Excel 2003. Библия пользователя - Уокенбах Дж.

Использование меню и панелей инструментов

Изменение и удаление числовых и текстовых данных

Глава 3. Основные операции с рабочим листом

Глава 6. Работа с файлами и шаблонами
Основные операции с файлами рабочих книг

Глава 11. Формулы подсчета и суммирования

Условное суммирование на основе нескольких критериев

Глава 12. Формулы просмотра и поиска значений

Глава 13. Формулы и функции для финансовых расчетов

Создание формул массивов для диапазона ячеек

Создание формул массивов для отдельных ячеек

Применение формул массивов для диапазонов ячеек

ЧАСТЬ. III. СОЗДАНИЕ ДИАГРАММ И ИЗОБРАЖЕНИЙ

Создание диаграммы с помощью средства Мастер диаграмм

Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм

Глава 18. Работа с изображениями и рисунками

Работа с другими типами графических объектов

Глава 20. Использование внешних баз данных

Пример извлечения данных с помощью запроса

Глава 21. Анализ данных с помощью сводных таблиц

Вставка вычисляемого поля или вычисляемого элемента

$Глава 22. Анализ данных с помощью сценариев \$

$Типы анализа \ Проведение анализа \ Создание таблиц подстановки$

Глава 23. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения

ЧАСТЬ. V. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ EXCEL

Примеры числовых форматов, определенных пользователем

Глава 26. Настройка панелей инструментов и меню

Глава 27. Условное форматирование и проверка данных

Глава 28. Структурирование рабочих листов

Глава 29. Связывание и консолидация данных

Глава 31. Обмен данными с другими приложениями

Отслеживание исправлений в рабочей книге

Создание пользовательских диалоговых окон

Еще один пример создания диалогового окна

Дополнительные сведения о создании диалоговых окон

Глава 37. Элементы управления на рабочем листе

Глава 39. Примеры программирования на VBA

Приложение Б. Что можно найти на компакт-диске

Использование компакт-диска
Файлы и программное обеспечение

Создание симметричных узоров
Фокусы с диаграммами

Приложение Г. Дополнительные источники информации

Приложение Д. Клавиатурные эквиваленты Excel

Автор: Уокенбах Дж.

Теги: компьютерные технологии программное обеспечение информационные технологии excel

ISBN: 5-8459-0696-2

Год: 2004

Похожие

Excel 2013. Библия пользователя

Microsoft Office Excel 2007. Библия пользователя

QuarkXPress 5. Библия пользователя

Microsoft Excel 2010. Библия пользователя

Текст

100%
ИСЧЕРПЫВАЮЩЕ
ДОСТОВЕРНО
ТО, ЧТО НУЖНО
Используйте
XML для создания
отчетов, анализа,
импортирования
и экспортирования
данных
Узнайте.
как работать
с отчетами,
презентациями,
базами данных
в Excel
Изучите
методы
программирования
в Excel
для автоматизации
повседневных задач
На прилагаемом
компакт-диске:
более 400 Мбайт
программного
обеспечения и две
электронные книги!
Библия
ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Джон Уокенбах
"М-р Электронная таблица",
автор книги Диаграммы в Excel

Excel 2003
Библия
пользователя
Джон Уокенбах
д
диалектика
Компьютерное издательство "Диалектика"
Москва • Санкт-Петербург • Киев
2004

Excel 2003
Bible
John Walkenbach
Ш1еу Publishing, Inc.

ББК 32.973.26-018.2.75
У62
УДК 681.3.07
Компьютерное издательство "Диалектика"
Главный редактор С.Н. Тригуб
Зав. редакцией В.Р. Гинзбург
Перевод с английского и редакция А. А. Минько
По общим вопросам обращайтесь в издательство "Диалектика" по адресу:
info@dialektika.com, http://www.dialektika.com
Уокенбах, Джон.
У62 Excel 2003. Библия пользователя. : Пер. с англ. — М. : Издательский дом
"Вильямс", 2004. — 768 с. : ил. — Парал. тит. англ.
ISBN 5-8459-0696-2 (рус.)
Эта книга — полное руководство по самой мощной и в то же время простой
в использовании программе электронных таблиц. Книга содержит все, что
необходимо для изучения основ Excel и дальнейшей самостоятельной работы с этим
программным продуктом. Здесь читатель найдет много полезных примеров, советов и приемов,
которые в дальнейшем сможет применить на практике. Книга содержит полные
сведения об особенностях и возможностях Excel: от основ электронных таблиц до
публикации данных в Internet и создания программ на языке VBA.
Книга рассчитана на пользователей с различным уровнем подготовки. Легкий и
доступный стиль изложения поможет даже новичкам быстро разобраться со всеми
возможностями Excel 2003 и эффективно использовать их в повседневной работе.
ББК 32.973.26-018.2.75
Все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками
соответствующих фирм.
Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в какой бы то ни
было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или механические, включая
фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения издательства
JOHN WILEY&Sons, Inc.
Copyright © 2004 by Dialektika Computer Publishing.
Original English language edition Copyright © 2003 by Wiley Publishing, Inc.
All rights reserved including the right of reproductiorjsi»=wfeQ}g or in part in any form. This translation was
published by arrangement with Wiley Publishing, Inc/
ISBN 5-8459-0696-2 (рус.)
ISBN 0-7645-3967-1 (англ.)
KoMfcjbTepHoe изд-во "Диалектика", 2004
Wilo/y publishing, Inc., 2003

Оглавление
Об авторе 26
Предисловие 27
ЧАСТЬ I. ВВОДНЫЙ КУРС 33
Глава 1. Знакомство с Excel 34
Глава 2. Ввод и. редактирование данных 53
Глава 3. Основные операции с рабочим листом 69
Глава 4. Работа с диапазонами ячеек 87
Глава 5. Форматирование рабочих листов 107
Глава 6. Работа с файлами и шаблонами 124
Глава 7. Печать результатов работы 138
ЧАСТЬ. II. ФОРМУЛЫ И ФУНКЦИИ 153
Глава 8. Использование формул и функций 154
Глава 9. Работа с текстом 178
Глава 10. Работа с датами и временем 195
Глава 11. Формулы подсчета и суммирования 216
Глава 12. Формулы просмотра и поиска значений 238
Глава 13. Формулы и функции для финансовых расчетов 255
Глава 14. Основы формул массивов 275
Глава 15. Применение формул массивов 292
ЧАСТЬ III. СОЗДАНИЕ ДИАГРАММ И ИЗОБРАЖЕНИЙ 309
Глава 16. Основы построения диаграмм 310
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм 339
Глава 18. Работа с изображениями и рисунками 377
ЧАСТЬ IV. АНАЛИЗ ДАННЫХ 391
Глава 19. Работа со списками 392
Глава 20. Использование внешних баз данных 416
Глава 21. Анализ данных с помощью сводных таблиц 429
Глава 22. Анализ данных с помощью сценариев "что-если" 452
Глава 23. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения 465
Глава 24. Использование пакета анализа 479

ЧАСТЬ. V. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ EXCEL 489
Глава 25. Пользовательские числовые форматы 490
Глава 26. Настройка панелей инструментов и меню 505
Глава 27. Условное форматирование и проверка данных 515
Глава 28. Структурирование рабочих листов 530
Глава 29. Связывание и консолидация данных 537
Глава 30. Excel и Internet 549
Глава 31. Обмен данными с другими приложениями 557
Глава 32. Совместная работа в Excel 571
Глава 33. Поиск ошибок в рабочих листах 581
ЧАСТЬ. VI. ПРОГРАММИРОВАНИЕ В EXCEL 605
Глава 34. Введение в Visual Basic for Application 606
Глава 35. Функции VBA 628
Глава 36. Основы экранных форм 638
Глава 37. Элементы управления на рабочем листе 656
Глава 38. Обработка событий в Excel 667
Глава 39. Примеры программирования на VBA 678
Глава 40. Создание надстроек Excel 691
ЧАСТЬ VII. ПРИЛОЖЕНИЯ 701
Приложение А. Справочник по функциям Excel 702
Приложение Б. Что можно найти на компакт-диске 715
Приложение В. В часы досуга 727
Приложение Г. Дополнительные источники информации 746
Приложение Д. Клавиатурные эквиваленты Excel 751
Предметный указатель 757
6
Оглавление

Содержание
Об авторе 26
Предисловие 27
Подходит ли вам эта книга? 27
Версии программ 27
Соглашения, принятые в книге 27
Команды Excel 27
Имена файлов и вводимые данные 28
Названия клавиш 28
Функции 28
Соглашения относительно мыши 28
Что обозначают пиктограммы 29
Структура книги 29
Как пользоваться этой книгой 30
Новые возможности Excel 2003 30
Поддержка XML 30
Диапазоны списков 31
Панель задач Поиск 31
Усовершенствованные смарт-теги 31
Статистические функции 31
Дополнительные источники 31
ЧАСТЬ. I. ВВОДНЫЙ КУРС 33
Глава 1. Знакомство с Excel 34
Обзор возможностей Excel 34
Рабочая книга и рабочий лист 35
Перемещение по рабочему листу 36
Использование меню и панелей инструментов 39
Работа с диалоговыми окнами 43
Создание первого рабочего листа 47
Подготовка 47
Ввод данных 48
Создание формулы 48
Форматирование таблицы 49
Добавление заголовка 49
Создание диаграммы 50
Печать отчета 51
Сохранение рабочей книги 52
Содержание
7

Глава 2. Ввод и редактирование данных 53
Типы данных Excel 53
Числовые значения 53
Текст 54
Формулы 54
Ввод чисел и текста 55
Дата и время 56
Работа с датами 56
Работа с временными данными 57
Изменение и удаление числовых и текстовых данных 57
Удаление содержимого ячейки 57
Замена содержимого ячейки 58
Редактирование содержимого ячейки 58
Некоторые способы ввода данных 59
Форматирование ячеек 63
Форматирование числовых значений 64
Глава 3. Основные операции с рабочим листом 69
Операции с рабочими листами 69
Работа с окнами Excel 69
Активизация рабочих листов 72
Добавление нового рабочего листа 73
Удаление листа из рабочей книги 73
Изменение имени рабочего листа 74
Изменение цвета ярлычков листов 74
Перемещение и копирование рабочего листа 75
Сокрытие и отображение рабочего листа 76
Управление внешним видом рабочего листа 77
Просмотр листов в нескольких окнах 77
Сравнение рабочих листов 78
Разделение листа 78
Закрепление областей 79
Масштабирование рабочих листов 80
Именованные представления 81
Окно контрольного значения 82
Работа со строками и столбцами 82
Вставка строк и столбцов 82
Удаление строк и столбцов 83
Сокрытие строк и столбцов 84
Изменение ширины столбцов и высоты строк 85
Глава 4. Работа с диапазонами ячеек 87
Ячейки и диапазоны 87
Выделение диапазонов 88
Выделение строк и столбцов целиком 89
Выбор несмежных диапазонов 89
Выделение диапазонов на разных листах 90
Специальные типы выделения 92
Копирование и перемещение диапазонов 94
Копирование с помощью панели инструментов 95
8
Содержание

Копирование с помощью команд меню 96
Копирование с помощью клавиатуры 96
Копирование с помощью операции перетаскивания 96
Копирование в соседние ячейки 97
Копирование диапазона в другие листы 98
Использование буфера обмена Office 99
Специальная вставка 100
Поименованные ячейки и диапазоны 102
Создание имен 102
Создание таблицы имен 104
Изменение существующих имен 105
Примечания к ячейке 105
Глава 5. Форматирование рабочих листов 107
Средства форматирования Excel 107
Панель инструментов форматирования 108
Диалоговое окно Формат ячеек 108
Форматирование таблиц 109
Работа со шрифтами 109
Выравнивание содержимого ячеек 111
Цвета и заливки 114
Границы и линии 116
Добавление подложки в рабочий лист 116
Автоформатирование 117
Использование стилей 118
Применение стилей 120
Создание новых стилей 121
Изменение стиля 122
Объединение стилей из разных рабочих книг 122
Стили и шаблоны 123
Глава 6. Работа с файлами и шаблонами 124
Основные операции с файлами рабочих книг 124
Создание новой рабочей книги 124
Открытие существующей рабочей книги 126
Сохранение и закрытие рабочих книг 128
Как избежать потери данных 132
Шаблоны 133
Шаблон стандартной рабочей книги 133
Новые шаблоны рабочих книг 135
Глава 7. Печать результатов работы 138
Быстрая печать документов 138
Изменение параметров печати 139
Использование диалогового окна Печать 139
Использование диалогового окна Параметры страницы 141
Разбивка на страницы 148
Сокрытие ячеек перед печатью 148
Предварительный просмотр перед печатью 149
Доступ к режиму предварительного просмотра 149
Содержание
9

Корректировка в режиме предварительного просмотра 150
Разметка страницы 151
Использование представлений 152
ЧАСТЬ. II. ФОРМУЛЫ И ФУНКЦИИ 153
Глава 8. Использование формул и функций 154
Знакомство с формулами 154
Операторы, используемые в формулах 155
Порядок выполнения операторов 156
Встроенные функции Excel 158
Ввод формул 159
Ввод формул вручную 160
Ввод формул путем указания 160
Вставка в формулы имен 160
Вставка функции в формулу 161
Советы по вводу функций 162
Редактирование формул 163
Использование ссылок в формулах 164
Абсолютные, относительные и смешанные ссылки 164
Изменение типа ссылок 166
Ссылки на ячейки за пределами текущего рабочего листа 166
Исправление ошибок в формулах 168
Циклические ссылки 168
Режимы вычислений 170
Использование в формулах имен 172
Присвоение имен константам 172
Присвоение имен формулам 172
Пересечения диапазонов 173
Замена существующих ссылок именами 175
Рекомендации по работе с формулами 175
Не используйте в формулах константы 176
Строка формул в качестве калькулятора 176
Получение точной копии формулы 176
Преобразование формул в значения 177
Глава 9. Работа с текстом 178
Несколько слов о тексте 178
Количество символов в ячейке 178
Преобразование числа в текст 179
Текстовые функции 179
Определение типа содержимого ячейки 180
Коды символов 180
Сравнение текстовых строк 181
Объединение содержимого ячеек 182
Отображение форматированных числовых значений в виде текста 183
Отображение числовых значений в денежном формате в виде текста 184
Повторение текста 184
Создание текстовых гистограмм 185
Заполнение символами ячейки с числом 185
10
Содержание

Удаление пробелов и непечатаемых символов 186
Подсчет символов в строке 187
Изменение регистра текста 187
Извлечение фрагментов из текста 188
Замена текста 188
Поиск текста 189
Замена текста 190
Создание формул для работы с текстом 190
Подсчет количества определенных символов в тексте 190
Подсчет вхождений подстрок в текст 190
Извлечение из полного пути имени файла 191
Извлечение первого слова из строки 191
Извлечение последнего слова из строки 191
Извлечение всей строки кроме первого слова 192
Разделение имен, отчеств и фамилий 192
Удаление из имен обращений 193
Подсчет количества слов 193
Глава 10. Работа с датами и временем 195
Как Excel обрабатывает даты и время 195
Даты как порядковые числа 195
Ввод дат 196
Работа со значениями времени 198
Ввод значений времени 199
Работа с датами 201
Представление дат в рабочем листе 202
Представление текущей даты 202
Представление произвольных дат 203
Создание последовательности дат 203
Вычисления со значениями дат 204
Работа со значениями времени 210
Представление текущего времени 210
Вычисления с использованием временных значений 211
Глава 11. Формулы подсчета и суммирования 216
Основные методы подсчета 216
Функции подсчета 218
Подсчет общего количества ячеек в диапазоне 218
Подсчет пустых ячеек в диапазоне 219
Подсчет непустых ячеек в диапазоне 219
Подсчет количества ячеек с числовыми значениями 220
Подсчет ячеек, не содержащих текст 220
Подсчет ячеек, содержащих текст 220
Подсчет логических значений в диапазоне 220
Подсчет числа ошибок 220
Использование формул подсчета 221
Подсчет значений с помощью функции СЧЕТЕСЛИ 221
Подсчет ячеек с использованием нескольких критериев 222
Подсчет наиболее часто встречающихся значений 224
Подсчет текста 225
Содержание
11

Подсчет числа уникальных значений 226
Создание распределения частот 227
Основные методы суммирования 231
Суммирование всех значений диапазона 231
Суммирование с накоплением 232
Суммирование п наибольших значений 233
Формулы условного суммирования 233
Условное суммирование с одним критерием 233
Суммирование отрицательных значений 234
Суммируемые и проверяемые значения принадлежат разным диапазонам 234
Критерий суммирования на основе сравнения текста 235
Критерий суммирования на основе сравнения дат 235
Условное суммирование на основе нескольких критериев 235
Суммирование при выполнении всех критериев 235
Суммирование при выполнении хотя бы одного критерия 236
Комбинирование критериев 236
Глава 12. Формулы просмотра и поиска значений 238
Основы формул просмотра и поиска 238
Функции просмотра и поиска 239
Создание формул для просмотра и поиска 240
Извлечение значений из столбцов таблицы 241
Извлечение значений из строк таблицы 242
Извлечение значений из таблицы с помощью функции ПРОСМОТР 242
Поиск значений с помощью функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ 244
Использование формул просмотра и поиска 246
Поиск точного совпадения 246
Поиск в правом столбце 247
Сравнение с учетом регистра символов 248
Выбор значений из нескольких таблиц 248
Определение оценки за тест 249
Извлечение данных на основе двух критериев 250
Извлечение данных на основе значений в двух столбцах 251
Определение адреса значения в диапазоне 252
Поиск ближайшего значения 253
Глава 13. Формулы и функции для финансовых расчетов 255
Временные значения денег 255
Вычисление параметров ссуды 256
Функции, применяемые для вычисления параметров ссуды 257
Пример вычислений по ссуде 259
График погашения ссуды 260
Анализ параметров ссуды с помощью таблицы подстановки 262
Вычисление параметров ссуды с нерегулярными платежами 264
Расчет параметров инвестиций 266
Будущая стоимость одного вклада 266
Будущая стоимость последовательности вкладов 270
Расчет амортизации 271
12

Глава 14. Основы формул массивов 275
Введение в формулы массивов 275
Формулы массивов для диапазона ячеек 276
Формулы массивов для отдельных ячеек 277
Создание массивов констант 277
Константы в массивах 278
Размерность массивов 279
Создание одномерных горизонтальных массивов 279
Создание одномерного вертикального массива 279
Создание двухмерных массивов 279
Именованные массивы констант 280
Работа с формулами массивов 281
Введение формулы массива 281
Выделение массива 282
Редактирование формул массивов 282
Расширение и сокращение диапазона, содержащего формулу массива 283
Создание формул массивов для диапазона ячеек 284
Создание массивов на основе значений ячеек диапазона 284
Создание массива констант на основе значений диапазона ячеек 284
Выполнение операций над массивами 285
Применение функций к массивам 285
Транспонирование массивов 286
Генерирование последовательности натуральных чисел 286
Создание формул массивов для отдельных ячеек 287
Подсчет количества символов в диапазоне 288
Суммирование трех наименьших значений диапазона 288
Подсчет количества ячеек, содержащих текст 289
Исключение промежуточных формул 290
Использование массивов вместо ссылок на диапазоны 291
Глава 15. Применение формул массивов 292
Применение формул массивов в отдельных ячейках 292
Суммирование значений диапазона, содержащего ошибки 293
Подсчет количества ошибок в диапазоне 293
Выполнение условного суммирования с помощью формул массивов 294
Суммирование п наибольших значений из диапазона 295
Вычисление среднего, не учитывающего нулевые значения 295
Поиск заданного значения в диапазоне 296
Определение количества различий в двух диапазонах 297
Определение местоположения максимального значения в диапазоне 297
Определение местоположения n-го вхождения значения в диапазоне 298
Поиск самой длинной текстовой строки в диапазоне 298
Проверка ячеек диапазона на допустимость значений 298
Суммирование цифр целого числа 299
Суммирование округленных значений 300
Суммирование n-х значений в диапазоне 301
Удаление из строки нечисловых символов 302
Поиск значения, ближайшего к заданному 302
Поиск последнего значения в столбце 303
Поиск последнего значения в строке 304
Содержание

Ранжирование данных 304
Применение формул массивов для диапазонов ячеек 305
Извлечение положительных значений из диапазона 305
Извлечение непустых ячеек из диапазона 305
Создание списка уникальных значений диапазона 306
Создание календаря 306
ЧАСТЬ. III. СОЗДАНИЕ ДИАГРАММ И ИЗОБРАЖЕНИЙ 309
Глава 16. Основы построения диаграмм 310
Что такое диаграмма 310
Как Excel работает с диаграммами 311
Внедренные диаграммы 312
Диаграмма, расположенная на отдельном листе 312
Параметры диаграммы 313
Построение диаграмм 314
Создание диаграммы нажатием одной клавиши 315
Создание диаграммы щелчком мыши 316
Использование средства Мастер диаграмм 317
Создание диаграммы с помощью средства Мастер диаграмм 318
Мастер диаграмм: шаг 1 из 4 319
Изменение параметров диаграмм 324
Перемещение и изменение размеров диаграммы 324
Изменение типа диаграммы 325
Копирование диаграмм 325
Удаление диаграммы 325
Перемещение и удаление элементов диаграммы 325
Другие изменения диаграммы 326
Печать диаграмм 326
Типы диаграмм Excel 327
Выбор типа диаграммы 328
Стандартные типы диаграмм 329
Гистограммы 329
Линейчатые диаграммы 331
Графики 332
Круговые диаграммы 332
Точечные диаграммы 334
Диаграммы с областями 334
Кольцевые диаграммы 335
Лепестковые диаграммы 336
Поверхностные диаграммы 336
Пузырьковые диаграммы 337
Биржевые диаграммы 337
Диаграммы цилиндрические, конические и пирамидальные 338
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм 339
Настройка диаграмм 339
Изменение основных элементов диаграмм 340
Выделение элементов диаграммы 340
Использование диалогового окна Формат 341
14
Содержание

Область диаграммы 342
Область построения диаграммы 343
Заголовки диаграммы 344
Легенда диаграммы 344
Линии сетки 346
Параметры осей 346
Работа с рядами данных 350
Удаление ряда данных 351
Добавление нового ряда данных на диаграмму 351
Изменение ряда данных 351
Добавление подписей данных 353
Обработка пропущенных данных 354
Отображение в диаграмме скрытых данных 354
Добавление планок погрешностей 355
Добавление линии тренда 356
Изменение объемных диаграмм 356
Форматирование поверхностных диаграмм 357
Построение комбинированных диаграмм 358
Использование вспомогательных осей 358
Отображение таблицы данных 359
Создание собственных типов диаграмм 359
Немного о пользовательских диаграммах 359
Создание собственного типа диаграммы 360
Секреты построения диаграмм 361
Применение в диаграммах графических объектов 361
Диаграммы прогресса 362
Процентная диаграмма 363
Сравнительные гистограммы 363
Диаграмма Ганта 364
Автоматически обновляемые диаграммы 366
Создание графиков математических функций одной переменной 367
Часто задаваемые вопросы 367
Настройка диаграмм 368
Форматирование диаграмм 369
Ряды данных диаграмм 372
Типы диаграмм 374
Другие вопросы 374
Глава 18. Работа с изображениями и рисунками 377
Автофигуры 377
Панель инструментов Автофигуры 378
Вставка автофигуры 378
Добавление текста в автофигуру 380
Форматирование автофигур 380
Выделение нескольких объектов 381
Перемещение объектов 381
Копирование объектов 381
Вращение автофигур 381
Модификация автофигур 381
Содержание
15

Изменение порядка расположения объектов 381
Группировка объектов 382
Панель инструментов Рисование 382
Выравнивание объектов 383
Распределение объектов 383
Замена одной автофигуры другой 384
Добавление затенения и эффекта объема 384
Изменение стандартных настроек автофигур 385
Печать объектов 385
Работа с другими типами графических объектов 385
Несколько слов о графических файлах 385
Панель Коллекция клипов 386
Импортирование графических файлов 387
Копирование графических объектов с помощью буфера обмена 387
Импортирование изображений со сканера и цифровой фотокамеры 387
Добавление подложки рабочего листа 387
Модификация графических объектов 388
Использование аплетов 388
Построение организационных диаграмм 388
Использование коллекции WordArt 390
ЧАСТЬ. IV. АНАЛИЗ ДАННЫХ 391
Глава 19. Работа со списками 392
Что такое список Excel 392
Что можно делать со списком 393
Планирование списка 394
Ввод данных в список 394
Ввод данных с помощью формы ввода 396
Другие применения формы ввода 396
Фильтрация списков 397
Автоматическая фильтрация 397
Расширенная фильтрация 401
Использование функций баз данных 406
Сортировка списка 407
Простая сортировка 407
Более сложная сортировка 408
Особый порядок сортировки 409
Сортировка произвольного диапазона 410
Создание промежуточных итогов 411
Работа с обозначенными списками 413
Создание обозначенного списка 413
Добавление строк и столбцов к обозначенному списку 414
Добавление итоговых формул в обозначенный список 414
Преимущества использования обозначенных списков 415
Глава 20. Использование внешних баз данных 416
Файлы внешних баз данных 416
Пример извлечения данных с помощью запроса 418
Файл базы данных 418
16
Содержание

Использование MS Query для получения данных 418
Работа с внешними данными 423
Установка свойств диапазона внешних данных 423
Обновление запроса 424
Удаление запроса 425
Изменение запроса 425
Создание расширенных запросов 425
Создание запроса вручную 426
Использование нескольких таблиц базы данных 427
Добавление и редактирование записей в таблицах внешних баз данных 427
Форматирование данных 428
Дополнительная информация о Microsoft Query 428
Глава 21. Анализ данных с помощью сводных таблиц 429
Что такое сводная таблица 429
Пример сводной таблицы 430
Отбор данных для сводных таблиц 431
Создание сводных таблиц 434
Определение местонахождения данных 434
Определение данных 435
Завершение построения сводной таблицы 436
Работа со сводными таблицами 441
Изменение структуры сводной таблицы 441
Удаление поля 441
Добавление нового поля 441
Обновление сводной таблицы 442
Настройка параметров полей сводной таблицы 442
Форматирование сводной таблицы 443
Группировка элементов сводной таблицы 443
Просмотр деталей 445
Вставка вычисляемого поля или вычисляемого элемента 446
Создание вычисляемого поля в сводной таблице 447
Вставка в сводную таблицу вычисляемого элемента 448
Глава 22. Анализ данных с помощью сценариев "что-если" 452
Пример анализа "что-если" 452
Типы анализа "что-если" 454
Проведение анализа "что-если" вручную 454
Создание таблиц подстановки 454
Создание таблицы подстановки с одним входом 455
Создание таблицы подстановки с двумя входами 457
Диспетчер сценариев 460
Определение сценариев 460
Отображение сценариев 462
Изменение сценария 463
Объединение сценариев 463
Создание отчета по сценарию 463
Содержание
17

Глава 23. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения 465
Средства подбора параметров и поиска решения 465
Подбор параметра 466
Процедура подбора параметра 466
О процедуре подбора параметра 467
Поиск решения 468
Характерные задачи поиска решения 468
Простой пример поиска решения 469
Параметры процедуры поиска решения 471
Примеры поиска решений 473
Минимизация расходов на перевозку 473
Распределение ресурсов 476
Оптимизация портфеля ценных бумаг 477
Глава 24. Использование пакета анализа 479
Обзор пакета анализа 479
Использование средств пакета анализа 480
Установка пакета анализа 480
Использование инструментов пакета анализа 480
Использование функций пакета анализа 481
Инструменты пакета анализа 481
Дисперсионный анализ 482
Корреляционный анализ 482
Ковариационный анализ 483
Описательная статистика 483
Экспоненциальное сглаживание 483
F-тест (для оценки дисперсий) 484
Анализ Фурье 484
Гистограмма 484
Скользящее среднее 485
Генерация случайных чисел 485
Ранг и персентиль 486
Регрессия 486
Выборка 487
t-тест 487
Двухвыборочный z-тест для средних 488
ЧАСТЬ. V. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ EXCEL 489
Глава 25. Пользовательские числовые форматы 490
Числовые форматы 490
Автоматическое форматирование чисел 490
Форматирование чисел с помощью панели инструментов 491
Форматирование чисел с использованием комбинаций клавиш 492
Форматирование чисел с помощью диалогового окна Формат ячеек 492
Создание новых числовых форматов 493
Числовые форматы, определяемые пользователем 494
Шаблон числового формата 495
Коды пользовательских числовых форматов 495
Примеры числовых форматов, определенных пользователем 497
18
Содержание

Масштабирование значений 497
Отображение незначащих нулей 501
Отображение дробей 501
Отображение знака "минус" справа от числа 502
Форматирование дат и времени 502
Отображение текста и чисел 503
Подавление ввода данных определенного типа 503
Заполнение ячеек повторяющимися символами 503
Глава 26. Настройка панелей инструментов и меню 505
Настройка панелей инструментов 505
Типы настройки панелей инструментов 506
Контекстное меню 507
Перемещение панелей инструментов 507
Использование диалогового окна Настройка 507
Вкладка Панели инструментов 508
Вкладка Команды 509
Вкладка Параметры 510
Добавление и удаление кнопок панелей инструментов 511
Перемещение и копирование кнопок 511
Вставка новой кнопки 511
Другие операции с кнопками панелей инструментов 512
Изменение изображений на кнопках 513
Использование изображения, предлагаемого Excel 513
Редактирование изображения на кнопке 513
Копирование изображения с другой кнопки 514
Глава 27. Условное форматирование и проверка данных 515
Условное форматирование 515
Задание условного форматирования 516
Параметры форматирования 516
Определение условия 516
Работа с условными форматами 518
Примеры использования условного форматирования 521
Проверка данных 524
Определение критерия проверки 524
Типы данных 525
Создание раскрывающегося списка 526
Проверка данных с использованием формул 528
Глава 28. Структурирование рабочих листов 530
Что такое структура рабочего листа 530
Создание структуры 533
Подготовка данных 533
Автоматическое создание структуры 534
Создание структуры вручную 534
Использование структур 535
Отображение уровней 535
Добавление данных к структуре 536
Удаление структуры 536
Сокрытие символов структуры 536
Содержание
19

Глава 29. Связывание и консолидация данных 537
Связывание рабочих книг 537
Зачем нужно связывать рабочие книги 537
Создание формул с внешними ссылками 538
Работа с формулами, содержащими внешние ссылки 539
Проблемы при работе с формулами, содержащими внешние ссылки 542
Консолидация рабочих листов 543
Консолидация с помощью формул 544
Консолидация с помощью диалогового окна Специальная вставка 544
Использование команды Консолидация 545
Глава 30. Excel и Internet 549
Как Excel работает с HTML 549
Что внутри 549
Еще об HTML 551
Сохранение интерактивности в Web-документах 551
Экспортирование в формат XML 553
Гиперссылки 553
Вставка гиперссылок 554
Использование гиперссылок 554
Использование Web-запросов 555
Глава 31. Обмен данными с другими приложениями 557
Обмен данными между приложениями 557
Вставка и связывание данных 558
Использование буферов обмена 558
Связывание данных 560
Копирование данных из Excel в Word 561
Внедрение объектов в документы 562
Внедрение диапазона ячеек Excel в документ Word 562
Создание в Word нового объекта Excel 564
Внедрение объектов в рабочий лист Excel 565
Работа с данными XML 566
Что такое XML 566
Импорт данных XML с использованием карты 567
Импортирование данных XML в список 569
Экспорт данных XML из Excel 570
Глава 32. Совместная работа в Excel 571
Использование Excel в сети 571
Доступ к рабочим книгам 572
Общие рабочие книги 573
Рабочие книги для совместного использования 573
Разрешение на общий доступ к рабочей книге 574
Дополнительные параметры 575
Пересылка рабочих книг 576
Пересылка рабочих книг по электронной почте 577
Рассылка рабочих книг нескольким пользователям 577
Отслеживание исправлений в рабочей книге 578
Контроль исправлений 578
Просмотр исправлений 579
20
Содержание

Глава 33. Поиск ошибок в рабочих листах 581
Поиск и исправление ошибок в формулах 581
Несоответствие скобок 582
Ячейки заполнены символами решетки 583
Пустые ячейки 583
Формулы, возвращающие значения ошибок 584
Ошибки в ссылках 587
Приоритет операторов 587
Что делать, если формулы не вычисляются 588
Действительные и отображаемые значения 588
Числа с плавающей запятой 589
Ошибки, связанные с внешними ссылками 590
Средства проверки Excel 590
Выделение ячеек определенного типа 591
Просмотр формул 592
Сравнение рабочих листов 592
Отслеживание связей между ячейками 594
Отслеживание ошибочных значений 595
Циклические ссылки 596
Фоновая проверка ошибок 596
Вычисление формул 597
Средства поиска и замены 598
Поиск информации 599
Замена информации 599
Поиск формата 600
Проверка орфографии 600
Использование автозамены 602
Использование автозавершения 603
ЧАСТЬ. VI. ПРОГРАММИРОВАНИЕ В EXCEL 605
Глава 34. Введение в Visual Basic for Application 606
Введение в макросы VBA 606
Два типа VBA-макросов 607
Подпрограммы VBA 607
Функции VBA 608
Создание VBA-макросов 610
Запись макросов 610
Редактирование макроса 613
Подробности о записи VBA-макросов 615
Написание кода VBA 617
Дополнительные сведения 627
Прочитайте книгу до конца 627
Запишите свои действия с помощью средства записи макросов 627
Пользуйтесь системой электронной справки 627
Купите еще одну книгу 627
Содержание
21

Глава 35. Функции VBA 628
Понятие функций VBA 628
Вводный пример 629
Создание новой функции 629
Использование функции в рабочем листе 629
Анализ новой функции 629
Процедуры-функции 630
Вызов функций 631
Вызов функции из другой процедуры 631
Использование функций в формулах рабочего листа 631
Аргументы функций 632
Пример функции без аргументов 633
Пример функции с одним аргументом 633
Пример функции с двумя аргументами 634
Пример функции с аргументами-диапазонами 635
Отладка функций 636
Вставка новых функций 636
Дополнительные сведения 637
Глава 36. Основы экранных форм 638
Зачем создавать новые диалоговые окна 638
Альтернативы диалоговым окнам 639
Окна ввода 639
Функция VBA MsgBox 640
Создание пользовательских диалоговых окон 643
Работа с пользовательскими формами 643
Вставка элементов управления в экранную форму 643
Изменение свойств элементов управления 645
Обработка событий 646
Отображение экранных форм 646
Пример создания экранной формы 646
Создание диалогового окна 646
Тестирование 647
Написание процедур обработки событий 648
Еще один пример создания диалогового окна 649
Создание диалогового окна 649
Тестирование диалогового окна 650
Процедуры обработки событий 651
Тестирование диалогового окна 653
Привязка макроса к кнопке панели инструментов 653
Дополнительные сведения о создании диалоговых окон 654
Добавление горячих клавиш 654
Изменение последовательности перехода 654
Дополнительные сведения 655
Глава 37. Элементы управления на рабочем листе 656
Применение элементов управления на рабочем листе 656
Использование элементов управления 658
Вставка элемента управления 658
Режим конструктора 659
22
Содержание

Настройка свойств 659
Некоторые свойства элементов управления 660
Связь элементов управления с ячейками рабочего листа 660
Создание макросов для элементов управления 661
Панель Элементы управления 662
Флажок 662
Поле со списком 662
Кнопка 663
Рисунок 663
Надпись 663
Списки 663
Переключатели 664
Полоса прокрутки 664
Счетчик 665
Поле 666
Выключатель 666
Глава 38. Обработка событий в Excel 667
События Excel 667
Начало создания процедуры обработки событий 668
События уровня рабочей книги 669
Использование события Open 670
Использование события SheetActivate 671
Использование события NewSheet 671
Использование события BeforeSave 672
Использование события BeforeClose 672
События рабочего листа 672
Использование события Change 673
Отслеживание изменений в отдельном диапазоне ячеек 674
Использование события SelectionChange 674
Использование события BeforeRightClick 675
События, не связанные с объектами 676
Использование события OnTime 676
Использование события ОпКеу 676
Глава 39. Примеры программирования на VBA 678
Работа с диапазонами 678
Копирование диапазона 679
Копирование диапазона переменного размера 680
Выбор до конца строки или столбца 680
Выбор строки или столбца 681
Перемещение диапазона 681
Циклические операции над диапазоном 682
Выборка содержимого ячейки 683
Определение типа выбранных ячеек 683
Определение несмежных диапазонов 684
Изменение параметров Excel 684
Логические параметры 685
Нелогические параметры 685
Работа с диаграммами 686
Содержание
23

Изменение типа диаграммы 686
Изменение свойств диаграммы 686
Форматирование диаграммы 687
Советы по ускорению работы программ 687
Отключение функции обновления экрана 687
Отключение предупреждающих сообщений 688
Упрощение ссылок на объекты 688
Объявление типов переменных 688
Глава 40. Создание надстроек Excel 691
Что такое надстройка 691
Работа с надстройками 692
Зачем создавать надстройки 693
Создание надстройки 694
Пример надстройки 695
Настройка рабочей книги 695
Тестирование рабочей книги 697
Добавление описания 698
Защита надстройки 698
Сохранение надстройки 699
Открытие надстройки 699
ЧАСТЬ. VII. ПРИЛОЖЕНИЯ 701
Приложение А. Справочник по функциям Excel 702
Приложение Б. Что можно найти на компакт-диске 715
Системные требования 715
Использование компакт-диска 716
Файлы и программное обеспечение 716
Электронная книга Excel 2003 Bible 716
Электронная книга Office 2003 Super Bible 716
Файлы примеров 717
Программное обеспечение 724
Возможные проблемы 726
Приложение В. В часы досуга 727
Игры 727
Крестики-нолики 727
Пятнашки 728
Кено 729
Головоломки со словами 729
Бросание костей 729
Анимационные фигуры 731
Создание симметричных узоров 732
Фокусы с диаграммами 732
Построение тригонометрических функций 732
Диаграмма гипоциклоиды 734
Анимационные диаграммы 735
Генератор модели контурной диаграммы 735
Лепестковая диаграмма 736
24
Содержание

Аналоговые часы 737
Горный пейзаж 738
Пузырьковая диаграмма в виде мыши 738
Создание эскиза с помощью точечной диаграммы 739
Любителям игры на гитаре 740
ASCII-художество 741
Другие игры 741
Видеопокер 741
Игра в кости 742
Сапер 743
Виселица 743
Генератор случайных чисел 744
Приложение Г. Дополнительные источники информации 746
Справочная система Excel 746
Техническая поддержка Microsoft 747
Возможности технической поддержки 747
База знаний Microsoft 747
Официальная страница Excel 747
Средства Microsoft Office в Internet 747
Группы новостей в Internet 748
Группы новостей по электронным таблицам 748
Группы новостей Microsoft 748
Поиск в группах новостей 749
Web-узлы 750
Приложение Д. Клавиатурные эквиваленты Excel 751
Предметный указатель 757
Содержание
25

Об авторе
Джон Уокенбах (John Walkenbach) является автором более трех десятков книг,
посвященных электронным таблицам.
Web-узел автора: http://www. j-walk.com

Предисловие
От души благодарим читателя за покупку книги Excel 2003. Библия пользователя. Цель
написания этой книги — поделиться нашими знаниями об Excel и научить вас работать более
эффективно.
Книга содержит все, что необходимо для изучения основ Excel и дальнейшей
самостоятельной работы с этим программным продуктом. Вы найдете много полезных примеров,
советов и приемов, которые в дальнейшем сможете применить на практике.
Подходит ли вам эта книга?
Серия книг Библия пользователя... (Bible...) издательства Wiley Publishing предназначена
для начинающих, опытных и профессиональных пользователей. В этой книге описаны все
основные компоненты Excel и приведены практические примеры, которые вы можете
использовать при решении своих задач.
В этой книге мы постарались сбалансировать объем основного материала, необходимого
каждому пользователю Excel, с более сложными темами, которыми наверняка
заинтересуются опытные пользователи. Электронными таблицами мы пользуемся уже много лет и на своем
опыте можем утверждать, что всегда найдется что-то, чего мы не знаем и что следует
изучить. Наша цель — сделать процесс изучения простым и приносящим удовлетворение.
Версии программ
Настоящая книга посвящена Excel 2003 для Windows. Эта программа не изменилась со
времен последней версии, поэтому материал книги можно смело использовать и при работе с более
ранними версиями, а также при изучении Excel для Macintosh. Если же вы работаете с
версией, вышедшей до Excel 97, эта книга не принесет никакой пользы.
Соглашения, принятые в книге
Уделите немного внимания этому разделу и ознакомьтесь с принятыми в данной книге
соглашениями.
Команды Excel
В Excel, как и в других Windows-приложениях, команды выбираются из выпадающих
меню. В этой книге такие команды выделены специальным рубленым шрифтом, а
последовательность команд, выбираемых из одного меню, записывается следующим образом: ФайлО
Область печатиоЗадать.
Предисловие
27

Имена файлов и вводимые данные
То, что вы должны ввести с клавиатуры, в книге выделяется полужирным шрифтом.
Имена файлов выделяются моноширинным шрифтом. Длинный вводимый список данных
или команд обычно располагается в отдельной строке. Например, мы можем предложить вам
ввести следующую формулу:
="Имя Раздела: " &ВПР(ИмяРаздела,СписокРазделов,2)
Названия клавиш
Все названия клавиш заключаются в <угловые скобки>. Когда две клавиши должны быть
нажаты одновременно, они объединяются знаком "плюс"; например, для выбора меню Правка
следует нажать комбинацию клавиш <Alt+n>. Ниже приведены названия клавиш, которые
используются в книге.
<Alt> <1> <Num Lock> <—»
<Backspace> <End> <Paus.e> <Scroll Lock>
<Caps Lock> <Home> <PgDn> <Shift>
<Ctrl> <Insert> <PgUp> <Tab>
<Delete> «—> <Print Screen> <T>
Функции
Встроенные функции рабочего листа Excel пишутся прописными буквами, например:
"Введите формулу СУММ в ячейку С20".
Соглашения относительно мыши
Предполагается, что вы используете мышь или какое-либо другое устройство указания.
Ниже приведены относящиеся к мыши термины, которые употребляются в данной книге.
■ Указатель мыши. Маленькое графическое изображение, которое перемещается по
экрану, когда вы двигаете мышь. Обычно указатель мыши — это стрелка, но она
меняет форму, когда вы перемещаетесь в определенные области на экране или выполняете
определенные действия.
■ Указать. Передвинуть мышь так, чтобы поместить ее указатель на некоторый
элемент, например: "Укажите на кнопку Сохранить на панели инструментов".
■ Нажать. Нажать левую кнопку мыши и задержать ее в этом положении. Обычно эта
операция используется при перетаскивании объектов.
■ Щелкнуть. Один раз нажать и сразу же отпустить левую кнопку мыши.
■ Щелкнуть правой кнопкой мыши. Нажать и сразу же отпустить правую кнопку
мыши, которая используется в Excel для вызова контекстного меню, относящегося
к выделенному объекту.
■ Дважды щелкнуть. Дважды быстро нажать и сразу же отпустить левую кнопку
мыши. Если по какой-либо причине это не сработает, измените чувствительность
двойного щелчка с помощью панели управления Windows.
28
Предисловие

Перетащить. Нажать левую кнопку мыши и удерживать ее в этом положении при
перемещении мыши. Операция перетаскивания часто используется для выбора
диапазона ячеек или для изменения размера объекта.
Что обозначают пиктограммы
На полях книги вы увидите специальные пиктограммы. Они предназначены для того,
чтобы обратить ваше внимание на особо важные моменты; кроме того, они могут быть
адресованы отдельным группам читателей. Ниже приведены пиктограммы, которые используются в
этой книге.
Отмечает что-то очень важное, стоящее вашего внимания. Это может подать
вам идею, позволяющую легко решить задачу или облегчить понимание
последующего материала.
Подсказывает более эффективный способ выполнения задания, который может
быть не столь очевидным.
Совет
Внимание!
Используется в случае, если какое-либо описываемое действие может вызвать
определенные проблемы. Поэтому будьте внимательны!
Ерполнительн
нформация
На компакт-
диске /Щ
Указывает, что дополнительную информацию по обсуждаемой теме можно
найти в другом месте книги.
Указывает, что файл, содержащий обсуждаемый пример, можно найти на
прилагаемом к книге компакт-диске.
Структура книги
Книга состоит из шести частей и пяти приложений, объединенных в отдельную часть.
Часть I. Вводный курс. Семь глав этой части описывают основные понятия и базовые
приемы работы в Excel, с которыми должны быть знакомы все пользователи электронных
таблиц. Новичкам обязательно следует изучить материал этой части, но даже опытные
пользователи наверняка найдут для себя что-то новое.
Часть II. Формулы и функции. В этой части приведено все, что необходимо знать для
проведения разнообразных вычислений в Excel.
Часть III. Создание диаграмм и изображений. Состоит из трех глав, в которых
описываются как основные методы работы, так и достаточно сложные приемы, используемые для
работы с диаграммами и изображениями.
Часть IV. Анализ данных. Освещается обширная тема анализа данных. Некоторые главы
этой части, без сомнения, будут интересны пользователям всех уровней.
Предисловие
29

Часть V. Дополнительные возможности Excel. Состоит из девяти глав, темы которых
обычно считаются более сложными. Как начинающие, так и опытные пользователи найдут
здесь много полезной информации.
Часть VI. Программирование в Excel. Предназначена для тех, кто хочет настроить
Excel по собственному вкусу, а также для тех, кто разрабатывает рабочие книги и надстройки
для других. Сначала достаточно детально описывается язык Visual Basic for Applications
(VBA). Далее обсуждаются методы создания и работы с формами, надстройками, панелями
инструментов, также описываются меню и события.
Часть VII. Приложения. Включает справочный материал по всем функциям Excel,
содержимое прилагаемого к книге компакт-диска, а также несколько игр и других интересных
"фокусов", которые можно создать в Excel.
Как пользоваться этой книгой
Книга не предназначена для чтения от корки до корки. Скорее, это справочник, к
которому можно обратиться в одной из описанных ниже ситуаций.
■ Пытаясь что-либо сделать, вы попали в затруднительное положение.
■ Вам нужно сделать что-то, чего вы никогда раньше не делали.
■ У вас есть немного свободного времени, и вы хотите изучить что-то новое.
Обратите внимание, что каждая глава, как правило, посвящена одной большой теме. Если
вы только начинаете работать с Excel, рекомендуем прочитать первые главы, чтобы получить
основное представление об электронных таблицах, а затем поэкспериментировать по своему
усмотрению. Ознакомившись с Excel, можете обратиться к тем главам, которые вас больше
всего интересуют. Однако некоторые пользователи предпочитают изучать главы по порядку.
Не расстраивайтесь, если какой-то материал покажется вам непонятным. Многие отлично
справляются со своей работой, используя лишь малый процент общих возможностей Excel.
Фактически здесь действует правило 80/20: 80% пользователей Excel применяют только 20%
всего того, что заложено в программе. Но, как вы сами убедитесь, даже эти 20% раскроют
перед вами широчайшие возможности.
Новые возможности Excel 2003
В этом разделе кратко описаны новые возможности Excel 2003, которых не было в Excel
2002. Как ни странно, но их список на удивление короткий. О том, как их применять, речь
пойдет далее в книге.
Поддержка XML
В Excel 2003 присутствует поддержка XML (extensible Markup Language — расширяемый
язык разметки). Это означает, что теперь можно импортировать данные XML и присваивать
данные их элементов определенной ячейке рабочего листа.
30
Предисловие

Диапазоны списков
Теперь можно определять часть рабочего листа как диапазон списка и тем самым
облегчить работу с ним. Например, добавлять новые элементы и короткие формулы стало удобнее.
Кроме того, появилась возможность экспортировать диапазоны списков на узел SharePoint
Team Services для совместной работы с другими пользователями.
Панель задач Поиск
С помощью новой панели задач можно выполнить поиск по стандартным справочникам
или найти Web-узел.
Усовершенствованные смарт-теги
В более ранних версиях Excel предоставляла возможность включения или отключения
смарт-тегов. В Excel 2003 появилась возможность включить смарт-теги только для
определенного диапазона ячеек.
Статистические функции
Многие опытные пользователи часто жаловались на неточность некоторых
статистических функций в Excel. Наконец-то Microsoft исправила эту извечную проблему.
Дополнительные источники
За многие годы работы над книгами Excel... Библия пользователя было создано такое
огромное количество различных надстроек, что мы просто не смогли поместить их все на один
компакт-диск! Купив эту книгу, вы не только получили доступ более чем к 200
дополнительным программам и демонстрационным примерам, но и приобрели полную версию книги в
электронном виде абсолютно бесплатно!
Ознакомьтесь с дополнительным материалом, который содержится на прилагаемом
компакт-диске.
■ Материалы, созданные автором. Файлы примеров, представленных в этой книге.
■ Дополнительное програмное обеспечение. Более 200 программ (бесплатные и
условно бесплатные пробные и демонстрационные версии программ) для Office. Полное
описание каждого приложения находится на диске.
■ Электронная книга "Office 2003 Super Bible". Более чем 500 страниц этой книги
посвящено методам взаимодействия компонентов Microsoft Office между собой, а также
с другими приложениями. Она включает избранные главы печатных книг,
посвященных продуктам Microsoft Office. Кроме того, в ней вы найдете разделы, написанные
специально для этой книги.
■ Электронная версия книги. На компакт-диске содержится электронная версия книги
на английском языке. С ее помощью вы можете не только работать с электронным
текстом, но и осуществлять поиск нужной темы.
Предисловие
31

Вводный курс
этой части даются базовые сведения об Excel и
рассматривается, как эффективно работать с этой
программой. Если вы новичок в Excel, то обязательно изучите
представленный здесь материал. Если же вы ранее работали
с Excel (или с какой-нибудь другой программой электронных
таблиц), можете просто бегло просмотреть материал этой
части. Но даже в этом случае вы найдете здесь несколько
советов и приемов, благодаря которым работа с электронными
таблицами станет проще и эффективнее.
ЧАСТЬ
43 этой части...
Глава 1
Знакомство с Excel
Глава 2
Ввод и редактирование
данных
Глава 3
Основные операции с
рабочим листом
Глава 4
, Работа с диапазонами
ячеек
Глава 5
Форматирование рабочих
;листов
Глава 6
Работа с файлами
и шаблонами
Глава 7
Печать результатов работы

Знакомство с Excel
В этой главе...
Обзор возможностей Excel
Рабочая книга и рабочий
лист
Перемещение по
рабочему листу
Создание первого
рабочего листа
ip*) этой главе вы найдете обзор основных возможностей
L_^ Excel. Представленный здесь материал будет полезен
прежде всего тем, кто не работал ранее с Excel. Если же вы
опытный пользователь, то, вероятно, большая часть
материала будет вам знакома. Тем не менее пролистайте эту главу,
чтобы освежить в памяти знания об основных возможностях
Excel. Кроме того, вы наверняка найдете здесь несколько
новых советов. Если же вы ранее пользовались Excel 2002, то
откроете для себя новые возможности Excel 2003.
Обзор возможностей Excel
Как вы, вероятно, знаете, Excel — это программа, которая
относится к категории электронных таблиц и является частью
пакета Microsoft Office. Кроме этого, существует еще
несколько подобных программ, но, безусловно, Excel —
наиболее популярная.
Одним из основных достоинств Excel является ее
универсальность. Конечно же, в Excel наиболее развиты средства для
выполнения различных операций над числами. Но ее можно
применять и для решения множества других, не относящихся
к числовым, задач. Приведем несколько возможных
применений Excel.
■ Решение числовых задач, требующих больших
вычислений. Создание отчетов, анализ результатов
исследований, а также применение всевозможных
методов финансового анализа.
■ Создание диаграмм. Excel содержит средства для
создания различных типов диаграмм, а также
предоставляет широкие возможности по их настройке.
■ Организация списков. Excel позволяет эффективно
создавать и использовать структурированные таблицы,
в столбцах которых находятся однотипные данные.
■ Доступ к данным других типов. Возможность
импортирования данных из множества различных
источников.

■ Создание рисунков и схем. Использование средства Excel Автофигуры для создания
простых (и не очень) схем.
■ Автоматизация сложных задач. Используя макросы Excel, можно выполнять
однотипные задачи одним щелчком мыши.
Рабочая книга и рабочий лист
Все действия, которые вы выполняете в Excel, хранятся в файле рабочей книги, который
открывается в отдельном окне. Вы можете открыть сколько угодно рабочих книг. По
умолчанию файлы рабочих книг имеют расширение XLS.
Каждая рабочая книга состоит из одного или более рабочих листов, каждый из которых,
в свою очередь, состоит из отдельных ячеек. В ячейке может храниться число, формула или
текст. Чтобы перейти из одного рабочего листа в другой, нужно щелкнуть на
соответствующем ярлычке листа, который находится в нижней части рабочей книги. Кроме того,
рабочие книги могут содержать листы диаграмм, на каждом из которых может находиться
по одной диаграмме. Перейти на лист диаграммы можно, щелкнув на его ярлычке.
Когда вы впервые открываете Excel, вас может несколько напугать обилие разнообразных
элементов в окне программы. Но вы скоро увидите, что очень просто понять и запомнить
назначение элементов окна Excel и освоить принципы их работы.
На рис. 1.1 показаны наиболее важные части и элементы окна Excel, а в табл. 1.1 кратко
описаны все эти элементы.
Элемент
Описание
Табличный курсор
Кнопка закрытия
приложения
Кнопка закрытия окна
Заголовки столбцов
Строка формул
Горизонтальная полоса
прокрутки
Кнопка
максимизации/восстановления
Строка меню
Кнопка минимизации
приложения
Это темный контур, выделяющий текущую активную ячейку (одну из 16 777 216
ячеек каждого рабочего листа)
Щелчок на этой кнопке закрывает Excel
Щелчок на этой кнопке закрывает окно активной рабочей книги
Каждый из 256 столбцов рабочего листа имеет заголовок — буквы от А до IV.
После столбца Z идет столбец АА, за которым следуют АВ, АС и т.д. После
столбца AZ идут ВА, ВВ и так до самого последнего, который обозначается
буквами IV. Чтобы выделить все ячейки столбца, щелкните на его заголовке
Если вы вводите данные или формулы, они появляются в этой строке
Позволяет прокручивать лист по горизонтали
Щелчок на этой кнопке разворачивает окно рабочей книги так, чтобы оно
заполняло все рабочее пространство Excel. Если окно уже максимально
развернуто, то на месте этой кнопки появляется кнопка восстановления. При щелчке
на ней окно Excel уменьшится (восстановит тот размер, который был до
максимизации окна) и уже не будет занимать весь экран
Это основное меню Excel. Если щелкнуть на любом слове, находящемся в
строке меню, то появится список элементов выбранного меню; это один из
возможных способов вызова команд Excel
Щелчок на этой кнопке сворачивает окно Excel
Глава 1. Знакомство с Excel
35

Окончание табл. 1.1
Элемент
Описание
Кнопка минимизации окна
Поле Имя
Заголовки строк
Ярлычки листов
Кнопки прокрутки
ярлычков листов
Строка состояния
Область задач
Переключатель на другие
панели области задач
Строка заголовка
Панели инструментов
Вертикальная полоса
прокрутки
Щелчок на этой кнопке сворачивает окно активной рабочей книги
Отображает адрес активной ячейки либо имя выделенной ячейки, диапазона
или объекта
Каждая строка рабочего листа имеет заголовок, который является числом из
интервала от 1 до 65 536. Для того чтобы выделить все ячейки строки,
щелкните на заголовке этой строки
Каждый из этих ярлычков, напоминающих ярлычки записной книжки,
представляет отдельный лист рабочей книги. Рабочая книга может иметь
произвольное число рабочих листов; у каждого из них есть имя, которое и
указывается на ярлычке листа. По умолчанию новая рабочая книга содержит три листа
Эти кнопки позволяют прокручивать ярлычки рабочих листов для их просмотра
и выбора
В этой области отображаются различные сообщения, а также состояние клавиш
<Num Lock>, <Caps Lock> и <Scroll Lock>
Панели этой области позволяют быстро выбрать одну из множества связанных
задач. Например, открыть существующую или создать новую рабочую книгу
Щелчок на этом переключателе позволяет открыть другую панель области
задач
Все программы, работающие под управлением Windows, имеют строку
заголовка. В ней указывается имя программы, и здесь же находятся некоторые
кнопки управления, которые можно использовать для изменения внешнего
вида окна
На панелях инструментов находятся кнопки. Если щелкнуть на одной из них,
будет выполнена соответствующая команда Excel. Некоторые из этих кнопок
открывают палитры дополнительных кнопок или команд
Позволяет прокручивать лист по вертикали
Перемещение по рабочему листу
Каждый рабочий лист состоит из строк (пронумерованных от 1 до 65 536) и столбцов
(обозначенных буквами от А до IV). После столбца Z идет столбец АА, после AZ — ВА и т.д.
На пересечении строки и столбца расположена отдельная ячейка. В текущий момент времени
только одна ячейка может быть активной. Активная ячейка выделяется темным контуром
(рис. 1.2). Ее адрес, т.е. буква столбца и номер строки, указывается в поле Имя. В
зависимости от выбранного способа перемещения по рабочей книге активная ячейка может переме-
щаться или оставаться неизменной.
Заголовки строки и столбца, на пересечении которых находится активная ячей-
Совет ка, выделены темным цветом. По этому признаку легко определить активную
^к ячейку.
36
Часть /. Вводный курс

Заголовки столбцов
Табличный курсор
Поле Имя
Кнопка закрытия окна
Кнопка закрытия приложения
Кнопка максимизации/восстановления
Кнопка минимизации приложения
Кнопка минимизации окна
Строка Строка Панели
Строка состояния Горизонтальная
Ярлычки листов полоса прокрутки
Кнопки прокрутки
ярлычков листов
Область задач
Переключатель
Вертикальная полоса прокрутки на другие панели
области задач
Рис. 1.1. Окно Excel и его основные элементы
*U
Февраль
<V _
Апрель ___
Лай
'юнь
■ '.■оль
АВГуСТ
'Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
Декабрь
20О4
68 103.
72 103
5Г~ £ [
106
п
•
73. Щ__
74 112
76 116
60 116:
60 116
64 120]
67 121:
68 124
124
90
I» ' > ■*■
iwti .'rwrs/iwrj/ |<|
I
«:Г
Рис. 1.2. Активная ячейка выделена
темным контуром
Глава 1. Знакомство с Excel
37

Использование клавиатуры
Вероятно, вы уже знаете, что для перемещения по рабочему листу можно использовать
клавиши управления курсором. Эти клавиши работают именно так, как можно было ожидать:
нажатие клавиши <-1> перемещает табличный курсор вниз на одну строку, нажатие клавиши
<-» — на один столбец вправо и т.д. Клавиши <PgUp> и <PgDn> служат для перемещения
табличного курсора вверх или вниз на одно полное окно (количество строк, на которое
перемещается курсор, зависит от количества строк, отображаемых в окне).
Когда включен индикатор Scroll Lock, вы можете прокручивать рабочий лист, не
Совет меняя активной ячейки. Это удобно в том случае, если нужно увидеть другую
часть рабочей таблицы и затем быстро вернуться в первоначальное положение.
•\ Нажмите клавишу <Scroll Lock>, а затем воспользуйтесь клавишами управления
курсором для перемещения по рабочей таблице. Если необходимо вернуться в
исходную точку (активную ячейку), нажмите <Ctrl+Backspace>. Затем снова
нажмите клавишу «Scroll Lock>, чтобы отключить индикатор. Когда индикатор
Scroll Lock включен, в строке состояния (она расположена внизу экрана)
отображается надпись SCRL.
Клавиша <Num Lock> управляет работой клавиш, расположенных на дополнительной
цифровой клавиатуре. Когда индикатор Num Lock включен. Excel высвечивает в строке
состояния надпись NUM. В этом случае на дополнительной цифровой клавиатуре можно
вводить числа. Почти на всех современных клавиатурах есть отдельный блок серых клавиш
управления курсором, расположенный слева от цифровой клавиатуры. На эти клавиши не
влияет состояние индикатора <Num Lock>.
В табл. 1.2 перечислены все комбинации клавиш, которые используются в Excel для
перемещения по рабочему листу.
Таблица 1.2. Клавиши перемещения по рабочему листу Excel
Клавиша Перемещение курсора
<Т> На одну строку вверх
<i> На одну строку вниз
<<-> На один столбец влево
<->> На один столбец вправо
<PgUp> На один экран вверх
<PgDn> На один экран вниз
<Alt+PgUp> На один экран вправо
<Alt+PgDn> На один экран влево
<Ctrl+Backspace> Прокрутка экрана к активной ячейке
<Т>* На одну строку вверх
<i>* На одну строку вниз
<<->* На один столбец влево
<->>* На один столбец вправо
: С включенным индикатором Scroll Lock.
38
Часть I. Вводный курс

Использование мыши
Перемещение по рабочему листу с помощью мыши тоже происходит так, как того можно
было ожидать. Для того чтобы изменить активную ячейку, щелкните на нужной ячейке, и она
станет активной. Если та ячейка, которую вы хотите активизировать, не видна в окне рабочей
книги, можно использовать полосы прокрутки для прокручивания окна в любом направлении.
Для прокрутки на одну ячейку щелкните на одной из стрелок, расположенных на полосах
прокрутки. Для прокрутки на целый экран, щелкните в любом месте полосы прокрутки (там,
где нет бегунка). Для ускорения прокручивания можно также перетаскивать бегунок.
Если к вашему компьютеру подключена мышь Microsoft IntelliMouse, то вы
можете использовать ее колесико для вертикальной прокрутки. Когда установлена
стандартная скорость, за один щелчок колесиком прокручивается три строки.
Кроме того, если щелкнуть колесиком и переместить указатель мыши в любом
направлении, рабочий лист будет автоматически прокручен в этом
направлении. Чем дальше вы переместите указатель мыши, тем быстрее будет
выполняться прокрутка. Если же вы хотите назначить колесику функцию увеличения и
уменьшения рабочей таблицы, то выберите команду Сервис*Параметры,
щелкните на вкладке Общие и активизируйте опцию Панорамирование с
помощью IntelliMouse.
При использовании полос прокрутки или прокручивании с помощью IntelliMouse
активная ячейка не изменяется, прокручивается только рабочий лист. Для изменения активной
ячейки следует после прокручивания щелкнуть на новой ячейке.
Использование меню и панелей
инструментов
Если вы ранее работали в какой-либо программе, то у вас не должно возникнуть никаких
проблем при работе в Excel. Интерфейс пользователя Excel (т.е. меню и панели
инструментов) покажется вам знакомым, поскольку расположение и назначение команд во всех
программах одинаково.
Вводить команды Excel можно несколькими способами. Например, если вы хотите
сохранить рабочую книгу на диске, можете использовать основное меню (команда ФаЙЛ"=>
Сохранить), контекстное меню (щелкнуть правой кнопкой мыши на строке заголовка
рабочей книги, а затем выбрать команду Сохранить), кнопку Сохранить, расположенную на
стандартной панели инструментов, или комбинацию клавиш <Ctrl+S>. Выбор конкретного
способа зависит от вас.
Использование меню
В Excel, как и во всех других приложениях Windows, есть строка меню, расположенная
под строкой заголовка (рис. 1.3). Это меню используется для выбора команд. Меню Excel
изменяется в зависимости от характера выполняемых вами действий. Например, если вы
работаете с диаграммой, то меню Excel изменяется так, чтобы предоставить вам средства работы
с диаграммами. Это происходит автоматически, а значит, думать об этом вам не придется.
Нет ничего проще, чем получить доступ к меню с помощью мыши. Щелкните на нужном
меню; оно раскроется, и вы увидите список его элементов (см. рис. 1.3). А теперь, чтобы
выбрать команду, щелкните на нужном элементе меню.
Совет
Глава 1. Знакомство с Excel
39

и: тг ^a.rai
jj Ж**" Шнека Ёча $став*л ^ОРН*" Си*** Данные Qk« Справка Йе-лит пега»
A,*!* J Еааметка странны ^jj^U-J M53.JJ;- *■ t)T _ - sfc . Д
A1
J Еаэметка страниц*1
** ОЗластьзадл Qrbfl
Панели инструментов
V j Строка £ормул
** Строка состояния
(чолоитигулы
ii
Принеда м • ^ ^
Представления.
I Вовгсьэ.гран
Г Масштаб
1 j*J Лрмстутад к работе
Office в Интернете
Под* гкмпъся к веб-уэлу
Hcrosoft Office Onlne
Последние сведения об
использовании Excel
ДОПОТ»1Г1У»*^ .
Искать:
В
Нричер "Печать нескольких
копий*
Открыть
Моя первая рабочая книга хЬ
6юджвт_02хЬ
Ch_01 xb
Mrtochka_Weo xb
, Дополнительно.,.
»1 \ IWri V Гчст? / Лист? /
JT
Яыс. /.i. Щелчок в строке меню предоставляет доступ к командам Excel
Для выбора команды меню с помощью клавиатуры нажмите одновременно <Alt>
Совет и горячую клавишу меню (горячая клавиша — это подчеркнутая буква в имени
меню). В результате выбранное меню откроется. Затем нажмите горячую
клавишу, соответствующую элементу меню. Например, для запуска команды Файл1*
' (Печать нажмите <АИ+Ф>, а затем <П>. При нажатии клавиши <П> не имеет
значения, нажата клавиша <Alt> или нет, — результат будет один и тот же.
При выборе некоторых элементов меню появляются дополнительные подменю. Если вы
щелкнете на таком элементе меню, то подменю появится справа от него. Элементы меню, у
которых есть подменю, справа отмечены маленьким треугольником. Например, команда
ВидОПанели инструментов вызывает подменю, показанное на рис. 1.3. Разработчики
Excel создали подменю в основном для того, чтобы меню не были слишком длинными и
перегруженными.
Иногда элемент меню выделяется серым цветом. Таким образом указывается, что данный
элемент не предназначен для той операции, которую вы выполняете в настоящий момент.
При выборе такого элемента меню ничего не произойдет.
Выбор элемента меню, в названии которого присутствует многоточие (три точки), всегда
приводит к открытию диалогового окна. Команды меню, не имеющие многоточия,
выполняются сразу. Например, при выборе команды ВставкаОЯчейки... на экране появится
диалоговое окно, поскольку программе необходима дополнительная информация о выполняемой
команде. Команде ВставкаоСтрока не требуется никакая дополнительная информация,
поэтому она выполняется сразу, как только ее выбрали.
Возможно, вы будете удивлены, но строка меню также является панелью инст-
Совет рументов. При желании вы можете переместить ее на другое место. Для этого
нужно щелкнуть на пустом месте строки меню и перетащить ее к любой стороне
окна программы или оставить "свободно плавать" по экрану.
•>
40
Часть I. Вводный курс

Если вы передумали
Почти любую команду в Excel можно отменить с помощью команды ПравкаоОтменить. Если
вы выполните ее сразу после какой-либо другой команды, то все будет выглядеть так,
словно вы эту последнюю команду никогда не вызывали. Таким образом можно отменить 16
последних выполненных команд.
Вместо того чтобы выбирать команду Правка^Отменить, можно воспользоваться кнопкой
Отменить, которая находится на стандартной панели инструментов. Если вы щелкнете на
кнопке раскрытия списка, расположенной справа, то увидите список команд, которые можно
отменить. Кроме того, для отмены последнего действия можно воспользоваться
комбинацией клавиш <Ctrl+Z>.
Кнопка Повторить выполняет обратную операцию: она повторяет команды, которые были
отменены.
Возможно, после щелчка на меню не все команды этого меню появляются на эк-
Совет ране. Дело в том, что в Excel есть опция, при выборе которой отображаются
только часто используемые пункты меню. Настоятельно рекомендую отключить
£j эту опцию. Для этого выберите команду Вид^Панели инструментов^Настройка.
На экране появится диалоговое окно Настройка. Перейдите во вкладку
Параметры и установите флажок Всегда показывать полные меню.
Использование контекстных меню
Кроме основного меню, описанного в предыдущем разделе, в Excel предусмотрено еще
множество контекстных меню. Эти меню являются контекстно-зависимыми, т.е. их
содержимое зависит от характера операции, которую вы выполняете в данный момент. В
контекстных меню не содержатся все возможные команды'. Там находятся только те команды,
которые чаще всего используются для работы с выделенным в данный момент элементом.
Контекстное меню можно вызвать практически для любого объекта в Excel. Для этого нужно
щелкнуть на нем правой кнопкой мыши.
На рис. 1.4 показано контекстное меню, которое появляется после щелчка правой кнопкой
мыши на ячейке. Контекстное меню появляется рядом с указателем мыши, что позволяет
быстро и эффективно выбирать команды.
-tel "lj
? G »
Добавить «mAw.
Удалить
Очистить сшео&имое
Добавить примечание
формат ячеек..
Выбрать из раскрывавшегося
Добамтгькситропьноезиа'еяею
£оэоать сттисок
Гмперссцлка
Ооиск.
Аг
«М?"1 >л*й/ ***" /
ЛГ
Рис. 1.4. Если щелкнуть правой кнопкой мыши на
ячейке, то откроется контекстное меню ячейки
Глава 1. Знакомство с Excel
41

Содержимое контекстного меню, которое появляется на экране, зависит от объекта,
выбранного в данный момент. Например, если вы работаете с диаграммой, то в контекстном
меню, которое появится после щелчка правой кнопкой мыши на определенной части
диаграммы, будут содержаться команды, относящиеся именно к этой ее части.
Использование комбинаций клавиш
За некоторыми элементами меню закреплены также комбинации клавиш. Обычно комбинация
клавиш указывается рядом с названием элемента меню. Например, для команды ПравкаОНайти
клавиатурным эквивалентом является комбинация <Ctrl+F>. В дальнейшем вы увидите, что
применение комбинаций клавиш для часто используемых команд может сэкономить много времени.
Это не означает, что вам нужно учить наизусть все комбинации клавиш. Комбинации
часто используемых команд вы можете увидеть в меню справа от их названий. Просто при
выборе команд обращайте внимание на комбинации клавиш этих команд, и вскоре вы
обнаружите, что помните большинство из них.
Панели инструментов Excel
В Excel, как почти во все современные приложения, включены удобные графические
панели инструментов. Щелчок на кнопке панели инструментов служит одним из способов
вызова команд Excel. В большинстве случаев кнопки на панели инструментов заменяют
некоторые команды меню. Например, кнопка Копировать заменяет команду Правка^
Копировать. Однако некоторые кнопки не имеют эквивалентов в меню, например кнопка
Автосумма, которая автоматически вставляет формулу для вычисления суммы значений,
находящихся в заданном диапазоне ячеек.
Чтобы узнать, для чего предназначена та или иная кнопка панели инструментов,
поместите на нее указатель мыши (но не щелкайте на ней). Рядом с курсором появится маленькое
желтое окошко с подсказкой, содержащей название кнопки. Обычно этой информации
достаточно для того, чтобы выяснить назначение данной кнопки. Если подсказка не отображается
на экране, выберите команду Сервис^Настройка. В появившемся окне Настройка
перейдите во вкладку Параметры и установите флажок Отображать подсказки для кнопок.
В табл. 1.3 перечислены наиболее часто используемые встроенные панели инструментов Excel.
Таблица 1.3. Встроенные панели инструментов Excel
Панель инструментов Применение
Стандартная Запуск наиболее часто используемых команд
Форматирование Изменение внешнего вида рабочей таблицы или диаграммы
WordArt Вставка или редактирование художественного текста
Веб-узел Доступ к Internet из Excel
Граница Добавление границ (рамок) вокруг выделенных ячеек
Диаграммы Работа с диаграммами
Зависимости Выявление ошибок в рабочей таблице и показ зависимостей между формулами
Защита Управление защитой рабочих листов и книг
Рецензирование Операции с примечаниями к ячейкам
Рисование Вставка и редактирование рисунков на рабочем листе
Сводные таблицы Работа со сводными таблицами
Формы Добавление к рабочей таблице элементов управления (кнопок, списков,
счетчиков и т.д.)
42
Часть I. Вводный курс

Сокрытие и отображение панелей инструментов
По умолчанию в Excel отображаются две панели инструментов — стандартная и панель
инструментов форматирования. Вы можете осуществлять полный контроль над тем, какие
панели инструментов отображать на экране и где их располагать. Кроме того, можно создать
собственные панели инструментов, которые будут состоять из тех кнопок, которые вы
считаете наиболее полезными.
Для того чтобы скрыть определенную панель инструментов или отобразить ее на экране,
выберите команду Вид^Панели инструментов либо щелкните правой кнопкой мыши на
любой панели инструментов или в строке меню. В результате появится список панелей
инструментов (хотя и неполный). Панель инструментов, активизированная в списке, видна на
экране. Чтобы скрыть панель, нужно щелкнуть на ее имени в списке. И наоборот: чтобы
отобразить скрытую панель инструментов, также следует щелкнуть на ее имени.
Для получения доступа ко всем панелям инструментов выберите команду Сервисе
Настройка. Во вкладке Панели инструментов появившегося на экране диалогового окна
Настройка приведен список всех доступных панелей инструментов. Установите флажки
напротив нужных панелей, чтобы отобразить их.
Перемещение панелей инструментов
Панели инструментов можно прикрепить к любой из четырех сторон окна программы или
сделать свободно плавающими. Свободно плавающую панель инструментов можно
переместить в любое удобное место; кроме того, можно изменять ее размеры, перетаскивая одну из
ее границ. Для того чтобы убрать с экрана свободно плавающую панель инструментов,
щелкните на кнопке ее закрытия.
Если панель инструментов не является свободно плавающей, то говорят, что
она прикреплена. Прикрепленная панель инструментов "жестко" привязана к
границе окна Excel и не имеет строки заголовка. Поэтому изменить ее размеры
нельзя.
Для того чтобы переместить панель инструментов (как прикрепленную, так и свободно
плавающую), щелкните мышью на левой границе панели или где-нибудь на пустом месте
(там, где нет кнопок) и перетащите ее на новое место. Если перетащить панель к краю окна,
она автоматически прикрепится к нему. Когда панель инструментов прикреплена, она
принимает форму или отдельной строки, или отдельного столбца.
Работа с диалоговыми окнами
Выполнение многих команд Excel приводит к появлению на экране диалоговых окон.
Например, если в названии элемента меню присутствует многоточие (три точки), при его
выборе открывается диалоговое окно. С помощью диалогового окна Excel получает
дополнительную информацию о выбранной команде. Например, если вы выбрали команду Вид1^
Масштаб..., которая служит для изменения масштаба отображения рабочего листа на
экране, то Excel не сможет выполнить эту команду до тех пор, пока не узнает, какое
увеличение вам нужно.
Хотя диалоговое окно и похоже на любое другое окно интерфейса программы, у него
иной принцип работы. Если диалоговое окно открыто, вы не сможете выполнять в рабочей
книге никаких других операций до тех пор, пока не закроете его. Если диалоговое окно
закрывает ту часть рабочего листа, которую вам нужно увидеть, щелкните на его строке
заголовка и перетащите его в другое место.
На заметку
/
Глава 1. Знакомство с Excel
43

Когда в ответ на введенную вами команду появляется диалоговое окно, вы должны
установить ряд дополнительных параметров с помощью его элементов управления. Сделав это,
для продолжения работы щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу <Enter>. Если
передумаете, щелкните на кнопке Отмена или нажмите клавишу <Esc> — тогда ничего не
произойдет, словно диалоговое окно и не появлялось.
Элементы управления диалоговых окон
Диалоговые окна могут быть как очень простыми, так и довольно сложными. Они состоят
из нескольких элементов, называемых элементами управления. Большинство пользователей
считают, что в диалоговых окнах нет ничего сложного. Элементы управления обычно
работают так, как ожидалось. К ним можно получать доступ как с помощью мыши, так и с
помощью клавиатуры.
На рис. 1.5 показаны основные элементы управления диалоговых окон. В табл. 1.4
приведено описание элементов этого диалогового окна, а также тех, которых нет на рис. 1.5, но
которые вы можете увидеть в других окнах.
Раскрывающийся список Флажок опции
|JjtA«M*3200 Color МргЫег
Состоя*** Свободен -
Tvn. I гйвяагк 3200 Color ЭДогоаг
Порт. U>U>
Переключатели
Кнопки
Рис. 1.5. Элементы управления используются для ввода
информации и для управления диалоговым окном
Таблица 1.4. Элементы управления диалоговых окон
Элемент управления Описание
Кнопка Кнопочный элемент управления очень прост в обращении. Достаточно щелкнуть
на нем, и он выполнит свою функцию. Нажатие клавиши <Alt> одновременно с
подчеркнутой буквой в названии кнопки равносильно щелчку на этой кнопке
Переключатель Переключатели позволяют сделать выбор одного из нескольких предложенных
вариантов. Если щелкнуть на переключателе, то ранее выбранный
переключатель будет отменен. Переключатели обычно сгруппированы, диалоговое окно
может содержать несколько таких групп
Флажок опции Используется для отображения на экране состояния данной опции, т.е.
включает или выключает ее. В отличие от переключателей, флажки опций не зависят
один от другого. Чтобы включить или выключить опцию, нужно щелкнуть на ней
44
Часть I. Вводный курс

Окончание табл. 1.4
Элемент управления Описание
Кнопка свертывания Позволяет определить диапазон ячеек в рабочем листе с помощью указателя
диалогового окна мыши. Для этого нужно щелкнуть на маленькой кнопке в поле ввода; в
результате диалоговое окно будет свернуто, и вы сможете выбрать нужный диапазон
путем перетаскивания указателя мыши в рабочем листе. Выбрав диапазон,
нужно снова щелкнуть на той же кнопке, чтобы восстановить диалоговое окно
Счетчик Позволяет легко ввести какое-либо число. Для этого нужно щелкнуть на кнопках
со стрелками, чтобы на единицу увеличить или уменьшить отображаемое
значение. Счетчик почти всегда связан с полем ввода. Можно вводить значение
прямо в поле ввода или использовать счетчик для получения нужного числа
Список В окне списка содержится перечень элементов, из которого можно выбрать
нужный. Если все элементы списка не помещаются в окне, можно
воспользоваться вертикальной полосой прокрутки
Раскрывающийся спи- Похож на список, но обычно в нем отображается только один элемент. Если
сок щелкнуть на кнопке раскрытия списка, то он развернется и вы увидите его
дополнительные элементы
Перемещение по элементам диалогового окна
Чтобы перейти к нужному элементу диалогового окна, следует просто на нем щелкнуть.
Хотя диалоговые окна разрабатывались в расчете на использование мыши, некоторые
пользователи предпочитают работать с клавиатурой. Попрактиковавшись, вы обнаружите, что
иногда управление диалоговым окном с помощью клавиатуры оказывается более
эффективным. Каждый элемент управления в диалоговом окне сопровождается текстом, в котором
всегда есть одна подчеркнутая буква (она называется горячей клавишей). Чтобы получить
доступ к элементу управления с клавиатуры, нужно нажать клавишу <Alt> одновременно с
подчеркнутой буквой. С помощью клавиши <ТаЬ> можно выполнять циклическое
перемещение поочередно по всем элементам управления диалогового окна. А комбинация клавиш
<Shift+Tab> используется для циклического перемещения в обратном порядке.
Когда элемент управления выбран, он обрамляется темным контуром. Для ак-
Совет тивизации выбранного элемента управления нажмите клавишу <пробел>.
Диалоговые окна с вкладками
Многие диалоговые окна Excel содержат вкладки. В таких окнах есть корешки,
напоминающие обычные ярлычки блокнота, каждый из которых соответствует отдельной вкладке.
Если щелкнуть на корешке вкладки, то диалоговое окно изменится, отображая набор
элементов соответствующей вкладки. Хороший пример диалогового окна с вкладками — окно
Параметры, которое появляется при выборе команды Сервисе Параметры (рис. 1.6).
Обратите внимание, что данное диалоговое окно содержит 13 вкладок, и это делает его
функционально эквивалентным 13 различным диалоговым окнам.
Диалоговые окна с вкладками очень удобны, так как можно сделать много установок в
одном диалоговом окне. Для завершения работы с диалоговым окном щелкните на кнопке ОК
или нажмите клавишу <Enter>.
Глава 1. Знакомство с Excel
45

Вкладки
Иеждунарад** | Сочам»*** | Пммокаошибок | Орфография | 8ект«ностъ I
вй\ { еычжпетй | Лрмка J Овади* { Пдохед | Списки [ &*гр9*л \ U*ei I
Ррбавстьмйачпжмггуск» Р ствску&эрнул Р стехжусдстояиия рокявнзоанадимдвч
ОбМКТК
П^чтрыоки» ; ■ '
Г~ |по(«э6«г** м crptrtvM Р автолом* строк и столбцов Р •тюим»т*»*»мв полоса прячут
Г* фадом P o*eoiw структи** Pa№TW«nhHaBnonoc*npoKoyncM
Р свцл Р fcy-к*» * значения Г £W» <чки листов
Uflrr mm* eewe | Авто
Л/с. 7.6. Пример диалогового окна с несколькими вкладками
Чтобы выбрать вкладку с помощью клавиатуры, воспользуйтесь комбинацией
Совет клавиш <Ctrl+PgUp> или <Ctrl+PgDn> либо одновременно нажмите клавиши
<Alt> и подчеркнутую букву той вкладки, которую вы хотите активизировать.
Сложности, возникающие при установке опций в Excel
Программа Excel очень гибкая и в ней содержится множество опций, которые позволяют
управлять ее внешним видом и поведением. Но проблема состоит в том, чтобы найти эти опции.
Например, диалоговое окно Параметры напоминает мне свалку. С каждой новой версией
Excel разработчики добавляют в это окно все больше и больше опций.
Даже после нескольких недель работы в Excel я не могу запомнить, на какую вкладку
диалогового окна Параметры мне нужно перейти, чтобы установить ту или иную опцию. Как правило, я
пересматриваю все опции двух или трех вкладок, прежде чем нахожу искомую. Более того,
одни опции воздействуют только на активный лист, другие же влияют на поведение Excel в
целом (т.е. будут действовать и тогда, когда вы будете работать с другими листами или книгами).
И главной проблемой диалогового окна Параметры является то, что эти опции разбросаны по
всем вкладкам и не всегда ясно, какова область действия той или иной опции.
Ситуация еще более усложняется тем, что в этом окне содержится множество кнопок, при
щелчке на которых на экране появляются новые диалоговые окна, имеющие еще больше
опций. Пощелкайте по вкладкам окна Параметры, и вы найдете еще семь дополнительных
диалоговых окон.
Однако это еще не все. Не забывайте о диалоговом окне Настройка (СервисоНастройка).
Здесь вы также найдете множество разнообразных опций, которые не вошли в диалоговое
окно Параметры. И это еще не все. При первом сохранении рабочей книги появляется
диалоговое окно Сохранить как, в верхней части которого находится меню Сервис. В этом меню
есть еще несколько диалоговых окон, содержащих дополнительные настройки. Я уверен,
что большинство пользователей Excel не найдут эти диалоговые окна, даже если будут
знать, что они ищут.
Мне искренне жаль новичков, которые просто хотят поменять несколько опций, поскольку
они обречены на долгое и непредсказуемое путешествие, которое далеко не всегда
заканчивается успешно.
С выходом каждой новой версии Excel пользователи ждут от разработчиков того, что этот
кошмар наконец-то закончится и диалоговые окна настроек будут приведены в порядок. Но
каждый раз все больше и больше опций оказывается на этой свалке.
46
Часть I. Вводный курс

Создание первого рабочего листа
Эта часть главы представляет собой вводное занятие для знакомства с Excel. Если вам
никогда раньше не приходилось использовать Excel, то, для того чтобы почувствовать, как
работает программа, попробуйте выполнить все приведенные ниже упражнения.
Предположим, вам нужно подготовить краткий отчет на одну страничку, отражающий
поквартальные объемы продаж вашей компании по двум регионам (Север и Юг). Вам
понадобится выполнить несколько операций.
1. Ввести данные (объемы продаж) в рабочий лист.
2. Создать и скопировать формулу (для получения итоговых сумм).
3. Отформатировать данные так, чтобы они выглядели профессионально.
4. Построить диаграмму на основании этих данных.
5. Сохранить рабочую книгу в файле.
6. Распечатать данные и диаграмму (отчет).
Подготовка
На первом этапе нужно запустить Excel и развернуть рабочее окно программы так, чтобы
оно занимало весь экран. Затем разверните окно чистой рабочей книги, которое будет
называться Книга1. Если у вас открыта какая-либо книга, то, чтобы открыть новую, щелкните на
кнопке Создать стандартной панели инструментов или на пиктограмме Чистая книга в
области задач Создание книги.
Сначала нужно ввести заголовки строк и столбцов в рабочий лист Лист1. Ввод
заголовков — это необязательная операция, но скоро вы почувствуете, насколько заголовки
помогают работе в Excel, особенно если откроете эту рабочую книгу через несколько дней.
Выполните ряд действий.
1. Переместите табличный курсор в ячейку A3 с помощью клавиш управления курсором.
В поле Имя появится адрес этой ячейки.
2. В ячейку A3 введите Север. Для этого наберите текст и нажмите клавишу <Enter>.
В зависимости от установленных параметров, Excel или переместит табличный курсор
в ячейку А4, или же оставит его в ячейке A3.
3. Переместите табличный курсор в ячейку А4, введите Юг и нажмите клавишу <Enter>.
4. В ячейку А5, введите Всего и нажмите клавишу <Enter>.
5. Переместите табличный курсор в ячейку В2, введите 1-й квартал и нажмите клавишу
<Enter>.
Три оставшихся заголовка можно было бы ввести вручную, но давайте заставим
поработать Excel.
6. Переместите табличный курсор в ячейку В2. Обратите внимание на маленький
квадратик в правом нижнем углу табличного курсора. Он называется маркером заполнения.
Если поместить на маркер указатель мыши, то он примет вид черного крестика.
Если маркер заполнения не появляется, выберите команду СервисОПараметры и
в появившемся диалоговом окне Параметры щелкните на корешке вкладки Правка.
На этой вкладке активизируйте опцию Перетаскивание ячеек. Затем щелкните на
кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры.
Глава 1. Знакомство с Excel
47

7. Поместите указатель мыши на маркер заполнения так, чтобы указатель превратился в
крестик. Затем нажмите кнопку мыши и перетаскивайте указатель вправо, пока не
будут выделены три ячейки справа (С2, D2 и Е2). Отпустите кнопку мыши, и вы увидите,
что программа автоматически введет вместо вас три оставшихся заголовка. Это
пример использования средства Автозаполнение.
В итоге у вас должна получиться таблица, подобная показанной на рис. 1.7.
Рис. 1.7. Рабочий лист после ввода заголовков
Ввод данных
На этом этапе нужно ввести объемы продаж за каждый квартал по каждому региону.
1. Переместите табличный курсор в ячейку ВЗ, введите с клавиатуры число 123 и
нажмите клавишу <Enter>.
2. Переместите табличный курсор в другие ячейки и введите следующие данные.
Рабочий лист примет такой вид, как на рис. 1.8.
Рис. 1.8. Рабочий лист с введенными данными объемов продаж
Создание формулы
Все, что делалось до сих пор, совершенно тривиально. То же самое вы могли бы сделать с
помощью любого текстового процессора. Теперь воспользуемся основным преимуществом
электронных таблиц — формулами. Давайте создадим формулы для вычисления итоговой
суммы по регионам. Для этого выполните перечисленные ниже операции.
48
Часть I. Вводный курс

1. Переместите табличный курсор в ячейку В5.
2. Найдите на стандартной панели инструментов, расположенной под строкой меню,
кнопку Автосумма и щелкните на ней. На этой кнопке изображена греческая буква
"сигма". Обратите внимание, что программа поместила в ячейку В5 следующее:
=СУММ(ВЗ:В4)
Это не что иное, как формула, которая вычисляет сумму значений из ячеек,
находящихся в диапазоне ВЗ:В4.
3. Нажмите клавишу <Enter> для ввода формулы. Вы увидите, что в ячейке В5 появилась
сумма двух чисел. Вы могли бы повторить ту же операцию для трех оставшихся
кварталов, но гораздо проще скопировать формулу в три ячейки, расположенные справа.
4. Переместите табличный курсор в ячейку В5.
5. Поместите указатель мыши на маркер заполнения. Когда он превратится в крестик,
нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на три ячейки вправо. Отпустив кнопку
мыши, вы обнаружите, что Excel скопировала формулу в выделенные ячейки.
Чтобы убедиться в том, что это действительно "живые" формулы, попробуйте изменить
несколько значений в строке 3 или 4. Вы увидите, что содержимое ячеек с формулами также
будет меняться. Таким образом, при изменении данных формулы автоматически пересчиты-
ваются и на экране появляются новые результаты.
Форматирование таблицы
Созданная вами таблица выглядит неплохо, но может выглядеть еще лучше. На этом этапе
воспользуемся возможностью автоматического форматирования Excel, для того чтобы
улучшить внешний вид таблицы. Выполните ряд действий.
1. Поместите табличный курсор в любую ячейку таблицы.
2. Выберите команду Формат^Автоформат. В результате произойдет следующее:
Excel определит границы таблицы и выделит ее всю, а также откроет диалоговое окно
Автоформат.
3. В диалоговом окне Автоформат на выбор предоставлено 16 готовых форматов.
Щелкните на формате, который вам понравился.
4. Щелкните на кнопке ОК. Excel применит выбранный формат к вашей таблице.
Ваша таблица должна выглядеть примерно так, как на рис. 1.9.
Если после выполнения команды Формат^Автоформат вы нашли, что
выбранный формат вас не удовлетворяет, можете вернуть таблицу к первоначальному
состоянию, выбрав в диалоговом окне Автоформат формат Нет. Он удалит не
только выбранный формат, но и все другие элементы форматирования, которые
вы могли внести вручную.
Внимание!
Добавление заголовка
На этом этапе введем заголовок таблицы, выделим его полужирным шрифтом и
расположим по центру относительно столбцов таблицы. Для этого выполните ряд действий.
1. Поместите табличный курсор в ячейку А1.
2. Введите Объемы продаж по регионам и нажмите клавишу <Enter>.
Глава 1. Знакомство с Excel
49

3. Переместите табличный курсор назад в ячейку А1, если он оказался в другой ячейке, и
щелкните на кнопке Полужирный, расположенной на панели инструментов
форматирования. На этой кнопке изображена большая буква Ж. В результате текст заголовка
будет выделен полужирным шрифтом.
4. Щелкните на кнопке раскрытия списка Размер, которая находится на панели
инструментов форматирования. Выберите из списка число 14. Текст станет крупнее.
5. Щелкните на ячейке А1 и перетащите указатель мыши вправо, чтобы выделить ячейки
А1, В1. CI. D1 и Е1 (т.е. диапазон А1:Е1). Только не перетаскивайте маркер
заполнения. Вам нужно выделить ячейки, а не копировать ячейку А1.
6. Щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре, расположенной на панели
инструментов форматирования. В результате текст, находящийся в ячейке А1, будет
отцентрирован относительно выделенных ячеек. Щелчок на этой кнопке приведет к
слиянию пяти ячеек в одну большую ячейку.
Теперь ваш рабочий лист должен выглядеть так, как на рис. 1.9.
•■
а ! в с о е
1 Объемы п, одаж по ; егпомам
3 -Стер 123 411 456 Э5?
4 Юг 101 258 384 105
5 Всего 224 669 840 462
S .
7
в'
1
11
13
14
15
>» « • •" 11ИСТ1 ,. ЛИСТ2 / fW •» / }*
-lOlxi
F G Н
I I
—
_
•!Г
Рис. 1.9. Рабочий лист после применения автоматического
форматирования и добавления заголовка
Создание диаграммы
Теперь на основании табличных данных построим диаграмму. Она будет находиться на
этом же рабочем листе, под таблицей данных. Чтобы создать диаграмму, выполните
перечисленные ниже действия.
1. Поместите табличный курсор в ячейку А2.
2. Щелкните и перетаскивайте указатель мыши до тех пор, пока не будут выделены все
ячейки, находящиеся в прямоугольнике с левым верхним углом в ячейке А2 и правым
нижним углом в ячейке Е4 (всего 15 ячеек). Обратите внимание на то, что мы не
выделяем ячейки в строке итогов, поскольку итоги не нужно отображать на диаграмме.
3. Когда диапазон А2:Е4 будет выделен, щелкните на кнопке Мастер диаграмм (с
изображением гистограммы), которая находится на стандартной панели инструментов.
Excel отобразит на экране первое из диалоговых окон, с помощью которых вы будете
создавать диаграмму (рис. 1.10).
4. Первое, что нужно сделать, — это выбрать тип диаграммы. В диалоговом окне
выделена диаграмма стандартного типа — Гистограмма. В данном случае она вполне
подходит. Щелкните на кнопке Далее и определите дополнительные параметры диа-
50
Часть I. Вводный курс

граммы. Но можно поступить иначе: щелкнуть на кнопке Готово и принять
стандартные установки Excel. Итак, щелкните на кнопке Готово.
Пхсмстр реэу»твтв j'
| Датве> j - Cartas
Рис. 1.10. Первое из четырех диалоговых окон
мастера диаграмм, который поможет создать
диаграмму
Программа Excel создаст диаграмму и отобразит ее в рабочем листе, а кроме того,
выведет на экран панель инструментов Диаграмма на тот случай, если вы захотите изменить
диаграмму. Чтобы скрыть эту панель, щелкните на кнопке закрытия в ее строке заголовка.
Теперь ваш рабочий лист будет выглядеть так, как на рис. 1.11.
Щ2Э
A g С_..]
Объемы продаж по регионам
: —■дсаан-.ии.нны.иид
3 Cnip 123 «II 455 367
4 JOr 1И 358 384 105
н . -г
5 Всего
224
Б69
В40
462
500 г -
400 ■
300
200
100 -
о ■
btd
Ь-
в
~i_
Ь
1 |иСевер
С
.? S
шшшяшт
;
На компакт-
диске
Рис. 1.11. Мастер диаграмм вставил диаграмму в рабочий лист
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
Печать отчета
Теперь можно распечатать созданный отчет. Будем считать, что ваш принтер подключен
и находится в рабочем состоянии. Было бы неплохо просмотреть нашу таблицу в том виде, в
котором она будет распечатана. Для этого выполните следующее.
Глава 1. Знакомство с Excel
51

1. Убедитесь, что не выделена диаграмма. Если это не так, то просто щелкните на любой
ячейке или нажмите клавишу <Esc>.
2. Щелкните на кнопке Предварительный просмотр, которая находится на
стандартной панели инструментов. Excel отобразит на экране новое окно в котором будет
показана страница с вашей таблицей и диаграммой. Она выглядит точно так же, как
будет выглядеть распечатанная страница.
3. Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы вернуться в рабочую книгу.
4. Если вас все устраивает, щелкните на кнопке Печать, которая находится на
стандартной панели инструментов (на этой кнопке изображен принтер). Рабочий лист (включая
диаграмму) будет напечатан с использованием стандартных параметров.
^^^* Если таблица и диаграмма при предварительном просмотре были расположены
На заметку на ДВУ* страницах, то измените размер или положение диаграммы, чтобы
поместить их на одной странице.
Сохранение рабочей книги
Все, что вы делали до сих пор, сохранялось в оперативной памяти вашего компьютера. И
если вдруг пропадет питание, все будет потеряно. Поэтому самое время сохранить результаты
проделанной работы в файле. Назовите его, например, Моя первая рабочая книга.
1. Щелкните на кнопке Сохранить, которая расположена на стандартной панели
инструментов. На ней изображена дискета. Excel откроет диалоговое окно Сохранение
документа.
2. В поле Имя файла введите Моя первая рабочая книга и щелкните на кнопке
Сохранить или нажмите клавишу <Enter>.
Программа сохранит рабочую книгу в файле. При этом рабочая книга останется открытой,
и вы сможете продолжить работу с ней.
По умолчанию Excel автоматически сохраняет копию вашей рабочей книги
каждые 10 минут. Для настройки этой опции (или установки, если она отключена)
откройте диалоговое окно Параметры. (Выберите команду СервисОПараметры).
Затем перейдите во вкладку Сохранение.
Итак, вы познакомились с основными возможностями Excel. Теперь рассмотрим все эти
(и многие другие) возможности подробнее.
52
Часть I. Вводный курс

Ввод
и редактирование
данных
|Р"\\ этой главе вы узнаете, как вводить, изменять и редак-
I—v тировать данные в рабочем листе. Как будет показано
далее, Excel обрабатывает и представляет данные разных
типов по-разному. Поэтому важно понимать различия между
типами данных и то, как они могут использоваться в рабочем
листе.
Типы данных Excel
Как вы уже знаете, в рабочей книге Excel может
содержаться произвольное число рабочих листов, а каждый
рабочий лист состоит из ячеек. В ячейке могут находиться данные
одного из трех типов:
■ числовое значение;
■ текст;
■ формула.
На рабочем листе Excel могут находиться также графики,
рисунки, диаграммы, изображения, кнопки и другие объекты.
В действительности эти объекты расположены на графическом
уровне. Графический уровень — это невидимый слой,
расположенный поверх рабочего листа.
В этой главе..
Типы данных Excel
Ввод чисел и текста
Дата и время
Изменение и удаление
числовых и текстовых
данных
Форматирование ячеек
маг
Яопол нительк
информация
Более подробную информацию о графическом
уровне в Excel можно найти в главе 18.
Числовые значения
Числовые значения, или просто числа, выражают различные
количественные соотношения данных определенного типа,
например объемы продаж, число служащих фирмы, тестовые

оценки и т.д. Числовые значения, введенные в ячейки рабочей таблицы, могут использоваться
в формулах и диаграммах. Числовыми значениями могут быть также выражены даты
(например, 25.09.2009) или время (например, 15:24:35). Как будет показано ниже, Excel
позволяет довольно эффективно работать с этими типами данных.
Текст
Помимо числовых значений, в рабочий лист часто вводится текст. Как правило, текст
используется для обозначения числовых данных и заголовков столбцов или для представления
какой-либо поясняющей информации о таблице.
Текст, который начинается с числа, все равно считается текстом. Например, если вы
введете в ячейку, скажем, 12 яблок, то программа будет считать это текстом, а не числом.
Поэтому нельзя использовать такую ячейку в вычислениях.
Числовые ограничения Excel
Начинающие пользователи часто задают вопросы о типах чисел, используемых Excel. Они
интересуются также, насколько велики могут быть числа и насколько точным является
представление больших чисел.
Для представления чисел в Excel используется 15 цифр. Например, если вы вводите
большое число, такое, как 123123123123123123 (18 цифр), Excel сохраняет его с точностью до 15
цифр: 123123123123123000. На первый взгляд, такое ограничение может показаться
довольно жестким, но на практике это редко вызывает какие-либо проблемы.
Все же не стоит забывать об этом ограничении при вводе номеров кредитных карт. В
большинстве систем номер кредитной карты состоит из 16 цифр, поэтому после ввода номера
Excel автоматически заменит последнюю цифру номера нулем. Чтобы обойти данное
ограничение, следует вводить номера кредитных карт как текст. Для этого перед вводом
измените формат ячеек на Текстовый (выберите команду Формат^Ячейки, перейдите во вкладку
Число, в списке Числовые форматы выберите пункт Текстовый). Также можно вводить
перед номером кредитной карты какой-либо нечисловой символ, например апостроф. Так или
иначе, Excel интерпретирует содержимое ячеек как текст, а не число.
Ниже приведены другие числовые ограничения Excel.
Наибольшее положительное число: 9.9Е+307.
Наименьшее отрицательное число: -9.9Е+307.
Наименьшее положительное число: 1Е-307.
Наибольшее отрицательное число: -1 Е-307.
Эти числа представлены в экспоненциальном формате. А если выразить это обычным
языком, то например, наибольшим положительным числом является произведение чисел 9,9 и
10 в степени 307. Но помните, что Excel хранит только 15 значащих чисел, остальные будут
заменены нулями.
Формулы
Формулы — это то, что делает электронную таблицу именно электронной таблицей. Без
формул Excel представляла бы собой всего лишь текстовый процессор с
усовершенствованной функцией работы с таблицами. Программа позволяет вводить в ячейки очень сложные
формулы, в которых используются числовые значения и даже текст. Если ввести формулу в
ячейку, то вычисленный по этой формуле результат появится в данной ячейке. Если вы
измените любое из чисел, используемых в формуле, Excel автоматически выполнит вычисления по
формуле и отобразит новый результат.
54
Часть I. Вводный курс

Формулой считается любое математическое выражение. Но в формулах также можно
использовать встроенные в Excel функции. На рис. 2.1 показан рабочий лист, с помощью которого
можно вычислить объем месячных выплат по ссуде. Он содержит числа, текст и формулы. В
ячейках в столбце А содержится текст. В столбце В находятся числа, в ячейках В6 и В10 —
формулы. В столбце С представлено то, что в действительности находится в ячейках столбца В.
^^ Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На компакт-
диске
Дололнитель
«формация
в с
Вычисление объема ежемесячных выплат по ссуде
4 Стоимость залога
5 Первый взнос
6 Ра»м»р ссуды
? Срок погашения ссуды (мое.)
8 Процентная ставка
С Месячная плата
Ячейки столбца В содержат
ЮОООООр 100000
20% 0.2'
еооооор =сз"(1-сч)
180 . '_ 180.
7%
7 190.63р.
0.07
ПЛТ(С7/12;С6.-С5)
Нг
3
15
к . »
и\Лиет1 j.ftteri/Л^тЭ /
"
N
.
_ 1 >Ю
Рис. 2.1. Для создания в Excel полезных и наглядных таблиц можно
использовать числа, текст и формулы
Более подробные сведения о формулах вы найдете в части II.
Ввод чисел и текста
На заметку
Переместите табличный курсор в нужную ячейку (в результате она станет активной),
введите числовое или текстовое значение и нажмите клавишу <Enter>. Значение будет
отображено в ячейке и в строке формул, поскольку в строке формул отображается содержимое
активной ячейки. При вводе чисел можно использовать десятичные точки (или запятые) и знаки
денежных единиц; кроме того, допускаются знаки "плюс" и "минус". Если поставить перед
числом минус или заключить его в скобки, Excel будет считать это число отрицательным.
_^^^ Иногда вводимое число не будет отображаться точно в том виде, в каком вы его
ввели. В частности, если ввести очень большое число, оно может быть
представлено в экспоненциальном формате. Обратите внимание, что в строке
формул отображается то число, которое вы ввели первоначально. Программа просто
переформатировала значение так, чтобы оно помещалось в ячейку. Если вы
расширите столбец, то число отобразится в том виде, в котором вы его ввели.
Чтобы увеличить ширину столбца, перетащите его правую границу.
Если вы вводите текст, то в ячейку может поместиться не больше 32 000 символов. Это
примерно столько же, сколько символов (букв) в средней по размеру главе данной книги. Вы
можете ввести в ячейку огромное количество символов, но отобразить их все на экране
одновременно отнюдь не просто.
Глава 2. Ввод и редактирование данных
55

Если ввести в ячейку чрезвычайно длинный текст, то как только он достигнет
Совет правого края окна, символы будут перенесены в следующую строку, а строка
формул расширится так, чтобы отобразить весь текст.
У
Что произойдет, если вы введете в ячейку текст, который длиннее текущей ширины столбца?
Если ячейки, расположенные справа, пусты, Excel отобразит текст целиком, заполняя соседние
ячейки. Если же соседняя ячейка содержит какие-либо данные, программа отобразит столько
символов текста, сколько возможно (весь текст по-прежнему находится в ячейке, просто он не
отображается). Если вы хотите, чтобы в ячейке, рядом с которой находится непустая ячейка,
полностью отображалась длинная строка текста, можете выполнить следующее:
■ сократить текст;
■ увеличить ширину столбца;
■ выбрать более мелкий шрифт;
■ выполнить переносы так, чтобы текст в ячейке занимал несколько строк;
■ воспользоваться средством Excel Автоподбор ширины (подробнее это средство
рассматривается в главе 5).
Дата и время
Часто возникает необходимость вводить в рабочую таблицу даты и время. В Excel они
считаются числовыми значениями, которые форматируются специальным образом.
Работа с датами
При работе с датами и временем нужно хорошо понимать систему представления данных
этого типа в Excel. С датами Excel оперирует, используя последовательную нумерацию.
Самая ранняя дата, которую способна распознать Excel, — это I января 1900 года. Этой дате
присвоен порядковый номер 1. Дата 2 января 1900 года имеет порядковый номер 2 и т.д.
Такая система представления значительно облегчает использование дат в формулах. Например,
можно ввести формулу, по которой вычисляется количество дней между двумя датами.
В Excel 97 и более поздних версиях поддерживается диапазон дат от 1 января
1900 года до 31 декабря 9999 года (порядковый номер— 2 958 465). В более
ранних версиях Excel поддерживался значительно меньший диапазон дат: от 1
января 1900 до 31 декабря 2078 года (порядковый номер — 65 380).
В большинстве случаев вам не придется напрямую иметь дело с системой
последовательной нумерации дат, принятой в Excel. Дата вводится в привычном формате, а о деталях
программа позаботится сама.
Предположим, вам нужно ввести следующую дату: 1 июня 2004 года. Для этого нужно
набрать 1 июнь 2004 (или использовать любой другой из имеющихся форматов дат). Excel
интерпретирует эту дату как значение 38 139, которое является порядковым номером
введенной даты.
"Л Более подробно работа с датами и временными данными обсуждается в главе 10.
Дополнительней
информация \
На замет
/
заметку
56
Часть I. Вводный курс

Работа с временными данными
При вводе времени Excel расширяет систему представления дат так, чтобы она включала
десятичные дроби. Другими словами, Excel трактует время как дробную часть дня. Например,
порядковый номер даты 1 июня 2004 года— 38 139. Полдень указанного дня соответствует
внутреннему представлению 38 139,5.
Снова подчеркну, что, скорее всего, вам не придется сталкиваться с этими порядковыми
номерами дней и их дробными значениями для представления времени. Достаточно ввести в
ячейку время в одном из распознаваемых форматов, а все остальное программа сделает сама.
Методы рабоды с датами и временем обсуждаются в главе 10.
Дополнительна
информация \
Изменение и удаление числовых
и текстовых данных
После того как вы ввели в ячейку числовое значение или текст, можно изменять эти
данные несколькими способами:
■ удалить;
■ заменить;
■ отредактировать.
Удаление содержимого ячейки
Для того чтобы удалить числовое значение, текст или формулу в ячейке, достаточно
активизировать ячейку и нажать клавишу <Delete>. Чтобы удалить содержимое нескольких ячеек,
следует выделить их и нажать клавишу <Delete>. Нажатие клавиши <Delete> приводит к
удалению содержимого ячейки, но атрибуты форматирования, которые вы применили в ячейке
(например, выделение полужирным шрифтом, курсивом или различные числовые форматы),
сохраняются.
Чтобы удалить содержимое диапазона ячеек, выделите диапазон, а затем, ис-
Совет пользуя маркер заполнения (маленький квадратик, который находится в нижнем
правом углу выделенного диапазона), снимите выделение.
ТО
Для более гибкого контроля над процессом удаления используется команда Правка^
Очистить. После выбора этой команды на экране появится подменю с четырьмя
дополнительными опциями.
■ Все. Полностью очищает ячейку.
■ Форматы. Удаляет только атрибуты форматирования, сохраняя числовое значение,
текст или формулу.
■ Содержимое. Удаляет только содержимое ячейки, сохраняя атрибуты форматирования.
■ Примечания. Удаляет примечание (если оно есть), прикрепленное к ячейке.
Глава 2. Ввод и редактирование данных
57

Замена содержимого ячейки
Для того чтобы заменить содержимое ячейки, активизируйте ее и введите новые данные.
В результате предыдущее содержимое ячейки будет заменено, однако атрибуты
форматирования сохранятся.
Можно также заменить содержимое ячеек путем перетаскивания данных из од-
Совет ной ячейки в другую или вставки данных из буфера обмена. В обоих случаях
атрибуты форматирования ячейки, принимающей данные, заменяются атрибутами
Н форматирования новых данных. Большую свободу в выборе возможных
вариантов замены данных предлагают команда Правка^Специальная вставка и смарт-
тег Параметры вставки.
Редактирование содержимого ячейки
Если в ячейке содержится несколько символов, то проще всего заменить их, введя новые
данные. Однако, если в ячейке находится длинный текст или сложная формула и нужно
внести лишь небольшие изменения, лучше отредактировать содержимое ячейки, чем вводить
всю информацию заново.
Чтобы отредактировать содержимое ячейки, воспользуйтесь одним из перечисленных
ниже способов перехода в режим редактирования.
■ Дважды щелкните на ячейке. Это позволит отредактировать содержимое
непосредственно в ячейке.
■ Нажмите клавишу <F2>. Это тоже позволит отредактировать содержимое
непосредственно в ячейке.
■ Активизируйте ячейку, которую нужно отредактировать, а затем щелкните в строке
формул. Это позволит отредактировать содержимое ячейки в строке формул.
Для редактирования вы можете использовать тот метод, который вам больше нравится.
Одни пользователи считают, что проще всего редактировать прямо в ячейке, другие
предпочитают использовать строку формул.
Во вкладке Правка диалогового окна Параметры есть несколько опций,
влияющих на редактирование. (Чтобы открыть диалоговое окно Параметры, выберите
команду Сервис^Параметры.) Если флажок Правка прямо в ячейке снят, то вы
не сможете редактировать содержимое прямо в ячейке (двойной щелчок ни к
чему не приведет).
Применение любого из этих методов приводит к тому, что Excel переходит в режим
редактирования. (В левой части строки состояния появляется слово Ввод.) В этом режиме в
строке формул появятся две новые кнопки-пиктограммы (рис. 2.2). Щелкнув на кнопке, на
которой изображен символ х, можно отменить редактирование, и содержимое ячейки
останется прежним (нажатие клавиши <Esc> приводит к тому же результату). При щелчке на
пиктограмме с "галочкой" завершается редактирование и измененные данные сохраняются в
ячейке (нажатие клавиши <Enter> приводит к такому же результату).
Редактирование содержимого ячейки происходит следующим образом. В редактируемые
данные помещается текстовый курсор в виде мерцающей вертикальной линии, которую
можно перемещать с помощью клавиш управления курсором. Кроме этого, нажатие клавиши
<Ноте> приведет к тому, что курсор переместится в начало ячейки, а после нажатия клавиши
<End> — в конец ячейки. Новые символы появляются слева от курсора, тогда как сам курсор
перемещается вправо. Чтобы выделить несколько символов, нажмите клавишу <Shift> и,
На заметку
58
Часть I. Вводный курс

удерживая ее, перемещайте курсор с помощью клавиши управления курсором. Для
выделения символов во время редактирования можно также использовать мышь. Щелкните и
перетащите указатель мыши через те символы, которые нужно выделить.
Кнопки-пиктограммы
Рис. 2.2. Во время редактирования
ячеек в строке формул появляются
две кнопки-пиктограммы
Некоторые способы ввода данных
Можно упростить и ускорить процесс ввода данных в рабочий лист Excel, если
использовать описанные ниже способы и возможности. Также будут полезны советы, которые помогуг
сделать процедуру ввода данных более эффективной.
Куда перемещается табличный курсор после ввода данных
В зависимости от настройки параметров Excel, нажатие клавиши <Enter> после ввода
данных в ячейку может автоматически перемещать табличный курсор в другую ячейку.
Одних пользователей эта возможность раздражает, а другим нравится. Для того чтобы изменить
эту установку, выберите команду Сервис^Параметры и щелкните на вкладке Правка
(рис. 2.3). Опция, управляющая описанной возможностью, называется Переход к другой
ячейке после ввода. Здесь же можно указать направление, в котором будет перемещаться
табличный курсор после ввода данных (вниз, влево, вправо или вверх).
Международные | Сохранение | ГЪсеерка ошибок | "Срфя-рафия | безопасность' * |
вид ' Sbr-исмнн* Предке J O&sne j Пврюдаа 1 Список | &*4Грам*а „ j Цмт |
Параметры - -
Р Пеае*« прямо еячвиге
Р Лере£аским»«мае«
Р Лрбдулрвлуигъ«ерм «ремпиою
Р"0К>ехо>д к дсуМЙ ячейке послчево**
ецьпредт***. ЬтТЧИШ"»]
a£Ctrt***ixp*jp«we. I- 1-j
Р ■ ■-. -—v атъ{^ъектывмктесячвйкапи
Р ЗЛГ(МШИВ*ГЬОбЕ&«»ЧШ«И«(-ТОйвТЙЧвСК»ЕС
ЕВйКЙ
Р Лоев^ктавка «удаление ячее*
Р iftj) i иjanQuti Hi яюче>яй ячеж
Р" {>«цмжть Фчжвты и формулы в диапазонах t
Р лвтпнвп*«егмй ввод процентов
Р ©те&мжат* ивно r»w«e -рое врглвки
F? Отображать нвжзпераиатров добавления
Рис. 2.3. Здесь задается направление перемещения табличного
курсора после ввода данных
Использование вместо <Enter> клавиш управления курсором
В этой главе уже упоминалось о том, что для завершения ввода данных в ячейку нужно
использовать клавишу <Enter>. Однако это только один из способов. Вместо <Enter> можно
использовать любые клавиши управления курсором, в результате чего табличный курсор
будет перемешаться в указанном направлении. Например, если вы вводите данные, которые
Глава 2. Ввод и редактирование данных
59

должны располагаться в строке, то, чтобы завершить ввод, лучше нажать клавишу <—», а не
<Enter>. Другие клавиши управления работают так же, т.е. для завершения ввода можно даже
использовать клавиши <PgUp> и <PgDn>.
Выделение ячеек перед вводом данных
Вот один из приемов, о котором большинство пользователей Excel не знают. Если заранее
выделить диапазон ячеек, то при нажатии клавиши <Enter> программа автоматически
переместит табличный курсор в следующую ячейку. Если выделенная область включает
несколько строк, то Excel будет перемещать табличный курсор вниз по столбцам. После того как
табличный курсор окажется в последней ячейке текущего столбца, он переместится в
верхнюю ячейку следующего столбца. Для пропуска текущей ячейки просто нажмите клавишу
<Enter>. Чтобы вернуться к предыдущей ячейке, нажмите комбинацию клавиш <Shift+Enter>.
Если вы предпочитаете вводить данные по строкам, а не по столбцам, используйте вместо
<Enter> клавишу <ТаЬ>.
Если вам нужно ввести большое количество данных, то описанный метод избавит вас от
необходимости часто нажимать клавиши. Кроме того, вы можете быть абсолютно уверены в
том, что вводимые данные окажутся в нужных ячейках.
Использование <Ctrl+Enter> для ввода
повторяющейся информации
Если возникает необходимость ввести одни и те же данные в несколько ячеек, то, как
правило, большинство пользователей поступают следующим образом: вводят данные в одну
ячейку, а затем копируют их во все оставшиеся ячейки. Однако существует более удобный
способ: выделите все ячейки, которые нужно заполнить данными, введите числовое значение,
текст или формулу, а затем нажмите <Ctrl+Enter>. В результате одни и те же данные будут
введены в каждую ячейку выделенной области.
Автоматическое назначение десятичных запятых
Этот способ ввода чисел заинтересует тех, кому приходится вводить множество цифр с
фиксированным числом десятичных разрядов. Выберите команду СервисоПараметры и
щелкните на вкладке Правка. Установите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе
и убедитесь в том, что в поле десятичных разрядов установлено нужное число десятичных
разрядов после запятой.
Если описываемая опция активизирована, Excel автоматически расставляет десятичные
запятые. Например, если ввести в ячейку 12345, то программа будет интерпретировать это
число как 123,45 (десятичную запятую она добавит автоматически). Чтобы вернуться в
первоначальный режим, снимите флажок этой опции в диалоговом окне Параметры. Установка
или отмена данной опции не влияет на ранее введенные числа.
Этот режим ввода данных распространяется на все листы рабочей книги, а не
только на выделенный диапазон ячеек. Если вы забыли, что включен этот режим,
нимание! то можете ввести неправильные данные.
Использование функции Автозаполнение
В Excel предусмотрена специальная возможность, которая называется Автозаполнение.
Она облегчает ввод набора числовых значений или текстовых элементов в диапазон ячеек. Для
этого используется маркер автозаполнения (маленький квадратик, расположенный в нижнем
60
Часть I. Вводный курс

правом углу активной ячейки). Чтобы скопировать содержимое ячеек или автоматически
заполнить их набором данных, протащите маркер автозаполнения по нужным ячейкам.
Если нажать правую кнопку мыши, то, после того как вы перетащите маркер
автозаполнения, Excel отобразит на экране контекстное меню. Используя это меню, можно установить
дополнительные опции автозаполнения.
Использование функции Автозавершение
С помощью функции автозавершения можно выполнять автоматический ввод
повторяющихся текстовых данных. При этом нужно ввести в ячейку только несколько первых букв, и
Excel автоматически завершит ввод, основываясь на данных, которые вы ввели ранее в этот
столбец. Если вам нужно ввести большое количество повторяющихся данных, эта
возможность позволит сэкономить много времени.
Вот как осуществляется автоматический ввод. Допустим, вы вводите в столбец
информацию о проданных товарах. Пусть один из них называется Модем. Когда вы первый раз
вводите в ячейку слово Модем, Excel запоминает это. Позже, когда вы только начнете вводить
Модем в том же столбце, Excel "узнает" это слово по первым нескольким буквам и продолжит
ввод вместо вас. Для завершения ввода вам останется только нажать клавишу <Enter>.
Программа также автоматически изменяет написание букв. Поэтому, если вы начали вводить
модем (со строчной буквы м), Excel автоматически заменит строчную букву м прописной для
согласования данных с теми, что были введены ранее.
Описываемая возможность не только позволяет уменьшить число нажатий клавиш, но и
гарантирует, что вы всегда правильно введете ряд повторяющихся данных.
Доступ к этой возможности можно получить, если щелкнуть правой кнопкой мыши
Совет на ячейке и выбрать из контекстного меню команду Выбрать из списка. При ис-
пользовании данного метода Excel откроет раскрывающийся список, в котором
•■ j будут представлены все введенные в текущий столбец данные. Щелкните на том
элементе, который вам нужен, и он будет введен автоматически.
Помните, что функция атозавершения работает только с непрерывной
последовательностью ячеек. Если, например, посреди последовательности ячеек с данными есть пустая
ячейка, то Excel будет предлагать варианты только из тех ячеек, которые расположены ниже нее.
Если вы считаете эту возможность излишней, можно отключить ее во вкладке Правка
диалогового окна Параметры. Для этого достаточно снять флажок Автозавершение
значений ячеек.
Добавление новой строки в ячейку
Если вы вводите длинный текст в ячейку, то можно сделать так, чтобы программа
отображала содержимое в нескольких строках в пределах одной ячейки. Для добавления новой
строки в ячейку используется комбинация клавиш <Alt+Enter>.
Когда вы вводите символ разрыва строки (нажимаете <Alt+Enter>), Excel
автоматически устанавливает для текущей ячейки опцию Переносить по словам (подробнее
эта опция описана в главе 5). Но, в отличие от обычного режима переноса по
словам, в данном случае Excel принудительно переносит текст на новые строки там,
где вы указали. Это предоставляет дополнительные возможности при
форматировании текста.
Для удаления ручного переноса на новую строку откройте ячейку для
редактирования, поставьте текстовый курсор там, где находится символ разрыва строки, и
нажмите клавишу <Delete>. Символ разрыва строки невидим, но после его
удаления текст переместится на текущую строку.
Совет
Глава 2. Ввод и редактирование данных
61

Использование функции Автозамена
С помощью функции Автозамена можно создавать сокращения для часто употребляемых
слов или фраз. Например, если вы работаете в фирме "Рога и копыта", то для этого названия
можно создать сокращение рик в качестве элемента функции Автозамена. Тогда каждый раз
при наборе рик Excel автоматически будет заменять это сокращение на Рога и копыта.
В Excel встроен достаточно большой список слов, которые будут автоматически
заменяться при вводе (в основном это ошибки, которые часто встречаюются при вводе). Для
настройки функции Автозамена нужно воспользоваться командой Сервис^Параметры
автозамены. Во вкладке Автозамена активизируйте флажок Заменять при вводе и введите
нужный элемент и его сокращение (рис. 2.4). При этом вы можете ввести столько элементов,
сколько хотите.
ШИРИН'.
Аетомивна |датсф<*ма<тпри«ку» | Омрт-твги |
р1 QaeasatB и-юпкявдэиажнмтвй автшаншл
Р* v(^ЫlнйTbnecйtдcгв^«яy^Днorcw*ж»тиДl«>SUXУ
Р Заменят* при вводе
ЦК
Рога и копыта Corporation]
развитие
iработа
=работать
рука
■JtUsI
Добавит» j
"3
J
Рис. 2.4. С помощью функции Автозамена
можно создавать сокращения для часто
употребляемых слов и выражений
Совет
Список автозамены общий для всех приложений Microsoft Office. Поэтому любые
элементы автозамены, созданные, например, в Word, будут доступны и в Excel.
Ввод дробей
Если вы хотите ввести в ячейку простую дробь, отделите целую часть от дробной
пробелом. Например, чтобы ввести десятичный эквивалент такой дроби, как 6 и 7/8, введите 6 7/8 и
нажмите клавишу <Enter>. Программа введет в ячейку число 6,875 и автоматически
отформатирует его как дробь. Если у числа нет целой части (например, 1/8), вы должны сначала
ввести нуль: 0 1/8. Если вы снова установите табличный курсор на этой ячейке, то в строке
формул увидите число 0,125, но в ячейке будет отображаться 1/8.
Использование формы для ввода данных
Многие используют таблицы Excel как простые базы данных, в которых информация
организована по строкам. В этом случае Excel предлагает простой способ ввода данных с
помощью встроенной формы. На рис. 2.5 показан пример такой формы.
Начните ввод данных с определения заголовков столбцов. Они должны располагаться в
первой строке диапазона вводимых данных. Позже вы всегда сможете удалить эти заголовки,
если они вам больше не понадобятся. Заголовки нужны для того, чтобы описываемая команда
работала правильно. Выделите любую ячейку в строке заголовка и выберите команду Дан-
ныеОформа. Программа спросит, хотите ли вы использовать эту строку для заголовков.
Щелкните на кнопке ОК. Затем откроется диалоговое окно формы, содержащее поля релак-
62
Часть I. Вводный курс

тирования и несколько кнопок. Для перехода между полями можете использовать клавишу
<ТаЬ>. Когда вы введете данные для одной строки, щелкните на кнопке Добавить. Excel
загрузит данные в рабочую таблицу и очистит поля формы для ввода следующей строки.
С5Ш
****** ~"
ЩЯ
AWK:
К-эт**м ^Ш 1
Телефон:
>»ктро»*«я почт*. ;
*•■>»■» ifaom [ {
J
J
2Sl
Новая запись
Добаия* [
j
- 1
Цгад |
Далее {
Kpurefw j
закрыт» j
Рис. 2.5. Встроенная форма Excel
позволяет упростить ввод информации в
рабочую таблицу
Исполнитель
информация L
Форма ввода данных имеет много других полезных свойств, которые подробно
рассматриваются в главе 19.
Ввод текущей даты и времени
Иногда требуется ввести в ячейку текущую дату или время. Для этой цели в Excel
предусмотрены два клавиатурных эквивалента.
■ Текущая дата. <Ctrl+ Shift+;>.
■ Текущее время. <Ctrl+Shift+:>.
При этом способе ввода текущих даты и времени Excel вставляет их в рабочий
лист как статические данные. Другими словами, они не изменятся при пересчете
рабочего листа. Чаще всего это именно то, что вам нужно, но вы должны знать
об этом ограничении. (Чтобы эти данные изменялись, например, при следующем
открытии рабочей книги, следует использовать функции ТДАТА и СЕГОДНЯ. —
Прим. ред.)
Внимание!
Форматирование ячеек
Неформатированность данных, расположенных на рабочем листе, затрудняет их
понимание. Форматированность же помогает понять, что эти данные означают. Например, если в
ячейке отображается 25 000 000 р., вы без труда поймете, что в ней находится значение
какой-то денежной суммы.
В Excel существует много возможностей, позволяющих изменять вид содержимого ячеек.
Ниже рассматриваются способы быстрого форматирования рабочих листов. Более подробная
информация о форматировании приведена в главе 5.
Помните, что форматирование можно применить только к выделенной ячейке
Совет или к диапазону ячеек. Поэтому, прежде чем форматировать ячейки, выделите их.
Глава 2. Ввод и редактирование данных
63

Форматирование числовых значений
После ввода числовые значения, как правило, никак не отформатированы. Другими
словами, они состоят из последовательности цифр. Числа следует форматировать так, чтобы они
легко читались и были согласованы по количеству десятичных разрядов.
На рис. 2.6 показаны два столбца чисел. Числа в первом столбце никак не
отформатированы. Во втором столбце ячейки отформатированы так, чтобы числовые значения легко
читались.
[21 Чиииамм ф«рп«ш *!■
а| в
1
2 Неформатированные
3 25000
4 0.105
37433
1 234567Е-И1
5551114444
3057
30571212
С
Форматированные
25 000.00р
10.50%
26 06 2002
123456 700 000.О0
'(555)111-4444
003057
03057-1212
0777
D
Формат
Денежный
Процентный
Дата
С разделителями
Номер телефона.
Почтовый индекс
Иедекс + 4
Табельный номер
-JSl*i
Е Т
•1П
диске
Совет4'
>
Рис. 2.6. Неотформатированные числовые значения и те
же, но отформатированные значения
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
Если вы переместите табличный курсор в ячейку с отформатированным
числовым значением, то обнаружите, что в строке формул будет отображено
числовое значение в неформатированном виде. Так происходит потому, что
форматирование влияет только на способ отображения числового значения в ячейке,
а не на само значение.
Автоматическое форматирование чисел
Некоторые операции форматирования Excel способна выполнять автоматически.
Например, если вы вводите в ячейку 12,2%, то программа знает, что вы хотите использовать
процентный формат, и применяет его автоматически. Аналогично, если вы используете пробел
для отделения в числах тысяч от сотен (например, 123 456), Excel применяет форматирование
с этим разделителем групп разрядов автоматически. А если вы ставите после числового
значения знак денежной единицы, установленный по умолчанию, например р., то к данной
ячейке будет применен денежный формат.
Excel позволяет легко вводить в ячейки числовые значения в процентном форма-
Совет . те. Выполните команду Сервис* Параметры и перейдите во вкладку Правка. Ес-
ли установлен флажок Автоматический ввод процентов, то можно вводить в
' ячейку, отформатированную процентным форматом, числа в обычном виде. Они
будут восприниматься Excel как значения процентов (например, введите 12,5 для
12,5%). Если этот флажок не установлен, то необходимо вводить значения
процентов как десятичные дроби (например, 0,125 для 12,5%).
64
Часть I. Вводный курс

рополнитель
информация
Ввод дат и временных данных обсуждался выше в разделе "Дата и время".
Форматирование чисел с помощью панели инструментов
На панели инструментов форматирования, которая отображается на экране по
умолчанию, находится несколько кнопок, позволяющих быстро применить самые распространенные
форматы чисел. Если щелкнуть на одной из этих кнопок, то к активной ячейке будет
применен выбранный числовой формат. Можно также выделить диапазон ячеек (или даже всю
строку либо столбец рабочего листа), а затем щелкнуть на одной из кнопок форматирования.
Если выделено несколько ячеек, то числовой формат будет применен ко всем выделенным
ячейкам. В табл. 2.1 приведены числовые форматы, которые можно применить, щелкнув на
соответствующей кнопке панели инструментов форматирования.
Таблица 2.1. Кнопки для форматирования чисел
Название кнопки
Применяемое форматирование
Денежный формат
Процентный формат
Формат с
разделителями
Увеличить разрядность
Уменьшить разрядность
Добавляет знак денежной единицы, разделитель групп разрядов и отображает
числовые значения с двумя знаками после запятой
Отображает числовое значение в виде процента без десятичных разрядов
после запятой
Вставляет разделитель групп разрядов и отображает числовое значение с
двумя знаками после запятой
Увеличивает на единицу число десятичных разрядов после запятой
Уменьшает на единицу число десятичных разрядов после запятой
С помощью этих пяти кнопок панели инструментов форматирования можно применить к
выделенным ячейкам готовые "стили" числовых форматов. Они аналогичны стилям,
применяемым в текстовых процессорах.
О том, как модифицировать существующие стили и создавать новые, речь
пойдет в главе 5.
Форматирование чисел с использованием комбинаций клавиш
Задать форматы чисел можно с помощью комбинаций клавиш. В табл. 2.2 приведены
комбинации клавиш, которые используются при форматировании чисел для выделенной
ячейки или диапазона ячеек.
Таблица 2.2. Комбинации клавиш для форматирования чисел
Комбинация клавиш Применяемое форматирование
<Ctrl+Shift+"> Общий числовой формат (т.е. неотформатированные значения)
<Ctri+Shift+$> Денежный формат с двумя знаками после запятой (отрицательные числа
записываются в скобках)
Глава 2. Ввод и редактирование данных
65

Окончание табл. 2.2
Комбинация клавиш Применяемое форматирование
<Ctrl+Shift+%> Процентный формат без десятичных разрядов после запятой
<Ctrl+Shift+"> Экспоненциальный формат чисел с двумя знаками после запятой
<Ctrl+Shift+#> Формат дат с указанием дня, месяца и года
<Ctrl+Shift+@> Формат дат с отображением часов и минут
<Ctrl+Shift+!> Числовой формат с двумя знаками после запятой, разделителем разрядов и
дефисом для отрицательных значений
Форматирование чисел с помощью диалогового окна
Формат ячеек
Чаще всего числовых форматов, кнопки которых расположены на панели инструментов
форматирования, вполне достаточно. Но иногда возникает необходимость в использовании
большего количества вариантов форматирования. В Excel предусмотрено множество таких
вариантов. На рис. 2.7 показано диалоговое окно Формат ячеек, содержащее несколько
вкладок. Для форматирования чисел используется вкладка Число.
Рис. 2.7. С помощью вкладки Число
диалогового окна Формат ячеек
можно отформатировать числа
различными способами
Существует несколько способов вызова диалогового окна Формат ячеек. Прежде всего
выделите ячейку или ячейки, которые вы хотите отформатировать, а затем выполните одно из
приведенных ниже действий.
■ Выберите команду Формат^Ячейки.
■ Щелкните правой кнопкой мыши на выделенных ячейках и из контекстного меню выберите
команду Формат ячеек.
■ Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+l>.
Во вкладке Число диалогового окна Формат ячеек предусмотрено 12 категорий
числовых форматов. При выборе соответствующей категории из списка Числовые форматы
правая сторона панели изменяется так, чтобы отобразить соответствующие опции. Например, на
рис. 2.7 показан вид диалогового окна после выбора категории Числовой.
Категория Числовой содержит три опции: число отображаемых десятичных знаков,
использование разделителя групп разрядов и способ отображения отрицательных чисел.
Обратите внимание на то, что в окне списка Отрицательные числа представлено четыре варианта
} вине****** J Цфнфт | Грм 44 | «ид | Защита |
гОбрвэ*»
[| яичь»
f—3
JJJBJ
ч* i> ftKfftWHW учшм
-.г.-* ю
1234,10
* фодог тчмп* кдоэояде «ww способе* гр9Я<~ч#л**я-*к*п.
<Ж Отяам
66
Часть I. Вводный курс

отображения отрицательных чисел (два из них выделены красным цветом), которые
изменяются в зависимости от количества десятичных знаков и используемого символа разделителя
групп разрядов. В верхней части вкладки показан образец отформатированного числа.
Выбрав все необходимые опции, щелкните на кнопке ОК, чтобы применить числовой формат к
выделенным ячейкам.
Как форматировать числа
Важно понимать, что применение числового формата к ячейке никоим образом не изменяет
само число, которое там находится. Форматирование изменяет только внешний вид
отображаемого числового значения. Например, если в ячейке находится число 0,874 543, его
можно отформатировать так, чтобы на экране оно выглядело как 87%. Но если на ячейку
сделана ссылка в формуле, то во время вычислений будет использоваться полное числовое
значение (0,874 543), а не отображаемое (0,87).
В некоторых случаях форматирование чисел может приводить к тому, что отображаемые
результаты вычислений будут казаться неправильными, поскольку отображаются с
заданным ограниченным числом разрядов. Другими словами, они будут отображаться в
округленном виде. Поскольку при вычислениях по формулам Excel использует точные значения,
результат вычислений после округления может показаться неправильным.
Существует несколько способов решения подобной проблемы. Отформатируйте ячейки так,
чтобы отображалось больше десятичных разрядов. Кроме того, к отдельным числам можно
применить функцию ОКРУГЛ и установить нужное количество десятичных разрядов, до
которых программа должна округлять числа. (Эта и другие встроенные функции обсуждаются
в главе 8.)
Можно также дать указание Excel изменить числовые значения в рабочем листе в
соответствии с их отображаемым форматом. Для этого выберите команду Сервис^Параметры, в
диалоговом окне Параметры щелкните на вкладке Вычисления и установите флажок Точность как на
экране. Excel выдаст предупреждение о том, что данные, находящиеся в рабочем листе, будут
изменены и точность будет понижена. Если вы хотите воспользоваться этой опцией, не
забудьте создать резервную копию файла на тот случай, если вы передумаете. Также учтите,
что действие этой опции распространяется на все листы рабочей книги.
Ниже приведен список категорий числовых форматов с небольшими комментариями.
■ Общий. Формат, принятый по умолчанию. При его выборе числа отображаются в
виде целых чисел, десятичных дробей или, если число слишком большое и- не
помещается в ячейке, в экспоненциальном формате.
■ Числовой. Позволяет указать число десятичных знаков, определить разделитель групп
разрядов и способ отображения отрицательных чисел (со знаком "минус", красным
цветом или красным цветом со знаком "минус").
■ Денежный. Позволяет указать число десятичных знаков, использование знака
денежной единицы и способ отображения отрицательных чисел (со знаком "минус",
красным цветом или красным цветом со знаком "минус"). В этом формате всегда
используется разделитель групп разрядов.
■ Финансовый. Отличается от денежного тем, что знаки денежной единицы всегда
выровнены по вертикали.
■ Дата. Позволяет выбрать один из форматов отображения дат.
■ Время. Предоставляет на выбор несколько форматов отображения времени.
■ Процентный. Позволяет выбрать число десятичных знаков. Символ процента
отображается всегда.
Глава 2. Ввод и редактирование данных
67

■ Дробный. Позволяет выбрать один из девяти дробных форматов отображения чисел.
■ Экспоненциальный. В этом формате число всегда отображается с буквой Е. Вы
можете выбрать число десятичных знаков для отображения.
■ Текстовый. Его применение к числовому значению заставляет Excel рассматривать
это число как текст (даже если текст выглядит как число).
■ Дополнительный. Включает четыре дополнительных числовых формата: Почтовый
индекс, Индекс+4, Номер телефона и Табельный номер.
■ Все форматы. Позволяет создавать собственные числовые форматы, не входящие ни в
одну из перечисленных категорий.
Если в ячейке находится ряд символов "решетка" (#########), это значит, что
Совет столбец недостаточно широк для отображения числа в выбранном формате.
Чтобы увидеть содержимое ячейки, увеличьте ширину столбца или измените чи-
В еловой формат.
Числовые форматы, определяемые пользователем
Как уже упоминалось, категория Все форматы позволяет создавать собственные
числовые форматы, которые не входят ни в одну из других категорий. Excel предоставляет для
этого большие возможности, тем не менее у вас могут возникнуть затруднения. Этой теме
посвящена глава 25.
68
Часть I. Вводный курс

Основные операции
с рабочим листом
ГЛАВА
этой главе рассмотрены основные методы,
применяемые к рабочим листам, которые необходимо знать
каждому пользователю. Понимание этих методов позволит
повысить эффективность работы в Excel.
Операции с рабочими
листами
Файлы называются рабочими книгами, каждая рабочая
книга состоит из одного или нескольких рабочих листов. Если
считать рабочую книгу блокнотом, то рабочие листы будут
страницами этого блокнота. Как и в блокноте, вы можете открыть
(активизировать) отдельный лист, добавить или удалить
определенное количество листов, копировать листы и т.д.
Далее в этом разделе будет показано, как добавлять,
удалять, скрывать и перемещать рабочие листы.
Работа с окнами Excel
Создаваемые в Excel файлы называются рабочими книгами.
В рабочей книге может содержаться произвольное число листов,
и это могут быть либо рабочие листы (самый распространенный
тип листа), либо листы диаграмм (на каждом из которых может
находиться по одной диаграмме). Именно рабочий лист имеют в
виду многие пользователи, когда говорят об электронной таблице.
Одновременно можно открыть столько рабочих книг,
сколько вам необходимо (но большинство пользователей
обычно работают с одной рабочей книгой). На рис. 3.1
показано окно интерфейса Excel с четырьмя открытыми рабочими
книгами, каждая из которых находится в отдельном окне. Одно
из окон свернуто, и видна только его строка заголовка. Окна
рабочих книг могут перекрываться, но при этом строка заголовка
одного из окон будет выделена более ярким цветом. В этом
окне находится активная рабочая книга.
В этой главе...
Операции с рабочими
листами
Управление внешним в
дом рабочего листа
Работа со строками
и столбцами

Рис. 3.1. Окно Excel с четырьмя открытыми рабочими книгами, одна из которых свернута
Окна рабочих книг Excel работают точно так же, как и окна любой другой программы
Windows. Окна Excel могут находиться в одном из трех состояний.
■ Развернуто. Окно заполняет все рабочее пространство Excel. Развернутое окно не имеет
строки заголовка, а имя рабочей книги находится в строке заголовка окна программы
Excel. Для того чтобы развернуть окно, нужно щелкнуть на кнопке максимизации.
■ Свернуто. Виден только маленький прямоугольник со строкой заголовка. Для того
чтобы свернуть окно, нужно щелкнуть на кнопке минимизации.
■ Восстановлено (т.е. не полностью развернуто). Для того чтобы восстановить окно, которое
было свернуто или развернуто, щелкните на кнопке восстановления. Восстановленное окно
можно свободно перемещать по экрану и изменять его размеры.
При работе с несколькими книгами одновременно (что встречается довольно часто) вам нужно
знать, как перемещать окна рабочих книг, изменять их размеры и переключаться между ними.
Как вы, вероятно, знаете, сама программа Excel тоже выполняется в отдельном окне. Окно
Excel также может быть развернуто, свернуто или не полностью развернуто. Когда окно Excel
развернуто, оно занимает весь экран. Вы можете активизировать и другие запущенные программы с
помощью панели задач Windows, которая обычно располагается в нижней части экрана.
Перемещение окон и изменение их размеров
Для того чтобы переместить окно, щелкните на его строке заголовка и перетащите его с
помощью мыши. Заметьте, что окно можно переместить даже за пределы видимой части
экрана в любом направлении, если это необходимо.
70
Часть I. Вводный курс

Если вы хотите изменить размеры окна, щелкните на одной из его границ и
перетаскивайте ее до тех пор, пока окно не примет нужный размер. Когда вы помещаете указатель мыши
на границе окна, форма указателя изменяется. Это служит сигналом того, что можно
приступить к изменению размеров окна. Для того чтобы одновременно изменить размеры окна и по
горизонтали и по вертикали, щелкните на одном из углов окна и перетащите его.
^^^ Перемещать окно или изменять его размеры можно только в случае, если оно не
На заметку полностью развернуто. Хотя вы можете перемещать по экрану и свернутое окно,
это никак не повлияет на положение окна после его восстановления.
Иногда необходимо, чтобы все окна рабочих книг были видны (т.е. не заслоняли друг друга).
Это, конечно, можно сделать и вручную, соответствующим образом изменив размеры окон и
расположив их на экране. Однако Excel позволяет сделать это автоматически. Команда Окно1^
Расположить открывает диалоговое окно, показанное на рис. 3.2. С его помощью можно
расположить окна на экране четырьмя способами. Выберите нужную опцию и щелкните на кнопке ОК.
Рис. 3.2. Это диалоговое окно
помогает упорядочить окна
всех открытых рабочих книг
Тс лькоймт ржущей t>*T
I OK I «ом
Переключение между окнами
Как уже упоминалось, только одно окно рабочей книги в текущий момент времени может
быть активным —то, в которое вы вводите данные и в котором выполняются ваши команды.
Строка заголовка активного окна выделена другим цветом, и это окно расположено сверху
над остальными окнами.
Активизировать другое окно можно несколькими способами.
■ Щелкните на кнопке нужной рабочей книги на панели задач Windows1.
■ Щелкните на нужном окне, если его видно на экране. Окно, на котором вы щелкнули,
переместится наверх и станет активным.
■ Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Tab>, чтобы циклически перемещаться по всем
открытым окнам до тех пор, пока нужное окно не окажется сверху. Нажатие клавиш
<Shift+Ctrl+Tab> приведет к циклическому перемещению по окнам в обратном
направлении.
■ Откройте меню Окно и выберите нужное окно из списка, который находится в нижней
части меню. Активное окно отмечено галочкой. В списке может находиться до девяти
окон. Если у вас открыто больше девяти окон рабочих книг, выберите команду Все
окна, которая расположена под списком из девяти названий окон.
О Многие пользователи предпочитают работать с развернутыми окнами рабочих
книг. Это позволяет видеть большее количество ячеек и не отвлекает внимания
на другие окна рабочих книг, попадающиеся на глаза.
1 Такое представление рабочих книг может отсутствовать на панели задач, если не включена
соответствующая опция. Для ее включения выполните команду Сервис^ Параметры и во вкладке Вид
диалогового окна Параметры установите флажок окна на панели задач. — Прим. ред.
Глава 3. Основные операции с рабочим листом
71

Когда вы разворачиваете одно окно, все остальные окна тоже разворачиваются (хотя вы
этого не видите). Поэтому если активное окно развернуто и вы активизируете другое окно, то
новое активное окно также будет развернуто. Когда окно рабочей книги развернуто, нельзя
выбрать другое окно, щелкнув на нем, поскольку остальные окна невидимы. Поэтому для
активизации другого окна нужно нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Tab> либо воспользоваться
панелью задач Windows или меню Окно.
Нужно отметить также, что одна и та же рабочая книга может быть открыта в не-
Совет скольких окнах. Например, если рабочая книга состоит из двух рабочих листов, то
можно открыть каждый из них в отдельном окне. Все описанные выше действия с
окнами применимы и к этому случаю. Чтобы открыть для активной рабочей книги
новое окно, выполните команду Окно^Новое.
Закрытие окон
Если у вас открыто слишком много окон, закройте некоторые из них. Чтобы закрыть
окно, выберите команду Файл ^Закрыть или просто щелкните на кнопке закрытия, которая
находится в правой части строки заголовка окна рабочей книги. Если окно рабочей книги
развернуто во весь экран, то его срока заголовка невидима и кнопка закрытия окна находится
прямо под кнопкой закрытия Excel.
Когда вы закрываете окно рабочей книги, Excel проверяет, вносились ли в нее какие-либо
изменения со времени открытия или последнего сохранения файла. Если нет, то окно
закрывается без всяких сообщений программы. Если же вы внесли какие-либо изменения, то,
прежде чем закрыть окно, Excel предложит вам сохранить файл.
Активизация рабочих листов
В текущий момент времени активной может быть только одна рабочая книга.
Аналогично, в этой рабочей книге активным может быть только один лист. Для того чтобы
активизировать другой лист, достаточно щелкнуть на его ярлычке, который расположен в нижней
части окна рабочей книги. Для активизации другого листа можно также использовать
комбинации клавиш.
■ <Ctrl+PgUp>. Активизируется предыдущий лист, если он существует.
■ <Ctrl+PgDn>. Активизируется следующий лист, если он существует.
Если в рабочей книге несколько листов, не все их ярлычки могут быть видимы. Для просмотра
других ярлычков следует воспользоваться кнопками прокрутки (рис. 3.3). Ярлычки листов
находятся в той же строке, что и горизонтальная полоса прокрутки рабочего листа. Чтобы
отобразить на экране большее или меньшее количество ярлычков, нужно перетащить разделитель
ярлычков в соответствующем направлении. Обратите внимание, что перетаскивание разделителя
изменяет одновременно число видимых ярлычков и размер горизонтальной полосы прокрутки.
р?.
.ЗЧ^нЛ»*»*™». Моац Oj«o»bJ_
Рис. 3.3. Кнопки прокрутки позволяют
Кнопки прокрутки Разделитель отобразить на экране те ярлычки лис-
ярлычков листов ярлычков тов, которые не видны
Щелчок правой кнопкой мыши на одной из кнопок прокрутки открывает список
Совет всех листов рабочей книги. Вы можете быстро активизировать нужный лист, выбрав
его из этого списка.
Ф
72
Часть I. Вводный курс

Добавление нового рабочего листа
Использование нескольких рабочих листов позволяет структурировать большие таблицы.
Вместо того чтобы использовать одну большую таблицу, можно разбить ее на несколько
логически связанных таблиц. Например, если вы отслеживаете объемы продаж нескольких
товаров, можно разместить информацию по каждому товару на отдельном рабочем листе.
После этого можно создать еще один лист, объединив на нем полученные результаты.
Существует три способа добавления нового рабочего листа в рабочую книгу.
■ Выберите команду Вставка^Лист.
■ Нажмите комбинацию клавиш <Shift+Fl 1>.
■ Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выберите из появившегося
контекстного меню команду Добавить. На экране появится диалоговое окно Вставка, в
котором нужно щелкнуть на пиктограмме Лист.
После выполнения любого из перечисленных действий программа вставит в рабочую
книгу новый лист перед активным листом. Новый лист автоматически становится активным.
Чтобы сразу вставить несколько листов, выделите ряд ярлычков листов, удерживая
Совет нажатой клавишу <Shift>. Затем выполните команду вставки листов. Excel добавит
столько листов, сколько было выделено ярлычков перед командой вставки.
У
Для того чтобы сразу после вставки нового листа добавить в рабочую книгу
Совет еще ряд дополнительных листов, нажмите несколько раз комбинацию клавиш
<Ctrl+Y>— это клавиатурный эквивалент команды Правка* Повторить вставку
•. \ рабочего листа. При каждом нажатии указанных клавиш в рабочую книгу будет
добавляться один лист. — Прим. ред.
Удаление листа из рабочей книги
Если вам больше не нужен какой-либо рабочий лист или вы хотите убрать пустой лист из
рабочей книги, удалите его. Это можно сделать двумя способами.
■ Выберите команду ПравкаОУдалить лист.
■ Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выберите из контекстного меню
команду Удалить.
Если на удаляемом листе есть какие-либо данные, Excel попросит вас подтвердить
удаление листа. Если этот лист никогда не использовался, он удалится без вопросов.
Чтобы удалить из рабочей книги несколько листов с помощью одной команды,
нужно их предварительно выделить. Для этого, удерживая нажатой клавишу
<Ctrl>, щелкните на ярлычках тех листов, которые вы хотите удалить. Затем
удалите листы одним из описанных выше способов. Для того чтобы выделить
несколько соседних листов, щелкните на ярлычке первого листа, нажмите клавишу
<Shift> и щелкните на ярлычке последнего листа.
Внимание!
Операция удаления листа из рабочей книги необратима. Это одно из немногих
действий в Excel, которые нельзя отменить.
Глава 3. Основные операции с рабочим листом
73

Изменение имени рабочего листа
По умолчанию рабочие листы называются Лист1, Лист2 и т.д. Обычно листам принято
давать более содержательные имена. Чтобы изменить имя листа, воспользуйтесь одним из
описанных ниже способов.
■ Выберите команду ФорматОЛистОПереименовать.
■ Дважды щелкните на ярлычке листа.
■ Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выберите из контекстного меню
команду Переименовать.
После выполнения любого из перечисленных действий Excel выделит ярлычок листа, так
что вы сможете отредактировать имя листа или заменить его.
Чтобы внести небольшие изменения в имя листа, не заменяя его полностью,
дважды щелкните на ярлычке листа и затем отредактируйте имя.
(знак вопроса);
(звездочка).
Имя листа может состоять максимум из 31 символа, причем допускаются пробелы. В имени
листа нельзя использовать следующие символы:
: (двоеточие); ?
/ (косая черта); *
\ (обратная косая черта);
Помните о том, что имя будет отображаться на ярлычке листа, поэтому более длинное
имя потребует более широкого ярлычка. Таким образом, если вы будете использовать
длинные имена листов, вы сможете увидеть без прокручивания только несколько ярлычков.
Изменение числа листов в новой рабочей книге
По молчанию Excel создает новую рабочую книгу с тремя листами. Если после открытия
новой рабочей книги вам часто приходится добавлять в нее листы или удалять их, измените
количество листов, содержащихся в рабочей книге по умолчанию.
Для того чтобы изменить число листов в новой рабочей книге, выполните перечисленные
ниже действия.
1. Выберите команду Сервис^Параметры.
2. В появившемся диалоговом окне Параметры выберите вкладку Общие.
3. Измените значение параметра Листов в новой книге, затем щелкните на кнопке ОК.
Значение этого параметра будет влиять на все создаваемые рабочие книги, но никак не
отразится на уже существующих книгах.
Изменение цвета ярлычков листов
В Excel можно изменять цвет одного или нескольких ярлычков листов. Например, в
вашей рабочей книге есть несколько листов, содержащих однотипные данные. Тогда можно
изменить цвет соответствующих ярлычков, чтобы подчеркнуть, что это листы одного типа.
Чтобы изменить цвет ярлычка, щелкните на нем правой кнопкой мыши и в контекстном
меню выберите команду Цвет ярлычка. В появившемся диалоговом окне выберите цвет.
74
Часть I. Вводный курс

Перемещение и копирование рабочего листа
Порой возникает необходимость изменить порядок следования листов в рабочей книге.
Например, если данные по продажам товаров по каждому региону введены на отдельных
рабочих листах, то иногда удобнее расположить эти листы в алфавитном порядке или в
соответствии с объемами продаж. Кроме того, иногда требуется переместить лист из одной
рабочей книги в другую. (Если вы хотите переместить рабочий лист из одной рабочей книги в
другую, то обе книги должны быть открыты.) Также Excel позволяет создавать копии
имеющихся листов.
Существует несколько способов перемещения и копирования листа.
■ Выберите команду Правка^Переместить/скопировать лист, в результате откроется
диалоговое окно Переместить или скопировать.
■ Щелкните правой кнопкой на ярлычке листа и в контекстном меню выберите команду
ПравкаО Переместить/скопировать лист (также откроется диалоговое окно
Переместить или скопировать).
■ Для перемещения листа щелкните на его ярлычке и перетащите ярлычок в нужное
место той же или другой рабочей книги. Во время перетаскивания указатель мыши
превращается в маленькое изображение листа со стрелкой.
■ Для копирования листа щелкните на его ярлычке, нажмите клавишу <Ctrl> и перетащите
ярлычок в нужное место той же или другой рабочей книги. Во время перетаскивания
указатель мыши превращается в маленькое изображение листа со знаком "плюс" на нем.
Можно также переместить или скопировать несколько листов одновременно,
Совет предварительно выделив их. Для этого, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>,
щелкните на ярлычках соответствующих листов, а затем выполните описанные
выше действия.
>
Обычно самый простой из этих способов — перетаскивание, но если в книге много
листов, то лучше отдать предпочтение команде меню. Эта команда открывает диалоговое окно,
показанное на рис. 3.4, в котором нужно выбрать рабочую книгу и новое положение листа.
Пютлагь ийони* листы
t'm*r
|f К|Джгг_02кИ*
Вирквтмг
Г СяД0*?Ь.£ОПМв
) OK I
*!
d
"" "~3
■■нк -1
Опш« j
Рис. 3.4. Диалоговое окно
Переместить или
скопировать
Если вы перемещаете или копируете рабочий лист в рабочую книгу, в которой уже есть
лист с тем же именем, Excel изменит имя так, чтобы сделать его уникальным. Например, имя
ЛисП превратится в Лист1 (2).
^^^ Если лист перемещается или копируется в другую рабочую книгу, то в нее копи-
На заметку руются имена ячеек, диапазонов и форматы, определенные пользователем.
/
Глава 3. Основные операции с рабочим листом
75

Сокрытие и отображение рабочего листа
Иногда необходимо скрыть рабочий лист, например если вы хотите, чтобы другие не
видели его или чтобы он вам не мешал. Когда лист скрыт, его ярлычок тоже спрятан. В каждой
рабочей книге должен быть хотя бы один видимый лист, поэтому Excel не позволит скрыть
все листы рабочей книги.
Для того чтобы скрыть рабочий лист, выберите команду Формат^Лист^Скрыть.
Активный лист (или выделенные листы) скроются из вида.
Чтобы отобразить скрытый лист, выберите команду ФорматОЛистООтобразить. Excel
откроет диалоговое окно Вывод на экран скрытого листа со списком скрытых листов.
Выберите лист, который нужно отобразить, и щелкните на кнопке ОК. В этом диалоговом окне
нельзя одновременно выбрать несколько листов, поэтому для каждого листа, который вы
хотите отобразить, придется повторить указанную команду.
Для более полной защиты рабочей книги от несанкционированных изменений ис-
Совет пользуйте команду Сервис^Защита. Эта команда предоставляет большие
возможности по защите как отдельного листа, так и всей рабочей книги. Но помните,
■Я что защита Excel достаточно слабая и ее легко "взломать".
Создание "очень скрытого" рабочего листа
Кроме возможности обычного сокрытия листов, Excel также позволяет делать листы "очень
скрытыми". Такие рабочие листы не отображаются в диалоговом окне Вывод на экран
скрытого листа. Чтобы сделать лист очень скрытным, выполните ряд действий.
1. Выделите рабочий лист.
2. Выполните команду Вид^Панели инструментов^Элементы управления.
3. Щелкните на кнопке Свойства на появившейся панели инструментов. На экране
отобразится окно Properties (Свойства), показанное на рисунке.
4. В окне Properties установите значение свойства Visible в положение 2 - xlSheetVeryHidden.
Natr*) Лисп
Щ ■ •yPageBreaks False
DisptoyftightTolet False
LnabteAutcf*er Falsa
LnatfeCokiMOT True
EnableOitfreTg False
EneblePK-otTeble False
[nableSelecton 0 - xhofieswcHons
Чете итог
4roLArea
stsrdardwWh
После этого лист станет скрытым и. не будет отображаться в окне Вывод на экран скрытого
листа.
Будьте внимательны. После того как лист станет очень скрытым, вы не сможете отобразить
его с помощью окна Properties, так как не сможете его выбрать. Фактически единственный
способ отобразить такой лист — использовать макрос VBA. (Как создавать такие макросы,
описано в части VI.) Чтобы отобразить лист с названием Лист1, нужно выполнить
следующую команду VBA:
ActiveWorkbook.Worksheets("Лист1").Visible = True
76
Часть I. Вводный курс

Управление внешним видом
рабочего листа
Если на отдельных листах и во всей рабочей книге содержатся большие объемы данных,
перемещаться по данным и находить нужную информацию становится довольно сложно.
Excel имеет несколько эффективных средств просмотра как отдельных листов, так и
нескольких одновременно. Эти средства рассматриваются в настоящем разделе.
Просмотр листов в нескольких окнах
Иногда возникает необходимость иметь в поле зрения одновременно две различные части
одной рабочей таблицы. Это может понадобиться, например, чтобы проследить в формулах
ссылки на ячейки в разных местах рабочего листа. Возможна также ситуация, когда
необходимо видеть одновременно несколько листов одной и той же рабочей книги. Для этого нужно
открыть одно или несколько дополнительных окон текущей книги.
Для того чтобы создать новое окно активной рабочей книги, выберите команду Ок-
но^Новое.
Если при создании нового окна максимизировано окно активной рабочей книги
Совет (т.е. развернуто на весь экран), вы можете не заметить, что создано новое окно.
В таком случае обратите внимание на строку заголовка окна Excel, где к имени
\ рабочей книги будет добавлено :2. Выберите команду ОкнооРасположить и в
диалоговом окне Расположение окон выберите одну из опций, чтобы увидеть все
открытые окна.
В результате Excel откроет новое окно и поместит туда активную рабочую книгу
(рис. 3.5). Обратите внимание на текст в строках заголовков этих окон: КЛИЕНТЫ.XLS:1
и КЛИЕНТЫ.XLS:2. Чтобы вы не перепутали окна. Excel добавляет в строку заголовка
двоеточие и номер окна.
J
2040
2041
2042
043
2044
2045
204S
2047
2048
2049,
2050
2051
2052
2053
2054
2055
2056
2057
2058
ШШВШ
Save-a-lot Markets
Save-a-lot Markets
White Clover Markets
White Clover Markets
White Clover Markets
''■'ChterSupermarkt
Richte'Supermarkt
yd World Delicatessen
ЭИ World Delicatessen
Old World Delicatessen
Supremes delices
Supremes delices
Supremes delices
Supremes delices
Drachenblut De'ikatessen
Drachenblut Delikatessen
Godos Cocina Tipica
Supremes delices
Supremes delices
ЭКЛИЕНТЫЯ-б I
28 Veltingionlmportadora
29 Wellington Importadora
30 HLARION-Abastos
3l"4ILARION-Abastos
ЗУ HLARION-Abastos
33, Fmst Handel
.34 Ernst Handel
35 Fmst Handel
.36. Centra comerci al Moctezuma
37 entro comerci al Moctezuma
38 :ttilies Kaseladen
38. «lies Kaseladen
j40_ )ttilies Kaseladen
41 )ttUies Kaseladen
42 lue Delicia
_43 lue Delicia
44 (aMesnake Canyon Grocery
45 iafflesnake Canyon Grocery
^6 tefflesnake Canyon Grocery
11038 215 08 05 2d
G
10256
10256
10257
10257
10257
10258
10258
10258
10259
10259
10260
10260
10260
10260
10261
10261
10262
10262
10262
i"
H
104
262
104
144
351
170
152
256
80
208
120
,.M*I
3
26 07.-
26 07.
3107.
3107.
31 07 '
01 08..
0108.
01.08.
03 08.
03 08.
07 08.
394
156
77
80
144
304
240
170
07 08
07.08.
07 08:
08 08.
08 08.
03 08..
03 08.
03.08.: .
itd
VBamufjw», M лц.л/лт/*гши/ат.-
Рис. 3.5. Два вида одной и той же рабочей книги
Глава 3. Основные операции с рабочим листом
77

Каждая рабочая книга может иметь сколько угодно видов (т.е. отдельных окон).
Каждое окно не зависит от других. Иными словами, прокрутка в одном окне не вызывает
прокрутки в другом (других). Это позволяет отображать различные части рабочих листов в
отдельных окнах.
Чтобы закрыть дополнительные окна, пользуйтесь обычными методами. Например,
щелчок на кнопке закрытия, расположенной в строке заголовка, позволяет закрыть активное
окно, но не закрывает другие окна.
Отображение нескольких окон одной рабочей книги облегчает копирование дан-
Совет ных из одного рабочего листа в другой. Для этого достаточно воспользоваться
методом "перетащить и опустить".
.. S
Сравнение рабочих листов
Иногда нужно сравнить два рабочих листа, расположенных в разных окнах. Новое
средство Excel 2003 создано для того, чтобы облегчить выполнение этой операции. Листы могут
располагаться в одной или в разных рабочих книгах.
Сначала убедитесь, что нужные рабочие листы открыты в разных окнах. Если требуется
сравнить два листа одной рабочей книги, выберите команду ОкнО^Новое, чтобы открыть
еще одно окно активной рабочей книги. Затем перейдите в первое окно и выберите команду
ОкноОСравнить рядом С. Если открыто более двух окон, появится диалоговое окно, в
котором следует указать окно для сравнения.
Чтобы сравнивать таблицы по строкам (а не по столбцам), окна должны быть
расположены одно под другим. Если нужно сравнить листы по столбцам, выберите команду
Окно1* Расположить и в открывшемся диалоговом окне установите переключатель в
положение Рядом.
При сравнении строки и столбцы в обоих окнах будут прокручиваться синхронно.
Также на экране появится панель инструментов Сравнить по столбцам, на которой
находится три кнопки.
■ Синхронная прокрутка. Включает и отключает синхронную прокрутку окон.
■ Восстановить расположение окна. Если вы изменили расположение окон, щелкните
на этой кнопке, чтобы расположить одно окно под другим.
■ Вернуться в обычный режим. Выход из режима сравнения и возврат к предыдущему
расположению окон. Также можно воспользоваться командой Окно^Закрыть
открытые рядом документы.
Помните, что значения все равно придется сравнивать вручную. К сожалению, в Excel нет
средств для выделения несовпадающих данных.
Разделение листа
Если вы не хотите загромождать экран дополнительными окнами, воспользуйтесь другой
возможностью Excel, которая позволяет отобразить в одном окне несколько частей рабочего
листа. Команда Окно1* Разделить разбивает активный лист на две или четыре области в том
месте, где находится табличный курсор. С помощью мыши можно перетащить полосы
разделения панелей, чтобы задать им нужный размер.
На рис. 3.6 показан рабочий лист, разделенный на четыре области. Обратите внимание
на то, что номера строк и буквы столбцов не являются последовательными. Таким образом,
78
Часть /. Вводный курс

разделение окна на области позволяет просматривать в одном окне различные части
рабочего листа. Две области, расположенные одна под другой, всегда имеют одинаковые
заголовки столбцов, а две области, расположенные рядом, — одинаковые номера строк. Чтобы
вернуться к первоначальному виду экрана, воспользуйтесь командой ОкнооСнять разделение.
Ж
Б.
99 [Ольга
100, Ольга
Ольга
102 Дарья
.105 Дарья
Дарья
Дарья
ЛЗЬ<]
108
JS* Мария
107 Мария
Мария
||89j Анна
ГЩ Петр
1191 Петр
Ш? Петр
W Анна
1194 Анна
1195/Ольга
1Ш.0пьга
«* Глшм-
С D
Бабкина Венесуэла
Бабкина Венесуэла
Бабкина Венесуэла
Воронова Германия
Воронова Германия
Воронова Германия
Воронова Германия
Белова Германия
Белова -Германия
Белова Германия
Крылова Германия
Кралев Финляндия
. Е
Lara
Lara
Lara
F
LLA-Supermercado
LLA-Supermercado
LLA-Supermercado
Lehmanns Marktstand
Lehmanns Marktstand
Lehmanns Marktstand
Lehmanns Marktstand
QUiCK-Stop
QUICK-Stop
OUICK-Stop ~
Финляндия
Финляндия
Кралев
Кралев
Крылова США
Крылова _ США
Бабкина Венесуэла
Бабкина Венесуэла
WA
WA
Nueva
Nueva
iTTiWrtlSi: l»«*;in*i\ {
OUICK-Stop
Wilman Kala
WilmanKala
Wilman Kaia
White Clover Markets
White Clover Markets
ELINO-Delicateses
ELINaDelicateses
■KTlii
G
10283'
10283
10283
10284
10284
10284
10284
10285
10285
10285
10694
10695
10695
10695
10696
10696
10697
10697
H
73
278
124
272
112:
351:
155
262
144
147
"зоо"
380
400
45
120
390
150:
132.5
01 .OS*"
0109
01.09
05 09.
0509
0509
05 09
0409
04 09. ,
04 09 .и
"iii'.il
23 10. '
23.10
2310
23 10.^
2310.
2310.
2310 ,
Рис. 3.6. Этот рабочий лист разделен на четыре области
Существует еще один способ разделения листа на области — перетащить вертикальную
или горизонтальную полосы разделения, которые находятся в верхней части вертикальной
и в правой части горизонтальной полос прокрутки. Когда вы поставите указатель мыши на
полосу разделения, он примет вид двунаправленной стрелки с двумя параллельными
линиями посередине. Чтобы снять разделение, перетащите полосу к краю окна или просто
дважды щелкните на ней.
Закрепление областей
Многие рабочие листы содержат заголовки строк и столбцов. При прокручивании такого
листа легко потерять ориентацию, когда заголовки строк и столбцов исчезнут из вида. В Excel
эта проблема решается легко и просто с помощью такой возможности, как закрепление
областей. После закрепления области с заголовками при прокрутке рабочего листа заголовки
всегда будут оставаться на экране.
Чтобы закрепить области рабочего листа, переместите табличный курсор в ячейку,
которая находится на одну строку ниже и на один столбец правее области, которую нужно
закрепить. Затем выберите команду Окно1^Закрепить области. Программа обозначит
закрепленные строки и столбцы темными линиями. Чтобы отменить закрепление областей, выберите
команду ОкнооСнять закрепление областей.
На рис. 3.7 показана та же таблица, что и на рис 3.6, но с закрепленными строками 1-4
и столбцом А. Вы можете прокручивать строки и столбцы, но при этом заголовки столбцов
и значения в столбце А все время будут оставаться на своих местах.
Если на листе есть закрепленные области, то после нажатия комбинации клавиш
Совет <Ctrl+Home> табличный курсор перейдет в левую верхнюю ячейку незакреплен-
ной области. Перевести табличный курсор в закрепленную область можно, ис-
ВД пользуя мышь или клавиши управления курсором.
Глава 3. Основные операции с рабочим листом
79

IT
V
53
54
55
56
57
58
59
60
61
m
63
64
C5
68
67
69
A
Имя
1авеп
1авел
Эльга
Дарья
Дарья
Дарья
Лнна
Лнна
Андрей
Андрей
Мария
Мария
Иван
Иван
Иван
Иван
Ольга
1. в •
Фамилия
Новиков
Новиков
Бабкина
Воронова
Воронова
Воронова
Крылова
Крылова
Кротов
Кротов
Белова
Белова
Акбаев
Акбаев
Акбаев
Акбаев
Бабкина
. J . . Г,
Название
F G H
-Г-Н
'Количество'Сумма ДатаИсполнения КояТосара
B'ondelpereetMs 10265
Blonde) pere et fils
Warrjan Herkku
Frankenversand
Frankenversand
Frankenversand
GROSELLA-Restaurante
GROSELLA-Restaurante
Write Clover Markets .
White Clover Markets
Wartian Herkku
Wartian Herkku
Split Rail Beer & Ale
Rattlesnake Canyon Grocery
Rattlesnake Canyon Grocery
Rattlesnake Сапуол Grocery
QUCK-Stop
10265
10266
10267,
10267
10267
10268
10268
10269
10269
10270
10270
10271
10272
10272
10272
120
312
304
147
440
144
278
990:
20
278
368
152.
20
100
278
648
10273 248
4ПТЯ Л ЛЛ
JU1
21 08 2002 0:00
21 08 2002 6 00
09.08.2002 0 00
15 08.2002 000
15 08 2002 0 00
15.08 2002 0 00
11.08 2002 0 00
1108 2002000
18.08 2002 0 00
1808 2002 0 00
1108 2002 0 00
1108 2002 0 00
08.09 2002 0 00
15.08 2002 0 00
1508 2002 0 00
15 08 2002 0 00
2108 2002 000
70 Я
17
12
40
59
76
72
29
33
72
43
36
33
31
72
20
10
1 •Г-
Рис. 3.7. Рабочий лист с закрепленными заголовками строк и столбцов
Масштабирование рабочих листов
Программа Excel позволяет изменять масштаб отображения рабочих листов. Обычно
стандартным является масштаб 100%. Вы можете изменять "процент увеличения" от 10
(очень мелкий) до 400 (очень крупный). Использование малого процента увеличения
(уменьшение масштаба) позволяет увидеть рабочий лист целиком. Это дает возможность оценить
компоновку всего листа. Увеличение полезно в случае, если у вас плохое зрение и вы
испытываете определенные трудности, разбирая цифры продаж, набранные шрифтом, размер
которого 8 пунктов. На рис. 3.8 показаны два окна одного и того же листа, первое увеличено до
400%, а второе уменьшено до 10%.
Самый простой способ изменения коэффициента масштабирования активного рабочего
листа — использовать инструмент Масштаб, который находится на стандартной панели
инструментов. Щелкните на кнопке раскрытия списка и выберите нужное значение увеличения
..
тт
Нлчрк вопи
HfAUpal фотее
*>мч! *"*♦
kj*ijpt( Цпи
JjM>t* fcxoora
Ьдэч Кеном
■LVW tttotoM
. спмя IoOhh
В*» «*■■»
• &■*• юсюпм
■ ДОМ ■ОГОИМ
в,*имг «шва
!*с*н*а 11М1|до*
IM UTtiu
9% 1жя» l*ot-я
ЩЦЯл* комом
*$$гы+тл ,'Яисв..
.1 клиенты xut г
А
145 Дарья
146 Дарья
147 Павел
148 Павел
149 Анна
150 Анна
151 Дарья
В
Воронова
Воронова
Новиков
(Новиков
Крылова
Крылова
Воронова
■■I
Бразилия
Бразилия
Италия
Италия
Германия
Германия
Бельгия
152 Дарья Воронова Бельгия
.,lol»l
ИГ
Рис. 3.8. На примере этих двух окон показаны возможности
масштабирования в Excel
80
Часть /. Вводный курс

(см. рис. 3.8). Вид экрана сразу же изменится. Можно также ввести значение увеличения
непосредственно в поле инструмента Масштаб. При выборе опции По выделению масштаб
рабочего листа изменится так, чтобы отобразить на экране только выделенные ячейки. Эта
возможность полезна, если вы хотите просмотреть только определенный диапазон.
Увеличение влияет только на активный рабочий лист, поэтому для разных листов
Совет можно выбирать разные коэффициенты масштабирования. Кроме того, если ра-
^^ бочий лист отображен в двух окнах, в каждом можно устанавливать различные
^к коэффициенты масштабирования.
Д Если в вашем рабочем листе используются поименованные диапазоны (см. гла-
Ьополнительтя Ву 4), то при уменьшении масштабного коэффициента до 39% (или ниже) имя
(информация^ диапазона будет перекрывать соответствующие ячейки. Это позволяет получить
^i^i'"**" представление о структуре рабочей таблицы.
Для более точного выбора коэффициента масштабирования воспользуйтесь командой
ВидОМасштаб. Откроется диалоговое окно Масштаб, где можно выбрать один из
переключателей или непосредственно ввести значение из интервала от 10 до 400% в поле ввода,
которое находится напротив переключателя Произвольный.
Коэффициент масштабирования влияет только на то, как рабочая таблица
выглядит на экране, и не оказывает никакого влияния на ее вид при распечатке. О
масштабировании при печати речь идет в главе 7.
В некоторых случаях изменение коэффициента масштабирования может
привести к ошибкам в отображении данных. Особенно часто такие ошибки случаются
J при отображении диаграмм и графики. Если на экране информация отображается
неправильно, установите масштаб 100%.
Именованные представления
Если для различных целей вы создали несколько разных видов рабочей книги, то вас
должна заинтересовать такая возможность Excel, как именованные представления. Это
позволяет присваивать имена различным представлениям рабочей таблицы и быстро
переключаться между ними.
В представление включаются такие параметры окна, как его размер и положение на
экране, закрепленные области, заголовки, структура, коэффициент масштабирования, координаты
активной ячейки, область печати и многие другие параметры, которые находятся в
диалоговом окне Параметры. Кроме того, вид может включать "невидимые" (т.е. скрытые от глаз
пользователя) параметры печати, а также скрытые строки и столбцы. Если вы постоянно
изменяете эти параметры, а затем восстанавливаете их прежние значения, то использование
именованных видов позволит сэкономить время и силы.
Для создания именованного представления сначала сделайте все установки внешнего вида
окна рабочей книги, которые нужно сохранить. Затем выберите команду ВидОПредстав-
ления; отобразится диалоговое окно Представления. Чтобы добавить новое представление,
щелкните на кнопке Добавить, появится диалоговое окно, показанное на рис. 3.9. Затем введите
имя нового представления. Кроме того, можно определить, какие параметры включать в
представление, а какие нет. Для этого установите или снимите соответствующие флажки опций.
В диалоговом окне Представления отображается список всех именованных представлений.
Для того чтобы выбрать определенное представление, выделите его из списка и щелкните на
кнопке Применить. Чтобы удалить представление из списка, щелкните на кнопке Удалить.
Глава 3. Основные операции с рабочим листом
81

#т \
Ья**
P" осркгыв строки, СГйПбаы
С
портал:
or
| Отнена 1
Рмс. 5.9. Это диалоговое окно позволяет
сохранить, а затем выбрать
именованное представление
Окно контрольного значения
Если вы когда-нибудь пытались проследить значения, вычисляемые с помощью
последовательности формул, то наверняка оцените возможности панели Окно контрольного значения.
Это окно в действительности является панелью инструментов специального вида. Чтобы
ее отобразить, выберите команду ВидОПанели инструментов^Окно контрольного
значения. Затем щелкните на кнопке Добавить контрольное значение и выберите ячейку,
значения которой нужно отслеживать. После этого в панели Окно контрольного значения
будет отображаться текущее значение выбранной ячейки. Можно одновременно отслеживать
значения любого количества ячеек. При желании панель можно перенести в любое другое
место. На рис. 3.10 показано Окно контрольного значения с двумя ячейками, значения
которых отслеживаются.
■•ДЗобавчтыигнтрол* кое значение
Кшгщ |гкт j ►*« 1я»*ед
&оджвт_02.*Ь Маркетин- F6
Ьоджет_0гЛ Маркетг ЕЮ
У»»иИ
695681
73029,6
.
1 **•**•
-СУМЧ<В6Е6)
-СРЭНАЧ(Е2:Е9)
Рис. 3.10. Панель Окно контрольного
значения позволяет легко проследить
изменения значений в любых ячейках
рабочей книги
Работа со строками и столбцами
В этом разделе описаны некоторые операции, которые можно выполнять над строками и
столбцами. В каждом рабочем листе содержится 65 536 строк и 256 столбцов.
Пользователи часто спрашивают, как можно увеличить количество строк или
столбцов. К сожалению, эти значения фиксированы и изменить их нельзя.
Вставка строк и столбцов
Хотя количество строк и столбцов в рабочем листе фиксировано, тем не менее их можно
вставлять и удалять. Эти действия не изменяют общего количества строк и столбцов.
Например, вставка новой строки просто приводит к смещению остальных строк вниз. Последняя
строка, если она пуста, удаляется из рабочей таблицы. Вставка нового столбца приводит к
сдвигу столбцов вправо, а последний столбец просто удаляется (если он пуст).
^— Если последняя строка (строка с номером 65 536) не пуста, то вы не сможете
вставить новую строку. Аналогично, если в последнем столбце (столбец IV)
содержится информация, то Excel не позволит вам вставить новый столбец. В этом
случае при попытке добавить в таблицу строку или столбец на экране появится
сообщение, показанное на рис. 3.11.
На заметку
/
82
Часть I. Вводный курс

l.'Tlff
j\
чтобы предотврати!» bc»iom>**> потере A»«*«.neoe«ew«»Mtn^»*(we*wM(ve*«w< «иста .
ипрещеио
Нлй&ктфпеслвд>*ом>млуетуюлц«А^,м^мйн«щ>CTRL*€UO яу«влитвмя4<т«ст^пре«пчеАм
ч^^т>той*мейг«йие»«зич«,иг«ваи«хд»** .3«твмеы6випв*^ЛсуА1««яо»«1Тг«^гу.
№»юнетвкжвпярепвст>ггьд«*«« в другое ивстэ и повторю» попытку.
Рис. 3.11. Сообщение программы о том, что нельзя добавить
в рабочий лист новую строку или столбец
Чтобы вставить новую строку или строки, можно воспользоваться одним из приведенных
ниже методов.
■ Выделите всю строку или несколько строк, щелкнув и перетащив указатель мыши по
соответствующим номерам строк, которые расположены на границе рабочего листа.
Выберите команду ВставкаоСтроки.
■ Выделите всю строку или несколько строк, щелкнув и перетащив указатель мыши по
соответствующим номерам строк, которые расположены на границе рабочего листа.
Щелкните правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите команду
Добавить ячейки.
■ Переместите табличный курсор на строку, перед которой нужно вставить новую, и
выберите команду Вставка^Строка. Если вы выделите несколько ячеек в столбце, то Excel
вставит столько же строк, сколько выделено ячеек.
Вставка нового столбца или нескольких столбцов выполняется аналогично, только для
этого используется команда Вставка^Столбец.
Кроме того, можно вставлять не только строки и столбцы, но и отдельные ячейки.
Выделите область, в которую вы хотите добавить новые ячейки, и выберите команду Встав-
каОЯчейки. Чтобы вставить несколько ячеек, можно сдвинуть остальные ячейки вправо или
вниз. Excel открывает диалоговое окно, которое показано на рис. 3.12. В этом окне нужно
указать, в каком направлении следует сдвигать ячейки.
Рис. 3.12. При вставке новых ячеек программе
нужно указать, в каком направлении сдвигать
старые ячейки, чтобы освободить место
С
1
-*"*•'
Ж
__
aauMMtrpva
- сдемго«ьуо'
1 от— |
Удаление строк и столбцов
Иногда требуется удалить строки или столбцы. Например, рабочий лист может содержать
устаревшие данные, которые теперь не нужны, и их нужно удалить из рабочего листа.
Чтобы удалить строку или несколько строк, воспользуйтесь одним из предлагаемых методов.
■ Выделите всю строку или несколько строк, для этого щелкните и перетащите
указатель мыши по соответствующим номерам строк, которые находятся на границе
рабочего листа. Затем выберите команду Правка1*Удалить.
■ Выделите всю строку или несколько строк, щелкнув и перетащив указатель мыши по
соответствующим номерам строк, которые находятся на границе листа. Щелкните
правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Удалить.
Глава 3. Основные операции с рабочим листом
83

■ Поместите табличный курсор на строку, которую вы хотите удалить, и выберите
команду Правка^Удалить. В появившемся диалоговом окне выберите переключатель
Строку. Если вы выделите несколько ячеек в столбце, Excel удалит все
соответствующие строки.
Удаление столбцов выполняется точно так же. Если вы ошибочно удалите не ту строку
или столбец, то для отмены этого действия выберите команду ПравкаООтменить или
нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>.
Сокрытие строк и столбцов
Программа Excel позволяет скрывать строки и столбцы. Это может понадобиться в тех
случаях, если вы не хотите, чтобы другие пользователи видели некоторую информацию.
Кроме того, возможность сокрытия части данных может пригодиться, например, при печати
итогового отчета, в котором не нужно приводить все имеющиеся данные.
"Л В главе 28 представлен еще один способ создания итогового отчета — создание
Дополнительна структуры рабочего листа,
[информация
Чтобы скрыть строку или несколько строк, выделите их и выберите команду Формате
СтрокаОСкрыть. А чтобы скрыть один или несколько столбцов, выделите их и выберите
команду ФорматОСтолбец^Скрыть.
Еще один способ скрыть строку или столбец — перетащить их границу. При этом
для строки нужно перетащить ее нижнюю границу вверх, а для столбца —
правую границу влево.
Скрытая строка имеет высоту, равную 0, а скрытый столбец — ширину, равную 0. Когда
вы с помощью соответствующих клавиш перемещаете табличный курсор, ячейки в скрытых
строках или столбцах пропускаются. Другими словами, с помощью клавиш управления
курсором нельзя попасть в ячейку скрытой строки или столбца.
Возвращение на экран скрытой строки или столбца может потребовать от вас некоторой
ловкости, поскольку очень трудно выделить строку или столбец, которые скрыты. Для этого
выделите вначале строки или столбцы, прилегающие к скрытой строке или столбцу
(выделите хотя бы по одной строке или столбцу по обе стороны), затем выберите команду
Формат^Строка^Отобразить или ФорматОСтолбецООтобразить. Можно также
использовать команду ПравкаОПерейти (или ее клавиатурный эквивалент — клавишу <F5>) для
активизации ячейки в скрытой строке или столбце. Например, если столбец А скрыт,
можно нажать клавишу <F5> и указать адрес ячейки А1 (или любой другой ячейки в столбце А).
В результате табличный курсор переместится в скрытый столбец. После этого можно
выбрать соответствующую команду для отмены сокрытия столбца.
Чтобы отобразить все скрытые строки или столбцы, выделите сначала весь лист
Совет (например, с помощью комбинации клавиш <Ctrl+Shift+npo6en>), затем выберите
команду Формат^СтрокаоОтобразить или Формат^Столбец^Отобразить. —
Прим. ред.
Совет
;
84
Часть I. Вводный курс

Изменение ширины столбцов и высоты строк
Обычно Excel автоматически подбирает такую ширину столбцов и высоту строк, чтобы
наилучшим образом отобразить введенные данные. Однако часто возникает необходимость в
ручной настройке ширины столбцов или высоты строк. Например, если в одной ячейке
введено много текста, а вам нужно отобразить на экране большее количество столбцов, то
можно уменьшить- ширину столбца так, чтобы в таблице отображалось только начало этого
текста. А быть может, вам понадобится увеличить высоту строки, в которой расположены
заголовки столбцов, чтобы отделить их от других табличных данных.
Если ячейка, в которой содержится числовое значение, заполнена символами "#",
то ширина ячейки слишком мала, чтобы вместить это значение. Чтобы
отобразить содержимое ячейки, увеличьте ширину столбца.
';
В Excel предусмотрено несколько способов изменения ширины столбцов и
высоты строк.
Изменение ширины столбцов
Ширина столбца измеряется числом символов, которые помещаются в ячейку. По
умолчанию ширина столбца равна 8,43 символа. На самом деле это значение ни о чем не говорит,
поскольку в большинстве шрифтов ширина символов может быть разной. Например, буква i
гораздо уже, чем буква Щ.
Существует несколько способов изменения ширины одного или нескольких столбцов.
Прежде чем это сделать, выделите те столбцы, для которых вы хотите установить
одинаковую ширину. Чтобы выделить несколько столбцов, щелкните и перетащите указатель мыши
по заголовкам столбцов. Есть и другой способ: щелкните на заголовках нужных столбцов,
удерживая нажатой клавишу <Ctrl>. Если вы хотите выделить все столбцы, щелкните на
кнопке Выделить все, которая находится в левом верхнем углу рамки рабочего листа, либо
воспользуйтесь комбинацией клавиш <Си"1+8ЫЛ+пробел> или <Ctrl+A>. После выделения
столбцов выполните одно из перечисленных ниже действий.
■ Перетащите мышью правую границу одного из выделенных столбцов.
■ Выберите команду ФорматОСтолбецОШирина и введите нужное значение в поле
Ширина столбца.
■ Выберите команду Формат^СтолбецОАвтоподбор ширины. Ширина выделенных
столбцов измениться так, чтобы содержимое всех ячеек полностью отображалось на
экране.
■ Дважды щелкните на правой границе столбца, чтобы автоматически установить его
ширину в соответствии с самым длинным элементом.
Чтобы изменить заданную по умолчанию ширину для всех столбцов, воспользуй-
Совет тесь командой Формат^Столбец^Стандартная ширина. На экране появится
диалоговое окно, в котором нужно ввести новое значение стандартной ширины
\ столбца. В результате ширина всех столбцов, кроме тех, ширину которых вы не
меняли вручную, изменится.
После того как вы вручную установите ширину столбцов, Excel не сможет
автоматически подбирать ширину этих столбцов.
Глава 3. Основные операции с рабочим листом
85

Изменение высоты строк
Высота строк измеряется в пунктах (стандартная единица измерения, принятая в
издательском деле: 72 пункта равны 1 дюйму, или 2,54 см). Заданная по умолчанию высота строк
зависит от шрифта, который используется в стиле Обычный. Программа автоматически
регулирует высоту строки так, чтобы она вмещала самый крупный шрифт в строке. Поэтому,
если вы увеличите размер шрифта в ячейке, скажем, до 20 пунктов, Excel сделает строку
выше, чтобы был виден весь текст.
Вы можете установить высоту строки самостоятельно с помощью любого из приведенных
ниже методов (как и в случае со столбцами, можно выделять сразу несколько строк).
■ Перетащите мышью нижнюю границу строки.
■ Выберите команду ФорматОСтрока^Высота и введите значение (в пунктах) в поле
Высота строки.
■ Дважды щелкните на нижней границе строки, чтобы автоматически установить высоту
строки в соответствии с самым крупным шрифтом, находящимся в данной строке.
Действие команды ФорматОСтрокаОАвтоподбор высоты аналогично.
Для создания интервалов между строками гораздо предпочтительнее изменить их высоту,
нежели вставлять дополнительные строки.
86
Часть I. Вводный курс

Работа
с диапазонами
ячеек
алогом успешной и эффективной работы в Excel
является умение обращаться с ячейками и диапазонами
ячеек. В данной главе речь идет о различных методах работы
с ячейками и диапазонами. Знание этих методов позволит вам
сохранить много времени и усилий.
Ячейки и диапазоны
Как вы уже знаете, ячейка — это единичный адресуемый
элемент рабочего листа, который может содержать числовое
значение, текст или формулу. Ячейка определяется адресом,
который состоит из имени столбца и номера строки.
Например, D12 — это ячейка, которая находится в четвертом
столбце двенадцатой строки, так как буква D соответствует
четвертому столбцу.
Диапазоном называется группа ячеек. Чтобы задать адрес
диапазона, нужно указать адреса его левой верхней и правой
нижней ячеек, разделив их двоеточием.
Приведем примеры адресов диапазонов.
А1 :В1 Две ячейки, расположенные в одной строке и в
двух соседних столбцах
С24 Этот диапазон состоит из одной ячейки
А1:А100 100 ячеек столбца А
A1:D4 16 ячеек, расположенные в четырех строках и
четырех столбцах
С1:С65536 Все ячейки одного (третьего) столбца (этот
диапазон можно также указать как С:С)
A6:IV6 Все ячейки одной (шестой) строки (этот
диапазон можно также указать как 6:6)
A1:IV65536 Все ячейки рабочего листа

Выделение диапазонов
Чтобы выполнить над диапазоном ячеек рабочего листа какую-либо операцию, нужно
сначала выделить этот диапазон. Например, чтобы в диапазоне ячеек выделить текст
полужирным шрифтом, вы должны выбрать этот диапазон, а затем щелкнуть на кнопке
Полужирный, расположенной на панели инструментов форматирования (или воспользоваться
другими методами выделения текста полужирным шрифтом).
При выборе диапазона цвет ячеек изменяется. Исключение составляет только активная
ячейка, которая сохраняет свой обычный цвет. На рис. 4.1 показан выделенный диапазон
рабочего листа.
У клиентыжв
1
2_
3_
4_
JL
б_
т_
8_
9_
10
11
11
L«
14
Статус
В резерве
; В резерве
I Актив
[Актив
| Актив
[В резерве
[Актив
В резерве
[ В резерве
Актив
[Актив
I Актив
Активен и оп
100
0
12
96
76
0
65
87
85
76
123
45
184
35
120
40
33
54
0
45
54
87
123
45
22
90
3500 Нет
ОДа
480 Да
3168 Нет
4104 Да
ОДа
2925 Да
4698 Да
7395 Нет
9348 Нет
5535 Да
990 Да
16560 Нет
.■//VcTl/EA//HcT2/(Wrl£2j«Oh./C'«T«J<i|
I'.lf
Рис. 4.1. При выборе диапазона его ячейки становятся
выделенными. Невыделенной остается только активная ячейка
Диапазон можно выбрать несколькими способами.
■ Щелкните и перетащите указатель мыши по диапазону ячеек. Если перетаскивать
указатель за пределы экрана, то рабочая таблица будет автоматически прокручиваться.
■ Нажмите и удерживайте клавишу <Shift>, а затем выделите диапазон с помощью
клавиш управления курсором.
■ Нажмите клавишу <F8>, а затем переместите табличный курсор с помощью клавиш
управления курсором, выделяя диапазон. Чтобы вернуть клавиши управления
курсором в нормальный режим, снова нажмите <F8>.
■ Введите адрес ячейки или диапазона ячеек в поле Имя, затем нажмите <Enter>. Excel
выделит указанную ячейку или диапазон.
■ Выберите команду Правкао Перейти (или нажмите клавишу <F5>) и, используя
клавиатуру, введите адрес диапазона в диалоговое окно Переход. После щелчка на
кнопке ОК программа выделит ячейки указанного диапазона.
Во время выделения диапазона Excel отображает количество выбранных строк и
столбцов в поле Имя (которое находится с левой стороны в строке формул).
Совет»
i
88
Часть I. Вводный курс

Выделение строк и столбцов целиком
Иногда необходимо выделить весь столбец или всю строку. Например, для того чтобы все
ячейки столбца были выровнены по центру, нужно выделить весь столбец. Подобное
выделение осуществляется практически так же, как выбор диапазонов. Существует несколько
способов сделать это.
■ Чтобы выбрать только одну строку или столбец, щелкните на номере строки или на
букве столбца.
■ Чтобы выбрать несколько соседних (примыкающих друг к другу) строк или столбцов,
щелкните на заголовке строки или столбца и перетащите указатель мыши, выделяя
остальные строки или столбцы.
■ Чтобы выбрать несколько несмежных строк и столбцов, нажмите клавишу <Ctrl> и,
удерживая ее, щелкните на заголовках нужных строк или столбцов.
■ Чтобы выбрать весь текущий столбец, нажмите <С1г1+пробел>; будет выделен
столбец, содержащий активную ячейку (или столбцы, содержащие выделенный диапазон
ячеек).
■ Чтобы выбрать всю текущую строку, нажмите <8Ыг1+пробел>; будет выделена строка,
содержащая активную ячейку (или строки, содержащие выделенные ячейки).
■ Чтобы выбрать все строки, щелкните на кнопке Выбрать все, которая расположена
на пересечении заголовков строк и столбцов, или нажмите <Ctrl+Shift+npo6efl>.
Выбор несмежных диапазонов
В большинстве случаев выбираемые вами диапазоны будут смежными, или
непрерывными, т.е. они будут представлять собой сплошные прямоугольники ячеек. Однако Excel
позволяет также работать с несмежными диапазонами. Такой диапазон состоит из двух или более
диапазонов (либо одиночных ячеек), которые не обязательно находятся рядом друг с другом.
Например, если требуется одинаково отформатировать ячейки в различных областях рабочей
таблицы, то один из способов — выбрать несмежный диапазон. Когда вы выберете все
нужные ячейки и диапазоны, указанные атрибуты форматирования будут применены ко всем
выделенным ячейкам. На рис. 4.2 показан выделенный несмежный диапазон рабочей таблицы.
шшш
ш
А В
I Учетнь. Фамилия
101-013 Арнольдов
101-234 Голубков
101 904 Барабупя
10
11
12
13
С
Имя
Тарас
Леня
Сэм
D
102 954 Симеоненко Жорж
103-212 Рыбак
103-564 Буденков
104-543 Графченко
104-623 Кара-Мурза
104-952 Сидоров
104-987 Баловников
105-383 Чапенко
105-995 Арафачук
Карп
Клим
.Дракул
Лев
Петр
Сидор
Киря
Ясир
Давлет
14 106-354 Грозный
JAJ - OKI r.-ij ,
Отчество
Бупьбович
Мавродиевич
Джонович
Жорикович
Карпович
Ворошилович
Дракупович
Филиппович
Иванович
Фортунатова
Киряевич
Сирович
Босаевич
Е
Город
Симферополь
Москва
Киев
Область
|Крымскаа,:
Житомир
Зареченск
Измаил
Гробки
Мурза-Караваевск
Славск
Судьбинск
Нарзанск
Кобеляки
Грозный
:-"""-и:.—
Московская
Киевская
Житомирская
Приречная
Одесская
Трансильванская
Замурзаевская
Великославская
Бапуевская
Ессентукрвавя
Полтавская ___
G
Адрес
уп Бывш Сове
пр.Красныхто||
уп Прорезная"
упЖ.Санд.21.',
уп Щукина,13.1
уп.Воровского|
уп Поминальн*
уп Вайваевск
уп Русская.23. Я
;прКривой Объ
пр.Наливайко.
.пр. Технарей.9
уп .И Грозного.
ЧП Г1лг\ЛП/чг,|.< -i£j
Рис. 4.2. В Excel можно выбирать несмежные диапазоны
Глава 4. Работа с диапазонами ячеек
89

Выбрать несмежный диапазон можно несколькими способами.
■ Для выделения отдельных ячеек или диапазонов нажмите клавишу <Ctrl> и, удерживая
ее, щелкните на нужных ячейках.
■ Выделите диапазон с помощью клавиатуры, как было описано выше (используя
клавиши <F8> или <Shift>). Затем нажмите клавиши <Shift+F8>, чтобы выбрать еще один
диапазон, не отменяя при этом выбора предыдущего.
■ Воспользуйтесь командой Правка^Перейти и вручную введите адрес диапазона в
диалоговое окно Переход. Различные диапазоны отделите друг от друга точкой с
запятой. После щелчка на кнопке OK Excel выделит ячейки указанных диапазонов.
Несмежный диапазон по своим свойствам и способам работы с ним отличается
от смежного диапазона. Так, для перемещения или копирования несмежного
диапазона нельзя использовать метод "перетащить и опустить".
Выделение диапазонов на разных листах
До сих пор речь шла о диапазонах, расположенных на одном рабочем листе. Но, как вы
знаете, рабочая книга Excel может содержать несколько рабочих листов. Поэтому и
диапазоны могут простираться через несколько рабочих листов. Их можно представить себе в виде
трехмерных диапазонов.
Допустим, у вас есть рабочая книга, предназначенная для учета расходов вашего
отделения. Обычно для каждого отдела используется свой рабочий лист. Такой подход позволяет
упростить организацию данных: чтобы просмотреть информацию по конкретному отделу,
достаточно щелкнуть на нужном ярлычке листа.
На рис. 4.3 показана рабочая книга, состоящая из нескольких листов. Листы этой рабочей
книги не отформатированы. Чтобы применить к ним, например, числовые форматы, можно
отформатировать значения в каждой рабочей таблице по отдельности. Но этот метод
неэффективен. Гораздо лучше в этом случае выбрать многолистовой диапазон (т.е. диапазон,
состоящий из отдельных диапазонов, расположенных на разных рабочих листах) и
отформатировать ячейки на всех листах сразу.
На ко!
диске
Рис. 4.3. Пример рабочей книги с несколькими рабочими листами
ШЬь. Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
ОМТШТ-
90
Часть I. Вводный курс

Опишем подробно процесс одновременного форматирования ячеек из нескольких листов
на примере рабочей книги, изображенной на рис. 4.3.
1. Активизируйте рабочий лист Итог.
2. Выделите диапазон, содержащий значения, — В2:Е6.
3. Нажмите клавишу <Shift> и щелкните на ярлычке листа, который называется Доход.
В результате будут выбраны все листы между активным рабочим листом Итог и тем,
на ярлычке которого вы щелкнули, т.е. Доход. В сущности, вы получили трехмерный
диапазон ячеек (рис. 4.4). Обратите внимание, что в строке заголовка появилась
надпись [Группа]. Это напоминание о том, что вы выбрали группу листов и сейчас
находитесь в режиме редактирования группы.
8
*
£
одовой бюджет
]Квар'эо 1 Квэетал2
Зарплата 286 500,00 266 500 ДО
Команд ироючиыа
1оставки
Услуги
Всего
40 500,00 42 52500
59 500,Х 62 47SJD0
144 000 СО 144 00000
530500.00 535500.00
'
» »\Итотп>С6ит^Угрмп<т*^(Проиможство /" ■.-
Квартал 3
286 600 ДО
44 651.25
Б5 598,75
144 000,00
540 750 ДО
Квартал 4 - *
290 500.00
46 883 81
68 878,89
144 000,00
550 262,50
Ы
-IQlxl
бсего
1 150 О00Д)
174 560.06
256 452,44
576000 ВО
2 157 012.50
J
s-ii
ИГ
Рис. 4.4. Excel в режиме группового редактирования
4. Щелкните на кнопке Формат с разделителями, которая расположена на панели
Форматирование. В результате все выделенные ячейки будут отформатированы в
соответствии с выбранным стилем.
5. Щелкните на любом другом ярлычке листа: будет выбран соответствующий лист и
отменен групповой режим редактирования. При этом надпись [Группа] исчезнет из
строки заголовка.
Если вы просмотрите листы, то увидите, что форматирование с разделителем групп
разрядов применено ко всем значениям, содержащимся на выбранных листах.
Когда листы сгруппированы, любые изменения, сделанные на одном листе,
автоматически отобразятся во всех остальных сгруппированных листах. Это
относится к вводу заголовков, данных, формул, форматированию и т.п.
Совет*
Таким образом, выбор многолистового диапазона — это простой процесс, состоящий из
двух этапов: выделения диапазона на одном листе и последующего выбора рабочих листов
для включения их в многолистовой диапазон. Нажмите клавишу <Shift>, чтобы выбрать
группу соседних рабочих листов, или нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>, чтобы выбрать
рабочие листы по отдельности. Если все рабочие листы в книге имеют разную структуру,
пропустите те из них, которые не нужно форматировать. В любом случае ярлычки выбранных
листов изменят свой цвет (станут светлыми), а в строке заголовка появится надпись [Группа].
Совет
Чтобы выбрать все рабочие листы, щелкните правой кнопкой мыши на любом
ярлычке листа и в появившемся контекстном меню выберите команду Выделить
все листы.
Глава 4. Работа с диапазонами ячеек
91

Специальные типы выделения
Выше уже упоминалась команда Правка^Перейти (и ее эквивалент— клавиша <F5>)
как способ выделения ячейки или диапазона либо перехода к ним. Excel предоставляет также
возможность выбора только "особых" ячеек в рабочей книге или в вьщеленном диапазоне.
Для этого выберите команду ПравкаоПерейти; появится диалоговое окно Переход. В нем
щелкните на кнопке Выделить; откроется диалоговое окно Выделение группы ячеек (рис. 4.5).
Пр»»»*»^»
-октанты
«•:,-.*.
15 2«*сг
F? даинлат
fs <>2у£ю
Г njvrb* ячейки
f" твкушу«абл*с*ь
*"* tWVJUtijjeCO»
**
*1
Г отч»««гостаог«и
0T(I«l4*i ПО (rOflQfcM
влияющие ячейки
Г" Чмо*«* йчоию»
<? -*
<" *рс
С г»спаси<*о*чвйрсу
*~ геикфвмдимдок-яйо?
^УОЖИЛЛфориДТЫ
<" орс«*ргв «иных
г
с »,
{ ОТ | Отмене |
Яис. 4.5. Диалоговое окно Выделение
группы ячеек позволяет выбирать
особые типы ячеек
После того как вы выберете в этом диалоговом окне нужную опцию, Excel выделит
соответствующее подмножество ячеек в диапазоне, выбранном в настоящий момент. Как
правило, в результате выделяется несмежный диапазон. Если же не будет выбрано ни одной
ячейки, Excel сообщит вам об этом.
Если при вызове диалогового окна Выделение группы ячеек выбрана только одна
Совет . ячейка, Excel будет выделять ячейки в активной области рабочего листа.
В табл. 4.1 приведено описание опций (переключателей) диалогового окна Выделение
группы ячеек.
Таблица 4.1. Опции специальных типов выделения
Опция
Назначение
Примечания
Константы
Формулы
Пустые ячейки
Текущая область
Текущий массив
Объекты
Отличия по строкам
Выделяет только те ячейки, которые содержат примечания (о примечаниях речь идет
далее в главе)
Выделяет все непустые ячейки, не содержащие формул. Эта опция полезна в случае,
если создана некоторая модель и нужно очистить все ячейки с исходными данными,
чтобы ввести в них новые значения. При этом формулы остаются без изменений
Выделяет ячейки, содержащие формулы. Можно еще более сузить задачу, выбрав тип
результата, который дает формула: число, текст, логическое значение (ИСТИНА или
ЛОЖЬ) либо ошибка
Выделяет пустые ячейки
Выделяет прямоугольный диапазон ячеек вокруг активной ячейки. Граница этого
диапазона определяется окружающими пустыми строками и столбцами
Выбирает массив целиком
Выбирает все графические объекты рабочего листа
Анализирует выбранное множество ячеек и выделяет те, которые отличаются от дру-
гих в каждой строке
92
Часть I. Вводный курс

Окончание табл. 4.1
Опция
Назначение
Отличия по столбцам
Влияющие ячейки
Зависимые ячейки
Последняя ячейка
Только видимые
ячейки
Условные форматы
Проверка данных
Анализирует выбранное множество ячеек и выбирает те, которые отличаются от
других в каждом столбце
Выделяет ячейки, на которые есть ссылки в формулах, расположенных в активной или
в выбранных ячейках. Можно выбрать или непосредственно влияющие ячейки, или
влияющие ячейки любого уровня
Выделяет ячейки с формулами, в которых есть ссылки на активную ячейку или
выбранные ячейки. Можно выбрать или непосредственно зависимые ячейки, или
зависимые ячейки любого уровня
Выделяет нижнюю правую ячейку таблицы, которая содержит данные или атрибуты
форматирования
Выделяет только видимые ячейки из выбранного множества. Эта опция полезна для
работы со структурами или со списком, к которому применен автофильтр
Выделяет ячейки, к которым применено условное форматирование (с помощью
команды ФорматОУсловное форматирование)
Выделяет ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных
(заданная с помощью команды Данные^Проверка). При выборе переключателя
Все будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Такие же выделяются
только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки допустимости
данных, что и для активной ячейки
При выборе в диалоговом окне Выделение группы ячеек некоторых опций пре-
Совет доставляется возможность уточнить сделанный выбор. Например, при выборе
опции Константы доступны также флажки, расположенные под переключателем
■ \ Формулы. Аналогично, дополнительные опции, располагающиеся под
переключателями Зависимые ячейки и Проверка данных, применимы также при выборе
переключателей Влияющие ячейки и Условные форматы соответственно.
Поиск и выделение ячеек
Еще одним способом выделения ячеек является команда Правкам Найти (или сочетание
клавиш <Ctrl+F>). После ее выбора появится диалоговое окно Найти и заменить, показанное
на приведенном ниже рисунке. Используя это окно, можно выделять ячейки по их
содержимому. На рисунке также показаны дополнительные опции окна, которые появляются после
щелчка на кнопке Параметры.
JSzi
Hmh& 1-.СТШ
[ Форяат не *ада*
] К'«ж:;;?-
Ндячъ: |н«тсте Jj Г ^«тммт*. OWwcrp
- f" Лейка oaflntOH
ffc«BuTp»tWTW [построит* jj
Отпасть поиска, [фарнулы j
Ь^ЙТи»
В поле Найти введите искомый текст или значение, затем щелкните на кнопке Найти все.
В результате внизу диалогового окна появятся ссылки на ячейки, которые удовлетворяют
критерию поиска. Например, на рисунке, приведенном ниже, показан результат поиска
ячеек, в которых содержится текст Кротов. Щелкните на одном из элементов списка, чтобы
Глава 4. Работа с диапазонами ячеек
93

выделить соответствующую ячейку. Чтобы выделить все ячейки, которые находятся в
списке, выделите одну из них, а затем нажмите <Ctrl+A>.
3 1 Фередгме***?1 J „...ff-ffffiL,
»j !~~ 1>ггымть регистр
Цайтивсе ] | Найтиаадт | Закрыть
1 Пист
КГИЕНТЫА5 БД
КЛИЕНТЫЛ5 БД
КЛИЕНТЫНЛ ВД
КЛИЕНТЫ.]» ВД
КЛИЕКТЫЛЗ 6Д
КЛИ£НТЬО05 БД
KOCHTbJAS БД
КЛИЕНТЪии БД
клиентьиоз БД
КЛИ£НТЫЛЗ БД
КлИЕНТЫИЛ БД
КТИСНТЫМЛ БД
КЛ*НТЫА5 ВД
КГ*«НТЫЛ5 БД
Обратите внимание: в окно рабочей книги можно переходить, не закрывая диалогового окна
Найти и заменить.
Копирование и перемещение
диапазонов
Копирование и перемещение содержимого ячейки (ячеек) — очень распространенная
операция в программах электронных таблиц. Существует несколько типов этой операции.
■ Копирование содержимого ячейки в другую ячейку.
■ Копирование содержимого ячейки в диапазон ячеек. При этом содержимое исходной
ячейки копируется в каждую ячейку соответствующего диапазона.
■ Копирование содержимого диапазона в другой диапазон. При этом оба диапазона
должны иметь одинаковые размеры.
■ Перемещение содержимого диапазона в другой диапазон.
Между копированием и перемещением существует различие: при копировании
Совет исходный диапазон не изменяется, а при перемещении — удаляется.
При копировании ячейки обычно происходит копирование ее содержимого,
примененных к ней атрибутов форматирования (включая условное форматирование
и проверку вводимых значений) и комментария (если он имеется). При
копировании ячейки, содержащей формулу, ссылки на ячейки в скопированных формулах
меняются автоматически в соответствии с новым положением формулы.
Процедура копирования, как и перемещения, состоит из двух этапов (хотя, как вы узнаете
чуть позже, существуют способы быстрого выполнения этих операций).
94
Часть I. Вводный курс

1. Выберите ячейку или диапазон для копирования (исходный диапазон) и скопируйте
его в буфер обмена. При перемещении исходный диапазон вырезается (а не
копируется) и также помещается в буфер обмена.
2. Переместите табличный курсор в диапазон, в который будет копироваться или
перемещаться информация (диапазон назначения), и вставьте в него содержимое буфера
обмена.
Внимание!
Вставляя информацию, Excel затирает (без всякого предупреждения)
содержимое всех ячеек, входящих в диапазон назначения. И если вы обнаружите, что
в результате вставки стерты ячейки с важной информацией, то сразу же
выполните команду Правка^Отменить вставку или используйте комбинацию клавиш
<Ctrl+Z>.
Поскольку операции копирования и перемещения используется очень часто, в Excel
предусмотрено несколько методов их выполнения. Каждый из них подробно описан ниже.
Операции копирования и перемещения очень похожи, а потому далее рассматривается только
операция копирования с указанием различий между ними.
О буфере обмена
Уже несколько раз на протяжении этой главы упоминался буфер обмена Windows. Буфер
обмена — это область оперативной памяти, где хранится информация, которая была
вырезана или скопирована из программы, работающей в операционной системе Windows. В
буфере обмена могут храниться данные различных форматов. Поскольку все это происходит
под управлением Windows, информация из буфера обмена может быть вставлена в любые
другие приложения Windows, независимо от ее источника.
Office предлагает свой буфер обмена, с которым могут работать только программы этого
пакета. Когда вы вырезаете или копируете данные из какой-либо программы Office
(например, Excel), эта программа помещает вырезанные (скопированные) данные как в буфер
обмена Windows, так и в буфер обмена Office. Но программы Office по-разному работают с
информацией, хранящейся в этих буферах обмена. Если после первого скопированного
фрагмента вы копируете (или вырезаете) еще один фрагмент данных, то последний в
буфере обмена Windows замещает предыдущие данные, а в буфере обмена Office он
добавляется к уже содержащимся здесь фрагментам. Таким образом, в буфере обмена Office
может одновременно храниться несколько фрагментов данных, которые затем могут быть
вставлены в документы программ Office по отдельности или группой. О том, как работать с
буфером обмена Office, речь идет далее в главе.
Копирование с помощью панели инструментов
На стандартной панели инструментов есть три кнопки, которые используются при
выполнении операций копирования и перемещения: Копировать, Вырезать и Вставить. Если вы
щелкнете на кнопке Копировать, то содержимое выбранной ячейки или диапазона будет
перенесено в буфер обмена. После этого активизируйте ячейку, в которую нужно скопировать
информацию, и щелкните на кнопке Вставить.
Если вы несколько раз щелкнете на кнопке Копировать до щелчка на кнопке
Совет Вставить, Excel автоматически откроет в области задач панель буфера обмена
Office.
/Л
При копировании диапазона перед щелчком на кнопке Вставить нет необходимости
выбирать диапазон целиком, достаточно активизировать только его левую верхнюю ячейку.
Глава 4. Работа с диапазонами ячеек
95

Если вы хотите заполнить диапазон скопированными значениями, Excel использует ряд
методов для определения того, что вы хотите сделать.
■ Если вы выбрали одну ячейку в качестве диапазона назначения, Excel вставит
скопированные значения в диапазон ячеек, совпадающий по размерам с исходным.
■ Если выделенный диапазон назначения меньше исходного, Excel все равно вставит
скопированные значения в диапазон ячеек, совпадающий по размерам с исходным.
■ Если диапазон назначения совпадает с исходным, он будет весь заполнен
скопированными значениями.
Копирование с помощью команд меню
При выполнении копирования и вставки можно пользоваться командами меню.
■ Правка^Копировать. Копирует содержимое выбранных ячеек в буфер обмена
Windows и буфер обмена Office. (При перемещении используется команда Правка^
Вырезать.)
■ Правка^ Вставить. Вставляет содержимое буфера обмена в выбранную ячейку или
диапазон.
■ Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном исходном диапазоне и в контекстном
меню выберите команду Копировать (или Вырезать).
■ Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном диапазоне назначения и в
контекстном меню выберите команду Вставить.
Копирование с помощью клавиатуры
У операций копирования, вырезания и вставки существуют клавиатурные эквиваленты.
■ <Ctrl+C>. Копирует выбранные ячейки в буферы обмена Windows и Office.
■ <CtrI+X>. Вырезает выбранные ячейки в буферы обмена Windows и Office.
■ <Ctrl+V>. Вставляет содержимое.буфера обмена в выбранную ячейку или диапазон.
Указанные клавиатурные эквиваленты используются для этих же целей в боль-
Совет шинстве других приложений Windows.
. - S
У
Копирование с помощью операции
перетаскивания
В Excel копировать и перемещать содержимое ячейки или диапазона можно путем
перетаскивания. При этом буферы обмена Windows и Office не используются, т.е. в них не
помещаются на хранение данные, которые копируются (перемещаются).
Метод "перетащить и опустить" для копирования и перемещения является самым
Совет безопасным, поскольку в этом случае Excel предупреждает, что в диапазоне
назначения могут быть потеряны данные (если он не пуст).
96
Часть I. Вводный курс

Выберите ячейку (или диапазон), которую нужно скопировать, а затем переместите
указатель мыши к одной из ее (или его) четырех границ. Когда указатель превратится в стрелку,
нажмите юшвишу <Ctrl>. К указателю добавится маленький знак "плюс". После этого просто
перетащите выбранные ячейки на новое место, продолжая удерживать нажатой клавишу
<Ctrl>. Исходное множество ячеек останется на прежнем месте, а когда вы отпустите кнопку
мыши, Excel создаст новую копию данных. Для перемещения данных повторите все
описанные действия, но не нажимайте клавишу <Ctrl>.
Если при помещении на границу ячейки или диапазона указатель мыши не
превратился в стрелку, то вам нужно изменить некоторые параметры. Выберите
команду Сервис^Параметры, щелкните на корешке вкладки Правка и установите
флажок Перетаскивание ячеек.
Использование смарт-тегов для добавления и вставки
После выполнения с помощью мыши некоторых операций над ячейками или диапазонами, в
частности добавления, вставки и автозаполнения, на экране появляются смарт-теги.
Смарт-тег — небольшой квадратик, после щелчка на котором отображается список
доступных опций. Например, если скопировать диапазон ячеек, а затем вставить его в другом месте
рабочего листа, в правом нижнем углу диапазона появится смарт-тег. После щелчка на нем
отображается список доступных параметров, показанный на рисунке. С помощью этих
параметров можно определить способ вставки данных. В этом примере использование смарт-тегов
является альтернативой некоторым параметрам диалогового окна Специальная вставка.
А
1 Месяц
2 ^Январь
3 'Февраль
4 JMapi
_5_|Апрель
'7 1Июнь
8~;Июль
9 ;Август
10 'Сентябрь
11 (Октябрь
12 Щоябрь
13 IfljKiKpb
14
вс е
Месяц
Январь
Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
Июль
Август
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
Дсгабрь
I Г
•ЛП-crt а'ГИСТ* _/«*«/
t'* ] Дохранить форматы оригинала
\ С Исоольвоеать форматы конечных
Значения и форматы чисел
г Сохранить ширину столбцов сриг-нале
С Только форматы
Ссылки на ячейки
Некоторые пользователи считают смарт-теги очень полезными, в то время как других они
раздражают. (Меня можно отнести ко второй группе.) Чтобы отключить смарт-теги,
выполните команду Сервисе Параметры, затем перейдите во вкладку Правка. Снимите флажки
Отображать меню параметров вставки и Отображать меню параметров добавления.
Копирование в соседние ячейки
Довольно часто, особенно при работе с формулами, нужно скопировать содержимое
одной ячейки в соседнюю ячейку или диапазон. Предположим, при составлении бюджета вы
создали формулу суммирования значений в столбце В. Эту же формулу можно использовать
Глава 4. Работа с диапазонами ячеек
97

для суммирования значений ячеек других столбцов. Вместо того чтобы снова вводить ту же
самую формулу, ее можно скопировать в соседние ячейки.
Для копирования в соседние ячейки в Excel предусмотрено несколько дополнительных
команд в меню Правка. Чтобы воспользоваться этими командами, выберите ячейку,
содержимое которой будет копироваться, а также ячейки, в которые будет копироваться
информация, т.е. исходную ячейку и ячейки назначения (рис. 4.6). После этого выполните одну из
приведенных ниже команд копирования.
■ ПравкаОЗаполнитьОВниз (или <Ctrl+D>). Копирует содержимое ячейки в
выбранный диапазон снизу.
■ Правка^Заполнить^Вправо (или <Ctrl+R>). Копирует содержимое ячейки в
выбранный диапазон справа.
■ ПравкаОЗаполнить<=>Вверх. Копирует содержимое ячейки в выбранный диапазон
сверху.
■ ПравкаОЗаполнитьОВлево. Копирует содержимое ячейки в выбранный диапазон
слева.
■ Правка<=>Заполнить<=>Прогрессия. Отображает диалоговое окно Прогрессия.
Никакая из этих команд не копирует информацию в буфер обмена Windows или буфер
обмена Office.
<*" лордами
«Фсделвиившаге
^ЕГ~ J
f д*ты - С нет
ГЫфяплчт >*г^*ч; Г"
1 OK J Опмнв |
Рис. 4.6. Чтобы выполнить копирование
в соседние ячейки, сначала выберите
исходную ячейку и ячейки назначения
Есть еще один способ копирования в соседние ячейки — перетаскивание марке-
Совет ра заполнения выбранных ячеек. Excel скопирует содержимое исходных ячеек в
те ячейки, которые будут выделены при перетаскивании. Это пример использо-
Л вания функции Автозаполнение. Для получения доступа к дополнительным
опциям функции Автозаполнение перетащите маркер заполнения с помощью правой
кнопки мыши. Эта операция не копирует информацию в буфер обмена.
Копирование диапазона в другие листы
Описанные выше процедуры копирования можно использовать также для копирования
содержимого ячейки или диапазона в другой рабочий лист, даже если он находится в другой
рабочей книге. Существует единственное дополнение: прежде чем выбирать диапазон
назначения, вы должны активизировать другой рабочий лист.
В Excel предусмотрен также более быстрый способ копирования ячейки или диапазона и
вставки информации в другие рабочие листы той же рабочей книги. Сначала выберите диапазон
для копирования. Затем нажмите клавишу <Ctrl> и, удерживая ее, щелкните на ярлычках тех
рабочих листов, в которые нужно скопировать информацию (при этом в строке заголовка рабочей
книги появится надпись [Группа]). Затем выберите команду ПравкаоЗаполнитьоПо листам;
откроется диалоговое окно Заполнить по листам, в котором вы должны выбрать опцию
копирования (полностью, только содержимое или только форматы). Выберите нужный
переключатель и щелкните на кнопке ОК. В результате выделенный диапазон будет скопирован в
выбранные вами рабочие листы (его адрес во всех рабочих листах будет одинаковым).
98
Часть I. Вводный курс

Внимание!
Пользуясь этой командой, будьте осторожны, так как Excel не станет
предупреждать вас в том случае, если ячейки диапазона назначения окажутся
заполненными. В результате копирования или перемещения вы можете мгновенно потерять
большой объем ценной информации, даже не подозревая об этом.
Использование буфера обмена Office
Как упоминалось ранее, когда вы вырезаете или копируете данные из какой-либо
программы Office (например, Excel), эта программа помещает вырезанные (скопированные)
данные как в буфер обмена Windows, так и в буфер обмена Office. Но если после первого
скопированного фрагмента вы копируете (или вырезаете) еще один фрагмент данных, то последний
в буфере обмена Windows замещает предыдущие данные, а в буфере обмена Office —
добавляется к уже содержащимся здесь фрагментам. Таким образом, в буфере обмена Office могут
одновременно храниться несколько фрагментов данных, которые затем могут быть вставлены
в документы программ Office или каждый в отдельности, или все вместе.
Чтобы использовать буфер обмена Office, его сначала нужно открыть. Для этого
выполните команду Вид^Область задач. Затем в области задач откройте панель Буфер обмена.
Чтобы в области задач панель буфера обмена открывалась автоматически,
Совет' щелкните на кнопке Параметры внизу области задач и выберите опцию Автома-
тическое отображение буфера обмена Office.
У
Открыв панель Буфер обмена, скопируйте любым описанным в этой главе способом
первую ячейку или диапазон, которые необходимо поместить в буфер обмена Office.
Повторите эти действия для следующего выделенного диапазона ячеек, предназначенного для
помещения в буфер обмена. По мере копирования диапазонов ячеек панель Буфер обмена будет
отображать их краткое описание и общее количество скопированных фрагментов (рис. 4.7).
Буфер обмена может содержать до 24 фрагментов.
;J ^айп £Ьхвка £мд 8ста.ака Фордот Сервис Цанныв Qkmo Справка
Anal От • 10 • Ж * J Ш С М зЗ ?) "/• 01J •& »'!
£, 5уф*р обмена Экэ 24) ** X
^Встмитьвв»
^С-вститьвев
выберите вставляемый объект
~3
Йр Годовой бюд-ет
EQ Меся. Январь Февраль
Март Апрель Май Июнь
Июль Август Октябрь
Октябрь Ноябрь Декабрь
^Й S641 3524 8205 9204 7651
545687216682
Рис. 4.7. Панель Буфер обмена показывает все скопированные фрагменты
данных
Глава 4. Работа с диапазонами ячеек
99

Когда вы будете готовы к вставке скопированных данных, выделите ячейку, куда эти
данные будут вставлены. Для вставки отдельного фрагмента просто щелкните на его
пиктограмме на панели Буфер обмена. Для одновременной вставки всех скопированных элементов
щелкните на кнопке Вставить все панели Буфер обмена.
Чтобы очистить содержимое буфера обмена Office, щелкните на кнопке Очистить все на
панели Буфер обмена.
Приведем еще несколько замечаний о работе буферов обмена Office и Windows.
■ Когда вы щелкаете на кнопке Вставить стандартной панели инструментов,
используете команду ПравкаоВставить, нажимаете клавиши <Ctrl+V> или выбираете команду
Вставить из контекстного меню ячейки, Excel вставляет содержимое буфера обмена
Windows.
■ Последний фрагмент данных, который вы вырезали или скопировали, появляется как в
буфере обмена Windows, так и в буфере обмена Office.
■ При вставке какого-либо элемента из буфера обмена Office он замещает содержимое
буфера обмена Windows. После щелчка на кнопке Вставить все панели Буфер
обмена все вставляемые элементы сначала помещаются в буфер обмена Windows как
единое целое, а затем вставляются из него в рабочий лист.
■ Удаление содержимого буфера обмена Office приводит к аналогичным действиям в
буфере обмена Windows.
Специальная вставка
Не всегда требуется полное копирование исходного диапазона в диапазон назначения.
Например, при копировании ячеек, содержащих формулы, часто требуется скопировать
вычисленные значения, а не сами формулы. Не менее часто выполняемой операцией является
перенос только форматов данных с одного диапазона на другой без копирования или
перемещения содержимого ячеек. Для выполнения подобных операций используется команда
ПравкаоСпециальная вставка — универсальный вариант команды ПравкаоВставить. Чтобы
эта команда стала доступной, скопируйте содержимое ячейки или диапазона в буфер обмена
(команда ПравкаОВырезать для этого случая не подходит). Затем активизируйте ячейку, в
которую будет вставляться информация, и выберите команду ПравкаоСпециальная вставка. На
экране появится одноименное диалоговое окно, изображенное на рис. 4.8. В этом окне расположено
несколько переключателей, перечень которых с кратким описанием приведен ниже.
Чтобы команда Специальная вставка была доступной, необходимо скопировать
Совет ячейку или диапазон. Если же данные вырезаны (с помощью команды Правкам
Вырезать), то команда Специальная вставка будет недоступной.
■ Все. Выбор этой опции эквивалентен использованию команды ПравкаОВставить.
При этом из буфера обмена Windows копируется содержимое ячейки, форматы и
параметры функции проверки допустимости данных.
■ Формулы. Копируются только формулы и значения (без атрибутов форматирования),
содержащиеся в исходном диапазоне.
■ Значения. Эта опция позволяет скопировать результаты расчетов по формулам,
причем диапазоном назначения может быть как новый диапазон, так и исходный. В
последнем случае первоначальные формулы будут заменены полученными значениями.
■ Форматы. Копируются только атрибуты форматирования ячеек.
100
Часть I. Вводный курс

Примечания. Копируются только примечания к ячейкам. Значения и атрибуты
форматирования не копируются.
Условия на значения. Копируются правила проверки данных.
Без рамки. Копируется все, за исключением рамок вокруг ячеек, которые есть в
исходном диапазоне.
Ширины столбцов. Копируется информация о ширине столбцов из одного диапазона
ячеек в другой.
Формулы и форматы чисел. Копируются все формулы и форматы чисел, но не значения.
Значения и форматы чисел. Копируются текущие числовые значения и форматы
чисел, но не формулы.
. *~ форму*-'
Г аначеиия
(~ форматы
<* примечания
Тает
1 PW*«v
Г" пропускать
пустые !меЙки
J С
2Ш
*~ щчзимы етолбш»
С фэриуды и ф&р*«аты чи«я
*"" энвчеищ и ферматы чисел
Г тр^ратон*»»*^
<Х j Отмен* j
Рис. 4.8. Диалоговое окно Специальная
вставка
Выполнение вычислений без использования формул
Переключатели из группы Операция диалогового окна Специальная вставка
позволяют выполнять арифметические операции. Например, можно скопировать один диапазон в
другой и выбрать операцию умножить. Excel перемножит соответствующие значения
исходного диапазона и диапазона назначения и полученными результатами заменит прежние
значения диапазона назначения.
Пропуск пустых ячеек при вставке
Опция пропускать пустые ячейки диалогового окна Специальная вставка не
позволяет программе стирать содержимое ячеек в диапазоне назначения, на которые копируются
пустые ячейки исходного диапазона. Эта опция очень полезна при копировании диапазона в
другую область, так как вы вряд ли захотите, чтобы из-за наличия в копируемом диапазоне
пустых ячеек стирались существующие данные.
Транспонирование диапазона
Опция транспонировать диалогового окна Специальная вставка меняет ориентацию
копируемого диапазона. Строки становятся столбцами, а столбцы — строками. Любые
формулы в копируемом диапазоне изменяются так, чтобы при транспонировании они давали
правильные результаты вычислений. Заметьте, что эту опцию можно использовать вместе с
другими опциями диалогового окна Специальная вставка. На рис. 4.9 показан пример
горизонтального диапазона, который был транспонирован в вертикальный.
Если в диалоговом окне Специальная вставка вы щелкнете на кнопке Вставить
связь, то между исходным диапазоном и диапазоном назначения установится
связь. Это значит, что любые изменения в исходном диапазоне будут
автоматически отображаться в диапазоне назначения.
";
Глава 4. Работа с диапазонами ячеек
101

>ТЯРКвИ
f А В
2
Э
й
6
е
7
в
9
1С
11
" *
Январь Февраль Март
Январь
Февраль
*1арт
Алрель
Май
Июнь
» *\rWri\nH<T2ilWrS/
0
Апрель
Е f
Май Июнь
1-1
.JEJxj
н 3
"!
1
J jjr|
Рис. 4.9. Транспонирование горизонтального
диапазона в вертикальный
Поименованные ячейки и диапазоны
Наверное, вы уже заметили, что иметь дело с загадочными адресами ячеек и диапазонов
иногда очень утомительно (особенно это касается формул, о которых речь пойдет в главе 8).
К счастью, Excel позволяет присваивать ячейкам и диапазонам содержательные имена.
Например, ячейку можно назвать Процентная_Ставка, а диапазон — Объем_продаж_за_
июль. Использование подобных имен (по сравнению с адресами ячеек или диапазонов) дает
ряд преимуществ.
■ Содержательное имя диапазона (например, Совокупный_Доход) запомнить намного
легче, чем адрес ячейки (например, АС21).
■ При вводе адресов ячеек и диапазонов легче ошибиться, чем при вводе имен.
■ Можно быстро переместиться к областям рабочего листа, в которых находятся
поименованные ячейки или диапазоны. Для этого нужно воспользоваться полем Имя,
которое находится с левой стороны строки формул. Необходимо щелкнуть на кнопке
раскрытия списка и выбрать нужное имя из списка или воспользоваться командой
Правка ^Перейти (либо нажать клавишу <F5>) и указать имя диапазона.
■ При выборе имени ячейки или диапазона оно появляется в поле Имя.
■ Упрощается процесс создания формул. Имя ячейки или диапазона можно вставить е
формулу, воспользовавшись командой ВставкаОИмяОВставить или выбрав
соответствующее имя в поле Имя.
■ Имена позволяют сделать формулы более понятными и простыми в использовании.
Согласитесь, что формула =Доход-Налоги намного понятнее, чем =D20-D40.
Создание имен
Программа Excel предлагает несколько способов создания имен ячеек и диапазонов. Но,
прежде чем описывать эти способы, необходимо рассмотреть правила выбора имен.
■ В именах не должно быть пробелов. Для лучшего восприятия имени можете
воспользоваться символом подчеркивания, например: ГодовоЙ_Доход.
■ Можно использовать любые комбинации букв и цифр, но имя не должно начинаться с
цифры (например, 3-йКвартал) или быть похожим на адрес ячейки (например, Q3).
■ Специальные символы и символы пунктуации, за исключением подчеркивания и
точки, использовать не разрешается.
/172
Часть I. Вводный курс

■ Имена должны содержать не больше 255 символов. Но старайтесь создавать как
можно более короткие имена, которые вместе с тем должны быть содержательными,
понятными и запоминающимися.
В Excel есть несколько имен для внутреннего употребления. И хотя вы можете создать
имена, замещающие внутренние имена Excel, лучше этого не делать. Советуем не рисковать
и избегать таких имен, как Область_печати, Заголовки_печати, Область_консолидации
и Имя_листа.
Чтобы создать имя для ячейки или диапазона, сначала выделите эту ячейку или диапазон.
Затем выберите команду ВставкаОИмяОПрисвоить или воспользуйтесь комбинацией клавиш
<Ctrl+F3>. В результате Excel отобразит диалоговое окно Присвоение имени (рис. 4.10).
в*
г
формуле
|-п~Нч:
-»
й
J
*1
1 ос |
3*ф* ТЬ |
.. Добавить J
и
Рис. 4.10. Создание имен диапазонов
с помощью диалогового окна
Присвоение имени
Введите имя в поле ввода Имя или воспользуйтесь именем, которое предложит
программа (если, конечно, она его предложит). В текстовом поле Формула появится адрес активной
или выбранной ячейки (либо выделенного диапазона). Убедитесь в том, что это правильный
адрес, а затем щелкните на кнопке ОК, чтобы добавить новое имя и закрыть диалоговое окно.
Если же вы хотите продолжить добавление имен в рабочий лист, щелкните на кнопке
Добавить. В этом случае вам придется ввести адрес в поле Формула (не забудьте перед адресом
поставить знак равенства) или указать мышью на эту ячейку в рабочем листе. Все введенные
вами имена появятся в списке этого диалогового окна.
Существует быстрый способ создания имени с помощью поля Имя. Выделите ячей-
Совет ку (или диапазон), которой нужно присвоить имя, а затем щелкните на этом поле и
введите имя. Нажмите клавишу <Enter>, и имя будет создано. Если такое имя уже
существует, вы не сможете ввести его еще раз для другой ячейки (или диапазона).
Поле Имя — это раскрывающийся список, в котором содержатся все имена,
использующиеся в данной рабочей книге. Чтобы выбрать ячейку (или диапазон), у которой есть имя,
щелкните на поле Имя и выберите из списка нужное имя. В результате Excel выделит
соответствующую ячейку или диапазон.
Часто возникает необходимость использовать текст, содержащийся в рабочей таблице,
для создания имен ячеек или диапазонов. На рис. 4.11 приведен пример такой таблицы. В
данном случае может понадобиться использовать текст из столбца А для создания имен
соответствующих значений столбца В. Excel позволяет это сделать легко и просто.
Чтобы создать имена с помощью текста, расположенного в соседних ячейках, сначала
выделите этот текст и ячейки, которые нужно назвать (это могут быть как отдельные ячейки,
так и диапазоны). Имейте в виду, что текст должен находиться в соседних ячейках (по
отношению к ячейкам, которые нужно назвать); несмежные диапазоны для этой операции не
подойдут. Затем выберите команду ВставкаОИмяОСоздать. В результате Excel отобразит
диалоговое окно Создать имена, показанное на рис. 4.11. Флажок опции в этом диалоговом
окне установлен на основании проведенного программой анализа выделенного диапазона.
Например, если программа обнаружила текст в первой строке выбранного диапазона ячеек,
Глава 4. Работа с диапазонами ячеек
103

то она предложит создать имена на основе текста в верхней строке — опция в строке выше.
Если догадка Excel неверна, вы можете выбрать другую опцию. Щелкните на кнопке ОК, и
имена будут созданы.
шш
з
^ial*j
А
F
Январь
Февраль
5_Март
Б Апрель
Х_Май
8 Июнь
5
xi
Потьссту ■— -
Г рстрааадыи»!
£7 i-стоябив сдм»а
Г" естроке^цж»
Г" в столбив <£р«и
ОК
»»&Л><*1 /*Wi*/*Her*/lWT^nrtcri/
1-1
•1Г
Рис. 4. II. Молено легко создавать имена на основе текста,
расположенного в соседних ячейках
На замет
la заметку
/
Внимание!
Если в результате использования текста из соседней ячейки получилось
недопустимое имя, Excel модифицирует его, чтобы оно стало допустимым. Например,
если имя создается на основе текста Чистый доход (такое имя было бы
недопустимым, так как оно содержит пробел), то Excel преобразует пробел в символ
подчеркивания. Однако, если в какой-либо ячейке или формуле рабочего листа
используется ссылка на данную ячейку с текстом, программа не сможет
преобразовать его в допустимое имя. Она это имя просто не создаст.
Если ячейка, расположенная в левом верхнем углу выбранного диапазона,
содержит текст, а вы выбрали опции в строке выше и в столбце слева, то Excel
использует этот текст в качестве имени для всех данных, за исключением верхней
строки и левого столбца. Поэтому, прежде чем принимать имена, создаваемые
Excel, убедитесь в том, что они присвоены правильно, т.е. нужным диапазонам.
Создание таблицы имен
Иногда требуется создать список всех имен, определенных в рабочей книге. Это может
быть полезно при отслеживании ошибок или при документировании вашей таблицы. Чтобы
создать таблицу имен, сначала переместите табличный курсор в пустую область рабочего
листа — таблица будет создаваться с того места, где находится активная ячейка. Выберите
команду ВставкаОИмя"=>Вставить или нажмите клавишу <F3>. На экране появится
диалоговое окно Вставка имени (рис. 4.12). В этом окне перечислены все определенные
имена. Чтобы вставить список имен, щелкните на кнопке Все имена.
Рис. 4.12. Диалоговое окно
Вставка имени
104
Часть I. Вводный курс

Изменение существующих имен
Рано или поздно вы обнаружите, что существующие имена ячеек и диапазонов не
полностью соответствуют вашим требованиям. Например, вы присвоили имя одной ячейке, но
теперь хотите, чтобы под этим именем значился диапазон ячеек. Или у вас в рабочей книге
имеются имена, которые вам уже не требуются.
Переопределение имен
После определения имени вам может понадобиться изменить ячейку (или диапазон), к
которой оно относится. Для этого можно воспользоваться диалоговым окном Присвоение
имени. Выберите команду Вставка^Имя^Присвоить, щелкните на имени, которое вы
хотите переопределить, и измените адрес ячейки или диапазона в поле Формула. То же самое
можно сделать другим способом: щелкнуть на поле Формула и выбрать новую ячейку (или
диапазон) в рабочем листе, указав на нее мышью. Excel автоматически исправляет адреса
ячеек, имеющих имена.
Удаление имен
Если имя, которое вы определили, вам больше не потребуется, можете его удалить.
Выберите команду ВставкаОИмяОПрисвоить, чтобы вызвать диалоговое окно Присвоение
имени. Выберите в списке имя, которое вы хотите удалить, и щелкните на кнопке Удалить.
Будьте очень внимательны при удалении имен. Если имя используется в
формуле, то его удаление приведет к тому, что в формуле появится ошибка — она
будет давать результат #имя?. Но, к счастью, операцию удаления имени можно
отменить. Поэтому, если после удаления имени формула будет давать
неправильный результат, выберите команду Правка^Отменить.
Если удалить строки или столбцы, содержащие поименованные ячейки или диапазоны, то
при обращении к этим именам будет появляться ошибка (неверная ссылка). Предположим,
что ячейка А1 на листе Лист1 названа Процент. Тогда, если удалить строку 1 или столбец А,
вместо имени Процент будет подставляться ссылка =Лист1 !#Ссылка!, т.е. ошибочная
ссылка. Если имя Процент будет использоваться в формуле, то формула вернет результат
#Ссылка!.
Примечания к ячейке
В Excel существует возможность добавления примечаний к ячейкам. Это полезно в том
случае, если нужно описать конкретное значение. Примечания можно использовать также для
напоминания пользователю о том, какие расчеты выполняются по формуле, записанной в
данной ячейке.
Чтобы добавить к ячейке примечание, выделите ее и выберите команду Вставка1^
Примечание или используйте комбинацию клавиш <Shift+F2>. Excel вставит примечание,
указывающее на активную ячейку. Вначале примечание будет состоять только из вашего
имени. Введите текст примечания к ячейке, а затем щелкните в любом месте рабочего листа,
чтобы его скрыть.
У ячеек, к которым добавлено примечание, в правом верхнем углу отображается
маленький красный треугольник (он называется индикатором примечания). Если поместить
указатель мыши на ячейку, содержащую примечание, то оно станет видимым.
Внимание!
Глава 4. Работа с диапазонами ячеек
105

С помощью опций вкладки Вид диалогового окна Параметры (которое появляется
Совет в результате выполнения команды Сервис^ Параметры) можно изменять режимы
отображения примечаний к ячейкам и их индикаторов. Можно, например, сделать
так, чтобы индикаторы вообще не отображались на экране.
Если вы хотите, чтобы на экране были видны все примечания к ячейкам (независимо от
расположения табличного курсора), воспользуйтесь командой ВидоПримечания. Эта
команда работает по принципу переключателя, т.е., чтобы снова скрыть все комментарии к
ячейкам, нужно еще раз выбрать эту команду. Если требуется отредактировать примечание,
активизируйте ячейку, щелкните на ней правой кнопкой мыши и из контекстного меню
выберите команду Изменить примечание.
Для работы с примечаниями будет полезна панель инструментов Рецензирова-
Совет ние. Например, с помощью инструментов этой панели можно быстро
перемещаться между примечаниями.
^^
Чтобы удалить примечание к ячейке, активизируйте ее, щелкните правой кнопкой мыши
и в контекстном меню выберите команду Удалить примечание.
\
106
Часть I. Вводный курс

Форматирование
рабочих листов
орматирование напоминает сахарную глазурь на
бисквите: не являясь необходимым элементом
пирожного, она, тем не менее, придает конечному продукту
законченный вид. В таблицах Excel благодаря форматированию можно
привлечь внимание к важным данным, визуально
структурировать информацию (например, с помощью специального
выделения заголовков); кроме того, форматирование помогает
другим людям понять назначение вашей таблицы.
Стилистическое форматирование необходимо далеко не для
каждой рабочей книги, особенно если кроме вас эти таблицы
никто и никогда не увидит. Однако, если предполагается, что с
вашей таблицей будет работать кто-то еще, форматирование
становится обязательным этапом создания законченных таблиц.
В этой главе описаны такие средства форматирования Excel,
как шрифты, цвета, стили и т.д. Кроме того, здесь
рассматривается, как создавать собственные стили, которые можно
использовать в уже существующих и новых рабочих книгах.
На рис. 5.1 показан пример того, как даже простое
форматирование может значительно улучшить внешний вид
рабочего листа и облегчить его чтение.
Средства форматирования
Excel
Для форматирования рабочих листов Excel предлагает
такие средства, как панель инструментов форматирования или
диалоговое окно Формат ячеек. Вообще говоря,
использование панели инструментов может значительно ускорить
процесс форматирования, но с помощью диалоговых окон можно
получить доступ к дополнительным опциям.
Д Еще один способ форматирования, который пре-
^ополкительия доставляет Excel, основан на анализе содержи-
ртформацияЛ мого ячееК1 Условное форматирование обсужда-
|^в*^*" ется в главе 27.
ГЛАВА
В этой главе...
Средства форматирования
Excel
Форматирование таблиц
Использование стилей .

{ДДМ1
1
2
4
S
ь
1
I
10
11
12
Id
14
1i
1b
17
и *
А. В , С О .
Е
Джексон-Иванов Comp
Доходы и расходы .
Месяц Доход Расход Прибыль
Январь 32564. 12360
Февраль 26674 12563
Март 10230 9632
Апрель 23690 14785
Май 30456 25874
Июнь 85201 75Э69
Июль 15926 8520
Август 95146 74561
Сентябрь Э5742 14576
Октябрь 75386^ 56248
Ноябрь 30201 145БЗ
Декабрь 84512 63530
Всего 544930 362653
» и Лист! ^мст. .'шп;/
20204
13291
598
8905
4582
9832
7406
20587
21164
19138
15638
20932
162277
W
1
*
5
Б
7
8
9
10
«
12
13
"
15
16
и .
чэав
е
С
О
Джексон-Иванов Com
Январь
Феврааь
Иарт
Апрель
Май
Июнь
Июнь
Август
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
Декабрь
Всего
t •*' *Wrl.
Доходы и расходы
/Того»
J25b4p
25874(1
10230р
2Э690р
30 456р
85 201р
15926р
96148р
Э5 742р
76386р
,30201р.
84 512Р
■44 р
12 аЪОр
12583р
9 632р
14 785р
25 874р
75Э69р
8520р
74 561р.
14 578р
66 248р.
14 563р
63 580р.
Р
IWr2 ОисгЭ/" |*|
Е
Р
лрноыт»
20 2D4p
13291р
598р
8905р
4 582р.
9832р
7 406*.
20 687р
21 164р
13138р
15 63вр
?0932р
Р
1
Л2Ш
F3
i
м
-J±
Рис. 5.1. Одни и те же данные до и после применения стилистического
форматирования
Панель инструментов форматирования
Эта панель содержит часто используемые инструменты, применяемые при
стилистическом форматировании таблиц. Выделите ячейку или диапазон, после чего воспользуйтесь
необходимыми инструментами. Это достаточно наглядный процесс, поэтому наилучший способ
ознакомиться с возможностями инструментов форматирования — просто
поэкспериментировать. Введите какие-то данные, выделите несколько ячеек, а затем пощелкайте на кнопках
панели, чтобы изменить вид выделенного диапазона. Обратите внимание, что три кнопки
(Границы, Цвет заливки, Цвет шрифта) в действительности являются выпадающими
списками. Чтобы развернуть список, щелкните на маленькой стрелке справа от кнопки.
Несмотря на то что панель инструментов форматирования содержит много нужных
инструментов, немало средств форматирования доступно только через диалоговое окно
Формат ячеек.
Диалоговое окно Формат ячеек
В этой главе будет часто упоминаться диалоговое окно Формат ячеек. Это окно состоит
из ряда вкладок, с помощью которых можно выбрать практически любой тип
стилистического форматирования (включая и числовое). Форматы, установленные в диалоговом окне
Формат ячеек, применяются только к выделенным ячейкам.
Выбрав ячейку или диапазон ячеек для форматирования, вы можете открыть диалоговое
окно Формат ячеек одним из трех способов.
■ Воспользоваться командой ФорматОЯчейки.
■ Нажать комбинацию клавиш <Ctrl+l>.
■ Щелкнуть правой кнопкой мыши на выбранной ячейке или диапазоне ячеек и из
контекстного меню выбрать команду Формат ячеек.
Диалоговое окно Формат ячеек содержит шесть вкладок: Число, Выравнивание,
Шрифт, Граница, Вид и Защита. Многие опции этого окна подробно рассматриваются в
последующих разделах главы.
108
Часть I. Вводный курс

Форматирование таблиц
Что бы ни говорили вам знатоки, но выбор и применение стилистического
форматирования к таблицам Excel не является точной наукой. Так же как разным людям нравится разная
музыка или направления в искусстве, в форматировании таблиц у каждого тоже свои
предпочтения. Поэтому в следующих разделах рассматривается, как выбирать и применять
различные опции форматирования; однако окончательный выбор этих опций остается за вами.
Работа со шрифтами
Для выделения фрагментов рабочего листа, например заголовков, можно использовать
множество шрифтов самых разных типов и размеров, а также изменять их атрибуты; можно
установить, например, такой размер шрифта, который позволит разместить на одной
печатной странице больший объем информации.
Если нужно, чтобы созданный вами отчет при печати поместился на заданном
количестве страниц, не спешите вручную изменять размеры шрифтов. В Excel
предусмотрена возможность автоматического масштабирования при печати.
Используя это средство, можно указать, сколько страниц должна занимать таблица.
Excel автоматически подберет масштаб так, чтобы все данные поместились на
выбранном числе страниц. Эта возможность рассматривается в главе 7.
По умолчанию для отображения введенной информации Excel применяет шрифт Arial Cyr
размером 10 пунктов. Шрифты (Arial, Times New Roman, Courier New и т.д.) различаются
начертанием. Размер шрифта измеряется в пунктах (72 пункта соответствуют одному дюйму,
равному 2,54 см). По умолчанию высота строки в Excel принимается равной 12,75 пункта.
Поэтому 10-пунктовый шрифт, помещенный в строку размером 12,75 пункта, очень хорошо
смотрится, поскольку между символами соседних строк остаются достаточные промежутки.
-* При изменении размера шрифта совершенно не обязательно вручную менять
На заметку высоту строки. Excel сделает это автоматически, исходя из максимальной
высоты символов, используемых в данной строке.
Если вы планируете отправить свою рабочую книгу другим пользователям, то при ее
создании старайтесь применять стандартные шрифты операционной системы Windows. Если при
открытии рабочей книги окажется, что в системе отсутствует какой-либо шрифт,
используемый в вашей рабочей книге, то Windows попытается найти похожие шрифты. Иногда это
срабатывает, а иногда и нет. Чтобы уверенно чувствовать себя в подобной ситуации, при
разработке таблиц применяйте следующие шрифты:
■ Arial Cyr;
■ Courier New Cyr;
■ Symbol;
■ Times New Roman Cyr;
■ Wingdings.
Самый простой путь изменить шрифт или его размер для выделенных ячеек —
использовать инструменты Шрифт и Размер, расположенные на панели инструментов
форматирования. Для этого выберите ячейки, щелкните на нужном инструменте и из раскрывающегося
списка выберите тип шрифта или его размер.
Глава 5. Форматирование рабочих листов
109

Чтобы при открытии списка Шрифт отображались образцы шрифтов, выберите команду
Сервисе Настройка. На экране появиться диалоговое окно Настройка. Перейдите во
вкладку Параметры и установите флажок Отображать названия шрифтов тем же
шрифтом. Если эта опция включена, то список Шрифт примет такой вид, как на рис. 5.2.
Вы также можете использовать вкладку Шрифт диалогового окна Формат ячеек (рис. 5.3).
Эта вкладка позволяет, не выходя из одного диалогового окна, изменить несколько
свойств применяемого шрифта. Обратите внимание, что вы можете выбрать стиль шрифта
(полужирный, курсив, подчеркивание), применить цвет и различные эффекты (зачеркнуть
текст, ввести верхние и нижние индексы). Если установить флажок Обычный, то Excel
установит те атрибуты шрифта, которые определены в одноименном стиле. Стили обсуждаются
далее в главе.
S) <|>efin
Qpaska Бид
JJJi
.2ЙК
i J Л
• 10 -
шкшят
Вставке Форс
ж t
Ч 6
* Anal
* дли Шаек
4 Anal Narrow
* Anal Unicode MS
pfr Book Antique
* Bookman Old Style
■* Bo<*il»«Syi«icl7X-:-6'r4a t] i
Сопле Sons MS
Courier
3
°§o
Рис. 5.2. Образцы шрифтов,
представленные в списке Шрифт
Г* подстрок***
I -гт иенайде-* Дняпвчвтмбудетиспдаь»в»1Н«<ояе*толхпдяш*|
Рис. 5.3. Вкладка Шрифт диалогового окна
Формат ячеек
На рис. 5.4 показаны примеры форматирования с использованием различных шрифтов.
Заметьте, что Excel предлагает четыре различных варианта подчеркивания символов. Два из
них позволяют подчеркивать только значения, а не все символы содержимого ячейки, а два
оставшихся полностью выделяют нижнюю границу ячейки.
1 Большой полужирный
2 Большой курсив
Э Одинарное подчеркивание по значению
■
1_ Дюйное папчевиивамив па значению
S Одинарное подчеркивание по ячейке
А.2
Двойное подчеркивание по ячейке
7 Зерхний индекс х
g Нижний индекс х2
EL
« . M\iWrt/
Примеры шрифтов
Примеры шрифтов
Примеры шрифтов
Примеры шрифтов
Примеры шрифтов
Примсри шрифтов
Лримеры шрифтов
Примеры шрифтов
■ lOlxl
!
АГА
Рис. 5.4. Примеры форматирования шрифтов
110
Часть I. Вводный курс

Если вы предпочитаете работать с клавиатурой, то можете использовать перечисленные
ниже комбинации клавиш для быстрого форматирования выбранного диапазона ячеек.
■ <Ог1+И> или <Ctrl+B>. Полужирное начертание.
■ <Ctrl+llI> или <CtrI+I>. Выделение курсивом.
■ <Ctrl+r> или <Ctrl+U>. Подчеркивание.
■ <Ctrl+5>. Перечеркивание.
Перечисленные быстрые клавиши действуют так же, как обычные переключатели.
Например, с помощью нажатия комбинации клавиш можно установить полужирное начертание,
повторное нажатие комбинации клавиш <Ctrl+B> приведет к отмене этого действия.
Использование нескольких шрифтов в одной ячейке
Если в ячейке содержится текст, то вы можете также отформатировать его отдельные
символы. Для этого перейдите в режим редактирования содержимого ячейки (дважды щелкните
на ней), а затем выделите символы, которые желаете отформатировать. Символы можно
выделить с помощью мыши, перетаскивая ее указатель по тексту, или с помощью
клавиатуры, удерживая нажатой клавишу <Shift> и нажимая одну из клавиш управления
курсором: «-> или <-». После выделения примените технику обычного форматирования.
Изменения происходят для выделенных символов в ячейке. Однако описанный способ
годится только для форматирования ячеек, содержащих текст; числа или формулы так
форматировать нельзя.
Выравнивание содержимого ячеек
Все программы электронных таблиц по умолчанию придерживаются следующего
соглашения относительно выравнивания содержимого ячеек: числа выравниваются вправо, а
текст — влево. Вы, конечно, можете не придерживаться этого соглашения, поскольку в Excel
есть множество разнообразных опций по выравниванию содержимого ячеек. Выровнять
содержимое ячейки можно как по горизонтали, так и по вертикали.
На рис. 5.5 показано несколько примеров форматирования ячеек с помощью опций
горизонтального, вертикального выравнивания и выравнивания под заданным углом. Эти опции
выбираются во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек.
Чсяб t вырааницини , |
П0Гв(*КВТШ»11
Ino значению
1 чо »#«гнвм« краю
Г
-отражение
Г гжреиорт» псклю»
Г автоподбор шфю«*
Г~ сйхдниа>ч» ячее*
млпрмпеиие jvrrr*
(по Роитчксту
Ш»<гт | Гр
-1
3
•1
»ма [ Вид
1 «
.1Ш
| Защите | .
г-
•
К
С
т
• .
• 1
HU'HCb • I
♦ 1
«
*j СР*ДУ«в
и
Отмене |
Рис. 5.5. Примеры выравнивания в Excel
Глава 5. Форматирование рабочих листов
111

Горизонтальное выравнивание
Опции горизонтального выравнивания применяются наиболее часто. Они контролируют
расположение содержимого ячейки относительно ее горизонтальных границ.
Ниже перечислены опции горизонтального выравнивания.
■ По значению. Числа выравниваются по правому краю, текст — по левому, логические
и ошибочные значения — по центру. Эта опция выбрана по умолчанию.
■ По левому краю (отступ). Сдвигает содержимое ячейки влево. Если текст шире ячейки,
он выходит за ее правый край. Если справа ячейка занята, текст при выводе на экран
усекается и становится видимым частично. Можно также задать величину отступа от левой
границы ячейки.
■ По центру. Смещает содержимое ячейки в центр. Если текст шире ячейки, он выходит
за ячейку с той стороны, с которой не заполнена соседняя ячейка. Если соседние
ячейки заполнены, текст при выводе на экран усекается и становится видимым частично.
■ По правому краю (отступ). Сдвигает содержимое ячейки вправо. Если текст шире
ячейки, он выходит за ее левый край. Если ячейка слева заполнена, текст при выводе
на экран усекается и становится видимым частично. Кроме того, можно еще задать
величину отступа от правой границы ячейки.
■ С заполнением. Повторяет содержимое ячейки, пока она не будет целиком заполнена
по ширине.
■ По ширине. Выравнивает текст в ячейке по правому и левому краям одновременно.
Эта опция применяется в том случае, если форматируемая ячейка содержит текст,
разбитый на несколько строк.
■ По центру выделения. Смещает текст в центр нескольких выделенных столбцов. Эта
опция полезна для точного центрирования заголовков относительно нескольких столбцов.
■ Распределенный (отступ). Располагает текст равномерно по ширине ячейки.
Опции вертикального выравнивания
Эти опции управляют расположением содержимого ячейки относительно ее вертикальных
границ. Чтобы изменить вертикальное выравнивание, необходимо использовать диалоговое
окно Формат ячеек, поскольку эти опции недоступны с панели инструментов форматирования.
Существует несколько опций вертикального выравнивания.
■ По верхнему краю. Сдвигает содержимое ячейки к ее верхнему краю.
■ По центру. Смещает в центр содержимое ячейки в вертикальном направлении.
■ По нижнему краю. Сдвигает содержимое ячейки к ее нижнему краю.
■ По высоте. Выравнивает текст ячейки по вертикали; эта опция применяется только в
том случае, если форматируемая ячейка содержит текст, разбитый на несколько строк.
■ Распределенный. Располагает текст равномерно по вертикали.
Перенос по словам и автоподбор по ширине
Если текст в ячейке не помещается по ее ширине и вы не хотите, чтобы он занимал
соседние ячейки, можно использовать опции Переносить по словам и Автоподбор ширины,
которые располагаются во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек.
Опция Переносить по словам служит для отображения текста в ячейке в несколько
строк. Эта опция удобна для форматирования заголовков столбцов, поскольку можно
использовать длинные заголовки без чрезмерного увеличения ширины столбца.
112
Часть I. Вводный курс

Опция Автоподбор ширины сжимает текст до нужного размера. Размер текста
сокращается так, чтобы он мог поместиться в одной ячейке, не занимая соседнюю.
Если к ячейке было применено форматирование с переносом по словам, то к ней
Совет уже нельзя применить автоподбор ширины.
У
Объединение ячеек
Объединение (слияние) ячеек часто используется для форматирования заголовков таблиц
тогда, когда нужно, чтобы они занимали несколько ячеек и центрировались по ширине всей
таблицы.
При слиянии ячеек объединенная ячейка занимает место объединяемых ячеек, но
объединить их содержимое невозможно. На рис. 5.6 представлены два варианта слияния ячеек:
горизонтальное и вертикальное. Диапазон C3:F3 был объединен в ячейку, содержащую
заголовок таблицы. Диапазон В5:В9 был также объединен, в нем находится общее название для
строк таблицы. В столбце также было изменено направление текста (см. раздел "Изменение
направления текста" далее в главе).
Рис. 5.6. Заголовки этой таблицы оформлены с использованием
объединения ячеек
Вы можете объединить любое количество ячеек, занимающих произвольное количество
строк и столбцов. Однако все сливаемые ячейки должны быть пустыми, за исключением
верхней левой ячейки. Если какая-либо другая ячейка заполнена, то Excel выдаст
предупреждение и вы должны будете или отменить объединение ячеек, или согласиться на потерю
содержимого всех ячеек, кроме верхней левой.
Для того чтобы выполнить слияние, выделите нужные ячейки, а затем щелкните на
кнопке Объединить и поместить в центре панели инструментов Форматирование. Чтобы
вернуть ячейкам первоначальный, "неслитый" вид, либо щелкните еще раз на кнопке
Объединить и поместить в центре, либо воспользуйтесь диалоговым окном Формат ячеек. Для
этого выделите объединенную ячейку, откройте диалоговое окно Формат ячеек и во вкладке
Выравнивание снимите флажок Объединение ячеек.
Изменение ориентации текста
Еще один способ улучшить зрительное восприятие таблицы — отображать текст под углом.
В Excel текст можно располагать как горизонтально и вертикально, так и под любым углом.
Для изменения ориентации выделите ячейку или диапазон ячеек, откройте диалоговое окно
Формат ячеек, а затем щелкните на корешке вкладки Выравнивание, в которой либо в поле
задайте угол в диапазоне от -90 до +90°, либо просто перетащите указатель на нужный угол.
На рис. 5.7 показан пример текста, расположенного под углом 45°.
Глава 5. Форматирование рабочих листов
113

Годовой отчет по регионам
Север
Юг
Запад
Восток
всем
/*
155643
160340
156033
154944
егеввор.
/'
163352
158005
154503
155936
632 7»р.
/*
160782
162394
157771
159541
ЫС4ПР.
/'
162685
156196
157206
159476
635 ЯЗр.
/•
642462
6369Э5
625513
630699
изамр.
• Г iw>i^iwi*y;
_J
Рис. 5.7. Пример размещения текста под углом 45 °
^^^^ Часто на экране текст под углом выглядит несколько искаженным, но при выводе
На заметку на печать этот текст будет выглядеть нормально.
/
Изменение направления текста
Не во всех языках направление текста одинаково. В большинстве языков буквы пишутся
слева направо, но в некоторых языках текст пишется наоборот — справа налево. Чтобы
установить необходимое направление текста для используемого языка, воспользуйтесь опцией
Направление текста.
_^^^ Если в вашей системе не установлена поддержка языков, в которых текст
пишется справа налево, то изменение опции Направление текста не приведет к
ожидаемому результату. Нужно, например, установить поддержку японского языка с
установочного диска Microsoft Office, чтобы можно было установить направление
текста справа налево для символов японского алфавита.
На заметку
/
Цвета и заливки
В Excel имеются средства для выделения различными цветами отдельных участков
рабочих листов. Можно изменять как цвет текста, так и фон ячеек. Но помните: далеко не всегда
следует использовать большое количество цветов, поскольку это будет осложнять, а не
облегчать восприятие информации.
Цвет текста ячейки можно изменить с помощью вкладки Шрифт диалогового окна
Формат ячеек, а цвет заднего плана ячейки — с помощью вкладки Вид. Кроме того, для
выполнения этих действий предусмотрено два инструмента панели инструментов форматирования:
Цвет заливки и Цвет шрифта.
Задний план ячейки может быть сплошным (одного цвета) или узорным (двухцветным).
Если в ячейке содержится текст, то использование узора приведет к тому, что текст будет
сложно читать. Поэтому старайтесь применять узоры только для пустых ячеек.
Для выбора узора используется раскрывающийся список Узор во вкладке Вид
диалогового окна Формат ячеек. Щелкните на кнопке раскрытия списка, как показано на рис. 5.8.
Выберите вид узора из верхней части палитры узоров, а из нижней части — цвет узора. Первый
элемент палитры (сплошной) используется для отмены назначенного узора, т.е. если вы
хотите, чтобы фон был сплошным. Справа от списка Узор находится окно предварительного
просмотра Образец, в котором показано, как будет выглядеть выбранный узор. Если вы пла-
114
Часть I. Вводный курс

нируете печатать рабочий лист, то следует поэкспериментировать, чтобы выяснить, как будет
выглядеть цветной узор на вашем принтере.
Рис. 5.8. Выбор узора для фона ячейки
Еще одно применение цветного фона — выделение строк таблицы, в которой содержится
большой объем информации, для того чтобы данные было легче читать. Если вы не новичок в
области обработки данных, вам, без сомнения, уже встречалась специальная бумага для
принтера, на которую нанесены бело-зеленые горизонтальные полосы. Подобного эффекта можно
добиться и при печати на обычной бумаге из Excel, используя цвета фона.
Л В главе 27 описан еще один способ задания цвета фона с использованием
|Дополнителы&я средств условного форматирования,
информация
Чтобы быстро скрыть содержимое ячеек, сделайте цвет заднего плана таким же,
Совет . как и цвет шрифта. Но даже в этом случае содержимое таких ячеек можно
увидеть в строке формул. Помните, что во время печати некоторые принтеры само-
стоятельно могут изменить цвет заднего плана так, чтобы был виден текст.
Цвета в Excel
Возможно, вы будете удивлены, но использование цветов в Excel довольно ограниченно. В
каждой рабочей книге хранится цветовая палитра, состоящая из 56 цветов. Причем при
оформлении можно использовать только те цвета, которые находятся в палитре. К счастью,
можно заменять один или же все цвета в палитре. Для этого выполните ряд действий.
1. Выберите команду Сервис=>Параметры.
2. Перейдите во вкладку Цвет диалогового окна Параметры.
3. Выберите цвет, который вы хотите заменить, после чего щелкните на кнопке Изменить.
4. Выберите новый цвет и щелкните на кнопке ОК.
5. Если требуется, измените другие цвета или щелкните на кнопке ОК для выхода.
Помните, что изменение цвета приведет к изменениям во всех ячейках, где этот цвет
использовался. Например, если вы измените красный цвет на желтый, то все ячейки с
красным цветом фона станут желтыми.
Во вкладке Цвет диалогового окна Параметры также можно копировать цветовую палитру из
других открытых рабочих книг в активную книгу.
Глава 5. Форматирование рабочих листов
115

Границы и линии
Рамки обычно используют тогда, когда нужно визуально сгруппировать ячейки, содержащие
однотипные данные, либо для выделения строки или столбца. В Excel предусмотрено 13
различных стилей границ, которые показаны во вкладке Граница диалогового окна Формат ячеек
(рис. 5.9). Это окно позволяет выбрать стили рамок для выделенной ячейки или диапазона ячеек.
*#<« | M>«wMS«#ie | шри&т Гранч* j Вид | Защита ]
Выберите Twilimei*спон«аыо«ь«и>г*«яоте к как»1»**.п<вьида»1М0ГО
диапазона ом оплатя: енштей rpatwae «его лнагадона, есен *нутрем«к
гг-**<и» я**9к Bin етдояьиой йчвж«
Рыс. 5.9. С помощью вкладки Граница
диалогового окна Формат ячеек
можно добавить рамки вокруг ячеек
Перед вызовом этого диалогового окна выделите ячейку или диапазон ячеек, к которым
нужно применить границу. Прежде всего укажите тип линии, а затем ее положение вокруг
ячейки, щелкнув на одной из предложенных кнопок-пиктограмм.
Обратите внимание: здесь уже есть три готовых варианта, которые облегчат вашу работу.
Если вы хотите убрать все рамки из выделенного диапазона, щелкните на кнопке нет. Желая
обвести диапазон контуром, используйте опцию внешние. Чтобы поместить рамку внутри
выделенного диапазона, щелкните на кнопке внутренние.
Выбранный тип границы будет показан в диалоговом окне. Для разных участков границы
можно выбрать различные типы линии. Кроме того, вы можете выбрать цвет рамки.
Использование этого диалогового окна требует некоторой практики.
Excel позволяет применять диагональные линии в ячейках. Этот тип границы создает
впечатление, что ячейка или диапазон ячеек были вычеркнуты.
При использовании границ в рабочем листе имеет смысл удалить сетку, с помощью
Совет которой Excel по умолчанию обозначает границы ячеек, тогда рамки будут смот-
реться более четко. Для этого снимите флажок Сетка, который находится во вклад-
■ Л ке Вид диалогового окна Параметры.
Добавление подложки в рабочий лист
В Excel вы можете поместить изображение из графического файла на задний план рабочего
листа. Это чем-то напоминает фоновый рисунок, которым можно украсить рабочий стол Windows.
Чтобы добавить задний план (подложку) в рабочую таблицу, выберите команду ФорматО
Пист^Подложка. На экран будет выведено диалоговое окно, с помощью которого можно
выбрать нужный графический файл. Выбрав файл, щелкните на кнопке ОК. Программа разместит
графическое изображение на заднем плане листа рабочей таблицы в виде мозаики. Как правило,
графический фон затрудняет чтение текста, поэтому для выделения ячеек, содержащих текст,
обычно используется цветная подложка (рис. 5.10). Кроме того, не забудьте отключить
изображение сетки рабочего листа, поскольку ее линии будут видны на изображении.
116
Часть I. Вводный курс

T^frM
Строительная фирма Стройся-Сам
Доходы за nef вый квартал
Яне 65 983р
Фее 73 954р
Map 87 543р.
227 480р.
J J_
I
Л
a,iw.i ,лл&1п**1 и 1 >|г:
На заметку
/
Рис. 5.10. Этот рабочий лист имеет графический задний
план. Ячейки с данными выделены цветом, который
перекрывает графическое изображение
Использование подложки может ухудшить читабельность текста, поэтому к
ячейкам, содержащим текст, применяйте сплошной цвет заливки.
Подложка отображается только на экране монитора. Она не выводится при
печати рабочей таблицы на принтере.
Автоформатирование
До сих пор речь в этой главе шла об отдельных командах и инструментах, которые можно
использовать для ручного форматирования рабочего листа. Теперь рассмотрим специальное
средство Excel, называемое Автоформат. С его помощью можно выполнять многие
операции форматирования автоматически.
Чтобы использовать средство автоматического форматирования Excel, поместите
табличный курсор на любую из ячеек таблицы, которую нужно отформатировать (границы
таблицы Excel определяет автоматически). Затем выберите команду ФорматОАвто-
формат. На экране появится диалоговое окно Автоформат (рис. 5.11). Выберите один из
16 предложенных в списке форматов и щелкните на кнопке ОК. Программа автоматически
отформатирует вашу таблицу.
В средство автоматического форматирования Excel заложены довольно большие
"интеллектуальные" возможности. Например, с его помощью можно проанализировать
содержащиеся в таблице данные, выделить промежуточные итоги и отформатировать таблицу.
Несмотря на то что Excel не позволяет определять собственные автоформаты, некоторые
средства управления форматированием этого типа в программе все же предусмотрены. Если
щелкнуть на кнопке Параметры в диалоговом окне Автоформат, то оно увеличится и в нем
появится шесть дополнительных опций (см. рис. 5.11).
По умолчанию отмечены все шесть опций. Если некоторые элементы форматирования не
нужны, отмените выбор соответствующей опции и затем щелкните на кнопке ОК. Например,
если вы уже отформатировали числа, то снимите флажок формат чисел.
Глава 5. Форматирование рабочих листов
117

янв фее ***p Всего
Восто* 7 7 S 19
Запад 6 4 7 17
Юг 8 7 9 24
Всего 21 18 21 60
восток
Зетад
Юг
Всего
ем о>*б лыр Вено
7 7 5 19
6 4 .7 17
8 7 9 24
21 18 21 60
Простой Клаеемиеоож!
Эяпад 6 4 7 17
Р> 8 7 9 24
всего 21 18 21 60
Е
6 4 7 17J
6 7 9 -.-*]
р<его 21 1В 21 ' |
Кявосмчмасий^ Кякв««ский)
j росток 7p. 7p Sp. 19p
Ьвгад Б 4 7 17 I
•Ot 8 7 9 24 I
■ I 8 в» 21p 18p 21p 60p
ЗЬмисовый 1
янв фев мер Всего
г сток 7р 7р Sp ISp К
|агшд 6 4 7 17
О- 6 » 9 24 *
Гч*ч> П; iv 21 >-
«*»**гов*чй2 *
1 <* 1
Отмена
Параметры... |
Рис. 5.11. С помощью средства Автоформат можно
быстро отформатировать таблицу
Копирование форматов
Для копирования форматов из одной ячейки в другую или в диапазон ячеек используется
команда Правка^Специальная вставка. В появившемся диалоговом окне выберите
переключатель Форматы. Кроме того, можно использовать кнопку Формат по образцу,
расположенную на стандартной панели инструментов (на этой кнопке изображена кисточка).
Сначала выберите ячейку или группу ячеек, имеющих те атрибуты форматирования,
которые вы хотите скопировать. Затем щелкните на кнопке Формат по образцу. Заметьте, что
указатель мыши примет вид кисточки. Щелкните и перетащите указатель по ячейкам, к
которым нужно применить выбранные атрибуты форматирования. Отпустите кнопку мыши,
чтобы закончить операцию копирования форматов.
Если вы дважды щелкнете на кнопке Формат по образцу, то указатель мыши будет иметь
вид кисточки до тех пор, пока вы снова не щелкнете на этой кнопке. Таким образом вы
сможете скопировать заданные атрибуты форматирования в несколько несмежных областей.
Чтобы выйти из режима копирования, вновь щелкните на кнопке Формат по образцу или
нажмите клавишу <Esc>.
Использование стилей
Если перед вами стоит задача форматирования рабочего листа с использованием одной и
той же комбинации шрифтов, линий и цветов, то применение стиля может принести вам
большие выгоды. В частности, это сэкономит значительное время и позволит избежать
ошибок при форматировании, которые, как правило, возникают при ручном форматировании
отдельных ячеек. Кроме того, использование стилей позволяет придать рабочему листу более
совершенный внешний вид.
В стиль можно включать до шести различных атрибутов:
■ числовое форматирование;
■ шрифт (тип, размер и цвет);
■ выравнивание (вертикальное и горизонтальное);
■ рамки;
■ узоры;
■ защита (заблокировано и скрыто).
118
Часть I. Вводный курс

Основное преимущество использования стилей проявляется тогда, когда требуется изменить
один или несколько атрибутов форматирования. В таком случае, если к группе ячеек был
применен определенный стиль, достаточно лишь изменить некоторые его атрибуты — и внешний
вид ячеек изменится автоматически. Предположим, вы применили определенный стиль к
нескольким десяткам ячеек, разбросанным по всей рабочей таблице. Однако позже вы пришли к
выводу, что информация в таблице будет нагляднее, если увеличить размер шрифта с 12 до 14
пунктов. Поскольку при форматировании вы использовали определенный стиль, теперь не
нужно вручную изменять размер шрифта в каждой ячейке. Достаточно исправить параметры стиля,
и все ячейки изменятся автоматически. Таким образом вы значительно сэкономите время.
Все действия над стилями выполняются в диалоговом окне Стиль, которое появляется после
выбора команды ФорматОСтиль. По умолчанию всем ячейкам назначается стиль Обычный
(рис. 5.12).
Идя«Ияя
Стиль еключжп
Гнусно
15" защита
[обычный
►»
Основной
пе горизонтали обычное.
по ***»«*у краю
без ранок
безмтенвния
заблокировано
потерт
-1
^
*1
1 ок |
0THBH& I
йй*амить.„ |
1
-,> |
£6>«ЙИНИ7Ь. . |
Рис. 5.12. Диалоговое окно Стиль
Ниже представлен пример того, как можно использовать стили, чтобы во всей рабочей
книге изменить шрифт, применяемый по умолчанию.
1. Выберите команду ФорматОСтиль. Excel отобразит диалоговое окно Стиль.
2. Убедитесь, что в поле Имя стиля указан стиль Обычный. Затем щелкните на кнопке
Изменить. На экране появиться диалоговое окно Формат ячеек.
3. Перейдите во вкладку Шрифт и выберите новый шрифт и размер.
4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Стиль.
5. Еще раз щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно Стиль.
Во всех ячейках, в которых используется стиль Обычный, шрифт будет изменен. При
необходимости вы можете в любое время поменять атрибуты форматирования любого стиля.
Кроме того, в Excel предусмотрено еще пять встроенных стилей, которые влияют только
на числовое форматирование ячеек. Все они перечислены в табл. 5.1. Если параметры
приведенных стилей вам не совсем подходят (или совсем не подходят), создайте собственные
стили с нужными параметрами.
Таблица 5.1. Встроенные стили Excel
Название стиля Описание
Пример числового
форматирования
Обычный Стандартный стиль Excel
Финансовый* Число с двумя цифрами после запятой
Финансовый[0] Целое число
1234
1 234,00
1234
Глава 5. Форматирование рабочих листов
119

Окончание табл. 5.1
Название стиля Описание Пример числового
форматирования
Денежный* Число с двумя цифрами после запятой и знаком денежной единицы 1 234,00 р.
Денежный[0] Целое число со знаком денежной единицы 1 234 р.
Процентный* Целое число со знаком процента 12%
* Эти стили можно назначить с помощью щелчка мышью на соответствующих кнопках панели
инструментов форматирования.
Применение стилей
Существует несколько способов применения готовых стилей к отдельным ячейкам или
диапазонам ячеек.
■ На панели инструментов форматирования предусмотрены три кнопки для применения
соответствующих стилей к ячейке или диапазону ячеек: Денежный формат,
Процентный формат и Формат с разделителями. Важно понимать, что, когда вы
используете эти кнопки для форматирования ячейки, изменяется стиль ячейки. А это
значит, что, когда впоследствии вы захотите изменить параметры стиля Обычный, эти
изменения не коснутся ячеек, отформатированных с помощью кнопок панели
инструментов форматирования.
■ Вы можете назначить нужный стиль с помощью команды Формат^Стиль. На экране
появится диалоговое окно Стиль. Выберите нужный стиль из раскрывающегося
списка Имя стиля.
Если вы собираетесь регулярно работать со стилями, не мешает внести некоторые
изменения в одну из панелей инструментов. В Excel предусмотрен очень удобный инструмент Стиль.
Однако (как ни странно) этого инструмента вы не найдете ни на одной из встроенных панелей
инструментов. Чтобы добавить инструмент Стиль к одной из панелей инструментов (для этого
подойдет, например, панель инструментов форматирования), выполните ряд действий.
1. Щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и выберите из
появившегося контекстного меню команду Настройка. На экране появится диалоговое
окно Настройка.
2. Перейдите во вкладку Команды.
3. В окне списка Категории выберите опцию Формат. В окне Команды будут показаны
все возможные инструменты, которые относятся к категории Формат.
4. Щелкните на инструменте Стиль (это раскрывающийся список стилей) и перетащите
его на панель инструментов форматирования. Если вы разместите этот инструмент в
центре панели, то другие кнопки автоматически будут сдвинуты, чтобы освободить
под него место.
5. Если панель инструментов слишком большая и целиком не помещается на экране,
уменьшите ширину некоторых инструментов, например Шрифт или Стиль. Для этого
перетащите влево правую сторону рамки этих инструментов. Кроме того, удалите с
панели те инструменты, которыми вы никогда не пользуетесь. Для этого просто
перетащите их за пределы панели (не волнуйтесь, при необходимости панель инструментов
всегда можно будет восстановить в первоначальном виде).
120
Часть I. Вводный курс

6. Когда панель инструментов примет желаемый вид, щелкните на кнопке Закрыть в
диалоговом окне Настройка.
В окне списка инструмента Стиль будет отображаться стиль выбранной ячейки.
Кроме того, с его помощью вы сможете быстро назначать нужные стили и даже
создавать новые. Чтобы назначить стиль с помощью инструмента Стиль, выберите ячейку
или диапазон ячеек, щелкните на кнопке раскрытия списка и выберите из
раскрывающегося списка нужный стиль.
Создание новых стилей
Кроме использования встроенных стилей Excel, вы можете создавать и применять
собственные стили. Это очень удобно для быстрого применения какого-либо созданного вами
набора атрибутов форматирования.
Существует два пути создания новых стилей: с помощью команды ФорматОСтиль и
инструмента Стиль. Чтобы создать новый стиль, выполните ряд действий.
1. Сначала выберите ячейку и примените к ней те атрибуты форматирования, которые
нужно включить в новый стиль. Вы можете использовать любые атрибуты
форматирования, представленные в диалоговом окне Формат ячеек.
2. Когда ячейка будет отформатирована нужным образом, выберите команду Фор-
мат^Стиль. На экране появится диалоговое окно Стиль. Имя стиля, назначенного
для текущей ячейки, будет показано в поле Имя стиля. Как правило, там находится
название стиля Обычный. Данное имя будет выделено, поэтому можете сразу ввести
имя нового стиля.
3. Введите новое имя стиля в поле Имя стиля. После этого под полем Имя стиля Excel
отобразит надпись (по примеру). Это значит, что стиль основан на форматировании
выделенной ячейки. (Обратите внимание: пока вы не введете имя стиля, кнопка
Добавить не будет активной.) В диалоговом окне Стиль отмеченные опции показывают,
какие атрибуты форматирования текущей ячейки будут включены в новый стиль. По
умолчанию активизированы все флажки.
4. Если вы не хотите включать в стиль атрибуты форматирования определенных категорий,
отмените выбор соответствующих опций.
5. Для создания нового стиля щелкните на кнопке Добавить, а затем на кнопке ОК, чтобы
закрыть диалоговое окно Стиль.
Новый стиль с помощью диалогового окна Стиль можно создать с нуля. Для этого
введите имя стиля, а затем щелкните на кнопке Изменить, чтобы выбрать атрибуты
форматирования.
Если вы добавили инструмент Стиль на одну из панелей инструментов, то можете
создавать новые стили, не обращаясь к одноименному диалоговому окну. Отформатируйте ячейку,
- активизируйте список Стиль и введите название стиля. Единственный недостаток такого
способа состоит в том, что вы не сможете указать, какие категории форматирования следует
исключить из данного стиля. Однако изменить существующий стиль довольно легко.
"* Опция Защита в диалоговом окне Стиль влияет на то, смогут ли пользователи
На заметку изменять ячейки, к которым применен выбранный стиль. Но эта опция будет
действовать только после того, как вы включите защиту листа. Для этого выберите
, команду Сервис^Защита^Защитить лист.
Глава 5. Форматирование рабочих листов
121

Изменение стиля
Для того чтобы изменить параметры существующего стиля, откройте диалоговое
окно Стиль. Выберите из раскрывающегося списка тот стиль, который нужно изменить.
Чтобы включить или исключить из стиля любую категорию форматирования, установите
или снимите соответствующие флажки. Для изменения параметров выбранного стиля
щелкните на кнопке Изменить. На экране появится хорошо вам знакомое диалоговое
окно Формат ячеек. Внесите нужные изменения и щелкните на кнопке ОК. Снова
щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Стиль. Все ячейки, которым
был назначен выбранный стиль, будут автоматически изменены в соответствии с
новыми атрибутами форматирования.
В Excel есть еще одна возможность, с помощью которой можно изменить пара-
Совет метры уже существующего стиля. Выделите ячейку, имеющую стиль, параметры
которого вы хотите изменить, затем отформатируйте эту ячейку. Щелкните на
■ у раскрывающемся списке инструмента Стиль и снова выберите имя этого стиля. В
результате появится диалоговое окно; щелкните в нем на кнопке Да, чтобы
подтвердить свой выбор. После этого форматирование всех ячеек, которым ранее
был назначен выбранный стиль, изменится.
После того как вы выбрали стиль ячейки, можно применить к ней дополнительные
атрибуты форматирования с помощью любого метода, описанного в этой главе. При этом
изменение атрибутов форматирования в отдельной ячейке не влияет на другие ячейки, к которым
применен этот же стиль.
Если вам больше не нужен определенный стиль, его можно удалить. Для этого вызовите
диалоговое окно Стиль, выберите стиль из списка и щелкните на кнопке Удалить. При этом
всем ячейкам, в которых он использовался, будет автоматически назначен стиль Обычный.
Объединение стилей из разных рабочих книг
Часто возникает необходимость использовать один или несколько созданных вами стилей
в разных рабочих книгах. Чтобы каждый раз не создавать их заново, лучше скопировать
нужные стили из тех рабочих книг, где они уже созданы.
Для копирования стиля из другой рабочей книги необходимо, чтобы она была открыта.
Выполните команду ФорматОСтиль и щелкните на кнопке Объединить. При этом на экран
будет выведен список всех открытых рабочих книг. Выберите рабочую книгу, в которой
содержится нужный стиль, и щелкните на кнопке ОК. После выполнения этой операции в
текущую рабочую книгу будут скопированы все стили из указанной вами книги.
При объединении стилей не забывайте, что цвета, используемые в стиле, зависят от
палитры конкретной рабочей книги. Поэтому если рабочая книга, из которой вы объединяете
стили, имеет другую палитру цветов, то цвета объединенных стилей могут отличаться от
первоначальных.
Можно создать одну рабочую книгу и поместить в нее все созданные вами стили.
Совет В этом случае вы всегда будете знать, где их искать.
122
Насть I. Вводный курс

Стили и шаблоны
Во время запуска Excel устанавливает по умолчанию множество параметров, включая и
параметры стилистического форматирования. Поэтому, если вам в начале работы приходится
тратить много времени на то, чтобы изменить стандартные установки программы, вспомните
о шаблонах.
Вот один пример. Предположим, вы предпочитаете работать со шрифтом Anal Суг
размером 12 пунктов, а не 10, как установлено в Excel по умолчанию. Что касается опции переноса
текста по словам, то желательно, чтобы она была установлена по умолчанию. Все это можно
сделать, если вы знаете, что такое шаблоны.
Хитрость состоит в том, что нужно создать новую рабочую книгу и соответствующим
образом назначить в ней параметры стиля Обычный. Затем необходимо сохранить рабочую
книгу в качестве шаблона в папке XLStart. После этого каждый раз при выборе команды
ФайлОСоздать на экране будет появляться диалоговое окно, в котором вы можете выбрать
из списка шаблон для новой рабочей книги. Файлы шаблонов могут содержать и другие
стили. Использование шаблонов — замечательная возможность Excel, которая позволяет
привести все рабочие книги проекта к единому внешнему виду.
"^к Шаблоны подробно рассматриваются в главе 6.
ополнителыяя
«формация
В
Глава 5. Форматирование рабочих листов
123

В этой главе...
Создание новой рабочей
книги
Открытие существующей
рабочей книги
Сохранение и закрытие
рабочих книг
Шаблоны
Шаблон стандартной
рабочей книги
Новые шаблоны рабочих
книг
Работа с файлами
и шаблонами
I ^€\ се рабочие книги Excel хранятся в файлах. В этой главе
I У описаны основные операции с файлами, а также
рассматривается специальный тип файлов, называемых
шаблонами. Шаблоны можно использовать для самых разных целей,
начиная от создания рабочих книг, в которых нужно только
заполнить пустые ячейки, и заканчивая изменением стандартных
параметров Excel для новых рабочих книг или рабочих листов.
Даже если вы создаете таблицы только для собственного
использования, шаблоны будут очень полезны. Создавая
собственные шаблоны рабочих книг, в будущем вы сможете
сберечь много времени и усилий в том случае, если захотите
заново применить те же установки, элементы форматирования,
разработанные формулы или собственные числовые форматы.
Основные операции
с файлами рабочих книг
В этом разделе описаны операции, выполняемые над
файлами рабочих книг: открытие, сохранение, удаление и т.д.
Читая этот раздел, помните, что у вас может быть открыто
несколько рабочих книг одновременно, но только одна из них
активна в данный момент. Имя рабочей книги отображается в
ее строке заголовка (или в строке заголовка программы Excel,
если окно рабочей книги полностью развернуто).
Создание новой рабочей книги
После запуска Excel автоматически создает новую
(чистую) рабочую книгу, которая называется Книга 1. Эта рабочая
книга до тех пор, пока она не сохранена на жестком диске,
существует только в памяти компьютера. По умолчанию
рабочая книга состоит из трех рабочих листов, называемых
Лист1, Лист2 и ЛистЗ. Если вы начинаете новый проект с
нуля, то можете использовать эту чистую рабочую книгу.

Новую рабочую книгу можно создать одним из описанных ниже способов.
■ Выберите команду ФайлОСоздать, которая открывает панель Открытие книги в
области задач. В области задач щелкните на пиктограмме Чистая книга (рис 6.1).
■ Щелкните на кнопке Создать, которая расположена на стандартной панели
инструментов (на этой кнопке изображен чистый лист бумаги).
■ Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+N>.
Нажав клавиши <Ctrl+N> или щелкнув на кнопке Создать, расположенной на
Совет стандартной панели инструментов, вы сразу получаете новую рабочую книгу. Но,
чтобы создать новую рабочую книгу на основе шаблона, нужно воспользоваться
щ одной из пиктограмм в разделе Шаблоны панели Создание книги области задач.
Создание кнкм
Создание
_J Чистая книга
3£j Из ниающейея книги..
Шаблоны
Поиск в сети-
Па* к
^в Шаблоны на ysneCfflceOnlrte
gij На моей компьютере..
м На мгнх веб^утах .
Рис. 6.1. Панель Создание книги в области
задач позволяет быстро создать новую
рабочую книгу
Загрузить шаблоны можно из нескольких источников: с Web-узла Office Online, с
вашего компьютера или с других Web-узлов (если такие имеются). Если вы выберете
пиктограмму На моем компьютере в разделе Шаблоны области задач, то на экране появится
диалоговое окно Шаблоны. В этом диалоговом окне с двумя вкладками следует выбрать
шаблон для новой рабочей книги. Если у вас нет личных шаблонов, то во вкладке Общие
будет находиться только одна пиктограмма Книга. Щелкнув на ней, вы создадите обычную
рабочую книгу. Шаблоны, которые входят в поставку Excel, находятся во вкладке
Решения. При выборе одного из этих шаблонов ваша рабочая книга будет создана на основе
указанного файла шаблона.
Запуск Excel без создания чистой рабочей книги
Каждый раз при загрузке Excel автоматически создается чистая рабочая книга. Если вас это
не устраивает, можно изменить параметры запуска так, чтобы после запуска отображался
пустой экран. Для этого нужно внести изменения в командную строку ярлыка, который вы
используете для запуска Excel. Например, если вы загружаете Excel с помощью ярлыка на
рабочем столе, выполните перечисленные ниже действия.
1. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке и выберите команду Свойства.
2. В диалоговом окне Свойства перейдите во вкладку Ярлык.
3. В поле Объект после пути введите пробел, а затем /е, например:
C:\Program Files\Microsoft Office\Officell\EXCEL.EXE /е
4. Щелкните на кнопке ОК.
После внесения этих изменений при запуске Excel чистая рабочая книга создаваться не будет.
Глава 6. Работа с файлами и шаблонами
125

Открытие существующей рабочей книги
Открыть рабочую книгу, которая хранится на диске, можно несколькими способами
■ Выберите нужную книгу в нижней части панели Приступая к работе в области задач.
■ Выберите нужную книгу в нижней части меню Файл.
■ Выберите команду ФаЙлООткрыть.
■ Щелкните на кнопке Открыть, которая расположена на панели инструментов
Стандартная (с изображением открывающейся папки).
■ Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+0>.
В результате выполнения трех последних операций на экране появится диалоговое окно
Открытие документа (рис. 6.2). Обратите внимание, что размеры этого окна можно
изменять. Чтобы увеличить или уменьшить окно, перетащите его правый нижний угол.
1
Латка.
,
_a?J
Мои после■■•*
аокуиекты
' ГЛ
i Ре5ом»йстоп
•>
«ж
щ
лоипыстер
окружение
СЛ Кмиги
-J.i*J5xl«
«Ch 1в.Уз
»]>_17jdl
Bch.17Jjdl
5]Ch_17 ?Vi
ЩХ.И«11
■«1.20x11
■ttl.21xlt
1 »L.21J.<li
5JCh.22.x1l
I *_23 Mm
1] Jh_23x1l
J)>_24x1i
Ij0h_25xli
Sjih 2Sjdt
«1
1*в>фиича 1
Тш*».» leceJeSru^r^o»
J J l5 ■
»)j\.2e_ix4
Щсь.эол
£)ch_32*b
*)ch_34*ii
*)Ch_35xll
>1С»1_Зв»'г>
l]Ch_37*b
Я СЬ_Э7_примеры>1|
<]Cn_38j*
фсь.ЗвхН
i]Ch40*h
?|)cti_41xl«
Л] Бюджет 02x1i
_, -
4J Моя гмреая рабочая книгах)!
f.*F. ft* , • * -. * .!•• ■
J
d
* сервис*
■bj Объем выплат по ct>-*'
№ Страница mht
VT ест >dt
*] Числовые форме ты jd
■j ^
•1
j Отмена 1
, ,, ,
Рис. 6.2. Диалоговое окно Открытие документа
Чтобы открыть рабочую книгу в диалоговом окне Открытие документа, укажите имя
файла рабочей книги (в поле Имя файла) и папку, где он находится (в поле Папка). После
этого щелкните на кнопке Открыть. Для открытия файла можно также просто дважды
щелкнуть на его имени.
Кнопка Открыть в диалоговом окне Открытие документа в действительности является
раскрывающимся списком. После щелчка на стрелке, расположенной в правой части этой
кнопки, вы увидите список дополнительных команд.
■ Открыть. Открывает файл в "обычном режиме".
■ Открыть только для чтения. Открывает файл в режиме "только для чтения". В этом
режиме нельзя сохранить изменения, сделанные в открытом файле.
■ Открыть как копию. Открывает копию выбранного файла. Если имя файла
Бюджет, xls, то имя открытой книги будет Коп (1) Бюджет.xls.
■ Открыть в обозревателе. Открывает файл в вашем Web-обозревателе.
■ Открыть и восстановить. Восстанавливает и открывает файл после аварийного
завершения работы программы или компьютера.
126
Часть I. Вводный курс

Вы можете выделить несколько файлов рабочих книг, удерживая нажатой кла-
Совет вишу <Ctrl>. После щелчка на кнопке Открыть все выделенные файлы рабочих
книг откроются.
Щелкнув правой кнопкой мыши на имени файла в диалоговом окне Открытие документа,
вы откроете контекстное меню с множеством дополнительных команд. Например, с их
помощью можно скопировать файл, удалить его, изменить его свойства и т.д.
Вы можете также открыть рабочую книгу Excel, дважды щелкнув на пиктограмме
Совет файла с расширением XLS в одной из открытых папок окна Windows. Если
программа Excel еще не была запущена, то она запустится автоматически. Кроме того,
-. \ для загрузки рабочей книги можно перетащить ее пиктограмму из окна Windows
в окно Excel.
Указание папки
Поле Папка на самом деле является раскрывающимся списком. Щелкните на кнопке
раскрытия списка, он раскроется, при этом отобразятся системные компоненты вашего
компьютера. В этом списке вы можете выбрать другой диск или каталог. Кнопка Переход на один
уровень вверх — на ней изображена папка с направленной вверх стрелкой — позволяет
переместиться на один уровень вверх в иерархии папок.
Отбор по типу файла
В нижней части диалогового окна Открытие документа находится раскрывающийся
список Тип файлов. Когда открывается описываемое диалоговое окно, в списке отображено
Все файлы Microsoft Excel (и длинный список расширений имен файлов). Это означает, что
отображаемые в диалоговом окне файлы отфильтрованы по типам и вы видите только те из
них, у которых расширение имени файла начинается с букв XL. Другими словами, вы видите
только стандартные файлы Excel — файлы рабочих книг, надстроек и шаблонов.
Если вы хотите открыть файл другого типа, щелкните на кнопке раскрытия списка и
выберите нужный тип файла. Таким образом вы измените способ фильтрации, и в диалоговом
окне отобразятся только файлы выбранного типа.
Выбор способа отображения файла
В диалоговом окне Открытие документа имена файлов рабочих книг могут отображаться
различными способами. Чтобы изменить способ отображения имен файлов, щелкните на
кнопке Представления в верхней части диалогового окна. Откроется список, в котором
выберите нужный способ отображения файлов.
Меню Сервис
Открыв меню Сервис, расположенное справа в верхней части окна Открытие документа,
вы увидите контекстное меню, содержащее ряд команд.
■ Найти. Открывает новое диалоговое окно, позволяющее провести поиск конкретных
файлов.
■ Удалить. Удаляет выбранные файлы.
■ Переименовать. Позволяет переименовать выбранный файл.
■ Печать. Открывает выбранный файл, печатает его содержимое и закрывает его.
Глава 6. Работа с файлами и шаблонами
127

Добавить на панель адресов. Добавляет ярлык для выделенного файла в папку на
вашем Web-сервере.
Подключить сетевой диск. Открывает диалоговое окно, позволяющее подключить
сетевой диск или каталог к выбранному локальному устройству.
Свойства. Открывает диалоговое окно свойств выделенного файла. Это позволяет
просмотреть или изменить свойства файла, не открывая сам файл.
Автоматическое открытие рабочих книг
Многие пользователи изо дня в день работают с одними и теми же рабочими книгами. Если
вы также относитесь к этой категории пользователей, то вам, наверное, будет приятно
узнать, что можно заставить Excel открывать определенные файлы рабочих книг
автоматически после загрузки программы.
Для этого предусмотрена специальная папка XLStart, которая находится в папке
документов Excel. Например, путь может выглядеть следующий образом:
C:\Documents and 5е^1пдз\имя_пользователя\АррИса^оп Data\Microsof t\
Excel\XLStart
(здесь имя_пользователя — ваше зарегистрированное имя пользователя).
Возможно, папку XLStart вы найдете по такому пути:
C:\Program Files\Microsoft Office\Officell\XLStart
Любые файлы рабочих книг (кроме файлов шаблонов), помещенные в эту папку, будут
открываться автоматически при запуске Excel. А если после запуска программы автоматически должны
быть открыты один или несколько файлов, то чистая рабочая книга создаваться не будет.
В дополнение к папке XLStart вы можете определить другую папку для начальной загрузки
файлов рабочих книг. Для этого выберите команду Сервисе Параметры и щелкните на
вкладке Общие. В поле Каталог автозагрузки введите имя новой папки и щелкните на кнопке
ОК. После этого Excel будет автоматически открывать все файлы рабочих книг,
находящиеся как в папке XLStart, так и в той папке, которую вы указали.
Сохранение и закрытие рабочих книг
При работе в Excel не исключена возможность потери файла в случае каких-либо
непредвиденных обстоятельств, например при отключении питания или зависании системы.
Поэтому вы должны сохранять работу на диске как можно чаще. Операция сохранения файла
занимает всего несколько секунд, а восстановление файла, над которым вы работали, может
занять несколько часов или даже дней.
В Excel предусмотрено четыре способа сохранения рабочей книги.
■ Выберите команду ФаЙлОСохранить.
■ Щелкните на кнопке Сохранить, которая находится на стандартной панели
инструментов.
■ Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+S>.
■ Нажмите комбинацию клавиш <Shift+F12>.
Если рабочая книга уже сохранялась раньше, то в результате выполнения одного из
описанных действий она снова сохранится на диске под тем же именем файла. Предыдущая
версия файла будет стерта. Если вы хотите сохранить рабочую книгу в новом файле,
воспользуйтесь командой Файл^Сохранить как или нажмите клавишу <F12>.
128
Часть I. Вводный курс

Если ваша рабочая книга еще ни разу не сохранялась, то в ее строке заголовка
Совет. будет указано имя, например Книга1 или Книга2. Хотя в Excel допускается для
файлов рабочих книг использовать указанные стандартные имена, делать этого
•■Л не рекомендуется. Поэтому при первом сохранении новой рабочей книги на
экране появится диалоговое окно Сохранение документа. Таким образом, вы
сможете дать своему файлу более содержательное имя.
Окно Сохранение документа очень похоже на диалоговое окно Открытие документа.
Здесь вы также должны указать имя рабочей книги и папку, в которую ее нужно поместить.
Если вы хотите сохранить файл в другой папке, выберите ее в поле Папка. Если нужно
создать новую папку, в диалоговом окне Сохранение документа щелкните на кнопке Создать
папку. Новая папка будет создана внутри той папки, имя которой указано в поле Папка.
Выбрав папку, введите имя файла в поле Имя файла. Расширение файла можно не
указывать — Excel добавит его автоматически, в зависимости от типа файла, указанного в поле
Тип файла. Если файл с таким же именем уже существует в указанной папке, программа
выведет вопрос, хотите ли вы заменить этот файл новым. Будьте внимательны, поскольку
восстановить предыдущий файл будет невозможно.
Помните, что сохранение файла вызывает потерю его предыдущей версии, на-
\ ходящейся на диске. Поэтому, если вы открыли рабочую книгу, а затем случайно
иимание ИСГЮртили ее, ни в коем случае не сохраняйте файл! Вместо этого закройте файл
рабочей книги, не сохраняя его, а затем откройте снова.
Средство Автовосстановление
Средство Автовосстановление автоматически сохраняет резервную копию рабочей
книги через заданные промежутки времени. Кроме того, при аварийном завершении работы
Excel данное средство позволяет сохранить данные, над которыми вы работали. Во вкладке
Сохранение диалогового окна Параметры можно включить или отключить
Автовосстановление, а также установить временной интервал, по истечении которого будет
сохраняться резервная копия.
Помните, что средство Автовосстановление не перезаписывает файл рабочей книги.
Вместо этого сохраняется копия файла. Поэтому, даже если средство активизировано,
следует периодически сохранять рабочую книгу.
Если произошло аварийное завершение работы Excel, то, запустив программу в
следующий раз, вы увидите список документов, которые были открыты во время последнего сеанса.
Выберите, какую версию файла вы желаете открыть: сохраненную на диске или с помощью
средства Автовосстановление.
Завершив работу, вы должны закрыть рабочую книгу, чтобы освободить память компьютера,
которую она занимает. Закрыть рабочую книгу можно одним из перечисленных ниже способов.
■ Выберите команду ФайлоЗакрыть.
■ Щелкните на кнопке закрытия, которая находится в строке заголовка рабочей книги.
■ Дважды щелкните на пиктограмме системного меню, расположенной в строке
заголовка рабочей книги.
■ Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+F4>.
■ Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+W>.
Если в рабочую книгу со времени последнего сохранения были внесены какие-либо
изменения, то перед ее закрытием появится окно сообщения. Чтобы сохранить изменения перед
закрытием книги, щелкните на кнопке Да. Щелчок на кнопке Нет приведет к закрытию
рабочей книги с потерей всех несохраненных данных.
Глава 6. Работа с файлами и шаблонами
129

Для того чтобы закрыть все рабочие книги, нажмите и удерживайте клавишу
Совет <Shift>, а затем выберите команду Файл^Закрыть все. Эта команда появится в
меню Файл только в том случае, если во время его открытия вы будете удержи-
I вать нажатой клавишу <Shift>. При выборе указанной команды Excel будет по
очереди закрывать каждую рабочую книгу. Если обнаружатся несохраненные
рабочие книги, то программа выведет окно сообщения с предложением сохранить
эти книги.
Как присвоить имя файлу
При выборе имен файлов рабочих книг Excel руководствуются общими правилами,
принятыми в операционной системе Windows. В имени файла может содержаться до 255
символов, включая пробелы. Это позволяет давать файлам содержательные имена. Однако в
именах файлов не допускается использование следующих символов:
\ (обратная косая черта);
? (знак вопроса);
: (двоеточие);
* (звездочка);
" (кавычки);
< (меньше);
> (больше);
| (вертикальная черта).
Дли лучшего восприятия имен файлов можно использовать прописные и строчные буквы. Но,
несмотря на это, в именах файлов регистр не учитывается. Например, если у вас есть файл
под именем проект 2004 и вы пытаетесь сохранить другой файл под именем проект 2004,
то программа спросит, хотите ли вы записать его поверх первоначального файла.
Параметры сохранения файлов
В диалоговом окне Сохранение документа предусмотрена специальная кнопка Сервис.
После щелчка на ней на экране появляется меню со списком команд, среди которых
присутствует команда Общие параметры. Выбор этой команды открывает диалоговое окно
Параметры сохранения (рис. 6.3), которое содержит описанные ниже опции.
: Всягд* додавать ре»рвнук>£ргмо
П#ра»дл*ЕТКрмтия- ^И__
ПарСИ» ДЛЯ ЦШЧ!*1 ^^Г~_
Г" ГЪсжшмвдт»доступ тв***9лля у«*я»
\-
Д-»^янитМ*«.. J
j ОС | Отимч |
■ 1
Рис. 6.3. Диалоговое окно Параметры сохранения
Всегда создавать резервную копию. Если эта опция активизирована, то перед
сохранением рабочей книги ее существующая версия переименовывается в файл с
расширением ВАК. Это позволяет в случае необходимости вернуться к ранее сохраненной
версии рабочей книги. Некоторым пользователям нравится эта возможность, поскольку
она создает еще один уровень защиты. Но помните, что при выборе данной опции
файлы рабочих книг будут занимать примерно в два раза больше дискового
пространства. Поэтому не забывайте периодически удалять старые файлы резервных копий.
130
Часть I. Вводный курс

Пароль для открытия. Если вы укажете в этом поле пароль, то перед каждым
открытием данной рабочей книги программа будет требовать ввода пароля. После ввода нового
пароля программа запросит его подтверждение, поэтому вам потребуется ввести его еще
раз. Пароль зависим от регистра вводимых символов, и его длина не должна превышать
15 символов. Будьте внимательны, используя эту возможность: если вы забудете пароль,
то обычными способами открыть файл рабочей книги будет невозможно.
Пароль для изменения. Программа будет запрашивать данный пароль при
сохранении рабочей книги под тем же именем. Используйте этот пароль, чтобы быть
уверенным в том, что в исходную версию рабочей книги не будут внесены какие-либо
изменения. Другими словами, рабочая книга может быть сохранена в файле под новым
именем, а для перезаписи исходной версии потребуется специальный пароль.
Рекомендовать доступ только для чтения. Если активизирована эта опция, то файл
не может быть сохранен под первоначальным именем. Это еще одна возможность
гарантировать, что исходный файл рабочей книги не будет перезаписан.
Дополнительно. Щелчок на этой кнопке открывает диалоговое окно Тип
шифрования, где можно выбрать способ шифрования рабочей книги.
Общая информация о рабочей книге
При первом сохранении файла после закрытия диалогового окна Сохранение документа
программа может предложить вам ввести общую информацию о файле. Для этого на экране
появится диалоговое окно Свойства (рис. 6.4). В его поля можно ввести дополнительную
информацию о рабочей книге. Здесь можно найти и некоторые сведения о файле. Открыть
это диалоговое окно можно с помощью команды Файл^Свойства.
Рис. 6.4. В диалоговом окне Свойства
можно сохранить дополнительную
информацию о рабочей книге
Диалоговое окно Свойства содержит пять вкладок.
■ Общие. В этой вкладке отображается общая информация о файле: имя, размер,
местонахождение, дата создания и т.д. Информацию в этой вкладке изменить нельзя.
■ Документ. Здесь содержится девять информационных полей, которые вы можете
заполнить или изменить. Информация из этой вкладки используется для быстрого поиска
рабочих книг, удовлетворяющих определенным критериям. Чтобы эта вкладка появлялась
по умолчанию при первом сохранении файла, во вкладке Общие диалогового окна
Параметры установите флажок Предлагать заполнение свойств файла.
Глава 6. Работа с файлами и шаблонами
131

Статистика. В этой вкладке отображается дополнительная информация о файле,
изменить которую нельзя.
Состав. В этой вкладке отображается название листов рабочей книги,
сгруппированных по типам.
Прочие. Эта вкладка может оказаться весьма полезной, если вы будете пользоваться
ею постоянно. Она позволяет хранить разнообразную информацию о файле в виде
базы данных. Например, если рабочая книга имеет отношение к клиенту по имени
Иванов из фирмы Рога и копыта, то вы можете ввести эту информацию и использовать
ее в дальнейшем для поиска файла.
Как избежать потери данных
Если вы уже какое-то время работали с компьютерами, то, вероятно, знаете, что жесткие
диски не вечны. Кроме того, могут испортиться и файлы, в результате чего их нельзя будет
прочитать и они станут совершенно бесполезными. Если информация, хранимая в файле, для
вас действительно важна, следует позаботиться о ее сохранности. Существует несколько
способов резервного копирования для обеспечения сохранности отдельных файлов.
Вы уже знаете, что нужно сделать, чтобы Excel создавала резервную копию рабочей книги
при сохранении файла. Это достаточно эффективный, но не единственный способ защиты,
который вы можете использовать. Ниже приведено еще несколько способов защиты файлов
рабочих книг.
■ Хранить резервную копию файла на том же диске. Эта возможность
обеспечивается при выборе опции Всегда создавать резервную копию диалогового окна
Параметры сохранения. Данный способ помогает предохранить файл от случайной
порчи, но он бесполезен в случае, если выйдет из строя жесткий диск.
■ Хранить резервную копию на другом жестком диске. Предполагается, что на вашем
компьютере несколько жестких дисков. Данный способ обеспечивает более надежную
защиту, чем предыдущий, поскольку маловероятно, что оба жестких диска выйдут из
строя одновременно. Но, конечно, если весь компьютер будет уничтожен или украден,
этот способ вас не спасет.
■ Хранить резервную копию на сетевом сервере. Предполагается, что ваш компьютер
соединен с сервером, на котором вы можете хранить файлы. Это достаточно
надежный метод. Но если сервер сети находится в том же здании, что и компьютер, то вы
рискуете потерять информацию, например если все здание сгорит или будет
разрушено каким-нибудь другим способом.
■ Хранить резервную копию на сменном носителе. Это самый надежный метод.
Использование сменного носителя, такого, как дискета или компакт-диск, позволяет
физически поместить копию файла в другое место. Поэтому, если будет уничтожен
ваш компьютер (или даже все здание, в котором он находится), резервная копия
останется целой.
В Excel, как и во всех приложениях Microsoft Office, есть средство восстановления
Совет файлов после аварийного завершения работы. Когда вы откроете Excel после та-
кого завершения работы, вам будет предложен список сохраненных копий рабо-
ЬЛ чей книги; из него можно выбрать ту копию, с которой будет восстановлена
рабочая книга. Это средство восстановления файлов, конечно, не исключает
необходимости их резервного копирования.
132
Часть I. Вводный курс

Шаблоны
Шаблон — это модель, которая служит основой для чего-то еще. Если вы хорошо в этом
разберетесь, то с помощью шаблонов сэкономите уйму времени и сил и избавите себя от
ненужной работы.
Например, вы всегда выводите на печать верхние колонтитулы. Следовательно, каждый
раз при печати рабочей таблицы вам приходится выбирать команду ФаЙлОПараметры
страницы для создания верхних колонтитулов. Чтобы этого не делать, нужно изменить
шаблон, который использует Excel для создания новой рабочей книги. В данном случае
модификация файла шаблона будет заключаться во вставке в него необходимого колонтитула.
Сохраните этот файл шаблона, после чего каждая создаваемая вами рабочая книга будет иметь
заданный верхний колонтитул.
Excel поддерживает три типа шаблонов.
■ Шаблон стандартной рабочей книги. Служит основой для новых рабочих книг.
■ Шаблон стандартного рабочего листа. Служит основой для новых листов,
добавляемых в рабочую книгу.
■ Новый шаблон рабочей книги. Обычно это готовые к использованию рабочие книги,
содержащие формулы и форматирование. Как правило, они устроены так, чтобы
пользователь мог внести свои значения и сразу получить нужные результаты. Включенные
в Excel шаблоны, которые находятся в папке Решения, относятся к этому типу.
Далее рассматриваются все типы шаблонов.
Шаблон стандартной рабочей книги
В файле шаблона стандартной рабочей книги Excel хранит все установки, задаваемые по
умолчанию, когда создается новая рабочая книга или добавляется новый рабочий лист в уже
существующую книгу. Вы можете создать собственные файлы шаблонов, тогда Excel при
создании новых книг в качестве установленных по умолчанию параметров будет
использовать те установки, которые хранятся в ваших шаблонах.
Изменение стандартных параметров рабочих книг
Как известно, каждая новая рабочая книга, которую вы создаете, содержит некоторые
стандартные установки. Например, листы рабочей книги содержат линии сетки, текст выводится 10-
пунктовым шрифтом Arial, вводимые значения отображаются в формате Общий и т.д. Если вас
не устраивают какие-либо стандартные параметры рабочей книги, вы можете их изменить.
Внесение изменений в стандартную рабочую книгу Excel обычно не вызывает
затруднений и в конечном счете позволяет сэкономить массу времени. Чтобы изменить стандартные
параметры рабочей книги, выполните ряд действий.
1. Откройте новую рабочую книгу.
2. Добавьте или удалите листы, чтобы рабочая книга содержала нужное количество
рабочих листов.
3. Внесите другие изменения, связанные, например, с шириной столбцов, стилями,
параметрами страницы и другими установками, доступными в диалоговом окне Параметры.
Чтобы изменить стандартные параметры форматирования для ячеек, выберите
команду Формат^Стиль и измените установки для стиля Обычный. Например, измените
шрифт, его размер или формат отображения чисел.
Глава 6. Работа с файлами и шаблонами
133

4. Когда рабочая книга примет желаемый облик, выберите команду ФайлОСохранить как.
5. В диалоговом окне Сохранение документа выберите из раскрывающегося списка
Тип файла формат Шаблон (*.xlt).
6. В поле Имя файла введите книга.хК.
Скорее всего, Excel предложит для шаблона имя книга1 .xlt. Если вы хотите, что-
| бы Excel использовала именно ваш шаблон при создании новых рабочих книг,
Внимание! измвните это имя на книга.хК.
7. Сохраните файл в папке XIstart.
Эта папка, вероятнее всего, находится в папке C:\Program Files\Microsoft
Совет office\Office, ИЛИ C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excel,
ИЛИ С:\Windows\ProfИез\имя_лользователя\АфрИса£10П Data\Microsoft\
Excel (здесь имя_пользователя— ваше зарегистрированное имя
пользователя). Точное местоположение папки зависит от установленной на вашем
компьютере версии Windows.
8. Закройте файл.
9. Закройте и перезапустите Excel (вы не сможете использовать новый шаблон до тех
пор, пока не перезапустите Excel).
Можно также сохранить файл шаблона книга .xlt в папке, определенной как
альтернативный каталог автозагрузки. Такая папка определяется в поле
Каталог автозагрузки во вкладке Общие диалогового окна Параметры.
Л
После выполнения описанных выше действий шаблон рабочей книги Книга.xlt по
умолчанию будет служить основой для новых рабочих книг. Чтобы создать рабочую книгу на
основе шаблона, используйте любой из приведенных ниже методов.
■ Щелкните на кнопке Создать, которая находится на стандартной панели инструментов.
■ Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+N>.
■ Откройте заново Excel (без выбора каких-либо рабочих книг).
Шаблон стандартного рабочего листа
Когда вы вставляете новый рабочий лист в рабочую книгу, Excel для этого листа
использует свои встроенные установки. К ним относятся такие элементы, как ширина столбца,
высота строки и т.п.
Если вас не удовлетворяют стандартные параметры для нового рабочего листа, их можно
изменить.
1. Откройте новую рабочую книгу, удалив все листы, кроме одного.
2. Внесите любые изменения, которые вам необходимы. Они могут быть связаны,
например, с шириной столбцов, стилями, параметрами страницы и другими
установками, доступными в диалоговом окне Параметры.
3. Когда рабочая книга примет нужный вид, выберите команду Файл ^Сохранить как.
4. В диалоговом окне Сохранение документа выберите из раскрывающегося списка
Тип файла формат Шаблон (*.xlt).
5. В поле Имя файла введите лист.хИ.
134
Часть I. Вводный курс

6. Сохраните файл в папке XIstart или в папке автозагрузки. Такая папка определяется
в поле Каталог автозагрузки во вкладке Общие диалогового окна Параметры.
7. Закройте файл.
8. Закройте и перезапустите Excel.
После выполнения этой процедуры все новые листы, вставляемые с помощью команды
ВставкаОЛист, форматируются согласно вашему шаблону лист. xlt.
Когда вы щелкаете правой кнопкой мыши на ярлычке рабочего листа и выбираете из
контекстного меню команду Добавить, Excel отображает диалоговое окно Вставка, которое
выглядит точно так же, как диалоговое окно Создание документа. И если вы создали шаблон
под именем лист. xlt, можете выбрать его, щелкнув на пиктограмме Лист.
Редактирование шаблонов
После того как создан шаблон книга. xlt или лист . xlt, вам может потребоваться его
изменить. В этом случае нужно открыть этот файл шаблона и отредактировать его так же, как
и любую другую рабочую книгу. По окончании редактирования не забудьте сохранить
рабочую книгу, после чего закройте ее.
Возврат к стандартной рабочей книге
Если вы создали файл книга .xlt или лист .xlt, а затем пришли к выводу, что лучше
пользоваться стандартными параметрами Excel, удалите файл шаблона из папки XIstart.
После этого при создании новых рабочих книг или листов Excel будет обращаться ко
встроенным стандартным установкам.
Можно также переименовать или переместить в другую папку файл шаблона. В этом
Совет случае вы при необходимости сможете воспользоваться им в будущем.
Новые шаблоны рабочих книг
Рассмотренные в предыдущем разделе шаблоны книга.xlt и лист.xlt представляют
собой специальные типы шаблонов, которые определяют стандартные установки для новых
рабочих книг и новых рабочих листов. В этом разделе рассматриваются другие типы
шаблонов, так называемые шаблоны рабочих книг. Шаблон рабочей книги — это рабочая книга,
которая подготовлена к использованию в качестве основы для новой рабочей книги.
Для чего нужен шаблон рабочей книги? Ответ прост: для того чтобы не выполнять много
раз одни и те же действия. Предположим, вы создаете отчет по продажам за месяц, который
должен содержать данные по регионам, а также некоторые итоговые расчеты и диаграммы.
Чтобы выполнить стоящую перед вами задачу, вы можете создать файл шаблона, который
будет содержать все необходимые элементы, за исключением исходных данных. После этого,
когда придет время сдавать отчет, вы сможете создать рабочую книгу, построенную на
основе этого шаблона, заполнить пустые ячейки (ввести исходные данные) — и все готово.
Разумеется, можно сделать проще: воспользоваться рабочей книгой с данными за
предыдущий месяц и сохранить ее под другим именем. Но это часто приводит к ошибкам, так как
можно забыть выполнить команду Сохранить как и в результате случайно затереть файл с
данными за прошлый месяц.
Когда вы создаете рабочую книгу на основе шаблона, Excel создает копию этого шаблона в
памяти компьютера, чтобы исходный шаблон остался в целости и сохранности. По умолчанию
Глава 6. Работа с файлами и шаблонами
135

имя рабочей книги будет состоять из имени шаблона и некоторого числа. Например, если вы
создаете новую рабочую книгу на основе шаблона под именем Авансовый отчет. xlt, то по
умолчанию рабочей книге будет присвоено имя Авансовый отчет1. xls. При первом
сохранении рабочей книги, созданной на основе шаблона, Excel отобразит диалоговое окно
Сохранение документа, чтобы вы могли присвоить ей другое имя.
Новый шаблон — это обычная рабочая книга, в которой могут использоваться любые
возможности Excel, например диаграммы, формулы и макросы. Обычно шаблон
спроектирован так, чтобы пользователь мог ввести значения и сразу получить результаты. Другими
словами, большинство шаблонов включают все, кроме данных, ввод которых предоставляется
пользователю.
Если с вашим шаблоном будет работать начинающий пользователь, то лучше
Совет заблокировать все ячейки, кроме тех, в которые должны вводиться данные. Для
этого сначала воспользуйтесь вкладкой Защита диалогового окна Формат ячеек
\ для указания того, что следует защищать. Затем защитите рабочий лист с
помощью команды Сервис* Защитам Защитить лист.
Сохранение новых шаблонов
Чтобы сохранить рабочую книгу в качестве нового шаблона, выберите команду ФайлО
Сохранить как, а затем из раскрывающегося списка Тип файла — опцию Шаблон (*.xlt).
Сохраните свой шаблон в папке Шаблоны или во вложенной в нее папке.
Если впоследствии у вас возникнет необходимость изменить шаблон, выберите команду
ФайлООткрыть, чтобы открыть и отредактировать шаблон (не используйте команду ФаЙлО
Создать, так как это приведет к созданию новой рабочей книги на основе выбранного
шаблона).
Идеи по созданию шаблонов
В этом разделе предлагается несколько идей, которые могут воодушевить вас на создание
шаблонов. Ниже приведен перечень параметров, которые вы можете изменить и
использовать в своих шаблонах.
■ Несколько рабочих листов с разными форматами. Можно, например, создать
шаблон рабочей книги, состоящей из двух рабочих листов, один из которых
отформатирован для печати с альбомной ориентацией, а другой — для печати с книжной
ориентацией.
■ Выбор параметров во вкладке Вид диалогового окна Параметры. Например, вы
не хотите видеть на экране ярлычки рабочих листов. В этом случае можно отключить
соответствующую опцию.
■ Палитра цветов. Чтобы создать новую палитру цветов для рабочей книги,
воспользуйтесь вкладкой Цвет диалогового окна Параметры.
■ Стили. Лучше всего воспользоваться командой ФорматОСтиль и изменить атрибуты
стиля Обычный. Например, можно изменить шрифт или его размер, а также способы
выравнивания и другие атрибуты.
■ Созданные пользователем форматы чисел. Если вы создали новые форматы чисел и
собираетесь ими часто пользоваться, то их также можно сохранить в шаблоне.
■ Ширина столбцов и высота строк. Вы можете изменить используемые по
умолчанию значения для ширины столбцов и высоты строк.
136
Часть I. Вводный курс

■ Параметры печати. Измените эти параметры в диалоговом окне Параметры
страницы. К этим параметрам относятся: ориентация страницы, размер бумаги и полей,
верхние и нижние колонтитулы, а также некоторые другие атрибуты.
■ Параметры листа. Это опции диалогового окна Параметры. К ним относятся:
отображение линий сетки, автоматического разделителя страниц, заголовков строк
и столбцов.
Конечно, вы можете создать шаблон и на основе полностью законченной рабочей книги.
Например, если вам часто приходится делать специальные отчеты, вы можете создать
шаблон, содержащий все установки этого отчета за исключением данных.
Глава 6. Работа с файлами и шаблонами
137

ГЛАВА
Печать результатов
работы
В этой главе...
Быстрая печать
документов
Изменение параметров
печати •
Сокрытие ячеек перед
печатью
Предварительный
просмотр перед печатью
Н
есмотря на оптимистичные прогнозы о "безбумажном
офисе", большинство рабочих книг, создаваемых в
Excel, по-прежнему проектируются для последующей печати в
виде отчета. Вы уже знаете, что выполнять печать из Excel
достаточно просто. При минимальных усилиях вы сможете
создать довольно привлекательные и хорошо
отформатированные отчеты. В Excel представлено много опций печати,
которые детально описываются в этой главе.
Быстрая печать документов
Для немедленного запуска процесса печати текущего
рабочего листа с использованием стандартных установок
применяется кнопка Печать, расположенная на стандартной
панели инструментов. Щелкните на этой кнопке, и Excel
выведет текущий рабочий лист на принтер. По умолчанию при
выполнении печати в Excel используются перечисленные
ниже параметры (не забывайте, что при необходимости вы
всегда можете их изменить).
■ На печать выводится текущий лист или отмеченные
рабочие листы, включая любые встроенные диаграммы
или графические объекты.
■ Число копий — 1.
■ Рабочий лист печатается целиком.
■ Применяется книжная ориентация страниц.
■ Печатаемые документы не масштабируются.
■ Размер верхнего и нижнего полей равен 1 дюйму
(2,54 см), а правого и левого — 0,75 дюйма (2 см).
■ Печать выполняется без верхнего и нижнего
колонтитулов.
■ При печати большие рабочие листы разбиваются на
страницы, которые располагаются по правилу "вниз и
вправо".

Когда вы распечатываете рабочий лист. Excel выводит только его активную область.
Другими словами, будут распечатаны не все 4 млн. ячеек, а только те из них, которые
содержат данные. Если лист содержит встроенные диаграммы или графические объекты, они
также распечатываются (если только вы не изменили свойства печатаемого объекта).
Для быстрого определения активной области на рабочем листе нажмите комби-
Совет нацию клавиш <Ctrl+End>. Табличный курсор переместится в последнюю ячейку
активной области. Тогда активной будет область от ячейки А1 до той ячейки, где
-,Л находится табличный курсор.
Изменение параметров печати
Далее обсуждаются различные параметры печати, которые можно изменить. Для
корректировки этих установок используются два диалоговых окна.
■ Диалоговое окно Печать, для вызова которого используется команда ФайлОПечать
или комбинация клавиш <Ctrl+P>.
■ Диалоговое окно Параметры страницы, которое вызывают с помощью команды
ФайлОПараметры страницы. Это окно имеет четыре вкладки.
Оба диалоговых окна имеют кнопку Просмотр; щелкнув на ней, можно увидеть на
экране, как будут выглядеть данные после распечатки.
! Средство Предварительный просмотр более детально обсуждается в раз-
ополнительАя деле "Предварительный просмотр перед печатью" далее в главе,
нформация
Использование диалогового окна Печать
Как правило, процесс печати начинается с вывода на экран диалогового окна Печать
(если, конечно, вы не воспользовались кнопкой Печать, которая расположена на стандартной
панели инструментов). Выбрав нужные параметры печати, щелкните на кнопке ОК, чтобы
распечатать отчет.
Щелчок на кнопке ОК в диалоговом окне Печать без изменения каких-либо уста-
Совет новок печати равнозначен щелчку на кнопке Печать, расположенной на
стандартной панели инструментов.
-\>
На рис. 7.1 показано диалоговое окно Печать. Ниже рассматриваются опции,
представленные в этом окне.
Выбор принтера
В группе опций Принтер диалогового окна Печать можно выбрать принтер для печати
текущего отчета, а также определить установки принтера.
Перед печатью убедитесь в том, что вы правильно выбрали принтер (в случае если у вас
есть доступ к нескольким принтерам). Выбор осуществляется в диалоговом окне Печать с
помощью раскрывающегося списка Имя (см. рис. 7.1). Это диалоговое окно также
предоставляет информацию о выбранном принтере: сообщает, каково его состояние и к какому
порту он подсоединен.
Глава 7. Печать результатов работы
139

| > Lexmark 320 J Cotor Jetprinter
С«ль»в«( Свободен
' "P*e Lexma^320GCcior,tetEinr*er
j Залетят
Лемвтатъ —-
[-Вывести и* печать———■ ■ —
?~ выжлентЗдтмпаэои Г" воокнигу
. Р выдел»«ые диеты Г
Оаооютр J
:1
эпий;
[У
|
1
Свойства j
Гпачвтьвфайя |
Р Ёахвовть по когмя*
OK j Отмена |
Рис. 7.1. Диалоговое окно Печать
Щелкните на кнопке Свойства, и на экране появится окно свойств для
выбранного принтера. Содержимое окна зависит от типа принтера. Это диалоговое окно
позволяет определить установки для конкретного принтера. В большинстве
случаев вам не нужно менять эти параметры, но следует познакомиться поближе с
теми из них, которые можно изменять.
В Excel предусмотрен режим предварительного просмотра разбивки страниц. Для того
чтобы включить этот режим, выберите команду ВидОРазметка страницы. При этом вид
рабочего листа изменится, и вы увидите, что будет напечатано на каждой печатной странице
и где находятся разрывы страниц. Для того чтобы изменить размеры страниц, перетащите
одну из темных разделительных рамок. Ниже в главе данная возможность рассматривается
более подробно.
После того как вы распечатаете лист или просмотрите его в режиме предварительного
просмотра, Excel покажет на экране штриховые линии раздела страниц. Это очень полезная
возможность, поскольку масштаб изображения может быть динамически изменен. Например,
если ваша таблица слишком широка, чтобы разместиться на одной странице, вы можете
корректировать ширину столбцов (при этом внимательно следя за линией разрыва страницы) до
тех пор, пока все данные не поместятся на одной странице.
Совет
Если вы не хотите, чтобы на рабочем листе отображались линии разрыва
страниц, откройте диалоговое окно Параметры, щелкните на вкладке Вид и снимите
флажок Авторазбиение на страницы. Помните, что отображение линий раздела
I страниц замедляет работу макросов.
Что делать, если Excel аварийно завершает работу при печати
Если при попытках распечатать или просмотреть перед печатью данные происходит
аварийное завершение работы Excel, то, возможно, источником проблем являются драйверы
принтера или видеокарты. Прежде всего убедитесь, что в вашей системе установлены
последние версии драйверов. В документации к принтеру найдите точный номер модели
вашего принтера. Затем зайдите на Web-узел производителя. Перейдите в раздел, в котором
представлены драйверы производимых устройств. Выберите нужные драйверы и следуйте
инструкциям по установке. Если и после этого вам не удается распечатать документы, то
причиной неполадок, скорее всего, являются драйверы видеокарты. Поэтому аналогичным
образом установите последние версии драйверов для установленной на вашем компьютере
видеокарты.
140
Часть I. Вводный курс

Выбор области печати
Иногда возникает необходимость напечатать только часть рабочего листа или
выделенный диапазон. Также иногда нужно перепечатать некоторые страницы уже распечатанного
отчета. Обе операции можно выполнить с помощью диалогового окна Печать.
Раздел Вывести на печать диалогового окна Печать позволяет указать область печати.
Выберите одну из трех опций.
■ Выделенный диапазон. Печатается только тот диапазон ячеек, который вы выделили
перед выбором команды Файл "^Печать.
■ Выделенные листы. Печатается текущий рабочий лист или все листы, которые вы
выбрали. Можно выбрать несколько листов, нажав клавишу <Ctrl> и щелкнув мышью
на ярлычках рабочих листов. Если выбрано несколько листов, каждый из них
печатается на отдельной странице.
■ Всю книгу. Печатается целиком рабочая книга, включая листы диаграмм.
Вы можете также использовать команду Файл=>Область печати^Задать для
указания одного или нескольких диапазонов, которые вы хотите напечатать. Перед
тем как применить эту команду, выделите один или несколько диапазонов,
которые вы хотите напечатать. Для отмены этого действия выберите команду Файл1*
Область печати ^Убрать.
Печать отдельных страниц
Если ваш отчет состоит из нескольких страниц, то при выводе на печать вы можете
выбрать, какие из них нужно напечатать. В разделе Печатать диалогового окна Печать
задайте номер первой и последней страницы, которую нужно напечатать. Для установки
номеров страниц можете воспользоваться счетчиками или ввести их вручную в
соответствующие поля ввода.
Печать нескольких копий
Диалоговое окно Печать позволяет задать количество распечатываемых копий. Для этого
используется счетчик Число копий.
Можно также указать, чтобы страницы каждой копии были собраны вместе. Таким
образом, если установить флажок Разобрать по копиям, то Excel будет последовательно
выводить на печать все страницы для одной копии, а затем будет переходить к следующей. Если
же флажок с этой опции будет снят, то сначала будут печататься все копии первой страницы,
затем второй и т.д. Если вы печатаете только одну страницу, опция Разобрать ПО копиям
игнорируется.
Использование диалогового окна Параметры
страницы
Диалоговое окно Параметры страницы содержит дополнительные опции параметров
печати. Здесь находятся опции, которые позволяют настраивать параметры макета страницы,
устанавливать поля и колонтитулы. Также в этом диалоговом окне можно задать некоторые
настройки рабочего листа. Для вывода на экран окна Параметры страницы выберите
команду ФайлОПараметры страницы. На рис. 7.2 представлена вкладка Страница этого
диалогового окна.
Совет
Глава 7. Печать результатов работы
141

1ш
iC^»*K(aJj ncm | Кояонтитупы j Лет |
Овчвть.. J
Оц**мм«ий
] AJ ^ ttJJWOMfl A f *" *кб&М»4Я
М.1 Щ1«б
Р" хстажвит*.' I100 ij Ч от натуральной еыичииы
С раакестить не более чей маг jt ^jcrp.cu»y»—ум |: ^j стр. в «коту
Pawep 5у-аги:
Кзччстео печати:
к
J1200 точек на дюйи
А
■л
Нс*«р первой странную: 1Авто
Z
Яис. 7.2. Большинство параметров
устанавливаются во вкладке Страница диалогового окна
Параметры страницы
Установка параметров страницы
Во вкладке Страница диалогового окна Параметры страницы можно изменить ряд
параметров.
■ Ориентация. Это или Книжная — вертикальная ориентация страницы, или
Альбомная — горизонтальная ориентация. Альбомная ориентация может быть полезна в
случае, если распечатываемая таблица слишком широка и при печати не помещается на
обычную вертикально ориентированную страницу.
■ Масштаб. Позволяет вручную установить масштабный множитель или выбрать
автоматическое масштабирование выводимых данных для размещения на заданном
количестве страниц. Значения масштабного множителя варьируются в диапазоне от 10 до
400% от реального размера. Если вы хотите установить натуральный размер, введите
значение 100 в поле % от натуральной величины.
Если ваш отчет немного больше, чем нужно, и занимает одну или несколько до-
Совет полнительных страниц, конечно же, можно изменить высоту и ширину ячеек или
уменьшить размер шрифта. Но вместо этого лучше воспользоваться опцией,
,% обозначенной как Разместить не более чем на: и указать нужное количество
страниц.
У
Размер бумаги. Позволяет выбрать размер листа бумаги. Щелкните мышью на кнопке
раскрытия списка, и вы увидите возможные варианты выбора. При этом помните, что в
принтере должна находиться бумага указанного размера. Не забудьте, что в этом списке
находятся только те форматы, которые поддерживаются выбранным принтером.
Качество печати. С помощью этого параметра вы можете изменить разрешение
принтера, выраженное количеством точек на дюйм, при условии, что используемое
вами устройство поддерживает это разрешение. Однако учтите» что для печати с
высоким разрешением требуется больше времени.
Номер первой страницы. Позволяет определить номер первой страницы. Это
пригодится в том случае, если вы печатаете страницы, которые являются частью большого
документа, и вам необходима их последовательная нумерация. Используйте опцию
Авто, если нужно, чтобы начальный номер был 1 или соответствовал номерам страниц,
142
Часть I. Вводный курс

выбираемым в диалоговом окне Печать. Если номера страниц не выводятся в верхнем
или нижнем колонтитуле, то установка этой опции не нужна.
Щелчок на кнопке Свойства открывает диалоговое окно, позволяющее изменить
Совет установки принтера. Если в принтере имеется несколько лотков с бумагой разно-
го размера, то при выборе нестандартного размера бумаги в этом диалоговом
Ъ окне нужно определить соответствующий лоток.
Изменение размеров полей
Поле — это пустое пространство по краям страницы. Чем шире поле, тем меньше
остается места на странице для печати данных. В Excel можно задать размеры всех четырех полей.
На рис. 7.3 показана вкладка Поля диалогового окна Параметры страницы. (В разделе
"Корректировка в режиме предварительного просмотра" далее в главе описано, как изменять
поля страницы в режиме предварительно просмотра.)
ЕНШЭЯЕЯЯ
Стр»»ад П^^П 1 Колонтитулы J Лист
верхнее: вчрйнег о копоититуна:
ГТ~3
дш
Г^~Э
''Просдугр J
Оге&п»-.,
пред*:
танвго «ояоиткгуя*:
F~3 П~~3
Ц*«тр*вд*еп»*« стрем» -
Рис. 7.3. Вкладка Поля диалогового окна
Параметры страницы
Чтобы изменить ширину поля, используйте счетчик или введите числовое значение в
поле ввода.
Область предварительного просмотра в середине диалогового окна может сбить
вас с толку, поскольку на самом деле не видно, как внесенные изменения
выглядят на странице. То поле, которое вы изменяете, показано более темной линией.
Большинство принтеров не могут печатать очень близко к краю бумаги. Если вы
указали слишком маленькие размеры полей, то текст, расположенный на краях,
может просто не появиться при распечатке.
Кроме полей страницы, можно корректировать отступ верхнего колонтитула от верхнего
края страницы и нижнего колонтитула от нижнего края страницы. Эти значения должны быть
меньше, чем соответствующие поля, иначе верхний или нижний колонтитулы могут
перекрываться печатаемыми данными.
Обычно в Excel печатаемые данные располагаются, начиная с левого верхнего угла. Если
вы хотите отцентрировать данные на странице по вертикали или по горизонтали, установите
соответствующие флажки.
Глава 7. Печать результатов работы
143

рлолнитель
нформация
Изменить размер полей можно во время предварительного просмотра.
Возможности предварительного просмотра описываются далее в главе.
Задание колонтитулов
Верхний и нижний колонтитулы — это информационная строка, которая помещается
соответственно вверху и внизу каждой печатаемой страницы. Колонтитулы имеют три части:
левую, центральную и правую. Например, можно создать верхний колонтитул, в левой части
которого будет указано ваше имя, в центральной — название листа, а в правой — порядковый
номер страницы. По умолчанию колонтитулы не устанавливаются.
Вкладка Колонтитулы диалогового окна Параметры страницы показана на рис. 7.4. В этом
диалоговом окне представлены текущие колонтитулы, кроме того, можно выбрать другие
колонтитулы из раскрывающихся списков Верхний колонтитул и Нижний колонтитул.
Страница | Ttom . КопйкттуяьЛ] Лист |
В«0)рт*1 КОЛОГГТКГУЛ!
(нет)
Создать верхний кйпоктгуя...
Создать м>*жг*й<опонтмтуя...
НИЗШИЙ К&ЙОНТИГУЯ!
|("ет)
d
1
1
3
■' '
L_£
Qwm... |
Просмотр 1
CeogCTM.. {
К | От»» |
Рис. 7.4. Вкладка Колонтитулы диалогового окна
Параметры страницы
Если вы щелкнете на одном из раскрывающихся списков — Верхний колонтитул или
Нижний колонтитул, Excel выведет на экран список встроенных колонтитулов. Если вам
подойдет один из них, выберите его. После этого вы сможете увидеть, как он будет выглядеть
на странице: какая из частей будет выровнена по лев.ому краю, по центру или по правому
краю. Если вы не хотите выводить колонтитулы, выберите из списка опцию нет.
'' 'Чнн'.тп——j—
ЙЙ^^С
*J
Для форматирования текста выделите текст, ъатем паямттфкногку идофта.
Чтобыпсместить:«нвр<траницы, дату время. имйФййм путькфаДпуя/иивяяряьг**,
установите Kvpcop иэ иесто встаете и нажмите нужную я*у*у
Чт«бмвст*втьр-«уки^иажнитекм«1^асгаа>1(1ис>«ка Дт) форматирования рисунка
установите курсоре поде редактированиян нажните кнопку форматирования рисунка.
_aj MM Bl±J Q|©|uJ о]_|
8цвтгрв:
Рис. 7.5. Если ни один из стандартных колонтитулов вас не
устраивает, создайте собственный
144
Часть I. Вводный курс

Если ни один из стандартных колонтитулов вас не устраивает, можете создать
собственный. Щелкните мышью на кнопке Создать верхний колонтитул или Создать нижний
колонтитул; на экране появится диалоговое окно, показанное на рис. 7.5.
Это диалоговое окно позволяет ввести текст или коды в любую из трех частей
колонтитула. Для ввода текста активизируйте соответствующий раздел диалогового окна и введите туда
текст. Щелкнув мышью на одной из кнопок, можно ввести коды для переменных данных,
таких, как текущая дата или номер страницы. В результате в соответствующую часть
колонтитула будет помещен специальный код. Все кнопки и их описание приведены в табл. 7.1.
20лица 7.1. КНОГ
(аолица /л. кнопки для
Кнопка Код
соад
ания колонтитулов и их функции
Функция
■
Шрифт
Номер страницы
Всего страниц
Дата
Время
Путь и имя файла
Имя файла
Имя листа
Добавить рисунок
Формат рисунка
Нет
&[Страница]
&[Страниц]
&[Дата]
&[Время]
&[Путь]&[Файл]
&[Файл]
&[Лист]
Нет
Нет
Выбор шрифта для выделенного текста
Вставка номера страницы
Вставка общего числа печатаемых страниц
Вставка текущей даты
Вставка текущего времени
Вставка пути и имени файла рабочей книги
Вставка имени файла рабочей книги
Вставка имени рабочего листа
Вставка в колонтитул рисунка
Изменяет установки вставленного рисунка
Можно сочетать текст и коды и вставлять сколько угодно кодов в каждую часть. Если в
тексте колонтитула должен находиться символ амперсанда (&), введите его дважды,
поскольку он используется как разделитель кодов. Например, чтобы вывести в колонтитуле текст
Исследование & Разработка, введите строку Исследование && Разработка.
Кроме того, в колонтитулах можно использовать шрифты различных типов и размеров.
Выделите текст, который хотите изменить, и щелкните мышью на кнопке Шрифт. Excel
выведет на экран диалоговое окно Шрифт, в котором можно выбрать нужный шрифт. По
умолчанию будет использоваться тот шрифт, который определен в стиле Обычный.
Колонтитулы могут занимать любое количество строк. Для перехода на следую-
Совет щую строку воспользуйтесь комбинацией клавиш <Alt+Enter>.
Содержимое созданного колонтитула появляется внизу соответствующего
раскрывающегося списка, который находится во вкладке Колонтитулы диалогового окна Параметры
страницы. В рабочей книге можно создать только один пользовательский верхний или
нижний колонтитул. Так, например, если вы будете редактировать созданный ранее верхний
колонтитул, то новый колонтитул полностью заменит его.
К сожалению, нельзя напечатать в колонтитулах содержимое конкретной ячейки,
например нельзя включить в часть верхнего колонтитула содержимое ячейки А1. Единственно
возможный способ— вручную набрать в колонтитуле содержимое этой ячейки или написать
макрос для выполнения этой операции.
Глава 7. Печать результатов работы
145

На заметку
Возможности вставить путь к файлу рабочей книги, а также использовать в
колонтитулах изображения впервые появились в Excel 2002. Поэтому, если вы
воспользуетесь этими средствами, а затем распечатаете файл из Excel 2000 или из
более ранней версии, эти колонтитулы не будут напечатаны.
Параметры печатной страницы
Вкладка Лист диалогового окна Параметры страницы содержит несколько
дополнительных опций (рис. 7.6).
Пгаеитт тр-^мш
Страниц* | Псмзд ] Копонгнтуль* Cfo" J
Выводитьы>печатьдиапазон, (а; А£69
сквоэные стцрки'
очю»иыв столбцы
Печать
Г" сетке Г" а*го«*ки строки столбцов
Гчерно-ёедая ^ ■■>■!■- ] «т)
Г" черновая 1
ощиоки ячеек как; макраме
Последомтвгздост» вмгзда страниц
*•" в&а, затвиеправо
С" вправо, ьвтви вмиэ
т
1
и
■и -
=J -
J
J
<ж
JjJSl
Печать.,. j
Пэоортр j
ево&тва,.. j
[ Cmwa [
Рис. 7.6. Вкладка Лист диалогового окна
Параметры страницы
Печать диапазона ячеек
Ссылки на диапазоны, предназначенные для печати, указываются в поле Выводить на
печать диапазон. Если вы выделите диапазон ячеек и выберете опцию Выделенный
диапазон в диалоговом окне Печать, то адрес выбранного диапазона появится в поле Выводить
на печать диапазон. Кроме того, для появления ссылки достаточно выделить диапазон и
присвоить ему внутреннее имя Excel Область_печати.
Если поле Выводить на печать диапазон пустое, это означает, что рабочий лист будет
печататься целиком. Для печати заданного диапазона активизируйте это поле и укажите
нужный диапазон (будет модифицировано определение диапазона Область_печати) или же
введите имя ранее определенного диапазона.
Печать заголовков
Многие рабочие листы имеют заголовки в первой строке и названия элементов в первом
столбце. Если такой лист не помещается на одной печатной странице, последующие
страницы будет трудно читать, потому что текст первой строки и первого столбца не будет
распечатан. В Excel предлагается простое решение: напечатать их на каждой странице.
Заголовки, используемые при печати, служат той же цели, что и закрепленные
области, при отображении рабочего листа на экране. (О закреплении областей
речь шла в главе 3.) Однако помните, что эти средства независимы. Другими
словами, если вы закрепите области, то это никак не отразится при печати.
146
Часть I. Вводный курс

SHe путайте заголовки, печатаемые на каждой странице, с верхними колонтиту-
| лами — это абсолютно разные вещи. Верхние колонтитулы размещаются вверху
| каждой страницы и содержат информацию о названии рабочего листа, дату или
номер страницы. Заголовки же определяют выводимые на печать данные, такие,
как названия полей в таблицах баз данных или в списке.
Можно указать строки, которые будут печататься вверху каждой страницы, и/или
столбцы, которые должны повторяться слева на каждой странице. Для этого активизируйте
соответствующее поле Сквозные строки или Сквозные столбцы и выберите строки или
столбцы рабочего листа. Можете также ввести ссылки на них вручную. Например, для определения
строк 1 и 2 введите 1:2.
Вы можете определить свои заголовки для каждого листа в рабочей книге. В Ех-
Совет eel это делается с помощью присвоения имен диапазонов уровня листа Заголов-
ки_для_печати.
>
Раздел Печать
В разделе Печать можно задать ряд опций.
■ Сетка. Если этот флажок установлен, то на печать будет выводиться сетка,
разделяющая ячейки.
■ Черно-белая. Если этот флажок установлен, то все цвета, использованные в рабочем
листе, будут выведены в черно-белой палитре. Эта опция позволяет использовать
цвета при форматировании рабочей таблицы и в то же время получать качественные
распечатки на черно-белом принтере.
■ Черновая. Если данный флажок установлен, то печать осуществляется в черновом
режиме. В этом режиме не будут напечатаны встроенные диаграммы или графические
объекты, сетка ячеек и рамки. Эта опция обычно используется для сокращения
времени печати.
■ Заголовки строк и столбцов. Если данный флажок установлен, то на печать будут
выведены заголовки строк и столбцов, что поможет при поиске нужной ячейки на
распечатке.
■ Примечания. Если данный флажок установлен, то на печать будут выведены
примечания к ячейкам в указанном вами виде: В конце листа или Как на листе.
■ Ошибки ячеек. Здесь можно указать, как будут распечатываться ошибки, если они
есть в ячейках. Эта опция пригодится в том случае, если у вас есть на рабочем листе
ошибки, но вы не хотите показывать их на распечатке. Можно выводить ячейки,
содержащие ошибки, в том виде, в котором они отображаются на экране (установлено
по умолчанию), а можно указать, например, чтобы выводились прочерки или вообще
ничего не печаталось.
Задание последовательности вывода страниц
В нижней части вкладки Лист диалогового окна Параметры страницы располагаются
переключатели, которые определяют последовательность вывода страниц, если, конечно,
ваша таблица занимает больше одной печатной страницы. Можно распечатывать страницы
сверху вниз или слева направо.
Глава 7. Печать результатов работы
147

Разбивка на страницы
Если вы когда-нибудь печатали большие отчеты, то вам известно, как важно применять
разбивку на страницы. Например, вы не хотите, чтобы на странице находилась только одна
строка таблицы. В Excel имеется возможность управления разбивкой на страницы.
Как уже отмечалось, в Excel разбивка на страницы осуществляется автоматически. После
печати или предварительного просмотра рабочего листа на экран выводятся штриховые
линии, показывающие границы раздела страниц. Однако иногда необходимо задать
горизонтальный или вертикальный разрыв страницы в заданном месте. Например, если лист
содержит несколько отдельных областей, то при желании можно напечатать каждую область на
отдельном листе.
Вставка разрыва страницы
Для того чтобы вручную вставить горизонтальный разрыв страницы, переместите
табличный курсор к ячейке, с которой должна начинаться новая страница. Убедитесь в том, что
указатель находится в столбце А, в противном случае будут вставлены вертикальный и
горизонтальный разрывы страниц. Например, если нужно, чтобы строка 14 была первой строкой
новой страницы, активизируйте ячейку А14. Затем выберите команду ВставкаО Разрыв
страницы. На экране появится штриховая линия, указывающая границы страницы. Штриховая
линия, обозначающая ручной разрыв страницы, будет немного тоньше, чем та, которая
обозначает разрыв страницы, автоматически созданный программой.
Чтобы вставить вертикальный разрыв страницы, переместите табличный курсор к той
ячейке, с которой должна начинаться новая страница, и убедитесь, что он находится в строке 1.
Затем выберите команду ВставкаОРазрыв страницы.
Удаление разрыва страницы
Для того чтобы удалить вставленный вручную горизонтальный разрыв страницы,
переместите табличный курсор в любую ячейку, находящуюся в первой строке страницы (сразу
под линией раздела), и выберите команду Вставка1*Убрать разрыв страницы. Эта команда
появляется только тогда, когда указатель расположен в первой строке страницы сразу под
линией разрыва.
Чтобы удалить вертикальный разделитель страниц, выполните аналогичную процедуру,
только расположите указатель в любом месте первого столбца после разрыва страницы.
Чтобы удалить все вставленные вручную разрывы страниц на листе, щелкните
Совет на кнопке Выделить все или используйте комбинацию клавиш <Ctrl+A>, а затем
. выберите команду Вставка^Убрать разрыв страницы.
Сокрытие ячеек перед печатью
Возможно, вы работаете с рабочим листом, в котором содержится конфиденциальная
информация. Предположим, вам понадобилось распечатать этот лист без конфиденциальных
данных. Ниже перечислены некоторые приемы, позволяющие предохранить определенные
части листа от вывода на печать.
■ Скрыть строки или столбцы.
■ Скрыть ячейки или диапазоны ячеек, выбрав для текста тот же цвет, что и для фона.
148
Часть /. Вводный курс

■ Скрыть ячейки, используя специальный шаблон числового формата, который состоит из
трех точек с запятой (;;;). (Глава 27 посвящена пользовательским числовым форматам.)
■ Замаскировать конфиденциальную область листа, наложив на нее прямоугольный
объект. Щелкните на кнопке Прямоугольник, расположенной на панели инструментов
Рисование, и перетащите указатель мыши в нужное место, создавая прямоугольник.
Для усиления эффекта закрасьте прямоугольник белым цветом и удалите его рамку.
■ Скрыть диапазон, используя текстовый объект, создаваемый с помощью инструмента
Надпись, кнопка которого находится на панели инструментов Рисование.
Преимущество данного метода состоит в следующем: в надписи вы можете добавить
информацию о скрытых данных.
Л Если вам часто приходится скрывать данные перед печатью определенных отчетов,
рополкителыЛ» воспользуйтесь средством создания представлений. Создайте представление, в ко-
^«формация^ тором конфиденциальная информация будет скрыта. Более детально представления
рассматриваются в разделе "Использование представлений" далее в главе.
Предварительный просмотр
перед печатью
Средство предварительного просмотра Excel выводит на экран эскиз печатаемых данных. Это
очень удобное средство, которое позволяет увидеть результаты установки опций непосредственно
перед печатью. Это позволит сохранить массу времени, не говоря уже об экономии бумаги.
Доступ к режиму предварительного просмотра
Существует несколько способов, позволяющих войти в режим предварительного просмотра.
■ Выберите команду ФайлоПредварительный просмотр.
■ Щелкните на кнопке Предварительный просмотр, которая находится на стандартной
панели инструментов, или нажмите клавишу <Shift> и щелкните на кнопке Печать,
расположенной на стандартной панели инструментов.
■ Щелкните на кнопке Просмотр в диалоговом окне Печать.
■ Щелкните на кнопке Просмотр в диалоговом окне Параметры страницы.
Любой из этих способов вызывает окно предварительного просмотра, показанное на
рис. 7.7.
В верхней части окна предварительного просмотра расположено несколько кнопок.
■ Далее. Выводится изображение следующей страницы.
■ Назад. Выводится изображение предыдущей страницы.
■ Масштаб. Увеличивается или уменьшается масштаб изображения. Существует два
уровня масштабирования, которые переключаются с помощью этой кнопки. Чтобы
увеличить или уменьшить масштаб, можно просто щелкнуть на изображении.
■ Печать. Данные отправляются на печать.
■ Страница. Вызывает диалоговое окно Параметры страницы, где можно
откорректировать некоторые установки. Закрыв это диалоговое окно, вы вновь увидите экран
предварительного просмотра, но уже с учетом внесенных изменений.
Глава 7. Печать результатов работы
149

Рис. 7.7. Средство предварительного просмотра Excel позволяет
увидеть печатаемые данные до того, как они будут выведены на принтер
■ Поля. Позволяет изменить перед печатью ширину столбцов и полей. Эта полезная
возможность описана в следующем разделе.
■ Разметка страницы. Рабочий лист отображается на экране в режиме разметки страницы.
■ Закрыть. Закрывается окно предварительного просмотра.
■ Справка. Выводится справочная информация об окне предварительного просмотра.
Корректировка в режиме предварительного
просмотра
Когда вы щелкнете на кнопке Поля в окне предварительного просмотра, к эскизу
печатной страницы добавятся маркеры, обозначающие границы столбцов и полей (рис. 7.8). Для
выполнения изменений перетащите любой из этих маркеров. Результат будет сразу же
отображен на экране.
Например, если при печати окажется, что последний столбец не помещается на странице,
измените ширину столбцов или полей в окне предварительного просмотра и добейтесь того,
чтобы все данные расположились на одной странице. После перетаскивания одного из маркеров
изображение изменится, и сразу можно будет увидеть результат выполнения корректировки.
Если вы изменяете ширину столбцов в окне предварительного просмотра, эти же
изменения происходят и на рабочем листе. Точно так же изменение ширины полей в окне
предварительного просмотра влечет за собой изменение параметров вкладки Поля диалогового окна
Параметры страницы.
150
Часть I. Вводный курс

Рис. 7.8. Ширину столбцов и полей можно корректировать
непосредственно в окне предварительного просмотра
Разметка страницы
В Excel имеется средство просмотра разметки страницы, которое значительно облегчает
работу но разбивке таблиц на страницы. Для использования этого средства выберите команду
Видо Разметка страницы или щелкните на кнопке Разметка страницы, если вы
находитесь в режиме предварительного просмотра. Экран примет такой вид, как на рис. 7.9.
Когда вы переходите в режим разметки страницы, происходит следующее:
■ масштаб изменяется так, чтобы была видна большая часть рабочего листа;
■ номера страниц появляются на экране поверх соответствующих страниц;
■ текущий диапазон печати изображается на белом фоне; данные, которые не будут
печататься, изображаются на сером фоне;
■ отображаются все разрывы страниц.
Находясь в режиме разметки страницы, вы можете перетащить рамки, чтобы изменить
диапазон печати или разбивку на страницы. Если вы измените разрыв страницы, то Excel
автоматически подберет такой масштаб, чтобы заданная вами информация помещалась на
указанных страницах.
В режиме разметки страницы у вас есть доступ ко всем командам Excel. Можете
Совет изменить масштаб, если считаете, что текст выглядит очень мелко.
Для возврата в обычный режим просмотра выберите команду Вид^Обычный.
Глава 7. Печать результатов работы
151

-lOlxl
им юроюа
ияхх 6.- in
И«М1 CtnOH
u*>m taioa
Ж i а fccetoa
r i м topotoa
ЭЕ • и IP* 1
Э» ..i* Ixrre
Ton» SptZUffBtl
Tom SctzBflBti
HatsHCiMi
KMUCl Ml
' SKmatOK»*
KM» ■ m*
CICfHHvCliMi*
;nwi mi
• netkreiptimaiM
flctfe-siRnu*a
NCIfe SlpiniaM
- M,l ИИ-ТОЛ
ЕДО1ЛМ
сил
тост ниаяо!
Тест тляом-жжи
Тоет И1лясм-лви
EruthaKMl
but и «л
Cut H «к
Сммсамгсвиюсмям
С«1*ооамгешиоскнм
oaiK vatteon
01*1 кЭНВОм
л »i каивом
•и ; it Dt кв
U QltMICtJ
—ВНАШ.. СШР U.
язтшэк Сэм* с га
Eiut I»
But newt I
35£ ЛХСШП
KCZXQOXD
1 OS
1 П
«в
. **
а сдаст
. рзтгот
з тзшшп
чг япгош
лс зхвот
2*£ ДШСИВ
10353
OS1
102»
(E5i
01
2И*апгшп
211ЛВПШ
Д1 Я1Е0П1
эсзигпш
31Г2КПШ
з • -2пг "ш
01.
01
ш сиашЕоп)
зм аллзшпт
гю шпвяпгпш
TB5£S
и^К^нты jfiWrt^bfl ZHka/ilkdJC&№JL<El
Pwc. 7.9. Режим разметки страницы позволяет увидеть, где
находятся разрывы страниц
Использование представлений
Часто приходится создавать рабочую книгу, которая используется для хранения
разнообразной информации. Вполне вероятно, что из такой рабочей книги вам понадобится
распечатать несколько отчетов, в которых будут представлены различные части книги. Если с
подобными проблемами вы уже сталкивались, постарайтесь освоить средство создания
представлений (видов) Excel.
Средство создания представлений позволяет присваивать имена различным видам
рабочего листа и быстро переключаться между этими поименованными видами. Представление
может включать следующие параметры:
■ установки печати, заданные в диалоговом окне Параметры страницы (по выбору);
■ скрытые строки и столбцы (по выбору);
■ параметры вывода на экран, определенные в диалоговом окне Параметры;
■ ссылки на выбранные ячейки и диапазоны ячеек;
■ адрес активной ячейки;
■ размеры окон и их положение;
■ закрепленные области.
Например, можно определить такое представление рабочего листа, в котором будут
скрыты некоторые столбцы чисел, или будет печататься только итоговый диапазон ячеек, или
страница будет представлена в альбомной ориентации и т.д.
л Более подробно создание поименованных представлений описывается в главе 3.
Дополнительна
информация \
152
Часть I. Вводный курс

Формулы
и функции
ормулы и функции — это основные средства Excel
по обработке данных и извлечению полезной
информации из ваших рабочих книг. Эта часть посвящена тому,
как создавать формулы и использовать функции в рабочих
листах Excel. Здесь приведено много примеров, которые вы
сможете быстро адаптировать для решения своих задач.
Последние две главы посвящены формулам массивов. Этот
материал в первую очередь предназначен пользователям,
которым часто приходится выполнять сложные вычисления.
Использование формул
и функций
Глава 9
Работа с текстом
Глава 10
Работа с датами
и временем
Глава 11
Формулы подсчета и
суммирования
Глава 12
Формулы просмотра и
поиска значений
Глава 13
Формулы и функции
для финансовых расчетов
Глава 14
Основы формул массивов
Глава 15
Применение формул
массивов
ов
юв

Использование
формул и функций
В этой главе...
Знакомство с формулами
Ввод формул
Использование ссыпок
в формулах
Исправление ошибок
в формулах
Использование в форму
лахимен
Рекомендации по работе
с формулами
ормулы — это то, что делает электронные таблицы
такими полезными. Электронная таблица без формул,
в сущности, мертва. Именно формулы вносят в нее дыхание
жизни, позволяя вычислять результаты на основе данных,
которые хранятся в рабочей таблице. Если вам понадобится
изменить данные, то все результаты вычислений будут
автоматически пересчитаны. В этой главе вы познакомитесь с
формулами и функциями, которые помогут сделать вашу работу
более эффективной.
Знакомство с формулами
Чтобы формула выполняла какие-либо действия, сначала
ее нужно ввести в ячейку. Вы можете удалять, перемещать и
копировать формулы точно так же, как и любые другие
данные. В формулах используются арифметические операции для
работы с числами, текст, функции рабочего листа, а также
другие формулы. Числа и текст могут находиться в других
ячейках, что позволяет легко изменять данные и придает
рабочим таблицам особую динамичность. Например, при
изменении начальных данных Excel автоматически выполняет
перерасчет формул. Таким образом, много раз меняя начальные
данные в рабочей таблице, вы сможете быстро увидеть, как
эти изменения влияют на результаты расчетов.
Формула, введенная в ячейку, может содержать любые из
следующих элементов:
■ операторы, например + (сложение) и * (умножение);
■ ссылки на ячейки (включая поименованные ячейки и
диапазоны);
■ числа и текст;
■ функции рабочего листа (например, СУММ или
СРЗНАЧ).

Длина формулы не должна превышать 1 024 символа. Если ввести формулу в ячейку, то в
ней отобразится результат расчета по этой формуле. А сама формула появляется в строке
формул при выборе этой ячейки.
Приведем несколько примеров формул.
= 150*0, 05 Умножает число 150 на 0,05. Поскольку в этой формуле
используются только числа, эффективность ее не слишком велика.
=А1+А2 Складывает числа, находящиеся в ячейках А1 и А2.
=Доход- Расходы Вычитает из числа, которое находится в ячейке под именем Доход,
число, содержащееся в ячейке с именем Расходы.
=СУММ(А1:А12) Складывает значения ячеек из диапазона А1:А12.
=А1=С12 Сравнивает значение, находящееся в ячейке А1, со значением из
ячейки С12. Если они совпадают, то формула возвращает значение
ИСТИНА, а если нет — ЛОЖЬ.
^^^ Обратите внимание, что формулы всегда начинаются со знака равенства. По
На заметку этому признаку Excel отличает формулы от текста и числовых значений.
I
Операторы, используемые в формулах
Программа Excel позволяет использовать в формулах разнообразные операторы. В табл. 8.1
перечислены операторы, которые распознает программа. Кроме того, в Excel есть множество
встроенных функций, с помощью которых можно выполнять дополнительные операции.
Таблица 8.1. Операторы, применяемые в формулах
Оператор Название
+ Сложение
Вычитание
* Умножение
/ Деление
Возведение в степень
£ Конкатенация
■ Логическое сравнение "равно"
> Логическое сравнение "больше чем"
< Логическое сравнение "меньше чем"
>= Логическое сравнение "больше или равно"
<= Логическое сравнение "меньше или равно"
<> Логическое сравнение "не равно"
Вы можете использовать столько операторов, сколько вам нужно (формулы могут быть
достаточно сложными).
Глава 8. Использование формул и функций
155

Приведем еще несколько примеров формул.
="Часть-"&"23А" Объединяет две текстовые строки (или выполняет их конкатенацию).
В результате получится строка Часть-23А.
=А1&А2 Выполняет конкатенацию содержимого ячеек А1 и А2. Конкатенацию
можно выполнять как над значениями, так и над текстом. Если в ячейке
А1 содержится значение 123, а в ячейке А2— 456, то данная формула
вернет значение 123 456.
=6 3 Возводит число 6 в куб (в результате получится число 216).
=216 (1/3) Извлекает кубический корень из числа 216 (в результате получится число 6).
=А1<А2 Возвращает значение ИСТИНА, если значение в ячейке А1 меньше
значения в ячейке А2. В противном случае возвращает значение ЛОЖЬ.
Операторы логического сравнения могут применяться также и к тексту.
Например, если в ячейке А1 содержится текст Боря, а в ячейке А2 —
Клава, то формула вернет значение ИСТИНА, так как в алфавитном
порядке имя Боря стоит перед именем Клава.
=А1<=А2 Возвращает значение ИСТИНА, если значение в ячейке А1 меньше или
равно значению в ячейке А2. В противном случае возвращается значение
ЛОЖЬ.
=А1<>А2 Возвращает значение ИСТИНА, если значение в ячейке А1 не равно
значению в ячейке А2. Если же значения в ячейках равны, то возвращает
значение ЛОЖЬ.
Порядок выполнения операторов
При вычислениях по формулам Excel придерживается определенных правил,
определяющих последовательность выполнения операторов. Порядок выполнения операторов
определяется их приоритетом.
В табл. 8.2 указан порядок выполнения операторов. Из таблицы видно, что оператор
возведения в степень имеет самый высокий приоритет (т.е. выполняется первым), а оператор
логического сравнения — самый низкий.
Таблица 8.2. Приоритет операторов в формулах Excel
<
>
Оператор
Возведение в степень
Умножение
Деление
Сложение
Вычитание
Конкатенация
Равно
Меньше чем
Больше чем
П|
1
2
2
3
3
4
5
5
5
Символ Оператор Приоритет
*
/
+
156
Часть II. Формулы и функции

С помощью введения в формулы круглых скобок можно изменить порядок выполнения
операторов, поскольку всегда сначала вычисляются выражения, заключенные в круглые скобки.
В одном из предыдущих примеров (вычисление кубического корня из числа 216) в формуле
использованы круглые скобки, чтобы таким образом указать порядок выполнения вычислений.
В следующем примере формула вычитает значение, находящееся в ячейке ВЗ, из значения,
расположенного в ячейке В2, и умножает полученный результат на значение из ячейки В4.
=(В2-ВЗ)*В4
Если ввести эту формулу без скобок, Excel выдаст неверный результат. Поскольку
умножение имеет более высокий приоритет, то сначала значение ячейки ВЗ будет умножено на
значение ячейки В4. Затем этот результат будет вычитаться из значения ячейки В2. Это
совсем не то, что нужно сделать. Формула без скобок имеет вид
=В2-ВЗ*В4
В формулах можно также использовать вложенные скобки, т.е. скобки, расположенные
внутри других скобок. Если в формуле есть вложенные скобки, то Excel вычисляет сначала
выражения, которые находятся в самых "внутренних" скобках, а затем движется изнутри
наружу. Вот пример формулы, в которой используются вложенные скобки:
=((В2*С2)+(ВЗ*СЗ)+(В4*С4))*В6
В этой формуле использовано четыре пары круглых скобок, причем три из них вложены в
четвертые скобки. Excel вычисляет значения выражений внутри всех вложенных скобок,
затем складывает их и результат умножает на значение из ячейки В6.
Несмотря на то что в предыдущем примере используется четыре пары скобок, в
действительности необходимы только внешние скобки. Поскольку оператор умножения имеет более
высокий приоритет по сравнению с оператором сложения, то приведенная формула может
быть переписана в таком виде:
=(В2*С2+ВЗ*СЗ+В4*С4)*В6
Тем не менее первый вариант проще для понимания, чем второй. Помните, что
использование дополнительных скобок в сложных формулах позволяет улучшить их читабельность.
Разумеется, каждой открывающей скобке должна соответствовать закрывающая. Конечно,
если у вас несколько уровней вложенных скобок, то в них легко запутаться. Но если где-то
остались незакрытые скобки, то Excel выдаст сообщение об этом и не позволит ввести формулу.
Если ваша формула содержит нечетное число скобок, то в некоторых случаях Excel может
предложить вариант ее исправления. На рис. 8.1 показано, как работает функция
автокоррекции формул. Но, хотя искушение принять предложенный вариант слишком велико, будьте
осмотрительны. В большинстве случаев предложенная формула, являясь синтаксически
правильной, будет совсем не той, которая вам нужна.
о&*аружвш ошибки га ввв^лнн^форнуяе. ftawrt предлогэ*««а« матравя»»»
« чтобы принять *«р«л»*«, нвшнктв ювлку "Дв*.
* ЧтобызафЫ1ъеш6щ«жвисатжтоят»и1в исправить вьвляееже. нгжнттв кногку "Нет*..
Рис. 8.1. Функция автокоррекции формул часто
предлагает ошибочные варианты
Excel оказывает помощь в расстановке скобок. Когда вы вводите или
редактируете формулу, содержащую скобки, посмотрите на нее внимательно. При
перемещении курсора по скобке Excel на мгновение выделяет ее и соответствующую ей
вторую скобку полужирным шрифтом.
Совет
Глава 8. Использование формул и функций
157

Встроенные функции Excel
Программа Excel содержит огромное количество встроенных функций, которые вы
можете использовать в своих формулах. К ним относятся как достаточно распространенные
функции, например СУММ, СРЗНАЧ и КОРЕНЬ, так и функции, специально предназначенные
для определенных целей, например статистические или инженерные. Функции существенно
повышают эффективность формул. Они могут упростить формулы и сделать их понятнее.
Более того, в большинстве случаев формулы позволяют выполнять вычисления, которые без
них были бы невозможны. Например, для вычисления тангенса угла используется функция
TAN, другим способом получить это значение вам не удастся. Если же среди
многочисленных функций рабочих листов вы не найдете ту, которая вам нужна, можете сами создать
новую функцию.
Примеры функций
Ниже приведен пример того, как встроенные функции позволяют упростить формулу.
Среднее значение чисел, находящихся в десяти ячейках А1:А10, можно вычислить по
следующей формуле:
=(А1+А2+АЗ+А4+А5+А6+А7+А8+А9+А10)/10
Согласитесь, что это не самая удобная формула. Если в данную формулу потребуется
добавить новые ячейки, сделать это будет нелегко. Но вы можете заменить эту формулу очень
простой в употреблении встроенной функцией Excel.
=СРЗНАЧ(А1:А10)
Покажем на примере, как с помощью функций осуществляются вычисления, которые
невозможно выполнить по-другому. Что, если вам нужно найти наибольшее значение диапазона
ячеек? Это еще один пример того, как без использования функции вы не сможете получить
ответ. Ниже приведена простая формула, которая позволяет отыскать наибольшее значение в
диапазоне A1:D100.
=MAKC(A1:D100)
Иногда функции позволяют избежать ручного редактирования. Допустим, в вашей
рабочей таблице содержится тысяча фамилий, причем все они введены прописными буквами. Ваш
начальник, просматривая список, замечает, что прописные буквы не подходят для указания
фамилий в списке адресов, который будет связан с формализованным письмом, т.е. вы
должны заменить "ИВАНОВ И.И." на "Иванов И.И.". Для переоформления списка вручную вам
понадобилось бы несколько часов. Но вы можете значительно сэкономить время благодаря
формуле, в которой для изменения регистра букв текста, находящегося в ячейке А1,
используется специальная функция.
=ПРОПНАЧ(А1)
Введите эту формулу один раз и скопируйте ее во все следующие 999 строк.
И еще один пример, который убедит вас в преимуществе использования функций.
Предположим, вам нужно подсчитать в рабочей таблице комиссионные по результатам продаж
какого-либо товара. Если продавец продал продукции более чем на 100 000 долларов, то ставка
его комиссионных составляет 7,5%, если меньше— 5%. Без использования функции вам
пришлось бы создать две разные формулы и правильно употреблять их для каждого значения
объема продаж. Ниже приведена формула, в которой использована функция ЕСЛИ для
правильного расчета комиссионных (независимо от суммы продаж).
=ЕСЛИ(А1<100000; А1*0,05; А1*0,075)
158
Часть II. Формулы и функции

В этой формуле анализируется значение, которое находится в ячейке А1. Если это
значение меньше чем 100 000, то оно будет умножено на 5%. В противном случае это значение
ячейки А1 будет умножено на 7,5%.
Аргументы функций
Вы, вероятно, заметили в предыдущих примерах, что во всех функциях используются
круглые скобки. Данные внутри круглых скобок называются аргументами. Функции
различаются по тому, как они используют аргументы. В зависимости от этого, определяются
следующие типы функций:
■ функции без аргументов;
■ функции с одним аргументом;
■ функции с фиксированным числом аргументов;
■ функции с неопределенным числом аргументов;
■ функции с необязательными аргументами.
Функция ТДАТА, которая возвращает текущую дату и время, является функцией без
аргументов. Даже в том случае, если в функции нет аргументов, все равно после имени функции
обязательно должны быть пустые скобки. Поэтому, чтобы функция ТДАТА работала
правильно, следует ввести ее имя, а затем пустые круглые скобки.
=ТДАТА()
Если в функции используется несколько аргументов, то каждый из них отделяется точкой
с запятой. В примерах, приведенных в начале главы, в качестве аргументов использовались
адреса ячеек. Однако Excel — очень гибкая система с точки зрения использования
аргументов функций. В качестве аргумента может выступать адрес ячейки или диапазон, литерал,
текстовая строка, выражение или другая функция.
Еще о функциях
В поставку Excel входит более 300 функций. Однако, если этого недостаточно, вы можете
добавить дополнительные функции, разработанные независимыми производителями, и даже
создать собственные (используя язык программирования VBA).
Подобное количество функций может напугать вас, но со временем вы поймете, что
регулярно используется не более десяти из них. Кроме того, как вы увидите, мастер функций
Excel значительно облегчает процесс поиска и вставки нужной функции, даже если вы
никогда раньше с ней не работали.
ti В главах 9-13 содержится множество примеров использования встроенных
Дополнителыля функций Excel. В приложении А приведен полный перечень функций рабочего
информация^ листа с кратким пояснением каждой из них. В главе 35 описано, как с помощью
l^ii"1"^" языка программирования VBA создавать собственные функции.
Ввод формул
Как уже упоминалось, формула должна начинаться со знака равенства— для Excel это
признак того, что в ячейке содержится формула, а не текст. Существует два основных
способа ввода формулы в ячейку: ввести ее полностью вручную или указать адреса используемых в
ней ячеек прямо в рабочем листе.
Глава 8. Использование формул и функций
159

Ввод формул вручную
Ввести формулу вручную — это как раз и означает ввести ее вручную и ничего более.
Наберите знак равенства (=), а затем саму формулу. По мере набора символы будут появляться
как в ячейке, так и в строке формул. И конечно, при вводе формулы вы можете пользоваться
всеми привычными клавишами для ее редактирования.
Ввод формул путем указания
При этом способе ввода формулы также частично используется ручной набор. Но, вместо
того чтобы набирать адреса ячеек самостоятельно, их просто указывают. Этот способ более
быстрый и простой, кроме того, он позволяет избежать ошибок, которые часто возникают
при вводе адресов ячеек вручную. Например, чтобы ввести в ячейке A3 формулу =А1+А2,
выполните ряд действий.
1. Переместите табличный курсор в ячейку A3.
2. Наберите знак равенства (=), с которого должна начинаться любая формула. Заметьте,
что в строке состояния появилась надпись Ввод.
3. Нажмите два раза клавишу <Т>. Обратите внимание, что при этом вокруг ячейки А1
появилась движущаяся рамка, а в ячейке A3 и в строке формул — ссылка на ячейку
А1. Заметьте также, что в строке состояния программа отобразила надпись Укажите.
4. Наберите знак "плюс" (+). Движущаяся рамка станет сплошной, а в строке состояния
снова появится слово Ввод.
5. Еще раз нажмите клавишу <Т>. В формулу будет добавлена ссылка на ячейку А2.
6. Чтобы завершить ввод формулы, нажмите клавишу <Enter>.
Для указания ячеек можно также использовать мышь. Просто щелкните на нуж-
Совет ной ячейке, и ее адрес появится в формуле.
Вставка в формулы имен
Если в формуле используются имена ячеек и диапазонов, вы можете набрать имя вместо
адреса или выбрать имя из списка, чтобы Excel вставила его автоматически. Существует два
способа сделать это.
■ Выберите команду ВставкаОИмяОВставить. На экране появится диалоговое окно
Вставка имени, в котором перечислены все определенные в данной рабочей книге
имена (рис. 8.2). Выберите нужное имя и щелкните на кнопке ОК. Можно также
дважды щелкнуть на имени, в результате чего оно будет вставлено в формулу, а диалоговое
окно — закрыто.
■ Нажмите клавишу <ГЗ>. Это тоже приведет к появлению диалогового окна Вставка
имени.
На рис. 8.2 показана книга, в которой определено два имени диапазона: Доходы и Расходы.
Чтобы вставить имя в формулу, установите курсор в место вставки имени и вызовите
диалоговое окно Вставка имени. Затем выберите нужное имя из списка и щелкните на кнопке ОК.
160
Часть II. Формулы и функции

^KJ
A
JL
2_ Чмварь
3__ Февраль
■4 ■ «'
И Апрель
6 'vtaft
7 i-'юмь
:
в
Доходы Расходы
1598 546
1Б32 654
132В 752
2183 S48
1899 754
1740 653
10 Средний доход |=СРЗНАЧ( ['_
лг
Рис. S.2. Диалоговое окно, с помощью которого можно вставить
имя в формулу
Вставка функции в формулу
Чтобы вставить функцию в формулу, можно вручную ввести ее имя, а затем указать все
необходимые аргументы. Но проще сделать это с помощью диалогового окна Мастер функций.
В последнем случае вы будет уверены, что имя функции указано без грамматических ошибок, а
функция содержит нужное число аргументов, которые следуют в правильном порядке.
Для того чтобы вставить функцию, сначала выделите ее в диалоговом окне Мастер
функций (рис. 8.3). Открыть это окно можно одним из приведенных ниже способов.
■ Выберите команду ВставкаОфункция.
■ Щелкните на кнопке Вставка функции, которая находится на стандартной панели
инструментов.
■ Нажмите комбинацию клавиш <Shift+F3>.
.11*1
этшй члфлоитмчм пореч*«
ACOS
ACOSH
ASW
ASU*
ATAN
I ум
ЛЮ(чиоа)
8аэвр4ШлетпслуЛ(1бо»»огнуюп»1^н^'<41кЛ4>.
Ч
Q% mrtiiTfuTwff■
Рис. 8.3. Диалоговое окно Мастер функций
В списке Категория диалогового окна Мастер функций представлены все категории
функций. При выборе одной из категорий в поле Выберите функцию появляется перечень
функций, включенных в эту категорию. В категории 10 недавно использовавшихся
перечислены те функции, которые вы недавно использовали. В категорию Полный алфавитный
перечень включены все имеющиеся функции из всех категорий. Используйте этот список, если
вы знаете название функции, но вам не известно, к какой категории она относится.
Диалоговое окно Мастер функций помогает выбрать нужную функцию, даже если вы не
знаете точно, какую функцию следует применить. Введите в поле Поиск функции краткое
описание того, что должна делать функция, и щелкните на кнопке Найти. После этого Excel в
Глава 8. Использование формул и функций
161

поле Выберите функцию выведет список подходящих функций, среди которых вы сможете
выбрать нужную. Обратите внимание, что при выборе функции в списке Выберите функцию в
нижней части диалогового окна Мастер функций появляется ее синтаксис и краткое описание.
Обнаружив нужную функцию, выделите ее и щелкните на кнопке ОК. Появится окно
Аргументы функции (рис. 8.4). Используйте это окно для задания аргументов функции.
Заметьте, что диалоговое окно меняет свой вид в зависимости от выбранной функции. Каждый
аргумент имеет свое поле ввода. Чтобы указать диапазон ячеек в качестве аргумента функции,
щелкните на кнопке свертывания окна (она находится с правой стороны поля ввода
аргумента). Excel моментально свернет окно Аргументы функции в тонкую полоску, которая не
будет мешать выбрать любой диапазон на рабочем листе. После выбора диапазона для
восстановления окна Аргументы функции снова щелкните на этой кнопке. После того как будут
определены все аргументы функции, щелкните на кнопке OK; Excel закроет диалоговое окно
Аргументы функции и вычислит результат.
5J«,lS°M632sl3M«
—3-"»оиг
U - <5*.«4>Лг-5«;7
0^***у»т*чеб»и . >адам*еу«ам>*^кг
Крит*»»* .^чо»«* вфзрив'мслвяаьдемят'имтексте, олредедяаым
Совет'
';
Совет
Рис. 8.4. С помощью окна Аргументы функции вы
правильно введете аргументы любой функции
Можно также ввести аргумент, просто щелкнув на поле ввода соответствующего
аргумента и затем указав ячейку или диапазон на рабочем листе. В этом случае не
используется кнопка свертывания окна. Чтобы окно Аргументы функции не
закрывало нужный диапазон ячеек, его можно переместить в любое место окна Excel.
После ввода аргументов с правой стороны окна Аргументы функции
отображаются значения введенных аргументов, а ниже — вычисленное значение функции.
■Ъ
В Excel есть еще один способ вставки функции. Во время ввода формулы поле Имя
заменяется раскрывающимся списком Функции, в котором представлены 10 недавно
использовавшихся функций. Выберите функцию из этого списка, после чего сразу откроется окно
Аргументы функции. Если же нужной функции в этом списке не оказалось, выберите пункт
Другие функции. В результате откроется диалоговое окно Мастер функций.
Советы по вводу функций
Ниже приведено несколько советов о том, как использовать диалоговое окно Мастер
функций для ввода функций с наибольшей отдачей.
■ Чтобы получить дополнительную справку о функции, выбранной в окне Мастер
функций, щелкните на кнопке Справка по этой функции, которая расположена в
нижней части окна.
162
Часть II. Формулы и функции

Функции можно вставлять в уже существующие формулы. Для этого выделите ячейку
с формулой и перейдите в режим редактирования. Установите курсор в место вставки
формулы. Затем откройте диалоговое окно Мастер функций и выберите
необходимую функцию.
С помощью окна Аргументы функции можно изменять аргументы в функциях,
которые ранее были вставлены в рабочий лист. Выделите ячейку и в строке формул
щелкните на функции. Затем, чтобы открыть окно Аргументы функции, щелкните на
кнопке Вставка функции.
Если вы находитесь в окне Мастер функций или Аргументы функции и передумали
вставлять функцию, просто щелкните на кнопке Отмена или нажмите клавишу <Esc>.
Количество полей в окне Аргументы функции зависит от количества аргументов
выбранной функции. Если функция не содержит аргументов, то не будет ни одного поля.
Если же функция содержит переменное число аргументов (как, например, в функции
СРЗНАЧ), то по мере ввода аргументов Excel будет отображать дополнительные поля.
После ввода каждого аргумента справа от поля ввода будет показано его текущее
значение.
Некоторые функции, например ИНДЕКС, имеют два или больше списков аргументов
(иными словами, имеют разные синтаксические формы). Если вы выберете такую
функцию, то Excel отобразит дополнительное диалоговое окно, в котором нужно
указать, какую форму вы будете использовать.
Если вы часто используете некоторые функции, то со временем, возможно, станете
вводить их вручную. В этом случае после ввода имени функции Excel отобразит
подсказку, в которой будут указаны имена аргументов этой функции.
Редактирование формул
Формулы можно отредактировать точно так же, как и содержимое любой другой ячейки.
Необходимость в редактировании формулы возникает в том случае, если она возвращает
ошибку или если в рабочую таблицу внесены изменения, в соответствии с которыми нужно
исправить и формулу.
■ Дважды щелкните на ячейке. Это позволит отредактировать содержимое прямо в
ячейке.
■ Нажмите клавишу <F2>. Это также позволит отредактировать содержимое прямо в
ячейке.
■ Активизируйте ячейку, которую вы хотите отредактировать, а затем щелкните на
строке формул. Это позволит отредактировать содержимое ячейки в строке формул.
■ Если в формуле есть ошибка, то в верхнем левом углу ячейки Excel отображает
маленький треугольник. Активизируйте ячейку и рядом с ней вы увидите смарт-тег.
Щелкните на нем и выберите одну из опций, позволяющих исправить ошибку. Опции
могут быть различными, в зависимости от типа ошибки. Во вкладке Проверка
ошибок диалогового окна Параметры можно указать типы ошибок для которых нужно
отображать смарт-теги.
Во время редактирования можно выделить несколько символов в формуле,
перетаскивая по ним указатель мыши или пользуясь клавишами управления курсором при нажатой
клавише <Shift>.
Глава 8. Использование формул и функций
163

Если вам не удается исправить сразу все ошибки в формуле, можете преобразо-
Совет вать ее в текст и позднее попробовать исправить еще раз. Для преобразования
формулы в текст просто удалите знак равенства, с которого начинается формула.
i Когда вы будете готовы повторить попытку исправления формулы, снов.а
поставьте знак равенства, и текст преобразуется в формулу.
Использование ссылок в формулах
Практически все формулы включают ссылки на ячейки или диапазоны ячеек. Ссылки
позволяют формулам работать с данными, содержащимися в этих ячейках и диапазонах, а не
просто использовать фиксированные значения. Если формула имеет ссылку на ячейку А1 и
вы изменили значение в этой ячейке, формула автоматически будет пересчитана в
соответствии с новым значение ячейки А1. Если не использовать ссылок на ячейки, придется вручную
редактировать формулы, изменяя значения, которые она использует в своих вычислениях.
Абсолютные, относительные и смешанные
ссылки
В формулах используется три типа ссылок на ячейки и диапазоны.
■ Относительные ссылки. При копирований формул эти ссылки автоматически
изменяются в соответствии с новым положением формулы.
■ Абсолютные ссылки. Эти ссылки не меняются при копировании формул.
■ Смешанные ссылки. В этих ссылках номер строки (или столбца) является
абсолютным, а столбца (строки) — относительным.
Характерной особенностью абсолютных ссылок являются два знака доллара ($): один
перед буквой столбца и второй перед номером строки (например, $А$5). В Excel также
допускаются смешанные ссылки, в которых только одна часть адреса является абсолютной
(например, $А4 или А$4).
По умолчанию Excel создает в формулах относительные ссылки, за исключением ссылок
на ячейки, находящиеся в других листах или рабочих книгах. Различие между разными
типами ссылок проявляется при копировании формул.
На рис. 8.5 показана простая таблица. В ячейке D2 находится формула, в которой
количество наименований товара умножается на его цену. Формула выглядит следующим образом:
=В2*С2
а . е | с d E Z
1 Наименование {Количество (Цена [Стоимость
2 Отул 4 t25.00p ST.OOp
Нстол 4 695.00р. i78000p
Эламла 3 39£5р. 119.85р.
||iT.'. »\>WTi/ft<>;_£rt<r?/ 111—^. ■... I llT
Рис. 8.5. Копирование формул, которые содержат
относительные ссылки
164
Часть II. Формулы и функции

В этой формуле используются относительные ссылки. Поэтому при копировании
формулы в ячейку D3 ссылки соответствующим образом изменятся. В результате в ячейке D3
получим формулу
=вз*сз
=$В$2*$С$2
Если скопировать эту формулу в ячейку D3, получим неправильный результат. Формулы в
ячейках D3 и D2 будут одинаковыми.
Изменим этот пример и подсчитаем налог с оборота. Значение процентной ставки налога
хранится в ячейке В7 (рис. 8.6). В этом случае формула в ячейке D2 будет выглядеть так:
=В2*С2*$В$7
Jo!*J
.-.Pi E ^
1 Наименований |Копячестао|Цвна Шапог с оборота {Стоимость )
тул 4 125.00р 37,50р
!Стол 4 695j00p
[Лампа 3 Э995р
■Налог с оборота
7£0%
*,А««
С*Х*ЖН / ЦИ«Л«| 4 j
•|Г
Рис. 8.6. Ссылка на ячейку В7 должна быть абсолютной
Количество умножается на цену, а затем результат умножается на процентную ставку
налога с оборота, значение которой хранится в ячейке В7. Обратите внимание, что ссылка на
ячейку В7 является абсолютной. Скопировав ячейку D2 в D3, получим
=ВЗ*СЗ*$В$7
Ссылки на ячейки В2 и С2 изменились, а ссылка на ячейку В7 — нет, т.е. мы получили
правильный результат.
На рис. 8.7 показана таблица, в которой используются смешанные ссылки. В левом
столбце хранится значение длины прямоугольника, а в верхней строке находится ширина. Далее
вычисляется площадь прямоугольника. Например, в ячейке D5 вычисляется площадь
прямоугольника, длина которого 2, а ширина равна 1,5. В ячейку СЗ была введена формула
=$ВЗ*С$2
щ
Ь
\i
I
8
5
ho
11
12
13
14
1 Длина
4F*
__■
8
S
_^_*5С*5*РГНМ* сеш*м2
\р
1J0
15
2J0
25
3J0
>&"-—
Ширина
15 2Д
15 2 В
23 30
3J0 4J0
эе 5.о
45 60
км ссылаем ' Un»w» | < \
25
25
35
50
63
75
G г
3J0
3.0
45
65
75
90
_|
-latxl
•*
—
л\Г\
Рис. 8.7. В этой таблице используются смешанные ссылки
на ячейки
Глава 8. Использование формул и функций
165

Обратите внимание, что в формуле используется две относительные ссылки. В ссылке на
ячейку ВЗ абсолютной является ссылка на столбец ($В), а в ссылке на ячейку С2 используется
абсолютная ссылка на строку ($2). Скопировав эту формулу во все ячейки диапазона, мы
получим правильный результат вычислений. Например, в ячейке F7 содержится такая формула:
=$B7*F$2
Если же в ячейке СЗ использовать абсолютные или относительные ссылки, то результат
окажется неверным.
■^ Рабочая книга, в которой демонстрируется использование различных типов ссы-
На комп, |ш лок, находится на прилагаемом компакт-диске.
диске ^|
Изменение типа ссылок
Неотносительные (т.е. абсолютные или смешанные) ссылки можно ввести вручную,
вставив в нужных местах знаки доллара. Можно также воспользоваться клавишей <F4>, которая
является удобным клавиатурным эквивалентом для этой операции. При вводе ссылки в
ячейку — либо вручную, либо путем указания — нужно нажать клавишу <F4> несколько раз,
чтобы программа "прокрутила" по циклу все четыре типа ссылок.
Например, если в начале формулы вы вводите =А1, то первое нажатие клавиши <F4>
преобразует ссылку на ячейку в $А$1, второе— в А$1, третье— в $А1, а четвертое вернет ей первона-
— А1. Нажимайте клавишу <F4> до тех пор, пока не появится нужный тип ссылки.
Когда вы перемещаете формулу (т.е. вырезаете, а затем вставляете ее в другую
ячейку), ссылки в ней не изменяются. Как правило, это то, что вам нужно. При
перемещении формулы обычно нужно, чтобы ссылки в ней указывали на те же
ячейки, что и до перемещения.
Когда вы задаете имя ячейки или диапазона, то по умолчанию используется
абсолютная ссылка на это имя. Например, если вы присвоили диапазону А1:А12
имя Прогноз_Продаж, то в поле Формула диалогового окна Присвоение имени
ссылка на этот диапазон будет выглядеть так: $А$1 :$А$12. Почти всегда
именно это и нужно пользователю. Таким образом, если скопировать формулу, в
которой содержится поименованная ссылка, то в скопированной формуле эта
ссылка останется без изменений.
Ссылки на ячейки за пределами текущего
рабочего листа
В формулах могут содержаться ссылки на ячейки из других рабочих листов, причем эти
листы могут находиться даже в другой рабочей книге. Для работы с такими типами ссылок в
Excel используется специальный тип записи.
Ссылки на ячейки из других рабочих листов
Чтобы использовать ссылку на ячейку из другого рабочего листа, который принадлежит
той же рабочей книге, придерживайтесь следующего формата:
Имя_Листа!Адрес_Ячейки
чапьныи вид -
На замет
заметку
На заметку
166
Часть II. Формулы и функции

Другими словами, перед адресом ячейки нужно вставить имя рабочего листа с
восклицательным знаком. Приведем пример формулы, в которой используется ссылка на ячейку из
рабочего листа Лист2:
=А1*Лист2!А1
В этой формуле значение, находящееся в ячейке А1 текущего рабочего листа, умножается
на значение из ячейки А1, которая расположена в рабочем листе под названием Лист2.
^^^ Если имя рабочего листа в ссылке содержит один или несколько пробелов, то вы
На заметку должны заключить это имя в одинарные кавычки. Приведем пример формулы, в
которой содержится ссылка на ячейку листа Все отделы:
=А1*'Все отделы'!А1
Ссылки на ячейки из других рабочих книг
Чтобы сослаться на ячейку из другой рабочей книги, придерживайтесь следующего формата:
= [Имя_Рабочей_книги]Имя_Листа!Адрес_Ячейки
В данном случае адресу ячейки предшествуют имя рабочей книги, заключенное в
квадратные скобки, имя рабочего листа и восклицательный знак. Приведем пример формулы, в
которой используется ссылка на ячейку из рабочего листа Лист1, которая находится в
рабочей книге Бюджет:
= [Бюджет.xls]Лист1!А1
Если в имени рабочей книги содержится один или несколько пробелов, то в ссылке это имя
и имя листа следует заключить в одинарные кавычки. Ниже приведен пример формулы, в
которой есть ссылка на ячейку, расположенную в листе Лист1 рабочей книги Бюджет на 2004:
=А1*'[Бюджет на 2004]Лист1'!А1
Если в формуле используются ссылки на ячейки из другой рабочей книги, то открывать
эту рабочую книгу вовсе не обязательно. Но если она закрыта, то вы должны добавить к
имени рабочей книги полный путь, например:
=А1*'С:\Мои документы\[Бюджет на 2004]Лист1'!А1
Более подробно связывание файлов рассматривается в главе 29.
ополкитель
информация
При создании формул со ссылками на ячейки из других листов (не текущего)
Совет или других рабочих книг вместо ввода ссылок вручную можно указывать ячейки
мышью. Excel корректно создаст ссылку самостоятельно. В этом случае рабо-
'■\ чая книга, на ячейки которой ссылается формула, должна быть открыта.
^^^, Если вы создаете ссылку на ячейки другого листа или рабочей книги с помощью
На заметку мыши, Excel всегда вставляет абсолютные ссылки. Планируя в дальнейшем
копировать эти формулы, убедитесь, что вы изменили абсолютные ссылки на
относительные (если это, конечно, необходимо).
/
Глава 8. Использование формул и функций
167

Исправление ошибок в формулах
Иногда при вводе формулы Excel выдает значение, которое начинается с символа #. Это
говорит о том, что данная формула возвращает ошибочное значение. В подобном случае вы
должны исправить формулу (или ссылку на ячейку, содержащуюся в этой формуле), чтобы
избавиться от сообщения об ошибке. Как уже упоминалось в этой главе, Excel часто
предлагает свой вариант исправления ошибочной формулы.
Если вся ячейка заполнена знаками решетки (#), это означает, что столбец
недостаточно широк, чтобы отобразить значение, которое содержится в ячейке. В этом
случае нужно или расширить столбец, или изменить числовой формат ячейки.
Во время ввода формул Excel автоматически проверяет их синтаксис. Поэтому, если
формула содержит синтаксическую ошибку, Excel не позволит ее ввести. Например, в следующей
формуле пропущена закрывающая скобка:
=А1*(В1-В2
Если вы попытаетесь ввести такую формулу, Excel выведет сообщение об ошибке и
предложит вариант ее исправления.
В табл. 8.3 перечислены значения ошибок, которые могут появиться в ячейке,
содержащей формулу. Формулы могут возвращать ошибки и в том случае, если ячейки, на которые в
них есть ссылки, содержат ошибки. Этот эффект носит название цепной реакции, когда
единственное ошибочное значение может породить ошибки во многих других ячейках,
содержащих формулы со ссылкой на эту ячейку.
Таблица 8.3. Значения ошибок
Ошибка Описание
#дел/о ! Формула пытается выполнить деление на ноль или на содержимое пустой ячейки
#имя? в формуле используется имя, которое Excel не может распознать. Например, имя,
используемое в формуле, удалено или при вводе текста где-то пропущена кавычка
#н/д Неопределенные данные. Формула ссылается (прямо или косвенно) на ячейку с функцией,
которая содержит ссылку на недопустимый тип данных
#пусто ! в формуле используется пересечение двух диапазонов, которые на самом деле не
пересекаются (подробнее об этом идет речь далее в главе)
#число! Проблема связана со значением; например, вы задали отрицательное число там, где
должно быть положительное
#ссылка ! Недопустимая ссылка; например, формула ссылается на ячейку, удаленную из рабочего
листа
#знач ! В формулу включен аргумент или операнд недопустимого типа. Операнд — это значение
(или ссылка на ячейку), которое используется в формуле для вычисления результата
Циклические ссылки
Иногда при вводе формул на экране может появиться сообщение, которое показано на
рис. 8.8. Это говорит о том, что в формуле, которую вы только что ввели, используется
циклическая ссылка. Циклическая ссылка означает прямое или косвенное обращение форму-
На заметку
/
168
Часть II. Формулы и функции

лы к самой себе. Например, если ввести в ячейку A3 формулу =А1+А2+А3, то возникает
циклическая ссылка, так как в формуле, которая находится в ячейке A3, используется также
ссылка на ячейку A3. Вычисления по этой формуле могут продолжаться бесконечно долго,
поскольку значение в ячейке A3 будет постоянно изменяться. Другими словами, результат
никогда не будет получен.
ДЯ£1-В.
&
Hwoswmkho вычислить фаряупу. Сеылки'м ячейки в форкул* ссылают*; <* и* результат Фос*^яы, образуя
. (шк/ичвскуюссыпгу. 8ыпояниг9одж)тстдукш«д«нствим.
• Sowia-wweeKa»* №к*ш$даи*^яучг*^,на*^'Г* кнопку *С<*.6уд»тет*даыт*л»*А»иктруматов
■"Циклические ссылке* to справкой лове использованию
• Дяв получения сведений еиикличеш-а сштгх «шиит* кнопку "Оливка*.
• чтобы оставить фсрнуяу 6es и?нс»«*иГ1 «ежиитв кнопку "Отчена"
ОК
3
Отмана
^правка
Рис. 8.8. Excel сообщает о том. что в вашей формуле содержится
циклическая ссылка
Если после ввода формулы вы получили сообщение о циклической ссылке, то у вас есть
две возможности.
■ Щелкнуть на кнопке ОК, чтобы попытаться обнаружить циклическую ссылку.
■ Щелкнуть на кнопке Отмена, чтобы ввести формулу в том виде, в каком она есть.
Как правило, циклические ссылки являются ошибочными, поэтому нужно щелкнуть на
кнопке ОК. Когда вы это сделаете, Excel отобразит панель инструментов Циклические
ссылки (рис. 8.9). На этой панели щелкните на первой ячейке в раскрывающемся списке,
затем исследуйте находящуюся в ней формулу. Если вы не можете определить, является ли
эта ячейка причиной появления циклической ссылки, то щелкните на следующей ячейке в
списке. Продолжайте просматривать формулы до тех пор, пока в строке состояния не
исчезнет надпись Цикл.
|Щ $0ЙП Dp*
• J Л Ы Л
1 ArialCyr
A3
_| А
1 54
2 36
3J sl
4
Я
Ж
И
вка
^
£нд Вставке Фоецат Сервис Денные
ji?u a -ujb- /,_■?-,?_.■
- ю - ж к а * # si аз «4".»:
& =А1+А2+А3
I С L. . L Е F
■V
\w .-1111.1
*
Рис. 8.9. Панель инструментов
Циклические ссылки
Если Excel автоматически не отображает панель инструментов Циклические
Совет ссылки, воспользуйтесь командой Вид^Панели инструментов^Циклические
ссылки.
)
Если вы решите игнорировать сообщение о циклической ссылке (щелкнув на кнопке
Отмена), Excel позволит вам ввести данную формулу и отобразит в строке состояния
сообщение, напоминающее о наличии циклической ссылки. В данном случае это сообщение будет
выглядеть так: Цикл:АЗ. Если же вы активизируете другой лист или рабочую книгу, то
сообщение будет состоять только из одного слова Цикл (без указания адреса ячейки).
Глава 8. Использование формул и функций
169

На заметку
/
Если активизирована опция Итерации, то Excel ничего не сообщит о циклической
ссылке (установить эту опцию можно во вкладке Вычисления диалогового окна
Параметры). При активизации указанной опции Excel выполняет циклические
вычисления столько раз (делает столько итераций), сколько задано в поле
Предельное число итераций, или до тех пор, пока изменение значения не станет
меньше, чем 0,001 (либо величины, заданной в поле Относительная
погрешность). Бывают ситуации, когда циклические ссылки используются
преднамеренно. В подобных случаях должен быть выбран параметр Итерации. Но в
обычных ситуациях лучше всего не выбирать этот параметр, чтобы можно было
получать предупреждения о циклических ссылках. Ведь в большинстве случаев
циклическая ссылка указывает на ошибку, которая должна быть исправлена.
Чаще всего ошибка, в результате которой возникает циклическая ссылка, очевидна и
поэтому ее легко исправить. Но иногда циклические ссылки бывают косвенными. Другими
словами, первая формула может ссылаться на вторую, вторая на третью, а третья — опять на
первую. В некоторых случаях, чтобы разобраться с возникшей проблемой, необходимо
применить недюжинные дедуктивные способности.
Преднамеренные циклические ссылки
Как упоминалось выше, в некоторых ситуациях циклические ссылки необходимы и вводятся
преднамеренно. Рассмотрим пример деятельности фирмы, в политику которой входит
перечисление 5% прибыли на благотворительные цели. Но это пожертвование считается
статьей расхода и поэтому вычитается из прибыли. Таким образом, прибыль уменьшается и
благотворительные перечисления изменяются, что опять приводит к изменению прибыли, т.е.
перед нами пример циклической ссылки. Для ее разрешения нужно активизировать опцию
Итерации.
Пусть в ячейке с именем Пожертвования содержится следующая формула:
=5%*Прибьшь
В ячейке с именем Прибыль находится формула
=Доход-Расходы-Пожертвования
Эти формулы создают разрешимую циклическую ссылку. Excel продолжает вычисления до
тех пор, пока результаты формул перестанут изменяться. Чтобы увидеть, как это
происходит, введите некоторые значения в ячейки Доход и Расходы. Если опция Итерации не
установлена, то Excel выведет на экран сообщение о циклической ссылке и правильный
результат не будет получен. Если же опция Итерации установлена, то Excel будет продолжать
вычисления до тех пор, пока значение Пожертвования не будет составлять 5% от величины
Прибыль. Иными словами, последовательность промежуточных результатов должна
сойтись к окончательному решению.
Рабочую книгу с примером преднамеренной циклической ссылки можно найти на
прилагаемом компакт-диске.
Р2
Режимы вычислений
Как вы, наверное, уже заметили, формулы в рабочей таблице вычисляются мгновенно.
Если изменить значение в любой ячейке, используемой в формуле, то эта формула выдаст
новый результат без малейших усилий с вашей стороны. Это происходит в том случае, если в
Excel установлен режим автоматических вычислений. В этом режиме (который установлен по
умолчанию) при вычислении формул Excel придерживается определенных правил.
170
Часть //. Формулы и фунщли

■ Если вы вносите изменения, например вводите или редактируете данные или
формулы, Excel мгновенно выполняет вычисления по тем формулам, в которых
используются новые или отредактированные данные.
■ Если во время выполнения сложных вычислений, которые требуют много времени,
вам понадобится что-то изменить в рабочей таблице, то программа временно
прекратит вычисления и возобновит их, когда вы закончите редактирование.
■ Вычисления по формулам выполняются в естественном порядке. Другими словами,
если в формуле из ячейки D12 используется результат вычислений по формуле из
ячейки D11, то сначала будет вычислена формула из ячейки D11, а затем из D12.
Иногда возникает необходимость управлять процессом вычисления по формулам.
Например, если создать рабочую таблицу с тысячами сложных формул, то обнаружится, что Excel
выполняет вычисления с черепашьей скоростью. В подобном случае нужно установить в
Excel ручной режим вычислений. Это можно сделать, с помощью вкладки Вычисления
диалогового окна Параметры (рис. 8.10).
1 !§■■■! ■ ■■■!
Лвадуьвов»*** 1 Садим»**
8»« Лйчнся»ич 'J npw«a
Гцгар»»*
rfeejwfUHOa амоюит»,*^" jf; jb
Г* точность *«c He s*pan*
Г система дат i»4
■
ММИ . jeJjsi
[ ГЪамамши&ж j Орфография j йоопасместь
Общие j пцмаФА [ Стеки | Arwpawta t цвет
Г»дуч<у» &ЛИСЛКТ*#=9) |
г- *" -»— '. ,
Откоскг*»ьнм г«сра«мктъ: fo,001
' Р" еохрагт*»*вчеитви№1м*<в*овй
Г" догмгать jjastw»*» днапа***»
| ск | *-. |
Л/с. &/0. Вкладка Вычисления диалогового окна
Параметры позволяет управлять процессом вычисления по формулам
Чтобы выбрать ручной режим вычислений, установите переключатель Вручную. При
переключении в ручной режим вычислений автоматически активизируется опция пересчет
перед сохранением. Поэтому, если вы хотите ускорить процесс сохранения файла, снимите
этот флажок.
Если во время работы в ручном режиме вычислений у вас остаются какие-либо невычис-
ленные формулы, то в строке состояния появится надпись Вычислить. Для перерасчета
формул можно воспользоваться следующими комбинациями клавиш.
■ <F9>. Пересчитывает формулы во всех открытых рабочих книгах.
■ <Shift+F9>. Пересчитывает только формулы активного рабочего листа. Формулы из
других рабочих листов этой же рабочей книги пересчитываться не будут.
На замет
а заметку
/
Режим вычислений, установленный в Excel, относится не только к конкретному
рабочему листу. Переход в другой режим вычислений влияет на все открытые
рабочие книги, а не только на текущую.
Глава 8. Использование формул и функций
171

Использование в формулах имен
Создание и дальнейшее использование формул значительно облегчается, если в них
используются имена диапазонов. Если ячейкам, на которые ссылается формула, дать содержательные
имена, то приведенная формула станет понятнее. Например, рассмотрим такую формулу:
=(В30-В45)*С12
Если присвоить имена ячейкам, которые используются в формуле, то она станет более
понятной. После присвоения имен приведенную выше формулу можно переписать в виде
=(Прибыль-Расходы)*Ставка_налога
Программа Excel предлагает несколько полезных методик использования имен в формулах.
Присвоение имен константам
Иногда даже опытные пользователи Excel не знают о том, что можно дать имя элементу,
который еще не введен в ячейку. Например, если во многих формулах рабочего листа
используется величина ставки налога на продажу, то можно поместить эту величину в некоторую
ячейку и использовать в формулах ссылки на эту ячейку. И чтобы формулы были понятными,
вероятно, стоит дать этой ячейке имя Налог_Ставка. Однако есть и другой способ сделать это.
1. Выберите команду ВставкаОИмяОПрисвоить (или нажмите комбинацию клавиш
<Ctrl+F3>), чтобы вызвать диалоговое окно Присвоение имени.
2. Введите имя (в данном случае Налог_ставка) в поле Имя.
3. Щелкните в поле Формула, удалите его содержимое и введите, например, значение
0,075. Заметьте, что знак равенства перед константой не нужен.
4. Чтобы закрыть диалоговое окно, щелкните на кнопке ОК.
Итак, вы только что присвоили имя константе, а не ячейке или диапазону. Теперь, если
ввести в ячейку простую формулу, например =Налог_ставка, то она вернет значение 0,075,
т.е. ту константу, которую вы определили. Эту константу можно также использовать в
формулах, например =А1*Налог_ставка.
Константой может быть не только число, но и текст. Например, в качестве кон-
Совет станты можно определить название фирмы, где вы работаете.
Поименованные константы не появляются в поле Имя или в диалоговом окне
Переход — ив этом есть определенный смысл, так как константы физически не
находятся ни в одной ячейке. Однако они появляются в диалоговом окне Вставка
имени — и это понятно, так как данные имена можно использовать в формулах.
Присвоение имен формулам
Подобно тому как присваиваются имена константам, можно присваивать имена
формулам. Как и имена констант, имена формул не отображаются в поле Имя.
Создаются эти имена точно так же, как имена констант, — с помощью диалогового окна
Присвоение имени. Например, нужно присвоить имя формуле, по которой вычисляется
На заметку
/
172
Часть II. Формулы и функции

средний доход за месяц на основе общего годового дохода. Как это сделать, показано на
рис. 8.11. В данном случае имя Месячный_доход относится к формуле
=ЛистЗ!$В$1/12
Если потребуется применить имя Месячный_доход в другой формуле, то вместо него
будет использоваться значение ячейки В1, разделенное на 12. Обратите внимание, что ссылка
на ячейку является абсолютной.
Процесс присвоения имен формулам становится гораздо интереснее, если использовать
относительные, а не абсолютные ссылки. Если при введении формулы в поле Формула
использовать метод указания, то Excel всегда будет использовать абсолютные ссылки на ячейку,
а не относительные, как это происходит при создании формулы в ячейке.
Предположим, вы присвоили имя Степень следующей формуле:
=Лист1!А1лЛист1!В1
Заметьте, что при вводе этой формулы активной была ячейка С1. Это очень важно. При
использовании данной поименованной формулы в рабочем листе ссылки на ячейки всегда
рассматриваются относительно той ячейки, в которой содержится имя. Например, если
ввести формулу =Степень в ячейку D12, то в ячейке D12 отобразится результат возведения в
степень значения из ячейки В12, причем показатель этой степени содержится в ячейке С12.
Пересечения диапазонов
В этом разделе речь идет об очень важном, можно сказать, уникальном понятии (так как
оно присутствует только в Excel) — о пересечении диапазонов. В Excel для определения
перекрывающихся ссылок двух диапазонов используется оператор пересечения — пробел.
Простой пример пересечения показан на рис. 8.12. Формула в ячейке D9 имеет такой вид:
=В1:В6 A3:D3
Эта формула возвращает число 10 — значение, находящееся в ячейке ВЗ, которая
является пересечением двух указанных диапазонов.
Рис. 8.11. Excel позволяет дать имя фор- Рис. 8.12. Пример пересечения двух диапа-
муле, которой нет в рабочем листе зонов
Оператор пересечения является одним из трех операторов отношения диапазонов. Все
эти операторы перечислены в табл. 8.4.
, Таблица 8.4. Операторы отношений диапазонов
Оператор Определяет
:(двоеточие) Диапазон
Глава 8. Использование формул и функций
173

Окончание табл. 8.4
Оператор Определяет
, (запятая) Объединение двух диапазонов. Если разделить два диапазона этим оператором, то
получится один диапазон, включающий все ячейки, которые содержатся или в первом, или во
втором диапазоне
(пробел) Пересечение двух диапазонов. В результате получается диапазон, состоящий только из
тех ячеек, которые входят и в первый и во второй диапазоны
Однако реальную ценность понятие пересечения диапазонов приобретает при
использовании имен. На рис. 8.13 показана таблица значений. Мы выбрали всю таблицу, а затем
воспользовались командой ВставкаоИмяоСоздать для автоматического создания имен. В
результате программа создала следующие имена:
Север =Листб!$В$2:$Е$2 Квартал_1 =Листб!$в$2:$в$5
Юг =Лист6!$В$3:$Е$3 КварТЭЛ_2 =Листб!$С$2:$С$5
ВОСТОК =Листб!$В$4:$Е$4 КварТЭЛ_3 =Лист6! $D$2: $D$5
Запад =Листб!$в$5:$Е$5 Квартал_4 =Листб!$Е$2:$Е$5
Рис. 8.13. На примере этой таблицы показано, как
пользоваться пересечениями диапазонов
С помощью этих имен можно создавать формулы, которые будет гораздо легче
интерпретировать. Например, чтобы вычислить итоговое значение для четвертого квартала,
достаточно воспользоваться формулой
=СУММ(Квартал_1)
Но самое интересное происходит тогда, когда используется оператор пересечения.
Перейдите в любую свободную ячейку и введите следующую формулу:
=Квартал_3 Запад
Вы обнаружите, что эта формула возвращает значение, соответствующее данным за
третий квартал для западного региона. Другими словами, она возвращает значение, которое
находится на пересечении диапазонов Квартал_3 и Запад. Таким образом, присваивая
диапазонам имена, можно создавать простые и понятные формулы.
174
Часть II. Формулы и функции

Замена существующих ссылок именами
Если присвоить имя ячейке или диапазону, то Excel не будет автоматически заменять им
ссылки в существующих формулах. Приведем такой пример. Предположим, в ячейке F10
находится следующая формула:
=А1-А2
Если присвоить ячейке А1 имя Доход, а ячейке А2 — Расход, то Excel не будет
выполнять автоматическое преобразование формулы к виду =Доход-Расход. Тем не менее
заменить существующие ссылки на ячейки или диапазоны их именами достаточно просто.
Чтобы заменить в формулах существующие ссылки именами, сначала выберите
соответствующий диапазон. Затем выполните команду Вставка^Имя^Применить. На экране
появится диалоговое окно Применение имен, показанное на рис. 8.14. Выберите имена,
которые вы хотите применить, щелкнув на них, а затем щелкните на кнопке ОК. В выбранном
диапазоне Excel заменит ссылки на ячейки и диапазоны соответствующими именами.
ГСДМИМВУДК..'
Р" иоютьаоввт* нив*»» строк м стчябив
..1
*i
1 « 1
Отивмв |
Параметры >> j
Рис. 8.14. Диалоговое окно, с помощью
которого можно заменить ссылки
именами
Использование заголовков строк и столбцов в качестве имен
Если вы хотите использовать в формулах содержательные имена, но при этом не желаете
мучиться с их созданием, вам должна понравиться возможность, которая позволяет
использовать "имена", не определяя их. Чтобы понять, как работает эта функция, обратитесь к
рис. 8.13. Для того чтобы сослаться на ячейку, например в которой содержатся данные по
продажам за 1 -й квартал для южного региона, воспользуйтесь следующей формулой:
=Квартал 1 Юг
Другими словами, эта формула возвращает ячейку, которая находится на пересечении
столбца Квартал 1 и строки Юг, причем без определения каких-либо имен.
Этот метод имеет некоторые ограничения. Заголовки строк и столбцов не являются
"настоящими" именами. Они не появляются ни в диалоговом окне Присвоение имени, ни в
поле Имя. Поэтому данным методом можно пользоваться только в том случае, если
формула ссылается на ячейки того же листа. К тому же нет никакого способа документировать эти
"имена". Иными словами, вы никогда не можете точно сказать на что ссылаются такие
имена. Более того, иногда формулы, в которых используются такие имена могут возвращать
неправильные результаты.
Таким образом, лучше потратить несколько секунд и создать настоящие имена для ячеек и
диапазонов, тем более, что сделать это совсем несложно.
Рекомендации по работе с формулами
Существует множество разнообразных "хитростей", которые помогают не только
создавать формулы, но и эффективно их использовать. Приведем некоторые из них.
Глава 8. Использование формул и функций
175

Не используйте в формулах константы
При создании формулы дважды подумайте, прежде чем ввести в нее константу.
Например, чтобы вычислить налог с оборота (ставка которого составляет 7,5%), можно ввести
формулу
=А1*0,075
Однако лучше ввести эту константу в ячейку, а в формуле использовать уже ссылку на
ячейку. Можно также присвоить имя константе. Эти действия в дальнейшем позволят
сберечь время при документировании и модификации рабочей книги. Например, если ставка
налога изменится и будет составлять 6,75%, то вам придется вносить изменения в каждую
формулу, в которой используется старое значение. Если же значение хранится в ячейке, то вам
нужно будет просто изменить одно значение. Все остальное Excel сделает сама.
Строка формул в качестве калькулятора
Если вам нужно выполнить какие-либо вычисления, можете в качестве калькулятора
использовать строку формул. Введите, например, следующую формулу, но не нажимайте
клавишу <Enter>:
=(145*1,05)/12
Если вы нажмете клавишу <Enter>, то Excel введет эту формулу в активную ячейку. Но,
так как данная формула всегда возвращает один и тот же результат, имеет смысл сохранить
результат, а не саму формулу. Чтобы это сделать, нажмите клавишу <F9>, а затем <Enter>.
Программа поместит в ячейку результат вычисления по формуле (12,6875), а не саму
формулу. Этот принцип работает также при использовании в формуле ссылок на ячейки.
Получение точной копии формулы
Как вы уже знаете, при копировании формулы Excel изменяет в ней ссылки на ячейки,
когда вставляет ее в другое место рабочего листа. Но иногда возникает необходимость
получить точную копию формулы. Один из способов добиться этого — преобразовать ссылки на
ячейки в абсолютные значения, но это не очень удобно и не всегда нужно. Гораздо лучше,
находясь в режиме редактирования, выбрать формулу, а затем скопировать ее в буфер обмена
в виде текста. Существует несколько способов сделать это. Ниже описано, как получить
точную копию формулы из ячейки А1, а затем скопировать ее в ячейку А2.
1. Дважды щелкните на ячейке А1, чтобы перейти в режим редактирования.
2. Выделите всю формулу.
3. Щелкните на кнопке Копировать, расположенной на стандартной панели
инструментов. В результате выбранный текст будет скопирован в буфер обмена.
4. Нажмите клавишу <Enter>, чтобы выйти из режима редактирования.
5. Активизируйте ячейку А2.
6. Щелкните на кнопке Вставить стандартной панели инструментов, чтобы вставить
текст в ячейку А2.
Этот же метод можно применить для того, чтобы скопировать только часть формулы,
которую необходимо использовать в другой формуле. С помощью мыши выберите ту часть
формулы, которую нужно скопировать. Затем воспользуйтесь одним из имеющихся способов.
176
Часть II. Формулы и функции

чтобы скопировать выбранную часть в буфер обмена. После этого можно вставить текст в
другую ячейку.
При вставке в новые ячейки формул (или их фрагментов), скопированных подобным
образом, содержащиеся в них ссылки на ячейки изменяться не будут. Причина заключается в
том, что формулы были скопированы как текст, а не как настоящие формулы.
Можно также преобразовать формулу в текст, добавив перед знаком равенства
Совет апостроф (').
Преобразование формул в значения
Если у вас есть ряд формул, которые всегда дают один и тот же результат, можете
преобразовать их в значения. Для этого воспользуйтесь командой Правка^Специальная вставка.
Например, в диапазоне А1:А20 содержатся формулы и по ним уже вычислены результаты,
которые никогда не изменятся. Чтобы преобразовать эти формулы в значения, выполните ряд
действий.
1. Выберите диапазон А1:А20.
2. Щелкните на кнопке Копировать стандартной панели инструментов.
3. Выберите команду ПравкаоСпециальная вставка. На экране появится диалоговое
окно Специальная вставка.
4. Установите переключатель Значения, а затем щелкните на кнопке ОК.
5. Чтобы отменить режим вставки, нажмите клавишу <Enter> или <Esc>.
Глава 8. Использование формул и функций
177

глава Работа с текстом
К
В этой главе...
Как Excel хранит текст
в ячейках
Функции по работе с
текстом
Примеры создания
формул для работы с текстом
ак известно, Excel наиболее часто используют для
работы с числовыми данными. Тем не менее эта
программа обладает также огромными возможностями по работе
с текстом. Как вы уже знаете, ячейки могут содержать
текстовые значения. В текстовом формате вводятся заголовки строк
и столбцов, имена клиентов, адреса и множество другой
информации. И неудивительно, что Excel имеет полный набор
функций, которые позволяют работать с текстовыми
значениями.
Прочитав эту главу, вы узнаете, как использовать
текстовые функции и создавать формулы, манипулирующие
текстом. Некоторые из представленных формул и функций
обладают такими возможностями, о которых вы и не
догадывались. Здесь вы найдете множество примеров,
иллюстрирующих работу описанных формул и функций.
Несколько слов о тексте
Когда вы вводите в ячейку данные, Excel сразу же
определяет, какие именно данные вводятся: формула, число
(включая дату или время) или что-нибудь еще. Это "что-нибудь
еще" и есть текст.
На заметку
Иногда вместо термина текст используется
термин строка. Они имеют один и тот же
смысл и обозначают последовательность
символов. Иногда эти два термина употребляются
вместе; например, вы можете услышать такие
выражения, как текстовая строка или строка
текста. Но от этого смысл не меняется.
Количество символов в ячейке
В одной ячейке может храниться до 32 000 символов. Это
примерно столько же, сколько символов (букв) в средней по
размеру главе данной книги. Вы можете ввести в ячейку
огромное количество символов, но отобразить их все на экране
одновременно отнюдь не просто.

Ошибки Excel при импорте данных
Когда вы импортируете данные из других источников, Excel иногда распознает числовые
значения как текстовые. Но не отчаивайтесь, существует быстрый способ преобразовать
ваши данные в правильный формат. Для этого выделите пустую ячейку и выберите команду
Правка^Жопировать, чтобы скопировать ее в буфер обмена. Затем выделите диапазон,
значения которого нужно преобразовать в числовой формат, и выберите команду
Правка^ Специальная вставка. На экране появится одноименное диалоговое окно. В группе
переключателей Операция выберите Сложить и щелкните на кнопке ОК. Excel должна будет
добавить к каждой ячейке выделенного диапазона ноль. Но для выполнения этой операции
оба слагаемых должны быть числами. В результате все ячейки выбранного диапазона будут
принудительно преобразованы в числовой формат.
Преобразование числа в текст
Как уже отмечалось, Excel различает числа и текст. Если вы хотите преобразовать
числовое значение в текстовое, выполните одно из описанных ниже действий.
■ Примените к ячейке формат Текстовый. Для этого выберите команду Формате
Ячейки, перейдите во вкладку Число и выберите из списка Текстовый. Если вы
самостоятельно не изменяли горизонтальное выравнивание выбранной ячейки, то
содержимое ячейки будет выровнено по левому краю (т.е. как во всех ячейках,
содержащих текст).
■ Перейдите в режим редактирования ячейки и перед числом введите апостроф. Этот
символ не будет отображаться на экране, но Excel преобразует содержимое ячейки в
текстовый формат.
Помните: даже если число было преобразовано в текст одним из описанных методов, но
по-прежнему выглядит как число, с ним можно выполнять некоторые математические
операции. Например, пусть в ячейке А1 находится число, перед которым поставлен апостроф.
Следующая формула вернет значение, которое на единицу больше, чем "число", хранящееся
в ячейке А1:
=А1 + 1
Тем не менее в следующей формуле предполагается, что содержимое ячейки А1 равно
нулю (как и любой другой ячейки, содержащей текст):
=СУММ(А1:А10)
Если вы ранее работали с Lotus 1-2-3, то, вероятно, заметите важное отличие. Программа
Lotus 1-2-3 никогда не преобразует текст в число. В некоторых случаях такое преобразование
может быть полезным. Но часто это может привести к ошибкам. Поэтому будьте очень
внимательны и осторожны, когда работаете с числами, отформатированными как текст.
Текстовые функции
В Excel включено очень много функций для работы с текстом. Для вашего удобства в
диалоговом окне Мастер функций все они представлены в категории Текстовые. Ряд
других функций, которые также можно использовать для работы с текстом, "приписаны" к
другим категориям. Например, функцию ЕТЕКСТ в диалоговом окне Мастер функций можно
найти в категории Проверка свойств и значений.
Глава 9. Работа с текстом
179

Действие большинства текстовых функций не ограничено текстовыми данными. Как
правило, они также могут работать с ячейками, содержащими числовые значения. Excel может
обрабатывать числа как текст и текст как числа.
Примеры этого раздела демонстрируют общие (и полезные) способы работы с текстом.
Некоторые из этих примеров вы наверняка сможете приспособить для решения своих задач.
Определение типа содержимого ячейки
В некоторых ситуациях может пригодиться формула, определяющая тип данных,
содержащихся в ячейке. Например, требуется, чтобы функция ЕСЛИ возвращала результат только
тогда, когда в ячейке находится текст. Для решения этой проблемы легче всего
воспользоваться функцией ЕТЕКСТ.
Функция ЕТЕКСТ зависит только от одного аргумента и возвращает значение ИСТИНА,
если аргумент содержит текст, и ЛОЖЬ в противном случае. Следующая формула
возвращает значение ИСТИНА, если ячейка А1 содержит текст:
=ЕТЕКСТ(А1)
Коды символов
Каждый символ, который вы видите на экране, имеет свой код. В Excel, как и во всех
программах, работающих под управлением операционной системы Windows, используется
таблица символов ANSI. Она состоит из 255 символов, которые последовательно
пронумерованы от 1 до 255.
На рис. 9.1 показан рабочий лист, в котором отображаются все 255 символов. В данном
случае используется шрифт Arial Cyr. В других шрифтах некоторые символы могут отличаться.
^^ Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске. Книга содержит
А несколько простых макросов, которые позволяют просмотреть таблицу символов
| для любого установленного на вашем компьютере шрифта.
А Табят** tmrmottow •>)«
Рис. 9.1. Таблица символов ANSI (для шрифта Arial Cyr)
В Excel есть две функции для работы с символами: КОДСИМВ и СИМВОЛ. Сами по себе
эти функции не очень полезны, но они часто используются вместе с другими функциями.
180
Часть II. Формулы и функции

Функция КОДСИМВ
Эта функция возвращает код символа, который указан в качестве аргумента. Например,
формула, приведенная ниже, вернет значение 193, поскольку это код заглавной буквы Б:
= КОДСШВ("Б" )
Если в качестве аргумента задать строку, то функция вернет код первого символа.
Остальные символы в строке использоваться не будут. Поэтому следующая формула также
вернет число 193:
=КОДСИМВ("Борис Гребенщиков" )
Функция СИМВОЛ
Эта функция противоположна по действию функции КОДСИМВ. Аргументом является
число в диапазоне от 1 до 255, а результатом выполнения функции будет соответствующий
символ. Поэтому следующая формула вернет символ Б:
=СИМВОЛ(193)
Чтобы убедиться, что эти две функции по действию противоположны, попробуйте ввести
формулу
=СИМВОЛ(КОДСИМВ("Б" ) )
В результате выполнения этой формулы будет получен символ Б. Сначала символ будет
преобразован в код (193), а затем этот код будет вновь преобразован в символ.
Предположим, что в ячейке А1 содержится символ Б (прописная буква). Тогда в
результате вычисления формулы будет получен символ б (строчная буква):
=СИМВОЛ(КОДСИМВ(А1)+32)
В этой формуле используется тот факт, что в таблице символов в алфавитном порядке
располагаются сначала прописные буквы, а затем в том же порядке строчные буквы. Поэтому
код каждой строчной буквы на 32 больше, чем соответствующей прописной.
Сравнение текстовых строк
Наиболее простой способ определить, совпадают ли две текстовые строки, — применение
формулы, проверяющей равенство содержимого двух ячеек. Например, для проверки
совпадения содержимого ячеек А1 и А2 можно применить формулу
=А1=А2
Если содержимое строк совпадает, то вернется значение ИСТИНА, в противном случае —
ЛОЖЬ. К сожалению, Excel выполняет не точное сравнение текстовых строк, поскольку не
учитывает регистр символов. Допустим, в ячейке А1 содержится Январь, а в А2 —
ЯНВАРЬ. Тогда приведенная формула возвратит значение ИСТИНА, хотя очевидно, что
содержимое ячеек не идентично. Иными словами, эта операция не чувствительна к регистру
символов.
Во многих случаях регистр символов не играет роли, и тогда формула, подобная
приведенной выше, вполне подходит. Но если необходимо точное сравнение текстовых строк с
учетом регистра символов, следует использовать функцию СОВПАД, которая учитывает
регистр (но игнорирует различия в форматировании). Эта функция возвращает значение
ИСТИНА только тогда, когда содержимое ячеек А1 и А2 в точности совпадает:
=С0ВПАД(А1;А2)
Глава 9. Работа с текстом
181

Следующая формула возвратит значение ЛОЖЬ, поскольку первая строка заканчивается
пробелом:
=СОВПАД("нуль ";"нуль")
Объединение содержимого ячеек
Для объединения содержимого нескольких ячеек в Excel используется оператор
конкатенации, который обозначается символом амперсанда (&). Например, если в ячейке А1
содержится текст Нижний Новгород, а в ячейке А2 — Россия, то следующая формула возвратит
результат Нижний НовгородРоссия:
=А1 & А2
Отметим, что текстовые строки объединяются без разделяющего пробела. Чтобы вставить
пробел между двумя строками (тогда получится Нижний Новгород Россия), используйте
формулу
=А1 & " " & А2
Чтобы между объединяемыми строками вставить запятую и пробел (получится Нижний
Новгород, Россия), следует применить формулу
=А1 & ", " & А2
Предположим, требуется объединить содержимое ячеек А1 и В1, причем содержимое
ячейки А1 должно располагаться в первой строке, а ячейки В1 — во второй. Убедитесь, что
во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек установлена опция Переносить
по словам. Чтобы вручную перенести содержимое на следующую строку, вставим символ
разрыва строки. Это непечатаемый (т.е. "невидимый") символ и ему соответствует код 10.
Формула будет иметь вид
=А1 & СИМВОЛ(10) & В1
Приведем пример, в котором формула возвращает слово Excel. Каждый символ получен с
помощью функции СИМВОЛ, после чего они объединяются в слово:
=СИМВОЛ(69) & СИМВОЛ(120) & СИМВОЛ(99) & СИМВОЛ(101) & СИМВОЛ(108)
В следующем примере формула объединяет текст со значением, возвращаемым функцией
(здесь это максимальное значение ячеек столбца С):
="Наибольшее значение в столбце С равно " & МАКС(С:С)
^^^ Для объединения содержимого ячеек в Excel также есть функция СЦЕПИТЬ, ко-
На заметку торая может иметь до 30 аргументов. Эта функция последовательно объединяет
значения аргументов в одну строку. Конечно же, можно использовать эту
функцию, но если вам нужно объединить небольшое число строк, то проще
использовать оператор конкатенации.
Вставка специальных символов
Вставить специальные символы, которых нет на клавиатуре, можно с помощью диалогового
окна Символ. Для этого выполните команду Вставка^Символ. Используя это диалоговое
;но, можно вставлять в ячейки различные специальные символы (включая и символы
кодировки Unicode). Предположим, в рабочий лист нужно вставить греческую букву п. Для
этого из раскрывающегося списка Шрифт выберите Symbol. Затем выделите соответствующий
символ и щелкните на кнопке Вставить. В поле Код знака отобразится код выбранного
символа (в данном случае — 112).
182
Часть II. Формулы и функции

й—<**■ j Соеииаяьныв знаки |
U(*i*I:|SymW
п
=
П
■»*»
1
л
01
а
в
*
В
Р
0
р
3
X
2
X
о
4
Л
т
б
Т
..
Е
Y
£
V
',
Ф
С
<>
w
.У
7
Г
О
У
ы
Я
b
£Г
Ч
*
••
I
*
г
V
испвл*>а»««и*еч o**<ww:
elfilv'1©'®!™!* / * *
:
.?
Z
*>
f
;
V
[
К
{
.
Л
л
X
1
=
м
]
д
}
+ 1 х
ъ*м.т Вмиг*!!.. з> |
ШО
м
N
7 «^1
n"oj
I1"
V
-
°i
•1
а
м*ол(дк)
[ Варить
га
j
| Отмен» j
Кроме того, Excel при вводе автоматически заменяет некоторые комбинации букв
соответствующими специальными символами. Например, если в ячейку ввести (с), то Excel заменит
это на символ ©. Список всех таких символов можно найти в диалоговом окне Автозамена.
Чтобы его отобразить, выберите команду Сервисе Параметры автозамены и перейдите во
вкладку Автозамена.
Предположим, была выполнена автозамена для слова, которое вы хотите оставить в том
виде, в котором его ввели. Чтобы отменить выполненную автозамену, щелкните на кнопке
Отмена или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>.
Отображение форматированных числовых
значений в виде текста
Объединить текст и число в одно целое можно с помощью операции конкатенации,
например посредством следующей формулы (рис. 9.2):
="Прибыль равна " & ВЗ
F?
Е С | Е 1 F < G ГЯ|
Цохад Э54 2Э5р
Расколы 123 440р.
1
:
Рис. 9.2. В ячейке D3 число не отформатировано
Эта формула объединит текстовую строку и числовое значение, находящееся в ячейке ВЗ,
но это число не будет отформатированным. Допустим, вы хотите, чтобы в объединенной
текстовой строке число отображалось в формате Денежный. Для этого следует использовать
функцию ТЕКСТ.
Вопреки очевидным ожиданиям применение числового формата к содержимому
ячейки не окажет никакого действия на результат приведенной выше формулы,
поскольку она возвращает текст, а не числовое значение.
На замет
а заметку
/
Глава 9. Работа с текстом
183

Формула, применяющая формат к значению ячейки ВЗ посредством функции ТЕКСТ,
имеет следующий вид:
="Прибыль равна " & ТЕКСТ(ВЗ;"# ##0,00руб.")
Эта формула вернет текстовую строку и отформатированное числовое значение.
Второй аргумент функции ТЕКСТ — это стандартный код числового формата Excel.
Здесь можно применять любые допустимые коды форматов.
В предыдущем примере используется простая ссылка на ячейку. Но в качестве первого
параметра можно использовать и выражение. В следующем примере текст объединяется с
числом, которое получено в результате вычисления функции:
= "Средний расход равен " & ТЕКСТ (СРЗНАЧ (С :С) ,- "# ##0, 00руб.")
Эта формула может вернуть, например, такой результат:
Средний расход равен 74 806,96руб.
В функции ТЕКСТ вместо ссылки на ячейку можно использовать функции СЕГОДНЯ и
ТДАТА для вставки в рабочий лист отформатированных значений текущих даты и времени.
Например, формула
="Отчет напечатан " & ТЕКСТ(ТДАТАО;"ДД.ММ.ГГГГ в ч:мм")
вернет такой результат: Отчет напечатан 18.02.2004 в 14:54.
^ Числовые форматы детально обсуждаются в главе 25.
грполнкгельадя
нформацкя
Отображение числовых значений в денежном
формате в виде текста
Чтобы отображать числа в денежном формате, можно воспользоваться функцией РУБЛЬ,
которая преобразует число в текст с применением числового формата Денежный, код
которого имеет вид # ##0, ООр. ,- -# ##0, ООр.. Функция РУБЛЬ имеет два аргумента, первый
их которых указывает на форматируемое число, а второй — количество цифр после
десятичной запятой. Если второй аргумент опущен, то по умолчанию выводится две цифры после
запятой. Приведем формулу с применением этой функции:
="Прибыль равна " & РУБЛЬ(ВЗ)
В следующем примере результатом выполнения формулы будет такая строка: Итог равен
1 287,365р.; здесь определен необязательный второй аргумент:
="Итог равен " & РУБЛЬ(1287,3646;3)
Иногда удобнее использовать функцию РУБЛЬ вместо ТЕКСТ. Тем не менее функция ТЕКСТ
более гибкая, поскольку она не ограничена только одним форматом представления чисел.
Повторение текста
Функция ПОВТОР повторяет текстовую строку, которая задается как первый аргумент
функции, столько раз, сколько указано во втором аргументе. Например, следующая формула
вернет строку ХоХоХо:
=ПОВТОР("Хо";3)
184
Часть II. Формулы и функции

С помощью этой функции также можно создавать горизонтальные разделители между
ячейками. Ниже показано, как вставить волнистую линию длиной в 20 символов:
=ПОВТОР("~";20)
Создание текстовых гистограмм
Используя функцию ПОВТОР, можно создать простую гистограмму (или диаграмму
плотности распределения) прямо в рабочем листе. На рис. 9.3 показан пример такой гистограммы. Этот
способ графического отображения данных особенно удобен, когда нужно графически представить
большой объем исходных данных. В этом случае обычные диаграммы будут очень громоздкими.
'У •"
-lalxi
щ пл.и 9.„ рмшщ.ищдшшшц-ниш
Рис. 9.3. С помощью функции ПОВТОР можно создать наглядную
гистограмму
В результате вычислений по формулам в столбцах Е и G графически показаны колебания
бюджета по месяцам. К столбцам Е и G был применен шрифт Wingdings. В качестве
повторяемого символа используется буква П, которая в этом шрифте имеет вид маленького
квадратика. В первой строке содержатся такие формулы:
ЕЗ: =ЕСЛИ(D3<0,• ПОВТОР("п";-ОКРУГЛ(D3*100;0) ) ;"")
F3: =АЗ
G3: =ECnM(D3>0;ПОВТОР("п";ОКРУГЛ(D3*100;0)) ; "")
Примените к ячейкам ЕЗ и G3 шрифт Wingdings, а затем скопируйте формулы во все остальные
ячейки. Выровняйте значения в столбце Е по правому краю. В зависимости от разброса данных,
можно изменить масштаб. Для этого следует заменить в формулах число 100 более подходящим.
Например, если разброс значений не более 10%, то можно вдвое увеличить масштаб. Для этого
вместо числа 100 введите 200. Таким образом, один символ будет равен не 1%, а 0,5%. Кроме того,
можно заменить символ П любым другим, чтобы поменять внешний вид столбцов диаграммы.
На ком*
диске
омпзи-
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
Заполнение символами ячейки с числом
На печатных чеках часто справа от числа выводится определенное количество звездочек.
Это делается для того, чтобы нельзя было дописывать цифры. Эту операцию также можно
Глава 9. Работа с текстом
185

выполнить, используя функцию ПОВТОР. Следующая формула отобразит содержимое
ячейки А1, добавив справа звездочки так, что всего будет 24 символа:
=А1 & ПОВТОР("*";24-ДЛСТР(А1))
Если необходимо вставить звездочки слева, то формула перепишется так:
= ПОВТОР("*";24 -ДЛСТР(А1)) & А1
В следующем примере звездочки будут напечатаны по обе стороны от числа (если число в
ячейке А1 состоит из четного количества цифр, то формула вернет 24 символа; в противном
случае — 23):
=ПОВТОР("*";12-ДЛСТР(А1)/2) & А1 & ПОВТОР("*";12-ДЛСТР(А1)/2)
При необходимости можно модифицировать формулу так, чтобы она всегда возвращала
24 символа.
Эти формулы возвращают неформатированный текст. Если в ячейке А1 содержится число
и вы хотите отобразить его в денежном формате, добавив справа звездочки, примените
следующую формулу:
=ТЕКСТ(А1;"# ##0,00р.") & ПОВТОР("*",-24-ДЛСТР(ТЕКСТ(А1;"# ##0,00р.")))
На рис. 9.4 показано, как работает эта формула.
124Э5 124,35р
564 564,ООр
9.487 9,49р
12,32 12,32р
036 0,26р.
"\Ли5й>п~гг.лкт1/л<г</и | .»]
Рис. 9.4. Использование формулы
для заполнения символами *
форматированного числа
Вставить звездочки в ячейку для заполнения пустого места в ней можно с помощью
пользовательских форматов. Чтобы заполнить пустое место каким-либо символом, введите
символ *, а затем повторяющийся символ. Например, следующий код формата предназначен для
форматирования числового значения денежным форматом и заполнения пустого места
символами дефиса после числа:
# ##0,00р.*-
Чтобы заполнить пустое пространство звездочками, используйте такой формат:
# ##0,00р.**
Подробнее пользовательские форматы рассматриваются в главе 25. Там также
Воролнителыяя приведены дополнительные примеры использования в формате знака *.
информация
Удаление пробелов и непечатаемых символов
Данные, которые импортируются в рабочие листы Excel из внешних источников, часто
содержат лишние пробелы и специальные непечатаемые символы (например, символы начала и конца
файла). Excel предлагает две функции, которые помогут привести такие данные в порядок.
■ СЖПРОБЕЛЫ. Удаляет из текста пробелы, оставляя по одному между словами.
■ ПЕЧСИМВ. Удаляет все непечатаемые символы из текста.
186
Часть II. Формулы и функции

Следующая формула возвращает текст Доход четвертого квартала без лишних
пробелов (пробелы в начале и в конце строки также удаляются):
= СЖПРОБЕЛЫ(" Доход четвертого квартала ")
Подсчет символов в строке
Функция ДЛСТР имеет один аргумент и возвращает количество символов, содержащихся
в ячейке. Если в ячейке А1 содержится строка Продажи за сентябрь, то следующая
формула вернет число 19:
=ДЛСТР(А1)
Обратите внимание, что пробелы также включаются в число подсчитываемых символов.
Следующая формула возвращает общее число символов в диапазоне А1:АЗ:
{=СУММ(ДЛСТР(А1);ДЛСТР(А2);ДЛСТР(A3))}
Отметим, что последняя формула является формулой массива.
TV Далее в этой главе будет приведен пример формулы, вычисляющей количество
Дополнителыот символов без учета пробелов. В главе 11 приведены другие примеры по подсиету
1 текстовых элементов. Формулы массива рассматриваются в главе 17.
Изменение регистра текста
Программа Excel имеет три функции, изменяющие регистр текста.
■ СТРОЧН. Переводит все символы текста в нижний регистр (т.е. в строчные).
■ ПРОПИСН. Переводит все символы в ВЕРХНИЙ РЕГИСТР (в прописные).
■ ПРОПНАЧ. Делает первые буквы всех слов прописными, А Остальные Строчными.
Приведенные функции достаточно просты и понятны. Например, пусть в ячейке А1
содержится текст ИВАН ИВАНЫЧ ИВАНОВ. Следующая формула возвратит текст Иван
Иваныч Иванов.
=ПРОПНАЧ(А1)
Эти функции оперируют только буквами, другие символы они игнорируют и возвращают
без изменения.
Замена исходных данных преобразованными
Множество примеров этой главы показывают, как с помощью различных функций можно
преобразовать данные. Например, функция ПРОПИСН используется, чтобы изменить
регистр текста. Но часто требуется заменить исходные данные преобразованными. Это можно
сделать с помощью диалогового окна Специальная вставка. Чтобы заменить исходные
данные, выполните ряд действий.
1. Используя формулы и функции, выполните соответствующие преобразования исходных
данных.
2. Выделите диапазон ячеек, содержащих формулы.
3. Выберите команду Правкам Копировать.
4. Выделите исходные данные.
Глава 9. Работа с текстом
187

5. Выберите команду Правка=>Специальная вставка, чтобы отобразить одноименное
диалоговое окно.
6. Установите переключатель в положение Значения, затем щелкните на кнопке ОК. В
результате исходные данные будут заменены преобразованными.
После выполнения этих действий можно удалить ячейки, которые содержат формулы.
Извлечение фрагментов из текста
Извлечение фрагментов из текстовой строки — одна из наиболее часто выполняемых
операций. Например, часто требуется извлечь фамилию из ячейки, содержащей полное имя
клиента. Для этого Excel предлагает несколько полезных функций.
■ ЛЕВСИМВ. Возвращает указанное количество символов с начала текстовой строки.
■ ПРАВСИМВ. Возвращает указанное количество символов с конца текстовой строки.
■ ПСТР. Возвращает указанное число символов из текстовой строки, начиная с
указанной позиции.
Приведем формулу, которая возвращает последние 10 символов из содержимого ячейки
А1. Если в ячейке содержится меньше 10 символов, возвращается все содержимое ячейки.
=ПРАВСИМВ(А1;10)
Следующая формула с помощью функции ПСТР возвращает пять символов из ячейки А1,
начиная со второй позиции, т.е. она вернет со второго по шестой символы включительно:
=ПСТР(А1;2;5)
В следующем примере строка, которая содержится в ячейке А1, будет преобразована
таким образом, что прописной будет только первая буква, остальные будут строчными. Здесь
используется функция ЛЕВСИМВ, которая возвращает первый символ в строке. Затем
функция ПРОПИСН преобразует эту букву в верхний регистр. Далее, используя функцию
ПРАВСИМВ, вырезается остальная часть строки и преобразуется в нижний регистр. После
выполненных преобразований две части строки объединяются:
=ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(А1)) & ПРАВСИМВ(СТРОЧН(А1);ДЛСТР(А1)-1)
Пусть, например, в ячейке А1 содержится текст ПЕРВЫЙ КВАРТАЛ, тогда формула
вернет Первый квартал.
Замена текста
В некоторых ситуациях требуется заменить часть текстовой строки другим текстовым
фрагментом. Например, импортированные из внешнего источника данные содержат
звездочки, которые вы хотите заменить другим символом. Для этого можно использовать команду
ПравкаОЗаменить. Но если вы предпочитаете работать с формулами, то в Excel для
подобных операций предусмотрено две функции.
■ ПОДСТАВИТЬ. Заменяет указанный текст в текстовой строке. Эту функцию следует
использовать тогда, когда вы знаете заменяемый текст, но не знаете его
местоположение в строке.
■ ЗАМЕНИТЬ. Замещает часть текстовой строки другим текстом, начиная с указанной
позиции. Эту функцию применяют тогда, когда известно местоположение заменяемого
текста, но не известен сам текст.
188
Часть II. Формулы и функции

В следующей формуле функция ПОДСТАВИТЬ заменяет 2003 на 2004 в строке Бюджет
2003 и возвращает Бюджет 2004:
= ПОДСТАВИТЬ("Бюджет 2003" ; "2003";"2004")
Следующая формула заменяет один символ в шестой позиции пустой строкой, т.е. просто
удаляет шестой символ:
=ЗАМЕНИТЬ("Часть-544";6;1;"")
Эта формула возвратит Часть544.
Для одновременного выполнения нескольких замен в одной формуле можно использовать
вложение функций.
Поиск текста
Функции НАЙТИ и ПОИСК предназначены для определения местоположения в текстовой
строке заданной последовательности символов.
■ НАЙТИ. Находит вхождение одной текстовой строки в другую текстовую строку и
возвращает положение начала искомого текста относительно крайнего левого символа
просматриваемого текста. Эта функция может начинать просмотр текста с указанной
позиции. Она учитывает регистр символов.
■ ПОИСК. Находит вхождение одной текстовой строки в другую текстовую строку и
возвращает положение начала искомого текста относительно крайнего левого символа
просматриваемого текста. Эта функция может начинать просмотр текста с указанной
позиции. Она не учитывает регистр символов.
Как видно из этих описаний, различие между функциями заключается только в том, что
функция НАЙТИ учитывает регистр символов, а ПОИСК — нет.
Приведенные ниже формулы с помощью функций НАЙТИ и ПОИСК, позволяют
определить позицию первого вхождения буквы а. Они возвращают разные значения: функция
НАЙТИ возвращает число 6, а функция ПОИСК — число 1.
=НАЙТИ("а" ; "Александр" ,-1)
=ПОИСК("а";"Александр";1)
В качестве первого аргумента функции ПОИСК можно использовать подстановочные
символы (в функции НАЙТИ этого делать нельзя).
■ Знак вопроса (?). Этот знак соответствует любому символу в тексте.
■ Звездочка (*). Соответствует любой последовательности символов.
Если в тексте нужно найти знак вопроса или звездочку, то перед ними следует
Совет поставить знак тильды (-).
Л
В следующем примере в содержимом ячейки А1 проводится поиск последовательности из
трех символов, в которой второй символ — дефис. Иными словами, ищется позиция символа,
за которым следует дефис и еще один произвольный символ. Например, если в ячейке А1
содержится текст Часть-А90, то формула вернет число 5:
=ПОИСК("?-?",А1,1)
Глава 9. Работа с текстом
189

Замена текста
Функцию ЗАМЕНИТЬ можно эффективно использовать вместе с функцией ПОИСК,
чтобы заменить часть текстовой строки другой строкой. Функция ЗАМЕНИТЬ имеет четыре
аргумента: исходный текст; номер символа, начиная с которого осуществляется замена;
количество удаляемых символов; новая текстовая строка. В данном случае функция ПОИСК
используется для того, чтобы определить позицию, с которой следует выполнять замену.
Например, предположим, что в ячейке А1 находится такой текст: Суммарный доход
2004. Тогда следующая формула заменит слово доход словом убыток:
=ЗАМЕНИТЬ(А1;ПОИСК("ДОХОД";А1);5;"убыток")
С помощью функции ПОДСТАВИТЬ можно добиться того же результата, но более
простым и понятным путем:
=ПОДСТАВИТЬ(А1;"доход"/"убыток")
Создание формул для работы с текстом
В этом разделе приведены более сложные примеры и несколько полезных приемов
обработки текстовых данных. К сожалению, поскольку объем книги ограничен, примеры
приводятся только с краткими описаниями.
Ь^ Рабочую книгу со всеми приведенными примерами можно найти на прилагаемом
На коми щ компакт-диске.
Подсчет количества определенных символов
в тексте
Следующая формула подсчитывает количество букв В (только прописных) в текстовой
строке, содержащейся в ячейке А1:
=ДЛСТР(А1)-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(А1;"В";"") )
В этой формуле с помощью функции ПОДСТАВИТЬ создается новая текстовая строка
(только в памяти компьютера), в которой удалены все буквы В. Затем количество символов в
этой строке вычитается из количества символов в исходной строке. В результате получаем
количество букв В в исходной строке.
В следующем примере подсчитывается количество букв В независимо от регистра:
=ДЛСТР(А1)-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(А1;"В";""); "в";""))
Подсчет вхождений подстрок в текст
Формулы предыдущего раздела подсчитывали количество определенных символов в
тексте. Формулы этого раздела подсчитывают количество вхождений определенной подстроки
(состоящей из нескольких символов) в заданную текстовую строку. Пусть искомая подстрока
находится в ячейке В1, а просматриваемый текст — в ячейке А1. Обратите внимание, что
искомая подстрока может состоять из любого числа символов. Тогда запишем формулу
=(ДЛСТР(А1)-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(А1;В1;"")))/ДЛСТР(В1)
190
Часть II. Формулы и функции

Например, если в ячейке А1 содержится текст Мишка, Мишка, что ты сделал, а в
ячейке В1 — Мишка, то эта формула возвратит число 2. Приведенная выше формула
чувствительна к регистру символов. Поэтому, если в ячейке В1 будет слово мишка, то формула
вернет значение 0. Следующая формула не принимает во внимание регистр символов:
= (ДЛСТР(А1)-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(ПРОПИСН(А1) ;ПРОПИСН(В1) ;
"")))/ДЛСТР(В1)
Извлечение из полного пути имени файла
Следующая формула возвращает имя файла из полного пути. Например, если в ячейке А1
содержится текст C:\Windows\Pa6o4HH стол\Файл.х1з, формула вернет строку Oann.xls:
=ПСТР(А1;НАЙТИ("*";ПОДСТАВИТЬ(А1;"\";"*";ДЛСТР(А1)-
ДЛСТР (ПОДСТАВИТЬ (А1; ''\ " ;''» ) ) ) )+1; ДЛСТР (А1) )
Здесь предполагается, что обратная косая черта "\" является разделителем вложенных
папок. По существу, формула возвращает весь текст после последнего символа "\". Если же в
ячейке не будет ни одного такого символа, то формула вернет ошибку.
Извлечение первого слова из строки
Чтобы извлечь первое слово из текстовой строки, формула должна сначала найти первый
пробел в строке, затем извлечь все символы, которые находятся в строке левее этого
пробела'. Следующая формула выполняет эти действия:
=ЛЕВСИМВ(А1;НАЙТИ(" ";А1)-1)
Эта формула имеет один недостаток: если в ячейке А1 содержится единственное слово, то
она возвратит ошибку. Следующая формула с помощью функции ЕСЛИ проверяет, есть ли
ошибка в предыдущей формуле:
=ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ЛЕВСИМВ(А1;НАЙТИ(" ";А1)-1);А1; ЛЕВСИМВ(А1;НАЙТИ("
";А1)-1))
Эта формула будет работать правильно даже тогда, когда в ячейке А1 находится только
одно слово. В последнем случае результатом будет все содержимое ячейки А1.
Извлечение последнего слова из строки
Это более сложная задача по сравнению с предыдущей, поскольку функция НАЙТИ
просматривает текст слева направо. Здесь проблема заключается в определении последнего
пробела. Приведенная ниже формула решает эту проблему и возвращает все символы, стоящие в
строке после последнего пробела.
=ПРАВСИМВ(А1;ДЛСТР(А1)-НАЙТИ("*";ПОДСТАВИТЬ(А1; " ";"*";ДЛСТР(А1)-
ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(А1;" ";"")))))
Эта формула имеет тот же недостаток, что и первая формула предыдущего раздела: она
вернет ошибку, если в ячейке А1 содержится текст без пробелов. Следующая формула
подсчитывает количество пробелов в ячейке А1 и возвращает все содержимое этой ячейки, если
в ней нет пробелов:
' Здесь подразумевается, что строка не начинается с пробелов и слова отделяются друг от друга
только пробелами без знаков препинания. — Прим. ред.
Глава 9. Работа с текстом
191

=ЕСЛИ(ДЛСТР(А1)-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(А1;" ";""))=0;А1;
ПРАВСИМВ(А1;ДЛСТР(А1)-НАЙТИС'*";ПОДСТАВИТЬ(А1;" "; "*";ДЛСТР(А1)-
ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(А1;" ";""))))))
Извлечение всей строки кроме первого слова
Приведем формулу, которая возвращает содержимое ячейки А1 без первого слова:
=ПРАВСИМВ(А1;ДЛСТР(А1)-НАЙТИ(" ";А1;1))
Например, если ячейка А1 содержит Годовой Бюджет 2004, то формула вернет Бюджет
2004.
Разделение имен, отчеств и фамилий
Предположим, у вас есть список полных имен (т.е. имя, отчество и фамилия),
содержащихся в одном столбце. Вы хотите разнести их в три столбца: в первом будут имена, во
втором — отчества, в третьем — фамилии. Усложним задачу тем, что не у всех людей
указаны отчества.
Задача становится еще более сложной, если перед именем имеются обращения
типа м-р, г-н, тов., д-р и прочие или после фамилии приведена дополнительная
информация, например мл. (младший) или III (третий). Приведенные ниже
формулы не учитывают эти варианты, но, разобравшись в них, вы без труда
модифицируете формулы так, чтобы они работали и в этих ситуациях.
Для определенности положим, что полные имена находятся в столбце А. Приведем
формулу, извлекающую имя из ячейки А12:
=ЛЕВСИМВ(А1; НАЙТИС ";А1)-1)
Извлечение отчества — более сложная задача, поскольку его может не быть. Следующая
формула возвращает отчество, если оно есть, или пустую строку, если его нет:
=ЕСЛИ(ДЛСТР(А1)-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(А1;" ";""))<2;
"";ПСТР(А1;НАЙТИ(" ";А1)+1;НАЙТИ(" ";А1;НАЙТИ(" ";А1)+1)-
НАЙТИ(" ";А1)-1))
Наконец, третья формула возвращает фамилию:
=ПРАВСИМВ(А2;ДЛСТР(А2)-НАЙТИ("*";ПОДСТАВИТЬ(А2;" "; "*";ДЛСТР(А2)-
ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(А2;" ";"")))))
На рис. 9.5 показано действие этих формул. Тем не менее помните, что могут возникнуть
проблемы, если полное имя содержит какие-либо дополнительные слова. Но, как отмечалось
ранее, эти недостатки также можно устранить.
" Приведенные формулы будут работать правильно, если перед именем нет пробелов и внутри
полного имени нет лишних пробелов. Чтобы быть в этом уверенным, к ячейкам с полными именами можно
применить функцию СЖПРОБЕЛЫ, которая удалит лишние пробелы, а также все пробелы в начале и в
конце текста. — Прим. ред.
На заметку
/
192
Часть II. Формулы и функции

А 6
1 Полное имя Имя
2 Иван Иваныч Иванов Иван
^■Андрей Сергеевич Каратов Андрей
4 Наталья Алексеевна Телищева Наталья
Денис Максимов Денис
О D
Отчество Фамилия
Иваныч Иванов
Сергеевич Каратов
Алексеевна Телищева
Максимов
-IPlxt
■Константин Жоржееич Ряеанцее Константин Жоржевич Рясанцев
__ 1
jJH
Рис. 9.5. Эти формулы извлекают имя, отчество и фамилию
из полного имени
Разделение текстовых строк без использования формул
Во многих случаях разнести текст по столбцам можно без формул, применив команду
Данные1^ Текст по столбцам, которая вызывает мастер текстов. Мастер текстов состоит из
последовательности диалоговых окон, которые шаг за шагом помогут разнести текст по
нескольким столбцам. На первом шаге мастера текстов выберите опцию с
разделителями, затем на втором шаге укажите в качестве символа-разделителя пробел, как показано
на рисунке.
i"".'i"j: .гг'^'-а'"»
Данный диалог позволяет установить рамилитеш для текстовых даиньв
Результат выводится в окк <з£[НШ1*ра»£арв
К^шволожфаммитвлен^влявтаг
Г~тоук* с запитой Р >*а» табуляции
Р Счндаъ последом теяаыв рвалеяитепи едг**1
jj
Отмена | <Цамд jj Даяав > j Готово
Удаление из имен обращений
Приведенная ниже формула позволяет удалить обращения г-н и м-р из имени, если они
есть. Например, если в ячейке А1 содержится текст м-р Иван Иваныч Иванов, то формула
вернет строку Иван Иваныч Иванов.
=ЕСЛИ(ИЛИ(ЛЕВСИМВ(А1;2)="г-н";ЛЕВСИМВ(А1;3)="м-р";
ЛЕВСИМВ(А1;2)="Мз");ПРАВСИМВ(А1;ДЛСТР(А1)-НАЙТИ(" ";А1));А1)
Подсчет количества слов
Следующая формула возвращает количество слов в текстовой строке (содержащейся в
ячейке А1), если слова отделены пробелами:
=ДЛСТР(СЖПРОБЕЛЫ(А16))-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(СЖПРОБЕЛЫ(А16);" ";""))+!
В этой формуле сначала с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ удаляются лишние пробелы
внутри текста (остается по одному пробелу), а также все пробелы в начале и в конце текстовой
Глава 9. Работа с текстом
193

строки. Затем подсчитывается количество оставшихся пробелов. Количество слов будет на
единицу больше количества пробелов.
Обратите внимание, что эта формула вернет 1, если ячейка пуста. Следующая формула
лишена этого недостатка:
=ЕСЛИ(ДЛСТР(А1)=0;0;ДЛСТР(СЖПРОБЕЛЫ(А16) ) -
ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(СЖПРОБЕЛЫ(А16);" ";""))+1)
194
Часть II. Формулы и функции

Работа с датами
и временем
н
ачинающие пользователи часто недооценивают
возможности Excel по работе с датами и временем. В
ваших рабочих листах наверняка есть ячейки, содержащие
значения времени и даты. Знание способов работы с такими
значениями поможет сэкономить много сил и времени. В этой
главе приведены сведения, необходимые для создания
формул, применяемых к значениям такого типа.
Как Excel обрабатывает
даты и время
В этом разделе приведен краткий обзор того, как Excel
распознает и обрабатывает даты и время. Рассматривается
представление дат и времени в виде порядковых чисел и даются
советы по вводу и форматированию значений дат и времени.
Даты как порядковые числа
Для Excel дата — это просто число, точнее, "номер по
порядку" данного дня, отсчитанный от 1 января 1900 года.
Порядковое число 1 соответствует 1 января 1900 года, число 2 —
это 2 января 1900 года и т.д. Такая система позволяет
использовать даты в формулах. Например, с ее помощью легко
подсчитать количество дней между двумя датами.
Как это ни удивительно, но в Excel есть дата с порядковым
числом, равным нулю, — 0 января 1900 года. Эта
несуществующая дата используется для представления временных
данных, которые не связаны с какой-либо конкретной датой.
Детальнее эта дата описана далее в главе.
Чтобы отобразить числовое значение в виде даты, просто
примените к данной ячейке формат даты. Выберите команду
ФорматОЯчейки, чтобы отобразить диалоговое окно Формат
ячеек. Перейдите во вкладку Число и из списка Числовые
форматы выберите Дата. После этого определите тип даты.
ГЛАВА
1
В этой главе.,
Как Excel обрабатывает
даты и время
Работа с датами
Работа со значениями
времени

Две системы дат в Excel
Microsoft Excel поддерживает систему дат 1900 и систему дат 1904. Эти системы
отличаются начальной датой, от которой отсчитываются порядковые числа дат. В системе дат 1900
начальной датой является 1 января 1900 года, а в системе 1904— 1 января 1904 года. По
умолчанию Excel для Windows использует систему дат 1900, a Excel для Macintosh—
систему 1904. Чтобы обеспечить совместимость с файлами электронных таблиц Macintosh,
Excel для Windows может поддерживать систему дат 1904. Чтобы изменить систему дат,
выберите команду СервисоПараметры, в диалоговом окне Параметры перейдите во вкладку
Вычисления и установите или снимите флажок Система дат 1904.
При открытии документа, подготовленного на другой аппаратной платформе, смена системы
дат происходит автоматически. Например, при открытии в Excel для Windows рабочей книги,
созданной в Excel для Macintosh; система дат 1904 будет установлена автоматически. Но
будьте предельно внимательны, если используете совместно рабочие книги, в которых
применяются разные системы дат. Например, пусть в файле Книга1 используется система дат 1904
и в ячейке А1 содержится дата 15.1.1999, а в файле Книга2 — система дат 1900 и ссылка на
ячейку А1 в Книга1. Тогда во второй книге будет отображаться дата 14.1.1995, а не 15.1.1999,
поскольку при связывании данных передается порядковое число (в нашем случае 34 713),
которое в рабочей книге переводится в дату в соответствии с установленной в ней системой дат.
К достоинствам системы дат 1904 относится возможность отображения отрицательных
значений времени. Если в результате вычислений (например, в формуле =4: оо-5:зо)
получено отрицательное значение, то оно не отображается при установленной системе дат 1900, а
в системе 1904 отобразится как -1:30 (т.е. разность в один час и 30 минут). Отметим, что в
системе дат 1900 отрицательные значения времени сохраняются и обрабатываются
корректно, но Excel не может их отображать.
Начиная с версии Excel 97, максимальная доступная дата — 31 декабря 9999
года (порядковое число 2 958 465). В предыдущих версиях Excel максимальной
доступной датой было 31 декабря 2078 года (порядковое число 65 380).
Ввод дат
Дату можно ввести в виде порядкового числа (если, конечно, знаете его), но обычно их
вводят в одном из форматов, распознаваемых Excel как формат даты. Excel автоматически
преобразует введенную дату в порядковое число (которое в дальнейшем можно будет использовать в
вычислениях) и применит формат даты, установленный по умолчанию. Поэтому в ячейке будет
отображаться именно дата в привычном виде, а не загадочное порядковое число.
Например, если нужно ввести 18 февраля 2004 года, просто напечатайте 18 Февраль
2004 (можно использовать любой другой поддерживаемый формат). Excel интерпретирует
то, что вы ввели, и сохранит число 38 035, которое и является порядковым номером
введенной даты. Кроме того, к ячейке будет применен формат дат, установленный по умолчанию.
Поэтому содержимое ячейки может быть представлено в несколько ином виде по сравнению
с тем, как вы его ввели.
Совет
„ х
Формат даты, применяемый по умолчанию, устанавливается в Windows, а не в
Excel и распространяется на все Windows-программы. Для изменения этого
формата в меню Пуск на панели задач Windows выберите команду Настройка^
Панель управления. В открывшемся окне Панель управления дважды щелкните
на пиктограмме Язык и стандарты. Затем в диалоговом окне Свойства: Язык и
стандарты щелкните на вкладке Дата. Формат дат по умолчанию
устанавливается в поле Краткий формат в разделе Краткий формат даты.
196
Часть II. Формулы и функции

Если установить табличный курсор на ячейке с датой, то в строке формул также
отобразится дата в соответствующем формате. Чтобы отобразить порядковое число,
соответствующее дате, следует отформатировать ячейку числовым форматом, отличным от формата дат.
В табл. 10.1 приведены распознаваемые Excel форматы дат.
Таблица 10.1. Форматы дат, распознаваемые Excel
Содержание ячейки Интерпретация Excel
16-2-04
16-2-2004
16/2/04
16/2/2004
16.2.04
16.2.2004
16-2/04
16 Февраль, 2004
16 фев
16 Февраль
16/2
16.2
16-2
16 февраля
16 февраля
16 февраля
16 февраля
16 февраля
16 февраля
16 февраля
16 февраля
16 февраля
16 февраля
16 февраля
16 февраля
16 февраля
2004 года
2004 года
2004 года
2004 года
2004 года
2004 года
2004 года
2004 года
текущего года
текущего года
текущего года
текущего года
текущего года
Как видно из приведенной таблицы, Excel распознает даты в широком диапазоне
форматов. Однако приведенные ниже данные она не распознает как даты.
■ Февраль 1 2004
■ Фев-1 2004
■ Фев-1/2004
Программа считает эти данные текстом. Если вы собираетесь использовать даты в
формулах, убедитесь в том, что вводимые вами данные действительно распознаются как даты.
В противном случае ваши формулы будут давать неправильные результаты.
Если попытаться ввести дату, которая выходит за рамки поддерживаемого диапазона дат,
Excel интерпретирует ее как текст. Если же к порядковому числу, которое выходит за рамки
поддерживаемого диапазона, применить формат дат, то Excel заполнит всю ячейку
символами ########.
Поиск дат
Если в вашем рабочем листе находится большое количество данных в формате дат, то для
поиска нужной даты удобно использовать диалоговое окно Найти и Заменить. Чтобы его
открыть, выберите команду ПравкаоНайти. Но будьте внимательны при вводе искомой даты.
Обязательно нужно вводить все четыре цифры, обозначающие год. Кроме того, дату
следует вводить в том формате, в котором она отображается в строке формул.
Глава 10. Работа с датами и временем
197

Работа со значениями времени
Когда нужно работать с порядковыми числами временных данных, Excel просто
расширяет систему представления дат таким образом, чтобы она включала десятичные дроби.
Другими словами, Excel трактует время как дробную часть дня. Например, поскольку порядковый
номер даты 1 февраля 2004 года — 38 018, то полдень будет соответствовать внутреннему
представлению 38 018,5.
Порядковое число одной минуты приблизительно равно 0,000 694 44. Это число можно
получить с помощью следующей формулы: 24 часа умножается на 60 минут, после этого
единица делится на полученный результат. Как видно, делитель равен числу минут в
сутках (1440).
=1/(24*60)
Аналогично, порядковое число одной секунды приблизительно равно 0,000 011 57. Чтобы
получить это число, единицу следует разделить на 24 часа, умноженные на 60 минут и
умноженные на 60 секунд. В этом случае делитель равен количеству секунд в сутках (86 400).
=1/(24*60*60)
Программа Excel распознает значения времени с точностью до одной тысячной секунды.
Числовой эквивалент для 23:59:59,999 равен 0,999 999 99.
В табл. 10.2 представлены время суток с шагом в полтора часа и соответствующие
порядковые числа.
| Таблица 10.2. Время суток и соответствующие порядковые числа
Время суток Порядковое число
00:00:00 (полночь) 0,0000
01:30:00 0,0625
03:00:00 0,1250
04:30:00 0,1875
60:00:00 0,2500
70:30:00 0,3125
90:00:00 0,3750
10:30:00 0,4375
12:00:00 (полдень) 0,5000
13:30:00 0,5625
15:00:00 0,6250
16:30:00 0,6875
18:00:00 0,7500
19:30:00 0,8125
21:00:00 0,8750
22:30:00 0,9375
198
Часть II. Формулы и функции

Ввод значений времени
Скорее всего, вам не придется сталкиваться с порядковыми числами дней и их дробными
значениями для представления времени. Достаточно ввести в ячейку время в одном из
распознаваемых форматов, а все остальное программа сделает сама.
В табл. 10.3 приведено несколько примеров форматов времени, распознаваемых Excel.
Таблица 10.3. Форматы времени, распознаваемые Excel
Содержимое ячейки Интерпретация Excel
11:30:00 am 11 часов 30 минут
11:30:00 AM 11 часов 30 минут
23:30 23 часа 30 минут
11:30 11 часов 30 минут
В этих примерах не указана дата, поэтому для них Excel использует по умолчанию дату с
порядковым числом 0, что соответствует несуществующей дате 0 января 1900. Вы можете
комбинировать даты и время следующим образом: сначала вводится дата в одном из распознаваемых
Excel форматов, затем через пробел вводится время также в одном из распознаваемых Excel
форматов времени. Например, введенное в ячейку значение 1.2.04 11:30 соответствует
следующему: 1 июня 2004 года, 11 часов 30 минут (порядковое число 38 018,479 166 666 7).
Если значение времени превышает 24 часа, оно интерпретируется как соответствующее
значение времени следующего дня. Например, если в ячейку введено значение 25:00:00, оно
интерпретируется как 1:00:00 (час ночи) 1 января 1900 года.
Аналогично, если в ячейку вместе со значением временем введена дата и значение
времени превышает 24 часа, оно автоматически преобразуется к дате следующего дня. Например,
если вы введете 1.9.02 26:00:00 (ячейка предварительно отформатирована каким-либо
форматом дат), это значение автоматически преобразуется к 2.9.02 2:00:00.
Максимальное значение времени, которое можно ввести в ячейку (без значения даты),
составляет 9999:59:59 (без одной секунды 10 тыс. часов). Это значение Excel интерпретирует
как 19.01.1901 15:59:59. Если вы введете время, превышающее 10 тыс. часов, оно будет
воспринято как текст.
Форматирование значений дат и времени
Программа Excel дает большой простор в форматировании ячеек, содержащих значения
дат и времени. Например, вы можете отформатировать ячейку так, что будет отображаться
только дата или только время либо одновременно дата и время.
Для форматирования ячеек, содержащих даты и время, используется вкладка Число
диалогового окна Формат ячеек (рис. 10.1). Категория форматов Дата содержит встроенные
форматы дат, категория Время — форматы времени. Некоторые форматы предусматривают
отображение как даты, так и времени. Выберите подходящий формат из списка Тип и
щелкните на кнопке ОК.
Когда вы создаете формулу, содержащую ссылку на ячейку со значением даты или
Совет времени, Excel автоматически применяет тот же формат к ячейке с формулой. Час-
то это очень помогает, но иногда — крайне раздражает. К сожалению, нет никаких
средств, позволяющих отключить автоматическое форматирование. Поэтому, если
нужно отменить форматирование, в диалоговом окне Формат ячеек выберите
числовой формат Общий. Или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+~>.
Глава 10. Работа с датами и временем
199

число J 8ымвлаа*е j Шрифт } Гранин» | Вид j Запит* j
Рис. 10.1. Вкладка Число
диалогового окна Формат ячеек
используется для задания форматов дат и
времени
Если нет подходящего встроенного формата, создайте собственный формат. Выберите
категорию (все форматы) и введите код формата в поле Тип. (Созданию пользовательских
числовых форматов посвящена глава 25.)
Довольно часто используется следующий пользовательский формат времени:
Совет С4! :мм:сс. Квадратные скобки здесь указывают, что значение часов может
превышать 24. Этот формат удобен, если необходимо отображать время,
которое превышает 24 часа. Об этом речь идет в разделе "Суммирование значений
' времени" далее в главе.
Проблемы при работе с датами в Excel
Когда вы работаете с датами в Excel, у вас могут возникнуть некоторые проблемы.
Многие из них связаны с тем, что программа Excel разрабатывалась много лет назад, еще
в прошлом тысячелетии. Система дат и времени в Excel вместе со всеми ошибками была
взята из программы Lotus 1-2-3. Кроме того, в различных версиях Excel по-разному
интерпретирует даты, в которых номер года представлен двумя цифрами. Добавьте к этому
списку еще и то, что Excel может по-разному интерпретировать даты в зависимости от
региональных установок.
Скорее всего, если бы Excel сейчас разрабатывалась с самого начала, то правила ввода дат
были бы значительно жестче. К сожалению, этого сделать нельзя и, работая с датами,
приходится искать методы борьбы с ошибками.
Ошибка "високосного" 1900 года
Как известно, високосный год содержит дополнительный день 29 февраля. Хотя 1900 год
не является високосным, Excel считает его таковым. Например, если ввести в ячейку дату
29.2.1900, то Excel не будет возражать и присвоит ей последовательное число 60. Если же
ввести дату 29.2.1901, программа воспримет ее как текстовую строку.
Как может программа Microsoft Excel мириться с такой очевидной ошибкой? В данном
случае Microsoft оказалась заложницей ошибки, допущенной другими разработчиками
намного раньше, чем появилась программа Excel. Високосным 1900 год ошибочно принят еще
в самой первой версии Lotus 1-2-3. Разработчики первой версии Excel, зная об этой ошибке,
решили повторить ее в своей программе, чтобы обеспечить совместимость файлов таблиц
Excel и Lotus.
Почему же эта ошибка продолжает переходить в более поздние версии Excel? Microsoft
считает, что вред от ликвидации этой ошибки превысит возможную пользу, поскольку сразу
станут несовместимыми сотни тысяч существующих рабочих книг, созданных как в Excel, так
Il4.03.0l
|14нор
|14нвп01
_J а»ь* {иестопоаоженис. -
■РУССКИЙ
•цривты дат служат для отображений дат и ореиени, лрелстоепенныс
*слаяи,ввидвдат В паииеиясиых форматах, ааирсточе*чснпо»ючсш^ -
j звездс»«саи(*} порядок меиенгов даты не #*т*»тся при снемв формате
опершионнои системы
200
Часть II. Формулы и функции

и в других программах электронных таблиц (разработчики всех электронных таблиц знают и
учитывают эту ошибку). По большому счету эта ошибка не является реальной проблемой,
поскольку подавляющее большинство пользователей Excel никогда не будут использовать даты
до 1 марта 1900 года.
Можно ли использовать даты до 1900 года?
Конечно, наш мир начался не 1 января 1900 года. Люди, которые работают с
исторической информацией, обязательно обращаются к датам, более ранним, чем 1 января 1900 года.
Excel может работать с такими датами, но, к сожалению, воспринимает их как текст.
Например, Excel не будет возражать, если вы в ячейку введете 4 июля 1776. Однако с такими
данными невозможно использовать функции, предназначенные для работы с датами, поскольку
Excel воспринимает такие даты как текст. Также невозможно применить к ним форматы дат
или, например, определить, какой это был день недели.
^^ На прилагаемом к книге компакт-диске доступна разработанная автором над-
fla компакт- стройка (имя файла — xdate.exe). Она содержит восемь новых функций, которые
| позволяют работать с датами в диапазоне от 0100 до 9999 года.
Проблема, связанная с обозначением года двумя цифрами
Если вы вводите даты с двумя цифрами номера года, убедитесь, что Excel правильно их
интерпретирует. Дело в том, что Excel по-разному воспринимает такие даты. Если две
последние цифры номера года лежат между 00 и 29, то эти даты интерпретируются как
принадлежащие XXI столетию. Если две цифры номера года лежат между 30 и 99, то Excel понимает
эти даты как даты XX столетия. Например, если ввести дату 5.12.28, то Excel интерпретирует
эти данные как 5 декабря 2028 года. Но если ввести 5.12.30, то в этой дате Excel увидит 5
декабря 1930 года. При необходимости можно изменить номер года, начиная с которого даты
будут интерпретироваться как относящиеся к XXI столетию. Для этого в окне Панель
управления Windows откройте диалоговое окно Язык и стандарты. Во вкладке Дата
укажите новое значение.
Чтобы избежать подобных сюрпризов, советуем всегда вводить номер года пол-
Совет ностью, используя четыре цифры.
Работа с датами
Программа Excel предлагает несколько функций для работы с датами, на основе которых
можно строить разнообразные формулы. В окне мастера функций они собраны в категории
Дата и время.
Некоторые функции требуют установки надстройки Пакет анализа. Более
подробная информация приведена в главе 24.
В табл. 10.4 перечислены функции, предназначенные для работы с датами.
Глава 10. Работа с датами и временем
201

ГОД Возвращает номер года, соответствующий аргументу даты в числовом формате
ДАТА Возвращает порядковое число конкретной даты
ДАТАЗНАЧ Преобразует дату из текстового формата в числовой
ДАТАМЕС* Возвращает дату (в числовом формате), отстоящую на заданное количество месяцев
вперед или назад от начальной даты
ДЕНЬ Преобразует дату в числовом формате в день месяца
ДЕНЫНЕД Преобразует дату в числовом формате в день недели
ДНЕЙ360 Вычисляет количество дней между двумя датами, считая, что в году 360 дней
ДОЛЯГОДА* Возвращает долю года, представляющую количество дней между начальной и
конечной датами
КОНМЕСЯЦА* Возвращает порядковый номер последнего дня месяца, отстоящего на указанное
количество месяцев от начальной даты
МЕСЯЦ Преобразует дату в числовом формате в номер месяца
НОМНЕДЕЛИ* Возвращает номер недели в году
РАБДЕНЬ* Возвращает дату в числовом формате, отстоящую на заданное количество рабочих
дней вперед или назад от начальной даты
СЕГОДНЯ Возвращает сегодняшнюю дату в числовом формате
ТДАТА Возвращает текущую дату и время
ЧИСТРАБДНИ* Возвращает общее количество рабочих дней между двумя датами
* Эти функции становятся доступными только после установки надстройки Пакет анализа.
Представление дат в рабочем листе
Правильное представление дат в рабочем листе — важный этап работы с датами. В этом
разделе описаны некоторые способы представления дат.
Представление текущей даты
Для вставки текущей даты в ячейку используется такая формула:
=СЕГОДНЯ()
Можно отобразить текущую дату с соответствующим текстом. Например, следующая
формула сможет показать текст "Сегодня вторник 24 февраля 2004 года":
="Сегодня "&ТЕКСТ(СЕГОДНЯ();"ДДДД ДД ММММ ГГГГ \г\.")
При использовании функции СЕГОДНЯ необходимо помнить, что ее значение обновляется
каждый раз при пересчете формул в рабочем листе. Например, если вы ввели формулы,
подобные приведенным выше, то при открытии рабочей книги на следующий день эта формула будет
пересчитана и отобразит новую текущую дату, а не ту, когда была создана формула.
Чтобы ввести сегодняшнюю дату, которая не будет изменяться, нажмите комби-
Совет нацию клавиш <Ctrl+Shift+;> (точка с запятой).
202
Часть II. Формулы и функции

Представление произвольных дат
Чтобы вставить какую-либо дату в ячейку рабочего листа, просто введите ее с помощью
клавиатуры в одном из распознаваемых Excel форматов дат. Для автоматического создания
дат используется функция ДАТА. Например, если в ячейке А1 находится номер года, в ячейке
А2 — номер месяца, а в A3 — номер дня месяца, то следующая формула на основе этой
информации создаст дату:
=ДАТА(А1;А2;АЗ)
^г* Если в функцию передать неправильные аргументы, она попытается их преобра-
Tia заметку зовать. Например, рассмотрим приведенную ниже формулу. Если в качестве
второго аргумента (номер месяца) передать 13, то результатом будет дата 1
января 2004 года, т.е. "тринадцатый" месяц преобразуется в первый месяц
следующего года.
=ДАТА(2003;13;1)
/
Функция ДАТАЗНАЧ преобразует дату, представленную в виде текстовой строки, в ее
порядковое число. Следующая формула вернет значение 38 043 — порядковое число даты
26 февраля 2004 года:
=ДАТАЗНАЧ("26.02.2004")
Чтобы снова отобразить результат вычисления этой формулы как дату, примените к
ячейке, содержащей эту формулу, один из форматов даты.
Если вы забудете заключить аргумент функции ДАТАЗНАЧ в кавычки, Excel
вернет значение ошибки.
Создание последовательности дат
Часто требуется ввести в рабочий лист некоторую последовательность дат. Например,
если нужно отследить объемы недельных продаж, то обязательно потребуется создать
последовательность дат, разделенных семью днями, которые будут определять очередную неделю.
Эффективный способ ввода последовательности дат, не требующий никаких формул, —
это применение средства Excel Автозаполнение. Введите первую дату, затем правой
кнопкой мыши протащите маркер заполнения по тем ячейкам, куда нужно вставить даты. После
того как вы отпустите кнопку мыши, откроется контекстное меню, где следует выбрать
нужную опцию заполнения выделенного диапазона ячеек (рис. 10.2).
Последовательность дат можно создать и с помощью формул. Для этого обычно сначала
вводится начальная дата, далее в соседней ячейке записывается формула, которая затем
копируется во все остальные ячейки диапазона. Если изменить значение в первой ячейке диапазона, все
остальные значения также изменятся в соответствии с новым значением. При использовании
средства Автозаполнение во всех ячейках диапазона будут находиться порядковые номера дат,
а не формулы. Поэтому изменения в первой ячейке никак не повлияют на остальные.
Пусть начальная дата введена в ячейку А1, а формула— в ячейку А2. Эта формула
копируется по столбцу А столько раз, сколько требуется создать дат.
Для создания последовательности дат, отстоящих друг от друга на 7 дней, используется
формула
=А1 + 7
Глава 10. Работа с датами и временем
203

1
2
5
|l" «
А
¥ K^rWrl
-lOlxl
С С £
копировать ячейки
Заполнить
. Заполнить только форматы
Заполнить только значения
Заполнить ло дндм
Заполнить ло рабочим днйи
Заполнить по месяцам Ц£
Заполнить по годам
3 C«*e*H'Sf л?*^***?4*»»
Прогрессия..
^ПкП/ПжтЭ/ \*j |
■^11
.
"
. •!•
i
Рис. 10.2. Создание последовательности дат
Для генерирования последовательности дат, разность между которыми равна одному
месяцу, используется формула
=ДАТА(ГОД(А1) ;МЕСЯЦ(А1)+1;ДЕНЬ(А1) )
Чтобы создать последовательность дат, разность между которыми равна одному году,
используется формула
=ДАТА(ГОД(А1)+1;МЕСЯЦ(А1);ДЕНЬ(А1))
Для создания последовательности дат, которая состоит только из рабочих дней,
используется следующая формула:
=ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(А1)=6;Al+3;A1+1)
Обратите внимание на то, что в Excel нумерация дней недели начинается с воскресенья.
Поэтому, пятница имеет порядковый номер 6.
Вычисления со значениями дат
Во многих рабочих таблицах, особенно в тех, которые предназначены для обработки
финансовой информации, возникает необходимость проводить вычисления на основе
значений дат. Для этого Excel предлагает несколько полезных функций, способы применения
которых описаны ниже.
Преобразование текстовой строки в дату
При вставке данных из внешних источников даты часто импортируются в виде текстовых
строк. Например, текстовая строка 20040229 может соответствовать дате 29 февраля 2003
года. Пусть этот текст содержится в ячейке А1. Для его преобразования в реальную дату
можно применить следующую формулу:
=ДАТА(ЛЕВСИМВ(А1;4);ПСТР(А1;5;2);ПРАВСИМВ(А1; 2) )
Здесь предполагается, что первые четыре символа в текстовой строке соответствуют
номеру года, следующие два символа — номеру месяца, а последние два — номеру дня. Для
извлечения этих чисел из строки применяются текстовые функции ЛЕВСИМВ, ПСТР и
ПРАВСИМВ, которые затем используются в качестве аргументов в функции ДАТА.
204
Часть II. Формулы и функции

Дополнительная
информация
Текстовые функции описываются в главе 9.
Вычисление количества дней между двумя датами
Подобные вычисления, по-видимому, самые распространенные среди всех вычислений,
использующих значения дат. Поскольку даты фактически хранятся в виде порядковых чисел,
то определение количества дней между двумя датами не представляет трудностей:
необходимо из конечной даты вычесть начальную:
=А1-В1
Здесь предполагается, что конечная дата находится в ячейке А1, а начальная— в ячейке В1.
Отметим, что для того, чтобы ячейка с формулой отображала именно количество дней,
она должна быть отформатирована одним из числовых форматов, а не форматом дат. Если в
ячейке В1 значение будет больше, чем в А1, то результат будет отрицательным.
На заметку
Если формула возвращает ошибку, убедитесь, что в ячейках А1 и В1 содержатся
даты, а не текст, который выглядит как дата.
Иногда при вычислении разности между двумя датами, могут возникнуть ошибки.
Например, пусть акция в каком-то магазине начинается 1 февраля и заканчивается 9 февраля.
Сколько будет длиться акция? Отняв первую дату от второй, получим, что акция длится
восемь дней. Хотя в действительности, она длится девять дней. В этом случае правильная
формула будет выглядеть следующим образом (предположим, что ячейки поименованы):
=Кон_Дата-Нач_Дата+1
Вычисление количества рабочих дней между двумя датами
Чтобы подсчитать количество рабочих дней между двумя датами, нужно из общего
количества дней между этими датами вычесть выходные дни и праздники. Такие вычисления
выполняет функция ЧИСТРАБДНИ, которая не считает рабочими днями субботу и воскресенье.
Кроме того, можно определить диапазон, содержащий даты праздничных дней, которые
также не будут считаться. Этот диапазон нужно определять вручную, так как в Excel нет
встроенных средств, позволяющих автоматически определять праздники.
-Iffl.xl
Рис. 10.3. Пример вычисления количества рабочих дней
Глава 10. Работа с датами и временем
205

На рис. 10.3 показан пример вычисления количества рабочих дней между двумя датами
(которые содержатся в ячейках А13 и В13); список праздничных дней содержится в
диапазоне А1:А9. Формула, выполняющая вычисления, имеет вид
=ЧИСТРАБДНИ(А13;В13;А1:А9)
Приведенная выше формула возвращает число 3. Это значит, что среди первых семи дней
года рабочими являются только три. Другими словами, от полученной разницы двух дат
отнимается два дня выходных и два дня праздников. В ячейке С16 вычисляется количество
рабочих дней в году.
|fc^ Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На компакт-
диске /Щ
Вычисление даты, отстоящей от указанной на заданное
количество рабочих дней
Для таких вычислений используется функция РАБДЕНЬ, которая является обратной к
функции ЧИСТРАБДНИ. Рабочими считаются пять дней недели (с понедельника по пятницу);
можно также задать список праздничных дней. Например, нужно вычислить дату завершения
работы, если работы начались 5 января 2004 года и будут длиться 10 рабочих дней.
Приведенная ниже формула, используя функцию РАБДЕНЬ, вычисляет дату, отстоящую
от 5 января 2004 года на 10 рабочих дней. Формула вернет порядковое число 38 005, которое
соответствует дате 19 января 2004 года, отстоящей от начальной на 10 рабочих дней.
=РАБДЕНЬ("5.01.2003";10)
Второй аргумент в функции РАБДЕНЬ может быть отрицательным, т.е. функция может
отсчитывать даты "назад". Подобно функции ЧИСТРАБДНИ, эта функция имеет третий
(необязательный) аргумент, который указывает на диапазон ячеек, содержащий список праздников.
Вычисление количества лет между двумя датами
Следующая формула вычисляет количество лет между датами, которые содержатся в
ячейках А1 и В1:
=ГОД(А1)-ГОД(В1)
Эта формула использует функцию ГОД, которая извлекает из дат номер года, затем- более
ранняя дата (имеется в виду год) вычитается из более поздней. Если в ячейке В1 содержится
более поздняя дата, чем в ячейке А1, формула вернет отрицательное значение.
Отметим, что эта формула не может вычислить количество полных лет между датами.
Например, если в ячейке А1 содержится дата 1 января 2004, а в ячейке В1 — 31 декабря 2003, то
формула подсчитает разницу в один год, хотя эти даты отстоят друг от друга всего на один день.
Функция РАЗНДАТ
Ранее в этой главе упоминалась функция РАЗНДАТ. Но этой функции нет в списке
диалогового окна Мастер функций. Поэтому, чтобы воспользоваться этой функцией, ее нужно
вводить вручную.
Функция РАЗНДАТ принадлежит программе Lotus 1-2-3 и поддерживается Excel для
обеспечения совместимости. По некоторым причинам компания Microsoft держит эту функцию в
секрете В справке нет даже упоминания о ней (хотя ее можно использовать в формулах).
206
Часть II. Формулы и функции

Функцию РАЗНДАТ удобно использовать для вычисления количества дней, месяцев и лет
между двумя датами. Функция имеет три обязательных аргумента: нач_дата, кон_дата и
код. Значение аргумента код указывает на то, что именно нужно найти (разность дней,
месяцев или лет). В приведенной ниже таблице представлены допустимые значения третьего
аргумента функции РАЗНЗНАЧ. Обратите внимание, что это значение представляет собой
текст, поэтому его обязательно нужно заключить в двойные кавычки.
Код Результат
"у" Число полных лет в заданном промежутке
"т" Число полных месяцев в заданном промежутке
"<f Число дней в заданном промежутке
"md" Разность дней между кон_дата и нач_дата. Значения месяца и года в заданных
датах игнорируются
"ут" Разность месяцев между кон_дата и нач_дата. Значения дня и года в заданных
датах игнорируются
"yd" Разность дней между кон_дата и нач_дата. Значение года в заданных датах
игнорируется
Значение аргумента нач_дата должно быть меньше значения кон_дата. В противном
случае формула вернет ошибку.
Вычисление возраста человека
Возраст человека — это количество прожитых им полных лет. Формула, просто
вычисляющая разность между двумя датами, здесь не подойдет. Для этого используются более
сложные формулы.
Следующая формула возвращает возраст человека, день рождения которого записан в
ячейке А1:
=ЦЕЛОЕ(ДОЛЯГОДА(СЕГОДНЯ();А1;1))
Здесь используется функция ДОЛЯГОДА, которая становится доступной только после
установки надстройки Пакет анализа. Ниже приведена формула, которая также позволяет
вычислить возраст человека, но не использует функцию ДОЛЯГОДА. Вместо этого в ней
используется функция РАЗНДАТ (см. врезку "Функция РАЗНДАТ").
=РАЗНДАТ(А1;СЕГОДНЯ();"у")
Определение дня года
Первым днем года является 1 января, а последним — 31 декабря. Следующая формула
позволяет определить порядковый номер дня года для даты, которая хранится в ячейке А1:
=А1-ДАТА(ГОД(А1);1;0)
Эта формула может понадобиться, например, для того, чтобы отобразить дату в
юлианском календаре.
Следующая формула возвращает количество дней, оставшихся до следующего года:
=ДАТА(ГОД(А1);12;31)-А1
После ввода этих формул Excel применит к ячейкам формат даты. Чтобы увидеть
результат, нужно применить общий либо числовой формат.
Чтобы преобразовать номер дня (например, 90-й день года) в дату, введите формулу,
приведенную ниже. Предполагается, что номер года хранится в ячейке А1, а день — в ячейке В1.
=ДАТА(А1;1;В1)
Глава 10. Работа с датами и временем
207

Определение дня недели
Функция ДЕНЬНЕД определяет день недели указанной даты. Она имеет два аргумента —
дату и код запроса, определяющий тип результата (второй аргумент необязательный). Коды
запроса приведены в табл. 10.5.
Таблица 10.5. Коды запросов функции ДЕНЬНЕД
Код запроса Что возвращается
1 или опущен Число от 1 (воскресенье) до 7 (суббота)
2 Число от 1 (понедельник) до 7 (воскресенье)
3 Число от 0 (понедельник) до 6 (воскресенье)
Например, если в ячейке А1 содержится значение 1.02.2004, то следующая формула
возвращает 7, т.е. этот день — воскресенье:
=ДЕНЬНЕД(А1;2)
Вы можете отформатировать ячейки с датами так, чтобы дни недели выводились
Совет на экран в привычной текстовой форме, а не в виде цифр. Для этого в списке
числовых форматов выберите опцию (все форматы) и в поле Тип введите шаблон
ддд (для отображения аббревиатур дней недели) или дддд (для отображения
полного названия дней недели).
Определение даты прошедшего воскресенья
Следующая формула возвращает дату, которая была в прошедшее воскресенье. Если
текущий день является воскресеньем, то формула вернет его дату.
=СЕГОДНЯ()-ОСТАТ(СЕГОДНЯ()-1;7)
Чтобы определить дату другого дня недели, замените единицу другим числом в диапазоне
от 2 (понедельник) до 7 (суббота).
Определение первого дня недели после заданной даты
Формула, приведенная ниже, возвращает дату определенного дня недели, следующего
после заданной даты. Например, эту формулу можно использовать для того, чтобы
определить, когда после 1 июня 2004 года будет понедельник. Пусть в ячейке А1 содержится
дата, а в ячейке А2 — число в диапазоне от 1 (понедельник) до 7 (воскресенье), тогда
формула примет вид
=А1+А2-ДЕНЬНЕД(А1;2)+(А2<ДЕНЬНЕД(А1;2))*7
Если ячейка А1 содержит дату 1 Июнь 2004, а значение ячейки А2 равно 1 (что
соответствует понедельнику), то формула вернет дату 7 июня 2004 года. В этот день и будет первый
понедельник после 1 июня 2004 года.
Определение заданного дня недели в месяце
Предположим, ваша фирма выплачивает заработную плату во вторую пятницу каждого
месяца. Естественно, вы хотите посмотреть, на какие даты приходятся эти дни. Следующая
формула выполняет подобные вычисления:
=ДАТА(А1;А2;1)+АЗ-ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1;А2;1);2)+(А4-
(АЗ>=ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1;А2;1);2)))*7
208
Часть II. Формулы и функции

Формула ссылается на следующие ячейки:
■ ячейка А1 содержит номер года;
■ ячейка А2 содержит номер месяца;
■ ячейка A3 содержит номер дня недели (1 для понедельника, 2 для вторника и т.д.);
■ ячейка А4 содержит одно из чисел 1, 2, 3 или 4, указывающее номер появления дня
недели (заданного в ячейке A3) в месяце.
Если вы хотите определить дату второй пятницы в июне 2004 года, то эта формула вернет
дату 11 июня 2004 года.
"* Если число в ячейке А4 превысит количество указанных дней в месяце, формула
На заметку возвратит дату из следующего месяца. Например, если вы хотите определить
дату шестой пятницы в июне (такой не существует), то формула возвратит дату
, второй пятницы в июле.
Определение последнего дня месяца
Для определения последнего дня месяца, которому принадлежит заданная дата,
используется функция ДАТА. Чтобы не считать количество дней в месяце, можно построить 0-й день
следующего месяца, который совпадает с последним днем данного месяца. Этот прием
используется в следующей формуле (заданная дата содержится в ячейке А1):
=ДАТА(ГОД(А1);МЕСЯЦ(А1)+1;0)
Изменив предыдущую формулу, можно получить новую, которая позволяет определить
количество дней в определенном месяце. Следующая формула возвращает целое число,
равное количеству дней в месяце для даты, хранящейся в ячейке А1:
=ДЕНЬ(ДАТА(ГОД(А1);МЕСЯЦ(А1)+1;0))
Определение високосного года
Чтобы определить, является ли указанный год високосным, можно проверить,
принадлежит ли 29-й день, отсчитанный от 1 февраля, февралю или относится к марту. Здесь
используется свойство функции ДАТА автоматически преобразовывать возвращаемый результат в
правильную дату указанного года (если год не високосный, 29 февраля автоматически
преобразуется в 1 марта).
Пусть в ячейке А1 содержится некоторая дата. Следующая формула возвращает значение
ИСТИНА, если эта дата принадлежит високосному году, и значение ЛОЖЬ в противном случае:
=ЕСЛИ(МЕСЯЦ(ДАТА(ГОД(А1);2;29))=2;ИСТИНА;ЛОЖЬ)
^^^ Эта формула вернет значение ИСТИНА для 1900 года, который високосным не
На заметку является. (См. раздел "Ошибка "високосного" 1900 года" выше в главе.)
Определение квартала года
В финансовых отчетах часто требуется представлять даты по кварталам. Следующая
формула возвращает целое число в диапазоне от 1 до 4, равное номеру календарного квартала
(дата хранится в ячейке А1):
=ОКРУГЛВВЕРХ(МЕСЯЦ(А1)/3;0)
Эта формула делит номер месяца на три, а затем округляет его до большего целого числа.
Глава 10. Работа с датами и временем
209

Работа со значениями времени
Как и следовало ожидать, Excel имеет необходимый набор функций для работы со
значениями времени. В этом разделе представлены примеры использования таких функций.
В табл. 10.6 приведен список функций, предназначенных для работы с временными
значениями. В диалоговом окне мастера функций они представлены в категории Дата и время.
Таблица 10.6. Функции для работы со значениями времени
Функция Назначение
ВРЕМЗНАЧ Возвращает время в числовом формате для времени, заданного текстовой строкой
ВРЕМЯ Возвращает время в числовом формате для заданного времени
МИНУТА Преобразует дату в числовом формате в минуты
СЕКУНДЫ Преобразует дату в числовом формате в секунды
ТДАТА Возвращает текущую дату и время
ЧАС Преобразует дату в числовом формате в часы
Представление текущего времени
Следующая формула возвращает текущее время в виде последовательного числа (без
последовательного числа даты):
=ТДАТА()-СЕГОДНЯ()
Чтобы ввести текущее время, которое не будет изменяться при пересчете фор-
Совет мул рабочего листа, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+:> (двоеточие).
Для отображения времени применяются соответствующие форматы. Например, формат
ч : мм отображает часы и минуты (без секунд). Можно также комбинировать текст и значения
времени, например:
="Текущее время "&ТЕКСТ(ТДАТА();"ч:мм")
,^|I|J" Значения формул, возвращающих текущее время, изменяются только при пере-
На заметку счете всех формул рабочего листа.
f
Выше уже объяснялось, как вводить значения времени в ячейку: просто введите
значения часов, минут и секунд (если необходимо). Для значений времени знак двоеточия (:)
используется в качестве разделителя. Кроме того, значения времени можно создавать с
помощью функции ВРЕМЯ. Пусть значения часов хранятся в ячейке А1, значения минут —
в ячейке В1, а секунд — в С1. Следующая формула на основании этих данных создаст
временное значение:
=ВРЕМЯ(А1;В1;С1)
Как и функция ДАТА, функция ВРЕМЯ не выдает ошибку, если введены неправильные
значения, а пытается преобразовать их. Например, в приведенной ниже формуле количество
210
Часть II. Формулы и функции

минут равно 80, что, очевидно, ошибка. Но формула будет работать корректно и вернет
значение 10:20:15. Поскольку число минут больше 60, то к количеству часов добавится единица.
=ВРЕМЯ(9;80;15)
Внимание!
Если ввести значение, превышающее 24 часа, то результат вычисления функции
будет не таким, как можно было ожидать. Например, рассмотрим формулу
=ВРЕМЯ(25;0;0)
Было бы логично, если бы эта формула выдавала значение в виде порядкового
числа даты/времени — 1,041 667 (т.е. один день и один час). Но в
действительности она эквивалентна формуле
=ВРЕМЯ( 1,-0,-0)
Можно совместно использовать функции ДАТА и ВРЕМЯ. Например, следующая
формула сгенерирует порядковое число 38 003,770 833 333 3, которое соответствует 18:30 17
января 2004 года.
=ДАТА(2004;1;17)+ВРЕМЯ(18;30;0)
Функция ВРЕМЗНАЧ преобразует текстовую строку, представляющую значение
времени, в соответствующее порядковое число. Следующая функция вернет число 0,239 583 333 3,
что соответствует времени 5:45:
=ВРЕМЗНАЧ("5:45")
Чтобы отобразить результат вычисления этой формулы в виде времени, необходимо
применить формат времени.
Вычисления с использованием временных
значений
Во многих рабочих книгах применяются вычисления с использованием значений времени.
Например, вычисление общего рабочего времени служащих основано на значениях
посменного контроля времени. В этом разделе приводится несколько примеров вычислений с
функциями, предназначенными для работы с временными значениями.
Вычисление разности значений времени
Поскольку время представляется в виде последовательных чисел, то вычисление разности
двух значений времени не вызывает затруднений. Например, если в ячейке А2 хранится
время 5:30:00, а в ячейке В2 — 14:00:00 (разность между ними составляет 8 часов и 30 минут),
то следующая формула вернет значение 8:30:00:
=В2-А2
Однако если в результате вычислений получается отрицательное значение времени, то
вместо числового значения вы увидите в ячейке последовательность символов ########,
поскольку Excel не может отображать отрицательных значений времени.
Если знак разности времен не имеет значения, т.е. вас интересует только абсолютное
значение разности, то для отображения отрицательных значений времени можно применить
функцию ABS (абсолютная величина), которая отобразит это значение в виде
положительного времени.
=ABS(B2-A2)
Глава 10. Работа с датами и временем
211

Проблема "отрицательного времени" часто возникает при вычислении разности времен,
принадлежащих разным суткам, например, когда нужно вычислить продолжительность
ночной смены, которая начинается, допустим, в 22 часа и заканчивается в 6 часов утра на
следующий день. На рис. 10.4 показан пример вычислений длительности рабочей смены. Как
видно, вычислить продолжительность ночной смены не получилось.
А
1 1 Начало смены
2 В00
3 2200
В
Конем смены
17 Ж
С
От: аботано
930
„М*Й
D Ё -
"1
|*~« * *•'. 1*ст1 ■: Г*сТ2/ГУстЗ Д'
Рис. 10.4. Ошибка при вычислении разности времени
Использование предыдущей формулы здесь не поможет, поскольку вернет значение 16
часов, что неправильно (в действительности смена длится 8 часов). В этом случае поможет
следующая формула:
=ЕСЛИ(В2<А2;В2+1;В2)-А2
Последнюю формулу можно переписать в виде
=В2+(В2<А2)-А2
"Отрицательное время" поддерживается в системе дат 1904. Чтобы перейти в эту
систему, выберите команду Сервис^Параметры. В открывшемся диалоговом
окне перейдите во вкладку Вычисления. Затем установите флажок опции Система
дат 1904. Будьте очень осторожны! Если в рабочей книге есть даты, то после
включения этой опции порядковые номера уменьшатся на 1462 (количество дней
за четыре года).
Суммирование значений времени
Многие пользователи приходят в недоумение, когда сумма значений времени, если она
превышает 24 часа, отображается неверно. На рис. 10.5 показан такой пример. Диапазон
В2:В8 содержит часы и минуты, отработанные служащим в каждый рабочий день недели.
Формула суммирования содержится в ячейке В9.
=СУММ(В2:В8)
А
1 День
2 Понедельник
Э Вторник
t .UKM
5 -етверг
16 Ьпница
I 7 Гуйота
| 8 Ьосгресенье
9 {Всего
10 'Оормат
11
12
13
в с
Отработано
8 30
еоо
9.00
9:30
4 15
230
0.00
17:45
ч мм
830
8:00
9:00
9:30
4:15
2:30
0:00
1,739383
Общий
««,'r*,S/ |i|
О
8.30
8:00
9:00
930
4:15
2:30
0:00
41:45
[ч| мм
nlQl*l
Е "Г
\
1 ИГ
Рис. 10.5. Использование неподходящего
формата ячеек приводит к
отображению неправильного результата
Вы видите, что формула возвращает значение 17 часов 45 минут, хотя реальное значение
суммы равно 41 часу и 45 минутам.
212
Часть II. Формулы и функции

Программа Excel всегда отображает время как часть дня, т.е. значение времени не должно
превышать 24 часов. Форматирование ячейки с формулой суммирования форматом Общий
не решает этой проблемы (значение в ячейке С9 на рис. 10.5), поскольку в этом формате
значение отображается как количество дней с соответствующей дробной частью. И только
применение формата [ч] : мм позволяет корректно отобразить результат (ячейка D9).
На рис. 10.6 показан еще один пример. Таблица содержит список отработанных часов за
неделю (запланированных и сверхурочных).
На ко
диске
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
УИ2У
Г~ Звцктять яисг
График работы
qynii'i
Отдел:
Начальная дата:
Се: re* Стеков
Бухгалтерия
01Л3.2004
■йныамаим
понелельник
ВТО НИК
срада
четверг
ПЯТНИЛ
с-ббота
воскресенье
«та
01.03.2004
02 03 2004
03 03.2004
04 03 2004
05 03 2004
0F 03 2004
07 03 2004
Начало
рааогы
800
1000
9:00
7:30
9:30
Начало
12:00
14:00
12:00
1130
14Я)
ОБЩЕЕ В(-_ Л РАБОТЫ
Bc.ro: 42J0
Запланированные: 40Я0
Сверхурочные 2-30
Конец
ejjejrVff.
13:00
14:30
13:00
12 00
15: X
Конец
1800
19:00
18:30
18:ЭР
17:00
Время р^оо|Ы
(вяены
9:00
030
830
1030
6Я0
ода
ода
Время ра&шы
(о»»»е|
ода
1730
26:00
3630
42.Х
4230
4230
Очиепчь | Ctioawa .
1Сверк-[-очныь
> М^уГрифисРлвяты
•1Г
Рис. 10.6. Таблица, позволяющая составить график работы
В ячейке D5 представлена начальная дата, а в столбце В отображается день недели. В
диапазоне D8:G14 находятся значения времени. В столбце Н вычисляется число часов,
отработанных служащим за день. Например, в ячейке Н8 находится такая формула:
=ECTM(E8<D8;E8+1-D8;E8-D8)+EGJIM(G8<F8;G8+1-G8;G8-F8)
В первой части формулы вычисляется разница значений в столбцах D и Е, т.е.
определяется, сколько часов отработал служащий до перерыва на обед. Во второй части формулы
вычисляется количество часов, отработанных после обеда. Для этого значение из столбца F
отнимается от значения в столбце G. Функция ЕСЛИ используется для того, чтобы можно
было корректно вычислить продолжительность ночной смены. Например, если смена
начинается в 22:00, а начало перерыва в 2:00, то формула без функции ЕСЛИ вернет
отрицательный результат.
Формула, которая подсчитывает общее рабочее время за неделю, находится в ячейке Е17
и имеет вид
=СУММ(Н8:Н14)
Глава 10. Работа с датами и временем
213

В таблице предполагается, что стандартная рабочая неделя состоит из 40 часов. Ячейке
С23 присвоено имя Сверхурочные. Она содержит значение 40:00. Если в вашей фирме
продолжительность стандартной рабочей недели другая, просто измените формулу в этой ячейке.
В ячейке Е18 содержится формула, которая вычисляет количество запланированных (не
сверхурочных) отработанных часов. Эта формула возвращает наименьшее двух чисел —
общее время работы или сверхурочные часы:
=МИН(Е17;Сверхурочные)
Формула в ячейке Е19 отнимает от общего времени работы количество запланированных
отработанных часов:
=Е17-Е18
В диапазоне Е17:Е19 могут храниться значения времени, превышающие 24 часа, поэтому
к ним был применен следующий числовой формат:
[ч]:мм
Преобразование значений времени в военный формат
Военный формат времени представляет собой четырехзначное число в диапазоне от 0000
до 2359. Например, значение 1:00 запишется в виде 0100, а 15:30— 1530. Пусть в ячейке А1
содержится такое четырехзначное число, тогда следующая формула преобразует его в
обычное представление:
=ВРЕМЗНАЧ(ЛЕВСИМВ(А1;2)&":"&ПРАВСИМВ(А1;2))
Следует заметить, что эта формула вернет неправильный результат, если значение в
ячейке А1 состоит менее чем из четырех цифр. Следующая формула решает эту проблему и
возвращает правильный результат для диапазона значений от 0 до 2359:
=ВРЕМЗНАЧ(ЛЕВСИМВ (ТЕКСТ (В1,- "0000") ; 2 ) &" : "&ПРАВСИМВ(В1;2 ) )
Ниже приведена более простая формула, эквивалентная предыдущей. В ней используется
функция ТЕСКТ, которая возвращает отформатированную строку. Затем функция ВРЕМЗНАЧ
преобразует эту строку в значение времени.
=ВРЕМЗНАЧ(ТЕКСТ(С1;"00\:00"))
Преобразование количества часов, минут и секунд
в значение времени
Чтобы преобразовать количество часов в значение времени, следует разделить его на 24.
Например, если ячейка А1 содержит значение 9,25 (часов), то следующая формула вернет
время 9:15:00 (9 часов и 15 минут):
=А1/24
Чтобы преобразовать количество минут в значение времени, это количество следует
разделить на 1 440 (число минут в сутках). Если ячейка А1 содержит значение 500 (минут), то
следующая формула вернет время 8:20:00 (8 часов и 20 минут).
=А1/1440
Для преобразования количества секунд в значение времени необходимо разделить его на
число 86 400 (количество секунд в сутках). Если ячейка А1 содержит значение 65 000
(секунд), то следующая формула вернет время 18:03:20 (18 часов, 3 минуты и 20 секунд):
=А1/86400
214
Часть //. Формулы и функции

Прибавление к значению времени часов, минут и секунд
Чтобы прибавить к значению времени определенное количество часов, минут или секунд,
обычно используется функция ВРЕМЯ. Пусть в ячейке А] содержится значение времени;
чтобы прибавить к нему 2 часа и 30 минут, запишем формулу
=А1+ВРЕМЯ(2;3 0;0)
Функцию ВРЕМЯ можно использовать для заполнения последовательности значений
времени с заданным шагом. На рис. 10.7 представлена последовательность, состоящая из 16
временных значений с шагом в 10 минут. В ячейку А1 введено начальное значение. Ячейка
А2 содержит формулу, которая копируется во все остальные ячейки последовательности:
=А1+ВРЕМЯ(0;10;0)
Рис. 10.7. Использование формулы
для создания последовательности
Округление временных значений
Иногда бывают полезны формулы, округляющие временные значения с определенной
точностью. Например, если в вашей компании учет рабочего времени ведется с точностью до
15 минут, то значения рабочего времени также должны быть представлены с этой точностью.
Следующая формула представляет значение времени в ячейке Ale точностью до минуты:
=ОКРУГЛ(А1*1440;0)/1440
В этой формуле значение времени сначала умножается на число 1440 (чтобы получить
общее количество минут), затем округляется до ближайшего целого, после этого делится на
1440. Например, если в ячейке А1 находилось значение 11:52:34, формула вернет 11:53:00.
Следующая формула округляет значение времени в ячейке А1 до ближайшего часа:
=ОКРУГЛ(А1*24;0)/24
Если в ячейке было значение 5:21:31, формула вернет 5:00:00.
Приведем формулу, отображающую время с точностью до 15 минут:
=ОКРУГЛ(А1*24/0,25;0) /(24/0,25)
В этой формуле 0,25 соответствует четверти часа, т.е. 15 минутам. Для представления
времени с точностью до получаса примените аналогичную формулу, заменив 0,25 на 0,5:
=ОКРУГЛ(А1*24/0,5;0)/(24/0,5)
Глава 10. Работа с датами и временем
215

В этой главе...
Основные методы
подсчета
Функции подсчета
Использование формул
Основные методы сумми-
Формулы условного
суммирования
Формулы подсчета
и суммирования
П
одсчет и суммирование — две наиболее часто
используемые операции, выполняемые в электронных
таблицах. Excel предлагает большое количество средств для
выполнения подобных операций. В этой главе описаны приемы и
методы подсчета и суммирования, применяемые в рабочих
книгах Excel.
Основные методы подсчета
В общем случае формула подсчета Excel возвращает
количество ячеек в указанном диапазоне, содержимое которых
удовлетворяет определенным условиям. Аналогично, формула
суммирования возвращает сумму значений ячеек, также
удовлетворяющих определенным критериям.
В табл. 11.1 перечислены функции Excel, которые
применимы в формулах подсчета и суммирования. Эти функции
принадлежат разным категориям, в том числе категории
функций баз данных. К сожалению, поскольку объем книги
ограничен, здесь описаны не все функции. Если в таблице нет
функций, способных решить вашу конкретную задачу,
попробуйте применить формулы массивов.
Л Массивы и функции массивов, а также приме-
#ополнителы*я ры их применения для подсчета и
суммирования рассматриваются в главах 14 и 15. В главе
19 представлена информация о том, как
выполняется подсчет и суммирование в списках.

Таблица 11.1. Ф\
злица 11.1. Функции суммирования и подсчета
Функция Назначение
БДСУММ
БСЧЁТ
БСЧЁТА
КВАДРОТКЛ
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.
ИТОГИ
СУММ
СУММЕСЛИ
СУММКВ
СУММКВРАЗН
СУММПРОИЗВ
СУММРАЗНКВ
СУММСУММКВ
СЧЁТ
СЧЁТЕСЛИ
СЧЁТЗ
СЧИТАТЬПУСТОТЫ
ЧАСТОТА
В столбце базы данных подсчитывает сумму значений, которые удовлетворяют
критерию
В базе данных подсчитывает записи, которые удовлетворяют критерию и
содержат в указанном поле числовые значения
В базе данных подсчитывает записи, которые удовлетворяют критерию и
содержат какие-либо значения в указанном поле
Возвращает сумму квадратов отклонений
Возвращает промежуточные итоги по списку или по базе данных
Суммирует свои аргументы
Суммирует значения в ячейках, выбираемых по заданному критерию
Возвращает сумму квадратов аргументов
Возвращает сумму квадратов разностей соответствующих значений из двух
массивов
Возвращает сумму произведений соответствующих элементов массивов
Возвращает сумму разностей квадратов соответствующих значений из двух
массивов
Возвращает сумму сумм квадратов соответствующих значений из двух массивов
Подсчитывает количество чисел в списке аргументов
Подсчитывает внутри диапазона количество непустых ячеек, удовлетворяющих
заданному критерию
Подсчитывает количество непустых значений в списке аргументов
Подсчитывает количество пустых ячеек в заданном диапазоне
Возвращает эмпирическое распределение частот в виде вертикального
массива. Используется только в формулах массивов
Быстрый подсчет и суммирование
Начиная с версии 97, в Excel есть средство Автовычисление. Это средство отображает в
строке состояния информацию о выделенном диапазоне. По умолчанию в строке состояния
отображается значение суммы содержимого ячеек выделенного диапазона. Но если щелкнуть
правой кнопкой мыши в строке состояния, то откроется меню с дополнительными функциями.
-П5 73Т
253 163
131 228
97 261
4(5 384
—ЗГ
108
-TTI7-
147
457
481 179
57 477
58 255
81 56
387 238
412 390
131
133
483
332
498
444
160
475'
202
308
29
312
121
67
352
61
391
180
45
116
112
461
121
1 281
! 372
! 211
1 211
345
77
58
263
Ыет
I Среднее
I Количество значении
I Количество чисел
I Максимум
Глава 11. Формулы подсчета и суммирования
217

При выборе в этом меню функции Количество значений Excel подсчитает число непустых
ячеек в диапазоне. При выборе функции Количество чисел будет подсчитано количество
ячеек с числовыми значениями.
Функции подсчета
В следующих разделах главы приводится много примеров формул подсчета количества
ячеек, удовлетворяющих определенным условиям. На рис. 11.1 показан рабочий лист, содержащий
формулы в столбце Е. Эти формулы описаны ниже и позволяют разными способами
подсчитывать количество ячеек в диапазоне А1:В10, состоящем из 20 ячеек и названном Данные.
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
1J Оетгаоиию фоя-*-«ыИ«Д*ЭДИ* ri
л
2. Январь
Февраль
552
250
Ш «кхьи 1кдГ
Ж*сШжаГ «авто
71В
-Ю1х|
р.— «Л F G л
Подсчитываемые ячейки
Всего 20 =ЧСТРОК(Даннь»)*ЧИСЛСТОЛБИанные)
Пустые ' 4 =С^АТЫ1УСТОТОДаниь»)
Непустые 16 =СЧЁ73(Цанныа] Т~
С числами
С нетекстом
С текстом
С догич значениями
С ошибками
С ошибкой «Н/Д
■С ошибкой «ПУСТО!
:С ошибкой «ДЕЛЮ!
С
ошибкой *ЗНАЧ1
С ошибкой «ССЫЛКА!
С ошибкой «ИМЯ?
7 =СЧЁТ(Даиные)
17 (=СУММ(ЕСЛИ(ЕНЕТЕКСТИаннь1е).1))}
3 |=СУММ(ЕСЛИ(ЕТЕКСТсаанные);1))1
2 (=СУММ(ЕСЛИ(ЕЛОГИЧ(Данные)^1)))
4 (=СУММ(ЕСЛИ(ЕОШИБКА1Данные).1)))
0 (=СУММ(ЕСЛИ(ЕНД(Данные).1)))
{=СУММ(ЕСЩЕНД(ТЙП ОШИБКИЩанныеДО.
0 ЕСЛИСГИП.О11)И6КЩДаниь»|)=1:1.0))))
(-СУММ(ЕСЛИ(ЕНД(ТИП Ои)И6КИ(Данные)),0.
1 ЕСЛИ(ГИПОШИБКИ(Даиные)=2.1>0))){
(=СУММ(ЕСЛИ(ЕНД(™п СШИБКИ(Данные»Д
0 ЕСЛИ(ГИП.О111ИБКИ(Данные)=3.1,0))))
{-СУММ(ЕСЛИ(ЕНД(ТИП ОШИБКИ(Данные))Д
2 ЕСЛИдиП.ОШИБКИ1Панные)=4:1.0))))
(»СУММ(ЕСЛИ(ЕНД(ГИП ОШИБКИ(Данные)).0.
1 ЕСЛЩТИПОШИБКИ(Данные)=5;1,0)))]
(=СУММ(ЕСЛИ(ЕНД(ТИП ОШИБКИ(Даниые))Д
С ошибкой «ЧИСЛ01
0 ЕСЛИЛИП ОШИБКИИаннь»)=6 1,0)))|
i^\
Рис. П.]. Формулы, показывающие различные способы подсчета данных
в диапазоне ALB10
Подсчет общего количества ячеек в диапазоне
Чтобы подсчитать общее количество ячеек в диапазоне, используется следующая формула:
=ЧСТРОК(Данные)*ЧИСЛСТОЛБ(Данные)
Эта формула вычисляет количество ячеек в диапазоне Данные путем перемножения
количества строк в этом диапазоне, возвращаемых функцией ЧСТРОК, и количества столбцов,
возвращаемых функцией ЧИСЛСТОЛБ.
Несколько слов о примерах этой главы
В большинстве приведенных здесь примеров аргументами функций являются
поименованные диапазоны. Если вы будете использовать формулы из этих примеров в своих рабочих
книгах, то либо замените адреса поименованных диапазонов, либо в формулах укажите
другие диапазоны.
218
Часть II. Формулы и функции

Кроме того, в некоторых примерах используются формулы массивов. Это специальный тип
формул, которые позволяют выполнять такие вычисления, которые выполнить другим
способом нельзя. Формулу массива в строке формул легко определить по обрамляющим ее
фигурным скобкам, например:
{=Данные*2}
При создании формул массивов не требуется вводить фигурные скобки. Вместо этого после
завершения ввода формулы нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter> (а не просто
<Enter>), и Excel автоматически поставит фигурные скобки. После редактирования формулы
массива обязательно нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter> (в противном случае
Excel преобразует ее в обычную формулу, что приведет к ошибке). Формулы массивов
рассматриваются в главах 14 и 15.
Подсчет пустых ячеек в диапазоне
Для определения количества пустых ячеек в диапазоне Данные можно применить формулу
=СЧИТАТЬПУСТОТЫ(Данные)
Функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ также считает пустыми те ячейки, которые содержат
формулы, возвращающие пустые текстовые строки. Например, если в ячейке
просматриваемого диапазона будет формула
=ЕСЛИ(А1>5;"";А1)
и число в ячейке А1 больше 5, то эта ячейка с формулой также будет считаться пустой.
^^^^ Функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ не считает ячейки, которые содержат нулевые зна-
На заметку чения, даже если в диалоговом окне Параметры вкладки Вид снят флажок
Нулевые значения (тем самым нулевые значения в ячейках не отображаются).
/
Аргументом функции СЧИТАТЬПУСТОТЫ может быть и вся строка или столбец.
Например, следующая формула вернет количество пустых ячеек в столбце А:
=СЧИТАТЬПУСТОТЫ(А:А)
Приведенная ниже формула возвращает число пустых ячеек в листе с именем Лист1.
Помните, что эту формулу нужно вводить в другом листе той же рабочей книги, иначе она
вернет ошибку, поскольку возникнет циклическая ссылка.
=СЧИТАТЬПУСТОТЫ(Лист111:65536)
Подсчет непустых ячеек в диапазоне
Следующая формула с помощью функции СЧЁТЗ возвращает число непустых ячеек в
диапазоне Данные:
=СЧЁТЗ(Данные)
Функция СЧЁТЗ подсчитывает ячейки, содержащие числовые значения, текст и
логические значения (ИСТИНА и ЛОЖЬ).
^^^ Если в ячейке содержится формула, которая возвращает пустую строку, функция
На заметку СЧЕТЗ все равно подсчитает ее, несмотря на то что в ячейке ничего не
отображается.
/
Глава 11. Формулы подсчета и суммирования
219

Подсчет количества ячеек с числовыми
значениями
Для определения количества ячеек, содержащих только числовые значения, используется
формула
=СЧЁТ(Данные)
Ячейки со значениями дат и времени также считаются содержащими числовые значения.
Ячейки, содержащие логические значения (ИСТИНА и ЛОЖЬ), таковыми не считаются.
Подсчет ячеек, не содержащих текст
Приведенная ниже формула массива, подсчитывающая количество ячеек, не содержащих
текст, в диапазоне Данные, использует функцию ЕНЕТЕКСТ, которая возвращает значение
ИСТИНА, если ее аргументом не является ячейка, содержащая текстовое значение. Пустые
ячейки подсчитываются.
{=СУММ(ЕСЛИ(ЕНЕТЕКСТ(Данные) ;1) ) }
Подсчет ячеек, содержащих текст
Следующая формула возвращает количество ячеек в диапазоне Данные, содержащих
текстовые значения:
{=СУММ(ЕСЛИ(ЕТЕКС(Данные);1))}
Подсчет логических значений в диапазоне
Приведенная ниже формула возвращает количество логических значений (ИСТИНА и
ЛОЖЬ) в диапазоне Данные.
{=СУММ(ЕСЛИ(ЕЛОГИЧ(Данные) ;1)) }
Подсчет числа ошибок
Программа Excel предлагает три функции, которые помогают определить, в каких ячейках
находятся ошибки.
■ ЕОШИБКА. Возвращает значение ИСТИНА, если ячейка содержит любое значение
ошибки (#Н/Д, #ЗНАЧ!,#ССЫЛ!,#ДЕЛ/0!, #ЧИСЛО!, #ИМЯ? или#ПУСТО!).
■ ЕОШ. Возвращает значение ИСТИНА, если ячейка содержит любое значение ошибки,
кроме #Н/Д.
■ ЕНД. Возвращает значение ИСТИНА, если ячейка содержит значение ошибки #Н/Д.
Эти функции можно использовать в формулах массивов для подсчета количества ошибок
в любом диапазоне. Например, следующая формула массива возвращает общее число ошибок
в диапазоне Данные:
{=СУММ(ЕСЛИ(ЕОШИБКА(Данные) ;1) ) }
В зависимости от своих потребностей, в аналогичной формуле вместо функции
ЕОШИБКА вы можете использовать функции ЕОШ или ЕНД.
220
Часть II. Формулы и функции

Для подсчета количества особых типов ошибок можно применить функцию СЧЁТЕСЛИ.
Например, следующая формула, вычисляет количество ошибок #ДЕЛ/0 ! в диапазоне Данные:
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;"#ДЕЛ/0!")
Использование формул подсчета
В этом разделе рассматриваются более сложные формулы, когда подсчитываются ячейки,
содержимое которых удовлетворяет разного рода условиям.
В некоторых примерах этого раздела используются формулы массивов, которые
подробно описаны в главах 14 и 15.
Подсчет значений с помощью функции СЧЁТЕСЛИ
Функция СЧЁТЕСЛИ очень полезна при создании формул подсчета с одним критерием.
Эта функция имеет два аргумента:
■ диапазон, ячейки которого подсчитываются;
■ критерий, или логическое условие, по которому определяется, какие ячейки будут
включены в подсчет.
В табл. 11.2 приведены примеры формул с применением функции СЧЁТЕСЛИ. В этих
формулах в качестве первого аргумента используется диапазон с именем Данные. Второй
аргумент (логический критерий) может содержать константы, выражения, функции, ссылки на
ячейки и символы замещения (* и ?).
Таблица 11.2. Формулы на основе функции СЧЁТЕСЛИ
Формула Что она возвращает
=счётесли (Данные,-12) Число ячеек, содержащих значение 12
=счётесли (данные,-"<о") Число ячеек, содержащих отрицательные значения
=счётесли (Данные;"<>о") Число ячеек, содержащих ненулевые значения
=счётесли (Данные;" >5") Число ячеек, содержащих значения, превышающие 5
=счётесли (Данные; Ai) Число ячеек, содержащих значения, равные значению
ячейки А1
=счётесли (данные; " >" &А1) Число ячеек, содержащих значения, превышающие
значение ячейки А1
=счётесли (Данные;" *") Число ячеек, содержащих текстовые значения
=счётесли (данные,-"???") Число ячеек, содержащих ровно три символа
=счётесли (данные;"бюджет") Число ячеек, содержащих одно слово "бюджет"
(независимо от регистра символов)
=счётесли (Данные;" *бюджет*") Число ячеек, содержащих слово "бюджет" где-нибудь
внутри текста
=счётесли (данные; "А*") Число ячеек, в которых текст начитается с буквы А
(независимо от регистра символов)
Глава 11. Формулы подсчета и суммирования
221

Окончание табл. 11.2
Формула
Что она возвращает
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;СЕГОДНЯ())
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;
">"&СРЗНАЧ(Данные))
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;">"
&СТАНДОТКЛОН(Данные)*3)
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;3)+
СЧЁТЕСЛИ(Данные;-3)
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;ИСТИНА)
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;ИСТИНА)+
СЧЁТЕСЛИ(Данные;ЛОЖЬ)
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;"#Н/Д")
Число ячеек, содержащих текущую дату
Число ячеек, содержащих значения, превышающие
среднее значение данного диапазона
Число ячеек, содержащих значения, превышающие в три
раза стандартное отклонение значений данного диапазона
Число ячеек, содержащих значения 3 или -3
Число ячеек, содержащих логическое значение ИСТИНА
Число ячеек, содержащих логические значения (ИСТИНА
и ЛОЖЬ)
Число ячеек, содержащих значение ошибки #н/д
Подсчет ячеек с использованием нескольких
критериев
Во многих случаях для подсчета ячеек необходимо учитывать не один критерий отбора, а
несколько. Эти критерии могут основываться как на значениях ячеек, которые подсчитыва-
ются, так и на значениях ячеек из других диапазонов.
На рис. 11.2 показан рабочий лист с несколькими примерами таких формул (формулы
описаны далее в разделе). На этом листе данным в столбцах присвоены имена Месяц,
Продавец, Товар и Продажи, соответствующие заголовкам столбцов.
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
Наш
диске
Подсчет по песк^тйшн крятериян we
А
1 Месяц
2 Январь
3 Январь
4 Январь
6 Январь
6_ Февраль
7 Февраль
8 Февраль
9 Февраль
10 Март
11 Март
12 Март
13 Март
14 -Апрель
15 Апрель
16_ Апрель
■Апрель
в с d е[
|Продавеи1Товар [Продажи |
.101x1
Брукс
Брукс
Джонс
Куке
Брукс
Джонс
Куке
Брукс
Джонс
Куке
Брукс
Джонс
Куке
Брукс
Джонс
Куке
Товар 1
Товар 2
Товар 1
Товар 2
Товар 1
Товар 1
Товар 1
Товар 2
Товар 1
Товар 1
Товар 1
Товар 2
Товар 1
Товар 1
Товар 1
Товар 2
1063
63
206
1769
663
223
1030
208.
962:
866
992
298
757*
283:
758
839
Z.
1 {=СУММ((Мвся1р"ЯнварьТ(ЛРВД>ввЧ="БР»,:сТ(пР0Даж">1|:|0Щ))
13 (=CУMM((Mecяlf=■Янвapь^+^Пpoдaввl{=■Бpyкc■)+(Пpoдaжи>1000))!
3{=СУММ((Мвсяц="Январь")'ЕСЛИ((Продавеч='Брукс1+(Продаж»>1000);1)))
i < » J^ntxt/
Рис. 11.2. Формулы подсчета, использующие несколько критериев отбора ячеек
222
Часть II. Формулы и функции

Учет всех критериев
С помощью логической функции И можно создать формулы, определяющие количество
ячеек, для которых выполняются сразу все заданные критерии. Например, можно подсчитать
количество ячеек, содержащих значения, которые больше 0 и которые меньше или равны 12.
Таким образом, будут подсчитаны ячейки, содержащие положительные значения, не
превышающие 12. Например, это условие можно задать с помощью двух функций СЧЕТЕСЛИ:
=СЧЕТЕСЛИ(Данные;">0")-СЧЕТЕСЛИ(Данные;">12")
В этой формуле используется поименованный диапазон Данные. Здесь подсчитывается
количество ячеек, содержащих положительные значения, а затем от полученного числа
отнимается то количество ячеек, в которых значения больше 12. В результате получаем
количество ячеек, значения которых больше 0 и не превышают 12.
Создание таких формул осложняет восприятие того, какие проводятся вычисления. Это
происходит потому, что нужно задавать критерий ">12", в то время как искомые ячейки
содержат значения, не превышающие 12. Обычно подобного рода вычисления требуют
применения формул массивов. Итак, используя формулу массива, запишем более простую формулу:
{=СУММ((Данные>0)*(Данные<=12))}
^^^* Не забудьте после ввода нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter>.
На заметку
Иногда отбор подсчитываемых ячеек основывается на критериях, которые учитывают
значения не только в подсчитываемых ячейках, но и значения ячеек из других диапазонов.
Например, нужно подсчитать количество продаж, которые удовлетворяют следующим условиям:
■ месяц январь и
■ продавец Брукс и
■ продажи больше 1000.
Следующая формула подсчитывает количество строк в таблице, удовлетворяющих сразу
всем этим критериям:
{=СУММ((Месяц="Январь")*(Продавец="Брукс")*(Продажи>1000))}
Если нужно учитывать все критерии, то можно обойтись и без формул массивов. В таких
случаях следует использовать функцию СУММПРОИЗВ. Следующая формула вернет тот же
результат, что и предыдущая:
=СУММПРОИЗВ((Месяц="Январь")*(Продавец="Брукс")*(Продажи>1000))
Учет некоторых критериев
Чтобы создать формулы, подсчитывающие ячейки в диапазоне, которые удовлетворяют
хотя бы одному из заданных критериев, можно использовать логическую функцию ИЛИ либо
несколько раз применить функцию СЧЕТЕСЛИ. Например, следующая формула
подсчитывает количество единиц, троек и пятерок в диапазоне Данные:
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;1)+СЧЁТЕСЛИ(Данные;3)+СЧЁТЕСЛИ(Данные;5)
Функцию СЧЕТЕСЛИ можно использовать в формулах массивов. Например, следующая
формула массива вернет тот же результат, что и предыдущая:
{=СУММ(СЧЕТЕСЛИ(Данные;{l;3;5}))}
Глава 11. Формулы подсчета и суммирования
223

Обратите внимание, что при учете некоторых критериев функция СЧЕТЕСЛИ не
работает. Приведем еще пример формулы подсчета ячеек, основанной на критериях, которые
учитывают значения не только в подсчитываемых ячейках, но и значения ячеек из других
диапазонов. Вернитесь к рабочему листу, показанному на рис. 11.2; допустим, требуется
подсчитать количество продаж, удовлетворяющих следующим условиям:
■ месяц январь или
■ продавец Брукс или
■ продажи больше 1000.
Следующая формула подсчитывает количество строк в таблице, удовлетворяющих этим
критериям:
{=СУММ((Месяц="Январь")+(Продавец="Брукс")+(Продажи>1000))}
Комбинированные условия отбора
Иногда возникает необходимость в использовании комбинированных условий.
Предположим, в рабочем листе на рис. 11.2 необходимо подсчитать количество продаж, которые
удовлетворяют следующим условиям:
■ месяц январь и
■ продавец Брукс или
■ продавец Куке.
Следующая формула подсчитывает количество строк в таблице, удовлетворяющих этим
критериям:
{=СУММ((Месяц="Январь")*ЕСЛИ(Шродавец="Брукс")+(Продавец="Кукс");1))}
Подсчет наиболее часто встречающихся значений
Чтобы определить, какое значение в выделенном диапазоне встречается наиболее часто,
используется функция МОДА. На рис. 11.3 показан рабочий лист с диапазоном чисел А1:А10,
которому присвоено имя Данные. Следующая формула вернет число 10, поскольку оно
наиболее часто встречается в диапазоне Данные:
=МОДА(Данные)
1РГ^^И
*
11 1
1 2 ■ 4
1 3 | " 4
10
I Ь ' 10
6 10
11 7 ■ 10
lie ■ 12
14
14
ь
с
10 =МО,
4=СЧЁ
|нные)
4 сСЧЁТЕСЛИЩанныцМООЧОанше))
Н .
•Albert ,Лкг1 .'(VCT) '
|,[ |
Рис. 11.3. Использование функции МОДА
Чтобы подсчитать, сколько раз это число встречается в диапазоне Данные, можно
применить формулу
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;МОДА(Данные))
224
Часть //. Формулы и функции

Эта формула вернет число 4, поскольку именно столько раз число 10 встречается в
диапазоне Данные.
Функция МОДА работает только с числовыми данными. Она игнорирует ячейки,
содержащие текст. Чтобы найти наиболее часто встречающееся текстовое значение, нужно
использовать формулы массивов.
Для подсчета того, сколько раз этот текст (а также числовое значение) встречается в
диапазоне Данные, можно применить формулу
{=МАКС(СЧЁТЕСЛИ(Данные;Данные))}
Следующая формула работает так же, как и функция МОДА, с тем лишь отличием, что
она может работать и с текстовыми и с числовыми значениями:
(=ИНДЕКС(Данные;П0ИСКП03(МАКС(СЧЁТЕСЛИ(Данные;Данные));
СЧЁТЕСЛИ(Данные;Данные);0))}
Подсчет текста
В этом разделе будут показаны разные способы подсчета того, сколько раз указанные
символы или текстовые строки встречаются в ячейках заданного диапазона. Описанные ниже
примеры представлены на рис. 11.4. Текстовые данные записаны в диапазоне А1:А10,
названном Данные; ячейке В1 присвоено имя Текст.
Наш
диске
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
О Помечет теке«« хЬ
1 аа Альфа
2__Альфа
3_ААА
_4^ааа
5 Бета
.lOlxl
6 Б
7_БББ
в Альфа Бата
Ваб г__
щ альфа
12
13
ч.
=СчеТЕСЛИ(Данныв;Текст)
(=СУММ(ЕСЛИ(СОВПАДДанные;Текс'|); 1)))
=СЧЁТЕСЛИСДанныв.'~-8,Твкст&~)
2: (=СУММ(ЕСЛИСОЛСТР(Цанныв>ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬЩаниые;Тем:1-."))>0;1)))
I (=(СУММ(ДЛСТРЩ»ииые))-
2! СУММ(аПСТР(ПОДСТАВИТЬСДанныеДекс1,-1))УДПСТР(ТекС1))
(=(СУММ(ДЛСТРСДанные))-СУММ(ДПСТР(ПОДСТАВтЪ(ПРОПИСН
3 (Данныв);ПРОГ1ИСНГГексгО."))))/ДЛСТР(Гекст)}
• Ли<т1
1-1
^
Рис. 11.4. Примеры подсчета текстовых элементов
Подсчет полных текстовых строк
Для подсчета ячеек, содержащих заданный текст (и ничего более), можно использовать
функцию СЧЁТЕСЛИ, как показано в формуле
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;Текст)
Например, если ячейка Текст содержит строку "Альфа", формула возвратит значение 2,
поскольку только две ячейки содержат этот текст. Эта формула не учитывает регистр симво-
Глава 11. Формулы подсчета и суммирования
225

лов, поэтому подсчитаны ячейки А2 (содержит "Альфа") и А10 (содержит "альфа"). Но она
не подсчитала ячейку А8, содержащую текст "Альфа Бета".
Следующая формула подобна предыдущей, но она учитывает регистр символов:
{=СУММ(ЕСЛИ(СОВПАД(Данные;Текст) ;1) ) }
Подсчет текстовых строк при неполном совпадении
Для подсчета количества ячеек, содержащих как часть своих текстовых строк заданный
текст, примените формулу
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;"*"&Текст&" * " )
Если ячейка Текст содержит "Альфа", формула вернет значение 3, поскольку это слово
встречается в трех ячейках (А2, А8 и А10). Отметим, что эта формула не чувствительна к
регистру символов. Следующая формула массива, выполняя такие же вычисления, учитывает
регистр символов:
{=СУММ(ЕСЛИ(ДЛСТР(Данные)-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(Данные; Текст;""))>0;1))}
Эта формула вернет значение 2, поскольку текст "Альфа" (с учетом регистра букв)
встретится только два раза (в ячейке А2 и А8).
Подсчет всех вхождений текста
Чтобы вычислить, сколько раз указанный текст встречается в ячейках заданного
диапазона, следует применить формулу массива
{=(СУММ(ДЛСТР(Данные))-СУММ(ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(Данные;
Текст;""))))/ДЛСТР(Текст)}
Эта формула учитывает регистр букв. Если в ячейке Текст содержится "Б", формула
вернет значение 7, поскольку прописная буква Б во всех ячейках диапазона Данные встречается
семь раз.
Следующая формула, выполняя подобные вычисления, не учитывает регистр символов:
{=(СУММ(ДЛСТР(Данные))-СУММ(ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(ПРОПИСИ (Данные);
ПРОПИСИ(Текст);""))))/ДЛСТР(Текст)}
Подсчет числа уникальных значений
Иногда необходимо подсчитать количество уникальных (различных) значений в заданном
диапазоне ячеек. Эту задачу решает следующая формула массива (просматриваемый
диапазон ячеек назван Данные):
{=СУММ(1/СЧЁТЕСЛИ(Данные;Данные))}
Чтобы понять, как работает эта формула, необходимо знать основы поведения формул
массивов (см. главу 14). Здесь последовательно рассматриваются этапы вычислений в
приведенной формуле. На рис. 11.5 показан диапазон А1:А12, названный Данные. Диапазон
С1:С12 содержит формулу массива (введенную во все ячейки этого диапазона).
{=СЧЁТЕСЛИ(Данные;Данные)}
>£х Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На компакт-
диске
226
Часть II. Формулы и функции

Рис. 11.5. Использование формул массивов
Массив в диапазоне С1:С12 содержит количество каждого значения из диапазона
Данные. Например, число 100 в этом диапазоне встречается три раза, поэтому каждый элемент
массива, который соответствует ячейке, содержащей число 100, равен 3.
Массив в диапазоне D1:D12 вычислен по формуле
{=1/С1:С12}
Этот массив содержит величины, обратные значениям массива диапазона С1:С12.
Просуммировав значения диапазона D1:D12, получим количество уникальных элементов в
диапазоне Данные. Формула массива, представленная в начале этого раздела, создает массив,
аналогичный массиву диапазона D1:D12, и суммирует его значения.
Эта формула имеет недостаток: если диапазон Данные содержит пустые ячейки, она
вернет значение ошибки. Приведенная ниже формула лишена этого недостатка.
{=СУММ(ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(Данные;Данные)=0;"";
1/СЧЁТЕСЛИ(Данные;Данные)))}
"\ В главе 15 приведена формула массива, которая создает список уникальных
Исполнительная элементов диапазона,
информация
Создание распределения частот
График распределения частот обычно строится на основе таблицы, содержащей частоты
всех значений, находящихся в заданном диапазоне. Например, преподаватель может создать
распределение частот тестовых баллов студентов. Распределение частот в Excel можно
создать несколькими способами.
■ С помощью функции ЧАСТОТА.
■ На основе собственных формул.
■ С использованием средств надстройки Пакет анализа.
На компакт
диое
Рабочую книгу с примерами создания распределения частот всеми тремя
способами можно найти на прилагаемом компакт-диске.
Глава 11. Формулы подсчета и суммирования
227

Если ваши данные представлены в виде базы данных, для того чтобы создать
^оголнительн^я распределение частот, можно использовать сводные таблицы (они описаны
•информация \ в главе 21).
Использование функции ЧАСТОТА
Создать распределение частот проще всего с помощью функции ЧАСТОТА. Эта функция
всегда возвращает массив, поэтому она используется в формулах массива, заполняющих
диапазон ячеек.
На рис. 11.6 показан диапазон А1:Е20, содержащий исходные значения и названный
Данные. Эти значения лежат в интервале от 1 до 500. Диапазон G2:G11 содержит верхние границы
интервалов разбивки области значений, которые используются при создании распределения
частот. В данном случае интервалы равны 1-50, 51-100, 101-150 и т.д. Простой способ задания
таких интервалов описан во врезке "Создание интервалов разбивки для распределения частот".
***"
1
6
7
8
9
Ш
11
Ж
«
15
16
17
18
19
20
2L
А
/и
482
279
135
253
434
97
445
481
Ы
56
61
367
412
134
133
433
332
498
290
. ^
В
253
15
82
232
183
228
261
384
478
477
255
55
239
390
80
281
372
241
211
223
С ' О Е f G
446 69 33
174 360 132
35 401 168
36 71 102
109 90 147
151 160 457
444: 41 45
160 352 116
475 61 112
202 394 461
ЗОВ 180 121
29; 252 63
312 402 136
421 417 490
67 зд: до
Интервал
50
100
150
200
250
3D
350
400
450
500
345 399 429
77 94 307
5В 21-190
263; 379 164
282 149 423
kn~,i,n*crt/n-cj/ HI J
.|0!х||
н
'
Л
т\
1
Г
Рис. П. 6. Создание распределения
частот для диапазона А1.Е20
Чтобы создать распределение частот, выделите диапазон ячеек, содержащий столько
ячеек, сколько создано интервалов разбивки (на рис. 11.7 это диапазон Н2:Н11). Затем введите
следующую формулу массива:
{=ЧАСТОТА(Данные;G2:G11)}
Эта формула подсчитывает количество значений из диапазона Данные, которые
попадают в каждый интервал разбивки.
Чтобы создать распределение частот, представленных в процентном формате (диапазон
12:111 на рис. 11.7), примените формулу
{=ЧАСТОТА(Данные,-G2 :G11) /СЧЁТЗ (Данные) }
На рис. 11.7 показан также график (гистограмма), построенный на основании созданного
распределения частот.
Создание интервалов разбивки для распределения частот
При создании распределения частот вы сначала должны определить интервалы, на которые
будет разбита область изменения значений. Обычно определяют равные по длине интервалы.
Для автоматического задания 10 равных интервалов разбивки на основе значений,
содержащихся в диапазоне Данные, примените следующую формулу массива:
{=МИН(Данные)*(СТРОКА(ДВССШК "1:10"))*(МАКС(Данные)-МИН(Данные)+1)/10) -1}
228
Часть II. Формулы и функции

Здесь верхняя граница правого интервала всегда совпадает с максимумом значений,
содержащихся в исходном диапазоне.
Чтобы определить не 10, а другое количество интервалов разбивки, в приведенную
формулу следует подставить вместо числа 10 нужное количество интервалов.
-IDIxt
38 Интервал Частота Процент
132 "~
168
102
147
457
45
116
112
461
121
63
136
490
90
429
307
190
164
423
■з
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
9
16
12
9
7
10
5
9
11
10
90%
18.0%
120%
9f%
7(3%
1ПС%
51%
90%
110%
юе%
Н2:Н11 {-4ACT0TAiaaHHbie:G2:G11))
{ ,1АСТ0ТА(Цанные,П2011).'СЧЬТЗЩанныв)}
136
490
) 90
> 429
1 307
190
! 164
50 100 150 200250300350400450500
Лн«т1 JWt. /Лкт$/
1*1
«3
Рис. 11.7. Результат применения функции ЧАСТОТА для создания распределения частот
Использование формул для создания распределения частот
На рис. 11.8 показан рабочий лист, содержащий в столбце В тестовые баллы 50 студентов
(этому диапазону присвоено имя Баллы). Формулы (без использования функции ЧАСТОТА)
в столбцах G и Н вычисляют распределение частот для определения оценок студентов.
Например, чтобы студент получил оценку 4, он должен набрать от 80 до 89 баллов.
Рис. 11.8. Использование формул для создания распределения частот
Формула массива в ячейке G2 вычисляет количество студентов, чьи баллы соответствуют
оценке 5:
{=СУММ((Баллы>=02)*(Баллы<=Е2))}
Глава 11. Формулы подсчета и суммирования
229

Обратите внимание: подобная формула была представлена в предыдущем разделе. Эта
формула скопирована в расположенные ниже ячейки столбца G.
Формулы в столбце Н вычисляют процент студентов, получивших ту или иную оценку.
Следующая формула введена в ячейку Н2 и затем скопирована в расположенные ниже ячейки:
=G2/СУММ($G$ 2:$G$6)
Использование средств пакета анализа для создания
распределения частот
После установки надстройки Пакет анализа для создания распределения частот можно
использовать средство Гистограмма из этого пакета. Сначала определите границы
интервалов разбивки области значений. Затем выполните команду Сервис^Анализ данных,
которая откроет диалоговое окно Анализ данных. В этом окне в списке Инструменты анализа
выберите опцию Гистограмма и щелкните на кнопке ОК. Откроется одноименное
диалоговое окно, показанное на рис. 11.9.
гтЯТТг'!?!!'
| )Ътфмл карманов:
Гйихи
i Параметры юьводв ~
<*" бкгодмой интврвая-
f* Но*аярвое-,«я(з«чга
Г" Оврета((лссртирс»анкг
* *'ПГ)зз**)НьДгусиемт'
Р" вывод [рафии
Г"
ягктогдоинзЭ
31
-*
*i
1 «* 1
Отлил J
Рис. 11.9. Диалоговое окно, с помощью
которого можно создать
распределение частот
В этом диалоговом окне в поле Входной интервал укажите диапазон ячеек, содержащих
исходные данные; в поле Интервал карманов укажите диапазон ячеек со значениями границ
интервалов разбивки, а также установите другие необходимые опции. На рис. 11.10 показано
распределение частот (и соответствующая диаграмма), созданные с помощью средства Гистограмма.
Рис. 11.10. Распределение частот и гистограмма, полученные с помощью
средства Гистограмма
230
Часть II. Формулы и функции

В ячейках, содержащих распределение частот, созданное с помощью средства
Гистограмма, содержатся только значения, а не формулы. Поэтому, если у вас
изменятся исходные данные, для изменения распределения частот придется
повторно вызвать средство Гистограмма.
Основные методы суммирования
В этом разделе на примерах показаны методы решения различных задач суммирования.
Суммирование всех значений диапазона
Нет ничего проще этой задачи. Следующая формула возвращает сумму всех значений
диапазона, которому присвоено имя Данные:
=СУММ(Данные)
Функция СУММ может иметь до 30 аргументов. Следующая формула, например,
суммирует значения пяти несмежных диапазонов:
=СУММ(А1:А9;С1:С9;Е1:Е9;G1:G9;II:19)
В качестве аргументов функции СУММ можно указать целый столбец или всю строку
рабочего листа. Например, приведенная ниже формула суммирует все значения, расположенные
в столбце А. Но, если эта формула также расположена в столбце A, Excel укажет ошибку в
виде циклической ссылки.
=СУММ(А:А)
Следующая формула суммирует все значения, записанные в рабочем листе Лист1 (сама
формула должна находиться на другом рабочем листе):
=СУММ(Лист1!1:65536)
Функция СУММ очень мощная и гибкая. В качестве ее аргументов можно использовать
числовые значения, ссылки на ячейки и диапазоны, текстовые представления чисел (т.е.
текст, который выгладит как число, будет преобразован в соответствующее число),
логические значения и другие вложенные функции. Например, рассмотрим следующую формулу:
=СУММ(В1;5;"6";;КОРЕНЬ(4);А1:А5;ИСТИНА)
Программа Excel позволяет вводить подобного рода формулы (если, конечно, вы сможете
в них разобраться). В этой формуле используются такие типы аргументов:
■ ссылка на ячейку;
■ литерал;
■ текстовая строка, которая выглядит как число;
■ пропущенный аргумент;
■ выражение, в котором используется другая функция;
■ ссылка на диапазон; -
■ логическое значение ИСТИНА.
Функция СУММ считает логические значения (ИСТИНА и ЛОЖЬ) особенным
образом. В вычислениях Excel интерпретирует значения этого типа как ноль. Но
Внимание! функция СУММ считает, что значение ИСТИНА равно единице, а ЛОЖЬ — нулю.
Поэтому используйте данную функцию для подсчета количества истинных
значений в диапазоне, содержащем логические значения.
Внимание!
Глава 11. Формулы подсчета и суммирования
231

Суммирование с накоплением
Иногда необходимо подсчитать сумму значений с последовательным накоплением сумм
(такой метод суммирования иногда называют "нарастающим итогом"). Пример
суммирования с накоплением показан на рис. 11.11. В столбце В введены месячные объемы продаж,
в столбце С — накопленные суммы (суммы "от начала года до сегодня").
А I Б
1 Месяц Продажи
2 Январь 512
3 Февраль 127
4 .Март
5 Агрель
(Г Май
7 Июнь
е июль
9 Август
10 Сентябрь
34
712
156
11 Октябрь
12 Ноябрь
13 Декабрь
14 Всего 1 541р.
15
16
17
м « . -* Лкт1 ,'Лчстг/
4 6 F с- т
Накопленные
суымы
512
639
673
13В5
1541
1541
1541
1541
1541
=СУММ(ВИ В2)
»СУММ(В«2.ВЗ)
=СУММ(В»2.В4)
=СУММ(ВКВ5)
-СУММ(В52.В6)
=-СУММ(В«2.В7)
=СУММ(В12В8)
=СУММ(ВЙ ВЗ)
=СУММ(В»2:В10)
1 541 =СУММре:В11)
1 541 =СУММ(В|2.В12)
1 541 . =СУММ[В«2.В13)
l
а
Н 1 »1П|
Рис. 11.11. Простой пример суммирования с накоплением
В этом примере в ячейке С2 содержится формула
=СУММ($В2:В2)
Отметим, что в этой формуле используются смешанные ссылки. Первая ссылка в адресе
диапазона суммирования всегда указывает на строку 2. При копировании этой формулы вниз
по столбцу адрес диапазона суммирования будет изменяться, но всегда будет начинаться со
второй строки. Например, после копирования в ячейке С8 будет формула
=СУММ($В2:В8)
Чтобы не отображать суммы в строках, в которых отсутствуют данные, можно создать
формулу с помощью функции ЕСЛИ (рис. 11.12):
=ЕСЛИ(В2 о"";СУММ($В2:В2) ;"")
: А ■ .A _j
Накопленные
1 Месяц Продажи суммы
ЗГЧнмрь 512 512
3Ч 1>евраль 127 639
4 '^арт 34* " 673
5 Апрель 712 1 385
6 Waft 156: 1541.
7 4юнь
8 <'юль
9 Август
10 Сентябрь
11 Октябрь
12 Ноябрь
14 Всею 1541р.
15
16
и ч * »1^Пист1\Лмо2 /
D Е F 3..-Я
=EC№1(C2<>-.CVMM(CJ2.C2).") Я
=ЕСЛЙ(СЭ<>_ CyWM(CJ2.C3),") ■
=ЕСЛИ(С4<>",СУММ(С12 С4).~)
=ЕСЛИ(С5о";СУММССИ:С5),"1
' =ЕСЛИ(С8<>-";СУММ(С$2:С6);")
=ЕСЛИ(С7<>~.СУММ(С52:С7);~)
=ЕСЛИ(С8о-:СУММ(С5гС8).")
=ЕСЛИ(С9о";СУММ(С«2.С9).")
=ЕСЛИ(С10<>";СУММ(С12С10),") '
=ЕСЛИ(С1К>',.СУММ(СК.С11).")
=ЕСЛИ(С12<>~ ,СУММ(С J2. С12). ~)
Л
1
\а 1 >\г*
Рис. 11.12. С помощью функции ЕСЛИ можно скрыть
суммы для пустых строк
232
Часть II. Формулы и функции

|^к Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На компакт-
диске ^Щ
Суммирование п наибольших значений
В некоторых ситуациях необходимо просуммировать п наибольших значений из
заданного диапазона, например 10 наибольших значений. Один из способов решения этой задачи —
сортировка значений данного диапазона в убывающем порядке и суммирование первых 10
значений отсортированного диапазона. Следующая формула массива решает эту задачу без
сортировки значений:
{=СУММ(НАИБОЛЬШИЙ(Данные;{l;2;3;4;5;6;7;8;9;10}))}
Эта формула суммирует 10 наибольших значений из диапазона с именем Данные. Чтобы
просуммировать L0 наименьших значений, вместо функции НАИБОЛЬШИЙ следует
воспользоваться функцией НАИМЕНЬШИЙ, как сделано в следующей формуле:
{=СУММ(НАИМЕНЬШИЙ(Данные;{l;2;3;4;5;6;7;8;9;10}))}
Здесь вторым аргументом в функциях НАИБОЛЬШИЙ и НАИМЕНЬШИЙ является
массив констант. Если само значение п достаточно велико, то перечислять значения от 1 до п
утомительно. Этого можно избежать, если немного изменить приведенные формулы
следующим образом (здесь суммируются 30 наибольших значений):
{=СУММ(НАИБОЛЬШИЙ(Данные;СТРОКА(ДВССЫЛ("1:30"))))}
Формулы условного суммирования
Иногда простые формулы суммирования не решают полностью ваших задач. В этом
разделе описаны приемы условного суммирования, которые помогут решать более
сложные задачи.
Условное суммирование с одним критерием
При условном суммировании значения, которые складываются, должны удовлетворять
определенным критериям. В этом разделе рассмотрим формулы суммирования с одним
критерием.
Для построения таких формул полезна функция СУММЕСЛИ. Она имеет три аргумента:
■ диапазон, содержащий значения, определяющие ячейки, включаемые в сумму,
■ критерий, или выражение, определяющее ячейки, включаемые в сумму,
■ диапазон суммирования (необязательный аргумент), указывающий диапазон ячеек,
значения которого должны суммироваться. Если этот аргумент опущен, суммируются
значения из диапазона, указанного в первом аргументе.
На рис. 11.13 показан рабочий лист, содержащий формулы, в которых используется
функция СУММЕСЛИ. Здесь в столбце F содержатся формулы, вычитающие данные столбца Е из
соответствующих данных столбца D (отрицательные разности указывают на прошлые
платежи). В приведенных ниже формулах используются имена диапазонов, совпадающие с
заголовками столбцов, расположенными в первой строке.
Глава 11. Формулы подсчета и суммирования
233

А
1 Номере*
~5~iAK-0145
3 АК-0189
~4~1АК-0220
s ак-оэю
~$ 1ЛК 0356
1 A" D409
ТАК-0581
9 АК-0609
11 Р'ВГО
"til
14,
В
ia Пославши*
Орегон
Калиф
Васин
Орегон
Васин
Васин
Орегон
Орегон
*
С
Сумма
5 000р
450р
65 430р
65 400р
8 700р.
4 530р
12 300р.
5 430р.
j 256 780р
Да!
_
И « ■ «1^|Ь*Т1 ,
J платежа!
03 апр
21 апр
т
30 май
01 .ИЮН
е 1 f о
егодня Раэносп.
16 май -43
16 май: -25
16 май -16
16 май -13
16 май 0
16 май 4
16 май 14
16 май 16
1*1 ■-, J
-lOlxl
, 'Т
——Я
J
jjr|
Рис. 11.13. Рабочий лист, на котором показано
несколько формул условного суммирования
Суммирование отрицательных значений
Следующая формула возвращает сумму отрицательных значений в столбце F:
=СУММЕСЛИ(Разность;"<0")
Поскольку здесь в функции СУММЕСЛИ третий аргумент опущен, будут суммироваться
значения диапазона Разность.
^— Для суммирования отрицательных значений из диапазона Разность можно также
1^ использовать формулу массива
На заметку
{=СУММ(ЕСЛИ(Разность<0;Разность))}
Если вы хотите сделать формулу условного суммирования более гибкой, можно критерий
отбора значений записывать не в формуле суммирования, а в отдельной ячейке, например G2.
Тогда приведенная выше формула запишется так:
=СУММЕСЛИ(Разность;G2)
Изменяя критерий в ячейке G2, вы будете получать новые значения суммы.
Суммируемые и проверяемые значения
принадлежат разным диапазонам
В следующем примере значения диапазона суммирования определяются на основе
значений, принадлежащих другому диапазону. Подсчитаем сумму прошлых платежей в столбце С.
=СУММЕСЛИ(Разность;"<0";Сумма)
Эта формула использует значения из диапазона Разность для определения значений в
диапазоне Сумма, подлежащих суммированию.
^-» Такой же результат можно получить с помощью следующей формулы массива:
Назаметку {=СУММ(ЕСЛИ(Разность<0;Сумма) ) }
/
234
Часть II. Формулы и функции

Критерий суммирования на основе
сравнения текста
Для определения суммируемых значений можно использовать результаты сравнения
текстовых элементов. Например, следующая формула возвращает общую сумму платежей
поставщику Орегон:
=СУММЕСЛИ(Поставщик;"=Орегон";Сумма)
Обратите внимание, что использовать знак равенства не обязательно. Поэтому следующая
формула эквивалентна предыдущей:
=СУММЕСЛИ(Поставщик;"Орегон";Сумма)
Следующая формула суммирует суммы платежей всем поставщикам, за исключением
Орегон:
=СУММЕСЛИ (Поставщик; "оОрегон" ;Сумма)
Критерий суммирования на основе сравнения дат
Приведенная ниже формула складывает суммы платежей, датированных после 30 мая.
=СУММЕСЛИ(Дата_Платежа;">=1.06";Сумма)
Отметим, что здесь второй аргумент в функции СУММЕСЛИ является выражением,
определяющим условие отбора суммируемых значений.
Следующая формула возвращает суммы будущих платежей, срок которых превышает
текущую дату:
=СУММЕСЛИ(Дата_Платежа;">="&СЕГОДНЯ();Сумма)
Условное суммирование на основе
нескольких критериев
В примерах предыдущего раздела для отбора суммируемых значений использовался один
критерий. В этом разделе приведем примеры условного суммирования на основе нескольких
критериев. Поскольку функция СУММЕСЛИ не позволяет работать с несколькими критериями,
будем использовать формулы массивов. Примеры данного раздела показаны на рис. 11.14.
Суммирование при выполнении всех критериев
Предположим, вы хотите подсчитать сумму всех прошлых платежей поставщику Орегон.
Другими словами, необходимо просуммировать значения из диапазона Сумма, для которых
выполняются одновременно два условия:
■ соответствующее значение в диапазоне Разность отрицательное;
■ в соответствующих ячейках диапазона Поставщик содержится текст "Орегон".
Следующая формула выполняет нужное суммирование:
(=СУММ((Разность<0)*(Поставщик="Орегон")*Сумма)}
Глава 11. Формулы подсчета и суммирования
235

I i'i i ■
..-—ZZ
I *
1 Номер счета
2 «K-0U5
3_*ЧС-01в9
4 'У 0220
5 *К-0310
Т« -0356
f~UK-0409
8 АУ-0561
6*ЛК0609
10 ЛК 0789
Г
Лоаав.<
Орегон
Калиф
васин
Орегон
Васин
Васин
Орегон
Орегон
Калиф
■ - ;;•
.
с
> Сумме
5 000р
450р
65 4Э0Р
65 400р
8 700Р
4 530Р
12 ЗООр
5 430р
69 540р
"5 .. Й .1 f :
Дата платежа Сегодня Разносль
-ialxi
ОЗэпр
21 алр
ЗОапр
03 мэй
16 май
20i май
30 май
01 ион
05 ион:
16 май
16 май
16 май
16 май
16 май
16 май
11 всего 256 780р
Я -97 =СУ*МЕСЛИ(Разносп>;"«0")
-97(=СУММ(ЕСЛИ(Разнос1ь-0,Раэность»)
136 280р ='СУММЕСЛИ(Разность;-«0*,Сумма)
168 650р =СУММЕСЛИ(ПоставщиС<>Орегон",Сумма)
Я| - р -СУММЕСЛИ(Дата_ппатежа;»=1 06\Сумиа)"
%С н 70 400р (=СУММ((Рэзность-0)*СПоставщи«="ОрегО1Г)"Сумиа)1
В 154 ОЮр (=СУММ№СЛИ(СПоста1щи«="Орегон-).(Раэность«Ь).1.0)-Сумма)}
ШЛ 70 850р НСУНМ(^аэность<0)*ЕСЛИ((^ставь^к="Орегон^*(Посгавщи1(^Калиф,^.1.0)*Суыыа)}
1 * "•fN.P!?«Ti /~
ш
Рис. 11.14. Примеры условного суммирования
Эта формула в памяти компьютера создает два логических виртуальных массива:
■ в первом значения ИСТИНА будут соответствовать отрицательным значениям
диапазона Разность, в противном случае значения массива будут ЛОЖЬ;
■ во втором значения ИСТИНА будут соответствовать значениям диапазона Поставщик,
равным "Орегон", в противном случае значения массива будут ЛОЖЬ.
Логические значения перемножаются по правилам
ИСТИНА * ИСТИНА = 1
ИСТИНА * ЛОЖЬ = 0
ЛОЖЬ * ЛОЖЬ = О
Поэтому значения из диапазона Сумма умножаются на 1 только тогда, когда оба
соответствующих значения в виртуальных массивах равны ИСТИНА. Иначе они умножаются на 0.
Суммирование при выполнении хотя бы
одного критерия
Предположим, вы хотите подсчитать сумму всех прошлых платежей или платежи
поставщику Орегон. Другими словами, необходимо просуммировать значения из диапазона Сумма,
для которых выполняется хотя бы одно из следующих условий:
■ соответствующее значение в диапазоне Разность отрицательное;
■ в соответствующих ячейках диапазона Поставщик содержится текст "Орегон".
Следующая формула выполняет нужное суммирование:
{=СУММ(ЕСЛИ((Разность<0)+(Поставщик="Орегон");1;0)*Сумма)}
Здесь знак "плюс" соединяет критерии (выполняет роль логической функции ИЛИ).
Подобным образом можно соединить несколько критериев.
Комбинирование критериев
Для создания нужных формул условного суммирования комбинировать критерии,
которые должны выполняться все одновременно, и критерии, среди которых должен выполняться
хотя бы один, совсем несложно. Допустим, необходимо просуммировать значения из
диапазона Сумма при выполнении следующих условий:
236
Часть II. Формулы и функции

■ соответствующие значения в диапазоне Разность должны быть отрицательными;
■ в соответствующих ячейках диапазона Поставщик должен быть текст "Орегон" или
"Калиф".
Следующая формула будет суммировать значения из диапазона Сумма при выполнении
этих критериев:
{=СУММ((Разность<0) *ЕСЛИ((Поставщик="Орегон") +
(Поставщика"Калиф");1;0)*Сумма)}
Глава 11. Формулы подсчета и суммирования
237

ГЛАВА
В этой главе...
Основы формул
просмотра и поиска
Функции просмотра и
поиска
Создание формул для
просмотра и поиска
Использование формул
просмотра и поиска
Формулы
просмотра и поиска
значений
|^в\ процессе работы в Excel часто возникает задача из-
*—" влечения нужных данных из рабочих таблиц. В Excel
предлагается несколько функций, предназначенных для этих
целей; они рассматриваются в данной главе. Но, кроме
стандартных методов просмотра и поиска значений, будут также
представлены другие методы, которые в определенных
ситуациях можно использовать вместо стандартных.
Основы формул просмотра
и поиска
Формулы просмотра и поиска возвращают значение из
таблицы на основании других значений этой же таблицы.
Эти действия подобны поиску нужного номера в
телефонном справочнике. Для этого вы сначала просматриваете
справочник в поиске нужной фамилии и, только найдя ее,
получаете номер телефона.
На рис. 12.1 показан простой рабочий лист,
содержащий несколько формул просмотра и поиска. Начиная с 9-й
строки на этом листе расположена таблица, содержащая
данные о работниках некой гипотетической конторы и
названная РабДанные. После ввода фамилии в ячейку С2
формулы поиска, введенные в ячейки D2:G2, извлекут всю
информацию об этом работнике из таблицы данных. Эти
формулы имеют вид
D2:
Е2:
F2
G2
=ВПР(С2;РабДанные;2;ЛОЖЬ)
=ВПР(С2;РабДанные;3;ЛОЖЬ)
=ВПР(С2;РабДанные;4;ЛОЖЬ)
=ВПР(С2;РабДанные;5;ЛОЖЬ)

Василий Маркетинга
Отдел
Отдел
I
Табельным номврТДата поруппенкя!
- -3
ВПР(С2.РаВДанныв. 2. ЛОЖЬ)
ВПР(С2.Ра6Данные,3,ЛОЖЬ)
ВПР(С2.Ра6Данные 4 ЛОЖЬ)
ВПР^РабДанные.Б ЛОЖЬ)
Администрация
Табельный номер
лцминистрация
Продаж
'з даж
Пг изводственный
Производствен!
Производственный
Маркетинга
Администрация
Маркетинга
Маркетинга
1270
Дата поступления
20 11 1993
:
V**-*1 л УТР /ГПР /ПРОСМОТР I TOt«rxr>33Lj»WKC /
и\ , ( t
Й1Й
Рис. /2. У. Формулы просмотра в строке 2 извлекают информацию из
таблицы данных, соответствующую значению ячейки С2
В этом примере использовано четыре формулы для извлечения нужной информации. Во
многих случаях необходимо получить только одно значение из таблицы данных, для чего
достаточно одной подобной формулы.
Не забудьте присвоить имя таблице данных перед созданием формул. Именам
Совет диапазонов в Excel соответствуют абсолютные ссылки, что облегчает
копирование формул.
Несколько слов о примерах этой главы
В большинстве примеров в этой главе аргументами функций являются поименованные
диапазоны. Если вы будете использовать формулы, приведенные в примерах, в своих рабочих
книгах, либо замените адреса поименованных диапазонов, либо в формулах укажите другие
диапазоны.
Функции просмотра и поиска
В Excel предусмотрено несколько функций, которые можно использовать для создания
формул просмотра и поиска значений в таблице данных. Наиболее часто используемые
функции этой категории кратко описаны в табл. 12.1.
Таблица 12.1. Функции просмотра и поиска
Функция Назначение
ВПР Просматривает левый столбец массива в поисках заданного значения и возвращает
значение из ячейки, находящейся на пересечении строки с найденным значением и
указанного столбца
ВЫБОР Выбирает значение из списка значений аргументов (число аргументов может достигать 29)
ГПР Просматривает верхнюю строку массива в поисках заданного значения и возвращает
значение из ячейки, находящейся на пересечении столбца с найденным значением и
заданной строки
Глава 12. Формулы просмотра и поиска значений
239

Окончание табл. 12.1
Функция Назначение
ЕСЛИ Возвращает одно значение, если условие истинно, и другое в противном случае
ИНДЕКС Использует номер элемента массива (индекс) для выбора значения из ссылки или из
массива
ПОИСКПОЗ Ищет значения в ссылке или в массиве
ПРОСМОТР Ищет значения в векторе или в массиве
СМЕЩ Возвращает ссылку, смещенную относительно заданной ссылки
Использование функции ЕСЛИ
Функция ЕСЛИ обладает большой гибкостью, поэтому ее можно эффективно использовать
в простых моделях принятия решений. На рисунке ниже представлен список абитуриентов
(столбец А) со значениями баллов (столбец В), которые набрали эти абитуриенты на
вступительных экзаменах. Нужно определить, кто поступил, а кто — нет. В столбце С находятся
формулы, которые используют функцию ЕСЛИ и возвращают текстовые значения: Поступил
(если количество баллов 65 или более) и Провалился (если количество баллов меньше 65).
Например, в ячейке С2 находится такая формула:
=ЕСЛИ(В2>=65;"Поступил";"Провалился")
А В
1 Ани' ур нент Баллы
J2_r0uec 82
3 -елли 57
4 Мартинсон 73
5 Эсвальд 54
6 ■эегинсон 62
7 Элисон 72
8 ■ амадсон 63
9
10
И 4 » и\Пмст1/
С D
Ре1упьтат
Поступил
Провалился
Поступил
Провалился
Поступил
Поступил
Провалился
.Inlxt
Е F С Н IT
=ЕСЛИ(В2>=65. "Поступил". "Провал ился")
=ЕСЛИ(ВЗ>=€5;Т1остулнл\"Провалился")
=ЕСЛИ(В4>=€5; "Поступил". "Провалилс я")
=ЕСШ(В5>^;"Поетуг1ил*;"Провэлился")
=ЕСЛИ(В6>=65. "Поступил". "Провалился^
=Е СЛИ(В7>=65,'Поступил"; "Провалил ся-)
=ЕСЛИ(ВЭ>=65. "Поступил". "Провалился")
1*1 1 ИГ
Чтобы выполнить операцию множественного выбора (более двух вариантов), можно
использовать вложенные друг в друга функции ЕСЛИ. Например, следующая формула
возвращает одну из четырех текстовых строк: Отлично, Хорошо, Удовлетворительно,
Неудовлетворительно.
=ЕСЛИ(В2>=90;"Отлично";ЕСЛИ(В2>=70;"Хорошо";
ЕСЛИ(В2>=50;"Удовлетворительно";"Неудовлетворительно")))
Максимально допустимая глубина вложенности в Excel — семь уровней. Но следует
учитывать, что разобраться в формуле, в которой глубина вложенности более трех уровней,
очень сложно. В этих случаях лучше использовать одну из функций поиска.
Создание формул для просмотра и поиска
В этом разделе описано, как создавать формулы, которые позволяют просматривать
значения в столбце или строке и возвращают соответствующие значения. Для выполнения таких
операций в Excel используется три функции: ГПР, ВПР и ПРОСМОТР. Функции ПОИСКПОЗ
и ИНДЕКС, как правило, используются вместе в формулах, которые возвращают искомое
значение или ссылку на ячейку.
240
Часть II. Формулы и функции

Извлечение значений из столбцов таблицы
Чтобы извлечь какое-либо значение из таблицы, основываясь на значении из первого
столбца этой же таблицы, обычно используется функция ВПР. Эта функция просматривает
таблицу по столбцам сверху вниз. Функция ВПР имеет следующий синтаксис:
ВПР(искомое_значение;таблица;номер_столбца;параметр_просмотра)
■ Искомое_значение — значение, которое ищется в первом столбце таблицы.
■ Таблица — диапазон ячеек, содержащий просматриваемую таблицу.
■ Номер_столбца — номер столбца, из которого возвращается значение, если значение
в первом столбце данной строки совпадает с аргументом искомое_значение.
■ Параметр_просмотра — необязательный логический аргумент; если он равен
ИСТИНА или опущен, то допускается неточное совпадение значения в первом
столбце отсортированной таблицы со значением аргумента искомое_значение (если
точного совпадения нет, то принимается наибольшее значение, которое меньше чем
искомое_значение). Если этот аргумент равен ЛОЖЬ, то ищется точное
совпадение значения в первом столбце со значением аргумента искомое_значение; если
такого совпадения нет, возвращается значение ошибки #Н/Д.
^^^* Если аргумент параметр_просмотра равен ИСТИНА или опущен, значения
На заметку в первом столбце таблицы должны быть отсортированы в возрастающем
порядке. Если наименьший элемент в первом столбце меньше значения аргумента
^ искомое_значение, возвращается значение ошибки #Н/д. Если аргумент
параметр_просмотра равен ЛОЖЬ, сортировка значений первого столбца не
обязательна, поскольку ищется точное совпадение значений в первом столбце и
искомое_значение. При отсутствии точного совпадения возвращается значение
ошибки #Н/Д.
Классический пример использования формулы просмотра — определение ставки налога
по значению прибыли, как показано на рис. 12.2. Здесь формула в ячейке ВЗ возвращает
значение ставки налога:
=BnP(B2;D2:F2;3)
В данном примере просматриваемая таблица D2:F7 состоит из трех столбцов. Поскольку
третий аргумент в функции ВПР равен 3, формула возвращает значение из третьего столбца
этой таблицы.
Отметим, что здесь не требуется точного совпадения искомого значения и значения в
первом столбце. Если нет точного совпадения, функция ВПР использует наибольшее значение,
которое меньше искомого.
Прибыль больше
или равна..
_0£
2 651]
27Х1р
58 501р.
131 В01р
284 701 р
ВЗ: =ВПР(В2;Ш:Г7;31
" I
но меньие.
чем...
2 650р
27 300р.
58 500р
131300Р
284 700р.
'■. Рж1, ВПР . ГПР / ГРОСМОТР / fKMtxnoS ШЯ&С / 111
Ставка
налога
1500%
2BOJ%
31100%
3600%
3960%
45j5%
-ipfxl
i\
J
»]J*
Рис. 12.2. Использование функции ВПР для определения ставки налога
Глава 12. Формулы просмотра и поиска значений
241

Извлечение значений из строк таблицы
Для выполнения этой задачи используется функция ГПР, которая работает так же, как ВПР, за
исключением того, что она просматривает таблицу построчно слева направо, т.е. по
горизонтали, а не по вертикали, как это делает функция ВПР. Функция ГПР имеет следующий синтаксис:
ГПР(искомое_значение;таблица;номер_строки;
параметр_просмотра)
■ Искомое значение — значение, которое ищется в первой строке таблицы.
■ Таблица — диапазон ячеек, содержащий просматриваемую таблицу.
■ Номер_строки — номер строки, из которой возвращается значение, если значение в
первой строке данного столбца совпадает с аргументом искомое_значение.
■ Параметр_нросмотра — необязательный логический аргумент; если он равен
ИСТИНА или опущен, то допускается неточное совпадение значения в первой строке
отсортированной таблицы со значением аргумента искомое_значение (если
точного совпадения нет, то принимается наибольшее значение, которое меньше чем
искомое_значение). Если этот аргумент равен ЛОЖЬ, то ищется точное
совпадение значения в первой строке со значением аргумента искомое_значение; если
такого совпадения нет, возвращается значение ошибки #Н/Д.
Обратите внимание: значение аргумента искомое_значение является текстом,
Совет поэтому в нем можно использовать подстановочные символы * и ?.
. N
На рис. 12.3 показан пример применения функции ГПР для определения ставки налога по
значению прибыли в просматриваемой таблице (диапазон E1:J3). В ячейке ВЗ находится
следующая формула:
=rnP(B2;El:J3;3)
' г " Ч Т Т 1 1
■
2 Сумм» гонбып» 123 403р
3 1 Ставка налога] 36JOO%
Прибыль Ёольне
или равна...
но меньше, чем...
Ставка налога
?
9
к • » «\>«я/>™хП»>/ПР0р»)Г»/ГУ»О1ГЛ.1»Ч£ГС /
мя ■ 1 1 ...s^ ЩЯ .
Е Е |. , Н 1 }
Ор
2 650[
15 00%
2 651 р.
27 300р.
28.00%
27 301р.
58 500р.
3100%
58501р
131 ВСОр
3600%
131 eoip
284 700Р
39 60%
...
284 701р
4525%
----- ы
~Ш1*1
* 3
п
=1
1
1
А
Рис. 12.3. Пример использования функции ГПР для определения ставки налога
Извлечение значений из таблицы с помощью
функции ПРОСМОТР
Функция ПРОСМОТР подобна функциям ВПР и ГПР, но имеет другой синтаксис и
осуществляет поиск в таблицах, состоящих только из одного столбца или одной строки1.
Функция ПРОСМОТР имеет следующий синтаксис:
Функция ПРОСМОТР имеет две синтаксические формы: векторную и форму массива. Здесь
описывается функция ПРОСМОТР в векторной форме. —Прим. ред.
242
Часть II. Формулы и функции

ПРОСМОТР(искомое_значение; просматриваемый_вектор,-
вектор_результата)
■ Искомое_значение— значение, которое ищется в векторе просматриваемый^
вектор.
■ Проематриваемый_вектор — диапазон ячеек, который состоит из одной строки или
одного столбца и в котором ищется значение.
■ Вектор_результата — диапазон ячеек, который состоит из одной строки или одного
столбца и значение из которого возвращается функцией.
^^^^ Значения в диапазоне просматриваемый_вектор обязательно должны быть от-
На заметку сортированы в возрастающем порядке. Если искомое значение меньше первого
значения в просматриваемом векторе, возвращается значение ошибки #Н/Д.
/
Внимаш
имание)
Функция ПРОСМОТР всегда выполняет приблизительное сравнение, а не точное,
т.е. работает так, как функции ВПР и ГПР при опущенном последнем аргументе.
На рис. 12.4 вновь показана таблица со ставками налога на прибыль. Теперь для
извлечения соответствующего значения ставки налога в ячейке ВЗ используется формула
=ПРОСМОТР(В2;D2:D7;F2:F7)
Если значения в просматриваемом векторе не отсортированы в возрастающем
порядке, то можно получить неверный результат.
' . а е с '
2 (умна прибыли 123403р
3 Ставка налита Э6ДО%
4
5
е
7
8
ВЗ: =ПРОСМОТР(Вгс
1»
Прибыль больше
или равна...
Ор.
2 651р.
27 301р.
58 501 р.
131801b
284 7GIP
2:D7:F2:F7)
1|
12
е^.
не мвкьве,
чем...
2 650р.
27ЭО0р
58 500р.
131 800в
284 700b.
F G.-
Ставка
налога
15Д1%
28.00%
31.00%
36.00%
39.60%
45,25%
.
Лф|х|
1 И Г'
.
.ИГ
Рис. 12.4. Использование функции ПРОСМОТР для определения
ставки налога
Заметьте, что в функцию ПРОСМОТР нужно передавать ссылки на два диапазона
(просматриваемый и содержащий результирующие значения). С другой стороны, в функцию
ВПР нужно передавать только одну ссылку на таблицу. Столбец, содержащий
результирующие значения, определяется третьим аргументом, который может быть либо числом, либо
ссылкой на ячейку.
Глава 12. Формулы просмотра и поиска значений
243

Поиск значений с помощью функций ИНДЕКС
и П0ИСКП03
Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ часто используются совместно для поиска и
извлечения значений из таблиц. Преимущество их совместного применения (по сравнению с
функциями ВПР, ГПР и ПРОСМОТР) состоит в том, что при сравнении значений они позволяют
использовать символы подстановки, что не позволяют делать другие функции. Функция
ПОИСКПОЗ возвращает местоположение ячейки, значение в которой приблизительно
совпадает с искомым, а функция ИНДЕКС возвращает значение ячейки, используя для ее поиска
значения смещения строк и столбцов в таблице.
Функция ПОИСКПОЗ имеет синтаксис
ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_вектор;
тип_сравнения)
■ Искомое_значение— значение, которое ищется в векторе просматриваемы^
вектор и может содержать символы подстановки * и ?.
■ Просматриваемый_вектор — диапазон ячеек, в котором ищется искомое значение.
■ Тип_сравнения — целое число (—1, 1 или 0), определяющее, как будет
осуществляться сравнение искомого значения и значения в просматриваемом векторе.
Если аргумент тип_сравнения равен 1, то функция ПОИСКПОЗ находит
наибольшее значение, которое меньше или равно аргументу искомое_значение.
При этом просматриваемый массив должен быть упорядочен по возрастанию.
Если этот аргумент равен 0, то функция находит первое значение, которое в
точности равно аргументу искомое_значение, при этом просматриваемый
массив может быть не упорядочен. Если тип_сравнения равен -1, то функция
ПОИСКПОЗ находит наименьшее значение, которое больше или равно аргументу
искомое_значение. В этом случае просматриваемый массив должен быть
упорядочен по убыванию. Если аргумент тип_сравнения опущен, то по умолчанию
он считается равным 1.
Функция ИНДЕКС имеет синтаксис
ИНДЕКС (массив ;номер_строки,-номер_столбца)
■ Массив — диапазон ячеек.
■ Номер_строки — номер строки в массиве.
■ Номер_столбца — номер столбца в массиве.
Если массив состоит только из одной строки или столбца, то соответствующий
Совет аргумент (номер_строки или номер_столбца) можно опустить.
На рис. 12.5 показан рабочий лист, где для поиска и извлечения значения из таблицы
использованы функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ. Если ввести значение даты в ячейку В1, фор-
2 Эта функция имеет две синтаксические формы: ссылочную и массива. Функция ИНДЕКС в
ссылочной форме возвращает ссылку на ячейку, а в форме массива — значение ячейки или массива
значений. Здесь описана функция в форме массива. — Прим. ред.
244
Часть II. Формулы и функции

мула в ячейке В2 найдет эту дату в столбце D и вернет соответствующее значение из столбца F
В ячейке В2 содержится формула
=ИНДЕКС(F2:F21;ПОИСКПОЗ(B1;D2:D21;0))
1 цата 17 01.2005
2 Сумма 937
3
4
[ 6
11
12
13
м
15
17
18
19~
20
21
Днв Кавнь неаели
03 012002
04 012002
07 012002
08 012002
09.01.2002
10 012002
11 01.2002
14 012002
15 012002
16 012002
17 01 2002
18 01 2002
21 01.2002
22.01 2002
24.01.2002
25 012002
28 01 2002
29 01 2002
Э0012О02
четверг
пятница
понедельник
вторник
среда
четверг
пятница
понедельник
вторник
среда
четверг
пятница
понедельник
вт. рник
четверг
пятница
понедельник
вторник
среда
22
23
» • • «\?иси»ЕЛ38_,
U J
г 4
flflsMj
14Е
258
357
684
520
258
845
976
321
654
967
123
456
789
753
951
357
485
625
В2:
-HHflEKC(F2:F21;nOMCKn03(B1.D2 D21 0))
j,
^
-1Ых||
■с ■-
J _Ш
Рис. 12.5. Совместное использование функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
Чтобы понять, как работает эта формула, рассмотрим сначала, что возвращает функция
ПОИСКПОЗ. Эта функция просматривает диапазон D2:D21 для поиска даты, совпадающей с
датой, записанной в ячейке В1, и возвращает номер строки, в которой найдено совпадение.
Этот номер строки используется как второй аргумент в функции ИНДЕКС, которая
возвращает соответствующее значение из диапазона F2:F21.
Ячейки: пустые и содержащие ноль
Функции поиска и просмотра Excel считают, что пустые ячейки содержат нулевое значение.
На рисунке ниже показана таблица, состоящая из двух столбцов. Следующая формула
(находится в ячейке В2) ищет в таблице имя, заданное в ячейке В1 и возвращает
соответствующее значение:
= BnP(Bl,-D2:E8;2)
Заметьте, что ячейка справа от имени Гарри пустая, но формула возвращает нулевое
значение.
Если необходимо отличать ячейки с нулевыми значениями от пустых ячеек, следует
изменить формулы просмотра, добавив функцию ЕСЛИ для проверки того, имеет ли содержимое
Глава 12. Формулы просмотра и поиска значений
245

ячейки длину 0 или нет. Если ячейка пуста, длина ее содержимого равна нулю, во всех
других ситуациях длина содержимого больше нуля. Следующая формула решает эту проблему.
Если результирующая ячейка пустая, формула также вернет пустую строку, в противном
случае вернет содержимое ячейки.
=ЕСЛИ(ДЛСТР(ВПР(В1;П2:Е8;2))=0;"";( ВПР(B1;D2:Е8;2)))
Ниже приведена еще одна формула, аналогичная предыдущей (содержится в ячейке ВЗ).
= ЕСЛИ(ВПР(B1;D2:E8;2)=""; " " ,- (ВПР (В1,- D2 :Е8 ; 2 ) ) )
Использование формул просмотра и поиска
Формулы просмотра и поиска можно использовать для решения более сложных задач, чем
показано в предыдущем разделе. Например, можно осуществлять поиск искомого значения не
только в первом столбце таблицы, выполнять сравнение с учетом регистра символов,
возвращать значения из нескольких просматриваемых таблиц, а также решать другие сложные и
специальные задачи поиска. Решение подобных задач рассматривается в следующих разделах.
Поиск точного совпадения
В некоторых ситуациях требуется точное совпадение между просматриваемым и искомым
значениями. Например, если нужно найти фамилию служащего по его табельному номеру,
очевидно, что заданный номер должен в точности совпадать с табельным.
Функции ВПР и ГПР по умолчанию (если опушен четвертый аргумент) не требуют
точного совпадения. Для того чтобы функции ВПР и ГПР выполняли точное сравнение между
просматриваемым и искомым значениями, четвертый (необязательный) аргумент должен
быть определен равным логическому значению ЛОЖЬ.
На рис. 12.6 показана таблица, которая содержит список табельных номеров служащих
(столбец D) и их фамилии (столбец Е). Эта таблица названа Данные. Формула в ячейке В2 ищет
в первом столбце таблицы значение из ячейки В1 и возвращает соответствующую фамилию.
=ВПР (В1,- Данные,- 2 ; ЛОЖЬ)
Рис. 12.6. Поиск значения, которое в точности совпадает с искомым
Если последний аргумент в функции ВПР равен ЛОЖЬ, то эта функция возвратит
значение только при наличии точного совпадения искомого значения и одного из значений в
первом столбце таблицы. Если точного совпадения нет, функция возвращает значение ошибки
#Н/Д. В данном случае, это именно то, что нужно, поскольку неточное совпадение не имеет
смысла. Обратите внимание, что табельные номера в столбце D не упорядочены.
246
Часть II. Формулы и функции

Чтобы вместо значения ошибки #Н/Д вывести другое сообщение, можно воспользоваться
функцией ЕСЛИ для анализа полученного результата. Чтобы определить, что функция
возвращает значение ошибки, используется функция ЕНД. Например, следующая функция
вместо значения #Н/Д вернет текст Не найден:
=ЕСЛИ(ЕНД(ВПР(В1;Данные;2;ЛОЖЬ) ) ,-"Не найден" ;ВПР (В1; Данные; 2 ; ЛОЖЬ) )
Поиск в правом столбце
Функция ВПР всегда ищет значения в первом столбце таблицы. Но иногда нужно выполнить
поиск по какому-либо другому столбцу. В таком случае эту функцию использовать нельзя.
На рис. 12.7 показана таблица, в которой представлены имена игроков (в столбце D,
названном Игроки) и среднее число ударов по воротам (столбец С, которому присвоено имя
Попадания). Предположим, по имени игрока требуется определить его среднюю
результативность. В ячейке G1 находится фамилия искомого игрока. В этом случае использовать
функцию ВПР нельзя, поскольку поиск нужно выполнять по значениям последнего
столбца, а не первого. Конечно же, можно изменить порядок следования столбцов, но иногда
этого сделать нельзя.
Ударов по
1 | воротам
2 | 12
3 j 41
4 24
5 25
6] 26
7 30
в 0
в1 51
10 43
11 Зв
12 в
13 16
14 44
15 14
18 2в
ВСЯ!
Всего
ударов
36
105
72
129
120
100
0
153
231
25В
27
51
129
49
87
17
1в
■__ __
С t 0
Попадании
(в среднем)
0,333
0,390
0.333
0.198
0.217
0.300
0.000
0.333
0.1В6
0.140
0.333
0.314
0,341
0,266
0322
Игрок
Арнольдов
Брыкапов
Будённые
Васин
Голубюв
Гомес
Грэфченко
Ивенов
Me идее
Охотник
Пей^ке^е
Петин
Рыбак
Сидоров
Юэенко
-lOlxI
Е I . F 0 .. Н. I
Игрок Рыбак
Попаданий 0.341
Ударов по воротам 44
Попаданий 0,341
(33
G4
G6
G7
Ударов по воротам 44-
^1POCMOTP(G1;ltrpoKH. Попадания)
=ЛРОСМОТР(31;Игроки,УдарВорота)
Ц^НДЕКС(Г^падания|ПОИСКПОЗ[01,Игроки.р))
=ИНДЕКС(УдарВорота.ПОИСКПОЭ(С1.Игроки.О))
'
hi
i
•t
I*
Рис. 12.7. Поскольку искомое значение находится в последнем столбце, функция
ВПР не работает
В этом случае можно использовать функцию ПРОСМОТР, которой нужно передать две
ссылки на диапазоны. Следующая формула (ячейка G3) вернет значение средней
результативности игрока, указанного в ячейке G1:
=ПРОСМОТР(G1;Игроки;Попадания)
Для того чтобы воспользоваться функцией ПРОСМОТР, нужно упорядочить фамилии
игроков по алфавиту. Кроме того, если ввести в ячейку G1 фамилию игрока, которого нет в
списке Игроки, то формула вернет неправильный результат.
Поэтому лучше выполнять поиск с помощью функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.
Следующая формула работает так же, как и предыдущая, с той лишь разницей, что она вернет
значение ошибки #Н/Д, если фамилия искомого игрока не будет найдена. Эта формула
обладает еще одним преимуществом: значения в диапазоне Игроки могут быть не упорядочены.
=ИНДЕКС(Попадания;ПОИСКПОЗ(G1,-Игроки;0))
Глава 12. Формулы просмотра и поиска значений
247

Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На компакт-
диске
Сравнение с учетом регистра символов
Функции поиска ВПР, ГПР и ПРОСМОТР при сравнении не учитывают регистр
символов. На рис. 12.8 приведен простой пример. В диапазоне В6:В11 (названном Данные"!)
приведен список имен, которые повторяются, но набраны прописными или строчными буквами.
В диапазоне С6:С11 (названном Данные2) представлены некоторые числовые данные. Текст
для поиска записан в ячейке В1 (названной Слово).
Рис. 12.8. Формула массива, учитывающая при сравнении регистр символов
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На компакт-
диске
Следующая формула массива введена в ячейку В2. Она учитывает регистр букв,
просматривает диапазон Данные1 и возвращает значение из диапазона Данные2:
{=ИНДЕКС(Данные2;ПОИСКПОЗ(ИСТИНА;СОВПАД(Слово;
Данные1);0))}
Эта формула находит слово Борис и возвращает значение 1260. Стандартная формула на
основе функции ПРОСМОТР возвратит значение 1280.
=ПРОСМОТР(Слово;Данные!;Данные2)
На замет
la заметку
После ввода формулы массива не забудьте нажать комбинацию клавиш
<Ctrl+Alt+Enter>.
Выбор значений из нескольких таблиц
Конечно, на рабочем листе может быть любое число таблиц, откуда могут извлекаться
данные. В некоторых случаях формулы должны "решать самостоятельно", из какой таблицы
следует брать данные. Такая ситуация показана на рис. 12.9.
248
Часть II. Формулы и функции

Рис. 12.9. Рабочий лист содержит несколько таблиц, из которых
извлекаются данные
На этом рабочем листе вычисляются комиссионные от продаж и находятся две таблицы
со значениями процентов комиссионных: G3:H9 (названная Таблица1) и J3:K8 (названная
Таблица2). Процент комиссионных зависит от двух факторов: стажа продавца (столбец В) и
объема продаж (столбец С). В столбце D находятся формулы, которые выбирают значения
процента комиссионных из соответствующих таблиц в зависимости от этих факторов.
Например, в ячейке D2 находится формула
=ВПР(С2;ЕСЛИ(В2<3;Таблица1;Таблица2);2)
В качестве второго аргумента функции ВПР используется функция ЕСЛИ,
определяющая, в зависимости от значения в столбце В, таблицу, из которой будет извлекаться значение
процента комиссионных.
Формулы в столбце Е просто перемножают объемы продаж из столбца С и процент
комиссионных из столбца D. Например, в ячейке Е2 содержится формула =C2*D2.
ia компакт-
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На
диске
Определение оценки за тест
Классическим примером использования таблицы поиска является задача определения
оценки студента по его баллам. На рис. 12.10 показан рабочий лист, в котором содержатся
баллы студентов. Таблица, по которой проводится поиск, находится в диапазоне E2:F5
(названном Шкала).
|^^ Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
В столбце С находятся формулы, которые с помощью функции ВПР определяют оценку
на основе набранных баллов. Например, в ячейке С2 находится такая формула:
=ВПР(В2;Шкала;2)
Глава 12. Формулы просмотра и поиска значений
249

Рис. 12.10. Поиск оценки по баллам
Если таблица, по которой проводится поиск, невелика (как в нашем примере), то вместо
таблицы можно использовать массив. Следующая формула работает аналогично предыдущей,
но вместо таблицы использует массив:
=ВПР(В2;{0;2:50;3:70;4:90;5};2)
Дополнительная информация по массивам представлена в главе 14.
Дополнительная
информация
Аналогично можно использовать функцию ПРОСМОТР, в которой второй и третий
аргументы будут массивами:
=ПРОСМ0ТР(В2;{0;50;70;90};{2;3;4;5})
Извлечение данных на основе двух критериев
Иногда требуется извлечь значение из таблицы данных, удовлетворяющее двум
критериям. Например, необходимо определить объем продаж заданного товара за указанный месяц.
Такая ситуация показана на рис. 12.11. Пользователь вводит имя месяца в ячейку В1, а
название товара в ячейку В2. Приведенные ниже формулы из таблицы продаж извлекают
соответствующую сумму продаж.
. „ .
Месяц Июль
"Г Товар Товар В
j*j Строка месяца 8
5 Столбец изделия 4
6 Продажи 2 397
7
8 .
9 Единая формула 2 397
1-
ц
13
Я:
0
Январь
Февраль
Март
Апрель
Мам
Июнь
Июль
Август
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
Декабрь
Всего
Товар А
5517
7065
5905
3 571
4 587
BS36
6 367
2 363
2250
2897
4 447
4735
60ESC
1Б Бе »ИНДЕКС(Т»влица В4 В5)
17 69 -ИНДЕКС(Та6лица.П0ИСКП03<М
18'
W
9Сяц,Список_месяцы;0'
20
м 4 » и\Ли«т1/
F . V
Товар Ь
2138
I486
1793
7 522
7360
5 097
6960
6546
7320
9 456
6 759
РЕ34
7БЮ-
Товар В
7996
60Э0
4 777
6 414
4 473
6206
2 397
3601
6869
5 60S
6253
7161
71966
■поискпс
3(Товар.Сг
И
-lOlxl
Н
Товар Г
( 954
6060
1222
9 011
10007
6 370
6296
1 304
7092
9554
5 927
4 173
75 872
исо«_то|э
.0»
1
^7j
щ
.
АГ
Рис. 12.11. Извлечение данных из таблицы на основе двух критериев
250
Часть //. Формулы и функции

На компакт-
диске
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
Чтобы упростить формулы, используются приведенные ниже имена диапазонов.
Имя Диапазон
Месяц В1
Товар В2
Таблица D1:H14
Список_месяцы D1 :D14
Список_товар D1 :Н1
Следующая формула, находящаяся в ячейке В4, с помощью функции ПОИСКПОЗ
возвращает позицию значения Месяц в диапазоне Список_месяцы. Например, если в ячейке
Месяц записано Январь, то эта формула вернет значение 2, поскольку "Январь" — второй
элемент диапазона Список_месяцы (первый элемент в этом диапазоне — пустая ячейка D1).
=П0ИСКП03(Месяц;Список_месяцы;0)
Формула в ячейке В5 подобна приведенной, но работает с диапазоном Список_товар.
=П0ИСКП03(Товар;Список_товар;0)
Конечная формула в ячейке В6 возвращает соответствующее значение объема продаж.
Здесь используется функция ИНДЕКС и результаты вычисления формул в ячейках В4 и В5.
=ИНДЕКС(Таблица;В4;В5)
Разумеется, все три приведенные формулы можно записать в виде единой формулы:
=ИНДЕКС(Таблица;ПОИСКПОЗ(Месяц;Список_месяцы;0);
ПОИСКПОЗ(Товар;Список_товар;0))
В Excel существует еще один способ выполнить поиск на основе двух критериев.
Совет Для этого нужно присвоить имена для всех столбцов и строк таблицы. Чтобы
быстро присвоить имена, выделите таблицу и выберите команду Встав-
. каоИмя^Создать. Затем можно написать такую формулу:
=Товар_В Июль
Здесь используется оператор пересечения диапазонов (пробел). Формула
возвращает объем продаж товара В за июль. Подробнее пересечение диапазонов
рассматривается в главе 8.
Извлечение данных на основе значений
в двух столбцах
В некоторых ситуациях требуется извлечь значение из таблицы данных, соответствующее
определенной комбинации значений в двух других столбцах таблицы. Например, вы хотите
найти телефонный номер в своей базе данных телефонных номеров по фамилии и имени
абонента, причем фамилия и имя записаны в разных столбцах базы данных.
Глава 12. Формулы просмотра и поиска значений
251

Подобная ситуация показана на рис. 12.12. Здесь на основании названия изделия и его
модели необходимо определить код изделия.
Рис. 12.12. Извлечение информации из таблицы на основе
значений, расположенных в двух столбцах
На компакт-
диске
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
Чтобы формулы были более понятны, используются приведенные ниже имена диапазонов.
Имя
Диапазон
Код
Изделие
Модель
Данные1
Данные2
F2:F12
В1
В2
D2:D12
Е2:Е12
Следующая формула массива отображает код изделия, соответствующий указанным
названию и модели:
{=ИНДЕКС(Код;П0ИСКП03(ИзделиеШодель;Данные1&Данные2;0))}
В этой формуле объединяются значения ячеек Изделие и Модель и затем ищется
совпадение этого объединенного текста с текстом в массиве, составленном из объединения текстов
диапазонов Данные1 и Данные2.
Определение адреса значения в диапазоне
Все предыдущие формулы возвращали значение из таблицы данных. Но иногда требуется
определить адрес ячейки, содержащей определенное значение. На рис. 12.13 показан рабочий
лист, содержащий диапазон чисел С2:С20 и названный Данные. Ячейка В1, содержащая
искомое значение, названа Цель. Формула в ячейке В2 возвращает адрес ячейки из диапазона
Данные, содержащей значение Цель.
=АДРЕС(СТРОКА(Данные)+ПОИСКПОЗ(Цель/Данные;О)-1;СТОЛБЕЦ(Данные))
252
Часть II. Формулы и функции

Рис. 12.13. Определение адреса ячейки, содержащей искомое значение
Если диапазон Данные представлен в виде строки, то формула несколько изменится.
=АДРЕС(СТРОКА(Данные);СТОЛБЕЦ(Данные)+П0ИСКП03(Цель,-Данные;0)-1;)
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
Если в диапазоне Данные есть несколько ячеек, значение которых совпадает со
значением Цель, то возвращается адрес первой встреченной ячейки с этим значением. Если ни одно
значение в диапазоне Данные не совпадает со значением Цель, возвращается значение
ошибки #Н/Д.
Поиск ближайшего значения
Иногда необходимо найти значение, ближайшее к заданному. Хотя функции ВПР и ГПР
допускают неточное совпадение значений, они при неточном совпадении возвращают
наибольшее значение, меньшее искомого. Другими словами, эти функции как бы округляют
искомое значение, но всегда с недостатком.
На рис. 12.14 показан метод поиска ближайшего к заданному значения, независимо от того,
превышает оно заданное или меньше его. Здесь диапазон В2:В20 назван Данные и содержит
числовые значения. Ячейка Е2 названа Цель, она содержит искомое значение. В ячейке ЕЗ
(названой Смещение) содержится значение смещения столбца с именами (столбец А)
относительно диапазона Данные.
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На ко
диске
Приведенная ниже формула массива в диапазоне Данные ищет значение, ближайшее к
значению, записанному в ячейке Цель, и возвращает соответствующее имя студента из
столбца А.
Глава 12. Формулы просмотра и поиска значений
253

{=ДВССЫЛ(АДРЕС(СТРОКА(Данные)+ПОИСКПОЗ(МИН(ABS(Цель-
Данные));ABS(Цель-Данные);0)-1;СТОЛБЕЦ(Данные)+ Смещение))}
Если в диапазоне Данные есть два значения, одинаково близкие к искомому, то
возвращается первое встреченное в диапазоне.
3 Катерина
4 "еннади
5 Давид
6 Георгий
7 Дж и
9 Нора
11 Тьре-
12 Виктория
13 >Днтон
М .Виктор
4
15 гАлекс
IS Петр
20 Чук
9 873
Цепь 8025
Сн еден не -1
Студент Тереза (=ДВССЫЛ(Л0РЕС(СТРОКА(а»нные)+ПОИСКПОЗ
(МИН'АВ5(Цель Данные)) АВЭ(Цель Данные) 0>
1 СТОЛБЕЦ(ДанныеЗ+ Смещение])}
-Ю1*1
тяятттвт
XiL
Рис. 12.14. Пример поиска значения, ближайшего к заданному
Значение смещения может быть отрицательным (для столбца, находящегося левее
диапазона Данные), положительным (для столбца, находящегося правее диапазона Данные) или
равным нулю (тогда вернется значение из диапазона Данные, ближайшее к искомому).
Чтобы разобраться в этой формуле, нужно понимать, как работает функция ДВССЫЛ.
Первым аргументом является текстовая строка (или ссылка на ячейку с текстом), которая
выглядит как ссылка на ячейку. В данном случае такая строка формируется функцией АДРЕС,
которая на основе номеров строки и столбца возвращает ссылку в виде текста.
254
Часть II. Формулы и функции

Формулы
и функции
для финансовых
расчетов
Н
е секрет, что чаще всего Excel используется для
всевозможных вычислений, связанных с финансовыми
расчетами. Каждый день люди принимают тысячи решений,
основываясь на результатах вычислений в электронных
таблицах. Принимаемые решения могут быть как очень
простыми (Могу ли я купить этот автомобиль ?), так и достаточно
сложными (Окупятся ли инвестиции в компанию А за 18
месяцев?). В настоящей главе описаны основные приемы,
применяемые в Excel для финансовых расчетов.
Временные значения денег
В зависимости от точки зрения, номинальное значение
денег может быть различным. Ключевое понятие здесь —
временное значение денег. Вычисления над денежными суммами
могут выполняться в прошлом, настоящем или будущем.
Выбор типа вычислений основывается на том, что сумма денег
увеличивается, поскольку постоянно поступают начисления
по процентам. Другими словами, вложив один рубль сегодня,
завтра вы получите больше.
Например, предположим, что богатенький заокеанский
дядюшка решил подарить вам деньги, причем нужно выбрать
один из следующих вариантов:
■ получить 80 000 рублей сегодня;
■ получить 95 000 рублей через год;
■ получить 120 000 рублей через пять лет;
■ получать 1 500 рублей каждый месяц на протяжении
пяти лет.
В этой главе...
Краткий обзор функций
Excel для финансовых
расчетов
Формулы для расчета
параметров ссуды
Формулы для расчета
параметров инвестиции
Обзор функций Excel для
асчета амортизации

Чтобы получить максимальную сумму, нужно учитывать не только собственно
номинальную сумму, но и временное значение этой суммы.
Временное значение денег зависит от ваших возможностей и перспектив. Другими
словами, вы можете быть либо кредитором, либо заемщиком. Когда вы берете ссуду на покупку
автомобиля, то выступаете в роли заемщика, а учреждение, которое дает вам деньги, — в
роли кредитора. Когда же вы вкладываете деньги в банк на сберегательный счет, вы —
заемщик, поскольку занимаете свои деньги банку, а банк является вашим кредитором.
С термином временное значение денег, связано еще несколько понятий.
■ Приведенная стоимость. Это основная (капитальная) сумма. Если на депозит в банке
вкладывается 50 000 рублей, то эта величина представляет собой капитал, или
приведенную стоимость вложенных денег. Если берется ссуда, размером 150 000 рублей на
приобретение автомобиля, то данная сумма будет основной, или приведенной
стоимостью ссуды. Приведенная стоимость может быть как положительной, так и
отрицательной.
■ Будущая стоимость. Представляет собой сумму приведенной стоимости и
начисленных по ней процентов. Если на депозитный счет в банке вкладывается 50 000 рублей
на пять лет под 6% годовых, то в конце срока можно будет получить 63 123,80 рубля.
Последняя сумма будет будущей стоимостью инвестиции. Если же берется ссуда на
три года на покупку автомобиля в размере 150 000 рублей под 7% годовых, в конце
срока нужно будет выплатить 166 731,60 рубля, т.е. основную сумму плюс проценты.
Будущая стоимость, в зависимости от перспективы (кредитор или заемщик), может
быть положительной или отрицательной.
■ Взнос. Взносом (платежом) может быть либо капитал, либо капитал и начисленные на
него проценты. Если каждый месяц вкладывается 1 000 рублей на депозитный счет, то
эта 1 000 рублей — взнос. Если для погашения ссуды ежемесячный взнос составляет
8 250 рублей, то он состоит из основной суммы и начисленных процентов.
■ Процентная ставка. Это часть основной суммы (в процентах), начисляемая за
определенный период (как правило, за год). Например, деньги вложены на депозит с
процентной ставкой 5,5% годовых. Или процентная ставка ссуды составляет 7,75% в год.
■ Период. Это промежуток времени, по истечении которого выплачиваются проценты
(например, ежеквартальные выплаты по депозитам или ежемесячные выплаты по ссуде).
■ Срок. Промежуток времени, на который вкладываются или берутся в кредит деньги.
Например, деньги вкладываются в банк на депозит на срок один год либо ссуда
берется на 30 лет.
Вычисление параметров ссуды
Теперь рассмотрим, как осуществляются выплаты по ссудам. Следует помнить, что ссуда
имеет следующие параметры:
■ объем ссуды;
■ процентная ставка;
■ количество выплат;
■ периодичность выплат.
Если известны любые три параметра, можно создать формулу для вычисление четвертого
параметра.
256
Часть II. Формулы и функции

-" Все вычисления в этом разделе выполняются для ссуды с фиксированными про-
На заметку центной ставкой и сроком.
Функции, применяемые для вычисления
параметров ссуды
В настоящем разделе рассматривается шесть функций: ПЛТ, ОСПЛТ, ПРПЛТ, СТАВКА,
КПЕР и ПС. В табл. 13.1 представлено описание аргументов этих функций.
Таблица 13.1. Аргументы функций для финансовых расчетов
Аргумент Описание
ставка Процентная ставка за один период. Если она выражена в процентах за год, то эту величину
нужно разделить на количество периодов в году
кпер Общее количество выплат (периодов)
период Заданный период, который должен быть меньше или равен значению параметра кпер
плт Взнос, который выплачивается каждый период (постоянная величина)
бс Необязательный аргумент, равный будущей стоимости после последней выплаты. Если
аргумент опущен, то он полагается равным нулю. (Например, будущая стоимость ссуды после ее
погашения, очевидно, равна нулю.)
тип Указывает, когда должна быть проведена выплата. Равен нулю, если выплата проводится в
конце периода, и единице — если в начале. Это необязательный аргумент, который по
умолчанию равен нулю
Функция ПЛТ
Эта функция позволяет рассчитать объем выплат по ссуде (основная сумма плюс
проценты) за один период, полагая постоянными объем выплат и процентную ставку. Функция ПЛТ
имеет такой синтаксис:
ПЛТ(ставка;кпер;пс,-бс;тип)
Следующая формула возвращает объем ежемесячных выплат по ссуде, размер которой
50 000 рублей, а процентная ставка составляет 6% годовых. Ссуда взята на срок четыре года
(48 месяцев).
=ПЛТ(0,06/12,-48;-50000)
Вычислив формулу, получим, что объем ежемесячных выплат по ссуде равен
1 174,25 рублей. Обратите внимание: третий аргумент (пс — приведенная стоимость)
отрицательный, это указывает на то, что деньги взяты в долг.
Функция ОСПЛТ
Эта функция возвращает основную часть выплат по ссуде за определенный период,
подразумевая постоянными объем выплат и фиксированную процентную ставку. Функция ОСПЛТ
имеет следующий синтаксис:
ОСПЛТ(ставка;период;кпер;пс;бс;тип)
Глава 13. Формулы и функции для финансовых расчетов
257

Следующая формула возвращает основную часть выплаты за первый месяц по ссуде
50 000 рублей, взятой под 6% годовых. Ссуда взята на срок четыре года (48 месяцев).
=ОСПЛТ(0,06/12;1;48,-50000)
Вычислив формулу, получим, что основная часть первой выплаты равна 924,25 рубля,
или приблизительно 78,7% от общей суммы выплаты. Если в качестве второго аргумента
ввести число 48 (для вычисления основной части последней выплаты), то формула вернет
1 168,41 рубля, т.е. приблизительно 99,5% от общей суммы выплаты.
^^^* Чтобы вычислить кумулятивную (накопленную) основную сумму, выплаченную
На заметку между любыми двумя определенными периодами выплат, можно
воспользоваться функцией ОБЩДОХОД, которая входит в состав надстройки Пакет
анализа. Функция содержит два дополнительных аргумента: нач_период и кон_период.
/
Функция ПРПЛТ
Эта функция вычисляет ту часть общей суммы выплат по ссуде, которая идет на выплату
процентов, полагая постоянными объем выплат и процентную ставку. Функция ПРПЛТ
имеет следующий синтаксис:
ПРПЛТ(ставка;период;кпер;пс;бс;тип)
Приведенная ниже формула вычисляет объем выплат по процентам для первой выплаты
по ссуде, размером 50 000 рублей с процентной ставкой 6% годовых. Ссуда взята на 4 года
(48 месяцев).
=ПРПЛТ(0,06/12;1;48;-50000)
После вычисления формулы получим, что сумма выплат по процентам составляет
250,00 рублей. Но объем выплат по процентам за последний период будет всего 5,84 рубля.
Чтобы вычислить кумулятивную сумму выплат по процентам между двумя
периодами, следует воспользоваться функцией ОБЩПЛАТ, которая станет
доступной только после установки надстройки Пакет анализа. Функция содержит два
дополнительных аргумента: нач_период и кон_период.
Функция СТАВКА
Эта функция позволяет вычислить периодичность, с которой начисляются проценты по
ссуде по заданным общему количеству периодов выплат, объему выплат за один период и
объему ссуды. Функция СТАВКА имеет следующий синтаксис:
СТАВКА(кпер;плт;пс;бс;тип;предположение)
Следующая формула вычисляет годовую процентную ставку для ссуды, размером
50 000 рублей, взятой на 48 месяцев. Объем выплат за один период составляет 1 174,25 рубля.
=СТАВКА(48,-1174,25;-50000)*12
Формула вернет 6%. Заметьте, что результат, который возвращает функция, умножается
на 12. Функция возвращает процентную ставку за период. Чтобы получить годовую
процентную ставку, нужно умножить полученное значение на количество периодов выплат в году (в
примере — на 12).
258
Часть II. Формулы и функции

Функция КПЕР
Эта функция возвращает общее количество выплат по ссуде по заданным объему ссуды,
процентной ставке и объему одной выплаты. Функция КПЕР имеет следующий синтаксис:
КПЕР(ставка;плт;пс;бс;тип)
Приведенная ниже формула вычисляет количество выплат по ссуде размером 50 000 рублей
и объему выплаты, равному 1 174,25 рубля. Ссуда взята под 6% годовых.
=КПЕР(0,06/12;1174,25;-50000)
С небольшой погрешностью (меньше 0,0001) функция вернет число 48. Это значит, что
всего будет проведено 48 выплат (за 48 месяцев). Полученный результат оказался неточным
из-за того, что объем выплат указан с точностью до одной копейки, т.е. округлен.
Функция ПС
Эта функция вычисляет приведенную сумму ссуды по заданным процентной ставке,
количеству периодов и объему одной выплаты. Функция ПС имеет такой синтаксис:
ПС(ставка ;кпер;плт;бс,-тип)
Следующая формула возвращает основной объем ссуды, взятой на 48 месяцев под 6%
годовых. Объем выплаты равен 1 174,25 рубля.
=ПС(0,06/12;48;-1174,25)
Формула вернет 49 999,94 рубля. Поскольку объем выплаты указан с точностью до одной
копейки, результат оказался с погрешностью в 0,06 рубля.
Пример вычислений по ссуде
На рис. 13.1 показан рабочий лист, используя который можно вычислить объем выплат по
ссуде. В ячейке В1 находится объем ссуды, а в ячейке В2 — годовая процентная ставка. В
ячейке ВЗ содержится длительность одного периода, выраженная в месяцах. Например, если
в ячейке ВЗ находится число 1, это значит, что выплаты проводятся ежемесячно. Общее
количество периодов хранится в ячейке В4. В примере, показанном на рис. 13.1, вычисляется
объем выплат для ссуды, размером 100 000 рублей, взятой под 9,5% годовых на 36
месяцев. В ячейке В6 содержится следующая формула:
=ПЛТ(В2*(ВЗ/12);В4;-В1)
Обратите внимание: первым аргументом является выражение, которое вычисляет
периодическую процентную ставку на основе значений годовой процентной ставки и периодичности
Рис. 13.1. Вычисление объема выплат по ссуде с помощью функции ПЛТ
Глава 13. Формулы и функции для финансовых расчетов
259

выплат. Поэтому если выплаты проводятся ежеквартально на протяжении трех лет, то
периодичность выплат будет равна 3, количество периодов — 12, а чтобы вычислить
периодическую процентную ставку, нужно умножить годовую ставку на 3/12.
В ячейках В10 и В11 вычисляется основная и процентная суммы для заданного в ячейке
В9 периода. Не забывайте, что значение в ячейке В9 должно быть меньше или равно
значению ячейки В4. Иными словами, заданный период не должен превышать общее
количество периодов.
Формула в ячейке В10 представлена ниже. Она позволяет вычислить объем основной
части выплаты для заданного в ячейке В9 периода.
=ОСПЛТ(В2*(ВЗ/12);В9;В4;-В1)
Следующая формула (ячейка В11) вычисляет объем выплат по процентам для заданного
(ячейка В9) периода:
=ПРПЛТ(В2*(ВЗ/12);В9;В4;-В1)
Обратите внимание: сумма ячеек В10 и В11 всегда равна общему объему выплат по
ссуде, который вычисляется в ячейке В6. Тем не менее соотношение основной и
процентной сумм различно для каждой выплаты. (Доля основной суммы с каждой последующей
выплатой увеличивается.) На рис. 13.2 графически показаны основные и процентные
суммы для всего срока.
Рис. 13.2. Соотношение основной и процентной сумм
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
График погашения ссуды
График погашения ссуды представляет собой таблицу, содержащую различную
информацию по каждому периоду выплаты. На рис. 13.3 показан рабочий лист, который содержит
формулы, используемые для создания графика.
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
260
Часть II. Формулы и функции

Ча График выплат xfo
■06v«u ссуды
Годовая
2 1,.очонтнйя ставка
■ Л«|>ИОДИЧН«СТЬ
Э *мпллт (нос)
■Количество
i пориедов
ввК=!!11!1!7иГЗ
t
36
Нонав выплаты
Обьом выплаты
Кумулятивная
сумм» выплат-
Выплата я»
процоитом
Кумулятивная
сумма аыплат по
процентам
Основная
сумма ■
Кумулятивная
основная
сумма
Остаток
: 4 ► мЛпмст! /
13
14
15
16
4 64873р.
4Б467Эр.
4 648,73р.
4 64в.73р
4 648.73р.
4 648.73Р
4 648.7Эр.
4 648,73р.
АНЯЗъ
4 648/Эр.
4 648.73р.
4648.73р
4 648,73р.
4 648,7Эр
4 64873р
4 648.73с
4 Б48.73р
9 297,46р.
13946,19р.
18 594.92р
23 243.65р.
27 89238р
32 541,11р:
37 1в934р !
41 838,56р.
46 487,29р..
51 136.02р.
55 784.75р
60 433,48р
65 062.21 р.;
69 730.94р
74 379 67
3 742,48р
Э765Д9р.
Э7В7В4р
3810,72р
Э83Э,75р
3 85651Р
3 880.21 р
3903 Е5р
3 927Д4р
Э950£6р
3974jB3p
3998 85р
4023 01р
4 047 31 р
4 071770
4096 37.
3 742.48р.;
7 507,57р. j
11 295.41р
15 106,1Эр
18 9Э9ЛЭр
22796 78р
26 67699р.
30 580.65р.:
34 50768р.
38 458,85р.;
42 433 680
46 43253р.
50 455 54р
54 502ВЕр
58 57462р
6267099?
150 00000р.
146 25752Р
142 492,43р.
138 70459р.
134 893,87р.
131 060,12р
127 203 22р
123 323,01р.
119 41935р.
115 492,12р.
111541,15а!
107 56632р.
103567.47р
99 544 46р
95497,14р
91 425 ЗВр.
87 329Д1р
Л
Рис. 13.3. График выплат по ссуде
Параметры ссуды введены в диапазон В1:В4. Эти параметры используются в формулах,
содержащихся в ячейках начиная с девятой строки. В табл. 13.2 представлены формулы из
строки 9 графика выплат. Формулы были скопированы во все строки графика до 488 строки.
Поэтому с помощью данного рабочего листа можно рассчитать график погашения ссуды,
продолжительностью до 480 периодов. Если количество выплат меньше, то, чтобы скрыть
данные в неиспользуемых строках, применяется условное форматирование.
Условное форматирование подробно обсуждается в главе 27.
Таблица 13.2. Формулы, используемые для создания графика выплат
Ячейка Формула Описание
А9 =А8+1
В9 =ПЛТ($В$2*($В$3/12);$В$4;-$В$1)
С9 =С8+В9
D9 =ПРПЛТ($В$2*($В$3/12);А9;$В$4;-$В$1)
Е9 =E8+D9
F9 =ОСПЛТ($В$2*($В$3/12);А9;$В$4;-$В$1)
G9 =G8+F9
Н9 =H8-F9
Возвращает номер платежа
Вычисляет объем выплаты
Возвращает общую (кумулятивную)
сумму выплат
Вычисляет процентную часть выплаты
Вычисляет кумулятивную сумму выплат
по процентам
Вычисляет основную часть выплаты
Вычисляет кумулятивную сумму.основ-
ных выплат
Вычисляет остаток в конце каждого
периода
Глава 13. Формулы и функции для финансовых расчетов
261

Анализ параметров ссуды с помощью таблицы
подстановки
Команда Данные1*Таблица подстановки является одним из самых мощных средств
Excel, которым, к сожалению, довольно редко пользуются. Это средство позволяет создавать
сценарии типа "что-если". Например, изменяя значения одного или двух параметров ссуды,
можно проследить их влияние на объем платежа. В следующих разделах описано, как
создавать таблицы подстановки с одним или двумя входами.
Ек Рабочую книгу с примерами использования таблицы подстановки с одним и дву-
На компакт-» мя входами можно найти на прилагаемом компакт-диске,
диске
Создание таблицы подстановки с одним входом
Таблица подстановки с одним входом позволяет выполнить произвольное количество
расчетов, изменяя значения в одной ячейке.
На рис. 13.4 показана таблица (диапазон В 10:113), в которой вычисляется три параметра
ссуды (объем выплаты, общая сумма выплат и общая сумма выплат по процентам) при
различных значениях процентной ставки, которая изменяется от 7,00% до 8,50% (всего семь
значений). В данном примере значения подставляются в ячейку В2.
.lOlxl
06ъ«м выплаты
Общая сумма
Комиссионные
«,■?•»<».'
4М».73р.
167 354,26р.
17 354.26Р
7.00%
4831580.
1вв 7зв дав.
1873832р.
7,26%
4 848,73р.
187 354,28р.
17 354,28р.
7,50%
4685,93р.
167 97358р.
1787358р.
775%
4683.17р.
168 594,28р.
18 584,28р.
6.00%
4 700.46Р
«8 21637р.
1821637р.
6.25%
4 717.77р.
188 83836р.
1883835р.
6.60%
4 735.13р.
170 484,70р.
20 484,70р.
Рис. 13.4. Пример таблицы подстановки с одним входом для вычисления параметров ссуды для
различных значений процентной ставки
Чтобы создать таблицу подстановки с одним входом, выполите ряд действий.
1. Введите формулы для вычисления параметров ссуды, которые будут использоваться
в таблице подстановки. В этом примере формулы находятся в диапазоне В6:В8.
2. Введите значения изменяемой ячейки в соответствующие ячейки. Здесь изменяемым
значением является процентная ставка, значения которой находятся в ячейках С10:110.
3. В столбце, который находится слева от изменяемых значений, введите ссылки на
ячейки с формулами. В данном примере ссылки следует ввести в диапазон В11:В13.
Например, в ячейке В11 содержится формула =Вб.
262
Часть II. Формулы и функции

4. Выделите диапазон, который содержит все данные, созданные при выполнении
предыдущих пунктов. Здесь — В 10:113.
5. Выполните команду Данные11*Таблица подстановки. На экране появится
диалоговое окно, показанное на рис. 13.5.
6. В поле Подставлять значения по столбцам в укажите ссылку на изменяемую
ячейку. В данном случае изменяемое значение хранится в ячейке В2.
7. Второе поле оставьте пустым.
8. Щелкните на кнопке ОК. Excel создаст формулу массива, которая использует функцию
ТАБЛИЦА с одним аргументом.
9. При желании можно отформатировать полученную таблицу. Например, можно
добавить фон для заголовков таблицы.
Гюдстае ibm, зигмния то стдобиаме |в2)
1 « 1
л)
31
Ъ1
ОГЫН4 \
Рис. 13.5. Диалоговое окно
Таблица подстановки
Обратите внимание, что формула массива была введена не во все ячейки выделенного
диапазона. Первые строка и столбец остались без изменений.
При создании таблицы подстановки левый столбец (в котором содержатся ссылки,
Совет созданные на третьем этапе) содержит ссылки на значения, вычисленные для за-
данного значения изменяемого параметра. В этом примере ссылки содержатся в
■ Л столбце D. Иногда возникает необходимость скрыть эти значения. Для этого можно,
например, сделать одинаковыми цвет шрифта и фона для левого столбца.
Создание таблицы подстановки с двумя входами
Таблица подстановки с двумя входами содержит результаты вычислений по одной
формуле при изменении двух входных параметров. На рис. 13.6 показана таблица подстановки с
двумя входами (диапазон В 10:116), которая используется для вычисления объема платежа для
семи значений процентной ставки и шести значений размера ссуды.
,«|flx|
Количество
4 Периодов
ЭСьем выплаты
Обиде сумма выплат
. Оумма комиссионных
3096,15t>
111569510
1156951&
Процентная стаем
S
%
8
|
о!
'
n5easi[x
90 000.00р.
95 000,00р.
100 000.00р.
106000.00р.
110 000.00р.
115 000,00р.
7,00%
10 041,79р.
Ю59967р.
11157,55р.
11715,43р.
12273,30р.
12831.18р.
ТЗЯ*
1041255р.
«WIWJP.
1156951р.
12 147 ,98р.
12726,4вс
13304.93р.
7.50%
10784,15р.
11383,27р.
11982.39Р
12 58150Р
13 180,626
13779,74р.
7,76%
11 15857р.
11 778,38р.
12 396,19р.
13 016 ДОС
13835,81р.
14255.621).
8,00%
1152982р.
12170,37р.
12810,92р.
13451,46р.
14 09201р.
W73255D.
8.25%
11903,91р.
1256524 р.
13 226 56р.
1388789р.
14Б4922Р,
152Ю55Р.
8,50%
1227882р.
129Ю.НВР.
13843,13р.
1432529Р.
15007,45р.
15в8860р
М.
Л
•I
•11.
Рис. 13.6. Применение таблицы подстановки с двумя входами для вычисления объема
платежа при разных параметрах ссуды
Глава 13. Формулы и функции для финансовых расчетов
263

Чтобы создать таблицу подстановки с двумя входами, выполните ряд действий.
1. Создайте формулу, по которой будут проводиться вычисления в таблице подстановки.
В этом примере такая формула находится в ячейке В6. Формулы в ячейках В7 и В8 не
используются.
2. Введите значения первого изменяемого параметра в строку. В данном примере первым
параметром является значение процентной ставки. Подставляемые значения хранятся
в диапазоне С10:110.
3. Введите значения второго изменяемого параметра. В этом примере размер ссуды
выступает в качестве второго параметра, значения которого содержатся в диапазоне В11:В16.
4. Создайте ссылку на ячейку, содержащую формулу для вычисления значений в таблице.
В примере ячейка В10 содержит ссылку =Вб.
5. Выделите диапазон, содержащий все ячейки, в которые были введены данные на
предыдущих шагах.
6. Выберите команду ДанныеоТаблица подстановки. Excel отобразит одноименное
диалоговое окно.
7. В поле Подставлять значения по столбцам в укажите ссылку на ячейку, которая
содержит текущее значение первого параметра. В данном примере следует ввести
ссылку на ячейку В2.
8. В поле Подставлять значения по строкам в введите ссылку на ячейку с текущим
значением второго параметра таблицы подстановки. В этом примере создайте ссылку
на ячейку В1.
9. Щелкните на кнопке ОК. Excel вставит формулу массива с функцией ТАБЛИЦА с двумя
аргументами.
После создания таблицы подстановки можно изменить формулу, по которой
осуществляются расчеты. Для этого следует изменить ссылку в верхней левой ячейке таблицы
подстановки. Например, если в этом примере заменить существующую ссылку в ячейке В10
ссылкой =В8, то в таблице будет рассчитываться общая сумма выплат по процентам.
Если созданная таблица подстановки замедляет скорость вычислений в рабочей
Совет книге, выберите команду Сервис* Параметры. Во вкладке Вычисления диалого-
вого окна Параметры установите переключатель в положение автоматически
%\ кроме таблиц.
Вычисление параметров ссуды
с нерегулярными платежами
До сих пор все примеры этой главы приводились для ссуд с регулярными выплатами. Но в
некоторых случаях ссуда погашается нерегулярно. Например, вы заняли денег друзьям или
членам семьи без официального соглашения о том, как будут проводиться выплаты.
На рис. 13.7 представлен рабочий лист, с помощью которого можно отслеживать
состояние таких займов. Значение годовой процентной ставки ссуды содержится в ячейке В1,
которой присвоено имя ПС. Размер и дата первоначальной ссуды находятся в ячейках В5 и С5
соответственно. Формулы, расположенные в строке 6 и ниже, позволяют отследить состояние
ссуды, а также выполняют дополнительные расчеты.
264
Часть II. Формулы и функции

!
1
-
А
5
В
7
8
9
Ю
11
12
13
14
•15
»
17
18
»
20
21
22
23
.4
25
26
'одовая процентная
ставка
Номер платежа
Размер ссуды
1
2
3
4
5
Эополнигсльквя ссуда
в
7
В
9
10
11
12
13
14
15
1в
17
Двгопнигелькм ссуда
18
18
S.WX
Объем |,
платежа
(ЮОСХОДОр)
2000,00р.
гооойор.
2СЩ00р
1000Д1р
2500Д)р
(5000.00р.)
200ОД)р
1000j00p
2 000,00р.
2500ДОР
2000ДОР
2000ХОр
ЗОООХОр
ЮООХСр
гооохор
гооохор
ЮООХОр
ЮООХОр
(5 000.00р. 1
1000Д1р
1000Д)р
Пат»
платежа
01.06.02
№.07.02
оглаог
1709X12
02.12ХЙ
12.01X0
250*03
04.02X0
2QD2XO
01.03X0
ЮХОХО
0204X0
19.04X0
0405X0
texexo
02.06X0
1&060Э
05.07X0
ВХ>7ХО
01.08X0
02.11X0
16.11.03
Выплаты по
процентам
7СВ22р
223.11р.
етцввр
109435р.
Б9123р
Основная
еумма
1291,78р
177в,88р
1328.12р
!94^5p.l
1908,77р
ОХОр. (5000.00р.:
148,88р.
233,71р.
130,42р.
213,15р.
235.71р.
231,т8р
189«9р.
154,83р
217,32р.
212.7вр.
195,83р
121,25р.
1851.14р
76629р
186858р
2288,85р
17642Эр
176831р
2800.01р
845Д7Р
1782j68p
178724р
B04j07p
В78,75р
ОХОр (БОООДтз.)
78023р.
tS52Rp.
209,77р
834,72р
Кумулятивная
сумма платежей
2000ХСр
4000ХСр.
вОООХОр.
ГОООХОр.
950ОХОр
95СЮХОр
11500ХОр
12500ХОр
14 500ХОР
17000ХСр.
19000ХОр
21000ХОр
24000ХОр
25000ХОр
27000ХОр,
29000,00р.
ЗООООХОр,
31000,00р.
ЗЮООХОр
згооохор
33000.00р.
G
Кумулятивная сумма
ло процентам
70822р
93133р
160321р
2688Хвр
328829р
328829р
34Э8.1£р
367ЦВ7р
38022Эр
40t5,44p
4 251.15р
4 482,34р
4 68254р
483727р
5054£9р
Б267,35р
54в328р
5Е84ЕЗр
5584 53Р
в374.75р
6540j04p.
Остаток
ЮООООХОр. '
8870822р I
98 S31,33г. 1
ЙЕвОЗЛр. 1
85в9ВХер 1
8378929р 1
9878929р. I
Ввв38.15р I
ее 17цв7р.
9430229р
92015,44р.
90251,15р
ВВ 482,34р.
В5682,34р
84В3727р
8305459Р
B12t73Ep
ВО 46328р.
76584/Зр
84584ДЗр 1
В4 374,75р.
83540j04p I
Рис. 13.7. Рабочий лист, с помощью которого можно отследить параметры ссуды с
нерегулярными платежами
В столбце В содержатся объемы выплат, проведенных в день, указанный в столбце С.
Заметьте, что выплаты проводились нерегулярно. Также следует отметить, что в двух случаях
(строки 11 и 24) объем выплаты отрицательный. Это значит, что проводились
дополнительные займы, которые добавлялись к остатку ссуды. Формулы в ячейках D и Е вычисляют
основную сумму и сумму выплат по процентам. Значения в столбцах F и G позволяют
отследить общую сумму выплат и сумму выплат по процентам. Формулы в столбце Н вычисляют
остаток по ссуде после каждой выплаты. В табл. 13.3 приведены формулы, которые
содержатся в строке 6, а также их краткие описания.
Таблица 13.3. Формулы, используемые для вычисления параметров ссуды
с нерегулярными платежами
Ячейка Формула Описание
D6 =ЕСЛИ(В6>0;(((С6-С5)/365)*Н5)*ПС;0) Если платеж положительный, формула вычисляет
сумму, начисленную по процентам; в противном случае
(если взята дополнительная ссуда) возвращает О
Чтобы получить основную часть платежа, из суммы
платежа вычитается процентная часть
Если платеж положительный, сумма данного платежа
добавляется к общей сумме; в противном случае формула
отображает кумулятивную сумму за прошлый период
Если платеж положительный, формула добавляет
процентную часть выплаты к общей сумме; в противном
случае отображает кумулятивную сумму за прошлый
период
Формула вычисляет остаток в конце каждого периода
Е6 =B6-D6
F6 =EOlH(B6>0;F5+B6;F5)
G6 =EMH(B6>0;G5+D6;G5)
Н6 =Н5-Е6
Глава 13. Формулы и функции для финансовых расчетов
265

На компакт-
диске
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
Расчет параметров инвестиций
При расчете параметров инвестиций основной интерес представляет вычисление прибыли
от инвестиций с фиксированной процентной ставкой, таких, как сберегательные счета,
депозиты или выданные ссуды. Такого рода вычисления можно проводить для инвестиций,
состоящих из одного или более вкладов.
На
компактна
диске
Рабочую книгу со всеми расчетами, приведенными в этом разделе, можно найти
на прилагаемом компакт-диске.
Будущая стоимость одного вклада
Большинство инвестиций представляют собой одиночный вклад на определенный срок,
проценты по которому выплачиваются после окончания этого срока. В настоящем разделе
описаны способы вычисления простых и сложных процентов.
Вычисление простого процента
В случае простого процента выплаченные проценты не прибавляются к основной сумме
вклада. Для вычисления простого процента используется следующая формула:
Доход = Основная_Сумма * Процентная_Ставка * Срок
Предположим, в банк на депозит вложено 10 000 рублей на один год при условии, что
простая годовая процентная ставка составляет 5%. Через год банк вернет сумму вклада, а также
выплатит проценты— 500 рублей. Итого сумма выплаты составит 10 500 рублей. В этом
случае, чтобы вычислить полученные проценты, следует основную сумму (10 000 рублей)
умножить на процентную ставку (0,05) и умножить на срок (1 год).
Если срок инвестиции меньше одного года, то простая процентная ставка буде
соответствующим образом преобразована. Например, если в предыдущем примере срок вклада будет
шесть месяцев, то по процентам банк выплатит только 250 рублей. В последнем случае
годовая процентная ставка умножается на 6/12.
щидцщи,
■Вычисление простого процента
Объем ингктицж
годовая процентная ставка
**оок инвестиции {пет)
10 000.00р.
5.О0Ч
1
■ем выплат по процентам
^ИОСхм инвестиции в юнце срока
I
7* » И Праст»* л Сло»**Л, {
5С0.00Р.
Юбоо.ооа
=ВЗ"В4-В5
ЛИЙ
Г."
-
•1Г
Рис. 13.8. Вычисление простого процента
266
Часть II. Формулы и функции

На рис. 13.8 показан рабочий лист, который содержит формулы, позволяющие вычислить
простой процент. Формула в ячейке В7, показанная ниже, вычисляет объем выплат по
процентам в конце срока.
=ВЗ*В4*В5
Формула в ячейке В8 суммирует объем выплат по процентам и объем инвестиции.
Вычисление сложного процента
В большинстве случаев выплаты по процентам вычисляются на основе одного из типов
сложного процента. Под сложным процентом понимается многократное начисление
процентов, которые добавляются к общей сумме вклада, причем в следующий раз проценты
начисляются как по основной сумме вклада, так и по начисленным ранее процентам.
Предположим, сумма депозита в банке составляет 10 000 рублей. Годовая процентная ставка
составляет 5%, проценты начисляются каждый месяц. После первого месяца проценты
начисляются по основной сумме вклада, а затем полученная сумма добавляется к основной. В следующем
месяце, проценты будут начисляться уже по большей сумме (основная плюс выплаты по процентам
за первый месяц). Полученная сумма вновь добавляется к текущей сумме вклада. Чтобы вычислить
объем инвестиции в конце срока, можно создать последовательность формул (рис. 13.9).
2ZS
аш.
JOIxll
t Вычисление сложного процента
2 Сумыироаами* «имымотмыу выплат
В Объем инеестндо
'годовая процентная ставка
С - к ■ .. .к (месяцев)
ЮООО.ООр
s.txm
12
Месяц
Основная сумма
Начисления
починжеитам
42.90Р
43,44р.
43,620
Суына
инвестиции
10 000,00р.
10 041.67Р
10 083,510
10 125.52Р
10 t67,71p
10 210,060
10 252,620.
10 295,340,
10 336,24p
10 381,31р.
Ю 424.57Р
К) 468,000
Ю 511,520
Ю5Ч.62Р
. -• r^^Om.
I /с ~ ■ -
В10 "CS-(SB$5"(V12»
СИ -Св*В10
СГ2 -БС«В5/12)М.,-64)
Jtl
й
Рис. 13.9. Чтобы вычислить сложный процент,
можно создать последовательность формул
В столбце В содержатся формулы, вычисляющие выплаты по процентам для каждого
месяца. Например, в ячейке В10 содержится следующая формула:
=С9*($В$5*(1/12))
Формулы в столбце С суммируют начисления по процентам за текущий месяц с суммой
инвестиции за предыдущий месяц. Например, в ячейке СЮ содержится такая формула:
=С9+В10
В конце срока (12 месяцев) сумма инвестиции составляет 10 511,62 рубля. Другими
словами, ежемесячное начисление сложного процента (по сравнению с простым процентом)
принесло дополнительную прибыль — 11,62 рубля.
Глава 13. Формулы и функции для финансовых расчетов
267

Вместо того чтобы создавать последовательность формул, можно воспользоваться
функцией БС. На рис. 13.10 показан рабочий лист, который содержит формулы для вычисления
сложного процента. В ячейке В6 хранится число выплат за один год. Если выплаты
проводятся ежемесячно, то ячейка В6 должна содержать число 12. Если выплаты будут
проводиться ежеквартально, то число выплат равно 4. Если же выплаты проводятся ежедневно, то
количество выплат будет равно 365. Срок инвестиции, указанный в виде количества лет,
содержится в ячейке В7.
Рис. 13.10. Вычисление сложного процента с помощью
одной формулы
В ячейке В9 содержится приведенная ниже формула, которая вычисляет процентную
ставку за один период. Полученное значение процентной ставки используется для
вычисления суммы выплаты для каждого периода.
=В5*(1/Вб)
В формуле, которая хранится в ячейке В10, для расчета объема инвестиции в конце срока
вклада используется функция БС:
=БС(В9;В6*В7;;-В4)
Первым аргументом функции БС является значение процентной ставки за один период,
которое вычисляется в ячейке В9. Второй аргумент представляет собой общее число
периодов. Третий аргумент (ПЛТ) пропущен, а четвертый аргумент — это объем инвестиции,
который записан как отрицательное число.
Общая сумма выплат по процентам вычисляется с помощью простой формулы,
записанной в ячейке В11:
=В10-В4
Формула в ячейке В13 позволяет вычислить сумму начислений за год (выраженную в
процентах) относительно объема инвестиции:
=(В11/В4)/В7
Например, пусть депозит в банке равен 50 000 рублей, процентная ставка составляет
5,75% годовых, начисляемых ежеквартально. В этом случае количество периодов выплат за
год равно 4 (ячейка В6). Срок вклада составляет три года, поэтому в ячейку В7 вводится
число 3. Формула в ячейке В10 вернет значение 59 370,67 рубля.
Предположим, что другой банк предлагает депозиты на тех же условиях, но начисления
по процентам происходят ежедневно. На рис. 13.11 показаны параметры депозита размером
50 000 рублей с ежедневными выплатами. Сравните полученные значения со значениями на
рис. 13.10. Как видите, разница очень мала (общая сумма выплат равна 9 340,67 рубля и
268
Часть II. Формулы и функции

9 412,78 рубля соответственно). За три года по второму вкладу будет начислено на
72,11 рубля больше, чем по первому. Если же сравнивать суммы выплат за год, то при
ежеквартальных начислениях эта сумма будет составлять 6,23%, а при ежедневных — 6,28%.
Р таи .!»,»►»,„о.-.взсгши" И!9Щ|
1 Вычисление сложного процента
2. Ilpunouotuu функции БС
3
4 Объем твестидпч
& одевая прэцмтиая ставке
« исло вьплат в год
7 Jdok вклада (пат)
SOOOOOOp
5.75*
365
3
в
9 1рэцентн8я ставка за перюд
Ю ЗОъгм имзесттт в конце срэка
ft Эбщая сумма вьлпат по процент
0.02~j
59 412.780.
S 412.78a
п
13 "умна населений за год (%) I 6.28%
Л
ж
■I
J
1H
-В5*(1/Вв)
=БС(вв;вгв7;;-в4)
"В10-В4
-(BtVB4yB7
\*"* * *1.Г\~стл./ С*а*~**1 /Стмпыйг/
Рис. 13.11. Вычисление параметров депозита с
ежедневными выплатами
Вычисление сложного процента с постоянными начислениями
Термин постоянные начисления означает, что проценты начисляются и добавляются к
сумме вклада непрерывно. Иными словами, число периодов выплат по инвестиции за год
бесконечно. Следующая формула позволяет определить будущую стоимость инвестиции
объемом 50 000 рублей, вложенную под 5,75% годовых, которые начисляются непрерывно на
протяжении трех лет:
=50000*ЕХР(0,0575*3)
Эта формула вернет значение 59 413,59 рубля, что на 0,08% больше по сравнению с
аналогичной инвестицией, но с ежедневными выплатами.
На замет
а заметку
Сложный процент можно вычислить без использования функции БС. Общая
формула выглядит следующим образом:
сумма * (1 + ставка) * кпер
Здесь сумма — основная сумма инвестиции; ставка — процентная ставка за
один период; кпер — общее количество периодов выплат.
Например, пусть инвестиция размером 50 000 рублей вкладывается на пять лет
под 5% годовых, которые начисляются ежемесячно. В этом случае будущую
стоимость инвестиции можно вычислить по формуле
=50000*(1+0,05/12)*(12*5)
Правило числа 72
Что делать, если нужно быстро принять решение о том, вкладывать ли деньги на
определенных условиях, а компьютера поблизости нет? Простое "правило числа 72" позволяет
определить количество лет, по истечении которых стоимость инвестиции, вложенной под
определенные проценты с ежегодными начислениями, удвоится. Просто разделите число 72
на значение процентной ставки. Например, пусть 100 000 рублей вкладываются под 6%
годовых. Через сколько лет эта сумма возрастет до 200 000 рублей, т.е. удвоится? Разделив
72 на 6, получим, что стоимость данной инвестиции удвоится через 12 лет. А что будет,
если процентная ставка составляет 7% годовых? В последнем случае сумма удвоится чуть
больше, чем через 10 лет.
Глава 13. Формулы и функции для финансовых расчетов
269

Теперь рассмотрим точность этого правила. В приведенной ниже таблице во втором
столбце представлены значения, полученные с помощью правила числа 72, а в правом
столбце — действительные значения. Как видите, для малых значений процентной ставки это
простое правило обеспечивает удивительную точность. Тем не менее помните: если
процентная ставка будет равна 30% и более, точность будет значительно меньше.
Процентная ставка Правило числа 72
1%
2%
3%
4%
5%
6%
7%
8%
9%
10%
15%
20%
25%
30%
Правило числа 72 работает
инвестиции за шесть лет,
нужно вкладывать под 12%
72,00
36,00
24,00
18,00
14,40
12,00
10,29
9,00
8,00
7,20
4,80
3,60
2,88
2,40
и в обратном направлении,
следует разделить 72 на 6.
годовых.
Фактическое значение
69.66
35,00
23,45
17,67
14,21
11,90
10,24
9,01
8,04
7,27
4,96
3,80
3,11
2,64
Например, чтобы удвоить стоимость
В результате получим, что деньги
Будущая стоимость последовательности вкладов
Рассмотрим еще один тип инвестиций, в котором на протяжении всего срока инвестиции
периодически вносятся дополнительные вклады. Этот тип инвестиции называется
аннуитетом. Некоторые банковские учреждения предлагают такую услугу.
Функции, описанные в разделе "Вычисление параметров ссуды" ранее в этой главе, также
можно применить и для расчета аннуитетов, но для этого нужно поменять перспективу
(кредитор вместо заемщика). Через заданный промежуток времени определенная сумма
вносится на депозит. Затем, например через один год, выплачивается вся накопленная сумма
(вместе с начислениями по процентам).
Предположим, что в начале каждого месяца (на протяжении 12 месяцев) на счет вносится
2 000 рублей под 4,25% годовых, начисляемых ежемесячно. Следующая формула позволяет
вычислить будущую стоимость депозита:
=БС(0,0425/12;12;-2000;;1)
Формула вернет значение 24 559,74 рубля. Это число представляет собой сумму общего
объема взносов (24 000 рублей) и начислений по процентам (559,74 рубля). Последний
аргумент функции БС равен 1, это значит, что взносы проводятся в начале каждого периода. На
рис. 13.12 показан рабочий лист, который содержит формулы для расчета параметров
аннуитета. В табл. 13.4 представлены формулы этого листа с краткими описаниями.
Ц^ Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На компакт-
диск?
270
Часть II. Формулы и функции

Рис. 13.12. Расчет параметров аннуитета
Таблица 13.4. Формулы, используемые для вычисления параметров аннуитета
Ячейка Формула Описание
Объем первого взноса (может быть равным нулю)
Объем периодических взносов
Количество взносов за один год
ИСТИНА, если взносы делаются в начале периода;
ЛОЖЬ в противном случае
Срок инвестиции (лет). Значение может быть дробным
Значение годовой процентной ставки
Отображает объем первого взноса
Вычисляет общую сумму дополнительных взносов
Вычисляет сумму первого и всех дополнительных
взносов
Вычисляет периодическую процентную ставку
-В5;-В4;ЕСЛИ(В7;1;0)) Вычисляет будущую стоимость инвестиции
Вычисляет прибыль от инвестиции
В4
В5
В6
В7
В10
В13
В16
В17
В18
В19
В20
В21
Нет(значение)
Нет (значение)
Нет (значение)
Нет (значение)
Нет(значение)
Нет (значение)
=В4
=В5*В6*В10
=В16+В17
=В13*(1/В6)
=БС(В19;В6*В10
=В20-В18
Расчет амортизации
Программа Excel содержит пять функций, которые позволяют рассчитать амортизацию
активов за время их эксплуатации. Значение амортизации в текущий момент времени
(уменьшение стоимости в заданный момент времени по сравнению с начальной стоимостью)
можно описать с помощью функции, аргументами которой являются начальная стоимость и
время эксплуатации. Выбор функции зависит от используемого метода амортизации.
Глава 13. Формулы и функции для финансовых расчетов
271

В табл. 13.5 кратко описаны функции Excel, позволяющие рассчитать амортизацию, а также
их аргументы. Дополнительную информацию можно найти в справочной системе Excel.
Таблица 13.5. Функции для расчета амортизации
Функция Метод амортизации Аргументы*
АПЛ Линейный метод. Стоимость актива каждый год нач_стоимость;ост_стоимость;
уменьшается на одинаковую сумму на протяжении время_эксплуатации
всего срока эксплуатации
ФУО Метод фиксированного уменьшения остатка. Значе- нач_стоимость;ост_стоимость;
ние амортизации за период вычисляется с помощью время_эксплуатации;период;[месяцы]
фиксированной процентной ставки
ДДОБ Метод двойного уменьшения остатка. Амортизация нач_стоимость;ост_стоимость;
вычисляется с помощью увеличенного коэффициен- время_эксплуатации;период;
та. Значение амортизации максимально в первый [коэффициент]
период, а затем постепенно уменьшается
АСЧ Метод суммы годовых чисел. Устанавливает большее нач_стоимость;ост_стоимость;
значение амортизации в первые периоды эксплуата- время_эксплуатации;период
ции
ПУО Метод снижающегося остатка. Вычисляет амортиза- нач_стоимость;ост_стоимость;
цию для любого периода (включая частичные перио- время_эксплуатации;нач_период;
ды) с использованием метода двойного уменьшения кон_период;коэффициент;
остатка или любого другого указанного метода без_переключения
* Аргументы в квадратных скобках задавать необязательно.
Для того чтобы лучше понять принцип работы функций для расчета амортизации,
рассмотрим их аргументы.
■ нач_стоимость — начальная стоимость активов.
■ ост_стоимость — стоимость активов в конце срока эксплуатации.
■ время_эксплуатации — количество периодов, на протяжении которых
эксплуатируются активы.
■ период — период, по истечении которого проводится расчет амортизации.
■ месяцы — количество месяцев в первом году; если аргумент опущен, он полагается
равным 12.
■ коэффициент — процентная ставка снижающегося остатка; если аргумент опущен, то
он полагается равным 2 (т.е. используется метод двойного уменьшения остатка).
■ без_переключения — логическое значение, которое указывает, следует ли
использовать линейную амортизацию, если значение амортизации превышает величину,
рассчитанную методом снижающегося остатка.
На рис. 13.13 показан пример расчета амортизации с помощью функций АПЛ, ФУО,
ДДОБ и ФСЧ. Начальная стоимость актива составляет 100 000 рублей, срок эксплуатации
составляет 10 лет, а остаточная стоимость равна 10 000 рублей. В таблице с названием
Значение амортизации представлены ежегодные объемы амортизации актива, рассчитанные
разными методами. Во второй таблице (Стоимость актива) представлены значения
уцененной стоимости актива на протяжении всего срока его эксплуатации.
272
Часть II. Формулы и функции

I О АмортюмпвжН
j Начальная стоимость
• E рамч эксплуатации (пет)
Ш*1- !'М?1 НУ !Г-Д^
loop
J Остаточная стоимость
10 ОО0,00р
6 Значение амортизации
U
Гол
10
ДЦОБ
а оос.оор
аооооор
9 ООО.ООр
9 000.00р
9 000,00р.
9 ООО.ООр
9 000.00р.
9 000.00р.
9 000.00р.
9 000,00р.
20 бОС.ООр | 20 000,00р. I 16 363,64р
16~366.40р , 16 000 00|j" 14~727,27р
12 986.98Р
10 311.66Р
6 187.46р
6 600.84р.
5 161.67р.
4 096.37р
3 264.10Р
2 683.76р
12 вОО.ООр
10 240,00р
8192,00р
6 653,60р.
5 242,86р.
4 194,30р
3 356,44р
2 694.35р
13 090.91 р
11 454,66р
9 818,18р
8 181.82р.
6 646,46р
4 909,09р
3 272,73р
1 636,36р
В8. =Arm(tBti.8S»4.*BI3)
Се =ФУО($В*2,*В«4,»В13,А8)
D8 =дцое(«е*г »в*4,»е*з,А8) |
Е8: =AC4(t6*2.8B*4.|BJ3.A8)
19 Стоимость актива
26 Год АП* • 1 *У6
21 Oi 100 000,00р.' ЮоВДООр
22 1
123 2
24 3
25 4
26 б
27 6
28 7
8
30 9
31 10
91 ООО.ООр
82 000.00р.
73 000.00р
64 ООО.ООр.
66 ООО.ООр.
46 ООО.С0р
37 ООО.ООр.
28 0OC.OCD
19 000,00р.
10 ООО.ООр.
79 400. Юр
63 043.60р.
во оев.егр.
39 744.96р.
31 667.49р.
25 066.660
19 894.98р.
15 796,61 р.
12 542.51р.
9в68.7бр
ДДОб
100 ООО.ООр
80 ООО.ООр
64 ООО.ООр
61 гоо.оор
40 960,СОр
32 768, ООр
26 214,400
20 971,52р
16 777,22р
1Э421,77р
10 737,42р.
АСЧ
100 ООО.ООр
83 636,36р
68 909,09р
65в18,1вр
44 363.64р
34 546,46р.
26 363,64р.
19 818,18р
14 909,09р
11 636,36р.
10 ООО.ООр.
к . . -•*_.,,.,«,.. <rvo/ |«i
1 ЛП»|
Рис. 13.13. Значения амортизации, полученные с использованием четырех функций Excel
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На ксчгшг
цр
На рис. 13.14 представлен график остаточной стоимости активов, вычисленный с
использованием различных методов амортизации. Как видите, с использованием функции АПЛ
стоимость актива снижается по прямой линии. При использовании других функций
стоимость снижается по кривой, поскольку максимальное снижение происходит в первые
периоды срока эксплуатации.
ГСООООр
2 воооор
S
Б
1 еоооор
о
S
§ 40000р
6
гоооор
0р
Рис. 13.14. Расчет остаточной стоимости активов с
помощью разных методов амортизации
Глава 13. Формулы и функции для финансовых расчетов
273

Функция ПУО используется в тех случаях, когда нужно вычислить амортизацию за
несколько периодов (например, за второй и третий годы эксплуатации). На рис. 13.15 показан
рабочий лист, которые позволяет выполнить расчет амортизации с использованием функции
ПУО. В ячейке В12 содержится следующая формула:
=ПУО(В2;В4;ВЗ;В6;В7;В8;В9)
Формула рассчитывает амортизацию актива за первые три года эксплуатации (начиная с
периода с номером 0 и заканчивая периодом 3).
-lalxf
ii
■Начальная стоимость
ВВрвмя эксплуатации (гит)
■Остаточная стоимость
Офисная м«6«ль
10 000,00р.
(Первый период
(Последний период
Коэффициент
|Беа переключения
0
Э
2
ИСТИНА
|Амортн1ация
48 800,00р. | «ПУО(В2 е«.ВЭ В6,В?,ВВ.Вв)
м\лморт>ошм« > nvo ;
JjlL
jjr
Рис. 13.15. Расчет с помощью функции ПУО амортизации
за несколько периодов
274
Часть И. Формулы и функции

Основы формул
массивов
дна из наиболее интересных (и наиболее мощных)
возможностей Excel — допустимость использования
массивов в формулах. Эта глава является введением в
массивы и формулы массивов и требует определенных усилий от
читателя, особенно того, кто желает стать настоящим
мастером в Excel. Глава 15 является логическим продолжением
настоящей главы.
Введение в формулы
массивов
Если вы когда-нибудь занимались программированием, то,
наверное, знакомы с таким понятием, как массив. Массив —
это набор элементов, которые могут обрабатываться как
единая группа или каждый в отдельности. В Excel массивы могут
быть одно- или двухмерными. Измерения массивов
непосредственно соответствуют строкам и столбцам. Например,
одномерный массив может быть группой ячеек, которые
размещены в одной строке (горизонтальный массив) или в одном
столбце (вертикальный массив). Двухмерный массив
размещается в нескольких строках и столбцах. Трехмерных
массивов Excel не поддерживает.
Однако позднее вы узнаете, что массивы не обязательно
должны храниться в диапазонах ячеек. Можно работать с
массивами, которые существуют только в памяти компьютера.
Такие массивы также можно использовать в формулах и
получать определенный результат. Формулы массивов могут
занимать диапазон ячеек, а могут находиться и в одной ячейке.
В этом разделе представлено два примера формул
массивов. В одном из них формула массива занимает несколько
ячеек, во втором — только одну ячейку.
В этой главе...
Введение в формулы
массивов
Размерность массивов
Работа с формулами
массивов
Создание формул
массивов для диапазона ячеек
Создание формул
массивов для отдельных ячеек

Формулы массивов для диапазона ячеек
На рис. 14.1 показан простой рабочий лист, где вычисляются объемы продаж
некоторых товаров. Чтобы вычислить объем продаж каждого конкретного товара (значения в
столбце D), обычно используется формула умножения количества проданного товара
(столбец В) на цену товара (столбец С). Например, в ячейке D2 будет формула =В2*С2,
которая затем копируется во все оставшиеся ячейки столбца D. В данном случае получим
пять отдельных формул в столбце D.
Рис. 14.1. Одна формула массива в диапазоне D2:D6
заменяет пять обычных формул
Другой способ вычисления пяти значений в столбце D — использование одной формулы
массива. Эта формула займет диапазон D2:D6 и вернет сразу все пять искомых значений.
Для создания формулы массива выполните следующее.
1. Выделите диапазон, в котором должен содержаться результат. В нашем примере это
диапазон D2:D6.
2. Введите формулу
=В2:В6*С2:Сб
3. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter> для ввода формулы именно как
формулы массива (обычно для завершения ввода формулы нажимается клавиша
<Enter>).
Формула будет введена сразу во все пять выделенных ячеек. Если вы посмотрите в строку
формул, то там будет представлена формула
{=В2:Вб*С2:Сб}
Excel заключает формулу в фигурные скобки, показывая тем самым, что это формула массива.
Эта формула выполняет вычисления и возвращает массив из пяти элементов. Фактически
формула работает с двумя другими массивами, которые хранятся в диапазонах В2:В6 и
С2:С6. Поскольку нельзя в одной ячейке отобразить более одного значения, требуется
выделить пять ячеек для представления результата вычисления формулы массива.
Данная формула массива, конечно, возвращает те же самые значения, которые можно
вычислить по отдельным формулам, перемножающим соответствующие значения из
столбцов В и С:
■ В2:С2;
■ ВЗ:СЗ;
■ В4:С4;
■ В5:С5;
■ В6:С6.
276
Часть II. Формулы и функции

Но использование формулы массива по сравнению с набором отдельных формул имеет
ряд преимуществ.
■ Есть уверенность, что все формулы диапазона введены правильно.
■ Формулы массивов больше защищены от непреднамеренных изменений, поскольку
нельзя изменить одну формулу в ячейке, которая входит в диапазон ячеек,
содержащих формулу массива.
Формулы массивов для отдельных ячеек
Формулы массивов могут возвращать результат и в одну ячейку. На рис. 14.2 в ячейку D8
введена формула массива
(=СУММ(В2:В6*С2:С6)}
м II шшшщяяята
1 Товав ]К-во IUbhs I
2 Товар A J 4
3 Товар Б 2
4 Товар В 15
5 Товер Г 5
Б Товар Д | 66
25p
100p.
76p
13p
5p.
7
IBcero | 1835
[=СУММ(В2:В6-С2
9
»"Y . «MVcrl >(W.J/
Ibc-l/ft.
^/п^/^гл/tl
C6))
1
JBixJ
1
...
- .1
■
*,
i -in!
Рис. 14.2. Формула в ячейке D8 вычисляет общий объем
продаж без использования промежуточных вычислений
Еще раз напомним, что ввод формулы массива завершается нажатием клавиш
<Ctrl+Shift+Enter> — тогда фигурные скобки будут вставлены автоматически, их нельзя
вводить вручную.
Эта формула возвращает общую сумму продаж. Здесь важно понять, что формула не
использует данные из столбца D. Вы можете удалить всю информацию из этого столбца, а
формула будет продолжать работать.
Эта формула, как и предыдущая, работает с двумя массивами, хранящимися в диапазонах
В2:В6 и С2:С6. Формула перемножает соответствующие значения из этих массивов и создает
виртуальный массив, который существует только в памяти компьютера. Затем функция
СУММ обрабатывает этот новый массив и возвращает сумму его значений.
_^^^ В данном случае вместо формулы массива можно воспользоваться функцией
СУММПРОИЗВ, которая вернет тот же результат:
=СУММПР0ИЗВ(В2:Вб;С2:С6)
Тем не менее, как вы увидите далее, существует множество задач, которые без
формул массивов решить нельзя.
На заметку
/
Создание массивов констант
В предыдущих примерах использовались массивы, хранящиеся в диапазонах ячеек р-^э-
чего листа. Примеры этого раздела демонстрируют массивы, которые не содержатся в ,i 1ей-
ках рабочего листа. Этот тип массивов, хранимый только в памяти компьютера, называется
массивом констант.
Глава 14. Основы формул массивов
277

Для создания массива констант введите элементы этого массива и заключите их в
фигурные скобки. Вот пример горизонтального массива из пяти элементов:
{ 1; 0 ; 1; 0 ; 1}
Следующая формула использует функцию СУММ, где в качестве аргумента используется
этот массив:
=СУММ({1;0;1;0;1} )
Эта формула вернет сумму значений массива (число 3). Обратите внимание: несмотря на
то что в формуле используется массив, сама она не является формулой массива.
При вводе формулы с массивом констант вы должны вручную вставить
окружающие элементы массива фигурные скобки. Но при вводе формул массивов
окружающие ее фигурные скобки вводить вручную нельзя (следует нажать клавиши
<Ctrl+Shift+Enter>).
До сих пор еще не видно преимуществ использования массивов констант. Например,
предыдущую формулу можно переписать без использования массива констант:
=СУММ(1;0;1;0;1)
Чтобы увидеть преимущества использования массивов констант, рассмотрим следующую
формулу, обрабатывающую два массива:
=СУММ({1;2;3;4}*{5;6 ; 7 ; 8} )
Эта формула создает виртуальный массив в памяти, который содержит результаты
попарного перемножения элементов двух массивов. Новый массив выглядит следующим
образом:
{5,-12,-21,-32}
Этот виртуальный массив используется как аргумент в функции СУММ, которая вернет
результат 70. Таким образом, данная формула эквивалентна следующей, которая не
использует массивов:
=СУММ(1*5;2*6;3*7;4*8)
Формулы в Excel могут одновременно работать как с массивами констант, так и с
массивами, расположенными в диапазонах ячеек. Например, приведенная ниже формула
возвращает сумму значений массива из диапазона A1:D1, каждый элемент которого умножен на
соответствующий элемент массива констант.
=СУММ((Al:D1*{1;2;3;4}))
Эта формула эквивалентна следующей:
=СУММ(А1*1;В1*2;С1*3;Dl*4)
Константы в массивах
Массивы констант могут содержать числа, текст, логические значения (ИСТИНА и
ЛОЖЬ) и даже значения ошибок, например #Н/Д. Числа могут быть целыми, десятичными
дробями или представленными в экспоненциальном формате. Текст в массивах должен быть
заключен в двойные кавычки. В одном массиве констант могут содержаться значения разного
типа, например:
{1;2;3;ИСТИНА;ЛОЖЬ;"Май";"Коля";"Иванов"}
278
Часть II. Формулы и функции

Массив констант не может содержать формулы, функции и другие массивы. Числовые
значения не могут иметь знак денежной единицы, разделители групп разрядов и знак
процентов. Например, Excel не позволит ввести следующий массив:
{КОРЕНЬ(16);56,32р.;12,5%}
Размерность массивов
В Excel массивы могут быть одно- и двухмерными. Одномерные массивы могут быть
вертикальными и горизонтальными.
Создание одномерных горизонтальных массивов
Элементы в одномерных горизонтальных массивах разделяются точкой с запятой,
например {1; 2; 3 ; 4; 5}. Этот массив можно отобразить в диапазоне из пяти ячеек. Чтобы
записать его в диапазон ячеек, сначала выделите горизонтальный диапазон, состоящий из пяти
смежных ячеек в одной строке. Затем введите формулу = {1; 2; 3 ; 4 ; 5} и нажмите
<Ctrl+Shift+Enter>.
Если вы попытаетесь ввести этот массив в диапазон, состоящий более чем из пяти ячеек,
то он будет правильно введен в первые пять ячеек, а в остальных ячейках появится
сообщение об ошибке #Н/Д (которое означает, что нет доступного значения). Если вы попытаетесь
ввести этот массив в вертикальный диапазон, во всех ячейках диапазона запишется первый
элемент массива (в данном случае это 1).
В следующем примере показан горизонтальный массив, который состоит из семи
текстовых строк:
{"ПН";"ВТ";"СР";"ЧТ";"ПТ";"СБ";"ВС"}
Чтобы ввести этот массив, выделите строку, состоящую из семи ячеек, затем напечатайте
следующее (после ввода не забудьте нажать <Ctrl+Shift+Enter>):
={"ПН";"ВТ";"СР";"ЧТ";"ПТ";"СБ";"ВС"}
Создание одномерного вертикального массива
Элементы в одномерных вертикальных массивах разделяются двоеточием, например:
{10:20:30:40:50:60}
Чтобы поместить этот массив в рабочий лист, потребуется шесть ячеек. Для этого сначала
выделите вертикальный диапазон, состоящий из шести смежных ячеек в одном столбце.
Затем введите следующую формулу и нажмите <Ctrl+Shift+Enter>.
={10:20:30:40:50:60}
Создание двухмерных массивов
В двухмерных массивах используется точка с запятой для отделения горизонтальных
элементов и двоеточие — для вертикальных. Вот пример массива, состоящего из трех строк и
четырех столбцов:
{1;2;3;4:5;6;7;8:9;10;11;12}
Этот массив можно отобразить в диапазоне, состоящем из 12 ячеек. Чтобы ввести этот
массив в ячейки рабочего листа, сначала выделите диапазон смежных ячеек, расположенных
Глава 14. Основы формул массивов
279

в трех строках и четырех столбцах. Затем введите = {1; 2; 3 ; 4 : 5 ; 6; 7; 8 : 9; 10; 11,-12}
и нажмите <Ctrl+Shift+Enter>. На рис. 14.3 показан рабочий лист, в который введен
данный массив.
Рис. 14.3. Массив размером 3x4
Если вы попытаетесь ввести массив в диапазон, содержащий больше ячеек, чем элементов
в массиве, в незаполненных ячейках появится значение ошибки #Н/Д. На рис. 14.4 показан
массив размером 3x4, введенный в диапазон размером 10x5.
ИПаТТ
и
2< а < *н/д
бГ" 7! " В «Н/Д
10 11 12 «Н/Д
«Н/Д #Н)Д *Н/Д «Н/Д «Н/Д
*н/д #н/д *н/д *н/д *нщ
*Н/Д«Н/Д «Н/Д «Н/Д *Н/Д
*н/д *н/д #нщ *н/д *н/д
*0Д.*Н/Д *Н/Д #Н/Д «Н/Д!
*Н/Д «Н/Д «Н/Д «Н/Д «Н/Д*
«Н/Д!*Н/Д «Н/Д «Н/Д «Н/Д
г- —4—i 4-
«\Л<т1 *, Листа ; rv<T3/rv«rr4^ft J 4 J
Рмс. 74.4. Массив 3x4,
введенный в диапазон 10x5
Все строки в двухмерном массиве должны содержать одинаковое количество элементов.
Следующая формула, например, неправильна, поскольку третья строка содержит только три
элемента:
{1;2;3;4:5;6;7;8:9;10;11}
Программа не позволяет вводить формулы с различным количеством элементов.
Именованные массивы констант
Можно создать массив констант, присвоить ему имя и затем использовать именованный
массив в формулах. Строго говоря, именованный массив представляет собой формулу,
которой присвоено имя.
В главе 4 подробно обсуждаются имена и поименованные формулы.
На рис. 14.5 показано, как создается именованный массив с помощью диалогового окна
Присвоение имени. Здесь массиву присвоено имя Дни_недели, он содержит элементы
{"ПН";"ВТ";"СР";"ЧТ";"ПТ" ;"СБ";"ВС"}
280
Часть II. Формулы и функции

Рис. 14,5. Создание массива констант
в диалоговом окне Присвоение имени
Отметим, что в диалоговом окне Присвоение имени массив в поле Формула задается с
помощью знака равенства. Если не ввести этот знак, введенные значения элементов массива
будут интерпретироваться как текстовые строки. Также необходимо ввести фигурные скобки,
обрамляющие элементы массива — Excel не вставит их самостоятельно.
Созданный именованный массив можно использовать в формулах. На рис. 14.6 показана
простая формула массива, введенная в диапазон A1:G1. Эта формула имеет вид
{=Дни_недели}
Рис. 14.6. Пример использования в формуле именованного
массива
Поскольку в данном примере элементы массива отделяются точкой с запятой, это
горизонтальный массив. Чтобы создать вертикальный массив, используйте в качестве
разделителей двоеточие. Чтобы вставить горизонтальный массив в вертикальный диапазон ячеек,
можно использовать функцию ТРАНСП, которая описана далее в главе. Следующая формула
введена в столбец, состоящий из семи ячеек:
(=ТРАНСП(Дни_недели)}
Для того чтобы использовать отдельные элементы массива, следует воспользоваться
функцией ИНДЕКС. Например, приведенная ниже формула вернет значение "ЧТ", поскольку
это четвертый элемент массива Дни_недели.
=ИНДЕКС(Дни_недели;4)
Работа с формулами массивов
В этом разделе рассматриваются способы выделения массивов, а также введения и
редактирования формул массивов. Как вы увидите, эти процедуры немногим отличаются от работы
с обычными диапазонами ячеек и формулами.
Введение формулы массива
Когда вы вводите формулу массива в ячейку или группу ячеек, вам необходимо выполнять
специальную процедуру, чтобы программа знала, что это формула массива, а не обычная
формула. Обычная формула вводится в ячейку посредством нажатия клавиши <Enter>.
Глава 14. Основы формул массивов
281

А формула массива вводится в одну или несколько ячеек с помощью комбинации клавиш
<Ctrl+Shift+Enter>.
Вы всегда сможете отличить формулу массива, так как в строке формул она заключена в
фигурные скобки. При вводе формулы массива фигурные скобки набирать не нужно; Excel
сделает это сама.
Если результат работы формулы массива — несколько значений, то, прежде чем
вводить формулу, не забудьте выделить нужные ячейки. Если этого не сделать,
то в ячейке будет отображено только первое значение массива.
Выделение массива
Используя обычные процедуры, можно выделить диапазон массива вручную. Кроме того,
можно использовать один из следующих методов:
■ перейдите к одной из ячеек диапазона массива; выберите команду Правка^Перейти
или нажмите клавишу <F5>, в открывшемся диалоговом окне Переход щелкните на
кнопке Выделить и в следующем диалоговом окне выберите переключатель Текущий
массив; щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговые окна;
■ перейдите к одной из ячеек диапазона массива и нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+/>,
чтобы выделить весь массив.
Редактирование формул массивов
Если формула массива помещена в несколько ячеек, вы должны отредактировать все
ячейки диапазона как одну ячейку. Запомните: нельзя изменить только один элемент,
содержащий формулу массива! Если вы попытаетесь сделать это, Excel выдаст сообщение,
показанное на рис. 14.7.
Рис. 14.7. Excel напоминает, что нельзя
изменить содержимое одной ячейки
массива
Ниже перечислены правила, относящиеся к формулам массивов. При нарушении хотя
бы одного из них Excel даст вам об этом знать. Вы должны помнить, чего именно не
следует делать.
■ Изменять содержимое одной из ячеек, содержащих формулу массива.
■ Перемещать отдельные ячейки, на которые распространяется формула массива
(можно перемещать только все ячейки с формулой массива сразу).
■ Удалять отдельные ячейки, на которые распространяется формула массива (можно
удалить только весь массив целиком).
■ Вставлять новые ячейки в массив. Это правило относится также к вставке новых строк
или столбцов, которые добавляют новые ячейки к массиву.
Чтобы отредактировать формулу массива, выделите все его ячейки и активизируйте
строку формул (щелкните на ней или нажмите <F2>). При редактировании формулы Excel удаляет
фигурные скобки. Закончив редактирование формулы, нажмите <Ctrl+Shift+Enter>, чтобы
Внимание!
7
251
|\ -ъ<-_~~ 1
282
Часть II. Формулы и функции

внести изменения. Теперь содержимое всех ячеек массива изменится в соответствии с
внесенными изменениями.
Если вы забудете нажать <Ctrl+Shift+Enter>, формула не будет восприниматься
как формула массива. Если же вы нажмете <Ctrl+Shift+Enter>, то формула будет
скопирована во все ячейки выделенного диапазона, но не будет формулой
массива.
Формулу массива нельзя изменить в отдельной его ячейке, тем не менее можно
форматировать как весь массив, так и отдельные его части.
Расширение и сокращение диапазона,
содержащего формулу массива
Если возникла необходимость расширить или сократить диапазон из нескольких ячеек,
содержащий формулу массива, выполните ряд действий.
1. Выделите весь диапазон, содержащий формулу массива.
2. Нажмите клавишу <F2>, чтобы перейти в режим редактирования.
3. Нажмите <CtrI+Enter>. Это действие вводит отдельные формулы (не формулу массива)
в каждую ячейку выделенного диапазона.
4. Измените выделение диапазона так, чтобы он включал новые ячейки (или исключал
"лишние" ячейки).
5. Снова нажмите клавишу <F2>.
6. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter>.
Формулы массивов: достоинства и недостатки
Познакомившись с приведенными примерами функций массивов, вы, вероятно, уже
оценили возможности и достоинства этих формул. Основное достоинство формул массивов
состоит в том, что они позволяют выполнять очень широкий круг вычислений, который
другими способами выполнить нельзя. Но, по всей видимости, вы уже можете признать и
некоторые недостатки, присущие формулам массивов.
Формулы массивов — это наиболее сложное и непонятное средство Excel. Поэтому, если
вы планируете передать свою рабочую книгу другим пользователям, которые будут вносить
в нее изменения, то, вероятно, откажетесь от использования формул массивов, поскольку
изменения, внесенные в формулы массивов незнакомым с ними пользователем, конечно же
приведут к ошибкам в рабочей книге.
Кроме того, очень легко забыть о том. что для ввода формулы массива необходимо нажать
комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter>. Помимо логических ошибок, вносимых в формулы,
это, по-видимому, наиболее общая проблема при работе с формулами массивов. Если
вы по ошибке нажали клавишу <Enter> после ввода или редактирования формулы
массива, нажмите клавишу <F2> для возврата в режим редактирования и затем нажмите
<Ctrl+Shift+Enter>.
Более того, формулы массивов замедляют пересчет формул. Это особенно заметно, если
используются очень большие массивы. Однако, если у вас достаточно мощный компьютер,
это не имеет особого значения. С другой стороны, формулы массивов практически всегда
работают быстрее, чем функции, созданные с помощью языка. Дополнительная
информация по функциям VBA представлена в главе 35.
Глава 14. Основы формул массивов
283

Создание формул массивов
для диапазона ячеек
В этом разделе приведены примеры, также демонстрирующие возможности формул
массивов. Эти примеры показывают создание массивов на основе значений ячеек диапазона,
выполнение операций над массивами, использование функций, транспонирование массивов и
генерирование чисел.
Создание массивов на основе значений
ячеек диапазона
На рис. 14.8 показан рабочий лист, содержащий данные в диапазоне А1:С4. Диапазон
D7:F10 содержит массив, созданный на основе этих данных с помощью формулы
{=А1:С4}
Рис. 14.8. Создание массива на основе значений ячеек диапазона
Массив в диапазоне D7:F10 связан со значениями диапазона А1:С4. Если изменить какое-либо
значение в последнем диапазоне, автоматически изменится соответствующее значение в массиве.
Создание массива констант на основе значений
диапазона ячеек
В предыдущем примере формула массива в ячейках D7:F10, по существу, является
ссылкой на диапазон А1:С4. Чтобы "разорвать" эту связь и создать массив констант, выполните
ряд действий.
1. Выделите диапазон, содержащий формулу массива (в этом примере — D7:F10).
2. Нажмите клавишу <F2>, чтобы перейти в режим редактирования формулы.
3. Нажмите <F9>, чтобы преобразовать ссылки на ячейки в соответствующие значения.
4. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter>.
Теперь в диапазоне D7:F10 находится следующий массив:
{1;"Пт";3:4;5;"Ср":7;8;9:"Пн";11;12}
На рис. 14.9 показано, как этот массив выглядит в строке формул.
284
Часть II. Формулы и функции

D7 -
В
6>
7
в
9^
10]
12
* (=(1 "Пт" 3 15 " р" 7 8 9 'Пи- 11 К
о I е I f
1 Пт 3
4 5Ср
7 8 9
Пн 11 12
Рис. /4.9. После нажатия клавиши <F9>
в строке формул отобразится массив
констант
Выполнение операций над массивами
До сих пор большинство примеров в этой главе показывали разные способы ввода
массивов в диапазоны ячеек. Следующая формула массива создает прямоугольный массив и
умножает каждый его элемент на 2:
{={1;2;3;4:5;б;7;8:9;10;11;12}*2}
Результат выполнения этой формулы показан на рис. 14.10.
10
16
«\IWtI yfWTi/n<rS/
,l М'Д:
1<1
Рис. 14.10. Результат умножения массива на 2
Приведенная ниже формула умножает каждый элемент массива на самого себя. На
рис. 14.11 показан диапазон, в который была введена эта формула
{={1;2;3;4:5;б;7;8:9;10;11;12}*{1;2;3;4:5;6;7;8:9;10;11;12}}
Рис. 14.11. Умножение каждого элемента массива на самого себя
Эту формулу можно переписать в более компактном виде:
{={1;2;3;4:5;б;7;8:9;10;11;12}А2}
Если массив хранится в диапазоне ячеек (допустим, А1:С4), то подобная формула
возвратит квадрат каждого элемента этого массива:
{=А1:С4Л2}
Применение функций к массивам
В операциях над массивами можно использовать функции. Следующая формула массива,
которую нужно ввести в вертикальный диапазон, состоящий из 10 ячеек, вычисляет
квадратные корни каждого элемента массива:
Глава 14. Основы формул массивов
285

{=КОРЕНЬ({1:2:3:4:5:6:7:8:9:10})}
Если массив хранится в диапазоне ячеек (например, А1:А10), подобная формула
выполнит эти же вычисления для каждого элемента массива:
(=КОРЕНЬ(А1:А10) }
Транспонирование массивов
При транспонировании массива его строки становятся столбцами, а столбцы — строками. Если
массив одномерный, то при транспонировании горизонтальный массив становится вертикальным и
наоборот. Для выполнения операции транспонирования используется функция Excel ТРАНСП.
Допустим, есть одномерный горизонтальный массив {1; 2 ; 3 ; 4 ; 5}. С помощью
функции ТРАНСП можно преобразовать его в вертикальный массив. Для этого выделите
вертикальный диапазон, состоящий из пяти ячеек, введите следующую формулу и после этого
нажмите <Ctrl+Shift+Enter>:
=ТРАНСП({1;2;3;4;5})
Транспонирование двухмерных массивов выполняется подобным образом. На рис. 14.12
показан двухмерный массив в диапазоне A1:D3, полученный посредством формулы
{ = { 1; 2 ; 3 ; 4 : 5 ; 6 ; 7 ; 8 : 9 ; 10 ; 11; 12 } }
Формула в диапазоне А6:С9 создает транспонированный массив:
{=ТРАНСП({1;2;3;4:5;6;7;8:9;10;11;12} ) }
Рис. 14.12. Примеры использования функции ТРАНСП
Конечно, функцию ТРАНСП можно применять и к массивам, хранящимся в диапазоне на
рабочем листе. Например, следующая формула транспонирует массив, содержащийся в диапазоне
A1:D3 (три строки и четыре столбца) в массив, состоящий из четырех строк и трех столбцов:
{=ТРАНСП(А1:БЗ)}
Генерирование последовательности
натуральных чисел
С помощью формул массивов легко генерировать последовательности натуральных чисел.
Для этого идеально подходит функция СТРОКА, возвращающая номер строки. Рассмотрим
формулу массива, введенную в вертикальный диапазон, состоящий из 12 ячеек:
{=СТРОКА(1:12)}
286
Часть II. Формулы и функции

Эта формула возвращает массив из 12 элементов, содержащий числа от 1 до 12 (рис. 14.13).
Отметим, что данная формула возвращает правильный результат независимо от того, где
расположен диапазон, в который вводится формула.
.101 xl
3
1=СТР0КА(1:12)1
5
6
7
8
9
10
11
12
и\г*.ст1 /ЛистЯХ"""* -''
_
ай
Рис. 14.13. Использование
формулы массива для генерирования 12
последовательных чисел
Если вы поэкспериментируете с приведенной формулой, то обнаружите присущий ей
недостаток: при добавлении новой строки выше диапазона, где расположена эта формула, Excel
изменит номера строк и формула автоматически преобразуется в формулу, возвращающую
значения от 2 до 13:
(=СТР0КА(2:13)}
Приведем формулу массива, которая лишена этого недостатка:
{=СТРОКА(ДВССЫЛ("1:12"))}
Эта формула использует функцию ДВССЫЛ, аргументом которой является текстовая
строка. Excel не изменяет этот аргумент при вставке или удалении строк в рабочем листе, поэтому
данная формула всегда возвращает правильный результат, состоящий из чисел от 1 до 12.
дололнитель
нформация
В главе 15 показано еще несколько методов генерирования
последовательностей чисел.
Функции, возвращающие массив
Результатом выполнения некоторых функций Excel является массив. Чтобы такие функции
возвращали правильный результат, выделите диапазон, введите формулу, содержащую
одну из этих функций, как формулу массива. Вот несколько функций, которые возвращают
массив: ПРЕДСКАЗ, ЧАСТОТА, РОСТ, ЛИНЕЙН, ЛГРФПРИБЛ, МОБР, МУМНОЖ и
ТЕНДЕНЦИЯ. Дополнительную информацию по этим функция можно найти в справочной
системе.
Создание формул массивов
для отдельных ячеек
Ранее в основном рассматривались формулы массивов, вносимые в диапазоны, состоящие
из нескольких ячеек. Но настоящая мощь формул массивов проявляется тогда, когда они
вводятся в отдельную ячейку. Примерам таких формул посвящен этот раздел.
Глава 14. Основы формул массивов
287

Подсчет количества символов в диапазоне
Если необходимо подсчитать общее количество всех символов в определенном диапазоне,
то "традиционный" метод выполнения этой задачи состоит в том, чтобы найти количество
символов в каждой ячейке диапазона (например, с помощью формулы, подобной =ДЛСТР (А1)) и
затем суммировать эти значения.
Приведенная ниже формула массива выполняет эти вычисления без промежуточных
формул (предполагается, что подсчитывается количество символов в диапазоне А1:А10,
показанном на рис. 14.14).
(=СУММ(ДЛСТР(А1:А10))}
.«JHljSl
=ДПСТР(А1)
-ДЛСТР(А2)
=ДЛСТР(АЗ)
7 =ДПСТР(М} _ i |
Б >=ДПСТР(Д5)
S =ДЛСТР(*6) ~ ' 1
4 =ДПСТР(А7)
4 =ДЛСТР(А8)
9 =ДЛСТР(АЭ)
Щ =ДЛСТР(А10)
6J] =СУММ(В1:В10) :
Ш ..&СУММ(ЦЛС1Р(А1-А1ВД.
Рис. 14.14. Одна формула массива заменяет целый ряд
отдельных формул
Эта формула с помощью функции ДЛСТР создает виртуальный массив в памяти
компьютера, содержащий количество символов каждой ячейки диапазона.
Суммирование трех наименьших значений
диапазона
Предположим, имеется диапазон чисел, названный Данные, и вы хотите узнать сумму
трех наименьших из них. Следующая формула массива решает эту задачу:
{=СУММ(НАИМЕНЬШИЙ(Данные;{1;2;3}) ) }
Здесь в качестве второго аргумента в функции НАИМЕНЬШИЙ используется массив
констант. Это "вынуждает" Excel сгенерировать виртуальный массив, содержащий три
наименьших значения из диапазона Данные. Затем к этому виртуальному массиву применяется
функция СУММ, которая суммирует его элементы и возвращает искомый результат.
На рис. 14.15 показан столбец значений (диапазон А1:А10), названный Данные. Функция
НАИМЕНЬШИЙ выполняется три раза, причем второй аргумент каждый раз меняется.
Первый раз значение второго аргумента функции НАИМЕНЬШИЙ равно 1, поэтому она вернет
значение из ячейки А2 (равное -5). Второй раз аргумент равен 2, а функция вернет 0 (самое
маленькое число после -5). Третий раз аргумент равен 3, а функция вернет 2. Итак, в памяти
компьютера сформируется виртуальный массив { - 5; 0; 2}, значения которого передаются в
качестве аргументов в функцию СУММ. Последняя функция вернет их сумму, т.е. число -3.
288
Часть II. Формулы и функции

Рис. 14.15. Формула массива возвращает сумму трех наименьших
значений в диапазоне А1 :А10
Подсчет количества ячеек, содержащих текст
В следующей формуле функция ЕСЛИ используется для проверки содержимого каждой
ячейки диапазона. Затем создается виртуальный массив (того же размера, что и исходный), в
котором содержатся числа 1 (если в ячейке находится текст) и 0 (в противном случае). Новый
массив передается в функцию СУММ, которая возвращает сумму элементов массива. В итоге
получаем количество ячеек, содержащих текст.
(=СУММ(ЕСЛИ(ЕТЕКСТ(А1:05);1;0))}
Т\ Такой тип формул (когда функция ЕСЛИ применяется как аргумент функции
Диюлнительни СУММ) очень часто используется для подсчета. Дополнительные примеры при-
«нформация^ ведены в главе 11.
На рис. 14.16 показан пример использования этой формулы. В результате выполнения
функции ЕСЛИ был создан следующий виртуальный массив:
{ 0 ; 1; 1; 1:1; 0 ; 0 ; 0 :1; 0 ; О ; 0 :1; 0 ; 0 ; 0 :1; 0 ; 0 ; 0 }
Обратите внимание, что виртуальный массив состоит из пяти строк, содержащих по
четыре элемента (т.е. тот же размер, что и исходный массив).
Ниже приведена предыдущая формула в более компактном виде:
{=СУММ(ЕТЕКСТ(А1:Б5)*1)}
Здесь вместо функции ЕСЛИ используется тот факт, что
ИСТИНА*1=1
ЛОЖЬ*1=0
Глава 14. Основы формул массивов
289

Исключение промежуточных формул
Одно из достоинств формул массивов заключается в том, что они позволяют исключать
промежуточные формулы (и соответственно результаты промежуточных вычислений) из
рабочих листов. Это делает таблицы на рабочих листах более компактными и понятными. На
рис. 14.17 показан рабочий лист, содержащий баллы студентов до и после выполнения
тестов. В столбце D содержатся формулы, вычисляющие разность между этими баллами, в
ячейке D13 — формула, вычисляющая среднее значение этих разностей:
=CP3HA4(D2:D11)
Рис. 14.17. Вычисление среднего с помощью ряда
промежуточных формул и с помощью одной формулы массива
С помощью следующей формулы массива можно исключить промежуточные вычисления
в столбце D:
{=СРЗНАЧ(С2:С11-В2:В11)}
В этой формуле используются два массива, содержащиеся в диапазонах С2:С11 и В2:В11.
Формула создает виртуальный массив, состоящий из разностей значений этих двух массивов.
Этот виртуальный массив хранится в памяти компьютера, а не в рабочем листе Excel.
Функция СРЗНАЧ использует этот виртуальный массив в качестве своего аргумента и возвращает
среднее его элементов.
Виртуальный массив имеет вид
{7;18;18;10;3;8;0;17;8;- 8}
Поэтому в данном случае предыдущая формула принимает вид
=СРЗНАЧ({7;18;18;10;3;8;0;17;8;-8})
Аналогично создаются и работают формулы массивов, вычисляющие различные
характеристики диапазонов данных. Например, следующая формула находит максимальное число
среди разностей значений диапазонов С2:С11 и В2:В11:
{=МАКС(С2:С11-В2:В11)}
Эта формула вернет число 18. Следующая формула возвращает наименьшее число
разностей значений двух диапазонов (она вернет число -8):
{=МИН(С2:С11-В2:В11)}
290
Часть II. Формулы и функции

Использование массивов вместо ссылок
на диапазоны
Если в формулах используются ссылки на диапазоны, то их можно заменить массивами
констант. Это очень удобно, если значения в диапазонах, на которые указывают ссылки,
меняться не будут.
К сожалению, в функциях, работающих с базами данных (например, БДСУММ),
нельзя заменить ссылку на диапазон, содержащий критерии, массивом констант.
На замет
а заметку
/
Дополнительную информацию по использованию формул просмотра и поиска
Дополнитвлы}» можно найти в главе 12. Функции для работы с базами данных (включая
информация БДСУММ) описаны в главе 19.
На рис. 14.18 представлена таблица, в которой проводится поиск названия заданного
числа. Например, если 9— искомое значение, то формула вернет слово Девять. В ячейку С1
введена следующая формула:
= ВПР (Bl ;D1 : ЕЮ ; 2 ; ЛОЖЬ)
А 6 С Ь & GH 4
1 Нисло 9
2 Название Девять
Э Девять
V
И
I
1 С
10
IgJ В2 =ВПР(В1.01 Е10.2;ГОЖЬ)
ИВ т -Bfipmi (1 -Опии-1 -л.>- з -Tf
11« 8."Восемь* 9,"Девять" Ю.'Десят
Два
Три
Четыре
Пять
Шесть
Семь
Восемь
Девять
Десять
и" Л; "Четыре" 5."Пять" Б."Шесть"7."Семь"
ь"),2,ЛОЖЬ)
Г
1" • > •/l>«T-/A,S«/-W«/rkI,ttHWTll, 1<1 |
,Ю|х|,
•1Г|
Рис. 14.18. Таблицу, в которой проводится поиск, можно заменить
массивом констант
Вместо ссылки на таблицу можно использовать двухмерный массив. Следующая
формула работает аналогично предыдущей, но не использует таблицу, которая находится в
диапазоне D1:E10:
=ВПР(В1;{1;,,Один" :2;"Два" :3;"Три" : 4;; "Четыре" : 5; "Пять" : 6; "Шесть" : 7 ,-"
Семь":8;"Восемь":9;"Девять":10;"Десять"};2;г ЛОЖЬ)
Глава 14. Основы формул массивов
291

ГЛАВА
Применение
формул массивов
В этой главе...
Примеры использования
формул массивов в
отдельной ячейке
Примеры использования
i формул массивов для
диапазонов ячеек
|р"«\ предыдущей главе рассмотрены основы работы с мас-
■—^ сивами и формулами массивов. В настоящей главе вы
познакомитесь с некоторыми техническими приемами
использования формул массивов. Приведенные здесь примеры
могут послужить основой для решения многих практических
задач, выполняемых с помощью Excel.
Примеры подбирались таким образом, чтобы их можно
было применить как базу готовых решений для множества
задач. Большинство из них можно использовать в том виде, в
котором они здесь представлены (не забудьте только заменить
ссылки и имена диапазонов). Кроме того, внеся
незначительные изменения, формулы примеров можно приспособить для
других целей.
К^ Все примеры этой главы можно найти на прила-
На компаст- гаемом к книге компакт-диске. Кроме того, он
I содержит дополнительные примеры, которые
подробно не обсуждались на страницах главы.
Применение формул
массивов в отдельных
ячейках
Эти формулы возвращают единственные значения, а не
многоэлементный массив (точнее, здесь отдельное значение
также является массивом, но одноэлементным). Такие
формулы могут работать с массивами, которые хранятся в
диапазонах ячеек, и с виртуальными массивами, которые хранятся
только в памяти компьютера. В следующих разделах
приведено несколько примеров использования формул массивов,
возвращающих результат в отдельные ячейки.

Суммирование значений диапазона,
содержащего ошибки
Вы, вероятно, уже обнаружили, что функция СУММ не работает, если в диапазоне
суммирования содержатся ошибки (такие, как #ДЕЛ/0 ! или #Н/Д). На рис. 15.1 показана такая
ситуация: формула суммирования в ячейке СП возвращает значение ошибки, поскольку
диапазон суммирования С4:С10 содержит ошибки.
Рис. 15.1. Применение формулы массива для суммирования
значений диапазона, содержащего ошибки
Следующая формула массива возвращает сумму значений диапазона Данные, даже если
он содержит ошибки:
{=СУММ(ЕСЛИ(ЕОШИБКА(Данные);"";Данные))}
Эта формула создает виртуальный массив, содержащий все значения диапазона Данные, за
исключением ошибок. Функция ЕСЛИ отбрасывает значения ошибок, заменяя их пустой
строкой. Поэтому функция СУММ работает с массивом, не содержащим ошибок. Подобный прием
можно использовать при работе с многими другими функциями, например МАКС или МИН.
Вместо ЕОШИБКА можно использовать и другие функции, находящие ошибки в
ячейках. Функция ЕОШИБКА возвращает значение ИСТИНА для ошибки любого
типа. Функция ЕОШ возвращает значение ИСТИНА также для любой ошибки,
кроме #н/д. Функция ЕНД возвращает ИСТИНА, только в том случае, когда в
ячейке содержится ошибка #н/д.
Подсчет количества ошибок в диапазоне
Следующая формула массива подобна предыдущей, но возвращает число ячеек в
диапазоне Данные, содержащих значения ошибок:
{=СУММ(ЕСЛИ(ЕОШИБКА(Данные) ;1;0)) }
Эта формула создает виртуальный массив, содержащий 1 (если соответствующая ячейка
содержит ошибку) и 0 (если ячейка не содержит ошибки).
Данную формулу можно немного упростить, удалив третий аргумент в функции ЕСЛИ.
Когда этот аргумент в функции ЕСЛИ опущен, она возвращает значение ЛОЖЬ (что
равнозначно нулю) в том случае, если логическое условие не выполняется. Следующая формула
массива вернет тот же результат, что и предыдущая:
(=СУММ(ЕСЛИ(ЕОШИБКА(Данные);1;0))}
На заметку
/
Глава 15. Применение формул массивов
293

Можно еще упростить формулу:
{=СУММ(ЕОШИБКА(Данные)*1)}
В этой версии формулы используется тот факт, что
ИСТИНА * 1 = 1
ЛОЖЬ * 1 = О
Выполнение условного суммирования с помощью
формул массивов
Часто требуется просуммировать значения, которые удовлетворяют одному или
нескольким условиям. Например, приведенная ниже формула массива возвращает сумму только
положительных значений (отбрасывая отрицательные) из диапазона, названного Данные.
{=СУММ(ЕСЛИ(Данные>0;Данные))}
Здесь функция ЕСЛИ создает новый массив, содержащий только положительные
значения из диапазона Данные. Затем функция СУММ суммирует эти значения. Диапазон Данные
может содержать любое число строк и столбцов.
Для подобных вычислений можно использовать и функцию СУММЕСЛИ. Формула,
использующая эту функцию и не являющаяся формулой массива, возвращает тот же результат.
=СУММЕСЛИ(Данные;">0")
Однако к недостаткам функции СУММЕСЛИ можно отнести то, что она не позволяет
отбирать значения по нескольким условиям. Чтобы задать несколько условий, нужно в одной
формуле несколько раз использовать функцию СУММЕСЛИ. Например, предположим, что
нужно просуммировать только те значения диапазона, которые больше 0 и меньше 5. Для
этого можно использовать следующую формулу.
=СУММЕСЛИ(Данные;">0")-СУММЕСЛИ(Данные;">5" )
Эта формула суммирует все значения, которые больше нуля, затем из полученной суммы
вычитает сумму чисел, которые больше пяти. Разбираться в формулах, написанных подобным
образом, довольно сложно. Но можно написать более простую формулу массива, которая
вернет тот же результат:
{=СУММ((Данные>0)*(Данные<=5)*Данные)}
В этой формуле в результате перемножения значений трех массивов формируется еще
один виртуальный массив, значения которого суммируются. Первые два массива содержат
логические значения ИСТИНА (1) или ЛОЖЬ (0).
Следует отметить, что данная формула вернет ошибку, если диапазон Данные содержит
ячейки с текстом.
Чтобы расширить возможности подобных формул, следует использовать в формулах
массивов логические функции. Однако логические функции не всегда корректно работают в
формулах массивов.
Вопреки ожиданиям в формулах массивов нельзя использовать функцию И. Сле-
| дующая формула, хотя и достаточно простая на вид, вернет неправильный ре-
Внимание! зультат:
{=СУММ(ЕСЛИ(И(Данные>0;Данные<=5);Данные))}
294
Часть II. Формулы и функции

Можно также комбинировать условия, требуя выполнения хотя бы одного из них.
Например, следующая формула будет суммировать те значения, которые или меньше нуля, или
больше пяти:
{=СУММ(ЕСЛИ((Данные<0)+(Данные>5);Данные))}
Обратите внимание на первый аргумент функции ЕСЛИ. Его значение будет равно
ИСТИНА, если Данные<0 или Данные>5. В противном случае значение аргумента будет
равно ЛОЖЬ. В последнем случае формула пропустит текущий элемент диапазона Данные и
суммировать его не будет.
Так же как и функцию И, в формулах массивов нельзя использовать функцию ИЛИ.
\ Например, следующая формула вернет неверный результат:
Внимание|
{=СУММ(ЕСЛИ(ИЛИ(Данные>0;Данные<=5);Данные))}
Суммирование п наибольших значений
из диапазона
Следующая формула возвращает сумму 10 наибольших значений из диапазона Данные:
{=СУММ(НАИБОЛЬШИЙ(Данные;СТРОКА(ДВССШ1("1:10"))))}
Здесь функция НАИБОЛЬШИЙ выполняется 10 раз, каждый раз с другим вторым
аргументом (1, 2, 3 и т.д.). Результаты этих вычислений сохраняются в виртуальном массиве,
который используется как аргумент в функции СУММ.
Чтобы просуммировать другое число наибольших значений, замените в приведенной
формуле 10 этим числом. Если необходимо просуммировать и наименьших чисел диапазона,
вместо функции НАИБОЛЬШИЙ примените функцию НАИМЕНЬШИЙ.
Вычисление среднего, не учитывающего
нулевые значения
На рис. 15.2 показан простой рабочий лист, в котором вычисляется средний объем
продаж, приходящихся на группу продавцов. Формула в ячейке В12 имеет вид
=СРЗНАЧ(Данные)
Рис. 15.2. Формула массива, вычисляющая среднее без учета
нулевых значений
Глава 15. Применение формул массивов
295

Она вычисляет среднее значений из диапазона ВЗ:В10, которому присвоено имя Данные.
Некоторые продавцы не работали, но они также учитывались при вычислении среднего.
На заметку
/
Функция СРЗНАЧ игнорирует пустые ячейки, но учитывает ячейки с нулевыми
значениями.
Следующая формула массива возвращает значение среднего, причем при вычислении не
учитываются ячейки, содержащие 0:
{=СРЗНАЧ (ЕСЛИ (ДанныеоО,-Данные) ) }
Эта формула создает виртуальный массив, содержащий только ненулевые значения из
диапазона Данные. Этот массив используется в качестве аргумента в функции СРЗНАЧ. Тот
же результат можно получить с помощью обычной формулы (не формулы массива):
=СУММ(Данные)/СЧЁТЕСЛИ(Данные;"<>0")
Эта формула использует функцию СЧЁТЕСЛИ для определения числа ненулевых
значений в заданном диапазоне, на которое затем делится сумма значений этого диапазона.
Поиск заданного значения в диапазоне
Чтобы определить, есть ли заданное значение в диапазоне ячеек, можно использовать
команду Правка^Найти. Но эту же задачу можно выполнить и с помощью формулы массива.
На рис. 15.3 показан рабочий лист со списком имен в диапазоне А4:Е16 (названный
СписокИмен). Формула массива в ячейке D2 проверяет, есть ли имя, введенное в ячейку С2
в этом списке (ячейка С2 названа ЭтоИмя). Если заданное имя есть в списке, формула
возвращает текст Найдено, в противном случае— Не найдено. Формула имеет вид
{=ЕСЛИ(ИЛИ(ЭтоИмя=СписокИмен);"Найдено";"Не найдено")}
У Формулы маеошо* „у**** я<нм4и.« xf»
I '
~Т\ хяомде мм —■ I Ян 1ЩшД(«:лИ(И№Ч*тоИ>|1иО««жИ|«яХ-н»Вд»«Л."Н«ш*двн|Л)]
■ . _г
4м| Алекс Данила Григорий Леопольд Роберт
5 Алексей Даниэль Гарольд Луис Ричард
6 Андрей Давид Ян Марта Роман
7 Антон Денис Яков Марк Роланд
_8^ Варвара Эдвард Джек Мэри Симон
9 Ьернард Эрнс Л*аш Михаил Спепан
10 чатя Эдуард Ерофей Мишель Стае
II L ильм/ Игорь Иосиф Норман Том
^9 Боб Иван Джозеф Нора Тоыас
13 Клар? Инвар Карина Патрик Тимофей
14 'Сарл Фредди Марина Павел Алик
Гари Катерина Петр Ярослав
лШ2й\
ГЦ]
Георгий Леонард Филип 'Ярослава
15^ Чарли
16'Сурт
Л"
18
m
Рис. 15.3. Поиск заданного значения в диапазоне ячеек
Эта формула сравнивает значение ЭтоИмя со значением в каждой ячейке диапазона
СписокИмен и строит виртуальный массив, содержащий логические значения ИСТИНА и
ЛОЖЬ. Функция ИЛИ возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы одно значение в
виртуальном массиве равно ИСТИНА. Функция ЕСЛИ, используя значение, возвращенное
функцией ИЛИ, отображает тот или иной текст.
296
Часть II. Формулы и функции

Если отказаться от вывода текста, можно упростить приведенную формулу. Следующая
формула массива отобразит значение ИСТИНА, если заданное имя найдено, и ЛОЖЬ в
противном случае:
{=ИЛИ(ЭтоИмя=СписокИмен) }
Определение количества различий
в двух диапазонах
Допустим, необходимо определить, сколько различных несовпадающих значений
содержится в двух диапазонах ячеек. Приведенная ниже формула массива сравнивает
соответствующие значения в диапазонах, названных МоиДанные и ЕгоДанные, и возвращает число
несовпадений. Если все значения в диапазонах попарно совпадают, возвращается значение 0.
{=СУММ(ЕСЛИ(МоиДанные=ЕгоДанные;0;1) ) }
Сравниваемые диапазоны должны быть одного размера и одинаковой размер-
Совет ности.
Приведенная формула работает следующим образом: в памяти создается виртуальный
массив, который имеет тот же размер, что и указанные диапазоны. Функция ЕСЛИ заполняет
этот массив значениями 1 (если соответствующие значения различны) и 0 (если значения
совпадают). Затем функция СУММ возвращает сумму элементов виртуального массива.
Предыдущую формулу можно немного упростить:
{=СУММ(1* (МоиДанныеоЕгоДанные) ) }
В последней формуле используется тот факт, что
ИСТИНА * 1 = 1
ЛОЖЬ * 1 = 0
Определение местоположения максимального
значения в диапазоне
Иногда необходимо узнать адрес ячейки, в которой находится заданное значение.
Следующая формула массива возвращает номер строки, в которой находится максимальное
значение одномерного вертикального диапазона Данные-:
{=МИН(ЕСЛИ(Данные=МАКС(Данные);СТРОКА(Данные);""))}
Здесь функция ЕСЛИ создает виртуальный массив, соответствующий диапазону Данные.
Если ячейка содержит максимальное значение, тогда соответствующий элемент в
виртуальном массиве равен номеру строки этой ячейки, в противном случае он равен пустой строке.
Функция МИН использует виртуальный массив в качестве своего аргумента и возвращает
минимальный номер строки, где содержится максимальное значение диапазона Данные.
Если в диапазоне Данные содержится несколько ячеек с максимальными значениями,
возвращается номер первой строки, где находится это значение.
Приведенная ниже формула подобна предыдущей, но возвращает фактический адрес
ячейки, содержащей максимальное значение. Для этого используется функция АДРЕС,
имеющая два аргумента: номер строки и номер столбца.
{=АДРЕС(МИН(ЕСЛИ(Данные=МАКС(Данные);СТРОКА(Данные);""));
СТОЛБЕЦ(Данные))}
Глава 15. Применение формул массивов
297

Определение местоположения n-го вхождения
значения в диапазоне
Следующая формула массива возвращает номер строки и-го вхождения заданного
значения (которое содержится в ячейке с именем Значение) в одномерный вертикальный
диапазон Данные:
(=НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(Данные=Значение;СТР0КА(Данные);"");п)}
Функция ЕСЛИ создает виртуальный массив, содержащий номера строк элементов
диапазона Данные, которые равны содержимому ячейки Значение. Те элементы диапазона
Данные, содержимое которых не совпадает с содержимым ячейки Значение, заменяются
пустыми строками. Функция НАИМЕНЬШИЙ работает с полученным массивом и возвращает
л-й наименьший номер строки.
Формула вернет значение ошибки #ЧИСЛО!, если не будет ни одного совпадения или если
число совпадений будет меньше п.
Поиск самой длинной текстовой строки
в диапазоне
Приведенная ниже формула массива отображает текстовую строку из диапазона Данные,
которая имеет наибольшее количество символов; если в нескольких ячейках содержатся
одинаково длинные строки, то возвращается первая из них.
{=ИНДЕКС(Данные,-ПОИСКПОЗ (МАКС (ДЛСТР (Данные) ) ;ДЛСТР (Данные) ;ЛОЖЬ) ;1) }
Эта формула создает четыре виртуальных массива:
■ массив, созданный функцией ДЛСТР и состоящий из значений длин содержимого
каждой ячейки диапазона Данные;
■ еще один такой же массив, также созданный функцией ДЛСТР (которая используется
внутри функции МАКС);
■ массив, содержащий максимальные значения первого массива (создан функцией МАКС);
■ массив, содержащий смещение ячейки, содержимое которой имеет максимальную
длину (создан функцией ПОИСКПОЗ).
Функция ИНДЕКС использует значения последнего массива и возвращает содержимое
ячейки, которое имеет наибольшую длину. Эта формула работает только с одномерным
вертикальным диапазоном.
Проверка ячеек диапазона на допустимость
значений
Иногда возникает необходимость сравнить элементы одного списка с элементами
другого. Например, нужно импортировать список шифров изделий. Следует убедиться, что список
шифров изделий в импортированном списке (диапазон назван МоиСписок) содержит только
допустимые шифры. Чтобы выполнить эту операцию, можно сравнить элементы
импортированного списка с элементами списка образцов (допустимых шифров), которому присвоено
имя Образцы.
298
Часть II. Формулы и функции

Приведенная ниже формула возвращает логическое значение ИСТИНА, если каждый
элемент импортированного списка соответствует одному из элементов списка образцов.
МойСписок и Образцы должны быть одномерными вертикальными диапазонами, но число
элементов может быть различным.
{=ЕНД(П0ИСКП03 (ИСТИНА; ЕНДШОИСКПОЗ (МойСписок;Образцы; 0) ) ;0) ) }
Следующая формула массива возвращает количество несовпадающих значений, т.е.
количество элементов списка МойСписок, которые не совпадают ни с одним элементом
списка Образцы:
{=СУММ(1*ЕНД(П0ИСКП03(МойСписок;0бразцы;0)))}
Чтобы получить первый несовпадающий элемент списка МойСписок, следует
воспользоваться формулой
{=ИНДЕКС(МоЙСписок;П0ИСКП03(ИСТИНА;ЕНД(П0ИСКП03(МойСписок;Образцы;0
));0))}
Суммирование цифр целого числа
Приведенная ниже формула массива возвращает сумму цифр, составляющих
положительное целое число, которое содержится в ячейке А1. Например, если в этой ячейке хранится
число 409, то формула вернет число 13 (сумму цифр 4, 0 и 9).
{=СУММ(ПСТР(А1;СТРОКА(ДВССЫЛ("1: "£сДЛСТР(А1) ) ) ;1) *1) }
Чтобы понять, как работает эта формула, рассмотрим сначала функцию СТРОКА:
{=СТРОКА(ДВССЫЛ("1:"&ДЛСТР(А1)))}
Эта функция возвращает массив целых чисел, который начинается с единицы и
заканчивается числом, равным количеству цифр, составляющих значение, хранящееся в ячейке А1.
Например, если ячейка А1 содержит число 409, то функция ДЛСТР вернет число 3 и функция
СТРОКА создаст следующий виртуальный массив:
{1;2;3}
"^ Дополнительная информация о том, как использовать функцию ДВССЫЛ для
Дополнительим создания массива, приведена в главе 14.
информация
Далее этот массив используется как второй аргумент функции ПСТР. С учетом
полученного массива для данного примера функция ПСТР выглядит следующим образом:
{ = ПС Т Р (4 0 9 ; { 1; 2 ; 3 } ; 1) * 1}
Функция создаст массив из трех элементов:
{ 4 ; 0 ; 9 }
Подставив результат в исходную формулу, получим:
{=СУММ({4;0;9})}
Последняя формула вернет число 13.
Обратите внимание, что функция ПСТР возвращает массив строк, которые
содержат цифры. Чтобы преобразовать строку, которая выглядит как число, в
соответствующее число, следует умножить ее на единицу (что и было сделано).
Вместо этого можно воспользоваться функцией ЗНАЧЕН, которая преобразует
текстовую строку, содержащую число, в соответствующее значение.
На заметку
/
Глава 15. Применение формул массивов
299

Заметьте, что формула не работает с отрицательными числами, поскольку знак "минус"
не является числом. В приведенной ниже формуле эта проблема решается с помощью
функции ABS, которая возвращает модуль аргумента. На рис. 15.4 показан рабочий лист, в
котором вычисляется сумма цифр целого числа. В ячейке В4 содержится следующая формула
(которая затем копируется во все остальные ячейки столбца В):
{=CYMM(3HA4EH(nCTP(ABS(A4);СТРОКА(ДВССЫЛ("1:"&ДЛСТР(ABS(A4))));!)))}
Рис. 15.4. Сумму цифр целого числа можно вычислить с помощью формулы массива
Суммирование округленных значений
На рис. 15.5 показан рабочий лист, демонстрирующий общую проблему электронных
таблиц — ошибки округления. Как видите, общий итог в ячейке Е6 содержит ошибочное
значение (ошибка в одну копейку). Дело в том, что значения в столбце Е отображаются в формате
с двумя десятичными знаками. Фактические значения в этих ячейках содержат больше
десятичных знаков. Но суммируются не отображаемые значения, а фактические. Реальное
значение в ячейке Е6 равно 168,320 997, что отображается (в формате с двумя десятичными
знаками) как 168,32.
Рис. 15.5. Формула массива, исправляющая ошибки округления
Чтобы согласовать отображаемые значения в ячейках ЕЗ:Е5 и итоговое значение в ячейке
Е6, можно применить формулу массива, проводящую округление суммируемых значений до
двух десятичных знаков.
{=СУММ(ОКРУГЛ(Е4:Е6;2))}
Эта формула вернет результат 168,31.
300
Часть II. Формулы и функции

Ошибки округления можно также исключить, применив функцию ОКРУГЛ к значениям
диапазона ЕЗ:Е5. Этот прием не требует применения формулы массива, однако требует
использования этой функции в каждой ячейке диапазона ЕЗ:Е5.
Суммирование n-х значений в диапазоне
Предположим, имеется диапазон значений и вам необходимо просуммировать каждое
третье значение, т.е. первое, четвертое, седьмое и т.д. Такую задачу обычные формулы не
решат, но формула массива может это выполнить.
На рис. 15.6 представлен диапазон Данные. Значение шага, с которым будет выполняться
суммирование, содержится в ячейке Е2, которой присвоено имя П.
Рис. 15.6. Суммирование каждого третьего значения диапазона
Данные с использованием формулы массива
Следующая формула массива возвращает сумму всех n-х значений в диапазоне Данные:
{=СУММ(ЕСЛИ(ОСТАТ(СТРОКА(ДВССЫЛ("1:"&СЧЁТ(Данные)))-
1;п)=0,-Данные ;■■"))}
Формула возвращает число 70, которое является суммой каждого третьего элемента
диапазона Данные.
Эта формула генерирует массив последовательных натуральных чисел (совпадающих
с номерами строк диапазона Данные, как будто он начинается с первой строки). Полученный
массив функция ОСТАТ использует в качестве своего первого аргумента, вторым аргументом
этой функции является число п. Функция ОСТАТ создает другой массив, который
содержит остатки от деления номеров строк на число п. Если элемент этого массива равен нулю
(т.е. номер строки без остатка делится на п), то соответствующее значение диапазона Данные
включается в сумму.
Приведенная формула вернет значение ошибки, если п равно нулю (тогда сумма должна
быть равной нулю). Чтобы формула работала и при этом значении и, ее следует немного
исправить, добавив еще одну функцию ЕСЛИ, отслеживающую эту ситуацию.
{=ЕСЛИ(п=0;0;СУММ(ЕСЛИ(ОСТАТ(СТРОКА(ДВССЫЛ("1:"&СЧЁТ(Данные)))-
1;п)=0;Данные;"")))}
Глава 15. Применение формул массивов
301

Эта формула работает только тогда, когда диапазон Данные состоит из одного столбца
значений. Она не работает с прямоугольным диапазоном и горизонтальным диапазоном,
состоящим из одной строки.
Чтобы приспособить эту формулу для работы с горизонтальным диапазоном, необходимо
транспонировать массив натуральных чисел, создаваемый функцией СТРОКА. Приведем
измененную формулу, работающую с горизонтальным диапазоном (также имеющим имя Данные).
{=ЕСЛИ(п=0;0;СУММ(ЕСЛИ(ОСТАТ(ТРАНСП(СТРОКА(ДВССЫЛ("1:"&СЧЁТ(Данные)
) ) ) -1,-п)=0/Данные;"") ) ) }
Диалоговое окно Вычисление формулы
Чтобы лучше разобраться, как работают сложные формулы, представленные в этой главе,
можно воспользоваться диалоговым окном Вычисление формулы. Выделите ячейку с
формулой и выполните команду Сервис*Зависимости формул*Вычислить формулу. На экране
появится окно, показанное ниже.
ПСТР(й4ЯОИСКГЮЗ(о*(еои*«КА<ПС|Р(М1-ГТРОКА
•m>*i, нслы»зуемая»>гвД формуя», к»«няетрвзул>твтпр**»»*А0« пересчете
Габч«1М Ре>уЬТЙТП0ОМДНвГ0ШвГ«М^ИС1ИН)»)сУА81СС1ВП11Д«ТЪСР«1уА>Т«Т г ь
»»'••. мо резуьтеты промежуточных шел» ми-утме совладеть
J
J
|*Ъ(*««пигь/1
Кнопка Вычислить используется для поэтапного вычисления формулы. После каждого щелчка
на ней будет выполнено одно действие.
Удаление из строки нечисловых символов
Приведенная ниже формула массива вернет число, которое находится в строке,
содержащей помимо него текст. Например, рассмотрим строку АБВ145Я. Формула вернет часть этой
строки — число 145.
{=ПСТР(А1;ПОИСКПОЗ(0; (ЕОШ(ПСТР(А1;СТРОКА(ДВССЫЛ("1:"&ДЛСТР (А1) ) ) ;1)
*1)*1);0);ДЛСТР(А1)-
СУММ((ЕОШ(ПСТР(А1;СТРОКА(ДВССЫЛ("1:"&ДЛСТР(А1)));1)*1)*1)))}
Следует отметить, что эта формула вернет правильный результат лишь в том случае, если
в тексте содержится только одна непрерывная последовательность цифр. Например, если
ввести строку А45Я999, формула вернет неправильный результат.
Поиск значения, ближайшего к заданному
Следующая формула возвращает из диапазона Данные значение, ближайшее к заданному
(оно названо Цель):
{=ИНДЕКС(Данные;ПОИСКПОЗ(НАИМЕНЬШИЙ(ABS(Цель-Данные);1);ABS(Цель-
Данные) ;0) ) }
Если в диапазоне Данные есть несколько значений, одинаково близких к искомому, то
возвращается первое встретившееся из них. На рис. 15.7 показан пример использования этой
302
Часть II. Формулы и функции

формулы. В данном случае искомое значение (в ячейке D2) равно 45. Формула массива
в ячейке D3 возвращает число 48 — ближайшее к числу 45 из всех чисел, содержащихся
в диапазоне Данные.
Рис. 15.7. Применение формулы массива для поиска значения,
ближайшего к заданному
Поиск последнего значения в столбце
Предположим, требуется изменить таблицу данных в рабочем листе, добавив новые
данные в конце заполненных столбцов. Для этого необходимо найти последнюю заполненную
ячейку в столбце А (предполагается, что таблица данных расположена в рабочем листе
начиная со столбца А). Если в таблице данных в столбце А нет пустых ячеек, то решение
относительно просто находится с помощью формулы массива
{=СМЕЩ(А1;СЧЁТЗ(А:А)-1;0)}
Эта формула использует функцию СЧЁТЗ для подсчета непустых ячеек в столбце А.
Данное значение, уменьшенное на единицу, используется как второй аргумент функции СМЕЩ.
Например, если последнее значение в столбце А находится в строке 100, то функция СЧЁТЗ
вернет значение 100, функция СМЕЩ вернет значение в ячейке, отстоящей от ячейки А1 на
99 строк вниз в том же столбце.
Если внутри таблицы данных в столбце А есть пустые ячейки, то формула будет работать
неправильно, поскольку функция СЧЁТЗ не может определить, какие пустые ячейки
находятся внутри таблицы, а какие — вне ее.
Следующая формула лишена этого недостатка, однако она работает с таблицей,
содержащей не более 500 строк:
(=ИНДЕКС (А1:А500,-МАКС (СТРОКА(А1:А500)*(А1:А500о,,и) ) ) }
Чтобы эта формула работала не только со столбцом А, но и с любым заданным, измените
в ней букву столбца А на нужную букву. Если же последняя заполненная ячейка находится
ниже 500-й строки, измените в формуле число 500 на большее. Но при этом следует
учитывать, что если диапазон слишком большой, то скорость вычислений может снизиться.
€ Нельзя использовать эту формулу в столбце, с которым вы работаете. Если вы
{ так сделаете, то возникнет циклическая ссылка. Разумеется, формулу можно из-
| менить. Например, если формула содержится в ячейке А1, то ссылки в формуле
должны начинаться со второй строки.
Глава 15. Применение формул массивов
303

Поиск последнего значения в строке
Приведенная ниже формула массива подобна предыдущей, но возвращает содержимое
последней непустой ячейки в заданной строке (в данном случае в строке 1).
{=ИНДЕКС(1:1;гМАКС(СТОЛБЕЦ(1:1) *(1:1<>"" ) ) ) }
Чтобы эта формула работала с другой заданной строкой, измените первый аргумент
функции СТОЛБЕЦ на номер нужной строки, а ссылку 1:1 — на ссылку нужной строки.
Ранжирование данных
Описанный в этом разделе метод часто используется для ранжирования данных в диапазоне.
Например, если есть итоговая таблица с данными о годовых продажах товаров, продаваемых
20 продавцами, то можно узнать ранг каждого из них — от самого высокого до самого низкого.
В Excel для этого существует специальная функция РАНГ. Но способ, которым эта
функция устанавливает ранги, не всегда устраивает. Например, если два значения относятся к
третьему месту, функция РАНГ устанавливает обоим ранг 3. Однако многие предпочитают
присваивать каждому из значений, относящихся к третьему месту, средний ранг 3,5.
На рис. 15.8 показана таблица, в которой использовано два метода ранжирования столбца
значений под названием Продажи. Первый метод (столбец С) использует функцию РАНГ.
В столбце D для вычисления рангов используется формула массива, которая в ячейке D3
имеет следующий вид:
{=СУММ(1*(ВЗ<=Продажи))-(СУММ(1*(ВЗ=Продажи))-1)/2}
Фврмуяы ит&тммк „Оли* ***■»* хН
I Функция
4 Пу«да»»и_ЛП|>«йажц1 _ РАНГ
6 Адамов
6_ ~»еженов
7 -редкий
8 Георгиев
S -Ькинсое
J0. Ikoocoh
11 'чЛЯИН
12 1и,нев
13 'ЛоРнево
Д4_ Л)бертое
16 Платно
16. -Зцкин
17."
W
»
123000
98 000
38 000
98 000
2SO00
101 000
305000
145000
145 000
121000
124 000
150000
8
9
9
9
12
в
1
3
3
7
5
2
) Присвоен средний ранг
Присвоен усредненный ранг
» ' > »U»aeJs^9/S^S/niesJi^s^Xn^'iy
»ы_
Рис. 15.8. Упорядочение данных с помощью функции РАНГ и
формулы массива
Эта формула введена в ячейку D3 и затем скопирована во все остальные ячейки,
расположенные ниже.
mi "* Здесь каждый ранг вычисляется с помощью отдельной формулы массива, но
На заметку формулы введены во все ячейки диапазона.
304
Часть II. Формулы и функции

Применение формул массивов
для диапазонов ячеек
В предыдущих разделах главы рассматривались формулы массивов, возвращающие
значения в одиночные ячейки. В этом разделе описаны формулы массивов, возвращающие не
одно значение, а массив значений.
Извлечение положительных значений
из диапазона
Приведенная ниже формула массива работает с одномерным вертикальным диапазоном
(названным Данные). Эта формула вводится в диапазон, который совпадает по размеру с
диапазоном Данные и в который формула возвратит только положительные значения из
диапазона Данные (нулевые и отрицательные значения игнорируются).
{=ИНДЕКС(Данные;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(Данные>0;СТРОКА(ДВССЫЛ("1:"&ЧСТРОК(
Данные))));СТРОКА(ДВССЫЛ("1:"&ЧСТРОК(Данные)))))}
Как видно из рис. 15.9, эта формула не совершенна, поскольку возвращает значение
ошибки для ячеек, которые содержат нулевые или отрицательные значения. Следующая
более сложная формула лишена этого недостатка:
{=ЕСЛИ(ЕОШ(НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(Данные>0;СТРОКА(ДВССЫЛ("1:"&ЧСТРОК(
Данные))))/СТРОКА(ДВССЫЛ("1:"&ЧСТРОК(Данные)))));""/ИНДЕКС(Данные;
НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(Данные>0;СТРОКА(ДВССЫЛ("1:"&ЧСТРОК(Данные))))/СТРОКА
(ДВССЫЛ("1:"&ЧСТРОК(Данные))))))}
.talxl
i_
Формуле • столбце С;
(=ИНДЕКС(Данные.НАИМЕНЬШИЙ(ЕС !'
ЛИ(ДанныеХ>;СТР0КА1ДВССЫЛП Ч.
ЧСТРОКЩаниые)))),СТРОКА(ЦВССЫЛ(
•1:ЧЧСТР0К(Данные)))))]
Формула в столбце Е:
|=ЕСЛИ(ЕОШ(НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(Да
нше>0;СТРОКА(ДВССЫЛГ1 -&ЧСТРО
КЩаиии.)))); СТРОКАЩВССЫЛП ЧМ
СТРОКЩаниые))))) " ИНДЕКС(Даиные;
НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(Данние>О.СТРО
КАСДВССЬиТ1:Ч.ЧСТРОКСЦа«иыв))!
СТРОКАЩВССЫЛП: ЧЧСТРОКЩанн
Лн«т1 £ ftterj /' ПктЭ /
l-J
А
Рис. 15.9. Формулы массивов, извлекающие положительные значения
из диапазона
Извлечение непустых ячеек из диапазона
Приведенная ниже формула немного отличается от предыдущей. Она работает с
одномерным вертикальным диапазоном, которому присвоено имя Данные. Формула введена в
диапазон того же размера, что и диапазон Данные, и возвращает только непустые ячейки
этого диапазона.
Глава 15. Применение формул массивов
305

{=ЕСЛИ (ЕОШ (НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ (Данныео" " ; СТРОКА (ДВССЫЛ (" 1: " &ЧСТРОК
(Данные))));СТРОКА(ДВССЫЛ("1:"&ЧСТРОК(Данные)))));"";ИНДЕКС(Данные;
НАИМЕНЬШИЙ (ЕСЛИ (Данныео" ";СТРОКА(ДВССЫЛ("1:"&ЧСТРОК(Данные) ) ) ) ;
СТРОКА(ДВССЫЛ("1:"&ЧСТР0К(Данные))))))}
Создание списка уникальных значений диапазона
Для вертикального одномерного диапазона Данные следующая формула массива создаст
список уникальных значений этого диапазона:
{=ИНДЕКС(Данные;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(П0ИСКП03(Данные;Данные;0)=СТРОКА
(ДВССЫЛ("1:"&ЧСТР0К(Данные)));П0ИСКП03(Данные;Данные;0);"");СТРОКА
(ДВССЫЛ(м1:"&ЧСТР0К(Данные)))))}
Эта формула не будет работать, если в диапазоне Данные есть пустые ячейки. Свободные
ячейки в диапазоне, содержащем формулу массива, заполняются значениями ошибки
#ЧИСЛО!. Пример использования этой формулы показан на рис. 15.10.
Рис. 15.10. Формула массива, создающая список уникальных
значений диапазона
Создание календаря
На рис. 15.11 показан календарь, который содержится в диапазоне ячеек. В рабочем листе
определено два имени: м (номер месяца) и г (номер года). Единственная формула массива,
которая создает календарь, была введена в 42 ячейки. В диапазон В6:Н11 была введена
следующая формула массива:
{=ЕСЛИ(МЕСЯЦ(ДАТА(г;м;1))оМЕСЯЦ(ДАТА(г;м;1)-(ДЕНЬНЕД(ДАТА(г;м;1)
;2)-1)+{0:7:14:21:28:35}+{0;1;2;3;4;5;б});"";ДАТА(г;м;1)-(ДЕНЬНЕД
(ДАТА(г;м;1);2)-1)+{0:7:14:21:28:35}+{0;1;2;3;4;5;6})}
Строго говоря, формула возвращает значение даты, но ячейки отформатированы таким
образом, что отображается только день. Обратите внимание, что в формуле используются
массивы констант. Исключив функцию ЕСЛИ, можно значительно упростить формулу:
{=ДАТА(г;м;1)-(ДЕНЬНЕД(ДАТА(г;м;1)
; 2 ) -1) + { 0 : 7 :14 : 21 : 2 8 : 3 5 } + { 0 ; 1; 2 ; 3 ; 4 ; 5 ; 6 } ) }
306
Часть II. Формулы и функции

2
4
5
б
В
l«— JJ JU
8
9
101
11
12
п
2
9
16
23
30
и 4 * м\капгнда(*>/
с d е f
jj 2004
Август 2004
Вт Ср Чт Пт
3
10
17
24
31
4
11
18
2S
Б
12
19
26
6
13
20
27
и
G
се
7
14
21
28
Н
Вс
1
8
15
22
29
I
I IJT
>\П
Рис. 15.11. Календарь, созданный с помощью одной формулы массива
Л Массивы констант описаны в главе 14.
Яололнительнзя
информация V
Последняя формула, помимо номеров дней текущего месяца, также возвращает номера
дней прошедшего и следующего месяцев. В первой формуле функция ЕСЛИ проверяет
принадлежность каждого номера дня к текущему месяцу. В том случае, когда номер дня не
принадлежит текущему месяцу, функция ЕСЛИ возвращает пустую строку.
Глава 15. Применение формул массивов
307

Создание
диаграмм
и изображений
|^в\ трех главах этой части описываются средства Excel,
ш^ предназначенные для работы с диаграммами и
рисунками. Вы узнаете, как эффективно использовать средства
Excel по созданию диаграмм для графического представления
данных. Кроме того, вы познакомитесь с тем как применять
средства рисования для оформления рабочих книг.
ЧАСТЬ
этой части...
Вз
Глава 16
Основы построения
диаграмм
Глава 17
Расширенные возможности
построения диаграмм
Глава 18
Работа с изображениями
и рисунками
ми

Основы построения
диаграмм
В этой главе.
Что такое диаграмма
Как Excel работает с
диаграммами
Диаграммы: внедренные
и расположенные на
отдельных листах
Элементы диаграмм
Использование средства
Мастер диаграмм
Печать диаграмм
Стандартные типы
диаграмм '
ногие считают, что Excel — это просто большое
количество пронумерованных столбцов и строк. Но,
как вы уже знаете, эта программа не так проста, особенно если
необходимо представить данные в графическом виде. В этой
главе приводятся базовые сведения о возможностях Excel для
построения диаграмм.
Что такое диаграмма
Начнем с базовых понятий. Диаграмма— это способ
наглядного представления информации, заданной в виде таблицы
чисел. Диаграммы, которые также называют графиками, стали
неотъемлемой частью программ электронных таблиц еще со
времен появления Lotus 1-2-3. Первые средства построения
диаграмм были очень ограниченными, но со временем эти
возможности значительно расширились, и сейчас в Excel
представлены средства для создания разнообразных диаграмм.
Несмотря на то что Excel может создавать
гигантские диаграммы, не исключено, что они
будут громоздкими и трудными для понимания. И
вполне возможно, что со временем вы
столкнетесь с некоторыми ограничениями, связанными с
построением диаграмм. В этом нет ничего
необычного; программное обеспечение,
ориентированное исключительно на работу с
диаграммами, позволяет создать более качественные и
гибкие средства построения графиков. В
приложении Б приведен список таких программ.
Демонстрация данных с помощью хорошо продуманной
диаграммы помогает лучше понять их и может существенно
ускорить работу. Так как графики представляются в виде
изображения, они могут быть очень полезны для анализа рядов
чисел и представления их взаимосвязи. Создав диаграмму,
можно определить тенденции и структуру процесса,
представленного таблицей чисел, что практически невозможно
сделать, имея лишь таблицу.

Рис. 16.1. Простейший пример гистограммы, содержащей ежемесячные объемы
продаж
На рис. 16.1 приведен пример листа, содержащего простую диаграмму, которая
отображает объемы продаж фирмы за месяц.
Достаточно одного взгляда на диаграмму, чтобы определить, что летом (июнь, июль и
август) количество продаж меньше чем в последние четыре месяца года. Разумеется, вы можете
просто изучить числовые значения, но графическое отображение данных делает этот процесс
более наглядным и быстрым.
"\ Гистограмма — это всего лишь один из типов графического представления дан-
ДолопнительАя Ных в Excel. Этот и другие типы диаграмм детально описаны далее в главе,
(информация
Как Excel работает с диаграммами
Диа1раммы создаются на основе данных, содержащихся в рабочем листе, поэтому перед
созданием диаграммы необходимо их ввести. Обычно данные, используемые в диаграммах,
расположены в одном листе или в отдельной рабочей книге, но это вовсе не обязательно.
Одна диаграмма может использовать данные из любого количества листов и даже из нескольких
рабочих книг.
Диаграмма — это объект, создаваемый Excel. Этот объект создается из одного или
нескольких рядов данных, представленных в графическом виде (в каком именно, зависит от
типа диаграммы). Например, если вы строите график по двум рядам данных, то он будет
содержать две линии — каждая для представления одного ряда. Данные для каждого ряда хранятся
в отдельном столбце или строке. Ряды данных диаграммы связаны с ячейками рабочего
листа. Каждая точка на линии графика определяется по значению, которое находится в
отдельной ячейке. Чтобы отличить линии друг от друга, им задают разную толщину, цвет или
наносят специальные метки данных.
На рис. 16.2 представлен пример линейчатой диаграммы, изображающей две числовые
последовательности, которые содержат данные за 12 лет. Чтобы различать ряды данных,
используются маркеры (квадратные и круглые), представленные в легенде под диаграммой.
Никогда не забывайте, что диаграммы Excel динамические. Другими словами, диаграмма
связана с данными рабочего листа. Если изменить данные, то автоматически произойдет
обновление диаграммы в соответствии с новыми значениями.
Глава 16. Основы построения диаграмм
311

Рис. 16.2. График, содержащий две числовые последовательности
После того как диаграмма создана, всегда можно изменить ее тип, добавить специальные
атрибуты форматирования, дополнить ее новым рядом данных, изменить диапазоны, на
которые ссылаются существующие ряды данных, а также выполнить другие действия.
Перед созданием диаграммы следует определить, где будет находиться новая диаграмма:
на существующем рабочем листе (внедренная диаграмма) или на новом листе диаграммы.
Можно легко переместить внедренную диаграмму на отдельный лист диаграммы и наоборот.
Внедренные диаграммы
Обычно внедренная диаграмма расположена на верхнем уровне рабочего листа, который
еще называют графическим. Обе диаграммы, представленные выше в этой главе, являются
внедренными.
Как и другие графические объекты (текстовое поле, изображение), диаграмму можно
перемещать, изменять ее размеры и пропорции, выравнивать границы, а также выполнять
другие операции. Основное преимущество внедренных диаграмм состоит в том, что их можно
расположить, а затем и распечатать рядом с данными, которые использовались для
построения этих диаграмм.
Чтобы внести какие-либо изменения во внедренную диаграмму, необходимо ее
активизировать. Для этого нужно щелкнуть на ней левой кнопкой мыши. После активизации
диаграммы меню Данные изменится на меню Диаграмма, кроме того, изменятся некоторые
команды других меню.
Диаграмма, расположенная на отдельном листе
Это диаграмма, которая занимает весь лист. Поэтому, чтобы напечатать диаграмму на
отдельной странице, лучше всего использовать лист диаграммы. Если требуется создать много
диаграмм, имеет смысл строить каждую из них на отдельном листе, чтобы избежать
"захламления" рабочего листа. Кроме того, этот метод позволяет легко отыскать нужную
диаграмму, присвоив листам диаграмм содержательные имена.
Как уже отмечалось, при активизации листа диаграммы меню Excel изменяется. Меню
Данные исчезает, а на его месте появляется меню Диаграмма, в других меню также
появляются соответствующие команды для работы с диаграммами.
312
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Программа Excel представляет диаграммы в так называемом режиме WYSIWYG (What
You See Is What You Get — что видите, то и получите). Это значит, что распечатанная
диаграмма будет выглядеть точно так же, как и на листе диафаммы. Если диафамма полностью
не помещается на экране, следует воспользоваться полосами прокрутки или средством
масштабирования.
Можно установить такой размер диаграммы, расположенной на отдельном листе,
Совет чтобы он соответствовал размеру окна. Для этого используйте команду Вид=>По
• размеру окна. Когда выбрана эта команда, диаграмма будет изменяться в соот-
чЛ ветствии с размером окна рабочей книги. Таким образом, диаграмма всегда
будет занимать все пространство окна. Но помните, что в этом режиме диаграмма
не всегда отображается в том виде, в котором она будет распечатана.
Диафамму, расположенную на отдельном листе, можно легко преобразовать во
внедренную. Для этого выберите команду ДиаграммаОРазмещение и в диалоговом окне
Размещение диаграммы выберите опцию Имеющемся, затем выберите лист, в котором
будет находиться внедренная диафамма. После щелчка на кнопке OK Excel автоматически
удалит лист с диафаммой и переместит ее на указанный лист. Эту операцию можно
выполнить и в обратном направлении: выбрать внедренную диафамму и переместить ее на
новый лист диаграммы.
^^^^ Помните, что лист диаграммы, как и рабочий лист, может содержать несколько
Tia заметку внедренных диаграмм. Чтобы переместить внедренную диаграмму на лист
диаграммы, выберите команду ДиаграммаоРазмещение. В появившемся
диалоговом окне второй раскрывающийся список содержит не только рабочие листы, но
и листы диаграмм.
/
Параметры диаграммы
На рис. 16.3 приведен пример комбинированной диафаммы, которая отображает два ряда
данных: Доход и Уровень Прибыли. Ряд Доход изображен в виде вертикальных колонок, а
Уровень прибыли — в виде линии с квадратными маркерами. Каждая колонка (или маркер
линии) представляет одну точку ряда данных (данные, содержащиеся в одной ячейке).
До к од
250000 -
Доход & Прибыль
Рис. 16.3. Пример комбинированной диаграммы
Диафамма имеет горизонтальную ось, которая называется осью категорий. Эта ось
отображает категорию каждой единицы данных (Янв, Фев и т.д.). Метки внизу диафаммы
(месяцы) являются метками оси категорий.
Глава 16. Основы построения диаграмм
313

Обратите внимание: рассматриваемая диаграмма имеет две вертикальные оси, которые
называются осями значений, причем их шкалы отличаются друг от друга. Левая ось
предназначена для колонок (Доход), а правая — для линии (Уровень прибыли).
Оси значений отображают значения масштабного коэффициента. Левая ось содержит
значения от 0 до 250 000 с шагом 50 000. Правая ось использует другую шкалу значений: от 0 до
14% с шагом 2%.
Использовать две вертикальных оси очень удобно в тех случаях, когда две числовые
последовательности значительно отличаются друг от друга. Например, если для представления
ряда данных Размер прибыли использовать левую ось, то этот ряд просто сольется с
горизонтальной осью и не будет виден.
Многие диаграммы содержат легенды, в которых определяется внешний вид рядов
данных. В приведенном выше примере легенда размещена справа от диаграммы. Кроме того, в
некоторых диаграммах используются подписи данных, которые содержат значения каждой
точки ряда данных. В примере подписи данных используются для ряда Уровень прибыли,
для ряда Доход подписи данных не отображаются. Более того, многие диаграммы (в том
числе и показанная на рис. 16.3) содержат заголовок диаграммы и названия осей.
Диаграмма на рис. 16.3 содержит горизонтальные линии сетки (которые соответствуют
только левой оси). Линии сетки, по сути, представляют собой продолжение разметки оси,
позволяя приблизительно оценить значение точки ряда данных.
Более того, каждая диаграмма имеет область диаграммы (вся площадь, занимаемая
диаграммой и ее элементами) и область построения диаграммы (часть, которая содержит
собственно диаграмму: ряды данных, оси и метки).
Ограничения Excel по созданию диаграмм
Ниже в таблице приведены некоторые ограничения, накладываемые на диаграммы,
создаваемые в Excel. Скорее всего, эти ограничения никак не повлияют на работу большинства
пользователей, но о них нужно знать.
Элемент
Количество диаграмм, расположенных на отдельных листах
Количество внедренных диаграмм на листе
Количество рядов данных в диаграмме
Количество точек в одном ряде данных
Количество точек в одном ряде данных (объемные диаграммы)
Общее количество точек данных в одной диаграмме
Ограничение
Ограничено доступной
памятью
255
255
32 000
4 000
256 000
Некоторые типы диаграмм могут иметь дополнительные элементы. Например, круговая
диаграмма имеет несколько частей, но не имеет осей, а объемные диаграммы имеют стенки и
основание. Кроме того, на диаграмму можно добавить множество дополнительных
элементов, например линию тренда или планки погрешностей.
Построение диаграмм
В этом разделе описываются методы построения как внедренных диаграмм, так и
диаграмм, расположенных на отдельных листах. Обычно диаграммы создаются с помощью
средства Мастер диаграмм, но Excel позволяет создать диаграммы и без использования
этого средства.
314
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Создание диаграммы нажатием одной клавиши
Чтобы убедиться в том, что создать диаграмму очень просто, следуйте приведенным ниже
инструкциям. Этот пример показывает, как можно создать диаграмму на отдельном листе, не
прибегая к помощи средства Мастер диаграмм.
1. Введите в рабочий лист данные, которые будут использоваться для создания
диаграммы. На рис. 16.4 показан пример данных, которые можно использовать для создания
диаграммы.
2. Выделите диапазон данных, включая заголовки строк и столбцов. Например, если
диаграмма строится на основе данных, представленных на рис. 16.4, необходимо
выделить диапазон А1:С4.
3. Нажмите клавишу <F11>. Excel построит на основе выделенного диапазона диаграмму
и поместит ее на новый лист диаграммы с названием Диаграмма1. На рис. 16.5
показан результат выполнения этой процедуры.
f-l ■■
1 А |
1 Юг
2 Яне
3 сев
4 Мер
б
6
7
|
|м « » м' ftecTl -
JOi*i
В С D Е Т
Север
1843 982
2283 1092
2184 1143
-I-
Рис. 16.4. На основе представленных
данных можно построить диаграмму
Рис. 16.5. Диаграмма была создана одним нажатием клавиши
В этом простом примере программа использовала предусмотренный по умолчанию тип
диаграммы (гистограмма). Эту диафамму, как и любую другую, можно изменять и
настраивать. Например, к ней можно добавить заголовок. Методы настройки и редактирования диа-
фамм описаны далее в главе.
Глава 16. Основы построения диаграмм
315

Создание диаграммы щелчком мыши
Чтобы создать внедренную диаграмму без помощи средства Мастер диаграмм,
выполните перечисленные ниже действия.
1. Убедитесь в том, что на экране видна панель инструментов Диаграммы. Если ее нет
на экране, щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и в
контекстном меню выберите команду Диаграммы.
2. Выделите данные, на основе которых будет создаваться диаграмма.
3. Щелкните на кнопке Тип диаграммы, расположенной на панели инструментов
Диаграммы, и выберите тип диаграммы.
На рабочий лист будет помещена диаграмма выбранного типа с заданными по умолчанию
установками.
Команда Тип диаграммы на панели инструментов Диаграммы отображается в
lit заметку виде пиктограммы, соответствующей типу диаграммы, который последний раз
использовался. При щелчке на стрелке рядом с пиктограммой появляется
выпадающий список всех восемнадцати стандартных типов диаграмм (рис. 16.6).
Более детальную информацию о командах этой панели инструментов можно найти
во врезке "Панель инструментов Диаграммы".
I А
1
3
4
Фее
Map
«
6
ц
г
8
14
16
18
1?
ie
IS
и". . -', А-.
В | С
КХ
2283
2184
Север
982
1092
1143
._. IWxl/—
—D - — Г
■
<3 Н t J Т
f t*~[MJf
•О Л ф
К » А
U М «й
• *fc
« У
.
Пирвгл4Я4)*н*в диагрлмла) |
—■
JLi
Рис. 16.6. Инструмент Тип диаграммы позволяет одним щелчком
мыши создать диаграмму любого типа
Панель инструментов Диаграммы
Эта панель инструментов появляется автоматически при активизации листа диаграммы или
после щелчка на внедренной диаграмме. Кроме того, чтобы ее отобразить, можно выбрать
команду ВидоПанели инструментов^Диаграммы. Эта панель содержит девять инструментов.
Инструменты панели Диаграммы позволяют быстро изменить некоторые параметры
диаграммы.
316
Часть III. Создание диаграмм и изображений

♦ Элементы диаграммы. Когда диаграмма выделена, в этом поле отображается
выделенный элемент диаграммы. Кроме того, щелкнув на стрелке раскрывающегося списка,
можно выделить любой доступный элемент.
♦ Формат выделенного объекта. После щелчка на этом инструменте появляется
диалоговое окно Формат для выбранного объекта.
♦ Тип диаграммы. После щелчка на кнопке раскрытия этого инструмента на экране
появляется палитра, состоящая из 18 типов диаграмм. После раскрытия ее можно
перетащить в любую часть экрана, создав таким образом миниатюрную плавающую панель
инструментов Тип диаграммы.
♦ Легенда. Добавляет или удаляет легенду для выделенной диаграммы.
♦ Таблица данных. Отображает таблицу данных, на основе которых была построена
диаграмма.
♦ По строкам. Указывает, что ряды данных расположены в строках таблицы.
♦ По столбцам. Указывает, что ряды данных расположены в столбцах таблицы.
♦ Текст по часовой стрелке. Выбранный текст размещается под углом - 45°.
♦ Текст против часовой стрелки. Выбранный текст размещается под углом +45°.
Последние два инструмента являются переключателями. Иными словами, чтобы отменить
поворот текста, еще раз используйте соответствующую команду.
Кроме того, для работы с диаграммами можно использовать некоторые инструменты,
размещенные на других панелях инструментов, в частности Цвет заливки, Цвет шрифта,
Полужирный, Курсив, Подчеркнутый, Шрифт и некоторые другие.
В Excel есть несколько других инструментов для работы с диаграммами, которые не вошли
в ростав панели инструментов Диаграммы. Чтобы настроить панель инструментов и
включить в нее дополнительные инструменты выполните ряд действий.
1. Убедитесь в том, что на экране видна панель инструментов Диаграммы.
2. Выберите Видо Панели инструментов1^ Настройка. На экране появится диалоговое окно
Настройка.
3. Выберите вкладку Команды.
4. В списке Категории выберите Диаграмма.
5. В списке Команды выберите нужную команду и, щелкнув на ней, перетащите на панель
инструментов Диаграммы.
6. Повторите предыдущий шаг для всех остальных элементов, которые необходимо
добавить на панель инструментов.
7. Чтобы закрыть диалоговое окно, щелкните на кнопке Закрыть.
Использование средства Мастер диаграмм
В предыдущих разделах были описаны два способа быстрого создания диаграмм. К
сожалению, часто бывает так, что нужно задать какие-то определенные настройки диаграммы,
которые отличаются от заданных по умолчанию. В этом случае, разумеется, можно изменить
настройки вручную после создания диаграммы. Но для большего контроля лучше
воспользоваться средством Мастер диаграмм.
Самый распространенный (и самый удобный) способ создания диаграмм — это
использование средства Мастер диаграмм. Для этого выполните ряд действий.
1. Выделите данные, на основе которых будет строиться диаграмма.
2. Выберите команду ВставкаОДиаграмма (или щелкните на кнопке Мастер
диаграмм стандартной панели инструментов).
Глава 16. Основы построения диаграмм 317

3. Следуя указаниям мастера, определите настройки диафаммы.
4. Щелкните на кнопке Готово, чтобы создать диафамму.
В следующем разделе средство Мастер диаграмм описано более детально.
Создание диаграммы с помощью средства
Мастер диаграмм
Средство Мастер диаграмм состоит из четырех диалоговых окон, используя которые,
можно задать параметры создаваемой диафаммы. Если вы никогда ранее не создавали
диаграммы в Excel, внимательно прочитайте этот раздел, а также повторите описанный
здесь пример.
Выбор данных
Прежде чем запустить средство Мастер диаграмм, выделите данные для построения
диафаммы. Вообще-то в этом нет строгой необходимости, но это упрощает работу. Если вы
не выделили данные перед запуском средства Мастер диаграмм, их можно выбрать во
втором диалоговом окне мастера. При выборе данных в выделяемый диапазон следует включить
и такие элементы, как заголовки строк и столбцов, относящиеся к рядам данных диафаммы.
На рис. 16.7 показан рабочий лист, содержащий данные, на основе которых будет
создаваться диафамма. Эти данные представляют собой процентное соотношение людей, постоянно
читающих газеты. Данные упорядочены по годам и по уровню образованности читателей.
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На компакт-
диске
l$JM«eir«|» диаграмм xts
AS С D E F
Уровень образованности постоянных читателей газеты
Бв1 среднего
обрамвания
^iSUI
Среднее -
образование
Высшее Ученая
обрааованмв | степень
65%
66%
46%
«4%
40%
43%
71%
59%
55%
53%
46%
70%
70%
60%
59%
57%
46%
б«%
Рис. 16.7. Данные, которые используются для создания диаграммы
Для этого примера выделите диапазон АЗ:Е9. Этот диапазон содержит заголовки
столбцов, но в него не входит название диафаммы, которое хранится в ячейке А1.
Данные для диаграммы не обязательно должны быть расположены в одном смеж-
Совет ном диапазоне. Чтобы выделить несколько диапазонов, нажмите клавишу <Ctrl> и
щелкните на нужных ячейках. В этом случае Excel будет использовать для по-
■•Л строения диафаммы только выделенные ячейки. Тем не менее исходные данные
должны храниться на одном рабочем листе. Чтобы построить диаграмму на основе
318
Часть III. Создание диаграмм и изображений

данных из разных рабочих листов, следует добавить дополнительные ряды данных
после создания диаграммы (или же указать их во вкладке Ряд на втором шаге
Мастера диаграмм). В любом случае данные будут скопированы на один рабочий лист.
Другими словами, Excel не позволяет создавать диаграммы на основе данных из
разных рабочих листов.
После того как данные были выделены, запустите средство Мастер диаграмм. Для этого
нужно щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм, которая расположена на стандартной панели
инструментов, или выбрать команду Вставка^Диаграмма. На экране появится первое из
четырех диалоговых окон мастера диаграмм.
В любой момент можно вернуться к предыдущему этапу работы, щелкнув на кнопке Назад.
Для немедленного завершения построения диаграммы щелкните на кнопке Готово. Если вы
закроете средство Мастер диаграмм, не дойдя до последнего шага, Excel создаст диаграмму,
используя имеющуюся на текущий момент информацию и параметры, принятые по умолчанию.
Не стоит пытаться создать совершенную диаграмму с первого раза. Помните, что все
параметры, которые задаются с помощью средства Мастер диаграмм, можно изменить в
любой момент.
Мастер диаграмм: шаг 1 из 4
На рис. 16.8 показано первое диалоговое окно средства Мастер диаграмм. Здесь
определяется тип создаваемой диаграммы. Диалоговое окно содержит две вкладки: Стандартные и
Нестандартные. Во вкладке Стандартные представлены 14 основных типов диаграмм с
соответствующими подтипами. Во вкладке Нестандартные показаны некоторые
специальные типы диаграмм, включая разработанные пользователем.
■ тззрг
Рис. 16.8. Первое диалоговое окно
средства Мастер диаграмм
Для данного примера подходящим будет тип диаграммы График С маркерами. Выберите
в списке Тип элемент График, а затем щелкните на пиктограмме подходящего вида (подтипа)
[рафика в списке Вид.
Совет
При работе с вкладкой Нестандартные можно сразу увидеть, как выглядит
создаваемая диаграмма. Во вкладке Стандартные для этого нужно щелкнуть на кнопке
Просмотр результата, при этом кнопку мыши следует удерживать нажатой.
Определив тип и подтип диаграммы, щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти к
следующему шагу.
Глава 16. Основы построения диаграмм
319

Мастер диаграмм: шаг 2 из 4
На втором этапе работы средства Мастер диаграмм (рис. 16.9) можно определить
следующие параметры:
■ проверить диапазон исходных данных и, если необходимо, изменить его;
■ определить ориентацию рядов данных (по строкам или по столбцам);
■ проверить, правильно ли Excel разбила исходные данные на категории и ряды.
Диапазон д***« \ ■ л \
1Ш
им
ДНрПММ
Ряде е.
i
С строе»
**"стш£цах
Отмена | <Ь*МД j
-*~Г*л
™
Д41М*> |
.11*1
с»
row
Рис. 16.9. Мастер диаграмм (шаг 2 из 4)
Проверка диапазона исходных значений
Диалоговое окно средства Мастер диаграмм на втором шаге содержит две вкладки:
Диапазон данных и Ряд. Перейдите во вкладку Диапазон данных.
Поле Диапазон содержит ссылку на диапазон, который был выделен перед запуском
средства Мастер диаграмм. Если же была выделена только одна ячейка, то Excel укажет
ссылку на предполагаемый диапазон исходных данных.
Если диапазон данных определен неверно, его можно изменить. Для этого выделите поле
Диапазон и выделите на рабочем листе нужные данные. Кроме того, изменить указанный
диапазон можно вручную с помощью клавиатуры.
Существует еще один способ определить диапазон исходных данных. Активизи-
Совет руйте поле Диапазон, а затем, используя клавиши управления курсором, выдели-
те нужный диапазон. Чтобы перейти в обычный режим, нажмите клавишу <F2>.
С\ После этого клавиши управления курсором можно использовать для
редактирования ссылки на диапазон.
В примере выделенный вначале диапазон исходных данных был правильным, поэтому
никаких изменений на этом этапе вносить не нужно.
Изменение ориентации данных
Ориентация данных кардинально влияет на внешний вид диаграммы. В Excel есть правила, по
которым она определяет ориентацию данных. Но если Excel определила эту опцию неправильно,
то ориентацию можно задать вручную, установив в нужное положение переключатель Ряды в.
После изменения положения переключателя результат сразу отобразится в диалоговом окне.
320
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Для нашего примера ориентацию данных Excel определила правильно: ряды данных
располагаются в столбцах.
Определение категорий и рядов данных
Внимательно посмотрев на внешний вид диаграммы, можно заметить, что на данном
этапе она не такая, как хотелось бы. Excel ошибочно определила годы в столбце А как ряд
данных. В действительности, номер года является названием категории и должен
рассматриваться как текст, а не выводиться на диаграмме как числовое значение.
Поскольку мастер диаграмм не определил категории автоматически, их нужно задать
вручную. Для этого следует перейти во вкладку Ряд, показанную на рис. 16.10.
Список Ряд содержит названия всех рядов данных диаграммы. Если выбрать ряд из этого
списка, то справа отобразятся ссылки на имя и значения выбранного ряда. В примере для
ряда Год имя содержится в ячейке A3, а значения — в диапазоне А4:А9.
Поскольку ряд Год в действительности не является рядом, а содержит названия подписей
оси X. то его следует удалить из этого списка. Для этого выделите нужный ряд и щелкните на
кнопке Удалить. В результате внешний вид диаграммы изменится. Теперь она выглядит
лучше, но не имеет подписей по оси категорий (горизонтальная ось).
Поле Подписи ОСИ X пустое, поэтому следует определить диапазон, который содержит
эти подписи. Чтобы добавить подписи, щелкните на поле и выделите диапазон А4:А9. Теперь
диаграмма приняла правильный вид (рис. 16.11). Годы отображаются как категории на
горизонтальной оси, а сама диаграмма состоит из четырех рядов данных.
JJ*J
Диапазон д.-**». [****. jj
|-Пист1фЦЭ
i
-*-Г*л
С»«л1ш<>м1—*
Рис. 16.10. Вкладка Ряд
2J
6 L^JpeMBdt** , i
"3
Отивиа [ <Цаз*А | &>чм> > I Ргсоео
■."■'.'ЦП
fytantcoH А*б*ых Ряд
rs:
an »u см
J
Добавить] 5£Дв*«ть|
J-rVCTl!$A»4$AfV
"В
| &&wg> j tora»
Рис. 16.11. После удаления одного ряда и
добавления подписей оси X диаграмма приняла
правильный вид
При определении подписей оси X программа анализирует тип выбранных данных.
В этом примере годы в столбце А были числовыми значениями, поэтому Excel
восприняла их как данные. Также обратите внимание на то, что если подписи оси X
не определены, то Excel в качестве подписей использует последовательность
натуральных чисел (1, 2, 3 и т.д.). В данном примере можно предположить, что
если применить к диапазону А4:А9 текстовый формат, то Excel воспримет его как
Глава 16. Основы построения диаграмм
321

подписи, но это не так. Тем не менее перед значением года можно добавить
апостроф, при этом заголовок столбца (Год) необходимо удалить. В последнем случае
Excel корректно распознает годы как подписи оси X.
Щелкните на кнопке Далее для перехода к следующему диалоговому окну.
Мастер диаграмм: шаг 3 из 4
В третьем диалоговом окне средства Мастер диаграмм (рис. 16.12) задается
большинство опций, определяющих внешний вид диаграммы. Эти опции зависят от типа диаграммы,
выбранного на первом шаге. Диалоговое окно содержит шесть вкладок.
■ Заголовки. Добавление заголовков диаграммы. Обратите внимание, что в поля этой
вкладки нельзя ввести ссылки на ячейки, здесь можно вводить только текст.
■ Оси. Отображение и удаление осей, а также определение типа осей.
■ Линии сетки. Определение параметров сетки, если она есть на диаграмме.
■ Легенда. Здесь можно указать, отображать ли легенду, и если да, то куда ее поместить.
■ Подписи данных. В этой вкладке можно указать, отображать ли названия данных, и
если да, то в каком виде.
■ Таблица данных. Здесь определяется, нужно ли показывать под диаграммой таблицу
данных.
zmtrr
"РПТ-Г
.11*1
ПОДПИСИ «ДННЫХ
£7 **"»****, ,.*,*} Оси
Нюванив *иагрчииь«
[Уровень образованности по I щ
ОаХ(КатогермЦ-
[год
ОсьУ<Зидуиий>
I
!
Tetwma Ааниьи
JWtfcrr» | Легенда
UN Ml Ml
1
"S
т.*тж
pHU-r.
OftWHa j <цювд | flaflc* > f Сотою
Рис. 16.12. В третьем диалоговом окне
мастера диаграмм содержатся опции,
определяющие внешний вид диаграммы
0 i^* В зависимости от типа диаграммы, выбранного на первом шаге мастера диа-
На заметку грамм, опции на третьем шаге могут отличаться.
/
После внесения изменений результат сразу же отобразится на диаграмме.
В этом примере изменяются только два параметра во вкладке Заголовки. В поле
Название диаграммы следует ввести Уровень образованности постоянных читателей газеты, а
в поле Ось X (категорий) — Год.
После выбора опций щелкните на кнопке Далее для перехода к последнему диалоговому
окну мастера диаграмм.
322
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Мастер диаграмм: шаг 4 из 4
В последнем диалоговом окне средства Мастер диаграмм (рис. 16.13) следует указать,
где будет находиться диафамма. Установите переключатель в положение отдельном, чтобы
разместить диафамму на отдельном листе, или в положение имеющемся, чтобы создать
внедренную диафамму. Выбрав нужную опцию, щелкните на кнопке Готово.
-У*!
<^ яикщеиах р""^1
Отмени j <йыад J Ь
Зткзеа |
Рис. 16.13. На четвертом шаге мастера
диаграмм следует указать, где должна
размещаться диаграмма
После этого диафамма будет создана и отобразится на экране.
^^^ Если была создана внедренная диаграмма, Excel расположит ее по центру ак-
Тна заметку тивного окна и активизирует. Размер диаграммы будет приблизительно в два
раза меньше, чем размер активного окна, а пропорции будут такими же.
После выделения диаграммы вокруг диапазонов с рядами данных и заголовками
появляются цветные рамки. Это позволяет увидеть, на основании каких данных
построена диаграмма.
На рис. 16.14 показана созданная диафамма. Если вас что-то в ней не устраивает, ее
параметры всегда можно изменить.
А В С D Е •
Уровень образованности постоянных читателей газеты
J.lQfxl
Бе! среднего Среднее Высшее Ученая
образования образование образование степень
1992
1995
1998
2000
2002
53%
47%
65%
56%
71%
59%:
70%
70%
Уровень образованности постоянных читателей газеты
80%
70%
50%
50%
■ «■
30%
20%
10%
0%
- Без среднего
образования
- Среднее
образование
- Высшее
образование
- Ученая степень
1990 1992 1995 1998 2000 2О02
JLlL
J
4Г
Рис. 16.14. Диаграмма была создана средством Мастер диаграмм на
основе указанных параметров
Глава 16. Основы построения диаграмм
323

Изменение стандартного типа диаграммы
В этой главе несколько раз упоминался тип диаграммы, предусмотренный по умолчанию.
Под стандартным типом диаграммы понимается тип диаграммы, а также значения
параметров диаграммы, на основе которых будет создана новая диаграмма, если эти
параметры не изменять вручную. Таким типом в Excel является двухмерная гистограмма со
светло-серой областью построения, горизонтальными линиями сетки и легендой,
расположенной справа.
Если вам не нравится этот вид диаграммы или обычно вы используете другой тип
диаграммы, то его можно легко изменить.
1. Щелкните на диаграмме, чтобы активизировать ее. Выберите команду Диаграмма^Тип
диаграммы.
2. Выберите тип диаграммы, который следует использовать по умолчанию. Тип можно
выбрать как из вкладки Стандартные, так и из вкладки Нестандартные.
3. Щелкните на кнопке Сделать стандартной. После этого подтвердите свой выбор.
Если вам приходится создавать много диаграмм одного и того же типа, то имеет смысл
изменить тип диаграммы, принятый по умолчанию, на тот, с которым вы работаете. После
этого можно создавать диаграммы, не выбирая их тип каждый раз.
Изменение параметров диаграмм
Созданную диаграмму можно в любой момент модифицировать. Существует множество
способов модификации диаграммы. В этом разделе описаны некоторые часто используемые
возможности настройки диаграмм.
■ Перемещение и изменение размеров диаграммы.
■ Изменение типа диаграммы.
■ Перемещение элементов диаграммы.
■ Удаление элементов диаграммы.
■ Форматирование элементов диаграммы.
Совет •
Прежде чем приступать к модификации диаграммы, ее нужно активизировать.
Чтобы активизировать внедренную диаграмму, щелкните на ней. При этом
активизируется вся диаграмма и будет выбран тот элемент, на котором вы щелкнули. Для того
чтобы активизировать диаграмму, расположенную на отдельном листе, просто
щелкните на ярлычке этого листа.
Перемещение и изменение размеров диаграммы
Если диаграмма находится на отдельном листе, ее нельзя перемещать или изменять
ее размер. Однако можно изменить вид диаграммы с помощью команды Вид^По
размеру окна.
Если же это внедренная диаграмма, то ее можно свободно перемещать и изменять
размеры. Для перемещения диаграммы нужно щелкнуть на ее рамке, а затем перетащить ее. Чтобы
изменить размер диаграммы, нужно перетащить любой из восьми маркеров размера,
расположенных на рамке диаграммы.
324
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Изменение типа диаграммы
Чтобы изменить тип выбранной диаграммы, воспользуйтесь одним из предложенных
ниже способов.
■ Щелкните на кнопке Тип диаграммы, которая расположена на панели инструментов
Диаграммы, и выберите один из 18 основных типов диаграмм.
■ Выберите команду Диаграмма^Тип диаграммы.
■ Щелкните правой кнопкой мыши на диаграмме и из появившегося контекстного меню
выберите команду Тип диаграммы.
При выборе команды Диаграмма^Тип диаграммы на экране появится диалоговое окно,
такое же как было на первом шаге средства Мастер диаграмм. Если нужно выбрать один из
стандартных типов (и подтипов) диаграммы, щелкните на вкладке Стандартные. Если же
требуется выбрать один из нестандартных типов диаграммы, щелкните на вкладке
Нестандартные. Когда выбран тип диаграммы, щелкните на кнопке ОК, чтобы изменить тип
выделенной диаграммы.
Г Если вы изменили некоторые элементы диаграммы, то выбор нового типа из
I вкладки Нестандартные может привести к удалению некоторых или всех внесенных
ие' изменений. Например, если на диаграмме были добавлены линии сетки, а затем
был выбран нестандартный тип диаграммы, не использующий сетку, то линии
сетки исчезнут. Поэтому, прежде чем внести изменения в диаграмму, убедитесь, что
выбранный тип диаграммы вам подходит. Впрочем, всегда можно воспользоваться
командой ПравкаоОтменить, чтобы вернуть диаграмме исходный вид.
Если установить переключатель дополнительные во вкладке Нестандартные, то в
списке Тип будут отображаться только созданные пользователем форматы диаграмм.
Копирование диаграмм
Чтобы сделать точную копию внедренной диаграммы, нажмите и удерживайте нажатой
клавишу <Ctrl>. Щелкните на диаграмме и перетащите ее в другое место. Чтобы скопировать
диаграмму, расположенную на отдельном листе, проделайте ту же процедуру, но
перетаскивайте не саму диаграмму, а ярлычок листа, на котором она находится.
Удаление диаграммы
Чтобы удалить внедренную диаграмму, нажмите клавишу <Ctrl> и щелкните на
диаграмме (в результате диаграмма будет выделена как объект). Затем нажмите клавишу <Delete>.
Чтобы удалить диаграмму, расположенную на отдельном листе, щелкните правой кнопкой
мыши на ее ярлычке и из контекстного меню выберите команду Удалить.
Перемещение и удаление элементов диаграммы
Некоторые элементы диаграммы можно перемещать (например, заголовки, легенду или
таблицу данных). Чтобы переместить элемент диаграммы, выберите его, щелкнув мышью, а
затем перетащите в нужное место диаграммы. Для удаления элемента диаграммы выделите
его, а затем нажмите клавишу <Delete>.
Глава 16. Основы построения диагсамм
325

Другие изменения диаграммы
Когда диаграмма активизирована, можно выбрать любой элемент диаграммы, а затем
изменить его параметры. Модификация диаграммы подобна любому другому действию в Excel:
сначала нужно выделить объект (в данном случае — элемент диаграммы), а затем выполнить
нужную команду. После щелчка правой кнопкой мыши на каком-либо элементе появится
контекстное меню. Это меню, как правило (но не всегда), содержит команду, которую нужно
использовать.
Для изменения цвета элемента можно воспользоваться кнопкой Цвет заливки, которая
находится на панели инструментов форматирования. Например, если нужно изменить цвет,
используемый для отображения ряда данных, выделите этот ряд и затем выберите нужный
цвет с помощью инструмента Цвет заливки. Обратите внимание, что множество
инструментов, расположенных на других панелях инструментов, также могут использоваться для
работы с диаграммами. Например, можно выбрать легенду диаграммы, а затем, чтобы сделать ее
шрифт полужирным, щелкнуть на кнопке Полужирный.
Дважды щелкните на элементе диаграммы (или выделите его и нажмите комбинацию
клавиш <Ctrl+l>), чтобы отобразить диалоговое окно форматирования для выбранного
элемента. В зависимости от выбранного элемента, диалоговое окно может быть различным. В
большинстве случаев диалоговые окна отличаются количеством вкладок. Большинство опций
очевидны, например изменение шрифта заголовка диаграммы. Но некоторые могут быть
более сложными.
Л В главе 17 возможности настройки диаграмм рассматриваются более подробно,
я
«формация
Кроме того, всегда можно щелкнуть правой кнопкой мыши, чтобы отобразить
контекстное меню этого элемента, которое содержит большинство часто используемых команд.
Печать диаграмм
Печать внедренных диаграмм ничем особенным не отличается от печати обычного
рабочего листа. Когда внедренная диаграмма включена в диапазон печати, она будет напечатана в
том виде, в котором представлена на экране. Если же печатается весь рабочий лист, на
котором находится диаграмма, то воспользуйтесь сначала средством Предварительный
просмотр, чтобы убедиться, что диаграмма не была разбита на несколько страниц.
Если внедренная диаграмма выделена перед использованием команды Файло
Совет Печать или перед щелчком на кнопке Печать, то будет напечатана только
диаграмма, а не весь рабочий лист.
При печати в черновом режиме внедренная диаграмма напечатана не будет. Если же
внедренную диаграмму вообще не нужно печатать, щелкните на ее рамке правой кнопкой мыши
и из появившегося контекстного меню выберите команду Формат области диаграммы.
Появится одноименное диалоговое окно, перейдите во вкладку Свойства и снимите флажок
Выводить объект на печать.
Если диаграмма создана на листе диаграммы, то она печатается на отдельной странице.
Если лист диаграммы активный, то при вызове диалогового окна Параметры страницы
вкладка Лист будет заменена вкладкой Диаграмма (рис. 16.15).
I
326
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Страница J поля J колонтитулы д*агр**и
r Pwwp ди*гра|*!ы яри еь*аде на лечадь^^^:
Vs* oenon>50B«Tbfa20 страницу
J (~ Э?«стнть на странице
(* по^эовательоз**
Ямс. 16.15. Вкладка Диаграмма диалогового окна
Параметры страницы
В этом диалоговом окне содержится несколько опций.
■ Использовать всю страницу. Напечатанная диаграмма будет занимать по высоте и
ширине всю область страницы между полями. Выбор этой опции не всегда удачен,
поскольку при печати пропорции диаграммы изменяются, и она будет выглядеть не так,
как на экране.
■ Уместить на странице. Пропорционально расширяет диаграмму в двух измерениях
до тех пор, пока в одном направлении она не заполнит все пространство вплоть до
полей страницы. Эта опция дает хорошие результаты при печати.
■ Пользовательский. Печатает диаграмму в том виде, в каком она представлена на
экране. Используйте команду Вид■=> По размеру окна, чтобы ваша диаграмма
соответствовала размеру и пропорциям окна.
Опции группы Печать вкладки Диаграмма действуют так же, как и при печати рабочих
листов. Если установить опцию Черновая, то диаграмма будет напечатана, однако качество
может быть невысоким (в действительности результат зависит от вашего принтера). При выборе
опции Черно-белая ряды данных будут отпечатаны с использованием черно-белой, а не
цветной палитры цветов. Большинство черно-белых принтеров автоматически преобразуют цвета
диафаммы в фадации серого, даже если эта опция не установлена. Но лучше сначала
поэкспериментировать, чтобы определить оптимальные параметры печати для вашего принтера.
Типы диаграмм Excel
Как правило, диафаммы создаются для того, чтобы доказать какое-либо утверждение или
передать какое-то сообщение. Обычно само сообщение явно указано в заголовке диафаммы
или в текстовом поле, расположенном рядом с ней. Сама же диафамма обеспечивает
наглядность этого утверждения или сообщения.
Если тип диафаммы выбран правильно, то утверждение может стать неоспоримым
фактом. Поэтому, как правило, не стоит жалеть времени, пофаченного на эксперименты с
различными типами диафамм. Очень важно определить тип диафаммы, который позволяет
наиболее наглядно представить данные.
Практически всегда сообщением, которое требуется донести с помощью диафаммы,
является сравнение. Можно выделить несколько общих типов сравнений.
Глава 16. Основы построения диаграмм
327

■ Сравнение нескольких элементов. Например, диаграмма используется для
сравнения объемов продаж продукции компании по регионам.
■ Сравнение данных по времени. Например, диаграмма содержит объем продаж по
месяцам, а также общую тенденцию развития.
■ Относительное сравнение. Примером может служить обычная круговая диаграмма,
которая изображает относительные доли в виде "секторов круга".
■ Сравнение соотношения данных. Для этого идеально подходит точечная
диаграмма, например если требуется показать взаимоотношения между расходами и
доходами.
■ Сравнение по частотам. Обычная гистограмма; например, может использоваться для
того, чтобы отобразить количество (возможно, в процентах) студентов, успеваемость
которых находится в определенном диапазоне.
■ Определение "выбросов" или нестандартных ситуаций. Если имеются тысячи
точек данных, то диаграмма поможет определить нехарактерные значения.
Выбор типа диаграммы
Пользователи Excel часто перед созданием диаграммы задают вопрос: "Как определить,
какой тип диаграммы использовать для наиболее точного представления моих данных?" К
сожалению, однозначного ответа на этот вопрос нет. Можно только сказать, что следует
использовать тот тип диаграмм, с помощью которого можно наиболее простым и наглядным
способом передать ваше сообщение.
На рис. 16.16 показано шесть диаграмм разных типов, которые были построены на
основе одного набора исходных данных. Несмотря на то что все шесть диаграмм
представляют одну и ту же информацию (количество посетителей сайта в месяц), они значительно
отличаются друг от друга.
Рис. 16.16. Одни и те же данные представлены с
помощью шести типов диаграмм
328
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Гистограмма (вверху слева) в данном случае, наверное, является наиболее подходящим
вариантом, поскольку информация по каждому месяцу ясно представлена в отдельных
столбцах. Линейчатая диаграмма (вверху справа) аналогична гистограмме, повернутой на
90е по часовой стрелке. Следует помнить, что многие лучше воспринимают временные
данные слева направо, чем сверху вниз.
Для этого набора данных фафик (посередине слева) не очень подходит, поскольку этот
тип диафамм, как правило, применяется для непрерывных, а не дискретных данных. В
примере имеется только 12 точек данных и ничего не известно о том, как ведет себя фафик в
других точках. То же самое можно сказать и о диафамме с областями (посередине справа).
Круговая диафамма (внизу слева) выглядит очень сложно и не передает временную
природу данных. Круговая диафамма применяется для фафического изображения ряда данных,
когда нужно показать пропорциональное отношение между несколькими точками данных.
Если же точек данных довольно много, то круговую диафамму будет трудно понять.
Лепестковая диафамма (внизу справа) не подходит для этого набора данных, так как
разобраться во временных данных, расположенных по кругу, очень сложно.
К счастью, изменить тип диафаммы в Excel не составляет труда. Поэтому желательно
поэкспериментировать с типами диаграмм, чтобы определить тип, с помощью которого можно
представить конкретный набор данных как можно более точно и ясно.
Оставшаяся часть главы посвящена описанию различных стандартных типов диафамм
Excel. Эта информация поможет определить, какой тип диафаммы лучше всего подходит для
ваших данных.
Стандартные типы диаграмм
При создании диафамм с помощью средства Мастер диаграмм на первом шаге нужно
определить тип диафаммы. Это диалоговое окно содержит две вкладки: Стандартные и
Нестандартные. После выбора типа диафаммы в первой вкладке отображается набор
подтипов. Например, гистофамма содержит семь подтипов.
Далее описаны стандартные типы диафамм Excel, а также приведены примеры их
использования.
|^ Рабочие книги, содержащие все примеры, приведенные в следующих разделах,
На компакт- можно найти на прилагаемом компакт-диске,
диске
Гистограммы
Гистограмма — один из наиболее распространенных типов диафамм. Она представляет
каждую точку данных в виде вертикального столбца, высота которого соответствует
значению этой точки данных. Шкала значений отображается на вертикальной оси, которая, как
правило, расположена в левой части диафаммы. Можно определить любое количество рядов
данных, причем столбцы могут располагаться стопками (друг над другом). Как правило,
чтобы различать ряды данных, столбцы окрашиваются в разные цвета или заливки.
Гистофаммы часто используются для сравнения дискретных наборов данных, а также для
изображения различий между точками данных одного или более рядов. Excel предлагает семь
подтипов гистофамм.
На рис. 16.17 представлена гистофамма, которая отображает годовые объемы продаж по
двум изделиям. Из этой диафаммы ясно, что объем продаж стульев всегда больше, чем
столов. Кроме того, каждый год объемы продаж столов уменьшаются, в то время как объемы
продаж стульев увеличиваются.
Глава 16. Основы построения диаграмм
329

1999 2000 2001 2002 2003
Рис. 16.17. Гистограмма позволяет сравнить объемы
продаж двух изделий
Гистограмма с накоплением, построенная на основе этих же данных, показана на рис. 16.18.
Преимущество данного подтипа диаграмм в том, что можно увидеть общий годовой объем
продаж по двум изделиям. Из диаграммы видно, что общий объем продаж все время остается
приблизительно постоянным, в то время как относительная доля изделий меняется.
1999 2000 2001 2002 2003
Рис. 16.18. Гистограмма с накоплением отображает
как объемы продаж по каждому изделию, так и
общий объем продаж:
Рис. 16.19. Нормированная гистограмма показывает
относительный вклад каждого изделия в общий объем
продаж
На рис. 16.19 показана нормированная гистограмма, построенная на основе тех же
данных. С помощью этого подтипа гистограмм можно показать относительный вклад каждого
изделия. Обратите внимание, что ось значений отображает процентные значения, а не
фактические объемы продаж. Этот подтип гистограмм часто может заменить несколько круговых
330
Часть III. Создание диаграмм и изображений

диаграмм. Тогда как в круговой диаграмме относительный годовой объем продаж показан в
виде круга, в гистограмме для этого используется один столбец.
Те же данные, изображенные в виде трехмерной гистограммы, показаны на рис. 16.20.
Этот подтип используется потому, что такие гистограммы имеют более привлекательный
вид. Несмотря на это, из-за искаженной перспективы провести сравнение изображенных на
них данных сложнее. Обычно трехмерные гистограммы используются в тех случаях, когда
нужно показать общие тенденции.
100000,"*'^--
90000
80000
70 000
60000
40 000
хооо
f" 1
^ш
^\
20000 >И
iooooKj
oL4^
1999
-—_____
S-lx
2000
2001
В
Г
2002
—
2003
]
_Р
1 '
1 —I
1 -
1 ~
ШШ СТУЛЬ*
у Столы
ЕЭ Столы
■ Стулья
Рис. 16.20. Трехмерная гистограмма
Линейчатые диаграммы
Линейчатая диаграмма— это, в сущности, гистограмма, повернутая на 90° по часовой
стрелке. Преимущество использования линейчатых диаграмм состоит в том, что на них легче
разместить метки категорий. На рис. 16.21 показана линейчатая диаграмма, отображающая
значения по каждой из десяти категорий. Поскольку метки категорий достаточно длинные, то
удобно разместить их на гистограмме довольно сложно. На выбор предлагается шесть
подтипов линейчатых диаграмм.
На замет
а заметку
/
Количество клиентов, которые "Полностью согласны"
Удобное расположение магазина
Удобное время работь; магазина
Магазин хорошо оснащен
Удобный weо-сайт магазина
Дружественный персонал
Большой выбор товаров
Низкие цены
Вы продаете качественные товары
В общем, мне здесь нравится
Я буду рекомендовать ваш магазин
Рис. 16.21. Если метки категорий достаточно длинные, то
лучше использовать линейчатый тип диаграммы
В отличие от гистограммы, в линейчатой диаграмме нет подтипа, который бы
позволял отображать несколько рядов данных по третьей оси. Поэтому нет подтипа
"трехмерная линейчатая диаграмма".
Глава 16. Основы построения диаграмм
331

Как и гистограмма, линейчатая диаграмма может состоять из любого количества наборов
данных. Кроме того, линейчатые диаграммы могут быть представлены в виде стопок по
направлению слева направо.
Графики
График — один из самых распространенных типов диаграмм, который часто применяется
для отображения непрерывных данных, а также для наглядного отображения тенденций.
Например, при отображении ежедневных объемов продаж в виде графика видно их изменения и
колебания со временем. Как правило, подписи по оси категорий нанесены с равными
интервалами. Excel поддерживает семь подтипов графиков.
На рис. 16.22 показан пример графика, который отображает ежедневные объемы продаж
(200 точек данных). Несмотря на то что ежедневные изменения очень малы, на графике четко
виден общий рост.
Ежедневные объемы продаж
37 000
32 000
27 000
22 000
17000
12000
1 10 19 28 37 46 56 64 73 62 91 100 109 116 127 136 145 154 163 172 161 190 199
Рис. 16.22. График часто помогает проследить тенденцию
изменения данных
Графики можно строить на основе нескольких наборов данных, при этом, чтобы
различать наборы (ряды), можно применять различные цвета и стили линий, а также различные
маркеры.
Круговые диаграммы
Круговую диаграмму удобно использовать, если нужно показать пропорции или части
чего-либо относительно целого. Круговая диаграмма строится только для одного ряда данных.
Она, как правило, применяется для пяти-шести точек данных (секторов). Если же создать
диаграмму этого типа, содержащую больше точек данных, то ее трудно будет понять.
^^^^ Все значения, используемые для построения круговой диаграммы, должны быть
На заметку положительными. Если набор исходных данных содержит одно или более
отрицательных значений, то они будут автоматически преобразованы в положительные.
В круговой диаграмме можно "вырезать" один или более секторов (как показано на
рис. 16.23). Чтобы выделить сектор активизируйте диаграмму и щелкните на любом секторе.
В результате будет выделен весь ряд (круг). Затем выделите сектор, который нужно отделить,
и перетащите его из центра круга.
332
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Использование версий Excel в корпорации АБВ
Другие версии
Excel 2002
Рис. 16.23. Круговая диаграмма с одним вырезанным
сектором
Подтипы диаграмм со вторичной круговой диаграммой и вторичной гистограммой позволяют
отобразить вторую диаграмму, поясняющую один из секторов круговой диаграммы. На рис. 16.24
показана круговая диаграмма с вторичной гистограммой. Круговая диаграмма показывает
распределение расходов по четырем категориям: Аренда, Поставки, Другие и Зарплата. Вторичная
гистограмма представляет дополнительную разбивку категории Зарплата по регионам.
Категория
Аренда
Поставки
Другие
Регион 1 Заргша
6 Регион 2 Зарплата
7 эегион 3 Зерплата
8 Регион 4 Зарплата
лэш
"
Р L>
—
Расходы за год
Другие
Поставки ^f "*^\* •
и У-
**"*■ ^щ L-^-——
Регион 1
Зарплата
Регион 2
3 ершите
Регион 3
Эаргыпта
Регион 4
АЛ
Рис. 16.24. Круговая диаграмма с вторичной гистограммой
Данные, которые использовались для построения диаграммы, расположены в диапазоне
А2:В8. При создании диаграммы мастер диаграмм автоматически определяет, какие
категории относятся ко вторичной диаграмме. Часто случается так, что мастер определяет их
неправильно. Например, в нашем случае он определил, что ко вторичной гистограмме
относятся три последние категории, тогда как в действительности — четыре.
Чтобы исправить диаграмму, дважды щелкните на любом секторе. Появится диалоговое окно
Формат ряда данных. Перейдите во вкладку Параметры и внесите необходимые коррективы.
В данном случае в раскрывающемся списке Разделение рядов было выбрано значение
Положение, а ниже было указано, что ко вторичной диаграмме относятся четыре последние категории.
Глава 16. Основы построения диаграмм
333

Точечные диаграммы
Еще одним распространенным типом диаграмм являются точечные диаграммы, которые
также известны под названием диаграммы рассеивания. Точечные диаграммы отличаются от
остальных тем, что по обеим осям такой диаграммы откладываются значения. Иными
словами, в точечной диаграмме нет оси категорий.
Данный тип диаграммы часто используется для того, чтобы показать взаимосвязь между
двумя переменными. На рис. 16.25 показан пример точечной диаграммы, которая отображает
график зависимости между количеством звонков (горизонтальная ось) и фактическим
количеством заказов, сделанных по телефону (вертикальная ось). На графике видно, что связь
между этими двумя переменными прямо пропорциональна: чем больше было звонков, тем
больше (как правило) было заказов.
У ТоЧвчтът дмиг [. in»»*jiii
1 Год Месяц Звонки Закааы
2 2002
3
4
S
6
7
в
в
ю
11
к
13
и гооэ
■и
18
t7
18
19
го
21
22
23
24
га
Янв I 9041 8S
Фее
Map
Алр
М1Й
Ион
июл
Агс
Сен
Опт
Ноя
Дек
Яне
Фее
Map
Ann
Май
Июн
Июл
Ааг
Сен
Окт
Ноя
Дет
2в
« • . «\п.
nt №т
895
896
881
809
864
907
893
876
911
922
840
909
897
ею
858
825
815
793
813
788
777
788
798
09
89
86
92
86
91
91
96
88
93
91
91
89
87
82
81
77
76
85
7С
75
77
97
—
-J.»
\
*шщ
Отношение между количеством, авонков и количество и
•акаков
95 -
90-
86
ВО -
75-
70
•
*>
* *> «•
4» ♦
•
*
• ♦ ♦
♦
» *
* *
I I 1 Г I I I I
коямчестм leoiMtoe в месяц
А
- 1 41
Рис. 16.25. На графике видна зависимость между двумя переменными
На замет
а заметку
/
Несмотря на то что в данном примере точки данных были упорядочены по
времени, графики не отображают никакой временной информации. Другими
словами, точки данных строились только на основе их значений.
Диаграммы с областями
Диаграмму с областями можно представить как график, в котором вся область под линией
графика закрашена определенным цветом.
На рис. 16.26 показан пример диаграммы с областями с накоплением. Эта диаграмма
показывает общую сумму по трем рядам данных. Кроме того, стопки рядов данных позволяют
представить вклад каждого ряда в общую сумму.
334
Часть III. Создание диаграмм и изображений

2 000 QS^H
1 750 EJ
1 500 ^^^
1 250 J
1 000 -1
750 J
500
250 Щ
Четверть-1
Объем продаж за квартал
Четеерть-2 Четеерть-3
■ Изделие С
G Изделие В
в Изделие А
Четверг ь-4
Рис. 16.26. Диаграмма с областями с накоплением
На рис. 16.27 показаны те же данные, представленные в виде объемной диаграммы с
областями. Несмотря на то что эта диаграмма выглядит довольно привлекательно, она имеет серьезный
недостаток. Очень часто одни точки данных перекрывают точки данных, расположенные за ними.
В этом примере значений за первые три квартала для изделия С совершенно не видно.
1 400^
1200
1 000
800
600
' (^^
40CBJ
20С И■■■•
о14|
четверть-1
Объем продаж за квартал
'' ' '' -*•—-
f'^^^S
XX.^jg
^^k .v^i ■
^ш" Изделие С
|,t^ Изделие В
"^ЧЙ ■*< ИаделиеА
четвертъ-2 .,
четверть-3
Четеерть-4
Рис. 16.27. На этой объемной диаграмме с
областями значения за первые три квартала для изделия С
не видны
Кольцевые диаграммы
Кольцевая диаграмма напоминает круговую с вырезанной серединой. Однако еще одно
важное отличие состоит в том, что кольцевые диаграммы могут представлять несколько
рядов данных. На рис. 16.28 показан пример кольцевой диаграммы с двумя рядами данных
(первое и второе полугодия). Легенда содержит подписи точек данных. Стрелки и описания
рядов добавлены в диаграмму вручную. В кольцевой диаграмме нет стандартных средств для
создания подписей рядов данных.
Заметьте, что Excel отображает ряды данных в виде концентрических колец. Как видите,
кольцевые диаграммы с несколькими рядами данных не очень наглядны. Например,
поскольку размер внешнего сектора превышает размер аналогичного внутреннего сектора,
искажается восприятие диаграммы в целом. Поэтому кольцевой тип диаграмм следует использовать
очень осторожно. В большинстве случаев для сравнения нескольких рядов данных
предпочтительнее использовать гистограммы с накоплением.
Кольцевые диаграммы лучше всего использовать как альтернативу круговой диаграмме
для построения одного ряда данных.
Глава 16. Основы построения диаграмм
335

Разделение объемов продаж по регионам
1 полугодие
2 полугодие
□ Север
■ Восток
С Юг
О Запад
Рис. 16.28. Кольцевая диаграмма
с двумя рядами данных
Лепестковые диаграммы
Возможно, раньше вам не приходилось встречаться с лепестковыми диаграммами. Такая
диаграмма имеет отдельную ось для каждой категории, причем все оси исходят из ее центра.
Значение точек данных отмечается на соответствующей оси'. Если в ряду данных все точки
имеют одинаковые значения, то лепестковая
диаграмма приобретает вид круга.
На рис. 16.29 представлен пример
лепестковой диаграммы. Диаграмма содержит два ряда
данных, каждый из которых состоит из 12
категорий. Данные представляют собой спрос на
обычные и водные лыжи по месяцам. Обратите
внимание на то, что один ряд данных частично
перекрывает другой.
Рис. 16.29. Лепестковая диагралша
Поверхностные диаграммы
Поверхностная диаграмма отображает два или несколько рядов данных в виде
поверхности. Как видно из рис. 16.30, эти диафаммы довольно интересные. В отличие от остальных
диафамм, в поверхностных диафаммах Excel применяет различные цвета для выделения
значений, а не рядов данных. (Единственный способ изменить эти цвета — изменить палитру
цветов рабочей книги с помощью вкладки Цвет диалогового окна Параметры.) Количество
цветов, используемых в диафамме, зависит от цены основных делений по оси значений:
каждый цвет соответствует одному делению.
На замет
!а заметку
/
Важно понимать, что в поверхностной диаграмме точки данных не строятся в
пространстве. Как и в остальных объемных диаграммах, осью рядов данных
является ось категорий, а не ось значений. Другими словами, нельзя точно
отобразить на диаграмме точки данных, которые представлены в виде координат х, у и
z (за исключением случая, когда координаты х и у равны).
Лепестковая диаграмма является аналогом графика в полярной системе координат. — Прим. ред.
336
Часть III. Создание диаграмм и изображений

1.6-
1.4.
1 .
0.».
..-~*~^вм bbW
^В Л\>
м •;.-■ ^^~^\
МГ Ш ш* \
0
-0.2
4.4
4.6
■W
I^^F .-'. ^■■■■«""ГС"- I ■■ / '"j
■'т- .-j* ттш£шМш-:- !
•'' ^ШЛ Щ^1 ■- - Щ ^V 182.7
.^^1 ^^^^^рГ юн
0 .» ^100,9
М " " 2.7 3 '*+ «*
" и
Рмс. 16.30. Поверхностная диаграмма
Пузырьковые диаграммы
Пузырьковая диаграмма напоминает точечную, но в ней могут быть представлены
дополнительные рады данных. Такой дополнительный ряд отображается в виде размеров пузырьков.
Как и в точечной, в пузырьковой диаграмме обе оси являются осями значений, а не категорий.
На рис. 16.31 показан пример пузырьковой диаграммы, на которой показаны результаты
применения программы по снижению веса. На горизонтальной оси представлен начальный
вес пациентов, а на вертикальной — длительность лечения. Размер пузырьков указывает на
сброшенный вес.
20 •
I 15
S
г
in
в -
0 -
Результаты применения программы по снижению веса
]о Сброшенный вес I
I | Ш*
UJ
►ft
I • !•[ I II
i ■ ; • i I i • ■
1 1 1 1 1 1 1 (
50 60 70 SO 90 100 110 120 130 140
Вес до лечения (кг)
Рис. 16.31. Пузырьковая диаграмма
Биржевые диаграммы
Биржевая диаграмма идеально подходит для отображения информации о ценах на бирже.
Для нее требуется от трех до пяти наборов данных, в зависимости от подтипа.
На рис. 16.32 показаны примеры всех четырех подтипов биржевой диаграммы. На двух
нижних диаграммах отображаются объемы продаж. Кроме того, в этих диаграммах
используется две оси значений. Объем продаж за день представлен в виде колонок, значения которых
откладываются по левой вертикальной оси.
Глава 16. Основы построения диаграмм
337

fiO-
, t [ ' [
\ '
максимальные
Минимальный
- Закрытие
0пфЫ1М»-Млкс1«млммн-Мннииальный-Зпцн>11И«
i
rh
^_^r~
т
"*■
т
Открытие
Максимальный
Минимальный
Закрытие
Обьем-Массмиальный-ЬЬаиаильньЯс-ЗлфЫпм
30 000
25 000
20 000
15 000
10 000
5 000
X
О
t
т
1
-г-
i
Т
1
■ Объем
Открьпие
Максимальный
Минимальный
Эакрьпие
627 626 529 6.30
5 27 526 529 5ЭО
Рис. 16.32. Четыре подтипа биржевой диаграммы
Диаграммы цилиндрические, конические
и пирамидальные
Эти три типа диаграмм, в сущности, идентичны, за исключением используемых в них
геометрических фигур. Такие диаграммы можно применять вместо линейчатых диаграмм или
гистограмм.
На рис. 16.33 показаны примеры пирамидальной и цилиндрической диаграмм.
Количосгао служащих (1993-2003)
1993 1995 1997 1999 2001 2003
Количество служащих (1993-2003)
Рис. 16.33. Пирамидальная и
цилиндрическая диаграммы
338
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Расширенные
возможности
построения
диаграмм
|^*\ главе 16 обсуждаются основы построения диаграмм
ш^ в Excel. В данной главе эта тема раскрыта на более
высоком уровне. Вы узнаете, как изменить диаграммы, чтобы
они выглядели именно так, как вам нужно. Кроме того,
найдете описание "секретных" приемов, которые сделают ваши
диаграммы еще более выразительными.
Настройка диаграмм
Часто бывает вполне достаточно тех основных типов
диаграмм, которые создает Excel. Если вы строите
диаграмму, чтобы представить числовые данные в наглядном и
понятном виде, то для этого вполне подойдут диаграммы,
созданные на основе стандартных типов. Однако если вы
хотите как можно более усилить эффект воздействия диаграммы
на зрителей, то, возможно, понадобятся средства
дополнительной настройки диаграмм.
При настройке диаграммы изменяется ее внешний вид, а
иногда также добавляются новые элементы. Эти изменения
могут быть либо чисто косметическими (например,
изменение цвета или толщины линий), либо весьма существенными
(например, изменение шкалы осей или поворот объемных
диаграмм). На диаграмму можно добавить такие новые
элементы, как таблица данных, линия тренда или значения
погрешностей.
этой главе...
Настройка диаграмм
Форматирование
элементов диаграмм
Работа с рядами данных
Секреты построения
диаграмм
Ответы на часто зада!
мые вопросы

Изменение основных элементов диаграмм
В этом разделе рассматривается, как можно изменять различные части диаграмм.
Выделение элементов диаграммы
Модификация диаграммы — процесс, похожий на любое другое действие в Excel.
Сначала вы выделяете объект (в данном случае элемент диаграммы), а затем задаете
соответствующую команду для выполнения каких-либо действий с выделенным элементом.
В отличие от выбора нескольких диапазонов в рабочем листе, вы можете за один раз
отметить только один элемент диаграммы. Исключением являются те элементы, которые
состоят из нескольких одинаковых частей, например линии сетки. Если отметить одну линию,
будут отмечены и все остальные.
В Excel возможны три способа выделения элементов диаграммы.
■ С помощью мыши.
■ С помощью клавиатуры.
■ С помощью панели инструментов Диаграммы.
Рассмотрим эти методы более подробно.
Выделение с помощью мыши
Для того чтобы выделить элемент диаграммы, просто щелкните на нем кнопкой мыши.
После этого в поле Имя появится имя выделенного элемента. Таким образом вы можете
убедиться, что выделение сделано верно. Текст, выведенный в поле Имя, изменить невозможно;
это поле является просто частью экрана, в которой Excel будет выводить имя выбранного
элемента диаграммы.
Если указатель мыши перемещать над областью диаграммы, появятся всплываю-
Совет щие подсказки, отображающие имя элемента диаграммы, над которым находится
курсор. Даже если курсор навести на область данных, все равно появится подсказка
:\ диаграммы, которая отобразит значения данных. Но, если эти подсказки мешают
работе, их можно убрать. Для этого выберите команду Сервис=>Параметры и в
открывшемся диалоговом окне перейдите во вкладку Диаграмма. Затем в области
Всплывающие подсказки отображают снимите флажки с обеих опций.
Некоторые элементы диаграммы (например, область построения диаграммы, легенда или
оси) могут состоять из нескольких частей. Для примера рассмотрим диаграмму построенную
для одной точки данных. Чтобы выделить конкретную точку данных, необходимо выполнить
два щелчка: сначала щелкнуть на ряде данных для его выделения, а затем на нужном
элементе вне этого ряда (например, на столбце или маркере линейной диаграммы). Преимущество
такого выделения состоит в том, что можно выполнить форматирование только по
отношению к определенной точке данных, а не ко всему ряду.
Вы увидите, что выделить какой-либо элемент диаграммы с помощью мыши не всегда
легко. Возможно, в некоторых случаях придется несколько раз щелкнуть мышью, чтобы
выделить необходимый элемент. К счастью, в Excel возможен еще один способ выделения.
Выделение с помощью клавиатуры
Когда диаграмма активизирована, можно использовать клавиши управления курсором для
перемещения по ее элементам. При этом в поле Имя (или в списке Элементы диаграммы)
будет выводиться имя выделенного элемента.
340
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Если выделен ряд диаграммы, можно использовать клавишу «—> или <—» для выделения
индивидуальной точки данных вне этого ряда. То же самое происходит при выделении осей.
С помощью этих клавиш можно выбрать нужную ось. И наконец, когда выделена легенда,
можно выбрать нужный элемент легенды с помощью все тех же клавиш управления курсором.
Выделение с помощью панели инструментов Диаграммы
Панель инструментов Диаграммы появляется при выделении диаграммы или (если она не
появилась автоматически) с помощью команды ВидОПанели инструментовОДиаграммы.
На панели инструментов Диаграммы находится раскрывающийся список Элементы
диаграммы (рис. 17.1). Этот список содержит все поименованные элементы диаграммы. В
нем можно выбрать тот элемент, над которым вы хотите работать. Но с помощью этого
средства можно выделить только главные элементы диаграммы. Если необходимо выделить
часть, входящую в определенный элемент, то придется выбрать его в списке Элементы
диаграммы, а затем воспользоваться одним из ранее описанных методов выделения.
а н I
Заголовок диаграммы
Пегеида
Область диаграммы
V—iОбласть построения диаграммы
JalisJ
'I
",\ Лист! ,П*1. /A-rrt '
Рис. 17.1. С помощью панели инструментов Диаграммы можно
выделить элементы активной диаграммы
-" Когда выделена точка данных в списке Элементы диаграммы, будет отображено
на заметку ее имя< Даже если этого имени изначально в списке не было
Использование диалогового окна Формат
Когда элемент диаграммы выделен, для его форматирования можно использовать
диалоговое окно Формат. В зависимости от выбранного элемента, количество опций в
диалоговом окне может отличаться. Чтобы отобразить это окно, выполните одно из
перечисленных ниже действий.
■ Выберите команду Формат^Выделенный Название объекта (в меню Формат
будет отображено имя выбранного объекта диаграммы).
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм
341

■ Дважды щелкните на элементе диаграммы.
■ Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+l>.
■ Щелкните правой кнопкой мыши на элементе диаграммы и выберите из контекстного
меню команду Формат.
После выполнения любого из этих действий на экране появится диалоговое окно Формат,
содержащее вкладки, с помощью которых можно изменить параметры выделенного элемента
диаграммы. Например, на рис. 17.2 показано диалоговое окно Формат для легенды диаграммы.
Вид 'ti^^Tjf Разнещение |
Шрифта начертание.
frXfef.
Г~ 6ето»*ааета6ироелние
Ц>1фгтииTrueType Ц£ифтбудетиатогекжанкекдоаемюдене
экран таккдлялечати
Рис. 17.2. Для каждого элемента
диаграммы предусмотрено свое
диалоговое окно форматирования
На заметку
Если какой-либо элемент диаграммы выделен, многие кнопки панелей
инструментов, обычно используемые для форматирования рабочего листа, также
работают и для отмеченного объекта диаграммы. Например, если выделить область
построения диаграммы, то можно изменить ее цвет с помощью кнопки Цвет
заливки, расположенной на панели инструментов форматирования. Если же был
выбран элемент, который содержит текст, то можно использовать инструмент
Цвет шрифта этой же панели инструментов для изменения цвета текста.
В следующих разделах возможности форматирования элементов диаграмм описываются
более подробно.
Область диаграммы
Область диаграммы — это объект, содержащий все остальные элементы диаграммы. Эту
область можно считать задним планом диаграммы.
В диалоговом окне Формат области диаграммы представлено три вкладки: Вид,
Шрифт и Свойства.
■ С помощью опций вкладки Вид можно изменить цвет области диаграммы и способ
заливки, а также добавить рамку необходимого типа.
■ Во вкладке Шрифт можно изменять свойства всех используемых в диаграмме шрифтов.
■ Во вкладке Свойства можно указать, как диаграмма должна перемещаться и
располагаться относительно соответствующих ячеек рабочего листа. Также можно установить
свойство Защищаемый и определить, будет ли диаграмма выводиться на печать. Эта
вкладка доступна только для внедренных диаграмм.
342
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Область построения диаграммы
В области построения диаграммы находится сама диаграмма. В диалоговом окне
Формат области построения находится всего одна вкладка— Вид. С ее помощью можно
изменить цвет и способ заливки области построения, а также ее рамку.
Если установить способ заливки прозрачная, то будут видны цвет и заливка об-
Совет ласти диаграммы.
•а
Можно изменить размер и местоположение области построения диаграммы, выделив ее и
перетащив ее границы. Кроме того, можно растянуть ее так, что она будет занимать всю
область диаграммы, как показано на рис. 17.3. Здесь заголовок и легенда были перенесены на
саму диаграмму.
-iOlxl
А
Рейтинг
Отлично
Очень хорошо
Хорошо
Удовлетворительно
1Л0ХО
Мужчины
6*
10%
65%
21*
9»
Женщины
15%
20%
60%
12%
3%
Рейтинг
I Мужчины
I Женщины
г
Очень хорошо
Хорошо Удовлетворительно Плохо
j\™>,"~«i™r
И I
•1Г3
Совет |
Рис. 17.3. Область построения этой диаграммы занимает всю область диаграммы
Чтобы удалить все параметры форматирования области построения диаграммы,
необходимо выделить эту область и нажать клавишу <Delete>. Сама область
построения останется, но рамки исчезнут, а заливка станет прозрачной.
Различные типы диаграмм по-разному реагируют на изменения в их области построения.
Например, нельзя изменять размеры области построения круговой или лепестковой
диаграммы (она всегда будет прямоугольной). Работая с другими типами диаграмм, можно изменять
пропорции сторон, уменьшая или увеличивая их высоту или ширину.
Изменение размера и расположения области построения диаграммы может су-
Совет щественно сказаться на внешнем виде всей диаграммы. При настройке диаграм-
мы вам наверняка захочется поэкспериментировать с различными размерами и
\ местом расположения области построения. Поэтому лучше сначала выбрать
оптимальный размер и положение области построения, а затем форматировать
остальные элементы диаграммы.
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм
343

Важно помнить, что размер области построения может автоматически изменяться во
время форматирования других элементов диаграммы. Например, если добавить к диаграмме
легенду, область построения может увеличиться, чтобы выделить дополнительное место, на
котором будет размещена легенда.
Заголовки диаграммы
В диаграммах используется до пяти различных заголовков.
■ Заголовок диаграммы.
■ Заголовок оси категорий (X).
■ Заголовок оси значений (Y).
■ Заголовок вспомогательной оси категорий (X).
■ Заголовок вспомогательной оси значений (Y).
Количество заголовков зависит от типа диаграммы. Например, в круговой диаграмме
присутствует только заголовок диаграммы, потому что в ней нет осей.
Чтобы добавить заголовок к диаграмме, выделите ее, а затем выберите команду Диа-
грамма^Параметры диаграммы. Появится диалоговое окно Параметры диаграммы.
Перейдите во вкладку Заголовки и введите текст одного или нескольких заголовков.
Можно свободно перемещать заголовки диаграмм по всей области диаграммы,
Совет однако их размеры изменять нельзя.
Ч
Чтобы изменить свойства заголовка диаграммы, откройте диалоговое окно Формат. В этом
окне содержится три вкладки.
■ Вид. Здесь можно изменить тип и цвет рамки, а также цвета фона.
■ Шрифт. Используется для изменения шрифта, его размера, цвета и других атрибутов.
■ Выравнивание. В этой вкладке можно задать параметры вертикального и
горизонтального выравнивания и ориентации текста.
Добавление поля текста
Текст на диаграмме — это не только заголовок. В любое место диаграммы можно добавить
текст, который затем можно свободно перемещать по всей области диаграммы. Для этого
выделите любой объект диаграммы, за исключением заголовков или меток данных, и введите
текст в строку формул. Excel добавит автофигуру Надпись, которая будет содержать
введенный текст. Эту автофигуру можно перемещать куда угодно и как угодно форматировать.
Многие предпочитают использовать текстовое поле вместо "официальных" заголовков
диаграммы. Как уже отмечалось, заголовки, созданные Excel, имеют некоторые недостатки и,
возможно, самым главным из них является то, что в вертикальных заголовках не всегда
виден весь текст. Кроме того, невозможно изменить размер заголовков (за исключением
изменения размера шрифта). Использование текстового поля устраняет обе эти проблемы.
Легенда диаграммы
Легенда состоит из текста и ключей. Ключ — это маленький графический объект,
отвечающий определенному ряду данных диаграммы.
344
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Чтобы добавить на диаграмму легенду, выберите команду Диаграмма^Параметры
диаграммы, а затем в одноименном диалоговом окне перейдите во вкладку Легенда.
Установите флажок Добавить легенду. Кроме того, в этой вкладке можно указать место
расположения легенды, установив в нужную позицию переключатель Размещение.
Чтобы удалить легенду, выделите ее и нажмите клавишу <Delete>. Если нужно
переместить легенду, щелкните на ней и перетащите на нужное место. Для перемещения легенды
можно также воспользоваться вкладкой Размещение диалогового окна Формат легенды.
Можно выделить определенный текст внутри легенды и отдельно отформатировать его с
помощью диалогового окна Формат элемента легенды, в котором содержится только одна
вкладка Шрифт. Например, для того чтобы привлечь внимание к определенному ряду
данных, шрифт соответствующей подписи можно сделать полужирным.
Инструмент Легенда, расположенный на панели инструментов Диаграммы, рабо-
Совет тает как переключатель. С помощью этой кнопки можно добавить легенду, если
ее нет, или удалить, если она присутствует.
После перемещения легенды с ее обычной позиции на другое место, как
правило, требуется изменить размеры области построения диаграммы. Для этого
выделите область построения диаграммы и переместите ее рамку так, чтобы она
Л приняла нужный размер.
Если вы не включили текст для подписей легенды в диапазон исходных данных, Excel
будет использовать в легенде имена Ряд 1, Ряд 2 и т.д. Чтобы добавить названия ряда данных,
выберите команду Диаграмма^Исходные данные, а затем в диалоговом окне Исходные
данные перейдите во вкладку Ряд (рис. 17.4). Выделите нужный ряд данных из списка Ряд,
затем введите в поле Имя ссылку на ячейку, которая содержит название ряда, или
непосредственно введите название ряда в это поле.
Совет*
,\
j±sJ
I Огнем»
Рис. 17.4. Для изменения названия ряда
данных используйте вкладку Ряд
диалогового окна Исходные данные
Дополнитель
информация
Смотрите раздел "Создание собственных типов диаграмм" далее в главе.
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм
345

Копирование параметров форматирования диаграммы
Предположим, была создана очень сложная диаграмма, на редактирование которой было
потрачено много времени. И теперь нужно создать еще одну такую же. Что делать в таких
случаях? Существует несколько вариантов.
♦ Копирование параметров форматирования. Создайте стандартную диаграмму с
настройками, установленными по умолчанию. Затем выделите готовую диаграмму и
выберите команду ПравкаоКопировать. После этого выберите команду ПравкаоСпециаль-
ная вставка. В появившемся диалоговом окне установите переключатель в положение
Форматы. Эта процедура имеет один недостаток. Вместе с остальными установками
заголовок новой диаграммы заменяется тем, который был в старой.
♦ Копирование диаграммы и изменение источника данных. Выделите готовую
диаграмму. Затем, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, переместите ее в любое другое
место рабочего листа. Это позволит создать точную копию диаграммы. Затем выберите
команду Диаграмма^Исходные данные и в появившемся диалоговом окне определите
новые исходные данные диаграммы.
♦ Создание собственного типа диаграммы. Выделите созданную диаграмму. Затем
выберите команду Диаграмма^Тип диаграммы. В появившемся диалоговом окне во
вкладке Нестандартные установите переключатель Вывести в положение Дополнительные.
После нажатия кнопки Добавить в диалоговом окне Добавление нового типа диаграмм
заполните поля Название и Описание. При создании новой диаграммы используйте этот
тип диаграмм.
Линии сетки
Линии сетки помогают определить числовые значения приведенных на диаграмме данных
и представляют собой обычные расширения делений осей. Некоторые диаграммы с линиями
сетки выглядят довольно неплохо, а некоторые сетка слишком загромождает. Нужны ли
линии сетки для вашей диаграммы — решать вам. Иногда горизонтальных линий сетки вполне
достаточно, хотя точечные диаграммы лучше смотрятся с горизонтальными и вертикальными
линиями сетки.
Чтобы добавить или удалить линии сетки, воспользуйтесь командой Диаграммам
Параметры диаграммы и выберите вкладку Линии сетки. Для каждой оси предусмотрено
два вида линий сетки: основные и вспомогательные (промежуточные). С помощью линий
основной сетки показан уровень меток делений осей, а линии вспомогательной сетки
располагаются между линиями основной сетки. Добавить или удалить сетку определенного вида можно,
установив или сняв соответствующий флажок. Если вы работаете с настоящей трехмерной
диаграммой, то в описываемом диалоговом окне появятся опции отображения линий сетки для
третьей оси.
Чтобы изменить свойства линий какой-либо сетки, выделите эту сетку (щелкните на одной из
линий), а затем вызовите диалоговое окно Формат сетки, в котором расположено две вкладки.
■ Вид. Для изменения стиля, толщины и цвета линий.
■ Шкала. Для корректировки шкалы оси.
Параметры осей
Диаграммы различаются количеством используемых осей. Круговые и кольцевые
диаграммы вообще не имеют осей. Все двухмерные диаграммы имеют две оси (или три, если
используется вспомогательная ось значений, или четыре, если вы используете вспомогательную
346
Часть III. Создание диаграмм и изображений

ось категорий в точечной диаграмме). Настоящие трехмерные диаграммы имеют три оси. Excel
предоставляет полный контроль над всевозможными параметрами осей. Чтобы изменить какой-
либо элемент оси, откройте диалоговое окно Формат ОСИ, в котором содержится пять вкладок.
■ Вид. Изменение толщины линий оси, вида делений и расположения меток делений на осях.
■ Шкала. Изменение максимального и минимального значений оси, цены делений
основной и вспомогательной осей и других свойств.
■ Шрифт. Изменение шрифта меток осей.
■ Число. Изменение числового форматирования меток осей.
■ Выравнивание. Определение ориентации меток осей.
Поскольку свойства осей заметно влияют на внешний вид диафаммы, в следующих
разделах отдельно описываются вкладки Вид и Шкала диалогового окна Формат оси.
Изменение вида оси
Вкладка Вид диалогового окна Формат оси содержит множество параметров для
настройки вида осей диаграммы и состоит из четырех разделов.
■ Ось. Управляет параметрами линии оси (стиль, цвет и толщина).
■ Основные. Контролирует расположение основных отметок на оси. Можно выбрать
опции Нет (без отметок на оси), Внутрь (на внутренней стороне оси), Наружу (на
внешней стороне оси) или Пересекают ось (с двух сторон оси).
■ Промежуточные. Контролирует расположение промежуточных отметок на оси. Можно
выбрать тс же опции, что и для основных отметок.
■ Метки делений. Контролирует местоположение меток делений оси. Обычно метки
располагаются рядом с осью. Однако можно задать, чтобы метки появлялись вверху
диаграммы (опция Вверху), в основании диаграммы (опция Внизу) или вообще не
появлялись (опция Нет). Эти опции полезны в том случае, если ось не располагается на
своем обычном месте — на краю области построения.
Основные деления на осях — это такие отметки, возле которых обычно
размещаются названия или числовые значения. Промежуточные деления на осях
расположены между основными.
Изменение шкалы оси
Корректировка шкалы значений может существенно повлиять на диафамму. В некоторых
случаях манипулирование шкалой может привести к тому, что отображенные данные будут
восприниматься неверно. Какую шкалу использовать, зависит от ситуации, поскольку каких-
то строгих правил не существует. Однако старайтесь избегать искажения данных, из-за того,
что шкала была выбрана неверно.
Если вы строите несколько диаграмм, которые содержат данные, близкие по
Совет масштабу, сделайте одинаковыми шкалы осей, чтобы диаграммы можно было
легко сравнить.
Excel автоматически определяет шкалу для диафамм. Однако можно вручную изменить
шкалу во вкладке Шкала диалогового окна Формат оси (рис. 17.5).
На заметку
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм
347

|ф»риаго«е
Ба» шам } Шрифт j число | выревинмние |
Uteet» пб оси т^знбчении)
Дето
рнинииагьное значение! |о
f? неганаяьнсе значение: ] 2S
р иена основных делений: J5
;!^ цене Б»ие*ут»«*р; делении |l
1^ Ось X (категорий)
«ересекветсве^аче»»! [о
Ценаде»»**»- И0* Zi &
Г" 2РГ*р«$иимескаяцжйЛ4
Г* обратный порадок,знач№*«
. Г" тиресечение с оо*> X (катетер***) в йаксинаяьном значении
fiZM~l$ Ormsm \
Рис. 17.5. Вкладка Шкала диалогового
окна Формат оси
На заметку
Опции вкладки Шкала зависят от выбранной оси.
Во вкладке Шкала представлено несколько опций.
■ Минимальное значение. Для ввода минимального значения оси. Если установлен
этот флажок, минимальное значение определяется автоматически.
■ Максимальное значение. Для ввода максимального значения оси. Если установлен
этот флажок, максимальное значение определяется автоматически.
■ Цена основных делений. Для ввода числового значения цены основных делений шкалы
оси. Если установлен этот флажок, то цена деления шкалы определяется автоматически.
■ Цена промежуточных делений. Для ввода числового значения цены промежуточных
делений шкалы. Если установлен этот флажок, даннное значение определяется
автоматически.
■ Ось тип оси пересекается в значении. Для помещения осей в различные положения.
По умолчанию оси находятся по краям области построения. Точные текстовые
названия этой опции будут разными в зависимости от выбранной оси.
■ Цена деления. Устанавливает цену деления, например сотни, тысячи или миллионы.
■ Отображать на диаграмме. Переключатель отображения на диаграмме
установленной цены деления.
■ Логарифмическая шкала. Для создания логарифмической шкалы на осях.
Логарифмическая шкала, как правило, удобна в научных приложениях, когда диапазон
значений диаграммы очень велик. Вы получите сообщение об ошибке, если шкала включает
отрицательные значения или 0.
■ Обратный порядок значений. Для изменения направления шкалы на обратное.
Например, если выбрать эту опцию для оси значений, то наименьшее значение шкалы будет
вверху, а наибольшее — внизу.
■ Пересечение с осью тип оси в максимальном значении. Для позиционирования
осей в точке максимального значения (обычно ось позиционируется в точке
минимального значения). Точное текстовое название этой опции зависит от выбранной оси.
348
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Работа с временными осями
При создании новой диафаммы Excel автоматически определяет, содержат ли ее оси
значения даты или времени. В этом случае создается временная диафамма. На рис. 17.6
представлен простой пример такой диафаммы. Столбец А содержит даты, а столбец В — данные,
на основе которых была построена гистофамма. Несмотря на то что диафамма содержит
значения только 10 дней, Excel все равно разбивает ось на 31 интервал одинаковой величины.
Это означает, что данные оси категорий являются датами.
кгт
1
г
A t С E F G
Количество
Цата клиентов
05 02 04 35
0802.04 41
09.02.04 32
11.02.04 52
130204 40
14.02.04 44
17 02 04 65
19 02 04 60
21 02 04 S3
22 02 04 65
|И 1 • 1
Количество клиентов в день
60
50 ■
40
30-
20
10
1 ■
1 1
1 1
I I
S.2 8.2 11.2 142 172
|<|
202
■
1
■
1 ИГ
Рис. 17.6. Excel распознает даты и создает временные типы осей
Бывают случаи, когда создавать временную ось нежелательно. Чтобы отменить эту
установку, откройте диалоговое окно Параметры диаграммы и перейдите во вкладку Оси.
Обратите внимание, что переключатель Ось X (категорий) установлен в положение
автоматическая (значение по умолчанию). Установите этот переключатель в положение категории.
На рис. 17.7 отображен результат выполнения этой операции.
60 ■
50 .
40
30 •
20
10
Количество клиентов в день
■ 1 ■
III
Ml
III
■
4i
II
| |
1 1
52 82 92 11 2 13 2 14.2 17 2 19 2 21
!
!
2 22 2
Рис. 17.7. Предыдущая диаграмма
с использованием стандартной оси
категорий.
Не бойтесь экспериментировать (с копией диаграммы)
Чтобы создать профессиональную диаграмму, приходится часто экспериментировать.
Иными словами, лучшим способом создать диаграмму, которая будет выглядеть
профессионально, является метод проб и ошибок. Excel предлагает такое огромное количество опций
диаграмм, что даже умудренные опытом профессионалы не знают всех тонкостей. Даже в
этой книге, несмотря на ее объем, не описаны все возможности построения и настройки
диаграмм. Чтобы разобраться со всеми опциями Excel, нужно пробовать применять
различные варианты опций для ваших диаграмм. Но если на какой-то одной диаграмме некоторые
опции не дают удовлетворительных результатов, это не означает, что они не подойдут для
других диаграмм. Поэтому чаще экспериментируйте.
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм
349

После создания базовой диаграммы вам наверняка захочется сделать ее копию для своих
экспериментов. Таким образом, всегда можно будет вернуться к начальному виду диаграммы.
Для создания копии внедренной диаграммы выделите ее и, удерживая нажатой клавишу
<Ctrl>, переместите на новое место. Если необходимо сделать копию листа диаграммы,
щелкните на ее ярлычке и, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, переместите его на новое место.
Работа с рядами данных
Каждая диаграмма состоит из одного или нескольких рядов (наборов) данных, которые
содержатся в рабочем листе. Эти данные преобразуются в столбцы диаграмм, графики,
секторы круговых диаграмм и т.д. В этом разделе обсуждаются основные операции,
выполняемые с рядами данных.
Прежде чем приступать к работе с рядами данных, их необходимо выделить.
Активизируйте диаграмму, а затем щелкните на нужном наборе данных, чтобы его выделить. В
гистограмме это столбец, в графике — линия и т.д. Убедитесь в том, что вы выбрали весь ряд, а не
отдельную точку.
Можно выбрать набор данных с помощью раскрывающегося списка Элемент диа-
Совет граммы, который находится на панели инструментов Диаграммы.
У
Когда вы выбираете ряд данных, в поле Имя строки формул будет показано название
этого набора данных, например Ряд 1, а в самой строке формул будет находиться формула
=РЯД. Выделенный ряд данных отмечается маленькими квадратиками на каждом элементе
ряда. Кроме того, ячейки, в которых содержатся значения выделенного ряда, также
выделяются цветным прямоугольником.
Все виды настройки рядов данных осуществляются с помощью диалогового окна Формат
ряда данных, которое может состоять из семи вкладок. Число вкладок варьируется в зависимости от
типа диаграммы. Например, для данных круговой диаграммы это окно имеет четыре вкладки, для
данных графика и гистограммы — шесть вкладок, а для точечной диаграммы — все семь. В
диалоговом окне Формат ряда данных представлены перечисленные ниже вкладки.
■ Вид. Применяется для изменения цвета, узора и стиля рамки ряда данных. Для
графиков эта вкладка позволяет изменить цвет и стиль маркеров данных.
■ Ось. Определяет, какая ось значений, основная или вспомогательная, должна
использоваться для выделенного ряда данных.
■ Подписи данных. Используется для установки меток рядом с каждой точкой данных.
■ Параметры. Содержит опции для изменения параметров данного типа диаграммы.
■ Порядок рядов. Определяет порядок, в котором должны располагаться ряды данных
на диаграмме.
■ Y-погрешности. Позволяет вводить или изменять планки погрешностей для значений,
отложенных по оси Y.
■ Х-погрешности. Позволяет вводить или изменять планки погрешностей для значений,
отложенных по оси X. Используется только для точечных диаграмм.
■ Фигура. Используется для определения формы столбцов (только для трехмерных
гистограмм).
Далее рассматриваются многие опции, содержащиеся на этих вкладках.
350
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Удаление ряда данных
Чтобы удалить ряд данных, выделите его и нажмите клавишу <Delete>. Ряд данных будет
удален с диаграммы. Конечно, данные в рабочем листе останутся в неизменном виде.
Можно убрать с диаграммы все ряды данных. В этом случае получится пустая
диаграмма, однако она сохраняет свои установки. Поэтому, если добавить ряд
данных к пустой диаграмме, она снова примет первоначальный вид.
На замет
а заметку
/
Добавление нового ряда данных на диаграмму
Довольно часто требуется добавить новый набор данных на существующую диаграмму.
Конечно же, можно вновь создать диаграмму и включить в нее новый ряд данных, но гораздо
проще дополнить уже существующую диагоамму. В Excel предлагается несколько способов
выполнения этой операции.
■ Активизируйте диаграмму, а затем выберите команду Диаграмма^Исходные
данные. В диалоговом окне Исходные данные перейдите во вкладку Ряд. Щелкните на
кнопке Добавить, а затем введите диапазон данных в поле Значения (в этом поле
можно вручную ввести адрес диапазона или указать на него в рабочем листе).
■ Выделите диапазон, который необходимо добавить, и перетащите его на диаграмму. Когда
вы отпустите кнопку мыши, Excel обновит диаграмму с учетом внесенных данных. Этот
метод применим только для диаграмм, внедренных в рабочий лист.
■ Выделите нужный диапазон данных и скопируйте его в буфер обмена. Затем активизируйте
диаграмму и выберите команду Правка^Специальная вставка. Появится диалоговое
окно, показанное на рис. 17.8. В этом окне выберите нужные опции в соответствии с
выбранными данными (или воспользуйтесь командой Правка^Вставка, и Excel сама
определит, как отобразить данные на диаграмме).
Доклеить »нвче»#в» каг Значения (У)
| & новые&*ды ■'■ i Г"ьспю&» 1
1 Г* ноеы» доиенты рядов *** Р^ЭЙ?*5'
W Цнен«р«дове первой строк*
Г" Категории (подписи ос i Y) ш доем столбце
-*1
1 « |
Отмена ]
Рис. 17.8. С помощью диалогового
окна Специальная вставка
можно добавить новые данные на
диаграмму
Изменение ряда данных
Часто случается, что, создав диаграмму на основе конкретного диапазона данных, вы
затем добавляете новые данные в рабочий лист и расширяете этот диапазон. В то же время те
данные, которые уже представлены в виде диаграмм, вы хотите удалить.
Рассмотрим, как можно изменить диапазон ряда данных.
Перетаскивание границы диапазона
Самый простой способ изменения диапазона данных, на основе которого строится
диаграмма, — это перетаскивание границы диапазона. Этот метод работает только с
внедренными диаграммами. Когда вы выделяете ряд данных на диаграмме, Excel отмечает соответст-
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм
351

вуюший диапазон ячеек в рабочем листе. Чтобы увеличить или сократить ряд данных, нужно
перетащить маркер заполнения, расположенный в правом нижнем углу рамки диапазона. На
рис. 17.9 показано, как это происходит.
т
Продано товара
it
13
с
80 ^
60
40-
20 -
0 -
0
1 2
е f
Продано товара
3 4 б
о н
Рис. 17.9. Для изменения ряда данных диаграммы выделите этот
ряд и перетащите маркер заполнения
Использование диалогового окна Исходные данные
Чтобы обновить диаграмму для нового диапазона данных, активизируйте ее и выберите
команду Диаграмма^Исходные данные. Щелкните на вкладке Ряд, а затем выберите
нужный ряд из списка Ряд. Уточните диапазон в поле Имя, где можно отредактировать ссылку
на диапазон или указать другой диапазон.
Редактирование формулы ряда
С каждым набором данных в диаграмме связана определенная формула =РЯД. Она
появляется в строке формул, если выделить на диаграмме ряд данных (рис. 17.10). Можно
непосредственно исправить ссылки на диапазон в формуле =РЯД.
Ряд 'Прогноз" >
| А V В |
1 месяц Прогмм Фактически
2~*Тно 'Ю0 89
(. =РЯДЛистЗИВЛ ЛистЗ>»А*2 |А»7 ПистЗ tB12 JBJ7.1
I
:ав
"(Иар
iAno
125
ISO
176
200
229
106
170
199
Яне Фее Map Алр Май
[■ Прогноз а Фактически I
Рис. 17.10. Если выделить ряд данных на диаграмме, то в строке
формул появится соответствующая формула
В описываемой формуле используется функция РЯД с четырьмя аргументами:
=РЯД(имя_ряда;имя_категории;диапазон_данных;номер_ряда)
В функции РЯД указываются абсолютные ссылки на ячейку. Чтобы изменить данные,
которые используются в наборе, исправьте ссылку на ячейки (третий аргумент) в строке
формул. Первый и второй аргументы необязательные и в формуле могут не участвовать. Если у
352
Часть III. Создание диаграмм и изображений

ряда нет названия, аргумент имя_ряда опускается и Excel использует в легенде
фиктивные названия рядов (Ряд 1, Ряд 2 и т.д.). Если нет названий категорий, аргумент имя_
категории опускается и используются фиктивные метки категорий (1, 2, 3 и т.д.).
Внимание!
Если набор данных использует метки категорий, убедитесь в том, что ссылка на
ячейки меток категории (второй аргумент функции РЯД) корректна.
Возможно, наилучший способ работы с рядами данных — присвоение им имен.
Совет Имя ряда данных будет использовано в диаграмме и функции РЯД. Если вы
добавите новые данные в именованный диапазон, диаграмма изменится автомати-
I чески.
Добавление подписей данных
Иногда необходимо, чтобы на диаграмме показывались значения данных в каждой точке.
Подписи данных задаются во вкладке Подписи данных диалогового окна Формат ряда
данных (рис. 17.11). В этой вкладке есть несколько опций. Обратите внимание на то, что для
каждого типа диаграммы можно установить только определенные опции. Если установить
флажок Ключ легенды, то возле каждой подписи появится ключ легенды.
*1.
■^погрешности .
ПардавТры
Подг*м:»! данных
1 дКЛЮЧИТЬ S ПОДЛ**» -
| Р»«еив радов
' Г" топа категорий
Р" дочения
Г"
Г*
£в)де/*ггеяь:
~Л
Г" Ючач пегвмды
Рис. 17.11. Вкладка Подписи данных
диалогового окна Формат ряда
данных используется для добавления
подписей данных
Подписи данных связаны с рабочим листом, поэтому, если изменяются данные, их
подписи также меняются. Если нужно заменить подпись каким-нибудь текстом, выделите ее и
введите новый текст (или ссылку на ячейку с текстом) в строку формул.
Часто бывает так, что подписи данных расположены неудачно, например одна
Совет подпись может быть заслонена другой. Такую подпись можно выделить и пере-
£4. тащить в другое место.
К сожалению, работа с подписями данных в Excel все еще оставляет желать лучшего.
Например, нельзя определять диапазон текста для дальнейшего его использования в подписях
данных. Такая возможность оказалась бы очень полезной при работе с линейными
диаграммами (XY), где есть необходимость присваивать каждой точке данных определенный
текстовый элемент. Диаграмма, представленная на рис. 17.12, иллюстрирует этот пример: вам не
удастся вывести имя студента возле соответствующего маркера.
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм
353

д1В1*]
Ъ
g. Студент
Январь
S Бенюное
< Гслувюеа
Колесников
? Селезнева
96
90
В5 -
В0-
75 -
70 -
65
т -
Успеваемость студентов
t
♦ ♦
\ г + т i i
ГО 76 80 86 90 9S
Январь
■м
•1Г
Рис. 17.12. В Excel не предусмотрено возможности описания подписей данных
Даже несмотря на многочисленные требования, Microsoft так и не добавила такого
свойства в Excel. Поэтому приходится добавлять подписи данных, а затем уже вручную их
редактировать.
На прилагаемом к книге компакт-диске можно найти надстройку Power Utility Pak,
которая позволяет обойти это ограничение Excel. С ее помощью можно
определить диапазон, который будет использоваться для создания подписей.
На компакт-
диске
Обработка пропущенных данных
Иногда в наборе данных для диаграммы может быть пропущено одно или несколько
значений. В Excel предусмотрено несколько опций для обработки таких пропущенных данных.
Этими данными нельзя управлять с помощью диалогового окна Формат ряда данных (как
можно было бы ожидать). Вместо этого нужно использовать команду Сервисе Параметры
и щелкнуть на вкладке Диаграмма.
Выбираемые опции применяются ко всей активизированной диаграмме, нельзя задать
разные опции для различных рядов данных в одной и той же диаграмме.
Во вкладке Диаграмма в разделе Для пустых ячеек находится три опции.
■ Точки не отображаются. Пропущенные данные просто игнорируются, и ряд данных
будет иметь промежуток.
■ Подразумеваются нулевые значения. Пропущенные данные воспринимаются как
нуль.
■ Значения интерполируются. Пропущенные данные вычисляются на основании
соседних значений. Эта опция доступна только для графиков.
Отображение в диаграмме скрытых данных
Обычно данные в скрытых строках или столбцах не отображаются в диаграмме. Можно
использовать это свойство для того, чтобы проконтролировать, какие данные будут
представлены в диаграмме, а какие— нет. Однако, если вы работаете со структурами или
отфильтрованными данными (в обоих случаях используются скрытые строки), вам может не
354
Часть III. Создание диаграмм и изображений

понравиться, что скрытые данные удалены с диаграммы. Чтобы исправить это положение,
активизируйте диаграмму и выберите команду Сервис=>Параметры. В диалоговом окне
Параметры щелкните на вкладке Диаграмма и снимите флажок Отображать только
видимые ячейки.
Дополнительная
информация ,
Структура рабочих листов рассматривается в главе 28.
Добавление планок погрешностей
Для определенных типов диафамм можно добавить к точкам данных планки пофешно-
стей. Они обычно используются для определения области изменения значения данных в
конкретной точке. Планки пофешностей применяются только для диафамм с областями, гисто-
фамм, фафиков, линейчатых и точечных диафамм. Щелкните в диалоговом окне Формат
ряда данных на вкладке Y-погрешности.
Набор данных точечной диаграммы может иметь планки погрешностей и для зна-
Совет' чений оси X, и для значений оси Y одновременно.
^*
В Excel можно установить несколько типов планок пофешностей.
■ Фиксированное значение. Планки пофешностей имеют заданный вами
фиксированный размер.
■ Относительное значение. Размер планки пофешностей задается в процентах от каждого
значения.
■ Стандартное отклонение. Размер планки пофешностей задается в единицах средне-
квадратического отклонения от среднего значения, которое Excel вычисляет для ряда
данных.
■ Стандартная погрешность. Размер планки пофешностей задается в единицах средне-
квадратической ошибки, которую вычисляет Excel для ряда данных.
■ Пользовательская. Здесь можно указать размер верхней и нижней планок
погрешностей. В поля ввода этой опции можно ввести значения или ссылку на диапазон, где
содержатся значения погрешностей.
Диафамма, представленная на рис. 17.13, содержит планки пофешностей.
Рис. 17.13. В этой диаграмме используются
относительные значения погрешности
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм
355

Добавление линии тренда
Если вы строите диаграмму для данных, зависящих от времени, то можно построить
линию тренда, которая отобразит тенденции изменения данных. В некоторых случаях с
помощью линий тренда можно прогнозировать изменение данных. Один ряд данных может
иметь несколько линий тренда.
Дополнить диаграмму линией тренда очень просто. Воспользуйтесь командой Диаграм-
ма"=>Добавить линию тренда, чтобы открыть диалоговое окно Линия тренда. Эту команду
можно выбрать из меню, только если выделен диапазон данных.
Выбор типа линии тренда зависит от данных. Самый распространенный тип — линейный,
но некоторые данные лучше описывать другими типами линий тренда. С помощью опции
Линейная фильтрация можно сгладить слишком разбросанные данные. В поле этой опции
нужно указать количество точек данных, которые будут включены в расчет каждого среднего
значения. Например, если выбрать число 5, то Excel будет вычислять среднее значение,
используя пять точек данных.
На рис. 17.14 представлен пример линии тренда линейного типа.
Продажи по месяцам
Янв Map Май Июп Сен ноя Яне Map Май Июп Сен ноя
Рис. 17.14. С помощью линии тренда можно спрогнозировать
объемы продаж на три месяца вперед
Во вкладке Параметры предлагается определить названия, которые будут включены в
легенду, и количество периодов, для которых будут прогнозироваться данные. Две
дополнительные опции позволяют отобразить на диаграмме уравнение линии тренда и значение R2
(величину достоверности аппроксимации).
Изменение объемных диаграмм
Все объемные диаграммы имеют несколько дополнительных объектов, которые можно
изменять. Например, многие диаграммы имеют основание и стены, а настоящие объемные
диаграммы — еще и дополнительную ось. Эти элементы можно выделить и отформатировать
по своему вкусу. В основном опции объемного форматирования применяются точно так же,
как и при форматировании остальных элементов диаграммы.
При работе с трехмерными диаграммами у вас есть богатые возможности выбора
перспективы обзора диаграммы путем ее вращения.
Диаграмму можно вращать одним из двух способов.
■ Активизируйте объемную диаграмму и выберите команду Диаграмма<=>Объемный
вид. Появится диалоговое окно, с помощью опций которого можно изменить угол и
перспективу обзора диаграммы. Образец, который вы видите в диалоговом окне, ника-
170000
165000
160000
155000
150000
145000
140000
135000
130000
125000
356
Часть III. Создание диаграмм и изображений

кого отношения к вашей диаграмме не имеет. Демонстрация образца просто дает
представление о возможных изменениях. Внесите необходимые изменения и щелкните
на кнопке ОК, чтобы они вступили в силу (или щелкните на кнопке Применить, тогда
диалоговое окно не будет закрыто и вы сможете продолжить в нем работу).
■ Можно повернуть диаграмму, перетащив ее углы с помощью мыши. Щелкните на
одном из углов диаграммы. На экране появятся черные указатели, а в поле Имя — слово
Углы. Перетащив один из указателей, вы можете повернуть объемную диаграмму по
своему усмотрению.
На рис. 17.15 изображено четыре возможных вида одной диаграммы.
Рис. 17.15. Четыре разных вида одной объемной гистограммы
Форматирование поверхностных диаграмм
Главным отличием поверхностной диаграммы от других типов диаграмм является то, что
на ее поверхности невозможно выделить конкретный ряд. Еще одним отличием являются
цвета, которые зависят от значений.
Количество цветных зон зависит от цены основных делений оси значений. Рассмотрим
две поверхностные диаграммы, представленные на рис. 17.16. Цена основных делений
диаграммы, изображенной слева, равна 0,05 (это значение было установлено по умолчанию), а
справа — 0,4 (что составляет длину всей оси). Следовательно, для отображения второй
диаграммы будет использоваться только один цвет.
Настройка цветов поверхностной диаграммы добавляет ей наглядности. Чтобы изменить
установленные Excel цвета, выполните следующие действия: отобразите легенду диаграммы,
а затем, выделив ее, щелкните два раза на необходимом ключе легенды. В открывшемся
диалоговом окне перейдите во вкладку Вид и выберите подходящий цвет. Чтобы диаграмма
выглядела лучше, можно перейти во вкладку Параметры и изменить глубину диаграммы (как
это делается при работе с объемными диаграммами).
Глава 17. Расширенные возможности построена пиаграмм
357

Рис. 17.16. Изменение цены основных делений оси значений влияет на цвета, которые
используются в поверхностной диаграмме
Построение комбинированных диаграмм
Комбинированной называется диаграмма, которая состоит из нескольких рядов данных и в
которой используются различные типы диаграмм, например гистограмма и график. В
комбинированной диафамме может также использоваться один тип диаграммы (например, только
гистофаммы), но при этом она будет содержать вторую ось значений. Для создания
комбинированных диафамм нужно по меньшей мере два ряда данных.
Можно превратить имеющуюся диафамму в комбинированную, изменив тип диафаммы
для одного ряда данных. Выделите ряд данных, который необходимо представить другим
типом диафамм, и выберите команду Диаграмма^Тип диаграммы. В диалоговом окне Тип
диаграммы выберите новый тип диафаммы для выделенного ряда данных.
Excel поддерживает много различных вариантов комбинированных диаграмм,
однако нельзя комбинировать плоские (двухмерные) и объемные (трехмерные)
диаграммы. Если вы выберете несовместимые типы диаграмм для рядов
данных, Excel предупредит вас об этом.
Нельзя создать комбинированные трехмерные диаграммы, но если вы
используете трехмерную гистограмму или трехмерную линейчатую диаграмму, то можно
изменить форму столбцов или полос. Выберите ряд данных и откройте
диалоговое окно Формат ряда данных. Щелкните на вкладке Фигура и выберите нужную
форму для выделенного ряда данных.
Использование вспомогательных осей
Если нужно построить диафамму из наборов данных, существенно отличающихся
масштабом, воспользуйтесь вспомогательной шкалой. Например, нужно построить диафамму,
отражающую объемы ежемесячных продаж и средний размер продажи на одного покупателя.
В этих двух наборах данных используется разная шкала (значения средних продаж гораздо
меньше общего объема продаж). Если использовать одну шкалу, диапазон данных средних
продаж будет практически невидим на диафамме. Решение подобной проблемы состоит в
использовании вспомогательной оси для второго набора данных.
На заметку
Совет
358
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Чтобы задать вспомогательную ось, выделите ряд данных в диаграмме, а затем войдите в
диалоговое окно Формат ряда данных. Щелкните на вкладке Ось и активизируйте опцию по
вспомогательной оси.
Отображение таблицы данных
С помощью Excel можно непосредственно под диаграммой отображать таблицу данных,
на основании которой построена диаграмма.
Для того чтобы добавить к диаграмме таблицу данных, выберите команду Диаграммам
Параметры диаграммы, а затем, находясь в диалоговом окне Параметры диаграммы, во
вкладке Таблица данных установите флажок Таблица данных. Также можно отобразить
ключи легенды в таблице данных. На рис. 17.17 показан пример диаграммы с таблицей данных.
г 1 Л!Л1
ZZZZZ
-tDI х|
г
Продажи Отклонения
JflHB
Фев
Map
7 Мей
8 Ирц
10 А«|
11_.Сен
чг'ои
И Нои
и Де«
12360
2571
2SS41
62171
12366
78941
В620
36921
25601
76690
55412
6367
22911
32700
9430
17200
22906
43670
26761
1650
9470
40419
50141
29914
15 Средней
16
17
16
3S27)
90000
ВС0О0
70000
60000
60000
40000
10000
о
--•-Отклонение
22911 32700 0430
2571 25841 52471
щ
17200 22906 43670
П.
,
J-
26801 7S690 95412
П.
6367
28914
60000
50000
40000
30000
20000
10000
о
A*««t/fWr2/JU:ra/n«r4//Wrt/flMCt</rWt>/ftfert>F
и
;
JP
Рис. 17.17. К этой диаграмме добавлена таблица данных
Для того чтобы изменить форматирование или шрифт, применяемый в таблице данных,
воспользуйтесь диалоговым окном Формат таблицы данных. Это окно предоставляет
весьма ограниченные возможности по редактированию таблицы данных, кроме того, если работа
происходит с внедренной диаграммой нужно быть особенно внимательным при изменении ее
размеров, так как в этом случае таблица данных будет отображать не все данные.
При работе с внедренной диаграммой сложно почувствовать всю прелесть таблиц данных, но,
когда речь идет о листе диаграммы, применение этого свойства может оказаться незаменимым.
Создание собственных типов диаграмм
В предыдущих разделах описаны стандартные типы диаграмм Excel. Теперь пришло
время рассмотреть так называемые пользовательские типы диаграмм.
Немного о пользовательских диаграммах
Любой пользовательский тип диаграммы есть не что иное, как просто стандартная
диаграмма, но с определенным форматированием. Он предназначен для быстрого создания
диаграммы, необходимой пользователю.
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм
359

На заметку
Некоторые пользовательские типы диафамм являются комбинированными, т.е.
объединяют два разных типа диафамм, например линейчатую диафамму и гисто-
фамму. В этом случае для каждой последовательности будет определен свой тип
диаграммы. Но помните: такой тип диафамм требует, чтобы оба типа диафамм
имели одинаковые оси категорий (но допускаются разные оси значений). Кроме
того, объемные диафаммы нельзя скомбинировать ни с каким другим типом.
Создание собственного типа диаграммы
В этом разделе подробно описано создание собственного типа диаграммы.
Создание диаграммы
Чтобы разработать собственный тип диафаммы, нужно построить начальную диаграмму,
которая будет служить базовой для будущего пользовательского типа. Тип значений, которые
будет использовать ваша диаграмма, может быть любым, но лучше выбрать тот, с которым в
дальнейшем вы будете работать.
Форматирование диаграммы
Следующий шаг — форматирование диаграммы. На этом шаге определяется внешний вид
диаграммы, созданной на основе нового пользовательского типа.
Добавление диаграммы к списку нестандартных
типов диаграмм
Теперь, когда задано форматирование диаграммы, можно добавить новый тип к списку
нестандартных диаграмм. Для этого выполните ряд действий.
1. Выделите диаграмму.
2. Выберите команду Диаграмма<=>Тип диаграммы. Откроется диалоговое окно Тип
диаграммы.
3. Щелкните на вкладке Нестандартные.
4. Установите переключатель Дополнительные.
5. Щелкните на кнопке Добавить. Появится диалоговое окно Добавление нового типа
диаграмм.
6. Введите название нового типа диаграммы и его описание (рис. 17.18).
7. После щелчка на кнопке ОК новый тип диаграммы отобразится в списке диалогового
окна Тип диаграммы.
8. Повторный щелчок на кнопке ОК завершит создание пользовательского типа диаграммы.
3=
ШЯ
2й
Данное дн4логоео*-еднв*»5вол«г созмиитьтекущу»;
диаграмму е списке новых wnte лиагрвмк.
бввдчтвивж*»*» н'вогдтнгаднегр** '
Название; [моя диаграмм
^1шяефоисаииеи(»огот1«19диаграи»1: ,,, , „
Описание: В диагранв содержатся все необходимые
установки
Рис. 17.18. Диалоговое окно Добавление
нового типа диаграмм
360
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Тестирование и отладка
Последний шаг — это тестирование нового типа диаграммы. Проверку необходимо
выполнять для различных рядов исходных данных.
Готово! Теперь данные будут графически отображаться именно тем типом диаграмм,
который был специально создан для работы с подобными данными. Но если диаграмма все-таки
выглядит не так, как хотелось бы, возможно, придется заняться дополнительным
форматированием, а затем еще раз повторить описанные выше действия. Если при повторном
добавлении использовать предыдущее имя, Excel предупредит о том, что подобный тип уже
существует, и спросит, нужно ли его заменить.
Секреты построения диаграмм
В этом разделе вы найдете некоторые секреты построения диаграмм. Одни из них
касаются применения малоизвестных средств, другие вообще до сих пор не упоминались.
Отдельные советы относятся к таким диаграммам, построение которых вы, наверное, считали бы
невозможным.
fcb. Все примеры, приведенные в следующих разделах, можно найти на прилагаемом
На кома щ. к книге компакт-диске,
диске
Применение в диаграммах графических объектов
В диаграммах, созданных в Excel, можно использовать узор, текстуру или графическое
изображение. На рис. 17.19 показан пример гистограммы, созданной с применением
графических изображений.
Продажи
Я^
111 JJ
Пн Вт Ср Чт
Рис. 17.19. К столбцам диаграммы
можно применить графические
изображения
Для того чтобы преобразовать ряд данных в рисунки, откройте диалоговое окно Формат
ряда данных. Щелкните на кнопке Способы заливки, чтобы открыть одноименное
диалоговое окно. Щелкните на вкладке Рисунок, а затем на кнопке Рисунок, чтобы найти тот
графический файл, который вам нужен. Используйте диалоговое окно Способы заливки для
того, чтобы изменить некоторые опции изображения.
Кроме того, можно скопировать рисунок в буфер обмена, а затем, выделив диаграмму или
столбец, выбрать команду Правка^Вставить.
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм
361

Диаграммы прогресса
Каждый человек встречался с диаграммами, которые отображают, на сколько процентов
выполнена работа. В Excel можно создавать такие же диаграммы. Вся хитрость заключается в
том, что нужно создать диаграмму, исходный диапазон данных которой состоит из одной
ячейки (которая содержит число в процентном формате).
На рис. 17.20 приведен пример рабочего листа, в котором определяется процент
выполнения за один день поставленной задачи. За 15 дней было привлечено 1000 новых клиентов.
В ячейке В18 отображается результат работы, а в ячейку В19 заносится следующая формула:
=СУММ(В2:В16)
В ячейке В21 вычисляется, на сколько процентов выполнена задача:
=В19/В18
24
-*■ ^ А
Рис. 17.20. Эта диаграмма позволяет определить, на
сколько процентов выполнена поставленная задача
Если поместить новые данные в столбец В, по формулам автоматически подсчитается
результат.
Для создания диаграммы необходимо выделить ячейку В21 и, щелкнув на кнопке
мастера диаграмм, выбрать гистограмму. Обратите внимание на пустую ячейку над только что
выделенной. Если ее не будет, Excel использует весь диапазон данных для построения
диаграммы. Именно поэтому ячейка В21 отделена от всех остальных, а следовательно,
диаграмма будет строиться с использованием одной ячейки. Кроме того, внесите еще
некоторые изменения.
■ Удалите ось категорий (х) с диаграммы, для этого выделите ее и нажмите клавишу
<Delete>.
■ Удалите легенду.
■ Добавьте подписи рядов данных (в диалоговом окне Формат ряда данных).
362
Часть III. Создание диаграмм и изображений

■ Установите значение в поле Ширина зазора, равное 0, после чего колонка будет
занимать всю ширину диаграммы. Для этого дважды щелкните на колонке и в
открывшемся диалоговом окне Формат ряда данных выберите вкладку Параметры.
■ Откройте диалоговое окно Формат оси, перейдите во вкладку Шкала и установите
Максимальное значение равным 1, а Минимальное значение — 0.
В дальнейшем можно настроить внешний вид диаграммы в соответствии с вашими желаниями.
Процентная диаграмма
На рис. 17.21 представлена круговая диаграмма, напоминающая измерительное устройство.
Она, как и предыдущая диаграмма, отображает только одно значение (введенное в ячейку В1),
хотя на самом деле в диаграмме используется три точки данных (А4:А6).
«• * • wV Jncn/o«rf> IWr3,.i»<T4/i»«T»/rt<T*4j«J
Рис. 17.21. Эта диаграмма по внешнему виду
напоминает спидометр и отображает значения от 0 до 100%
Нижняя часть круга скрыта и всегда будет равной 50%. Для области построения рамка
устанавливается невидимой, а заливка — прозрачной. Размеры двух других долек основаны на
значении из ячейки В1. В ячейку А4 введена следующая формула:
=МИН(В1,100%)/2
Эта формула определяет, какое из двух значений (хранящееся в ячейке В1 или 100%)
является меньшим. Затем, поскольку видна лишь половина круга, полученное значение нужно
разделить на 2. С помощью функции МИН на диаграмму налагается ограничение, и она
никогда не будет отображать значение больше 100%.
Ячейка А6 используется для определения оставшейся части круга, область диаграммы
которой находится справа от разделителя:
=50%-А5
Сравнительные гистограммы
Применив творческий подход, в Excel можно создать казалось бы невозможное.
Например, на рис. 17.22 показана сравнительная гистограмма. Такие диаграммы часто
используются для представления данных о предпочтениях групп людей.
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм
363

л ;-, |.". , в-- • с
1 ,jBo»fает Женщины М,» <ины
3
?!■»
31 4
11-SJ
11-60
41-70
>70
-23%
■32%
-18%
-е%
-3%
-2%
25*
31%
20%
14%
3%
2%
♦1-76
sice
£ «St
С
1 "-«
5
тил*
Использование продукта
Распределение по возрасту и полу
|
1 ! 7
60S 504 404 30% 20% 104 0% 10% 2C „ 30% 40% 50% 60%
Процент 1мь постоянно испояьгумаих продую
.*-;* *««\Лист1/~
-Ы_
1
-ill"
Рис. 17.22. Чтобы создать такую сравнительную гистограмму, необходимо знать
некоторые секреты
Рассмотрим, как построить такую диаграмму.
1. Введите данные, как показано на рис. 17.22. Обратите внимание: значения для групп
женщин введены в виде отрицательных чисел.
2. Выделите диапазон А1:С8 и создайте двухмерную линейчатую диаграмму.
3. К горизонтальной оси примените специальный числовой формат: 0%; 0%; 0%. Это
специальное форматирование переводит отрицательные значения в проценты.
4. Выделите вертикальную ось и активизируйте диалоговое окно Формат оси. Щелкните
на вкладке Вид и удалите все деления на оси. Расположите метки делений оси
снаружи (опция Внизу). Таким образом, ось будет размешаться в центре диаграммы, а
метки осей будут находиться с левой стороны.
5. Выберите по очереди каждый ряд данных и активизируйте диалоговое окно Формат
ряда данных. Щелкните на вкладке Параметры и установите значение опции
Перекрытие равным 100, а опции Ширина зазора — равным 0.
6. Вместо легенды дополните диаграмму двумя текстовыми окнами с надписями
Женщины и Мужчины.
7. Примените необходимые атрибуты форматирования.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это горизонтальная линейчатая диаграмма, которая часто
используется в программах управления проектами. Несмотря на то что в Excel диаграммы Ганта как
таковые не поддерживаются, создать их довольно просто. Здесь самое главное — правильно
задать исходные данные.
На рис. 17.23 показана диаграмма Ганта, которая графически отображает расписание
проекта, расположенного в диапазоне А2:С13. На горизонтальной оси отображается общая
длительность выполнения проекта, а каждый прямоугольник представляет собой одно за-
364
Часть III. Создание диаграмм и изображений

дание. Взглянув на диаграмму, легко оценить время выполнения каждого задания, а также
определить накладывающиеся задания.
В столбце А содержатся названия заданий, в столбце В — дата начала выполнения
соответствующего задания, а в столбце С — длительность выполнения задания в днях.
. I Диаграмма Ганга -it
.JSIxJ
1 За'jHHe
.! Планирование собрания
3 Разработка анкеты
4 Распространение анкеты
^_ Ожидание результатов
Ь_ Ввод данных
7 Анализ данных
8 Составление предварительного отчета
9 Распространение предварительного отчета
~10 Сбор комментариев
11 Составление отчета
12 Сдача отчета руководству
13 Совещание руководства
' ата начала Срок
29.12.97
30.12.97
1301.96
16.01.gS
16.01.98
03.02 9В
09 02.98
23.02.9S
24.02.9S
02.03.9S
09 03 98
17.03.98
20
21
1
||и • . и Я
Планирование собрания
Разработка анкеты
Распространение анкеты
Ожидание реуяметов
Ввод данных
Аналш данных
Составление предварительного отчета
Распространение предварительного отчета
Coop комментариев
Составление отчета
Сдача отчета руководству
Совещание руководства
|
■■■■■§■■
■
i i i i
Расписание работ -
■■
[
1
■
\
1
122Q ЛА 1.12 1.19 120 22 2 9 2 10 223 3.2 30 3.10
А
Рис. 17.23. На основе линейчатой диаграммы можно построить диаграмму Ганта
Чтобы создать диаграмму, выполните ряд действий.
1. Выделите диапазон А2:С13 и щелкните на кнопке Мастер диаграмм. На первом шаге
мастера выберите линейчатую диаграмму с накоплениями.
2. На втором шаге средства Мастер диаграмм переключатель Ряды в установите в
положение столбцах. Обратите внимание, что Excel ошибочно восприняла значения в
первых двух столбцах как подписи по оси категорий.
3. Также на втором шаге перейдите во вкладку Ряд и добавьте еще один ряд данных.
Ряды должны ссылаться на следующие диапазоны:
Ряд1:В2:В13;
Ряд2: С2:С13;
Подписи по оси X: А2:А13.
4. На третьем шаге мастера удалите легенду и щелкните на кнопке Готово, чтобы
создать внедренную диаграмму.
5. Установите высоту диаграммы так, чтобы все подписи были видимы. Для этого также
можно уменьшить размер шрифта для подписей по оси категорий.
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм
365

Автоматически обновляемые диаграммы
Ранее в главе было описано несколько способов обновления диаграммы при изменении
исходных данных. Хотя обновить диафамму и несложно, но для вас может представлять
интерес "секретный" прием, заставляющий Excel автоматически обновлять диафамму при
удалении или добавлении значений в диапазон данных, на основе которого строится диафамма.
Для того чтобы "заставить" Excel автоматически обновлять диафамму, выполните ряд
действий.
1. Создайте рабочий лист, подобный показанному на рис. 17.24.
2. С помощью команды ВставкаОИмя^Присвоить откройте диалоговое окно
Присвоение имени. В поле Имя введите Данные, а в поле Формула — следующее:
=СМЕЩ(Лист1!$А$2;0;0;СЧЁТЗ(Лист1!$А:$А)-1)
3. Щелкните на кнопке Добавить. Отметим, что функция СМЕЩ ссылается на первую
точку данных (ячейка А2) и использует функцию СЧЁТЗ для определения количества
точек данных. Так как в строке 1 содержатся заголовки, то от количества всех
непустых ячеек, определяемых функцией СЧЁТЗ, отнимается 1.
4. В диалоговом окне Присвоение имени в поле Имя введите имя Продажи, а в поле
Формула — следующее:
=СМЕЩ(Лист1!$В$2;0;0;СЧЁТЗ(Лист1!$В:$В)-1)
5. Щелкните на кнопке Добавить, а затем на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно
Присвоение имени.
6. Активизируйте диафамму и выделите ряд данных. В строке формул вы увидите такую
формулу:
=РЯД(Лист1!$В$1;Лист1!$А$2:$А$10;Лист1!$В$2:$В$10;1)
7. Замените ссылки на диапазоны именами диапазонов, определенными при выполнении
пп. 2 и 4 описываемой процедуры. Формула должна принять вид
=РЯД(;Лист1!Данные;Лист1Шродажи;1)
После выполнения описанных действий, если вы добавите или удалите данные в столбцах
А и В, диафамма будет обновляться автоматически.
р
А В С О
'!'
1>
3
м
I*
1схг
2окг
Зокг
Р- !
г^
8
»
U
11
12
W
14
IS
«
в
2
бокг
7окг
вокт
9 met
идедажя
<зе
воз
581
взз
635
621
512
654
70в
. ...Kiwrt
700
600
а»
400
300
200
100
II
-IOlX||
£ F • : Р н * ^iKLLr|
Ежедневный объем продаж
....
....
....■
....
Зост Sorr 7скт Эомт
Рис. 17.24. Эта диаграмма будет обновляться автоматически при
изменении исходных данных
366
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Для корректного применения этого приема к своим данным убедитесь, что первый
аргумент функции СМЕЩ ссылается именно на первую ячейку с данными, а аргументом функции
СЧЁТЗ является весь столбец. Если в столбцах, содержащих данные, есть еще какие-нибудь
заполненные ячейки, не имеющие отношение к данным, на основе которых строится
диаграмма, то функция СЧЁТЗ будет возвращать неверный результат.
Создание графиков математических функций
одной переменной
Удобнее всего создавать графики математических или тригонометрических функций,
используя точечные диафаммы. На рис. 17.25 приведен пример фафика функции синус. На
диафамме значения переменной у строятся в зависимости от значений переменной х
(выраженной в радианах) в диапазоне от -5 до +5 с шагом 0,5. Каждая пара х и у отображается на
диафамме в виде одной точки данных. Затем все точки соединяются линией.
19 Г**фшш 4т«««-* «U
! Л
1 X
2 -500
3 -150
4 -«.00
S -3.50
S -3.00
7 -2.50
8 | -200
8 -1.50
Ю -1.00
11 -0.50
12 0.00
13 0.50
И 1.00
1S 1.50
И 2.00
17 2,50
1в 3,00
19 3.50
20 4.00
21 4.50
22 5,00
8
Y
о.ге
0.9в
0.76
0.35
-0.W
-0.60
-0.91
-1.00
-0.84
-0.48
О.ОО
0.46
0.84
1.00
0.91
O.tiO
о.и
-0.35
-0 76
-0.98
-0.96
23
24
1JS
и°<
0.S
0.0
Of
■</>
-1.5
d e f о
Y-SIN(X)
\
-V -/-
5 4-3-2-10 1 2
" — JSUUl
_ н 1
\-
-V;
3 4 5
— —*- J
7~
-sir1!
Рис. 17.25. На этой диаграмме изображен график функции SIN(x)
Функция зависимости переменной у от х выражается следующей формулой:
у = SIN(x)
Соответствующая формула находится в ячейке В2 (и копируется в нижние ячейки):
=SIN(A2)
Часто задаваемые вопросы
Логическим окончанием этой главы будет раздел, посвященный ответам на часто
возникающие вопросы при работе с диафаммами в Excel. Здесь вы сможете найти многие ответы
на вопросы, возникшие при чтении глав 16 и 17.
Все вопросы разделены на несколько фупп.
■ Насфойка диафамм.
■ Форматирование диафамм.
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм
367

■ Ряды данных диаграмм.
■ Типы диаграмм.
■ Другие вопросы.
Настройка диаграмм
Что лучше, внедренная диаграмма или диаграмма, расположенная на отдельном
листе?
На этот вопрос нет однозначного ответа. Дело в том, что каждый из этих видов диаграмм
служит своей цели. Использование листа диаграммы позволяет быстро определить
расположение диаграмм (ярлычки листов диаграмм могут иметь поясняющие имена). С другой
стороны, внедренные диаграммы будут более удобными, если необходимо иметь перед глазами
одновременно и диаграмму, и данные, которые в ней используются. Кроме того, внедренные
диаграммы удобнее форматировать, а если вам необходимо разместить две диаграммы на
одном рабочем листе, то тут без внедренных диаграмм никак не обойтись.
Можно ли на одном листе диаграмм разместить несколько диаграмм?
Да. Создайте внедренную диаграмму, как вы это делаете обычно, и поместите ее на какой-
либо рабочий лист. Затем выберите любую пустую ячейку и нажмите клавишу <F11>. Excel
создаст пустой лист диаграмм. Вернитесь на рабочий лист с диаграммой, активизируйте
внедренную диаграмму и выберите команду Диаграмма^Размещение. На экране появится
диалоговое окно Размещение диаграмм. Установите переключатель в положение
имеющемся и из раскрывающегося списка выберите пустой лист диаграммы. Excel переместит
внедренную диаграмму на лист диаграмм.
Теперь, чтобы переместить другие диаграммы на тот же лист, выделите их (по одной за
раз) и вновь выберите команду Диаграмма^Размещение. После того как все диаграммы
будут перенесены на лист диаграмм, можно как угодно размещать и изменять размеры этих
диаграмм. Если несколько диаграмм расположено на одном листе, можно воспользоваться
командой Вид^По размеру окна (эта опция доступна только тогда, когда выделен лист
диаграмм). В результате будет подобран такой масштаб, чтобы в окне были видны все
диаграммы, причем они будут занимать все пространство окна. При изменении размеров или
пропорций окна автоматически будут меняться масштаб и пропорции диаграмм.
При создании линейных диаграмм на основе данных, среди которых имеются
пропущенные точки данных (пустые ячейки), между соответствующими столбцами
остаются промежутки. Как можно от них избавиться?
Когда создается линейчатая диаграмма в Excel, пропущенные данные не отображаются и
на диаграмме появляются бреши. Существует два способа обработки таких данных.
■ Присвоить пустым ячейкам нулевые значения.
■ Интерполировать данные, соединив линией две соседние (известные) точки данных.
Чтобы лучше понять, как Excel обрабатывает пропущенные данные, выделите диаграмму
и выберите команду Сервис=>Параметры. В диалоговом окне Параметры перейдите во
вкладку Диаграмма и установите переключатель Для пустых ячеек в нужное положение.
Действие этой опции будет распространяться на все ряды данных выделенной диаграммы.
Кроме того, вместо изменения параметров диаграммы в пустые ячейки можно ввести
формулу =НД (). Все точки данных, содержащие эту формулу, будут интерполироваться
автоматически.
368
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Можно ли связать максимальные и минимальные значения осей с ячейками?
К сожалению, Excel не содержит встроенных средств для выполнения этой операции.
Однако можно создать макрос VBA, который будет выполняться каждый раз при
изменении определенного диапазона. Этот макрос будет изменять соответствующие настройки
диаграммы.
Ось категорий диаграммы использует значения даты, но Excel отображает другие
значения даты, которых нет на моем рабочем листе. Как от этого избавиться?
Выделите диаграмму и выберите команду Диаграмма^Параметры диаграммы. В
диалоговом окне Параметры диаграммы перейдите во вкладку Оси. Убедитесь, что
переключатель Ось X (Категорий) установлен в положение категории (а не Автоматическая или
Временная шкала).
Мне очень не нравятся цвета, используемые в диаграммах по умолчанию. Можно
ли их изменить?
Каждая рабочая книга содержит палитру, состоящую из 56 цветов, которые сохраняются в
файле рабочей книги. Чтобы заменить один или более цветов, выберите команду СервисО
Параметры и в открывшемся диалоговом окне выберите вкладку Цвет.
На экране появится набор цветов, которые используются в диаграммах. Чтобы изменить
какой-либо цвет, щелкните на нем, а затем щелкните на кнопке Изменить. Все внесенные
изменения отобразятся на всех уже существующих диаграммах этой рабочей книги, а также
будут применяться ко всем новым диаграммам.
Ответ на предыдущий вопрос хорошо подходит для одной книги, но как мне
изменить стандартные цвета для всех новых рабочих книг?
Чтобы изменить стандартную палитру для всех новых рабочих книг, необходимо создать
шаблон рабочей книги, используемый по умолчанию. Для этого выполните ряд действий.
1. Создайте новую рабочую книгу.
2. Выберите команду Сервис^Параметры. В открывшемся диалоговом окне
Параметры выберите вкладку Цвет и в ней установите желаемые цвета.
3. Выберите команду Файл^Сохранить как. Откроется диалоговое окно Сохранение
документа.
4. В раскрывающемся списке Тип Файла выберите Шаблон. Выберите папку XLStart. В поле
Имя файла введите книга.хИ.
Папка XLStart может находиться в любом месте, но обычно она располагается здесь:
C:\Program Files\Microsoft Office\Officell\XLStart
5. Щелкните на кнопке Сохранить.
После выполнения этих действий создайте новую рабочую книгу, которая будет
основываться на только что созданном шаблоне. Новая книга будет основываться на файле книга.хИ
и поэтому будет содержать новую палитру цветов.
Форматирование диаграмм
Как выделить все внедренные диаграммы на рабочем листе?
Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+G>. В открывшемся диалоговом окне Переход
щелкните на кнопке Выделить. Затем установите переключатель в положение объекты и
щелкните на кнопке ОК. В результате будут.выделены все объекты (не только диаграммы),
расположенные на активном рабочем листе.
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм
369

Кроме того, есть еще один способ — выделять каждую диаграмму отдельно. Для этого,
удерживая клавишу <Ctrl>, щелкните по очереди на всех имеющихся диаграммах. Если
диаграмм много и они не помещаются на экране, то сначала лучше уменьшить масштаб.
Как сделать, чтобы все внедренные диаграммы были одного размера?
Выделите все имеющиеся диаграммы и затем выберите команду ФорматООбъект.
Откроется диалоговое окно Формат объекта. Перейдите во вкладку Размер и введите
необходимые значения высоты и ширины. Затем щелкните на кнопке ОК. Иногда нужно просто
увеличить или уменьшить размеры диаграмм, но сохранить их пропорции. Для этого опять
выделите все диаграммы и, перетаскивая угловые маркеры одной из них, определите нужный
размер. Все остальные диаграммы также поменяют свои размеры.
Как сделать, чтобы все внедренные диаграммы были выровнены по одной линии и
располагались на одинаковых расстояниях друг от друга?
Выделите все необходимые диаграммы. Убедитесь, что отображена панель инструментов
Рисование. Чтобы упорядочить и распределить диаграммы, выберите команду Действия^
Выровнять/распределить.
При создании линейчатых диаграмм между началом линии и осью значений
возникает брешь. Как этого избежать?
Дважды щелкните на оси категорий, чтобы открыть диалоговое окно Формат ОСИ.
Перейдите во вкладку Шкала и снимите флажок Пересечение с осью Y (значений) между
категориями.
Можно ли использовать верхний или нижний индекс в заголовке диаграммы?
Да. Щелкните на заголовке диаграммы, чтобы выделить ее. Затем с помощью мыши
выделите символы, которые необходимо отформатировать (в данном случае — изменить индекс
символов). Воспользуйтесь командой Формате Выделенное название диаграммы. В
открывшемся диалоговом окне измените параметры шрифта для выделенного текста. Этот
метод также работает для форматирования названий осей.
Можно ли использовать верхний или нижний индекс для форматирования значений
осей?
К сожалению, нет.
Как создать "разделенную" ось, чтобы расположить рядом данные, которые
существенно отличаются друг от друга?
Для этого придется применить довольно сложные операции, а результат их выполнения
будет статическим. Например, можно создать две диаграммы, затем наложить одну на
другую. После чего, чтобы указать, что ось разорвана, наложить на место разрыва небольшой
прямоугольник.
Можно ли с диаграммами использовать условное форматирование? Мне бы
хотелось, чтобы цвет столбцов диаграммы изменялся в зависимости от значений.
Автоматически это сделать невозможно, но можно создать макрос VBA, который будет
выполнять условное форматирование.
Для диаграммы был установлен размер шрифта, но когда я изменил ее размер, Excel
автоматически поменяла и размер шрифта. Как избежать этого?
Выделите текст диаграммы (заголовок, название оси, легенду или другой элемент) и
откройте для выделенного элемента диалоговое окно Форматирование. Перейдите во вкладку
Шрифт и установите размер шрифта. Затем снимите флажок Автомасштабирование.
Для того чтобы запретить Автомасштабирование для всей диаграммы, откройте
диалоговое окно Формат области диаграммы. Перейдите во вкладку Шрифт и снимите флажок
Автомасштабирование. Лучше всего это делать до внесения в диаграмму каких-либо изме-
370
Часть III. Создание диаграмм и изображений

нений, иначе все текстовые элементы будут автоматически отформатированы одним стилем и
вам, возможно, придется еще раз их форматировать.
Чтобы отменить средство Автомасштабирование навсегда, необходимо внести
изменения в реестр Windows. Для этого запустите программу Редактор реестра (выберите
команду ПускОВыполнить и в поле Открыть введите regedit.exe). Затем перейдите к указанному
ниже ключу (часть "11.0" может меняться в зависимости от установленной на вашем
компьютере версии Microsoft Office):
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ll.0\Excel\Options
Воспользуйтесь командой ПравкаОСоздать<=>Параметр DWORD и добавьте новый
элемент с названием AutoChartFontScaling. После чего присвойте ему значение 0.
Изменения отобразятся только на тех диаграммах, которые будут созданы после
изменения реестра. Все ранее созданные диаграммы останутся неизмененными.
Внесенные в реестр изменения просто будут изменять опцию вкладки Шрифт
диалогового окна Формат области диаграммы для новых диаграмм
При создании линейчатой диаграммы категории располагаются в порядке,
обратном порядку их следования в рабочем листе. Как это исправить?
Категории всех диаграмм начинаются на пересечении оси категорий и оси значений.
В случае с линейчатой диаграммой эта точка находится в нижнем левом углу. Поэтому если
метки категорий размещаются по рядам (а не по столбцам), то и отображаться они будут
в обратном порядке.
Эту проблему легко .решить, выбрав в диалоговом окне Формат оси вкладку Шкала, а
затем установив флажки Обратный порядок значений и Пересечение с осью Y (значений)
в максимальной категории.
Текстовые метки под осью категорий размещаются очень близко друг к другу и
поэтому практически невозможно что-либо прочитать. Как это исправить?
Есть несколько способов решить эту проблему. Иногда, возможно, понадобится
одновременно использовать некоторые из приведенных ниже советов.
■ Уменьшите размер шрифта подписей по оси категорий.
■ Увеличьте ширину области диаграммы.
■ Измените масштаб оси категорий (для этого используйте вкладку Масштаб
диалогового окна Формат оси).
■ Измените выравнивание по оси категорий (для этого используйте вкладку
Выравнивание диалогового окна Формат оси).
■ Измените текст, который используется в качестве подписей по оси категорий.
Я создал очень сложную диаграмму, на редактирование которой потратил много
времени, И теперь нужно создать еще одну такую же. Как это сделать?
Есть несколько способов.
■ Копирование форматирования. Создайте стандартную диаграмму с настройками,
установленными по умолчанию. Затем выделите готовую диаграмму и выберите
команду Правка^Копировать. Активизируйте новую диаграмму и выберите команду
ПравкаоСпециальная вставка. В появившемся диалоговом окне установите
переключатель в положение Форматы. Эта процедура имеет один недостаток. Вместе с
остальными установками заголовок новой диаграммы заменяется тем, который был
в исходной диаграмме.
На заметку
/
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм
371

■ Копирование диаграммы и изменение источника данных. Выделите готовую
диаграмму. Затем, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, переместите ее в любое другое
место. Это позволит создать точную копию исходной диаграммы. Далее выберите
команду Диаграмма^Исходные данные и в появившемся диалоговом окне
определите исходные данные для новой диаграммы.
■ Создание собственного типа диаграммы. Выделите исходную диаграмму. Выберите
команду Диаграмма^Тип диаграммы. В открывшемся диалоговом окне во вкладке
Нестандартные установите переключатель Вывести в положение
Дополнительные. После щелчка на кнопке Добавить в диалоговом окне Добавление нового
типа диаграммы заполните поля Название и Описание. Для создании новой
диаграммы используйте этот тип диаграммы.
При наведении курсора мыши на любую точку данных диаграммы появляется
маленькое всплывающее поле, в котором выводится его имя и значение. Как отключить
эти поля?
Это поле называется всплывающей подсказкой диаграммы. Чтобы отключить ее, выберите
команду Сервис=>Параметры и в открывшемся диалоговом окне Параметры перейдите во
вкладку Диаграмма. Здесь вы найдете две опции, отвечающие за всплывающие подсказки.
Можно ли изменить стиль текста всплывающих подсказок?
Нет.
Даже с помощью VBA?
Даже с помощью VBA.
Если изменить данные в сводной диаграмме, все установленные настройки
форматирования исчезают. Почему это происходит?
Это происходит из-за шаблона сводной диаграммы. Microsoft знает об этой проблеме уже
довольно долго, но почему-то все остается без изменений. Существует два способа решить
эту проблему.
■ Создать макрос, который будет выполнять форматирование.
■ Создать собственный тип диаграммы.
Почему вокруг трехмерной гистограммы так много пустого места?
Хороший вопрос. Я не знаю ответа на него. В некоторых случаях можно
поэкспериментировать, поворачивая диаграмму так, чтобы лучше использовать свободное пространство. Для
этого выберите команду Диаграмма^Объемный вид.
Как изменить в гистограмме цвет только одной колонки?
Щелкните на любой колонке (выделится весь ряд), а затем щелкните на той колонке, цвет
которой нужно изменить. Теперь ее можно редактировать отдельно, используя для этого
стандартные средства форматирования.
Ряды данных диаграмм
Моя диаграмма состоит из двух рядов данных, причем один из них намного больше
второго, из-за чего второго ряда данных практически не видно.
У этой проблемы есть только одно решение: используйте для второго ряда данных
дополнительную ось значений. Выделите ряд и выберите команду ФорматОВыделенный ряд. В
открывшемся диалоговом окне Формат ряда данных откройте вкладку Ось и установите
переключатель Построить ряд в положение по вспомогательной оси.
Почему, когда я добавляю новые данные в рабочий лист, диаграмма не обновляется
автоматически, чтобы отобразить их?
372
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Эта одна из особенностей реализации диаграмм в Excel. Можно создать автоматически
обновляемый ряд, используя именованную формулу. Воспользуйтесь диалоговым окном
Присвоение имени, чтобы создать следующую именованную формулу (с именем Данные):
=СМЕЩ (Лист1!$А$2;0;0;СЧЕТЗ(Лист1$А:$А)-1;1)
В этой формуле предполагается, что данные начинаются с ячейки А2, а в ячейке А1
находится название столбца. Замените ссылки на ячейки в формуле РЯД именем Данные,
например:
=РЯД(;;Лист1!Данные;1)
Если вы работаете с Excel 2003, то есть еще одно средство. Из диапазона ячеек,
используемого для построения определенного ряда данных, создайте обозначенный список. Для
этого выберите команду Данные^Список^Создать список. Теперь диаграмма будет
обновляться каждый раз, когда вы внесете в этот список какие-либо изменения.
Как добавить в диаграмму прямую линию, отображающую среднее значений?
Для этого в диаграмму необходимо добавить новый ряд данных. Значения для нового ряда
вычисляются тю формуле, которая возвращает среднее исходных данных. В результате
каждая точка данных нового ряда будет средним значением.
Я добавил линию тренда на диаграмму и выбрал опцию, которая отображает
уравнение этой линии. Как перенести эти данные на рабочий лист?
Чтобы вычислить значения уравнения линии тренда линейного типа, можно
воспользоваться функциями НАКЛОН, ОТРЕЗОК и КВПИРСОН. Для других типов воспользуйтесь
функцией ЛИНЕЙН.
Как создать диаграмму, использующую по одному значению из десятка рабочих
листов?
На листе, на котором будет расположена диаграмма, создайте простые формулы ссылок
на другие листы, например:
=Лист1!А1
=Лист2!А1
Затем создайте диаграмму, которая будет использовать значения, возвращаемые этими
формулами.
Ряд данных состоит из нескольких тысяч значений. Как построить диаграмму, в
которой будет отображаться каждое пятое значение?
Проще всего выполнить эту операцию можно с помощью средства Автофильтр.
Добавьте рядом с данными еще один столбец, в каждую ячейку которого введите следующую
формулу:
=ОСТАТ(СТРОКА();5)
Эта формула разделит номер строки на 5 и вернет остаток. Затем используйте автофильтр,
чтобы отобразить только те строки, в которых формула вернула значение 0. В результате на
экране из исходных данных останется только каждое пятое значение. По умолчанию в
диаграммах не отображаются данные, содержащиеся в скрытых строках.
Я добавил на диаграмму подписи данных, но некоторые из них трудно прочитать.
Можно ли их переместить?
Можно, но это придется делать вручную. Щелкните на любой подписи данных, чтобы
выделить их всех. Затем щелкните на подписи, которую необходимо переместить. Перетащите
ее на новое место. Повторите эти действия для каждой трудночитаемой подписи.
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм 373

Типы диаграмм
Можно ли в Excel создать диаграмму Ганта?
Можно. Процесс создания такой диаграммы подробно описан ранее в главе.
Как создать частотную гистограмму (полигон частот)?
Существует два способа.
■ Воспользуйтесь средством Гистограмма, которое входит в состав надстройки Пакет
анализа. Это средство проведет анализ ваших данных и создаст диаграмму, но она
будет статической (т.е. не будет меняться при изменении исходных данных).
■ Определите интервалы значений (карманы), а затем с помощью функции ЧАСТОТА
определите количество попаданий в каждый интервал. На основе полученных данных
создайте диаграмму.
Я создал трехмерную гистограмму, но по ней сложно определить, какая колонка
выше. Что здесь не так?
Несмотря на то что трехмерные гистограммы Excel выглядят привлекательно, они не
подходят для представления данных, которые необходимо сравнивать. Лучше использовать
двухмерную гистограмму.
Каждая точка данных определена тремя значениями (х,у и г). Как создать
трехмерную точечную диаграмму?
К сожалению, Excel не поддерживает этот тип диаграмм.
Я создал несколько типов диаграмм. Как я могу перенести их на другие компьютеры?
Для этого необходимо скопировать ваш файл XLUSRGAL.XLS в аналогичную папку на
другом компьютере. Этот файл создается после того, как был создан по крайней мере один
пользовательский тип диаграмм. Поэтому если на другом компьютере также были созданы
некоторые типы диаграмм, то после перезаписи файла XLUSRGAL. XLS эти пользовательские
типы диаграмм будут утеряны.
Можно ли в одной диаграмме объединить график и гистограмму?
Это типичный пример комбинированной диаграммы. Ее можно создать с помощью
средства Мастер диаграмм. На первом шаге мастера перейдите во вкладку Нестандартные и
выберите тип График|Гистограмма.
Кроме того, можно создать стандартную диаграмму (график или гистограмму) с двумя
рядами данных. Выделите один из рядов и выберите команду Диаграмма^Тип диаграммы,
после чего выберите нужный тип. Новый тип диаграммы будет применен только к
выбранному ряду данных.
Все ли типы диаграмм могут быть использованы в комбинированной диаграмме?
Нет. Например, нельзя объединить трехмерную диаграмму с каким-либо другим типом
диаграмм. Excel не позволит вам этого сделать.
Как создать диаграмму, в которой используется географическая карта?
Если вы используете Excel 2000 или более раннюю версию, то такая возможность есть. Но
начиная с Excel 2002 это средство не поддерживается.
Другие вопросы
Какая разница между осями значений и категорий? Что такое ось рядов данных?
Ось значений отображает данные на числовой шкале. Ось категорий, как правило,
отображает текст (хотя может отображать и числа). Ось рядов данных доступна только для
трехмерных диаграмм и представляет собой ось категорий, направленную вглубь.
374
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Обычная гистограмма содержит горизонтальную ось категорий и вертикальную ось
значений. Точечная и пузырьковая диаграммы имеют две оси значений (и ни одной оси
категорий). Круговая диаграмма вообще не имеет осей.
Я создал диаграмму, но Excel воспринимает все числа как нули. Что здесь не так?
Скорее всего, вы импортировали данные из других источников и Excel не распознала их
как числа. Чтобы исправить это, выполните ряд действий.
1. Выделите любую пустую ячейку.
2. Выберите команду ПравкаоКопировать.
3. Выделите ваш диапазон данных.
4. Выберите команду Правка^Специальная вставка и установите переключатель
Операция в положение сложить.
В результате Excel воспримет эти значения как числа.
На одном рабочем листе находится несколько внедренных диаграмм. Что нужно
сделать, чтобы они не выводились на печать?
Нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>, а затем выделите диаграммы, которые не нужно
печатать. В результате диаграммы будут выделены как объекты. Выберите Формате
Объект, после чего на экране появится диалоговое окно Формат объекта. Перейдите во
вкладку Параметры и снимите флажок Выводить объект на печать.
Мне нужно создать диаграмму, но исходные данные находятся в несмежных
столбцах. Обязательно ли перемещать данные в один диапазон?
Нет. Но перед созданием диаграммы необходимо выполнить множественное выделение,
чтобы выделить только те данные, которые будут использоваться в диаграмме. Выделите
первый диапазон, затем нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl> и выделите остальные
диапазоны. Кроме того, можно создать диаграмму на основе одного диапазона, а затем с помощью
команды Диаграмма^Исходные данные добавить новые ряды данных.
Я создал диаграмму и хочу оставить ее такой, какая она есть. Я не хочу, чтобы она
менялась при изменении исходных данных. Это возможно?
Да, можно разорвать связь между диаграммой и исходными данными. В результате
получится статическая диаграмма, которая не будет зависеть от каких-либо данных. Разорвать
связь можно двумя способами.
■ Скопируйте диаграмму как рисунок. Для этого выделите диаграмму, нажмите и
удерживайте клавишу <Shift> и выберите команду Правка<=>Копировать рисунок. (Эта
команда доступна только при нажатой клавише <Shift>.) На экране появится
диалоговое окно Копировать рисунок. Щелкните на кнопке ОК, чтобы принять установки по
умолчанию. Затем щелкните в любом месте рабочего листа и выберите команду Прав-
каоВставить.
■ Преобразуйте ссылки на исходные данные в массивы. Для этого выделите один ряд
данных на диаграмме, а затем щелкните на строке формул, чтобы активизировать
формулу =РЯД. Нажмите клавишу <F9>, чтобы преобразовать ссылку на диапазон в
статический массив. Повторите эти действия для каждого ряда данных. Диаграмма
станет статической, но при этом ее все еще можно будет форматировать (она не
станет рисунком).
Следует помнить, что есть ограничение на длину формулы =РЯД, поэтому второй способ
может не сработать, если ряд содержит слишком много точек данных.
На диаграмму была добавлена автофигура, но она не перемещается вместе с
диаграммой. Что здесь не так?
Глава 17. Расширенные возможности построения диаграмм 375

Скорее всего, когда добавлялась автофигура, диафамма не была выделена. Поэтому
автофигура была добавлена на рабочий лист, а не на диафамму. Чтобы перенести автофигуру на
диафамму, выделите ее и выберите команду Правка"=>Вырезать. Затем выделите диафамму
и воспользуйтесь командой Правка^Вставить. Теперь можно расположить автофигуру в
нужном месте диафаммы.
Как связать название диаграммы с содержимым ячейки?
Сначала убедитесь, что диафамма содержит заголовок, после чего щелкните на нем,
чтобы выделить. Введите знак равенства "=", а затем щелкните на ячейке, с которой нужно
связать заголовок. Нажмите клавишу <Enter>, чтобы создать связь.
Можно ли внести на диаграмму дополнительный текст (помимо заголовков)?
Можно. Выделите диафамму и просто начните печатать нужный текст. В конце»нажмите
клавишу <Enter>. В результате будет создано плавающее текстовое поле, которое можно
перемещать и форматировать. Можно связать содержимое этого текстового поля с содержимым
ячейки. Для этого выделите диафамму. Введите знак равенства "=", укажите нужную ячейку
и нажмите клавишу <Enter>.
376 Часть III. Создание диаграмм и изображений

Работа
с изображениями
и рисунками
и
з последних двух глав вы узнали, как добавлять в
рабочий лист такой тип графических элементов, как
диаграммы. Но построение диаграмм является только одним
из способов вставки графических и визуальных объектов в
рабочую книгу- В этой главе описывается несколько других
типов графических объектов, которые можно разместить на
графическом уровне рабочего листа.
В частности, обсуждаются три основных типа изображений.
■ Растровая и векторная графика, непосредственно
импортированная в рабочую книгу или скопированная из
буфера обмена.
■ Объекты, созданные с помощью инструментов
рисования Excel.
■ Объекты, созданные с использованием таких средств
Microsoft Office, как художественный текст и
организационные диаграммы.
Автофигуры
Все приложения (включая Excel), входящие в состав
пакета Microsoft Office, обеспечивают доступ к множеству
настраиваемых графических изображений, называемых
автофигурами. Их можно добавлять на графический уровень
рабочего листа или на диаграмму. Чтобы получить доступ к
автофигурам, выполните одно из приведенных ниже действий.
■ Выберите команду Вставка^РисунокОАвтофигуры,
чтобы отобразить панель инструментов Автофигуры.
■ Воспользуйтесь пунктом меню Автофигуры, который
расположен на панели инструментов Рисование.

Панель инструментов Автофигуры
Панель инструментов Автофигуры представлена на рис. 18.1.
оооо
60DD
[ D < У
Рис. 18.1. Панель инструментов
Автофигуры
Работать с графическими объектами средства Автофигуры очень просто, поскольку их
пиктограммы интуитивно понятны. Панель инструментов содержит несколько кнопок,
каждая из которых представляет одну категорию автофигур.
Если вы часто пользуетесь автофигурами какой-то группы, вам покажется
интересной возможность отделить одну или более категорий от основной панели
инструментов. Таким образом будет создана новая плавающая панель
инструментов. Для этого щелкните на пиктограмме нужной категории, чтобы открыть список
автофигур. Затем перетащите его за маленькую строку заголовка, которая
расположена вверху этого раскрывающегося списка. В результате будет создана
новая плавающая панель инструментов, содержащая пиктограммы всех автофигур
выбранной категории.
Вставка автофигуры
На заметку
Как было замечено ранее, автофигуру можно добавить либо на графический уровень
рабочего листа, либо на диаграмму. Чтобы вставить автофигуру в рабочий лист, сначала
выделите любую ячейку, в то время как для вставки автофигуры в диаграмму сначала нужно ее
выделить. Щелкните на кнопке нужного инструмента, а затем перетащите указатель мыши по
листу (по диаграмме) для создания фигуры. При этом указатель изменит форму, напоминая,
что вы находитесь в режиме рисования. Когда вы отпустите кнопку мыши, объект будет
создан и выделен, а его имя появится в поле Имя в строке формул (рис. 18.2).
Если вы хотите вставить автофигуру в диаграмму, но в момент вставки
диаграмма не была выделена, то автофигура будет вставлена поверх диаграммы. Может
показаться, что она вставлена в диаграмму, но в действительности она была
добавлена на графический уровень рабочего листа. Поэтому автофигура не будет
менять расположение, масштаб и пропорции вместе с диаграммой.
Следует помнить, что для добавления некоторых автофигур, недостаточно одного щелчка
мышью. Например, когда вы рисуете полилинию (категория Линии), при каждом щелчке
добавляется один узел (изгиб) линии. Чтобы завершить рисование таких фигур, следует дважды
щелкнуть мышью.
Ниже приведено несколько советов, которые пригодятся при создании автофигур.
■ Большинству автофигур присваиваются имена вида Автофигура 1, Автофигура 2 и т.д.
Однако некоторым присваиваются более содержательные имена, например Овал 3.
Чтобы изменить имя автофигуры, выделите ее, а затем введите новое имя в поле Имя
378
Часть III. Создание диаграмм и изображений

и нажмите клавишу <Enter>. Странно, но Excel допускает, чтобы несколько автофигур
имели одинаковые имена.
Чтобы нарисовать автофигуру, сохранив ее пропорции, установленные по умолчанию,
следует во время рисования нажать и удерживать клавишу <Shift>. Например, в этом
случае фигура Прямоугольник превратится в идеальный квадрат. Чтобы нарисовать
линию или стрелку под углом, кратным 15°, также во время рисования нужно нажать и
удерживать клавишу <Shift>.
С M.ct-uofl Exert . Км*» . 2
&М*1
*j Ф*ая OP*»"* Вид Встаем Фора*- Сервис Данные Окно Спреем . ff x
J . JiJ Л ?« » -* -й- J О • Г» - i. -Н St ,0-"-_^Jj I
jл , 4 5 _-*-Д-
Автофигура 3 * ft
ASCDE F«H
о А о
о о о
2в
н < ■ - Пнсг1 ^ r\«i; /focrl I
Действия* *f детофигуры-
Гете*»
Ямс. /8.2. Автофигура была нарисована на рабочем листе. Ее
имя (Автофигура 3) отображается в поле Имя
Во вкладке Вид диалогового окна Параметры можно контролировать, как объекты
будут выглядеть на экране. Как правило, переключатель Объекты установлен в
положение отображать. Но можно скрыть все объекты, установив переключатель в
положение не отображать. Кроме того, вместо самих объектов можно отображать только
серые прямоугольники (положение только очертания). Если на рабочем листе
расположено много сложных объектов, которые долго перерисовываются, то их сокрытие
может существенно ускорить работу.
Несколько слов о графическом уровне
Каждый рабочий лист имеет так называемый графический уровень. Он представляет собой
невидимую поверхность, независимую от ячеек листа (или диаграммы на листе диаграмм).
Графический уровень может содержать внедренные диаграммы, графические объекты,
рисунки, встроенные диаграммы, объекты OLE и т.п.
Объекты, расположенные на графическом уровне, можно перемещать, копировать, удалять
и изменять их размеры. Причем эти операции никак не будут влиять на остальные
элементы рабочего листа. Объекты графического уровня могут "подстраиваться" под положение и
размер находящихся под ними ячеек. Если щелкнуть правой кнопкой мыши на объекте и
выбрать из контекстного меню команду Формат объекта, то появится одноименное
диалоговое окно с несколькими вкладками. Щелкните на вкладке Свойства и выберите
необходимые опции положения и размещения графического объекта в соответствии с
расположенными под ним ячейками. Ниже представлено описание этих опций.
Глава 18. Работа с изображениями и рисунками
379

♦ Перемещать и изменять объект вместе с ячейками. Объект привязывается к
расположенным под ним ячейкам. Например, если вы вставляете строки над объектом, то он
смещается вниз: если увеличиваете ширину столбца, объект тоже становится шире.
♦ Перемещать, но не изменять размеры. Объект смещается по мере вставки новых
строк и столбцов. При этом он не изменяет размеров при соответствующих изменениях
высоты строк или ширины столбцов, расположенных под ним.
♦ Не перемещать и не изменять размеры. Объект полностью независим от ячеек,
расположенных под ним.
Перечисленные опции управляют перемещением и размерами объекта по отношению к
расположенным под ним ячейкам.
Добавление текста в автофигуру
Большинство автофигур поддерживают текст. Чтобы добавить в автофигуру текст,
щелкните на ней правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите команду Добавить
текст. Кроме того, можно просто выделить автофигуру и сразу начать печатать. В любом
случае вы перейдете в режим редактирования объекта, в котором можно вводить и
редактировать текст. Когда объект находится в этом режиме, в левой части строки состояния
появляется слово Правка.
Если автофигура содержит текст, то щелчок на ней приведет к переходу в режим
Совет редактирования. Чтобы выйти из этого режима, оставив объект выделенным,
нажмите клавишу <Escape>. С другой стороны, чтобы сразу выделить автофигуру,
\ щелкните на ней, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, или щелкните на какой-
либо линии автофигуры.
Чтобы изменить форматирование всего текста автофигуры, выделите ее как объект. Затем
можно воспользоваться средствами панели инструментов форматирования или диалоговым
окном Формат автофигуры. Если же нужно отформатировать только некоторые символы,
выделите их, а затем примените нужное форматирование.
Форматирование автофигур
Нет ничего удивительного в том, что можно в любое время отформатировать графические
объекты, созданные с помощью средства Автофигуры. Для этого вначале необходимо выбрать
сам объект. Если объект заполнен цветом или узором, то для его выбора достаточно щелкнуть
где-нибудь внутри его области; если же не заполнен, следует щелкнуть на его контуре.
С помощью кнопок панели инструментов Рисование можно выполнить некоторые виды
модификаций объекта, например изменить цвет заполнения. Для других изменений
потребуется воспользоваться диалоговым окном Формат автофигуры. Выбрав нужные объекты,
вызовите это окно одним из перечисленных ниже способов.
■ Выберите команду Формате Автофигура.
■ Используйте комбинацию клавиш <Ctrl+l>.
■ Дважды щелкните на выбранном объекте.
■ Щелкните правой кнопкой мыши на объекте и выберите из появившегося
контекстного меню команду Формат автофигуры.
В диалоговом окне Формат автофигуры представлено несколько вкладок, количество
которых зависит от типа объекта и от того, содержит ли он текст. Опции форматирования
автофигур интуитивно понятны и наилучший способ разобраться с ними — немного попрактиковаться.
380
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Выделение нескольких объектов
В некоторых случаях приходится работать с несколькими объектами одновременно.
Выделить несколько объектов на рабочем листе или диаграмме можно разными способами.
■ Удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, щелкните на каждом объекте.
■ Щелкните на кнопке Выбор объектов, расположенной на панели инструментов
Рисование. Курсор превратится в стрелку. Затем переместите курсор, нажав и
удерживая левую кнопку мыши. Таким образом будет создана прямоугольная область. Все
объекты, которые попадут в эту область, будут выделены. Чтобы вернуться в обычный
режим, нажмите клавишу <Esc> или еще раз щелкните на кнопке Выбор объектов.
■ Чтобы выделить все объекты, расположенные на рабочем листе, выберите команду
Правка^Перейти или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+G>. На экране появится
одноименное диалоговое окно. Щелкните на кнопке Выделить и выберите объекты.
Затем щелкните на кнопке ОК.
Перемещение объектов
Чтобы переместить объект, выделите его и перетащите за рамку на новое место. Для
большего контроля, можно воспользоваться клавишами управления курсором, чтобы
переместить выделенный объект на один пиксель при каждом нажатии клавиши.
Копирование объектов
Для копирования графических объектов, расположенных на рабочем листе или
диаграмме, можно использовать стандартные операции копирования и вставки. Также можно
выделить один или более объектов и переместить их, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>.
Чтобы скопировать объект из графического уровня рабочего листа на диаграмму,
выделите его, а затем воспользуйтесь командой ПравкаОКопировать. После этого активизируйте
диаграмму и выберите команду Правка<=>Вставить.
Вращение автофигур
После выделения автофигуры появляется небольшой зеленый кружок. Для вращения
автофигуры перетащите его.
Модификация автофигур
При выделении многих автофигур на экране появляется небольшой желтый ромб. Можно
перетащить этот ромб, чтобы изменить контур выделенной автофигуры. При этом точное
поведение зависит от типа выбранной автофигуры. Поэтому нужно поэкспериментировать,
чтобы увидеть, что произойдет.
Изменение порядка расположения объектов
При добавлении новых объектов на графический уровень рабочего листа может
получиться так, что эти объекты будут наложены друг на друга в порядке их создания. Вновь
созданные объекты всегда помещаются перед объектами, созданными ранее.
Глава 18. Работа с изображениями и рисунками
381

Если один объект закрывается частью другого, можно изменить порядок следования
объектов. Щелкните правой кнопкой мыши на объекте и выберите из контекстного меню
опцию Порядок. Появится подменю, включающее перечисленные ниже возможности
расположения объектов.
■ На передний план. Помещает выделенный объект впереди остальных.
■ На задний план. Располагает выделенный объект позади всех остальных
перекрывающихся объектов.
■ Переместить вперед. Передвигает объект на один уровень вперед — ближе к
переднему плану.
■ Переместить назад. Передвигает объект на один уровень назад — ближе к заднему
плану.
Группировка объектов
В Excel можно объединить два и более графических объекта в один. Эта процедура
называется группировкой. Например, если в рабочем листе есть четыре отдельных графических
объекта, то можно объединить их в группу и затем манипулировать ею как одним
объектом — перемещать, менять размеры и т.д.
Для того чтобы сгруппировать объекты, выделите их, а затем щелкните на них правой
кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду ГруппировкаОГруппировать.
В том случае, если после этого будет необходимо изменить один из объектов группы, их
можно разгруппировать. Для этого щелкните на объектах правой кнопкой мыши и выберите
из контекстного меню команду Группировка<=>Разгруппировать. В результате
сгруппированный объект распадется на исходные компоненты.
Панель инструментов Рисование
Чтобы применить инструменты рисования Excel, нужно активизировать панель
инструментов Рисование. Для этого щелкните на кнопке Рисование, которая расположена на
стандартной панели инструментов. Эта кнопка является переключателем; щелкните на ней
еще раз, чтобы скрыть панель инструментов Рисование. Обычно эта панель появляется в
нижней части окна Excel, но (как и все другие панели) ее можно переместить в любое
место экрана.
На рис. 18.3 показана панель инструментов Рисование. Как видно, она содержит намного
больше инструментов, чем может показаться на первый взгляд.
Пыцз.»»я-и А»т.»»цц.- \ ч О О 1А А О Я J 3>-^-A-5SS
: rpynrmpoeetfc
Псрадм
^1
Лривяздть
Смит
Выровнять^ а слредопи т ь
ОоеериуТь'ОТ р*ЭИТ Ь
-4 Не
передни^ плен
Изменить мтофигуру
I Подертчбмиюдляаетофмгэф
"2а НаэдпниЙптон г
4* Переместить клеред
-i Переместить имел
Рис. 18.3. Панель инструментов Рисование
382
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Выравнивание объектов
Если на рабочем листе создано несколько графических объектов, иногда необходимо
выровнять их между собой или по границе ячеек. Для этого можно перетащить объекты (что не
даст точного результата) или воспользоваться клавишами управления курсором, чтобы
передвигать объекты на один пиксель за одно нажатие клавиши. Но самый быстрый способ —
использовать опции автоматического выравнивания.
Для того чтобы выровнять несколько объектов, сначала выделите их. Затем щелкните
на инструменте Действия панели инструментов Рисование. Появится меню, из которого
нужно выбрать опцию Выровнять/распределить, которая имеет следующие варианты
выравнивания:
■ Выровнять по левому краю;
■ Выровнять по центру;
■ Выровнять по правому краю;
■ Выровнять по верхнему краю;
■ Выровнять по середине;
■ Выровнять по нижнему краю.
К сожалению, нельзя указать, какой объект следует использовать в качестве
базового для выравнивания. Если вы выравниваете объекты по левому краю, то
они всегда выравниваются по тому объекту, который находится левее остальных.
При выравнивании по верхнему краю объекты будут выровнены по самому
верхнему из них. То же самое и с остальными вариантами выравнивания.
Чтобы привязать объекты к сетке ячеек, когда вы создаете, перемещаете эти объекты или
изменяете их размеры, необходимо активизировать опцию Привязать к сетке. Для этого
щелкните на инструменте Действия на панели инструментов Рисование. Из появившегося
меню выберите Привязать^Привязать к сетке. Если эта опция установлена, то при
создании новых или изменении размеров уже существующих объектов они будут выровнены по
границе ячеек. Кроме того, при перемещении объекта его верхний левый угол всегда будет
находиться на пересечении ячеек.
Возможно, вам будет удобнее работать с объектами, если убрать сетку. Следует помнить,
что средство Привязать к сетке будет работать даже в том случае, если сетка не видна.
Если опция Привязать к сетке установлена, но вам нужно временно ее отклю-
Совет чить, при перемещении или изменении размеров объекта удерживайте нажатой
Л^ клавишу <Alt>.
Распределение объектов
В Excel можно разместить три (или более) объекта так, чтобы между ними были
одинаковые расстояния по горизонтали или по вертикали. Выделите эти объекты и щелкните на
инструменте Действия, который находится на панели инструментов Рисование. На экране
появится меню. Выберите в этом меню опцию Выровнять/распределить, а затем
Распределить по горизонтали или Распределить по вертикали.
На заметку
Глава 18. Работа с изображениями и рисунками
383

Замена одной автофигуры другой
Вас это может удивить, но в Excel можно заменять одну автофигуру другой. Для этого
выделите ее и щелкните на инструменте Действия. Затем из подменю Заменить
автофигуру выберите категорию, после чего выберите новую автофигуру. В результате старая фигура
заменится новой, но все форматирование останется неизменным.
^^^^ Эта процедура не работает для автофигур из категорий Линии и
Соединительна заметку ные линии. Автофигуры этих категорий нельзя заменить другими автофигурами.
Добавление затенения и эффекта объема
Ко всем категориям автофигур (за исключением линий и соединительных линий) можно
применить привлекательные эффекты затенения и объема. Для этого нужно воспользоваться
инструментами Стиль тени и Объем панели инструментов Рисование. Помните, что
эффекты тени и объема взаимно исключающие. Другими словами, к одной автофигуре можно
применить либо затенение, либо эффект объема.
Для применения этих эффектов выделите автофигуру, созданную на рабочем листе, а
затем щелкните на инструменте Стиль тени или Объем. На экране появится палитра с
вариантами эффектов. Выберите один из них, и он будет применен к выделенной
фигуре. На рис. 18.4 показано несколько автофигур, к которым были применены эффекты
объема или затенения.
Рис. 18.4. Автофигуры с эффектами тени и объема
Можно уточнить настройки эффектов затенения и объема, щелкнув на соответствующем
инструменте, а затем выбрав опцию Настройка тени или Настройка объема. В результате
на экране появится специальная панель инструментов, которая позволяет добиться именно
такого эффекта, который вам нужен. В вашем распоряжении множество возможностей, с
которыми лучше всего знакомиться в процессе работы.
384
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Изменение стандартных настроек автофигур
В Excel есть возможность изменить стандартные настройки для создаваемых автофигур.
Например, если вы предпочитаете определенный цвет текста или заполнения, то можете
задать этот цвет, чтобы он применялся по умолчанию для всех создаваемых автофигур.
Для изменения стандартных настроек сначала создайте и отформатируйте объект. Вы
можете изменять цвета, эффекты заполнения, ширину и стиль линий, а также затенение или
эффекты трехмерного изображения. Затем выделите этот объект, щелкните правой кнопкой
мыши и из контекстного меню выберите опцию По умолчанию для автофигур. Эта
команда также доступна из меню инструмента Действия, который находится на панели
инструментов Рисование.
Печать объектов
По умолчанию все объекты выводятся на печать вместе с рабочим листом. Если же
объекты выводить на печать не нужно, откройте диалоговое окно Параметры страницы и во
вкладке Лист установите флажок Черновая. Или щелкните правой кнопкой мыши на
объекте и из контекстного меню выберите команду Формат объекта. В появившемся диалоговом
окне во вкладке Свойства снимите флажок Выводить объект на печать.
Работа с другими типами графических
объектов
В рабочий лист Excel можно импортировать разнообразные графические файлы. Это
можно выполнить следующими способами:
■ использовать панель Коллекция клипов в области задач, для того чтобы найти и
вставить изображение;
■ импортировать непосредственно графический файл;
■ скопировать и вставить изображение с использованием буфера обмена;
■ импортировать изображение непосредственно со сканера или цифровой фотокамеры;
■ использовать один из аплетов, входящих в состав Microsoft Office.
Несколько слов о графических файлах
Графические файлы можно разделить на две большие категории: растровые и векторные
(изображения). Растровый рисунок состоит из отдельных точек. Они выглядят очень
привлекательно при том размере, с которым они создавались, но при масштабировании резко
снижается четкость. С другой стороны, векторные файлы сохраняют четкость линий независимо
от размера. Среди популярных растровых форматов можно выделить BMP, PCX, DIB, JPG и
GIF, тогда как популярными векторными форматами являются CGM, WMF, EPS и DRW.
Растровые файлы отличаются количеством используемых в них цветов. Если вы
просмотрите растровый рисунок с большим количеством цветов на экране, воспроизводящем только
256 цветов, изображение будет выглядеть крайне непривлекательно.
Наиболее часто используются графические файлы в форматах GIF, JPG и BMP, но Excel
поддерживает множество других форматов.
Глава 18. Работа с изображениями и рисунками
385

Ча заметку
/
Использование растровой графики на рабочем листе может значительно
увеличить размер рабочей книги. В результате будет использоваться больше памяти и
увеличится время открытия и сохранения файла. Чтобы уменьшить размер
файла рабочей книги, можно сжать рисунки. Для этого выделите рисунок и щелкните
на кнопке Сжатие рисунков на панели инструментов Настройка изображения.
Панель Коллекция клипов
Эта панель является общей для всех приложений, входящих в состав Microsoft Office. С
помощью панели Коллекция клипов без труда можно найти и вставить в рабочий лист как
картинки, так и звуковые или видеофайлы.
Чтобы получить доступ к коллекции клипов, выберите команду ВставкаОРисунок1^
Картинки, после чего появится панель задач Вставка рисунка. В верхней части панели
находятся элементы управления, которые позволяют выполнить поиск рисунков. На рис. 18.5
показан результат поиска рисунков по ключевому слову машина. В нижней части панели
задач представлены пиктограммы рисунков, удовлетворяющих критерию поиска. Чтобы
вставить рисунок в рабочий лист, просто щелкните на его пиктограмме. Чтобы получить доступ к
дополнительным опциям, щелкните правой кнопкой мыши на пиктограмме рисунка.
Коллекция клипов ^ X
Просматривать-
Выделенные коллекции
Искать объекты:
Все файлы мультимедиа
<^м «й. *Ш.
чВ. <Р9 **щр
jQ Упорядочить картинки...
^ Картинки на узле Office Onlne
V' Советы по помеху клипов
Рис. 18.5. Используйте панель задач
Коллекция клипов для поиска
картинок и других файлов мультимедиа
Для вызова коллекции картинок щелкните на ссылке Упорядочить картинки в нижней части
панели задач. Это приложение предоставляет доступ непосредственно к файлам мультимедиа.
Можно добавлять собственные файлы в коллекцию клипов. Это очень удобно,
Совет если вам часто приходится вставлять в рабочий лист одну и ту же картинку
(например, логотип вашей компании). Чтобы выбрать нужный файл,
воспользуйтесь командой ФайлоДобавить клипы в коллекцию^Вручную Рисунки будут
добавлены в категорию Неклассифицированные клипы. Для того чтобы добавить
эти рисунки в другие категории, просто перетащите их. С помощью команды
ПравкаоКлючевые слова можно связать с рисунком список ключевых слов,
которые затем будут использоваться для поиска этих рисунков.
386
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Импортирование графических файлов
С помощью Excel можно вставлять рисунки, которые находятся в графических файлах.
Сделать это очень просто. Выберите команду Вставка^РисунокОИз файла. Появится
диалоговое окно Добавление рисунка. Выберите нужный файл и щелкните на кнопке Вставить.
Копирование графических объектов с помощью
буфера обмена
В некоторых случаях вам может понадобиться вставить в рабочий лист графическое
изображение, которого либо нет в отдельном файле, либо оно хранится в файле, формат
которого не поддерживается Excel. Например, изображение было создано в какой-то
специализированной графической программе, формат файлов которой не поддерживается Excel.
Разумеется, можно экспортировать рисунок в формат, который Excel поддерживает. Однако проще
открыть этой рисунок в программе, в которой он был создан, и скопировать его в буфер
обмена Windows. После этого следует перейти в Excel и вставить рисунок на графический
уровень рабочего листа с помощью команды ПравкаОВставить.
Предположим, вы видите рисунок на экране, но не можете его выделить. В этом случае
можно скопировать в буфер обмена весь экран как рисунок, а затем вставить его в рабочий
лист Excel. Для копирования экрана (или его части) используются следующие клавиши:
■ <PrintScreen> — для копирования в буфер обмена всего экрана;
■ <Alt+PrintScreen> — для копирования в буфер обмена активного (или диалогового) окна.
Как правило, требуется только часть копии экрана. Поэтому можно обрезать рисунок с
помощью инструмента Обрезка, который находится на панели инструментов Настройка
изображения.
Импортирование изображений со сканера
и цифровой фотокамеры
Изображение можно получить непосредственно со сканера или цифровой фотокамеры. Для
того чтобы воспользоваться этой возможностью, сначала убедитесь, что соответствующее
устройство правильно подключено к вашему компьютеру. Затем выберите команду Вставка<=>
РисунокОСо сканера или камеры. Дальнейшая процедура выбора и копирования
изображения зависит от того, с чем вы работаете — со сканером или цифровой фотокамерой.
Во многих цифровых фотокамерах для обмена данными используется порт USB.
В этом случае память камеры может рассматриваться как еще один диск, доступ
к которому можно получить в окне Мой компьютер. Поэтому можно
импортировать рисунки непосредственно из фотокамеры с помощью команды Вставка<=>
Рисунок1* Из файла.
Добавление подложки рабочего листа
Чтобы использовать графическое изображение в качестве подложки рабочего листа
(аналогично обоям на рабочем столе Windows), выберите команду Формат^ЛистО
Подложка и укажите нужный файл. В результате весь рабочий лист будет заполнен
выбранным изображением. К сожалению, подложка рабочего листа выводится только на экран и не
появится при печати рабочего листа.
На замет
/
заметку
Глава 18. Работа с изображениями и рисунками
387

Модификация графических объектов
Если вы вставили рисунок в рабочий лист, то его можно изменить, используя панель
инструментов Настройка изображения (рис. 18.6). Эта панель появляется автоматически, когда вы
выделяете графический объект'. Например, с ее помощью можно настроить цвет, яркость и
контрастность изображения. Кроме того, можно добавить рамку, обрезать рисунок или повернуть его.
0 fisto
Н 0.ттенки серого
Черно-белое
Подло&ка
Рис. 18.6. Панель инструментов
Настройка изображения
позволяет модифицировать рисунок
Вставка рисунка ячеек или диаграммы
Одной из скрытых возможностей Excel является способность копировать и вставлять
рисунки ячеек. Вы можете скопировать ячейку или диапазон, а затем вставить его рисунок на
любой рабочий лист или диаграмму. На рабочий лист можно вставить либо статический
рисунок, либо связь с рисунком. В последнем случае, если вы измените содержимое или
форматирование исходных ячеек, изменения отобразятся и на рисунке.
Чтобы создать изображение диапазона, выделите его и выберите команду Правкам
Копировать. Затем нажмите клавишу <Shift> и щелкните на меню Правка. Выберите команду
Вставить рисунок для создания статического рисунка или Вставить связь с рисунком, чтобы
создать обновляемый рисунок выделенного диапазона. В диаграмму можно вставить
только статический рисунок диапазона.
Еще одной полезной возможностью является копирование внедренных диаграмм, а затем
вставка их рисунков. Для этого нажмите клавишу <Ctrl> и щелкните на диаграмме, чтобы
выделить ее как объект. Затем нажмите клавишу <Shift> и выберите Правкао Копировать
рисунок (эта команда доступна только при нажатой клавише <Shift>). На экране появится
одноименное диалоговое окно. Щелкните на кнопке ОК. После этого выделите ячейку и
выберите команду ПравкаоВставить. В результате будет вставлен рисунок диаграммы. Это не
"живая" диаграмма, поэтому она не будет обновляться при изменении исходных данных.
Использование аплетов
В состав пакета Microsoft Office входит несколько средств, которые, за неимением более
подходящего термина, я назвал аплетами. В следующем разделе описана работа с двумя из
них — организационными диаграммами и объектами WordArt.
Построение организационных диаграмм
В дополнение к основным автофигурам Excel имеет замечательное средство для построения
различного вида диаграмм. Эти диаграммы состоят из автофигур, объединенных в один объект и
поэтому работающих вместе. Чтобы открыть диалоговое окно Библиотека диафамм (рис. 18.7),
щелкните на инструменте Добавить диафамму или организационную диафамму на панели
инструментов Рисование либо выберите команду Вставка^Организационная диафамма.
1 Если панель инструментов Настройка изображения не появилась автоматически, щелкните на
графическом объекте правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Отобразить
панель настройки изображения. — Прим. ред.
388
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Рис. 18.7. Диалоговое окно
Библиотека диаграмм
В этом диалоговом окне доступно несколько организационных диаграмм.
■ Организационная диаграмма.
■ Циклическая диаграмма.
■ Радиальная диаграмма.
■ Пирамидальная диаграмма.
■ Диаграмма Венна.
■ Целевая диаграмма.
Выберите тип диаграммы и щелкните на кнопке ОК. Excel добавит шаблон диаграммы,
готовый для модификации. Основные инструменты для работы с диафаммой находятся на
панели инструментов Диаграмма.
Не скрывайте панель инструментов Диаграмма. Это единственный способ
получить доступ к инструментам для модификации и настройки организационных
диаграмм. Если же вы случайно скрыли ее, щелкните правой кнопкой мыши на
диаграмме и выберите команду Показать панель диаграмм.
За исключением организационной диафаммы, остальные типы диафамм
взаимозаменяемые. После насфойки диафаммы, можно заменить ее тип на какой-либо другой с помощью
кнопки Заменить на, которая находится на панели инструментов Диаграмма.
Из всех типов диафамм самой мощной и часто используемой является организационная.
Обратите внимание, что она имеет собственную панель инструментов Организационная диаграмма.
На рис. 18.8 показан пример простой организационной диафаммы, которая была
добавлена на рабочий лист.
Для эффективного использования диафамм требуется определенная практика. Но не
стоит забывать и некоторые советы.
■ На панелях Диаграмма и Организационная диаграмма есть меню Макет. Открыв его,
вы увидите команду Автомакет, которая является переключателем. Когда эта опция
включена, вы не сможете вручную перемещать элементы диафаммы. Если требуется
скорректировать диафамму вручную, отключите эту опцию. Но будьте осторожны. Если
вы снова включите опцию Автомакет, диафамма вернется в исходное состояние.
■ Можно изменить автофигуры, используемые в диафамме. Сначала щелкните правой
кнопкой мыши на диафамме и отключите опцию Автоформат (по умолчанию она
включена). Затем выделите элемент диафаммы и в меню Действия, которое
находится на панели инструментов Рисование, выберите Изменить автофигуру. Чтобы
вернуться к фигурам, используемым по умолчанию, снова включите Автоформат.
■ Чтобы изменить фон диафаммы, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите
команду Форматировать диафамму (Форматировать организационную диафамму).
v**t>"e p*i диаг partw
|| 1
▲
о'-о
<8>
а о-о-о
Щ
Организационная диаграмм*
Отсбражвм» структуры отноайний
Внимание!
Глава 18. Работа с изображениями и рисунками
389

-IQlxl
A 8
Текст слайда
_E
ЭС
)
Текст слайда
X
Текст слайда
3.
Текст слайда
+
Текст слайда — Текстслайда Текстслайда
Текстслайда Текстслайда Текстслайда
3
Текстслайда
7=—-Ть-—
Текстслайда —I—(Текст слайда
:
|« 4^- .^ft^T^IWrt/Л«ТЗ /
W
d
Рис. /&& Это организационная диаграмма была создана с помощью библиотеки диаграмм Excel
Использование коллекции WordArt
Аплет WordArt позволяет создавать графические изображения на основе текста. Вы
можете вставить изображение из WordArt в свой рабочий лист, воспользовавшись
инструментом Добавить объект WordArt панели инструментов Рисование. Также можно выбрать
команду ВставкаОРисунокООбъект WordArt. Каким бы из предложенных способов вы ни
воспользовались, на экране появится диалоговое окно Коллекция WordArt. Выберите
нужный стиль, а затем введите текст в следующее диалоговое окно. Щелкните на кнопке ОК, и
художественный текст будет помещен на рабочий лист.
Если выделить текст, созданный с помощью WordArt, появится панель инструментов
WordArt. Представленные на ней инструменты можно использовать для изменения текста
WordArt. Вы можете сами убедиться в том, что эти средства имеют множество
возможностей. Кроме того, можно воспользоваться средствами Стиль тени и Объем для придания
дополнительных эффектов тексту WordArt. На рис. 18.9 показано несколько примеров
использования в рабочем листе текста WordArt.
J5
.ла*1
г
Годов 1 отчет
Q^IOROH ОТЧ£Т
Годовой отчет
Ш]
iut^
*\Яиет1/1*«т2Х',-тЭ
|<1
1 >}Щ Рис. 18.9. Примеры текста WordArt
390
Часть III. Создание диаграмм и изображений

Анализ данных
П
рограмма Excel — прекрасное средство для анализа
данных, если, конечно, вы знаете, как извлечь нужную
информацию, хранящуюся в рабочих листах Excel. В этой
части рассматриваются методы обработки и анализа данных
в Excel. Вы скоро убедитесь, что эти средства не только
чрезвычайно мощные, но и очень простые в использовании.
ЧАСТЬ
В этой части...
Глава 19
Работа со списками
Глава 20
Использование внешних
баз данных
Глава 21
Анализ данных с помощью
.сводных таблиц
Глава 22
Анализ данных с помощью
сценариев "что-если"
Глава 23
Анализ данных: подбор па
раметров и поиск решения
Глава 24
Использование пакета
анализа

глава Работа со списками
В этой главе..,
Что такое список Excel
Ввод данных в список
Фильтраций списков
Сортировка списка
Выполнение вычислений
над списком
Новое средство Excel 2003
Список
ногие пользователи Excel применяют эту программу
для работы со списками, или базами данных
рабочего листа. В этой главе рассматривается использование
списков и демонстрируются полезные возможности, связанные со
списками. Кроме того, здесь описаны новые средства Excel по
работе со списками.
Что такое список Excel
По существу, список — это упорядоченный набор данных.
Обычно список состоит из строки заголовков (описания
данных) и строк данных, которые могут быть числовыми или
текстовыми. Список можно считать табличной базой данных,
чем он, в сущности, и является. В Excel используется термин
список для обозначения базы данных, хранящейся в рабочем
листе, а термин база данных— для таблиц с информацией,
которая находится во внешнем файле.
Внешние базы данных описаны в главе 20.
^ополнителДя
информация
На рис. 19.1 показан список, находящийся на рабочем
листе. В первой строке этого списка расположены заголовки, а в
следующих 20 строках — данные. Список занимает шесть
столбцов. Обратите внимание на несколько разных типов
данных, содержащихся в этом списке: текст, числа, даты и
логические значения. В столбце D находится формула, которая
вычисляет месячный оклад на основе значений из столбца С.
Столбцы списка часто называют полями, а строки —
записями. Исходя из этой терминологии, можно сказать, что
данный список содержит шесть полей (Сотрудник, Годовой
оклад, Месячный оклад, Место работы, Дата назначения и
Освобождение от налогов) и 20 записей.
Размер списка ограничен размерами одного рабочего
листа. Другими словами, список может иметь не больше 256
полей и не больше 65 535 записей (одна строка содержит
заголовки полей). Очевидно, что создание таких списков и
дальнейшая работа с ними непродуктивна. Кроме того, для работы

с подобными списками необходимо, чтобы компьютер обладал очень большим объемом
памяти. С другой стороны, список может состоять из двух ячеек (название поля, под которым
находится одна ячейка с данными). Хотя пользы от списка из двух ячеек немного, он все
равно рассматривается как список.
\ . i Список соттмнмкАв****
1 А В
1
3
4
5
I 6
1 7
I 8
9
Ю
I и
1 1=
I -з
Г и
|15
I M
I "
13
1 19
20
21
22
h .' • »>
Сотрудник
Акимов
Альчевский
Арнольдов
Барабуля
Белов
Бенюмов
Буденков
Быстро»
Голубков
Дренов
Жоржввский
К инее
Колесников
Лекарь
Пилголии
Пуримский
Рыбак
Симеоненкз
Соколов
Сомов
'
С
Годовой
оклад
89 873
78 230
29 860
27 690
96 000
149 000
120 000
60 000
39 000
44 12Э
32 900
39 600
29 600
42 000
66 000
43 000
89 697
56 600
49 000
24 000
D Е
Месячным
оклад
7 409
6 619
2 488
2308
7 917
12 417
10 000
6 000
3 260
3 677
2 742
3 292
2 468
3600
6 417
3 683
7 474
4 626
4 000
2 000
Место
работы
Санкт-Петербург
Киев
Киев
Москва
Москва
Санкт-Петербург
Москва
Москва
Москва
Москва
Москва
Киев
Санкт-Петербург
Киев
Киев
Киев
Санкт-Петербург
Москва
Москва
Киев
F
• Дата
назначения
4.8.00
3.12.01
3 24 99
1226 98
9.11.00
2.9.01
1 29 02
1.22.99
8.13.02
7 10.00
12.26.01
7.21 01
10.15 99
1.19.02
3 8 03
4 13 99
10 15 99
2 1' 00
8.17.02
12.22 00
О
Освобождение от
уплаты налогов
ИСТИНА
ИСТИНА
ЛОЖЬ
ЛОЖЬ
ИСТИНА
ИСТИНА
ИСТИНА
ЛОЖЬ
ложь
ЛОЖЬ
ЛОЖЬ
ЛОЖЬ
ложь
ложь
ИСТИНА
ложь
ИСТИНА
ложь
ложь
ложь
;Ш>й
■ н- 3
Рис. 19.1. Пример списка
Что можно делать со списком
В Excel есть несколько средств, предназначенных для работы со списками. Они могут
быть использованы для самых разных целей. Для одних пользователей список — это способ
простого хранения набора данных (например, список клиентов), другие используют его для
хранения таких данных, которые должны быть включены в итоговый отчет. Ниже приведены
операции, которые обычно выполняются над списками.
■ Ввод данных в список.
■ Фильтрация списка для выборочного отображения строк (по определенному критерию).
■ Сортировка списка.
■ Вставка формул для подведения промежуточных итогов.
■ Создание формул для вычисления результатов в списке, отфильтрованном по
определенным критериям.
■ Публикация списка на узле SharePoint для совместной работы с другими
пользователями.
■ Создание итоговой сводной таблицы на основе данных списка (подробности
приведены в главе 21).
Все эти операции, за исключением последней, описаны в данной главе.
Глава 19. Работа со списками
393

Планирование списка
Хотя Excel — довольно гибкая система в отношении хранения информации в списках,
получить начальное представление о том, как организовать эту информацию, нелегко. Ниже
приведены основные рекомендации, которые следует помнить, создавая списки.
■ Помещайте заголовки (по одному для каждого столбца) в первую строку списка,
которая называется строкой заголовков. Если заголовки длинные, используйте текстовый
формат с переносом слов, тогда не придется расширять столбцы.
■ Проследите, чтобы в каждом столбце содержалась однотипная информация.
Например, не следует смешивать в одном столбце даты и обычный текст.
■ Можете применять формулы, использующие значения из других полей этой же записи.
Если формула ссылается на ячейку, расположенную вне списка, сделайте ссылку на
эту ячейку абсолютной, иначе результаты при сортировке списка могут быть
непредсказуемыми.
■ Не используйте пустых строк в списке. При проведении операций над списком Excel
определяет его границы автоматически, при этом пустая строка означает конец списка.
■ Помещайте список на отдельный лист. Если на этот лист необходимо поместить еще
какую-нибудь информацию, располагайте ее ниже или выше списка. Не используйте
для этого ячейки слева или справа от списка.
■ Используйте команду Окно^Закрепить области, чтобы заголовки были всегда
видны при прокручивании листа списка.
■ Всегда старайтесь предварительно форматировать весь столбец, чтобы данные имели
один и тот же формат. Например, если столбец содержит даты, выберите
необходимый формат для отображения дат в этом столбце.
Одна из наиболее привлекательных особенностей электронных таблиц — возможность их
простого структурирования. Это, конечно же, относится и к спискам. Например, если к
созданному списку необходимо добавить еще один столбец (или, другими словами, поле), то
здесь нет ничего сложного: просто вставьте новый столбец, задайте его заголовок — и ваш
список расширен. Если вы когда-нибудь работали с программой управления базами данных,
то сможете по достоинству оценить такую возможность.
Ввод данных в список
Данные можно ввести в список тремя способами.
■ Вручную, используя стандартные методы ввода данных.
■ Импортировать или скопировать из другого файла.
■ Использовать форму ввода.
В операции ввода данных в список нет ничего особенного. Перемещаясь по таблице, вы
вводите данные в нужные ячейки.
В Excel есть два средства, которые помогают избежать выполнения скучной операции
ввода однообразных данных.
■ Автозаполнение. Когда вы начинаете вводить данные, программа просматривает
столбец, чтобы выяснить, сможет ли она узнать то, что вы набираете. Если Excel
находит закономерность, то заполняет остаток ячеек автоматически. Чтобы завершить ввод
данных, нажмите клавишу <Enter>. Можно включать или отключать эту возможность
394
Часть IV. Анализ данных

с помошью опции Автозавершение значений ячеек во вкладке Правка диалогового
окна Параметры, которое вызывается командой СервисоПараметры.
Выбор из списка. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке и выберите из появившегося
контекстного меню команду Выбрать из раскрывающегося списка. Появится список со
всеми элементами, находящимися в столбце (рис. 19.2). Выберите из списка нужный
элемент, и он будет отображен в ячейке (при этом ничего набирать не нужно!).
А
1
9
«1
1
I20J
'it]
22
24
ц
щ
щ
30
[77. -■
в
Барабуля
Белое
Бемомое
Буденкое
Быстрое
Голубкое
Дренов
Жоржевекмй
Кииев
Колесников
Пекарь
Пилюлин
Пуримсшй
Рыбак
Симеонеико
Соколое
Сомое
IWrl/"
с
27 690
86 000
149 0С0
120 000
во ооо
39 000
44 123
32 900
39 600
29 600
42 000
65 000
43 000
99 697
66 600
40 000
24 000
О Е
2 309
7 917
12 417
10000
6 ООО
3 250
3 677
2 742
3 292
2 469
3600
6 417
3 693
7 474
«625
4000
2 000
Москва
Москва
Санкт-Петербург
Москва
Москва
Москве
москеэ
Москва
Киев
Санкт-Петербург
Киев
Киев
Киев
Санкт-Петербург
Москва
Москва
Кисе
С^СЭЯвлтЯМЦ
Санкт-Лвтеобуот
1226.9»
9 11 00
29.01
1.29.02
1.22.99
9.1302
7 10 00
122601
7.21.01
10.16 99
1.19.02
3.903
41399
1015 99
2 11 00
9 17.02
" l«l
О
ложь
ИСТИНА
ИСТИНА
ИСТИНА
ЛОЖЬ
ЛОЖЬ
ложь
ложь
ложь
ложь
ложь
ИСТИНА
ложь
ИСТИНА
ложь
ложь
•^
JnMl
н t~|
_:J *1Г
Рис. 19.2. Чтобы увидеть список записей в текущем столбце, выберите из
контекстного меню ячейки команду Выбрать из раскрывающегося списка
Если вы предпочитаете вводить данные, используя форму, то Excel предоставляет и эту
возможность. Чтобы вывести на экран форму для ввода данных, поместите табличный
курсор в каком-нибудь месте списка и выберите команду ДанныеОформа. Программа
определит размер вашего списка и выведет диалоговое окно, в котором будет находиться
каждое поле списка (рис. 19.3). Поля, содержащие формулу, в форме ввода отображаются, но
их значения нельзя изменить.
Рис. 19.3. Форма для
ввода данных
Глава 19. Работа со списками
395

Если полей окажется больше, чем может поместиться на экране, то диалоговое
окно будет содержать два столбца для ввода данных. Если же полей будет
больше 32, команда Данныеоформа не сработает. Придется отказаться от этого
метода ввода и вводить данные непосредственно в ячейки.
На прилагаемом к книге компакт-диске можно найти надстройку JWalk Enhanced
Data Form. Эта надстройка, распространяемая бесплатно, позволяет вводить
данные в форму даже в том случае, когда количество полей больше 32. Кроме
того, она обладает дополнительными средствами, которые отсутствуют в
стандартной форме ввода Excel.
Ввод данных с помощью формы ввода
Когда появится форма, в ней будет показана первая запись списка. Обратите внимание,
что индикатор в правом верхнем углу формы показывает номер выбранной записи и общее
число записей в списке.
Чтобы ввести новую запись, щелкните на кнопке Добавить, таким образом в форме
очистятся все поля. Теперь можно вводить новую информацию в соответствующие поля.
Используйте клавишу <ТаЬ> или <Shift+Tab> для перемещения от одного поля к другому. После
щелчка на кнопке Добавить или Закрыть введенные данные появятся в конце списка.
Можно также нажать клавишу <Enter>, что эквивалентно щелчку на кнопке Добавить. Если
список содержит формулы, то они автоматически появятся в новых записях.
Если списку присвоить имя База_Данных, то при добавлении новых записей с
помощью формы ввода Excel автоматически увеличит поименованный диапазон
так, чтобы он включал новые записи. Заметьте, что это произойдет только в том
случае, если диапазону будет присвоено имя База_Данных. В остальных случаях
поименованный диапазон не изменится.
Другие применения формы ввода
Форму ввода можно использовать не только для ввода данных. Она позволяет
редактировать существующие записи, просматривать их, удалять и выборочно отображать записи по
определенному критерию.
Форма ввода содержит несколько кнопок.
■ Удалить. Удаляет текущую запись.
■ Вернуть. Отменяет все внесенные в текущую запись изменения. Эта кнопка работает
до тех пор, пока вы не щелкнете на кнопке Добавить.
■ Назад. Осуществляется переход к предыдущей записи списка. Если установлен
критерий отбора, то произойдет переход к предыдущей записи, удовлетворяющей
данному критерию.
■ Далее. Осуществляется переход к следующей записи списка. Если установлен критерий
отбора, то произойдет переход к следующей записи, удовлетворяющей данному критерию.
■ Критерии. Очищает поля для ввода критерия, по которому будут отбираться записи.
Например, чтобы найти все записи, в которых значение, находящееся в поле Годовой
оклад, больше 50 000, введите >50000 в поле Годовой оклад формы. После этого
можно использовать кнопки Назад и Далее, чтобы найти подходящую запись.
■ Закрыть. Закрывает форму и записывает введенные данные (конечно, если вы их ввели)
в рабочий лист.
На заметку
/
На компакт-
диске
Совет'.
Л,
396
Часть IV. Анализ данных

Фильтрация списков
Фильтрация списка — это процесс сокрытия всех строк, кроме тех, которые
удовлетворяют определенным критериям. Например, если у вас есть список клиентов, его можно
отфильтровать так, чтобы видеть фамилии только тех из них, которые живут в определенном
городе. Фильтрация — весьма распространенная и очень полезная операция. В Excel списки
можно фильтровать двумя способами.
■ Автофильтр используется для фильтрации по простым критериям.
■ Расширенный фильтр применяется для фильтрации по более сложным критериям.
Оба способа фильтрации детально обсуждаются далее в главе.
Автоматическая фильтрация
Чтобы автоматически отфильтровать список, сначала установите табличный курсор на
одну из его ячеек. Затем выполните команду Данные^ФильтрОАвтофильтр. Excel
проанализирует список и добавит в строку заголовков полей кнопки раскрывающихся списков
(кнопки автофильтра), как показано на рис. 19.4. После щелчка на одной из этих кнопок
откроется список, содержащий все уникальные элементы выбранного столбца. Выберите
нужный элемент. В результате Excel скроет все строки, не содержащие выбранного элемента.
Другими словами, список будет отфильтрован по выбранному элементу.
Я^ ^Р
А 8 CD E F ОН!"
Сотрудник ее
Акимов
Альчевский
Арнольдов
Бврабупя
Белов
Б'НЮИОв
Будвнков
Быстрое
Голубгов
Дренов
Жоржевский
Кинее
колесников
Лекарь
Пилюлин
Пуримский
Рыбек
Симеоненко
Соколов
Сомов
Годовой
оклад |
89 673
78 230
29 850
27 690
99 000
149 000
120 000
60 000
39 000
41123
32 900
39 500
29 600
42 000
66 000
43 030
69 667
66 600
48000
24 000
Месячный
оклад PJ
Место
райоты *
Сортировке по возрастемте
Сортировка поубьчпео
(все)
(Первые 10...)
(Условие...)
Киев
Сонкт-nj
ю.-,;.
6 000
3 260
3 677
2 742
3 292
2 468
3600
6 417
3 683
7 474
4 626
4000
2 000
леоблг Ч
Москва
Москва
Москва
Москва
Москва
Киев
Санкт-Петербург
Киев
Киев
Киев
Санкт-Петербург
Моема
Москва
Киев
Дата
назначения .
4 8 00
312.01
3 24 99
12 26 98
9.11.00
,_ 2.9.01
1 29 02
1.22 99
8.1302
71000
12.26.01
721.01
1016 99
1.1902
3 8 03
41399
1016 99
211 00
617 02
12 22 00
Освобождение
от налогов щ
ИСТИНА
ИСТИНА
ЛОЖЬ
ложь
ИСТИНА
ИСТИНА
ИСТИНА
ЛОЖЬ
ЛОЖЬ
ЛОЖЬ
ЛОЖЬ
ЛОЖЬ
ложь
ложь
ИСТИНА
ложь
ИСТИНА
ложь
ложь
ложь
Ы . - - . _. . I 'If]
Рис. 19.4. После выполнения команды Данные^Фильтр^Автофильтр к
заголовкам полей добавляются кнопки раскрывающихся списков
После того как список будет отфильтрован, в строке состояния появится сообщение о
том, сколько строк отобрано. Кроме того, изменится цвет кнопки раскрывающегося
списка, чтобы напомнить вам, что список отфильтрован по значениям, содержащимся в этом
столбце.
JS
Глава 19. Работа со списками
397

Автоматическая фильтрация имеет ограничения. В раскрывающемся списке появляются
только 1 000 первых различных значений. Если число элементов в списке превышает
указанный предел, можно использовать средства расширенной фильтрации (она описана ниже).
Кроме всех значений столбца, раскрывающийся список содержит еще пять пунктов.
■ Все. Отображает все элементы столбца. Используется для отмены фильтрации столбца.
■ Первые 10. Выбирает "лучшую десятку" элементов списка (подробнее это
рассматривается ниже).
■ Условие. Позволяет фильтровать список по нескольким условиям (подробнее это
описано ниже).
■ Пустые. Фильтрует список, отображая только строки с пустыми ячейками в данном
столбце. Этот пункт появляется в конце списка только в том случае, если в столбце
есть одна или более пустых ячеек.
■ Непустые. Фильтрует список, показывая только строки с непустыми ячейками в
данном столбце. Этот пункт появляется в конце списка только в том случае, если в
столбце есть одна или более пустых ячеек.
Чтобы весь список был показан снова, щелкните на кнопке раскрытия списка и выберете
опцию Все, которая расположена первой в раскрывающемся списке, или выполните команду
ДанныеОФильтр^Отобразить все.
Для отмены режима Автофильтр и удаления кнопок раскрывающихся списков в именах
полей выберите команду Данные^ФильтрОАвтофильтр повторно. В результате будет
удален флажок у пункта меню Автофильтр и список вернется в обычное состояние.
Не забывайте, что если у вас есть формулы, в которых используются ссылки на
i ячейки отфильтрованного списка, то после выполнения фильтрации значение, вы-
' числяемое по таким формулам, не изменяется. Другими словами, в формулах не
могут быть использованы лишь значения из отфильтрованных ячеек. Например,
если в ячейку введена формула суммирования значений в столбце С, то после
фильтрации будет продолжаться суммирование всех значений в столбце С, а не
только элементов в видимых строках. Эта проблема решается с помощью функций
баз данных, которые описываются далее в главе.
Автоматическая фильтрация по значениям
в нескольких столбцах
Иногда возникает необходимость фильтрации списка по значениям, находящимся в двух
или более столбцах. На рис. 19.5 показан пример списка. Предположим, необходимо
просмотреть записи, относящиеся к сотрудникам, которые работают в Москве и освобождены от
уплаты налогов. Другими словами, вам нужно исключить все записи, кроме тех, которые в
поле Место работы содержат Москва, а в поле Освобождение от налогов — ИСТИНА.
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На компакт-
диске _^Щ
Сначала включите режим Автофильтр (команда ДанныеОФильтрОАвтофильтр).
Затем щелкните на кнопке раскрывающегося списка в поле Место работы и выберите Москва.
Из списка будут отобраны записи, в которых поле Место работы имеет значение Москва.
Затем щелкните на кнопке раскрывающегося списка в поле Освобождение от налогов и
выберите ИСТИНА. В результате будет отфильтрован уже ранее отфильтрованный список.
398
Часть IV. Анализ данных

Другими словами, список будет отфильтрован по значениям в двух столбцах. Как видно из
рис. 19.6, обоим условиям удовлетворяет только две записи.
*
*
Сотрудник Щ
АКИМОВ
Альчевский
АрНОЛЬДОв
Барабуля
Белов
Беномов
Буденков
Быстрое
Голубков
Дренов
Жоржевский
Кинвв
Колесников
Лекарь
Пмлюлмн
Пуримский
Рыбек
Симвоненко
Соколов
Сомов
Пиет1/
С
Годовой
оклад -
89 673
78 230
29 850
27 890
95 000
149 000
120 000
80 000
Э9 0ОО
44 123
32 000
39S00
29 600
42 000
66 000
43 000
89 687
66 600
48 000
24 000
:ь __l ^
Месячный
оклад *
7 489
6 519
2 48В
2 309
7 917
12 417
10 000
б 000
3 260
3 677
2 742
3 292
2 458
3 600
5 417
3 583
7 474
4 626
4 000
2 000
Место -
работы у
Санкт-Петербург
кит
Киев
Москва
Москва
Сэнг"-Петербург
Москва
Москва
Москва
Москве
Москва
Киев
Свикг-Петербург
Киев
Киев
Киев
Санкт-Петербург
Москва
Москва
Киев
-lOlxl
F О
Дата
нааначения |
4.800
3.1201
3 24 99
12 26 98
9.11.00
2 9 01
1 29 02
1.22.99
« 13 02
7.10.00
12.26 01
72101
10.1699
1 19.02
3.9.03
4.1399
101599
2.11.00
8.17 02
12.22.00
Освобождение
от налогов .
ИСТИНА
ИСТИНА
ЛОЖЬ
ложь
ИСТИНА
ИСТИНА
ИСТИНА
ЛОЖЬ
ложь
ЛОЖЬ
ложь
ложь
ЛОЖЬ
ложь
ИСТИНА
ложь
ИСТИНА
лсжь
ложь
ложь
<1
ill
Рис. 19.5. Список, который необходимо отфильтровать по нескольким условиям
Сотрудник Щ
Белов
Будвнксв
Годовой
оклад Щ
96 000
120 000
Мьсячный
оклад р
7 917
10 000
Место
работы «•;
Москва
Москве
Дата
нааначения **
911 00
1.29 02
Освобождение
от налогов «.
ИСТИНА
ИСТИНА
иаавввввввввк:
J
Рис. 19.6. Список отфильтрован по значениям из двух столбцов
Можно отфильтровать список по любому количеству столбцов. Цвет кнопок
раскрывающихся списков, к которым применен фильтр, становится другим.
Пользовательский автофильтр
Обычно автоматическая фильтрация заключается в выборе одного значения в одном или
нескольких столбцах. Если выбрать опцию Условие в раскрывающемся списке, то можно
осуществить фильтрацию более гибким способом. При выборе опции Условие появится
диалоговое окно Пользовательский автофильтр (рис. 19.7). Это окно позволяет фильтровать
списки с использованием нескольких критериев.
■ Значения больше или меньше установленного. Например, можно выбрать записи,
указывающие на годовые оклады, превышающие 50 000.
■ Значения в интервале. Например, нужно отобрать все записи, указывающие на
объемы продаж, превышающие 10 000 И не превышающие 20 000.
■ Два отдельных значения. Например, можно отобрать записи, в которых находится
информация о сотрудниках, работающих в Москве ИЛИ в Киеве.
Глава 19. Работа со списками
399

Выборка по шаблону. Можно использовать символы подстановки "*" и "?", чтобы
отфильтровать список более гибким способом. Символ "*" может заменить любое количество
символов, а символ "?" — один символ. Например, чтобы вывести на экран записи только о
тех сотрудниках, фамилии которых начинаются с буквы В, используйте шаблон В*.
Показать только те строка значения которых;
Годовой оклад —
Больше или равно
~3 I50000
Л1
<?я <~щц
Эиал вопроса ■э" обозначает один любой знак
"•"обозначает последовательность «обых знаков
OK [ Отпена I
Рис. 19.7. Дополнительные опции
фильтрации представлены в диалоговом окне
Пользовательский автофильтр
Пользовательский автофильтр может быть весьма полезным средством, но он имеет
определенные офаничения. Например, с его помощью нельзя отфильтровать список по трем и
более значениям (в частности, вывести записи, в которых представлена информация о
служащих, работающих в городах Киев, Москва и Санкт-Петербург). Для выполнения задач
такого типа необходимо использовать средство расширенной фильтрации, которое
рассматривается в разделе "Расширенная фильтрация" далее в главе.
Наложение условия по списку
Иногда необходимо отфильтровать числовые поля так, чтобы показать на экране
наибольшие или наименьшие значения. Например, вам нужно определить список, состоящий из 12
сотрудников, работающих в компании дольше всего. Конечно, можно прибегнуть к помощи
пользовательского автофильтра, но тогда вам придется указать количество, от которого следует
вести отсчет и которое вы можете не знать. Выход простой — использовать опцию Первые 10.
Название Первые 10 — это просто общепринятый термин, действие же опции не офани-
чивается поиском только 10 "наибольших" элементов. На самом деле ее действие даже не
ограничивается поиском только наибольших элементов. При выборе опции Первые 10
появится диалоговое окно Наложение условия по списку (рис. 19.8).
|12 ^J |наитньших «J
рлвнантов списка
Т-с*' Л Отпена {
Рис. 19.8. В этом диалоговом
окне представлены
дополнительные возможности
автоматической фильтрации
С его помощью можно выбрать наибольшие или наименьшие элементы из списка, а также
указать их количество. Например, если необходимо определить 12 сотрудников, проработавших
в компании дольше всего, выберите опцию Наименьших и задайте число 12. После фильтрации
список будет содержать 12 записей, в поле Дата назначения которых содержатся наименьшие
значения. В этом диалоговом окне можно также выбрать опцию Элементов списка или % от
количества элементов. Например, можно отобрать 5% наибольших элементов поля.
Копирование и удаление отфильтрованных данных
Некоторые стандартные операции рабочего листа для списков работают иначе. Например,
некоторые строки были скрыты с помощью команды Формат^СтрокаОСкрыть. Если затем
скопировать диапазон, содержащий скрытые строки, будут скопированы все данные, включая
400
Часть IV. Анализ данных

и те, которые находятся в скрытых строках. Но если скопировать данные из
отфильтрованного списка, то будут скопированы только видимые ячейки.
Аналогичным образом можно выделять или удалять видимые строки списка, не
затрагивая строки, скрытые с помощью средства Автофильтр.
Расширенная фильтрация
Часто для обработки списка бывает вполне достаточно автофильтра. Но если необходимо
выполнить операцию, выходящую за рамки возможностей автофильтра, то придется
прибегнуть к помощи средств расширенной фильтрации. Расширенный фильтр гораздо более
гибкий, чем автофильтр, однако при его использовании требуется выполнять больше
подготовительных действий. Расширенный фильтр позволяет выполнить следующее:
■ определить более сложный критерий фильтрации;
■ установить вычисляемый критерий фильтрации;
■ отобразить только различные (не повторяющиеся) записи;
■ перемещать копии строк, отвечающих определенному критерию, в другое место.
Установка диапазона критериев
Прежде чем использовать средство расширенной фильтрации, необходимо задать
диапазон критериев. Это специально отведенная область рабочего листа, отвечающая
определенным требованиям. Диапазон критериев используется Excel для фильтрации списка и
должен отвечать двум требованиям.
■ Состоять по крайней мере из двух строк, первая из которых должна содержать все или
некоторые названия полей списка. Исключение составляет случай, когда применяется
вычисляемый критерий, который может использовать пустую строку заголовков.
(Детальнее это описано в разделе "Вычисляемые критерии" далее в главе.)
■ Остальные строки должны содержать критерии фильтрации.
ьаз« ддмвмх мелвиж»мо< TKjcfc
Стони ость
Регион
Ц#нтрапь
о
Бассейн
6 f томность -
7 2 649 ОООр
I в з 9во room
9 3 540 000р.
Ю 2 299 000р.
11 3 599 000р.
12 2 399 ОООр
13 2 087 500р
U 3 190 ОООр
15 2 299 ОООр
3 388 760P
17 3 899 ОООр
18 3 500 ОООр
19 2359 100р
20 2500000Р
21 2 275 СООр
22 3 099 ОООр
23 1 890 ОООр
134 3 749 Oga.
Дата разиацвния »
24 май 2003
03 ион 2003
02 май 2003
05 вд- 2003
13 опт 2003
14НРЯ2003
11фев2О03
21 ион 2003
18 май 2003
11ОКГ2О03
22 ост 2003
22апр2003
25 май 2003
11 иол 2003
11 (рев 2003
17 ион 2003
Т2авг2003
Рагиои *
Северный
Сееерньй
Центральный
Северный
Северный
Центральный
Южный
Центральный
Центральный
Центральный
Центральный
Центральный
Центральный
Центральный
Южный
Северный
Центральный
Спальни I
3
5
2
Л
Уборны* £
3
2
2
3
2
3
3
2
3
3
2
2
3
2
3
3
2
1 * 1
Плоадвь!
113
119
95
93
100
Ю4
100
77
91
113
104
103
104
В4
87
111
69
Тип Щ
Коммунальная
Частная
Частная
Коммунальная
Коммунальная
Частная
Частная
Коммунальная
Частная
Частная
Частная
Частная
Частная
Частная
Коммунальная
Коммунальная
Коммунальная
<d(.T~j-<
Бассейн *
ЛОЖЬ
ложь
ложь
ложь
ИСТИНА
ложь
ИСТИНА
ИСТИНА
ложь
ИСТИНА
ложь
ИСТИНА
ИСТИНА
ЛОЖЬ
ЛОЖЬ
ИСТИНА
ложь
лочь
I
]
J
1
»иЗ
Рис. 19.9. Диапазон критериев для списка
Глава 19. Работа со списками
401

Несмотря на то что можно отвести для диапазона критериев любое место на рабочем
листе, желательно не задействовать при этом строки, используемые списком. Поскольку
некоторые из строк списка будут скрыты при фильтрации, может оказаться, что ваш диапазон
критериев стал невидимым после фильтрации. Поэтому размещайте его над или под списком.
На рис. 19.9 показан рабочий лист, содержащий список продаваемых в городе квартир.
Диапазон критериев расположен в ячейках A1:D2 над списком, который его использует.
Обратите внимание, что поля, не используемые при фильтрации, можно не помещать в
диапазон критериев.
На компакт-
диске
Рабочую книгу, представленную на рис. 19.9, можно найти на прилагаемом
компакт-диске.
В этом примере диапазон критериев содержит только одну строку критериев. Поля в
каждой строке диапазона (исключая заглавную строку) соединены оператором И. Поэтому в
отфильтрованном списке показаны только те строки, у которых одновременно поле Район
содержит значение Центральный и в поле Тип содержится значение Частная. Другими
словами, после фильтрации будут отображаться только частные квартиры, расположенные в
центральном районе.
Чтобы выполнить фильтрацию, выберите команду Данные^Фильтр^Расширенный
фильтр. Появится диалоговое окно Расширенный фильтр (рис. 19.10). Определите
диапазон списка и диапазон критериев и убедитесь, что установлен переключатель
Фильтровать список на месте. Щелкните на кнопке ОК, и список будет отфильтрован по
заданным критериям.
* (femrpbwrb список на икгте
*~ ског&фовать радулы ат в
Й-тойньЛ диапазон*
Диапазон ус/кэеий-
Г" Тешыдауцжапьиывмписи
IpyroeneCTO
■$A$6jJH$131
|r.*Ti.$A$| p-j
1
*1
U
5J
J _ОК jj Огнвнв j
Рис. 19.10. Диалоговое окно
Расширенный фильтр
Множественный критерий отбора
Если в диапазоне критериев используется несколько строк, критерии в каждой строке
соединены оператором ИЛИ. На рис. 19.11 показан диапазон критериев (A1:D3), который
состоит из двух строк критериев. В данном примере отфильтрованный список будет содержать
строки, которые отвечают следующим условиям:
■ значение в поле Стоимость меньше 3 000 000 И в поле Район содержится строка
Центральный;
■ ИЛИ поле Стоимость меньше 3 500 000 И поле Район содержит Южный И значение
поля Бассейн равно ИСТИНА.
Выполнить фильтрацию с подобными условиями с помощью средства Автофильтр нельзя.
Диапазон критериев может иметь любое количество строк, соединенных одна с другой
оператором ИЛИ.
402
Часть IV. Анализ данных

17
«
■
Стоимость i
ooooooo
0500000
Стоимость
2 649 000a
3 930 000»
3 540000b
2 299 000P
3 599 000р.
2 399 000р.
2 037 500a
3 190000P
2 299 0000
3 368 760p
3ti99 000a
3 500 000P
2 359 100P
* *t\lWriy
6
Район
-внтпч ьньй
Южвьй
Дота ра1н«н«ния
24иай2003
ОЗион20ОЗ
02 мой 2003
ОбавгйЮЗ
13 от 2003
14 ноя 2003
11фев20ОЗ
21 MR 2003
18 мой 2003
11 OKI 2003
22 ОСТ 2003
22ОЛР2003
26 мой 2003
С
Тнп
Район
Севернь?
Северны*
Центральный
Северчь *
Северный
Центральный
Южны?
Центральный
Hi iiMWii iii.fi
Центральньой
Центральный
Центральный
Центральный
Р.
Бассейн
ИСТИНА
Спальни
3
3
4
_ Е
Уборные
3
2
2
3
2
3
3
2
3
3
2
2
3
LU
F
Площадь
113
119
95
93
100
104
100
77
91
113
104
103
104
G
Тнл
Коммунальная
Частная
частная
Коммунальная
Комь'унальная
частная
Частная
Коммунальная
"-аст-оя
Частная
Частная
Частная
Частная
1
-Ю. х|
3
Боссомн
ЛОЖЬ
ЛОЖЬ
ЛОЖЬ
ЛОЖЬ
ИСТИНА
ЛОЖЬ
ИСТИНА
ИСТИНА
ЛОЖЬ
ИСТИНА
ЛОЖЬ
ИСТИНА
ИСТИНА -.1
JtltT
Рис. 19.11. Этот диапазон критериев состоит из двух наборов условий
Типы критериев
Записи в диапазоне критериев могут быть двух видов.
■ Текстовые или числовые критерии. Во время фильтрации для определения
видимых записей осуществляется сравнение чисел или строк с помощью операторов,
таких, как равно (=), больше чем (>), не равно (о) и т.д.
■ Вычисляемые критерии. Во время фильтрации выполняются некоторые вычисления.
Текстовые и числовые критерии
В табл. 19.1 представлен список операторов сравнения, которые можно использовать в
текстовых или числовых критериях.
Оператор Тип сравнения
= Равно
> Больше чем
>= Больше или равно
< Меньше чем
<= Меньше или равно
о Не равно
Использование символов подстановки
В критериях, содержащих текст, можно использовать два символа подстановки: "*",
которая заменяет несколько символов; и "?", который используется вместо одного символа. В
табл. 19.2 показаны примеры строковых (текстовых) критериев. Некоторые примеры могут
быть достаточно трудными для понимания. Например, чтобы найти записи, которые состоят
из одного символа, критерий следует вводить в виде формулы, как показано в последнем
примере таблицы.
Глава 19. Работа со списками 403

Таблица
Критерий
19.2. Примеры строковых критериев
Действие
="Январь"
'=Январь
Январь
С
<>С*
>=К
'Январь*
См*
с*с
с?с
=«=с*сг
'=с*с
<>*с
=777?
о?????
<>*с*
-?
о
Все записи, содержащие слово "Январь" (и ничего другого). Этот критерий нужно вводить
так, как здесь показано: следует ввести знак "=", а затем в кавычках ввести формулу. Также
можно просто ввести формулу, перед которой поставить апостроф
Записи, начинающиеся со строки "Январь"
Записи, начинающиеся с символа С
Все слова, кроме начинающихся с буквы С
Слова, начинающиеся с букв от К до Я
Записи, содержащие произвольный текст, среди которого есть слово "Январь"
Записи, начинающиеся с букв "См"
Записи, начинающиеся с буквы "с" и содержащие по крайней мере еще одну букву "с"
Записи, начинающиеся с буквы "с" и содержащие в третьей позиции еще одну букву "с".
Заметьте, что будут найдены не только слова, состоящие из трех букв
Записи, которые начинаются и заканчиваются буквой "с". Этот критерий нужно вводить так,
как здесь показано: следует ввести знак "=", а затем в кавычках ввести формулу. Также
можно просто ввести формулу, перед которой следует поставить апостроф
Записи, содержащие текст, который заканчивается любой буквой, кроме "с"
Записи, которые состоят точно из четырех символов
Все записи, кроме тех, которые состоят из пяти символов
Записи, в которых нет буквы "с"
Записи, содержащие только один знак вопроса
Все пустые записи
Все непустые записи
Записи, содержащие одну букву "с". Этот критерий нужно вводить так, как здесь показано:
следует ввести знак "=", а затем в кавычках ввести формулу. Также можно просто ввести
формулу, перед которой поставить апостроф
В текстовых сравнениях не различаются прописные и строчные буквы. Например,
критерий си* соответствует как фамилии Сидоров, так и слову "сильный".
На заметку
I
Вычисляемые критерии
Использование вычисляемых критериев может сделать операцию фильтрации более
гибкой и мощной. Вычисляемый критерий основывается на одном или нескольких
вычислениях и, по существу, вычисляет для списка новое поле. Поэтому следует помещать новое
название поля в первую строку диапазона критериев. На рис. 19.12 показан пример
фильтрации, с помощью которой можно определить, какие записи лучше среднестатистических.
Иными словами, ищутся предложения, стоимость которых ниже средней, а площадь —
выше средней.
Обратите внимание, что в диапазоне критериев (В1:С2) не используются заголовки
списка. Вместо этого были созданы два новых заголовка. Использование заголовков полей
404
Часть IV. Анализ данных

для вычисляемых критериев необязательно. Но, поскольку при фильтрации с помощью
вычисляемого критерия создается одно или более новых полей списка, лучше добавить
заголовки с описаниями.
[-Г*
|
1 1
1 '
Е
6
7
•
14
15
щ
20
21
****
А
СТОИМОСТЬ
2 649 000р.
зваоооор.
3 540 000р.
2 299 ОХР.
3599 000Р
2 399 000р.
2 087 500р.
3 190 «Юр
2 299 000р.
3 388 760р
3899 000р.
3500 000р.
2 359 100р.
2 5С0ОО0Р
2 275 000р.
. *'п~ 7"
—~**п—^
в
НИ1КДЯ СТОИМОСТЬ
ИСТ"4МД
Дата размещения
24 май 2003
03 ион 2003
02 май 2003
05ааг2003
ГЗОКТ2003
14 юя 2003
11фев2003
21 ион 2003
18иэй2003
110КТ2С03
22 ОСТ 2003
22апр2003
26 май 2003
11 ИОЛ 2003
11фев2О03
Р
Ьопьшая плошадь
■1СТ »-U
Район
Северный
Северный
Центральный
Северный
Северный
Центральный
Южный
Центральный
Центральный
центральный
Центсальнь/
Центральный
Центральный
Центральный
Южный
Спальни
3
Уборные
3
2
2
г
2
3
3
2
3
3
2
2
3
2
3
Площадь
113
119
95
93
100
104
100
77
91
113
104
103
Ю4
94
87
jjElxl
"3
3
Тип
коммунальная
Частная
частная
Коммунальная
Коммунальная
частная
Частная
Коммунальная
Частная
Частная
Частная
Частная
Частная
частная
Коммунары^
Бассейн
ЛОЖЬ
ложь
ложь
ложь
ИСТИНА
_?ожь
ИСТИНА
ИСТИНА
ложь
ИСТИНА
ложь
ИСТИНА
ИСТИНА
ложь
ложь
Рис. 19.12. Фильтрация с помощью вычисляемых критериев
Ячейка В2 содержит следующую формулу:
=А7<СРЗНАЧ(А:А)
Эта формула вычисляет среднее значение в поле Стоимость и сравнивает его со
значением первой записи.
В ячейке С2 содержится формула
=F7>CP3HA4(F:F)
В формуле сначала вычисляется среднее значение в поле Площадь, а затем это значение
сравнивается со значением поля Площадь первой записи.
Если список отфильтровать по этим критериям, то он будет содержать только те записи, в
которых значение поля Стоимость ниже среднего И значение поля Площадь выше среднего.
При использовании вычисляемых критериев рекомендуется помнить некоторые правила.
■ Не используйте заголовки полей списка в диапазоне критериев для вычисляемого
значения. Создайте новый заголовок или просто оставьте пустую ячейку.
■ Можете использовать любое количество вычисляемых критериев, а также сочетания
вычисляемых критериев с невычисляемыми.
■ Не обращайте внимания на значения, возвращаемые формулами в диапазоне
критериев. Они ссылаются на первую строку списка.
■ Если ваша вычисляемая формула ссылается на значения вне списка, используйте
абсолютные, а не относительные ссылки. Например, вместо С1 используйте ссылку $С$1.
■ При создании формул вычисляемых критериев используйте первую строку списка (не
строку заголовков!). Используйте относительные, а не абсолютные ссылки. Например,
вместо $С$5 используйте ссылку С5.
Другие возможности расширенной фильтрации
В диалоговом окне Расширенный фильтр представлены еще две опции, которые
рассматриваются дальше.
Глава 19. Работа со списками
405

■ Скопировать результат в другое место.
■ Только уникальные записи.
Копирование отобранных строк
Если выбрать переключатель Скопировать результат в другое место в диалоговом окне
Расширенный фильтр, то отобранные строки будут скопированы в другое место активного
рабочего листа или на другой лист. Место определяется в поле Поместить результат в
диапазон. Обратите внимание, что при использовании этой опции сам список не фильтруется.
Отображение только уникальных строк
При выборе опции Только уникальные записи все одинаковые строки, отвечающие
определенному критерию, будут скрыты. Если вы не установили диапазон критериев, то в списке
будут скрыты все одинаковые строки.
Использование функций баз данных
Важно всегда помнить, что в формулах рабочего листа используются все указанные
ячейки, в том числе и скрытые в результате операции фильтрации. Поэтому, если применять,
например, формулу СУММ, по которой вычисляется сумма значений в столбце списка, она
вернет то же самое значение независимо от того, будет список отфильтрован или же будут
видны все записи.
Чтобы создать формулу, которая возвращает значения в зависимости от выбранных
критериев фильтрации, необходимо либо воспользоваться функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ
(см. раздел "Создание промежуточных итогов" далее в главе), либо использовать функции из
категории баз данных Excel. В этом разделе описаны функции баз данных.
Например, можно создать формулу для вычисления суммы значений в списке,
отвечающей определенному критерию. Для этого нужно задать диапазон критериев, как было
описано раньше, затем ввести формулу такого типа:
=БДСУММ(ДиапазонСписка, НазваниеПоля, Критерий)
В данном случае вместо аргумента ДиапазонСписка подставляется ссылка на список,
вместо аргумента НазваниеПоля — ссылка на ячейку с заголовком поля того столбца,
который будет суммироваться, а вместо аргумента Критерий подставляется ссылка на
диапазон критериев.
В табл. 19.3 приведен список функций баз данных Excel.
Таблица 19.3. Функции баз данных Excel
Функция Описание
ДСРЗНАЧ Возвращает среднее значение выбранных элементов в базе данных
БСЧЁТ Подсчитывает количество ячеек, содержащих числа в определенном поле базы данных,
выбранных по определенному критерию
БСЧЁТА Подсчитывает количество непустых ячеек в определенном поле базы данных, выбранных
по заданному критерию
БИЗВЛЕЧЬ Извлекает из базы данных отдельные записи по заданному критерию
ДМАКС Возвращает максимальное значение в выбранных записях базы данных
ДМИН Возвращает минимальное значение в выбранных записях базы данных
406
Часть IV. Анализ данных

Окончание табл. 19.3
Функция Описание
БДПРОИЗВЕД Перемножает значения в указанном поле базы данных тех записей, которые
удовлетворяют определенному критерию
ДСТАНДОТКЛ Оценивает стандартное отклонение по выборке из базы данных
ДСТАНДОТКЛП Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности из базы данных
БДСУММ Суммирует числа в указанном поле всех записей базы данных, удовлетворяющих
заданному критерию
БДДИСП Оценивает дисперсию по выборке из базы данных
БДДИСПП Вычисляет дисперсию по генеральной совокупности из базы данных
Вам может показаться неудобным то, что в каждой функции баз данных нужно
указывать диапазон критериев. К счастью, в Excel есть еще несколько способов
выполнения операций условного суммирования и подсчета. В главе 11
представлены примеры использования функций СУММЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИ. Также в главе
11 вы найдете множество других приемов для выполнения подобных операций.
Кроме того, следует быть внимательным при суммировании и подсчете с
использованием функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. В отличие от остальных
функций, эта функция игнорирует строки, которые были скрыты при фильтрации.
Более детально функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ описана в разделе "Создание
промежуточных итогов" далее в главе.
Сортировка списка
Обычно порядок строк в списке не имеет значения. Но иногда необходимо, чтобы строки
имели определенную последовательность. Так, например, чтобы какое-либо наименование товара
легче было найти в списке, строки должны быть расположены в алфавитном порядке по
наименованиям товаров. Кроме того, иногда необходимо изменить порядок строк в готовом отчете, для того
чтобы значения сумм располагались в списке в последовательности от большей к меньшей.
Изменение порядка строк в списке называется сортировкой. Excel — очень гибкая
система в отношении методов сортировки данных, поэтому часто для выполнения описываемой
операции бывает достаточно сделать всего один щелчок мышью.
Простая сортировка
Чтобы быстро отсортировать список в порядке возрастания, переместите табличный курсор
в начало столбца, по которому нужно выполнить сортировку. Затем щелкните на кнопке
Сортировка ПО возрастанию, расположенной на панели инструментов Стандартная. Кнопка
Сортировка по убыванию работает так же, но список сортируется в порядке убывания. В
обоих случаях Excel самостоятельно определяет размер списка и сортирует все строки в нем.
Сортировка отфильтрованного списка выполняется только для видимых строк. Если
фильтрация отменяется, то список окажется неотсортированным.
Будьте внимательны во время сортировки списка с формулами. Если в формулах
используются значения ячеек, находящихся в тех же строках, то никаких проблем не возникнет.
Однако если в формулах используются значения ячеек, находящихся в других строках списка, то
после сортировки эти формулы окажутся неправильными. Если формулы в списке связаны с
ячейками вне списка, убедитесь, что были указаны абсолютные адреса этих ячеек.
На заметку
Глава 19. Работа со списками
407

Правила сортировки в Excel
Поскольку в ячейках может содержаться информация разного типа, вам, наверное,
интересно знать, как эта информация сортируется. Ниже приведен список элементов в порядке
убывания их значимости при выполнении сортировки по возрастанию.
1. Числа. Числа сортируются от наименьшего отрицательного к наибольшему
положительному. Даты и время обрабатываются как числа. Во всех случаях при сортировке
обрабатывается реальная величина (а не ее внешний вид после форматирования).
2. Текст. Сортируется в следующем алфавитном порядке:
0123456789 (пробел) !"#$%&'()* + , -./:;< = >?@[\]ft_'{|}~ABCDEF
GHIJKLMNOPQRSTUVWXYZABBrflEE>K3MUKrMHOnPCTy<t>X
ЦЧШЩЪЫЬЭЮЯ
По умолчанию во время сортировки строчные и прописные буквы не различаются.
Однако есть возможность изменить это в диалоговом окне Параметры сортировки (которое
описано в следующем разделе).
3. Логические значения. Ложь следует перед Истина.
4. Ошибочные значения. Ошибочные значения, такие, как #знач ! и #н/д, появляются в
их первоначальном порядке и не сортируются по типу ошибок.
5. Пустые ячейки. Всегда появляются последними.
При выполнении сортировки по убыванию приведенные последовательности используются в
обратном порядке (за исключением пустых ячеек, которые по-прежнему остаются последними).
Более сложная сортировка
В отдельных случаях необходимо выполнить сортировку по двум или более столбцам.
Такая операция проводится, если сортировка по одному полю оставляет неотсортированными
записи, соответствующие одинаковым значениям в сортируемом поле.
Если необходимо выполнить сортировку по нескольким полям, выберите команду Дан-
ныеОСортировка — появится диалоговое окно Сортировка диапазона (рис. 19.13). В
раскрывающемся списке Сортировать ПО выберите поле и укажите порядок сортировки (ПО
возрастанию или по убыванию). Затем сделайте то же самое для второго поля. Если
необходимо отсортировать и по третьему полю, определите третье поле в третьем разделе. Когда
в разделе Идентифицировать диапазон данных по установлен переключатель Подписям
(первая строка диапазона), строка заголовков полей не будет влиять на сортировку.
Щелкните на кнопке ОК, и строки быстро перегруппируются.
ЛШ
<~ ПО ВЙЗР9СТ»*«
|СтОГМОСП>
Бпсспедиюю очередь, по —
1/Юпраэхеш»*!"]!] <*" по шркпмо
f* по уб&£аг*«о
Ид*итм«>чщю**ть диапазон д»#*ххпо
i~ подгиои (первая строке диапазона}
С о6о*н*чм««*чсго1|бчде|»<гд
Пдоиетры».
Рис. 19.13. Диалоговое окно
Сортировка диапазона
408
Часть IV. Анализ данных

Если результат сортировки оказался неудовлетворительным, выберите команду ПравкаО
Отменить сортировку или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>, чтобы вернуть список к
первоначальному состоянию.
Ну а если необходимо сортировать больше, чем по трем полям, как тогда нужно
поступить? Подобную операцию также можно выполнить, но это потребует дополнительного шага.
Предположим, нужно отфильтровать список по пяти полям: Поле1, Поле2, ПолеЗ, Поле4 и
Полеб. Для этого сначала отсортируйте список по элементам ПолеЗ, Поле4 и Полеб, а
затем еще раз — по элементам Поле1 и Поле2. Другими словами, отсортируйте сначала менее
важные поля, тогда они сохранят свой порядок при выполнении второй сортировки.
Совет .ч
Очень часто требуется, чтобы записи в файле хранились в своем первоначальном
порядке, а сортировка выполнялась лишь временно, для просмотра. Выход один —
добавить к списку дополнительный столбец и хранить в нем порядковые номера
строк (для создания номеров строк формулы использовать нельзя). Затем после
сортировки можно вернуться к первоначальному порядку, еще раз отсортировав
список по полю, содержащему порядковые номера. Для возврата к
первоначальному порядку также можно использовать возможность отмены последнего действия.
Однако использование дополнительного столбца имеет одно преимущество:
данный метод позволяет выполнить дополнительные операции над временно
отсортированным списком (и результат действия этих операций не будет отменен после
возврата к первоначальному порядку в списке).
Если в диалоговом окне Сортировка диапазона щелкнуть на кнопке Параметры, на
экране появится диалоговое окно Параметры сортировки (рис. 19.14).
ЕЖЯГ
.*!
йортчх»оа по пвудоиу сточу:
[S —3
Г" ^читывать регистр!
Сортировать —
(• строки диапазона
<** сталбцыдиапаюиа
Отмена |
Рис. 19.14. Диалоговое окно
Параметры сортировки
предоставляет дополнительные
опции сортировки
Ниже приведено описание опций этого диалогового окна.
■ Сортировка по первому ключу. Позволяет определить особый порядок сортировки
(читайте следующий раздел).
■ Учитывать регистр. При сортировке будет учитываться различие между прописными
и строчными буквами. В результате при сортировке по возрастанию прописные буквы
будут располагаться перед строчными. По умолчанию различие между прописными и
строчными буквами не учитывается.
■ Сортировать. Позволяет выполнить сортировку по столбцам, а не по строкам
(последнее задано по умолчанию).
Особый порядок сортировки
Сортировка чисел или упорядочение текстовых строк чаще всего выполняется по
алфавиту. Однако иногда требуется отсортировать данные особым образом. Например, если данные
представляют собой названия месяцев, то желательно, чтобы они располагались не в
алфавитном порядке, а в порядке возрастания номеров месяцев. Для выполнения такой
сортировки можно использовать диалоговое окно Параметры сортировки, выбрав список, в
соответствии с которым будет проводиться сортировка, из раскрывающегося списка Сортировка по
Глава 19. Работа со списками
409

первому ключу. По умолчанию в Excel определены четыре стандартных списка. Кроме
того, пользователь может также определить собственные списки. Вот перечень
стандартных списков Excel.
■ Сокращенные названия дней недели: Пн, Вт, Ср, Чт. Пт, Сб, Вс.
■ Полные названия дней недели: Понедельник, Вторник, Среда, Четверг, Пятница,
Суббота, Воскресенье.
■ Сокращенные названия месяцев: Янв, Фев, Map, Апр, Май, Июн, Июл, Авг, Сен,
Окт, Ноя, Дек.
■ Полные названия месяцев: Январь, Февраль, Март, Апрель, Май, Июнь, Июль,
Август, Сентябрь, Октябрь, Ноябрь, Декабрь.
Иногда требуется создать свой список. Например, у вашей компании есть несколько
магазинов и вам необходимо, чтобы они были размещены в определенном порядке (не
алфавитном). Если создать пользовательский список, операция сортировки будет помещать элементы
в том порядке, в котором они указаны в списке. Отсортировать данные по списку
пользователя можно с помощью команды Данные^Сортировка. Чтобы указать, по какому именно
списку сортировать, щелкните на копке Параметры.
Для создания пользовательского списка используйте вкладку Списки диалогового окна
Параметры (рис. 19.15). Выберите опцию НОВЫЙ СПИСОК и введите все элементы по
порядку в окно Элементы списка. Кроме того, можно импортировать список из диапазона
ячеек с помощью кнопки Импорт.
I Сохранений | ГЪомрсвоиибск | ©рф«р*$-«1 | Веэспасностг
Ъьпкюш* [ Правке ] Общие ] Переход Списки ] Дпагрым | Цвет
=»явивит^«пиа«;
Jj Добавил»
Ш№Г4 надовпе клавишу а*вг
""53 &«**
1
Г-1
Рис. 19.15. Excel позволяет создавать пользовательские
списки для сортировки
Пользовательские списки учитываются также при работе в режиме автозаполнения ячеек.
Например, если вы вводите первый элемент пользовательского списка, а затем применяете
средство Автозаполнение, Excel автоматически заполнит оставшиеся элементы.
Сортировка произвольного диапазона
Для выполнения сортировки произвольного диапазона на рабочем листе этот диапазон не
обязательно должен быть списком. Однако необходимо помнить следующее. При
использовании кнопок Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию, расположенных
на стандартной панели инструментов, верхняя строка может ошибочно считаться строкой
заголовков, и эти ячейки не будут учитываться при сортировке.
470
Часть IV. Анализ данных

Поэтому, чтобы избежать возможных ошибок, не используйте эти кнопки панели
инструментов. Вместо этого выделите весь диапазон и используйте команду Данные^Сортировка.
Убедитесь, что в диалоговом окне Сортировка диапазона в разделе Идентифицировать
диапазон данных по выбран переключатель обозначениям столбцов листа.
Создание промежуточных итогов
Довольно часто на практике приходится создавать промежуточные итоги. В Excel есть
средство, которое позволяет выполнять эту операцию автоматически, что очень удобно и
экономит много времени. Чтобы использовать эту возможность, список должен быть
предварительно отсортирован, поскольку промежуточные итоги будут создаваться каждый раз при
изменении значения определенного поля.
Чтобы формулы промежуточных итогов вставить в список автоматически, поместите
табличный курсор где-нибудь на списке и выберите команду ДанныеОИтоги. Появится
диалоговое окно Промежуточные итоги (рис. 19.16). В этом примере список был
отсортирован по месяцам.
Рис. 19.16. С помощью диалогового окна
Промежуточные итоги в
отсортированный список можно автоматически
вставить формулы для вычисления
промежуточных результатов
Рабочую книгу с примером использования промежуточных итогов можно найти на
прилагаемом компакт-диске.
В этом диалоговом окне представлено несколько опций.
■ При каждом изменении В. В этом раскрывающемся списке показаны все поля
вашего списка. Выбранное поле должно быть отсортировано.
■ Операция. Вам предоставлены на выбор 11 функций. Обычно используется функция
СУММ. Она и задана по умолчанию.
■ Добавить итоги по. В этом окне выводятся названия всех полей вашего списка.
Разместите отметку рядом с полем или полями, в которых следует подвести
промежуточные итоги.
■ Заменить текущие итоги. Если установить эту опцию, то любые существующие
формулы итогов будут заменены новыми.
■ Конец страницы между группами. Excel вставляет символ конца страницы после
подведения каждого промежуточного итога.
Глава 19. Работа со списками 411
Промежуточные нтаги
*\
|ч»
iCyma
Добаоитънтогипо:
3
"3
Р" 5анв»*пъг«суиу1в«гоги
Г &ривцсгр*иицым*щдугрупп«и
W Итаси под даг*ыии
1#Р*гъвсе | | ОК ~|

■ Итоги под данными. Итоги будут расположены под текущими данными, если эта
опция выбрана (она установлена по умолчанию). В противном случае вначале будет
расположен итог, а затем данные.
■ Убрать все. После щелчка на этой кнопке из списка удаляются все формулы итогов.
Если щелкнуть на кнопке OK, Excel проанализирует список и вставит формулы, которые
были определены, а также структурирует таблицу. Все формулы используют функцию
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. На рис. 19.17 показан рабочий лист после добавления
промежуточных итогов.
' Проп»»т
кия
Г
I
I
1
I
' _?_
• .А.
• 4
-ГЦ
■ .<>
7
1
1
I
1
• л_
• »
«
• и
--J «
!
1
J
1
1
1
• 13
14
- 15
• 16
• 1?
• 18
1 - 19
- 23
22
К < * м\Пг
¥*•**>:■ ИГвГК-ХЬ
Менеджер Месяц Товар
veieoHBHMi Январь Товар А
Ваоабуля Январь Товар 5
РьВак (Январь [Товар Б
Сияэоненю Январь Товар Б
Симеоненнэ Январь Товар В
Январь Итог
ГЬлуби» Февраль Товар А
ГЪлубюв Февраль Товар Б
Оелвоненко Февраль Товар Б
Арнольдов Февраль Товар В
Февраль Итог
Арнольдов Март Товар А
>уденгав Март Товар А
Рыбак Март Товар А
■рнольдов Март Товар Б
уденкое Март Товар В
олубков Март Тоеарв
Март Ито|
Оёцмй htoi
€Л/
ЦенаК|
225р
226р
|40р
175р
МЭр
125р
225р
226р.
|25р
|75р
|25р
225р
МОр
22бр
|40р
итчества
В
Ю
9
В
в
с
5
7
В
г
5
4
В
И
2
'
Всаго
3 375р
2260р
1260р
1400р
В40р
В135р
ISOOp
1 125р
|5В2р
750р
4В57р
350р
В25р
«»р
1 120р
3150р
2в0р
6 425р
20 517р
н3
1 «1
Рис. 19.17. При создании промежуточных итогов рабочая
таблица автоматически структурируется
Если вы попытаетесь отсортировать список, содержащий промежуточные итоги,
{ то последние будут удалены. Если же промежуточные итоги были созданы для
I отфильтрованного списка, то после отмены фильтрации итоги также изменятся.
Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ
Это очень гибкая функция. Ее уникальность в том, что она является единственной функцией
Excel, которая игнорирует скрытые строки. Но есть одно ограничение — строки должны быть
скрыты с помощью автофильтра или структуры. Если же скрыть строки вручную, то это
никак не отразится на результатах вычислений функции.
Первый аргумент функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ указывает, какая функция в
действительности будет использоваться. Например, если первый аргумент равен 1, то функция
работает так же, как и СРЗНАЧ. Ниже представлены допустимые значения первого аргумента.
Значение Функция
1 СРЗНАЧ
3
4
5
6
7
СЧЕТ
СЧЕТЗ
МАКС
МИН
ПРОИЗВЕЛ
СТАНДОТКЛОН
412
Часть IV. Анализ данных

8 СТАНДОТКЛОНП
9 СУММ
10 ДИСП
11 ДИСПР
Если эта функция применяется к данным списка (обозначенного с помощью команды Дан-
ныеОСписок^Создать список), то к значению первого аргумента следует добавить 100.
Например, вместо числа 9 следует ввести 109. В том случае, когда первый аргумент больше
100, функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ работает несколько иначе. В частности, она не
учитывает строки, скрытые вручную. Если же значение первого аргумента меньше 100, то
функция учитывает строки, скрытые вручную, но не учитывает те строки, которые были
скрыты при фильтрации списка.
Работа с обозначенными списками
^^^* В этом разделе обсуждается средство, доступное только в Excel 2003.
На заметку
В Excel всегда были представлены средства для работы со списками. Но в версии 2003
Microsoft ввела новую концепцию; согласно этой концепции можно обозначить диапазон
ячеек, который "официально" будет считаться списком. Использовать это средство
необязательно. В действительности нет ничего такого, что можно делать с обозначенным списком и
нельзя с обычным.
^^^^ Следует иметь в виду, что какого-либо особого названия новый тип списков не
Ча заметку имеет. Поэтому, чтобы избежать путаницы, тип списков, обсуждаемый в этом
разделе, будем условно называть "обозначенным".
/
Обозначенный список, по существу, такой же, как и обычный список. Единственное
отличие состоит в том, чтобы явно указать Excel, что тот или иной диапазон является списком.
После этого Excel добавляет рамку вокруг списка, которая будет автоматически расширяться
при добавлении новых записей. Рабочий лист может содержать произвольное количество
обозначенных списков.
Создание обозначенного списка
Чтобы создать обозначенный список, выделите любую ячейку списка и примените
команду ДанныеОСписокОСоздать список или просто нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+L>.
На экране появится диалоговое окно Создание списка, в котором можно изменить
диапазон, содержащий список, и указать, содержит ли список строку заголовков. После щелчка на
кнопке ОК список будет обрамлен цветной рамкой и будет активизировано средство
Автофильтр. Кроме того, на экране появится панель инструментов Список (рис. 19.18). Эта
панель содержит одно меню и ряд кнопок, которые позволяют быстро выполнить некоторые
часто применяемые к спискам операции.
Обратите внимание, что обозначенный список внизу содержит, помимо указанного
диапазона, еще одну пустую строку. Первая ячейка пустой строки содержит символ *.
Глава 19. Работа со списками
413

|*ТГ^^^
! *
2
А
5
7
8
101
12
13
14
16'
13
17
18
19'
20
21
23
24
25
26
27
28
и « » fcf
ЧР .*f.
Б
Пне
Янв
Янв
Янв
Янв
3>ев
х«в
Эев
х«в
Х«В
эев
Map
Map
Map
Мэр
Map
Map
*
^fWTl./"
"
С D E F 0
«г Мене we|i ±J Регион »
Боб Север
Копичество встреч *•] ipbeu продаж *| Годовом ооьвн ш
56 283800
Френк Север 3S 507 200
Поп Юг 25 107 600
Ренди Юг 47 391600
Мэри Юг 39. 226 700
Боб Север 44 558 400
Длсипп Север 46 350 400
Френк Север
Поп Юг
Ренди Юг
Мэри Юг
Боб Север
Джипп Север
Френк Север
Поп юг
Ренди Юг
Мэри Юг
74 411800
29 154 200
45 258 000
52| 233 ВО0
30. 353 100
44 532 100
57 256400
13 286 000
14 162 200
36 134 300
3 669 400
6 046 400
1281200
4699 200
2720400
6 700 800
4204 800
4941600
1850 400
3096 000
2805 600
4 237 200
6385 200
3 100 800
3 432 000
1946 400
1611600
1 Списокт ^Переключить етро^итогов щ *f J0 \-. » ^ )Л 4л 1
м i
Jfll-ll
Н3
_
'If
Рис. 19.18. Данные, расположенные в диапазоне B2:G20, были обозначены как список
Чтобы преобразовать обозначенный список обратно в обычный диапазон, воспользуйтесь
командой ДанныеоСписок^Преобразовать в диапазон.
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На компакт
■
Добавление строк и столбцов
к обозначенному списку
Для того чтобы добавить данные в конец списка, просто введите их в пустую строку.
Чтобы вставить строку или столбец, щелкните правой кнопкой мыши и из меню Вставить
выберите нужную команду (или же выберите команду из меню Список^Вставить, которое
расположено на панели Список).
Чтобы удалить строку или столбец, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду
из меню Удалить (или из меню Список1*Удалить на панели инструментов Список).
Добавление итоговых формул в
обозначенный список
Обозначенные списки могут содержать формулы, суммирующие данные в каждом столбце.
Прежде чем создавать эти формулы, следует добавить строку итогов. Для этого выберите
команду ДанныеоСписокоСтрока итогов или на панели инструментов Список щелкните на
кнопке Переключить строку итогов. После этого в конец списка будет добавлена новая строка.
Каждая ячейка этой строки является раскрывающимся списком, похожим на список, который
474
Часть /V. Анализ данных

появляется после включения средства Автофильтр. Раскройте список и выберите подходящий
тип итогов. Например, можно выбрать тип итогов Сумма, Среднее, Количество и т.д.
К сожалению, создавать собственные формулы в строке итогов нельзя. Выбор
ограничен только теми функциями, которые присутствуют в раскрывающемся списке.
Заметьте, что во всех вариантах используется функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.
Тип отображаемого итога определяется первым аргументом этой функции.
Например, если первый аргумент равен 109, то функция отображает сумму
значений столбца.
Рабочие книги, содержащие обозначенные списки не обладают обратной
совместимостью. Если эта книга будет открыта в более ранней версии Excel, то все
данные останутся нетронутыми, но данные, содержащиеся в обозначенных
списках, будут отображаться как обычный диапазон. Кроме того, если обозначенный
список содержал итоговые формулы, то они вернут значение ошибки #ЗНАЧ!.
Преимущества использования
обозначенных списков
Обозначенные списки по сравнению с обычными обладают некоторыми преимуществами.
Например, удобно, когда список четко обозначен темным контуром. Кроме того, в
обозначенные списки проще добавлять итоговые формулы.
Если в вашей компании используется сервис Microsoft SharePoint, то обозначенные
списки приобретают еще одно преимущество: их довольно просто опубликовать на узле Share-
Point. Для этого выберите команду ДанныеОСписок^Опубликовать список. На экране
появится диалоговое окно, в котором нужно указать адрес узла и некоторую дополнительную
информацию.
Глава 19. Работа со списками
415

главаЩ Использование
внешних баз
I данных
В этой главе...
Файлы внешних баз
данных
Основы работы в Microsoft
Query
Работа с внешними
данными
предыдущей главе речь шла об использовании
списков, расположенных на рабочем листе. Одни
пользователи считают, что таких списков вполне достаточно для
сбора и отслеживания данных, а другие предпочитают
использовать возможности доступа к данным, хранимым в
файлах внешних баз данных. Специализированные программы
для работы с базами данных, как правило, имеют некоторые
дополнительные преимущества перед Excel. Эта тема и
рассматривается в данной главе.
Файлы внешних
баз данных
Когда вы открываете рабочую книгу Excel, она полностью
загружается в оперативную память компьютера. Это
обеспечивает быстрый и полный доступ ко всем данным,
содержащимся в рабочей книге. Но это также подразумевает, что вы
не можете создавать чрезвычайно больших списков. Даже
если ваш компьютер имеет достаточный объем памяти, Excel
ограничивает размер списков, который не должен превышать
размера рабочего листа.
Файлы внешних баз данных несколько отличаются от
файлов рабочих книг Excel. Когда вы получаете доступ к
внешней базе данных, реально в память компьютера
загружается только несколько записей из этой базы данных. Поэтому
потенциально внешняя база данных может иметь
неограниченный объем данных. Фактически объем внешней базы
данных ограничен только возможностями вашей компьютерной
системы и может во много раз превышать тот объем данных,
который хранится в списках рабочих книг Excel.

Возможность доступа к файлам внешних баз данных из Excel может быть полезна в
следующих случаях:
■ база данных, с которой необходимо работать, очень большая;
■ к базе данных имеют доступ разные пользователи, и им может понадобиться
одновременно работать с этими данными;
■ вам необходимо работать лишь с частью данных, которая удовлетворяет
определенному критерию;
■ база данных имеет формат, не поддерживаемый Excel;
■ база данные содержит несколько связанных между собой таблиц.
Если вам необходимо работать с файлами внешних баз данных, то для этого
предпочтительнее использовать Excel, чем другие программы управления базами данных.
Преимущество заключается в том, что после ввода в Excel данные можно обрабатывать и форматировать,
используя привычные инструменты и средства Excel. Конечно, "настоящие" базы данных,
такие, как Microsoft Access, имеют определенные преимущества для хранения и обработки
больших массивов данных. Например, в Access можно создать весьма сложные по структуре
отчеты, что затруднительно сделать в Excel.
Excel может непосредственно "читать" файлы многих типов баз данных. Если
внешняя база данных имеет меньше 65 535 записей и не больше 255 полей, то
можно загрузить весь файл в рабочий лист, учитывая, конечно, ограниченность
оперативной памяти компьютера. Однако, даже если для загрузки такого
большого файла памяти достаточно, скорость работы Excel, скорее всего, будет очень
низкой.
Во многих случаях вас могут интересовать не все записи или поля в файле базы данных, а
только те, которые удовлетворяют определенному критерию. Чтобы импортировать именно
эти данные, нужно создать запрос к базе данных и загрузить в рабочий лист только часть
внешней базы данных. Как будет показано ниже, выполнять операции подобного типа в Excel
можно относительно просто.
Для выполнения запросов к внешним базам данных на вашем компьютере
должно быть установлено приложение Microsoft Query. Чтобы проверить, установлено
ли это приложение, попробуйте выбрать команду ДанныеоИмпорт внешних дан-
ных^Создать запрос. Если такая команда недоступна или Excel выдает сообщение
об ошибке, значит, вам придется воспользоваться программой установки Excel (или
Microsoft Office) и установить Microsoft Query.
На заметку
/
Термины баз данных
Пользователи, которые работают с базами данных, должны знать соответствующую
терминологию, поэтому ниже приводится несколько терминов из области баз данных.
♦ Внешняя база данных. Данные, собранные в один большой файл (не файл Excel).
Файл базы данных имеет одну или несколько таблиц данных, таблицы состоят из
записей и полей.
♦ Запись. Элемент таблицы базы данных, который соответствует строке в этой таблице.
♦ Запрос. Поиск записей в базе данных, которые удовлетворяют определенным условиям.
♦ Кубы OLAP. Аббревиатура от On-Line Analytical Processing — аналитическая обработка
в реальном времени. Многоуровневые базы данных, которые часто создаются на основе
нескольких других источников.
Глава 20. Использование внешних баз данных
417

♦ Обновление. Повторное выполнение запроса для получения свежей информации. Эту
операцию используют при работе с базой данных в многопользовательском режиме,
когда информация в ней постоянно изменяется.
♦ Поле. Элемент записи табличной базы данных, соответствующий столбцу в Excel.
♦ Результирующий набор. Данные, получаемые по запросу. Как правило, это некоторое
подмножество исходной базы данных. MS Query возвращает результирующий набор в
рабочую книгу Excel или в сводную таблицу. (Сводные таблицы обсуждаются в главе 21.)
♦ Реляционная база данных. База данных, которая хранится в нескольких таблицах или
файлах. Таблицы связываются через одно или больше общих полей, которые
называются ключевыми.
♦ Таблица. Упорядоченный набор данных, состоящий из записей и полей. База данных
может содержать одну или несколько таблиц.
♦ ODBC. Аббревиатура от Open DataBase Connectivity— открытое соединение баз
данных. Стандартный интерфейс, созданный компанией Microsoft, который предназначен
для доступа к файлам баз данных в различных форматах с помощью специальных
драйверов. Утилита MS Query поставляется вместе с драйверами для доступа к базам
данных, Paradox, SQL Server, рабочим книгам Excel и текстовым ASCII-файлам. Кроме того,
компанией Microsoft, а также рядом независимых производителей созданы драйверы
ODBC для доступа к другим базам данных.
♦ SQL. Аббревиатура от Structured Query Language — язык структурированных запросов.
MS Query использует SQL для создания запроса к ODBC-совместимым базам данных.
Пример извлечения данных
с помощью запроса
Изучив пример, можно быстро и просто познакомиться с основными возможностями
программы Microsoft Query. В следующих разделах вы узнаете, как с помощью MS Query
открыть внешний файл базы данных и импортировать определенный набор записей.
Файл базы данных
Для того чтобы показать использование MS Query, необходим файл внешней базы
данных. Тип этой базы данных не имеет существенного значения, поскольку MS Query
может открывать файлы баз данных Access, dBASE или FoxPro и многих других без
особых проблем.
Для примера, который может повторить любой пользователь, имеющий на своем
компьютере установленную базу данных Microsoft Access, использована учебная база данных
"Борей", входящая в поставку Microsoft Access.
Использование MS Query для получения данных
При использовании MS Query вы импортируете только те данные, которые вам
необходимы, а не всю информацию, содержащуюся во внешней базе данных. Это позволяет
работать с внешней базой данных любого размера, даже если она имеет больше 65 535 записей
(ограничение Excel).
418
Часть IV. Анализ данных

Выбор источника данных
При запуске MS Query появляется диалоговое окно Выбор источника данных (рис. 20.1).
Это диалоговое окно содержит три вкладки.
■ Вкладка Базы данных со списком источников данных, известных программе MS
Query- Этот список может быть как пустым, так и непустым, в зависимости от того,
какие источники данных определены в вашей системе.
■ Вкладка Запросы со списком сохраненных запросов. Этот список тоже может быть
пустым.
■ Вкладка Кубы OLAP содержит список баз данных и запросов OLAP, доступных из
MS Query.
Если вы уже работали с базой данных, она будет находиться в списке баз данных. В
противном случае вам понадобится определить источник данных.
Чтобы определить новый источник данных, выберите во вкладке База данных опцию
<Новый источник данных> и щелкните на кнопке ОК. В результате будет вызвано еще одно
диалоговое окно, которое называется Создание нового источника данных (рис. 20.2).
Ц1М"'|"1м,|ц,а^ —&
Запейте имя для приемом* источнику данных
1 |Е«»алдннь« Борей
быбвригеярдЕЫрйяятрдй»—org тмга&юыйаиныж
Наю*г< глопк» Твяа*>' и bttwterpt&jeHJo слоения
J Сеядь- | CSPtogt«T»Rfe»NMicioMftftfce
..i 3
Рис. 20.1. Диалоговое окно Выбор источника дан- Рис. 20.2. Диалоговое окно Создание
ных нового источника данных
Приведем инструкции по работе с этим диалоговым окном.
1. Введите полное имя источника данных.
2. Выберите драйвер для источника данных из списка установленных драйверов.
(Поскольку файл базы данных в нашем примере был создан в Microsoft Access,
выберите драйвер Microsoft Access Driver (*.mdb).)
3. С помощью кнопки Связь выводится другое диалоговое окно, которое запрашивает
дополнительную информацию для драйвера, выбранного при выполнении п. 2.
Например, можно выбрать каталог, в котором размещена база данных.
4. Выберите таблицу базы данных, которую вы будете использовать по умолчанию (этот
шаг можно опустить). Если требуется задать пароль, следует указать, что пароль должен
быть сохранен вместе с определением источника данных.
После задания всей необходимой информации в диалоговом окне Создание нового
источника данных щелкните на кнопке ОК, и вы вернетесь в диалоговое окно Выбор
источника данных, в список которого уже будет включен созданный вами источник.
Ммбор «етвчммкл «аияых
?аэыддннь«|зачксы) KySbiOtAPJ
М1
•екмеСО"
MQIS"
Ь ем ванным MS Accw*'
|«м данных Vnual FoxPro"
'абмчыУмиа! FoxPro*
'айлыоВме-WoHf
ФайлыоВА5Е' ■
и)\ Р" Истользоеап»мастер ■мгрсссв
| ОК. |
Отмена !
ббж» ■
=&* *
Параметры.
Глава 20. Использование внешних баз данных
419

На замет
la заметку
/
Для каждого источника данных описанная выше процедура выполняется один
раз. При следующем обращении к MS Query любая определенная вами исходная
база данных будет отображена в диалоговом окне Выбор источника данных.
Действия, описанные выше, нужно выполнять для создания нового источника данных
любого поддерживаемого типа. Тем не менее иногда нужно просто открыть файл базы
данных без создания именованного источника данных, который будет появляться в
диалоговом окне Выбор источника данных. Например, открытие файл напрямую
может быть удобным, когда нужно открыть этот файл только один раз. Если требуется
открыть файл базы данных Access, выберите во вкладке Базы данных поле База
данных MS Access. После этого появится диалоговое окно Выбор базы данных;
в нем следует указать файл, который будет загружен непосредственно в MS Query.
Использование мастера запросов
В нижней части диалогового окна Выбор источника данных находится флажок,
установка которого указывает, что при создании запроса будет использоваться средство Мастер
запросов. Вы не будете иметь дело непосредственно с MS Query, если используете мастер
запросов; он будет сопровождать вас на всех этапах создания запроса. Дальше будет показано
на примере, как применяется это средство.
Итак, вы установили связь с источником внешних данных, теперь нужно создать запрос к
этому источнику, чтобы извлечь из него необходимые данные. Убедитесь, что флажок
Использовать мастер запросов установлен, а затем щелкните на кнопке ОК для запуска
средства Мастер запросов.
Мастер запросов: выбор столбцов
На первом шаге работы средства Мастер запросов (рис. 20.3) выберите столбцы, которые
должны находиться в запросе. Выделите один или более столбцов и щелкните на кнопке >,
чтобы добавить их.
Имеющиеся таблицы и столбцы;
ТУРИНЕ
КодПоставиим
Название
Обращаться*'
Должность
Данные *ы^о*нног - crwrtia.
т
Параметры
Рис. 20.3. Выбор столбцов на первом шаге работы
мастера запросов
Чтобы просмотреть данные определенного столбца, нужно выбрать этот столбец и
щелкнуть на кнопке Просмотр. Если столбец добавлен ошибочно, выделите его в правой панели и
щелкните на кнопке < для его удаления.
В этом примере были добавлены все поля таблицы Поставщики, кроме полей КодПо-
ставщика и Индекс.
Завершив выбор всех необходимых столбцов, щелкните на кнопке Далее.
420
Часть IV. Анализ данных

Мастер запросов: фильтрация данных
Во втором диалоговом окне Создание запроса: отбор данных определяется
критерий отбора записей, другими словами, здесь вы должны определить, как нужно
фильтровать данные (рис. 20.4). Этот шаг не является обязательным. Если вам нужны все данные,
щелкните на кнопке Далее.
и,",л. ■■■jii.aj
*j
Задайте прввилв отбора да***»»
Ест требуется nwyem» все данные, налмкге кк*ка "Даяее"
Стоябць'дял отбора. Боэвр«шп№то««огвг1«к9аоелегвср«о|цив^ше1<;к
дрть
раем
1
J-J |Р0ССИЯ
<Т И Г «Ai
Л
Г 1" Г и
л
г . г,- ,
J
J
J
< назад |^ JXaigjbT J Отмене
Рис. 20.4. Во втором диалоговом окне мастера
запросов определяется фильтр для данных
Если необходимо задать критерии для отбора записей, выполните следующее.
1. В окне Столбцы для отбора выберите поле, по которому будет проводиться фильтрация.
2. В области Возвращать только записи, удовлетворяющие условиям в первом
раскрывающемся списке выберите оператор сравнения, который будет применяться к
значениям выбранного поля.
3. В соседнем раскрывающемся списке введите или выберите значение, с которым будут
сравниваться значения поля.
Для просмотра введенных критериев выберите нужный столбец в списке Столбцы для
отбора, и мастер запросов отобразит введенный критерий для данного столбца.
В примере для фильтрации было выбрано поле Страна. Если вы ввели все необходимые
данные, щелкните на кнопке Далее.
Мастер запросов: порядок сортировки
На третьем шаге формирования запроса создается порядок сортировки записей (рис. 20.5).
Этот шаг можно пропустить, воспользовавшись кнопкой Далее для перехода к следующему
шагу. В этом случае данные останутся неотсортированными, но их можно отсортировать
после ввода в рабочий лист.
Может быть задано любое количество полей для сортировки. Щелкните на кнопке Далее
для перехода к следующему шагу.
Мастер запросов: завершение
Последний шаг работы мастера запросов — диалоговое окно Создание запроса:
заключительный шаг (рис. 20.6). На этом шаге выполняются следующие действия:
■ задается имя запроса;
■ запрос сохраняется в файле для повторного использования;
■ указывается, что делать с данными.
Глава 20. Использование внешних баз данных
421

Укажите лоряшж ссрщме^и данных.
' Есвд данные сортировать не требуется, нажмите Kwxxti "Xtamstf*;
Сортировать по
'[Название
'Звгемпе :.\
"3 г
| ДОЛЖНОСТЬ
Б последнюю йчйревг». W
—j ^ по ео^аетанию
-^ Г- ле-дбывенме
"3
d
<H&«ft l'„'fejy€:C-'i Оядепа |
Рис. 20.5. На третьем шаге мастера запросов
определяется порядок сортировки
Выберите программу, в которую будут возвращены данные. Как правило, данные следует
вернуть в Excel. Если вы умеете пользоваться MS Query, то можно вернуть данные в это
приложение, где можно проверить отобранные данные и отредактировать критерии отбора.
Кроме того, на основе результатов запроса можно создать базу данных OLAP.
Выполните необходимые действия и щелкните на кнопке Готово.
[ьж:;11!^'мь,ш
*j
г Дальнейшие действия''
(• t$apHyrba«*ft« e Microsoft Ойс«£нсе<
% Создание *з^ 01^ «данного запрос*
£лирамить запрос
j Готово j Отмена
Рис. 20.6. Заключительный шаг мастера запросов
Определение места размещения данных
На рис. 20.7 показано диалоговое окно, которое появляется после щелчка на кнопке
Готово в окне Создание запроса: заключительный шаг.
Куласпёдуег «желтить данные?"
(• ЦмекщиЙс** яист;
С феьйяист :
'Оо^теа... ] - ~ ]
j OK'
Отмена
изменить jafipoc.
1
1
1
Рис. 20.7. Диалоговое окно Импорт данных
В этом диалоговом окне можно выбрать один из вариантов размещения данных.
■ Имеющийся лист. Дополнительно можно указать левую верхнюю ячейку диапазона,
куда будут вставлены данные.
422
Часть IV. Анализ данных

■ Новый лист. В книгу будет вставлен рабочий лист, а в него — данные, начиная с
ячейки А1.
■ Создать отчет сводной таблицы. Для задания размещения сводной таблицы будет
вызван Мастер сводных таблиц (читайте главу 21).
На рис. 20.8 показаны данные, помещенные в рабочий лист.
1 '
г
лас
Название Обращаться* Должность
АО Германия-Россия Петр Моргунов Менеджер по
JHJ-Xl
Адрес Город Область Страна Телефон
продажам Тверская 5 Москва Россия (095)99(М510
Факс
ООО Эиотмса Вероника Кудрявцева Менеджер по )экупкам Большая Садовая ул 12 Москва Россия (035)325-2222 (096)325-2
• «\IWrl,'
.
Рис. 20.8. Результат выполнения запроса
Работа с внешними данными
Данные, возвращаемые после выполнения запроса, записываются либо в рабочий лист,
либо в сводную таблицу. Данные, сохраняемые в рабочем листе, записываются в специально
поименованный диапазон, так называемый диапазон внешних данных (Excel автоматически
присваивает имя этому диапазону).
В этом разделе описывается, как обрабатываются данные, возвращаемые из MS Query и
записанные в рабочий лист.
Установка свойств диапазона внешних данных
В диалоговом окне Свойства внешнего диапазона можно корректировать различные
свойства диапазона внешних данных (рис. 20.9).
Чтобы вызвать это диалоговое окно, указатель ячейки должен находиться в пределах
диапазона внешних данных. Доступ к диалоговому окну можно получить, воспользовавшись
одним из трех методов.
■ Щелкните правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите команду
Свойства диапазона данных.
■ Выберите команду Данные1^Импорт внешних данных^Свойства диапазона данных.
■ Щелкните на кнопке Свойства диапазона данных на панели инструментов
Внешние данные.
В диалоговом окне Свойства внешнего диапазона представлен ряд опций.
■ Имя. Имя диапазона внешних данных, создаваемое Excel по умолчанию. Это имя можно
изменить или оставить. Если имя диапазона содержит пробелы, то при его отображении
в поле Имя в строке формул Excel подставит вместо них знаки подчеркивания.
Глава 20. Использование внешних баз данных
423

Имя* Jianj киэБамммныхБорей
Офеделение запроса - -
^ соэдмнить определение запросе
Г" сочм»*т. оаропь
Обновя<*+« жрана — —*- - -
Р" фоновоеобноеленне
Г" ссмэепять каждые )■■< ^j •**•
Г" о&оотвмив при открытии файле
Г* а.» - .. - **
Ф0рЯ*ТИра»1еТ?Ч1Д«ННЬ*Х ■ -
.^ «клочить женапояей ^ автоформат данных
Г" включить аонерАСтрс*
Г? задать ц»"рим¥ столбца
,' J^ сохранить сведения о «^тфсвкв^^^Ф^Фор^Твллветолбца
' Если количество строк в диапаыэме изменится,
Р д^ввитьноеыесфохииудалитьсущвствукадие
С" добавить новь* «троки и очистить пуста* вчейси
Г 3ajjet«Tb существующие ячейки и удалить пустые
Г" fcanoiwm. фориуявни соседние сто*6аы
LgCTI О™.
Рис. 20.9. Диалоговое окно Свойства
внешнего диапазона
■ Определение запроса. Если флажок сохранить определение запроса установлен,
то определение запроса сохраняется вместе с диапазоном внешних данных (позволяет
обновлять данные или при необходимости редактировать запрос). Если для базы
данных требуется пароль, можно также задать пароль, и тогда его не нужно будет вводить
при обновлении запроса.
■ Обновление экрана. Определяет, как и когда обновляются данные.
■ Формат и разметка данных. Определяет, как будет размещен диапазон внешних
данных.
Диалоговое окно Свойства внешнего диапазона содержит множество опций. Названия
большинства из них говорят сами за себя. Дополнительную информацию можно получить из
справочной системы Excel.
Данные, возвращаемые после выполнения запроса, могут обрабатываться точно так же,
как и данные любого другого диапазона на рабочем листе. Можно, например, отсортировать
эти данные, отформатировать, создать формулы, использующие эти данные.
Обновление запроса
После выполнения запроса можно сохранить файл рабочей книги, а позже открыть его. В
рабочей книге будут содержаться данные, которые были первоначально получены из
внешней базы данных. Однако внешняя база данных за это время может измениться.
Если установлен флажок сохранить определение запроса в диалоговом окне
Свойства внешнего диапазона, то определение запроса сохраняется вместе с рабочей книгой. Для
обновления запроса установите курсор где-нибудь в таблице внешних данных, а затем
выполните одно из перечисленных ниже действий.
■ Щелкните правой кнопкой мыши и выберите из появившегося контекстного меню
команду Обновить данные.
■ Выберите команду ДанныеООбновить данные.
■ Щелкните на кнопке Обновить данные, которая расположена на панели
инструментов Внешние данные.
424
Часть /V. Анализ данных

Программа Excel запустит Query и использует первоначальный запрос для получения
текущих данных из внешней базы данных.
Если вы обнаружили, что запрос приводит к нежелательным результатам,
используйте команду Отменить для восстановления первоначальных данных.
Отдельная рабочая книга, если это необходимо, может содержать много
диапазонов внешних данных. Диапазонам присваиваются уникальные имена, поэтому
с каждым из них можно работать независимо от других. Excel автоматически
отслеживает запрос, который используется для получения каждого диапазона
внешних данных.
После выполнения запроса иногда требуется скопировать или переместить
диапазон внешних данных. При этом можно использовать обычные приемы
копирования, вырезания и вставки. Однако необходимо убедиться, что копируется
или вырезается целый диапазон внешних данных, иначе соответствующий
запрос не будет скопирован, а скопированные данные не будут обновляться.
Удаление запроса
Если данные, возвращаемые по запросу, больше не нужны, их можно удалить. Для этого
выделите весь диапазон внешних данных и выберите команду Правка^Удалить.
Изменение запроса
Если полученные результаты запроса неудовлетворительны, запрос можно
модифицировать. Поместите курсор где-нибудь в пределах таблицы внешних данных, а затем используйте
один из приведенных ниже способов изменения запроса.
■ Щелкните правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду
Изменить запрос.
■ Выберите команду ДанныеОИмпорт внешних данных^Изменить запрос.
■ Щелкните на кнопке Изменить запрос на панели инструментов Внешние данные.
Программа Excel запустит Microsoft Query, после чего можно изменить первоначальный
запрос. По окончании корректировки выберите команду Файл^Вернуть данные в
Microsoft Excel. Программа вновь будет активизирована, выполнится модифицированный запрос,
а диапазон внешних данных обновится. В следующем разделе описано, как использовать MS
Query без мастера запросов.
Создание расширенных запросов
В предыдущих разделах было описано, как использовать средство Мастер запросов для
создания запроса к базе данных. Но в отдельных случаях предпочтительнее использовать
Microsoft Query без участия мастера запросов.
Если выбрать команду ДанныеОИмпорт внешних данных^Создать запрос, то в
появившемся диалоговом окне Выбор источника данных можно установить опцию
использования средства Мастер запросов или отказаться от его использования. Отказавшись от
использования средства Мастер запросов, можно работать непосредственно с Microsoft Query-
Кроме того, в Query можно редактировать запросы, созданные с помощью мастера запросов.
Совет t
>
На заметку
Внимание!
Глава 20. Использование внешних баз данных
425

Создание запроса вручную
Прежде чем создать запрос, необходимо отобразить область критериев. Выберите в окне
Microsoft Query команду Вид^Условия, и в середине окна появится новая область (рис. 20.10).
Область данных
Область условий
Область таблиц
Ш.'.11Ш.],1.Л1.1.'ЯкМ J!J!i%.".|'."'iIT—ггщ
^3 Файл Приема Вид Формат TaiSmwi* Условие Загшо» Owt Спр#в*«
■ВМИв*^Й6н:-.-Л^--
Э ИИ га №1ШШ ГПШ1Щ
L*U:
мат
Яыс. 20. /0. Внешний вид главного окна Microsoft Query
Окно Microsoft Query разделено по вертикали на три области.
■ Область таблиц. Это верхняя область, содержащая таблицы из базы данных. В
каждом окне таблицы выводится список ее полей.
■ Область условий. Это средняя область, содержащая критерии, определяющие строки,
которые будут возвращены в Excel.
■ Область данных. Это нижняя область, содержащая данные, удовлетворяющие критериям.
Для создания запроса выполните ряд действий.
1. Перетащите поля (столько, сколько вам необходимо) из области таблиц в область
данных. Эти поля соответствуют столбцам, которые будут возвращены в Excel по запросу.
Вместо перетаскивания можно также выполнить двойной щелчок на выбираемом поле.
2. Введите критерии в область условий. Когда вы активизируете эту область, первая
строка, называемая Условия, отобразит раскрывающийся список, который содержит
все имена полей. Выберите поле, по значениям которого будет идти отбор записей, а
ниже введите критерий. Область данных обновится автоматически. Каждая строка
обрабатывается как логический оператор ИЛИ.
3. Выберите команду ФайлОВернуть данные в Microsoft Excel. По этой команде
выполнится запрос, а данные будут помещены в рабочий лист или сводную таблицу.
426
Часть IV. Анализ данных

На рис. 20.11 показано, как выглядит запрос в окне Microsoft Query для примера,
рассмотренного выше в главе.
£fc Файл Правк* Вид Формат Табпнца Услав*)* «3eni
№&\в№ а \ш\ т ism [таи пп:
: -igixi
Я
Ну—
ОМ Экзотика
вероника Kyupaei Менеджер по закупка* Большая Садовая ул 1 Москва
АО Гсомапи»Россйп ПетрМоргучов Менеджерпо продажа ТверскаяБ Москва
Г«-« 1 Об»*
Россия
Россия (ОЭЬ.998-4510
Мт»*^
"вИГ.и..!
Хиж»)Э|раш4нмядам*«вГ¥Мло«вте^<1<«»1гаь<вси»|;йманы*Фл6^/6цм>^ьв»м«йМг | t { Г
ЯН
Рис. 20.11. В области условий содержится определение запроса
После двойного щелчка в области условий открывается диалоговое окно Изме-
Совет нение условия, которое помогает задать или изменить условие запроса.
}
Использование нескольких таблиц базы данных
В примере, приведенном в этой главе, используется только одна таблица базы данных.
Однако некоторые базы данных используют несколько таблиц. Такие базы данных
называются реляционными, их таблицы связаны через общие поля. Приложение Query позволяет
использовать любое количество таблиц в запросах.
^^^* После добавление новой таблицы в запрос (команда ТаблицаоДобавить табли-
На заметку ЧУ) в области таблиц должны быть показаны связи между таблицами. Если
связей нет, то эти таблицы нельзя использовать в одном запросе.
Добавление и редактирование записей
в таблицах внешних баз данных
Прежде чем добавить, удалить или отредактировать данные с помощью Microsoft Query,
убедитесь, что активизирован флажок Разрешить правку (команда ЗаписиоРазрешить правку),
поскольку нельзя редактировать файл базы данных, который открыт только для чтения.
Глава 20. Использование внешних баз данных
427

Будьте внимательны при использовании этого средства, поскольку все измене-
i ния будут сохранены на диске, как только вы переместите табличный курсор за
Внимание! пределы редактируемой записи (выбирать команду Файл^Сохранить не нужно).
Форматирование данных
Если вам не нравится внешний вид отображаемых данных, расположенных в области
данных, то можете изменить шрифт с помощью команды Формат^Шрифт. Обратите внимание,
что, в отличие от Excel, выборочное форматирование ячеек недопустимо — изменение шрифта
распространяется на все данные, находящиеся в области данных.
Иногда полезно просмотреть данные, расположенные в области данных, в дру-
Совет гом порядке. Чтобы это сделать, выберите команду Записи^Сортировать или
щелкните на кнопке панели инструментов Сортировать по возрастанию или
С\ Сортировать по убыванию.
Дополнительная информация о Microsoft Query
В этой главе не ставилась цель осветить все возможности Microsoft Query. В ней только
обсуждались основные, чаще всего используемые возможности этой программы. В
действительности, если вы будете использовать Мастер запросов, то вам, скорее всего, никогда не
понадобится применять Microsoft (2иегу>отдельно. Если все же вам придется работать с Query,
обратитесь за дополнительной информацией к встроенной справочной системе. Поскольку
приложение Query очень тесно связано с Excel, лучший способ его освоить — использовать
его в деле, предпочтительно с теми данными, которые необходимы вам для работы.
428
Часть IV. Анализ данных

Анализ данных
с помощью
сводных таблиц
Excel предусмотрено много инструментов анализа
данных, но сводные таблицы, наверное, являются
наиболее полезными и интересными. Сводные таблицы удобно
применять для обобщения информации из баз данных,
которые могут храниться как в рабочих книгах Excel, так и во
внешних файлах. В этой главе продемонстрированы
возможности сводных таблиц и даны советы по их использованию.
Что такое сводная таблица
Сводная таблица— это динамическая таблица итоговых
данных, извлеченных или рассчитанных на основе
информации, содержащейся в базе данных или списке. С помощью
средств сводных таблиц можно преобразовать огромное
количество малопонятных чисел в одну небольшую и удобную
для анализа таблицу.
Например, сводные таблицы позволяют создавать
динамические перекрестные таблицы с легко изменяемой структурой,
данные в которых обобщаются по нескольким измерениям.
Кроме того, с помощью сводной таблицы можно подсчитать
промежуточные итоги с любым необходимым уровнем
детализации. Наверное, одним из самых впечатляющих свойств
сводной таблицы является ее интерактивность. После
создания сводной таблицы, можно как угодно переупорядочить
имеющуюся в ней информацию и даже добавить в нее
специальные формулы для выполнения дополнительных расчетов.
Более того, после создания сводной таблицы можно
группировать ее элементы (например, объединить итоги по
северному и западному регионам).
Единственным недостатком сводных таблиц является то,
что, в отличие от итоговых отчетов, созданных с
использованием формул, сводные таблицы не обновляются автома-
В этой главе
Что такое сводная таблица
Создание сводных таблиц
Группировка элементов
сводной таблицы
Создание вычисляемых
полей и элементов
сводной таблицы

тически при изменении исходных данных. Тем не менее с обновлением сводной таблицы
не возникает особых проблем, поскольку для этого нужно всего лишь щелкнуть на кнопке
Обновить данные.
Пример сводной таблицы
Лучший способ понять концепцию сводных таблиц — увидеть их в действии. На рис. 21.1
показаны данные, на основе которых можно создать сводную таблицу.
На компакт-
диске
^ T*^^T^*^aTe»1
■А
1 Дата
2 02092003
: ej ог 09 20оз
] 4 02 09 2003
6 U2 09.2003
'8*02 09.2003
7 02 09.2003
б 02 09 2003
9 • 02 09 2003
10, 12 092003
11^ СИ 09 2003
12 | 2 09 2003
13 2 09 2003
1* 209 ДОЗ
16 ; К 09 2003
16 J2 Ю 2003
1? св 09 2003
18 12 09 2003
15L и2 °9 2003
20 У2 09 2003
21 Я 09 2003
22 3 09 2003
23 13092003
24 ЭЭ 09 2003
25 03 .09 2003
е с
Счет [Т ил
340 Текущий
16 769 Депозит
15 276 Депозит
12 000 На предъявителя
6 000 Депозит
7 000 Срочный
90 000 Депозит
124 Текущий
400 Текущий
100 Текущий
14 644 Депозит
6 000 Срочный
4 623 Срочный
6 979 Текущий
Э 171 Текущий
4 000 Срочный
6 000 Тисущий
16 000 Депозит
60 000 Срочный
13 636 Депозит
60 000 Депозит
15 000 Депозит
13 000 Депозит
13 000 Депозит
Открыл
Уполномоченный
Кассир
уполномоченный
Уполномоченный
Уполномоченный
Уполномоченный
Уполномоченный
Кассир
Кассир
Уполномоченный
Уполномоченное!
Уполномоченный
Уполномоченный
Упопномочекный
уполномоченный
Уполномоченный
УПОПНОМОЧ-1МЫЙ
Уполномоченный
Уполномоченный
УПОЛНОМО" ЮННЫЙ
Уполномоченный
Уполномоченный
Уполномоченный
УПОПНОМОЧ-ННЫЙ
| Е
| Отделение
Центральное
Западное
Северное
Западное
Северное
Северное
Центральное
Центральное
Центральное
Центрально*
Западное
Западное
Северно*
Центральное
западное
центрельное
Центрально*
Центральное
Центральное
Северное
Северное
Западное
Северно*
Центральное
-Inixi
г от
Клиент
Существующий _
Существующий
Существующий
'Существующий
Существующий
НсеыЙ
; Существующий
Существующий
Существующий
; Существующий
IHoebiii
[Существующий
"существующей
Существующий
существующий
Существующий
Существующий
[новый
^Существующий
! Существующий
[новый
Новый
НО*ЫЙ
Рис. 21.1. Эта база данных будет использована для создания
сводной таблицы
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
Это пример базы данных, содержащей ежедневно обновляемую информацию по счетам
трех отделений банка. База данных состоит из 350 записей и позволяет отслеживать
определенную информацию.
■ Дата открытия каждого счета.
■ Сумма каждого счета.
■ Тип счета (депозит, текущий, срочный или на предъявителя).
■ Сведения о том, кем был открыт счет (кассиром или уполномоченным по новым счетам).
■ Отделение, в котором был открыт счет.
■ Сведения о клиенте (новый или существующий).
В описываемой базе данных содержится довольно много информации, но вся она не
систематизирована. Чтобы информация была действительно полезной, ее надо обобщить.
Подведение итогов — процесс, состоящий в основном из поиска ответов на интересующие
служащих банка вопросы, скрытые в имеющихся данных. Ниже перечислен ряд вопросов,
которые могут интересовать правление банка.
430
Часть /V. Анализ данных

■ Какова общая сумма вкладов в каждом отделении и по каждому типу счетов?
■ Сколько счетов было открыто в каждом отделении и по каждому типу счетов?
■ Как распределена сумма по разным типам счетов?
■ Какие типы счетов чаще всего открывают кассиры?
■ Как работает центральное отделение по сравнению с двумя другими?
■ В каком отделении открыто наибольшее количество счетов для новых клиентов?
Сводную таблицу можно использовать для поиска ответов на подобные вопросы. Это
займет всего несколько секунд, причем не потребуется вводить ни одной формулы.
На рис. 21.2 изображена сводная таблица, созданная на основе базы данных. Здесь
показана сумма вкладов по каждому отделению и типу счетов. Это лишь одна из многих итоговых
таблиц, которые можно создать на основе этих данных.
ызтз^яшшвшшя^яяшяяяшш
А t?
1
2
3 Сумма по оояюСчет
4 |Т»П -
б Депопп
S j на предъявители
1 7 Прочный
I ё пущий
| в Эбщий итог
Ownw^j
D Е
Западной Северное Центральное
332962 830139
22О00 134374
164000 152607
90697 9222S
699669 1209345
1
|* « > м\Лип1 .СмтСрь/ \
960439
63380
332349
217209
1463375
Общий итог
2013539
219764
638956
400030
3272279
•I
-IPlxl
f 3
I
J
I '1П
Рис. 21.2. Простая сводная таблица
На рис. 21.3 изображена другая сводная таблица, созданная на основе тех же данных. Эта
таблица использует область страницы для элемента Клиент. В этом случае сводная таблица
отображает данные только для существующих пользователей (значение Существующий в
поле Клиент). Обратите внимание, что изменена ориентация таблицы (значения из поля
Отделение показаны в строке, а из поля Тип — в столбце).
А В С D
1 КЛИЕНТ }cyU4*CT*yK>Ui>tJ *J
г
3 С<ммя по поло Счет
Отделение <*-
3 медное
Северное
Центральное
Общий итог
Т-, ,|
Депозит На предьявителя Срочный
261626 22000
677638 126374
724289 63360
1663463 210764
Ё
Текущий
153500
113000
261749
528249
83178
72165
17О980
326313
•-гЧ
Общий итог
620203
189168
1220398
2728769
- JWrl/r„^./
Рис. 21.3. Сводная таблица, которая использует поле страницы
Отбор данных для сводных таблиц
Прежде чем углубиться в процесс построения сводных таблиц, важно разобраться с
данными, которые подходят для этих таблиц. Данные, по которым подводятся итоги, должны
быть представлены в виде базы данных. База данных может находиться на рабочем листе
(такую базу данных называют табличной или списком) либо в файле внешней базы данных.
Глава 21. Анализ данных с помощью сводных таблиц
431

Хотя Excel может преобразовать любую базу данных в сводную таблицу, подобная операция
будет иметь смысл не для любой базы данных.
Поля в табличных базах данных (списках) могут относиться к одному из двух типов.
■ Данные. В полях этого типа содержатся значения (на рис. 21.1 это поле Счет, в
котором содержатся суммы по каждому счету).
■ Категория. Поля этого типа описывают данные (на рис. 21.1 это поля Дата, Тип,
Открыл и Клиент, которые описывают данные поля Счет).
Простая табличная база данных может иметь любое количество полей данных и любое
количество полей категорий. При создании сводной таблицы обычно необходимо подвести
итог по одному или нескольким полям данных. Что касается значений в полях категорий, то
они появляются в сводной таблице в виде полей строк, столбцов или страниц.
Однако можно создать полезные сводные таблицы даже для баз данных, не содержащих
числовых полей данных. Например, можно создать сводную таблицу, которая будет считать
количество полей, а не суммировать их значения. (Не забывайте, что, помимо суммирования,
в сводных таблицах можно использовать и другие функции подведения итогов.) Например, на
рис. 21.4 в столбцах А:С представлена база данных, не содержащая числовых данных. Тем не
менее и для нее можно создать полезную и удобную сводную таблицу. С помощью этой
таблицы можно узнать распределение служащих по полу и по месяцу рождения.
A BCD
1 Сотрудник Месяц рождения Пол
2 : Сидорова март ;ж
3 алоеников Август м
* Чалеико Сентябрь !Ж
5 -'рафочуя Январь М
6 грозный Март ;М
? голубой Декабрь =М
8 ; олеснмков :Июмь !М
S лрнольдова Сентябрь ;Ж
Ю олубко» Май |М
Н барабупл ноябрь Ж
12 <*ыбак Апрель М
13 ' рафченко Январь !Ж
14 "акркмурм Февраль ;Ж
15 lOHopoB йопь М
16 еовги-м Октябрь -Ж
ЬЫ Меньшова март |Ж
1в галумов Август М
19 ;Дактемко Сентябрь |Ж
20 лдяьсй Январь М
21 1вишенков Сентябрь ;М
Е F G н
Количество полою Сотрьдадас
"*сяц: гкдачм »
Январь
Февраль
Март
Апрель
мей
Июнь
Июль
Август
Сентябрь
Октябрь
ноябрь
Декабрь
Общий итог
г**.,
Ж :М
г.... ,
0 Э
1 3
Г !
0 3
6 Э
2 0
4 1
0: 2
21 29
Общий итог
9
б
4
3
4
г
э
э
в
2
б
2
60
BffffJ
•
щ
"
.1
Рис. 21.4. Сводная таблица была создана для базы данных, не содержащей
числовых полей
Hainan-
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
Терминология сводных таблиц
Если вы раньше не были знакомы с Excel, то термин "сводная таблица" может вас немного
смутить. При работе со сводными таблицами важно знать соответствующие термины, список
которых приведен ниже. На рисунке представлены основные элементы сводной таблицы.
432
Часть IV. Анализ данных

♦ Группа. Набор элементов, которые обрабатываются как один элемент. Элементы можно
объединить в группу вручную или автоматически (например, объединить даты в группу
конкретного месяца). Сводная таблица на рисунке не содержит групп.
♦ Исходные данные. Данные, которые используются для создания сводной таблицы. Они
могут содержаться в рабочем листе или во внешней базе данных.
♦ Область данных. Ячейки сводной таблицы, в которых содержатся итоговые данные.
Над значениями полей, помещенных в эту область, выполняются сводные
(обобщающие, консолидирующие, итоговые и т.д.) вычисления, например суммирование,
вычисление среднего, поиск максимального и минимального значений и т.п. На рисунке
область данных содержится в диапазоне С5:Е20.
♦ Область столбцов. Элементы поля, назначенного этой области, размещаются вдоль
верхнего края сводной таблицы в качестве заголовков столбцов. На рисунке в качестве
области столбцов используется поле Клиент, которое состоит из двух элементов —
Существующий и Новый. Область столбца может быть иерархической (т.е. иметь
вложенные подобласти).
♦ Область страниц. Область в сводной таблице, имеющая значение "страниц", которые
можно листать. Эта область как бы добавляет третье измерение в сводную таблицу.
Поле, назначенное этой области, создает раскрывающееся меню, которое
располагается над таблицей и позволяет выбирать любые значения этого поля. На рисунке в
качестве этой области используется поле Открыл.
♦ Область строк. Значения поля, присвоенного этой области, размещаются вдоль левого
края сводной таблицы в качестве заголовков строк. Поля этой области могут быть
вложенными. На рисунке эта область содержит поля Отделение и Тип.
♦ Обновление сводной таблицы. Вычисление сводной таблицы, после того как были
внесены изменения в исходные данные.
♦ Общие итоги. Строка (или столбец), в которой показаны общие итоги для всех ячеек
строки (или столбца) сводной таблицы. Всегда можно либо задать способ подведения
общих итогов — для строк, для столбцов, для тех и для других, либо вообще ничего не
подытоживать. В сводной таблице на рисунке подводятся общие итоги как для строк, так
и для столбцов.
♦ Промежуточные итоги. Строка (или столбец), в которой отображаются промежуточные
итоги для отдельной строки (или столбца) сводной таблицы. На рисунке промежуточные
итоги приводятся для каждого отделения.
Глава 21. Анализ данных с помощью сводных таблиц
433

Элемент. Элемент поля, назначенного определенной области. Элементы выполняют
роль заголовков строк и/или столбцов сводной таблицы. На рисунке ячейки с текстом
Новый и Старый являются элементами поля Клиент. Поле Отделение содержит три
элемента: Западное, Северное и Центральное. К полю Тип Относится четыре элемента:
Депозит, На предъявителя, Срочный и Текущий.
Создание сводных таблиц
В этом разделе описываются этапы создания сводной таблицы с помощью средства
Мастер сводных таблиц и диаграмм. Чтобы получить доступ к этому средству, выберите
команду ДанныеОСводная таблица.
in \-~ Приведенная в этом разделе информация справедлива для Microsoft Excel
верна заметку сии 2000 или более поздней. В более ранних версиях процесс создания сводной
диаграммы был несколько иным.
/
Определение местонахождения данных
Если выбрать команду Данные^Сводная таблица, появится первое из трех диалоговых
окон мастера сводных таблиц и диаграмм (рис. 21.5).
£ЯГ
?|х|
С »о &ыянеч источмисе ******
С ш другие саодж^аблиданяисьодний
Вкд создаваемого отчет*.
(*" (родная таблица
С сведьдалмгрдаиаСса оюдмой таблицей)
(jtrroeo
Pwc. 21.5. Первое из трех диалоговых окон мастера
сводных таблиц и диаграмм
На этом этапе определяется источник данных. Возможные источники описаны во врезке
"Источники данных для сводных таблиц". В нашем примере сводная таблица создается на
основе базы данных, которая расположена на рабочем листе.
^^^^ При работе с мастером сводных таблиц и диаграмм вид диалоговых окон масте-
На заметку Ра может отличаться в зависимости от местоположения исходных данных. В этом
разделе предполагается, что исходные данные находятся или в рабочем листе
Excel, или во внешней базе данных.
/
434
Часть IV. Анализ данных

Источники данных для сводных таблиц
Для создания сводных таблиц подходят данные из различных источников. К ним можно
отнести базы данных или списки Excel, внешние по отношению к Excel источники данных,
диапазон, содержащий несколько таблиц, другие сводные таблицы. Описание этих источников
данных приведено ниже.
Данные в списке или базе данных Excel
Чаще всего анализируемые данные хранятся в базе данных рабочего листа, который
называется списком. База данных, хранящаяся в рабочем листе, не может иметь больше 65 535
записей и 256 полей. Однако работа с базой данных такого размера неэффективна, к тому
же для ее хранения может не хватить оперативной памяти компьютера. В первой строке
базы данных должны содержаться названия полей. Кроме этого, никаких дополнительных
требований нет. Данные могут состоять из чисел, текста или формул.
Данные во внешнем источнике данных
Если для создания сводной таблицы используется внешняя база данных, то данные вводятся
в рабочий лист с помощью приложения Microsoft Query, входящего в поставку Microsoft Office.
Можно использовать файлы dBASE, данные SQL-сервера или другие источники. Выбор
источника данных осуществляется на втором шаге работы мастера сводных таблиц и диаграмм.
Начиная с Excel 2000, в качестве источника данных можно использовать кубы OLAP.
Данные в диапазонах консолидации
Сводные таблицы можно также создавать на основе информации, находящейся в
нескольких таблицах. Тогда создание сводной таблицы эквивалентно объединению информации из
этих таблиц. В подобном случае преимущество сводных таблиц перед методами
консолидации заключается в том, что можно работать с объединенными данными, используя все
средства и возможности сводных таблиц.
Данные в другой сводной таблице или сводной диаграмме
Программа Excel позволяет создавать новую сводную таблицу из уже существующей. На
самом деле это не совсем верно. Сводная таблица, которая создается, помогает анализировать
исходные данные, использованные для построения первой таблицы (а не данные самой
сводной таблицы). Если активная рабочая книга не имеет никаких сводных таблиц, эта
возможность недоступна. Если требуется создать несколько сводных таблиц на основе одних и тех же
исходных данных, то эта возможность позволяет сэкономить используемую память.
Определение данных
Чтобы перейти к следующему этапу работы мастера сводных таблиц и диаграмм,
щелкните на кнопке Далее. На втором шаге мастер выдаст запрос об источнике исходных данных.
Вид диалогового окна будет зависеть от выбора, сделанного в первом окне. На рис. 21.6
показано диалоговое окно, появляющееся в случае, если на первом этапе в качестве источника
данных был выбран список на рабочем листе Excel.
Укмкг* диапазон, содержащий исходные донные.
диапазон: |-читя6(»1«А»1:*Цэб1 \J
-
Огнен» | сназад |L44je>T|
jrjxl
Сотово [
Рис. 21.6. Ha втором этапе работы мастера
сводных таблиц и диаграмм нужно
определить диапазон данных
Если при выполнении команды Данные^Сводная таблица табличный курсор
находился на одном из элементов списка, то Excel автоматически определит диапазон ячеек базы
данных для создания сводных таблиц.
Глава 21. Анализ данных с помощью сводных таблиц
435

Чтобы открыть другой рабочий лист и выбрать диапазон ячеек, щелкните на кнопке Обзор.
Чтобы перейти к третьему этапу, щелкните на кнопке Далее.
Если диапазону исходных данных было присвоено имя База_Данных, то с помо-
Совет щью формы ввода можно добавлять новые записи в этот диапазон. Excel будет
автоматически расширять поименованный диапазон так, чтобы он включал все
.Л новые записи. Кроме того, сводную таблицу можно создать на основе списка
(для обозначения которого выберите команду Данные^Список^Создать список).
В результате сводная таблица будет связана со списком. Поэтому сводная
таблица будет обновляться, если в список будут внесены какие-либо изменения
(например, если будут добавлены, изменены или удалены некоторые записи).
^^^^ Если в текущей рабочей книге уже есть сводные таблицы, созданные на основе
На заметку тех же источников данных, то после щелчка на кнопке Далее во втором окне
мастера сводных таблиц откроется дополнительное окно. В этом окне будет
предложено создать сводную таблицу на основе уже существующей. Щелкните на
кнопке Нет, если хотите создать новую "независимую" сводную таблицу.
Завершение построения сводной таблицы
Последнее диалоговое окно средства Мастер сводных таблиц и диаграмм показано на
рис. 21.7. Здесь необходимо указать местоположение создаваемой сводной таблицы.
Мастер сводных та«п#ц к дмвгвлнм- «
Jjx|
Понвстть табпицг вг
С существующий *мст
I 53
Для создания глблкаы маижтто кнопку ТотакЛ
Оаранупзм... J Отужд | <Ь»ад J
Сотшо
Рис. 21.7. На третьем этапе указывается
местоположение сводной таблицы
Если был выбран переключатель новый лист, то Excel вставит новый рабочий лист для
сводной таблицы в текущую рабочую книгу. Если выбран переключатель существующий
лист, то сводная таблица появится на текущем рабочем листе (можно указать ее положение
на листе).
На последнем этапе можно установить опции новой сводной таблицы, щелкнув на кнопке
Параметры. (Эти опции описаны во врезке "Параметры сводной таблицы".) Помните, что
изменить эти параметры можно в любое время после создания сводной таблицы. Поэтому
устанавливать их непосредственно из диалогового окна мастера необязательно.
Макет сводной таблицы можно создать двумя способами.
■ Щелкните на кнопке Макет, которая расположена в последнем диалоговом окне
мастера сводных таблиц и диаграмм. На экране появится новое диалоговое окно для
создания макета сводной таблицы.
■ Щелкните на кнопке Готово, чтобы создать пустую сводную таблицу. Затем создайте
макет сводной таблицы с помощью панели инструментов Список полей сводной
таблицы.
Обе возможности описаны в следующих разделах.
436
Часть /V. Анализ данных

Создание макета сводной таблицы с помощью мастера
Щелкните на кнопке Макет в последнем диалоговом окне мастера сводных таблиц и
диаграмм. Откроется диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диаграмм - макет (рис. 21.8).
В этом окне поля базы данных представлены в виде кнопок, которые расположены в правой
части диалогового окна. Вам нужно просто перетащить кнопки в соответствующие области
макета сводной таблицы.
Рис. 21.8. Определение макета сводной таблицы
Макет сводной таблицы состоит из четырех областей.
■ Страница. Значения поля, помещенного в эту область, используются в качестве
заголовков страниц в сводной таблице.
■ Строка. Значения поля, помещенного в эту область, используются в качестве
заголовков строк в сводной таблице.
■ Данные. Поле, для которого подводятся итоги в сводной таблице.
■ Столбец. Значения поля, помещенного в эту область, используются в качестве
заголовков столбцов в сводной таблице.
В каждую из этих областей можно перетащить любое количество полей. Все поля
использовать не обязательно. Неиспользованные поля не будут присутствовать в сводной таблице.
При перетаскивании кнопки поля в область данных мастер сводных таблиц по умолчанию
применит функцию СУММ, если поле содержит числовые значения, и функцию СЧЁТ, если
поле содержит нечисловые значения.
На этом шаге для настройки отображения какого-либо поля дважды щелкните на нем.
Появится диалоговое окно, в котором можно указать для конкретного поля функцию
подведения итогов — подсчет количества значений или какую-либо другую. Можно также
определить, какие элементы поля не показывать или пропустить. Если вы какое-то поле решили
использовать в другой области, просто перетащите его кнопку на новое место. Если же нужно
удалить поле из сводной таблицы, перетащите его за пределы макета. Однако эти настройки
можно изменять и после создания сводной таблицы.
На рис. 21.9 показан внешний вид макета после того, как в нем были размещены
некоторые кнопки полей. Эта сводная таблица будет отображать сумму по полю Счет, причем
значения будут упорядочены по строкам по полю Тип и по столбцам по полю Клиент. Кроме
того, поле Отделение будет отображаться в области страниц. Чтобы вернуться к диалоговому
окну мастера сводных таблиц и диаграмм, щелкните на кнопке ОК.
Глава 21. Анализ данных с помощью сводных таблиц
437

Ы*С**рео*и*ь1Х*л6п*ап дввговми- НЬХ.Ъ-1
х|
Зц-F
сз
Перетопите кнопки попей в нужные
области диаграияы
Этд-жЛ
Тип
Схрока
Кл-Wht (Столбец
Данные
;От*рьш]
Справка j j(J OK_
Рис. 21.9. Настроенный макет сводной таблицы
Создание макета сводной таблицы с помощью панели
инструментов
Можно создать макет сводной таблицы непосредственно в рабочем листе, используя для
этого панель инструментов Список полей сводной таблицы. Этот способ очень похож на
описанный выше, так как и здесь для создания макета необходимо просто поместить нужные
поля базы данных в соответствующие области сводной таблицы. Но в последнем случае поля
базы данных перетаскиваются из панели инструментов.
^^^* Этот способ создания макета сводной таблицы появился только в Excel 2000.
На заметку Также отметим, что в Excel 2000 не было панели инструментов Список полей
сводной таблицы. Вместо этого кнопки полей размещались на панели
инструментов Сводные таблицы.
/
Выполните два первых шага мастера сводных таблиц и диаграмм. Если хотите, в третьем
диалоговом окне мастера установите параметры сводной таблицы (для этого щелкните на
ЮЗ
А В С D E F О
1
«■
ид
1* '
,*._! -<
15 ; ■£
1?
иг
X WU . : ■
Перетащит© сюда «пометы данных
1 |
Сво
Ч * » -\*К*
oa..T«s™u«- Д1Л -2*1 : iviT °i|-3|
iX"~T?/<4"<4 /
°ис. 21.10. Шаблон сводной таблицы на рабочее
н [ 1 4 к
>ш6»:пол«в сводней гвблицы w X
ЛегвТешкге элементы в сводную твбдгвд
3*и™
дткп
t-j Открыл
! pjОтделен»
дКлиеит
f Поместить* j Область строк | -
И
1 листе
.«inl*
1 ~
•я
]
43.9
Часть /У. Анализ данных

кнопке Параметры). Но не трогайте в этом окне кнопку Макет (или выйдите из диалогового
окна Мастер сводных таблиц и диаграмм — макет, щелкнув на кнопке Отмена). Укажите
в третьем окне мастера местоположение сводной таблицы и щелкните на кнопке Готово.
Excel отобразит в рабочем листе шаблон сводной таблицы (рис. 21.10).
Перетащите кнопки полей из окна Список полей сводной таблицы в нужную область
макета таблицы. Как только какое-либо поле будет помещено в область данных, Excel
перейдет от представления шаблона к представлению сводной таблицы, хотя вы можете и дальше
перемещать отдельные поля с панели инструментов в нужные области сводной таблицы.
Поэтому имеет смысл помещать поля в область данных в самую последнюю очередь, когда
заполнены все остальные области сводной таблицы.
Если вы сделали ошибку и поместили какое-либо поле не в ту область сводной таблицы,
которую запланировали, просто перетащите это поле в нужную область или за пределы
шаблона. Все поля базы данных остаются на панели инструментов Список полей сводной
таблицы, даже если они уже используются в сводной таблице.
Просмотр результата
На рис. 21.11 показана законченная сводная таблица. Обратите внимание, что область
страниц отображается как раскрывающийся список. Чтобы отобразить какой-либо элемент
этой области, выберите его из раскрывающегося списка. Кроме того, можно выбрать элемент
Все, после чего на экране отобразится все содержимое сводной таблицы.
Рис. 21.11. Законченная сводная таблица
Параметры сводной таблицы
Программа Excel предоставляет доступ к множеству параметров, которые позволяют
настроить внешний вид и поведение сводной таблицы. Доступ к диалоговому окну Параметры
сводной таблицы можно получить, если щелкнуть в третьем диалоговом окне мастера
сводных таблиц и диаграмм на кнопке Параметры. Кроме того, установить параметры
сводной таблицы можно и после ее создания. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на любой
ячейке сводной таблицы и выберите из контекстного меню команду Параметры таблицы.
Представленное на рисунке диалоговое окно содержит ряд опций.
♦ Имя. В этом поле задается название сводной таблицы. Excel по умолчанию называет их
СводнаяТаблица1. СводнаяТаблица2 и т.д.
♦ Общая сумма по столбцам. Установите этот флажок, если необходимо подвести
общие итоги по столбцам.
♦ Общая сумма по строкам. Установите этот флажок, если необходимо подвести общие
итоги по строкам.
Глава 21. Анализ данных с помощью сводных таблиц
439

W общая су»»м no скнфа»
P абмл*су**»1» строки
Р ввтофорнзт
Г «»ПйУ*йтЬМрьгг** значен*
Г" Ш£РО<АТЬфф(«Т}ДОМ>#>е
Р not терять подлил ныеаяиу*»!
станице ?*чвТг1
анкет сг[*м«ы |мв, мтем
Э*« попей в стоя&и-
Г" дяяовг^бокатсбрв««гп»'
1°
1
4
Р для рустде ячвдас отображал.
Г"
Данные
иг»очннс
р сохранить лэтные виествс тоблщей Г"
Р7 раэе$вртымиив рвареояно Г* .
г F 3 •
3.
♦ Автоформат. Если необходимо применить средство автоматического форматирования
Excel, установите этот флажок. Excel будет использовать автоматическое
форматирование, даже если вы измените макет таблицы.
♦ Включать скрытые значения. Установите этот флажок, если необходимо включать
скрытые элементы поля страницы в промежуточные итоги.
♦ Объединять ячейки заголовков. Установите этот флажок, если необходимо
объединить ячейки для внешних заголовков строк и столбцов. В результате таблицу будет
легче читать.
♦ Сохранять форматирование. Установите этот флажок, если необходимо сохранять
заданное форматирование при изменении сводной таблицы.
♦ Повторять подписи на каждой странице печати. Установите этот флажок, если
необходимо, чтобы заголовки строк печатались на каждой странице отчета сводной таблицы.
♦ Макет страницы. С помощью этой опции можно указать порядок следования полей страниц.
♦ Число полей в столбце. С помощью этой опции можно указать количество выводимых
полей страницы в строке или столбце перед выводом следующей строки или столбца.
♦ Для ошибок отображать. Можно указать значение, которое будет выводиться в ячейках
сводной таблицы при возникновении ошибки.
♦ Для пустых ячеек отображать. Можно указать значение, которое будет выводиться в
пустых ячейках.
♦ Печать заголовков. Установите этот флажок, если необходимо на каждой странице
отчета сводной таблицы распечатывать заголовки столбцов.
♦ Помечать итоги *. Позволяет помечать итоговые значения звездочкой (*), тем самым
выделяя их.
♦ Сохранить данные вместе с таблицей. Если эта опция активизирована, то Excel
сохраняет дополнительную копию данных, которая называется "кэш сводной таблицы", вместе с
рабочей книгой. Это позволяет гораздо быстрее пересчитывать сводную таблицу при ее
изменении. Если на вашем компьютере не хватает оперативной памяти, снимите флажок
этой опции, но тогда обновление будет происходить немного медленнее.
Развертывание разрешено. Если данная опция активизирована, то после двойного
щелчка на ячейке сводной таблицы выводятся дополнительные сведения для этой ячейки.
Обновить при открытии. Если эта опция активизирована, то после открытия книги
сводная таблица будет обновлена автоматически.
Обновлять каждые мин. Если сводная таблица создается на основе данных из
внешней базы данных, то здесь можно указать, через сколько минут периодически будут
обновляться данные в сводной таблице.
440
Часть /V. Анализ данных

♦ Сохранить пароль. При использовании внешней базы данных, которая требует пароля,
эта опция позволяет сохранить пароль как часть запроса, после чего не требуется его ввод.
♦ Фоновый запрос. Если эта опция активизирована, то запрос к внешней базе данных
будет выполняться в фоновом режиме, и вы сможете не прерывать работу в Excel.
♦ Оптимизировать память. С помощью этой опции можно уменьшить общее количество
памяти, которая используется при обновлении запроса к внешней базе данных.
Работа со сводными таблицами
Созданная сводная таблица не является статическим объектом. Ее можно изменять и
настраивать, пока она не будет выглядеть так, как нужно. В этом разделе описываются
изменения, которые можно вносить в сводную таблицу.
При работе со сводными таблицами очень полезна панель инструментов Сводные таблицы;
она появляется автоматически при активизации рабочего листа, содержащего сводную таблицу.
Если панель инструментов Сводные таблицы не появилась автоматически, при-
Совет мените команду Вид1* Панели инструментов^Сводные таблицы.
Изменение структуры сводной таблицы
Обратите внимание на то, что сводная таблица, отображаемая в рабочем листе, имеет
кнопки полей. Любую из них можно перетащить в другое место сводной таблицы. Например,
можно перетащить поле из области столбца в область строки. Excel немедленно изменит
сводную таблицу, реагируя на внесенные изменения. Перетаскивая кнопки, можно также
изменить порядок полей в областях строк и столбцов. Это действие повлияет на порядок
вложения полей и может существенно изменить внешний вид таблицы.
Сводная таблица является специальным типом диапазона, и, кроме описанных
операций, в нее нельзя вносить изменения. Например, нельзя вставлять или
удалять строки, редактировать содержимое отдельных ячеек или перемещать
сами ячейки. Если вы попытаетесь это сделать, Excel выдаст соответствующее
предупреждение.
Удаление поля
Чтобы удалить поле из сводной таблицы, просто щелкните на кнопке поля и перетащите его
за пределы таблицы. Отпустите кнопку мыши, и выбранное поле будет исключено из таблицы.
Добавление нового поля
Если вам необходимо добавить новое поле в сводную таблицу, выберите кнопку этого
поля из окна Список полей сводной таблицы и перетащите ее в нужную область сводной
таблицы. Excel изменит сводную таблицу в соответствии с новым полем.
Для вставки нового поля можно также использовать мастер сводных таблиц и диаграмм.
Выберите команду Данные^Сводная таблица. На экране появится третье диалоговое окно
средства Мастер сводных таблиц и диаграмм. Щелкните на кнопке Макет и внесите
изменение в макет сводной таблицы.
Глава 21. Анализ данных с помощью сводных таблиц
441

Обновление сводной таблицы
Сводные таблицы не содержат формул. Вместо этого Excel заново пересчитывает всю
сводную таблицу каждый раз, когда в нее вносятся какие-либо изменения. Если исходная база
данных большая, то обновление сводной таблицы может занять много времени. Если же база
данных невелика, все изменения происходят почти мгновенно.
Иногда требуется изменить исходные данные. Если вы это сделали, то сводная таблица не
изменится автоматически — ее необходимо обновить вручную. Для обновления сводной
таблицы можно использовать один из перечисленных ниже методов.
■ Выберите команду ДанныеООбновить данные.
■ Щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке сводной таблицы и выберите из
появившегося контекстного меню команду Обновить данные.
■ Щелкните на кнопке Обновить данные, которая расположена на панели
инструментов Сводные таблицы.
Настройка параметров полей сводной таблицы
Для полей сводной таблицы предусмотрено несколько опций. Чтобы получить к ним
доступ, дважды щелкните на кнопке поля или воспользуйтесь командой Параметры поля
контекстного меню кнопки поля. На экране появится диалоговое окно Вычисление поля
сводной таблицы (рис. 21.12).
Иехедиоеголе: Счет
${яя: | Сумм по полю Счет
! количество
(Среднее
■Произведение
| Количество чисел
А *
л!
1 .. с . ". J
Отмене |
Хядопь J
Фор***,.. |
ДрЯоямитейьнО >» |
Рис. 21.12. Это диалоговое окно появляется
после двойного щелчка на кнопке поля
сводной таблицы
Ниже приведено краткое описание опций этого диалогового окна.
■ Имя. Изменяет название, отображаемое на кнопке поля. Это название можно также
изменить, если непосредственно отредактировать содержимое ячейки, содержащей кнопку поля.
■ Итоги. Позволяет изменять тип вычисляемых промежуточных итогов.
Промежуточные итоги имеет смысл подводить только в том случае, если в областях строк или
столбцов сводной таблицы находится несколько полей. Чтобы исключить
промежуточные итоги, выберите переключатель Нет.
■ Отображать пустые элементы. Установите этот флажок, если хотите, чтобы в
сводной таблице отображались элементы полей, не содержащие данных.
■ Макет. После щелчка на этой кнопке открывается окно Расположение полей
сводной таблицы, позволяющее настроить вид сводной таблицы (в виде таблицы или в
виде структуры).
Программа Excel имеет несколько дополнительных опций настройки полей, которые
можно увидеть, щелкнув на кнопке Дополнительно в диалоговом окне Вычисление поля
сводной таблицы. Эти опции позволяют указать порядок сортировки элементов поля и
количество выводимых элементов (например, первые десять).
442
Часть IV. Анализ данных

Форматирование сводной таблицы
При создании сводной таблицы по умолчанию используется автоматическое
форматирование (чтобы изменить эту установку, необходимо в диалоговом окне Параметры сводной
таблицы снять флажок Автоформат). Когда сводная таблица создана, всегда можно
применить другой тип автоформатирования. Поместите табличный курсор непосредственно на
сводную таблицу и щелкните на кнопке Формат отчета панели инструментов Сводные
таблицы. Excel отобразит диалоговое окно Автоформат. Выберите нужный автоформат и
щелкните на кнопке ОК.
Если необходимо использовать другой формат представления чисел, выполните ряд действий.
1. Выделите любую ячейку, содержащую число, в области данных сводной таблицы.
2. Щелкните правой кнопкой мыши и из появившегося контекстного меню выберите
команду Параметры поля. На экране появится диалоговое окно Вычисление поля
сводной таблицы.
3. Щелкните на кнопке Формат.
4. Выберите необходимый формат представления чисел.
Если необходимо сохранить форматирование, которое вы применяли к отдельным
Совет ячейкам, проверьте, установлена ли опция Сохранять форматирование в диа-
логовом окне Параметры сводной таблицы. Если флажок этой опции не
установлен, при обновлении сводной таблицы Excel будет использовать формат,
задаваемый по умолчанию.
Группировка элементов сводной таблицы
В Excel предусмотрено удобное средство, которое позволяет группировать определенные
элементы поля. Чтобы создать группу, выделите ячейки, которые будут сгруппированы.
Затем выберите команду ДанныеоГруппа и структура^Группировать.
Если одно из полей вашей базы данных состоит из дат, то для каждой даты в сводной
таблице будет отведена отдельная строка или столбец. Иногда полезно объединить даты в
месяцы или кварталы, а затем убрать с экрана слишком детальное их представление. К счастью, в
Excel это делается очень просто. На рис. 21.13 показана простая табличная база данных,
которая состоит из двух полей: Дата и Продажи. Эта таблица состоит из 370 записей и
содержит даты в диапазоне от 1 июня 2001 года до 31 октября 2002 года. На основе этой таблицы
необходимо составить отчет, в котором данные будут представлены по месяцам.
j^k Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На компап-
диске
чг
На рис. 21.14 изображен фрагмент сводной таблицы, созданной на основе данных,
представленных на рис. 21.13. Не удивительно, что она выглядит точно так же как и исходные данные,
поскольку даты не были сгруппированы. Чтобы сгруппировать элементы по месяцам,
щелкните правой кнопкой мыши на заголовке Дата и выберите команду Группа и структурам
Группировать. На экране появится диалоговое окно, показанное на рис. 21.15.
В списке С шагом выберите месяцы и годы, а также убедитесь, что начальная и конечная
даты установлены правильно. Щелкните на кнопке ОК. После этого элементы сводной
таблицы будут сгруппированы по годам и месяцам (рис. 21.16).
Глава 21. Анализ данных с помощью сводных таблиц
443

|£tq- | редняя стоимость
<&%>*/ПХ [«Продажи/ "Продано единиц"
Оояя:
[Продавец
Добавить попа |
Л
« \
*J
Добавить {
Звфыть |
Рис. 21.20. Диалоговое окно
Вставка вычисляемого поля
Созданное поле будет добавлено в область данных сводной таблицы. С этим полем можно
обращаться точно так же, как и с любым другим, за одним исключением: его нельзя
перемещать в области страницы, строки или столбца (оно должно размещаться в области данных).
^^ Формулу можно ввести либо вручную, либо дважды щелкнув на именах соответ-
На заметку ствующих полей в списке Поля. Дважды щелкнув на элементе, вы его скопируете
в поле Формула. Поскольку в названии поля Продано единиц имеется пробел,
Excel автоматически взяла это название в одинарные кавычки.
/
-pYTf—"!—fT—fff"*
.! А
1 P-r«Q-
3"!
4 Месяц-",, »■
i 5 Январь
в
7 1>евраль
в
9 Иарт
10
11 Апрель
12
13 Май
14
15 4юнь
17 иль
18
19 Август
20~
21 Сентябрь
22
23 Эктябрь
24
25 Ноябрь
26
27 Декабрь
"28
29 Итог Сумма по полю Прад
30 Итог Cvmus no полю Cpei
и < • Я Л ст1 i «ни /
""tweieie
в
Денные - .. ▼
Сумма по полю Продать
Сумма по полю Средняя стоимость
Сумма по полю Продажи
Сумма по г элю Средняя cTOfc-:^h
Сумма по полю Продажи
Сумма по полю Средняя стоимость
Сумма по полю Продажи
Сумма по тлю Средняя стоимость
Сумма по полю Продажи
Сумма по полю Средняя стоимость
Сумма по полю Продажи
Сумма по полю Средняя стоимость
Сумма по полю Продажи
Сумма по полю Средняя ст^.ксть
Сумма по полю Продажи
Сумма по полю Средняя стой xctl
Сумма по полю Продажи
Сумма по полю Средняя стоимость
Сумма по полю Продажи
Сумма по полю Средняя стоимость
Сумма по полю Продажи
Cyvwa по полю Средняя стоимость
Сумма по полю Продажи
Су V4a по полю Средняя стоимость
ажи
няя стоимость
С
(Тродаеец ▼(
ШЛ
Г1
сг
с
Анна Виталий Геннадий Николай
23040
96 р.
24131
305р
24S46
347р.
22047
311р.
24971
159р
24218
263р
25735
147р
23538
272р.
25749
46 р.
24437
257р.
25355
36р.
25899
144а
291368
117р
20024
194р
23822
89р.
24854
259р.
22838
ЗС9р
25320
110 р.
24733
151р.
21184
312р
23174
203р.
25999
310р.
22639
87 р.
23949
220 р.
23179
50р.
281715
138р
111
19886
209р.
23494
159Р
21824
263р
22058
230р
20280
45р.
23965
32р
23032
149р
21273
2йр
21584
189р
19625
236р.
19832
233Р
20583
116Р
257436
86р.
26264
285р
29953
35р
25041
291р
29338
132р
25150
104р
27371
288р
25044
305р
29506
2В6р
29061
199р
27113
226р
25953
320р
28670
145р
32R464
142Р
С.
Общий итог
89214
169р
Ю14О0
75р
96365
287р
96281
208р
95721
88р
№02е7
90р
94995
198р.
97591
91р
102393
114р
93814
168р
95089
98р
98331
96р
1161481
118С
1
-1П|Х[
г -Г
jiD
Рис. 21.21. Сводная таблица после добавления вычисляемого поля
На рис. 21.21 показана сводная таблица после добавления вычисляемого поля. Новое поле
отображается с именем Сумма по полю средняя стоимость. (Если необходимо, этот текст
можно изменить. Для этого измените его в одной из ячеек, после чего он поменяется во всех
остальных ячейках.) Новое вычисляемое поле также появится на панели инструментов
Список полей сводной таблицы.
448
Часть IV. Анализ данных

Копирование сводной таблицы
По существу, сводная таблица является специальным видом объекта, над которым нельзя
выполнить казалось бы обычные действия. Например, в сводную таблицу нельзя добавлять
новые строки или вводить формулы. Если же вам нужно выполнить какие-то операции со
сводной таблицей, которые обычно недопустимы, создайте ее копию.
Чтобы скопировать сводную таблицу, выделите ее и примените команду Правка^Копировать.
Затем перейдите на новый рабочий лист и выберите ПравкаОСпециальная вставка. В
появившемся диалоговом окне выберите значения и щелкните на кнопке ОК. Содержимое
сводной таблицы будет скопировано на новое место. Теперь с этими данными можно
делать все, что угодно. Кроме того, можно повторно воспользоваться командой Правка**
Специальная вставка с установленным переключателем форматы, чтобы скопировать
форматирование сводной таблицы.
Этот метод также подходит, если нужно создать обычную (не сводную) диаграмму. Если вы
попытаетесь создать диаграмму на основе сводной таблицы, Excel создаст сводную
диаграмму, которая будет содержать кнопки полей.
Обратите внимание: скопированные данные не связаны с исходными, а потому, если
содержимое исходных данных изменится, это никак не повлияет на копию сводной таблицы.
Просмотр деталей
Каждая ячейка в области данных сводной таблицы представляет несколько записей
исходной базы данных. Иногда нужно выяснить, из каких полей состоит суммарное значение.
Для этого дважды щелкните на нужной ячейке области данных сводной таблицы. Excel
создаст новый лист с теми записями, которые были использованы для получения информации в
выбранной ячейке сводной таблицы. На рис. 21.17 показан пример такого списка.
[••ТГГ^ЯЯИИИ .idixiI
А В
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Дата i : адчм
3108 2001 1027
30082001 62]
29.08 2001 707
28.08 2001 1264
27 08 2001 1256
24 08.2001 630
23 08 2001 1056
22.08.2001 1274
21.08 200Y 670
20.08 2001 948
17 08 2001 1210
16 08 2001 826
15.08.2001 595
14 08 2001 1062
13 08 2001 680
10.08 2001 1266
09 оагоо1 974
08.08 2001 1158
07.08 2001 1090
06.06 2001 942
03 08.2001 1019
23 02 08.2С01 807
24!0108 2С01 832
2S
» ««\IWT2 дЛист!/
Е
F —"1
~|
—'
t
-!
lii 1 -SifT
Рис. 21.17. Щелкнув дважды на ячейке
в области данных, вы создадите
новый лист со списком данных, на
основании которых вычислено значение
ячейки
Глава 21. Анализ данных с помощью сводных таблиц
445

1
9
I
»4
!5
16
17
16
19
20
21
22
23
А
Лил .
0106 2001
04 06 2001
05 06 2001
06 062001
07.06 2001
08.06 2001
1106 2001
12.062001
13.06.2001
14.06.2001
15 06 2001
18 06 2001
19.06.2001
20 06 2001
21.06 2001
22.06 2001
25.06.2001
26.06.2001
27 06.2001
28 06.2001
29 06.2001
02 07 2001
в с
1344.
1 189!
1023!
998!
1384!
1 156;
1 185!
1256!
1030!
641!
1475;
792!
1200!
1 187
532
787;
1193:
1233
675
691
1448
959
._1Я|х1
:: C7i
_
1 1
1-
,.....■
1
я
1
.... ■
■-Л А1П
РТГ!?В52
-А ,.
EL
3 Оптв по папй Продажи
4
S
_6
т
8
В
11
12
13
14
15
16
ЯГ
«
21
22
" '
Дет»
01.06 2001
04.06 2001
05.06 2X1
06 С6 2001
07 06 2001
08.06.2001
11.06.2001
12.06 2001
13 06 2001
14.06.2001
15.06 2001
18.06 2001
1906 2X1
20.06 2X1
21.06 2001
22.06 2001
25.06 2001
26.S6 2001
27.06 200»
» «V Лист! ; Д»**.> /
-lOlxl
Б ; "Я
Итог
1344
1189
1023
998
1384
1 156
1 185
1256
1030
641
1475
792
12Х
1 187
532
787
1 193
1233
675
_
jsL^, 1 АЯ
Рис. 21.13. С помощью сводной таблицы
можно сгруппировать данные по месяцам
Рис. 21.14. Сводная таблица до группировки
элементов
Рис. 21.15. Диалоговое окно
Группирование позволяет
группировать элементы
сводной таблицы
А
t
2 1
3 с-ммапонолю
5 2O01 ион , 22 419
иоп
7
е
в
»
и
п :Х2
t3'
и
15
16
17
п
«
20
21
авг
сен
ист
ноя
дек
пне
*>••
мер
апр
май
ион
иол
авг
сен
о»ст
22 Ищи» итог
22313
21913
21 154
23 121
21 198
21 166
22 739
21842
23833
2159о
23 814
18 674
21375
22 366
21456
21911
372 880
23
24
25
26
27
*Ш\
Рис. 21.16. Сводная таблица после группировки по
годам и месяцам
На заметку
Если в диалоговом окне Группирование выбрать, что группировать следует
только по месяцам, то одинаковые месяцы разных лет также будут объединены
Например, в этом случае элемент авг будет отображать сумму продаж за август
2001 и 2002 годов.
444
Часть /V. Анализ данных

iM'i'L'IML".!.!-'..!!-...
1 PeftOtf
^^^^^
2
3 *:ум«апоголх5Пеед-*и
4 Месяц *-
5 Январь
1 в «врапь
1 7 "рг
[_3 ^првпь
Г*> Май
Гад .-чонь
[ ft i.lKMlW
1 12 август
I 13' #нт«врь
1 "M ктмврь
| 1$ кмбрь
■W ,)еябрь
17 Обилий итог
ГЧШШЕви-П
Анна Виталий Геннадий Ниюпай
23040 20034
24131 23822
24646 24854
22047 22833
24971 25320
24218 24733
2S735 21184
23638 23174
2574S 25В»
24437 22639
25355 23S49
258М> 23179
293866 281715
13
19
20
ч * * н л* rl , Дшит /
19886
23494
21824
22058
2О280
Z396S
23032
21273
21584
19625
19832
20563
257436
И
26264
29953
25041
29338
25150
27371
25044
29506
29061
27113
25953
28670
328464
Общий итог
89214
101400
В6365
96281
S5721
ЯЮ287
94995
?7581
102393
93814
65066
96331
1161481
- - :
а 7°£
—° --1—Ц
1 .1Г1
Рис. 21.19. Сводная таблица была создана на основе данных,
представленных на рис. 21.18
На рис. 21.19 показана сводная таблица, которая была создана на основе описанных выше
данных. В ней представлены объемы продаж каждого продавца, упорядоченные по месяцам.
В следующих разделах подробно описаны такие примеры:
■ создание вычисляемого поля, которое будет содержать среднюю стоимость одной
единицы товара;
■ создание вычисляемого элемента для подведения промежуточных итогов по кварталам.
Создание вычисляемого поля в сводной таблице
Поскольку сводная таблица является особым типом диапазона данных, в нее нельзя
вставлять новые строки или столбцы. Это означает, что нельзя вставить в сводную таблицу
формулы, которые будут выполнять операции над данными. Однако есть возможность создания
новых вычисляемых полей для сводной таблицы. В вычисляемом поле выполняются
вычисления, использующие значения из других полей.
Как правило, для отображения новой информации в сводной таблице используются
вычисляемые поля. Этот способ позволяет избежать создания нового поля данных в исходной базе
данных. Вычисляемое поле не может находиться в областях строк, столбцов или страниц.
Предположим, что в нашем примере необходимо вычислить среднюю стоимость одной
единицы товара. Для этого необходимо разделить значение из поля Продажи на значение из поля
Продано единиц. Результат будет храниться в новом (вычисляемом) поле сводной таблицы.
Чтобы создать такое поле, выполните ряд действий.
1. Поместите курсор в область сводной таблицы.
2. На панели инструментов Сводные таблицы щелкните на кнопке Сводная таблица
и в открывшемся меню выберите команду ФормулыОВычисляемое поле. Появится
диалоговое окно Вставка вычисляемого поля.
3. Введите имя поля и определите формулу, как показано на рис. 21.20. В формуле можно
использовать другие поля. В данном примере имя поля — Средняя стоимость, а
формула имеет такой вид:
=Продажи/'Продано единиц'
4. Щелкните на кнопке Добавить для добавления нового поля.
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
Глава 21. Анализ данных с помощью сводных таблиц
447

На заметку
Если двойной щелчок на ячейке не срабатывает, убедитесь, что флажок
Развертывание разрешено в диалоговом окне Параметры сводной таблицы
установлен (после щелчка правой кнопкой мыши на любой ячейке сводной таблицы
выберите из контекстного меню команду Параметры таблицы).
Вставка вычисляемого поля или
вычисляемого элемента
После того как была создана сводная таблица, для дальнейшего анализа данных можно
воспользоваться двумя типами вычислений.
■ Вычисляемое поле. Новое поле создается на основе существующих полей сводной
таблицы. Вычисляемое поле должно находиться в области данных сводной таблицы.
(Нельзя создавать вычисляемые поля в областях страниц, строк или столбцов.)
■ Вычисляемый элемент. Вычисляемый элемент рассчитывается с использованием
содержимого других элементов, которые находятся в том же поле сводной таблицы.
Вычисляемый элемент может находиться в областях данных, строк или столбцов (и не
может находиться в области страниц).
Для создания вычисляемых полей или элементов нельзя использовать стандартные функции
Excel. Другими словами, нельзя вводить формулы непосредственно в ячейки. Вместо этого
формулы вводятся в специальном диалоговом окне и сохраняются вместе с данными сводной таблицы.
Для примера в этом разделе используется табличная база данных, показанная на
рис. 21.18. Она состоит из пяти полей и 48 записей. Каждая запись содержит информацию о
ежемесячных объемах продаж по каждому продавцу. Например, Анна работает в северном
регионе и в январе продала 239 единиц товара на общую сумму 23 040 рублей.
А
Продли л
2 Анна
3 'Агна
А .Анна
5 ** .
в ■■»1
7 Анна
б Анна
& "4hi
Ю лнна
11'Лнчв
12 Анна
13 Анна
14 Виталий
15 ~ игалий
■И инталии
17 Зиталий
«S Виталий
1$ 'Зиталий
20 Зиталий
21 Зиталий
22 Виталий
23 Виталий
и * » ->.Д—
в
г«IH-H
£ вер ^ м
Северный
Северный
Северный
Северный
Северный
Северный
Северный
Северный
Северный
Северный
Северный
Северный
Северный
Северный
Северный
Северный
Северный
Северный
Северный
Северный
Северный
»ШШШ
CD E F
1 м...к ||г...... Пр.а.н. |дшя«
АВТгСТ
Апрель
Декабрь
Июль
Июнь
Май
Март
ноябрь
Октябрь
Сентябрь
Февраль
Январь
Август
Апрель
Декабрь
Июль
Июнь
Май
Март
ноябрь
Октябрь
Сентябрь
23 638р
221>47р
26 8»9р
26 735р
24 218р.
24 9Пр
24 646р
2S3SSP
24 437р.
26 74ВР
24 131р
23 040р
23 174Р
22вЗвр
23 17Рр:
21 IB4p
24 733р
25320р
24В54р
23 МОр
22 6ЭВр
259В9р
67
71
«О!
175:
ю-
157
71
706!
851
557:
7»!
239)
il4*
74!
465
ее:
«4;
231!
99:
Ю9!
260:
84;
!<i
„I0f*t
О IT
am -и
Рис. 21.18. Исходная база данных
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На компакт
иске
446
Часть IV. Анализ данных

В формулах можно использовать функции Excel, но эти функции не должны ссы-
Совет латься на ячейки рабочего листа или поименованные диапазоны.
-iS
>
Вставка в сводную таблицу
вычисляемого элемента
В предыдущем разделе описано, как создавать вычисляемые поля. Помимо того, с
помощью Excel можно создать вычисляемый элемент для какого-либо поля сводной таблицы.
Заметьте, что создание вычисляемых элементов позволяет избежать добавления новых полей в
исходную базу данных. Но следует помнить, что вычисляемые элементы могут использовать
значения только в одном поле.
Сводная таблица, показанная на рис. 21.19, содержит текстовое поле с именем Месяц. В эту
таблицу можно добавить вычисляемый элемент (назовем его, например, Кв1), который будет
содержать сумму объемов продаж за три месяца: янв, фев, мар.
Эти же значения можно получить, если сгруппировать значения по кварталам. Но в
последнем случае объемы продаж за каждый месяц будут скрыты, а на экране будут только
суммарные значения. Создание вычисляемого элемента для подведения квартальных
итогов — более гибкая операция, поскольку можно отобразить как итоговые значения, так и
объемы продаж за каждый месяц.
Чтобы просуммировать данные в строках ЯНВ, фев и мар с помощью вычисляемого
элемента, выполните ряд действий.
1. Установите табличный курсор в область сводной таблицы (строк, столбцов или
страниц), над элементами которой будут проводиться вычисления. В нашем примере
табличный курсор должен находиться в области строк в поле Месяц.
2. На панели инструментов Сводные таблицы щелкните на кнопке Сводная таблица
и в открывшемся меню выберите команду Формулы^Вычисляемый объект.
Появится диалоговое окно Вставка вычисляемого элемента.
3. Введите имя нового элемента в поле Имя, а также определите формулу в поле
Формула (рис. 21.22). В формуле можно использовать элементы других полей, но нельзя
вводить функции рабочего листа. В этом примере новый элемент назван Квартал 1,
а вычисляется он по следующей формуле:
=Январь+Февраль+Март
4. Щелкните на кнопке Добавить.
| -»«грь+ M>pai»+ Март j,, ь I
Рис. 21.22. Диалоговое окно Вставка
вычисляемого элемента
Глава 21. Анализ данных с помощью сводных таблиц
449

Внимание!
5. Повторите пп. 3 и 4, чтобы создать вычисляемые элементы Квартал2 (=Апрель +
+Май+Июнь), КварталЗ (=Июль+Август+ Сентябрь) и Квартал4 (=Октябрь+
+Ноябрь+Декабрь).
6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
Если в сводной таблице вы используете вычисляемые элементы для какого-то
поля, необходимо удалить строку, в которой подводятся общие итоги по этому
полю. В противном случае в этой строке будет отображаться сумма всех
исходных элементов поля и сумма вычисляемых элементов. Другими словами,
итоговые значения будут неправильными, поскольку одни и те же элементы будут
дважды суммироваться. Чтобы удалить строку общих итогов, воспользуйтесь
диалоговым окном Параметры сводной таблицы (см. врезку "Параметры сводной таблицы"
ранее в этой главе).
Все созданные вычисляемые элементы будут автоматически добавлены в сводную таблицу.
На рис. 21.23 показана сводная таблица после добавления четырех вычисляемых элементов.
Заметьте, что новые элементы отобразились после элементов поля Месяц. Чтобы вставить
вычисляемые поля между исходными элементами, просто перетащите их на новое место. На рис. 21.24
показано, как будет выглядеть сводная таблица после переноса вычисляемых элементов на
соответствующие им места. Эти строки были также выделены полужирным шрифтом.
>И**Г
ОБ
;
1 Рагим
J
-IQlxl
С.^-иапоЕлчпаП 1 ааш аре »'
Меся., »
Январь
Февраль
\Ларт
Апрель
май
Июнь
Июль
LftBP/CT
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
[Декабрь
Квартал!
Квартал!
КварталЗ
квартагМ
■'нна 1
23040
24131
24646
2204J
24S71
24216
2573S
23638
25749
24437
25355
25898
71817
71236
75'.22
75591
Италии Геннадий Николай
20024
23822
24854
22838
25320
24733
21184
23174
25999
22639
23949
23179
66700
72891
70357
69767
19886
23494
21824
2205В
20280
23965
23032
21273
21584
19625
19832
20583
65204
66303
65889
6ОО40
26264
29953
25041
29338
25150
27371
25044
29506
29061
27113
25953
28670
В1258
В1859
В3611
81736
Об ийитог
89214
1014С0
96365
96281
95721
100287
94695
97591
102393
93814
95089
68331
286976
292289
294979
287234
•ifi
Рис. 21.23. Использование вычисляемых элементов для подведения
промежуточных итогов
На заметку
/
Вычисляемые элементы появляются в сводной таблице, только если в ней
имеется поле, на основе которого были вычислены новые элементы. Если вы
удалите это поле и перенесете его из области строк или столбцов в область данных,
вычисляемые элементы будут скрыты.
В Excel есть другой способ подведения квартальных итогов — с помощью группировки
элементов по кварталам. Поскольку названия месяцев в действительности не являются
датами, группировку придется выполнять вручную. На рис. 21.25 показана сводная таблица после
разбития на четыре группы. Для создания первой группы выделите элементы Январь,
Февраль, Март. Затем щелкните правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите
команду Группа и структураОГруппировать. Excel добавит группу и по умолчанию присвоит
450
Часть IV. Анализ данных

ей имя Группа 1, которое следует заменить на Квартал 1. Затем вновь щелкните правой
кнопкой мыши на элементе Квартал1 и выберите команду Параметры поля. На экране появится
диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы. В этом окне из списка выберите
Сумма, чтобы подвести итог для выделенной группы. Повторите эти действия для
оставшихся трех кварталов.
I2S-SL
1 Ре(к;м ■ гвее'» Ч
2
'■ г>мма no nonjg QpiqwM
Л |*С*4
-г
ГЬЩшЩЦ yj
н^в
Анна Виталий Ген-ч ий Николай
5 -Ыварь 23040
б. Февраль
7 Март
8 Квлртлл1
S -прель
Ю Дай
11 Июнь
12 Квартал?
13 Июль
14 Август
15 Сентябрь
16 КвлрталЗ
17 Октябрь
18 Ноябрь
19 .Декабрь
?0 КварталД
21
22
гз
** * * »'. А**»*» /ЛисП>
П*гГ
24131
24646
71817
22047
24971
24218
71236
25735
23638
2574S
75122
2443/
25355
25899
75691
!/
20024
23822
24854
60700
22838
25320
24733
72891
21184
23174
25999
70357
22639
23949
23179
69767
19886
23494
21824
65204
2205В
20280
23965
66303
23032
21273
21584
(5889
19625
19832
20583
60040
1
26264
29953
25041
81258
29338
25150
27371
81859
25044
29506
29061
83611
27113
25953
28670
81736
I
F
69214
101400
S6365
286979
66281
95721
100287
292289
94995
97591
102393
294979
93814
95089
98331
287234
.1alxl
о н т
_J jjr*
Рис. 21.24. Сводная таблица после того, как элементы были упорядочены
1
3 '„ и*» по погш ГЪ.да-ад
А У... : ,ЭП »
5 Квартал 1
7
8 (вартал1 Сумма
J •> <вартап2
12 <вартал2 Сумма
13 'варталЗ
1
«**КввртвлЗ Сумма
J7 Квартам
12С КвартапД Сумма
втенобший итог
"""и -Л
Январь
Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
ИЮЛЬ
АВГУСТ
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
Даквбрь
ПшпИ
Анна Виталий Геннадий Николай
23040
24131
24646
71817
22047
24971
24218
71234
25735
23636
25749
75122
24437
2535!
25999
75691
293866
20024
23922
24654
68700
22838
25320
24733
72Р91
21164
г.-.'.-
25999
70357
22639
23949
23179
69767
281715
19886
23494
21824
65204
22058
20280
23965
66303
23032
21273
21664
66889
19625
19832
20663
60040
257436
26264
29953
25041
81253
29338
25150
27371
81859
25044
29506
29061
83611
27113
25953
28670
6'736
328464
. |
89214
101400
96365
286979
96261
95721
1002Е7
292289
94995
97591
102393
294979
93614
95099
98331
287234
1161481
: .131x1
-
т\ >W«/IW4 J "W .IWll
Рис. 21.25. Подведение квартальных итогов с помощью группировки
Глава 21. Анализ данных с помощью сводных таблиц
451

ГЛАВА
В этой главе..
Пример анализа
"что-если"
Типы анализа "что-если"
Проведение анализа
"что-если" вручную
Создание таблиц
подстановки
Диспетчер сценариев
Анализ данных
I с помощью
сценариев
"что-если"
дной из наиболее привлекательных сторон программ
электронных таблиц (и Excel здесь не исключение)
является возможность использования формул для построения
динамических моделей, которые немедленно реагируют на
изменение исходных данных. Другими словами, формулы
будут автоматически пересчитывать результат, если изменилось
содержимое ячеек, которые в них используются. Поэтому,
если вы будете изменять значение в ячейках по какой-нибудь
системе, а затем отслеживать полученные результаты в тех
ячейках, где содержатся формулы, вы будете выполнять один
из видов анализа "что-если". Анализ "что-если"— это
процесс поиска ответов, например, на следующие вопросы: "Что
будет, если процентная ставка кредита поднимется с 8,5 до
9,0%?" или "Что будет, если мы поднимем цену на нашу
продукцию на 5%?".
Таким образом, если ваша электронная таблица создана
правильно, то, чтобы ответить на подобные вопросы, нужно
только задать новые значения и посмотреть, что получится в
результате расчета. Вы увидите, что в Excel есть полезные
средства, которые помогут вам в проведении такого анализа.
Пример анализа "что-если"
На рис. 22.1 показана электронная таблица, которая
обрабатывает информацию об ипотечной ссуде. Лист разделен на
две секции, в которых расположены ячейки ввода и ячейки
результатов. В столбце D показаны формулы, введенные в
столбец С.

JSl*l
. 1*1
i
в с
Расчет ипотечной ссуды
Исходныф AaHHMt
Цена
Первый взнос
Срок погаиений ссу^ы (месяцы)
Процентная ставка
32S900.00P
10%
360
6.50%
Результаты авечатл
Размер ссуды
Месячная плата
Общая сумма выплат
Общая сумма иомиесюнньк
293 310 00р
2 059.91Р
741 567 49р
448 257.49 р.
\ Лист! £ г Л 'v.i подстл юкзд /
ы
.г1
Рис. 22.1. В этом рабочем листе
используется четыре ячейки для ввода
исходных данных, по которым
рассчитываются результаты
С помощью этого рабочего листа можно легко ответить на вопросы "что-если", подобные
приведенным ниже.
■ Что, если я смогу договориться о более низкой цене на имущество?
■ Что, если кредитор потребует 20% выплаты?
■ Что, если я смогу получить 40-летнюю ссуду?
■ Что, если процентная ставка снизится до 7%?
|^ь Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На компакт-
диске ^1
Вы можете получить ответы на все эти вопросы, просто помещая различные значения в
ячейки диапазона С4:С7 и наблюдая за результатами в ячейках С10:С13. Разумеется, при
вводе вы можете задавать любое число исходных параметров сразу.
Не используйте в формулах строго определенные значения
На примере расчета ипотечной ссуды был продемонстрирован важный момент в подходе к
проектированию рабочих таблиц. Заключается он в том, что вы должны всегда так
создавать таблицу, чтобы обеспечить максимальную гибкость для внесения изменений. Пожалуй,
одно из самых важных правил проектирования рабочих таблиц гласит:
Старайтесь не использовать строго определенные значения в формулах. Вместо этого
помещайте значения в отдельные ячейки и используйте ссылки на них в (рормуле!
Термин строго определенные значения подразумевает использование в формуле обычных
чисел, или констант. В формулах из приведенного выше примера используются ссылки на
ячейки, а не сами значения. Например, можно было бы использовать значение 360 (срок
погашения ссуды) в качестве аргумента функции пплат, которая находится в ячейке С11.
Использование ссылки на ячейку, а не константы имеет два преимущества: во-первых, это
проясняет, какое значение используется (оно не спрятано в формуле); во-вторых, это
облегчает изменение значения.
Сказанное выше не составит серьезной проблемы в том случае, если используется только
одна формула, но представьте, что будет, если значения строго определены в нескольких
сотнях формул, разбросанных по всей таблице.
Глава 22. Анализ данных с помощью сценариев "что-если"
453

Типы анализа "что-если"
Как вы уже догадались, в Excel можно создавать гораздо более сложные модели, чем та,
которая приведена в предыдущем примере. Далее в главе подробно рассматривается эта тема.
Для выполнения анализа "что-если" Excel предоставляет три основные возможности.
■ Анализ "что-если" вручную. Поместите новые значения в ячейки и понаблюдайте,
как изменится результат в ячейках с формулами.
■ Таблицы подстановки. Создайте таблицу, в которой будут представлены результаты
вычислений по формулам из выделенных ячеек, в зависимости от систематического
изменения одной или двух ячеек.
■ Диспетчер сценариев. Создайте с его помощью поименованный сценарий путем
генерации отчетов с использованием средств структуризации данных или сводных таблиц.
Все эти методы обсуждаются в следующих разделах.
Проведение анализа "что-если" вручную
Об этом методе много не скажешь. На самом деле примера, приведенного в начале главы,
вполне достаточно. Метод основан на следующем принципе: есть одна или несколько ячеек
для ввода информации, ссылки на которые используются в одной или нескольких ключевых
ячейках с формулами. Вы меняете информацию во входных ячейках и смотрите на результат.
Можно отпечатать результат на бумаге или сохранить каждый сценарий в новой рабочей
книге. Под термином сценарий здесь подразумевается определенный набор данных, который
находится в одной или нескольких входных ячейках.
Большинство пользователей выполняют анализ "что-если" именно таким образом. В
этом, конечно, нет ничего плохого, но полезно знать и другие методы.
Создание таблиц подстановки
При работе с моделью "что-если" в определенный момент времени можно использовать
только один сценарий (только один набор исходных данных). Но что, если необходимо сравнить
результаты нескольких сценариев? Приведем несколько вариантов решения подобной проблемы.
■ Отпечатать несколько копий рабочего листа с разными сценариями на каждом.
■ Скопировать модель на другие листы и расположить их окна на экране так, чтобы были
видны все сценарии.
■ Вручную создать формулу, которая бы подытоживала значения из ключевых ячеек для
каждого сценария.
■ Использовать команду Excel ДанныеОТаблица подстановки для автоматического
создания итоговой таблицы.
В этой главе обсуждается последний пункт — команда ДанныеОТаблица подстановки.
С ее помощью можно создавать удобные таблицы подстановки, позволяющие проводить
вычисления по формулам для одного из приведенных ниже случаев.
■ Существует один набор данных для одной ячейки (одной переменной), на которую
ссылается несколько формул.
■ Существует два набора данных для двух ячеек (две переменные), на которые
ссылается одна формула.
454
Часть IV. Анализ данных

Хотя создать таблицу подстановки очень просто, на ее использование наложены
некоторые ограничения. Самое главное ограничение состоит в том, что она может одновременно
оперировать только с одной или двумя ячейками исходных данных. Другими словами, нельзя
создать таблицу подстановки, которая бы использовала комбинацию трех или более ячеек с
исходными данными.
С помощью средства Диспетчер сценариев, о котором речь идет дальше в главе, можно
создать отчет, который подводит итог для любого количества входных и выходных ячеек.
Создание таблицы подстановки с одним входом
В таблице подстановки с одним входом приводятся результаты расчетов по одной или
нескольким формулам при различных значениях одного входного параметра. На рис. 22.2
показан общий макет таблицы подстановки с одним входом. Таблицу можно расположить в
любом месте рабочего листа. Левый столбец содержит различные значения входного параметра.
Верхняя строка содержит формулы или (чаше всего) ссылки на ячейки с формулами, по
которым рассчитывается результат. (Сами формулы могут находиться в другом месте рабочего
листа.) Можно использовать любое количество ссылок на формулы (или только одну).
Верхняя левая ячейка таблицы не используется. Excel вычисляет значения, которые получаются в
результате подстановки каждого из исходных значений во входную ячейку, и помещает
результат в соответствующий столбец (в ячейку, которая находится под ячейкой с
соответствующей формулой или ссылкой на формулу).
Макет таблицы подстановки с одним входом
Не используется
\
Здесь находятся формулы или ссылки на формулы
1
Значения входного параметра
Рис. 22.2. Составные части таблицы подстановки с одним входом
В приведенном ниже примере использован рабочий лист, по которому рассчитывается
ипотечная ссуда (о нем речь шла в начале главы). Этот рабочий лист демонстрирует, как
можно создать таблицу, в которой бы отражались значения, рассчитанные по формулам,
находящимся в четырех ячейках (Размер ссуды, Месячная плата, Общая сумма
выплат, Общая сумма комиссионных), при изменении процентных ставок от 6 до 8% с
шагом 0,25%.
На рис. 22.3 показана заготовка таблицы подстановки для описываемого примера. Строка 3
состоит из ссылок на соответствующие ячейки с формулами. Например, в ячейке F3 содержится
Глава 22. Анализ данных с помощью сценариев "что-если"
455

формула =С10. В столбце Е приведены все возможные варианты входных значений
(процентных ставок), которые будут использованы при расчетах. Кроме того, была добавлена
рамка вокруг области, где будут появляться вычисляемые значения.
:J <Чэ*** ***
В
Расчет ипотечной ссуды
4
5
6
7
8
а
*
и
12
JJ
14
15
Цена
Исходные данные
Первый юное
Срок погашения ссуды (месяцы)
Процентная стае
325800,00р
Р«|упьтаты Расчета
Pswrpccy^i
Месячная плата
Овщая сумма выплат
Общая сумма комиссионных
293 ЗЮ.ООр.
2 059.91р.
741 667.49Р
448257.49Р
«,оо\
e^er,
«до*
в.76%
7,00%
7,25%
7 50%
7,75*.
«,00»
Rjwep
ссуды
293 310P.
Месячная
плата
говор.
Общая сумма
сыплет
741 SS7P.
Обща я сумма
■«эмиссионных
441257р.
' Лист! j Таблица амнетаен
Ы_
^
Ямс. 22..J. Подготовка к созданию таблицы подстановки с одним входом
Чтобы создать таблицу подстановки, выделите диапазон ячеек (в нашем случае Е3:112),
а затем выберите команду Данные1*Таблица подстановки. Появится диалоговое окно,
показанное на рис. 22.4. Здесь необходимо определить ячейку листа, в которую должны
подставляться исходные данные. Поскольку все исходные данные находятся в столбце, а не в
строке, поместите адрес или имя ячейки, в которую должны подставляться исходные данные,
в поле Подставлять значения ПО строкам В. Введите в это поле С7 или щелкните на этой
ячейке в рабочем листе. В описываемом диалоговом окне оставьте пустым поле Подставлять
значения по столбцам в. Щелкните на кнопке ОК, и Excel заполнит таблицу
соответствующими результатами (рис. 22.5).
Подставлять значения по ст&пбцдк в
г.дсгамкпъ »Иг*енйяпоета£жанв-
j OK
xl
И7 Ц
1 OTWM |
Рис. 22.4. Диалоговое окно
Таблица подстановки
.lot x!
■i
6.00%
в.25%
«.60S
в.75%
7.00%
7.25'
7,50%
7,75%
5.00%
ftaMep
ССУДЫ
293 310р.
2933 Юр
233 3 Юр
293310р.
293 310р.
293310р.
293 ЗЮр.
293 ЗЮр.
293 ЗЮр
293 ЗЮр.
Месячная
плата
2 осе*.
1954р
2 007р.
говор.
2114р.
2 1вВр
2 223р
2 279р
2 335р.
2 391р.
Общая сумма
выплат
741 567р.
703417Р
722 3В4р
741 567р.
7609910
780 559р
800 35вр
В20346р
840 524р
Вв0 682р
Общая сумма
«эмиссионных
448 257р.
410 Ю7р.
429 0740.
44в257в.
4676510
487249р
5070460
5270360
547214р.
5675720.
•
• «\Г»;т1Хт^»~.~»
Рис. 22.5. Результат анализа, проведенного с помощью
таблицы подстановки с одним входом
Если рассмотреть ячейки таблицы, в которых находятся результаты после выполнения
команды Данные1*Таблица подстановки, то можно заметить, что программа поместила
456
Часть IV. Анализ данных

туда формулы, причем не обычные, а формулы массивов, в которых используется функция
ТАБЛИЦА. Как уже отмечалось в главе 14, формула массива — это одна формула,
вычисляющая значения в нескольких ячейках. Поскольку используются формулы, при изменении
ссылок на ячейки в первой строке таблицы или изменении значений процентных ставок в первом
столбце значения в созданной таблице будут автоматически пересчитываться.
Таблица подстановки с одним входом может быть организована вертикально
(как в этом примере) или горизонтально. Если значения исходных данных,
которые должны подставляться во входную ячейку, расположены в строке, введите
ссылку на эту ячейку в поле Подставлять значения по столбцам в, которое
находится в диалоговом окне Таблица подстановки.
Создание таблицы подстановки с двумя входами
Таблица подстановки с двумя входами позволяет отобразить на экране результаты
расчетов при изменении двух входных параметров. Макет для этого типа таблицы показан на
рис. 22.6. Хотя он выглядит практически так же, как и для таблицы подстановки с одним
входом, он все же имеет одно существенное отличие: в данную таблицу можно свести
результаты расчетов только по одной формуле. В верхней строке таблицы подстановки с
одним входом можно разместить любое количество формул или ссылок на них. В таблице
подстановки с двумя входами в верхней строке содержатся значения для подстановки
второго входного параметра. И только в верхней левой ячейке находится ссылка на ячейку
с единственной формулой.
Макет таблицы подстановки с двумя входами
Формула или ссылка на формулу
1
Значения второго входного параметра
Значения первого входного параметра
Рис. 22.6. Макет таблицы подстановки с двумя входами
Используя предыдущий пример, можно создать таблицу подстановки с двумя входами,
которая выводит результаты расчетов по какой-либо формуле (например, расчет зарплаты)
при различных комбинациях двух исходных параметров (например, процентная ставка
комиссионных и процент выплаты наличными деньгами). Чтобы увидеть, как влияет изменение
входных параметров на результаты расчетов по другим формулам, создайте несколько таблиц
подстановки — по одной для каждой формулы, по которой необходимо подвести итог.
Глава 22. Анализ данных с помощью сценариев "что-если"
457

На рис. 22.7 показана таблица подстановки с двумя входами. Это пример расчета
эффективности проведения рекламной кампании с помощью рассылки рекламных материалов по
почте. Расчет эффективности проводится путем вычисления прибыли после продажи.
-|П|
*!
А В СГ,
1 Доход от рассылки рекламы почтой
з
4
5
6
7
8
В
10
11
'2
13
14
Исходные длины"
Разослано материалов
Прочит ответивших
275 000
2.50%
Стоимость печатные материал
Почтовые расходы
Число респондентов
Ооход на 1.респондента
Q/ммарный доход
/ммарные расходы
0,15р.
0.32р
6875
22.00Р
151250.00р.
129 250,00р
Ю Прибыль 22U00.00D. ■
ia
► -\iwri/ hi •(
Рис. 22.7. Расчет чистой прибыли
после проведения рекламной
кампании
В этой модели используются две ячейки для ввода информации: количество разосланных
рекламных материалов и предполагаемый процент ответов. Область результата включает
следующее.
■ Стоимость печатных материалов. Стоимость печати одного рекламного буклета.
Цена изменяется в зависимости от количества: 0,20 рубля — если количество
экземпляров не превышает 200 000; 0,15 рубля— от 200 001 до 300 000 экземпляров;
0,10 рубля — если больше 300 000. Стоимость отпечатанных материалов (в
зависимости от их количества) определяется по следующей формуле:
=ЕСЛИ(Разослано_материалов<200000;0,2;
ЕСЛИ(Разослано_материалов<300000;0,15;0,1) )
■ Почтовые расходы. Их стоимость фиксирована и составляет 0,32 рубля за одно
почтовое отправление.
■ Число респондентов. Количество ответов, которое предполагается получить. Оно
определяется в зависимости от процента предполагаемых ответов и количества
разосланных материалов. Формула для этой ячейки следующая:
=Процент_ответивших*Разослано_материалов
■ Доход на одного респондента. Это фиксированное значение. Компании известно, что
за каждый заказ она получит прибыль 22 рубля.
■ Суммарный доход. Суммарный доход вычисляется по простой формуле, в которой
величина дохода, полученного от одного заказа, умножается на количество заказов:
=Доход_на_1_респондента*Число_респондентов
■ Суммарные расходы. По формуле, находящейся в этой ячейке, вычисляются
суммарные расходы на рекламу, в которые входит стоимость печатных материалов и
почтовых услуг
=Разослано_материалов*(Стоимость__печатных_материалов+Почтовые_
расходы)
■ Прибыль. В последней строке таблицы приведена величина прибыли, которая
определяется как разница суммарных доходов и суммарных расходов.
458
Часть IV. Анализ данных

Если вы попробуете провести вручную анализ сценария "что-если" и будете менять
значения двух входных параметров, то вскоре обнаружите, что величина прибыли может быть
очень разной. Иногда она становится отрицательной — это убытки.
Была создана таблица подстановки с двумя входами, которая позволяет вычислять
прибыль при разных комбинациях количества разосланных материалов и предполагаемого
процента полученных ответов. На рис. 22.8 показано, как должна располагаться таблица в
диапазоне А18:128.
Чтобы создать таблицу подстановки, выделите указанный диапазон и выберите команду
Данные^>Таблица подстановки. В поле Подставлять значения по столбцам в введите
имя ячейки В5 (Процент_ответивших), а в поле Подставлять значения по строкам в —
имя ячейки В4 (Разослано_материалов). На рис. 22.9 показан результат выполнения этой
команды.
3 P*fCM ли* jdt
А Б
1 Доход от рассылки рекламы почтой
Исходны* денные
4 Разослано матергепов
I S Процент ответивших
275 000
2.50%
| 6 Стоимость печатных материал
I 6 Почтовье расходы
1 10 Число респондентов
j 11 Дзход на 1 респондента
112 Суммарный доход
I 13 Суммарные расходы
0.15р.
032р
6875
22.00р.
151 250.00р.
12В 250.00Р
П Прибыль 22000.00р.
16
17.
18
№ 100 000
•К) I26CO0
21' 150 000
22 175 ОСЬ
25 200000
24 „6 000
26 ■ 250000
26 , 275 000
27 300 ОСО
28 j 325 000
150%
29
м < ■ h[>,IWtI/
С
1.75%
2.00%
,-|п|х|
Е Р О Н 1 '
225*| 2 50%
2 75%1 3,00%
3 25-.
Jil ._ Л
~
:
-1
I
Рис. 22.8. Подготовка к созданию таблицы подстановки с двумя входами
.'(Г1... . ..ца-1.
А
17
18
20
21
22
23
'24
25
26
21
28
2S
on ^^^
" * > « \П«т1 /
100 000
125 000
15С000
175 000
200 000
225 000
250 000
?75 00О
300 000
325 000
С .. . Е Ь 3
__________
-1РОО0р -'ЗоООо
-23 750р
-28 500р.
-33 250р.
-28 000 р.
-315О0р
-35 000р.
•38 500р
-г/ооор
-29 250P
-16 В75р
-20 250р.
-23 625 р.
-17 СКРр
-16 125р
-21250Р
-23-7-Р
-10500 р.
-11375Р
4QMB
-ЮОООр
-12 ОООр
-14 000р.
■6 ОООр
-6 750Р
-7 5О0Р
-в25_р
6 000р.
6 500р.
-2 500.:
-3 125в
•3 750р
-4 375р.
5 000а
5 625р
6 250р.
6 875р.
22 500р.
24 375р.
ЗОООр
3 750Р
4 500 р.
5 250 р.
16 ОООр
18 000р.
20 ОООр
22 000ft
39 ОООр
42 250P
6 500:1
10 625р.
12 750ft
14 B75ft
27 000ft
30 375ft
33 750р.
37 125ft
55 500ft
60 125 р.
Li]
•
14C00:
17 500P
21000 ft
24 500 ft
38000 ft
42 750P
47 500P
52 250ft
72 000ft
78 000ft
1B500:i
Г4 375p
29 250ft
34 125ft
48 000P
55 125ft
61250ft
67 375ft
88 500ft
95 875ft
1 1
-lOlxl
J
«
—4
Рис. 22.9. Результат анализа, проведенного с помощью таблгщы подстановки с двумя входами
Глава 22. Анализ данных с помощью сценариев "что-если"
459

Диспетчер сценариев
Анализ данных с помощью таблиц подстановки весьма эффективен. Однако он имеет
несколько недостатков.
■ Одновременно можно анализировать расчетные данные только при изменении одного
или двух исходных параметров.
■ Процесс создания таблицы подстановки не всегда интуитивно понятен.
■ При использовании таблицы подстановки с двумя входами можно проанализировать
результаты расчетов, проведенных только по одной формуле. Для других формул
нужно создать дополнительные таблицы подстановки.
■ Очень часто требуется просмотреть результаты расчетов, проведенных только для
нескольких определенных комбинаций входных параметров, а не всю таблицу подстановки.
С помощью средства Диспетчер сценариев довольно просто автоматизировать процесс
выполнения анализа "что-если" для различных моделей. С его помощью можно создать
несколько наборов данных вводимых значений (в терминологии средства Диспетчер
сценариев они называются изменяемыми ячейками) для любого количества переменных и
присвоить имя каждому набору. Затем по имени можно выбрать определенный набор данных, и
Excel отобразит результаты анализа этих данных в рабочем листе. Кроме того, можно создать
итоговый отчет по сценариям, в котором будет показан результат подстановки различных
комбинаций входных параметров. Итоговый отчет может быть представлен в виде обычного
структурированного списка или сводной таблицы.
В качестве примера рассмотрим процесс прогнозирования объема продаж товаров на
текущий год. Объем продаж может зависеть от многих факторов, поэтому создается три
сценария — по одному для лучшего, худшего и наиболее вероятного случая. После того как
сценариям будут присвоены имена, можно легко переключаться между ними, выбирая
соответствующие названия из списка. При этом Excel будет автоматически подставлять нужные
исходные данные в рабочий лист и пересчитывать формулы.
Определение сценариев
Чтобы получить общее представление о средстве Диспетчер сценариев, начнем с
простого примера — производственной модели, показанной на рис. 22.10.
А.
В
Изменяемы* ячейки
2 Почасовая оплата
3 ^Стоимость материалов
41
5
6
7 Норма времени (часы)
в количество материалов
© ^бестоимость
1 10 Отпускная цена
11 Прибыль на 1 изделие
12 количество изделий
13 > уммлрная прибыль
14
113 иощая прибыль
|Г«
(~ 4 • «\lWrt/
34
58
Изделие А
12
в
7620
795р
ЗЗр
36
1188р.
13008р
С j
Иэдвли* Б
14
9
1007а
1295а
283р.
18
5184р.
Н
0
Иэдвли* В
24
14
1642р.
2 195р.
553р.
12
6 636р.
лаЫ]
Е Т
~!|
J
I МГ
Рис. 22.10. Вычисление суммарной прибыли
от производства трех видов продукции
460
Часть IV. Анализ данных

^^ Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На компакт-
диске
■щ
Рабочий лист содержит две ячейки с исходными данными: почасовая оплата (ячейка В2) и
стоимость материалов (ячейка ВЗ). Компания производит три изделия, причем на
производство каждого из них необходимо затратить разное количество материала и времени. В
таблице вычисляется суммарная прибыль по каждому изделию (строка 13) и общая прибыль
(ячейка В15). Правление пытается спрогнозировать общую прибыль, но при этом точно не
известны стоимость материалов и тариф почасовой оплаты. Поэтому были определены три
сценария, которые приведены в табл. 22.1.
Таблица 22.1. Три сценария производственной модели
Сценарий Почасовая оплата Стоимость единицы материала
В лучшем случае 30 57
В худшем случае 38 62
Наиболее вероятно 34 59
В сценарии для лучшего случая тариф почасовой оплаты и стоимость материалов
наименьшие. В сценарии для худшего случая эти значения самые большие. В третьем сценарии, или в
наиболее вероятном случае, используются промежуточные значения этих параметров (они
определяются менеджером с учетом ряда факторов). Менеджеры должны быть готовы к худшему
случаю, однако им также необходимо знать, что будет, если сработает сценарий лучшего случая.
Для доступа к средству Диспетчер сценариев воспользуйтесь командой Сервисе
Сценарии. Появится диалоговое окно Диспетчер сценариев. При первом вызове в этом
окне содержится сообщение, в котором сказано, что ни один сценарий не определен, и это не
удивительно — ведь вы только начали. Как только будут добавлены новые сценарии, их
названия появятся в окне.
Полезно присваивать имена значениям подстановки и всем ячейкам результата,
которые нужно проанализировать. Excel использует эти имена в диалоговых
окнах и генерируемых отчетах. Использование имен намного упрощает
отслеживание информации и, кроме того, делает отчеты более читабельными.
Чтобы добавить сценарий, в диалоговом окне Диспетчер сценариев щелкните на кнопке
Добавить. Появится диалоговое окно Изменение сценария (рис. 22.11).
Это диалоговое окно разделено на четыре части.
■ Название сценария. В этом поле можно указать любое имя сценария, но
желательно, чтобы оно было содержательным.
■ Изменяемые ячейки. Ячейки, в которых находятся исходные данные для сценария. В это
поле можно ввести абсолютный адрес ячейки или ее имя. Разрешается выбирать несколько
ячеек, причем не обязательно смежных. В каждом сценарии, которому присвоено имя,
можно использовать одни и те же наборы изменяемых ячеек или разные изменяемые
ячейки. Количество изменяемых ячеек для одного сценария ограничено числом 32.
■ Примечание. По умолчанию в это поле Excel помещает информацию о том, кто
создал сценарий, а также дату его создания. Однако можно отредактировать этот текст,
добавить к нему новый текст или вовсе удалить его.
Совет
Глава 22. Анализ данных с помощью сценариев "что-если"
461

■ Защита. Две опции, которые позволяют защитить сценарий от изменений и скрыть
его, можно активизировать только в том случае, если рабочий лист защищен и в
диалоговом окне Защитить лист активизирована опция Сценарии. Защита сценария
предотвращает модификацию его кем-либо другим, а скрытый сценарий вообще не
появляется в диалоговом окне Диспетчер сценариев.
В этом примере нужно определить три сценария, которые перечислены в предыдущей таблице.
Изменяемыми ячейками являются Почасовая_оплата (В1) и Стоимость_материалов (В2).
После заполнения полей диалогового окна Изменение сценария щелкните на кнопке ОК.
Появится диалоговое окно Значения ячеек сценария, показанное на рис. 22.12. В этом окне
перечислены поля для всех изменяемых ячеек, которые были определены в предыдущем
диалоговом окне. Введите значения для каждой ячейки сценария. Щелчок на кнопке ОК
приведет к возврату в диалоговое окно Диспетчер сценариев. В нем теперь будет находиться имя
созданного сценария. Если необходимо создать еще сценарии, щелкните на кнопке Добавить
и повторите описанную выше последовательность действий.
|$8»2 *8$1
Ч-оёы добавить неспешную нэненяеиую
ty, укажите ее при нажатой клавише Ctrl
[
Автор: Alex, 06.05.20Dr
J7 запретить иженеимя Г" скрыт>
Ввците значения каждой нэпе*мвиои ячейки.
1 Почассеая_оля |<0 ■
2 Стсю»еть_иаг |b/
.*j
1 ок |
Огне» |
Добавить J
Рис. 22.11. Новый сценарий создается с
помощью диалогового окна Изменение сценария
Рис. 22.12. В этом диалоговом окне
вводятся значения для сценария
Отображение сценариев
После определения всех сценариев вы вновь вернетесь к диалоговому окну Диспетчер
сценариев. В нем будут перечислены все имена существующих сценариев. Выберите один из
них, а затем щелкните на кнопке Вывести. Excel подставит соответствующие значения в
изменяемые ячейки, и в рабочем листе по данным сценария будут вычислены результаты.
Использование инструмента Сценарий
В Excel есть инструмент под названием Сценарий, который представляет собой
раскрывающийся список всех определенных сценариев и используется для создания и
отображения сценариев. Как это ни странно, но этот полезный инструмент не входит ни в одну из
предоставляемых панелей инструментов. Однако если вы используете Диспетчер
сценариев, то, возможно, захотите добавить инструмент Сценарий в какую-нибудь панель
инструментов. Для этого выполните ряд действий.
1. Выберите команду Сервис^ЯНастройка.
2. В диалоговом окне Настройка выберите вкладку Команды.
3. Выберите категорию Сервис.
462
Часть IV. Анализ данных

4. Выделите инструмент Сценарий и перетащите его на любую панель инструментов.
5. Щелкните на кнопке Закрыть.
Подробное описание настройки панелей инструментов приведено в главе 33.
Использование этого инструмента для создания и просмотра различных сценариев может
быть более эффективным, чем вызов диалогового окна Диспетчер сценариев.
Для создания сценария с использованием инструмента Сценарий введите в изменяемые
ячейки исходные значения, отметьте их, а затем введите название сценария в поле
раскрывающегося списка. Чтобы просмотреть названный сценарий, просто выберите его из списка.
Сценарии, определенные с использованием этого метода, также появятся в диалоговом
окне Диспетчер сценариев. Поэтому, если необходимо выполнить какие-либо операции над
сценариями (добавить комментарии, изменить значения, создать отчет и т.п.), выберите
команду СервисоСценарии для вызова этого диалогового окна.
Изменение сценария
Кнопка Изменить, расположенная в диалоговом окне Диспетчер сценариев, позволяет
редактировать сценарий (изменить одно или несколько значений входных ячеек). Выберите
сценарий, который необходимо изменить, щелкните на кнопке Изменить. Чтобы на экране
появилось диалоговое окно Значения ячеек сценария, щелкните на кнопке ОК. Внесите
необходимые изменения и снова щелкните на кнопке ОК. Обратите внимание: Excel автоматически
поместит в окно Примечание новый текст, сообщающий о том, когда сценарий был изменен.
Объединение сценариев
Если вы входите в состав рабочей группы, то можете столкнуться с тем, что несколько
пользователей, работая с одной и той же таблицей, создали разные сценарии. Например,
отдел маркетинга может иметь свое мнение о том, какими должны быть изменяемые ячейки,
отдел финансов — свое, а руководство фирмы — свое, отличное от других мнение.
Программа Excel позволяет легко объединять эти различные сценарии в одной рабочей книге.
Для этого в диалоговом окне Диспетчер сценариев нужно щелкнуть на кнопке Объединить.
Прежде чем объединять сценарии, убедитесь, что рабочая книга, из которой вы берете
сценарий, открыта. Затем щелкните на кнопке Объединить в диалоговом окне Диспетчер
сценариев. Появится диалоговое окно Объединение сценариев. Из раскрывающегося
списка Книга выберите рабочую книгу, в которой находится рабочий лист с нужным
сценарием. Затем из списка Лист выберите рабочий лист. Обратите внимание: по мере того как вы
будете проходить по этому списку, в диалоговом окне Объединение сценариев будет
показано, какое количество сценариев есть в каждом листе. Щелкните на кнопке ОК, чтобы
вернуться к предыдущему диалоговому окну, в котором теперь будут показаны названия
сценариев, добавленных из выбранной рабочей книги.
Создание отчета по сценарию
После создания сценариев можно создать итоговый отчет. В диалоговом окне Диспетчер
сценариев щелкните на кнопке Отчет. Появится диалоговое окно Отчет по сценарию.
Можно выбрать один из двух типов отчета.
■ Структура. Итоговый отчет будет иметь форму структурированного списка.
■ Сводная таблица. Итоговый отчет будет иметь форму сводной таблицы (о сводных
таблицах речь идет в главе 21).
Глава 22. Анализ данных с помощью сценариев "что-если"
463

Для простых случаев использования сценариев часто подходит обычный отчет в форме
структурированного списка. Однако, если у вас много сценариев с различными ячейками
результата, можно использовать сводную таблицу, поскольку она предоставляет более гибкие
возможности анализа данных.
В диалоговом окне Отчет по сценарию нужно указать ячейки результата, в которых
содержатся интересующие вас формулы. Для нашего примера введите B13:D13 и ВЗ
(множественный выбор ячеек). В отчете будут представлены значения каждого из исходных
параметров и общая сумма прибыли.
На заметку
Средство Диспетчер сценариев имеет одно существенное ограничение: в одном
сценарии не может быть более 32 изменяемых ячеек. Если вы попытаетесь
указать большее количество таких ячеек, Excel выдаст сообщение об ошибке.
Программа Excel создаст новый лист и поместит туда итоговою таблицу. На рис. 22.13
показан отчет, созданный в результате выбора опции Структура. Если изменяемым ячейкам
и ячейкам результата были присвоены имена, то в таблице будут использованы эти названия.
В противном случае будут показаны только адреса ячеек.
-IDlXl
Структура сценария
PW*»Ut»HM»^
Почасовая "Плате.
Стоииасл» материал©»
Рыупктжг-
Прибыль _п«_м»дятио_А
Л|1я9ыпь_по_|идели»_Б
Пв*быль_ле_и*д*люо_В
06* *я прибыль
*•
»s#<
1 188(1
5184р
ббЭбр
13D08P
30
В7
3 348р
6 516р
8124р
17S88P
за
с
-1 1Юр\
ЗввСр
девор
Г482Р
34
в*
1 тавр.
5 «4р
6636р
13 ЭСвр
Примечания столбец Tttcyujv* значения" представляет значения игменяемьвг ячеек а
ыоиент сссдяния Итогового отчета по Счвнарии Иэменяемье ячейки для каждого
сценария выделеиысарьм цветом
^л««аХ.с*и*»»* «•»*р««.
Ы_
АГ
Рис. 22.13. Отчет, созданный с помощью диспетчера сценариев
464
Часть IV. Анализ данных

Анализ данных:
подбор параметров
и поиск решения
предыдущей главе рассматривался анализ "что-если".
Это процесс исследования зависимости выходного
результата от изменения исходных данных. В этой главе
рассматривается обратный процесс — поиск исходных данных,
которые при подстановке в формулы дают нужные значения в
ячейках результата.
Средства подбора
параметров и поиска
решения
Рассмотрим следующий типичный вопрос анализа "что-
если": каким станет общий доход, если объем продаж
возрастет на 20%? Если рабочий лист создан правильно, то, изменив
значение в одной из ячеек, вы увидите, что получится в
ячейке, содержащей значение дохода. При выполнении процедуры
подбора параметров используется противоположный подход.
Если известно, каким должен быть результат вычисления по
формуле, то Excel подскажет значения одного или нескольких
входных параметров, которые позволят получить нужный
результат. Другими словами, можно задать вопрос такого
типа: какой рост продаж необходим для получения дохода
в 1 200 000 долларов? В Excel для этого предусмотрено два
соответствующих средства.
■ Подбор параметра. Определяет значение одной
входной ячейки, которое обеспечивает получение
желательного результата в зависимой ячейке (ячейке
результата).

Поиск решения. Определяет значения в нескольких входных ячейках, которые
требуются для получения желательного результата. Более того, можно накладывать
ограничения на входные данные, поэтому здесь можно получить решение (если оно
существует) многих практически важных задач.
Подбор параметра
Выполнить процедуру подбора параметров для одной ячейки довольно просто. Excel
определяет то значение во входной ячейке, которое даст желательный результат в
выходной ячейке. Наилучший способ понять принцип его работы — разобраться в приведенном
ниже примере.
Процедура подбора параметра
На рис. 23.1 показан рабочий лист с выполненным расчетом ипотечной ссуды, который
упоминался в предыдущей главе. В этом листе предусмотрено четыре ячейки для ввода
параметров и столько же для результатов. В предыдущей главе этот лист использовался для
демонстрации выполнения анализа "что-если", а сейчас рассмотрим другой подход. Прежде
чем вводить разные значения во входные ячейки и оценивать полученный результат,
позволим программе самостоятельно определить одно из входных значений.
jsi*l
в
Расчет ипотечной ссуды
Исходны* манны*
Цена
Первый взнос
Срок погашеню ссуды (месяцы)
Процентная ставга
325 900.0ОР
10%
360
6 50%
12
13
А
Результаты расчета
Размер ссуды
Месячная плата
Общая сумма выплат
Общая сумма комиссионных
293 310.00 р.
2 059,91р.
741567,49р.
448 257,49р
J«J-
„й
Рис. 23.1. Пример для использования
процедуры подбора параметра
Представьте, что вы хотите купить себе новый дом. Вам известно, что в месяц вы в
состоянии погашать не больше 15 000 рублей взятой ссуды. Кроме того, известно, что кредитор
даст ссуду под фиксированный процент (скажем, 6,5%), рассчитывая на то, что вы должны
погасить за определенное время 80% ссуды (т.е. первоначальный взнос составляет 20%).
Вопрос состоит в следующем: какова максимальная стоимость покупки, которую вы себе
можете позволить? Другими словами, какое значение должно быть в ячейке ВЗ, чтобы результат в
ячейке В10 равнялся 15 000 рублей? Один способ решения — изменять значения в ячейке ВЗ
до тех пор, пока значение в ячейке В10 не станет равным 15 000. Более эффективный
способ — позволить Excel найти ответ.
Чтобы ответить на этот вопрос, выберите команду Сервис=>Подбор параметра.
Появится диалоговое окно, показанное на рис. 23.2. Необходимо получить значение 15 000
в ячейке В10, изменяя значение в ячейке ВЗ. Ввести эту информацию в диалоговое окно
Подбор параметра можно, либо непосредственно набрав адреса ячеек с клавиатуры, либо
щелкнув указателем мыши на нужных ячейках. Чтобы начать процесс подбора параметра,
щелкните на кнопке ОК.
466
Часть IV. Анализ данных

Расчет ипотечной ссуды
.IDI »t
3
Исходеые данные
Цена
Первый взнос
Срок погаиенил ссуды (месяцы)
Продентная ставка
3 250 000.00Р
20%
360
6.50%
И|.!.Ш1Ш
х)
|15000
"3
Результаты расчета
Размер ссуды
Месячная плата
Общая сумма выплат
Общая сумма комиссионных
2 600 000.00а
20 542.2 ID
7 395 195,87р.
4 795 195 87р
Цацичн значите ffиЛок [*3j4~~
I ■ г г I
'Я
•1Г|
Рис. 23.2. Диалоговое окно Подбор параметра
Через секунду Excel объявит, что решение найдено, и выведет окно Результат подбора
параметра. В этом окне будет отображено подбираемое значение и значение, предложенное
Excel. В данном случае программа нашла точное значение. В ячейке ВЗ рабочего листа
теперь будет находиться искомое значение (2 373 162р.). Взяв такую ссуду, в месяц вы должны
будете погашать 15 000 рублей. На данном этапе у вас есть две возможности.
■ Щелкните на кнопке ОК, чтобы заменить прежнее значение найденным.
■ Щелкните на кнопке Отмена, чтобы вернуть рабочий лист в прежнее состояние — как
до выполнения команды СервисО Подбор параметра.
0 процедуре подбора параметра
К сожалению, Excel не всегда может найти значение, дающее нужный результат,
поскольку решения иногда просто не существует. В таком случае в окне Результат подбора
параметра буЯет выдано сообщение об этом (рис. 23.3).
шс
IIP Ш1
Подбор параметра дгюячвйкиСи.
Найдено.
~wr
Подбчиеноо значение: -I
Рис. 23.3. Если программа не сможет
найти решение задачи и подобрать
нужный параметр, она выдаст это
сообщение
Возможна и другая ситуация: программа сообщает, что не может найти решения, но точно
известно, что оно существует. В таком случае попробуйте выполнить следующее.
■ Измените величину в подбираемой ячейке на значение, более близкое к решению, а затем
примените команду еще раз.
■ Измените значение опции Предельное число итераций, которая расположена во
вкладке Вычисления диалогового окна Параметры. Увеличение числа итераций
повысит вероятность обнаружения нужного решения, но увеличит время поиска.
■ Еще раз проверьте формулы и убедитесь, что выходная ячейка действительно зависит
от выбранной входной ячейки.
Глава 23. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения
467

^^^* Как и все компьютерные программы, Excel имеет ограниченную точность. Чтобы
На заметку убедиться в этом, введите в ячейку В1 следующую формулу: =А1Л2. Затем
используйте команду Сервисе Подбор параметра, чтобы найти значение в ячейке
1 А1, которое привело бы к результату 16 в ячейке В1. Программа выведет
значение 4,000 022 69, которое очень близко к квадратному корню из 16, но, конечно,
не точное. Точность может быть установлена во вкладке Вычисления
диалогового окна Параметры, для этого уменьшите значение опции
Относительная погрешность.
В некоторых случаях разные значения во входной ячейке могут привести к одно-
1\а заметку МУ и тому же результату. Например, формула =А1А2 выдаст значение 16, если в
ячейке А1 будет находиться как -4, так и +4. Если процедура подбора параметра
. используется для случая, когда возможны два решения, Excel выдаст решение с
тем же знаком, что и текущее значение ячейки.
Поиск решения
Средство подбора параметра Excel, несомненно, полезный инструмент, однако оно имеет
определенные ограничения. Например, оно может найти значение только для одной
изменяемой ячейки и выдает только одно решение. В Excel предусмотрен еще один мощный
инструмент — Поиск решения, который позволяет расширить процедуру подбора параметра
следующим образом:
■ указывать несколько изменяемых ячеек;
■ указывать ограничения на значения изменяемых ячеек;
■ находить решение, при котором значение в определенной ячейке рабочего листа
достигает максимума или минимума;
■ получить несколько решений задачи.
Подбор параметра — относительно простая операция, использовать процедуру поиска
решения гораздо сложнее. Фактически поиск решения является одним из самых сложных
средств Excel и поэтому требует внимания и определенных усилий.
Характерные задачи поиска решения
Задачи, выполняемые с использованием процедуры поиска решения, должны
удовлетворять перечисленным условиям.
■ Значение в целевой ячейке зависит от других ячеек и формул. Необходимо определить
все исходные параметры, при которых значение в целевой ячейке будет
максимальным, минимальным или заранее определенным.
■ Целевая ячейка зависит от группы ячеек, которые называются изменяемыми
ячейками. Их значения необходимо подобрать так, чтобы получить нужный результат в
целевой ячейке.
■ Решение (значения изменяемых ячеек) должно находиться в определенных пределах
или удовлетворять определенным ограничениям.
На компакт-
диске
Все примеры, приведенные далее в главе, можно найти на прилагаемом к книге
На помпа компакт-диске,
диске
468
Часть IV. Анализ данных

После соответствующей подготовки рабочего листа можно использовать процедуру
поиска решения для подбора значений в изменяемых ячейках и получения в целевой ячейке
нужного результата, который удовлетворяет всем установленным ограничениям.
Команда Сервисе Поиск решения отсутствует.-
Поскольку Поиск решения — это надстройка Excel, то ею можно воспользоваться лишь в
том случае, если она загружена. Поэтому, если в меню Сервис вы не можете найти команду
Поиск решения, значит, необходимо загрузить соответствующую надстройку. Выберите
команду СервисоНадстройки. На экране появится диалоговое окно Надстройки. Прокрутите
вниз список надстроек и установите флажок возле надстройки Поиск решения. Щелкните на
кнопке ОК, и надстройка будет загружена. При этом появится команда Сервис=>Поиск
решения. Если надстройки Поиск решения в списке надстроек нет, необходимо запустить
программу установки Excel (или Microsoft Office) и установить ее.
Простой пример поиска решения
Знакомство с процедурой поиска решения начнем с простого примера. Далее в главе для
демонстрации ее возможностей будет приведено несколько более сложных примеров.
На рис. 23.4 показан рабочий лист, с помощью которого можно вычислить прибыль от
продажи трех видов продукции. В столбце В отображено количество товара по каждому
изделию, в столбце С — доход от продажи единицы изделия. В столбце D содержатся
формулы, по которым вычисляется доход от продажи каждого вида товара путем умножения их
количества на прибыль от продажи единицы изделия.
ЬГШЯШННЕГ
А В С
1 '
Количество Доход на
3 < "оделив А 100
4 ■'чдвпивВ 100
5 i Изделие С 100
Ъ Всего 300
7
8
8
*> * ». *J Лист!
i ад
13р
1вр
22р
JU
D
Доход
1 300р.
1 еоор
2 гоор
6 Э00р
Е
. 1
-iOlxl
•F3
-
J
Al
Рис. 23.4. Процедура поиска решения будет
использована для определения количества изделий, приносящих
максимальную прибыль
Не нужно иметь ученую степень по экономическим наукам, чтобы понять, что
наибольшую прибыль от продажи единицы продукции дает изделие С. Таким образом, можно
принять вполне логичное решение — изготавливать только изделия С, причем в максимальных
количествах. Если бы на самом деле все бьшо так просто, то такого мощного средства, как
процедура поиска решения, не потребовалось бы. Но, как и в большинстве случаев, у
рассматриваемой компании есть несколько ограничений, которые она должна учитывать.
■ Общий объем производства — всего 300 единиц изделий в день.
■ Компании нужно произвести 50 единиц изделия А для выполнения существующего заказа.
■ Компании нужно произвести 40 единиц изделия В для выполнения планового зака:
■ Поскольку сбыт изделий С относительно небольшой, то должно быть изготовлено не
больше 40 единиц этого изделия.
Глава 23. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения
469

Эти четыре ограничения делают задачу более реалистичной и сложной. По сути, это
идеальная задача для выполнения процедуры поиска решений, которая включает ряд действий.
1. Введите в рабочий лист исходные данные и формулы.
2. Вызовите диалоговое окно Поиск решения.
3. Укажите целевую ячейку.
4. Укажите изменяемые ячейки.
5. Задайте ограничения.
6. При необходимости измените опции процедуры поиска решения.
7. Позвольте процедуре поиска решения выполнить поставленную задачу.
Чтобы запустить процедуру поиска решения, выберите команду СервисОПоиск решения.
Появится диалоговое окно Поиск решения (рис. 23.5).
Установитьцелев>топчейсу: |$Б$< 3 | &><полнить j
С4 >■-«,--льному значению
г^Ьнвнач ячзй^и: ■ ~—
|$В$3 $8$5 3 Гхмдпояоасить j
. Параметры |
~И Дабаеить 1
йэметть I
**" 6оСТтано»ит» |
, i У^аатть j
—■ frpaaca I
Рас. 23.5. Диалоговое окно Поиск решения
В этом примере в целевой ячейке D6 вычисляется обшая прибыль по трем видам изделий.
1. В поле Установить целевую ячейку укажите адрес ячейки D6 или щелкните в
рабочем листе на этой ячейке.
2. Поскольку поставлена цель максимизировать значение в этой ячейке, установите
переключатель Равной максимальному значению.
3. Затем определите изменяемые ячейки, которые в данном случае находятся в
диапазоне ВЗ:В5.
4. Ограничения добавляются по одному за один раз и отображаются в окне Ограничения.
Для добавления ограничений щелкните на кнопке Добавить. Появится диалоговое
окно Добавление ограничения (рис. 23.6).
5. В это диалоговое окно нужно ввести ссылку на ячейку, оператор и значение. Первое
ограничение — общий объем продукции должен быть равен 300 единицам изделий.
Введите адрес ячейки В6, выберите оператор равно (=) из раскрывающегося списка
операторов и введите в качестве значения число 300.
6. Для добавления очередного ограничения щелкните на кнопке Добавить. В табл. 23.1
приведены все ограничения для этой задачи.
7. После ввода последнего ограничения щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к
диалоговому окну Поиск решения. В этом окне в нашем примере должно содержаться
четыре ограничения.
470
Часть IV. Анализ данных

8. Чтобы начать процесс решения задачи, щелкните на кнопке Выполнить. В строке
состояния будет отображаться ход решения задачи. Через некоторое время на экране
появится информация о том, что решение найдено. Диалоговое окно Результаты
поиска решения показано на рис. 23.7.
Таблица 23.1. Список ограничений
Ограничение Сокращенная запись
Объем выпуска 300 единиц Вб=зоо
Не меньше 50 единиц изделия А вз>=50
Не меньше 40 единиц изделия В В4>=40
Не больше 40 единиц изделия С В5<=40
Рис. 23.6. Диалоговое окно Добавление ограни- Рис. 23.7. Это диалоговое окно появляется в слу-
чения чае, если решение задачи найдено
После решения задачи можно выбрать одну из перечисленных ниже возможностей.
■ Заменить исходные значения в изменяемых ячейках теми, которые были найдены в
результате решения задачи.
■ Восстановить исходные значения в изменяемых ячейках.
■ Создать несколько отчетов о процедуре поиска решения (для выбора нескольких
отчетов из списка нажмите клавишу <Shift> и щелкните на нужном типе отчета).
■ Щелкнуть на кнопке Сохранить сценарий для сохранения решения в виде сценария,
который может быть использован в средстве Диспетчер сценариев (подробности в
главе 22).
Если было указано, что нужно создать отчет, он будет размещен на новом рабочем листе,
которому будет присвоено соответствующее имя. На рис. 23.8 показан отчет по результатам
поиска решения.
Приведенный выше простой пример иллюстрирует работу процедуры поиска решения. На
самом деле эту конкретную задачу можно было бы решить вручную гораздо быстрее. Но так,
конечно, случается не всегда.
Параметры процедуры поиска решения
Прежде чем перейти к более сложным примерам, рассмотрим диалоговое окно
Параметры поиска решения. Это, пожалуй, одно из самых содержательных окон в Excel. С его
помощью можно контролировать многие аспекты процесса решения задачи, а также загружать
и сохранять спецификации моделей, заданных в виде диапазона.
Глава 23. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения
471

-г
I
■' »
А В С 0
Microsoft Excel 110 Отчет по результатам
6
F
G
„ЮН
н т
2 ' абочий лист: [Изделия.»:Is]j1hct1
3 Отчет создан' 06 Об 2004 12:16:14
Г
s
6 целевая ячейка (Максимум)
Ячейка
$D$6
зменяемь
Ячейка
1В*Э
IBJ4
SB15
Имя
Всего Доход
е ячейки
Имя
Изделие А Количество
Изделие В Количество
Изделие С Количество
Исходное значение Результат
5 300р. S 31 Ор
Исходное значение Результат
100 50
100 210
100 40
11
13
и
|9 ! Ограничении
19
20
г\
22
23
Ячейка
*В*6
«ВГо
teu
«BIS
Имя
Всего Количество
Изделие А Количество
Изделие В Количество
Изделие С Количество
Значение
Формула
300 *В»6=300
SO «В$3>=60
210 *В*4>-40
40 *В|5<=40
Статус
не связан.
связанное
не связан.
связанное
Разница
0
0
170
0
» и|\Г*тч*тт и* . ех.льтатэм 1 / Пмст1/
Ы
i
Рис. 23.8. Один из трех отчетов, созданных по результатам процедуры
поиска решений
Если в результате выполнения процедуры поиска решения само решение не будет
найдено, в этом нет ничего необычного, даже если известно, что такое решение должно
существовать. Очень часто подобную проблему удается решить, изменив одну или несколько опций и
повторно запустив процедуру поиска решения. Чтобы появилось диалоговое окно
Параметры поиска решения (рис. 23.9), щелкните в диалоговом окне Поиск решения на кнопке
Параметры.
ЕЭЗЖ5ЯЙ55ИИ
Г**ч£и**ль№ев»ня
rt?e*tejv*e число итераций: f 100
О^нооттеяьная погрешность: |ooooooi
Дояустяяре отклонение;
JO ОС 01.
Загрузить нацель...
. Оидоить иодвяь.
£рр&т
1" ^^^^уЦсдь; I- Автоавтичеаое кзсшт»5икдааняе
Г" нвотрицатеяы^в значения Г" Пскаэьвать ае»улыаты **щ*тг& ■
. f* пииейная
j ^"гдвларат1*иая |
-Разности—
I fit
^ентраяы*»*^
г-Метод поиска
! f*" Цаютонв
| Г гагрф»а»ннь«!£й1Аие«гав
Pwc. 2i.9. С помощью этого
диалогового окна можно управлять
процедурой решения задачи
Ниже описаны параметры процедуры поиска решений.
■ Максимальное время. Предоставляет возможность ограничить максимальное время
(в секундах) решения задачи. Если появится сообщение о том, что время решения
истекло, можно добавить время или остановить процесс поиска решения.
■ Предельное число итераций. Предназначен для ввода максимального числа
промежуточных решений, допускаемых при поиске решения.
472
Часть IV. Анализ данных

■ Относительная погрешность. Служит для задания точности выполнения
ограничений и соответствия вычисленного значения в целевой ячейке заданному. Задача может
быть решена быстрее, если установить меньшую точность.
■ Допустимое отклонение. Устанавливает максимальное отклонение в процентах для
целочисленных решений (имеет смысл, только если задано целочисленное ограничение).
■ Сходимость. Применяется только к нелинейным задачам. Когда относительное
изменение значения в целевой ячейке за последние пять итераций становится меньше
числа, указанного в поле Сходимость, поиск прекращается.
■ Линейная модель. Служит для ускорения поиска решения, применяя к задаче
оптимизации линейную модель. Нелинейные модели предполагают использование
нелинейных функций, фактора роста и экспоненциального сглаживания, что замедляет
вычисления.
■ Неотрицательные значения. Устанавливает нулевую нижнюю границу для тех
влияющих ячеек, для которых не заданы ограничения.
■ Автоматическое масштабирование. Служит для включения автоматической
нормализации входных и выходных значений, значительно различающихся по величине.
■ Показывать результаты итераций. Если эта опция активизирована, то после
выполнения очередной итерации поиск решения приостанавливается и на экране
отображаются найденные результаты.
■ Оценка, Разности и Метод поиска. Опции этих разделов контролируют некоторые
технические аспекты решения задачи. В большинстве случаев нет необходимости
изменять установки этих опций.
■ Загрузить модель. Отображает диалоговое окно Загрузить модель, в котором
можно задать ссылку на диапазон ячеек рабочего листа, содержащих параметры модели,
которую необходимо загрузить.
■ Сохранить модель. Отображает диалоговое окно Сохранить модель, в котором
нужно определить ссылку на диапазон ячеек рабочего листа, где будут сохранены
параметры модели.
Обычно модель сохраняют только при использовании нескольких различных наборов
параметров поиска решений. Параметры для первой модели поиска решений запоминаются
автоматически в рабочем листе (используются скрытые имена). При сохранении
дополнительных моделей, информация записывается в виде формул, которые соответствуют вашим
установкам (последняя ячейка в сохраняемом диапазоне представляет собой формулу массива,
которая содержит установки опций). Для загрузки этих установок используется диалоговое
окно, вызываемое с помощью кнопки Загрузить модель.
Примеры поиска решений
В заключение рассмотрим примеры использования процедуры поиска решения для
различных типов задач.
Минимизация расходов на перевозку
В этом примере проводится поиск альтернативных способов перевозки грузов для
минимизации общих расходов на перевозку (рис. 23.10). Компания имеет склады в Лос-Анджелесе,
Сент-Луисе и Бостоне. Заказы на перевозку грузов поступают из сети розничных магазинов,
Глава 23. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения
473

распределенных по всей территории США и получающих товары с одного из складов. Цель
задачи— удовлетворить потребность шести розничных магазинов в товарах, находящихся на
складах, и сохранить при этом общие расходы по перевозкам на минимальном уровне.
лЮШ
D Е
Таблица стоимости перевозок
Д«"»«г
Хью стен
Атланта
Майами
Сиэтл
Дегронт
Лое-Анджеяес
•68
«97
•121
«149
(62
1128
Свнт-ЛцИ):
«47
(46
(30
166
>115
(28
Бостон
$103
>100
«57
«83
1164
(38
Объем
Магазин потребности
Деньер 150
Хьюстон 225
Атланта 100
Майами 250
Сиэтл 120
Детройт 160
Всего 995
Перевезено иэ_
Лос-Анджелеса Сент-Луиса
26 26
25 25
25 25
25 26
26 26
26 26
150 150
Бостона
26
26
26
26
26
25
150
Обьеы
поставки
76
75
76
75
75
76
450
Товарные запасы
Остаток
400
250
350
200
500
350
|Стоимость перевозок
(8 300 (13 750
!•!
ЧГ
Рис. 23.10. На этом рабочем листе определяется наиболее дешевый
способ перевозки товаров со складов в розничные магазины
Этот рабочий лист довольно сложный, поэтому ниже подробно объясняется каждая его часть.
■ Таблица стоимости перевозок. Эта таблица, расположенная вверху листа, содержит
информацию о стоимости перевозки единицы товара с каждого склада в каждый
розничный магазин. Например, стоимость перевозки единицы товара из Лос-Анджелеса в
Денвер составляет 58 долларов.
■ Потребность в товаре для каждого розничного магазина. Эта информация
содержится в ячейках С12:С17. Например, для Денвера нужно 150 единиц товара, для
Хьюстона — 225 и т.д. В ячейке С18 подсчитывается общая потребность в товарах.
■ Количество перевезенного товара. В диапазоне D12:F17 находятся ячейки, значения
в которых будут изменяться в результате выполнения процедуры поиска решения. Во
всех ячейках установлено начальное значение 25. В столбце G содержатся формулы,
суммирующие общее число единиц товара, который будет доставлен к каждому
розничному магазину.
■ Товарные запасы. В строке 20 содержится информация об общем количестве
товаров, находящихся на каждом из складов. В строку 21 введены формулы, по которым
вычитается количество перевезенных товаров (строка 18) из общего числа товаров,
находящихся на складе. Например, в ячейке D21 располагается формула: =D20-D18.
■ Вычисляемая стоимость перевозок. Строка 24 содержит формулы, по которым
вычисляется стоимость перевозок. В ячейке D24 содержится приведенная ниже формула,
которая была скопирована в две ячейки справа.
=СУММПР0ИЗВ(03:D8;D12:D17)
Эта формула вычисляет общую стоимость перевозок с каждого склада. В ячейке G24
приводится общая стоимость перевозок для всех заказов.
474
Часть IV. Анализ данных

Процедура поиска решения находит такие значения диапазона ячеек D12:F17, при
которых розничный магазин будет получать нужное количество товара и общая стоимость
перевозок будет минимальна. Другими словами, необходимо минимизировать значение,
находящееся в ячейке G24, изменяя значения диапазона ячеек D12:D17 с учетом описанных ниже
ограничений.
■ Количество необходимого товара для каждого розничного магазина должно равняться
количеству перевезенного (другими словами, все заказы должны быть выполнены). Эти
ограничения представляются следующими условиями:
C12=G12 C14=G14 C16=G16
C13=G13 C15=G15 C17=G17
■ Значения в изменяемых ячейках не могут быть отрицательными. Иначе говоря,
перевозка такого количества товара, значение которого отрицательно, бессмысленна. Эти
ограничения представлены следующими условиями:
D12>=0 E12>=0 F12>=0
D13>=0 E13>=0 F13>=0
D14>=0 E14>=0 F14>=0
D15>=0 E15>=0 F15>=0
D16>=0 E16>=0 F16>=0
D17>=0 E17>=0 F17>=0
■ Количество запасов в каждом магазине не должно быть отрицательным (нельзя перевезти
то, чего нет в наличии). Это представлено следующими ограничивающими условиями:
D21>=0 E21>=0 F21>=0
На заметку
/
Прежде чем выполнить задачу с помощью процедуры поиска решения,
попытайтесь найти близкую к минимальной стоимость перевозок, изменяя вручную
значения в диапазоне D12:F17. He забудьте проверить, все ли ограничения
удовлетворены. Немного поэкспериментировав, вы обнаружите, что это
довольно сложная задача, которая позволит по достоинству оценить всю мощь
процедуры поиска решений.
'
[75
24
I» •
А I В С D £
Таблица гтомм^стм пвревсэок
Денвер
Хьюстон
Атланта
Майами
Сиэтл
Деврвят
Лос-Анджелес Свит Пчис
«51 S47
187 »4Е
(121 $30
•149 166
«62 1116
1126 120
Объем
Магазин потребности
Деиеер 160
Хьюстон 226
Атланта 100
Майами 260
Сиэтл 120
Детройт t60
Всего вйб
Перевезено иэ_
Лос-Анджелеса Сент-Луиса
1S0 0
0 22S
0 100
0 28
120 0
0 0
270 360
Товарные (апасы 40G 350
Остаток 130 0
|Стоимость перевозок S16140 (15 000
. -■ л™,,. |<1
"""
F
Бостон
tioe
1100
if
S164
(зо
Бостона
0
D
0
225
0
154)
375
500
125
124 375
-
G
Объем
поставки
1БО
225
100
250
120
160
995
155 515
JQX)
н it
Итого |
.
I ЛГ
Рис. 23.11. Решение, полученное с помощью процедуры поиска решений
Глава 23. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения
475

Постановка задачи является, пожалуй, одним из самых сложных этапов, поскольку
здесь требуется ввести 27 ограничений. После задания всей необходимой информации
щелкните на кнопке Выполнить, чтобы начать решение задачи. Этот процесс будет
продолжаться некоторое время, но в конечном счете программа отобразит на экране решение,
показанное на рис. 23.11.
Общая стоимость перевозок составит 55 515 долларов, при этом все потребности
магазинов будут удовлетворены. Обратите внимание, что товары в розничный магазин,
находящийся в Майами, будут поступать как из Сент-Луиса, так и из Бостона.
Распределение ресурсов
В этом разделе рассматривается пример, который можно отнести к категории идеальных
задач для решения с помощью метода поиска решений. По существу, в задачах подобного
типа определяются способы оптимизации объемов выпускаемой продукции в зависимости от
имеющегося количества ресурсов. На рис. 23.12 показан пример такого расчета для компании
по производству детских игрушек.
L^ESTTt™""™"™!"™™™?!?
1 ' А
4
5
в
ь
3
*
Материал
Храсная краска
"опусая краска
«лая краска
Пластмасса
ДОеесжа
Клей
шНлоход от 1 игруижи
лопичество
11 роюведенкьм wbvubk
12 1риЗьпь
13 ' >ощая прибыль
Л.
• иЧЛист! /
в
Игрушка А
0
3
2
1
3
1
(15
50
$750
SS750
_ С . О E F
Компания АБВ
О
Количество материалов
Игрушка Б
1
1
1
6
0
2
$30
50
$1500
Игрушка В
0
0
2
2
3
3
$2С
50
$1000
Игрушка Г
1
1
0
2
5
2
$25
50
$1250
Игрушка Д
3
0
2
1
5
3
{25
50
$1250
!•(
Имеется
525
640
1 100
875
2200
1500
Н
Используется
250
250
350
550
еоо
550
-IOI xf
1 -ГГ
Остаток
375
390
750
325
1400
650
"
^
J -1Г
Рис. 23.12. Применение процедуры поиска решения для максимизации получаемой
прибыли в условиях ограниченности ресурсов
Рассматриваемая компания производит пять видов игрушек, для которых используется
шесть видов материала в различных количествах. Например, для выпуска игрушки А
требуется 3 единицы голубой краски, 2 единицы белой краски, 1 единица пластмассы, 3 единицы
древесины и 1 единица клея. В столбце G показаны текущие запасы каждого вида материала.
В строке 10 показан доход от производства одной игрушки каждого вида. Количество
произведенных игрушек находится в диапазоне B11:F11. Эти значения как раз и будут
определяться с помощью процедуры поиска решения. Цель этого примера— определить, как следует
распределить ресурсы, чтобы максимизировать значение общей прибыли, которое находится
в ячейке В13. Другими словами, с помощью процедуры поиска решений будет определено,
какое количество каждого вида игрушек необходимо изготовить для получения
максимальной прибыли. Ограничения для этого примера сравнительно просты.
■ На выпуск продукции должны быть затрачены только имеющиеся в наличии ресурсы.
Этого можно достичь, указав, что значения в каждой ячейке столбца I должны быть
больше или равны нулю.
■ Количество произведенного не должно быть отрицательным. Этого можно достичь,
указав, что значения в каждой ячейке строки 11 должны быть больше или равны нулю.
476
Часть IV. Анализ данных

На рис. 23.13 показаны результаты, полученные с помощью процедуры поиска решения.
В таблице показано, какое количество продукции каждого вида нужно выпустить, чтобы
получить максимальную прибыль, составляющую 12 365 долларов. Обратите внимание, что при
этом все ресурсы, кроме клея, будут использованы полностью.
Компания АБВ
3 Материал
л ■ расная краска
\ $1Гилуист крыьКВ
.ПН Белая краска
а^Шппастмасса
I в древесина
б кгей
1 Ю ноход от 1 vrpyuKH
! Количество
111 - х изведамнык игрушек
I 12 р*бьль
13 ОоелЛЯ прибыль
"
и • * м n*tt\
Количество материалов
Игрушка А
0
3
2
1
3
1
$»
194
$2903
«12 365
Игрушка Б
1
1
1
5
0
2
£30
19
$573
Игрушкя8
0
0
2
2
3
3
$20
ISO
$3 163
Игрушка Г
1
1
0
2
5
2 '
$25
40
$1008
Игрушка Д
3
0
2
1
5
3
$25
189
$4713
Иияется
625
640
1 100
875
2200
1500
Используется
625
640
1 100
875
2200
1353
Остаток
J
0
0
0
0
0
147
J
J
>1Г
Рис. 23.13. С помощью процедуры поиска решения определяется, как использовать
ресурсы, чтобы максимизировать общую прибыль
Оптимизация портфеля ценных бумаг
В этом примере показано, как использовать процедуру поиска решения, для того чтобы
помочь максимизировать доходы от портфеля ценных бумаг. Портфель содержит несколько
инвестиционных проектов, которые приносят различный доход. Кроме того, можно наложить
несколько дополнительных ограничений, которые помогут снизить риск потерь и правильно
распорядиться капиталом. Без таких ограничений подобная задача решается очень просто:
нужно вложить все свои деньги в предприятие, приносящее наибольший доход.
~
-tOixl
4
S
6
»
»
»
Исвестиция
' £уды на покупку новых автомобилей
Ьсуды на покупку поддержанные автомобилей
■поточные ссуды
■шобеслвченньь- ссуды
"эмгэвекив депозиты
гасЕГО
ДохооТ'»
6.90%
8.25%
8.90%
13.00%
4.60%
Ооь?м
иноеспшцш)
1000 ОМ
100СООО
1000 000
1000 000
100СООО
$5 000 000
Доход
69 000
В2 5О0
ВО 000
130 000
*к:з
$416 500
Дол»
портфеля (Щ
20.00%
20.00%
20.00%
20.00%
20,00%
Ю0,О0%
[Общий доход "8,33%|
» и\и-.*1/
Ссуды на покупку автомобилей 40,00%
I
Рис. 23.14. Этот лист создан для решения задачи максимизации доходов от
инвестиций кредитного союза
В этом примере используется гипотетическая модель кредитного союза— финансовой
организации, которая принимает деньги от своих членов и выдает ссуды под проценты
другим членам, выдает кредиты банкам и осуществляет некоторые виды инвестирования. Часть
дохода от этих инвестиций перераспределяется между членами организации в виде
дивидендов, которые зависят от доли их депозитных вкладов. Этот гипотетический кредитный союз
должен придерживаться нескольких правил, касающихся инвестиций. Кроме того, правление
Глава 23. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения
477

может установить несколько своих правил. Эти правила и составляют ограничения для данной
задачи. На рис. 23.14 показана рабочая книга, которая создана специально для этого примера.
Ниже перечислены ограничения, которых необходимо придерживаться при работе с
портфелем ценных бумаг стоимостью в 5 млн. долларов.
■ Сумма инвестиций в предприятия, торгующие новыми автомобилями; должна быть по
крайней мере в 3 раза больше суммы инвестиций в предприятия, торгующие
подержанными автомобилями, поскольку торговля подержанными автомобилями более
рискованное дело. Это ограничение записывается так: С5>=С6*3.
■ Ссуды на автомобили должны составлять по крайней мере 15% от полной суммы
портфеля. Это ограничение записывается так: D14> = 0,15.
■ Необеспеченные (негарантированные) ссуды должны составлять не более 25% от
суммы портфеля. Это ограничение записывается так: Е8<=0, 25.
■ Банковские кредиты должны составлять по крайней мере 10% от суммы портфеля. Это
ограничение записывается так: Е9>=0,10.
■ Все инвестиции должны быть больше или равны нулю. Иначе говоря, задача требует
пяти дополнительных ограничений, которые обеспечивают, чтобы ни одна из
изменяемых ячеек не стала отрицательной.
Изменяемые ячейки— С5:С9, а цель данной задачи— максимизировать общий доход,
указанный в ячейке D12. В изменяемые ячейки введено начальное значение 1 000 000. Если
запустить процедуру поиска решения с этими параметрами, то будет получен результат,
показанный на рис. 23.15. При этом общий доход составит 9,25%.
.-ШЛ
РИсвестиция
: судь из покупку новы* ввто»-Jh-vei'
Ссуды на покупку поддержанных ввтомобетей
Ипотечные ссуды
fi Необеспеченные ссуды
Банковские депозиты
«.ВСЕГО
Ооъем Доля
Доход (*'*) инвестиций Доход порюф*пя(%)
6.90% 562 500 38 813 11.25*
В.25% 187 500 15 469 3.75%
В.В0% 2 500 000 222 500 50.00«
13.00% 1250 000 162 500 25.00%
4,60% 500 000 23 000 10.00%
$5 000 000 $462 281
Ю0,00%
|Общий доход ,^25%)
Ссуды на покупку автомобилей 15 00%
16
hi.
Рис. 23.15. Результаты оптимизации портфеля ценных бумаг
В этом примере начальные значения, введенные в изменяемые ячейки, очень важны. Если
в качестве начальных значений использовать меньшие числа (например, 10) и заново
запустить процедуру поиска решения, то будет получен неудовлетворительный результат. И
действительно, общий доход будет составлять всего 8,35%. Это наглядно показывает, что
процедура поиска не всегда достигает оптимального решения с первой попытки, даже если в
диалоговом окне Результаты поиска решения сообщается, что все ограничения и условия
оптимизации удовлетворены. Обычно лучшие результаты получаются, если заданы
правильные начальные значения, которые ближе всего к окончательному решению.
В этом аспекте следует отметить: сначала убедитесь, что вы хорошо овладели принципами,
лежащими в основе процедуры поиска решения, и лишь затем доверяйте ей ответственную
задачу принятия окончательного решения. Опробуйте разные начальные значения и подберите
параметры процедуры поиска решения, чтобы увидеть, можно ли улучшить результаты поиска.
478
Часть IV. Анализ данных

Использование
пакета анализа
ГЛАВА
ощность программ электронных таблиц
определяется сложностью задач, которые можно решать с их
помощью. В Excel для решения сложных задач предусмотрена
надстройка Пакет анализа. Эта надстройка предлагает
простые в использовании, но достаточно мощные средства для
решения финансовых, статистических, инженерных задач,
задач из области научных исследований, образования и многих
других.
Обзор пакета анализа
Пакет анализа — это надстройка, обеспечивающая доступ
к средствам анализа, которые обычно не входят в стандартную
поставку Excel. Пакет анализа состоит из двух частей:
■ аналитические процедуры;
■ встроенные функции.
В перечисленных инструментах анализа представлены
возможности, которые могут оказаться полезными для
широкой аудитории пользователей, в частности связанных с
наукой, инженерным делом, образованием (не говоря о тех,
деятельность которых связана с финансами и предполагает
расширение стандартных возможностей электронных таблиц).
Ниже представлен перечень типов анализа, проводимого с
помощью средств пакета анализа (каждый из этих
инструментов подробнее рассматривается далее в главе).
■ Дисперсионный анализ (три вида).
■ Корреляционный анализ.
■ Ковариационный анализ.
■ Описательная статистика.
■ Экспоненциальное сглаживание.
■ F-тест.
В этой главе..
Обзор пакета анализа
Использование средств
пакета анализа
Инструменты пакета
анализа
Функции пакета анализа
■ Анализ Фурье.

■ Гистограмма.
■ Скользящее среднее.
■ Генерация случайных чисел.
■ Ранг и персентиль.
■ Регрессия.
■ Выборка.
■ t-тест (три вида).
■ z-тест.
Как видите; эта надстройка добавляет в Excel много новых возможностей. Однако эти
процедуры имеют ограничения, и в некоторых случаях для выполнения вычислений лучше
создавать собственные формулы.
Кроме перечисленных процедур, в пакете анализа представлено много дополнительных
функций, которые применимы к математическим и инженерным расчетам, финансовому
анализу, переводу единиц измерения и дат.
Использование средств пакета анализа
В этом разделе рассматриваются два компонента пакета анализа: инструменты и функции.
Установка пакета анализа
В зависимости от первоначальной установки Excel на вашем компьютере, надстройка
Пакет анализа может быть как доступной, так и недоступной. Чтобы проверить, имеется ли в
распоряжении надстройка Пакет анализа, откройте меню Сервис. Если в нем есть команда
Анализ данных, значит, все установлено должным образом. Если команда Сервис^Анализ
данных отсутствует, выполните ряд действий.
1. Выберите команду СервисоНадстройки.
2. Установите флажок возле надстройки Пакет анализа.
3. Щелкните на кнопке ОК.
Использование инструментов пакета анализа
Пользоваться процедурами надстройки Пакет анализа относительно просто. Выберите
команду СервисОАнализ данных. На экране появится диалоговое окно, показанное на
рис. 24.1. Затем прокрутите представленный список, чтобы найти необходимый инструмент.
Щелкните на кнопке ОК, после чего появится новое диалоговое окно, зависящее от
выбранной процедуры.
480
Часть IV. Анализ данных

Обычно требуется определить один или несколько диапазонов ячеек с исходными
данными и диапазон ячеек с выходными результатами (часто достаточно указать одну ячейку). При
этом можно указать, чтобы результаты анализа помещались на новом рабочем листе или в
новой рабочей книге. В каждой процедуре требуется указать разное количество
дополнительной информации. Во многих диалоговых окнах есть опция, с помощью которой указывается,
содержатся ли в заданном диапазоне данных заголовки. Если заголовки присутствуют, то для
анализа необходимо ввести ссылку на весь диапазон, включая заголовки, и указать
программе, что заголовки находятся в первом столбце или в первой строке. Excel будет использовать
эти заголовки в создаваемых ею таблицах. Большинство инструментов имеют также
различные опции, влияющие на вид результата.
В некоторых случаях процедуры анализа вычисляют результат с
использованием формул. Поэтому при изменении данных результат изменится
автоматически. В других процедурах результат анализа выдается в форме
фиксированных значений, так что, если изменить данные, результат останется прежним.
Использование функций пакета анализа
Если пакет анализа загружен, то можно воспользоваться рядом дополнительных функций
(они полностью описаны во встроенной электронной справочной системе). Функции пакета
анализа появятся в диалоговом окне Мастер функций в следующих категориях.
■ Дата и время.
■ Инженерные. Это новая категория, которая появляется после загрузки надстройки
Пакет анализа.
■ Финансовые.
■ Информационные.
■ Математика и тригонометрия.
Эти функции используются так же, как и любые другие, они появляются в диалоговом
окне Мастер функций вместе с обычными функциями Excel.
^^^^ Если вы предполагаете, что с созданной вами рабочей книгой, в которой исполь-
На заметку зуются функции пакета анализа, будут работать другие пользователи, убедитесь,
W4TO у них также есть доступ к функциям этой надстройки. Если надстройка не
установлена, формулы, использующие функции пакета анализа, будут возвращать
ошибку #знач !.
Инструменты пакета анализа
В этом разделе описан каждый инструмент пакета анализа и приведены соответствующие
примеры. Недостаток места не позволяет рассмотреть каждую опцию в этих процедурах. Но,
если вам потребуются некоторые сложные инструменты анализа, вы, конечно, сами во всем
разберетесь.
Ь^ Результаты применения всех инструментов, обсуждаемых в этой главе, можно
На компакт- найти на прилагаемом к книге компакт-диске,
диске
Глава 24. Использование пакета анализа
481

Дисперсионный анализ
Дисперсионный анализ — это статистический тест, который определяет, взяты ли две или
несколько выборок из одной и той же генеральной совокупности. С помощью пакета анализа
можно выполнять дисперсионный анализ трех видов.
■ Однофакторный дисперсионный анализ. Простой дисперсионный анализ с
использованием только одной выборки для каждой группы данных.
■ Двухфакторный анализ с повторениями. Расширенный дисперсионный анализ с
несколькими выборками (или повторениями) для каждой группы данных.
■ Двухфакторный анализ без повторений. Расширенный дисперсионный анализ с
одной выборкой для каждой группы данных.
На рис. 24.2 показано диалоговое окно однофакторного дисперсионного анализа.
Параметр Альфа задает статистический уровень значимости теста.
Результаты представляют средние значения и дисперсию для каждой из четырех выборок,
величину F, критические значения F и значимость F-статистики (вероятность).
Корреляционный анализ
Коэффициент корреляции широко используется в статистике для оценки степени
зависимости двух наборов данных. Например, если наивысшие значения в одном наборе данных
связаны с наивысшими значениями во втором наборе, у этих наборов положительная
корреляция. Степень корреляции выражается коэффициентом, который лежит в интервале от -1,0
(полная отрицательная корреляция) до +1,0 (полная положительная корреляция). Нулевой
коэффициент корреляции означает, что два набора некоррелированы (это часто принимается
как подтверждение того, что наборы данных независимы).
Диалоговое окно Корреляция показано на рис. 24.3. Требуется определить входной
диапазон ячеек, который может состоять из любого количества переменных, сгруппированных
по строкам или столбцам.
*J
Вводной интервал.
Грутнров****:
Г~ й*™* в первом строке
31
(• поето^цаи
i Параметры вывода
i С вы^дной интервал; |
(• Новый рабочий 0«п 1
( i Новая рабочее rwra
ii
>■•<..■
гбходные данные
Входисй интервал:
I Гругетирование'
С построкам
| Г" Метки в первой строке
гПаранегры вывода *
■: С Выгодной интервал:
С Новыйрабочмйдмст!
f* Новая рабочая снига
. £лравка J
31
Рис. 24.2. Определение параметров
однофакторного дисперсионного анализа
Рис. 24.3. Диалоговое окно Корреляция
Результат представлен в виде корреляционной матрицы, в которой содержатся
коэффициенты корреляции для каждой пары переменных.
482
Часть IV. Анализ данных

^^^-* Обратите внимание, что в результирующей корреляционной матрице не исполь-
На заметку зуются формулы для вычисления результатов. Поэтому, если данные
изменились, корреляционная матрица останется неизменной. Для создания корреляци-
. онной матрицы, которая автоматически обновляется при изменении исходных
данных, можно использовать функцию КОРРЕЛ.
Ковариационный анализ
При использовании средств ковариационного анализа создается матрица, аналогичная
корреляционной. Ковариация определяется как среднее произведения отклонений каждой
пары точек данных от их средних. Как и корреляция, она измеряет степень зависимости двух
случайных переменных.
Описательная статистика
С помощью этого средства пакета анализа создается таблица с некоторыми стандартными
статистическими параметрами данных. Диалоговое окно этого средства анализа показано на
рис. 24.4. В полях опций К-ый наибольший и К-ый наименьший вводится ранг выводимого
значения данных. Например, если флажок К-ый наибольший установлен и в поле этой опции указано
значение 2, то будет выведено второе по величине значение из входного диапазона (в
стандартные результаты анализа автоматически включаются максимальное и минимальное значения).
В • ,'Дные л&*ът
анодной интервал: "J
1 Группирование (* постоянна*
С посдхжаи
1 ' Г" Цвтки е первой строка
1 Параметры вЫРОАД ——
<~ BtfiKWuW интервал ) _а!
^ Новый рабочей пнСт- | *
j С Новая рабочая книга
• Г" Итоговая статистика
! Г" Ypooet* надежности; { *
Г~ К-ый ц» н»ц|цй:
К-ь*1 наибольший 1
*)
1 « 1
Отмена |
Справка j
Рис. 24.4. Диалоговое окно
Описательная статистика
Поскольку выходной результат состоит из значений (а не формул), эту процедуру можно
использовать только в том случае, если вы уверены, что данные не будут изменяться. Иначе
придется заново выполнить всю процедуру анализа. Эти статистические данные можно также
вычислить, используя соответствующие формулы.
Экспоненциальное сглаживание
Это метод прогнозирования, основанного на данных предыдущего периода и
скорректированного с учетом погрешностей в прогнозе предыдущего периода. Можно определить фактор
затухания (также называемый константой сглаживания); он берется из интервала от 0 до 1.
Этот фактор определяет, насколько существенно влияют на прогнозы погрешности в
предыдущем периоде. Кроме того, можно вывести стандартные погрешности и построить диаграмму.
С помощью этой процедуры создается формула, в которой используется заданный фактор
затухания. Поэтому при изменении данных формулы автоматически обновляются.
Глава 24. Использование пакета анализа
483

F-тест (для оценки дисперсий)
Это часто используемый статистический тест, который позволяет сравнить дисперсии
двух выборок. Диалоговое окно этого теста показано на рис. 24.5.
В результатах анализа приведены среднее значение и дисперсия для каждой из выборок,
величина F-статистики, критические значения F-статистики и ее значимость.
Анализ Фурье
С помощью этого средства выполняется быстрое преобразование Фурье для диапазона
данных. Диапазон ограничен следующими размерами: 1, 2, 4, 8, 16, 32, 64, 124, 256, 512,
1024, 2048, 4096 точки данных. Входные и выходные значения этой процедуры могут быть
комплексными числами.
Гистограмма
Эта процедура полезна для анализа распределения данных и построения гистограмм
(графика эмпирической плотности вероятности). В качестве исходных значений нужно
указать входной диапазон и интервалы значений. Интервал значений определяет границы для
каждого столбца гистограммы. Если не указывать интервалы значений, Excel автоматически
создаст равномерно распределенные интервалы.
Диалоговое окно Гистограмма показано на рис. 24.6. В качестве дополнительной
возможности предусмотрена сортировка результирующей диаграммы по частоте попадания
данных в каждый интервал.
Рис. 24.6. Средство Гистограмма позволяет
проводить анализ распределения данных и
представлять их в графическом виде
Если установлен флажок Парето (отсортированная гистограмма), то в интервале
значений должны находиться только значения, формулы использовать нельзя. Если в интервале
значений появятся формулы, то сортировка, выполняемая программой Excel, будет неверной
и в рабочем листе появятся ошибочные значения.
*\ Другой способ выполнения этой операции описан в главе 11 в разделе "Создание
Дополнительная распределения частот".
информация
484 Часть IV. Анализ данных
ЕИ*?~* -Xl
^f-эавкв
г?ходные дажые -*
Интервал переменной i; j
; *<Ытервая персн««ои 2
\ Г" йеткн
&?»&&• \ 05
,.
У
i Параметры выводе - *
Г" 8&£кш«и интервал: | i)
j (• Ноеляй рабочий лист: [
С Новая рабочая ^ига
Рис. 24.5. Диалоговое окно F-шеста

Скользящее среднее
Средство Скользящее среднее полезно для сглаживания очень изменчивого набора
данных. Лучше всего использовать это средство вместе с диаграммой. Excel выполняет
сглаживание путем вычисления скользящего среднего по заданному количеству значений. Во
многих случаях скользящее среднее позволяет обнаружить тенденции, которые иначе сложно
заметить из-за большого разброса данных.
На рис. 24.7 показано диалоговое окно Скользящее среднее. В нем можно определить
количество значений, используемых для вычисления каждого среднего. Есть также опция для
вычисления стандартных погрешностей, которая помещает формулы для определения
погрешностей рядом с формулами вычисления скользящего среднего. Значения стандартных
погрешностей показывают степень различия между настоящими значениями и
вычисленными средними. При выходе из этого диалогового окна Excel создаст формулы, ссылающиеся на
указанный входной диапазон.
Обратите внимание, что несколько первых выходных ячеек всегда содержат ошибку
#Н/Д. Причина состоит в том, что для вычисления среднего в этих начальных значениях
недостаточно исходных данных.
Генерация случайных чисел
Хотя в Excel и предусмотрена встроенная функция для вычисления случайных чисел, тем
не менее средство Генерация случайных чисел является более удобным и гораздо более
гибким, поскольку позволяет определять тип распределения для случайных чисел. На
рис. 24.8 показано диалоговое окно Генерация случайных чисел. Его параметры
изменяются в зависимости от выбранного типа распределения.
8 _■• -интервал ||
Г" Цетзси в первой строке
фтераал
" 3
1 « 1
Отмена |
1
-Si
ги404МТрЫ еывОД4
аи*сл*ои интервал:
' Г* Вывод {рафике
"31
Г" CTaMAapTMbWtiwpeutiOCTw
Рис. 24.7. Диалоговое окно Скользящее среднее
1 еморлцая случайных 5
Ч*за огремеиных:
1&КЯ0 случайных чисел:
Еасгвждеп»*»:
Входной иитервапзкгменин t
\
Случайное рассенвапив:
Е&ходнондетврвая:
> <•" Ноеый рабочие qkt:
' С Ное*я рабочая цнмг а
•п
Г-
| Дискретное
верятносгей.
^
•1
и
с* |
Отмена ]
Ставке J
Рис. 24.8. Это диачоговое окно позволяет
генерировать наборы случайных чисел,
подчиняющихся различным вероятностным законам
В поле Число переменных указывается необходимое количество столбцов, а в поле
Число случайных чисел — необходимое количество строк. Например, если нужно
получить 200 случайных чисел, расположенных в 10 столбцах и 20 строках, введите в эти поля
соответственно числа 10 и 20.
Поле Случайное рассеивание позволяет задать начальное значение, которое будет
использовано программой в алгоритме генерации случайных чисел. Обычно это поле оставляют
Глава 24. Использование пакета анализа
485

пустым. Однако, если необходимо генерировать одинаковые последовательности случайных
чисел, задайте рассеивание в диапазоне от 1 до 32 767 (допускаются только целые числа). Из
раскрывающегося списка Распределение можно выбрать одну из перечисленных ниже опций.
■ Равномерное. Генерируется последовательность равномерно распределенных
случайных чисел в заданном интервале. Необходимо указать верхнюю и нижнюю границы
интервала.
■ Нормальное. Генерируется последовательность случайных чисел, соответствующих
нормальному распределению. Задается среднее значение и стандартное отклонение.
■ Бернулли. Генерируется последовательность случайных чисел, принимающих только
значение 0 или 1, в зависимости от заданной вероятности успеха.
■ Биномиальное. Генерируется последовательность случайных чисел,
соответствующих распределению Бернулли для некоторого числа попыток, с заданной
вероятностью успеха.
■ Пуассона. Генерируется последовательность случайных чисел, соответствующих
распределению Пуассона. Это распределение характеризует дискретные события,
происшедшие в интервале времени, где вероятность одного события пропорциональна
размеру интервала. Параметр Лямбда — это ожидаемое количество событий в интервале
времени. В распределении Пуассона Лямбда равняется среднему, которое совпадает с
дисперсией.
■ Модельное. Эта опция на самом деле не генерирует случайных чисел. Вместо этого
она повторяет последовательность чисел в заданном порядке.
■ Дискретное. Эта опция позволяет определить вероятность, характеризующую
выбираемые значения. Для нее требуется входной диапазон, состоящий из двух столбцов: в
первом столбце содержатся значения, а во втором — вероятности каждого значения.
Сумма вероятностей во втором столбце должна равняться 1.
Ранг и персентиль
С помощью этого средства создается таблица, показывающая порядковый и процентный
ранги для каждого значения из заданного диапазона ячеек.
Регрессия
С помощью средства Регрессия выполняется регрессионный анализ данных рабочего
листа. Регрессия используется для анализа тенденций и построения прогнозирующих
моделей. Очень часто к этому средству прибегают для того, чтобы как-то связать набор на первый
взгляд не связанных между собой чисел.
Регрессионный анализ позволяет выявить степень зависимости одного диапазона данных
(зависимая переменная) от одного или нескольких других диапазонов данных (независимые
переменные). Зависимость выражается математически с использованием значений,
вычисленных в Excel. Эти вычисления можно использовать для создания математической модели
данных и предсказания значения зависимой переменной, которое определяется различными
значениями одной или нескольких независимых переменных. С помощью этого средства
можно выполнять простую или множественную линейную регрессию и автоматически
вычислять и стандартизировать остатки.
На рис. 24.9 показано диалоговое окно Регрессия.
486
Часть IV. Анализ данных

дныеа
1
I Кдмстанта - моль
"3
&<олиой интервал ¥:
I Входной интервал Х^
! Г ветки
Г" йэоеамь надежности:
[-Параметры вывод* ——
I f выходной интервал:
г# Новый рабочий «*гт* | __^^^^^™
| f Новая рабочая днига
Остатки : ■ — — '■ '
Г" Остатки Г* Срафик остатков
|, Г~ С1андартизованмые остатки Г* График грлбора
; Нориа/ьная вероятность -
Г~ Грофиг нррюпьнои ьеровгности
,-£тиека
3]
Л/с. 24.9. Диалоговое окно Регрессия
Как видите, в нем находится довольно много опций, которые кратко описаны ниже.
■ Входной интервал Y. Диапазон, содержащий зависимые переменные.
■ Входной интервал X. Один или несколько диапазонов, содержащих независимые
переменные.
■ Уровень надежности. Уровень надежности для регрессии.
■ Константа-ноль. Если флажок данной опции установлен, то регрессия будет
содержать константу, соответствующую нулю (это значит, что линия регрессии будет
проходить через начало координат, другими словами, когда значение X — нуль,
предсказанное значение Y будет тоже нуль).
■ Остатки. Эта опция определяет, включать или нет остатки в выходной диапазон.
Остатки — это разности между наблюдаемыми и предсказанными значениями.
■ Нормальная вероятность. Эта опция предназначена для построения диаграммы
нормальной вероятности.
Выборка
С помощью средства Выборка можно выполнить случайную выборку данных из
диапазона входных значений. Это полезно при работе с подмножеством большой базы данных.
Диалоговое окно Выборка показано на рис. 24.10.
В этой процедуре присутствуют две опции — Периодический и Случайный.
Периодическая выборка выбирает каждое n-е значение входного диапазона, где п — заданный период.
При случайной выборке задается размер выборки и каждое значение выбирается из диапазона
входных значений с равной вероятностью.
t-тест
Процедура t-mecm используется для определения факта статистически значимого
различия между двумя небольшими выборками. Пакет анализа может выполнять тест трех типов.
■ Парный двухвыборочный t-тест для средних. Используется для парных выборок, в
которых содержатся данные о двух наблюдениях за одним и тем же объектом
(например, результаты вступительных и выпускных экзаменов). Выборки должны
быть одинакового размера.
Глава 24. Использование пакета анализа
487

■ Двухвыборочный t-тест с одинаковыми дисперсиями. Используется для
независимых, а не парных выборок. Предполагает равенство дисперсий этих выборок.
■ Двухвыборочный t-тест с разными дисперсиями. Используется для независимых
выборок. Предполагает неравные дисперсии выборок.
На рис. 24.11 показано диалоговое окно парного двухвыборочного t-теста. В нем нужно
задать уровень надежности — параметр Альфа и гипотетическую среднюю разность между
двумя средними (нулевая гипотеза).
ййодной интеовля;
Г~Й*1ГКИ
**«Л :л~™
<~~ ££риодиче«ий
Период- |
Чисповыборао |
С выходной интервал; 1
1* Ноеьй рабочий |»кт' |
С Новая раеючая &нг&
Ы
- si'
■-
*j
1 « 1
Отмене 1 ,,■
^правке | '
Рис. 24.10. Средство Выборка служит для
получения случайной выборки
■■!■!!"!>
*!
rf&oaw»» данные -
интеревл переменной Jj
йнтерааяпереиенной 2:
Г**ютетиче«ея средняя раэмостъ:
А^ьф*|0,05
■Г" еиходмои ттередь |
Р* Новый рабочий ®ст: |
si
Г~
si
Отмена |
£праека |
; У Новая рабочая s#ra
Ямс. 24. П. Диалоговое окно парного t-mecma
Двухвыборочный z-тест для средних
Тогда как t-тесты используются для небольших выборок, z-тест предназначен для
больших выборок или совокупностей. Должны быть известны дисперсии для обоих входных
интервалов.
488
Часть IV. Анализ данных

Дополнительные
возможности
Excel
ЧАСТЬ
ногие средства и возможности Excel можно назвать
дополнительными, поскольку они используются
нечасто, но позволяют значительно расширить круг задач,
решаемых с помощью Excel. В этой части описываются
возможности Excel, которые, скорее всего, вы не использовали
ранее, но наверняка найдете полезными и заслуживающими
внимания.
В этой части...
Глава 25
Пользовательские
числовые форматы
Глава 26
Настройка панелей
инструментов и меню
Глава 27
Условное форматирование
и проверка данных
Глава 28
Структурирование рабочих
листов
Глава 29
Связывание и
консолидация данных
Глава 30
Excel и Internet
Глава 31
Обмен данными с другими
приложениями
Глава 32
Совместная работа в Excel
Глава 33
Поиск ошибок в рабочих
листах

В этой главе.
Обзор пользовательских
числовых форматов
Создание
пользовательских числовых форматов
Коды, используемые
в пользовательских
числовых форматах
Примеры
пользовательских числовых форматов
Пользовательские
числовые форматы
|^^\ озможность создавать пользовательские числовые фор-
\шш^ маты в Excel является одним из самых мощных средств.
Несмотря на то что Excel содержит большое количество
встроенных числовых форматов, среди них далеко не всегда можно
найти формат, который подходит для ваших нужд. Прочитав
эту главу, вы узнаете, как создавать собственные числовые
форматы, а также найдете множество полезных примеров.
Числовые форматы
По умолчанию все ячейки рабочего листа имеют числовой
формат Общий. В этом формате все данные отображаются в
том виде, в котором они были введены. Но если ширины
ячейки недостаточно, то, чтобы вместить все содержимое
ячейки, действительные числа округляются, а большие числа
отображаются в экспоненциальной форме. Следовательно, для
более полного восприятия информации могут потребоваться
другие числовые форматы.
Вы должны помнить главное: числовые форматы влияют
только на то, как отображаются значения в ячейках. Само
значение всегда остается неизменным, и в формулах
используется действительное, а не отформатированное значение.
__^^^ Обратите внимание: если в диалоговом окне
Параметры во вкладке Вычисления установить
опцию точность как на экране, то в формулах
будут использоваться отображаемые значения
ячеек.
На заметку
/
Автоматическое
форматирование чисел
Некоторые операции форматирования Excel способна
выполнять автоматически. Например, если ввести в ячейку 12,3%,
то программа автоматически применяет процентный формат.

Аналогично, если используется пробел для отделения в числах тысяч от сотен (например,
123 456), Excel автоматически применяет форматирование с этим разделителем групп
разрядов. Если же поставить после числового значения знак денежной единицы, установленный по
умолчанию, например р., то к данной ячейке будет применен денежный формат.
Excel позволяет легко вводить в ячейки числовые значения в процентном форма-
Совет те. Выберите команду Сервис*Параметры и перейдите во вкладку Правка. Если
установлен флажок Автоматический ввод процентов, то можно вводить в ячейку,
к которой применен процентный формат, числа в обычном виде. Они будут
восприниматься программой как значения процентов (например, введите 12,5 для
12,5%). Если этот флажок не установлен, то необходимо вводить значения
процентов как десятичные дроби (например, 0,125 для 12,5%).
Программа Excel автоматически применяет встроенные числовые форматы к выделенной
ячейке на основе ряда критериев.
■ Если число содержит знак косой черты (/), к нему может быть применен формат дат.
■ Если число содержит одну или более точек (.), к нему может быть применен формат дат.
■ Если число содержит один или более знаков дефис (-), к нему может быть применен
формат дат.
■ Если число содержит одно или более двоеточий (:), к нему может быть применен
формат времени.
■ Если число содержит латинскую букву Е (строчную или заглавную), к нему может
быть применен экспоненциальный формат.
Чтобы избежать автоматического форматирования чисел, либо заранее приме-
Совет ните к ячейке нужный числовой формат, либо перед числом введите апостроф. В
последнем случае Excel отнесется к содержимому ячейки как к тексту, но сам
\ апостроф на экране отображаться не будет.
Форматирование чисел с помощью панели
инструментов
На панели инструментов форматирования, которая отображается на экране по
умолчанию, находится несколько кнопок, позволяющих быстро применить самые распространенные
форматы чисел. Если щелкнуть на одной из этих кнопок, к активной ячейке будет применен
выбранный числовой формат. Можно также выделить диапазон ячеек (или даже всю строку
либо столбец рабочего листа), а затем щелкнуть на одной из кнопок форматирования. Если
выделено несколько ячеек, то числовой формат будет применен ко всем выделенным
ячейкам. В табл. 25.1 приведены числовые форматы, которые можно применить, щелкнув на
соответствующей кнопке панели инструментов форматирования.
С помощью этих пяти кнопок панели инструментов форматирования можно
применить к выделенным ячейкам готовые стили числовых форматов. Чтобы
получить доступ к определенным стилям, выберите команду ФорматОСтиль.
На замет
/
заметку
Глава 25. Пользовательские числовые форматы
491

Название кнопки Применяемое форматирование
Денежный формат Добавляет знак денежной единицы, разделитель групп разрядов и
отображает числовые значения с двумя знаками после запятой
Процентный формат Отображает числовое значение в виде процента без десятичных разрядов
после запятой
Формат с разделителями Вставляет разделитель групп разрядов и отображает числовое значение с
двумя знаками после запятой
Увеличить разрядность Увеличивает на единицу число десятичных разрядов после запятой
Уменьшить разрядность Уменьшает на единицу число десятичных разрядов после запятой
Форматирование чисел с использованием
комбинаций клавиш
Задать форматы чисел можно с помощью комбинаций клавиш. В табл. 25.2 приведены
комбинации клавиш , которые используются при форматировании чисел для выделенной
ячейки или диапазона ячеек.
Таблица 25.2. Комбинации клавиш для форматирования чисел
Комбинация клавиш Применяемое форматирование
<Ctrl+Shift+"> Общий числовой формат (т.е. неотформатированные значения)
Ctrl+Shift+$> Денежный формат с двумя знаками после запятой (отрицательные числа
записываются в скобках)
<Ctrl+Shift+%> Процентный формат без десятичных разрядов после запятой
<Ctrl+Shift+"> Экспоненциальный формат чисел с двумя знаками после запятой
<Ctrl+Shift+#> Формат дат с указанием дня, месяца и года
<Ctrl+Shift+@> Формат дат с отображением часов и минут
<Ctrl+Shift+!> Числовой формат с двумя знаками после запятой, разделителем разрядов и
дефисом для отрицательных значений
Форматирование чисел с помощью диалогового
окна Формат ячеек
Дополнительные опции настройки числовых форматов находятся во вкладке Число
диалогового окна Формат ячеек. Здесь представлен список, состоящий из 12 категорий
числовых форматов. При выборе соответствующей категории из списка Числовые форматы
правая сторона панели изменяется так, чтобы отобразить соответствующие опции.
Ниже приведен список категорий числовых форматов с краткими комментариями.
1 В зависимости от языковых настроек операционной системы действие некоторых комбинаций
клавиш может отличаться. — Прим. ред.
492
Часть V. Дополнительные возможности Excel

■ Общий. Формат, принятый по умолчанию. При его выборе числа отображаются в
виде целых чисел, десятичных дробей или, если число слишком большое и не
помещается в ячейке, в экспоненциальном формате.
■ Числовой. Позволяет указать число десятичных знаков, определить разделитель
групп разрядов и способ отображения отрицательных чисел (они могут быть
представлены со знаком "минус", выделены красным цветом или красным цветом со
знаком "минус").
■ Денежный. Позволяет указать число десятичных знаков, использование знака
денежной единицы и способ отображения отрицательных чисел (они могут быть
представлены со знаком "минус", выделены красным цветом или красным цветом со знаком
"минус"). В этом формате всегда используется разделитель групп разрядов.
■ Финансовый. Отличается от денежного тем, что знаки денежной единицы всегда
выровнены по вертикали (эта опция имеет значение, если используется денежная
единица, которая отображается слева от числа).
■ Дата. Позволяет выбрать один из форматов отображения дат.
■ Время. Предоставляет на выбор несколько форматов отображения времени.
■ Процентный. Позволяет выбрать число десятичных знаков. Символ процента
отображается всегда.
■ Дробный. Позволяет выбрать один из девяти дробных форматов отображения чисел.
■ Экспоненциальный. В этом формате число всегда отображается с буквой Е. Также
можно выбрать число десятичных знаков для отображения.
■ Текстовый. Его применение к числовому значению заставляет Excel рассматривать
это число как текст (даже если текст выглядит как число). Это полезно, например, д <
отображения номеров кредитных карт.
■ Дополнительный. Включает четыре дополнительных числовых формата: Почтовый
индекс, Индекс+4, Номер телефона и Табельный номер.
■ Все форматы. Позволяет создавать собственные числовые форматы, не входящие ни в
одну из перечисленных категорий.
Если в ячейке находится ряд символов "решетка" (#########), это значит, что
Совет столбец недостаточно широк для отображения числа в выбранном формате.
. Чтобы увидеть содержимое ячейки, увеличьте ширину столбца (перетащите пра-
ij-J вую границу заголовка столбца) или измените числовой формат. Кроме того,
последовательность этих символов может означать, что в ячейку было введено
недопустимое значение даты или времени.
Создание новых числовых форматов
В категории Все форматы вкладки Число диалогового окна Формат ячеек (рис. 25.1) можно
создавать собственные числовые форматы, которые не входят ни в одну категорию. Excel
предоставляет множество возможностей по созданию пользовательских числовых форматов.
^^^ Определяемые пользователем числовые форматы сохраняются вместе с рабо-
Назаметку чей книгой. Чтобы такой формат можно было применить в Другой рабочей книге,
нужно скопировать ячейки, в которых он используется, в эту книгу.
Глава 25. Пользовательские числовые форматы
493

I Выравнивание ] Шрифт { Граница { Вид
Обрама-
Финансовый
Lara
Процентий
Дробный
Экспоненциальный
fa
Осно
Н5
о
0,00
»#«
■ » ««0,00
*#*o_p_;-##«Oj>_.
##«_,. 'Kpaout }#*#0_р .
■g
d
Маска формата позволяет управлять отображением значений в
имеющиеся форматы не подходят, добавьте мовьЙ формат
Рис. 25.1. Вкладка Число диалогового
окна Формат ячеек
Числовые форматы, определяемые
пользователем
Как правило, новый числовой формат создается путем построения шаблона числа с
помощью ряда кодов, которые записываются в виде шаблона числового формата.
Последовательность кодов нужно ввести в поле Тип вкладки Число диалогового окна Формат
ячеек, когда активизирована категория все форматы. Вот пример шаблона простого
числового формата:
0,000
Этот шаблон состоит из указателей десятичных разрядов и десятичной запятой. Данный
шаблон означает, что нужно отображать числовое значение с тремя цифрами справа от
десятичной запятой. Ниже приведен другой пример:
000000
В этом формате шесть разрядов. Таким образом, он позволяет отобразить число с шестью
цифрами (без десятичной запятой). Этот формат удобно использовать в том случае, если в
ячейке содержится почтовый индекс (приведенный шаблон на самом деле используется в
формате Почтовый индекс в категории Дополнительный). Когда вы отформатируете ячейку
с помощью этого числового формата, а затем введете почтовый индекс, например 006604, то
в ячейке будет отображено числовое значение, включая первые нули. Если же ввести это
число в ячейку, к которой применен формат Общий, то оно будет отображено в виде 6604 (без
первых нулей).
Чтобы увидеть другие примеры, просмотрите в диалоговом окне Формат ячеек список
числовых форматов, которые относятся к категории все форматы. Как правило, один из
приведенных там шаблонов можно использовать в качестве отправной точки для создания
собственного шаблона. Вам останется лишь слегка его отредактировать.
Наш
диске
змпаст-
е
Рабочую книгу, в которой содержится множество примеров числовых форматов,
определенных пользователем, можно найти на прилагаемом компакт-диске.
494
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Шаблон числового формата
Программа Excel позволяет указать различные шаблоны форматирования для
положительных и отрицательных чисел, нулевых значений и текста. Для этого коды в шаблоне
нужно разделить точкой с запятой. Коды в шаблоне располагаются следующим образом:
Формат для положительных чисел; Формат для отрицательных чисел;
Формат для нулевых значений; Формат для текста
Если в шаблоне числового формата указан только один раздел, то он применяется ко всем
значениям, которые могут содержаться в ячейке. При указании двух разделов первый
применяется для форматирования положительных и нулевых значений, а второй — для
форматирования отрицательных значений. В случае указания трех разделов первый используется для
форматирования положительных значений, второй — для отрицательных, третий — для
нулевых значений. Если же указаны все четыре раздела, то четвертый используется для
форматирования текста, содержащегося в ячейке.
Вот пример определяемого пользователем шаблона с указанием различных форматов для
каждого из числовых значений и текста:
[Зеленый]Основной; [Красный]Основной; [Черный]Основной;
[Синий]Основной
В этом примере для выделения различных форматов используются специальные
ключевые слова для обозначения цветов. Содержимое ячейки, отформатированной с помощью
этого определяемого пользователем шаблона, будет отображаться разными цветами в
зависимости от находящегося в ней числового значения. В данном случае положительные числа будут
зелеными, отрицательные — красными, нуль — черным, а текст — синим.
Если вы хотите автоматически отформатировать ячейку таким образом, чтобы
^опопшггельЛя выделять текст или фон ячейки определенным цветом в зависимости от ее со-
1 держимого, лучше всего воспользоваться средством Условное
форматировать*"^"'"" ние. О нем речь идет в главе 27.
Предварительное форматирование ячеек
Чаще всего числовые форматы будут применяться к ячейкам, в которых уже содержатся
числа. Но можно заранее отформатировать ячейки с помощью некоторого числового
формата. Если после этого вы введете числовое значение, то оно будет отображено в
выбранном формате. Можно заранее отформатировать отдельные ячейки, целые строки или
столбцы и даже весь рабочий лист.
Однако, вместо того чтобы вручную форматировать весь рабочий лист, лучше изменить
числовой формат для стиля Обычный. При форматировании всем ячейкам назначается стиль
Обычный, если не указан другой стиль. Для изменения параметров стиля Обычный
выберите команду Формат^Стиль. В диалоговом окне Стиль щелкните на кнопке Изменить, а
затем для стиля Обычный выберите новый числовой формат.
Коды пользовательских числовых форматов
В табл. 25.3 приведены коды форматирования, которые можно использовать при
построении собственных шаблонов, а также их краткое описание. Примеры использования
большинства этих кодов будут представлены далее в главе.
Глава 25. Пользовательские числовые форматы
495

о (нуль)
Таблица 25.3. Коды пользовательских числовых форматов
Код Комментарий
общий Отображает число в формате Общий
# Цифровой разряд. Отображаются только значащие цифры, а незначащие нули не
отображаются
Значащий цифровой разряд. Если количество разрядов числа меньше, чем указано
нулей в числовом формате, то слева от числа дописываются нули
Цифровой разряд. Если количество разрядов числа слева или справа от
десятичной запятой меньше, чем указано знаков вопроса, то недостающие разряды
замещаются пробелами. Таким образом, если в ячейке используется моноширинный
шрифт, можно выровнять положение десятичной запятой. Также можно
выравнивать знак деления в дробях с разным количеством разрядов
Десятичная запятая
Разделитель тысяч
Знак процента
Экспоненциальный формат
Отображает этот символ
\ Отображает следующий символ в формате
* Повторяет следующий символ до заполнения ширины столбца
_ (подчеркивание) Пропуск на ширину следующего символа
"текст" Отображает текст, заданный в двойных кавычках
@ Место для текста
[цвет]
%
Е-
$-
Е+
+/()
е- е+
: пробел
[ЦВЕТ П]
[условный шаблон]
Отображает символы указанным цветом. Можно установить следующие цвета
(регистр символов не важен): черный, синий, голубой, зеленый, розовый, красный,
белый или желтый
Отображает соответствующий цвет из цветовой палитры, где п — число от 0 до 56
Позволяет задать собственный критерий для каждой секции числового формата
В табл. 25.4 приведены коды, используемые при создании определяемых пользователем
форматов для дат и времени.
Таблица 25.4. Коды определяемых пользователем форматов для дат и времени
Что отображает
Код
м Месяц в виде числа, исключая первый нуль (1-12)
мм Месяц в виде числа, включая первый нуль (01-12)
ммм Месяц в виде аббревиатуры (Янв-Дек)
мммм Полное название месяца (Январь-Декабрь)
ммммм Первая буква названия месяца (Я-Д)
Д День в виде числа, исключая первый нуль (1-31)
ДД День в виде числа, включая первуй нуль (01-31)
ДДД Сокращенное название дня (Пн-Вс)
496
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Окончание табл. 25.4
Код Что отображает
дддд Полное название дня (Понедельник-Воскресенье)
гг или гггг Год в виде двузначного числа (00-99) или в виде четырехзначного (1900-2078)
ч или чч Часы в виде числа, отбрасывая первый нуль (0-23) или сохраняя его (00-23)
м или мм Минуты в виде числа, исключая первый нуль (0-59) или сохраняя его (00-59)
с или ее Секунды в виде числа, исключая первый нуль (0-59) или сохраняя его (00-59)
[ ] Часы, если их больше 24, а также минуты или секунды — если их больше 60
ам/рм Время в 12-часовом формате. Если не указан ни один из этих модификаторов, то время
отображается в 24-часовом формате
Числовые форматы, автоматически создаваемые Excel
В некоторых случаях Excel создает числовые форматы автоматически, без вашего участия.
При использовании кнопок Увеличить разрядность и Уменьшить разрядность,
расположенных на панели инструментов форматирования, Excel создает новые числовые форматы,
которые можно увидеть во вкладке Число диалогового окна Формат ячеек. Например, если
щелкнуть на кнопке Увеличить разрядность пять раз, то будут созданы следующие
числовые форматы:
о, о
О, 000
0,0000
О,00000
Числовой шаблон для отображения числа с двумя разрядами после запятой не будет
создан, поскольку он является встроенным.
Примеры числовых форматов,
определенных пользователем
В оставшейся части этой главы приведены полезные примеры пользовательских числовых
форматов. Большинство шаблонов форматов можно использовать в том виде, в котором они
здесь приведены. Но некоторые, возможно, придется несколько модифицировать, чтобы они
соответствовали вашим потребностям.
Масштабирование значений
С помощью числовых форматов, определяемых пользователем, можно изменять масштаб
значений. Например, если вам часто приходится работать с большими числами, их можно
отобразить в тысячах (т.е. число 1 000 000 будет отображаться как 1 000). Конечно же, в
расчетах будет использоваться действительное число, поскольку форматирование влияет только
на то, как будет отображаться число.
Глава 25. Пользовательские числовые форматы
497

Отображение чисел в тысячах
При использовании приведенного ниже шаблона формата числа будут отображаться без
последних трех разрядов, стоящих слева от десятичной запятой. Другим словами, число будет
выглядеть так, как будто его разделили на 1 000 и округлили до ближайшего целого. В конце
шаблона обязательно нужно добавить один пробел.
# ###
Ниже приведен модифицированный вариант этого шаблона. В последнем случае число
будет выглядеть так, как если бы его разделили на 1 000 и округлили до сотых. (Не забудьте
поставить пробел в конце шаблона.)
# ###,00
В табл. 25.5 показаны примеры использования этих числовых форматов.
Таблица 25.5. Примеры отображения чисел в тысячах
Значение Числовой формат Отображение
123456
1234565
-323434
123123,123
499
500
123456
1234565
-323434
123123,123
499
500
# ###
# ###
# ###
# ###
# ###
# ###
# ###,00
# ###,00
# ###,оо
# ###,оо
# ###,оо
# ###,оо
123
1235
-323
123
(Пустая ячейка)
1
123,46
1 234,57
-323,43
123,12
0,50
0,50
Отображение чисел в сотнях
Приведенный ниже шаблон числового формата позволяет отобразить числа в сотнях с
двумя разрядами после запятой. Число будет выглядеть так, как будто его разделили на 100 и
округлили до сотых.
0","00
В табл. 25.6 представлены примеры использования этого пользовательского числового
формата.
Таблица 25.6. Примеры отображения чисел в сотнях
Значение Числовой формат Отображение
546
100
9890
О","00
О","00
О","00
5,46
1,00
98,90
498
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Окончание табл. 25.6
Значение
500
-500
0
Числовой формат
0","00
0","00
0","00
Отображение
5,00
-5,00
0,00
Отображение чисел в миллионах
При использовании приведенного ниже числового формата числа отображаются в
миллионах. Число будет выглядеть так, как будто его разделили на 1 000 000 и округлили до
ближайшего целого. В конце шаблона следует ввести два знака пробела.
# ###
В следующем примере приведенный шаблон изменен так, чтобы отображать два разряда
после запятой. (В конце шаблона необходимо добавить два пробела.)
# ###,00
В следующем примере в конце числа будет добавляться обозначение "млн.":
# ###,00 " млн."
Приведенный ниже шаблон числового формата несколько сложнее. Кроме того, что в
конце числа дописывается "млн.", отрицательные числа берутся в скобки и на экран будут
корректно выводиться нулевые значения.
# ###,0 " млн."_);(# ###,0 " млн."),-0,0" млн."_)
В табл. 25.7 приведены примеры использования описанных выше числовых форматов.
Таблица 25.7. Примеры отображения чисел в миллионах
Значение
123456789
1.23457Е+11
1000000
5000000
-5000000
0
123456789
1.23457Е+11
1000000
5000000
-5000000
0
123456789
1.23457Е+11
1000000
Числовой формат
# ###
# ###
# ###
# ###
# ###
# ###
# ###,00
# ###,00
# ###,00
# ###,00
# ###,00
# ###,00
###,00 "
###,00 "
###,00 "
млн. "
млн. "
млн. "
Отображение
123
123 457
1
5
-5
(Пустая ячейка)
123,46
123 457,00
1,00
5,00
-5,00
0,00
123 млн.
123 457 млн.
1 млн.
Глава 25. Пользовательские числовые форматы
499

Окончание табл. 25.7
Значение
5000000
-5000000
0
123456789
1.23457Е+11
1000000
5000000
-5000000
0
Числовой формат
###,00 " млн."
###,00 " млн."
###,00 " млн."
# ###,0 " млн."_
# ###,0 " млн."_
# ###,0 " млн."_
# ###,0 " млн."_
# ###,0 " млн."_
# ###,0 " млн."_
); (# ###,0
); (# ###,0
);(# ###,0
);(# ###,0
); (# ###,0
);(# ###,0
1 млн.
1 млн.
' млн.
1 млн.
1 млн.
1 млн.
")
")
")
")
")
")
о
о
0
о
0
0
0"
0"
0"
0"
0"
0"
млн. "_
млн. "_
млн. "
млн. "_
млн. "_
млн. "_
Отображение
5 млн.
-5 млн.
млн.
.) 123,5 млн.
.) 123 457,0 млн.
.) 1,0 млн.
.) 5,0 млн.
_) (5,0) млн.
_) 0,0 млн.
Добавление нулей
При использовании приведенного ниже числового формата значения будут отображаться
с тремя дополнительными нулями и без дробной части. Число будет выглядеть так, как будто
его округлили до ближайшего целого и умножили на 1 000.
#" 000"
Примеры использования этого числового формата, а также его модификации с шестью
нулями представлены в табл. 25.8.
Таблица 25.8. Примеры отображения чисел с дополнительными нулями
Значение Числовой формат Отображение
1
1,5
43
-54
5,5
0,5
О
1
1,5
43
-54
5,5
0,5
0
#" 000"
#" 000"
#'• 000"
#" 000"
#" 000"
#" 000"
#" 000"
#" 000 000"
#" 000 000"
#" 000 000"
#" 000 000"
#" 000 000"
#" 000 000"
#" 000 000"
1000
2 000
43 000
-54 000
6 000
1000
000
1 000 000
2 000 000
43 000 000
-54 000 000
6 000 000
1 000 000
000 000
500
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Отображение незначащих нулей
Чтобы отобразить незначащие нули, в шаблоне пользовательского числового формата
необходимо использовать символы "О". Например, чтобы все числа содержали ровно 10
разрядов, примените к ним числовой формат, показанный ниже. Если число содержит менее 10
разрядов, к нему слева будут добавлены нули.
0000000000
Кроме того, можно отобразить все числа с фиксированным количеством дополнительных
нулей. При использовании следующего формата, например, к числу будет добавлено три нуля:
"000"#
В следующем примере шаблон формата содержит символ "*"; в результате все пустое
пространство в ячейке будет заполнено нулями:
*00
Отображение дробей
В Excel поддерживается довольно немного встроенных числовых форматов дробей,
которые находятся в категории Дробный во вкладке Число диалогового окна Формат ячеек.
Например, чтобы отобразить число 0,125 в виде дроби со знаменателем 8, в списке Тип
выберите Восьмыми долями (4/8), как показано на рис. 25.2.
т
Чкяо | Выраюсание J Цфифт [ Громче } вид | Защита j
^*<жя>л фориаты. -Образец
Общий
?|х(
Рис. 25.2. Выбор числового формата
для отображения дробей
С помощью пользовательских форматов можно создавать дополнительные форматы для
отображения дробей. Например, с помощью следующего числового формата можно
отобразить значение пятидесятыми долями:
#" "??/50
Приведенный ниже шаблон числового формата позволяет отобразить значение в
долларах. Например, значение 154,87 будет отображаться как 154 и 87/100 долларов.
0" и "??/100" долларов"
При использовании числового формата, приведенного ниже, значения будут отображаться
в шестнадцатых долях с символом двойной кавычки справа от числа. Этот числовой формат
удобно применять для обозначения дюймов (например, 2/16").
#" "??/16\"
Глава 25. Пользовательские числовые форматы
501

Отображение знака "минус" справа от числа
С помощью приведенного ниже пользовательского числового формата отрицательные
числа будут отображаться со знаком "минус" справа от числа. Положительные числа будут
содержать дополнительный отступ справа для того, чтобы как положительные, так
отрицательные числа были одинаково выровнены.
0,00 -;0, 0 0 -
Проверка пользовательских числовых форматов
При создании собственных числовых форматов проверяйте правильность вывода значений
не только на основе содержимого поля Образец во вкладке Число диалогового окна Формат
ячеек. В этом поле отображается текущее значение выделенной ячейки,
отформатированное с помощью выбранного числового формата.
Лучше всего проверять правильность отображения значений на основе положительного,
отрицательного, нулевого и текстового значений. Корректно задать пользовательский
числовой формат зачастую удается только после нескольких попыток. Каждый раз, когда вы
вносите какие-либо изменения в шаблон формата, он добавляется в список пользовательских
числовых форматов. Поэтому, если вы уверены, что все типы данных форматируются
правильно, откройте еще раз диалоговое окно Формат ячеек и удалите созданные ранее
некорректные шаблоны форматов.
Форматирование дат и времени
Когда в ячейку вводится дата, Excel по умолчанию выводит ее в кратком формате даты.
Изменить этот формат можно, вызвав окно Язык и стандарты с панели управления Windows.
Программа Excel содержит множество полезных встроенных форматов дат и времени.
В табл. 25.9 представлены некоторые пользовательские шаблоны форматов дат и времени.
В первом столбце таблицы содержится порядковый номер даты или времени.
Таблица 25.9. Примеры форматирования дат и времени
Значение Числовой формат Отображение
38137
38137
38137
38137
38137
0,345
0,345
Д ММММ ГГГГ (ДДДД)
"Сегодня" ДДДД!
ДДДД, ДД.ММ.ГГГГ
"Месяц: "ММММ
Основной (Д.М.ГГГГ)
ч "часов"
"Время: "ч:мм
30 Май 2004 (воскресенье)
Сегодня воскресенье!
воскресенье, 30.05.2004
Месяц: Май
38137 (30.5.2004)
8 часов
Время: 8:16
Детальная информация о внутренней системе представления дат и времени в
ополнитепьАя Excel приведена в главе 10.
нформация
502
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Отображение текста и чисел
Одним из основных преимуществ в использовании пользовательских числовых форматов
является возможность отображать текст вместе с числами. Чтобы добавить текст, создайте
нужный числовой формат, а затем вставьте в него текст в двойных кавычках. Следующий
шаблон формата, например, позволяет после числа вывести текст (рублей):
# ##0,00 "(рублей)"
В следующем примере текст отображается перед числом:
"Среднее значение: "0,00
Последний шаблон формата имеет один недостаток: знак "минус" для отрицательных
чисел отображается перед текстом. Чтобы устранить этот недостаток, воспользуйтесь
следующим форматом:
"Среднее значение: "0,00; "Среднее значение: "-0,00
При использовании приведенного ниже шаблона формата значение будет выводиться с
текстом долларов и центов. Например, число 123,45 будет выведено как 123 долларов и
,45 центов.
0" долларов и ",00" центов"
Подавление ввода данных определенного типа
Числовое форматирование можно использовать для сокрытия данных определенного
типа. Например, если применить следующий шаблон формата, в ячейке будет отображаться
текст, но числовые значения выводиться не будут
В ячейках со следующим числовым форматом будут отображаться только ненулевые
значения (текст и нули будут скрытыми):
0,0;-0,0; ;
Следующий формат будет отображать все, кроме нулей:
0,0;-0,0; ;@
Чтобы полностью скрыть все содержимое ячейки примените формат
tit
Заметьте: если выделить ячейку, то в строке формул будет видно ее содержимое,
независимо от того, скрыто оно или нет в самой ячейке.
Если в ячейке содержится более 1 024 символов, то шаблон формата ,-,-,- не
сработает, т.е. содержимое ячейки будет видимым.
Внимание!
Заполнение ячеек повторяющимися символами
Для задания повторяющегося символа в строке числового формата используется символ "*".
Все пустое пространство ячейки будет заполнено заданным повторяющимся символом. Если
размеры ячейки изменятся, то соответствующим образом изменится и количество повторяемых
Глава 25. Пользовательские числовые форматы
503

символов. Например, при использовании следующего числового формата все пространство
ячейки справа от значения будет заполнено символами "-" (дефис):
Основной*-;-Основной*-;Основной*-;Основной*-
На рис. 25.3 представлено несколько примеров пользовательских числовых форматов,
в которых используются повторяющиеся символы.
Рис. 25.3. Примеры числовых форматов, в которых используются
повторяющиеся символы
504
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Настройка панелей
инструментов
и меню
|^в\ ероятно, вы уже познакомились со многими встроен-
ыг^ ными панелями инструментов Excel и, скорее всего,
досконально изучили систему меню. Excel позволяет
модифицировать и панели инструментов, и меню. В этой главе речь
пойдет о том, как модифицировать встроенные панели
инструментов, создать новые и как изменить меню Excel.
Настройка панелей
инструментов
Всего Excel содержит около 100 встроенных панелей
команд, но к основным относятся следующие:
■ две строки меню (одна для рабочего листа и одна для
листа диаграмм);
■ стандартные панели инструментов;
■ контекстные меню (они появляются после щелчка
правой кнопкой мыши на каком-нибудь выделенном
объекте).
Каждая панель команд состоит из одной или нескольких
"команд". Команда может принимать форму пиктограммы
(кнопки), текста или комбинации этих форм. Причем
существуют команды, которых нет ни на одной из стандартных
панелей инструментов.
^^^^ Между строкой меню и панелью инструментов
фактически не существует различия. Та строка меню,
которую вы видите в верхней части окна Excel, на
самом деле является панелью инструментов,
именуемой Строка меню листа. Эту панель
инструментов, как и любую другую, можно перетащить на
новое место с помощью мыши (рис. 26.1).
На заметку
/
В этой главе
Настройка панелей
инструментов
Перемещение панелей
инструментов
Использование
диалогового окна Настройка
Добавление и удаление
кнопок панелей
инструментов
Изменение изображений
на кнопках

-JKM-r«S
_C D_
4>айл Правка Ёна Вставка Формат Сервис Данные фшо Справка ЕЗведь те вопрос
-iDlxl
5
|м 4 » м- Лист! ,: Пф2 /ГЬКГЭ /
...
J—.3
I
Pi/c. 26./. Строка меню Excel фактически является панелью инструментов и ее можно перетащить
на новое место
Как Excel следит за панелями инструментов
При запуске Excel на экране отображается та же конфигурация панелей инструментов,
которая использовалась в последний раз при работе с программой. Задумывались ли вы когда-
нибудь о том, как Excel отслеживает эту информацию? При выходе из Excel программа
обновляет специальный файл, который находится в папке Windows. В нем и сохраняются
созданные панели инструментов, а также информация о том, какие панели являются видимыми
на экране и в каком месте экрана они находятся. Этот файл имеет расширение .xlb,
название его может быть различным.
Для того чтобы восстановить предыдущую конфигурацию панелей инструментов,
откройте XLB-файл с помощью команды Файл^Открыть. В результате конфигурация панелей
инструментов станет такой, какой она была при запуске Excel. Можно также создать
копию XLB-файла и присвоить ему другое имя. Таким образом можно сохранить несколько
различных конфигураций панелей инструментов, чтобы в случае необходимости
загрузить любую из них.
Типы настройки панелей инструментов
Ниже перечислены типы настройки, которые можно выполнить, работая с панелями
инструментов (включая строки меню).
■ Перемещение панелей инструментов. Каждую панель инструментов можно
переместить в любое место экрана.
■ Удаление кнопок со встроенных панелей инструментов. Данная операция может
понадобиться для того, чтобы удалить кнопки, которыми вы никогда не пользуетесь.
■ Добавление кнопок на встроенные панели инструментов. Можно добавить к
любой панели столько кнопок, сколько нужно для комфортной работы.
■ Создание новых панелей инструментов. Можно создать любое количество новых
панелей инструментов, используя в них столько кнопок, сколько потребуется.
■ Изменение функций кнопок. Чтобы выполнить эту операцию, назначьте
собственный макрос соответствующей кнопке панели инструментов.
■ Изменение изображения на кнопке панели инструментов. В Excel включен хотя и
достаточно примитивный, но вполне пригодный для этой цели редактор изображения
кнопок панелей инструментов.
506
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Контекстное меню
Неподготовленный пользователь не может модифицировать контекстные меню Excel
(меню, которые появляются в результате щелчка правой кнопкой мыши на объекте). Для этого
нужно использовать макрос.
Перемещение панелей инструментов
Панель инструментов может быть или плавающей, или закрепленной. Закрепленная
панель располагается в фиксированном месте — вверху, внизу, по левому или по правому
краю окна программы Excel. Плавающие панели инструментов располагаются в рабочей
области окна рабочей книги; если открыто несколько окон рабочих книг, то в том, которое
находится сверху.
Для того чтобы переместить панель инструментов, достаточно щелкнуть на ее рамке и
перетащить в новую позицию. Если перетащить ее к какому-нибудь краю окна Excel, она сама
прикрепится к этому краю и станет закрепленной панелью. Можно создавать несколько слоев
закрепленных панелей. Например, панели инструментов Стандартная и Форматирование
обычно закреплены вдоль верхнего края.
Размеры плавающей панели инструментов можно изменять путем перетаскивания
рамки. Например, можно превратить горизонтальную панель в вертикальную, перетащив один
из ее углов.
Использование диалогового окна
Настройка
Для того чтобы внести какие бы то ни было изменения в панели инструментов,
необходимо перейти в режим настройки. В этом режиме отображается диалоговое окно Настройка,
которое предоставляет различные способы манипулирования панелями. Для перехода в
режим настройки выберите один из приведенных ниже способов.
■ Выберите команду Видо Панели инструментов^ Настройка.
■ Щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и из появившегося
контекстного меню выберите команду Настройка.
Рис. 26.2. Диалоговое окно
Настройка
Глава 26. Настройка панелей инструментов и меню
507

В любом случае на экране появится диалоговое окно Настройка (рис. 26.2). В этом окне
содержится полный список всех имеющихся панелей инструментов, включая созданные
пользователем.
Диалоговое окно Настройка состоит из трех вкладок, которые рассматриваются ниже.
Вкладка Панели инструментов
На рис. 26.2 показана вкладка Панели инструментов диалогового окна Настройка.
Далее рассматриваются различные манипуляции с панелями инструментов.
Операции, выполненные с использованием диалогового окна Настройка, нельзя
i отменить с помощью команды Правка^Отменить. Тем не менее можно вновь
нимание вернуться в это диалоговое окно и отменить внесенные изменения вручную.
Сокрытие и отображение панели инструментов
Во вкладке Панели инструментов отображены все панели — как встроенные, так и
созданные пользователем. Чтобы отобразить панель инструментов, нужно установить флажок
слева от ее названия, а чтобы убрать панель с экрана, этот флажок нужно снять. Внесенные
изменения вступят в силу немедленно.
Если щелкнуть правой кнопкой мыши на панели инструментов, откроется список
Совет самых важных панелей инструментов. Для того чтобы скрыть или отобразить
нужную панель, достаточно просто щелкнуть на ее имени кнопкой мыши. Но в этом
\ списке находятся не все панели инструментов. Получить доступ ко всем
имеющимся панелям можно во вкладке Панели инструментов.
Создание новой панели инструментов
Щелкните на кнопке Создать, а затем введите имя новой панели в диалоговое окно
Создание панели инструментов. В результате Excel создаст пустую панель инструментов и
отобразит ее на экране. После этого можно добавлять на нее кнопки, как описано далее в главе.
ЙЬ, На прилагаемом компакт-диске можно найти рабочую книгу, к которой
прикреплена компакт- на панель инструментов. Эта панель содержит множество команд и инструмен-
| тов, которые могут пригодиться при форматировании ячеек. При открытии
рабочей книги панель инструментов отобразится на экране автоматически.
Переименование новой панели инструментов
Выберите из списка созданную панель инструментов и щелкните на кнопке Переименовать.
Введите новое имя в диалоговое окно Переименование панели. При выборе встроенной
панели инструментов кнопка Переименовать недоступна (Excel не позволяет
переименовывать встроенные панели инструментов).
Удаление новой панели инструментов
Выберите из списка созданную панель инструментов и щелкните на кнопке Удалить.
Однако при выборе встроенной панели инструментов кнопка Удалить недоступна (нельзя
удалять встроенные панели инструментов).
508
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Восстановление встроенной панели инструментов
Выберите из представленного списка встроенную панель инструментов и щелкните на
кнопке Сброс. В результате будет восстановлено первоначальное состояние панели
инструментов. Если к панели были добавлены какие-нибудь новые инструменты, они будут удалены.
Если же инструменты, соответствующие первоначальному состоянию панели, были удалены,
они будут восстановлены.
Кнопка Сброс не доступна, если выбрана созданная пользователем панель инструментов.
Будьте осторожны при восстановлении строки меню. Многие надстройки
добавляют одну или несколько новых команд к стандартным меню. Если же
восстановить первоначальное состояние панели инструментов, то не будет доступа к
надстройкам. Но, как правило, эту проблему можно решить путем перезапуска Excel
(при запуске Excel команды надстроек будут вновь добавлены к меню).
Присоединение панели инструментов к рабочей книге
Если вы создаете новую панель инструментов, которую хотели бы передать кому-нибудь
еще, можете "прикрепить" ее к рабочей книге. Для этого щелкните на кнопке Вложить, в
результате чего откроется новое диалоговое окно Управление панелями инструментов,
которое позволит выбрать панели инструментов для присоединения к рабочей книге (рис. 26.3).
Можно присоединять любое количество панелей инструментов.
Рис. 26.3. С помощью этого диалогового окна можно
присоединять панели инструментов к рабочим книгам
Панель инструментов, присоединенная к рабочей книге, отображается автоматически при
открытии рабочей книги. Этого не произойдет только в том случае, если в рабочей книге уже
есть панель с таким же именем.
Панель инструментов, которая сохраняется в рабочей книге, — это точная копия
вашей панели на момент ее копирования. Если же панель инструментов была
изменена после копирования в рабочую книгу, то измененная версия не будет
сохранена в рабочей книге автоматически. Поэтому придется вручную удалить
старую панель инструментов, а затем добавить измененную.
Вкладка Команды
Вкладка Команды диалогового окна Настройка содержит список всех инструментов
Excel. Используйте эту вкладку для настройки панели инструментов (см. ниже раздел
"Добавление и удаление кнопок панелей инструментов").
Глава 26. Настройка панелей инструментов и меню 509
Внимание!
На заметку
/

Вкладка Параметры
На рис. 26.4 показана вкладка Параметры диалогового окна Настройка. Как видите, в этом
окне представлено несколько опций для настройки меню, панелей инструментов и кнопок.
Ниже приведено их описание.
На~траиваеиие изикэ и панвпи инстру>*антоа
Р" Стандартная панель и панель борнатиооеамия Q две ctwm |
Р 8сегда показывать полные меню
17
Cfooc j
Другие
Г" Крупные значки
Г* Отображать названия шрифтов теи *е цуифток;
Р &гсфа**тьг10деказки для кнопок
эффект при аьеода меню: |(По умолчанию)
Яис. 26.4. Вкладка Параметры
диалогового окна Настройка
Стандартная панель и панель форматирования в две строки. Если эта опция
включена, то стандартная панель и панель форматирования отображаются в разных
строках. В противном случае обе панели инструментов отображаются в одной строке.
Это увеличивает рабочее пространство окна рабочей книги, но в таком случае,
возможно, некоторые кнопки окажутся скрытыми.
Всегда показывать полные меню. При выборе этой опции в меню отображаются
все команды, иначе меню "подстраивается" под пользователя, показывая только
наиболее часто используемые команды. Как правило, удобнее, чтобы эта опция
была установлена.
Крупные значки. Для того чтобы изменить размер пиктограмм (кнопок),
используемых в панелях инструментов, установите или снимите флажок данной опции. Это
повлияет на изображения, нанесенные на кнопки. Кнопки, содержащие только текст
(например, кнопки в меню), не изменятся.
Отображение названия шрифтов тем же шрифтом. Это средство позволяет в
списках шрифтов отображать их названия тем же шрифтом, который они представляют.
Это удобно тем, что можно просмотреть шрифт, прежде чем его использовать. Но
помните: установка этой опции может несколько замедлить работу Excel.
Отображать подсказки для кнопок. Всплывающие подсказки — это названия кнопок,
которые появляются в том случае, если поместить указатель мыши на одну из кнопок
панели инструментов и задержать его в таком положении на некоторое время. Если эти
подсказки вам мешают, снимите флажок данной опции. При этом при перемещении
указателя мыши по какой-нибудь кнопке ее описание по-прежнему будет появляться в
строке состояния.
Эффект при выводе меню. При выборе меню Excel выполняет анимацию
отображения раскрывающегося меню. В раскрывающемся списке Эффект при выводе меню
можно выбрать желательный тип анимации.
510
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Автоматическое отображение панелей инструментов
Как правило, Excel отображает те или иные панели инструментов в зависимости от
выполняемых действий (контекста). Например, при активизации диаграммы на экране появляется
панель инструментов Диаграммы. А при активизации рабочего листа, содержащего сводную
таблицу, автоматически отобразится панель инструментов Сводные таблицы.
Чтобы отключить это средство, просто закройте соответствующую панель инструментов.
В следующий раз Excel не отобразит ее. Чтобы вновь активизировать это средство, в
нужном контексте самостоятельно отобразите необходимую панель инструментов. После
этого Excel будет автоматически отображать эту панель инструментов при выполнении
соответствующих действий.
Добавление и удаление кнопок панелей
инструментов
Как уже упоминалось в этой главе, вы можете перевести Excel в режим настройки, открыв
диалоговое окно Настройка. Кроме уже описанных операций, в режиме настройки можно
выполнять и другие действия.
■ Перемещать кнопки на панелях инструментов.
■ Перемещать кнопки с одной панели инструментов на другую.
■ Копировать кнопки с одной панели на другую.
■ Добавлять новые кнопки на панель инструментов с помощью вкладки Команды
диалогового окна Настройка.
Программа Excel предлагает упрощенный способ добавления и удаления кнопок
Совет панелей инструментов. Щелкните на маленькой стрелочке, направленной вниз,
которая располагается в конце панели инструментов, и в открывшемся меню выбери-
''• те команду Добавить или удалить кнопки. Появится список всех кнопок,
предназначенных для данной панели. В этом списке все отображаемые кнопки помечены
флажком, не отображаемые кнопки флажком не помечены. Снимите или
установите флажок для того, чтобы удалить или отобразить какую-либо кнопку.
Перемещение и копирование кнопок
Когда диалоговое окно Настройка отображено на экране, можно свободно копировать
или перемещать кнопки между любыми видимыми панелями инструментов. Чтобы
переместить кнопку, перетащите ее на новое место (новая позиция может находиться в пределах той
же или на другой панели инструментов).
Чтобы скопировать кнопку, нажмите клавишу <Ctrl> и, удерживая ее, перетащите кнопку
на другую панель. Можно также скопировать кнопку в пределах одной и той же панели, но
нет смысла создавать несколько копий кнопки на одной панели.
Вставка новой кнопки
Чтобы добавить новую кнопку на панель инструментов, воспользуйтесь вкладкой Команды
диалогового окна Настройка (рис. 26.5).
Кнопки распределены по категориям. При выборе какой-либо категории относящиеся к
ней кнопки появляются в правой части вкладки Команды.
Глава 26. Настройка панелей инструментов и меню
511

Для того чтобы добавить кнопку на панель инструментов, найдите ее во вкладке Команды,
а затем перетащите на панель инструментов.
Другие операции с кнопками панелей
инструментов
Когда Excel находится в режиме л астройки (другими словами, когда отображено
диалоговое окно Настройка), можно щелкнуть правой кнопкой мыши на кнопке панели, чтобы
открыть контекстное меню этой кнопки (рис. 26.6).
Л*1
Г1анели инструментов Команды | Параметры |
Чтобы добавить команду на панель «струментое, выберите
категорию и перетащите команду из этого окна не лаиепь.
Кдтесорин: Команды:
;,-
а
^
•с
2
вычислить все
Элементы управления
Создать задачу Mcrosoft Ofha
Пересчет |
Камер»
Другая J
| ,Лх>р«дачнть команды. |
Cfipoc
Уделить
Имя: i Подачеркмутый
копировать значок на кнопке
;«
восстановить значок на кнопке
I Изменить значс к на кнопке
Выбрать значок для кнопки
Основной стиль
I Только текст (всегда)
Только текст (в меню)
Значок и хекст
Начать группу
Назначить гигдоссылку
Назначить макрос
Рис. 26.5. Вкладка Команды содержит
список всех доступных кнопок
Рис. 26.6. Контекстное меню
кнопки панели инструментов, которое
открывается в режиме настройки
Ниже следует описание команд контекстного меню. (Обратите внимание на то, что
некоторые из этих команд не доступны для определенных кнопок панели инструментов.)
■ Сброс. Восстанавливает первоначальное состояние инструмента.
■ Удалить. Удаляет кнопку.
■ Имя. Позволяет изменить имя кнопки.
■ Копировать значок на кнопке. Создает копию изображения кнопки и помещает ее
в буфер обмена.
■ Вставить значок для кнопки. Переносит изображение из буфера обмена на кнопку.
■ Восстановить значок на кнопке. Восстанавливает первоначальное изображение кнопки.
■ Изменить значок на кнопке. Позволяет отредактировать изображение кнопки с
помощью редактора кнопок Excel.
■ Выбрать значок для КНОПКИ. Позволяет заменить изображение кнопки, выбрав
подходящее из списка, который включает 42 изображения кнопок.
■ Основной стиль. Отображает инструмент, используя действующий по умолчанию
стиль (либо только текст, либо изображение и текст).
■ Только текст (всегда). Данный инструмент всегда отображает только текст (без
изображения).
512
Часть V. Дополнительные возможности Excel

■ Только текст (в меню). Отображает текст (без изображения), если инструмент
находится в строке меню.
■ Значок и текст. Показывает изображение и текст на кнопке инструмента.
■ Начать группу. Вставляет разделитель в панель инструментов. В раскрывающемся
меню разделитель выглядит как горизонтальная линия между командами, а на панели
инструментов — как вертикальная линия.
■ Назначить гиперссылку. Позволяет создать гиперссылку на Web-страницу, файл,
рисунок или определенное место в рабочей книге, куда произойдет перемещение после
щелчка на данной кнопке.
■ Назначить макрос. Позволяет присвоить макрос, который выполняется после щелчка
на данной кнопке.
Изменение изображений на кнопках
Существует несколько способов изменения изображений на кнопках панелей инструментов.
■ Можно выбрать одно из 42 изображений, предоставленных Excel.
■ Можно изменить или создать изображение с помощью диалогового окна Редактор
кнопок.
■ Можно скопировать изображение с другой кнопки какой-либо панели инструментов.
Каждый из этих методов описан в следующих разделах.
Чтобы внести какие-либо изменения в изображение на кнопке, необходимо перейти в
режим настройки панелей инструментов, т.е. на экране должно быть отображено диалоговое
окно Настройка.
Использование изображения,
предлагаемого Excel
Чтобы заменить изображение на кнопке панели инструментов, щелкните правой кнопкой
мыши на этой кнопке (помните, что все описываемые действия выполняются в режиме
настройки панелей инструментов) и из появившегося контекстного меню выберите команду
Выбрать значок для кнопки. При выборе этой команды раскрывается меню, содержащее 42
изображения. Теперь осталось только щелкнуть на каком-нибудь значке — и изображение на
кнопке изменится в соответствии с вашим выбором.
Редактирование изображения на кнопке
Если ни один из 42 встроенных значков вас не устраивает, можно отредактировать уже
существующее изображение или, используя Редактор кнопок, создать совершенно новое.
Чтобы начать редактирование, щелкните правой кнопкой мыши на той кнопке,
изображение которой хотите отредактировать, а затем выберите в контекстном меню команду
Изменить значок на кнопке. Изображение кнопки появится в диалоговом окне Редактор кнопок
(рис. 26.7). Можно изменить в этом изображении отдельные пиксели, а также сдвинуть все
изображение вверх, вниз, влево или вправо. Если вы никогда раньше не работали с
пиктограммами, вам будет трудно с первого раза создать выразительное изображение в такой
маленькой области.
Глава 26. Настройка панелей инструментов и меню
513

P> «Mtf ICHOnSt
ftcpw*;
*l
в
I
Цвете—
ГГВГ
гии
■■■■
-Переместить-
iBj'
CrepWto. J™
- Палитра цветов -
■
гПрОСМОГр
А/с. 26.7. Диалоговое окно
Редактор кнопок
В диалоговом окне Редактор кнопок нет ничего сложного. Щелкните на каком-либо цвете,
а затем на пикселе (или перетащите выбранный цвет по нужным пикселям). Если результат
вас устраивает, щелкните на кнопке ОК. В противном случае щелкните на кнопке Отмена,
и изображение на кнопке вернется к своему первоначальному виду.
Копирование изображения с другой кнопки
Еще одним способом получения изображения на кнопке панели инструментов является
копирование его с другой кнопки. Щелкните правой кнопкой мыши на кнопке панели
инструментов, в результате чего появится контекстное меню, с помощью команд которого можно
скопировать изображение на кнопке в буфер обмена или перенести (вставить) содержимое
буфера на выбранную кнопку.
514
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Условное
форматирование
и проверка данных
■ [■■«ч этой главе рассматриваются два полезных средствах
\s^ Excel — условное форматирование и проверка данных.
С их помощью можно добавлять к рабочему листу различные
динамические элементы, причем без использования макросов.
Условное форматирование
Условное форматирование позволяет автоматически
изменять форматирование ячеек в зависимости от их содержимого.
Например, нужно отформатировать диапазон ячеек таким
образом, чтобы отрицательные значения отображались на
светло-желтом фоне. При вводе или изменении содержимого
ячейки Excel проверит введенное значение и сравнит с
правилами условного форматирования. Если введенное значение
отрицательное, фон поменяется на светло-желтый, в
противном случае ничего не произойдет.
Условное форматирование можно использовать для
определения ячеек, которые содержат недопустимые значения, или
ячеек определенного типа. Затем согласно примененному
форматированию можно определить, какие ячейки содержат
значения определенного типа. Например, к искомым ячейкам
можно применить ярко-красный фон.
Несомненно, это очень удобное средство. Но оно имеет
ряд недостатков, которые могут привести к неожиданным
результатам. В этом разделе подробно описываются приемы
работы со средствами условного форматирования, также
рассматриваются некоторые ограничения и недостатки.
В этой главе..
Средство условного
форматирования
Примеры использования
формул условного
форматирования
Средство проверки
данных
Примеры использования
формул проверки данных

Задание условного форматирования
Для задания условного форматирования в ячейке или диапазоне выполните ряд действий.
1. Выделите диапазон или ячейку.
2. Выберите команду Формат^Условное форматирование. На экране появится
одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 27.1.
! |^чачен« V] ]между
Отображение ячвЛи яри
вытолнении условий-
'£'.'■■ '
■ ' -"" •
d \ ГУ*
Формат не задан
& также >-> [ ¥датп>.,. |
•1
<Ж
29
э
llife*»!--"1!
| Отмена J
Рис. 27.1. Диалоговое окно Условное форматирование
3. Из раскрывающегося списка выберите либо значение (для простого условного
форматирования), либо формула (для задания формата с использованием формул).
4. Определите условие (или введите формулу).
5. Щелкните на кнопке Формат и задайте параметры форматирования, которые следует
применить, если условие выполняется (т.е. результат вычисления условия — ИСТИНА).
6. Чтобы задать дополнительные условия, щелкните на кнопке А также и повторите
пп. 3- 5. Всего можно задавать до трех условий.
7. Когда все будет сделано, щелкните на кнопке ОК.
Теперь ячейка или диапазон будут отформатированы по заданным условиям. Такое
форматирование является динамическим. Это значит, что, если содержимое ячейки изменится,
Excel оценит новое значение и в соответствии с ним изменит форматирование ячейки.
Параметры форматирования
После нажатия на кнопке Формат диалогового окна Условное форматирование
откроется окно Формат ячеек (рис. 27.2). Оно несколько отличается от обычного окна Формат
ячеек— в нем отсутствуют вкладки Число, Выравнивание и Защита, но появилась новая
кнопка Очистить.
На заметку
С помощью диалогового окна Найти и заменить можно выделить на рабочем
листе ячейки, к которым было применено определенное форматирование. Но с
помощью этого окна нельзя определить ячейки, к которым было применено
условное форматирование.
Определение условия
В левой части диалогового окна Условное форматирование есть раскрывающийся
список (см. рис. 27.1), позволяющий выбрать одну из двух опций.
■ значение. Используется для определения простых условий.
516
Часть V. Дополнительные возможности Excel

■ формула. Используется для определения более сложных условий, в которых
применяются формулы.
Эти типы условий более подробно обсуждаются в следующих разделах.
Рис. 27.2. Диалоговое окно Формат ячеек, используемое для
условного форматирования
Простые условия
После выбора элемента значение в следующем раскрывающемся списке можно
определить перечисленные ниже типы условий.
■ между. Указывается два значения.
■ вне. Указывается два значения.
■ равно. Указывается одно значение.
■ не равно. Указывается одно значение.
■ больше. Указывается одно значение.
■ меньше. Указывается одно значение.
■ больше или равно. Указывается одно значение.
■ меньше или равно. Указывается одно значение.
Ввести значения можно как вручную, так и с помощью ссылки на ячейку.
Условия с использованием формул
При выборе элемента Формула в поле, расположенном справа, нужно задать формулу.
Это можно сделать, просто определив ячейку с формулой на рабочем листе, а затем указав
ссылку на нес, или же введя ее непосредственно в диалоговом окне Условное
форматирование. Как всегда, перед началом формулы должен стоять знак равенства (=).
Как показано в приведенных ниже примерах, ощутить всю мощь условного
форматирования можно лишь в том случае, если вводить формулу непосредственно в диалоговом окне
Условное форматирование.
Глава 27. Условное форматирование и проверка данных
517

Формула должна возвращать только логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Если результат соответствует значению ИСТИНА, условие выполняется и к
ячейке или диапазону применяется условное форматирование. Иначе (если
результат принимает значение ЛОЖЬ) условное форматирование не применяется.
Если в формуле, введенной в диалоговом окне Условное форматирование,
используется ссылка на ячейку, то эта ссылка будет относительной по отношению к верхней левой
ячейке выделенного диапазона. Например, если нужно задать условное форматирование,
которое будет менять цвет заливки пустых ячеек в диапазоне В2:В 10, выполните ряд действий.
1. Выделите диапазон В2:В10 так, чтобы ячейка В2 была активной.
2. Выберите команду Формате Условное форматирование. Откроется диалоговое
окно Условное форматирование.
3. Из левого раскрывающегося списка выберите формула.
4. В поле справа от выпадающего списка введите формулу
=В2=""
5. Щелкните на кнопке Формат, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек.
6. В этом диалоговом окне определите цвет заливки и щелкните на кнопке ОК.
7. В диалоговом окне Условное форматирование щелкните на кнопке ОК, чтобы
закрыть его.
Обратите внимание на то, что введенная формула содержит ссылку на верхнюю левую
ячейку выделенного диапазона. Чтобы убедиться в том, что ссылка является относительной,
нужно выделить одну из ячеек диапазона (например, В5) и посмотреть на формулу условного
форматирования для этой ячейки. Формула будет иметь следующий вид:
=В5=" "
Обычно при вводе формулы условного форматирования для диапазона ячеек используется
ссылка на активную ячейку, которой, как правило, является верхняя левая ячейка
выделенного диапазона. Исключение составляют случаи, когда нужно использовать ссылку на
определенную ячейку.
Например, в диапазоне А1:В20 необходимо применить условное форматирование
только к тем ячейкам, значения которых больше значения ячейки С1. Для этого следует ввести
формулу
=А1>$С$1
В этом случае ссылка на ячейку С1 будет абсолютной и одинаковой во всех ячейках
выделенного диапазона. Другими словами, формула условного форматирования, например, для
ячейки А2 будет выглядеть следующим образом:
=А2>$С$1
Следовательно, для всех ячеек выделенного диапазона относительные ссылки будут
изменяться в соответствии с позицией ячейки в диапазоне, а абсолютные всегда будут ссылаться
на одну и ту же ячейку.
Работа с условными форматами
В этом разделе представлена дополнительная информация, касающаяся средств условного
форматирования, которая может пригодиться вам в дальнейшем.
На заметку
/
518
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Множественные условия
Щелкнув на кнопке А также диалогового окна Условное форматирование, можно
определить дополнительное условие. Таким образом определяется до трех условий. Например,
для ячейки или диапазона можно определить следующие условия (а также параметры
форматирования, которые будут применяться при выполнении тех или иных условий):
Значение ячейки меньше О
Значение ячейки равно О
Значение ячейки больше О
В этом случае форматирование будет зависеть от знака содержащегося в ячейке значения
(отрицательное, положительное или ноль).
Если ни одно из условий не примет значение ИСТИНА, форматирование ячейки не
изменится. Если же будет выполняться более одного условия, Excel применит форматирование в
соответствии с первым выполненным условием. Например, такая ситуация может произойти,
если задать следующие условия:
Значение ячейки лежит между 1 и 12
Значение ячейки меньше 6
В этом случае, если ячейка будет содержать, например, число 4, выполнятся оба условия,
но ячейка будет отформатирована в соответствии с параметрами, установленными для
первого условия.
Проблемы со вставкой
Необходимо помнить, что, копируя данные в ячейку, можно легко (слишком легко)
удалить условное форматирование.
Копирование или вставка ячейки либо диапазона, которые содержат условное
форматирование, приводят к его удалению. Никакого предупреждения не будет.
Разумеется, это серьезное упущение Microsoft, поскольку, работая с условным
форматированием, приходится постоянно помнить об этом. Но, если нужно
вставить скопированные данные в ячейку, в которой используется условное
форматирование, можно воспользоваться диалоговым окном Специальная вставка и
выбрать опцию значения. Для отображения этого диалогового окна после
копирования ячеек выберите команду ПравкаоСпециальная вставка.
Копирование ячеек, содержащих условное форматирование
Информация об условном форматировании сохраняется в ячейке почти так же, как и
стандартное форматирование. Это значит, что при копировании ячейки копируется и
примененное к ней условное форматирование (если оно есть).
Чтобы копировать только условное форматирование, в диалоговом окне Специ-
Совет альная вставка нужно выбрать опцию форматы.
<й
Добавление строк и столбцов в диапазон, в котором не используется условное
форматирование, создаст новые ячейки с теми же параметрами условного форматирования.
Удаление условного форматирования
При удалении содержимого ячейки с помощью нажатия клавиши <Delete> условное
форматирование, которое ранее было применено к этой ячейке, не удаляется. Чтобы удалить
условное форматирование (а вместе с ним и все другие параметры форматирования), выберите
Глава 27. Условное форматирование и проверка данных
519

команду ПравкаООчиститьОформаты. Для удаления содержимого ячейки (включая
форматирование) выберите команду Правка^ОчиститьОВсе.
Чтобы удалить только условное форматирование (и оставить содержимое и другие
параметры форматирования ячейки), выполните ряд действий.
1. Выделите ячейки. Затем выберите команду Формат"=>Условное форматирование;
откроется одноименное диалоговое окно.
2. В диалоговом окне Условное форматирование нажмите кнопку Удалить.
Откроется диалоговое окно Удаление условия форматирования.
3. В этом диалоговом окне установите флажки напротив условий, которые нужно
удалить. Обратите внимание: в этом окне всегда отображается три условия, даже если в
действительности определено меньше условий.
4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы удалить выбранные условия и закрыть диалоговое
окно Удаление условия форматирования. Затем в диалоговом окне Условное
форматирование вновь щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть его.
Выделение ячеек с условным форматированием
Просто посмотрев на ячейки, невозможно сказать, какие из них содержат условное
форматирование, а какие — нет. Но выделить ячейки с условным форматирование можно с
помощью диалогового окна Переход. Для этого выполните ряд действий.
1. Выберите команду ПравкаОПереЙТИ (или нажмите <F5>). Откроется диалоговое
окно Переход.
2. В диалоговом окне Переход щелкните на кнопке Выделить, чтобы открыть
диалоговое окно Выделение группы ячеек, которое показано на рис. 27.3.
J l^*f.*!.?ljJ_,
выделить——
г примечаина
С крнстанты
*"* (&рмулы-
R
Р -.
w
Р
<** пустые ячейи*
г текуи#юй5ласть
*" текущий оасов
г объекты
с
ОТЛИЧИЯ ПО CTQOtQM
*"" отличия по столбцам
г егмяющие ячейки.
■~ эденсимыв ячейки
i?
t
f" ^ЯОСЛедНЮЮ ЯЧвИКу
г только видимые ячейки
£ Деготь** форматы*
'" проверка данных
^есек
Г этикам
<Ж . Отмена |
Рис. 27.3. Ячейки, содержащие
условное форматирование, можно
выделить с помощью диалогового окна
Выделение группы ячеек
3. Чтобы выделить все ячейки, содержащие условное форматирование, установите
переключатель всех. Если установить переключатель в положение этих же, можно
выделить ячейки, к которым применено такое же условное форматирование, как и к
активной ячейке.
4. Щелкните на кнопке ОК. Excel выделит необходимые ячейки.
520
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Использование ссылок на другие рабочие листы
При попытке использовать условное форматирование, которое содержит ссылки на
другие листы, Excel выдает сообщение об ошибке. Чтобы сослаться на ячейку другого рабочего
листа, необходимо создать ссылку на нее в том рабочем листе, в котором будет
использоваться условное форматирование. Например, если необходимо, чтобы формула условного
форматирования ссылалась на ячейку А1 рабочего листа ЛистЗ, нужно вставить в ячейку активного
листа следующую формулу:
=ЛистЗ!А1
После этого можно использовать ссылку на данную ячейку в формуле условного
форматирования.
Можно пойти другим путем и присвоить имя ячейке, на которую нужно создать
Совет ссылку (для этого выберите команду Вставка^ИмяоПрисвоить). Теперь это имя
можно использовать вместо ссылки в диалоговом окне Условное форматирова-
\ ние. Поименованная ячейка может находиться на любом рабочем листе активной
рабочей книги.
Примеры использования условного
форматирования
В этом разделе представлены примеры использования средства условного
форматирования. В каждом из представленных примеров формулы заносились непосредственно в
диалоговом окне Условное форматирование. Параметры форматирования можете задать
самостоятельно.
^^ Файлы рабочих книг всех примеров, представленных в этом разделе можно найти
На компакт- на прилагаемом компакт-диске. Также на компакт-диске вы найдете дополни-
' тельные примеры, описания которых не вошли в книгу.
Определение нечисловых данных
Представленная ниже формула условного форматирования будет применять
форматирование к ячейке А1 только в том случае, если в ней содержится текст.
=ЕТЕКСТ(А1)
Чтобы применить такую формулу к диапазону, нужно сначала выделить необходимый
диапазон. Аргументом функции ЕТЕКСТ должна быть активная ячейка (обычно это верхняя
левая ячейка диапазона).
Определение ячеек, значения которых выше среднего
В этом примере условное форматирование применяется к диапазону A1:D12, причем
только к тем ячейкам, значения которых выше среднего (рис. 27.4).
=А1>СРЗНАЧ($А$1:$D$12)
Стоит обратить внимание на то, что ссылка на ячейку (А1) является относительной, в то
время как аргументом функции СРЗНАЧ должна быть абсолютная ссылка.
Глава 27. Условное форматирование и проверка данных
521

J УСЯО*»Шв <г-сц»нат*р<мтмм1* Аъ
1 1
2
3
4
5
36
3
12
13
14
23
24
25
4 15 26
5
е 41
7 7
8
9
8
9
10 10
II 11
16
17
18
19
20
43
22
27
28
12
30
31
32
33
D E F G Н 1
34
35
2
37
38
6
40
41
42
21
44
12 291 23 34| 45
13!
14
15
16
1 J
к г
Условное форматирование:
Выделены ячейки, значения которых выше среднего
:
щ .
»1
» м|\ мкагаоь* , СыиеСреднего . Л»» /Сагс*я / 8ыки>м / Сп*ли«Ои»1&ж Ц Поиски»* ••.' -
«1
^^^^
-
Рис. 27.4. Ячейки, значения которых выше среднего, выделены
Определение дат, принадлежащих определенному месяцу
Условное форматирование также может работать и с датами. Ниже приведена формула
условного форматирования, позволяющая определить ячейки, в которых содержатся даты,
принадлежащие месяцу июнь.
=МЕСЯЦ(А1)=6
Здесь предполагается, что А1 —это активная ячейка выделенного диапазона. Она
является аргументом функции МЕСЯЦ, которая возвращает номер месяца.
„ i "* Функция МЕСЯЦ не различает, где находятся значения даты, а где — значения
На заметку ДРУГИХ типов. Другими словами, эта функция будет применяться ко всем
ячейкам, даже если в них не содержатся даты.
Определение сегодняшней даты
Функция рабочего листа Excel СЕГОДНЯ возвращает текущую дату. С помощью условного
форматирования можно легко найти в большой последовательности значений сегодняшнюю
дату. Приведенная ниже формула применяет форматирование только к тем ячейкам, в которых
содержится сегодняшняя дата. Предполагается, что перед вводом формулы условного
форматирования был выделен диапазон, верхняя левая граница которого находится в ячейке А1.
=А1=СЕГОДНЯ()
Определение максимального значения
Функция МАКС возвращает максимальное значение диапазона. Чтобы определить это
значение, нужно ввести следующую формулу условного форматирования:
=А1=МАКС($А$1:$А$ 3 0)
В данном случае условное форматирование применяется к диапазону А1:А30, а
форматирование изменяется только в той ячейке, значение которой является максимальным.
Аналогично используется функция МИН, которая возвращает самое меньшее значение в диапазоне.
522
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Чередование закрашенных строк
Ниже приведена формула условного форматирования, которая была применена к
диапазону A1:D18, показанному на рис. 27.5. Она изменяет фон четных строк. Благодаря этому
читать рабочий лист стало проще.
=ОСТАТ(СТРОКА() ;2)=0
A BCDEFGHIJT
1 , 221 694, 944. 359. Условное форматирование:
2 I 617
3 828
4 581
5 596
6 415
7 545
8 130
9 61
10 810
11 865
12 82
13 680
14 264
15 253
16 69
17 517
18 201
626
775
895
331
290
387
209
564
647
462
740
184
488
297
903
541
911
876
516
734
846
691
128
990
628
611
43
730
318
50
588
153
858
900
351
904
444
479
480
469
634
779
644
447
691
294
726
607
647
792
149
Форматирование четных строк
19
оп — ^——
Л А ► W. ВЬКОДЧМ /
.хрьлтсидехи
С / Поюочавс
1
; энаиоолышх ,3еврал Гр>ттьЛс^ / шахмвтчаад-1« [ »J
1
Рис. 27.5. Использование условного форматирования для поочередного форматирования строк
В этой формуле используются функции СТРОКА (возвращает номер строки) и ОСТАТ
(возвращает остаток от деления первого аргумента на второй). Для ячеек в закрашенных строках,
функция ОСТАТ вернула значение 0, поэтому они были отформатированы. Аналогичную
операцию можно выполнить и для столбцов, используя вместо функции СТРОКА функцию СТОЛБЕЦ.
1 28б| 647|
2 ! 522 462
3 708
4 470
5 698
6 948
419
,8
9
82
682
10 239
11 243
12 583
13
14
15
16
17
847
522
155
575
881
937
713
31
644
974
513
215
283
310
838
927
807
55
351
464
630
891
к i ► нЦЯтеожмис />&>■ / Груц
D Е
F G Н 1 J
407 Условно* форматирование:
919
139
67
641
480
657
556
312
565
310
830
! Отформатированы повторяющиеся значения
пьЖИ i ШымттДккд
.
'
""^Повтореии
я. * -ч Wfc**»3H»«e»w* / t\*[
1
■ 10! xl
^П
.
-j ±и
-
Рис. 27.6. Использование условного форматирование для определения повторяющихся значений
Глава 27. Условное форматирование и проверка данных
523

Определение повторяющихся значений в диапазоне
Эта операция может оказаться весьма полезной (рис. 27.6). Для определения повторяющихся
значений в диапазоне можно использовать приведенную ниже формулу. Форматирование
применяется только к тем ячейкам, значение которых не является уникальным для заданного диапазона.
=C4ETEGJIM($A$1:$D$12;A1) >1
Чтобы применить форматирование только к уникальным ячейкам, необходимо
использовать следующую формулу:
=СЧЁТЕСЛИ($А$1:$D$12;А1)=1
Проверка данных
Средство проверки данных в некотором отношении очень похоже на условное
форматирование. С помощью этого средства Excel можно установить определенные правила, по которым
будет определяться, какие данные могут содержаться в ячейке. Например, необходимо, чтобы
содержимое ячейки находилось в диапазоне от 1 до 12. Если пользователь введет неправильное
значение, программа выведет соответствующее сообщение, как показано на рис. 27.7.
Рис. 27.7. Вывод сообщения о неправильном вводе данных
Как и при работе с условным форматированием, для определения критерия проверки
вводимых данных можно использовать формулы.
Средство проверки вводимых данных имеет такой же недостаток, как и условное
форматирование: если пользователь скопирует ячейку, а затем вставит ее в
ячейку, в которой выполняется проверка вводимых данных, то все определенные
для проверки формулы исчезнут.
Определение критерия проверки
Для определения типа данных, которые могут содержаться в ячейке или диапазоне,
выполните перечисленные ниже действия.
1. Выделите ячейку или диапазон.
2. Выберите команду Данные^Проверка. В результате Excel отобразит на экране
диалоговое окно Проверка вводимых значений.
3. Щелкните на вкладке Параметры, которая показана на рис. 27.8.
Внимание!
524
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Параметры | соо&цение для ввода | Сообщение об оаиб«в
Условие протерт
Дипдмм:
ji:nme число
Значение*
]"-'-У
Минимум-
h
Максимум:
.||2
Г~ EacTxictpawtb
Оз<штъесе J
Н
d
ганенсиилна
f Игн^юеать пустые а«йки
!iJ
2J
другие ячейад с tew же условием
|t'"~<*C_.. i Отмена |
Рис. 27.8. Вкладка Параметры диалогового окна
Проверка вводимых значений
4. Выберите одну из опций из раскрывающегося списка Тип данных. (Для определения
формулы нужно выбрать элемент Другой.)
5. Щелкните на вкладке Сообщение для ввода и введите сообщение, которое должно
появляться на экране при выделении указанной ячейки. Оно выводится для того,
чтобы сообщить пользователю, какие данные можно вводить. Если этот шаг пропустить,
то при выделении ячейки не появится никакого сообщения.
6. Щелкните на вкладке Сообщение об ошибке и введите сообщение, которое должно
появляться в случае, когда пользователь введет недопустимое значение. Определение
вида ошибки говорит о том, какой выбор будет у пользователя при внесении неверных
данных. Чтобы предотвратить ввод неправильных значений, нужно выбрать Останов.
Если пропустить этот шаг, то при возникновении ошибки будет появляться
стандартное сообщение об ошибке.
7. Щелкните на кнопке ОК.
После выполнения этих действий в выделенной ячейке или диапазоне будет
осуществляться проверка вводимых данных.
Типы данных
Вкладка Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений предоставляет
большой выбор типов данных для условий проверки. Выбрать тип допустимых данных
можно в раскрывающемся списке Тип данных (важно отметить, что остальные элементы
управления этой вкладки меняются в зависимости от выбранного типа данных). Ниже перечислены
типы данных, которые можно выбрать.
■ Любое значение. Выбор этой опции удаляет условие проверки данных. Сообщение
для ввода все равно будет выводиться, если не снять флажок во вкладке Сообщение
для ввода.
■ Целое число. Пользователь должен ввести целое число. С помощью
раскрывающегося списка Значение можно определить допустимый диапазон значений. Например,
можно определить, что вводимое значение должно быть целым числом, которое больше
или равно 100.
Глава 27. Условное форматирование и проверка данных
525

■ Действительное. Пользователь должен ввести число. Диапазон допустимых значений
можно определить с помощью раскрывающегося списка Значение. Например, можно
определить, что вводимое число должно быть больше или равно 0 и меньше или равно 1.
■ Список. Пользователь должен выбрать значение из предложенного списка. Подробнее
это описано в разделе "Создание раскрывающегося списка" далее в главе.
■ Дата. Пользователь должен ввести дату. С помощью раскрывающегося списка
Значение можно определить допустимый диапазон дат. Например, можно определить,
что вводимая дата должна быть больше или равна 1 января 2004 года и меньше или
равна 1 декабря 2004 года.
■ Время. Пользователь должен ввести значение времени. С помощью раскрывающегося
списка Значение можно определить допустимый диапазон значений. Например,
вводимое значение времени должно быть больше чем 12:00.
■ Длина текста. Ограничивается длина вводимой строки (количество символов). С
помощью раскрывающегося списка Значение можно определить допустимую длину
строки. Например, можно определить, что длина вводимой строки должна равняться 1
(один символ).
■ Другой. Логическая формула, которая определяет правильность вводимых
пользователем данных. Формулу можно занести непосредственно в поле Формула (которое
появляется при выборе этого типа) или определить ссылку на ячейку с формулой.
Далее в главе приводятся примеры нескольких полезных формул.
Во вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений содержатся
две опции.
■ Игнорировать пустые ячейки. Если установлен флажок, то допускаются пустые записи.
■ Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием. Если опция
активизирована, то все внесенные изменения будут применяться также и к другим
ячейкам, которые содержат исходные условия проверки данных.
Важно помнить, что даже после того, как была определена проверка вводимых данных,
пользователь все равно может внести неправильные значения. Даже если в раскрывающемся
списке Вид вкладки Сообщение об ошибке выбран вид ошибки Останов, вероятность
внесения неверных данных все еще существует. Также стоит обратить внимание на то, что при
проверке вводимых данных не учитываются результаты вычисления формул. Другими словами,
применение проверки данных к ячейке, содержащей формулу, не даст никакого результата.
Панель инструментов Зависимости содержит кнопку Обвести неверные данные.
Совет После щелчка на этой кнопке все неверные значение будут обведены красным
кружком. На рис. 27.9 все значения больше 90 являются неверными. Чтобы ото-
Ъ бразить эту панель инструментов, выберите команду Сервис^Зависимости фор-
мул^Панель зависимости.
Создание раскрывающегося списка
Возможно, проверка вводимых данных чаще всего используется для создания
раскрывающегося списка значений. На рис. 27.10 приведен пример, в котором имена месяцев,
содержащиеся в диапазоне А1:А12, используются для создания раскрывающегося списка.
Сначала введите значения в один столбец или строку (эти значения будут использоваться
в раскрывающемся списке). Затем, выбрав ячейку, которая должна содержать
раскрывающийся список, откройте диалоговое окно Проверка вводимых данных. Во вкладке Пара-
526
Часть V. Дополнительные возможности Excel

метры выберите тип данных Список и в поле Источник определите диапазон, который будет
использоваться списком. Кроме того, установите флажок Список допустимых значений.
Рис. 27.9. Ячейки с неверными значениями (значения которых больше 90)
обведены
Рис. 27.10. Этот раскрывающийся список был создан с помощью
средства проверки данных
Если список должен содержать небольшое количество значений, то их можно
Совет ввести непосредственно в поле Источник во вкладке Параметры диалогового
окна Проверка вводимых значений (это поле появится, если из
раскрывающегося списка Тип данных выбрать Список). Между вводимыми значениями нужно
вставить разделитель, определенный в соответствии с региональными
настройками (точка с запятой для России).
После выполнения этих действий при активизации ячейки справа от нее будет появляться
стрелка раскрывающегося списка. Щелкните на этой стрелке, чтобы развернуть список, и
выберите подходящее значение.
>
Глава 27. Условное форматирование и проверка данных
527

Если для задания раскрывающегося списка используется диапазон, то он обяза-
Совет I. тельно должен находиться на том же листе, что и активная ячейка. В случае если
список должен использовать значения из диапазона, который находится на дру-
Ъ гом листе, ему можно присвоить имя и затем использовать это имя в поле
Источник (после символа "равно"). Например, если список содержит значения из
списка МойСписок, нужно ввести следующую формулу:
=МойСписок
Проверка данных с использованием формул
Выполнять простую проверку данных с помощью средства проверки вводимых данных
довольно просто. Но настоящую мощь этого свойства можно ощутить только в том случае,
если работать с формулами проверки данных.
Формула, определенная для проверки данных, должна возвращать логические
значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если она вернет значение ИСТИНА, то введенное
значение будет записано в ячейку. Если же результат вычисления формулы
примет значение ЛОЖЬ, то появится сообщение об ошибке, в котором будет
содержаться предупреждение, определенное во вкладке Сообщение об ошибке
диалогового окна Проверка вводимых значений.
Как уже отмечалось, определить формулу можно в диалоговом окне Проверка
вводимых значений. Для этого из раскрывающегося списка Тип данных вкладки Параметры
выберите тип Другой. Формулу можно ввести непосредственно в поле Формула или же
вставить ссылку на ячейку, содержащую эту формулу. Поле Формула появляется во вкладке
Параметры, только если выбран тип Другой.
Если же внесенная формула содержит ссылку на ячейку, то она будет рассматриваться как
относительная ссылка по отношению к активной ячейке выделенного диапазона. Принцип
работы тот же, что и при использовании средства условного форматирования (см. раздел
"Условия с использованием формул" ранее в главе).
Использование формул для проверки данных
В этом разделе приведено несколько примеров, в которых для проверки вводимых данных
используются формулы. Все формулы были введены непосредственно в поле Формула во
вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений.
Все примеры, приведенные в этом разделе, можно найти на прилагаемом к книге
компакт-диске.
Ввод только текста
Для того чтобы разрешить ввод только текста (и запретить ввод числовых значений) в
ячейку или диапазон, используется следующая формула:
=ЕТЕКСТ(А1)
Здесь предполагается, что А1 является активной ячейкой выделенного диапазона.
Ввод значений, больших чем в предыдущей ячейке
Следующая формула проверки данных позволяет ввести число в ячейку только в том
случае, если оно больше значения в предыдущей ячейке:
=А2>А1
528
Часть V. Дополнительные возможности Excel

В формуле предполагается, что активной ячейкой выделенного диапазона является А2.
Заметьте, что нельзя использовать эту формулу в строке 1 рабочего листа.
Ввод только уникальных значений
Следующая формула проверки вводимых данных не позволит пользователю ввести в
диапазоне А1:С20 повторяющиеся значения:
=СЧЁТЕСЛИ($А$1:$С$20;А1)=1
Здесь предполагается, что А1 является активной ячейкой выделенного диапазона.
Обратите внимание, что в качестве первого аргумента функции СЧЁТЕСЛИ используется
абсолютная ссылка. Вторым аргументом является относительная ссылка, которая меняется для
каждой ячейки выделенного диапазона. На рис. 27.11 показано, как работает эта формула.
1U Прокорми да
1 1 1
J 2 2
4
5
1 5 4
Iе..
1
I 9
1 10
11
В ■
....
:
CD F С- Н
Проверка данных
Допускается ввод только уникальных
-оПЕЗШ -а
" Q
V
■
ИЗ
Р4
М5
Г16
' 17
! 18
1 19
,н < . и\Г»»со
! пэетсритъ I otwphs I
"** "—• '
*•»..-' / 9слшГ\*л*Л1Щаг
> i.Vnmtmb^bKj Нняпт / 1 < 1
i Г ТгЛ
значений
! ti(7\
Рис. 27.11. Использование средства проверки данных для предотвращения ввода
дублирующихся значений
Ввод текста, начинающегося с буквы А
В приведенной ниже формуле используется прием, который позволяет проводить
проверку по заданному символу. В данном случае формула вернет значение ИСТИНА, если ввести в
ячейку строку, которая будет начинаться с буквы А (независимо от регистра).
=ЛЕВСИМВ(А1)="а"
В этой формуле предполагается, что активной ячейкой выделенного диапазона является А1.
Ниже приведена несколько модифицированная формула проверки данных. С помощью
этой формулы можно организовать ввод строки, которая состоит из пяти букв и начинается
с буквы А.
=СЧЁТЕСЛИ(А1;"А????")=1
Глава 27. Условное форматирование и проверка данных
529

Структурирование
рабочих листов
ели вы работали когда-нибудь с текстовым
процессором, то наверняка знаете, что такое структура.
Большинство текстовых процессоров (например, Microsoft Word)
поддерживают режим структуры, который позволяет
просмотреть только заголовки и подзаголовки документа. Однако
вы можете легко расширить структуру таким образом, чтобы
кроме заголовков увидеть расположенные под ними элементы
(т.е. текст). В этом режиме хорошо видна структура
документов. В Excel также можно использовать структуру, что
значительно облегчает работу с большими массивами данных
рабочих листов.
Что такое структура
рабочего листа
Структура наиболее полезна для создания итоговых
отчетов, в которых не нужно приводить все детали исходных
данных. Само собой разумеется, что нельзя создать структуру на
основе любого рабочего листа. Рабочий лист с иерархической
организацией данных и с промежуточными итогами — вполне
достойный кандидат для создания структуры.
Понять, что собой представляет структура рабочего листа,
лучше всего на примере. На рис. 28.1 показан пример простой
модели бюджета без структуры. В этот лист также введены
формулы для подведения промежуточных итогов по регионам
и по кварталам.
На рис. 28.2 показан тот же рабочий лист, но после
структурирования. Обратите внимание, что слева программа
добавила новую панель. Она содержит элементы
управления, с помощью которых можно определить уровень
просмотра. Данная структура имеет три уровня: города, регионы
и общий итог. На этом рисунке структура полностью
развернута, поэтому видны все данные.

. J A
1
2
3
4
5
6
7
Й
a
w
ii
Регион
С -Петербург
Псков
Новгород
Смоленск
Итого Запад
Пермь
Казань
Самара
Уфа
Итого Восток
J2 Москва
13 чроспавпь
14 тоань
15['уЛ8
16 Кострома
J7 Итого Центр
Та
и «
• * . Пиет!/'
С
Яна Фее
1118 1960
1247 1238
1460 1954
1345 1375
5170 6527
1429
1735
1099
1705
5968
1109
1309
1511
1539
1973
1316
1406
1233
1792
5747
1078
1045
1744
1483
1560
7441 6920
D
Кар Вс-
1252
1028
1726
Ю75
5081
1993
1224
1110
1225
5552
1155
1641
1414
1211
1243
6664
6 >
го 7 «е. Алр
4330 1271
35ТЗ 1345
S740 1461
379S 1736
16778 5813
4731 1832
436J 1706
3442 1637
4722 1946
17267 7121
3342 1993
3995 1924
4669 1243
4243 1165
4776 1495
17687 7820
Ы
О.
Ьи
1557
1784
1764
1555
6660
1740
1320
1512
1327
5899
10S2
1499
1493
1013
1125
6212
н
Июн
1679
1574
1144
1372
5769
1191
1290
1006
1357
4844
1551
1941
1820
1445
1387
8144
.1
"•• •■ -3
Всего 2 не V
4507 1
4703 1
щ
4763 1
4316 1
41S5 1
4630 1
17864 В
4626 1
5364 I
45J6 |
3623 1
4007
17550 а
.4
'\Г
Рис. 28.1. Типичная модель бюджета с
промежуточными итогами
1 г з л
1 Регион
_~
* .
* ; 2_jC -Петербург
* Г 3 , Псков
■ ' 4 Новгород
5 ^мопенск
6 Итог» Запад
* LZ Пермь
■ & Казань
• Г>._| Самара
10 >фа
И Итого Восток
* i. 12-Москва
• Г*»"С1яэамь
15 тупа
16 Кострома
^_ ' 17 Итого Центр
13 Оицмм итог
.А:
* «\П«ст1/
В
Янв
1118
1247
1460
1345
5170
1429
1735
1099
1705
5968
1109
1511
1539
1973
7441
18579
С
Фев
1960
1238
t954
1375
6527
1316
1406
1233
1792
5747
1078
1744
1493
1560
6920
19194
D 1
Map Bca
1252
1028
1726
1075
5081
1993
1224
1110
1225
5552
1155
1414
1211
1243
6664
17297
'
Е
го 1 кв.
4330
3513
5140
3795
16778
4738
4365
3442
4722
17267
3342
3995
4669
4243
4776
17683
51728
111
F
&пр
1271
1345
1461
1736
5813
1832
1706
1637
1946
7121
1993
1924
1243
1165
1495
7820
20754
О
М.1Й
1557
1784
1764
1555
6660
1740
1320
1512
1327
5899
1082
1499
1493
1013
1125
6212
18771
1
Н
-iQIxl
1 Т
1юн Всего 2 кв. Щ
1679 4507
1574 4703 Щ
1144
1372
5769:
1191
1290:
1006
1357
4844
1551
1820
1445.
1387
8144
18757
4369 ;
4663
18242 ']
4763 ;
4316
4155 1
4630 1
17864 ,|
4626
4556
3623 ,|
4007 {
17550 -1
53656
.1
•1Г
Рис. 28.2. Модель бюджета после создания структуры
На рис. 28.3 показан второй уровень структуры. Теперь видно только итоги по регионам
(строки с остальными данными скрыты). В случае необходимости можно частично
расширить структуру, чтобы увидеть данные по конкретному региону. А на первом уровне
структуры видны только заголовки и строка общего итога.
1 2
[;
V* * *
А
I Р*ГНОИ
4ti J Итого Запад
II Итого Восток
17 Итого Центр
18 Оонмм итог
19
е с t oj
Е f
Янв Фев Map Всего 1 кв. Апр
5170 6527 5081 16778 5813
5968 5747 5552 17267 7121
7441 6920 6664 17G83 7820
18579 19194 17297 51720 20754
О
Млн
6660
5899
6212
18771
К
Июн
5769
4844
8144
18757
„
* |"Г
Зсего 2 кв. *~*
18242 Я
17864 \\
17550 \l
53656
«а
ЯП
Рис. 28.3. Второй уровень структуры модели бюджета
Программа Excel способна создавать структуры как по строкам, так и по столбцам. В
предыдущих примерах структура была вертикальной (по строкам). На рис. 28.4 показана та же
самая модель, но после добавления горизонтальной структуры (по столбцам). Как видите, в
верхней части листа Excel добавила еще одну панель.
Если рабочая таблица имеет и горизонтальную и вертикальную структуру, то каждую из
них можно использовать независимо от другой. Например, можно показать второй уровень
Глава 28. Структурирование рабочих листов
531

вертикальной структуры и первый уровень горизонтальной. На рис. 28.5 показан второй
уровень обеих структур для той же модели. В результате получилась простая и понятная таблица,
содержащая квартальные итоги по регионам.
{ШЕЯШШШ
-101 х|
1
ПШ.
1 .Регион
3
*
5
6
1
8
Псков
Новгород
[Смоленск
Итого Злпвд
[Пермь
'Казань
2^ С -Петербург
5Я Псков
4 новгоро
5 Смолен
6 Итого 3
7 Пермь
6_'азань
1мСамара
10 <ра
11 Итого Восток
Н Москва
13 рослаель
14_:язань
15' упа
J6J Кострома
17 Итого Центр
t8 Обций итог
в! ^^^^
В СО
Янв Фев Map
1118 I960 1252
1247 1238 1028
1460 1954 1726'
1345 1375 1075
5170 6527 5081
1429 1316 1993
1735 1405 1224
1099 1233 11Ю
1705 1792 1225
5968 5747 5552
1109 1078 1155
1309 1045 1641
1511* 1744 1414
1539 1493 1211
1973 1560 1243
7441 6920 6664
18579 19194 17297
е : р
Всего 1 кв. Апр
4330 1271
3513 1345
5140 1461
3795 1736
16778 5813
473» 1832
4365 1706
3442 1637
4722 1946
17267 7121
3342 1993
3995 1924
4669 1243
4243 1165
4776 1495
17683 7820
51728 20754
I- I
О Н
Мой Июн
1557 1679
1784
1764
1555
1574
1144
1372
6212 8144
18771 18757
I
всего 2 ire.
4507
4703
4369
4663
18242
4763
43Гб
4155
4630
17864
4626
5364
4556
3623
4007
17550
53656
Июл
1218
1551
1293
1778
6660
1740
1320
1512
1327
5899
1С82
1499
1493
Ю13
1125
5769
1191
1290
1006
1357
4844
1551
1941
1820
1445
13В7
18242
4763
43Гб
4155
4630
17864
4626
5364
4556
3623
4007
5840
1106 1
1585
1459 !
1872
6022
1099
1529
1228
1833
1357 _
7046
18908
,,п)
Рис. 28.4. Модель бюджета после добавления горизонтальной
структуры (по столбцам)
1" г з
[1
33
-■■■
г
3
t
17
1
£
А
Регион
Итого Запад
Итого Восток
Итого Центр
Ооцнн итог
I
■МММ
+
Е I
Всего 1 «е. В<
16778
17267
17683
"77
51728
■___■-
~"Т"' "^'""
*
1
его 2 кв.
18242
17864
17550
5Э656
+
М ]
-tolxl
+
Ct R
Зсмо 3 не. Всего 4 кв. Ооцнн итог
18314 19138 72472
т
18925 71966
17357 70342
55420 214780
-
Е
"*
,.Й
На до 'пакт
Рис. 28.5. Второй уровень обеих (горизонтальной и
вертикальной) структур для модели бюджета
Рабочую книгу с показанными выше примерами можно найти на прилагаемом
l компакт-диске.
диске
Работая со структурами, нужно учитывать ряд особенностей.
■ Один рабочий лист может иметь только одну структуру, созданную на основе одной
иерархии данных. Если нужно создать несколько структур (на основе разных иерархий
данных), то следует перенести данные в новый рабочий лист и там создать другую
структуру.
■ Можно создать структуру вручную или позволить Excel сделать это автоматически.
Выбрав второй вариант, следует подготовить правильно отформатированную таблицу
данных.
■ Можно создать структуру для всех данных рабочего листа или только для выбранного
диапазона данных.
532
Часть V. Дополнительные возможности Excel

■ Удалить структуру можно с помощью всего лишь одной команды.
■ Чтобы скрыть символы структуры (для освобождения пространства экрана), но
сохранить при этом саму структуру, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+8>.
■ Структура может иметь до восьми вложенных уровней.
Создание структуры рабочего листа может принести большую пользу. Но если ваша
главная цель — проанализировать большое количество данных, лучше обратиться к сводной
таблице. Сводная таблица намного универсальнее и не требует создания промежуточных
формул — она автоматически создает таблицы итоговых данных.
"Ъ О сводных таблицах речь шла в главе 21.
Дополнительна
информация .
Создание структуры
Как уже упоминалось, структуру можно создать двумя способами— автоматически и
вручную. Описанию этих способов и посвящен данный раздел. Но прежде нужно убедиться,
что выбранные данные подходят для создания структуры, а формулы введены правильно.
Подготовка данных
Данные какого типа пригодны для создания структуры? Как правило, данные должны
иметь иерархическую организацию, примером которой может служить бюджет, построенный
по приведенной ниже схеме.
Фирма
Подразделение
Отдел
Категория бюджета
Статья бюджета
В данном случае каждая статья бюджета (например, расходы на авиабилеты и проживание
в гостинице) является частью некоторой категории бюджета (например, командировочных
расходов). Каждый отдел имеет собственный бюджет, из отделов состоят подразделения.
Подразделения, в свою очередь, составляют фирму. Такой тип организации данных подходит
для создания вертикальной структуры (по строкам).
Создав структуру, можно просмотреть информацию на любом из ее уровней. Структура
часто используется при создании отчетов для представления руководителям разных уровней.
Высшему руководству фирмы представляются только итоги по подразделениям,
руководителям подразделений — итоги по отделам, а каждому руководителю отдела — все данные по
его отделу.
Данные, зависящие от времени, которые могут быть "свернуты" в более длительные
временные интервалы (например, месяцы и кварталы), подходят для создания горизонтальной
структуры (по столбцам). Принципы работы с вертикальной и горизонтальной структурами
одни и те же, причем уровни последней не обязательно должны быть связаны со временем.
Прежде чем создавать структуру, следует убедиться в том, что все итоговые формулы
введены правильно и согласованно. Согласованность означает, что все формулы имеют
одинаковое относительное положение на рабочем листе. Как правило, формулы для вычисления
Глава 28. Структурирование рабочих листов
533

итогов (например, промежуточные итоги) находятся под данными, к которым они относятся.
Однако в некоторых случаях формулы для подсчета итогов располагаются над
соответствующими диапазонами. Excel признает любой из этих методов, но вы должны быть
последовательны в их использовании. Иначе, если формулы не будут согласованны, при
автоматическом создании структуры не удастся получить желаемый результат.
^^^^ Если формулы не согласованны (т.е. одни находятся над данными, а другие —
На заметку П°Д ними), все равно можно создать структуру, но делать это придется вручную.
Автоматическое создание структуры
В большинстве случаев предпочтительнее, чтобы Excel создавала структуру
автоматически. Программа сделает это за несколько секунд, тогда как у вас ушло бы на это значительно
больше времени.
Чтобы автоматически создать структуру для некоторого диапазона данных, поместите
табличный курсор в любую ячейку этого диапазона. После этого выберите команду Данные1^
Группа и структураОСоздание структуры. Excel проанализирует формулы из выделенного
диапазона и создаст структуру. В зависимости от формул, будет создана либо горизонтальная,
либо вертикальная, либо обе структуры.
Если рабочий лист уже имеет структуру, будет задан вопрос, не хотите ли вы изменить ее.
Щелкните на кнопке Да, чтобы удалить старую структуру и создать новую.
Если вы воспользуетесь командой Данные^* Итоги, то Excel создаст структуру
автоматически. Эта команда автоматически вставляет формулы для расчета
промежуточных итогов, если данные введены в виде списка.
Команда Данные^Итоги описана в главе 19.
Создание структуры вручную
Обычно лучше, чтобы Excel создавала структуру автоматически. Это более быстрый и
надежный способ. Но если автоматически созданная структура выглядит не совсем так, как вы
ее представляли, можно попытаться создать ее вручную.
Чтобы Excel смогла создать структуру автоматически, все строки с итогами должны
находиться либо над данными, либо под ними. Аналогично и все столбцы с итогами должны
находиться либо справа от данных, либо слева от них. Если же ваша рабочая таблица не
удовлетворяет этим требованиям, то есть две возможности.
■ Переупорядочить данные в рабочей таблице так, чтобы она соответствовала
перечисленным выше требованиям.
■ Создать структуру вручную.
На заметку
гополнитель
нформация
534
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Если диапазон не содержит ни одной формулы, это может стать еще одной причиной
создания структуры вручную. Ведь может случиться так, что вы импортировали файл и хотите
использовать структуру для удобства его просмотра. Поскольку Excel определяет способ создания
структуры на основании анализа формул, то без формул сделать это автоматически невозможно.
Процесс создания структуры вручную подразумевает создание групп строк (для
вертикальной структуры) или групп столбцов (для горизонтальной структуры). Чтобы создать
группу строк, выделите полностью все строки, которые нужно включить в эту группу, кроме
строки, содержащей формулы для подсчета итогов. Затем выберите команду ДанныеО
Группа и структура^Группировать. Повторите эти действия для каждой создаваемой
группы. По мере создания групп Excel будет отображать символы структуры. При сжатии
структуры строки, составляющие группу, становятся скрытыми. Однако итоговая, не включенная в
группу строка скрыта не будет и останется видимой.
Если перед созданием группы был выделен диапазон ячеек (а не строки и
столбцы целиком), то Excel отобразит диалоговое окно с вопросом о том, что вы
хотите сгруппировать. Затем программа сгруппирует целиком те строки или столбцы,
ячейки которых содержатся в выбранном диапазоне.
Чтобы создать многоуровневую структуру, можно объединить несколько групп в одну. При
создании многоуровневой структуры, всегда следует начинать с самого нижнего уровня
иерархии. Если случайно были сгруппированы неправильные столбцы или строки, их можно
разгруппировать. Для этого выберите команду ДанныеоГруппа и структура^Разгруппировать.
Чтобы ускорить процесс группировки и разгруппировки, можно воспользоваться
комбинациями клавиш.
■ <AIt+Shift+—». Группировка выбранных строк или столбцов.
■ <Alt+Shift-w—>. Разгруппировка выбранных строк или столбцов.
Сначала процесс создания структуры вручную может показаться запутанным, но если вы
его освоите, то в будущем сможете сэкономить много времени при просмотре и анализе
больших таблиц.
Использование структур
В этом разделе описаны основные операции, которые можно выполнить с помощью
структуры рабочего листа.
Отображение уровней
Чтобы отобразить какой-либо уровень структуры, нужно щелкнуть на соответствующем
символе структуры. Эти символы представляют собой кнопки с номерами (1, 2 и т.д.) и
кнопки со знаками "плюс" и "минус". На рис. 28.5 показаны эти символы для горизонтальной и
вертикальной структур.
Если щелкнуть на кнопке 1, то структура окажется максимально сжатой и будет виден
только первый ее уровень. Если щелкнуть на кнопке 2, то структура расширится и к ней
добавится еще один (второй) уровень, и т.д. Число пронумерованных кнопок соответствует
количеству уровней структуры. Если щелкнуть на кнопке с определенным номером, то будут
отображены детали для этого конкретного уровня, а также детали всех более высоких
уровней (более высокие уровни имеют меньшие номера). Чтобы отобразить все уровни (т.е. всю
таблицу), нужно щелкнуть на кнопке с максимальным номером.
На заметку
/
Глава 28. Структурирование рабочих листов
535

Можно также расширить или сжать только часть рабочей таблицы, щелкнув на
соответствующей кнопке: + или —. Таким образом, можно полностью контролировать процесс показа и
сокрытия деталей структуры.
Если вы предпочитаете работать с меню, можете воспользоваться командами Данные1*
Группа и структура^Скрыть детали и Данные^Группа и структураоОтобразить детали,
чтобы скрыть или показать детали.
Если для составления различных отчетов вам постоянно нужно переходить с
одного уровня структуры на другой, можно воспользоваться средством Представления.
Это средство позволяет сохранить некоторое представление и присвоить ему имя.
■Ч После этого можно быстро переключаться между поименованными
представлениями. Для этого следует воспользоваться командой Видо Представления.
Добавление данных к структуре
Иногда требуется добавить к структуре дополнительные строки или столбцы. В
некоторых случаях можно, не затрагивая структуру, вставить новые строки или столбцы так, чтобы
они стали ее составной частью. Однако в определенных ситуациях может обнаружиться, что
новая строка или столбец не стали частью структуры. Если структура была создана
автоматически, просто еще раз выберите команду Данные^Группа и структураОСоздание
структуры. Excel попросит подтвердить, что вы хотите изменить существующую структуру. Если
же структура была создана вручную, то и изменения в нее нужно вносить вручную.
Удаление структуры
Если структура больше не нужна, ее можно удалить. Выберите команду Данные^Группа
и структура^Удалить структуру. Структура полностью развернется (появятся все скрытые
строки и столбцы), а символы структуры исчезнут. Однако стили, примененные к структуре,
сохранятся. Но будьте осторожны: команду удаления структуры отменить с помощью кнопки
Отмена нельзя. Вместо этого придется заново создавать структуру.
Сокрытие символов структуры
Символы структуры занимают довольно много места на экране (насколько много, зависит от
количества уровней). Если же вам нужно максимально использовать пространство экрана,
можете временно скрыть эти символы, не удаляя структуру. Существует два способа сделать это.
■ Вызовите диалоговое окно Параметры, выберите вкладку Вид и снимите флажок
Символы структуры.
■ Используйте комбинацию клавиш <Ctrl+8>.
Хотя символы структуры будут скрыты, сама структура при этом сохраняется и в
рабочем листе отображаются данные ее текущего уровня. Поэтому некоторые
строки или столбцы могут быть скрыты.
Чтобы снова отобразить скрытые символы структуры, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+8>.
Если сохранить виды структуры с помощью средства Представления, то состояние
символов структуры (т.е. видны они или скрыты) также будет сохранено в качестве составной
части представления. Это позволяет сохранять одни представления с символами структуры, а
другие без них.
536
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Связывание
и консолидация
данных
При работе в Excel иногда возникает необходимость
совместно использовать данные из разных
источников. В данной главе описываются применяемые для этого
процедуры связывания и консолидации. Связывание— это
использование ссылок на ячейки внешних рабочих книг в
целях получения из них данных для рабочего листа.
Консолидация — это объединение или накопление информации из
двух или более рабочих листов, которые могут находиться
в разных рабочих книгах.
Связывание рабочих книг
Связывание — это процесс извлечения данных из
нескольких рабочих листов с помощью формул. При этом рабочие
листы связываются вместе таким образом, что один
становится зависимым от другого. Рабочая книга, содержащая
связанные формулы (т.е. формулы с внешними ссылками),
называется зависимой. А рабочая книга, в которой находится
информация, используемая в формуле с внешними ссылками,
называется исходной. Важно отметить, что исходная рабочая книга
не обязательно должна быть открыта в то время, когда
открыта зависимая рабочая книга.
Зачем нужно связывать рабочие
книги
В начале изучения процесса связывания у вас может
возникнуть следующий вопрос: если в рабочей книге А нужно
использовать данные из рабочей книги В, то почему бы
просто не скопировать необходимые данные в рабочую книгу А?
Иногда можно поступить именно так. Однако истинная цен-

ность процедуры связывания становится очевидной в том случае, если данные в исходной
рабочей книге постоянно обновляются. Поэтому создание связи с этой рабочей книгой означает,
что у вас всегда будет доступ к самой свежей информации.
Связанные рабочие книги могут быть полезны и в том случае, если требуется обобщить
данные из разных файлов. Приведем такой пример: каждый региональный менеджер по
продаже хранит данные в отдельной рабочей книге. В этом случае можно создать итоговую
рабочую книгу, в которой будут использоваться связанные формулы для получения
необходимых данных из каждой рабочей книги и вычисления итогов по всем регионам.
Связывание можно использовать также при разбивке больших объемов данных на
небольшие файлы. Можно создать небольшие рабочие книги, связанные с помощью нескольких
ключевых внешних ссылок. Как правило, с такой организацией данных легче работать и для
нее требуется меньше памяти компьютера.
Однако связывание имеет и свою обратную сторону. Вы вскоре узнаете, что формулы
с внешними ссылками весьма уязвимы и вполне можно случайно разорвать установленные
связи. Однако если вы поймете принцип работы этой процедуры, то сможете предотвратить
такую ситуацию. Далее в главе рассматриваются проблемы, с которыми можно столкнуться
при связывании рабочих книг, и то, как их избежать.
Создание формул с внешними ссылками
При связывании данных создаются формулы с внешними ссылками, поскольку они
ссылаются на данные, расположенные вне текущего рабочего листа. Существует несколько
способов создания формулы с внешними ссылками.
■ Ввод ссылки на ячейку вручную. Эти ссылки могут быть довольно длинными, так
как содержат, кроме адреса ячейки, имена рабочей книги и рабочего листа (и,
возможно, полный путь к рабочей книге на диске). Преимущество этого метода состоит в том,
что исходная рабочая книга не обязательно должна быть открыта.
■ Указание ячейки. Если исходная рабочая книга открыта, то, чтобы создать формулы
с внешними ссылками, можно воспользоваться стандартным методом указания на ячейку.
■ Копирование и вставка данных. Если исходная рабочая книга открыта, скопируйте
необходимые данные обычным образом. Затем в зависимой книге выполните команду
ПравкаОСпециальная вставка и щелкните на кнопке Вставить связь.
■ Использование команды ДанныеОКонсолидация. Этот метод рассматривается
далее в главе.
Синтаксис формул с внешними ссылками
Общий синтаксис для формулы с внешней ссылкой выглядит следующим образом:
=[Имя_Рабочей_книги]Имя_Листа!Адрес_Ячейки
Адресу ячейки предшествует имя рабочего листа, восклицательный знак и имя рабочей
книги (в квадратных скобках). Приведем пример формулы, в которой используется ссылка на
ячейку из рабочего листа Лист1, находящегося в рабочей книге Бюджет.
=[Бюджет.xls]Лист1!А1
Если имя рабочей книги или имя листа в ссылке содержит пробелы, то такое имя нужно
заключить в одинарные кавычки. Ниже приведен пример формулы, в которой содержится
ссылка на ячейку из рабочего листа Лист1, находящегося в рабочей книге Годовой бюджет.
='[Годовой бюджет]Лист!'!А1
538
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Если формула содержит ссылки на ячейки из другой рабочей книги, то эта книга не
обязательно должна быть открыта. Если же эта рабочая книга закрыта и не находится в текущей
папке, следует добавить к ссылке полный путь к ней:
='C:\Budget Files\[Годовой бюджет]Лист1'!А1
Создание формулы со ссылками путем указания
Как уже упоминалось, можно ввести формулы с внешними ссылками вручную, но это
чревато возникновением ошибок при наборе. Намного проще сделать так, чтобы Excel ввела
ссылку за вас. Для этого выполните ряд действий.
1. Откройте исходную рабочую книгу.
2. Активизируйте ту ячейку в зависимой рабочей книге, в которой будет находиться
формула.
3. Вводите формулу. Когда вы дойдете до того места, где должна находиться внешняя
ссылка, активизируйте исходную рабочую книгу и выделите в ней соответствующую
ячейку или диапазон.
4. После ввода формулы нажмите клавишу <Enter>.
После того как будет указана нужная ячейка или диапазон, Excel все остальное сделает
автоматически и создаст абсолютно правильную (в смысле синтаксиса) внешнюю ссылку.
Заметьте, что ссылка на ячейку всегда является абсолютной (например, $А$1). Если же в
дальнейшем потребуется копировать данную формулу для создания других связанных формул, то
удалите знаки доллара, чтобы преобразовать абсолютную ссылку в относительную.
Когда исходная рабочая книга открыта, внешняя ссылка не содержит путь к этой книге.
Если же вы ее закроете, то к внешней ссылке автоматически добавится полный путь к этой
книге. При выборе команды Файл ^Сохранить как для сохранения исходной рабочей книги
под другим именем Excel заменит во внешней ссылке старое имя файла новым.
Вставка связей
Существует еще один способ создания формул с внешними ссылками — использование
диалогового окна Специальная вставка. Этот метод применяется тогда, когда нужно
просто создать ссылку на другие ячейки. Для этого выполните ряд действий.
1. Откройте исходную рабочую книгу.
2. Выделите ячейку (или диапазон), с которой нужно установить связь, и скопируйте ее
(или его) в буфер обмена.
3. Активизируйте зависимую рабочую книгу и выберите ячейку, в которой должна
находиться связанная формула. Если же нужно вставить диапазон, выделите для него
только левую верхнюю ячейку.
4. Выберите команду Правка^Специальная вставка и в открывшемся диалоговом
окне Специальная вставка щелкните на кнопке Вставить связь.
Работа с формулами, содержащими
внешние ссылки
Важно понимать, что в одной рабочей книге могут находиться формулы, связанные с
произвольным числом различных исходных рабочих книг. В этом разделе приведена информация
о работе с такими формулами.
Глава 29. Связывание и консолидация данных
539

Создание связей с несохраненными рабочими книгами
Программа Excel позволяет создавать формулы, связанные с несохраненными и даже с
несуществующими рабочими книгами. Предположим, открыты две рабочие книги, причем ни
одна из них не сохранена (их имена— Книга 1 и Книга2). Если в рабочей книге Книга2
создать формулу, связанную с книгой Книга1, а затем сохранить рабочую книгу Книга2, то Excel
отобразит диалоговое окно, показанное на рис. 29.1. Вообще, такой ситуации следует
избегать. Для этого нужно просто с самого сначала сохранить исходную рабочую книгу.
С помощью Excel можно также создавать связи с несуществующими документами. Это
потребуется в том случае, если в качестве исходной книги вы собираетесь использовать
рабочую книгу своего коллеги, но этот файл еще не получен. При вводе формулы с внешней
ссылкой на несуществующую рабочую книгу Excel отобразит диалоговое окно Обновить
значения. Если щелкнуть на кнопке Отмена, то в формуле останется введенное имя рабочей
книги, но эта формула вернет ошибку #ССЫЛКА!. А когда станет доступной исходная
рабочая книга, можно воспользоваться командой ПравкаОСвязи для обновления связей
(подробнее это рассматирвается в разделе "Обновление связей" далее в главе). После этого
ошибка исчезнет и формула будет возвращать правильное значение.
Открытие рабочей книги, содержащей формулы
с внешними ссылками
При открытии рабочей книги, которая содержит одну или несколько формул с внешними
ссылками, Excel по умолчанию извлекает текущие значения из исходной рабочей книги и
выполняет вычисления по этим формулам. Тем не менее с помощью диалогового окна Запрос
на обновление связей (рис. 29.2) можно указать Excel, когда и как следует обновлять связи.
Чтобы открыть это окно, выберите команду ПравкаОСвязи. На экране появится диалоговое
окно Изменение связей, в котором следует щелкнуть на кнопке Запрос на обновление
связей. Затем выберите нужную опцию и щелкните на кнопке ОК. (Обратите внимание, что
эта опция влияет только на активную рабочую книгу.)
1 <Ж I Огнен» I
Рис. 29.1. Сообщение о том, что в рабочей книге
есть ссылки на несохраненный документ
Т\зя открытии атсй iowx Excel иожет спрашивать, нужно т
обновлять связи с до™** »м*аяи
P^bSOea^wiajpCaSbeae'T^ »ЭГЖНОШЭ«МвАТЪ1«Х£р^
<~ " задавать вотросниесбловтть связи
Г Яе. задавать вопрос и обноеудагп» связи
Рис. 29.2. В этом диалоговом окне
можно указать Excel, как следует
обрабатывать связи при открытии
рабочей книги
Если Excel не сможет найти исходную рабочую книгу, ссылки на которую содержатся
в связанной формуле, она отобразит диалоговое окно с запросом о том, что делать дальше
(обновлять ссылки или нет). Можно продолжить открытие книги без обновления связей, либо
щелкнуть на кнопке Обновить для обновления связей. В последнем случае на экране
появится диалоговое окно Изменение связей (рис. 29.3). Далее можно щелкнуть либо на кнопке
Изменить, чтобы указать исходную рабочую книгу, либо на кнопке Разорвать связь, чтобы
сохранить последнее известное значение и удалить связь с исходной книгой.
Открыть диалоговое окно Изменение связей можно, выбрав команду ПравкаОСвязи.
В этом окне представлен список всех исходных рабочих книг, а также другие типы связей
с разными документами.
540
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Рис. 29.3. Диалоговое окно Изменение связей
Обновление связей
Если вы хотите быть уверенным в том, что в связанных формулах использованы самые
последние значения из исходных рабочих книг, нужно обновить эти формулы. Это может
понадобиться в случае, если вам стало известно, что кто-то внес изменения в исходную рабочую
книгу и сохранил ее последнюю версию на сетевом сервере.
Чтобы обновить связанные формулы, активизируйте диалоговое окно Изменение связей
с помощью команды ПравкаОСвязи, выберите из списка соответствующую исходную
рабочую книгу и щелкните на кнопке Обновить. Excel обновит связанные формулы согласно
последней версии исходной рабочей книги.
^^^* Для связей с рабочими листами в диалоговом окне Изменение связей всегда
установлена опция обновления Автоматическое, и ее нельзя заменить опцией По
запросу. Это означает, что данные связи будут обновляться во время открытия
рабочей книги. Excel не обновит связи автоматически, если в исходный файл
будут внесены изменения.
Изменение ссылки
Не исключено, что рано или поздно вам понадобится заменить исходную рабочую книгу.
Например, в формулах рабочей таблицы содержались ссылки на рабочую книгу Проект
бюджета. Впоследствии был создан окончательный вариант этого документа, сохраненный
под именем Утвержденный бюджет.
В этом случае есть две возможности: заменить все связи вручную или просто заменить
исходную рабочую книгу. Второй вариант можно реализовать с помощью диалогового окна
Изменение связей. Выберите исходную рабочую книгу, которую следует заменить, и
щелкните на кнопке Изменить. Excel отобразит диалоговое окно, в котором нужно выбрать новый
исходный файл. После этого все формулы, содержащие внешние ссылки, будут обновлены.
Разрыв связей
Если в рабочей книге содержались внешние ссылки, которые больше не нужны, можно
преобразовать формулы с внешними ссылками в значения, тем самым разорвав все связи. Для
этого в диалоговом окне Изменение связей выберите рабочую книгу, с которой хотите
разорвать связь, и щелкните на кнопке Разорвать связь. Будьте внимательны при выполнении
этой операции, поскольку отменить ее нельзя.
Глава 29. Связывание и консолидация данных
541

Проблемы при работе с формулами,
содержащими внешние ссылки
Хотя значение формул с внешними ссылками трудно перецеонить, в их использовании все
же есть некоторая доля риска. Например, вы можете совершенно случайно, сами того не
желая, разорвать некоторые связи. Однако почти во всех случаях потерянные связи можно
восстановить. Если была открыта рабочая книга, a Excel не смогла найти исходный файл, на
экране появится диалоговое окно, в котором можно указать рабочую книгу и воссоздать связи.
Кроме того, можно заменить исходный файл с помощью кнопки Изменить в диалоговом
окне Изменение связей. В следующих разделах приведены рекомендации, которым нужно
следовать при работе с формулами, содержащими внешние ссылки.
Переименование или перемещение исходной рабочей книги
Если переименовать исходный документ или переместить его в другую папку, то Excel не
сможет обновить имеющиеся связи. В таком случае следует воспользоваться диалоговым
окном Изменение связей и указать новый исходный документ.
^^^* Если исходная и зависимая рабочие книги находятся в одной папке, то можно пе-
Н1а заметку ремещать или копировать их в другие папки. В этом случае все ссылки останутся
правильными.
Использование команды Сохранить как
В том случае, если исходная и зависимая рабочие книги открыты, Excel не отображает
полный путь в формулах, в которых используются внешние ссылки. Если переименовать
исходную рабочую книгу с помощью команды Сохранить как, то Excel автоматически
преобразует все внешние ссылки таким образом, что в них будет использоваться новое имя
исходной книги. Иногда это именно то, что нужно, но иногда может привести к ошибкам. Поэтому,
чтобы избежать ошибок, следует очень осторожно пользоваться командой Сохранить как
для рабочих книг, на которые имеются ссылки в других книгах.
Изменения в исходной рабочей книге
Если вы открыли исходную рабочую книгу, когда зависимая рабочая книга закрыта,
соблюдайте крайнюю осторожность. Например, если добавить к исходному документу новую
строку, то часть ячеек сместится на одну строку вниз. А когда вы откроете зависимую книгу,
в ней останутся старые адреса ячеек, которые теперь будут неправильными.
Избежать этого можно двумя способами.
■ Зависимая рабочая книга всегда должна быть открыта во время внесения
изменений в исходный документ. Тогда в соответствии с изменениями, которые будут
внесены в исходную рабочую книгу, Excel скорректирует внешние ссылки в зависимой
рабочей книге.
■ Использовать в связанных формулах имена, а не ссылки на ячейки. Это наиболее
безопасный способ.
Следующая формула ссылается на ячейку С21, которая находится на рабочем листе Лист1
книги Бюджет-XlS:
= [Бюджет.xls] Лист1!$С$21
542
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Если ячейке С21 присвоить имя Итог, то формула перепишется следующим образом:
=Бюджет.xls!Итог
Чтобы быть уверенным, что внешняя ссылка возвращает правильное значение, даже если
строки или столбцы были удалены или добавлены, следует использовать в формулах
поименованные ячейки.
Промежуточные связи
Программа Excel не накладывает никаких ограничений на уровень сложности внешних ссылок.
Например, в рабочей книге А могут быть внешние ссылки на рабочую книгу В, а в ней, в свою
очередь, — на рабочую книгу С. В данном случае рабочая книга А является в конечном итоге
зависимой от рабочей книги С. При этом рабочая книга В становится промежуточной связью.
Однако имейте в виду, что формулы с внешними ссылками не обновляются, если
исходная рабочая книга закрыта. Предположим, что в предыдущем примере рабочие книги А и С
открыты. Если изменить значение в рабочей книге С, это никак не отразится на рабочей
книге А, так как рабочая книга В (промежуточная связь) закрыта.
Консолидация рабочих листов
Под термином консолидация подразумевается ряд операций с несколькими рабочими
листами или рабочими книгами. В некоторых случаях консолидация может включать в себя
создание связанных формул. Ниже приведены два типичных примера консолидации.
■ Бюджеты отделов фирмы хранятся в отдельных рабочих листах одной и той же
рабочей книги. Вам нужно консолидировать эти данные и создать итоговый документ
бюджета всей фирмы.
■ Все руководители отделов представляют свои бюджеты в отдельных рабочих книгах.
Ваша задача заключается в том, чтобы консолидировать эти файлы в общий бюджет
компании.
В зависимости от ряда факторов, эти задачи могут быть как очень сложными, так и
совершенно простыми. Основной фактор— это способ размещения информации в исходных
рабочих листах. Если эти способы во всех рабочих листах одни и те же, в этом случае задача
становится достаточно простой. Однако возможен и такой вариант: способы размещения
информации хотя и не совпадают полностью, все же очень похожи. Так, во втором примере в
одних файлах нет некоторых категорий данных, которые есть в других. В таком случае
можно воспользоваться одной удобной функцией Excel, с помощью которой можно подбирать
данные по заголовкам строк и столбцов. Это средство обсуждается в разделе "Использование
команды Консолидация" далее в главе.
Если же рабочие листы имеют мало общего, то самое лучшее — отредактировать листы,
чтобы они стали единообразными. Но иногда гораздо эффективнее просто ввести
информацию заново в стандартном формате.
Для консолидации информации из нескольких рабочих книг можно применить один из
перечисленных ниже методов.
■ Использовать формулы, содержащие внешние ссылки.
■ Скопировать данные и воспользоваться диалоговым окном Специальная вставка.
■ Воспользоваться командой ДанныеОКонсолидация.
■ Воспользоваться сводной таблицей, выбрав опцию в нескольких диапазонах
консолидации. (Эта возможность рассматривается в главе 21.)
Глава 29. Связывание и консолидация данных
543

Консолидация с помощью формул
Этот способ консолидации предполагает просто создание формул, содержащих ссылки на
другие рабочие листы или рабочие книги. Приведем основные преимущества этого метода.
■ Динамическое обновление: в случае изменения значений в исходной рабочей книге
формулы пересчитываются автоматически.
■ Во время создания консолидирующих формул исходные рабочие книги не обязательно
должны быть открыты.
Если рабочие листы, подлежащие консолидации, находятся в одной рабочей книге и если
способы размещения информации в них идентичны, процедура консолидации упрощается. В этом
случае для выполнения консолидации можно воспользоваться стандартными формулами.
Например, чтобы вычислить сумму значений из ячеек А1, находящихся в рабочих листах,
начиная с листа Лист2 и заканчивая листом Лист10, введите следующую формулу:
=СУММ (Лист2 : ЛистЮ ! А1)
Эту формулу можно ввести вручную или с помощью метода выделения нескольких
рабочих листов (см. главу 4). Затем формулу нужно скопировать в другие ячейки, чтобы
вычислить итоговые значения и для них.
Если консолидация затрагивает другие рабочие книги, то для ее выполнения можно
воспользоваться формулами, содержащими внешние ссылки. Например, если нужно сложить
значения из ячеек А1, которые находятся в рабочих листах Лист1 двух разных рабочих книг с
именами Регион 1 и Регион2, воспользуйтесь формулой
=[Регион1.xls]Лист1!А1+[Регион2.xls]Лист1!А1
Разумеется, эта формула может включать произвольное число внешних ссылок, однако
число содержащихся в ней символов не должно превышать 1 024. Кроме того, если в
формуле много внешних ссылок, она будет очень длинной и ее будет трудно редактировать.
Важно помнить, что для включения полного пути Excel расширяет ссылки, что
приводит к увеличению длины формулы. Поэтому может случиться так, что в ре-
| зультате такого расширения предел длины формулы будет превышен, что
приведет к ошибке.
При консолидации рабочих листов с разными способами размещения информации тоже
можно использовать формулы, но следует убедиться в том, что ячейки в ссылках указаны
правильно.
Консолидация с помощью диалогового окна
Специальная вставка
Еще один способ консолидации информации — использование команды Правка1*
Специальная вставка. Он применим только в том случае, если все рабочие листы, которые
вы консолидируете, открыты. Недостатком (причем большим) этого метода является то, что
консолидация получается нединамичной. Другими словами, при этом не создается формула.
Поэтому, если любые консолидированные данные изменятся, результат будет неправильным.
Преимуществом этого метода является то, что при вставке данных из буфера обмена
с помощью команды Специальная вставка можно выполнять математические операции.
Например, можно выбрать опцию Добавить, чтобы добавить скопированные значения к
выбранному диапазону. На рис. 29.4 показано диалоговое окно Специальная вставка.
544
Часть V. Дополнительные возможности Excel

PTTT^T^T^I*
Вставить --■
^ к*
<"" форму*!
С" уичемад
С фор**г>1
С" цн»'«а ■ ид
Операция
С у»т
^^no^fTbT
<~ видеть
Г" (допускать пуегые ячейки
if j |
JU*J
С ^уквия на значения
<"" беэрзмки
С' aw»*** столбце»
С форну|1ыифор«тычиия
{"* >н»-р-^-51ифср»»аты чисел
О умножть
Сааздетгь
Г" трф*л»вфо»ать
<Ж Отиена |
Рис. 29.4. Диалоговое окно
Специальная вставка
Чтобы воспользоваться этим методом, выполните перечисленные ниже операции.
1. Скопируйте данные из первого диапазона исходного рабочего листа.
2. Активизируйте зависимую рабочую книгу и выберите диапазон, в который нужно
поместить консолидированные данные.
3. Выберите команду Правка^Специальная вставка, установите переключатель
Сложить, а затем щелкните на кнопке ОК.
Повторите эти действия для всех диапазонов исходных рабочих листов, которые должны
быть консолидированы. Но данный метод может привести к ошибкам, кроме того, это не
лучший способ консолидации данных.
Использование команды Консолидация
Завершая тему консолидации данных, рассмотрим метод, в котором исцользуется команда
Данные^Консолидация. Этот метод универсален и иногда применим даже в том случае,
если способы размещения информации в исходных рабочих листах различны. С помощью
данного метода можно выполнять статическую (без формул связи) или динамическую (с
формулами связи) консолидацию. Команда ДанныеО Консолидация поддерживает два
метода консолидации.
■ По позиции. Данный метод применим только в том случае, если способы размещения
информации в исходных рабочих листах идентичны.
■ По категории. В Excel существует возможность подбора данных из исходных рабочих
листов по заголовкам строк и столбцов. Этим можно воспользоваться в случае, если
данные в исходных рабочих листах размещены по-разному либо если в некоторых
исходных рабочих листах разное количество строк или столбцов.
На рис. 29.5 показано диалоговое окно Консолидация, которое появляется при выборе
команды ДанныеоКонсолидация.
Ниже приведено описание элементов управления этого диалогового окна.
■ Функция. В этом поле определяется тип консолидации. Чаще всего вы будете
использовать функцию Сумма, но можно также применять другие функции: Количество,
Среднее, Максимум, Минимум, Произведение, Количество чисел, Смещенное
отклонение, Несмещенное отклонение, Смещенная дисперсия и Несмещенная дисперсия.
■ Ссылка. В это поле нужно ввести адрес диапазона для консолидации из исходного
файла. Ссылку на диапазон можно ввести вручную или воспользоваться любым
стандартным методом указания (если соответствующая рабочая книга открыта). После то-
Глава 29. Связывание и консолидация данных
545

го как будет введен адрес диапазона, щелкните на кнопке Добавить, чтобы добавить
его в список диапазонов. Если консолидация выполняется по позиции, не включайте в
диапазон консолидации заголовки диапазона. А в случае консолидации по категории
обязательно следует включить заголовки.
К»»солялэшм
•лети..:
|Сумнв
-0%рК*! - -
,
фтисрх диапазонов;
- __.
Ислопыовать в качестве инен
j Г" подписийедамейарою*
Г~ ********* a**orocroi»Sua
Г"0»лаватъ«яжсис*<>днмиид«нныт j
J
м
« 1
Об»... |
Добавить 1
Удалить |
Закрыть j
Рис. 29.5. Диалоговое окно
Консолидация позволяет
определить диапазоны
исходных данных
Список диапазонов. В этом окне содержится список всех ссылок, которые были
введены с помощью кнопки Добавить.
Использовать в качестве имен. Опции этого раздела позволяют при выполнении
консолидации исследовать заголовки в верхней строке, левом столбце или в обеих
позициях. Используйте эти опции при выполнении консолидации по категории.
Создавать связи с исходными данными. При выборе этой опции в зависимом
рабочем листе создается структура, которая содержит внешние ссылки на ячейки в
источнике. Кроме того, структура содержит также формулы вычисления итогов. Если не
активизировать эту опцию, то при выполнении консолидации формулы со связями
создаваться не будут.
Кнопка Обзор. Эта кнопка служит для вызова диалогового окна, в котором можно
выбрать рабочую книгу. В результате имя рабочей книги будет вставлено в поле Ссылка, и
вам останется только ввести адрес диапазона. Но значительно удобнее, если все рабочие
книги, содержащие данные для консолидации, будут предварительно открыты.
Кнопка Добавить. Эта кнопка служит для переноса ссылки из поля Ссылка в поле
Список диапазонов.
Кнопка Удалить. Эта кнопка служит для удаления выбранной ссылки из списка
диапазонов.
Пример консолидации данных
Чтобы продемонстрировать возможности команды Консолидация, ниже приведен
небольшой пример. На рис. 29.6 показаны три рабочих листа, данные которых необходимо
консолидировать. Эти рабочие листы представляют собой отчеты по продаже товаров за три месяца.
Заметьте, однако, что списки включенных в них товаров отличаются. Кроме того, порядок
перечисления этих товаров тоже различен. Другими словами, способы размещения информации в
этих рабочих листах не идентичны, поэтому выполнить консолидацию будет довольно сложно.
Эти рабочие книги можно найти на прилагаемом компакт-диске.
Наш
диое
щ
546
Часть V. Дополнительные возможности Excel

А I я 1 с 1 РА
1 ^Продукт Янв Фее Мер
IA-145
|а-188
[л-ке
рвоо
>213
р415
lc-seo
» --801
18 Е-800
804
Е4>12
Е<77
S3 57 50.
75 20 8
23 8 66
80 81 55'
26 88 40
11*1
*
40
в 47
•3
2 76 3
66 81 б
24 36 50
61 16 62
80 14 47
63 48 60
•Г
1
-в <
1 Продукт Янв Фев Map
' -355 73 2 61
JL>800
213
6 -415
7_ Г 201
(!_ *-165
8_-801
10 14)00
Е-877
42 15 20
40 51 53
31 72 85;
35 80: 23
74 80 58
41
11
:■
5 25 18
89 80 5»
85 13 55
4
_8
"То-
11
и
13
А В
С I
Продукт Янв Фев
А-145 . 1В 86
D800 38
С-213 . 56
С-415 73
Е-800 88
€-804 84
Е-812 77
Е-877 15
74
RR
3
32
37
57
36
oi e
Map
0
72
35
64
4
7
30
86
1
Рис. 29.6. Три рабочих листа, данные из которых нужно консолидировать
Чтобы консолидировать эту информацию, сначала нужно создать новую рабочую книгу
(при этом не имеет значения, открыты исходные рабочие книги или нет). Далее выполните
ряд действий.
1. Выберите команду Данные^Консолидация. Появится диалоговое окно Консолидация.
2. Выберите нужный тип консолидации. В данном случае воспользуйтесь функцией
Сумма.
3. Введите ссылку на диапазон первой рабочей книги из тех, которые должны быть
консолидированы. Если соответствующая рабочая книга открыта, можете просто указать
этот диапазон с помощью мыши. Если же она закрыта, щелкните на кнопке Обзор,
чтобы найти нужный файл на диске. Ссылка должна включать адрес диапазона. В
данном случае выберите A1:D100. Указанный диапазон больше того, который нужно
консолидировать, но это дает гарантию, что все будет работать правильно даже в случае
добавления новых строк. Когда в поле Ссылка будет введена нужная ссылка,
щелкните на кнопке Добавить, чтобы добавить ее к списку диапазонов консолидации.
4. Введите ссылку на диапазон второй рабочей книги. Можете отредактировать
существующую ссылку: заменить Регион 1 на Регион2. Щелкните на кнопке Добавить.
Ссылка будет добавлена к списку диапазонов консолидации.
5. Введите ссылку на диапазон третьей рабочей книги. Можете отредактировать
существующую ссылку: заменить Регион2 на РегионЗ. Щелкните на кнопке Добавить.
Последняя ссылка будет добавлена к списку диапазонов.
6. Поскольку способы размещения информации в рабочих листах различны, в разделе
Использовать в качестве имен диалогового окна Консолидация установите
флажки значения левого столбца и подписи верхней строки. В результате Excel будет
подбирать данные по заголовкам.
7. Установите флажок Создавать связи с исходными данными. В результате Excel
создаст структуру, содержащую внешние ссылки.
8. Чтобы начать консолидацию, щелкните на кнопке ОК.
Программа Excel консолидирует данные, начиная с активной ячейки. Результат
консолидации представлен на рис. 29.7. Обратите внимание: Excel создала структуру, которая сжата
до уровня промежуточных итогов по каждому товару. Если расширить структуру, можно
будет увидеть детали (т.е. другие данные). Здесь каждая детализированная ячейка содержит
формулу с внешней ссылкой на соответствующую ячейку исходного файла. Поэтому в случае
изменения каких бы то ни было данных диапазон назначения будет обновлен автоматически.
Глава 29. Связывание и консолидация данных
547

ы*-лм
1 г j
1
+ 4
+ 6
+ 8
:- з
+ 18
+ 22
+! _гё
♦ 1Г
+J 1Г
+_, 32
+ «
2
48
А В
А-145
А-189
А-195
В-365
D-800
С-213
C-41S
С-680
В-201
А-165
Е-901
Е-900
£-904
Е-912
Е-977
1- . ■; i\<w« /
С U E f ~
Яне Фее
112 165
76i 2£
23 9
73: 2
171 180
122 227
Map
50
. 1
66
61
157
133
144! 84 196
37 166 31
74 80
41 68
71; 106
211j 143
14б! 63
58
11
24
113
69
167 71 77
163 97 221
■
1 3
. . . , Л
JjU 1 АП
Рис. 29.7. Результат консолидации
Дополнительные сведения о консолидации
Программа Excel очень универсальна в том, что касается исходных файлов для
консолидации. Можно консолидировать данные, используя несколько источников.
■ Открытые рабочие книги.
■ Закрытые рабочие книги (для этого следует ввести ссылку вручную, но, чтобы ввести в
нее имя файла, можно воспользоваться кнопкой Обзор).
■ Та же рабочая книга, в которой создается консолидация.
И конечно, можно комбинировать любые эти элементы в одной операции консолидации.
Программа запоминает ссылки, которые введены в диалоговое окно Консолидация, и
сохраняет их вместе с рабочей книгой. Поэтому, если впоследствии нужно будет обновить
консолидированные данные, вам не придется вводить ссылки заново.
Если консолидация выполняется в соответствии с заголовками, то следует иметь в виду, что
они должны полностью совпадать. Например, заголовки Янв и Январь не совпадают.
Однако сравнение заголовков осуществляется без учета регистра, поэтому заголовки Апрель и
АПРЕЛЬ считаются идентичными. Кроме того, заголовки могут располагаться в произвольном
порядке, который не обязательно должен быть одинаков во всех исходных диапазонах.
Программа Excel не будет создавать формулы, если в диалоговом окне Консолидация не
установить флажок Создавать связи с исходными данными. В результате будет получена
статическая консолидация. Это значит, что, если данные в любом из исходных рабочих
листов изменятся, консолидированные итоговые данные не будут обновлены автоматически.
Чтобы обновить итоговую информацию, нужно выделить диапазон назначения и повторить
команду Данные^Консолидация.
Если диапазону назначения присвоить имя Область_Консолидации, его не нужно
Совет будет выбирать перед обновлением консолидации. Это имя играет для Excel
особую роль.
Если в диалоговом окне Консолидация установить флажок Создавать связи с
исходными данными, то Excel создаст структуру. Это будет стандартная структура рабочего
листа, с которой можно работать с помощью методов, описанных в главе 28.
548
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Excel и Internet
II _ егодня практически каждый человек, имеющий ком-
^в^ пьютер, имеет также доступ к Internet. Для миллионов
пользователей Web стала незаменимым средством обмена и
получения информации. Excel обладает возможностью
представлять данные из рабочих книг в том виде, который
обеспечивает использование их в Internet, а также имеет средства для
поддержки процесса извлечения нужной информации из
Internet. В этой главе описывается, как Excel может работать с
Internet.
Информация, касающаяся новых средств Excel
Йополнителывя 2003, которые позволяют работать с XML, пред-
информация \ ставлена в главе 31.
Как Excel работает с HTML
HTML является языком представления информации в World
Wide Web. При работе в Web документы, как правило,
отображаются в вашем обозревателе в формате HTML. Файл
HTML состоит собственно из информации, представленной
в виде текста, а также специальных тегов, которые указывают,
каким образом этот текст должен быть отформатирован.
Обозреватель интерпретирует теги, применяет форматирование
и затем отображает информацию.
Версия Excel 2000 и последующие могут использовать
HTML в качестве формата файлов, применяемого по
умолчанию. Другими словами, можно сохранять рабочие книги в
формате HTML, а затем вновь открывать эти HTML-файлы в Excel.
Все данные будут сохранены в своем первоначальном виде. Вся
специфическая для Excel информация (такая, как макросы,
диаграммы, сводные таблицы и настройки рабочих листов)
останется в целости и сохранности.
Что внутри
Наилучший способ понять, как рабочие книги Excel могут
быть сохранены в формате HTML, — это провести простой
эксперимент. Создайте новую рабочую книгу и убедитесь, что

она содержит только один рабочий лист. Введите несколько значений и формулу, выполните
простое форматирование, а затем сохраните рабочую книгу в формате HTML. Для этого
воспользуйтесь командой ФайлОСохранить как веб-страницу. Убедитесь, что выбрана опция
всю книгу, а в поле Тип файла выбран тип Веб-страница (*.htm; *.html). На рис. 30.1
показана очень простая рабочая книга, которая содержит два значения и формулу, вычисляющую
сумму этих значений. Ячейка с формулой отформатирована полужирным шрифтом.
1 |
Внимание!
Возможность использования HTML для хранения рабочих книг может вас немного
удивить. Компания Microsoft, должно быть, имеет веские причины для поддержки
этого средства. В действительности очень сложно найти ситуации, когда
оправдано использование формата HTML для хранения рабочих книг. Основной
проблемой является то, что результирующий HTML-файл имеет огромный размер,
намного больше того, что можно было ожидать.
J ilDwta» кимг - чи
:
в
7
9
* '.
3
:'.
. *КЛ~Х
|
е
;
/
0 Н
i -
_i_J
Рис. 30.1. Попробуйте сохранить аналогичную рабочую книгу
в формате HTML
Теперь откройте HTML-файл в обозревателе. Он выглядит более привлекательно, чем
исходная рабочая книга. Тем не менее это не интерактивный документ. Иными словами, в
обозревателе можно только просмотреть документ, но изменять значения нельзя. Выполните в
обозревателе команду ВидОВ виде HTML, чтобы просмотреть исходный код HTML. Вы
будете удивлены увиденным. Даже профессионалы в области HTML будут ошеломлены
сложностью этого "простого" Web-документа.
Ниже приведено несколько замечаний по поводу полученного файла HTML.
■ Вся рабочая книга Excel может быть представлена в виде одного файла HTML.
Другими словами, вся информация, необходимая для создания точной копии оригинальной
рабочей книги, как правило, содержится в HTML-файле. Далее в главе описаны
ситуации, когда только одного HTML-файла недостаточно.
■ Большая часть документа содержится между тегами <head> и </head>.
■ Много места занимает описание стиля. Эта информация находится между тегами <style>
и </style>, которые, в свою очередь, находятся между тегами <head> и </head>.
■ Текст, который отображается в обозревателе, представлен в таблице (между тегами
<table> и </table>).
■ Формула скрыта с помощью собственного аргумента для тега <td>. Собственный
аргумент игнорируется обозревателем, но Excel использует эту информацию при
открытии файла.
Файл HTML, который генерируется для простой рабочей книги, имеет размер более 4 000
байт; с точки зрения количества отображаемой информации это значительно больше, чем
должно быть. Дополнительная информация используется Excel для создания рабочей книги
во время открытия файла HTML.
550
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Еще об HTML
Рабочая книга, используемая в примере предыдущего раздела, очень проста. Теперь
немного усложним наш пример и посмотрим, что произойдет с HTML-файлом.
Откройте рабочую книгу, которая использовалась в приведенном выше примере,
выделите диапазон А1:АЗ и нажмите клавишу <F11>, чтобы создать диаграмму, расположенную на
листе диаграмм. Затем снова сохраните файл в формате HTML и откройте его в обозревателе.
Как видите, все по-прежнему выглядит почти так же, как и в оригинальной рабочей книге.
Внизу были добавлены ярлычки листов, а также кнопки их прокрутки.
Размер HTML-файла увеличился более чем в два раз (теперь он занимает более 10 000 байт).
Но кроме того, в папке, в которой был сохранен этот файл, появилась еще одна папка,
содержащая дополнительные файлы (в данном примере было создано еще шесть файлов). Эти
файлы необходимы для точного отображения рабочей книги в обозревателе и для создания
рабочей книги во время открытия HTML-файла в Excel.
Если просмотреть код HTML, то обнаружится, что он намного сложнее того, который был
получен в предыдущем примере. Теперь в коде содержится еще и сложный код JavaScript.
(JavaScript— это язык программирования сценариев, который поддерживается
большинством обозревателей.) Учитывая это, разобраться в полученном коде вряд ли сможет средний
специалист в области Web-программирования. И это не учитывая дополнительных файлов,
которые находятся в отдельной папке.
При сохранении документа в виде Web-страницы в поле Тип файла можно вы-
На заметку брать формат Веб-страница в одном файле (*.mht; *.mhtml). Если выбрать
этот формат, то вся рабочая книга будет сохранена в одном файле. Но будьте
осторожны: скорее всего, единственным обозревателем, который поддерживает
этот тип файлов, является Microsoft Internet Explorer.
Создание компактных HTML-файлов
Как уже отмечалось, при экспорте файлов Excel в формат HTML получаются очень большие
файлы. Есть две возможности, которые позволяют сократить размер этих файлов.
♦ Воспользоваться надстройкой сторонних производителей, которая позволяет создавать
HTML-файлы. Например, надстройка Power Utility Pak позволяет создавать HTML-файл
на основе всей рабочей книги или выделенного диапазона. Этот файл будет иметь
меньший размер, чем файл, полученный в результате выполнения команды Файл<=>
Сохранить как веб-страницу. Пробная версия этой надстройки доступна на прилагаемом
к книге компакт-диске.
♦ Загрузить через Internet фильтр Microsoft Office 2000 HTML Filter. Эта программа удаляет
из HTML-файлов код, который не используется обозревателем. В Internet выполните
поиск по строке "Office 2000 HTML Filter", в результате вы найдете его на официальном
Web-узле компании Microsoft. Точная ссылка здесь не приводится, поскольку
расположение файла на Web-узле может измениться.
Сохранение интерактивности в Web-документах
В этом разделе обсуждается еще одна возможность экспортирования рабочих книг Excel в
формат HTML. Excel позволяет сохранять интерактивные HTML-файлы. Другими словами,
открыв HTML-файл в обозревателе, пользователь может работать с этим документом, как с
обычной рабочей книгой. Например, можно вводить новые данные, изменять формулы,
применять форматирование к ячейкам, просматривать динамические диаграммы и даже изменять
Глава 30. Excel и Internet
551

структуру сводных таблиц. Но это средство имеет одно ограничение -
только один рабочий лист, а не всю рабочую книгу.
можно сохранять
Внимание!
Для работы с интерактивными данными требуется обозреватель Microsoft Internet
Explorer версии 5.0 или более поздней.
Для сохранения интерактивного рабочего листа Excel выполните команду ФаЙлОСохра-
нить как веб-страницу и в диалоговом окне Сохранение документа установите
переключатель Сохранить в положение Выделенное: Лист. Затем установите флажок Добавить
интерактивность. Щелкните на кнопке Опубликовать, чтобы открыть диалоговое окно
Публикация веб-страницы. Поскольку все установленные по умолчанию опции в данном
случае подходят, просто щелкните на кнопке Опубликовать.
Открыв файл HTML в обозревателе Microsoft Internet Explorer, вы увидите интерактивный
объект, который выглядит как рабочий лист. На рис. 30.2 показан пример такого
интерактивного рабочего листа, открытого в обозревателе.
Ф»йп Прлвг* Вид Избранно* Сервис Справка
«-■I « • "» • J _j dJ jn<wc« jJlbSpaiwoe .фмедаа J -tV J » _J
Адрес fgj СCocument» and &еитд|Цеоа\Рабочий CTortCo/oahew JJ <ЭПереход j Ссылки H*^ *
r ■
J
i
:■
?
I
-: * ч» *■ s il-s<-^ if «иэ Ш
■bTJbTbi ft С i D E . , r t
Объем выплат по ссуде
Объем ссуды
Годов» процентная ставка
Периодичность выплат (мес |
Количество периодов
Объем выплат и период
ГСООООООр
9,5*
1
36
3 203 29р
1
Период
Основная сумма
Выплаты по процентам
3
2 44S 9бр
753 ЗЗр
\n*ci - ^в^^^^^ш^ш^ш^шашшшшш^^шшм ш
<|Гстаю
Рис. 30.2. Интерактивный рабочий лист Excel, открытый в Internet
Explorer
Этот файл можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На компакт-
Если при создании HTML-файла установить опцию Добавить интерактивность, то
полученный файл будет содержать Web-компонент Microsoft Office (который в
действительности является элементом управления ActiveX). Это означает, что пользователь может
выполнять стандартные операции Excel непосредственно в окне обозревателя. Например,
пользователь может вводить в ячейки новые данные или изменять структуру сводной таблицы. Но
следует помнить, что интерактивные документы имеют некоторые ограничения. Например, в
окне обозревателя нельзя выполнять макросы. Кроме того, сохранить какие-либо изменения
также не удастся.
552
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Вы, наверное, думаете, что созданный HTML-файл намного сложнее описанного в
предыдущем разделе. В действительности это не так. Рабочий лист хранится в одном файле, а все
действия выполняются с помощью элемента управления ActiveX.
Восстановление рабочих книг с помощью HTML
Если вы много работаете в Excel, то наверняка заметили, что со временем некоторые
рабочие книги значительно увеличиваются в размере. В конце концов это может привести к
тому, что в рабочей книге произойдет ошибка и с ней больше нельзя будет работать.
Чтобы избежать этого, можно заново создать рабочую книгу. Проще всего выполнить эту
операцию, экспортировав книгу в формат HTML, а затем открыть полученный файл в Excel и
вновь сохранить в стандартном формате XLS.
Приведем пример. У меня была рабочая книга размером 8,8 Мбайт. После сохранения в
формате HTML она (вместе с дополнительными файлами) заняла 26,3 Мбайт в памяти
компьютера. Затем HTML-версия книги была вновь открыта в Excel и сохранена в формате XLS. Новая
рабочая книга заняла 5,2 Мбайт памяти, что на 40% меньше, чем исходная рабочая книга.
Экспортирование в формат XML
Программа Excel позволяет экспортировать рабочие книги в формат XML, используя
схемы таблиц XML, которые также известны под аббревиатурой XMLSS (XML Spreadsheet
Schema). Чтобы воспользоваться этим средством, на вашем компьютере должен быть
установлен параметр Веб-компоненты Office 2003. Эти компоненты позволяют сохранять
рабочие книги в формате XMLSS.
При сохранении рабочей книги в формате XML могут быть утеряны такие эле-
i менты исходной книги, как диаграммы, изображения, макросы и структуры. По-
' этому исходный файл и полученный XML-файл, скорее всего, будут отличаться.
Из сказанного выше можно сделать вывод, что этот формат следует использовать только в
тех случаях, когда в каком-либо другом приложении нужно создать файл (без использования
Excel), с которым можно затем работать в Excel.
Диалоговое окно Параметры веб-документа
Если вам часто приходится сохранять рабочие книги в формате HTML, то следует знать о
некоторых дополнительных параметрах, которые могут повлиять на полученные файлы.
Выберите команду Сервис^Параметры, в появившемся диалоговом окне перейдите во вкладку
Общие и щелкните на кнопке Параметры веб-документа. Появится одноименное диалоговое окно.
В большинстве ситуаций установленные по умолчанию параметры изменять не нужно. Тем не
менее знание этих опций может оказаться полезным в будущем (их описание можно найти в
справочной системе Excel). Открыть это диалоговое окно также можно из меню Сервис в
диалоговом окне Сохранение документа (команда Файл^Сохранить как).
Гиперссылки
Гиперссылку можно представить себе как кнопку, щелчок на которой позволяет быстро
переходить к другой рабочей книге или к другому документу. При этом файлы могут
находиться на вашем компьютере, на компьютере в локальной сети или в Internet. Например, для
Глава 30. Excel и Internet
553

рабочей книги с несколькими рабочими листами можно создать лист "Содержание", с
которого с помощью гиперссылок вы могли бы переходить на другие листы рабочей книги.
Вставка гиперссылок
Гиперссылки можно создавать из текста ячейки или графических объектов, таких, как
автофигуры или рисунки. Чтобы создать гиперссылку на основе текста, содержащегося в
ячейке, выберите команду Вставка^Гиперссылка (или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+K>).
Появится диалоговое окно Добавление гиперссылки, показанное на рис. 30.3.
"мч-)-йил;и<|Цца:мыи
ОВОвТЬС . Тв«СТ1 |ЛИСТ2>А1
ДШ
'ф»йлж. веб- |Г
i Ссыпка на ячейку
fVCTl
(ЪстЭ
Определенные имена
Рис. 30.3. Диалоговое окно Добавление гиперссыпки
В этом диалоговом окне в левой панели Связать с щелкните на той кнопке, которая
соответствует создаваемому типу ссылки. В зависимости от выбранного типа создаваемой
гиперссылки, окно Добавление гиперссылки может измениться так, чтобы было удобно
выбрать тот объект, на который будет сделана ссылка. Выберите объект для гиперссылки и
щелкните на кнопке ОК. Excel создаст гиперссылку в активной ячейке.
Можно создавать гиперссылки на существующий файл на жестком диске, Web-страницу в
Internet, ячейки в открытой рабочей книге или новый документ. Кроме того, можно создавать
гиперссылки, которые будут содержать адрес электронной почты.
Добавление гиперссылки к графическому объекту (например, созданному с помощью
инструментов рисования Excel) осуществляется точно так же. Выделите графический объект и
выполните команду ВставкаОГиперссылка. Откроется диалоговое окно Добавление
гиперссылки, описанное выше. Выполните те же действия, что и при назначении гиперссылки
ячейке рабочего листа.
Использование гиперссылок
При работе с гиперссылками необходимо помнить, что Excel ведет себя точно так же, как
обозреватель Internet. Если щелкнуть на гиперссылке, то связанный документ заменит
текущий, займет то же самое окно и будет иметь те же размеры. Документ, который содержит
гиперссылку, будет скрыт. Для перехода между документами можно использовать кнопки
Далее и Назад, которые расположены на панели инструментов Веб-узел.
Если гиперссылка содержит адрес электронной почты, то после щелчка на ней откроется
установленный по умолчанию почтовый клиент, используя который можно отправить письмо
по электронной почте.
554
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Использование Web-запросов
С помощью Web-запросов Excel позволяет извлекать данные из документов в формате
HTML. Эти данные будут перенесены в рабочую книгу, после чего с ними можно
манипулировать так же, как с обычными данными.
Эта процедура очень похожа на создание запроса к внешней базе данных (см.
зполнителы*я главу 20). Единственным различием является то, что данные извлекаются из
1 \\ Web-страницы, а не из базы данных.
На замет
а заметку
Преимущество Web-запросов в том, что для извлечения данных нет
необходимости открывать файлы HTML в Excel.
/
Еще одно преимущество Web-запросов (как и запросов к базам данных) заключается в
том, что данные, извлеченные с помощью этих запросов, можно обновлять для того, чтобы
иметь самые "свежие" данные, представленные на Web-странице.
Для создания Web-запроса выберите команду Данные^Импорт внешних данных1^
Создать веб-запрос. Excel откроет диалоговое окно Создание веб-запроса (рис. 30.4).
Сначала укажите адрес нужной Web-страницы или HTML-файла, который может находиться
в Internet, корпоративной сети intranet либо на локальном или сетевом жестком диске.
Выберите таблицы, которые требуется импортировать, и щелкните на кнопке Импорт. Откроется
диалоговое окно Импорт данных с вопросом о том, куда поместить импортируемые данные.
Укажите их будущее местоположение на листе и щелкните на кнопке ОК. Excel выполнит
Web-запрос, поместив извлеченные данные в рабочий лист.
Смяакм к«<иа«шоса
Щсуиктбзначки (♦] табт{,котарыенужиа»ыЕ|рлтъ, и накуйте кнопку"VfrnopT".
J
■
" (Ъв|1 Я* ♦14''*' ft
-■<■.
■■■■
4
«J
«
'
ш
В
Объем выплат по
к>Нт1
Ооьем ссуды
Годовая процентная ставка
Периодичность выплат <ыес.)
Количество периодов
Объем выплат ia период
ь агэ
с
ссуде
100 000.00р.
9,5%
1
36
3 203.29р.
I
—Ш
Рис. 30.4. Диалоговое окно Создание веб-запроса
Глава 30. Excel и Internet
555

После выполнения Web-запроса можно изменить некоторые его параметры. Для этого
выделите любую ячейку с данными, полученными с помощью Web-запроса, и выберите
команду Данные^Импорт внешних данныхОСвойства диапазона данных. Последнюю
команду можно также найти в контекстном меню диапазона данных. После выполнения этой
команды откроется диалоговое окно Свойства внешнего диапазона (рис. 30.5), в котором
можно сделать необходимые установки.
"3
Р Яетофсрмат дам«*х
Определение sanpoce — -
jp1 «»дзанитъ ет^едеяение запроса
г
СЧиювяение экране —
р" фоновое эбнойченне
Г обновить каждые ]
Г" йбноеяе»*»фнй'Яфытмифаи1И1
Г" "»?г
Фосфат 1-р«1*!вткл данных ■
г
П
^ задать- аИР*ну столбце .
Г" .Cri*-*-r , I -w»4
Ecmi готчесгво строк в ди«п*>он« «зненктся.
? д(^»т*.«св>«сгрс«ииуд^ятъсуи(естеукн1»« ,
Г* добавить новыеCtpOtttt иоЧ<ТНГЬ пустые дче*«
t~ эвдвннть сущвСтвукэвд« ячейш к удалить пустые '-
Г" гагюянить фориумни соседние етзпбш*
! ОГ.Д Отмена
Я/гс. 30.5. Диалоговое окно
Свойства внешнего диапазона
556
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Обмен данными
с другими
приложениями
|^€\ ольшинство Windows-приложений в настоящее время
L>^ разрабатываются с возможностью совместной работы с
ними нескольких пользователей. Хорошим примером служат
приложения пакета Microsoft Office. Эти программы имеют
общий вид и стиль и, кроме того, позволяют довольно просто
обмениваться данными. В этой главе рассматривается, как можно
использовать другие приложения во время работы в Excel и как
использовать Excel во время работы с другими приложениями.
Кроме того, в этой главе можно найти краткое описание
новых средств Excel 2003 для работы с XML. С помощью
файлов XML также можно организовать процесс обмена
данными между несколькими приложениями.
Обмен данными между
приложениями
Кроме способов импортирования и экспортирования
файлов, существует еще несколько основных способов обмена
данными между приложениями Windows.
■ Копирование и вставка данных с помощью буферов
обмена Windows и Office. При этом создается
статическая копия данных.
■ Создание динамических связей (тогда изменение
исходных данных будет отражаться на их копии в другом
документе).
■ Вставка в документ целого объекта из другого
приложения.
■ Использование файла XML для хранения данных.
В этой главе подробно описаны все эти методы и показано,
как использовать их на практике.
В этой главе..
Обмен данными между
приложениями
Вставка и связывание
данных
Внедрение объектов в
документы
Работа с данными XML

Вставка и связывание данных
В этом разделе описываются различные возможности вставки данных и установления
связи между рабочими листами Excel и документами других типов.
Использование буферов обмена
Вы знаете, что, работая с Windows, можно в любой момент получить доступ к буферу
обмена Windows — общей области памяти компьютера, которая используется для
временного хранения информации, скопированной или вырезанной из приложений. Буфер обмена
Windows находится всегда "за кадром", поэтому вы часто просто не замечаете его. Всякий
раз, когда выполняется команда Правка^Копировать или ПравкаОВырезать, отмеченные
данные помещаются в буфер обмена. Как и большинство приложений Windows, Excel
получает доступ к данным буфера обмена с помощью команды ПравкаОВставить (или команды
ПравкаоСпециальная вставка).
При работе в приложениях Office скопированная или вырезанная информация
помещается как в буфер обмена Windows, так и в буфер обмена Office. Данные,
вставленные из буфера обмена Windows, остаются в нем и после вставки,
поэтому их можно использовать несколько раз. Буфер обмена Windows в
определенный момент времени может содержать только один элемент, следовательно,
если скопировать или вырезать что-то еще, старое содержимое буфера обмена
будет заменено. В отличие от буфера обмена Windows, в буфере обмена Office
может храниться до 24 фрагментов информации. Буфер обмена Office доступен
из всех приложений Microsoft Office. Например, можно скопировать два
фрагмента из Word и три таблицы из Excel, а затем вставить все это в файл PowerPoint.
Скопировать информацию из одного приложения Windows в другое довольно просто.
Приложение, из которого копируются данные, называется источником данных (или
приложением-источником), а приложение, в которое копируются данные, — приемником данных
(или приложением-приемником).
Для того чтобы скопировать данные из одного приложения в другое, выполните ряд действий.
1. Активизируйте окно документа-источника, в котором содержится необходимая для
копирования информация.
2. Выделите необходимую информацию, используя мышь или клавиатуру.
3. Выберите команду меню ПравкаОКопировать.
4. Активизируйте приложение-приемник. Если оно не было открыто, нужно запустить
его, это не повлияет на содержимое буфера обмена.
5. Перейдите к нужной позиции в приложении-приемнике (к месту, куда нужно вставить
данные).
6. Выберите команду Правка^Вставить в приложении-приемнике. Если содержимое
буфера обмена не может быть вставлено, то команда Вставить будет выделена серым
цветом (т.е. недоступна). В некоторых ситуациях можно воспользоваться командой
Правка^Специалыная вставка, в результате чего появится диалоговое окно с
множеством параметров вставки.
При выполнении п. 3 вместо копирования можно выбрать команду ПравкаоВырезать из
меню приложения-источника. В результате отмеченные данные после помещения их в буфер
обмена будут удалены из приложения-источника.
На замет
заметку
558
Часть V. Дополнительные возможности Excel

На заметку
Если повторить п. 3 в любом приложении Microsoft Office, то автоматически
откроется область задач с панелью Буфер обмена. Если область задач
автоматически не открылась, выберите команду Вид^Область задач.
Для примера скопируем диаграмму Excel в Microsoft Word. Сначала выделите диаграмму
в Excel, щелкнув на ней. Затем скопируйте ее в буфер обмена с помощью команды Правкам
Копировать. Далее активизируйте документ Word, в который необходимо вставить копию
диаграммы, и переместите курсор в то место, куда нужно поместить диаграмму. После
выбора команды Правка^Вставить из меню Word диафамма будет вставлена из буфера обмена и
появится в документе (рис. 31.1).
Цмуисит) - М*с»в»0Я W»r<l
SJaftn Ораек* Вмд Вставка Фоонат Сересс Хаблице Окно Справка \ , Е« едите ot-npac - X
A Jj J J. ? ii •. -j & J Ч^'^уЗЭоЗ^1 125* ' В .-^«-» ]
- Time. New Roman -12 - Ж К Н [д]Д Д ■ ji - j= is if OF {3 - Щ~ Д- «* *■ [
Ниже представлена диаграмма, на которой изображено количество звонков в день
за первые 10 дней работы компании
||;аВЗО,,<1 , v
Вкоааи»»- ^ Аетофиоты- Ч * Q О '-i -«1 О jSl -el "!»-^-A-===g«»jJ
■и Hi оуяквЖРо JJ
|.|
-
На заметку
/
Яис. J/.7. Диаграмма Excel скопирована в документ Word
Важно понимать, что приложения Windows по-разному реагируют на данные,
вставляемые из буфера обмена. Если команда Правка^Вставить не доступна в
приложении-приемнике, то данное приложение не может принять информацию из
буфера обмена. Например, если скопировать диапазон данных из Excel в буфер
обмена и вставить его в Word, то в Word будет создана таблица. Другие
приложения могут отреагировать на эти данные иначе.
Обратите внимание на то, что описанный метод копирования и вставки действует
статически. Другими словами, не существует никакой связи между данными, копируемыми из
приложения-источника, и приложением-приемником. Это означает, что, если будут скопированы
данные из Excel в документ текстового процессора, последующие изменения в рабочем листе
Excel или диафаммы никак не отразятся на документе текстового процессора. Поэтому для
обновления данных необходимо повторить процедуру копирования/вставки. В следующем
разделе представлен способ, который позволяет обойти это офаничение.
Глава 31. Обмен данными с другими приложениями
559

Связывание данных
Если необходимо обменяться данными, которые могут измениться, между приложениями,
то процедура статического копирования и вставки, описанная в предыдущем разделе, не
лучший выбор. Более эффективное решение — создать динамическую связь между данными,
скопированными из одного приложения в другое. Тогда, если данные изменятся в документе-
источнике, эти же изменения будут автоматически внесены в документ-приемник.
^^^* Разные приложения по-разному работают со связанными данными. В некоторых
На заметку ситуациях обновлять связанные данные придется вручную (с помощью соответ-
/ствующей команды).
\
Когда может понадобиться использовать этот метод? Например, когда вы с помощью
текстового процессора составляете торговое предложение, вам может потребоваться
информация о ценах, которая хранится в рабочем листе Excel. Тогда, установив связь между
документом текстового процессора и рабочим листом Excel, можно быть уверенным, что все
торговые предложения всегда будут содержать информацию о последних ценах. Не все
приложения Windows поддерживают динамическое связывание, поэтому убедитесь, что
приложение, в которое вы собираетесь копировать данные, поддерживает такую связь.
Установить связь одного приложения Windows с другим несложно, хотя этот процесс
может быть разным, в зависимости от используемых приложений. Ниже приведена общая
последовательность действий.
1. Выберите команду Правка^Жопировать из меню приложения-источника. Копия
информации будет помещена в буфер обмена.
2. Активизируйте приложение-приемник.
3. Воспользуйтесь соответствующей командой для установления связи. В приложениях
Microsoft Office она называется ПравкаоСпециальная вставка.
4. Вполне вероятно, что после выбора указанной команды может появиться диалоговое
окно, в котором нужно будет указать, какой тип связи создавать. В следующем разделе
это будет описано подробнее.
При использовании динамических связей между двумя приложениями необходимо учесть
ряд замечаний.
■ Не все приложения Windows поддерживают связывание. Более того, некоторые
программы можно связывать с чем-то, но с ними ничего связать нельзя. Если у вас нет
уверенности, обратитесь к документации того приложения, с которым вы работаете.
■ При сохранении файла Excel, который имеет связи с другими документами, в нем
сохранятся самые последние данные. Когда вы вновь откроете этот документ, будет
предложено обновить связи.
■ Работать со связанными документами довольно просто. Однако при перемещении
документа-источника в другой каталог или сохранении его под другим именем документ-
приемник не сможет возобновить связь.
■ Команду Правка^Связи можно использовать также для разрыва связи. После
разрыва связей данные из приложения-источника остаются в приложении-приемнике, но
они уже не будут связаны с исходными данными.
■ В Excel внешние связи хранятся в формулах массивов. Если вы хорошо знаете, что
делаете, то можете изменить связь, непосредственно отредактировав формулу массива.
560
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Копирование данных из Excel в Word
Чаще всего для работы используется комбинация двух программ: электронной таблицы и
текстового процессора. В этом разделе описываются типы связей, которые можно создать в
Microsoft Word при копировании туда данных Excel.
На рис. 31.2 показано диалоговое окно Специальная вставка, открытое в Microsoft
Word. При этом в буфер обмена был скопирован диапазон ячеек из Excel. Полученный
результат зависит от того, активизированы ли опции Вставить и Связать, а также от выбора
типа вставляемого элемента. Если установить переключатель Связать, то можно указать,
чтобы информация вставлялась в виде значка. При этом двойной щелчок на значке
активизирует исходный рабочий лист.
L,;1" I ■ wm
Историк: Лет Mfcrosoft Offfc* Exc«f
fterWlCtrMlO!
н
Лист МкгояЛ Office Excd (объект)
*екст в формате RTF
Неформатированный текст
рисунок (метафайл windows)
Точечно У1 -
Ul .Г" gwyte значка
Вставке содержимого
g_Q формате HTML
■ вставка связи устанавливает <вязь сфв*»н
данных Изменения б исходном файле будут '
автояатичеаод отреветься в докунемте
Рис. 31.2. Диалоговое окно
Специальная вставка
позволяет задать тип
устанавливаемой связи
Вставка без связи
Далеко не всегда требуется устанавливать связь при копировании данных. Например, если
при подготовке отчета в текстовом процессоре нужно просто вставить таблицу данных из
рабочего листа Excel, то нет никакой необходимости устанавливать связь.
Для того чтобы вставить данные без создания связи, в диалоговом окне Специальная
вставка выберите переключатель Вставить.
Обратите внимание, что вставляемые данные выглядят одинаково, независимо
Совет от того, в какое положение установлен переключатель — Связать или Вставить.
"}
Некоторые атрибуты форматирования Excel при вставке текста в Word будут потеряны.
Например, Word не поддерживает вертикальное выравнивание для ячеек таблицы (для этого в
Word можно использовать команды форматирования абзацев).
Вставка со связью
Если копируемые данные подлежат изменению, то лучше установить связь с
документом-источником. Тогда, если данные вставлены в приложение с использованием опции
Связать диалогового окна Специальная вставка, то при внесении изменений в
документ-источник они появятся в документе-приемнике (возможно, с задержкой в несколько
секунд). Для того чтобы проверить, так ли это на самом деле, выведите оба приложения на
экран, внесите изменения в документ-источник и наблюдайте за тем, как они появляются в
документе-приемнике.
Глава 31. Обмен данными с другими приложениями
561

Внедрение объектов в документы
Существует еще один способ обмена информацией между приложениями Windows —
внедрение объекта в документ. Он известен как связывание и внедрение объектов, или Object
Linking and Embedding (OLE). Данный метод позволяет вставлять объекты из других
программ и, если необходимо, редактировать их с помощью средств этих программ. В качестве
объекта OLE можно выбрать один из перечисленных ниже элементов.
■ Текстовые документы, созданные в других программах, например в текстовом процессоре.
■ Рисунки и векторные изображения, созданные в других программах.
■ Информация, взятая из специального служебного OLE-приложения, такого, как Microsoft
Equation.
■ Звуковые файлы.
■ Файлы, содержащие видеоизображение и анимацию.
Большинство (но не все) наиболее важных приложений Windows поддерживают
технологию OLE. Техника внедрения документов часто Используется, когда документы должны быть
переданы другим пользователям. Если создан один документ, то отпадает необходимость в
пересылке нескольких файлов. Более того, этот способ позволяет избежать проблем, которые
могут возникнуть из-за разрыва связей.
Объект можно внедрить в документ двумя способами.
■ Используйте команду Правка^Специальная вставка и выберите в диалоговом окне
Специальная вставка нужный тип объекта (если он, конечно, присутствует в списке).
При этом следует установить переключатель Вставить, а не Связать.
■ Используйте команду ВставкаоОбъект.
В результате внедрения объектов размер файла-приемника может увеличиться
i во много раз.
Внимание!
Некоторые приложения, например входящие в пакет Microsoft Office, позволяют
внедрять объекты с помощью операции перетаскивания из окна одного
приложения в другое.
Далее рассматриваются эти два метода внедрения объектов и приводится несколько
примеров с использованием Excel и Word.
Внедрение диапазона ячеек Excel в документ
Word
В этом примере диапазон, показанный на рис. 31.3, будет внедрен в документ Word.
Сначала выделите диапазон данных и скопируйте его в буфер обмена. Затем
активизируйте (или запустите) Word. Переместите курсор в то место документа Word, куда должна быть
вставлена таблица. Находясь в окне Word, выберите команду ПравкаОСпециапьная вставка.
В диалоговом окне Специальная вставка установите переключатель Вставить (не Связать!)
и выберите объект Лист Microsoft Excel (объект). Щелкните на кнопке ОК, и диапазон будет
вставлен в документ Word.
Совет
У
562
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Дата К-ч> «вонков День недели
1 апр
2 апр
6 апр
6 апр
7 апр
8 апр
9 апр
12 апр
13 апр
14 апр
15 апр
16 апр
19 апр
20 апр
262
264
210
192
229
177
261
238
234
246
154
264
234
189
Четверг
Пятница
Понедельник
Вторник
Среда
Четверг
Пятница
Понедельник
Вторник
Среда
Четверг
Пятница
Понедельник
Вторник
. . -\|
Jim
Рис. 31.3. Этот диапазон ячеек
будет внедрен в документ Word
Вторник Щ
109 D ■ V)»n*rilV %ij
г и иажиитв Скег и/и »у*с-т- Чктавигь*
■A-s=.S
_34
I
Рис. 31.4. Двойной щелчок на внедренном объекте Excel позволяет
отредактировать его на месте, при этом меню и панели инструментов
Word заменяются меню и панелями инструментов Excel
Глава 31. Обмен данными с другими приложениями
563

Внедренный объект — это не обычная таблица Word. Например, вы обнаружите, что
отдельные ячейки нельзя отметить и отформатировать. Более того, таблица не связана с
исходным диапазоном в Excel. Поэтому, если изменить данные, находящиеся в рабочем листе
Excel, они никак не отразятся в документе Word на внедренном объекте.
Однако, если дважды щелкнуть на объекте, меню и панели инструментов Word заменятся
стандартными панелями и меню Excel. Кроме того, на внедренном объекте появятся
привычные границы строк и столбцов Excel. В результате объект можно будет отредактировать
прямо на месте, используя команды Excel. На рис. 31.4 показано, как это выглядит. Чтобы
вернуться в нормальное состояние, просто щелкните в каком-нибудь месте документа Word.
Помните: при редактировании внедренного объекта не создается никаких дина-
i мических связей с источником данных. Поэтому, если внести изменения в объект,
Внимание! внедренный в Word, это никак не отразится на исходных данных, находящихся в
рабочем листе Excel. Внедренный объект полностью независим от источника, из
которого он взят.
Преимущество этого метода заключается в том, что во время работы в текстовом процессоре
Word можно пользоваться всеми средствами Excel для редактирования внедренного объекта.
Выше уже шла речь о том, что внедрение объектов можно выполнить следующим
Совет образом: отметить диапазон в Excel и перетащить его в документ Word. При этом
к\ в качестве промежуточного места хранения можно использовать рабочий стол
,\ Windows. Например, можно перетащить диапазон из Excel на рабочий стол
Windows. В результате там будет создан фрагмент. Затем можно перетащить этот
фрагмент в документ Word, и вы получите внедренный объект Excel.
Создание в Word нового объекта Excel
В предыдущем примере диапазон из существующего листа Excel был внедрен в документ
Word. В этом разделе описано, как создать новый (пустой) объект Excel в документе Word.
Это может пригодиться, например, при написании отчета, когда требуется вставить таблицу
со значениями, которых нет ни в одном рабочем листе.
Можно вставить обычную таблицу Word, но тогда нельзя будет пользоваться пре-
Совет имуществами формул и функций Excel, что могло существенно облегчить задачу.
Л
у
Для создания нового объекта Excel в документе Word выберите команду ВставкаООбъект.
Появится диалоговое окно Вставка объекта. Во вкладке Создание будет приведен список
типов объектов, которые можно создать (это зависит от того, какие приложения установлены на
вашем компьютере). Выберите опцию Лист Microsoft Excel и щелкните на кнопке ОК.
Word вставит чистый рабочий лист Excel в документ и активизирует его, как показано на
рис. 31.5. При этом у вас будет полный доступ к командам Excel, так что можно свободно
вводить в этот рабочий лист все, что угодно. Когда все операции с рабочим листом будут
закончены, щелкните где-нибудь в документе Word. В дальнейшем, если понадобится внести
какие-либо изменения, дважды щелкните на этом объекте.
Когда объект выбран, но не активизирован (для этого щелкните на объекте кнопкой мыши
один раз, и вокруг него появится рамка с маркерами изменения размера), можно изменить его
размер, перетащив один из маркеров. Выбранный (не активизированный) объект можно
обрезать так, чтобы он показывал только ячейки, содержащие нужную информацию. Для этого
отобразите в Word панель инструментов Настройка изображения (щелкните правой
кнопкой мыши на любой панели Word и выберите Настройка изображения). На этой панели
выберите инструмент Обрезка и с его помощью перетащите один из маркеров рамки объекта.
564
Часть У. Дополнительные возможности Excel

Рис. 31.5. Пустой рабочий лист Excel можно создать непосредственно в
текстовом процессоре Word
Если дважды щелкнуть на объекте Excel, тем самым активизировав его, и после
этого изменить размеры объекта, перетаскивая его рамку, то в этом случае
объект не обрезается, а только изменяется размер его видимой части.
Если щелкнуть где-нибудь в документе Word, то полосы прокрутки, ярлычки
листов, линии сетки и другие элементы исчезают, но все введенные данные
остаются видимыми.
Внедрение объектов в рабочий лист Excel
В предыдущих примерах объекты Excel внедрялись в документ Word. Для внедрения
объектов в рабочий лист Excel используются те же самые процедуры.
Например, если нужно ввести в рабочую книгу большое количество поясняющего текста,
то это можно сделать несколькими способами.
■ Ввести текст непосредственно в ячейки. Это довольно скучное занятие, кроме того,
средства форматирования текста в Excel весьма ограниченны.
■ Ввести текст как надписи. Это хорошая альтернатива, но средств для форматирования
по-прежнему не слишком много.
■ Можно внедрить документ Word в рабочий лист. Это предоставит полный доступ ко
всем средствам форматирования текста Word.
На заметку
Совет
Глава 31. Обмен данными с другими приложениями
565

Чтобы внедрить пустой документ Word, находясь в окне Excel, выберите команду Вставка1^
Объект. В диалоговом окне Вставка объекта щелкните на вкладке Создание и из списка
Тип объекта выберите Документ Microsoft Word.
В результате в рабочем листе Excel будет создан чистый документ Word, в который
можно непосредственно вводить текст. Обратите внимание: меню и панели инструментов Excel
заменены меню и панелями инструментов Word. Можно изменить размер документа, при
этом слова будут автоматически перенесены на новые строки.
Можно внедрять множество различных типов объектов, включая аудио- и видеоклипы,
MIDI-фрагменты и даже целые презентации из Microsoft PowerPoint.
В пакет Microsoft Office включено несколько приложений, которые могут быть полезны.
Например, в Excel можно внедрить объект Microsoft Equation и в нем в привычном виде
привести формулы, используемые в рабочем листе.
Некоторые типы объектов, приведенные в диалоговом окне Вставка объекта, при
Совет- вставке в рабочий лист Excel могут оказаться весьма удобными и полезными.
Если вы не уверены в том, каковы возможности того или иного типа объектов,
Ш попробуйте вставить его в пустую рабочую книгу и посмотреть, что произойдет.
Работа с данными XML
В этом разделе описываются новые средства Excel 2003 по работе с данными XML. Эти
средства предоставляют еще один способ обмена информацией между приложениями.
Информация, приведенная в этом разделе, касается только Excel версии 2003.
Если вы пользуетесь Excel 2000 или 2002, то можете открыть (с помощью команды
« Файл^Открыть) файлы XML. Но описанные здесь средства работать не будут.
Новинка!
Что такое XML
XML— это общепринятый стандарт, который позволяет обмениваться данными между
разными приложениями. XML, как и HTML, является языком разметки.
В XML для определения элементов в документе используются теги. Они определяют
элементы структуры документа, а также значения этих элементов. В отличие от тегов HTML,
которые определяют вид и форматирование документа, XML может использоваться для
определения структуры и контекста документа. Следовательно, XML позволяет отделить
содержимое документа от его представления.
Ниже приведен листинг простого XML-файла, который содержит информацию из
электронного письма.
<?xml version="l.0" encoding="Windows-1251"?>
<сообщение>
<кому>Лола Графченко</кому>
<от>Екатерина Рыбак</от>
<тема>Дата встречи</тема>
<текст>Встреча состоится в 16:00 во вторник</текст>
</сообщение>
Если открыть этот файл в Internet Explorer, то обозреватель отобразит его в виде
структурированного документа, как показано на рис. 31.6.
566
Часть V. Дополнительные возможности Excel

ьгхз==яез2=-233ЭИВЗЕНСЗ
-IQixl
Ф**1, Пр»вх* бич nsftw»**** сврвие Спреем
*} С Documents and Stfw»flrtLer>elMow дыументьАТошиа^Ехсд! 2^1 <^вЕв*ая Свмпм* >* г1 ▼
<?xml version="1.0" encoding=awindows-12Sl" ?>
■ <message>
<№>Лола Графченко<Ло>
<*гот>Екатерииа Pt>i6aK</from>
<subject>Aara BCTpe4M</subject>
<Ьо(1у>Встреча состоится в 16:0Q во вторник</Ьоау>
</message>
c';tira»
^Маакемниотей
Рис. 31.6. Internet Explorer отображает файлы XML в виде
структуры
В отличие от HTML, в спецификациях языка XML вы не найдете описаний собственно
тегов. Вместо этого есть стандартный способ определения тегов и их взаимоотношений.
Поскольку заранее определенный тегов нет, то XML может использоваться в качестве модели
практически для любого типа документа.
На замет
а заметку
Выше было приведено очень краткое описание XML. На самом деле это
довольно сложный язык, которому посвящено множество книг.
/
В следующих двух разделах приведены простые примеры, которые помогут понять
основные принципы работы Excel с XML.
Импорт данных XML с использованием карты
В этом примере используется рабочий лист, показанный на рис. 31.7. Данные в столбце
В используются для создания графика погашения ссуды. Предположим, что некоторая
программа создает файлы XML, каждый из которых содержит данные о клиенте. Пример такого
файла показан ниже.
<?xml version="l.О" encoding="windows-1251" ?>
<Клиент>
<Имя>Жорж Арнольдов</Имя>
<НомСчета>32374-94</НомСчета>
<0бъемСсуды>325 000р.</ОбъемСсуды>
<Ставка>6,25%</Ставка>
<Срок>30</Срок>
</Клиент>
Файл XML содержит пять элементов данных: Имя, НомСчета, ОбъемСсуды, Ставка и
Срок. Оставшиеся два поля в таблице (Дата создания графика и Количество периодов)
вычисляются по формулам и не рассматриваются как элементы данных.
Теперь нужно каким-то образом импортировать файл, аналогичный показанному выше, и
занести данные из этого файла в соответствующие ячейки рабочего листа.
Сначала для рабочей книги нужно создать карту. Убедитесь, что в области задач
отображается панель Источник XML (если нет, то выберите команду Данные^ХМЬ^Источник XML).
Глава 31. Обмен данными с другими приложениями
567

1
STTiBHBT^^cj
A BCD
График выплат по ссуде
г
в.
7
6
г
ю
11
12
13
Имя клиента
Дат» создания графика
Номер счета
объем ссуды
Годовал процентная
ставка
Срок (лету:
Количество периодов
Же еж Арнольдов
07.0S.2004
32374.94
325 000р.
С251.
30
360
15
И
17
1в
»!
го
21,
23
25
выплаты
2
3
4
5
6
7
В
в
ТО
11
12
13
«4
15
К
17
18
1С
20
21
22
23
24
Е
2 >:
2001
2001
2001
2001
2001
2001
2О01
20?1
2001
2 001
2 001
2 001
20С1
2 001
2001
2001
2001
2 001
2 001
2 001
2 0X1
<оч
2X1
f
200
4 002
6003
В0О4
Ю0О5
12 006
14 008
10 000
18 010
20 011
22 012
24 013
20 014
29 015
30 016
32 017
34 018
ЗьОЮ
38 021
40 022
42 023
44 024
46 026
в
Выплата по
процентам
16S3
1691
1680
1688
1686
1685
1683
1681
1 680
1о7в
1676
1675
1673
1671
1669
1668
1666
1664
1662
1661
1659
1657
16S5
' 6N:
н
Куыапятивная
сумма выплат
по процентам
3384
5073
6 761
8447
Ю132
11815
13496
15 176
16 854
18 530
20 205
21878
23 549
25218
26886
28552
30 216
31879
33 539
35 198
36855
38511
JO *Ы
-101 х||
1
Основная HV-t-yp
сумма основ!
._ __
я*
зю
312
313
315
316
318
320
321
323
325
327
328
330
332
333
335
337
339
340
342
344
346
348
.1
•I
з
Г:
Рис. 31.7. Этот рабочий лист использует импортированные данные XML
Для создания карты выполните ряд действий.
1. Щелкните на кнопке Карты XML, которая расположена внизу области задач. На
экране появится одноименное диалоговое окно.
2. Щелкните на кнопке Добавить, чтобы отобразить диалоговое окно Выберите
источник XML.
3. Выберите один из файлов, содержащих данные о клиенте. Какой именно файл будет
выбран, значения не имеет. Он .будет использоваться только для создания схемы.
4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Карты XML.
После этого панель задач будет отображать элементы данных, которые содержатся
в XML-файле (рис. 31.8).
Ист очник XML
Карты WL в мой книг»
Клиент jcapTa
х
В 3 Клиент
j-fil №.
i-St НомСчета
-~М ОбъемСсуды
j J Ставка
L£3 Срок
Чтобы сопоставить >ленеты, перетащите нж с
дерева на лист.
Ггарамвтры » карты»*-..
Грое-зритъ парту для экспорта...
и Советы по сегюставленгтм XML
Рис. 31.8. Область задач
содержит элементы данных XML
568
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Далее следует сопоставить элементы данных с соответствующими ячейками. Для этого
выполните ряд действий.
1. Щелкните на элементе Имя в области задач и перетащите его в ячейку ВЗ.
2. Перетащите элемент НомСчета в ячейку В5.
3. Перетащите элемент ОбъемСсуды в ячейку В6.
4. Перетащите элемент Ставка в ячейку В7.
5. Перетащите элемент Срок в ячейку В8.
Теперь можно импортировать файлы XML. Выберите команду ДанныеОХМЬ^Импорт,
а затем нужный файл XML. В результате данные из файла будут вставлены в соответствующие
им ячейки. Чтобы вычислить другой график выплат, просто импортируйте другой XML-файл.
|^ь Эту рабочую книгу и два XML-файла можно найти на прилагаемом
компактна компакт- диске,
диске
Импортирование данных XML в список
В предыдущем примере использовались файлы XML, которые содержали только одну
"запись". Но очень часто в одном XML-файле содержится несколько записей, которые
называются повторяющимися элементами. Например, такой файл может содержать список
клиентов или всех сотрудников, работающих в компании.
Чтобы открыть файл XML, содержащий повторяющиеся элементы, можно
воспользоваться командой Файл О Открыть. После того как будет указано имя файла, Excel отобразит
диалоговое окно Открытие XML (рис. 31.9). В этом окне представлены три опции.
выберите шхоб открытия этого файла:
РЙ'Ссдкак]
Г р*гв, дост^етмавточько для чтввш
Г дсползовать область мдач jen-ncrer****
ок
Отмена
Справка-
Рис. 31.9. Диалоговое окно
Открытие XML
■ XML-список. При открытии файла Excel преобразует данные в обозначенный список
(см. главу 19).
■ книга, доступная только для чтения. Данные импортируются в рабочий лист, но
рабочая книга будет доступной только для чтения. Эта опция позволяет предотвратить
случайную перезапись исходного файла.
■ использовать область задач XML-источника. Excel проанализирует схему данных
XML и отобразит ее в области задач XML-источник. Сами данные при этом
импортироваться не будут. Затем можно сопоставить элементы данных с ячейками рабочего
листа и импортировать данные.
На рис. 31.10 представлен XML-файл, импортированный в рабочий лист.
В области задач повторяющиеся элементы отображаются с другой пиктограммой
(папка с синим квадратиком). Неповторяющиеся элементы отображаются с
пиктограммой, на которой изображена обычная папка.
На замет
а заметку
/
Глава 31. Обмен данными с другими приложениями
569

>л«- '
А
1 (Фамилия
2
3
нопьдое
рыкалов
4 [ уденков
б I асин
б
7
10
11
12
Голуб ков
рафченет
Пейджеров
етин
"ыбак
Сидоров
Юзенко
*
в с. ■
о
1
Е
{Имя ПОтдел ^1ТаСельиыйНомвр » ДатаПоступлвння -
Жорж Администрация 1270 20.11 1993 0 0
Иван Администрация
Тарас Продаж
Петр Продаж
Леня Производственный
Лола Производственный
Лев Производственный
Василий Маркетинга
Катерина Администрация
Сэм Маркетинга
Карл Маркетинга
1 1?
1300
1220
1280
1230
1290
1310
1240
1250
1260
1320
16.07 1995 0 0S
26 06 1994 0 ОС
19 09.2001 0 ОС
23 11 1996 0: ОС
2в 12 1909 0 К
28 06 2002 0.01
17.04.1997 0: ОС
03.10.2000 0. ОС
16 С4 1999 0 ОС
.? I a Ti
04 02 1997 0:00
1
Рис. 31.10. Данные из XML-файла импортированы в рабочий лист
Экспорт данных XML из Excel
Чтобы экспортировать данные в файл XML, необходимо создать карту рабочей книги,
которая бы соответствовала имеющимся данным. После этого для экспорта данных в формат
XML следует выбрать команду Данные1* ХМЬ^Экспорт.
Вопреки ожиданиям, нельзя импортировать в формат XML данные, расположенные в
произвольном диапазоне данных. Например, если на рабочем листе имеется поименованный
список, то его нельзя экспортировать в XML-файл до тех пор, пока не будет создана карта,
описывающая структуру этого списка. Кроме того, в Excel нет средств для создания новой
или изменения существующей карты.
Если выбрать команду Файл^Сохранить как, то в раскрывающемся списке Тип
файла можно обнаружить тип Таблица XML (*.xml). После сохранения в этом
формате будет создана схема XMLSS, при этом данные не будут экспортированы
в обычный формат XML.
На заметку
570
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Совместная работа
в Excel
К:
омпьютерные сети — одна из существенных
составляющих эффективной работы с компьютером. С
помощью компьютерных сетей возможен не только обмен
данными между пользователями, но и организация совместной
работы большого количества специалистов над общим
проектом. Excel предоставляет ряд средств для обеспечения такого
типа кооперации пользователей. Данная глава посвящена
описанию этих средств.
На заметку
Если вы работаете в корпоративной сети,
желательно проконсультироваться с сетевым
администратором, прежде чем использовать
средства, описанные в этой главе.
В этой главе...
Использование Excel
в сети
Доступ к рабочим книгам
Общие рабочие книги
Пересылка рабочих книг
Использование Excel в сети
Локальная компьютерная сеть состоит из группы
персональных компьютеров, соединенных между собой через канал
связи. Пользователи сети могут выполнять ряд задач.
■ Осуществлять доступ к файлам, находящимся на
других компьютерах.
■ Совместно использовать файлы с другими
пользователями.
■ Предоставлять ресурсы своего компьютера другим
пользователям (например, принтеры или факс-модемы).
■ Обмениваться информацией друг с другом
электронным способом.
Программа Excel позволяет организовать совместную
работу группы пользователей над общим проектом. Например,
из Excel можно переслать рабочую книгу другим
пользователям для просмотра или добавления в нее данных. Затем эта
книга может быть отправлена другим пользователям. После
"посещения" всех пользователей, работающих над проектом,

она вберет в себя все замечания и данные, внесенные этими пользователями, и вернется к
тому, кто ее отправил. Таким образом команда разработчиков может организовать
эффективную работу над проектом.
Доступ к рабочим книгам
Одной из самых полезных возможностей для пользователей сети является доступ к
файлам, находящимся на других компьютерах. Размещение этих файлов в сети имеет два
основных преимущества.
■ Отпадает необходимость в нескольких отдельных копиях этих файлов.
■ Гарантируется, что всем пользователям будет доступна самая свежая версия файла.
В некоторых компьютерных сетях (обычно это сети типа клиент/сервер)
выделяется специальный компьютер в качестве файлового сервера. Тогда файлы с
общими данными хранятся на сервере. Для Excel не имеет особого значения,
подключен компьютер к сети клиент/сервер либо к одноранговой сети (где все
компьютеры "равны" и выполняют одинаковые функции).
Некоторые программные продукты специально написаны для работы в сети, т.е. являются
многопользовательскими приложениями. Например, большинство систем управления базами
данных (СУБД) позволяют работать нескольким пользователям одновременно с одним и тем
же файлом базы данных, т.е. один пользователь может заносить информацию в файл, в то
время как другой — получать ее из файла. Но что произойдет, если один пользователь будет
изменять какую-то запись, а другому в этот же момент понадобится изменить эту же запись?
В таком случае многопользовательские СУБД устанавливают так называемую блокировку
записей, предоставляя таким образом возможность редактировать отдельную запись в
определенный момент времени только одному пользователю.
Программа Excel не является многопользовательской. Когда вы открываете Excel, она
полностью загружается в оперативную память вашего компьютера. Таким образом, если файл
Excel доступен многим пользователям (например, находится на сервере), то открыть его
сможет только один пользователь, для других он в это время будет недоступен. Если бы Excel
позволяла свободно открывать и изменять уже открытые в данный момент кем-то файлы,
могла бы возникнуть описанная ниже ситуация.
Предположим, компания хранит информацию о продажах своих товаров в файле рабочей
книги Excel на сервере. Александру необходимо добавить к файлу данные последней недели. Он
загружает файл с сервера и начинает вводить данные. Несколько минут спустя Анастасия загружает
этот же файл, чтобы исправить замеченные ею ошибки в данных за прошлую неделю. Александр
заканчивает работу и сохраняет файл. Через некоторое время Анастасия заканчивает работу и тоже
сохраняет файл. Ее файл записывается поверх файла Александра, и его данные пропадают.
Однако в Excel подобное не может случиться, поскольку программа использует
концепцию ограничения доступа к файлам. Когда Александр открывает файл о продажах,
программа автоматически ограничивает к нему доступ со стороны других пользователей. Когда
Анастасия захочет открыть тот же файл, Excel выдаст ей сообщение о том, что с данным файлом
уже работает Александр. Однако, если она будет настаивать на открытии файла, он будет
открыт для нее только в режиме для чтения. Другими словами, Анастасия сможет открыть
файл, но не сможет сохранить изменения в нем под тем же именем. На рис. 32.1 показано
окно сообщения, которое увидит Анастасия в этом случае.
При этом у Анастасии есть три варианта выбора.
■ Щелкнуть на кнопке Отмена, подождать немного и попробовать еще раз. Она может
позвонить Александру и спросить, когда он рассчитывает закончить работу с файлом.
На замет
а заметку
572
Часть V. Дополнительные возможности Excel

■ Щелкнуть на кнопке Только чтение. Это позволит ей открыть файл, но не сохранить
изменения в нем под тем же именем.
■ Щелкнуть на кнопке Уведомить. Файл будет открыт только для чтения, а когда
Александр закончит работу, Excel выдаст ей сообщение об этом.
На рис. 32.2 показано сообщение, которое получит Анастасия, когда файл станет доступен
для редактирования.
Рв**п -^» а*т* ТЛвретод ids илрвшено
овльэсвя телам 1япа'.
Откройте тогы9эв*ачт»#« ww н**ж*г« "Уеедоикгь* чтобы
опфыть кото локутнта тольго для чт&*т и получить
Флш стая лимгиданми
Чтобы открыть его дяялраели. wsawtreiworKyNTewMeMsarwcb"
Рис. 32.1. Это диалоговое окно появляется в слу- Рис. 32.2. Данное окно появится тогда, когба
чае, если вы попытаетесь открыть файл, над файл станет доступен для редактирования
которым уже кто-то работает
На заметку
/
Если вы выбрали возможность Только чтение, сохранить открытый файл можно
только с помощью команды ФайлоСохранить как, причем нужно будет указать
другое имя или другое местоположение файла.
Общие рабочие книги
В Excel также поддерживается возможность использования так называемых общих
рабочих книг. Это позволяет нескольким пользователям одновременно работать с одной и той же
рабочей книгой. При этом в Excel отслеживаются все изменения и выдаются необходимые
предложения по устранению конфликтов.
Вывод предложений по устранению конфликтов теоретически может показаться
отличным решением проблемы совместного доступа. Но на практике, если с
общей рабочей книгой работает довольно много пользователей, трудно избежать
раздражения. Более того, это средство не очень надежно и может привести к
некоторым ошибкам. Поэтому следует быть внимательным и как можно чаще
создавать резервные копии рабочей книги.
Внимание!
Рабочие книги для совместного использования
Хотя можно назначить любую рабочую книгу в качестве общей, это подходит далеко не для
каждой из них. Приведем примеры рабочих книг, которые можно использовать совместно.
■ Создание проектов. У вас может быть рабочая книга, которая содержит информацию
о состоянии проекта. Если в проекте задействовано много людей, то они смогут
вносить изменения в соответствующие части рабочей книги.
■ Списки клиентов. Эти списки обычно обновляются нечасто, но время от времени в
них заносятся и из них удаляются записи.
■ Консолидация данных. Можно создать рабочую книгу бюджета, по которой каждый
менеджер будет следить за бюджетом своего отдела. Обычно бюджет каждого отдела
помещается на отдельном листе, а один лист отводится для консолидации.
Глава 32. Совместная работа в Excel
573

Работа с общей рабочей книгой имеет ряд ограничений, в частности не разрешается
выполнять перечисленные ниже действия.
■ Удалять рабочие листы или листы диаграмм.
■ Вставлять или удалять группы ячеек, однако можно вставлять или удалять целые
строки и столбцы.
■ Объединять ячейки.
■ Определять и применять условные форматы.
■ Устанавливать или изменять ограничения на данные и связанные с этим сообщения.
■ Вставлять или изменять диаграммы, рисунки, объекты или гиперсвязи.
■ Устанавливать или изменять пароль для отдельных листов или всей рабочей книги.
■ Создавать или изменять сводные таблицы, сценарии, структуры или таблицы данных.
■ Вставлять формулы для автоматического подведения промежуточных итогов.
■ Изменять диалоговые окна или команды меню.
■ Писать (вручную), изменять, просматривать или записывать макросы. Однако можно
записывать операции, выполняемые в общей рабочей книге, в макрос другой рабочей
книги, которая не является общей.
С помощью команды Сервис^Защита можно снять или установить защиту общей
Совет рабочей книги.
Разрешение на общий доступ к рабочей книге
Чтобы разрешить общий доступ к рабочей книге, необходимо выбрать команду Сервис^
Доступ к книге. Появится диалоговое окно, показанное на рис. 32.3. В этом окне есть две
вкладки: Правка и Подробнее. Во вкладке Правка имеется опция Разрешить совместный
доступ, при установке которой могут вносить изменения несколько пользователей
одновременно. Установите этот флажок и щелкните на кнопке ОК. После этого вам будет
предложено сохранить рабочую книгу.
(v РяушютьиэнвютьфвйлнедсйАкиипольэоеатегт
«HOBPWWHO (МО t*QK6 ПОЖО/**Т 06>MW«m» ЮМГИ)
ПЯВ
Рис. 32.3. Диалоговое окно Управление
доступом К файлу определяет
рабочую книгу как доступную для общего
использования
574
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Когда общая рабочая книга будет открыта, в строку заголовка окна добавится слово
[Общий]. Если же нужно запретить другим пользователям работать с этой книгой, то
снимите флажок Разрешить совместный доступ и снова сохраните рабочую книгу.
Во время работы с общей рабочей книгой всегда можно выяснить, обращался ли
к ней кто-нибудь еще. Выберите команду Сервис=>Доступ к книге, и в
появившемся диалоговом окне Управление доступом к файлу будут представлены
имена других пользователей, которые открывали данный файл, а также будет
указано время, когда это происходило.
Дополнительные параметры
В Excel есть еще несколько опций, связанных с общими рабочими книгами. К ним можно
получить доступ, выбрав вкладку Подробнее в диалоговом окне Управление доступом к
файлу (рис. 32.4).
Правка [Гъдробнев]
Регистрация изквнанж
<•" ep»*m>журнализменении»
С не хранить зкурная иэи»*е1«й
Обнтапять и*менений
(? при сохранении фа&и
4 чя про тиворечнаых изменении
<? запрашивать, чьи измена
С рун* то*раиеицв имеют гуеикущдстео
йслочип s личюе лредггввяение
Р параметры печати Рф^ьтры ■
Г
Рис. 32.4. Вкладка Подробнее
диалогового окна Управление
доступом к файлу
Регистрация изменений
В Excel существует возможность отслеживания изменений и ведения так называемого
журнала изменений. Если создается общая рабочая книга, то ведение журнала изменений
происходит автоматически. Там можно найти информацию о предыдущих (и, возможно,
конфликтных) изменениях общей рабочей книги. Возможность ведения журнала изменений
можно отключить, выбрав переключатель Не хранить журнал изменений. Также можно
указать количество дней, в течение которых отслеживались изменения в журнале.
Обновление изменений
Для обновления общей рабочей книги можно использовать стандартную команду Файл1^
Сохранить. Опции раздела Обновлять изменения вкладки Подробнее определяют, что
случится при сохранении общей рабочей книги. Приведем эти опции.
■ При сохранении файла. Изменения других пользователей будут приняты при
сохранении вашей копии общей рабочей книги.
■ Каждые. Позволяет указывать период времени внесения изменений другими
пользователями общей рабочей книги. Можно уточнить эту установку, дополнительно
указав, сохранять при этом ваши изменения или только изменения, вносимые другими
пользователями.
Глава 32. Совместная работа в Excel
575

Разрешение конфликтов
Нетрудно догадаться, что работа нескольких пользователей с одним и тем же файлом
может привести к конфликтам. Предположим, два пользователя одновременно работают с
общей рабочей книгой, содержащей базу данных. В таком случае, если вы и другой
пользователь-одновременно вносите изменения в одну и ту же ячейку, возникает конфликт. Используя
вкладку Подробнее диалогового окна Управление доступом к файлу, можно указать
способ разрешения конфликтов, выбрав одну из двух опций.
■ Запрашивать, чьи изменения имеют преимущество. При выборе этой опции в
случае возникновения конфликта выводится диалоговое окно, позволяющее определить,
как разрешить конфликт.
■ Ранее сохраненные имеют преимущество. При выборе этой опции сохраняются
более ранние изменения.
Установки личного представления
Последний раздел вкладки Подробнее диалогового окна Управление доступом к файлу
позволяет установить представление общей рабочей книги. Можно указать, что будут
использованы собственные установки печати и (или) собственные установки фильтрации данных.
Если соответствующие флажки не будут установлены, то сохранить собственные параметры
печати и фильтрации будет невозможно.
Рабочие области и службы SharePoint
Excel 2003 поддерживает еще один способ общей работы с рабочими книгами, который
реализуется с помощью рабочей области. Рабочая область— это Web-узел, который
позволяет группе пользователей обмениваться файлами, участвовать в общих обсуждениях и
работать вместе над документами. Для использования этого средства необходимо, чтобы в
вашей организации поддерживались службы Microsoft SharePoint. Для доступа или создания
рабочей области выберите команду Сервис=>Общая рабочая область. Кроме того, можно
опубликовать список Excel на узле SharePoint для того, чтобы другие пользователи
получили к нему доступ. Для этого выберите команду Данные^Список^Опубликовать список.
Детальное обсуждение средств SharePoint выходит за рамки данной книги. Если в вашей
компании используются эти средства, проконсультируйтесь у сетевого администратора.
Пересылка рабочих книг
Программа Excel предоставляет несколько дополнительных возможностей для
пользователей рабочих групп. Чтобы использовать эти возможности, на компьютере должен быть
установлен один из перечисленных ниже программных продуктов.
■ Microsoft Outlook.
■ Microsoft Exchange.
■ Система управления электронной почтой, поддерживающая протокол MAPI (Messaging
Application Programming Interface — программный интерфейс обмена сообщениями
между приложениями).
■ Lotus cc:Mail.
■ Система управления электронной почтой, поддерживающая протокол VIM (Vendor
Independent Messaging — система обмена сообщениями независимых производителей).
576
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Приведенные ниже рекомендации зависят от установленной в вашей сети системы
управления электронной почтой. В следующем разделе содержатся лишь общие положения, по
специальным вопросам обратитесь к администратору вашей сети.
Пересылка рабочих книг по электронной почте
Если вы хотите отправить копию своей рабочей книги какому-либо абоненту сети,
воспользуйтесь командой Файл^Отправить^Сообщение. Эта команда, используя установленную
у вас программу электронной почты, создаст почтовое сообщение с прикрепленной к нему
копией вашей рабочей книги. На рис. 32.5 показано окно сообщения программы Outlook Express.
С Microsoft Excel - Граф** «мияжт па *л#м» ■ 11
, _: *йп Дрмкл Вид Встаем Фордот Сервис Денные £кно Справка
А& A J t Д ft f.-jjS,- / ■ •■ - £ • 41 Ц JiSL"
ArialQ» .10» Ж I I Ijj V. 000 $ $ b„-_*/
ДОтпоа«ягья«с1 | Ъ, Ш |' - I '] ЁЫСкрыт»я«имя (СК)
Рис. J2.5. Пересылка рабочей книги, вложенной в сообщение
электронной почты
Рассылка рабочих книг нескольким
пользователям
В Excel можно прикрепить к рабочей книге специальный листок рассылки. Для этого
выберите команду ФайлООтправитьОПо маршруту. Это средство позволит послать копию
рабочей книги нескольким членам рабочей группы. Например, если вы отвечаете за бюджет
вашего отдела, вам может понадобиться, чтобы другие сотрудники отдела вводили свою
информацию. Можно создать рабочую книгу и разослать ее тем, кому нужно, чтобы они смогли
внести соответствующие добавления. После того как рабочую книгу получат все абоненты,
она возвратится к вам со всеми добавлениями и исправлениями.
При рассылке рабочей книги можно выбрать одну из описанных ниже опций.
■ Порядок рассылки по очереди. Позволяет отправлять рабочую книгу
последовательно каждому члену рабочей группы. Когда первый получатель закончит работу,
книга пересылается второму, когда второй закончит, она будет отправлена третьему, и
т.д. Когда рабочую книгу получат все абоненты, она вернется к вам.
Глава 32. Совместная работа в Excel
577

■ Порядок рассылки всем сразу. Позволяет посылать рабочую книгу ко всем
получателям одновременно. В этом случае вы получите исправленные копии рабочей книги
от каждого получателя (т.е. не одну, а несколько копий). Этот тип рассылки удобен,
если необходимо быстро получить комментарии от группы коллег и нет времени
ждать, пока одна рабочая книга обойдет весь круг пользователей.
Если рабочую книгу нужно отправить сразу, в окне Маршрут щелкните на кнопке
Отправить. Если хотите отправить ее позже, щелкните на кнопке Добавить маршрут, окно
Маршрут закроется. Позднее, когда вы будете готовы отправить рабочую книгу, выберите
команду ФайлоОтправить^Следующий адресат.
Отслеживание исправлений
в рабочей книге
Программа Excel содержит средство, которое позволяет отслеживать вносимые в рабочую
книгу исправления. Это удобно, например, когда вы отправляете свою рабочую книгу для
просмотра другим пользователям. После того как файл вновь вернется к вам, можно
просмотреть, какие были внесены исправления, а затем принять или отклонить их.
Контроль исправлений
Чтобы включить средство отслеживания исправлений, выберите команду СервисОИсправ-
ленияоВыделить исправления. На экране появится диалоговое окно Исправления,
показанное на рис. 32.6. В этом окне установите флажок опции Отслеживать исправления.
R Стсврзввать исправлений {кят & становитед общей;
W Повремени: ]б:е
V* Э&аДов&'ШМИ: Ь; -
W ьдиагшдае! [$д$3: $в$б
R Выделять жлравявиия «в вср*»«
г
1 «
л
Л
*J
J Owetrt j
Рис. 32.6. С помощью диалогового окна
Исправления можно отслеживать
внесенные исправления
В этом окне можно определить период, на протяжении которого необходимо отслеживать
исправления (опция по времени), действия каких пользователей отслеживать (опция
пользователем) и диапазон отслеживаемых ячеек (опция в диапазоне). Если установить опцию
Выделять исправления на экране, то в верхнем левом углу каждой исправленной ячейки
будет находиться небольшой треугольник. После этого, если выделить измененную ячейку,
появится примечание, с пояснениями о том, какие были внесены исправления (рис. 32.7).
После определения всех опций щелкните на кнопке ОК. Чтобы прекратить отслеживание
исправлений, еще раз выберите команду СервисОИсправленияОВыделить исправления
и в появившемся диалоговом окне снимите флажок Отслеживать исправления.
578
Часть V. Дополнительные возможности Excel

На замет
la заметку
Рис. 32.7. При выделении исправленной ячейки Excel отображает
примечание
Если активизировано средство отслеживания исправлений, рабочая книга всегда
будет иметь общий доступ. После закрытия диалогового окна Исправления в
первый раз Excel предложит сохранить копию вашей рабочей книги, к которой
будет открыт общий доступ.
Используя это средство, следует иметь в виду ряд замечаний.
■ Отслеживаются только исправления содержимого ячеек. Другие исправления (такие,
как форматирование) не отслеживаются.
■ Исправления отслеживаются только в течение определенного времени. По умолчанию
они отслеживаются на протяжении 30 дней после включения этого средства.
Увеличить или уменьшить количество дней, на протяжении которых будут отслеживаться
исправления, можно в диалоговом окне Исправления (опция по времени).
■ Если вы хотите создать список внесенных исправлений, выберите команду Сервисе
ИсправленияОВыделить исправления и в диалоговом окне установите флажок
Вносить изменения на отдельный лист. После щелчка на кнопке OK Excel добавит
новый рабочий лист под названием Журнал. В этом листе приведена детальная
информация о внесенных исправлениях.
■ Поддерживается только один уровень исправлений. Поэтому, если значение в ячейке
изменялось несколько раз, то сохранится только запись последнего исправления.
Просмотр исправлений
Чтобы с помощью средства отслеживания исправлений просмотреть внесенные
исправления, выберите команду Сервис^Исправления^Принять/отклонить исправления.
Появится диалоговое окно Просмотр исправлений, в котором следует указать типы
исправлений, которые вы хотите просмотреть. Это окно похоже на диалоговое окно Исправления.
В нем можно установить опции по времени, пользователем и в диапазоне.
Глава 32. Совместная работа в Excel
579

Щелкните на кнопке ОК, после чего Excel будет последовательно показывать внесенные
исправления в отдельном диалоговом окне (рис. 32.8). Щелкните на кнопке Принять, чтобы
принять внесенные исправления, или на кнопке Отказаться, чтобы отклонить их. Также
можно щелкнуть на кнопке Принять все (чтобы принять все исправления) или на кнопке
Отказ от всех (чтобы отклонить все исправления).
Рис. 32.8. Диалоговое окно Просмотр
исправлений содержит информацию
по каждой исправленной ячейке
ififWffWW'IWW^^pilC.
«иммк «нейкд 811 с *16* на "55*.
i'Tt ._»--nPI Слсамтмя j Г^аиняшрл | Оцздз
*j
этвсех [ Закрыть f
580
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Поиск ошибок
в рабочих листах
К:
онечной целью обработки данных является получение
запланированных и точных результатов на основе этих
данных. При работе с простыми рабочими таблицами это
несложно— обычно можно самому определить правильность
результата. Когда рабочие листы большие или очень сложные,
проверка точности полученных результатов существенно
затрудняется. В этой главе рассматриваются инструменты и
приемы, облегчающие поиск и исправление ошибок в рабочих
книгах Excel.
Поиск и исправление
ошибок в формулах
Внесение даже сравнительно небольшого изменения в
рабочий лист может вызвать "цепную реакцию", приводящую к
ошибкам в других ячейках. Кроме того, можно случайно
ввести число в ячейку, в которой раньше находилась формула, и
не исключено, что это повлияет на другие формулы. Такую
ошибку в сложной рабочей таблице очень трудно, а иногда и
невозможно обнаружить.
Ошибки в формулах можно условно разделить на
несколько основных категорий.
■ Синтаксические ошибки. Источник ошибки следует
искать в синтаксисе формулы. Например, в формуле
может быть несоответствие скобок или функция
содержит недостаточное количество аргументов.
■ Логические ошибки. Формула не возвращает
значение ошибки, но она логически неправильна и поэтому
возвращает неверный результат.
■ Ошибки в ссылках. Логически и синтаксически формула
может быть правильна, но она содержит неверную ссылку.
Например, ссылка на диапазон в функции СУММ может
включать только часть ячеек, подлежащих суммированию.
Автоматическая
корректировка формул
Отслеживание связей
между ячейками
Проверка орфографии
и другие средства работы
с текстом
■В

■ Семантические ошибки. Например, имя функции было написано неправильно. Excel
попытается интерпретировать это название как имя ячейки или диапазона и вернет
значение ошибки #ИМЯ?.
■ Циклические ссылки. Циклические ссылки возникают тогда, когда в ячейке
содержится прямая или косвенная ссылка на эту же ячейку. Иногда циклические ссылки
могут оказаться полезными, но как правило они возникают по ошибке.
■ Ошибки ввода формул массивов. При вводе или редактировании формулы массива
следует обязательно нажимать комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter>. Если не
сделать этого. Excel не сможет автоматически распознать формулу массива, что приведет
к неправильному результату.
■ Ошибки незавершенных вычислений. Может случиться так, что Excel просто не
вычислит значения для всех формулах. В некоторых версиях Excel есть проблемы с
автоматическим вычислением формул. Чтобы быть уверенным, что все формулы
вычислены, нажмите <Ctrl+Alt+F9>.
Синтаксические ошибки, как правило, можно легко определить и исправить. В
большинстве случаев известно, когда формула содержит ошибку. Например, Excel не позволит ввести
формулу с различным количеством открывающих и закрывающих скобок.
Далее в этом разделе описаны часто встречающиеся ошибки в формулах и приведены
советы по их поиску и исправлению.
Несоответствие скобок
В формуле каждой открывающей скобке должна соответствовать закрывающая. Если в
формуле имеется несоответствие скобок, то Excel обычно не позволяет вводить такую
формулу. Исключением является простая формула, в которой используется функция. Например,
если ввести следующую формулу (в которой пропущена закрывающая скобка), Excel добавит
недостающую скобку автоматически:
=СУММ(А1:А500
Формула может содержать равное количество открывающих и закрывающих скобок, но
они могут быть расставлены в неправильном порядке. Например, рассмотрим формулу,
которая преобразует текстовую строку таким образом, чтобы первая буква была прописной, а
остальные — строчными. Эта формула содержит пять пар скобок и работает правильно.
=ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(А1))&ПРАВСИМВ(СТРОЧН(А1);ДЛСТР(А1)-1)
Следующая формула также содержит пять пар скобок, но она вернет неправильный
результат (все буквы будут прописными). Несмотря на то что эта формула выглядит
синтаксически правильно, она вернет ошибочный результат.
=ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(А1)&ПРАВСИМВ(СТРОЧН(А1);ДЛСТР(А1)-1))
Если скобки расставлены неправильно, формула может возвратить значение ошибки.
Появляется сообщение о том, что введено слишком много или слишком мало аргументов
функции.
Excel может помочь при расстановке скобок. Во время редактирования формулы
Совет установите курсор возле скобки и задержите его на некоторое время. Excel вы-
делит полужирным шрифтом скобку рядом с курсором и соответствующую ей
•;*Ч вторую скобку.
582
Насть V. Дополнительные возможности Excel

Автоматическая корректировка формул
При вводе формулы, содержащей синтаксическую ошибку, Excel пытается определить, в чем
заключается проблема, и предлагает свой вариант исправления ошибки.
M»focnlt£xe*l
21
-V
Обнаружены «Иж* воеаевечой фдоу» Понять предлагая** жпр&аявнм,
-УЗН»чКУММ(М:Мг*ЭТ»ад»12)»
• чтобы принять нсправтнич иаммте жк/nrt "Да".
• чтооы»а*г*пьсхЯц(е**1е*с4поа<ет£*ьньгепр«вк1Ъ1ыэааяа*«. машите гмотку "Кет*
Будьте внимательны при выборе автоматической корректировки формул. "Догадка" Excel не
всегда оказывается правильной. Например, попробуйте ввести формулу, в которой
нечетное число скобок:
=СРЗНАЧ(СУММ(А1:А12;СУММ(В1:В12))
Excel предложит следующее исправление:
=СРЗНАЧ(СУММ(А1:А12;СУММ(В1:В12)))
Можно поторопиться и принять предложение, не проверив его. В этом случае, хотя формула
синтаксически корректна, это совсем не то, что было задумано. Логически правильная
формула выглядит следующим образом:
=СРЗНАЧ(СУММ(А1:А12);СУММ(Bl:B12))
Ячейки заполнены символами решетки
Ячейка может быть заполнена символами решетки (#) по одной из двух причин.
■ Ширины столбца недостаточно, чтобы вместить отформатированное числовое
значение, которое находится в этой ячейке. Для устранения этой ошибки можно либо
увеличить ширину столбца, либо применить другое, более компактное форматирование.
■ Ячейка содержит формулу, которая возвращает неверное значение даты или
времени. Например, Excel не позволяет вводить даты до 1900 года или отрицательные
значения времени. Попытка ввести подобное значение в ячейку приведет к тому, что
она будет заполнена символами решетки. Увеличение ширины столбца в этом
случае не решит проблему.
Пустые ячейки
Некоторые пользователи удаляют содержимое ячейки нажатием клавиши <Пробел>.
После этого ячейка кажется пустой. В действительности ячейка содержит невидимый символ, но
это не то же самое, что пустая ячейка.
Например, следующая ячейка возвращает количество непустых ячеек в диапазоне А1:А10.
Если "очистить" содержимое ячейки с помощью клавиши <Пробел>, эти ячейки также будут
участвовать в подсчете непустых ячеек и формула вернет неправильный результат.
=СЧЁТЗ(А1:А10)
Если формула не игнорирует пустые ячейки, проверьте, действительно ли они пустые.
Определить пустые ячейки можно, например, с помощью команды Правка^ПереЙти. На
экране появится диалоговое окно Переход. Щелкните на кнопке Выделить и выберите
опцию пустые ячейки. Excel выделит все пустые ячейки, по которым можно определить те,
которые только кажутся пустыми.
Глава 33. Поиск ошибок в рабочих листах
583

Формулы, возвращающие значения ошибок
Формула может вернуть одно из перечисленных ниже значений ошибок.
■ #ДЕЛ/0!
■ #ЗНАЧ!
■ #ИМЯ?
■ #Н/Д
■ #ПУСТО!
■ #ССЫЛКА!
■ #ЧИСЛО!
Далее рассматриваются возможные проблемы, которые могли вызвать появление той или
иной ошибки.
Excel позволяет определить то, как ошибки будут выводиться на печать. Выберите
Совет команду Файл1*Параметры страницы, затем перейдите во вкладку Лист. В рас-
крывающемся списке ошибки ячеек как можно указать, чтобы ошибки вы вод и-
лись или как на экране (принято по умолчанию), или как пустые ячейки, можно
также заменить ошибки символом дефиса или значением ошибки #Н/Д.
Отслеживание ошибочных значений
Кнопка Источник ошибки панели инструментов Зависимости поможет найти ячейку, которая
привела к появлению ошибочного значения. Часто ошибка в одной ячейке является результатом
ошибки во влияющей ячейке. Активизируйте ячейку, в которой содержится ошибка, и щелкните на
кнопке Источник ошибки. Excel проведет стрелки к возможным источникам ошибки.
Ошибка #ДЕЛ/0!
Деление на ноль недопустимо. Если же вы попытаетесь все-таки выполнить эту операцию,
то Excel вернет значение ошибки #ДЕЛ/0!.
Поскольку Excel рассматривает пустые ячейки как ячейки, содержащие ноль, то подобная
ошибка может также возникнуть, если в формуле будет выполняться деление на
отсутствующее значение. Эта проблема часто возникает при создании формул для данных, которые еще
не введены (рис. 33.1). В ячейке D2 содержится следующая формула, которая была
скопирована в нижние ячейки:
=(С2-В2)/С2
Эта формула вычисляет процентное отношение между значениями в столбцах В и С.
Поскольку часть данных в столбце С отсутствует, формула возвращает значение ошибки #ДЕЛ/0!.
Чтобы избежать появления этой ошибки, можно воспользоваться функцией ЕСЛИ,
которая будет проверять столбец С на наличие пустых ячеек.
=ЕСЛИ(С2=0;"";(С2-В2)/С2)
Если ячейка С2 пуста или содержит нулевое значение, то формула вернет пустую строку.
В противном случае она вернет вычисленное значение.
Кроме того, функцию ЕСЛИ можно использовать для проверки на возникновение любой
ошибки. Например, следующая формула вернет пустую строку, если результатом вычисления
формулы будет какое-либо значение ошибки:
=ЕСЛИ(ЕОШ((С2-В2)/С2);"";(С2-В2)/С2)
584
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Рис. 33.1. Если данные в столбце С отсутствуют,
возникает ошибка #ДЕЛ/0!
Ошибка #ЗНАЧ!
Эта ошибка встречается довольно часто и может возникнуть в одной из описанных ниже
ситуаций.
■ В качестве аргумента функции указаны данные недопустимого типа, или формула
пытается выполнить операцию, используя недопустимые данные. Например, формула,
которая добавляет к текстовой строке число, вернет значение ошибки #ЗНАЧ!.
■ Аргументом функции является диапазон, тогда как должно быть одно значение.
■ Пользовательская функция рабочего листа не вычисляется. В некоторых версиях Excel
вставка или перемещение рабочего листа может привести к этой ошибке. Для
принудительного пересчета формул нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Alt+F9>.
■ Пользовательская функция рабочего листа пытается выполнить недопустимую
операцию. Например, такие функции не могут изменять настройки Excel или изменять
значения в других ячейках.
Ошибка #ИМЯ?
Этот тип ошибки может появиться в одной из перечисленных ниже ситуаций.
■ Формула содержит неопределенное имя диапазона или ячейки.
■ Формула содержит текст, который Excel воспринимает как неопределенное имя.
Например, ошибка в названии функции приведет к появлению этой ошибки.
■ Формула использует функцию, которая определена в надстройке, но сама надстройка
не установлена.
^^^^ Excel имеет некоторые проблемы с именами диапазонов. Если удалить имя
На заметку ячейки или диапазона, которое содержится в формуле, то формула будет и
i дальше использовать это имя, даже если оно теперь не определено. В
результате формула вернет значение ошибки #ИМЯ?. Можно было бы предположить, что
Excel автоматически заменит имя диапазона или ячейки на соответствующую
ссылку, но программа этого не делает. Поэтому исправлять имена на
соответствующие ссылки придется самостоятельно.
Глава 33. Поиск ошибок в рабочих листах
585

Ошибка #Н/Д
Значение ошибки #Н/Д, как правило, возвращают формулы или функции, если им недоступны
данные для расчетов. Также эта ошибка появляется в ячейках, в которых есть ссылка на
ячейку с формулой, возвращающей значение #Н/Д. Если функция поиска (ВПР, ГПР, ПОИСКПОЗ или
ПРОСМОТР) не находит ни одного искомого значения, она также вернет эту ошибку.
Некоторые пользователи вводят в ячейки #н/д или =нл() (эта формула
возвращает значение ошибки #н/д, поэтому первая и вторая записи эквивалентны) для
обозначения пропущенных данных. Благодаря этому можно определить,
например, что данные не случайно удалены, а просто временно недоступны.
Ошибка #ПУСТО!
Значение ошибки #ПУСТО! возвращает формула, если в ней указано пересечение двух
диапазонов, которые в действительности не пересекаются. В Excel оператором пересечения
является пробел. Следующая формула, например, вернет ошибку #ПУСТО!, поскольку
указанные в ней диапазоны не пересекаются:
=СУММ(В5:В14 A16:F16)
Приведенная ниже формула с точки зрения синтаксиса правильная. Она всегда будет
возвращать значение ячейки В9, которая находится на пересечении указанных диапазонов.
=СУММ(В5:В14 A9:F9)
Ошибка #ССЫЛКА!
Значение ошибки #ССЫЛКА! возвращают формулы, в которых имеются неправильные
ссылки. Причины возникновения этой ошибки приведены ниже.
■ Удалена ячейка, на которую ссылается формула. Например, следующая формула
вернет #ССЫЛКА!, если удалить строку 1, столбец А или столбец В.
=А1/В1
■ После копирования ячейки, содержащей относительную ссылку, последняя может
указывать на несуществующую ячейку или диапазон. Например, если скопировать
следующую формулу из ячейки А2 в А1, то она вернет значение ошибки #ССЫЛКА!. Это
произойдет потому, что ссылка будет указывать на несуществующую ячейку АО.
=А1-1
■ Ячейка была вырезана (команда Правка^Вырезать), а затем вставлена в ячейку, на
которую ссылается какая-либо формула. В этом случае формула также вернет ошибку
#ССЫЛКА!.
Ошибка #ЧИСЛО!
Формула может вернуть значение ошибки #ЧИСЛО! в описанных ниже ситуациях.
■ Если аргументом функции должно быть числовое значение, но было указано значение
другого типа.
■ В функции указан недопустимый аргумент. Например, следующая формула вернет
ошибку #ЧИСЛО!:
=КОРЕНЬ(-1)
На заметку
586
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Функции, в которых для вычислений используется метод итераций, возвращают эту
ошибку, если не могут найти результат. Этот метод, например, используется
функциями ВСД и СТАВКА.
Формула возвращает слишком большое или слишком маленькое значение. Excel
поддерживает значения, абсолютная величина которых лежит в диапазоне от 1Е-307
до 1Е+307.
Обращайте внимание на цвет
При редактировании формул Excel выделает цветом ссылки на ячейки и диапазоны в
формуле, а сами ячейки и диапазоны выделяет рамкой соответствующего цвета. По этим
выделения можно проверить правильность ссылок в формуле.
Также с помощью цветной рамки можно изменить ссылки в формуле. Для этого перетащите
рамку или ее маркер заполнения, который находится в нижнем правом углу.
Ошибки в ссылках
Как отмечалось в главе 2, ссылки могут быть относительные (например, А1), абсолютные
(например, $А$1) или смешанные (например, $А1 или А$1). Тип ссылки, используемой в
формуле, имеет значение только при копировании этой формулы в другие ячейки.
Основной ошибкой является использование относительных ссылок вместо абсолютных.
На рис. 33.2 в ячейке СТ находится значение ставки налога, которое используется в формулах
в столбце С. В ячейке С4 содержится следующая формула:
=В4+(В4*$С$1)
и
•г
160.92р.
79,68р. 86.3d
Э2.00р Э4,32р
Э2.00р 34,92р.
■
ТТ>Л-п~лх!*.и»«>/
Рис. 33.2. В формулах в диапазоне С4:С6 используются
абсолютные ссылки на ячейку С1
Обратите внимание, что ссылка на ячейку СТ абсолютная. Если скопировать эту формулу
в другие ячейки диапазона, она по-прежнему будет ссылаться на ячейку СТ. Но если вместо
абсолютной использовать относительную ссылку, то в скопированных ячейках результат
будет неправильным.
Приоритет операторов
В Excel имеется набор правил, в соответствии с которыми определяется порядок
выполнения математических операций (подробнее эта тема обсуждается в главе 8). Если вы
сомневаетесь в том, как именно будут проводиться вычисления, используйте скобки. В этом случае
вы будете уверены, что операции в формуле выполняются в нужном порядке. Использовать
Глава 33. Поиск ошибок в рабочих листах
587

скобки (даже если они необязательны) рекомендуется также для того, чтобы улучшить
восприятие сложных формул и избежать возможных ошибок. Например, в следующей формуле
значения в ячейках А1 и А2 умножаются, а затем к результату добавляется единица. При
вычислении формулы сначала выполняется операция умножения, поскольку ее приоритет выше.
=1+А1*А2
Ниже представлена другая версия этой формулы. Скобки здесь необязательны, но
они облегчают восприятие формулы, поскольку приоритет выполнения операторов
становится очевидным.
=1+(А1*А2)
Обратите внимание: операторы отрицания и вычитания обозначаются одним и тем же
символом — знаком "минус". Это может привести к некоторым ошибкам. Рассмотрим
следующие формулы:
= -3Л2
=0-3Л2
Первая формула возвращает значение 9, в то время как вторая возвращает -9. Все дело в
том, что в первой формуле символ "минус" обозначает оператор отрицания, который имеет
самый высокий приоритет. Во второй формуле этот символ обозначает оператор вычитания,
который имеет меньший приоритет, чем оператор возведения в степень. Поэтому в первом
случае в степень возводится число -3. Во втором случае число 3 возводится в квадрат, а затем
результат отнимается от нуля.
В следующем варианте первой формулы с помощью скобок указывается, что символ
"минус" является оператором вычитания, а не отрицания. Эта формула вернет значение -9.
=-(3Л2)
Что делать, если формулы не вычисляются
Будьте очень внимательны при использовании пользовательских функций рабочего листа,
написанных на языке VBA. Из-за ошибок Excel некоторые из этих функций могут не пере-
считываться автоматически. Иными словами, если изменить аргумент такой функции, Excel
не будет пересчитывать заново формулу и будет отображаться старый результат. Для
принудительного вычисления всех формул нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Alt+F9>.
Действительные и отображаемые значения
Довольно часто возникают ситуации, когда кажется, что значения в диапазоне
суммируются неправильно. Например, на рис. 33.3 показан рабочий лист. В ячейках диапазона ВЗ:В5
содержится следующая формула:
= 1/3
Следующая формула содержится в ячейке В6:
=СУММ(ВЗ:В5)
Ко всем ячейкам было применено форматирование с тремя знаками после запятой. Как
видите, формула в ячейке В6 возвращает неправильный результат. (Результат должен быть
равен 0,999.) Но формула должна возвращать правильный результат! Все дело в том, что в
формуле используются действительные, а не отображаемые (т.е. округленные до трех
знаков после запятой) значения.
588
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Рис. 33.3. Результат суммирования
отличается от того, который здесь
показан
Однако в Excel есть средство, которое позволяет использовать в вычислениях
отображаемые значения. Для этого установите флажок Точность как на экране во вкладке
Вычисления диалогового окна Параметры (чтобы отобразить это окно, выберите команду
Сервисе Параметры).
Опция Точность как на экране влияет не только на вычисленные в формулах
значения, но и на обычные значения, которые были введены в ячейки
пользователем. Например, если в ячейке содержится число 4,68, которое отображается в
формате без десятичной запятой (т.е. как число 5), то после установки опции
Точность как на экране, действительное значение в ячейке будет округлено до
5. Числа округляются навсегда, и отменить эту операцию, сняв данный флажок,
не удастся. Если вам нужно уменьшить точность, то лучше воспользоваться
функцией ОКРУГЛ, которая позволяет округлить значения до заданного
количества цифр после запятой.
Числа с плавающей запятой
Компьютеры не могут обладать бесконечной точностью. Excel хранит числа в двоичном
формате, используя 8 байт для каждого числа. Поэтому число может состоять не более чем из
15 цифр. Если число содержит больше цифр, то оно округляется до 15 значащих цифр, т.е.
сохраняется приблизительное значение.
Для примера введем следующую формулу.
=(5,1-5,2)+1
Результат должен равняться 0,9. Тем не менее, если отформатировать ячейку с этой
формулой так, чтобы она отображала 15 цифр после запятой, то станет видно, что
результат равен 0,899 999 999 999 999. Это получилось потому, что сначала выполняется
операция в скобках, а полученный промежуточный результат сохраняется в двоичном формате.
Другими словами, промежуточный результат был округлен (число -0,1 в двоичном
формате представляется бесконечной дробью). К полученному числу была добавлена единица.
Таким образом, полученное значение оказалось неточным из-за погрешности, которая
возникла в результате округления.
Во многих случаях такая ошибка не представляет никакой опасности. Но если результат
вычислений в дальнейшем используется в формуле с логическими операторами, то могут
возникнуть проблемы. Пусть предыдущая формула находится в ячейке А1. Тогда следующая
формула вернет значение ЛОЖЬ:
=А1=0,9
п
!<
и
р
г
5
в
7
8
_9_
10
11
12
А В С D E F
0.333
о.эзз
0.333
1.000
1
i
н * ■ m\JWT
.Xiw^xrvKrt
*jj
1
L
Внимание!
Глава 33. Поиск ошибок в рабочих листах
589

Один из способов избавиться от погрешности вычислений — воспользоваться функцией
ОКРУГЛ. Следующая формула, например, вернет значение ИСТИНА, поскольку сравнение
происходит со значением из ячейки А1, округленным до одной цифры после запятой:
=ОКРУГЛ(А1;1)=0,9
Ниже приведен еще один пример. Попробуйте ввести следующую формулу:
= (1,333-1, 233)-(1,334-1,234)
Результат вычисления этой формулы должен быть равным нулю, но в действительности
он равен -2.220446Е-16. Это очень близкое к нулю число, но оно все таки отлично от нуля.
Если предыдущая формула находится в ячейке А1, то следующая формула вернет строку
"Ненулевое значение".
=ЕСЛИ(А1=0;"Ноль";"Ненулевое значение")
Чтобы избежать ошибок, возникающих из-за погрешности вычислений, можно, например,
воспользоваться формулой
=ЕСЛИ(АВБ(A1)<1Е-6;"Ноль";"Ненулевое значение")
В этой формуле используется оператор сравнения меньше (<) для сравнения абсолютной
величины заданного числа с числом, очень близким к нулю. Последняя формула вернет
логическое значение ИСТИНА.
Ошибки, связанные с внешними ссылками
При открытии рабочей книги на экране может появиться окно сообщения, показанное на
рис. 33.4. Это окно иногда появляется, даже если в открываемой книге нет внешних ссылок.
Часто ошибочные ссылки появляются при копировании рабочих листов, в формулах которых
используются имена.
ишшшшшшшшшщшшшншщшштщшГ ^
• Гажобквитъаним &«е& попытается паяу#«ьаиые новые данные
|\ • Еспи не ойис*»ля1ътлям1,&вутиспогыс*и1ъс*лен*ые, гслучеиные ранее.
Учтите, что сели с источниками данные иогут быть исполэсжанйдлядоаутиктомфндяншвгьиыи
сввд<нижбв>мю)егов*до«г«д«мвы10ливннв№Утнхврвдо«)снь«дв*твии Не обновляйте связи, еспч
вы не доверяете источм^у *той книги
Обновить I Необневвять I Справке I
' ' ' —' ■
Рис. 33.4. Запрос Excel о том, следует ли обновить внешние ссылки
Чтобы устранить эту проблему, выберите команду Правка^Связи, чтобы открыть
диалоговое окно Изменение связей. Если имеются какие-либо связи, выделите их (по одной за
раз) и щелкните на кнопке Разорвать связь, чтобы удалить соответствующую ссылку. Если
проблема не будет решена, значит, в рабочей книге есть ошибки в именах ячеек или
диапазонов. Выберите команду ВставкаОИмя^Определить и просмотрите список имен. Если для
какого-то имени в поле Формула появляется значение ошибки #ССЫЛКА!, удалите это имя.
Средства проверки Excel
В Excel предусмотрен набор инструментов проверки, которые могут вам пригодиться.
Рассмотрим методы работы с этими инструментами.
590
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Выделение ячеек определенного типа
В диалоговом окне Выделение группы ячеек можно указать тип ячеек, которые нужно
выделить. Чтобы открыть это окно, выберите команду ПравкаОПереЙти (или нажмите клавишу <F5>
или комбинацию клавиш <Ctrl+G>). Появится диалоговое окно Переход. Щелкните на кнопке
Выделить, на экране отобразится диалоговое окно Выделение группы ячеек (рис. 33.5).
Выделение rmnnht nteefc
^ npme*4i»ifl
■ еонплнты
"• i'^.mi
Р у*с»
W 1акст
v* flooweawa
W «W4VM
(" пустые «чв&си
<" текущую флкггъ
<"* твгущииЕркснв
С о£>вкты
С OTftt*«OnOCT5!PKW
<~ огяичнй по етояблан
f донявши» ячейки
Г* аввмо»*»* ячейкн
Р
Г
<" «хладною ячейку
Г только емдмаде **йки
* ytnoettH* форнаты
Г" грсварк* данных
<?
Гу« -
j «Ж | Omens \
Рис. 33.5. Диалоговое окно
Выделение группы ячеек
Если вы выделите диапазон до выполнения команды Правка^Перейти, то будут
просматриваться только выделенные ячейки. Если выделена только одна
ячейка, команда будет применена ко всему рабочему листу.
Это окно можно использовать для выделения ячеек определенного типа, что может
оказаться весьма полезным при выявлении ошибок. Например, если установить переключатель
Формулы, то Excel отметит все ячейки, содержащие формулы. Чтобы было легче понять
структуру рабочего листа, уменьшите масштаб (рис. 33.6).
[■'!]
"~2~
4
а
7
8
9
10
11
12
14
19
16
17
1В
19
20
21
22
23
24
29
26
27
28
2)
90
31
1
294
396
946
214
423'
204
987
654
294
1 «41
298
396
946
214
690
369 ^
432*
к»
390
4006
573
426
912
369
492
196
390
В
947
632"
869
102
204
680
941
652
369
4961
996
«32
969
102
369
947
846*
694
697
9978
298
369
147
947
946
694
697
С
973
426
912
369
196
390
245
602
694
4339
246
426
912
369
462
196
390
249
602
В999
204
690
941
692
848
204
880
243 654 492
1*К
» ц^Лист1/Пистг>. Пис
^^!
298
389
147
947
654
697
654
258
641
0031
690
369
147
947
846
694
697
694
296
9018
198
350"
249
602
369
198
390
369
Е
246
698
932
497
600
246
351
555
684
8134
390
698
932
497
402
869
102
369
204
4499
694
657
Б94
298
492
654
657
547
*
1878
2441
3006
1689
2718
2037
2137
2778
2721
2802
24004
1966
2089
2441
Э008
1699
2716
2989
2407
2074
2071
23092
1849
2482
2098
2428
2961
1824
2694
2267
0
632
668
102
366
147
547
648
694
390
245
4757
846
492
156
457
402
600
246
366
204
4276
254
356
946
214
650
423
204
987
N
452
156
457
402
246
365
"г04
680
296
3818
365
846
654
102
365
204
680
452
156
4070
547
632
863
'102*"
365
204
680
541
1 J
846
654
102
369
680
492
156
350
222
4031
690
452
369
452
156
350
245
602
694
662
4812
573
42Е
612
368
452
156
350
245
J
402
600
369
452
360
369
452
196
390
3666
3S0
369
947
846
694
697
694
258
641
602
6678
259
389
147
947
848
664
697
694
К
846
694
947
846
657
947
846
694
697
6308
Б97
947
497
402
600
246
391
999
684
268
4797
246
658
932
467
402
600
246
351
"I
1
3479
2933
1877
2430
1781
2480
2979
2312
2190
1730
23170
2480
2979
2671
2510
1969
2020
2094
2341
2798
1872
23292
1879
2441
3006
1689
2715
2037
2137
2778
, 7771
М ]
869
102
366
204
541
652
846
654
350
6263
973
426
912
389
452
156
350
245
602
654
4339
632
869
102
366
147
947
946
694
И
512
369
452
166
245
602
365
204
680
3935
268
369
147
647
846
694
697
664
298
641
6031
492
168
497
402
600
246
369
204
ВЯЛ
0 |
147
547
846
654
654
258
452
166
350
4721
204
680
541
652
В46.
204 '
680'
452"
156
350:
4795
846
654
102
369
204
880
492!
196;
адгг
_-
457
402
600
246 "
204
680:
Э69
452
166
3931
350
245
602'
365
168
360.
369
462
168 " "
Э201"
402|
воо*
369;
452'
166
360
369.
462';
14*.
Q
102
365
204:
680
452
156
350
547
846
654
4368.
857'
654
258
452
654
657
647
846
654
8033
846 '
654
647
846
654
857
547.
"846:
R54
ЛШх|
R
2087
1785
2467
1940
2604
1600
2942
2973
2312
2190
22206
1649
2482
2099
2429
2961
1824
2694
2267
2314
2466
23369
3178
2933
1677
2430
1761
2480
2979
2312
«у
-
Г
Рис. 33.6. Уменьшив рабочий лист и выделив ячейки с формулами, можно увидеть структуру листа
Глава 33. Поиск ошибок в рабочих листах
591

Совет
Иногда это действие помогает найти часто повторяющуюся ошибку, когда вместо
формулы введено значение. Если среди группы выделенных ячеек с формулами
вам вдруг встретится неотмеченная ячейка, то велика вероятность того, что в
ней раньше находилась формула, но ее случайно заменили числом.
Просмотр формул
Другой способ ознакомиться с рабочей книгой — выводить формулы, а не их результаты.
Для этого выберите команду Сервисе Параметры и установите флажок Формулы во
вкладке Вид. Если перед выполнением этой команды открыть новое окно для рабочей книги,
то формулы будут расположены в одном окне, а результаты — в другом.
Совет
Переключать эти режимы также можно с помощью команды Сервис=>Зависимос-
ти формул^Режим проверки формул. При переходе в режим проверки формул
на экране появляется панель инструментов Зависимости. Кроме того,
переключать режимы можно с помощью комбинации клавиш <Ctrl+'>.
На рис. 33.7 в верхнем окне показаны результаты расчета по формулам, а в нижнем —
сами формулы.
Рис. 33.7. Формулы показаны в нижнем окне
Сравнение рабочих листов
Часто возникает необходимость в сравнении данных, которые содержатся в двух рабочих
книгах или листах. Для выполнения этой операции в Excel 2003 есть новое средство.
Ж.
Новинка!
Это средство доступно только в Excel 2003.
592
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Сначала убедитесь, что оба окна, подлежащих сравнению, открыты. Если нужно сравнить
два рабочих листа одной книги, выберите команду Окно^Новое, чтобы открыть еще одно
окно для активной рабочей книги. Затем выберите команду Окно^Сравнить рядом С. Если
открыто более двух рабочих книг, то откроется диалоговое окно, в котором можно выбрать,
какую книгу следует использовать для сравнения с активной рабочей книгой.
После выполнения команды окна рабочих книг будут расположены одно под другим.
Также появится панель инструментов Сравнить рядом. Пример использования этого
средства представлен на рис. 33.8. По умолчанию содержимое окон прокручивается синхронно,
но с помощью кнопки Синхронная прокрутка,, расположенной на панели инструментов
Сравнить рядом, можно отключить эту опцию.
Рис. 33.8. Сравнение двух рабочих книг с помощью нового средства Excel
На заметку
Если потребуется, можно расположить окна слева направо. Для этого выберите
Окно^ Расположить и в появившемся диалоговом окне установите
переключатель в положение слева направо. Чтобы вернуться к первоначальному виду,
щелкните на кнопке Восстановить расположение окна, которая находится на
панели инструментов Сравнить рядом.
К сожалению, это средство другими возможностями не обладает. Было бы удобно, если
бы программа Excel сравнивала содержимое двух рабочих книг и выдавала отчет о различиях
в этих книгах. Но таких средств нет, поэтому вам придется все сравнивать самостоятельно.
Глава 33. Поиск ошибок в рабочих листах
593

Отслеживание связей между ячейками
Прежде чем обсуждать детали, необходимо ознакомиться с двумя понятиями.
■ Влияющие ячейки. Это понятие применимо только к ячейкам, содержащим
формулы. Для ячейки, содержащей формулу, влияющими являются все те ячейки, которые
прямо или косвенно влияют на результат расчета по формуле. Прямо влияющей
называется ячейка, ссылка на которую использована непосредственно в формуле. Косвенно
влияющей называется ячейка, которая не используется в формуле непосредственно, но
ссылка на нее применяется в другой ячейке, на которую ссылается данная формула.
■ Зависимые ячейки. Это ячейки с формулами, зависящие от определенной ячейки.
Как и в случае влияющих ячеек, они могут быть зависимыми прямо или косвенно.
Например, рассмотрим следующую простую формулу, введенную в ячейку А4:
=СУММ(А1:АЗ)
Ячейка А4 имеет три влияющие ячейки (Al, A2 и A3). Все они являются прямо
влияющими. Для ячеек А1, А2 и A3 ячейка А4 является прямо зависимой.
Часто выявление влияющих ячеек формулы проливает свет на вопрос о том, почему
формула неверно работает. Кроме того, полезно знать, как ячейки с формулами зависят от
определенной ячейки. Например, если вы собираетесь удалить формулу, было бы неплохо
проверить, имеет ли эта формула какие-нибудь зависимости.
Определение влияющих ячеек
Определить ячейки, ссылки на которые используются в выделенной формуле, можно
несколькими способами.
■ Нажмите клавишу <F2>. После этого ячейки, ссылки на которые указаны в этой
формуле, будут выделены цветной рамкой, а сами ссылки будут выделены
соответствующим цветом. Этот способ имеет одно ограничение: выделяются только те ячейки,
которые находятся на том же рабочем листе, что и формула.
■ Выберите команду Правка^Перейти (или нажмите клавишу <F5>), чтобы
отобразить диалоговое окно Переход. Затем щелкните на кнопке Выделить, чтобы открыть
диалоговое окно Выделение группы ячеек. Установите переключатель влияющие
ячейки и затем выберите переключатель только непосредственно (для выделения
только прямо влияющих ячеек) или на всех уровнях (для выделения как прямо, так и
косвенно влияющих ячеек). Щелкните на кнопке ОК, чтобы выделить влияющие
ячейки. Таким способом можно выделить только те ячейки, которые находятся на том же
рабочем листе, что и формула.
■ Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+[>, чтобы выделить все прямо влияющие ячейки
на активном рабочем листе.
■ Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+{>, чтобы выделить все (как прямо, так и
косвенно) влияющие ячейки на активном рабочем листе.
■ Отобразите панель инструментов Зависимости. Для этого выберите команду Сервисе
Зависимости формулоПанель зависимостей. Щелкните на кнопке Влияющие
ячейки, чтобы отметить стрелками влияющие ячейки. После каждого щелчка на этой
кнопке отображается один уровень зависимостей. Поэтому, чтобы просмотреть
влияющие ячейки, например, до третьего уровня, щелкните на этой кнопке три раза.
На рис. 33.9 показан рабочий лист, в котором стрелками выделены ячейки, влияющие
на значение в ячейке Е13.
594
Часть У. Дополнительные возможности Excel

Рис. 33.9. Стрелками отмечены ячейки, влияющие на формулу в ячейке С13
Определение зависимых ячеек
Определить ячейки с формулами, в которых используются ссылки на активную ячейку,
можно описанными ниже способами.
■ Выберите команду ПравкаОПерейти (или нажмите клавишу <F5>). Затем щелкните
на кнопке Выделить, чтобы открыть диалоговое окно Выделение группы ячеек.
Установите переключатель зависимые ячейки и затем выберите переключатель
только непосредственно (для выделения только прямо зависимых ячеек) или на
всех уровнях (для выделения всех зависимых ячеек). После щелчка на кнопке ОК
будут выделены зависимые ячейки. Таким способом можно выделить только те ячейки,
которые находятся на том же рабочем листе, что и выделенная формула.
■ Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+]>, чтобы выделить все прямо зависимые ячейки
на активном рабочем листе.
■ Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+}>, чтобы выделить все (как прямо, так и
косвенно) зависимые ячейки на активном рабочем листе.
■ Отобразите панель инструментов Зависимости. Для этого выберите команду СервисО
Зависимости формул^Панель зависимостей. Щелкните на кнопке Зависимые
ячейки, чтобы отобразить зависимости для активной ячейки. После каждого щелчка
на этой кнопке отображается один уровень зависимостей.
Отслеживание ошибочных значений
Кнопка Источник ошибки панели инструментов Зависимости поможет найти ячейку,
которая привела к появлению ошибочного значения. Часто ошибка в одной ячейке является
результатом ошибки во влияющей ячейке. Активизируйте ячейку, в которой содержится
ошибка, и щелкните на кнопке Источник ошибки. Excel проведет стрелки к возможным
источникам ошибки.
Глава 33. Поиск ошибок в рабочих листах
595

Циклические ссылки
Если вы случайно создали формулу с циклической ссылкой, Excel отобразит окно с
предупреждением. Если щелкнуть на кнопке ОК, на экране отобразится панель инструментов
Циклические ссылки. Если вы не можете определить источник ошибки, попробуйте
воспользоваться инструментом Найти циклическую ссылку (раскрывающийся список,
расположенный на панели инструментов). В этом списке представлены ячейки, содержащие
циклическую ссылку. Поочередно выбирайте ячейки из этого списка и проверяйте формулы,
которые содержатся в этих ячейках, пока не найдете источник ошибки.
Фоновая проверка ошибок
Иногда бывает очень удобно использовать средство фоновой проверки ошибок Excel.
Параметры этого средства можно задать во вкладке Проверка ошибок диалогового окна
Параметры (рис. 33.10). Чтобы включить (отключить) это средство, установите (снимите)
флажок Включить фоновую проверку ошибок. Кроме того, ниже в этом окне можно
определить типы ошибок, которые будут проверяться в фоновом режиме.
Сгиеки j Диаграмма j Цает |
Орфография | безопасность j
£брОС ПРОПуЩвННЫХ ОДИбоК
OtC Отмена
Рис. 33.10. Excel может проверять формулы на наличие ошибок
Если фоновая проверка ошибок включена, Excel постоянно проверяет формулы на
наличие ошибок. Если найдена формула, в которой может быть (или есть) ошибка, в левом
верхнем углу этой ячейки появляется небольшой треугольник. При выделении такой ячейки
появляется смарт-тег. При щелчке на этом смарт-теге откроется меню с набором команд. На
рис. 33.11 показан рабочий лист, который содержит несколько ошибок #ДЕЛ/0!. Щелчок на
смарт-теге приводит к появлению меню, с помощью которого можно попытаться устранить
эту ошибку. Количество и набор команд в меню зависит от типа ошибки.
Во многих случаях приходится выбирать команду Пропустить ошибку. При этом
выбранная ячейка больше не будет проверяться на наличие ошибок, а смарт-тег исчезнет.
Отменить эту команду можно только для всех ячеек активного рабочего листа сразу. Для этого во
вкладке Проверка ошибок диалогового окна Параметры щелкните на кнопке Сброс
пропущенных ошибок. После этого все ячейки снова будут проверяться на наличие ошибок.
Для проверки ошибок можно воспользоваться командой СервисОПроверка наличия
ошибок. На экране появится диалоговое окно, в котором можно просмотреть все ошибки на
Вид | Вычисления J Правка | Общие 1 Переход
Международные Сохранение Проверка, «Ыхж
Параметры *—*~—"—^—
W &кяюч*ть фоновую проверку одобок
цвет отображения ouatfox: ( Авто у]
Проверять Haj*n»ie следующих ошибок -
Р вычисление формулы вызывает самбку
Г7 текстовая дата 2 ана'тьигодсч
Vs чисио сохранено ках текст
I* месссявсу^айсяфссч*уте области
|~ фаркупанвохватыьает слабые «чей и
Г" иа мйпокировама ячейку, содержащая формулу
Г~ фсс*4улассь*паетсяиапусгыв&*£йки
йяи&аТлригюаеер/е данныхв-гтис- ах
596
Часть V. Дополнительные возможности Excel

рабочем листе. Это диалоговое окно работает подобно окну проверки орфографических
ошибок. Диалоговое окно Контроль ошибок представлено на рис. 33.12. Обратите внимание, что
это не модальное диалоговое окно. Поэтому, даже если оно открыто, у вас есть доступ
непосредственно к ячейкам рабочего листа.
20U3 2004 [Изменение
JQjxJ
И ~
6.9%
6.0%
-13.1%
23.0%'
11.<%
«иел/oi
8ДЕЛ/01
«ДЕГС!
Ошибке ■ *лпенме-a i л
I Справка по этой ошибка
Покааехьэтапы вычисления..
Пропустить ошибку
Иаменить в строке формул
Параметры проверки ошибок...
Показать лаивла аудита формул
»-!vrwTi /rwn/rwi)/
l-l
j
Рис. 33.11. Меню смарт-тега для ошибки #ДЕЛ/0!
Кьпграп* ошибок
е ячейке D7-
«(СТ-ТОС?
х)
Трассировка пусты* ячеек
- фориупа ссыпается на пустые ячейки —
Форму пе в этой- ячейке ссылается и«
ячейки, оторые в настоящее время пусты.
Параметры...
Справке по згой ошибке
Пропустить ошибку
№иенить в строке формуя
|Г-Ца>ад А
Далее
Рис. 33.12. Диалоговое окно Контроль ошибок
позволяет проверить рабочий лист на наличие ошибок
Важно понимать, что средство проверки ошибок Excel несовершенно и имеет ряд
весьма серьезных недостатков. Другими словами, если вы проверили рабочий
лист на наличие ошибок с помощью этого средства и устранили их, то это еще не
означает, что в рабочем листе больше нет ошибок. Дело в том, что с помощью
этого средства вам не удастся проверить ячейки, которые могут содержать
ошибки. Кроме того, средство проверки ошибок не отслеживает некоторые типы
часто встречаемых ошибок. Например, с помощью этого средства невозможно
определить ячейки, в которых о>ормулы были случайно заменены обычными
числовыми значениями.
Вычисление формул
Средство Вычисление формулы позволяет поэтапно вычислить сложную формулу так,
как это делает Excel. Для этого выделите ячейку с формулой и выберите команду Сервисе
Зависимости формул^Вычислить формулу. Также можно щелкнуть на кнопке Вычислить
Глава 33. Поиск ошибок в рабочих листах
597

формулу, которая расположена на панели инструментов Зависимости. В любом случае на
экране появится диалоговое окно Вычисление формулы, показанное на рис. 33.13.
Щелкните на кнопке Вычислить, чтобы вычислить подчеркнутое выражение. После
каждого щелчка выполняется один шаг вычислений. Это средство в некоторых ситуация может
быть полезным, но, как правило, в нем нет необходимости.
£с«г»са:
Лиет2*£*г
дяяпросмот]
■^Вычислить"
Вычисление:
Данные), фАВЗДель-Даммыв;, 0))
» результата вычисления подчеркнутого вырйжежянаамгге кнопка
гъсл*дн^пояу^«1ньйрвэултетотойжжмтсякуро«<ж
1Й5*
«сдать.^ Щагсав-едЮи } Закрыть
id
J
1
Яис. JJ. /J. В окне Вычисление формулы можно
поэтапно вычислить формулу
В Excel есть еще один способ вычисления части формулы. Для этого выполните ряд действий.
1. Выделите ячейку с формулой.
2. Нажмите клавишу <F2>, чтобы перейти в режим редактирования.
3. С помощью мыши выделите часть формулы, которую необходимо вычислить. Также
эту операцию можно выполнить с помощью клавиатуры. Для этого нажмите и
удерживайте клавишу <Shift> и клавишами <—» и <«—> выделите нужный фрагмент.
4. Нажмите клавишу <F9>.
Вместо выделенного фрагмента формулы появится вычисленное значение. Затем можно
вычислить другие фрагменты формул или нажать клавишу <Esc>, чтобы вернуть формулу к
прежнему виду.
Средства поиска и замены
Программа Excel обладает мощными средствами поиска и замены, с помощью которых
довольно просто найти необходимую информацию на рабочем листе или в рабочей книге.
Более того, можно осуществлять поиск и замену текста в ячейках.
дШ
Нв*ри 1 Заменить, }
Найтш j хкеа
Н&аты ;|на листе
Просеатривать. | го строкам
0§явсгьпоиска; Jcx*-.-*
ZJ | «оежггжмдш | 1С !&*£ ] •!
Т] Г 5А«тьвать регистр
_-] Оараийтры « \
аайтивс* 1 найти дадо* [ Закрыть
Рис. 33.14. Диалоговое окно Найти
U заменить используется для
поиска информации в рабочем листе
или книге
Чтобы открыть диалоговое окно Найти и заменить, выберите команду ПравкаОНайти
или ПравкаОЗаменить. В любом случае на экране появится диалоговое окно, показанное на
598
Часть V. Дополнительные возможности Excel

рис. 33.14. Если необходимо просто найти нужную информацию, перейдите во вкладку Найти.
Если же требуется заменить существующий текст новым, перейдите во вкладку Заменить.
С помощью кнопки Параметры можно отобразить (скрыть) дополнительные параметры поиска.
Поиск информации
Введите искомую информацию в поле Найти. В раскрывающемся списке Искать укажите
область поиска (на активном рабочем листе или во всей книге). В раскрывающемся списке
Просматривать укажите направление поиска (просматривать по строкам или по столбцам).
В раскрывающемся списке Область поиска укажите, какие данные следует просматривать
(формулы, значения или примечания). С помощью опций Учитывать регистр и Ячейка
целиком можно указать, требуется ли выполнять поиск с учетом регистра символов и следует
ли искать все содержимое ячейки или только фрагмент.
После каждого щелчка на кнопке Найти далее будет выделяться одна ячейка,
содержащая искомую информацию. Чтобы найти все совпадающие ячейки, щелкните на кнопке
Найти все. В последнем случае диалоговое окно Найти и заменить расширится и внизу
добавится список адресов ячеек, в которых была найдена искомая информация (рис. 33.15). Если
щелкнуть на какой-либо записи в этом списке, то Excel прокрутит рабочий лист так, чтобы на
экране была видна выделенная ячейка.
Ш
НЛц,
Идштм
"3
Форнет пе мдан
3
Область гюиве»; |фориульjj^.
рараиетры « |
tjeflmace j j Найти wr* |
li£i—i^- I**--' \\*~~* i«gp-f"
книга-ЛЛиетЗ
Адресная книга-А ЛистЭ
Адресная книге, rif Листа
Адресная книга ids ЛистЭ
Адресная книга 4» ЛистЭ
Адреоая ieera.»te ПистЭ
w.
tC*9 MootM
»С|10 Моосы
(C$11 Мосям
»С»20 Моосы
(Ct2B Мосюм
«С»Э7
•гнвйдеис*
Рис. 33.15. Результат поиска
На заметку
/
Для внесения изменений в рабочий лист закрывать диалоговое окно Найти и
заменить не обязательно. Можно просто щелкнуть непосредственно на рабочем
листе и выполнить необходимые операции. При этом диалоговое окно останется
на экране и к нему можно будет в любой момент вернуться.
Замена информации
Чтобы в рабочем листе или книге заменить заданную текстовую строку другой, перейдите
во вкладку Заменить диалогового окна Найти и заменить. В поле Найти введите искомый
текст, а в поле Заменить на введите текст, которым должен быть заменен искомый текст.
Установите другие параметры, как описано в предыдущем разделе. Щелкните на кнопке
Найти далее, чтобы найти первую ячейку с искомым текстом. Затем щелкните на
кнопке Заменить, чтобы заменить этот текст новым. Excel заменит содержимое активной ячейки,
Глава 33. Поиск ошибок в рабочих листах
599

после чего перейдет к следующей ячейке с искомым текстом. Чтобы заменить содержимое
следующей ячейки, вновь щелкните на кнопке Заменить. Чтобы заменить содержимое всех
ячеек с искомым текстом, щелкните на кнопке Заменить все.
Поиск формата
С помощью диалогового окна Найти И заменить можно определить ячейки, которые
имеют определенное форматирование. Также можно заменить параметры редактирования.
Например, предположим, что нужно выделить все ячейки, отформатированные
полужирным шрифтом, и заменить это форматирование на полужирный курсив. Для этого
выполните ряд действий.
1. Выберите команду Правка^Заменить, чтобы открыть диалоговое окно Найти и
заменить.
2. Убедитесь, что вы находитесь во вкладке Заменить.
3. Если поля Найти и Заменить на содержат текст, удалите его.
4. Щелкните на верхней кнопке Формат, чтобы отобразить диалоговое окно Найти
формат. Это окно очень похоже на диалоговое окно Формат.ячеек.
5. В диалоговом окне Найти формат перейдите во вкладку Шрифт.
6. В списке Начертание выберите полужирный и щелкните на кнопке ОК.
7. Щелкните на нижней кнопке Формат, чтобы открыть диалоговое окно Заменить
формат.
8. В этом диалоговом окне перейдите во вкладку Шрифт.
9. В списке Начертание выберите полужирный курсив и щелкните на кнопке ОК.
Теперь диалоговое окно Найти и заменить должно принять вид, как на рис. 33.16.
Обратите внимание, что в нем отображаются образцы заданных параметров
форматирования.
Найти Заменить |
! Найти;
За^смггьнг. [
И<рсатъ s f^J"* лист*
. Просаапмввть; [построкам
Область поиска; Цэрнуль'
Заменить {^е 1 3**е**«ь
3
3
1
3
._ Обра1бц
_ образец ) CspSmj:" -1
Р 1!чмтъеатъ регистр
Параметры « |
Цвйтнвс* j HviTKAagpe | Закрыть |
Рис. 33.16. Использование
диалогового окна Найти и заменить для
изменения форматирования ячеек
10. Теперь в диалоговом окне Найти и заменить щелкните на кнопке Заменить все.
Excel определит ячейки, в которых используется полужирный шрифт, и заменит его
полужирным курсивом.
Проверка орфографии
При работе в текстовом процессоре, до того как напечатать важный документ, вы,
вероятно, запускаете средство проверки орфографии. То же самое можно выполнить и в Excel.
Выполнить проверку правописания можно одним из трех способов.
600
Часть V. Дополнительные возможности Excel

■ Выбрать команду Сервис^Орфография.
■ Щелкнуть на кнопке Орфография, которая находится на стандартной панели
инструментов.
■ Нажать клавишу <F7>.
^^^* При активизации средства проверки орфографии Excel может спросить, хотите
На заметку ли вь| начать проверку с начала рабочего листа. Чтобы избежать этого вопроса,
можно предварительно выделить диапазон ячеек, тогда проверка орфографии
будет проведена только для ячеек выделенного диапазона.
В результате выполнения одного из указанных действий на экране появится диалоговое
окно Орфография (рис. 33.17).
Непвахяырва
jbhuaiieii»
gMCC/ЮВфВ; .. | С («КИЙ (РОССИЯ)
Оарамвтры. . J -*£■- -хук£/
\
л.
J
™.|
_a*i
f^onjCTmb |
Пропустив ре I
Добавить е словарь}
Заменить J
Звмвжтьвсе. |
&гакия*нв |
1 Отмена [
Рис. 33.17. Диалоговое окно Орфография
^^^ Средство проверки орфографии проверит содержимое ячеек, примечания, текст
На заметку в графических объектах и диаграммах и колонтитулы страниц. Будет проверено
даже содержимое скрытых строк и столбцов.
Диалоговое окно Орфография работает точно так же, как и другие средства проверки
правописания, с которыми вам, вероятно, уже приходилось сталкиваться в текстовых
процессорах. Если Excel обнаружит слово, которого нет в словаре, можно выполнить одно из
перечисленных ниже действий.
■ Пропустить. Пропускает текущее слово и продолжает проверку правописания.
■ Пропустить все. Пропускает текущее слово и все его дальнейшие появления.
■ Добавить в словарь. Добавляет слово в словарь.
■ Заменить. Заменяет текущее слово указанным в поле Варианты.
■ Заменить все. Без подтверждения заменяет текущее слово и все его дальнейшие
появления словом, указанным в поле Варианты.
■ Автозамена. Добавляет неверно написанное слово в правильном виде в список слов,
исправляемых автоматически (подробности в следующем разделе).
Глава 33. Поиск ошибок в рабочих листах
601

Использование автозамены
Автозамена — это удобное средство, которое помогает автоматически исправлять
типичные опечатки. Также можно дополнять список автоматически исправляемых слов.
Диалоговое окно Автозамена изображено на рис. 33.18. Вывести его можно с помощью
команды СервисОПараметры автозамены.
Двтомиеяа J Автофоряат при вводе ] оирт-тег« |
Р Поодатъхиогки возможностей даомиены
Р" Ислр«пет»Д£ЬЛРоришые бутсы а чечаяе «та
Рг Делать первые буквы предоожегкЗ прописными
Р Нюмния дней с прописной буквы
Р- Vctp*inTbnociWACTB»i«cw4amoro«ac«TMedVSLOCK
М
to
(It)
1
О
IS
4
1
Рис. 33.18. Диалоговое окно
Автозамена
Это диалоговое окно имеет несколько опций.
■ Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова. Excel будет автоматически
исправлять слова с двумя прописными буквами. Например, слово БЮджет будет
исправлено на Бюджет. Это типичная ошибка, которая часто встречается при быстром
наборе текста. Можно щелкнуть на кнопке Исключения, чтобы указать список
исключений из правила.
■ Делать первые буквы предложений прописными. Автоматически преобразует
первую букву предложения в прописную.
■ Названия дней с прописной буквы. Программа будет автоматически изменять
первую букву в названии дня недели на прописную. Например, если ввести слово
понедельник, Excel исправит его на Понедельник.
■ Удалять последствия случайного нажатия CAPS LOCK. Программа автоматически
устранит последствия случайного нажатия клавиши <Caps Lock> при наборе текста.
■ Заменять при вводе. Excel будет автоматически исправлять слова при наборе.
В Excel входит длинный список типичных опечаток для автозамены. Кроме того, в нем
имеются записи для некоторых символов. Например, (с) заменяется на ©, а ® — на ®. Вы
можете добавить ваши собственные записи. Например, если вы часто ошибаетесь при наборе
слова Январь и пишете Янвварь, создайте соответствующую запись для автозамены.
Ошибочное слово введите в поле заменять, а правильное — в поле на. Как было отмечено выше,
это можно сделать прямо в диалоговом окне Проверка орфографии.
Средство автозамены можно использовать для создания сокращений часто исполь-
Совет зуемых слов и фраз. Например, если вы работаете в компании под названием Объе-
диненная Корпорация Обработки Данных, то создайте запись для замены сокраще-
м ния окод этим длинным названием. Теперь, как только вы наберете окод, Excel
автоматически заменит его на Объединенная Корпорация Обработки Данных.
602
Часть V. Дополнительные возможности Excel

Иногда нужно отменить действие средства Автозамена. Например, вам может
понадобиться ввести (с), а не символ ©. В этом случае, сразу после того как
Excel произведет автозамену, выберите команду ПравкаоОтмена или просто
нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>.
Во вкладке Автоформат при вводе диалогового окна Автоформат можно задать
формат для отображения сетевых и Internet-адресов. Во вкладке Смарт-теги этого же окна
можно указать, для каких данных рабочего листа показывать смарт-теги и в каком виде.
Количество и типы смарт-тегов, которые отображаются в этой вкладке, может отличаться в
зависимости от программного обеспечения, установленного на вашем компьютере.
Использование автозавершения
Автозавершение позволяет автоматически заканчивать слово при его вводе, как только
оно будет распознано. Для того чтобы слово было распознано, оно должно быть введено в
текущий столбец. Это особенно удобно, если требуется ввести список, содержащий
повторяющийся в одном столбце текст, например вы создаете список клиентов и в одном из
столбцов вводите названия городов, которые часто повторяются. Как только вы начинаете
набирать, программа изучает записи в текущем столбце и, если найдется подходящая, заполняет
поле вместо вас. Нажмите клавишу <Enter> для подтверждения. Если программа не
"угадала", продолжайте набирать дальше, не обращая внимание на подсказку.
Если средство Автозавершение не работает, выберите команду Сервис^Пара-
Совет метры, щелкните на вкладке Правка и установите флажок Автозавершение
. значений ячеек.
Кроме того, есть возможность просмотреть список всех записей в столбце. Для этого
щелкните правой кнопкой мыши на ячейке, в которую нужно ввести текст из списка. В
появившемся контекстном меню выберите команду Выбрать из раскрывающегося списка.
Excel отобразит список, содержащий все уникальные записи в столбце. Выберите нужную
запись и щелкните на ней. После этого Excel введет ее в ячейку за вас.
На заметку
Глава 33. Поиск ошибок в рабочих листах
603

Программирование —
в Excel I
ели вы хотите автоматизировать рутинные операции,
выполняемые вручную, не можете найти среди
встроенных функций Excel такую, которая выполняла бы нужные
вам вычисления, или желаете сделать что-то казалось бы
невыполнимое, эта часть книги для вас. Она также
предназначена тем пользователям, которые на основе Excel
разрабатывают приложения для других пользователей. Изучаемый здесь
язык VBA (Visual Basic for Applications) является мощным
языком программирования, который можно использовать
для решения широкого круга задач, возникающих при работе
в Excel.
Глава 34
Введение в язык Visual
Basic for Applications
Глава 35
Функции VBA
Глава 36
Основы экранных форм
Глава 37
Элементы управления
на рабочем листе
Глава 38
Обработка событий в Excel
Глава 39
Примеры
программирования на VBA
Глава 40
Создание надстроек Excel

В этой главе...
Введение в макросы VBA
Создание макросов VBA
Запись макросов VBA
В Дополнительные сведения
о записи макросов
Написание кода VBA
Введение в Visual
Basic for Application
та глава представляет собой введение в язык
макрокоманд Visual Basic for Applications (VBA) — основной
инструмент для пользователей, которым требуется выполнить
настройку и автоматизацию Excel. Здесь приведены основные
сведения о языке VBA. Вы узнаете, как записывать макросы и
создавать простые процедуры. Подробное изложение тем,
затронутых в данной главе, вы найдете в последующих главах.
Введение в макросы VBA
Образно говоря, макрос — это последовательность
команд, которая используется для автоматизации некоторых
действий Excel, благодаря чему повышается эффективность
работы и уменьшается число ошибок. Можно, например,
создать макрос для форматирования и печати ежемесячного
отчета. После создания макроса просто запустите его, и целая
последовательность однотипных операций будет выполнена
автоматически.
Чтобы создавать и использовать простые VBA-макросы,
вовсе не обязательно быть опытным пользователем.
Начинающие пользователи могут просто активизировать средство
записи макросов Excel. Программа запишет выполняемую
вами последовательность действий, а затем автоматически
преобразует ее в макрос VBA. В сущности, макрос является
простой программой, при запуске которой Excel вновь выполнит
записанную последовательность действий. Однако более
опытные пользователи могут написать программы
выполнения таких задач, которые нельзя записать с помощью средств
Excel. Например, можно написать процедуры, которые будут
выводить на экран созданное пользователем диалоговое окно,
добавлять новые команды в меню Excel или обрабатывать
данные, находящиеся в нескольких рабочих книгах.

Что можно сделать с помощью VBA
Язык программирования VBA обладает необычайно широкими возможностями и имеет
множество применений. Далее перечислено всего несколько операций, которые можно
выполнить с помощью макросов VBA.
♦ Вставить строку текста или формулу. Например, если вам нужно часто вводить в
рабочие таблицы название своей фирмы, можно создать макрос, который это
сделает вместо вас. Аналогичную операцию можно выполнить с помощью средства
Автозамена.
♦ Автоматизировать часто выполняемую процедуру. Например, если требуется
подготовить месячный отчет и его структура не слишком сложна, можно написать макрос,
который выполнит всю работу за вас.
♦ Автоматизировать повторяющиеся операции. Если необходимо выполнить некоторое
действие в 12 различных рабочих книгах, можете записать макрос при первом
выполнении этой операции, а затем позволить ему повторить указанное действие в остальных
рабочих книгах.
♦ Создать новую команду. Например, можно объединить несколько команд из меню
Excel для их последующего выполнения с помощью только одной комбинации клавиш или
одного щелчка мыши.
♦ Создать на панели инструментов кнопку с новой функцией. На панели инструментов
можно помещать новые кнопки для запуска написанных вами макросов.
♦ Создать упрощенный "внешний интерфейс" для пользователей, мало знакомых с
Excel. Например, вы можете создать специальный шаблон для ввода данных.
♦ Разработать новую функцию рабочего листа. Хотя Excel включает широкий
ассортимент встроенных функций, вы можете создать новые функции, которые существенно
упростят ваши формулы.
♦ Создать законченные приложения, управляемые с помощью макросов. Макросы
Excel могут отображать созданные пользователем диалоговые окна и добавлять новые
команды в строку меню.
♦ Создать новые надстройки для Excel. Все надстройки, входящие в поставку Excel,
созданы с помощью макросов. Моя надстройка Power Utility Pak написана
исключительно на языке VBA. Вы также можете создавать собственные надстройки.
Два типа VBA-макросов
Прежде чем вникать в детали создания макросов, необходимо осмыслить следующий
ключевой момент. VBA-макрос (или процедура) может быть двух типов: подпрограммой или
функцией. Различия между ними рассматриваются в следующих двух разделах.
Подпрограммы VBA
Макрос-подпрограмма — это нечто наподобие новой команды, которая может быть
выполнена либо пользователем, либо другим макросом. В рабочей книге Excel может
содержаться произвольное число подпрограмм.
Глава 34. Введение в Visual Basic for Application
607

На рис. 34.1 показана простая подпрограмма VBA. При выполнении этой подпрограммы
текущая дата помещается в активную ячейку и форматируется', а затем соответствующим
образом изменяется ширина столбца.
Zub СегадняшняяДата()
1 ввод сегодняшней даты в
JLcctveCell.Value - Dace
AcclveCell.NunfcerFormat - **d :
lictiveCell.Font.Bold * True
JLctlveCeli.columns. JLucorit
End Sub
fcPULJ
ГЯШШЯЯЯШШЯВШ
Рис. 34.1. Простая подпрограмма VBA
Подпрограммы всегда начинаются с ключевого слова Sub, после которого следует имя
макроса (у каждого макроса должно быть уникальное имя), а затем пара круглых скобок.
(В скобках задаются аргументы, но если у подпрограммы нет аргументов, они остаются
пустыми.) Оператор End Sub говорит об окончании подпрограммы. Строки, заключенные
между этими двумя операторами, составляют тело процедуры или текст макроса.
Подпрограмма, показанная на рис. 34.1, содержит комментарии. Комментарии— это
заметки для вас, VBA их игнорирует. Строка комментариев начинается с апострофа.
Комментарий можно поместить после оператора. Другими словами, если VBA встречает апостроф,
он игнорирует остальной текст этой строки.
Запустить подпрограмму можно несколькими способами.
■ Выберите команду Сервис^Макрос, а затем в открывшемся диалоговом окне
выберите из списка имя нужной подпрограммы.
■ Используйте комбинацию клавиш, назначенную подпрограмме (если она, конечно,
назначена).
■ Обратитесь к подпрограмме из другой процедуры VBA.
Более подробно подпрограммы описаны далее в главе.
Функции VBA
Вторым типом процедуры VBA является функция. Функция всегда возвращает
единственное значение (подобно обычной функции рабочей таблицы). Функцию VBA можно запустить
из другой процедуры VBA или использовать в формулах рабочего листа точно так же, как и
встроенные функции рабочих листов Excel.
На рис. 35.2 показан листинг созданной пользователем функции рабочего листа. Имя этой
функции — КубКорень, она имеет один аргумент. Эта функция вычисляет кубический корень
из своего аргумента. Функции подобны подпрограммам. Обратите внимание на то, что функция
начинается ключевым словом Function и заканчивается оператором End Function.
Создавая функции VBA для использования их в формулах рабочих листов, вы
можете значительно упростить сами формулы. Более подробно функции VBA
описаны в главе 35.
1 Язык Visual Basic for Applications не русифицирован. Поэтому в коде макросов VBA используются
английские названия свойств, методов, событий, служебных слов и т.п. (как и в большинстве других
языков программирования). Но при этом допускается использование кириллицы в именах процедур и
переменных. Мы будем этим активно пользоваться, чтобы сделать код процедур более понятным. — Прим. ред.
608
Часть VI. Программирование в Excel

О^шч w доступна.
Чсм["
**«к>
>*»«**; Пмомтнък»
5J-*
• ТЬйсшл «льмо»"
| ОТ | От»« |
Рис. 35.2. Функция VBA, вычисляющая кубический корень
Некоторые определения
Пользователей, которые только начинают работать с VBA, часто ставит в тупик
терминология, используемая в этом языке. Приведенные ниже термины имеют отношение к VBA и
пользовательским формам (созданным пользователем диалоговым окнам) — двум важным
элементам настройки и автоматизации Excel.
♦ Макрос. Набор команд Excel, выполняемых автоматически. VBA-макросы также
называются процедурами.
♦ Метод. Действие, применяемое к объекту. Например, применение метода clear к
объекту-диапазону приводит к очистке содержимого ячеек этого диапазона.
♦ Модуль. Контейнер для текста программы на языке VBA.
♦ Объект. Элемент, которым вы манипулируете с помощью VBA, — диапазоны,
диаграммы, рисунки и т.д.
♦ Подпрограмма. Один из двух типов макросов, создаваемых на языке VBA. Другой тип
макроса — это функция.
♦ Пользовательская форма (UserForm). Контейнер, содержащий элементы управления
для пользовательского диалогового окна, а также текст программы на языке VBA для
манипуляции этими элементами управления (данная тема освещается в главе 36).
♦ Процедура. Еще одно название макроса. VBA-процедура может быть подпрограммой
или функцией.
♦ Свойство (Property). Параметры объекта. Например, объект-диапазон имеет такие
свойства, как Height (Высота), Style (Стиль) И Name (Имя).
♦ Текст программы. Команды языка VBA, которые помещаются на лист модуля при
записи макроса. Текст программы на языке VBA можно также ввести вручную.
♦ Функция (Function). Один из двух типов VBA-макросов, который вы можете создать
(второй тип— это подпрограмма). Функция возвращает единственное значение.
Функции VBA можно использовать в других VBA-макросах или в рабочих листах.
♦ Элементы управления (Controls). Элементы пользовательской формы (или рабочего
листа), с помощью которых можно осуществлять управление чем-либо. К ним относятся
кнопки, флажки и списки.
♦ VBA (Visual Basic for Applications). Язык макрокоманд, который поддерживается Excel
и другими приложениями Microsoft Office.
♦ VBE (Visual Basic Editor). Редактор Visual Basic, представляющий собой окно (отдельно
от Excel), которое используется для создания VBA-макросов и пользовательских форм.
Глава 34. Введение в Visual Basic for Application
609

Создание VBA-макросов
Excel предоставляет два способа создания макросов.
■ Активизируйте средство записи макросов и запишите ваши действия.
■ Введите текст программы непосредственно в модуль VBA.
В следующих разделах эти метод описаны подробнее.
Запись макросов
В этом разделе описаны основные действия, которые необходимо выполнить, чтобы
записать VBA-макрос. В большинстве случаев вы можете записать свои действия в виде макроса,
а затем просто "воспроизвести" этот макрос, при этом вам не нужно даже смотреть на
сгенерированный текст программы. И если это все, что вам нужно от VBA, то заниматься самим
языком нет никакой необходимости (хотя, конечно, понимание основных принципов его работы
не повредит).
Запись действий для создания макроса: основы
Средство записи макросов Excel помогает преобразовать ваши действия в текст программы
на языке VBA. Чтобы активизировать средство записи макросов, выберите команду Сервисе
Макрос*Начать запись. На экране появится диалоговое окно Запись макроса (рис. 34.3).
*!
СОЧ©*«*« £МеИШ;
Рис. 34.3. Диалоговое окно
Запись макроса
В этом диалоговом окне представлено несколько опций.
■ Имя макроса. По умолчанию Excel предлагает такие имена, как Макрос1, Макрос2 и т.д.
■ Сочетание клавиш. Вы можете указать комбинацию клавиш для выполнения макроса.
При вводе любой буквы можно также нажать клавишу <Shift>. Например, ввод буквы
<Н>, сопровождаемый нажатием клавиши <Shift>, даст комбинацию <Ctrl+Shift+H>.
■ Сохранить В. Место для хранения макроса. Вы можете выбирать между текущей
рабочей книгой, личной книгой макросов, которая будет описана ниже в этой главе, и
новой рабочей книгой.
■ Описание. В это поле вводится описание макроса. По умолчанию Excel помещает
здесь дату и ваше имя. При желании вы можете ввести дополнительную информацию.
Чтобы приступить к записи своих действий, щелкните на кнопке ОК. Появится панель
инструментов Остановить запись, которая содержит две кнопки — Остановить запись и
Относительная ссылка. После окончания записи макроса выберите команду Сервисе
Макросе Остановить запись или щелкните на кнопке Остановить запись, расположенной
на одноименной панели инструментов.
P^^lf*1
|макиос1
610
Часть VI. Программирование в Excel

^^^^ В результате записи ваших действий получится новая процедура-подпрограм-
На заметку ма- Что же касается процедуры-функции, то ее нельзя создать с помощью
средства записи макросов.
Запись макроса: пример
В этом примере показано, как записать макрос, который изменяет форматирование
выбранного диапазона ячеек. В результате выполнения этого макроса диапазон должен иметь
следующие атрибуты форматирования: шрифт Arial размером 16 пунктов, полужирный,
выделенный красным цветом. Чтобы создать такой макрос, выполните ряд действий.
1. Введите в ячейку число или текст (на ваше усмотрение). Теперь у вас есть отправная
точка.
2. Выберите ячейку, содержащую введенное на предыдущем этапе число или текст.
3. Выберите команду СервисОМакрос^Начать запись. Появится диалоговое окно
Запись макроса.
4. Введите новое имя макроса, чтобы заменить стандартное имя Макрос 1. Можно
выбрать, например, имя МакросФорматирования.
5. Назначьте этому макросу комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+<J>>, введя в поле
редактирования Сочетание клавиш букву <Ф>.
6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Запись макроса. Появится
панель инструментов Остановить запись.
7. Выберите команду ФорматоЯчейки и щелкните на вкладке Шрифт. Выберите
полужирный шрифт Arial размером 16 пунктов и назначьте символам красный цвет. Чтобы
закрыть диалоговое окно Формат ячеек, щелкните на кнопке ОК.
8. Поскольку запись макроса на этом должна быть закончена, щелкните на кнопке
Остановить запись, которая находится на одноименной панели инструментов, или
выберите команду СервисоМакрос^Остановить запись.
Исследование макроса
Макрос был записан в новом модуле под названием Modulel. Чтобы просмотреть текст
макроса в этом модуле, необходимо активизировать редактор Visual Basic. Это можно
сделать одним из двух способов.
■ Нажмите комбинацию клавиш <Alt+Fl 1>.
■ Выберите команду Сервис^Макрос^Редактор Visual Basic.
В окне Project (Проект) отображен список всех открытых рабочих книг и надстроек. Этот
список имеет вид древовидной диаграммы. Текст макроса, который вы предварительно
записали, хранится в модуле Modulel в текущей рабочей книге. Если дважды щелкнуть на имени
Modulel, текст макроса отобразится в окне Code (Код).
На рис. 34.4 показан записанный макрос в том виде, в котором он отображается в окне
Code.
Глава 34. Введение в Visual Basic for Application
611

' «M<CT«<reVitiMl 8а« Злино- xaracajd» - |Mod.M (СоДе)|
® J- d * *Л»^ "» ««
31 pi
♦' (< DetaForm (dataform2jda)
• |$ funcrt» (FurCMSJCLA)
й 9$. V8APrafcct (3- ямсь M«Kpoc«jdf) 1
£ -iHcrosaft Excel Obtects
j £) ПиСТ1 (ftlCTl)
вГнсЧОКтЭ
«ПГ«тЗ(А«тЭ)
б ЭтаКя».
e^ModJei
'-ЛШЯЛ
И
• • • -< < &;*ЧГ . ь ытооиэ
введите вопрос
»■
i<Om«aU jj ^«цюсФормдгароимит
Sub НалросФоркаткроваихя<)
' НакрссФоркжтнроваякя Яакрос
' Какрос валлсан 04.05.2004 {JLlex)
1 Сочетание клавиш: Ctrl-*-*
Vlth Selection.Font
.Hane - •Muriel"
.FontStyle ■ "пояужкрюс*"
.Sice - 16
.Strlketbxough ■ False
.Superscript - False
.Subscript - False
.OutlineFont - False
•Shadow ■ False
.Underline - xlUndeclineStyleNone
.ColorIndex - 3
End Uith
End Sue
-im I
- - В х
d
j
1
J
JT
Рис. 34.4. Подпрограмма МакросФорматирования, которая была сгенерирована
средством записи макросов
Активизируйте этот модуль и исследуйте созданный текст макроса. Он должен содержать
следующее:
Sub МакросФорматирования()
МакросФорматирования Макрос
Макрос записан 04.05.2004 (Alex)
Сочетание клавиш: Ctrl+Shift+Ф
With Selection.Font
.Name = "Arial"
.FontStyle = "полужирный"
.Size = 16
.Strikethrough = False
.Superscript = False
.Subscript = False
.OutlineFont = False
.Shadow = False
.Underline = xlUnderlineStyleNone
.Colorlndex = 3
End With
End Sub
Записанный макрос — это подпрограмма (так как она начинается с оператора Sub),
которая называется МакросФорматирования. Во время выполнения макроса операторы
сообщают Excel, что именно нужно делать.
Обратите внимание на то, что Excel вставила комментарии в верхних строках макроса.
Это та самая информация, которая находилась в диалоговом окне Запись макроса. Строки
комментариев (которые начинаются с апострофа) на самом деле не являются необходимыми,
и их удаление никак не повлияет на работу самого макроса.
612
Часть VI. Программирование в Excel

Вы, наверное, заметили, что в макрос записаны некоторые действия, которых
вы не выполняли. Например, параметрам Strikethrough, Superscript и
Subscript присвоено значение False (Ложь). Это, так сказать, побочный
эффект метода, который используется в Excel при преобразовании
последовательности действий в текст макроса. Excel устанавливает значения для всех
параметров вкладки Шрифт диалогового окна Формат ячеек, даже если вы не
изменяли их все.
Тестирование макроса
Перед записью макроса была установлена опция, которая назначила этому макросу
комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+<J>>. Чтобы протестировать макрос, вернитесь к Excel одним из
двух способов.
■ Нажмите комбинацию клавиш <Alt+Fl 1>.
■ Щелкните на кнопке View Microsoft Excel (Вид Microsoft Excel) стандартной панели
инструментов в окне редактора VBA.
Когда Excel станет активной, откройте рабочий лист (он может быть в рабочей книге,
которая содержит модуль VBA, или в другой рабочей книге). Выберите ячейку или диапазон и
нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+<t>>. Макрос мгновенно отформатирует выбранные
ячейки (или ячейку).
Проверьте работу макроса на других ячейках, и вы увидите, что во всех случаях макрос
будет форматировать их одинаково.
Отметим, что в предыдущем примере ячейка, формат которой изменялся,
выбрана до начала записи макроса. Это очень важно. Если бы ячейка выбиралась
в процессе записи макроса, то ее адрес был бы записан в код макроса. Поэтому
такой макрос всегда форматировал бы только ячейку с записанным адресом и,
разумеется, не был бы макросом "общего применения".
Редактирование макроса
Записав макрос, можно изменить его (но вы должны при этом хорошо понимать, что
делаете). Предположим, вы пришли к выводу, что в рабочем листе необходимо использовать
шрифт размером не 16, а 14 пунктов. В этом случае можно, конечно, перезаписать макрос.
Однако, поскольку это очень незначительное изменение, лучше просто отредактировать текст
макроса. Для этого найдите оператор, в котором устанавливается размер шрифта, и измените
число 16 на 14. Кроме того, можете удалить приведенные ниже строки.
.Strikethrough = False
.Superscript = False
.Subscript = False
.OutlineFont = False
.Shadow = False
.Underline = xlNone
В результате такого удаления макрос не будет изменять соответствующие параметры
Например, если в ячейке выполнено подчеркивание символов, то макрос никак не повлияет на
этот атрибут форматирования.
Отредактированный макрос будет выглядеть следующим образом:
Sub МакросФорматирования()
With Selection.Font
.Name = "Arial"
На заметку
I
На заметку
/
Глава 34. введение в Visual Basic for Application
613

.FontStyle = "полужирный"
.Size = 14
.Colorlndex = 3
End With
End Sub
Протестируйте этот макрос, и вы увидите, что он работает так, как надо. Заметьте также,
что он не удаляет подчеркивание в ячейках, как это делал предыдущий макрос (макрос
первоначальной версии).
Другой пример
На этом примере будет показано, как записать более сложный VBA-макрос, который
преобразует формулы в значения. Обычно этот процесс состоит из двух этапов.
1. Копирование диапазона в буфер обмена.
2. Выбор команды Правка о Специальная вставка. После этого в диалоговом окне
Специальная вставка нужно установить переключатель Значения, чтобы вставить
вместо формул возвращаемые ими значения.
Макрос позволяет объединить эти операции и выполнять их с помощью одной команды.
Предположим также, что у нас возникло желание иметь возможность обратиться к этой
команде с помощью комбинации клавиш <Ctrl+Shift+V>. Чтобы создать этот макрос,
выполните ряд действий.
1. Введите некоторые формулы в диапазон ячеек. Подойдут любые формулы.
2. Выделите диапазон, содержащий формулы.
3. Выберите команду Сервис^Макрос^Начать запись. Появится диалоговое окно
Запись макроса.
4. В этом диалоговом окне в поле Имя макроса введите Преобразование_формул.
Также назначьте комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+V>.
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы начать запись макроса.
6. Пока диапазон выбран, примените команду Правка^Копировать, чтобы скопировать
его в буфер обмена.
7. Выберите команду Правка^Специальная вставка, в диалоговом окне
Специальная вставка установите переключатель Значения, а затем щелкните на кнопке ОК,
чтобы закрыть это диалоговое окно.
8. Чтобы отменить режим вставки, нажмите клавишу <Esc>. (Excel удалит движущуюся
рамку вокруг выбранного диапазона.)
9. Щелкните на кнопке Остановить запись или выберите команду Сервис^Макросо
Остановить запись.
Чтобы протестировать макрос, активизируйте рабочий лист, введите какие-нибудь
формулы и выделите несколько ячеек с формулами. Запустить макрос можно двумя способами.
■ Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+V>.
■ Выберите команду Сервис^Макрос^Макросы и в диалоговом окне Макрос дважды
щелкните на имени макроса Преобразование_формул.
Программа Excel преобразует формулы в выбранных диапазонах в соответствующие
значения, причем сделает это за один прием вместо двух.
614
Часть VI. Программирование в Excel

Будьте внимательны при выполнении этого макроса, поскольку нельзя отменить
операцию преобразования формул в значения. На самом деле, конечно, можно
отредактировать макрос таким образом, чтобы результаты его работы можно
было бы отменять, но это выходит за рамки нашей темы.
Назначенная комбинация клавиш <Ctrl+Shift+V> действует только в случае,
когда открыта соответствующая рабочая книга. Если ее закрыть, нажатие клавиш
<Ctrl+Shift+V> ни к чему не приведет.
Записанный макрос будет выглядеть следующим образом:
Sub Преобразование_формул()
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues# _
Operation:=xlNone, SkipBlanks:=False, _
Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
End Sub
Подпрограмма состоит из трех операторов. Первый копирует выбранный диапазон в
буфер обмена. Второй оператор, состоящий из трех строк (символ подчеркивания в конце
строки означает, что оператор продолжается на следующей строке), вставляет содержимое буфера
обмена в диапазон, выбранный в данный момент. Этот оператор имеет несколько аргументов,
которые представляют собой опции диалогового окна Специальная вставка. Третий
оператор отменяет движущуюся рамку вокруг выбранного диапазона (Excel сгенерировала этот
оператор, поскольку после операции вставки была нажата клавиша <Esc>).
Если хотите, можете удалить символ подчеркивания во втором операторе и объединить
все строки в одну (оператор VBA может иметь любую длину). Возможно, это облегчит
восприятие макроса.
Подробности о записи VBA-макросов
Если вы внимательно прочитали предыдущие примеры, то, наверное, уже немного
разобрались в том, как записывать макросы. Если же текст VBA-макроса все еще кажется вам
китайской грамотой, не тревожьтесь— вам незачем беспокоиться об этом, пока записанный
макрос работает правильно. Если же макрос работает неправильно, то во многих случаях его
проще перезаписать, чем отредактировать.
Есть хороший способ проверки записи макроса. Нужно сделать так, чтобы вы могли
видеть на экране текст макроса, создаваемый с помощью редактора Visual Basic. Для этого
убедитесь, что окно Excel не развернуто на весь экран. Расположите окна Excel и редактора
Visual Basic так, чтобы они были видны на экране. В процессе записи своих действий убедитесь,
что в окне редактора отображается модуль, в котором выполняется запись текста макроса.
Для этого дважды щелкните на имени модуля в окне Project (Проект).
Адресация в макросах: абсолютная и относительная
Если вы собираетесь работать с макросами, то должны разобраться с понятиями
абсолютной и относительной адресации в макросах. Обычно при записи макроса Excel сохраняет
точные адреса ячеек, которые вы выбираете (т.е. выполняет абсолютную адресацию ячеек).
Например, если при записи макроса был выбран диапазон В1:В10, то Excel запишет это
следующим образом:
Range("B1:B10").Select
Внимание!
На замет
заметку
Глава 34. Введение в Visual Basic for Application
615

Это означает, что должны быть выделены ячейки диапазона В1:В10. При вызове данного
макроса всегда будут выбираться именно указанные ячейки, независимо от расположения
текущей ячейки.
Как вы, наверное, заметили, на панели инструментов Остановить запись есть кнопка
Относительная ссылка. Если щелкнуть на этой кнопке во время записи макроса, Excel
перейдет из режима абсолютной адресации (по умолчанию) в режим относительный адресации.
Это означает, что выбор диапазона ячеек будет зависеть от расположения активной ячейки.
Например, если при записи макроса в режиме относительной адресации активна ячейка А1,
то операция выбора диапазона ячеек В1:В10 приведет к записи следующего оператора:
ActiveCell.Offset(0,1).Range("Al:A10").Select
Этот оператор можно расшифровать так: от активной ячейки нужно переместиться на
0 строк вниз и на 1 столбец вправо и считать, что это ячейка А1. Относительно нового
положения выбрать диапазон А1:А10. Другими словами, макрос, записанный в режиме
относительной адресации, в качестве отправной точки использует активную ячейку, а затем
выбирает диапазон относительно этой ячейки. Таким образом, в зависимости от
расположения активной ячейки, результат будет различным. Однако в любом случае будет
выбираться 10 ячеек одного столбца, начиная с ячейки, смещенной относительно активной
ячейки на 0 строк вниз и 1 столбец вправо.
Когда Excel работает в режиме относительной адресации, кнопка Относительная
ссылка изображена нажатой. Для возврата в режим абсолютной адресации достаточно вновь
щелкнуть на этой кнопке, и она примет свой прежний вид.
^^^ Режим адресации — абсолютный либо относительный — имеет большое зна-
На заметку чение, так как от него зависит работа макроса. Поэтому важно ясно
представлять различие между этими двумя режимами.
Сохранение макросов в личной книге
Большинство макросов создаются и разрабатываются пользователями для конкретной
рабочей книги, но некоторые из них могут быть необходимы постоянно. Такие макросы
(макросы общего назначения) можно хранить в личной книге макросов, чтобы они всегда
были доступны. Личная книга макросов загружается при каждом запуске Excel. Этот файл
под именем Personal .xls находится в папке XlStart. Этого файла не существует, пока
не будет записан хотя бы один макрос в личную книгу макросов.
Личная книга макросов обычно находится в скрытом окне (чтобы не мешала
работать).
Чтобы сохранить макрос в личной книге макросов, нужно, прежде чем начать запись, в
диалоговом окне Запись макроса из списка Сохранить в выбрать опцию Личная книга
макросов.
Если макросы находятся в личной книге, то ее не нужно загружать каждый раз при
открытии той рабочей книги, в которой будет использован нужный макрос. При выходе из Excel на
экране появится вопрос, не хотите ли вы сохранить изменения в личной книге макросов.
616
Часть VI. Программирование в Excel

Назначение макроса кнопке панели инструментов
В процессе записи макроса можно назначить ему комбинацию клавиш для его быстрого
выполнения. После того как макрос был записан и протестирован, можно назначить макрос
кнопке панели инструментов. Для этого выполните ряд действий.
1. Если вы создали макрос общего назначения, который планируете использовать во
многих рабочих книгах, убедитесь, что он сохранен в личной книге макросов.
2. Выберите команду ВидоПанели инструментовОНастройка. Появится диалоговое
окно Настройка.
3. Щелкните на вкладке Панели инструментов диалогового окна Настройка и
убедитесь в том, что панель инструментов, которая должна содержать новую кнопку,
отображается на экране.
4. Щелкните на вкладке Команды диалогового окна Настройка.
5. Выберите категорию Макросы.
6. В списке Команды выделите пиктограмму Настраиваемая кнопка и перетащите ее
на панель инструментов.
7. Щелкните правой кнопкой мыши на новой кнопке панели инструментов и выберите из
контекстного меню команду Назначить макрос. Появится диалоговое окно
Назначить макрос.
8. Выберите из списка имя макроса и щелкните на кнопке ОК.
9. На данном этапе можно еще раз щелкнуть правой кнопкой мыши на кнопке, чтобы
изменить ее имя или значок.
10. Щелкните на кнопке Закрыть для выхода из диалогового окна Настройка.
Настройка панелей инструментов подробно рассматривается в главе 26.
Написание кода VBA
Как было описано в предыдущих разделах, самый легкий способ создать простой
макрос — это записать свои действия. Однако для разработки более сложных макросов вы
должны ввести команды VBA вручную, т.е. написать программу. Для экономии времени можно
также комбинировать запись действий с вводом кода программы вручную.
Но прежде чем приступить к написанию VBA-макроса, следует хорошо разобраться в
том, что такое объекты, свойства и методы. Не помешает познакомиться и с такими общими
понятиями программирования, как циклы и условные операторы.
Данный раздел представляет собой введение в программирование на языке VBA. Его
необходимо прочитать тем, кто хочет писать (а не записывать) макросы на этом языке. Но
данный раздел не претендует на роль полного справочника по программированию в VBA. Этой
теме посвящены отдельные книги.
Основы: ввод и редактирование кода
Перед тем как вводить код (текст) программы, необходимо вставить модуль в рабочую
книгу. Если рабочая книга уже имеет лист модуля, его можно использовать для нового макроса.
Глава 34. Введение в Visual Basic for Application 617

Чтобы вставить новый модуль, выполните перечисленные ниже действия.
1. Нажмите комбинацию клавиш <Alt+FU>, чтобы активизировать окно редактора
Visual Basic. Этот редактор представляет собой отдельное приложение, несмотря на то
что тесно связан с Excel.
2. В окне Project (Проект) отображен список всех открытых рабочих книг и надстроек.
Найдите и выберите рабочую книгу, в которой вы работаете в данный момент.
3. Выберите команду InsertoModule (Вставка^Модуль). В рабочей книге появится
новый (пустой) модуль.
Модуль VBA, отображаемый в окне Code (Код), во многом напоминает текстовый
редактор. Можно перемещаться по листу, выделять текст, вставлять, копировать, вырезать и т.д.
Советы по оформлению текста программы
Набирая код (текст) макроса в листе модуля, не забывайте делать отступы, вводить пустые
строки и помещать комментарии, для того чтобы сделать программу более читабельной
(хорошо, если это войдет у вас в привычку).
После ввода строки кода Excel проверяет, нет ли в ней синтаксических ошибок. И если нет,
то строка кода переформатируется, а ключевые слова и идентификаторы выделяются
соответствующими цветами. В результате этого автоматического переформатирования пробелы
в нужных местах добавляются (например, до и после знака равенства), а в ненужных —
удаляются. Если найдена синтаксическая ошибка, вы получите сообщение об этом и
соответствующая строка будет выделена другим цветом (по умолчанию красным). Прежде чем
запускать макрос, необходимо исправить ошибку.
Оператор VBA может иметь любую длину. Но порой (в ваших же интересах) его стоит
разместить в нескольких строках. В этом случае в месте предполагаемого разбиения нужно
вставить пробел и символ подчеркивания (_). Несмотря на то что следующий фрагмент
программы занимает две строки, на самом деле он представляет собой один оператор VBA:
Sheets("Лист1").Range("Bl")-Value = _
Sheets("Лист1").Range("Al").Value
В текст программы на языке VBA можно свободно вставлять комментарии. Индикатором
комментария является символ апострофа. Любой текст, следующий за апострофом,
игнорируется. Комментарий может занимать целую строку либо вставляться за оператором. В
следующих примерах демонстрируется использование двух комментариев:
1 Присвоить значения переменным
Rate = .085 ' Курс на 16 ноября
Как работает VBA
Язык VBA достаточно сложен для восприятия и при первом знакомстве просто подавляет.
Поэтому, чтобы подготовить почву для детального рассмотрения VBA, ниже приведено
краткое описание основных принципов его работы.
■ Необходимые действия записываются в виде команд на листе модуля VBA, после
чего макрос запускается на выполнение. Модули VBA сохраняются в рабочей
книге Excel (их может быть любое количество). Чтобы просмотреть или
отредактировать модуль VBA, необходимо открыть редактор Visual Basic. Для
переключения между Excel и окном редактора Visual Basic достаточно нажать
комбинацию клавиш <Alt+Fl 1>.
■ Модуль VB А состоит из процедур-подпрограмм. Подпрограмма — это компьютерная
программа, которая выполняет некоторые действия над объектами. Вот пример про-
618
Часть VI. Программирование в Excel

стой подпрограммы Показать_сумму (она выполняет сложение 1+1 и отображает
результат на экране):
Sub Показать_сумму()
Sum =1+1
MsgBox "Результат равен " & Sum
End Sub
■ Модуль VBA может содержать также процедуры-функции. Особенность функции
состоит в том, что она возвращает единственное значение. Функцию можно вызвать из другой
процедуры VBA, а также использовать в формуле рабочего листа. Вот пример функции
Сложение (она складывает два значения-аргумента):
Function Сложение(argl, arg2)
Сложение = argl+arg2
End Function
■ Основным элементом VBA является объект. Excel содержит более 100 объектов,
которыми можно оперировать. К объектам относятся рабочая книга, рабочий лист,
диапазон ячеек в рабочем листе, диаграмма, нарисованный прямоугольник и т.д.
■ Объекты имеют свою иерархию. В основе иерархического принципа лежит
способность одних объектов служить контейнерами для других объектов (т.е. содержать
другие объекты). Например, сама Excel — это объект, который называется приложением
(Application). Она содержит другие объекты, такие, как рабочие книги (Workbook).
Объект Workbook также может содержать другие объекты, например рабочие
листы (Worksheet), диаграммы (Chart) и др. В свою очередь, объект Worksheet
содержит такие объекты, как диапазоны ячеек (Range), сводные таблицы
(PivotTable) и др. Иерархия всех этих объектов называется объектной моделью.
Объектная модель Excel изображена в виде схемы в файле электронной справочной
системы (рис. 34.5).
■ Подобные друг другу объекты составляют коллекцию. Например, коллекция
Worksheets содержит все рабочие листы некоторой рабочей книги. Коллекция Command-
bars содержит все объекты Commandbar (т.е. строки меню и панели инструментов).
При этом сами коллекции также являются объектами.
■ Для обращения к объекту нужно указать его положение в иерархии объектов, используя
точку в качестве разделителя.
■ Например, чтобы обратиться к рабочей книге под именем Книга l.xls, нужно
записать:
Application.Workbooks("Книга1")
■ Приведенная выше запись вызывает обращение к рабочей книге Книга1.х1з,
которая входит в коллекцию Workbooks. В свою очередь, коллекция Workbooks
содержится в объекте Application (т.е. в Excel). Расширив это обращение до
следующего уровня, можно обратиться к листу Лист1 в рабочей книге Книга1
следующим образом:
Application.Workbooks("Книга1").Worksheets("Лист1")
■ Можно перейти еще на один уровень вниз и обратиться к некоторой ячейке:
Application.Workbooks("Книга!").Worksheets("Лист!").Range("Al")
Глава 34. Введение в Visual Basic for Application
619

po *S .
Microsoft Excel Object Model
|j«*H"«n . _. _-_ ...:
4»ddln |
~iAutoRecover I
-|C-»on™» |
iBorders t
ЧвоШес 1
-front |
Ц Interior
-Is
««•AWebOpUons 1
НоЫоо*
iouloa I
rrorChectangOpbons '
ames 1
OKErrors )
(.EDBErrors
1R«W
lAreas (
{Borders |
Цвогоег |
iCharacters ■
iComment ■ | |
Чя»р* 1
•Emirs 1
L= ti .
ange (continued)
-jUstObiecl
iUstCotumM )
iUstRotrs
iXmHap j
-JpnoneUc
"iPhonebcs 1
liPtvotCel \
iPrvoUtcmUrt 1
- mvotHdd •
iCubeReU
-)PrvcrtItem
-f
1
-fi
tvotTabie 1
-jCakulatedMen oers 1
-ICubeheUs |
HPrratFormutas
шегуТаЫе j
^Parameter»
.oundNote |
«ftdatlon |
torVshect I
iftutoHter ■
-jComrnenls
L-»„ 1
iRecentFtks
Циесег*«е
iRTO
js
wets
iHPegeBreaVs
Чдаавевгеак
-iVPegeereek»
|
MWtgeDreak
HSmartTagRecognizers
1
iSffMrtTagRecognteer
-|Sp<*ch
-IbpHMnguptloos
*«tobl«to
'atcbes
-fWatch
-{windows
4l*ane«
-JWorkbook .
iCu*tomVtews
-|MoHer
iPublMbabtecti
ЦриЫНМЫеЯ
Jflxl
-
1
1
3
—1
J
1
1)
Zl
1
1
_J
Zl
1
-i J
Рис. J4.5. Часть объектной модели Excel
Если в подобных обращениях пропустить некоторые элементы, то вместо них Excel
будет использовать активные объекты. Предположим, Книга 1 — это активная
рабочая книга. Тогда предыдущее обращение можно упростить следующим образом:
Worksheets("Лист1").Range("А1")
Если же Лист1 — это активный рабочий лист, то можно еще более упростить
обращение:
Range("A1")
Объекты имеют свойства. Можно сказать, что свойства — это параметры объекта.
Например, объект Range (диапазон) имеет такие свойства, как Value (значение) и Name
(имя), а объект Chart (диаграмма) — такие, как HasTitle (заголовок) и Туре (тип).
С помощью VBA можно не только определить свойства объекта, но и изменить их.
Чтобы обратиться к свойству, нужно обратиться сначала к объекту, а затем к
свойству этого объекта, используя точку в качестве разделителя. Например, можно
обратиться к значению (свойство Value), находящемуся в ячейке А1 листа Лист1,
следующим образом:
Worksheets("Лист1").Range("Al").Value
Можно присваивать значения переменным. Чтобы присвоить переменной Interest
значение из ячейки А1 листа Лист1, нужно воспользоваться следующим оператором VBA:
Interest = Worksheets("Лист1")-Range("Al")-Value
620
Часть 17. Программирование в Excel

■ У объектов есть методы. Метод — это действие, выполняемое над объектом.
Например, одним из методов для объекта Range (диапазон) является ClearContents
(очистить содержимое). Этот метод позволяет очистить содержимое диапазона.
■ Чтобы указать метод, нужно сначала обратиться к объекту, а затем к методу,
используя точку в качестве разделителя. Например, чтобы очистить содержимое ячейки А1,
нужно записать:
Worksheets("Лист1").Range("Al").ClearContents
■ VBA содержит также все конструкции современных языков программирования,
включая массивы, циклы и т.д.
Возможно, вас это удивит но в данном разделе в двух словах был описан весь язык VBA.
Теперь вам осталось только изучить детали, о некоторых из них речь идет в оставшейся части главы.
Объекты и коллекции
Основными элементами VBA как объектно-ориентированного языка программирования
являются объекты — диапазоны, диаграммы, нарисованные объекты и др. Эти объекты
расположены в иерархическом порядке. Объект Application (которым является Excel)
содержит другие объекты. Например, объект Application содержит следующие объекты:
■ Addlns (Коллекция надстроек);
■ Windows (Коллекция объектов Window (Окно));
■ WorksheetFunction (Функции рабочего листа);
■ Workbooks (Коллекция объектов Workbook (Рабочая книга)).
В состав большинства из этих объектов могут входить другие объекты. Например, объег
Workbook (Рабочая книга) может содержать следующие объекты:
■ Charts (Коллекция объектов Chart (Диаграмма));
■ Names (Коллекция объектов Name (Имя));
■ Styles (Коллекция объектов Style (Стиль));
■ Windows (Коллекция объектов Window (Окно) в рабочей книге);
■ Worksheets (Коллекция объектов Worksheet (Рабочий лист)).
Каждый из этих объектов, в свою очередь, может содержать другие объекты. Объект
Worksheet (Рабочий лист), например, может содержать следующие объекты:
■ ChartObjects (Коллекция всех объектов ChartObject (Область диаграммы с
диаграм мой-объектом));
■ PageSetup (Параметры страницы);
■ PivotTables (Коллекция всех объектов PivotTable (Сводные таблицы));
■ Range (Диапазон).
Коллекция состоит из однотипных объектов. Например, коллекция всех объектов рабочих
книг (Workbook) называется Workbooks. Обратиться к отдельному объекту коллекции
можно, используя порядковый номер или ссылки. Например, если в рабочей книге есть три
рабочих листа— Лист1, Лист2 и ЛистЗ, то можно обратиться к первому объекту
коллекции рабочих листов двумя способами.
Worksheets(1)
Worksheets("Лист1")
Глава 34. Введение в Visual Basic for Application
621

Свойства
Свойства объектов — это, в сущности, их атрибуты. Например, объект-диапазон Range
обладает такими свойствами, как Column (Столбец), Row (Строка), Width (Ширина) и
Value (Значение). Объект-диаграмма Chart имеет такие свойства, как Legend (Легенда),
ChartTitle (Заголовок диаграммы) и др. В то же время заголовок диаграммы — это тоже
объект, называемый ChartTitle и имеющий свойства Font (Шрифт), Orientation
(Ориентация) и Text (Текст). В Excel есть множество объектов, и каждый из них имеет
собственный набор свойств.
В модуле VB А можно выполнить следующее:
■ определить текущее значение свойства объекта и применить к этому свойству
некоторые действия;
■ изменить значение свойства объекта.
Чтобы обратиться к свойству, нужно поместить его имя после имени объекта и
воспользоваться точкой в качестве разделителя. Например, приведенный ниже оператор языка VBA
устанавливает для свойства Value (Значение) диапазона Частота значение 15 (т.е. в
ячейках этого диапазона будет находиться число 15).
Range("Частота").Value = 15
Некоторые свойства являются неизменяемыми, т.е. доступными только для чтения.
Имеется в виду, что значение свойства можно узнать, но нельзя изменить. Для диапазона,
состоящего из одной ячейки, свойства Row (Строка) и Column (Столбец) являются
неизменяемыми. Другими словами, можно узнать, в какой строке и в каком столбце находится ячейка,
но изменить ее положение путем изменения этих свойств нельзя.
Объект-диапазон имеет также свойство Formula (Формула), которое можно изменить,
т.е. можно вставить формулу в ячейку, изменив свойство Formula этой ячейки.
Приведенный ниже оператор вставляет формулу в ячейку Итог путем изменения свойства Formula
этой ячейки:
Range("Итог").Formula = "=SUM(A1:A10)"
Возможно, вы решили, что ячейка рабочего листа тоже является объектом, но
это не так. Поэтому, когда нужно работать с одной ячейкой, пользуются
объектом Range (Диапазон), который состоит только из одной ячейки.
Рассмотрим объект Application, который является самой программой Excel. Объект
Application имеет несколько полезных свойств.
■ Application.ActiveWorkbook. Возвращается имя активной рабочей книги
(объект Workbook).
■ Application.ActiveSheet. Возвращается имя активного листа (объект Sheet)
текущей рабочей книги.
■ Application.ActiveCell. Возвращается адрес активной ячейки (объект Range)
текущего рабочего листа.
■ Application. Selection. Возвращается объект, выбранный в текущий момент в
активном окне объекта-приложения Application. Это может быть диапазон,
диаграмма, изображение или какой-нибудь другой объект, который можно выделить.
На замет
а заметку
622
Часть VI. Программирование в Excel

Важно понимать, что свойства могут возвращать объекты. Именно это и выполнялось в
предыдущих примерах. В частности, свойство Application.ActiveCell возвращает
объект-диапазон Range. Поэтому можно обратиться к свойствам с помощью операторов
следующего типа:
Application.ActiveCell.Font.Size = 15
В данном случае Application. ActiveCell. Font— это объект (шрифт,
применяемый к активной ячейке), a Size (Размер) — это свойство шрифта. Приведенный выше
оператор устанавливает для свойства Size значение 15. Таким образом, шрифт в выбранной в
настоящий момент ячейке будет иметь размер 15 пунктов.
Поскольку свойства объекта Application используются очень часто, можно
Совет опускать спецификатор Application. Например, чтобы обратиться к строке,
. содержащей активную ячейку, нужно воспользоваться таким оператором:
">^ ActiveCell. Row
Существует множество различных способов обращения к одному и тому же объекту.
Допустим, у вас есть рабочая книга Продажи, xls, открыта только эта книга и в ней есть всего
один рабочий лист Итоги. Тогда обратиться к этому листу можно несколькими способами.
Workbooks("Продажи.xls").Worksheets("Итоги")
Workbooks(1).Worksheets(1)
Workbooks(1).Sheets(1)
Application.ActiveWorkbook.ActiyeSheet
ActiveWorkbook.ActiveSheet
ActiveSheet
Метод, который вы изберете, зависит от того, насколько вы знаете свое рабочее
пространство. Так, если открыто несколько рабочих книг, то второй и третий методы будут
ненадежными. В то же время, если нужно работать с активным листом (каким бы он ни был), то
подойдет любой из последних трех методов. Ну а чтобы быть абсолютно уверенным в том, что
вы обращаетесь к определенному листу определенной рабочей книги, лучше всего
остановиться на первом методе.
Методы
Кроме свойств, у объектов есть ряд методов. Метод — это действие, примененное к объекту.
Например, у объектов-диапазонов есть метод Clear, позволяющий очистить содержимое
диапазона. Приведенный ниже оператор VBA очищает диапазон под именем Итог. (Это действие
эквивалентно выбору диапазона и последующему выполнению команды Правка^Очистить^Все.)
Range("Итог").Clear
В программах VBA методы очень похожи на свойства: их отделяет от объекта та же
самая точка. Однако на самом деле это совершенно разные понятия.
Переменные
В VBA, как и во всех языках программирования, можно использовать переменные. Но, в
отличие от некоторых других языков, в VBA не обязательно объявлять переменные в явном
виде перед их использованием в программе (хотя явное описание служит признаком
хорошего стиля программирования).
В следующем примере переменной Ставка присваивается значение из ячейки А1 листа
Лист1:
Ставка = Worksheets("Лист!").Range("Al").Value
Глава 34. Введение в Visual Basic for Application
623

После этого переменную Ставка можно использовать в других частях программы.
Однако обратите внимание: переменная Ставка — это не то же самое, что имя диапазона, а
значит, ее нельзя непосредственно использовать в формулах рабочего листа.
Управляющие операторы
Многие конструкции VBA можно найти в большинстве других языков программирования. Эти
конструкции используются для управления ходом выполнения программы. В данном разделе будет
описано несколько наиболее распространенных конструкций языка программирования VBA.
Условный оператор If-Then
Одним из наиболее важных элементов управления в языке VBA является конструкция
If-Then. Эта распространенная команда позволяет программе принимать определенные
решения. Основной синтаксис структуры If-Then выглядит следующим образом:
If Условие Then Операторы [Else Операторы]
Ниже приведен пример использования этой конструкции (без ветви Else). Данная
подпрограмма проверяет содержимое активной ячейки. Если ячейка содержит отрицательное
число, она окрашивается красным цветом; в противном случае ничего не происходит.
Sub Проверка_ячейки()
If ActiveCell.Value < 0 Then
ActiveCell.Font.Colorlndex = 3
End Sub
Циклы For-Next
Цикл For-Next можно использовать, например, для обработки нескольких элементов.
Синтаксис этой конструкции приведен ниже.
For Счетчик = Начальное_значение То Конечное_значение [Step Шаг]
[Операторы]
[Exit For]
[Операторы]
Next [Счетчик]
Вот пример использования цикла For-Next:
Sub Сумма_квадратов()
Total = О
For Num = 1 To 10
Total = Total + (Num Л 2)
Next Num
MsgBox Total
End Sub
В этом примере между операторами For и Next находится только один оператор. Этот
единственный оператор выполняется 10 раз. Переменная Num последовательно принимает
значения от 1 до 10. Переменной Total присваивается сумма квадратов целых чисел от 1 до
10 (при этом последующее значение прибавляется к предыдущему). Результат отображается
в окне сообщения.
Конструкция With-End With
Еще одна конструкция, с которой вы встретитесь при записи макросов, — это With-End
With. Ее использование более предпочтительно при работе с несколькими свойствами или
методами одного и того же объекта. Приведем пример.
624
Часть VI. Программирование в Excel

Sub Выравнивание_ячеек()
With Selection
.HorizontalAlignment = xlCenter
.VerticalAlignment = xlCenter
.WrapText = False
.Orientation = xlHorizontal
End With
End Sub
В приведенной ниже подпрограмме выполняются те же самые операции, но без
использования конструкции With- End With.
Sub Выравнивание_ячеек()
Selection.HorizontalAlignment = xlCenter
Selection.VerticalAlignment = xlCenter
Selection.WrapText = False
Selection.Orientation = xlHorizontal
End Sub
Конструкция Select Case
Эту конструкцию удобно использовать, если нужно выбрать один из нескольких
возможных вариантов. Ниже приведен пример, иллюстрирующий использование конструкции
Select Case. Здесь проверяется значение в активной ячейке. И если оно меньше 0, то ячейка
становится красной, если равно 0 — голубой, а если больше 0 — черной.
Sub Проверка_ячейки()
Select Case ActiveCell.Value
Case Is < 0
ActiveCell.Font.Colorlndex = 3 'Красный
Case 0
ActiveCell.Font.Colorlndex = 5 'Голубой
Case Is > 0
ActiveCell.Font.Colorlndex = 1 'Черный
End Select
End Sub
После каждого оператора Case может находиться произвольное число других
операторов, и все они будут выполнены, если условие оператора Case истинно. В случае
использования только одного оператора, как в предыдущем примере, можно поместить его в той же
строке, в которой находится оператор Case.
Пример программы, которую нельзя записать как макрос
Ниже приведен пример программы VBA, которую нельзя записать с помощью средств
записи макросов Excel, так как в ней используется структура If-Then. Этот макрос позволяет
быстро определять ячейки, значения в которых превосходят некоторую заданную величину.
Эту величину макрос запрашивает у пользователя при запуске. Затем макрос оценивает
значения в каждой ячейке выбранного диапазона. И если значение в ячейке больше величины,
введенной пользователем, то макрос выделяет эту ячейку полужирным шрифтом и
окрашивает ее красным цветом.
Sub Условное_форматирование()
'Эта процедура выделяет те ячейки,
1 значения в которых больше заданной величины
Глава 34. Введение в Visual Basic for Application
625

'Запрос у пользователя максимального значения
Message = "Выделить числа, значения которых >=..."
Target = InputBox(Message)
Target = Val(Target)
'Оценка значения в каждой ячейке выделенного диапазона
For Each Item In Selection
If IsNumeric(Item) Then
If Item.Value >= Target Then
With Item
.Font.Bold = True
.Font.Colorlndex = 3 'Красный
End With
End If
End If
Next Item
End Sub
Хотя на первый взгляд этот макрос может показаться сложным, на самом деле это не так.
И вы убедитесь в этом, если проанализируете его по частям.
В начале работы макрос присваивает текст переменной Message. Затем используется
функция InputBox для ввода значения пользователем. Функция InputBox имеет единственный
аргумент, которым является переменная Message, и возвращает строку, которая присваивается
переменной Target. Затем используется функция Val для преобразования этой строки в число.
С помощью цикла For-Next проверяется содержимое каждой ячейки выбранного
диапазона. В первом операторе внутри цикла используется функция IsNumeric для определения того,
является ли содержимое ячейки числом. Это важный момент, так как если в ячейке нет
значения, то при обращении к свойству Value в следующем операторе это приведет к ошибке. Если
ячейка содержит число, то будет выполнено сравнение его с заданной величиной. Если это
число больше или равно заданной величине, то будут изменены свойства Bold и Colorlndex. В
противном случае ничего не произойдет и цикл перейдет к обработке следующего элемента.
После того как вы введете код этого макроса под именем Условное_форматирование на
лист модуля, можно назначить ему комбинацию клавиш. Для этого выберите команду Сервисе
Макрос*Макросы, чтобы отобразить на экране диалоговое окно Макросы. Выберите из
списка этот макрос и щелкните на кнопке Параметры. Появится диалоговое окно Параметры
макроса, с помощью которого можно указать комбинацию клавиш для выполнения макроса.
На рис. 34.6 этот макрос показан в действии. Заметьте, что перед запуском макроса
необходимо выделить диапазон ячеек.
Рис. 34.6. В макросе используется
функция InputBox, запрашивающая
у пользователя необходимое
значение
По мере выполнения макроса становится ясно, что он не слишком удачен. Он не
достаточно универсален и не содержит никакой процедуры обработки ошибок. Например, если
выбран объект, который не является диапазоном (скажем, графический объект), то макрос
останавливается и выдает сообщение об ошибке. Чтобы в подобном случае избежать
появления сообщения об ошибке и прервать выполнение макроса, можно вставить в процедуру в
качестве первого оператора (сразу после оператора Sub) следующий оператор:
If TypeName(Selection) <> "Range" Then Exit Sub
626
Часть VI. Программирование в Excel

Этот оператор завершает работу макроса в том случае, если выбран объект, отличный от
диапазона ячеек.
Кроме того, заметьте, что макрос выполняется даже в том случае, если в окне ввода щелкнуть
на кнопке Отмена. Чтобы решить эту проблему, перед оператором Target = Val (Target)
поместите следующий оператор:
If Target = "" Then Exit Sub
Тогда, если пользователь ничего не введет, работа макроса будет завершена.
Дополнительные сведения
В этой главе было дано только очень поверхностное описание возможностей VBA. Но если
вы столкнулись с VBA впервые, то, вероятно, все эти объекты, свойства и методы несколько
ошеломили вас. Тем не менее вы должны иметь обо всем этом представление, поскольку, если
вы попытаетесь обратиться к несуществующему свойству, это приведет к возникновению
ошибки и немедленному прекращению выполнения VBA-макроса. После этого он "не тронется с
места" до тех пор, пока вы не исправите положение. К счастью, есть несколько способов,
которые помогут вам как следует разобраться в том, что такое объекты, свойства и методы.
Прочитайте книгу до конца
В этой книге главы с 35 по 40, также посвящены программированию в VBA. В них вы
найдете дополнительные сведения и примеры.
Запишите свои действия с помощью средства
записи макросов
Вне всякого сомнения, самый лучший способ познакомиться с VBА — это
активизировать средство записи макросов и записать все свои действия, выполняемые в Excel. При этом
постарайтесь сделать так, чтобы модуль VBA, в котором будет сгенерирован макрос, был
виден во время записи. После записи внимательно изучите полученный текст макросов.
Пользуйтесь системой электронной справки
Основной источник подробной информации об объектах, методах и процедурах Excel —
это система электронной справки. Эта система является достаточно полной и доступной.
Когда вы находитесь в модуле VBA, просто переместите курсор на некоторое свойство или
метод и нажмите клавишу <F1>. Вы тут же получите справочную информацию, относящуюся к
слову, на которое указывает курсор .
Купите еще одну книгу
Существует множество книг, посвященных Excel и, в частности, программированию на
VBA. В них можно найти дополнительную информацию по этой теме. Могу порекомендовать
свою книгу Excel 2003 Power Programming with VBA.
' Вся справочная информация о VBA приведена на английском языке. — Прим. ред.
Глава 34. Введение в Visual Basic for Application
627

глава Ш Функции VBA
В этой главе...
Понятие функций VBA.
Процедуры-функции
Аргументы функций
Отладка функций
Вставка новых функций
оздаваемые пользователем функции рабочего листа —
это процедуры-функции VBA, с помощью которых
можно значительно расширить вычислительные возможности
Excel. В этой главе речь идет о функциях VBA, создаваемых
пользователем.
Понятие функций VBA
Процедуры-функции, создаваемые на языке VBA,
универсальны и могут быть использованы в двух ситуациях.
■ В выражениях другой процедуры VBA.
■ В формулах, создаваемых в рабочих листах.
В этой главе описывается создание функций,
предназначенных для использования в формулах.
Фактически процедуру-функцию можно применять
везде, где используются функции рабочих листов Excel или
встроенные функции VBA. Созданные пользователем
функции отображаются также в диалоговом окне Мастер
функций, поэтому можно сказать,' что они становятся составной
частью Excel.
Программа Excel содержит сотни готовых функций
рабочего листа. Поэтому у вас может возникнуть вопрос:
"Зачем создавать собственные функции, имея такие богатые
возможности выбора?" Основная причина состоит в том,
что новые функции могут существенно упростить именно
ваши формулы, т.е. сделать их менее громоздкими. Более
компактные формулы легче воспринимаются и, кроме того,
с ними удобнее работать. Можно, например, заменить
сложную формулу одной-единственной функцией. Но есть и
другая причина создания новых функций: они необходимы для
выполнения операций, которые иначе было бы невозможно
осуществить.
На заметку
В этой главе предполагается, что вы знакомы с
вводом и редактированием кода программ на
языке VBA в окне редактора Visual Basic.
Необходимые сведения о редакторе Visual Basic
можно найти в главе 34.

Вводный пример
Для тех, кто хорошо знаком с языком программирования VBA, создать новую функцию
не составит труда. В этом разделе предлагается пример процедуры-функции на языке VBA.
Эта функция будет храниться в модуле VBA, доступном в редакторе Visual Basic.
Создание новой функции
Функция Знак_числа, приведенная в данном примере, имеет один аргумент. Она
возвращает текстовую строку Положительное, если ее аргумент больше 0, Отрицательное,
если он меньше 0, и Нуль, если он равен 0. Эта процедура-функция показана на рис. 35.1.
Рис. 35.1. Новая функция, которой нет в Excel
Разумеется, можно достичь того же эффекта с помощью следующей формулы рабочего
листа, в которой использована вложенная функция ЕСЛИ:
=ЕСЛИ(А1=0;"Нуль";ЕСЛИ(А1>0;"Положительное";"Отрицательное"))
Многие согласятся, что созданная новая функция проще для восприятия, к тому же ее
легче редактировать.
Использование функции в рабочем листе
Если ввести формулу, в которой используется функция Знак_числа, то Excel вычислит
эту функцию и отобразит результат. Таким образом, эта функция работает аналогично любым
другим встроенным функциям рабочих листов. Чтобы вставить ее в формулу, нужно
воспользоваться командой Вставка^Функция, после выполнения которой открывается диалоговое
окно Мастер функций. Новые функции находятся в категории Определенные
пользователем. Выберите функцию Знак_числа и щелкните на кнопке ОК. Появится диалоговое окно
Аргументы функции для выбранной функции (рис. 35.2). Можно также выполнять вложение
новых функций и комбинировать их с другими элементами в формулах.
Анализ новой функции
В этом разделе будет проанализирована вновь созданная функция. Еще раз приведем ее код.
Function Знак_числа(число)
Select Case число
Case Is < 0
Глава 35. Функции VBA
629

Знак_числа = "Отрицательное"
Case О
Знак_числа = "Нуль"
Case Is > 0
Знак_числа = "Положительное"
End Select
End Function
Аргументы b*"'w*
Справка тдосгут»**
zv******^
>M»|>I
>»«o
ЗмгмвтегПояоюгтепынж
iJ-5*
■ ttoKawre/teHoe'
j <* | Отмена 1
Рис. 35.2. Использование созданной функции в формуле
рабочего листа
Обратите внимание на то, что процедура начинается с ключевого слова Function (а не
Sub), за которым следует имя самой функции Знак_числа. Эта функция имеет только один
аргумент число, имя аргумента заключено в круглые скобки. Вместо аргумента число при
вызове функции подставляется либо ссылка на ячейку, либо переменная. Если функция
используется в рабочем листе, аргументом может быть адрес ячейки (например, А1) или числовая
константа (например, -123). Если функция используется в другой процедуре, то аргументом может
быть числовая переменная, числовая константа или значение, полученное из ячейки.
В данной функции используется конструкция Select Case, с помощью которой
осуществляется анализ входного параметра число и выбор возвращаемого значения. Если число
меньше 0, то функции Знак_числа присваивается текстовая строка Отрицательное, если
число равно 0, то функции присваивается текстовая строка Нуль, а если число больше 0, то
функции Знак_числа присваивается текстовая строка Положительное. Значение,
возвращаемое функцией, всегда присваивается имени функции.
Процедуры-функции
Созданные пользователем процедуры-функции имеют много общего с процедурами-
подпрограммами. Тем не менее у них есть существенные различия, и основное состоит в том,
что процедура-функция возвращает значение. Возвращаемое значение присваивается имени
функции, после чего выполнение функции прекращается.
Чтобы создать новую функцию, выполните ряд действий.
1. Откройте редактор Visual Basic. Это можно сделать, нажав комбинацию клавиш <Alt+Fl 1>.
2. Выберите рабочую книгу в окне Project.
3. Выберите команду Insert^Modllle (Вставка^Модуль), чтобы вставить модуль VBA
(или используйте существующий модуль).
4. Наберите ключевое слово Function, а за ним имя функции и список аргументов
(если они есть), заключив их в круглые скобки.
630
Часть VI. Программирование в Excel

5. Введите программу на языке VBA, выполняющую необходимые действия, и
проследите за тем, чтобы имени функции присваивалось нужное значение (именно это значение
возвращает функция).
6. Закончите функцию оператором End Function.
Имена функций должны удовлетворять тем же условиям, которые установлены для имен
переменных. Нельзя использовать имя функции, напоминающее адрес ячейки (например, J21).
Чего не может сделать функция
Почти все, кто начинает создавать собственные функции с помощью VBA, совершают
фатальную ошибку: они пытаются заставить функцию делать то, что она не сможет
сделать в принципе.
Создавая функцию, вы должны четко представлять себе ее возможности, поскольку
некоторые действия функция выполнить не может. Например, нельзя создать функцию,
изменяющую атрибуты форматирования ячейки. Другими словами, функции, по сути, — это лишь
пассивные процедуры, которые возвращают значение. Если вы попытаетесь выполнить
недопустимое действие, то функция вернет ошибку.
Вместе с тем функции VBA, которые не будут использованы в формулах рабочего листа,
могут делать все то, что и обычные подпрограммы, включая изменение параметров
форматирования ячеек.
Вызов функций
Существует множество способов запуска процедуры-подпрограммы на выполнение. Но
что касается процедуры-функции, то для нее есть только два таких способа.
■ Вызов функции из другой процедуры.
■ Использование ее в формуле рабочего листа.
Вызов функции из другой процедуры
Созданную функцию можно вызывать из процедуры точно так же, как и встроенные
функции VBA. Например, после того как вы определили функцию Вычисление_налога,
можно ввести следующий оператор:
Налог = Вычисление_налога(Сумма;Ставка)
Этот оператор вызывает функцию Вычисление_налога, передавая ей в качестве
аргументов значения переменных Сумма и Ставка. Результат вычисления функции
присваивается переменной Налог.
Использование функций в формулах
рабочего листа
Использование созданной вами функции в рабочем листе аналогично использованию
встроенных функций. Но вы должны быть уверены в том, что Excel сможет найти процедуру-
функцию. Если она находится в той же рабочей книге, то вам не нужно предпринимать
никаких специальных действий. Если же функция определена в другой рабочей книге, то
необходимо сообщить Excel, где ее искать. Сделать это можно тремя способами.
Глава 35. Функции VBA
631

■ Перед именем функции введите ссылку на файл рабочей книги. Например,
если нужно воспользоваться функцией Счет, которая определена в рабочей книге
Мои_функции, то можно сослаться на этот файл следующим образом:
=Мои_функции.х1з'Счет(А1:А1000)
Если в имени рабочей книги содержится пробел, то необходимо заключить имя в
одинарные кавычки, например:
='Мои функции.xls'!Счет(А1:А1000)
Если функция была помещена в рабочий лист с помощью диалогового окна Мастер
функций, то ссылка на рабочую книгу будет вставлена автоматически.
■ Установите ссылку на рабочую книгу. Если функция определена в рабочей книге,
на которую установлена ссылка, то не нужно вводить имя этой рабочей книги перед
именем функции. Ссылка на другую рабочую книгу устанавливается с помощью
команды Tools1* References (Сервис^Ссылки), которая доступна в окне редактора
Visual Basic. При этом вы получите список ссылок, которые включают все открытые
рабочие книги. Пометьте флажком рабочую книгу, которая содержит данную
функцию. (Если рабочая книга не открыта, воспользуйтесь кнопкой Browse (Обзор).)
■ Создайте надстройку. Если создать надстройку из рабочей книги, в которой есть
процедуры-функции, то при использовании одной из этих функций в формуле не
нужно будет вставлять ссылку на файл. Но имейте в виду, что надстройка должна быть
загружена. (Надстройкам посвящена глава 40.)
Процедуры-функции не отображаются в диалоговом окне Макрос при выборе ко-
Совет манды Сервис*Макрос=>Макросы, поскольку функцию нельзя запустить на вы-
полнение непосредственно. Поэтому, чтобы иметь возможность тестировать
£д функции в ходе их разработки, нужно проделать предварительную работу. Можно
написать простую подпрограмму, которая вызывает данную функцию. Если же
функция предназначена для использования в формулах рабочих листов, можно
ввести простую формулу, чтобы протестировать создаваемую функцию.
Аргументы функций
Об аргументах процедуры-функции нужно помнить следующее.
■ Аргументы могут быть переменными (включая массивы), константами, текстовыми
строками или выражениями.
■ Некоторые функции могут не иметь аргументов.
■ Функция может иметь фиксированное число обязательных аргументов (от 1 до 60).
■ В некоторых функциях могут быть как обязательные, так и необязательные аргументы.
В следующем разделе приведен ряд примеров, которые демонстрируют, как можно
эффективно использовать аргументы функций. Описание необязательных аргументов выходит
за рамки данной книги.
Все примеры этого раздела можно найти на прилагаемом к книге компакт-диске.
На компакт-
диске
632
Часть VI. Программирование в Excel

Пример функции без аргументов
Как и подпрограммы, функции необязательно должны использовать аргументы. В Excel,
например, есть встроенные функции рабочих листов, не имеющие аргументов. К этим
функциям относятся СЛЧИС, СЕГОДНЯ и ТДАТА.
Приведем простой пример функции, не имеющей аргументов. Она возвращает свойство
UserName (Имя пользователя) объекта Application. Это имя, которое появляется во вкладке
Общие диалогового окна Параметры. Данный пример простой, но полезный в том отношении,
что не существует другого способа вставить имя пользователя в формулу рабочего листа.
Function Пользователь()
' Возвращает имя пользователя
Пользователь = Application.UserName
End Function
Если ввести в ячейку рабочего листа следующую формулу, в этой ячейке отобразится имя
пользователя:
=Пользователь()
Как и для встроенных функций Excel, при использовании функций без аргументов нужно
добавлять круглые скобки.
Пример функции с одним аргументом
В этом разделе представлен пример более сложной функции, необходимой менеджеру по
продажам, которому нужно рассчитывать свои комиссионные. Процент комиссионных зависит
от объема проданного товара: тот, кто продает больше товара, получает более высокий процент
комиссионных. Приведенная ниже функция возвращает величину размера комиссионных,
который зависит от объема продажи (объем продажи — это единственный, но обязательный
аргумент данной функции). Вычисления, выполняемые в данном примере, основаны на
приведенных ниже соотношениях.
Объем продаж за месяц (у.е.) Комиссионные (%)
0-9 999 8
10 000-19 999 10,5
20 000-39 999 12,0
40 000 и более 14
Существует несколько способов расчета комиссионных для различных величин объема
продаж, введенных в рабочий лист. Можно написать, например, следующую формулу:
=ЕСЛИ(И(А1>=0;А1<=9999,99);А1*0,08;ЕСЛИ(И(А1>=10000;
А1<=19999,99);А1*0,105;ЕСЛИ(И(А1>=20000;А1<=39999,99);
А1*0,12;ЕСЛИ(А1>=40000;А1*0,14;0))))
Однако этот метод неудачен по двум причинам. Во-первых, приведенная формула
чересчур сложна и трудна для понимания, а во-вторых, недостаточно универсальна. Поэтому ее
будет трудно модифицировать, если система назначения комиссионных изменится.
Более удачным является подход, при котором для расчета комиссионных используется
функция работы с таблицей, например:
=ВПР(А1;Таблица;2)*А1
Глава 35. Функции VBA
633

Однако еще лучше создать новую функцию, как показано ниже.
Function Комиссионные(Продажи)
1 Вычисление комиссионных в зависимости от объема продаж
Ставка1 = 0.08
Ставка2 = 0.105
СтавкаЗ =0.12
Ставка4 = 0.14
Select Case Продажи
Case 0 То 9999.99
Комиссионные = Продажи * Ставка1
Case 10000 То 19999.99
Комиссионные = Продажи * Ставка2
Case 20000 То 39999.99
Комиссионные = Продажи * СтавкаЗ
Case Is >= 40000
Комиссионные = Продажи * Ставка4
End Select
End Function
После ввода этой функции в модуль VBA вы можете использовать ее в формуле рабочего
листа или вызвать из другой процедуры VBA.
Если ввести в ячейку приведенную ниже формулу, то в результате получим 3 000
(поскольку объему продаж 25 000 соответствует 12% комиссионных).
=Комиссионные(25000)
Пример функции с двумя аргументами
Данный пример построен на основе предыдущего. Предположим, менеджер по продажам
ввел новые правила: общий размер комиссионных увеличивается на 1% за каждый год работы
продавца в данной фирме. Здесь приведенная в предыдущем разделе функция Комиссионные
модифицирована таким образом, чтобы у нее было два аргумента (и оба обязательные). Назовем
эту новую функцию Комиссионные2.
Function Комиссионные2(Продажи, Года)
'Вычисление размера комиссионных с учетом выслуги лет
Ставка1 = 0.08
Ставка2 = 0.105
СтавкаЗ = 0.12
Ставка4 = 0.14
Select Case Продажи
Case 0 То 9999.99
Комиссионные2 = Продажи * Ставка1
Case 10000 То 19999.99
Комиссионные2 = Продажи * Ставка2
Case 20000 То 39999.99
Комиссионные2 = Продажи * СтавкаЗ
Case Is >= 40000
Комиссионные2 = Продажи * Ставка4
End Select
Комиссионные2 = Комиссионные2 + (Комиссионные2 * Года / 100)
End Function
634
Часть VI. Программирование в Excel

Модификация очень проста: добавлен второй аргумент Года к функции Комиссионные
(в операторе Function) и перед выходом из функции включен дополнительный оператор
для расчета окончательного значения размера комиссионных.
Ниже приведен пример того, как написать формулу с использованием данной функции
(при этом предполагается, что величина объема продаж находится в ячейке А1, а количество
проработанных продавцом лет — в ячейке В1).
=Комиссионные2(А1,В1)
Пример функции с аргументами-диапазонами
Этот пример демонстрирует, как можно использовать диапазон ячеек рабочего листа
в качестве аргумента функции. В этом нет ничего сложного, поскольку Excel сама
позаботится о деталях.
Предположим, вам нужно вычислить среднее из пяти наибольших величин из диапазона
Данные. В Excel нет стандартной функции для такого расчета, поэтому нужно написать
следующую формулу:
=(НАИБОЛЬШИЙ(Данные;1)+НАИБОЛЬШИЙ(Данные;2)+НАИБОЛЬШИЙ(Данные;3)+
НАИБОЛЬШИЙ(Данные;4)+НАИБОЛЫИИЙ(Данные;5))/5
В этой формуле используется встроенная функция Excel НАИБОЛЬШИЙ, которая
возвращает я-е наибольшее число диапазона. Затем пять наибольших чисел диапазона Данные
складываются, и результат делится на 5. Но, хотя эта формула прекрасно работает, она все-
таки довольно громоздка и не универсальна. Что, если вам понадобится вычислить среднее
шести наибольших величин? Неужели вы будете каждый раз переписывать формулу? Мало
того, вам нужно будет проследить еще и за тем, чтобы обновить все копии данной формулы!
А теперь представьте, насколько все упростилось бы, если бы в Excel была функция
Среднее_наибольших. Тогда для вычисления среднего вы могли бы ввести формулу
=Среднее_наибольших(Данные;5)
Это еще один пример того, насколько функции могут упростить жизнь. А теперь
приведем текст новой функции Среднее_наибольших. Она возвращает среднее для п
наибольших величин диапазона.
Function Среднее_наибольших(Диапазон, К_во)
1 Вычисление среднего наибольших чисел диапазона
Сумма = О
For i = 1 То К_во
Сумма = Сумма + WorksheetFunction.Large(Диапазон, i)
Next i
Среднее_наибольших = Сумма / К_во
End Function
Эта функция имеет два аргумента: Диапазон (диапазон рабочего листа) и К_во (количество
величин, для которых вычисляется среднее). Работа функции начинается с обнуления переменной
Сумма. Затем используется цикл For-Next для расчета суммы наибольших величин в диапазоне,
причем их количество равно К_во. И наконец, переменной Среднее_наиболыиих
присваивается значение Сумма, разделенное на значение аргумента К_во.
Обратите внимание на то, что в теле цикла использована функция LARGE
(НАИБОЛЬШИЙ) программы Excel. Ее можно применять, если вставить перед ее именем
WorksheetFunction и точку.
Глава 35. Функции VBA
635

В процедурах VBA можно использовать любые функции рабочих листов Excel, кроме тех,
которые имеют эквиваленты на языке VBA. Например, существует функция Rnd языка VBA,
которая возвращает случайное число. Поэтому вы не можете использовать в процедуре VBA
функцию RAND (СЛЧИС) программы Excel.
Отладка функций
Отладить процедуру-функцию немного сложнее, чем процедуру-подпрограмму. Если вы
создали функцию для использования в формулах рабочих листов, то скоро обнаружите, что
ошибка в этой функции приведет к появлению сообщения об ошибке в ячейках, содержащих
формулы. Обычно это сообщение выглядит как #ЗНАЧ!. Другими словами, вы не получите
сообщение об ошибке, возникшей во время выполнения функции, с помощью которого
можно обнаружить оператор с ошибкой.
Ниже приведены три метода, которыми можно воспользоваться для поиска ошибок в
функциях.
■ Поместите в наиболее важных местах программы функцию MsgBox, чтобы получить
возможность проверить значения некоторых переменных, поскольку окна сообщений в
процедурах-функциях появляются во время выполнения процедуры. Но постарайтесь сделать так,
чтобы в рабочем листе была только одна формула, в которой использовалась ваша функция,
иначе окна сообщений будут появляться для каждой вычисляемой формулы.
■ Протестируйте созданную функцию, вызвав ее из процедуры-подпрограммы. Тогда при
возникновении ошибки появится соответствующее сообщение. Вы сможете или
исправить ошибку (если сразу ее обнаружите), или перейти в отладчик редактора Visual Basic.
■ Создайте в функции точки останова, а затем выполните ее под управлением Excel.
После этого вы сможете обратиться к обычным средствам отладки.
Вставка новых функций
Диалоговое окно Excel Мастер функций — это удобное средство для выбора функций
рабочего листа. С его помощью можно выбрать также те функции рабочих листов, которые
были созданы пользователем.
В диалоговом окне Мастер функций не отображаются имена тех функций,
которые объявлены с помощью ключевого слова Private.
Кроме этого, в диалоговом окне Мастер функций можно отобразить описание созданной
вами функции. Для этого выполните ряд действий.
1. Создайте функцию в каком-нибудь модуле.
2. Активизируйте Excel.
3. Выберите команду Сервис^Макрос^Макросы.
Появится диалоговое окно Макрос.
4. В поле Имя макроса диалогового окна Макрос введите имя функции. Обратите
внимание на то, что обычно в этом окне функции не отображаются, поэтому вам придется
самостоятельно ввести имя функции.
На замет
а заметку
636
Часть VI. Программирование в Excel

5. Щелкните на кнопке Параметры.
Появится диалоговое окно Параметры макроса (рис. 35.3).
6. Введите описание функции и щелкните на кнопке ОК. Поле Сочетание клавиш к
функциям отношения не имеет.
Введенное описание функции будет отображаться в диалоговом окне Мастер функций.
Рис. 35.3. В этом диалоговом окне
можно ввести описание новой
функции, которое затем появится в
диалоговом окне Мастер функций
Созданные вами функции попадают в категорию Определенные пользователем.
Заметим, что создать новую отдельную категорию для вновь создаваемых функций не так-то просто.
На рис. 35.4 показано диалоговое окно Аргументы функции, в котором пользователю
предлагается ввести аргументы новой функции— точно так же, как и при использовании
встроенной функции рабочего листа.
[Ашуиаигы фуикдо-
Диапазон |мз:м23
К_ро|5
•ужака возвращает «раакае для п иаибольцмх еелчии диапазоне.
'i»7*jri ЛОГ* «учит Зп«че«и>.9СК.в
id
5J " <?77.9М:ИЭ.«г««
-эд5,е
'. [ <Ж | Отнокз (
Рис. 35.4. Использование диалогового окна Аргументы
функции для вставки функции, созданной пользователем
Когда вы обращаетесь из диалогового окна Мастер функций ко встроенной функции, во
втором диалоговом окне мастера функций появляется описание каждого аргумента. К
сожалению, для созданных пользователем функций такие описания ввести нельзя.
Дополнительные сведения
Для того чтобы серьезно заниматься созданием собственных функций, информации,
представленной в данной главе, явно не достаточно, так как в ней были освещены только
некоторые основные моменты этой темы. Но вы можете использовать приведенные здесь примеры
как основу для дальнейшей разработки необходимых вам функций, черпая нужные сведения
из справочной системы Visual Basic. Кроме того, в главе 39 также можно найти множество
полезных примеров функций VBA.
Глава 35. Функции VBA
637

ГЛАВА
В этой главе...
Зачем создавать новые
диалоговые окна
Альтернативы
пользовательским диалоговым
окнам
Создание
пользовательских диалоговых окон
Примеры
пользовательских диалоговых окон
Дополнительная
информация
Основы экранных
форм
ак только вы начинаете работать в Excel, то сразу же
сталкиваетесь с такими элементами интерфейса, как
диалоговые окна. В Excel, как и в большинстве других
программ, написанных для Windows, диалоговые окна
используются повсеместно: для получения информации, определения
параметров команд и вывода на экран сообщений. Excel позволяет
относительно легко создавать собственные диалоговые окна,
работающие по тому же принципу, что и встроенные в
программу. Эта глава посвящена созданию диалоговых окон,
которые в VBA называются экранными формами (UserForm).
Зачем создавать новые
диалоговые окна
Некоторые создаваемые макросы выполняют одни и те же
операции каждый раз, когда вы их вызываете. Предположим, был
написан макрос, с помощью которого вводится список служащих
вашей фирмы. Этот макрос всегда должен выполнять одни и те
же действия, причем он не требует от пользователя ввода
дополнительных данных. Однако часто требуются макросы,
выполняющие различные операции (в зависимости от обстоятельств)
или предлагающие сделать выбор из нескольких вариантов.
Приведем пример простого макроса, который переводит
строчные буквы текста, находящегося в ячейках выделенного
диапазона, в прописные, пропуская при этом ячейки с
формулами. В этой подпрограмме используется встроенная VBA-
функция StrConv (ПРОПИСН).
Sub Изменить_регистр()
For Each cell In Selection
If Not cell.HasFormula Then
cell.Value = StrConv(cell.Value,
vbUpperCase)
End If
Next cell
End Sub

Данный макрос весьма полезен, но его было бы неплохо усовершенствовать. Например,
было бы неплохо, чтобы этот макрос переводил прописные буквы в строчные или делал
прописной первую букву всех слов, содержащихся в выделенном диапазоне. Такую
модификацию макроса выполнить совсем несложно. Однако, если внести в макрос соответствующие
изменения, придется выдать запрос пользователю о том, какие именно преобразования
необходимо выполнить в ячейках. Решить эту проблему поможет диалоговое окно, подобное
изображенному на рис. 36.1. Это окно представляет собой пользовательскую форму, созданную с
помощью редактора Visual Basic и вызываемую посредством VBA-макроса.
Рис. 36.1. Диалоговое окно, предоставляющее
пользователю на выбор несколько опций во
время выполнения макроса
Есть и другой вариант решения проблемы: написать три макроса для каждого типа
преобразований символов. Но способ, при котором в одном макросе комбинируются три эти
операции и создается специальное диалоговое окно, более эффективен. Этот пример, а также
описание процесса создания диалогового окна вы найдете далее в главе.
Альтернативы диалоговым окнам
Хотя создавать новые диалоговые окна совсем несложно, иногда проще воспользоваться
готовыми средствами VBA. Например, в VBA есть две функции — MsgBox и InputBox,
которые позволяют отображать на экране простые диалоговые окна, не создавая
пользовательскую форму. Эти диалоговые окна можно видоизменить несколькими способами, но,
конечно, они не могут содержать всех тех опций, которые доступны в созданных пользователем
диалоговых окнах.
Окна ввода
Существуют две формы функции InputBox (Окно ввода), одна из них принадлежит
Excel, другая — VB А.
В краткой форме функция VBA InputBox имеет следующий синтаксис:
InputBox(сообщение[,заголовок] [,по_умолчанию])
Назначение аргументов описано ниже.
■ Сообщение. Текст, отображаемый в окне (обязательный аргумент).
■ Заголовок. Текст, который появляется в строке заголовка окна (необязательный
аргумент).
■ По_умолчанию. Значение, отображаемое в окне ввода по умолчанию
(необязательный аргумент).
Аргумент Сообщение используется только для вывода информации о том, что должен
делать пользователь в этом окне. Оно не может содержать более 1 024 символов (точнее,
максимальное количество символов зависит от используемого шрифта).
В следующем примере функция InputBox предлагает пользователю ввести свое полное имя:
Имя = InputBox("Введите ваше имя:", "Имя пользователя")
С Как В Заголовках
" \
Глава 36. Основы экранных форм
639

При выполнении этого оператора VBA программа выводит на экран диалоговое окно,
изображенное на рис. 36.2. Заметьте, что в данном примере использованы только первых два
аргумента, параметр по_умолчанию не указан. Когда пользователь введет некоторое
значение и щелкнет на кнопке ОК, это значение будет присвоено переменной Имя.
Рис. 36.2. Диалоговое окно,
которое выводится на экран с
помощью функции InputBox
Функция InputBox всегда возвращает строку, поэтому может возникнуть необходимость
в преобразовании результата в число. Для этого воспользуйтесь функцией Val (она
преобразует отображающую число строку текста в число ).
Функция VBA MsgBox
Это весьма удобное средство для того, чтобы отобразить на экране информацию и
попросить пользователя сделать выбор, щелкнув на одной из предложенных кнопок. Функция VBA
MsgBox использована во многих примерах данной книги, чтобы вывести значение
переменной. Краткий синтаксис функции MsgBox выглядит следующим образом:
MsgBox(сообщение[, кнопки] [,заголовок])
Ниже приведено описание аргументов.
■ Сообщение. Текст, отображаемый в окне сообщения (обязательный аргумент).
■ Кнопки. Коды кнопок, которые будут отображены в окне сообщения (необязательный
аргумент).
■ Заголовок. Текст, который появляется в строке заголовка окна сообщения
(необязательный аргумент).
Функцию MsgBox можно вызывать как в виде отдельного оператора, так и в виде
функции, присваивая ее результат какой-нибудь переменной. Если функция вызывается
самостоятельно, не нужно заключать аргументы в круглые скобки. В приведенном ниже примере
функция MsgBox выводит на экран сообщение и не возвращает результат.
Sub MsgBoxDemo()
MsgBox "Для продолжения щелкните на кнопке ОК"
End Sub
На рис. 36.3 показано, как выглядит это окно сообщения.
Рис. 36.3. Простое окно сообщения,
отображаемое при выполнении
функции MsgBox
Чтобы запросить информацию, используя окно сообщения, результат функции MsgBox
необходимо присвоить какой-либо переменной. В приведенной ниже процедуре использованы
1 Функция Val — это аналог функции ЗНАЧЕН в русскоязычной версии Excel. — Прим. ред.
640
Часть VI. Программирование в Excel

некоторые встроенные константы (они описаны в табл. 36.1), чтобы упростить работу со
значениями, возвращаемыми функцией MsgBox.
Sub Получение_ответа()
Ответ = MsgBox("Продолжить?", vbYesNo)
Select Case Ответ
Case vbYes
1 [операторы, выполняющиеся, когда пользователь
' щелкнул на кнопке Да]...
Case vbNo
1 [операторы, выполняющиеся, когда пользователь
1 щелкнул на кнопке Яет] ...
End Select
End Sub
При выполнении этой процедуры переменной Ответ будет присвоено одно из
значений— vbYes или vbNo, соответствующих кнопкам диалогового окна. Оператор Select
Case определяет действие, которое зависит от значения переменной Ответ.
Можно без труда настраивать окна сообщений с помощью соответствующих кодов
кнопок. В табл. 36.1 перечислены встроенные константы VBA, которые используются в качестве
аргументов функции MsgBox для указания кодов отображаемых кнопок. Можно указать,
какие кнопки отобразить, должна ли появляться пиктограмма и какая кнопка принимается по
умолчанию.
Таблица 36.1. Константы, используемые в функции MsgBox
Константа
Значение Описание
Отображается кнопка ОК
Отображаются кнопки ОК и Отмена
Отображаются кнопки Стоп, Повтор и Пропустить
Отображаются кнопки Да, Нет и Отмена
Отображаются кнопки Да и Нет
Отображаются кнопки Повтор и Отмена
Отображается пиктограмма в виде белого крестика в красном кружке
(пиктограмма важного сообщения)
Отображается пиктограмма в виде синего вопросительного знака в
белом кружке (пиктограмма запрашивающего сообщения)
Отображается пиктограмма в виде черного восклицательного знака в
желтом треугольнике (пиктограмма предупреждающего сообщения)
Отображается пиктограмма в виде синей буквы i в белом кружке
(пиктограмма информационного сообщения)
Принимается по умолчанию первая кнопка
Принимается по умолчанию вторая кнопка
Принимается по умолчанию третья кнопка
vbOKOnly
vbOKCancel
vbAbortRetrylgnore
vbYesNoCancel
vbYesNo
vbRetryCancel
vbCritical
vbQuestion
vbExclamation
vblnformation
vbDefaultButtonl
vbDelaultButton2
vbDefaultButton3
vbSystemModal
0
1
2
3
4
5
16
32
48
64
0
256
512
4096
Режим модальности: все программы приостанавливаются до тех пор,
пока пользователь не ответит на сообщение
Глава 36. Основы экранных форм
641

В приведенном ниже примере функции используется комбинация констант, чтобы
отобразить в окне сообщения кнопки Да и Нет (vbYesNo) и пиктограмму со знаком вопроса
(vbQuestion). Вторая кнопка должна приниматься по умолчанию (vbDefaultButton2) —
это та кнопка, которая будет выбрана, если пользователь нажмет клавишу <Enter>. Для
простоты эти константы присвоены переменной Константы, которая затем используется в
качестве второго аргумента функции MsgBox.
Sub Получение_ответа()
Config = vbYesNo + vbQuestion + vbDefaultButton2
Ответ = MsgBox("Создать месячный отчет?", Config)
If Ans = vbYes Then RunReport
If Ans = vbNo Then End
End Sub
На рис. 36.4 показано, как выглядит это окно сообщения при выполнении подпрограммы
Получение_ответа. Если щелкнуть на кнопке Да, то будет выполняться процедура Run-
Report (здесь не приведена). Если же щелкнуть на кнопке Нет (или нажать клавишу
<Enter>), то подпрограмма просто завершит работу. Поскольку в функции MsgBox аргумент
title опущен, программа выведет стандартный заголовок Microsoft Excel.
Рис. 36.4. С помощью второго аргумента
функции MsgBox задаются кнопки,
которые должны появиться в окне сообщения
Приведем еще один пример использования функции MsgBox.
Sub Получение_ответа2()
Msg = "Начать создание месячного отчета?"
Msg = Msg & vbLf & vbLf
Msg = Msg & "Создание отчета займет приблизительно "
Msg = Msg & "15 минут. В результате будет создан отчет по всем "
Msg = Msg & "продажам за текущий месяц на 30 страницах."
Title = "Торговый дом ЧЕБУРАШКА"
Config = vbYesNo + vbQuestion
Ans = MsgBox(Msg, Config, Title)
If Ans = vbYes Then RunReport
If Ans = vbNo Then End
End Sub
. . :
Puc. 36.5. Окно с длинным сообщением и заголовком
В этом примере показан эффективный способ вывода длинного сообщения в диалоговом
окне. С помощью переменной Msg и оператора конкатенации (&) длинное сообщение было
разбито на несколько операторов. Во втором операторе используется константа vbLf,
которая представляет собой символ начала новой строки (с помощью двух таких символов вы-
642
Часть VI. Программирование в Excel

полняется вставка пустой строки). Чтобы отобразить в окне сообщения соответствующий
заголовок, используется аргумент заголовок. На рис. 36.5 показано, как выглядит это окно
сообщения при выполнении данной процедуры.
Создание пользовательских
диалоговых окон
Во многих случаях очень удобно использовать функции InputBox и MsgBox, но их
возможности довольно ограниченны. Большими возможностями обладают пользовательские
диалоговые окна, которые создаются в редакторе Visual Basic как экранные формы (UserForm).
Ниже последовательно описано, как создать пользовательское диалоговое окно.
1. Определите, для чего будет использоваться диалоговое окно и в какой части макроса
оно будет вызываться.
2. Перейдите в редактор Visual Basic и вставьте новую экранную форму.
3. Добавьте элементы управления в экранную форму.
4. Установите свойства элементов управления, присутствующих в экранной форме.
5. Напишите процедуры обработки событий (таких, как щелчок на кнопке) для элементов
управления экранной формы.
Работа с пользовательскими формами
Созданные пользователем диалоговые окна Excel сохраняет в виде пользовательских
форм, причем на каждой форме может находиться только по одному окну". Чтобы создать
диалоговое окно, необходимо сначала вставить новую пользовательскую форму в окно
редактора Visual Basic. Чтобы открыть окно редактора Visual Basic, выберите команду Сервисе
Макрос^Редактор Visual Basic или нажмите <Alt+Fll>. Убедитесь, что в окне Project
(Проект) выбрана текущая рабочая книга, а затем выберите команду Insert1*UserForm
(Вставка^Пользовательская форма). В окне редактора отобразится пустая форма, как
показано на рис. 36.6. После активизации формы появится панель Toolbox с вкладкой
Controls (Элементы управления), которая используется для вставки элементов управления
в диалоговое окно.
Вставка элементов управления в экранную форму
Элементы управления, которые можно вставить в экранную форму, находятся на панели
инструментов Toolbox (Инструментальная панель) (редактор Visual Basic не имеет
специальных команд меню для вставки элементов управления).
Чтобы вставить какой-либо элемент управления в экранную форму, щелкните на
соответствующем инструменте панели Toolbox, затем щелкните внутри экранной формы. Можно
также сначала щелкнуть на нужном инструменте панели Toolbox, а затем протащить
указатель мыши по экранной форме, указывая размер элемента управления.
Названия элементов управления панели Toolbox с краткими описаниями приведены
в табл. 36.2.
Вместе с тем пользовательское диалоговое окно может иметь несколько вкладок. — Прим. ред.
Глава 36. Основы экранных форм
643

',i,f . ■Wi4Mi|»l'jiWJl'»J -.к
''.'&■■ ';'.'. '. '. . ' ,'.^'. !
:
conjrd* J
• -> j s *ш
ra
Рис. 36.6. Пустая форма
Элемент управления
Назначение
Select Objects (Выбор
объектов)
Label (Надпись)
TextBox (Поле)
ComboBox (Поле СО Списком)
ListBox (Список)
checkBox (Флажок)
optionButton (Переключатель)
ToggleButton (Выключатель)
Frame (Рамка)
CommandButton (Кнопка)
TabStrip (Набор вкладок)
MultiPage (Набор страниц)
ScrollBar (Полоса прокрутки)
SpinButton (Счетчик)
Image (Рисунок)
Ret Edit (Кнопка сворачивания)
Позволяет перетаскивать на форму другие элементы управления
Добавляет надпись (контейнер для текста)
Добавляет поле ввода (позволяет пользователю вводить текст)
Добавляет поле ввода с раскрывающимся списком (раскрывающийся
список)
Добавляет список (позволяет пользователю выбрать элемент из
списка)
Добавляет флажок опции (управление логическими опциями)
Добавляет переключатель (множественный выбор)
Добавляет выключатель (управление логическими опциями)
Добавляет рамку (контейнер для других объектов)
Добавляет командную кнопку
Добавляет набор вкладок в экранную форму (контейнер для других
объектов)
Добавляет многостраничный элемент (контейнер для других объектов)
Добавляет полосу прокрутки
Добавляет счетчик
Добавляет элемент управления, который может содержать
изображение
Добавляет поле ввода с кнопкой свертывания диалогового окна
(позволяет пользователю выделить ячейку или диапазон)
Некоторые из этих элементов управления можно разместить непосредственно на
рабочем листе. О том, как это делается, речь идет в главе 37.
644
Часть VI. Программирование в Excel

Изменение свойств элементов управления
Каждый элемент управления, вставляемый в пользовательскую форму, имеет
определенное количество свойств, которые определяют внешний вид элемента и его поведение.
Некоторые свойства, такие, как Height (Высота) и Width (Ширина), можно изменить,
щелкнув и перетащив границу рамки. Для модификации других свойств используется окно
Properties (Свойства).
Чтобы отобразить окно Properties, выберите команду View=>Properties Window (Вид|=>
Окно свойств) или нажмите клавишу <F4>. В окне Properties отображается список свойств
для выбранного элемента управления (каждый элемент управления имеет свой набор
свойств). Если щелкнуть на самой форме, в окне появятся свойства для формы. На рис. 36.7
показано окно Properties для кнопки.
Рис. 36.7. Окно свойств для кнопки
Чтобы изменить какое-нибудь свойство, выберите его в окне Properties, а затем введите
новое значение. Значения некоторых свойств, таких, как BackColor (Цвет фона), можно
выбирать из списка. В верхней части окна Properties содержится раскрывающийся список,
позволяющий выбирать элемент управления для работы с его свойствами. Кроме того, можно
выбрать элемент, щелкнув на нем; при этом также отобразятся его свойства.
Некоторые свойства, например Font (Шрифт) и Picture (Рисунок), в поле ввода
значения имеют маленькую кнопку с тремя точками. После щелчка на этой кнопке открывается
диалоговое окно, в котором можно задать значение этого свойства.
Если свойства элементов управления задаются с помощью окна Properties, то говорят,
что они устанавливаются в процессе разработки. Можно также, используя VBA, изменять
свойства элементов управления и тогда, когда диалоговое окно уже отображено на экране,
т.е. в процессе выполнения.
Полное описание всех свойств выходит за рамки этой книги. Чтобы получить сведения
'о конкретном свойстве, выберите его в окне Properties и нажмите <F1>. Тщательно
подготовленная интерактивная справочная система по элементам управления пользовательскими
формами предоставит вам исчерпывающую информацию. (Но эта информация приведена на
английском языке. — Прим. ред.)
Глава 36. Основы экранных Лгп«*
645

Обработка событий
Событие — это то, что происходит, когда пользователь воздействует на элемент
управления. Например, щелчок на командной кнопке инициирует событие Click3 (Щелчок),
ассоциированное с данной кнопкой. Программное приложение должно иметь процедуры,
которые бы выполнялись при наступлении того или иного события. Такие процедуры часто
называют процедурами обработки событий.
Процедуры обработки событий носят имена, в которых название элемента управления
объединено с названием события с помощью символа подчеркивания. Например, процедура,
которая выполняется после щелчка на кнопке МояКнопка, называется МояКнопка_СИск.
Отображение экранных форм
Чтобы вывести на экран диалоговое окно, представляемое экранной формой, необходимо
создать процедуру, где бы использовался метод Show (Показать) объекта UserForm
(Экранная форма). Нельзя отобразить экранную форму иначе, чем посредством хотя бы
одного оператора VBA. Если экранная форма имеет имя UserForml, то следующая процедура
отобразит диалоговое окно, представляемое этой экранной формой.
Sub Показать_Диал_Окно()
UserForml.Show
End Sub
Эта процедура должна находиться в стандартном модуле VBA, а не в модуле экранной
формы.
После выполнения процедуры Показать_Диал_Окно на экране появится
пользовательская форма UserForml. Что произойдет дальше, зависит от процедур обработки событий.
Пример создания экранной формы
Предыдущий раздел можно рассматривать как введение. В этом же разделе будет
продемонстрирован процесс разработки нового диалогового окна. Этот пример довольно прост:
пользовательская форма отображает сообщение для пользователя. Несмотря на то что с этой
задачей легко справится функция MsgBox, диалоговое окно предоставляет большую гибкость
в отношении форматирования и расположения сообщения.
Ц^ Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На компакт-
диске ЩЩ
Создание диалогового окна
Прежде чем создавать пользовательскую форму, создайте новую рабочую книгу. Затем
выполните ряд действий.
3 В VBA все возможные события классифицированы и имеют собственные имена (на английском
языке). Эти имена событий нельзя изменять и заменять другими, поскольку они являются служебными
словами. — Прим. ред.
646
Часть W. Программирование в Excel

1. Выберите команду СервисоМакросоРедактор Visual Basic или нажмите
комбинацию клавиш <Alt+Fl 1>, чтобы открыть окно редактора Visual Basic.
2. В окне проектов редактора Visual Basic двойным щелчком мыши выберите рабочую
книгу.
3. Выберите команду InsertsUserForm. На экране появится пустая форма с названием
UserForml и панель Toolbox.
4. Нажмите <F4> для отображения окна Properties (Свойства) и измените его свойства.
Свойство Изменить на
Name (Имя) Инфо_окно
Caption (Заголовок) О данной рабочей книге
5. С помощью панели Toolbox добавьте в экранную форму элемент Label (Надпись) .
6. В окне Properties щелкните на свойстве Font (Шрифт) и подберите соответствующий
шрифт. Можно изменить гарнитуру, размер и т.д. Результаты вашей деятельности сразу
же отображаются на форме. На рис. 36.8 показан пример форматированной надписи.
й- вывод '.дтЬщлитт xlt • И*ф» Q*wa {
.101 х|
Эта рабочая книга была -
разработана в отделе новых
технологий НИИ ЧаВо. Если .
• при работе с этой книгой у ]
;увас возникнут проблемы,
;: позвоните в наш отдел
Рис. 36.8. Надпись после
изменения шрифта
Теперь добавьте к диалоговому окну командную кнопку и измените ее свойства.
Свойство Изменить на
Name (Имя) КнопкаОК
Caption (Заголовок) ОК
Default (По умолчанию) True (Истина)
Если нужно, можно внести другие изменения. Можно изменить размер формы,
передвинуть, увеличить или уменьшить элементы управления.
Тестирование
На данном этапе созданное диалоговое окно обладает всеми необходимыми элементами
управления. Не хватает лишь способа отображения диалогового окна. Далее описано, как
написать процедуру, решающую эту задачу.
1. Вставьте модуль, выбрав команду Insert^Module (ВставкаОМодуль).
4 Эта надпись будет играть роль заголовка для поля ввода, поскольку само поле ввода не имеет
заголовка. — Прим. ред.
Глава 36. Основы экранных форм
647

2. В пустом модуле введите следующий код:
Sub Показ_Инфо_окна()
Инфо_окно.Show
End Sub
3. Перейдите в окно программы Excel.
4. Выберите команду Сервис^ Макрос* Макросы или нажмите <Alt+F8>.
5. В диалоговом окне Макрос выберите из списка макросов Показ_Инфо_окна и
щелкните на кнопке Выполнить.
На экране появится созданное диалоговое окно.
Щелчок на кнопке ОК не приведет к закрытию диалогового окна, как можно было бы
ожидать. Для этой кнопки еще нужно иметь процедуру обработчика событий. Но есть выход:
можно щелкнуть на кнопке закрытия, находящейся в строке заголовка, чтобы закрыть
диалоговое окно.
Вызвать это окно можно с помощью кнопки, расположенной прямо на рабочем
ополнительЖя листе. Подробности приведены в главе 37.
'ормация
Написание процедур обработки событий
В этом разделе показано, как написать процедуры обработки событий, которые могут
возникнуть при работе с диалоговым окном. Продолжая наш пример, выполните ряд действий.
1. Нажмите <Alt+Fl 1> для перехода в редактор Visual Basic.
2. Перейдите в окно формы Инфо_Окно, дважды щелкнув на ее названии в окне Project.
3. Дважды щелкните на элементе КнопкаОК.
4. Редактор активизирует модуль для пользовательской формы и вставит в него
начальный текст программы, как показано на рис. 36.9.
г* вывод сое (ц< »*л.х1*- И**4- „Окив t<
_jja
Private Sub КиопкаОК Cllcfc()
I
End Sub
3
Рис. 36.9. Модуль пользовательской формы
5. Вставьте следующий оператор перед оператором End Sub:
Unload Инфо__окно
Этот оператор просто закрывает пользовательскую форму. Вся подпрограмма
обработчика событий должна выглядеть так, как показано ниже.
648
Часть VI. Программирование в Excel

Private Sub КнопкаОК_СПск()
Unload Инфо_окно
End Sub
Еще один пример создания
диалогового окна
Пример, который положен в основу данного раздела, представляет собой улучшенную
версию примера Изменить_регистр, который был приведен в начале главы. Напомним,
что оригинальная версия этого макроса переводит строчные буквы в выбранных ячейках
в прописные. Модифицированная версия запрашивает у пользователя тип преобразования:
перевести все буквы в прописные, строчные или сделать прописной первую букву.
компаит-
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
На ко"
диск?
Создание диалогового окна
В этом диалоговом окне осуществляется запрос информации от пользователя, а именно
тип изменений, которым подвергается текст. Поскольку можно выбрать только одну опцию,
следует взять такие элементы управления, как переключатели. Для создания нового
диалогового окна выполните ряд действий (начните с пустой рабочей книги).
1. Выберите команду Сервис^МакросоРедактор Visual Basic или нажмите
комбинацию клавиш <Alt+Fll>, чтобы открыть окно редактора Visual Basic.
2. Выберите команду Inserts UserForm.
Редактор введет имя пустой формы UserForml и отобразит панель Toolbox.
3. Нажмите клавишу <F4> для отображения окна свойств формы и измените ее свойства.
Свойство Изменить на
Name (Имя) Диалог_Изменить_регист
Caption (Заголовок) Преобразование регистра
4. Теперь добавьте к диалоговому окну кнопку и измените ее свойства.
Свойство Изменить на
Name (Имя) КнопкаОК
Caption (Заголовок) ОК
Default (По умолчанию) True (Истина)
5. Добавьте к диалоговому окну еще одну кнопку и измените ее свойства.
Свойство Изменить на
Name (Имя) КнопкаОтмена
Caption (Заголовок) Отмена
Cancel (Отмена) True (Истина)
Глава 36. Основы экранных форм
649

6. Добавьте переключатель и измените его свойства (этот переключатель будет
установлен по умолчанию, поэтому свойство Value (Значение) должно быть
установлено равным True).
Свойство Изменить на
Name (Имя) Верхний_регистр
Caption (Заголовок) ВСЕ ПРОПИСНЫЕ
Value (Значение) True (Истина)
7. Добавьте второй переключатель и измените его свойства.
Свойство Изменить на
Name (Имя) Нижний_регистр
Caption (Заголовок) все строчные
8. Добавьте третий переключатель и измените его свойства.
Свойство Изменить на
Name (Имя) Смешанный_регистр
Caption (Заголовок) Как В Заголовках
9. Подберите размер кнопок и расположите их на форме таким образом, чтобы она стала
похожа на форму, показанную на рис. 36.10. Убедитесь, что кнопки и переключатели
не перекрывают друг друга.
Совет
>
j В Изм***е»м«» щ»г*ор« -:*-Як*яв*_Им««мт*._|«>гвс¥1* (U»n
:CKEtiKirMOfce
' П все строч**»
': ■ f* Как в звгояедках
Рис. 36.10. Диалоговое окно после вставки элементов
управления и настройки их свойств
Редактор Visual Basic предоставляет несколько полезных команд, которые
помогут подобрать для элементов управления подходящий размер и выровнять их
относительно друг друга. Выделите нужные элементы, а затем выполните
соответствующую команду из меню UserForm (Пользовательская форма).
Тестирование диалогового окна
На данном этапе диалоговое окно обладает всеми необходимыми элементами управления.
Не хватает лишь способа отображения диалогового окна. Для этого выполните
перечисленные ниже действия.
1. Убедитесь, что редактор Visual Basic активен.
2. Вставьте модуль, выполнив команду Insert^Module.
3. В пустом модуле введите следующий код:
650
Часть VI. Программирование в Excel

Sub Изменить_регистр()
Диалог_Изменить_регистр.Show
End Sub
4. Выберите команду RunORun Sub/UserForm (ЗапускеЗапуск Подпрофаммы/Форма)
или нажмите клавишу <F5>.
После этого управление перейдет к окну Excel, где будет отображаться новое диалоговое
окно, как показано на рис. 36.11. Кнопки переключателя как будто бы работают, но щелчок
на кнопках ОК и Отмена не производит никакого эффекта. Для этих двух кнопок еще нужно
написать процедуры обработки событий. Чтобы закрыть это "недоделанное" окно, щелкните
на кнопке закрытия, которая находится в строке заголовка.
Рис. 36.11. Новое диалоговое окно
Процедуры обработки событий
В этом разделе описано создание двух процедур обработки событий: одной, чтобы
обработать событие Click (Щелчок) для командной кнопки КнопкаОтмена, а другой, чтобы
обработать событие Click для командной кнопки КнопкаОК. Для переключателей нет
необходимости создавать специальные процедуры обработки событий, поскольку выбранный
переключатель можно определить средствами VBA.
Подпрограммы обработки событий хранятся в модуле формы. Чтобы создать
подпрограмму обработки события Click для командной кнопки КнопкаОтмена, выполните
описанные ниже действия.
1. Активизируйте форму Диалог_Изменить_регистр, дважды щелкнув на ее имени
в окне Project.
2. Дважды щелкните на кнопке КнопкаОтмена.
3. Редактор Visual Basic откроет модуль для формы и вставит в него начальный текст
программы.
4. Вставьте следующий оператор перед оператором End Sub:
Unload Диалог_Изменить_регистр
Глава 36. Основы экранных форм
651

Вот и все. Полная подпрограмма обработки событий выглядит так, как показано ниже.
Private Sub КнопкаОтмена_СИск ()
Unload Диалог_Изменить_регистр
End Sub
Эта подпрограмма выполняется после щелчка на кнопке Отмена. Она состоит из одного
оператора, который закрывает форму Диалог_Изменить_регистр.
Дальше следует написать процедуру обработки события Click для кнопки ОК. Для этого
выполните следующее.
1. Выберите из раскрывающегося списка, расположенного в верхней части модуля,
объект КнопкаОК. Редактор подготовит новую процедуру, которая будет называться
КнопкаОК_С1ick.
2. Введите следующий текст программы (первый и последний операторы уже введены):
Private Sub КнопкаОК_СИск ()
Application.ScreenUpdating = False
' Если диапазон не выбран
If TypeName(Selection) <> "Range" Then Exit Sub
' ВСЕ ПРОПИСНЫЕ
If Верхний_регистр Then
For Each cell In Selection
If Not cell.HasFormula Then
cell.Value = StrConv(cell.Value, vbUpperCase)
End If
Next cell
End If
1 все строчные
If Нижний_регистр Then
For Each cell In Selection
If Not cell.HasFormula Then
cell.Value = StrConv(cell.Value, vbLowerCase)
End If
Next cell
End If
1 Как В Заголовках
If Смешанный_регистр Then
For Each cell In Selection
If Not cell.HasFormula Then
cell.Value = StrConv(cell.Value, vbProperCase)
End If
Next cell
End If
Unload Диалог_Изменить_регистр
End Sub
Макрос начинается с отключения режима обновления экрана (это приведет к ускорению
работы макроса). Затем проверяется выбранный диапазон. Если диапазон не выбран,
процедура сразу же завершается. Остальная часть подпрограммы состоит из трех отдельных
блоков, из которых выполняется только один, соответствующий выбранному переключателю.
Выбранный переключатель имеет значение свойства Value, равное True. После выполнения
надлежащего блока пользовательская форма выгружается (закрывается).
652
Насть VI. Программирование в Excel

Тестирование диалогового окна
Чтобы "испытать" диалоговое окно, выполните ряд действий.
1. Перейдите в окно Excel.
2. Введите в ячейки листа какой-нибудь текст.
3. Выделите диапазон с текстом.
4. Выберите команду СервисОМакрос^Макросы или нажмите комбинацию клавиш
<Alt+F8>.
5. В диалоговом окне Макрос выберите из списка макросов Изменить_регистр и
щелкните на кнопке Выполнить.
На экране появится созданное диалоговое окно.
6. Выберите нужный переключатель и щелкните на кнопке ОК.
Проверьте работу окна на других ячейках. Обратите внимание: если щелкнуть на кнопке
Отмена, диалоговое окно закроется без каких-либо последствий для содержимого
выбранных ячеек. Но если вы щелкнули на кнопке ОК и макрос изменил регистр выделенных ячеек,
то отменить это действие командой Правка^Отмена нельзя (хотя можно снова запустить
этот макрос и выбрать тот регистр, который был в самом начале).
Привязка макроса к кнопке панели инструментов
На этом этапе все, казалось бы, работает как надо. Кроме одного — вызов макроса на
исполнение не назовешь слишком быстрым и простым. А как было бы удобно, если бы макрос
"просыпался" от щелчка на какой-нибудь кнопке панели инструментов. В Excel это делаетск
очень просто, достаточно выполнить перечисленные ниже действия.
1. Щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и из контекстного
меню выберите команду Настройка. Excel отобразит диалоговое окно Настройка.
2. Щелкните на вкладке Команды и из списка Категории выберите элемент Макросы.
3. Щелкните на элементе Настраиваемая кнопка в списке Команды и перетащите его
на панель инструментов.
4. Щелкните правой кнопкой мыши на новой кнопке и из ее контекстного меню
выберите команду Назначить макрос.
5. Из списка макросов выберите Изменить_регистр и щелкните на кнопке ОК.
При этом можно также изменить изображение на кнопке и, используя другие команды
контекстного меню, добавить подсказку.
6. Закройте диалоговое окно Настройка, щелкнув на кнопке Закрыть.
После выполнения описанных выше действий щелчок на этой кнопке панели
инструментов приведет к выполнению макроса и открытию созданного диалогового окна.
^^^" Если во время щелчка на кнопке, связанной с этим макросом, рабочая книга с
На заметку макросом окажется закрытой, она будет автоматически открыта. Чтобы не путать
ее с обычными рабочими книгами, ее можно скрыть, выполнив команду Окно*
. Скрыть. Кроме того, на основе этой книги можно создать надстройку.
Подробности о надстройках приведены в главе 40.
Глава 36. Основы экранных форм
653

Дополнительные сведения о создании
диалоговых окон
Создавая новые диалоговые окна, вы можете сделать свои макросы универсальными.
Можно разработать новые команды, открывающие диалоговые окна, которые выглядят точно
так же, как и включенные в Excel. В данном разделе содержится дополнительная
информация; она поможет при создании новых диалоговых окон, которые будут работать так же, как
и встроенные в Excel.
Добавление горячих клавиш
Диалоговые окна не должны ставить в худшие условия тех, кто предпочитает
пользоваться не мышью, а клавиатурой. Все диалоговые окна Excel работают одинаково хорошо как с
мышью, так и с клавиатурой, поскольку у каждого элемента управления есть
соответствующая горячая клавиша. Чтобы обратиться к конкретному элементу управления, пользователь
может применить комбинацию <А1н-горячая клавишах
Таким образом, имеет смысл добавлять горячие клавиши к вновь создаваемым
диалоговым окнам. Это можно сделать в окне Properties (Свойства) элемента управления,
входящего в состав диалогового окна. Для этого достаточно ввести нужный символ для свойства
Accelerator Key (Назначенная клавиша).
Разумеется, буква, которой вы отводите роль горячей клавиши, должна содержаться в
названии соответствующего элемента управления, причем это может быть любая буква (не
обязательно первая). Однако горячие клавиши в диалоговом окне не должны повторяться. В
противном случае при нажатии горячей клавиши будет активизироваться тот элемент
управления, который расположен раньше в последовательности перехода (т.е. в порядке следования
элементов управления).
Некоторые элементы управления (такие, как поля ввода) не имеют свойства Caption
(Заголовок), поэтому назначить горячие клавиши можно только их подписям. После этого
нажатие горячей клавиши активизирует следующий по порядку элемент управления в
последовательности перехода (этим элементом является поле ввода, так как сама подпись не может
быть активизирована).
Изменение последовательности перехода
В предыдущем разделе упоминалось о последовательности перехода по элементам
управления диалогового окна. При работе с диалоговым окном нажатие клавиш <ТаЬ> и
<Shift+Tab> осуществляет циклическое перемещение по элементам управления этого окна.
Создавая диалоговое окно, следует убедиться в том, что последовательность перехода
установлена правильно. Это означает, что элементы управления должны быть расположены в
логическом порядке.
Чтобы просмотреть или изменить последовательность перехода нового диалогового окна,
воспользуйтесь окном свойств элементов управления. Если свойство Tab Stop (Останов
табулятора) какого-то элемента установлено равным True (Истина), то его можно выбрать,
нажав клавишу <ТаЬ>. Измените свойство Tablndex (Индекс табулятора), значения которого
лежат в диапазоне от 0 (для первого в последовательности перехода) до уменьшенного на
единицу числа элементов управления, которые имеют это свойство. При изменении значения
свойства Tablndex редактор Visual Basic автоматически перенастраивает значения этого
свойства всех последующих элементов управления в последовательности перехода.
654
Часть VI. Программирование в Excel

Дополнительные сведения
Чтобы овладеть искусством создания новых диалоговых окон, нужно приложить
некоторые усилия. Можно, например, тщательно изучить диалоговые окна Excel, так как это
примеры хорошо продуманных и разработанных диалоговых окон. Можно также попытаться
продублировать большинство из них.
Самый лучший способ побольше узнать о создании диалоговых окон — воспользоваться
системой диалоговой справки редактора Visual Basic (на английском языке. — Прим. ред.).
Глава 36. Основы экранных форм
655

ГЛАВА
Элементы
управления
на рабочем листе
В этой главе...
Применение элементов
управления на рабочем
листе
Использование элементов
управления
Панель Элементы
управления
1р^е\ предыдущей главе описано, как создавать новые диа-
ыг& логовые окна. Если вам по душе идея использования
элементов управления диалогового окна, но в то же время вы
не в восторге от создания самого диалогового окна — эта
глава именно для вас. Прочитав ее, вы узнаете, как
автоматизировать рабочую таблицу с помощью таких интерактивных
элементов управления, как командные кнопки, списки и
переключатели.
Применение элементов
управления на рабочем
листе
Основная цель использования элементов управления на
рабочем листе состоит в максимальном упрощении для
пользователя процесса ввода данных и управляющей информации. Если,
например, создается модель, в которой используется одна или
несколько ячеек ввода, то можно организовать ввод таким
образом, чтобы пользователь просто выбирал подходящие значения
из заранее определенного списка допустимых значений.
Вставка элементов управления в рабочий лист требует
гораздо меньших усилий, чем создание диалогового окна. Кроме
того, как правило, для этого не нужно создавать никаких
макросов, потому что есть возможность связать элемент управления с
ячейкой рабочего листа. Например, помещаемый в рабочий
лист флажок можно связать с конкретной ячейкой. Когда этот
флажок активизируется, соответствующая ячейка отображает
значение ИСТИНА, в противном случае — ЛОЖЬ.
На рис. 37.1 показан пример, в котором использованы
переключатели, полоса прокрутки и командная кнопка.

IQcoaujtto
_ я
1
2J
3
4
5
в
3
9
10
jl_
12
13
M
15
16
17
*.
1S
20
21
.22
23
В (. lb t
Параметры ссуды
| Стоимость покупки: $375000 |
Пврвыйвэмос
гга
<~ 13%
lT 20%
Срок
Р 30 пет
<~ «лет
| Объем ссуды: $300000 |
Л| J Jtl Спи»: «5*
Размер выплаты: S1847.15
График вьплат
Г_Г Защитить пигт
» «-■
Связанные ячейки '"'
625 Значение бегунка
6,25 Проценты
5300 000 Сс.да
ИСТИНА 30 пет
ЛОЖЬ «пет
^30С£^^
ЛОЖЬ Первый взнос 10%
ЛОЖЬ Первый взнос 15%
ИСТИНА Первый взнос 20%
20% Первый взнос
H * » >ftn.fiuini ; jUrioriScfud /
lii
-1
1 '(Г
Рис. 37.1. В этом рабочем листе используются элементы управления
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске1.
На компакт-
диске
Процесс вставки в рабочий лист элементов управления может показаться
запутанным, поскольку существует два источника управляющих элементов, а точнее, две панели
инструментов.
■ Панель инструментов Формы. Элементы управления, расположенные на этой панели,
можно вставлять в рабочий лист.
■ Панель инструментов Элементы управления. Содержит элементы управления ActiveX,
которые можно поместить на пользовательскую форму (см. предыдущую главу) и на
рабочий лист (но не все элементы из этой панели годятся для использования в
рабочем листе).
Большинство элементов управления присутствуют на обеих панелях инструментов.
Например, как на одной, так и на другой панели есть элемент, с названием Список. Но это два
совершенно разных элемента управления. В общем случае элементы управления ActiveX,
находящиеся на панели Элементы управления, предоставляют большую гибкость, поэтому
по возможности следует использовать эти элементы.
Эта глава посвящена исключительно элементам управления, расположенным на
панели Элементы управления (рис. 37.2).
На замет
а заметку
/
' Детальное обсуждение этого примера выходит за рамки настоящей главы; кроме того, автор
закрыл доступ к исходному коду подпрограмм. Поэтому рабочая книга была русифицирована только
внешне, а просмотр или изменение кода подпрограмм невозможны. — Прим. ред.
Глава 37. Элементы управления на рабочем листе
657

Рис. 37.2. Панель инструментов
Элементы управления
Полный список элементов управления, расположенных на этой панели, с краткими
описаниями приведен в табл. 37.1.
Таблица 37.1. Панель инструментов Элементы управления
Элемент управления Назначение
Режим конструктора
Свойства
Исходный текст
Флажок
Поле
Кнопка
Переключатель
Список
Поле со списком
Выключатель
Счетчик
Полоса прокрутки
Надпись
Рисунок
Другие элементы
Включает/выключает режим конструктора
Отображает окно Properties (Свойства)
Открывает редактор Visual Basic для написания или редактирования программы
VBA для выбранного элемента управления
Вставляет флажок опции (управление логическими опциями)
Вставляет поле ввода (позволяет пользователю вводить данные)
Вставляет командную кнопку
Вставляет переключатель (позволяет пользователю выбрать одну из нескольких
возможных опций)
Вставляет список (позволяет пользователю осуществить выбор из списка)
Вставляет поле ввода с раскрывающимся списком
Вставляет переключатель (используется для задания логических опций)
Вставляет счетчик (определение значения посредством кнопок прокрутки)
Вставляет полосу прокрутки
Вставляет надпись (контейнер для текста)
Вставляет элемент управления, который может содержать изображение
(контейнер для изображения)
Отображает список других элементов управления ActiveX, которые
инсталлированы в вашей системе
Использование элементов управления
Добавление элементов управления к рабочему листу не вызывает трудностей. Но самое
интересное заключается в том, что, добавив элемент, можно настроить свойства этого
элемента, которые влияют на его внешний вид и на его функции.
Вставка элемента управления
Прежде чем вставить элемент управления в рабочий лист, убедитесь в том, что видима
панель Элементы управления. Затем щелкните на нужном элементе и перетащите его в
рабочий лист. При этом нет нужды слишком усердствовать в отношении его точного размера
или местоположения, поскольку изменить эти свойства можно в любое время.
658
Часть VI. Программирование в Excel

Режим конструктора
Во время вставки элемента управления Excel переходит в режим конструктора. В этом
режиме можно настраивать свойства любых элементов, добавлять или редактировать
макросы для них или изменять их размеры и расположение на рабочем листе. Когда Excel
находится в этом режиме, нельзя проверить действия настраиваемых элементов управления. Для их
тестирования необходимо выйти из этого режима. Это делается с помощью щелчка на кнопке
Выход из режима конструктора (которая заменила кнопку Режим конструктора) на
панели Элементы управления.
Настройка свойств
Каждый добавленный элемент управления обладает свойствами, которые определяют его
внешний вид и поведение. Эти свойства можно настраивать только в режиме конструктора.
При добавлении элемента управления на рабочий лист Excel переходит в этот режим
автоматически. Если же нужно изменить элемент после выхода из режима конструктора, щелкните
на кнопке Режим конструктора панели Элементы управления.
Чтобы изменить свойства элемента управления, выберите его и щелкните на кнопке
Свойства панели Элементы управления. Появится окно Properties (Свойства), показанное
на рис. 37.3. Это окно имеет две вкладки. Во вкладке Alphabetic (По алфавиту) свойства
отображаются в алфавитном порядке, а во вкладке Categorized (По категориям) — в соответствии
с категориями. Обе вкладки отображают одни и те же свойства, но в различном порядке.
Рис. 37.3. С помощью окна свойств можно настраивать элементы управления
Чтобы изменить свойство, выберите его в окне Properties и измените. Способ изменения
зависит от конкретного свойства. Одни свойства отображают раскрывающийся список,
который позволяет делать выбор из предложенных вариантов. Другие, например Font (Шрифт),
снабжены кнопкой, после щелчка на которой отображается соответствующее диалоговое
окно. Но есть и такие свойства, которые требуют обычного ввода значения. В любом случае
изменение свойства немедленно сказывается на соответствующем элементе управления.
Глава 37. Элементы управления на рабочем листе
659

Некоторые свойства элементов управления
Каждый элемент управления обладает собственным (уникальным) набором свойств. Но
многие объекты имеют общие свойства. Эти свойства описаны в табл. 37.2.
Таблица 37.2. Общие свойства элементов управления
Свойство Описание
Autos ize (Авторазмер) Если его значение равно True (Истина), размер элемента
изменяется автоматически, в зависимости от текста заголовка
BackColor (Цвет фона) Цвет фона элемента управления
BackStyle (Стиль фона) Стиль фона (прозрачный или нет)
caption (Заголовок) Текст, отображаемый на элементе управления
LinkedCell (Связанная ячейка) Ячейка рабочего листа, в которой содержится текущее значение
элемента управления
ListFiliRange (Диапазон запол- Диапазон рабочего листа, содержащий список значений, которые
нения списка) будут отображаться в элементах управления ListBox (Список) или
ComboBox (Поле со списком)
value (Значение) Значение элемента управления
Left (Левый) и Тор (Верхний) Значения, определяющие позицию элемента
width (Ширина) и Height (Высота) Значения, определяющие ширину и высоту элемента управления
visible (Видимый) Если значение этого свойства равно False (Ложь) элемент
будет скрыт
Name (Имя) Имя элемента управления. По умолчанию имя состоит из
названия элемента и номера. Это имя можно заменить любым
допустимым именем, но с одним условием: каждое имя элемента на
рабочем листе должно быть уникальным
Picture (Рисунок) Позволяет задавать графический рисунок для отображения на
элементе управления. Рисунок должен храниться в файле (его
нельзя скопировать из буфера обмена)
Связь элементов управления с ячейками
рабочего листа
Элементы управления ActiveX, добавленные на рабочий лист, часто можно
использовать без каких-либо макросов. Многие элементы управления имеют свойство LinkedCell
(Связанная ячейка), в котором указывается адрес ячейки, "связанной" с данным элементом
управления.
Например, можно вставить в рабочий лист элемент управления Счетчик и в его свойстве
LinkedCell указать ячейку В1. В этрм случае данная ячейка будет содержать значение,
заданное счетчиком, и любой щелчок на кнопках счетчика будет изменять значение в ячейке В1.
Далее значение этой ячейки можно использовать в формулах рабочего листа.
660
Часть VI. Программирование в Excel

Создание макросов для элементов управления
При создании макроса для элемента управления нельзя обойтись без редактора Visual
Basic. Макрос хранится в модуле, связанном с листом, на котором находится элемент
управления, причем у каждого элемента может быть свой макрос для обработки любого из его
событий. Например, командная кнопка может иметь один макрос для события Click (щелчок),
второй — для события DblClick (двойной щелчок) и др.
Совет
Простейший способ получить доступ к модулю VBA для конкретного элемента
управления — выполнить двойной щелчок на этом элементе (этот способ срабо-
тает, если Excel находится в режиме конструктора). В этом случае Excel отобра-
. \ зит окно редактора Visual Basic и создаст пустой макрос для события click
данного элемента (рис. 37.4).
ГС
ШЕЕЯЗЕЯЗЕ!
2- А : ЛЯ
FflmMt Eebufl &m look fiddling
0 usL&stV-
решимте scipoc
sun
. e x
(RKHEiXLA)
ft VMProfect (KmtsZ)
. **, MoovftEuelOblecb
SftrrlCnctl)
3T4Kwr«
T
ComnundBuHonl
"31
Pclvocc Sd3 CoanandBucconl_Cliclc(>
bffj i
Рис. 37.4. Двойной щелчок на элементе управления в режиме конструктора
открывает редактор Visual Basic
Обратите внимание на то, что имя элемента управления отображается в верхней левой
части окна кода, а название события — вверху справа. Если требуется создать макрос для
другого события, выберите это событие из раскрывающегося списка.
Ниже описаны действия, которые необходимо выполнить, чтобы добавить командную
кнопку и создать простой макрос, отображающий сообщение после щелчка на этой кнопке.
1. Убедитесь, что панель Элементы управления видима на экране.
2. Щелкните на элементе Кнопка панели Элементы управления.
3. Перетащите кнопку на рабочий лист.
4. Дважды щелкните на созданной кнопке. В результате активизируется окно редактора
Visual Basic, также будет создана пустая подпрограмма.
5. Введите следующий оператор VBA перед оператором End Sub:
MsgBox "Вы только что щелкнули на кнопке"
6. Нажмите комбинацию клавиш <Alt+Fl 1>, чтобы вернуться в Excel.
7. Настройте свойства командной кнопки.
8. Щелкните на кнопке Выход из режима конструктора панели Элементы управления.
После выполнения этих действий щелчок на командной кнопке отобразит окно сообщения.
Глава 37. Элементы управления на рабочем листе
661

Панель Элементы управления
В следующих разделах описаны элементы управления ActiveX, расположенные на панели
Элементы управления.
М^ На прилагаемом компакт-диске можно найти файл рабочей книги, содержащей
На компакт-, все описанные ниже элементы управления ActiveX.
диске
Флажок
Флажок опции используется в тех случаях, когда нужно сделать выбор из двух возможных
вариантов: да или нет, истина или ложь, включить или выключить и т.д.
Приведем несколько полезных свойств этого флажка.
■ Accelerator (Назначенная клавиша). Буква, которая позволяет пользователю изменить
значение флажка с помощью клавиатуры. Например, если это будет буква А, то
нажатие комбинации клавиш <Alt+A> изменит значение флажка на противоположное.
■ LinkedCell (Связанная ячейка). Ячейка рабочего листа, которая связывается с
флажком. В ячейке отображается значение ИСТИНА, если флажок установлен, и ЛОЖЬ в
противном случае.
Поле со списком
Этот комбинированный элемент управления в развернутом состоянии похож на список,
но, в отличие от обычного, здесь используется раскрывающийся список. В свернутом же
состоянии в нем отображается только один элемент. Другое отличие состоит в том, что
пользователю разрешается вводить в поле ввода значение, которое не является элементом списка.
На рис. 37.5 показано поле со списком, в котором диапазон D1:D12 используется
свойством ListFillRange (Диапазон заполнения списка), а ячейка А1 используется свойством
LinkedCell (Связанная ячейка).
Рис. 37.5. Поле со списком
662
Часть VI. Программирование в Excel

Ниже приведены описания часто используемых свойств данного элемента управления.
■ BoundColumn (Столбец результата). Если список состоит из нескольких столбцов, это
свойство определяет, какой столбец содержит возвращаемое значение.
■ ColumnCount (Число столбцов). Определяет количество столбцов в списке.
■ LinkedCell (Связанная ячейка). Представляет собой ячейку рабочего листа, в которой
отображается выбранный в списке элемент.
■ ListFillRange (Диапазон заполнения списка). Определяет диапазон рабочего листа,
содержащий элементы списка.
■ ListRows (Число строк в списке). Задает количество отображаемых элементов в
раскрытом списке.
■ ListStyle (Стиль списка). Определяет внешний вид элементов списка.
■ Style (Стиль работы). Определяет характер функционирования элемента управления: в
качестве раскрывающегося списка или поля (ввода) со списком. Раскрывающийся
список не позволяет пользователю вводить новое значение.
Кнопка
Командная кнопка абсолютно бесполезна, если не сопровождается макросом, который
выполняется при щелчке на ней. После щелчка на кнопке выполняется макрос, имя которого
состоит из имени кнопки, символа подчеркивания и слова Click. Например, если кнопка
называется Моя_кнопка, щелчок на ней выполнит макрос под именем Моя_кнопка_СИск.
Макрос содержится в модуле кода рабочего листа, в котором находится кнопка.
Рисунок
Этот элемент управления используется для отображения графического образа,
содержащегося в файле. Использование этого элемента предлагает значительные преимущества
по сравнению с использованием стандартных импортированных изображений (они
описаны в главе 18).
Надпись
Элемент вывода надписи просто отображает заданный текст. Этот элемент вряд ли
окажется полезным для рабочих листов, поскольку стандартный инструмент рисования Надпись
более универсален.
Списки
В списке содержится перечень элементов, из которых пользователь может выбрать
искомый элемент (или несколько элементов).
Ниже приведены описания самых полезных свойств списков.
■ BoundColumn (Столбец результата). Если список состоит из нескольких столбцов, это
свойство определяет, какой столбец содержит возвращаемое значение.
■ ColumnCount (Число столбцов). Задает количество столбцов в списке.
Глава 37. Элементы управления на рабочем листе
663

■ IntegralHeight (Признак целостности списка). Если значение этого свойства равно
True (Истина), то ширина окна списка настраивается автоматически, чтобы
полностью отображать строки текста при вертикальной прокрутке. В противном случае
возможно частичное отображение строк текста списка.
■ LinkedCell (Связанная ячейка). Представляет собой ячейку рабочего листа, в которой
отображается выбранный элемент.
■ ListFillRange (Диапазон заполнения списка). Задает диапазон рабочего листа,
содержащий элементы списка.
■ ListStyle (Стиль списка). Определяет внешний вид элементов списка.
■ MultiSelect (Множественный выбор). Определяет возможность выбора нескольких
элементов из списка.
Если используется список с множественным выбором, то нельзя задать
значение свойства LinkedCell. Вместо этого придется написать макрос для
определения того, какие элементы выбраны.
Переключатели
Этот элемент управления особенно полезен в случае, если пользователю нужно выбрать
один элемент из небольшого количества предложенных вариантов. Переключатели всегда
используются в группах, состоящих по крайней мере из двух кнопок.
Ниже приведены описания самых полезных свойств переключателя.
■ Accelerator (Назначенная клавиша). Буква, которая позволяет пользователю выбрать
нужный вариант с помощью клавиатуры. Например, если для какого-нибудь
переключателя такой буквой является С, нажатие комбинации клавиш <Alt+C> выберет
данный переключатель.
■ GroupName (Имя группы). Имя, которое отождествляет связь данной кнопки
переключателя с другими его кнопками, имеющими то же самое значение этого свойства.
■ LinkedCell (Связанная ячейка). Ячейка рабочего листа, которая связывается с
переключателем. В ячейке отображается значение ИСТИНА, если данный элемент
управления выбран, и ЛОЖЬ в противном случае.
Если на рабочем листе содержится несколько наборов переключателей, нужно
сделать так, чтобы все переключатели каждого набора имели одно и то же имя группы
(свойство GroupName), но в то же время оно должно отличаться от имени группы
любого другого набора. Если же не изменить это свойство для нового набора
переключателей, все его элементы станут частью набора с тем же именем группы.
Полоса прокрутки
Этот элемент управления действует подобно счетчику. Но различие состоит в том, что
пользователь может перетаскивать бегунок полосы прокрутки, чтобы изменить значение
элемента управления. На рис. 37.6 показан рабочий лист с тремя полосами прокрутки, которые
используются для изменения цвета в прямоугольнике. Они определяют интенсивность
красного, зеленого и голубого компонентов в цвете прямоугольника. Для изменения цвета
используется несколько простых макросов.
На замет
/
заметку
На замет
/
заметку
664
Часть VI. Программирование в Excel

Рис. 37.6. Этот рабочий лист содержит несколько полос прокрутки
Ниже приведены описания самых полезных свойств полосы прокрутки.
■ Value (Значение). Текущее значение полосы прокрутки.
■ Min (Минимум). Минимальное значение для лолосы прокрутки.
■ Мах (Максимум). Максимальное значение для полосы прокрутки.
■ LinkedCell (Связанная ячейка). Ячейка рабочего листа, в которой отображается
значение полосы прокрутки.
■ SmallChange (Малое изменение). Значение полосы прокрутки после единичного
щелчка на бегунке.
■ LargeChange (Большое изменение). Степень изменения значения полосы прокрутки
после щелчка на кнопках этого элемента управления.
Полоса прокрутки оказывается особенно полезной при выборе значения из широкого
диапазона.
Счетчик
Этот элемент управления позволяет выбирать значение с помощью щелчка на любой из двух
кнопок со стрелками (одна служит для увеличения значения, а другая — для уменьшения).
Ниже приведены описания самых полезных свойств счетчика.
■ Value (Значение). Текущее значение счетчика.
■ Min (Минимум). Минимальное значение для счетчика.
■ Мах (Максимум). Максимальное значение для счетчика.
■ LinkedCell (Связанная ячейка). Ячейка рабочего листа, в которой отображается
значение счетчика.
■ SmallChange (Малое изменение). Степень изменения значения счетчика после щелчка
на нем. Обычно это свойство установлено равным 1, но можно присвоить ему любое
другое значение.
Глава 37. Элементы управления на рабочем листе 665

Поле
На первый взгляд может показаться, что от поля ввода мало толку, так как оно просто
содержит текст, а для ввода текста обычно используются ячейки рабочего листа. Но дело в том,
что текстовое поле ввода полезно не столько как средство управления вводом, сколько как
средство управления выводом. Поскольку поле может иметь полосы прокрутки, у вас есть
возможность использовать его для отображения большого объема информации на малой
экранной площади.
Ниже приведены описания самых полезных свойств текстового поля ввода.
■ AutoSize (Авторазмер). Определяет необходимость автоматической настройки
размера элемента управления в зависимости от объема текста.
■ IntegralHeight (Признак целостности списка). Если значение этого свойства равно
True (Истина), то ширина окна списка настраивается автоматически, чтобы
полностью отображать строки текста при вертикальной прокрутке. В противном случае
возможно частичное отображение строк текста при вертикальной прокрутке списка.
■ MaxLength (Максимальная длина поля). Задает максимальное количество символов,
которые могут находиться в текстовом поле. Если оно равно 0, ограничение на число
символов отсутствует.
■ MultiLine (Множественность строк). Если значение этого свойства равно True, то в
поле может отображаться несколько строк текста.
■ TextAlign (Выравнивание). Определяет способ выравнивания текста в текстовом поле.
■ WordWrap (Перенос слов). Определяет, разрешен ли перенос слов на новую строку.
■ ScrollBars (Полосы прокрутки). Определяет тип полос прокрутки для текстового поля
ввода: горизонтальная, вертикальная, обе или ни одной.
Выключатель
Имеет два состояния: включено или выключено. Щелчок на кнопке этого элемента
переключает его текущее состояние на противоположное, при этом изменяется внешний вид
кнопки. Значение выключателя равно либо True (Нажато), либо False (He нажато).
Выключатель во многих случаях можно использовать вместо флажка опции.
666
Часть VI. Программирование в Excel

Обработка событий
в Excel
предыдущих главах вы познакомились с большим
количеством примеров процедур VBA обработки
событий. Именно такие процедуры делают Excel интерактивной
программой. В данной главе вы получите более полное
представление о событиях Excel, а многочисленные примеры
покажут способы использования этих событий.
События Excel
В Excel существует возможность отслеживать широкий
спектр событий, инициированных пользователем или самой
программой, а наступление этих событий приводит к
выполнению соответствующих процедур VBA. Эти события можно
классифицировать.
■ События уровня рабочих книг. Это события,
которые происходят с конкретной рабочей книгой. К ним
относятся события Open (открытие или создание
рабочей книги), Bef oreSave (перед сохранением рабочей
книги), NewSheet (вставка в рабочую книгу нового
листа).
■ События уровня листов. Это события, которые
происходят с конкретным листом рабочей книги. К ним
относятся события Change (изменения в ячейках
рабочего листа), SelectionChange (перемещение
табличного курсора), Calculation (пересчет формул на
рабочем листе).
■ События, не связанные с конкретными объектами.
Сюда можно отнести только два события уровня
приложения: OnTime (Время включения) и ОпКеу
(Нажатие клавиши). Работа с этими событиями отличается от
работы с событиями других категорий.
События, не связанные
•с объектами

Начало создания процедуры обработки событий
Каждая процедура обработки событий имеет не произвольное, а предопределенное имя.
Можно самому объявить тип этой процедуры, но предпочтительнее, чтобы это действие
выполнил редактор Visual Basic.
На рис. 38.1 показан модуль кода для объекта ThisWorkbook (Эта рабочая книга).
Чтобы объявить процедуру, сначала выберите объект Workbook в левом раскрывающемся
списке вверху окна кода. Затем в правом раскрывающемся списке событий вверху окна кода
выберите событие, для обработки которого предназначается создаваемая процедура. После
этого появится "оболочка" процедуры, состоящая из объявления процедуры и завершающего
оператора End Sub.
~~з:
Рис. 38.1. Лучший способ создания процедуры
обработки событий — позволить сделать это
редактору Visual Basic
Например, если в списке объектов выбрать Workbook, а в списке событий — Open
(Открытие), то редактор Visual Basic создаст следующую (пустую) процедуру:
Private Sub Workbook_Open()
End Sub
Код процедуры должен располагаться между этими двумя строчками.
Некоторые процедуры обработки событий могут иметь аргументы. Допустим,
необходимо создать процедуру, выполняемую при активизации листа рабочей книги (это событие
Sheet Activate). Если для создания этой процедуры воспользоваться способом,
описанным в предыдущем разделе, то редактор Visual Basic создаст такую процедуру:
Private Sub Workbook_SheetActivate(ByVal Sh As Object)
End Sub
В этой процедуре используется один аргумент Sh, который соответствует активному
листу. Отметим, что здесь Sh объявлена как объектная переменная типа Object, а не типа
Worksheet (Рабочий лист), поскольку лист в рабочей книге может быть как рабочим, так и
листом диаграмм (тип листа Chart).
Код процедуры, конечно, будет использовать данные, передаваемые с помощью
аргумента. Например, следующая процедура отображает сообщение с именем активного листа,
используя для этого свойство Name (Имя) объекта, передаваемого через аргумент процедуры.
Private Sub Workbook_SheetActivate(ByVal Sh As Object)
MsgBox "Активный лист " & Sh.Name
End Sub
Некоторые процедуры обработки событий содержат аргумент Cancel (Отмена), который
имеет тип данных Boolean. Например, для процедуры, обрабатывающей событие Bef orePrint
(Перед печатью) рабочей книги, редактор Visual Basic сделает такое объявление:
Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
668
Часть VI. Программирование в Excel

Значение переменной Cancel, передаваемое в качестве аргумента, обычно равно False.
Однако ее значение может быть и True, в этом случае печать отменяется. Работу с этой
переменной демонстрирует приведенная ниже процедура.
Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
Msg = "Хотите ли проверить данные и заголовки столбцов?"
Ответ = MsgBox(Msg, vbYesNo)
If Ответ = vbYes Then Cancel = True
End Sub
Эта процедура выполняется перед печатью рабочей книги. Она выводит сообщение с
вопросом, не хочет ли пользователь еще раз проверить печатаемые данные и заголовки
столбцов. Если пользователь щелкнет на кнопке Да, то переменной Cancel присваивается
значение True и данные выводиться на печать не будут.
События уровня рабочей книги
События уровня рабочей книги происходят с отдельной рабочей книгой. Список всех
событий этого уровня и их краткое описание приведены в табл. 38.1. Процедуры,
обрабатывающие эти события, должны храниться в модуле объекта ThisWorkbook.
Событие
Действия, приводящие к инициации события
Activate (Активизация)
Addinlnstall (Инсталляция надстройки)
AddinUninstall (Деинсталляция
надстройки)
AfterXmlExport (После экспорта XML)
AfterXmllmport (После импорта XML)
BeforeClose (Перед закрытием)
BeforePrint (Перед печатью)
BeforeSave (Перед сохранением)
BeforeXmlExport (Перед экспортом
XML)
BeforeXmllmport (Перед импортом
XML)
Deactivate (Деактивизация)
NewSheet (Новый лист)
Open (Открытие)
PivotTableCloseConnection (Закрытие
связи сводной таблицы)
PivotTableOpenConnection (Открытие
связи сводной таблицы)
Активизация рабочей книги
Инсталляция рабочей книги в виде надстройки
Деинсталляция рабочей книги-надстройки
Событие происходит после экспортирования из файла XML
(доступно только в Excel 2003)
Событие происходит после импортирования в файл XML (доступно
только в Excel 2003)
Начало процесса закрытия рабочей книги
Начало процесса печати рабочей книги (или чего-либо,
содержащегося в ней)
Начало процесса сохранения рабочей книги
Начало процесса экспортирования в файл XML (доступно только
в Excel 2003)
Начало процесса импортирования из файла XML (доступно только
в Excel 2003)
Деактивизация рабочей книги
Создание (вставка) нового листа в рабочей книге
Начало процесса открытия рабочей книги
Закрытие связи с источником данных сводной таблицы
Открытие связи с источником данных сводной таблицы
Глава 38. Обработка событий в Excel
669

Окончание табл. 38.1
Событие Действия, приводящие к инициации события
SheetActivate (Активизация листа) Активизация какого-либо листа рабочей книги
SheetBeforeDoubleClick (Двойной Двойной щелчок на каком-нибудь листе рабочей книги. Это собы-
щелчок на листе) тие предшествует выполняемым по умолчанию действиям,
инициируемым двойным щелчком на листе
SheetBeforeRightClick (Щелчок правой Щелчок правой кнопкой мыши на каком-нибудь листе рабочей кни-
кнопкой мыши на листе) ги. Это событие предшествует выполняемым по умолчанию
действиям, инициируемым щелчком правой кнопкой мыши на листе
SheetCalculate (Вычисление листа) Вычисление (и пересчет) формул рабочего листа
SheetChange (Изменение листа) Изменения, внесенные в рабочий лист пользователем или
посредством внешних связей
SheetDeactivate (Деактивизация листа) Деактивизация какого-либо листа рабочей книги
SheetFollowHyperlink (Реализация ги- Щелчок на объекте рабочего листа, приводящий к реализации
гиперссылки) пересылки, назначенной этому объекту
SheetPivotTableUpdate (Изменение Изменение листа, содержащего сводную таблицу
листа со сводной таблицей)
SheetSelectionChange (Изменение Изменение объекта, выделенного на листе
выбранного объекта листа)
Sync (Синхронизация) Рабочий лист, являющийся частью рабочей области для
документов, синхронизируется с копией, находящейся на сервере
(доступно только в Excel 2003)
WindowActivate (Активизация окна) Активизация окна рабочей книги
WindowDeactivate (Деактивизация Деактивизация окна рабочей книги
окна)
WindowResize (Изменение размеров Изменение размеров окна рабочей книги
окна)
Далее в этом разделе описаны примеры, демонстрирующие способы использования событий
уровня рабочей книги. Все представленные в этом разделе коды процедур обработки событий
должны находиться в модуле объекта Thi sWorkbook, иначе они не будут выполняться.
Использование события Open
Одним из наиболее часто отслеживаемых событий уровня рабочей книги является
событие Open (Открытие), которое инициируется при открытии рабочей книги или надстройки и
обрабатывается процедурой Workbook_Open. Обычно эта процедура применяется для
решения следующих задач:
■ вывод на экран окна приветствия;
■ открытие других рабочих книг;
■ настройка меню и панелей инструментов;
■ активизация определенного листа рабочей книги;
■ создание определенного окружения рабочей книги, например при необходимости
инсталляции определенной надстройки.
670
Часть VI. Программирование в Excel

Нет гарантии того, что процедура Workbook_Gpen всегда будет выполняться.
Например, пользователь может отключить макросы. Кроме того, если при откры-
I тии рабочей книги пользователь будет удерживать нажатой клавишу <Shift>, то
процедура Workbook_Open также не будет выполняться.
Приведем простой пример процедуры Workbook_Open. В ней используется функция
VBA Weekday (День недели), которая определяет текущий день недели. Если "сегодня" —
пятница, появляется соответствующее сообщение, предлагающее сделать резервное
копирование файлов. Если "сегодня" — другой день недели, то эта процедура ничего не выполняет.
Private Sub Workbook_Open()
If Weekday(Now) = 5 Then
Сообщение = "Сегодня пятница."
Сообщение = Сообщение & vbCrLf & _
"Не забудь сделать резервное копирование файлов!"
MsgBox Сообщение, vblnformation
End If
End Sub
Следующая процедура выполняется при активизации рабочей книги и максимизирует
окно активной рабочей книги.
Private Sub Workbook_Activate()
Application.WindowState = xlMaximized
ActiveWindow.WindowState = xlMaximized
Worksheets(DataEntry).Activate
Range(Al).Select
End Sub
Использование события SheetActivate
Приведенная ниже процедура выполняется при активизации пользователем какого-нибудь
рабочего листа. Она просто переводит табличный курсор в ячейку А1. Включение в
процедуру оператора On Error Resume Next приводит к игнорированию ошибки, если активный
лист является не рабочим листом, а листом диаграмм.
Private Sub Workbook_SheetActivate(ByVal Sh As Object)
On Error Resume Next
Range("Al").Select
End Sub
Проверить, является ли активный лист листом диаграмм или рабочим, можно также с
помощью свойства TypeName (Имя типа) этого листа.
Private Sub Workbook_SheetActivate(ByVal Sh As Object)
If TypeName(Sh) = "Worksheet" Then Range("Al").Select
End Sub
Использование события NewSheet
Приведенная ниже процедура выполняется при вставке нового листа в рабочую книгу.
Новый лист передается в процедуру в виде ее аргумента. Если это рабочий лист, то в ячейку
А1 вводятся текущие дата и время.
Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal Sh As Object)
If TypeName(Sh) = "Worksheet" Then Range("Al") = Now()
End Sub
Глава 38. Обработка событий в Excel
671

Использование события BeforeSave
Процедура Workbook_Bef oreSave выполняется перед фактическим сохранением
рабочей книги. Как известно, выбор команды ФаЙлОСохранить приводит к открытию
диалогового окна Сохранение документа, если текущая рабочая книга ранее не сохранялась или
если она открыта только для чтения. Процедура Workbook_Bef oreSave с помощью своего
аргумента определяет, надо ли открывать диалоговое окно Сохранение документа.
Private Sub Workbook_BeforeSave _
(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)
If SaveAsUI Then
MsgBox "Нажмите OK для вывода окна Сохранение документа"
End If
End Sub
Процедура Workbook_Bef oreSave будет выполнена при попытке пользователя
сохранить рабочую книгу. Если при этом должно открыться диалоговое окно Сохранение
документа, то значение переменной SaveAsUI равно True. Процедура проверяет значение этой
переменной и выводит соответствующее сообщение, если окно Сохранение документа
должно быть выведено на экран. Если значением аргумента Cancel будет True, то рабочая
книга не будет сохранена.
Использование события BeforeClose
Это событие происходит в начале процесса закрытия рабочей книги, а процедура
Workbook_Bef oreClose выполняется перед фактическим закрытием рабочей книги. Эта
процедура часто "работает" в паре с процедурой Workbook_Open, которая инициирует
различные элементы и объекты открываемой рабочей книги. В этом случае процедура
Workbook_Bef oreClose перед закрытием рабочей книги удаляет эти элементы и объекты
и восстанавливает "нормальные" установки книги.
Обычно, если закрывается рабочая книга, в которой внесенные изменения не были сохранены,
Excel отображает окно сообщения с предложением сохранить рабочую книгу перед закрытием.
Это окно Excel может породить проблему, поскольку пока оно отображается на
{ экране, может наступить событие BeforeClose, а следовательно, процедура
I Workbook_Bef oreClose будет выполнена.
События рабочего листа
События рабочего листа наиболее часто используются для автоматизации работы в Excel.
Использование этих событий может сделать ваши приложения более эффективными и
значительно облегчить работу с ними.
В табл. 38.2 приведен перечень событий рабочего листа и дано их краткое описание.
Таблица 38.2. События рабочего листа
Событие Действия, приводящие к инициации события
Activate (Активизация) Активизация рабочего листа
BeforeDoubleClick (Двойной щелчок) Двойной щелчок на листе рабочей книги
672
Часть VI. Программирование в Excel

Окончание табл. 38.2
Событие Действия, приводящие к инициации события
BeforeRightClick (Щелчок правой Щелчок правой кнопкой мыши на листе рабочей книги
кнопкой мыши)
Calculate (Вычисление) Вычисление (и пересчет) формул рабочего листа
Change (Изменение) Изменения, внесенные в ячейки рабочего листа пользователем
или внешними связями
Deactivate (Деактивизация) Деактивизация рабочего листа
FollowHyperlink (Реализация гипер- Щелчок на объекте рабочего листа, приводящий к реализации ги-
ссылки) пересылки, назначенной этому объекту
PivotTableUpdate (Изменение сводной Изменение сводной таблицы, содержащейся на рабочем листе
таблицы)
SelectionChange (Изменение выбран- Изменение объекта, выделенного на листе
ного объекта)
Использование события Change
Событие Change генерируется тогда, когда значение какой-нибудь ячейки рабочего листа
изменяется или пользователем, или вследствие применения внешних связей. Это событие не
возникает, если пересчитываются формулы или новый объект вставляется в рабочий лист.
Для выполнения процедуры обработки этого события (она называется Worksheet_
Change) необходимо задать аргумент (при автоматической вставке данной процедуры в
модуль редактора Visual Basic этот аргумент имеет по умолчанию имя Target (Объект, цель)),
представляющий собой объект типа Range (Диапазон), т.е. это диапазон ячеек, в которых
произошли изменения, вызвавшие событие Change. Приведенная ниже процедура
отображает окно сообщения с адресом диапазона, содержащим измененные ячейки.
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Excel.Range)
MsgBox " Диапазон " & Target.Address & " был изменен"
End Sub
Чтобы понять, какие действия пользователя приводят в событию Change, введите код
приведенной выше процедуры в модуль объекта Worksheet (Рабочий лист), перейдите в
Excel и выполните различные манипуляции с ячейками (ввод, редактирование, удаление,
копирование, форматирование и т.п.). Если ваши действия будут инициировать событие
Change, то появится соответствующее сообщение с указанием, какие ячейки были изменены.
Обратите внимание: событие Change не всегда генерируется в тех ситуациях, когда его
ожидаешь, либо генерируется при выполнении действий, которые вроде бы не должны
приводить к этому событию. Например, возможны описанные ниже ситуации.
■ Изменение формата ячеек не инициирует событие Change (как можно было бы
ожидать), но выполнение команды Правка^Очистить^Форматы генерирует это событие.
■ Очистка пустой ячейки (например, с помощью клавиши <Del>) генерирует это событие.
■ Многие команды Excel, изменяющие содержимое ячеек, не инициируют событие Change,
например Данные^Форма, ДанныеоСортировка и СервисоОрсрография.
■ Если какая-либо процедура VBA изменяет содержимое ячеек, это обязательно
приводит к генерированию события Change.
Глава 38. Обработка событий в Excel
673

Отслеживание изменений в отдельном
диапазоне ячеек
Событие Change инициируется, если изменения произошли в любой ячейке рабочего
листа. Однако во многих случаях необходимо отследить изменения только в определенном
диапазоне ячеек.
Предположим, на рабочем листе есть именованный диапазон Входные_данные и
необходимо отследить возможные изменения только в этом диапазоне. Для объекта Range
(Диапазон) не предусмотрено событие Change, но в этой ситуации можно воспользоваться
процедурой Worksheet_Change, сравнив диапазон Target, который является аргументом
этой процедуры и представляет измененные ячейки, с диапазоном Входные_данные.
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Excel.Range)
Dim Диап As Range
Set Диап = Range("Входные_данные")
If Union(Target, Диап).Address = Диап.Address Then
MsgBox "Входные данные изменены"
End If
End Sub
В этой процедуре создается диапазон Диап, представляющий ячейки, в которых
отслеживаются изменения. Для определения того, были ли изменены ячейки диапазона Диап, с помощью
функции VBA Union (Объединение) объединяются диапазоны Диап и Target (аргумент
процедуры); если адрес объединенного диапазона совпадает с адресом диапазона Диап, то отсюда
следует, что изменения произошли в ячейках диапазона Входные_данные. В этом случае
выводится соответствующее сообщение, в противном случае ничего не происходит.
Приведенная процедура имеет один недостаток. Событие Change генерируется, когда
изменения произошли как в одной ячейке, так и при одновременном изменении нескольких
ячеек (например, при автозаполнении диапазона или его очистке). Поэтому диапазон Target
может быть диапазоном, состоящим из нескольких ячеек, причем одни из них могут
принадлежать диапазону Входные_данные, а другие— нет. В модифицированной процедуре
Worksheet_Change, приведенной ниже, проверяется каждая ячейка диапазона Target на
принадлежность диапазону Диап (т.е. диапазону Входные_данные), и если она
принадлежит этому диапазону, то выводится сообщение.
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Excel.Range)
Set Диап Диап ячейка Диап = Range("Входные_данные")
For Each ячейка In Target
If Union(ячейка, Диап).Address = Диап.Address Then
MsgBox " Входные данные изменены"
End If
Next ячейка
End Sub
Использование события SelectionChange
В этом небольшом разделе описано применение события SelectionChange, которое
инициируется пользователем при выборе диапазона ячеек на рабочем листе. Рассмотрим
приведенную ниже процедуру.
Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target _
As Excel.Range)
Cells.Interior.Colorlndex = xlNone
674
Часть VI. Программирование в Excel

With ActiveCell
.EntireRow.Interior.ColorIndex =36
.EntireColumn.Interior.Colorlndex =
End With
End Sub
36
Эта процедура изменяет цвет фона строки и столбца, на пересечении которых находится
активная ячейка, тем самым облегчая определение этой ячейки. В процедуре сначала
удаляется цветной фон со всего рабочего листа, а затем строка и столбец активной ячейки
закрашиваются оранжевым цветом, как показано на рис. 38.2.
Hanoi
диске
(омпап-
Внимание!
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом компакт-диске.
Не испытывайте приведенную процедуру на рабочем листе, который имеет
фоновую заливку, поскольку после выполнения процедуры она будет удалена.
I 7
1 13
ь
И5
Гго"
|и 4
13
458
258
419
100
483
377
261
416
278
207
83
308
104
6
227
469
346
463
» N&SbMU
В
41
177
300
244
445
257
124
69
402
223'
494
437
34
343
406
267
171
гг' .'-
С
382
33
16
282
334
9б|
369
142
212
176
183
238
456
384
51
73
245 .
182
193
D
©8
164
168
19
49
438
68
249
499
106
242
265
50
28S
210
282
332
150
421
377
Е
93
341
271
403
342
363
307
84
171
223
19
479
192
243
180
274
452
292
452
180
456
341
126
283
207
314
432
435
59
126
414
128
149
292
414
261
lit
470
98
103
361
364
15
437
224
36
36
237
321
320
11
83
418
264
440
147
115"
61'
469
410
396
13
200
148
166
186
399
463
228
38
10
151
_ 233
498
406
~~
мШ.
1 J
35*
126
258
IB
452'
40
457
51
315
325'
425:
432
134
395
460
259:
261
342 "
298
I Л
L-ш . *^
SI
J
г
Рис. 38.2. Перемещение табличного курсора становится теперь более
заметным
Использование события BeforeRightClick
Когда пользователь щелкнет правой кнопкой мыши на рабочем листе, должно открыться
контекстное меню листа. Если по каким-либо причинам нужно запретить появление
контекстного меню листа, необходимо отследить событие RightClick (Щелчок правой кнопкой
мыши). В следующей процедуре ее аргументу Cancel (Отмена) присваивается значение
True, тем самым блокируется событие RightClick, что предотвращает появление
контекстного меню. Вместо этого меню появляется соответствующее сообщение.
Private Sub Worksheet_BeforeRightClick _
(ByVal Target As Excel.Range, Cancel As Boolean)
Cancel = True
MsgBox "He ждите контекстного меню — оно не появится!"
End Sub
Глава 38. Обработка событий в Excel
675

События, не связанные с объектами
События, уже рассмотренные в этой главе, были связаны с определенными объектами,
такими, как приложение, рабочая книга, лист рабочей книги и т.д. В этом разделе описаны два
дополнительных "бездомных" события: OnTime (Время включения) и ОпКеу (Нажатие
клавиши), которые не "приписаны" ни к одному объекту. Для доступа к этим событиям
необходимо использовать соответствующие методы объекта Application.
Использование события OnTime
Событие OnTime генерируется в заранее указанное время. Например, следующие
процедуры с помощью этого события отобразят соответствующее сообщение и произведут
звуковой сигнал ровно в 3 часа пополудни.
Sub Установка_времени()
Application.OnTime 0.625, "Сигнал"
End Sub
Sub Сигнал()
Beep
MsgBox "Проснись! Пришло время обеда!"
End Sub
В этом примере процедура Установка_времени использует метод OnTime объекта
Application для задания события OnTime. Этот метод требует двух аргументов: значения
времени (в данном примере — 0.625, что значит 15-00 часов) и имени процедуры, которая
будет выполняться при наступлении события OnTime (в данном примере — Сигнал). После
выполнения процедуры Установка_времени в 15 часов будет вызвана процедура Сигнал,
которая выведет окно сообщения и подаст звуковой сигнал.
Многим непривычно задавать время как часть суток, чего требует числовая система
времени Excel. Значительно удобнее для задания времени использовать функцию VBA TimeVal
(Значение времени), которая преобразует текстовую строку, задающую время в привычном
виде, в числовой формат, который понимает Excel. С помощью этой функции оператор из
процедуры Установка_времени можно записать следующим образом:
Application.OnTime TimeValue("15:00:00"), "Сигнал"
Если необходимо задать событие, отстоящее от настоящего момента на заданный
временной промежуток (например, на 20 минут), то можно воспользоваться следующим оператором:
Application.OnTime Now + TimeValue("00:20:00"), " Сигнал"
С помощью метода OnTime можно также задать событие, которое произойдет в
заданный день.
Использование события ОпКеу
Во время работы Excel постоянно отслеживает, какие клавиши на клавиатуре нажимает
пользователь. Благодаря этому при нажатии заранее определенной комбинации клавиш
можно выполнять процедуры и макросы.
В следующем примере метод ОпКеу используется для задания события ОпКеу. Это
событие переназначает значения клавиш <PgDn> и <PgUp>. После выполнения процедуры
Задание_клавиш нажатие клавиши <PgDn> будет вызывать на исполнение процедуру
676
Часть VI. Программирование в Excel

PgDn_Sub, нажатие клавиши <PgUp> — процедуру PgUp_Sub. Выполнение этих процедур
приводит к перемещению табличного курсора соответственно на одну строку вверх или вниз.
Sub Задание_клавиш()
Application.OnKey "{PgDn}", "PgDn_Sub"
Appli cat ion.OnKey "{PgUp}", "PgUp_Sub"
End Sub
Sub PgDn_Sub()
On Error Resume Next
ActiveCell.Offset(1, 0).Activate
End Sub
Sub PgUp_Sub()
On Error Resume Next
ActiveCell.Offset(-1, 0).Activate
End Sub
Обратите внимание, что коды (названия) клавиш заключены в фигурные скобки.
Полный список кодов клавиш можно найти в справочной системе Visual Basic
(сделайте поиск по ключевому слову On Key).
В процедурах PgDn_Sub и PgUp_Sub используется оператор On Error Resume
Совет Next, чтобы игнорировать появление возможных ошибок. Например, если таб-
личный курсор будет находиться в первой строке, то попытка перехода на строку
^ вверх приведет к ошибке, поскольку табличный курсор в этой ситуации не может
переместиться вверх. Ошибка также возникнет в случае, если при нажатии
клавиш <PgDn> и <PgUp> активным будет лист диаграмм, а не рабочий лист.
Приведенная ниже процедура отменяет события ОпКеу и возвращает клавишам <PgDn> и
<PgUp> их обычные функции.
Sub Cancel_OnKey()
Application.OnKey "{PgDn}"
Application.OnKey "{PgUp}"
End Sub
Вопреки возможным ожиданиям, использование пустой строки в качестве
второго аргумента метода ОпКеу не отменяет события ОпКеу. Пустая строка в этом
методе "приказывает" Excel только игнорировать нажатие указанной клавиши
(или комбинации клавиш), но не отменяет само событие ОпКеу. Следующий
оператор задает "отключение" комбинации клавиш <Alt+F4> (знак процента
обозначает клавишу <Alt>):
Application.OnKey "%{F4}"# ""
На замел
заметку
Внимание!
Глава 38. Обработка событий в Excel
677

ГЛАВА
Примеры
программирования
наУВА
В этой главе...
Работа с диапазонами
Изменение параметров
Excel
Работа с диаграммами
Советы по ускорению
работы программ
П
ри изучении программирования на языке VBA
важнейшую роль играют примеры. Часто удачный пример
может передать основную идею намного лучше, чем длинные
теоретические рассуждения. Поэтому в данной книге нет
подробных описаний всех нюансов VBA. Этот подход был
выбран по двум причинам. Во-первых, объем книги ограничен,
а во-вторых, язык VBA очень подробно описан в справочной
системе Excel.
В этой главе приведено несколько примеров, в которых
демонстрируются самые распространенные методы VBA.
Некоторые из этих примеров можно использовать без всяких
изменений. Но в большинстве случаев вам придется несколько
откорректировать их в соответствии со своими
потребностями. Приведенные примеры разбиты на четыре категории.
■ Работа с диапазонами.
■ Изменение параметров Excel.
■ Работа с диаграммами.
■ Способы ускорения работы программ VBA.
Все подпрограммы и функции, приведенные в этой
главе, можно найти на прилагаемом к книге
компакт-диске.
Работа с диапазонами
В большинстве операций, выполняемых с помощью VBA,
используются диапазоны ячеек рабочих листов. При работе
с диапазонами нужно учесть приведенные ниже замечания.
■ Для работы с диапазоном программе VBA не
обязательно его выбирать.

■ Чтобы в программе можно было выбрать диапазон ячеек, рабочий лист, в котором он
находится, должен быть активен.
■ Средство записи макросов не всегда создает макрос, идеальный во всех отношениях.
Лучше всего, создав макрос с помощью этого средства, отредактировать и
оптимизировать его по скорости вручную.
■ В программе VBA имеет смысл использовать поименованные диапазоны. Например,
запись Range("Итого")' предпочтительнее, чем Range("D45"). Дело в том, что, если
позже придется в рабочую таблицу добавить строку, предшествующую строке 45, при
использовании второй записи это повлечет за собой корректировку макроса.
■ При записи макросов, работающих с выделенными диапазонами, обращайте внимание
на применяемый режим адресации ячеек — относительный или абсолютный (режимы
адресации ячеек описаны в главе 34). Выбранный режим адресации может
значительно повлиять на работу макроса.
■ При создании макроса, работающего с каждой ячейкой диапазона, выбранного в
данный момент, учитывайте то, что пользователь может выделить столбцы или строки
целиком. Но эти столбцы и строки могут содержать как заполненные, так и пустые
ячейки. Поэтому обычно возникает необходимость создать подмножество ячеек
выбранного диапазона, которое содержит только непустые ячейки.
■ Не забывайте, что Excel позволяет выбирать несмежные диапазоны. Например, можно
выделить диапазон, нажать клавишу <Ctrl>, а затем выбрать еще один диапазон.
Поэтому обязательно проверьте, как поведет себя ваш макрос в случае выбора
нескольких несмежных диапазонов, и при необходимости внесите в него соответствующие
коррективы.
В следующих разделах все это продемонстрировано на примерах.
Копирование диапазона
Эта операция часто выполняется в макросах. Если активизировать средство записи
макросов и скопировать диапазон А1:А5 в диапазон В1:В5, то в результате будет сгенерирован
приведенный ниже код макроса.
Sub Копирование_диапазона()
Range("A1:A5").Select
Selection.Copy
Range("Bl").Select
ActiveSheet.Paste
Application.CutCopyMode = False
End Sub
Этот макрос будет работать нормально, но такой способ копирования диапазона не самый
эффективный. Точно такой же результат можно получить с помощью следующего макроса:
Sub Копирование_диапазона2()
Range("А1:А5").Copy Range("Bl")
End Sub
В последнем макросе использован тот факт, что в методе Сору можно задать аргумент,
указывающий, куда копировать выделенный диапазон. Информацию подобного рода можно
найти в электронной справочной системе Excel.
1 Объект "Диапазон" в VBA обозначается словом Range. — Прим. ред.
Глава 39. Примеры программирования на VBA
679

Итак, этот пример демонстрирует, что программа записи макросов не всегда создает
оптимальный макрос. Как видите, для того чтобы работать с объектом, его не обязательно
выбирать. Заметьте: во втором макросе диапазон не выбирается. Таким образом, при
выполнении данного макроса активная ячейка останется прежней.
Копирование диапазона переменного размера
Часто возникает необходимость скопировать диапазон, для которого не известно заранее
точное число строк и столбцов.
На рис. 39.1 показан диапазон рабочего листа, который содержит ряд строк и столбцов,
причем их количество день ото дня может меняться. И поскольку точные адреса ячеек
диапазона в каждый конкретный момент неизвестны, написать макрос, выполняющий копирование
такого диапазона, довольно сложно.
1
г
4
5
6
•7
8
■V
10
12
13
м
« «
_-. :*..
Неделя К-ео звонков
03.01.2003 452
10 01.2003 546
1701.2003 587
24.01.2003 443
3101.2003 609
07022003 592
14 02 2003 487
2102 2003 601
28 02.2003
07 03.2003
> «»«•«». пч
515
540
iNiiwirt wanai
С
К-во злказов
8S
102
132
65
156
92
95.
105 .
133:
122;
-
,|. 1 ,„,,, ,-.,\
jaijd
о t
■■
-
л
. •
-I
Рис. 39.1. Этот диапазон может
содержать произвольное число
строк
В приведенном ниже макросе показано, как скопировать такой диапазон с одного
рабочего листа на другой и поместить его, начиная с ячейки А1. В этом макросе использовано
свойство CurrentRegion (Текущая область), которое возвращает объект-диапазон,
соответствующий активному блоку ячеек. Это эквивалентно тому, чтобы выбрать команду Правкам
Перейти, щелкнуть на кнопке Выделить и выбрать опцию Текущую область.
Sub Копирование_текущей_области()
Range("А1").CurrentRegion.Copy
Sheets("Лист2").Select
Range("Al").Select
ActiveSheet.Paste
Application.CutCopyMode = False
End Sub
Выбор до конца строки или столбца
Вероятно, у вас уже вошло в привычку использовать комбинации клавиш <Ctrl+ShiftH—» и
<Ctrl+Shift+i> для выбора диапазона от текущей ячейки до конца заполненной строки или
столбца. Если при записи макроса использовать эти комбинации клавиш в режиме
относительной адресации ячеек, то в результате вы получите код, который будет работать правильно, т.е.
выделять именно диапазон (по строке или столбцу) заполненных ячеек из текущей области.
Приведенная ниже подпрограмма выбирает диапазон, который начинается с текущей
ячейки и продолжается вниз до последней ячейки столбца. Когда диапазон выбран, с ним
можно делать все, что угодно: копировать, перемещать, форматировать и т.д.
680
Часть VI. Программирование в Excel

Sub Выбор_вниз()
Range(ActiveCell, ActiveCell.End(xlDown)).Select
End Sub
В этом примере используется метод End (Окончание) объекта Range (Диапазон),
который возвращает сам объект Range. Метод End имеет всего один аргумент, которым может
быть одна из следующих констант: xlUp (Вверх), xlDown (Вниз), xlToLeft (Влево),
xlToRight (Вправо).
Выбор строки или столбца
В приведенном ниже макросе показано, как выбрать весь столбец, в котором находится
активная ячейка. Здесь использовано свойство EntireColumn (Весь столбец), которое
возвращает ссылку на диапазон, состоящий из всего столбца.
Sub Выбор_столбца()
ActiveCell.EntireColumn.Select
End Sub
Неудивительно, что есть также свойство EntireRow (Вся строка), которое возвращает
диапазон, состоящий из всей строки.
Если требуется выполнить операцию на всех ячейках в выбранной строке, не нужно
выбирать эту строку. Например, приведенная ниже подпрограмма отобразит полужирным
шрифтом содержимое всех ячеек строки, в которой содержится активная ячейка.
Sub Сделать_полужирным()
ActiveCell.EntireRow.Font.Bold = True
End Sub
Перемещение диапазона
Операция перемещения диапазона распадается на два этапа: вырезание его в буфер
обмена, а затем вставка в другую область. Если записать действия во время выполнения
операции перемещения, то средство записи макросов сгенерирует приблизительно следующий
код макроса.
Sub Перемещение_диапазона()
Range("А1:Сб").Select
Selection.Cut
Range("A10").Select
ActiveSheet.Paste
End Sub
Но, как уже было показано выше, на примере операции копирования, это не самый
оптимальный (и эффективный) способ перемещения диапазона ячеек. Это можно сделать гораздо
проще с помощью всего одного оператора VBA.
Sub Перемещение_диапазона2()
Range("А1:Сб").Cut Range("A10")
End Sub
Здесь преимущество достигается за счет того, что в методе Cut (Вырезать) предусмотрен
аргумент, указывающий на диапазон, в который помещается вырезанная в буфер обмена
информация.
Глава 39. Примеры программирования на VBA
681

Циклические операции над диапазоном
Макросы могут выполнять операции как над каждой ячейкой диапазона, так и выборочно,
в зависимости от содержимого ячеек. Эти операции обычно осуществляются с помощью
цикла For-Next, который служит для обработки каждой ячейки диапазона.
В приведенном ниже примере показано, как используется цикл для обработки диапазона.
В данном случае диапазон — это множество ячеек, выбранных в настоящий момент. В этом
примере переменной Cell (Ячейка) присваивается ссылка на ячейку, которая подвергается
обработке. Тело цикла For-Next состоит из единственного оператора, который оценивает
содержимое ячейки и меняет цвет шрифта, если значение в ячейке отрицательное (vbRed —
это встроенная константа, представляющая красный цвет).
Sub Обработка_ячеек()
Dim Cell As Range
For Each Cell In Selection
If Cell.Value < 0 Then Cell.Font.Color = vbRed
Next Cell
.End Sub
Эта программа работает нормально. Но теперь представим себе, что множество выбранных
ячеек состоит из целого столбца или целой строки. Это довольно распространенная ситуация,
так как Excel позволяет выполнять операции над целыми столбцами или строками. Тогда
окажется, что макрос будет работать целую вечность, поскольку в теле цикла обрабатывается
каждая ячейка, даже если она пуста. Поэтому нужен способ обработки только непустых ячеек.
Такую операцию можно осуществить с помощью метода SelectSpecial (Специальный
выбор). В следующем примере метод SelectSpecial используется для создания двух
новых объектов-подмножеств выбранных ячеек, одно из которых содержит ячейки с
константами, а другое — ячейки с формулами. После этого обрабатываются оба подмножества, в
результате чего пустые ячейки пропускаются.
Sub Пропуск_пустых_ячеек()
' Игнорировать ошибки
On Error Resume Next
' Обработать константы
Set ConstantCells = Selection.SpecialCells(xlConstants, 23)
For Each Cell In ConstantCells
If Cell.Value < 0 Then Cell.Font.Color = vbRed
Next cell
' Обработать формулы
Set FormulaCells = Selection.SpecialCells(xlFormulas, 23)
For Each cell In FormulaCells
If Cell.Value < 0 Then Cell.Font.Color = vbRed
Next cell
End Sub
Подпрограмма Пропуск_пустых_ячеек работает одинаково быстро, независимо от
того, какое множество ячеек выбрано. Например, можно выбрать диапазон, все столбцы в
диапазоне, все строки или даже весь рабочий лист. И во всех этих случаях будут обрабатываться
только те ячейки, которые содержат константы или значения. Это весьма существенное
улучшение по сравнению с предыдущей подпрограммой Обработка_ячеек.
Обратите внимание на использование в подпрограмме следующего оператора:
On Error Resume Next
682
Часть VI. Программирование в Excel

Данный оператор дает Excel команду игнорировать любые встречающиеся ошибки и
просто переходить к следующей ячейке. Это необходимо потому, что метод SpecialCells
(Особые ячейки) выдает ошибку, если ни одна из ячеек не отвечает установленным
требованиям, и тогда нормальный режим проверки ошибок восстановится только по завершении
подпрограммы. Чтобы в явном виде дать Excel команду вернуться в обычный режим
проверки ошибок, воспользуйтесь следующим оператором:
On Error GoTo 0
Выборка содержимого ячейки
Как отмечалось в главе 36, для того чтобы запросить значение у пользователя, можно с
успехом применить функцию InputBox языка VBA (рис. 39.2).
Рис. 39.2. Использование функции
InputBox для получения данных от
пользователя
Указанное пользователем значение можно присвоить некоторой переменной и использовать
в подпрофамме. Однако довольно часто возникает необходимость поместить это значение в
ячейку. В следующей подпрофамме показано, как запросить значение у пользователя и
поместить его в ячейку А1 активного рабочего листа с помощью всего лишь одного оператора.
Sub Получение_значения()
Range("Al").Value = InputBox("Введите значение для ячейки А1")
End Sub
Определение типа выбранных ячеек
Если макрос предназначен для работы с выбранным диапазоном, очень важно иметь
возможность определить, действительно ли выбран диапазон (а не что-либо другое). В
противном случае макрос может завершить свою работу аварийно. Следующая подпрофамма
определяет тип выбранного в настоящий момент объекта:
Sub Тип_объекта()
MsgBox TypeName(Selection)
End Sub
Если выбранный объект— диапазон, то функция MsgBox выведет на экран сообщение
Range (Диапазон). Если макрос предназначен для работы только с диапазонами, то можно
воспользоваться оператором If, чтобы убедиться в том, что выбран именно диапазон. Приведем
пример, в котором вьщается звуковой сигнал, отображается сообщение и осуществляется выход
из подпрофаммы, если выбранный объект не является диапазоном (объектом Range).
Sub Проверка_выбора()
If TypeName(Selection) <> "Range" Then
Beep
MsgBox "Выберите диапазон"
Exit Sub
End If
' ... [другие операторы]
End Sub
Введите значение лля ячейки А1
Глава 39. Примеры программирования на VBA
683

Есть и другой способ достичь того же результата: можно определить новую функцию,
которая возвращает значение True (Истина), если выбран диапазон, и False (Ложь) в
противном случае. Ниже приведен пример такой функции.
Function Это_диапазон(Выделение) As Boolean
Это_диапазон = False
If TypeName(Выделение) = "Range" Then Это_диапазон = True
End Function
Если теперь ввести функцию Это_диапазон в модуль, то подпрограмму Проверка_
выбора можно переписать следующим образом:
Sub Проверка_выбора()
If Это_диапазон(Selection) Then
1 ... [другие операторы]
Else
Веер
MsgBox "Выберите диапазон"
Exit Sub
End If
End Sub
Определение несмежных диапазонов
Как известно, Excel позволяет осуществлять выбор несмежных диапазонов с помощью
нажатия клавиши <Ctrl> во время выделения объектов или диапазонов. Из-за этого при
работе некоторых макросов могут возникнуть проблемы, например нельзя будет скопировать
несмежные диапазоны. В следующем макросе показано, как определить, выбрал ли
пользователь несмежный диапазон ячеек.
Sub Несмежное_выделение()
If Selection.Areas.Count > 1 Then
MsgBox "Несмежные диапазоны не поддерживаются"
Exit Sub
End If
1 ... [другие операторы]
End Sub
В этом примере использован метод Areas (Области), который возвращает коллекцию
всех объектов выбранного множества. Свойство Count (Счет) возвращает количество
объектов в коллекции.
Ниже приведена функция, которая возвращает значение True (Истина), если выбран
несмежный диапазон.
Function Несмежный_диапазон(диап) As Boolean
Несмежный_диапазон = Selection.Areas.Count > 1
End Function
Изменение параметров Excel
Одними из самых полезных являются простые макросы, изменяющие некоторые
параметры Excel. В качестве примера можно привести макрос, который содержит всего
несколько строчек, но выполняет при этом очень нужное действие: изменяет режим
вычислений Excel с автоматического на ручной и наоборот.
684
Часть VI. Программирование в Excel

В данном разделе приведены два примера, в которых показано, как изменить ^параметры
Excel. Эти примеры можно обобщить и распространить на другие операции.
Логические параметры
Логический параметр — это переменная, которая может принимать только два
значения — Истина (True) или Ложь (False). Другими словами, логический параметр может
быть либо "включен", либо "выключен". Например, может возникнуть необходимость
создания макроса, который включает и выключает отображение заголовков строк и столбцов.
Попробуем записать свои действия во время изменения настроек в диалоговом окне
Параметры. Если заголовки выключены, Excel создаст следующую строку макроса:
ActiveWindow.DisplayHeadings = False
Если же заголовки включены, то Excel создаст строку
ActiveWindow.DisplayHeadings = True
В результате может сложиться впечатление, что для отображения заголовков нужно два
макроса: один для включения, другой для выключения. Но на самом деле это не так. В
приведенной ниже подпрограмме использован оператор Not (который изменяет текущее
логическое значение на противоположное), для того чтобы более эффективно переключать режимы
отображения заголовков из True в False и обратно.
Sub Вкл_Выкл_заголовков()
If TypeName(ActiveSheet) <> "Worksheet" Then Exit Sub
ActiveWindow.DisplayHeadings = Not ActiveWindow.DisplayHeadings
End Sub
Первый оператор проверяет, действительно ли активный лист является рабочим листом.
В противном случае работа макроса могла бы завершиться аварийно, поскольку листы
диаграмм не имеют заголовков строк и столбцов. Данный макрос можно использовать для
изменения любых других параметров, которые принимают логические значения (True или
False). Например, можно создать макрос для включения и выключения отображения
ярлычков рабочих листов, линий сетки и т.д.
Нелогические параметры
Для параметров, которые не являются логическими, можно использовать структуру
Select Case. Приведенный ниже макрос осуществляет переключение режимов вычисления
Excel с автоматического на ручной и наоборот, а также отображает на экране сообщение,
указывающее на текущий режим.
Sub Режим_вычисления()
Select Case Application.Calculation
Case xlManual
Application.Calculation = xlAutomatic
MsgBox "Установлен автоматический режим вычислений"
Case xlAutomatic
Application.Calculation = xlManual
MsgBox "Установлен ручной режим вычислений"
End Select
End Sub
Глава 39. Примеры программирования на VBA
685

Работа с диаграммами
Выполнять операции над диаграммами средствами VBA довольно сложно, так как
приходится иметь дело с очень большим количеством объектов. Если активизировать средство
записи макросов, создать диаграмму и выполнить какую-нибудь обычную операцию
редактирования, Excel сгенерирует достаточно большую программу.
Однако, разобравшись" с объектами, составляющими диаграмму, можно создать несколько
полезных макросов. В этом разделе представлено несколько макросов для работы с
диаграммами. При написании макросов, выполняющих операции над диаграммами, необходимо
знать некоторые термины. Внедренная в рабочий лист диаграмма— это объект
ChartObject. Однако, прежде чем выполнять какие-либо действия с объектом ChartObject, его
нужно активизировать. Следующий оператор активизирует объект ChartObject под
именем Диаграмма1:
ActiveSheet. ChartObject s ( "Диаграмма]." ) .Activate
Активизировав диаграмму, можно ссылаться на нее в программе с помощью объекта Ас-
tiveChart (Активная диаграмма). Если диаграмма находится на отдельном листе
диаграммы, то она автоматически становится выбранной, как только будет активизирован этот лист.
Изменение типа диаграммы
В первом примере этого раздела показано, как изменяется тип каждой диаграммы,
внедренной в активный лист. Данный макрос превращает каждую диаграмму в диаграмму с
областями. Это делается путем изменения свойства Туре (Тип) объекта ActiveChart.
Встроенная константа xl Area представляет тип диаграмм с областями.
Sub Тип_диаграммы()
Dim cht As Chart
For Each cht In ActiveSheet.ChartObjects
cht.ChartType = xlAreaStacked
Next cht
End Sub
В этом примере для обработки всех объектов ChartObj ect активного листа
использован оператор цикла For-Next. В теле цикла происходит активизация диафаммы, а затем
изменяется ее тип.
Следующий макрос выполняет ту же самую функцию, но обрабатывает все листы диа-
фамм в активной рабочей книге:
Sub Тип_диаграммы2()
For Each cht In ThisWorkbook.Charts
cht.Activate
ActiveChart.Type = xlArea
Next cht
End Sub
Изменение свойств диаграммы
В приведенном ниже примере для всех диафамм активного листа изменяется шрифт
легенды. Здесь использован цикл For-Next для обработки всех объектов ChartObject.
В случае если у диафаммы нет легенды, оператор On Error игнорирует возникающую
при этом ошибку.
686
Часть VI. Программирование в Excel

Sub Изменение_легенды()
On Error Resume Next
For Each cht In ActiveSheet.ChartObjects
cht.Activate
With ActiveChart.Legend.Font
.Name = "Arial Cyr"
.FontStyle = "Bold"
.Size = 8
End With
Next cht
End Sub
Форматирование диаграммы
В этом примере к активной диаграмме применяется несколько различных типов
форматирования. Следует помнить, что перед запуском макроса диаграмма должна быть
активизирована. Для активизации внедренной диаграммы щелкните на ней. А чтобы активизировать
диаграмму, расположенную на листе диаграммы, нужно активизировать сам лист.
Sub Изменения_диаграмм()
On Error Resume Next
With ActiveChart
.Type = xlArea
.ChartArea.Font.Name = "Arial"
.ChartArea.Font.FontStyle = "Regular"
.ChartArea.Font.Size = 9
.PlotArea.Interior.Colorlndex = xlNone
.Axes(xlValue).TickLabels.Font.Bold = True
.Axes(xlCategory).TickLabels.Font.Bold = True
.Legend.Position = xlBottom
End With
End Sub
Советы по ускорению работы программ
Макросы VBA работают быстро, но иногда скорость их выполнения все-таки недостаточна.
В данном разделе представлен ряд примеров, которые помогут вам ускорить работу макросов.
Отключение функции обновления экрана
Вы, наверное, заметили, что во время выполнения макроса можно увидеть все его
действия на экране. Эта возможность полезна, пока макрос еще не отлажен, но она становится
ненужной и слишком замедляет работу, когда макрос выполняется правильно.
К счастью, существует способ отключения режима обновления экрана во время
выполнения макроса. Для этого нужно вставить в макрос следующий оператор:
Application.ScreenUpdating = False
Если же необходимо, чтобы в какой-либо момент выполнения макроса пользователь
увидел результаты его работы, введите следующий оператор:
Application.ScreenUpdating = True
Глава 39. Примеры программирования на VBA
687

Отключение предупреждающих сообщений
Одно из преимуществ использования макросов заключается в том, что они позволяют
выполнить ряд действий автоматически. Можно запустить макрос, а затем выпить чашечку
кофе, пока Excel сделает все, что нужно. Однако некоторые операции заставляют Excel
выводить на экран сообщения, которые нельзя оставить без внимания. Например, если макрос
должен удалить лист, то на экране появится диалоговое окно, показанное на рис. 39.3. А это
значит, что вы не сможете завершить выполнение макроса, не приняв участие в его работе.
Рис. 39.3. Можно дать Excel команду не отображать подобные
сообщения во время выполнения макроса
Чтобы избежать появления предупреждающих сообщений, вставьте в программу VBA
следующий оператор:
Application.DisplayAlerts = False
Следующий оператор позволяет вновь включить эту опцию:
Application.DisplayAlerts = True
Упрощение ссылок на объекты
Как вы, вероятно, уже заметили, ссылки на объекты могут быть чересчур длинными, особенно
если объект не находится на активном листе или в активной рабочей книге. Например, полностью
определенная ссылка на объект Range (Диапазон) может выглядеть следующим образом:
Workbooks("Моя_книга").Worksheets("Лист1").Range("Ставки")
Если этот диапазон часто используется в макросе, то будет разумно создать объектную
переменную с помощью команды Set (Назначить). Например, чтобы присвоить объектной
переменной Ставки объект Range, воспользуйтесь оператором
Set Ставки =
Workbooks("Моя_книга").Worksheets("Лист1").Range("Ставки")
Определив переменную Ставки, можно использовать ее вместо слишком длинной ссылки.
Благодаря использованию объектных переменных не только упрощается код макроса, но
и существенно ускоряется его выполнение. Некоторые макросы после введения объектных
переменных могут выполняться в два раза быстрее.
Объявление типов переменных
Как правило, не нужно беспокоиться о типе данных, которые присваиваются переменным.
Всеми этими нюансами занимается Excel самостоятельно. Например, если в программе
имеется переменная, ей можно присвоить число. А позже (во время выполнения процедуры)
ничто не помешает присвоить ей даже текстовую строку.
Однако, если необходимо, чтобы процедуры выполнялись максимально быстро, можно
заранее сообщить Excel, какие типы данных будут присвоены каждой переменной. Это
называется объявлением типа переменных.
688
Часть VI. Программирование в Excel

В табл. 39.1 перечислены все типы данных VBA, а также для переменной каждого типа
приведено число байт, занимаемых ею в памяти, и приблизительный диапазон возможных
значений.
Таблица 39.1. Типы данных VBA
Тип данных Число байт Приблизительный диапазон значений
От 0 до 255
True (Истина) или False (Ложь)
От-32 768 до 32 767
От -2 147 483 648 до 2 147 483 647
От -3.4Е38 до -1.4Е-45 для отрицательных значений
От 1.4Е-45 до 4Е38 для положительных значений
От -1JE+308 до -4.9Е-324 для отрицательных значений
От 4.9Е-324 до 0JE+308 для положительных значений
От -9.2Е14 до 9.2Е14
+/-7.9Е28 без десятичной точки
От 1 января 100 до 31 декабря 9999
Любая ссылка на объект
От 0 до приблизительно 2 млрд.
От 1 до приблизительно 65 400
Любое числовое значение в диапазоне типа Double
От 0 до приблизительно 2 млрд.
Диапазон каждого элемента совпадает с диапазоном
его типа данных
Byte (Байт)
Boolean
(Булев)
Integer
(Целое)
Long
(Длинное целое)
Single
(Значение с плавающей
точкой одинарной
точности)
Double
(Значение с плавающей
точкой двойной точности)
Currency
(Денежный:
масштабированное целое значение)
Decimal (Десятичное)
Date (Дата)
Object
(Объектный)
String
(Строка переменной
длины)
String
(Строка фиксированной
длины)
Variant
(Вариантный с числами)
Variant
(Вариантный с символами]
User-defined
(Определенный
пользователем с помощью Туре)
1
2
2
4
4
3
8
7
8
14
8
4
10 + длина строки
Длина строки
16
22 + длина строки
I
Число,
требующееся для хранения
всех элементов
Если переменная не объявлена, то по умолчанию Excel будет использовать тип Variant.
В общем случае лучше всего использовать переменные такого типа, которые занимают
минимальное число байтов и при этом могут работать со всеми типами присваиваемых данных.
Если в макросе задействованы данные, то скорость исполнения зависит от числа байтов,
которое используется конкретным типом данных и которое VBA обязан обработать. Другими
Глава 39. Примеры программирования на VBA
689

словами, чем меньший объем памяти занимают данные, тем быстрее модуль VBA может
получать доступ к данным и оперировать ими.
Чтобы объявить переменную, перед ее первым использованием введите оператор Dim.
Например, чтобы объявить переменную Элемент целого типа, воспользуйтесь следующим
оператором:
Dim Элемент as Integer
Чтобы объявить переменную Имя_пользователя как строку, введите оператор
Dim Имя_пользователя as String
Если объявить переменную внутри процедуры, то это объявление будет иметь силу только в
пределах данной процедуры. Если же объявить переменную за пределами всех процедур (но
перед первой процедурой), то это объявление будет действительно во всех процедурах модуля.
При использовании описанной выше объектной переменной для нее можно выбрать
объектный тип данных, например:
Dim Ставки as Object
Set Ставки =
Workbooks("Моя_книга").Worksheets("Лист1").Range("Ставки")
Чтобы принудительно объявить все используемые переменные, вставьте вверху модуля
следующий оператор:
Option Explicit
В случае использования этого оператора Excel будет выдавать сообщение об ошибке, если
ей встретится необъявленная переменная. Если объявлены все переменные, то, как правило,
вероятность возникновения ошибки в программе меньше. Но если ошибка все-таки возникла,
ее будет легче определить.
690
Часть VI. Программирование в Excel

Создание
надстроек Excel
дной из самых полезных особенностей Excel является
возможность создания надстроек. В данной главе
раскрывается это понятие и приводится практический пример
создания надстройки.
Что такое надстройка
Надстройка — это элемент, который добавляется к
электронной таблице, чтобы сделать ее более функциональной.
Excel включает несколько надстроек: Пакет анализа,
Автосохранение и Поиск решения. Некоторые надстройки
(например, Пакет анализа, который рассматривается в главе 24)
предоставляют новые функции рабочих листов, которые
можно использовать в формулах. Обычно новые функции
вписываются в интерфейс программы таким образом, словно они —
ее составные части.
В Excel любой опытный пользователь может создавать
надстройки из рабочих книг. Но надстройка Excel отличается от
файла рабочей книги. Любую рабочую книгу можно
преобразовать в надстройку, но не каждая рабочая книга может быть
подходящим "кандидатом" для надстройки. Надстройки всегда
скрыты, поэтому нельзя отобразить рабочие листы или листы
диаграмм, которые содержатся в надстройке. Зато можно
обратиться к ее подпрограммам и функциям и отобразить
диалоговые окна, которые представляются экранными формами.
Ниже перечислены основные области применения
надстроек Excel.
■ Хранение созданных пользователем функций
рабочих листов. После загрузки надстройки эти функции
можно использовать точно так же, как и любые другие
встроенные функции рабочего листа.
■ Хранение утилит Excel. VBA— это идеальное
средство для создания утилит общего назначения, которые
расширяют возможности Excel.
О

■ Хранение "секретных" макросов. Если вы не хотите, чтобы другие пользователи
ваших рабочих книг просматривали (или изменяли) ваши макросы, храните их в
надстройке. Такими макросами можно пользоваться, но их нельзя просматривать
или изменять.
В Excel включено несколько полезных надстроек (они описаны во врезке
"Надстройки, входящие в поставку Excel"). Однако вы всегда можете приобрести и другие
необходимые надстройки либо у независимых производителей, либо через Internet.
Кроме того, в Excel включены средства, которые позволяют создавать собственные
надстройки. О том, как это делается, речь пойдет ниже, но прежде вы должны
познакомиться с основными понятиями.
Надстройки, входящие в поставку Excel
В зависимости от установки Excel, вы можете иметь доступ либо ко всем надстройкам, либо
только к некоторым из них. Если попытаться использовать одну из неустановленных
надстроек, то появится приглашение установить ее. Ниже перечислены надстройки,
включенные в Excel.
♦ Пакет анализа. Средства для статистических и инженерных расчетов, а также новые
функции рабочих листов.
♦ VBA-пакет анализа (Analysis ToolPak-VBA). VBA-функции для надстройки Пакет анализа.
♦ Мастер подстановок. Помогает при создании формул для поиска данных в списках.
♦ Мастер суммирования. Помогает создавать формулы, в которых сложение значений
происходит при выполнении определенного условия.
♦ Пересчет в евро. Предоставляет средства пересчета и форматирования валюты евро.
♦ Поиск решения. Средство, которое помогает использовать разнообразные числовые
методы, а также методы оптимизации.
Дополнительные надстройки можно загрузить с Web-узла http: //of f ice .microsoft. com/.
Работа с надстройками
Лучшим способом работы с надстройками является использование диспетчера надстроек
Excel, к которому можно получить доступ с помощью команды Сервисе Надстройки. В
результате на экране появится диалоговое окно, показанное на рис. 40.1. В списке содержатся
все инсталлированные надстройки Excel. Отмеченные надстройки — это те, которые
открыты (или загружены) в текущий момент. С помощью данного диалогового окна можно
открывать и закрывать надстройки путем установки или снятия флажка возле их названий.
^^^ Большинство файлов надстроек можно открыть с помощью команды ФайлоОт-
На заметку крыть, однако закрыть надстройку с помощью команды Файл=>3акрыть нельзя.
Единственный способ удалить надстройку — это выйти из Excel и перезапустить
ее или написать специальный макрос, который будет закрывать надстройку.
/
Когда надстройка открыта, в интерфейсе можно заметить нечто необычное. Почти всегда
в меню происходят некоторые изменения — появляется либо новое меню, либо один или
несколько новых элементов в существующем меню. Например, если открыть надстройку Пакет
анализа, то она добавит к меню Сервис новую команду Анализ данных.
692
Часть VI. Программирование в Excel

Рис. 40.1. Диалоговое окно
Надстройки
Зачем создавать надстройки
У большинства пользователей Excel не возникает необходимости в создании надстроек.
Однако если вы разрабатываете рабочие книги для других пользователей или просто хотите
извлечь из Excel максимальную пользу, то эта тема может вас заинтересовать.
Существует несколько причин, по которым может возникнуть потребность в
преобразовании рабочей книги в надстройку. Вот некоторые из них.
■ Чтобы избежать путаницы. Если конечный пользователь загрузит вашу рабочую
книгу в качестве надстройки, то она не появится в окне Excel и, следовательно, не
будет мешать новичкам и сбивать их с толку. В отличие от просто скрытой рабочей
книги, надстройку отобразить нельзя.
■ Чтобы упростить доступ к функциям рабочих листов. Для созданных
пользователем функций рабочего листа, которые сохранены в надстройке, не нужно указывать
имя рабочей книги. Например, если у вас есть новая функция под именем MOVAVG,
которая хранится в рабочей книге Newf uncs. xls, то при обращении к данной
функции из другой рабочей книги вам придется использовать следующий синтаксис:
=NEWFUNCS.XLS!MOVAVG(Al:А5 0)
Если сохранить данную функцию в файле надстройки, а затем открыть его, то
синтаксис значительно упростится, поскольку нет необходимости включать ссылку на файл:
=MOVAVG(A1:A50)
■ Чтобы облегчить доступ. После того как вы укажете положение файла надстройки на
диске, она появится в диалоговом окне Надстройки под соответствующим именем и с
кратким описанием ее функций.
■ Чтобы облегчить загрузку. Надстройки могут открываться автоматически при
запуске Excel, независимо от каталога, в котором они хранятся.
■ Чтобы опустить запросы при закрытии. При закрытии надстройки пользова ль
никогда не увидит такой запрос программы, как Сохранить изменения в...?.
Глава 40. Создание надстроек Excel
693

Создание надстройки
Несмотря на то что любую рабочую книгу можно преобразовать в надстройку, далеко не
все рабочие книги от этого выигрывают. Дело в том, что рабочие книги, которые содержат
только рабочие листы (т.е. без процедур или пользовательских диалоговых окон), становятся
непригодными для дальнейшего использования, так как надстройки являются скрытыми.
На самом деле от преобразования рабочих книг в надстройки выигрывают только те из них,
которые содержат процедуры. Например, если у вас есть рабочая книга, содержащая процедуры
общего назначения (подпрограммы и функции), то из нее получится идеальная надстройка.
Создать надстройку очень просто. В этом разделе описывается, как создать надстройку из
обычного файла рабочей книги.
1. Напишите процедуру VBA и убедитесь в правильности ее работы. Не забудьте о
методе ее запуска. Возможно, для этого придется добавить новый элемент в меню (о том,
как это сделать, речь идет чуть позже).
2. Запустите процедуру, когда будет активна другая рабочая книга, и протестируйте ее.
Таким образом можно смоделировать ситуацию, когда рабочая книга играет роль
надстройки, поскольку надстройка никогда не является активной рабочей книгой.
Возможно, вы обнаружите, что в некоторых формулах со ссылками возникают ошибки.
Например, следующий оператор хорошо работает в том случае, если макрос находится
в активной рабочей книге, но выдает ошибку, если активна другая рабочая книга:
х = Worksheets("Данные").Range("A1")
Можно, конечно, указать в ссылке имя рабочей книги:
х = Workbooks ("Моя_книга.Х1лБ") .Worksheets ("Данные" ) .Range ("A1")
Однако данный метод не рекомендуется использовать, поскольку имя рабочей книги
изменится, если преобразовать ее в надстройку. Выход заключается в использовании
спецификатора ThisWorkbook (Эта рабочая книга):
х = ThisWorkbook.Worksheets("Данные").Range("Al")
3. Выберите команду Файл^СвоЙства, перейдите во вкладку Документ и введите
краткое содержательное название в поле Название и более длинное описание — в поле
Заметки. Это действие не является обязательным, но благодаря ему пользоваться
надстройкой будет проще.
4. Сделайте просмотр рабочей книги невозможным. Для этого воспользуйтесь командой
ToolS1^Properties (СервиС=>Свойства) редактора Visual Basic. Щелкните на вкладке
Protection (Защита) и сделайте необходимые установки.
5. Сохраните рабочую книгу как XLA-файл, выбрав команду Файл^Сохранить как. В
диалоговом окне Сохранение документа в списке Тип файла выберите опцию
Надстройка Microsoft Office Excel (*.xla).
После создания надстройки необходимо ее протестировать. Для этого выберите команду
Сервис^ Надстройки и с помощью кнопки Обзор в диалоговом окне Надстройки найдите XLA-
файл, который был создан при выполнении п. 5. Таким образом, надстройка будет установлена.
В диалоговом окне Надстройки используются название и описание, которые были введены в п. 3.
_^^^ Можно изменять процедуры и экранные формы в XLA-версии своего файла и со-
На заметку хранять изменения в окне редактора Visual Basic.
/
694
Часть VI. Программирование в Excel

Пример надстройки
В этом разделе описывается процесс создания одной полезной надстройки. Эта
надстройка отображает диалоговое окно (рис. 40.2), которое позволяет пользователю быстро изменять
некоторые параметры Excel. Несмотря на то что эти установки можно изменить в диалоговом
окне Параметры, надстройка вносит изменения интерактивно. Например, если сбросить
флажок Линии сетки, сетка немедленно исчезнет.
Р* у*—* сетки & Яолычкв листов
I ^Заголовки строки столбцов FCToaca состояли
' X? CTOOKeAODMvri
Р 6я>ти™»ь«,пмс« npcp/тя, г Етаюяиташ ^
Р С.ори»ит«льная полоса прокрутки
Настройка рабочей книги
Рабочая книга будущей надстройки должна состоять всего из одного рабочего листа,
который будет пуст. И хотя этот рабочий лист не используется, тем не менее он должен быть
представлен, поскольку каждая рабочая книга должна иметь по крайней мере один рабочий лист.
В окне редактора Visual Basic вставьте в рабочую книгу модуль VBA (под именем Modulel)
и экранную форму (под именем UserForml).
К^ Файл надстройки можно найти на прилагаемом к книге компакт-диске.
На компагг-
ди»е ;*Ч
Код в Modulel
Приведенный ниже код содержится в модуле Modulel. Эта процедура проверяет,
является ли рабочий лист активным. Если рабочий лист активен, эта подпрограмма отображает
диалоговое окно, основанное на экранной форме UserForml. Если активен не рабочий лист, то
выводится соответствующее сообщение.
Sub Показ_диал_окно()
If TypeName(ActiveSheet) <> "Worksheet" Then
MsgBox "Должен быть открыт рабочий лист", vblnformation
Else
UserForml.Show
End If
End Sub
Процедуры объекта ThisWorkbook
Объект ThisWorkbook (ЭтаКнига) содержит одну процедуру, которая добавляет элемент
к меню Сервис, когда рабочая книга (надстройка) открыта. А другая процедура удаляет этот
элемент меню, когда рабочая книга (надстройка) закрыта. Ниже приведены коды этих процедур.
Private Sub Workbook_Open()
Set NewMenuItem = Application.CommandBars _
("Worksheet Menu Bar").Controls("Сервис").Controls.Add
With NewMenuItem
Рис. 40.2. В этом диалоговом окне
можно интерактивно изменять
некоторые параметры
отображения рабочего листа Excel
Глава 40. Создание надстроек Excel
695

.Caption = "Параметры листа..."
.BeginGroup = True
.OnAction = "Показ_диал_окно"
End With
End Sub
Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
On Error Resume Next
Application.CommandBars("Worksheet Menu Bar"). _
Controls("Сервис"). _
Controls("Параметры листа...").Delete
End Sub
Подпрограмма Workbook_Open добавляет команду Параметры листа в нижнюю часть
меню Сервис и выполняется при открытии рабочей книги (надстройки).
При закрытии надстройки выполняется подпрограмма Workbook_Bef oreClose,
которая удаляет команду Параметры листа из меню Сервис.
Создание экранной формы UserForml
На рис. 40.3 показана экранная форма UserForml с десятью элементами управления
(девять флажков опций и одна командная кнопка). Все элементы управления получили
названия, которые не нуждаются в дополнительных разъяснениях. Кроме того, учтены нужды
любителей пользоваться клавиатурой: установлено свойство Accelerator (Акселератор) для
выделения соответствующих букв, управляющих работой элементов диалогового окна.
-laixl
*J
Г &м« сетки Г драим, жсгсв
Г~ Заголовки строк и стопбцЕе • ■ Г~ Строка ссстс»«я
Г"ев0ТМкадьнаяпо*»х*Г1рокеуш1 Г" СзрокаФориуп
Г" Есфизо«гйлы«яг»йоса прокрутки . г— £щаея*твяи страниц
Г* Формулы
Рис. 40.3. Новое диалоговое окно,
создаваемое в редакторе Visual
Basic
Объект UserForml содержит процедуры обработки событий для объектов, помещенных
в форму. Следующая подпрограмма выполняется перед отображением диалогового окна.
Private Sub UserForm_Initialize()
cbGridlines = ActiveWindow.DisplayGridlines
cbHeaders = ActiveWindow.DisplayHeadings
cbVerticalScrollbar = _
ActiveWindow.DisplayVerticalScrollBar
cbHorizonalScrollbar = _
ActiveWindow.DisplayHorizontalScrollBar
cbFormulaView = ActiveWindow.DisplayFormulas
cbSheetTabs = ActiveWindow.DisplayWorkbookTabs
cbStatusBar = Application.DisplayStatusBar
cbFormulaBar = Application.DisplayFormulaBar
cbPageBreaks = ActiveSheet.DisplayPageBreaks
End Sub
Процедура UserForm_Initialize выполняет настройку параметров флажков в
диалоговом окне таким образом, чтобы они соответствовали текущим установкам. Например, если на
696
Часть VI. Программирование в Excel

рабочем листе отображаются линии сетки, свойство ActiveWindow.DisplayGridlines
вернет значение True (Истина), которое присваивается флажку cbGridlines (в диалоговом
окне обозначен как Линии сетки)1. Это значит, что данный флажок установлен.
У каждого флажка также есть соответствующая процедура обработки событий, которая
выполняется после щелчка на данном флажке. Код этих процедур приведен ниже. Каждая
процедура выполняет соответствующие изменения. Например, если устанавливается флажок
Линии сетки, свойство DisplayGridlines устанавливается равным True (Истина), в
результате чего линии сетки станут видимыми.
Private Sub cbGridlines_Click()
ActiveWindow.DisplayGridlines = cbGridlines
End Sub
Private Sub cbHeaders_Click()
ActiveWindow.DisplayHeadings = cbHeaders
End Sub
Private Sub cbVerticalScrollbar_Click()
ActiveWindow.DisplayVerticalScrollBar = cbVerticalScrollbar
End Sub
Private Sub cbHorizontalScrollbar_Click()
ActiveWindow.DisplayHorizontalScrollBar = cbHorizontalScrollbar
End Sub
Private Sub cbFormulaView_Click()
ActiveWindow.DisplayFormulas = cbFormulaView
End Sub
Private Sub cbSheetTabs_Click()
ActiveWindow.DisplayWorkbookTabs = cbSheetTabs
End Sub
Private Sub cbStatusBar_Click()
Application.DisplayStatusBar = cbStatusBar
End Sub
Private Sub cbFormulaBar_Click()
Application.DisplayFormulaBar = cbFormulaBar
End Sub
Private Sub cbPageBreaks_Click()
ActiveSheet.DisplayPageBreaks = cbPageBreaks
End Sub
Объект UserForml имеет еще одну процедуру обработки событий для кнопки Выход.
Эта процедура (код которой приведен ниже) просто закрывает диалоговое окно.
Private Sub ExitButton_Click()
Unload UserForml
End Sub
Тестирование рабочей книги
Прежде чем преобразовывать данную рабочую книгу в надстройку, ее необходимо
протестировать. Тестирование нужно проводить, когда активна другая рабочая книга. Таким
образом, моделируется ситуация, когда наша рабочая книга является надстройкой (как вы
помните, надстройка никогда не является активной рабочей книгой).
' Напомним, что каждый элемент управления имеет имя (свойство Name), под которым он
"известен" программам, и заголовок (свойство Caption), который отображается в диалоговом окне. В
описываемом примере имена элементов управления приведены на английском языке (с
соответствующими префиксами), а заголовки — на русском. — Прим. ред.
Глава 40. Создание надстроек Excel
697

Для тестирования сохраните свою рабочую книгу, закройте ее и снова откройте. При
открытии рабочей книги будет выполнена процедура Workbook_Open, которая добавит новую
команду Параметры листа в меню Сервис. Теперь при выборе команды Сервисе Параметры
листа будет отображаться диалоговое окно, показанное на рис. 40.4.
Добавление описания
Рекомендуется выполнить это действие, хотя оно и не является необходимым. Выберите
команду Файл^Свойства, чтобы вызвать диалоговое окно Свойства, а затем щелкните на
вкладке Документ, которая показана на рис. 40.5.
Сдрвис ( Данные Qkho £правка
-' Орфография F7
Справочные материалы.-. АК+щалчок
Об*цчй раб91Л*1 обл ■ сть
Доступ к книге.
Исправления
Сравнить н i>"Svm iwTb &\цгч
Зашита
Совместная работа
1 ДллЧс-р ^!«р*м»т|)а.
CuitnapHM
Зависимости формул
Поиск решения...
: Надстройки
Параметры аатоэаме.ны...
| Нестройна
i Параметры..
Параметры листа. [>
Обиие Документ ) Статистика j Cocraa | Прочие |
Йа>в»еек
Теи*-
АйТОр;
РуеЛВОяХГелы
ГфЮШиня:
Группа
iQwmBcnow
Заметки!
i '.«рвиетры пктв Д
■*ГГараКТ1»Ш1иаСТРОЙКаП1ра11еТрОа |
рабочего листа ЕхсИ
Г" Создать рисунок для предварительного просмотра
| <Ж Отмена |
Рис. 40.4. В меню Сервис появилась
новая команда Параметры листа
Рис. 40.5. Описание надстройки в
диалоговом окне Свойства
Введите название надстройки в поле Название. Именно оно будет появляться в
диалоговом окне Надстройки. Затем введите описание надстройки в поле Заметки. Эта информация
будет появляться внизу диалогового окна Надстройки при выборе данной надстройки.
Защита надстройки
Одно из преимуществ надстройки — возможность защиты исходного кода программ от
посторонних глаз. Чтобы защитить проект надстройки, выполните ряд действий.
1. Откройте окно редактора Visual Basic.
2. В окне Project (Проект) щелкните на рабочей книге надстройки.
3. Выберите команду Tools'^ VBAProject Properties (Сервис^Свойства проекта VBA).
Появится диалоговое окно VBAProject - Project Properties (Свойства проекта VBA).
4. Щелкните на вкладке Protection (Зашита), которая показана на рис. 40.6.
5. Установите флажок Lock project for viewing (Блокировать просмотр проекта).
6. Дважды введите пароль для проекта.
7. Щелкните на кнопке ОК.
699
Часть VI. Программирование в Excel

VSAFVof«c4 Prefect Ргомнвеа
Generat РгсЧжЛсп |
-Lock project
R Lock protect f«vJewJr$
-Password to view protect properties
l_.
Corf™ oastftcrti
Рис. 40.6. Диалоговое окно
VBAProject - Project Properties
Сохранение надстройки
Чтобы сохранить рабочую книгу в качестве надстройки, активизируйте Excel и выберите
команду Файл^Сохранить как. Из раскрывающегося списка Тип файла выберите
Надстройка Microsoft Office Excel (*.xla). В поле Имя файла введите имя надстройки и
щелкните на кнопке ОК.
Открытие надстройки
Чтобы избежать путаницы, закройте рабочую книгу с расширением XLS перед тем, как
открыть созданную из нее надстройку, а затем выберите команду Сервис^Надстройки. В
появившемся диалоговом окне Надстройки щелкните на кнопке Обзор и найдите на жестком
диске надстройку, которая только что была создана. После этого в диалоговом окне
Надстройки появится список надстроек. Здесь можно найти также информацию, которая была
введена в диалоговом окне Свойства. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое
окно и загрузить надстройку.
Когда надстройка будет загружена, в меню Сервис появится новая команда Параметры
листа, которая выполняет в надстройке подпрограмму Показ_диал_окно.
Если открыть окно редактора Visual Basic, можно убедиться, что эта надстройка
находится в окне Project. Но вам не удастся сделать в ней никаких изменений, если вы не введете
соответствующий пароль.
Глава 40. Создание надстроек Excel
699

Приложения
П
оследняя часть книги содержит несколько очень
полезных приложений. В приложении А вы найдете
полный справочник по всем функциям Excel. В приложении
Б приведено содержание прилагаемого к книге компакт-
диска. Приложение В содержит описания интересных игр,
развлечений и диаграмм, созданных в Excel. Если вы ищете
дополнительные источники информации по Excel, загляните
в приложение Г. Комбинации клавиш, используемые в Excel,
представлены в приложении Д.
Приложение А
Справочник по функциям
Excel
Приложение Б
Что можно найти на
компакт-диске
Приложение В
В часы досуга
Приложение Г
Дополнительные источни
информации
Приложение Д
Клавиатурные эквиваленты

ПРИЛОЖЕНИЕ СпраВОЧНИК
по функциям Excel
А
|р*\ данном приложении содержится полный перечень
'—^ функций Excel. Они расположены в алфавитном
порядке и разбиты по категориям, которые представлены в
диалоговом окне Мастер функций.
Некоторые из этих функций (они указаны в
приведенных ниже таблицах) доступны только после за-
грузки надстройки Пакет анализа.
Чтобы получить подробную информацию о конкретной
функции и ее аргументах, выберите ее в диалоговом окне
Мастер функций и щелкните на кнопке Справка по этой
функции.

Таблица А.1
Функция
Ф\
аботы с бг
ункции для работы с базами данных
Назначение
БДЦИСП Оценивает дисперсию по выборке из базы данных
БДДИСПП Вычисляет дисперсию, считая, что множество выбранных элементов базы данных
составляет генеральную совокупность
БДПРОИЗВЕД Перемножает величины в конкретном поле записей, которые удовлетворяют некоторому
критерию
БДСУММ Суммирует в поле базы данных числа, удовлетворяющие некоторому критерию
БИЗВЛЕЧЬ Извлекает из базы данных запись, удовлетворяющую заданному критерию
БСЧЁТ В базе данных подсчитывает записи, которые удовлетворяют некоторому критерию и
содержат числа в определенном поле
БСЧЁТА В базе данных подсчитывает записи, которые удовлетворяют некоторому критерию и
содержат какие-либо значения в определенном поле
ДМАКС Возвращает максимальное значение в определенном поле среди выбранных записей
базы данных
ДМИН Возвращает минимальное значение в определенном поле среди выбранных записей базы
данных
ДСРЗМАЧ Возвращает среднее значение для выбранных записей базы данных
ДСТАНДОТКЛ Оценивает стандартное отклонение для выборки из базы данных
ДСТАНДОТКЛП Оценивает стандартное отклонение для выборки из базы данных, считая, что множество
выбранных элементов базы данных составляет генеральную совокупность
Таблица А.2. Функции категории Дата и время
Функция Назначение
ВРЕМЗНАЧ
ВРЕМЯ
ГОД
ДАТА
ДАТАЗНАЧ
ДАТАМЕС*
ДЕНЬ
ДЕНЬНЕД
ДНЕЙ360
ДОЛЯГОДА*
КОНМЕСЯЦА*
МЕСЯЦ
МИНУТА
Возвращает время в числовом формате для времени, заданного текстовой строкой
Возвращает время в числовом формате для конкретного времени
Возвращает год, соответствующий аргументу даты в числовом формате
Возвращает порядковый номер конкретной даты
Преобразует дату из текстового формата в числовой
Возвращает дату (в числовом формате), отстоящую на заданное количество месяцев
вперед или назад от начальной даты
Преобразует дату в числовом формате в день месяца
Преобразует дату в числовом формате в день недели
Вычисляет количество дней между двумя датами, считая, что в году 360 дней
Возвращает долю года, представляющую общее количество дней между начальной и
конечной датами
Возвращает порядковый номер последнего дня месяца, отстоящего на указанное
количество месяцев от начальной даты
Преобразует дату в числовом формате в месяц
Преобразует дату в числовом формате в минуты
Приложение А. Справочник по функциям Excel
703

Окончание табл. А.2
Функция
Назначение
НОМНЕДЕЛИ* Возвращает номер недели в году
РАБДЕНЬ* Возвращает дату в числовом формате, отстоящую на заданное количество рабочих дней
вперед или назад от начальной даты
СЕГОДНЯ Возвращает сегодняшнюю дату в числовом формате
СЕКУНДЫ Преобразует дату в числовом формате в секунды
ТДАТА Возвращает текущую дату и время
ЧАС Преобразует дату в числовом формате в часы
ЧИСТРАБДНИ* Возвращает общее количество рабочих дней между двумя датами
* Доступна только в случае подключения надстройки Пакет анализа.
Таблица А.З. Функции инженерной категории
Функция Назначение
БЕССЕЛЬ.1 Вычисляет значение функции Бесселя первого рода мнимого аргумента in (x)
БЕССЕЛЬ.J Вычисляет значение функции Бесселя первого рода Jn (x)
БЕССЕЛЬ.К Вычисляет значение функции Бесселя второго рода мнимого аргумента кп (х)
БЕССЕЛЬ.У Возвращает значение функции Бесселя второго рода Yn (x)
ВОСЬМ.В.ДВ Преобразует восьмеричное число в двоичное
ВОСЬМ.В.ДЕС Преобразует восьмеричное число в десятичное
ВОСЬМ.В.ШЕСТН Преобразует восьмеричное число в шестнадцатеричное
ДВ.В.ВОСЬМ Преобразует двоичное число в восьмеричное
ДВ.В.ДЕС Преобразует двоичное число в десятичное
ДВ.В.ШЕСТН Преобразует двоичное число в шестнадцатеричное
ДЕЛЬТА Проверяет, равны ли два числа
ДЕС.В.ВОСЬМ Преобразует десятичное число в восьмеричное
ДЕС.В.ДВ Преобразует десятичное число в двоичное
ДЕС.В.ШЕСТН Преобразует десятичное число в шестнадцатеричное
ДФОШ Вычисляет значение дополнительной функции ошибок
КОМПЛЕКСН Преобразует действительный и мнимый коэффициенты в комплексное число
MHHM.ABS Вычисляет абсолютное значение (модуль) комплексного числа
MHHM.COS Вычисляет косинус комплексного числа
МНИМ.ЕХР Вычисляет экспоненту комплексного числа
MHHM.LN Вычисляет натуральный логарифм комплексного числа
MHHM.LOGIO Вычисляет десятичный логарифм комплексного числа
MHHM.LOG2 Вычисляет двоичный логарифм комплексного числа
MHHM.SIN Вычисляет синус комплексного числа
704
Часть VII. Приложения

Окончание табл. А.З
Функция
Назначение
МНИМ.АРГУМЕНТ
МНИМ.ВЕЩ
МНИМ.ДЕЛ
МНИМ.КОРЕНЬ
МНИМ.ПРОИЗВЕД
МНИМ.РАЗН
МНИМ.СОПРЯЖ
МНИМ.СТЕПЕНЬ
МНИМ.СУММ
МНИМ.ЧАСТЬ
ПОРОГ
ПРЕОБР
ФОШ
ШЕСТН.В.ВОСЬМ
ШЕСТН.В.ДВ
ШЕСТН.В.ДЕС
Вычисляет аргумент q — угол, выраженный в радианах
Возвращает вещественную часть комплексного числа
Вычисляет частное двух комплексных чисел
Извлекает квадратный корень из комплексного числа
Вычисляет произведение двух комплексных чисел
Вычисляет разность между двумя комплексными числами
Вычисляет комплексное сопряженное комплексного числа
Возводит комплексное число в целую степень
Вычисляет сумму двух комплексных чисел
Вычисляет мнимую часть комплексного числа
Проверяет, превышает ли число пороговое значение
Преобразует число из одной системы измерения в другую
Вычисляет значение функции ошибок
Преобразует шестнадцатеричное число в восьмеричное
Преобразует шестнадцатеричное число в двоичное
Преобразует шестнадцатеричное число в десятичное
Примечание. Функции этой категории доступны только в случае подключения надстройки Пакет
анализа.
Таблица А.4. Функции финансовой категории
Функция Назначение
АМОРУВ*
АМОРУМ*
АПЛ
АСЧ
БЗРАСПИС*
БС
вед
ДАТАКУПОНДО*
ДАТАКУПОНПОСЛЕ*
ДДОБ
Возвращает величину амортизации для каждого периода
Возвращает величину амортизации для каждого периода (различия между
АМОРУВ и АМОРУМ указаны в справочной системе Excel)
Возвращает величину амортизации актива за один период, рассчитанную
линейным методом
Возвращает величину амортизации актива за данный период, рассчитанную
методом суммы годовых чисел
Возвращает будущее значение основного капитала после начисления сложных
процентов
Возвращает будущую стоимость инвестиции на основе периодических равных по
величине сумм платежей и постоянной процентной ставки
Возвращает внутреннюю ставку доходности для ряда потоков денежных средств,
представленных их числовыми значениями
Возвращает предыдущую дату купона перед датой соглашения
Возвращает следующую дату купона после даты соглашения
Возвращает величину амортизации имущества для указанного периода,
используя метод двукратного учета амортизации или иной явно указанный метод
Приложение А. Справочник по функциям Excel
705

Продолжение табл. АЛ
Функция Назначение
ДЛИТ* Возвращает ежегодную продолжительность действия ценных бумаг с
периодическими выплатами по процентам
ДНЕЙКУПОН* Возвращает количество дней в периоде действия купона, содержащем дату
соглашения
ДНЕЙКУПОНДО* Возвращает количество дней от начала действия купона до даты соглашения
ДНЕЙКУПОНПОСЛЕ* Возвращает число дней от даты соглашения до срока следующего купона
ДОХОД* Возвращает доход от ценных бумаг, который составляет периодические
процентные выплаты
ДОХОДКЧЕК* Возвращает доход по казначейскому чеку
ДОХОДПЕРВНЕРЕГ* Возвращает доход по ценным бумагам с нерегулярным (коротким или длинным)
первым периодом
ДОХОДПОГАШ* Возвращает годовой доход от ценных бумаг, который составляет доход в срок
вступления их в силу
ДОХОДПОСЛНЕРЕГ* Возвращает доход по ценным бумагам с нерегулярным (коротким или длинным)
последним периодом
ДОХОДСКИДКА* Возвращает годовой доход по ценным бумагам, на которые сделана скидка
ИНОРМА* Возвращает процентную ставку для полностью инвестированных ценных бумаг
КПЕР Возвращает общее количество периодов выплаты для данного вклада на основе
периодических постоянных выплат и постоянной процентной ставки
МВСД Возвращает модифицированную внутреннюю скорость оборота средств для ряда
последовательных периодических операций с наличными
МДЛИТ* Возвращает модифицированную длительность Макалея для ценных бумаг с
предполагаемой нарицательной стоимостью 100 руб.
НАКОПДОХОД* Возвращает накопленный доход по ценным бумагам с периодической выплатой
процентов
НАКОПДОХОДПОГАШ* Возвращает накопленный доход по ценным бумагам, процент по которым
выплачивается в срок погашения
НОМИНАЛ* Возвращает номинальную годовую процентную ставку, если известны
фактическая ставка и число периодов, составляющих год
ОБЩДОХОД* Возвращает основные выплаты по займу между двумя периодами
ОБЩПЛАТ* Возвращает накопленный доход по займу между двумя периодами выплат
ОСПЛТ Возвращает величину платежа в погашение основной суммы по инвестиции за
данный период на основе постоянства периодических платежей и процентной
ставки
ПЛТ Возвращает сумму периодического платежа для аннуитета на основе постоянства
сумм платежей и процентной ставки
ПДОБ Возвращает значение амортизации имущества за данный период, включая
конкретные периоды, с помощью метода двойного процента со снижающегося
остатка или иного явно указанного метода
ПОЛУЧЕНО* Возвращает сумму, полученную в срок вступления в силу полностью
обеспеченных ценных бумаг
706
Часть VII. Приложения

Окончание табл. А.4
Функция Назначение
ПРПЛТ Возвращает сумму платежей процентов по инвестиции за данный период на
основе постоянства сумм периодических платежей и процентной ставки
ПС Возвращает приведенную к текущему моменту стоимость инвестиции
ПУО Возвращает величину амортизации актива для любого выбранного периода, в
том числе для частичных периодов, с помощью метода двойного уменьшения
остатка или иного указанного метода
РАВНОКЧЕК* Возвращает доход по казначейскому чеку, эквивалентный облигации
РУБЛБ.ДЕС* Преобразует цену в рублях, выраженную в виде дроби, в цену в рублях,
выраженную десятичным числом
РУБЛЬ.ДРОБЬ* Преобразует цену в рублях, выраженную десятичным числом, в цену в рублях,
выраженную в виде дроби
СКИДКА* Возвращает норму скидки для ценных бумаг
СТАВКА Возвращает процентную ставку по аннуитету за один период
ФУО Возвращает величину амортизации актива для заданного периода, рассчитанную
методом фиксированного уменьшения остатка
ЦЕНА* Возвращает цену за 100 руб. нарицательной стоимости ценных бумаг, по
которым выплачивается периодический процент
ЦЕНАКЧЕК* Возвращает цену за 100 руб. нарицательной стоимости для казначейского чека
ЦЕНАПЕРВНЕРЕГ* Возвращает цену за 100 руб. нарицательной стоимости ценных бумаг для
нерегулярного (короткого или длинного) первого периода
ЦЕНАПОГАШ* Возвращает цену за 100 руб. нарицательной стоимости ценных бумаг, по
которым доход выплачивается в срок вступления в силу
ЦЕНАПОСЛНЕРЕГ* Возвращает цену за 100 руб. нарицательной стоимости ценных бумаг для
нерегулярного (короткого или длинного) последнего периода купона
ЦЕНАСКИДКА* Возвращает цену за 100 руб. нарицательной стоимости ценных бумаг, на
которые сделана скидка
ЧИСЛКУПОН* Возвращает округленное до ближайшего целого количество купонов, которые
могут быть оплачены между датой соглашения и сроком вступления в силу
ЧИСТВНДОХ* Возвращает внутреннюю скорость оборота для расписания денежных
поступлений, не обязательно периодических
ЧИСТНЗ* Возвращает чистую текущую стоимость инвестиции, вычисляемую на основе нормы
скидки и ряда периодических поступлений наличных, не обязательно периодических
ЧПС Возвращает величину чистой приведенной стоимости инвестиции, используя ставку
дисконтирования, а также стоимости будущих выплат (отрицательные значения) и
поступлений (положительные значения)
ЭФФЕКТ* Возвращает действующие ежегодные процентные ставки, если заданы
номинальная годовая процентная ставка и количество периодов, составляющих год
• Доступна только после подключения надстройки Пакет анализа.
Приложение А. Справочник по функциям Excel
707

Таблица А.5. Функции информационной категории
Функция Назначение
ЕЛОГИЧ
ЕНД
ЕНЕТЕКСТ
ЕНЕЧПТ*
ЕОШ
ЕОШИБКА
ЕПУСТО
ЕССЫЛКА
ЕТЕКСТ
E4DTH*
ЕЧИСЛО
ИНФОРМ
НД
СЧИТАТЬПУСТОТЫ
тип
ТИП.ОШИБКИ
ч
ЯЧЕЙКА
Возвращает логическое значение ИСТИНА, если проверяемая величина является
логическим значением
Возвращает логическое значение ИСТИНА, если проверяемая величина является
значением ошибки #н/д
Возвращает логическое значение ИСТИНА, если проверяемая величина не
является текстом
Возвращает логическое значение ИСТИНА, если проверяемая величина является
нечетным числом
Возвращает логическое значение ИСТИНА, если проверяемая величина является
одним из возможных значений ошибок Excel, за исключением ошибки #н/д
Возвращает логическое значение ИСТИНА, если проверяемая величина является
одним из возможных значений ошибок Excel
Возвращает логическое значение ИСТИНА, если проверяемое значение является
ссылкой на пустую ячейку
Возвращает логическое значение ИСТИНА, если проверяемая величина является
ссылкой
Возвращает логическое значение ИСТИНА, если проверяемая величина является
текстом
Возвращает логическое значение ИСТИНА, если проверяемая величина является
четным числом
Возвращает логическое значение ИСТИНА, если проверяемая величина является
числом
Возвращает информацию о текущей операционной среде
Возвращает значение ошибки #н/д
Подсчитывает количество пустых ячеек в заданном диапазоне
Возвращает тип значения
Возвращает номер, соответствующий типу ошибки
Возвращает значение, преобразованное в число
Возвращает информацию о формате, местоположении или содержимом левой
верхней ячейки диапазона
* Доступна только после подключения надстройки Пакет анализа.
Таблица А.б. Функции логической категории
Функция Назначение
ЕСЛИ
И
Задает логическое условие для проверки
Возвращает логическое значение ИСТИНА, если все ее аргументы принимают значение
ИСТИНА
ИЛИ Возвращает логическое значение ИСТИНА, если хотя бы один из ее аргументов принимает
значение ИСТИНА
708
Часть VII. Приложения

Окончание табл. А.6
Функция Назначение
ИСТИНА Возвращает логическое значение ИСТИНА
ЛОЖЬ Возвращает логическое значение ЛОЖЬ
НЕТ Меняет логическое значение аргумента на противоположное
Таблица А.7. Функции категории Ссылки и массивы
Функция Назначение
АДРЕС Возвращает в виде текста ссылку на ячейку рабочей таблицы
ВПР Просматривает левый столбец массива в поисках определенного значения и возвращает
значение из ячейки, находящейся на пересечении строки с найденным значением и
указанного столбца
ВЫБОР Выбирает значение из списка значений
ГИПЕРССЫЛКА Создает ярлык или переход, который открывает документ, расположенный на сетевом
сервере, во внутренней сети или в Internet
ГПР Просматривает верхнюю строку массива в поисках определенного значения и
возвращает значение из ячейки, находящейся на пересечении столбца с найденным значением и
заданной строки
ДВССЫЛ Возвращает ссылку, заданную текстовым значением
ИНДЕКС Использует номер элемента массива (индекс) для выбора значения из ссылки или
массива
ОБЛАСТИ Возвращает количество областей в ссылке
П0ИСКП03 Ищет значения в ссылке или массиве
ПРОСМОТР Ищет значения в векторе или массиве
СМЕЩ Возвращает ссылку, смещенную относительно заданной ссылки
СТОЛБЕЦ Возвращает номер столбца в ссылке
СТРОКА Возвращает номер строки в ссылке
ТРАНСП Возвращает транспонированный массив
ЧИСЛСТОЛБ Возвращает число столбцов в ссылке
ЧСТРОК Возвращает число строк в ссылке
Таблица А.8. Функции математической и тригонометрической категории
Функция Назначение
ABS
ACOS
ACOSH
ASIN
ASINH
Возвращает абсолютное значение числа
Возвращает арккосинус числа
Возвращает гиперболический арккосинус числа
Возвращает арксинус числа
Возвращает гиперболический арксинус числа
Приложение А. Справочник по Функциям Excel
709

Продолжение табл. А.8
Функция
ATAN
ATAN2
ATANH
COS
COSH
EXP
LN
LOG
LOG10
SIN
SINH
TAN
TANH
ГРАДУСЫ
ДВФАКТР
ЗНАК
КОРЕНЬ
КОРЕНЬПИ*
МОБР
МОПРЕД
МУЛЬТИНОМ"
МУМНОЖ
НЕЧОГ
нод*
нок*
0KPBBEPX
окрвниз
ОКРУГЛ
ОКРУГЛВВЕРХ
ОКРУГЛВНИЗ
ОКРУГЛТ*
ОСТАТ
ОТБР
пи
Назначение
Возвращает арктангенс числа
Возвращает арктангенс для заданных координат X и У
Возвращает гиперболический арктангенс числа
Возвращает косинус числа
Возвращает гиперболический косинус числа
Возвращает число е, возведенное в степень, показателем которой является
заданное число
Возвращает натуральный логарифм числа
Возвращает логарифм числа по заданному основанию
Возвращает десятичный логарифм числа
Возвращает синус заданного угла
Возвращает гиперболический синус числа
Возвращает тангенс числа
Возвращает гиперболический тангенс числа
Преобразует радианы в градусы
Возвращает двойной факториал числа
Возвращает знак числа
Возвращает квадратный корень из числа
Возвращает квадратный корень из числа, умноженного на л
Возвращает матрицу, обратную той, которая хранится в массиве
Возвращает определитель матрицы, хранящейся в массиве
Возвращает отношение факториала суммы заданных значений к произведению
факториалов этих значений
Возвращает произведение двух матриц, хранящихся в массивах
Округляет число с избытком до ближайшего нечетного целого
Возвращает наибольший общий делитель
Возвращает наименьшее общее кратное
Округляет число до ближайшего целого или до ближайшего кратного указанного
значения
Округляет число до ближайшего меньшего по модулю целого
Округляет число до заданного количества цифр
Округляет число с избытком
Округляет число с недостатком
Возвращает число, округленное до числа, кратного заданному
Возвращает остаток от деления
Округляет число до целого
Возвращает значение числа я
710
Часть VII. Приложения

Окончание табл. А.8
Функция
Назначение
ПРОИЗВЕЛ
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.
ИТОГИ
РАДИАНЫ
РИМСКОЕ
РЯД.СУММ*
СЛУЧМЕЖДУ*
слчис
СТЕПЕНЬ
СУММ
СУММЕСЛИ
СУММКВ
СУММКВРАЗН
СУММПРОИЗВ
СУММРАЗНКВ
СУММСУММКВ
СЧЕТЕСЛИ
ФАКТР
ЦЕЛОЕ
ЧАСТНОЕ*
ЧЕТН
ЧИСЛКОМБ
Возвращает результат перемножения аргументов
Возвращает промежуточные итоги по списку или по базе данных
Преобразует градусы в радианы
Преобразует арабские цифры в римские в виде текста
Возвращает сумму степенного ряда, вычисленную по определенной формуле
Возвращает случайное число из промежутка между заданными числами
Возвращает случайное число из промежутка между 0 и 1
Возвращает результат возведения числа в степень
Суммирует аргументы
Суммирует значения в ячейках, выбираемых по заданному критерию
Возвращает сумму квадратов аргументов
Возвращает сумму квадратов разностей соответствующих значений из двух
массивов
Возвращает сумму произведений соответствующих элементов массива
Возвращает сумму разностей квадратов соответствующих значений из двух
массивов
Возвращает сумму сумм квадратов соответствующих значений из двух массивов
Подсчитывает внутри диапазона количество непустых ячеек, удовлетворяющих
заданному критерию
Возвращает факториал числа
Округляет число с недостатком до ближайшего целого
Возвращает целую часть от деления
Округляет число с избытком до ближайшего четного целого
Возвращает количество комбинаций для заданного числа объектов
* Доступна только после подключения надстройки Пакет анализа.
Таблица А.9. Функции категории Статистические
Функция
Назначение
FPACn Возвращает вероятности F-распределения
FPACnOBP Возвращает обратное значение для F-распределения
ZTECT Возвращает двухстороннюю Р-величину z-теста
БЕТАОБР Возвращает функцию, обратную к интегральной функции бета-распределения
БЕТАРАСП Возвращает интегральную функцию бета-распределения
БИНОМРАСП Возвращает отдельное значение биномиального распределения
ВЕЙБУЛЛ Возвращает распределение Вейбулла
ВЕРОЯТНОСТЬ Возвращает вероятность того, что значения из интервала находятся внутри заданных
пределов
Приложение А. Справочник по функциям Excel
711

Продолжение табл. А.9
Функция
Назначение
ГАММАНЛОГ
ГАММАОБР
ГАММАРАСП
ГИПЕРГЕОМЕТ
ДИСП
ДИСПР
ДИСПРА
ДОВЕРИТ
КВАДРОТКЛ
КВАРТИЛЬ
КВПИРСОН
КОВАР
КОРРЕЛ
КРИТБИНОМ
ЛГРФПРИБЛ
ЛИНЕЙН
ЛОГНОРМОБР
ЛОГНОРМРАСП
МАКС
МАКСА
МЕДИАНА
МИН
МИНА
МОДА
НАИБОЛЬШИЙ
НАИМЕНЬШИЙ
НАКЛОН
НОРМАЛИЗАЦИЯ
НОРМОБР
НОРМРАСП
НОРМСТОБР
НОРМСТРАСП
Возвращает натуральный логарифм гамма-функции G(x)
Возвращает обратное гамма-распределение
Возвращает гамма-распределение
Возвращает гипергеометрическое распределение
Оценивает дисперсию выборки
Вычисляет дисперсию генеральной совокупности
Вычисляет дисперсию для генеральной совокупности; в расчете помимо числовых
значений учитываются также текстовые и логические значения
Возвращает доверительный интервал для среднего генеральной совокупности
Возвращает сумму квадратов отклонений
Возвращает квартиль набора данных
Возвращает квадрат коэффициента корреляции Пирсона
Возвращает ковариацию, т.е. среднее произведений отклонений для каждой пары
точек данных
Возвращает коэффициент корреляции между двумя наборами данных
Возвращает наименьшую величину, для которой значение интегральной функции
биномиального распределения больше или равно заданному критерию
Возвращает параметры кривой, полученной в результате экспоненциальной
аппроксимации
Возвращает массив, который описывает функцию регрессии, полученную в результате
аппроксимации исходных данных методом наименьших квадратов
Возвращает обратную функцию логарифмического нормального распределения
Возвращает значение функции логарифмического нормального распределения
Возвращает максимальное значение в списке аргументов
Возвращает наибольшее значение в списке аргументов. Наряду с числовыми
значениями выполняется также сравнение текстовых и логических значений
Возвращает медиану для заданных чисел
Возвращает минимальное значение в списке аргументов
Возвращает наименьшее значение в списке аргументов. Наряду с числовыми
значениями выполняется также сравнение текстовых и логических значений
Возвращает моду (наиболее часто встречающийся элемент) набора данных
Возвращает /с-ю наибольшую величину в наборе данных
Возвращает fc-ю наименьшую величину в наборе данных
Возвращает наклон прямой линейной регрессии
Возвращает нормализованную величину
Возвращает обратную функцию нормального распределения
Возвращает функцию нормального распределения
Возвращает обратную функцию стандартного нормального распределения
Возвращает функцию стандартного нормального распределения
772
Часть VII. Приложения

Продолжение табл. А.9
Функция
Назначение
ОТРБИНОМРАСП Возвращает функцию отрицательного биномиального распределения
ОТРЕЗОК Возвращает отрезок, отсекаемый на оси линейной регрессией
ПЕРЕСТ Возвращает число перестановок для заданного числа объектов
ПЕРСЕНТИЛЬ Возвращает к-ю персентиль для значений из заданного диапазона
ПИРСОН Возвращает коэффициент корреляции Пирсона
ПРЕДСКАЗ Возвращает предсказанное значение функции в точке X на основе линейной
регрессии для массивов известных значений X и Y
ПРОЦЕНТРАНГ Возвращает процентный ранг значения в наборе данных
ПУАССОН Возвращает функцию распределение Пуассона
РАНГ Возвращает ранг числа в списке чисел
РОСТ Рассчитывает прогнозируемый экспоненциальный рост на основании имеющихся данных
СКОС Возвращает асимметрию распределения
СРГАРМ Возвращает среднее гармоническое множества данных
СРГЕОМ Возвращает среднее геометрическое
СРЗНАЧ Возвращает среднее значение для аргументов
СРЗНАЧА Вычисляет среднее арифметическое значений, заданных в списке аргументов; помимо
чисел в расчете могут быть текст и логические значения
СРОТКЛ Возвращает среднее значение абсолютных величин отклонений точек данных от среднего
СТАНДОТКЛОН Оценивает стандартное отклонение по выборке
СТАНДОТКЛОНА Оценивает стандартное отклонение по выборке, при этом в расчете также
учитываются текстовые и логические значения
СТАНДОТКЛОН П Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности
СТАНДОТКЛОНПА Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности, при этом в расчете
также учитываются текстовые и логические значения
СТОШУХ Возвращает стандартную ошибку предсказанных значений У для каждого значения X в
регрессионном анализе
СТЬЮДРАСП Возвращает функцию (-распределения Стьюдента
СТЬЮДРАСПОБР Возвращает функцию, обратную f-распределению Стьюдента
СЧЁТ Подсчитывает количество чисел в списке аргументов
СЧЁТЗ Подсчитывает количество непустых значений в списке аргументов
ТЕНДЕНЦИЯ Возвращает значение в соответствии с линейным трендом
ТТЕСТ Возвращает вероятность, соответствующую критерию Стьюдента
УРЕЗСРЕДНЕЕ Возвращает среднее для внутренней области набора данных
ФИШЕР Возвращает преобразование Фишера
ФИШЕРОБР Возвращает функцию, обратную к преобразованию Фишера
ФТЕСТ Возвращает результат F-теста
ХИ20БР Возвращает функцию, обратную к односторонней вероятности для хи-квадрат
распределения
ХИ2РАСП Возвращает одностороннюю вероятность для хи-квадрат распределения
Приложение А. Справочник по функциям Excel
713

Окончание табл. А.9
Функция
Назначение
ХИ2ТЕСТ Возвращает тест на независимость
ЧАСТОТА Возвращает эмпирическое распределение в виде вертикального массива
ЭКСПРАСП Возвращает функцию экспоненциального распределения
ЭКСЦЕСС Возвращает эксцесс множества данных
Функция
Назначение
ДЛСТР
ЗАМЕНИТЬ
ЗНАЧЕН
КОДСИМВ
ЛЕВСИМВ
НАЙТИ
ПЕЧСИМВ
ПОВТОР
ПОДСТАВИТЬ
ПОИСК
ПРАВСИМВ
ПРОПИСН
ПРОПНАЧ
ПСТР
РУБЛЬ
СЖПРОБЕЛЫ
СИМВОЛ
СОВПАД
СТРОЧН
СЦЕПИТЬ
ТЕКСТ
ФИКСИРОВАННЫЙ
Возвращает число символов в строке текста
Заменяет символы внутри текста
Преобразует текстовый аргумент в число
Возвращает цифровой код для первого символа в строке текста
Возвращает символы, которые являются крайними слева в текстовой строке
Находит одно текстовое значение внутри другого (различая строчные и прописные
буквы)
Удаляет из текста все непечатаемые символы
Повторяет текст заданное число раз
Подставляет новый текст вместо старого в текстовой строке
Находит одно текстовое значение внутри другого (не различая строчные и прописные
буквы)
Возвращает крайние правые символы из текстовой строки
Преобразует текст в символы верхнего регистра
Делает прописной первую букву в каждом слове текстовой строки
Возвращает определенное число символов из текстовой строки в указанную позицию
Преобразует число в текст с помощью денежного формата
Удаляет пробелы из текста
Возвращает символ, определяемый заданным номером кода
Проверяет идентичность двух текстовых значений
Преобразует текст в символы нижнего регистра
Объединяет несколько элементов текста в один текстовый элемент
Форматирует число и преобразует его в текст
Форматирует число в виде текста с фиксированным числом десятичных разрядов
714
Часть VII. Приложения

Что можно найти
на компакт-диске
|^в\ этом приложении приводится описание содержимого
L==^ прилагаемого к книге компакт-диска.
^^^ Программа, которая позволяет установить файлы
На заметку или другие программы с компакт-диска, имеет
английский интерфейс.
Приложение разбито на несколько разделов.
■ Системные требования.
■ Использование компакт-диска.
■ Файлы и программное обеспечение.
■ Возможные проблемы.
Системные требования
Прежде всего убедитесь в том, что ваш компьютер
соответствует минимальным требованиям, описанным в этом
разделе. Если окажется, что он не соответствует некоторым
требованиям, то при использовании компакт-диска могут
возникнуть проблемы.
Ниже приведены системные требования для операционных
систем Windows 9Х, Me, ХР, Windows 2000, Windows NT4
(с пакетом обновлений SP4 или более поздним).
■ Процессор Pentium с тактовой частотой 120 МГц или
выше.
■ Минимум 32 Мбайт оперативной памяти, для более
быстрой работы рекомендуется использовать 64 Мбайт
или более.
■ Сетевая плата Ethernet или модем со скорость не меньше
28 800 bps.
■ Дисковод для чтения компакт-дисков.

Системные требования для Microsoft Office 2003.
■ Персональный компьютер с процессором Pentium с тактовой частотой 133 МГц или
более быстрый; рекомендовано, чтобы был установлен процессор Pentium III.
■ Microsoft Windows 2000 с пакетом обновлений SP3 либо Windows XP или более
поздняя операционная система.
Использование компакт-диска
Для установки содержимого диска на компьютер выполните следующее.
1. Вставьте компакт-диск в дисковод вашего компьютера.
Появится окно с условиями лицензионного соглашения.
2. Для продолжения нажмите кнопку Accept.
Откроется еще одно окно, в котором находится несколько кнопок (детальнее они
рассматриваются в следующем разделе).
Excel 2003 Bible. Щелкните на этой кнопке, чтобы просмотреть английскую версию
данной книги в электронном виде и установить файлы примеров.
Super Bible. Щелкните на этой кнопке, чтобы открыть электронную версию книги
Office 2003 Super Bible, а также файлы примеров.
Bonus Software. Щелкните на этой кнопке, для просмотра и установки программного
обеспечения, которое находится на компакт-диске.
Resource Links. В этом разделе представлен список ссылок на Web-узлы,
посвященные Microsoft Office.
Other Materials. В этом разделе можно найти оглавления книг, посвященных
программам пакета Microsoft Office.
Файлы и программное обеспечение
Рассмотрим программное обеспечение и другие материалы, находящиеся на компакт-
диске, более подробно.
Электронная книга Excel 2003 Bible
Полный текст англоязычной версии настоящей книги приведен на компакт-диске в
формате Adobe Portable Document Format (PDF). Вы можете читать и проводить быстрый
поиск по этому файлу, используя Adobe Acrobat Reader, который также можно найти на
компакт-диске.
Электронная книга Office 2003 Super Bible
Super Bible — это англоязычная электронная книга в формате PDF, которая состоит из
отдельных глав книг серии Office 2003 Bible. Также эта электронная книга содержит некоторые
оригинальные и эксклюзивные материалы, которых вы больше нигде не найдете. Все
продукты пакета Microsoft Office 2003 включают в себя средства для совместной работы. Эта книга
была создана для того, чтобы помочь вам быстро освоить основные средства работы в каж-
716
Часть VII. Приложения

дом приложении данного пакета, а также изучить средства взаимодействия этих приложений
друг с другом. Книга содержит более 500 страниц текста с описанием того, как приложения
Microsoft Office 2003 могут работать вместе.
Файлы примеров
_^0-~ На компакт-диске, помимо файлов примеров для русской версии этой книги, вы
На заметку можете найти все файлы примеров для английской версии
/
Глава 1
Моя первая рабочая книга.xls
Пример простой рабочей книги.
Глава 2
Объем выплат по ссуде.xls
Рабочая книга с примерами текста, значений и форматирования.
Числовые форматы.xls
Рабочая книга, в которой представлены примеры форматирования чисел.
Глава 4
Бюджет.xls
Простой пример модели бюджета, состоящей из нескольких рабочих листов.
Глава 8
Ссылки.xls
Примеры использования в формулах абсолютных, относительных и смешанных ссылок.
Пример непреднамеренной циклической ссылки.
Глава 9
Примеры формул для текста.xls
Примеры формул для работы с текстом.
Таблица символов.xls
Рабочая книга, в которой отображаются символы заданного шрифта.
Текстовая гистограмма.xls
Пример гистограммы, созданной без использования диаграмм.
Глава 10
График работы.xls
Рабочая книга содержит расписание работы сотрудников.
Рабочие дни.xls
Рабочая книга, в которой представлен пример использования функции ЧИСТРАБДНИ.
xdate.exe
Запустите файл на выполнение, чтобы установить надстройку для работы с датами в
диапазоне от 100 до 9999 года.
Приложение Б. Что можно найти на компакт-диске
717

Глава 11
Основные формулы подсчета.xls
Рабочая книга, в которой представлены примеры простых формул для подстчета.
Подсчет по нескольким критериям.xls
Рабочая книга, в которой приведены примеры формул для подсчета по нескольким критериям.
Подсчет текста.xls
Рабочая книга с примерами различных способов подсчета количества символов в диапазоне.
Подсчет уникальных значений.xls
Рабочая книга с примером формулы массива для подсчета количества уникальных
значений в диапазоне.
Распределение частот.xls
Рабочая книга, в которой представлены три способа создания распределения частот.
Сумма с накоплением.xls
Рабочая книга, содержащая пример вычисления кумулятивной суммы.
Условное суммирование.xls
Рабочая книга, содержащая примеры формул, которые выполняют суммирование по условию.
Глава 12
Оценки.xls
Рабочая книга, с помощью которой на основе баллов студента можно выставить оценки.
Поиск адреса.xls
Пример поиска по заданному критерию адреса ячейки в диапазоне.
Поиск ближайшего значения.xls
Пример поиска значения, ближайшего к заданному.
Поиск в двух столбцах.xls
Пример выполнения поиска в двух столбцах.
Поиск в нескольких таблицах.xls
Пример поиска значения в нескольких таблицах.
Поиск по двум критериям.xls
Два способа выполнения поиска по двум критериям.
Поиск с учетом регистра.xls
Пример выполнения поиска с учетом регистра символов.
Формулы просмотра и поиска.xls
Рабочая книга содержит примеры формул просмотра и поиска.
Футбольная статистика.xls
Два способа выбора значения, которое находится слева от искомого.
Глава 13
Амортизация.xls
Рабочая книга, в которой содержатся примеры различных типов расчетов амортизации.
Вычисление параметров аннуитета.xls
В рабочей книге приведены формулы для расчета параметров аннуитета.
График выплат.xls
Рабочая книга содержит таблицу графика выплат по ссуде.
Объем выплат по ссуде.xls
Пример вычисления объема выплат по ссуде.
Расчет параметров инвестиции.xls
В рабочей книге приведены формулы для расчета параметров инвестиции.
Ссуда с нерегулярными выплатами.xls
Пример расчета параметров ссуды с нерегулярными выплатами.
Таблица подстановки.xls
718
Часть VII. Приложения

Рабочая книга, в которой представлен пример использования таблицы подстановки для
расчета параметров ссуды.
Глава 15
Календарь.xls
В рабочей книге показано, как с помощью формулы массива в диапазоне отобразить
календарь.
Суммирование диапазона с ошибками.xls
Пример использования формул массивов для суммирования диапазона, содержащего
ошибки.
Формулы массивов_Диапазон.xls
Примеры формул массивов, расположенных в диапазоне.
Формулы массивов_Одна ячейка.xls
Примеры формул массивов, расположенных в одной ячейке.
Глава 16
Биржевая диаграмма.xls
Рабочая книга с примерами биржевых диаграмм.
Гистограмма.xls
Рабочая книга с примерами гистограмм.
График.xls
Рабочая книга с примерами графиков.
Диаграмма с областями.xls
Рабочая книга с примерами диаграмм с областями.
Кольцевая диаграмма.xls
Рабочая книга с примерами кольцевых диаграмм.
Круговая диаграмма.xls
Рабочая книга с примерами круговых диаграмм.
Лепестковая диаграмма.xls
Рабочая книга с примерами лепестковых диаграмм.
Линейчатая лиаграмма.х1з
Рабочая книга с примерами линейчатых диаграмм.
Мастер диаграмм.xls
Рабочая книга, содержащая пример создания диаграммы с использованием средства
Мастер диаграмм.
Объемные диаграммы.xls
Рабочая книга с примерами цилиндрических, конических и пирамидальных диаграмм.
Параметры.xls
Рабочая книга с примером задания параметров диаграммы.
Поверхностная диаграмма.xls
Рабочая книга с примерами поверхностных диаграмм.
Пузырьковая диаграмма.xls
Рабочая книга с примерами пузырьковых диаграмм.
Точечная диаграмма.xls
Рабочая книга с примерами точечных диаграмм.
Шесть типов диаграмм.xls
Рабочая книга, в которой один набор данных изображен с использованием шести
различных типов диаграмм.
Приложение Б. Что можно найти на компакт-диске
719

Глава 17
Сравнительная гистограмма.xls
Рабочая книга с примером сравнительной гистограммы.
Обновляемая диаграмма.xls
Пример диаграммы, которая автоматически обновляется при добавлении новых данных.
Графики функций.xls
Рабочая книга с примерами графиков функций.
Диаграмма Ганта-xls
Рабочая книга с примером диаграммы Ганта.
Диаграммы с графикой.xls
Примеры использования изображений в диаграммах.
Диаграммы с одной точкой данных.xls
Примеры диаграмм с одной точкой данных.
Глава 19
dataform2.exe
Усовершенствованная форма ввода данных. Для установки запустите файл и следуйте
инструкциям.
База данных недвижимости.xls
Рабочая книга, содержащая пример использования средства Расширенный фильтр.
Продажи.xls
Пример использования обозначенных списков.
Промежуточные итоги.xls
Рабочая книга содержит таблицу, в которой подводятся промежуточные итоги.
Список сотрудников.xls
Пример использования средства Автофильтр.
Глава 21
Вычисляемые поля и элементы.xls
Рабочая книга, в которой демонстрируются возможности создания вычисляемых полей и
вычисляемых элементов.
Продажи.xls
Пример группировки элементов сводной таблицы.
Сотрудники.xls
Пример создания сводной таблицы на основе нечисловых данных.
Счета.xls
База данных банковских счетов, которая используется для создания сводных таблиц.
Глава 22
Производственная модель.xls
Пример использования средства Менеджер сценариев.
Рассылка.xls
Рабочая книга, в которой представлен пример таблицы подстановки с двумя входами.
Ссуда.xls
Рабочая книга, содержащая пример таблицы подстановки с одним входом.
Глава 23
Здесь представлены рабочие книги, которые содержат примеры использования
средства Поиск решения.
Изделия.xls
720
Часть VII. Приложения

Инвестиции.xls
Распределение ресурсов-xls
Ссуда.xls
Стоимость nepeB030K.xls
Глава 24
Пакет анализа.xls
Эта рабочая книга содержит примеры использования средств надстройки Пакет анализа.
Глава 25
Числовые форматы.xls
Рабочая книга содержит примеры числовых форматов, определяемых пользователем.
Глава 26
Панель инструментов.xls
К рабочей книге прикреплена панель инструментов, которая содержит множество
полезных инструментов форматирования.
Глава 27
Проверка данных.xls
Рабочая книга, в которой содержатся примеры использования средства Проверка данных.
Условное форматирование.xls
Рабочая книга, в которой содержатся примеры условного форматирования.
Глава 28
Структура.xls
В рабочей книге содержатся данные, подходящие для создания структуры.
Глава 29
Рабочая книга, которая содержит результат консолидации данных из трех рабочих книг.
Регион1.xls
Далее перечислены три рабочие книги, каждая из которых содержит данные,
используемые для демонстрации консолидации данных.
Консолидация.xls
Регион2.xls
РегионЗ.xls
Глава 30
Ссуда.htm
Рабочая книга Excel, которая была сохранена как интерактивный файл HTML.
Ссуда.xls
Исходная рабочая книга, на основе которой был создан файл Ссуда. htm.
Глава 31
Ссуда
Папка с файлами, которые использовались в примере создания графика выплат по ссуде.
Сообщение.xml
Пример простого файла XML.
Список сотрудников.xml
Файл XML с повторяющимися элементами, который может быть импортирован в список Excel.
Приложение Б. Что можно найти на компакт-диске
721

Глава 34
Запись MaKpoca.xls
Рабочая книга содержит два примера записи макросов.
Кубический KopeHb.xls
Рабочая книга содержит функцию VBA для вычисления кубического корня.
Сегодняшняя дата.xls
Рабочая книга содержит макрос, который вводит в выделенную ячейку текущую дату и
изменяет форматирование.
Условное форматирование.xls
Рабочая книга содержит макрос, который форматирует ячейки с отрицательными
значениями.
Глава 35
Функции.xls
Рабочая книга содержит примеры функций VBA.
Глава 36
Вывод сообщения.xls
Пример подпрограммы, которая выводит окно сообщения.
Изменение регистра.xls
Пример утилиты для изменения регистра символов, в которой используется диалоговое
окно.
Глава 37
Ссуда.xls
Пример использования элемента управления на рабочем листе.
Элементы управления.xls
Рабочая книга содержит множество примеров использования элементов управления
ActiveX на рабочем листе.
Глава 38
Подсветка.xls
Рабочая книга, которая содержит пример использования события SelectionChange.
Глава 39
Диаграммы.xls
Рабочая книга содержит макрос VB А для работы с диаграммами.
Цикл.xls
Пример использование цикла в VBA.
3anpoc.xls
Пример вывода запроса для ввода значения в ячейку.
Копирование диапазона.xls
Пример копирования диапазона средствами VBA.
Выбор диапазона.xls
В рабочей книге представлено несколько способов выбора диапазона ячеек с
использованием VBA.
Тип объекта.xls
В рабочей книге содержится процедура, которая позволяет определить тип выбранного
объекта.
722
Насть VII. Приложения

Глава 40
Параметры листа.xla
Пример надстройки, с помощью которой можно установить параметры рабочего листа.
Параметры листа.xls
Пример рабочей книги, которая содержит утилиту, позволяющую установить параметры
рабочего листа.
Приложение В
Анимационные автофигуры.xls
Рабочая книга содержит несколько примеров анимационных автофигур.
Анимационные диаграммы.xls
Рабочая книга содержит несколько примеров анимационных диаграмм.
Гитара.xls
Эта рабочая книга поможет как профессионалам игры на гитаре, так и тем, кто только
начинает учиться.
Диаграмма гипоциклоиды.xls
Рабочая книга, в которой, изменяя несколько параметров, можно получить интересные
графики гипоциклоид.
Диаграмма мыши.xls
Рабочая книга содержит диаграмму, которая похожа на мышонка.
Диаграмма 4acoB.xls
На рабочем листе реализована диаграмма, изображающая часы.
Игра в кости.xls
В этой игре имитируется бросание двух костей.
Картинки.xls
В рабочей книге содержится несколько изображений, созданных с помощью символов
ASCII.
Кено-xls
Excel-версия игры "кено".
Кено шансы.xls
Рабочая книга, в которой подсчитываются шансы выигрыша в игре "кено".
Крестики_нолики.х1з
Excel-версия детской игры.
Лепестковая диаграмма.xls
В этой рабочей книге с помощью нескольких бегунков можно получить интересные
изображения.
Палитра.xls
Рабочая книга содержит диаграмму, изменяя параметры которой можно получить
удивительные картинки.
Пейзаж.xls
Рабочая книга содержит изображение горного пейзажа, который был нарисован с
помощью диаграммы с областями.
Пятнашки.xls
Рабочая книга содержит Excel-версию игры "пятнашки".
Симметрия.xls
С помощью этой рабочей книги можно создавать симметричные узоры в Excel.
Слова.xls
В этой рабочей книге можно создавать головоломки для отыскания слов.
Тригонометрия.xls
Рабочая книга содержит интересные диаграммы тригонометрических функций.
Эскиз.xls
Приложение Б. Что можно найти на компакт-диске
723

Эта рабочая книга позволяет рисовать простые эскизы, которые на самом деле являются
диаграммами.
Программное обеспечение
Программное обеспечение, которое содержится на компакт-диске, можно разделить на
несколько категорий: условно бесплатное, свободно распространяемое, распространяемое по
лицензии GNU, демонстрационное и пробное. Рассмотрим каждую категорию подробнее.
■ Условно бесплатное программное обеспечение. Полнофункциональные версии
коммерческих программ с ограниченным сроком работы. Если вам понравится
программа, у вас есть возможность зарегистрироваться за формальную плату и получить
лицензию, расширенную версию и техническую поддержку.
■ Свободно распространяемое программное обеспечение. Игры, приложения и
утилиты, которые распространяются бесплатно для личного использования. В отличие от
программ первой категории, не предусматривают платы и технической поддержки.
■ Программное обеспечение, распространяемое по лицензии GNU. Такие программы
распространяются без ограничений, но в папке, наряду с программой, также находится
лицензия с условиями ее использования.
■ Демонстрационное и пробное программное обеспечение. Программное
обеспечение обычно ограничено по времени работы или по функциональности. Например, в
ряде программ нельзя сохранять результаты работы. Некоторые программы весьма
чувствительны к изменениям системной даты. Если поменять дату на компьютере,
время работы программы может закончиться и ее нельзя будет запустить.
Обзор программного обеспечения
Представим несколько программ, которые можно найти на компакт-диске.
■ Power Utility Pak v5. Разработанная автором коллекция надстроек значительно
расширяет функциональность Excel. Для установки требуется Excel 2000 или более
поздняя версия. На диске находится 30-дневная пробная версия. Дополнительную
информацию можно найти на Web-узле http: //www. j -walk, com/ss.
■ Convert Cell Reference Utility. Эта удобная утилита поможет изменить тип ссылок в
формулах.
■ Excel Tetris vl.l. Эта электронная таблица является полнофункциональной игрой. Она
не совсем похожа на традиционный тетрис, но это хороший способ развлечься на
рабочем месте, не выдавая себя.
■ Gantt Chart Builder (Excel). С помощью этой утилиты можно создавать
профессиональные диаграммы Ганта в Excel, а затем экспортировать их в графический формат
или в формат электронных таблиц.
Программное обеспечение, представленное на компакт-диске
Ниже приведен полный список всех программ, которые находятся на прилагаемом к книге
компакт-диске. Более детальное описание каждой из них можно найти в файле ReadMe или в
разделе Bonus Software.
3D Charts for Excel Ace Compact Access Form Resizer
Access Image Album Con- Access Property Editor Access to VB Object
verter
724
Насть VII. Приложения

AccessBooks
ActiveDocs 2002
Analyze-It
BadBlue Prsnl Ed
Camtasia Studio
Classify for Outlook
Collage Complete
CompareWiz 2002
Database
DataWiz 2002
Excel Import Assistant
Filter Builder
Gantt Chart Builder (Excel)
CuruNet
InteligentApps 4excel Prem
Ed
Lark
Maillist Deluxe
Mathematical Summary
Utility
MultiNetwork Manager
OfficeRecovery Enterprise
OutlookSpy
PlanMagic Finance Pro
PocketKnife
Recover My Files
Responsive Time Logger
Scan to Outlook
ShrinkerStrercher
Smart Online templates
Spreadsheet Assistant
The Spreadsheet Detective
WebCompiler
Access Viewer
Advanced Disk Catalog
Attach for Outlook
Barcode ActiveX Control &
DLL
Capture Express
Code 128 Fonts demo with
VBA
COM Explorer
Convert Cell Reference Utility
Database Password Sniffer
Document Management
Excel Link
Fort Knox
Gif Movie Gear
HiddenFileDetector_addin
JustAddCommerce
LiveMath Marker and Live-
Math Plug-in
MailWasher Pro
MathEQ Expression Editor
Office Report Builder
OfficeSpy
Passkeeper
PlanMagic Marketing
Polar Spellchecker
Component
Regiatry Crawler
RFFlow
Screen Capture
Simple Registry Control
Snaglt
StoreBot 2002 Stnd Ed
UltraPdf
WinACE
Acrobat Reader
Advanced Office Password
Recovery
Attachment Options
c:JAM
Charset Decoding
Code Critter
CompareDataWiz 2002
CSE HTML Validator
Datahouse
Eliminate Spam!
Excel Tetris
Fundraising Mentor
GraphicsButton
Htmllndex
Keyboard Express
Macro Express
Math Easy for Excel
Mouse Over Effects
OfficeBalloonX
Outcome XP
PlanMagic Business
PlanMagic WebQuest
Power Utility Рак
ReplaceWiz 2002
RnR PPTools Started Set
Secrets Keeper
Smart Login
Soft Graphics Buttons
Summary Wizard
VBAcodePrint
WinRAR
Приложение Б. Что можно найти на компакт-диске
725

WinZIP Word Link Xbooks
XLSTAT-Pro XlToHtml Zip Express
Zip Repair
Возможные проблемы
Если у вас возникают сложности при установке или использовании материалов, которые
находятся на компакт-диске, попробуйте выполнить описанные ниже операции.
■ Отключите антивирусную программу. Некоторые антивирусы могут сработать во
время копирования файлов с компакт-диска. Если это произойдет, на экране появится
сообщение о том, что устанавливаемое программное обеспечение или копируемые
файлы могут содержать вирусы. Все содержимое компакт-диска проверено на вирусы,
и можете быть уверены, что их там нет. Поэтому можете спокойно отключить
антивирусную программу на время работы с компакт-диском (но не забудьте затем ее снова
включить).
■ Закройте все запущенные программы. Чем больше запущено программ, тем меньше
остается оперативной памяти компьютера для других программ. Кроме того,
программы установки часто обновляют уже установленные файлы и программы. Если же
программа, файлы которой необходимо обновить (такими программами, например,
могут оказаться приложения Microsoft Office), запущена, то установка скорее всего
завершится с ошибками.
726
Часть VII. Приложения

В часы досуга
Н
есмотря на то что Excel предназначена для серьезных
целей, многие пользователи открыли для себя и ее
забавную сторону. В этой главе рассмотрены менее серьезные
приложения Excel — игры и интересные развлечения.
■^ Все примеры, представленные в этом приложе-
ЕА нии, можно найти на прилагаемом к книге ком-
' пакт-диске. Во многих примерах используются
макросы. Методы программирования здесь не
рассматриваются, но все макросы открыты.
Поэтому вы можете самостоятельно разобраться в
используемых здесь макросах. В зависимости от
установленных установок безопасности, вы
можете получить предупреждение, что в файлах
рабочих книг могут присутствовать
макровирусы. Не беспокойтесь, все рабочие книги были
проверены и вирусов в них нет. Если установлен
высокий уровень безопасности, то макросы
могут быть отключены.
Игры
Программа Excel, конечно, не была разработана как
платформа для игр. Несмотря на это, с помощью Excel можно
создавать интересные игры. Кроме того, благодаря диалоговым
сервисным службам можно получить доступ ко многим
другим любопытным вещам, созданным для Excel. Интересно то,
что основой создания этих игр была изобретательность.
Почти во всех случаях разработчикам приходилось изобретать
специальные инструменты, которые могли бы
компенсировать отсутствие средств создания игр. В этом разделе описано
несколько игр.
Крестики-нолики
Хотя это и не самая интеллектуальная игра, зато почти все
знают, как в нее играть. На рис. В.1 показана игра "крестики-
нолики", которая была разработана с использованием Excel.
В данном случае пользователь играет против компьютера.
В файле содержится несколько формул и VBA-макрос для

определения очередного хода компьютера. Все это позволило научить компьютер довольно
сносно играть (на уровне трехлетнего ребенка).
.101*1
О
Старт
Новый счет |
Правила I
Щелкни»
дважды на
клетке, чтобы
поставить X или О
Г" Начинать сразу нсеуга игру
Рис. В. 1. Игра в крестики-нолики
Вы можете выбирать, кто должен сделать первый ход (вы или компьютер) и чем вы
хотите играть (крестиками или ноликами). Выигрыши и ничьи подсчитываются в ячейках,
расположенных в нижней части окна.
На заметку
Игра была создана много лет назад. Это подтверждается тем, что она выполнена
с помощью листа диалога, без использования экранных форм. Дело в том, что
Excel все еще поддерживает возможность диалоговых листов, поэтому
переделывать игру нет необходимости.
Пятнашки
В детстве вы, наверное, уже играли в эту игру. Существует несколько ее вариантов, но
цель их одна и та же: переставить фишки в определенном порядке.
На рис. В.2 показана версия этой игры, написанная на VBA. Если щелкнуть на фишке, она
переместится в свободное поле. На самом деле никакого движения не происходит.
Программа просто изменяет текст на кнопках и делает пустую позицию видимой, а ту фишку,
которую нужно передвинуть, — невидимой.
Рис. В. 2. Пятнашки
728
Часть VII. Приложения

Кено
Если вы хотя бы иногда заглядываете в казино, то вам, по-видимому, знакома игра под
названием кено. Если вы человек азартный, то наверняка "заразились" этой игрой — выиграть в
нее, несмотря на простоту, очень трудно, так как исход игры зависит от случая (как в
рулетке). Играя с Excel в кено (рис. В.З), вы не рискуете потерять много денег, потому что все
действия (в том числе и денежные расчеты) выполняются только на рабочем листе.
Рис. В.З. Игра кено
Головоломки со словами
В большинстве ежедневных газет печатаются различные головоломки, предназначенные
для отыскания слов. Они содержат слова, зашифрованные в клетках таблицы. Буквы в этих
словах могут быть расположены по вертикали, по диагонали, по горизонтали, в прямом или в
обратном порядке. Если вам когда-либо понадобится создать головоломку, то приложение
сделает это за вас. Вы называете английские слова, а программа помещает их в таблицу и
заполняет пустые ячейки случайными буквами.
На рис. В.4 показан лист для создания головоломки, а на рис. В.5 — готовый пример.
Приложение написано с использованием VBA. Случайность здесь играет основную роль,
поэтому можно создать несколько головоломок, применяя одни и те же слова.
Бросание костей
Рабочая книга, представленная на рис. В.6, имитирует игру в кости. Результат каждой
игры записывается в диапазоне ячеек, которые отображаются в диаграмме. Диаграмма, в свою
очередь, отображает текущее и теоретическое распределение подбрасывания двух кубиков.
Этот пример может оказаться полезным при изучении основ теории вероятностей.
Приложение В. В часы досуга
729

QCuuoa«*s
A
2 Piano
3 Harp
4 Flute
5 Bsnjo
ъ
1
8
9
10
11
Fiddle
Violin
Recorder
Mandolin
Бела
Synth
12 Drums
13 Accordian
14 Tuba
15 « umpet
16 Cello
(7 Horn
18 Trombone
19J Sell»
20 Triangle
21jClarinet
22 'Trombone
23 Dobro
24 Harmonica
25 (Oboe
26
н ч
* MfvBuHteJXwordL»
ВС D E
S Maximum length
25 Word count
Build the Puzzle
P \Natch words beng placed
Tate workbook wiB create a word s> oich
puzzle using ti» words in range A1 .A25
Thte range can hold any number of words
■ between 1 and 25 Do not leave any blank
cells да the word Met (except at the end of
the list)
NOTE
Occastonalry the program cannot create
a puzzle If the status bar text does not
change for e long period of time- press
. £sc and try again.
t/ IaJ
-IDIxl
F G T
1
I *&
Рис. B.4. Приложение, создающее головоломки со словами
СЮРсЫ»
1 С А 1 *
>А
3 А
4 F
5 Н
6 *
7 *
8 Н
»LL
10 А
11 S
12, S
13 °
«^
т
с
с
1
1
0
в
А
0
R
В
0
D
F
R
L
1
D
1
L
и
R
R
Е
R
Y
С
L
N
и
А
N
D
0
L
Т
Р
N
А
V
и
16
|и 4 ► W
Ри
*.
W*&
С
и
z
1
м
R
0
L
1
Е
К
0
Т
т
*/
Ч
>
т
1
R
о
R
Е
N
R
Е
0
Е
N
R
М
W
М
и
О
Т
D
J
N
1
1
С
D
Т
Е
А
С
0
G
М
т-
'
J
А
И
0
V
G
N
N
R
А
А
О
Т
S
О
«
И
D
R
и
М
S
А
G
D
М
N
А
К
N
L
J
S
N
G
и
М
Z
1
1
Е
С
J
С
Е
Ы
G
В
Е
L
L
S
К
и
Р
Е
R
F
0
К
N
S
Y
N
Т
н
S
0
в
0
Е
С
и
М
Z
О Р О
\а
CultAC
iFl&no
Harp
Flute
Baa jo
Fiddle
violin
Recoidoc
Honaolln
Вез s
Synth
Dcums
Accotdlen
Tube
Тсиярес
Cello
Horn
ТковЬоое
Bella
Triangle
' letxnet
Tzokbone
Dob to
Heznonlca
.idi*i
Рис. В.5. Созданная головоломка
Работая с этим примером, нужно помнить некоторые вещи.
■ Макрос, прикрепленный к кнопке Бросить, используется для сохранения отчета
подбрасывания костей в колонке A:D. Другой макрос, который удаляет отчет, прикреплен
к кнопке Очистить отчет.
■ Для отображения костей не используется ни одно графическое изображение. Они
рисуются с помощью функции ЕСЛИ, которая, в зависимости от случайного значения,
определяет, нужно ли отображать каждую конкретную точку. Обычно для
отображения точек используется символ Wingdings.
730
Часть VII. Приложения

■ Диаграмма, отображающая теоретическое распределение, использует не диапазон, а
массив. Поскольку последовательность чисел меняться не будет, нет необходимости
сохранять значения в диапазоне.
■ Текстовое поле, расположенное на диаграмме, отображает то, сколько раз были
брошены кости. Это поле связано с ячейкой, определяющей количество элементов в
области Отчет.
Рис. В.6. Этот рабочий лист имитирует игру в кости
Анимационные фигуры
Любую автофигуру Excel можно преобразовать так, чтобы она двигалась. Для этого
достаточно создать любую автофигуру, применить к ней трехмерное форматирование и записать
все это в макрос VBA. Excel предоставляет своим пользователям все средства для создания
анимации. Эти возможности ограничены только вашим воображением. На прилагаемом к
книге компакт-диске находятся примеры анимационных изображений. С ними можно
выполнять следующие действия:
■ перемещать автофигуру с одного места на другое;
■ поворачивать автофигуру;
■ изменять цвет автофигуры;
■ изменять форму автофигуры.
Практическое применение ограничено всего несколькими правилами. Но очень многих
интересует, что можно сделать с такими элементами Excel, а кроме того, это отличная
возможность отдохнуть от работы с числами.
На рис. В.7 показан один из примеров, находящихся на прилагаемом к книге компакт-
диске. Как известно, отображать на бумаге анимационные изображения невозможно,
поэтому, чтобы посмотреть, как работает данный пример, нужно открыть его в Excel.
Приложение В. В часы досуга
731

Рис. В.7. Пример анимации
Создание симметричных узоров
Следует заметить, что эта программа рассчитана на любителей, особенно на тех, кто
обожает беспорядочно или машинально рисовать. Она позволяет создавать разноцветные
симметричные узоры с помощью клавиш управления курсором. На рис. В.8 показан пример. Все
пространство, на котором можно рисовать, условно поделено на четыре области. При
рисовании в одной из них, изображение зеркально отображается в трех остальных областях. Когда
вы подводите курсор к краю области рисования, он "перескакивает" и появляется с другой
стороны. Эта рабочая книга — чудесный способ убить время, особенно если вы звоните по
телефону какому-нибудь крупному боссу, а секретарь попросила вас немного подождать, не
вешая трубку.
Сам процесс рисования реализован с помощью макроса VBA. Для отслеживания нажатия
клавиш управления курсором используется метод ОпКеу. Каждое нажатие одной из этих
клавиш приводит к запуску макроса, который изменяет цвет соответствующей ячейки.
Поскольку ячейки в области рисования очень маленькие, несколько подряд идущих ячеек выглядят
как сплошная линия.
Фокусы с диаграммами
Средства Excel по созданию диаграмм также можно использовать для развлечений.
В этом разделе описано несколько трюков, которые можно применить к диаграммам.
Построение тригонометрических функций
Даже если вы не специалист в области тригонометрии, это совершенно не помешает вам
строить графики различных тригонометрических функций. При этом иногда можно
столкнуться с очень интересными графиками.
732
Часть VII. Приложения

Рис. В.8. Рабочий лист, в котором создаются симметричные узоры
На рис. В.9 показан пример графика тригонометрической функции. Щелчок на кнопке
Изменить приводит к изменению случайного числа, в результате чего будет построена новая
диаграмма.
Рис. В.9. График одной из тригонометрических функций
Ячейка А1 содержит значение инкремента. Если изменить это значение, то изменится вся
диафамма. Рассмофим формулу в ячейке ВЗ. (Эта формула скопирована для всех значений X.)
=SIN(A3)*COS(A3)*COS(TAN(A3))
Для значений Y применяется другая формула, которая, подобно предыдущей, копируется
во все ячейки диапазона.
=SIN(B3)*COS(B3)*SIN(A3+B3)*COS(A3-B3)+SQRT(ABS(ВЗ))
Изменяя эти формулы, можно получить удивительные фафики.
Приложение В. В часы досуга
733

Диаграмма гипоциклоиды
На рис. В. 10 представлен пример точечной диафаммы, которая отображает гипоциклои-
дические кривые , т.е. кривые, созданные с помощью фиксированной точки Р на окружности
маленького круга с радиусом Ь, вращающейся внутри большего круга с радиусом а > Ь.
' J Дй " fttMMtt ШЛО* "•« ЛЛМЛЮйб
2
г
a inc I 0.00
Ь 1нс
t Inc
200
49 00
4
5 | а | Ь 1 •
Н vol ldI о.о
7
8
о
Ю
11
12
■а
14
■в
1Г
«
1.0
1.0
1.0
1*
1.0
1.0
1.0
1*
1.0
1.0
1.0
1.0
1» 1.0
20
21
22
10
1.0
1.0
23; ij)
24 1*
25
26
27
26
1J0
1.0
1.0
1.0
э*
«/>
>/>
»/>
11,0
13,0
15*
17*
19*
21l°
33,0
25*
27*
»i»
31*
33,0
35*
»*
»,»
41*
430
450
49,0
95*
147*
198,0
245*
2940
343J)
Э920
441J0
4900
539*
S88*
537*
«ОБО
735*
784*
833*
B82J0
931J0
950*
1029*
1078*
X
1:
ОД
•1.7
11.4
•4*
.20.4
1.5
25.1
в*
-25*
■■as
к*
34Д
V
-36*
-21.2
27S
ЭВ.5
■es
-45*
-19.1
35.4
41.7
И 4 > n\IWt1/"
JEj*ll
»
0*
4*
3*
-о
-15.4
4*
23.7
2*
-г»*
-15*
22*
29.2
■«
-ЭБ.9
-10 7
33*
30*
-18.4
■OS
■Si
42.7
31.4
-26*
\ 1/0
ФШ )
*J
I<! ;. ! >1Г
Рис. В. 10. Эта диаграмма гипоциклоиды создается с помощью трех параметров в столбце В
Рис. В.11. Еще несколько примеров диаграмм гипоциклоиды
734
Часть VII. Приложения

Другими словами, этот тип кривой — та же спирографическая детская игрушка, которой
практически все играли в детстве.
Формулы создания данных кривых достаточно сложны, но все они используют три
параметра из ячеек В1:ВЗ. Если изменить хотя бы один из этих параметров, диаграмма тут же
изменится до неузнаваемости. Можно только удивляться разнообразию диаграмм, которые
можно создать на основе этого примера, а некоторые из них просто восхитительны. На
рис. В. 11 представлено еще несколько примеров этого типа диаграмм.
Анимационные диаграммы
Программа Excel не поддерживает возможность создания анимационных диаграмм, но это
можно сделать с помощью относительно простой процедуры VBA. В рабочей книге этого
примера макрос увеличивает значения в ячейке, которая используется в формуле,
отображающей диаграмму.
На рис. В. 12 приведен пример трехмерного графика. Но после запуска анимации он
больше напоминает летящую птицу, чем график.
Рис. В. 12. С помощью макроса VBA можно заставить два трехмерных графика двигаться
На прилагаемом к книге компакт-диске представлено еше несколько примеров
анимационных диаграмм, включая потрясающую поверхностную диаграмму.
Генератор модели контурной диаграммы
Контурная диаграмма — это одна из разновидностей поверхностной диаграммы. Она
представляет собой вид сверху поверхностной диаграммы. Контурная диаграмма,
представленная на рис. В.13, использует диапазон всего 7x7 ячеек, но она может отображать
необычайные (и красочные) симметричные модели.
Приложение В. В часы досуга
735

Рис: В. 13. Изменить вид контурной диаграммы можно с
помощью двух счетчиков
Количество цветов, используемых в области диаграммы, зависит от значения в поле цена
основных делений для оси значений. В этом примере используется счетчик (связанный с
ячейкой D), с помощью которого можно легко изменить данное значение (это действие
выполняется с помощью простого макроса). Чем меньше значение, тем больше цветов будет
использовано для построения диаграммы. Другой счетчик, связанный с ячейкой 16,
используется для изменения формул в диапазоне A1:G7. По цвету ячейки можно легко определить, в
каких ячейках используются одинаковые формулы (все ячейки с одинаковыми формулами
выделены одним цветом). Некоторые из этих формул ссылаются на сгенерированные
случайным образом числа, которые используются для создания огромного количества различных
диаграмм.
При щелчке на кнопке Изменить палитру, которая расположена на рабочем листе, цвета
рабочей книги изменятся. Не все цвета, подобранные случайным образом, сморятся хорошо,
но иногда можно получить поистине потрясающий результат.
Лепестковая диаграмма
На рис. В. 14 представлена лепестковая диаграмма, для построения которой
используется три ряда данных. Она имеет 360 осей, которые представляют собой углы круга. Все оси
скрыты. Это связано с тем, что они расположены очень близко друг к другу и закрывают
всю область построения диаграммы. Поэтому, если отобразить оси, то саму диаграмму не
будет видно.
Данные для построения диаграммы генерируются с помощью формул в столбцах B:D. Эти
формулы используют тригонометрические функции и зависят от значений в столбце А и трех
значений в ячейках В1:ВЗ. Эти три ячейки связаны с полосами прокрутки. Изменяя эти
значения, можно получить множество разнообразных диаграмм.
736
Часть VII. Приложения

/»
1 Значение 1
2
f.
Знвченис2
знечениеЗ
53
33
35
-
7
в
0.00
53 00
ТЗб.УО
в ! 159.00
101 212.00
11
12
2в5.00
318.00
•О 37100
14 424.00
15 477.00
1в 530.00
17 583.00
18
19
вЗв.ОО
689.00
20 742.00
21 7J5 00
22 848.00
23 001.00
24 654.00
26
и 1
1007.00
1.00
р^ео
-0.28
-0.93
-0.85
-0.09
0.74
О.вв
0.44
-0.45
-0.98
-0.73
0.10
о.вв
0.93
0.2в
-0.82
-1.00
-0.50
0.29
» м- Sheeti/
.IP!»!
СОЕ G H i J ¥T
<! J jj
<
Jj J. 11
330
410
4.2»
з.ев
2.77
2.30
2.63
3.49
4.20
4.19
3.47
2.02
2.31
2.78
3.87
4 27
4.C-
3.28
2.49
_2£4
322
333
2.491
з.ев
3.02
1.35
1.63
127
1.45
2,11
039
3.37
1.67
2.69
3.72
034
3.40
3.53
О.ЕЭ
0.85
"
r<i i >ir
Рис. В. 14. Создание рисунка с помощью лепестковой диаграммы
Аналоговые часы
На рис. В. 15 приведен пример точечной диафаммы, выполненной в виде часов. Но она не
только имеет вид часов, она также выполняет все функции обычных часов. Разумеется, нет
никакого смысла размещать подобную диафамму на рабочем листе. Ее создание требует
немало усилий и может оказаться весьма увлекательным.
пвКНв ЧЪЯЯЖМЬ
-Ш1х1
Часовая стрелка
0,000
0,159
0.000
-0.474
Минутная стрелка
к
0.000
0,484
У
0.000
-0.637
I Секундная стрелка'
1 х •
0.000
-0,808
V ']
о.ооо
0.263
L ~
Числа
х у
0.000
0.500
0.866
1.000
0.866
0.500
0.000
-0.500
-0.866
-1.000
-0,866
-0,500
1.000
0.866
0.500
0.000
" -0.500
-0.866
-1,000
-0.863
-0.500
0.000
0.500
0,866
и.Sheet I
" Ш
J
Рис. В. 15. Эти часы на самом деле являются точечной диаграммой
Приложение В. В часы досуга
737

Для отображения стрелок часов используются три ряда данных: один для отображения
часовой стрелки, второй — для минутной, третий — для секундной. В формулах рядов
данных используется функция ТДАТА, которая возвращает текущее время. Угол стрелок
определяется с помощью тригонометрических формул. Каждую секунду выполняется довольно
простой макрос, в котором вычисляются новые координаты стрелок и обновляется диаграмма.
Для отображение на часах чисел используется два других ряда данных. Первый содержит
координаты по оси X, второй — по оси Y. На основе этих данных на диаграмме рисуется
круг, разбитый на 12 частей (ряды данных состоят из 12 точек данных). Далее для каждой
точки данных вручную добавляются подписи, которые содержат числа от 1 до 12.
Снимите флажок Аналоговые часы, чтобы отобразить скрытые цифровые часы (рис. В. 16).
Для создания этих часов были объединены 28 ячеек. Затем в полученную ячейку была
введена следующая формула:
=ТДАТА()
3 Дипграпиа Miw«& д1*
-.«inks!
1
2
3_
4__
5
6
7
8
9
10
13
11
J7
18
19
20
и 4 » N Sheetl,
^ G ! Н
Включить | Выо1юсить|
К L Г
5:24:15 AM
X
0,000
0,155
У
0,000
-0,476
Минутная стрелка j
х У
0,000
0,453
0.000
-0.659
Секундная стрелка
г х
0,000
0,850
У
0,000
0.000
~~X | У
о.ооо
0,500
0.866
1.000
0.866
0.500
0,000
-0.500
-0,866
-1,000
-0,866
-О.5О0
1.000
0.866
0.500
0.000
■0.500
-0.866
-1.000
-0.866
-0.500
0.000
0.500
0.866
Рис. В. 16. Создать цифровые часы намного проще
Горный пейзаж
Используя диаграммы с областями, можно заметить, что они немного похожи на горы.
Поэтому появилась идея создать диаграмму, на которой будет изображен горный пейзаж.
Результат показан на рис. В. 17 (в цвете он выглядит намного лучше). Месяц и звезды —
это обычные автофигуры.
Пузырьковая диаграмма в виде мыши
Если вы очень долго работаете с пузырьковыми диаграммами, то рано или поздно начнете
замечать на них различные лица. На рис. В.18 изображена мультяшная мышь, созданная с
помощью трех рядов данных, каждый из которых содержит девять значений. Данные в
столбце С влияют на размеры пузырьков. После построения диаграммы каждый пузырек был
отдельно отформатирован (были изменены цвет и заливка).
738
Часть VII. Приложения

Рис. В. 17. Диаграмма или горный пейзаж?
"Г- А
Часть
Ц Паевое ухо
3 I Левое ухо
4 iолова
5 Левый глаз
6 Правый глаз
7 Певый зрачок
8 Правый зрачок
9 Нос
10 ("от
11
>
В
X
5.6
2.4
4,0
3,4
4.6
3.2
4,4
4,0
4.0
Y
7.0
7.61
4.4
5.4
5.4
5.6
5.6
4.3
3.0
IJ И.'.М I
35.0
35.0
60.0
18.0
18.0
5.0
5.0
11.0
10.0
.IOIXI
9
В
7
6-
5
4 •
3-
2-
1-
1 _^^_
10У
г-м
! 1^1
4
ш
W
It
) 1 2 3 4 5 6 7 В
Рис. В. 18. Эта пузырьковая диаграмма напоминает голову мышонка
Создание эскиза с помощью точечной диаграммы
Пример, приведенный в этом разделе, не имеет абсолютно никакого практического
применения, кроме возможности как-то убить время. Рабочий лист содержит точечную
диаграмму и несколько элементов управления. Нажатие одной из кнопок приведет к рисованию
линии на диаграмме. Длина линии определяется значением шага, которое устанавливается с
помощью счетчика. Имея немного практических навыков (и терпения), можно без особых
сложностей повторить пример, показанный на рис. В. 19.
Приложение В. В часы досуга
739

Рис. В. 19. Этот рисунок является точечной диаграммой
Любой человек оценит по достоинству многоуровневую кнопку Отмена на рабочем
листе. После каждого щелчка на этой кнопке будет удален один набор значений в исходном
диапазоне диаграммы. С помощью других элементов управления можно изменять цвет линий и
отображать их сглаженными.
Любителям игры на гитаре
Если вы играете на гитаре, то обязательно должны обратить внимание на эту рабочую
книгу- Она содержит изображение грифа гитары (рис. В.20). На нем отображены ноты (и
положение гитарных ладов) для выбранного лада и для любой тональности. Также можно
изменять режимы гитары, после чего по соответствующим формулам будут автоматически
пересчитаны ноты.
Рис. В.20. Гитарный гриф на рабочем листе Excel
С помощью других опций вы можете повысить или понизить лад на полтона, получить
оперативную информацию о выбранном ладе и тональности, а также изменить цвет грифа
гитары. В этой рабочей книге для проведения вычислений используются формулы, а модуль
740
Часть VII. Приложения

VBA играет второстепенную роль. Этот файл был назван лучшим в America Online, кроме
того, были получены восторженные отзывы гитаристов со всего мира.
ASCII-художество
Термин "ASCII—художество" подразумевает рисунки, "нарисованные" символами ASCII.
В Internet можно найти множество таких "художеств".
Такие рисунки можно сохранять на рабочих листах Excel. Для того чтобы изображение
отображалось правильно (без искажений), следует использовать какой-либо моноширинный
шрифт, например Courier New. На прилагаемом к книге компакт-диске содержится несколько
таких рисунков, которые были загружены с открытых для использования Web-страниц.
Пример показан на рис. В.21.
Рис. В.21. Пример ASCII—художества
Другие игры
В этом разделе представлено четыре игры, а также генератор случайных чисел, которые
входят в состав разработанной автором надстройки Power Utility Pak. Это коммерческая
надстройка, ее 30-дневную пробную версию можно найти на прилагаемом к книге компакт-
диске. Все средства реализованы с помощью VBA. Чтобы получить доступ к исходному коду,
необходимо приобрести лицензию на полную версию (лицензия, конечно же, не бесплатная).
Видеопокер
Разработка шры видеопокер (рис. В.22) было довольно сложной задачей. Прежде чем игра
приняла окончательный вид, мне пришлось посетить практически все казино в городе. Внешний
вид этой игры практически полностью совпадает с видом настоящего автомата для игры в покер.
Единственное отличие заключается в том, что здесь вы не сможете получить свой выигрыш.
Приложение В. В часы досуга
741

Рис. В.22. Видеопокер для Excel
В этой версии реализовано два варианта игры в покер. В версии Joker's Wild в игре
участвуют джокеры, которые могут заменить любую карту, но для минимального выигрыша
необходимо собрать пару тузов. В версии Jacks or Better джокеров нет, но для выигрыша
необходимо собрать пару валетов или более старших карт.
Для начала игры щелкните на кнопке Deal (Сдать). Чтобы сбросить какую-либо карту,
щелкните на ее изображении. После этого кнопка Deal заменится кнопкой Get New Cards
(Получить новые карты). Щелкните на этой кнопке, чтобы поменять сброшенные карты.
Изменить тип игры или ставку можно в любое время.
Щелкните на кнопке Payoffs (Выигрыши), чтобы просмотреть сумму выигрышей для
различных комбинаций. Чтобы изменить сумму выигрышей, откройте файл Video Poker
Payoffs.xls (он находится в папке, в которой была установлена надстройка). Внесите
необходимые изменения, после чего сохраните и закройте рабочую книгу. Все внесенные
изменения вступят в силу после следующего запуска игры.
Щелкните на кнопке Chart (Диаграмма), чтобы отобразить на экране график
кумулятивной суммы выигрышей (или, что более вероятно, кумулятивную сумму проигрышей).
Проверка выигрышных комбинаций осуществляется с помощью процедур VBA. Чтобы
быстро скрыть окно игры, можно нажать клавишу <Esc> и щелкнуть на кнопке Hide (Скрыть).
Окно исчезнет с экрана, но текущий результат будет сохранен. Поэтому можно будет
вернуться к начатой игре после того, как ваш шеф уйдет.
Игра в кости
На рис. В.23 показано окно игры Dice Game. Цель игры в кости, как и большинства
других игр, — набрать наибольшее количество очков. Кости бросаются три раза. После каждого
раза можно либо зафиксировать, либо сбросить некоторые кости перед очередным броском.
Чтобы сбросить кость, щелкните на ее изображении. Для более простой игры выберите
опцию Four Rolls (Четыре броска).
После третьего броска (или четвертого, если выбрана опция Four Rolls) щелкните на
одной из неиспользованных кнопок в области результатов. Эта область состоит из 39 кнопок в
трех столбцах (х1, х2 и хЗ). Чтобы получить результат, необходимо щелкнуть на кнопке,
которая соответствует выпавшей комбинации (названия выпавших комбинаций выделяются
цветом). Например, если выпало четыре одинаковых кости, щелкните на кнопке из категории
Four of a Kind (Четыре одинаковых). Но можно щелкнуть и на кнопках в других категориях.
Со временем у вас должна выработаться оптимальная стратегия игры.
В конце игры вам, возможно, придется выбирать категории, в которых будет получен
нулевой результат. После щелчка на одной из кнопок в области результатов на ней появляется
выигранное количество очков. На каждой кнопке можно щелкнуть только один раз.
742
Часть VII. Приложения

XI
Ones 1
TWos ■
Threes 1
Fours ■
Fr/es I
Sxes Щ
Bonus
x2 x3
к
«
»
re
9
12
15
36
xi x2 x:
30'
и
se
<S
32
90
33
»
«
Smal Straight j
Large Straight
FiiHouse ;
ThreeofaKi-td j
Rxxofaxnd
RveofaKnd
Сгипсе
Q
HawGame |
Huh Scores
Hdepsc)
Г~В>иг«*
«Jut
Ш
'■t»*fc
3>tKns<
Рис. В.25. Игра в кости в Excel
Если щелкнуть на кнопке в столбце х1, то вы получите основной результат. Если же
щелкнуть на кнопках в столбцах х2 или хЗ, то получите соответственно удвоенный или
утроенный результат.
Сапер
На рис. В.24 показано окно реализованной в Excel игры Bomb Hunt (Сапер). Эта игра
также входит в состав операционный системы Windows. Цель игры — найти все мины.
Чтобы пометить мину, щелкните правой кнопкой на соответствующем поле. Если щелкнуть
левой кнопкой мыши, то либо вы подорветесь на мине (проиграете), либо, когда мины нет,
появится число, равное количеству мин в прилегающих полях. На основе этой информации
требуется определить, где находятся мины. Кроме того, если щелкнуть на поле, возле которого
нет мин, то автоматически откроются все прилегающие поля. Если вы правой кнопкой мыши
пометили поле с миной, но потом пришли к выводу, что в нем ее нет, еще раз щелкните на
нем правой кнопкой мыши. После этого на поле появится изображение вопросительного
знака. Он используется для обозначения полей, в которых может быть мина. Еще раз щелкните
правой кнопкой мыши на этом поле, чтобы убрать вопросительный знак.
Игра будет выиграна в случае, если помечены все поля с минами, а все остальные поля
открыты.
Можно поменять размер поля и количество мин на нем. Для этого щелкните на кнопке
Configure (Установки) и выберите подходящие параметры.
Виселица
Наверное, все в детстве играли в эту игру. На рис. В.25 показана версия этой игры,
реализованная в Excel. Целью игры является определение загаданного слова. Щелкните на какой-
либо букве. Если эта буква есть в слове, то она появится на соответствующей позиции. Если
же такой буквы нет, то на картинке появится одна часть тела скелета. После 10 неправильных
попыток появится весь скелет и игра будет проиграна.
Приложение В. В часы досуга
743

Bomb Hutu
NewGame | Сопбд
ш
QUt.
£)'«дМн** to ita* a square s, a.
3
3
2
1
1
1
Щ
г
г
*
2'
3
я
гь
,н*
В х HI
ж
■1
■I
НЙШ '
1
■■■■
HI
Ямс. В. 24. Сапер для Excel
*1
DERIS
о*
N
1&9
В
«SSi
teta
<г
г:
-
•
"
о
V
3
W
к
X
•■
Z
. №w'<3«ne I
Цх4 lenglh; | Random "•]
rsxtxt
ГЬсогеессэго**countdoUfe C)| M*£»3 | О*.
Рис. В.25. Игра в виселицу
В связанной с игрой рабочей книге содержится 1 400 английских слов, длиной от 6 до 12
букв. При желании можно выбрать, сколько букв будет в загаданном слове. По умолчанию
слова могут быть любой длины.
Чтобы усложнить игру, установите опцию Incorrect Vowels Count Double
(Неправильные гласные считать дважды). В результате, если будет указана гласная (т.е. А, Е, I, О или U),
которой нет в загаданном слове, появятся две части тела.
Генератор случайных чисел
На рис. В.26 показано диалоговое окно, которое используется для генерации
случайных чисел.
йИг АмЯ1
—
£we me a random rji
number between J^£
i * an |«»
Start ;
*i
Рис. В.26. Генератор случайных чисел
744
Часть VII. Приложения

Можно определить нижний и верхний пределы для генерируемого числа. После щелчка
на кнопке Start (Начать) на экране начнут мигать числа. Щелкните на этой кнопке еще раз, и
вы увидите выбранное случайным образом число. Эта утилита идеально подходит, например,
для проводимых в офисе лотерей (это проще, чем вынимать из шляпы бумажки с числами).
Кроме того, она может занять пятилетнего неугомонного ребенка, как минимум, на 10 минут.
Приложение В. В часы досуга
745

приложение Дополнительные
источники
информации
В этом
приложении.
Справочная система Excel
Техническая поддержка
Microsoft
Группы новостей в Internet
Web-узлы
Н
есмотря на то что в этой книге приведено огромное
количество полезной информации, все темы раскрыть
в полной мере невозможно. Поэтому в данном приложении
приведены другие источники информации, которые могут
оказаться полезными. Все источники можно разделить на
четыре категории: справочная система Excel, техническая
поддержка Microsoft, группы новостей в Internet и Web-узлы.
Справочная система Excel
Большинство пользователей часто забывают о
великолепном источнике информации — справочной системе Excel.
Чтобы получить к ней доступ, выполните одно из
перечисленных ниже действий.
■ Выберите команду СправкаоСправка: Microsoft Excel.
■ Нажмите клавишу <F1>.
■ Введите интересующий вас вопрос в поле Введите
вопрос. Это поле расположено справа от строки меню.
После выполнения одного из этих действий откроется
область задач Справка Excel.
В Excel 2003 можно получить доступ к обновленной
справочной информации, которая расположена на
Web-узле компании Microsoft. Чтобы указать Excel,
где именно следует искать справочную
информацию, щелкните на кнопке Параметры содержимого
в сети. Таким образом, при необходимости можно
полностью отключить поиск информации в Internet.
Л"-
Новинка)
Но следует помнить, что справочная система не идеальна.
Некоторые темы раскрыты весьма поверхностно, а некоторые
и вовсе отсутствуют. Но все же, прежде чем искать в других
источниках, попробуйте найти интересующую вас
информацию в справочной системе.

Техническая поддержка Microsoft
Под термином "техническая поддержка" подразумевается помощь пользователям,
предоставляемая компанией — производителем программного обеспечения. В данном случае
подразумевается помощь компании Microsoft. Техническая поддержка Microsoft доступна в
нескольких формах.
Возможности технической поддержки
Чтобы просмотреть список услуг, которые вы можете получить, выберите команду
Справка^О программе. На экране появится диалоговое окно О программе Microsoft
Excel. В этом окне щелкните на кнопке Поддержка. Откроется окно справки с перечнем
услуг технической поддержки, предлагаемых Microsoft.
На собственном опыте я убедился, что звонить в отдел технической поддержки следует
только в крайнем случае. Очень велика вероятность того, что вы потратите много времени,
ожидая связи с консультантом, получите огромные счета за телефонные услуги и не получите
ответа на интересующие вас вопросы. Дело в том, что консультант способен разъяснить лишь
общие вопросы, ответы на которые быстрее и проще найти в других источниках.
База знаний Microsoft
Один из лучших способов найти ответ на интересующий вас вопрос —воспользоваться
базой знаний Microsoft. Этот общедоступный источник информации по продуктам Microsoft
представляет собой огромную базу данных, которая состоит из десятков тысяч детальных
статей. Здесь можно найти исчерпывающую техническую информацию, списки
существующих и исправленных ошибок в программах и многое другое.
Полный и неограниченный доступ к базе знаний можно получить через Internet по адресу:
http://support.microsoft.com
Официальная страница Excel
Чтобы попасть на официальную страницу Microsoft Excel в Internet, введите в
обозревателе следующий адрес:
http://www.microsoft.com/office/excel
Средства Microsoft Office в Internet
Чтобы получить информацию по программам пакета Microsoft Office, посетите
следующий Web-узел:
http://office.microsoft.com
Здесь можно найти пакеты обновлений, надстройки, примеры и много другой полезной
информации.
^^^* Web-узлы в Internet часто обновляются, поэтому некоторые ссылки, приведен-
ТГа заметку ные в этом приложении, могут оказаться недоступными.
/
Приложение Г. Дополнительные источники информации
747

Группы новостей в Internet
Usenet — это служба Internet, с помощью которой можно получить доступ к нескольким
тысячам тематических групп. Эта служба предоставит вам возможность связаться с людьми,
которые имеют те же интересы. Группы новостей работают так же, как и электронные доски
объявлений. Можете послать сообщение или вопрос и, как правило, другие пользователи вам ответят.
Тысячи групп новостей покрывают практически все темы, которые только можно себе
представить (и еще множество других тем, о которых вы никогда и не подумали бы). Как
правило, ответ на вопрос можно получить не более чем через 24 часа (при условии, что
вопрос был точно сформулирован).
^^^* Чтобы получить доступ к группам новостей, необходимо специальное про-
На заметку граммное обеспечение. Например, для этого подойдет программа Microsoft
/Outlook Express, которая входит в поставку обозревателя Internet Explorer.
Группы новостей по электронным таблицам
Общей группой новостей по электронным таблицам является
comp.apps.spreadsheets
В этой группе новостей общаются пользователи электронных таблиц разных
производителей, но 90% из них работают в Excel.
Группы новостей Microsoft
Компания Microsoft поддерживает огромное количество групп новостей. Многие из них
относятся к Excel. Если ваш поставщик услуг Internet не поддерживает группы новостей
Microsoft, доступ к ним можно получить непосредственно через сервер новостей Microsoft. (В
действительности, как правило, следует использовать второй способ.) Чтобы воспользоваться
услугами этого сервера, следует настроить ваше программное обеспечение так, чтобы
загрузка сообщений происходила со следующего Web-узла:
msnews.microsoft.com
Кроме того, новости можно читать и отправлять через обозреватель. Но этот способ более
медленный. Чтобы воспользоваться этой возможностью, введите приведенную ниже ссылку,
http://communities.microsoft.com/newsgroups
В табл. Г.1 приведены англоязычные группы новостей Microsoft.
■ Таблица Г.1. Группы новостей Microsoft
Группа новостей Тема
microsoft .public. excel. i23quattro Преобразование таблиц Lotus 1-2-3 или
Quattro Pro в таблицы Excel
microsoft .public. excel. charting Построение диаграмм в Excel
microsoft. public. excel. crashesGPFs Помощь при возникновении ошибок в
программе
microsoft. public. excel. interopoledde Технологии OLE, DDE и другие средства
обмена данными между приложениями
748
Часть VII. Приложения

Окончание табл. Г.1
Группа новостей
Тема
microsoft.public.excel.links
microsoft.public.excel.macintosh
microsoft.public.excel.misc
microsoft.public.excel.newusers
microsoft.public.excel.printing
microsoft.public.excel.programming
microsoft.public.excel.queryDAO
microsoft.public.excel.sdk
microsoft.public.excel.setup
microsoft.public.excel.templates
microsoft.public.excel.worksheet.functions
Использование ссылок в Excel
Работа в Excel для Macintosh
Темы, которые не попали в другие категории
Помощь новичкам в Excel
Печать из Excel
Программирование в Excel с помощью VBA
или XLM-макросов
Использование Microsoft Query и технологий
DA0 в Excel
Вопросы, касающиеся инструментальных
средств разработки (SDK)
Установка Excel
Вопросы, касающиеся шаблонов и других
XLT-файлов
Функции рабочего листа
Поиск в группах новостей
Большинство пользователей не знают, что можно выполнять поиск по архивам групп
новостей. Часто этот способ является отличной альтернативой отправлению вопроса в группу
новостей, поскольку можно сразу же получить ответ. Поисковая система Google. com, наверное,
лучше всего подходит для этих целей. Найти эту систему поиска можно по следующему адресу:
http://groups.google.com
Как работает система поиска? Предположим, у вас возникают проблемы при определении
уникальных значений в диапазоне ячеек. Выполнить поиск можно по ключевым словам
Excel, диапазон и уникальный. В результате вы получите список сообщений из групп
новостей, в которых использовались эти слова1.
Если найдено слишком много сообщений, повторите поиск, добавив еще несколько
ключевых слов. Затем просмотрите найденные сообщения. Наверняка среди них найдется ответ
на интересующий вас вопрос. Таким образом можно найти ответы на 90% вопросов.
Советы по работе с группами новостей
Убедитесь, что ответа на ваш вопрос нет в группе новостей. Проверьте список часто
задаваемых вопросов (если таковой имеется), а также выполните поиск в Google.com
(см. раздел "Поиск в группах новостей").
Всегда указывайте точную тему вопроса в предметной строке. Если в предметной строке
указать "Помогите!" или "Еще один вопрос", то на него могут и не ответить. Но если в
предметной строке указана точная тема вопроса (например, "Масштабирование области
построения диаграммы"), то вы, вероятнее всего, получите на него ответ.
Несмотря на то что поисковая система google. com может обрабатывать запросы как на
английском, так и на русском языке, больше шансов найти ответы, если запрос оформлен на английском
языке. — Прим. ред.
Приложение Г. Дополнительные источники информации
749

3. Указывайте название и версию электронной таблицы, которой вы пользуетесь. Часто
ответ на поставленный вопрос зависит от версии Excel.
4. Задавайте в каждом сообщении только один вопрос.
5. Опишите вопрос настолько точно, насколько это возможно.
6. Сообщение должно быть кратким, но информации должно быть достаточно, чтобы
можно было однозначно на него ответить.
7. Укажите, как вы сами пытались решить поставленную проблему.
8. Отправляйте вопрос только в группы новостей, соответствующие теме вопроса. Не следует
отправлять один и тот же вопрос во все группы, которые хоть как-то связаны с Excel.
9. Не пишите всеми прописными или всеми строчными буквами. Перед отправкой
сообщения проверьте орфографию и грамматику.
10. Только в случае крайней необходимости прикрепляйте к сообщению файлы. Если все же
это потребуется, то по возможности сократите размер файла, удалив всю ненужную
информацию.
11. Не отправляйте сообщения в формате HTML. Лучше использовать формат, в котором не
используется форматирование.
Web-узлы
В Internet можно найти множество Web-узлов, посвященных Excel. Ниже приведен
краткий список наиболее полезных ресурсов.
■ На моем Web-узле можно найти множество файлов, доступных для загрузки, советов,
инструкций, шуток и внушительный список ссылок на другие ресурсы, посвященные
Excel. Вот его адрес:
■ www.j-walk.com/ss
■ На Web-узле, который поддерживает Чип Пирсон (Chip Pearson), можно найти
множество примеров процедур VBA и несколько хитрых советов по созданию формул.
■ www.cpearson.com/excel.htm
■ Большое количество примеров подпрограмм VBA можно найти на Web-узле
■ www.bmsltd.co.uk/excel
■ Web-узел, адрес которого приведен ниже, буквально забит полезной информацией по
Excel. Кроме того, он постоянно обновляется.
■ www.mvps.org/dmcritchie/excel/excel.htm
■ Те, кто часто посещает группу новостей microsoft .public, excel .charting,
наверное знакомы с Джоном Пелтиером (Jon Peltier). Этот человек обладает
неограниченными возможностями по решению практических задач, связанных с диаграммами
Excel. Его Web-узел содержит большое количество советов и огромную коллекцию
примеров построения диаграмм.
■ www.geocities.com/jonpeltier/excel/
■ В большинстве групп новостей имеются списки часто задаваемых вопросов. Эти списки
создаются для того, чтобы пользователи постоянно не задавали одни и те же вопросы.
Список вопросов группы новостей comp. apps. spreadsheets можно найти на Web-узле
■ www.faqs.org/spreadsheets/faq
750
Часть VII. Приложения

Клавиатурные
эквиваленты Excel
|^^\ данном приложении перечислены самые полезные для
ш^ пользователя клавиатурные эквиваленты Excel,
разбитые по группам операций. (Отметим, что приведенные
комбинации клавиш не зависят от раскладки клавиатуры. Например,
использование комбинаций <Ctrl+G> при английской
раскладке клавиатуры и <Ctrl+n> при русской раскладке
приведет к одному и тому же результату, так как буквы G и П
закреплены за одной и той же клавишей. Применение латинских
букв в описании комбинаций клавиш является общепринятой
практикой. — Прим. ред.)
Предполагается, что вы не работаете с клавишами
перемещения, используемыми в Lotus 1-2-3. Опцию Клавиши
перемещения, использовавшиеся в Lotus 1 -2-3 можно
выбрать во вкладке Переход диалогового окна Параметры.
Таблица Д.1. Перемещение по рабочему листу
Комбинация клавиш Выполняемая функция
<Клавиши-стрелки>
<Ноте>
<Ноте>*
<End>*
<Клавиши-стрелки>*
<PgUp>
<PgDn>
<Ctrl+PgUp>
<Ctrl+PgDn>
<Alt+PgUp>
<Alt+PgDn>
Перемещение влево, вправо, вверх или вниз
на одну ячейку
Перемещение в начало строки
Перемещение в верхнюю левую ячейку,
отображенную в окне
Перемещение в нижнюю левую ячейку,
отображенную в окне
Прокрутка влево, вправо, вверх или вниз на
одну ячейку
Перемещение на один экран вверх
Перемещение на один экран вниз
Перемещение на предыдущий лист книги
Перемещение на следующий лист книги
Перемещение на один экран влево
Перемещение на один экран вправо
ПРИЛОЖЕНИЕ
В этом
приложении...
Игры в Excel
Примеры диаграмм
Развлечения в Excel

Окончание табл. Д. 1
Комбинация клавиш Выполняемая функция
<Ctrl+Home> Перемещение в начало листа (в ячейку А1 рабочего листа)
<Ctrl+End> Перемещение на последнюю активную ячейку листа (в нижний правый угол)
<С1г!+клавиша- Перемещение к краю текущей области данных. Если активная ячейка пуста, то
стрелка> курсор перемещается в ближайшую непустую ячейку
<Ctrl+Backspace> Прокрутка с целью отображения активной ячейки
<End>, <Home> Перемещение в последнюю непустую ячейку рабочего листа
<F5> Запрос на адрес ячейки, в которую нужно перейти
<F6> Перемещение в следующую область окна
<Shift+F6> Перемещение в предыдущую область окна
<Ctrl+Tab> Перемещение в следующее окно
<Ctrl+Shift+Tab> Перемещение в предыдущее окно
* Действует при нажатой клавише <Scroll Lock>.
Таблица Д.2. Выделение ячеек рабочего листа
Комбинация клавиш Выполняемая функция
<ЗШ+клавиша-стрелка>
<БЫЙ+пробел>
<Ш+пробел>
<Ctrl+Shift+npo6en>
<Shift+Home>
<Ctrl+*>
<F8>
<Shift+F8>
<F5>
<Ctrl+G>
<Ctrl+A>
<Shift+Backspace>
Расширение выделенной области на одну ячейку в заданном направлении
Выделение всей строки
Выделение всего столбца
Выбор всей таблицы
Расширение выделенной области до начала текущей строки
Выделение блока данных вокруг активной ячейки
Включение режима расширения выбранной области; нажмите эту клавишу
еще раз, чтобы вернуться в обычный режим
Добавление к выбранной области несмежных ячеек или диапазонов;
повторное нажатие клавиш <Shift+F8> прекращает действие режима добавления
Запрос диапазона или имени диапазона, который нужно выбрать
Запрос диапазона или имени диапазона, который нужно выбрать
Выбор всего рабочего листа
Выбор активной ячейки в выделенном диапазоне
Таблица Д.З. Перемещение внутри выделенного диапазона
Комбинация клавиш Выполняемая функция
<Enter> Перемещение табличного курсора на одну ячейку (направление перехода зависит
от опций во вкладке Правка диалогового окна Параметры); если выделена одна
строка, то курсор переместится вправо
<Shift+Enter> Перемещение табличного курсора в предыдущую ячейку или, если выделена одна
строка, влево
752
Часть VII. Приложения

Окончание табл. Д.З
Комбинация клавиш Выполняемая функция
<ТаЬ>
<Shift+Tab>
<СМ+точка>
<Ctrl+Tab>
<Ctrl+Shift+Tab>
<Shift+Backspace>
Перемещение табличного курсора на одну ячейку вправо
Перемещение табличного курсора на одну ячейку влево
Перемещение к следующему по часовой стрелке углу выделенной области
Перемещение к следующему диапазону ячеек в несмежном блоке
Перемещение к предыдущему диапазону ячеек в несмежном блоке
Сжатие выбранной области только до одной активной ячейки
Таблица Д.4. Клавиши для правки содержимого строки формул
Комбинация клавиш Выполняемая функция
<F2>
<F3>
<Клавиши-стрелки>
<Ногле>
<Esc>
<End>
<Ctrl+-»>
<Ctrl+«->
<Del>
<Ctrl+Del>
<Backspace>
Переход в режим правки содержимого активной ячейки
Вставка имени в формулу
Перемещение курсора на один символ в направлении, указанном стрелкой
Перемещение курсора в.начало строки
Отмена режима правки
Перемещение курсора в конец строки
Перемещение курсора на одно слово вправо
Перемещение курсора на одно слово влево
Удаление символа, расположенного справа от курсора
Удаление всех символов, начиная от курсора и до конца строки
Удаление символа, расположенного слева от курсора
Таблица Д.5. Клавиши для форматирования
Комбинация клавиш Выполняемая функция
<Ctrl+1 > Эквивалент команды Формате [Выделенный объект]
<Ctrl+B> Выполнить или отменить форматирование полужирным шрифтом
<Ctrl+l> Выполнить или отменить форматирование курсивом
<Ctrl+U> Подчеркнуть текст или удалить линию подчеркивания
<Ctrl+5> Перечеркнуть текст или удалить линию перечеркивания
<Ctrl+Shift+"> Выполнить форматирование общим числовым форматом
<Ctrl+Shift+!> Выполнить форматирование форматом с двумя десятичными разрядами
<Ctrl+Shift+#> Выполнить форматирование форматом для дат с полями дня, месяца и года
<Ctrl+Shift+@> Выполнить форматирование форматом для времени с полями часов и минут и
индексами А.М. или P.M.
<Ctrl+Shift+$> Выполнить форматирование денежным форматом с двумя десятичными
знаками после точки
Приложение Д. Клавиатурные эквиваленты Excel
753

Окончание табл. Д.5
Комбинация клавиш Выполняемая функция
<Ctrl+Shift+%> Выполнить форматирование процентным форматом с отсутствующей дробной
частью
<Ctrl+Shift+&> Вставить рамку структуры
<Ctrl+Shift+_> Удалить все рамки
<АИ+апостроф> Выполнить команду ФорматоСтиль
Таблица Д.6. Другие клавиатурные эквиваленты
Комбинация кла- Выполняемая функция
виш
<Alt+=> Вставка формулы автосуммирования
<Alt+Backspace> Команда Правка^Отменить
<Alt+Enter> Переход на новую строку в текущей ячейке
<Ctrl+;> Ввод текущей даты
<Ctrl+:> Ввод текущего времени
<Ctrl+0> Сокрытие столбцов
<Ctrl+1 > Отображение диалогового окна Формат ячеек для выбранного объекта
<Ctrl+6> Циклическое переключение различных способов отображения объектов
<Ctrl+7> Включение и отключение отображения стандартной панели инструментов
<Ctrl+8> Включение и отключение отображения символов структуры
<Ctrl+9> Сокрытие строк
<Ctrl+A> После набора имени функции в формуле отображает вспомогательное окно
Аргументы функции
<Ctrl+C> Команда Правка=с>Копировать
<Ctrl+D> Команда Правка^Заполнить^Влево
<Ctrl+Delete> Команда Правка^Вырезать
<Ctrl+F> Команда ПравкаоНайти
<Ctrl+H> Команда Правка^Заменить
<Ctrl+lnsert> Команда Правка^Копировать
<Ctrl+K> Команда Вставка^Гиперссылка
<Ctrl+N> Команда Файл-=>Создать
<Ctrl+0> Команда Файл^Открыть
<Ctrl+P> Команда Файл^Печать
<Ctrl+R> Команда Правка^ЗаполнитьоВправо
<Ctrl+S> Команда Файл=с>Сохранить
<Ctrl+Shift+(> Отображение строк
<Ctrl+Shift+)> Отображение столбцов
754
Часть VII. Приложения

Окончание табл. Д.6
Комбинация
клавиш
Выполняемая функция
<Ctrl+Shift+:> Ввод текущего времени
<Ctrl+Shift+A> После набора допустимого имени функции в формуле вставляет имена аргументов и
круглые скобки для функции
<Ctrl+V> Команда Правка^ Вставить
<Ctrl+X> Команда Правкам Вырезать
<Ctri+Z> Команда Правка"=>Отменить
<Delete> Команда Правка=с>Очистить
<Shift+lnsert> Команда Правка^ Вставить
Таблица Д.7. Функциональные клавиши
Клавиши и их комбинации Выполняемая функция
<F1>
<Shift+F1>
<Alt+F1>
<Alt+Shift+F1>
<F2>
<Shift+F2>
<Alt+F2>
<Alt+Shift+F2>
<F3>
<Shift+F3>
<Ctrl+F3>
<Ctrl+Shift+F3>
<F4>
<Shift+F4>
<Ctrl+F4>
<Alt+F4>
<F5>
<Shift+F5>
<Ctrl+F5>
<F6>
<Shift+F6>
<Ctrl+F6>
<Ctrl+Shift+F6>
Выводит окно справочной системы или средство Помощник
Отображает курсор "Что это такое?"
Вставляет лист диаграммы
Вставляет новый рабочий лист
Перейти к правке содержимого активной ячейки
Перейти к правке комментария ячейки
Выполняет команду Сохранить как
Выполняет команду Сохранить
Вставляет имя в формулу
Вставляет функцию в формулу
Присваивает имя
Отображает диалоговое окно Создать имена для создания имен по
заголовкам ячеек
Повторяет последнее действие
Повторяет последнюю команду Найти, т.е. выполняет команду Найти далее
Закрывает текущую рабочую книгу
Осуществляет выход из программы
Выполняет команду Перейти
Отображает диалоговое окно Найти и заменить
Восстанавливает исходный размер окна
Перемещает в следующую область окна
Перемещает в предыдущую область окна
Перемещает в следующее окно рабочей книги
Перемещает в предыдущее окно рабочей книги
Приложение Д. Клавиатурные эквиваленты Excel
755

Окончание табл. Д. 7
Клавиши и их комбинации Выполняемая функция
<F7>
<Ctrl+F7>
<F8>
<Shift+F8>
<Ctrl+F8>
<Alt+F8>
<F9>
<Shift+F9>
<Shift+Alt+F9>
<Ctrl+F9>
<F10>
<Shift+F10>
<Ctrl+F10>
<F11>
<Shift+F11>
<Ctrl+F11>
<Alt+F11>
<F12>
<Shift+F12>
<Ctrl+F12>
<Ctrl+Shift+F12>
Выполняет команду Сервис=с>Орфография
Перемещает окно
Расширяет выделенную область
Добавляет диапазоны к выбранной области
Изменяет размер окна
Отображает диалоговое окно Макрос
Пересчитывает формулы во всех открытых рабочих книгах
Пересчитывает активный рабочий лист
Пересчитывает всю рабочую книгу
Минимизирует рабочую книгу
Активизирует строку меню
Отображает контекстное меню
Минимизирует или восстанавливает окно рабочей книги
Создает диаграмму
Вставляет новый рабочий лист
Вставляет лист макроса Excel 4.0
Открывает окно редактора Visual Basic
Выполняет команду Сохранить как
Выполняет команду Сохранить
Выполняет команду Открыть
Выполняет команду Печать
756
Часть VII. Приложения

Предметный указатель
А
ActiveX, 657
ASCII-художество, 741
D
dBASE,418;435
Е
Excel
запуск, 47
F
FoxPro, 418
F-тест, 484
н
HTML, 549; 555
I
Internet, 549
Internet Explorer, 552
J
JavaScript, 551
L
Lotus cc:Mail, 576
Lotus 1-2-3,310
M
MAPI, 576
Microsoft Access, 417; 418
Microsoft Equation, 562
Microsoft Exchange, 576
Microsoft Outlook, 576
Microsoft Query, 417; 418; 425
Microsoft SharePoint, 576
О
Object Linking and Embedding
(OLE), 562
ODBC, 418
Outlook Express, 577
P
Paradox, 418
s
SQL, 418
SQL Server, 418
T
t-тест, 480
двухвыборочный
с одинаковыми
дисперсиями, 488
двухвыборочный
с разными
дисперсиями, 488
парный двухвыборочный
для средних, 487
VBA, 678. См. Visual Basic
for Applications
процедура-функция, 630
экранные формы, 638
VIM, 576
Visual Basic for Applications
метод, 609
модуль, 609
пользовательская
форма, 609
Visual Basic for
Applications, 606
коллекция, 619
метод, 621; 623
модуль, 619
объект, 619
переменные, 623
подпрограмма, 608
процедура, 608
свойства объектов, 609; 622
управляющие
операторы, 624
функция, 608
W
Web-запрос, 555
создание, 555
WordArt, 390
World Wide Web, 549
X
XML, 553; 566
XMLSS, 553
z
z-тест, 480; 488
V
Предметный указатель
757

А
Автоматическое открытие
рабочих книг, 128
Автоподбор ширины, 112
Автосохранение, 691
Автофигуры, 377
вращение, 381
модификация, 381
форматирование, 380
Автофильтр, 397
пользовательский, 399
Автоформатирование, 117
Активная область, 139
Активная рабочая книга, 69
Анализ "что-если", 452
типы, 454
Анализ Фурье, 479; 484
Анимация, 731
Аплет, 388
WordArt, 390
Аргумент функции, 159
Б
База данных, 392; 435; 572
внешняя, 416; 417
запись, 417
запрос, 417
поле, 418
рабочего листа, 392
результирующий набор, 418
реляционная, 418; 427
таблица, 418
Блокировка записей, 572
Буфер обмена, 557
Буфер обмена Office, 95; 99;
558
Буфер обмена Windows, 95;
99; 387; 558
В
Ввод
большого количества
данных, 60
данных, 48; 59
данных в список, 393
даты и времени, 56
дробей, 62
значений времени, 199
значений дат и
времени, 196
текста, 55; 178
текущей даты и
времени, 63
форма, 62
формул, 159; 160
формул вручную, 160
формул массивов, 281
функций, 162
чисел, 55
Вертикальное
выравнивание, 112
Внедрение объектов, 565
Внедрение объектов в
документы, 562
Внедренный объект, 564
Внешняя база данных, 417
Внешняя ссылка, 539
Вставка
гиперссылок, 554
имен, 160
столбцов, 82
строк, 83
функции, 161
ячейки, 83
Выделение
дипазона, 88
рабочих листов, 73
столбцов, 89
строк, 89
Выравнивание
вертикальное, 112
горизонтальное, 112
Г
Ганта диаграмма, 364
Генерация случайных чисел,
480; 485
Гиперссылка, 553
вставка, 554
использование, 554
Гистограмма, 329; 480; 484
Горизонтальное
выравнивание, 112
Горячая клавиша, 40; 45
Границы,116
Графический уровень, 379
рабочего листа, 53
Группировка
объектов, 382
элементов сводной
таблицы, 443
д
Данные
текстовые, 54
числовые, 53
Дата и время, 56
Двухвыборочный F-тест для
дисперсии, 479
Диаграмма, 310
биржевая, 337
внедренная, 312
вспомогательная ось, 358
Ганта, 364
гистограмма, 329
график, 332
заголовки, 322; 344
заголовок, 314
изменение осей, 346
изменение типа, 325
исходные данные, 345
кольцевая, 335
комбинированная, 358
коническая, 338
копирование, 325
круговая, 332
легенда, 314; 322; 344
лепестковая, 336
линейчатая, 331
линии сетки, 322; 346
линия тренда, 356
названия осей, 314
настройка, 339; 368
нестандартная, 324
область построения, 343
обновление, 366
объемная, 356
оси, 322
ось значений, 314
ось категорий, 313
параметры, 313; 324
печать, 326
пирамидальная, 338
планки погрешностей, 355
поверхностная, 336; 357
подписи данных, 314; 322;
353
построение, 314
758
Предметный указатель

процентная, 363
пузырьковая, 337
размещение, 323
ряды данных, 311; 350; 372
с областями, 334
создание, 50
стандартная, 324; 329
таблица данных, 322; 359
тестирование, 361
типы, 327; 374
точечная, 334
удаление, 325
форматирование, 326; 369
цилиндрическая, 338
шкалы осей, 347
элементы, 325
Диалоговое окно, 43
Автозамена, 183; 602
Автоформат, 49; 117; 603
Анализ данных, 230; 480
Аргументы функции, 162
Библиотека диаграмм, 388
Вставка, 73; 135
Вставка вычисляемого
поля, 447
Вставка вычисляемого
элемента, 449
Вставка имени, 104; 160
Вставка объекта, 566
Выбор источника
данных, 419
Выборка, 487
Выделение группы ячеек, 92;
591
Вычисление поля сводной
таблицы, 442; 443
Вычисление формулы, 598
Генерация случайных
чисел, 485
Гистограмма, 484
Группирование, 444
Диспетчер сценариев, 461
Добавление
гиперссылки, 554
Добавление нового типа
диаграмм, 360
Добавление
ограничения, 470
Добавление рисунка, 387
Загрузить модель, 473
Заменить формат, 600
Запись макроса, 610
Значения ячеек
сценария, 462
Изменение связей, 540; 590
Изменение сценария, 461
Импорт данных, 555
Исправления, 578
Исходные данные, 345; 352
Карты XML, 568
Коллекция WordArt, 390
Консолидация, 545; 547
Контроль ошибок, 597
Корреляция, 482
Макрос, 636
Мастер диаграмм, 319
Мастер сводных таблиц и
диаграмм, 436
Мастер функций, 161; 636;
702
Масштаб, 81
Надстройки, 469; 692; 698
Назначить макрос, 617
Найти и заменить, 598
Найти формат, 600
Наложение условия по
списку, 400
Настройка, 110; 120; 507;
508; 617; 653
Обновить значение, 540
Описательная статистика,
483
Орфография, 601
Открытие XML, 569
Открытие документа, 126
Отчет по сценарию, 463
Параметры, 45; 47; 59; 64;
71; 74; 171; 395; 468;
491
Параметры веб-документа,
553
Параметры диаграммы,
344; 345; 359
Параметры макроса, 626;
637
Параметры поиска
решения, 472
Параметры сводной
таблицы, 443
Параметры сортировки, 409
Параметры сохранения, 130
Параметры страницы, 139;
141; 144
Переименование панели,
508
Переместить или
скопировать, 75
Переход, 88; 92; 172; 591
Печать, 139
Подбор параметра, 466
Поиск решения, 470
Пользовательский
автофильтр, 399
Представления, 81
Применение имен, 175
Присвоение имени, 103;
105; 166; 172; 280
Проверка вводимых
значений, 524
Промежуточные итоги, 411
Просмотр исправлений, 579
Публикация веб-страницы,
552
Размещение диаграммы,
313
Расположение окон, 77
Расширенный фильтр, 402;
405
Регрессия, 486
Редактор кнопок, 513
Результат подбора
параметра, 467
Результаты поиска
решения, 471
Свойства, 131; 698
Свойства внешнего
диапазона, 423; 556
Символ, 182
Скользящее среднее, 485
Создание веб-запроса, 555
Создание запроса, 421
Создание нового источника
данных, 419
Создание панели
инструментов, 508
Создать имена, 103
Сортировка диапазона, 408;
411
Сохранение документа, 52;
129; 552; 672
Сохранить модель, 473
Специальная вставка, 100;
118; 177; 539; 544; 561
Способы заливки, 361
Стиль, 120; 121; 495
Таблица подстановки, 264;
456
Тип диаграммы, 358
Предметный указатель
759

Управление доступом к
файлу, 574; 576
Управление панелями
инструментов, 509
Условное форматирование,
516; 519
Формат, 341
Формат автофигуры, 380
Формат области
диаграммы, 342
Формат области
построения, 343
Формат оси, 347
Формат ряда данных, 350;
364
Формат сетки, 346
Формат таблицы данных,
359
Формат трехмерной
проекции, 356
Формат элемента легенды,
345
Формат ячеек, 66; 108; 113;
199; 492; 493; 516
Шаблоны, 125
Диалоговые окна
последовательность
перехода, 654
создание, 649
тестирование, 647
Диапазон, 87
внешних данных, 423
выделение, 88
имя, 102
консолидации, 435
копирование, 94; 98
критериев, 401
несмежный, 89
пемещение, 94
перемещение, 681
печать, 146
смежный, 89
создание имен, 102
транспонирование, 101
Диапазоны
операторы отношения, 173
пересечение, 173
Динамические связи, 557
Динамическое обновление
данных, 544
Дисперсионный анализ, 479;
482
двухфакторный без
повторений, 482
двухфакторный с
повторениями, 482
однофакторный, 482
Диспетчер
сценариев, 460
Добавление нового рабочего
листа, 73
Ж
Журнал изменений, 575
3
Заголовки
столбцов, 35
строк, 36
Закрепление областей, 79
Закрытие
рабочих книг, 129
окна, 72
Замена
содержимого ячейки, 58
ссылок именами, 175
Запрос, 417
изменение, 425
обновление, 424
создание, 421; 425
удаление, 425
Запуск Excel, 47
Защита надстройки, 698
Значения ошибок, 584
И
Игра
гитара, 740
головоломки со словами,
729
кено, 729
пятнашки, 728
создание симметричных
узоров, 732
Игры, 727
Изменение
высоты строк, 86
запроса, 425
изображений на кнопках,
513
имен, 105
колонтитулов, 144
объемных диаграмм, 356
ориентации текста, 113
ряда данных, 351
ссылки, 541
стилей, 122
сценария, 463
типа диаграммы, 325
ширины столбцов, 85
шрифтов, 109
Изменяемая ячейка, 468
Изменяемые ячейки, 460
Изображения
векторные, 385
растровые, 385
Имена
диапазона, 102
констант, 172
ячеек, 102
Именованные представления,
81
Импорт
данных XML, 567
Импортирование
графических файлов, 387
данных XML, 569
изображений, 387
Инструмент
Масштаб, 80
Размер, 109
Стиль, 120
Сценарий, 462
Формат по образцу, 118
Цвет заливки, 114; 326
Цвет шрифта, 114
Шрифт, 109
Использование
представлений, 152
стилей, 118
Источник данных, 558
К
Клавиша
горячая, 40; 654
Клавиши
горячие, 45
Ковариационный анализ, 479;
483
Ковариация, 483
Коды символов, 180
760
Предметный указатель

Коллекция, 619
Колонтитул
верхний, 143
нижний, 143
создание, 144; 145
Компьютерная сеть, 571
Консолидация, 537; 543; 544;
546
методы
по позиции, 545
по категории, 545
рабочих листов, 543
с помощью формул, 544
тип, 545
Константы, 172; 278
Конструкция
Select Case, 630; 641
With-End With, 624
Контекстное меню, 41
Контроль исправлений, 578
Копирование
графических объектов, 387
диаграмм, 325
диапазона, 94; 98; 679
из Excel в Word, 561
объектов, 381
форматов, 118
формул, 176
Корреляционный анализ, 479;
482
Корреляция, 482
Коэффициент
масштабирования, 81
Критерии
вычисляемые, 404
Кубы OLAP, 417; 419
Л
Легенда диаграммы, 314; 344
Линия тренда, 356
Лист диаграммы, 35; 312
Личная книга макросов, 616
м
Макрос, 606; 639; 679
запись, 610; 615
назначение кнопкам, 617
написание кода, 617
параметры, 626
редактирование, 613
создание, 610
сохранение, 616
тестирование, 613
типы адресации, 615
Маркер заполнения, 47
Массив, 275
именованный, 280
констант, 277; 284
размерность, 279
создание, 279
транспонирование, 286
Мастер
диаграмм, 50; 314
запросов, 420
сводных таблиц и
диаграмм, 434
функций, 161; 481
Меню, 39; 505
контекстное, 41; 507
настройка, 510
Сервис, 127
элемент, 40
Метод
Areas, 684
End, 681
OnKey, 676
OnTime, 676
SelectSpecial, 682
Show, 646
SpecialCells, 683
Многопользовательские
приложения, 572
Модуль, 695
Модуль VB A, 619
н
Надстройка, 691
Power Utility Рак, 551
Автосохранение, 691
защита, 698
описание, 698
открытие, 699
Пакет анализа, 227; 479;
691; 702
Поиск решения, 691
создание, 693; 694
сохранение, 699
тестирование, 697
Надстройки
включенные в Excel, 692
Настройка диаграмм, 339
Несмежные диапазоны, 684
О
Область
диаграммы, 314; 342
задач, 99
печати, 141
Обновление экрана, 687
Объединение
содержимого ячеек, 182
стилей, 122
сценариев, 463
ячеек, 113
Объект
ActiveChart, 686
Application, 621; 633; 676
ChartObject, 686
Range, 622; 681
ThisWorkbook, 668; 669;
695
UserForm, 646
Workbook, 621; 668
Worksheet, 621
внедренный, 564
свойства, 622
Объект VBA, 619
Объектная модель, 619
Объявление типа
переменных, 688
Ограничение доступа к
файлам,572
Окно
Code, 611
Project, 611; 698
Properties, 658
ввода, 639
контрольного значения, 82
рабочей книги, 70
Оператор, 155
If-Then, 624
On Error, 686
Select Case, 625
условный, 624
цикла, 624
Операторы
отношения диапазонов, 173
порядок выполнения, 157
управляющие, 624
Предметный указатель
761

Операции над списками, 393
Описательная статистика,
479; 483
Организационные
диаграммы, 388
Ось
вспомогательная, 358
Отображение рабочего листа,
76
Отчет
по сценарию, 463
Ошибки
в рабочих листах, 581
в ссылках, 587
во внешних ссылках, 590
отслеживание, 584; 595
синтаксические, 583
п
Пакет анализа, 479; 480; 691
инструменты, 481
Панели инструментов, 36; 42
настройка, 506
перемещение, 43
список, 42
Панель
Буфер обмена, 99; 559
Источник XML, 567
Коллекция клипов, 385; 386
Окно контрольного
значения, 82
Панель задач
Вставка рисунка, 386
Панель задач Windows, 70
Панель инструментов
Toolbox, 643
WordArt, 390
Автофигуры, 377
Веб-узел, 554
Внешние данные, 423
Диаграмма, 51; 389
Диаграммы, 316; 317; 341
Зависимости, 526; 594
закрепленная, 507
настройка, 511
Настройка изображения,
388; 564
Организационная диаграмма,
389
Остановить запись, 610;
616
плавающая, 507
прикрепленная, 43
Рисование, 149; 382; 384
Сводные таблицы, 441
скрытие, 43
создание, 508
Список, 413
Список полей сводной
таблицы, 438
Сравнить по столбцам, 78
Сравнить рядом, 593
Стандартная, 39; 43; 50;
80; 125
Строка меню листа, 505
Форматирование, 50; 108;
120; 326; 491
Формы, 657
Циклические ссылки, 169;
596
Элементы управления, 643;
657; 662
Панель команд, 505
Параметры страницы, 141
Пароль
для открытия файла, 131
разрешения записи, 131
Переименование рабочего
листа, 74
Перемещение
диапазона, 94; 681
объектов, 381
окна, 70
панелей инструментов, 43
рабочего листа, 75
элементов диаграммы, 325
Перенос по словам, 112
Переопределение имен, 105
Пересечение диапазонов, 173
Печать
быстрая, 138
выбор принтера, 139
диаграмм, 326
диапазона ячеек, 146
документов, 138
заголовки столбцов, 146
качество печати, 142
количество копий, 141
область печати, 141
объектов, 385
ориентация, 142
параметры, 139
предварительный просмотр,
149
примечаний, 147
рабочего листа, 51
разбивка на страницы, 148
разметка страницы, 151
размер бумаги, 142
черно-белая, 147
черновая, 147
Планки погрешностей, 355
Подбор параметра, 465
Подменю, 40
Подпрограмма, 608
обработки событий, 651
Поиск решения, 466; 468; 691
параметры, 471
примеры, 473
Поле
Имя, 36; 103; 175
страницы, 143
Полоса прокрутки, 35
Пользовательская форма, 609
Предварительный просмотр,
52; 138; 140; 149; 326
Представление дат, 202
Представления, 152; 536
Преобразование
текстовой строки в дату,
204
числа в текст, 179
Приемник данных, 558
Примечания к ячейке, 105
Приоритет операторов, 156
Присвоение
имен константам, 172
имен формулам, 172
Проверка вводимых данных,
524
Проверка орфографии, 600
Программирование в VBA,
678
выбор строк и столбцов, 680
изменение параметров
Excel, 684
копирование дипазона, 679
оператор On Error, 686
оператор Select Case, 685
определение типа ячеек,
683
перемещение диапазона,
681
762
Предметный указатель

работа с диаграммами, 686
работа с диапазонами, 678
циклические операции, 682
Промежуточные итоги, 411
Процедура, 609
UserFormJnitialize, 696
Workbook_BeforeClose, 672
Workbook_BeforeSave, 672
Workbook_Open, 670; 696
Worksheet_Change, 673; 674
Процедуры обработки
событий, 646
Р
Рабочая книга, 34; 35; 69
автоматическое открытие,
128
активная, 69
вид, 78
зависимая, 537
закрытие, 129
имя, 70
исходная, 537
новая, 124
общая, 573
окно, 70
открытие, 126
пересылка, 576
представления, 152
рассылка, 577
свойства, 131
создание, 47
сохранение, 52; 128
Рабочий лист, 35; 69
выделение, 73
графический уровень, 53
добавление нового, 73
закрепление областей, 79
масштабирование, 80
отображение, 76
переименование, 74
перемещение, 75
печать, 52
разделение, 78
сокрытие, 76
структура, 530
удаление, 73
ярлык, 35
Разбивка на страницы, 148
Разделение рабочего листа,
78
Разметка страницы, 140; 151
Разрыв страницы, 148
Ранг и персентиль, 486
Регрессионный анализ, 486
Регрессия, 480; 486
Редактирование
изображения на кнопке,
513
макроса, 613
примечания, 106
связей, 541
содержимого ячейки, 58
формул, 163
формул массивов, 282
шаблонов, 135
Редактор
Visual Basic, 611; 615; 639;
658; 661; 668; 694
кнопок, 513
Режим
адресации, 616
конструктора, 658; 659
предварительного
просмотра, 140; 149
Режим вычислений, 170
автоматический, 170
ручной, 171
Резервная копия, 130
Реляционная база данных,
418
Рисунок
фоновый, 116
с
Сводная таблица, 429; 463
автоформат, 443
вычисляемое поле, 446
вычисляемый элемент, 446
группировка элементов,
443
данные, 431
изменение структуры, 441
макет, 437
обновление, 442
параметры, 439
параметры полей, 442
создание, 434
терминология, 432
форматирование, 443
Свойство
Accelerator, 696
TypeName, 671
UserName, 633
Связывание, 537
данных, 558; 560
рабочих книг, 537
Связывание и внедрение
объектов, 562
Сеть
клиент/сервер, 572
компьютерная, 571
одноранговая, 572
Система дат Excel, 195
Скользящее среднее, 480; 485
Смарт-тег, 97; 596
Параметры вставки, 58
Событие, 646
BeforeClose, 672
BeforePrint, 668
BeforeRightClick, 675
BeforeSave, 672
Change, 673
NewSheet, 671
OnKey, 676
OnTime, 676
Open, 668; 670
RightClick, 675
SelectionChange, 674
SheetActivate, 668; 671
обработка, 646
События, 667
рабочего листа, 672
уровня листов, 667
уровня рабочей книги, 669
уровня рабочих книг, 667
Создание
в Word объекта Excel, 564
диаграмм, 50
имен автоматическое, 103
имен диапазонов, 102
массивов, 279
надстройки, 694
новой рабочей книги, 124
новых стилей, 121
панели инструментов, 508
рабочей области, 576
распределения частот, 227
связей, 560
структуры, 533
формул массивов, 275; 287
функций, 629
числовых форматов, 493
Предметный указатель
763

Сокрытие
рабочего листа, 76
строк и столбцов, 84
Сортировка, 407; 410
внешних данных, 428
Сохранение
рабочих книг, 128
Специальная вставка, 100
Список, 45; 392; 435; 663
ввод данных, 394
записи, 392
обозначенный, 413
полей сводной таблицы,
439
поля, 392
размер, 392
сортировка, 407
фильтрация, 397; 401
форма ввода, 395
Способы резервного
копирования, 132
Сравнение
текстовых строк, 181
Средство
WordArt, 390
Автовосстановление, 129
Автовычисление, 217
Автозавершение, 61; 603
Автозамена, 62; 602
Автозаполнение, 48; 60; 98;
203; 394; 410
автокоррекции формул, 157
Автоформат, 117
Выборка, 487
Вычисление формулы, 597
Гистограмма, 230
Диспетчер сценариев, 455;
471
Мастер диаграмм, 314; 317
Представления, 536
Ранг и персентиль, 486
Регрессия, 486
Скользящее среднее, 485
Ссылки
абсолютные, 164
внешние, 539
изменение типа, 166
на ячейки, 166
относительные, 164
смешанные, 164
циклические, 168
Стили, 118
изменение, 122
объединение, 122
применение, 120
создание, 121
удаление, 122
Стиль, 495
встроенный, 119
обычный, 119; 122; 133;
145
Строка
заголовка, 36
меню, 35; 39
меню, перемещение, 40
формул, 35; 155; 176
Структура, 530
For-Next, 682
Select Case, 685
автоматическое создание,
534
группирование, 535
отображение уровней, 535
рабочего листа, 530
сводной таблицы, 441
создание, 533
удаление, 536
Сценарий, 454
изменение, 463
объединение, 463
т
Таблица имен, 104
Таблица подстановки, 262;
454
макет, 455
с двумя входами, 263; 457
с одним входом, 262
Табличный курсор, 35; 59
Тестирование
макроса, 613
Тип
данных, 688
Тип чисел, 54
Типы данных, 53
Типы диаграмм, 327
Транспонирование
диапазона, 101
Транспонирование массивов,
286
У
Удаление
диаграммы, 325
запроса, 425
имен, 105
примечания, 106
рабочего листа, 73
разрыва страницы, 148
ряда данных, 351
содержимого ячейки, 57
столбцов, 84
строк, 83
структуры, 536
элементов диаграммы, 325
Условное суммирование, 233;
294
Условное форматирование,
515; 516
Ф
Файлы
HTML, 549
XML, 557; 566
баз данных, 418
графические, 385
задание имени, 130
Фильтр
автофильтр, 397
расширенный, 397; 401
Фильтрация
автоматическая, 398
диапазон критериев, 401
расширенная, 401
списка, 397
Фоновый рисунок, 116
Форма
ввода данных, 395
пользовательская, 639; 643
Формат
HTML, 549
XML, 553
Время, 67; 493
Все форматы, 68; 493
Дата, 67; 493
Денежный, 67; 493
Дополнительный, 68; 493
Дробный, 68; 493; 501
Общий, 67; 490; 493
определяемый
пользователем, 68; 494
764
Предметный указатель

по образцу, 118
Процентный, 67; 493
создание, 493
Текстовый, 68; 493
фиксированный
десятичный, 60
Финансовый, 67; 493
Числовой, 67; 490; 493
Экспоненциальный, 68; 493
Форматирование, 49; 107
автоформат, 117
внешних данных, 428
дат и времени, 502
диаграммы, 326; 687
значений дат и времени,
199
по образцу, 118
сводной таблицы, 443
стили, 118
таблиц, 109
условное, 515
чисел автоматическое, 64;
490
числовых значений, 63
Форматы
времени, 199
дат, 197
числовые, 66
Формула массива, 281
Формула редактирование,
282; 457
Формулы, 48; 54; 154; 159
ввод, 160
вставка имен, 160
копирование, 176
массивов, 275; 292
отображение, 592
ошибки, 168
подсчета, 216; 221
преобразование в значения,
177
просмотра и поиска, 238;
246
работы с текстом, 190
редактирование, 163
с внешними ссылками, 538
создание, 48
ссылки, 164
ссылки на ячейки, 166
суммирования, 216; 231
условного суммирования,
233
Функции, 155; 702
VBA, 608; 628
баз данных, 406; 703
встроенные, 155; 158
дат и времени, 201
даты и времени, 703
инженерные, 704
информационные, 708
логические, 708
математические, 709
определенные
пользователем, 629; 637
пакета анализа, 481
подсчета, 216
полный перечень, 702
просмотра и поиска, 239
ссылок, 709
статистические, 711
суммирования, 216
текстовые, 179; 714
финансовые, 705
Функция, 608
ABS, 211; 300
InputBox, 626; 639; 683
MsgBox, 636; 639; 640; 683
TimeVal, 676
Union, 674
Weekday, 671
АДРЕС, 254; 297
АПЛ, 273
аргументы, 159
БС, 270
ВПР, 241
ВРЕМЗНАЧ, 211; 214
ВРЕМЯ, 210,215
ГОД, 206
ГПР, 242
ДАТА, 203; 209
ДАТАЗНАЧ, 203
ДВССЫЛ, 254; 287
ДЕНЬНЕД, 208
ДЛСТР, 187; 288; 298
ДОЛЯГОДА, 207
ЕНД, 220
ЕНЕТЕКСТ, 220
ЕОШ, 220
ЕОШИБКА, 220; 293
ЕСЛИ, 191; 240; 293
ЕТЕКСТ, 180,521
ЗАМЕНИТЬ, 188; 190
ЗНАЧЕН, 299
ИНДЕКС, 244; 251; 281;
298
КОДСИМВ, 181
КОРРЕЛ, 483
КПЕР, 259
ЛЕВСИМВ, 188
МАКС, 522
МЕСЯЦ, 522
МИН, 297; 522
МОДА, 224
НАИБОЛЬШИЙ, 233; 295;
635
НАИМЕНЬШИЙ, 233; 288
НАЙТИ, 189
ОБЩДОХОД, 258
ОБЩПЛАТ, 258
ОКРУГЛ, 301; 589
ОСПЛТ, 257
OCT AT, 301; 523
ПЕЧСИМВ, 186
ПЛТ, 257
ПОВТОР, 184; 185
ПОДСТАВИТЬ, 188; 190
ПОИСК, 189
ПОИСКПОЗ, 244; 298
ПРАВСИМВ, 188
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.
ИТОГИ, 412
ПРОПИСН, 187
ПРОПНАЧ, 187
ПРОСМОТР, 242
ПРПЛТ, 258
ПС, 259
ПСТР, 188,299
ПУО, 274
РАБДЕНЬ, 206
РАЗНДАТ, 206
РАНГ, 304
РУБЛЬ, 184
РЯД, 352
СЕГОДНЯ, 184; 202; 522
СЖПРОБЕЛЫ, 186; 193
СИМВОЛ, 181; 182
СМЕЩ, 303; 367
СОВПАД, 181
СРЗНАЧ, 296; 521
СТАВКА, 258
СТРОКА, 286; 302; 523
СТРОЧН, 187
СУММ, 231; 293
СУММЕСЛИ, 233; 294
СУММПРОИЗВ, 223
СЦЕПИТЬ, 182
СЧЁТЕСЛИ, 221; 225
СЧЁТЗ, 219; 303; 367
Предметный указатель
765

СЧИТАТЬПУСТОТЫ, 219
ТДАТА, 184
ТЕКСТ, 183
ТРАНСП,281;286
ЧАСТОТА, 227; 228
ЧИСЛСТОЛБ, 218
ЧИСТРАБДНИ, 205
ЧСТРОК, 218
Функция VBA
аргументы, 632
запуск, 631
отладка, 636
создание, 629
ц
Целевая ячейка, 468; 596
Циклическая ссылка, 168
косвенная, 170
преднамеренная, 170
ч
Числовые значения, 53
ш
Шаблон, 123; 124; 133
изменение параметров, 133
KHnra.xlt, 135
рабочей книги, 135
редактирование, 135
сохранение, 136
стандартного рабочего
листа, 133; 134
стандартной рабочей
книги, 133
числового формата, 494;
495
Шкалы осей, 347
Шрифт
стандартный, 109
э
Экранная форма, 638; 696
отображение, 646
процедуры обработки
событий, 648
Экспоненциальное
сглаживание, 479; 483
Экспорт
данных XML, 570
Экспортирование
в формат XML, 553
Элементы
управления, 44
управления диалоговых
окон, 44
Элементы управления, 609;
656
ActiveX, 657
вставка, 658
выключатель, 666
кнопка, 663
надпись, 663
переключатель, 664
поле, 666
поле со списком, 662
полоса прокрутки, 664
рисунок, 663
свойства, 645; 659
список, 663
счетчик, 665
флажок, 662
Я
Ярлычки листов, 36
Ячейка, 35; 36; 87
адрес, 36; 87
активная, 36
влияющая, 594
диапазон, 87
зависимая, 594
изменяемая, 460; 468
имя, 102
примечание, 105
целевая, 468
766
Предметный указатель

Научно-популярное издание
Джон Уокенбах
Excel 2003. Библия пользователя
Литературный редактор Т. П. Кайгородова
Верстка М.А. Удалое
Художественный редактор Е. П. Дынник
Корректоры З.В. Александрова, Л. А. Гордиенко,
О. В. Мишутина,Л.В. Пустовойтова
Издательский дом "Вильяме".
101509, Москва, ул. Лесная, д. 43, стр. 1.
Подписано в печать 09.09.2004. Формат 70Х100/1&
Гарнитура Times. Печать офсетная.
Усл. печ. л. 61,44. Уч.-изд. л. 45,0.
Тираж 3000 экз. Заказ № 496.
Отпечатано с диапозитивов в ФГУП "Печатный двор^
Министерства РФ по делам печати,
телерадиовещания и средств массовых коммуникаций.
197110, Санкт-Петербург, Чкаловский пр., 15.

Если Excel 2003 может это делать, значит, и вам это под силу...
Независимо от того, новичок вы или опытный пользователь, лучшего учителя,
чем Дж. Уокенбах (известный также как "М-р Электронная таблица"), вам не
найти. В книге обсуждается множество тем, которые могут вас заинтересовать:
от создания и использования простых формул, функций и диаграмм до анализа
данных, пользовательских числовых форматов, проверки данных и
программирования в Excel. Здесь представлены сотни полезных примеров,
упражнений, советов и приемов работы, которые в дальнейшем вы сможете
применить на практике, независимо от уровня вашей подготовки.
В книге вы найдете исчерпывающее описание Excel 2003
• Приемы работы с ячейками, строками, столбцами, диапазонами, рабочими
листами и книгами
• Визуализация числовых данных с помощью диаграмм, рисунков и других
графических объектов
• Создание формул для работы с текстом, поиска значений и выполнения
финансовых расчетов
• Анализ данных с использованием сводных таблиц и внешних баз данных
• Анализ данных с помощью сценариев "что-если", средств Подбор параметров,
Поиск решения и Пакет анализа
■ Использование средств XML для создания
отчетов, анализа, импортирования и
экспортирования данных
■ Условное форматирование, связывание и
консолидация данных из разных рабочих книг
• Использование Excel в рабочих группах
• Использование формата HTML в приложениях
для Internet
• Автоматизация работы в Excel с помощью
языка программирования VBA, создание
диалоговых окон и надстроек
Что можно найти на компакт-диске:
* Элеюронная книга Office 2003 Super Bible, которая состоит более чем из 500 страниц и посвящена средствам обмена
информацией между приложениями Microsoft Office
■ Множество программ, с помощью которых работа в Microsoft Office будет еще более эффективной
■ Электронная книга Excel 2003 Bible
• Простой в использовании интерфейс компакт-диска, с помощью которого можно быстро найти и установить все, что вам
необходимо
http://www.wiley.com/compbooks/officebibles2003 http://www.dlalektlka.com
Системные требования:
См.приложение Б
Уровень:
От начинающих до опытных пользователей
Категория:
Электронные таблицы