УДК 651.7
Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. 3-е изд., доп. —
М:, Издательство стандартов, 1990. — 160 с.
У предлагаемой широкому кругу работников всех отрас-
лей народного хозяйства книги примечательная судьба. Выпус-
тив ее в 1969 г. тиражом 150 тыс. экз., издательство уже в сле-
дующем году по просьбе читателей довело ее тираж до 200 тыс.
экз. В 1971 г. журнальный вариант книги был опубликован
в "Науке и жизни" (разовый тираж журнала 3 млн. экз.);
в этом же и последующих годах полностью или частично книга
публиковалась в "Технике и науке", "Социалистическом тру-
де", "Русской речи", "Эко", разовый тираж которых прибли-
жается к 0,5 млн. экз. Однако и после этого и автор, и изда-
тельство продолжали и продолжают до сих пор получать пись-
ма из разных уголков страны с просьбой выслать им эту
книгу.
В третьем издании расширены вопросы, связанные с ра-
ционализацией подготовки официальны^ писем, приведен
краткий словарь терминов, имеющих наиболее широкое упот-
ребление в практике делового общения.
Рис. 2. Библиограф. 54 назв.
2101000000-042
В 45-90
085(021 - 90
ISBN 5-7050-0048-0
© П.В. Веселов, 1990
Глава 1
ОФИЦИАЛЬНАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ В УСЛОВИЯХ УНИФИКАЦИИ
Официальное письмо является одним из важных каналов связи
предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма
ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между
предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают мате-
риальные ценности в пути.
В основе официального письма лежит письмо личное. Личные письма
раньше занимали много страниц. Автор первого толкового словаря
английского языка Самуэль Джонсон считал, что "короткое письмо,
адресованное далекому другу, оскорбительно подобно легкому кивку
или небрежному приветствию".
Телефон и телеграф значительно сузили сферу распространения
письма. Однако, несмотря на конкуренцию этих средств связи, письмо
сохраняет свою силу и в наши дни, в частности, благодаря тому, что
письмо — это документ. Еще Франц Кафка остроумно заметил: "Оковы
страдающего человечества сделаны из канцелярской бумаги".
Несмотря на наличие телефона и телеграфа, объем переписки даже
на небольшом предприятии поражает своими размерами. Однако диапа-
зон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых
писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой класси-
фикации. Огромное количество писем при однотипности управленчес-
ких ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходи-
мость в унификации делового письма.
Отсутствие навыков составления официальных писем является
существенным пробелом в профессиональной подготовке секретаря,
референта, специалистов и руководителя. Чтобы правильно и быст-
ро составить официальное письмо, необходимо хотя бы в общих чертах
знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и тре-
бования, предъявляемые к ней. Невыполнение этих требований, с одной
стороны, затрудняет работу с письмами, а с другой — порой лишает
их юридической и практической значимости.
Текст официального письма не должен допускать нескольких толко-
ваний и словесного произвола. Он должен быть однозначным. Язык офи-
циального письма стремится к точности и красоте математической фор-
мулы. Ввиду правовой значимости официальных писем, их язык и стиль
должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов.
"Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая
его формализованность рассматривались людьми как средство ограни-
чения произвола власти. Еще в V в. до нашей эры древнеримский плебс
требовал введения четких "писанных" законов. Создание зафиксирован-
ных на бумаге установлений и правил было также главным требованием
многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появлялись,
от делопроизводителя требовались абсолютная точность формулировок,
3
доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую
силу"1,
Официальное письмо — важный компонент документной системы
предприятие, организации, учреждения. Документную систему следует
понимать как комплекс документов — актов, протоколов, распоряже-
ний и т. п., между которыми установлена смысловая связь по составу ин-
формации, адресанту2 и адресату, автору и исполнителю. Эти характе-
ристики оценки документной системы обусловлены тем, что она обслу-
живает коллектив, группу людей, связанных единством предмета дея-
тельности. Документная система образуется вследствие потребности
общества управлять предметной деятельностью. Более того, принято по-
лагать, что документы являются основным управляющим текстом в го-
сударстве.
В официальном письме как ни в каком другом документе фокуси-
руются все тонкости техники подготовки официальных документов
вообще, охватываемые емким понятием "официально-деловой стиль
речи". Поэтому, оперируя понятием "деловое письмо", автор имеет
в виду не только письмо как вид документа, но и как вид деятельнос-
ти, вызывающей необходимость документирования. Деловое письмо —
самый массовый и опретивный вид текстового документа, прежде все-
го в цепи организационно-распорядительных документов.
Письмо пережило тысячелетия. Задолго до возникновения почто-
во-телеграфных связей оно уже служило общению людей.
Лингвисты единодушны в том, что язык официальных докумен-
тов — это набор клише, штампов, стандартов. Дело в том, что особен-
ностью современного этапа развития официальных документов являет-
ся их унификация. Унификация текстов рассматривается как
выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов
передачи одной и той же информации.
Унификацию языка и стиля официальных документов можно рас-
сматривать и как социальный заказ. Унификация документов оправда-
на с экономической точки зрения (сокращаются трудозатраты на про-
цесс составления официальных документов) , с правовой точки зре-
ния (адресант письма почти всегда лицо юридическое), с социологи-
ческой точки зрения (адресат и адресант письма — лица коллектив-
ные) , с технической точки зрения (открывается возможность машин-
ной обработки информации), с психологической точки зрения (облег-
чается процесс восприятия документа) , с культуроведческой точки
зрения (повышается культура управленческого труда), с лингвисти-
ческой точки зрения (унификация языка и стиля официальных доку-
ментов совпадает с задачей их нормализации).
Дунаевская О.В. Современная деловая речь. — M.: ВИ ПК работников пе-
чати, 1987. — с. 6—7.
Значение слова "адресант" см. в "Кратком словаре делового человека"
в конце книги.
4
При унификации текстов документов должны соблюдаться следую-
щие принципы:
объективное отражение в тексте содержания социальной ситуации;
строгое соответствие между составом информации и видом доку-
мента;
использование языковых формул — устойчивых оборотов, словосо-
четаний, моделей предложений, отобранных в результате многолетней
практики, терминов, принятых сокращений, условных обозначений еди-
ниц измерения и т.д., предусмотренных государственными стандартами.
Однако было бы неправильно рассматривать унификацию лишь как
канонизацию отдельных слов и выражений. Такое понимание сковывало
бы творческую инициативу составителя официального документа. Уни-
фикация языка — это прежде всего установление и применение правил
построения предложения по определенным моделям, соответствующим
тем или иным жизненным ситуациям. Поэтому процесс составления
официального документа сводится к конкретному использованию язы-
ковых моделей, на базе которых и можно построить предложение.
За последние годы появилось значительное число статей, пособий
и разработок по различным вопросам унификации деловой письменной
речи, что свидетельствует о возросшем интересе программистов, доку-
ментоведов и представителей других профессий к языку и стилю офи-
циальной документации. Так, А.П. Ершов1, учитывая предельную уни-
фицированность языка современных официальных документов, назы-
вает "деловую прозу" "лингвистическим феноменом". Как методолог
программирования, А.П. Ершов обращает внимание лингвистов на еще
необъясненный речевой механизм порождения синтагм и сверхфразо-
вых единств в языке официальных документов, отличающемся исклю-
чительной инвариантностью на всех уровнях языка.
Документоведы обратили внимание на ещё нерешенные лингвис-
тами вопросы варьирования способов изложения с учетом той или
иной грамматической категории (лица, залога, времени, числа и т. д.).
Специалисты в сфере управления выдвинули задачу освещения
служебного речевого этикета.
Таким образом, документоведы, программисты и управленцы
обратили внимание лингвистов на нерешенные вопросы официальной
речевой практики, исходя из следующих практических задач:
преобразования текста документа в "знакоряд" (аспект предма-
шинной унификации текстов служебных документов);
создания справочника по грамматике и правописанию для служа-
щих (аспект культуры речи);
совершенствования этикетных форм официального письменного
общения (аспект ортологии на стыке лингвистики и этики служебных
отношений).
1 Ершов А.П. Методические предпосылки продуктивного диалога с ЭВМ на
естественном языке // Вопросы философии. — 1981№ 8.
5
Унифицированные словесные обороты требуют минимального на*
пряжения при восприятии и ускоряют процесс составления официаль-
ного письма, позволяя не тратить усилий на поиск формулировок. Та-
кие обороты отличаются, как правило, большой информационной ем-
костью, так как сигнализируют о смысле в самой обобщенной форме.
Без готовых, проверенных долголетней практикой широко известных
словесных формул невозможно быстро, грамотно и точно отразить
данную производственную ситуацию. Поэтому язык официальной пе-
реписки можно назвать регламентированным языком, представляющим
собой набор отлитых форм, в которые каждый раз закладывается но-
вое содержание.
Современная официальная переписка уже выработала словесные
формулы, выступающие как сигнал определенного типа информации.
Уже по начальной фразе "В порядке оказания технической помощи ..
мы догадываемся, что в официальном письме будет изложена просьба,
и психологически готовы к восприятию соответствующей цепочки слов,
с большей или меньшей степенью вероятности мы можем предсказать
характер ожидаемой информации.
К сожалению, до сих пор вопросу стандартизации языка официаль-
ной переписки уделялось мало внимания. Нет недостатка в лингвисти-
ческих исследованиях делового стиля дореволюционной России, однако
крайне мало работ по языку современной русской официальной доку-
ментации. Во всех отечественных пособиях по официальной докумен-
тации деловому письму неизменно отводилось скромное место, и до
последнего времени оно не рассматривалось как объект стандартизации.
Поэтому для многих людей составление официального письма на сегод-
няшний день остается трудоемким прЬцессом.
В отдельных странах стандартизация языка официальной коррес-
понденции прокладывала дорогу через преодоление местных эпистоляр-
ных традиций, культивировавшихся отдельными фирмами в целях рек-
ламы. Многие страны выработали свой типовой набор стандартных де-
ловых писем. Но независимо от общественных и национальных особен-
ностей, культурных и эпистолярных традиций стандартизация языка
официальных документов всегда рассматривалась, выражаясь совре-
менной терминологией, как эффективное средство сокращения неоправ-
данной информационной избыточности в официальном документе
за счет экономии речевых средств.
Процесс изучения Такого документа, как официальное пибьмо,
можно уподобить поиску нужной информации. Такие операции, как
поиск, сортирование писем, могут быть осуществлены по отдельным
аспектам письма. Под аспектом в данном случае мы понимаем
точку зрения, с которой производится или может производиться поиск.
Для официального письма можно выделить следующие формальные
аспекты: внутренний адрес, дата отправки, индексы, тема письма, ха-
рактер письма, определяемый по ключевым словам или по названию
(гарантийное, договорное, сопроводительное, рекламационное, письмо-
напоминание, письмо-подтверждение и др.). Большинство из этих ас-
6
пектов формально выделено в уже сложившейся структуре официаль-
ного письма. Так, наименование адресанта размещается на бланке в виде
постоянного заголовка, исходящий номер и дата — в левом верхнем
углу и т. п. Очевидно, что стандартизация письма должна утвердить
эту исторически сложившуюся структуру. Однако в этом отношении
сделано еще не все. В частности, вид письма не всегда формально отра*
жен и часто выясняется только при изучении письма в Целом.
Таким образом, стандартизация официального письма, упрощаю*
щая процессы подготовки, оформления и работы с письмами, а также
автоматизация информационных процессов должны быть направлены
по пути рационализации логической структуры делового письма.
Важно подчеркнуть, однако, что стандартизация официальной пере-
писки на основе формализации как внешних, так и содержательных
элементов официального письма служит не только средством облегче-
ния обработки письма традиционными методами, но и обусловливает
в известной степени применение для обработки писем, хранящихся в
канцеляриях предприятий и учреждений, средств автоматизации состав-
ления писем и поиска информации. Однако уже давно назрела проблема
более широкой автоматизации управленческого труда.
Однотипность многократно повторяющихся производственных си-
туаций, перерастая из факта жизни в факт письменной речи, реализует-
ся в виде стандартных выражений. Американский лингвист Л. Блум-
фи льд, рассматривавший речевую деятельность как отражение опре-
деленных "моделей поведения", писал по этому поводу: "Ни в каком
другом отношении групповая деятельность людей не подвергается
столь жесткой стандартизации, как в формах языка"1.
Представляется, что в этой связи будет небезынтересным отметить
отношение к унификации делового письма в США. Ни в одной стране не
написано столько книг и статей о теории и практике официального пись-
ма, как в США. Есть публикации по коммерческой, промышленной,
банковской документации, по официальной переписке в системе выс-
шей школы, в сфере культуры, спорте и т. д. Авторы единодушны в том,
что деловое письмо должно доводить до партнера только такую инфор-
мацию, которая порождала бы действия определенного характера с оп-
ределенным результатом.
Несколько лет назад чего только не предлагалось в этих рекоменда-
циях. "Прежде чем взяться за перо, наденьте домашние тапочки", — ре-
комендуют авторы одного из пособий. "Излагайте так, как будто адре-
сат — гость в Вашем доме", — советуют авторы другого пособия.
В целом, американские эксперты рассматривают обмен деловыми
письмами как частную коммуникацию. По их мнению, и автор письма
(его составитель), и адресат — лица, по выражению юристов, физичес-
кие. В силу этого важного обстоятельства, составителям деловых пи-
сем рекомендуется полная свобода действий.
Bloomfield L. Langage. N. Y., 1958, p. 27.
7
Деловое письмо рассматривается как вид рекламной деятельности.
От стиля и тона письма, по мнению экспертов, зависит характер делового
диалога между фирмами. В одних случаях, этот диалог должен быть пре-
дельно энергичным, в других — "пунктирным". Даже отказ от сотрудни-
чества рассматривается как незаконченный i диалог. Написана масса
рекомендаций, как должен выглядеть "самый" вежливый отказ.
В силу того, что и адресат и адресант — лица частные (физические),
особое значение придается этикету.
"Не начинайте письмо с констатации отказа", — советуют экспер-
ты. Они рекомендуют даже правила по выбору фраз, слов и тона. Ре-
комендации касаются знаков препинания. И все это для того, чтобы
деловое письмо служило мощным и гибким инструментом проведения
экономической стратегии фирмы, компании.
При этом не принимается во внимание тот бумажный бум, кото-
рый порожден интенсивной практикой деловой переписки. Американс-
кие деловые люди считают, что высокий документооборот покрывает-
ся той экономической эффективностью, которая создается за счет оп-
тимально составленного делового письма.
Есть все основания утверждать, что в США к началу 70-х годов сло-
жилась своеобразная теория и методология ведения деловой переписки.
Создан даже своеобразный институт письма.
Однако в 70-е годы произошла эволюция в мировоззрении экспер-
тов по эпистолярной коммуникации. Поводом послужили результаты
обстоятельного анализа издержек, проистекающих от тех стилевых
излишеств, которые на протяжении десятилетий были неотъемлемой
частью американского делового письма. Анализ проводился институ-
том письма и аналитиками на местах.
Результаты этого анализа получили обобщение, как ни странно,
в канцелярии Белого Дома. По поручению должностных правительст-
венных лиц было подготовлено обширное пособие под красноречивым
названием "Простые письма". Лейтмотив пособия, в котором получило
отражение управленческое кредо самой главной канцелярии страны,
заключался в том, что наступила пора отказаться от культа индивидуаль-
ной исполнительской техники в пользу простого, унифицированного
стиля изложения. Новый взгляд на целевое назначение делового письма
в США показателен во многих отношениях.
Деловое письмо, по мнению авторов пособия, служит выражением
не индивидуальных, а групповых интересов фирм, компаний. Поэтому
они предлагают излагать письма не столько от собственного "Я", сколь-
ко от собственного "Мы". Такой поворот в интерпретации статуса соста-
вителя письма свидетельствует лишь о том, что то резкое противоречие
между формой изложения от "Я", которое столетиями считалось нормой
официальной речи и коллективной сущностью обмена информацией
между "юридическими" лицами в США, т. е. фирмами, компаниями,
разрешилось предложенным компромиссом перейти на стиль унифици-
рованного письма вообще, как это уж сделано в других странах.
8
Аргументация базируется на экономических соображениях, выра-
женных одной фразой: "Расточительство в словах означает расточительст-
во в долларах". Подсчитано, что еженедельно из-за небрежно составлен-
ных деловых писем компании несут расходы в несколько миллионов
долларов.
Составители пособия предлагают унифицированный стиль изложе-
ния. Их рекомендации касаются выбора слов, структуры, синтаксиса,
речевого этикета.
Унифицированный стиль изложения особенно необходим в условиях
автоматизации информационных процессов в аппарате управления.
В США тратились огромные средства на предмашинную унификацию
текстов служебных документов. По-видимому, учет этого обстоятельст-
ва заставил канцелярию Белого Дома именно так реагировать на сло-
жившуюся в стране "диффузную" практику ведения деловой переписки.
Пособие Белого Дома включает призывы к референтам и клеркам
страны впредь не изощряться в красотах стиля, а свыкнуться с преиму-
ществами строго унифицированной формы изложения. "Разве не легче
делать реферат с унифицированного текста, чем с текста письма, напи-
санного в вольном стиле?" — спрашивают авторы.
Конечно, нельзя сразу же изменить стиль американской деловой
переписки. На это нужно время. Но уже сам факт приобщения амери-
канской канцелярии к международной традиции следует рассматри-
вать как знаменательное явление.
В современных условиях, когда компьютеризация поглощает са-
мые неожиданные узлы информационной деятельности учреждений,
предприятий, организаций, этот факт преднамеренной эволюции аме-
риканского делового письма служит убедительным доводом в пользу
того, что весь состав информации в служебной документации настоль-
ко стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительс-
кую технику совершенно не оправдано.
Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать
не более страницы. Американское деловое письмо, долгое время не
поддававшееся этой международной норме, постепенно модифицируется
в сторону редукции как состава информации, так и сокращения рече-
вых средств.
Советские внешнеторговые фирмы давно интересует вопрос, каких
этикетных форм следует придерживаться при адресовании официальных
писем в англоговорящие страны? Этот же вопрос волнует и специалис-
тов, ведущих переписку со своими коллегами за рубежом. Ответ на этот
вопрос может быть один: следует придерживаться международных норм.
Это не означает, что существует или должен быть разработан стандарт
на деловое письмо. Просто, при подготовке деловых писем в капиталис-
тические страны, включая США, необходимо придерживаться установив-
шихся речевых оборотов и форм, например, исходить от коллективного
"Мы". В этой связи вполне оправданы зачины деловых писем от имени
организации, учреждения, объединения: "Алмазювелирэкспорт пред-
лагает . . .", "Государственный комитет СССР по народному образованию
рекомендует ..." и т. д.
9
Переживаемая в наши дни эволюция американского делового пись-
ма служит убедительным свидетельством того, что унифицированный
стиль изложения в сфере промышленности и торговли имеет свою со-
циальную базу — коллективный характер производственных отноше-
ний, аккумулируемый емким понятием "коллективный субъект", и
техническую базу — компьютеризацию.
В Англии унифицированный стиль официального общения принят
под названием Zip—Code, что в буквальном переводе означает "Код-
молния".
Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка — его словар-
ный состав, морфологию, синтаксис, графику и фонетику, пунктуа-
цию и даже стиль.
Статистический анализ языка официальных писем вскрывает рез-
кие контрасты, в частности, употребления слов и оборотов: напри-
мер, для 250 гарантийных писем 11 слов обладают частотностью при-
ближающейся к 250; частотность же остальных слов выражается в чис-
лах натурального ряда.
Отсюда следует, что отдельные слова и обороты составляют при-
надлежность почти каждого гарантийного письма. Наличие этих высо-
кочастотных слов и оборотов позволяет создать содержательный кар-
кас официального письма. В таком случае составление официального
письма можно свести к заполнению бланка. Поэтому принято гово-
рить, что деловые письма не "пишутся", а "составляются"1.
Если в содержании современных официальных писем выделить ас-
пекты, то окажется, что каждый аспект реализуется в виде набора ус-
тойчивых синтаксических конструкций с суммарной вероятностью,
приближающейся к единице. Так, аспект, выражающий предупрежде-
ние, реализуется в виде набора устойчивых синтаксических конструк-
ций типа:
"В противном случае дело будет передано в арбитраж (прокуратуру);"
"По истечении ... — дневного срока наше предложение (договор) теряет
силу".
Аспекту содержания, связанному с мотивацией действий, также
соответствует ограниченный набор стандартных выражений:
"В порядке оказания технической помощи" • • *
"В порядке обмена опытом" ...
"В порядке исключения" ...
Профессиональные идиомы, сложившиеся в официальной письмен-
ной речи, выполняют ту же функцию, что и термины в научной речи.
Каждой такой идиоме в плане содержания соответствует определенный,
правда, не всегда четко очерченный и еще не осознанный диапазон произ-
1 Интересно, что в XIX веке было нормой говорить, что автором любого не-
беллетристического произведения является не писатель, не публицист или жур-
налист и тем более не репортер, а составитель. Например, сочинение под названием
"Изобретения и привилегии" с предисловием Л.Н. Толстого было подписано сле-
дующим образом: "Составил инженер-механик Петр Константинович Энгельмейер".
10
водственных ситуаций. Для идиомы аспект выполняет ту же роль, что
для термина терминологическое поле, поэтому каждая профессиональ-
ная идиома сохраняет силу лишь в пределах выражаемого ею аспекта
содержания. Этим объясняется ограниченность набора стандартных
синтаксических конструкций. Поэтому не правы те специалисты, кото-
рые в подобных "дежурных" оборотах усматривают бедность языка бу-
маг.
Представители точных наук давно пришли к выводу, что сйнонимия
(употребление различных слов с одним и тем же значением) — недопус-
тимое явление для терминологии. Точно также синонимия синтакси-
ческих конструкций в пределах одного аспекта содержания вносит
лишь нежелательную избыточную информацию.
Нельзя не учитывать того обстоятельства, что "деловые докумен-
ты" вовсе не материал для "чтения", а большей частью побудители к
определенным поступкам. Недаром в них так много говорится о раз-
ных мерах и мероприятиях.1
"Деловые письма, — заявляет автор вышедшего во Франции посо-
бия, — предназначены не для того, чтобы вызвать восхищение читателя;
деловое письмо должно его убедить и победить"1 2.
Образцом языка деловой переписки следует считать телеграфный
стиль, характеризующийся предельной рациональностью в построении
синтаксических конструкций. Не случайно в языке официальной пе-
реписки получило широкое распространение такое явление, как "нани-
зывание падежей", т. е. расположение цепочкой одинаковых падежных
форм. Например, поначалу чтение следующего письма напоминает бег
с препятствиями: "Направляется акт проверки причины протекания по-
лов душевых помещений бытовок заготовительного цеха завода "Прог-
ресс" для принятия конкретных мер по ликвидации дефектов и сдачи
корпусов в эксплуатацию". Однако ни одно звено нельзя вырвать из
приводимой длинной цепи слов с родительным приименным.
Для языка официальных писем характерна также повторяемость
одних и тех же соединительных оборотов и обстоятельственных слов,
служащих средством выражения причинно-следственных отношений.
Тысячи писем начинаются со следующих слов:
"В соответствии с протоколом"...
"В связи с отказом завода" ...
"Согласно Вешай просьба''...
"В целях досрочного выполнения плана" ...
"Направляю Вам для исполнения акт" ...
Повторение в письмах одних и тех же обстоятельственных слов,
достаточно большое количество соединительных оборотов, предназна-
ченных для выражения всевозможных мотивировок, "нанизывание паде-
1 Верховский П.В. Письменная деловая речь. — М.: "Техника управления",
1931
2 Fontenay Н. La Bonne Correspondence. Paris, 1966, p. 168.
11
жей" — все это свидетельствует о том, что язык современной официаль-
ной корреспонденции подчинен основной цели — логике мысли. Этим
же объясняется и тот факт, что образование отглагольных существитель-
ных, начинающихся с отрицания "не", приняло в деловой переписке
регулярный характер:
"В соответствии с письмом заказчика, незавершенный объем работ по изго-
товлению опытного образца переносится с IV квартала 1989 г. на I квартал 1990 г.
с выполнением недодела в количестве 34 штук".
"Формирование колесных пар типа "Е" для машиностроительного завода сры-
вается из-за недопоставки резиновых вкладышей".
Составитель официального письма стремится прежде всего с про-
токольной точностью передать смысл той или иной управленческой си-
туации, поэтому рационализация в построении фраз получает известное
оправдание. По всей видимости, в сфере делового стиля действуют
несколько иные речевые нормы, чем в сфере общелитературного язы-
ка.
Научная дисциплина, которая устанавливает эти речевые нормы, но-
сит название "документная лингвистик а". Это — сравни-
тельно новая научная и учебная дисциплина. Наиболее удачным опреде-
лением документной лингвистики является следующее: документная
лингвистика — раздел прикладной лингвистики, изучающей письмен-
ную форму официально-делового общения с целью ее нормализации
(унификации) и кодификации.1 В своей основе документная лингвисти-
ка — это стилистика официально-деловой речи.
Что же такое стилистика? Стилистику называют наукой о ресурсах
языка, о словоупотреблении, о выразительных возможностях речи. В
стилистике принято выделять три раздела.
1.	Лексико-грамматическая стилистика или стилистика ресурсов,
которая тесно связана и соприкасается с культурой речи и нормативной
грамматикой.
Здесь стилистика изучает "паспортизацию" языковых средств: при-
надлежность слов к стилистически нейтральной или стилистически
окрашенной лексике, рассматривает слова по их происхождению, упот-
реблению и экспрессивно-эмоциональной окраске. В этом разделе изу-
чаются варианты слов и форм слов, выражений, словосочетаний, пред-
ложений.
2.	Функциональная стилистика. В этом разделе рассматривается
вопрос о системе стилей русского литературного языка, исторически
сложившихся и различающихся а) целью высказывания; б) сферой
применения; в) специфически способами использования и организа-
ции языковых средств, а иногда и особым подбором языковых средств.
3.	Стилистика текста. Здесь основное внимание уделяется анализу
текста. Стилистика текста изучает особенности и закономерности строе-
ния любого конкретного текста в связи с предметом и обстоятельст-
вом речи.
1 Многоязычный нормативно-толковый словарь СЭВ "Архивное дело". — М.,
1983.
12
Два первых раздела стилистики создают базу для третьего, так как
без знания основных закономерностей организации стиля и выразитель-
ных возможностей языка нельзя анализировать текст.
С момента своего появления стилистика была наукой практической,
так как изучала употребление языка.
Термины "стиль", "стилистика" происходят от греческого слова
stylos. Так называли древние палочку для письма на вощаных дощеч-
ках. Один конец палочки был заострен, им и писали, другой имел вид
лопаточки, им разравнивали воск, стирая написанное. "Чаще повора-
чивай стиль!" — говорил учитель ученику. Это означало: пиши и правь,
исправляй написанное. Со временем это выражение приобрело перенос-
ное значение: "Работай над стилем изложения". Наука стилистика насчи-
тывает века.
В течение длительного времени стилистика занималась анализом
индивидуальной речевой исполнительской техники (языком масте-
ров слова). В XX веке в связи с огромным размахом работ по стан-
дартизации управленческой и научно-технической информации предме-
том изучения стилистики стали тексты коллективного генезиса и кол-
лективного пользования. Предметом стандартизации стал и язык офи-
циальных документов.
Как уже отмечалось, на наш взгляд, стандартизацию языка офи-
циального письма следует рассматривать не столько как канонизацию
конкретных выражений, сколько как стандартизацию их моделей.
При этом под моделью мы понимаем синтаксическую конструкцию
(конструкцию предложения), охватывающую максимальное коли-
чество управленческих ситуаций. В результате процесс составления
официального письма сводится лишь к конкретным реализациям стан-
дартных языковых моделей. Поясним сказанное на примере.
Моделью предложения, выражающего гарантию, может служить
следующая конструкция:
"Оплату (а) гарантируем (тся) ".
Это же предложение может быть развернуто в следующую конст-
рукцию:
"Оплату гарантируем через . . . отделение Госбанка с расчетного счета № . .."
И более детально:
"Оплату гарантируем через . . . отделение Госбанка с расчетного счета №... в
месячный срок по завершении строительных работ"
Гарантировать можно не только оплату, но и доставку, возврат
оборудования и другие операции. Можно предположить такие вариан-
ты той же самой модели:
"Возврат (станка) гарантируем".
"Возврат (станка) гарантируем в исправном состоянии".
"Возврат (станка) гарантируем в исправном состоянии в 10-дневный срок".
В современных условиях, когда вступают в силу новое политичес-
кое мышление, новые экономические принципы хозяйствования, рож-
13
даются и новые речевые этикетные формы и получают продуктивность
иные языковые модели построения фраз и сверхфразовых единств. Так,
например, обрели актуализацию не номинативные, именные конструк-
ции (типа: производство ремонта, ужесточение контроля, свертывание
фронта работ и т.д.), а глагольные, так называемые вербальные конст-
рукции (отремонтировать, произвести демонтаж оборудования, отрегу-
лировать, наладить работу станка и т. д.). Официальная переписка начи-
нает носить более личный и динамичный характер. Эта новация напоми-
нает языковую ситуацию в 20-е годы в период внедрения элементов НОТ
в сфере управления. В то время авторитетный языковед А.М. Пешковс-
кий опубликовал статью с красноречивым названием "Назад к глаголу".
Активизация не именных, а глагольных конструкций в стиле официаль-
ной переписки свидетельствует о демократизации служебных отноше-
ний в нашем обществе.
Г лава 2
РЕКВИЗИТЫ, БЛАНК, ФОРМУЛЯР ОФИЦИАЛЬНОГО ПИСЬМА
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответст-
вующих стандарту, имеющих установленный комплекс обязательных
элементов (реквизитов) и определенный порядок их расположения.
Рекомендуется иметь два вида бланков: общий и бланк для писем.
Главное различие между этими видами бланков состоит в том,
что бланк для писем содержит реквизит "индекс предприятия связи,
почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке" и трафаретную
часть реквизита "ссылка на индекс и дату входящего документа", а
на общих бланках вместо этих реквизитов остается свободная площадь,
в которую соответственно впечатываются реквизиты "наименование
вида документа" и "место составления или издания".
Таким образом, бланк официального письма представляет собой
лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоян-
ными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит
из "рамы" письма и основного текста и содержит помимо основного
текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название ор-
ганизации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер теле-
фона и телекс, номер того письма или телеграммы, которое послужило
поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с уг-
ловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Оформление бланка, соответствующее принципам технической
эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Напри-
мер, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верх-
нюю часть любого объекта, предмета, букв, при оформлении доку-
ментов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю
более "устойчивой".
Стандарты на формуляры- образцы устанавливают форматы и раз-
меры полей документов, входящих в состав унифицированной систе-
мы документации, а также требования к построению конструкцион-
ной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.
Документы, входящие в состав унифицированных систем документа-
ции, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пре-
делах четко разграниченных зон. Такая "геометрия" документа обес-
печивает необходимую быстроту восприятия текста документа.
Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом
или положениями для отдельных видов документов. Состав и распо-
ложение реквизитов на бланках организационно-распорядительных
документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 "УСД. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к состав-
лению и оформлению документов" и ГОСТ 6.10.6—87 (СТ СЭВ 5559—
86) для внешнеторговой документации.
15
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою оче-
редь, определяет требования к бланку официального письма, вызва-
но необходимостью унифицировать процесс его оформления, что поз-
воляет
организовать централизованное изготовление бланков для писем;
уменьшить стоимость машинописных работ;
сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
облегчить визуальный поиск необходимой информации;
расширить возможности применения вычислительной и организа-
ционной техники при обработке писем.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуля-
ров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь,
отводимая формуляром-образцом для расположения каждого рекви-
зита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных
знаках.
Согласно ГОСТ 6.38—90 документы могут содержать (в зависи-
мости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не
оформляется полным набором реквизитов. Каждый документ должен
содержать определенный их состав в зависимости от назначения доку-
мента. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав
реквизитов:
Государственный герб (1);
эмблема организации (2);
код предприятия по ОКПО (для внутрисоюзной переписки) (3);
код документа по ОКУД (4) ;
наименование организации (полное и сокращенное) (5);
почтовый и телеграфный адрес (6);
номер телефона (7);
номер телекса (8);
номер счета в банке (9) ;
дата (10);
индекс документа (11);
ссылка на индекс и дату входящего документа (12);
адресат (13);
заголовок к тексту (14);
текст (15);
отметка о наличии приложения (16);
подпись (17);
отметка о направлении копии в другие адреса (19);
фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя (20).
Обязательными реквизитами официального письма являются: наи-
менование организации-адресанта письма, почтовый и телеграфный ад-
рес, дата, индекс письма, заголовок, текст, подпись, отметка об испол-
нителе письма и направлении его в дело.
Совокупность реквизитов официального письма называется форму-
ляром. Реквизиты (1—9) печатаются, как правило, типографским спо-
собом.
16
Официальное письмо является единственным документом, на кото-
ром не ставится название его вида. Все остальные документы имеют
названия, например "приказ", "акт", "решение", "докладная записка".
Согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 31.03.80
№ 1812-х изображение Государственного гер-
ба СССР помещается на бланках писем министерств (ведомств),
организаций, учреждений, производственных объединений (предприя-
тий) союзного подчинения. Согласно Указу Президиума Верховного
Совета РСФСР от 29.01.81 № 173 изображение Государственного герба
республики помещается на бланках писем министерств (ведомств),
организаций, учреждений, предприятий республиканского и местного
подчинения.
Если организация имеет эмблему, то она помещается на бланке
писем. В качестве эмблемы предприятия, организации, учреждения
используют, как правило, товарный знак (знак обслуживания), заре-
гистрированный Государственным комитетом СССР по изобретениям
и открытиям. На бланках писем можно помещать изображение наград и
(или) названия наград включать в наименование организаций. Например:
Московский ордена Трудового Красного Знамени автомобильно-до-
рожный институт.
Код документа указывается в соответствии с положением (уста-
вом) об организации и соответствующими Общесоюзными классифика-
торами.
Название и код унифицированной формы документа должны быть,
как правило, напечатаны на бланке при его изготовлении и соответст-
вовать наименованию и коду, содержащимся в классификаторах управ-
ленческой документации — общесоюзном, республиканском, отрасле-
вом. Код для писем по ОКУД — 0200200.
Наименование организации — адресанта документа
дается в полном и сокращенном виде, например:
Всесоюзный научно-исследовательский институт патентной информации
ВНИИПИ
Всесоюзный научно-исследовательский центр по веществам и материалам
ВНИЦМВ
Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно
нельзя.
Сокращенные наименования организаций образуются тремя способа-
ми:
1)	по первым буквам слов, входящих в наименования, например
Центральный Комитет Всесоюзного Ленинского Коммунистического
Союза молодежи (ЦК ВЛКСМ), Министерство иностранных дел (МИД).
Аббревиатуры пишутся слитно, и буквы в них не разделяются точками;
2)	по начальным слогам слов, входящих в наименования, например
Уральский машиностроительный завод (Уралмаш);
3)	смешанный тип сокращений, когда сложносокращенные наиме-
нования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных
слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строч-
ными, например	ВЖСИдоомаш. ВНИИстройдормаш. Та-
кие слова пишутся слитно
Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокра-
щенное название указано в официальном документе.
Почтовый и телеграфный адрес. Порядок и форма
записи сведений о почтовом и телеграфном адресе организации должны
соответствовать Почтовым правилам Министерства связи СССР1.
Номер телефона, номер телекса, номер сче-
та в банке также необходимо указывать в бланке письма.
Обязательным реквизитом письма является дата. Она простав-
ляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подпи-
сания. Дата является поисковым признаком и употребляется при ссыл-
ке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом.
Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в сле-
дующей последовательности: число месяца, месяц, год. Число, месяц и
год записываются тремя двузначными цифрами. Например: дату
25 декабря 1989 г. следует записать: 25.12.89 (допускается запись:
25.12.1989).
Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ста-
вится ноль: например: 12 января 1990 г. — 12.01.90. После двух цифр
числа и месяца ставятся точки, после двух цифр года точки не ставятся,
например 20.02.90
Дата письма проставляется лицом, подписывающим его.
Индекс исходящего документа — номер письма,
его условное обозначение, обычно состоит из нескольких частей. Сна-
чала может быть записан индекс структурно подразделения, индекс
по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей,
а последняя часть — порядковый номер исходящего письма, например
№ 52/0702 — 2955 или 6178/275. Первая часть индекса может печататься
на бланке типографским способом, последняя часть — порядковый но-
мер может впечатываться на машинке или вписываться от руки.
Ссылка на индекс и дату входящего доку-
мента включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и
располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот рек-
визит бывает только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки
и получения писем дает представление о степени оперативности работы
учреждения с корреспонденцией.
Слова "наш", "ваш" употреблять не рекомендуется. Наиболее рацио-
нальна следующая форма этого реквизита:
"На № от "
Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте
письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующий: "На
№4520/144 от 17.05.90"
1 Почтовые правила. — М.: Министерство связи СССР, 1985.
18
Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименова-
ние организации, структурной части организации, фирмы или фамилия
и адрес лица, которому направляется письмо) проставляются на верх-
ней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес пиьсма. В ад-
ресате название организации-получателя пишется в именительном паде-
же, например:
Государственный комитет СССР по
Науке и технике
Отчасти это делается с учетом машинной обработки.
В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия ли-
ца, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и фами-
лию получателя. Согласно ГОСТ 6.38—72 при направлении письма долж-
ностному лицу название организации указывается в именительном паде-
же, а должность и фамилия в дательном, например:
Всесоюзный научный кардиологичес-
кий центр
т. Смирнову А.Н.
Если письмо адресуется руководителю организации, то наименова-
ние организации должно входить в состав наименования должности ад-
ресата, например:
Ректору Московского государствен-
ного историко-архивного института
проф. Афанасьеву Ю.Н.
Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наи-
менование организации, имя и фамилии лица, которому письмо адресо-
вано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организа-
ции корреспонденции или в справочнике. Составные части реквизитов
"адресат" следует отделять друг от друга 1,5—2 межстрочными интер-
валами.
В названиях высших государственных, профсоюзных, партийных
и комсомольских организаций и учреждений с прописной буквы пишут-
ся все слова, входящие в состав названий, кроме служебных и слова
"партия". Например: Центральный Комитет Коммунистической партии
Советского Союза (ЦК КПСС), но Президиум Совета Министров СССР,
Всесоюзный Центральный Совет Профессиональных Союзов (ВЦСПС).
В названиях краевых, областных, городских и районных партийных,
советских и других организаций и учреждений с прописной буквы пи-
шется географическое наименование местности, в которой находится
учреждение, например; Латвийский республиканский совет профсоюзов.
Слово "совет" (во всех его грамматических формах) пишется с про-
писной буквы, если входит в название органа Советской власти: "Крас-
нодарский краевой Совет народных депутатов".
В сокращенных названиях слово "совет" пишется слитно и со строч-
ной буквы: Моссовет, горсовет, сельсовет, поссовет.
19
В названиях государственных комитетов, министерств, главных
управлений и других учреждений и организаций с прописной буквы пи-
шется первое слово и входящие в их состав имена собственные. На-
пример: Телеграфное агентство Советского Союза; Министерство внеш-
ней торговли; Академия наук СССР.
Названия главных управлений и самостоятельных отделов в составе
министерства или ведомства пишутся с прописной буквы: Главное уп-
равление цементной промышленности; Отдел труда и заработной пла-
ты.
Названия отделов, входящих в состав главных управлений, пи-
шутся строчными буквами: отдел эксплуатации Главного управления
производства.
Сокращенные названия трестов, комбинатов, объединений, пред-
приятий пишутся в кавычках и не склоняются, если им предшествуют
слова "трест", "комбинат", "фабрика", "кооператив", например: ком-
бинат "Кузбассу голь" (комбината " Кузбассу гол ь"); трест "Саратов-
газ" (треста "Саратовгаз"), кооператив "Поиск" (кооператива "По-
иск") , ЦКТБ "Системпроект" (ЦКТБ "Системпроект).
При отсутствии слов "трест", "комбинат", "фабрика" и т. п. их наи-
менования пишутся без кавычек. Например: Новосибирскгэсстрой,
Гипрорыбфлот, Гипростройдормаш.
Первое слово и входящие в название имена собственные пишутся
с большой буквы. Например: Кондитерская фабрика "Красный Ок-
тябрь", Фабрика "Красная швея".
Присвоенные почетные обозначения предприятий не выделяются
кавычками, если перед ними стоят слова "имени" или "памяти": За-
вод памяти Владимира Ильича, но: Колхоз "Заветы Ильича".
Наименования высших партийных и правительственных должнос-
тей пишутся с прописной буквы, например: Председатель Президиума
Верховного Совета СССР, Председатель Совета Министров СССР, Секре-
тарь ЦК КПСС. Также с прописной буквы пишутся названия должнос-
тей руководителей союзных и республиканских партийных, советских,
хозяйственных, научных и общественных организаций, например: Ми-
нистр авиационной промышленности, Председатель Госплана Эстонс-
кой ССР, Прокурор РСФСР.
Наименования всех других должностей пишутся со строчной буквы,
например: член коллегии Министерства авиационной промышленности,
заместитель министра геологии, начальник Отдела внешней торговли,
председатель Мосгорисполкома, секретарь Винницкого обкома КП
Украины.
Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней, пи-
шутся со строчной буквы, например: генерал-полковник, академик,
действительный член Академии наук СССР, заслуженный деятель нау-
ки, лауреат Ленинской премии, доктор технических наук.
С прописной буквы пишутся названия высших почетных званий,
имеющих индивидуальный характер, например: Маршал Советского
Союза; Адмирал Флота Советского Союза.
20
В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Почто-
вый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительст-
венные организации и постоянным корреспондентам; в этих случаях це-
лесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.
Если письмо адресуется официальному лицу, то сначала указывается
должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации, напри-
мер:
Директору ЭН ИМ С
т. Лапину П.Б.
103030 Москва,
Скатертный пер., 22
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается
почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. Нап-
ример:
123298 Москва
ул. Берзарина, 3, кв. 129
т. Алексееву А.Л.
Согласно ГОСТ 6.39—72 инициалы ставятся во всех случаях после
фамилии, кроме подписи. В подписи инициалы предшествуют фамилии.
Нередко возникает вопрос, как сокращается слово "товарищ".
Согласно ГОСТ 6.39—72 в качестве текстового сокращения от слова
"товарищ" вводится буква "т" с точкой. Такая форма сокращения
слова "товарищ" вместо бытующего "тов." облегчает употребление
сокращений при указании нескольких фамилий, как например: тт. Гав-
рилов И.П., Добров, А.Г. Отметим, что в адресе каждое лицо записывает-
ся на отдельной строке:
т. Гаврилову И.П.
т. Доброву А.Г.
Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно
лишь в том случае, если эта должность является единственной в учреж-
дении, указанной в адресе, например: "Директору учреждения".
Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание
(ученуюстепень), то следует указывать его перед фамилией; в этом слу-
чае сокращение "т." не употребляется:
акад. Ларионову А.Г.
проф. Комлеву Н.Г.
Текстовое сокращение "гр." (от слова "гражданин") применяется
тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как
субъект гражданских правоотношений.
Слова "господин", "господину" передаются сокращением "г.",
"г-ну" в переписке с организациями и фирмами капиталистических
стран.
Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "ко-
пия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не
указывается; каждый экземпляр должен быть подписан. При налравле-
21
нии письма более чем в четыре адреса составляется список на рассылку,
и на каждом письме проставляется только один адресат.
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос,
затронутый, в письме и отвечать на вопрос "о чем письмо". Он должен
быть кратким и емким и формулироваться в максимально сжатой
форме. Заголовок помещается перед текстом письма, слева и содер-
жит одну фразу. В заголовке содержание письма выражается формой
предложного падежа с предлогом "о" или "об". Заголовок в кавыч-
ки не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от
левого поля листа. Примеры заголовков:
"Об организации выездной торговли”;
"О поставке угля по контракту № 33-02/567”;
"О закупке кирпичного завода”.
Заголовок не должен превышать двух строк и пишется с красной
строки. Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель,
который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа.
Лицу, разбирающему почту, достаточно прочитать заголовок, чтобы
определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда
его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в ад-
ресе не указывается непосредственное лицо, которому адресовано пись-
мо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудни-
ка от необходимости перечитывать письмо полностью.
Не рекомендуется в заголовке употреблять слова "касательно",
"касается". Также не следует писать "по делу", так как данное выра-
жение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, напри-
мер, в письме, адресованном в отделение милиции:
Начальнику 101 отделения
милиции г. Москвы
По делу гр. Бурцева А.А.
Текст- основной реквизит делового письма. В данной главе
текст не рассматривается, так как ему посвящены другие разделы
книги.
Здесь отметим только, что максимальная длина стандартной стро-
ки официального письма равна 64 печатным знакам или около 17 см.
Обычная длина строки 60—62 знака. Выбор такой длины строки объяс-
няется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая
текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30—35 см от глаз,
а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза ра-
вен 30°.
Отметка о наличии приложений. Если к письму при-
ложены какие-либо документы, то в левом нижнем углу письма сразу
от поля ставится слово "Приложение". Затем помещаются названия
прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием
количества экземпляров и листов. Каждое название располагается
22
на отдельной строке. Под словом "Приложение" никакая запись не
производится. Например:
Приложения: 1. Копия контракта с фирмой "Келлер” на нем. яз. на 3 л. в 1 зкз.
2. Заключение специалистов ПО "АвтоВАЗ", участвовавших в пе-
реговорах, на в л. в 1 зкз.
Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте пись-
ма, может быть сделано в виде:
Приложение: На 	-.... л. в — — зкз.
Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.
В сброшюрованном приложении количество листов не указывается,
например:
Приложение: Информационный материал о международной выставке "Автома-
тизация-90” в 3 зкз.
Сами документы приложения должны иметь все необходимые рек-
визиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме
того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указы-
вающая на связь приложения с основным документом.
Если приложение является самостоятельным документом, то оно
направляется с сопроводительным письмом.
Подпись помещается слева под текстом письма сразу от поля.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписываю-
щего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые
письма пишутся на бланках учреждений, то название учреждения в
подписи не указывается, например:
Директор завода (подпись)	В.А. Михеев
Практика двух подписей имеет место в том случае, когда необходи-
мо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо от-
ветственных документах, например в письмах по финансово-кредит-
ным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям.
В последних всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера
предприятия.
При подписании письма несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности, соответ-
ствующей занимаемой должности.
Директор института	(подпись)	А.Н. Яковлев
Главный бухгалтер	(подпись)	С.Л. Петров
При подписании письма несколькими лицами одинаковых должнос-
тей их подписи располагают на одном уровне:
Директор ВНИИ КИ	Директор ВИНИТИ
(подпись)	(подпись)
И.В. Петров	Г.А. Фомин
Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны
содержать подлинные подписи должностных лиц.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
письма, отсутствует, то письмо подписывает лицо, исполняющее его
23
обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается
фактическая должность лица, подписавшего письмо, и его фамилия
(например "и.о.", "зам/'). Не рекомендуется подписывать письма
с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименова-
нием должности. Подписание документа является одним из способов
удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юри-
дической силы.
Отметка о направлении копий в другие ад-
реса проставляется в левой части листа 2—4 межстрочными интерва-
лами ниже последней строки подписи или отметки о приложении, напри-
мер:
Копия: Торгпредство СССР в Республике Куба
Отметка об исполнителе (составителе письма) вклю-
чает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и поме-
щается на лицевой или оборотной стороне письма.
Глава 3
ТИПОВЫЕ И ТРАФАРЕТНЫЕ ПИСЬМА
Типовые тексты и тексты — трафареты широко используются при
составлении официальных писем с однотипной информацией и дают
большую экономию времени, упрощая процесс составления и печата-
ния письма.
Типовой текст — это образцовый или стереотипный текст,
на основе которого или с использованием которого может быть постро-
ен текст нового письма. Структура фразы в типизированном письме
представляет собой устойчивый оборот. Применение типовых текстов
сокращает время на составление типовых писем более чем в 3 раза.
Трафаретизация — способ фиксации информации в виде
текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной
информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных
текстов — бланки справок отдела кадров, командировочных удосто-
верений и т. п.
Процесс создания трафаретных писем — это выделение для группы
однородных писем постоянных частей текста или реквизитов и опре-
деление объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Опыт
показывает, что применение трафаретных бланков сокращает время,
затрачиваемое на составление документов, до 9 раз.
Уже в 70-х годах XIX века в коммерческих училищах Западной
Европы и Америки, а потом и в России началась пропаганда стандар-
тизованной корреспонденции в промышленности и торговле. Появи-
лись первые бланки на промышленных фирмах. Из промышленности
они быстро распространились на другие сферы деятельности.
Бланк — это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в за-
полненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которо-
го достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возмож-
ности нескольких толкований. И если автор художественного текс-
та сам определяет его форму, то автор деловой бумаги находится у фор-
мы в плену.
Процесс составления трафаретного делового письма можно свес-
ти к следующим трем операциям:
ограниченному выбору готовых стандартных синтаксических конст-
рукций;
заполнению бланка письма;
построению предложений по аналогии с моделями стандартных
синтаксических конструкций.
Кроме того, выделение для каждого аспекта содержания опреде-л
ленных моделей синтаксических конструкций позволило бы облегчить
автоматизированную обработку содержательного аспекта делового пись-
ма.
Разработка стандартного делового письма должна основываться
на строгом учете статистических закономерностей появления в текс-
25
те тех или иных слов и оборотов. Предположим, необходимо разрабо-
тать бланк сопроводительного письма. Для этого составляется частот-
ный словарь, например, для 250 таких писем. Если принять среднюю
длину письма, равную 20 словам, то общий объем выборки составит
5000 словоупотреблений. Теперь необходимо подсчитать, какая точ-
ность анализа достигается при данном объеме выборки.
Как известно, чем больше требуемая точность (т. е. чем меньше
ошибка), тем больше при заданной частоте употребления слова должен
быть объем выборки. Это отражено в элементарной статистической фор-
муле вида
где 7V — объем выборки;
о — заданная относительная ошибка;
р — частота, которая по данной выборке должна быть определена
с ошибкой, не превышающей о;
zp — постоянная величина.
Следовательно, из той же формулы можем найти минимальную час-
тоту слов для данной выборки и данной ошибки.
Слова, которые имеют в нашем частотном словаре частотность ни-
же этого минимума, не могут рассматриваться в качестве объекта для
анализа, так как их частота, очевидно, была определена со слишком
большой ошибкой.
Принимая относительную ошибку равной 0,3, легко подсчитать,
что наименьшая частота слов будет равна
откуда
1
-------------------------------------.
113
Следовательно, слова с частотностью, меньшей чем —— , рассмат-
113
риваться нами не будут.
Зная наименьшую частотность, легко при помощи формулы Цип-
,	к	-
фа рг - ------ наити номер слова в частотном словаре, которое будет
г
обладать данной частотностью.
\Лзрг=К~гх имеем г = ——
Рг
где к — некоторая постоянная величина. Согласно формуле Ципфа,
к = 0,102.
26
Следовательно, частота первых 11 слов частотного словаря для сопро-
водительных писем найдена с относительной ошибкой, не превышаю-
щей заданную, и поэтому может использоваться в дальнейших рассуж-
дениях.
Приводим список этих слов и оборотов в порядке убывания частот-
ности :
„При этом"...
„Высылаем"...
„Копия ( письма, договора и т. д. )..."
„Посылаем"...
„Направляем"...
„П репровождаем"...
„Настоящим письмом"...
,,В настоящем"...
„При сем"...
Перечисленные слова и обороты можно условно разделить на три
группы в соответствии с теми аспектами содержания, которые они вы-
ражают.
Первый аспект — предпринимаемое действие:
„ Высылаем ( ю ) "...
„Посылаем ( ю )"...
„Направляем ( ю ) "...
„Препровождаем ( ю )"...
Этот аспект письма можно назвать ключевым, поскольку он реа-
лизуется в виде специальных слов, по которым можно производить
поиск письма. Сумма частотностей ключевых слов приближается или
равна единице, и, следовательно, суммарная вероятность появления
таких слов также приближается или равна единице.
Второй аспект — указание на то, что документы приложены к дан-
ному письму:
„При этом"...
„В настоящем"...
„Настоящим"...
„Сим письмом"...
Третий аспект — наименования конкретных документов: рабочие
чертежи, технические условия, договора, спецификации, протоколы
испытаний, копии ( письма, договора ).
Частотность слов в третьем аспекте позволяет сделать некоторые
выводы, касающиеся характера деловых связей между предприятия-
ми. Так, частое употребление слова " чертежи " в переписке, исходя-
щей из проектных организаций, несравненно выше, чем в переписке,
исходящей из планирующих организаций. В сопроводительных пись-
мах от планирующих организаций фигурируют такие термины, как
„сметы", "разнарядки" и т. д..
27
Таким образом, при составлении бланка делового письма необходимо
учитывать тематику рассматриваемого массива деловых писем.
Нетрудно сделать вывод, что общая частотность всех языковых
реализаций каждого аспекта должна быть величиной постоянной. В этом
легко убедиться, сложив частотность всех слов, с которых начинают-
ся все три аспекта. Отсюда следует, что перечисленные аспекты дело-
вого письма составляют содержательный каркас письма.
Возникает вопрос: оправдан ли второй аспект? Требуется ли уточ-
нять, что документы, о которых идет речь в письме, приложены к дан-
ному письму, если в заголовке письма стоит слово "сопроводительное"?
По-видимому, слова "при сем", "в настоящем", "при этом"и другие
не несут полезной информации. Кроме того, архаичность оборота " при
сем" настолько очевидна, что не вызывает сомнения необходимость
устранения этого оборота из языка современной деловой переписки.
Глагол "препровождать" является архаизмом, характерным для кан-
целярского стиля.
Таким образом, статистический анализ текстов деловых писем поз-
воляет сделать некоторые выводы о культурном уровне современной
деловой письменной речи.	4
Очевидно, приведенные рассуждения останутся верными для лю-
бой выборки слов данной длины при заданной относительной ошибке.
Поэтому в словарях часто употребляемых слов, составленных по мас-
сивам писем-напоминаний, писем-подтверждений, писем-извещений и
других одноаспектных писем, объемы которых примерно равны, мо-
жем рассматривать также список из 11 наиболее употребимых слов как
основу для составления бланка письма, так как при определении часто-
ты употребления относительная ошибка не превышала заданной вели-
чины ( в настоящем случае 0,3 ).
Важной стороной проблемы стандартизации официального письма
является формулирование требований, предъявляемых непосредствен-
но к языку письма с целью повышения его информационной емкости,
а также ликвидации различного рода устаревших оборотов. Чем объяс-
нить, что язык современных деловых писем содержит гораздо больше
нестандартных терминов, чем любой другой вид деловой корреспон-
денции?
Почему вместо ожидаемого "незавершенные работы" в письмах
находим "незавершенка", вместо "сметы в процентах" — "проценто-
вки”, вместо "бытовые помещения" — "бытовки"? Ни в один строи-
тельный словарь еще не вошло выражение "самодеятельное строительст-
во", получившее массовое распространение в переписке, ведущейся
отделами капитального строительства. Частота употребления этого вы-
ражения в несколько раз превышает употребление эквивалентной ему
общепринятой конструкции "строительство своими силами". Совер-
шенно в том же значении употребляется выражение "инициативное строи-
тельство".
Проникновение нестандартной терминологии в промышленную кор-
респонденцию объясняется прежде всего кратковременностью акта
28
составления делового письма: деловое письмо,как правило, составляет-
ся в один прием; не всегда оно предлагается для чтения другим лицам
( хотя подпись другого лица и может стоять ); часто письмо состав-
ляется без черновика, и если память не подсказывает общепринятый
термин, составитель вынужден создавать „свой".
Фигурируя в деловой корреспонденции, исходящей из разных ис-
точников, эти выражения подвергаются унификации и, получая затем
массовое распространение, уже не ограничиваются сферой деловой пись-
менной речи, а становятся фактом речи вообще. Причем именно пись-
мо оказывается наиболее активным проводником "кустарной" терми-
нологии, поскольку оно является "рабочим" и, следовательно, наибо-
лее распространенным видом деловой корреспонденции.
Неупорядоченность словаря деловых бумаг особенно характерна для
переписки по вопросам поставки. Письмо-рекламация, претензионное
письмо, арбитражное письмо в значительной степени испытали на себе
влияние внешнеторговой и западноевропейской корреспонденции, что
наглядно проявляется в явном преобладании иностранной терминоло-
гии ("фактура", "оферта", "акцепт", "кондиции", "денонсация", "ре-
ференция", "рекламация", "претензия" и др.).
При однотипности ситуаций, служащих для создания писем, а так-
же при большом документообороте рекомендуется создавать письма-
трафареты. Пример письма — извещения:
Уважаемый .............. ...........
В соответствии с решением президиума Правления Всесоюзного общества
"Знание" от	протокол №	приглашаем Вас
принять участие в	на тему ..	который
состоится в ——„........ по адресу
с ...... по -	.
О Вашем намерении принять участие в	просим сообщить
по адресу;...
При составлении текстов трафаретов важно помнить следующую
закономерность порядка слов в русском языке: постоянная информа-
ция всегда предшествует переменной. Поэтому текст-трафарет не мо-
жет начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагает-
ся до сказуемого, которое является организующим членом предложе-
ния. Определить, какие члены предложения несут постоянную инфор-
мацию, а какие — переменную, позволяет вопрос к члену предложения.
Та часть информации, которая подразумевается в вопросе, — это новая
информация. Слова, содержащиеся в вопросе и повторяющиеся в от-
вете, будут служить постоянной информацией, а остальные — перемен-
ной, например:
Просим разрешить издать в типографии	-
что?
29
в
экз.
в каком количестве?
Приложение: на .„ , ....	-л.,в	„ ,	... -........ -	,
скольких?	в каком количестве?
Как правило, в трафаретных текстах исключаются слова, не несу-
щие полезной нагрузки, смысловые повторы, канцеляризмы. Так, нап-
ример, в тексте "Мы просили бы Вас сообщить нам данные о произво-
дительности кузнечно-прессовых машин" личные местоимения "мы",
"Вас", "нам" не несут полезной нагрузки. Вообще употребление местои-
мения "мы" в деловых письмах не оправдано, поскольку окончание
глагола и так указывает на 1-е лицо множественного числа. Приведенное
выше письмо необходимо отредактировать следующим образом:
"Просим сообщить данные о производительности кузнечно-прес-
совых машин".
Зная частотность употребления подобных речевых оборотов, мож-
но создать следующий трафарет:
"Просим сообщить данные о	,	- ".
Вот еще примеры трафаретов писем — запросов:
Неправильно
"Мы обращаемся к Вам с просьбой прислать" . ..
"Мы просили бы Вас сообщить нам". ..
"Мы были бы весьма признательны Вам, если"...
Правильно
"Просим выслать" ...
"Просим сообщить"...
"Просим сообщить"...
В запросе "Просим сообщить в наш адрес . . ." употребление слов
"в наш адрес" не несет полезной нагрузки, поскольку если адресант
просит сообщить что-либо, то, естественно, сообщение следует посы-
лать в его адрес.
Приведем примеры устранения слов, не несущих полезной нагруз-
ки при создании трафарета письма — сообщения, информационного пись-
ма:
Неправильно
"Считаем необходимым поставить Вас
в известность, что"...
"При этом высылаем Вам копию договора"...
Правильно:
"Сообщаем, что".. .
"Высылаем копию дого-
вора" . ..
Рассмотрим пример смыслового повтора:
"Сообщаем, что на теплоход "Ленинград" погружено 250 тонн хлопка. О чем
мы извещаем Вас настоящим письмом."
Употребление второго предложения не оправдано, поскольку оно
является смысловым повторением того, что уже сказано в первом пред-
ложении. Кроме того, оно содержит много лишних слов.
А вот примеры канцеляризмов:
"В ответ на Ваше письмо от 18 января уведомляем ..."
"Подтверждаем получение Вашего письма № - - от ................... "
30
"Подтверждая получение Вашего письма от ......... сообщаем ..."
"Мы получили Ваше письмо № - --- „от ....... .......—	"
"Уведомляем Вас, что недостающее количество деталей будет Вам отгружено на
следующей неделе..."
Во-первых, на бланке письма имеется реквизит "номер и дата вхо-
дящего письма", в котором записывается номер и дата отправки пись-
ма, послужившего поводом для ответа, поэтому в тексте письма-тра-
фарета эта фраза не нужна. Во-вторых, глагол "уведомлять" в современ-
ной переписке не употребляется, поскольку это архаизм, лучше его
заменить синонимичным "сообщать".
Трафаретизации подлежат документы, содержащие не менее двух
третьих постоянной информации от всего объема Текста. Однако на
практике трафаретизируют тексты и с меньшим объемом постоянной
информации, если таких документов создается большое количество.
Прежде чем составлять трафаретные тексты, необходимо проанали-
зировать каждый вид официального письма, чтобы установить степень
повторяющейся постоянной информации, количество подобных писем,
отправляемых в течение года. При этом удобнее всего пользоваться
таблицами унификации, в которых указывается: разновидность офи-
циального письма, количество экземпляров в год, процент постоянной
информации, отдельные повторяющиеся фразы, предложения. С по-
мощью таблицы можно установить состав постоянной информаций
в тексте письма и составить модель трафарета.
Очень часто трафаретные тексты прилагают к инструкциям, по-
ложениям в качестве образцов для последующего применения. Поль-
за от трафаретов-образцов в том, что они позволяют быстрее составить
письмо. Этот способ называется "типизацией документов". Типи-
зация документов — это процесс создания текста-образца,
текста-стереотипа, на основе которого могут быть построены тексты
аналогичного содержания, соответствующие аналогичным ситуациям.
При этом должны по возможности сохраняться основные конструк-
ции и формулировки текста-образца.
Можно рекомендовать пять способов подготовки служебных до-
кументов с использованием трафаретных текстов. Первые два приме-
няются при работе непосредственно со сборником трафаретных текс-
тов, а остальные три — с бланками-трафаретами.
Первый способ: исполнитель находит в сборнике нужный текст
и составляет черновик письма, переписывая дословно постоянную ин-
формацию из трафарета и одновременно дополняя ее переменной.
Второй способ: исполнитель находит в сборнике нужный текст
и дает заказ в машбюро. Получив заказ, машинистка также находит
в сборнике нужный текст и печатает его на бланке,включая перемен-
ную информацию, приведенную в заказе.
Третий способ: исполнитель находит в сборнике нужный текст
и дает заказ в машбюро. Машинистка подбирает соответствующий
бланк-трафарет и заполняет необходимое количество экземпляров
вставками, текст которых дан в заказе.
31
Четвертый способ: исполнитель, имея бланки-трафареты, подбирает
нужный, заполняя его от руки и передает в машбюро. Машинистка
перепечатывает текст с черновика на аналогичный трафаретизирован-
ный бланк или на чистый бланк для писем, который подписывается
и направляется адресату, а черновик подшивается в дело.
Пятый способ: исполнитель сам заполняет необходимое количест-
во экземпляров бланков-трафаретов, передает на подпись или подпи-
сывает их сам и направляет адресату.
Сборники трафаретных текстов целесообразно создавать при боль-
шом документообороте. Такие сборники разработаны в ряде инфор-
мационных центров страны.
Глава 4
КЛАССИФИКАЦИЯ ПИСЕМ
Деловое письмо выполняет ту же функцию, что и человеческая
речь. На речевой сигнал можно ответить либо конкретными действия-
ми, либо новым речевым сигналом. Так, американский лингвист
fl. Блумфильд, рассматривая речь в единстве с теми или иными моде-
лями поведения, предлагает следующие схемы1:
С — Д ( реакция в виде действия );
С — Р ( реакция в виде речи ),
где С — сигнал; Д — действие; Р — речь.
Речь может предшествовать предпринимаемым действиям или
следовать за уже предпринятыми. Точно так же все деловые письма
можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предво-
ряющие возможность его свершения. Поэтому очень часто письма на-
поминают "монолог". Таковы письма-подтверждения, письма-напо-
минания, письма-предупреждения, письма-извещения. Эти письма не
требуют после себя ответа, но сам факт их наличия имеет юридичес-
кое значение.
Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или
другие документы, так называемые сопроводительные письма. Они
выполняют роль ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым
документам, и фиксируют факт отправки.
Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо по-
могает сторонам выявить возможности для заключения разного рода
договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве пись-
мо выступает как чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык ко-
торого представляет известные трудности при стандартизации. Дело
в том, что существует столько разновидностей деловых писем, сколь-
ко возникает производственных ситуаций, дающих повод для перепис-
ки. Поэтому классифицировать деловые письма — это значит построить
классификацию производственных ситуаций, вызывающих необхо-
димость в переписке. Несмотря на многообразие таких ситуаций, их
диапазон, как уже отмечалось, не беспределен, что и позволяет разгра-
ничить деловые письма по нескольким признакам.
Прежде всего, все письма можно разделить по функционально-
му признаку на две группы:
1) письма, требующие письма-ответа;
2) письма, не требующие письма-ответа.
Письма, принадлежащие к первой группе, условно можно назвать
"письма-вопросы" и "письма-ответы", что в свою очередь, позволяет
выделить:
письмо-просьбу;
1 Leonard Bloomfield, Language. N. Y. 1958. p. 25.
33
письмо-обращение;
письмо-предложение (письмо-представление ) ;
письмо-запрос;
письмо-требование.
Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зави-
симости от характера исходного письма. Письма-ответы должны всег-
да содержать индекс того письма, которое явилось причиной для пе-
реписки.
Письма, не требующие после себя ответа, следующие:
письмо-предупреждение;
письмо-напоминание;
письмо-приглашение;
письмо-подтверждение;
письмо-отказ;
сопроводительное письмо;
письмо-извещение;
гарантийное письмо;
информационное письмо;
письмо-распоряжение.
В зависимости от того, какому количеству адресатов направлено
письмо, различают письма обычные ( коллективные ) и циркулярные.
Циркулярное письмо направляется целому ряду подчиненных инстан-
ций из одного источника. Коллективное письмо, наоборот, составля-
ется от имени ряда лиц и направляется в один адрес. Теоретически
возможны и циркулярно-коллективные письма, но до сих пор дело-
производство обходилось без такого рода деловых бумаг. Следует
сказать, что устранение из делопроизводства некоторых видов писем
значительно упростило бы и улучшило службу информационного обес-
печения. На рис.1 показаны структуры циркулярных и коллективных
писем.
Рис. 1 .
Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализа-
ции. Так, среди сопроводительных писем выделяется договорное пись-
мо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.
Если содержание делового письма разделить на аспекты, то можно
говорить об одно-и многоаспектных письмах, что несколько соответст-
вует традиционному разделению писем на простые и сложные.Простое
34
деловое письмо — письмо одноаспектное. Можно выделить, например,
следующие аспекты в содержании деловых писем:
1)	факт напоминания — письмо-напоминание;
2)	выражение гарантии — письмо гарантийное;
3)	указание на достигнутую степень согласия, свершившийся
факт — письмо-подтверждение;
4)	информирование о намечаемых или уже проведенных ме-
роприятиях — информационное письмо;
5)	указание на факт отправки прилагаемых к письму докумен-
тов — сопроводительное письмо;
6)	предупреждение о возможных ответных шагах и т. д. - пись-
мо-предупреждение.
Одно и тоже письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и
напоминание, т. е. быть многоаспектным ( многоцелевым ). Каждо-
му из существующих аспектов содержания письма соответствуют уже
сложившиеся словесные конструкции со своими "ключевыми" слова-
ми, которые облегчают поиск документа и процесс его изучения.
Следует сказать, что переписка внутри предприятия запрещена.
Внутри предприятия распространены служебные и докладные запис-
ки, но не письма.
По тематическому признаку письма можно разделить в соответст-
вии с классификатором функций данного предприятия на снабжен-
ческо-сбытовые, административно-хозяйственные, производственные,
по пропаганде и т. д.
По тематическому признаку проводится различие между деловой
и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая
оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие фор-
мы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденци-
ей, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и
сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Однако письма,
классифицируемые по тематическому признаку, различаются лишь
терминологией и фразеологией. Такие классификации, получившие
распространение в пособиях по деловой корреспонденции, не дают
представления о многообразии разновидностей писем с социально-
психологической точки зрения.
Следует отметить, что тематическая классификация официальных
писем удобна при инвентаризации корреспонденции. Для этих целей
деловую переписку можно разделить на следующие виды:
по общим вопросам технологии;
по вопросам оборудования и энергетики;
по вопросам производства;
по вопросам стандартизации;
по вопросам сбыта;
по вопросам капитального строительства и т. д.
Отбор ключевых терминов для каждого типового письма позво-
лил бы облегчить механизацию труда работников канцелярий и архи-
вов.
Деловую переписку, касающуюся производственной деятельнос-
35
ти предприятия, следует отличать от переписки общественной — меж-
ду профсоюзными и общественными организациями.
По структурным признакам деловую переписку можно разделить
на регламентированную ( стандартную ) и нерегламентированную (не-
стандартную ). Регламентированное письмо представляет собой пись-
мо, составленное по определенному образцу ( это кацается не только
стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава рек-
визитов и т. д. ). Регламентированное письмо всегда фиксирует регу-
лярную производственную ситуацию и реализуется в виде стандартных
синтаксических конструкций.
Означает ли это, что деловая переписка, заключенная в тесный круг
стандартных выражений, должна всегда иметь сухой характер? Конеч-
но, нет. Деловое письмо должно быть кратким, но понятным, компакт-
ным и полным. Однако его краткость не должна отражаться на яснос-
ти, а его вынужденный формализм — на желаемой эффективности. Эти
качества зависят от умения правильно составить каркас письма.
Отказ от письма-стандарта указывает на то, что составитель дело-
вого письма придает ему особый характер. Исключительность, необыч-
ность отраженного производственного момента нередко требует соот-
ветствующего отражения в форме письма. Поэтому нестандартное де-
ловое письмо занимает особое место. Следует отметить, что наряду с
явно обозначенной тенденцией к стандартизации языка деловой пере-
писки нестандартное письмо по-прежнему сохраняет свою жизненную
силу.
Каждый вид официального письма имеет свою языковую форму-
лу. Языковая формула — это устойчивый оборот, словосочетание, вы-
ражающее вид, характер той или иной управленческой, производствен-
ной или просто профессиональной функции. Так, языковой формулой
письма-просьбы является выражение: "Прошу ( просим ) . . языко-
вой формулой сопроводительного письма — выражение: "Высылаем
(направляем, посылаем ) . . языковой формулой письма-подтвержде-
ния — выражение: "Подтверждаем (подтверждаю	Само назва-
ние письма обусловлено языковой формулой письма. По языковым
формулам можно судить о разновидности письма, что позволяет опре-
делить цель его использования и приемы работы с ним. В большинст-
ве случаев языковые формулы письма выполняют роль его дескрип-
торного образа.
Образцы отдельных наиболее распространенных видов официаль-
ных писем приводятся в главе "Отдельные виды писем".
Глава 5
ЯЗЫК И СТИЛЬ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
На язык и стиль официальной переписки распространяются зако-
ны составления служебных текстовых документов в целом в аспекте
так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет
свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей лите-
ратурного языка ( научного, публицистического, художественного ).
В официально-деловом стиле речи выделяются подстили: законодатель-
ный, инструктивно-методический, организационно-распорядительный,ста-
тистический, технический, дипломатический и т. д. Официальное письмо
входит в организационно-распорядительную систему документации на-
ряду с распоряжением, отчетом, протоколом, актом, решением и т. д.
Официально-деловой стиль речи, по единодушному мнению спе-
циалистов, — наименее исследованный стиль. Лингвисты всегда выде-
ляли язык служебных документов в особую разновидность стилей ре-
чи, описывали его отдельные особенности, констатировали его автоном-
ность, однако фундаментальные исследования этого стиля стали про-
водиться лишь в самое последнее время.
При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие
основные принципы: достоверность и объективность содержания, пол-
нота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и по-
вествований, нейтральность тона изложения, средства логической, а не
эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов. Такой стиль из-
ложения можно назвать формально-логическим.
Язык служебных документов отличают следующие особенности:
нейтральность тона изложения, неличный характер изложения, унифи-
кация ( трафаретизация ), типизация речевых средств и стандартиза-
ция терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, вы-
сокая степень повторяемости ( частотности ) отдельных языковых форм
на определенных участках текстов документов, своеобразная модаль-
ность.
Принято считать, что определяющим фактором при объяснении сти-
левых особенностей текста является статус авторства. Очевидно, что
технический составитель и автор официального письма не всегда одно
и то же лицо. Не случайно государственный стандарт требует указания
на документе его исполнителя. Большинство официальных писем ви-
зируется и подписывается несколькими лицами. В целом в официаль-
ной переписке выражаются интересы общественные, коллегиальные,
коллективные. Автором официального письма является, как извест-
но, лицо не физическое, а юридическое, коллективное. Поэтому личност-
ный момент в оценке фактов, констатируемых в тексте письма, ослаб-
лен, а тон, в общем, нейтрален. В целом, когда автором документа яв-
ляется лицо юридическое — организация, предприятие, учреждение, объе-
динение, фирма, кооператив, — то субъект действия отождествляется
с собирательными существительными: дирекция, администрация, ру-
ководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, профком, парт-
37
ком, комиссия, совет трудового коллектива и т. д.
"Дирекция ходатайствует*. . ."
"Совет молодых специалистов выдвигает предложение . . ."
"Коллегия решила . . ."
"Юридическая часть Минвуза СССР разъясняет . .."
"Арбитраж не возражает ..."
"ТАСС сообщает . . ."
"Совет трудового коллектива завода "Прогрес" рекомендует . . ."
Итак, с социологической точки зрения автором служебного докумен-
та является "коллективный субъект". Именно коллективный статус
авторства в официально-деловой письменной речи обусловил тенден-
цию к унификации речевых средств на всех уровнях языка: синтак-
сиса, стиля, терминолексики, фразеологии, морфологии, словообра-
зования. Унификация выражается в следующем:
наличии языковых формул;
наличии моделей синтаксических конструкций;
семантике слов в строго реально-предметном значении;
логическом, позиционном синтаксисе;
регламентированной валентности ( сочетаемостности ) слов;
структурном постоянстве состава информации и, следователь-
но, трафаретизации;
способах составления текстов по аналогии, типизации;
графическом членении текста документа, анкетировании;
параллелизме синтаксических конструкций;
повторах;
инвариантности в выражении адресанта и адресата;
официальном речевом этикете;
особой пунктуации.
Таким образом, унификация затрагивает все элементы официаль-
ного письма: состав информации, композицию, формуляр, синтаксис,
фразеологию, лексику и даже стиль.
Еще не разработаны государственные стандарты на состав инфор-
мации в официальном письме, но практика их составления дает все осно-
вания утверждать, что каждое письмо включает один или несколько
стандартных аспектов содержания.
Под аспектом понимается мысль, выражаемая одним или несколь-
кими предложениями. Один аспект может составить содержание целого
письма. Поэтому уместно говорить об одно- и многоаспектных письмах,
что соответствует в какой-то степени традиционному делению писем
на простые и сложные.
Одноаспектными прежде всего являются письма, не требую-
щие ответа. Уже сложились определенные устойчивые синтаксические
конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Каж-
дый аспект содержания письма должен начинаться с отдельной строки.
Выделение аспектов содержания и их формализация позволяют весь
процесс составления стандартного письма свести к выбору синтакси-
ческих конструкций, закрепленных за каждым аспектом.
38
Многоаспектное письмо можно представить как сумму
нескольких аспектов. Текст многоаспектного документа необходимо
условно подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты,
которые должны быть пронумерованы по правилам, предусмотренным
ГОСТ 1. 5 -85.
Изложение каждого аспекта содержания рекомендуется начинать
с нового абзаца. Новую тему или новый поворот темы следует также
выделять красной строкой. Таким образом, абзац служит показателем
перехода от одной мысли ( темы ) к другой. Разбивая текст официаль-
ного письма на абзацы, мы облегчаем его восприятие. Кроме того, раз-
деление текста на абзацы позволяет адресату делать небольшие останов-
ки, мысленно возвращаться к про читанному сосредоточиваться перед
очередной "порцией" информации.
Лингвисты считают, что типичный абзац состоит из трех частей: аб-
зацного зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В абзацном
зачине формулируется тема абзаца, как бы сообщается, о чем пойдет
речь дальше. В абзацной фразе содержится основная информация аб-
заца. В комментирующей части подводится итог сказанному в абзаце.
Как правило, комментирующая часть вводится словами: поэтому, та-
ким образом, в этой связи, в результате этого и т. д. Однако формаль-
ные границы между частями абзаца провести не всегда представляет-
ся возможным. Здесь большую роль играет интуиция составителя пись-
ма.
Считается, что средняя длина абзаца 4 — 6 предложений. Однако
в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из
одного предложения. Но какова бы ни была длина абзаца, всегда сле-
дует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой еди-
ницей. Нарушение этого требования затрудняет процесс восприятия
текста письма. Например:
„Благодарим Вас за просьбу дать предложение на одну линию сельскохозяй-
ственных машин и оборудования. Сообщаем, что мы могли бы поставить необхо-
димую Вам линию сельскохозяйственных машин и оборудования в IV квартале
с. г. согласно прилагаемым спецификациям, составляющим неотъемлемую часть
настоящего предложения. Просим ответить не позднее 20 февраля с. г."
По-видимому, в данном письме должны быть выделены три абзаца
что безусловно, облегчит процесс его восприятия.
Каждое последующее предложение абзаца связано с предыдущим.
В текстах официальных документов в середине абзаца не может быть
предложения, логически не вытекающего из предыдущего контекста.
В русском языке существует два вида контекста: последовательный
и параллельный.
Последовательный строй контекст а — такой, при
котором одно предложение вытекает из другого, т. е. в последующем
предложении то, что было предикатом предыдущего (новым в преды-
дущем предложении ), становится субъектом следующего предложе-
ния ( т. е. известным ). Например:
39
"Изделия, состоящие из нескольких деталей, изготовляют по сбо-
рочным чертежам. Чтобы собрать изделие по сборочному чертежу, не-
обходимо предварительно изготовить отдельные детали. Для изготов-
ления отдельных деталей надо обеспечить производство их рабочими
чертежами. Составление рабочих чертежей по сборочным чертежам на-
зывается деталированием."
Параллельный строй контекста — такой, при котором
несколько последующих предложений поясняют с разных сторон, раскры-
вают разные аспекты предыдущего предложения, т. е. у них одинако-
вые субъекты ( известное ) и разные предикаты ( новое ). Например:
"В настоящее время завод располагает возможностью для строительства двух
крупнопанельных 12-этажных 72-квартирных домов-башен по типовым проек-
там. Дома-башни предполагается разместить на улице Лесная. Вопрос о строительст-
ве этих домов-башен положительно решен со стороны Министерства и городских
организаций. На строительство домов-башен выделены необходимые фонды, на-
мечены подрядные организации".
Параллельный и последовательный строи контекста графически
можно представить так, как показано на рис. 2.
Последовательный строй контекста
Параллельный строй контекста
Рис. 2.
Связь между предложениями абзаца осуществляется с помощью
повтора. Повтор — это тип логи ко — грамматической связи между пред-
ложениями и абзацами, в котором в последующем предложении в неиз-
менном или измененном виде повторяются различные фрагменты пре-
дыдущего предложения. Виды повтора следующие:
1.	Лексический повтор ( повторение одинаковых или однокор-
невых слов. Например: "Согласно решению коллегии . . . завод должен
представить план работы на . . . . План должен быть составлен на строго
научной основе и технико-экономических расчетах".)
2.	Местоименный повтор { использование в последующем пред-
ложении местоимения, часто с существительным предыдущего предло-
жения ). Например:" . . . просим выслать подробную информацию о
.... Эта информация необходима для ...	.
3.	Семантический повтор ( употребление слов, в которых проис-
ходит повтор некоторой совокупности смысловых признаков, напри-
мер, употребление в двух соседних предложениях синонимов или ан-
40
томимое ). Например: "ВНИИКИ убедительно просит . .В настоя-
щее время институт жилищного строительства не ведет".)
4.	Грамматический ( синтаксический ) повтор. Синтаксическая
конструкция высказывания повторяется в следующем высказывании,
* но с другим лексическим наполнением. Например:
"если машина или оборудование вышли из строя или не обеспе-
чивают должной производительности или качества выполняемой рабо-
ты, то" .. .
"если в машине допущена необоснованная замена отдельных де-
талей, то" . ..
"если со списанных с баланса машин годные для дальнейшего
использования детали не были сняты, то" ....
Кроме того, связи между предложениями осуществляются с помощью
слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: "в по-
рядке оказания помощи", "согласно Вашей' просьбе", "ввиду вышеизло-
женного", "поэтому", "в результате этого", "следовательно", "посколь-
ку" и т. д.
Для современной деловой переписки характерна тенденция к ог-
раниченной аспектации. Как правило, авторы соответствующих посо-
бий рекомендуют составлять деловые письма по одному вопросу ( ас-
пекту ), чтобы письмо не содержало тематически разнородную и логичес-
ки не связанную информацию.
Композиция документа - это способ формализации
состава информации, содержащейся в нем. Композиция или структу-
ра текста официального письма — это последовательность располо-
жения его составных частей (аспектов). Композиционная стройность
письма определяется не только последовательностью изложения и
расположением материала, во многом она зависит от характера и
объема сведений, включаемых в официальное письмо.
Наиболее рациональна структура текста официального письма, сос-
тоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и события,
послужившие основанием для составления документов, во второй час-
ти — выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.
Композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой:
обоснование актуальности запроса; содержание запроса; ожидаемый
результат, если запрос будет удовлетворен; формулирование гарантии.
Вот пример письма-запроса:
"Институт русского языка имени А. С. Пушкина готовит сборник статей
"Русский язык за рубежом". Составители сборника испытывают острую необхо-
димость в получении информации об изучении русского языка среди нефилологов
( инженеров ).
Просим подготовить и выслать в наш адрес не позднее 1 июля 1990 г. статью
на эту тему".
Сопроводительное письмо состоит из двух частей: в первой части —
сообщение о высылаемом материале, во второй — уточняющие сведе-
ния. Например:
41
"Напрев ля ем подробное описание автоматических систем управления. По-
лучение просим подтвердите".
Композиция типового письма, выражающего просьбу, включает:
изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение
просьбы; ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена;
готовность к дальнейшему сотрудничеству. Например:
"Прошу выслать в наш адрес по одному экземпляру иллюстрированных ка-
талогов токарно-карусельных станков.
Оплата гарантируется."
Эти аспекты предопределяют выбор первых и заключительных слов
письма и, конечно, структуру и место языковой формулы в основном
тексте.
Наибольшую трудность вызывает составление письма-ответа, со-
держащего отказ в просьбе или отклонение предложения. Такое пись-
мо составляется по следующей схеме: повторение просьбы; причины,
почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение
не может быть принято; констатация отказа или отклонения предло-
жения. Например:
"Вашу просьбу об изменении срока поставки станков с программным управ-
лением выполнить не можем по следующим причинам (формулирование причин) .. .
Поэтому станки типа . .. будут поставлены в сроки, указанные в договоре".
Таким образом, при составлении официального письма рекомен-
дуется сначала "набросать" логическую схему его содержания. При этом
в качестве аналога можно использовать письмо, составленное ранее.
Характерной особенностью синтаксиса официального пись-
ма, как и любого официального документа, является логизированный
строй предложения. Порядок слов в предложении должен отражать ло-
гическую последовательность элементов содержания1 и соответство-
1 Первый трактат о порядке слов был написан в первом веке нашей эры Дио-
нисием Галикарнасским, который писал, что, хотя философы и риторики почти
не обращали внимания на порядок слов, все же распределение слов имеет такое
же влияние на речь, как и использование разных материалов в архитектуре, ма-
нуфактуре и ткацком деле, где сначала выбирают материал, а затем распределя-
ют его по частям, причем основное значение придается именно его распределению.
Основы учения о соотношении языка и мышления были заложены логической
школой Пор Рояль. Так назывался монастырь в предместье Парижа, в котором
жили монахи А. Арно и П. Николь, выпустившие в 1662 г. книгу "Логика или
искусство мыслить". Эта книга была написана на спор за три дня. В 1664 г. поя-
вилась книга А. Арно и Д. К. Лансело "Грамматика или искусство говорить".
Обе книги именовались по месту издания — монастырь Пор Рояль, так как были
анонимными. Теперь известно, что обе книги были написаны одним из величай-
ших мыслителей XVII в. А. Арно (1612 - 1694 гг.) в соавторстве с логиком П. Ни-
коль и грамматистом Д. К. Лансело. Идеи, высказанные в этих двух маленьких
книжках, актуальны и в наши дни.
42
вать традиционным для русского языка нормам словорасположения.
Если группа подлежащего предшествует группе сказуемого, то это —
так называемый прямой порядок главных членов предложения. Напри-
мер:
'"Завод "Прогресс" (1)1 просит провести обучение руководящего
состава завода по вопросу составления текстов служебных документов".
Обратный порядок допустим в том случае, если в начало предло-
жения выносится обстоятельство или дополнение. Например:
"Проектом программы семинара предусмотрен (2) доклад (1)
Вашей организации на секции "Унификация систем документации".
При составлении официальных писем следует учитывать информацион-
ную роль порядка слов. Несмотря на то, что в русском языке от-
носительно свободный порядок слов в предложении, т. е. члены предло-
жения не имеют фиксированного места, как в некоторых других язы-
ках (например в английском, где имеет место твердый порядок слов),
существуют определенные правила расположения слов.
В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно, а
в русской письменной речи информационная роль слова или словосо-
четаний возрастает к концу предложения. Иными словами, отсутствие
в письменной речи активной, не формирующей смысл интонации ком-
пенсируется наличием специфического принципа "линейной" подачи
информации. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится
вспомогательная информация, а затем — основная, причем основная
информация располагается после сказуемого, а вспомогательная — в
начале предложения до сказуемого. Именно поэтому текст трафарета
не может начинаться с пробела. В зависимости от того, где распола-
гается то или иное словосочетание меняется смысл предложения. Нап-
ример:
"На основании письма заказчика незавершенный объем работ по изготовле-
нию опытного образца переносится (2) на I квартал 1990 г."
"На I квартал 1990 г. незавершенный объем работ по изготовлению опытно-
го образца переносится (2) на основании письма заказчика."
В первом предложении целью высказывания является указание
срока, на который переносится изготовление опытного образца. Во вто-
ром предложении целью высказывания является обоснование причи-
ны переноса срока сдачи заказа.
Пример:
"В порядке обмена опыта просим выслать (2) "Методические рекомендации
по унификации текстов служебных документов".
"Методические рекомендации по унификации текстов служебных документов"
просим выслать (2) в порядке обмена опытом."
В первом случае целью высказывания является указание на необ-
1 Цифрой (1) обозначено подлежащее, цифрой (2) — сказуемое.
43
холимое издание. Во втором случае целью высказывания является ука-
зание формы сотрудничества, на основании которой адресант предпола-
гает получить интересующее его издание.
Еще пример:
"Решение о бесплатной отработке на строительстве жилья своими силами при-
нято (2) с целью экономии средств и увеличения объемов строительства."
С целью экономии средств и увеличения объемов строительства
жилья принято (2) решение о бесплатной отработке на строительстве
своими силами."
В первом предложении объясняется цель принятия решения о бесп-
латной отработке на строительстве, во втором ~ какое решение приня-
то для экономии средств и увеличения объемов строительства жилья.
Из приведенных примеров видно, что продуманное расположение
слов позволяет пишущему привлечь внимание адресата к той или иной
мысли или оттенить важные моменты высказывания. Неправильный
порядок слов затрудняет восприятие фразы и даже создает возможность
ее двоякого понимания. Например:
"Учащиеся школы помогали взрослым во время каникул на по-
лях колхоза". — можно подумать, что каникулы наступили у колхоз-
ников в работе на полях. Следует написать:
"Во время каникул учащиеся школы помогали взрослым на полях колхо-
за".
Для официально-делового стиля речи характерны предложения,
в которых подлежащее выражено не одним именным словом, а целост-
ным по значению сочетанием слов. В целом при согласовании подлежа-
щего со сказуемым в официально-деловой речи действует следующий
принцип: субъект действия отождествляется не столько с индивидуаль-
ным лицом, сколько с его собирательным статусом. Эту закономерность
можно проиллюстрировать примерами употребления собирательных
существительных и именных конструкций в сочетании с числительными.
Рассмотрим характерные для официально-делового стиля речи вариан-
ты согласования сказуемого с подлежащим, вызывающие затруднения у
составителей официальных писем.
1.	При подлежащем с количественным именем числительным, окан-
чивающимся на "один", сказуемое ставится в форме единственного
числа, т.е. происходит согласование по грамматическому принципу. Напри-
мер:
"В 1989 г. на предприятие был принят 21 специалист."
"На завод поступил 41 металлорежущий станок новой модели".
Употребление сказуемого в форме множественного числа (согла-
сование по смыслу) по аналогии с другими количественными числи-
тельными в составе подлежащего неправильно. Например: "В 1989 г.
44
на предприятие были приняты 21 специалист".
2.	При подлежащем, имеющем в своем составе имя числительное
"два" и более, сказуемое употребляется как в форме единственного,
так и в форме множественного числа. Например:
"На заседании секции научно-технического совета будут обсуждены три док-
лада/ будет обсуждено три доклада."
"Сто сорок тонн цемента было отправлено /были отправлены/ в апреле."
Следует учитывать, что сказуемое в форме единственного числа
подчеркивает внутреннюю нерасчлененность, целостность того множест-
ва, которое обозначается подлежащим. Форма единственного числа ска
зуемого уместна при обозначении общего количества чего-либо, изме-
ряемого по весу, размеру, времени, на штуки и т. д.:
"Заводу выделено двенадцать автомашин"
"На стройку будет отправлено пять тонн кирпича".
"До десяти комплектов станков имело дефекты".
Форма единственного числа придает сообщению безличную окрас-
ку, подчеркивает итоговый результат действий. Единственное число
оказывается более уместным и в тех случаях, когда лица или предме-
ты, обозначаемые подлежащим, пассивны по отношению к обозначае-
мому сказуемым действию или признаку:
"Будет премировано cfo рабочих"; На предприятие было направлено до двух-
сот рабочих"; "Было рассмотрено три проекта"; "Было продано четыре костю-
ма".
Подобные конструкции характерны для официально-деловой ре-
чи.
При обозначении значительного числа чего-либо, как правило, так-
же употребляется форма единственного числа. Например:
"Совхозу в счет фондов года будет выделено две тысячи тонн удобрений и
ядохимикатов."
Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях,
когда пишущий хочет подчеркнуть активный характер действий каж-
дого лица (предмета), входящего в группу. Например:
"Двенадцать рабочих цеха добились отличных показателей в работе".
"Семь станков, разработанных институтом, получили медали и дипломы
ВДНХ.
3.	Подлежащее со словами и словосочетаниями, содержащими
слова: большинство, меньшинство, множество, ряд, часть, много, нема-
ло, несколько, количество,число,не меньше чем, а также отрицательные
и неопределенные местоимения (никто, ничто, кое-кто), употребляет-
45
ся со сказуемым в форме единственного числа, т.е. сказуемое в этом
случае согласуется с подлежащим по грамматическому принципу. Напри-
мер:
"Большинство голосовало против".
"Значительная часть площадей будет убрана раздельным способом".
"Ряд предложений проекта не подкреплен расчетами".
"Большое количество пшеницы, ржи и ячменя сдано первым сортом".
"Никто из выступавших не предложил изменить срок сдачи объекта".
4.	При подлежащем, выраженном местоимением "кто", сказуе-
мое обычно ставится в форме единственного числа:
"Тот, кто перевыполнит план, будет отмечен". ..
"О тех, кто систематически не выполняет нормы, говорили на собрании".
При местоимении "что" сказуемое ставится в форме единственно-
го числа в том случае, если слово, замещаемое местоимением, имеет
форму единственного числа:"Он сообщил о том, что помогло заверше-
нию строительства".
Если слово, с которым соотносится местоимение "что", имеет фор-
му множественного числа, сказуемое при слове "что" также ставится
в форме множественного числа:
"Те случаи, что имели место на фабрике, больше не повторятся".
Замена местоимением "что" союзного слова "которые" носит раз-
говорный характер и в официальных текстах неуместна. Например:
неверно "Рабочие, что перевыполнили план . . .; "
правильно "Рабочие, которые перевыполнили план . . ."
Употребление сказуемого в форме единственного числа имеет мес-
то в следующих случаях:
1)	при наличии противительных союзов между однородными подлежа-
щими, выраженными именами существительными в форме единствен-
ного числа (также при наличии союзов "не только ... но и" и "не столь-
ко . . . сколько", выражающих противопоставление); "Не ошибка или
недосмотр, а грубое нарушение техники безопасности было допущено
на заводе";
2)	при наличии тематической близости однородных подлежащих:
"Победит уверенность и твердость рабочего":
3)	при наличии повторяющихся перед однородными подлежащими слов
"весь", "каждый", "любой", "никакой":
"Каждый станок, каждый двигатель, каждый агрегат был взят на учет";
46
4)	при перечислении в тех случаях, когда фразе придается намеренно без-
личный характер:
"В продаже имеется:
ткани шелковые и хлопчатобумажные;
обувь детская;
готовое платье разных фасонов."
С однородными подлежащими сказуемое, как правило, согласует-
ся в форме множественного числа:"В президиум были избраны секре-
тарь райкома партии и другие работники районных организаций."
Употребление составных именных сказуемых.
В официально-деловом стиле речи при употреблении составных именных
сказуемых также имеется своя специфика. Так, при наличии глаго-
лов — связок (быть, являться, делаться, сделаться, казаться, показать-
ся, остаться, оставаться, стать, становиться и др.) именная часть ставит-
ся в творительном падеже. Употребление именной части в форме име-
нительного падежа придает предложению разговорную окраску:
"Досрочное выполнение годового плана будет ответом коллекти-
ва/ сравните — ответ коллектива) на призыв съезда."
"Деньги, выделенные заводу для строительства детского сада, остаются неис-
пользованными (сравните — неиспользованные)."
"Волжский автомобильный завод является крупнейшим производителем авто-
машин в нашей стране (сравните — крупнейший производитель автомашин)".
"В современных условиях хозяйствования ваш метод становится перспек-
тивным (сравните — перспективный)",
В официально-деловой речи сложились правила расположения опре-
делений. Так, согласованные определения ставятся перед определяе-
мым словом, а несогласованные — после него. Например: служебная
командировка, основное внимание, вопрос большого значения.
Распространенное определение ставится после слова, к которому
оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в распростра-
ненном определении должно стоять прилагательное или причастие, нап-
ример:,,Документ, подготовленный группой специалистов". . .
При сочетании согласованного и несогласованного определений пер-
вое обычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзно-
го значения вопрос . . .
Обстоятельства степени ставят перед прилагательным, а дополне-
ния — после него, например: исключительно интересный, достойный
звания.
В обычном тексте существительное следует за числительным; при
табличной или анкетной записи, наоборот, числительное следует за су-
ществительным, например: десять дней, пять человек, две бригады;
но в таблице: количество штатных единиц — 15.
Дополнение ставится после сказуемого, например/'Разослать про-
ект". Если управляющее слово требует нескольких дополнений, то пер-
47
вым следует ставить прямое дополнение (существительное в винитель-
ном падеже), например/'Разослать проект завода металлоизделий". . .
При построении словосочетаний следует учитывать, что большинст-
во слов в письменной деловой речи употребляется только с одним сло-
вом или с ограниченной группой слов. Например, приказ — издается,
контроль — возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, долж-
ностные оклады — устанавливаются, выговор — объявляется, порица-
ние — выносится и т.д.
Выбор того или иного языкового оборота из числа возможных оп-
ределяется:
практикой употребления языкового оборота, т.е. степенью его
употребительности;
правильностью его с грамматической точки зрения (с учетом осо-
бенностей официально-делового стиля);
степенью точности и лаконичности в описании управленческой
ситуации.
При выборе устойчивого языкового оборот следует учитывать осо-
бенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. Так,
при употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная
форма: менее важный, более сложный. При выражении превосходной
степени наиболее употребима форма с приставкой "наи" — (наиболь-
ший эффект, наименьший результат) или сочетание положительной сте-
пени с наречием наиболее (наиболее важный).
Широко используются так называемые расщепленные сказуемые.
Например: "оказать помощь" вместо "помочь"; "провести проверку"
вместо "проверить"; "произвести ремонт" вместо "отремонтировать"
и т.д.
Лексика. Слово в тексте документа употребляется только в
одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи.
Грамматическая форма его должна быть такой, какая признается вооб-
ще — и для языка служебной документации, и для официального пись-
ма, в частности.
Не следует использовать неологизмы, образуемые по традицион-
ным моделям, если они не имеют терминологического смысла и лег-
ко могут быть заменены формами общелитературного употребления,
например слова типа "неимение", "разбитие", не являющиеся литера-
турной нормой русского языка.
Недопустимо искажение термина или замена его синонимически-
ми формами. Например, замена термина "акцепт" выражением "встреч-
ное предложение". Употребляемые термины должны допускать толь-
ко одно толкование или только одно определение. В том случае, ког-
да термин может оказаться непонятным адресату, но без него нельзя
обойтись в данном официальном письме, то требуется дать его объяс-
нение в тексте.
Необходимо, чтобы каждому понятию соответствовал один термин.
И здесь очень важное значение имеет использование стандартизованной
терминологии. Необходимость использовать только стандартизованную
терминологию обусловлена также тем обстоятельством, что в услови-
48
ях АСУ многие письма могут обрабатываться на ЭВМ., Термины выпол-
няют роль дескрипторов при лексическом наполнении машинно-ориен-
тированных тезаурусов. Во многих отраслях скомплектованы банки
стандартизованных терминов, которые и должны служить терминоло-
гическими источниками при составлении официальной корреспонден-
ции.
Рекомендации по записи цифровой информации. Особенностью офи-
циально-деловых текстов является наличие большого количества циф-
ровой информации, неправильная запись которой является источником
помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текс-
тов. Отдельные виды управленческой информации передаются в фор-
ме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000
в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тыс., а если вмес-
то 1 000 000 использовать алгебраический показатель, то можно запи-
сать: 10s. Словесно-цифровая запись не только дает возможность сок-
ращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает
их восприятие.
Простое количественное числительное, обозначающее однознач-
ное число (без указания меры), в записи воспроизводится словом, а
не цифрой. Например: "Дефектных изделий должно быть не более трех".
Аналогично пишутся числительные, обозначающие временные грани-
цы или периоды. Например:
"Испытания должны продолжаться три — пять дней."
Если однозначное число сопровождается обозначением меры (или
отношения), оно пишется цифрой. Например:
"Требуется 2 кг гвоздей".
"Кран грузоподъемностью 10 т".
Многозначные числа (сложные или составные числительные) приня-
то записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда та-
кие числа начинают предложение. Например:
"Двадцать пять изделий было забраковано " (но: "Было забраковано 25 из-
делий") .
Многозначные целые числа принято записывать, разбивая цифры
пробелами на классы. Места пробелов зависят от системы счисления:
при десятичной системе отделяется каждый четвертый знак, например:
100 000 т, 253 720 руб.
Запись порядковых числительных отличается от записи количест-
венных. Если запись ведется арабскими цифрами, то порядковое чис-
лительное вводится в текст с указанием падежных окончаний. Напри-
мер:
"Радиоприемники 1-го класса обязательно должны иметь радиовещательный
прием."
49
"Шероховатость поверхности — по 6-му классу точности."
При перечислении нескольких порядковых числительных падежное
окончание ставится только один раз. Например:
"Изделия 1,2 и 3-го сорта."
Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются
в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окон-
чаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято
записывать римскими цифрами.
С помощью цифр можно записывать определения, выраженные слож-
ным словом, включающим в себя некоторые формы числительных, напри-
мер: 100-процентный, 20-километровый, 5-миллиметровый. Допускает-
ся сокращать вторую часть прилагательного, выражающегося единицей
измерения: 20-км, 5-мм, 10-кг.1
1 Правила склонения количественных имен числительных рассматриваются
в главе "Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции".
50
Глава 6
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ЯЗЫКЕ И СТИЛЕ
ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Из-за незнания элементарных правил составления деловых писем
работники аппарата управления тратят, как уже говорилось, на этот
процесс значительную часть рабочего времени. Но дело не только в зат-
ратах времени на составление письма. Каждый работник аппарата управ-
ления хорошо знает, сколько минут и даже часов порой требуется,
чтобы разобраться во входящей корреспонденции, понять, чего же
хочет автор полученного письма. Нередко для этого требуется бук-
вально пробиваться через словесный частокол, распутывать замыслова-
тые фразы.
"Мы не только пароход или самолет, но даже токарный станок и руба-
нок не доверим тому, кто не подготовлен для этого. Однако когда дело
касается составления каких-либо писем, то даже тогда, когда они долж-
ны быть размножены в большом количестве, за них берутся без какого-
либо стеснения нередко и те, которые совершенно не готовы для этого"1.
Можно ли упростить и ускорить работу с деловой корреспонден-
цией? Несомненно. Прежде всего необходимо знать, какие требования
предъявляются к деловому письму. Самое общее требование сводится
к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное реше-
ние. Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной,
а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей,
уводящих в сторону от основного вопроса. Между тем анализ прак-
тики подготовки деловых писем в различных учреждениях показал,
что в этом деле имеются очень серьезные недостатки, а следовательно,
и большие резервы экономии времени.
К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают
массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды:
структурные, синтаксические, морфологические, лексические, сти-
листические, технические.
Структурные ошибки. Большое количество деловых писем напи-
сано так, как-будто их составители никогда раньше не писали деловых
писем по данным вопросам. Это, конечно, следствие отсутствия разра-
ботанных типовых писем.
Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизованный
документ. Какая необходимость в составлении письма, удостоверяю-
щего личность сотрудника в его служебной командировке, если су-
ществует форма командировочного удостоверения? Нет никакой нуж-
ды вводить письма-удостоверения, когда достаточно ограничиться про-
пуском или паспортом, а необходимую информацию изложить устно.
1 Cerovac М. Poslovni jezik. Zagreb, 1964, s. 6.
51
Между тем сотруднику того или иного предприятия нередко дают
в путь письмо примерно следующего содержания:
"Главное энергетическое управление сообщило о поставке заводу "Прогресс"
трансформатора типа .. .
Для согласования технических условий поставки направляем зам. главного
энергетика завода т...
Невольно вспоминается начало старых доверительных и рекомен-
дательных писем: "Податель сего письма . .
Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в слу-
чае отправки одного документа малого формата. В этом случае мож-
но прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки
и индекс. Как уже говорилось, сопроводительное письмо выполняет
функцию ярлыка, этикетки. Оно как бы "приклеивается" к отправляе-
мым документам.
Источником структурных ошибок является неверное построение
делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы
каждый аспект содержания занимал определенное место в логической
структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблю-
дение этого условия приводит к длинным введениям и сложным систе-
мам мотивировок.
Судя по многочисленным ошибкам, встречающимся в текстах де-
ловых писем, их составители не знают правил выделения и построения
абзаца и связи предложений в абзаце.
В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место
для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не
следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в
индексах, дате отправления и теме письма. Нет необходимости указы-
вать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписав-
шего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоуголь-
ном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.
Синтаксические ошибки. 1. Ошибки, связанные с неправильным
порядком слов в предложении.
В текстах деловых писем встречаются ошибки, свидетельствую-
щие о том, что их составители не знают правила порядка слов в рус-
ской письменной речи. Как уже отмечалось, в русской письменной речи
информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения.
Рассмотрим три примера:
"Завод "Прогресс" выполнил план к 20 декабря."
"К 20 декабря завод "Прогресс" выполнил план".
"К 20 декабря выполнил план завод "Прогресс".
В первом предложении содержится указание, к какому сроку за-
вод выполнил план. Во втором предложении констатируется, что за-
вод план выполнил. В третьем предложении указывается, какой завод
(именно "Прогресс") выполнил план.
52
Так, например, из предложения "Для определения фонда оплаты в
конце года уточняются расценки за продукцию" непонятно, "расценки
уточняются в конце года" или "расценки уточняются для определения
фонда оплаты в конце года".
По-видимому, это предложение должно быть составлено в следую-
щем виде: "Для определения фонда оплаты расценки за продукцию
уточняются в конце года".
2. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.
Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происхо-
дящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это
обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные
этические моменты, такие,как, например, внимание, оказанное затрону-
тому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в ско-
рейшем завершении работы и т. д. Например:
"Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Госплан
считает. .
Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать
причины, послужившие основанием для принятия того или иного управ-
ленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не
завершать фразу. Например: "Учитывая" . . ., "Считая ... ", "Принимая
во внимание" ..., "Руководствуясь ..." и т. д.
Дело в том, что обязательным условием употребления деепричаст-
ных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено
глаголом-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться
одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу). Однако соста-
вители деловых писем часто допускают досадные ошибки в употребле-
нии деепричастных оборотов. Например:
"Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником
цеха".
В этом предложении сказуемое "возникли" грамматически и по
смыслу связано с подлежащим "осложнения", деепричастие же обо-
значает действия лица, которому соответствует местоимение "он".
Таким образом, нарушено основное условие употребления деепри-
частного оборота: здесь действия, выраженные глаголом-сказуемым
и деепричастным оборотом, относятся к разным лицам. Правильный
вариант этого предложения:
"Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха".
Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно ис-
править, заменяя предложения с деепричастными оборотами предло-
жениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или
сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточ-
ными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страда-
тельном, а в действительном залоге.
53
Неправильно
Правильно
"Изучая проблемы городского транс-
порта, учеными были получены ин-
тересные результаты."
"Гарантируя полную и своевремен-
ную оплату заказа, нами получено
разрешение треста на авансирование
исследовательских работ."
"Резко повысив скорость резания,
рабочими участка была достигнута
наивысшая выработка по заводу."
Ознакомившись с положением дел
на фабрике, нормы и расценки ди-
ректором были изменены.
"При изучении проблем городского
транспорта ученые получили интерес-
ные результаты."
Или:
"Изучая проблемы городского транс-
порта, ученые получили интересные ре-
зультаты."
"Гарантируя полную и своевременную
оплату заказа, мы получили разрешение
треста на авансирование исследовательс-
ких работ."
"При резком повышении скорости реза-
ния рабочие участка добились наивыс-
шей скорости выработки по заводу."
"Ознакомившись с положением дел на
фабрике, директор изменил нормы и
расценки.
3. Ошибки, возникающие
в результате незнания структуры слож-
ного предложения. Трудно представить деловую письменную речь без
сложноподчиненных предложений. По поводу их употребления акаде-
мик лингвист Л.В. Щерба писал: "Основная разновидность канцелярс-
кого стиля имеет своей задачей представить все обстоятельства дела во
всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в од-
ном целом. Отсюда вытекает культура сложных предложений по спо-
собу подчинения в канцелярском стиле". Совмещая просьбу и при-
чины, побудившие обратиться с просьбой, отказ и его убедительную
аргументацию в рамках единой конструкции, сложные предложения
придают большую убедительность просьбе и смягчают впечатление от-
каза, позволяют подчеркнуть важные смысловые оттенки, привести
аргументы, дать подробное обоснование основных положений и т. д.
Кроме того, использование союзов и союзных слов дает возможность
точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются
между отдельными частями развернутого высказывания.
В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как прави-
ло, используются для выражения причинно-следственных связей. При
построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее
употребительны сложные предложения с союзами "что; который; если;
вследствие того, что; при условии, чтобы; где; как." Место придаточ-
ного предложения зависит от того, какой член главного предложения
оно поясняет.
Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст.
Появляются письма, насыщенные сложноподчиненными предложениями
с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями,
сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цита-
тами (например, из предварительной деловой беседы или телефонного
разговора) и т. д. Хотя специфика делового письма требует пристального
внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали умеет -
54
ны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические пост-
роения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокра-
щения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного
текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.
Если придаточное предложение поясняет только одно слово глав-
ного предложения, то оно, как правило, следует за этим словом. Напри-
мер:
"В работе совещания, на котором присутствовало свыше *100 человек, приня-
ли участие..."
Если придаточное предложение относится к группе сказуемого
в главном предложении или ко всему главному предложению, то раз-
личаются два случая: оно ставится перед главным, когда акцент делается
на обстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно
поясняет основную мысль сложного предложения. Например:
"Ввиду того, что литье проводилось ускоренными методами, отжиг длился
два часа."
"Отжиг длился два часа, ввиду того что ..."
Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными
причастными и деепричастными оборотами. Этим достигается сжатость
и лаконизм текста. Например:
"Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государст-
венной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом
СССР по науке и технике" (вместо: "которые одобрены").
Причастный оборот может следовать за определяемым словом
("тема, выполненная институтом") или предшествовать ему ("выпол-
ненная институтом тема"). Наиболее распространено расположение
причастного оборота после определяемого слова.
Не допускается соединять как однородные синтаксические члены
причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.
Нельзя писать так:
"Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе,
и какие методы использовались для достижения этой цели".
Нужно писать:
"Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе,
и методы, использованные для достижения цели".
Синонимичны по значению различным придаточным предложениям
конструкции с отглагольными существительными, например: после ус-
тановления; согласно договоренности; по окончании; в соответствии
с указанием; в связи с расширением . . .
4. Неправильное использование предлогов. Наиболее частая ошиб-
ка — неправильное использование предлогов. В деловой письменной
и устной речи получили большое распространение словосочетания с пред-
логом "о" и с зависимыми существительными в предложном падеже
типа: "вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с ..." и т. д.
Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога "о",
что создает языковые помехи. Например:
"Директор завода отметил о важности поставленной проблемы."
55
Правильно сказать:
"Директор отметил важность поставленной проблемы".
"Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам.
Правильно сказать:
"Это показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам".
"Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы настоятельно тре-
буем".
Правильно сказать:
"Цех нуждается в ремонте, производства которого мы настоятельно требуем".
"Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа большая и важная".
Правильно сказать:
"Нет сомнений в том, что проводимая отделом работа большая и важная".
Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда
речь идет об учреждении, а когда о здании. Например: "В наше предприя-
тие распределены на работу молодые специалисты" (правильно: "На на-
ше предприятие").
5. Неправильное согласование в падеже. Составители деловых писем
часто допускают неправильное согласование в падеже. Наиболее частот-
ным является неправильное употребление существительного в роди-
тельном падеже вместо дательного.
Неправильно:	Правильно:
"Согласно соответствующего положе-
ния" ...
"Согласно Вашей просьбы" . . .
"Согласно приказа" .. .
"Согласно решения" . ..
"Согласно соответствующему положе-
нию: .. .
"Согласно Вашей просьбе" . . .
"Согласно приказу" .. .
"Согласно решению" .. .
Слово "руководство" требует после себя не родительного, а твори-
тельного падежа. Например, неправильно писать:
"Руководство производственной практики осуществляется ведущими специа-
листами предприятия".
Правильно:
"Руководство производственной практикой осуществляется ведущими спе-
циалистами предприятия".
Рассмотрим следующий пример:
"Институт ходатайствует о постоянной прописке в г. Москве сотруднику
Петрову Н.А."
В этом случае следует употребить слово "сотрудник" в родительном
падеже или использовать выражение:
"Институт ходатайствует о предоставлении постоянной прописки, сотрудни-
ку" .. .
56
Морфологические ошибки. 1. Согласование определений. Если оп-
ределение относится к имени существительному, имеющему при себе
приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-
лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в
таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.
Если определение относится к сочетанию личного имени и приложе-
ния типа "директор завода т. Иванова", определение обычно согласует-
ся с ближайшим именем существительным: "наш начальник цеха Пет-
рова"; "старший инженер т. Яковлева; "новый лаборант Серова".
Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда оп-
ределение выражается причастием: "выступившая на собрании замести-
тель декана по научной работе доцент Сидорова" . . . ; "принимавшая
участие в разработке проекта старший научный сотрудник Алексе-
ева" ....
2. Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прила-
гательных. Составителям деловых писем следует учитывать, что крат-
кие формы имен прилагательных более употребительны в официально-
деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного
падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются
как разговорные и даже просторечные.
Неправильно
"Выводы комиссии обоснованные
и справедливые".
"Решение об увольнении т. Иванова
незаконное."
"Данная задача при сложившемся
положении неразрешимая."
"Предложенные поправки и допол-
нения существенные".
"Требования к работникам снабже-
ния завода своевременные".
"Изменение графика отпусков работ-
ников отдела нежелательное".
"Проведение консультации со спе-
циалистами совершенно необходи-
мое".
"Данное решение обязательное для
исполнения"
Правильно:
"Выводы комиссии обоснованны и
справедливы'
"Решение об увольнении т. Иванова
незаконно".
"Данная задача при сложившемся по-
ложении неразрешима."
"Предложенные поправки и дополне-
ния существенны".
"Требования к работникам снабжения
завода своевременны."
"Изменение графика отпусков работ-
ников отдела нежелательно".
"Проведение консультаций со специа-
листами совершенно необходимо".
"Данное решение обязательно для ис-
полнения".
В случае употребления форм кратких имен прилагательных на
"-ен" и "-енен" следует учитывать, что в официально-деловой речи пред-
почтительно употребление форм на " енен".
Неправильно:
"Окончательный результат тождест-
вен предварительным расчетам".
"Каждый член бригады ответствен
за качество продукции".
Правильно:
"Окончательный результат тождестве-
нен предварительным расчетам".
"Каждый член бригады ответственен
за качество продукции".
57
2. Ошибки при употреблении количественных имен числительных.
При употреблении количественных числительных в деловых письмах,
а также в конкурентах письма — телефонном разговоре, деловой бесе-
де, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует
помнить, что все количественные имена числительные склоняются; при
этом изменяются все части сложных и составных числительных: до шес-
тисот шестидесяти рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью руб-
лями и т. д. Несклонение или неполное склонение сложных и составных
числительных, распространенное в устной речи, является нарушением
норм официально-деловой письменной речи.
Как уже отмечалось, в текстах количественные имена числитель-
ные, как правило, записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать
возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения
или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми
обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется,
в соответствующих падежных формах:
"На завод было доставлено до 666 т (шестисот шестидесяти тонн) металлоло-
ма"
"Депутат встретился с 666 (шестьюстами шестьюдесятью шестью) рабочими
завода"
Приведем формы косвенных падежей числительных, склонение
которых может вызвать трудности:
Имен.	три	четыре	пять	сорок	девяносто	сто
Родит.	трех	четырех	пяти	сорока	девяноста	ста
Дат.	трем	четырем	пяти	сорока	девяноста	ста
Винит.	три	четыре	пять	сорок	девяносто	сто
	(трех)	(четырех)				
Твор.	тремя	четырьмя	пятью	сорока	девяноста	ста
Предл. (о)	трех	четырех	пяти	сорока	девяности	ста
Имен.	двести		тысяча		полтора (ы)	
Родит.	двухсот		тысячи		полутора	
Дат.	двумстам		тысяче		полутора	
Винит.	двести		тысячу		полтора (-ы)	
Твор.	двумястами		тысячей	(тысячью)	полутора	
Предл.	(о) двухстах		тысяче		полутора	
Лексические ошибки. 1. Неправильное использование слов и терми-
нов. Основное количество ошибок в деловых письмах относится к лек-
сическим. Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамот-
ности некоторых адресантов. Ни чем иным нельзя объяснить следующие
фразы:
"Разрешите нехватку конфет "Рица" считать сельдью "Атлантическая" 2 сор-
та".
"Обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу".
"Отметить хорошее состояние ул. Витебское шоссе с присуждением ей денеж-
ной премии 200 руб".
58
Можно ли, исходя из этих документов, принять толковое решение?
Порой авторы документов не считают нужным подобрать правиль-
ный термин. При чтении отчетов встречаем:
"Освободители освободили 400 вагонов с арбузами".
"На заводе произошел анонимный случай: кто-то бросил окурок, и в резуль-
тате возник пожар".
Вот, например, письмо:
"Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и
свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению".
Просьба не была выполнена в срок: работникам снабженческой ор-
ганизации, куда адресовалось письмо, пришлось долго выяснять, что
понимал адресант под словом "свидетели". Оказалось, что это макеты
деталей, прилагаемых к партии. Эти макеты правильно именуются
"образцами-свидетелями" и включают целый комплект деталей.
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают
знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому тре-
буется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и
термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различ-
ное значение, например: "редуктор" в химической промышленности
означает "приспособление для снижения давления газа", а в машино-
строении — "приспособление, снижающее скорость вращения валов".
Для неискушенного в зоотехнике человека непонятным является
термин "деловые поросята", для незнающего строительное дело — "ком-
натность", "деревянность" и т. д.
Стремление придать словам большую значимость выливается в "тер-
минологическую игру", приводящую к разнообразным ошибкам. Часто
встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением
сказуемого: вместо "премировать" пишут "производить премирование",
вместо "монтировать" — "производить монтаж", вместо "внедрить" —
"осуществить внедрение".
В одном из документов находим:
"Приказываю разрешить приглашение для чтения лекций одного или двух
специалистов" .. .
Зачем понадобилось отглагольное существительное "приглашение"? .
В деловых письмах очень много отглагольных существительных с
окончанием на "-ание", "-ение", придающих речи ярко выраженный
канцелярский характер. Нередко также встречаются образованные по
их образцу слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприя-
тие текста, например несогласование, некомандирование. А пробовал
ли кто-нибудь вдуматься в смысл таких часто употребляемых слов,
как "недополучение", "недовыполнение" или (что вообще трудно вооб-
разимо) "недоперевыполнение"? Как понять такой приказ:
"За допущенные грубые ошибки и игнорирование их, не исправление, а нао-
борот, допущение неисполнения в сторону улучшения, прораба Макарова Б.И. пони-
зить в должности".
59
Такой документ достоин лишь украсить рубрику "Нарочно не при-
думаешь" очередного номера журнала "Крокодил".
2.	Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.
Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие по-
нятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например,
пишут: "срок выполнения может быть пролонгирован" вместо "прод-
лен"; "репрезентовать" вместо "представить".
При использовании иностранного слова необходимо точно знать
его смысл. Например, неверно предложение:
"Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько
лимитируются финансовые расходы."
Слово "лимит" означает "предельная норма". Лимитируются средст-
ва, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пре-
делах которых ведутся те или иные расходы.
Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (кон-
венция — условие, экстраординарный — особенный) часто затрудняет
работу с документами, особенно при обработке их на машине.
Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило,
ведет к тавтологии.
В следующих примерах иностранные слов^привносятнежелатель-
ные ассоциации:
"Современная витражная продукция Рижского радиозавода известна во
всем мире".
"Сообщаем наши реквизиты: Москва, 123298, ул. Народного ополчения."
"Новый станок — настоящий ас среди своих собратьев".
"Во время испытаний станок ДР-1 сохранял свой приоретет".
Заимствование иностранных слов — закономерный путь обогаще-
ния всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово,
если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребле-
ние иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоя-
тельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, умест-
ностью и точностью словоупотребления.
2.	Плеоназмы. Плеоназмом (греческое pleonasmos — излишество)
называется частичное совпадение значения слов,образующих словосоче-
тание: памятный сувенир (сувенир — подарок на память), передовой
авангард (авангард — те, кто идет впереди), совместное сотрудничест-
во (сотрудничество — совместная работа, совместное решение проб-
лем). Часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в
слове "индустрия" уже заключено понятие "промышленная"); фор-
сировать строительство ускоренными темпами (форсировать — и так
означает вести ускоренными темпами); потерпеть полное фиаско (фиас-
ко и есть полное поражение). Как отмечалось выше, одной из причин
плеоназма является неправильное употребление иностранной лексики.
Наличие плеоназмов в тексте рассматривается как неумение выра-
зить мысль точно и лаконично. Действительно, когда мы говорим "в ап-
реле", нужно ли добавлять "месяце", когда говорим "150 рублей"
60
нужно ли добавлять "денег" (или "денежных средств") ? Тем не менее
можно указать не один случай, когда оценка правильности (неправиль-
ности) словоупотребления требует осторожности. Например, неправиль-
но: "прейскурант цен" (прейскурант — перечень цен), однако допусти-
мы выражения типа "прейскурант розничных цен", "прейскурант мест-
ных цен", в рамках которых понятие цены конкретизируется и получает
форму развернутого словосочетания. Неправильно: "своя автобиогра-
фия" (автобиография — описание собственной жизни) , однако в опре-
деленных контекстах употребление этого словосочетания вполне оправ-
данно: опубликовать свою (не другого человека) автобиографию.
3.	Тавтология. Тавтологией называются смысловые повторы, кото-
рые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют одно-
коренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует
учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляет-
ся в условиях ...	. Тавтологические повторы делают фразу неблаго-
звучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привле-
кают к себе особое внимание.
4.	Неразличение слов-паронимов. Смысловая точность речи — одно
из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и пра-
вовую ценность делового письма. Неправильно выбранное слово может
исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой
ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является неразличение
слов-паронимов. Паронимами называются близкие по звучанию родст-
венные слова, различающиеся значением: гарантийный — гарантирован-
ный; поместить — разместить; проводить — производить; оплатить —
заплатить и т. д.
Часто составители деловых писем путают значение слов "команди-
рованный" и "командировочный". Слово "командированный" образо-
вано от глагола "командировать" и имеет значение "лицо, посланное в
командировку". Например, "командированный специалист". Однако
часто вместо слова "командированный" употребляется слово "команди-
ровочный". Слово "командировочный" образовано от имени существи-
тельного "командировка" и обозначает предметы и обстоятельства,
связанные с этим понятием: "командировочное удостоверение", "полу-
чить командировочные". Слово "командировочный" не может относится
к человеку, это — ошибка.
Иногда составители деловых писем путают многозначные глаголы
"представить" и "предоставить". Глагол "представить" имеет значения:
предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования,
представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллек-
тиву нового сотрудника) .
Глагол "предоставить" имеет значения: отдать в чье-либо распоряже-
ние, пользование (предоставить транспортные средства); дать право,
возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск,
предоставить слово, предоставить решение вопроса коллективу заво-
да) . Примеры:
"Ваш институт должен представить список сотрудников^ желающих принять
участие в конференции."
61
Но:
"С целью внедрения новой технологии заводу будут предоставлены дополни-
тельные кредиты".
5.	Ошибки в употреблении слов-синонимов. Синонимами называют-
ся слова с одинаковым или очень близким значением: возвести — по-
строить. Слова-синонимы очень редко бывают полностью тождественны
одно другому. Как правило, они различаются оттенками значений, лек-
сической сочетаемостью или стилистической окраской. Сравним сино-
нимичные глаголы "построить" и "возвести". Глагол "построить" мо-
жет употребляться в любом контексте и в сочетании с любым именем
существительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, пос-
тройке чего-либо: построить дом, машину. Глагол "возвести" в со-
ответствии со значением приставки "воз-" может употребляться только
применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается
вверх: возвести здание, стены. При употреблении глагола "возвести"
нужно учитывать и то, что его не принято сочетать с существительными,
называющими постройки служебного или повседневно-обиходного наз-
начения. Неправильно: "возвести сарай, баню", следует: "построить са-
рай, баню."
Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от-
того, что многозначное слово может быть синонимично другому только
в одном из своих значений. Например, характерное для деловых текстов
слово "запрос" в одном из значений синонимично слову "требование".
В то же время оно не имеет присущего слову "требования" значения
"норма, порядок, которым кто-то или что-то должно соответствовать":
требования к качеству продукции, требования к поступающим на ра-
боту. Нельзя сказать "запрос к качеству продукции".
Слово "запрос" не синонимично слову "требование", хотя некото-
рые компоненты смысла совпадают. Например: в сопроводительном
письме пишут:
"Высылаем ответ на Ваш запрос от . . . а не "на Ваше требование ... ."
Стилистические помехи. 1. Искусственное удлинение речи. Специа-
листы советуют: "Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы уст-
но". Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и
рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. Напри-
мер:
"Мы должны просить Вас освободить нас от обязанности послать Вам пред-
ложение".
"Надеемся на то, что Вы в ближайшее время ответите нам .. .".
"В ожидании благоприятного от Вас ответа ...".
"Остаемся
с уважением
(подпись)"
А ведь можно было бы изложить необходимое так:
"Ввиду . . . считаем целесообразным не высылать Вам проект предложения".
62
В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные
обороты. Например:
Неправильно
„абсолютно новый'*...
„необходимо иметь" ...
„собранные вместе" —
„продолжающиеся далее" ...
„сотрудничать вместе" ...
„каждый в отдельности" . ..
„приложенное при этом" ...
„точно совпадающее" ...
„повторите снова" .. .
„все еще остается" ...
„по причине" ...
„мы просим" ...
„мы сообщаем" ...
Правильно
„новый"...
„необходимо" . ..
„собранные" ...
„продолжающиеся" ...
„сотрудничать" .. .
„каждый" ...
„приложенное" .. .
„совпадающее" .. .
„повторите" ...
„остается" ...
„из-за" . ..
„просим" ...
„сообщаем"...
2. Употребление архаизмов. Стилистические помехи возникают часто
при злоупотреблении так называемых канцелярским языком. Деловые
письма нередко содержат "осколки" языковых штампов, почерпнутых
из пыльных бумаг столетней давности.
"При этом препровождаю" — так начинаются многие сопроводи-
тельные письма. Если бы не упоминание о "разбивках плана" или "штат-
ных единицах", то можно было бы предположить, что письмо взято из
канцелярии Петра I.
В старину официальные бумаги начинались так: "Сим письмом из-
вещаем . . .". Затем последовала смена местоимений и писать стали:
"Этим письмом . . Развитие падежных конструкций привело к мно-
гообразию начал делового письма: "В этом письме . . ."; "При этом
направляю Вам . . .".
Указание на данное письмо с течением времени приняло формы не
совсем понятных и совершенно излишних идиом: "В настоящем подт-
верждаем, что . . "Настоящим уведомляем, что . . ". Такое начало
письма затрудняет процесс его прочтения.
К числу архаичных слов и оборотов, получивших распространение
в деловой переписке, следует отнести: "каковой" вместо "который";
"вышепоименованный" вместо "указанный выше"; "на предмет" вмес-
то "для"; "настоящим предлагается" вместо "для"; "отношение" вмес-
то "письмо"; "приобщить к дел/' вместо "в дело"; "при сем" вместо
"при этом"; "прошу не отказать" вместо "прошу"; "вверенный Вам
завод (отдел) " вместо "Ваш завод (отдел)".
Технические помехи. К этим помехам относятся описки, ошибки,
механические повреждения целостности текста при передаче — надрывы,
склеивания с конвертом и т. д. Основная причина возникновения техни-
ческих помех — составительская небрежность. Здесь целесообразно рас-
смотреть механические воздействия, результат которых — опечатки и
63
ошибки. Для того, чтобы уменьшить их количество, по-видимому, су-
ществует лишь один путь.
Количество описок и ошибок тем больше, чем больше объем сооб-
щения, т. е. чем больше в письме слов и знаков. Очевидно, если число
слов в письме свести до минимума, тем самым сократится до мини-
мума и возможность ошибок и описок. Это может быть достигнуто
при использовании для написания письма готовых типовых бланков,
в которых оставлены для заполнения специальные места.
Глава 7
СТАНДАРТНЫЕ АСПЕКТЫ СОДЕРЖАНИЯ.
МОДЕЛИ И ВАРИАНТЫ СИНТАКСИЧЕСКИХ КОНСТРУКЦИЙ
Под аспектом понимается мысль, выраженная одним или несколь-
кими предложениями,
Выделение аспектов содержания и их формализация позволяют
весь процесс составления стандартного письма свести к выбору син-
таксических конструкций, закрепленных за каждым аспектом. Сос-
тавителю документа нетрудно построить стилистическую конструк-
цию — предложение или несколько предложений в едином целом, если
он будет располагать набором готовых, уже проверенных долголетней
практикой конструкций или фраз и словосочетаний, по аналогии с ко-
торыми можно было бы сформулировать свою мысль. Рассмотрим
примеры.
Модель синтаксической
конструкции
„Извещаем, что".. .
„Сообщаем, что". . .
„Доводим до Вашего сведения,
что". . .
„Напоминаем Вам, что". . .
„Еще раз напоминаем Вам, что". . .
„Подтверждаем". . .
„Подтверждаем с благодар-
ностью". . .
Варианты ее реализации
. . .„Мы сократили на месяц срок пос-
тавки запрошенных Вами деталей."
. . .„завод „Прогресс" прекратил произ-
водство автосамосвалов прежней конст-
рукции".
. . .„по истечении указанного срока завод
„Прибор" не несет ответственности за
безопасность объекта".
. . .„мы до сих пор не получили от Вас
протоколы испытаний гидроподъемников
новой конструкции".
. . .„получение Вашего письма №... от
. . . по вопросу дополнительных ассигно-
ваний".
. . .„получение спецификации на  *
Мы привели примеры синтаксических конструкций письма-извеще-
ния, письма-напоминания и письма подтверждения. Такое начало писем
можно назвать глагольным. Ключевыми словами в этих письмах являют-
ся глаголы первого лица единственного или множественного числа. Фор-
ма страдательного залога, например „сообщается" вместо „сообщаем",
не оправдывает себя, так как вносит неясность в вопрос, от кого исхо-
дит действие.
65
Начало письма не должно повторять того, что будет сказано в теме
письма, и должно „вводить" адресата в проблему, поставленную в пись-
ме. Рассмотрим примеры.
МОДЕЛИ ВЫРАЖЕНИЙ, ОБЪЯСНЯЮЩИХ МОТИВЫ
,,В порядке оказания технической помощи".. .
„В связи с тяжелым положением".. .
„В связи с проведением совместных работ по".. .
„В связи с отказом вагоностроительного завода". ..
„В связи с указанием Госплана СССР от". . .
„В связи с уточнением плана прибыли". ..
„Ввиду срочности заказа". ..
„В соответствии с предварительной договоренностью и решением". ..
„В соответствии с письмом заказчика". ..
„В соответствии с протоколом от". . .
„Согласно Вашей просьбе"...
„Согласно постановлению министерства от".. .
„В целях усиления охраны государственного имущества". ..
„В связи с возникшей необходимостью". ..
„В связи с переходом на новую технологию производства". . .
„Всвязи с требованием банка".. .
„В ответ на Вашу просьбу". ..
„В ответ на Ваше письмо". . .
„В подтверждение нашего телефонного разговора". ..
„В подтверждение нашей договоренности". ..
Однако любая модель выражения не универсальна. Так, в тех слу-
чаях, когда нужно сослаться на какой-либо документ, оправдывающий
предпринимаемые шаги, уместно начать деловое письмо с выражения
,,В соответствии с . . .". Однако это выражение неуместно в случаях,
когда те или иные мероприятия вытекают из уже ранее предпринятых
или предпринимаемых действий. Здесь следует употребить выражение
„В связи с . . .".
Предлагаемые варианты являются наиболее распространенным
началом стандартного делового письма.
Если автор — лицо „юридическое", то действия передаются:
от третьего лица единственного числа. Например:
„Завод „Прогресс" не возражает"...
„Кооператив „Поиск" гарантирует". ..
„Совместное советско-английское предприятие „Рэнк ксерокс" предла-
гает". . .;
от третьего лица множественного числа. Например:
„Дирекция, партийная организация и профсоюзный комитет завода „Прог-
ресс" убедительно просят"..
от первого лица множественного числа. Например:
66
„Просим”. . .
„Сообщаем”.. .
„Подтверждаем”...
Если автор — лицо „физическое", то действия передаются:
от первого лица единственного числа. Например:
„Прошу”...
„Ставлю Вас в известность”.. .
„Довожу до Вашего сведения”.. .;
от первого лица множественного числа. Например:
„Поздравляем”...
„Поддерживаем”.. .
„Одобряем”.. .
„Мы получили Вашу телеграмму”...
ПРОСЬБА
Модель синтаксической	Варианты ее реализации
конструкции
„Просим”...	. . .„Вас проверить ход выполнения работ по „'Изготов-
лению заказных станков”.
. . .„выслать в наш адрес более подробную информацию
по этому вопросу”.
. . .„включить в план изданий”...
„Прошу”...	. . .„принять меры”...
. .. „сообщить данные о производительности”...
.. . „направить нам каталоги”...
. . . „подтвердить по телефону получение товаросопро-
водительных документов”.
ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ ИЛИ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
Модель синтаксической
конструкции
Вариантные реализации
„Направляем”...
... „подробные чертежи сборки машин”.. .
... „запрошенные Вами протоколы испытаний”...
... „дополнительные технические данные”...
„Высылаем”...
... „подписанный с нашей стороны договор”..•
отдельным пакетом образцы льна
„Посылаем”...
. . . „интересующую Вас документацию заказной бан-
деролью”. . .
67
ПОДТВЕРЖДЕНИЕ
Модель синтаксической конструкции	Варианты ее реализации
„Подтверждаем".. .	. .. „получение спецификаций на".. . . . . „Ваши условия поставки оборудования". . .
„С благодарностью подтверждаем". ..	. . . „получение Вашего письма от". . . . . . „получение Вашего заказа и приступаем к его вы- полнению". . .
„Завод „Прогресс" подтверждает". . .	. . . „свой запрос о проекте гаража". . . . . . „условия поставки оборудования". .. НАПОМИНАНИЕ
Модель синтаксической конструкции	Варианты ее реализации
„Напоминаем, что". . .	. . . „по плану совместных работ вы должны". .. ... „в соответствии с ... вы должны". . .
„Напоминаем Вам, что". . .	. . . „Ваша задолженность по оплате. . . составляет". . . . . . „срок представления рукописи истекает". ..
„Несмотря на не* однократные напомина- ния". . .	.. . „Ваш завод до сих пор не представил". . . . . . „мы до сих пор пор не получили". ..
	ИЗВЕЩЕНИЕ
Модель синтаксической конструкции	Варианты ее реализации
„Сообщаем, что", . .	... „к сожалению, не можем Вам выслать . . . . . . „запрошенные Вами копии счетов будут высланы в ближайшее время". . . . . . „задержка в отгрузке . • . произошла ввиду/'. . .
„Ставим Вас в известность, что". . .	. . . „руководство завода приняло решение". . . . .. „Ваше предложение принято". . .
„Доводим до Ва- шего сведения, что".. .	. . . „Вашей организации выделено 100 тыс. руб. для". . . . . . „срок оплаты .. . истекает". . .
„Извещаем, что". ..	. . . „перечисленная Вами сумма получена".. . . . . „семинар . . . состоится .. . в".. .
	ГАРАНТИЯ
„Оплату"... „Качество изделий".. . „Сроки выполнения работ". .. „Соответствие требова- ниям". . . „Надежность при эксп* луатации"...	.. . „гарантируем".
68
„Завод „Прогресс" гарантирует". ..
. .. „качество продукции". . .
. . . „возврат оборудования в указанный
срок". ..
. . . исправность оборудования". . .
ПРЕДЛОЖЕНИЕ
Модель синтаксической конструкции	Варианты ее реализации
„Мы можем предложить Вам". . . „Предлагаем Вам". . .	. . . „автоматическую систему управления в счет взаимных поставок на 1990 г". . . . . . „приобрести ... на комиссионных на- чалах". . .
„Мы можем рекомендовать Вам". ..	. . . „подрядчика, который гарантирует выполнение указанной работы в период с...по"  . .
ПРИГЛАШЕНИЕ
Модель синтаксической
конструкции
Варианты ее реализации
„Приглашаем”. . .
„Просим принять участие"
„Всесоюзная торговая палата". . .
„Дирекция, партийная и проф-
союзная организации завода
„Прогресс". ..
. . . „представителя Вашего предприятия
посетить". . .
. . . „Вас принять участие в обсуждении
проекта". . .
... „в качестве оппонента в обсужде-
нии". . .
» . . „в обсуждении проблемы". . .
. . . „приглашает Вас на официальное от-
крытие выставки". . .
. . . „приглашают Вас на торжественное за-
седание, посвященное 40-летию завода".
ОТКАЗ И ОТКЛОНЕНИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ (ПРОЕКТА)
„Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам". . .
„Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на
сумму .. . нами не может быть^утвержден по следующим причинам:
1. . . .
2. . . ."
„В связи с отрицательным ответом Главцентростроя об изготовлении сборной
железобетонной эстакады для теплотрассы завод „Прогресс" не может принять
техдокументацию по теплотрассе".
„Высланная ранее планировка цеха со служебной запиской от . . . недействи-
тельна".
„Считаем нужным сообщить Вам, что одной из основных причин нашего от-
каза является". ..
„К сожалению, присланные Вами чертежи не отвечают современным техничес-
ким требованиям".
„Предлагаемые Вами сроки строительства нас не устраивают".
„Ваше предложение не получило поддержки".
„Сообщить конкретные данные о качестве втулок, сульфидирование которых
было проведено путем введения серы в шихту, не можем, так как до сих пор не
получили от Вас сведений, на какой партии это было проведено".
69
„В ответ на Ваш запрос от . .. сообщаем, что, к сожалению, ко можем выслать
Вам предложение на поставку станков этой марки".
„Сообщаем, что запрашиваемые Вами детали сняты с серийного производст-
ва".
„Сообщаем, что у нас нет"....
„Вторично отказываемся от получения запчастей согласно Вашему письму
№ . . . , от . . . поскольку ремонт мотоколясок в г. Белая Церковь производит дру-
гая мастерская".
„С сожалением сообщаем, что наш завод не может поставить ... в соответст-
вии с Вашими спецификациями".
„Принять Вас на работу в настоящее время не представляется возможным
из-за отсутствия вакантных мест".
ИНТЕРПРЕТАЦИЯ СОБСТВЕННОЙ ПОЗИЦИИ
„Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным резуль-
татам".
„Возражений против конструкции предохранительных патронов для метчиков
но имеем"...
„Завод „Прогресс" присоединяется к Вашему мнению о необходимости. . .
и сообщает",..
„Создавшееся положение с жилым фондом вынуждает завод обратиться к
Вам с просьбой"...
„Завод „Рассвет" не имеет возможности. . . .В связи с этим Ныкужден вре-
менно прекратить оплату счетов".
„В связи со срывом. , . по вике . . . завод „Прибор" лишен возможности". . .
„Учитывая изложенное выше, завод „Прогресс" в ближайшие два года не
сможет выполнить".,.
„Завод отказывается от дальнейшей аренды башенного крана".
„Завод настаивает на включении в план ... и просит сообщить, за счет каких
источников финансирования будет осуществляться газификация. Чертежи согла-
сованы со всеми заинтересованными организациями".
„Мы удовлетворены качеством изделий и готовы заключить с Вами договор".
„К сожалению, должны сообщить Вам, что наш завод"...
„Мы не можем поставить Вам"...
„Мы не принимаем на себя обязательства"...
„Мы не несем ответственности за ... и просим Вас принять срочные меры
относительно"...
„Нас интересует"...
ИНТЕРПРЕТАЦИЯ ДЕЙСТВИЙ ДРУГОЙ СТОРОНЫ
„Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку чертежей
пресс-форм".
„Данные Вами обещания не выполняются". .
„Вам необходимо решить вопросы изготовления гидроподъемников своими
силами или использовать выпускаемые нами по чертежу 588И".
„Сообщаем Вам, что у нас нет Вашего подтверждения (мы еще не имеем...) ".
„К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам о неточном оформлении Вами
железнодорожных накладных".
„Такая задержка может привести"...
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ СЛОВА
„Убедительно просим Вас не задерживать ответ".
„Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку) ".
„Надеемся, что наша просьба будет исполнена".
„Просим выслать ответ незамедлительно".
70
„С интересом ожидаем Ваших новых заказов и дальнейших сообщений".
„С надеждой на благоприятное решение нашего вопроса".
„Мы уверены, что исполнение нашего заказа находится под Вашим постоян-
ным наблюдением, и будем благодарны Вам, если Вы изыщете возможность начать
поставку уже в"... .
„Благодарим за оказанную помощь".
„Благодарим за быстрый ответ".
„Ваше предложение принято единодушно".
„Мы разделяем Ваше удовлетворение по случаю успешного испытания на Ва-
шем предприятии опытной партии грузоподъемников".
„Выражаем признательность за Вашу готовность оказать помощь нашим кон-
структорам".
„Все Ваши замечания очень ценные. Еще раз благодарим за оказанную по-
мощь".
„Со своей стороны, мы готовы уже с ноября с. г. один из цехов полностью
перевести на резервное топливо".
„Мы сделаем все от нас зависящее".
„Убедительно просим Вас не задерживать ответ".
„Просим извинить нас за задержку с ответом".
„Наше решение сообщим в ближайшее время".
„Просим Вас вернуться к этому вопросу в"...
„Результаты рассмотрения Вашего предложения сообщим дополнительно".
„По получении заключения завода ответ на Ваш запрос будет выслан неза-
медлительно".
„О сроках начала серийного производства металлорежущих станков мар-
ки ... мы сообщим заблаговременно".
„По получении ответа от нашего заказчика мы поставим Вас в известность".
Глава 8
СОКРАЩЕНИЯ (АББРЕВИАТУРЫ) КАК ЗАМЕНИТЕЛИ СЛОВ
И СЛОВОСОЧЕТАНИЙ
Сокращение слов или аббревиатуры — новый продуктивный способ
словопроизводства, родившийся в последнее столетие. Долгое время
считалось, что аббревиатуры (сокращенные слова) портят и засоряют
язык. В одной из центральных газет даже появилась статья под красно-
речивым названием: „Время увлечения аббревиатурами прошло"1.
Между тем трудно представить деловую письменную речь без всевоз-
можных сокращений слов и словосочетаний. Их проникновение в де-
ловую документацию объясняется тремя причинами: стремлением к
экономии места, высокой частотностью отдельных слов и словосоче-
таний и стремлением избежать повторения длинных названий. Кроме
того, не следует забывать, что деловые письма не должны превышать
двух страниц машинописного текста.
Существуют лексические и графические сокращения. Различие
между ними состоит в том, что лексические сокращения являются
отдельными словами, у них особое произношение, от них при необ-
ходимости могут быть образованы производные, например: КВН —
кавээновец. Графические сокращения — это условные, чисто письмен-
ные сокращения, не являющиеся словами-аббревиатурами; у них нет
аббревиатурного произношения, от них не образуются производные
слова, например: „т. е". (читается как „то есть").
Практически при составлении каждого делового письма возникает
вопрос, как сократить название той или иной организации. При этом
нужно руководствоваться правилом: при адресовании писем какой-
либо организации или предприятию следует приводить название орга-
низации в том виде, в каком оно дано в документах этой организации
или в специальных справочниках. Сокращать самим наименование ор-
ганизации равносильно тому, чтобы фамилию какого-либо лица писать
в сокращенном виде.
„Спецзаказ", „техотдел", „техпромфинплан", „стройматериалы",
„бумпродукция", „капремонт", ВНИИКИ, ВНИИС, Росглавтрактор-
сбыт, ГОСТ, „зав.", „т." — все это различные виды общепризнанных
сокращений. Процесс возникновения новых сокращений продолжает-
ся, что вызывает, с одной стороны, необходимость стандартизации
отдельных сокращений, получивших распространение в современной
корреспонденции, а с другой, — разработки единых правил сокращае-
мости слов и словосочетаний. Знание ограниченного количества еди-
ных правил избавляет от необходимости в каждом отдельном случае
установления вида сокращения. Здесь уместно вспомнить высказыва-
1 Известия. — 1964. — 14 сент.
72
ние Ларошфуко, французского писателя, жившего в XVII веке, о том,
что знание некоторых принципов избавляет от необходимости знания
множества фактов.
Неупорядоченность сокращенных форм слов и словосочетаний мо-
жет вызвать существенные трудности при решении задач автоматизиро-
ванной обработки и поиска деловых писем.
В настоящее время получили официальное признание, т. е. практи-
чески стандартизованы, следующие виды сокращений:
1)	почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты
(г., обл.) ;
2)	названия месяцев (янв.);
3)	телеграфные графические сокращения (тчк.);
4)	условные обозначения величин и единиц измерения (Ом, В, см,
км, кг);
5)	сокращения, принятые в планово-учетной документации (гос-
банк, квит. №, накл. №, техпромфинплан, расч, счет);
6)	традиционные текстовые сокращения, принятые во всех разно-
видностях письма (т. д., т. п., с. г., см., напр., пр,, др.);
7)	официальные наименования организаций, учреждений, пред-
приятий. Сюда же относятся аббревиатуры, являющиеся наименования-
ми подразделений и т. д. (хозчасть, спецотдел, главк, центр, финотдел);
8)	названия материалов (кожимит, ДДТ, стройматериалы, бумпро-
дукция, кожизделия, лавсан);
9)	названия изделий, приборов и машин (коленвал, артскважина,
запчасти, мопед);
10)	названия документов (спецзаказ, ГОСТ, техплан, ТУ, ТЗ);
11)	наименования должностей, ученых званий и степеней (проф.,
член-корр., канд. техн, наук., ст. научн. сотр., зав,, зам., и. о., пом.);
12)	особая аббревиатура ,,т.", являющаяся официальной формой
обращения, принятой в Советском Союзе, что закреплено в ГОСТ
6.38-72.
Именно из соображений практических удобств возникли, различ-
ные сокращения длинных названий.
При написании, восприятии, склонении и согласовании сокраще-
ний возникает много вопросов. Ответы на эти вопросы можно найти в
„Словаре сокращений русского языка"1. Справочник раскрывает 17 000
сокращений русского языка, из них 2 700 новых сокращений, появив-
шихся в период с 1977 по 1982 г. В книге указывается произношение
и ударение в аббревиатурах. Указания на род помогают разрешить сом-
нения при употреблении аббревиатуры с родоизменяемыми словами.
Отмечаются колебания в роде аббревиатур: ВАСХНИЛ — Всесоюзная
ордена Ленина академия сельскохозяйственных наук им. В. И. Ленина.
Эта аббревиатура может требовать согласования по роду стержневого
слова (наша ВАСХНИЛ, ВАСХНИЛ опубликовала) или по структуре,
1 Алексеев Д. И., Гозман И. Г., Сахаров Г. В. Словарь сокращений русско-
го языка. — 3-е изд. — М., 1983.
73
по внешнему облику (ВАСХНИЛ опубликовал). В словаре приводятся
также сведения о склоняемости (несклоняемости) слова.
По поводу этого словаря был опубликован фельетон, в котором,
в частности, говорится: ,,Право, не стоит слова-уроды, слова-сорняки
подкармливать, собирая их в словари. Их нужно выкорчевывать".
Фельетон С. Руденко назывался „СФОПВРЯ", что расшифровывается
как „Сотый Фельетон о Порче Великого Русского Языка".
Тем не менее, новые аббревиатуры продолжают возникать, и весь
мир продолжает ими пользоваться. Во многих странах мира регулярно
выходят „Словари сокращений", есть даже „Мировой перечень сокра-
щений". Между тем никакой перечень сокращений не может восполнить
задачу разработки правил сокращений. К этому выводу после длитель-
ной дискуссии пришел Комитет по документации Международной ор-
ганизации по стандартизации. Независимо от национальных особеннос-
тей языков, процесс аббревиации слов и словосочетаний подчиняется
общим закономерностям, которые отражают общеязыковую тенден-
цию к упорядоченности: „В речевой практике любого языкового кол-
лектива всегда будут действовать мощные силы, направленные на со-
здание в языке упорядоченности, размерности, однообразия и опреде-
ленных образцов"1...
Если бы каждая аббревиатура в своем строении точно повторяла
исходное словосочетание, не подчиняясь закону единообразия, прин-
ципам моделеобразования, структурные типы сокращенных слов не
представляли бы собой слишком пеструю картину, не поддавались бы
учету и систематизации, что, бесспорно, затрудняло бы общение.
Сокращения принято делить на следующие основные группы:
1)	инициальный тип, т. е. образованные по первым буквам полного
наименования (ВНИИКИ, ВНИИС, ВИФС). В свою очередь, инициаль-
ные аббревиатуры подразделяются на буквенные (ОБХСС) и звуковые
(ГОСТ; ЗАГС; СТО; ТАУ — торфоаммиачные удобрения);
2)	слоговой тип (совхоз, колхоз, прораб, метизы);
3)	тип простых слов-усечений (спец., зав., главн.);
4)	смешанный тип (Росглавтрактороснабсбыт, НИИасбест, Глав-
спецсталь, хозчасть, Стройбанк, финотдел).
Таким образом, сокращения образуются:
1)	по первым буквам названия учреждения, например: ВИНИТИ,
ВНИИПИ;
2)	по начальным слогам слов, входящих в сложные наименования,
например: главбух;
3)	соединением одного или двух начальных слогов первого слова с
полным вторым словом, например: Асбестотрест, капремонт, жил-
отдел, колдоговор, субподрядчик, промузел. Это так называемые слож-
носокращенные слова2.
1	Есперсен О. Философия грамматики. — М.: И ИЛ, 1958. — С. 359.
3 Методика стандартизации сокращений русских слов и словосочетаний. —
М.: Издательство стандартов, 1977.
74
Подобно тому, как инженеры ввели в научный обиход понятия
,,предел упругости", ,,предел усталости", „порог устойчивости" и
всевозможные другие „пределы" и „пороги", необходимо найти и
предел сокращаемости для слов и словосочетаний. В связи с этим заслу-
живает внимания следующая закономерность: „количество информа-
ции, содержащейся в аббревиатуре, пропорционально степени сокращае-
мости".
Статистический подсчет показал, что по первым буквам, как прави-
ло, образуются названия учреждений, организаций и предприятий, а
соединением одного или двух начальных слогов первого слова с полным
вторым словом — названия деталей, документов, процессов, материа-
лов.
Составители деловых писем нередко злоупотребляют сокращения-
ми, не заботясь о том, что та или иная аббревиатура может затруднить
процесс прочтения письма.Трудно догадаться, что аббревиатура „поте-
ри" означает „потенциальные потери", что „ЛУ на БВ" — линейный
ускоритель заряженных частиц на бегущей волне. Подобная „аббре-
виация" недопустима в деловом письменном общении. Поэтому необ-
ходимо подробно остановиться на правилах аббревиации, которые не
встречают возражений ни со стороны лингвистов, ни со стороны практи-
ческих работников из сферы делопроизводства.
1.	Сокращение не должно совпадать по форме с существующим
словом, перекрещиваться с известной моделью словосочетания или
совпадать с другим сокращением. Недопустимость омонимии в со-
кращениях подчеркнута еще в проекте рекомендации Комитета по
документации ИСО от 1967 г.
2.	Сокращение должно быть обратимым, т. е. полученное сокраще-
ние должно обладать такими свойствами, чтобы его можно было всегда
развернуть в полное наименование, эквивалентом которого оно являет-
ся. Однако это правило не распространяется на сокращения, которые
уже стали самостоятельными словами типа „лавсан", „прораб", „загс".
3.	Сокращения должны удовлетворять нормам русского произно-
шения и правописания.
Если сокращение существует лишь для зрительного восприятия,
оно не выходит за пределы графики и остается фактом письма. Такие
сокращения принято называть текстовыми, После текстового сокра-
щения всегда ставится точка (и т. д., и т. п., пр.).
Если же сокращение представляет собой вполне самостоятельный
буквенный и звуковой комплекс, значит, оно преодолело графическую
стадию и стало самостоятельным словом. Так, только узкому кругу
специалистов известно, что лавсан — известный текстильный материал —
расшифровывается как „Лаборатория высокомолекулярных соеди-
нений Академии наук СССР". Большинство людей пишут „кожимит"
как сложное слово через „е", не зная, что его перевод — имитация кожи.
Такие новые слова присоединились к уже существующим моделям
слов в языке и функционируют в полном соответствии с грамматичес-
кими правилами.
75
Такие аббревиатуры как „лавсан", „кожимит", „ГОСТ", „спец-
отдел", „техдокументация", „технадзор", „стройматериалы", „маш-
завод", „хозчасть", „зав"., „НОТ" и десятки других стали не только
достоянием деловых бумаг, но и прочно вошли в профессиональную и
повседневную речь. И судьба таких аббревиатур мало чем отличается
от судьбы полных слов.
Для автоматизированной обработки информации графические тек-
стовые сокращения приемлемы, хотя в устную речь они могут и не
войти.
4.	Сокращения, являющиеся названиями учреждений, предприятий,
организаций, обозначающие марки изделий и т. д. пишутся с прописной
буквы.
5.	Отказ от повторения одного и того же наименования в сокращен-
ном виде придает письму строго официальный характер.
6.	Известная форма „P.S." — сокращение от латинской конструкции
„post scriptum", означающее „после написанного", в современной дело-
вой переписке не употребляется. Дело в том, что это сокращение, издав-
на использовавшееся как в личной, так и в деловой переписке, возникло
из необходимости внести в текст дополнения, замечания, появившиеся
у автора уже после окончания письма. Требования композиционной ст-
ройности, смысловой законченности, предъявляемые к регламентиро-
ванному деловому документу, привели практически к отказу от этой
эпистолярной традиции. Само собой разумеется, что технические сооб-
ражения относительно трудностей дублирования документа в современ-
ных условиях не могут приниматься во внимание. „А если что забыто
в письме, то следует его переписать" — совет, почерпнутый из одного
старого письмовника, — бесспорно сохраняет силу и в наши дни1.
7.	При введении сокращений необходимо особое внимание уделять
тому, чтобы они были единообразны на протяжении всего письма. Не
допускается сокращать одно и то же слово или словосочетание по-раз-
ному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.
8.	Цифры в марках изделия отделяют от буквенных сокращений
дефисом, если цифрам предшествуют буквы. Например, двигатель
АЯ 3-200.
9.	В марках материалов буквенные сокращения и цифровые зна-
ки пишутся слитно. Например, алюминиевый сплав АЛ5, сталь Б2.
10.	Слово „год" после дат сокращают, оставляя одну букву „г",
а после нескольких дат ставят две буквы: „гг." (точка между ними
не нужна). Например: в 1990 г., в 1990—1995 гг.
11.	Учебный и финансовый годы пишут через косую черту, сокра-
щая последний год на две первые цифры и употребляя слово год в
этих случаях в единственном числе. Например: в 1990/91 отчетном
году.
12.	Рубли и копейки сокращаются „руб." и „коп.", если они упот-
ребляются отдельно. В смешанном именованном числе их сокращают
„р." и „к.". Например: 2 000 руб; 80 коп., но: 2 000 р. 80 к.
1 Толковый письмовник / Состав. Е. Крылов. — М., 1895.
76
Тысячи, миллионы при цифрах сокращаются следующим образом:
4 тыс., 6 млн.
13.	Условные буквенные обозначения механических, физических,
химических и математических величин должны точно соответствовать
государственным стандартам.
При сокращении слов следует учитывать правила, приведенные в
ГОСТ 7.12-77 (СТ СЭВ 2012—79) „Система информационно-библиогра-
фической документации. Сокращение русских слов и словосочетаний
в библиографическом описании произведений печати":
1.	Если отбрасываемой части слова предшествует буква „й", то при
сокращении слова следует сохранить следующую за ней согласную,
например: калийный — калийн., крайний — крайн.
2.	Если отбрасываемой части слова предшествует гласная буква, то
при сокращении слова следует сохранить следующую за ней согласную,
например: ученый — учен., масляный — маслян.
3.	Если отбрасываемой части слова предшествует буква „ь", то сло-
во при сокращении должно оканчиваться на стоящую перед ней соглас-
ную, например: сельский — сел., польский — пол.
4.	Если отбрасываемой части слова предшествует удвоенная соглас-
ная, то при сокращении слова следует сохранить одну из согласных,
например: металлический — метал.
5.	Если слово допускается сокращать отбрасыванием различного
количества букв, то при его сокращении следует опускать максимальное
количество букв, например, фундаментальный можно сократить до фун-
даментал, фундамент., фундам.; следут сократить: фундам.
При наиболее кратком сокращении слова возможно затруднение
в понимании текста, в таких случаях следует применять более полную
форму сокращения, например, статический — статич. (чтобы не спутать
со словом „статистический").
6.	В сложных прилагательных, пишущихся через дефис, каждую сос-
тавную часть сокращают в соответствии с правилами, приведенными вы-
ше или как установлено в „Списке особых случаев сокращения слов и
словосочетаний", приведенном в указанном стандарте, например:
профессионально-технический — проф.-техн.
В сложных прилагательных, пишущихся слитно, сокращают вторую
часть слова, если возможно применить правила, приведенные выше, или
если сокращения этих слов установлены в „Списке особых случаев со-
кращение слов и словосочетаний", например: агролесомелиоративный —
агролесомелиор., лесохозяйственный — лесохоз.
7.	Сокращение слова до одной начальной буквы не допускается,
кроме слов и словосочетаний, приведенных в „Списке", а также обще-
принятых сокращений,
8.	Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом
предложения.
9.	Слова и словосочетания сокращать не допускается, если возможно
различное понимание текста.
Видов сокращений сравнительно много. Еще больше их самих. По
меткому выражению К. Чуковского, сокращения „соответствуют уско-
ренным темпам нашей нынешней речи и входят в нее органически"1-
1 Чуковский К. Живой как жизнь. — М.: „Молодая гвардия", 1962. — С. 87.
77
Глава 9
ИНФОРМАТИВНОСТЬ И УБЕДИТЕЛЬНОСТЬ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
РЕЗОЛЮЦИИ И ВИЗЫ
Письменная речь как и другие знаковые системы, служит средством
фиксации содержащейся в документе информации. Язык и состав ин-
формации в документе находятся в диалектическом единстве как форма
и содержание. С одной стороны, состав информации в документе опреде-
ляет язык документа, т. е. его форму, с другой, сложившиеся текстовые
формулы документов предопределяют состав информации.
Документ — это „память" учреждения. И совсем не безразлично, в
какой языковой оболочке „хранится" информация. К документу могут
обращаться неоднократно, поэтому его текст должен быть организован
таким образом, чтобы каждый раз требовалось минимальное время
на ознакомление с ним.
Необходимо, чтобы текст документа, в частности делового письма,
был кратким и содержал лишь основные данные. Дополнительные све-
дения следует включать в приложения. Аргументация в деловом письме
должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной.
Использование сложившихся формулировок: „освободить от зани-
маемой должности", „контроль за исполнением возложить на". . . „оп-
лата гарантируется", „в порядке оказания технической помощи", „в
связи с проведением совместных работ по".. . , „ввиду срочности зака-
за", „в соответствии с предварительной договоренностью и реше-
нием". . . , ,в целях дальнейшей кооперации" и т. д. облегчает процесс
составления делового письма и обеспечивает ему нужную информатив-
ность, поскольку такие формулировки, проверенные многолетней прак-
тикой, воспринимаются как „буква закона".
Информативность и убедительность официцального документа до-
стигаются за счет употребления языковых формул, имеющих правовую
силу, представления всех обстоятельств дела в их взаимосвязи, использо-
вания придаточных предложений, отражающих причинно-следственные
связи, и союзных слов, формирующих логический контекст. Иллюст-
рацией убедительно построенного текста может служить известный
фрагмент из бессмертного произведения М. А. Булгакова:
„ . . . в светлой теперь и легкой голове прокуратора сложилась
формула. Она была такова: игемон разобрал дело бродячего философа
Иешуа, по кличке Га-Ноцри, и состава преступления в нем не нашел.
В частности, не нашел ни малейшей связи между действиями Иешуа
и беспорядками, происшедшими в Ерш ал зиме недавно. Бродячий фи-
лософ оказался душевнобольным. Вследствие этого смертный приго-
вор Га-Ноцри, вынесенный Малым Синедрионом, прокуратор не ут-
верждает. Но ввиду того, что безумные, утопические речи Га-Ноцри мо-
гут быть причиною волнений в Ершалаиме, прокуратор удаляет Иешуа
78
из Ершалаимд и подвергает его заключению в Кесарии Стратоновой на
Средиземном море, то есть именно там, где резиденция прокуратора/'1.
Современные зарубежные пособия по деловой корреспонденции
в условиях частного предпринимательства посвящают целые разделы
„искусству убеждать". В качестве средств, откровенно рекомендуемых
экспертами по деловой коммуникации, можно встретить и „аппеляцию
к человеческим инстинктам", и „тактику шока", и „средства вызвать
интерес"1 2. Подобные рекомендации продиктованы прежде всего жела-
нием приобрести заказчика — потребителя фирменной продукции.
„Формулируя отказ, остерегайтесь потерять друга или заказчи-
ка!" — это предостережение в той или иной форме можно встретить в
каждом пособии по деловой корреспонденции. К деловому письму
предъявляются те же требования, что и к документации рекламного
характера.
Независимо от того, излагается ли в письме просьба или предложе-
ние, формулируется ли претензия или предупреждение, направляется ли
письмо в арбитраж или в отдел сбыта другого предприятия, деловое
письмо должно быть прежде всего убедительным.
Что же такое убедительность письма?
Первым и основным условием убедительности любого делового до-
кумента является его доказательность. „Точные факты, бесспорные
факты — вот что особенно необходимо, если хотеть серьезно разобрать-
ся в сложном и трудном вопросе"3.
Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть крайнюю заинтересован-
ность предприятия в ее исполнении. Примером может служить следую-
щее письмо, в котором актуальность просьбы выражена в заключитель-
ной фразе:
Директору завода „Прогресс"
С целью учета статистических данных по качеству и надежности прибора
КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого нашим предприятием с 1990 г.,
прошу высылать в наш адрес интересующие нас сведения к 10-му числу каждого
месяца.
Все Ваши предложения и замечания позволят нашему предприятию оперативно
решать вопросы повышения качества и надежности прибора.
С уважением
Директор института „Оптика" _______________
(подпись)
Убедительность письма зависит от умения его составителей выра-
зить общественные интересы не только своего предприятия, но также
интересы того предприятия, в адрес которого направлено письмо. Про-
явление узкоместнических интересов, тенденциозный подбор фактов с
1 Булгаков М. А. Мастер и Маргарита, — Минск: „Юнацтва", 1988. — С. 294.
2 Drach Н. Е. American Business Writing. Universiry of Cincinnaty, 1959, p. 160.
3 Ленин В. И. Статистика и социология. Соч., изд. 5-е. — Т. 30. — С. 350.
79
целью „оправдать" позицию своего отдела, предприятия, организации
создают натянутость в сфере деловых\отношений между корреспонден-
тами.
Точность в подборе фактов, цифровых данных, четкость словесных
формулировок особенно необходимы в письмах, отражающих наиболее
драматические моменты в сфере деловых отношений между предприя-
тиями, и прежде всего во всевозможных письмах, выражающих требо-
вания, в письмах, направляемых в арбитраж, в рекламационных и пре-
тензионных письмах. Однако письма не следует превращать в таблицу
или перечень статистических данных.
Деловое письмо, посвященное сложному вопросу, т. е. многоаспект-
ное, как правило, состоит из двух частей: вступления с изложением при-
чин и вывода. Специалисты по деловой корреспонденции из психологи-
ческих соображений рекомендуют начинать деловое письмо с изложения
позиции предприятия, если по рассматриваемому вопросу принято поло-
жительное решение, и, наоборот, отказ, отклонение предложения рас-
полагать в конце письма. Примером письма-отказа может служить дело-
вое письмо, направленное в адрес Института металлов, который выпол-
нял специальный заказ для завода „Прогресс".
Директору Института металлов
Вы предлагаете использовать для бокового борта самосвала профиль из стали
СТ. 3 толщиной 3 мм. В настоящее время для этой цели используется прокат из
низколегированной стали толщиной 2,5 мм. Хотя за счет стоимости материала и
достигается уменьшение стоимости кузова на ... р. ... к., вместе с тем вес кузова
увеличивается на . . . кг, что нежелательно.
Кроме того, предлагаемый Вами гнутый профиль не ведет к сокращению тру-
довых затрат, так как вместо штамповки из-за отсутствия соответствующих тех-
нических условий приходится производить подборку по длине.
В силу этого завод считает нецелесообразным использовать предлагаемый
Вами профиль для изготовления кузова самосвала.
С уважением
Директор завода
(подпись)
Из письма видно, что предложение института было внимательно изу-
чено и апробировано на заводе. В письме излагаются как преимущества,
так и недостатки нового метода изготовления борта самосвала, разра-
ботанного институтом по заказу завода „Прогресс". Из письма стано-
вится ясно, какие технические вопросы волнуют машиностроителей.
Несмотря на то, что следующее письмо является по существу разъ-
яснением известного положения о титульном списке работ, выполняе-
мых отделом капитального строительства, оно не производит впечатле-
ния сухой формальной отписки:
Директору завода „Прогресс"
копия — председателю завкома
80
О состоянии подвалов в жилом доме№ 4
Дом № 4 сдан в эксплуатацию с сухими подвалами. Экспулатирует дом жилищ*
но-коммунальный отдел Вашего завода, который обязан не допускать затопления
подвалов.
ОКС не несет ответственности за состояние эксплуатируемых ЖКО объектов,
тем более, что при сдаче в эксплуацию никаких замечаний по подвалам ни от
кого не было. Кроме того, ОКС не располагает персоналом, который мог бы зани*
маться осушением подвалов.
Прошу иметь в виду, что ОКС призван решать вопросы выполнения работ
только по капитальному строительству в соответствии с титульным списком.
Начальник ОКС
(подпись)
Письмо — документ, в котором порой психологические доводы
имеют гораздо большую убедительность, чем сметы, таблицы, длинные
перечни статистических данных. Рассмотрим следующий пример:
Председателю Исполкома Совета народных депутатов
т.	.
Коллектив завода взял обязательство построить своими силами пять жилых
домов по улице Институтской в III квартале с. г.
Давно мы ожидали решения Исполкома о сносе временной железнодорож*
ной ветки, проходящей через застраиваемый квартал, чтобы приступить к работе.
Хотя решение предусматривает срок сноса до 15 апреля с. г., оно не выполняется.
Из-за этого задерживается сдача дома.
Просим еще раз обязать „Центротрансстрой" убрать временные железнодо-
рожные пути хотя бы в районе нашего квартала или предоставить сделать это нам
самим.
Директор завода	П. В. Логинов
П ред се дутая ь совета трудового коллектива	Р. А. Киселев
Нетерпение строителей, работа которых по благоустройству города
срывалась из-за недобросовестного отношения „Центротрансстроя",
выражено в конструкции ,,Давно мы ожидали. . .". В этом письме нет ни
одного слова и выражения, которое нельзя было бы употребить в обыч-
ном разговоре. А тон письма в целом носит характер беседы. И место-
имение „этого", вместо „указанное", и конец фразы" хотя бы в районе
нашего квартала" вносит определенный эмоциональный оттенок.
По мнению специалистов по деловой корреспонденции, особенно
трудно составить письмо-отказ. „Не начинайте излагать письмо с кон-
статации отказа. Прежде чем сформулировать отказ, необходимо объяс-
нить, чем он вызван", — советует одно авторитетное британское посо-
бие1. Рассмотрим пример:
О дополнительной поставке конических шестерен
С целью увеличения выпуска конических шестерен завод „Прогресс" вводит
новую линию зубофрезерных станков. Освоение нового оборудования потребует
значительных затрат времени.
1 Wayne Murlin Baty. English for business. Arizona State University. Wadsworth
Publishing Company. Belmont, p. 341.
81
В связи с этим мы не можем удовлетворить Вашу просьбу о дополнительной
поставке конических шестерен в количестве 400 штук в III квартале с. г.
Директор завода	.
В приведенном письме отказ не производит резкого впечатления,
поскольку ему предшествует убедительное логическое объяснение.
В последнее время отмечается резкое увеличение количества ини-
циативных писем, то есть писем, содержащих предложения. Причина
этого явления — реализация новых принципов хозяйственного механиз-
ма. Выдвижение конструктивных встречных предложений становится
доминирующим моментом в хозяйственной политике наших предприя-
тий. Как правило, письма-предложения составляются по поводу выпус-
ка новой продукции. В них на рассмотрение соответствующей организа-
ции выносятся предложения о снятии с производства и замене устарев-
ших машин, механизмов, изделий новыми, пользующимися спросом у
потребителей, а также предложения о совершенствовании технических
условий и норм, определяющих качество выпускаемой продукции.
Директору кирпичного завода
Согласно договору №. . . от . . . завод „Прогресс" обязан поставить Вашему
предприятию четыре шнековых транспортера в I квартале с. г.
Опыт эксплуатации на других заводах показал, что транспортеры этой кон-
струкции обладают рядом недостатков.
Отделом механизации и автоматизации завода разработана новая усовершен-
ствованная конструкция транспортера. Опытные образцы очень хорошо себя
зарекомендовали, и в настоящее время новая конструкция внедряется в произ-
водство. Если Вы согласны подождать, то уже в III квартале с. г. мы сможем
поставить Вашему заводу, транспортеры новой конструкции.
Сообщите нам свое решение.
Директор завода	-
(подпись)
Это — новая тенденция в современной промышленной корреспон-
денции, поднимающая роль письма как гибкого инструмента в проведе-
нии хозяйственной политики.
Чтобы составить убедительное, хорошо аргументированное деловое
письмо, необходимо умело пользоваться сложными предложениями,
отражающими причинно-следственные связи. С их помощью можно
объяснить свою позицию, смягчить впечатление от отказа, придать по-
вествованию нейтральный тон и т. д. Академик Л.В. Щерба писал по по-
воду употребления сложных предложений в канцелярском языке:
„Основная разновидность канцелярского стиля имеет своей задачей
представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоот-
ношениях вместе с выводом из них в одном целом. Отсюда вытекает
культура сложных предложений по способу подчинения в канцелярс-
ком стиле"1
1 Щерба Л. В. Современный русский язык// Русский язык в школе. — 1939. —
№4.-С. 21.
82
С другой стороны, тенденция к лаконизму, предельной сжатости
при изложении фактов в деловой корреспонденции оказала заметное
влияние на структуру сложного предложения в современной деловой
переписке. „Сложные предложения, по-мнению специалистов, — уже
не в моде. Предложения не должны состоять более чем из двадцати
слов"1.
Сказанное не следует воспринимать буквально, тем более, что автор
имел в виду прежде всего английский язык. Известно, что средняя дли-
на русского предложения не совпадает со средней длиной английской
фразы. Увлечение же отдельных составителей деловых писем сложными
оборотами, слепая приверженность наукоообразному стилю изложения
только затрудняют процесс прочтения делового письма, рассеивают вни-
мание читающего и тем самым снижают убедительность письма.
Другим лингвистическим приемом повышения убедительности де-
лового письма может служить использование параллельных синтакси-
ческих конструкций, которые облегчают восприятие текста и позволяют
значительный объем информации представить в виде одного распрост-
раненного предложения:
„Справочно-информационный фонд проводит следующие виды работ:
готовит экспресс-информацию по тематике отрасли;
комплектует фонд новейшими материалами в соответствии с отраслевым
рубрикатором;
осуществляет систематический контроль на местах за состоянием . . 
проводит комплекс мероприятий .. . и т. д."
Для придания большей убедительности изложения используется не
страдательный, а действительный залог:
„Ст. технолог завода т. Дмитриев Н. Н. грубо нарушает правила техники
безопасности. По его вине ..
Действительный залог употребляется тогда, когда необходимо ука-
зать конкретного исполнителя, конкретное лицо как инициатора дейст-
вий.
Одной из языковых формул, имеющих глубокий юридический
смысл, является утверждение через отрицание. Например:
„Министерство не возражает". . . ; „Коллегия не отклоняет". . . ;
„Ученый совет не отвергает". . . ; „Кооператив „Радуга" не отказы-
вает". . . ; „Издательство не возражает ... ."
Утверждение через отрицание означает: что адресант санкционирует
Действия, инициатива которых исходит не от него. За такой языковой
формулой может последовать, например, комментарий с просьбой со-
общить дополнительные сведения с тем, чтобы аргументировать необ-
ходимость вторичного рассмотрения вопроса.
Утверждение через отрицание может придать еще большую убеди-
тельность деловому письму. В приводимом ниже лисьме позиция заво-
да „Прогресс" выражена в заключительной фразе, составленной в виде
отрицания:
1 Pardoe F. F. Communication in Writing. Oxford. 1965, p. 33.
83
„Как сообщили нам в конторе связи, работы по прокладке телефонных кабе-
лей ведутся как в Новом, так и в Старом городе.
Новая АТС еще не пущена. Телефонизацию города ведет контора связи через
своих подрядчиков, а поэтому все вопросы о той или иной помощи ей со стороны
завода и других заинтересованных организаций она и призвана решать.
Завод не отказывает конторе связи в помощи по телефонизации своих домов
в старой части города/'
Бросается в глаза композиция письма: аргументация в несколько
раз превышает заключительную фразу письма, формулирующую вы-
вод, вытекающий из предыдущей части.
Составителям деловых писем нередко приходится давать оценку
действиям другого предприятия или организации, объяснять собствен-
ное поведение, называть виновников, предупреждать и даже обвинять.
И тогда нейтральный тон повествования в деловом письме может усту-
пить место взволнованной речи, а словам придать экспрессивный от-
тенок.
Убедительность письма возрастает в тех случаях, когда в нем выра-
жено и личное отношение работника к описываемым фактам, его заин-
тересованность в скорейшем выполнении задания, нетерпение, досада
и даже возмущение. Примером такого письма может служить доклад-
ная записка, составленная от имени главного энергетика завода на имя
директора завода:
„Категорически возражаю против выпуска приказов по заводу, не согласо
ванных предварительно с начальниками цехов и отделов. Это снижает действен-
ность и авторитет заводских приказов. Ведь любой составитель приказа не осве-
домлен в достаточной степени об объеме работ, которые предстоит выполнить,
о реальных условиях и трудностях, а разве можно определить сроки и содержа-
ние намечаемых работ в отделе, не зная специфики отдела?
Прошу Вас в целях повышения действенности приказов и укрепления прин-
ципа единоначалия установить такой порядок, чтобы все проекты приказов пред-
варительно согласовывались с ответственными руководителями служб, цехов,
которым предстоит их выполнять."
Уже начало первого предложения позволяет говорить, что автору
письма далеко не безразлична порочная практика подготовки приказов,
сложившаяся на заводе. Его озабоченность принимает форму открыто
высказываемого мнения: „Категорически возражаю против. . .". И
автор предлагает изменить существующий порядок, мотивируя это
„целями повышения действенности приказов". Это не „дежурная фраза",
а глубоко прочувствованное и обоснованное личное мнение. Для прида-
ния большей экспрессивности и убедительности письма автор исполь-
зует такой лингвистический прием, как риторический вопрос: „. . . а
разве можно определить сроки и содержание намечаемых работ в отде-
ле, не зная специфики отдела?".
Употребление риторического вопроса также является одним из
средств повышения убедительности делового письма. Например:
„Разве нельзя было предвидеть некачественное состояние тезауруса еще на
стадии контрольного примера?"
Не следует изощряться в выборе слов и оборотов, характерных для
канцелярской письменности, когда факт, указываемый в письме, вы-
84
зывает возмущение, надо называть вещи „своими именами". Например,
когда строительно-монтажное управление срывало поставку заводу
„Прогресс" строительных материалов, в адрес организации, которой
подчинялось это СМУ, было направлено следующее письмо:
„Считаем такое положение нетерпимым, когда руководство СМУ-1 отделы-
вается только письмами заводу и не принимает решительных мер по обеспечению
пусковых объектов строительными материалами. Между тем завод оказывает
СМУ-1 огромную помощь.
Так, завод взаимообразно выдал СМУ-1 500 тыс. штук кирпича на пусковой
дом № 4, а этот кирпич с большими трудностями был приобретен для строительст-
ва дома своими силами. СМУ-1 не возвратил до сих пор взятый кирпич и тем са-
мым подвел коллективы цехов, начавших строительство домов."
Употребление просторечного слова „отделывается" и, казалось бы,
незначительной вставки „между тем" и тактичное напоминание о неод-
нократно оказанной СМУ помощи со стороны работников завода как
нельзя лучше подчеркивают недобросовестность работников СМУ по
отношению к заводу.
Деловая корреспонденция должна оказывать определенное воздей-
ствие на адресата. Отсюда отнюдь не следует, что, например, наречие
„очень" в любом случае придаст письму большую убедительность. На-
оборот, повторяясь из письма в письмо, слова „очень", „убедительно",
„настойчиво", „еще раз" лишь утрачивают свою первоначальную функ-
цию быть „ускорителями" административных действий. Только четкая
регламентация в употреблении этих слов может обеспечить их эффек-
тивность. И слово „очень" должно быть использовано лишь тогда, когда
производственный момент действительно очень тяжелый, когда
досрочная поставка изделий очень помогла бы делу, когда техни-
ческая помощь очень нужна.
Виды деловых писем весьма разнообразны. В зависимости от назна-
чения писем в них могут быть использованы различные пласты лек-
сики. В частности, в целях придания письму убедительности при его сос-
тавлении могут быть использованы арготизмы.
Арготизмы — это слова и речевые обороты, употребляемые опре-
деленной профессиональной группой, характеризующиеся специаль-
ной (узкопрофильной) или своеобразно освоенной общеупотребитель-
ной лексикой. Эти слова — лишь кандидаты в словарный состав на-
ционального языка. К их числу можно отнести: „безлюдный фонд",
„неликвиды", „незавершенка", „больничный лист", „объективка"
(в значении „личный листок по учету кадров"), „бегунок" (обходной
лист при увольнении), „летун" (лицо, которое часто меняет место
Работы) и др.
Хотя эти слова понятны даже широкому кругу лиц, далеко не
все из них имеют право на членство в национальном литературном
языке, поскольку далеко не все из них удовлетворяют нормам на-
циональной речевой культуры.
Использование арго в деловой переписке может служить сближаю-
щим стороны моментом. Арготизмов много в тех сферах производст-
венной деятельности, где еще не сформировался понятийный аппарат,
85
не сложилась терминология. Именно такой сферой производственной
деятельности является сфера управления.
Арготизмы следует употреблять с предельной осторожностью и
преимущественно в тех случаях, когда для того или иного понятия
трудно подобрать соответствующий термин. Так, например, в среде
информационных работников бытует выражение „мешочная грамма-
тика". Это — арготизм, но арготизм оправданный. Буквальный смысл
этого выражения следующий: это информационно-поисковый язык
без тезауруса. Сам инвентарь дескрипторов, ключевых слов, фикси-
руемый через картотеку, выполняет роль грамматики. А дескрипторы
располагаются, образно говоря, как бы в мешке. Ассоциация „колоды"
дескрипторов с мешком, из которого „вывалились'' дескрипторы, и по-
ложена в основу языкового значения этого выражения. Инженеры не
употребляют выражение „дескрипторный ИПЯ безтезаурусного типа",
а пишут просто „мешочная грамматика", поскольку специалисты по-
нимают, что имеется в виду.
Такого рода арготизмы могут использоваться и в официальной
переписке, идущей за рубеж. Выражение „мешочная грамматика" —
арготизм международного распространения.
Примером другого удачного арготизма является выражение „не-
штатный фонд". Его дублетами являются арготизмы „безлюдный фонд",
„несписочный фонд". Выражение „нештатный фонд" удачно потому,
что точно характеризует понятие: это — финансовые средства, выпла-
чиваемые лицам, не состоящим в штате данного предприятия. Выра-
жения же „безлюдный" или „несписочный фонд" следует признать
неудачными из-за их неправильной языковой ориентации.
Необходимо помнить, что если имеет место выбор арготизма из
множества имеющихся, то предпочтение следует отдавать тому из них,
который в оптимальной степени удовлетворяет культурным нормам
официально-деловой письменной речи.
Можно привести еще один пример удачного арготизма: выражение
„физическое лицо". Долгое время это выражение не рекомендовалось
к употреблению, в частности, Большой советской энциклопедией, как
возникшее на почве капиталистических производственных отношений.
Атмосфера перестройки сняла этот запрет. Термин „физическое лицо"
вновь вошел в русский язык наряду с его многочисленными однокор-
невыми аналогами в разных областях науки и техники.
Можно сделать вывод даже о желательности в отдельных случаях
употребления арготизмов, поскольку наиболее удачные из них со вре-
менем обретают статус термина. Так, упомянутый термин „физическое
лицо" удачен потому, что имеет интернациональную внутреннюю форму
и антоним — „юридическое лицо", членство которого в отечественном
административном праве никем не оспаривалось.
Любой научно-технический термин и любой номенклатурный знак
(т. е. наименование какой-либо -реалии, например должности, профес-
сии, детали) должны удовлетворять тем же требованиям, что и сло-
весный товарный знак. Методика же идентификации словесных товар-
ных знаков опирается на международный опыт.
86
Итак, использование арготизмов, с одной стороны, придает дело-
вому письму колорит живого профессионального контакта, что, безус-
ловно, повышает его убедительность. Однако, с другой стороны, нельзя
забывать, что деловое письмо, изобилующее арготизмами, производит
впечатление фамильярной записки и свидетельствует о низкой речевой
культуре адресанта. Поэтому уместное использование арготизмов в де-
ловой переписке — своего рода искусство, свидетельствующее о вкусе,
такте, чувстве меры и образовательном уровне исполнителя делового
письма.
А теперь поговорим об употреблении выражений ассоциативного
характера. В этом случае нельзя не учитывать, что одни выражения
обладают экспрессией, а другие — нет. Выражения ассоциативного типа
— это специальные словесные знаки, в основе языкового значения ко-
торых лежат конкретные ассоциации с каким-либо предметом, свойст-
вом или процессом материального мира, например: „упругая память",
„сбег резьбы", „мнимая антенна", „магнитная буря" и другие терми-
ны метафорического образования. Слова-метафоры , употребленные
в переносном значении, сокращают, проясняют и „оживляют" сложное
изложение производственных ситуаций.
Рассмотрим фразу:
„Сейчас субподрядчик совершенно законсервировал это строительст-
во, хотя его можно было бы продолжать и зимой".
Метафорическое употребление глагола „законсервировать" делает
фразу более энергичной, чем это было бы с глаголом „остановить".
Еще пример:
"Ужесточение режима работы привело к увольнению по собствен-
ному желанию ряда сотрудников".
Слово „ужесточение" является однокорневым со словами „жесто-
кий", „жестокость". И этот смысловой оттенок точно определяет ха-
рактер события.
Вообще метафоры деловому языку не свойственны и их немного.
Кроме указанных, отметим глаголы „заморозить", „оттянуть", „го-
реть" („горящая путевка").
Следует отметить, что метафора, как и формы вежливости, прояв-
ляет личность пишущего, делает текст более живым и легче восприни-
маемым. В целом употребление выражений ассоциативного типа придает
деловому документу ту тональность, которая обеспечивает лучшую
мнемоничность и в конечном итоге убедительность.
В условиях перестроечных процессов необходимо отказываться
от именных конструкций, выраженных отглагольными существитель-
ными, с их статичностью, в пользу более динамичных глагольных конст-
рукций. Так, вместо выражения:
"Производство текущего ремонта в сети наружного освещения завершено".
Лучше написать:
"Монтажники завершили ремонт в сети наружного освещения".
87
Рассмотрим фразу:
"Направляется акт проверки причины протекания полов душевых помеще-
ний бытовок заготовительного цеха завода „Прогресс" для принятия конкретных
мер по ликвидации дефектов и сдачи корпусов в эксплуатацию".
В предложении 25 слов, из которых шесть — отглагольные сущест-
вительные. Присущий многим из них особый „бюрократический" отте-
нок ощущался уже на заре существования современной языковой нормы.
Вспомним блистательную пародию на слог царских законов в „Истории
одного города" М.Е. Салтыкова-Щедрина, где один из градоначальников
разрабатывает „Устав о добропорядочном пирогов печении" ("П о
в ы н у т и и из печи, гласит устав, — всякий да возьмет в руку нож и,
вырезав из середины часть, да принесет оную в дар").
Эти формы не имеют времени, вида, наклонения, залога, лица —
т. е. всего того, что имеют исходные глаголы. Поэтому выразительные
возможности таких форм гораздо уже, чем у глаголов, и часто эти су-
ществительные ведут к двусмысленности. Как понять сочетание „ут-
верждение директора"? (Он утверждает или его утверждают?). Как по-
нять предложение: "Со стороны завфермой было проявлено халатное
отношение к кормлению скота"? Завфермой сам плохо кормил скот
или плохо следил за работой своих подчиненных, или не заготовил дос-
таточно кормов? Все эти вопросы, в лучшем случае, прояснит контекст,
в худшем — они останутся без ответа.
Скопление отглагольных существительных ведет к нанизыванию
форм родительного падежа. Вспомним только что приводившуюся фра-
зу о заводе „Прогресс". Из 25 слов 12 стоят в родительном падеже.
"Нанизывание падежа" приводит к однообразию интонации текста и
не только мешает быстрому и адекватному восприятию смысла, но и
создает „убаюкивающий" рит^/i фразы.
Учитывая изменения, происходящие в сфере производственных
отношений, следует отказываться от сугубо нейтрального стиля из-
ложения в пользу личного, > персонифицированного. Однако это не оз-
начает, что трудовая деятельность перестала быть коллективной, а уп-
равленческие решения стали носить личный характер. Деловое письмо
выглядит более убедительным и соответствует нормам служебного
этикета, когда оно выражает интересы коллектива, а не отдельной ру-
ководящей личности. Поэтому если нужно подчеркнуть степень прора-
ботанности, изученности вопроса, объем затраченных усилий, заинтере-
сованность, то деловое письмо следует излагать от имени лица коллек-
тивного „Мы" или указывать название предприятия. Например:
"Убедительно просим .. ."
или
"Хозрасчетное предприятие „Гарт" при Советском детском фонде им. В.И. Ле-
нина просит ..."
Еще древние греки указывали, что наряду с „этосом" — аспектом
риторики как науки о правильно построенной речи и „логосом" (орга-
низационно-функциональной структурой текста) существует такой важ-
88
ный аспект любого высказывания, как пафос. Так вот пафос деловой
переписки остается коллективным, что необходимо учитывать при вы-
боре языковых приемов для придания деловому письму нужной убеди-
тельности.
В последнее время в нашей стране широкое распространение полу-
чили письма информационно-рекламного характера. Предприятия и ор-
ганизации заинтересованы в информировании потребителей о видах
производимых ими товаров и услуг и об их сбыте. Поэтому от информа-
тивности и убедительности такого делового письма порой зависит и бла-
госостояние работников предприятия.
Такие письма, как правило, рассылаются по списку в организации,
которые могут проявить интерес к данной продукции. Часто к таким
письмам прилагается бланк-заказ или опросный лист потребностей за-
казчика.
Письмо информационно-рекламного характера должно содержать
всю информацию, которая может заинтересовать или потребоваться
потребителям. Если в письме отсутствует какая-либо информация и
адресату необходимо будет дополнительно связываться с адресантом,
то это может привести к тому, что адресат воспользуется услугами
другого предприятия, предлагающего аналогичную продукцию, инфор-
мационно-рекламное письмо которого составлено убедительнее и гра-
мотнее. Всегда следует помнить, что деловое письмо — это лицо пред-
приятия.
Примером четкого и убедительно составленного текста информа-
ционно-рекламного характера может служить следующий:
Руководителю предприятия
Гомельский ЦНТИ Госплана БССР и американская фирма „Breckenridge
Trading inc" по итогам визита Президента СССР в США летом текущего года издают
на английском языке сборник „СССР—США: бизнес-партнеры". Сборник содержит
коммерческую информацию, а также адреса и сведения об интересах советских
предприятий на американском рынке. Сборник распространяется среди тысяч
фирм США.
Если Вы хотите, чтобы о Вашем предприятии узнали родственные предприятия
в Америке, найти партнеров, продать за валюту отходы производства или готовую
продукцию, приобрести необходимую технику и передовые технологии. Вы мо-
жете поместить информацию о Вашем предприятии в этом сборнике. Стоимость
заказа — 486 рублей. Образец бланка-заказа и информационной карточки при-
лагается. Общий размер текста в карточке не должен превышать 1 машинопис-
ной страницы.
Для подтверждения исполнения заказа Вам будет направлена копия Вашей
информации, помещенной в сборник.
Директор	С.Д. Болдырев.
При этом адрес, телефон, телетайп в номер расчетного счета пред-
приятия указаны на бланке письма.
А вот пример еще одного делового письма информационного ха-
рактера, в котором рекламируется электромеханический программатор.
Предприятие оповещает, что прибор сдан в серийное производство.
89
"Оригинальная схема программатора обеспечивает управление процессами
в широком диапазоне.
Используется практически со всеми видами оборудования (станки, автома-
тические линии, испытательные стенды, бытовая техника).
Время программирования от 0,5 сек до 90 часов.
Длительность работы не ограничена.
Напряжение питания устройства — 220 В.
Напряжение питания управляемых объектов — стандартный ряд напряже-
ний (12—380 В).
Программатор разработан и изготовлен на базе серийных комплектующих
отечественного производства.
Договорная цена комплекта КД — 120 рублей.
Адрес для запросов: 246744, г. Гомель, пр. Ленина, 3, ЦНТИ.
Тел. 53-21-68.
Телетайп — 110423 МИР.
Убедительность делового письма может быть достигнута использо-
ванием условного наклонения, как, например, в следующих примерах:
"Если в Вашем вычислительном центре имеются часто используемые и долго
работающие программы, то существенную помощь в их улучшении Вам окажет
пакет MANAP .. .
Если Вы руководите разработкой сколь-нибудь сложного программного
продукта, то Вашим незаменимым помощником будет пакет MANAP. Если Вы
хотите, чтобы о Вашем предприятии узнали родственные предприятия в Аме-
рике . . ."
Итак, при составлении делового письма необходимо выделять и
определять как можно четче все ключевые моменты для принятия ре-
шений и досконально проверять текст с точки зрения полноты отраже-
ния информации, ясности, простоты и тона изложения.
Еще французский теоретик классицизма Никола Буало, живший
в XVII веке, говорил: "Кто ясно мыслит, тот ясно и излагает".
Говоря об убедительности делового письма, особенно хочется оста-
новиться на резолюциях. Как правило, в левой верхней части
письма ставится резолюция и подпись. Резолюция выражает отношение
лица к информации, содержащейся в письме. В резолюции выражается
предполагаемое или принимаемое решение. К сожалению, должностные
лица часто вместо четких указаний ограничиваются резолюциями при-
мерно следующего содержания:
„Прошу переговорить". . .
„Для сведения". . .
„К исполнению". ..
Не проще ли было бы указать исполнителя документа и поставить
свою подпись, которая свидетельствовала бы о факте ознакомления с
документом.
Резолюции с конкретными указаниями выражаются в повелитель-
ном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются
подчиненным лицам. Например:
„Срочно примите меры по обеспечению".. .
„Разберитесь" .. .
„О результатах и принятых мерах сообщите заявителям"...
90
„Срочно командируйте'". . .
„Немедленно подготовьте письмо". . .
„Рассмотреть и доложить". . .
„В 10-дневный срок подготовить отчет . ..
Резолюция может содержать указания нескольким лицам:
„т. А. И. Васильеву
Примите меры по устранению недоделок на стройучастке.
Т. Абрамову В. В. Предусмотрите в плане на следующий год дооборудова-
ние участка.
т. Голубевой А. Р.
Срочно подготовьте письмо-рекламацию в арбитраж".
После указания может стоять ремарка, содержащая личное мнение о
состоянии дел. Такие ремарки ориентируют подчиненное лицо на то или
иное решение. Например:
„т. Васильеву А. И.
Разберитесь и доложите.
На мой взгляд, руководство СМУ недостаточно проинформировано о состоя-
нии дел на стройучастке. Свяжитесь с главным диспетчером".
Указание может быть добавлением слова „прошу".
Резолюция должна вытекать из сущности затронутого в письме во-
проса и свидетельствовать о внимательном его прочтении. Чтобы лучше
выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.
Для резолюции и других помет оставляют чистое поле под адресом.
В практике делопроизводства можно встретить неверный вариант
резолюции: д/сведения, д/исполнения, где ,,д" означает предлог „для".
Нет никакой необходимости вводить новую аббревиатуру, дающую
экономию лишь в один знак, поскольку уже выработалась модель
резолюции с предлогом „к".
Имеют место ситуации, требующие принятия альтернативных реше-
ний. Примерами таких решений могут служить резолюции типа: „согла-
сен"/,,не.согласен"; „следует . . /7,,не следует . . ,,возможно'7„нель-
зя" и т. д. В этих случаях нельзя ограничиваться общими, ни к чему
не обязывающими ремарками типа; „Ваше мнение?", „Ваши соображе-
ния?". Порой должностное лицо стремится уклониться от ответствен-
ности за ход действий. Это всегда ощущается при ознакомлении с его
резолюциями.
Нельзя не согласиться, что резолюция на письме — своего рода
приказ или распоряжение. И она должна удовлетворять всем требова-
ниям, которые присущи приказу или распоряжению. Но любое распоря-
жение (приказ) всегда констатирует действия, которые необходимо
предпринять, выполнить, исполнить. К сожалению, еще многим резо-
люциям не хватает конкретности: что необходимо сделать, кому и
когда. На сегодняшний день нет разработанных рекомендаций по во-
просу о том, каким юридическим, лингвистическим и делопроизводст-
венным требованиям должна удовлетворять резолюция на деловом
письме.
Зачастую должностные лица при наложении резолюций руководст-
вуются не сроками исполнения принятого решения исходя из содержа-
91
ния письма, а лишь сроками сдачи документа в архив. Порой имеет
место просто переадресовка. Нельзя забывать, что каждый вид письма
имеет свой срок исполнения. Так, письмо-запрос имеет срок исполнения
исходя из нужд предприятия, организации, учреждения, от имени кото-
рого оно исходит. Определенного срока исполнения требуют письма-
просьбы, гарантийные письма и, конечно, письма рекламационного ха-
рактера. Не требуют расшифровки через резолюцию письма-подтверж-
дения, сопроводительные и информационные письма. Здесь можно
ограничиться просто указанием исполнителя.
Резолюция должна отражать своевременность принятого решения
с учетом как срока его исполнения, так и срока подшивки в дело.
Представителям контролирующих органов нередко приходится про-
верять и перепроверять деятельность отдельных должностных лиц. Ме-
рилом их стиля руководства может служить их практика наложения
резолюций. Именно по резолюции можно судить о степени оператив-
ности, компетентности, добросовестности должностного лица.
Глава 10
СЛУЖЕБНЫЙ РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ В ДЕЛОВОМ ПИСЬМЕ
Этикет — это правила поведения и общения людей, принятые в дан-
ном обществе. (Это слово — французское, в переводе на русский язык
оно означает „ярлык", „этикетка'7). Этикет — внешнее проявление
отношений между людьми, он способствует поддержанию благопри-
ятного морально-психологического климата в коллективе и обществе
в целом. Этикет — это проявление культуры личности, его можно рас-
сматривать как практическое преломление моральных принципов и
норм в поведении людей. Под словом „этикет" также понимают поря-
док проведения определенных церемоний.
Если понятие „этикет" включает в себя обязанности людей по от-
ношению друг к другу, нормы и правила их поведения и общения во
всевозможных ситуациях, то понятие „служебный этикет" действует
в более узкой области — оно определяет нормы и правила поведения
и общения людей только на службе. Речевой служебный этикет — это
правила речевого поведения на службе. В книге не рассматриваются
вопросы этикета проведения деловых бесед, совещаний, публичных
выступлений1, а лишь этикет в деловом письме.
Мы знаем из античной литературы, что уже в те времена существо-
вал этикет составления писем. Так, например, письма античного перио-
да начинались с имени отправителя, затем следовало имя адресата, по-
том приветствие, сопровождавшееся приятными пожеланиями, и толь-
ко затем шел текст. Возник же этикет как придворный церемониал.
В древнем Риме, например, к Юлию Цезарю еще обращались просто
„Цезарь". С укреплением императорской власти стали вырабатываться
особые правила обращения к монарху и правила, регламентирующие
жизнь двора. Византийский император Константин, стремившийся все-
ми средствами укрепить императорскую власть и внедрявший с этой
целью иерархические отношения среди аристократии, ввел титулы, ко-
торые были обязательны при обращении к лицам, принадлежавшим к
знати. Соответственно рангу и титулу каждый придворный должен был
участвовать в церемониях, выполняя строго определенные функции.
В эпоху абсолютных монархий короли — властители государств —
были рабами этикета. Истории известны случаи такого поклонения эти-
кету, которые заканчивались трагически. Например, испанский король
Филипп III, сидя у камина, так обжег лицо, что через несколько дней
умер: придворный этикет запрещал ему самому отодвинуть кресло,
в котором он сидел. Король не позволил это сделать никому из приб-
лиженных, а человека, который должен был передвигать кресло коро-
ля, во дворце не оказалось.
Многие правила этикета шлифовались на протяжении веков и даже
тысячелетий. Из поколения в поколение происходит своеобразный от-
1 По этому вопросу см.: Митич П. Как проводить деловые беседы. — М.:
Экономика, 1987; Эрнст О. Слово предоставлено вам. М.: Экономика, 1988;
Зигерт В., Ланг Л. Руководить без конфликтов. — М-: Экономика, 1990.
93
бор и закрепление тех из них, которые несут в себе общечеловеческие
представления о разумном поведении.
В дореволюционной России издавалось много книг, в которых изла-
гались правила хорошего тона. Еще в XVIII в. был издан свод правил
поведения горожанина, которым он должен был руководствоваться
в отношении к светской власти и церкви, семье и слугам, — так назы-
ваемый „Домострой".
В русский язык слово „этикет" вошло в XVIII столетии при Пет-
ре I, когда устанавливались широкие политические и культурные связи
России с другими государствами. В это время создавались особые руко-
водства по этикету для молодых людей, в них подробно указывалось,
как следует себя вести в обществе. Так, в 1717 г. по распоряжению
Петра I была издана переводная книга „Юности честное зерцало, или по-
казание к житейскому обхождению, собранное от разных авторов".
В этой книге давались советы молодым дворянам/ как держать себя в
обществе, чтобы иметь успех при дворе и в свете.
Основы же современного служебного этикета фактически были зало-
жены „Генеральным регламентом" Петра I1, вышедшим в 1720 г., кото-
рый вобрал в себя лучший зарубежный и отечественный опыт управления,
выражаясь современным языком. В „Генеральном регламенте" были за-
имствованы наиболее апробированные зарубежные этикетные нормы, по-
этому отечественный служебный этикет обладает значительными интерна-
циональными особенностями, что облегчало и облегчает деловые кон-
такты с зарубежными партнерами.
В русских письмовниках дореволюционного времени уделялось
большое внимание вопросам этикета. Составитель письма должен был
неукоснительно соблюдать „Табель о рангах"1 2: „первая обязанность
пишущего — помнить свое собственное положение, знать положение
лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно,
как будто мы стоим перед ним и разговариваем" .
К сожалению, вопросам этикета в современной отечественной лите-
ратуре уделяется крайне мало внимания. Есть несколько книг о школь-
ном этикете, о дипломатическом, о военном, но почти совсем нет посо-
бий по служебному этикету вообще, а тем более по этикету в деловом
письме.
Пособия по коммерческой корреспонденции в условиях частного
предпринимательства дают советы по составлению делового письма,
исходя из сущности письма как чисто коммерческого документа.
Говоря о том, что коммерческое письмо должно с первого раза
„вызвать интерес", Е. X. Драч, автор пособия „Американская деловая
переписка", поясняет свой тезис следующими словами: „Просто выз-
вать интерс — недостаточно. Только такой вид интереса, который вы-
1 О „Генеральном регламенте" см. в гл. „Отечественные традиции в практи-
ке подготовки служебных документов".
2 О „Табеле о рангах" см. там же.
94
зывает продажу, — настоящий интерес"1, И та же мысль, но в более ка-
тегоричной форме: „Бизнесмен, не заботящийся о прибылях, является
экономической аномалией".
По мнению автора, деловое письмо должно „вызвать интерес?",
„возбудить желание", „убедить", „создать стимул" и даже „произвес-
ти впечатление взрыва". Эти требования к началу письма вытекают, по
его мнению, из „двух великих инстинктов, определяющих человеческую
активность: самосохранение и продолжение рода". Не случайно совре-
менные пособия по промышленной корреспонденции придают началу
письма исключительно большое значение. Начальная фраза выполняет
роль рекламы.
Коммерческая корреспонденция сохраняет форму личной перепис-
ки. Как правило, коммерческие письма составляются от первого лица.
Однако, несмотря на видимость чисто личных отношений между сторо-
нами, фактически отношения между фирмами носят общественный
характер. Следовательно, форма частного письма вступает в противоре-
чие с общественной сущностью отношений между фирмами, и это ставит
под сомнение эффективность некоторых словесных формул для выра-
жения этикета. Как отмечают исследователи, все это привело к тому,
что после Второй мировой войны в стиле коммерческой переписки
западных стран произошли значительные изменения, выразившиеся в
актуализации формы изложения от третьего лица, в отказе от многих
традиционных формул вежливости, в демократизации и резком „опро-
щении" языка делового документа. Процесс опрощения коммерческо-
го письма между частными фирмами шел прежде всего за счет сокраще-
ния традиционных речевых оборотов, так или иначе касающихся рече-
вого этикета. Демократизации подверглось даже британское коммер-
ческое письмо, отличающееся наибольшей приверженностью эпистоляр-
ным традициям. Как свидетельствует Эмиль Пост, специалист по аме-
риканскому и английскому этикету, уже с XVII столетия в Англии
старались упростить деловую речь, освобождая ее от орнамента тради-
ционных выражении , традиционных приветствии, разного рода завере-
ний в признательности, глубоком уважении, преданности и т. д. По мне-
нию некоторых специалистов, „словесные" формулы вежливости, пов-
торяясь из письма в письмо, тем самым приобретают формальное значе-
ние и лишь вносят нежелательную избыточность, в информацию дело-
вой письменной речи. Однако „опрощение" делового письма вырази-
лось не столько в отказе от отдельных традиционных выражений, так
или иначе касающихся речевого этикета, сколько в замене их совре-
менными идиомами. За рубежом выходят всевозможные пособия по
деловой корреспонденции, которые обязательно содержат раздел, по-
священный этикету, В нем к услугам составителей предлагается длин-
ный список особых идиом, создававшихся и шлифовавшихся на протя-
жении столетий.
Н. Е. Drach. American business writing. University of Cincinnaty, 1959.
2 Etiquette (after Emily Post). International Relations Institute Publishing House.
Moscow, 1961, p. 54
95
Давно пора и в отечественной деловой переписке преодолеть скеп-
тицизм в отношении словесных ,,формул вежливости" и ввести в дело-
вую письменную речь аспект содержания, посвященный речевому эти-
кету.
К сожалению, еще не стало традицией в практике делового общения
просто поблагодарить в письме за своевременный ответ, за готовность
помочь другому предприятию выйти из затруднительного положения,
за проявленную оперативность в работе:
„Благодарим Вас за своевременный ответ".
„Весь коллектив нашего завода с одобрением встретил Ваше пред-
ложение".
Уже сложились устойчивые формы обращения, изложения просьб,
выражения признательности, способы аргументации в наиболее „драма-
тических" производственных ситуациях. Однако административный
речевой этикет не исчерпывается перечисленными элементами формаль-
ного этикета. Речевой этикет на письме наиболее ярко проявляется при
выборе слов и словосочетаний, когда требуется учитывать особенности
той или иной грамматической категории.
Формы обращения. Уже сложились формы обращения в официаль-
ной письменной речи. „Уважаемый . . .", или „Уважаемый!" — наиболее
распространенные формы обращения. Запятая после обращения при-
дает письму будничный характер. Знак восклицания, наоборот, указы-
вает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому во-
просу придается особое значение. „Уважаемые коллеги!" — такая фор-
ма обращения уместна среди лиц одной профессии. Более эмоциональ-
ный оттенок несет выражение „Дорогие коллеги!". Совершенно ней-
тральный тон документа сохраняется в том случае, когда, например,
письмо начинается так: „Коллега" . . .
Если в обращении указываются имя и отчество, а фамилия не на-
зывается, то обращение приобретает несколько личный характер. Вклю-
чение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту докумен-
та вежливо-официальный характер.
Категории одушевленности (неодушевленности). Иногда встречают-
ся тексты, свидетельствующие о том, что их составители не различают
категории одушевленности (неодушевленности). Только этим обстоя-
тельством и можно объяснить следующую выдержку из одной теле-
фонограммы:
„Прикрепленные представители не голосуют".
Прикрепить можно бумагу, плакат, карниз, но не конкретных лю-
дей. Более того, уже само причастие „прикрепленные" свидетельствует
о том, что такого рода представители как бы лишены права голоса.
Вот еще пример:
„Больные, не посетившие амбулаторию в течение трех лет, выписываются в
архив, а затем уничтожаются".
Лингвист сказал бы, что допущена ошибка: смешение категорий
одушевленности (неодушевленности). А на обычном языке это пони-
96
мается так; со стороны медицинских работников нанесена обида тем,
кто, может быть, не обременял их своими недугами.
Выбор залога. Составители деловых писем порой не догадываются,
какие потенциальные возможности для выражения этической оценки
действий другой стороны скрываются в такой глагольной конструкции,
как залог.
Действительный залог употребляется тогда, когда следует выделить,
оттенить субъект действия — юридическое или должностное лицо как
источник предписываемых или фиксируемых действий. Действительный
залог придает динамизм изложению. При употреблении действительного
залога фраза, как правило, начинается с подлежащего. Например:
„Юридическая часть Министерства народного образования СССР разъяс-
няет. . .”.
В сопроводительном письме, например, субъект действия не указы-
вается, а подразумевается. Поэтому в сопроводительных письмах подле-
жащее отсутствует. Например:
„Высылаю Вам наложенным платежом. .
Нельзя не учитывать при этом того обстоятельства, что субъект
действия должен отождествляться не с ,,физическим”, а с юридическим
лицом, а именно: „Фабрика нуждается", а не „Мы нуждаемся". . . .
Обычно предложения с действительным залогом употребляются в
настоящем времени и производят впечатление обмена информацией
между адресатом и адресантом. Исключением является практика состав-
ления решений. В решении сказуемое выражется в прошедшем времени
Например: ,,Коллегия решила . . .".
Употребление действительного залога придает принципиальный тон
критике.
Страдательный залог употребляется тогда, когда факт свершения
действия имеет большее значение, чем указание лиц, свершивших дейст-
вие. Например:
„Оплата гарантируется”
„Письмо отправлено”
„Ваша телеграмма получена”
„Сроки выполнения работ срываются”
„Ваше предложение одобрено"
„Указанная документация будет Вам возвращена вместе с отправленным гру-
зом”
Он используется также и в тех случаях, если источник предпринятых
действий очевиден. Например:
„Сроки, в которые будут установлены эскалаторы, еще не определены”.
„Сооружение Калиниского радиуса метрополитена разрешено начать”. . .
Составители деловых писем порой не догадываются, какие потен-
циальные возможности для выражения этической оценки действий скры-
ваются в такой глагольной конструкции, как залог:
„Вы не выполняете моего указания по производству текущего ремонта в сети
наружного освещения”.
97
И та же конструкция в страдательном залоге:
„Мое указание по производству текущего ремонта в сети наружного освеще-
ния не выполняется".
В первом случае невыполнение указания вменяется в вину конкрет-
ному лицу. Во втором случае внимание концентрируется лишь на факте
невыполнения, а конкретный виновник прямо не называется, а лишь
имеется в виду.
Роль вида глагола.. Когда нужно подчеркнуть, что действие свер-
шилось, используется совершенный вид глагола. Например:
„Коллектив завода построил своими силами пять жилых домов по улице
Институтской".
Если же необходимо подчеркнуть, что, например, незаконные дейст-
вия совершаются неоднократно, используется несовершенный вид гла-
гола. Так:
„Вы не выполняете моих распоряжений по укреплению финансовой дисцип-
лины".
Употребление вводных слов и оборотов. Вводными называются
слова, не связанные формально-грамматически с другими словами в
предложении, не являющиеся членом предложения и выражающие от-
ношение говорящего (адресанта) к высказываемому. Удачно найден-
ное вводное слово, кстати сделанное обособление снимают, как уже
говорилось, напряженность тона изложения, что видно при сопоставле-
нии следующих примеров:
„Просим представить имеющийся на Вашем предприятии материал".
Эта же фраза с вводным словом:
„Просим представить материал, по-видимому, имеющийся на Вашем пред-
приятии".
Или:
„Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам".
„К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена".
С помощью обособления можно указать на связь с предшествующей
перепиской и тем самым передать характер хорошей осведомленности
относительно затронутого вопроса. Например:
„Как Вам уже известно, мы оч<НЪ заинтересованы в Ваших новых станках
марки..
Вводные конструкции устраняют категоричность в тоне изложения
и тем самым вносят теплоту в сферу официального письменного обще-
ния. Например:
„Кафедра просит, если это возможно, высказать методические рекомендации,
которые будут весьма полезны в нашей работе".
Местоимение „я" в деловой переписке. Имеет место тенденция к ут-
рате местоимения „я" в деловой переписке. Например, вместо „я прошу"
пишут просто „прошу". Вместо „я выполнил" пишут „мною выполнено".
Однако нельзя сказать „мною решено", правильно: „я решил".
98
Своеобразие русского языка заключается в том, что субъект дейст-
вия не обязательно выражается местоимением ,,я". Указание на первое
лицо единственного числа выражается окончанием.
Употребление местоимения „он". Официальный речевой этикет
предусматривает умение пользоваться местоимением ,,он". Это место-
имение, будучи универсальным обозначением для лиц и предметов,
сохраняет в себе также и указательное значение. Оно может быть сред-
ством обезличивания, фамильярности и т. д., поэтому требует особой
осторожности при пользовании им в служебных документах. Вполне
очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, ха-
рактеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы.
Тон служебного документа. Основное требование, предъявляемое
к официальному письму, — объективность содержания, что обусловли-
вает, как правило, нейтральность тона изложения. Следует учитывать,
что официальные письма пишутся в доброжелательном тоне, не допус-
кается иронизирование, проявление грубости и т. п.
Однако эти требования соблюдаются не всегда.
Есть очевидная разница в тоне следующих выдержек из деловых
писем, раскрывающих один и тот же факт:
„Обещанные Вами трубы мы до сих пор не получили".
„Вы сорвали поставку труб, что вызвало. .
И еще более резко:
„Вы не первый раз срываете поставку труб".
Не следует впадать и в другую крайность — использовать вычурные
обороты с выражением чрезмерной вежливости. К сожалению, некото-
рые работники псевдоэтикет предпочитают чувству собственного досто-
инства. Возможно, что причина этого кроется в незнании своих гражданс-
ких и служебных прав. Например:
„Наше районное управление просит выделить от Вас (?) одно внеконкурсное
место. ..".
Создается впечатление, что автор этого письма имел в виду не мини-
стерство, а некоего чиновника, который может выделить, а может и не
выделить для далекого периферийного городка запрашиваемое внекон-
курсное место, может быть, для лучшего производственника комбината.
Отсюда и появилось это выражение „от Вас", написанное с прописной
буквы. Юрист по этому поводу сказал бы, что составитель письма сме-
шивает юридическое лицо с физическим.
Неправильное представление о речевом этикете может привести к
ложной вежливости. Совершенно неуместны в деловых письмах обороты
типа ,,Не откажите в любезности. . . ". Следует отметить, что современ-
ной деловой корреспонденции скорее присуща сухость, чем увлечение
чрезмерной вежливостью.
Составителям служебных документов нередко приходится давать
оценку действиям другого предприятия или организации, объяснять
собственное поведение, наказывать виновников, предупреждать и даже
99
обвинять. И тогда нейтральный тон повествования может уступить мес-
то взволнованной речи, а словам можно придать экспрессивный отте-
нок.
В деловой переписке встречаются случаи, когда ожидаемый резуль-
тат как бы навязывается адресату. Например:
„Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. ..
Просим рассмотреть и утвердить (?!)."
Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что адресант
как бы не допускал возможности, что положение может быть и не ут-
верждено.
Явно неуместен элемент сомнения, переданный с помощью вводного
слова в следующей выдержке:
„Институт просит высказать методические рекомендации, которые, по-види-
мому, будут полезны в работе."
Отдельные ошибки обусловлены тем, что составители писем стре-
мятся „онаукообразить" фразу. А это может придать лишь коммический
оттенок всей фразе. Например:
„Ввиду полученной травмы рабочим Фоминым остаточную трудоспособность
использовать для изучения правил техники безопасности".
Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит
полностью решить проблему официального речевого этикета. Только
внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производствен-
ных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений.
Подобно тому как существует военный, дипломатический церемо-
ниалы, существует свой церемониал в делопроизводстве, который
появляется, например, в практике подписания деловых бумаг: этикет
требует соблюдения должностного уровня при подписании официаль-
ных писем. Например, ответ на письмо, подписанное директором, дол-
жен также подписать директор, и лишь в крайнем случае — его замес-
титель. Однако ответ на письмо, подписанное заместителем директо-
ра, может быть подписан директором.
Нельзя не остановиться на вопросе ложного этикета, являющегося
одним из источников проникновения в деловую речь нестандартной
терминологии, всякого рода ведомственных номенклатурных наимено-
ваний, имеющих узкую сферу применения. Ложный этикет проявля-
ется в том, что составители, как правило, стремятся придерживать-
ся в письмах-ответах той же терминологии, что и в исходящей коррес-
понденции. Ложный этикет, рожденный боязнью, что другая сторона
намеревается ее „поправить", и является одной из причин засоренности,
неупорядоченности словаря современной служебной переписки.
Как построить фразу — от этого во многом зависит результат дело-
вого общения, который должен быть благоприятным и вызывать по-
ложительные эмоции. Еще Френсис Бэкон утверждал, что вести деловой
диалог в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие
слова и располагать их в правильном порядке.
100
Глава 11
КОНКУРЕНТЫ ПИСЬМА - ТЕЛЕФОННЫЙ РАЗГОВОР, ТЕЛЕФОНОГРАММА,
ТЕЛЕГРАММА, ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА
Технический прогресс, принесший человечеству телефон и телеграф,
значительно сузил сферу применения письма. В управленческой деятель-
ности к письму, как правило, обращаются тогда, когда нельзя ограни-
читься телефонным разговором или телеграммой.
Невозможно представить себе современную деловую жизнь без те-
лефона. Благодаря телефону повышается оперативность решения огром-
ного количества вопросов, отпадает необходимость посылать письма,
телеграммы или ехать в другое учреждение. Преимущество телефон-
ного разговора по сравнению с письмом такое же, как и устной речи пе-
ред письменной’^телефонная связь обеспечивает непрерывный двусто-
ронний обмен информацией на любом расстояний По телефону прово-
дятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, дают-
ся консультации, наводятся справки, и часто первым шагом на пути к
заключению договора является телефонный разговор.
Неумение вести служебный телефонный разговор, является, в част-
ности, у руководителей, пробелом в их профессиональной подготовке
и экономически обходится намного дороже, чем это кажется на первый
взгляд. Так, американский специалист по организации управления
А. Маккензи среди 15 основных причин потери времени руководите-
лем поставил на первое место телефонные звонки. Плохая подготовка
к телефонному разговору, неумение выделить в нем главное, лаконич-
но и грамотно излагать свои мысли приводит к значительным потерям
рабочего времени (до 20—30 %).
Залогом успешного проведения служебного телефонного разговора
являются компетентность, тактичность, доброжелательность, владение
приема ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить
проблему или оказать помощь в ее решении. Необходимо, чтобы служеб-
ный телефонный разговор велся в спокойном тоне и вызывал положи-
тельные эмоции.
Из обыденных наблюдений известно (это подтверждают и психологи-
ческие опыты), что имеет место явление пресыщения общением, кото-
рое нередко является источником напряженности между сторонами и
при телефонном общении. Это означает, что существует мера времени
общения, выход за пределы которой может привести к потере смысла
общения и даже к конфликтам. При этом важно учесть, что для разных
пар и для разных групп людей эта мера различна. Законом пресыщения
общением нельзя пренебрегать при служебном телефонном разговоре.
Во избежание осложнения отношений между партнерами следует преж-
де всего знать признаки насыщения общением (возникновение и усиле-
ние беспричинного недовольства партнером, раздражительность, обидчи-
вость и т. д.) и уметь вовремя выходить из контактов с данными людь-
ми ради последующего позитивного продолжения деловых отноше-
101
ний. Кроме того, следует учитывать что при затягивании телефонных раз-
говоров затухают интерес и внимание.
Искусство ведения телефонных разговоров заключается в том,
чтобы в минимально короткий отрезок времени сообщить все, что
следует, и получить ответ. Еще Софокл заметил:"Однр дело — говорить
много, другое — говорить дело".
Если телефонный разговор не записывается на пленку, то он не мо-
жет быть объектом ссылок, что резко снижает его юридическую значи-
мость ( существует даже поговорка "Телефонный разговор к делу не
пришьешь"). Между тем повышение личной ответственности руководи-
телей за сказанное слово в современных условиях внедрения в жизнь
новых принципов хозяйствования требует,чтобы телефонному разговору
оказывалось больше "доверия", чем это было до сих пор. Во многих
странах телефонный разговор имеет юридическую силу, даже если он не
подкреплен официальным документом. В настоящее время решается
вопрос о придании юридической силы служебному телефонному раз-
говору и в нашей стране.
Следует учитывать, что информация служебных телефонных разго-
воров, как правило, получает отражение в документации. С этой точки
зрения все служебные разговоры по телефону можно разделить на две
категории:
деловые разговоры до принятия решения;
деловые разговоры по принятии управленческого решения.
Подобно тому,как в акте письменной коммуникации участвуют
адресант и адресат, в телефонном разговоре участвуют инициатор раз-
говора и его абонент. Любой диалог, а телефонный разговор и есть диа-
лог, состоит из реплик.
Условно все типы реплик делятся в зависимости от цели высказы-
вания на три группы: сообщение, вопрос, побуждение.
Содержание деловых телефонных разговоров обусловлено си-
туацией и регламентировано временем. В деятельности любого учреж-
дения можно установить круг тем, которые дают повод для диалогов
по телефону. Их композиция складывается из следующих элементов:
момента установления связи и взаимного представления; введения в
курс дела и постановки вопроса; обсуждения ситуации; заключитель-
ных слов?)
I. Момент установления связи и взаимное представление.
Первые фразы по телефону служат средством представления сторон друг
другу. Желательно, чтобы лицо, снимающее трубку, отрекомендовыва-
лось сразу:
„Иванов у телефона/'
„Петров слушает".
„Инспектор отдела кадров Яковлева."
„Институт патентной информации."
„Отдел 114."
Оптимизация служебных телефонных разговоров состоит в большой
степени в том, что реплики должны выполнять не только "акустичес-
кую" функцию, но и нести элементы смысла по ходу разговора.
102
В беседах по телефону следует учитывать, что оперативная память
человека в одноактный отрезок времени воспринимает ограниченное
число сигналов, символов сообщения. В среднем, память человека в мо-
мент ведения диалога воспринимает 5±2 символа сообщения, после че-
го требуется получение сигнала, что собеседник "квант информации"
получил. Именно в этот момент собеседник должен подтвердить, что ин-
формация "воспринята", в этот момент должна последовать реплика.
Именно в этот момент и следует высказать свое мнение, сформули-
ровать свою позицию, т.е. дать информационный эквивалент. Единицей
сообщения может быть словосочетание, предложение, несколько пред-
ложений, но любой отрезок устной речи должен подчиняться формуле
5 ± 2 символа сообщения.
Правила ведения служебного телефонного разговора еще не сло-
жились. Еще имеют место "информационные шумы", речевые изли-
шества, стилевая недостаточность и другие рецидивы неправильной
речи, устранение которых повысит культуру деловых отношений.
Умение вести диалог по телефону и заключается в том, чтобы предельно
лаконично передать смысл ситуации, суть вопроса, значимость факта.
Однако умение вести служебный телефонный разговор заключает-
ся не только в умении говорить, но и в умений слушать. Еще Плутарх ут-
верждал/'Научись слушать, и ты сможешь извлечь пользу даже из тех,
кто говорит плохо". А Бен Джонсон утверждал/'Говори, чтобы я мог
судить о тебе". И действительно, тон, тембр голоса, интонации внимате-
льному слушателю говорят очень много. Так, по подсчетам специалистов
интонация может нести до 40% информации.
Умение слушать является критерием коммуникабельности. Одна-
ко исследования показывают, что не более десяти процентов людей уме-
ют выслушать собеседника спокойно и целенаправленно. Принято счи-
тать, что при установлении контакта главная роль отводится говоряще-
му. Однако анализ общения показывает, что слушатель — далеко не пос-
леднее звено в этой цепи. Ричард Стил, известный английский писатель
и журналист, живший на рубеже XVII и XVIII веков, советовал, начиная
разговор, установить, хочет ли собеседник выслушать вас или надеется,
что вы выслушаете его.
Слушание — активный процесс, требующий внимание к тому, о чем
идет речь, постоянных усилий и сосредоточенности. В то же время слу-
шание не исключает активного участия в беседе, что создает возможность
двухстороннего общения.
Слушание — тяжкий труд, вот почему мы и не можем слушать дол-
го. Это следует учитывать при ведении служебных телефонных раз-
говоров. У каждого человека своя манера слушать. В стиле слушания
отражается наша личность, характер, интересы и устремления, поло-
жение, пол и возраст. Многое, конечно, зависит от ситуации.1
Процесс слушания и его особенности рассмотрен в книге Атватера И. "Я вас
слушаю.” — М.: Экономика,1987.
103
Поскольку служебный телефонный разговор — одно из средств про-
изводственной деятельности, то оснащение предприятий новейшей теле-
фонной аппаратурой является эффективным средством рационали-
зации управленческого труда.
Однако никакая аппаратура не в состоянии сама четко сформули-
ровать мысль, быстро и правильно отреагировать на реплику собеседни-
ка, веско аргументировать свои доводы, восполнить дефицит внимания,
такта и рабочего настроения, который складывается из-за некомпетент-
ности и неумения владеть собой при ведении диалогов по телефону. Тех-
ника может дать большие удобства в установлении связи между говоря-
щими, облегчить восприятие информации, но она не может заменить ин-
теллект человека. Поэтому необходимо овладевать навыками ведения
служебного телефонного разговора. Телефонные переговоры отнимают
от 4 до 27% рабочего времени,1 поэтому культура делового телефон-
ного общения является неотъемлемым элементом деловых качеств ра-
ботника.
Для передачи, приема и записи оперативной информации использу-
ются телефонограммы — официальные сообщения переданные по теле-
фону. Слово "телефонограмма" состоит из трех греческих корней —
"теле" — далеко, "фон" — звук,"грамма" — пишу, и в переводе означа-
ет "запись сообщения на расстоянии с голоса".
Телефонограмма оформляется в соответствии с ГОСТ 6.38—90 "Уни-
фицированные системы документации". Система организацинно-распо-
рядительной документации. Требования к оформлению документов."
Оформление именно телефонограмм в этом стандарте специально не ого-
варивается, но поскольку телефонограмма относится к организационно-
распорядительной документации, то правила оформления этой докумен-
тации распространяются и на телефонограмму. Оформленная в соответ-
ствии со стандартом, телефонограмма приобретает юридическую силу.
Телефонограмма, как правило, содержит сообщение, извещение,
оповещение или распоряжение. Если разговор по телефону — это диалог,
неограниченный во бремени, то телефонограмма — это письменная фик-
сация монолога по телефону, регламентированного во времени.
Обязательными реквизитами телефонограмм являются наименова-
ния учреждений адресанта и адресата, реквизит "то кого" и "кому" с
указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, но-
мера, даты и времени передачи и приема телефонограммы, должности
и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму, номеров теле-
фонов, текст и. подпись.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется по мо-
дели ГОСТ 6.38—90 как для служебного письма, т.е. выражается пред-
ложным падежом с предлогом "о" или "об". Например:
"Об изменении времени заселения коллегии"
"О прибытии участников семинара".
1 Волгин Б.Н., Полянская Е.Б. Деловой телефон. — М.: Радио и связь,1987.
104
В целом телефонограммы пишутся телеграфным стилем, т.е. крат-
ко, точно, однозначно, простыми предложениями. Допускается двухчас-
тная композиция телефонограммы: в первой части констатируются фак-
ты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые
действия. Как правило, телефонограммы излагаются от 1-го лица. Нап-
ример:
"Сообщаем место проведения семинара..."
"Напоминаем, что срок действия Договора истекает..."
"Прошу выслать дополнительно две грузовые машины..."
Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.
Желательно, чтобы учреждения имели специальные бланки для
входящих и исходящих телефонограмм, которые всегда должны быть
под рукой у сотрудника, принимающего и передающего телефонограм-
мы, например, такой формы:
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Адресат
наименование учреждения
от кого .......................
(должность, Ф.И.О.)
№  ...дата ....	.. ...—..-
время передачи —— час	мин
Передал (а).......... .....
(фамилия)
Номер телефона
Заголовок
Адресат
наименование учреждения
кому	--
(должность, Ф.И.О.)
№	дата „ ..................
время передачи .. час -,  мин
Принял (а) —....-......   	
(фамилия)
Номер телефона ...	-
(подпись)
На бланках для входящих телефонограмм реквизит "адресат'7 дол-
ден быть отпечатан типографским способом, а на бланках для исходя-
щих телефонограмм типографским способом должен быть отпечатан
реквизит "адресант".
Вот пример заполненного бланка телефонограммы:
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Железнодорожное депо №7
Начальник Рогов Б.Ю.
№ 12/9 24.06.90
10 час 05 мин
Передала Миронова
тал. 284-17-87
О поставке детали объекту 333
ММ3
Директору Силину К.И.
№76/4 24.06.90
10 час 05 мин
Приняла Смирнова
тел. 546-89-05
105
Срочно изготовьте и поставьте детали тележки 02 агрегата 8ТО—177 объекту
333. Об исполнении доложите.
Б.Ю.Рогов
К деловым письмам прибегают в тех случаях, когда ситуация допус-
кает значительный разрыв во времени с момента отправки письма до
предлагаемой реакции, вызвать которую и призвано письмо. В тех слу-
чаях, когда требуется сократить разрыв во времени, на помощь прихо-
дит телеграмма — чрезвычайно распространенный вид односто-
ронней связи.
В телеграммах должен применяться так называемый телеграфный
стиль, т.е. способ выражения, вызванный необходимостью при состав-
лении текста телеграммы выбирать короткие слова, пользоваться сок-
ращениями, пропускать служебные слова.
Языку телеграммы присуща предельная сжатость в способах пере-
дачи информации; количество глагольных форм в телеграмме сведено
до минимума, отсутствуют прилагательные, к наречиям прибегают лишь
в случае крайней необходимости. Знаки препинания ставятся только
тогда, когда их отсутствие меняет смысл конструкции. Одно слово
должно иметь не более 15 букв. Некоторые телеграммы сначала про-
изводят впечатление бессвязного текста:
РООБЩЕНИЮ МОСКОВСКОГО ЭЛЕКТРОЗАВОДА ОТСУТСТВИЯ ПОСТАВОК
ЧУГУННОГО ЛИТЬЯ И ПОКОВОК ОСТАНОВЛЕН ВЫПУСК ИЗДЕЛИЙ этом
ЗАВОДЕ.
И лишь мысленно восстановив выпущенные предлоги и произведя пе-
регруппировку некоторых членов предложения, можно понять содер-
жание телеграммы:
ПО СООБЩЕНИЮ МОСКОВСКОГО ЭЛЕКТРОЗАВОДА ИЗ-ЗА ОТСУТСТВИЯ
ПОСТАВОК ЧУГУННОГО ЛИТЬЯ И ПОКОВОК ВЫПУСК ИЗДЕЛИЙ НА ЭТОМ
ЗАВОДЕ ОСТАНОВЛЕН.
Аспектация распространилась также и на телеграмму. Современные
телеграммы пишутся по определенным стандартам. Ниже приводятся
бланки отгрузочной телеграммы:
ДАТА ... ОТГРУЖЕНО СТАНЦИИ ... ВАГОН №... НАКЛАДНАЯ ... НАЗВАНИЕ
ИЗДЕЛИЙ ... РАЗМЕР ... КОЛИЧЕСТВО ... ВЕС БРУТТО—НЕТТО ... МЕСТ ... ДЛЯ
3 авод-постав щи к
НОМЕР ЗАКАЗА ... ТРАНС ... КОЛИЧЕСТВО МЕСТ ... ВЕС ... ВАГОН ... НАК-
ЛАДНАЯ ... СТАНЦИЯ НАЗНАЧЕНИЯ ... НОМЕРА ... МЕСТ ...Завод-поставщик
Способность телеграммы "разгрузить" передаваемую информацию
от всякого рода языковых "помех" и тем самым ускорить процесс ее
усвоения и составляет то величайшее достоинство телеграммы, которое
в ней так ценил В.И. Ленин, требовавший, чтобы деловые письма и
другие документы писались "телеграфным стилем".
Влияние телеграммы на стиль письма проявилось в отказе от у пот-
106
ребления подлежащего и усилении роли глагола, экономии языковых
средств при аргументации, увеличении числа абревиатур. И телеграмма,
и письмо часто начинаются с глаголов, выражающих факт совершения
действия или необходимость его свершения, например:
ПРОШУ КОМАНДИРОВАТЬ ВАШЕГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ СОВЕЩАНИЕ
Характерный текст телеграммы:
ПРОШУ СРОЧНО ОТГРУЗИТЬ БОЛСТЕРНУЮ ПЛИТУ ЗП ШТАМПЫ 9759 ТИ-
РЕ 679 3 9759 ТИРЕ 684 3 9741 ТИРЕ 513
Без наречий "срочно", "немедленно" не обходится почти ни одна те-
леграмма, хотя в большинстве случаев употребление этих слов неоправ-
данно: уже сам факт отправки телеграммы вместо письма указывает
на актуальность информации, содержащейся в телеграмме. И в тех си-
туациях, где требуется срочность, письмо давно уступило свои былые
права телеграмме, Приказы, распоряжения, срочные уведомления в на-
ши дни передаются исключительно по телеграфу.
И все же, несмотря на очевидные удобства телеграфа, язык боль-
шинства телеграмм нарушает нормы русского литературного языка и
находит свое оправдание лишь в соображениях экономического порядка.
Тот же технический прогресс, который принес людям телеграфный
способ передачи информации, должен найти средство для того, чтобы
язык телеграмм оставался русским литературным языком и опирался
не на свою "телеграфную" грамматику, а на грамматику, которой поль-
зуются при создании художественных и научных произведений, при на-
писании личных и составлении деловых писем. "Лаконичный стиль, —
заявляет З.Кольц, — столь характерный для телеграмм, ни в коем слу-
чае не должен нарушать общепринятых правил вежливости и приличия.1
А пока все мы являемся свидетелями того, как стиль телеграммы
и стиль делового письма, взаимодействуя друг с другом, постоянно со-
вершенствуются, в результате чего прочтение многих деловых докумен-
тов перестает быть досадной необходимостью.
Еще одним конкурентом делового письма является деловая бе-
седа— наиболее распространенная форма делового общения. Многие по-
ложения, рассмотренные нами при обсуждении служебного телефонного
разговора, безусловно, относятся и к проведению деловых бесед. Это-
му вопросу посвящена книга югославского специалиста П.Мицича "Как
проводить деловые беседы"* 2, который утверждает, что правильное про-
ведение деловых бесед способствует приросту производительности тру-
да на 2—20%. П.Мицич считает, что при подготовке деловой беседы
необходимо серьезно отнестись не только ко всему, что связано с на-
Siegfried Kohls. Russische Geschafts Sprache. Berlin, 1967, s. 48
2 П.Мицич. Как проводить деловые беседы. —М., 1987.
107
учно-профессион альной компетентностью ее участников, но также знания
по индивидуальной и социальной психологии, риторике и этике.
Вот основные рекомендации, которые дает П.Мицич по ведению де-
ловых бесед:
заранее написать план беседы, отработать наиболее важные форму-
лировки;
применять положения психологии о периодическом воздействии на
собеседника в ходе беседы, а именно — неблагоприятные моменты и фак-
ты чередовать с благоприятными, начало и конец — положительные фра-
зы;
постоянно помнить о движущих мотивах собеседника: его ожида-
нии, преимуществах, которых он добивается посредством этой беседы,
его позиции, его желания самоутвердиться, его чувстве справедливости,
его самолюбии;
избегать присутствия незаинтересованных лишних лиц;
никогда, ни в какой ситуации не быть невежливым и безвкусным;
облегчать собеседнику положительный ответ;
избегать задавать вопросы, на которые собеседник может ответить
"нет";
давать фундаментальные объяснения своей позиции в каждом слу-
чае, когда собеседник с ней не соглашается;
никогда не относиться к другим пренебрежительно;
избегать пустой риторики;
отказаться от ведения шаблонных бесед;
работать над развитием собственного стиля ведения бесед;
избегать удаления от предмета беседы и попутных отступлений;
выражаться убедительно и в оптимистической манере.
Глава 12
ОТЕЧЕСТВЕННЫЕ ТРАДИЦИИ В ПРАКТИКЕ СОСТАВЛЕНИЯ
ОФИЦИАЛЬНЫХ ПИСЕМ
Приступая к составлению официального письма, мы никогда не
задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древно-
сти. Языковые формулы, виды, разновидности официальной коррес-
понденции, формуляры, способы оформления и работы с ней созда-
вались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелет-
нюю историю
Уже в те далекие времена письмо служило гарантией выполнения
обязательств, и ему придавалось важное значение. Так, в договоре
с Византией 944 г. читаем/'...Отныне же да приходят с грамотой от
князя русского, в которой будет засвидетельствовано их мирное на-
мерение... Если же придут без грамоты, да содержатся под стражею,
доколе известим о них князя русского".1
Уже в те далекие времена существовали процессуальные нормы,
сохранившиеся до наших дней:"...Сии условия написаны на двух хар-
тиях: одна будет у царей греческих; другую ими написанную доста-
вят великому князю русскому Игорю..."2.
Князья Киевской Руси в своих сокровищницах вместе с драго-
ценностями хранили важные письма. Сберегались письма также в церк-
вах и монастырях. Из-за пожаров, княжеских междуусобиц, татаро-
монгольских набегов письменные документы эпохи Киевской Руси
не сохранились. Сведения о них дошли до нас в более поздних списках.
Благодаря летописанию до наших дней дошли такие бесценные
материалы, как "Повесть временных лет", юридический памятник
"Русская правда", известные международные акты — договоры Ру-
си с греками, т.е. с Византией (X в.). Договоры с Византией 907,911,
944 (45) ,971 годов являются первыми международными договорами
Древней Руси
Композиция и языковые формулы современных договорных пи-
сем, в основе которых лежит диалог через письмо, в своих истоках
восходят к договорам, описанным еще в летописи Нестора. Импера-
торский вельможа Синкел и российский воевода Свенельд именем
государей своих заключили договор, использовав следующие форму-
лы:
"... Месяца июля, индикта XIV, в лето 6479, я, Святослав, князь Рус-
ский, по данной мною клятве хочу иметь до конца века мир и любовь
совершенную с Цимискием, великим царем греческим, с Василием , и
Константином, боговдохновенными царями, и со всеми людьми ва-
шими, обещаясь именем всех сущих подо мною россиян, бояр и
Карамзин Н.М. История государства Российского // Москва, — 1988, —
№2,-с. 104.
Там же., с. 105<
109
прочих никогда не помышлять на вас, не собирать моего войска и не
проводить чужеземного на Грецию, да буду их врагом и да борюся с
ними. Если же я или сущие подо мною не сохранят сих правовых ус-
ловий, да имеем клятву от бога, в коего веруем: Перуна и Волоса,
бога скотов. Да будем желты, как золото, и собственным нашим ору-
жием иссечены. В удостоверение чего записали мы договор на сей хартии
и своими печатями запечатали.1"
Читая, этот древний документ, видим, что языковые и тексто-
вые формулы этого мирного договора фактически сохранились до
наших дней .
В Пскове письменные документы хранились при Троицком со-
боре в ларях-сундуках. Государственные или церковные акты, ко-
торые утверждались на вече, помещали в "Ларь святой Троицы", при-
давая им тем самым юридическую силу. После того как акт терял свое
значение, по постановлению веча его изеглекали из ларя и уничтожали.
Эта процедура носила официальный торжественный характер. Псковский
ларь был не только архивом, но и вечевой канцелярией. При "Ларе
святой Троицы" сосредоточивалось летописание, оформлялись и част-
ноправовые акты. Если князь отказывался скрепить своей печатью
документ, то это на законных основаниях мог сделать ларник, заве-
довавший архивом.
В жизни Новгородской республики большую роль играло вече.
Оно являлось носителем верховной власти: разрешало вопросы вой-
ны и мира, внутренней политики, выдавало жалованье и иммунитет-
ные грамоты, утверждало уставы и законы. Вече было и верховным
судом республики (смертные приговоры веча приводились в испол-
нение немедленно — преступника сбрасывали в Волхов). Решения веча
оформлялись в особой канцелярии — "вечевой избе", возглавляемой
вечевым дьяком. Здесь же находилась и печать "великого Новгорода".1 2
До XV века деловым письмом при князьях занимались дьяки,
а при наместниках и волостелях — писцы и подьячие.
Царский3 архив хранили в сундуках, которых насчитывалось 240.
Заведовал архивом дьяк. Все документы описывались последовательно
по сундукам, о чем свидетельствует сохранившаяся часть описи второй
половины XVI в. Царским архивом в ходе повседневной работы поль-
зовались чиновники высших государственных учреждений.
В XVI — XVIIbb. в Русском государстве действовала система при-
казов — центральных государственных учреждений, которые подчи-
нялись царю и Боярской думе. Приказов насчитывалось около
80, в каждом из них было от 3 до 400 "приказных людей". Во
главе приказа стоял судья, который управлял совместно с товарища-
ми — помощниками или заместителями — дьяками. Дьяки из прос-
1 Карамзин Н.М. История государства Российского // Москва. — 1988.
-№2-с. 117.
2Ерошкин П.П. История государственных учреждений дореволюционной
России. М., 1968.
3В России титул царя впервые принял Иван IV Грозный в 1547 г.
110
тых писцов становились начальниками приказных канцелярий, руко-
водили всеми текущими делами и делопроизводством. В подчинении
у них были "письменные головы" различных рангов: подьячие (стар-
шие, средней руки и младшие), писцы, писчики, переписчики, а также
приставы, переводчики, сторожа.
Люди, занимавшиеся составлением документов по тому или ино-
му делу, как правило, хорошо знали сами дела: дьяки, подьячие бы-
вали членами дипломатических миссий, выполняли важные дела внут-
риполитического, управленческого, финансового и судебного харак-
тера. Свои канцелярии — иногда в виде большого штата, иногда в ка-
честве единственного дьячка — функционировали при каждом госу-
дарственном, духовном или общественном учреждении. Документы
в них составлялись и оформлялись профессионалами по некоторым
общим правилам, неизложенным в специальных инструкциях, а пе-
редаваемым по традиции. Итак, уже в период XV — XVII веков сложил-
ся штат людей непосредственно занимавшихся составлением докумен-
тов или причастных к этому.
Деятельность канцелярии, работа ее отдельных служащих по соз-
данию официальных текстов видна через различные элементы оформ-
ляющей части документа, относящиеся к исполнению, верификации,
доставке и хранению. На каждом документе, который поступал в при-
каз, проставлялась дата получения. (Эта процедура неукоснительно
выполняется и в наши дни). Дьяк в необходимых случаях делал "по-
мету": "выписать", т.е. навести справку. Дело готовили к докладу и
обсуждали, после чего выносился "приговор"приказа и отдавалось
распоряжение о подготовке документа-ответа (современным анало-
гом которого является письмо-ответ).
Проект документа составляли по указанию дьяка старшие подь-
ячие. Дьяк этот проект "чернил", т.е. редактировал, правил. Поправ-
ки делались в тексте, на полях, на оборотной стороне листа. "Чернен-
ный" (исправленный) документ младший подьячий переписывал за-
ново, писал "деловой" текст. Чистовик документа подьячий сверял
с черновиком и своей подписью — на оборотной стороне в нижней пра-
вой части листа — подтверждал, что чистовик соответствует чернови-
ку. "Справленный" таким образом документ "приписывался" (под-
писывался) дьяком или так называемым "подьячим и приписью".
Царь и бояре документы не подписывали. Черновики не подписыва-
лись и оставлялись как копии.
Писали на узких (15 — 17 см) полосках бумаги, которые при необ-
ходимости склеивали. Оборотная сторона оставалась чистой. На ней
писались "пометы", резолюции, адреса и т. д. К первому (инциатив-
ному) документу подклеивали последовательно все остальные, и
длинную бумажную полоску сворачивали в рулон — "столбец", или
"столпец" Чтобы закрепить состав "столбца", по"сставам" — местам
склейки - проставлялась растянутая подпись ("скрепа").
Интересно, что уже на раннем этапе деятельности русской канце-
лярии документ является плодом коллективного творчества; с сере-
111
дины XVI в. имеются прямые указания на необходимость коллектив-
ного составления ряда документов.
В делопроизводстве этой эпохи отчетливо различались функции
администраторов и исполнителей документов. Упоминания о непос-
редственном исполнителе текста встречаются уже в ранних памятни-
ках, но с середины XV в. указание на то, кто писал документ, стано-
вится нормой:
"А грамоту писал дьяк Князя Великого Кострома"
"А грамоту писал дьяк Снека"
" А грамоту писал поп Сергий Великого Спаса"
"А грамоту писал сам игумен Афанасей Стромыньскый"
"А грамоту писал чернец Асаф"
"А грамоту писал Харитон дьяк, нареченный 'во мническому чину
Харлам"
"А грамоту сию писал Кожух дьяк"
"А сию грамоту писал Семен Дичко, подьячий великого князя"
"А сию грамоту писал дцрк святого Егория Иевец Васильев сын
Голль"1
Из приведенных примеров видно, что указание исполнителя стало
неотъемлемым реквизитом документа со сложившейся языковой фор-
мулой "А грамоту писал.Аналогом этой языковой формулы в на-
ши дни является указание исполнителя официального письма на ли-
цевой или оборотной стороне письма.
Сведения о том, кто писал документ, появились издавна, но в кон-
це XVII в. по требованию центральной канцелярии местные админи-
страторы приказывают подъячим обязательно авторизовать исполни-
теля документа:"...по указу в [еликих] г [осударей] ...воевода Иван...
Оксенов Касимова города приказные избы подьячему Ивану Ники-
тину приказал на наказных памятях и на писмах свего писма, на кото-
рых пристойно, назаде писать: "писал" ... ".
В составлении деловой бумаги участвовали минимум два лица: один
сочинял текст, был ответственным за его содержание, другой явля-
лся' непосредственным исполнителем, отвечал за точность передачи
текста. Это видно из помет в конце документа: один "справлял", дру-
гой "скреплял", "закреплял", справленный (написанный и выправлен-
ный) текст.
Наиболее распространенный тип заверения истинности текста —
подписи подьячего и дьяка, например:"...ся запись в Великом Нове-
городе в приказной полате в записную книги записана, а пошлин
взять не довелось. Диак Андрей Юдин. Справил Федка Зеленин.1 2
Русская канцелярия четко различала тексты лицевой и оборотной
стороны листа. Для разного рода помет обычно использовалась обо-
ротная сторона. Об этом пишет, например, Л. В. Черепнин:"На обо-
ротной строне столбца, в середине первого сстава, вдоль его писался
адрес... Учреждение, получавшее документ, делало об этом отметку,
1 Качалкин А.Н. Жанры русского документа допетровской эпохи.—
М.: Изд-во МГУ им. М. В. Ломоносова, 1988. — Ч. I. — С. 59.
2Черепнин Л.В. Русская палеография. — М., 1956. — С. 344.
112
обычно под перевернутым адресом:" такого-то года и числа подал от-
писку (донесение воеводы с места в центр) такой-то". По рассмот-
рении документа по существу на обороте сверху писалась резолюция,
(помета) дьяка. Если дальнейшее делопроизводство не требовалось
то помета коротко гласила:" вклеить в столп" (т. е. подклеить в от-
писку того документа, ответом на который является полученная от-
писка) "*
Лицевая сторона документа так и называлась "лицом". На ней
тоже были пометы, но только на частных актах, требовавших фикса-
ции или решения по ним.
Площадь листа, на котором размещался текст документа, также
имела свои названия. Так, верх листа и писанная на нем часть докумен-
та называлась "головой"; часть листа под основным текстом с лице-
вой или оборотной стороны называлась" исподом" (на этой площа-
ди обычно размещались отдельные реквизиты оформляющей части
документа). Окончательно оформленный, вступивший в документо-
оборот беловой вариант документа назывался ‘"матицей". При состав-
лении копии, списка документа обязательно указывались отличитель-
ные особенности его матицы как подлинника, иногда сообщалось мес-
то ее хранения.
Итак, с созданием приказов в Русском государстве появилось
обширное бумажное делопроизводство. В процессе практической де-
ятельности приказов появились прямые предписания по содержатель-
ной и оформляющей частям документов, порядок их оформления
и движения как внутри приказа, так и между ними. Делопроизвод-
ство требовало определенных навыков и опыта, которых часто не
имел начальник приказа — судья, поэтому в помощники судьям в при-
казы назначались дьяки.
Делопроизводство в учреждениях XVI — XVII вв. основы вал ось на
канцелярских традициях и не регулировались законодательством. С
созданием в 1720 г. Петром I "Генерального регламента", ставшего
основной организации делопроизводства в XVIII в. в государственных
учреждениях, в законодательном порядке была оформлена новая сис-
тема документирования.
История создания "Генерального регламента" такова. Еще в
1715 г. Петр I послал своих представителей в Щвецию, Данию и Герма-
нию для изучения коллегиальной системы управления и представле-
ния докладов о возможности учреждения ее в России. В Щвеции,Да-
нии и Германии были собраны материалы, .относящиеся к устройст-
ву коллегий в этих странах. После изучения материалов было реше-
но взять за образец шведские коллегии и, учитывая особенности рос-
сийского государственного строя, постепенно вводить в России кол-
легиальную систему управления. Петр I подчеркивал важность кол-
Качалкин А.Н., с. 60.
113
легиальности в работе государственных учреждений — "что един не
постигнет, постигнет другой".
Работа над "Генеральным регламентом" началась в 1718 г. Пер-
воначальный вариант "Генерального регламента" был составлен Ген-
рихом Фиком, использовавшим шведский источник Cantselie Ord-
ningh от 22 сентября 1661 г. и заимствовавшим из него нормы для
установления канцелярских порядков в русских учреждениях. Все-
го "Генеральный регламент" имел 12 редакций1.
В "Генеральном регламенте" дается законченная система норм
по документированию внутренней деятельности центральных распо-
рядительных органов отраслевого управления — коллегий и их пере-
писке с другими учреждениями.
Наиболее важные документы составлялись секретарем, осталь-
ные по указанию секретаря — канцеляристами. Часть документов соста-
влялась по "генеральным формулярам", т.е. появились обязательные
формы документов. Кстати, обязательность составления документов
по формулярам предусматривается многими законоположениями
Петра?
Разновидностями переписки были письма, доношения, реляции,
известия, требования, прошения челобитчиковы. На документе, пос-
тупившем в коллегию, секретарь в верхнем правом углу проставлял
дату и номер.
В 1722 г. издается "Табель о рангах", положивший начало стро-
гой системе чинов, званий, титулов, употребление которых в офици-
альных бумагах было обязательным до 1917 г. Современная практи-
ка официального адресования в своей основе восходит к правилам
формального речевого этикета на письме, получившем обоснование
именно в тот период.
Хотя вопросы документирования деятельности местных учреж-
дений и затрагиваются в законодательных актах правительства Пет-
ра I ,но в законченной форме эти вопросы нашли отражение в "Учре-
ждениях для управления губерний" от 7 ноября 1775 г. Согласно это-
му документу переписка между учреждениями превращается в сво-
еобразный ритуал, который нужно хорошо знать, чтобы занимать мес-
то в бюрократической системе.
Для сношений " властей и мест" устанавливались определенные
виды документов, в зависимости от положения учреждений в иерар-
хической лестнице. Создавалась иерархия не только учреждений, но
и документов. В видах документов и порядке сношений выражалась
строгая субординация учреждений. Вышестоящие инстанции "указы-
вали", нижестоящие "доносили" об исполнении указаний. Равные ин-
станции сносились между собой на паритетных началах — предложе-
ниями и сообщениями.
*Баггер Ханс,Реформы Петра Великого. — М.: Прогресс, 1985.
2 Воскресенский Н.А. Законодательные акты Петра I, — Т. 1.— M. — Л.,1945.
114
В этот период значительно усложняется деловая переписка, что
проявляется прежде всего в увеличении разновидностей документов.
Так, наряду с традиционными докладом и указом в служебной пере-
писке все активнее используются новые — ведение, доношение, про-
мемория, рапорт, реляция и рескрипт.
Ведение — уведомление о чем-либо, употреблялось для перепис-
ки Сената с Синодом (высших органов светской и церковной влас-
ти). Доношение — сообщение нижестоящих должностных лиц выше-
стоящим представителям власти. Промемория — документ, посред-
ством которого осуществлялась связь между равными по положению
органами власти. Рапорт — документ отчетного характера, предназ-
начался для переписки нижестоящих органов власти с вышестоящи-
ми (любого ранга). Реляция — документ, равный по своим функциям
рапорту и доношению, однако употреблялся только в военной и дип-
ломатической сферах общения. Рескрипт был введен для деловой пере-
писки императора с приближенными к нему должностными лицами.
Если прежний деловой язык, возникший в недрах московских при-
казов, был близок живой, обиходной речи, то язык документов, появив-
шихся в новый период, являлся качественно иным по своим языковым
средствам. Прежде всего новый деловой язык характеризовался новы-
ми морфологическими средствами, свойственными документальным
текстам1.
Весь процесс движения документов, входящих и исходящих, ре-
гистрировался в ряде журналов, книг, реестров. На входящем доку-
менте председателем присутствия или старшим членом отмечалась
дата поступления документа, после чего он заносился в реестр вхо-
дящих бумаг и в докладной реестр. Зарегистрированные документы
распределялись по соответствующим исполнителям и заносились в
целях установления слушания дел в настольный реестр.
Для облегчения отыскания дела, к реестрам создавался справоч-
ный аппарат — алфавиты учреждений и лиц, которых касались дела. О
своей работе учреждения составляли ежемесячные отчеты, а о количестве
и составе прослушанных дел — срочные ведомости.2
С начала XIX в. министр осуществлял управление с помощью таких
официальных писем, как циркуляры и распоряжения (в гражданских
делах), приказы (в военных делах). Разработанное крупнейшим го-
сударственным деятелем М.М. Сперанским "Общее учреждение ми-
нистерств" (1811 г. ) установило единообразие делопроизводства и
отчетности.
1 Г.И. Багрянцева, Деловой язык Петровской эпохи. И Русская речь. — 1986. —
№4. — С. 87.
ъ
Читателям, заинтересуюицимся историей делопроизводства в России, ре-
комендуем прочитать учебники: К.Г. Митяев. История и организация делопро-
изводства в СССР. — М.:1959; П.П.Ерошкин. История государственных учреж-
дений дореволюционной России. — М.: 1968; История делопроизводства в СССР/
Под., ред. Я.З. Лифшица и В.А. Цикулина. Учебное пособие. — М.:1974.
115
Эволюционные изменения в официальной переписке XVIII в. харак-
теризуют модификацию речевых формул и этикетных форм в русской
официально-деловой письменной речи в целом. Это — продуктивное
развитие отглагольных номинативных и просто именных конструкций,
обусловивших статичность стиля изложения, передачи и просто фиксации
фактов, актуализацию обстоятельств дела, а не его исполнителя, что
открыло простор глаголу в страдательном залоге (это характерно и для
современной корреспонденции) и отказу от форм личного извещения,
оповещения, волеизъявления в пользу коллективного. Эти языковые
тенденции, позднее, благодаря энергичным нововведениям М. М.Спе-
ранского, и сформировали отечественные традиции эволюционных
изменений в стиле русской официально-деловой переписки, практиче-
ское приложение которых нашло яркое воплощение в письмовниках
второй половины XIX — начала XX веков.
"Ведя борьбу против примитивизма, затхлого рутинерства в де-
ловой прозе своего времени, М.М. Сперанский ратовал за высокий
профессионализм официального письма. В официальных письмах ми-
нистерств, правительственных и служебных мест М.М. Сперанский
очищал язык от бюрократических оборотов и неправильностей, рег-
ламентируя нормы стиля в соответствии с тенденциями развития рус-
ского национального языка особенно в тех случаях, когда сам жанр
документа, например, жанр официального письма оказывал опреде-
ленное влияние на формирование языковой нормы, в целом" — отмечает
Л. К. Граулина1.
Рассуждая о свойствах слов, М.М. Сперанский рекомендовал при-
держиваться строгих языковых правил. Рекомендации М.М. Сперан-
ского, его творческие усилия в деле формирования канцелярского стиля
речи внесли огромный вклад в то, что в наши дни принято называть
унификацией языка официальной переписки.
Поскольку унификация текстовых форм документов была приз-
нана как норма официального письменного общения в государственных
учреждениях, возникла практика составления разнообразных пись-
мовников и пособий по письмоводству, ставшая отечественной тради-
цией. На основе выработанных в централизованном порядке общих
положений ведомствами разрабатывались внутренние положения о ве-
дении документации. Так, например, в 1888 г. было выпущено "Положе-
ние о письмоводстве в военном ведомстве", которое подверглось затем
переработке в 1911 г.
В XIX и начале XX веков письмовники и пособия по письмовод-
ству были очень популярны. Эти пособия содержали общие сведения
юридического характера, советы и рекомендации, а также тексты писем
и других документов на все случаи жизни. Здесь следует подчеркнуть,
что хотя эти издания назывались в основном "письмовниками"
или "пособиями по письмоводству", они содержали образцы
1 Граулина Л.К. Риторика М.М. Сперанского И Русская речь. — 1986.— №4.—
С. 42.
116
всех видов документов (распоряжений, решений, рапортов, реляций
и др.). Читатель должен был отыскать в книге образец нужного ему до-
кумента и либо просто, заменив фамилии, даты, адреса и прочую пе-
ременную информацию, переписать документ, либо, изучив тексты
аналогичных, необходимому ему, документов, составить на их основе
собственный текст, используя формуляр и типовые речевые обороты
аналогов.
Типичным примером письмовника является книга "Письмовод-
ство в волостных правлениях", (составитель С.Я. Пакидов), издан-
ная в Петербурге в 1913 г. Книга имеет подзаголовок — Практичес-
кое пособие волостным старшинам, волостным писарям и другим дол-
жностным лицам крестьянского общественного управления. С при-
ложением образцов книг, отношений, рапортов, представлений, про-
токолов, актов, постановлений, ведомостей и проч..
Подобные руководства создавались для разных категорий лиц1. Соз-
давались письмовики для офицеров1 2, для помещиков3, для полицейс-
ких4, и, конечно же, для влюбленных5.
Весьма подробным письмовником является "Письмовник"
А.Е. Крылова. На титульном листе книги написано:"Настольно-спра-
вочная книга. Толковый письмовник. Полное собрание всех актов,
договоров, обязательств, прошений и писем на все случаи жизни с по-
дробным наставлением как их составлять, кому и куда подавать".
Пользоваться письмовником рекомендовалось следующим образом:
"Положим, известному лицу надо написать кому-либо поздравительное
письмо с днем ангела или с торжественным праздником,ему следует
прочесть весь отдел поздравительных писем и он подберет подходящее
для себя письмо, а может случиться, что из двух, трех писем он составит
совершенно такое, какое ему требуется".
В письмовнике приводятся образцы следующих видов писем:
поздравительные письма; ответы на поздравительные письма;
утешительные письма; ответы на утешительные письма; письма реко-
1 Домашний секретарь письмовник или Вот как нужно писать письма, за-
писки и деловые бумаги на все случаи общественной и частной жизни. — Сост.
Миролюбов И. — 1879 — 1880; Деловой письмовик для составления разного
рода писем, конторских книг, прошений разного рода, деловых бумаг и актов.
— М.,1904; Письмовник. Самоучитель для составления разного рода писем.—
М.,1904; Полное практическое руководство для составления всевозможных
деловых бумаг "Деловой письмовник''/Под ред. В.И.Бафталовс кого.—Изд.
3-е, испр. и доп.,1912; Руководство для составления деловых бумаг. Образ-
цы и формы. Справочные сведения.—Изд. 3-е.—1913; Мартынов Н. Образцы
и формы деловых бумаг.—С.Пб.,1910.
Письмоводство строевого офицера/Под ред. Г.Э.Гоффман.—Спб.,1880.
Как увеличить свое землевладение.Более 50 форм прошений, заявлений
и др./ Под ред. В.И. Бафталовского. - 1909.
Сборник и руководство к составлению полицейских прото кол ов/Сост.
А.Н.Букуновский.— Изд. 9. — 1911.
5Михайлов Н. Письмовник для влюбленных.1910; Любовный письмовник.—
М., Изд-во т-ва Н.Д.Сытина,1913.
117
мен дательные, просительные, благодарственные, пригласительные; пись-
ма, содержащие упрек, выговор и проч.; дружеские письма ; письма,
выражающие объяснение в любви и предложения по поводу брачного
союза; ответы на письма по поводу брачного союза.
Рассуждая о письмах, А.Е.Крылов, в частности, пишет '."Главное
достоинство каждого письма есть краткость изложения: всегда следует
избегать многословия и в особенности повторения одного и того же;
мысль свою должно высказывать немногими, определенными и ясными
выражениями, так как неправильно понятое или не так истолкованное
письмо может вести получателя к совершенно другим действиям, а в
письмах деловых и к большим потерям.
Первая обязанность пишущего — помнить свое собственное поло-
жение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе
последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем.
Каждый отдельный пункт письма должен быть вполне обсужден и не
следует переходить к обсуждению другого пункта, пока о первом не
будет сказано все что нужно, а тем более опять возращаться к нему и тем
окончательно путать письмо. Отдельные пункты следует излагать соо-
бразно их важности, т.е. более важные излагать в начале письма, затем
менее важные и так далее. Ответ на полученное письмо всегда должен на-
чинаться извещением о получении письма с означением времени, ког-
да оно получено; далее следует излагать все то, на что требуется от-
вет, и затем переходить к другим предметам.1
Составление писем с помощью письмовников было так широко
распространено,что на это обратили внимание юмористы.2 Типизация и
клиширование в отечественной практике составления писем стали пред-
метом их рассмотрения. Так, в "Письмовнике Нового Сатирикона"
Аркадий Аверченко в главе "О письмовниках вообще" замечает:"Пись-
мовниквсе равно, что костыль для безногого, слуховая трубка для
глухого и очки для подслеповатого". Комментируя практику составле-
ния писем, другой автор этой книги Георгий Ландау в главе "Пись-
мовник" констатирует:"Мало изученная, но широкая область искус-
ства: искусство писать письма".
Режим Временного правительства не внес существенных изме-
нений в речевую практику подготовки официальных писем. 15 мар-
та 1917 г. Врёменное правительство приняло постановление "Об уп-
рощении формы официальных сношений и бумаг", которое заклю-
чалось лишь в отмене "титулования и заключительной формулы де-
ловых писем, выражающей личные чувства"; точно так же, как в за-
седаниях строго соблюдался этикет служебной иерархии, в практи-
ке оформления официальных писем сохранился традиционный речевой
ритуал.
После Великой Октябрьской социалистической революции В.И.
Ленин поставил вопрос о коренной перестройке ведения служебной
^Письмовник. Сост. А.Е. Кры лов.—М.,1894, — С. 32.
Письмовник Нового Сатирикона.— Петроград,1915.
118
документации, и практики подготовки официальных писем, в част-
ности, В.И. Ленин говорил, что у нас уживались рядом теорети-
ческая смелость в общих построениях и поразительная робость по от-
ношению к какой-нибудь самой незначительной канцелярской рефор-
ме. Он критиковал за то,что "во всей области общественных, экономи-
ческих отношений мы "ужасно" революционны. Но в области чино-
почитания, соблюдения форм и обрядов делопроизводства наша ''ре-
волюционность" сменяется сплошь да рядом самым затхлым рутине-
рством".
В.И. Ленин глубоко вникал в организацию работы аппарата и, ког-
да надо было, сам разрабатывал соответствующие правила. Уже 2 мар-
та 1918 г. было принято постановление Совета Народных Комиссаров
за подписью В.И. Ленинна "О форме бланков государственных уч-
реждений'', которое вводило новую единую форму бланка делового
письма.
На I Московской инициативной конференции по нормализации
техники управления, состоявшейся в сентябре 1922 г.,был поставлен
вопрос о стандартизации деловой, переписки/'Нужно взглянуть на
дело значительно шире и глубже,— говорилось в решениях конферен-
ции.— Нужно отдать себе раз и навсегда отчет о том, что правильное
построение административного аппарата есть по существу и принци-
пиально точно такая же конструктивная задача, как построение паровоза
или динамомашины, железнодорожного моста или какой-нибудь Ка-
ширской станции. Здесь есть свои законы, своя математика, своя нау-
ка и свое искусство..."1
В 20-е годы специалистами Института техники управления бы-
ла сформулирована задача унификации и стандартизации докумен-
тных форм и процессов. Основой упорядочения документации в ап-
парате управления было методологическое положение В.И.Ленина о
том, что "в ведении дела разными и разнородными предпрятиями, уч-
реждениями, ведомства и пр. есть много сходного и сходного в основ-
ном"1 2. Работа по унификации официальной переписки начались уже в
20-е годы. На страницах популярного в то время журнала "Техника уп-
равления" публиковались статьи о рационализации делопроизводства
вообще и официальной переписке в частности3.
Автор статьи "Создание стиля деловых писем"4 призывает из-
бавиться от устаревших языковых штампов:"При чтении вслух де-
лового советского письма с гербом СССР часто кажется,что присут-
ствуешь на церковном богослужении или диспуте семинаристов:
1 Бюро нормализации при НКРКИ. Материалы I Московской инициатив-
ной конференции по нормализации техники управления. 21—23 сентября 1922г.,
с.12
2 Ленин В.И.,ПСС.—Т.44.—С. 127.
Юдин Т. Стандартизация служебной переписки.—1927.—№ 8—9; Левен-
сон Н. Рационализация служебной переписки.—1927.—№10.— Макаревич Б. Слу-
жебное письмо.—1925.—№4.
4Э—д А. Создание стиля деловых писем.—1926.—№5.
119
"сие есть"/'ибо"/'приобщите к дел у"/'коим" и т.п. словами пестрит
всякая советская бумажка". Не пора ли перейти к очищению канцеля-
рского языка, запретив употребление устаревших и ненужных слов, а
также начать культивирование настоящего, простого и ясного советского
стиля". В статье объясняется, какие слова и выражения не должны
употребляться в переписке,например, выражения " прошу не отказать",
"честь имею". Предлагаются эквиваленты старых, отживших выра-
жений; так, вместо "благоволите сообщить", рекомендуется употреб-
лять "прошу сообщить", вместо "тем паче"— "тем более", вместо
"приобщить к делу"—"приложить к делу". К сожалению, эти архаизмы
встречаются в официальной корреспонденции и сегодня.
В статье "Стандартное деловое письмо (форма и формат)"1, от-
мечается, что необходимость стандартизации расположения постоянных
и наиболее существенных элементов формы письма вызывается чрез-
вычайной неустойчивостью этой формы и совершенно очевидна. Толь-
ко стандарт формы, уложенный в стандарт формата, дает стандарт
делового письма. В статье приводится проект такого письма, принятый
Комиссией по стандартизации документации и конторского оборудо-
вания Института техники управления.
В этот период были разработаны новые отечественные общесоюз-
ные стандарты на официальное письмо.
В 60—80-е годы в связи с общесоюзным масштабом работ по
созданию АСУ и АСНТИ были возобновлены работы по унификации
языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные
стандарты и методические рекомендации по унификации текстов слу-
жебных документов в виду перспективы их машинной обработки.
Разработчики, например, системы организационно-распорядительной
документации предложили коренным образом изменить практику
составления служебных документов, вообще и переписки в частности,
исходя из якобы типовых управленческих функций. Отдельные до-
кументоведы в связи с этим предлагали даже модернизировать грам-
матику русского языка. Высказывались мнения, что естественный язык
— "алогизм", и поэтому необходима его модернизация. Практика пока-
зала ошибочность таких точек зрения. Как известно, система органи-
зационно-распорядительной документации, в которую входит офи-
циальное письмо, была призвана несостоятельной. В целом, можно
утверждать, что методика унификации текстов в этот период оказа-
лась порочной потому, что были полностью проигнорированы исто-
рически сложившиеся традиции в практике подготовки официальных
документов. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию)
текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и раз-
новидностей служебных документов, поскольку многие виды доку-
ментов имеют свои языковые формулы, модели сочетания слов, их
стандартный перечень и правила построения предложений.
1 Гольцев Б. - 1927.- №7.
120
Технический прогресс обусловливает новые требования к язы-
ку и стилю официальных писем. Однако, хотя менялись технические
носители информации, средства малой и большой оргатехники, машин-
ные способы работы с письмами, тем не менее в своей глубинной основе
языковые формулы наиболее распространенных видов и разновидностей
официальных писем остаются неизменными.
В последнее время резко возрос интерес к истории отечествен-
ной государственной жизни, ее культуре, традициям, ритуалам. В этой
связи при изучении отечественных традиций практики составления
официальных писем следует помнить указание В.И.Ленина о том,что
"...если рассматривать какое угодно общественное явление в процессе
его развития, то в нем всегда окажутся остатки прошлого, основы
настоящего и зачатки будущего"1.
* Ленин В.И. ПСС.—Т.1—С.181.
121
Глава 13
ОТДЕЛЬНЫЕ ВИДЫ ПИСЕМ1
ПИСЬМА-ПРОСЬБЫ
Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от
имени предприятий, организаций, учреждений, практически беспре-
дельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность
предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространен-
ный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллек-
тивного заявления. Письмо-просьба может излагаться от первого лица
единственного числа ("Прошу ..	;
от первого лица множественного числа ("Просим ..	;
от третьего лица единственного числа. В этом случае употребляются
существительные с собирательным значением (дирекция, администра-
ция, совет трудового коллектива, кооператив .. . просит .. .);
от третьего лица множественного числа, если употребляется нес-
колько существительных с собирательным значением (дирекция, пар-
тийная и профсоюзная организации просят .. .).
Министерство металлургии СССР
СОЮЗМЕДЬ
Уральский ордена Трудового Красного Знамени
научно-исследовательский и проектный институт
медной промышленности
УНИПРОМЕДЬ
620219, Свердловск, ГСП—209,
ул. Куйбышева, 75
Телефон: 22 04 19 Телетайп 1264
расч. счет №...
12.02.90 № 15-2-23/4607
На № 71-44/6-172 от 21.01.90
Начальнику ВНИЦ МВ Гос-
стандарта СССР
д.т.н. Козлову А.Д.
103030 Москва
Краснопролетарская, 35
О включении в план изданий
Прошу включить в план информационных изданий на 1991 г. аналитический
обзор "Физико-химические свойства меди" (авторы Иванов А.А., Петров Б.Б.,
Спиридонов P.O.) Объем публикации 90 страниц. Рукопись будет представлена
в III квартале 1990 г.
Приложение: аннотация обзора на 1 л. в 1 экз. Заместитель директора по науч-
ной работе канд. техн, наук И.И. Наумов
Зайцева О.И.
22 10 67
О посылке каталогов
ПроШу выслать в наш адрес по одному экземпляру Ваших иллюстрирован-
ных каталогов токарно-карусельных станков, рекламированных Вами а журна-
ле "Социалистический труд".
Оплата гарантируется.
1 С цепью экономии места первый образец письма приводится с полным на-
бором реквизитов, а затем только тексты писем.
122
О получении информации
В связи с переходом на новую технологию уборки зерна просим выслать более
подробную информацию о линии сельскохозяйственных машин и оборудования.
Об информационном обеспечении
В связи с корректировкой плана по новой технике просим сообщить данные
о производительности кузнечно-прессовых машин.
О посылке каталогов
В целях ознакомления наших заказчиков с ассортиментом экспортируемых
Вами изделий из фарфора просим направить нам каталоги чайных и кофейных
сервизов, ваз и изделий из костяного фарфора.
О посылке документации
Просим выслать необходимую нам документацию: инструкцию по эксплуата-
ции машин последней модели, инструкцию по разборке-сборке с указанием общего
объема работы в человеко-часах, требующихся для досборки машин на месте,
каталог Запасных частей, спецификации быстроизнашивающихся частей и прос-
пекты.
О посылке прейскурантов
Просим выслать прейскуранты в 3-х экземплярах на производимое Вашей
фабрикой оборудование.
Об оплате инкассо
К сожалению, до сих пор не оплачено наше инкассо №	. ....	в сумме
	за поставку товара по контракту №	, ,»    на .  — .. .
Просим срочно оплатить и сообщить нам дату оплаты.
Просим подтвердить по телефону получение грузовых документов.
В связи с требованием банка дирекция завода просит срочно сообщить фа-
милии лиц, уполномоченных подписывать акты-процентовки на выполнение ра-
боты по заводу.
СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА
Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-
либо документов или материальных ценностей. Иногда по традиции
такие письма называют "препроводительными". Этот термин употреб-
лять не рекомендуется, так как он устарел и является архаизмом.
Сопроводительные письма оправдывают себя лишь в тех случаях,
когда они содержат какие-то дополнительные разъяснения и приложен-
ным к ним документам или если прилагаемые документы содержат
несколько листов.
Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излиш-
ним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом доку-
менте. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает дело-
производство, нужно добиваться, чтобы предприятия обращались к соп-
роводительным письмам лишь в случаях, сформулированных выше.
123
Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определен-
ный срок, сопроводительное письмо является надежным средством
контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляе-
мых документов.
Научно-производственное объединение по технологии Директору завода
машиностроения	„Прогресс"
НПО ЦНИИТМАШ	т. Родионову О.А.
109088, Москва, Шарикоподшипниковская,4	117486 г. Мытищи
Телефон . . . Телетайп: . ..	Московской области
Раем, счет № . .. в ...	ул. Строителей, 4
25.02.90 № 16-40/3594 А
На № 468/967 от 02.01.90
О посылке документации
В ответ на Вашу просьбу посылаем интересующую Вас документацию.
Приложения: 1. Инструкция по эксплуатации машин последней модели в 1 эк-
земпляре.
2. Инструкция по разборке-сборке машин в 1 экземпляре.
Генеральный директор объединения М.А. Гусев
Власова Р.Б.
275 01 96
О получении информации
Высылаем запрошенные Вами дополнительные технические данные, касаю-
щиеся линий сельскохозяйственных машин и оборудования. Получение просим
подтвердить.
Приложение: Спецификация на 30 л. в 1 экз.
О посылке каталогов
Согласно Вашей просьбе высылаем интересующие Вас каталоги токарно-
карусельных станков.
Приложение: 5 каталогов токарно-карусельных станков в 1 экз.
На основании нашей договоренности высылаем отдельным пакетом образцы
льна.
В подтверждение нашего телефонного разговора, состоявшегося . ...
высылаем подробное описание автоматических систем управления.
Направляем копию протокола технического совещания по вопросу 
а также	.
Просим указанные документы подписать, заверить печатью и один экземпляр
направить в наш адрес.
На № ----------от 
Высылаем запрошенные Вами , ................ ,	.,	  .
124
Направляем заявку на .........  -	—.......  —. .......—....
необходимое нашему заводу в 1991 г. для ..... ....
Высылаем наложенным платежом —	.	- -
Возвращаем проект .........   —. .......  ,	,	,	.... .....
стр. со следующими замечаниями:
Представляю на утверждение проект плана	.... —		, .. .
Направляем протоколы испытания ............. ....... ....	.......—
Испытание показало следующие результаты: ............ .................
В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем
(высылаем, посылаем) .... .... ............      	...............
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО К НЕИНКАССИРУЕМЫМ СЧЕТАМ
26.03.90 № 123/546
на Г 789/011 от 05.02.90
Начальнику , , —    ———
Город ——......... -  .......—..
При отгрузке Вам материалов на сумму менее ...........—	руб. мы ли-
шены возможности выставить счета на инкассо.
Направляем их Вам для оплаты путем перечисления:
№	  ......... от	.......на ..........„„ — .руб. ,	— коп.
№	.......... от ,       на ...........-—। .	... руб.     коп.
№ in.......-........ от	.i.„.. —  — -  на ।   	руб.   — коп.
на общую сумму —	........... руб. и- ,	коп.
Просим немедленно оплатить указанные счета путем перечисления на наш
расчетный счет №	— в ............ — , г. Свердловска в ........
срок.
Приложения:	счет № , —	............
счет №
Директор завод
Главный бухгалтер
Б. С. Смирнов
П.В.Рогов
125
ДОГОВОРНЫЕ ПИСЬМА
Разновидностью сопроводительного письма является договорное
письмо, которое подтверждает факт отправки договора.
О подписании договора №...
Направляем подписанный с нашей стороны договор №	-..........-
от —— . Справка о финансировании будет выслана	— 
Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего догово-
ра.
Приложение: Договор о ———--------------------------- №
на 6 л. в 3 экз.
Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №. . . от -.,
а также .......... ...—.....-	.......... - ......
тать его неотъемлемой частью.
которую просим счи-
Направляем ________ —. экземпляра подписанного нами договора №-
на поставку Вас в  — г.	..........-...   .
Просим  ......................     —	     .........—...... —
и один экземпляр договора №	 . ... ... возвратить нам.
Предупреждаем, что в случае возврата Вами договора с незаполненными рек-
визитами договор будет считаться неоформленным по Вашей вине.
ПИСЬМА-ПОДТВЕРЖДЕНИЯ
Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения
документов и материалов, например писем, телексов, спецификаций,
прейскурантов, каталогов, образцов изделий и т. п., а также посланной
телеграммы или телефонного разговора.
Иногда бывает желательно изложить вкратце содержание того пись-
ма, на которое ссылаются, чтобы было ясно, о каком письме идет речь.
Ключевыми словами письма-подтверждения является гнездо слов,
образованных от глагола "подтверждать". Письмо-подтверждение может
заканчиваться просьбой, предложением, замечаниями и указаниями.
Своевременная отправка письма-подтверждения исключает необхо-
димость в письме-напоминании, что способствует сокращению объема
деловой переписки.
Завод ''Прогресс"
Директору ЦНИИТМАШ
т. Иванову Р.Н.
109088 Москва
Шарикоподшипниковс-
кая, 5
126
О получении документации
Подтверждаем получение запрошенной нами документации. Благодарим за
быстрое выполнение заказа.
Директор завода	О.А. Родионов
Минаева В.В.
502 15 12
12.05.90 № 128/298
На № 289/4762 от 25.04.90
Подтверждаем получение Вашего письма. Наше решение будет сообщено
до-------------------
Подтверждаем получение спецификаций на линии сельскохозяйственных
машин и оборудования. Готовы к дальнейшему сотрудничеству.
Мы получили Ваше (у) ...	...— , .....——-. , в которой (ом)
(письмо, телеграмму)
Вы сообщаете, что .........— —.........	. Благодарим Вас за свое-
временный ответ.
Подтверждаем получение Вашего письма от .............  —, в кото-
ром Вы просите „.....   .о,,........	.. 	... — . С сожалением
сообщаем, что в настоящее время завод испытывает большие трудности по выпол-
нению этого задания и не может выполнить Вашу просьбу.
Присланный Вами проект ----------	---- взят на учет по конт-
рольному листу № -------------------------------------и направлен	. 1990 г. в отдел ——
для изучения и подготовки заключения.
Мы получили Вашу телеграмму, в которой Вы сообщаете, что все машины
успешно прошли испытания в объеме технических условий и приняты ОТ К завода.
Благодарим за своевременный ответ.
Сообщаю, что завод "Радуга" подтверждает свой запрос о проекте гаража и
просит направить проект гаража на 125 автомобилей в трех экземплярах.
С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными
каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили на
рассмотрение нашим заказчикам.
В случае проявления ими интереса к изделиям Вашей фирмы мы Вам сооб-
щим об этом дополнительно.
Подтверждаем получение Вашего письма от 20.06.90 с приложенным к нему
списком требующихся Вам строительных материалов.
С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его
выполнению.
127
В подтверждение нашего телефонного разговора, состоявшегося 12.06.90, вы-
сылаем Вам образцы льна.
Подтверждаем принятия Ваших условий поставки оборудования.
Посылаем наше подтверждение Вашего заказа № 8571.
ПИСЬМА-НАПОМИНАНИЯ
Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с
помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необ-
ходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух ло-
гических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, ко-
торые будут приняты в случае их невыполнения.
Ключевыми словами письма-напоминания является гнездо слов от
глагола "напоминать".
Помета "Вторично", помещаемая на поле письма, уже подчерки-
вает факт напоминания. Такая помета ставится в тех случаях, когда
отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил
письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих
случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.
В одном и том же письме часто выражается не только напоминание,
но и требование выполнить те или иные обязательства.
Министерство химической промышленности
Главхимреактив
завод "Мосхимреактив"
103006 Москва
ул. Серова 12
Телефон ... Телетайп .. .
Расч. счет .. . в . ..
14.08.90 Г 1410/642
Управляющему конторой
по снабжению химреактивами
т. Петрову А.Б.
104207 Москва . . .
Варшавское ш., 12
Письмом № 197 от 24.06.90 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением
производственной мощности наш завод имеет возможность дополнительно из-
готовить и поставить Вашей конторе в 1991 г. различные химические реактивы
на сумму до 1 млн. руб. сверх ранее утвержденного плана поставки продукции.
Однако до настоящего времени ответа мы не получили.
Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие
на получение указанных химических реактивов.
При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная сверхплано-
вая продукция будет нами поставлена другим предприятиям-потребителям.
Приложение: Копия письма № 197 от 24.06.90.
Директор завода	П.П. Ильин
Начальник отдела сбыта
Д.И. Карасев
Мансурова
923 37 62
128
Напоминаем Вам, что по плану совместных работ по
Вы должны ....................... , .	...—	.....
Предлагаем Вам не позднее ___________ .....—. закончить предусмотрен-
ные планом работы.
Напоминаем Вам, что в соответствии с ......—. .	... ...
(условиями, пунктом)
договора №	...... от ......... по ..............—	.......... ........
Вы дол мы ы ...................... .....——  ....................
Срочно сообщите нам состояние дел.
Вторично посылаем Вам ........ ........ -.....—  ..... ..-.....
(свйхения, заявку, смету и т. д.)
на .......  ... - ——	...... —  ..................  . ... ................
Убедительно просим подтвердить факт их получения как можно скорее.
Вторично ставлю Вас в известность, что монтаж отжигательной печи заготови-
тельного корпуса задерживается по вине цеха № 37, который не передал цеху № 45
литья пяти наименований в количестве 87 деталей.
Еще раз прошу ускорить выдачу чертежей по подвальной части термического
цеха, так как задерживаются строительные работы по закладке торцовой стены.
Вы обещали выполнить работы по отоплению АТС и имеете по этому вопросу
указание директора завода.
Прошу включить в план цеха № 65 эту работу на февраль месяц.
Несмотря на неоднократные напоминания. Ваш завод до сих пор не предста-
вил на утвермсдение тех промфинплан на следующий год.
Прошу Вас представить указанный материал не позднее . . .
Напоминаем, что согласно договору № L , Ваше предприятие должно
было закончить работы по ....—. к 10.09.90.
Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы
к 16.09.90.
В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск.
Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате трудозатрат по дого-
вору №  ——........— составляет	——тыс. руб.
Просим срочно перевести указанную сумму на наш расчетный счет.
ПИСЬМА-ИЗВЕЩЕНИЯ
В письме-извещении что-либо сообщается или утверждается. Обычно
письма извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов
"сообщаем", "извещаем", "доводим до Вашего сведения", "ставим Вас
в известность".
129
МИНСТАНКОПРОМ
Экспериментальный научно-исследовательский
институт металлорежущих станков
ЭНИМС
И.о. директора
"Системпроект"
т. Петрову Б.Б.
121200 Москва Г-200
ул. Берзарина, 7
103030, Москва
Скатертный пер., 22
Телефон... Телетайп...
25.09.90 № 165/031
Не Г 10-5819 от 1.09.90
О посылке каталога
В ответ на Ваше письмо от 1.09.90, сообщаем, что, к сожалению, мы не можем
выслать Вам наш последний каталог токарно-карусельных станков, так как он еще
находится в печати.
Директор института	А.А. Иванов
Серов
296 17 89
Главному бухгалтеру
министерства ...
т......
Ставим Вас в известность, что для оказания технической помощи СМУ-1 в
строительстве горячепрессового цеха руководство завода решило выделять еже-
дневно два самосвала и автокран, списывая эти транспортные расходы за счет
завода.
Б.Е. Петров
К.Г. Ногин
Доводим до Вашего сведения, что Вашему заводу на 1991 г. выделено 350 тыс.
руб., для финансирования НИР и ОКР в том числе 120 тыс. руб. для выполнения
тематики отдела главного металлурга.
Утвержденный план научно-исследовательских работ будет выслан в ближай-
шее время.
Сообщаем (извещаем) Вам (с), что запрошенные Вами копии счетов № 1378
будут высланы в ближайшее время.
Что касается станка П № 102, то его описание Вы найдете на с. 36 иллюстри-
рованного каталога, который мы при этом Вам пересылаем.
С интересом ожидаем Ваших заказов.
В ответ на Вашу телеграмму от .............— , сообщаем, что задержка
в отгрузке ..............- .	,.... ,	..«.........   —
(наименование товара)
произошла ввиду возникших трудностей в производстве этого товара.
Принимаем меры к скорейшей поставке товара и полагаем, что сможем его
отгрузить в срок до .....	—.... — .....—	-	...........
Сообщаем, что делегация вылетает 16 августа. Рейс .. .
В дополнение к нашему письму от 13.10.90 сообщаем, что задержка с постав-
кой машин и оборудования была вызвана трудностью фрахтования парохода.
130
АРБИТРАЖ
по иску	—. .. , — 	- ......
к Вам на сумму —руб, .—коп.
Вам надлежит не позднее ——„, » 199 — г. представить свои
письменные объяснения с приложением всех необходимых документов.
В случае непоступления от Вас объяснений к указанному сроку спор будет
рассмотрен и разрешен на основании материала, представленного истцом.
Заседание по делу назначено ....	.199 —г. в часов.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПИСЬМА
Разновидностью письма-извещения является информационное пись-
мо. Цель такого письма заключается в своевременном информиро-
вании другого предприятия или заинтересованного лица в свершившем-
ся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи референта или
секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий
или фактов письмо может быть подписано соответствующим должност-
ным лицом. В целом, информационные письма принято подписать руко-
водителем предприятия, организации, учреждения.
Объем информационного письма может варьироваться от разме-
ра обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения,
занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам
прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.
Главное Архивное управление
при Совете министров СССР
Всесоюзный научно-исследовательский
институт документоведения и
архивного дела
ВНИИДАД
101000, Москва, Центр,
ул. Мархлевского,7-а
Тел. .. .
12.03.90 № 25—06—05/636
Московский государственный
историко-архивный институт
103012 Москва, Центр,
ул. 25-го Октября, 4
О проведении научно-практического семинара
Институтом в декабре 1990 г. планируется проведение научно практического
семинара на тему "Унификация систем документации: история, современное сос-
тояние, перспективы развития".
131
Цель семинара — обсуждение теоретических вопросов и обобщение опыта
практической работы в области унификации систем документации. Семинар рас-
считан на Документоведов, представителей других научных дисциплин, объек-
том исследования которых является документ, работников документационного
обеспечения управления, специалистов в области автоматизации управленческих
процессов.
На семинаре предполагается рассмотреть следующие вопросы:
научные и практические результаты разработки и функционирования уни-
фицированных систем документации (УСД);
эффективность УСД в условиях новых информационных технологий;
влияние унификации систем документации на структуру и объем докумен-
тооборота;
теоретические вопросы унификации систем документации;
проблема классификации документов и систем документации.
Приглашаем Вас принять участие в научно-практическом семинаре и высту-
пить с докладом. Доклады, представляющие наибольший научный интерес, вой-
дут в сборник научных трудов ВНИИДАД, издание которого планируется на
1991 г.
Сведения об участии в научно-практическом семинаре, а также тему пред-
полагаемого выступления, просим сообщить до 01.09.90 по адресу: 101000, Моск-
ва, Центр, ул. Мархлевского, 7-а, ВНИИДАД, отдел документоведения, сектор
теоретических проблем документоведения. Телефон для справок: 923—09—83.
Директор йнститута	А.И. Чугунов
О публикации статей
В соответствии с планом изданий в 1991 г. институтом будет издаваться сбор-
ник "Свойства припоев и паяных соединений меди". Просим направлять статьи
объемом не более	страниц до	1990 г.
Об экспорте пушнины
Продажа пушнины производится с аукционов в Ленинграде, Лондоне, Лейп-
циге, а также со складов в Москве, Лондоне, Стокгольме и Западном Берлине.
Внешнеторговое объединение "Союзпушнина" проводит в Ленинграде три
международных пушных аукциона в год: в янаваре, июле и октябре. Объедине-
ние заключает контракты на продажу иностранных пушномеховых товаров с ле-
нинградских международных пушных аукционов на комиссионных условиях.
Объединение импортирует меховые изделия, крупное кожевенное сырье,
краст из крупного кожсырья, хромовый полуфабрикат, квебраховый экстракт,
мелкое кожсырье (хромовый полуфабрикат, обувную и перчаточную козлину),
готовую кожу для верха обуви, различные виды искусственной кожи для обуви,
галантереи, перчаток, обивки мебели).
ПИСЬМА-ПРИГЛАШЕНИЯ
Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу или
нескольким лицам или массовому адресату. При официальном пригла-
шении большого количества людей в настоящее время используются
как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-
приглашения, так и трафареты.
132
Госстандарт СССР
Всесоюзный научно-исследовательский
институт по нормализации в машино-
строении
Главному конструктору
завода "Прогресс"
ВНИИНМАШ
канд. техн, наук Аристову А.В.
Адрес: . .
Телефон .
расч. счет
Приглашение
Телетайп .. .
в ...
Глубокоуважаемый Александр Васильевич!
16 апреля с. г. в 12 часов в конференц-зале нашего института состоится обсуж-
дение проекта новой линии теплопередачи.
Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промыш-
ленности, направляю Вам проект и прошу принять участие в его обсуждении.
Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, прошу направить Ваши
замечания и предложения по адресу: ..............
Приложение: Проект линии теплопередачи на 32 л. в 1 экз.
Председатель Ученого совета института	П.Н. Сергеев
Секретарь ученого совета	Л.Д. Сухов
Главному инженеру
завода "Рассвет"
т. Михееву Ю.А.
Уважаемый Юрий Александрович!
Направляю Вам на отзыв работу "Методические рекомендации по унификации
и агрегатированию в машиностроении".
Убедительно прошу принять участие в качестве оппонента в заседании Научно-
технического совета по обсуждению этой работы.
О дате и месте проведения заседания будет сообщено дополнительно.
Ученый секретарь НТС	И.В. Петров
Приглашаем представителя Вашего объединения посетить наше предприятие
для ознакомления с его деятельностью и образцами новых изделий.
Просим полномочного представителя Вашего предприятия посетить нас в кон-
це месяца, чтобы обсудить вопрос о возможности заключения контракта на следую-
щий год.
ПРИ ГЛАШЕНИЕ
Организационный комитет и ВО "Экспоцентр" ТПП СССР приглашают Вас
посетить международную специализированную выставку "Экономия материальных
и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности строитель-
ных материалов" — "СТРОЙЭКОНОМИЯ-90".
Выставка работает с 8 по 16 мая 1990 г. ежедневно с 10 до 18 часов в па-
вильоне № 1 Выставочного комплекса на Красной Пресне.
133
Уважаемый .......—	-..	»	. -	......
Всесоюзная торговая палата приглашает Вас на официальное открытие выс-
тавки "Современное механизированное и автоматизированное оборудование и
средства транспортировки для пищевой промышленности". Открытие выстав-
ки состоится
199 г. в .. ...----------------часов на террито-
рии парка "Сокольники" у центрального входа на выставку.
Уважваемый товарищ!
ВО "ВНЕШТОРГРЕКЛАМА" приглашает Вас на встречу с представителями
американской издательской фирмы "ИНТЕРКОНТИНЕНТАЛЬ ПАБЛИКЕЙШНЗ".
Тема встречи: "О некоторых аспектах маркетинга промышленных товаров".
Встреча состоится 4 июня с. г. в ресторане "Советский" по адресу: Ленин-
градский проспект, 32. Начало в 14,00 час.
ЦИРКУЛЯРНЫЕ ПИСЬМА
Циркулярные письма широко приняты в советской и международ-
ной практике делового общения. Их нзаначение — доставить информа-
цию одного и того же содержания в несколько адресов. Источником
рассылки циркулярных писем выступает, как правило, руководящая
организация, которая информирует подчиненные ей предприятия по
тому или иному вопросу или дает соответствующие распоряжения.
Циркулярное письмо может носить чисто информационный харак-
тер, касающийся хозяйственных вопросов или задач, стоящих перед
предприятиями, которым адресовано письмо.
По перечню адресатов во внутреннем адресе письма можно пред-
ставить объем тех или иных мероприятий, освещаемых в письме. Од-
нако чрезмерное расширение списка адресатов и механическая рас-
сылка циркулярных писем различным организациям могут привести
к неоправданному увеличению объема переписки. Очень часто можно
встретить циркулярные письма, в которых адреса занимают больше
места, чем сам текст. Написание в письме заголовка "Циркулярное
письмо" устраняет необходимость ввода во внутренний адрес перечня
организаций. Циркулярное письмо подписывается руководителем орга-
низации, а по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности, уче-
та и отчетности также и главным бухгалтером или руководителем фи-
нансово-бухгалтерской службы. Если циркулярное письмо нужно раз-
множить на множительном аппарате, то руководитель предприятия
подписывает его на восковке. Если же его размножают на пишущей
машинке, то первый экземпляр подписывает руководитель предприя-
тия, а на остальных экземплярах вместо подписи ставится факсими-
ле руководителя, подписавшего подлинник, или подпись лица, заве-
ряющего их подлинность.
134
ГОССНАБ СССР	Управляющему ———
УМТС Московского района	конторой материально-техни-
ческого снабжения
Адрес .. . Телетайп . ..
Расч.счет.. . . в . . .	т. „	.	....
10.05.90 № 10—И/589	адрес ----------------------
О заключении договоров с лицами, обслуживающими товарно-материальные
ценности
В целях усиления охраны государственного имущества Вашей конторы и в
соответствии с постановлением -..—.. ...—	№	, . —.от ...........-
"О порядке заключения договоров об имущественной ответственности работников
за недостачу ценностей" Управление материально-технического снабжения Московс-
кого городского района предлагает Вам до 1.09.90 заключить (а в тех случаях,
когда истекает трехлетний срок давности ранее заключенных договоров, — пере-
заключить) договора о полной материальной ответственности со всеми кассира-
ми, заведующими складами, их помощниками и кладовщиками, ведающими от-
дельными кладовыми, с заведующими оптово-розничными магазинами, отдела-
ми, отделениями или секциями магазинов при наличии в этих отделах, отделе-
ниях, секциях отдельного учета товарно-материальных ценностей с самостоятель-
ным учетом.
Одновременно УМТС предлагает Вам заключить (перезаключить) договора
о полной материальной ответственности с агентами для денежных и товарных
поручений, с экспедиторами, со старшими грузчиками-бригадирами, выпол-
няющими в порядке совмещения работу экспедиторов.
Об исполнении настоящего циркулярного письма доложите УМТС не позд-
нее 10.08.90.
Приложение: Форма договора об имущестенной ответственности работников за
недостачу товарно-материальных ценностей.
Начальник УМТС	А.Б. Иванов
Главный бухгалтер	И.Е. Красин
ГАРАНТИЙНЫЕ ПИСЬМА
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения опре-
деленных обещаний или условий и адресуются организации или отдель-
ному лицу. В отличие от большинства официальных писем, гарантийное
письмо может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, ко-
торому оно адресовано.
Слово "гарантия" может вообще не упоминаться в тексте письма,
а сам документ остается гарантийным. Например, работники почты вы-
работали свою словесную формулу: ,,наложенным платежом", являю-
щуюся также средством выражения гарантии.
Как правило, гарантироваться может оплата труда за выполненную
работу, сроки ее выполнения, жилплощадь, работа по специальности, ка-
чество выполнения работ . . . Эти аспекты могут составить содержание
целого письма или войти как его составная часть.
135
Помимо веского юридического значения, гарантийное письмо выпол-
няет и моральную функцию. Стиль гарантийного письма должен отра-
жать характер советских этических отношений, складывающихся, с од-
ной стороны, между предприятием и отдельным лицом, а с другой, —
между предприятием и различными организациями.
Моральная ценность таких писем возрастает в случае, если в нем
удалось в сдержанной форме выразить доброжелательное отношение
организации или предприятия к лицу, которому письмо адресовано,
или готовность оказать поддержку другому предприятию.
123100 Москва Д-100
2-ая Черногрязская, 5, кв. 12
т. Пухову А.И.
Об оказании технической помощи
Уважаемый Александр Иванович!
Завод "Прогресс" просит Вас оказать техническую помощь в разработке ра-
бочих чертежей насосной станции. Так как в настоящий момент монтаж уже ведет-
ся, просим произвести эту работу непосредственно на площадке.
Просим в кратчайший срок определить стоимость проектных работ и войти
с нами в договорные отношения, а проектные работы начать немедленно. Оплату
их стоимости завод гарантирует со своего счета №	...в ,	.
Директор завода „ -......   .
(подпись)
Гл. бухгалтер завода ..«...	. ... .. 
(подпись)
Уважаемый Николай Васильевич!
Завод "Рассвет" готов принять Вас на работу на должность зам. главного тех-
нолога по оснастке и инструменту.
Ваша жена может рассчитывать на работу по специальности в нашем городе.
Магазин стандартов № 5
г. Киев, 40, ул. Ровенская, 8
Просим выслать в наш адрес наложенным платежом в шести экземплярах
монографию В.В. Захарова "Стандартизация железобетонных конструкций и
сооружений".
На заводе "Октябрь" создалось крайне тяжелое положение с окраской экс-
портных самосвалов из-за отсутствия взрывобезопасного одноступенчатого вен-
тилятора, крыльчатку которого завод не имеет возможности отлить, так как не
имеет модели. В связи с этим прошу Вас в порядке оказания технической помо-
щи предоставить имеющуюся у Вас модель крыльчатки во временное пользование.
Завод гарантирует своевременный возврат ее в исправном состоянии.
136
Гарантируем, что оборудование, поставляемое по вышеуказанному заказу,
во всех отношениях соответствует описанию, техническим условиям и специфика-
ции, содержащимся в заказе.
Если в течение 12 месяцев от даты пуска в эксплуатацию и не более 24 меся-
цев от даты отгрузки оборудование окажется дефектным по отделке или конст-
рукции, а также вследствие недоброкачественного материала, мы обязуемся в
кратчайший срок устранить дефекты за свой счет или заменить дефектное обору-
дование бесплатно, поставив новое оборудование без задержки. Обязуемся упла-
тить также стоимость перевозки и страхования. Дефектные детали должны быть
возвращены нам по нашему первому требованию и за наш счет.
Завод "Прогресс" убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем
предприятии модель гибочного станка, сконструированную инженером Вашего
предприятия т. Зубановым M.A.
Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки.
Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом деле, выска-
занную в беседе с нашим главным инженером.
ПИСЬМА, ТРЕБУЮЩИЕ ПИСЬМА-ОТВЕТА
(ПИСЬМА-ЗАПРОСЫ)
Письма-запросы и письма-ответы следует рассматривать как речевую
реализацию двусторонней связи. Письмо-ответ при этом выступает как
зависимый элемент по отношению к письму-запросу. Характер информа-
ции в письме-вопросе предполагает вариантность ожидаемой информа-
ции в письме-ответе. Эта вариантность может принять форму альтерна-
тивы. Так, письмо, содержащее предложение, требует ясного ответа,
принимает ли его другая сторона или нет. Аналогичной реакции требует
письмо, содержащее просьбу. Все это позволяет говорить, что в сфере
деловой переписки действует принцип соблюдения параллелизма в ас-
пектах содержания, что получает свое отражение в языке вторичной
ответной корреспонденции.
Этот принцип требует:
ссылки на первичное письмо и тему первичного письма;
соблюдения идентичности языковых средств выражения в обоих
письмах, прежде всего терминологии;
совпадения объема информации и аспектации содержания в обо-
их видах писем;
соблюдения последовательности в изложении аспектов содержания.
Однако письмо-ответ может начинаться с выделения на первое
место не того аспекта (пункта) , который выделен на первом месте
в первичном письме. Это зависит от мнения другой стороны, от степени
производственной значимости затронутого вопроса. Но ни один из пунк-
тов письма не должен оставаться без ответа. В противном случае письмо
должно включать указание на следующее письмо, посвященное данному
аспекту, которое будет отправлено впоследствии.
Такие письма можно разделить на следующие виды:
письмо-запрос (ему соответствуют письмо-справка, письмо-изве-
щение) ;
137
письмо-просьба (ответ может быть либо положительным, либо отри-
цательным) ;
письмо, включающее конкретное предложение. К нему примыкает
письмо-приглашение, (ответ также может быть либо положительным,
либо отрицательным).
Письмо-обращение следует отнести не к служебной переписке,
а к общественной. Такое письмо адресуется целому коллективу, на-
пример, с призывом принять участие в совместном проведении общих
мероприятий общественного характера.
Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представ-
ляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос.
Письма-запросы обычно применяются в деловых взаимоотношениях
между различными юридическими лицами, имеющими свой самостоя-
тельный расчетный счет в банке. Письмо-запрос обычно состоит из двух
частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается
существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на ко-
торые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссыл-
кой на соответствующие нормативные материалы, решения правительст-
ва, прежние письма, указания вышестоящих органов.
Отдел охраны труда ВЦСПС
О порядке оплаты больничного листа
Приказом № 134 от 26.07.90 на наше предприятие была принята с 27.07.90
т. Харитонова А.С. в качестве техника.
За день до начала указанной работы — 26.07.90 во время прогулки с малолет-
ним сыном в Измайловском парке г. Москвы т. Харитонову А.С. сшиб велосипе-
дист, и она получила травму черепа с сотрясением мозга и переломом трех ребер,
в связи с чем она находилась на излечении в больнице до 28.12.90, после чего
представила нам для оплаты больничный лист № 134172 от 28.12.90.
В связи с тем, что до получения указанной травмы т. Харитонова А.С. два
года нигде не работала и у нас не имела никакого заработка, просим разъяснить:
1. Имеет ли т. Харитонова А.С. право на получение на нашем предприятии
пособия по временной нетрудоспособности?
2. Если она имеет такое право, то из какого расчета ей следует исчислять
пособие для оплаты больничного листа?
Директор института	А.Н. Попов
Председатель профкома	В.Ф. Зотов
Директору Сызранского
завода лаков и красок
т. Чистякову А.В.
О дополнительной поставке лаков и красок
В связи с возникшей необходимостью дополнительного снабжения пред-
приятий, обслуживаемых нашим управлением продукцией Вашего завода, про-
сим срочно сообщить, имеется ли у Вас возможность принять дополнительный
заказ на изготовление и поставку нашему управлению в III и IV кварталах 1990 г.
100 т лаков и красок согласно прилагаемому проекту спецификации.
Ожидаем Вашего ответа в течение 10 дней.
138
Приложение: Упомянутое на 5 л. в 2 экз.
Начальник управления	Е.П. Родионов
Завод "Рассвет" просит в порядке обмена опытом выслать калькуляцию на
изготовление 1 куб. м. силикатных блоков, а также сообщить фактическую стой*
мость строительно-монтажных работ, включая стоимость оборудования на строи-
тельство цеха силикатных блоков.
Главный технолог завода	Б.М. Краснов
Как Вам уже известно, мы очень заинтересованы в Ваших станках марки
Ш-10 и поэтому просим срочно выслать нам чертежи и подробное описание с соот-
ветствующими фотоснимками.
Директор завода	Ф.И. Кулев
И. о. директора завода "Прогресс"
т. ...
Председателю завкома завода
"Прогресс"
т. ...
Копия:	Рабочему завода "Прогресс"
т. Боброву Н.С.
г. Зареченск, Новое шоссе, 12,
кв. 16
В Обком поступило заявление работника Вашего завода т. Боброва Н.С.,
направленное из редакции газеты "Труд", по вопросу неоплаты работы по строи-
тельству жилого дома в неурочное время.
Обком разъясняет, что работа на строительстве жилых домов в неурочное
время должна оплачиваться по нормам и расценкам, применяемым на строитель-
стве.
Обком просит Вас проверить вопрос учета работы участников строительства
и урегулировать вопрос с оплатой строительных работ. О Вашем решении сообщи-
те т. Боброву и нам.
Председатель Обкома профсоюза	А.В. Пух
рабочих машиностроения
Председателю Областного комитета
профсоюза рабочих машино-
строения
т. Пуху А.В.
Копия:	т. Боброву Н.С.,
г. Зареченск, Новое шоссе, 12,
кв. 16
По письму т. Боброва Н.С.
Коллективы цехов и отделов строят дома своими силами по заключенным до-
говорам с участниками строительства, получающими квартиры в строящихся
домах.
Подсобные работы выполняются бесплатно.
Специальные работы (кладка, электромонтаж и др.) выполняются с оплатой.
Решение о бесплатной отработке на строительстве жилья своими силами при-
нято с целью экономии средств и увеличения объемов строительства жилья, в связи
139
с чем финансирующий банк не засчитывает в выполняемых объемах 20 % от стои-
мости строительства (рабсила).
Указанный порядок работы на строительстве жилья своими силами был ут-
вержден общезаводской профсоюзной конференцией в связи с аналогичными зап-
росами.
Начальник ОКС	Е.Н. Бойко
Председатель завкома	М.Г. Соловьев
Просим Вас сообщить, когда и на каких условиях Вы можете поставить нам
20 комбайнов марки В-45.
КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении
коммерческой сделки. Коммерческие письма составляются от имени
юридического лица и имеют правовую силу.
Помимо рассмотренных ранее видов писем, которые также могут
использоваться и в коммерческой коммуникации, по своему функцио-
нальному назначению выделяются 3 вида чисто коммерческой перепис-
ки: запрос — ответ на запрос; предложение (оферта) — ответ на предло-
жение; рекламация (претензия) — ответ на рекламацию. Именно эти
виды коммерческих писем наиболее полно отражают процесс двусторон-
него обмена документацией между сторонами.
Запрос — коммерческий документ, представляющий собой об-
ращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой
дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) напра-
вить предложение на поставку товара.
В запросе, как правило, указывается наименование товара (услуг)
и условия, на которых импортеру желательно получить товар, напри-
мер количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки пос-
тавки и условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контракт-
ных документов и используется в операциях по подготовке и заключе-
нию сделки. Для внешнеторговой документации действует ГОСТ 6.10.6—
87 (СТ СЭВ 5559—86) "Единая система внешнеторговой документации
СЭВ. Формуляр-образец".
АО "Кольмекс"
03.10.90 №50—279/561
О запросе предложения на запасные части
Уважаемые товарищи!
Просим вас выслать в наш адрес предложение в 3-х экземплярах на поставку
запасных частей в соответствии с прилагаемой спецификацией.
В предложении просим указать полное наименование, тип, технические харак-
теристики, материал (где это необходимо), цену и массу по каждой позиции спе-
цификации, а также возможные сроки и общий объем поставки в кубических
метрах.
140
Просим также указать отдельно стоимость упаковки и транспортировки.
Просим, по возможности, сообщить более точную дату высылки вашего пред-
ложения в наш адрес.
В случае, если Вы по каким-либо причинам не сможете разработать предло-
жение, мы будем признательны за ваше сообщение об этом в минимальный срок
обратной почтой.
При ответе просим ссылаться на наш номер.
Заранее благодарим.
С уважением
ВО "Машиноимпорт"
Приложение: Упомянутое на 4 листах.
Просим предложить без обязательств с нашей стороны -------.. .
—............—	..... в количестве .. . ...........................
(наименование товара)
с по став ко й в сро ки: ,... .. .. .......-....... .
Наши требования по качеству товара следующие:	  ... »
Одновременно просим выслать образец товара.
С уважением
(подпись)
Просим сделать твердое предложение сроком до .........     .
на продажу нам — —	>	... ...
(наименование товара)
в количестве ........—	..-... на условиях ... ...........   .
Качество товара по образцу, высланному Вашей фирмой.
С уважением
(подпись)
В соответствии с договоренностью просим сделать нам предложение на строи-
тельные материалы, указанные в прилагаемом списке.
На основании Торгового соглашения, заключенного в Москве 04.09.90, про-
сим прислать нам Ваше предложение на 30 компрессоров с поставкой в течение
IV квартала ... г. ежемесячно равными партиями.
Поставка должна быть произведена на условиях	..			.
Просим дать нам предложения на лакокрасочные материалы согласно при-
ложенным спецификациям.
Ссылаясь на переговоры с Вашим представителем в апреле с. г., просим выс-
лать нам предложение на люстры из прессованного хрусталя и другие бытовые
светильники (бра, торшеры, подвески, настольные лампы) с немедленной пос-
тавкой.
141
В предложении должны быть указаны максимальные количества по всем
предлагаемым типам.
Кроме того, просим выслать в ассортименте образцы люстр из прессованно-
го хрусталя.
Благодарим за каталог, который Вы прислали, и сообщаем, что мы заин-
тересованы в импорте эльборных инструментов.
Просим сделать нам предложение на 100 эльборных резцов с приложением
всех необходимых чертежей и указанием рода упаковки.
Ввиду того, что эльборные резцы нам нужны срочно, просим указать в пред-
ложении кратчайший срок, в который Вы сможете отгрузить по крайней мере
половину указанного количества.
Благодарим за присланный Вами прейскурант.
Нам нужны тракторы марки М-700.
Просим выслать нам предложение на поставку 100 тракторов упомянутой
марки.
Желательно, чтобы поставка была произведена в течение ближайшего квар-
тала.
При ответе на запросе случае, если продавец не может
сразу выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо,
в котором сообщает необходимую информацию, в частности:
принятие вопроса к рассмотрению;
выяснение возможностей поставки интересующего покупателя
товара;
отказ поставить интересующий покупателя товар;
изменение условий запроса (например изменение количества то-
вара, модели, марки, сроков поставки и т. п.);
обещание направить предложение на поставку интересующего поку-
пателя товара.
В случае, если продавец может сразу удовлетворить просьбу по-
купателя и поставить интересующий его товар, он направляет предло-
жение (оферту).
Благодарим за запрос от ....— 	на поставку  .............. .....
(наименование товара)
В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности предоставления
Вам предложения на интересующий Вас товар.
Наше решение сообщим в ближайшее время.
С уважением
(подпись)
Благодарим за запрос от........ ,	....... .
К сожалению, мы не имеем возможности в настоящее время дать Вам конк-
ретное предложение на поставку	-
(наименование товара)
142
Просим Вас вернуться к этому вопросу в —	.. -....... -	
С уважением
(подпись)
С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма и сообщаем, что
по интересующему Вас вопросу мы запросили наших поставщиков.
Результаты рассмотрения мы сообщим дополнительно.
С уважением
(подпись)
Благодарим за запрос от	... — . на поставку ......—............
(наименование товара)
и сообщаем, что по упомянутому товару Вам следует обратиться к нашему
агенту-фирме	.. , которая предоставит Вам необходимую ин-
формацию.
С уважением
(подпись)
Сообщаем, что Ваш запрос № 975 от 14.09.90 относительно 50 токарно-кару-
сельных станков модели М-9 нами получен и принят к рассмотрению.
Окончательное решение по данному запросу мы сообщим дополнительно.
Сообщаем, что Ваш запрос получен и передан на рассмотрение заводу-изго-
товителю.
По получении заключения завода ответ на Ваш запрос будет выслан незамед-
лительно.
Благодарим Вас за запрос от 01.03.90 на 100 эльборных резцов. Сообщаем,
что ввиду большого спроса на этот товар наш завод в настоящее время полностью
загружен заказами. Поэтому мы не можем гарантировать Вам такую поставку в
течение текущего года.
В ответ на Ваш запрос от 24.06.90 сообщаем, что, к сожалению, мы не можем
выслать Вам предложение на поставку 100 металлорежущих станков новой моде-
ли, так как станки такого назначения будут осваиваться нашим производством
только через год.
Если у Вас впредь будет интерес к закупке запрашиваемого товара, то мы
можем еще раз вернуться к этому вопросу.
Выслать предложение на поставку 100 металлорежущих станков новой моде-
ли не можем, так как серийное производство таких станков еще не налажено.
О сроках начала серийного производства станков указанной модели мы сооб-
щим Вам заблаговременно.
С сожалением сообщаем, что наш завод не может поставить Вам электричес-
кий кабель в соответствии с Вашими спецификациями.
143
Подтверждая получение Вашего запроса на поставку 50 тыс. метрических тонн
каменного угля, сообщаем, что в настоящее время, к сожалению, мы не имеем
возможности сделать Вам предложение на поставку указанного количества этого
угля.
Сообщаем, что запрашиваемые Вами комбайны марки В-45 сняты с серийного
производства.
Предложение (оферта) представляет собой заявление
продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее кон-
кретных условий.
Предложение может быть направлено покупателю, импортеру в от-
вет на его запрос либо по инициативе продавца, экспортера.
В предложении обычно указываются наименование предлагаемого
товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия
платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от ха-
рактера товара.
Начальнику Московского управ-
ления материально-технического
снабжения
О предложении на поставку оборудования
Завод "Электровозоремонт" из числа неустановленного оборудования имеет
в излишке 2 револьверных станка, 1 токарный станок, 1 карусельный станок,
2 строгальных станка и 1 шлифовальный станок, технические характеристики
которых прилагаются.
Все указанное оборудование завод имеет право реализовать по его балансо-
вой стоимости другим предприятиям.
Вносим предложение о реализации указанного оборудования предприятиям,
обслуживаемым Вашим управлением через Ваши конторы материально-техничес-
кого снабжения на комиссионных началах.
Приложение: Перечень реализуемого оборудования с указанием его техни-
ческих характеристик на 1 л. в 5 экз.
Зам. директора завода	-
(подпись)
Начальник отдела сбыта ...
(подпись)
Благодарим за запрос от	,.....и сообщаем, что можем предложить
Вам  —	—	в количестве ——————————.
(наименование товара)
Качество —
Упаковка —
Цена —
Срок поставки —
Условия платежа —
Настоящее предложение действительно до	-
С уважением
(подпись)
144
Мы можем предложить Вам ........................ .............
(наименование товара)
без обязательства.
Количество —
Качество —
Упаковка —
Условия поставки —
Цена —
Срок поставки —
Условия платежа —
С уважением
(подпись)
С благодарностью подтверждаем получение Вашего запроса от ... и высылаем
Вам список товаров, экспортируемых нашей фирмой.
Просим сообщить наименование, количество и сроки поставки интересую-
щих Вас товаров.
С уважением
(подпись)
Приложение: Упомянутое на 4 листах.
В ответ на Ваш запрос и в подтверждение нашего телефонного разговора пред-
лагаем на 1991 год необходимые Вам строительные материалы с поставкой в
III квартале 1991 г.
Качество строительных материалов будет соответствовать техническим усло-
виям завода-изготовителя.
Просим подтвердить наше предложение не позднее 15.06.90.
Предлагаем Вам мебель по наименованию, количеству, цене и срокам постав-
ки согласно приложениям № 1 и № 2 к настоящему письму, составляющим неотъем-
лемую часть настоящего предложения.
Условия платежа и другие условия изложены в прилагаемом образце конт-
ракта.
Просим сообщить, заинтересованы ли Вы в закупке предлагаемого товара.
Сообщаем, что мы можем поставить Вам одну автоматическую систему уп-
равления комплектно со всеми принадлежностями.
Цена одной автоматической системы управления 15 тыс. руб.
Срок поставки — 12 рабочих недель со дня получения заказа.
Условия платежа изложены в прилагаемом экземпляре наших условий пос-
тавки.
При ответе на предложение в случае, если покупатель
согласен со всеми условиями предложения, он потверждает его приня-
тие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предло-
жения является выдача заказа или заключение контракта.
Если покупатель не согласен с условиями предложения или если он
не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его
принятие.
145
Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предло-
жения (например с количеством, качеством товара, ценой, сроками
поставки и т. п.), он сообщает об этом продавцу, и между ними ус-
танавливается переписка (проходят переговоры) до тех пор, пока не
будет достигнута полная договоренность обо всех основных элемен-
тах сделки (предмет сделки, качество товара, цена, сроки поставки
и т. д.).
Завод "Машиностроитель"
Директору "Союзглавмаш"
Об увеличении поставки запасных частей
к бумагоделательным машинам
Рассмотрев Ваше предложение об увеличении поставки запасных частей к бу*
магоделательным машинам в 1П квартале 1990 г. и изучив производственную
мощность завода для изготовления указанных запасных частей сверх ранее ут-
вержденной программы, сообщаем следующее.
1.	Исходя из наличия станочного оборудования и производственного про-
цесса, завод "Машиностроитель" может дополнительно поставить "Союзглав-
машу" в III квартале 1990 г. запасные детали к бумагоделательным машинам
на 10% больше, чем было запланировано ранее утвержденной на 1990 г. произ-
водственной программой.
2.	Указанная поставка может быть произведена по дополнительному согла-
шению к ранее заключенному договору поставки между заводом и „Союзглав-
машем".
3.	Для согласования ассортимента запасных частей, подлежащих поставке
нашим заводом, просим выслать Вашего представителя с проектом специфика-
ции и доверенностью на подписание дополнительного соглашения к договору и
спецификации.
Заместитель директора	Д.Д. Островский
Начальник отдела сбыта	А.Г. Бондаренко
О получении предложения на электрокары
Уважаемые товарищи!
С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения, которое
мы направили на рассмотрение нашему заказчику.
По получении ответа от нашего заказчика мы поставим Вас в известность.
С уважением
(подпись)
С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения от -.......-
на —....-...— -...
(наименование товара)
В течение . . . дней сможем сообщить наше решение о возможности закупки
предлагаемого Вами товара.
С уважением
(подпись)
146
Благодарим за Ваше предложение от
на поставку
,, 1„	 —, - .................. ..— и сообщаем, что мы не заинтересованы
(наименование товара)
в закупке указанного товара.
С уважением
(подпись)
Подтверждаем получение Вашего предложения от	 ...... на
„	... .. -....  , и сообщаем, что не сможем им восполь-
(наименование товара)
эоваться, поскольку указанная Вами цена на товар выше, чем в имеющихся у нас
предложениях других фирм.
Если Вы заинтересованы в продаже нам этого товара, то просим пересмотреть
и сообщить нам Вашу новую цену.
Ожидаем Ваш ответ до ... с. г.
С уважением
(подпись)
Подтверждаем наше согласие на закупку у Вас станков на следующих усло-
виях:
количество . ..
цена ...
условия поставки .. .
качество . ..
срок поставки . ..
маркировка ...
условия платежа ...
арбитраж .. .
Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой
предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по
контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убыт-
ков.
Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и коли-
чества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и дру-
гих условий контракта (договора).
Рекламация должна содержать следующие данные:
основание для предъявления претензии;
доказательства — ссылки на нормативные акты и документы, напри-
мер, на технические условия, акт экспертизы, акт приемки, акт испыта-
ний, коммерческий акт и т. п.
конкретные требования стороны, предъявляющей претензию, напри-
мер: требование замены некачественного товара качественным или
уценки товара, в случае рекламации по качеству, требование допостав-
ки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за
недостающее количество товара, требование скидки с общей стоимости
партии товара, требование расторжения контракта и возмещения убыт-
ков в связи с недовыполнением контракта.
147
Рекламация предъявляется в письменном виде, заказным письмом,
с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имею-
щих полную доказательную силу обеих сторон, и в определенный срок.
Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сто-
рон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окон-
чательным и обязательным для обеих сторон.
Всесоюзное хозрасчетное	ВО „Хэмиэкспортимпорт"
внешнеторговое объединение	г. Берлин
СОЮЗХИМЭКСПОРТ
О возмещении убытков
26.08.90 Ваша фирма отгрузила хлорную известь по ж л. накладной 248 в ко*
личестве 50 000 кг по счету № 86—516, который был нами оплачен в полной сум*
ме.
При проверке вагона на погранстанции было обнаружено 70 дефектных мест,
которые были возвращены в ГДР, о чем свидетельствует коммерческий акт
№ 226695/283.
В связи с изложенным убедительно просим Вас возместить понесенные ВО
"Союзхимэкспорт" убытки в размере 429,70 руб. Сумму следует перечислить . . .
Приложение: Коммерческий акт № 226695/289.
О выплате штрафа за просрочку
Поставки товара
ПРЕТЕНЗИЯ
По контракту № — — от ............ вы	обязаны были поставить фирме
............-	- товар — .........___ по цене ...—....-..
в количестве —..........по цене ..	?« штуку.
Однако в нарушение условий указанного контракта товар был поставлен с
опозданием на ... дней (не поставлен до настоящего времени).
На основании §......контракта фирма начисляет Вам штраф в раз*
мере ... % от стоимости не поставленного в срок товара на сумму - , сог-
ласно следующему расчету: . ..
Просим указанную сумму штрафа перевести в 30-дневный срок на наш рас-
четный счет №... в . . . банке. В случае неоплаты указанной суммы в установлен-
ный срок, дело будет передано в Арбитраж.
Директор фирмы	- - — -.
(подпись)
Уважаемые господа!
Направляем Вам акты-извещения на недостачу -
(наименование
———».............-.............. > рейс	„и—   ..........— .
товара)
Вышеуказанная недостача была зафиксирована официальными портовыми и
таможенными властями в порту ... в присутст-
вии капитана судна, который подписал указанные акты-извещения и тем самым
признал недостачу груза.
148
Наши убытки от недостачи товара составили —   	...— руб.
Просим Вас рассмотреть нашу претензию и перевести указанную сумму на
наш счет в возможно короткий срок.
Приложение: Акты-извещения №№ 847—852.
С уважением
(подпись)
К нашему большому сожалению, сообщаем, что партия 235 лакокрасочных
материалов, отгруженных Вами на судно "Ленинград" по контракту № 27—005/
40719, не соответствует по качеству нашим спецификациям, на основании ко-
торых был заключен контракт.
Согласно §6 Договора, мы имеем право отказаться от приемки этой партии
товара. Однако, принимая во внимание наши длительные деловые отношения
и то обстоятельство, что предыдущие поставки лакокрасочных материалов в счет
данного контракта были произведены в соответствии с условиями договора и
надлежащего качества, мы согласны принять эту партию товара, если вы предо-
ставите нам скидку в 10%.
В приложении высылаем акт экспертизы № 572, удостоверяющий, что товар
не соответствует по качеству условиям договора.
Просим дать ответ в течение 15 дней.
С сожалением сообцрем, что один компрессор из партии, отправленной Вами
по железнодорожной накладной № 118274, прибыл в поврежденном состоянии.
Из прилагаемого акта приемки № 129 видно, что повреждение товара выз-
вано некачественной упаковкой.
Согласно §5 нашего договора мы имеем право на скидку с фактурной стои-
мости. Мы согласны принять этот товар со скидкой в 15% с его фактурной стои-
мости.
В случае Вашего несогласия мы вынуждены будем возвратить товар обратно
с отнесением всех расходов на Ваш счет.
Просим ответить как можно скорее.
При ответе на рекламацию возможны следующие ва-
рианты:
если решение еще не принято, сообщается информация о принятии
претензии к рассмотрению;
если претензия удовлетворяется полностью или частично, указывает-
ся срок и способ ее удовлетворения, если она не подлежит денежной оп-
лате. При денежной оплате указываются признанная сумма, номер и да-
та платежного поручения;
если претензия отклоняется полностью или частично, указываются
мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и дру-
гие документы, которые его обосновывают.
Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным
письмом или по телексу — при удовлетворении претензии; заказным
письмом с приложением всех документов — при отказе в удовлетво-
рении претензии.
149
Уважаемые товарищи!
Подтверждаем получение Вашей претензии №	.....от ....   .
О результате рассмотрения нами указанной претензии сообщим Вам допол-
нительно.
С уважением
(подпись)
Уважаемые товарищи I
В удовлетворение Вашей претензии №	. от ,  ...... . .переводим
на Ваш счет сумму , —...  	.
С уважением
(подпись)
Мы получили Ваше письмо от 11.05.90, в котором Вы просите предоставить
Вам скидку в 15% с фактурной стоимости одного компрессора из партии, отгру-
женной нами по железнодорожной накладной № 119628. В письме Вы указываете,
что качество товара не соответствует условиям контракта.
После получения Вашей претензии мы немедленно связались с заводом-изго-
товителем для ее рассмотрения. Ваша претензия признана необоснованной. Завод-
изготовитель сообщил, что все компрессоры из этой партии были отправлены в
стандартной упаковке, в соответствии с условиями контракта №189/6. Отгрузка
со станции отправления была произведена в полном порядке. Очевидно, повреж-
дение образовалось вследствие неправильного обращения с грузом при его транс-
портировке.
Ввиду этого мы не можем считать себя ответственными за повреждение ком-
прессора.
Если, однако. Вы не согласны, мы предлагаем передать дело в арбитраж и го-
товы назначить нашего представителя.
Подтверждаем получение Вашего письма от 12.06.90 относительно недос-
тачи сыров, отгруженных нами 15.05.90 в вагоне № 196208 в счет контракта
№ 123205/4-7.
Приносим свои извинения за недосмотр, который произошел по вине нашего
экспедитора.
Сообщаем, что недостающее количество сыров будет Вам отгружено на сле-
дующей неделе.
Дату отгрузки сообщим Вам по телексу.
Подтверждая получение Вашего письма от 24.06.90, сообщаем, что Ваша рек-
ламация удовлетворяется.
Замена дефектного товара будет произведена в течение ноябра с. г.
В ответ на Ваше письмо от 17.05.90 ссобщаем, что не может согласиться с Ва-
шим предложением снизить цену поставленной Вам партии лакокрасочных материа-
лов на 10%.
Считаем требуемую Вами скидку преувеличенной. По нашему мнению, скид-
ка в 6% является вполне достаточной.
Если наше предложение для Вас приемлемо, сообщите нам немедленно.
Мы получили Ваше письмо от 01.04.90, в котором Вы обращаете наше внима-
ние на задержку в поставке тракторов по контракту № 2085.
Заверяем Вам, что мы принимаем действенные меры к отгрузке товаров в
срок, оговоренный в контракте.
О дате отгрузки товара уведомим Вас по телексу.
150
КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ДЕЛОВОГО ЧЕЛОВЕКА
Работник сферы управления — секретарь, референт, инспектор,
инженер, руководитель — должен владеть специальной терминологи-
ей. Ему следует знать терминологию из области экономики, финан-
совобухгалтерской деятельности, информатики, делопроизводства, до-
кументирования, почтово-телеграфных связей и даже лингвистики.
Предлагаемый ниже словарь наиболее употребительных терминов в сфе-
ре управления составлен с учетом значения, которые получили отраже-
ние в государственных стандартах, рекомендациях Международной ор-
ганизации по стандартизации, нормативно-технических разработках. В
словаре зафиксированы лишь ключевые понятия.
АДРЕСАТ — получатель.
АДРЕСАНТ — отправитель.
АККРЕДИТИВ — документ, содержащий распоряжение одного кредитного
учреждения другому об уплате держателю указанной в нем суммы.
АКТ — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий ус-
тановленные факты или события.
АКЦЕПТ — согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор
на условиях, указанных в предложении.
АНКЕТА — документ, представляющий собой трафаретный текст, содержа-
щий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.
АННОТАЦИЯ — краткое изложение первоисточника.
АРХИВНАЯ ВЫПИСКА— дословное воспроизведение части текста документа,
хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.
АРХИВНАЯ СПРАВКА — справка об имеющихся в документальных материа-
лах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографи-
ческих сведениях, заверенная в установленном порядке.
АСПЕКТ — точка зрения, с которой производится поиск документа или из-
влечение из него необходимых сведений.
БЛАНК - белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые
заполняются актуальной информацией, например, анкетные бланки.
ВЕДОМОСТЬ — перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в
определенном порядке (платежная, оборотная и т. д.).
ВИЗА — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица
с документом.
ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ПИСЬМА — наименование и адрес организации или фа-
милия и адрес лица, которому направлено письмо.
ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ — документ, предназначенный для использования
тем учреждением, в котором он создан.
ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, поступивший в учреждение.
ВЫПИСКА — копия части текстового документа.
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО — письмо, выражающее гарантию.
ГРАФИК — текстовой документ, отражающий, как правило, план работы
с точными показателями норм и времени выполнения.
ГРИФ — пометка, указывающая на особый характер или особый способ пере-
сылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению'^
"лично").
ДАТА — число, месяц и год составления или подписания документа, указан-
ные на нем арабскими цифрами.
ДЕБЕТ — левая страница счета в бухгалтерской книге, куда вносятся все
наличные поступления по данному счету, а также все имеющиеся по этому счету
долги и расходы (ср. кредит).
151
ДЕЖУРНЫЙ ЛИСТ — талон для регистрации деловой корреспонденции.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО — документ, применяемый для связи, передачи инфор-
мации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и
юридические, и физические лица.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — ведение канцелярских дел, совокупность работ
по документированию деятельности учреждений и по организации документов в
них.
ДЕПОНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ — установленный порядок их хранения в
справочно-информационном фонде.
ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержащий обязательные к ис-
полнению указания вышестоящих органов.
ДОВЕРЕННОСТЬ — документ, дающий полномочия его предъявителю на вы-
полнение каких-либо действий от имени доверителя.
ДОГОВОР — документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сто-
рон.
ДОГОВОРНОЕ ПИСЬМО — один из видов сопроводительного письма, указы-
вающего на факт отправки договора.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА — документ, адресованный руководству, в котором
излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
ДОКУМЕНТ — информация на материальном носителе, имеющая юридическую
силу.
ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ЛИНГВИСТИКА — (прикладная лингвистика, приклад-
ная стилистика) — научная дисциплина, изучающая язык и стиль служебных доку-
ментов с целью их нормализации (унификации), что обеспечивает экономию
трудозатрат на процесс составления служебных документов.
ДЕЛО — единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в
отдельную папку.
ДОКУМЕНТООБОРОТ: 1. Движение документов в учреждении с момента их
получения или создания до завершения исполнения или отправки.
2. Количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения
за определенный период времени.
ДОСЬЕ ~ документы, относящиеся к какому-либо делу.
ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ — один из экземпляров размноженного документа.
ДУБЛИКАТ — экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего
подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.
ЗАГОЛОВОК ПИСЬМА — указание на содержание письма, выражается фор-
мой предложного падежа с предлогом "о".
ЗАПИСКА — краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержа-
ния какого-либо документа, факта, события (например служебная з., памятная
з., докладная з., объяснительная з.).
ЗАПРОС — коммерческий документ, представляющий собой обращение им-
портера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах
ит. п.) и (или) направить предложение на поставку товара.
ЗАЯВЛЕНИЕ — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц)
учреждению или должностному лицу, например, о приеме на работу, о предостав-
лении отпуска и т. д.
ИЗВЕЩЕНИЕ -- документ, информирующий о предстоящем мероприятии (за-
седании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.
ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ (ведомость) — перечень имущества уч-
реждения, предприятия, организации или лица с указанием выявленного коли-
чества, состояния предметов и их стоимости.
ИНДЕКСЫ — условные обозначения, присваиваемые документам в процессе
учета (регистрации) и исполнения.
ИНДЕКС ДЕЛА — порядковый номер дела по номенклатуре и условное обоз-
начение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.
ИНДЕКСАЦИЯ — проставление индекса.
ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, послуживший началом рассмот-
рения определенного вопроса.
152
ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, отправленный из учреждения.
КАРТОТЕКА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ — каталог документальных мате-
риалов, содержащий сведения о трудовом стаже, образовании, зарплате, службе
в армии, социальном положении и т. д. отдельных лиц.
КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ИНДЕКС — условное обозначение (цифровое,
буквенное, смешанное^, присваиваемое классификационным делениям схемы
классификации и проставляемое на карточках систематического и других катало-
гов. Он может проставляться и на документах и делах.
КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА — слова, каждое из которых необходимо, а всех вместе
достаточно для отражения содержания документа.
КОММЕРЧЕСКОЕ ПИСЬМО — название делового документа, принятого в ком-
мерческой практике капиталистических стран, в международной торговле и в дело-
производстве дореволюционной России.
КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТА — предохранение документа от разрушающего
действия внешней среды.
КОНТРАКТ — договор об установлении, изменении или прекращении право-
отношений.
КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ — талон для индивидуальной регистрации документов,
включающий резолюцию и тему письма.
КОРРЕСПОНДЕНТ — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется
переписка.
КРЕДИТ — включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход
на определенную потребность.
ЛИМИТ - документ, определяющий предельный размер ассигнований денеж-
ных средств, отпуска материалов и т. д. из государственных фондов.
ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ — бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-
либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий
и т. д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты
с ними.
ЛИЧНОЕ ДЕЛО — дело, включающее документы о каком-либо лице (о био-
графии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
МАРКИРОВКА — индексация технических документов или товаров.
МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ТЕКСТ — документ, использование которого требует
применения специально предназначенных технических средств.
НАКЛАДНАЯ — документ, которым оформляется прием и отправка груза,
перемещение или отпуск материальных ценностей.
НАРЯД — документ, содержащий сведения о распределении работ между
рабочими-сдельщиками, учете выработки и расчет причитающейся им зарплаты.
НАРЯД-ЗАКАЗ — плановое задание руководителя учреждения подчиненному
предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной ра-
боты.
НОМЕНКЛАТУРА — перечень наименований.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ — систематизированный перечень или список наимено-
ваний дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.
НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА — регистрационный номер документа, про-
ставляемый адресатом.
НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА — регистрационный номер документа,
проставляемый отправителем.
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, в которых устанавливаются
какие-либо правила, нормы.
НОРМАТИВЫ — документы, содержащие показатели затрат времени, матери-
альных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходя-
щиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т. д.).
НОРМЫ — документ, содержащий сведения об установленных величинах
чего-либо (н. выработка, н. выдачи чего-либо).
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 1. Документ, поясняющий содержание
отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).
153
2. Сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт,
происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
ОПИСЬ — юридически оформленный перечень документов.
ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА: 1. Первоначальный экземпляр документа.
2. Экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирова-
ния.
ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ — степень секретности, срочность исполнения докумен-
тов.
ОТЧЕТ — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и ито-
гах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представ-
ляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
ОФЕРТА - см. ПРЕДЛОЖЕНИЕ
ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, составленные учреждением или
должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
ПИСЬМО — обобщенное наименование различных по содержанию докумен-
тов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ — письмо, в котором что-либо сообщается или ут-
верждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются
со слов: "Сообщаем (Извещаем)", "Доводим до Вашего сведения", "Ставим Вас
в известность".
ПИСЬМО ИНФОРМАЦИОННОЕ — письмо, своевременно информирующее
другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о
планируемом мероприятии.
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ — письмо, в котором вторично содержится инфор-
мация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.
ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ — письмо, подтверждающее факт отправки до-
кументов, состоявшийся ранее разговор и т. д.
ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ — такие письма адресуются конкретному лицу
или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом меро-
приятии.
ПИСЬМО-ПРОСЬБА — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-
либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается
со слов: "Прошу (просим) ".
ПОВЕСТКА — официальное сообщение частному лицу с предложением куда-
либо или учреждению — выслать своего представителя.
ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА: 1. Документ официального происхождения в
окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом.
2. Рукопись.
ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ — подпись должностного лица или автора доку-
мента, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.
ПОИСКОВЫЕ ДАННЫЕ ДОКУМЕНТА — сведения о месте хранения докумен-
та, включающие архивный шифр и ссылку на номер листа (страницы) документа.
ПОЛОЖЕНИЕ : 1. Правовой акт, устанавливающий основные правила органи-
зации и деятельности государственных органов, структурных подразделений орга-
на, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий.
2. Свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управ-
ления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.
ПРЕДЛОЖЕНИЕ — письменное заявление от имени предприятия, адресованное
Другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных
Условиях.
ПРЕДМЕТНЫЙ КАТАЛОГ — каталог документальных материалов, содержа-
щий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и
лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном по-
рядке.
ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ — указатель основных предметных (тематичес-
ких) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
154
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ — документ, содержащий предложение о назначении, пе-
ремещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных
действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
ПРЕЙСКУРАНТ (ценник) — перечень видов работ, услуг, продукции, товаров
и т. д. с указанием их цены или расценок на них.
ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО — письмо, отправляемое виновной стороне в
случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств
ПРИКАЗ: 1. Правовой акт, издаваемый руководителем органа государствен*
ного управления (его структурного подразделения), действующим на основе
единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед
данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организа-
ций и должностных лиц независимо от подчиненности.
2. Документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного ар-
битража на обязательное исполнение его решения.
ПРИКАЗАНИЕ — документ, издаваемый в воинских и некоторых других
учреждениях от имени командира (начальника).
ПРОГРАММА — документ, излагающий основные направления работы учреж-
дения или предприятия на определенный период времени (производственная п.)
или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.
ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА — предварительный вариант документа, предназна-
ченный для рассмотрения.
ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ГРАФИК — календарный план выпуска продукции.
ПРОТОКОЛ — документ, содержащий последовательную запись хода обсуж-
дения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и
заседаниях коллегиальных органов.
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, в которых фиксируется
решение в учреждении административных и организационных вопросов.
РАСПИСАНИЕ — объявление о времени, месте и последовательности совер-
шения чего-либо.
РАСПОРЯЖЕНИЕ: 1. Правовой акт, издаваемый единолично руководителем,
главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях
разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок дей-
ствия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
2. Приказание.
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП — штамп, содержащий следующую информа-
цию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела,
в которое будет помещен документ.
РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА — карточка, предназначенная для реги-
страции документов в делопроизводстве учреждения.
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА - порядковый номер, присваи-
ваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся
частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — запись в учетных формах (журналах, кар-
точках и т. п.) кратких сведений о документе и проставление на документе дело-
производственного индекса и даты регистрации.
РЕЕСТР — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете
и делопроизводстве (р. описей).
РЕЗОЛЮЦИЯ — решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т. п.
по обсуждаемому вопросу.
РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ — письменное указание руководителя испол-
нителю о характерен сроках исполнения документа.
РЕКВИЗИТЫ — обязательные элементы служебного документа.
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА — обязательный информационный элемент (автор,
дата и т. п.), присущий тому или иному виду письменного документа.
РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО — заявление об обнаружении недостачи, де-
фектов в полученной продукции или в выполненной работе.
РЕФЕРАТ — краткое письменное изложение первоисточника.
155
РЕШЕНИЕ : 1. Правовой акт, принимаемый исполкомами Советов народных
депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопро-
сов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые
несколькими неоднородными органами — коллегиальными и действующими на
основе единоначалия, государственными органами и общественными организа-
циями и т. д.
2. Документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам
разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже.
3. Резолюция собрания, совещания и т. д.
СВОБОДНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ — предложение без обязательств. Если заказ-
чик примет условия такого предложения, то сделка считается заключенной.
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ (разг.) — опись документальных материалов, составлен-
ная учреждением при передаче дел в архив.
СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ — принятый в учреждении порядок созда-
ния, оформления и исполнения документов.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА — записка о выполнении какой-либо работы, направ-
ляемая должностным лицом другому должностному лицу.
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО - письмо, указывающее на факт отправки
приложенных к письму документов и других материальных ценностей.
СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ — подпись и печать.
СПЕЦИФИКАЦИЯ — документ, содержащий подробное перечисление узлов
и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т. п., входящих в состав
сборочного или монтажного чертежа.
СПИСОК — перечисление лиц или предметов в определенном порядке, состав-
ленное в целях информации или регистрации.
СПРАВКА: 1. Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных
фактов и событий.
2. Документ, подтверждающий факты биографического или служебного ха-
рактера.
СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД — совокупность систематизиро-
ванных произведений печати и неопубликованной научной и технической докумен-
тации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.
СТАНДАРТ — нормативно-технический документ, устанавливающий требова-
ния к группам однородной продукции и, в необходимых случаях, требования к
конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство
и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанав-
ливаемым Советом Министров СССР. Стандартизация документов, применяемых
в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специаль-
ных постановлений Совета Министров СССР.
СТЕНОГРАММА — дословная запись докладов, речей и других выступлений
на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная
методом стенографии.
СЧЕТ — документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная
сумма.
ТАБЕЛЬ — перечень каких-либо показателей, составленный в определенном
порядке (например т. отчетности, т. успеваемости).
ТАБЛИЦА — документ, содержаний текстовые или цифровые сведения, раз-
мещенные по графам.
ТАБУЛЯГРАММА — таблица, составленная табулятором на основе автомати-
ческого восприятия данных с перфокарт, перфолент и т. д.
ТАЛОН ОБРАТНОЙ СВЯЗИ — документ, уведомляющий о получении чего-
либо (информации, материальных ценностей, документов).
ТВЕРДОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ — предложение, оформляемое лишь для одного
возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого пос-
тавщик связан этим предложением.
156
ТЕЗАУРУС — словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические
единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также
синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного
язы ка.
ТЕЗИСЫ — краткое изложение текста документа или выступления.
ТЕЛЕГРАММА — обобщенное название различных по содержанию докумен-
тов, переданных по телеграфу.
ТЕЛЕКС — телеграмма, посланная по телетайпу.
ТЕЛЕТАЙП — телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.
ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ — документ, содержание которого изложено пос-
редством любого вида письма.
ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ — обобщающее название документов,
отражающих результат строительного и технологического проектирования, кон-
струирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и
сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.
ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - обобщающее название докумен-
та (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т. д.), предназначенных для описа-
ния и оформления технологических процессов.
ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты-аналоги) : 1. Документы, отражающие
однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам.
2. Нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок
работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон
(типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями од-
ноименных документов с учетом специфики их деятельности.
ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, имеющий заранее отпечатанный
стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.
УКАЗАНИЕ : 1. Правовой акт, издаваемый органом государственного управ-
ления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а
также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и
других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
2. Документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдель-
ным вопросам проектирования и строительства.
УКАЗАТЕЛЬ — систематизированное перечисление наименований, имен,
предметов со справочными данными о 'них.
ФАКСИМИЛЕ: 1. Воспроизведение техническими средствами точного изобра-
жения подписи (текста), сделанного от руки.
2. Клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственно-
ручную подпись на деловом документе.
ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО — гражданин, являющийся участником гражданских
правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).
ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА — совокупность расположенных в установленной
последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содер-
жание и т. п.).
ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО — письмо, направленное из одного источника в нес-
колько адресов.
ЭКСПЕДИЦИЯ —специальный аппарат учреждения по приемке документов.
ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО — учреждение, предприятие или организация, высту-
пающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.
ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА (документа) — слово, словосочетание, предложение
или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закреп-
ленное за конкретным видом документа.Так, языковой формулой гарантийного
письма служит конструкция: "Оплата гарантируется. Наш расч. счет №.......
в...............отделении.............банка"; сопроводительного — "Направ-
ляю ..................................", "Высылаю" . ..
157
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1.	Атватер И. Я вас слушаю. — М.: Экономика, 1987.
2.	Бондырева Т.Н. Секретарское дело. — М.: Высшая школа, 1989.
3.	Верховский П.В. Письменная деловая речь. — М.: Техника управления,
1930.
4.	Веселов П.В., Бурдин К.С. Как оформить научную работу. — М.: Высшая
школа, 1972.
5.	Веселов П.В. Как составить служебный документ. — М.: Экономика, 1982.
6.	Веселов П.В., Галахов В.И., Селюк Н.А. Организация управленческого
труда. — М.: Экономика, 1986.
7.	Виноградов В.В. Проблемы русской стилистики. — М.: Высшая школа,
1981.
8.	Власов Л.В., Гладков В.Н. Секретарь — помощник руководителя. — Л.:
Лениздат, 1989.
9.	Волгин Б.Н., Полянская Е.Е. Деловой телефон. — М.: Радио и связь, 1987.
10.	Горбачев И.А. Коммерческая корреспонденция и ее юридическое зна-
чение. — М.: Правоведение, 1911.
11.	Демидова А.К., Смирнов А.Э. Русская коммерческая корреспонденция. —
М.: Русский язык, 1985.
12.	Единая государственная система документационного обеспечения управ-
ления. Общие требования к документам и службам документационного обеспе-
чения.- М.: ГАУ, 1988.
13.	Ерошкин П.П. История государственных учреждений дореволюционной
России. — М.: Высшая школа, 1968.
14.	Как писать английские письма. Деловые и на все случаи жизни. Английский
письмовник для русских. — Нью-Йорк, 1979.
15.	Кокорев В.И. Унификация документов управления. — М.: 1979.
16.	Крылов Е. Толковый письмовник. — М., 1895.
17.	Кузнецов А.Н., Вагентейм Р.Н. Обучение секретарскому делу. — М.: Выс-
шая школа, 1989.
18.	Мартынов Н. Образцы и формы деловых бумаг. — С-Птб., 1910.
19.	Методика стандартизации сокращений русских слов и словосочетаний. —
М.: Изд-во стандартов, 1977.
20.	Мицич П. Как проводить деловые беседы. — М.: Экономика, 1987.
21.	Орфографический словарь русского языка/Под ред. Бархударова С.Г.,
Протченко И.Ф., Скворцова Л.И. — Изд. 24-е — М., 1989.
22.	Ришар К. Секретарь учреждения. — М.: Экономика, 1983.
23.	Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных
документов. — Изд. 3-е. — М.: Высшая школа, 1988.
24.	Словарь грамматических трудностей русского языка / Под ред. Ефремо-
вой Т.Ф., Костомарова В.Г. — М.: Русский язык, 1986.
25.	Словарь сокращений русского языка / Под ред. Алексеева Д.И., Гозма-
на И.Г., Сахарова Г.В. — М., 1983.
26.	Словарь сочетаемости слов русского языка / Под ред. Денисова П.Н.,
Морковкина В.В. — М.: Русский язык, 1983.
27.	Справочник по правописанию и литературной правке / Под ред. Розен-
таля Д.И. — М., 1985.
28.	Справочник по орфографии и пунктуации для работников печати. / Под
ред. Былинского К.И., Никольского Н.И. — Изд. 4-е. — М., 1970.
29.	Трудности русского языка. Словарь-справочник журналиста / Под ред.
Рахмановой Л.И. Изд. 2-е — М.: Изд-во МГУ, 1981.
30.	Унифицированная система организационно-распорядительной докумен-
тации. — М.: ГАУ, 1986.
31.	Харрисон Дж. Организация работы секретаря. — М.: Экономика, 1985.
32.	Эрнст О. Слово предоставлено вам. — М.: Экономика, 1988.
158
33.	Busa R. Fondamenti di informatica linguistica. — Milano: Vita e pensiero, 1987.
34.	Cloke M., Wallace R. The modern business letter writer's manual. N.Y.: Doub-
leday & Company, inc., 1969.
35.	Datapro reports on word processing. — Intern ed. — Delran (N J) Datapro rese-
arch corp., 1989
36.	Development of records management and archives services.: — Paris: Stark M.C.
- 1983.
37.	Drach H. American business writing. N. Y., 1959.
38.	The dress of thought, Lund, 1988.
39.	Fontenay H. La bonne correspondence. Paris, 1966.
40.	Ewing D.W. Writing for results in business, government, the sciences and the
professions. N.Y., 1974.
41.	Johnson B.M., Rice R.E. Managing organizational innovation: The evolution
fron word processing to office inform systems. — N.Y. Columbia univ. press, 1987.
42.	Keennan J. Feel free to write. N. Y., 1982.
43.	Kresenser G. Write it right. N.Y.: Barnes & noble books. 1972.
44.	Nysbrand M. The structure of written communication N.Y., 1986.
45.	Pardoe F.F.Communication in writing. Oxford, 1965.
46.	Reid J.M., Wendlinger R.M. Effective Letters. A program for self-instruction.
2-nd ed - N.Y.: McGraw-Hill, 1973.
47.	Schmincke H. Das Burovon morgen. Wiesbaden, Berlin: Bauverl., cop., 19B6.
48.	Shannon C., Weawer W. The mathematical theory of communication. Univer-
sity of Illinois Press. Urbana, 1949.
49.	Stein M. L. How to write high school and college papers. N.Y.: Cornestone
library, 1969.
50.	Stroman J.H. The secretary's manual. N. Y.: Signet, 1968.
51.	Sweet S. General and business English. London: Pitman, 1963.
52.	Wayne Murlin Baty. English for business. Wadsworth Publishing Company,
Belmont.
53.	Weiss A. Write what you mean. N. Y., 1 977.
54.	Veliskova-Tysovska O., Unlir V. Francais commercial. Praha: Statni pedago-
gicke nakladatelstvi, 1964.
ОГЛАВЛЕНИЕ
Глава 1
Официальная корреспонденция в условиях унификации................. 3
Глава 2
Реквизиты, бланк, формуляр официального письма................... 15
Глава 3
Типовые и трафаретные письма...................................... 25
Глава 4
Классификация писем............................................... 33
Глава 5
Язык и стиль служебных документов................................. 37
Глава 6
Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции........... 51
Глава 7
Стандартные аспекты содержания.
Модели и варианты синтаксических конструкций...................... 65
Глава 8
Сокращения (аббревиатуры) как заменители слов и словосочетаний . ... 72
Глава 9
Информативность и убедительность делового письма.
Резолюции и визы ................................................. 78
Глава 10
Служебный речевой этикет в деловом письме ........................93
Глава 11
Конкуренты письма — телефонный разговор, телефонограмма, телеграм-
ма, деловая беседа .............................................. 101
Глава 12
Отечественные традиции в практике составления официальных писем . . . 109
Глава 13
Отдельные виды писем .............................................. 122
Краткий словарь делового человека......................................151
Список литературы...................................................... 158
Производственное издание
Веселов Петр Васильевич
СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
ИБ № 715
Редактор И. В. Зарез ин
Технический редактор О.Ю. Захарова
Корректор А.В. Прокофьева
Сдано в набор 29.06.90. Подписано в печать 5.08.90. Формат 60X90 1/16. Бумага оф-
сетная № 2. Гарнитура Универе. Печать офсетная. 10,0 усл.печ.л., 10,38 усл. кр.-отт.,
11,72 уч.-изд.л. Тираж 186 000 экз.Изд. № 10434/7. Зак.ЙЮ Цена 75 коп.
Ордена "Знак Почета" Издательство стандартов, 123840, Москва, ГСП,
Новопресненский пер., 3.
Набрано в Издательстве стандартов на НПУ.
Вильнюсская типография Издательства стандартов. Вильнюс, ул. Даряуси Гирено, 39