы талоны.
Графа о количестве сданного горючего заполняется в случае возврата полу-
ченных талонов. Если же водитель приобретает горючее самостоятельно по до-
роге на автозаправочных станциях, то эту графу он заполняет самостоятельно и
представляет в бухгалтерию подтверждающие документы.
В путевом листе для грузового автомобиля (форма № 4-П) раздел «Выполне-
ние задания» заполняет работник организации-грузополучателя.
Отрывные талоны путевого листа грузового автомобиля заполняются заказчи-
ком. Они служат основанием для предъявления организацией — владельцем авто-
гранспорта счета заказчику. Соответствующий отрывной талон прилагают к счету.
Если действует повременная оплата работы автомобиля, перевозящего то-
варно-материальные ценности, то в путевой лист вписываются номера товарно-
транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транс-
портных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных
тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
Пример заполнения путевых листов для грузового автомобиля (форма
№ 4-П и № 4-С) приведены на с. 276—283.
Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортны-
ми документами, дающими возможность их одновременной проверки. Оформ-
ленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.
Выданные путевые листы регистрируются в журнале учета движения путе-
вых листав (типовая межотраслевая форма № 8).
Журнал применяется организацией для контроля движения путевых листов,
выданных водителю, и сдачи обработанных путевых листов в бухгалтерию.
8.2. Первичные документы по автотранспорту в организации (путевые листы) I 273
Типовая межотраслевая форма № 8
Утверждена
постановлением Госкомстата России
от 28.11.1997 №78
Организация ЗАО «Фрегат»
Форма ПО ОКУД
по ОКПО
Код
0345008
52564479
Журнал учета движения путевых листов
за 20!! год
Номер путевого листа Дата выдачи путевого листа Водитель Гаражный номер автомо- биля Подпись Примечание
водителя в получении путевого листа диспетчера и дата приемки путевого листа и документов от водителя бухгалтера и дата при- емки путе- вого листа
фамилия, имя, отчество табель- ный номер
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 18.01.2011 Кузин А.В. — 14 Кузин Мавкова 18.01.2011 Люкова 18.01.2011 —
2 20.01.2011 Пуняев М.А. — 9 Пуняее Мавкова 21.01.2011 Люкова 22.01.2011
Приведем пример самостоятельно разработанной формы путевого листа ор-
ганизацией, нс являющейся автотранспортной.
Путевой лист легкового автомобиля №
с «»г. по«»г.
Организация____________________________________________________________________
(наименование, адрес, номер телефона)
Марка автомобиля ______________________________________________________________
Государственный номерной знак__________________________________________________
Водитель_______________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, отметка о прохождении предрейсового медосмотра)
Удостоверение №________________________________________________________________
Показатели спидометра на , км :
(дата, время выезда)
Зада н ие вод ихел ю:______________________ .__________________________________
Выезд разрешен:__________________________________ ______________________
(подпись ответственного лица) (Ф. И. О.)
М.П.
Водитель:______________ ________________________________________________
(подпись) (Ф И.О.)
Марка горючего:__________________________________
Движение горючего (л):
Остаток при выезде:______________________________
Выдано:___________________________________________
Остаток по возвращении:
Показатели спидометра на, км :
(дата, время возвращения)
Водитель:______________ ________________________________________________
(подпись) (Ф. И. О.)
Контролер________________ _______________________ ______________________
(должность) (подпись) (Ф. И. О.)
I 8. Первичные документы по дебиторам и кредиторам
Место для штампа
организации
Типовая межотраслевая форма № 3
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 28.11.1997 № 78
№ 37________
Код
0345001
52364479
ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ АВ
« 15 » марта 20 II г. (серия)
Форма по ОКУД
Организация "Фрегат" по ОКПО
(наименование, адрес, номер телефона)
Марка автомобиля __________________Mersedes Benz Е 280_____________
Государственный номерной знак А 139 ХМ 99 Гаражный номер
Водитель Чижов Е.И. Табельный номер
(фамилия, имя, отчество)
Удостоверение № _______________77 МХ№ 067736________________ Класс
Лицензионная карточка стандартная, ограниченная
(ненужное зачеркнуть)
Регистрационный № — Серия — №
В
Задание водителю
В распоряжение ЗАО "Фрегат"
(наименование)
(организация)
Адрес подачи ____________________________________
Москва, Ленинградский пр-т. д. 80
Время выезда из гаража, ч. мин. | (лУ-wj
Диспстчср-нарядчик Лунев П, С. Лунев_______
(подпись) (расшифровка подписи)
Автомобиль технически исправен
Показания спидометра, км | 160863
Выезд разрешен
Механик Лобов А.С. Лобов
(подпись) (расшифровка подписи)
Автомобиль в технически исправном состоянии принял Водитель Чижов Е.И. Чижов (подпись) (расшифровка подписи)
Горючее марка код
АИ-95
Движение горючего
Время возвращения в гараж, ч. мин.
Диспетчер-нарядчик Лунев (подпись) П. С. Лунев (расшифровка подписи)
Опоздания, ожидания, простои, заезды в гараж и прочие
отметки
Автомобиль сдал
водитель Чижов Е.И. Чижов
(подпись) (расшифровка подписи)
М.П.
Выдано: по заправочному листу № 434 количество, п
125
Остаток: при выезде 21
при возвращении 37
Расход: по норме 86,9
фактически 109
Экономия
Перерасход ~77~1
Автомобиль принял. Показания спи- дометра при возвращении в гараж, км 161564
Механик Лобов А. С. Лобов
(подпись) (расшифровка подписи)
8.2. Первичные документы по автотранспорту в организации (путевые листы) I 275
Оборотная сторона формы № 3
Номер по по- рядку Код заказчика Место Время Пройдено, км Подпись лица, пользо- вавшего- ся авто- мобилем
отправления назначения выезда возвращения
ч. мин. ч. мин.
1 Москва Ярославль 08 00 13 30 340 Чижов
15.03 "ЯЗДА" 15.03
2 Ярославль Москва
"ЯЗДА" ЗАО "Фрегат* 13 00 18 00 361 Чижов
16.03 16.03
Результат работы автомобиля за смену:
Расчет заработной плат
всего в наряде, ч.
пройдено, км
за километраж, руб. коп.
за часы, руб. коп.
Итого, руб. коп.
Расчет произвел бухгалтер
(должность)
Панкова
(подпись)
О. В. Панкова
(расшпфроька подписи)
276 I 8. Первичнь-е документы по дебиторам и кредиторам
Место для штампа
организации
ПУТЕВОЙ ЛИСТ
грузового автомобиля А
(серия)
« 04-10 »апреля 2011\
Организация ЗАО "Фрегат”, г. Москва, Ленинградский проспект, д. 80, тел. (499)198-99-99
(наименование, адрес и номер телефона)
Марка автомобиля _____________________________________До.зьео -420
Государственный номерной знак М092 97
Водитель Пуняев МА.
(фамилия, имя, отчество)
Удостоверение Хе 554040 Класс В, С
Код
Режим работы —
Колонна —
Бригада —
Гаражный номер ""—
Табельный номер —
Лицензионная карточка стандартная, ограниченная
(ненужное зачеркнуть)
Perистрациояиый № 468______________ Серия АХ_________________ № 13724
Прицеп 1 МАЗ Государственный номерной знак АХ 9110 77 Гаражный номер ——
Прицеп 2 1марка) Государственный номерной знак Гаражный номер
Прицеп 3 (марка) Государственный номерной знак Гаражный помер
Прицеп 4 (мар5а) Государственный номерной знак Гаражный номер
'(марка)
Сопровождающие лица:
ЗАДАНИЕ
в чье распоряжение (наиме- нование н адрес заказчика) время прибытия, ч. мин. адрес пункта
погрузки
18 19 20
ОП ЗАО "Фрегат" г. Серпухов 05.04 9 ч 00 мин. г, Cepnvxoe. Заводской проезд, д. 5
ЗАО "Альфа" г. Ярославль 05.04 15 ч 00 мин. г. Ярославль,
ООО "Бетта" г. Орск 07.04 в 14 ч 00 мин. г. Орск,
ЗАО "Гамма", г. Уфа 08.04 в 15 ч 00 мин. г. Уфа,
ОП ЗАО "Фрегат"г. Серпухов 10.04 в 15 ч 00 мин.
Водительское удостоверение проверил, задание выдал, выдать горючего 2620 литров Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен. Механик Диспетчер Мороз И.В. Мороз Автомобиль принял. Водитель (позлись) (раешкфровка поаписи) Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен Bytn Орлова Н.В. Орлова _ - —— . —— - —— ' — —... . - При возвращении автомобиль — (должность) (подпись) (расшифровка подписи) ) Сдал водитель Нуняев (позлись) Место дзя Принял механик Зимин штампа 1 (ПОДПИСЬ) Зимин (подпись! Пуняев (подпись) исправен ^исправен
8.2. Первичные документы по астотранспорту в организации (путевые листы) I 277
№ 00137
Типовая межотраслевая форма № 4-С
Утверждена постановлением I оскомстата России
ог 28.11.1997 №'’8
Форма по ОКУД
по ОКПО
Коды
"0345004
52564479
Работа водителя и автомобиля
операция время по графику пулевой пробег, км показание спидометра, км время фактическое, число, месяц, ч. мин.
число месяц ч. мин.
1 2 3 4 6 7 8
выезд из i зража 04 04 9 00 — 763653 04.04/4-00
возвратен не в гараж 10 04 15 30 — 768353 10.04/15-30 I
Дзижение горючего Время работы, ч. мни.
горючее выдано, л остаток при сдано, л коэффициент изменения нормы
марка код марки выезде, л возвраще- нии. л спецоборудо- вания двигателя
9 10 11 12 13 14 15 16 17
АИ-80 2620 93 25 — — — —
подпись
заправщика механика механика заправщика диспетчера
Зимин Мороз
ВОДИТЕЛЮ
разгрузки наименование груза количесЗДо ездок расстояние, км перевезти ftfuji
21 22 23 24 25
up. Мира. д. 9 Метала 1 400 1.5
ул. Лесная. д. 8 Станки 1 2100 0.95
М Джалиля д. 15 Оборудование 1 500 0,79
1 17()0
Итого 3 4700 3,24
С.А. Зимин
(расшифровка иодтшеи)
МЛ. Пуняев
(расшифровка i:oa>jp.ci:)
Отметки организации -владельца
автотранспорта:
М.А. Пуняев
I1 расшифровка зошшси)
С.А. Зимин
(расшифровка :;од::ис1?ф
278 I 8. Первичные документы по дебиторам и кредиторам
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ
пункт погрузки, разг-рузки и перецепки прицепов номер ездки прибытие убытие
ЧИСЛО ч мин. ч мин.
26 27 28 29 30 31 32
Серпухов — Ярославль 1 05 стр. 14 20 16 30
Ярослвяь — Орск 2 07 аир. 12 50 17 30
Орск — Уфа 3 ОН аир. 17 35 20 15
Уфа — Серпухов 4 10 аир. 15 30
5
6
7
8
Всего Таксировка Сдал водитель
Особые отметки: _______________________—______________________
РЕЗУЛЬТАТЫ РАБОТЫ
расход горючего, л время в наряде, ч. мин.
по норме факти- чески всего в том числе автомобиля
автомо- биля прицепа в движении в простое
всего под погрузкой, разгрузкой по техническим неисправностям
всего сверхнормат.
46 47 48 49 50 51 52 53 54
2688 54 ч 54 ч 45 ч 9 ч 9 ч —— —
Коды марок: Автомобиля — Прицепов —
8.2. Первичные документы по автотранспорту в организации (путевые листы) I 279
Оборотная сторона формы № 4-С
ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ Наименование грузоотправителя (грузополучателя) Подпись и печать грузоотправителя (грузополучателя)
номер прицепа номера приложенных товарно-транспортных документов (ТТД)
прибывших убывших порожний пробег прицепа
33 34 35 36 37 38 39 40
АХ 9110 77 АХ 9110 77 198 ЗАО "Альфа" Иванов
АХ 9110 77 АХ 9110 77 — 199 ООО "Бетта" Петров
АХ 9110 77 АХ 9110 77 — 200 ЗАО "Галию" Сидоров
АХ 9110 77 АХ 9110 77
ТТД в количестве 3 три шт.
Пуняев (пишись) М.А. Пуяяее Принял диспетчер Мороз И.В. Мороз (расшифровка подписи) (подпись) (расшифровка подписи)
Простои на линии Подпись ответст- венного лица
причина дата (число, месяц), время, ч. мин.
наименование код начало окончание
41 42 43 44 45
— ——— — — —
АВТОМОБИЛЯ И ПРИЦЕ пов
количество пробег, км перевезено,т выполнено, ГК.М зарплата
ездок заездов общий в том числе с грузом всего в том числе на прице- пах всего в том код сумма, руб. коп.
автомо- биля прицепа автомо- биля цр.цепа 65 66
числе на прице- пах
55 56 57 58 59 60 61 62 63 64
3 3 4700 4700 3000 3000 3,24 1.5 15228 7050 7614 руб.
Таксировщик Лютова Н.Н Лютова
(подпись) (расши рровка подписи)
Автомобиль,
дни в работе
280 I 8. Первичные документы по дебиторам и кредиторам
Место .для штампа
организации
ПУТЕВОЙ
грузового автомобиля Б
(серия)
апреля
« 05 » _____________________
Организация ЗАО "Фрегат", г. Москва, Ленинградский проспект, д. 80, тел. (499)198-99-99
(наименование, адрес и номер телефона)
Код
Марка автомобиля С1\С1Н11Я Т-164
Государственный номерной знак
Водитель
У 456 КН 177
Кузин А.В.
(фамилия, имя. отчество)
Удостоверение Лг2 35 ЕР №0010/7 Класс
Лицензионная карточка стандартная, ограниченная
(ненужное зачеркнуть)
185 Се
35 ЕР №001077
Регистрационный
Режим работы
Колонна
Бригада
Гаражный номер
Табельный номер
ХА
№ 8184
Прицеп 1 Шмитц
(марка)
Прицеп 2 ____________
(марка)
Государственный номерной знак АА 6618 77 Гаражный номер —
Государственный номерной знак Гаражный номер
Сопровождающие лица:
" ЗАДАНИТ'"ВОД1ГТЕЛЮ (
в чье распоряжение (наименование и адрес заказчика) время, ч, мин. количество
прибытия убытия часов ездок
18 19 20 21 22
ЗАО "Опт-групп", г. Люберцы, уя. Красная, д. 1 09-15 75 7
ООО "Домострой", C-Пб., Кондратьевский пр-д, д. 15/3 13-45 15 7
литр
Водительское удостоверение проверил,
задание выдал, выдать горючего
Диспетчер Мороз Н.В. Мороз
(подпись) (расшифровка водвиси)
Водитель по состоянию здоровья
к управлению допущен Впач
(до.тжиосгь)
Орлова
(подпись)
Н.В. Орлова
(расшифровка подписи)
ТАЛОН ВТОРОГО ЗАКАЗЧИКА (заполняется в организации — владельце автотранспорта)
ЛИН и я
-
К путевому
листу
Б
0203
от « 05 »
2011 г.
апреля
Результат ио второ- му заказчику Время оплачивае- мое Ездки Экспеди- тор Пробег Перепробег Тонны Т-км Всего к оплате
всего с грузом
33 34 35 36 37 38 39 40 41 42
Единипа измерения Ч. мин. ед. дакнет км км км т ткм руб. коп.
Выполнено 15 1 нет 855 855 — 20 — X
Тариф, руб. коп. 900= — — — — — — —а.
К оплате, руб. коп. 13500- — — — — — — — /5500-
А.Б. Патта
В.В. Осеев
Начальник эксплуатации Осеев
Таксировщик Папина
№
(подпись)
(расшифровка подписи)
(подпись)
(расшифровка подписи)
8.2. Пеовичные документы по автотранспорту в организации (путевые листы) I 281
ЛИСТ
№ 0203
2011 г.
Типовая межотраслевая форма № 4-II
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 28.11.1997 №78
Коды
Форма по ОКУД 0345005
по ОКПО 52564479
РАБОТА ВОДИТЕЛЯ И АВТОМОБИЛЯ
операция время по графику нулевой пробег, км показание спидометра, км время фактическое, число, месяц, ч. мин.
число месяц ч. мин.
1 2 3 4 5 6 7 8
выезд из гаража 05 04 08 15 — 1120551 05-07.04 — 30 час
возвращение в гараж 07 04 20 50 —“ 1122271
Движение горючего Время работы, ч. мин.
горючее выдано, л остаток при сдано, л коэффициент изменения нормы
марка код марки выезде, л возвра- щении. л снсцоборудо- раняя двигателя
9 10 И 12 13 14 15 16 17
диз.топливо — 747,92 250,97 280.69 — — — —
ПОДИ сь
заправщика механика механика заправщика диспетчера
Зимин Мороз
Автомобиль технически исправен.
Особые отметки
Выезд разрешен. Механик Зимин С.А. Зимин
(подпись) (расшифровка подписи)
Автомобиль принял. Водитель Кузин А. В Кузин
(расшифровка подписи)
При возвращении автомобиль
(подпись)
исправен
неисправен
А.В. Кузин Принял механик
(расшифровка подписи)
Сдал водитель Кузин
(подпись)
Зимин
С.А. Зимин
ОТРЕЗА
(подпись)
(расшифровка подписи)
ТАЛОН ГП РВО1 О ЗАКАЗЧИКА (заполняется в организации — владельце автотранспорта) К путевому листу Ь № 0203 от « 05 » апреля 2011 г.
Результат по перво- му заказчик}' Время оплачивае- мое Ездки Экспеди- тор Пробег Перепробег Тонны Т-км Всего к оплате
всего с грузом
43 44 45 46 47 48 49 50 51 52
Единица измерения ч. мин. ед. да/нез км км КМ т ткм руб. коп.
Выполнено 15 / нет 855 855 — 17 — X
Тариф, руб. коп. 900= — — — — — — — X
К оплате, руб. коп. /3500= — — — — — — — 13500=
Таксировщик Панина
А.Б. Панина Начальник эксплуатации Осеев
Р.В. Осеев
(подпись)
(расшифровка подписи)
(подпись)
(paciпифровка исипшеи)
282 I 8. Первичные документы по дебиторам и кредиторам
В Ы П О Л н Е Н И Е
Первый заказчик: ЗАО "Опт-групп" код
„ (наименование) Показание СПИДОМСТОа При прибытии к заказчику': дата (число, месяц), время, ч. мин. 1120561
05.04 в 09-15
„ _ показание спидометра При уоытии от заказчика: , л л ч 1 J дата (число, месяц), время, ч. мин. 1121416
0б.()4в1%-50
гг ттп X' кг ™л/ количество Приложенные ТТД: л® № 209/с _ t « ТТД 1
Маршрут движения г. Люберцы, ул. Красная, д. 1 г. C-Пб, количество (откуда—куда): ул- Новая, д. 14 ездок , л э код вида Место для штампа Заказчика штамп груза Г
Простои на линии Подпись ответственного лица
причина дата (число, месяц), время, ч. мин.
наименование код начало окончание
23 24 25 26 27
Результат по первому заказчику Время оплачива- емое Ездки Экспе- дитор Пробег Пере- пробег Тонны Т-км Всего к оплате
всего с грузом
33 34 35 36 37 38 39 40 41 42
Единица измерения ч. мин. ед. да/нст км км км т ткм руб. коп.
Выполнено 15 1 нет 555 855 — 17 — X
Тариф, руб. коп. 900= — — — .— —*** — X
К оплате, руб. коп. 13500= — — — — — — — 13500=
Таксировщик Мазина А. С. Мазина Начальник эксплуатации Седов И.А. Седов (подпись) (расшифровка подписи) (подпись) (расшшррозка подписи) ЛИНИЯ
Организация Марка авюмо( Прицепы Первый заказч Прибытие к за Убытие от зак: Приложенные (заполняется заказчиком) ЗАО "Опт-групп" (наименование) 5иля Скания Т-164 Государственный номерной знак У 456 КН 177 Шмитц Государственный номерной знак А А 6618 77 ик ЗА О "Опт-групп", ком. директор Максименко А. С.
(наименование организации, фамилия, имя, отчество, должность ответственного лица) казчику 05 04.2011 в 09-15 1120561 время, Ч. \пт.) (показание спидометра) тика 06.04.2011 в 12-50 1121416
(дата, время, ч. мин.) (показание спидометра) ТТД: № № 209/с
Количество Количество -ТТД. . ездок 1 Экспедитор да/нет Место для штампа Заказчика
8.2. Первичные документы по автотранспорту в организации (путевые листы) I 283
Оборотная сторона формы № 4-П
ЗАДАНИЯ (заполняется заказчиком)
Второй заказчик. ООО "Домострой" код |
(наименование) показание спидометра При прибытии к заказчику: . . 1 1 дата (число, месяц), время, ч. мин. 11214П 5
06.04 в 13-45
показание спидометра При убытии от заказчика: дата (число, месяц), время, ч. мин. ; 1122271
07.04 в 19-1 5
количество Приложенные ТТД: № № 143 1 ГД 1
Маршрут движения а. С-По, Кондратьевский пр-д, с). 15/3 — количество (откуда-куда): г. Москва, Старо-Петровский пр-д, д. 3 ездок , _ код вида Место для штампа Заказчика штамп груза 1
—
Таксировка: Расход топлива по норме рассчитан по нормам ОАО "НИИАТ" Расход горючего Зарплата
марка по норме фактиче- ски код сумма, оуб. кип.
28 29 30 31 32
диз. топл 718,2 717,92
•
Зарплата водителю: 30 час. х 150руб.= 4 500руб.
Результат по второму заказчику Время оплачива- емое Ездки Экспс- дитор Пробег Перс- пробег Тонны Т-км Всего к оплате
всего с грузом
43 44 45 46 47 48 49 50 51 52
Единица измерения ч. мин. сд. да/нст км км км т ткм руб. КОП-
Выполнено 75 г ЩЧП 855 855 — 17 — X
Тариф, руб. коп. 900= — — — — — — — X
К оплате, руб. коп. Таксировщик Ма (по; ОТРЕЗА 13500= зина 1пнсь) (f А.С. Л асшифрон /азина к;>. поляйен Начал) »НИК ЭКСПЛ’ /атации Седов (ПОДПИСЬ) (ра И.А. ulUHQipOI 13500= Седов ж» подписи)
(заполняется заказчиком)
Организация ООО "Домострой"______________________________________
(наименование)
Марка автомобиля Скания Т-164 Государственный номерной знак У 456 КН 177
Прицепы Шмитц Государственный номерной знак АА 6618 77
Второй заказчик ______________________ООО "Домострой", зав.складом Краснов II. А._____________________
(наименование организации, фамилия, имя. о тчество, должность ответственного пина)
Прибытие к заказчику Убытие от заказчика 06.04.2011 в 13-45 (Дата, время, 1<. мин.) 07.04.2011 в 19-15 1121416 (показание сйиДометра) 1122271
Приложенные ТТД: № № (дата, время, ч. мин.) 143 (показание спидометра)
Количество ] .........ш „ Количество ЯЙЙК 1 Экспедитор да/нет Место для штампа Заказчика .... . -
9. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ НАЛОГА
НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ
С 1 января 1997 г. все плательщики налога на добавленную стоимость обя-
заны составлять счета-фактуры на реализацию продукции (работ, услуг).
Порядку составления счетов-фактур посвящена ст. 169 НК РФ.
Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 утверждены
Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур,
книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стои-
мость.
В настоящее время для учета НДС необходимы следующие документы:
• счета-фактуры, заполненные в порядке установленном НК РФ;
• журналы учета счетов-фактур;
• книги продаж и покупок;
• первичные учетные документы, в которых НДС выделяется отдельной
суммой (накладные, акты приемки-сдачи работ и т.п.);
• специальные дополнительные расчеты по отдельным операциям (бухгал-
терская справка);
• бухгалтерские регистры.
Налоговые декларации по НДС составляются на основании книг покупок и
книг продаж, а также данных бухгалтерского учета налогоплательщика.
Счета-фактуры являются основными первичными документами налогового
учета. Журналы учета счетов-фактур, книги покупок и продаж являются свод-
ными налоговыми документами.
При правильном ведении бухгалтерского и налогового учета результат бухгал-
терских регистров и сводных налоговых документов должен быть одинаковым.
9.1. Требования к счетам-фактурам
9.1.1. Составление счетов-фактур
Счета-фактуры обязаны составлять все плательщики. НДС. В соответствии
со ст. 143 НК РФ плательщиками НДС являются:
• организации;
• индивидуальные предприниматели;
• лица, признанные налогоплательщиками в связи с перемещением това-
ров через таможенную границу Российской Федерации, определяемые в
соответствии с Таможенным кодексом Российской Федерации.
Счета-фактуры составляются при совершении операций, признаваемых
объектом налогообложения.
В ст. 146 НК РФ приводится перечень операций, признаваемых объектом
налогообложения:
• реализация товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации,
в том числе реализация предметов залога и передача товаров (результатов
9.1. Требования к счетам-фактурам I 285
выполненных работ, оказание услуг) по соглашению о предоставлении
отступного или новации, а также передача имущественных прав;
• передача на территории Российской Федерации товаров (выполнение ра-
бот, оказание услуг) для собственных нужд, расходы на которые не при-
нимаются к вычету (в том числе через амортизационные отчисления) при
исчислении налога на прибыль организаций;
• выполнение строительно-монтажных работ для собственного потребле-
ния;
• ввоз товаров на таможенную территорию Российской Федерации.
В последнем случае счета-фактуры не выписываются, а их функции выпол-
няют таможенные декларации.
Счета-фактуры составляются и в иных случаях, определенных в установлен-
ном порядке. Например, счета-фактуры составляют организации, выполняю-
щие функции налоговых агентов.
Счета-фактуры не составляются налогоплательщиками:
1) по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и
посреднических услуг);
2) банками по следующим банковским операциям (за исключением инкас-
сации):
• привлечение денежных средств организаций и физических лиц во вклады;
• размещение привлеченных денежных средств организаций и физических
лиц от имени банков и за их счет;
• открытие и ведение банковских счетов организаций и физических лиц,
в том числе банковских счетов, служащих щгя расчетов по банковским
картам, а также операции, связанные с обслуживанием банковских карт;
• осуществление расчетов по поручению организаций и физических лиц, в
том числе банков-корреспондентов, по их банковским счетам;
• кассовое обслуживание организаций и физических лиц;
• купля-продажа иностранной валюты в наличной и безналичной формах
(в том числе оказание посреднических услуг по операциям купли-про-
дажи иностранной валюты);
• осуществление операций с драгоценными металлами и драгоценными
камнями в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• операции по исполнению банковских гарантий (выдача и аннулирование
банковской гарантии, подтверждение и изменение условий указанной
гарантии, платеж по такой гарантии, оформление и проверка документов
по этой гарантии);
• выдача поручительств за третьих лиц, предусматривающих исполнение
обязательств в денежной форме;
• оказание услуг, связанных с установкой и эксплуатацией системы «кли-
ент-банк», включая предоставление программною обеспечения и обу-
чение обслуживающего указанную систему персонала,
• получение от заемщиков сумм в счет компенсации страховых премий
(страховых взносов), уплаченных банком по договорам страхования на
случай смерти или наступления инвалидности указанных заемщиков, в
которых банк является страхователем и выгодоприобретателем;
3) страховыми организациями по оказанию услуг по договорам страхования,
сострахования и перестрахования страховыми организациями. Пол операциями
по страхованию, сострахованию и перестрахованию признаются операции, в
результате которых страховая организация получает:
• страховые платежи (вознаграждения) по договорам страхования, состра-
хования и перестрахования, включая страховые взносы, выплачиваемую
перестраховочную комиссию (в том числе тантьему);
• проценты, начисленные на депо премии по договорам перестрахования и
Iгсречисленные перестрахователем перестраховиш ку;
286 I 9. Первичные документы по учегу налога на добавленную стоимость
• страховые взносы, полученные уполномоченной страховой организаци-
ей, заключившей в установленном порядке договор сострахования от
имени и по поручению страховщиков;
• средства, полученные страховщиком в порядке суброгации от лица, от-
ветственного за причиненный страхователю ущерб, в размере страхового
возмещения, выплаченного страхователю;
4) по оказанию услуг по негосударственному обеспечению негосударствен-
ными пенсионными фондами.
Счета-фактуры не составляют также организации и индивидуальные пред-
приниматели, не являющимися плательщиками НДС. К ним относятся орга-
низации и индивидуальные предприниматели, перешедшие на упрощенную
систему налогообложения, являющиеся плательщиками единого налога на вме-
ненный доход или единого сельскохозяйственного налога.
Следует заметить, что организации и индивидуальные предприниматели,
получившие освобождение от исполнения обязанностей плательщика НДС,
продолжают выписывать счета-фактуры. Они не перестают быть налогопла-
тельщиками, а лишь получают льготу по исчислению этого налога. При этом
они выставляют счета-фактуры без выделения соответствующих сумм налога.
На счете-фактуре делается надпись или ставится штамп «Без налога (НДС)».
Аналогичную надпись на выписываемых счетах делают и налогоплательщи-
ки при реализации товаров (работ, услуг), операции по реализации которых не
подлежат налогообложению или освобождены от налогообложения.
Не составляют счета-фактуры организации и индивидуальные предприни-
матели:
• занятые в розничной торговле и общественном питании и реализующие
товары за наличный расчет;
• выполняющие работы и оказывающие платные услуги непосредственно
населению.
Для них требование по выставлению счетов-фактур считается выполнен-
ным, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ уста-
новленной формы.
Требования к оформлению кассового чека приводятся в п. 4 Положения по
применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных рас-
четов с населением, утвержденного постановлением Совета Министров — Пра-
вительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745.
На выдаваемом покупателям кассовом чеке должны отражаться следующие
реквизиты:
а) наименование организации;
б) идентификационный номер организации-налогоплательщика;
в) заводской номер контрольно-кассовой машины;
г) порядковый номер чека;
д) дата и время покупки (оказания услуги);
е) стоимость покупки (услуги);
ж) признак фискального режима.
К «иным документам» относятся бланки строгой отчетности.
К бланкам строгой отчетности, приравненным к кассовым чекам, относят-
ся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и
другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных
расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случае оказания
услуг населению.
Документы строгой отчетности должны содержать следующие обязательные
реквизиты:
а) наименование документа, шестизначный номер и серия;
б) наименование и организационно-правовая форма — для организации;
фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;
9.1. Требования к счетам-фактурам I 287
в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа
юридического лица (в случае его отсутствия — иного органа или лица, имею-
щих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организа-
ции (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
д) вид услуги;
е) стоимость услуги в денежном выражении;
ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и
(или) с использованием платежной карты;
з) дата осуществления расчета и составления документа;
и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение
операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организа-
ции (индивидуального предпринимателя);
к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги
и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный пред-
приниматель).
На бланке должны быть указаны сведения об изготовителе (сокращенное
наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахож-
дения, номер заказа и год Ого выполнения, тираж).
Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к
кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения установлен
в постановлении Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 «О порядке осу-
ществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием
платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».
Согласно этому документу формы бланков строгой отчетности, утвержден-
ные до вступления в силу постановления Правительства РФ от 31 марта 2005 г.
№ 171 «Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных
расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения
контрольно-кассовой техники», могут применяться до их утверждения, но не
позднее 1 декабря 2008 г.
Формы бланков утверждаются Минфином России по обращению заинтере-
сованных органов государственной власти, Банка России и организаций, объ-
единяющих субъектов предпринимательской деятельности, занятых в опреде-
ленной сфере услуг.
В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации
федеральные органы исполнительной власти наделены полномочиями по ут-
верждению форм бланков документов, используемых при оказании услуг насе-
лению, то ранее утвержденные формы бланков строгой отчетности могут при-
меняться и после этой даты до утверждения новых форм документов федераль-
ными органами исполнительной власти.
Согласно информационному письму Минфина России от 22 августа 2008 г.
организация и индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги насе-
лению, для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с
использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техни-
ки вправе использовать самостоятельно разработанный документ, в котором
должны содержаться все вышеперечисленные реквизиты. Утверждения формы
такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной
власти не требуется.
При этом бланк документа может не только изготавливаться типограф-
ским способом, но и формироваться с использованием автоматизированных
систем.
Согласно п. 11 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ
№ 359, для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа
должно обеспечиваться выполнение следующих требований:
288 I 9. Первичные документы по учету налога на добавленную стоимость
а) автоматизированная система должна иметь защиту от несанкциониро-
ванного доступа; идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с
бланком документа в течение не менее пяти лет;
' б) при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизиро-
ванной системой сохраняется уникальный номер и серия его бланка.
9.1.2. Оформление счетов-фактур
В соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, ус-
луг) налогоплательщики обязаны выставлять счета-фактуры не позднее пяти
дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Так,
если отгрузка товара или подписание акта на выполнение работ, оказание услуг
были произведены 7 января, то счет-фактура должен быть выставлен продав-
цом покупателю не позднее 11 января.
Если же отгрузка товара или подписание акта на выполнение работ, оказание
услуг были произведены в конце налогового периода, то счет-фактура должен
быть выставлен также не позднее пяти дней, но до конца налогового периода.
Так, если отгрузка произведена 29 марта, то счет-фактура должен быть вы-
ставлен не позднее 31 марта.
Это требование основывается на том, что в соответствии с п. 4 ст. 166 НК
РФ сумма НДС исчисляется по итогам каждого налогового периода по всем
операциям, признаваемым объектом налогообложения, дата реализации (пере-
дачи) которых относится к этому налоговому периоду. То есть если реализация
товара произошла в марте, то и НДС к уплате в бюджет с этой реализации дол-
жен быть начислен в I квартале, а следовательно, и счет-фактура также должен
быть выставлен в марте.
Для большинства налогоплательщиков такая процедура выписки счетов-
фактур не вызывает больших проблем.
Тем не менее существует ряд отраслей, связанных с непрерывными долго-
срочными поставками в адрес одного и того же покупателя.
К ним могут быть отнесены:
• непрерывный отпуск товаров и оказание услуг по транспортировке од-
ним и тем же покупателям электроэнергии, нефти, газа;
• оказание услуг электросвязи;
• оказание банковских услуг;
• ежедневная многократная реализация в адрес одного покупателя хлеба и
хлебобулочных изделий, скоропортящихся продуктов питания и т.д.
Для таких налогоплательщиков МНС России в письме от 21 мая 2001 г.
№ ВГ-6-03/404 «О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добав-
ленную стоимость» разрешило «составление счетов-фактур в соответствии с ус-
ловиями договора поставки, заключенного между продавцом и покупателем товаров
(услуг), актами сверки осуществленных поставок и выставление счетов-фактур по-
купателям одновременно с платежно-расчетными документами, но не реже одного
раза в месяц и не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем».
Были и другие аналогичные разъяснения в отношении различных длитель-
ных поставок (подписка, аренда и т.д.).
При этом требование о составлении счетов-фактур в том налоговом пе-
риоде, в котором состоялась отгрузка этих товаров (оказание услуг), остается
в силе. В последнее время данное положение неоднократно подтверждалось
Минфином России (письма от 25 июня 2008 г. № 07-05-06/142, от 11 сентября
2008 г. № 03-07-09/28, от 6 марта 2009 г. № 03-07-15/39).
Сроки составления счетов-фактур по операциям, признаваемым прочими
объектами налогообложения, за исключением реализации товаров (работ, ус-
луг), передачи имущественных прав, получения сумм оплаты, частичной опла-
ты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг),
в НК РФ не оговорены. Но исходя из приведенного выше положения НК РФ
9.1. Требования к счетам-фактурам I 289
можно сделать вывод, что счета-фактуры должны быть составлены до конца на-
логового периода, в котором исчислена сумма НДС по данной операции.
Счета-фактуры обычно составляются в двух экземплярах: первый экземпляр
передается покупателю, второй остается у продавца.
Счета-фактуры составляются получателем в одном экземпляре в случаях по-
лучения:
• финансовой помощи, денежных средств на пополнение фондов специ-
ального назначения, в счет увеличения доходов либо иначе связанных с
оплатой товаров (выполнения работ, оказания услуг);
• имущественных прав;
• процентов по векселям, процентов по товарному кредиту в части, пре-
вышающей размер процента, рассчитанного в соответствии со ставкой
рефинансирования Банка России Федерации;
• страховых выплат по договорам страхования риска неисполнения дого-
ворных обязательств.
Исходя из того что в случае исчисления НДС по остальным объектам налого-
обложения (передача товаров, выполнение работ, оказание услуг для собственных
нужд и выполнение строительно-монтажных работ для собственного потребления)
отсутствует покупатель, которому нужен был бы счет-фактура для принятия НДС
к вычету, счет-фактура в этих случаях выписывается в одном экземпляре.
Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и
(или) в электронном виде.
Для составления счетов-фактур в электронном виде должны быть соблюде-
ны следующие условия:
• взаимное согласие сторон сделки;
• наличие у указанных сторон совместимых технических средств и воз-
можностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с
установленными форматами и порядком.
Счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электрон-
ной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномо-
ченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации
или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя
в соответствии с законодательством Российской Федерации.
9.1.3. Заполнение счетов-фактур
Счет-фактура является документом, служащим для принятия предъявлен-
ных сумм НДС к вычету или возмещению.
Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, уста-
новленного НК РФ, не могуч являться основанием для принятия предъявленных
покупателю продавцом сумм налога к вычету7 или возмещению. Предъявление
дополнительных требований по заполнению счетов-фактур является неправомер-
ным, поэтому, чтобы не подводить своих покупателей и заказчиков, следует очень
внимательно и аккуратно заполнять обязательные реквизиты счета-фактуры.
Обязательные реквизиты счета-фактуры приводятся в п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ.
Форма счета-фактуры дана в Постановлении № 914.
Рассмотрим обязательные реквизиты.
Номер счета-фактуры — строка 1.
Нумерация осуществляется в соответствии с журналом учета выдаваемых
счстов-факгур.
Дата счета-фактуры — строка 1.
В данном случае имеется в виду дата выписки, составления счета-фактуры.
Участники операции:
а) продавец — строка 2;
б) покупатель — строка 6;
в) грузоотправитель — строка 3;
г) грузополучатель — строка 4.
10-11562
290 I 9. Первичные документы по учету налога на добавленную стоимость
Под продавцом и покупателем понимаются участники различных сделок,
один из которых — продавец — имеет какое-либо неденежное обязательство,
а другой — покупатель — обязан за это расплатиться. Иными словами, прода-
вец — поставщик ТМЦ, исполнитель услуг, подрядчик, арендодатель, перевоз-
чик и т.д., покупатель — заказчик, клиент, арендатор и др.
Чтобы заполнить счет-фактуру, необходимо указать следующую информа-
цию о покупателе и продавце:
• в строке «Продавец» или «Покупатель» — полное или сокращенное на-
именование, закрепленное в учредительных документах;
• в строке «Адрес» — юридический адрес, соответствующий учредительным
документам. Не путать с фактическим (!);
• в строке «Идентификационный номер продавца или покупателя» — ИНН и
в строке «Код причины постановки на учет налогоплательщика — продавца
или покупателя» — КПП.
Грузоотправитель — лицо, которое непосредственно передает товар (сдает
перевозчику):
• наименование — полное или сокращенное наименование грузоотпра-
вителя, указанное в учредительных документах. Если продавец и гру-
зоотправитель — одно и то же лицо, то можно написать «он же». Если
продавец и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом, то
указывается почтовый адрес грузоотправителя.
Грузополучатель — лицо, фактически получающее товар:
• наименование — полное или сокращенное наименование грузоотправи-
теля, указанное в учредительных документах;
• почтовый адрес.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
• В этой строке нельзя писать «Он же«, даже если покупатель и грузополучатель — одно и то же
• лицо. Дело в том, что информация о грузоотправи геле располагается в счете-фактуре после инфор-
: мации о продавце. Соответственно, в этом случае сразу понятно, о ком идет речь. Сведения же о
: грузополучателе следует указывать после сведений о грузоотправителе. Если мы напишем в строке
: о грузополучателе «он же», то получится, что грузополучатель — то же лицо, что и грузоотправитель.
В строке 5 «Оплата» указываются реквизиты (номер и дата составления) пла-
тежно-расчетною документа или кассового чека. Данный показатель заполняется
только в гом случае, когда к моменту составления счета-фактуры уже имеется в
наличии расчетный документ. В обычной ситуации это возможно при получении
аванса или если оплата осуществляется в момент выписки счета-фактуры.
В остальных случаях строка не заполняется.
Предмет операции (товар, работы, услуги):
• в графе 1 указываются наименование товаров (работ, услуг) и их техниче-
ские характеристики, включая номера моделей, типы, размеры, ГОСТы,
параметры и т.п. (например, «Пальто женское зимнее, р. 42—46, арти-
кул 118»), описание выполненных работ, оказанных услуг. В этой графе
указывается также наименование переданных имущественных прав;
• графе 2 — принятая по данному товару единица измерения (штуки, кило-
граммы, метры и т.д.) при возможности ее указания. Так, например, консуль-
тационные услуги можно измерить в часах, а ремонтно-строительные работы
не имеют единиц измерения. В последнем случае графа не заполняется;
• графе 3 — количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-
фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных
имущественных прав исходя из принятых единиц измерения. Заполняет-
ся также при возможности их указания;
• графе 4 — цена (тариф) товара (выполненной работы, оказанной услуги),
переданного имущественного права за единицу измерения (при возмож-
ности ее указания) по договору (контракту) без учета НДС (в случае при-
менения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в
себя НДС, — цена (тариф) за единицу измерения с НДС);
9.1. Требования к счетам-фактурам I 291
• графе 5 — стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по
счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), передан-
ных имущественных прав без НДС;
• графе 6 — сумма акциза по подакцизным товарам. Если товар не под-
акцизный, то графа не заполняется;
• графе 7 — налоговая ставка налога НДС. Их существует три — 18, 10 и 0%;
• графе 8 — сумма НДС, предъявляемая покупателю товаров (выполнен-
ных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, опреде-
ляемая исходя из применяемых налоговых ставок. Рассчитывается путем
умножения показателя графы 5 на ставку графы 7 в процентах;
• графе 9 — стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по
счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), передан-
ных имущественных прав с учетом суммы НДС Рассчитывается путем
суммирования показателя графы 5 и НДС графы 8;
• графе 10 — страна происхождения товара. Указывается в отношении то-
варов, страной происхождения которых не является. Российская Феде-
рация;
• графе 11 — номер грузовой таможенной декларации, в соответствии с
которой было произведено таможенное оформление товара иностранно-
го производства. При реализации товара отечественного производства в
графе ставится прочерк. Если организация не является непосредствен-
ным импортером продаваемого товара, то этот показатель переписыва-
ется из счета-фактуры поставщика, у которого был приобретен товар.
За правильность указания номера таможенной декларации отвечает этот
поставщик. Сам налогоплательщик несет ответственность только за со-
ответствие указанных им сведений данным, которые содержатся в полу-
ченных им счетах-фактурах.
Кроме этих счет-фактура содержит следующие реквизиты.
Подписи от продавца и их. расшифровки:
• руководитель организации;
• главный бухгалтер.
Чтобы не приостанавливать работу руководителя и главного бухгалтера,
подписание счетов-фактур в крупных организациях возлагается на уполномо-
ченных лиц (приказ).
Подписи на счете-фактуре должны быть оригинальными. Не разрешается
применять факсимиле.
С 1 сентября 2010 г. Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ перечень
обязательных реквизитов счетов-фактур дополнен реквизитом «Наименование
валюты». В случае если по условиям сделки обязательство выражено в иностран-
ной валюте, то и суммы, указываемые в счете-фактуре, могут быть выражены
в иностранной валюте. Поэтому сумма в счете-фактуре может быть указана не
обязательно в рублях. Но в действующей форме счета-фактуры показатель «Наи-
менование валюты» отсутствует. Минфин России в своих разъяснениях неодно-
кратно указывал, что до утверждения Правительством РФ формы счета-факту-
ры, предусматривающей показатель «Наименование валюты» и порядок запол-
нения этого показателя, указывать в счетах-фактурах наименование валюты не
требуется (письма Минфина России от 12.10.2010 № 03-07-09/46, от 22.10.2010
№ 03-07-11/417, от 29.12.2010 № 03-07-09/55). Поэтому в настоящий момент
данный показатель может указываться в качестве дополнительного реквизита.
Счет-фактура может быть заверен печатью организации. Но этот реквизит не
является обязательным, хотя документ, заверенный печатью, вызывает большее
уважение и снижается вероятность подделки.
Если счет-фактура выставляется индивидуальным предпринимателем, то
обязательно указываются реквизиты свидетельства о государственной регистра-
ции этого предпринимателя.
Образцы заполнения счетов-фактур приведены на с. 292-293.
Ю
СЧЕТ-ФАКТУРА №14 от « 25 « января 2011 г. (1)
Продавец ЗАО «Фрегат» (2)
Адрес г. Москва, Ленинградское шоссе, д. 2 (2а)
ИНН/КПП продавца 7743208839/774301001 (26)
Грузоотправитель и его адрес Он же (3)
Грузополучатсль и его адрес ООО «Вектор», г. Москва, Б. Сухаревская пл, д.16/18 (4)
К платежно-расчетному документу № - от (6)
Покупатель ООО «Вектор»(6)
Адрес г. Москва, Б. Сухаревская пл., д.16/18 (6а)
ИНН/КПП покупателя 7708167708/770801001(66)
Валюта: рубли
Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права Единица измерения Количество Цена (тариф) за единицу измерения Стоимость товаров (работ, услуг), имуществен- ных прав всего без налога В том числе акциз Налоговая ставка Сумма налога Стоимость товаров (работ, услуг), имуществен- ных прав всего с учетом налога Страна происхож- дения Номер таможенной декларации
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Папка-файл 5 см, А4, пластик Шт. 50 56,38 2819,00 18% 507.42 3326,42 Германия 05603/171001
Клей ПВА65 гр. Шт. 2 4,75 9,49 —— 18% 1,71 11,20 —"Г —
Тетради школьные в клетку Шт. 1000 10,00 10000,00 — 10 % 1000,00 11000,00 — —
Доставка — —• 100,00 — 18% 18,00 118,00 — —
Всего к оплате 1527,13 14455,62
292 I 9. Первичные документы по учету налога на добавленную стоимость
Руководитель организации Никифоров В.В. Никифоров Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
(индивидуальный предприниматель) (реквизиты свидетельства
о государственной регистрации
индивидуального предпринимателя)
Примечание. Первый экземпляр —- покупателю, второй экземпляр — продавцу.
СЧЕТ-ФАКТУРА №9 от « 25 » января 2011г.(1)
Продавец Индивидуальный предприниматель Иванов И.И.(2)
Адрес г. Москва, ул. Зеленоградская, д. 10, кв. 14(2а)
ИНН/КПП продавца 774320883954/0.(26)
Грузоотправитель и ого адрес Он же.(3)
Грузог.олучатель и ого адрес ООО «Альфа», г. Москва, Онежская ул., д 11(4)
К платежно-расчетному документу № 39 от 21.01,2011(5)
Покупатель ООО «Альфа»(6)
Адрес г. Москва, Онежская уп., д.11 (6а)
ИНН/КПП покупателя 7743123456/774301001(66)
Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права Единица измерения Количество Цена (тариф) за единицу измерения Стоимость товаров (работ, услуг), имуществен- ных прав всего без налога В том числе акциз Налоговая ставка Сумма налога Стоимость товаров (работ, услуг), имуществен- ных прав всего с учетом налога Страна происхож- дения Номер таможенной декларации
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Модем USR Sportster 56К RUS Шт. 2 1950 = 3900 = — 18% 702 = 4602= Румыния 111111
Принтер HP DeskJet DJ-3420C Шт. 3 2925 = 8775 = — 18% 1579,50 10354,50 Тайланд 222222
Всего к оплате 2281,50 14956,50
Индивидуальный предприниматель Иванов И.И.Иванов (реквизиты свидетельства
Свидетельство № С-1/6854 от 12.01.1996 о государственной регистрации
индивидуального предпринимателя)
Примечание. Первый экземпляр — покупателю, второй экземпляр — продавцу.
9.1. Требования к счетам-фактурам I 293
294 I 9. Первичные документы по учету налога на добавленную стоимость
Организация имеет право ввести в счет-фактуру дополнительные реквизи-
ты. При этом не должны меняться последовательность расположения и число
показателей обязательных реквизитов. Форма счета-фактуры с дополнительны-
ми реквизитами должна быть утверждена в приложении к приказу по учетной
политике.
Счета-фактуры не должны иметь подчистки и помарки. Исправления в
счета-фактуры можно вносить только корректурным методом, который за-
ключается в следующем: зачеркиваются неправильный текст или суммы и над-
писываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание
производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
Исправления в счете-фактуре должны быть заверены подписью руководителя и
печатью продавца с указанием даты внесения исправления. В данном случае мы
имеем противоречие: печать на самом счете-фактуре не является обязательным
реквизитом, а заверение исправлений в нем печатью обязательно (п. 29 Поста-
новления № 914).
Разрешается заполнять счета-фактуры комбинированным способом, т.е. ча-
стично с помощью компьютера, частично от руки при условии соблюдения всех
перечисленных выше норм заполнения (п. 14 Постановления № 914).
9.2. Правила ведения журналов учета полученных
и выставленных счетов-фактур
В соответствии с п 3 ст. 169 НК РФ все налогоплательщики обязаны вести
журналы учета полученных и выданных счетов-фактур. Порядок их ведения
приведен в Постановлении № 914.
9.2.1. Ведение журналов учета полученных счетов-фактур
Покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов счетов-фактур.
Полученные счета-фактуры хранятся в этом журнале.
Учет полученных от продавцов счетов-фактур ведется в журнале по мере их
поступления. На это следует обратить внимание, так как очень часто налого-
плательщики подбирают' счета-фактуры по мере принятия НДС к вычету, а не
по мере их поступления в организацию.
Журнал учета полученных счетов-фактур должен быть прошнурован и про-
нумерован. Полученные счета-фактуры хранятся вместе с журналом учета в
течение пяти лет с даты их выдачи.
Согласно п. 5 Постановления № 914 в журнале учета полученных счетов-
фактур у покупателя-импортера при ввозе товаров на таможенную территорию
Российской Федерации должны храниться грузовые таможенные декларации
или их копии, заверенные в установленном порядке, и платежные документы.
Скорее всего, налогоплательщику будет неудобно хранить платежные до-
кументы в журнале учета. Платежные документы должны храниться в качестве
приложений к выпискам банка (если оплата производилась безналичным пу-
тем) или в авансовых отчетах сотрудников организации (если оплата произ-
водилась наличными деньгами). Можно порекомендовать хранить в журнале
копии платежных документов, заверенные руководством организации. На них
следует сделать отметку, где находятся оригиналы.
При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной
командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной
командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в
поездах постельных принадлежностей, заполненные в установленном порядке
бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой
суммой НДС хранятся у покупателя в журнале учета полученных счетов-фактур.
9.2. Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур I 295
При ввозе на территорию Российской Федерации с территории Республи-
ки Беларусь товаров, в отношении которых взимание НДС осуществляется
налоговыми органами в соответствии с Соглашением между Правительством
Российской Федерации и Правительством Республики Беларусь о принципах
взимания косвенных налогов при экспорте и импорте товаров, выполнении ра-
бот, оказании услуг от 15 сентября 2004 г., заявления о ввозе товаров и уплате
косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате налога на НДС
или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации
(индивидуальным предпринимателем), и копии платежных документов, под-
тверждающих фактическую уплату НДС стоимость, хранятся у покупателя в
журнале учета полученных счетов-фактур.
При получении имущества, нематериальных активов, имущественных прав
в качестве вклада в уставный (складочный) капитал хозяйственных обществ и
товариществ или паевых взносов в паевые фонды кооперативов документы,
которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имуще-
ственных прав и в которых указаны суммы налога, восстановленного акцио-
нером (участником, пайщиком) в порядке, установленном п. 3 ст. 170 НК РФ,
или их нотариально заверенные копии хранятся у принимающей организации
в журнале учета полученных счетов-фактур.
На практике налогоплательщики-покупатели часто сталкиваются с ситуа-
цией, когда счет-фак гура, выписанный продавцом в одном отчетном периоде,
попадает к налогоплательщику-покупателю значительно позже. В этом случае
желательно подтвердить дату получения счета-фактуры. Для этого следует со-
хранить конверт с почтовым штемпелем или получить подпись курьера, доста-
вившего документы.
Форма журнала учета полученных счетов-фактур законодательно не установ-
лена, поэтому, если налогоплательщик будет просто сшивать счета-фактуры за
определенный период (например, за налоговый период), это не будет ошибкой.
Последовательность работы с журналом учета получаемых счетов-фактур
следующая:
1) при получении счета-фактуры ему присваивается соответствующий но-
мер согласно журналу;
2) данные полученных счетов-фактур отражаются в журнале;
3) полученные счета-фактуры подшиваются в журнал;
4) когда возникает право на принятие сумм НДС к вычету, можно перенес-
ти показатели данного счета-фактуры в книгу покупок.
9.2.2. Ведение журнала учета выставленных счетов-фактур
Продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур.
Выставленные счета-фактуры хранятся вместе с этим журналом.
Учет счетов-фактур в журнале ведется в хронологическом порядке по мере
их выставления.
Журнал учета должен быть прошнурован и пронумерован. Выданные счета-
фактуры хранятся вместе с журналом учета в течение пяти лет с даты их выдачи.
Форма журнала учета выставленных счетов-фактур законодательно не уста-
новлена. Поэтому, если налогоплательщик будет просто сшивать счета-фактуры
за определенный период (например, за налоговый период), это не будет ошибкой.
Порядок работы с журналом учета выдаваемых счетов-фактур следующий:
1) при составлении счета-фактуры ему присваивается соответствующий но-
мер согласно журналу;
2) данные выданных счетов-фактур отражаются в оглавлении журнала;
3) вторые экземпляры выданных счетов-фактур подшиваются в журнал;
4) когда возникает обязанность по начислению сумм НДС к уплате в бюд-
жет, можно перенести показатели данного счета-фактуры в книгу продаж.
296 I 9. Первичные документы по учету налога на добавленную стоимость
9.3. Порядок ведения книг продаж и покупок
9.3.1. Ведение книги продаж продавцом
Для учета счетов-фактур, выписанных покупателю, налогоплательщики
обязаны вести кроме журнала учета выставленных счетов-фактур книгу продаж.
В ней регистрируются счета-фактуры, составляемые продавцом при соверше-
нии операций, признаваемых объектами, которые облагаются налогом НДС, в том
числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения).
Если налогоплательщик выдаст покупателю вместо счета-фактуры прирав-
ниваемые к нему документы, то в книге продаж регистрируются эти документы.
Такими документами являются ленты контрольно-кассовых машин и бланки
строгой отчетности либо суммарные данные документов строгой отчетности на
основании описи, составленной по итогам продаж за календарный месяц.
При получении денежных средств в виде оплаты, частичной оплаты в счет
предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи
имущественных прав продавцом составляется счст-факгура, который регистри-
руется в книге продаж.
Книга продаж ведется налогоплательщиком в целях определения суммы на-
логового обязательства по НДС.
Книга продаж должна храниться у поставщика в течение полных пяти лет
с даты последней записи. Книга продаж должна быть прошнурована, а ее стра-
ницы — пронумерованы и скреплены печатью. Контроль за правильностью ве-
дения книги продаж осуществляется руководителем организации или уполно-
моченным им лицом.
Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологиче-
ском порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обяза-
тельство.
Книга продаж может вестись в электронном виде. По истечении налогового
периода, но не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налого-
вым периодом, книга продаж распечатывается, страницы пронумеровываются
и скрепляются печатью.
Форма книги продаж приведена в приложении № 3 к Правилам ведения
журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг
продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным По-
становлением № 914 (далее — Правила, утвержденные Постановлением № 914).
В верхней части каждого листа книги продаж указывается:
• полное или сокращенное наименование продавца в соответствии с учре-
дительными документами;
• идентификационный номер продавца (ИНН) и код причины постановки
на учет (КПП);
• налоговый период, в котором произведены продажи (определяется в со-
ответствии со ст. 163 НК РФ).
При заполнении книги продаж указывается:
• в графе 1 — дата и номер счета-фактуры продавца;
• графе 2 — наименование покупателя согласно счету-фактуре, т.е. его
полное или сокращенное наименование, закрепленное в учредительных
документах;
• графе 3 — идентификационный номер покупателя согласно счету-фак-
туре;
• графе За — код причины постановки на учет покупателя;
• графе 36 — дата оплаты счета-фактуры продавца;
• графе 4 — итоговая сумма продаж по счету-фактуре, включая НДС. В об-
щем случае эта сумма должна соответствовать сумме бухгалтерской про-
9.3. Порядок ведения книг продаж и покупок I 297
водки Д-т 62 К-т 90-1 — по конкретному покупателю, которому выписан
счет-фактура.
В графах с 5-й по 8-ю указываются продажи и суммы НДС, исчисленные по
соответствующим налоговым ставкам:
• в графе 5 — продажи, облагаемые НДС по ставке в размере 18% (п. 3
ст. 164 НК РФ). Графа 5 состоит из двух частей:
1) графы 5а, в которой указывается стоимость продаж без НДС;
2) графы 56, в которой указывается сумма НДС, исчисленная от сто-
имости продаж по ставке 18% [(5а) х 18%], а в случае, если сумма налога
определяется расчетным методом, — по соответствующей ставке соглас-
но п. 4 ст. 164 НК РФ [(4) х 18/118];
• графе 6 — продажи, облагаемые НДС по ставке в размере 10% (п. 2
ст. 164 НК РФ). Графа 6 состоит из двух частей:
1) графы 6а, в которой указывается стоимость продаж без НДС;
2) графы 66, в которой указывается сумма НДС, исчисленная от сто-
имости продаж по ставке 10% [(6а) х 10%], а в случае, если сумма налога
определяется расчетным методом, — по соответствующей ставке соглас-
но п. 4 ст. 164 НК РФ [(4) х 10/110];
• графе 7 — итоговая сумма продаж по счету-фактуре, облагаемая НДС по
ставке 0% (п. 1 ст. 164 НК РФ);
• графе 8 — продажи, облагаемые НДС по ставке 20%. Данная графа за-
полняется до завершения расчетов по товарам (работам, услугам), отгру-
женным (выполненным, оказанным) до 1 января 2004 г. Состоит также
из двух частей:
1) графы 8а, в которой указывается стоимость продаж без НДС;
2) графы 86, в кокорой указывается сумма НДС, исчисленная от сто-
имости продаж по ставке 20% [(8а) х 20%], а в случае, если сумма налога
определяется расчетным методом, — по соответствующей ставке соглас-
но п. 4 ст. 164 НК РФ [(4) х 20/120];
• графе 9 — итоговая сумма продаж по счету-фактуре, освобождаемых от
НДС (ст. 149 НК РФ).
По окончании налогового периода подводятся итоги по графам 4, 5а, 56, 6а,
66, 7, 8а, 86 и 9.
При необходимости внесения изменений в книгу продаж регистрация счета-
фактуры производится в дополнительном листе книги продаж за налоговый пери-
од, в котором был зарегистрирован счет-факгура до внесения в него исправлений.
Дополнительные листы книги продаж являются ее неотъемлемой частью. Форма
дополнительного листа книги продаж приведена в приложении № 5 к Правилам,
утвержденным Постановлением № 914. Состав показателей дополнительного ли-
ста практически совпадает с показателями самой книги продаж. Единственным
отличием является указание в верхней части листа даты его составления.
На основании этих данных заполняется налоговая декларация но НДС.
9.3.2. Ведение книги покупок покупателем
Для учета счетов-фактур, выставленных продавцами товаров (работ, услуг),
налогоплательщики-покупатели обязаны вести кроме журнала учета получен-
ных счетов-фактур книгу покупок.
В ней регистрируются счета-фактуры, выставленные продавцами покупате-
лям товаров (работ, услуг), в целях определения суммы НДС, предъявляемой
последней к вычету7 (возмещению).
Суммы НДС по приобретенным (оприходованным) товарам (работам, ус-
лугам) принимаются к вычету (возмещению) у покупателя только при наличии
счетов-фактур, подтверждающих стоимость приобретенных товаров (работ, ус-
луг), и соответствующих записей в книге покупок.
298 I 9. Первичные документы по учету налога на добавленную стоимость
Счета-фактуры, полученные от продавцов, регистрируются в книге покупок
в хронологическом порядке в том налоговом периоде, когда возникает возмож-
ность принять сумму НДС к вычету, в соответствии с порядком, установленном
в ст. 172 НК РФ.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
В соответствии с п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, предъявленные на-
: логоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), а также имущественных прав на
: территории Российской Федерации. Таким образом, в книге покупок могут регистрироваться
• только счета-фактуры, выданные российским контрагентом. Счета-фактуры, выданные ино-
: странными контрагентами, в книге покупок не регистрируются.
Книга покупок хранится у покупателя в течение полных пяти лет с даты
последней записи.
Книга покупок должна быть прошнурована, а ее страницы — пронумерова-
ны и скреплены печатью.
Книга покупок может вестись в электронном виде. По истечение налогово-
го периода, но не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налого-
вым периодом, книга покупок распечатывается, страницы пронумеровываются
и скрепляются печатью.
Контроль за правильностью ведения книги покупок осуществляется руково-
дителем организации или уполномоченным им лицом.
Если организация приобретает товары по импорту, она уплачивает НДС
таможенным органам. Счет-фактура в данном случае отсутствует. В книге по-
купок вместо счета-фактуры регистрируется таможенная декларация на ввоз
товара и документы, подтверждающие фактическую уплату налога таможенно-
му органу.
При ввозе на территорию Российской Федерации с территории Республи-
ки Беларусь товаров, в отношении которых взимание НДС осуществляется
налоговыми органами в соответствии с Соглашением между Правительством
Российской Федерации и Правительством Республики Беларусь о принципах
взимания косвенных налогов при экспорте и импорте товаров, выполнении
работ, оказании услуг от 15 сентября 2004 г., в книге покупок регистрируются
заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметками налоговых
органов об уплате налога на добавленную стоимость и реквизиты документов,
подтверждающих фактическую уплату НДС.
Кроме счетов-фактур регистрации в книге покупок подлежат также доку-
менты, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов,
имущественных прав в качестве вклада в уставный (складочный) капитал хо-
зяйственных обществ и товариществ или паевых взносов в паевые фонды ко-
оперативов и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером
(участи и ком, пай щи ко м).
Счета-фактуры, выписанные и зарегистрированные налогоплательщиком в
книге продаж при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих по-
ставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), регистрируются им в книге
покупок при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет полу-
ченных оплаты, частичной оплаты с указанием соответствующей суммы НДС.
В случае изменения условий либо расторжения соответствующего договора
и возврата соответствующих сумм оплаты, частичной оплаты, полученной в
счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), пере-
дачи имущественных прав, счета-фактуры, выписанные и зарегистрированные
продавцами в книге продаж при получении указанных сумм, регистрируют-
ся ими в книге покупок после отражения в учете соответствующих операций
по корректировке в связи с отказом от товаров (работ, услуг), имущественных
прав, но не позднее одного года с момента отказа.
9.3. Порядок ведения книг продаж и покупок I 299
При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной
командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной
командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в
поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются запол-
ненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с
выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включен-
ные им в отчет о служебной командировке.
В книге покупок не регистрируются счета-фактуры, полученные:
• при безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, оказании ус-
луг), включая основные средства и нематериальные активы;
• участником биржи (брокером) при осуществлении операций купли-про-
дажи иностранной валюты, ценных бумаг;
• комиссионером (поверенным) от комитента (доверителя) по переданным
для реализации товарам;
• покупателями, перечисляющими денежные средства продавцу в виде опла-
ты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения
работ, оказания услуг), передачи имущественных прав по этим средствам.
Форма книги покупок приводится в приложении № 2 к Правилам, утверж-
денным Постановлением № 914.
В верхней части каждого листа книги покупок указываются:
• полное или сокращенное наименование покупателя, в соответствии с уч-
редительными документами;
• идентификационный номер покупателя (ИНН) и код причины поста-
новки на учет (КПП);
• налоговый период, в котором произведены покупки (определяется в со-
ответствии со ст. 163 НК РФ).
При заполнении книги покупок указывается:
• в графе 1 — порядковый номер записи сведений о счете-фактуре. Этот
номер необязательно будет совпадать с порядковым номером счета-фак-
туры в журнале учета полученных счетов-фактур, так как факт получения
счета-фактуры необязательно является и фактом принятия НДС к вычету;
• графе 2 — дата и номер счета-фактуры, присвоенный ему продавцом
товаров (работ, услуг);
• графе 3 — дата оплаты счета-фактуры;
• графе 4 — дата принятия на учет товаров (работ, услуг).
Как минимум одна из этих трех дат (в графах 2—4) должна относиться к на-
логовому периоду, в котором регистрируется данный счет-фактуры. Остальные
даты или также относятся к этому периоду, или относятся к другим периодам.
В графе 5 указывают наименование продавца, выписавшего счет-фактуры,
в графе 5а — его идентификационный номер (ИНН), а в графе 56 — его код
причины постановки на учет (КПП).
Графа 6 заполняется полностью только при регистрации счетов-фактур, вы-
писанных при реализации товаров, ввозимых на таможенную территорию Рос-
сийской Федерации. В случае реализации товаров российского производства
указывается только страна происхождения — Россия. Если же товар импорт-
ного производства, то в графе 6 указывается страна происхождения товара и
номер таможенной декларации. Под номером грузовой таможенной декларации
(ГТД) понимается регистрационный номер грузовой таможенной декларации,
присваиваемый должностным лицом таможенною органа Российской Феде-
рации при ее принятии (из графы 7 ГТД), с указанием через знак дроби «/»
порядкового номера товара из графы 32 основного или добавочного листа ГТД
либо из списка товаров, если при декларировании вместо добавочных листов
использовался список товаров.
В графе 7 указывается итоговая сумма покупок по счету-фактуре, включая
НДС.
300 I 9. Первичные документы по учету налога на добавленную стоимость
В графах с 8-й по 11-ю указываются покупки и суммы НДС, исчисленные
по соответствующим налоговым ставкам:
• в графе 8 — стоимость покупок, облагаемых налогом по ставке 18% (п. 3
ст. 164 НК РФ). Графа 8 состоит из двух частей:
1) графы 8а, в которой указывается стоимость покупок без НДС;
2) графы 86, в которой указывается сумма НДС, исчисленная от сто-
имости покупок по ставке 18% [(8а) х 18%], а в случае, если сумма на-
лога определяется расчетным методом, — по соответствующей ставке
согласно п. 4 ст. 164 НК РФ [(7) х 18/118];
• графе 9 — покупки, облагаемые НДС по ставке 10% (п. 2 ст. 164 НК РФ).
Графа 9 состоит из двух частей:
1) графы 9а, в которой указывается стоимость покупок без НДС;
2) графы 96, в которой указывается сумма НДС, исчисленная от сто-
имости покупок по ставке 10% [(9а) х 10%], а в случае, если сумма на-
лога определяется расчетным методом, — по соответствующей ставке
согласно п. 4 ст. 164 НК РФ [(7) х 10/110];
• графе 10 — итоговая сумма покупок по счету-фактуре, облагаемая НДС
по ставке 0% (п. 1 ст. 164 НК РФ). Эта графа заполняется налогопла-
тельщиками, которые реализуют товары на экспорт и которым при этом
оказывают работы и услуги, непосредственно связанные с производством
и реализацией этих товаров. К таким работам и услугам относятся рабо-
ты (услуги) по сопровождению, транспортировке, погрузке и перегрузке
экспортируемых за пределы территории Российской Федерации товаров
и импортируемых в Российскую Федерацию, выполняемые российскими
перевозчиками, и иные подобные работы (услуги);
• графе 11 — покупки, облагаемые НДС по ставке 20%. Данная графа за-
полняется до завершения расчетов по товарам (работам, услугам), отгру-
женным (выполненным, оказанным) до 1 января 2004 г. Графа 11 состоит
из двух частей:
графы 11а, в которой указывается стоимость покупок без НДС;
графы 116, в которой указывается сумма НДС, исчисленная от сто-
имости покупок по ставке 20% [(11а) х 20%], а в случае, если сумма
налога определяется расчетным методом, — по соответствующей ставке
согласно п. 4 ст. 164 НК РФ [(7) х 20/120];
В графе 12 указывается итоговая сумма покупок по счету-фактуре, освобож-
даемых от НДС (ст. 149 НК РФ).
За каждый налоговый период (месяц, квартал) в книге покупок подводятся
итоги по графам 7, 8а, 86, 9а, 96, 10, 11а, 116 и 12, которые используются при
составлении налоговой декларации по НДС.
При необходимости внесения изменений в книгу покупок запись об анну-
лировании счета-фактуры производится в дополнительном листе книги поку-
пок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до вне-
сения в него исправлений. Дополнительные листы книги покупок являются ее
неотъемлемой частью. Форма дополнительного листа книги покупок приведена
в приложении № 4 к Правилам, утвержденным Постановлением № 914. Со-
став показателей дополнительного листа практически совпадает с показателями
самой книги покупок. Единственным отличием является указание в верхней
части листа даты его составления.
9.4. Счета-фактуры при получении предоплаты в счет отгрузки
товаров (выполнения работ, оказания услуг)
Для целей исчисления НДС предоплатой, оплатой или частичной оплатой,
полученной в счет предстоящей поставки товаров (выполнения работ, оказания
услуг), будут являться денежные средства, полученные налогоплательщиками от
9.4. Счета-фактуры при получении предоплаты в счет отгрузки товаров I 301
покупателей товаров (работ, услуг) до момента отгрузки товаров (выполнения
работ, оказания услуг).
В соответствии с п. 1 ст. 167 НК РФ на момент получения предоплаты
в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг),
передачи имущественных прав с нее следует исчислить НДС и составить счет-
фактуру.
Но из этого правила есть исключения. Так, не исчисляется НДС с предо-
платы, полученной в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ,
оказания услуг):
— длительность производственного цикла изготовления которых составляет
свыше шести месяцев, при определении налогоплательщиком налоговой базы
по мерс отгрузки (передачи) таких товаров (выполнения работ, оказания услуг)
(по Перечню товаров (работ, услуг), длительность производственного цикла из-
готовления (выполнения, оказания) которых составляет свыше шести месяцев,
утвержденному постановлением Правительства РФ от 28.07.2006 № 468);
— которые облагаются по налоговой ставке 0% в соответствии с п. 1 ст. 164
НК РФ;
— которые не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообло-
жения) согласно ст. 149 НК РФ.
Соответственно, в этих случаях не составляются и счета-фактуры.
Для всех остальных налогоплательщиков при получении оплаты (частичной
оплаты) в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания
услуг) сумма НДС на основании п. 4 ст. 164 НК РФ определяется расчетным
методом. Налоговая ставка для расчета суммы НДС с полученной предоплаты
определяется как процентное отношение налоговой ставки, предусмотренной
для товара (работы, услуга), под отгрузку (выполнение, оказание) которых он
получен, к налоговой базе, принятой за 100 и увеличенной на соответствую-
щий размер налоговой ставки, т.е. применяется расчетная ставка: 18/118 или
10/110.
Если договором предусмотрена поставка товаров, налогообложение которых
осуществляется по ставкам как 10, так и 18%, то в счете-фактуре товары следует
выделять в отдельные позиции исходя из сведений, содержащихся в договорах,
с указанием соответствующих ставок налога. Если же не известно, под отгрузку
какого товара поступила предоплата, надо указывать обобщенное наименова-
ние товаров с указанием ставки 18/118.
Счет-фактура на полученную предоплату составляется в двух экземплярах и
регистрируется в журнале учета выставленных счетов-фактур. Один экземпляр
счета-фактуры в обычном порядке следует передавать покупателю.
Составляется счет-фактура на предоплату в счет предстоящих поставок то-
варов (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав не
позднее пяти календарных дней считая со дня их получения.
При оформлении счета-фактуры по предварительной оплате (частичной
оплате), полученной по договорам, предусматривающим различные сроки по-
ставки товаров (выполнения работ, оказания услуг), суммы этой оплаты в от-
дельные позиции выделять не следует.
Если в течение пяти календарных дней считая со дня получения предвари-
тельной оплаты (частичной оплаты) осуществляется отгрузка товаров (выпол-
нение работ, оказание услуг, передача имущественных прав) в счет этой оплаты
(частичной оплаты), то счета-фактуры по предварительной оплате (частичной
оплате) выставлять покупателю не надо.
Если оплата (частичная оплата) в счет предстоящих поставок товаров (вы-
полнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав) осуществляет-
ся в безденежной форме, то также выставляются соответствующие счета-фак-
туры.
302 1 9. Первичные документы по учету налога на добавленную стоимость
Форма счета-фактуры для предоплаты применяется та же, что и при о'
цэузке (передаче) товаров (работ, услуг), имущественных прав, приведенная
Правилах, утвержденных Постановлением № 914.
Установлен перечень обязательных реквизитов такого счета-фактуры и осс
бенности их заполнения:
в строке 1 указываются порядковый номер и дата выписки счета-фактуры
в строку 2 «Продавец» вносится полное и сокращенное наименование пре
давца в соответствии с учредительными документами;
в строке 2а «Адрес» приводится место нахождения продавца согласно учре
дизельными документами;
в строке 26 «ИНН/КПП продавца» указывается идентификационный номе
и код причины постановки на учет налогоплательщика-продавца;
строка 3 «Грузоотправитель и его адрес» не заполняется, т.е. следует поста
вить прочерк;
строка 4 «Грузополучатель и его адрес» не заполняется, т.е. следует поставит
прочерк;
в строку 5 «Красчетно-платежному документу» вносятся реквизиты платеж
ного документа, которым перечислена предоплата;
в строке 6 «Покупатель» отражается полное (сокращенное) наименовани
покупателя в соответствии с учредительными документами;
в строке 6а «Адрес» указывается место нахождения покупателя в соответ
ствии с учредительными документами;
в строке 66 «ИНН/КПП покупателя» отражаются идентификационный но
мер и код причины поставки на учет налогоплательщика-покупателя.
В графах 1—11 указываются следующие сведения:
— в графе 1 — наименования поставляемых товаров (описание работ, ус
луг), имущественных прав, в счет которых получена предоплата;
— графы 2—6, 10 и 11 не заполняются, т.е. в них следует поставить прочерки
— в графе 7 «Налоговая ставка» — соответствующая расчетная ставка на
лога — 10/110 или 18/118;
— в графе 8 «Сумма налога» — сумма налога, рассчитанная по соответству-
ющей расчетной ставке;
— в графе 9 «Стоимость товаров (работ, услуг), всего с учетом налога» — вс?
сумма полученной предоплаты;
С 1 сентября 2010 г. Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ перечен!
обязательных реквизитов счетов-фактур дополнен реквизитом «Наименование
валюты». В случае если по условиям сделки обязательство выражено в иностран-
ной валюте, то и суммы, указываемые в счете-фактуре, могут быть выражень
в иностранной валюте. Поэтому сумма в счете-фактуре может быть указана нс
обязательно в рублях. Но в действующей форме счета-фактуры показатель «Наи-
менование валюты» отсутствует. Минфин России в своих разъяснениях неодно-
кратно указывал, что до утверждения Правительством РФ формы счета-факту-
ры, предусматривающей показатель «Наименование валюты» и порядок запол-
нения этого показателя, указывать в счетах-фактурах наименование валюты нс
требуется (письма Минфина России от 12.10.2010 № 03-07-09/46, от 22.10.201С
№ 03-07-11/417, от 29 12.2010 № 03-07-09/55). Поэтому в настоящий момент
данный показатель может указываться в качестве дополнительного реквизита.
Одна из первых проблем, возникших у налогоплательщиков при оформле-
нии «авансовых» счетов-фактур, — это указание наименований поставляемых
товаров (описание работ, услуг), имущественных прав. Ведь не всегда на мо-
мент получения предоплаты можно точно определить этот перечень. Поэтому
по таким договорам, в которых предусмотрена отгрузка товаров в соответствии
с заявкой (спецификацией), оформляемой после оплаты, следует указывать
обобщенное наименование товаров (или групп товаров), например нефтепро-
дукты, кондитерские изделия, хлебобулочные изделия, канцелярские товары.
9.4. Счета-фэктуры при получении предоплаты в счет отгрузки товаров I 303
При регистрации в книге продаж счетов-фактур, составленных налогопла-
гельщиком-продавцом при получении предоплаты в счет предстоящих поста-
зок товаров, выполнения работ или оказания услуг следует учитывать следую-
щие особенности:
— в графе 4 указывается сумма полученной оплаты (частичной опиаты) по
^чету-фактуре, включая НДС;
— не заполняются графы 5а и 6а «Стоимость продаж без НДС». В них ста-
вятся прочерки;
в графах 56 и 66 указываются суммы НДС, определенные по расчетным
ставкам 18/118 и 10/110 соответственно.
Поэтому итоговая сумма по графе 4 «Всего продаж, включая НДС» не будет
равняться сумме итогов по графам 5а—9 книги продаж за этот налоговый период.
При осуществлении подлежащей аннулированию записи в дополнительном
листе к книге продаж по счету-фактуре на полученную сумму оплаты (частич-
ной оплаты) в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказа-
ния услуг), передачи имущественных прав до внесения в него исправлений и
регистрации счета-фактуры с внесенными в него исправлениями в графах 5а и
6а ставятся прочерки.
Если в дальнейшем условия договора будут изменены или договор будет
расторгнут, а предоплата будет возвращена покупателю, то продавцы должны
будут зарегистрировать счет-фактуру на эту предоплату в книге покупок по-
сле отражения в учете соответствующих операций по корректировке в связи с
отказом от товаров (работ, услуг), имущественных прав, но не позднее одного
года с момента отказа. Естественно, это следует сделать при условии, что счет-
фактура на предоплату был своевременно зарегистрирован в книге продаж.
Продавцы, получившие предоплату в безденежной форме, выписывают и
регистрируют в книге продаж счет-фактура на нее. В дальнейшем при отгрузке
товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет полученной суммы пред-
оплаты этот счет-фактура регистрируется в книге покупок.
После того как товары (работы, услуги), в счет которых получена предопла-
та, отгружены (работы выполнены, услуги оказаны), выписывается в обычном
порядке счет-фактура в двух экземплярах. Первый экземпляр передается поку-
пателю, а второй регистрируется в журнале учета выставленных счетов-фактур
и в книге продаж. Счет-фактура должен быть выставлен не позднее пяти кален-
дарных дней считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг),
в счет которой была получена предоплата.
Одновременно суммы НДС, исчисленные с предоплаты, подлежат вычетам
в соответствии с п. 8 ст. 171 НК РФ.
Счета-фактуры, выписанные и зарегистрированные налогоплательщиком в
книге продаж при получении оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих
поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), регистрируются им в
книге покупок при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет
полученной предоплаты с указанием соответствующей суммы НДС. То есть
если полученная предоплата равна или меньше стоимости опруженного товара
(выполненных работ, оказанных услуг), то после отгрузки к вычету принима-
ется НДС, исчисленный со всей суммы предоплаты. Если же стоимость отгру-
женного товара (выполненных работ, оказанных услуг) не превышает суммы
полученной предоплаты, то к вычету принимается только часть налога, соот-
ветствующая стоимости отгруженного товара.
Аналогичный порядок применяется и при возврате покупателю суммы пе-
речисленной им предоплаты.
В графе 5 «Наименование продавца» книги покупок следует указывать на-
именование продавца товаров (работ, услуг), уплатившего в бюджет НДС по
полученным авансовым платежам.
304 I 9. Первичные докумен гы по учету налога на добавленную стоимость
Ниже приведены особенности оформления книги покупок и дополни-
тельного листа к книге покупок при отражении в них счетов-фактур по
предоплате:
— графе 7 «Всего покупок, включая НДС» указывается сумма предоплаты,
включая НДС;
— графах 8 и 9 «Покупки, облагаемые налогом по ставке...» указываются сум-
мы предоплаты, налог с которых определяется по расчетным ставкам 18/118 и
10/110 соответственно;
— графах 86 и 96 «Сумма НДС» указываются суммы налога, определенные
по расчетным ставкам 18/118 и 10/110 соответственно.
В графах 4, 6, 8а и 9а при отражении счета-фактуры на зачтенную предо-
плату, а также при осуществлении подлежащей аннулированию записи в допол-
нительном листе к книге покупок по счету-фактуре на перечисленную сумму
оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок товаров (выполнения
работ, оказания услуг), передачи имущественных прав ставятся прочерки.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
• Предложенный порядок учета счетов-фактур на полученную предоплату применяется даже
тогда, когда предоплата и отгрузка произошли в одном налоговом периоде, за исключением
: ситуации, когда отгрузка товаров (выполнение работ, оказание услуг, передача имуществен-
: ных прав) в счет этой оплаты (частичной оплаты) произведена в течение пяти календарных
• дней считая со дня получения предварительной оплаты (частичной оплаты).
С 1 января 2009 г. налогоплательщик при перечислении предоплаты может
принять к вычету сумму НДС, включенную в сумму этой предоплаты при со-
блюдении ряда условий:
— наличие счета-фактуры от продавца на перечисленную предоплату;
— наличие документов, подтверждающих фактическое перечисление сумм
оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения
работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
— наличие договора, предусматривающего перечисление указанных сумм.
Полученный от продавца счет-фактура на предоплату покупатель может за-
регистрировать в книге покупок и принять к вычету НДС, указанный в нем.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Может, но не обязан! Согласно п. 1 ст. 171 НК РФ при исчислении суммы НДС, подлежащей
: уплате в бюджет, налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога, исчислен-
• ную по операциям, признаваемым объектом налогообложения, на налоговые вычеты, уста-
: новленные данной статьей НК РФ. В вышеприведенном письме Минфина России указывает-
: ся, что в данной ситуации поддерживается мнение ФНС России о том, что НК РФ предусмот-
; рено право налогоплательщика на вычет НДС по перечисленным суммам предварительной
: оплаты (частичной оплаты), а не обязанность по принятию налога к вычету. Таким образом,
• если налогоплательщик использует свое право на принятие к вычету налога по полученным
• товарам (работам, услугам), а не по осуществленной предварительной оплате (частичной
: оплате) указанных товаров (работ, услуг), то это не приводит к занижению налоговой базы и
суммы налога, подлежащей уплате в бюджет.
Если налогоплательщик перечислил предоплату в счет предстоящих по-
ставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных
прав, которые в дальнейшем будут использоваться одновременно в облага-
емых и не облагаемых НДС операциях, то в книге покупок регистрируется
счет-фактура, выставленный поставщиком на эту предоплату, на всю сумму,
указанную в данном счете-фактуре. В дальнейшем при восстановлении на-
лога счета-фактуры, на основании которых суммы налога приняты к вычету,
подлежат регистрации в книге продаж с указанием суммы, подлежащей вос-
становлению.
9.4. Счета-фактуры при получении предоплаты в счет отгрузки товаров I 305
Предусмотрены ситуации, когда в книге покупок нс следует регистрировать
счета-фактуры, полученные на сумму предоплаты:
1) если предоплата сделана в счет предстоящих поставок товаров (выполне-
ния работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, приобретаемых ис-
ключительно для осуществления операций, указанных в п. 2 и 5 ст. 170 НК РФ.
К ним относятся ситуации, когда товары (работы, услуги), за которые перечис-
лена предоплата:
а) будут использоваться в операциях:
не подлежащих налогообложению (освобожденных от налогообложения);
по производству и (или) реализации товаров (работ, услуг), местом реализа-
ции которых не признается территория Российской Федерации;
по производству и (или) реализации товаров (работ, услуг), операции по ре-
ализации (передаче) которых не признаются реализацией товаров (работ, услуг)
в соответствии с п. 2 ст. 146 НК РФ;
б) приобретены лицами, нс являющимися налогоплательщиками налога на
добавленную стоимость либо освобожденными от исполнения обязанностей
налогоплательщика по исчислению и уплате налога;
в) приобретены банками, страховыми организациями, негосударственными
пенсионными фондами;
2) если счет-фактура, выставленный поставщиком на перечисленную пред-
оплату, получен уже после получения (составления) счета-фактуры при реали-
зации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав;
3) при осуществлении предварительной оплаты (частичной оплаты) налич-
ными денежными средствами или в безденежной форме вычет налога по такой
оплате (частичной оплате) не производится. В данных случаях у покупателя
товаров (работ, услуг, имущественных прав) отсутствует платежное поручение.
В остальных случаях налогоплательщик, перечисливший предоплату и получив-
ший от поставщика счет-факгуру, должен зарегистрировать его в книге покупок.
Особенности оформления книги покупок и дополнительного листа к книге
покупок при отражении в них счетов-фактур по предоплате:
— в графе 7 «Всего покупок, включая НДС» указывается сумма предоплаты,
включая НДС;
— графах 8 и 9 «Покупки, облагаемые налогом по ставке,..» указываются сум-
мы предоплаты, налог с которых определяется по расчетным ставкам 18/118 и
10/110 соответственно;
— графах 86 и 96 «Сумма НДС» указываются суммы налога, определенные
по расчетным ставкам 18/118 и 10/110 соответственно.
При регистрации в книге покупок счета-фактуры, полученного от продавца
на перечисленную сумму оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих по-
ставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных
прав, в графах 4 «Дата принятия на учет...», 6 «Страна происхождения...», 8а и
9а «Стоимость покупок без НДС» ставятся прочерки.
Покупатель, принявший к вычету НДС с предоплаты, в дальнейшем должен
будет восстановить его. Восстановление НДС производится покупателем в том
налоговом периоде, в котором произошло одно из следующих событий:
— суммы налога по приобретенным товарам (работам, услугам), имуще-
ственным правам подлежат вычету в порядке, установленном НК РФ;
— произошло изменение условий договора;
— произошли расторжение соответствующего договора и возврат соответ-
ствующих сумм оплаты (частичной оплаты), полученных налогоплательщиком
в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), пе-
редачи имущественных прав.
Налог восстанавливается в размере, ранее принятом к вычету в отношении
оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок товаров (выполнения
работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.
СЧЕТ-ФАКТУРА №30 от « 28 »октября 2011 г.(1)
П рода вс ц ЗА О «Фрегат»(2)
Адрес г. Москва, Ленинградское шоссе, д. 2(2а)
ИНН/КП П продавца 7743208839/774301001(26)
Грузоотправитель и ого адрес — (3)
Грузополучатель и его адрес —(4)
К платежно-расчетному документу № П/п № 256 от 27.10 2011 (5)
Покупатель ЗАО «Маркой» (6)
Адрес г. Москва, ул. Флотская, д. 5(6а)
ИНН/КПП поку пателя 7712167708/774301001. (66)
Наименование тозара (описание выпол) iei 1ных работ, оказанных услуг), имущественного права Единица измерения Количество Цена (тариф) за единицу измерения Стоимость товаров (работ, услуг), имуществен- ных прав всего без налога В том числе акциз Н anol овая ставка Сумма налога Стоимость товаров (работ, услуг), имуществен- ных прав всего с учетом налога Страна происхож- дения Нс iMep таможенной декларации
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Предоплата за текстильные изделия по договору №18 от 20.10.2011 — — — — — 18/118 9000^ 59 000= — —
Всего к оплате 9000= 59 000=
306 I 9. Первичные документы по учету налога на добавленную стоимость
Руководитель ор:анизации Никифора В.В Никифоров Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
Примечание. Первый экземпляр — поку| ‘ателю. второй экземпляр — продавцу.
9 5. Пример оформления документов по учету НДС I 307
Покупатель при восстановлении НДС по предоплате должен зарегистри-
ровать счет-фактуру на эту предоплату в книге продаж, указав сумму налога,
подлежащую восстановлению.
При регистрации в книге продаж счета-фактуры, полученного от продавца
на зачтенную предоплату, следует учитывать следующие особенности:
— в графе 4 указывается сумма полученной оплаты (частичной оплаты) по
счету-фактуре, включая НДС;
— не заполняются графы 5а и 6а. В них ставятся прочерки;
— в графах 56 и 66 указываются суммы налога, определенные по расчетным
ставкам 18/118 и 10/110 соответственно.
Поэтому итоговая сумма по графе 4 не будет равняться сумме итогов по
графам 5а—9 книги продаж за этот налоговый период.
Примео счета-фактуры на полученную предоплату приведен на с 306.
9.5. Пример оформления документов по учету НДС
ЗАО «Фрегат» приобрело по договору купли-продажи у ООО «Арго» пар-
тию товара на сумму 70 800 руб., в том числе НДС — 10 800 руб. Товар
оприходован 8 ноября 2011 г. В гот же день получен счет-фактура N0 65.
Предоплата за товар была произведена 28 октября 2011 г. в соответствии с
условиями договора. Транспортной организации ООО «Транскон» за доставку'
этой партии товара на склад ЗАО «Фрегат» 9 ноября 2011 г. было перечислено
11 800 руб. .Акт о выполнении услуг и счет-фактура от 8 ноября 2011 г. № 43
получены 8 ноября 2011 г.
Организация ЗАО «Фрегат» заключила договор с ЗАО «Маркой» на реализа-
цию этой партии товара на сумму 118 тыс. руб., в том числе НДС — 18 тыс. руб.
От ЗАО «Маркой» 28 октября 2011 г. получена предоплата под поставку товара
в сумме 59 тыс. руб., в том числе НДС — 9 тыс. руб. Под полученную предопла-
ту выписан счет-фактура № 30. Отгрузка товара произведена 17 ноября 2011 г.
Право собственности на товар перешло к покупателю в момент отгрузки. Вы-
писан счет-фактура № 31 на реализованный товар.
2 декабря 2011 г. получена окончательная доплата за отгруженный товар —
59 тыс. руб., в том числе НДС — 9 тыс. руб.
Другие операции за этот период не производились.
Приведен образец заполнения соответствующих регистров бухгалтерского и
налогового учета.
Бухгалтерские проводки:
Дата Проводка Сумма Содержание проводки Документальное оформление
28.10 Дт 51 Кт 62/а Дт 62/а Кт 68 59 000= 9 000= Получена предоплата от ЗАО «Маркой» под по- ставку товара. Начислен НДС с пред оплаты. Получена выписка банка Выписан счет фактура от 28.10.2011 № 30 на предоплату в двух экземплярах. Сделана запись в журнале учета выставленных счетов-фактур и в книге продаж
28.10 Дт 60/2 Кт 51 Дт 68 Кт 76 70 800= 1С 800= Перечислена предоплата ООО «Арго» Начислен НДС с пред- оплаты Оформлено платежное поручение и получена выписка банка Получен счет-фактура от поставщика на предоплату, который зарегистри- рован в журнале учета полученных счетов-фактур и в книге покупок
308 I 9. Первичные документы по учету налога на добавленную стоимость
Дата Проводка Сумма Содержание провпдки Документальное оформление
08.11 Дт 41 Кт 60/1 Дт 19 Кт 60/1 Дт 68 Кт 19 Дт 76 К 68 Дт 60/1 Кт 6С/2 60 000= 10 800 = 10 800= 10 800= 70 800= Оприходован товар от ООО «Арго** Учтен НДС по товару Принят к вычету НДС по оприходованному товару Восстановлен НДС с предоплаты поставщику Зачтена предоплата по- ставщику в счет получен- ного товара Оформлена накладная на товар Потучен счет-фактура от 08.11.2011 № 65 и зарегистри- рован в журнале учета получен- ных счетов-фактур Сделана запись в книге покупок Счет-фактура на предоплату отра- жен в книге продаж Оформлена бухгалтерская справ- ка
08.11 Дт 44 Кт 76 Дт 19 Кт 76 Дг 68 Кт 19 10 0С0= 1 800= 1800= Начислены оказанные •ранспортные расходы Уч’ен НДС по транспорт- ным расходам Принят к вычету 11ДС по оказанным услугам Подписан акт об оказании транс- портных услуг Получен счет-фактура от 08.11 2011 № 43 и запегистри- роаан в журнале учета получен- ных счетов-фактур Сделана запись в книге покупок
09.11 Дт 76 Кт 51 И 800 Оплачены транспортные услуги Оформлено платежное поручение и получена выписка банка
17.11 Дт90/2 Кт 41 Дт 62/р Кт 90/1 Дт 90/3 Кт 68 Дт 68 Кт 62/а Дт 62/а Кт 62/р 60 000= 118 000= 18 000= 9 000= 59 000= Отгружен товар ЗАО «Маркони Начислена задолжен- ность за покупателем за отгруженный то: iap Начислен НДС с реали- зации. Восстановлен НДС с аванса Зачтен полученный аванс в счет частичной оплат» товара Выписана накладная Выписан счет-фактура от 17.112011 № 31 на отгружен- ный товар в двух экземплярах Первый экземпляр должен бьгь передан покупателю до 22 но- ября Второй экземпляр следует зарегистрировать в журнале учета выставленных счетов-фактур и в книге продаж Запись в книге покупок Бухгалтерская справка
02.12 Дт51 Кт 62/р 59 000= Получена доплата за товар Выписка банка
КНИГА ПРОДАЖ
Продавец ЗАО ((Фрегат»
Идентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика-продавца 7743208839/774301001
Продажа за период с 01.10.2011 по 31.12.2011
Дата и номер счета-фактуры продавца Наименование покупателя ИНН покупателя КПП покупателя Дата оплаты счета- фактуры продавца Всего продаж, включая НДС В том числе
Продажи, облагаемые налогом по ставке Продажи, освобож- даемые от налога
18 процентов(5) 10 процентов (6) 0 процентов 20 процентов(8)
Стоимость продаж без НДС Сумма НДС Стоимость продаж без НДС Сумма НДС Стоимость продаж без НДС Сумма НДС
(1) (2) (3) (За) (36) (4) (5а) (56) (6а) (66) (7) № (86) (9)
От 28.10 №30 ЗАО «Маркой» 77130010347 771301001 28.10 59 000= 50 000= 9 000=
От 28.10 №60 ООО «Арго» 77101111111 771001001 28.10 70 800= — 10 800=
От 17.11 №31 ЗАО «Маркой» 77130010347 771301001 28.10 118 000= 100 000= 18 000=
ВСЕГО 247 800~ 150 000= 37 800=
9.5. Пример оформления документов по учету НДС I ЗОЭ
КНИГА ПОКУПОК
Продавец ЗАО «Фрегат»
Идентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика-покупателя 7743208839/774301001
Покупка за период с 01.10.2011 по 31.12.2011
№ л/л Дата и номер счета- фактуры продавца Дата оплаты счета- фактуры продавца Дата принятия на учет товаров (работ, услуг) Наиме- нование продавца ИНН продавца КПП продавца Страна проис- хож- дения товара. Номер ГТД Всего Покупок, Включая НДС В том числе
Покупки, облагаемые налогом по ставке Покупки, освобож- даемые от налога
18 процентов (8) 10 процентов(9) 0 процентов 20 процентов(11)
Стоимость покупок без НДС Сумма НДС Стоимость покупок без НДС Сумма НДС Стоимость покупок без НДС Сумма НДС
ли (Л— (32_| . 14). (5) — (5а),., (56) (в) . (7) _ (8а) ..... (86) (9а) (96) (Ю) ч (11а) (116) (12)
17 От 28.10 №60 28.10 — ООО «Арго» 77101111111 771001001 70 800= — 10 800=
18 От 08.11 №65 02.10 08.11 ООО «Арго» 77101111111 771001001 — 70 800= 60000= 10 800=
19 Ст 08.11 №43 09.11 08.11 ООО «Транскон» 77031234567 770301001 — 11 800= 10000= 1 800=
20 От 30.10 №30 28. 10 17.11 ЗАО «Маркой» 77130010347 771301001 59 000= 50000= 9 000=
ВСЕГО 212 400= 120000= 32 400=
310 I 9. Первичные документы по учету налога на добавленную стоимость
10. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПРИ
ИСПОЛЬЗОВАНИИ КОНТРОЛЬНО-КАССОВОЙ
ТЕХНИКИ
Организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении ими
наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных
карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг обязаны
применять контрольно-кассовую технику (ККТ).
Не применять ККТ могут:
• организации и индивидуальные предприниматели в случае оказания ус-
луг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков стро-
гой отчетности (например, почтовые отделения, авиакомпании и т п.):
организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налого-
плательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов
деятельности, при осуществлении видов предпринимательской деятель-
ности, установленных п. 2 ст 3^6.26 НК РФ, при условии выдачи по
требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции
или другого документа), подтверждающего прием денежных средств за
соответствующий товар (работу, услугу). Указанный документ выдается в
момент оплаты товара (работы, услуги) и должен содержать следующие
сведения: наименование, порядковый номер, дата выдачи, наименова-
ние для организации (фамилия, имя, отчество — для индивидуального
предпринимателя); ИНН налогоплательщика, присвоенный организации
(индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ,
наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (вы-
полненных работ, оказанных услуг); сумма оплаты, осуществляемой на-
личными денежными средствами и (или) с использованием платежной
карты, в рублях; должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего до-
кумент, и его личная подпись;
• организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики сво-
ей деятельности либо особенностей своего местонахождения при осу-
ществлении следующих видов деятельности:
— продажа газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газет-
но-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журна-
лов в их товарообороте составляет пе менее 50% и ассортимент сопут-
ствующих толаров утвержден органом исполнительной власти субъекта
Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и жур-
налов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;
— продажа ценных бумаг;
— продажа лотерейных билетов;
— продажа проездных билетов и талонов для проезда в городском
общественном транспорте;
— обеспечение питанием учащихся и работников общеобразователь-
ных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных
занятий:
312 I 10. Первичные документы при использовании контрольно-кассовой техники
— торговля на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также
на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за ис-
ключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов,
киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений
контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечиваю-
щих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотран-
спортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых
прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродо-
вольственными товарами;
— разносная мелкорозничная торговля продовольственными и не-
продовольственными товарами (за исключением технически сложных
товаров и продовольственных товаров, требующих определенных усло-
вий хранения и продажи) с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе
защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэти-
леновой пленкой, парусиной, брезентом);
— продажа в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ас-
сортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной вла-
сти в области железнодорожного транспорта;
— продажа в сельской местности (за исключением районных цен-
тров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных
пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;
— торговля в киосках мороженым и безалкогольными напитками в
розлив;
— торговля из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным мас-
лом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культу-
рами;
— прием от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением
металлолома;
— реализация предметов религиозного культа и религиозной литера-
туры, оказание услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний
в культовых зданиях и сооружениях и на относящихся к ним террито-
риях, в иных местах, предоставленных религиозным организациям для
этих целей, в учреждениях и на предприятиях религиозных организаций,
зарегистрированных в порядке, установленном законодательством Рос-
сийской Федерации;
— продажа по номинальной стоимости государственных знаков по-
чтовой оплаты (почтовых марок и иных знаков, наносимых на почтовые
отправления), подтверждающих оплату услуг почтовой связи;
• организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся в от-
даленных или труднодоступных местностях (за исключением городов,
районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, ут-
вержденном органом государственной власти субьекта Российской Фе-
дерации.
Если организация, обязанная применять ККТ при наличных расчетах, се
не использует, или использует ККТ, не соответствующую установленным тре-
бованиям, или использует ККТ с нарушением установленного законодатель-
ством РФ порядка и условий ее регистрации и применения, то к ней может
быть применено наказание в виде предупреждения или административного
штрафа. Размер штрафа (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ) — от 30 000 до 40 000 руб., с
должностного лица — от 3000 до 4000 руб., с граждан — от 1500 до 2000 руб.
ККТ должна быть зарегистрирована в налоговой инспекции.
Кассовый аппарат имеет три режима эксплуатации: один рабочий и два
контрольных. Первый режим — это пробивание полученной от покупателя вы-
ручки и выдача чеков. Параллельно заполняется контрольная лента. Два других
режима позволяют получать посменные X- и Z-отчеты.
I 10. Первичные документы при использовании контрольно-кассовой техники I 313
Требования к оформлению кассового чека изложены в разд. 9.1.1 «Состав-
ление счетов-фактур» данной книги.
На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке, контрольных лентах могут
содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к
контрольно-кассовым машинам, с учетом особенностей сфер их применения.
Х-отчст представляет собой показания суммирующего счетчика, выводимые
без обнуления на отдельный чек. Снимается при проверке или при промежу-
точной сдаче выручки в кассу организации или старшему кассиру.
В Z-отчете фиксируется последнее показание счетчика перед его обнуле-
нием в конце смены. Это же показание фиксируется и в фискальной памяти.
В Z-отчете содержатся показания контрольных регистров на начало и на конец
дня, сумма дневной выручки, а также суммы и число чеков возврата и число
аннулированных чеков.
Контрольные ленты, книга кассира-операциониста и другие документы,
подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами),
должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных до-
кументов, но не менее пяти лет. Данное требование изложено в письме УФНС
России по г. Москве от 12 января 2006 г. № 22-12/1144.
Ответственность за обеспечение хранения указанных документов песет ру-
ководитель организации.
Ответственность за непредставление налоговым органам документов (Z-or-
четов) для проведения проверок предусмотрена ст. 15.6 и 19.4 КоАП РФ и
ст. 126 НК РФ.
Первичные унифицированные документы, которые должны применяться
по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых опера-
ций с применением ККТ, утверждены постановлением Госкомстата России от
25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету торговых операций».
Наименование формы Номер формы
Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации кон- трольных счетчиков контрольно-кассовой машины КМ-1
Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (от- правке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию КМ-2
Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам КМ-3
Журнал кассира-операциониста КМ-4
Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков кон- трольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста КМ-5
Справка-отчет кассира-операциониста КМ-6
Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации КМ-7
Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ КМ-8
Акт о проверке наличных денежных средств кассы КМ-9
Для учета суммы наличных денег, полученных организацией с применением
ККМ, ведется специальный журнал.
Существует два вида такого журнала:
1) журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
2) журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных
счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5).
314 I 10. Первичные документы при использовании контрольно-кассовой техники
10.1. Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4)
Организация может иметь только одну главную кассу и сколько угодно опе-
рационных касс. Главная касса организации осуществляет прием денежной вы-
ручки из операционных касс. На каждую операционную кассу заводят отдель-
ный журнал кассира-операциониста.
Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных
денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также
является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хро-
нологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. На од-
ной строке журнала отражают операции за один рабочий день или смену касси-
ра-операциониста. Основанием для записи являются Z-отчеты, снятые с ККМ.
Подготовка журнала к работе осуществляется аналогично подготовке кас-
совой книги. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен
подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бух-
галтера организации и печатью организации. На последнем листе журнала ука-
зывают общее количество листов в журнале. Для этого на последней странице
делают запись «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью
листов».
Журнал следует зарегистрировать в налоговой инспекции до того, как в нем
будет сделана первая запись.
В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист в графах с 1-й по 3-ю
указывает дату (смену), номер отдела (секции), свои фамилию, имя и отчество.
В графе 4 указывается порядковый номер контрольного счетчика (отчета
фискальной памяти) на конец предыдущего рабочего дня (смены).
В графе «Показания» (графа 5 «Контрольного счетчика (отчета фискальной
памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денеж-
ного счетчика») показатель устанавливается только при проверке, перерегистра-
ции ККМ, снятии ККМ с учета или при передаче машины в ремонт. Эту графу
заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслужи-
вания. В дальнейшем кассир-операционист переписывает этот показатель.
В графе 6 до начала работы кассир-операционист должен записать показа-
ния денежного счетчика машины на начало дня. Показания счетчика заверя-
ют подписями кассира (графа 7) и представителя администрации организации
(графа 8).
После окончания рабочего дня (смены) кассир-операционист должен за-
писать показания счетчика на конец дня (графа 9).
В графе 10 указывается сумма выручки за рабочий день (смену) по Z-отчету.
Этот показатель должен равняться разнице между показателями граф 9 и 6.
Если смена не совпадает с календарными сутками (например, начало смены в
21 ч одного дня, а окончание — в 9 ч следующего дня), то записи в журнале все
равно надо делать на дату окончания смены, несмотря на то, что часть выручки
поступит в кассу накануне.
В графах 11 — 14 отражаются сведения о том, что кассир-операционист сдает
в главную кассу организации в конце дня:
• графа 11 — наличными деньгами;
• графы 12 и 13 — количество оплаченных документов и сумма по ним
(здесь могут быть указаны непроданные лотерейные билеты, марки и
т.п.);
• графа 14 — общая сумма, сданная на конец дня в главную кассу. Скла-
дывается из показателей граф 11 и 13.
Обычно графы 12 и 13 заполняются при оплате покупки кредитной кар-
той. В этом случае деньги поступают не в кассу, а позднее на расчетный счет
организации. Но через кассу эта выручка все равно проводится. В этом случае
10.2. Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков h- ’' I 315
в графе 12 указывается количество операций по кредитным картам, а в гра-
фе 13 — выручка по кредитным картам.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Сумма по Z-отчету из-за этого не соответствует наличности в кассе.
В графе 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным
покупателями (клиентами) чекам, на основании данных акта о возврате денеж-
ных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма
№ К'М-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых
чеков.
В конце рабочего дня (смены) кассир составляет справку-отчет кассира-
операциониста (форма № КМ-6). Вместе с отчетом кассир сдает выручку стар-
шему кассиру по приходному кассовому ордеру.
После снятия показаний счетчиков на конец дня, проверки фактической
суммы выручки сделанные в журнале кассиром-операционистом записи под-
тверждаются подписями кассира, старшего кассира и администратора органи-
зации. Для этого предназначены графы 16—18. В организации должны быть
утверждены приказами конкретные лица, которые проверяют, принимают и
подтверждают сданную кассиром выручку7.
При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выяс-
няется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся
в соответствующие графы журнала кассира-операциониста.
Подчистки и помарки в журнале не допускаются. Если в журнал вносятся
исправления, они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-опе-
рациониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
Если выручка в какой-то день отсутствует, записи в этот день не делают.
Заполненный журнал хранится в организации пять лет.
Новый журнал открывают после того, как закончится прежний.
Если организация использует несколько ККМ, то можно использовать один
журнал. В этом случае дополнительно заполняют форму № КМ-7 — сведения о
показаниях счетчиков ККМ и выручке организации.
Пример заполнения журнала кассира-операциониста приведен на с. SIS-
SI?.
10.2. Журнал регистрации показаний суммирующих
денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих
без кассира-операциониста (форма № КМ-5)
Данный вид журнала применяется в организациях, работающих без касси-
ра-операциониста, т.е. такой журнал могут применять:
— в магазинах, если кассовый аппарат установлен на прилавках и чеки про-
бивает продавец;
— на предприятиях сферы обслуживания, когда выручку принимает при-
емщик заказов;
— на предприятиях общественного питания, когда выручку принимает офи-
циант, и т.п.
Журнал предназначен для учета операций по приходу наличных денег (вы-
ручки) по каждой контрольно-кассовой машине, а также является контроль-
но-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть
прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора,
руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.
На каждую ККМ заводят отдельный журнал.
ООО «Обувь»
оргшшзация, адрес, номер телефона
Унифицированная форма № КМ-4
Утверждена постановлением
Госкомстата России от 25.12.1998 № 132
Контрольно-
кассовая машина
Прикладная
программа
структурное подразделение
SAMSUNG ER-4615RK
модель (класс, тип, марка)
наименование
Форма по ОКУД по ОКПО Код
0330104
47542754
ИНН 7710111111
Вид деятельности по ОКДП
номер производителя 78965123
регистрационный 1456
Вид операции
Лицо, ответственное за ведение журнала
ЖУРНАЛ
КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА
за период с 01 января по 31 декабря 2011 года
кассир-операционист Малова Елена Григорьевна
должность
фамилия, имя, отчество
316 I 10. Первичные документы при использовании контрольно-кассовой техники
Дата (смена) Номер отдела (секции) Фамилия, имя, отчество кассира Порядковый номер контрольного счет- чика (отчета фис- кальной памяти) па конец рабочего дня (смены) Показания Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп.
контрольного счет- чика (отчета фис- кальной памяти), регистрирующего количество перево- дов показаний сум- мирующего денежною счетчика суммирующих денежных счетчиков
на начало рабочего дня (смены) на конец рабочего дня (смены)
сумма, руб. коп. подпись сумма, руб. кон.
кассира администра- тора
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
14.08 1 Мачова Е.Г. 1 0 185000 Малова Ронова 234500 49500
15.08 1 Мачова Е.Г. 1 0 234500 Малова Ронова 303200 68700
16.08 1 Малова Е.Г. 1 0 303200 Малова Ронова 405200 102000
Итого за день (смену) X X
По данному обращу печатать четные страницы журнала по форме № КМ- 4.
10.2. Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ I 317
Сдано Сумма денег, возвращенная локулалслям (клиентам) по неиспользованным кассо- вым чекам, руб. коп Подпись на конец рабочего дня (смены)
наличными, руб. коп. оплачено по документам всего, руб. коп. кассира. Деньги и оплаченные счета сдал администратора (старшего кассира). Показания счетчиков сняли. Деньги принял руководителя (старшего кассира)
количество сумма, руб. коп.
11 12 13 14 15 16 17 18
49500 —W, — 49500 Малова Ронова Of milieu ко
68700 — — 68700 3500 Малова Ронова Онищенко
j 97200 1 4800 102000 — Малова Ронова Онищенко
*
По данному образцу печатать нечетные страницы журнала по форме .№ КМ-4.
CaJ
*-*
00
10.3. Справка-отчет кассира-опсрационлста (форма № КМ-6) I 319
Все записи в журнале ведутся специалистом, работающим на ККМ, ежеднев-
но в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.
В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист в графах 1—3 указыва-
ет дату (смену), номер отдела (секции), свои фамилию, имя и отчество.
В графе 4 указывается порядковый номер контрольного счетчика (отчета
фискальной памяти) на конец предыдущего рабочего дня (смены).
В графе 6 — показание суммирующих денежных счетчиков на начало рабо-
чего дня или смены. Остальные записи в журнале делаются после окончания
рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных (графа 5) и сумми-
рующих денежных счетчиков на конец дня (графа 7) и выручки (графа 8). По-
казатель в графе 8 должен быть равен разнице данных суммирующих счетчиков
на конец (графа 7) и начало (графа 6) дня.
Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями пред-
ставителя администрации организации и контролера-кассира, продавца, офи-
цианта и др. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с факти-
ческой выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи
или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.
Графу «Показания» (графа 5 «Контрольного счетчика (отчета фискальной па-
мяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежно-
го счетчика») заполняют только при проверке, перерегистрации ККМ, снятии
ККМ с учета или при передаче машины в ремонт. Эту графу заполняет сотруд-
ник налоговой инспекции или центра технического обслуживания.
Сотрудник, принимающий выручку от покупателей, может сдавать выручку
в главную кассу организации в течение дня, а не только в его конце. Поэтому
в графе 9 указывается сумма выр^^чки, сданная в течение рабочего дня (смены).
Она необязательно совпадает с суммой выручки, полученной за день (графа 8).
Разница между полученной за лень выручкой (графа 8) и выручкой, сданной
в течение рабочего дня или смены (графа 9), равна части выручки, сданной в
главную кассу организации в конце дня.
В конце каждого рабочего дня журнал подписывают ответственный за него
сотрудник, работники, принимавшие в течение дня наличные деньги, и пред-
ставитель администрации организации.
Показания денежных счетчиков ККМ фиксируются в справке-отчете касси-
ра-операциониста по форме № КМ-6.
Если выручка в какой-то день отсутствует, записи в этот день не делаюг.
Заполненный журнал хранится в организации пять лет.
Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и за-
веряться подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта,
руководителя и главного бухгалтера организации.
Пример заполнения журнала регистрации приведен на с. 319—320.
10.3. Справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6)
Справка применяется для составления отчета кассира-операциониста о по-
казаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день (смену).
Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир-операционист, под-
писывает его и вместе с выручкой сдает его по приходному ордеру старшему
(главному) кассиру или руководителю организации.
В отчете указывают:
• показания суммирующего счетчика ККМ на начало и конец рабочего
дня или смены;
сумму выручка, полученную за рабочий день или смену;
• сумму денег, возвращенную покупателям.
Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирую-
щих денежных счетчиков па начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом
ООО «Кафе-Аюрож&шое «Снежок», тел. 222-22-22
организация, адрес, номер телефона
Контрольно-
кассовая машина
структурное подразделение
SAMSUNG ER-4615 RK
модель (класс, тип, марка)
ЖУРНАЛ
Унифицированная форма № КМ-5
Утверждена постановлением
Госкомстата России
от 25.12.1998 № 132
Форма по ОКУД по ОКПО Код
0330105
47558955
ИНН 7720123456
Вид деятельности по ОКДП
номер производителя 98765432
регистрационный 2749
Вид операции
РЕГИСТРАЦИИ ПОКАЗАНИЙ СУММИРУЮЩИХ ДЕНЕЖНЫХ
И КОНТРОЛЬНЫХ СЧЕТЧИКОВ КОНТРОЛЬНО-КАССОВЫХ МАШИН,
РАБОТАЮЩИХ БЕЗ КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА
за период с 1 января tio 31 декабря 2011 годг
32С I 10. Первичные документы при использовании контрольно-кассовой техники
Лицо, ответственное за ведение журнала официантка
Н какова Мари* Неровна
должное 1Ъ
фамилия, имя, (и честно
11-11562
Дата (смена) Номер отдела (секции) Фамилия, и., о. продавца, официанта, приемщика заказов Порядковый номер кон- тролыюго счетчика (отчета фис- кальной па- мяти) на ко- нец рабочего дня (смены) Показания Сумма выручки, руб. коп Подпись Примечание
контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), реги- стрирующего перевод сумми- рующего счет- чика на нули Суммирующих денежных счетчиков BCCI 0 за рабочий день (смену) сданной в течение рабочего дня (смены) контролера- кассира, кассира, продавца, официанта, приемщика заказов представителя администрации, подтверждающего правильность записей и получения денег
на начало рабочего дня (смены) на конец рабочего дня (смены)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
25.08 / Новикова М.П. 1 0 15200 18950 3750 2500 Новикова Павленко
26.08 / Новикова М.П. 1 0 18950 26540 7590 6000 Новикова Павленко
27.08 / Новикова М. П. 1 0 26 540 34520 7980 6500 Новикова Павленко
Итого за день (смену)
По данному образцу печатать все страницы журнала ио форме № КМ- 5.
10.3. Справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6) I 321
322 I 10. Первичные документы при использовании контрольно-кассовой техники
Унифицированная форма № КМ-6
Утверждена постановлением
Госкомстата России
от 25.12.1998 № 132
ООО «Обувь»
организация, адрес, номер телефона
структурное подразделение
Контрольно- SAMSUNG ER-4615RK
Кассовая машина модель (класс, тип, марка)
Прикладная программа
наименование
Форма по ОКУД по ОКПО Код
0330106
47542754
ИНН 7710111111
вид деятельности по ОКДП
номер производителя 78965123
регистрационный 1456
Кассир
Смена
Вид операции
СПРАВКА-ОТЧЕТ
КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА
Номер документа Дата составления Время работы, ч мин
с по
142 15.08.2011 11-00 20-00
Порядко- вый но- мер кон- трольного счетчика (отчета фискаль- ной памя- ти) на конец рабочего дня (сме- ны) Номер Показания Сумма, руб, коп Заведующий отделом (секцией)
отде- ла секции контрольно- го счетчи- ка (отчета фискальной памяти), регистри- рующего количество переводов суммирую- щих счетчи- ков на нули суммирующего денежного счетчика выручки за рабочий день (смену) по счетчику денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользо- ванным кас- совым чекам фамилия, и., о. ПОДПИСЬ
на начало рабочего дня (смены) на конец рабочего дня (смены)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 1 — О 234500 303200 68700 3500 Кореец А.Н. Кореей
Итого 68700 3500
10.4. Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации I 323
Итого выручка в сумме Шестьдесят пять тысяч двести руб.00 коп.
прописью
Принята и оприходована по кассе,
по приходному кассовому ордеру № 168 от « 75 » августа 2011 г.
Сдана в банк _____________________________— __________________________________________
банковские рсквизи ты
___________________________________________________________« »_______________________Г-
Квитанция As от« »г.
Старший кассир Ронова Н.С. Ронова
подимсь расшифровка подписи
Кассир-операционист Малова Е.1. Малова
подпись расшифровка подписи
Руководитель директор Ветров С.И. Ветров
должность подпись расшифровка подписи
Печатать с оборотом. Подписи печатать на обороте.
суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным
кассовым чекам, и подтверждается соответствующими подписями заведующих
отделами (секциями). В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете рас-
писываются старший кассир и руководитель организации.
Отчет составляют в конце рабочего дня (смены) и сдают старшему кассиру
вместе с полученной выручкой.
Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о по-
казаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (форма
№ КМ-7).
В небольших организациях с одной-двумя кассами кассир-операционист
сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отража-
ется в отчете.
Отчет хранят в архиве организации пять лет.
Пример заполнения справки-отчета приведен на с. 321—322.
10.4. Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых
машин и выручке организации (форма № КМ-7)
Документ применяется в том случае, если в организации используют не-
сколько контрольно-кассовых машин. Служит для составления сводного отчета
о показаниях счетчиков конгрольно-кассовых машин и выручке организации
за текущий рабочий день и является приложением к справке-отчету кассира-
операциониста за текущую дату.
Составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе
с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и рас-
ходными ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы
следующей смены. В форме согласно показаниям счетчиков на начало и ко-
нец работы по каждой контрольно-кассовой машине рассчитывается выручка,
в том числе с распределением ее по отделам. Суммы выручки по отделам
(секциям) подтверждаются подписями соответствующих заведующих отдела-
ми (секциями).
ООО «Обувь». г. Москва, ул. Лесная д. 4, теп. 111-11-11
организация, адрес, номер телефона
структурное подразделение
Вид деятельности по ОКДП
Вид операции
Унифицированная форма № КМ- 7
Утверждена постановлением Госкомстата
Форма по ОКУД
по ОКПО
ИНН
СВЕДЕНИЯ Номер документа Дата составления Время, ч, мин. Приложение к кассовым отчетам № 142 от 15.08.2011 и № 118 от 15.08.2011 номер, дата
135 15.08.2011 20-30
О ПОКАЗАНИЯХ СЧЕТЧИКОВ КОНТРОЛЬНО-КАССОВЫХ МАШИН И ВЫРУЧКЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Помер Порядко- вый номер контроль- ного счетчика Показания Выручка согласно показаниям счетчика в сумме, В том числе по отделам (секциям)
контрольного счетчика (отчета фискальной суммирующих денежных счетчиков
кассы контрольно-кассовой машины
на начало на конец отдел (секция) Женская обувь отдел (секция) Мужская обувь отдел (секция) Детская обувь
324 I 10. Первичные документы при использовании контрольно'Кассовой техники
производи- теля регистраци- онный (отчета фискальной памяти) на конец рабочего ДНЯ (смены) памяти) рабочего дня (смены) рабочего дня (смены) руб. коп. выручка в сумме, руб. коп. Подтвер- ждаю. Подпись заведую- щего отделом (секцией) выручка в сумме, руб. кон. Подтвер- ждаю. Подпись заведую- щего отделом (секцией) выручка в сумме, руб. коп. Подтвер- ждаю. Подпись заведую- щего отделом (секцией)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
/ 78965123 1456 / 0 234500 303200 68700 68700 Кореей "" 1 —
2 58347655 4361 1 1 187900 242100 54200 — 31000 Лосева 23200 Гулько
Итого 122900 68700 X 31000 X 23200
Выдано покупателям (клиентам) по возвращенным ими чекам (ошибочно пробитым чекам) согласно акту в сумме Три тысячи пятьсот
------------------------------------------------------------------------------------------------------руб. 00 коп.
прописью
Руководитель директор Ветров С.И Ветров Старший кассир Ронова ЯС Ронова
должность подпись расшифровка подписи подпись расшифровка подписи
Печатать с оборотом. Подписи печатать па обороте.
10.4. Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации i 32
326 I 10. Первичные документы при использовании контрольно-кассовой техники
В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех контрольно-
кассовых машин и итоговая выручка организации с распределением ее но от-
делам (секциям). Согласно актам указывается итоговая сумма денег, выданных
покупателям (клиентам) по возвращенным ими кассовым чекам, на которую
уменьшается общая выручка организации. Сведения подписываются руководи-
телем и старшим кассиром организации.
Пример заполнения сведений о показаниях счетчиков ККМ приведен на
с. 323-324.
10.5. Акт о проверке наличных денежных средств кассы
(форма № КМ-9)
Денежные средства в операционной кассе подлежат инвентаризации. Чаще
всего инвентаризация в операционной кассе проводится внезапно как по ини-
циативе руководителя организации, так и по требованию налоговых органов.
Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия де-
нежных средств, находящихся в операционной кассе организации (предпри-
нимателя — физического лица, осуществляющего предпринимательскую дея-
тельность без образования юридического лица) применяется акт о проверке
наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).
Проверка наличных денежных средств в операционной кассе проводится в
соответствии с установленным порядком для проверки главной кассы.
Если проверка осуществляется по инициативе руководителя организации,
то акт составляется в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию орга-
низации, второй — кассиру-операционисту.
Если же проверка происходит по инициативе налоговой инспекции, то акт
составляется в трех экземплярах. В этом случае третий экземпляр акта переда-
ется в контролирующую организацию.
Кассир перед началом проверки дает расписку о том, что его личных денег
в кассе нет.
В акте указываются показания счетчика на начало рабочего дня и на момент
проверки, а также сумма выручки согласно показаниям счетчика.
Сумма выручки по учетным данным записывается по данным журнала кас-
сира-операциониста (форма № КМ-4) или журнала регистрации показаний сум-
мирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, рабо-
тающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5).
Пример заполнения акта приведен на с. 326.
10.6. Возврат денег покупателям
Отношения, возникающие между потребителями и продавцами при прода-
же товаров, регулируются Законом РФ от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 «О защите
прав потребителей» (далее — Закон).
В соответствии со ст. 18 Закона, если продан товар ненадлежащего качества,
покупатель по своему выбору вправе:
• потребовать замены на товар этой же марки (этих же модели и (или)
артикула);
• потребовать замены на такой же товар другой марки (модели, артикула)
с соответствующим перерасчетом покупной цены;
• потребовать соразмерного уменьшения покупной цены;
• потребовать незамедлительного безвозмездного устранения недостатков
товара или возмещения расходов на их исправление потребителем или
третьим лицом;
10.6. Возврат денег покупателям I 327
Унифицированная форма № КМ-9
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 25.12.1998 Х« 132
Форма по ОКУД
________________________________________ООО "Обувь"__________________________________________ по ОКПО
(0р1Ш1ииция, адрес, иомер телефона)__________________________________________________________ыгггт
Код
0330109
47542754
7710111111
(cipywypiioc подразделение) ВИД деяТСЛЬНОСТИ ПО ОКДП ___________________________
Контрольно- ____________________SAMSUNG ER-4615RK___________________ номер ________производителя______________78965123
кассовая машина (модель (класс. тип, марка)) репарационный 1456
Прикладная программа ________________________________________— _____________________
(наимелоионкс) ВиДОНСрйЦКЕ __________________—
АКТ Номер документа Дата составления Время проверки» ч. мин.
6 04.06.2011 14-00
О ПРОВЕРКЕ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ КАССЫ
РАСПИСКА
На время проверки наличных денежных средств личных денег в кассе не имеется.
кассир Малова Елена Георгиевна Малова
(должность) (фамилии, им*, отчество) (подпись)
В результате проверки установлено:
Сумма, руб. коп. Порядковый номер контроль- ного счетчика (отчета фискаль- ной памяти) на конец рабочего дня (смены) Номер отдела (секции) Показания счетчика Выручка со- гласно показа- нию счетчика, руб. коп
на начало рабочего дня (смены) на время проверки
Фактическое наличие денег / 1 303 200= 391 400= 88 200-
В том числе по расчетным чекам, чековым книжкам, кредитным картам
По учетным данным 88 200=
Недостача
Нет
Излишки
Нет
Замечания Замечаний нет
Представитель контролирующей организации старший инспектор ИФНС№ 10 г. Москвы Лобов СИ. Лобов
(место работы, должность) (полнись) (расшифровка иод плен)
Представитель проверяемой организации (индивидуальный предприниматель) администратор Ронова С.Т. Ронова
{место работы, должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Кассир-операционист (продавец, официант, приемщик заказов)
Малова ________________________________________________________________________________________________Е.Г. Малова________________________
(коднись) (расшифровки подписи)
Заведующий отделом (секцией) Сергеева О С. Сергеева
(подпись) (рзешифровк.! подписи)
(до.скиостъ) (подпись) (расшифровка подписи)
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Деньги в сумме ___________200___________ руб. 00 кон. Восемьдесят восемь двести------------------------------------------------------
(цифрами) (прописью)
------------------------------------------------------------------------------------------------------ руб. 00 коп.
принял на ответственное хранение _______________кассир_________ Малова ____________________________________Е.Г. Малова_____________________
(ДОЗЖЛИГП,) (lEO/JElXCb) (pzwu»!lltjl*»ft»3 подписи)
328 I 10. Перви чные докумен гы при использовании контрольно-кассовой техники
• отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать воз-
врата уплаченной за товар суммы.
Если товар не подошел по форме, габаритам, фасону, расцветке, размеру
или комплектации, то покупатель согласно ст. 25 Закона имеет право обменять
непродовольственный товар надлежащего качества на аналогичный в течение
14 дней, не считая дня его покупки.
Перечень товаров, нс подлежащих обмену по основаниям, указанным в
ст. 25 Закона, утверждается Правительством РФ.
В случае, если аналогичный товар отсутствует в продаже на день обращения
потребителя к продавцу, потребитель вправе отказаться от исполнения дого-
вора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за указанный товар
денежной суммы. Требование потребителя о возврате уплаченной за указанный
товар денежной суммы подлежит удовлетворению в течение трех дней со дня
возврата указанного товара.
Рассмотрим порядок возврата денег и его документальное оформление.
10.6.1. Возврат товара в день покупки
Директор магазина или его заместитель ставит подпись на чеке, который
был выдан покупателю при приобретении товара. Затем составляется акт о воз-
врате товара, в котором необходимо указать наименование возвращенного то-
вара, его цену, номер чека, выданного покупателю, дату и причину возврата.
Унифицированной формы акта не существует. Можно использовать для этого
накладную по форме № ТОРГ-12 или составить акт в произвольной форме.
Магазин «Обувь»
Акт о возврате товара
«15» августа 2011г,
Приняты от покупательницы Сидоровой Наталии Николаевны сапоги осенние артикул
АВ-137/8 стоимостью 6500 рублей (шесть тысяч пятьсот рублей).
Причина возврата — дефект окраски левого сапога.
Приложение —• кассовый чек от 15.08.2011 г. № 24973 и товарный чек без номера.
Администратор Маркова Л.В. Маркова Покупатель Сидорова Н.Н. Сидорова
Акт составляется в двух экземплярах, один из которых прикладывается к
товарному отчету, а другой отдается покупателю.
Стоимость возвращенного товара показывается в товарном отчете отдель-
ной строкой.
На основании акта о приеме товара и чека, на котором стоит разреши-
тельная подпись директора магазина или его заместителя, кассир-операционист
выдает покупателю из операционной кассы магазина деньги за возвращенный
товар.
Если оплата товара была произведена банковской картой, то покупатель
предъявляет кассиру-операционисту паспорт, банковскую карту и кассовый
чек. На кассовом терминале операция по оплате товара просто отменяется. Со-
ответственно, деньги со счета покупателя не списываются.
Дальнейшие действия нс зависят от способа оплаты товара: наличными или
с помощью банковской карты.
На сумму возврата оформляется акт о возврате денежных сумм покупателям
(клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3). Акт составля-
ется в одном экземпляре членами комиссии. Комиссия состоит из заведующего
отделом (секцией), старшего кассира и кассира-операциониста организации. Все
они ставят свои подписи на акте. Руководитель организации утверждает акт.
10.6. Возврат денег покупателям I 329
Унифицированная форма № КМ-3
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 25.12.1998 № 132
ООО «Обувь», тел. 111-11-11 Форма по ОКУД по ОКПО Код
0330103
47542754
организация, номер телефона ИНН 7710111111
структурное подразделение Вид деятельности по ОКДП
Контрольно- SAMSUNG ER-4615 RK номер производителя 78965123
кассовая машина модель (класс, тип, марка) рсгистрационны й 1456
Прикладная программа
наименование Кассир —
Вид операции
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
директор
ДОЛЖНОСТЬ
Ветров С.И. Ветров
подпись расшифровка подписи
« 15 » августа 2011 г.
АКТ
Номер документа Дата составления
8 15.08.2011
О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ (КЛИЕНТАМ )
ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ
(в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)
Настоящий акт составлен комиссией, которая установила:
Номер по поряд- ку Наименование отдела, секции Код бригады Номер чека Сумма чека, руб.коп Должность, фамилия, и., о. лица, разрешившего возврат денег по чеку
1 2 3 4 5 6
/ Женская обувь — 249735 3500,00руб. Директор Ветров С.И.
Итого 3500,00 руб.
Выдано покупателям (клиентам) по возвращенным ими кассовым чекам (по ошибочно пробитым чекам)
согласно акту на сумму _ Три тысячи пятьсот-------руб. 00 коп.
прописью
На указанную сумму следует уменьшить выручку кассы.
Перечисленные возвращенные покупателями (клиентами) чеки (ошибочно пробитые чеки) погашены и
прилагаются к акту. Приложение Акт о возврате товара, погашенный кассовый чек, товарный чек
Члены комиссии:
Заведующий отделом (секцией) Старший кассир Кассир-операционист Сергеева О. С. Сергеева
ПОДПИСЬ Тренева расшифровки подписи А.И. Тренева
подпись Малова расшифровка подписи Е.Г. Малова
подпись расшифровка подписи
должность подпись расшифровка подписи
должность подпись расшифровка подписи
должность
подпись
расшифровка подписи
должность
подпись
расшифровка подписи
330 I 10. Первичные документы при использовании контрольно-кассовой техники
Погашенный кассовый чек наклеивается на лист бумаги и прикладывается к
акту. Акт подкладывается к приходному ордеру дня, в котором товар был про-
дан и возвращен.
На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам умень-
шается выручка кассы и заносится в журнал кассира-операциониста (форма
№ КМ-4), в графу 15 «Сумма денег, возвращенных покупателям (клиентам) по
неиспользованным кассовым чекам».
Выдача денежных средств покупателю производится не из главной кассы, а
из операционной кассы организации. Поэтому в бухгалтерском учете никаких
дополнительных проводок не делается. Выручка отражается согласно отчету
кассира-операциониста.
Акт по форме № КМ-3 хранят в архиве организации пять лет.
Пример оформления акта по форме Ко КМ-3 приведен на с. 329.
10.6.2. Возврат товара не в день покупки
Покупатель должен написать заявление в произвольной форме, на осно-
вании которого купленный им товар возвращается, а организация выдает ему
денежные средства. В заявлении обязательно должны быть указаны: фамилия,
имя, отчество, адрес и паспортные данные покупателя, наименование товара,
дата его покупки, причина возврата. К заявлению прикладывается кассовый
чек. На чеке расписывается директор магазина или его заместитель.
Затем составляется акт о приеме товара в произвольной форме в двух экзем-
плярах (пример акта приведен выше). Один экземпляр акта прикладывается к
товарному отчету, другой отдается покупателю.
Стоимость возвращенного товара показывается в товарном отчете отдель-
ной строкой.
На основании акта о приеме товара и чека с разрешительной подписью
выписывается расходный кассовый ордер, и выдаются денежные средства за
возвращенный товар. При этом покупатель обязан предъявить кассиру свой
паспорт.
Кассовый чек, на основании которого покупателю возвращены денежные
средства, наклеивается на лист бумаги и прикладывается к расходному кассо-
вому ордеру.
Возврат денежных средств покупателю в журнале кассира-операциониста
не отражается, и акт по форме № КМ-3 не составляется. Выручка за этот день
показывается в полном объеме.
Порядок возврата товара при его оплате с помощью банковской карты зави-
сит от банка, обслуживающего денежные переводы с платежных карт. Обычно
он описан в договоре с этим банком.
Рассмотрим, как эти операции будут отражены в бухгалтерском учете.
illB
Обувной магазин реализует детскую обувь по цене 330 руб. за пару, в том числе НДС —
||| 10% — 30 руб.
Покупная стоимость обуви — 250 руб. Учеттовара в магазине ведется по покупным ценам.
20 сентября 2011 г. возвращены из-за обнаруженного брака три пары обуви, приобретен-
: ные накануне.
• В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:
Корреспонденция счетов Сумма, руб. Содержание хозяйственной операции
Дт К-т
19 сентября 2011 г.
90-2 41 12 500 « Списан товар по покупным ценам (в этот день про- дано 50 пар обуви (250 х 50))
50 90-1 16 500 = Отражена реализация 50 пар обуви (330 х 50)
10.6. Возврат денег покупателям I 331
Окончание таблицы
Корреспонденция счетов Сумма, руб. Содержание хозяйственной операции
Д-т К-т
90-3 68 1 500 = Начислен НДС с реализации (30 х 50)
20 сентября 2011 г.
90-2 41 -750 Сторнирована сумма покупной стоимости возвра- щенного товара (250 х 3)
76 90-1 -990 Сторнирована сумма продажной стоимости возвра- щенного товара (330 х 3)
90-3 68 -90 Сторнирована сумма НДС, относящаяся к возвра- щенному товару (3 х 30)
76 50 990 Возвращены деньги покупателю
Обувной магазин реализует детскую обувь по цене 330 руб. за пару, в том числе НДС — ЦО
10% — 30 руб.
Учеттовара в магазине ведется по продажным ценам. Наценка на товар составляет80 руб.
20 сентября 2011 г. возвращены из-за обнаруженного брака три пары обуви, приобретен-
ные накануне.
В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:
Корреспонденция счетов Сумма, руб. Содержание хозяйственной операции
Д-т К-т
19 сентября 2011 г.
50 90-1 16 500 = Поступила выручка за проданный товар (в этот день продано 50 пар обуви (330 х 50))
90-2 41 16 500 - Товар списан по продажным ценам
90-2 42 4 000 = Списана реализованная торговая наценка (80 х 50)
90-3 68 1 500 - Начислен НДС с реализации
20 сентября 2011 г.
41 76 990 Оприходован возвращенный товар по продажным ценам (330 х 3)
90-2 42 240 Восстановлена торговая наценка на возвращенный товар (80 х 3)
90-2 90-1 -990 Сторнирована продажная стоимость возвращенных товаров
90-3 68 -90 Восстановлен НДС, приходящийся на возвращенный товар
76 50 990 Возвращены деньги покупателю
11. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ ТРУДА
И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
Документы для учета труда и заработной платы утверждены постановлением
Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицирован-
ных форм первичной учетной документации по учету' груда и его оплаты».
Приведем перечень унифицированных форм учетной документации по уче-
ту труда1.
Наименование формы Номер формы
Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу Т-1 (Т-1а)
Личная карточка работника Т-2
Личная карточка государственного (муниципального) служащего Т-2ГС(МС)
Штатное расписание Т-3
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника Т-4
Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу Т-5 (Т-5а)
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) Т-6 (Т-ба)
Графин отпусков Т-7
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(амии) (увольнении) Т-8 (Т-8а)
Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку Т-9 (Т-9а)
Командировочное удостоверение Т-10
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Т-10а
Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) Т-11 (Т-11а)
Перечень унифицированных форм учетной документации по учету рабочего
времени и расчетов с персоналом по оплате труда выглядит следующим обра-
зом2.
Наименование формы Номер формы
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Т-12
Табель учета рабочего времени Т-13
Расчетно-платежная ведомость Т-49
Расчетная ведомость Т-51
Платежная ведомость Т-53
1 Распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие
деятельность на территории Российской Федерации.
2 Распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие
деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.
11. Первичные документы по учету труда и заработной платы 333
Окончание таблицы
Наименование формы Номер формы
Журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а
Лицевой счет Т-54
Лицевой счет (свт) Т-54а
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику Т-60
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Т-61
Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы Т-73
Кроме унифицированных форм документов в организации следует разрабо-
тать и другие документы, регулирующие трудовые отношении, так называемые
локальные нормативные акты (ЛНА). Большинство этих документов являются
обязательными для каждой организации. Так, при приеме на работу (до под-
писания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под
роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными
нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью
работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).
Если в организации есть отдел кадров или кадровый работник, то большин-
ство документов оформляются ими.
Если же организация небольшая, то часто обязанности по ведению кадро-
вых документов возлагается на бухгалтера.
Приведем характеристики некоторых документов, которые обязательно
должны присутствовать в каждой организации.
Документ Нормативный акт Цель Срок хранения
Правила внутреннего трудового распоряд- ка (ЛНА) Ст. 189 ТК РФ Регламентируют порядок приема и увольне- ния работников, основные права, обязан- ности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощре- ния и взыскания, а также иные вопросы ре- гулирования трудовых отношений у данного работодателя Постоянно
Положение о за- щите персональных донных работников (ЛНА) Ст. 86 ТК РФ Регламентирует порядок обработки пер- сональных данных работника (получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника) Постоянно
Положение об опла- те труда, премирова- нии и материальном стимулировании (ЛНА) Ст. 135 ТК РФ Устанавливает систему оплаты труда, вклю- чая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы пре- мирования Постоянно
Инструкция (Положе- ние) по охране труда (ЛНА) Ст. 212 и другие ста- тьи разд. X ТК РФ Устанавливает требования охраны труда в организации на основе государственных нормативных требований, в том числе стан- дартов безопасности труда Постоянно
334 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
Продолжение таблицы
Документ Нормативный акт Цель Срои хранения
Журнал учета ин- структажа по технике безопасности Ст. 214, 225 и дру- гие статьи разд. X ТКРФ Подтверждает выполнение требования об ознакомлении работодателем работников с требованиями охраны труда 10 лет
Приказы по кадрам (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление от- пусков, направление в командировку и т.д. - типовые формы) Ст. 68, 72.1,84.1, гл. 19 ТК РФ, п. 7 Положения об осо- бенностях направ- ления работников в служебные команди- ровки, утвержденно- го постановлением Правительства РФ от 13 октября № 749 и т.д. Применяются для учета работников и рабо- чего времени Постоянно
Трудовые договоры Разд. Ill ТК РФ Регламентируют трудовые отношения, воз- никшие между работодателем и работником 75 лет
Должностные ин- струкции (могут яв- ляться приложением к трудовому догово- ру или самостоятель- ным документом) Письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 Определяют трудовую функцию работника, его должностные обязанности, предел ответ- ственности, квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности Постоянно
Приходно-расходная книга по учету блан- ков трудовой книжки и вкладыша в нее Инструкция по за- полнению трудовых книжек, утвержден- ная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 В книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка. Ведется в бухгалтерии. 5 лет
Книга учета движе- ния трудовых книжек и вкладышей в них В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Ведется кадровой службой или уполномоченным лицом 75 лет
Трудовая книжка Ст. 66 ТК РФ, Инструк- ция № 69, постанов- ление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 Является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника До востре- бования
Штатное расписание (форма № Т-3) Ст. 57 ТК РФ Приводит в соответствие с уставом органи- зации ее структуру, штатный состав и чис- ленность работников Постоянно
Табель учета рабоче- го времени (формы № Т-12 и № Т-13) Ст. 91 ТК РФ Применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каж- дым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленно- го режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления стати- стической отчетности по труду 5 лет, при тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 лет
График отпусков (форма № Т-7) Ст 123 ТК РФ Служит для планирования времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на следующий ка- лендарный год и для отражения сведений о времени распределения фактического предоставления по месяцам отпусков 1 год
11. Первичные документы по учету труда и заработной платы 335
Окончание таблицы
Документ Нормативный акт Цель Срок хранения
Личная карточка работника (форма № Т-2) Постановление Гос- комстата России от 5 января 2004 г. № 1 Является основным документом унифици- рованного первичного учета персональных данных работника 75 лет
Расчетно-платежная (форма № Т-49) или расчетная ведо- мость (форма № Т-51) и платежная ведомость (форма № Т-53) Применяются для расчета и выплаты зара- ботной платы работникам организации 5 лет. При отсутствии формы № Т-54 - 75 лет
Лицевой счет (фор- ма № Т-54) или ли- цевой счет (свт) Применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года 75 лет
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других вы- плат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска 5 лет
Записка-расчет при прекращении (рас- торжении) трудового договора с работ- ником (увольнении) (форма № Т-61) Применяется для учета и расчета причита- ющейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудо- вого договора 5 лет
Расчетный листок Ст. 136 ТК РФ Информирует каждого работника в письмен- ной форме о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответству- ющий период, размерах и основаниях про- изведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате Выдается работнику при выпла- те заработ- ной платы
Командировочное удостоверение (фор- ма № Т-10) Пункты 6 и 7 Поло- жения об особен- ностях направления работников в служебные команди- ровни, утвержденно- го постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 Подтверждает срок пребывания работника в командировке 5 лет по- сле воз- вращения из коман- дировки
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выпол- нении (форма №Т-1Оа) Определяет цель командировки работника 5 лет. Для долго- срочных зарубежных командиро- вок - 10 лет
Журнал учета ра- ботников, выбыва- ющих в служебные командировки из командирующей ор- ганизации Приказ Минздрав- соцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 939н Применяется для учета работников, вы- бывающих в служебные командировки из командирующей организации 5 лет
Журнал учета работ- ников, прибывших в организацию, в которую они коман- дированы Учитывает работников, прибывших в органи- зацию, в которую они командированы 5 лет
336 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
Этот список может быть дополнен в зависимости от специфики деятельно-
сти организации и условий труда в ней.
Так, при наличии системы обучения сотрудников организации следует раз-
работать Положение о системе обучения, а при проведении аттестации — По-
ложение об аттестации работников.
Если специфика работы в организации связана с вредными или опасными
условиями труда, го разрабатываются специальные обязательные документы
К ним относятся:
• списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями
труда;
• списки работников, уходящих на льготную пенсию;
• инструкции по охране труда по профессиям;
• журнал учета инструктажа (ознакомления с инструкциями) и тд.
При особой специфике деятельности организации должно быть разработано
положение об охране коммерческой тайны.
Если работа в организации осуществляется по сменному принципу, необхо-
дим график сменности.
При ненормированном рабочем дне следует утвердить перечень должностей
работников с таким режимом работы.
Напоминаем, что наличие коплективного договора между работниками и
работодателями не является обязательным условием (ст. 9 и гл. 7 ТК РФ).
Отсутствие обязательных документов по труду и его оплате, нарушения по-
рядка работы с ними, а также правил их ведения приравниваются к нарушени-
ям в сфере трудового законодательства.
Согласно ст. 419 ТК РФ «Лица, виновные в нарушении трудового законо-
дательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются
к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном
настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются
к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в по-
рядке, установленном федеральными законами».
Административная ответственность предусмотрена в ст. 5.27 КоАП РФ:
«1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда — влечет наложе-
ние административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи
до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность
без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или
административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на
юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или админи -
стративное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным ли-
цом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное админи-
стративное правонарушение, — влечет дисквалификацию на срок от одного года
до трех лет».
11.1. Штатное расписание
В современных рыночных условиях коммерческие организации могут самосто-
ятельно не только выбирать методику ведения бизнеса, но и разрабатывать свою
кадровую политику. В уставах практически всех организаций предусмотрены виды
деятельности, которыми организация планирует занягься, а также все виды дея-
тельности, «не запрещенные законодательством Российской Федерации-».
Единственным документом, которым структура, штатный состав и штат-
ная численность организации приводится в соответствие с ее уставом, является
штатное расписание. Последнее время вопрос об обязательном наличии в орга-
низании штатного расписания подвергается сомнению.
11.1. Штатное расписание I 337
Аргументы в пользу наличия штатного расписания
1. Трудовое законодательство.
Между работодателем и работником возникают трудовые отношения. Со-
гласно ст. 15 ТК РФ «Трудовые отношения — отношения, основанные на согла-
шении между работником и работодателем о личном выполнении работником за
плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным
расписанием', профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного
вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего
трудового распорядка при обеспечении работодателем условии труда, предусмот-
ренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами,
содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, ло-
кальными нормативными актами, трудовым договором».
В ст. 57 ТК РФ приводится содержание трудовою договора, заключаемого
между работодателем и работником. Одним из обязательных условий, которое
должно быть отражено в нем, является «трудовая функция (работа по долж-
ности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с
указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)».
Следовательно, должность работника, принимаемого на работу', должна чет-
ко соответствовать той, которая записана в штатном расписании работодателя.
В ранее действовавшей редакции ТК РФ (до 6 октября 2006 г.) речь шла
только о штатном расписании организации. Сейчас же речь идет о работода-
теле, под которым согласно ст. 20 ТК РФ понимается либо физическое, либо
юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работ-
ником. К работодателям — физическим лицам относятся:
• физические лица, зарегистрированные в установленном порядке в ка-
честве индивидуальных предпринимателей и осуществляющие пред-
принимательскую деятельность без образования юридического лица, а
также частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты,
и иные лица, чья профессиональная деятельность в соответствии с фе-
деральными законами подлежит государственной регистрации и (или)
лицензированию, вступившие в трудовые отношения с работниками в
целях осуществления указанной деятельности;
• физические лица, вступающие в трудовые отношения с работниками в
целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства.
Статьей 8 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателей за исключе-
нием работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными
предпринимателями и приравненными к ним лицами, принимать локальные
нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей ком-
петенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативны-
ми правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными
договорами, соглашениями.
Таким образом, наличие штатного расписания является обязательным не
только для организаций, но и для индивидуальных предпринимателей и при-
равненных к ним лицам.
Согласно ст. 66 ТК РФ «Работодатель (за исключением работодателей —
физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет тру-
довые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в
случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной».
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок из-
готовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей уста-
навливаются Правительством РФ. Постановлением Минтруда России от 10 ок-
тября 2003 г. № 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек.
1 Выделено автором.
338 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
В п. 3.1 Инструкции указано, что записи в трудовую книжку о наименовании
должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации ра-
ботника должны производиться в соответствии со штатным расписанием.
Таким образом, трудовое законодательство требует наличия штатного рас-
писания у работодателя.
Аналогичного мнения придерживается и Верховный Суд РФ. Так в опреде-
лении судебной коллегии по гражданским делам от 22 августа 2008 г. № 11-BOS-
16 Верховный Суд РФ указал, что только наличие штатного расписания может
помочь сохранить работу. Ведь «если в новом штатном расписании образован-
ной в результате реорганизации организации должность работника сохранена,
оснований для увольнения по сокращению штата не имеется».
В принципе отсутствие штатного расписание может трактоваться как на-
рушение законодательства о труде и об охране труда. Статьей 5.27 КоАП РФ
предусмотрены штрафные санкции в виде административного штрафа на долж-
ностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на лиц, осуществляющих пред-
принимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000
до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до
90 суток; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное
приостановление деятельности на срок до 90 суток.
2. Налоговое законодательство.
Налог на прибыль. Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обо-
снованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. Под
обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты,
оценка которых выражена в денежной форме.
Несмотря на то что НК РФ напрямую не связывает обоснованность затрат
на оплату труда с наличием у налогоплательщика штатного расписания, зако-
нодатели в своих разъяснениях обосновывают данную зависимость.
Так, в письме Минфина России от 22 сентября 2005 г. № 03-03-04/1/221
сообщается, что не могут учитываться организацией при формировании на-
логовой базы по налогу на прибыль как не соответствующие критериям, уста-
новленным ст. 252 НК РФ, командировочные расходы членов советов дирек-
торов зависимых и дочерних обществ при направлении указанных работников
в командировки для участия в заседаниях советов директоров зависимых и до-
черних обществ. Дело в том, что обязанности членов советов директоров зави-
симых и дочерних организаций данного акционерного общества (АО) никоим
образом не связаны с выполнением ими служебных обязанностей и полномо-
чиями, предусмотренными должностными инструкциями (регламентами) ра-
ботников акционерного общества по соответствующей должности согласно его
штатному расписанию.
Да и сами выплаты членам совета директоров акционерного общества учиты-
ваются для целей налогообложения только при условии наличия их должностей в
штате акционерного общества, заключения с ними трудовых договоров. Расходы
же налогоплательщика — акционерного общества на выплату вознаграждений
членам совета директоров, не состоящим с обществом в трудовых отношениях,
не могут быть отнесены в уменьшение налоговой базы при исчислении налога
на прибыль (письма УФНС России по г. Москве от 1 декабря 2008 г. № 19-
12/111834@ и Минфина России от 28 мая 2007 г. № 03-04-07-02/16).
В письме Минфина России от 5 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/222 разъяс-
няется, что затраты организации на услуги по предоставлению персонала по
договору аутсорсинга могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль
в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, если в
штате организации нет таких специалистов.
Свое мнение по данному вопросу высказали и судебные органы.
Так, именно наличие в штатном расписании должностей водителей помогло
налогоплательщикам доказать факт транспортировки товара (определения ВАС
11.1 Шчатное расписание I 339
РФ от 6 марта 2008 г. № 2601/08 и от 10 декабря 2007 г. № 15684/07). Представ-
ленное суду штатное расписание с указанием должностей, необходимых для
осуществления торговли, общественного питания и бытового обслуживания,
подтвердило правомерность использования арендуемого помещения в предпри-
нимательской деятельности (постановление ФАС Центрального округа от 6 мая
2009 г. по делу № А14-13094/2007704/25).
Также указанное в штатном расписании количество работников послужи-
ло подтверждением возможности выполнения ремонтных работ собственными
силами налогоплательщика и соответственно признанием произведенных рас-
ходов для целей налогообложения (постановление ФАС Московского округа
от 18 ноября 2009 г. № КА-А40/12283-09). Аналогичное дело было рассмотре-
но и ФАС Центрального округа (постановление от 8 октября 2009 г. по делу
№ А23-3030/08А-14-189).
Отсутствие в штатном расписании должностей генерального директора,
главного бухгалтера и других руководящих работников позволило признать
расходы на управление акционерным обществом сторонней организаци-
ей (постановление ФАС Поволжского округа от 30 октября 2009 г. по делу
№ А55-12344/2008).
На практике достаточно часто встречаются ситуации, когда налогопла-
тельщик приглашает сторонние организации для выполнения неких функций.
При этом в штате организации имеется специалист с аналогичными функ-
циями. К таким, например, можно отнести юридические, маркетинговые,
бухгалтерские услуги. Законодатели однозначно разъяснили, что в подобных
ситуациях уменьшить прибыль на данные расходы можно только в том случае,
если функции, выполняемые сторонней организацией, не дублируют обязан-
ностей штатного специалиста (письма Минфина России от 8 октября 2003 г.
№ 04-02-05/3/78, от 5 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/167). В большинстве случаев
на их сторону встают и судебные органы (постановления ФАС Западно-Сибир-
ского округа от 7 сентября 2005 г. по делу № Ф04-5839/2005(14601-А46-26) и ФАС
Волго-Вятского округа от 19 января 2004 г. по делу № А11-4426/2003-К2-Е-1961).
Судебные органы поддерживают налогоплательщиков в том случае, если
они достаточно серьезно отнеслись к документальному оформлению расходов
и смогли доказать, что, несмотря на похожесть функций штатных работников и
сторонних организаций, не происходит их дублирования (решение ФАС г. Мо-
сквы от 15 июня 2005 г. по делу № А40-9344/05-80-41, постановления ФАС
Московского округа от 2 апреля 2010 г. № КА-А40/2846-10, от 16 ноября 2009 г.
№ КА-А40/11844-09, ФАС Поволжского округа от 23 апреля 2009 г. № А55-
9765/2008, от 29 июля 2008 г. № А55-15619/2006 (оставлено в силе определени-
ем ВАС РФ от 26 ноября 2008 г. № ВАС-15297/08), от 1 июля 2010 г. по делу
№ А55-29852/2009). И все же следует отметить, что Президиум ВАС РФ в по-
становлении от 18 марта 2008 г. № 14616/07 указал, что подобные расходы явля-
ются экономически оправданными независимо от того, есть или нет в составе
организации структурные подразделения, которые решают аналогичные задачи.
Аналогичные выводы содержатся и в постановлениях ФАС Московского округа
от 16 ноября 2009 г. № КА-А40/11844-09, от 6 мая 2009 г. № КА-А40/3332-09,
ФАС Северо-Западного округа от 29 мая 2009 г. № А56-9569/2008.
Налог на добавленную стоимость. В качестве примера можно привести пре-
тензии налоговых органов в части подписи счетов-фактур. Статьей 169 НК РФ
предусмотрено, что счет-факту’ра подписывается руководителем и главным бух-
галтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом
(иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от
имени организации. На практике можно встретить счета-фактуры, подписанные
одним руководителем организации. Суд вставал на сторону налогоплательщика
только тогда, когда последний мог доказать, что должность главного бухгалтера
не предусмотрена штатным расписанием, а его обязанности выполняет руко-
340 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
водитель организации (постановления Президиума ВАС РФ от 9 июля 2002 г.
№ 58/02, ФАС Поволжского округа от 1 марта 2005 г. № А65-11609/04-СА1-32).
Отсутствие в штатном расписании общества соответствующих специалистов
помогло подтвердить обществу выполнение работ по строительству объектов
связи подрядными организациями, а следовательно, и отсутствие объекта об-
ложения НДС (постановление ФАС Московского округа от 10 декабря 2009 г.
№ КА-А40/13242-09). Ведь в соответствии с подп. 3 п. 1 ст. 146 НК РФ объ-
ектом обложения НДС признается выполнение строительно-монтажных работ
для собственного потребления, т.е. выполнение таких работ для собственных
нужд собственными силами налогоплательщика, в том числе с привлечением
других организаций для выполнения отдельных работ. Поэтому в случае, если
строительство объекта осуществляется подрядными организациями без произ-
водства строительно-монтажных работ собственными силами налогоплатель-
щика, данная норма ст. 146 НК РФ не применяется (письмо ФНС России и
Минфина России от 15 октября 2007 г. № ШТ-6-03/777@).
Налогоплательщики смогли подтвердить правомерность принятия к вычету
НДС именно благодаря соответствующим записям в штатном расписании (по-
становления ФАС Московского округа от 18 ноября 2009 г. № КА-А40/12283-09
и Федерального округа от 30 октября 2009 г. по делу № А55-12344/2008).
Страховые взносы. Фонд социального страхования Российской Федерации
(ФСС РФ) при проведении выездных проверок страхователей также обращает
внимание на наличие штатного расписания, которое является одним из обяза-
тельных документов для подтверждения правильности начисления страховых
взносов (п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения доку-
ментальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному
страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных постановлением
ФСС РФ от 7 апреля 2008 г. № 81, п. 51 Методических указаний о порядке
назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по
обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производ-
стве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам, ут-
вержденных постановлением ФСС РФ от 7 апреля 2008 г. № 82).
Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФ РФ), собирая сведения о
трудовом стаже застрахованных работников, неоднократно обращал внимание
на наличие штатного расписания в организациях (п. 11, 20, 28.2, 29.2, 29.3, 30.4,
32 Методических рекомендаций по организации и проведению документальной
проверки достоверности представленных страхователем сведений о трудовом
стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе го-
сударственного пенсионного страхования, утвержденных Постановлением ПФ
РФ от 30 января 2002 г. № 11п).
Связь штатного расписания с другими документами по учету труда
Достаточно часто организации принимают работников на работу по со-
вместительству или на неполную ставку. В этом случае следует соизмерять
заработную плату, начисляемую этому работнику, с окладом, указанным в
штатном расписании. Так, согласно ст. 284 ТК РФ продолжительность рабо-
чего времени для совместителей не должна превышать половины месячной
нормы рабочего времени. Следовательно, и заработная плата совместителей
не должна составлять более 50% должностного оклада, предусмотренного
штатным расписанием. Так, если в штатном расписании указано, что долж-
ностной оклад курьера составляет 30 000 руб., то в случае принятия на работу
курьером работника по совместительству его заработная плата должна быть не
бодее 15 000 руб. Если же совместителю будет начислена большая заработная
*зата, то эта разница не может быть принята для уменьшения налоговой базы
I >гу на прибыль.
11.1, Штатное расписание I 341
Однако встречаются ситуации, когда работник, работая по совместитель-
ству, выполняет объем работы не меньший, чем основной работник, но за
меньшее время. (Наиболее распространенный случай такого совместительства
это работа главным бухгалтером в нескольких небольших организациях.)
Не всегда возможно указать в штатном расписании оклад в два раза больше,
чем организация собирается начислять этому работнику, так как увеличенный
оклад может оказаться больше, чем оклад руководителей организации или дру-
гих работников, занимающих более высокую должность.
Можно порекомендовать в этом случае установить для совместителя с по-
временной оплатой труда систему нормированных заданий. Тогда можно будет
заработную плату производить по конечным результатам за фактически вы-
полненный объем работ и полностью учитывать ее для целей налогообложения.
Такая норма предусмотрена п. 5 Положения об условиях работы по совмести-
тельству, утвержденного совместным постановлением Госкомтруда СССР, Ми-
нюста СССР и ВЦСПС от 9 марта 1989 г. № 81/604-К-3/6-84.
Аналогичным образом следует поступать и с работниками, принятыми на
неполную ставку.
Не следует забывать и о соответствии штатного расписания с табелем учета
рабочего времени. Как уже было сказано, продолжительность работы совмести-
телей меньше, чем у работников, принятых на полную ставку. Штатное распи-
сание и табель учета использования рабочего времени должны быть приведены
в соответствие с трудовым законодательством. В противном случае организация
не сможет подтвердить правильность отнесения расходов по оплате труда в
полном объеме.
Рекомендации по оформлению штатного расписания
Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утвержде-
нии унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда
и его оплаты» (далее — Постановление № 1) утверждена унифицированная
форма № Т-3 «Штатное расписание». Действие Постановления № 1 распро-
страняется на организации независимо от формы собственности, осуществляю-
щие деятельность на территории Российской Федерации.
Штатное расписание относится к организационно-распорядительным до-
кументам. Оно содержит перечень структурных подразделений, должностей,
специальностей, профессий с указанием квалификации, а также сведения о ко-
личестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде
заработной платы.
Штатное расписание разрабатывается на год или иной период. Если в тече-
ние периода, на который разработано штатное расписание, в организации про-
изошли изменения (в структуре, составе, численности, должностях, профессиях
и т.д.), то в штатное расписание вносятся изменения или утверждается новое
штатное расписание. Изменения вносятся приказом руководителя. Если же из-
менений не произошло, то все равно по окончании соответствующего периода
следует утвердить новое штатное расписание.
При заполнении формы наименование организации указывается строго по
свидетельству о регистрации. Если в peiистрационном свидетельстве зафик-
сировано и полное, и краткое название организации, в штатном расписании
можно указывать любое.
Обязательно, как и в других формах, указывается код организации но ОКПО
(Общероссийскому классификатору предприятий и организаций).
Номер штатного расписания можег содержать в своем составе буквенный
индекс для удобства регистрации (например, штр либо шр).
Дата составления штатного расписания, дата его утверждения и дата вступ-
ления в силу могут совпадать. Ио возможны и другие варианты. Так, документ
342 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
может быть утвержден не в день составления, а позже. Дата вступления в закон-
ную силу (на «» 2011 г.) также может быть более поздней по сравнению
с датой составления.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
: Если произошло сокращение штатов или численности работающих, штатное расписание
: может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления, так
: как ч. 2 ст. 180 ТК РФ требует, чтобы о предстоящем увольнении по сокращению численности
: или штата работники были предупреждены работодателем персонально под роспись не менее
: чем за два месяца до увольнения.
Штатное расписание утверждается приказом директора организации или
уполномоченным им на это лицом. Номер и дата приказа проставляются в гри-
фе утверждения формы № Т-3.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (рас-
поряжением) руководителя организации или уполномоченным им липом.
Структурные подразделения перечисляются в порядке иерархии. Обычно
сначала указываются подразделения, осуществляющие общее руководство (ди-
рекция, администрация, аппарат управления, бухгалтерия, плановый отдел, от-
дел кадров и т.п.); затем — производственные подразделения или подразделения,
осуществляющие основные функции организации в конце — вспомогательные
и обслуживающие подразделения (транспортное, ремонтное, склад, столовая и
т.п.). В фирмах, где используется централизованная система документооборота,
код структурного подразделения можно не указывать. При децентрализованной
системе документооборота код должен быть указан обязательно. При указании
наименования структурного подразделения организациям, в которых имеются
производства с вредными условиями труда, следует руководствоваться отрасле-
выми классификаторами вредных производств. Аналогичное правило распро-
страняется и на организации, работники которых имеют право претендовать
на определенные гарантии и компенсации. В этом случае следует руководство-
ваться нормативными актами, регламентирующими предоставление работни-
кам этих гарантий и компенсаций.
Наименование профессий (должностей) указывается согласно ст. 57 ТК РФ в
соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и ОКПДТР (Об-
щероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тариф-
ных разрядов), если с выполнением работ по этим должностям или профессиям
федеральными законами предусмотрено предоставление льгот либо наличие
ограничений. Справочников следует также придерживаться, если в организа-
ции принята тарифная система оплаты труда (ст. 143 ТК РФ) или на работу
приняты иностранцы. В документах, которые подаются в миграционную служ-
бу и службу занятости, профессия, по которой работник осуществляет свою
деятельность, должна указываться в соответствии с классификатором (приказ
ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147). Следовательно, в штатном расписа-
нии эти должности также должны быть указаны в соответствии с ОКПДТР.
В остальных случаях организация вправе указывать наименование должностей
по своему усмотрению. Должности (профессии) располагаются в определенной
последовательности: руководители — специалисты — технические исполнители
или инженерно-технические работники — рабочие.
При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим
должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание непол-
ной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, в
соответствии с действующим законодательством Российской Федерации указы-
вается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 0,75 и проч. Количество
необходимых штатных единиц определяется исходя из потребности организа-
ции. Если в графе указаны полные штатные единицы, то допускается прини-
мать работников на часть этих ставок.
11.1 Штатное расписание I 343
Не всегда количество штатных единиц совпадает с фактическим количе-
ством работников организации. Не стоит торопиться и вносить изменения в
штатное расписание. Пленум Верховного Суда РФ в п. 10 постановления от
17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового
кодекса Российской Федерации» подтвердил, что ТК РФ «не содержит норм,
обязывающих работодателя заполнять вакантные должности или работы немед-
ленно по мере их возникновения».
В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчис-
лении сумма заработной платы за единицу времени, чаще всего за месяц, по
тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или про-
центу от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту рас-
пределения и проч, (повременная) либо за единицу произведенной продукции
(сдельная) в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в
соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, кол-
лективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными
нормативными актами организации.
В ст. 129 ТК РФ приводятся основные понятия и определения, исполь-
зуемые в трудовом законодательстве. Так, под тарифной ставкой понимается
фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда
определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета ком-
пенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Под окладом (долж-
ностным окладом) — фиксированный размер оплаты труда работника за ис-
полнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за
календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социаль-
ных выплат.
Таким образом, при бестарифном методе установления оклада не учиты-
ваются показатели, связанные с конкретным работником: уровень его личной
квалификации, сложность его работы, степень ответственности и проч.
Размер оклада устанавливается владельцами организации произвольно, но с
учетом определенных ограничений. Следует принимать во внимание:
• установленный на всей территории Российской Федерации федеральным
законом минимальный размер оплаты труда, который не может быть
ниже величины прожиточного минимума трудоспособного населения;
• размер минимальной заработной платы в субъекте Российской Федера-
ции, в котором располагается организация;
• среднюю заработную плату по отрасли;
• среднюю заработную плату по данной должности.
Минимальный размер оплаты труда по Российской Федерации с I января
2009 г. установлен ст. 1 Федерального закона от 24 июня 2008 г. № 91-ФЗ в
размере 4330 руб.
Размер минимальной заработной платы в субъекте Российской Федерации
может устанавливаться региональным соглашением о минимальной заработной
плате.
Информацию о статистических показателях среднего уровня заработной
платы по виду экономической деятельности в городе, районе или в целом по
субъекту’ Российской Федерации можно получить:
1) из официальные интернет-сайтов территориальных органов Федеральной
службы государственной статистики (Росстат). Информация об адресах интер-
нет-сайтов территориальных органов Росстата находится на официальном ин-
тернет-сайте Росстата: mvw.gks.ru.;
2) из сборников экономико-статистических материалов, публикуемых тер-
риториальными органами Росстата (статистический сборник, бюллетень и др.);
3) по запросу в территориальный орган Росстата или налоговый орган в со-
ответствующем субъекте Российской Федерации (инспекция, управление ФНС
России по субъекту Российской Федерации);
344 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
4) из официальных интернет-сайтов управлений ФНС России по субъектам
Российской Федерации после размещения на них соответствующих статистиче-
ских показателей. Информация об адресах интернет-сайтов управлений ФНС
России по субъектам Российской Федерации находится на официальном ин-
тернет-сайте ФНС России: www.nalog.ru.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
: ФНС России трактует выплату среднемесячной заработной платы на одного работника
: ниже среднего уровня по виду экономической деятельности в субъекте Российской Федера-
: ции как один из критериев для отбора налогоплательщиков для проведения выездных нало-
: говых проверок (приказ ФНС России от 30 мая 2007 г. № ММ-3-06/333@).
Определить величину средней заработной платы по конкретной должности
(профессии) также можно с помощью Интернета (сайты поиска работы), ре-
крутинговых компаний и т.п.
Тарифный метод установления оклада подразумевает оценку' знаний, уме-
ний и навыков конкретного работника при установлении ему оклада. Данный
метод связан с использованием в организации тарифных сеток. При разработке
в организации тарифной сетки можно руководствоваться Единым тарифно-ква-
лификационном справочником и Квалификационным справочником должно-
стей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденных постанов-
лением Правительства РФ от 31 октября 2002 г. № 787.
При заполнении графы 5 следует учитывать следующие особенности:
• при бестарифной системе оплаты труда каждой должности соответствует
только один размер оклада. Разные оклады по одной должности могут
быть, только если эти должности находятся в разных структурных под-
разделениях;
• при тарифной системе оплаты труда тарификация может отражаться дву-
мя способами: либо выделением каждой категории или разряда тарифи-
цируемой штатной единицы в отдельную строку штатного расписания с
указанием оклада по каждой позиции, либо при помощи вилки окладов
по тарифицируемой штатной единице со ссылкой на локальный норма-
тивный акт в графе 10 «Примечание». Это может быть, например, поло-
жение об оплате труда;
• при сдельной системе оплаты труда можно установить размер оплаты за
единицу продукции или поставить прочерк, а в графе 10 «Примечание»
также дать ссылку на локальный нормативный акт.
В графах 6—8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные
выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные
действующим законодательством Российской Федерации (например, северные
надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению
организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
В ст. 133 ТК РФ упоминаются «доплаты», «надбавки», «премии и другие
поощрительные выплаты», а также «выплаты за работу в условиях, отклоняю-
щихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на терри-
ториях, подвергшихся радиоактивному загрязнению», «иные компенсационные
и социальные выплаты». Две последних разновидности выплат назначаются на
основе федеральных и отраслевых нормативных актов. Однако ТК РФ не рас-
крывает содержания понятий «надбавки» и «доплаты». На сегодняшний день
сформировалась практика использования надбавок к заработной плате как
стимула для повышения коэффициента полезного действия труда работников.
В частности, применяются надбавки высокие производственные показатели,
высокое профессиональное мастерство, высокие достижения в труде, выслу-
гу лет, подвижной и разъездной характер работы, классность, ученую степень
и др. Доплаты обычно устанавливаются за вредность, совмещение профессий
Унифицированная форма № Т-3
ЗАО "Фрегат"
(наименование организации)
Утверждена Постановлением Госкомстата
России
Код
Форма по ОКУД 0301017
по ОКПО 21856789
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
Номер документа Дата составления
2-иипр 14.12.2010
УТВЕРЖДЕНО
Приказом организации от "
Штат в количестве
декабря 20 10 г. № 26
20 единиц
на период 2011 г. с" 0! 11 января 20 11 г.
Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Количество штатных единиц Тарифная ставка (оклад) и пр., руб. Надбавки, руб. Всего в месяц, руб. ((гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + + гр. 8) х гр. 4) Примечание
наименование код По итогам работы За выслугу лет За ненормирусмый габ. лень
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
/1 дминисшрация Генеральный директор 1 65000,00 20% 5000,00 10% 89500,00 ЛНА Лр 1
Коммерческий директор 1 50000.00 10% 5000,00 60000,00 ЛНА № 1
Секретарь 1 25000,00 5% 26250,00 ЛНА Не 1
бухгалтерия Главный бухгалтер 1 50000,00 5% 5000.00 15% 65000,00 ЛНА № 1
Бухгалтер 2 35000,00 5% 73500,00 ЛНА № 1
Торговый отдел Менеджер 1 категории 4 20000,00 25% 100000,00 ЛИ А № ]
Менеджер 11 категории 4 18000,00 25% 90000,00 ЛНА ЛЬ 1
Транспортный отдел Водитель 2 20000,00 20% 10% 52000,00 ЛНА № 1
Механик 1 20000.00 20000.00
Склад Кладовщик 3 20000,00 5% 63000,00 ЛНА № 1
Итого 20 323000.00 110% 15000,00 45% 639250,00
Руководитель кадровой службы
Евстигнеева
(личная подпись)
ILK, Евстигнеева
(расшифровка подписи)
Начальник отдела кадров
(должность)
Главный бухгалтер
Петрова
(личная подпись)
Н.В. Петрова
(расшифровка подписи)
11.1. Штатное расписание I 345
346 I 11. Первичные документы по учет у труда и заработной платы
или должностей, работу с секретными материалами, принятую на себя работ-
ником иодную материальную ответственность, расширение зон обслуживания,
выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобож-
дения от основной работы и др. Надбавки и доплаты могут выплачиваться в
твердой сумме (в этом случае при изменении оклада размер надбавок и доплат
может быть как сохранен, так и изменен) либо в процентах (тогда их размер ав-
томатически изменяется вслед за изменением оклада). Виды премий, доплат и
надбавок, используемые в организации, должны быть зафиксированы в локаль-
ном нормативном акте: положении о персонале, положении об оплате труда
и премировании и др. В штатном расписании обязательно указывается, за что
выплачивается та или иная надбавка, премия, доплата. Количество граф в этом
разделе может быть увеличено (но не уменьшено!) в зависимости от количества
применяемых в организации надбавок и доплат. Постановление Госкомстата
России от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении Порядка применения уни-
фицированных форм первичной учетной документации» запрещает удалять из
этих форм отдельные реквизиты, но при этом разрешает вводить (в конкретных
ситуациях) все необходимые дополнительные реквизиты, так же как и изменять
форматы бланков, которые являются рекомендуемыми, но необязательными.
При этом дополненный документ необходимо утвердить в учетной политике
организации.
В графе 9 проставляется суммарный месячный фонд заработной платы по
должности. Итог по данной графе дает бюджет заработной шпаты по организации.
При невозможности заполнения организацией граф 5—9 в рублевом исчис-
лении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством
Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и
проч.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения
(например, в процентах, коэффициентах и проч.)
Подсчитываются количество штатных единиц, суммы окладов и сумма ме-
сячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам по каждому листу
штатного расписания и по всему документу.
Штатное расписание до его утверждения должно быть подписано руководи-
телем кадровой службы и главным бухгалтером.
11.2. Табель учета рабочего времени
Работодатель (как юридическое лицо, так и индивидуальный предпринима-
тель) обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работни-
ком (ч. 3 ст. 91 ТК РФ).
Работодатель также обязан обеспечить:
• точный учет продолжительности сверхурочной работы каждою работни-
ка (ст. 99 ТК РФ);
• суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• учет рабочего времени совместителей (ст. 282 ТК РФ);
• учет рабочего времени и времени отдыха каждого работника, работающе-
го вахтовым методом (ст. 300 ТК РФ).
Осуществление этих обязанностей ведется с помощью табеля учета рабочего
времени, который применяется:
• для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного
каждым работником организации;
• контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего
времени;
• получения данных об отработанном времени;
• расчета оплаты труда;
• составления статистической отчетности по труду.
11.2. Табель учета рабочего времени I 347
В табеле отмечаются фактически отработанное работниками время, время их
отсутствия на работе по различным причинам, а также различные виды отдыха.
Составляется табель в одном экземпляре любым сотрудником организации,
которому вменено в обязанность ведение учета рабочего времени. Такой со-
трудник называется табельщиком. Он может быть один на всю организацию
(характерно для небольших организаций) и свой в каждом подразделении. Во
втором случае табель подписывается руководителем структурного подразделе-
ния. После проверки табель подписывает работник кадровой службы и передает
его в бухгалтерию.
Отметки в табель следует вносить ежедневно.
Заработная плата обычно начисляется один раз в конце месяца, но выпла-
чиваться должна не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Сначала
выплачивается аванс, а затем — заработная плата. В некоторых организациях
выплаты происходят по итогам недели Порядок выплаты заработной платы
устанавливается организацией самостоятельно в локальном нормативном акте
(правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, трудовой
договор). ТК РФ не устанавливает также и размер аванса. Его можно утвердить
тем же документом.
Часто работодатели устанавливают фиксированный размер аванса. Но в
ряде ситуаций это может создать определенные сложности (например, работник
неожиданно заболел, и бухгалтеру придется пересчитывать уже выплаченный
аванс). Кроме того, в письме Роструда от 8 января 2006 г. № 1557-6 сказано,
что «при определении размера аванса следует учитывать фактически отработан-
ное работником время (фактически выполненную работу)». Таким образом, на
момент выплаты аванса бухгалтер уже должен иметь сведения об учете рабочего
времени за соответствующий период. Отсюда можно сделать вывод, что табель
учета рабочего времени необходим бухгалтеру на момент выплаты аванса, т.е.
еще до окончания месяца. Как поступать в данной ситуации, также решает сама
организация. Можно порекомендовать два варианта:
1) оформлять два табеля: за первую и за вторую половину месяца отдельно.
Оба табеля сдаются в бухгалтерию в полностью оформленном виде со всеми
подписями;
2) табель за первую половину месяца сдается как информационная справка,
т.е. без подписей всех должностных лиц, которые предусмотрены формой та-
беля (это может быть копия табеля, заверенная только подписью табельщика).
До окончания месяца табельщик продо;1жает заполнять этот же табель. И после
его окончательного заполнения табельщик собирает все необходимые подписи
и сдает табель в бухгалтерию.
Табели должны храниться в организации не менее пяти лет (разд. 7 Перечня
типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе дея-
тельности государственных органов, органов местного самоуправления и орга-
низаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры
России от 25 августа 2010 г. № 558). Если в табеле приведены данные по учету
рабочего времени на работе с тяжелыми, вредными и опасными условиями
труда, то табель хранится не менее 75 лет.
В Постановлении № 1 предусмотрено две унифицированных формы табеля
учета рабочего времени: форма № Т-12 и форма № Т-13.
Форма № Т-12 применяется для учета рабочего времени и расчетов с пер-
соналом по оплате труда. При раздельном ведении учета рабочего времени и
расчета с персоналом по оплате труда допускается применение разд. I «Учет ра-
бочего времени» табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа
без заполнения разд. 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма № Т-13
применяется именно для учета рабочею времени.
Указания по применению и заполнению форм первичной учетной доку-
ментации по учету труда и его оплате, утвержденные Постановлением № 1, ре-
348 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
_________ЗАО "Фрегъ
(Наименование 0рг.ЯНИЗО1
____________Управлял
(оруктлрнос подраздела
ТАБЕЛЬ
учен
11омср ПО поряд- ку Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) Табельный номер Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца Отработано за
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 И 12 13 14 15 X половину месяца О. И) меся
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 ДНИ
часы
1 2 3 4 5 6
1 Никифоров В.В. (ген. директор) 001 В В В В В в В В В В В А' 4
А' 32
В В в Б Б Б Б В 8 Ф
64
2 Савельев Л.Г. (ком, директор) 002 В В В В В в В в В В К к А" 3 10
X 24
К К К В в НВ НВ В в 7 86
56
3 Зайцева НИ. (секретарь) 043 В В в В в в В в в в У У У У У X 0 6
X 0
У У У У У У В в лч лч ЛЧ ЛЧ ЛЧ в в ЛЧ 6 42
7 7 7 7 7 7 42
4 Евстигнеева Н.К. (иач. отдела кадров) 004 в В в в в в В в В В Я я в X 2 6
X 16
в я я В в Я Я в в 4 48
32
бухгалтер Еремина С.В Еремина
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
Ответственное лицо
11,2 Табель учета рабочего времени I 349
Унифицированная фор-is № Т-13
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 05 01.2004 Кг 1
Форма по ОКУД но ОКНО Код
0301008
52564479
Номер документа Дата составления
1/1 31.01.2011
Отчетный период
с ио
01.01.2011 31 01.2011
рабочего времени
Данные для начисления заработной платы 1ю видам и напряжениям за <рат Неявки по причинам
код вида еллаты код дни (часы) код дни (часы)
—
корреспондирующий счет
26
код вида оплаты корреспонди- рующий счет дни (часы) код вида оплаты корреспонди- рующий счет дни (часы)
7 8 9 7 8 9 10 11 12 13
Б 4(32j
К 2(16)
К 3(24)
НВ 2(16)
У 5(40)
У 6(48)
-ч
руководитель
груктурного подразде тения геи, директор Никифоров В.В. Никифоров "31 " января 20 11 г.
(ТОЯЖНОСТЬ) (личная подпись) (рааьиИфрОВКЬ подписи)
Работник
кадровой етужбы нач. отдела кадров Евстигнеева Н.К. Евстигнеева ” 31 " января 20 11 г.
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
Печатать с оборотом. Подписи печатать на обороте.
350 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
комендуют применять фирму № Т-12 при ручном заполнении табеля, а форму
№ Т-13 — при автоматизированной обработке учетных данных.
Тем нс менее организация самостоятельно решает, какую форму табеля она
будет применять.
В большинстве организаций используется форма № Т-13, а форма № Т-12
применяется в качестве справочной информации. Ведь на титульном листе этой
формы приведены условные обозначения отработанного и неотработанного
времени. Условные обозначения (коды) могут быть или буквенные, или циф-
ровые. Организация сама определяет, какой вид кодов она будет использовать.
Чаше всего используются буквенные коды, или как их еще называют, «литеры».
В бланке табеля заранее могут быть заполнены следующие данные:
• наименование организации и код ОКПО;
• наименование структурного подразделения;
• порядковый номер работника в табеле — графа 1;
• фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) — графа 2;
• табельный номер — графа 3.
Рассмотрим пример заполнения табеля по форме № Т-13 (см. с. 348—349).
Табельщик заполняет графы 4—6 и 10—13.
Графа 4 «Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца» предназна-
чена для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого
работника. На каждого работника в этой графе отведено четыре строки (по две
на каждую половину месяца) и соответствующее число ячеек: 15 — на первую
половину месяца и 16 — на вторую.
В строках 1 и 3 графы 4 за каждый день месяца указываются буквенные и
цифровые коды для обозначения явки или неявки работника на работу. В стро-
ках 2 и 4 графы 4 записываются продолжительности отработанного или неот-
работанного времени (в часах, минутах) на каждую дату. При отражении неявок
на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспо-
собности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время вы-
полнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в
верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в
нижней строке графы остаются пустыми.
Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной
регистрации явок и неявок на рабогу, или путем регистрации только отклоне-
ний (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). То есть в первом случае
заполняются все ячейки всех строк графы 4, а во втором заполняются те дни, в
которые работник не приступал к работе, работал неполный рабочий день или,
наоборот, работал сверхурочно и т.п.
Все отклонения рабочего времени от нормального отражаются в табеле толь-
ко на основании подтверждающих документов. Пример наиболее часто встре-
чающихся отклонений и документов, подтверждающих их, приведен ниже.
Вид отклонения Код Основание
Ежегодный оплачиваемый отпуск ОТ Приказ, графин отпусков, заявление
Дополнительный оплачиваемый отпуск ОД Приказ, график отпусков, заявление
Отпуск без сохранения заработной платы до Заявление, приказ
Временная нетрудоспособность: с выплатой пособия без выплаты пособия Б т Листок нетрудоспособности
Дополнительный учебный отпуск: оплачиваемый неоплачиваемый У уд Сгравка-вызов и приказ
Командировка к Служебное задание, приказ
11.2. Табель учета рабочего времени 1 351
Окончание таблицы
Вид отклонения Код Основание
Отпуск по беременности и родам Р Листок нетрудоспособности
Отстранение от работы: с оплатой без оплаты НО НБ Приказ
Простой по вине работодателя РП Приказ
Простой по вине работника ВП Приказ
Простой по вине работодателя НВ Приказ
В особых случаях допускается увеличение количества строк, например для
указания времени начала и окончания работы, отличающихся от нормальных,
или для разделения на ночное и дневное время работы и т.п.
К кодам отклонения относятся все коды, за исключением кодов:
• Я — работа в дневное время;
• Н — работа в ночное время;
• В — выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные
дни.
В графе 5 указывается:
• сколько всего дней проработал работник (строка 1 — за первую половину
месяца, строка 3 — за вторую половину месяца);
• сколько всего часов проработал работник (строка 2 — за первую полови-
ну месяца, строка 4 — за вторую половину месяца).
В графе 6 суммируются:
• количество дней, которые проработал сотрудник за весь месяц (суммиру-
ются дни, указанные в строках 1 и 3 графы 5);
• количество часов, которые проработал сотрудник за весь месяц (сумми-
руются часы, указанные в строках 2 и 4 графы 5).
Графы 10—13 заполняются при наличии отклонений.
Для отражения сведений по этим графам отведено четыре строки. Строки 1
и 2 отведены для отклонений первой половины месяца, а строки 3 и 4 — для
отклонений второй половины месяца.
Графа 10 идентична графе 12, а графа 11 — графе 13. Графы 12 и 13 запол-
няются в случае, если нс хватило места для отражения отклонений в графах 10
и 11. Таким образом, для отклонений в каждой половине месяца отведено по
четыре позиции. Если их не хватит, организация вправе увеличить количество
граф в табеле.
То есть в графе 10 в строке 1 указывается код отклонения, который встре-
чается в графе 4. Если есть другой код отклонения, он указывается в строке
2. Если есть еще отклонения, то они указываются в строках 1 и 2 графы
12. Аналогично заполняются строки, предназначенные для второй половины
месяца.
В графе 11 подсчитывается общее количество дней (часов) отклонения по
соответствующему коду, указанному в графе 10. Аналогично заполняется и гра-
фа 13.
Раздел «Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям
затрат» заполняет бухгалтер.
Строка «Код вида оплаты» заполняется, если в организации принята систе-
ма кодирования и для всех работников в данном периоде выбран единый код.
В этом случае графа 7 не заполняется. Если коды разные, то они перечисляются
в графе 7 без заполнения указанной строки
Строка «Корреспондирующий счет» заполняется, если в организации начис-
ление заработной платы всех работников в данном периоде происходит за счет
352 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
единого источника, т.е. указывается общий счет затрат куда будет отнесена на-
численная заработная плата. В этом случае графа 8 не заполняется. Если источ-
ники для начисления заработной платы разные, то они перечисляются в графе 8.
При заполнении граф данного раздела следует учитывать, что для отражения
сведений по этому разделу отведено четыре строки. Строки 1 и 2 отведены для
отклонений первой половины месяца, а строки 3 и 4 — второй половины месяца.
Если граф не хватит, организация вправе увеличить их количество в табеле.
В графе 9 указывается соответствующее количество дней (часов).
Табель учета рабочего времени управленческого персонала по форме № Т-13 за январь
Hi 2011 г. заполнен методом отклонений.
|р- Генеральный директор Никифоров В.В. заболел и получил листок нетрудоспособности с 26
|Ы: по 29 января (код Б — временная нетрудоспособность с назначением пособия). Остальные
дни находился на работе.
Коммерческий директор Савельев Л.Г. находился в командировке с 14 по 18 января
: (код К — служебная командировка). Так как он был командирован для участия в выставке., то
: в зыходные дни 15 и 16 января, приходящиеся на период командировки, он работал. Соглас-
• но ст. 153 ТК РФ «работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее
: чем в двойном размере... По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий
: праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа
: в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день от-
дыха оплате не подлежит». Работник взял отгул 24 и 25 января (код НВ — дополнительные
: выходные дни (без сохранения заработной платы)).
• Секретарю Зайцевой Н.И. предоставлен учебный отпуск с 11 по 21 января в соответствии
: со ст. 173 ТК РФ (код У — дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего
: заработка работникам, совмещающим работу с обучением). Так как Зайцева Н.И является
: несовершеннолетней (17 лет), то согласно ст. 92 ТК РФ ей установлена сокращенная продол-
: жительность рабочего времени. Поэтому все рабочие дни у нее обозначены кодом ЛЧ (со-
: кращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности
: рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством).
: Начальник отдела кадров Евстигнеева Н.К. работает в организации неполную рабочую не-
: делю. Ее присутственные дни по договоренности с руководством организации — вторник и
• пятница, поэтому именно эти дни и обозначены кодом Я (работа в дневное время).
Рассмотрим пример заполнения табеля по форме № Т-12 (с. 354—359).
Табельщик заполняет разд. 1 табеля «Учет рабочего времени».
Графы 4—7 предназначены для отметок о явках и неявках на работу по
числам месяца. Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц
на каждого работника отведено по две строки: верхняя строка применяется для
отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, нижняя — для
записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в ча-
сах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую
дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для про-
ставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени. При за-
полнении граф 5 и 7 табеля по форме № Т-12 в верхних строках проставляется
количество отработанных дней, в нижних — количество часов, отработанных
каждым работником за учетный период.
Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной ре-
гистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений
(неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).
В графах 8—13 суммируется количество отработанных за месяц дней (графа
8), всего часов (графа 9), в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (1рафа
11), входных праздничных часов (графа 12). Графа 13 оставлена резервной.
В графе 14 указывается количество неявок на работу за месяц: в верхней
строке — в днях, в нижней — в часах.
Графы 15 и 16 предназначены для расшифровки причин неявки работника
на работу. В графе 15 указывается код причины, в графе 16 — количество дней
(часов).
11.2. Табель учета рабочего времени I 353
В графе 17 отражается общее количество выходных и праздничных дней,
приходящееся на рабочий период работника. Ведь, если человек еще нс принят
на работу, работодатель не может предоставить ему выходные дни, поэтому эти
выходные дни не отражаются в данной графе.
Разд. 2 табеля «Расчет с персоналом по оплате труда» заполняет бухгалтер.
Графы 18 «Табельный номер» и 19 «Тарифная ставка (часовая, дневная)
(оклад), руб.» могут быть заполнены в табеле заранее.
При составлении табеля по форме № Т-12 в разд. 2 на один для всех ра-
ботников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18—22, и
при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих
счетов заполняются графы 18—34.
Графы 35—55 используются для статистики. В них по всем дням месяца
(графа 35) подсчитываются:
• количество отработанных за месяц по всем записанным в табеле работ-
никам человеко-дней (трафа 36) и человеко-часов (графа 37). Итоговое
количество дней по графе 36 должно равняться сумме итога по фафе 8
и итога по графе 17;
• количество человеко-дней простоев (графа 38);
• неотработанные человеко-часы в связи с работой в режиме неполного
рабочего дня (графа 39);
• количество дней неявок на работу по видам причин (графы 40-49);
• общее количество человеко-дней явок и неявок на работу (графа 51).
Определяется путем суммирования за данное число показателей, отра-
женных в графах 36 и 38, 39 и 50;
• количество дополнительных выходных человеко-дней при пятидневной
рабочей неделе (графа 52);
• списочная численность работников (графа 53);
• численность работников, в том числе не учитываемых в списочном со-
ставе, но включенных в среднесписочную численность (графа 54), и
списочного состава, которые не включаются в среднесписочную числен-
ность (1рафа 55).
Напоминаем, что списочную и среднесписочную численность следует под-
считывать в соответствии с Указаниями по заполнению форм федерального
статистического наблюдения, утвержденными приказом Госкомстата России
от 12 ноября 2008 г. № 278. В частности, следует руководствоваться данными
Указаниями при заполнении статистической формы № П-4 «Сведения о чис-
ленности, заработной плате и движении работников», утвержденной приказом
Росстата от 20 июля 2010 г. № 256.
Табель учета рабочего времени персонала вспомогательных производств и обслуживаю- >
щих хозяйств (форма № Т-12) за август 2011 г. заполнен методом сплошной регистрации. •
Кладовщица Соломатина Л.И. находилась в очередном ежегодном отпуске с 1 по 28 авгу- tig-
ста (код ОТ). К работе приступила 29 августа и отработала в августе три дня (код Я — работа : 1
в дневное время).
Водитель Пуняев М.А. находился в командировках с 31 июля по 3 августа, с 9 по 10 августа
и с 15 по 18 августа (код К). С 20 по 30 августа он представил листок нетрудоспособности :
(код Б). Остальные дни месяца он работал по месту нахождения организации (код Я). Дни ко- •
мандировок учитываем в графе 46 разд. 2 табеля, т.е. учитываем эти дни как неявки на работу •
«с разрешения работодателя». :
Продавцу Павловой С.И. с 17 августа предоставлен отпуск по беременности и родам :
(код Р). Начало месяца она проработала в обычном режиме (код Я). •
Продавец Милова О.П. принята на работу с 16 августа и проработала оставшуюся часть :
месяца без отклонений (код Я). :
Мастер-ремонтник Болотин А.С. работал по 26 августа (код Я). После выходных (27 и 28 ав-
густа) он не вышел на работу, а по телефону сообщил, что заболел. Так как на конец месяца ли- :
сток нетрудоспособности не представлен, то эти дни в табеле следует обозначить кодом НН. Их :
мы огразим в графе 45 разд. 2 табеля «прочие неявки, разрешенные законодательством...»:
ведь пока нет документов, нельзя четко определить причину неявки.
12-11562
354 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
_________________ЗАО "Ф/
(наименование орои
____Вспомогательные проичво
(наименование структурного нодраал
ТАБ1
У1
и расчета опл;
УСЛОВН
Код
буквенный цифрой
Продолжительность работы в дневное время Я 01
Продолжительность работы в ночное время Н 02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни РВ 03
Продолжительность сверхурочной работы с 04
Продолжительность работы вахтовым методом вм 05
Служебная командировка к 06
Повышение квалификации с отрывом от работы ПК 07
Повышение квхтификации с отрывом от работы в друг ой местности пм 08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск от 09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск од 10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением У 11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы УВ 12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы УД 13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) р 14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет ож 15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя до 16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации 03 17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы ДБ 18
11.2. Табель учета рабочего времени I 355
Унифицированная форма Т-12
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004 № 1
Форма по ОКУД по ОКПО Код 0301007 52564479
г обслуживающие хотшиства
Номер документа Дата составления Отчетный период
С по
8/3 31.08.2011 OJ.08.20JJ 31.08.20 JJ
рабочего времени
труда ОБОЗНАЧЕНИЯ
Код
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом "Т") буквенный цифровой
с назначением пособия согласно законодательству Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, Б 19
предусмотренных законодательством Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной Т 20
продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу лч 21
или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей пв 22
согласно законодательству Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, г 23
установленного законодательством) Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе ПР 24
работодателя в случаях, предусмотренных законодательством ПС 25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни в 26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) ов 27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) НВ 28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) ЗБ 29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) НН 30
Время простоя по вине работодателя РП 31
Время простоя по причинам, нс зависящим от работодателя и работника нп 32
Время простоя по вине работника Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии вп 33
с законодательством Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным НО 34
законодательством, без начисления заработной платы НБ 35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы нз 36
1. Учет рабочего времени
Номер „о порядку Фамилия, инициалы, должность (специальное! ь, профессия) Табельный номер Отметки о явках и неявках на работу по чис
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 итого oipa- боза* но за 1 поло- вину месяца 16 17 18 19 20 21 22
1 2 3 4 5 6
1 Соломатина Л.И. (кладовщица) 031 01 01 ОТ 01 07 ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ 0 ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ 1
0
2 Пуняев М.А. (водитель) 032 К К к Я Я в В Я К К Я Я в в К 5 К К К Я Б Б Б
8 8 8 8 8 40 8
3 Павлова С. И. (продавец) 033 Я я я Я Я в В Я Я Я Я Я в в Я 11 я Р Р Р Р Р Р 4
8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 88 8
4 Милова О. IT. (продавец) 034 - - - - - в В - - - - - в в - Я Я Я Я В В Я J
- - - - - - - - - - 8 8 8 8 8 1
5 Болотин А. С (мастер- ремонтник) 035 я я я я я в В я я я я я в в я 11 Я Я Я Я В В Я 5
8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 88 8 8 8 8 8 8
Ответственное лицо бухгалтер (должность) 2. Расчет с персоналом по оплате Tpj Еремина С. В Еремина
(личная полнись) (расшифровка подписи) да
Табельный номер Тарифная ставка (часовая, дневная) (оклад), руб. Вид оплаты
повременная код КОД к
(HaHMCHOiuutMC) (наименование) (наимиюванис)
коррсспондн дующий счет
корреспондирующий счет 23 25 26
сумма, руб. часы (дни) сумма, руб. часы (Дни) сумма, руб
18 19 20 21 22 23 24 25
031 21000 2739.13
032 26000 7913,04 56 (7)
033 18000
034 18000
035 зоооо 26086.96 160 (20)
1
1
2-я страница формы № Т-12
месяца Итого отработано за месяц Кояиче- ство не- явок, дней (часов) Из них по причинам Количество выходных и праздничных дней
24 25 26 27 28 29 30 31 итого отрабо- тано за II поло- вину месяца дней часов код количест- во дней (часов)
всего из них
сверх- уроч- ных НОЧ- НЫХ выходных, празднич- ных
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ Я я Я 3/24 3 24 28 ОТ 28 (224) 0
8 8 8 224
Б Б Б Б Б Б Б Я 2/16 7 56 20 К 9 (72) 4
8 160 Б 11 (88)
Р Р Р Р Р Р Р Р 1/8 12 96 15 Р 15 (120) 4
120
Я Я Я В В Я Я Я 12/96 12 96 - 4
8 8 8 8 8 8 -
Я Я Я Б В НН НН НН 9/72 20 160 3 НН 3(24) 8
8 8 8 24
Руководится I.
структурного подразделения ген, директор
(должность)
Работник кадровой службы нач. отдела кадров
(дата-пост ь)
Никифоров
(личная подпись)
Евстигнеева
(личная подпись)
В.В. Никифоров " 31 " августа 20 11 г.
(расшифровка подписи)
Я. К. Евстигнеева "31 " августа 20 И г.
(расшифровка подписи)
3-я страница формы № Т-12
Прочие
1 код код вид оплаты корреспонди- рующий счет сумма, руб часы (дни)
(наименование) (наименование)
44
часы (дни) сумма, руб. часы (Дни) сумма, руб. процент
26 27 28 29 30 31 32 33 34
24(3) ОТ 26 31500 224 (28)
К 11259,40 72(9/
Б 23 1808.69 >6 (2)
Б 69 8139,13 72 (9)
9391,3 96 (12) Р 69 109565.2 1120 (140)
9391,3 96 (12)
358 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
Дата Отработано Количество человеко- дней простоев Нс отработано человеко- часов в связи с работой в режиме неполного рабочего ДНЯ Дни неявок на работ»
человеко- дней человеко- часов ежегодный основной оплачивае- мым отпуск ежегодный дополнитель- ный оплачиваемый отпуск отпуск в связи с обучением с сохранением заработной плазы, повышением квалифи- кации с отрывом от производства отпуск по беремен- ности и родам по болезни прочие неявки, разрешенные законо- дательством (выполнение государст- венных обязанностей и т.п.)
35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45
01.08 2 16 - - 1 - - - - -
02.08 7 16 - - 1 - - - - -
03.08 2 16 - - / - - - -
04.08 3 2.4 - - 1 - - - - -
05.08 3 24 - - 1 - - - - -
06.08 3 24 - - 1 - - - - -
07.08 3 24 - - 1 - - - - -
08.08 3 24 - - 1 - - - - j
09.08 7 16 - - 1 - - - -
10.08 2 16 - - 1 - - - -
11.08 3 24 - - 1 - - - -
12.08 3 24 - - 1 - - - - -
13.08 3 24 - - 1 - - - -
14.08 3 24 - - 1 - - - - -
15.08 2 16 - - 1 - - - -
16.08 3 24 - - 1 - - - - -
17.08 2 16 - - 1 - 1 - -
18.08 2 16 - - 1 - - 1 - -
19.08 3 24 - - 1 - - 1 - -
20.08 2 16 - - 1 - - 1 1 -
21.08 2 16 - - / - - 1 1 -
22.08 7 д> 16 - - 1 - - 1 1 -
23.08 2 16 - - 1 - - 1 1 -
24.08 2 16 - - 1 - - 1 1 -
25.08 2 16 - - 1 - * 1 1 -
26.08 э 16 - - 1 - - 1 1 -
27.08 2 16 - - / - 1 1 -
28.08 2 16 - - 1 - - 1 1 -
29.08 2 16 - - - - - 1 1 I
30.08 2 16 - - - - - 1 1 1
31.08 3 24 - - - - 1 - 1
Всего Итого 74 592 - - 28 - - 15 11 3
74 592 - - 28 - - 15 и 3
Ответственное лицо бухгалтер Еремина С.В. Еремина
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
11.2. Табель учета рабочего времени I 359
4-я страница формы № Т-12
по причинам Всего человеко- дней явок и неявок на работу Количество дополнитель- ных выходкых человеко- дней при пятидневной рабочей неделе Списочная численность работников Численность работников
. разрешения “ботодатс.тя прогулы массовые неявки — забастовки в порядке, предусмот- ренном законом количество человеко- дней выходных и праздничных всего нс учитывае- мых в списочном составе, но включенных в средне- списочную численность списочного состава, которые нс включаются в средне- списочную численность
46 47 48 49 50 51 52 53 54 55
1 - - - 2 4 - 4 - -
1 г - - 2 4 Г. 4 - -
1 - - - 2 4 - 4 - -
- - - - 1 4 - 4 - -
- - - - 1 4 - 4 - -
- - - - I 4 - 4 - -
- - - - 1 4 - 4 - -
- - - - / 4 - 4 - -
1 - - - 2 4 - 4 - -
1 - - - 2 4 - 4 - -
- - - - 1 4 - 4 - -
- - - - 1 4 - 4 - -
- - - - 1 4 - 4 - -
- - - - 1 4 - 4 - -
1 - - - 2 4 - 4 - -
1 - - - 2 5 - 5 - -
1 - - - 3 5 - 5 - /
1 - - - 3 5 - 5 - /
- - - - 2 5 - 5 - 1
- - - - 3 5 - 5 - I
- - - 3 5 - 5 - I
- - - - 3 5 - 5 - 1
- - - - 3 5 - 5 - 1
- - - - 3 5 - 5 - 1
- - - - 3 5 - 5 - 1
- - - 3 5 - 5 - 1
- - - 3 5 - 5 - 1
- - - - 3 5 - 5 - I
- - - - 3 5 - 5 - 1
- - - - 3 5 5 - 1
- - - - 2 5 - 5 - 1
9 - - - 66 140 - 140 - 15
9 - - - 66 140 Г 140 - 15
Савельев
(личная подпись)
Л. Г. Савельев
(расшифровка подписи)
ком. директор
(должность)
Руководитель структурного подразделения
"31 11 августа 20 II г.
360 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
11.3. Средняя и среднесписочная численность работников
в организации
Во многих документах, которые используют в своей работе бухгалтеры,
встречаются понятия средней и среднесписочной численности работников.
К сожалению, на практике часто можно столкнуться с тем, что один из этих
показателей подменяется другим.
На самом деле оба эти показателя необходимы и применяются обычно в
различных ситуациях.
Приведем неполный перечень случаев, когда необходим расчет этих пока-
зателей.
Так, среднюю численность работников необходимо рассчитывать:
• для проверки критерия отнесения организации к субъектам малого пред-
принимательства (п. 2 ст. 4 Федерального закона от 24 июля 2007 г.
№ 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Рос-
сийской Федерации»);
• подтверждения права на применение упрощенной системы налогообло-
жения (подп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ);
• установления причины утраты права на применение упрощенной систе-
мы налогообложения (п. 4 ст. 346.13 НК РФ);
• расчета единого налога на вмененный доход (ст. 346.27 НК РФ);
• признания сельскохозяйственными товаропроизводителями (ст. 346.2
НК РФ);
• заполнения статистических форм.
Среднесписочную численность работников необходимо рассчитывать в следу-
ющих случаях:
• при представлении налоговых деклараций в электронном виде (п. 3 ст. 80
НК РФ);
• при представлении формы «Сведения о среднесписочной численности
работников за предшествующий календарный год», утвержденной при-
казом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174@, согласно п. 3
ст. 80 НК РФ;
• для освобождения от налогообложения НДС организаций, уставный ка-
питал которых полностью состоит из вкладов общественных организа-
ций инвалидов (подп. 2 п. 3 ст. 149 НК РФ);
• для признания в составе прочих расходов для целей налогообложения
средств, направленных на цели, обеспечивающие социальную защиту
инвалидов (подп. 38 п. 1 ст. 264 НК РФ);
• для расчета доли прибыли, перечисляемой в региональные бюджеты
по месту нахождения обособленных подразделений организации (п. 2
ст. 288 НК РФ);
• для расчета доли прибыли каждого отделения постоянного представи-
тельства иностранной организации в рамках единого технологического
процесса (п. 4 ст. 307 НК РФ);
• для подтверждения права на применение упрощенной системы налого-
обложения (подп. 14 п. 3 ст. 346.12 НК РФ);
• для установления возможности применения индивидуальным предпри-
нимателем упрощенной системы налогообложения на основе патента
(п. 2.1 ст. 346.25.1 НК РФ);
• для освобождения от налога на имущество организаций в отношении
имущества, используемого инвалидами для производства и (или) реали-
зации определенного вида товаров, работ и услуг (п. 3 ст. 381 НК РФ);
• для освобождения от налога на землю в отношении земельных участков,
используемых инвалидами для производства и (или) реализации опреде-
ленного вида товаров, работ и услуг (п. 5 ст. 395 НК РФ);
11.3. Средняя и среднесписочная численность работников а ос~ х:i ЭЕ
• для заполнения статистических форм;
• для перевода на уплату единого налога на вмененный доход (л 22
ст. 346.26 НК РФ);
• для расчета единого налога на вмененный доход (ст. 346.27 НК РФ);
• для определения квоты для приема на работу инвалидов (ст. 21 Феде-
рального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ «О социальной защите
инвалидов в Российской Федерации»);
• для отнесения к организациям, осуществляющим деятельность в области
информационных технологий, и получения соответствующих налоговых
льгот (п. 6 ст. 259 НК РФ);
• для представления отчетности в ПФ РФ и ФСС РФ по установленным
форматам в электронной форме с электронной цифровой подписью в
соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об
электронной цифровой подписи» (п. 10 ст. 15 Федерального закона от
24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд
Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Фе-
дерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и
территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (да-
лее — Закон № 212-ФЗ));
• для применения пониженных ставок страховых взносов в 2010 г. обще-
ственными организациями инвалидов (п. 2 ст. 57 Закона № 212-ФЗ);
• для применения пониженных ставок страховых взносов в 2011—2014 гг.
общественными организациями инвалидов (подп. 4 п. 1 ст. 58 Закона
№ 212-ФЗ).
Правила расчета средней и среднесписочной численности приведены в
Приказе Росстата № 278.
Правила подсчета как средней, так и среднесписочной численности не из-
менились.
Средняя численность работников организации (S) складывается:
• из среднесписочной численности работников (Sc);
• средней численности внешних совместителей (Sb);
• средней численности работников, выполнявших работы по договорам
гражданско-правового характера (Sa):
S=- Sc + Sb + 5д.
Две последние составляющие этой формулы самостоятельно не используются.
Рассмотрим, как рассчитать все эти показатели.
Расчет среднесписочной численности
Среднесписочная численность работников определяется на основании еже-
дневного учета списочной численности работников. Для ее уточнения необхо-
димо воспользоваться первичными документами по учету труда и его оплаты.
К ним, в частности, относятся: табель учета рабочего времени (формы № Т-12
и № Т-13); приказы о приеме (форма № Т-1), переводе работников на другую
работу (форма № Т-5), предоставлении отпуска (форма № Т-6) и прекращении
трудового договора (форма № Т-8): личная карточка (форма № Т-2). Унифици-
рованные формы этих документов утверждены Постановлением № 1.
Численность работников списочного состава за каждый день должна соот-
ветствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании
которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся
на работу.
В списочную численность работников включаются наемные работники, ра-
ботающие по трудовому договору и выполняющие постоянную, временную или
сезонную работу один день и более, а также работающие собственники органи-
заций, получающие заработную плату в данной организации.
362 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
В списочной численности работников за каждый календарный день учиты-
ваются как фактически работающие (включая и тех, которые не работали по
причине простоя), так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам.
Перечень причин приведен в п. 82 Приказа Росстата № 278. В частности, к
работникам, учитываемым в списочной численности при отсутствии на работе,
относятся работники:
• находившиеся в служебных командировках, включая работников, нахо-
дившихся в краткосрочных служебных командировках за границей;
• не явившиеся на работу по болезни (в течение всего периода болезни до
возвращения на работ}' в соответствии с листками нетрудоспособности
или до выбытия по инвалидности);
• находившиеся в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с
усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного
дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;
• принятые для замещения отсутствующих работников (ввиду болезни, от-
пуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком);
• заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работы на
дому личным трудом (надомники). В списочной и среднесписочной чис-
ленности работников надомники учитываются за каждый календарный
день как целые единицы;
• обучающиеся в образовательных учреждениях, аспирантурах, находящие-
ся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной
платы, а также без сохранения заработной платы;
• работники, поступающие в образовательные учреждения, находившиеся
в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных
экзаменов в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• направленные с отрывом от работы в образовательные учреждения для
повышения квалификации или приобретения новой профессии (специ-
альности), если за ними сохраняется заработная плата;
• находившиеся в ежегодных и дополнительных отпусках, предоставля-
емых в соответствии с законодательством, коллективным договором и
трудовым договором;
• имевшие выходной день согласно графику работы организации, а также
за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;
• получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные (не-
рабочие) дни;
• находившиеся с разрешения администрации в отпуске без сохранения
заработной платы по семейным обстоятельствам и другим уважительным
причинам и т.д.
Не включаются в списочную численность работники:
а) принятые на работу по совместительству из других организаций. Учет
внешних совместителей ведется отдельно;
б) выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера;
в) привлеченные для работы согласно специальным договорам с государ-
ственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие
и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в
среднесписочной численности работников;
г) переведенные на работу' в другую организацию, если за ними не сохраня-
ется заработная плата, а также направленные на работу за границу;
д) направленные организациями на обучение в образовательные учрежде-
ния с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих органи-
заций; липа, с которыми заключен ученический договор на профессиональное
обучение с выплатой в период ученичества стипендии;
е) подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения
срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения админи-
11.3. Средняя и среднесписочная численность работников в организации I 363
страции. Они исключаются из списочной численности работников с первого
дня невыхода на работу;
ж) собственники данной организации, не получающие заработную плату;
з) члены кооператива, не заключившие трудовых договоров с организацией;
и) адвокаты;
к) военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы.
При определении среднесписочной численности работников следует иметь
в виду, что не все работники, учитываемые в списочной численности, учитыва-
ются при расчете среднесписочной численности и наоборот. Так, к работникам,
учитываемым в списочной численности, но не включаемым в среднесписочную
численность, относятся:
• женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, лица, на-
ходившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка
непосредственно из родильного дома, а также в дополнительном отпуске
по уходу за ребенком;
• работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившие-
ся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также
поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске
без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в
соответствии с законодательством Российской Федерации.
При расчете среднесписочной численности учитываются как целые едини-
цы по дням явок на работу лица, не состоящие в списочном составе и привле-
ченные для работы по специальным договорам с государственными организа-
циями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие
наказание в виде лишения свободы).
Расчет среднесписочной численности за месяц. Путем суммирования списоч-
ной численности работников за каждый календарный день месяца, т.е. с 1-го
по 30-е или 31-е число (для февраля — по 28-е или 29-е число), включая празд-
ничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число
календарных дней месяца определяется среднесписочная численность работни-
ков за месяц.
Численность работников списочного состава в выходной или праздничный
(нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за
предшествующий рабочий день. Если выходные или праздничные (нерабочие)
дни следуют подряд (т.е. два или более), то численность работников списочного
состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников
списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и празднич-
ным (нерабочим) дням.
Рассчитаем среднесписочную численность работников за февраль 2011 г. (человек).
Число Списочная численность В том числе не включае- мая в среднесписочную численность Включаемая в среднеспи- сочную численность (гр. 2 - гр. 3)
1 2 3 4
1 32 4 28
2 32 4 28
3 31 4 27
4 32 4 28
5 (суббота) 32 4 28
6(воскресенье) 32 4 28
7 31 2 29
8 31 1 30
364 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
Окончание таблицы
1 2 3 4
9 31 1 30
10 31 1 30
И 30 1 29
12 (суббота) 30 0 30
13 (воскресенье) 30 0 30
14 33 0 33
15 32 0 32
16 32 0 32
17 32 0 32
18 32 0 32
19 (суббота) 32 1 31
20 (воскресенье) 32 1 31
21 32 1 31
22 32 1 31
23 (празднич- ный) 32 1 31
24 32 1 31
25 32 1 31
26 (суббота) 32 2 30
27 (воскресенье) 32 3 29
28 32 3 29
Итого 841
Среднесписочная численность в феврале 2011 г. составляет: 841: 28 = 30 человек.
Численность показывается в целых единицах.
Расчет среднесписочной численности за другой период. Среднесписочная чис-
ленность работников за период, превышающий месяц, рассчитывается следую-
щим образом:
1) рассчитывается среднесписочная численность за каждый месяц периода;
2) суммируются все полученные среднесписочные и делятся на количество
месяцев в периоде. о
Например, среднесписочная численность за квартал определяется путем
суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы
организации в квартале и деления полученной суммы на три.
В январе среднесписочная численность работников — 31 человек, в феврале — 30 чело-
век, в марте — 33 человека.
Среднесписочная численность за I квартал составит: (31 + 30 + 33) / 3 = 31 человек.
Для перехода на упрощенную систему налогообложения необходимо рассчитать средне-
списочную численность по состоянию на 1 октября года, в котором подается заявление о
переходе на упрощенную систему налогообложения, т.е. за период с 1 января по 30 сентября
этого года. Расчет производится путем суммирования среднесписочной численности работни-
ков за эти месяцы и деления полученной суммы на 9.
Месяц Среднесписочная численность работников, человек
Январь 50
Февраль 49
Март 51
11.3. Средняя и среднесписочная численность работников в организации 1 365
Окончание таблицы
Месяц Среднесписочная численность работников, человек
Апрель 51
Май 53
Июнь 52
Июль 56
Август 58
Сентябрь 57
Итого 477
Среднесписочная численность за год составила 53 человека (477 : 9).
При расчете среднесписочной численности работников за год суммируется
среднесписочная численность работников за все месяцы отчетного года и сум-
ма делится на 12.
Месяц Среднесписочная численность работников, человек Месяц Среднесписочная численность работников, человек . . .•
Январь 50 Июль 56
Февраль 49 Август 57
Март 50 Сентябрь 56
Апрель 51 Октябрь 57
Май 53 Ноябрь 58
Июнь 51 Декабрь 60
Сумма 648
Среднесписочная численность за год составила 54 человека (648 :12).
Расчет среднесписочной численности, если организация отработала неполный
период. Принцип расчета и знаменатель в дроби в данной ситуации нс меня-
ется.
Организация зарегистрирована 19 февраля 2011 г. Рассчитаем среднесписочную числен- a®
ность работников за февраль 2011 г. (человек). жГ
Число Списочная численность, человек В том числе не включаемая в среднесписочную числен- ность, человек Включаемая в средне- списочную численность (гр. 2 - гр. 3), человек
1 2 3 4
18 32 1 31
19 (суббота) 32 1 31
20 (воскресенье) 32 1 31
21 32 1 31
22 32 1 31
23 (праздничный) 32 1 31
24 32 1 31
25 32 1 31
26 (суббота) 32 2 30
27 (воскресенье) 32 3 29
28 32 3 29
Итого 336
Среднесписочная численность в феврале 2011 г. составляет: 336: 28 = 12 человек.
366 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
Если организация работала неполный квартал, то среднесписочная числен-
ность работников за квартал определяется путем суммирования среднесписоч-
ной численности работников за месяцы работы в отчетном квартале и деления
полученной суммы на 3.
ssgp
Воспользуемся условиями предыдущего примера. В марте среднесписочная числен-
ность — 35 человек. Среднесписочная численность работников за I квартал для этой органи-
fei зации составит: (12 + 35) / 3 = 16 человек.
Если организация работала неполный год (сезонный характер работы или
создана после января), то среднесписочная численность работников за год
определяется путем суммирования среднесписочной численности работников
за все месяцы работы организации и деления полученной суммы на 12.
Организация с сезонным характером работы начала работать в апреле и закончила в ав-
густе. Среднесписочная численность работников составила (человек):
Месяц Среднесписочная численность работников Месяц Среднесписочная численность работников
Апрель 51 Июль 56
Май 53 Август 57
Июнь 51
Сумма 268
: Среднесписочная численность за год составила 22 человека (268 :12).
К вновь созданным организациям не относятся организации, созданные на
базе ликвидированных (реорганизованных) юридических лиц, обособленных
или несамостоятельных подразделений.
Организации, временно приостановившие работу по причинам производ-
ственно-экономического характера, определяют среднесписочную численность
работников на общих основаниях.
Расчет среднесписочной численности при наличии работников, работающих
неполное рабочее время. Такие работники учитываются в списочной числен-
ности организации как целые единицы за каждый календарный день, включая
нерабочие дни недели. Но при расчете среднесписочной численности они учи-
тываются пропорционально отработанному времени.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
• Работники, для которых законодательством предусмотрена сокращенная рабочая неделя
: (например: работники в возрасте до 18 лет; работники, занятые на работах с вредными ус-
: ловиями труда, женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для
• кормления ребенка; женщины, работающие в сельской местности; инвалиды I и II групп), а
: также работники, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации
: (без письменного согласия работника), учитываются в среднесписочной численности работ-
ников как целые единицы.
Для расчета среднесписочной численности работников в остальных случаях
предусмотрено два метода.
1. Прямой метод
Расчет средней численности этой категории работников производится в
следующем порядке:
а) исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими ра-
ботниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчет-
ном месяце на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности
рабочей недели.
11.3. Средняя и среднесписочная численность работников в организации I 367
Продолжительность рабочего дня определяется следующим образом.
Количестве рабочих часов в неделе 5-дневная неделя, ч 6-дневная неделя, ч
40 8 6,67
36 7,2 6
24 4,8 4
б) средняя численность не полностью занятых работников за отчетный ме-
сяц в пересчете на полную занятость определяется путем деления отработанных
человеко- дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При
этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по ка-
лендарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по
предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета
количества отработанных человеко-часов).
2. Упрощенный метод
Расчет средней численности работников производится в следующем порядке,
а) неполное рабочее время делится на продолжи!ельность рабочего дня;
б) частное умножается на количество отработанных такими работниками
дней за месяц;
в) полученный результат делится на количество рабочих дней в месяце.
В организации предусмотрена 5-дневная рабочая неделя. Три работника работают непол- *
иую рабочую неделю. Рассмотрим данные за февраль 2011 г. По календарю 5-дневной рабе чей недели в этом месяце 19 рабочих дней. <45 : о. * ' •а
Фамилия И.О. Количестве часов в день Отработано дней в месяце
ИоЭпОВ Н.И. 3,2 19 • «
Петров П.П 4 17
Сидо[ ов С.С. 5 10
Прямой метод: :
a) i3,2 х 19 + 4 х 17 + 5 х 10) / 8 = 178,8 / 8 = 22.35 человеки-дн.; :
б) 22,35 /19 = 1,18 человека. •
Упрощенный метод: :
а) Иванов —- 3,2 / 8 = 0,4 человека, :
Петров — 4/8 = 05 человека,
Сидеров — 5 / 8 = 0,625 человека; :
б) 0,4 х 19 + 0,5 х 17 ч 0,625 х 10 = 22,35 человеко-дн.;
в) 22,35 / 19 = 1,18 человека. :
Результат получился одинаковый, поэтому каждый вправе выбрать более подходящий ему :
метод. :
Расчет средней численности внешних совместителей
Рассчитывается точно так же, как и среднесписочная численность работни-
ков. работавших неполное рабочее время, т.е. пропорционально отработанному
времени.
Расчет средней численности работников, выполнявших работу
по договорам гражданско-правового характера
Расчет производится аналогично расчету среднесписочной численности.
Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые еди-
ницы в течение всею периода действия договора независимо от срока выплаты
вознаграждения. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается
численность работников за предшествующий рабочий день.
368 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам граж-
данско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и
оказание услуг, за период с начала года и год определяется путем суммирования
средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полу-
ченной суммы на число месяцев.
Если работник, состоящий в списочном составе, заключил договор граждан-
ско-правового характера с этой же организацией, он не включается в среднюю
численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-пра-
вового характера, ведь он уже учтен при расчете среднесписочной численности.
В среднюю численность работников, выполнявших работу по договорам
гражданско-правового характера, не включаются: индивидуальные предпри-
ниматели без образования юридического лица, заключившие с организацией
договор гражданско-правового характера и получившие вознаграждение за вы-
полненные работы и оказанные услуги; лица несписочного состава, не имею-
щие с организацией договоров гражданско-правового характера, а также лица,
с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.
S X Q. /С В феврале 2011 г. организация заключила договора гражданско-правового характера сроком: 1-й — с 4 по 21 февраля; 2-й — с 8 по 24 февраля; 3-й — с 11 по 27 февраля. Рассчитаем среднесписочную численность работников, работающим по договорам граж- данско-правового характера.
Число Списочная подрядных работников, человек Число Списочная подрядных работников, человек
1 2 3 4
4 1 16 3
5(суббота) 1 17 3
6(воскресенье) 1 18 3
7 1 19 (суббота) 3
8 2 20 (воскресенье) 3
9 2 21 3
10 2 22 2
И 3 23 (праздничный) 2
12 (суббота) 3 24 2
13 (воскресенье) 3 25 1
14 3 26 (суббота) 1
15 3 27 (воскресенье) 1
Итого 52
Списочная численность подрядных работников — 52 человека. Средняя же численность подрядных работников определяется путем деления списочной численности на количество календарных дней в месяце: 52 / 28 = 2 человека.
Расчет средней численности работников.
Напоминаем формулу для расчета средней численности: S = Sc + Sb + Sa.
Рассчитав все составляющие этой формулы, можно определить среднюю численносгь ра-
ботников в организации. Воспользуемся данными из предыдущих примеров и рассчитаем
среднюю численность за февраль 2011 г.
Среднесписочная численность (рассчитана в примере 18) составляет 30 человек.
Средняя численность внешних совместителей (пусть она такая же, как и в примере 25) — 1 че-
ловек.
Соедняя численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-право-
вого характера (пример 26) — 2 человека.
Таким образом, средняя численность организации в феврале 2011 г. составит: 30 + 1 +
+ 2 = 33 человека.
11.4. Документальное оформление от г, > з=с
11.4. Документальное оформление отпусков
Для планирования времени предоставления ежегодных оплачиваемых отти-
сков работникам всех структурных подразделений организации на следующий
календарный год и для отражения сведений о времени распределения факти-
ческого предоставления по месяцам отпусков применяется график отпусков
(унифицированная форма № Т-7).
Необходимость составления графика отпусков регламентирована ст. 123 ТК
РФ, согласно которой очередность предоставления оплачиваемых отпусков опре-
деляется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемый работо-
дателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Он
должен быть составлен и утвержден не позднее чем за две недели до наступле-
ния календарного года, т.е. к 17 декабря.
График отпусков — сводный график. В него собираются данные из всех
структурных подразделений организации. При его составлении учитываются
положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика
деятельности организации и при возможности пожелания работников.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных федераль-
ными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их же-
ланию в удобное для них время. Так, по желанию мужа ежегодный отпуск ему
предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и
родам независимо от времени его непрерывной работы в данной организации
Дата составления графика, дата рассмотрения профсоюзным органом и дата
его утверждения могут совпадать. Но возможны и другие варианты. Например,
документ может быть утвержден не в день составления, а позже. В любом слу-
чае последовательность должна быть следующая:
график отпусков составляется (первая дата),
график отпусков рассматривается выборным профсоюзным органом (при
его наличии) данной организации (вторая дата),
график отпусков подписывается руководителем кадровой службы;
график отпусков утверждается руководителем организации или уполномо-
ченным им на это лицом (третья дата).
При заполнении формы графика отпусков не требуется согласования с вы-
борным профсоюзным органом. Необходимо лишь учесть его мнение, указав
дату и номер протокола заседания, на котором профсоюз обсуждал этот вопрос.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руково-
дителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие
изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченно-
го им на это. Отпуска переносятся в порядке, установленном законодательством
Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной
форме. Если работник идет в отпуск вне графика, от него потребуется письмен-
ное заявление, причем при отсутствии уважительных причин работнику может
быть отказано во внеочередном предоставлении отпуска или его части.
В заголовке документа указывается, на какой год составлен график.
Графики отпусков, так же как, например, номенклатура дел и другие пере-
ходящие из года в год документы, нумеруются, начиная с первого документа,
созданного с момента основания фирмы.
Форма графика отпусков приведена на с. 370.
Структурные подразделения в графе 1 перечисляются в порядке иерархии.
Наименование профессий (должностей) в графе 2 указывается по штатному
расписанию, в котором они приводятся, и согласно ст. 57 ТК РФ в соответствии
с тарифно-квалификационными справочниками и ОКПДТР, если с выполне-
нием работ по этим должностям или профессиям предусмотрено федеральными
законами предоставление льгот либо наличие ограничений.
Мнение выборного профсоюзного органа
от«_ » 20 _ г. №учтено
ЗАО «Фрегат»
(наименование организации)
ГРАФИК ОТПУСКОВ
Номер документа Дата составления На год
04-г/о 14.12.2010 2011
Унифицированная форма № Т-7
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 К« 1
Форма по ОКУД
по ОКПО
Код
0301020
52564479
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ___________Ген, директор
(должность)
Никифоров _____________В.В, Никифоров
(личная подпись) (расшифровка подписи)
« 15 » декабря 20 70 г.
Структурное подразделение Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию Фамилия, имя, отчество Табельный номер ОТПУСК Примечание
количество календарных дней дата перенесение отпуска
заплани- рованная факти- ческая основание (документ) дата предполага- емого отпуска
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Дирекция Генеральный директор Никифоров В.В. 001 3 28 4 .мая 1 августа
Заместитель генерального директора Аршинов К.П. 005 28 20 июня
...
Бухгалтерия Главный бухгалтер Петрова И. В. 003 31 25 июля
Бухгалтер Лаврова И. С. 011 28 6 июня
Бухгалтер-кассир Воронова Т.Н. 012 28 1 августа
...
Торговый отдел Директор магазина Павлова С. И. 033 28 11 июля
Менеджер Кирилов Н.П. 028 11 28 7 февраля 5 сентября
Руководитель кадровой службы
Евстигнеева
(личная подпись)
НК. Евстигнеева
(расшифровка подписи)
370 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
начальник отдела кадров
(должность)
11.4. Документальное оформление отпусков I 371
В графе 3 проставляются фамилии и инициалы работников.
Если в организации работникам не присваиваются табельные номера, гра-
фа 4 не заполняется.
В графе 5 указывается количество календарных дней предоставляемого от-
пуска.
Отпуск может быть разделен на части в соответствие со ст. 125 ТК РФ.
В этом случае в график могут быть внесены все части отпуска. При этом хотя
бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Поскольку отпуск может быть разделен на части только по согласованию сто-
рон, необходимо заявление с просьбой (или согласием) работника.
Если кто-то из сотрудников не использовал отпуск за прошлый год, то не-
обходимо запланировать для него два отпуска (но не обязательно подряд), так
как в ст. 124 ТК РФ указано, что отпуск, перенесенный с согласия работника на
следующий год, должен быть использован не позднее 12 месяцев после оконча-
ния того рабочего года, за который он предоставлен. (В нашем примере такой
отпуск предоставлен менеджеру И.П. Кириллову.)
Перенос срока отпуска на следующий рабочий год допускается в исключи-
тельных случаях по инициативе работодателя с согласия работника, если предо-
ставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на
нормальном ходе работы организации.
Перенос отпуска в течение текущего рабочего года может происходить и по
договоренности сторон на основании заявления работника с визой руководи-
теля. В этом случае в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
Необходимо учесть всех сотрудников, имеющих право на дополнительные
отпуска в соответствии со ст. 116 ТК РФ (в нашем примере дополнительные
отпуска за ненормируемый рабочий день продолжительностью зри календар-
ных дня предоставлены генеральному директору В.В. Никифорову и главному
бухгалтеру Н.В. Петровой). Дополнительные отпуска могут предоставляться как
вместе с очередным отпуском (в нашем примере отпуск главному бухгалтеру),
так и отдельно (в нашем примере отпуск генеральному директору).
В графу 6 «Дата запланированная» лучше вписывать только дату начала
отпуска. Указывать и дату начала, и дату окончания, необязательно, так как
отпуск может быть продлен. Причины его продления приведены в ст. 124
ТК РФ. Указывать только месяц, без точной даты, возможно, но не рекомен-
дуется, так как могут возникнуть разногласия с работниками по поводу начала
отпуска.
Графы 7—9 заполняются впоследствии от руки, если в этом возникнет не-
обходимость.
В графе 7 указывается дата отпуска, предоставленного работнику факти-
чески.
В графе 8 — документ, на основании которого отпуск переносится. Это мо-
жет быть личное заявление работника, приказ руководителя о переносе отпуска
в связи с производственной необходимостью и т.п.
В графе 9 — дата предполагаемого отпуска после его переноса.
Графа 10 «Примечание» заполняется произвольно по желанию составителей
графика. В ней могут указываться, например, статьи ТК РФ, согласно которым
работнику предоставлен отпуск.
Если в календарном году в организацию приняты на работу новые сотруд-
ники, график отпусков при необходимости вносятся изменения и дополнения.
Например, работник принят на работу с 1 февраля. Следовательно, право на
отпуск он приобретает 1 августа того же года. Возникает необходимость внести
дополнение в уже утвержденный график отпусков.
Если работник берет очередной отпуск по графику, то писать заявление на
отпуск необязательно, но если это происходит с изменением сроков отпуска но
графику, то подавать такое заявление необходимо.
372 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
Унифицированной формы заявления на отпуск не существует. Можно пред-
ложить следующий вариант заявления:
Генеральному директору
ЗАО «Фрегат»
Никифорову В.В.
от главного бухгалтера
Петровой Н.В.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней
с «08» августа 2011 г. и дополнительный отпуск в связи с ненормированным рабочим днем
(ст. 101 ТК РФ и коллективный договор) продолжительностью 3 календарных дня.
Петрова Н.В. Петрова
«26» июля 2011 г.
На основании графика отпусков или заявления работника издается приказ
(распоряжение) по форме № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении
отпуска работнику».
Если в один из дней отпуск предоставляется группе работников, то может
быть оформлен приказ по форме № Т-ба «Приказ (распоряжение) о предостав-
лении отпуска работникам».
Обе формы приказов применяются для оформления и учета отпусков, пре-
доставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством,
коллективным договором, локальными нормативными актами организации,
трудовым договором.
Эти же формы приказов применяются и для оформления:
• дополнительных отпусков;
• отпусков без сохранения заработной платы, предоставляемых по просьбе
работников;
• отпусков без сохранения заработной платы, предоставляемых работни-
кам по основаниям, предусмотренным законом;
• целевых отпусков (как оплачиваемых, так и без сохранения заработной
платы).
Составляет приказы работник кадровой службы или уполномоченное им на
это лицо. Такие приказы подписывает руководитель организации или уполно-
моченное им на это лицо. Затем работник должен быть ознакомлен с приказом
под роспись.
Приказ должен быть издан не позднее чем за две недели до начала отпуска,
поскольку в ст. 123 ТК РФ содержится требование, чтобы о времени начала от-
пуска работник был извещен не позднее чем за две недели до его начала. Если
же отпуск предоставляется работнику вне графика, от данного правила можно
отступить. Но отступление от утвержденного графика отпусков возможно толь-
ко по взаимному согласию сторон.
В приказе по форме № Т-6 в строке «А» указывают ежегодный основной опла-
чиваемый отпуск, в строке «Б» — другие виды отпусков (дополнительный, отпуска
без сохранения заработной платы, отпуск по беременности и родам, учебные от-
пуска и т.п.), а в строке «В» — общую продолжительность отпуска, дату начала
первого по времени отпуска и дату окончания последнего по времени отпуска.
В строке «Б» указывают наименование отпуска в точном соответствии с
ТК РФ.
Строку «Период» заполняют только при предоставлении ежегодного оплачи-
ваемого основного или (и) дополнительного отпусков.
11.4. Документальное оформление отпусков I 373
Если отпуск работнику предоставляется по частям, то период, за который
указывается отпуск во всех заявлениях, указывается один и тот же, пока не бу-
дет использован весь отпуск полностью.
Если работник берет отпуска сразу за несколько периодов, то можно про-
дублировать строку «Период».
Оформленный приказ передается в бухгалтерию в срок, определенный гра-
фиком документооборота организации. На его основании делаются отметки
в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)), лицевом счете (фор-
ма № Т-54 или № Т-54а), и производится расчет причитающегося работнику
среднего заработка за отпуск, который оформляется на бланке формы № Т-60
«Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». Так как оплата отпуска
должна производиться не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ),
приказ должен быть передан в бухгалтерию заранее.
ЗАО «Фрегат»________
(наименование организации)
Унифицированная форма № Т-6
Утверждена постановлением Госкомстата России
or 05.01.2004 № 1
• Код
Форма по ОКУД 0301005
по ОКПО
ПРИКАЗ
Номер документа Дата составления
9-К 26.07.2011
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику
Предоставить отпуск Табельный номер
Петровой Наталье Владимировне 003
(фамилия, имя, отчество)
бухгалтерия
(структурное подразделение)
_______________________________________главный бухгалтер_________________________________
(должность (специальность, профессия))
за период работы с « 14 » ноября 20 10 г. по « 13 » ноября 20 11 г.
А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на
28 календарных дней
с« 08 » августа 20 11 г. по « 04 » сентября 20 11 г.
и(или)
Б. ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск________________________________________________________________
(ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать))
на 3 календарных дней
с « 05 » сентября 20 11 г. по «07 » сентября 20 11 г.
В. Всего отпуск на 31 календарных дней
с « 08 » августа 20 11 г. по « 07 » сентября 20 11 г.
Руководитель организации генеральный директор Никифоров ____________В.В, Никифоров________
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен Петрова « 26 » июля 20 // г.
(личная подпись)
___________ЗАО «Фрегат»
(наименование организации)
Унифицированная форма JVtT-tia
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № I______________________________
Код
Форма по ОКУД 0301019
по ОКПО
Номер документа Дата составления
10-К 22.07.2011
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работникам
Предоставить отпуск:
Фамилия, имя, отчество Табель- ный номер Структурное подразделение Должность (специальность, профессия) Отпуск С приказом (распоряже- нием) рабо гник ознакомлен. Личная подпись работника. Дата
вид за период работы всего кален- дарных дней дата
ежегодный основной оплачиваемый отпуск, календарных дней ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать), календарных дней с по начала окончания
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Васин А.Р. 048 Торговый отдел Менеджер 31 17.01.2010 16.01.2011 31 01.08.2011 31.08.2011 Кирилов 11.07.2011
Соломатина Л. И. 031 Склад Кладовщик 28 15.04.2009 14.04.2010 28 01.08.2011 28.08.2011 Соломатина 11.07.2011
Болотин А. С. 035 Ремонтный цех Мастер 30 08.07.2010 07.07.2011 30 01.08.2011 30.08.2011 Болотин 11.07.2011
Руководитель ______________ генеральный директор ______________ Никифоров _________________________________В.В. Никифоров
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
374 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
Печатать с оборотом. Подпись печатать на обороте.
11,4. Документальное оформление отпусков I 375
Способом предупреждения работника о начале отпуска может быть не толь-
ко издание приказа о предоставлении отпуска по форме № Т-6, но и составле-
ние специального документа — извещения или уведомления.
Форма же извещения о начале отпуска можег быть следующая:
Работнику (должность) менеджеру Римову В.А.
ИЗВЕЩЕНИЕ
работнику о времени начала отпуска работника
ЗАО «Фрегат»
в лице генерального директора Никифорова В.В. извещает Симова В.А..занимающего
должность менеджера, о предстоящем очередном отпуске с «04? июля 2011г. по «31» июля
2011 г. сроком на 28 календарных дней в соответствии с графиком отпусков, утвержден-
ным «15 > декабря 2010 г.
Генеральный директор ЗАС «Фрегат»
Никифоров В.В Никифоров
(подпись) (расшифровка подписи)
«21» июня 2011 Г.
В личной карточке работника заполняется разд. VIII * Отпуск» > где указыва-
ют вид отпуска за какой период он предоставляется, дату его начала и оконча-
ния, количество дней, основание — номер приказа и ею дату.
УШ. ОТПУСК
Вид отпуск? (ежегодный, учебный, без сохра - нения заработной платы и др.) Период работы Количество кален- дарных дней отпуска Дела Основание
с по начала окончания
1 2 3 4 5 6 7
Ежегодный 14.11.2004 13.11.2005 28 01.08.2005 28.08.2005 Заявление, приказ № 26-к от 15.07.2005
Без сохранения заработной платы 14.11.2005 13.11.2006 - 7 02.04.2006 09.01.2006 Заявление, приказ №11 от 31.03.2006
Ежегодный 14.11.2005 13.11.2006 28 31.07.2006 27.07.2006 График отпу- сков на 2006
Ежегодный и допол- нительный 14.11.2006 13.11 2007 31 30.07.2007 29.08.2007 График отпу- сков на 2007
Ежегодный 14.11.2007 13.11.2008 5 04.05.2008 08.05.2008 Заявление, приказ № 19-к от 24.04.2008
Ежегодный и допол- нительный 14.11.2007 13.11.2008 26 04.08.2008 29.08.2008 Гоафик отпу- сков на 2008 г.
Ежегодный и допол- нительный 14.11.2008 13 11.2009 31 27.07.2009 26.08.2009 График отпу сксв на 2009 г.
Ежегодный и допол- нительный 14.11.2009 13.11.2010 31 02.08.2010 01.09.2010 График отпу сков на 2010 f.
Ежегодный и допол- нительный 14.11.2010 13.11.2011 31 08.08 2011 07.09.2011 Заявление, приказ № 9-к от 26.07.2011
376 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
В лицевом счете заполняются графы 9—16 «Отметки об использовании от-
пуска», в них записывают тс же самые реквизиты.
Отметки об использовании отпуска
вид отпуска приказ (распоряжение) за период Дата коли- чество дней кален- дарных
дата номер с по начала оконча- ния
9 10 И 12 13 14 15 16
Ежегодный 15.07.2005 26-к 14.11.2004 13.11.2005 01.08.2005 28.08.2005 28
Ежегодный 15.12.2005 04-г/о 14.11.2005 13.11.2006 31.07.2006 27.07.2006 28
Ежегодный и до полнительный 15.12.2006 05-г/о 14.11 2006 13.11.2007 30.07.2007 29.08.2007 31
Ежегодный 24.04.2008 19-к 14.11.2007 13.11.2008 04.05.2008 08.05.2008 5
Ежегодный и до- полнительный 14.12.2007 06-г/о 14.11.2007 13.11.2008 04.08.2008 29.08.2008 26
Ежегодный и до- полнительный 15.12.2008 07-г/о 14.11.2008 13.11 2009 27.07.2006 26.08.2006 31
Ежегодный и до- полнительный 15.12.2009 08-г/о 14.11.2009 13.11.2010 02.08.2010 01.09.2010 31
Ежегодный и до- полнительный 26.07.2011 9-я 14.11.2010 13.11.2011 08.08.2011 07.09.2011 31
Форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» при-
меняется для расчета причитающихся работнику, уходящему в отпуск, всех вы-
плат: заработной платы за отработанные дни в месяце ухода в отпуск, сумм
среднего заработка (так называемых отпускных) и других выплат при предо-
ставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Например, в бюд-
жетных организациях работникам при уходе в отпуск выплачивают материаль-
ную помощь. Пример заполнения записки-расчета приведен па с. 378—379.
Поэтому в тех случаях, когда работнику предоставляется отпуск без сохра-
нения заработной платы, записка-расчет не оформляется.
Записку-расчет о предоставлении отпуска составляют в одном экземпляре.
Обычно лицевую сторону записки-расчета заполняет работник отдела кад-
ров. Если в организации нет отдела кадров, то ее заполняет работник, па кото-
рого возложены обязанности специалиста по кадрам.
Номер записки-расчета может совпадать с номером приказа, если на каждо-
го работника составляется отдельный приказ. Если же одним приказом оформ-
ляются отпуска нескольким работникам, то номера нс совпадают, так как запи-
ска-расчет составляется на каждого работника индивидуально.
На лицевой стороне записки-расчета указывают период работы, за который
предоставляется отпуск, количество дней отпуска, а также даты его начала и
окончания. Заполняется лицевая сторона записки-расчета по тем же правилам,
что и унифицированная форма приказа по форме № Т-6.
В таблице разд. «Б» указывают не только вид дополнительного отпуска,
но и его код. Коды отпусков приведены в Общероссийском классификаторе
информации о населении ОК 018-95 (ОКИН), утвержденном постановлением
Госстандарта России от 31 июля 1095 г. № 412 (таблица на с. 377).
11.4. Документальное оформление отпусков I 377
Вид отпуска Код по ОКИН
01 Ежегодный отпуск (не указывается в разд. «Б»)
02 Отпуск без сохранения зарабстной платы (не указывается в разд. «Б»)
03 Отпуск по беременности и родам (не указывается в разд. «Б»)
04 Отпуск женщинам, усыновившим новорожденных детей непосредственно из родиль- ного дома (нс указывается в разд. «Б»)
05 Дополнительный отпуск рабочим и служащим, занятым на работах с вредными усло- виями труда
06 Дополнительный отпуск рабочим и служащим, занятым в отдельных отраслях народ- ного хозяйства и имеющим продолжительный стаж работы на одном предприятии, в организации
07 Дополнительный отпуск работникам с ненормированным рабочим днем
08 Дополнительный отпуск рабочим и служащим, работающим в районах Крайнего Севе- ра и приравненных к ним местностях
09 Дополнительный отпуск работающим на территориях в районах загрязнения от аварий на ЧАЭС
10 Дополнительный отпуск участникам ликвидации аварий на ЧАЭС и других радиаци- онных аварий
12 Отпуск для сдачи экзаменов в вечерних (сменных) общеобразовательных школах
13 Отпуск в связи с обучением в вечерних профессионально-технических училищах
14 Дополнительный отпуск для сдачи вступительных экзаменов в аспирантуру (не указы- вается в разд. <Ъ»)
15 Дополнительный ежегодный отпуск аспирантам
16 Отпуск без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в высшие и средние учреждения профессионального образования (не указывается в разд. «Б»)
17 Отпуск в связи с обучением в вечерних и заочных высших и средних учреждениях профессионального образования
18 Отпуск для ознакомления с работой по избранной специальности и подготовки мате- риалов к дипломному проекту
20 Дополнительный огпуск за донорство
21 Творческий отпуск
22 Частично оплачиваемый отпуск женщинам, имеющим детей в возрасте до 1,5 лет (не указывается в разд. «Б»)
23 Дополнительный огпуск без сохранения заработной платы матерям, имеющим детой в возрасте до трех лет (не указывается в разд. «Б»)
24 Дополнительный отпуск государственного служащего за стаж работы
На оборотной стороне записки приводят данные, необходимые для расчета
суммы отпускных, причитающейся к выдаче сотруднику. Поэтому она запол-
няется бухгалтером.
При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показы вас гея
общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно пра-
вилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество кален-
дарные дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.
Графа 5 «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты
отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.
Лицевую сторону записки-расчета заполняет и подписывает работник кад-
ровой службы, оборотную — бухгалтер организации.
Так как оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три дня
до его начала (ст. 136 ТК РФ), го и записка-расчет должна быть оформлена пе
позднее дня выплаты среднего заработка.
378 i 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
Унифицированная форма № 1-60
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
______3.-1 (7 «Фрегат»__
наименование организации
Код
Форма ио ОКУД 0301051
по ОКПО 52564479
ЗЛПИСКА-РАСЧЕТ
11омер документа Дата составления
9 27.07.2011
о предоставлении отпуска раоотнлку
Петрова Наталья бладимировна Табельный номер 003
фамилия, имя, отчество
бухгалтерия
структурное подразделение
________ Главный бухгалтер ___________________
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
А. Предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск
за период работы с "14 " ноября 20 10 г. по “73 “ ноября 20 /7 г.
на 28 календарных дней с “ 08 " августа 20 7 7 г. по “ 04 ” сентября 20 7 7 г. Б. и (или) ежегодный дополнительный (другой) отпуск на 3 календарных дней
Ежегодный допо.’Иiительный (другой) отпуск Количество календарных дней Дата Основание нредостав- ления ежегодного дополнительного (другого) отпуска
вид код начала отпуска окончания отпуска
1 2 3 Л -* 5 6
жегодный допил rut тел ьн ы й отпуск при ненормированном рабочем дне 07 3 05.09.2ОН 07.09.2017 J Ст. 101 ТК ГФ и Коллектив/ ня й договор
В. Всего отпуск на с “ 08 " августа 20 /7 г. по “ 07 ” се/ Работник кадровой службы нач. отдела кадров должность 31 календарных дней нпября 20 71 г. Евстигнеева И,К. Евстигнеева личная подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы № Т-60
Расчет оплаты отпуска
Расчетный период Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка, pv6
год месяц
1 2 3
2010 Лбтусм 4 500
2010 Сентябрь 35 000
2010 Октябрь 35 000
2010 Ноябрь 35 000
2010 Декабрь 28 000
2011 Январь 35 000
2011 Февраль 35 000
2011 Март 65 000
2011 Апрель 35 000
201 / Май 27 600
2011 Июнь 40 000
2011 Июль 40 000
Итого 389 900
Количество Средний дневной (часовой) заработок, руб.
календарных дней расчетного периода часов расчетного периода
4 5 6
318,66 (9 х х 29^4^(5/31+ т 25/31+27/31) х х 29,4) 1 223,56
Начислено
за август месяц за сентябрь месяц всего, руб
текущий будущий
колнчесг- во кален- дарных дней отпуска сумма за отпуск, руб. другие начисле- ния колимеет- во кален- дарных дней отпуска сумма за отпуск, руб. другие начисле- ния
из фонда оплаты труда из фонда оплат ы труда
7 8 9 10 11 12 13 14 15
24 29 365,44 7 8564,92 3 7 930.36
Удержано, руб. Причитается к выплате сумма, руб.
налог на доход всего
16 17 18 19 20 21 22 23
4931 32 999,36
К выплате сумма
Тридцать две тысячи девятьсот девяносто девять рублей 36 копеек
прописью
но платежной ведомости (расходному ордеру) №
Бухгалтер
Лаврова
яичная подпись
42 от “27 " июля 20 // г.
Н, С. Лаврова
расшифровка подписи
380 I 11. Первичные документы по учету груда и заработной платы
_________________3,10 "Фрегат"
(наименование opraniu.iiaiii)
Унифицированна» форма Л» Г-61
Утнерж юла 1 [оетаповаснием Г ос ком с га га
России от 05.0) .2004 К« I
Форма ИО ОКУД
но ОК! Ю
Трудовой 101 овор
номер
лага
Код
0301052
52564479
3.S
01.10.3009
! к>мср дежумен in Дата составления
2 01.06.2011
ЗАПИСКА-РАСЧЕТ
при прекращении (расторжении)
трудового договора с работ ником (увольнении)
Верное Павел Семенович Тибе.'н.ный номер
039
(фамнаия. имя. итчсспю)
____________________________________торговый omaei_______________________________________________
(счрук гур|«к iiiupaxu-.iemie)
______________________________менеджер 11 категории__________________________________________
(доажиоси. (cucaiia.ibHQcri., профессия). рлчрял. класс (категория; i.'aa:iiii|uiKaiiiiiii
Трудовой договор прекращен (работник уволен) ilvll>^uou ичермк-о. "27” июня 20// г.
чс1Я ид ел i ie работника
(основание прекращения (расчоржсиия) грудоиогч договор» (уиильнеиия!)
приказом (распоряжением) от "27 " июня 20 / / года № 1<S/k
11с.ку;ьзоваио авансом_______________________, дней отпуска за период работы с " 01 " октябри____________2010 i,
Не использовано 9 но “ 30 " сентября 2011 г.
Работник кадровой службы нач отдела кадров Евстигнеева
( дчлжткть; (.ШЧ1ЫИ ПОДПИСЬ)
" 27 " июня 20 1! г.
/7./С Евстигнеева
(рас и 111 фронкп । и •:и । пси)
11.4. Документальное оформление отпусков I 381
Обороняя сторона фирмы Ь? '1-61
Расчет оплаты отпуска
Расчетный период Выплаты, учи тываемые при исчислении среднего заработ ка, руб-
год месяц
1 2 3
2010 Июнь 22500=
2010 Июль 2045,45
2010 Август 22500-
20/0 Сентябрь 22500-
2010 Октябрп 22500=
2010 Ноябрь 32500-
2010 Декабрь 17608.7
2011 Январь 22500-
2011 Февраль 22500=
201 / Март 45000-
2011 Апрель 22500=
2011 Mail 18000-
1 (того 272654,15
Количество Средний дневной (часовой) заработок, руб-
календарных дней расчетного iгериода часов расчетного периода
4 5 6
311.07(20,4 х 9 4 t 20.4 х (3/31 + i- 22/3/ +- 24/31)) 876.50
Количество дней отпуска Сумма за от пуск, руб.
использовано авансом не использовано
7 8 9
— 9 7888,50
Расчет выплат
Начис-чспо, руб. Удержано, руб Задолженность. руб. Причитается к выплате сумма, руб.
зарплата надбавка отпуск всего налог на доходы аванс всего за организацией за работником
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
7.W5W5 3886.36 7888.5 27320.31 3551.64 10000- 13551,64 — — 13768,67
К выплате сумма Тринадцать тысяч семьсот шестьдесят восе.иь-----------------------------------------------------------
(прописью)
-----------и---------------------------------------------------------- руб. 67 кап.
(13768 руб. 67 коп.)
(цифрами)
по платежной ведомости (расходному ордеру) №43 от "27" июня 20 I1 г.
Бу Xi алт ер Лаврова /7. С. Лавром
Ciii'i'Kis подпись) (расшпфротш ikuuuicu)
382 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
При увольнении работника оформляется «Записка-расчет при прекращении
(расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» по форме № Т-61.
Записку составляет работник кадровой службы или уполномоченное им на
это лицо. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат произво-
дит работник бухгалтерии. Оформление Записки по форме № Т-61 во многом
совпадает с запиской по форме № Т-60.
При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользо-
ванный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3
показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный пери-
од согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается
количество календарных (рабочих) дней, часов, приходящихся на отработанное
время в расчетном периоде. Графа 5 «Количество часов расчетного периода» за-
полняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск ра-
ботнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.
Пример заполнения записки-расчета представлен на с. 380—381.
11.5. Первичные документы по расчету и выдаче
заработной платы
Для учета расчетов по заработной плате с работниками организации при-
меняется:
• расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
• расчетная ведомость (форма № Т-51);
♦ платежная ведомость (форма № Т-53);
♦ лицевой счет (формы № Т-54 и № Т-54а);
• расчетный листок.
Ранее расчетно-платежную ведомость рекомендовалось применять на малых
и средних предприятиях. В случае применения этой формы другие расчетные и
платежные документы по формам № Т-51 и № Т-53 не составлялись, так как
заработная плата начислялась и выплачивалась по этой ведомости.
Ранее расчетную ведомость рекомендовалось применять на крупных пред-
приятиях для начисления заработной платы. Для ее выдачи в этом случае ис-
пользовалась платежная ведомость.
В настоящее время организация вправе сама выбирать, какие ведомости ей
использовать.
Если работники организации получают заработную плату с применением
платежных карт, то составляется только расчетная ведомость, а расчетно-пла-
тежная и платежная ведомости не составляются.
Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.
Начисление заработной платы (формы № Т-49 и № Т-51) производят на
основании данных первичных документов по учету выработки, фактически от-
работанного времени и других документов. Кроме начисления в ведомостях
отражают расчет удержаний из заработной платы и определяют сумму к выдаче.
Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
Составляется на каждое структурное подразделение.
В шапке ведомости указывают:
• наименование организации и ее ОКПО;
♦ наименование структурного подразделения;
• срок выплаты через кассу денежных средств, начисленных по этой ведо-
мости;
♦ общую сумму, подлежащую выплате, прописью и цифрами;
♦ подписи лиц, утвердивших данный документ, — руководителя и главного
бухгалтера организации и дату утверждения;
11.5. Первичные документы по расчету и выдаче заработной платы I 383
• помер документа и дату его составления;
• период, за который начислены денежные средства.
Графы ведомости заполняют следующим образом:
• в графе I указывается порядковый номер работника по ведомости;
• в графе 2 — табельный номер работника. В случае отсутствия в орга-
низации табельных номеров в этой графе можно указывать фамилию и
и н и ш тал ы работ! i и ка;
• в графе 3 — должность (специальность, профессия) согласно штатному
расписанию (форма № Т-3);
• в графе 4 — тарифная ставка (часовая, дневная) (оклад). Заполняется на
основании данных из штатного расписания организации;
• в графах 5—7 — количество отработано дней (часов) каждым работни-
ком, в том числе рабочих, выходных, праздничных. Данные берутся из
табеля учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13);
• в графах 8—13 приводятся сведения по начислению по видам оплат за
текущий месяц из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде
различных социальных и материальных благ, предоставленных работни-
ку, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению
в налоговую базу (например, повременная заработная плата, отпускные,
пособие по временной нетрудоспособности, премия и т.д.). При необхо-
димости количество граф в этом разделе ведомости может быть увели-
чено;
• графа 14 является итоговой. В ней суммируются показатели из граф 8—13;
• графы 15—18 предназначены для сведении об удержаниях из заработной
платы работника. Это могут быть:
— налог на доходы физических лиц (НДФЛ);
— удержания по исполнительным листам;
— добровольные удержания и т.д.
При необходимости количество граф в этом разделе ведомости может быть
увеличено;
• в графе 19 указывается сумма задолженности за организацией перед ра-
ботником; а
• в графе 20 — сумма задолженности работника перед организацией;
♦ в графе 21 подсчитывается сумма, которая причитается к выплате работ-
нику по данной ведомости. Данная сумма рассчитывается по следующе-
му алгоритму: графа 21 = графа 14 — (графа 15 + графа 16 + графа 17 +
+ графа 18) + графа 19 — графа 20;
• в графе 22 указываются фамилия и инициалы работника;
• в графе 23 работник при получении денег ставит свою подпись.
Если заработная плата перечислена работнику на банковскую карту, об этом
делается отметка «Перечислено на банковскую карту (сберкнижку)».
Если заработная плата работника выдана по доверенности другому лицу,
го в этой графе кроме подписи лица, получившего деньги, следует сделать от-
метку, что деньги выданы «По доверенности». Доверенность хранится вместе с
ведомостью.
Если по истечении установленного времени деньги так и не получены, то
они подлежат депонированию. В этом случае в графе 23 ставится отметка «Де-
понировано».
После окончания срока, установленного для выдачи денег по данной ведо-
мости, подводятся итоги и указываются прописью и цифрами суммы; выпла-
ченные по ведомости и депонированные.
Ведомость подписывают работник, производивший выплаты (обычно это
кассир), бухгалтер, отвечающий за проверку правильности оформления ведо-
мости и подсчета указанных в ней сумм.
384 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
В ведомости также указываются реквизиты расходного кассового ордера
(номер и дата), по которому были выданы деньги из кассы организации для
выплат по данной ведомости.
Выдача наличных денег из касс организаций может производиться без вы-
писки расходного кассового ордера. Пунктом 14 Порядка ведения кассовых
операций в Российской Федерации, утвержденной письмом Банка России от
4 октября 1993 г. № 18, допускается выдача из кассы денег и по «надлежаще
оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платеж-
ным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.)». В этом случае на этих доку-
ментах налагается штамп с реквизитами расходного кассового ордера.
Расчетно-платежная ведомость хранится в организации пять лет, а если в
организации не ведутся лицевые счета — 75 лег.
ЦЛ Возьмем условия из примера 17 раздела «Табель учета рабочего времени».
Отпускные кладовщице Соломатиной Л.Н. выплатили перед отпуском.
Согласно авансовому отчету водителя Пуняева М.А. он израсходовал булыиую сумму, чем
получил под отчет Поэтому за организацией возникла задолженность в сумме 1800 руб.
Продавец Павлова С.И. получает заработную плату и другие выплаты на банковскую карту.
Мастер-ремонтник Болотин А.С. заболел с 29.08.2011 и не вышел на работу на момент вы
: дачи заработной платы, поэтому причитающиеся ему выплаты переданы на депонирование.
Пример заполнения расчетно-платежной ведомости на основе условий примера 16 при-
: веден на с. 386-387.
Расчетная ведомость (форма № Т-51)
Составляется на каждое структурное подразделение.
Ведомость оформляется на двух страницах.
На первой странице ведомости указывают:
• наименование организации и ее ОКПО;
• наименование структурного подразделения;
• номер документа и дату его составления;
♦ период, за который начислены денежные средства.
Собственно сама ведомость расположена на второй странице. Графы ее за-
полняют следующим образом:
• в графе 1 указывается порядковый номер работника по ведомости;
• в графе 2 — табельный номер работника;
• в графе 3 — фамилия и инициалы работника;
• в графе 4 — должность (специальность, профессия) согласно штатному
расписанию (форма № Т-3);
• в графе 5 — тарифная ставка (часовая, дневная) (оклад). Заполняется на
основании данных из штатного расписания организации:
• в графах 6—7 — количество отработано дней (часов) каждым работни-
ком, в том числе рабочих, выходных и праздничных. Данные берутся из
табеля учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13);
• в графах 8—11 приводятся сведения по начислению ио видам оплат за
текущий месяц из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде
различных социальных и материальных благ, предоставленных работни-
ку, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению
в налоговую базу (например, повременная заработная плата, отпускные,
пособие по временной нетрудоспособности, премия и т.д.). При необхо-
димости количество граф в этом разделе ведомости может быть увеличе-
но. В частности, в нашем примере добавлены три графы для начисления
надбавок;
• графа i2 является итоговой. В ней суммируются показатели из граф 8— 11;
• графы 13—14 предназначены для сведения об удержаниях из заработной
платы работника. Это могут быть:
11.5 Первичные документы по расчету и выдаче заработной платы I 385
— налог на доходы физических лиц (НДФЛ);
— удержания по исполнительным листам;
— добровольные удержания и т.д.
При необходимости количество граф в этом разделе ведомости может быть
увеличено;
• графа 15 является итоговой. В ней суммируются показатели из граф 13—14;
• в графах 16—18 указываются суммы:
♦ в графе 16 — задолженности организации перед работником;
• в графе 17 — задолженности работника перед организацией;
* в графе 18 — подлежащая выплате работнику по расчету в данной ведо-
мости.
Ведомость подписывает работник, составивший ее.
Расчетная ведомость хранится в организации пять лет, а если в организации
не ведутся лицевые счета, — 75 лет.
Пример заполнения расчетной ведомости на основе условий из примера 16
раздела «Табель учета рабочего времени» приведен на с. 388—389.
Платежная ведомость (форма № Т-53)
Составляется на каждое структурное подразделение.
Ведомость оформляется на двух страницах.
На первой странице ведомости указывают:
• наименование организации и ее ОКПО;
• наименование структурного подразделения;
• срок выплаты через кассу денежных средств, начисленных по этой ведо-
мости;
• общую сумму, подлежащую выплате, прописью и цифрами;
• подписи лиц, утвердивших данный документ, — руководителя и главного
бухгалтера организации и дату утверждения;
• номер документа и дату его составления;
• период, за который начислены денежные средства.
Ведомость расположена на второй странице. Графы ее заполняют следую-
щим образом:
• в графе 1 указывается порядковый номер работника по ведомости;
• в графе 2 — табельный номер работник;
• в графе 3 — фамилия и инициалы работника;
♦ в графе 4 — сумма, которая причитается к выплате работнику по данной
ведомости:
• в графе 5 работник при получении денег ставит свою подпись;
• в графе 6 «Примечания» записи могут быть сделаны в следующих случаях:
— если заработная плата перечислена работнику на банковскую кар-
ту, то об этом делается отметка «Перечислено на банковскую карту (сбер-
книжку)»;
— если заработная плата работника выдана по доверенности другому
лицу, то в этой графе кроме подписи лица, получившего деньги, следует
сделать отметку, что деньги выданы «По доверенности». Доверенность
хранится вместе с ведомостью;
— если по истечении установленного времени деньги так и не полу-
чены, то они подлежат депонированию. В этом случае в графе 6 ставится
о гм етка «Депонировано».
После таблицы указывается количество листов, на которых размешена ве-
домость.
По окончании срока, установленного для выдачи денег по данной ведомо-
сти, подводятся итоги и указываются прописью и цифрами суммы, выплачен-
ные по ведомости и депонированные.
13-11562
386 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
_____________________________зло
UtaiiMCHu'Cinne r>piaHin:tiua*l
ВсП1>ммШ1е,<ы<ые проииичЬчтчi
(с Фук । }piню । Hi.’ipa tic. ic.iuc»
8 кассу .чля оплаты в срок с '* 05 *’ сентября 20 10 г, по " 07 " сентября 20 11 г.
Сумма Сто тридцать восемь тысяч четыреста девяносто девять------------------------------------------------------------------
(flpill 1ПСЬ?Г1>
------------------------------------------------------------- руб #7 коп. (138499 рус. 87 коп.)
(цифрами)
Руководитель организации Ген. директор Никифоров ВЛ. Никифоров
(лилжнйегь) (личная подпись) (расишфрокка псстиксп)
Главный бухгалтер Петрова ________________________________Н.В. Петрова__________________
(личная иодиксь) (р;пгнмфранкя iiivtuueitl
££_” 20 и < Р А С Ч Е Т II О - П Л А Т Е Ж II А Я
1 losep IIG порядку Гибель- ный номер Должность (еисциииь- НОСГЬ, профес- сия) Тарифная ставка (часовая, дневная) (оклад), руб. О । работаио днем(часов) Начислено, руб.
за текущий месяц (по видам оплат) HCCIV
рабочих ВЫХОД- НЫХ ПраХЧ- ИЦЧНЫХ нонре- -MCltilO пособии НО В'.и ИЛИ б-р сред- ни ii '.iupu Скжж иадбав KJ ио iKOiaxi рзбопл издблвкз за пслор- мир. раб день jpyi не доходы г иидс различ- ных социаль- ных и матери- альных благ
1 2 3 4 5 <> 7 X 9 И) 11 12 13 1-1
/ (Н/ A' Ic/iif fMUJJXfU 20OIIO J ’“J'Z iJ /УЗЛА ИМ |'.?6 96
2 032 Видатель 2001Ю 7 7W.m //W7..V? .'Хч? А/ 7'Н, 51. X’-VJJ*
3 033 Продавец 18000 12 93 <;/..го //ZVj3,2i;
4 034 Продавец ' 18000 12 /.»’*?/. и
5 035 Мастер- реманлшпк 30000 20 2fWi.Vl'X-
По настоящей платежной ведомости
выплачена сумма Двадцать семь тысяч семьсот сорок два---------------------------------------------------------------------—
(прописью)
---------------------------------------------------------------- руб. ,?2 коп. (__________________27742__________ руб. >2 коп.)
(цифрами)
и деппинропана сумма Лее тысячи двадцать два--------------------------------------------------------------------------------------------
(upuiiiiet.io)
---------------------------------------------------------------- руд, fjy коп. ( 2022 руб. 05 коп.)
(цифрами I
11.5. Первичные документы по расчету и выдаче заработной платы I 387
“Фрегат *'________
пибеууж mum mate xo ншстка
У|11(фИ1(Нр<»№1К1и1Ы фсф.МК Лк Т-19
У YRqlZKJICI Id tiuc 1 SI 11» IVI ci 11 ioi Гос ком cis i a
TllLClIIl 111 05.01 .2Ш1 h" «
Форма rto ОКУД по ОКНО Код
030I009
52564-174
ВЕДОМОСТЬ
Номер документа Дала составления
/6 .M.Oti.lflll
Отчетный период
С (ID
til.rM.20H 31.tM.2OH
Удержано и зачтено, руб. Сумма, руб. .’Ielll.ni получил
налог на локалы аванс «лименты отпускные задолженности к выплате фамилии, инициалы IhtaiillCL (ззинсь о леионпрованин суммы!
3ii оргшпгшипсп за работником
15 16 17 1S 19 20 21 О') 23
44MI 2>п2,<& ('o:iu.uuiuinui 21.И. (.'.o.touauilimi
42'4 {?O7tij7 HyttM'/i М.А. Путк-п
122! '№и.№< /ttS7.?5.5w HcWMtiU С.И. Псречис.ичю tut банк, карту
>'2J М\ккиш О.П. Ми.хша
flwmjin 567. W 2и22Л& Цо.нтчт А.С. /{еначирттни
Выплаты ир...|цзвсл кассир Воронова TH. Каринина
iATUUKiiiKib) (лпчнав полнись* (распп i<|ipuBi;a ПплЛисп)
Расходный кассовый ордер № /63 от" 05 ” сентября 20 Т г.
Бухгалтер Лаврова И.С. Лстроид " Ш 11 сентября 20 !i г.
(.И1ЧН.1Л по.-ипкт* (расшифровка лопппси)
Но образцу 2-й страницы печатать дополнительные страницы недомоет и по форме № Т-49,
IId.'Iiiiicii печатать па последней странице.
13
388 I 11. Первичные документы по учегу труда и заработной платы
> i<iic]>iiiui|>iiis:iiiii:ki форма Л» 1-51
УТхрАлеил iHKiaimirK’iiiier.: I щ-кимст
3,40 "Фрегат"
(liuitMeiiouiunic opr.iiiii'ciiiKii)
(cipi-Kiypnoc подрачдслслнс)
Форма по ОКУД
по ОКПО
Код
03(11(1 Ш
РАСЧЕТНАЯ ВЕДОМОСТЬ
1hnicp документа Дата составления
1 31.01.2011
Отчет ныл нсржьт
С ПО
01.01.2011 31.fil.2fih
Номер по порядку Табельный номер Фамилия, инициалы Должность (специальность, профессия) Тарифная ставка (часоная, дневная) (оклад), руб. От рабепане дней (часов) т.1 тек;
рабочих ВЫХОДНЫХ и лраздпнчр.ых лараббтна я млата повремеп лая cp.iapaV ок
1 2 3 4 5 6 7 я 9
/ 001 Никифорак B.R h n. директор 65000 12 (96) 52000 1
У 002 С(те. then Л. Г. Ktw.директор 5(1000 !0(.Ч01 .13333.33 12500
J 043 Зашита Н.И. Секретарь 250(10 6 (42) 10000 9353 > j
4 004 Евеишгиееиа Н.К. HtH.uMtie.w КсЮр/»1 10000 6 <W> 4000
2-ii страница фирмы № Т-51
Начислено, руб. Удержано н зачтено, руб. Сумма, руб.
месяц (по пилам ончаг) всего
пособия 1111 времен- ной нетрудо- способ- ности । тдбавка ио итогам работы надбанкл та выслугу лез кадбапка та нснор- мп ру с- м ЫН рабочий лень другое дохо- ды в виде различных социальных и матери- альных благ налог па доходы аванс всего l’VhVF4\CIJHllC I!'. К выплате
за организацией за работником
10 и 12 >3 14 15 16 17 1S
1 675i) //>40и 5М2Г2 530/7 9)350 2/Л76 45/191! 56<i'7/i .{4474
45Н.)1 ать $541 й, 66 72<Н 57204 1X212.66
500 19353.7 2529 2529 11 !24..74
-tOtff) 46Я 46fi 5532
Ведомость состанн.т кассир Мнртажа Т.Н. Хорчшпиг
lAlVCKHUCTb) (ЛИНИЯ* IIO.U1IIU:) (p.lCIKliqilSHWi гныипен)
По обрату 2-й страницы печатаются нее aanoriiiHTcn.ui.ie чраанцы.
Подпись печатать на последней странице
390 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
Ведомость подписывают работник, производивший выплаты (обычно это
кассир), бухгалтер, отвечающий за проверку правильности оформления ведо-
мости и подсчета указанных в ней сумм.
В ведомости также указываются реквизиты расходного кассового ордера
(номер и дата), ио которому были выданы деньги из кассы организации для
выплат поданной ведомости.
Выдача наличных денег из касс организации может производиться без вы-
писки расходного кассового ордера. Пунктом 14 Порядка ведения кассовых
операций в Российской Федерации допускается выдача из кассы денег и по
«надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (рас-
четно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.)». В этом случае
на этих документах налагается штамп с реквизитами расходного кассового ор-
дера.
Платежная ведомость хранится в организации пять лет.
Разовые выплаты денег отдельным работникам производятся, как правило,
по расходным ордерам. Например, отпускные должны быть выданы работнику
не позднее чем за три дня до начала отпуска. Эта дата необязательно совпадает
с латой общей выдачи денег. Соответственно в этом случае деньги будут вы-
даны работнику по расходному ордеру.
Пример заполнения платежной ведомости приведен на с. 391.
Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
Применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произве-
денным выплатам работникам организации.
Ведется работн и ком бухгалтер и и.
Обычно журнал открывают на календарный год.
В шапке журнала указывают:
• наименование организации и ее ОКПО;
• наименование структурного подразделения;
• лицо, ответственное за ведение журнала.
Графы заполняются следующим образом:
• в графе 1 указывается порядковый номер ведомости;
• в графе 2 — дата составления ведомости;
♦ в графе 3 — ес номер:
• в графе 4 — наименования выплат, которые должны быть произведены
п о дан ной ведомости;
• в графе 5 — наименование структурного подразделения, которому вы-
писаны деньги поданной ведомости;
• в графе 6 — общая сумма по ведомости;
♦ в графах 8—10 фамилия, имя и отчество, а также расписываю гея лица:
— сдавшие ведомость (графы 8 и 7 соответственно);
— принявшие ведомости (графы 10 и 9 соответственно).
Внизу каждой страницы журнала указывается прописью, с какого по какой
номера ведомостей перечислены на данной странице.
Журнал хранится в организации пять лет.
Журнал регистрации платежных ведомостей приведен на с. 392.
Доверенность на получение заработной платы и других начислений,
связанных с трудовыми отношениями
Унифицированной формы такого документа не существует. Выдается ведо-
мость работником организации другому физическому лицу (сотруднику, род-
ственнику и т.п.). Нотариально заверять этот документ не требуется, гак как
доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с
трудовыми отношениями, может быть удостоверена организацией, в которой
Угесржлсяа гхюгамйяев
России от 05.01 2004 .Vs i
ЗЛО "Фрегат"
(нжимошнааис орглии.киаы)
Управление
1С1рук;ури<>г lucipinncjCHucj
В кассу для оплаты в срок
с " 07 " февпаля 20 7/ г. по ” 0У ” февраля 20 11 г.
Сумма Семьдесят три тысячи девятьсот тесть----------------------------------------------------------------
(И|П»ННСЫО1
----------------------------------------------- руб. О? коп. (73906 руб. 07 коп.)
(цифрами)
Руководитель организации Гем. директор Никифоров Н.В. Никифоров
(должное п«) (личная подинеы (расшпфрикка iio.ihvch i
Глинный бухгалтер Петрово Н.В. Петроки
(личная ио.ешсы (расшифроньа lo'iinieti)
” 04 " февраля 20 11 1'
ПЛАТЕЖНАЯ
ВЕДОМОСТЬ
Номер документа Дата составления
2 04.02.201 1
Расчетный период
С 110
01.01.2011 31.01.201!
2-я сiранний формы № Т-53
1 |омер по порядку Табельиый ИО.Мер Фамилия, инициалы •' Сумма, руб. Подпись в получении денет (запись о ясноннроващщ суммы) Примечание
1 2 Л 4 5 6
1 001 Никифоров В.В. 34474.00 Никифоров
1 002 Савельев Л. Г. 1В575.33 Савельев
3 003 Зии рева Н.И. 17324.74 Заииева
4 004 Евстигнеева И. К. 3532.00 3uiuteea По di>ee{>ettii<it:mn
Количество аистов I
По настоящей платежной ведомости
выплачена сумма Семьдесят три тысячи девятьсот тесть---------------------------------------------------------------
------------------------------------------ руб. 0? коп. (73906 руб. 0? коп..)
(цифрами)
н депонирована сумма ---------------------------------.------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------- руб, коп. (— руб. коп.)
’.цифрами)
Выплату произвел кассир Воронова Т.Н. Воронова
(.«jxixunuehj (личная Подпись} (р.ицинррцвки iiuntUuiij
Расходный кассовый ордер № Л от 11 07 " февраля 20 // г.
Проверил бум ал тер Лаврова НС. Лаврова
(личная нолиись) tpricun(фринки нодткп)
" 09 " февраля 20 I! г.
11ч образцу' 2-й с границы печатать дополни i сги.иые el рапиды ведом.к i и ио фирме А'; Т-53.
llo.iuiicii печатал. на последней странице.
392 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
Образец обложки Унифицированная форма № Т-53 а
Утверждена постановлением Гоеко.метага
России or 05.01.2004 Ле I
Форма но ОКУД ЗАО “Фрегат" но ОКПО Код
0301050
52564^79
(HatiMcHOKiHiic npi анимшш) Управление
; паахилтнаиве структурного пмлрил.чслг-ния)
ЖУРНАЛ
регистрации платежных ведомостей
за период с " 01 ** января 20 11 г. но *' 31 ” января 20 11 г.
Лино, ответственное за ведение журнала
кассир Воронова Т.П
(должность) (фамилия, пмя. отчество)
Номер по порядку Ведомость Наименование платежа Струк- турное подраз- деление Сумма по ведомости, руб. Ведомость
дата номер сдал принял
личная подпись фамилия. ИМЯ, отчее г«о личная подпись фамилия, имя, отчество
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 2O.OI.2OII / аванс за январь 2011 |7yw«7t7//«' 75000 73ry»J№Jr<'tf ftijMvrswr 7'.//. Ла<ч><жа .Чак/кмщ ЛХ\
7 04.02.20II 2 зарплата за январь ViiptHUCttl/C 73906.07 Н/фЧННМЫ Т //. .‘kjtiftfWU .'hta/mt 4< П С,
Порядковые номера, помещенные па данной странице с перми'/
(прописью)
по _________________________________________________________
(прописью)
По данному образку печатать все страницы журнала по форме № Т-53а.
11.5. Первичные документы по расчету и выдаче _
доверитель работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по
месту его жительства и администрацией стационарного лечебного учреждения,
в котором он находится на излечении (п. 4 ст. 185 ГК РФ).
В бланке доверенности следует:
• указать название вида документа (Доверенность)',
указать дату выдачи;
• изложить суть действия, совершаемого по доверенности, с указанием фа-
милий, имен и отчеств доверителя и доверенного лица);
• проставить подпись и расшифровку подписи доверителя;
• сделать отметку о заверении доверенности, которая выглядит следующим
образом:
«Подпись (ФИО доверителя) удостоверяю», должность работника, ею личная
подпись, расшифровка подписи и печать организации.
Доверенность составляется в присутствии лица, уполномоченного организа-
цией заверять подобные документы.
Приведем пример оформления доверенности.
Доверенность
на получение заработной платы
г. Москва
01 февраля 2011 г.
Я Евстигнеева Наталья Константиновна {паспорт 65 09 569432. выдан ОВД Левобе-
режный г. Москвы 22.08.2Q04), поручаю моей дочери Зайцевой Наталье Ивановне (па-
спорт 84 34 849603. выдан ОВД Левобережный 30.07.2008) получить в кассе ЗАО «Фре-
гат** причитающуюся мне заработную плату за январь 2011 г.
Доверенность действительна до 5 февраля 2011 г.
Подпись доверителя Евстигнеева
Подпись доверителя заверяю:
\ Ген директор ЗАО «Фрегат» Никифоров В.В. Никифоров
М.П. ' \
Реестр и книга депонированной зарплаты
Согласно п. 18 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного реше-
нием Совета Директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 суммы де-
понированной зарплат ы нужно отразить в Реестре депонируемых сумм.
Реестр составляется в том месяце, в котором кто-то из работников не по-
лучил заработную плату и она депонируется. Реестр заполняется кассиром на
основании платежной или расчетно-платежной ведомости, в которой против
фамилии лиц, не получивших заработную плату, следует поставить штамп или
сделать отметку от руки «Депонировано».
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется
один общий расходный кассовый ордер.
Унифицированной формы реестра нет, поэтому можно воспользовать-
ся формой (код 0504047), которая приведена в приказе Минфина России от
23 сентября 2005 г. № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного уче-
та» (далее — Приказ № 123н), внеся в нее соответствующие изменения.
394 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
КОДЫ
Дата 07. 09.2011
окно 52564479
ОКЕИ 383
Реестр депонированных сумм
от "О?11 сентября 2011 г.
Учреждение ЗАО «Фрегат»_____________________ по
Структурное подразделение Вспомогательное пр-во
Единица измерения: руб. по
Структурное подразделение Номер платежной ведомости Фамилия, имя, отчество Табельный номер Сумма
1 2 3 4 5
Вспомогательное пр~во 16 Болотин А. С. 035 2022,05
Итого 2022,05
Главный бухгалтер Петрова Н.В.Петрова "07." сентября 2011_ г.
(подпись) (расшифровка
подписи)
Кассир Воронова Т, Н. Воронова _
(подпись) (расшифровка
подписи)
Сведения о движении депонированных денежных средств за год отража-
ются в книге учета депонированных сумм. Унифицированной формы такой
книги также нет, поэтому можно воспользоваться формой (код 0504048), ко-
торая также утверждена Приказом № 123н, внеся в нее соответствующие из-
менения.
Записи производятся по каждом)/ депоненту, при необходимости с указа-
нием структурного подразделения учреждения. Для отметок о выдаче депо-
нированных сумм предусмотрено 12 граф — по количеству месяцев. В каком
месяце была произведена выплата депонированной зарплаты, в той графе и
ставится отметка. В графах «Кредит» должны быть указаны месяц и год, в
котором образовалась депонентская задолженность, номера платежных (рас-
четно-платежных) ведомостей и суммы, а в графах «Дебет» против фамилии
депонента записываются номер расходного кассового ордера и выплаченная
сумма.
В конце месяца в книге подсчитываю гея итоги по графам «Кредит» и «Де-
бет», и выводится кредитовый остаток на начало следующего месяца.
Если к концу года в книге продолжают числиться невиданные суммы, эти
сведения переносят в новую книгу.
Книга учета депонентов хранится в организации пять лет (ст. 459 Перечня
типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе дея-
тельности государственных органов, органов местного самоуправления и орга-
низаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры
России от 25 августа 2010 г. № 558). Течение срока хранения книги начинается
с 1 января года, следующего за голом ее составления.
КНИГА
аналитического учета
депонированной заработной платы
КОДЫ
Учреждение __________ЗАО «Фрегат»
Структурное подразделение _______
Единица измерения: руб.
Дата открытия
Дата закрытия
по ОКПО
по ОКЕИ
11.01.2011
52364-179
383
Табельный номер 032 035 Фамилия, имя. отчество Пунг.ее МА Болотин А. С Отне г Месяц, кд 02.2011 09 2011 сено н РПВ или ПВ 4 16 а счет депоне Вид оплаты Аванс Зарплата нтов Сумма 12000= 2022.05 № РКО 6 97 январь февраль март 12000= апрель Bi май оплачен июнь о (дебет июль 1 август сентябрь 2022.05 октябрь ноябрь декабрь
_ . 1 Ит ого за год 14022.05 .— —— . V 1-. . 12000= — 2022.05 —
396 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
Лицевой счет (формы № Т-54 и № Т-54а)
Применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате,
выплаченной работнику в течение календарного года.
Лицевой счет является документом, с помощью которого можно подтвер-
дить трудовой стаж работника, поэтому срок его хранения — 75 лег.
Заполняется работником бухгалтерии.
Лицевой счет обычно открывают на календарный год на каждого работни-
ка. По окончании года лицевой счет закрывают. Эта процедура повторяется в
течение всего времени, пока работник работает в организации.
Рассмотренные выше расчетные ведомости (форма № Т-51) заполняются по
данным лицевых счетов.
В лицевом счете указывают:
• фамилию, имя, отчество работника;
• категорию персонала (рабочий, служащий, управленческий персонал и
т.п.), к которой относится работник. Обычно эта графа заполняется в
тех организациях, для которых в отчете но труду предусмотрено деление
работников по категориям. В остальных случаях ставится прочерк;
• табельный номер работника;
• ИН И работника;
• помер страхового свидетельства пенсионного страхования работника:
• дату рождения работника и дату его поступления на работу в данную
организацию;
• код места жительства работника. В указаниях по заполнению данной
формы не уточняется, что имеется в виду подданным кодом. Возможно,
это код из системы кодирования, разработанной самой организацией.
Можно ставить в этой графе код из Cfipaвочника «Коды региона» (при-
ложение N? 3 к Порядку заполнения формы налоговой декларации по
налогу па доходы физических лиц (форма № З-НДФЛ), утвержденному
приказом Минфина России от 29 декабря 2009 г. № 145н). Например,
для Москвы — 77. При заполнении справки о доходах физического лица
(форма № 2-НДФЛ) не придется его разыскивать;
• состояние в браке работника и количество детей (указывае тся количество
детей, на которых работнику положен стандартный вычет).
В лицевом счете отражаются также следующие данные о работнике:
I) о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении в оплате труда
(графы 1—8):
— дата и номер соответствующего приказа (распоряжения);
— структурное подразделение, в котором трудится работник;
— его должность (специальность, профессия);
— условия труда, оговоренные в трудовом договоре (нормальные, тяжелые,
вредные, опасные и т.п.):
— установленная ему тарифная ставка (часовая, дневная) (оклад);
— сумма надбавок, доплат.
Записи делаются на основании соответствующих приказов;
2) об использовании отпуска (графы 9—16):
— вид отпуска (ежегодный очередной, дополнительный, учебный, без со-
хранения заработной платы, в связи с беременностью и родами, по уходу за
ребенком и т.п.);
— дата и номер соответствующего приказа (распоряжения):
— за какой период предоставляется отпуск (очередной отпуск предоставля-
ется работнику за каждый рабочий год);
— дата начала и окончания отпуска;
— количество календарных дней отпуска.
Отметки об использовании отпуска ставятся на основании приказов;
11.5. Первичные документы по расчету и выдаче заработной гш<по< • .
3) об удержаниях и взносах (графы 17—21):
— вид удержания (номер и дата документа);
— период удержания (указывается период, в течение которого в соответ-
ствии с документами следует производить удержание),
— сумма удержания (в рублях или процентах);
— размер удержания за месяц (период).
Суммы удержаний указываются на основании первичных документов (на-
логовой карточки 1-НДФЛ, исполнительных листов, заявлении и т.н.);
4) о сумме предоставляемых льгот (сумме стандартных налоговых выче-
тов) — графа 22:
5) о количестве отработанных в соответствующем месяце (графа 23) дней
(часов) — графы 24—27 (в нашем примере работница является несовершенно-
летней. и поэтому в соответствии со ст. 92 ТК РФ для нее установлена сокра-
щенная продолжительность рабочего времени 35 ч в неделю, т.е. 7 ч вдень при
пятидневной рабочей неделе);
6) о суммах начислений по видам оплат (повременная, сдельная, премия,
надбавки, пособие по временной нетрудоспособности и т. и.) — графы 28—36.
В графе 37 указывается общая сумма начислений за месяц (сумма всех показа-
телей их граф 28—36 за соответствующий месяц). Запись всех видов начислений
делается на основании первичных документов по учету выработки и выпол-
ненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты
(табель учета рабочего времени, заказ-наряды и т.п.);
7) об удержанных и зачтенных суммах (графы 38—46):
— выданный за первую половину месяца аванс (графа 38);
— удержанная сумма НДФЛ (графа 39);
— удержания могут быть по исполнительным листам, по инициативе орга-
низации, по заявлению работника и т.д.
В графе 46 указывается общая сумма удержанных и зачтенных сумм;
8) о задолженности:
— за организацией (графа 47);
— работником (графа 48):
9) о сумме, причитающейся к выплате работнику в соответствующем месяце
(графа 49).
Лицевой счет подписывает бухгалтер, ответственный за его ведение.
Пример заполнения лицевого счета приведен на с. 398—399.
Форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных
данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специаль-
ных программ и содержит только условно-постоя иные реквизиты работника,
необходимые для расчета заработной платы. Го есть в лицевой счет (свт) зано-
сятся вышеперечисленные данные о работнике из групп 1-4.
Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных
частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний,
об обшей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается)
ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной
стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе
кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.
Пример заполнения лицевого счета (свт) приведен на с. 400.
Расчетный листок
Статьей 136 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя при выплате
заработной платы извещать каждого работника в письменной форме о состав-
ных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период,
размерах и основаниях произведенных удержаний- а также об общей денежной
сумме, подлежащей выплате.
398 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
орглпгкплш i
ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ
Номер документа
(cipyKi\]4u>c r:o.’ip.u.,ic.iciaic)
Расчетный период Категория персонала
с ИО
01.01.201! 31.12.20! / —
Табел ы i ый itо.мер
043
Фамилия, имя, отчество
Зайцева Нагпачья Ивановна
Отметка о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении в оплате труда Отметки об использовании
приказ (распоряжение) структурное подраз- деление должности [специаль- ность. профессия) условия труда тарифная ставка (часовая» дневная) (оклад), руб. сумма надбавок, доплат, руб. вид отпуска приказ (распоряжение) за период
дата номер с но
дата номер 33 иснор- миро- ванный р.Д.
1 2 3 4 5 ('. 7 8 9 10 1 I 12 13
1 2t)l(t 52 Ул/липе- HUC Секу /етарь ifent/fiuit- fXtftiHt- iUh't'f /мН. fkWi 25000 5% Учебный 30.12.20(0 75
___
Месяц От работанные дни (часы) Начислено, руб.
но видам оплат пособие по временной не 1рудое । locooi 1 осп t ИСС1 0
код кати- честно код коли- честно зара- ботная ила । а Повре- менная учеб- ный отпуск надбавка М исмор- мир. раб. лень другие доходы к виде различных социальных н материальных благ
код КО/1
месяц дни сумма
23 24 25 26. 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37
01 у 11(77) 10000 ’/353.74 500 TW'5.
Я 6 (42)
Н. С. Лаврова
(расшифровка ao.iiuic»ii
Бухгал । ер Лаврова
(яичках полнись)
11.5. Первичные документы по расчету и выдаче заработной платы I 399
,-Ю "Фрегат"
прошение
форма № T-S4
Учверждеиа iiodiaiioiuieiiac.M Гоекимстат
России от 05.01.2004 У« 1
Форма по ОКУД не OKI К) Код
(ВО 1012
52564479
Идентификационный номер налогоплателыт i ка Номер страхового свидетельш на государственного пенсионного страхования Код места жительства Состояние в браке Коянчесию детей Да га
поступления на работу увольнения
772900/02956 00/-668-658-30 77 Не замужем 17.09.20/0
Дата рождения
17.07.1994
отпуска Удержания и взносы (.‘умма прелое ганляемых льгот (сумма стандарт пых налоговых вычетов), руб.
да la количсс гео диен календарных вид удержания (номер и дата документа) период удержания сумма удержания, руб. или процент размер удержания за месяц (период), руб-
начала оконча- ния с по
14 15 16 17 18 19 20 2! 22
ll.til.2Plf 2i.Uf.20U 1/ — 400=
Удержано и зачтено, руб. Задсигже иность, руб. Всего к OlLTilTC. руб-
выдано за первую половину месяца (аванс) калиг на доходы всего ча оргинн- iunudi за работни- ком
код код
38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49
— 2529 2529 — 17324.74
i
20____ г.
400 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
У|н|фи1т[И)наг1иии форма № Т-54а
Утсрмскна irocraiioUjeiiiicM 1 "оскомскна
России or 05.01.2004 № I
Унифицированной формы расчетного листка не существует. Согласно
ст. 136 ТК РФ она утверждается работодателем с учетом мнения представитель-
ного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия
локальных нормативных актов.
Форма расчетного листка может быть утверждена:
• отдельным приказом;
• в виде приложения к Положению об оплате труда, премировании и ма-
териальном сти м ул и ро в а н и и;
• в учетной политике организации и т.п.
В настоящее время многие организации перечисляют заработную плату на
банковские карты работников. Порядок выдачи расчетных листков, в том числе
при перечислении заработной платы на банковскую карту, законодательством
не определен. Федеральная служба по труду и занятости в письме от 18 марта
2010 г. № 739-6-1 рекомендует данный порядок определить в локальном акте,
определяющем форму расчетного листка.
Можно предложить следующую форму расчетного листа.
Расчетный листок
за август 20Ц г.
Фамилия, имя отчество Пуняев Михаил Александрович Табельный номер 032
Должность водитель
Начисления
Вид Количество дней Сумма (руб., коп.)
Заработная плата 7 раб. дней 7913,04
Средняя заработная плата за период командировки 9 раб. дней 11 259,40
Пособие по временной нетрудоспособности 11 к. дней 10 946,82
Надбавка по итогам работы 1582,61
Надбавка за ненормированный рабочий день 791,30
Всего 32 494,17
Долг за организацией по авансовому отчету 1800 =
Удержания:
НДФД — 4224 руб.
Аванс за первую половину месяца —13 000 руб.
Всего удержано: 17 224 руб.
К выплате: 17 010 руб. 17 коп.
Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору,
заключенному на время выполнения определенной работы
Трудовые договоры могут заключаться (ст. 58 ТК РФ):
1) на неопределенный срок;
2) определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если
иной срок не установлен ТК РФ и иными федеральными законами.
Срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не мо-
гут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей
работы или условий ее выполнения. Перечень таких ситуаций приведен в ст. 59
ТК РФ. Так, в частности, срочный трудовой договор заключается:
402 I 11 Первичные документы по учету труда и заработной платы
• на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за ко-
торым в соответствии с трудовым законодательством и иными норма-
тивными правовыми актами, содержащими нормы трудового права,
коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными
актами, трудовым договором сохраняется место работы (например, на
время нахождения работницы в отпуске ио уходу за ребенком до трех
лет);
• на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;
• для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности ра-
ботодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие ра-
боты), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного гола)
расширением производства или объема оказываемых услуг;
• в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными
законами.
В ряде случаев срочный трудовой договор может заключаться по соглаше-
нию сторон трудового договора без учета характера предстоящей работы и ус-
ловий ее выполнения. Согласно ст. 59 ТК РФ по соглашению сторон срочный
трудовой договор может заключаться:
• с лицами, поступающими на работу к работодателям — субъектам мало-
го предпринимательства (включая индивидуальных предпринимателей),
численность работников которых не превышает 35 человек (в сфере роз-
ничной торговли и бытового обслуживания — 20 человек);
• поступающими па работу пенсионерами по возрасту, а также с липами,
которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заклю-
чением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и
иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, раз-
решена работа исключительно временного характера и т.д.
Для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником
по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения опре-
деленной работы применяется акт о приеме работ, выполненных но срочному
трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы
(форма № Т-73).
Данный акт является основанием для окончательного или поэтапного рас-
чета сумм оплаты выполненных работ.
Составляется он работником, ответственным за прием выполненных ра-
бот. После чего утверждается руководителем организации или уполномочен-
ным им на эго липом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты
исполнителю работ причитающейся суммы. На его основании бухгалтерия
делает расчет зарплаты, возмещает издержки при необходимости, удерживает
НДФЛ, начисляет страховые взносы и рассчитывает сумму, причитающуюся
работнику.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
В акте не указываются реквизиты сторон, так как они приведены в трудовом договоре, на
• который сделана ссылка в акте.
В принципе по этой же форме можно оформить и приемку работ по догово-
рам гражданско-правового характера (в частности, договора подряда).
Пример акта приведен на с. 403.
11.5. Первичные документы по расче
ЗАО "Фрегат"
(панмешмишне оргаапещип)
_________________цех № /
(структурное подратлс.тсш.с}
Унифицированная форма № I -73
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004 № I
Форма по ОКУД по ОКПО Код
0301053
52564479
Вид деятельности по ОКВЭД 29.40.6
Трудовой договор номер 47
дата И. 01.20 И
Срок действия договора с 11.01.2011
но ll.03.20H
АКТ
о приеме работ,
выполненных но срочному
трудовому договору,
Номер документа Дата составления
1 25.02.201 /
Отчеты» период
с НО
11.1Н.2Ч11 Н. tij 2UJ.I
УТВЕРЖДАЮ
Руководи пел В сен. Онреклтр
(Д11.1Ж1'ПК U.1
Никифоров Н.В Никифоры-.
(личная полнись) (рас>ш|1|>риикл uo>nnic>i}
М.П.
заключенному на время
выполнения определенной
работы
13 соответствии с трудовым договором № 47 от" П " ____________января______ 2() 11 г.
Работник _________________________________________Селезнев Олег Максилкмнч_________________________________________
(фамилия, имя. отчество)
выполнил за отчетный период следующие работы:
Помер но порядку Наименование работы CyhfMa, руб.
1 2 3
1 Монтам' производственного оборудования 40000^
2 13оз.ие1цеиие стоимости использованных материалов (перечень прилагается) 125011=
Итого Сумма аванса, предоплаты Всего к выплате (с учетом аванса, предоплаты) 52500=
20000=
32500=
Работа(ы) выполисна(ы) w соответствии с техническим зеккител!.___________________________________________________________________
(укакпь качеепго. объем, уронснь иьиюлисшм р.-и'ют)
из сумму Тридцати две тысячи пятьсот---------------------------------------------------------------------------------—
{прописью)
--------------------------------------------------------------------------------------- руб. 00 кои.
Работу сдал
Работник Селезнев
(личная пи.:пнсь)
Работу принял
Представитель работодателя
(руководителя организации) ген. директор Никифоров 13.13. Никифоров
1Л0-ТЖ1ЮСГ1и (.нация пи.'ишеь. ip:n'iiili<(<(XU<K;i гпыииси I
Руководитель структурного подразделения главный инженер Нестеренко .1.13. Нестеренко
(ЛПЛЖИОСТЬ) ОИГшая пилиись) ц>;и-ии1ф|М>нк:1 uiulniicii)
Главный (cnipiunuj бухгалтер Петрова Н.В. Петрова
1-1|1'|1С1Я IKI.TI)IK'L.’ (расшпфривки починен)
404 1 11- Первичные документы по учету труда и заработной платы
11.6. Первичные документы, оформляемые
при обеспечении работников спецодеждой
Работодатель обязан обеспечивать условия труда на каждом рабочем месте,
соответствующие требованиям охраны труда. В частности, в обязанности ра-
ботодателя входит приобретение и выдача за счет собственных средств специ-
альной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты
работникам (далее — СИЗ), занятым на работах с вредными и (или) опасными
условиями труда, а также па работах, выполняемых в особых температурных
условиях или связанных с загрязнением (ст. 212 ТК РФ).
Согласно ст. 221 ТК РФ работодатель за счет своих средств обязан в соот-
ветствии с установленными нормами обеспечивать не только выдачу, но и их
хранение, стирку, сушку, ремонт и замену.
Обеспечение работников спецодеждой и т.п. производится в соответствии с
типовыми нормами, которые устанавливаются в порядке, определяемом Пра-
вительством РФ.
В состав специальной одежды входят: специальная одежда, специальная
обувь и предохранительные приспособления (комбинезоны, костюмы, куртки,
брюки, халаты, полушубки, тулупы, различная обувь, рукавицы, очки, шлемы,
противогазы, респираторы, другие виды специальной одежды) (п. 7 Методи-
ческих указаний но бухгалтерскому учету специального инструмента, специ-
альных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды,
утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. Лё 135н (да-
лее — Методические указания).
Под средствами индивидуальной защиты понимаются средства индивиду-
ального пользования, используемые для предотвращения или уменьшения воз-
действия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов,
а также для защиты от загрязнения (п. 3 Межотраслевых правил обеспечения
работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами
индивидуальной защиты, утвержденных приказом Минздравсоцразвития Рос-
сии от 1 июня 2009 г. № 290н).
Движение спецодежды в организации оформляется первичными докумен-
тами, предназначенными для учета материально-производственных запасов
(Ml 13), а приемка и оприходование поступающей специальной одежды скла-
дами организации, как правило, оформляются путем составления приходных
ордеров (форма № М-4).
Выдача спецодежды со склада организации производится на основании пер-
вичных документов, которыми также оформляются операции с МПЗ (лимитно-
заборная карга по форме № М-8, требование-накладная но форме № М-11 или
накладная на отпуск материалов на сторону по форме Лё М-15).
Учет выдачи спецодежды работникам в индивидуальное пользование можно
осуществлять также в ведомости учета выдачи спецодежды, спецобуви и предо-
хранительных приспособлений по форме Л'р МБ-7! (постановление Госкомстата
России от 30 октября 1997 г. № 71а).
Ведомость заполняется в двух экземплярах кладовщиком структурного под-
разделения. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у кла-
довщика.
Пример ведомости приведен на с. 405.
Кроме того, выдача каждому работнику и возврат им спецодежды отража-
ется в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты. утверж-
денной приказом Минздравсоцразвития России от ! июня 2009 г. Лё 290н.
Сроки пользования СИЗ исчисляются со дня фактической выдачи их работ-
никам. Выдача работникам и сдача ими СИЗ фиксируются записью в личной
карточке учета выдачи СИЗ. Кроме информации о выдаче СИЗ работнику и
Организация _____________
Структурное подразделение
Типовая межотраслевая форма № МБ-7
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 30.10.1997 №71а
ВЕДОМОСТЬ № 1
учета выдачи спецодежды, спецобуви и
предохранительных приспособлений
____________ЗАО «Фрегат»
Склад №2
Коды
Ферма по ОКУД 0320003
по ОКПО 52564479
Дата составления Код вида операции Структурное подразделение Вид деятельности
31.01.2011 — । Обслуж. хоз-ва —
Номер по порядку Фамилия, имя, отчество Табельный номер Спецодежда, спецобувь и предо- хранительные приспособления Единица измерения Количество Дата лоступ- I пения в экс- плуатацию Срок службы Подпись в получении (сдаче)
наименование номенклатурный номер код наименоэание
1 2 3 4 5 6 7 в 9 10 11
1 Савенко О.П. 016 Халат х/б — ' 879 Шт. 1 31.01.2011 1 год Савенко
2 Савенко О.П. 016 Перчатки резиновые — 715 Пара 2 31.01.2011- 1 мес. Савенко
ч I Ц) 1 Савенко О.П. 016 П/сапоги резиновые — 715 Пара 1 31.01.2011 1 год Савенко
1 4 Соломатина Л. И. 023 Халат х/б — 879 Шт. 1 | 31.01.2011 1 год Соломатина
5 Соломатина Л.И. 023 Рукавицы комбинированные — \ 715 Пара 2 ; 31.01.2011 0.5 года Соломатина
6 Соломатина Л.И. 023 П/сапожки кож. 715 Пара 1 31.01.2011 1 год Соломатина
7 Сизов АД. 039 Куртка утепленная 879 Шт. 1 31.01.2011 1 год Сизов i
8 Сизов А.Д. 039 Сапоги кож утепленные 715 Пара 1 31.01.2011 1 год Сизов
9 Сизов А.Д. 039 Рукавицы комбинированные 715 Пара 2 31.01.2011 4 мес Сизов
о—и г~в- Сизов А.Д. 039 Костюм х/б — 879 Шт. 1 31.01.2011 1 год Сизов
ком.
Материально ответственное лицо
кяадавиь.м ХроМОвв А. Н. ХрС'МОвЗ
июлннасгв) (пойпрсь) (расшифровка подписи)
Руководитель подразделения директор
(ДОЛЖНОСТЬ)
Савельев
'подписал
Л.Г. Савельев
(расшифровка поднеся)
йнялпя
2d 11 г
1.6. Первичные документы, оформляемые при обеспечении работников спецодеждой I 405
406 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
возврате на склад в ней указывается информация о состоянии спецодежды с
истекшим сроком носки, пригодной к эксплуатации (необходимость проведе-
ния и состав мероприятий по уходу, процент износа) (п. 22 Межотраслевых
правил).
Пример личной карточки приведен на с. 407—408.
Работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ с применением
программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электрон-
ная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме
личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной
карточки вместо личной подписи работника указывается номер и дата доку-
мента бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная под-
пись работника. Таким документом может служить Ведомость учета выдачи
спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений, составляемая
по форме № МБ-71.
В документах, оформляющих отпуск специальной одежды работникам (фор-
ты М-8, № М-11, № М-15, № МБ-71), наряду с другими реквизитами следует
отражать основание выдачи, а в личной карточке — срок носки, процент год-
ности на момент выдачи.
В организациях следует установить контроль за сроками нахождения специ-
альной одежды в производстве (эксплуатации). Для этого, например, можно на
ней ставить штамп с указанием даты выдачи работникам.
Если спецодежда изготавливается организацией самостоятельно (собствен-
ными силами), то окончание работ по ее изготовлению должно подтверждаться
актом выполненных работ по изготовлению специальной оснастки и специальной
одежды по форме, устанавливаемой организацией. Образец формы такого акта
приведен в приложении к Методическим указаниям. Но организация вправе и
самостоятельно разработать его форму.
Пример акта приведен на с. 410.
Передача изготовленной в организации специальной одежды подразделени-
ями — изготовителями (цехами) на склады организации (иные места хранения)
оформляется соответствующими первичными учетными документами. Для этой
цели организациям рекомендуется использовать требование-накладную (форма
№ М-11) и (или) накладную (форма № М-15).
Требование-накладная (накладная), как правило, выписывается в трех эк-
земплярах. Первый экземпляр передастся бухгалтерской службе для оприходо-
вания изготовленной специальной одежды и списания затрат по соответствую-
щему заказу, второй — на склад организации (иные места хранения) вместе с
изготовленными объектами специальной одежды, а третий остается в подраз-
дел е н и и - и з гото в и тел е.
При необходимости организация помимо форм первичных учетных доку-
ментов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной
документации, может применять самостоятельно разработанные формы пер-
вичных учетных документов по движению специальной одежды.
Специальная одежда, выданная работникам, является собственностью ор-
ганизации и подлежит возврату: при увольнении, переводе в той же орга-
низации на другую работу, для которой выданные им специальная одежда,
специальная обувь и предохранительные приспособления не предусмотрены
нормами, а также по окончании сроков их носки взамен получаемых новых.
Дежурная специальная одежда коллективного пользования должна нахо-
диться в кладовой подразделения или участка и выдаваться работникам только
на время выполнения тех работ, для которых она предусмотрена, или может
быть закреплена за определенными рабочими местами (например, тулупы — на
наружных постах, перчатки диэлектрические — при электроустановках и т.д.)
и передаваться одной сменой другой. В этих случаях специальная одежда вы-
дается под ответственность соответствующему лицу.
11.6. Первичные документы, оформляе’-L • _<=с. •- еа - Приложение к Межотраслевым - v ? ожчан работников специальном • - .. обувью и другими средствами индивиду.. защиты, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н (в ред. приказа Минздравсоцразвития России ОТ 27.01.2010 № 28 л) Лицевая сторона личной карточки ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА № 7 учета выдачи СИЗ Фамилия Соломатина Пол Ж
Имя Людмила Отчество Ивановна Рост 16<8 Табельный номер 023 Размер: Структурное подразделение Склад одежды 50 Профессия (должность) кладовщик обуви 37 Дата поступления на работу 15.07.2007 головного убора 57 Дата изменения профессии (должности) или переводе в другое противогаза — структурное подразделение — респиратора •— рукавиц перчаток Л/ Прсдусмотрена выдача: Приказ Митздравсорразвитич России от 01.10.2008 № 541н (наименование типовых (типовых отраслевых) норм)
Наименование СИЗ Пункт гиповых норм Единица измерения Количество на год
Халат х/б 30 Шт. 1
Рукам1 if ы комб) mupoeai ты в 30 Пара 4
Полусапожки кож. 30 Пира 1
Руководитель структурного подразделения
Сидоров
(подпись)
Н.И Сидоров
(фамилия, инициалы)
408 1 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
Оборотная сторона личной карточки
Наименование СИЗ №ссрти- фнката или деклара- ции соответ- ствия Выдано Возвращено
дата коли- чество % изно- са подпись получив- шего СИЗ дата коли- чество % изно- са ПОДПИСЬ сдавшего СИЗ ПОДПИСЬ приняв- шего сиз
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 л
Халат х/б 453/н 29.01.2010 1 0 Си to чтшша 31.01.2011 / 100% С<1ЧЧМ(КП1ИЧ1 Хромова
Полусапожки КОЖ'. 63/ах 29.01.2010 1 0 Си нмитшш 31.01.2011 1 100‘Ч, ('<1 1<>-,НН1„1Ч,1 .Хромова
Рхкавицы комбинирован- ные SF96 29.01.2010 2 0 CfWMtHHHHH 30.06.20Ю 7 100%, Си1,>У1(1»1И1Н, Хро хита
Рукавицы комбинирован- ные SF96 30.06.2010 2 0 CtuuMauiuiia 31.01.2011 2 100%, Ctj.ioMiirntum Храмова
Халат х/б 453/н 31.01.2011 1 0 CuMLiiumums
Полусапожки кож. 63/ах 31.01.2011 1 0
Рукавицы комбинирован- ные SF96 31.01.2011 2 0 C II.ID.IICUIHHIU
ПриЛОЖСННС К МСТОЛИЧССКИМ уко
по бухг алтсрскому учету специального
инструмента, специальных npi<cnoco6.Te>niii.
специального оборудования н специальной
одежды. утвержденным прикатим
.Минфина России от 26.12.2002 № 135н
УТВЕРЖДАЮ
__________Генеральный директор____________
(руководитель)
1__ В В. Никифорам
(рйситфропьл полписи)
января 201 / I.
Никифоров
(подпись)
.. 28 »
АКТ
ВЫПОЛНЕННЫХ PAROT ПО ИЗГОТОВЛЕНИЮ СПЕЦИАЛЬНОЙ ОСНАСТКИ И СПЕЦИАЛЬНОЙ ОДЕЖДЫ
Организация____________________________________________ЗАО "Фрегат"_____________________________________________ Форма но ОКУД ______________________
Структурное подразделение _________________Мспомогательиые производшетво и обслуживающие .хозяйства_____________ по ОКПО 52564479
Лага составления Код вида операции С труктурное подразделе! те Вид деятельности Корреспондирующий счет • Заключение комиссии
Счет, субсчет Код аналитического учет?
27OI.2OII — Швейная мастерская Швейное произ-во 10/10 — Соотвепи твеет ТУ
Комиссия, назначенная приказом от " 12 и января 201 / г произвела осмотр принимаемой (иерсданаемой) в производство Эксплуатацию) cncuiia.Ti.iiou
одежды
Предмет Единица измерения Кол-во Лата поступи. Цен*, руб. КОП Сгонмостъ (руб. коп.)
Наименование код ианм.
1 2 з 4 5 6 10
\алат х/б 796 инн. 3 27.01.2011 540 ру б. 1620 руб.
Костюл! х/б 796 пип. 6 27.01 2011 950 руб. 5 700 руб.
Фартук х'б 796 шт. 2 27.О1.2ОП 120 руб. 240 руб.
Общее количество спецодежды __________________________Одиннадцать___________________________
11рсдседа гель комиссии Члены комиссии: ком. директор (ДОЛЖНОСТЬ) бу хгалтер (ДОЛЖНОСТЬ) Менеджер (до.тжтккчь) (прописью)
Савельев (ПОДПИСЬ) Микрона (ПОДПИСЬ) Серов (ПОДПИСЬ) .4 Г. Савельев (расшифровки подписи) Н.С. Лаврова 1р;кииЧроока подписи) Н.С Серов (расшпфр^шкл подписи)
Сдал: (ДОЛЖНОСТЬ) мастер (ПОДПИСЬ) Пнро.юва (рзс|и||||>ропка подписи) И.А Пирогова Принял: зав. мастерской Шилова А.11. Шамва
М.П 1 лавный бухгалтер ” 27 ” января (ДОЛЖНОСТЬ) 11 страна (ПОДПИСЬ) 201 1 г. (ПШТЛИСЬ) Н.В. Петрова (рдешпфравка подписи) (расшифровка подписи) (до.тжиосты (подтк'ь) (расшш|>роика inxinuciii М.П.
11.6. Первичные а.: - - ••енты, оформляемые при обеспечении работников спецодеждой I 409
410 I 11. Первичные документы по учету труда и заработной платы
Дежурная специальная одежда и специальная оснастка записываются на от-
дельные карточки с пометкой «Дежурная».
Сдача работниками специальной одежды в стирку, дезинфекцию, ре-
монт, а также зимней (теплой) специальной одежды с наступлением летнего
(теплого) времени для организованного хранения оформляется в ведомости
и подписывается материально ответственным лицом о приемке специальной
одежды.
Возврат работнику специальной одежды после стирки, дезинфекции, ре-
монта и хранения (теплой специальной одежды и специальной обуви) произво-
дится по тем же ведомостям, в которых была оформлена приемка, под роспись
работника (в предусмотренной для этого графе).
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
1. Гражданский кодекс Российской Федерации.
2. Налоговый кодекс Российской Федерации.
3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.
4. Уголовный кодекс Российской Федерации.
5. Федеральный закон РФ от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
6. Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-
кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или)
расчетов с использованием платежных карт».
7. Федеральный закон от 10,01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой
подписи».
8. Положение по применению контрольно-кассовых машин при осущест-
влении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий пред-
приятий, организаций и учреждений, которые в силу специфики своей дея-
тельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные
расчеты с населением без применения ККМ» (утверждено постановлением
Правительства РФ от 30.07.1993 № 745; в редакции от 08.08.2003).
9. Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-
фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавлен-
ную стоимость (утверждены постановлением Правительства РФ от 02.12.2000
№ 914).
10. Классификация основных средств, включаемых в амортизационные
группы (утверждена постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1).
11. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях
направления работников в служебные командировки».
12. Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) рас-
четов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой
техники (утверждено постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171).
13. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчет-
ности в Российской Федерации (Утверждено приказом Минфина России от
29.07.1998 № 34н).
14. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (ут-
верждено Минфином СССР 29.07.1983 № 105 по согласованию с ЦСУ СССР)
15. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации»
ПБУ 1/2008 (утверждено приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).
16. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, сто-
имость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006) (утверждено
приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н).
17. Положение по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов»
ПБУ 14/2007 (утверждено приказом Минфина России от 27.12.2007 № !53н).
18. Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01
(утверждено приказом Минфина России от 30.03.2001 № 2бн) (с изменениями
и дополнениями от 18.05.2002).
412 I Нормативные документы
19. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производствен-
ных запасов» ПБУ 5/01 (утверждено приказом Минфина России от 09.06.2001
№ 44л).
20. Инструкция ио применению Плана счетов бухгалтерского учета финан-
сово-хозяйственной деятельности организаций (утверждена приказом Минфи-
на России от 31 10.2000 № 94 н).
21. Типовые рекомендации по организации бухгалтерского учета для субъ-
ектов малого предпринимательства (утверждены приказом Минфина России от
21.12.1998 № 64н).
22. Методические указания по бухгалтерскому учету материально-произ-
водственных запасов (утверждены приказом Минфина России от 28.12.2001
№ 119н).
23. Правила указания информации в полях расчетных документов на пере-
числение налогов, сборов и иных платежей в бюджетную систему Российской
Федерации (утверждены приказом Минфина России от 24.11.2004 № 106н).
24. Указания о порядке применения бюджетной классификации Россий-
ской Федерации (утверждены приказом Минфин России от 28.12.2010 № 190н).
25. Инструкция Минфина СССР от 14.01.1967 N? 17 «О порядке выдачи до-
веренностей на получение ТМЦ и отпуска их по доверенности».
26. Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а «Об утверж-
дении унифицированных форм первичной учетной документации по учету
груда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов,
малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном стро-
ительстве».
27. Постановление Госкомстата России от 28 11.1997 № 78 «Об утвержде-
нии унифицированных форм первичной учетной документации по учету рабо-
ты строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
28. Порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы
собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Фе-
дерации, унифицированных форм первичной учетной документации (утверж-
ден постановлением Госкомстата России от 29.05.1998 № 57а и Минфина Рос-
сии 18.06.1998 № 27н)
29. Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых
операций, по учету результатов инвентаризации».
30. Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утвержде-
нии унифицированных форм первичной учетной документации по учету торго-
вых операций».
31. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты».
32. Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении
унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансо-
вый отчет»».
33. Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных
средств».
34. Постановление Госкомстата России от 28.01.2002 № 5 «Об утвержде-
нии дополнений к указаниям по применению и заполнению унифицирован-
ных форм первичной учетной документации, утвержден пых постановлением
Госкомстата Росси и»
35. Постановление Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты».
Нормативные документы I 413
36. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утверж-
ден решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 № 40).
37. Положение Банка России от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организа-
ции наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»
(утверждено Советом Директоров Банка России 19.12.1997, протокол № 47).
38. Положением Банка России от 03.10.2002 № 2-П «О безналичных рас-
четах в Российской Федерации» (в ред. Указаний Банка России от 03.03.2003
№ 1256).
39. Постановление Банка России от 09.10.2002 № 199-П «О порядке веле-
ния кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской
Федерации».
40. Инструкция Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и за-
крытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»
41. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующих-
ся в процессе деятельности государственных органов, органов местного само-
управления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом
Минкультуры России от 25.08.2010 № 558)
42. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных об-
ществ, утвержденное постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/нс.
43. Порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные коман-
дировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в кото-
рую они командированы (утверждены приказом Минздравсоцразвития России
от 11.09.2009 № 739н).
44. Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обяза-
тельных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
45. Закон г. Москвы от 28.11.2001 № 67 «Об архивном фонде Москвы и
архивах».
46. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением
Коллегии Росархива от 06.02.2002.
47. Общероссийский классификатор управленческой документации
ОК 011-93 (ОКУД) (утвержден и введен в действие постановлением Госстан-
дарта России от 30.12.1993 № 299) (ред. от 23.12.2010).
48. Общероссийский классификатор единиц измерения ОК 015-94
(МК 002-97) (ОКЕИ) (утвержден постановлением Госстандарта России от
26.12.1994 № 366).
49. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифи-
цированная система организационно-распорядительной документации. Требо-
вания к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта
России от 03.03.2003 № 65-ст).
50. Письмо Минфина России от 09.02.1999 № 04-01-10 «О сроках хранения
первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтер-
ской отчетности».
51. Письмо Минфина России от 07.08.2007 № 03-02-07/2-138.
52. Письмо Минфина России от 09.02.1999 № 04-01-10.
53. Письмо Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807.
54. Письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257.
Производственно-практическое издание
ПОЛНОЕ РУКОВОДСТВО БУХГАЛТЕРА
Ланина Ирина Борисовна
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
в бухгалтерском и налоговом учете
Главный редактор И Федосова
Ответственный редактор Т. Скуратова
Художественный редактор АА Левыкин
Компьютерная верстка С Терентьева
Корректор Т, Шамонова
ООО -Рид Групп»
119021. Москва, ул. Россолимо, д. 17, стр. 1, тел. 788-0075(76)
Свои пожелания и предложения по качеству и содержанию книг
Вы можете сообщить по ал. адресу editoral@readgroup.rii
Издание осуществлено при техническом содействии
ООО «Издательство ACT»
Подписано в печать 03.05.2011. Формат 70xi Ов1/».
Усл. печ л. 36,4. Печать офсетная. Бумага писчая.
Тираж 3000 экз Заказ № 11562.
ОАО « Владимирская книжная типография»
600000, г. Владимир. ОюяСрьский проспект, д. 7.
Качество печати соответствует кач эству предоставленных диапозитивов