Автор: Уокенбах Дж.
Теги: компьютерные технологии переводная литература издательство диалектика офисные программы microsoft excel
ISBN: 978-5-8459-1711-9
Год: 2011
Текст
Microsoft
Excel* 2010
Библия
пользователя
Excel 2010
Bible
John Walkenbach
WILEY
Wiley Publishing, Inc.
Microsoft
Excel® 2010
Библия
пользователя
Джон Уокенбах
Х^диддаотикд
Москва • Санкт-Петербург • Киев
2011
ББК 32.973.26-018.2.75
У 62
УДК 681.3.07
Компьютерно6 издат®льство''ДИ^еКТИКа”
Зав. редакцией С.Н. Тригу
Перевод с английского и редакция Я.5. ^о/’онии»
У62
Уокенбах, Джон.
Microsoft Excel 2010. Библия пользователя. : Пер. с ан .
Вильямс”, 2011. — 912 с.: ил. — Парал. тит. ант .
— М. : ООО “ИД
ISBN 978-5-8459-1711-9 (рус.)
ББК 32.973.26-018.2.75
Все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками соответствую.
Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в какой бы то ни было
форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или механические, включая фотокопирование
и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения издательства 1 еу
Copyright © 2011 by Dialektika Computer Publishing.
Original English language edition Copyright © 2010 by Wiley Publishing, Inc., Indianapolis, Indiana.
All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This translation is published
by arrangement with Wiley Publishing, Inc.
Wiley, the Wiley logo, and related trade dress are trademarks or registered trademarks of John Wiley &Sons, Inc. and/or
its affiliates, in the Unital States and other countries, and may not be used without written permission. Excel is a registered
trademark of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their
respective owners. Wiley Publishing, Inc. is not associated with any product or vendor mentioned in this book. .
Научно-популярное издание
Джон Уокенбах
Microsoft Excel 2010. Библия пользователя
Литературный редактор
Верстка
Художественный редактор
Корректор
Е.П. Перестюк
О.В. Мишутина
В.Г. Павлютин
Л.А. Гордиенко
Подписано в печать 31.01.2011. Формат 70x100/16
Гарнитура Times. Печать офсетная
Усл. печ. л. 73,53. Уч.-изд. л. 48 2.
Тираж 2000 экз. Заказ № 25334
„ ПАП<^ТПеЧаТаН0 П0 Техн°™ CtP
TOW с™’пТР’ А' М
197110, Санкт-Петербург, Чкаловский пр., 15.
ООО “И. Д. Вильямс”, 127055 г Morv» г.
’ г' Москва, ул. Лесная, д. 43, стр. 1
ISBN 978-5-8459-1711-9 (рус.)
ISBN 978-0-470-47487-7 (англ.)
” 2011
© Компьютерное изд-во “Диалектика ,
перевод, оформление, макетировани
© by Wiley Publishing, Inc., 2010
Оглавление
Предисловие
ЧАСТЬ I. ВВОДНЫЙ КУРС
ГЛАВА 1. Знакомство с Excel
?' «В0Д ЯаННЫХ На ₽абочий лист " •» Редактирование
ГЛАВА 3. Основные операции с рабочим листом
ГЛАВА 4. Работа с диапазонами ячеек
ГЛАВА 5. Знакомство с таблицами Excel
ГЛАВА 6. Форматирование рабочих листов
ГЛАВА 7. Работа с файлами Excel
ГЛАВА 8. Работа с шаблонами
ГЛАВА 9. Печать результатов работы
ЧАСТЬ II. ФОРМУЛЫ И ФУНКЦИИ
ГЛАВА10. Основы формул и функций Excel
ГЛАВА 11. Работа с формулами, манипулирующими текстом
ГЛАВА 12. Работа с датами и временем
ГЛАВА 13. Формулы подсчета и суммирования
ГЛАВА 14. Формулы просмотра и поиска значений
ГЛАВА 15. Формулы и функции для финансовых расчетов
ГЛАВА 16. Основы формул массивов
ГЛАВА 17. Применение формул массивов
ЧАСТЬ III. СОЗДАНИЕ ДИАГРАММ И ИЗОБРАЖЕНИЙ
ГЛАВА 18. Основы построения диаграмм
ГЛАВА 19. Расширенные возможности построения диаграмм
ГЛАВА 20. Визуализация данных с помощью условного форматирования
ГЛАВА 21. Графика спарклайнов
ЛАВА 22. Работа с изображениями и рисунками
ЧАСТЬ IV. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ EXCEL
ГЛАВА 23. Настройка пользовательского интерфейса
АВА 24. Пользовательские числовые форматы
г А 25. Проверка данных
ВА 26. Структурирование рабочих листов
29
33
35
61
79
97
125
141
163
181
191
211
213
243
261
287
311
329
351
369
389
391
423
467
487
499
519
521
529
545
555
ГЛАВА 27. Связывание и консо
ГЛАВА 28. Excel и Интернет приложениями
ГЛАВА 29. Обмен данными с
ГЛАВА 30. Совместная работа
ГЛАВА 31. Защита вашей Раб0^ тах
ГЛАВА 32. Поиск ошибок на рабочих лист
ЧАСТЬ V. АНАЛИЗ ДАННЫХ данных
ГЛАВА 33. Получение данных из вн
ГЛАВА 34. Введение в сводные та6лиЦ“ аблиц
ГЛАВА 35. Анализ данных с помощью св^Н^Тв .^_если«
ГЛАВА 36. Анализ данных с помощью сцен р оешения
ГЛАВА 37. Анализ данных: подбор параметро
ГЛАВА 38. Использование пакета анализа
ЧАСТЬ VI. ПРОГРАММИРОВАНИЕ В EXCEL
ГЛАВА 39. Введение в язык Visual Basic
ГЛАВА 40. Функции VBA
ГЛАВА 41. Основы экранных форм
ГЛАВА 42. Элементы управления на рабочем листе
ГЛАВА 43. Обработка событий в Excel
ГЛАВА 44. Примеры программирования на VBA
ГЛАВА 45. Создание надстроек Excel
ЧАСТЬ VII. ПРИЛОЖЕНИЯ
ПРИЛОЖЕНИЕ А. Справочник по функциям Excel
SSe в л™ М0ЖН0 "ай™ на К0И"акт-Д"»е
nwSl?’?°Л0Лиительиые ИСТОТ""КИ информации
ПРИЛОЖЕНИЕ Г. Клавиатурные эквиваленты Excel
Предметный указатель
6
5бз
57g
589
601
609
621
645
647
665
685
713
727
745
757
759
783
795
815
829
841
855
865
867
883
893
899
905
Оглавле^е
Содержание
Об авторе
О техническом редакторе ^8
Предисловие 2д
Для кого написана эта книга
Версии программ 29
Соглашения, принятые в книге 29
Команды Excel 29
Имена файлов и вводимые данные тл
Названия клавиш 30
Функции 30
Соглашения относительно мыши 30
Что обозначают пиктограммы 31
Структура книги 31
Как пользоваться книгой 32
Содержимое компакт-диска 32
ЧАСТЬ I. ВВОДНЫЙ КУРС 33
ГЛАВА 1. Знакомство с Excel 33
Обзор возможностей Excel
Что нового в Excel 2010
Рабочая книга и рабочий лист
Перемещение по рабочему листу
Использование клавиатуры
Использование мыши
Ленты команд
Ленточные вкладки 44
Контекстные ленточные вкладки 44
Типы ленточных команд 46
Доступ к ленте команд с помощью клавиатуры
Использование контекстных меню 48
Настройка панели быстрого доступа 50
Работа с диалоговыми окнами 51
Перемещение по элементам диалогового окна 5 ।
Диалоговые окна с вкладками 52
Использование панели задач 53
Создание первого рабочего листа 53
Подготовка 54
Ввод названий месяцев
Ввод данных
Форматирование чисе,
Форматирование таолии
Суммирование значении
Создание диатраммы
Печать рабочего листа
Сохранение рабочей книги
ГЛАВА 2. Ввод данных на рабочий лист
их редактирование
1
Типы данных Excel
Числовые значения
Текст
Формулы
Ввод чисел и текста
Ввод значений дат и времени
Работа с датами
Работа с временными данными
Изменение содержимого ячейки
Удаление содержимого ячейки
Замена содержимого ячейки
Редактирование содержимого ячейки
Некоторые способы ввода данных
Форматирование числовых значений
Автоматическое форматирование чисел
Форматирование чисел с помощью ленточных команд
Форматирование чисел с использованием комбинаций клавиш
Форматирование чисел с помощью диалогового окна Формат ячеек
Числовые форматы, определяемые пользователем
54
55
56
57
57
58
58
61
61
61
62
62
63
65
65
65
66
66
66
67
68
73
74
74
75
75
77
ГЛАВА 3. Основные операции с рабочим листом
Операции с рабочими листами
Работа с окнами рабочих книг
Активизация рабочих листов 82
Добавление нового рабочего листа 83
Удаление листа из рабочей книги 83
Изменение имени рабочего листа 83
Изменение цвета ярлыков листов 84
Перемещение и копирование рабочего листа 84
Сокрытие и отображение рабочего листа 85
У правление внешним видом рабочего листа 87
Масштабирование рабочих листов 87
Просмотр листов в нескольких окнах 88
Сравнение рабочих листов 89
Разделение листа 89
Закрепление областей 90
Отслеживание значений с помощью п™, 92
Работа со строками и столбпамиМ°ЩЬЮ °КНЗ контРольн°го значения 93
Вставка строк и столбцов 9?
Удаление строк и столбцов 94
Сокрытие строк и столбцов 94
Изменение ширины столбцов и высоты строк 95
Содер^6
ГЛАВА 4. Работа с диапазонами ячеек
Ячейки и диапазоны
Выделение диапазонов
Выделение строк и столбцов целиком
Выбор несмежных диапазонов
Выделение диапазонов на разных листах
Специальные типы выделения
Поиск и выделение ячеек
Копирование и перемещение диапазонов
Копирование с помощью ленточных команд
Копирование с помощью команд контекстного меню
Копирование с помощью клавиатуры
Копирование и перемещение с помощью операции перетаскивания
Копирование в соседние ячейки
Копирование диапазона ячеек на другие листы
Использование буфера обмена Office
Специальная вставка
Использование диалогового окна Специальная вставка
Поименованные ячейки и диапазоны
Создание имен
Управление именами
Примечания к ячейкам
Форматирование примечаний
Изменение контура окна примечания
Чтение примечаний
Печать примечаний
Сокрытие и отображение примечаний
Выбор примечаний
Редактирование примечаний
Удаление примечаний
ГЛАВА 5. Знакомство с таблицами Excel
Что такое таблица Excel
Создание таблиц
Изменение внешнего вида таблицы
Работа с таблицами
Перемещение по таблице
Выделение частей таблицы
Вставка в таблицу новых строк и столбцов
Удаление строк и столбцов
Перемещение таблицы
Параметры стилей таблиц
Строка итогов таблицы
Удаление повторяющихся строк
Сортировка и фильтрация таблиц
Обратное преобразование таблицы в диапазон яч
ГЛАВА 6. Форматирование рабочих листов
Средства форматирования Excel
Инструменты форматирования
97
97
98
98
99
100
101
103
105
106
107
108
108
109
НО
110
111
ИЗ
116
116
119
120
121
122
123
123
123
124
124
124
125
125
128
129
131
131
131
132
133
133
133
134
135
136
139
141
141
142
на ленточной вкладке I лавная
Удержание
на мини-панелях И2
с ЮМОШь» р— 143 144
Форматирование рабочих ли 147
Выравнивание содержимого ячее 147
Г оризонтальное выравнивани 149
Вертикальное выравнивание ширине Перенос по словам и автоподбор нош Р 149 149
Объединение ячеек 150
Изменение ориентации текста 151
Изменение направления текста 151
Цвета и заливки 152
Границы и линии Добавление подложки в рабочий ли ~ 154 155
Использование поименованных стилен 156
Применение стилей 157
Изменение стиля 157
Создание новых стилей
Объединение стилей из разных рабочих книг 158 1 5е
Стили и шаблоны 1 Do 150
Темы документов 1 АП
Применение тем 1OU
Настройка тем 101
ГЛАВА 7. Работа с файлами Excel 163
Создание новой рабочей книги 163
Открытие существующей рабочей книги 164
Избранные ссылки 168
Отбор по типу файла 168
Выбор способа отображения файлов 168
Сохранение рабочих книг 169
Средство Автовосстановление 170
Восстановление версий текущей рабочей книги 170
Восстановление несохраненных результатов работы 170
Задание пароля 171
Организация файлов 172
Другие задаваемые свойства рабочих книг 174
Раздел Предупреждение безопасности 174
Раздел Режим совместимости 175
Раздел Разрешения 175
Раздел Подготовить к общему доступу Раздел Версии 1 / j 176
Закрытие рабочих книг 1II
Как избежать потери данных 177 177
Файловые форматы Excel 2010 1 / '
"°ТГ' Фа’ЛМ ‘ Ф°₽МаТ,Х ерсий Excel 179 180
ГЛАВА 8. Работа с шаблонами
Краткий обзор шаблонов 1 о 1
Просмотр шаблонов 181
Создание рабочих книг „„ 181 182 183
10 ' ~——
Содержа
Создание собственных шаблонов Стандартные шаблоны рабочей книги и рабочего листа Создание пользовательских шаблонов ГЛАВА 9. Печать результатов работы Быстрая печать документов Режимы просмотра рабочих книг Обычный режим просмотра Режим разметки страниц Страничный режим просмотра Задание параметров печатной страницы Выбор принтера Задание объекта для печати Изменение ориентации печатной страницы Задание размера бумаги Печать нескольких копий отчетов Задание размеров полей Управление разделителями страниц Печать заголовков строк и столбцов Масштабирование печатной страницы Печать сетки рабочего листа Печать заголовков строк и столбцов рабочего листа Печать фонового рисунка Создание колонтитулов Выбор предустановленных колонтитулов Коды элементов колонтитулов Другие параметры колонтитулов Копирование настроек страниц между рабочими листами Сокрытие ячеек перед печатью Сокрытие объектов перед печатью Создание представлений 184 185 188 191 191 193 193 194 194 196 197 197 199 199 199 199 200 201 202 202 204 204 204 205 205 206 206 207 208 208
ЧАСТЬ II. ФОРМУЛЫ И ФУНКЦИИ ГЛАВА 10. Основы формул и функций Excel Знакомство с формулами Операторы, используемые в формулах Порядок выполнения операторов Использование функций в формулах Ввод формул Ввод формул вручную Ввод формул путем указания Вставка имен в формулы Вставка функций в формулы Советы по вводу функций Редактирование формул Использование ссылок в формулах Абсолютные, относительные и смешанные ссылки Изменение типа ссылок ПИГТа Ссылки на ячейки за пределами текущего ра очего Использование формул в таблицах Итоговые вычисления в таблицах 211 213 213 214 215 217 219 221 221 222 223 225 225 226 226 228 228 229 230
... . . . 111 11,1 Содержание 11
Создание формул в таолина
Ссылки на табличные даннь
Исправление ошибок в формул
Циклические ссылки
Режимы вычислений
Использование имен в формулах
Присвоение имен константам
Присвоение имен формулам
Советы по работе с формулами _
Не используйте в формулах константы
Строка формул в качестве калькулятор
Получение точной копии формулы
Преобразование формул в значения
ГЛАВА 11. Работа с формулами, манипулирующими текстом
Несколько слов о тексте
Количество символов в ячейке
Текстовые функции
Определение типа содержимого ячейки
Коды символов
Определение идентичности текстовых строк
Объединение содержимого ячеек
Отображение форматированных числовых значений в виде текста
Отображение числовых значений в денежном формате в виде текста
Повторение текста
Создание текстовых гистограмм
Заполнение символами ячейки с числом
Удаление пробелов и непечатаемых символов
Подсчет символов в строке
Изменение регистра текста
Извлечение символов из текста
Замена текста
Поиск текста
Замена текста
Создание формул для работы с текстом
Подсчет количества определенных
Подсчет вхождений подстрок
Извлечение из полного пути имени файла
Извлечение первого слова из строки
Извлечение последнего слова из строки
Удаление обращений из имен
Подсчет количества слов
ГЛАВА 12. Работа с датами и впо
с . **и временем
Как Excel обрабатывает значения лат
Даты как порядковые чиста ” Времени
Ввод дат
23]
232
233
234
236
237
237
238
238
239
240
240
241
241
242
243
243
244
244
245
245
247
248
249
250
250
250
251
252
252
253
254
254
255
256
256
256
256
257
257
257
258
258
260
260
261
261
261
262
символов в тексте
в текст
Извлечение
Извлечение
Разделение
12
Содер*^е
Работа со значениями времени Ввод значений времени 264 А/г
Форматирование значений дат и времени 265
Проблемы, возникающие при работе с датами в Excel функции для работы с датами ZOO 267 269 270 270 271 272
Представление текущей даты Представление произвольных дат Создание последовательности дат Преобразование текстовой строки в дату
Вычисление количества дней между двумя датами 273
Вычисление количества рабочих дней между двумя датами Вычисление даты, отстоящей от указанной на заданное 273
количество рабочих дней 274
Вычисление количества лет между двумя датами 275
Вычисление возраста человека 276
Определение дня года 276
Определение дня недели 277
Определение даты прошедшего воскресенья 277
Определение первого дня недели после заданной даты 277
Определение заданного дня недели в месяце 277
Вычисление праздничных дней 278
Определение последнего дня месяца 279
Определение високосного года 279
Определение квартала года 280
Функции для работы со значениями времени 280
Представление текущего времени 280
Отображение значений времени 281
Вычисление разности между значениями времени 281
Суммирование значений времени 282
Преобразование значений времени в военный формат 284
Преобразование количества часов, минут и секунд в значение времени 284
Прибавление к значению времени часов, минут и секунд 285
Округление временных значений 285
Работа со значениями времени, не связанными
с конкретным временем суток
ГЛАВА 13. Формулы подсчета и суммирования
Подсчет и суммирование на рабочем листе
Подсчет общего количества ячеек в диапазоне
Подсчет пустых ячеек
Подсчет непустых ячеек
Подсчет количества ячеек с числовыми значениями
Подсчет ячеек, содержащих текст
Подсчет ячеек, не содержащих текст
Подсчет логических значений в диапазоне
Подсчет числа ошибок
Использование формул подсчета ..
Подсчет значений с помощью функции СЧЕТЕ
Подсчет ячеек с использованием нескольких критериев
Подсчет наиболее часто встречающихся значений
Подсчет текста
287
287
290
290
290
291
291
291
291
291
292
292
293
296
297
Удержание
13
Подсчет числа уникальных
Создание распределения ч
Основные методы сУммир0ВВ й диапазона
Суммирование всех значении диа
Суммирование с накоплением й
Суммирование п наибол^}1Я с одним критерием
Формулы условного суммиро кольКих Критериев
Условное суммирование на ос критериев
Суммирование привыполнении всех кри Р ~
ГЛАВА 14. Формулы просмотра и поиска зна
Основы формул просмотра и поиска
Функции просмотра и поиска
Создание формул для просмотра и поиска
Извлечение значений из столбцов таблицы
Извлечение значений из строк таблицы ПРОСМОТР
Извлечение значений из таблицы с помощью ФУ™* 52™°
Поиск значений с помощью функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
Использование формул поиска и просмотра
Поиск точного совпадения
Поиск в правом столбце
Сравнение с учетом регистра символов
Выбор значений из нескольких таблиц
Определение оценки за экзамен
Вычисление среднего балла
Извлечение данных на основе двух критериев
Извлечение данных на основе значений в двух столбцах
Определение адреса значения в диапазоне
Поиск ближайшего значения
ГЛАВА 15. Формулы и функции для финансовых расчетов
Временные значения денег
Вычисление параметров ссуды
п”вычРиХХ\^^^ параметров ссуды
Расчеты по кредитной карточке
1 рафик погашения ссуды
р
«нвеетад/ Ве’иТ”>Р"ым» платежами
6>ауивя„оич[>СТ1вди(1го
Расчет аморти""»^”’ "““'’““’««Me™ виадм
ГЛАВА 16. Основы формул иасс
Формулы массивов ,
*-РМУлы массивов ’-ек
Массивы констант льных ячеек
Р *°НСТаНТы в Леивах
Размерность массивов
298
298
303
304
304
305
306
308
309
311
311
312
313
314
315
316
317
319
319
320
321
322
323
323
324
325
326
327
329
329
330
331
333
334
335
337
340
341
341
346
347
351
<51
357
3.53
353
354
3.53
14
Содер^6
Создание одномерных горизонтальных массивов Создание одномерного вертикального массива Создание двухмерных массивов Именованные массивы констант Работа с формулами массивов Ввод формул массивов Выделение массива Редактирование формул массивов Расширение и сокращение диапазона, содержащего формулу массива Формулы массивов для диапазонов ячеек Создание массивов на основе значений ячеек диапазона Создание массива констант на основе значений диапазона ячеек Выполнение операций над массивами Применение функций к массивам Транспонирование массивов Формулы массивов для отдельных ячеек Подсчет количества символов в диапазоне Суммирование трех наименьших значений диапазона Подсчет количества ячеек, содержащих текст Исключение промежуточных формул Использование массивов вместо ссылок на диапазоны 355 355 355 356 357 357 358 358 359 360 360 360 361 362 362 364 364 364 365 366 367
ГЛАВА 17. Применение формул массивов Применение формул массивов в отдельных ячейках Суммирование значений диапазона, содержащего ошибки Подсчет количества ошибок в диапазоне Суммирование п наибольших значений из диапазона Вычисление среднего без учета нулевых значений Поиск заданного значения в диапазоне Определение количества различий в двух диапазонах Определение местоположения максимального значения в диапазоне Определение местоположения n-го вхождения значения в диапазоне Поиск самой длинной текстовой строки в диапазоне Проверка ячеек диапазона на допустимость значений Суммирование цифр целого числа Суммирование округленных значений Суммирование п-х значений в диапазоне Удаление из строки нечисловых символов Поиск значения, ближайшего к заданному Поиск последнего значения в столбце Поиск последнего значения в строке Ранжирование данных Применение формул массивов для диапазонов ячеек Извлечение положительных значений из диапазона Извлечение непустых ячеек из диапазона Обращение порядка ячеек диапазона Динамическая сортировка диапазона значений Создание списка уникальных значений диапазона Создание календаря 369 369 370 371 371 371 372 373 374 375 375 375 376 377 378 379 379 380 381 381 382 382 383 384 384 384 386
С°Дер*ание
IS
^ИИЗОБРА#0^ ЧАСТЫП. СОЗДАНИЕ^ уграми ГЛАВА 18. Основ» nocw 389 391 391 392 393
чтат1коеда»гР"“адаапя««»н« Как Excel рабо амМы лтпельном листе Внеяренн Г*г«положенная на °^ЛЬ диаграмма, ра сп^^”“дастр*ав" 394
396 396
396 397 397
в5«п«да»^" „„р,мм 399 399 400 400 401
Настройка диагРаМЬ’ диаГрамм Изменение размеров Д Р 401 402
Перемещение диаграмм 402
Копирование диаграмм 402
г=:=-=-~ Форматирование элементов диаграммь 402 403 404 404
Печать диаграмм
Типы диаграмм Excel 4Ш Л (VI
Выбор типа диаграммы 4Ш
Гистограммы 422
Продолжение следует... 423
ГЛАВА 19. Расширенные возможности построения диаграмм 423
Выделение элементов диаграммы 424
Выделение с помощью мыши 425
Выделение с помощью клавиатуры 425
Выделение с помощью списка Элементы диаграммы 427
Средства Excel для настройки элементов диаграммы 427
Использование диалогового окна Формат 427
Использование ленточных вкладок и мини-панелей 428
Использование ленточных вкладок и мини-панелей л98
Настройка области диаграммы Л10
Настройка области построения диаграммы Заголовки диаграммы 431
Легенда диаграммы 431
Линии сетки 433
Настройка осей 43^
Опции осей значений 434
Опции оси категорий 43«
Работа с рядами данных 441
Удаление ряда данных 441
Добавление нового ряда данных на диагпамх Изменение ряда данных диаП>амму 442 443
Добавление подписей данных 445
Обработка пропущенных данных 44b
Добавление планок погрешностей 447
Добавление линии тренда 44g
Изменение объемных диаграмм 449
Построение комбинированных диаграмм 452
Отображение таблицы данных
Создание шаблонов диаграмм 454
Секреты построения диаграмм
Применение в диаграммах графических объектов 456
Градусники 457
Процентная диаграмма 4^р
Гистограмма с условными цветами столбцов 459
Сравнительные гистограммы 46J
Диаграмма Г анта 462
Создание графиков математических функций одной переменной 463
Создание графиков математических функций двух переменных 464
ГЛАВА 20. Визуализация данных с помощью условного форматирования 467
Условное форматирование 467
Задание условного форматирования 469
Задание параметров форматирования 470
Создание собственных правил 471
Условные форматы с использованием графических элементов 472
Условный формат с применением гистограмм 472
Условный формат с применением цветовых шкал 475
Условный формат с применением наборов значков 477
Создание правил условного форматирования на основе формул 480
Относительные и абсолютные ссылки в формулах условного форматирования 481
Примеры условного форматирования, основанного на формулах 482
Работа с условными форматами 484
Управление правилами условного форматирования 484
Копирование ячеек, содержащих условное форматирование 485
Удаление условного форматирования 485
Выделение ячеек с условным форматированием 485
ГЛАВА 21. Графика спарклайнов *87
Типы инфолиний
Создание инфолиний
Настройка инфолиний
Изменение размеров ячеек с инфолиниями
Обработка скрытых или отсутствующих данных
Смена типа инфолинии ~
Изменение цвета и ширины инфолиний
Выделение определенных аспектов данных ~ _
Настройка масштабирования осей инфолиний
Имитация линии ссылки 49^
Задание оси дат „ 496
Автоматическое обновление инфолиний
Отображение инфолиний для динамического диапазона
ГЛАВА 22. Работа с изображениями и рисунками 499
rh 499
ФигУРы 499
Вставка фигур
С°^Р*анИе
17
Добавление текста в фигуру
Форматирование фигур
Группировка объектов
Выравнивание объектов
Изменение и перерисовка фигур
Печать объектов
Использование SmartArt
Вставка SmartArt
Настройка диагра.мм SmartArt
Изменение макета диаграмм SmartArt
Изменение стиля диаграмм SmartArt
Еще о SmartArt
Использование WordArt
Работа с другими типами графических объектов
Несколько слов о графических файлах
Использование панели Картинка
Импортирование графических файлов
Вставка скриншотов
Добавление подложки рабочего листа
Работа с редактором формул
502
503
504
504
505
506
507
507
508
509
509
511
511
512
513
513
514
515
517
517
ЧАСТЬ IV. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ EXCEL 519
глава 23. Настройка пользовательского интерфейса
Настройка панели быстрого доступа
Другие действия с панелью быстрого доступа
Настройка ленты
Зачем настраивать ленту?
Что поддается настройке
Каким образом осуществляется настройка ленты
ГЛАВА 24. Пользовательские числовые форматы
Числовые форматы
Автоматическое форматирование чисел
Форматирование чисел с помощью ленточных команд
Форматирование чисел с использованием комбинаций клавиш
Форматирование чисел с помощью диалогового окна Формат ячеек
Создание новых числовых форматов
Шаблон числового формата
Коды пользовательских числовых форматов
Примеры числовых форматов
Масштабирование значений
Отображение незначащих нулей
Отображение дробей
Отображение знака •'минус" справа от числа
Форматирование дат и времени
Отображение текста и чисел
Подавление ввода данных определенна
521
521
522
522
525
526
526
526
527
529
529
530
530
531
532
533
535
535
537
537
540
541
541
542
542
543
543
ГЛАВА 25. Проверка данных
Средство проверки данных
Определение критерия проверки
Типы проверяемых данных
Создание раскрывающегося списка
Проверка данных с использованием формул
Тип ссылок на ячейки в формулах для проверки данных
Примеры формул для проверки данных
Ввод только текста
Ввод значений, больших, чем в предыдущей ячейке
Ввод только уникальных значений
Ввод текста, начинающегося с определенного символа
Ввод дат по дню недели
Ввод только значений, не превышающих суммы
Создание зависимого списка
ГЛАВА 26. Структурирование рабочих листов
Что такое структура рабочего листа
Создание структуры
Подготовка данных
Автоматическое создание структуры
Создание структуры вручную
Работа со структурами
Отображение уровней
Добавление данных к структуре
Удаление структуры
Сокрытие символов структуры
ГЛАВА 27. Связывание и консолидация данных
Связывание рабочих книг
Создание формул с внешними ссылками
Синтаксис формул с внешними ссылками
Создание формулы со ссылками путем указания
Вставка связей
Работа с формулами, содержащими внешние ссылки
Создание связей с несохраненными рабочими книгами
Открытие рабочей книги, содержащей формулы с внешними ссылками
Запрос на обновление связей
Обновление связей
Изменение ссылки
Разрыв связей
Проблемы при работе с формулами, содержащими внешние ссылки
Переименование или перемещение исходной рабочей книги
Использование команды Сохранить как
Изменения в исходной рабочей книге
Промежуточные связи
Консолидация рабочих листов
Консолидация с помощью формул
Консолидация с помощью диалогового окна Специальная вставка
Использование команды Консолидация
держание
545
545
546
547
549
550
550
551
552
552
552
552
553
553
553
555
555
558
558
559
560
561
561
561
562
562
563
563
564
564
565
565
566
566
566
567
568
569
569
569
569
570
570
571
571
572
573
19
ГЛАВА 28. Excel и Интернет
Как Excel работает c HTML
О веб-форматах
Создание HTML-файла
Создание отдельного файла веб-стра
Открытие HTML-файлов
Гиперссылки
Вставка гиперссылок
Использование гиперссылок
Использование веб-запросов
Дополнительные возможности работы с Интернетом
ГЛАВА 29. Обмен данными с другими приложениями
Копирование и вставка данных
Копирование данных из Excel в Word
Вставка статических данных
Вставка со связью
Внедрение объектов на рабочий лист Excel
Внедрение на рабочий лист Excel документов Word
Внедрение других типов документов
Внедрение объектов Excel в документ Word
Внедрение объектов Excel в документ Word с помощью копирования
Внедрение в Word существующего объекта Excel
Создание в Word нового объекта Excel
579
57g
57g
58]
581
582
583
583
584
585
587
589
58g
591
591
594
595
596
596
597
597
598
598
ГЛАВА 30. Совместная работа в Excel 601
Использование Excel в сети
Ограничение доступа к файлам 601
Общий доступ к рабочим книгам 603
Рабочие книги для совместного использования 603
Разрешение на общий доступ к рабочей книге 604
Дополнительные параметры для общих книг 605
Отслеживание исправлений в рабочей книге 606
Контроль исправлений 607
Просмотр исправлений 608
ГЛАВА 31. Защита вашей работы
Типы защиты
Зашита рабочего листа
Заблокированные и незаблокированные ячейки
Опции защиты рабочего листа
Разрешение на изменение диапазонов
Зашита рабочей книги
Защита паролем открытия рабочей книги
Зашита структуры рабочей книги
Защита окон рабочей книги
Защита кода VBA
Дополнительные темы
Сохранение рабочих книг в формате PDF
“Окончательная” рабочая книга
Средство Инспектор документов
Использование цифровой подписи
20
609
609
6Ю
610
612
612
613
613
614
615
615
616
616
617
617
617
Садер*аН*
Получение цифрового идентификатора Подпись книги 618 618
ГЛАВА 32. Поиск ошибок на рабочих листах Поиск и исправление ошибок в формулах Несоответствие скобок Ячейки заполнены символами решетки Пустые ячейки Избыточные символы пробела Формулы, возвращающие значения ошибок Ошибки в ссылках Приоритет операторов Что делать, если формулы не вычисляются Действительные и отображаемые значения Числа с плавающей запятой Ошибки, связанные с внешними ссылками Средства проверки Excel Выделение ячеек определенного типа Просмотр формул Отслеживание связей между ячейками Отслеживание ошибочных значений Циклические ссылки Фоновая проверка ошибок Вычисление формул Средства поиска и замены Поиск информации Замена информации Поиск формата Проверка орфографии Использование автозамены 621 621 622 623 623 624 624 628 628 629 629 629 630 631 631 632 632 635 635 635 637 638 638 639 640 641 642
ЧАСТЬ V. АНАЛИЗ ДАННЫХ 645
ГЛАВА 33. Получение данных из внешних файлов баз данных Файлы внешних баз данных Импортирование таблиц баз данных Access Пример извлечения данных с помощью запроса Файл базы данных Задача Выбор источника данных Работа с внешними данными Установка свойств диапазона внешних данных Обновление запроса Удаление запроса Изменение запроса Создание расширенных запросов Создание запроса вручную Использование нескольких таблиц азы дд™ внешних баз данных Добавление и редактирование записей в таблицах внеш Форматирование данных Дополнительная информация о Microso t Quen 647 647 649 650 651 651 652 658 658 659 660 660 660 660 662 663 663 663
Содержание 21
ГЛАВА 34. Введение в сводные та
Что такое сводная ы
Пример сводной тасводнь1хтаблйЦ
Отбор данных для
Создание сводных таблш.( данных
Определение местон ° свОднои табл
Определение местоположения
Макет сводной таблиц; бдицЫ
Форматирование свод и
Модификация сводной
Примеры сводных таблиц
Вопрос 1
Вопрос 2
Вопрос 3
Вопрос 4
Вопрос 5
Вопрос 6
Вопрос 7
Что дальше
ГЛАВА 35. Анализ данных с помощью сводных таблиц
Работа с нечисловыми данными
Группирование элементов сводной таблицы
Пример группирования вручную
Автоматическое группирование
Создание распределения частот
Создание вычисляемого поля и вычисляемого элемента
Создание вычисляемого поля
Вставка вычисляемого элемента
Фильтрация сводных таблиц с помощью срезов
Ссылки на ячейки сводной таблицы
Создание сводных диаграмм
Пример сводной диаграммы
Еще о сводных диаграммах
Примеры сводных таблиц
Отчет сводной таблицы
ГЛАВА 36. Анализ данных с помощью сценариев "что-если”
Пример анализа “что-если”
Типы анализа “что-если”
Х1Аи7ХТд?нХ^сли’’вручную
Диспетчер сценариев Д У я ВХ0Дами
Определение сценариев
Отображение сценариев
Изменение сценария
Объединение сценариев
Создание отчета па а
,чета по сценарию
665
66S
ббб
668
669
670
671
672
674
676
678
678
679
680
680
681
682
683
683
685
685
687
687
689
692
693
695
697
700
702
704
704
707
707
710
713
713
715
715
715
716
718
721
722
724
725
725
726
ГЛАВА 37. Анализ данных, подбор параметров и поиск решения 727
Средства подбора параметров и поиска решения 727
Подбор параметра 728
Пример подбора параметра 728
О процедуре подбора параметра 729
Поиск решения 730
Характерные задачи поиска решения 730
Простой пример поиска решения 731
Параметры процедуры поиска решения 734
Примеры поиска решений 737
Решение системы линейных алгебраических уравнений 737
Минимизация расходов на перевозку 738
Распределение ресурсов 741
Портфель ценных бумаг 742
ГЛАВА 38. Использование пакета анализа 745
Обзор пакета анализа 745
Установка пакета анализа 746
Использование инструментов пакета анализа 746
Инструменты пакета анализа 747
Дисперсионный анализ 747
Корреляционный анализ 748
Ковариационный анализ 749
Описательная статистика 749
Экспоненциальное сглаживание 750
F-тест (для сравнения дисперсий) 750
Анализ Фурье Г истограмма 750 750
Скользящее среднее /52
Генерация случайных чисел 1^2, 7^4
Ранг и персентиль 754
Регрессия 755
Выборка 755
t-тест 756
Двухвыборочный z-тест для средних
ЧАСТЬ VI. ПРОГРАММИРОВАНИЕ В EXCEL 757
ГЛАВА 39. Введение в язык Visual Basic 759 759
Введение в макросы VBA 760
Ленточная вкладка Разработчик 761
Безопасность макросов 762
Сохранение рабочих книг, содержащих макросы 762
Два типа VBA-макросов 762
Подпрограммы VBA 764
Функции VBA 765
Создание VBA-макросов 765
Запись макросов 770
Подробности о записи VBA-макросов vra 771
Дополнительные сведения о записи макросов 773
Написание кода VBA 782
Дополнительные сведения
ание
24
ГЛАВА 40. Функции VBA
Понятие функций VBA
Вводный пример _ и
Создание новой фУ иИ на рабочем
Использование функи«
Анализ новой фун
Процедуры-фУнкииИ„
Выполнение функции едуры ста
Вызов функции из ДРУ Р ш рабочег
Использование функции
Аргументы функций нтов
Пример функции без ар У Том
Пример ФУНКЦИИ с °^ии с одним аргументом
Еще один пример функци ами
Пример функции с двумя р иапазОнами
Пример функции с аргументам Д
Отладка функций
Вставка новых функций
Дополнительные сведения
ГЛАВА 41. Основы экранных форм
Зачем создавать новые диалоговые окна
Альтернатива экранным формам
Окна ввода
Функция VBA MsgBox
Создание пользовательских диалоговых окон
Работа с экранными формами
Вставка элементов управления в экранную форму
Изменение свойств элементов управления
Обработка событий
Отображение экранных форм
Пример создания экранной формы
Создание диалогового окна
Тестирование
На™сание процедур обработки событий
Еще один пример создания диалогового от
Создание диалогового окна
^Рование диалогового окна
Лимните.,Иые с'"’?'1'"10'’" л'Р«ада
Приме "а Рабочем лист
листе 6
783
’«з
783
784
784
785
785
78б
78б
78?
78?
788
788
789
790
790
791
792
793
795
795
796
796
797
800
800
801
802
803
804
804
804
805
806
807
807
809
809
811
811
812
812
812
812
812
81б
81-5
818
8I8
8I8
Содер^
Настройка свойств элементов управления Некоторые свойства элементов управления Связь элементов управления с ячейками рабочего листа Создание макросов для элементов управления Обзор элементов управления ActiveX Флажок Поле со списком Кнопка Изображение Подпись Списки Переключатели Полоса прокрутки Счетчик Поле Выключатель 818 819 820 821 822 822 823 824 824 824 824 825 825 826 827 828
ГЛАВА 43. Обработка событий в Excel События Excel Создание процедуры обработки событий События уровня рабочей книги Использование события Open Использование события SheetActivate Использование события NewSheet Использование события BeforeSave Использование события BeforeClose События рабочего листа Использование события Change Отслеживание изменений в отдельном диапазоне ячеек Использование события SelectionChange Использование события BeforeRightClick События, не связанные с объектами Использование события OnTime Использование события ОпКеу 829 829 830 831 832 833 834 834 834 835 835 836 837 838 838 838 839
ГЛАВА 44. Примеры программирования на VBA Работа с диапазонами Копирование диапазона Копирование диапазона с произвольным числом строк и стол цов Выборка до конца строки или до конца столбца Выборка всей строки или всего столбца Перемещение диапазона Циклические операции над диапазоном Выборка содержимого ячейки Определение типа выделенных ячеек Определение несмежных диапазонов Подсчет количества выделенных ячеек Работа с книгами Excel Сохранение рабочих книг Сохранение и закрытие рабочих книг Работа с диаграммами Изменение типа диаграммы ^ржание 841 841 842 843 844 844 844 845 846 847 847 848 848 849 849 849 850 25
Изменение свойств диатра»..-
Форматирование диаграммы
оветы по ускорению работы программ VBA
Отключение функции обновления жрана
Отключение предупреждающих сообщений
Упрощение ссылок на объекты
Объявление типов переменных
ГЛАВА 45. Создание надстроек Excel
Что такое надстройка
^бота с надстройками
/’ем создааать надстройки
^оздание надстройки
п₽имер надстройки
Надстройка рабочей книги
Добаю,РнаНИе Раб°Чей К!№ги
Добавление описания
^Щита надстройки
надстройки
85(j
850
851
851
851
852
852
855
855
856
857
858
859
860
862
862
862
863
,863
864
ЧАСТЬ VII. ПРИЛОЖЕНИЯ 865
ПРИЛОЖЕНИЕ А. Справочник по функциям Excel 867
ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Что можно найти на компакт-диске
Системные требования
Использование компакт-диска
Содержимое компакт-диска
Прикладные программы (папка Software)
Электронная книга Excel 2010 Bible
Файлы примеров
Возможные проблемы
ПРИЛОЖЕНИЕ В. Дополнительные источники информации
Справочная система Excel
Техническая поддержка Microsoft
Возможности технической поддержки
База знаний Microsoft
Официальная страница Excel
Средства Microsoft Office в Интернете
Группы новостей в Интернете
Доступ к группам новостей с помощью специального
программного обеспечения
Группы новостей по электронным таблицам
Поиск в группах новостей
Веб-узлы
ПРИЛОЖЕНИЕ Г. Клавиатурные эквиваленты Excel
Предметный указатель
883
883
883
884
884
884
884
892
893
893
894
894
894
894
894
895
895
895
896
89?
809
905
Эта книга посвящается Вормпикеру (Wormpicker), джентльмену, ученому,
который когда-нибудь станет прекрасным скрипачом.
Об авторе ^,г мипронным та6л
UU оо ur мЯДее«« «* * Аризоне среда ™та„х кап,'
ДЖИ УокЫМ - ’’Тьерами. О» ««"«‘ ® которые запасу обращаются . g
многие из «.горох ^„„ых 2»""1* информацию о „ем ж
гремучих змеи, рыс=»^ м йдако. Дои
ство, услышав его искрометну
шие могут найти в Интернете.
О техническом рВД обработки данных в далеком 1967 г0-
Ник Оттен (Niek Otten) впервые завеяв Рдазна—ся с программой VisiCalc и с Тех
ду, работая в страховой —^лицами. Его первое знакомство с Excel (ЭТо
пор был “приговорен” к работе сНачиная с 2005 года, Ник
была версия 1!) произошло в 1985 году на Ехсе1 в новостей и форумах
перестал работать по найму. Он отвечает ^батывает программное обеспечение, связан-
Г““ТехТХе«Х»^ Начи"ая с 2001 гоя
юдтия ж,а кмии-Ваши 1Ш"
чания и предложения помогли усовершенствовать это издание книги.
Предисловие
от души благодарим читателя за покупку книги Ех«/ 2010. Еиб,ия И ее-
ли вы только начинаете изучать Excel, то будете понятно vtUD„» ользо^теля.
и быстро можно освоить работу в Excel 2010. Удивлены, насколько просто
Моя цель при написании этой книги заключалась в том, чтобы поделиться с вами свои-
ми знаниями об Excel и научить вас работать более эффективно. Книга содержит все, что
необходимо для изучения основ Excel и дальнейшей самостоятельной работы с этим про-
граммным продуктом. Вы найдете много полезных примеров, советов и приемов которые
в дальнейшем сможете применить на практике.
Для кого написана эта книга
Серия книг Библия пользователя... (Bible...) издательства Wiley Publishing предназначена
для начинающих, опытных и профессиональных пользователей. В этой книге описаны все
основные компоненты Excel и приведены практические примеры, которые вы можете ис-
пользовать при решении своих задач.
В этой книге мы постарались сбалансировать объем основного материала, необходимого
каждому пользователю Excel, с более сложными темами, которыми наверняка заинтересуются
опытные пользователи. Электронные таблицы мы используем в своей работе уже более 20 лет и
на своем опыте можем утверждать, что всегда найдется что-то, чего мы не знаем и что следует
изучить. Наша цель — сделать процесс изучения простым и приносящим удовлетворение.
Версии программ
Эта книга посвящена Excel 2010 для Windows. Материал, изложенный в книге, подходит
также и для Excel 2010. Но если вы продолжаете работать с более старой версией Excel, то,
я надеюсь, вы быстро отложите эту книгу и найдете другую, более подходящую для вашей
версии Excel. Изменения в Excel 2007 столь значительны, что вы. вероятно, не сможете
приложить” эту книгу к другим версиям Excel.
Соглашения, принятые в книге
Уделите минуту внимания для того, чтобы просмотреть этот раздел и изучить некоторые
типографские соглашения, принятые в данной книге.
Команды Excel
Версия Excel 2010 (как и Excel 2007) имеет новый фирменный те™ Гм^ню^ Exte'lToVo
вЗДольХ™ СТандартные для WindoWS'npHno*ec7cTeMM? Слова (такие, как Главная/вставка.
Размер™ контекс™°-зависимая ленточная сист . й а программы (на
с13метка страницы и т.д.). которые располагаются в верхней на >
ют вкладки. Щелкнув на слове Пп
теперь преДставЛД,паЯ команды выбранной вкладки
месте бывшей строки меню)^ леНта, содер* ^ли ниже) с пиктограммой, поСле
ляющем вкладку, разви°Р оТображаю1Цееся рядом (в труппы, и каждая
команда имеет названи , Р команда. Команд лентЫ. груП1|а
на которой выпоЛНЯет“нД^ которое отображает указывать название вклада
имеет собственное наз ’ команд я снач _ для указания команды J 3аТе*<
По умолчанию "Рй "®aHHe команды. Напрй^ет записана так: Ко^
название группы и, наконец, № команду, которая будет
дарует «ок дзиие.« стртировка
Данные^Сортировка и Ф® Р „ итерфейсе а главе 1.
Значительно больше я расскажу
Имена файлов и вводимые данные
то, ™.««,«о—'
—мы—п₽— » -
следующую формулу:
="Имя раздела; " &ВПР(Имя_раздела,Список,2)
Названия клавиш
Все названия клавиш заключаются в угловые скобки (о). Когда две клавиши должны
быть нажаты одновременно, они объединяются знаком “плюс”; например, для копирован®
содержимого выбранной ячейки следует нажать комбинацию клавиш <А11+С>. Ниже приве-
дены названия клавиш, которые используются в этой книге.
<А1г> <J-> <Num Lock> <_»
<Backspace> <End> <Scroll Lock> <Caps Lock>
<Home> <PgDn> <Shift> <Ctrl>
<Insert> <PgUp> <Tab> <Delete>
«-> <T>
Четыре клавиши, обозначенные стрелками, еще известны как навигационные клавиши.
Функции
Встроенные функции рабочего
“Введите формулу сумм в ячейку С20’’СТа ПИШУТСЯ прописными буквами, напримеР
Соглашения относительно мыши
H"«"P»««b,„PWMU.KoropuemMm МШИ
Указатель мыши Мал МЬ1Ши и используются в данной книге.
нХ^оомХ ВЫ изображение, которое перемешаете’1,0
нХе^ХТ ВЫ Йереме1Чае'гесь,вНоп^Ка3аТеЛЬ МЫШИ ~ ™ -реЛКа' Н° в^
Указат п ые Действия. Ределенные области на экране ИДИ
Ка3аТЬ Переместить МЫШь
__ п°местить ее указатель на некоторый элеМе
30
Щелкнуть. Один раз нажать и сразу же отпустить v
f 3 лхь ишустить левую кнопку мыши
Щелкнуть правой кнопкой мыши. Нажать и
мыши, которая используется в Excel для вызпк Р У Жв отпустить пРавУю кнопку
К выделенному объекту ВЫЗ°Ва коте1™о меню, относящегося
. Дважды щелкнуть. Дважды быстро нажать и сразу же отпустить левую кнопку мыши.
Перетащить. Нажать левую кнопку мыши и удерживать ее в этом положении при пе-
ремещении мыши. Операция перетаскивания часто используется для выбора диапазо-
на ячеек или изменения размера объекта.
Что обозначают пиктограммы
На полях книги вы увидите специальные пиктограммы. Они предназначены для того
чтобы обратить ваше внимание на особо важные моменты; кроме того, они могут бьггь адре-
сованы отдельным группам читателей.
'На заметку
Совет
Внимание!
Отмечается что-то очень важное, стоящее вашего внимания. Может подсказать вам идею, позво-
ляющую легко решить задачу или облегчить понимание последующего материала.
Предполагается более эффективный способ выполнения задания, который может быть не столь
очевидным.
Используется в случае, если какое-либо описываемое действие может вызвать определенные
проблемы. Поэтому будьте внимательны!
Дополнительная Сообщается, что дополнительную информацию по обсуждаемой теме можно найти в другом мес-
информация те данной книги.
На CD-ROM
Указывается, что файл, содержащий обсуждаемый пример, можно найти на компакт-диске, при-
лагаемом к книге.
Описаны новые возможности, которые появились в Excel 2010.
Новинка
Структура книги
Данная книга состоит из семи частей и четырех
приложений, оформленных в виде от-
дельной части книги. - чсти описывают основные понятия и
Часть I. Вводный курс. Девять глав ^^мы все пользователи электронных таблад
приемы работы в Excel, с которыми должны ь _ и опЫТНые пользовател
Новичкам обязательно следует изучить матери
няка найдут для себя что-то новое. _____— - ----- “
Предисловие
31
Часть П. W’"' В ГЛСХ,У»"«”ИоТо1°? «Ч
- с »’—С
условной «и л „юности Excel. опытные пользователя °РЬц
” н " '<
обычно считаются боли “°* „м анализа данных. НехоТОрь|(,
здесь много оолезяо» ««^“^„аек- всех уровней-
Часть V. Анализ »“““ „„ересям «я. для тех, кто хочет настрой „
метолы “данм"раб01Ы с экр*5
Basic for A₽Pllcatl0"S событиями. ^пепжится справочный материал По „
формами, надстройкам приложениях сод Р тмпакт-лиска ппио ®Сем
Ф Часть VII. Приложения. В прш>’ мого к книге компакт диска, приведень
функциям Excel, описано содержимое ^и^№атурных команд Excel,
волнительные источники сведении по вх
Как пользоваться книгой
к™, не обязано чмап от начала « яо= Скорее, зто справочник, к котороч
можно обратиться в одной из описанных ниже ситуаци .
> Вы попали в затруднительное положение, пытаясь что-либо сделать.
Вам нужно сделать что-то, чего вы никогда раньше не делали.
У вас есть немного свободного времени и вы хотите узнать что-то новое об Excel.
Обратите внимание на то, что каждая глава, как правило, посвящена одной большой теме. Ес-
ли вы только начинаете работать с Excel, рекомендуем прочитать первые главы, чтобы получил
основное представление об электронных таблицах, а затем поэкспериментировать по своему ус-
мотрению. Ознакомившись с Excel, можете обратиться к тем главам, которые вас больше всего
интересуют. Однако некоторые пользователи предпочитают читать главы по порядку.
Не расстраивайтесь, если какой-то материал покажется вам непонятным. Большинство
пользователей отлично справляются со своей работой, используя лишь небольшой процент
ооших возможностей Excel. Фактически здесь действует правило 80/20, т.е. 80% пользовате-
пита ХСе применя*2 только 20% всего того, что заложено в программе. Но, как вы сами убе-
дитесь. даже эти 20% раскроют перед вами широчайшие возможности.
Содержимое компакт-диска
саны на прилагаемом к книге компак^л™0 ПрИМеров- Раб°чие книги Excel этих примеров загШ
дельным главам книги. В приложении Б НИ ^поРя^очень1 по папкам, соответствуюШиМ
На компакт-диске также содепжитгаИВСДеН П0ЛНЬ[Й список всех файлов рабочих книг,
языке. Она записана в формате £ И п ЭЛеКТронная версия данной книги на ангЛИ**с*
"““а нужно» темь, " ЛИ™У весьма уд„6на не только чтен»я, *>"
ПреД^
32
ВВОДНЫЙ курс
ЧАСТЬ
В этой части даются базовые знания об Excel и показа-
но, как эффективно работать с этой программой. Ес-
ли вы новичок в Excel, то обязательно изучите материал,
представленный в этой части. Если же вы ранее работали
с Excel (или с какой-нибудь другой программой электронных
таблиц), можете просто бегло просмотреть материал этой
части. Но даже в этом случае вы найдете здесь несколько со-
ветов и приемов, которые сделают вашу работу с электрон-
ными таблицами более простой и эффективной.
1
В этой части...
Глава 1
Знакомство с Excel
Глава 2
Ввод данных на рабочий лист
и их редактирование
Глава 3
Основные операции с
рабочим листом
Глава 4
Работа с диапазонами ячеек
Глава 5
Знакомство с таблицами
Excel
Глава 6
Форматирование рабочих
листов
Глава 7
Работа с файлами Excel
Глава 8
Работа с шаблонами
Глава 9
Печать результатов работы
Знакомство с Excel
ГЛАВА
Н) этой главе описаны основные возможности Е
1*=^ Даже если вы знакомы с предыдущими версиями Excel
обязательно прочитайте эту главу. Вы найдете, что Excel 2010
своим возможностям и интерфейсу очень похожа на Excel эгхп
Но как Excel 2010, так и Excel 2007 очень сильно отличаются от
предыдущих версий.
Обзор возможностей Excel
Как вы, вероятно, знаете, Excel — это программа, которая
относится к категории электронных таблиц и является частью
пакета Microsoft Office. Кроме нее существует еще несколько
подобных программ, но, безусловно, Excel — наиболее попу-
лярная из них, и можно сказать, что она является стандартом
электронных таблиц.
Одним из основных достоинств Excel является ее универ-
сальность. Конечно же, в Excel наиболее развиты средства
для выполнения различных вычислений над числами. Но ее
можно применять и для решения множества других задач, не
относящихся к числовым. Вот только несколько из возмож-
ных применений Excel.
Решение числовых задач, требующих больших вы-
числений. Создание отчетов, анализ результатов ис-
следований, а также применение всевозможных мето-
дов финансового анализа.
1
В этой главе...
Обзор возможностей Excel
Что нового в Excel 2010
Рабочая книга
и рабочий лист
Перемещение
по рабочему листу
Ленты команд
Использование
контекстных меню
Настройка панели
быстрого доступа
Работа с диалоговыми
окнами
Использование
панели задач
Создание первого
рабочего листа
Создание диаграмм. Excel содержит средства для соз-
дания различных типов диаграмм, а также предостав-
ляет широкие возможности по их настройке.
Организация списков. Excel позволяет эффективно
создавать и использовать структурированные таблицы,
в столбцах которых находятся однотипные данные.
Доступ к данным других типов. Возможность им-
портирования данных из множества различных источ
ников.
® Создание рисунков и схем. Использование фигур Ех
се! и нового средства SmartArt для создания простых
(и не очень) схем.
Рггр! можно выполнять одно-
Автоматизация сложных задач. Используя макросы Excel,
типные задачи одним щелчком мыши.
Что нового в Excel 2010
Microsoft Office программы получают
Иногда при выходе новой версии пакета добавляется очень мало. В случае
много новых возможностей, но иногда новых возможностей. Вот крат-
Office 2010 справедливо второе - Excel получил н « нию с Ехсе1 2007.
кий перечень новых возможностей, появившихся в Excel
„ягти «вепсии Windows), поддерживающей такую
64-разрядная версия: для апп р 64-разрядную версию, которая позволяет
версию, появилась возможность установить Р Р м пазпяпная вепги„
создавать большие рабочие книги. Однако в большинстве сл^в 64-разрядная версия
не требуется, и ее использование может привести к ошибкам в работе.
Диаграммы Спарклайн: создание небольших диаграмм внутри ячеек для графиче-
ского представления диапазона данных. Подробнее об этом можно узнать в главе 21.
Срезы: новый способ фильтрации и отображения данных в сводных таблицах, для
реализации которого следует щелкнуть на соответствующих кнопках. Подробнее об
этом можно узнать в главе 35.
Новые параметры форматирования сводных таблиц: появился новый метод
управления представлением отчетов сводных таблиц. Подробнее об этом можно уз-
нать в главе 35.
Замена кнопки Office на кнопку Файл: большая круглая кнопка Office, которая
имелась в Excel 2007, заменена кнопкой/вкладкой с довольно традиционным названи-
ем Файл, расположенной, как всегда, слева. После щелчка на ней отображается экран,
позволяющий выполнять в рабочей книге самые разнообразные операции. Такое пред-
ставление в полной мере замещает собой традиционные меню Файл и Печать, пре-
доставляя при этом дополнительные возможности.
Дополнительные возможности условного форматирования: условное форматиро-
вание панели Данные может отображаться сплошным цветом, а панели предоставля-
ют возможность обеспечить более точное отображение. Подробнее об этом можно уз-
нать в главе 20.
Доработанные функции: некоторые финансовые и статические функции рабочих
листов Excel были доработаны с точки зрения числовой точности.
Дополнительные возможности редактирования изображений: предоставлено больше
возможностей управления графическими изображениями, вставленными в рабочие кни-
ги, включая возможность удаления несущественных деталей с фона изображения.
изобпажеиие^п°ВаИИЯ ЭКрана: можно легко скопировать из различных программ
зображение экрана, а затем вставить полученное изображение на рабочую страницу.
отображает пазличиы^пяМ°ТР вставки: при вставке копии диапазона команда Вставить
результаты операции вставки”™ ° Предварительным просмотром, позволяющим оценить
" "ГРУТ" ЛеНТЬК ЛеНТЭ НаСТрЭИВается в Р^У-тате добавления новых вкладок
ний и вставка ихматематических уравне-
н у идроинес оо этом можно узнать в главе 22.
36
Часть I. Вводный курс
Скорость: компания Microsoft доработала м
гружаются немного быстрее. еханизм вычислений, и теперь файлы за-
Новые возможности обеспечения безопасности. п ,
тернет или из вложений электронной почты тепе РаРОЧИе книги> загружаемые из Ин-
ного просмотра (Protected View). Для того чтобыРЬ °ТКрываются в Режиме защищен-
“надежиая , совсем необязательно, чтобы она °Чая книга была обозначена как
надежных папок. ’ Размещалась в одной из специальных
Надстройка “Поиск решения”: Excel 2010 вкл
“Поиск решения”, которая предназначена для Н°ВуЮ верси1° стройки
, w решения сложных проблем
доработки VBA: операции, для выполнения ко™™.™ .
старых макросов XLM, теперь могут использовать макппГ^ Требовалась отработка
того, макрокоманды можно использовать при выполнении Ма”ДЫ ЯЗЫКа V?A' Кр°Ме
матирование представления диаграмм. таких операций, как фор-
Рабочая книга и рабочий лист
Все результаты действ™, .ыполнлемых a Excel, храни, а файле рабочей КОТс
рий открывается в отдельном окне. Вы можете открыть сколько угодно раб“н“ X По
умолчанию файлы рабочих книг Excel 2010 имеют расширение . xlsx
Каждая рабочая книга состоит из одного или нескольких рабочих листов, а рабочий лист,
В свою очередь, состоит из отдельных ячеек. В каждой ячейке может храниться число фор-
мула или текст. Рабочий лист также имеет невидимый скрытый уровень (скрытый слой), на
котором содержатся графики, диаграммы, изображения и т.п. Чтобы перейти из одного рабо-
чего листа в другой, нужно щелкнуть на соответствующем ярлычке листа, который находит-
ся в нижней части окна рабочей книги. Кроме того, рабочие книги могут содержать листы
диаграмм, на каждом из которых может находиться по одной диаграмме. Чтобы перейти на
лист диаграммы, нужно щелкнуть на ее ярлычке.
Когда вы впервые будете открывать Excel, вас может несколько напугать обилие разно-
образных элементов в окне программы. Но довольно скоро вы поймете и запомните назначе-
ние элементов окна Excel и освоите принципы их работы.
На рис. 1.1 показаны наиболее важные части и элементы окна Excel, а в табл. 1.1 кратко
описаны все эти элементы.
Перемещение по рабочему листу
Каждый рабочий лист состоит из строк (пронумерованных от 1 до 1 048 576) и столбцов
(обозначенных буквами от А до XFD). После столбца Z идет столбец ДА, затем столбцы АВ,
АС и т.д. После столбца AZ следуют столбцы BA, ВВ и т.д. После столбца ZZ идут столбцы
ада, ААВ и т.д.
На пересечении строки и столбца расположена отдельная ячейка. В любой момент вре
Мени только одна ячейка может быть активной. Активная ячейка выделяется темным конту
Ром (рис. 1.2). Ее адрес, т.е. буква столбца и номер строки, указывается в поле Имя В зави-
симости от выбранного способа перемещения по рабочей книге активная ячейка может пере
мещаться или оставаться неизменной.
^Лава Г Знакомство с Excel
Кнопка закрытия приложения
Кнопка максимизации/восстановления окна
Кнопка разворачивания/восстановления приложения
Кнопка сворачивания приложения
Кнопка помощи
Строка заголовка
Кнопка сворачивания ленты
Перечень вкладок
Кнопка Файл
График •
Книга? - Microsoft Excel
Кнопка
сворачивания
окна
Заголовки строк
Панель Заголовки
Поле Имя быстрого доступа столбцов
Строка состояния
Строка формул
Кнопки просмотра страницы
Лента
Выбор масштаба
Кнопка закрытия окна
Табличный
курсор
Индикатор Кнопка Вставить лист
записи макросов
Кнопки прокрутки ярлыков листов
Горизонтальная
полоса прокрутки
Вертикальная полоса прокрутки
_____ спмхмкны Ср« гиперсач» Иадпжо
гнаосрэмма ч *
С'И>’Ыр . L- ’J' «г!
иимволъ
L • ~ А
Рис. 1.1. Окно Excel и его основные элементы
Таблица 1.1. Основные элементы окна Excel
Элемент Описание
Вертикальная полоса прокрутки Позволяет прокручивать лист по вертикали
Перечень вкладок Щелчок на вкладке приводит к выводу на экран соответствующей ленты с ко-
мандами Excel, подобной строке меню
Выбор масштаба Ползунок Масштаб позволяет изменять масштаб отображения активного
рабочего листа
38
Часть I. Вводный курс
Описание ' —Продолжение табл. 1.1
пшюса nt"’ .рут»1 ^««столбцов
3Эголо»«строК изменения ширины столбца перетащите ИЛИ W Каждая строка рабочего листа им бца интервала от 1 до 1 Ш 576 Для^0™’ КОТ°РЫЙ яв™ется числом из
щелкните на заголовке строки выделить 8се ячейки строки,
индикатор записи макросов Для запуска процесса записи макроса vra п индикатора меняет вид. Лпя mm ... ’ время записи пиктограмма
на кнопке повторно U заЬв^шить запись макроса, щелкните
Кнопка Файл щему много оп^йХеХначешыхда Backstage’ чать) и для установки параметров Ш С документами (вкл,отая
Кнопка Вставить лист По умолчанию в каждой вновь созданной num Szr ™ый ЛЫК В пяпГ / 0КНе Р3604^ КНИ™ Сражается как последний яр-
лык в ряду ярлыков рабочих листов р
Кнопка закрытия окна Щелчок на этой кнопке закрывает окно активной рабочей книги
Кнопка закрытия приложения Щелчок на этой кнопке закрывает Excel
Кнопка сворачивания ленты Щелчок на этой кнопке скрывает ленту, освобождая рабочее пространство эк- рана. После щелчка на вкладке лента появляется вновь
Кнопка разворачивания Щелчок на этой кнопке разворачивает окно рабочей книги так, чтобы оно за-
/восстановления окна подняло все рабочее пространство Excel. Если окно уже максимально развер- нуто, то на месте этой кнопки появляется кнопка восстановления. Если щелк- нуть на ней, окно Excel уменьшится (восстановит тот размер, который был до разворачивания окна) и уже не будет занимать весь экран
Кнопка сворачивания окна Щелчок на этой кнопке сворачивает окно активной рабочей книги
Кнопка сворачивания приложения Щелчок на этой кнопке сворачивает окно Excel
Кнопка помощи Щелчок на этой кнопке отображает системное окно со справочной информа- цией по Excel
Кнопки прокрутки ярлыков Эти кнопки позволяют прокручивать ярлыки рабочих листов для их просмотра
листов и выбора
Кнопки просмотра страницы Позволяет изменить способ отображения рабочего листа после нажатия одной
из этих кнопок
Лента Основное местоположение команд Excel. Шддчок на вкладке разворачивает
ленту с командами
Панель быстрого доступа . олпапмкит наиболее часто используемые команды. °’ '“W”
Поле Имя - аиойхи или имя выделенной ячейки, диапазона Отображает адрес активной ячейки или имя выд
или объекта
^Лава 1 Знакомство 39 с Excel
Окончание табл, у ]
Элемент Описание _— ___
Строка заголовка называется и^^^Г*е находятся некОТОрые ° этой строке указыва овать для изменения внешнего ви- кнопки управления, которые можно использ да окна
Строка состояния .... .о^лгЛирния а также состояние клавиш В этой области отображаются разл также показаны обобщающие <Num Locfc>, <Cap®^°L_0He ячеек Щелчок правой кнопкой мыши позволяет сведения о выделенном диапазоне ячеек, щ» и—“ выбрать тип выводимых сведений о выделенном диапазоне
Строка формул Табличный курсор а™.» «миге».™ »- ’ 3,“ 17 179 869 184 ячеек каждого рабочего листа)
Ярлыки листов Каждый из этих ярлыков, напоминающих ярлычки записной книжки, представ- даеготдельный лист рабочей книги. Рабочая книга может иметь произвольное чТодоТбочих листов у каждого из них есть имя, которое и указывается на ярлыке листа
Отметим, что заголовки строки и столбца, на пересечении которых находится активная
ячейка, выделены цветом. По этому признаку легко определить активную ячейку.
Рис. 1.2. Активная ячейка С8 выделена темным контуром
Использование клавиатуры
Вероятно, вы уже знаете, что для перемещения по рабочему листу можно использовать
клавиши управления курсором. Эти клавиши работают именно так, как можно было ожидать:
нажатие клавиши <1> перемещает табличный курсор вниз на одну строку, нажатие клавиши
<-» — на один столбец вправо и т.д. Клавиши <PgUp> и <PgDn> служат для перемещения
табличного курсора вверх или вниз на одно полное окно (количество строк, на которое пере-
мешается курсор, зависит от количества строк, отображаемых в окне).
40
Часть I. Вводный курс
Когда включен индикатор Scroll i
ячейки. Это удобно в том L<**- вы
ро вернуться в первоначалы^ 49 Рабочий
клавишами управления нЛе часть Рабочей^1*
ся в исходную точку (ак^^ ДОяперемацения^адишу ^Scroll'ЦхЗсГ?б и4ыибыл-
<Scroll Lock>, чтоХ(ХХЯ^^^
стояния (которая распопа Инди*атор. Когг» u 6acksPace>. 3^^ ““ захотите вернуть-
Раярасположенавнизу^ ^индикатор SCrol)f^^
свиста <Num Lock> упра «^тсяs в стрсже
„Яровой клавиатуре. Когда инли Jr Ра^гои клавиш na Lock
^я«»я надпись Num Lock, в этом cay4a"^L°Ck «№>," Еад™“' “ «"оч»ите.,ьной
„„дать числа. Почти „а всех соврем»^ ы' ’°«от»тел„ой •««ечиаает , ™
ш управлении курсором, располож." ««"«ТРИ чмеЛ *Р“ов ™»»гурГ»Х
яе влияет состояние индикатора <N„,„ ьХ ” ««Фровой „ елок “»-« ”а-
В табл. 1.2 перечислены все комв„„ацй„ _ ««натуры. На „„ „„ а
ремешения по рабочему листу. ЦИи клавиш, которые иен
О51ьзуются в Excel mo
. л „ ^Acei ддЯ Пе_
гав„„ца 1.2. “"ере.левд„ия „ора^
Перемещриие,^^ '
<т>
<PgUp>
<PgDn>
<Alt+Pgllp>
<Alt+PgDn>
<Ctrl+Backspace>
На одну строку вверх
На одну строку вниз
На один столбец влево
На один столбец вправо
На один экран вверх
На один экран вниз
На один экран вправо
На один экран влево
Прокрутка экрана к активной ячейке
На одну строку вверх
На одну строку вниз
На один столбец влево
На один столбец вправо
*) С включенным индикатором Scroll Lock.
Использование мыши
Перемещение по рабочему листу с помощью мыши тоже происходит так. как того можно
было ожидать. Для того чтобы изменить активную ячейку, щелкните на нужной ячейке, и она
станет активной. Если та ячейка, которую вы хотите активизировать, не видна в окне рабочей
книги, можно использовать полосы прокрутки для прокручивания окна в любом направле-
нии. Для прокрутки на одну ячейку щелкните на одной из стрелок, расположенных на поло-
сах прокрутки. Для прокрутки на целый экран щелкните в любом месте полосы прокрутки
(если нет ползунка). Для ускорения прокручивания можно также перетаскивать ползунок.
^ава 1. Знакомство с Excel
41
1
Совет
колесико мыши. Кроме того, егпы -
Для вертикальной прокрутки можно также испол направлении, то рабочий лист
тить колесико и переместить указатель мы е переместите указатель аа.
тематически прокручен в этом направлении. , те^
быстрее будет выполняться прокрутка.
к«ыши можно изменять масштяк
_ При нажатой клавише <Ctrl> с помо^ К°£ли вЫ хотите, чтобы с помощью коле°Т°'
бражения на экране активного рабочего листи с ражения рабочего листа без
мыши можно было увеличивать и уменьшагъ р етры. в открывшемся окне Пар='
стия клавиши <Ctr >, то выберите коман^ ^ельн0 и ^визируйте опцию Панорамы-
метры Excel перейдите на вкладку Дополнит ело ир0.
вание с помощью IntelliMouse. „„„„„.им, иыпги ягг»»,.»
1-1 или пгиэкпучивании с помощью мыши активная ячрй.
При использовании ПОЛОС прокрутки или прокру Яй-гипмлй ячрй™ чеИ1<а
^Кпиий пигт Для изменения активной ячейки следует ,,
не изменяется, прокручивается только рабочий лист, щ ует п0_
еле прокручивания щелкнуть на новой ячейке.
Ленты команд
Наиболее существенные изменения в Office 2007 касаются нового пользовательского
интерфейса, где традиционные строки меню и панели инструментов заменены лентами.
В Office 2010 все приложения используют ленточный интерфейс Более того, в Office 2010
ленточный интерфейс имеет возможность настройки (см. главу
Ленточные вкладки
Набор команд, который будет отображаться на ленте, зависит от того, на какой вкладке
вы щелкнете. Каждая ленточная вкладка содержит несколько групп родственных команд.
Перечислим и кратко охарактеризуем отдельные ленточные вкладки Excel 2010.
Главная. Здесь собраны наиболее часто используемые команды Excel. На этой вклад-
ке содержатся группы команд Буфер обмена, Шрифт, Выравнивание, Число, Сти-
ли, Ячейки и Редактирование. Назначение команд видно из названия групп, в кото-
рые они входят.
Вставка. Команды, расположенные на этой вкладке, что-то вставляют в рабочий
лист — таблицу, график, диаграмму, символ и т.д.
Разметка страницы. Команды этой вкладки “руководят” внешним видом рабочих
листов, включая внешний вид печатных страниц рабочих листов.
Формулы. Команды данной вкладки используются для создания формул, именования
диапазонов ячеек, для доступа к средствам проверки формул и управления процессом
вычисления в Excel.
Данные. Здесь собраны все команды, необходимые для обработки и анализа данных.
Рецензирование. На этой вкладке собраны команды, выполняющие различные дейст-
вия: создающие примечания к ячейкам, управляющие правописанием и следящие за
изменениями в рабочих книгах, включая их защиту, и управляющие ими.
Вид. Команды этой вкладки управляют всеми аспектами отображения рабочих книг на
экране компьютера.
И Разработчик. Эта вкладка по умолчанию не отображается на экране. Команды, со-
держащиеся на этой вкладке, будут полезны при программировании. Чтобы отобра-
зить вкладку Разработчик, выберите команду Файл ^Параметры, в окне Парамет-
42
Часть I. Вводный курс
, Pxcel на вкладке Основные устанешь.™ ж„
?разРэботчиК” На ленте- Флажок опции Показывать вкладку
чалстройки. Эта вкладка появится в том случае ее™
0 встройку, содержащую созданные пользовател^i менк рабоч*ю кни^'или
поскольку Excel 2010 не отображает меню и панели иТ инстР*меНТОВ-
П°елс„ ме„ю и панели инструментов отображаю™ SX"*”"
Несмотря на то, что кнопка Файл располагается пялом m вмпоп ,
, uionu™ ня кнопке сЪяйн птооплот е1ЬЯ рядом со вкладками, она не является вкладкой.
А*””’ тором можно выполнить все действия нХш^оХ™^0™"** Ва<*ЗИ9е' ’•
Вид, в каком будут отоб[ ажаться команды на ленточной вкладке, зависит от ширины ок-
Icel- ЕсЛИ ОКН° СЛИШ УЗК°е’ ЧТ°б“ °Т°бразить все команды ‘в полной красе" то они
иа лмактгея- и некоторые команды могу г ыть не видны. Но и в этом случае все команды ос-
С>1< тся доступными, а рис. . показана вкладка Главная, когда на ней представлены все
та,°янды- На рИС’ 4 пРедставлена эта же вклаДка в узком окне Excel. Здесь исчезли некото-
К надписи, но все кнопки, представляющие команды, остались видны. На рис. 1.5 показан
Рь'е g эКстремально узкого окна Excel. Здесь видно, что в некоторых группах команд ото-
сЯ^4 тСя только одна кнопка. Однако если вы щелкнете на этой одинокой кнопке, то поя-
бра5К ore команды данной группы.
вЯтся все к
Рис. 1.4. Вкшдка Глаеная вужм
Рис. 1.3. Полная вкладка Главная
Совет
Если для того, чтобы увеличить пространство рабочего листа, вы хотите скрыть ленточную вкладку,
достаточно дважды щелкнуть на любой вкладке. Лента исчезнет, а вы таким образом получите
в свое распоряжение пять дополнительных строк рабочего листа. Для того чтобы вернуть ленту на-
зад, щелкните на вкладке, и она временно появится опять. Для того чтобы лента была видна посто-
янно, достаточно дважды щелкнуть на вкладке. Для включения и отключения ленты можно восполь-
зоваться комбинацией клавиш <Ctr1+F1 >. Для получения аналогичного эффекта можно воспользо-
ваться кнопкой Минимизировать ленту (она располагается слева от кнопки Помощь).
Контекстные ленточные вкладки
В добавление к стандартным ленточным вкладкам Excel 2010 имеет контекстные вкладки
Когда выделяется объект, такой как диаграмма, таблица или рисунок, го в строке вкладок появ~
ляются новые вкладки, содержащие команды для работы именно с этими о ъектами.
На рис. 1.6 показана контекстная вкладка, которая появляется, если выделена диаграмма.
Если выделена диаграмма, то появляются три вкладки: Конструктор, Макет, Формат. ОтМе.
тим. что при появлении контекстных вкладок в строке заголовка окна 1}°Я^Л.яется 1,аД-
пись, поясняющая их назначение. Конечно же, при п-
продолжать пользоваться всеми другими вкладками.
появлении контекстной вкладки можно
[прошлый год Текущий год.
Рк91_0б - Miao toft Excel
Данэме Рецендиромнмс Вид
р.ят.вотчмж Конпрргтор
ч форматив* s> *’6стыи-
Число
Си«лм
Г55©орм»г
Ячейки
ЯГ i/}
Лг’их г-> Найти и
г С.’- 'нЧ- выделить
Редактирование
3 Феврлгг
4 Март
5 Апрели
6 май
У Иючь___।
96
121
KW
Ш
145
9S
91
103
99
1091
10
13
16
G н
19
20
Формат & 0 о # £$
О
М N
~й<: --------------Л-------------------- -
Среднее 106 Количество. Х> Сумма 1272 | '(дГ-йД £1 1°^-~-_________.__
►Й
Рис. 1.6. Когда выделен какой-либо объект, для работы с ним используйте контекстные лен-
точные вкладки
Типы ленточных команд
Когда вы помещаете указатель мыши на ленточную команду (точнее, на кнопку, пред-
ставляющую эту команду), открывается небольшое окно, содержащее имя команды и ее
краткое описание. Большинство ленточных команд выполняет именно те действия, которые
вы от них ожидаете. Вместе с тем ленточные команды имеют собственные “стили” поведе-
ния. которые описаны ниже.
Простая команда. Щелчок на кнопке, представляющей эту команду, приводит к вы-
полнению некоторого действия. Пример такой простой команды — кнопка (команда)
Увеличить размер шрифта в группе Шрифт вкладки Главная. Одни команды вы-
полняются немедленно, для выполнения других сначала открываются диалоговые ок-
на, где вы должны задать дополнительные параметры выполнения данной команды.
Команды могут сопровождаться описанием, однако это не обязательно.
44
Часть I. Вводный курс
0 Команда-переключатель КНо
в двух цветовых гаммах ’ Пп,7’ СООтвегствую.„о
• в Группе Шрифт вкладки гХн2 ?кой Аманды J™ К°Ман^. может от
луэкирным начертанием, то эта v ’ Если СодеРЖим^ КНОпка (команда) п1^ражагься
вой гамме, которую имеют 6п Нопка отображает .а(СГИв,юй ячейки 2 п°лужирный
активной ячейки уже вХ^оШ“НС™ ‘ХХ*"* Хм "°-
' другой цвет (в оранжевой цветовойЛУЖИрнЬ1м начерХ"9 Ленте)- Но если ТоТео^^
: ное начертание к содержимо °че?"ме<- Щелчок^Хой ™ ХиХ
Это начертание, если содержим»-X КЛИ °"0 ™«= X ” "’"«ЛоХ
кнопка всегда меняет свой цвет на npXo " <=»"Х
• Команда, представляющая просС“°"м°«™й после XX ‘ Лю6о“ “У-ае
ляющая команду такого типа им» Рас*рываюший„ ИСПольз°вания.
стрелку. Щелчок на такой Пре“'
ции. Примером такой команды Явля2 СПИсок Дополнителк НаПраВЛенНую вниз
В группе Стили вкладки Главная пт я Комвнда Услон^ Iх команд и™ оп-
связанных с заданием условных форм^о °К НЭ Этой Аманде форматиРование
0 Команда, которая является комб₽ ’ ^срывает список опций,
ляюшей раскрывающийся списокЦИеЙ ПРОСТ<>Й кома.. ,к. „
команду, то будет выполняться ппос^™ ЩелкнУгь на кноже п *°Манды’ представ-
щелкнуть на стрелке, направленной 222 К°манда’ закрепленная ^едст!вляюЩей такую
откроется список с Дополнительы НИЗ’ KOTOP^ расположена R ЭТои кнопкой- Если
кнопку-команду по таХ гоизХ” ТОМаиим“ X™ . ВТ“°Й т°"™- ”
и немного переместить указате^' eC™ Помес™тъ ХЯтМелЛ“ такую
основной части кнопХХ "Х “ ПРВДВД
и. Примером такой командьХпХХХХ”6^ "ХЗХвХсХ
в центре в Фуппе Выравниеанив вклад ^ ГпТвнХ™"? О6ъВДинить и помеХ
нои части кнопки привода к объединеюяо X а ” Щоия[ “ « X
стрелкой открывает список лополщпельньк КГХ XZ' “ ПР‘В°Й ,ас™ «>
. А . , с-3--—:— --------------’ У ияющих эту операцию.
представ-
за этой кнопкой. Если
Глэбнач Бстаекз Разметка страницы
сейл
Книга! - Microsoft Excel
Данные Р*ценэироЫм«е gie р. t
,°u Разработчик
бстэвить Ж Л' Ч > !фл , д
буфер обмена ' _____________Шрифт
3_
4 j
5 ’
6*2
7'
8 i
— ® V?' общий . -fc-
w S я? £=: : ба
.. ООО *5 Условное
Объединить и поместить е ^7"“^
Объединить ло строкам " •
F (: Объедините ячейки -
------- К
dB Отмеф|~ь объединение ячее*
Рис. 1.7, Команда Объединить и поместить в центре
Глава 1- Знакомство с Excel
Команда-флажок. После выбора этой команды чю-ю вк.пю п с' '’’’"'"'очаетс-
Пример такой команды— команда (кнопка) Сетка в iруине или скрЬ|т^
вкладки Вид. Когда установлен флажок этой команды, то сок. р i сю листа ото_
Сражается на экране. Если же этот флажок снят, то сет ка нс оюоражас 1ся.
Команда-счетчик. Среди ленточных команд Excel ес ib только одна такая команда^
Масштаб в группе Вписать вкладки Разметка страницы адо щелкнуть на crpejK
ке. направленной вверх, чтобы увеличить масштаб отооражения рато icio листа, либ0
щелкнуть на стрелке, направленной вниз, чтобы уменьшить масш га т от о ражения.
Некоторые группы на ленте имеют небольшую пиктограмм) в левом нижнем углу, кото»
рая называется пиктограммой открытия диалоговых окон, анример, такая пикгогра^^
есть в группе Выравнивание вкладки Главная (рис. 1.8). Щелчок на этой пиктограмме при_
ведет к открытию диалогового окна Формат ячеек с открытой вкладкой ыравнивание
Диалоговые окна, открываемые с помощью пиктограммы открытия диалоговых окон, обыЧц0
содержат опции, которые не отображены на ленте команд.
---------- - - —;
Рецензирование Вид Разработчиг
” ^Условное форматирование * Вставить *
^Форматировать как таблицу * Удалить *
Стили ячеек » ^Формат -
Стили Ячейки
— — —----- ! I. , - ______
3
Форму ль»
Calibn
ООО
Выраенме-амие^
Книга! • Microsoft Excel
Данные
Общий
%
♦.О ,00
,00
, Чиак.»
f ста», а рэ-’метха страницы
Формат ячеек: выравнивание
Вывод вкладки Выравнивание
диалогового окна ’Формат ячее»: .
М
Рис. 1.8. Некоторые группы команд имеют пиктограммы открытия диалоговых окон
Доступ к ленте команд с помощью клавиатуры
На первый взгляд может показаться, что с ленточными командами можно работать только
с помощью мыши, поскольку в названии команд нет традиционных подчеркнутых букв, ко-
торые вместе с клавишей <Alt> образуют “горячие клавиши” и с помощью которых можно
выбрать эти команды. Но в действительности ленты команд очень дружественны клавиатуре.
Попробуйте нажать клавишу <Alt>, и сразу рядом с названием вкладок появятся в рамочках
маленькие буквы-указатели (или несколько букв), которые вы должны ввести с клавиатуры,
чтобы открыть желаемую вкладку с командами.
Если вы один раз нажали клавишу <Alt>, то нет нужды держать ее нажатой при вводе букв-
Совет указателей.
После нажатия клавиши <Alt> и ввода буквы-указателя открывается соответствующая
этой букве вкладка, каждая команда на которой будет иметь свою букву-указатель. На
рис. 1.9 показана открытая таким способом вкладка Главная. Теперь, введя с клавиатуры со-
ответ ствуюшую букву-указатель команды, вы тем самым выполняете эту команду.
46
Часть I. Вводный курс
H J
’.1 1 ' u\- ” КГ,Г^‘ '
"$•
ж A'* '
* sir «
Книг»! • Microsoft Excel
Д»нп»« г'гцек>«иое*ин
' b’; ‘ p.
Общий • Ii/слев
W)
2
Свртм^Ми-*
pja'>icari'iue клавиши <Alt> приводит к появлению букв-указателей
PtiC-1’9'
1 нажатия клавиши <Alt> можно использовать клавиши <-» и «-> для перемеше-
11°СЛе званиям вкладок. Когда достигнете нужной вкладки, нажмите клавишу <Enter>, и
ицЯ 1,0 ^кроется. Далее (не нажимая еще раз клавишу <Alt>) можно переходить от одной
рКЛЯДК3 другой с помощью тех же клавиш <—» и «->, а также клавиш <?> и <Х>. После
ко1ИаН'аЬ’ К йдете искомую команду, опять нажмите клавишу <Enter>. Этот способ выполне-
но каК не такой эффективный, как способ с помощью букв-указателей, но дает возмож-
на команд ша рассмотреть Все команды на вкладке.
ность не
Использование контекстных меню
е ленты команд, описанной в предыдущем разделе, в Excel предусмотрено еще мно-
кОИТПекстных меню. Эти меню являются контекстно-зависимыми, т.е. их содержание
экество характера операции, которую вы выполняете в данный момент.
зависит показано контекстное меню, которое появляется после щелчка правой кнопкой
на ри^« 1 •х
на ячейке. Контекстное меню появляется рядом с указателем мыши, что позволяет быстро
МЬ1Цж ивно выбирать команды. Содержимое контекстного меню, которое появляется на экране,
и от объекта, выбранного в данный момент. Например, если вы работаете с диаграммой, то
зависит ном меню, которое появится после щелчка правой кнопкой мыши на определенной
В К0Ндааграммы, будут содержаться команды, относящиеся именно к этой ее части.
Е
F
G
2 Январь
3 Февраль
4 Март
5 Апрель
б 'Май
7 Июнь
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
23
В ________С ____: D
Прошлый год текущий год
98
Q -
Calibri ’ 11
10
9*
9<J
10 *
89
96
121
104
121[
145
Выремть
Копировать
Параметры вставки:
Специальная вставка...
* Вставить...
Щадить...
Очистить содержимое
фильтр
Сортировка
Вставить примечание
л* Формат ячеек...
Вы&ратъ из раскрывающегося списка...
Присвоит^ имя...
ГиП£Р<СЫЛКВ...
Н
К
Рис. 1, 10, Если щелкнуть правой кнопкой мыши на ячейке, то откроется контекстное меню ячейки
Глава 1. Знакомство с Excel
47
Выше контекстного меню Exeel 2010 выводит небольшую панель инструментов (тав
выше контекстного меню вхе наиболее часто используемые команду
панель называется лшни-панелъю), со^Р*а“^ чтобы при выполнении определенных
вкладки Главная. Мини-панели придуманы.для мь1ШЬю. Так, щелкнув правой кноп
действий уменьшить расстояния, пробегаемь и) все основные инструменты дл '
кой на ячейке, вы всегда имеете под рукой (н нужны Мини-панель по 4
форматирования ячеек, даже если в настоящий момент они вам не нужны. Мини панель оСо.
бенно удобна, когда вкладка Главная не выводится на экр
пнппи uy можно отключить. Для этого выберите комэнду Фаи,г|с£>
“нТХового о««
Хбом отключить мини-панель щелчком
правой клавиши мыши является выполнение следующего макроса VBA.
Sub ZapMiniToolbar()
Application.ShowMenuFloaties = True
На первый взгляд этот оператор кажется ошибочным, но он абсолютно правильный Установка этого свойства
равным True отключает мини-панель. Эта ошибка была обнаружена еще в Excel 2007 и так и не была исправ-
лена в Excel 2010, так как ее исправление может привести к ошибке в работе многочисленных уже созданных
макросов. (Подробнее о макросах VBA можно узнать в части VI.)
Настройка панели быстрого доступа
Лента достаточно эффективна, но многие предпочитают, чтобы некоторые команды были
“под рукой" постоянно и для этого не требовалось бы щелкать на вкладке. В Excel 2010 вы по
своему желанию можете настроить панель быстрого доступа. Обычно эта панель располага-
ется в левой части строки заголовка. Но можно сделать так, чтобы данная панель располага-
лась под лентой команд. Для этого щелкните правой кнопкой мыши где-нибудь на этой пане-
ли и в открывшемся контекстном меню выберите команду Разместить панель быстрого
доступа под лентой.
Отображение панели быстрого доступа под лентой позволяет освободить немного больше
пространства для пиктограмм, но это также означает и то, что на рабочем листе останется на
одну строчку меньше.
По умолчанию на панели быстрого доступа содержатся три команды: Сохранить, Отме-
нить и Вернуть. Вы можете добавить сюда любые другие команды по вашему выбору. Для
того чтобы добавить ленточную команду на панель быстрого доступа, щелкните правой
кнопкой мыши на этой команде и выберите элемент контекстного меню Добавить на па-
нель быстрого доступа. Если щелкнуть на стрелке, направленной вниз, расположенной
справа от панели быстрого доступа, откроется меню с заголовком Настройка панели быст-
рого доступа, где будут представлены некоторые команды, которые вы можете сразу помес-
тить на эту панель, щелкнув на нужной команде.
У Excel имеются команды, которые отсутствуют на ленте. В большинстве случаев един-
П°ЛУЧИТЬ ЛОСТУП К Э™М командам яв™ется Добавление их на панель бы-
строго доступа. Щелкните правой кнопкой на панели быстрого доступа и выберите в поя-
вившемся меню элемент Настройка панели быстоого доступа ... Р
окно показанное ня пиг 1 и кбыстрого доступа. Посмотрите на диалоговое
; X на^аиТя^ г L разделе диадогового окна Параметры Excel наиболее
улооно настраивать панель быстрого доступа.
Часть /. Вводный курс
настройка ъ„ели быстрого доступа
£ыбрлгь команды из:
Часто используемые команда
< Разделителе
1*^ Бистра* печат»
jC* Вернуть
Вставить
Вставить
И Вставить рисунок hj файла
'а Вставить сводную таблицу
' Д Вставить столбцы на лист
.J**5 Вставить строки на лист
; fjt Вставить функцию
£"* Вставить ячейки...
' А Вырезать
> Выровнять по центру
I__, Границы
!*3 Диспетчер имен
pJJ Задать
<23 Закрепить области
(4$ Копировать
j ► Макросы
j±B Настраиваемая сортировка...
Обновить все
(ОЗ Объединить и поместить в центре
Орфография...
Открыть
Разместить панель быстрого доступа под
лентой
аастрой» гшиеян быстрого доступ*
Д’” •«* документов (по уыолчамшо]
d Сохранить
•О Отменить
1* Вернуть
д Цвет текста
; -Я Просмотр и печт
__ _________ _________ 1 Qi | Отмена
рис. 1.1 • Диалоговое окно для вставки любых команд на панель быстрого доступа
дополнительная
Информация
Более подробнзя информация о настройке панели быстрого доступа представлена в главе 23.
Однако отменить любое действие нельзя. Вообще, ничего, что было сделано с помощью кнопки
Внимание! Файл, отменить нельзя, например, сохранить файл, а затем осознать, что вы перезаписали по-
верх нужной копии файла плохую копию. Операция Отменить вам не поможет. Просто это был
не ваш день.
Кнопка Вернуть, также присутствующая на панели быстрого доступа, выполняет опера-
цию, противоположную действию кнопки Отменить: она повторно выполняет отмененные
программы. Если ничего отменено не было, можно воспользоваться кнопкой Вернуть (или
комбинацией клавиш <CtrI+Y>) для повторения последней выполненной команды. Напри-
мер, если вы применили к ячейке определенный стиль (выбрав для этого Главная1^
Стили^Стили ячеек), можно активизировать другую ячейку и нажать комбинацию клавиш
<Ctrl+Y>, для того чтобы повторить команду.
Почти любую команду в Excel можно отменить с помощью команды Отменить, доступной на панели быстро-
го доступа. Если вы выполните ее сразу после какой-либо другой команды, то все будет выглядеть так, словно
вы никогда не вызывали эту последнюю команду. Таким образом, можно отменить 100 последних выполнен-
ных команд. Клавиатурным эквивалентом этой команды является комбинация клавиш <Ctrl+Z>.
Если вы щелкнете на стрелке, направленной вниз, расположенной справа от кнопки (команды) Отменить, то
раскроется список команд, которые можно отменить. Если вы щелкнете на какой-либо команде в этом списке,
то будут отменены и эта команда, и все последующие выполненные вами команды.
Глава 1. Знакомство с Excel
49
Работа с диалоговыми окнами
Выполнение многих команд Excel приводит к появлению на экра е диалоговых око^
С помощью диалогового окна Excel получает дополнительную и ВаМц
команде. Например, если вы выбрали команду Рецензиров v,HaeT ацАиТить
лист, то Excel не сможет выполнить эту команду до тех пор, пок J ’ У'? Часть ра
бочего листа необходимо защитить от изменений. Поэтому при нои команд^
Excel отобразит диалоговое окно Защита листа, показанное на ри
Защита листа -
fZ Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек
Пароль для отключения зашиты листа:
Разрешить всем пользователям этого листа:
|выделе№-е заблокированных
В выделение незаблокированных ячеек
форматирование ячеек
О форматирование столбцов
О форматирование строк
РП вставку столбцов
Q вставку строк
О вставку гиперссылок
удаление столбцов
удаление строк
_____LJ
"| | Отмена |
Рис. 1.12. Excel использует диалоговые
окна для получения дополнительной ин-
формации от пользователя
В Excel присутствуют диалоговые окна двух основных типов.
Обычные диалоговые окна. Такие окна называются модальными. Если открыто диало-
говое окно такого типа, то вы не сможете выполнять в рабочей книге никакие другие опе-
рации до тех пор, пока не закроете его. Когда в ответ на введенную вами команду появля-
ется такое диалоговое окно, вы должны установить ряд дополнительных параметров с по-
мощью его элементов управления. Сделав это, для продолжения работы щелкните на
кнопке ОК или нажмите клавишу <Enter>. Если передумаете, щелкните на кнопке Отме-
на или нажмите клавишу <Esc> — тогда ничего не произойдет, словно диалоговое окно и
не появлялось. Большинство диалоговых окон в Excel является окнами этого типа.
Незакрывающиеся диалоговые окна. Такие окна называются немодальными. Они
подооны панелям инструментов — если окно открыто, то вы можете продолжать ра-
ботать в Excel, а окно будет по-прежнему открытым. Установка параметров в таких
диалоговых окнах приводит к немедленному выполнению каких-либо действий Excel
(не требуется нажимать клавишу <Enter>). Например, если вы занимаетесь формати-
рованием диаграмм, то результат задания каких-либо параметров в диалоговом окне
Формат немедленно отображается на диаграмме. Немодальные диалоговые окна вме-
сто кнопки ОК имеют кнопку Закрыть.
Диалоговые окна могут быть как очень простыми, так и довольно сложными. Они состоят
из нескольких элементов, называемых элементами управления. Большинство пользователей
считают, что в диалоговых окнах нет ничего сложного. Элементы управления обычно рабо-
тают так, как и можно было ожидать. К ним можно получать доступ как с помощью мыши,
так и с помощью клавиатуры.
50
Часть I. Вводный курс
А0ремеЩение по элементам диалогового окна
атобь' пеРеЙ™ К Х=иТМеНТУ даалогового окна, следует щелкнуть на нем. Хотя
' лговЫе окна Ра3? В Расцете на использование мыши, некоторые пользовате-
Д,12^Г)едпочитаЮТ Р3 °ТаТЬ клавиатурой. Каждый элемент управления в диалоговом окне
пово^аеТСЯ Т~ ”\Т<и2л«мК плТ°М ВСегда есть одна подчеркнутая буква (она называется
cOfITveu K#0eljweu J учить доступ к элементу управления с клавиатуры, нужно
с «шей подчеркнутой буквы. С помощью клавиши
“f £ МО»"0 »“П°'[НЯ7 «“““««<» перемещение поочередно по всем элементам управле-
Залогового окна. А комбинация клавиш <Shift+Tab> испольэуется для циклического пе-
ДНЯ ^енИЯ в обратном порядке.
РеМе Если элемент управления выбран, то он выделяется темным контуром. Для активизации выбран-
ного элемента управления нажмите клавишу пробела.
Совет
диалоговые окна с вкладками
Многие диалоговые окна Excel содеп
„аюшие обычные ярлычки блокнота, каж^й™^' В таких окнах есть
Если щелкнуть на корешке вкладки, то дХп И3 КОТорых соответствует rJ РеШКИ’ «Сми-
тов соответствующей вкладки. Хороший п °КН° Изменится отобоажТ^^ Вкладке-
формат ячеек, которое показано на рис lJ3 o7₽ Диалогового окна с ^Хка Р ЭЛеМеН'
вое окно содержит шесть вкладок и э™ ' °' Обратите внимание на тп кладками~ окно
различным диалоговым окнам. ’ Делает его функционально экй»° Данное диалого-
° эквивалентным шести
Формат ячеек
Г"Раница
Отмена
с несколькими «кладками
Шрифт
^ялюса
' Числовые форматы:
Общий
} ЕИЕЗЗИИИИ!
: Денежный
Финансовый
! ! Дата
| ; Время
> Процентный
' Дробный
1 ; Экспоненциальный
'Текстовый
) ! > Дополнительный
i : (see форматы)
Образец
96,00
Число десятичных знаков: 2
Д Разделитель групп разрядов ()
Отрицательные числа:
швввмнв
1234.10
< 1-1234,10
1 '-1234,10
Н Числовой формат является наиболее общим способом представления <мсел. Для вывода денежных
значений используются также форматы "Денежным'’ и ’’’Фи^нсовьй’'.
Глава 1, Знакомство с Excel
51
Диалоговые окна с вкладками очень удобны, гак как можно сд щелкните ^СТа"Овок
в одном диалоговом окне. Для завершения работы с диалог а кнопке
ОК или нажмите клавишу <Enter>.
П~ „бода W с помощью юмотрь. воспользуйтесь комбинацией клавиш <СМ,Рди
± одновременно нажмите клавиш <«> » клавиш, о подчерки,™
той вкладки, которую вы хотите активизировать.
Совет
В Excel 2007 введены немодальные диалоговые окна с ““™70“’к™7°Р««1В,
вкладок расположены слева, а не в верхней части диалогового о' _ . являюше СПОЛЬзУ-
ется этот стиль На рис 1.14 отображено диалоговое окно Формат фигуры, являющееся НеМо,
X™ диалоговым’ окном с вкладками. Чтобы выбрать в ° П°М°'
шью клавиатуры, используйте клавиши управления курсором (клавишиi со стрелками), затем На_
жмите клавишу <ТаЬ>, чтобы перейти к элементам управления выбранной вклада .
Формат рлсунка
Залвкл
; цвет
j Тень
I Заготовки: [Г J [
’ Цвет: 1^ I
Размер:
Формат объе*юй фигуры
Поворот объемнее' фи-уры
Раз^аггме:
Угол:
Расстояние:
Я.
о-.
о—
о -
о--
г
:
Цвет рмсужа
'г.'/дожестве**ые эффекты
' Обрезка
Размер
; Надпись
[ Закрыть J
Рис. 1.14. Пример диалогового окна с несколькими вкладками нового стиля
Использование панели задач
Последний элемент интерфейса Excel 2010, который я хочу описать здесь, — это панель
задач. Панель задач открывается автоматически, если выбраны определенные команды. На-
пример, если вы хотите вставить в рабочий лист картинку или клип, выберите команду
Вставка^Иллюстрации^Клип. Тогда Excel автоматически откроет панель задач Клип, по-
казанную на рис. 1.15. Панель задач похожа на диалоговое окно, но она может оставаться на
экране столько времени, сколько вы захотите. Она не имеет кнопки ОК. После использования
этой панели (или когда вам надоест созерцать ее на экране) щелкните на кнопке закрытия ок-
на, расположенной в верхнем правом углу панели.
По умолчанию панель задач будет прикреплена к правой стороне окна Excel, но вы може-
те перетащить ее в любое другое место окна Excel по своему желанию.
Часть I. Вводный курс
Рис. 1.15. Панель задач Клип
Создание первого рабочего листа
Эта часть главы представляет собой вводное з
се1. Если вам никогда раньше не приходилось испХов^ °рЗНак,омления с программой Ех-
как работает программа, попробуйте выполнить все ппиве^« ’ ТО ЧТобы почУв™ватъ,
Предположим, вам нужно подготовить краткий о еденные ни«е упражнения.
помесячные запланированные объемы продаж вашей копани СТраничкУ’ отражающий
Подготовка
На первом этапе нужно запустить Excel и развернуть рабочее окно программы так, чтобы
оно занимало весь экран. Для создания новой пустой рабочей книги нажмите комбинацию кла-
виш <Ctrl+N> (комбинация, используемая вместо команды Файл^Создать^Жовая книгам
Создать).
Таблица запланированных объемов продаж будет состоять из двух столбцов. В столбце А
введем названия месяцев, в столбце В— числа запланированных объемов продаж. Сначала
нужно ввести заголовки столбцов в рабочий лист. Для этого выполните ряд действий.
1. Переместите табличный курсор в ячейку' А1 с помощью клавиш управления
курсором. В поле Имя появится адрес этой ячейки.
2. В ячейку А1 введите Месяцы. Для этого наберите текст и нажмите клавишу <Enter>.
В зависимости от установленных параметров Excel или переместит табличный курсор
в другую, соседнюю к ячейке А1, ячейку, или же оставит его в ячейке А1.
3. Переместите табличный курсор в ячейку В1, введите План продаж и нажмите
клавишу <Enter>. Текст выходит за пределы ячейки, но на это на данном этапе об-
ращать внимание не следует.
Глава 1. Знакомство с Excel 53
Ввод названий месяцев
Нада,_„
1. Поместите табличный к. MOJKeTe ввесп_ лнение.
Названия других месяцев “ь гсЯ ДвтоЗЭ * ячейке А2. Обратите внимание На
средство Excel, когорое н курсор н»хоДИ табличного курсора. Он называется
2. Убедитесь, что ,а6лИЧ" вОм ниЖ«еМ У 20 указатель мыши, то он примет ВИд
маленький квадратик в ' Р помесТ1ггь иа маркер зап0Лнения так, чтобы уКа.
маркером заполнения.^ указатель мыв мыши и перетаскивайте указа.
черного крео ика. Поме^1(к нажми^ до Д13
•затель превратился г вЫДелеНы все поограмма автоматически введет вме~
тель вниз, пока не буДУувНДИте, чю про р
3- ^ХТ^КХ«д^таблица. подобная показанной на рис. 1.16.
В итоге у вас должна получи
16 • Exctf
Рис. 1.16. Рабочий лист после ввода заголовков и названий месяцев
Ввод данных
На этом этапе в столбце В нужно ввести планируемые объемы продаж за каждый месяц.
Предположим, что в январе объемы должны составить 150 тыс. руб. и далее должны возрастать
каждый месяц на 3,5%.
1. Поместите табличный курсор в ячейку В2, введите с клавиатуры число 50000
или запланированный объем продаж за январь. При этом для того, чтобы число
Часть I. Вводный курс
_ более “осмысленным”, можно ввести символ
был° и „ символ доллара и запятую, однако вопро-
сами форматирования мы займемся немного позднее.
_ Чтобы ввести формулу, вычисляющую запланированные объемы продаж
г- в феврале, перейдите в ячейку ВЗ и введите =В2*103,5%. Затем нажмите клави-
шу <Enter>. в ячейке должно появиться число 517 50. Эта формула умножает со-
лер’1<иМОе ячейки на ’^3,5%. Другими словами, объем продаж в феврале будет на
3 5% больше, чем в январе.
Подобная формула используется для расчета плановых объемов продаж .тля
всех остальных месяцев. Но вместо того, чтобы вводить формулы во все ячейки
столбца В, опять воспользуемся средством автозаполнения. Убедитесь, что таблич-
ный курсор находится в ячейке ВЗ. Поместите указатель мыши на маркер заполне-
ния так, чтобы он превратился в крестик. Затем нажмите кнопку мыши и перетаски-
вайте указатель вниз, пока не будут выделены все ячейки от ВЗ до В13.
в результате всех выполненных действ ~
тот, Что показан на рис. 1.17. Еще раз обп"И ДОл»ен получиться п к
яЧейки В2, все значения в столбце в получены е 8НИМа«ие на тоТ Похо^й
б0тают эти формулы, введите новое "J0'за ^ючением
столбив В должны сразу появиться дпуги В яч^УВ2~ 'в' Р°Верить к^ра-
столбце зависят только от одного значений ЗНаченад- Таким образом ДРУГИХ ячейках
чения. которое записано „Х ВГ ‘
Pie01_16 - Microsoft Ехсе»
Рззметг-6 страницы
Данны?
Callbri
Общий
’ 7r. W
В14
Ж К Ч “ -
ШоиФ'1
«•
jay. • и»ымое •ормг’кЕоеанм? • •
^О^р«мти0омгь габ/гт< * ?*• -Д^'хть '
Стили *мее« -
Я';
А
Месяц
Январь
Февраль
Март
Апрель
Май
июнь
Июль
Август
Сентябрь
Октябрь
ноябрь
8
9
20
11
12
13 Декабрь
14
' в
План по продажам
50000
51750
51561,25
55435,89
57376,15
59384,32
61462,77
63613,96
» 65640,45
68144,83
70523,34
72998,49
16
.Лист!
' 23
1
i 18
I»
! 20
Рис. 1.17. Рабочий лист со значениями, вычисленными с помощью р
С«в9*а* Встявиа
*
Л
С
D
Е
G
Н
/4
2
3
5
6
4
Форматирование чисел
Вы. конечно, уже могли заметить, что числа в столбце В трудно читаются. Поэтому приме-
ним к ним один из числовых форматов, чтобы они легче читались и имели одинаковый вид.
Глава 1. Знакомство с Excel
55
Совет
1. Выделите все ячейки с числами, щелкнув на ячейке В2 и протащив указаз^,м
мыши до ячейки В13.
2. Выберите команду Главная^Число, в раскрывающемся списке Числовой фор
мат выберите формат Денежный. Все числа теперь будут отображаться одинаково_____
с двумя десятичными разрядами и знаком денежной единицы р , г.е. рубль”.
На этот раз тащить отметку заполнения не требуется, так как в данном случае мы осуществляем
операцию выбора ячеек, а не заполнения диапазона ячеек.
Форматирование таблицы
Сейчас у нас все данные записаны в диапазон ячеек А1 :В13. Теперь преобразуем ЭТот
диапазон в “официальную” таблицу Excel.
1. Поместите табличный курсор в любую ячейку таблицы.
2. Выберите команду Вставка^Таблицы^Таблица. В открывшемся диалоговом
окне Создание таблицы вы должны удостовериться, что программа Excel правиль-
но определила диапазон ячеек, составляющих таблицу.
3. В диалоговом окне Создание таблицы щелкните на кнопке OK. Excel применит
к таблице формат по умолчанию и откроет контекстную ленточную вкладку Конст-
руктор. Теперь ваша таблица должна иметь такой вид, как показано на рис. 1.18.
Pic01_16 - Microsoft Excel
ФОР!
ST -Ж
»•
Данные Рецензироважн £ид Рирэбстчн»
Финансов»*! ’ Условное форматирование
% ОИ ^Форматировать как таблицу
Стили ячеек-
!ЛИ
ЧИСЛО
50000
Конструктор
у4* бстаьить *
а-
: 1Ф°рмвт
Ячейки
Сортировка Найти и
и фильтр ’ выделить ’
. ЩЯ'1
2 Январе Г
2 Февраль
. ч Март
: Ь Апрель
/ Июнь
- ИЮЛЬ
11 Октябрь
12 ноябрь
50 00C,GQp. [
51 750,00р.
53 561.25р.
55415,89р.
57 376,15р.
59 384,32р.
61 М2,77р.
63 613.96р.
65 840,45р.
68144,87р.
70 529,94р.
72 998,49р. л
О
Е
G
Н
К
• 2г
Рис. 1.18. Рабочий лист с диапазоном, преобразованным в таблицу
4. Если вы не удовлетворены табличным форматом, применяемым по умолчанию,
выберите другой формат из набора форматов, который становится доступным после
выбора команды Конструктор^Стили таблиц^Экспресс-стили.
Часть /. Вводный курс -
Суммирование значении
На рабочем листе представлены объем.. ,
,.яиЙ ИТОГ ПР°ДаЖ 33 ВеСЬ год' Поскольку ’наГ* "° ^«иам, но
°это совсем просто. у а,,1и Данные уже niJeof- хотел°сь бы получить
R Образованы в таблицу Сде-
1. Поместите табличный курсор в Л1об
2. Выберите команду Конструктоп^По’0 ”ЧеЙКУ Таблицы-
Excel автоматически добавит строку ЛР^МетРь' СТИЛей таблица г тп^
лающую общую сумму в столбце Об^ ВНизу таблицы И соаляг-г ,Срокэ итогов.
3. Если »ы «»™„ »е.,оли<>ва“ХС0Щ8СТ
чений (например, для вычисления Ф°РиулУ для вычисления
курсор в ячейку В14, щелкните нГм-^ ЗНачения^ то оомест^аб^
должна нонвитнс, р„дд„ с wjlimjj в
ЯР„Ю> необходимую формулу дм выч„ »-р= е=,бер„ге
Создание диаграммы
Теперь на основании табличных данных построим диаграмму.
1. Поместите табличный курсор в любую ячейку таблицы
2. Выберите команду Вставка^Диаграммы^Гистограмма, а затем один из типов
двумерных диаграмм. Excel создаст диаграмму и поместит ее в центре экрана.
Чтобы переместить диаграмму в другое положение, щелкните на ее рамке и перетащите туда, где,
как вы считаете, она должна находиться. Чтобы изменить внешний вид и стиль диаграммы, исполь-
зуйте команды набора ленточных вкладок под общим названием Работа с диаграммами.
На рис. 1.19 показан рабочий лист после создания диаграммы. Ваша диаграмма может
>ть несколько иной вид, если вы применили другой тип или стиль диаграммы.
К ]
Совет
г
3
4
5
6
7
8
9
10
11
я С
- - -
Январь 50 000,00р.
февраль 51 750,00р.
Март 51 561,25р. 80 000.00р.
Апрель 55 435,89р. 70 000,00р.
Май 57 376,15р. 60 000.00р.
Июнь 59 384,32р. 50 000,00р.
Июль 61 462,77р. 40 000,00р.
Август 63 613,96р. 30 ООО.ООр
Сентябрь 65 840,45р. 20 000,00р.
Октябрь 68 144,83р. 10 000.00р.
Ноябрь 70 529,94р. - р-
Декабрь. 72 998,49р. j
D
728 098,05р.;
F G Н
План по продажам
2 о. S о.
? 5
• План по продажам
* f
На CD-ROM
13
14 Итог
15
16
17
Рис. 1.19. Таблица и диаграмма на рабочем листе
Рабочую книгу с построенными таблицей и диаграммой можно найти на прилагаемом к книге
компакт-диске.
Глава 1. Знакомство с Excel
57
Печать рабочего листа
Теперь можно распечатать созданный рабочий лист. (Будем считать, что ваш принтер
подключен и находится в рабочем состоянии.)
1. Убедитесь, что диаграмма не выделена. Если диаграмма выделена, то распечатан^
будет только диаграмма без таблицы данных. Чтобы снять выделение диаграммы
щелкните на любой ячейке или нажмите клавишу <Esc>.
2. Чтобы увидеть, как Excel разместит данные и диаграмму на печатной странице
щелкните на кнопке Разметка страницы, которая находится справа в строке со-
стояния. Excel отобразит рабочий лист в виде печатной страницы (рис. 1.20), где вЬ]
легко сможете увидеть, как будут выведены на печать результаты вашей работы
Здесь вы можете сразу исправить недочеты внешнего вида и расположения данных
на рабочем листе. Например, если диаграмма расположена на двух печатных страни-
цах, то можно или уменьшить ее, или перетащить так, чтобы она располагалась
только на одной печатной странице.
3. Когда рабочий лист готов к печати, выберите команду Файл^Печать.
В этом месте можно изменить некоторые настройки печати. Например, можно вы-
брать печать в альбомной, а не книжной ориентации. Сделайте изменение, и вы уви
дите в окне предварительного просмотра результат. Если полученный результат вас
всецело удовлетворит, щелкните на кнопке Print, расположенной в верхнем левом
углу. Страница распечатается, после чего вы возвратитесь к своей рабочей книге
fe * .
ВО иОО.Оио.
Апреле
июль
пл»" по продажам
Октябр
бвделзр.
70529,Мр.
п
том дер.
51 561.25р.
55<15,*9р-
59164.32р.
U46X77P-
SCOOC.OOp
4000000р
30 000 ООр
20 00000$
.а<
na-jias
Рис. 1.20. Обзор рабочего листа в режиме разметки страницы
Сохранение рабочей книги
Все, что вы делали до сих пор, сохранялось в оперативной памяти вашего компьютера.
И если вдруг пропадет электропитание, все будет потеряно. Поэтому самое время сохранить
результаты проделанной работы в файле, расположенном на жестком диске.
58
Часть I. Вводный курс
. Щелкните на кнопке Сохранить, которая расположена на панели быстрого дос-
тупа- На ней изоржнастаринная дискета. Поскольку ваша рабочая книга ранее
не сохранялась, то Excel откроет диалоговое окно Сохранение документа
в поле ИмяI файла, введите имя файла, например Планы продаж, и щелкните
г' на кнопке Сохранить или нажмите клавишу <Enter>. Excel сохранит рабочую
книгу в файле. При этом рабочая книга останется открытой, и вы сможете продол-
жить работу с ней.
По умолчанию Excel автоматически сохраняет копию вашей рабочей книги каждые десять минут.
Г сметку Д'1* того чтобы HacJP°MLb ЭТУ оп^ю <или установить ее, если она отключена), откройте с помо-
Н8 щью команды ФаилФПараметры диалоговое окно Параметры Excel. Затем перейдите
на вкладку Сохранение этого диалогового окна. Несмотря на средство Excel автосохранения,
а также средство автовосстановления рабочих книг, настоятельно рекомендую не забывать и пе-
риодически сохранять свою работу.
Глава 1. Знакомство с Excel
59
&род данных на
рабочий лист и их
редактирование
IL& этой главе вы узнаете, как вводить, изменять и педакти
ровать данные в рабочем листе. Как будет показано да
лее, Excel обрабатывает и представляет данные разных типов
п0.разному. Поэтому важно понимать различия между типами
данных и то, как они могут использоваться в рабочем листе.
Типы данных Excel
Как вы уже знаете, в рабочей книге Excel может содер-
жаться произвольное число рабочих листов, а каждый рабо-
чий лист состоит из более чем 17 млрд, ячеек. В ячейке могут
находиться данные одного из трех типов:
числовое значение;
текст;
формула.
На рабочем листе Excel могут находиться также графики,
рисунки, диаграммы, изображения, кнопки и другие объекты.
В действительности эти объекты расположены на графическом
уровне. Графический уровень — это невидимый слой, располо-
женный поверх рабочего листа.
Дополнительная Более подробную информацию о графическом уровне в
информация Excel можно найти в главе 22.
ГЛАВА
в этой главе...
Типы данных Excel
Ввод чисел и текста
Ввод значений дат
и времени
Изменение содержимого
ячейки
Форматирование числовых
значений
Числовые значения
Числовые значения, или просто числа, выражают различ-
ные количественные соотношения данных определенного ти-
па, например объемы продаж, число служащих фирмы, атом-
ный вес, тестовые оценки и т.д. Числовые значения, введен-
значениями та^лицы’ могут использоваться в формулах и диаграммах.
(например 15^. Гакже выражены даты (например, 26.02.20Ц) Ил Л°вв/м|}
ботатк о ’ 35)’ Как ^УДет показано ниже, Excel позволяет довольно эф(Ьегп.
Ь с этими ™паМи данных. РСКт^ 51
3J4-
•«^owlalw*8’ М°ЖеТ °гобРажагь числовые данные в различных форматах. Ниже в этой главе
какой внешний эффект может вызвать применение к числам того или иного формата ^е^Ите
ТеКСТ иасто вводят текст. Как правило, текст Ис.
„риий В рабочий ЛИСТ час* столбцов или для представления
Помимо числовых wa4eH^BPbn данных и заголовков
пользуется для обозначения чи таблице. текстом. Например, если вы вве
какой-либо поясняющей,се равн0 считав V «
Текст, кагорыI на™»"Тужащих, то "Р^Х Если вы хотите ис„олИо
3 текст — - со.
вать это число в вычислениях, введите
седнюю справа ячейку.
Формулы
фоемулы - это то что делает электронную таблицу именно электронной таблицей, Бе
„Хамма Excel представляла бы собой всего лишь текстовый процессор с усовер.
шеХвактой функцией работы с «блицами. Протрамма позволяет вводить в ячейки очень
сложные формулы, в которых используются числовые значения, и лаже текст. Если ввести
Формулу в ячейку, то результат, вычисленный по этой формуле, появляется в данной ячейке.
Если вы измените любое из чисел, используемых в формуле, Excel автоматически выполнит
вычисления по формуле и отобразит новый результат.
Формулой считается любое математическое выражение. Но в формулах также можно ис-
пользовать встроенные в Excel функции. На рис. 2.1 показан рабочий лист, с помощью кото-
рого можно вычислить объем месячных выплат по ссуде. Он содержит числа, текст и форму-
лы. В ячейках в столбце А содержится текст. В столбце В находятся четыре числа и две фор-
мулы (формулы в ячейках Вб и В10). В столбце D представлено то, что в действительности
находится в ячейках столбца В.
а в с о
1 Калькулятор платежей по кредиту
Содержимое столбца В
4 Сумма покупки: 457000,00р. 457000
5 Процент предоплаты: 20,00% 0,2
6 Сумма кредита; 365 600,00р. В4*(1-В5)
7 Срок кредита (месяцев): 360 360 1 1
г Проценты по кредиту: 6,25% °'06 -
9 10 Ежемесячный платеж: 2 251,06р. ПЛТ(В8/12;В7; В6)
11
12
Рис. 2,1. Для создания в Excel полезных и наглядных таблиц можно использо-
вать числа, текст и формулы
62
Часть I. Вводный курс
ЯйИТеЛьнаЯ
$>ацИ*
Эту рабочую книгу loan payment calculator-
книге компакт-диске ’zl6Z мо*но прилагаемом к
Более подробные сведения о формулах изложены в части II.
«иаюдае пользователи часто эд, °
большими могут быть числа и только точи” Они интересуются таюяе
_ роктике это редко вызывает кя.
Все же не ст<ия забывать °б этом ограничении при вводе номе™
мрп кредитной карты состоит из 16 цифр. Вспрг,^ ОмеР°в кредитных квот R
вменит последнюю цифру номера нулем Чтобы^^ °Граничения после вводГномепа ^ИН.СТВе Систем но"
2 карт как текст. Для этого перед вводов “°?^ичение^ХХ ^ ^
Главная^ Число и в раскрывающемся списке ЧиоТ $°PMaT ЯЧеек ТекстовыйХ^0*^ Кредит'
можно вводить перед номером кредитной карты какой „и^" Ф°РМаТ Вы6е^е пункт Текст^’хТ^
М интерпретирует содержим ««.
Ниже приведены другие числовые ограничения Excel
Наибольшее положительное число - 9,9Е+307
Наименьшее отрицательное число —9.9Е+307
Наименьшее положительное число - 1 Е~307
Наибольшее отрицательное число__1Е—307
Эти числа представлены в экспоненциальном Фоомятр а
бтыим ло/южигельиым числом является лроизввдХ ,™ и“°"т * -WHMep
Ввод чисел и текста
Переместите табличный курсор в нужную ячейку (в результате она станет активной), вве-
дите числовое или текстовое значение и нажмите клавишу <Enter> или одну из клавиш
управления курсором. Значение отобразится в ячейке и в строке формул, поскольку в строке
формул отображается содержимое активной ячейки. При вводе чисел можно использовать
десятичные точки (или запятые) и знаки денежных единиц; кроме того, допускаются знаки
“плюс” и “минус”.
/ Если поставить перед числом минус или заключить его в скобки, Excel будет считать это число
/На заметку отрицательным. ,
Рлава 2. Ввод данных на рабочий лист и их редактирование 63
Ввод текста в ячейку также прост как и ввод числового значения: для этого надо активи-
зировать нужную ячейку, ввести текстовое значение и нажать клавишу <Enter> или одну из
вводите текст, то в ячейку может поместиться
столько же, сколько символов (букв) в средНей
ввести в ячейку огромное количество символов,
все на экране одновременно отнюдь не просто.
форму» V™ ™ ««Ращ.*'
<OHShift+U>. нажав эту комбинацию клавиш, можно изменить ВЬ1С?
показывала одну строку или была предыдущего размера. ’V
клавиш управления курсором. Если вы
больше 32 000 символов. Это примерно
размеру главе данной книги. Вы можете
отобразить их 1
Если ввести в ячейку длинный
ке<_ . .
эту границу вниз, как
комбинацией клавиш •
строки формул, чтобы она
Совет
* Вставить
•фер обмс.ч:
Главная Встави
Calibn
Шрмф:
Разметка страницы
11
, Выравнивание
А13
А___
409
340
184
1 9
10
417
190
65
376
106
474
255
389
338
84
464
471
177
291
376
171
427
447
56
200
PicOl.Ol - Microsoft Excel
Формулы Донные Рецензирование
Общий
% 0W
w,0 ДЮ
,00 *,о
Число
а*» Вставить
- удалить -
Стили
•• i Формат’
Ячейки
Сортировка Найти
и фильтр ” выделить ’
Редактирование
не
г1о
Но
Вид Разработчик
Л EMSI SOFTWARE LICENSE ANOMAINTENANCE AGREEMENT Weese read this agreement
carefully! By installing the delivered software, you agree to be bound by the terms and
conditions of the agreement below. If you do not agree to these terms and conditions,
. ! terminate the installation procedure and do not use the delivered software any further.
i Violation of these terms and conditions could constitute copyright infringement,
j resulting in dvil and criminal proceedings.
- H
D
404
51
351
162
390
453
86
449
176
Е
499
117
290
238
311
126
109
479
286
F
265
453
438
409
453
G
216
348
375
475
464
223
343
179
338
104
238
А -
3
7
8
В
О
5
К
13 |emsi software LICENSE AND MAINTENANCE AGREEMENT Please read this agreement carefully 1 By installing the delivered softy'
14
i 15
i 16
,J7
to. ________ „ . . __
! !< * */> Лист2 ЛистЗ zj
/ Готово
__________" ' ' I __1_—£._ - ; f Jj
- ' - tj---. , ijffligjigg ioo% j-; ‘5 ;+)
Puc. 2.2. Строка формул с увеличенной высотой, что позволяет отображать больше текста
Что произойдет, если вы введете в ячейку текст, который длиннее текущей ширины столб-
ца? Если ячейки, расположенные справа, пусты, Excel отобразит текст целиком, заполняя со-
седние ячейки. Если же соседняя ячейка содержит какие-либо данные, программа отобразит
столько символов текста, сколько возможно (весь текст по-прежнему находится в ячейке, про-
сто он не отображается). Если вы хотите, чтобы в ячейке, рядом с которой находится заполнен-
ная ячейка, полностью отображалась длинная строка текста, можете сделать следующее:
сократить текст;
увеличить ширину столбца;
Я выбрать более мелкий шрифт;
выполнить переносы так, чтобы текст в ячейке занимал несколько строк; чтобы сде-
лать так, выберите команду Главная^Выравнивание^Перенос текста.
64
Часть I. Вводный курс
моА значений дат и времени
-хх, значенм ™и—в
• они считаю ’ котоРые форматируются специальным образом,
„боте с датам ужно хорошо понимать систему представления данных
т’’р;> •ехсе1-
работа с датами
тами Excel оперирует, используя их последовательную нумерацию, так называемые
или порядковые номера. Самая ранняя дата, которую способна распознать
это 1 января 1900 года. Этой дате присвоен порядковый номер 1. Дата 2 января 1900
порядковый номер 2 и т.д. Такая система представления значительно облегчает
р)Да ИМоВание дат в формулах. Например, можно ввести формулу, по которой вычисляется
цсП°л1’3твО дней между двумя датами.
,c£)Jll44«C ьшинстве случаев вам не придется напрямую иметь дело с системой последователь-
В пании дат, принятой в Excel. Дата вводится в привычном формате, а о деталях про-
ной нуМ^заботится сама.
,-раМ*13 оЛО5Ким, вам нужно ввести следующую дату: 1 июня 2001 года. Для этого нужно
ПРеД. июнь 2001 (или использовать любой другой из имеющихся форматов дат). Excel
цабраТЬ тИрует эту дату как значение 39 234, которое является порядковым номером введен-
Н°Й 3 В примерах дат в этой книге используется система представления дат, применяемая в США. В зави-
симости от ваших региональных установок Windows, ввод данных в формате (например, June 1,2011)
может быть интерпретирован как текст, а не как дата. В таком случае вам необходимо ввести дату в
формате, который бы соответствовал вашим региональным настройкам, например 1 June, 2011.
Более подробно работа с датами и временными данными обсуждается в главе 12.
На заметку
Дополнительная
информация
Работа с временными данными
При вводе времени Excel расширяет систему представления дат так, чтобы она включала
десятичные дроби. Другими словами, Excel трактует время как дробную часть дня. Напри-
мер, порядковый номер даты 1 июня 2007 года — 39 234. Полдень указанного дня соответст-
вует внутреннему представлению 38139,5.
Снова подчеркну, что, скорее всего, вам не придется сталкиваться с этими порядковыми
номерами дней и их дробными значениями для представления времени. Достаточно ввести в
ячейку время в одном из распознаваемых форматов, а все остальное программа сделает сама.
Дополнительная Методы работы со значениями времени обсуждаются в главе 12.
^информация
ава данных на рабочий лист и их редактирование
65
Изменение содержимого ячейки
После того как вы ввели в ячейку числовое
ные несколькими способами.
значение или текст, можно изменять эти
Лац.
удалить;
заменить;
отредактировать.
На заметку представление
Можно модифицировать ячейку, изменив ее формат. Однако форматирование ячеек влияет На
дааХе яТк. Форматирование не влияет на его содержимое. Вопросам форматирова-
нияпосвящены следующие разделы этой главы.
Удаление содержимого ячейки
Для того чтобы удалить числовое значение, текст или формулу в ячейке, достаточно активи-
зировать ячейку и нажать клавишу <Delete>. Чтобы удалить содержимое нескольких ячеек, сле-
дует выделить их и нажать клавишу <Delete>. Нажатие клавиши <Delete> приводит к удалению
содержимого ячейки, но атрибуты форматирования, которые вы применили в ячейке (например,
выделение полужирным шрифтом, курсивом или различные числовые форматы), сохраняются.
Дня более гибкого контроля над процессом удаления используется команда Главная^
Редактирование^Очистить. После выбора этой команды на экране появится подменю
с четырьмя дополнительными опциями.
Очистить все. Полностью очищает ячейку.
Очистить форматы. Удаляет только атрибуты форматирования, сохраняя числовое
значение, текст или формулу.
Очистить содержимое. Удаляет только содержимое ячейки, сохраняя атрибуты фор-
матирования.
Очистить примечания. Удаляет примечание (если оно есть), прикрепленное к ячейке.
Очистить гиперссылки: Удаляет гиперссылки, содержащиеся в выбранных ячейках.
Текст остается, но ячейка больше не действует как гиперссылка.
/ Удаление атрибутов форматирования не удаляет цветной фон, если очищаемая ячейка принад-
- На мметкУ лежит диапазону, который был преобразован в таблицу.
Замена содержимого ячейки
r ТОГ° ЧТ°бЬ1 заменить содержимое ячейки, активизируйте ее и введите новые данные.
^нГя^ох^нятсяДЫЛУЩеС С°ДерЖИМ°е ячейки бУдет вменено, однако атрибуты форматиро-
Мо^^кже заменить содержимое ячеек путем перетаскивания данных из одной ячейки в другую или
ланиыо В °6°их случаях атрибуты форматирования ячейки, принимающей
НЫХ кяпиаит™ J31 аТРИ^УГаМИ формирования новых данных. Большую свободу в выборе возмож-
(лалее в гпкпыи НЫ даННЫХ пРедлагает команда ГлавнаяФБуфер обмена^Вставить
(далее в открывшемся списке можно выбрать команду Формулы или Вставить значения).
Совет
66
Часть I. Вводный курс
редактирование содеРЖимг
Рсди в ячейке содержится нескол
„«иные- Однако если в ячейке находится л П °Л°В’ т° прОще
лиШЬ иебольшие изменения, лучше ИНный
информацию заново. отРедак-
0С чтобы отредактировать содержимое
„яЖе способов перехода в режим ред^Д^ «-еполь^
Я Дважды щелкните на ячейке Эт
ственно в ячейке. ’ ° п°зволит отпрп,
Я Нажмите клавишу <F2>. Это тоже ^ержимое непосред-
сТВенно в ячейке. позволит отредакти
Активизируйте ячейку, которую Hv^. с°лержимое непосред-
формул. Это позволит отредактировав ^^ровать, а зат
оодержимое ячейки в вМ Щелкните в ctdokp
Для редактирования вы можете исполь формУл-
Одни пользователи считают, что проще всегоТ" Т°Т Метод- который ,
читают использовать строку формул. Реагировать прямо в ячейке'
Во вкладке Дополнительно лимит
влияющих на редактирование (Чтоб! " окна Параметры Ехоы
команду Файл ^Параметры^ЬПЪ ^^вое окно Парамё^ J™**0 °ПЦИЙ’
снят, то вы не сможете редактировать РазРешить редактипов ЕХСе1, выбеРите
приведет). Кроме того в этом !nvu держимое прямо в ячейке (лвой Р ание 8 ячейках
формул, а не в ячейке. ’ m Нажатие ^ши <F2> позЙитХХ^ НИ К Чему Не
ит Редактировать в строке
Все эти методы приводят к тому, что Excel п
части строки состояния появляется слово Правка ГйТ (В левой
ются две новые кнопки-пиктограммы (рис. 2.3) режиме в с^е формул пояЛя
символ х, можно отменить редактирование и соле КН°ПКе' На KOTOP°« изображён
(нажатие клавиши <Esc> приводит к тому же peLT™ ТТ* ЯЧейки останется прежним
кои редактирование завершается, и измХные дан™7 ‘ ' ЩеЛЧКа на кнопке <^оч
виши <Enter> приводит к такому же результату) сохраняются в ячейке (нажатие кл!
ого ячейки
всего заменить их, введя новые
й текст или сложная формула и нужно вне-
лировать содержимое ячейки, чем вводить
одним из перечисленных
ВДМ б°льше нравится.
’ дРУП1е предпо-
’На заметку
Переход в режим редактирования ячейки индицируется превращением точки вставки
8 вертикальную линию, после чего можно выполнять следующие задачи.
Глава 2. Ввод данных на рабочий лист и их редактирование
67
Перемешайте точку вставки с
в начало ячейки;
конец ячейки.
Добавление новых символов в месте точки вставки.
помощью:
• клавиш управления курсором внутри ячейки.
. клавиши <Ноте> для перемещения точки вставки
• к лавиши <End> для перемещения точки вставки в
Выбор сразу нескольких символов. Чтобы выделить несколько символов, нажав Ма.
кыоор трззт „„илтып клавиш управления курсором.
ВИШУ <Shift>. перемещайте курсор с помощью клавиш, н
Выбор символов в процессе редактирования ячейки. Для выделения символов Во
время редактирования можно также использовать мышь. Щелкните и перетащите ук-^
затель мыши по тем символам, которые нужно выделить.
Некоторые способы ввода данных
Можно упростить и ускорить процесс ввода данных и рабочий лист Excel, если использо.
J „иже способы „ возможности. Также будут полезны советы, которые помо.
пт сделать процедуру ввода данных более эффективной.
Куда перемещается табличный курсор после ввода данных
По умолчанию нажатие клавиши <Enter> после ввода данных в ячейку может автомати-
чески перемещать табличный курсор в следующую ячейку. Одних пользователей эта возмож-
ность раздражает, а другим она нравится. Для того чтобы изменить эту установку, выберите
команду Файл^Параметры и щелкните на вкладке Дополнительно (рис. 2.4). Опцця<
управляющая описанной возможностью, называется Переход к другой ячейке после на-
жзтия клавиши <Enter>. Здесь же можно указать направление, в котором оудст перемещаться
табличный курсор после ввода данных (вниз, влево, вправо или вверх).
Ваш выбор всецело зависит от ваших персональных предпочтений. Я предпочитаю от-
ключать эту опцию. Во время ввода данных для перехода на следующие ячейки я предпочи-
таю пользоваться клавишами управления курсором (см. следующий раздел).
Использование вместо клавиши <Enter> клавиш управления
курсором
В этой главе уже упоминалось о том, что для завершения ввода данных в ячейку нужно
использовать клавишу <Enter>. Однако это только один из способов. Вместо <Enter> можно
использовать любые клавиши управления курсором, в результате чего табличный курсор бу-
дет перемещаться в указанном направлении. Например, если вы вводите данные, которые
должны располагаться в строке, то, чтобы завершить ввод, лучше нажать клавишу <—». а не
<Enter>. Другие клавиши управления работают так же, т.е. для завершения ввода можно даже
использовать клавиши <PgUp> и <PgDn>.
Выделение ячеек перед вводом данных
Вот один из приемов, о котором большинство пользователей Excel не знают. Если заранее
выделить диапазон ячеек, то при нажатии клавиши <Enter> Excel автоматически переместит
табличный курсор в следующую ячейку. Если выделенная область включает несколько
строк, то Excel будет перемещать табличный курсор вниз по столбцам. После того как таб-
личный курсор окажется в последней ячейке текущего столбца, он переместится в верхнюю
ячейку следующего столбца. Для того чтобы пропустить текущую ячейку, нажмите клавишу
<Enter>. Чтобы вернуться к предыдущей ячейке, нажмите комбинацию клавиш <Shift+Enter>.
Если вы предпочитаете вводить данные по строкам, а не по столбцам, используйте вместо
<Enter> клавишу <ТаЬ>.
68
Часть I. Вводный курс
. * зем’»1
rw***H
&-.Р-лн.рк.р.,^...........
< Пмр.ИН,» рьммнрее^,,, ,
J ₽.<ШНРЯ,ь Фор„.ш и форм)ль е
< Агтоматичгский мад пропетое
.' -t’OUHput^e Значений ,4ttJL
‘ ГАНОРАМИРОМ^. 4 п«.,ошмо и,^
Число Я5И .
’ Цтолыомп с»п«,н«, р>ад.,и1<дм
Перемещение курсора
• логическое
Физические
Вырезание «опироаапке и кич
!
Рис. 2.4. Здесь задается направление перемещения табличного курсора после ввода данных
Использование комбинации клавиш <Ctrl+Enter> для ввода
повторяющейся информации
Если возникает неооходимость ввести одни и те же данные в несколько ячеек, то, как
правило, большинство пользователей поступают следующим образом: вводят данные в одну
ячейку, а затем копируют их во все оставшиеся ячейки. Однако существует более удобный
способ: выделите все ячейки, которые нужно заполнить данными, введите числовое значе-
ние, текст или формулу, а затем нажмите <Ctrl+Enter>. В результате одни и те же данные бу-
дут введены в каждую ячейку выделенной области.
Автоматическое назначение десятичных запятых
Этот способ ввода чисел заинтересует тех. кому приходится вводить множество цифр
с фиксированным числом десятичных разрядов. Выберите команду Файл^Параметры
и щелкните на вкладке Дополнительно. Установите флажок Автоматическая вставка де-
сятичной запятой и убедитесь в том, что в поле Число знаков после запятой установлено
нужное число десятичных разрядов после запятой.
Если описываемая опция активизирована, то Excel автоматически расставит десятичные
запятые. Например, если ввести в ячейку 12345, то программа оудет интерпретировать это
число как 123,45 (десятичную запятую она добавит автоматически). Чтобы вернуться к пер-
воначальному режиму, снимите флажок с этой опции в диалоговом окне Параметры Excel.
Установка или отмена данной опции не влияет на ранее введенные числа.
Глава 2. Ввод данных на рабочий лист и их редактирование 69
Этот режим ввода данных распространяется на все листы рабочей книги, а не только на й
Внимание! ленный диапазон ячеек. Если вы забыли, что включен этот режим, то можете ввести неправи^6'
ные данные.
Использование функции Автозаполнение
— —'..../'мотоена специал
Совет
vcMorpeHa специальная возможность, котоРаи
В Excel предусмотрен облегчает ввод набора чнсЛо,
называется Автозаполне ^eMeHTOB в диапазон ячеек. Для ЭТо
вых значений или текстев полнения (маленький квадратик
го используется маркер
расположенный актИВНОй ячейки). Чтобы скопировать С0-
в нижнем правом углу' „ заполнить их набором данных,
держимое ячеек или^^ ения по нужным ячейкам.
протащите маркер aeiu создания последовательности це.
На рис. 2.5 показан "1^“ “ г „ ячейку Й1 „ число 3 „
™Х- Затем выделил обе ячейки и перетащил маркер автоаа.
ячейку А2. Затем последовательность чисел,
полнения вниз, чтобы создать эту
рш. 2.3. Э„,д „селе^елееосч,,. чисел сосала с лол.ощса epeic,,,.
ва автозаполнения
Если нажать правую кнопку мыши, то после того как вы перетащите маркер автозаполнения,
Excel отобразит на экране контекстное меню. Используя это меню, можно установить дополни-
тельные опции автозаполнения.
Использование функции Автозавершение
С помощью функции автозавершения можно выполнять автоматический ввод повторяю-
щихся текстовых данных. При этом нужно ввести в ячейку только несколько первых букв,
и Excel автоматически завершит ввод, основываясь на данных, которые вы ввели ранее в этот
столбец. Описываемая возможность не только позволяет уменьшить число нажатий клавиш,
но и гарантирует, что вы всегда правильно введете ряд повторяющихся данных.
Вот как осуществляется автоматический ввод. Допустим, вы вводите в столбец информа-
цию о проданных товарах. Пусть один из них называется Модем. Когда вы первый раз вводи-
те в ячейку слово Модем. Excel запоминает это. Позже, когда вы только начнете вводить Мо-
дем в том же столбце. Excel “узнает” это слово по первым нескольким буквам и продолжит
ввод вместо вас. Для завершения ввода вам останется только нажать клавишу <Enter>. Про-
грамма также автоматически изменяет написание букв. Поэтому если вы начали вводить мо-
дем (со строчной буквы .и), то Excel автоматически заменит строчную букву м прописной для
согласования данных с теми, что были введены ранее.
Доступ к этой возможности можно получить, если щелкнуть правой кнопкой мыши на ячейке
и выбрать из контекстного меню команду Выбрать из раскрывающегося списка. При
использовании данного метода Excel откроет раскрывающийся список, в котором будут пред-
ставлены все введенные в текущий столбец данные. Щелкните на том элементе, который вам
нужен, и он будет введен автоматически.
Помните, что функция автозавершеиия работает только с непрерывной последовательностью
ячеек. Если, например, посреди последовательности ячеек с данными есть пустая ячейка, то
Excel будет предлагать варианты только из тех ячеек, которые расположены ниже пустой ячейки.
Совет
70
Часть I. Вводный курс
Если вы считаете в
герьНО диалогового окна Пар°*^> ^ищн^
мание значении ячеек. РаметРы ЕХсе? п • г —
• Аля ЭТог
Добавление новой строки ь
Если вы вводите длинный ® ЯЧ®ЙКу
содержимое в нескольких ctS * ЯЧе**У Тп
вячейку используется комбина^Хв
Ха заметку
можно отключить ее во вкладке Дополни-
J достаточно снять флажок Автозаэер'
Совет
Когда вы вводите символ разрыва авления новой строки
автоматически устанавливает Нажимаете комн
личие от обычного режима ле^но^^ ЯЧейки °пцию neS° КЛавиш <A«+&>ter>)
текст на новые строки там, где вы^ХТ^' В данном X Si" П° СЛО8ам- *>' * “
сти при форматировании текста. оп^« предоХяХ Принудительно переносит
Для удаления ручного переноса на нон ополнительные возможно-
Символ разХ*™» "Х""”88"™ 1тиж"е
п°сле его удаления Жст пе в н?*мите клавишу <Delete>.
Использование функции Автозамен
с помощью функции Автозамена мож НЭ
слов или Фраз. Например, если вы работаеХ° ?°адавать сокращения лля
можно создать сокращение рик в качестве *MpMe “Рога и копыта^- потребляемых
при наборе рик Excel автоматически будет заме» функш<и Автозамена^т ЭТ°Г° названия
В Excel встроен достаточно большой J ЭТ0 сокРащение на Рпг= Т Ла каждый раз
„ям при вводе (в основном это oLX С0К «ХТ буд^гаа;/опь'та
стройки функции Автозамена выбеоит, ’ Которые васто аоречаютХ „ °матичеа<“ заме-
писание щелкните на кнопке Параме ' ВДУ Файл«Павдметоы „Т в,оде)' Ли
г»-—,.'
в вашем тексте.
Автозамена; русский
I • ______ _ Автозане^а матемвти'4еоо®*»1 символами
, Автозамена ; Аетоформат при вводе
Посещать кнопки возможностей автозаненъ<
• ! v'j Исправлять ДВе Прописке буквы в начале слове
J -V Делать первые буквы предложений пропноадии
( G?' Названия дней с прописной буквы
; У_; Устранять последствия слученного нажатия CAPS ЮСХ
, »Z Заменят^ при вводе
заменять: “а>
действия
(ИИЛ
.'инжимер
;Ипо4мдент
; ИТТИ
(итхо
1#*ф0ОМЙц»«о
ялм
инженер
икмдент
идти
тихо
[Jj.o6e,Te~J
ОК
-...- - - о..----1
Рис. 2.6. С помощью функции Автозамена можно создавать
сокращения для часто употребляемых слов и выражений
Глава 2. Ввод данных на рабочий лист и их редактирование
71
Совет
Слисок автозамены общий для
замены, созданные, например,
всех приложений Microsoft Office, поэтому
в Word, будут доступны и в Excel. е Элемещ
х
Ввод дробей
веян ьь, хо„,те и«е™ . ячейку
лом. Например, чтобы ввести десятичным э ячейку число 6,875 и автом’ ВВе^е
6 7/8 I, нажмите клавишу <Enta>. ПР0,’’амм части (например, 1/8). то
отформатирует его как др“ “овите табличный курсор на этой
сначала ввести нуль: О 1/8. Если вы снова уыа i/о еИ|<е, 7v.
в строке формул увидите число 0,125, но в ячейке будет ото р
Использование формы для ввода данных
Многие используют таблицы Excel как простые базы данных, в которых информация Оп
ганизована по строкам. В этом случае Excel предлагает простои спосо ввода данных с j10
мощью встроенной формы, создаваемой Excel автоматически, ормы ввода данных работа
ют как с обычными диапазонами ячеек, так и с диапазонами, прео разованными в таблицу
(преобразование выполняется с помощью команды Вставка а лицыФТаблица). ца
рис. 2.7 показан пример такой формы.
К сожалению, команды доступа к формам ввода дан-
ных нет среди ленточных команд. Если вы собираетесь
часто использовать эту команду, то рационально помес-
тить ее на панель быстрого доступа. Это делается так.
1. Щелкните правой кнопкой мыши на панели
быстрого доступа и в открывшемся контекстном
меню выберите команду Настройка панели бы-
строго доступа. Появится диалоговое окно Па-
раметры Excel с открытой вкладкой Настройка.
2. В раскрывающемся списке Выбрать коман-
ды из выберите пункт Команды не на ленте.
3. В левом списке окна выберите элемент
Форма.
4. Щелкните на кнопке Добавить, и команда Рис 2.7. Встроенная форма Excel
Форма будет вставлена в панель быстрого дос- позволяет упростить ввод данных
тупа. в таблицы
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диа-
логовое окно Параметры Excel.
После выполнения этих действий новая кнопка-команда Форма появится на панели быстро-
го доступа.
Для использования формы при вводе данных выполните следующее.
1. Организовать эти данные таким образом, чтобы Excel распознала их табличную
структуру. Начните ввод данных с определения заголовков столбцов. Они
должны располагаться в первой строке диапазона вводимых данных.
2. Выделите любую ячейку в строке заголовка и щелкните на кнопке Форма па-
нели быстрого доступа. Откроется диалоговое окно формы, содержащее поля ре-
дактирования и несколько кнопок (рис. 2.7).
3. Введите информацию.
72
Часть I. Вводный курс
Нажмите клавишу <ТаЬ> Для
ячейке содержится форМула ’^РсМе,.1ения МеЖпх/
4. Когда .ы да„„ые Форм »«..да "О»«и -с» в
Excel загрузит данные в pa6o4Vi Р°Ки- Икните на ₽ Ировать нельзя
„роки. Р ®° 'Ую таблицу „ кнопке Добавить.
ввод текущей даты и времени "°™ “'а,ук>",ей
Иногда требуется ввести в ячейку т
да£ореиь< дна клавиатурные эквивален “У“'УЮ дату
Я Текущая дата. <Ctrl+;>. ' Этой в Excel ,ipc7V.
• Текущее время. <Ctrl+Shift+ >
Данные о дате и времени берутся и
читаете это время неточнЬ1м, подкорре^Т0 Вр^‘<" *аше
его можно из Г1анеЛи\Кп°паПЬК)Тере- Если йы
ЛИ правления WIIldow.s.
При этом способе ввода текущих даты и времени Excel вставляет их в рабочий лист как статиче-
ские данные. Другими словами, они не изменятся при пересчете рабочего листа. Чаще всего это
именно то, что вам нужно, но вы должны знать об этом ограничении. Чтобы эти данные изменя-
лись, например, при следующем открытии данной рабочей книги, следует использовать функции
ТДАТА и СЕГОДНЯ.
Внимание!
Совет
форматирование числовых значений
форматирование чисел, хранящихся в ячейках, означает только изменение их внешнего
В Excel имеется множество возможностей, позволяющих изменять вид содержимого
ячеек Ниже рассматриваются способы быстрого форматирования рабочих листов.
Помните, что форматирование можно применить только к выделенной ячейке или к диапазону
ячеек. Поэтому, прежде чем форматировать ячейки, выделите их. Также следует помнить, что
изменение формата представления чисел не воздействует на значение, хранящееся в ячейке.
Форматирование чисел воздействует только на представление чисел.
После ввода числовые значения, как правило, никак не отформатированы. Другими сло-
вами, они просто состоят из последовательности цифр. Числа следует форматировать так.
чтобы они легко читались и были согласованы по количеству десятичных разрядов.
На рис. 2.8 показаны два столбца чисел. Числа в первом столбце никак не отформатиро-
ваны. Во втором столбце ячейки отформатированы так, чтобы числовые значения легко чи-
тались. В третьем столбце приведены названия примененных форматов.
А 6 «- и
2 Неформатированны Фсрма^ироеанный
3 1200 1200,00р. Денежный
4 0,123 12,30% Процентный
5 07.07.2010 07.07.2010 Дата (короткий)
6 07.07.2010 7 июля 2010 г. Дата (длинный)
7 123439832 123 439 832,00р. Финансовый
8 0,552 13:14:53 Время
9 0,25 1/4 Дробный
10 12 12332354090 1,238+10 Экспоненциальный
Рис. 2.8. Неотформатированиые и отформатированные чи-
словые значения '
Глава 2. Ввод данных на рабочий лист и их редактирование
73
HaCD-ROk
Совет
„ £ на прилагаемом к книге компакт-диске.
Эта рабочая книга содержится на при
Если вы переместите табличный курсор в ячейку с отформатированным числовым знамени
обнаружите, что в строке формул отобразится числовое значение в неотФорматироваНно. е,0|
Так происходит потому, что форматирование влияет только на способ отображения чис Й1^е'
значения в ячейке, а не на само значение. л°в0г0
Автоматическое форматирование чисел
, лопина ппогоамма Excel способна выполнять автоматичоп,
н4Х7Р^иТЫТо">?«Р. ячейку 12,2%, то проема знает, что вы хотите ис„оЛВ0Ват"ь
Например, есл ппименяет еГо автоматически. Аналогично, если вы используете пробел
числах тысяч от сотен (например. 123 456). Excel применяет форматеров
с этим разделителем групп разрядов автоматически. А если вы ставите после числового знаЧе.
ния знак денежной единицы, установленный по умолчанию, например р., то к данной ячейКе
будет применен денежный формат.
Excel позволяет легко вводить в ячейки числовые значения в процентном формате. Если ячей-
Совет ка отформатирована с применением этого формата, то можно вводить в ячейку числа в обыч-
ном виде и они будут восприниматься Excel как значения процентов (например, введите
✓ 12,5 для 12,5%). При вводе значений, не превышающих 1%, нужно значение предварить
нулем (например, введите 0,52 для 0,52%). Если такое свойство процентного формата не
работает (или если, наоборот, вы хотите его отключить), откройте диалоговое окно Пара-
метры Excel, перейдите на вкладку Дополнительно и установите (или снимите) флажок
Автоматический ввод процентов.
Форматирование чисел
с помощью ленточных команд
В группе Число ленточной вкладки Главная находится не-
сколько кнопок, позволяющих быстро применить самые распро-
страненные форматы чисел (рис. 2.9).
Раскрывающийся список Числовой формат, расположен-
ный в этой группе команд, содержит одиннадцать форматов.
Дополнительные опции включают раскрывающийся список Фи-
нансовый числовой формат (для выбора денежного формата),
кнопки Процентный формат и Формат с разделителями. Эта
группа также содержит одну кнопку, предназначенную для уве-
личения количества цифр после запятой, и другую кнопку для
уменьшения количества цифр после запятой.
Если выбрать один из этих форматов, то он сразу будет при-
менен к активной ячейке. Можно также выделить диапазон яче-
ек (или даже всю строку либо столбец рабочего листа), а затем
выбрать один из форматов. Если выделено несколько ячеек, то
числовой формат будет применен ко всем выделенным ячейкам.
Формат запятой
Финансовый
числовой
формат
Рис. 2.9. Команды форма-
тирования группы Число
вкладки Гпавная
74
Часть I. Вводный курс
форматирование ЧИс
комбинаций клавиш С Исп°льзован
Задать форматы чисел можно
комбинации клавиш, которые ИсЛ П°Моц*Ью
ячейкн или диапазона ячеек ОбЛ ^ся ЛМбинаиий кп
' еян „а клавише рядом в
Таблица 2.1. Комбинации клавиш щ, ° 1Мав|,щи «Соь.
^^еняемоеф^^^^^п,Р<>аания ЧИС6л
В табл. 2.1 приведены
чисел для выделенной
и <Shift> разме-
Qt(i+Shift+$>
<Ctrl+Shift+%>
<Ctrl+Shift+A>
<Ctrl+Shift+#>
<Ctrl+Shift+@>
<Ctrl+Shift+!>
Общий числовой формат (т.е. неформатированные значения)
Денежный формат с двумя знаками после запятой (отрицательные числа записыва-
ются в скобках)
Процентный формат без десятичных разрядов после запятой
Экспоненциальный формат чисел с двумя знаками после запятой
Формат дат с указанием дня, месяца и года
формат дат с отображением часов и минут
Числовой формат с двумя знаками после запятой, разделителем разрядов и дефисом
для отрицательных значений
форматирование чисел с помощью диалогового
окна Формат ячеек
Чаще всего числовых форматов, доступ к которым можно получить в группе команд
Число вкладки Главная, оказывается вполне достаточно. Но иногда возникает необходи-
мость в использовании других вариантов форматирования. В Excel любые числовые форматы
можно получить в диалоговом окне Формат ячеек, которое содержит несколько вкладок
(рис. 2.10). Для форматирования чисел используется вкладка Число.
Существует несколько способов открыть диалоговое окно Формат ячеек. Прежде всего вы-
делите ячейку или ячейки, которые вы хотите отформатировать, а затем выполните одно из сле-
дующих действий.
Выберите команду Главная1^Число и щелкните на маленькой пиктограмме, распо-
ложенной в правом нижнем углу группы Число.
Выберите команду Главная^Число, откройте список Числовой формат и выберите
в нем пункт Другие числовые форматы.
Щелкните правой кнопкой мыши на выделенных ячейках и выберите из контекстного меню
команду Формат ячеек.
Нажмите комбинацию клавиш <CtrI+l>.
Во вкладке Число диалогового окна Формат ячеек предусмотрено двенадцать категорий
числовых форматов. При выборе соответствующей категории из списка Числовые форма-
ты правая сторона панели изменяется так, чтобы отобразить соответствующие опции. На-
пример, на рис. 2.10 показан вид диалогового окна после выбора категории Денежный.
Глава 2. Ввод данных на рабочий лист и их редактирование
75
Рис. 2.10. С помощью вкладки Число диалогового окна Формат ячеек
можно отформатировать числа различными способами
Категория Денежный содержит три опции: число отображаемых десятичных знаков, обо-
значение денежной единицы и способ отображения отрицательных чисел. Обратите внима-
ние на то, что в окне списка Отрицательные числа представлены четыре варианта отобра-
жения отрицательных чисел (два из них выделены красным цветом), которые изменяются
в зависимости от количества десятичных знаков. В верхней части вкладки показан образец
отформатированного числа. Выбрав все необходимые опции, щелкните на кнопке ОК, чтобы
применить числовой формат к выделенным ячейкам.
Дополнительная Функция ОКРУГЛ и многие другие встроенные функции обсуждаются в главе 10.
информация .
Ниже приведен список категорий числовых форматов с небольшими комментариями.
Общий. Формат, принятый по умолчанию. При его выборе числа отображаются в ви-
де целых чисел, десятичных дробей или, если число слишком большое и не помещает-
ся в ячейке, в экспоненциальном формате.
Числовой. Позволяет указать число десятичных знаков, определить разделитель
групп разрядов и способ отображения отрицательных чисел (со знаком “минус”, крас-
ным цветом или красным цветом со знаком “минус”).
Денежный. Позволяет указать число десятичных знаков, использование знака денеж-
ной единицы и способ отображения отрицательных чисел (со знаком “минус”, крас-
ным цветом или красным цветом со знаком “минус”). В этом формате всегда исполь-
зуется разделитель групп разрядов.
Финансовый. Отличается от денежного тем, что знаки денежной единицы всегда вы-
ровнены по вертикали.
Дата. Позволяет выбрать один из форматов отображения дат.
Время. Предоставляет на выбор несколько форматов отображения времени.
76
Часть I. Вводный курс
Совет
Процентный. Позволяет выб
бражается всегда. Рать Число
дробный. Позволяет выбрать « С,мте,
Экспоненциальный. R ^Тл, . Девяти дг>Огш, .
„„ выбрать число лесЯТичн ™сло всегда ^“аго> Сражения
Текстовый. Его применение к ‘ Шя °тобРа*еИМс бухвой Е '
это число как текст (даже если _?ИСЛов°му значениид ’ М°'
Дополнительный. Включает ч„,"““ '•«m?;"’8®" Е'«1 Расс,ма^„мг8
индекс. Индекс+4, Номер тел^ ДОПОл«ительнм
Все форматы. Позволяет издава/Х" номГр™'"’ Ф'>Р“а” Почтовый
в одну из перечисленных каз^орю, ’"««ые фови
Если в ячейке нахаднс, .мг „ ”Ы' 8ВДМ““« «"
достаточно широк для огпКп^МВ°П°в “Р^тка’ и
мое ячейки, уве„„чьте ХеХХ'”*3"”' ими ™ ™«е« вв.
°® «л» измелте чиовой^Х Ю№л °1»
Числовые форматы, определяемые
пользователем яемые
Если вы хотите каким-либо более ЭКЗотиц
ячеек и предлагаемые Excel Фопия-п., „„ 1ИЧес*им способом отЖ™.
венные числовые форматы С Не удовлетворяют то выР ,атировать с°лержимое
н , то вы можете создавать собст-
дополнительная Ехсе1 предоставляет для этого большие возможности
*"*°Рмация *! возможности, о чем мы поговорим 8 главе 24
Важно понимать, что применение числового формата к ячейке никоим образом не изменяет само число, кото-
рое там находится. Форматирование изменяет только внешний вид отображаемого числового значения. На-
пример, если в ячейке находится число 0,874543, его можно отформатировать так, чтобы на экране оно
выглядело как 87%. Но если на ячейку сделана ссылка в формуле, то во время вычислений будет использо-
ваться полное числовое значение (о, 874543), а не отображаемое (87%).
В некоторых случаях форматирование чисел может приводить к тому, что отображаемые результаты вычисле-
ний будут казаться неправильными, поскольку отображаются с заданным ограниченным числом разрядов.
Другими словами, они будут отображаться в округленном виде. Поскольку при вычислениях по формулам Excel
использует точные значения, результат вычислений после округления может показаться неправильным.
Существует несколько способов решения подобной проблемы. Отформатируйте ячейки так, чтобы отобража-
лось больше десятичных разрядов. Кроме того, к отдельным числам можно применить функцию округл и
установить нужное количество десятичных разрядов, до которых программа должна округлять числа.
Можно также дать указание Excel изменить числовые значения в рабочем листе в соответствии с их отобра-
жаемым форматом. Для этого откройте диалоговое окно Параметры Excel, перейдите на вкладку До-
полнительно и установите (или снимите) флажок Задать точность как на экране в разделе При
пересчете этой книги.
Глава 2. Ввод данных на рабочий лист и их редактирование 77
Внимание!
Выбор опции Задать точность как на экране приводит числа на ваших рабочих
в соответствие с их отображением на экране. Эта настройка имеет отношение ко всем
в вашей рабочей книге. В большинстве случаев этой опцией пользоваться не следует r?Cr^i
тельно удостоверьтесь в том, что вы уяснили последствия применения опции Задать
ность как на экране. Г°Ч-
78
Часть /. Вводный курс
Основные
операции
С рабочим листом
В этой главе рассмотрены основные методы работы
с рабочими книгами, рабочими листами и окнами ра-
бочих книг, которые необходимо знать каждому пользовате-
Понимание этих методов позволит повысить эффектив
Лность вашей работы в Excel.
Операции с рабочими
листами
в Excel файлы называются рабочими книгами, каждая рабо-
чая книга состоит из одного или нескольких рабочих листов.
Если считать рабочую книгу блокнотом, то рабочие листы бу-
дут страницами этого блокнота. Как и в блокноте, вы можете
открыть (активизировать) отдельный лист, добавить или уда-
лить определенное количество листов, копировать листы и т.д.
Далее в этом разделе будет показано, как добавлять, уда-
лять, скрывать и перемещать рабочие листы.
Работа с окнами рабочих книг
Создаваемые в Excel файлы называются рабочими книгами.
В рабочей книге может содержаться произвольное число лис-
тов, и это могут быть либо рабочие листы (самый распростра-
ненный тип листа), либо листы диаграмм (на каждом из кото-
рых может находиться по одной диаграмме). Именно рабочий
лист имеют в виду многие пользователи, когда говорят об
электронной таблице. Одновременно можно открыть столько
рабочих книг, сколько вам необходимо.
На рис. 3.1 показано окно интерфейса Excel с четырьмя от-
крытыми рабочими книгами, каждая из которых находится в от-
дельном окне. Одно из окон свернуто, и видна только его строка
заголовка. Окна рабочих книг могут перекрываться, но при этом
строка заголовка одного из окон будет выделена более ярким
Цветом. В этом окне находится активная рабочая книга.
ГЛАВА
В этой главе...
Операции с рабочими
листами
Управление внешним видом
рабочего листа
Работа со строками
и столбцами
Kill-?
Рис. 3.1. Окно Excel с четырьмя открытыми рабочими книгами, одна из которых свернуто
Окна рабочих книг Excel работают точно так же, как и окна любой другой программы
Windows. Окна Excel могут находиться в одном из трех состояний.
Развернуто. Окно заполняет все рабочее пространство Excel. Развернутое окно не имеет
строки заголовка, а имя рабочей книги находится в строке заголовка окна программы
Excel. Для того чтобы развернуть окно, нужно щелкнуть на кнопке максимизации.
Свернуто. Виден только маленький прямоугольник со строкой заголовка. Для того
чтобы свернуть окно, нужно щелкнуть на кнопке минимизации.
Восстановлено (т.е. не полностью развернуто). Для того чтобы восстановить окно, кото-
рое было свернуто или развернуто, щелкните на кнопке восстановления. Восстановленное
окно можно свободно перемещать по экрану и изменять его размеры.
При работе с несколькими книгами одновременно (что встречается довольно часто) вам нуж-
но знать, как перемещать окна рабочих книг, изменять их размеры и переключаться между ними.
Перемещение окон и изменение их размеров
Для того чтобы переместить окно, восстановите его, щелкните на его строке заголовка
и перетащите с помощью мыши.
Если вы хотите изменить размеры окна, щелкните на одной из его границ и перетаскивай-
те ее до тех пор, пока окно не примет нужный размер. Когда вы помещаете указатель мыши
на границу окна, вид указателя изменяется. Это служит сигналом того, что можно присту-
пить к изменению размеров окна. Для того чтобы одновременно изменить размеры окна и по
горизонтали, и по вертикали, щелкните на одном из углов окна и перетащите его.
F Перемещать окно или изменять его размеры можно только в том случае, если оно не полностью
/ азаметку развернуто. Хотя вы можете перемещать по экрану и свернутое окно, это никак не повлияет на
положение окна после его восстановления.
80
Часть I. Вводный курс
Ф*.ом ('..ЙЕ
: '*
сверху вниз
с/)е« ’вправо
тогъкс о*ха теклев'
QK - : • Отме-0
гла необходимо, чтобы все окна рабочих кни.- л
И? "слонял" ДРУГ ЯРГа)' ЭГО> «Лт ИТ‘“
СГ-в- Н ’гветствующим образом изменив размет, п„ И Вруч‘
укь ^ экране. Однако Excel позволяет сдеХ ’ °Н " распол°-
Аманда ВиД^Окно^Упорядочить все отК„? автома™^
кно. показанное на рис. 3.2. С его помощью можн^ пГ'0'0’
окна на экране четырьмя различными способами 1^Т°Л°‘
ясИТЬ о оПЦИю и щелкните на кнопке ОК. М Выберите
цу5КНУ,€>
рекдючение между окнами
^ак уже упоминалось, только одно окно рабочей книги »
К момент времени может быть активным — то в ™ Ку’
'иИ пите данные и в котором выполняются ваши команд JT® ВЫ
вВ°* 0ка активного окна выделена другим цветом и это окн
заГ°Л?кеНо поверх остальных окон. Окно Рас-
^ктивизировать другое окно можно несколькими способами.
« Щелкните на нужном окне, если его видно на экпаи₽ сы-
нули, переместится наверх и станет активным Н0’ На КОТОРОМ вы шелк-
Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Tab> (или сСггыгк 4
перемещаться по всем открытым окнам до тех по *0> ’ чтобы Циклически
СЯ сверху. Нажатие комбинации клавиш ^Мч-агИтТ*^ НуЖНОе окно не окажет-
ведет к циклическому перемещению по окнам в обратном <Ctri+Shift+F6>) при-
« Выберите команду Вид^Окно^Перейти в другое окноТи™^™’
вающегося списка. Активизированное окно отмечи ™ * -'°! окно из Раскры-
ходиться до девяти окон. Если у вас открыто больше пе Ю1ОЧКОИ’ в списке может на-
„ „ все окна, которая расположена пол
Щелкните на кнопке нужной рабочей книги иа ......
г: И «учен книги на панели задач Windows Tavo₽
представление рабочих книг возможно если включи ™ , n vv,naows- 1а*ое
XZXT4 °секции Эфан "а
Многие полыюватели предпочитают работать с развернутыми окнами рабочих книг Это позво-
ляет видеть большее количество ячеек и не отвлекает внимания на другие окна рабочгХХ
падающиеся на глаза. Например, отображение двух окон эффективнее в том случае, когда необ-
ходимо сравнить данные, хранящиеся в двух рабочих книгах, или когда вам нюбходим^скопи-
ровать данные из одной рабочей книги в другую.
.тогпТ ВЫ раХРаЧИВаете ОДИО ОКНО’ ВСе остальные окна тоже разворачиваются (хотя вы
этого не видите). Поэтому если активизированное окно развернуто и вы активизируете дру-
гое окно, то новое активизированное окно также будет развернуто. изируете дру
Нужно отметить также, что одна и та же рабочая книга может быть открыта в нескольких окнах
Например, если рабочая книга состоит из двух рабочих листов, то можно открыть каждый из них
в отдельном окне. Все описанные выше действия с окнами применимы и к этому случаю. Чтобы
открыть для активизированной рабочей книги новое окно, выберите команду Вид^Окно^
Новое окно.
Закрытие окон
несколько Г °™рыто слишком много окон, закройте некоторые из них. Excel предлагает
спос°бов закрытия окон рабочих книг.
Рис. 3.2. Это диалоговое
окно помогает упорядо-
чить окна всех откры-
тых рабочих книг
Совет
Совет
Глава 3. Основные операции с рабочим листом
Выберите команду находиТСя в правой части строки загоЛОв
Щелкните на кнопке закрыта . Р пязвеонуго во весь экран, то его срока 0|Ч
рабочей книги. Если окне» Р“^’ч^на находится прямо под кнопкой закрытия Excel'
ка невидима и кнопка закры
Нажмите комбинацию клавиш <СtrI+W
_ - Fvoel проверяет, вносились ли в нее каки
Когда вы закрываете окно рабочей сохранения файла. Если нет, то окно 3 Д
изменения со времени открытая - внесли какие-либо изменения т<> КрЬ|*
чается бе, всяких сообщений программефай;|. • т“. «к.
жде чем закрыть окно. Excel предложит вам сохра.
Активизация рабочих листов
В текущий момент времени
Аналогично, в ,той рабочей книге ~ярль1к, которь1й ™г«
вать комбинации клавиш.
<Ctrl+PgUp>. Активизируется предыдущий лист, если он существует.
<Ctrl+PgDn>. Активизируется следующий лист, если он существует.
Если в рабочей книге несколько листов, то не все их ярлыки могут быть видимыми. Для Про.
смотра других ярлыков следует воспользоваться кнопками прокрутки (рис. 3.3). Ярлыки листОв
находятся в той же строке, что и горизонтальная полоса прокрутки рабочего листа. Чтобы отобра.
зить на экране большее или меньшее количество ярлыков, нужно перетащить разделитель ярды-
ков в соответствующем направлении. Обратите внимание на то, что перетаскивание разделителя
изменяет одновременно число видимых ярлычков и размер горизонтальном полосы прокрутки.
—~——।яомав
GU
- 300* •
ral • M crc»cft£»cd
с- О •=> 4?
“ ""Я
....... к
----_
| 07_474»77-chW ireM 53
Разделитель ярлыков
Кнопки прокрутки
Рис ? 3. Кнопки прокрутки позволяют отобразить на экране те ярлыки листов, которые
не видны
Часть I. Вводный куРс
82
Щелчок правой кнопкой мыши на одной из кнопок прокрутки открывает список всех листов оабо
чей „и™. Вы можете быстро активизировать вдый Лйст
Q0&
добавление нОВОГО рабоч Листа
Использование нескольких рабочих листа С'Э
„ГТО ТОГО чтобы использовать одмл, п°зволяет
’„“«да СТ«Икь,х таблиц. Напрнмер га6»»цу. большие та6лиц
н™»0 Р^тить информацию ,Ю" нескор
ле этого можно создать еще один лист и о 6ь^МУ ТоваРУ На°о^Ы.Пр°да- нескольк^
^«тауют три способа добавлю, * ««ДИНите „а „ем „0~" По-
• Щелкните на кнопке Вставить лист . Ч'Г° Лисга » МбочукЕ^3™-
«го листа. Новый лист вставится в раб™"°Лтае»№Я прав»
• Нажмите комбинацию клавиш <Shift+Pn “ Посл' “«Хего ЛООЛел"'™ Рабо-
перед активизированным листом. Ь' Н°вЬ1й ЛИст Вст °Листа-
g Щелкните правой кнопкой мыщи Ня В рабочУю книгу
текстного меню команду Вставить ЛИСТа « выбеонт
ните на пиктограмме Лист. Этот епОсоГРЫВШеМся ^гово^ ПО^^ося KOif.
ным листом. пособ вставляет новый ™ °" °№ Всга»*а щелк-
пе₽ед активизирован-
удаление листа из рабочей книги
Если вам больше не нужен какой-либо рабочий лист или
рабочей книги, удалите его. Это можно сделать дВумя силами Пустой лист из
Щелкните правой кнопкой мыши на яолыке
команду Удалить. ста и выберите из контекстного меню
Выберите команду Главная^Ячейки^Удалить^Удалить лист. Если на удаляемом
листе есть какие-либо данные, Excel попросит вас подтвердить удаление листа. Если
этот лист никогда не использовался, он будет удален без каких-либо вопросов.
Чтобы удалить из рабочей книги несколько листов с помощью одной команды, нужно предвари-
Совет тельно выделить их. Для этого, удерживая нажатой клавишу <Ctrt>, щелкните на ярлыках тех
листов, которые вы хотите удалить. Затем удалите листы одним из описанных выше способов.
у Для того чтобы выделить несколько соседних листов, щелкните на ярлыке первого листа, нажми-
те клавишу <Shift> и щелкните на ярлыке последнего лисга.
Операция удаления листа из рабочей книги необратима. Это одно из немногих действий в Excel,
Внимание! которые нельзя отменить.
Изменение имени рабочего листа
По умолчанию рабочие листы называются Лист1, Лист2 и т.д. Обычно листам принято
Давать более содержательные имена. Чтобы изменить имя листа, дважды щелкните на ярлыке
листа. Excel выделит ярлык листа, так что вы сможете отредактировать имя листа или заме-
нить его.
Глава 3. Основные операции с рабочим листом
,u^l символа, причем допускаются пробелы. В и
Имя листа может состоять максимум из 3 и
листа нельзя использовать следующие символы.
(двоеточие):
/ (косая черта);
\ (обратная косая черта);
[ ] (квадратные скобки).
< > угловые скобки);
? (знак вопроса);
1 (кавычка);
* (звездочка).
,то имя будет отображаться на ярлыке листа, поэтому более длинное ИМ51
Помнитео том <тоимябуд^^ если вы будете использовать длиннЫе
„ZXT вы сможете увидеть без прокручивания только несколько ярлыков.
По умолчанию Excel создает новую рабочую книгу с тремя листами. Если после открытия новой рабочей книги
вам^асто приходится добавлять или удалять листы, измените количество листов, содержащихся в рабочей
книге по умолчанию.
Для того чтобы изменить число листов в новой рабочей книге, выполните следующие действия.
1 Выберите команду ФайлПараметры.
2. В открывшемся диалоговом окне Параметры Excel выберите вкладку Основные.
3. Измените значение параметра Число листов и щелкните на кнопке ОК.
Значение этого параметра будет влиять на все создаваемые рабочие книги, но никак не отразится на уже су-
ществующих книгах.
Изменение цвета ярлыков листов
В Excel можно изменять цвет одного или нескольких ярлыков листов. Допустим, что
в вашей рабочей книге есть несколько листов, содержащих подобные данные. Тогда можно
изменить цвет соответствующих ярлыков, чтобы подчеркнуть, что это листы одного типа.
Чтобы изменить цвет ярлыка, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите в кон-
текстном меню команду Цвет ярлычка. В появившемся диалоговом окне Цвет темы выбе-
рите желаемый цвет.
Перемещение и копирование рабочего листа
Иногда возникает необходимость изменить порядок следования листов в рабочей книге,
апример, если данные по продажам товаров по каждому региону введены на отдельных ра-
очих листах, то иногда полезно расположить эти листы в алфавитном порядке или в соот-
етствии с емами продаж. Кроме того, иногда требуется переместить лист из одной рабо-
ниги в другую. (Если вы хотите переместить рабочий лист из одной рабочей книги
им?юХсяТлистовКНИГИ ЛОЛЖНЫ бЫТЬ открь,ты ) Также Ехсе1 позволяет создавать копии
84
Часть I. Вводный курс
указатель мыши превра-
Co®eT
Су^^ несколько способов пере^^
* щелкните правой кнопкой мыши " К°пированИя Ли
* ^у Лереместигь/скопирХ^ ’₽«« лвСТа
ири скопировать (рис. 3 4} ать- ЧТобы Ja и Выб
Х’« Менк,
- Для перемещения листа щелкните м Ь раб^Ую уместить
той же или другой рабочей книги * ег° »рлыКе и НОВое ко-
тится в маленькое изображение ЛИгт ° Время г'^ет "ерета^ите Ярл.11г
f Для копирования листа щелкните & СГр&ЛК(>и. *Ивания 8 Ну*Ное место
ярлык в нужное место той же или Ярль'^- наж>
ге;|ь „ышн превратите в малепькЛХ₽а®°Ч'й <Си> „
Сражение лиет» ”° Времл пегх^ и ЛеРетащите
Можно также переместить Или ЛИСта со знаком ~п^ск™*ния ужаза-
выделив их. Для ЭТ0Г01 уд ° Пировать Нес на нем.
..... ...=-=;5г.==«
Рис. 3.4. Диалоговое окно Перемес-
тишь или скопировать
Если вы перемещаете или копируете рабочий лист в рабочую книгу, в которой уже есть
листе тем же именем, Excel изменит имя так, чтобы сделать его уникальным. Например, имя
Лист1 будет заменено именем Лист1(2). Для того чтобы сделать имя листа более информа-
тивным, переименуйте имя листа. Подробнее о переименовании можно узнать в разделе
“Изменение имени рабочего листа” ранее в этой главе.
f Если лист перемещается или копируется в другую рабочую книгу, то в нее копируются имена
На заметку ячеек, диапазонов и форматы, определенные пользователем.
Сокрытие и отображение рабочего листа
Иногда необходимо скрыть рабочий лист. Эта операция полезна в тех случаях, когда вы
хотите, чтобы другие не видели его или чтобы он вам не мешал. Когда лист скрыт, то его яр
лык тоже скрыт. В каждой рабочей книге должен быть хотя бы один видимый лист, поэтому
Excel не позволит скрыть все листы рабочей книги.
Глава 3- Основные
операции с рабочим листом
85
. щелкните правой кнопкой мыши но
11 его
Скрыть. Активный лист (или вылр„
д Ленные '%
Для того чтобы скрыть рабочий лист
контекстном меню выберите команду
"скроется из вида".
Для более полной защиты рабочей книги от несанкционированных изменений защитите структуру
книги. Чей
1. Для этого задайте команду Рецензирование^Изменения^Защитить книгу.
2. В появившемся диалоговом окне Защитить книгу выберите опцию Структуру.
3. Задайте пароль (необязательно). поавого щелчка мыши, становятся недОстх.П1,
После этого несколько команд, ранее доступных с °т^ПерРеместиТь или копировать лист^Из?И:
Вставка, УдсалрИ^^ лист. Но помните, что защита Excel достаточно слабая
легко взломать. позволяет делать листы “очень скрытыми»
вы°°д на экран скрытаго листа-Чтобы
лист “очень скрытым’, выполните следующие действия.
1. Выделите рабочий лист.
2. Выберите команду Разработчик^Элементы управления^Свойства. На экране отобп
окно Properties (Свойства), показанное на рисунке. (Если вкладка Разработчик отсутствует33*1^
других ленточных вкладок, установите флажок Показывать вкладку “Разработчик” на л
вкладки Основные диалогового окна Параметры Excel.) НТе
После этого лист станет скрытым и не будет отображаться в окне Вывод на экран скрытого листа.
Будьте внимательны. После того как лист станет “очень скрытым”, вы не сможете отобразить его с помощью
окна Properties, поскольку не сможете выбрать его. Для того чтобы отобразить такой лист, нажмите комби-
нацию клавиш <Alt+F11 > для активизации редактора Visual Basic. Найдите рабочую книгу в окне Projects
и выберите имя “очень скрытого” листа. Для отображения окна Свойства нажмите клавишу <F4>. В окне вы
можете вернуть значение свойства Visible назад в -1 - xISheetVisible.
86
Часть I. Вводный курс
дтобы отобразить скрытый лист ,
устном меню выберите команду о™ "Те "Равой .
к скрытого листа со списком От°бРазитк с Кн°пкой MlJ
давление внешним вил а"мп₽'^^°№№н-
листа ДОм Рабочего
Если на отдельных листах и во вс “
;*гх-ко° ч"ХнР::с№ти б^ш»е о6
именно. Эри средства будутра^^
Масштабирование рабочих 2^ *"
Excel позволяет изменять масштаб ЛИСТОВ
является масштаб 100%. Вы можете и3мТ°браЖения Рабочих
400 (очень крупный). Использование? m пР°пент уЛ^ ЛИСТов' °быед0
позволяет увидеть рабочий лист па Малог° процента Г ИЧени» от Ю (0Чры ^НдартнЬ1м
даот. Увеличение полезно ™0"
ленные трудности, разбирая цифр/У вас ,,.10:,0е ™=«ип ком„„ао
““ одт°и того хе ли™ ув«ХаХоТ ш₽*« ХХТюете
Р=г х х:х”ххи * ~ pbb-XZ' >*щшею д° “лм
этом можно узнать в главе 9. °™ «"'“Page LayoSS (Длл этол,
ЬСа,е to Fit.) Подробнее об
Рис. 3.5. Крайние случаи масштабирования в Excel
Ba 3. Основные операции с рабочим листом
87
ром будет
бирования
яс1птабирования активного рабочего Л11с
.а^ипиента масШТ“_ с правой стороны строки со"0'
- способ изменения рЫй находи^ Jэкрана сразу же изменит^5*4
Самый простои менТ Масштаб, масштаба. * диалоГовом окне МаСщт_
та —использова тр^^зунокиз непосреДСтв бс>МаСштаб. Команда
НИЯ. Щелкните f и значение увел е ВиДс>МаС
енит такой масштаб, при ко^
‘°**"™ ~
окнах, то в каждом можно у ипваННые диапазоны (подробнее об этом,.
. . листе используются поИ^"рнта до 39% (или ниже) имя диапазона
гюл^ть п₽едс,амеиие °
будет перекрывать соответствуют
рабочей таблицы.
Совет
Дополнительная
информация
Просмотр листов в нескольких окнах
Иногда возникает необходимость иметь в поле зрения одновременно две различные части
одной рабочей таблицы. Это может понадобиться, например, чтобы проследить в формул
ссылки на ячейки в разных местах рабочего листа. Возможна также ситуация, когда необхо
димо видеть одновременно несколько листов одной и той же рабочей книги. Для этого нужно
открыть одно или несколько дополнительных окон текущей книги.
Для того чтобы создать новое окно активизированной рабочей книги, выберите команд
Вид^Окно^Новое окно.
Если при создании нового окна максимизировано окно активизированной рабочей книги
(т.е. развернуто на весь экран), вы можете не заметить, что создано новое окно. В таком случае об
ратите внимание на строку заголовка окна Excel, где к имени рабочей книги будет добавлено ?
Выберите команду Вид^>ОкноЧ>Упорядочить все и в диалоговом окне Расположение
окон выберите одну из опций, чтобы увидеть все открытые окна.
Совет
В результате Excel откроет новое окно и поместит туда активизированную рабочую книгу ,
(рис. 3.6). Обратите внимание на текст в строках заголовков этих окон, например \
План.х1зх:1 и План.х1зх:2, — чтобы вы не перепутали окна, Excel добавляет в строку зато- <
ловка двоеточие и номер окна. 1
Каждая рабочая книга может иметь сколько угодно видов (т.е. отдельных окон). Каждое
окно не зависит от других. Иными словами, прокрутка в одном окне не вызывает прокрутки
в другом (других окнах). Это позволяет отображать различные части рабочих листов в от-
дельных окнах.
Чтобы закрыть дополнительные окна, пользуйтесь обычными методами. Например, щел-
чок на кнопке закрытия, расположенной в строке заголовка, позволяет закрыть активизиро-
ванное окно, но не закрывает другие окна.
Отображение нескольких окон одной рабочей книги облегчает копирование данных из одного ра-
бочего листа в другой. Для этого достаточно воспользоваться методом “перетащить и опустить”.
Совет
Часть /. Вводный курс
; 2
<рев
2,4
4,0
Мар
2,5
6,5
Апр
3,0
3,6
Сиднее вь^падену _
Май
4,5
5,0
И юн
3,1
6,э
1.Э
7,0
3.7
3,3
2,9
5.0
Июл
2,2
8,0
! 8-с i
7,0
! 4
! 5
i 6 :
• 7 '
8 -
i 9
: ю
: и
: 12
i 13
: 14
Дб
; 17
; is:
;i9
6,0
5.0
4.0
3,0
2,0
1.0
0.0
! Янб Феб Мар Апр Mai
Данны е ПистЗ
Данные за 1991
, 4 .
5
6
Щ Климатические .«
веские д«ннь»е1
<
—1 2000гг. ’
284
7 Абакан i s Акта рек • 3 Актюбинск Янв 0,48 0,97 Фев 0,48 1,13 Мар 1,34 1,41 Апр 1,83 1,67
• 10 Алабинск L46 1,95 1,78 1,48 131
11 Алапаевск 2,43 1.55 1.35
i 12 Александрия i 13 Александров 2,93 0,48 3,08 3,73 1,62 1,69 1,19 1,03
: 14 Алитус 0,48 1,34 1,83
, 15 Алмалык 3,08 1,62 1,19
; 16 Алушта ; 17 Алчевск 4,4 6,36 5,68 8,28 1,9 2,18 0.55 0,09
--*-1-L1L. лист! _ 10.88 О Г, 2.46. ч< •, - QJ3
Май к
2.69
2.83
2.97
3,11
3,25
3,39
2,69
3,25
3,81
4,37
4.93
D
F
э
-: I i
Рис.
3.6. Два вида одной и той же рабочей книги
Сравнение рабочих листов
Иногда нужно сравнить два рабочих листа, расположенных в разных окнах, при этом лис-
ты могут принадлежать как одной, так и разным рабочим книгам. В Excel есть средство для
выполнения этой операции.
Сначала убедитесь, что требуемые рабочие листы открыты в разных окнах. Если нужно
сравнить два листа одной рабочей книги, выберите команду Вид^Окно1^Новое окно, что-
бы открыть еще одно окно активизированной рабочей книги. Затем перейдите в первое окно
и выберите команду Вид^Окно^ Рядом. Если открыто больше двух окон, появится диало-
говое окно, в котором следует указать окно для сравнения.
Два окна будут расположены одно под другим, т.е. для того, чтобы сравнивать их по
строкам, а не по столбцам. Если нужно сравнить листы по столбцам, выберите команду
ВидФОкно^Упорядочить все и в открывшемся диалоговом окне Расположение окон ус-
тановите переключатель Рядом. При сравнении строки и столбцы в обоих окнах будут про-
кручиваться синхронно. Чтобы выйти из режима сравнения листов, опять выберите команду
Вид^ОкноЧ» Рядом.
Помните, что значения все равно придется сравнивать вручную. К сожалению, в Excel нет
средств, позволяющих выделить несовпадающие данные.
Разделение листа
Если вы не хотите загромождать экран дополнительными окнами, воспользуйтесь другой
возможностью Excel, которая позволяет отобразить в одном окне несколько частей рабочего
^лава 3. Основные операции с рабочим листом
89
кивает активизированный лист на две Или
„ о Пмпсоокно^разделить разбивав поМощью мыши можно Ь|'
листа, команда Вид^икно м табличный курсор- ПеРета
.:ssca7^sssss?5:
не,и отображаются строка с 8 по 21, а в рмл„чВые час™ рабочего лИс£
ние окна на области позволяет просмаливать оди„аковые заголовки „олб^
Две области, расположенные одна под ДР)’ • номера строк. Чтобы вернуться к пе '
f две области, расположенные Видо0кноч>РазДелить. В
воначальному виду экрана, еще р _— —
— со @ £3
G н 1 J Ж. i
1,83 " 2,69 3,49 2,95 2,56 г-1
1,67 2,83 3,06 1,69 1,51 i
1,51 2,97 2,63 0,43 0,46 1 !
1,35 3,11 2,2 0,83 0,59
1,19 3,25 1,77 2,09 1,64
1,03 3,39 1,34 3,35 2,69
1,83 2,69 3,49 2,95 2,56
1,19 3,25 1,77 2,09 1,64
0,55 ' 3,81 0,05 1,23 0,72
0,09 4,37 1,67 0,37 0,2
0,73 4,93 3,39 0,49 1,12
1,37 5,49 5,11 1,35 2,04
2,01 6,05 6,83 2,21 2,96
2,65 6,61 8,55 3,07 3,88
3,29 7,17 10,27 3,93 4,8
3,93 7,73 11,99 4,79 5,72
0,55 3,81 0,05 1,23 0,72
0,09 4,37 1,67 0,37 0,2 •
1,37 5,49 5,11 1,35 2,04 а.
2,65 6,61 8,55 3,07 3,88
1,51 2,97 2,63 0,43 0,46
0,55 3,81 0,05 1,23 0,72
1,19 3,25 1,77 2,09 1,64
0,09 4,37 1,67 0,37 0,2
1,67 2,83 3,06 1,69 1,51
1,83 2.69 3.-49 2,95 2,56
*
•3] Климатические данные?! А . В 7 Абакан С 0,48 0,97 D 0,48 1,13 Е 1,34 1,41
S Ахтарск 9 Актюбинск 10 Алабинск 1,46 1,95 2,44 1,78 2,43 3,08 1,48 1,55 1,62
11 Алапаееск 12 Александрия 13 Александров 14 Алитус 2,93 0,48 2,44 4,4 6,36 8,32 3,73 0,48 3,08 5,68 L69 1,34 1,62 1,9
15 Алмалык 16 Алушта 17 Алчевск 8,28 10,88 2,18 2,46
18 Альметьевск 0,28 13,48 2,74
19 Анадырь 2,24 16,08 3,02
20 Андижан 4,2 18,68 3,3
21 Апрелевка 6.16 21,28 3,58
22 Армавир 8,12 23,88 3,86
23 Арсеньев 4,4 5,68 1,9
24 Архангельск 6,36 8,28 2,18
1С9 Великий Устюг 0,28 13,48 2,74
110 Верхний Уфалей 4,2 18,68 3,3
111 Весьегонск 1,46 1,78 1,48
122 Вильнюс 4,4 5,68 1,9
113 Винница 2,44 3,08 1,62
114 Вишера 6,36 8,28 2,18
115 Владимир 0,97 1.13 1,41
116 Владимир-Волынск 0,48 0,48 1,34
?< < Данные Л. — - J _
Рис. 3.7. Этот рабочий лист разделен на четыре области
Закрепление областей
Многие рабочие листы содержат заголовки строк и столбцов. При прокручивании такого
листа легко потерять ориентацию, когда заголовки строк и столбцов исчезнут из вида. В Ex-
cel эта проблема решается легко и просто с помощью такой возможности, как закрепление
областей. После закрепления области с заголовками при прокрутке рабочего листа заголовки
всегда будут оставаться на экране.
Чтобы закрепить области рабочего листа, переместите табличный курсор в ячейку, кото-
рая находится на одну строку ниже и на один столбец правее области, которую нужно закре-
пить. Затем выберите команду Вид^ОкноФЗакрепить области ^Закрепить области.
Программа выделит закрепленные строки и столбцы темными линиями. Чтобы отменить за-
90
Часть I. Вводный курс
областей, выберите команду Вид^Окно^Закрелить областное
г^еНлпастеи- „ ластиоснять закреп-
<Иво6Л 3 8 показан рабочий с закрепленными строками
л Р^аТь строки и столбцы, но при этом заголовки столбив " СТОЛбцом А- Вь' можете
оставаться на своих местах. цов и значения в столбце А все
_____________________________
[й
1
' 2
; 3
! 4
; 5
' 6
i 23.
; 24
' 25
' 2б
> 27
28
29
: 30
31
' З2
33
( 34
: 35
36
37
38
39
: 40
41
42
: 43
- н
Обычные среднем данные зз 1991 20 с асячные оса Ю гг. 0 цки (см.) Е F G н 1 S3 23
Янв Фев Мар Алр --Л?5 ~ 0,09 5,85 0,55 0,09 Май
Гор£А .— ’дрсеньев Архангельск дрхыз Арциз Астрахань 4,4| 5,68 1,9 Июн Июл Ааг
6,36 14 4,4 6,36 8,28 31,68 5,68 8,28 2,18 " 4,7 1,9 2,18 --A?* 4,37" 9Д1 3,81 4,37 --.°'05 1,67** 17,15 0,05 1,67 11,99 0,05 0,05 1,67 11,99 0,05 1,67 17,15 0,05 1,67 17,15 0,05 1,67 11,99 ОД5__ _ 1,23 0,37" 7,37 1,23 ..А72 о',2!' 8,48; 0,72.*
АЧИНСК 8,12 23,88 3,86 3,93 7,73 0,37 0,2[
Ашхабад 4,4 5,68 1,9 0,55 3,81 4,79 5,72,’
Балахна 4,4 5,68 1,9 0,55 3,81 1.23 0,72;
Балашиха 6,36 8,28 2,18 0,09 4,37 1.23 0,72!
Барвиха Белгород 14 __ 8,12 -ЛАА.. 23,88 4,7 3,86 5,85 3,93 7,73 0,37 — 0,2; _ 8,4^
Бел город- Днестре! 4,4 5,68 1,9 0,55 3 81 4,79 5,72
Белогорск Белокаменск Белоярск Бельцы Бобруйск Богучар Волхов Борзя Апписппль., ч ► н Лист! Дан» 6,36 14 ® (Ctrl) ’ 6,36 14 4,4 6,36 8,12 4.4. !5*в i. ПистЗ 8,28 31,68 5,68 8,28 31,68 5,68 8,28 23,88 5.68. £3 2,18 4,7 1,9 2,18 4,7 1,9 2,18 3,86 1-9 . 0,09 5,85 0,55 0,09 5,85 0,55 0,09 3,93 .. 0.55. J 4 4,37 9,41 3,81 4,37 - 9,41 3,81 4,37 7,73 3.81 1,23 0,37 7,37 1,23 0,37 7,37 1,23 0,37 4,79 1.23 0,72 0,2 8,48 0,72 0,2 8,48 0,72 0,2 5,72 0.72 ’ ►
Рис. 3.8. Рабочий лист с закрепленными заголовками строк и столбцов
Совет
Если вы пр^бразовали диапазон ячеек в таблицу (для этого надо применить команду Вставка^
Таблицы<=>Таблица), то закреплять области нет необходимости. В этом случае при прокрутке
строк заголовки столбцов таблицы помещаются вместо букв столбцов рабочего листа и постоянно ос-
таются на экране. Как это выглядит, показано на рис. 3.9. Однако такое замещение имеет место только
тогда, когда табличный курсор находится внутри таблицы.
Как правило на рабочем листе закрепляется первая строка или первый столбец. Для их
области™ЗакпрХСе1 201° предУсмотРены специальные команды: Вид^ОкноФЗакрепить
первыйСтолбец В6РХНЮЮ СТРОКУ И ВиДФОкно*Закрепить области^Закрелить
Основные операции с рабочим листом
91
F
G
6 С
-
-> Абакан 0,48 0,48
Актарск 0,97 1,13
ч [АкТ-обичСЧ 1,46 L78
|а.-э6лнск 1.95 2.43
2 44 3,08
|Алалаееск
|А.лехСЭЧйрия !длексачдрс8 2,93 0,48 2,44 3,73 0,48 3,08
4.’- Алитус Алмалык
4.4 5,68
Х5
6,36 8,28
J.C Алушта А-’мебСч
8,32 10,88
‘8 Альметьевск 0,28 13,48
Анадырь ? ?д 16.08
. ••
Андижан 4,2 18,68
Алое.'века 6,16 21,28
Армавир 8,12 23,88
23 Арсеньев 4,4 5,68
24 Архангельск 6,36 8,28.
25 Архо'З 14 31.68
26 Аоциз 4,4 5.68
27 Астрахань 6,36 8,28
23 Ачинск 8.12 23,88
2S Ашхабад 4,4 5,68
?С эалахна 4,4 5,63
211 >ал а ш ха 6,36 8,28
РЛПЙИХА .. . 1Д 51.68
< 4 ► » — 1 Данные *!! 'СТЗ .Г1
D E
H
1.34 1,83 2.69 3,49 2,95
1,41 1,67 2,83 3,06 1,69
1,48 1.51 2,97 2,63 0,43
1,55 1,35 3,11 2,2 0,83
1,62 1,19 3,25 1,77 2,09
1,69 1,03 3,39 1,34 3,35
1,34 1,83 2 69 3,49 2,95
1,62 1,19 3,25 1,77 2,09
1,9 0.55 3,81 0,05 1.23
2,18 0,09 4,37 1,67 0,37
2.46 0,73 4,93 3,39 0,49
2,74 1,37 5,49 5,11 1,35
3,02 2,01 6,05 6,83 2,21
3,3 2,65 6,61 8,55 3,07
3,58 3,29 7.17 10,27 3,93
3,86 3,93 7,73 11,99 4,79
1,9 0,55 3.81 0,05 1,23
2.18 0,09 4,37 1,67 0,37
4,7 5,85 9,41 17,15 7,37
1,9 0,55 3,81 0,05 1,23
2,18 0,09 4,37 1,67 0,37
3,86 3,93 7,73 11,99 4,79
1,9 0,55 3,81 0,05 1.23
1,9 0.55 3,81 0,05 1,23
2,18 0,09 4,37 1,67 0,37
4.7 5.Я5 . у < 9.41.. .1.7 15 7.37
2,5(
1.5;
0,4(
0.5!
1,&
2,6!
2,5t
1.&
0,7;
o,:
1,1.
2,0.
2,9(
3,8!
4,i
5,7:
0,7;
o,:
8,4f
0,7;
o,;
5,7;
o,7;
0,7;
o,;
S.4J '
Рис. 3.9. Если вы прокручиваете таблицу, то ее заголовки замещают заголовки
столбцов листа
Отслеживание значений с помощью окна
контрольного значения
Если вы когда-нибудь пытались проследить значения в отдельных ячейках, вычисляемые
с помощью формул, то наверняка оцените возможности средства Окно контрольного зна-
чения.
Чтобы отобразить это окно, выберите команду Формулы^Зависимости формул^»
Окно контрольного значения. Затем щелкните на кнопке Добавить контрольное зна-
чение и выберите ячейку, значение которой нужно отслеживать. После этого в панели Ок-
но контрольного значения будет отображаться текущее значение выбранной ячейки.
Можно одновременно отслеживать значения любого количества ячеек. При желании Окно
контрольного значения можно перенести в любое место окна рабочего листа. На рис. 3.10
показано Окно контрольного значения с четырьмя ячейками, значения которых отслежи-
ваются.
- Двойной щелчок на ячейке в Окне контрольного значения позволяет немедленно выбрать
згу ячейку.
92
Часть /. Вводный куРс
Окно кс1<гр?.тьмогс значения
-? Добзв*1ТЬ ;онтрсльнсе ’качение...
Книг* Лист Иня
I Бюджеты, xtsx Операции
. Бюджеты.xfcx Операции
Ячейка
ВЗ
СЗ
186 000
187 700
®ооиуле
=<УММ(В4:В7)
“СУММ(С4:С7)
Р с И 10. Панель Окно контрольного значения позволяет легко
проследить изменения значений в любых ячейках рабочей книги
работа со строками и столбцами
азделе описаны некоторые операции, которые можно выполнять
^Напомним, что в каждом рабочем листе содержится 1 048 576
В этом
столбцами.
над строками и
строк и 16 384
столбца.
! Если открывается рабочая книга, созданная , ..... „
' “ ’ ретие Рабочие листы в таких ">« открывав™
бы увеличить количество строк и столбцов в этих «„Z "“ 65 536 <WT и 256 столбцов. Что-
и затем откройте заново. ’ в формате xlsx Excel 2010
главка строк и столбцов
Хотя количество строк и столбцов в рабочем листе фиксировано, тем не менее, их можно
вставлять и удалять. Эти действия не влияют на общее количество строк и столбцов. Например,
вставка новой строки приводит лишь к смещению остальных строк вниз. Последняя строка, если
она пустая, удаляется из рабочей таблицы. Вставка нового столбца приводит к сдвигу столбцов
вправо, а последний столбец просто удаляется (если он пустой).
/ Если последняя строка не пустая, то вы не сможете вставить новую строку. Аналогично, если в
/На заметку последнем столбце содержится информация, то Excel не позволит вам вставить новый столбец.
В этом случае при попытке добавить в таблицу строку или столбец на экране появится сообще-
ние, показанное на рис. 3.11.
?ис' 3.1 ]. Сообщение программы о том, что нельзя добавить в рабочий лист новую строку uiu
столбец
^лавд 3. Основные операции с рабочим листом
93
Чтобы вставить новую строку нлн строки, воспользуйтесь одним из следующих ме-
Выделите всю строку или несколько строк, щелкнув и перетащив указатель |щ *°й’
соответствующим номерам строк, которые расположены на границе рабочего**11*1 Г1°
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Вета
Переместите табличный курсор на строку, перед которой нужно вставить ц
выберите команду Главнаяс>Ячейкис>Вставитьс>Вставить строки на лист*^*0’ 11
вы выделите несколько ячеек в столбце, то Excel вставит столько же строк ^сла
выделено ячеек в столбце. ’ Ск°-,|ько
Добавление ячеек
I ..
I * ® сдв!*19'’
I ячейки, со сдвггонвциз
I строку
столбец
। I ОК | ' Отиека I
Рис. 3.12. При вставке новых
ячеек программе нужно ука-
зать, в какам направлении
сдвигать старые ячейки,
чтобы освободить место
Вставка нового столбца или нескольких столбцов выпОлн
аналогично, только для этого используется^команда ГЛаВнг^
Ячейки^Вставить^Вставить столбцы на лист.
Кроме того, можно вставлять не только строки и столбцу
но и отдельные ячейки. Выделите область, в которую вы Хо ’
добавить новые ячейки, и выберите команду Главна^
ЯчейкиФВставить^Вставить ячейки (или щелкните правой
кнопкой мыши и выберите в появившемся контекстном меН|0
элемент Вставить). Чтобы вставить несколько ячеек, mow
сдвинуть остальные ячейки вправо или вниз. Excel открыВает
диалоговое окно, которое показано на рис. 3.12. В этом окне
нужно указать, в каком направлении следует сдвигать ячейки.
Удаление строк и столбцов
Иногда возникает необходимость в том, чтобы удалить строки или столбцы. Например,
рабочий лист может содержать устаревшие данные, которые нужно удалить с рабочего листа.
Чтобы удалить строку или несколько строк, воспользуйтесь одним из следующих методов.
Выделите всю строку или несколько строк, щелкнув и перетащив указатель мыши по
соответствующим номерам строк, которые находятся на границе листа. Щелкните
правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Удалить.
Поместите табличный курсор на строку, которую вы хотите удалить, и выберите ко-
манду Главная^Ячейки^Удалить^Удалить строки с листа. Если вы выделите
несколько ячеек в столбце, Excel удалит все соответствующие строки.
Удаление столбцов выполняется точно так же. Если вы ошибочно удалите не ту строку
или столбец, то для отмены этого действия выберите команду Отменить на панели быстрого
доступа или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>.
Сокрытие строк и столбцов
Excel позволяет скрывать строки и столбцы. Это может понадобиться в тех случаях, если
вы не хотите, чтобы другие пользователи видели какую-либо информацию. Кроме того, воз-
можность сокрытия части данных может понадобиться, например, при печати итогового от-
чета. в котором не нужно приводить все имеющиеся данные.
Дополнительная В главе 26 приводится еще один способ создания итогового отчета - создание структуры рабо-
информация у чег0 листа
94
Часть I. Вводный курс
пъ строки (или столбцы), выделите их и щелкните правой
,бы сКр’ к (столбцов). В открывшемся копт-'—
ути* с' I
, х строк (столонов), в открывшемся контекстном.. ,,равой кнопкой мыши на за-
Эслепня строк (столбцов) для нх сокрытия )акже мТ’ НЬ,беРитс команду Скрыть.
’Sjie ^Ячейки^Формат^>Скрыть или отобразить^Скп™“° йоспол^ваться командой
Со’(,т
’Г’* ’
< 1акже можно восполь'гг^т^л
ис>формат'4>Скрыть или отобразить^Скрыть строки (Скрыть столбцы»,
способ скрыть строку или столбец - перетащить их границу. При этом для строки нуж-
Еще оди нижнюю границу вверх, а для столбца - правую границу влево.
но перетащив
строка имеет высоту, равную 0, а скрытый столбец — ..
-------------..„„iuv ----- Ч ширину, равную 0. Когда
ый курсор, ячейки в скрытых
помоихью соответствующих клавиш перемещаете табл;?''
оках или столбцах пропускаются. Другими CJ| б^и ______ _
СГРпМ нельзя попасть в ячейку скрытой строки или столбца ЬЮ КЛаВИШ Управления кур-
С°РВозвраЩение на экран скрытой строки или столбца может по ых
Joctm. поскольку очень трудно выделить сроку или сголбец "07реб°ваТь от вас некоторой
Л мае вначале строки или столбцы, прилегающие к скрытой 'РЫе Скрь,ты- ^’’я этого вы-
г ио одной строке или столбцу по обе стороны), затем щелкнто-Л" Ш’И ^°Лбцу ^Д^ите хотя
ппвках этих строк (столбцов) и в открывшемся контекстном ! раВ0И КНОПКОЙ мыши на за-
боазить. Например, если столбец G скрыт, выберите столбцы F иТ ВЫбериТе KOMa(W Ото-
Можно также использовать команду Главная^Найти и выделить^п«оо-
верный эквивалент — клавишу <F5>) для активизации ячейки в с™^~₽ <ИЛИ ее КЛа’
Например, если столбец А скрыт, нажмите клавишу <F5> и укажТ С1Р°Ке столбце-
^бой ДРУГОЙ ячейки в столбце А). В результате табличный курсор пеХ™^™ А1
ртплбец После этого для отмены сокрытия столбца выбепит₽^Т Р р^месП1ТСЯ в скрытый
^.скрыть или отобразить^Отобразитьстолбцы Глав"а^Ячейки«
Изменение ширины столбцов и высоты строк
Обычно Excel автоматически подбирает такую ширину столбцов и высоту строк чтобы
наилучшим образом отобразить введенные данные. Однако часто возникает необходимость
в ручной настройке ширины столбцов или высоты строк. Например, если в одной ячейке вве-
дено много текста, а вам нужно отобразить на экране большее количество столбцов то мож-
но уменьшить ширину столбца так, чтобы в таблице отображалось только начало этого тек-
ста, или если вы хотите увеличить высоту строки, в которой расположены заголовки столб-
цов, чтобы отделить их от других табличных данных.
В Excel предусмотрено несколько способов изменения ширины столбцов и высоты строк.
Изменение ширины столбцов
Ширина столбца измеряется числом символов, которые помещаются в ячейку. По умолча-
нию ширина столбца равна 8,43 символа, что эквивалентно 64 пикселям.
Если ячейка, в которой содержится числовое значение, заполнена символами #, то ширина
ячейки слишком мала, чтобы вместить это значение. Чтобы отобразить содержимое ячейки, уве-
личьте ширину столбца.
Существует несколько способов изменения ширины одного или нескольких столбцов.
^Режде чем это сделать, выделите те столбцы, для которых вы хотите установить одинако-
ПоЮ ШиРину. Чтобы выделить несколько столбцов, щелкните и перетащите указатель мыши
заголовкам столбцов. Есть и другой способ — щелкните на заголовках нужных столбцов.
Р*ивая нажатой клавишу <Ctrl>. Если вы хотите выделить все столбцы, щелкните на
Совет
Глава 3. Основные операции с рабочим листом
95
кнопке Выделить все. которая находится в левом верхнем углу рамки рабочею .|ци..1;| (
выделения столбцов выполните одно из перечисленных ниже действий. 1ое^
Перетащите мытью правую границу одного из выделенных столбцов.
Выберите команду Главная^Ячейки^Формат^Ширина столбца и введ1г
ное значение в поле Ширина столбца одноименного диалогов™ о окна. "У*.
Выберите команду Главная^Ячейки^Формат^Автоподбор ширины столк
Ширина выделенных столбцов изменится так, чтобы содержимое всех ячеек
егью отображалось на экране. 'о,
Дважды щелкните на правой границе столбца, чтобы автоматически установи Г1
ширину в соответствии с самым длинным элементом. е,о
Совет
Чтобы изменить заданную по умолчанию ширину для всех столбцов, воспользуйтесь
Главная^Ячейки^Формат^ Ширина по умолчанию. В открывшемся д К°МанДой
окне введите новое значение стандартной ширины столбца. В результате ширина всех аЛ°ГОй°м
кроме тех, ширину которых вы не меняли вручную, изменится. СТОлбцов1
После того как вы вручную установите ширину столбцов, Excel не сможет автоматичес
рать ширину этих столбцов. и п°Доб.
Внимание!
Изменение высоты строк
Высота строк измеряется в пунктах (стандартная единица измерения, принятая в Изда
тельском деле: 72 пункта равны 1 дюйму, или 2,54 см). Заданная гю умолчанию высота равна
15 пунктам, или 20 пикселям.
Высота строк по умолчанию зависит от шрифта, который используется в стиле Обычный
Кроме того, программа автоматически регулирует высоту строки так, чтобы она вмещала са-
мый крупный шрифт в строке. Поэтому, если вы увеличите размер шрифта в ячейке, скажем
до 20 пунктов. Excel сделает строку выше, чтобы был виден весь текст. ’ >
Вы можете установить высоту строки самостоятельно с помощью любого из приведенных
ниже методов (как и в случае со столбцами, можно выделять сразу несколько строк).
Перетащите мышью нижнюю границу строки.
Выберите команду Главная1^ЯчейкиФФорматФВысота строки и введите значение-
(в пунктах) в поле Высота строки одноименного диалогового окна.
Дважды щелкните на нижней границе строки, чтобы автоматически установить высо-
ту строки в соответствии с самым крупным шрифтом, находящимся в данной строке
Действие команды Главная^Ячейки^Формат^Автоподбор высоты строки ана-
логично.
Для создания интервалов между строками предпочтительнее изменить их высоту, нежели
вставлять пустые строки между ними.
96 ~- -------------------. ...._______.... .. -
Часть I. Вводный курс
работа с
диапазонами ячеек
ГЛАВА
алогом успешной и эффективной работы в Excel явля-
и Диапазонами
методах работы
ется умение обращаться с
яЧеек. В данной главе речь идет о пачГКаМИ
с ячейками и диапазонами. личных
Ячейки и диапазоны
Как вы уже знаете, ячейка— это единичн ~
элемент рабочего листа, который может еодеХгТ^^
значение, текст или формулу. Ячейка определяет™ а ЧИСЛОВОе
торь,й состоит из имени столбца и номера спюки м К°'
012 — это ячейка, которая находится в чегвептпм ^ 2фИМер’
-Xй с,т"""и'так как бума d
Диапазоном называется группа ячеек. Чтобы заля-г
диапазона, нужно указать адреса его левой верхней
нижнеи ячеек, разделив их двоеточием. правой
Приведем примеры адресов диапазонов.
В этой главе...
Ячейки и диапазоны
Копирование
и перемещение диапазонов
Поименованные ячейки
и диапазоны
Примечания к ячейкам
С24 Этот диапазон состоит из одной ячейки
А1:В1 Две ячейки, расположенные в одной строке и в двух соседних столбцах
А1:А100 100 ячеек столбца А
A1:D4 16 ячеек, расположенных в четырех строках и четырех столбцах
С1:С1048576 Все ячейки одного (третьего) столбца (этот диапазон можно также указать как С: С)
А6 :XFD6 Все ячейки одной (шестой) строки (этот диапазон можно также указать как 6 :6)
Al. XFD1048576 Все ячейки рабочего листа. Этот диапа-
зон можно выразить как Al; XFD или
Al:XFD1048576
Выделение диапазонов
Чтобы выполнить над диапазоном ячеек рабочего
листа какую-либо операцию, нужно сначала выде-
лить этот диапазон. Например, чтобы в диапазоне
ячеек выделить текст полужирным шрифтом, вы
должны выбрать этот диапазон, а затем выбрать ко-
манду Главная^ Шрифта Полужирный (или на-
жать клавиши <Ctrl+B>).
При выборе диапазона цвет ячеек изменяется. Ис-
ключение составляет только активная ячейка, которая
сохраняет свой обычный цвет. На рис. 4.1 показан
выделенный диапазон рабочего листа.
Диапазон можно выбрать несколькими способами.
Щелкните и перетащите указатель мыши по
диапазону ячеек. Если перетаскивать указа-
тель за пределы экрана, то рабочая таблица
будет автоматически прокручиваться.
Нажмите и удерживайте клавишу <Shift>, а за-
тем выделите диапазон с помощью клавиш управления курсором.
Нажмите клавишу <F8>, а затем переместите табличный курсор с помощью клавиш
управления курсором, выделяя диапазон. Чтобы вернуть клавиши управления курсо-
ром в нормальный режим, снова нажмите клавишу <F8>.
Введите адрес ячейки или диапазона ячеек в поле Имя, затем нажмите клавишу
<Enter>. Excel выделит указанную ячейку или диапазон ячеек.
Выберите команду Главная^Редактирование^Найти и выделить1^Перейти (или
нажмите клавишу <F5>) и введите вручную адрес диапазона в диалоговом окне Пере-
ход. После щелчка на кнопке ОК программа выделит ячейки указанного диапазона.
А Б С
1 Товар Продавец Месяц 0
2 Рога Матвеев Январь
3 Рога Матвеев Март
4 Копыта Матвеев Январь
5 Рога Матвеев Март
6 : Копыта Матвеев Февраль
7 Копыта Матвеев Январь
3 'Копыта Матвеев Март
9 Копыта Матвеев Март
10 Рога Матвеев Январь
11 Рога Матвеев Март
12 Копыта Снежко Март
Рис. 4.1. При выборе диапазона его
ячейки становятся выделенными. ре.
выделенной остается только актив-
ная ячейка
Во время выделения диапазона Excel отображает количество выбранных строк и столбцов в поле
Имя (которое находится с левой стороны в строке формул).
Выделение строк и столбцов целиком
Иногда нужно выделить весь столбец или всю строку. Например, вы хотите, чтобы все
ячейки столбца были выровнены по центру, для этого нужно выделить весь столбец. Подоб-
ное выделение осуществляется практически так же, как и выбор диапазонов. Существует не-
сколько способов сделать это.
Чтобы выбрать только одну строку или столбец,
букве столбца.
щелкните на номере строки или на
Чтобы выбрать несколько примыкающих друг к другу строк или столбцов, щелкните
на заголовке строки или столбца и перетащите указатель мыши, выделяя остальные
строки или столбцы.
Чтобы выбрать несколько несмежных
удерживая ее, щелкните на заголовках
строк и столбцов, нажмите клавишу <Ctrl> и,
нужных строк или столбцов.
98
Часть I. Вводный курс
0 Чтобы выбрать весь текущИн
будет выделен столбец, сОдеп^Г°лбеЧ. на*^
деленным диапазон яЧеек) р*аЧий аКти "Те комбИйа
0 Чтобы выбрать всю теку, (или <Ctri+rjn( к
будет выделена строка со СтР°ку, На.. °^бцы, СОд Г1Р°бед>;
ленныеа' ^наи„„ »«-
0Ыбор несмежных Диапа_
В большинстве случаев выбираемь 3ОНОВ
от W представлять собой сплоиРМИ к
да работать с несмежна Лиапазд "Р«МоугоХ“ А
«<» одиночных ячеек), которые Такой Диапл^ "" "ч«к СЬ ’ “и ««оевь,
нужно, например, одинаково от*ОПм бязательно дп^* ^оит и, Ехсе1 п0Сп
способов - выбрята И ИЛИ "
дазоны, указанные атрибуты форм^7 АИапаз<>н.
На рис. 4.2 показан выделенный XJ Р°Вания будут п ВЬ1 ^береге п >-
^азонр^^иь! Ко ....
нньад ячейкам.
с несмежными диапазонами. Такой диапазон
так-
диапазонов
• рядом друг с другом. Если вам
областях рабочей таблицы, то
.1 и диа-
_1 I— _
листа, состоящий из трех частей.
А В с
1 Товар Продавец Месяц
2 Рога Матвеев Январь
3 Рога Матвеев Март
4 Копыта Матвеев Январь
5 Рога Матвеев Март
6 Копыта Матвеев Февраль
7 Копыта Матвеев Январь
8 Копыта Матвеев Март
9 (Копыта | Матвеев Март
10 Рога Матвеев Январь
11 Рога Матвеев Март
12 Копыта Снежко Март
13 Копыта Снежко Февраль
14 Копыта Снежко Февраль
15 Копыта Снежко Март
16 Рога Снежко Январь
17 Рога Снежко Февраль
D Е
F G
Рис. 4.2. В программе Excel можно выбирать несмежные диапазоны
Выбрать несмежный диапазон можно несколькими способами.
Для выделения отдельных ячеек или диапазонов нажмите клавишу <Ctrl> и, удержи-
вая ее, щелкните на нужных ячейках.
Выделите диапазон с помощью клавиатуры, как было описано выше (используя кла-
вишу <F8> или <Shift>). Затем нажмите комбинацию клавиш <Shift+F8>, чтобы вы-
брать еще один диапазон, не отменяя при этом выбора предыдущего.
Введите адрес диапазонов в поле Имя, затем нажмите клавишу <Enter>. Адреса диа
пазонов разделяйте запятой.
Выберите команду Главная^Редактирование^Найти и выделить1^ ереити (или
нажмите клавишу <F5>) и введите вручную адреса диапазонов в диалоговое окно
Реход, отделяя их запятыми. После щелчка на кнопке ОК программа выделит ячейки
Указанных диапазонов.
Глава 4. Работа с диапазонами ячеек
99
Несмежный диапазон по своим свойствам и способам работы с ним отличается от смежн0Гп
На заметку диапазона. Так, для перемещения или копирования несмежного диапазона нельзя использовав
метод “перетащить и опустить".
Выделение диапазонов на разных листах
До сих пор речь шла о диапазонах, расположенных на одном рабочем листе, т.е. двумер.
ных диапазонов. Но, как вы знаете, рабочая книга Excel может содержать несколько рабочих
листов. Поэтому и диапазоны могут “простираться” через несколько рабочих листов. Их
можно представить себе в виде трехмерных диапазонов.
Допоим, v вас есть рабочая книга, предназначенная для учета расходов вашего отдеЛе.
ния Обычно для каждого отдела используется свои рабочий лист. Такой подход позволяет
упростить организацию данных: чтобы просмотреть информацию по конкретному отделу,
достаточно щелкнуть на нужном ярлычке листа.
На рис. 4.3 показана рабочая книга, состоящая из четырех листов: Итоги, Операции,
Маркетинг и Производство. Эти листы отформатированы идентично. Единственное разли-
чие заключается в значениях. Лист Итоги содержит формулы, вычисляющие сумму соответ-
ствующих элементов рабочих листов с данными по трем отделам.
ЬЫрЛНИЬаНИе Ict.Uil ИЗ Ц<ЖЧ>; l.k.-Cb'
верхней и нижней границах»’ ячейки. | d 3 Н
А В с о Е F / G 1_. Н 1
Бюджетные итоги i i‘
2 К1 К2 КЗ К4 Всего за год
з Зарплаты 286 500 286 500 286 500 290 500 1150 000
•Д Командир 40 500 42 525 44 651 46 884 174560
Поставки 59 500 62475 65 599 68 879 256 453
6 Аренда 144 000 144000 144 000 144000 576 000
7 Итого 530 500 535 500 540 750 550 263 2157 0131
8
2Д..* Ктоп» б’леэацр;; Маркетинг’’ Производстве ЛД р < :____________________ ______________ ►
Рис. 4.3. Пример рабочей книги с несколькими рабочими листами
На cd-rom КНИГУ можно найти на прилагаемом к книге компакт-диске в файле budget. xl sx.
Предположим, что нам необходимо применить форматирование ко всем листам, напри-
мер. выделим полужирным шрифтом заголовки и дадим заливку фоновым цветом. Один ме-
тод заключается в форматировании каждой рабочей таблицы отдельно. Но этот метод неэф-
фективен. Гораздо лучше в этом случае выбрать многолистовой диапазон (т.е. диапазон, со-
стоящий из диапазонов, расположенных на разных рабочих листах) и отформатировать ячей-
ки на всех листах сразу.
Опишем подробно процесс одновременного форматирования ячеек из нескольких листов
на примере рабочей книги, показанной на рис. 4.3.
1. Активизируйте рабочий лист Итоги.
2. Выделите диапазон, содержащий значения, — ВЗ : F3.
3. Нажмите клавишу <Shift> и щелкните на ярлыке листа, который называется
роизводство. результате будут выбраны все листы между активизированным
Часть I. Вводный курс
рабочим листом Итоги и тем, на ярлыкр
В сущности, вы получили трехмерный п КОТ°Р°го вы Ще_
-<» то. что в строке заголовка появ„ла “™aw« «чаек (рис f£ Производи
что вы выбрали группу л„„ов и что актива ""СЬ <ГРУ"па] Э^,н Ра™те •»««««
D
[Групп’]
в
i ^^лжетные итоги
| 2 [KI К2 КЗ К4 Всего за г!д
, з. зарплаты 286 500 команда 500 286 500 286 500 290 500 1150 000*
, 4 42 525 44 651 46 884 174 560
. 5 i б Поставки 59 500 дрендэ m 530 500 Итого 62 475 144 000 65 599 144 000 68 879 144 000 256 453 576 000
• / ' 8 535 500 540 750 550 263 2 157 013
: !< 4 Итоги о-..у. Т2 0.Ж; Z.?L
PuC 4 4. Excel в режиме группового редактирования
4. Выберите команду Главная^ШрисЬтоп^
ГлаВная«Шрифт^Ц8ет заливки, в резулХТв^ " “тем еще ™"
применено полужирное начертание и иветна, ад ° аЛ "ейм„ -5>“е'
5. Щелкните на любом другом ярлыке ласта ч, *°М ”Ч"К
шего листа и отмене группового режима редатаговТ'Т “ "ы6°’’> “’тветствтю-
исчезнет из строки заголовка. "рования. При этом надпись [Группа]
Если вы просмотрите листы, то увидите, что задан
всем значениям, содержащимся на выбранных листах ™°е форматиРование применено ко
Когда листы сгруппированы, любые изменения внесен
ски отобразятся во всех остальных сгруппированный ”а °ДНОМ Листе’ авто«атиче-
ков, данных, формул, форматированию и т.п. Х Т° относится к вводу заголов-
f В режиме редактирования группы некоторые ленточные команды приобретают бледный оттенок,
На заметку т.е. становятся недоступными. Например, в этом режиме нельзя преобразовать выделенный
" диапазон в таблицу, поскольку будет недоступна команда Вставка^Таблицы^Таблица.
Таким образом, выбор многолистового диапазона — это простой процесс, состоящий из
двух этапов: выделения диапазона на одном листе и последующего выбора рабочих листов для
включения их в многолистовой диапазон. Нажмите клавишу' <Shift>. чтобы выбрать группу со-
седних рабочих листов, или нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>. чтобы выбрать рабочие
листы по отдельности. Если все рабочие листы в книге имеют разную структуру, пропустите те
из них, которые не нужно форматировать. В любом случае ярлыки выбранных листов изменят
свой цвет (станут светлыми), а в строке заголовка появится надпись [Группа].
Чтобы выбрать все рабочие листы, щелкните правой кнопкой мыши на любом ярлыке листа и в
вет появившемся контекстном меню выберите команду Выделить все листы.
Специальные типы выделения
Excel
Деленном
, е- „ „ ячеек в рабочей книге или в вы-
предоставляет возможность выбора только особых ...-.„епжч
., .Kv»miM<vTb выделить ячейки, содержа-
диапазоне. Например, часто возникает необходи
Глава Работа с диапазонами ячеек
101
щие формулы, либо ячейки, от содержимого которых зависит
cel имеет простую возможность локализовать такие и * иеДrDvnnb\ 2Ь1бе₽и^
команду Главная* Редактирование* Найти и выделить*Выделение группы ячеек>
кроется диалоговое окно Выделение группы ячеек (рис.
1"«5ЭТ
Выделен ле группы ячеек
Выделить
примечания
константы
числа
F/iтекст
у] логические
ошибки
пустые ячейки
текущую область
текущий массив
отличия по строкам
отличия по столбцам
влияющие ячейки
зависимые ячейки
; • топв+;о непосредствен.'
.-43 все?, .
• последнюю ячейку
’ только видимые ячейки
условные форматы
.. проверка данных
'.Ц' О1-’-*'
эти?-
j OK I [ Отмена1
Рис. 4.5. Диалоговое окно Выделение группы
ячеек позволяет выбрать особые типы ячеек
После того как вы выберете в этом диалоговом окне нужную опцию, Excel выделит соот-
ветствующее подмножество ячеек в диапазоне, выбранном в текущий момент. Как правило,
в результате выделяется несмежный диапазон. Если же не будет выбрано ни одной ячейки,
Excel сообщит вам об этом.
Если при вызове диалогового окна Выделение группы ячеек выбрана только одна ячейка,
Совет Excel будет выделять ячейки в активизированной области рабочего листа.
Ч
/
В табл. 4.1 приведено описание опций (переключателей) диалогового окна Выделение
группы ячеек.
Таблица 4.1. Опции специальных типов выделения
Опция Назначение
Примечания Константы Выделяет только те ячейки, которые содержат примечания Выделяет все непустые ячейки, не содержащие формул. Эта опция полезна в случае, если создана некоторая модель и нужно очистить все ячейки с исходными данными, чтобы вве-
Формулы ста в них новые значения. При этом формулы остаются без изменений Выделяет ячейки, содержащие формулы. Можно еще более сузить задачу, выбрав тип ре- зультата, который дает формула: число, текст, логическое значение (истина или ложь) либо ошибка
Пустые ячейки Текущая область Выделяет пустые ячейки Выделяет прямоугольный диапазон ячеек вокруг активной ячейки. Граница этого диапазо- на определяется окружающими пустыми строками и столбцами. Для выделения текущей области можно также нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+*>
102 Часть /. Вводный курс
Назначение <>кончаице /мабл. 4.1 Выбирает массив целикомТо массйваТ^Г^
массивах речь пойдет в главе 16
Выбирает все графические объекты рабочего листа
Анализирует выбранное множество ячеек и выделяет тр в каждой строке которые отличаются от других
Анализирует выбранное множество ячеек и , в каждом столбце ^ает те’ кот°РЫе отличаются от других
Выделяет ячейки, на которые есть ссылки в dxmuvno в выбранных ячейках. Можно выбрать или непос^п™?™™*6^ В а*™84™ ми влияющие ячейки любого дави,. Падя6иее Об этом
любого уровня. Подробнее об з7“’ ™
ПРаВ,К) ’“S'"*’’ ™ * фОрМо! ИриоапИЯ
только в^ые ячейки /01МдаеФ»Р"аты Выделяет только видимые ячейки из выбранного множества. Эта опция полезна для рабо- ты со структурами или со списком, к которому применен автофильтр Выделяет ячейки, к которым применено условное форматирование (с помощью команды Гл авная^Стили1^Условное форматирование). Опция Такие же выбира- ет только те ячейки, которые имеют такое же условное форматирование, что и актив-
ные ячейки
Выделяет ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с по-
1 IpObCp^3 г** мощью команды Данные^Работа с даннымиФПроверка данных). При вы- боре переключателя Все будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Такие же выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки допустимо- сти данных, что и для активной ячейки
При выборе в диалоговом окне Выделение группы ячеек некоторых опций предоставляет-
Совет ся возможность уточнить сделанный выбор. Например, при выборе опции Константы доступ-
ны также флажки, расположенные под переключателем Формулы. Аналогично, дополнитель-
* ные опции, располагающиеся под переключателями Зависимые ячейки и Проверка дан-
ных, применимы также при выборе переключателей Влияющие ячейки и Условные
форматы соответственно.
Поиск и выделение ячеек
анда Главная^ Редактирование^
Еще одним способом выделения ячеек являете <Ctrl+F>). После ее выбора откроется
Найти и выделить1^Найти (или комбинация кл Используя это окно, можно выде-
диалоговое окно Найти и заменить, показанное н пополнительные опции окна, ко-
пл также показанс»!
лять ячейки по их содержимому. На рисунке ldK^
торые появляются после щелчка на кнопке ара чатем щелкните на кнопке Найти все.
В поле Найти введите искомый текст или значе , ячейки, которые удовлетворяют кри-
В результате внизу диалогового окна появятся ссЫЛ поиска ячеек, в которых содержится
терию поиска. Например, на рис. 4.7 показан РезУ^ ячеек, и эта ячейка будет выделена
текст Квартал. Щелкните в списке на в списке, выделите одну иа
ча рабочем листе. Чтобы выделить все ячеи , чТОбы выделить все ячейки,
чих., а затем нажмите комбинацию клавиш <Ctr + >>
Глава 4. Работа с диапазонами ячеек
103
Рис. 4.6. Диалоговое окно Найти и заменить
Найти и заменить
1 g IwtSSwi
Найти
Заменить •
Найти:
Март
1 [ Формат...
Искать:
на листе
Просматривать:
по строкам
[2 Ячейка целиком
Область поиска:
формулы
| Найти все ] ! Найти далее J j Закрыть
: Книга Лист Имя Ячейка Значение
Диет! Cl < •! Март
Результаты... Лист! SCS5 Март
Результаты... Лист1 SC S3 Март
Результаты... Лист1 SCS9 Март
Результаты... Лист1 SCS11 Март
Результаты... Лист1 SCJ12 Март
Результаты... Лист1 SCS15 Март
Результаты... Лист1 SC 520 Март
8 ячеек найдено
Формула
Рис. 4.7. Диалоговое окно Найти и заменить с результатами
поиска
На заметку
Обратите внимание на то, что можно переходить в окно рабочей книги, не закрывая диалоговое
окно Найти и заменить
Диалоговое окно Найти и заменить поддерживает работу с двумя групповыми символами:
? — соответствует любому одному символу;
® * соответствует любому количеству символов.
Групповые символы также работают со значениями. Например, поиск значения 3* даст
все ячейки, содержащие значения, начинающиеся с 3. Поиск значения 1?9 позволяет вы-
брать все трехсимвольные значения, начинающиеся с 1 и завершающиеся 9
104
Часть /. Вводный курс
С0>еГ
/
При поиске самого знака во
н. Например, исяуювдя пре^
- * none ~ * 1(9 ПреДназначенГп Ис*омый симяпп
с л ПОиска строки ^?*М8Олом Гилады
Если вам необходимо найти ra. N°Ne *:
сам символ тильлк,
Хогда создается впечатление, что ВОСпользуйТбГк
V ,КО т'”" иногда Ра6огает со и “*«» ткл»
\ учитывать регистр; кяи * Ие™«нИть); ««• «юностью, *
пм„остьЮ. Например, поиск Флажок.
Ячейка целиком: „ри устан «И не пи,0 ' «кета ,Юлже„
чае, если ячейка содержит толькоТ° фла*« «от„„ Smith- Лать
Например, поиск значения Ехгв1 ’ ЧТо с°Держи' Т8ие будет няйп
Microsoft Excel, XCel "= "озвол„ГмСТРи‘а ™ «V-
, область поиска: этот "™ «4ж"Х°
Формулы и Комментарии. Еын‘“ийся список с„
не позволит выбрать ячейку ' Наприм^ выбпан„ Держит три опции- о
ровано с помощью формулы Дер*аЧУк> значение /ооТ"' Значени»- выбоТэоо
“а“ «о значение
Копирование и перемещение диапазонов
Копирование и перемещение содержимого ячейки (яч„ю
операция в программах электронных таблиц. Существует u J ~~ очень Распространенная
„ УеТ несколько типов этой операции
Копирование содержимого ячейки в другую ячейку
Копирование содержимого ячейки в диапазон ячеек При этом ™
ячейки копируется в каждую ячейку соответствующего даападона РЖИМ°е исходной
Копирование содержимого диапазона в другой диапа™ п„, .
ны иметь одинаковые размеры. ’ рИ Этом °°а диапаз°на долж-
Перемещение содержимого диапазона в другой диапазон.
Между копированием и перемещением существует различие: при копировании исходный
диапазон не изменяется, а при перемещении — удаляется.
‘ При копировании ячейки обычно происходит копирование ее содержимого, примененных к ней
/Назаметку атрибутов форматирования (включая условное форматирование и проверку вводимых значений)
" и комментария (если он имеется). При копировании ячейки, содержащей формулу, ссылки на
ячейки в скопированных формулах изменяются автоматически в соответствии с новым положе-
нием формулы.
Процедура копирования, как и перемещения, состоит из двух этапов (хотя, как вы узнаете
чуть позже, существуют способы быстрого выполнения этих опер ц
1. Выберите ячейку или диапазон ячеек вырезает
и скопируйте его в буфер обмена. При пер
ся (а не копируется) и также помещается в буфер о мен- .пиплляТ|
ячеек в который будет копировать-
2- Переместите табличный курсор в диапаз ия ’ачения) и вставьте в него со-
ся или перемещаться информация (диапазон назначения),
держимое буфера обмена.
Глава 4. Работа с диапазонами ячеек
105
Внимание!
На заметку
Вставляя информацию, Excel стирает (без всякого предупреждения) содержимое Всех
входящих в диапазон назначения. И если вы обнаружите, что в результате вставки стерты ЯЧе^-
с важной информацией, то сразу же щелкните на кнопке Отменить панели быстрого дОсту^
(или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>).
После копирования диапазона ячеек Excel создает вокруг скопированной области анимацио
границу (иногда такую границу называют “бегущими муравьями ). Пока такая граница виДНа
экране это означает, что данный фрагмент рабочего листа все еще хранится в буфере об н
и доступен для повторной вставки. Если вы нажмете клавишу <Esc>, то муравьи исчезнут с Эк
рана и Excel удалит данную информацию из буфера обмена.
Поскольку операции копирования и перемещения используются очень часто, в Excel Пре.
дусмотрено несколько методов их выполнения. О каждом из них будет рассказано в следуй
щих разделах. Так как операции копирования и перемещения очень похожи, то далее под.
робно будет рассмотрена только операция копирования с указанием различий между ними.
Буфер обмена - это область оперативной памяти, где хранится информация, которая была вырезана или ско-
пирована из программы, работающей в операционной системе Windows. В буфере обмена могут храниться
данные различных форматов. Поскольку все это происходит под управлением Windows, информация из буфе-
ра обмена может быть вставлена в любые другие приложения Windows, независимо от ее источника.
Office предлагает свой буфер обмена, с которым могут работать только программы этого пакета. Для того
чтобы посмотреть буфер обмена Office, щелкните на пиктограмме запуска диалога, расположенной в нижнем
правом углу группы Главная^Буфер обмена.
Когда вы вырезаете или копируете данные из какой-либо программы Office (например, Excel или Word) то
эта программа помещает вырезанные (скопированные) данные как в буфер обмена Windows, так и в буфер
обмена Office. Но программы Office по-разному работают с информацией, хранящейся в этих буферах обмена
Если после первого скопированного фрагмента вы копируете (или вырезаете) еще один фрагмент данных то
последний замещает в буфере обмена Windows предыдущие данные, а в буфере обмена Office он добавляется
к уже содержащимся здесь фрагментам. Таким образом, в буфере обмена Office может одновременно хра-
ниться несколько фрагментов данных, которые затем могут быть вставлены в документы программ Office по
отдельности или группой. О том, как работать с буфером обмена Office, речь идет далее в главе.
Копирование с помощью ленточных команд
В буфХХенЛаа^ХБУФе.Р °бмеН?ФКопиР°вать помещает выделенный диапазон ячеек
пХитВ Уфер °бМеНа OfflCe- ПОСЛе волнения операции копирования
наяЛуфер оТм^ скопированные данные, и выберите команду Глав-
ванные данные, и нажмХСад1вишу°<ЕщеХПИРеИДИТе В ЯЧеЙКу’ Куда надо вставить скопиро-
зон ячеек из буфера обмена. У ЭТ°М случае Excel удалит выделенный диапа-
Главная до щелчкам кдотеВстави^6 К°ПИровать в гРУппе Буфер обмена вкладки
ет в области задач панель fivrhcna к ЛГ°И Же гРуппе команД, то Excel автоматически откро-
буфера обмена щелкните на ма^ ° М“НЭ °№Се' '°гПЯ Т°Г° чтобы пРеДОтвРЗтить появление панели
нем правом углу^пы БуфеГХ7аТ₽ °КНЭ’ Расп“нной в НИЖ’
установите флажок Автоматическое отобп ^°ПКе ПараметРЬ| ВНИЗУ этой панели и
оматическое отображение буфера обмена Office.
Совет
106
Часть I. Вводный курс
t
цовинКв
пм КОПИР*”3""" диапазона перед щел
П;«ДКИ ГлаВНаЯ ,КТ Обходимое™ «иопке Вставить
,вавнЫе данные, - дмтагочно акгав "PanМ*₽ обие-
Команда ГпавнаявБуфер обм Wo ег« Деаую «"нм ” Ктам'"«
нажав на которую, вы получите в Вставить сопла Р ЧК)'0 ячейку.
j,Wkw—Х1«“щза-
Копирование с помощью комаu п
меню Манд КОнтекстного
Для копирования с помощью команд контекстн
Я Чтобы скопировать выделенный „ °Г° Меню ВЫп°лните спр-.,,,
не правой кнопкой ма, ™?''®« Е буфер о6мет Действи,
команду Вырезать). 3 ^«ите на зтом Д1мпа30.
Чтобы вставить из буфера обмена ска ВДУ К°ПИровать <или
кой мыши на ячейке, куда ня па „ ОпиР°ванный дияпа,
стном меню команду Вставить. СТавить копированные данныТ^и^6 Правой Кноп-
> и выберите в контек
Для более полного управления появление
ся пиктограммами вставки, появляюшими™ ИН(₽0РмаЦии о вставь .
Однако вместо использования команды Вгт°НТеКСТН0М Меню (рис’д 8^° ВОСПОЛЬЗОВать-
ячейку и нажать клавишу <Enter^ ставить можно актг«„ ’ J'
„ИЮ из буфера обмена, которая не можХъ^^'^ c“Xb"BX™™“oS
: Л Вырезать ’
‘Чй Копировать
Л Параметры вставки:
J «,
Специальная вставка...
Вставить,..
валить...
Очистить содержимое
Фильтр
Сортировка
Вставить примечание
Формат ячеек...
Выбрать из раскрывающегося списка...
Присвоит^ имя..,
Гиперссылка...
LJ
‘ ^«тектяо.,, пред,ктжыет
™Кте“ А,я упратиш „мттем и11форт11т °
Гл8в7^7эс
Диапазонами ячеек
107
Копирование с помощью клавиатуры
У операций копирования, вырезания и вставки существуют клавиатурные эквивалент,
<С|П+С>. Копирует выбранные ячейки в буферы обмена W.ndows и Office.
. <Ctrl+X>. Вырезает выбранные ячейки в буферы обмена W.ndows „ Office.
<Ctrl+V>. Вставляет содержимое буфера обмена в выоранную ячейку „ли Д|1аг|а.
Приведенные выше клавиатурные эквиваленты используются для этих же целей в большинст^
Совет других приложений Windows.
/
Копирование и перемещение с помощью
операции перетаскивания
Excel позволяет копировать и перемещать содержимое ячейки или диапазона ячеек пПем
перетаскивания. При этом буферы обмена Windows и Office не используются, т.е. в них не
помешаются на хранение данные, которые копируются (перемещаются).
Метод ‘перетащить и опустить" для копирования и перемещения является самым безопасным,
00867 поскольку в этом случае Excel предупреждает, что в диапазоне назначения могут быть потеряны
данные (если он не пуст). Однако предупреждения о том, что операция перетаскивания удалит
у существующее содержимое ячеек, не будет.
Выделите ячейку (или диапазон ячеек), которую нужно скопировать, а затем перемес-
тите указатель мыши к одной из ее (или его) четырех границ. Когда указатель примет вид
стрелки, нажмите клавишу <Ctrl>. К указателю добавится маленький знак “плюс”. После
этого перетащите выбранные ячейки на новое место, продолжая удерживать нажатой
клавишу <Ctrl>. Исходное множество ячеек останется на прежнем месте, а когда вы от-
пустите кнопку мыши. Excel создаст новую копию данных. Для перемещения данных по-
вторите все описанные действия, но не нажимайте клавишу <Ctrl>.
Если ПРИ помещении на границу ячейки или диапазона ячеек указатель мыши не превратил-
Назаметку ся в стрелку, то вам нужно изменить некоторые параметры. Выберите команду Файл1^
Параметры, в диалоговом окне Параметры Excel перейдите на вкладку Дополни-
тельно и установите флажок Разрешить маркеры заполнения и перетаскива-
ние ячеек.
как добавлен^Тстав^и^втпзапп11 некоторых опеРа1*ий над ячейками или диапазонами ячеек, таких
как дооавление, вставка и автозаполнение, на экране появляются смарт-теги Смаот-тег- что неболь-
Po^b'XZoh^TXm’bctZ" ОТОб,МЖается с"“сок опций. Например, если скопи-
п^зона Явился смарт-те.После ХаТа ZZZ7 Pa6°,er° ‘ "₽aB°M У™У “““
рисунке. С помощью этих параметров можно определитьZSZT”1”’' П°ИЗаННЫЙ
108 ..... ............. ' '...•' .— - — * — —
Часть I. Вводный курс
-продавец- Матвеев ттгтотц— Январь
Матвеев (Март^ »
Матвеев Январь f®* .... w
Матвеев Март Вставка
Матвеев Февраль
Матвеев Январь Л
Матвеев Март ч' ’j
Матвеев Март Встовить значение
Матвеев Январь
Матвеев Март
Смежно Март Другие параметры вставки
Снежно Февраль %. -Ji ->i
пые пользователи считают смарт-теги очень полезными, в то время как других они раздражают. (Меня
НеКОТ0Ротнести КО второй группе.) Чтобы отключить смарт-теги, выберите команду ФайлФПараметры
° на вкладку Дополнительно и снимите флажок с опций Отображать меню параметров
переиД^ птображать меню параметров добавления.
0Ставкииит
Копирование в соседние ячейки
гт вольно часто, особенно при работе с формулами, нужно скопировать содержимое од-
- чейки в соседнюю ячейку или диапазон ячеек. Предположим, при составлении бюджета
Н°И оздали формулу суммирования значений в столбце В. Эту же формулу можно использо-
вЬ1 с лЯ суммирования значений ячеек других столбцов. Вместо того чтобы снова вводить ту
ваТЬ Д{ ю формулу, ее можно скопировать в соседние ячейки.
же для копирования в соседние ячейки в Excel предусмотрено несколько дополнительных
д Чтобы воспользоваться этими командами, выберите ячейку, содержимое которой
Т ет копироваться, а также ячейки, в которые будет копироваться информация, т.е. исход-
ную ячейку и ячейки назначения. После этого выполните одну из приведенных ниже команд
копирования.
Главная^Редактирование^Заполнить^Вниз (или комбинация клавиш <Ctrl+D>).
Копирует содержимое ячейки в выбранный диапазон снизу.
Главная^Редактирование^Заполнить^Вправо (или комбинация клавиш <Ctrl+R>).
Копирует содержимое ячейки в выбранный диапазон справа.
Главная^Редактирование^Заполнить^Вверх. Копирует содержимое ячейки в вы-
бранный диапазон сверху.
Главная^Редактирование^Заполнить^Влево. Копирует содержимое ячейки в вы-
бранный диапазон слева.
Никакая из этих команд не копирует информацию в буфер обмена Windows или буфер
обмена Office.
Есть еще один способ копирования в соседние ячейки - перетаскивание маркера заполнения
выбранных ячеек. Excel скопирует содержимое исходных ячеек в те ячейки, которые будут вы-
делены при перетаскивании. Это пример использования функции Автозаполнение. Для
того чтобы получить доступ к дополнительным опциям функции Автозаполнение, перета-
щите маркер заполнения правой кнопкой мыши. Эта операция не копирует информацию в бу-
фер обмена.
Совет
Глзва 4. Работа с диапазонами ячеек
109
азона ячеек на другие листы
Копирование диапа „сполкзо^ также дЛ, копиров
процедуры копирован . рабочий лист, даже если он находц*
Описанные выше проц >р ячеек на ДРУ не„„е: прежде чем выбирать д„
содержимого ячааКИ e4HHCTBaBa6pt^fi лист.
а другой перейти способ "Я ЯЧ=ИКИ ИЛИ азо„а
зон назначения, вы д более быстрь рабочей книги.
В Excel предусмотрен да £ листЫ той же ра
и вставки информации на копирования.
! Сначала выберите л»»"»3»”Я ж11В,я ее нажатой, щелкните на ярлы
2. затем нажмите Скопировать информацию (при этом в Стровд
тех рабочих листов, яиится надпись [Группа]).
заголовка рабочей книги поЯВ редактирОВание^ЗаполнИть^>По лиСтам
, Затем выберите команду 'Полнить ПО листам, в котором вы должны Выбрать
}- X открыть ди—ОСТЬЮ3 Z содержимое или только форматы).
ОПЦИЮ копирования (полимо • и щелкюте на кнопке ок в результате вьь
4. Установите нужный пеРе^ на выбранные вами рабочие листы (его адрес
Внимание! случае, если ячейкиi диапаз но потерять большой объем ценной информации, даже не
или перемещения вы може проверяйте сделанное и в случае удаления нужной
XX с п^щьХХ6 undo обязательно восстановите удаленное.
Использование буфера обмена Office
Как упоминалось ранее, когда вы вырезаете или копируете данные из какой-либо про-
граммы Office (например, Excel), эта программа помещает вырезанные/скопированные) дан-
ные как в буфер обмена Windows, так и в буфер обмена Office. Но если после первого скопи-
рованного фрагмента вы копируете (или вырезаете) еще один фрагмент данных, то послед-
ний замещает в буфере обмена Windows предыдущие данные, а в буфере обмена Office
добавляется к уже содержащимся здесь фрагментам. Таким образом, в буфере обмена Office
могут одновременно храниться несколько фрагментов данных, которые затем могут быть
вставлены в документы программ Office или каждый в отдельности, или все вместе.
Чтобы использовать буфер обмена Office, сначала его нужно открыть. Для этого выберите
команду Главная1^ Буфер обмена. Затем щелкните на маленькой кнопке открытия диало-
гового окна, расположенной в нижнем правом углу группы Буфер обмена. Это действие
приведет к открытию панели буфера обмена Office.
Чтобы в области задач панель буфера обмена открывалась автоматически, щелкните на кнопке
Параметры внизу области задач и выберите опцию Автоматическое отображение
буфера обмена Office.
Совет
„,„^РЫ“-Панел‘' Уфе₽ ° На' И'°""РУ»« ™бь™ описанным в этой главе способом
первую ячейку или диапазон ячеек, которые необходимо поместить в буфер обмена Office.
2,я пом7шеи„7в бХ ХСЛ'пЮЩеГ0 выдме"«°™ Диапазона ячеек, предназначенного
обмена будет отобрХься и?краХе₽Хса^ХХГко“ОН°В “Ч"'‘ ™НеЛИ БАФвР
ментов Трис. 4.0). Буфер обмен, может содержать до 24 фрашёХ™ СКОПИРОВаННЫХ ФраГ'
110
Часть I. Вводный курс
С из 2^-
свить все -X Очистить все
Выберите вставляемый объект:
, Копыта Снежко Февраль
}
Март
। Параметры >•
Рис. 4.9. На панели Буфер обмена отобража-
ются все скопированные фрагменты данных
Когда вы будете готовы к вставке ск
агв Л _ тобы вставив Данных
П>»“« на панели Буфер обмена. Ди, одн» ФрапХ?“"е ”че^У. » которую
да щелкните на кнопке Вставить все панХ с "°Й "с,а»»< ве« ~ "° ™Х
одно за другим. Вероятно, кнопка Вставить все к*®” °бме"а. ВсеХ?™""™’ Зде"™-
, Word, когда в буфере обмена накаплим2У? 6удет полезной
вить весь текст сразу. тся текст из различных и РИ Использовании
Чтобы очистить содержимое буфепа «к ст°чников, чтобы вста-
панели Буфер обмена. Ф Р бмена Office, щелкните н
Приведем еще несколько замечаний о „=>« , * °ЧИСТИТь все
- ₽ato= буфероВо6менаМсеиВД^
Excel вставит содержимое буфера обмена Windows, если вы выберете команду Главная^
Буфер обмена ^Вставить, нажмете комбинацию клавиш <Ctrl+V> или выберете коман-
ду Вставить из контекстного меню ячейки.
В Последний фрагмент данных, который вы вырезали или скопировали, появится как
в буфере обмена Windows, так и в буфере обмена Office.
Я При вставке какого-либо элемента из буфера обмена Office он замешает содержимое
буфера обмена Windows. После щелчка на кнопке Вставить все панели Буфер об-
мена все вставляемые элементы сначала помещаются в буфер обмена Windows как
единое целое, а затем вставляются из буфера Windows в рабочий лист.
Удаление содержимого буфера обмена Office приводит к аналогичным действиям
в буфере обмена Windows.
Буфер обмена MS Office имеет серьезный недостаток, который может сделать его практически
Внимание! бесполезным для пользователей Excel: при копировании диапазона, содержащего формулы,
формулы не передаются. Вставляются только значения, более того, Excel никак не предупрежда-
ет об этом.
Специальная вставка
На Всег^а тРебуется полное копирование исходного диапазона в диапазон назначения
ример, при копировании ячеек, содержащих формулы, часто требуется скопировать вы
Глава 4. Работа с диапазонами ячеек
uqcTo выполняемой операцией является
„ аапмх лы Также части без КОПИрОвания или Пеп
численные значения, а не сами ф Р •J диапазона в ДР- РеМе.
ренос только форматов данных из одно с омаНда Главная^ Буфер обмену
тения содержимого ячс ; шеоаций используется показанный на рис. 4 ф
1ЛЯ выполнения подооных операции нь1х команд. к ю. Вот
Вставить, которая открывает список дополни
список этих команд. Windows содержимое ячейки, форматы и Па.
Вставить. Вставляет из б>'ФерД^м0СТи данных- ,
раметры функции проверки допусти ия (без атрибутов форматирования)
Формулы. Копируются только Ф°р*>Л
содержащиеся в исходном диапазо - скопировать результаты расчетов по фОр.
. Вставить значения. Эта опиия позволя новый диапазон. так и
мулам, причем диапазоном «^^^ные формулы будут заменены полученными
ный. В последнем случае первоначаль
значениями. опция позволяет вставить только формулы
Формулы и форматирование чисел.
и форматирование чисел. опция позволяет вставить формулы и ВСе
Сохранить исходное форматировани
форматирование. включением рамок вокруг ячеек, которые есть в 11с.
Без рамок. Копируется все, з
ходном диапазоне. бца. Вставляет формулы и дублирует ширину
Сохранить исходную ширин,
столбцов скопированных «’«'_ скопированного диапазона, когда строк,,
Транспонировать. Измен _Р оками форматирование ячеек исходного а,,а.
становятся столбцами, а столоцы стр
пазона сохраняется.
Слияние условного форматирования. Эта пиктограмма отображается только тогда,
когда скопированные ячейки содержат условное форматирование. Если выбран такой
вариант вставки, условное форматирование из скопированных ячеек объединяется с
любым условным форматированием, заданным в диапазоне, куда осушес1вляезся ко-
пирование.
Значения и форматирование чисел. Эта опция вставляет результаты формул плюс
форматирование чисел.
Значения и исходное форматирование. Эта опция вставляет результаты формул
плюс все форматирование.
Форматирование. Эта опция вставляет только форматирование исходного диапазона.
Вставить связь. В диапазоне назначения создается формула, которая ссылается на
исходный диапазон.
Вставить как гиперссылку. Создает гиперссылку на исходный (скопированный)
диапазон, который может быть как в текущей рабочей книге, так и в другой книге. Эта
команда недоступна, если рабочая книга еще не сохранялась.
Как рисунок. Вставляет скопированные данные на рабочий лист как рисунок.
Связанный рисунок. Вставка скопированной информации как “живой” картинки, ко-
торая обновляется, если исходный диапазон изменяется.
Специальная вставка. Открывает диалоговое окно Специальная вставка, показан-
ное ниже.
112
Часть I. Вводный курс
ЛМ,Л
• Главная ; б.:тав»-3
I*
Calibn
Гвсгв»ить
6 Вс’»**’
Общий
• 11 Д' А-
- ' -i ' А •
^тави’ь ---
Jpf!-
12У U4
другие паржиетры вставки
Янв
Фев
я
Ж К bl ’
ж
К ' М Я г»
3
%
t
I
Специальная БСТЭЕКа...
6
б
7
8
9
С
9
8
9
Г10
i 11
L-u.
Янв
Фев
б
9
7
О
8
9
Рие. 4.10. Excel предлагает дополнительные возможности копирования
1 После вставки остается еще возможность пересмотреть правильность своих действий В нижнем
Ла заметку правом углу скопированного диапазона появится специальный смарт-тег. Щелкните на нем (или
‘ нажмите клавишу <Ctrl>). Это позволит просмотреть пиктограммы вставки еще раз.
Использование диалогового окна Специальная
вставка
у На заметку
Наибольшие возможности при копировании предоставляет диалоговое окно Специальная
вставка (рис. 4.11), которое открывается с помощью команды Главная1^ Буфер обменам
Вставить1^Специальная вставка. Это окно можно также открыть, щелкнув правой кноп-
кой мыши на ячейке, куда будут вставляться скопированные данные, и выбрав из контекст-
ного меню команду Специальная вставка.
Фактически Excel имеет несколько различных диалоговых окон под одним названием Специаль-
ная вставка. Какое окно откроется, зависит от того, что скопировано в буфер обмена. В этом
разделе описывается диалоговое окно Специальная вставка, которое открывается, если в бу-
фер обмена скопирована отдельная ячейка или диапазон ячеек.
Чтобы команда Специальная вставка была доступной, необходимо скопировать ячейку или
диапазон ячеек. Если же данные вырезаны (с помощью команды Главная^Буфер обмена''
Вырезать), то команда Специальная вставка будет недоступной.
Совет
Г — -
Ва 4 Работа с диапазонами ячеек
113
Специальна» вставка
I Вставить
формулы
^качения
. форматы
примечания
условия на значения
с исходной темой
без рам&и
. щирины столбцов
1 формуды и форматы чисел
значения и форматы чисел
Операция
а нет
сложить
вычесть
умножить
> разделить
- : пропускать пустые ячейки
Е транспонировать
( Вставить связь j
Рис. 4.11. Диалоговое окно Специэльнвя встэвкв
В окне Специальная вставка расположено несколько переключателей, перечень кото-
рых с кратким описанием приведен ниже.
Все. Из буфера обмена Windows копируется содержимое ячейки, форматы и парамет-
ры функции проверки допустимости данных.
Формулы. Копируются только формулы и значения (без атрибутов форматирования)
содержащиеся в исходном диапазоне.
Значения^ Эта опция позволяет скопировать только значения, вычисленные по фор-
мулам, причем диапазоном назначения может быть как новый диапазон, так и исход-
ный. В последнем случае первоначальные формулы будут заменены полученными
значениями.
Форматы. Копируются только атрибуты форматирования ячеек.
Примечания. Копируются только примечания к ячейкам. Значения и атрибуты фор-
матирования не копируются.
Условия на значения. Копируются правила проверки данных. Эти правила устанав-
ливаются с помощью команды Данные1^Работа с данными^Проверка данных.
С исходной темой. Копирует все, но с использованием форматирования из темы до-
кумента-источника. Эта опция полезна тогда, когда данные копируются из одной ра-
бочей книги в другую и эти книги отформатированы в соответствии с разными темами
документов.
• Без рамки. Копируется все, за исключением рамок вокруг ячеек, которые есть в ис-
ходном диапазоне.
Ширина столбцов. Копируется только информация о ширине столбцов из одного
диапазона ячеек в другой.
Формулы и форматы чисел. Копируются все формулы и форматы чисел, но не зна-
чения.
Значения и форматы чисел. Копируются текущие числовые значения и форматы чи-
сел, но не формулы.
114
Часть I. Вводный курс
0 Слияние всего условного ж
ловное форматирование с *°^тИр
у.
„„ер.иии. описанные а следую„(нх ^«а -»РУ„С а^^-
дополнение вычислений без u
Переключатели из группы q '° ИСП0ЛЬЗОйъ РЬ,е другие
выполнять арифметические ап ЦИЯ ДиалОггч °аНИЯ 6пп»«
другой и выбрать операцию умножил " На"Р«ме? <""'а c"eL ₽МУЛ
„качения исходного Диапазона и ь- В ne3v Р’ м°ящо а/1ь^ая Вгт
прежние значения диапазона наЗНачеЛаЗОНана^аченаТе ExCeJ ПеК_°ПиРо^ть 0 9ека позВоля.
Р Это средство позволяет Ta^eZ * И P^ZeZ^'^ с£* Дйапа*>н в
одновременным выполнением матем^ Ол * ^т^У^е
чеиий и хотите увеличить каждое Чес^ опД ДН°Й ^ейКи й И 3аМенит
дй10, введите сначала Ю5% в Из э^х ЗНачеНи?аЦий- ПредполВ ДИапазОня
меуа Затемвыделите диапазон яч2 ПУСТУЮ ^ейкЛ 5%- С
чить. Откроите диалоговое окно Гн ’ С0ДеР^Ший СКо»*РУЙт^ **ИТ1> ЗНа~
жИть и щелкните на кнопке OK «ZZ ЗНаче»*е в бу^^
„а 5%, реЗМиаге
Если ячеи» а диапазоне назн» “ выдзд=нноТМЬ уино'
Внимание!
пропуск пустых ячеек при вставке
Опция пропускать пустые ячейки диалогового окна гПй
ет программе стирать содержимое ячеек в диапазоне н^^ЦИЭЛЬная вставкэ не позволя-
пустые ячейки исходного диапазона. Эта опция очень поп ”а V°TOpb,e копируются
в другую область, так как вы вряд ли захотите чтобы из зя П₽И КОПИРован™ Диапазона
пустых ячеек стирались существующие данные наличия в копируемом диапазоне
Транспонирование диапазона
Опция транспонировать диалогового окна Специальная вставка изменяет ориента-
цию копируемого диапазона. Строки становятся столбцами, а столбцы — строками. Лю-
бые формулы в копируемом диапазоне изменяются так, чтобы при транспонировании они
давали правильные результаты вычислений. Заметьте, что эту опцию можно использовать
вместе с другими опциями диалогового окна Специальная вставка. На рис. 4.12 показан
пример горизонтального диапазона A1:D5, который был транспонирован в вертикальный
диапазон А 9 : Е12.
Совет ^СЛИ в Диалоговом окне Специальная вставка вы щелкнете на кнопке Вставить
связь, то между исходным диапазоном и диапазоном назначения установится связь. Это оз-
, начает, что любые изменения в исходном диапазоне будут автоматически отображаться
в диапазоне назначения.
Р .___ ______ __________
8а 4’ Работа с диапазонами ячеек
115
г___а в c J....,?____________________:-------
1 ; Янв Фев МаР ;
2 ^Регион 1 12 32 55;
3 ;Регион2 34 36 б8;
4 !Регион 3 45 64 96;
5 {Регион 5 17 ____21______??'
6
7
?. Регион! Регион? Регион 3 Регион 5
а 1 ад 45 3.7
11 Янв 12
11 Фев 32 36 64
12 Мар_____________55 68 96 —
“ t ----------------------------- ® (Ctrl) ’
Рис. 4.12. Преобразование горизонтального диапазона в вер-
тикальный диапазон
Поименованные ячейки и диапазоны
Наверное, вы уже заметили, что иметь дело с загадочными адресами ячеек и диапазонов ино-
гда очень утомительно (особенно это касается формул, о которых речь пойдет в 1лаве 10). К сча-
стью, Excel позволяет присваивать ячейкам и диапазонам содержательные имена. Например,
ячейку можно назвать Процбнтная_Ставка, а диапазон Объем_продаж_за_июль. Исполь-
зование подобных имен (по сравнению с адресами ячеек или диапазонов) дает ряд преимуществ.
Содержательное имя диапазона (например, Совокупный_Доход) запомнить намного
легче, чем адрес ячейки (например, АС21).
При вводе адресов ячеек и диапазонов легче ошибиться, чем при вводе имен.
Можно быстро переместиться к областям рабочего листа, в которых находятся поиме-
нованные ячейки или диапазоны. Для этого нужно воспользоваться полем Имя, кото-
рое находится с левой стороны строки формул. Необходимо щелкнуть на кнопке рас-
крытия списка и выбрать нужное имя из списка или выбрать команду Главная1^
Редактирование^Найти и выделить^Перейти (либо нажать клавишу <F5>)
и указать имя диапазона.
Упрощается процесс создания формул. Имя ячейки или диапазона можно вставить
в формулу, воспользовавшись новым средством Excel 2007, которое называется Авто-
завершение формул.
Имена позволяют сделать формулы более понятными и простыми в использовании.
Согласитесь, что формула =Доход-Налоги намного понятнее, чем =D2 0-D4 0.
Создание имен
Excel предлагает несколько способов создания имен ячеек и диапазонов. Но, прежде чем
описывать эти способы, необходимо рассмотреть правила выбора имен.
В именах не должно быть пробелов. Для лучшего восприятия имени можете восполь-
зоваться символом подчеркивания, например Годовой_Доход.
И Можно использовать любые комбинации букв и цифр, но имя не должно начинаться
с цифры (например, 3-йКвартэл) или быть похожим на адрес ячейки (например, Q3)-
116
Часть I. Вводный курс
В^яиие!
специальные символы и символы
использовать не разрешается. НкгУаЦ»и, За Ис^
|№» должны содержать „е бод п^Ыаа„ия и
нО более короткие имена, которые о 5 СИмволо8
НЯТЯЫМИ и запоминающимися. м<*« с тем Дояжц'ХХ “ЗДа8а"- как м„
В Excel есть несеольи имен да, „ ” сад'Р»тель„ыми
мешающие внутренние имена Excel „Т ^^льзованж, u
зовапюя следующими именами X W“"e*™b «едать «м
консолидации и Имя-листа"о^Ть^ати‘ ₽^oeaS^’
’ * ИМя °бЛаСТь
"этой главы. И Именуется даапа?
Использование диалогового окна Создание имени
нтобы создать имя для ячейки или диапазона, сначала ВЫПР я
1 выберите команду ФормулыФОпределение именийЭТу ячейку или Диапазон
ЗаТе Слазит диалоговое окно Создание имей» ни^пРИСВоить имя. В результате
I, что это окно с из-
Затем ,
gxcel отобр&зит диалого$(-}£ окно Со
„„дамыми размерами, - установите X® ИМвНи'фисТп!'РИСВ<>‘ПЪ
мииш иг любой границе окна и непетУ тель 1 Л (>г"«им
чтобы изменить размер данного окна Щ1Гге ее,
Введите имя в поле ввода Имя '
------------------„ вд« восполь-
м
чт<
Зуйтесь именем, которое предложит программ
(£Сли она его, конечно, предложит). В текстов
поле Диапазон появится адрес активной ячей?*
(ЙЛЙ выделенного диапазона). В раскрываю^
ся списке Область указывается область видимо'
cw для создаваемого имени. Область видимости
очерчивает зону применимости имени —
бочая книга или отдельный конкретный рабочий
лист. В поле Примечание можно ввести ком
ментарии к выделенному диапазону ячеек и к его
имени. Щелкните на кнопке ОК, чтобы добавить
новое имя и закрыть диалоговое окно авить
Использование поля Имя
Существует быстрый способ создания имени с помощью поля Имя. Выделите ячейку
(или диапазон), которой нужно присвоить имя, а затем щелкните на этом поле и введите имя.
Нажмите клавишу <Enter>, и имя будет создано. Если такое имя уже существует, вы не смо-
жете ввести его еще раз для другой ячейки (или диапазона).
Поле Имя — это раскрывающийся список, в котором содержатся все имена, использую-
щиеся в данной рабочей книге. Чтобы выбрать ячейку (или диапазон), у которой есть имя,
щелкните на поле Имя и выберите из списка нужное имя. В результате Excel выделит соот-
ветствующую ячейку или диапазон ячеек.
Создание имен из выделенного диапазона
для^аСТ° возникает необходимость использовать текст, содержащийся в рабочей таблице,
текст°ЗДаНИЯ Имен ячеек или диапазонов, В данном случае может понадобиться использовать
т из столбца А для создания имен соответствующих значений столбца В. Excel позволяет
0 сделать легко и просто.
ааа 4. Работа с диапазонами ячеек
117
Чтобы создать имена с помощью текста, расположенного в соседних ячейках. C1Ja
выделите этот текст и ячейки, которые нужно назвать (это могут быть как отдельные яче-^1а
так н диапазоны ячеек). Имейте в виду, что текст должен находи ться в соседних ячейках'1*11’
отношению к ячейкам, которые нужно назвать): несмежные диапазоны для этой операц <,1с>
подойдут. Затем выберите команду Формулы^Определение имени^Создать из bJ*
ленного диапазона. В результате Excel отобразит диалоговое окно Создание имен из
деленного диапазона, показанное на рис. 4.14. Флажок опции в этом диалоговом окцевЬ|
гановлен на основании проведенного программой анализа выделенного диапазона. ыа ^с'
мер, если программа обнаружила текст в первой строке выбранного диапазона ячеек, То
предложит создать имена на основе текста в верхней строке— опция в строке выше g°,(a
догадка Excel неверна, вы можете выбрать другую опцию. Щелкните на кнопке ОК, и цм 1111
будут созданы. В результате использования данных на рис. 4.14 Excel будет создано щ е*1а
имен: Январь для ячейки В1, Февраль для ячейки В2 и т.д. СТь
f На заметку
Внимание!
Рис. 4.14. Можно легко создавать имена на основе текста, расположенного в соседних ячейках
Если в результате использования текста из соседней ячейки получилось “недопустимое” имя,
Excel модифицирует его. Например, если имя создается на основе текста Чистый доход
(такое имя было бы “недопустимым", так как оно содержит пробел), то Excel преобразует пробел
в символ подчеркивания. Однако, если в какой-либо ячейке или формуле рабочего листа исполь-
зуется ссылка на данную ячейку с текстом, программа не сможет преобразовать его в допусти-
мое имя. Она это имя просто не создаст.
Если ячейка, расположенная в левом верхнем углу выбранного диапазона, содержит текст, а вы
выбрали опции в строке выше и в столбце слева, то Excel использует этот текст в каче-
стве имени для всех данных, за исключением верхней строки и левого столбца. Поэтому, прежде
чем принимать имена, создаваемые Excel, убедитесь в том, что они присвоены правильно, т.е.
нужным диапазонам. Если Excel создает ошибочное имя, его можно удалить или изменить в по-
мощью Диспетчера имен (Name Manager) (он описывается ниже).
118
Часть I. Вводный курс
Управление именами
В одной рабочей книге можно сочдать
чапи МНОГО таких имен, то для Vl,n,n количество
рь‘ ^называется Диспетчер имен (рис, 4 f5eHM5i Ими будет полезной И ДИа,,азонов- Если
TOPOL b °Cpe^ Excel 2010, ко
Длспетмес имен
Изменить..
! Создать
ХйаЛИТь
' Имя
! Июнь
Май
; Март
! .J Февраль
। Январь
1412
144Q
1330
1232
933
«иапазо,
Э6л&ст|
Ккг-а
Книга
Кьмга
-Лио-4! SB S5
=Hmct4!SBS3
=Лист4<$в$2
=Лисг4'5Вх;
F
1<
г
₽
I_________
Диапазон:
J1MCT4ISBS-
Рис. 4.15. Для управления именами диапазонов пользуйтесь диспетчером имен
Диалоговое окно Диспетчер имен появляется после выбора команды Формулы^
Определение имени^диспетчер имен или нажатия комбинации клавиш <Ctrl+F3> Воз-
можности, предоставляемые этим окном, описаны ниже.
Предоставляет полные данные о каждом имени, содержащемся в рабочей книге.
Вы можете менять размер диалогового окна Диспетчер имен и по мере необходимости
увеличивать размер столбцов для того, чтобы увидеть больше информации. Для сорти-
ровки информации по содержимому столбца можно щелкнуть на заголовке столбца.
Позволяет фильтровать список имен. Для этого щелкните на кнопке Фильтр, затем
в открывшемся списке команд выберите ту, которая позволит вам отобразить только
нужные имена. Например, можно отобразить имена, принадлежащие только опреде-
ленному рабочему листу.
Предлагает быстрый доступ к диалоговому окну Создание имени. Щелкните на
кнопке Создать, чтобы открыть это окно, причем окно Диспетчер имен останется
открытым.
Позволяет редактировать существующие имена. Чтобы отредактировать какое-
либо имя, выделите его в списке имен и щелкните на кнопке Изменить. Откроется
диалоговое окно Изменение имени, в котором можно изменить само имя. ссылку' на
ячейки, которым присвоено это имя, либо комментарии к ним.
* Позволяет удалить имена, которые больше не используются. Для этого выделите
удаляемое имя в списке имен и щелкните на кнопке Удалить.
Глава 41 Работа с диапазонами ячеек
Будьте осторожны при удалении имен ячеек и диапазонов. Если имя используется в формУЛе
Внимание! удаление'его приведет к тому, что формула станет неправильной и будет возвращать ЭНач. £
ошибки #имя?. К счастью, удаление имени можно отменить, ели сразу после удаления имеНн
на рабочем листе вы увидели ошибку #имя?, щелкните на кнопке Отменить панели быстр0Гп
доступа (или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z» для отмены удаления имени.
ссылками на эти ячейки. Поэтому если ЙЬ1
сипи по сути, являются ссы; тем самым нарушили ссылки
Имена я™ и диапа^па3оны яц'еек имеЮщие «мена’листе Лист1 имела имя, допуст.^
удалили Деек. Например, если ячейка удалите первую строку
стоящие за имен вал0 ССЫЛку =ЛиСТ1Пооцент станет некорректной, что едПи.
XXX № ГрХХо^У-» в формуле, ,,,
Диалоговое окно Диспетчер имен незаменимо во многих отношениях, но оно не способно соз.
00881 дать список всех имен, имеющихся в рабочей книге.
Однако создать список имен, имеющихся на текущем рабочем листе, не представляет особых труд,
' ностей. Для создания такого списка переместите табличный курсор в какую-нибудь пустую ячейку
эта ячейка будет верхней левой ячейкой создаваемого списка. Далее нажмите клавишу <F3>, чтобы
открыть диалоговое окно Вставка имени, в котором представлены все имена, определенные на
текущем рабочем листе. Щелкните на кнопке Все имена, и Excel создаст на рабочем листе спи-
сок имен с указанием адресов ячеек, которые скрываются под этими именами.
Примечания к ячейкам
В Excel существует возможность создания примечаний к ячейкам. Это целесообразно
в том случае, если нужно описать конкретное значение. Примечания можно использовать
также для напоминания пользователю о том, какие расчеты выполняются по формуле, запи-
санной в данной ячейке.
Чтобы добавить к ячейке примечание, выделите ее и выполните следующее:
выберите команду Рецензирование^Примечания^Создать примечание;
щелкните правой кнопкой мыши и используйте команду Вставить примечание из
контекстного меню ячейки;
нажмите клавишу <F2>.
Excel вставит примечание, указывающее на активную ячейку. Вначале примечание будет
состоять только из вашего имени. Введите текст примечания к ячейке, а затем щелкните
в любом месте рабочего листа, чтобы скрыть его. Можно изменять размер окна, в котором
записывается примечание, путем перетаскивания его границ. Ячейка с комментарием пред-
ставлена на рис. 4. J 6.
У ячеек, к которым добавлено примечание, в правом верхнем углу отображается малень-
кий красный треугольник (он называется индикатором примечания). Если поместить указа-
тель мыши на ячейку, содержащую примечание, то примечание станет видимым.
С помощью опций вкладки Дополнительно диалогового окна Параметры Excel можно
изменять режимы отображения примечаний к ячейкам и их индикаторов. Можно, например, сде-
лать так, чтобы индикаторы вообще не отображались на экране.
Совет
120
Часть I. Вводный курс
4
' 6
Январь
февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
9
10
933
1232
1330
1327
Чт° поои.
1412
li0^o в мае,
няет значен^основн' д°6авЛе^ое к Яч^-
°С1ЮвНЬ1Х Ячеек Рабоч^^4^*^ °бьяс-
форматирование примечаний
Если вам не нравится внешний вил
ность внести все необходимые изменен^ данный п
щемся контекстном меню выберите Р«л Щелкните ппа«пг ум°лчанию А
ния й используйте команды ГЛавна'ГфХХР0Вагь примеча?иТХ На Яч* ?в
ванИя текста примечания по своему усмп?Фт И Гла8ная^йХ Вь;де-^те текст п **'
Однако значительно большие воз? Рению- Вь,Ра8нивэние д™ " пРИмеча-
диалоговое окно Формат примечания"?°C™ Ф°рматироваНия Ф°Р-матиро-
меню примечания одноименной „ ’ КотоРое otkdmJL пРимечаний
Рис. 4.17,
Тигры
Зайцы
Лисы
(§] PicO4_14
А В
1 Звери е зоопарке
2
3 Волки
; 4
' 6
i7
• 8
‘ 9
10
: и
’ 12
; 13
i 14
;i5
; 16
b7'
i18
• 19 '
20
' 21
183
Примечание с графическим изображением
3 4. Работа с диапазонами ячеек
121
Совет
С помощью диалогового окна Формат примечания можно вставить рисунок в окно ппИм
ния. Для этого щелкните правой кнопкой на ячейке и в появившемся контекстном меню выбреЧа'
Редактировать примечание. Затем щелкните правой кнопкой на границе комментаи!?^6
в появившемся контекстном меню выберите Формат примечания. В окне Формат я 11
мечания перейдите к вкладке Цвета и линии, откройте палитру Цвет в области Залин
и на этой палитре выберите команду Способы заливки. В открывшемся одноименном пИя
говом окне перейдите к вкладке Рисунок и выберите подходящий рисунок для фона окна в °
мечания. На рис. 4.17 показано примечание с графическим фоном окна примечания.
Изменение контура окна примечания
изменении ЛМ УК qMovroJIbHOM окне, для того чтобы изменить фОр,
Обычно примечание отображается в на панеЛь быстрого доступа.
му примечания, добавьте соответству панели быстрого доступа и в открывшем,
1. Щелкните правой кнопкой мыши и быстрого доступа. Откроется
ся меню выберите команду Нас Р вкладкоЙ Настройка.
диалоговое Параметры „ вы6ерите Вкладка .Срейства
2. В раскрывающемся списке Выбрать кома м
рисования | Формат . нду Изменить фигуру и щелкните на кнопке
3. В левом списке окна выберите команду
Добавить. закрыть диалоговое окно Параметры Excel.
4. Щелкните на кнопке ОК, чтооы закр
После выполнения этих действий на панели быстрого доступа появится новая кнопка -
Изменить фигуру.
Для изменения контура окна примечания выведите это примечание на экран, для чего
щелкните правой кнопкой мыши на ячейке с примечанием и выберите в контекстном меню
команду Показать или скрыть примечание. Щелкните на границе окна примечания, чтобы
выделить именно границу этого окна (можно дважды щелкнуть в окне примечания, и тогда
будет выделена граница окна примечания). Щелкните на кнопке Изменить фигуру панели
быстрого доступа и выберите новый вид окна примечания. На рис. 4.18 показано примечание
нестандартного вида, полученное таким способом.
; ®]Р<€04Д7
2
О Е
Кв.З Кв.4 scero за го.
128500 132500 518000
Рис. 4.18. Нестандартный вид примечания
122
Часть I. Вводный курс
1.
^ение примечании
чтобы прочитать все примечания в
,ОВД|1Л> р
^иМПчания^ПрвДЬ|Дущее 11озволяяР{’^®^в^>а^чай л^^,ль^прив^1е^е^*чровгиие^
печать примечаний р tu°^ „римеСя J'x::
Обычно При печати рабочего листа
,й. Но если вы все же хотите распечатав «омментя
Щелкните на стрелке у *°^тар^ ХМмоХИс К0ММе^РИИ не „
Параметры страницы. Это S’** прав°м Углу След^шим обо^'
ни группы Параметрь| странице?^” Пи^а111₽УППы Ра™етКа Ст
ране появится диалоговое окНо nt 8 резУльтате РаСП°Ло*енная? СТрани4ы^
г. . омк паРам:;ь?хе^ -а з-
4. Для того члобь, 1а^"ь Г 'Иад'СеЛи--
°К- И“ " “Z™ п Пара“С"с'р"анаиПИСТе 41’'-
|2‘,“""ры"й~^ лл" печати рабочего Хта™”1"” "•
/! ! Страница J ( ,'~-
11: ' ’ я Ko"<XT«Tynw ’
Г ^игьиапечатьаиапвэоч
j: ^^^^йстран,^
I < j схвохые строки:
11 сквозные стрлбцы;
I I Печать
I > !. сетка
j | ; черно-§елвя
11: черновая
I ! 1^Г°^СТРОКИСТМ6иов
И;
- 1 в вниз, затеи впра^ Г^-~
ВпРаво, затеи вниз
Лист
примечания: fr*67)
!(мет)
ощибки ячеек как: 1g
Ле. 4.19. За^е режима ,.^и т^ар.» »«-
Отмене
Сокрытие и отображение пРимеча”^ i:„Iop„c иа исм «п.
Если вы хотите отобразить на рабочем отобразить все пр’^еЧ^'^
выберите команду Рецензирование^Приме повторно, чтобы с р
скольку это команда-переключатель, вы может ______-------——-
,________________ - '• ~ *•*
^ава 4. Работа с диапазонами ячеек
примечания. Для сокрытия или отображения отдельного примечания выделите ячейку с
мечанием и выберите команду Рецензирование^Примечания^Покаэать ИЛи CKpJ^
примечание.
Выбор примечаний
Для того чтобы быстро выбрать все ячейки, содержащие комментарии, имеющиеся ца h
бочем листе, выберите Главная ^Редактирование^ Найти и выбрать^Перейти на спе-
циальные. А затем выберите опцию Комментарии и щелкните на кнопке ОК.
Редактирование примечаний
Для того чтобы отредактировать текст примечания, выделите ячейку с примечанием, щелк
ните на ней правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Изменить Прц^е_
чание. Аналогичного результата можно добиться, выделив ячейку и нажав <Shift+F2>. Посде
внесения изменений в текст примечания щелкните где-нибудь вне окна примечания.
Удаление примечаний
Для того чтобы удалить примечание к ячейке, активизируйте ее и выберите команду ре
цензирование^ПримечанияФУдалить. Или щелкните правой кнопкой мыши и выбериТе
в контекстном меню команду Удалить примечание.
Средство Excel Проверка данных предлагает еще один способ создания примечаний к ячейкам. Этот тип
примечаний автоматически появляется на экране, когда выбрана ячейка, его содержащая. Чтобы создать такое
примечание, выполните следующие действия.
1. Выделите ячейку, где должно быть примечание.
2. Выберите команду Данные1^Работа с данными^Проверка данных. Откроется диалоговое
окно Проверка вводимых значений.
3. В этом диалоговом окне щелкните на вкладке Сообщение для ввода.
4. Установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей.
5. Введите текст примечания в поле Сообщение.
6. Дополнительно введите текст в поле Заголовок. Этот текст будет выводиться как заголовок при-
мечания.
7. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Проверка вводимых значений.
После выполнения этих шагов после выделения ячейки появляется сообщение, которое исчезает при выделе
НИИ nnvrnu QUPMk'M
Отметим, что такое примечание не является “настоящим” примечанием к ячейке. В частности, ячейка, содер-
жащая такое сообщение, не имеет индикатора примечаний и не реагирует на команды, применяемые для ра-
боты с примечаниями. Кроме того, это сообщение нельзя отформатировать никаким способом.
124
Часть I. Вводный курс
J
ЗНАКОМСТВО
л таблицами Excel
ГЛАВА
Кх олыпннство рабочих листов преДНачна
НИЯ данных в таблицах. Таблица Е^Т™ Хране-
уГоль№Ш диапазон ячеек с данными, котооый ЭТ° Прямо-
^оку с текстовыми заголовками, как-то обоз» ЫЧНо ИМеет
держимое столбцов таблицы. Конечно, все/ ЮЩими с°-
лицы (и Excei здесь не исключение) подлрЛеКТр°Нные таб‘
с таблицами данных на рабочем листе На РЖивают Работу
таблиц (появившаяся в Excel 2007) значите и КонцеЗДия
б07у с ними и, что немаловажно, не теряет УПрОщает ра-
туитивной понятности действий, выполняв НаГДядности и ин-
данными. МЬ1Х с табличными
Эта глава посвящена основам работы с тябп
Как всегда, я постараюсь пробудить й ь, голицами Excel
с- .'периментировать с новыми таблицами Л самим по'
призом, что многие действия с этими табп буДеТ СЮР~
полнить с помощью всего одного-п^ ицами можно вы-
Двух Щелчков мышью.
В этой главе...
Что такое таблица Excel
Создание таблиц
Изменение внешнего вида
таблицы
Работа с таблицами
Что такое таблица Excel
Если говорить просто, то любая таблица — это прямо-
угольный диапазон ячеек со структурированными данными.
Каждая строка таблицы называется записью и содержит ин-
формацию о каком-то одном элементе, тогда как совокуп-
ность данных обо всех элементах и составляет таблицу. На-
пример, строка-запись может содержать данные о клиенте,
о банковском счете, о сотруднике фирмы, о каком-либо про-
дукте и т.п. Каждый столбец таблицы содержит данные опре-
деленного типа. Например, если каждая строка содержит ин-
формацию об одном работнике, то в отдельных столбцах бу-
дут располагаться такие данные, как имя и фамилия работни-
ка, его идентификационный код, дата зачисления на работу,
ставка, название подразделения, где он числится, и т.д. Таб-
кицы обычно имеют в верхней части строку заголовков, в ко-
торой описаны данные, содержащиеся в каждом столбце.
До сих пор я не сказал ничего нового. В любой предыдущей ®ер гоглт J^'0 Раб°'
тать с таблицами подобного типа. Но •‘волшебство’ таблиц хсе Р _ поевпашен °ГЛа "Ро'
храмма преобразует диапазон ячеек в “официальную ’ таблицу ’ с;>Таблиць1(=>т ”е°бХо..
димо выделить диапазон ячеек с данными и выбрать команду таблицу она мо кет
После того как программа Excel распознает “официальную
нить с ней значительно больше различных интеллектуал ’ м То она 6vn Р°С1ь'м
диапазоном ячеек Например, если на основе таблицы создана диаграмма, то она буде-, авто.
диапазоном ячеек, папримср.уляпении старых) строк таблицы.
магически изменяться при дооавлении новых (ил1 уд
В Excel 2003 имелась “рудиментарная” версия таких таблиц, которые назывались списка^.
* Хц в Excel 2007 значительно превосходят возможности списков в Excel 2003.
Новинка
На рис. 5.1 показан диапазон ячеек с данными, который пока не преобразован в таблиц
Отметим, что этот диапазон соответствует описанию таблицы, данному выше. Здесь каждая
строка содержит сведения об одном агенте по продаже недвижимости. Диапазон состоит из
10 столбцов и 125 строк записей и одной строки заголовков.
i J'?- д • Ji 1. 1Ы PicO5J?l - Microsoft Excel Данные Реценгтроеэ.-ме Разработчик Qo ig Si
f :гзеьз Рэ1мет» •: рзнииы t>Opf
1 Cabbn - 11 s s s -=Э- ST Денежный - д Вставить ’ Е - Я*'
• -J К к Ч ’ Д' а’ & si s ' % ООО 3* Удалить '-Я Стили
X if if V * $ * .^Формат* •
. - - - у ... • у м. : ч 'CL'» -
1 D4 425000 V
д Б С 0 Е F G Н !
- Агент Дата Район Цена Спальни Ванны ЖилплошТип Бассейн Продано
2 Петрушевская 09.02.2009 ЦАО 350 000р. 3 2 2275 Семейны ЕСТЬ HET j i
. 3 Максименко 19.02.2009 ЦАО 354 000р. 4 2 2088 Семейны НЕТ HET
. - Соколовская 23.02.2009 СВАО 1425000р.] 5 3 2141 Семейны ЕСТЬ HET
; 5 Максименко 24.02.2009 ЮВАО 204000р. 3 2,5 1630 Семейны НЕТ ЕСТЬ
' 6 Снежко 25.02.2009 ЦАО 239 900р. 2 2 1248 КондомиШЕТ HET i.
' 7 Матвеев 26.02.2009 ЮЗАО 269 900р. 4 2,5 1911 Семейны НЕТ HET ! '
* Услонцев 02.03.2009 СВАО 338 876р. 4 2,5 2612 Семейны НЕТ HET L '
; 9 Шаповалов 06.03.2009 ЮВАО 299 000р. 3 2 2050 Кондоми» НЕТ HET ; j
10 Снежко 07.03.2009 ЦАО 229 900р. 4 3 2006 Семейны НЕТ HET :
11 Порываев 13.03.2009 СВАО 364 000р. 4 2,5 2500 Семейны НЕТ HET ' i
’ 12 Соколовская 14.03.2009 ВАО 350000р. 3 4 1900 Кондомш НЕТ HET i p
Матвеев 15.03.2009 ЮВАО 235 910р. 3 3 2001 Семейны ЕСТЬ HET ! jl
1 1Д 1 Петрушевская 17.03.2009 СВАО 350 000р. 4 2 2088 Семейны НЕТ ЕСТЬ ! !
Максименко 21.03.2009 ЮВАО 269 900р. 5 3 2141 КондомюНЕТ ЕСТЬ । |;
16 -1 Соколовская 22.03.2009 ЦАО 338 876р. 3 2,5 1630 Семейны НЕТ ! h HET
1 17 Максименко 22.03.2009 ЮЗАО 299 000р. 2 2 1248 Семейны НЕТ HET
Снежко 24.03.2009 СВАО 229 900р. 4 2,5 1911 Кондоми! НЕТ HET
i 19 Матвеев 26.03.2009 ЮВАО 364 000р. 4 2,5 2612 Семейны НЕТ HET
23 Услонцев 27.03.2009 ЦАО 350 000р. 3 2 2050 Семейны НЕТ HET
. - - Шаповалов 02.04.2009 СВАО 235 910р. 4 3 2006 Кондомьп НЕТ HET
Смежно 02.04.2009 ВАО 350 000р. 4 2,5 2500 Семейны НЕТ HET
: /Л Порываев Соколовская 03.04.2009 ЮВАО 05.04.2009 СВАО ГУЛ ГУЛ >ПГХ) ПАП 269 900р. 338 87бр. ХЮ ППАп 3 3 4 1900 Семейны ЕСТЬ 3 2001 Семейны ЕСТЬ HET ЕСТЬ
1 r * rtMCTl •у* , - МРТ МГТ
ts _ .- --------- Aj 100'-. П . j
Рис. 5.1. Этот диапазон - хороший "кандидат " для преобразования в таблицу
126
Часть I. Вводный курс
, 2 показан тот же диапазон после преобразования в табп.,
на Р^’т-ябЛИЦЬ’^Таблицэ. ну с помощью команды
___— - —----------—________________
Г'1.' ; 5 таблица У ?Д1 : таблиц- Л|Прео6₽эзоЕать.^ ; -arpa!*<4’ < - < Д1 . -: 8 '• 1 с Г' 3 Z 'I *•. Агент НИ)5_01 с J •: j-.; !‘.г- -рт Р - Microsoft bcei — 1 -—п F-: 111Д • —£ ... ь ^панетры 3l,nr стилей ти-.«!Кц ► a ’ " ’ —- - - i i '1
- 1 rnnwi • "'W 2275 Семегчр, спт^ 2088 Семейнь; НЕТ 2141 Семейнь: ЕСТЬ 1630 Семейнр! нет J.248 Kowrorzzi НЕТ 1911 Семейнэ, нет 2612 Семейнр, нет 2050 Кондоми* НЕТ 2006 Семейно; нет 2500 Семейчй1 нет 1900 Конрсми, НЕТ 2001 Семейно. ЕСТЬ 2088 Семейно: нЕТ 2141 Кондом/., НЕТ 1630 Семейна. НЕТ 1248 Семейка: НЕТ 1911 Конроми. НЕТ 2612 Семейнь: НЕТ 2050 Семейнь НЕТ 2006 Кондоми. нет 2500 Семейчы НЕТ 1900 Семейнь1 ЕСТЬ 20С1 Семейнь ЕСТЬ 7IVU; ь'ьчоп.д ,,-гт _ йи л у., _
' т-v ГЧ .л-, -ц Ч-) . . «J W ГЧ . СО ’ ч£> ) 1"- оо СП । О • ^4 1 rq > ел | i у. | Максименко Соколовская Максименко Снежно Матвеев услоицев Шаповалов Снежно Порываев Соколовская Матвеев Петруыееская Максименко Соколовская Максименко Снежно Матвеев Услоицев Шаповалов Снежко Порываев Соколовская М9Т0ОАО ► н Лист! . ik J ?U 09.02.2009 ЦАО 350 000р. 19.02.2009 ЦАО 354 000р. 23.02.2009 СБАО 425 000р. 24.02.2009 ЮВАО 204 000р. 25.02.2009 ЦАО 239 900р. 26.02.2009 ЮЗАО 269 900р. 02.03.2009 СВАО 338 876р. 06.03.2009 ЮВАО 299 000р. 07.03.2009 ЦАО 229 900р. 13.03.2009 СВАО 364 000р. 14.03.2009 ВАО 350 000р. 15.03.2009 ЮВАО 235910р. 17.03.2009 СВАО 350 000р. 21.03.2009 ЮВАО 269 900р. 22.03.2009 ЦАО 338 876р. 22.03.2009 ЮЗАО 299 000р. 24.03.2009 СВАО 229 900р. 26.03.2009 ЮВАО 364 000р. 27.03.2009 ЦАО 350 000р. 02.04.2009 СВАО 235 910р. 02.04.2009 ВАО 350 000р. 03.04.2009 ЮВАО 269 900р. 05.04.2009 СВАО 338 876р. ПЛ ГИ "?nnq ЙЛЛ . . 9QQ ГкЛАп Листа ^ПисгЗ Среднее: 77297.20703 Количество 3 4 5 2 4 4 4 3 3 4 5 3 2 4 4 3 4 4 3 3 Л 274 2 2 3 2,5 2 2,5 2,5 2 3 2,5 4 3 2 3 2,5 2 2,5 2,5 2 3 2,5 4 3 3 < 939414 2 5 1 шз Hi HE EC J h; f 4 5 HE ! H; HE ;! У У- i HE । HE L Hi S. Hi ! Hi Ht ? EC l ♦ i!
Рис. 5.2. Диапазон, преобразованный в таблицу
u m олм Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом к книге компакт-диске в файле
ПЭ vD'nUM
realestatetable.xlsx.
V
В чем же различие между обычным диапазоном ячеек и таблицей? Ответим кратко на
ЭТ0Т Интригующий вопрос.
® Переход к любой ячейке таблицы предоставляет доступ к новой контекстной вкладке
Работа с таблицами^Конструктор (рис. 5.3).
Автоматическое применение табличных стилей.
8 заголовке каждого столбца таблицы имеется раскрывающийся список, который
можно использовать для сортировки и фильтрации данных.
с □ -* " ' --——- л—---
зкомство с таблицами Excel
127
• При прокрутке строк таблицы заголовки столбцов замещают буквенные заголовки
столбцов рабочего листа и поэтому всегда видны на экране.
Таблица автоматизирует единообразные вычисления по столбцам чтобы выполнить
вычисления в каком-либо столбце, достаточно ввести только одну форму^
(подробнее об этом — в главе 10).
Таблица поддерживает структурированные ссылки на ячейки и диапазоны в фОр
мулах для задания ссылок можно использовать имя таблицы и заголовки столбцОв
(Эта тема рассматривается в главе 10.)
В левом нижнем углу левой нижней ячейки таблицы имеется маленький треугольник,
перетащив который вы можете изменить размеры таблицы (добавляя новые строки и
столбцы или удаляя старые строки и столбцы).
Повторяющиеся строки в таблицах удаляются автоматически.
В таблицах облегчен процесс выбора отдельных столбцов и строк.
Рис. 5.3. Вкладка Конструктор для работы с таблицами
Создание таблиц
В большинстве случаев таблицы создаются из уже существующего диапазона ячеек, за-
полненного конкретными данными. Однако Excel позволяет создавать таблицы на основе
пустых ячеек, предполагая, что новая таблица будет заполнена данными позднее. Следующая
последовательность действий описывает процесс создания таблиц на основе уже заполненно-
го диапазона ячеек.
1. Сначала убедитесь, что диапазон, предназначенный для преобразования в таблицу,
не содержит полностью пустых строк или столбцов.
2. Установите табличный курсор в любой ячейке диапазона.
3. Выберите команду ВставкаОТаблицы^Таблица (или нажмите комбинацию кла-
виш <Ctrl+T>). Excel откроет диалоговое окно Создание таблицы, показанное на
рис. 5.4. Excel пытается самостоятельно определить диапазон ячеек, из которого на-
до сделать таблицу. В большинстве случаев это ей удается. В противном случае из-
мените ссылку на диапазон в этом окне, затем щелкните на кнопке ОК, и таблица бу-
дет создана.
Диапазон преобразуется в таблицу (с использованием стандартного стиля таблицы), и по-
является вкладка ленты Работа с таблицами^Конструктор.
/ Excel может неправильно определить размеры таблицы, если таблица не отделена от других
а заметку данных хотя бы одной пустой строкой или пустым столбцом. Если программа неправильно опре-
делила размеры таблицы, то в диалоговом окне Создание таблицы задайте правильные ко-
ординаты будущей таблицы. Либо щелкните в этом окне на кнопке Отмена, затем вставьте
пустые строки и столбцы для отделения таблицы от других данных и повторите попытку создания
таблицы.
-г Л™ с°2‘^™я таб™ЦЬ1 из пустого диапазона выберите диапазон и задайте команду Вставка^
аблицы^Таблица. Excel создаст таблицу, добавит заголовки таблиц (например, Столбец)
и Столоец2) и применит формат таблицы к диапазону.
Часть I. Вводный курс
t- _..л___________
' , ’дгент
. :Пе^еВСкая
;ма^менко
/кохо/,овс,<аЯ
l'- Максименко
6 снежно
i 7 Матвеев
I g ;услонцев
; ? Шаповалов
jO ;сне*к°
и ;порываев
12 Соколовская
13 ;матвеев
- 14 [ПетруUJe6CKaf'
15 'Максименко
1б Соколовская
! 17 Максименко
j Jg снежко
i гз Матвеев
II 20 «услонцев
। 21 .'Шаповалов
I 22 'Снежко
i 23 [Порываев
i 24 «Соколовская
I -,с 'М=тоо<»о
( Ц , > И _ЛиСТ1 , _
(укажите.: U I
8 . с
дата Район
09.02.2009 ЦАО
19.02.2009 ЦАО
23.02.2009 СВАО
24.02.2009 lOBAq
25.02.2009
26.02.2009
02.03.2009
06.03.2009
07.03.2009
13.03.2009
14.03.2009
15.03.2009
17.03.2009
21.03.2009
22.03.2009
22.03.2009
24.03.2009
26.03.2009
27.03.2009
02.04.2009
02.04.2009
03.04.2009 ЮВАО
05.04.2009 СВАО
ПА ПЛ 7<ТЛЯ ЯАП.
О
Цена
350 000р.
354 000О.
425 ОООо.
Создание таблицы
ЦАО
Q Н i
Спальни Ванны ЖилплоиТип Бассейн
3 2275 Семейны ЕСТЬ
2088 Семейны НЕТ
2141 Семейны ЕСТЬ
11630 Семейны НЕТ
ЮЗАО S Раотол^^ аанн°1х^^?I
СВАО| | ВиЙИТИИ ' (g=j I
СВАО!
ЮВАС}
ЦАО j
СВАО
ВАО
ЮВАО
СВАО
ЮВАО
ЦАО
ЮЗАО
СВАО
ЮВАО
ЦАО
СВАО
ВАО
У. Таблица с заголовками
235 ЭЮр.
350 000р.
269 900р.
338 876р.
299 000р.
229 900р.
364000р.
350 000р.
235 ЭЮр.
350 000р.
269 900р.
338 876р.
ларпгюо
3
4
5
3
2
4
3
4
4
3
3
Отмена
3
2
3
2,5
2
2,5
2,5
2
3
2,5
4
3
> 11248 Коидоми! НЕТ
1|1911 Семейны НЕТ
—! 12612 Семейны НЕТ
! |2050 Кондоми» НЕТ
j 12006 Семейны НЕТ
’ (2500 Семейны НЕТ
11900 Кондомю НЕТ
2001 Семейны ЕСТЬ
2088 Семейны НЕТ
2141 КондомитНЕТ
1630 Семейны НЕТ
1248 Семейны НЕТ
1911 Кондоми1 НЕТ
2612 Семейны НЕТ
2050 Семейны НЕТ
2006 Кондомш НЕТ
2500 Семейны НЕТ
1900 Семейны ЕСТЬ
2001 Семейны ЕСТЬ
Продано
НЕТ
НЕТ
НЕТ
ЕСТЬ
НЕТ
НЕТ
НЕТ
НЕТ
НЕТ
НЕТ
НЕТ
НЕТ
ЕСТЬ
ЕСТЬ
НЕТ
НЕТ
НЕТ
НЕТ
НЕТ
НЕТ
НЕТ
НЕТ
ЕСТЬ
.MET..
4
5
F
6
2
2
3
I Ш-1 Itjf 4^
Рис. 5.4. Проверьте в диалоговом окне Создание таблицы, что программа Excel пра-
вильно определила размер будущей таблицы
Изменение внешнего вида таблицы
При создании таблицы Excel применяет к ней стиль
стиль зависит от схемы документа, используемой в рабочей книге. Если вам не нравится
внешний вид таблицы, вы легко можете его изменить. г,™янп\; Работа с
Поместите табличный курсор в любой ячейке таблицы и выберите
таблицами^Конструктор^Стили таблиц
вуть внизу полосы прокрутки, расположенной сир , JPветлый Средний и Темный,
и. как показано на рис. 5.5. Стили разбиты на три катет р. & ,той палитре, таблица
Отметим, что когда вы помещаете указатель мыши стилем. Когда вы подберете
на рабочем листе сразу принимает вид в соответствии с следует отметить, что не-
подходящий стиль, для его применения щелкните на нем. При
которые из стилей совсем никуда не годятся и практически
8э 5. Знакомство с таблицами Excel
129
Чтобы выбрать другую цветовую гамму, примените к рабочей книге другую схему доку-
мента, для чего выберите команду Разметка страницы^Темы^Темы. Подробно о темах
речь пойдет в главе 6.
Если к вновь созданной таблице не был автоматически применен какой-нибудь стиль, то, скорее
00861 всего, диапазон ячеек, на основе которого создана таблица, был отформатирован еще до преоб-
разования в таблицу. Чтобы снять это форматирование, выберите такие команды: Главная^
z Шрифта Цвет заливки^Нет заливки, чтобы удалить фоновую заливку ячеек; Главная1^
Шрифта Цвет текста^Авто - чтобы удалить цветовое выделение содержимого ячеек.
Чтобы удалить существующие рамки, выберите команду Главная^Шрифт^Рамки^Нет
рамок. После выбора этих команд палитра стилей должна работать как обычно.
Если вы решили создать собственный стиль таблиц; выберите команду Работа с таблица-
ми^Конструктор^Стили таблиц^ Создать стиль таблицы, чтобы открыть диалоговое ок-
но Создание экспресс-стиля таблицы (рис. 5.6). В этом окне можно настроить формат любо-
го элемента таблиц. Выберите элемент из списка Элемент таблицы и щелкните на кнопке
Формат. В открывшемся диалоговом окне Формат ячеек вы можете задать любой формат вы-
деленного элемента таблицы. Когда ваша фантазия по поводу форматирования элементов таб-
лицы иссякнет, присвойте стилю имя и щелкните на кнопке ОК. Ваш стиль появится в палитре
стилей в категории Пользовательские. К сожалению, пользовательские стили доступны толь-
ко в той рабочей книге, где они создавались, — их нельзя передать из одной книги в другую.
130
Часть I. Вводный курс
экспресс-стиля таблицы
Со»Я®и^___---------- -
Стиль таблиц» 1
2peHeHTja6n‘,ut>l-
1н5^ёблииа г
^рвая полоса столбцов
вторая полоса столбцов
Первая полоса строк
Вторая полоса строк
рдследний столбец
первый столбец
Строка заголовка
[Строка итогов
IФормат
форматирование элемента:
Л назначить используемым по умолчанию экспресс-стилеи таблицы
L-J - иля данного документа
---:----—:---------—------—____._______ 1 , • Отмена
1й 1 "' "" '
Рис. 5.6. Диалоговое окно для создания собственных стилей
Совет
При необходимости внести изменения в существующий г™™.
щелкните «а нем правой кнопка мыши “
рать. Excel выведет на экран диалоговое окно Изменение экепресеХТаблицХ
всеми настройками для заданного стиля таблиц. Внесите все необмимые на геш ™ »
менения, присвоите стилю новое имя, и для того, чтобы сохранить «о в виде нового сп™'^-
лиц, щелкните на кнопке ОК.
Работа с таблицами
В этом разделе описаны некоторые часто используемые операции, которые можно вы-
полнять над таблицами Excel.
Перемещение по таблице
Перемещение по таблице происходит точно так же, как и по обыкновенному диапазону
ячеек. Единственное отличие проявляется при использовании клавиши <ТаЬ>. Здесь простое
нажатие клавиши <ТаЬ> приводит к перемещению табличного курсора в соседнюю справа
ячейку (как и в диапазонах), но при достижении последнего столбца таблицы повторное на-
жатие этой клавиши перемещает табличный курсор в первую ячейку следующей строки.
Выделение частей таблицы
При перемещении указателя мыши по таблице вы могли заметить, что иногда указатель
изменяет свой вид, особенно при перемещении по крайним ячейкам таблицы. Эти изменения
внешнего вида указателя мыши должны помочь при выделении различных частей таблицы.
® Для выделения всего столбца поместите указатель мыши на верхнюю границу ячей
ки с заголовком столбца и щелкните один или два раза левой кнопкой мыши
(указатель мыши должен иметь вид черной стрелки, направленной вниз), дин щел
^Э8а Знакомство
с таблицами Excel
131
‘•ок нычсачег в столбце icvu.ko данные. a iioniopni.iii щелчок побавляег к т.,
чанным ячепкч с ыготовком столбца. Для выделения столона таблицы ми,К||(
нажать (о ши гонг ща раза) комбинацию клавши «.Ctrl 1иробсл>.
• LiH выделении с t роки помесное укатателг. мыши на левую границу самой
ячейки в строке и щелкните мышью (указатель мыши должен ирнняп. вид >
егречки, направленной вправо). Для выделения столбца таблицы можно также ।
комбинацию клавши <Sliilt3 нробел>.
• Для выделения всей тблнцы поместите у кашель мыши в верхний левый ую,
Heit зевой ячейки с заголовком столбца и щелкните один или два рта левой kiu»iU
мыши (указать мыши должен нрнняп. вил черной ецхчгки. направленной вниз и вир./
во) О шн щелчок выделяет голг.ко г.шные. а повторный щелчок добавляет к пыдс цс|
ным тайным строке с tai о. гонками столбцов и строку с пгоговымн данными. Для Н11 ч
тения таб. г и цы можно также пажа гь (один или два ра за) комбинацию клавиш «. ( 'щ гАч
кошексгные меню разных частей гаолицы могут отличаться друг от друга.
На заметку
Вставка в таблицу новых строк и столбцов
Чтобы нставшь новый сго.чоец в таблицу справа от существующих столбцов, иереи тите в
тгот столбец и начните вводить данные. Excel автоматически расширит таблицх на новый
столбец Аналогично, если вводил. чанные в пустую строку, непосредственно прпмыкаю-
шмо к таблице снизу. Excel автоматически включит новую строку' в таблицу.
Если внизу таблицы находится строка итогов, то строку с данными, расположенную ниже строки
Не злмттку итогов. Excel не включит в таблицу
Чтобы вегавигь строку или столбец в таблицу, сначала щелкните на ячейке правой кноп
кой мыши, и в появившемся контекстном меню выберите команду Вставить. После этого
появляется кошекспюе меню Вставить, имеющее дополнительные элементы:
Столбцы таблицы слева;
Столбцы таблицы справа;
Строки таблицы выше.
Строки таблицы ниже
Если маркер ячейки находится на правой нижней ячейке таблицы, нажатие на кнопку <ТаЬ>
вставит новую строку внизу таблицы, над строкой итогов (если в таблице таковая имеется)
При перемещении курсора мыши на маркер изменения размера таблицы, расположенный
в правом нижнем yt.uy таблицы, вид у ката геля мыши преобразуется в линию с двумя стрел-
ками. расноложеинхю по диагонали. Для гою чтобы добавил. строки в таблицу, щелкните на
ней и перед ашн те се.
При вставке нового столбца I xcel авгом.пнчески добавит заголовок столбца вида Стол-
бец 1. Столбец2 и 1 I Вывеет ia можете изменит г. ни гаг оловки на оолее содержа тельные
132
Часть I. Вводный курс
те какие-либо действия с целыми столбцами, Excel запоминает их и повторяет при вставке
. вЫП0,’н г ООК Например, если вы применили определенный формат к некоторому столбцу, то после
нот к* этот формат будет применен к ячейкам этих строк, расположенных
в данном столбце.
f* н08’”1* тЭкие операции, как обычное и условное форматирование, зашита ячеек, проверка данных
( ^(iO^k”,aGT если на основании таблицы создана диа< рамма, то после добавления новых строк в таблицу
кпок*е T°L°'n1n добавлены новые данные и в диатрамму. Те, кто работал в предыдущих версиях Excel, по
^0Ц^да“О”,да“&“'2“’>)'
’ ение строк и столбцов
строку (столбец), установите табличный курсор в любую ячейку удаляе-
11 об1’1 У'ла’П,П Ац-i) и выберите в контекстном меню этой ячейки команду Удалить^
Ф....поки (^’‘.удалить^Столбцытаблицы).
И’ ки таблицы (или уд
"’ремещение таблицы
I jvr таблицу в новое местоположение на том же раоочем листе, поместите
цтобы^Р^а
любую ее границу (указатель мыши примет вид четырехнаправленной
„теЛЬ МЫЧ»’ на (будет выделена вся таблица) и перетащите таблицу в нужное
У*3' Щелкните один
С^тДКра6оЧеГО Л?пт1ть (или скопировать) таблицу на другой рабочий лист в той же или дру-
М%тобы Т^^выполните следующие действия.
го» рабочеИ КН‘ комбинацию клавиш <Ctrl+A>. чтобы выделить всю таблицу.
!• ДваЖ()Ы,"акомбинацик> клавиш <CtrUX>. чтобы вырезать таблицу (или
2. чТОбы скопировать ее).
. и. рабочий ЛИСТ, пс будет римеше». таблина. » .«делите «лейку.
'• " будет «««“ -«Р™"" У' Т‘‘бЛ",'Ы-
/н»Х к..мб»...—"'“ <С-т'О >. чтобы .ет..»т.^.»»>.
Параметры стилей таблиц
Группа команд Конструктор1^ Параметры стилей таблиц содержит несколько команд-
флажков, которые или скрывают некоторые элементы таблицы, или предлагают для отдельных
элементов таблицы особое форматирование. Ниже приведен список этих команд н их описание.
Строка заголовка. Скрывает и отображает строку заголовков таблицы.
Строка итогов. Скрывает и отображает строку итогов.
Первый столбец. Накладывает и снимает особое форматирование на первый столбец
таблицы.
Последний столбец. Накладывает и снимает особое форматирование на последний
столбец таблицы.
Чередующиеся строки. Накладывает и снимает чередующееся форматирование строк.
® Чередующиеся столбцы. Накладывает и снимает чередующееся форматирование
столбцов.
Лава Знакомство с таблицами Excel
Строка итогов таблицы
Строка итогов таблицы содержит обобщающую информацию по данным отдельных
столбцов. Чтобы вывести на экран строку итогов, выберите команду Работа с таблицами^
Конструктор^ Параметры стилей таблиц^Строка итогов.
По умолчанию в строке итогов отображаются суммы числовых значении в столбцах. Од.
нако вместо формул суммирования вы можете выбрать другие формулы, вы шсляющие нуж-
ные для вас числовые характеристики значений в столбцах. Для этого щелкните на нужной
ячейке в строке итогов, чтобы рядом с этой ячейкой появилась кнопка раскрывающегося
списка. Раскройте этот список и выберите нужную опцию (рис. 5. ). этом списке представ-
лено несколько опций.
®]ркО5.ог __ .... ' Агент ' '7: Дата г Район; ! Цена <Спальни < Ванны'’ 16 Соколовская 22.03.2009 ЦАО 338 876р. 3 2/ 17 Максименко 22.03.2009 ЮЗАО 299 000р. 2 18 Снежко 24.03.2009 СВАО 229 900р. 4 2,5 19 Матвеев 26.03.2009 ЮВАО 364 000р. 4 2,5 20 Уотонцее 27.03.2009 ЦАО 350000р. 3 2 21 Шаповалов 02.04.2009 СВАО 235 910р. 4 г 22 Снежко 02.04.2009 ВАО 350 000р. 4 2,5 23 Порываев 03.04.2009 ЮВАО 269 900р. 3 4 24 Соколовская 05.04.2009 СВАО 338 876р. 3 3 25 Матвеев 06.04.2009 ВАО 299000р. 4 3 26 Петрушевская 10.04.2009 ЮВАО 229900р. 4 2,5 27 Максименко 12.04.2009 СВАО 364 000р. 3 3 23 Соколовская 13.04.2009 СЗАО 350 000р. 4 1,75 29 Максименко 15.04.2009 ЮВАО 235 ЭЮр. 7 2 30 Снежко^ 17.04.2009 ЮВАО 350 000р. 4 4 31 Итог _ . 1=3 ® S3 ^Жилплощадь * Тип Бассейн Продано * . 1630 Семейны НЕТ НЕТ * 1 1248 Семейны НЕТ НЕТ I 1911 Кондоми» НЕТ НЕТ | 2612 Семейны НЕТ НЕТ 2050 Семейны НЕТ НЕТ 2006 КондомигНЕТ НЕТ 2500 Семейны НЕТ НЕТ ! 1900 Семейны ЕСТЬ НЕТ ! 2001 Семейны ЕСТЬ ЕСТЬ • ’ 2006 Кондоми>НЕТ НЕТ ‘ i| 2500 Семейны НЕТ НЕТ J 2400 Семейны НЕТ НЕТ : 2100 Кондоми! НЕТ НЕТ ;! 3900 Семейны ЕСТЬ ЕСТЬ 1 ; 3800 Семейны ЕСТЬ ЕСТЬ
32 33 34 35 Лист* ._ ЛйстЗ *2 Нет Количество Количество чисел Максимум Минимум Сумма Смещенное отклонение ►; J
Рис. 5.7. Список функций для вычисления значений в строке итогов
Нет. Формула отсутствует.
Среднее. Вставляемая формула будет вычислять среднее числовых значений в столбце.
Количество. Формула будет подсчитывать количество непустых ячеек в столбце.
Количество чисел. Формула будет подсчитывать количество ячеек с числовыми зна-
чениями в столбце.
Максимум. Формула найдет максимальное значение в столбце.
Минимум. Формула найдет минимальное значение в столбце.
Сумма. Формула будет вычислять сумму числовых значений в столбце.
Смещенное отклонение. Формула будет вычислять стандартное отклонение сово-
купности числовых значений в столбце.
Смещенная дисперсия. Формула будет вычислять стандартную дисперсию сово-
купности числовых значений в столбце.
134
Часть I. Вводный курс
- Другие ФУНКЦИИ- Открывает окно Мастер функций
• Йлзкпии, которых нет в данном списке. ФУ Ц И’ Д можно выбрать другие
q Если на рабочем листе какая-нибудь dwoMvna ccun«n™
, итогов скрыта, то эта формула будет возвпашатк яняио 3 ЗНа^ение в строке итогов> а строка
0н**виие‘ лать видимой, то формула вернет правильн^й^езультат^6 °ШИбКИ' Н° СТр0Ку 1ЛТОгОВ
—тир“6,'“ 0 ф°р“’лах' е'"та9 Форм,» в столбцах таблицы, мо«ио ^нвть
в главе 10,
удаление повторяющихся строк
Если в таблице имеются одинаковые записи, то, скорее всего ™ ™
ть1 ранее удаление дубликатов было довольно нулной™, °’ захотите Удалить дубли-
дубликатов не представляет сложностей, если данные органиаХывЛ В УД“'ние
ДУ Для выполнения этой операции сначала перейдите к таблиц^6 У'
тяблице)- Затем выберите команду Работа г ИЦе ^щелкните на любой ячейке
^ дубликаты. Excel откроет
пис 5 8. В этом окне имеется список всех столбцов таблицы V™ Дуб ихатьк сказанное на
SИй тех столбцов по ананенняы в которых
делимо проверять дублирующие записи по значениям всех етппЩ,Л D J, нео6*
кнопке выделить все. Щелкните „а кнопке ОК „ Ех “1
этом выведет сообщение о том, сколько найдено и удалено дублирующихся значений Р
При выборе в диалоговом окне Удалить дубликаты всех столбцов Excel удалит строку
только если содержимое каждого столбца дублируется. В некоторых ситуациях можно нХТ
титься о совпадении некоторых столбцов, поэтому можно убрать выборку этих столбцов в диа-
логовом окне Удалить дубликаты. В примере, приведенном на рис. 5.8, удаление флажка
у всех столбцов за исключением столбца Agent позволит получить таблицу, которая будет со-
держать по одной строке для каждого агента, т.е. непродублированный список всех агентов.
Удалить дубликаты •
Чтобы удалить повторяющиеся значенияг выделите один или несколько столбцов, ;
содержащих повторяющиеся значения.
jfl; Выделить все !
j Мои данные содержат заголовки
i Столбцы
i!Z Агент
!'У Дата
||9' Район
|!<| Цена
Спальни
ОК
Внимание!
Рис. 5.8. Диалоговое окно, подготавливающее вас к нелегкой опе-
рации удаления дубликатов
Важно отметить, что совпадение записей определяется по тем значениям, которые отображают-
ся на экране, а не по тем, которые на самом деле находятся в ячейках. Например, если в таблице
присутствует одинаковая дата, записанная в коротком формате и в полном формате дат, то эти
даты будут считаться различными.
Глава S. Знакомство с таблицами Excel
135
Сортировка и фильтрация таблиц
Раекр_» спаек., а ааг— етмбцо. содержат опции, необходим да,
дения операций сортировки и фильтрации (рис -
н
G
F
£
в
Район
2 Петрушевская
3 Максименко
д Соколовская
5 Максименко
5 Снежно
7 Матвеев
S Услонцее
Э Шаповалов
iv Снежно
Порыеаев_____
Соколовская
Матвеев
Петрушевская
Максименко
16 Соколовская
17 Максименко
13 Снежно
19 Матвеев
20 Услоицев
14
15
09
19
23
24
25
26
02
06
07
13
14
15
17
21
сортиров» от минимального г максимальном»
Сортировка от максимального к минимальном»
Портировка по цмту
Числовые фильтры
£5 (Выделить все)
S? 1.75
Я2
Е„,..мк>МжилплощадьП Тип_
Семейны ЕСТЬ
Семейны НЕТ
Семейны ЕСТЬ
22
24
26
27
I ОК ~[ f, отмена ] .
2088
2141
1630 Семейны НЕТ
1248 Кондоми. НЕТ
1911 Семейны НЕТ
2612 Семейны НЕТ
2050 Кондоми. НЕТ
2006 Семейны НЕТ
2500 Семейны НЕТ
1900 Кондоми. НЕТ
2001 Семейны ЕСТЬ
2088 Семейны НЕТ
2141 Кондоми. НЕТ
1630 Семейны НЕТ
1248 Семейны НЕТ
1911 Кондоми. НЕТ
2612 Семейны НЕТ
2050 Семейны НЕТ
НЕТ
НЕТ
НЕТ
ЕСТЬ
НЕТ
НЕТ
нет'
НЕТ
НЕТ
НЕТ
НЕТ
ЕСТЬ
ЕСТЬ
НЕТ
НЕТ
НЕТ
НЕТ
НЕТ
С
D
4
Рис. 5.9. Каждый столбец таблицы имеет опции, необходимые для выполнения сортировки
и фильтрации
Сортировка таблицы
Сортировка переупорядочивает строки таблицы на основе значений из одного столбца.
Например, можно упорядочить таблицу по именам, расставив их в алфавитном порядке. Или,
может, вы хотите отсортировать своих сотрудников по суммарным выплатам.
Для того чтобы отсортировать таблицу по значениям какого-либо столбца, откройте рас-
крывающийся список в заголовке этого столбца и выберите одну из команд сортировки. Эти
команды могут быть разными в зависимости от типа данных в столбце.
Среди этих команд есть такая “экзотическая” команда, как Сортировка по цвету, кото-
рая позволяет сортировать строки таблицы в зависимости от цвета фона ячеек или цвета
шрифта в ячейках. Однако эту команду имеет смысл использовать только тогда, когда вы из-
менили стиль таблицы по своему усмотрению.
/ После сортировки таблицы на кнопке раскрытия списка в заголовке столбца, по которому выпол-
На заметку нялась сортировка, появится маленькая вертикальная стрелка, напоминающая о том, что именно
по значениям этого столбца выполнялась последняя сортировка.
Можно отсортировать таблицу по любому количеству столбцов. Для множественной сор-
тировки сначала выполняется сортировка по последнему сортируемому столбцу, затем по
предпоследнему и т.д., до первого сортируемого столбца. Покажем, как это делается, на при-
мере нашей таблицы. Допустим, мы хотим, чтобы таблица была отсортирована в алфавитном
порядке агентов. Далее, для каждого агента записи должны быть отсортированы по регионам,
136
Часть I. Вводный курс
,тем в возрастающем порядке цен. При Пл
-а зате“ отс~"°—- о»
Когда столбец будет отсортирован па Р Т™°* СОр"
фику для напоминания о том чтп ’ Ра<Жрываюи*и*ся список R ,
Г’а'
•raK’
йу Агеа’ 3
:>ки-
4 заметку
Г 6 Г ; 1 0
И Дата И ^Район И
и
Г Максименко 12.04.2009 СВАО 364 000р. 3 r,f**T*'
* Максименко 19.02.2009 ЦАО 354 000р. 4 3 2400 Семейны н^Т н^т
4 Максименко 24.02.2009 ЮВАО 204 000р. 3 2 2088 Семейны НЕТ
5 максиме**0 21.03.2009 ЮВАО 269 900р. 5 2,5 1630 Семейнь,- НЕТ ЕСТЬ
6 Максименко 7 Максименко 15.04.2009 ЮВАО 235 910р. 7 3 2141 Коидоми» НЕТ ЕСТЬ
22.03.2009 ЮЗАО 299 000р. 2 3900 Семейны ЕСТЬ
£ Матвеев в Матвеев 06.04.2009 ВАО 299 000р. 4 1248 Семейны НЕТ НЕТ
15.03.2009 ЮВАО 235 910р. 3 з ...... 2006 Ксндоадил НЕТ н^т
• .Матвеев 26.03.2009 ЮВАО 364 000р. 4 25 2001 Семейны ЕСТЬ НЕТ
Матвеев 26.02.2009 ЮЗАО 269 900р. 4 7 Я 2612 Семейны НЕТ НЕТ
12 Петрушевская 17.03.2009 СВАО 350 000р. 4 2 1911 Семейны НЕТ НЕТ
,7 Петрушевская 09.02.2009 ЦАО 350 000р. 3 2 20вв Семейны НЕТ ЕСТЬ
-4 Петрушевская 10.04.2009 ЮВАО 229 900р. 4 2,5 2275 Семейны ЕСТЬ 2500 Семейны НЕТ 2500 Семейны НЕТ 1900 Семейны ЕСТЬ 2500 Семейны НЕТ НЕТ
;5 Порыеаев 16 Порыеаев ;7 Снежко 13.03.2009 03.04.2009 02.04.2009 СВАО ЮВАО ВАО 364 000р. 269 900р. 350 000р. 4 3 4 2,5 4 2.5 НЕТ 4 гт
1S Снежко 24.03.2009 СВАО 229 900р. 4 2.5 1911 Кондоми, НЕТ НЕТ
15 снежко 25.02.2009 ЦАО 239 900р. 2 2 1248 Кондоми! НЕТ НЕТ
20 Снежко 07.03.2009 ЦАО 229 900р. 4 3 2006 Семейнэ! НЕТ
н < , к _Л«ст1 ПГ'^2 — J * * — ►
Рис. 5.10. Результат множественной сортировки
Другой способ выполнить множественную сортировку — это выполнить ее с помощью
диалогового окна Сортировка. Данное окно открывается после выбора команды Глав-
ная^Сортировка и фильтр^Настраиваемая сортировка либо после выбора в контекст-
ном меню любой ячейки таблицы команды Сортировка ^Настраиваемая сортировка.
В диалоговом окне Сортировка надо указать, по какому' столбцу будет идти сортировка
и в каком порядке (возрастающем или убывающем). Отметим, что при задании множествен-
ной сортировки столбцы задаются в обратном порядке, нежели описано выше. Например,
чтобы отсортировать таблицу так, как мы делали ранее, надо сначала сортировать по столбцу
Агент, который вы должны выбрать в списке Сортировать по. После этого щелкните на
кнопке Добавить уровень и в списке Затем по выберите столбец Цена. После этого еще
раз щелкните на кнопке Добавить уровень и в новом списке Затем по выберите столбец
Продано. Заполненное окно Сортировка должно иметь такой же вид. как на рис. 5.1 1. По-
сле щелчка на кнопке OK Excel отсортирует таблицу, причем результат сортировки должен
совпадать с тем, который показан на рис. 5.10.
137
Глава 5. Знакомство с таблицами Excel
СортирС**д
j -’д Добавит© удобен» X 1дл/мт© уровень : - 3 ^олцюватр уровень l[|Aj
Столбец Сортировка
; Сорт»©амть по Агент Значения
; Затеи по Район Значения
Затем го _Це«а ^ИЯВНЯНВКС^ 1 Значения
। Параметры... ,
Порядок
[7]i i От А ДО Я
[71 От А ДО Я
,7J По возрастанию
,У- - Ед^неиа')!
. ‘~7_~~~ 1 *' Т_' 1 ", ",'**_* .*- ' - _.' 1 . 1 j- — , ~ . ~ '.L—— .J ~ ' - '--'—-— - ~ - 1L—. ~ -—-—----1J
Рис. 5.11. Диалоговое окно Сортировка для выполнения множественной сортировки
Фильтрация таблицы
Фильтрация таблицы означает отображение в таблице только тех строк, значения в ко
рых удовлетворяют определенным условиям. (Остальные строки скрываются.) °"
На примере нашей таблицы предположим, что необходимо отобразить данные только
району ЮВАО. Откройте раскрывающийся список в заголовке столбца Район и установи^
в нем сначала флажок Выделить все (при этом будут сняты все флажки), а затем флаж^
ЮВАО. Наконец, щелкните на кнопке ОК. В таблице, показанной на рис. 5.12, теперь 0 °*
бражаются записи, относящиеся только к району ЮВАО. Заметьте, что в рабочем листе°Т°
рушена нумерация строк — это результат того, что строки таблицы, не относящиеся к пай
ЮВАО, скрыты. Ну
4- А в с 0 Е F G Н | j .
|1^Ядгент Q Дата Я Район Щцена (2спальниЦваннь(Цжилплощадь(|Гия В Бассейнов ПроданбЯ^Н1
| 4 Максименко 24.02.2009|ЮВАО 1204 000р. _ : 3 2,5 1630 Семейны НЕТ ЕСТЬ ~
| 5 Максименко 21.03.2009 ЮВАО 269 900р. 5 3 2141 Кондоми» НЕТ ЕСТЬ •
б Максименко 15.04.2009 ЮВАО 235 910р. 7 2 3900 Семейны ЕСТЬ ЕСТЬ
I 9 Матвеев 15.03.2009 ЮВАО 235 910р. 3 3 2001 Семейны ЕСТЬ НЕТ : ! <
110 Матвеев 26.03.2009 ЮВАО 364 000р. 4 2,5 2612 Семейны НЕТ НЕТ '
i 14 Петрушевская 10,04.2009 ЮВАО 229 900р. 4 2,5 2500 Семейны НЕТ НЕТ J
J 16 Порываев 03.04.2009 ЮВАО 269 900р. 3 4 1900 Семейны ЕСТЬ НЕТ ! ;
; 21 Снежке 17.04.2009 ЮВАО 350 000р. 4 4 3800 Семейны ЕСТЬ ЕСТЬ : г
; ЗС Шаповалов 31 ИТОГ 06.03.2009 ЮВАО 299 000р. ~ 3 2 2050 Кондоми) НЕТ НЕТ
32 . 33 1 35 36 37 э8_ 39 40 < * _*•* _ Лист! Ъ-С? ' • Ъ'Гт'з " — — —- — . .. 1 - . ___ „ - -- - < ! i i ‘ L- Л .... . - 1 .ШУ
Рис. 5.72. В отфильтрованной таблице отображаются только данные, относящиеся к району ЮВАО
Также отметим, что на кнопке раскрытия списка заголовка столбца Район появился зна-
чок, который означает, что таблица отфильтрована по значениям этого столбца.
Можно отфильтровать данные так, чтобы в таблице отображались записи, соответствую-
щие нескольким значениям из столбца, по которому выполняется фильтрация. Для этого
138
Часть I. Вводный курс
списке ЭТОт
с-»"6"» «“"Ример, можно огфХ ^но>Пе ж.
"„„си. отоеишиеее к районам ЮВАО ^ЮТь «Шу ?к’*1™ нес»
’ д,я фильтрации ла„,1ых можно ° “ ЦА° ™“> «к. ч,М'„с„,„8
„„„мер • «шеи таблице можно испол" ”И0Вать “Woe ”'*««»
ОВА0' а а столбце Тип _ э„ °в«'»ать ф„л 6“' кад«еста0
бр^ьс» только те записи, у , ‘ Та6™«'- На-
ТИП _ значение Квартира. р,« » стол6це Район°Г*««Мва“но^ “2"
большие возможности д „ фи Н ст™т значений Si’S!' 6м" «то-
,««,««« списках заголовков столбцу 2 та6«Ц пм„. А° " " столбце
сани текстовые данные), Числовые* 0Ма"4м Текст тавд»ют
„ фильтры по дате (если значени® <Х. X«ФильтРы’ад™“" » Р’екры-
времени). С помощью з„„ кома„ ’ "°л6“е отформ "°л6и' Чжи^ “ ‘ столбце за„„.
„Сражаться только нужные вам Лан„ъ “°»®те L1т"Р°»ВДы оди„’ ™'"овь" Данные)
Еше одну возможность создХ ‘ *"""!> “XФ°ри«» Даты
ту"»‘»контекстном меню лю6„й предоСТавл,„ ' 1а6л““ б>ДУт
фильтр, который. напр„мер, 6удет 'и“ таблицы. с “л’и команда Фильтп
держи„ого ячеек. -Р...,., по и^^омакды^^
/ Отметим, что значение о ли по Цвет5' шпи<кт Д
4 заметку бражать итоговые значений ИТ°Г0В "^итыва^ Ф **
’ °ТОрые« настоящий момент
При копировании данных из отфильтрован “
данные, которые показаны в таблице. Дру^ словами^’ бУДУТ скопиР°ваны только те
пироваться не будут. Это свойство отфильтрованных nXT" фильт^ации CW ко-
подмножеств таблиц в других местах рабочего листа И1 °ЧеНЬ ПОЛезно создания
только определенные данные из большой таблицы ™ ДР™ Листах и содержащих
данные вставляются не как таблица, а как обычный скопиР°ввнные из таблицы
Чтобы удалить фильтр, выберите команду Снять ХТтп4^'
головка столбца, по значениям которого выполняв а Р В раскРЫва10ЩемсЯ списке ла-
дилась по нескольким столбцам, то для снятия «е ф™ьтРа«ия- Если фильтрация прово-
ная^РедактированиеФСортировка и фильтр^ОчистиТь Выберите команДУ Глав-
Обратное преобразование таблицы в диапазон
ячеек
Если возникла необходимость обратного преобразования таблицы в обычный диапазон
ячеек, то для реализации этой идеи достаточно выбрать команду Работа с таблицами^
Конструктор^Сервис1^Преобразовать в диапазон. При таком преобразовании вновь
созданный диапазон ячеек сохранит форматирование таблицы, но функционировать как таб-
лица он уже не будет.
глава 5. Знакомство с таблицами Excel
139
^матирование
р3бочИХ листов
ГЛАВА
Форматирование напоминает сяу^
„„„тс: не являясь необходимым"™™ 6»-
„ожяого. она. тем не менее, придает конеч»^ "том п"‘
конченный вид. В таблицах Excel благодаря^ ПродУкТУ за-
Можно привлечь внимание к важным Р Ф°рматиР°ванию
структурировать информацию (напримеп с ’ визУадьно
ального выделения заголовков); кроМе "ом°Щью специ-
помогает другим людям понять назначение в Ф°РМатиР°вание
Стилистическое форматирование необхо Таблицы-
каждой рабочей книги, особенно если эти табл М° ДаЛеКО Не
вас, никогда не увидит. Однако если поелпп ЦЫ НИКТ0’ Кроме
шей таблицей будет работать кто-то еще * ЛаГается’ что с ва~
ловится обязательным этапом создания за™^?аТИР°ВаНие ста'
В предыдущей главе я показал как Аопхд ННЫХ таблиц-
В этой главе будут описаны такие средщвТТ71’ таблиць1-
обычных диапазонов, как шрифты, цвета, стили^ т 7^Р°ВаНИЯ
го, будет рассказано о том, как создана™ Д‘ Кр0Ме ТО-
которые можно использовать в уже существ™СТВеННЫе стили’
бочих книгах. ующих и новых ра-
В этой главе...
Средства форматирования
Excel
Выравнивание содержимого
ячеек
Цвета и заливки
Границы и линии
Добавление подложки
в рабочий лист
Использование
поименованных стилей
Темы документов
Средства форматирования
Excel
На рис. 6.1 показан пример того, как даже простое форма-
тирование может значительно улучшить внешний вид рабочего
листа и облегчить его чтение.
На cd-rom Рабочую книгу можно найти на прилагаемом к книге
£5^ компакт-диске в файле loan payments .xlsx
353,997298
• 5
J 12
Калькуляция выплат:
введите период:
капитальная сумма:
Сумма процента:
Калькуляция выплат:
Введите период:
Капитальная сумма:
Сумма процента:
; 9;
' I 1 м
15 000,00р.
6.2SH
1
275,872298
1
275,87р.
78,13р.
48
354,00р,
|ка лькулятор выплат по кредиту
Сумма кредита:
годовая процентная ставка:
Периодичность платежей (а месяцах/:
Срок кредита:
Сумма платежа:
15000
6,25%
’*’ Калькулятор выплат по кредиту -
5
6
Сумма кредита:
Годовая процентная ставка:
Периодичность платежей (в месяцах):
Срок кредита:
Сумма платежа:____________________
,5
Onfonwatted ---® 4-
’ м ' unfofniatteq • formatted
!&{£B& too* -.
d.
Рис. 6.1. Одни и те же данные до и после применения
стилистического форматирования
Средства форматирования рабочих листов Excel можно найти:
на ленточной вкладке Главная;
на мини-панелях контекстных меню ячеек;
в диалоговом окне Формат ячеек.
Кроме того, многие команды форматирования имеют клавиатурные эквиваленты чт
легчает их использование. ’ 0
Дополнительная Excel предоставляет еще один способ форматирования, который основан на анализе содержимо-
информация; г0 ячеек условное форматирование обсуждается в главе 20.
Инструменты форматирования на ленточной
вкладке Главная
На этой вкладке содержатся часто используемые инструменты, применяемые при стили-
стическом форматировании рабочих листов. Выделите ячейку или диапазон ячеек, после чего
воспользуйтесь требуемыми инструментами из групп Шрифт, Выравнивание или Число,
расположенных на ленточной вкладке Главная.
Это достаточно наглядный процесс, поэтому лучший способ ознакомиться с возможно-
стями инструментов форматирования этой вкладки — просто поэкспериментировать. Введи-
те какие-то данные, выделите несколько ячеек, а затем пощелкайте на кнопках-командах
форматирования, чтобы изменить вид выделенного диапазона.
Инструменты форматирования на мини-панелях
После щелчка правой кнопкой мыши на любой ячейке или выделенном диапазоне поя-
вится контекстное меню, а также мини-панель, которая располагается немного выше контек-
стного меню (рис. 6.2).
142
Часть I. Вводный курс
(fOp1
мИНи-панели располагаются такие команды
>Р^ния:
ц]риФт’
размер шрифта;
* увеличить размер шрифта;
* уменьшить размер шрифта;
финансовый числовой формат;
* Процентный формат;
* формат с разделителями;
* формат по образцу;
g Полужирный;
й Курсив;
0 По центру;
0 Границы;
0 Цвет заливки;
Цвет текста;
g Увеличить разрядность;
0 Уменьшить разрядность;
объединить и поместить в центре.
вставить...
^Д^-лить..,
Очистить <одеРкицв(.
Фильтр
Портировка
. J Вставить примечаиив
Формат ячеек ..
’ ??. . Вы5₽ать т ««Роющегося списка.
-------- Присвоить Имя...
Гиперссылка...
Рис. 6.2. Мини-панель
сте с контекстным
диапазона ячеек
появляется вме-
меню ячейки или
При использовании инструментов форматирования на мини-панели контекстное меню
исчезает, но мини-панель остается на экране. Отметим также, что при перемещении укХ
мыши от мини-панели она теряет свою телесность”, т.е. становится все более прозрачной
по мере удаления указателя от панели. Чтобы закрыть мини-панель, щелкните на любой
ячейке.
Иногда мини-панель может вас раздражать, к сожалению, ее появление с помощью опре-
деленной опции отключить невозможно. Флажок Показывать мини-панель инструментов
при выделении на вкладке Основные диалогового окна Параметры Excel позволяет толь-
ко выбрать текст во время редактирования ячейки.
Отключить мини-панель при необходимости можно с помощью оператора VBA в окне
Совет Immediate редактора Visual Basic (VBE):
. •», Application. ShowMenuFloaties = True
Следует признать, что присваивание значения True свойству абсолютно не совпадает с интуи-
тивными представлениями. Но этот оператор можно выполнить только один раз и Excel запомнит
эту настройку для всех остальных сеансов работы. При необходимости эту настройку можно от-
ключить, выполнив этот оператор еще раз, изменив значение True на False.
Диалоговое окно Формат ячеек
Хотя инструментов форматирования, расположенных на ленточной вкладке Главная,
обычно хватает для повседневных нужд, но некоторые типы форматирования доступны толь
ко в диалоговом окне Формат ячеек. Это окно состоит из ряда вкладок, с помощью которых
можно выбрать практически любой тип стилистического форматирования (включая и число
вое). Форматы, установленные в диалоговом окне Формат ячеек, применяются только к вь
Деленным ячейкам.
^Лава 6. Форматирование рабочих листов
143
Выбрав ячейку или диапазон ячеек для форматирования, ны можете оперить Диалоц||1()
окно Формат ячеек одним из следующих способов.
11ажмите комбинацию клавиш cC'ii 1+1>.
Щелкните на кнопке открытия диалоговою окна, расположенной в правом нижнем
углу групп команд Шрифт, Выравнивание или Число ленточной вкладки Главная.
Откроется диалоговое окно Формат ячеек с гой открытой вкладкой, которая соответ,
ствуст выбранной группе команд.
Щелкните правой кнопкой мыши на выбранной ячейке или диапазоне ячеек и выбери,
тс из контекстного меню команду Формат ячеек.
У некоторых ленточных команд, которые открывают список дополнительных команд,
среди лих дополнительных команд есть команда Другие ... (что-то). Эта команду
также открывает диалоговое окно Формат ячеек. Примером такой команды является
команда Главная^Шрифт^Границы^Другие границы, которая выводит на экран
окно Формат ячеек с открытой вкладкой Граница.
Диалоговое окно Формат ячеек содержит шесть вкладок: Число, Выравнивание,
Шрифт, Граница, Вид и Защита. Многие опции этого окна подробно рассматриваются
в последующих разделах данной главы.
у На заметку
Форматирование рабочих листов с помощью
различных шрифтов
Для выделения фрагментов рабочего листа, например заголовков, можно использовать
множество шрифтов самых разных типов и размеров, а также изменять их атрибуты; можно
установить, например, такой размер шрифта, который позволит разместить на одной печат-
ной странице больший объем информации.
По умолчанию для отображения введенной информации Excel применяет шрифт CaJibri
размером в 11 пунктов. Шрифты (Calibri, Gambria, Arial, Times New Roman, Courier New и т.д.)
различаются начертанием. Размер шрифта измеряется в пунктах (72 пункта соответствуют од-
ному дюйму; один дюйм равен 2,54 см). По умолчанию высота строки в Excel принимается
равной 15 пунктам. Поэтому 11-пунктовый шрифт, помещенный в строку размером 15 пунктов,
очень хорошо смотрится, поскольку между символами соседних строк остаются достаточные
промежутки.
При изменении размера шрифта не обязательно вручную изменять высоту строки. Excel сделает
это автоматически, исходя из максимальной высоты символов, используемых в данной строке.
В Office 2007 появились несколько новых шрифтов, при этом шрифт по умолчанию был измерен для всех при-
ложений Office. В версиях Excel для Excel 2007 шрифтом по умолчанию был шрифт 10 pt Arial. В Excel 2007 и
Excel 2010 шрифтом по умолчанию стал шрифт 11 pt Calibri. Можно согласиться, что шрифт Calibri более удо-
бочитаем, и он придает рабочему листу более современный вид.
При открытии рабочей книги, созданной в версиях Excel, предшествовавшим Excel 2007, символ по умолчанию
меняться не будет, даже если к нему применить стиль документа (задав команду Разметка страни-
цы^Темыс>Темы). Но есть достаточно простая возможность обновления шрифтов в рабочей книге, кото-
рая была создана с использованием более старой версии Excel;
Часть I. Вводный курс
з.
4.
5.
6.
Эта
прЦ|
ячее* не
ТОГО чтобы открыть новую раоочую книгу нажми
Сге бУД^ использована тема документа по умолчанию клавиш <Cw+N> в
^кройте файл со старой рабочей книгой. W+N>. в pa6o^
°"Lre команду Главная-аСтилич. Стили ячеекч-пл
^^0Объединить стили вк'Объединить стипи
окне Объединить стили вы6ерите ' "ВДЮ
щелкните -а кнопке OK. W Ю6°* «», создай^ ,
В ответ на вопрос Excel относительно слияния стилей, имеющих единая
ипгледовательность действий изменит шрифт и его пазмоп ^0ВДе ИМй' Щелкните на кнопка ля
' Ели форматирование шрифта к некоторым ячейкам (напГим^ ^^Рованных ячеек L
Де изменится (но можно это сделать врущую) Если Lu u Р’ ОДелав его ВЫ
«Х.и“ * нри«
ЕОМ вы шинируете отправить свою рабочую книгу пл™
райтесь применять стандартные гч,4,. ««"« от-
чей книг»г окажете», что в системе окутсп» W W OTP™
книге, то Windows попытается най™ похожие шрифта. Ина™ „ ' в вашей ибочей
... -х. г. * Н0Гда 310 ^батывает, а иногда и ирг
14нстрУменты Шрифт и Размер, расположенные на ленточнп-
иини-панелях. Для этого выделите ячейки, щелкните на нужномД Главная
М крываюшихся списков тип шрифта или его размер У инстРУменте и выберите из
'Ж oi*T — - -₽
ют несколько свойств применяемого шрифта. Обратите вн„„а„„е"°™°м ХтаТ
стиль шрифта (полужирный, курсив, подчеркивание), применить цвет и Хкчиые
.ффекты (зачеркнуть текст, ввести верхние и нижние индексы). Если установив ZZ
Обычный, то Excel установит те атрибуты шрифта, которые определены в одноименном
стиле. Стили будут обсуждаться далее в этой главе.
Сов®1
Формат ячеек
Число J Выравнивание : ’ Гр***оа ' Зашвка j Защит» ;
Шрифт: Начертание:
rCahbri ____
! iiiTijljlu? ёЯм*^00*04^
' Agency FB
I 'Jr Aheront
। j Чр Algerian
' I'JFfc Andaius
; Подчеркивание:
' нет
Видоизменение
• с аачеркнутыи
f £ > надстрочный
5 подстройками
? ; курсив
; ^ПОЛУЖИРНЫЙ
• ЛОЛУЖЦ)НЫИ КУРСИВ
Размер:
11
!8
9
10_____
Цвет:
ТО
< Обычный
Образец
АаВЬБбЯй
। Шрифт типа TrueType. Шрифт будет использован как для л®йа« на экран, та*, и для пена
Рис. 6.3. Вкладка Шрифт диалогового окна Формат ячеек
м
Главз 6. Форматирование рабочих листов
145
На рис. 6.4 показаны примеры форматирования с использованием различных IUp ,
На этом рисунке изображение сетки отключено, что делает подчеркивание более виДиТ>-
Заметьте, что Excel предлагает четыре различных варианта подчеркивания символов, д'"4-
них позволяют подчеркивать только значения, а не все символы содержимого ячейки,
оставшихся полностью выделяют нижнюю границу ячейки. ,Ва
i БОЛЬШОЙ И полужирный |в н.лфии имеются с.мме раэнообраэные шрифты
2 Большой и курсив
В наличии имеются самые разнообразные шрифты
S Одинарное подчеркивание по ячейке
по ячейке
6 Двойное подчеркивание по значению
7 Надстрочный х*
в Подстрочный х2
В наличии имеются самые разнообразные шрифты
д нзи-ысюми лиясгЗОНМЯЮ СсимяЯСя рчСрчиОю^рси^няЛС. ‘«рссфнмл.
В наличии имеются самые разнообразные шрифты
В наличии имеются самые разнообразные шрифты
•S наличии имеются сдмш разнообразны* шрифты
В наличии имеются самые разнообразные шрифты
В наличии имеются самые разнообразные шрифты
м нефоркзт ____Формат Лист? ЛмстЗд
,а<..... .....
Рис. 6.4. Примеры форматирования шрифтов
Если вы предпочитаете работать с клавиатурой, то можете использовать перечисленные
ниже комбинации клавиш для быстрого форматирования выбранного диапазона ячеек.
<С(г1+И> или <Ctrl+B>. Полужирное начертание.
<CtrJ+III> или <Ctrl+I>. Выделение курсивом.
<Ctrl+r> или <Ctrl+U>. Подчеркивание.
<Ctrl+5>. Перечеркивание.
Перечисленные клавиши действуют так же, как обычные переключатели. Например, вы
можете с помощью комбинации клавиш <Ctrl+B> установить полужирное начертание, а за-
тем повторно нажать эту же комбинацию клавиш, чтобы отменить данное действие.
Начиная с Excel 2007 возможность задания тем документов помогает непрофессиональным про-
ектировщикам создавать привлекательные рабочие листы. Речь о темах документов пойдет
в этой главе позднее в разделе “Темы документов".
Если в ячейке содержится текст, то вы можете также отформатировать его отдельные символы. Для этого ак-
тивизируйте режим редактирования содержимого ячейки (дважды щелкните на ней или нажмите кнопку
<F2>), а затем выделите символы, которые хотите отформатировать. Символы можно выделить с помощью
мыши, перетаскивая ее указатель по тексту, или с помощью клавиатуры, удерживая нажатой клавишу <Shift>
и нажимая одну из клавиш управления курсором (<<-> или <-»>).
После выделения примените технику обычного форматирования. После выделения форматирование будет
применено только для выделенных символов в ячейке. Однако описанный способ годится только для форма-
тирования ячеек, содержащих текст, а числа или формулы так форматировать нельзя.
146
Часть I. Вводный курс
ЙЬ|равнИвание с°ДеРжимого ячеек
пять содержимое ячейки можно как по горизонтали
0'’СоннЫХ таблиц по умолчанию придерживаются слел^ “ "° BeP™^H. Все пробам
«я содержимого ячеек: числа выравниваются вправо ^ек относительно
!равН конечно, можете не придерживаться этого соглашений ™ ~ ВЛево'
^’побразнь^ опций по выравниванию содержимого ячеек ° Excel есть “«ожеег-
0оР<яия предлагает группа команд Главная^Выравнива™"ее общие команды вы-
равнивания содержимого ячеек предлагает вкладка ВырХива^0™ B°—
стеИ в ^яЧ@ек (рис. 6.5). ание диалогового окна
<рор^а _ -----------------------— ___
формат ячеек
-ЧКЛО I ШР»Фт Граляа : ' з^,,,
Вь1равмивание
по горизонтали:
по знамению
по вертикали:
по нижнему краю
' ", рг :--р'=£епять по идю>‘
Отображение
f перенооггь по словам
3 автоподбор ширины
объединение ячеек
Направление текста
направление текста:
Ооиентаи™
I Налгмсь
:JL ___>- градусов
О
Рис. 6.5. Вкладка Выравнивание диалогового окна Формат ячеек
Горизонтальное выравнивание
Опции горизонтального выравнивания применяются наиболее часто. Они контролируют
расположение содержимого ячейки относительно ее горизонтальных границ.
Ниже перечислены опции горизонтального выравнивания, которые предлагает открываю-
щийся список по горизонтали вкладки Выравнивание диалогового окна Формат ячеек.
По значению. Числа выравниваются по правому краю, текст— по левому, логиче-
ские и ошибочные значения — по центру. Эта опция выбрана по умолчанию.
По левому краю (отступ). Сдвигает содержимое ячейки влево. Если текст шире ячейки,
он выходит за ее правый край. Если ячейка справа занята, текст при выводе на экран усе-
кается и становится видимым частично. Также присутствует на ленте.
По центру. Смещает содержимое ячейки в центр. Если текст шире ячейки, он выхо-
дит за ячейку с той стороны, с которой не заполнена соседняя ячейка. Если соседние
ячейки заполнены, текст при выводе на экран усекается и становится видимым час-
тично. Также присутствует на ленте.
Глава 6- Форматирование рабочих листов
147
• По правому краю (отступ). Сдвигает содержимое ячейки вправо. Если текст
ячейки, он выходит за ее левый край. Если ячейка слева заполнена, текст при в lUl1P<-‘
на экран усекается и становится видимым частично. Также присутствует налейте 8°^е
С заполнением. Повторяет содержимое ячейки, пока она не будет целиком запод,
по ширине. Если ячейки, расположенные справа от такой ячейки, также отформ
ваны с заполнением, они также будут заполнены целиком. Ро-
По ширине. Выравнивание текста в ячейке по правому и левому краю одновреме]
Эта опция обычно применяется в том случае, если форматируемая ячейка содер^*°'
текст, разбитый на несколько строк. Ит
По центру выделения. Смещает текст в центр нескольких выделенных столбцов 3
опция полезна для точного центрирования заголовков относительно нескольк^
столбцов.
Распределенный (отступ). Располагает текст равномерно по ширине ячейки.
Если выбрана опция По левому краю, По правому краю или Распределенный
Назаметку дополнительно можно задать величину отступа соответственно от левой, правой или обеих гра°
ниц ячейки.
На рис. 6.6 приведены примеры текста, в котором используются все три вида горизоц
тального выравнивания: по левому краю, по правому краю и распределенный.
При желании поэкспериментировать с настройками выравнивания текста информацию по это-
HaCD’ теме можно найти на прилагаемом к книге компакт-диске в файле text alignment xls^
Если честно, я болел за Уругвай, ведь
в этом сборной играет мой бывший
одноклубник Скотти. Но голландцы, как
и «кидалось, оказались сильнее, у них
отличный вратарь, хотя в полуфинале
он однажды ошибся. Оборона хоть и
допускает промахи, но все равно не
дает развернуться сопернику. Те же
уругвайцы забили второй гол лишь на
4 последних минутах. S то же время
5
Вообще, считаю, что именно
Голландия - это самая настоящая
темная лошадка на нынешней
первенстве мира. Перед началом
чемпионата ее не причисляли к явным
фаворитам. Согласитесь, подбор
исполнителей у Бразилии и Аргентины
намного сильнее. У голландцев нет
Месси, Кака или Криштиану Роналду.
Да и Англия с Руни, Джеррардом,
Лэмпардом по именам впечатляет
гораздо больше. Однако именно
подопечные еан Мареейка дошли до
б финала.
Если честно, я болел за Уругвай, ведь в этой
сборной играет нон бывший одноклубник
Скотти. Но голландцы, как и ожидалось,
оказались сильнее. У них отличный вратарь,
хотя в полуфинале он однажды ошибся.
Оборона хоть и допускает промахи, но всё
равно не даёт развернуться сопернику. Те
же уругвайцы забили второй гол лишь на
последних минутах. В то же время голландцы
реализовали практически все свои моменты.
Если честно, я болел за Уругвай, ведь в
этой сборной играет мой бывший
одноклубник Скотти. Но голландцы, как и
ожидалось, оказались сильнее. У них
отличный вратарь, хотя в полуфинале он
однажды ошибся. Оборона хоть и
допускает промахи, но всё равно не дает
развернуться сопернику. Те же уругвайцы
забили второй гол лишь на последних
минутах. В то же время голландца
Вообще, считаю, что именно Голландия - это
самая настоящая тёмная лошадка на
нынешнем первенстве мира. Перед началом
чемпионата ее не причисляли к явным
фаворитам. Согласитесь, подбор
исполнителей у Бразилии и Аргентины
намного сильнее. У голландцев нет Месси,
Кака или Криштиану Роналду. Да и Англия с
Руин, Джеррардом, Лэмпардом по именам
впечатляет гораздо больше. Однако именно
подопечные ван Мареейка дошли до финала.
Вообще, считаю, что именно Голландия -
это самая настоящая тёмная лошадка на
нынешнем первенстве мира. Перед
началом чемпионата её не причисляли к
явным фаворитам. Согласитесь, подбор
исполнителей у Бразилии и Аргентины
намного сильнее. У голландцев нет Месси,
Кака или Криштиану Роналду. Да и Англия
с Руни, Джеррардом, Лэмпардом по
именам впечатляет трл^дп больше.
Однако именно подопечные ван Мареейка
дошли до финала.
ЛистЭ Л**ст4 _ *
Рис. 6.6. Один и тот же текст, распечатанный с применением трех типов горизон-
тального выравнивания
148
Часть I. Вводный курс
сальное
и управляют Расположением ®
L. Ниже перечислены опции вепХ С°ДеР*имОГп
список по вертикали «
' ^Т^еКРа”' С""И,а« Джимов .„X ок«
« По центру. Смещает в центр Соле * “ ее ВеР*неМу КВя аТяч^.
присутствует на ленте. РЖим°е ячейки 8 Таюк« приеуг
0 По нижнему краю. Сдвигает со„₽ 8 ^“^ьном Нап„
вует на ленте. ^РЖиМое ЯЧей(<и * Явлении. Также
« По высоте. Выравнивает текст „ ~ Кр
в том случае, если форматируй"о верТикап ’ а,Оке "Рисугсг-
Эта настройка может исполТзоХ^
g Распределенный. Располагает текст н* Т°ЛЬКо
имеет тот же эффект, что и настХ Равн°мерНо Пп НтеРвала Мез^ /*°Льк° строк,
настроила По вь,^”0 Пикали. J^°Ками-
НастР0йка кажется
Перенос по словам и автоподбоо Пп
текст в ячейке не помещается по ш ** по ширине
ячейки, можно использовать опции Перенос^ ВЫ Не х°тите чтоб»
рые располагаются во вкладке Выравнивание ли ° СЛ°8ам и АвтоХ^®1^ coce~
^носить по словам доступна на ленточной °ВОг° Формат ₽ ШИрины’ к<это-
Опдия Переносить по словам служит адке Равная Р чее< Опция Пе-
строк. Эта опция удобна для форматирОвания °ТОбР^ния текста в ячей
зевать длинные заголовки без чрезмеонп™ , загол°вков столбцов ке в несколько
О,™» Автоподбор ширины SX""™ “»”» »™»ь-
«'* так, чтобы он мот поместиться в одной яч’£ Т"°Г0 ри“^- Ример тек™, „
полаять эту настройку вручную. ’ не занимая соседние пк сокраша-
„ д ие- Обычно проще вы-
/ В* л и к ячейке было поименрнА жп...
назамепу применить автоподбор ширины. атирова””е с переносом по словам, то к ней уже нельзя
Объединение ячеек
Объединение (слияние) ячеек часто используется для форматирования заголовков столбцов
тогда, когда нужно, чтобы они занимали несколько соседних ячеек и центрировались по ширине
всех выделенных столбцов.
При слиянии ячеек объединенная ячейка занимает место объединяемых ячеек, но объединить
их содержимое невозможно. На рис. 6.7 представлены два варианта слияния ячеек: горизонталь-
ное и вертикальное. Диапазон С2 :12 был объединен в одну ячейку, содержащую заголовок,
так же, как и диапазон J2 : Р2. Диапазоны В4 : В8 и В9 : В13 были также объединены, в них
находятся общие заголовки для нескольких строк. В столбце В также было изменено направление
текста (подробнее об этом — в разделе “Изменение ориентации текста” далее в этой главе).
Т49
Глава 6. Форматирование рабочих листов
В
М N 0 Р
Q
R
s
U
V
Неделя 1
неделя
14
16
19 -
20
22
3
83
49
16
14
80
95
60
36
37
66
96
85
42
85
98
20
6
91
82
50
0
14
Л
28
91
45
32
11
69
71
39
5
34
44
8
2
93
О
26
8-9
1оГ~2
6О| 91
20
19
17
26
8
3
93
89
95
67
93
72
25
89
10
26
60
93
37
68
93
93
37
24
11-
lS
91
68
49
83
8
68
49
113
7 33g 59
85| 11| 37
12
; 10
44
83
б
36
23
83
_6
25
63 1
13
2
14
5
60
36
73
45
72
36
73
37
S5
228
56
45
85
55
89 25
3
4
6
8
9
26
Нйфорнат ? Фермат Лист 2 ЛистЗ Лнсг4 Лист 5
Рис. 6.7. Создание заголовков с использованием объединения ячеек
Вы можете объединить любое количество ячеек, занимающих произвольное количество
строк и столбцов. Можно даже объединить все 17 179 869 184 ячеек рабочего листа в одну
очень большую ячейку. Все объединяемые ячейки должны быть пустыми, за исключением
верхней левой ячейки. Если какая-либо другая ячейка заполнена, то Excel выведет предупре.
ждение, и вы должны будете или отменить объединение ячеек, или согласиться с тем. что со-
держимое всех ячеек, кроме верхней левой, будет удалено.
Для того чтобы выполнить слияние, можно воспользоваться вкладкой Выравнивание
диалогового окна Формат ячеек, но использование кнопки Объединить и поместить в
центре на ленте (или в мини-панели) значительно удобнее. Для слияния выделите нужные
ячейки, а затем щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре. В результате
ячейки будут объединены и содержимое верхних левых ячеек будет отцентрировано по гори-
зонтали. Кнопка Объединить и поместить в центре действует как переключатель.
Чтобы вернуть ячейкам первоначальный “необъединенный” вид, выделите соответст-
вующие ячейки и щелкните еще раз на кнопке Объединить и поместить в центре.
После объединения ячеек их можно выровнять не только По центру.
Команда Главная^Выравнивание^Объединить и поместить в центре приводит
к выводу раскрывающегося списка со следующими дополнительными параметрами.
Объединить по строкам: при выборе диапазона, содержащего много строк, эта ко-
манда позволяет создать несколько ячеек — по одной на строку.
Объединить ячейки: объединить выбранные ячейки, не применяя атрибут Выров-
нять по центру.
Отменить объединение ячеек: отменить объединение выбранных ячеек.
Изменение ориентации текста
Еще один способ улучшить зрительное восприятие таблицы — отобразить текст под уг-
лом. Текст можно располагать как горизонтально и вертикально, так и под любым углом.
Часть I. Вводный куРс
изменения ориентации выделите ячей.™
пллаТ ячеек, а затем щелкните на У или диапазон ячеек г,г,
X Ориентация задайте угол в диапазоне отВь1равниваниГ7кото™Г°Т
« п°л6 - «гол. Несколько простых опций измене 90 Д0 +90°’ либо пеоеташит Р яиб°
<^я'’ВыравниваниеФОр„ентаЦия^ °р“"та“"" т=«ста „редоста.мТХ"’.
” 6.8 показан пример текста. расположенного пад
4
5
6
7
8
9
10
: 13______________
Рис. 6.8. Пример размещения текста под углом 45°
На заметку
Часто на экране текст под углом
будет выглядеть нормально.
выглядит несколько искаженным, но при выводе на печать он
Изменение направления текста
Не во всех языках направление текста одинаково. В большинстве языков буквы пишутся
слева направо, но в некоторых языках текст пишется наоборот — справа налево. Чтобы уста-
новить требуемое направление текста для используемого языка, воспользуйтесь опцией На-
правление текста на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек.
Не путайте настройку Направление текста с настройкой Ориентация (именно она об-
суждается в предыдущем разделе). Обычно применяется изменение ориентации текста. Из-
менение направления текста производится только в особенных ситуациях.
/ Если в вашей системе не установлена поддержка языков, в которых текст пишется справа нале-
/назаметку во, то изменение опции Направление текста не приведет к ожидаемому результату. Нужно,
например, установить поддержку японского языка с установочного диска Microsoft Office, чтобы
можно было установить направление текста справа налево для символов японского алфавита.
Удостовериться в установке поддержки языков можно на вкладке Язык диалогового окна Пара-
на 4 метры Excel.
Цвета и заливки
в Excel имеются средства для выделения различными цветами отдельных областей рабо
ЧИх листов. Можно изменять как цвет текста, так и фон ячеек.
^Эвэ Форматирование рабочих листов
В предыдущих версиях Excel в рабочих книгах можно было использовать только 56 цветов. Excel
На заметку 2010 позволяет использовать практически неограниченное число цветов.
Кроме того, для выполнения этих действий предусмотрены команды Главная^Шрифту
Цвет текста и Главная^Шрифт^Цвет заливки. Обе эти команды имеются на мини-панеди
которая появляется, когда вы щелкнете правой кнопкой мыши на ячейке или диапазоне.
Чтобы быстро скрыть содержимое ячеек, сделайте цвет заднего плана таким же, как и цвет
Совет шрифта. Но даже в этом случае содержимое таких ячеек можно увидеть в строке формул. Пом-
ните, что во время печати некоторые принтеры самостоятельно могут изменить цвет задНего
у плана так, чтобы был виден текст.
Несмотря на то что теоретически можно использовать неограниченное количество цветов,
вполне можно ограничиться 10 цветовыми темами (и их светлыми/темными вариантами), котО-
рые отображаются на элементах управления цветами. Однако вы всегда можете выбрать и ис-
пользовать “неожиданный” цвет, если щелкнете на команде Другие цвета, доступной на всех
палитрах цветов. Эти новые выбранные вами цвета не замещают стандартные 60 цветов на па-
литре. а добавляются к ним. Если вы примените к рабочей книге другую тему документа, то эти
созданные вами цвета не изменяются (в соответствии с новой темой). Поэтому иногда при за-
мене темы документа вы можете получить совсем неожиданный цветовой эффект. Подробнее
о темах документов мы поговорим далее в этой главе в разделе Темы документов .
В предыдущей главе мы рассмотрели возможности форматирования таблиц Excel 2010 с помощью предустанов-
ленных стилей таблиц. Вы можете изменить любой цвет в таблице, отформатированной с помощью стилей.
Важно понимать, как стили таблиц работают с ранее примененным форматированием диапазона ячеек, на основе
которого создана таблица. Здесь справедливо простое правило: стили таблиц не изменяют существующее форма-
тирование. Например, если до преобразования диапазона вы сделали для всех ячеек фоновую заливку желтым
цветом, то после преобразования этого диапазона в таблицу (с помощью команды Вставка^Таблицы^
Таблица) применяемый по умолчанию стиль таблицы не изменит эту желтую заливку ячеек.
Но если вы хотите все-таки применить к такому диапазону стиль таблицы, то необходимо вручную удалить ра-
нее примененное форматирование. Например, желтую заливку ячеек можно удалить с помощью команды
Главная^Шрифт^Цвет заливки^Нет заливки.
К таблице, отформатированной табличным стилем, можно применить любой тип форматирования. И это фор-
матирование будет наложено на формат стиля таблицы.
Границы и линии
Рамки обычно используют тогда, когда нужно визуально сгруппировать ячейки, содержа-
щие однотипные данные, либо для выделения строки или столбца. В Excel предусмотрено 13
различных стилей границ, которые показаны в раскрывающемся списке команды Главная1^
Шрифт^Границы (рис. 6.8). Этот список позволяет выбрать стили рамок для выделенной
ячейки или диапазона ячеек. Обратите внимание в этом списке на команды Цвет линии и Тип
линии, которые позволяют выбрать тип и цвет рамок.
Другой способ создания рамок вокруг ячеек заключается в использовании вкладки Гра-
ница диалогового окна Формат ячеек, которая показана на рис. 6.10. Это окно с открытой
вкладкой Граница можно вывести на экран, если выбрать команду Другие границы в при-
веденном выше списке команды Главная1^ Шрифта Границы.
152 Часть I. Вводный курс
Calibn 11 'A* A-
ж к ч • !0B - ф»- Д •
Границы
ffl
Ниэ^няя граница
верхняя граница
Девая граница
Правая граница
Нет границы
Все границы
Внешни* границы
Толстая внешняя граница
Сдвоенная и ихняя граница
Толстая нижняя граница
Верхняя и нижняя границы
Верхняя и толстая нижняя границы
~ Верхняя и сдвоенная нижняя границу
Нарисовать границы
, с Граница рисунка
^4* Сетка по границе рисунка.
< / Стереть границу
_У Цвет линии
Вий линии
' 9Д Другие границы...
Рис. 6.9. Список команд для создания рамки вокруг ячеек
Формат ячеек
( c^cjtq ^^Выравнивание | Шрифт . i Грат а'; З&гмзка { Защита^
i
—j- ' i
энутреягме )
!
BE
11 I Выберите тип гммии и с помощью гяыши укажите, к какой части выделенного диапазона он относится:
Я ' внешней границе всего диапазона, воем внутренним гранльам ячеек или отде/ьной ячейке.
* i?
j________________________________________________________________________________________________________________;• i
[ OK j \ Отчего ~У £
Рис. 6.10. Вкладка Граница диалогового окна Формат ячеек
Перед открытием этого диалогового окна выделите ячейку или диапазон ячеек, к которидм
нужно применить границу. Первым делом укажите тип линии, а затем ее положение вокруг
ячейки, щелкнув на одной из предложенных кнопок-пиктограмм.
^лава 6. Форматирование рабочих листов
153
Обратите внимание на то, что здесь уже имеются три готовых вариагпа, которые облегц»..
вашу работу. Если вы хотите убрать все рамки из выделенного диапазона, щелкните на i<l|Q '
ке нет, а если хотите обвести диапазон контуром, используйте опцию внешние. Чтобы ||(Х
местить рамку в выделенном диапазоне, щелкните на кнопке внутренние.
Выбранный тип границы будет показан в диалоговом окне. Для разных у (астков гранИ|
можно выбрать различные типы линии. Кроме того, вы можете вы paib цвет рамки. Исподу
зование этого диалогового окна требует некоторой практики^
Excel позволяет применять диагональные линии в ячейках, -то тип границы создает
впечатление, что ячейка или диапазон ячеек были вычеркнуты.
При использовании границ в рабочем листе имеет смысл удалить сетку, с помощью кот0рой
Excel по умолчанию обозначает границы ячеек, тогда рамки будут смотреться более эффектно
Для этого выберите команду-флажок Вид ^Показать или скрыть^>Сетка.
Совет
Добавление подложки в рабочий лист
В Excel вы можете поместить изображение из графического файла на задний план рабочег
листа. Это чем-то напоминает фоновый рисунок, которым можно украсить рабочий стод
Windows.
Чтобы добавить задний план (подложку) на рабочий лист, выберите команду Размети
страницы^Параметры страницыФПодложка. В открывшемся диалоговом окне Подлож
ка выберите нужный графический файл. Отметим, что Excel поддерживает все распростп
ненные форматы графических файлов. Выбрав файл, щелкните на кнопке Вставить ГТп
грамма разместит графическое изображение на заднем плане листа рабочей таблицы в ви
мозаики. Но поскольку мозаика не дает возможности любоваться вставленной картинкой
комендуем вставлять графические файлы, специально созданные для использования в каче
стве подложек, в частности для рабочего стола Windows (рис. 6.11). Изображения такого тип
часто используются в качестве фона веб-страниц, создавая бесшовный фон.
154
Часть /. Вводный курс
да рабочая книга имеется иа прилагаемом к книге компакг-жже в файле background
image-X1SX
0 не забудьте отключить изображение сетки рабо
0* 1°идпы '« •™’6Раже”ии- |<ак "Рааило, графический iZl""1 "““<Иьку « ли-
, <Я'"Л „«деления ячеек, содержащих текст, обычноиспольэу™ ™Ие пксга-
кование TP*4'»*0'-» Фа>™ в качестве подложки ра"оче™ ПОДЛОЖКа^
" Цв|,0’^г оаз“еР Фаипа рабочеи К|1ИГИ' Учтите это замечание с. ”
елК’,ира ую книгу ПО электронной почте. ’ планируете пересылать
° Подложка отображается только на экране монитора, при печати паб™™
г; не выводится. Р ™и рабочего листа на принтере она
на кнопке Формат по образцу.
гого ш и nwiawM м
'я копирования форматов из одной ячейки в nPyrV(0 un
формат по образцу, расположенная в группе кХХТ^ *** используется
( Сначала выберите ячейку или группу ячеек име ая*БУфеР обмена
скопировать. ’ те атрибуты _
2 Затем щелкните я’ кот0рые вы хотите
3 После того как у---
' нужно применить выбранные атрибуты форматирования
4 . отпустите кнопку мыши, чтобы завершить операцию копирования
Если вы дважды щелкнете на кнопке Формат по б я Форматов.
гех п0р, пока вы снова не щелкнете на этой кнопке "таким Т ™ УКазатель мыш" останется „ в
* форматирования в несколько несмежных областей ч ®?3304 8ы СМ0*етз скопи ^сточки до
иотю Формат по образцу „„„ тшк из рожиц.
Использование поименованных стилей
Одной из наименее используемых возможностей Excel являются поименованные стили.
Поименованные стили упрощают применение набора предопределенных настроек формати-
рования к ячейке или диапазону. Кроме того, использование стилей позволяет придать рабо-
чему листу более совершенный внешний вид.
В стиль можно включать до шести различных атрибутов:
числовое форматирование;
выбор шрифта (тип, размер и цвет);
выравнивание (вертикальное и горизонтальное);
рамки;
узоры;
защита (заблокировано и скрыто).
Основное преимущество использования стилей проявляется тогда, когда нужно изменить один
Или несколько атрибутов форматирования. В таком случае, если к группе ячеек был применен оп-
ределенный стиль, достаточно лишь изменить некоторые его атрибуты — и внешний вид ячеек из-
нится автоматически. Предположим, что вы применили определенный стиль к нескольким де-
38а Форматирование рабочих листов
155
сяткам ячеек, разбросанных по всей рабочей таблице. Однако П”3^°Ы]2 дО |4 пунктов^з "° ,1|)'
формация в таблице будет нагляднее, если увеличить размер ь не Иужно вручную и °СК°Ль'
ку при форматировании вы использовали определенный ст> ’ стиля и все ячейки и
размер шрифта в каждой ячейке. Достаточно изменить параметры сгиля, тсики изме^
автоматически. Таким образом вы значительно сэкономите в
Применение стилей
В предыдущих версиях Excel поименованные средств нТ^
Начиная с Excel 2007 поименованные^сти^^ колдекция предопределенных „ои^
версии Excel. Теперь в программу „„,„.,Рцтов На рис. 6.12 показана палитра стип. -
нованных стилей в совокупности с темами г • яс>£тилис>Стили ячеек. Отметим Ч'И’
которая открываете, с помощью «ы ^авнукюатель мыши
примеры стилей на этой ,.митре «и’ ‘ Д принимают эти стили. Выбрав
стилям, выделенные на рабочем листеячейки Р У Р ячейкам. Да-
вившийся стиль, щелкните на нем, чтобы применить к выд
/ Если окно Excel достаточно широко, команды на ленте Стили ячеек вы не увидите. СкОрее
/наэаметку в^гоТы увидите четыре и более отформатированных окна со стилями. Для того чтобы увидеть
* " все заданные стили, щелкните на стрелке вниз, расположенной справа от этого окна.
Хорошим, плохой и нейтральный
Обычный ' Нейтральный Плохой
Данные и модель
j1 ВывоД
Текст лреду...
Названия и заголовки
Заго/юв... Заголовок 2
Стили ячеек с темой
20% - Акцент!
40% - Акцент!
Хороший
[вес,
j | Вычицленпе ]
Конгрольна...
Пояснение ' Примечание
Акцент!
Числовой формат
Денежный
Заголовок 3
Заголовок 4
Итог
Назва...
20% - Акцент2
40% - Акцент?
20% - АкцентЗ
40% - АкцентЗ
20% - Акцент4
40% - Акцент4
20% - АкцентЗ 20% - Акцентб
40% - АкцентЗ 40% - Акцентб
Акцент?
АкцентД
АкцентЗ
Денежный [0J Процентный
. Jg £ отдать стиль ячейки...
‘.дД Объединить стили...
Финансовый
Финансовы...
ТГ'ГТГ!
Рис. 6.12. Excel отображает образцы имеющихся стилей ячеек
На заметку
По умолчанию все ячейки рабочего листа отформатированы стилем Обычный. Если вы внесе-
те изменения в стиль Обычный, во всех ячейках, к которым применяется стиль обычный, от-
разится новое форматирование.
После применения к ячейкам любого поименованного стиля можно дополнительно ис-
пользовать любые другие методы форматирования, описанные в настоящей главе. При этом
изменение атрибутов форматирования в отдельной ячейке не влияет на другие ячейки, к ко-
торым применен этот же стиль. Кроме того, вы можете изменить сам используемый стиль.
Вы можете управлять стилями следующими способами:
156
Часть I. Вводный курс
ить суи1ествУ1ОЩИЙ стиль;
0 03М яТЬ ч°вь,й СТИЛ1>’
л c°3fl иить стили из разных рабочих книг.
* Ю1ДИХ разделах мы подробно рассмотрим
эти способы.
менение стиля
зменить существующий стиль, сначала вы-
ф-обЫ й палитре стилей. (Напомним, что палитра
(1те е1° пываеТСЯ с помош,ью команды Главная^
2^ °1^ли ячеек.) Щелкните на изменяемом стиле
пкой мыши и выберите в контекстном меню
пра₽ой ^Изменить. Excel отобразит диалоговое окно
-oM8rty рис. 6-13 показано это окно, где задаются па-
£-гиЛь' форматирования для стиля Обычный, приме-
аМеТрь‘ уМолчанию ко всем ячейкам рабочего листа.
нЯеМ°Г° Пчто параметры форматирования стилей очень
СХмеТИМ’ и зависят от используемой темы документа.
цзмеЧчИВЬйМера покажем, как изменить стиль Обычный
^бы он по умолчанию использовал другой шрифт.
Выберите команду Главная^СтилиФСтили
11 ячеек. Excel откроет' палитру стилей, сущест-
вующих в открытой рабочей книге.
Щелкните правой кнопкой мыши на стиле
Обычный и выберите в контекстном меню
Рис. 6.13. Диалоговое окно Стиль, в
котором можно изменить парамет-
ры существующего стиля
команду Изменить.
у Щелкните на кнопке Формат диалогового окна Стиль. Excel откроет диалоговое
окно Формат ячеек.
4 , В диалоговом окне Формат ячеек перейдите на вкладку Шрифт и выберите но-
вый шрифт и его размер.
5 Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно Стиль.
6 Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно Стиль.
После этого автоматически во всех ячейках, к которым был применен стиль Обычный,
шрифт изменится на тот, который вы только что задали.
Создание новых стилей
Кроме использования встроенных стилей Excel, вы можете создавать и применять собст-
венные стили. Это очень удобно для быстрого применения какого-либо созданного вами на-
бора атрибутов форматирования.
Чтобы создать новый стиль, выполните следующие действия.
1. Выберите ячейку и примените к ней те атрибуты форматирования, которые
нужно включить в новый стиль. Вы можете использовать любые атрибуты формати-
рования, представленные в диалоговом окне Формат ячеек (см. рис. 6.3 и рис. 6.5).
2. Когда ячейка будет отформатирована нужным образом, выберите команду
Главная^Стили^Стили ячеек12^ Создать стиль ячейки, чтобы открыть диалого-
вое окно Стиль (см. рис. 6.13). Имя стиля, предложенное для текущей ячейки, отобра-
лзва 6. Форматирование рабочих листов
157
лмгся в поле Имя СТИЛЯ. Как правило. гам вы Bcrpenive название Стиль 1. |анцПс
б) ier выделено. uouvm) можете ср.и\ ввесгн имя новою с in ы
3. Вьенне повое имя стиля н поле Имя стиля В дналоювом окне Стиль огмеч
опции 6) Д)Т показывать. какие ятрнб) гы формат ированнч ику ни ii ячейки б) 1 1и,е
чены в новый стиль. По \молчанию активизированы iuc фчажки
4. (Не обялятельно). Если вы нс xorwvc включать в синь гирноугы фоРм
роваиня определенных категорий, отменюе выбор cooibi н. i н> н>щп\ оцщщ
5. Чтобы солдягь новый стиль, щелкните ня кнопке ОК. (налоютх окцо Стил^ .
кроется.
После выполнения этих действий новый стиль появнгхя ь ii.i.nii|<. и шлей в кэгегОр)
Пользовательские. Поль.югм тульские стили доступны только в юн раоочен книге. |( к
рои созданы. Как передать осиль в другую рабочую кнн.л. описано в еле о югцем разделе. '
/ Опция Защита, доступная в диалоговом окне Стиль, апияет на го, смогут ли пользователи изма
• Kisaneray нятъ «зчейю. к которым применен выбранный стиль. Но эта опция оудет действовать только после
того как вы включите защиту листа. Для этого выберите команду РеценЗИроВание *
Изменения^Защитить лист.
Объединение стилей из разных рабочих книг |
Часто возникает необходимость использовать один или несколько данных нами стц^ц
в разных рабочих книгах. Чюбы каждый раз не создавать их заново. л\ чше скопировать
нужные стили из тех рабочих книг, где они уже созданы.
Its копирования стиля из другой рабочей книги необходимо, чтобы были открыты обе книгц
Из книги, в которую вставляется новый стиль, выберите команду Главная^ СтилиСтили
я’-еек^Объединить стили. Excel отобразит диалоговое окно Объединение стилей со сын
ском всех открытых рабочих книг. Выберите рабочею книг), в которой содержится н\-жный
стиль, и щелкните на кнопке ОК. После выполнения этой операции в текчтцхю рабочую книга
б) длт скотгрованы все стили из указанной вами книги.
Можно создать одну рабочую книгу и поместить в нее все созданные вами стили. В этом случае
вы всегда будете знать, где их искать.
Совет
Стили и шаблоны
Во время запуска Excel устанавливает по умолчанию множество параметров, включая
и параметры стилистического форматирования. Поэтом), если вам в начале работы прихо-
дится тратить много времени на то. чтобы изменить стандартные установки программы,
вспомните о шаблонах.
Вот один пример. Предположим, вы предпочитаете, чтобы сетки на рабочих листах от-
сутствовали. Предпочитаете работать со шрифтом Calibri размером в 10 пунктов, а не 11. как
установлено в Excel по ) молчанию. Что касается опции переноса текста по словам, то жела-
тельно. чтобы она была установлена по умолчанию. Все это можно сделать, если вы знаете,
что такое шаблоны.
Хитросгъ состоит в том. что нужно создать новую рабочую кишу и соответствующим обра-
зом назначить в ней параметры стиля Обычный. Затем необходимо сохранить рабочую кпип
в качестве шаблона в папке XLStart. После этого каждый раз при выборе команды Файл*’
Создать будет открываться шалоговое окно, в котором вы можете выбрать шаблон для новен
рабочей ктгити. Файлы шаблонов могут содержать и другие стили. Использование шаблонов
158 Часть I. Вводный курс
||V пч1Ы\ uotMOAHocieii l\eel которая позволяет nnu»^ - -«Э:
jS,Mt пнешпемт ни it. финеч-н все рабочие книги про-
Шаолоны подрооно рассматриваются в i лаве 8 •
I
fe^bl Д^^У^^нтов
111гоь1 пользователям .1СГ1(е -
|ilK.„ OU,ce пре иож„.,п . <' ' " Pa6O41(M k
ттазвавт.е //;. >о./ 1 <e<IlllIlo ф ' Мп.тзм проф
т тризгпрнтзттня. включая таЛ;11(1|)1|е ^?°*>'МенТов с^Вам»« РабоЧ1 «<U. разра
Lm ^«Деть. как оу 1ег „Ь|| 1я ^ета. и,р11ф^ из пРе1Оп ? Кн’" - ^гор^ „Д’
м 11(,„.йН1то после применения зГо„ ',Га с '^ноК1е|^"чНь«е граф1 атрибутов
Важно отметить, что концепт. ’ °" н°воЙ tt*JСкнс 'ФФект». п
Office
..... ” ":х":"в^-„епр№.
, -»ть егакда РУУ™’ "«кета
/дмметку Шаолоц ДЛя Bcej.
.ментов.
Текты не изменяют атрибуты
жим. что мы применяем к диапазонубыли заданы до применение „
мандой Цвет заливки изм^ь, , СТИль Accent 1 WT?Mb<- Предлоло-
да™ wo. „е |ивдм
использования тем, ‘привяжитесь’ > делатъ? Ьпи вы хотите извпрмь . w3’ фона.
....
диапазон ячеек (А1 .-Е1). огформзтироВаннь?,т Ф^УРУ SmartArt таблит
м„а «И. Стандартная. „„ ^оловок 1. В
G
Отчет по рогам и копытам
I
И
Рога
k
Копыта
^Р°Дажи за месяц
500
200
100
400
350
1 Q K.hujiu Q r,.;j
I -
В
14
15
16
17
18
19
К ______.
“________________________________________________________________________j
Ркс. 6.14. Рабочий лист со стандартной темой
На рис. 6.15 показан тог же рабочий лист, к котором} применена друтля т<ма
•М тема изменила шрифты .цвета (,к сожалению, него нс видно на черно о ль |.
т,|Ф”ческне эффекты на фигуре SniartAn.
1Лава & Форматирование рабочих листов
Янв
<Гев
Мар
Апр
Май
• Июн
Итого
125
145
152
164
178
898
212
224
190
245
2S9
14^.
ч . г. ко : т^о
159
Рис. 6.15. Рабочий лист после применения новой темы
На CD-ROM
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом к книге компакт-диске в файле theme exam-
ples . xlsx. Книга удобна для экспериментирования с темами документов.
Применение тем
А?| (Аа 1 р G К И W, 1 Аа 'l Аа ’
Стандастна• Алекс Аптека Аспект
• хжжж»«И Аа Аа аж «« Аа
Базовая бумажная Воздушный Волна
Аа 1 .АЛ Аа 5 Аа «жжмжж
Газетная. Гласная Горизонт Городская
Аа Аа ' Аа ’ АаТ
Иющ«эя Исполните.. Кнопка Кутюр 1
1±J Аа ’ [ —*4—1 1 1 Аа ж< m 1
Читейнав Покс» тем -й Т Метро Модальная Начальна ая
Рис. 6.16. Палитра тем Excel
На рис. 6.16 показана палитра тем, которая от-
крывается при выборе команды Разметка стра-
ницы^Темы^Темы. При перемещении указате-
ля мыши по образцам тем в этой палитре тема,
над которой перемещается указатель мыши, сразу
применяется к открытому рабочему листу, и вы
можете увидеть, как изменится ваш лист при ис-
пользовании данной темы. Выбрав понравившую-
ся тему, щелкните на ней, и она сразу будет при-
менена к активной рабочей книге.
После определения новой темы, галерея вы-
бора для различных элементов будет отражать
новую тему. Например, стили диаграмм, из ко-
торых можно выбирать, варьируются в зависи-
мости от того, какая из тем является активной.
Разные темы применяют различные шрифты,
что иногда может привести к неожиданным эф-
фектам. Например, после применения новой те-
мы рабочий лист, который раньше умещался на
одной печатной странице, теперь может занн-
160
Часть I. Вводный курс
печатные страницы. Поэтому после п,
дополнительные настройки внешнего
применения новой темы м
' вида вашей рабочей книги ПОНадобит^
Темы применяются ко всей рабочей книге не
одной рабочей книги. применить разные темы к разным вистам
^тройка тем
ртьте, что в группе команд Разметка странины^т
3таМ Ц1риФты И ЭФФекты- Эти команды можно использовать™6*0™ еЩе Три команДы:
плпусгим, вам нравится тема Эркер, но не нравится Z * настР°й™ текущей те-
,"’Ь шью команды Разметка страницы^Темы^Шрийпы льзуемь1й ею шрифт. Тогда
сП°Мтакие шрифты, которые удовлетворят вас во всех отношени М°ЖеТе подобрать этой
каждая тема использует два шрифта: один - для заголовков и „„ -
„мого ячеек. Если вам кажется, что предлагаемые т ° «Ругой — для основного
^^ысканному вкусу, выберите команду Разметка^стоаиН^™ ”ротиворечат ваше-
^лать новые шрифты темы. В открывшемся диалоговом окне Cot еМЬ'^ШрИфТЬ'Ф
(рис. 6.17) вы можете выбрать любые шрифты „о „ое„у уеХ"»™”™
Создание новых шрифтов темы
Шрифт заголовка:
Calibri
Шрифт основного текста:
Constantia
Образец
Н Заголовок '^3
Основной текст основной тстгт (Ц. i
; Основной текст. iT“! г
Имя: Другая 1
: Дохранить ‘ ' Отмена
Рис. 6.17. Диалоговое окно для задания новых шрифтов темы
При выборе команды Главная^Шрифты^Шрифт два шрифта текущей темы появятся в
й“т раскрывающемся списке.
/
Команда Разметка страницы^Темы^Цвета позволяет изменить набор цветов, исполь-
зуемых темой, заменив их набором цветов, применяемых другой темой. Команда Разметка
страницыФТемы^Цвета^Создать новые цвета темы открывает диалоговое окно
(рис. 6.18), где вы можете изменить любые цвета темы по своему желанию. Каждая тема содер-
жит набор из двенадцати цветов: четыре из них предназначены для текста и фона ячеек,
шесть — для акцентов (для графических элементов) и два — для гиперссылок. По мере опреде-
лим различных цветов обновляется панель предварительного просмотра в диалоговом окне.
I Эффекты темы применяются к графическим элементам рабочего листа, таким как фигуры разно-
; ^заметку г0 типа и диаграммы. Excel не позволяет настраивать эффекты.
Если вы настроили тему, задав новые шрифты и цвета, и она вам оче^в понрД™ДЗе’’_^'
сохранить с помощью команды Разметка страниць^ТемыФСохранить^е^щую
Эта тема появится в палитре тем в категории Пользовательские. После этого другие
Жжения Office 2010, такие как Word и PowerPount, смогут также использовать эту тему.
'• Форматирование рабочих листов
161
Создание новых цветов темы
Цвета те»*н
Текст /фон • те*»оЛ 1
Текст/фон • светлым 1
Текст /фон 2
Текст/фон - светлый 2
Акцент J
Акцент 2
Акцент 3
Акцент 4
Акцент 5
Акцент §
Рис. 6.18. Диалоговое окно для задания новых цветов темы
162
Часть I. Вводный курс
бота с файлами
г ।
ГЛАВА
& а рабочие книги Excel xpaiMIM „ .
О яяшается описанию операций кото ' та« по-
Майами рабочих книг: огерь,^ сохрС “'"““«’го,
Z,««e»глЗдаевописывается, Ми.„ обр^м F ’’
’файлами и обеспечивает обзор различны* ™ * ®хс"
«даОТО из операции над файлами, описаний ° фаад°» W
В НОВОМ представлении Backstage — Десь’ проИсхо_
можно увидеть, если щелкнуть на кнОпке котх>рый
В этой главе также рассказано об осно е1ГТы Е*се1.
&се1, в том числе о новых форматах Фай шТ* Ппах Файлов
ЯЙСЬ в Excel 2007 и Excel 2010, и опГсывХ0^
ЛЙть, что будет утеряно, если вы сохраните *' ™К °ПРе^
кншу в одном из форматов файлов, котопГ О1° Р^оную
В предыдущих версиях Excel. рые Использовались
Читая этот раздел, помните что v ва
несколько рабочих книг одновременно быть откРьгго
активизирована в данный момент. Имя пХ™™ «дна из них
жается в ее строке заголовка (или в строке ОТобРа-
мы Excel, если окно рабочей книги полТо^Х ПрО1рам'
Создание новой рабочей
книги
После запуска Excel автоматически создает новую
(чистую) рабочую книгу, которая называется Книга-!. До тех
пор пока эта рабочая книга не сохранена на жестком диске,
она существует только в памяти компьютера. По умолчанию
рабочая книга состоит из трех рабочих листов, называемых
Лист1, Лист2 и ЛистЗ. Если вы начинаете новый проект
Снуля, то можете использовать эту чистую рабочую книгу.
Новую рабочую книгу можно создать одним из описанных
чиже способов.
В этой главе...
Создание новой рабочей
книги
Открытие существующей
рабочей книги
Сохранение рабочих книг
Средство
Автовосстановление
Задание пароля
Организация файлов
Другие задаваемые
свойства рабочих книг
Раздел
Предупреждение
безопасности
Раздел Режим
совместимости
Раздел Разрешения
Раздел Подготовить к
общему доступу
Закрытие рабочих книг
Как избежать потери данных
Выберите команду Файл=> Создать, которая открыва
ет диалоговое окно Создание книги (рис. 7. т
но позволяет создать пустую книгу, книгу на основе шаблона или книгу на оснОве р
шествующей рабочей книги. Для открытия новой книги вы ерите пиктограмму
книга и щелкните на кнопке Создать.
Нажмите комбинацию клавиш <Clrl+N>. Это бмстрмй способ сома,,,,, повой
поскольку он ие требует открытия диалогового окна Создание книги.
Рис. 7.1. Диалоговое окно Создвние книги
Дополнительная Тема создания и использования шаблонов подробно рассматривается в главе 8.
информация
Открытие существующей рабочей книги
Открыть рабочую книгу, которая хранится на диске, можно несколькими способами.
Щелкните на кнопке Файл и выберите нужный файл из списка Последние докумен-
ты. В этом списке отображаются только недавно использованные файлы рабочих
книг. Можно увеличить число показанных здесь файлов (максимум до 50), задав соот-
ветствующее значение для параметра Число документов в списке последних фай-
лов на вкладке Дополнительно диалогового окна Параметры Excel.
Найдите нужный файл с помощью Проводника Windows и в окне папки дважды
щелкните на его имени. Выбранная рабочая книга откроется в Excel. Если программа
Excel не была открыта, то эта операция автоматически запустит Excel и загрузит ука-
занный файл
Для отображения диалогового окна Открытие документа можно воспользоваться
одним из следующих методов:
164
Часть I. Вводный курс
. выбрать команду ФаЙл^Открыть, которая откроет диалоговое окно
Открытие документа;
. нажать комбинацию клавиш <Ctrl+O>, которая также приводит к от-
крытию диалогового окна Открытие документа.
п позволяет осуществлять поиск рабочих книг, имеющихся на вашем компьютере.
of<Fi
после щелчка на кнопке Файл вы можете заметить, что в списке Последние напротив каждо-
жайла находится пиктограмма в виде канцелярской кнопки. Если вы поместите указатель мы-
.. Г ни над этой пиктограммой, то откроется подсказка, указывающая, что под этой пиктограммой
коывается команда Добавить этот документ в список последних документов. Ес-
' % вы щелкнете на этой пиктограмме, то файл, которому соответствует эта пиктограмма, будет
“поикреллен" к списку последних документов и будет находиться в этом списке постоянно, неза-
нсимо от того, когда последний раз вы его открывали и сколько других файлов открывали после
его последнего закрытия.
Также обратите внимание на то, что для того, чтобы убрать рабочую книгу из списка, следует
елкнуть на ней правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню Удалить из списка.
0ли выбрав Очистить незакрепленные книги, очистить список и начать с нуля.
оКно Открытие документа показано на рис. 7.2. Обратите внимание на то.
диаЛ°г0В°е гО диалогового окна можно изменять. Чтобы увеличить или уменьшить окно.
0размеРь1 ЭТ° правый нижний угол. Обратите также внимание на то, что оно виртуально
1ГГретаЩй'ге еГ° проводника Windows. Единственное различие этих окон заключается в до-
Плентичн° оКНУ опках управления, расположенных внизу окна Открытие документа.
иите^ьль^^'
полн ВИд диалогового окна Открытие документа может меняться в зависимости от вер-
। Вн используемой вами ОС Windows. Диалоговое окно Открытие документа, изображенное
'На заметку сии ? приводится для случая ос Windows Vista.
ть рабочую книгу в диалоговом окне Открытие документа, вы должны ука-
Цтобы °ЗкрЫабочей книги (в поле Имя файла) и папку, где он находится (в поле Папка),
зать ИМЯ файла Р кнопке Открыть. Для открытия файла можно также дважды щелк-
После этого щелкни
путь на его диалоговом окне Открытие документа в действительности является
Кнопка О Р После щелЧка на стрелке, расположенной в правой части этой
ST™ увидав ™сок да™™ТО1ЬНЫХ •юм“м-
। Откоыть. Открывает файл в обычном режиме.
, Открыть для чтения. Открывает файл в режиме “только «я чтения". В этом режиме
нельзя сохранить изменения, внесенные в открытом фаиле.
Открыть как кони,,,. Открывает копню ФаИ”
budget .xlsx, то имя открытой книги будет Copy (l)budget.xl .
Открыть в обозревателе. Открывает файл в вашем веб-обозревателе.
Открыть в защищенном режиме, файлов
возможности можно подробнее узнать во врезке
“Новая возможность Excel 2010 — защищенный режим . ~
Открыть и восстановить. Восстанавливает и открывает файл после аварийного за-
вершения работы программы или компьютера.
3 Z Работа с Файлами Excel ’ ’ “ -----------~ •—
165
Совет
•>
Рис. 7.2. Диалоговое окно Открытие документа
Вы можете выделить несколько файлов рабочих книг, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>. После
щелчка на кнопке Открыть все выделенные файлы рабочих книг откроются.
Щелкнув правой кнопкой мыши на имени файла в диалоговом окне Открытие докумен-
та. вы откроете контекстное меню с множеством дополнительных команд. Например, с их
помошью можно скопировать файл, удалить его, изменить его свойства и т.д.
Запуск
Каждый раз при загрузке Excel автоматически создается чистая рабочая книга. Если вас это не устраивает, то
можно изменить параметры запуска так, чтобы после запуска отображался пустой экран. Для этого надо соз-
дать новый ярлык для запуска программы Excel и затем изменить некоторые его свойства.
1. С помощью Проводника Windows найдите местоположение файла excel. ехе — файла
программы Excel. По умолчанию этот файл находится в папке С: \Program Files\Microsof t
Office\Officel4\.
2 Щелкните правой кнопкой мыши на названии файла excel. ехе и, не отпуская кнопку мы-
ши, перетащите его на рабочий стол. Затем отпустите кнопку мыши.
В открывшемся контекстном меню выберите команду Создать ярлыки. Windows создаст яр-
лык для программы Excel на рабочем столе.
4 Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке и выберите команду Свойства.
166
Часть I. Вводный курс
Свойства перейдите к вкладке Ярлык.
оГое°м °КИе е „ути введите пробел, а затем /е Например:
O6^ef(TnOC leS\Microsoft OCEice\Officel2\EXCEL.EXE" /е
0 Fi е 1_,гтоый вызов можете задать комбинацию клавиш, которая будет запускать
б' .«вполеьыын
1. " >еЛаНИ Tb Excel.
при ..айрола
» актИв03^ кНопке ОК-
и _„ицте н пои запуске Excel с помощью созданного ярлыка чистая рабочая книга созда-
л а этих изменении пр
’ .осенив
^6*де’'
ожностей, появившихся в Excel 2010, является режим защищенного просмотра (Protected
„ из новЫХ 0°31^ что может, на первый взгляд, показаться, что Excel старается не дать вам открыть ваши
OA^ugcMOTP0 03 Т ’ 0 защищенный режим прежде всего преследует цель защитить вас от злонамеренного
• ные Фа0ЛЬ1’ ченид (англ. - malware}. Злонамеренное программное обеспечение- это то про-
со^1 мМн°г° °^еСГ'ее которое может нанести вред вашей системе. Хакеры нашли несколько способов, как
<НО* обеСПеЧеайлами 1 Excel, чтобы выполнялся определенный вредоносный программный код. Защищен-
rpab*w /пировать ФаиЛ ппрдотвращает такие типы атак, открывая файл в защищенной среде (так называв-
. 2qio для того, чтобы открыть рабочую книгу Excel, которую вы загрузили из сети Ии-
М ользовавЦ)ИСЬ специальное сообщение в строке формул. Кроме того, в строке названий Excel появится
SeT| ВЬ1 йдищенный Просмотр.
^шдние 0СТЬ) чт0 файл безопасен, щелкните на Enable Editing. Если этого не сделать,
Ео1И есть полная Ув^сть проСМотра содержимого файла, но вносить изменения в него вы уже не сможете,
о вас остается возм макросы, после того как вы разрешите редактирование, появится другое сооб-
щи рабочэя книгасод Р MacrQS have been disabled. Если и на этот раз есть полная уверенность,
щение: Security Ж у _ абсолютно безвредны, щелкните на Разрешить редактирование.
w rtiitupcfl в Фаиле
^ный режим срабатывает в следующих случаях:
для файлов, загруженных из сети Интернет;
для вложений, открытых из Outlook 2010;
для файлов, открытых из потенциально небезопасных мест, например из папки Temporarv mt
net Files; F Y ncer’
для файлов, заблокированных в соответствии с политикой блокировки файлов (File Block Policvl эта ваз-
можность позволяет администраторам определять потенциально опасные файлы;
для файлов с цифровой подписью, срок действия которых истек.
В некоторых ситуациях вы не собираетесь работать с таким документом, а хотите только распечатать его. В та-
ком случае достаточно задать команду Файл^Р Печать, а затем щелкнуть на кнопке Разрешить печать.
Было бы совсем неплохо, если бы в защищенном режиме было разрешено копирование. Но копирование
в этом режиме запрещено. Единственный способ скопировать информацию из рабочей книги в защищенном
режиме - это разрешить редактирование.
! Есть возможность управления защищенным режимом. Для того чтобы изменить настройки, выберите Файл<>
Параметры и щелкните на Центр управления безопасностью. Затем щелкните на кнопке Пара-
метры центра управления безопасностью, затем - на вкладке Защищенный просмотр в диа-
логовом окне Центр управления безопасностью.
Глава 7. Работа с файлами Excel
167
Избранные ссылки й части левой панели диалогового Ок
„ l/Кбпянные ссылки появляется В верхи вашей системы. Изначально J*
Откпы™е доцента- Он содержит список ссыло можно щелкнуть на кнопке Дале
Открытие доку для расширения нные ссылки, щелкните на пап^
™"КУ 7оХ« ее₽» "«-ось Избранные ссылки’*
диалогового окна Открытие до=та и пер^ ссылок на па„кн, которые часто нс„оЛЦу.
стройка раздела Избранные=СЬ™И „
Ются. поможет сохранить вам много вр
Отбор ПО ТИПУ файла документа находится раскрывающийся
В нижней части диалогового окна ^ваемое диалоговое окно, в поле этого списка
ПК- Тип файлов. Когда открывается ~ расширений имен файлов). Это означает
файлы " ВЫ
^TraxloZ'" я™стандартными ф“^“'„те на кнопке раскрытия списка и ВЬ|.
Если ВЫ хотите ^ом вы измените способ фильтрации, и в диалоговом
^Хоб^зятся только файлы Непосредственно в поле Имя файла. Напри.
„epCe°"oZ ™е^фЛы только с расширением XLSX, введите в это поле *.х1и
И нажмите клавишу <Enter>.
Выбор способа отображения файлов
. Отбытие документа файлы рабочих книг могут отображаться различ-
В диалоговом окне О р Д ^ения файлов, щелкните на кнопке Представ-
X. диалогового окна. В открывшемся списке выберите нужный способ ото-
бражения файлов.
Многие пользователи изо дня в день работают с одними и теми же рабочими книгами. Если и вы относитесь
к этой категории пользователей, то вам, наверное, будет приятно узнать, что можно “заставить” Excel откры-
вать определенные файлы рабочих книг автоматически после загрузки программы.
Размещение папки XLStart зависит от версии операционной системы Windows, которую вы используете.
Для того чтобы определить размещение папки XLStart на вашей системе, следует выполнить следующее.
1. Задать команду Файл^Параметры^Центр управления безопасностью.
2. Щелкните на кнопке Параметры центра управления безопасностью.
3. Находясь в диалоговом окне Центр управления безопасностью, щелкните на вкладке
Надежные расположения. В результате вы увидите список надежных расположений.
4. Посмотрите на путь к расположению, которое описано как Автозагрузка пользователя. Путь может
выглядеть так.
С: \Users\<username>\AppData\Roaming\Microsof t\Excel\XLSTART\
Возможно, лапку XLStart вы найдете по такому пути.
C:\Program Files\Microsoft Office\Officel4\XLStart\
168
Часть I. Вводный курс
Внимание!
°™6м
^"файлов, го чисто рабочая книга создашь не ““ “оматиед долженХь°Х^Х“">Ма™'
Ск°л КпХние К папке XLStart вы можете определить JJ! не’
8 ДоГ1° этого выберите команду ФайлФПараметпыТ?° ПЭЛКу ДЛЯ ^ьной загрузки лай
книг- АЛ 3 до раздела Общие и введите имя !1Р - Щелкните на вкладке ппп^ рабочих
Сохранение рабочих книг
При ра<*те ‘ Excel не возможное, потерн файл» .
Либо непредвиденных обстоятельств, наЛр„мер в “5™» возникновения
«НИИ системы. Поэтому вы должны сохранять paojrv “ эля'т1>опитанм нлн за-
•".мнения файла занимает всего несколько секунд а всестаТ“ ““ чаше- °"'Рация
сОжРтаЛи может занять несколько часов. новление файла, над которым вы
Р В Excel предусмотрены четыре способа сохранения рабочей книги.
а Щелкнуть на кнопке Сохранить панели быстрого доступа
а Нажать комбинацию клавиш <Ctrl+S>.
0 Нажать комбинацию клавиш <Shift+F12>.
0 Выбрать команду Файл^Сохранить.
Помните, что сохранение файла ^зывает потерю ето предыдущей версии, находящейся на дис-
ке. Поэтому, если вы открыли рабочую книгу, а затем случайно иоюрто» ее, ни в «гем -X
не сохраняйте файл! Вместо этого закройте файл рабочей книги, не сохраняя его а затем от-
кройте снова.
Если рабочая книга уже сохранялась раньше, то в результате выполнения одного из опи-
санных действий она снова сохранится на диске под тем же именем. Предыдущая версия
файла будет удалена.
Если вы хотите сохранить рабочую книгу в новом файле, воспользуйтесь командой
файл^Сохранить как или нажмите клавишу <F12>.
Если ваша рабочая книга еще ни разу не сохранялась, то в ее строке заголовка будет ука-
зано имя, например Книга1 или Книга2. Хотя в Excel допускается для имен файлов рабочих
книг использовать указанные стандартные имена, делать этого не рекомендуется. Поэтому
при первом сохранении новой рабочей книги на экране появится диалоговое окно Сохране-
ние документа. Таким образом, вы сможете дать своему файлу более содержательное имя.
Окно Сохранение документа очень похоже на диалоговое окно Открытие документа.
Здесь вы также должны указать имя рабочей книги и папку, в которую ее нужно поместить.
Выбрав нужную папку в поле Имя файла задайте нужное имя файла.
Расширение файла можно не указывать — Excel добавит его автоматически, в зависимо-
сти от типа файла, указанного в поле Тип файла. По умолчанию файлы сохраняются в стан
дартном формате Excel, использующем расширение xlsx.
Чтобы изменить формат файлов, в котором по умолчанию Excel сохраняет Рабочие;
кройте диалоговое окно Параметры Excel. В этом окне на вкл^® Напоимео если
формат файлов в поле Сохранять файлы в следующем Ф • изменить
ваши рабочие книги должны быть совместимы с более старыми рс необходимости вы-
формат по умолчанию на Excel 97-2003 Workbook (*.xls). Это избавит вас от необходимости
бирать старые типы файлов при каждом сохранении новой ра чей кн
^лава 7. Работа с файлами Excel
Совет
169
. VBA сохранение их с расширением . xlSx у
о пябпчая книга содержит макросы vw, нием . xlsm (или в формате XLS J
Если ваша рабочет кни^ сохранена с
Р3 gxcei предложит сохранить этот файл
“ “X X !*«>» “ST’exTn0^»»"’4даит файла’ котор“й <
макросы! Однако при этом Excel ред вами папке, Excel запросит вас> Яе
„ именем уже существует в указ а, однако помните, что np^
Если файл с этим же име У существуют уже будет невозможно.
хотите ли вы записать новый фа^ перезаписан, восстанов
дущий файл, после того как
г* стз н о в J1 ® ®
Средство Авто в
ования компьютеров, вероятно, вы
Р достаточно большой опыт «^оль быТЬ> отключилось питаНИе
Если вы имеете доста ить какои-то ФаИ* быД утерян. Возможно, вы работали
теряли данные• вовремя не ^Хыли этот файл без сохранения, а оказа-
„ „ес объем чтоэто важно. ,оторая называется Версии. позволяв
над чем-то и не ДУ возможность в Ехсе
лось, что он нУ^е«н -такими частыми. пМ1_ескИ автоматически сохраняется. Это Де.
сделать разочарован^ информацйЯ периодич прОИСХОДИТ. Но новинка, кото-
При работе в Ех так что вЫ даже не знаеТ ’ возможность доступа к автома-
^ояв^ И это даже относится к рабочим
сохракения версий рабочего №
Работа с версиями предпол
кумента: Т™ятически и вы можете их просматривать;
: юги сохрадася как черновые ве₽сии'
Восстановление версий текущей рабочей книги
Для того чтобы просмотреть имеющиеся в наличии версии текущей рабочей книги, за-
дайте команду Файл^Сведения. В разделе Версии приводится список имеющихся старых
версий (если таковые имеются) текущей рабочей книги. В некоторых случаях дается пере-
чень нескольких автоматически сохраненных версий. В других случаях автоматически со-
храненные версии будут отсутствовать.
Открыть автоматически сохраненную версию можно, щелкнув на ее имени. Следует помнить,
что, открыв автоматически сохраненную версию, вы не замените автоматически текущую версию
вашей рабочей книги. Поэтому вы можете решить, какая версия рабочей книги будет предпочти-
тельней: сохраненная или текущая. Или вы можете просто скопировать определенную информа-
цию, которая была впоследствии случайно удалена, и вставить ее в текущую рабочую книгу.
При закрытии рабочей книги автоматически сохраненные версий удаляются.
Восстановление несохраненных результатов
работы
При закрытии рабочей книги без сохранения изменений Excel запрашивает подтвержде-
ния операции сохранения. Если несохраненная рабочая книга имеет автоматически сохра-
ненную версию, диалоговое окно “Вы уверены?” обязательно вас об этом проинформирует.
Часть I. Вводный курс
„,та1<овлеяия рабочей книги, закрытой б„
Л»'ДвДеНИЯЙВ®РСИИ 1ЭТеМ ~ ®осстановление 46Z»?""”' ^нду
^Ст^реть "" «PHO»™ версии юших ра6очт Таким образом можно
«*£ ',Сс‘»«"’ить что’"ибудь кш "'обходимое. Эти чепнояи "ожно обрыть и (хочется
<«•> ‘Файлов, выводимого ло команде Файл=>Недавн2 "'счисляются в списке
^“"«ob* ' 0С₽С"И УЛаЛЯЮТСЯ "° "Р°ш«™и четырех дней ш„
''Цер" cne Редактирования файла
выборе имен файлов рабочих книг Excel own
Endows. В имени файла может содержаТ°^ТВуютСй общ^ п
% coWP~« имена. 7и, «о 255 : 0
ших символов. енах файл08 ^ая пробелы. Это ерационной
ж х (обратная косая черта); да'
ж ? (знак вопроса);
f : (двоеточие);
g * (звездочка);
в «(кавычки);
g < (меньше);
g > (больше);
g I (вертикальная черта).
Для лучшего восприятия имен файлов можно
в именах файлов регистр не учитывается Hann, пользоватъ пропиона .
нить другой файл под именем budge t 2 oi i Р’ если У 630 есть файл Но н^
«штофайла. 9et 2011’ ”bu'J9« 201!
На заметку
Задание пароля
В некоторых случаях возникает необходимость
защитить файл рабочей книги паролем. Если файл
защищен паролем, то при попытке его открыть Excel
предложит ввести пароль. Если пароль не будет вве-
ден правильно, то Excel не откроет этот файл.
Чтобы задать пароль, выберите команду Файл1^
Сведения и щелкните на кнопке Защитить книгу.
Эта кнопка выведет некоторые дополнительные па-
раметры. Выберите Зашифровать паролем. Excel
выведет диалоговое окно Шифрование документа,
показанное на рис. 7.3. Введите пароль дважды.
Щелкните на кнопке ОК и сохраните рабочую книгу.
После этого откройте рабочую книгу еще раз,
появится запрос на ввод пароля.
J. верование документа
Шифрование содержимого этого фа ла
Пароль:
Внимат-**.1 Забь«тыи пароль восстамовкгъ
невозможно. Сгмсок паролем рекомендуется храьмть
б надежна. месте.
Следует также пометь мто при вводе пароля
учитывается ре истр букг..
Рис. 7.3. Диагоговое окно Шифрова-
ние документа, в котором вводится
пароль вашей рабочей книги
Глава 7. Работа с файлами Excel
171
Внимание!
Пароль зависит от регистра вводимых символов. Будьте внимательны, используя пароЛь
щиты книги: если вы забудете пароль, то обычными способами открыть файл рабочей книги
дет невозможно. С другой стороны, помните, что такой пароль не гарантирует абсолютной зац^
ты от взлома файла.
Совет
Организация файл кнуть „р£,блема поиск» нуж„Ой Ра6ъ.
При наличии сотен файлов Excel У ваа атив„ые имена файлов. Кроме того. не„оль.
чей книги. При этом удобно ^‘'"“'’^^ьпыми именами) также упроигает поиск „уж.
описательную информации
К счастью, Excel позволяет назначитьс У О11И „звтетны как свойства доку„ев.
(иногда она называете» .„«иЛииыз») ’ е об авт„ре, оглавлении, теме и т.д.
тов А. ннформаии» включает такие данны которая позвол ит просмотреть <„„„
Затем можно выбрать команду Файл> книги Эта „„формация представав,
модифицировать) свойства документов теку
на в правом углу экрана (рис. . ей хнигн. щелкните на стрелке вниз на Свойства
Если вы не видите всех своистi и Показать область сведении о документе на
и выберите из контекстного меню й команды отобразит свойства в панели, распо-
раскрывающемся списке Свойства, ьыиир
ложенной под лентой.
го окна Открытие документа задать дополнительные
Затем можно с помощью диалогово амме представления (расположена вверху
отображаемые столбцы. Щелки выберите Таблица. Щелкнув правой кнопкой
диалогового окна Открытие ДО^нта) актив„ь,е свойства. Щелкнув на on-
=ssx=s=sbs=ss3- - ~—
таким^образом. чтобы он отображал только те файлы, которые соответствуют задан-
^"использование свойств документа позволит вам работать с файлами, как если бы они бы-
ли включены в единую базу данных. Конечно же, “ключом является то, что свойства доку-
мента действительно присвоены и точно соответствуют документу.
Для того чтобы получать предупреждение, что свойства документа являются правильными, за-
дайте команду РазработчикФИзменение^Область документа. В диалоговом окне
Область сведений о документе установите флажок Всегда показывать область
сведений о документе при открытии и начальном сохранении документа. Для
того чтобы отобразить вкладку Разработчик, если она не является видимой, воспользуйтесь
панелью Настройка ленты в диалоговом окне Параметры Excel.
, Это обсуждение свойств документов нельзя считать полным. Например, можно отобразить до-
/на заметку полнительные свойства и даже задать шаблон пользовательской информационной документаль-
ной панели, которая содержит информацию, необходимую для решения ваших задач. Подробное
обсуждение этой проблемы лежит за пределами тематики, которой посвящена эта книга.
Совет
172
Часть I. Вводный курс
цлЯ сохранения дополнительной информации
?иС' 7' .тогиимся списком Свойства
раскрь1ви
о ваших рабочих книгах воспользуйтесь
Выбор столбцов в таблице
Пометьте столбцы, которые следует отображать для
объектов в этой палке.
Состав:
ESS3I
Дата изменения
S? Tim
!2i Размер
[V] Ключевые слова
О №
О SAP
О URL-адрес
URL-адрес веб-узла пользователя
С а/я
Автоматическая сводка
I ГП Автономное состояние
О Автономный доступ
J В Авторские права
Ширина выбранного столбца (точек): 160
Рис. 7.5. В диалоговом окне Выбор столбцов в тэблицв можно задать
дополнительные свойства, которые будут отображаться в списке файлов
Глава 7. Работа с файлами Excel
173
1.
2.
3.
4.
5.
-^^^"^“ХиспХю^вРабетенед ваши проекТом^
Откройте рабочие книги, которые исполь у
Организуйте окна рабочих книг самым удобным для этого образом.
Задайте команду ВидвОкноюСохранить рабочую область, до» того чтобы оыв8ст„ диало
гозое окно Сохранить рабочую область. н
Программа Excel предложит имя resume . xlw, но вы м имя.
Достаточно убедиться в том, что при этом используется рас
. щелкните на кнопке Сохранить. После зюго будет создано рабочео пространство.
огл можно откоыть с помощью команды Фаил^Откоыть
После создания файла ^‘^°.Г^^выбериге рабочие области (*.xlw) из раскрывающегося списка
?и”7а"^ «Р™ т ',аС™ °"“а ВВДаВН° ФайДО».
чтобы они были всегда доступны.
Файл рабочего пространства содержит только имена файлов и информацию о положении окна, а
не рабочие книги. Внимательно сохраняйте рабочие книги.
/
На заметку
На заметку
Это обсуждение свойств документа только поверхностно затрагивает проблему. Например, вы
можете отобразить дополнительные свойства и даже задать шаблон информационной панели
пользовательского документа, который содержит необходимую информацию. Полное обсужде-
ние этого вопроса лежит за пределами тематики этой книги.
Другие задаваемые свойства рабочих книг
Панель Сведения представления Backstage отображает больше параметров, имеющих от-
ношение к файлам, как показано на рис 7.6. Для того чтобы вывести на экран эту панель, выбе-
рите команду Файл^Сведения. Эти команды, которые описаны в следующих разделах, будут
полезны, если вы планируете распространять свою рабочую книгу среди других пользователей.
Следует заметить, что параметры, изображенные на рис. 7.6, отображаются не для всех рабочих
книг. Отображаются только те параметры, которые имеют отношение к рабочей книге.
Раздел Предупреждение
безопасности
Если при открытии активной рабочей книги появляется предупреждение безопасности, на
информационной панели появится раздел Предупреждение безопасности, снабженный
кнопкой Разрешить содержимое. Эта панель используется для того, чтобы узнать больше
о том, почему Excel выводит предупреждение безопасности, и для того, чтобы сделать дос-
тупным содержимое, когда вы полностью уверены в безопасности этого действия.
174
Часть I. Вводный курс
раздел Режим совместимости
Если активная рабочая книга представляет собой старую рабочую книгу, открытую в ре-
жиме совместимости на информационной панели появится раздел Режим совместимости
для того чтобы преобразовать рабочую книгу в формат Excel 2007/2010, щелкните на кнопке
Содержимое.
Следует иметь в виду, что эта команда удаляет оригинальную версию файла, что представпдртсо
Внимание! несколько неадекватной мерой. Все-таки имеет смысл сделать копию вашей рабочей книги, пе-
ред тем как воспользоваться этой командой.
Раздел Разрешения
В разделе Разрешения информационной панели щелкните на кнопке Защитить книгу. В ре-
зультате на экране появятся следующие опции.
Пометить как окончательный.
Эта опция используется для того, чтобы обозначить рабочую книгу как оконча-
тельную”. Документ сохраняется как файл, предназначенный только для чтения, для
предотвращения внесения изменений в него. Эту возможность нельзя отнести к возмож-
ностям безопасности. Скорее всего, команда Пометить как окончательный может по-
надобиться для предупреждения других пользователей, работающих с файлом, о том.
что они одновременно с вами работают с завершенной версией рабочей книги.
Зашифровать паролем.
Эта команда используется для задания пароля, который требуется для открытия рабочей
книги. О задании пароля можно узнать в разделе "Задание пароля” ранее в этой главе.
Глава Работа с файлами Excel
Защитить текущий лист. нццЫе элементы рабочего листа. Эта кома11Да
п, позволяет защитить разли выводится и при вводе коман.
°
ды Рецензирование^Изменени
листов можно узнать в главе . I.
Защитить структуру книги. й книги. Она отображает то же ДИа.
Хмакдзпозвоз^^ «нип,. Подро61(ее
„огозое окно, что о P®U®'^иож„„ узнать в главе 31.
Ограничить^разрешения для имеющих право на открытие ж.
Хина используется ^^«ГиХ ->’6“ К‘^
кумента. Эта возможно требу
agement-
. Добавить цифровую подпись. подпись” под рабочей книгой. Под.
Эта команда позволяет вам поста узнать в главе 31.
робнее о цифровых подписях мо
Раздел Подготовить к общему
доступу
Раздел Подготовить к общему доступу информационной панели содержит кнопку По-
иск проблем. При щелчке на этой кнопке появляется три опции.
Инспектор документов.
По этой команде на экран выводится диалоговое окно Инспектор документов. Эта
возможность может напомнить о наличии потенциально конфиденциальной информа-
ции, которая может быть в вашей рабочей книге, — возможно, об информации, со-
держащейся в скрытых строках или столбцах или скрытых рабочих дисках. Разраба-
тывая рабочую книгу, предназначенную для широкой аудитории, будет вполне умест-
но для окончательной проверки воспользоваться опцией Инспектор документов.
Проверка читаемости.
Эта команда позволяет проверить рабочую книгу на предмет наличия потенциальных
проблем, которые могут возникнуть при работе у людей с ограниченными физически-
ми возможностями. Результаты проверки отображаются на панели задач в рабочей
книге. Эта возможность доступна только для рабочих книг Excel 2007/2010.
Проверка совместимости.
Эта команда может пригодиться при необходимости сохранить вашу рабочую книгу
в старом формате. При этом на экран выводится очень полезное диалоговое окно
Проверка совместимости, содержащее перечень потенциальных проблем совмести-
мости. Это диалоговое окно также появляется во время сохранения рабочей книги
с использованием старого формата файлов Excel. Подробнее об этом можно узнать
в этой главе дальше в разделе “Совместимость файлов Excel”.
176
Часть I. Вводный курс
J01
„здо" ВерСИИ
“= — ....................................................
ЦДт сДела
таНовить несохраненные книги.
* ГХой команде на экран выводится диалоговое окно (Ън
п° матически сохраненными версиями рабочих книг F рыть с открытой папкой
саВТ Рели вы случайно забудете сохранить Файп ХСе ’ котоРые не были сохра-
не'^кшУю проблему. ’ команда поможет разрешить
в°ЗНгТановить все несохраненные книги.
* ™ команда просто удаляет все несохраненные файлы на диске R
Эта моЖНо удалить вручную. диске. В противном случае
фа
К'
цИ?Ке
закрытие рабочих книг
°СВО6ОИТЬ —
ютера, которую г н книгу можно одним из перечисленных
споообо»-
Выберите команду Файл^Закрыть.
щелкните на кнопке закрытия, которая находится в строке заголовка рабочей книги.
Дважды щелкните на пиктограмме системного меню, расположенной в строке заго-
ловка рабочей книги. Эта пиктограмма видна только в том случае, когда окно рабочей
книги не развернуто до максимального размера.
Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+F4>.
Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+W>.
Если в рабочую книгу после последнего сохранения были внесены какие-либо изменения,
е закрытием книги появится окно сообщения. Чтобы сохранить изменения перед за-
то перед книри щелкните на кнопке Да. Щелчок на кнопке Нет приведет к закрытию рабо-
чей книги с потерей всех несохраненных данных.
Закрывая Excel, пользователь получает подсказку о сохранении каждой несохраненной рабочей
книги. В диалоговом окне имеется кнопка Сохранить все, но отсутствует кнопка Не сохра-
нять ничего. Если вам требуется быстрый выход без сохранения какой-либо рабочей книге,
нажмите клавишу <Shift> и, удерживая ее, щелкните на кнопке Не сохранять. Excel немед-
ленно завершит свою работу.
Совет
Как избежать потери данных
Если вы уже какое-то время работали с компьютерами, то, вероятно, знаете, ™ьзя будет
диски не вечны. Кроме того, могут испортиться и файлы, в результат в фай_
прочитать и они станут совершенно бесполезными. Если информация, ю защи_
ле, для вас действительно важна, следует позаботиться о ее сохранно
тить себя от подобных бедствий не так сложно.
177
Глава 7. Работа с файлами Excel
яп О спелстве автовосстановления. которое позволяет л„
Ранее в этой главе я уже рассказал Р промежутки времени (раздел “СрСдЛ
лать резервную копию рабочей книги чере^ инал о возможности создавать резерв,1у“°
Автовосстановление ). В этой гла достаточно эффективные, но не единствен,.^,
копию рабочей книги при ее сохранении. использовать. Ниже приведено еще
способы защиты вашей работы, которые вы можете
сколько способов защиты файлов рабочих книг.
сколько СНОС ~ же диске. Эта возможность обеспечивает
Храните резервную копию файла на ую копию диалогового окна Общие ng51
при выборе опции Всегда созДава п;бочей КНиги. Данный способ помогает пред0Хра
раметры во время сохранения фаю р’ зен, если Из строя выйдет жесткий диск.
нить файл от случайной порчи, но°" жестком диске. Предполагается, что на ващем
Храните резервную копию надру. дисков. Данный способ обеспечивает более
компьютере имеется несколько поскольку маловероятно, что оба жестких диСКа
надежную защиту, чем предыдуш , но> если компьютер будет уничтожен Иди
выйдут из строя одновременно.^ ,
украден, этот способ вас не спасесервере. Предполагается, что ваш компьютер
Храните резервную копию н хранить файлы. Это достаточно наде^
соединен с сервером, на козор ится в ТОм же здании, что и компьютер, то Вы
ZZ’noX' информацию, например, если вое вданне сгорит или будет риру.
шено каким-нибудь другим спосо^ ^^ резервного копирования. Несколько ве6.
Храните резервную ко уп„НРНИИ файлов резервной копии. Это достаточно на-
сайтов специализируются на Р провайдер не свернет свой бизнес.
Это ”й надежный Год-Ис-
Храните резервну такого как USВ-устройство, позволяет физически
п=^ файла в другое место. Поэтому, если будет уничтожен ваш компью-
тер (иТдаже все здание, в котором он находится), резервная копия останется целой.
Совместимость файлов Excel
Очень важно понимать ограничения, которые имеются в вопросе совместимости версий.
Даже если ваши коллеги могут открыть ваш файл, нет полной гарантии, что все будет функ-
ционировать правильно или выглядеть таким же образом.
Проверка совместимости
Сохраняя рабочую книгу в старом формате (например, XLS, который применялся для вер-
сий, предшествовавших Excel 2007), Excel автоматически запускает программу проверки со-
вместимости. Эта программа идентифицирует элементы вашей рабочей книги, что может
привести к потере функциональности или точности данных.
На рис. 7.7 показано диалоговое окно Проверка совместимости. С помощью кнопки
Выбор отображаемых версий можно ограничится проверкой совместимости с определен-
ной версией Excel.
Верхняя часть списка совместимости содержит потенциальные проблемы совместимости.
Для того чтобы отобразить результаты в более читаемом формате, щелкнем на кнопке Копи-
ровать на новый лист.
Следует помнить, что проблемы совместимости могут также возникнуть при работе
с файлами, созданными с помощью Excel 2007, несмотря на то, что и Excel 2007, и Excel 2010
в своей работе используют одинаковый формат. Вряд ли следует ожидать, что возможности,
впервые появившиеся в Excel 2010, будут работать и в более ранних версиях. Например, соз-
дав рабочую книгу с использованием инфолиний (или диаграмм спарклайн) (это новая воз-
178
Часть I. Вводный курс
Excel 2010) и отправив ее кОдЛег₽
, что ячейки, содержащие та^ ’ Работаю„,
Зук>шие ЛЮб°Й И3 новых рабочий ДИаГрам^ 6v? С Ехсе' 2007
»««™Ф„ц„руеттип проблем^оа. -«вр^^ми. 4ZCrZf Г *«-
ЫйсхспоЪ Excel - проверка совместимости v
[ Некоторые свойства длиной книги не поддерживаются более
j л раигыми версий»*! Excel. Сохранение юыги в формате более ре
V версии приведет к потере или ограничению
I СВОЙСТВ.
Сводка
Гои^синестинооиненай,^ - ----
I ~"1
171 Выполните. проверку совместимости при coxo»«w»i^ --1 Я
, "г<,......... Lg*Zj|
Рис. 7.7. Окно Проверка совместимости явля-
ется очень полезным средством при совместной
работе с файлом
Возможно, ОДНИМ из наиболее озадачивающих аспектов Excel я«-,а^
-° формла™: S—которыми °и°может рабо,а,ь с ss:
еше несколько форма!ив.
. Программа Excel 2010 может открывать файлы всех форма™, гад» ,
На заметку ях Excel.
файловые форматы Excel 2010
Excel 2010 поддерживает следующие форматы файлов (которые были добавлены в 2007).
XLSX. Файлы рабочих книг, которые не содержат макросов.
XLSM. Файлы рабочих книг, содержащие макросы.
XLTX. Файлы шаблонов рабочих книг, которые не содержат макросов.
XLTA. Дополнительные файлы.
XLTM. Файлы шаблонов рабочих книг, содержащие макросы.
XLSB. Формат двоичных файлов, подобный старому формату XLS, но сохраняющий
новые средства Excel.
XLSK. Формат файлов резервного копирования.
За исключением формата XLSB все остальные форматы являются открытыми форматами
файлов XML. Это означает, что другие приложения имеют возможность читать и записывать
файлы этих типов.
Глава Z Работа с файлами Excel
179
Совет
Файлы xml - это фактически текстовые файлы, сжатые zip-алгоритмом. Чтобы
в этом, измените в имени файла рабочей книги расширение на ZIP и попробуйте от °€ДИться
с помощью какой-нибудь программы архивирования. РЫТь его
Обычное дело, что пользователь старой версии Excel не может открыть рабочие книги, сохраненные в новы
форматах Excel. К счастью, эту ситуацию можно исправить, если применить свободно Распространяемый
Microsoft пакет совместимости (Compatibility Pack) для Office 2003 и Office ХР.
Если в Office 2003 или Office ХР установить пакет совместимости, то в них можно будет открыть файлы, Соз.
данные в Office 2007 или в Office 2010, а также сохранять файлы в новых форматах. Это относится к офисным
ХХам Ш 3 иXerPolnt. Это программное обетиенне не препоотавляет старым вара)яи
Ежовых возможностей Excel 2007/2010: оно всего лишь дает возможность открывать и сохранять файлы
в новом формате. Интернет Office Compatibility Pack.
Чтобы загрузить пакет совместимости, поищите в сети ин.ерне
Сохранение файлов в форматах предыдущих
версий Excel
Чтобы сохранить рабочую книгу в формате одной из более ранних версий Excel, выбели
команду Файл^Сохранить как и в диалоговом окне Сохранение документа в раск 6
вающемся списке Тип файла выберите одну из следующих опций. р ь
Книга Excel 97-2003 (*.xls). Этот формат подходит для всех, кто еще работает с Excel
97, Excel 2000, Excel 2002 и Excel 2003.
Книга Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Этот формат подходит для тех, кто все еще ис-
пользует Excel 5 или Excel 95.
180
Часть I. Вводный курс
работа
п шаблонами
глава
8
/// ~ ° МОМЛЬ’ штопая
LJ ЧеГ°'Т° Шабл^ ExcS У^Г ^новой
[LJLJ/ книгами, которые служат Яе-здюТСя *°И
других рабочих книг. В этой главе °CH°Bo« для Р б°Чими
роенные шаблоны Excel, а также Р^ССМОтРены некоТ***
собственные шаблоны. Хотя ознаКОМлр азан°> как с03ля РЫе
няя шаблонов требует определенного^ С Ме^Ми созГ
только облегчит вам работу. вРемеНи, в буЛхп, Да'
-'«у тем ЭТо
В этой главе...
Краткий обзор шаблонов
Создание собственных
шаблонов
Краткий обзор шаблонов
Наилучший способ ознакомиться с шаблонами Excel_
это испытать их на деле. Многие версии Excel включали шаб-
лоны, однако только Excel 2010 предоставляет быстрый дос-
туп к сотням таких файлов.
Просмотр шаблонов
Чтобы ознакомиться с шаблонами, выберите команду
файл^Создать, которая откроет в представлении Backstage
диалоговое окно Доступные шаблоны.
Можно выбрать шаблон, который хранится на вашем жест-
ком диске, или шаблон, хранящийся на веб-сайте Microsoft Office
Online. Выбрав шаблон с веб-сайта Microsoft Office Online, необ-
ходимо подключиться к Интернету и загрузить его.
Раздел Шаблоны Office.com содержит определенное коли-
чество пиктограмм, представляющих самые различные катего-
рии шаблонов (рис. 8.1). Щелкните на пиктограмме и вы уви-
дите имеющиеся шаблоны. Выбрав определенный шаблон, мы
сможем предварительно просмотреть его на правой панели.
/ Категория шаблонов Office.com предоставляет широкий
На заметку выбор самых разнообразных шаблонов. Бели даже среди
них вы не найдете нужный для себя, загрузите наиболее
подходящий для ваших целей, а затем измените его. Моди-
фикация существующего шаблона - это более простой путь
к созданию рабочей книги, чем разработка ее с нуля.
Рис. 8.1. Страница Новая книга представления Backstage отображает категории шаблонов
Создание рабочих книг на основе шаблонов
Для создания рабочей книги на основе шаблона выберите шаблон в окне Создание книги
и шелкните на кнопке Создать. Если вы выбираете шаблон из категории Office.com, то снача-
ла должны загрузить выбранный шаблон на свой компьютер, щелкнув на кнопке Загрузить.
Дальнейшие ваши действия зависят от шаблона. Все шаблоны отличаются друг от друга,
но большинство имеет определенное назначение. Некоторые рабочие книги требуют на-
стройки. Просто замените соответствующую информацию своей собственной информацией.
На рис. 8.2 отображается рабочая книга, созданная на основе шаблона Авансовый отчет.
Эта конкретная рабочая книга снабжена несколькими простыми формулами, выполняющими
вычисления на основании водимых вами данных. На рис. 8.3 представлена рабочая книга.
После незначительного видоизменения и добавления нескольких элементов формулы позво-
ляют вычислить промежуточный итог, налоговые отчисления и общий итог.
Важно понимать, что после создания книги на основе шаблона вы больше не работаете с шабло-
на заметку ном. Наоборот, вы будете работать с рабочей книгой, созданной из файла шаблона. Если вы что-
то измените в созданной книге, то это никоим образом не будет касаться шаблона, на основе ко-
торого создана книга. После загрузки шаблона с Office.com этот шаблон будет отображаться
в категории Мои шаблоны (которая присутствует на диалоговом окне Доступные шаб-
лоны), и в дальнейшем вам больше не придется еще раз загружать его из Интернета.
Чтобы сохранить книгу, созданную на основе шаблона, щелкните на кнопке Сохранить
панели быстрого доступа. Excel предложит имя файла, совпадающее с названием шаблона,
но вы можете записать файл под тем именем, которое вам больше нравится.
182
Часть I. Вводный курс
Рис. 8.2. Рабочая книга, созданная на основе шаблона Аван-
совый отчет, загруженного из Microsoft Office Online
Модификация шаблона
Файл шаблона — это обычная рабочая книга. Поэтому вы можете открыть файл шаблона
точно так же, как и файл любой другой рабочей книги. Просматривая шаблон Авансовый
отчет, представленный ранее в этой главе, вам может потребоваться модифицировать его,
чтобы он показывал информацию о компании и использовал действующие ставки налога на
продажи. Затем, когда вы будете пользоваться этим шаблоном в будущем, рабочая книга,
созданная на его основе, уже будет соответствующим образом настроена.
Чтобы открыть шаблон, выберите команду Файл^Открыть (а не команду Файл^
Создать) и в диалоговом окне Открытие документа найдите местоположение файла шаб-
лона (вероятно, он имеет расширение . xltx или . xlt).
Файлы шаблона располагаются по-разному. Для того чтобы определить место, где Excel хранит
файлы шаблонов, откройте новую рабочую книгу и выберите команду Файл^Сохранить
Л как. В диалоговом окне Сохранить как выберите шаблон Excel (* .xltx) из раскрываю-
* щегося списка Сохранить как тип. В результате Excel активизирует палку шаблона. Щелк-
ните на кнопке Отменить, для того чтобы закрыть диалоговое окно Сохранить как. В моей
системе шаблоны сохранены так.
С: \Users\<Mwa nojib30BaTejiB>\AppData\Roaming\Microsof с\Шаблоны
Глава 8. Работа с шаблонами
183
Рис. 8.3. Рабочая книга после ввода некоторых данных
Открывая файл шаблона XLST (или * . XLT), вы открываете реальный файл, не создавая
при этом рабочей книги из файла шаблона.
* Для создания рабочей книги на основе модифицированного шаблона вы должны выбрать этот
На заметку шаблон в категории Мои шаблоны на экране Доступные шаблоны. После щелчка на
этой категории откроется диалоговое окно Создать, в котором представлены все шаблоны, со-
храненные лично вами (рис. 8.4).
Создание собственных шаблонов
До сих пор мы рассматривали шаблоны, созданные кем-то другим (не вами). В оставшей-
ся части главы мы обсудим пользовательские шаблоны — шаблоны, созданные лично вами.
Для чего нужны собственные шаблоны? Ответ прост: для того чтобы не выполнять много
раз одни и те же действия. Например, вы всегда выводите на печать верхние колонтитулы.
Следовательно, каждый раз при печати рабочей таблицы вам приходится заново вводить
текст верхних колонтитулов. Чтобы этого не делать, нужно изменить шаблон, который ис-
пользует Excel для создания новой рабочей книги.
184
Часть I. Вводный курс
Рис. 8.4. Диалоговое окно Создать отображает . ------------
вателъские шаблоны, сохраненные на вашем диске агруженные польза
В данном случае модификация файла шаблона к
ходимого колонтитула. Сохраните этот Ляйп с заключаться
рабочая книга будет иметь заданный верхний ™ абЛ°На’ После чего В Него нео6'
Р Excel поддерживает три типа шаблонов ” кол<»™пул. ка**а* создаваемая вами
«нов, которые будут описады
бедующих разделах.
Стандартный шаблон рабочей книги. Служит основ ~
Стандартный шаблон рабочего листа. Служи °И Н0ВЫХ Рабочи-х книг.
ляемых в рабочую книгу. ’ Т основой для новых листов, добав-
Пользовательский шаблон рабочей книги Обь
рабочие книги, содержащие формулы и форматиоованиеТ°к-яОТОВЫе К использованию
так, чтобы пользователь мог внести свои значений и спя ' К правило’ они Устроены
ты. Включенные в Excel готовые шаблонТоХ^ результа-
лона такого типа могут служить шаблоны vrau Т0Му ТИПу‘ ПРимеРами шаб-
(о них говорилось в эХла^^Т ’ Xpa™eca на ^osoft Office Online
Стандартные шаблоны рабочей книги
и рабочего листа
Термин стандартный шаблон рабочей книги (или, что то же самое, но более длинно,
шаблон рабочей книги, применяемый по умолчанию) может вызвать некоторое недоразуме-
ние, поскольку обычно под этим понимается шаблон рабочих книг, используемый Excel по
умолчанию и содержащий все внутренние установки для новых книг. Это так, но только в
том случае, если вы не создали свой стандартный шаблон рабочих книг. И если вы создали
такой шаблон, то Excel будет использовать его по умолчанию вместо собственного шаблона.
Изменение стандартных параметров рабочих книг
Каждая вновь созданная рабочая книга открывается с рядом установок, принятых по
Умолчанию. Например, рабочая книга содержит три листа, листы содержат линии сетки,
текст выводится стандартным шрифтом, заданным в шаблоне документа, столбцы имеют
Глава 8. Работа с шаблонами
185
строго определенную ширину и т.д. Если вас не устраивают какие ли о стандартные паРа
метры рабочей книги, их можно изменить.
Внесение изменений в стандартную рабочую книгу хсе о ‘ и^МРН^ВаеТ затрУДНе-.
ний и в конечном счете позволяет сэкономить массу времени. ь стандарт
параметры рабочей книги, выполните ряд действии.
1, Откройте новую рабочую книгу. бочая книга содержала нужное колиЧе.
2 Добавьте или удалите листы, чт
' ство рабочих листов. например, с шириной столбцов, стилЯМ1(>
3 Внесите другие изменения, «“““Хновкнми, доступными в диалоговом ОКИе
параметрами стра»"№' » ДРУ™”“ ^ртные параметры форматирован™ ячеа[
Параметры Excel, чтобы “““""=>Ттили ячеек и измените установки для СТИЛя
выберите команду формат отображения
Обычный. Например, измените У ввд, выберите команду Файлч
4. Когда Р««"«" ПР“МеТ
Сохранить как.
В диалоговом окне Сохранение
ска Тип файла формат Шаблон
макросы, выберите шаблон Excel с
5.
документа выберите из раскрывающегося спи.
Excel (*.xltx). Если ваш шаблон содержит УВД.
макросом (* • xltm).
6. В поле Имя файла введите книга.
Скорее всего, Excel предложит для шаблона имя книга 1. xltx. Если вы хотите, чтобы про
Внимание! грамма использовала именно ваш шаблон при создании новых рабочих книг, измените это им
на книга .xltx (или книга .xltm).
7. Сохраните файл в папке XIStart (а не в папке Шаблоны).
Эта папка, вероятнее всего, находится в папке С: \Program Files\Microsoft of
00861 fice\Officel4\XlStart.
8. Закройте файл.
После выполнения описанных выше действий шаблон рабочей книги Книг a. xltx (или
Книга. xltm) по умолчанию будет служить основой для новых рабочих книг. Чтобы создать
рабочую книгу на основе шаблона, используйте любой из следующих методов.
Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+N>.
Откройте заново Excel (без выбора каких-либо рабочих книг).
J По определенной причине шаблон Книга. xltx не будет использоваться при задании коман-
f Не заметку ду файл Новая книга с последующим выбором пустой рабочей книги. Эта команда приве-
дет к стандартной рабочей книге. Я не уверен в том, что это не ошибка. В любом случае это пре-
доставляет в ваше распоряжение способ, позволяющий при необходимости перезаписать поль-
зовательский шаблон Книга. xl tx.
Если вы вставите новый лист в рабочую книгу, созданную на основе вашего шаблона
Внимание! книга. xltx, то новый лист не будет поддерживать установки по умолчанию, заданные в ва-
шем шаблоне (например, различную ширину столбцов). Поэтому, кроме шаблона рабочих книг
Книга. xltx, необходимо создать еще шаблон лист. xltx (он будет описан в следующем
разделе), который содержал бы установки для новых рабочих листов.
186
Часть I. Вводный курс
„яЯ »ы хотите вернуться "“дартному
fi УЕВД-^ихкннгт
^ндартиь'н шаблон рабочего листа
V1 Г ла вы вставляете новый рабочий лист в „ к
встроенные установки. К ним ОтносЛе!°ЧУЮ КНигУ, Excel „
стр°кИ И Т’П‘ Такие элементы как* ЭТ0Г0 листа испочь-
с0Т₽^ вас не удовлетворяют стандартные папам. ЩИрина столбца вы
сяеДУ^и. образом.
i, откройте новую рабочую книгу, удалив можно
2. Внесите любые изменения, которЫе *** ЛИСТы’ *Р°ме одного
например, с шириной столбцов, стилями 7» Необход«мы. оНи
ками, доступными в диалоговом окне Па’п2 раме1Рами страни„ * быть связаны.
3. когда рабочая книга примет нужнь1Й УСТанов-
4. в диалоговом окне Сохранение докумАи^^ К°Манду файл^СохоЯмити
тип файла формат Шаблон Excel (».Х). Нта выЬ-'Рите ю раскрыююшв ИТЬ
5 В поле Имя файла введите лист ХИ- списка
6. Сохраните файл в папке \xistart (но не « „
7, Закройте файл. апке Шаблонов).
8. Закройте и перезапустите Excel.
После выполнения этой процедуры все вновь встают
согласно вашему шаблону лист . xl tx. Напомню, W отформатированы
можно одним из следующих способов. вить н°вый лист в рабочую книгу
Щелкните на кнопке Вставить лист
ЧИХ листов. ИСТ- К0ГОр™ справа в ргау ,рл„тов ра6(>
Выберите команду Главная^ЯчейкивВставитьоВставить
Нажмите комбинацию клавиш <Shift+Fl 1> ™СТ
Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке любого листа.
контекстном меню команду Вставить и в откпктпт.,., выберите в открывшемся
берите пиктограмму Лист открывшемся --
1 \
Редактирование шаблонов
После того как будет создан шаблон книга xltx или <-
ваться его изменить. В этом случае нужно откпыть -чтат ж - ,xltx’ вам может потребо-
так же, как и любую другую рабочую книг-v Па a Шаблона и отредактировать его
хранить рабочую редактирования не забудьте со-
Возврат к стандартной рабочей книге
лУЧШе пол“ ~ ФаЙЛ KHI4ra-xltx или лист.xltx, а затем пришли к выводу, что
Xlstart ПаХТЬСЯ стандаРтными параметрами Excel, удалите файл шаблона из папки
X встпоени^г ЭТОГО При создании новых рабочих книг или листов Excel будет обращаться
м стандартным установкам.
диалоговом окне Вставка вы-
Ва & Работа с шаблонами
187
Совет
Файл шаблона также можно переименовать или переместить в другую папку, в этом случа
при необходимости сможете воспользоваться им в дальнейшем. е
Совет
Сознание пользовательских шаблонов
иоздание 1 к» книга xltx и лист. Xi tx „редстад
Рассмотренные в предыдущем разделе ш емют стандартные установка
лают собой специальные типы ЩЛ^лон™. “™р * рассматриваются другие
но№ рабочих книг и новых рабочих рабочих »,иг. Пользовательский Шаб_
шаблонов, так называемые Хал подготовлена к использованию в кач«т,е
лон оабочей книги — это рабоч
Л ппя новой рабочей книги. чтОбы Не выполнять много раз одни и те
ОСНПоХк' шаблон рабочей книги нужен дляттого,радажам который
же действия. Предположим, вы созд итоговые расчеты и диаграммы. Чтобы вы-
держать данные по регионам, а также HjoTop файл шаблОна, который будет
полнить стоящую перед вами ^’“Хючением исходных данных. После этого, когда
леожать все необходимые элементы, з искл построенную на основе эт0.
придет вРемя сдаВаТЬ “ "ве-и исходные данные) - и все готово.
го шаблона, заполнить пу воспользоваться рабочей книгой с данными за предыдущий
Разумеется, можно сделать пРоще- Но эт0 част0 приводит к ошибкам, так как можно за-
месяц и сохранить ее под другим и & льтате случайно потерять файл с данными за
быть выбрать команду Сохранит бочую книгу на основе шаблона, Excel создает копию
прошлый месяц. Если же вы созда Р - шаблон 0СТался в целости и сохранности,
этого шаблона в памяти компьютера,
данной на основе шаблона, будет состоять из име-
По умолчанию имя рабочей книги, созд СОЗДаете новую рабочую книгу на основе
ни шаблона и некоторого числа. Напри tq nQ умолчаНию рабочей книге будет при-
шаблона под именем Авансовый отчет _ сохранении рабочей книги, созданной
““шХ^’ЕТоеГоТоб’разпт диалоговое окно Сохранение документа, чтобы вы
это обычная рабочая«
любые возможности Excel, например диаграммуJ сразу получить результаты. Други-
даниых'юод которых
ется пользователю.
Если ваш шаблон содержит макрос, он должен быть сохранен в шаблоне Excel с макросом,
имеющем расширение XLTM.
Совет
Сохранение новых шаблонов
Чтобы сохранить рабочую книгу в качестве нового шаблона, выберите команду Файл1^
Сохранить как, а затем из раскрывающегося списка Тип файла— опцию Шаблон Ехсе
(*.xltx). Если ваш шаблон содержит макросы, выберите опцию Шаблон Excel с поддержкой
макросов (*.xltm). Сохраните свой шаблон в папке Шаблоны или во вложенной в нее папке.
Если вы впоследствии захотите модифицировать шаблон, для того чтобы открыть шаб-
лон, выберите Файл^Открыть.
Часть I. Вводный куРс
188
оном будет работать начинающий пользователь, то лучше заблокировать все ячейки, кроме
Л нЫ вводиться данные. Для того чтобы заблокировать ячейки с формулами на рабочем лис-
действия.
teX> лолНиТ ..а пиалотового окна Выделение группы -------------
Г8-В_л 0Т0бРа*еН --------------- -
ДЛЯ .
ГлданаявРедаю-ирование^Найти „ „ групп,.
g этом окне установите переключав , Ыдвлитьор? ЯЧее* вот
непустые ячейки, которые не содер^^^ы и “Делен*е комаадой
Д- вывода иа экран Апалого^^Т ” "» Ок Г
^,+^’ ФоРмат яЧеек u ^выделены
В окне Формат ячеек перейдите к На*мите На
Снимите флажок опции ЗащИЩае Защита. мбинацИ(0 Вдавищ
щелкните на кнопке ОК, чтобы закп Я4ейка
Выберите команду РвЦензировани^ «"“огоэое
лотовое окно Защита листа ^Зменения^за рмат ЯЧе©к
в эго» окне при желании задайте „ароль „ “*‘'ТИТь Юпрм
После выполнения этих действий нельзя будРТ „ СНятия 3a*Ww и ДИа’
таются доступными для редактирования. Менять я^йки с фоРМулам КНИТе На кнопке ОК
2-
3.
4.
5-
6.
7.
8.
Идеи по созданию шаблонов
В этом разделе предлагается несколько илей
шаблонов. Ниже приведен перечень паРаметоолТ°РЫе М0Уут ^ДУшевитк »
вать в своих шаблонах. фов> которые вы можете С на с°ЗДание
е изменить и ИСПОЛНИ
Создание нескольких рабочих листов с разными Л
создать шаблон рабочей книги, состоящей из двух Т°рМатами- Можно, например,
отформатирован для печати с альбомной ориентапи^ Л”СТ°В’ Один из к°торых
ной ориентацией. ’ а ДРУГОИ — для печати с книж-
Изменение стилей. С помощью команды ГлавнаяоГтмп^^
изменить атрибуты форматирования стиля Обычный и Стили ячеек вы можете
шрифт по умолчанию или его размер, способ кь,раиюанмХ7р?и„о°Хе"к “Т
Использование созданных пользователем форматов чисел F™. Ии
И СОб~ ™ ЧаСТ°
Изменение ширины столбцов и высоты строк. Вы можете изменить используемые
по умолчанию значения ширины столбцов и высоты строк.
Задание параметров печати. Измените эти параметры на ленточной вкладке Раз-
метка страницы. К этим параметрам относятся: ориентация страницы, размер бумаги
и полей, верхние и нижние колонтитулы, а также некоторые другие атрибуты.
Изменение параметров рабочего листа. Это опции группы команд Вид1^ Показать
или скрыть и также с вкладки Дополнительно диалогового окна Параметры Excel
(в разделе Показать параметры для следующего листа). К ним относятся: отображе-
ние линий сетки, автоматического разделителя страниц, заголовков строк и столбцов.
остью законченной рабочей книги. На-
Конечно, вы можете создать шаблон и на основе полгг создайте шаблон, содержа-
пример, если вам часто приходится составлять специ сохранении своей мастер-копии по-
щий все установки этого отчета за исключением даннЫ\_, пеоезаписи исходного файла,
еле ввода данных в виде шаблона уменьшается вероятн
глава 8. Работа с шаблонами
^чать результатов
ГЛАВА
Несмотря на оптимистичные прогни,
офисе, большинство рабочих книг" ° безбУМажном
Ехсе1, по-прежнему проектируется для nocZ С°3даваемых в
в виде отчета. Вы уже знаете, что выполнитьпе^
достаточно просто. При минимальных v/J, ЭТЬ Из Excel
создать довольно привлекательные и хопо ВЫ см°*ете
ванные отчеты. В Excel представлено мнс,Ш° °ТФ°РМатиро-
которые и будут детально описаны в этой главе ПеЧати’
Быстрая печать документов
Для немедленного запуска процесса печати текущего
бочего листа с использованием стандартных установи п
меняется средство быстрой печати Excel Получить л P”'
к этому средству можно с помощью команды ФайлОПр^
и щелчка на кнопке Печать. ь
Но все же да ввода этой команды требуется трн щелчка
В этой главе...
Быстрая печать документов
Режимы просмотра рабочих
книг
Задание параметров
печатной страницы
Создание колонтитулов
Копирование настроек
страниц между рабочими
листами
Сокрытие ячеек перед
печатью
Сокрытие объектов перед
печатью
Создание представлений
мыши. Более эффективным методом является нажатие ком-
бинации клавиш<С(т1+Р> с последующим щелчком на кнопке
Печать (или нажатием клавиши <Enter>).
Но если вас больше привлекает один щелчок, уделите не-
сколько секунд для добавления новой кнопки на панель быст-
рого доступа: щелкните на стрелке, указывающей на панель
быстрого доступа, а затем щелкните на элементе Быстрая
печать в раскрывающемся списке. Excel добавит на панель
быстрого доступа пиктограмму Быстрая печать (имеет вид
настольного принтера). те-
Щелкните на кнопке Быстрая печать, и хсе олне_
кущий рабочий лист на принтер. По умолчанию при
нии печати в Excel используются перечисленные ни
метры. Не забывайте, что при необходимости вы всегд
их изменить. На вкладке Разметка страницы Ехсе исп
новые настройки, в противном случае используйте в св
б°те следующие настройки, заданные по умолчанию.
1
На печать выводится текущий лист или отмеченные рабочие листы, включая
встроенные диаграммы или графические объекты.
л,°бые
Число копий — 1.
Рабочий лист печатается целиком.
Применяется книжная ориентация страниц.
Печатаемые документы не масштабируются.
Размер верхнего и нижнего полей равен 1,91 см, а правого и левого 1,7g см
Печать выполняется без верхнего и нижнего колонтитулов.
На печать не выводятся примечания к ячейкам.
Сетка рабочего листа не печатается.
При печати большие рабочие листы разбиваются на страницы, которые располагаются
по правилу “вниз и вправо”.
Когда вы распечатываете рабочий лист, Excel выводит только его активную область
Другими словами, будут распечатаны не все 17 млрд, ячеек, а только те из них, которые со.
держат данные. Если лист содержит встроенные диаграммы или 1рафические объекты, они
также распечатываются (если только вы не изменили свойства печатаемого объекта).
Для быстрого определения активизированной области на рабочем листе нажмите комбинацию
00861 клавиш <Ctrl+End>. Табличный курсор переместится в последнюю ячейку активной области. То-
. \ гда активной будет область от ячейки А1 до той ячейки, где находится табличный курсор. Сле-
дует обратить внимание на то, что комбинацию клавиш <Ctrl+End> не всегда можно назвать
точной. Например, после удаления нескольких строк, комбинация клавиш <Ctrl+End> переведет
вас на последнюю удаленную вами строку. Однако после печати рабочего листа активная область
переустанавливается и пустые строки таким образом распечатаны не будут.
В режиме предварительного просмотра Excel показывает активизированный рабочий лист точно в том виде,
в котором он будет распечатан. Режим предварительного просмотра активизируется с помощью команды
Файл^Печать. Excel отобразит первую печатную страницу. Чтобы перейти к следующей печатной страни-
це, воспользуйтесь в окне предварительного просмотра вертикальной полосой прокрутки или выберите ко-
манду Просмотр^Следующая страница на ленточной вкладке Предварительный просмотр,
которая появляется после активизации режима предварительного просмотра.
Для быстрого доступа к окну предварительного просмотра следует добавить кнопку на панели быстрого досту-
па. Для этого следует щелкнуть на стрелке, направленной вниз, расположенной справа на панели быстрого
доступа, и из раскрывающегося меню выбрать элемент Просмотр и печать. Excel добавляет на вашу па-
нель быстрого доступа пиктограмму Просмотр и печать (это листок бумаги с загнутым уголком и лупой).
На ленточной вкладке Предварительный просмотр содержатся и другие команды, которые можно вы-
полнять в режиме предварительного просмотра. Для вывода нескольких страниц есть возможность задавать
номер страницы для быстрого перехода на определенную страницу. Кнопка Показать поля переключает на
отображение полей, а По размеру страницы гарантирует отображение полной страницы.
Например, команда-флажок Предварительный просмотр^Просмотр^Показать поля выводит
или скрывает поля печатной страницы. Если эти поля отображаются на экране, то вы легко можете изменить
их размеры, так же как и ширину столбцов, перетащив с помощью мыши маркеры границ полей или маркеры
границ столбцов. Сделанные вами изменения размеров полей в режиме предварительного просмотра также
выполняются на текущем рабочем листе.
Режим предварительного просмотра, безусловно, полезен, но его возможности уступают возможностям сред-
ства, позволяющего выводить на экран рабочий лист в режиме разметки страницы (см. раздел “Режимы
просмотра рабочих книг”).
192 Часть I. Вводный курс
в котором рабочие
впервые появилась
как будет выглядеть ваша
режимов просмотра рабочих
этом режиме могут
ЖИМЫ просмотра рабочих „
. к.„мс Их книг
2007- Другими словами, в Этом ^rZe*"
" при печаГИ- е Вы м«жеге у й СТра"“Ш,
РазмеТка СТРаниЧЫ одиа Ув^ь,
^расположенных в правой Части с "'рех ««опок Запя
данных кнопок, до <Wca. Эти Г
€и. ЕксД предоставляет следуй р^е в - режима прОсмо_ - -
’ f обь1Чный. Режим просмотра, прИМе Раб°^ пР^>отра
Сражаться разделители лечат, ?1ЯемЬ|« no v, Р
, Р„мОТа етр»,Режи„ ^ЧШ№Ю. в
, страничный В этом режиме на Г”'"«'Лпаж,.,
гоЮ„ое достоинство ЭТОто режима -О«т »,06Ра: J °''"8 "««« „МнИщ
СТР'" ' о “°*“1>ст'- вручи’у^ ^ащц. Но
ДМ ТОГО чтобы поменять режим. „„„„ Ра’^™теая„и
в«« воспользоваться ползунком Масштоп на „„„
... с ГО® (очень мелкое предстаала,иШ™6’ « ™го чтобы Х»"*' Кро"' «то моя,
являющее детали). ® 400% (очень " ь “а™« "ХстХ
в следующих разделах мы подро6во »""« "Р«ДСТавле„иР
Обычный режим просмотра
Подавляющую часть времени вы работаете в Excel
книг. В этом режиме разделители страниц могут отобпХТ/™ Ре*ИМе пРосмотРа рабочих
тикальных пунктирных линий. Разделители страниц мХ В ВВДе ГоРизон™ьных и вер-
бочем листе, если вы измените ориентацию печатных с ИЗМеНить свое положение на ра-
ми столбцы, измените высоту строк или ширину столбцо ИЦ’ Д°бавите или Удалите строки
f Разделители страниц появятся автоматически на рабочем листе, если вы активизируете режим
'На заметку предварительного просмотра, либо режим разметки страниц, а затем вернетесь к обычному ре-
жиму, либо измените какие-либо параметры печатных страниц. Разделители страниц появятся
также, если задать область печати, выбрав для этого Разметка страницы^Параметры
страницы^Область печати.
Если вам надоело созерцать разделители страниц в обычном режиме и вы хотите их удалить, то
Совет сделать это непросто. Чтобы удалить разделители страниц из текущего рабочего листа, откройте
диалоговое окно Параметры Excel, перейдите на вкладку Дополнительно и в области
Показать параметры для следующего листа снимите флажок Показывать раз-
биение на страницы. Эта настройка имеет отношение только к текущей рабочей странице.
К сожалению, команды удаления разделителей страниц нет среди ленточных команд. Более того,
в Excel вообще нет такой команды, поэтому нет возможности добавить соответствующую кнопку-
команду на панель быстрого доступа для удаления разделителей страниц.
На рис. 9.1 показан рабочий лист в обычном режиме просмотра, к которому применено
Масштабирование, чтобы отобразить несколько печатных страниц. Обратите внимание на
ирные линии, которые обозначают разделители страниц.
лава 9. Печать результатов работы
193
о-** FK
Лхр м точ 5В
МОнСвррйТ МН
СТйггой SH
Наур» NR
бритаххм* вирджннсхке «>-•* V»
CW
ОМ США Q
Гибралтар GI
КлАмамое* о-м О
Сс«-Нитс и НМПй£ $С
. «харерскхе о-м «=о
1- Гренлэндач GL ВО
Амтмгу» и Барбуез АС
Амермынсхо* Само* AQ
1? Доми ним DO
Гренада GJ
S£
Ару5а АА
кирчблти KR
2* Тонга TN
Сен-Бинсект/гренади нм VC
Вырдаочнсвцва о-ва США VQ
Слита-Лючка ST
Сан-Томе и Принсипи TP
Рис. 9.1. Пунктирные линии в обычно м режи ме показывают границы страниц
19© 1990
200 2000
2 OCX 2000
eooc B000
10 OCX 125 000
500C 7000
10 DOC 10000
11 DOC 10000
20000 20000
10 000 20000
30000 30 000
17000 26000
40 COT 40 000
40000 50 COO
50 000 60000
50000 60000
60000 60 000
30000 50 000
75000 70 000
110000 90 000
60000 70000
60000 70000
60000 70 000
90 000 100 000
100000 110000
99600 104 СОТ
120000 isooool
90000 12000-0
илвол .anrwi
Моо
2000
2000
7000
7000
7000
юсоо
20000
20000
20000
28 000
35 000
40000
46 000
56000
63 000
70000
70000
80000
80 000
80000
90000
90 000
100000
116400
122000
150 000
150 ОСО
Режим разметки страниц
Этот режим просмотра рабочих книг является альтернативой режиму предварительного
просмотра. Но в отличие от режима предварительного просмотра в этом режиме доступны
все команды Excel. Поэтому при желании вы можете выполнять любую работу в Excel в ре-
жиме разметки страниц.
На рис. 9.2 показан рабочий лист в режиме разметки страниц, к которому применено
масштабирование, чтобы отобразить несколько печатных страниц. Обратите внимание на ко-
лонтитулы на каждой печатной странице — они дают представление о том, как будет выгля-
деть рабочий лист при печати.
Если вы поместите указатель мыши на пустое пространство между страницами (в этом случае
появится подсказка Скрыть пустое пространство) и щелкнете кнопкой мыши, то пус-
тое пространство между страницами будет скрыто. В таком виде остаются доступными все воз-
можности режима разметки страниц и отображается больше данных.
Страничный режим просмотра
В этом режиме рабочий лист отображается без разрывов, но с четкими разделителями
страниц в виде сплошных толстых линий. На рис. 9.3 показан рабочий лист при использо-
вании этого режима. Данный режим отличается от обычного режима только наличием раз-
делителей страниц и возможностью их перемещения вручную, а также тем, что отобража-
ется только область листа, заполненная данными, а не весь рабочий лист. От режима раз-
метки страниц страничный режим отличается тем, что сейчас на экране не отображаются
колонтитулы.
194
Часть I. Вводный курс
Рус. 9.3. Вид рабочего листа в страничном режиме просмотра
Глава 9. Печать результатов работы
195
Совет
При переходе в страничный режим просмотра Excel выполняет такие действия
Изменяет масштаб отображения рабочего листа таким образом, чтобы показат
ране как можно больше данных. ь На Эк
Вверху всех печатных страниц отображает номера этих страниц.
Отображает текущую область печати на белом фоне, а остальную часть рабоч
та — на сером фоне. г° лИс-
Отображает разделители страниц сплошными толстыми линиями.
В страничном режиме просмотра доступны все команды Excel. Можно изменить масцгг к
бражения, если вы хотите не только любоваться печатными страницами, а и работать с ° °т°"
в этом режиме.
Для того чтобы выйти из страничного режима, щелкните на кнопке Обычный или Р
метка страницы в строке состояния. аз'
Задание параметров печатной страницы
Возможности быстрой печати удовлетворяют во многих случаях, но не всегда. Изменить
настройки печати можно так.
В диалоговом окне Печать в режиме предварительного просмотра,
на экране при выборе команды Файл^Печать
которое появится
На вкладке Разметка страницы на ленте.
В диалоговом окне Параметры страницы, которое запускается после щелчка на пик
тограмме, расположенной в нижнем правом углу группы Разметка страницы^
Параметры страницы на ленте.
В табл. 9.1 показано, где можно выполнить различные настройки печати в Excel 2010
Таблица 9.1. Где можно изменить настройки принтера
Настройка Экран Настрой- Вкладка Разметка Диалоговое окно На-
ка принтера страницы на ленте стройка страницы
Количество копий X
Используемый принтер X
Что печатается X
Задать область печати рабочего X X
листа
Односторонняя или двухсто- X
ронняя
Разборка по копиям X
Ориентация XX X
Размер бумаги XX X
Настройка полей XX X
Задание разрывов страниц X
вручную
196
Часть I. Вводный курс
........ ^7^ря^хсястрок Экран Настрой- ка принтера Вкладка Разметга 0^21<чдние табл. 9.1 Диалоговое окно На- стройка страницы X
<«р*алеча™ X х
X V
„coKP“«®Mra"OB’ и столбЦ06 номеР® первой ^®*в““Да”а X А
X X X
СЯТн7е»»,‘«/"да““Л°Н' и пара^Р» X
*^и»е печати «адента- X
Sячейках Определение порядка печати X
страниц
Определение черно-белого X
вывода
Определение печати ошибоч- X
ных ячеек
Запуск диалогового окна для параметров принтера X X
Выбор принтера
Для переключения на другой принтер выберите Файл ^Печать и с помощью стрелки,
направленной вниз, в разделе Принтер выберите другой установленный принтер.
? Для того чтобы настроить настройки принтера, щелкните на ссылке Свойства принтера. В ре-
На заметку зультате этого появится диалоговое окно со свойствами выбранного принтера. Конкретная конфигу-
рация этого окна зависит от самого принтера. Диалоговое окно Свойства позволяет вам задать
настройки, характерные для данного типа принтеров, например, качество печати и источник бумаги.
В большинстве случаев вам не потребуется вносить изменения в зги настройки, но если у вас воз-
никли проблемы, связанные с печатью, вам может потребоваться проверить эти настройки.
Задание объекта для печати
В определенных ситуациях требуется распечатать только часть рабочего листа. А может
быть, появилась необходимость перепечатать избранные страницы отчета, не печатая при
этом все страницы. Выберите команду Файл ^Печать и с помощью элементов управления
из раздела Настройка задайте, что должно выводиться на печать.
Глава 9. Печать результатов работы
197
У вас в распоряжении имеется несколько вариантов.
«исты- распечатывает выбранный вами текущий лист ,
Напечатать активнь е Молчанию). Нажав клавишу <Ctrl> и выбрав цУйг Ли
zzr’—боч,,х л,,став'п₽и эт°“
распечатывает каждым рабочим ли
Р „rv. п,спечатывает всю рабочую книгу целиком, включая и DaK
Напечатать всю книгу: распе м*ь. г рабо
чие листы с диаграммами.
. Напечатать выделенный фрагмент: распечатывает только выбранный вами Диапаз0н
_ UI,V. появляется только в том случае, когда в момент вывода На Эк
н»"е,,т,ть™® “^настройка печати маркер наколите» в таблице (создав с „„
Встаека^Таблицы^Таблица). В атом случае распечатки,,^
только таблица.
Для определения распечатываемого диапазона или диапазонов есть возможность выбрать комадпу
Совет Разметка страницы^ Параметры страницы^Область печати о Задать. Переду
как задать эту команду, выберите диапазон или диапазоны, которые предназначены для распечатки
> Для того чтобы очистить область печати, выберите команду Разметка страницы^Параметры
страницы^Область печати^Убрать. Для того чтобы проигнорировать область печати, уста-
новите флажок Игнорировать область печати в списке опций Что печатать.
Для новичков, впервые познакомившихся с Excel, информация, представленная в табл. 9.1, может показаться
слишком сложной. Почему же Excel предоставляет три способа настройки печати? Ведь до Excel 2007 Excel пред-
ставляла в наше распоряжение только диалоговое окно Настройка Печати и диалоговое окно Печать. Все,
что нам тогда требовалось, можно было найти в этих двух диалоговых окнах. Все было достаточно тривиально.
С появлением ленточного интерфейса в Excel 2007 проще не стало. Некоторые из наиболее общих настроек
печати были помещены в ленточную группу Разметка страницы^Параметры страницы, где их
можно достаточно легко просмотреть. Эго настройки, которые определяют, каким образом отображается на
экране представление разметки страницы. По-прежнему используются диалоговые окна Параметры стра-
ницы и Печать.
В Excel 2010 вкладка Печать в режиме предварительного просмотра заменяет собой диалоговое
* окно Печать. Ленточная группа Разметка страницы1^Параметры страницы остается
Новинка . п Г - ,
неизменной. Всем пользователям по-прежнему для внесения изменении требуется обращаться к
диалоговому окну Параметры страницы.
Просмотрев табл. 9.1, может показаться, что вывод на печать - процесс более сложный, чем это
есть на самом деле. Следует запомнить, что если вы не можете определить, каким образом
можно произвести определенную настройку, скорее всего, это можно сделать из диалогового ок-
на Параметры страницы.
_ ’ Область печати не обязательно может быть одним диапазоном. Перед тем как задать область
На заметку печати, можно выбрать не один, а несколько диапазонов. При этом каждая область печати будет
распечатана на отдельном листе.
Если в выводимом на печать выводе имеется несколько страниц, можно выбрать, какие
страницы будут выводиться на печать, указав для этого номер первой и последней страницы,
воспользовавшись элементами управления Страницы из раздела Настройка. Можно ис-
пользовать прокрутку или ввести номера страниц в специальных окнах.
198
Часть I. Вводный курс
..енение ориентации печатной „
№ 1Таиия печатной страницы задает способ ТРЭНИЦЫ
оХт^Х-ue - —
2тРаНИ^страницы (установка по умолчанию) команд?3* Задает книжную^ РаЗМетка
Хт«ой ^ОриентациямАльбомная —альбо^н, Разметка стоанин?пРИентацию
!тРэНИЦЬ,менении ориентации разделители странипЮ °риентаЦию. Ц ' ПаРаметры
^ответствии с новой ориентацией. Р НИЦ авт°^ически меняют свое
<сВтройки ориентации страниц также доступны по
11ечать
Задание размера бумаги
размерь’
щьЮ 1
страниц
.j бумаги, на которой будут печататься даннк,» .
разметка страниць|ФПараметры странИц«р™ о
„кже доступны по команде Фаил=аПечать. Ч“‘=-Назиер Настрой,,, размера
в Excel можно установить любые размеры бума™ un
„ торыеизних. "Р^Р-жет не „одцарж^ать
Печать нескольких копий отчетов
^вХ^^
ввести количестао
При выводе на печать сразу нескольких копий отчета обязательно убедитесь что парамето Ра
совет зобрать по копиям задан таким образом, чтобы Excel распечатывала страницы bhZom по-
рядке. При печати только одной страницы Excel проигнорирует настройку, заданную параметром
S Разобрать по копиям.
Задание размеров полей
Поле — это пустое пространство по краям страницы. Чем шире поле, тем меньше остается
места на странице для печати данных. Excel предлагает размеры полей по умолчанию, значения
которых приведены выше, в разделе “Быстрая печать документов”. Все страницы распечатыва-
ются с одинаковыми полями. Для разных страниц нельзя установить различные значения полей.
Если вы работаете в режиме разметки страниц, то над заголовками столбцов и левее но-
меров строк увидите линейки, измеряющие ширину столбцов и высоту строк. Перетаскивая
с помощью мыши края этих линеек, вы сможете быстро изменить размеры полей. С помо-
щью горизонтальной линейки можно настроить правое и левое поля, а с помошью верти-
кальной — верхнее и нижнее поля.
В раскрывающемся списке Разметка страницы^Параметры страницы1^Поля можно
выбрать готовые размеры полей, обозначенные как Обычное. Широкое и Узкое. Аналогич-
ные параметры можно задать с помощью команды Файл ^Печать. Если ни один из этих на-
боров размеров полей вас не устраивает, выберите в этом же списке команду Настраивав^
мне поля, чтобы отобразить диалоговое окно Параметры страницы с открытой вкладкой
Поля (рис. 9.4).
Глава 9. Печать результатов работы
Чтобы изменить ширину поля, используйте счетчик или введи гс числовое значен11с
ввода. После пого иасфойки нолей, заданные в диалоговом окне Параметры страм"‘Ме
можно получить с помощью команды Разметка страницы^Параметры страницы^4b|'
которое представлено как Последнее пользовательское значение. ,0Ч
Рис. 9.4. Вкладка Поля диалогового окна Параметры страницы
’ Область предварительного просмотра в середине диалогового окна может сбить вас с толку, no-
на заметку скольку на самом деле не видно, как внесенные вами изменения выглядят на странице. То поле
которое вы изменяете, показано более темной линией.
Кроме полей страницы, можно откорректировать отступ верхнего колонтитула от верхне-
го края страницы и отступ нижнего колонтитула от нижнего края страницы. Эти значения
должны быть меньше, чем соответствующие поля, иначе колонтитулы могут перекрываться
печатаемыми данными.
Обычно в Excel печатаемые данные выравниваются по верхнему и левому полю. Если вы
хотите отцентрировать данные на странице по вертикали или по горизонтали, установите со-
ответствующие флажки опций.
Управление разделителями страниц
Если вы печатаете большой объем данных, состоящий из неркольких таблиц, располо-
женных на одном рабочем листе, то в таком случае очень важно уметь управлять разделите-
лями страниц. Например, вы наверняка не захотите, чтобы последняя строка таблицы одна
осталась на странице, следующей за страницей с основным массивом таблицы.
Excel предоставляет все возможности для управления разделителями страниц как в авто-
матическом режиме, так и в ручном. Excel автоматически расставляет разделители страниц
исходя из заданных размеров бумаги и размеров полей. Однако вы можете всегда изменить
положение автоматически установленных разделителей страниц или вставить собственные
разделители там, где считаете нужным. Например, вы, скорее всего, захотите, чтобы разные
таблицы печатались на разных страницах, а не “шли” одним сплошным потоком данных.
200 Часть I. Вводный курс
а разделителей страниц
......
страницы-^пэрэме-тры СТРаНИЦЬ1^разр^^^ Затем выберите кома.зду
раз^^итки вертикального разделителя страниц поместите 2* Разрь,в драницы.
? ; и в пл столбец с которого должна начина, „е» нова 1 « -ейку ..ер-
Haii ^’Аетка страНИЦЫ-^Параметры страницы^pa3pblBb) Затем выберите коман-
Jypa3Me оставить разрыв стоани. 1W
,4jsMeTxy
ем выбериic коман-
разрыв страницы
разделители страниц визуализируются по-разному
просмотра 06 этом можно paw е ЗКЛ г *
Wbl просмотра рабочих книг".
зление врУчнУю вставленных разделителей страниц
УД каления врУ-ную вставленного горизонтального (вертикального) разделителя ептчнин
Д”яУ \блимный курсор в ячейку, расположенную ниже (правее) Р“адели’е”"-Пм"ии
вредна3113 ^разрывы1^Удалить разрыв страницы. Р Ц араметры
^"“удаления №СХ "РУЧНУЮ ттгра„„ц ,ь|6с KOM„UV Раз.
ЙаниЦь.оПараметрь- страницыоРазрывыоСброс разрывов страниц ’
щетка с и
Печать заголовков строк и столбцов
’ие рабочие листы имеют заголовки в первой строке и в первом столбце. Если такой
помещается на одной печатной странице, последующие страницы будет трудно чи-
л«сТ не ому что текст первой строки и первого столбца не будет распечатан. В Excel предла-
гать, поТ пешение: напечатать их на каждой странице.
гается простое j.
Заголовки, используемые при печати, служат той же цели, что и закрепленные области, при ото-
^лормаЩ’*лаЯ бражении рабочего листа на экране. О закреплении областей см. главу 3. Однако помните, что
Е ' ' эти средства независимы. Другими словами, если вы закрепите области, то это никак не отра-
' зится на печати.
Не путайте заголовки, печатаемые на каждой странице, с верхними колонтитулами - это абсо-
( лютно разные вещи. Верхние колонтитулы размещаются вверху каждой страницы и содержат
Внимание' информацию о названии рабочего листа, дату или номер страницы. Заголовки же определяют
выводимые на печать данные, такие как названия полей в таблицах баз данных или в списке.
Разметка страницы^Параметры страницы=РПечатать заголовку Excel откроет вкэввку
Пистлналогово.о окна Параметры стран^цьк показанную на рисЛЛ^^^
Активизируйте соответствующее поле сквозные ыр иточотю
делите строки или столбцы рабочего листа. Можете также ввести ссылки i
Например, для определения строк I и 2 введите 1:2.
/
; На заметку
При задании заголовков строк и столбцов с помощью команды Разметка страницы, зато
ловки будут повторяться на каждой странице (так же, как это будет при выводе документа на пе
чать). Однако ячейки, используемые в заголовке, будут выбираться только на той странице, на
которой они появились впервые.
201
Глава 9. Печать результатов работы
Параметры страницы
’ ' Страниц» | Поля ( Колонтитулы ; Акт |
1< ЁЬеолигькэ печать д*«владон.-
{ । Печатать на каждой странице
| ! сквозные строки:
i сквозные столбцы:
, Печать
’ L-jceT^a примечания: (мет)
I ' черно-белая
ощибкл ячеек как: на экране
! . ’ черновое
! 1 ' ЙВГОЛОвКИ строк и столбцов
j Последовательность вывода страниц
вцкз, затек вправо
° УОД°о» муем
Печать...^] Просмотр ^ Свойства... ~|J
I OK j Отмена
Рис. 9.5. Вкладка Лист диалогового окна Параметры страницы
Масштабирование печатной страницы
В некоторых случаях необходимо уместить всю выводимую информацию в заданное чис-
ло печатных страниц. Для этого можно или изменить размеры страниц и полей, или масшта-
бировать выводимые данные. Для масштабирования надо задать масштабный множитель, ис-
пользуя счетчик Разметка страницы^Вписать^Масштаб. Значения масштабного множи-
теля варьируются в диапазоне 10—400% от реального размера. Если вы хотите установить
“естественный” размер, введите значение 100% в поле счетчика Масштаб.
Можно масштабировать, задав точное количество печатных страниц и изменяя или высо-
ту страниц, или их ширину. Для этого служат команды Разметка страницы1^
Вписать^? Высота и Разметка страницыФВписатьФШирина. Полученный при этом мас-
штабный множитель будет отображаться в поле счетчика Масштаб.
Однако Excel не заботится о читаемости масштабируемого текста. Он может настолько умень-
Внимание! шить представление страницы, что никто никогда не сможет его прочесть.
Печать сетки рабочего листа
По умолчанию сетка рабочего листа на печать не выводится. Чтобы распечатать таблич-
ные данные вместе с сеткой листа, выберите команду-флажок Разметка страницы^
Параметры листав Сеткам Печать.
С другой стороны, для имитации сетки определенные ячейки можно ограничить. Подроб-
нее о границах можно узнать в главе 6.
Часть I. Вводный курс
ныв знаки- это графические изображения
’ ««««« “О "™«" ФафнВД„х »«рХ« “*•“ С. 0°“ »“еГ”p«w
Найдите «о жестком диске изображен,, ’ «»» "Х?*
' ПеРейД^е в режим разметки странИ11Ь1 ’ °рОе послу*^ Г° Ь’ ВДсло'1ьзо-
1 "м’трз книги'ОРаэметка СТран₽„ «"Ример с «"«""й
^„.„ге . центре верхнего кол„„ти <"м81ады «•»
выберите команду Работа с котЛ., “”ре*им про-
лов^Рисунок. Тулаг^Конст
в открывшемся диалоговом окне BCTaRl/ „
приготовили для водяного знака, и Щелк^а РисУнКа На> «олонтиту-
щелкните где-нибудь вне колонтитула. чтаТ Встав'™ “«Ра»ен„, к(т>м
Снова щелкните в центре верхнего кой 6 УВИДеть Рисьнлм ** вы
добавьте перед кодом & (Рисунок 1 НТитУЛа. чтобы Пт Иа Печатной стоаы
<Enter>). С помощью соответствующего СИМв0Лы Герата к1пНТри₽Овать Раздел ИЦ<>
„льного размещения изображения на floU°*№,Ba зСХ”' "
Теперь можно изменить некоторые Р Каретки можно y
водяные знаки. Например, можноРцВетнп"ТРОИ,<И ИзобРа*ения ПРЭ‘
реться при печати на черно-белом принтере Переве^и в "°бы °н° больше похол
колонтитулами^Конструктопо^п^' Для Тройки изоб™ серог°. что 6vflPT Аяло на
«рыть Аховое окно Формат
P"WK” =“дае
На рисунке ниже показана печатная страница г вп Р ат рИсУнка W Элементов упраа.
вместо него) можно добавить любой текст. 0ДЯНЫМи знаками. Конечно
з.
4-
в.
1.
8.
С«И0<1
ЕВ -
"Р"те'ВН""'^РЧнкУ(„Л„
Числовой
016
30000
Ею '
L и .
Lv 1
<4,1
С«*«рн*я Америк*
С«мри*я Америк*
цектр*льм*я и Южная Америка
Ланя и Омевнмк
централен** и Южн*я Америк*
централен** и Южч«* Америке
Африя»
Централен** и Южн** Америке
Aim* и Океания
Аиш и Ок**нмя
Ц»нтр*лъмм и Южнее Америк*
Центральная И Южная Америк*
Центральная и Южная Америка
Африка
Атия и Океания
Центральная и Южная Америк*
Aiwa и Океания
*»ия и Океания
А*ня и Океания
Централен** к Южная Америк*
Центральная и Южная Америка
Аамж и Океания
Центральная и Южная Америка
Африка
Западная Еаррп*
Atua и Океания (
Центральная и Южная Америка 1
Атия и Омеанм
Г₽*НЛ*Ч*ИЯ
^♦рмудеяи* о-*х
А"'>П'»НВ.р6да
‘'••""«•«Хее Сомов
Дбмчник*
гР*м*д«
СеЙщ*ЛвО(Ие Оы
Арубе
Кйрмбети
Тон
С*н}ви^4ч|/Г
Вир
дония
Нове
«•НувТу
голлвиские Антилы
Вели»
«^«нцудхвя полни*
^•Рбядос
3*П*ДМ*ЯС**<р4
Исл*нвил
Мальдивы
Ь*т*мы
Ьрунвй
<И
во
AQ
00
VC
VQ
«а
FG
**Н
NT
ВН
ГР
ее
W1
tc
MV
вг
50 000
М>0»
_____ЬОООб
, . 30 00^
75000
110 000
«0000
«7000
во ООО
90000
100 000
9» «Ю
ПРОСО
90000
110000
70000
1М000
140000
140000
190000
140000
190000
230 (W
МО ООО
230000
150 000
310000
190000
f
I
V
1
I
i
«0000
МООР
МОЮ
Х'ооа
70000
90 ОСС
ж? оор
ЮООС
76 О®
100000
110 000
10*000
UC0C0
130000
ПО ООО
1X000
30COOD
1X10®
140000
190 000
190000
wra®
ззоед
;и«ю
250 W
2X000
290 ООО
2560®
«' Л
26
f
I
газ
Гла8а 9. Печать результатов работы
Печать заголовков строк и столбцов рабочего
листа
Как правило, заголовки (номера) строк и буквенные заголовки столбцов рабочег
на печать не выводятся. Если все-таки их необходимо вывести на печать, то выберит ЛИста
ду-флажок Разметка страницы=>Параметры листав Печать заголовков.
Печать фонового рисунка
,Ы увнд- Ф»™-. рисунок »
Под^жк^Тнопкано™^™ выбрать изображение, которое будет иеподьзоаатъе, „
подложка. Дта кнопка пш 1тпа„прния соеди других команд, имеющих отношение к п
рисунки рабочих листов никогда не печатав,-
В качестве фонового изображения можно вставить графические объекты фигуру, WordArt или Wcy.
«^Х»ИИ «доив его прозрачность. Затем скопировать «зг^тгие ™ асе страниц,,
выводимые на печать. Кроме того, существует возможность вставить объект верхний или нижний
колонтитул страницы. Подробнее об этом можно узнать во врезке Вставка водяных знаков".
Совет
Создание колонтитулов
Верхний и нижний колонтитулы — это информационные строки, которые помещаются
соответственно вверху и внизу каждой печатаемой страницы. По умолчанию в новой рабочей
книге колонтитулы отсутствуют.
Колонтитулы можно создавать на вкладке Колонтитулы диалогового окна Параметры
страницы. Но более простой способ создания колонтитулов заключается в том, чтобы пе-
рейти в режим разметки страницы и затем щелкнуть на нужной секции верхнего или нижнего
колонтитула.
Колонтитулы имеют три секции: левую, центральную и правую. Например, можно задать
верхний колонтитул, в левой части которого будет указано ваше имя, в центральной — на-
звание листа, а в правой — порядковый номер страницы.
* Если вы работаете в обычном режиме, то выбор команды Вставка^ТекстрКолонтитулы
На заметку переведет рабочую книгу в режим разметки страницы и активизирует центральную секцию верх-
него колонтитула.
Если требуется постоянный верхний или нижний колонтитул для всех ваших документов, создай-
Совет те файл книга.xlt с этими колонтитулами. Шаблон книга. xlt используется в качестве
исходного файла при создании новых рабочих книги. Подробнее об этом можно узнать а главе 8.
После активизации какой-либо секции колонтитула можно ввести нужный текст и приме-
нить любое форматирование. Отметим, что после активизации любой секции колонтитулов на
командной ленте появляется новая контекстная вкладка, названная Работа с колонтитулами1^
Конструктор. Команды этой вкладки специально предназначены для работы с колонтитулами.
204
Часть I. Вводный курс
1йор предустановленных колонтитулов
работа с колонтитулами^Конструктоп^Кпп
К^'бо'та с холонтитулами^КОнстрУкторс>Колонти^улы^нЛЬ'^ВерХНИЙ колонти-
р7писки с элементами предустановленных колонтитХ ^И*НИЙ ^онтитул от-
состоят из нескольких частей, РазделенныхХты^^ HeK0T'We из
КРи^яеМ элемента заносится в отдельную секцию колонтиХ™ ы ~ Каждая часть такого
3 <явН°г ,-мл с тремя заполненными секциями. ула- На Р«с. 9.6 показан веох-
ь 2
V 3
4
Г 9 -
н
f ц ;
Г 12 .
р/13
и и :
16
17 .
L- 18 -
А в С
церхиий колонтитул Исходные данные регионы Азия и Океания Секретно Страна Ниуэ Код Страница 1 1980
центральная и Южная Америка Фолклендсие о-ва FK 2 000
северная Америка Сен-Пьер и Микьелон SB 2000
Центральная и Южная Америка Монсеррат мн 6000
дфрика Святой Елены SH 10 000
дзия и Океания центральная и Южная Америка Науру британские Вирджинские о-ва NR VI - 5 0Х L . 10 0901
Азия и Океания о-ва Кука CW 11000
Азия и Океания Тихоокенаские о-ва США IQ 20 000
Западная Европа Гибралтар GI 10 000
центральная и Южная Америка Каймановы о-ва CJ 30 000
центральная и Южная Америка Сен-Китс и Навис SC 4П000
Западная Европа Фарерские о-ва F0 ДО 000
Северная Америка Гренландия GL 50000
Северная Америка Бермудские о-ва BD 50 000
центральная и Южная Америка Антигуа и Барбуда АС 60 000
АЗИЯ и Океания Американское Самоа AQ 30 000
------------------------------------ 7
р 9 6 Верхний колонтитул, состоящий из трех секции
Коды элементов колонтитулов
В любую из трех секций колонтитула можно ввести любой текст или коды, задающие пе-
менные элементы колонтитулов, такие как текущая дата или номер страницы. Чтобы вста-
вить код любого переменного элемента, надо щелкнуть на кнопке, представляющей этот эле-
мент в группе команд Работа с колонтитулами1^Конструктор^Элементы колонтитулов.
Например, чтобы вставить в колонтитул текущую дату, щелкните на кнопке Текущая дата.
Все кнопки переменных элементов и их описание приведены в табл. 9.2
i Таблица 9.2. Кнопки для создания колонтитулов и их функции
Код Функция
&[Страница]
&[Страниц]
&[Дата]
&[Время]
&[Путь]& [Файл]
& [Файл]
Кнопка
Номер страницы
Число страниц
Текущая дата
Текущее время
Путь к файлу
Имя файла
Вставка номера страницы
Вставка общего числа печатаемых страниц
Вставка текущей даты
Вставка текущего времени
Вставка пути и имени файла рабочей книги
Вставка имени файла рабочей книги
Глава 9. Печать результатов работы
205
Око,
Кнопка Код функция
Имя листа &[Лист] Вставка имени рабочего листа
Рисунок Нет Вставка в колонтитул рисунка
Формат рисунка Нет Изменяет установки вставленного рисунка
Можно сочетать текст и коды и вставлять сколько угодно кодов в каждую часть.
/ Если в тексте колонтитула должен находиться символ амперсанда (&), введите его два
На заметку скольку он используется как разделитель кодов. Например, чтобы вывести в колонтити^' п°-
Исследование & Разработка, введите строку Исследование && Разработка Текст
Совет
Кроме того, в колонтитулах можно использовать шрифты различных типов и разм
Выделите текст, который хотите изменить, а затем используйте любые средства фор^а^06-
вания, предоставляемые ленточной вкладкой Главная1^ Шрифт или мини-панелью ко^^*0
появляется автоматически после выделения текста колонтитула. По умолчанию Ехсе]0^51
текста колонтитулов использует шрифт, определенный в стиле Обычный.
Колонтитулы могут занимать любое количество строк. Для перехода на следующую сто
жмите клавишу <Enter>. При использовании колонтитулов, содержащих несколько строк^ На
ходимо настроить верхние и нижние поля таким образом, чтобы они не перекрывались ла Не°^’
рабочего листа. Подробнее об этом можно узнать в разделе “Задание размеров полей” НЫМи
К сожалению, нельзя напечатать в колонтитулах содержимое конкретной ячейки
мер, нельзя включить в часть верхнего колонтитула содержимое ячейки А1.
возможный способ —• вручную набрать в колонтитуле содержимое этой ячейки
макрос для выполнения данной операции.
напри.
Единственно
или написать
Другие параметры колонтитулов
В группе команд Работа с колонтитулами^Конструктор^Параметры имеется не-
сколько команд-флажков, которые представлены ниже.
Особый колонтитул для первой страницы. При установке этого флажка для первой
страницы можно задать особый колонтитул, отличный от колонтитулов других страниц.
Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. При установке данного
флажка можно задать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц.
Изменять масштаб вместе с документом. При установке этого флажка при масшта-
бировании основного содержимого печатных страниц будут соответствующим обра-
зом масштабироваться колонтитулы. Этот параметр включается по умолчанию.
Выровнять относительно полей страницы. При установке данного флажка левые и
правые границы колонтитулов будут выровнены по соответствующим полям печатной
страницы. Этот параметр включается по умолчанию.
Копирование настроек страниц между
рабочими листами
Каждый рабочий лист Excel имеет свои собственные параметры настройки (ориентация,
поля, колонтитулы и т.д.). Эти параметры определяются во вкладке Параметры страницы
группы Разметка страницы.
206
Часть I. Вводный курс
г-
з-
4.
добавления в рабочую книгу нового листа он
„„ вот простейший способ передач„ "стройки страниц. „р„.
^5'*"“' р ° ‘ °м°п »«“-
"УЖ-УК. и»ф„рма„„
'• ЛИСТ ° Это будет
хлп целевых листов. Щслкните на annuiva
этом клавишу <Ctrt>. которые вы удерживщ,
Jero листа. п ““стройками неходкого рабо-
„.«лкпнте па запуске диалогового окна, рас,,.,.,,..,.
“ упош Разметка страницы*Параметры стратоц'"""" ‘ "₽“««» углу
гысле этого появится диалоговое окно Папами
Скрыть его, щелкните на кнопке ОК. ₽ ТрЬ1 стРаницы. Д.!Я того чтобы
, отмените группировку листов, щелкнув для ЭТОгп
5- убранном вами листе и выбрав из контексХгпКнопкой иа ™бом
группировку листов. Так как выбрано сразу несколько п ,еНЮ Элемент Отменить
гового окна Параметры страницы, настройки иХВ При Закр™ ^ало-
вСем целевым листам. исходного листа будут переданы
Не передаются две настройки, расположенные на вклад™ п
аМетку страницы: это настройка Выводить на печатГ^^ даалогового «на Параметры
каждой странице. Кроме того, не передаются dmcvb™ “ И настройка Печатать на
колонтитулах. р унки- Размещенные в верхнем и нижнем
Сокрыти® ячеек перед печатью
можно, вы работаете с рабочим листом, в котором содержится конфиденциальная ин-
°ция Предположим, вам понадобилось распечатать этот лист без конфиденциальных
форма перечислены некоторые приемы, которые позволяют предохранить опреде-
даН"“ части листа от вывода на печать.
денные
* Скрыть строки или столбцы — скрытые строки и столбцы на печать не выводятся.
Скрыть строки и столбцы можно с помощью команды Главная^Ячейки^Формат^
Скрыть или отобразить.
Скрыть содержимое ячейки или диапазоны ячеек
• Скрыть содержимое ячейки или диапазоны ячеек можно, выбрав для текста тот же
цвет, что и для фона. Однако этот метод работает не для всех принтеров.
• Скрыть ячейки можно, используя специальный шаблон числового формата, кото-
рый состоит из трех точек с запятой (; ; ;). (Глава 24 посвящена пользовательским
числовым форматам.)
Замаскировать конфиденциальную область листа, наложив на нее прямоугольный
объект. Выберите команду Вставка^Иллюстрации^Фигуры и в открывшейся па-
литре фигур щелкните на фигуре Прямоугольник. Для усиления эффекта закрасьте
прямоугольник цветом фона и удалите его рамку.
Если вам часто приходится скрывать данные перед печатью определенных отчетов, вос-
пользуйтесь средством создания представлений. Создайте представление, в котором конфи-
денциальная информация будет скрыта. Более детально о представлениях рассказано в раз-
деле Создание представлений” далее в этой главе.
Глава 9. Печать результатов работы
207
Сокрытие объектов перед печатью
Чтобы скрыть при печати такие объекты на рабочем листе, как диаграммы, фигурь
фические объекты SmartArt, вам необходимо попасть на вкладк ДиалогоВого 0 ^а'
Формат области дианраммы объекта, показанную на рис. R|fa
Щелкните правой кнопкой мыши на объекте и в контекстном меню выбеРИТе
манду Формат хххт (хгхх изменяется в зависимости от наименования объекта). J'
В диалоговом окне Формат перейдите на вкладку Свойства.
На вкладке Свойства снимите флажок Выводить объект на печать.
1.
2.
3.
Формат области диаграммы
: Зал«ка
Стили грам*»и
। Свойства
। Привязка объекта к фону
' ! о перемешать и изменять объект вместе с ячейками
пдзепешать. но не изменять размеры
I ! не перемешать и не изменять размеры
t Оорнат обье**юй фигуры
> 1J Выводить объект на печать
£^7? Защищаемый объект
Свойства
i Заметающий текст
Зашита объектов действует только при включенной защите листа. Для
зашиты листа выберите 'Формат' на вкладке 'Главная’, а затем команду
Защитить лист'. При этом можно установить пароль.
| Закрыть ]
Рис. 9.7. Вкладка Свойства диалогового окна Формат области диаграммы
’ В контекстном меню диаграмм нет команды Формат хххх. Для диаграмм щелкните правой
л На заметку кнопкой на Формат области диаграммы (на фоне диаграммы). Или дважды щелкните на
границе диаграммы для отображения диалогового окна Формат области диаграммы. За-
тем перейдите на вкладку Свойства и снимите флажок Выводить объект на печать.
Создание представлений
Часто приходится создавать рабочую книгу, которая используется для хранения разнооб-
разной информации. Вполне вероятно, что из такой рабочей книги вам понадобится распеча-
тать несколько отчетов, в которых будут представлены различные части книги. Если с по-
добными проблемами вы уже сталкивались, постарайтесь освоить средство создания пред-
ставлений (видов) Ехсе].
208
Часть /. Вводный курс
страницы^Пара-
страницы^ Параметры
теДсГ0° создаиия предСтаЕ>л
CPZcra " быстро neP^^arbeZ ПОз*°дяет п
^er"a"°mT‘’ СЛМуЮ‘иие "араметр"'^ Р"с»аИвать
уевШ« печати. заааннью '““««Пь'ц" Ра^»ч,1ыи
* ^грь, страницы, Рааиетка "°^ю «аЛаМй "£ ‘«лам
Р«=га ₽аНИЧь«вПИ!?г« Т>№„ Р=
, Сбытое строки и столбцы fno cap, „ Раз ₽аз„еГка
м режим отображения рабочего л 6°р^-
Ж деленные ячейки и Диапазон!™ (°^<ЧнЬ1й Ps
ж Текущая ячейка. Hh! ^еек. ' азМеТка
0 масштабирование. РанИЦы цЛц с
0 Размеры окон и их положение Трани^ный).
f Закрепленные области.
Например, можно определить тар-
„екеторв,е столбцы чис ’"'°' "ре«ста,ле_
бУД" ПРедСТав«-« • а»с„
К сожалению, соедстагч °РИентани, °Лько итсг Та’ 6 kOToor»
Внимание! книге есть хотя бы одна щн^НИЯ п°и^енова * Т'Д’ ^an^OH УДУТ СКрь'-
средство создания по™ бЛИца- &ли^Нны* пред^ °” *4**.
«ОТО средства. сГикч^У «ч, с^"й * Ыя,к,
3Ba^CLra6"^ ‘ ”*>*
^ичнвает ппии ^^ой,
вменение
Для
1.
2.
3.
сохранить (например, скройте некоторые столбцы)
выберите команду Вид^Режимы просмотра ’ книгиоп^п
г,---------------------------- <vipd книги^Представления,
создания именованного представления выполните еле
Сначала задайте все установки внешнего в Ледующее
нужно сохранить (например, скройте некоторыеХолб^о₽аб°ЧеЙ Кннги’ ^орые
Затем выисрп. ------~ ~ ЦЬ‘Р
чтобы открыть диалоговое окно Представления
Чтобы добавить новое представление, щелкните
диалоговое окно, показанное на рис. 9 8 Затем КНОпке Добавить, появится
НИЯ. Кроме того, можно определить, какие папаме^ "МЯ “ОВОГО «Редставле-
а какие нет. Для этого установите или снимите cootZ^ ВКЛЮчать в представление,
пример, если вам не надо, чтобы представление Вующие Флажки опций. На-
те флажок параметры печати. ^почало настройки печати, сними-
Для сохранения именованно™ представления ,„слк„„„ на кним QK
Добавление представления 1£ВВ£
Имя: Отчет для директора
Включить е представление
‘У’ параметры печати
скрытые строки, столбцы и параметры фильтра
ОК
Рис. 9.8. Это диалоговое окно позволяет
сохранить поименованное представление
В
диалоговом окне Представления отображается список всех именованных пред-
ставлений. Для того чтобы выбрать определенное представление, выделите его из списка
и щелкните на кнопке Применить. Чтобы удалить представление из списка, щелкните на
кнопке Удалить.
209
Глава 9. Печать результатов работы
формулы
ифункции
часть
II
i! I )/ п чр^упкции-- ЭТО Осмло
<ЦИ обработке данных и изВлеч ?Ь1е cpe^a Ехсе1 п
ций из рабочих книг. Эта часть посвящ^ информ?
формул и использовать функЦИи как создав
Здесь приведено много примеров, котооь? ЛИста* Excel
каптировать для решения своих задач п ВЫ СМоже^ быстнп
„освящены формулам массивов Этот м СЛедни« Две глав,
„ первую очередь для опытных пользоваЗ?^ Пре^ачен
поятся выполнять сложные вычисления ’ К°Т0РЫ1* при
в этой части...
г«ава ю
Глава 11
мани^,СфОрМулами’
№"Л1'""’>««~»ттетал
Глава 12
^сдатами,^^
Глава 1з
подсчета
и суммирования
Глава 14
Формулы просмотра
ипоиска значений
Глава 15
Формулы И функции для
Финансовых расчетов
Глава 16
Основы формул массивов
Глава 17
Применение формул
массивов
лСНОВЫ формул
и функций Excel
ГЛАВА
/О ормулы — ЭТО ТО, что
Ъ&г такими полезными. Электр ЗЛектРоннк^
в сухости, мертва. Именно фо^Г бе3
позволяя вынислятв^/зХ^^^внее^^
которые хранятся в рабочем лИСТе р? 1 На основе *ание
мелить данные, то все результаты "оНадо
гически пересчитаны. В этой главе Л. ЛеВД} будут Т Из'
дани И функциями, которые помогут °ЗНако^тесь е 1ВТол,а'
Яее эффективной. Желать Ba£IJV п Ф°Р<иу.
У Работу б0.
В этой главе...
Знакомство с формулами
Ввод формул
Использование ссылок
в Формулах
Использование формул
8 таблицах
Знакомство с формулами
Чтобы формула выполняла какие-либо действи
ее нужно ввести в ячейку. Вы можете удалять, пе^меюД^
копировать формулы точно так же, как и любые дпХТ? ”
ные. В формулах используются арифметические onenZZ
работы с числами текст, функции рабочего листа а^
другие формулы. Числа и текст могут находиться ’в доХ
ячейках, что позволяет легко изменять данные и придайТ
бочим таблицам особую динамичность Наппимеп " Р
нении начальных данных Excel автоматически вьшолняеТпе’
рерасчет формул. Таким образом, много раз меняя начальные
данные в рабочей таблице, вы сможете быстро увидев как
эти изменения влияют на результаты расчетов
Формула, введенная в ячейку, может содержать любые из
следующих элементов: н люоые из
математические
(умножение);
Исправление ошибок
8 Формулах
Использование имен
в Формулах
^ть по работе с
Формулами
операторы, например + (сложение) и *
ссылки на ячейки (включая
диапазоны);
поименованные ячейки и
числа и текст;
Функции рабочего листа (например, СУММ или СРЗНАЧ).
f При работе с таблицами с помощью нового средства, вперв шегося в Excel 2007
. На заметку создавать формулы с использованием заголовков стол цов г ц это значительно пк'
чтение формул. Табличные формулы рассмотрены далее в этой главе.
Если ввести формулу в ячейку, то в ней отобразится резулыат расчета но этой |
А сама формула появляется в строке формул при выборе этрй ячейки. ,0Рму^(
несколько примеров формул.
Приведем
=150*0,05
=А1+А2
=Доход-Расходы
=СУММ(А1:А12)
=А1=С12
Умножает число 150 на 0,05. Поскольку в этой формуле
только числа, эффективность ее не слишком велика__м r,Oj,b3y(Q^
этой формулы просто ввести в ячейку число 7,5 ВМее,.
Складывает числа, находящиеся в ячейках А1 и А2 °
Вычитает из числа, которое находится в ячейке с именем Л
содержащееся в ячейке с именем Расходы ХоД, 1'hCj)q
Складывает значения ячеек из диапазона А1 :А12
Сравнивает значение, находящееся в ячейке А1, со значением
С12. Если они совпадают, то формула возвращает значе И3 ЯЧе”ки
в противном случае — ЛОЖЬ е
Ся
Совет
Обратите внимание, что формулы всегда начинаются со знака равенства. По этому
Excel отличает формулы от текста и числовых значений. пРизнаку
Операторы, используемые в формулах
Excel позволяет использовать в формулах разнообразные операторы. В табл. 10.1 пере-
числены операторы, которые распознает программа. Кроме того, в Excel есть множество
встроенных функций, с помощью которых можно выполнять дополнительные операции.
Таблица 10.1. Операторы, применяемые в формулах
Оператор
Название
&
Сложение
Вычитание
Умножение
Деление
Возведение в степень
Конкатенация (объединение текстовых строк)
Логическое сравнение “равно”
Логическое сравнение “больше чем”
Логическое сравнение “меньше чем"
Логическое сравнение “больше или равно”
Логическое сравнение “меньше или равно"
Логическое сравнение “не равно”
214
Часть II. Формулы и функции
использовать столько операторов, сколько вам нужно (формулы Moiyr быть
примеров Фоо>™.
,s,"23r
есколько примеров формул.
Объединяет две текстовые строки (или
В результате получится строка "Часть Д’"°ЛНяет конкатенацию)
Выполняет конкатенацию содерЖимого „ '
можно выполнять как над значениями та " А2' Конкатенацик>
А1 содержится значение 123, а в ячейке А2 —Д ТеКстом- Если » ячейке
вернет значение 123456 45б> то данная формула
возводит число 6 в куб (в результате получится число 216)
Извлекает кубический корень из числя этс г число 6) В РезУльтате получится
#21° tfAizA2 Возвращает значение ИСТИНА, если значение в ячейке ап пения а ячейке А2. В противном случае »o,LZ,“ jnac возвращает значение ЛОЖЬ Операторы логического сравнения могут применяться также и к тексту’ Например, если в ячейке А1 содержится текст Боря а в ячейке А2- Клава, то формула вернет значение ИСТИНА, так как в алфавитном по- рядке имя Боря стоит перед именем Клава
Возвращает значение ИСТИНА, если значение в ячейке А1 меньше или рав- но значению в ячейке А2. В противном случае возвращает значение ЛОЖЬ
sa1^a2 Возвращает значение ИСТИНА, если значение в ячейке А1 не равно зна- чению в ячейке А2. Если же значения в ячейках равны, то возвращает значение ЛОЖЬ
Порядок выполнения операторов
При вычислениях по формулам Excel придепжи»
ших последовательность выполнения операторов п^ТСЯ °Пределеиных правил опп
ляется их приоритетом. р в' ПоРядок выполнения oL™ ’ ределяю'
В табл. 10.2 указан порядок ,ып<имтм Ор°‘
во,ведения в степень имеет самый высокий при.’Х, И’ та6™«м «вайе, что „,!е„3,„„
логического сравнения — самый низкий. Р (те- выполняется первым), а оператор
Таблица 10.2. Приоритет операторов в формулах Excel
Оператор Приоритет
Символ Возведение в степень 1
* Умножение 2
/ Деление 2
+ Сложение 3
- Вычитание 3
& Конкатенация 4
= Равно 5
Меньше чем 5
> Больше чем 5
215
Глава 10. Основы формул и функций Excel
С помощью введения в формулы круглых скобок можно изменить порядок Bbinoj
операторов, поскольку всегда сначала вычисляются выражения, заключенные в круглЬге с'НенИ||
В следующем примере формула вычитает значение, находящееся в ячейке вз, из знач°^Ки-
расположенного в ячейке В2, и умножает полученный результат на значение из ячейки
=(В2-ВЗ)*В4
Если ввести эту формулу без скобок. Excel выдаст другой результат. Поскольку
ние имеет более высокий приоритет, то сначала значение ячейки ВЗ будет умножено
чение ячейки В4. Затем этот результат будет вычитаться из значения ячейки В2 Это 3l1a'
не то, что нужно сделать. Формула без скобок имеет такой вид. С°Всс^
=В2-ВЗ*В4
Нелишним будет воспользоваться скобками, даже если их применение, строго гово
ляется необязательным. Таким образом будет четко понятно, для выполнения каких РЯ’ Яв'
лений предназначается формула. Например, следующая формула подчеркивает, что 3 ВЬ1ЧИс-
ячейки ВЗ умножается на значение ячейки В4, а результат вычитается из значения еВИе
В2. Без скобок вам потребуется знание приоритета операций Excel. Чейки
=В2-(ВЗ*В4)
В формулах можно также использовать так называемые вложенные скобки, т.е ск н
заключенные в другие скобки. Если в формуле есть вложенные скобки, то Excel вычисля^
сначала выражения, которые находятся в самых “внутренних” скобках, а затем движется
нутри наружу. Вот пример формулы, в которой используются вложенные скобки. И3
= ( (В2*С2) + (ВЗ*СЗ) + (В4*С4) )*В6
В этой формуле использовано четыре пары круглых скобок, причем три из них вложены
четвертые скобки. Excel вычисляет значения выражений внутри всех вложенных скобок за
тем складывает их и результат умножает на значение из ячейки В6.
Несмотря на то что в предыдущем примере используется четыре пары скобок, в действи-
тельности необходимы только внешние скобки. Поскольку оператор умножения имеет более
высокий приоритет по сравнению с оператором сложения, то приведенная формула может
быть переписана в таком виде.
=(В2*С2+ВЗ*СЗ+В4*С4)*В6
Тем не менее первый вариант проще для понимания. Помните, что использование допол-
нительных скобок в сложных формулах позволяет улучшить их “читаемость”.
Не следует забывать, что каждой открывающей скобке должна соответствовать закры-
вающая. Конечно, если у вас несколько уровней вложенных скобок, то в них легко запутать-
ся. Но если где-то остались незакрытые скобки, то Excel выдаст сообщение об этом и не по-
зволит ввести формулу.
Если формула содержит нечетное число скобок, то в некоторых случаях Excel может предложить
вариант ее исправления. На рис. 10.1 показано, как работает функция автокоррекции формул.
Но, хотя искушение принять предложенный вариант слишком велико, будьте осмотрительны.
В большинстве случаев предложенная формула, являясь синтаксически правильной, будет со-
всем не той, которая вам нужна.
Excel оказывает помощь в расстановке скобок. Когда вы вводите или редактируете формулу, со-
держащую скобки, посмотрите на нее внимательно. При перемещении курсора по скобке Excel
на мгновение выделяет ее и соответствующую ей вторую скобку полужирным шрифтом.
216
Часть II. Формулы и функции
- -----------------------------
I— мсгсиюЛ Excri обкаоужиго сшибки во
# чтобы принято испразле-*’я, нажмите инсгжу ‘Да*
. чтобы закрыть сообщение и слмосто₽тел>ж>
L._.. Да . ‘ Г
«st
варианты
рис. 10.1- фУнк^ мммррекчии формул часто Предларп "***й
агает ошибочные
Использование функций в формулах
содеРжИТ огРомное количество встроенных функций
оих формулах- Функции существенно повышают ВЫ Можете ^пользо-
>’аТЬ ’ ить формулы и сделать их понятнее. Более того, в болы^ Ь формул- могли
У',р0 ЮТ производить вычисления, которые без них было бы СЛуЧаев формУлы по-
зв°яя7Я вычисления тангенса угла используется функция т™Можно выполнить. Напри-
мер’ А\,еНИе вам не удастся. Если же среди многочисленных Л ’ ДРУ™М способом получить
эТ° 3ететУ’-кОТОраЯ ВаМ нужна’ можете сами создать новую функцию*™ РЭб°ЧИХ листов ВЬ1 не
Примеры функции
и«же приведен пример того, как встроенные функции пп«пл<,
значение чисел, находящихся в десяти ячейках А1 • ап п Упростить формулу.
Срещей формуле: M°’ МОЖН° «лить по еле-
^^+д2+АЗ+А4+А5+А6+А7 +А8+А9+А10 ) /10
согласитесь, что это не самая удобная формула. Если в данную формулу „о—буетс. ло
6„т значения новых ячеек, сделать это будет нелегко. Но вы
“у очень простои в употреблении встроенной функцией Excel: форму-
=СРЗНАЧ (А1: АЮ )
Покажем на примере, как с помощью функций осуществляются вычисления которые не-
возможно выполнить по-другому. Что если вам нужно найти наибольшее значение диапазона
ячеек? Это еще один пример того, как без использования функции вы не сможете получить
ответ. Ниже приведена простая формула, которая позволяет отыскать наибольшее значение
в диапазоне Al .-D100.
=MAKC(Al:D100)
Иногда функции позволяют избежать редактирования вручную. Допустим, в вашей рабо-
чей таблице содержится тысяча фамилий, причем все они введены прописными буквами.
Ваш начальник, просматривая список, замечает, что прописные буквы не подходят для ука-
зания фамилий в списке адресов, который будет связан с формализованным письмом, т.е. вы
должны заменить “ИВАНОВ И.И.” на “Иванов И.И.”. Для переоформления списка вручную
вам понадобилось бы несколько часов. Но вы можете значительно сэкономить время благо-
даря формуле, в которой для изменения регистра букв текста, находящегося в ячейке А1, ис-
пользуется специальная функция:
=ПРОПНАЧ(А1)
Введите эту формулу один раз и скопируйте ее во все следующие 999 строк. Затем для того,
тобы скопировать весь диапазон значений, выберите В1:В1000и выберите команду Главная^
Уфер обмена ^Копировать. Затем, выбрав В1 :В1000, выберите команду Главная^ Буфер
ена1^ Вставить. Таким образом формулы будут преобразованы в значения. Удалите исход-
^aea 10. Основы формул и функций Excel
217
ный столбец. вот мы и сделали за минуту го. на что при соблюдении 1радиционны.\ меГ()
боты потребовалось бы несколько часов. £'°»
И еще один пример, который тхтедит вас в преимуществе использования функции Ц
жим. вам нужно подсчитать в рабочей таблице комиссионные по результатам продаж каког'^1'110'
товара. Если продавец продал продукции более чем на 100 (XX) руб., то ставка его комцСс °
составляет 7.5%. если меньше— 5%. Без использования функции вам пришлось бы соч ,10,,,|,11х
разные формулы и правильно употреблять их .для каждого значения объема продаж. Ниже Ь '1йе
дена формула, в которой использована функция ЕСЛИ для правильного расчета комИСси1'Р,,в«-
(независимо от суммы продаж). °н,11ч.х
=ЕСЛИ(А1<100000; А1*5»; А1*7,5%)
В этой формуле анализируется значение, которое находится в ячейке А1. Если это знач
меньше чем 100 000. го оно будет умножено на 5%. В противном случае это значение ячейк)64'16
будет умножено на 7.5%. В этом примере используются три аргумента, разделенных за
ми. Но об этом в следующем разделе "Аргументы функций”. ТЬ1~
В Excel 2010 добавлено более пятидесяти новых функций, однако практически все они представляют собой
просто улучшенные версии уже существовавших функций. Например, вот пять новых функций, связанных с хи-
квадрат распределением: ХИ2 . ОБР, ХИ2 . ОБР. пх, ХИ2 . РАСП, ХИ2 . РАСП. пх и ХИ2 . тест. Это
узкоспециализированные функции и среднестатистическому пользователю Excel они не нужны.
Excel 2010 предлагает только три абсолютно новые функции, которые могут представить интерес.
агрегат: функция, предназначенная для вычисления сумм, средних значений и т.д., с возможностью
игнорирования ошибок и/или сокрытия строк.
чистрабдень. МЕВД: международный вариант функции чистрабдень, возвращающий количе-
ство рабочих дней между двумя датами.
рабдень. МЕЖД: международный вариант функции рабдень, возвращающий дату до или после за-
данного количество рабочих дней.
Следует помнить, что, воспользовавшись какой-либо из этих новых функций, вы не сможете организовать совмест-
ную работу с этой рабочей книгой с пользователями, использующими в своей работе более ранние версии Excel.
Аргументы функций
Вы. вероятно, заметили в предыдущих примерах, что во всех функциях используются
круглые скобки. Данные внутри круглых скобок называются аргументами. Функции разли-
чаются по тому, как они используют аргументы. В зависимости от этого определяются сле-
дующие типы функций:
функции без аргументов;
функции с одним аргументом;
функции с фиксированным числом аргументов;
функции с неопределенным числом аргументов;
функции с необязательными аргументами.
Функция ТДАТА, которая возвращает текущую дату и время, является функцией без ар-
гументов. Даже в том случае, если в функции нет аргументов, все равно после имени функ-
ции обязательно должны быть пустые скобки. Поэтому, чтобы функция ТДАТА работала пра-
вильно, следует ввести ее имя, а затем пустые круглые скобки:
=ТДАТА ()
218
Часть II. Формулы и функции
Н.ЛИ В Ф>"кцнн используется llecK4vil
< >^к XX R то ка
В качестве аргухщ,,.^^^ Ка'*с^»их о
<i<c. ^к‘-'тов;’я crPolfa- ’•ражение *,й,^туПа ' зрец? УМс>'-о8 точкой
)1%отНГСколько примеров функций.
- ^”*ЛКЯ “Я ЯЧСЙКУ: = (Аг * ₽<«лМчн ^«.эон.
Ж Лнгеряльиое эНачсми<?; = ар,^^
0 Лкгеряльная «екстоваястрокд. П
Ж Выражение: = КОРЕНЬ (18з + 12* ПР°ПНАЧ (
* другие функции: = КОРЕНЬ (Су^
Запятая является разделу. п ''А24 > >
версии могут использовать в 7 араметРов д™ а.
обще разделитель параметров вере,, р
«««
Еще 0 функциях
1„,.,ргг. что в поставку Excel “>•
^добавить дополнительные функции Фикций. Ол»
^ать собственные (используя язык проХРхабОТаННЫе незХ^ ^оеп.
Подобное количество функций MoSt Ф°Ван,« VBM Ыми произво^?4^ ВЬ)
лЯрно используется не больше десяти Пугать вас Но 7 од,л^ямц. и дажс
-
В главах "-17 содержим " *>'нки“". лаже «7» Тик*1
айстве«ные функции.
Иванов ")
t
Ввод формул
Как уже упоминалось, формула должна начинаться со знака равенства - для Excel это
признак того, что в ячейке содержится формула, а не текст. Существуют два основных спо-
соба ввода формулы в ячейку: ввести ее полностью вручную или указать адреса используе-
мых в ней ячеек прямо в рабочем листе.
Благодаря средству Автозаполнение формул процесс ввода формул в Excel перестал быть
делом сложным и мучительным, порождающим многие ошибки. Теперь при вводе формулы
Excel отображает постоянно изменяющийся список функций, названия которых совпадают
с уже напечатанными вами буквами (рис. 10.2), причем предлагаются даже краткие описания
этих функций. Когда вы встретите ту функцию, которую хотите вставить в формулу, нажмите
клавишу <ТаЬ> для окончания ввода названия функции. Подобные списки открываются при
вводе названий функций, имен диапазонов и ссылок на таблицы. Подробнее работа со средст-
вом автозаполнения формул описана ниже, во врезке "Автозаполнение формул”.
Глава 10, Основы формул и функций Excel
219
4 =л______ _________ ________________
5 ; / Возвращает параметры экспоненциального приближения J
б 7< лево*®
7 /•' ЛИНЕЙН
/• ЛОГНОРМ.О6Р
Л‘ ЛОГНОРМ.РАСП
9 ?.? ложь
10 I ЛОГНОРМОбР
11 I ЛОГНОРМРАСП
Рис. /0.2. При вводе формулы Excel выводит раскрывающийся список
Средство Автозаполнение формул (впервые представленное в Excel 2007) значительно облегчает ввп
ных формул. Покажем применение этого средства на примере ввода функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТп °*'
которая должна вычислять среднее значение диапазона ячеек, поименованного как Выборка.
1. Перейдите в пустую ячейку и введите знак равенства как начало ввода формулы.
2. Введите букву п (см. приведенный ниже рис.), чтобы открыть список названий функций и имен
зонов, которые начинаются на букву П. Средство Автозаполнение формул не чувствительно ^ИаПа'
стру букв, поэтому можно вводить имена функций как строчными, так и прописными буквами. Реги'
А С ° = . . ~ Н
1 Иван 87
2 Борис 81
3 Семен «М/Д
4 Ирина 69
5 Полина 78
6 Никита 91
Федор
82
3
["^ГВсмращаетксличесгЕО лерестгнсеск задвинете числа объектом* которые выбираются*
обигегс ч.кла сЦ- ,
&ПЛТ
; подст дактъ
: &по«х
j £лоиослоз
I /гюлучить.ДАмч^сзоднсй.тдвлицы
л грюо*е
3. Введите вторую букву Р или прокрутите список. Список теперь будет отображать функции и диапа-
зоны, имена которых начинаются на ПР.
4. Теперь в списке видно название функции промежуточные . итоги. С помощью клавиш управ-
ления курсором перейдите в списке к названию функции промежуточные . итоги и нажмите кла-
вишу <Tab>. Excel введет выбранное название функции в ячейку и даже напечатает открывающую скобку
после имени функции. Кроме того, список теперь будет отображать возможные значения первого аргу-
мента данной функции, как показано ниже на втором рисунке.
5. С помощью клавиш управления курсором перейдите в списке к названию аргумента
срзнач и нажмите клавишу <Tab>. Excel в качестве первого аргумента вставит число 101, код для вы-
числения среднего значения.
6. Введите точку с запятой для отделения первого аргумента от следующего.
7. Введите букву в (первую букву слова Выборка). Excel отобразит список названий функций и имен диа-
пазонов, которые начинаются на букву В.
8. В этом списке выделите Выборка и нажмите клавишу <Таб>.
9. Введите закрывающую скобку и нажмите клавишу <Enter> - формула создана.
220
Часть II. Формулы и функции
с
D
Е
2
3
А
5
6
7
' я
9
Ю
Л
12
13
1-»
15
16
17
18
Ие<>н
&>P*C
се*е»
ИР*на
0о/,ина
Ник*7*
<реД°Р
", в
87
81
69
78
91
82
[7аГРЕГАТ(____
' ДГРЩфиомер.функции п^рамё;^, , -Г,—
Л 4 - МАКС
1О в -ПРОИЗВЕЛ
О 7 СТАНДОТКЛОН.в
1-8 8 - СТАНДОТКЛОН.Г
£2)9 - СУММ
1Л1 10 - дисп.в
1>1 1Z - МЕДИАНА
20
В списки автозаполнения включены такие элементы (п —_
« названия встроенных функций Excel; РИЧем ка*»><й тип элемента ~~—J
Я названия функций, созданных пользователем СВ°Й ЗНачок>:
л заданные пользователем имена констант Т° <*’ункции> создонныр
— ро₽мУЛь,«о„Рвдвл:онх^ ~
« нечисловые аргументы функций (только для некого ых Р ИТь ИМя): ^«тся с помощью ко-
ссылки на структурные элементы таблиц
частей га6лти, тапримвр заг JXoX.r6™' "«"X ™
Ввод формул вручную
Ввести формулу вручную — это как раз и озня
Наберите знак равенства (=), а затем саму формулЛъме™ ее?РУЧНуЮ’ й более
пяться как в ячейке, так и в строке формул. И конечно Z Р Наб°ра символ« будут появ
зоваться всеми привычными клавишами для ее реда^рХн^ Ф°РМуЛЫ ВЫ МОЖете поль-
Ввод формул путем указания
при этом способе ввода формулы также частично используется ручной набор. Но. вместо
того чтобы набирать адреса ячеек самостоятельно, их просто указывают. Этот способ более
быстрый и простой, кроме того, он позволяет избежать ошибок, которые часто возникают
при вводе адресов ячеек вручную. Например, чтобы ввести в ячейке АЗ формулу =А1+А2,
выполните следующее.
1. Переместите табличный курсор в ячейку АЗ.
2. Введите знак равенства (=), с которого должна начинаться любая формула. За-
метьте, что в строке состояния появилась надпись Ввод.
3. Нажмите два раза клавишу <Т>. Обратите внимание, что при этом вокруг ячейки А1
появилась движущаяся рамка, а в ячейкеАЗ и в строке формул ссылка на ячейку А1.
Заметьте также, что в строке состояния программа отобразила надпись Укажите.
Глава 10. Основы формул и функций Excel
4.
5.
6.
Введите так “плюс” (+). Движущаяся рамка станет сплошной, а и стрОКс
снова появится слово Ввод. |()яци>|
Еще раз нажмите клавишу <Т>. В формулу будет добавлена ссылка на я.
Чтобы завершить ввод формулы, нажмите клавишу <Enter>.
1ей|<У Д2
Для указания ячеек можно также использовать мышь: щелкните на нужной ячейке
Со,вт появится в формуле. ' 66
Вставка имен в формулы
поются имена ячеек и диапазонов, вы можете набрать имя вмеСТо
Если в формуле используются и а вставила его автоматически. Существу,
адреса или выбрать имя из списка.
ют два способа сделать тит * с„иска средства Автозаполнение форМул
Выберите имя из раскры При ИСПОЛьзовании этого метода необходимо
(см. врезку “Автозаполнение ф символ имени. При вводе формулы введите первый
знать по кРзйнеяИь1Хете имя функции из раскрывающегося списка.
символ, а затем Р приведет к открытию диалогового окна Вставка
Нажмите клавишу списке этого окна и щелкните на кнопке ОК (или
и мени. Выберите нужное им Ехсе1 вставит выбранное имя в формулу. Однако
дважды щелкните на нужном и • нажатие клавиши <F3> не приведет ни
если в рабочей книге нет заданных им ,
к какому эффекту. действия. Рабочий лист содержит два определен-
на рис. 10.3 приводится пример окно paste Name используется для вставки
ных имени: Расходы и Продажи. А”" „
имени (Продажи) в формулу, введенную в ячейку В10.
дополнительная Процесс задания имен описан в главе 4.
информация
Рис. )0.3. Диалоговое окно, с помощью которого можно вставить имя в формулу
222
Часть II. Формулы и функции
гавка Функций в фо
С0^Ф "Р°СТО"^ЯКИ . у/,Ы
L укрывающегося С(1Иска ^НИи й ф
'^„го^олнение форму,,”). Н(> чГо6^Лсг^ Авт^ ’’«Ш
'Л*ук> названия фу11КЦИи 6bi ^"nju ^"Олне^* й
” Слугой способ вставки фуНк.т 7,5 ^от С|, Я Фо^1* *'ой а.
^анл Библиотека фу^й Ф°Р^У зак
fluc 1°-4)- ЭТС'Т спос°б °собеИНо ' pacr>oJJo‘ ,К)1»аегСя „ зНать х Вре^У
какую ФУ"^™ нрименитв если Т?°Й На лен а бЫ
t ИЗ категории функций (такую ^кНИге вь< це Нт°чНуй 4 Функции и.
^список функций выбранной к** ФиНанСо8к^ 'РУппе ИТе Наз«а1 йКла^е ф ’ 'р>п-
малоговое окно Аргументы фУн^‘Прии- ЩелЛ Пог^ки KifOn^ Фу,^ни и^”*
Э?ОЙ ФУНКЦИИ, щелчок На к Р°Ме ТОГо Р «Ь) Име2 Н°й 1>УНК1т' И откп, Л'
^.п^пт^тойфункР^ переносил ?с“ ^ь
-очную с„;-- e„₽u:r-
С а'*рьп ой
врезку
lTbeH,
Е цегосумм» • № ЛОГИУМГН, - Стыми и м.«и»-
JX Недавно «ПОЛЫОВВЛИОВ • А Тмстовы» - fe Ммемлинм»,
Встать Уа, Финансовые ' р Дата и «Ре«« - gj Другие «унтции •
функцию ,Ф .~. ции__________
Рис. 10.4. Библиотека функций
сте один метод вставки функции в формулу заключается в испап.
ФУНКЦИЙ (рис. 10.5). О,.,р„„ это окм можво од;й:™~»хх“го
, выберите команду Формулы»Библиотека функцийоВетааить функцию
, щелкните на кнопке Вставить функцию, которая накопится я левой части строки
формул. »
а Нажмите комбинацию клавиш <Shift+F3>.
Мастер функций - швг 1 из 2 тэезии
Поиск функции:
Введите краткое описание действия, которое нужно Г *^йт„
; выполнить, и нажмите кнопку "Найти’ ।— - —
Категория: \ Дата и время jV]
Выберите функцию:
ГбРЕМЗНАЧ
ВРЕМЯ
ГОД
ДАТА I
ДАТАЗНАЧ I
ДАТАМЕС i
день___________________________ ______ _____ ________
ВРЕ М ЗНА Ч( в ремя_ках_текст )
Преобразует время из текстового формата в число, представляющее ярем?
в Excei - число от 0 (0:00:00) до 0,999988426 (23:59:59). Введя формулу.
задайте для ячейки тип ’Время’.
Справка по этой Функам
OK
Рис. 10.5. Диалоговое окно Мастер функций
223
Глава 10. Основы формул и функций Excel
В поле Категория диалогового окна Мастер функций представлен список кате?
функций. При выборе одной из категорий в поле Выберите функцию появляется пеп
функций, включенных в эту категорию. В категории 10 недавно использовавшихся ЧС|1|>
числены те функции, которые вы недавно использовали. В категорию Полный алфавиГе^е'
перечень включены все имеющиеся функции из всех категорий. Используйте этот список
вы знаете название функции, но вам неизвестно, к какой категории она относится. ’ eCj,n
Диалоговое окно Мастер функций помогает выбрать нужную функцию, даже если вы
знаете точно, какую функцию следует применить. 11е
1. Введите в поле Поиск функции краткое описание того, что должна деда.
функция, и щелкните на кнопке Найти. После этого Excel выведет в поле Выб^
рите функцию список подходящих функций, среди которых вы сможете выбрат
нужную. Обратите внимание на то, что при выборе функции в списке Выберит**
функцию в нижней части диалогового окна Мастер функций появляется ее синтак
сис и краткое описание.
2. Обнаружив нужную функцию, выделите ее и щелкните на кнопке ОК. Появится
окно Аргументы функции (рис. 10.6), а в строке формул поле Имя будет содержат
список функций.
3. Задайте аргументы функции. Заметьте, что вид диалогового окна изменяется в за
висимости от выбранной функции. Каждый аргумент имеет свое поле ввода. Чтобы
указать диапазон ячеек в качестве аргумента функции, щелкните на кнопке сверты
вания окна (она находится с правой стороны поля ввода аргумента). Excel момен-
тально свернет окно Аргументы функции в тонкую полоску, которая не будет ме-
шать выбрать любой диапазон на рабочем листе. После выбора диапазона для вос-
становления окна Аргументы функции снова щелкните на этой кнопке.
4. После того как определите все аргументы функции, щелкните на кнопке ОК
Excel закроет диалоговое окно Аргументы функции и вычислит результат.
Аргументы функции
| ДЭЪНЕД
j Дата_в_чмсловом_формате .
| Тип’ ............... Z. = ’
j Возвращает число от 1 до 1, соответствующее номеру дня недели для заданной даты.
Дата_в_чвсловом_формате число, представляющее дату.
Значение:
Справка по этой функли
ОК
Рис. 10.6. С помощью окна Аргументы функции вы правильно введете
аргументы любой функции
В Excel есть еще один способ вставки функции. Во время ввода формулы поле Имя заменяется
раскрывающимся списком Функции, в котором представлены десять недавно использовавших-
ся функций. Выберите функцию из этого списка, чтобы открыть окно Аргументы функции.
Если же нужной функции в этом списке не оказалось, выберите пункт Другие функции. В ре-
зультате откроется диалоговое окно Мастер функций.
224
Часть II. Формулы и функции
уведено несколько советов о том, как
Г0В°6
окн° '
функции можно вставлять
Mgerb> по вводу функций
и|Рке приведено несколько советов о том
" мастер функции т ввода фу°“ц«к -сцщ,^
„ в уже существ, °ЛЬШей отдачей ЛИапгх
с формулой и перейдите в режим nXS У*°Щие Фопх^
формулы. Затем откройте диалоговое Р°Ваниж у^?Ы' ^я Этого вь,
фук> функцию. окно MacTep ф^ВИТе *УРсОр в *еяите я^йку
С „онсшью окна Аргументы фуНкиИ1и КЦИИ и выберитГХ^аВКИ
рые ранее были вставлены в Р2очий л?° пН° Менять я ХОДн‘
ните на функции. Затем, чтобы пт ИСТ' ®ыДелите а ^ргументы в ж.
кнопке Вставить Функцию,
открыто окно Мастер функций .’вл®°й чавд *£«ции. ще« а
всгамятк функцию, щелкните «а кнопке пт Арг>«е»ты <к, ‘
Количество полей в окне Аргументь, ф Мена- *Ч‘,И » вы пер,думм„
бранной функции. Если функция „е „,ХЦИИ от ко.
Если же функция содержит перемени,ТХ арг»«т>„, “™Ч.ес™’ ЧЧшито,
СРЗНАЧ). то по мере ввода аргументов 1вдб° ар,»'л™» “как на" ™ ОД"°™ "»«
После ввода каждого аргумента справа "та6Р»а,г доЛХ ’ Функи™
чение. Р от пол» ввода будет по Нительные поля.
Некоторые функции, такие как ИНДЕКС "°кааано его текущее зна.
xzф_и “Хе, р~
нужно указать, какую формам б е™ к
после ввода имен„У ФунХе^^Х°™
на аргументов этой функции. Р Т nOflCKW, в которой будут J СЛучае
н « ЧУДут указаны име-
списков
вы выбере-
Редактирование формул
Формулы можно отредактировать точно так же, как и содержимое любой другой ячейки.
Необходимость в редактировании формулы возникает в том случае, если она возвращает
ошибку или если в рабочую таблицу внесены некоторые изменения, в соответствии с кото-
рыми нужно исправить и формулу.
Существует несколько способов перехода в режим редактирования ячейки.
Дважды щелкните на ячейке, чтобы отредактировать содержимое непосредственно
в ячейке.
Нажмите клавишу <F2>, чтобы отредактировать содержимое непосредственно в ячейке.
Активизируйте ячейку, которую вы хотите отредактировать, а затем щелкните на
строке формул. Это позволит отредактировать содержимое ячейки в строке формул.
® Если в формуле есть ошибка, то в верхнем левом углу ячейки Excel отобразит малень-
кий треугольник. Активизируйте ячейку, и рядом с ней вы увидите смарт-тег. Щелк-
ните на нем и выберите одну из опций, позволяющих исправить ошибку. Опции могут
быть различными, в зависимости от типа ошибки.
Глава 10. Основы формул и функций Excel
225
Во вкладке Формулы диалогового окна Параметры Excel можно указать типы оюил-
Coeel которых нужно отображать смарт-теги. Включить или выключить средство фоновой п '
ошибок можно, установив или сняв флажок Включить фоновый поиск ошибок
* вкладке в разделе Контроль ошибок. ЭТой
Во время редактирования можно выделить несколько символов в формуле путем Г1е
кивания по ним указателя мыши или с помощью клавиш управления курсором при на - Эс'
клавише <Shift>. ^атод
Если вам не удается исправить сразу все ошибки в формуле, можете преобразовать ее в
Со*вт позднее попробовать исправить еще раз. Для того чтобы преобразовать формулу в текст ТбКСг и
те знак равенства, с которого начинается формула. Когда вы будете готовы повторить
у исправления формулы, снова поставьте знак равенства, чтобы текст преобразовался в фоП°ПЬП^
Использование ссылок в формулах
Практически все формулы включают ссылки на ячейки или диапазоны ячеек. Эти ссыЛ1у,
позволяют формулам работать с данными, содержащимися в этих ячейках и диапазонах, а Не
просто испочьзовать фиксированные значения. Если формула имеет ссылку на ячейку А1 и вы
измени ти значение в этой ячейке, то формула автоматически будет пересчитана в соответствии
с новым значением ячейки А1. Если не использовать ссылки на ячейки, вам придется вручную
редактировать формулы, изменяя значения, которые она использует в своих вычислениях.
Абсолютные, относительные и смешанные
ссылки
В формулах используется три типа ссылок на ячейки и диапазоны.
Относительные ссылки. При копировании формул эти ссылки автоматически изме-
няются в соответствии с новым положением формулы. По умолчанию Excel указывает
относительные ссылки в формулах.
Абсолютные ссылки. Эти ссылки не изменяются при копировании формул, так как в
ней делается ссылка на действительный адрес ячейки. В абсолютной ссылке указыва-
ется два символа доллара: один для буквы, указывающей на столбец, и другой для бу-
квы, указывающей на номер строки (например, $А$5).
Смешанные ссылки. В этих ссылках номер строки (или столбца) является абсолют-
ным, а столбца (строки) — относительным. Абсолютной в ссылке такого типа являет-
ся только одна часть адреса (например, $А4 или А$4).
Различие между разными типами ссылок проявляется при копировании формул.
На рис. 10.7 показана простая таблица. В ячейке D2 находится формула, в которой умножа-
ется количество наименований товара на его цену. Формула выглядит следующим образом:
=В2*С2
В этой формуле используются относительные ссылки. Поэтому при копировании форму-
лы в ячейку D3 ссылки соответствующим образом изменятся. В результате в ячейке D3 полу-
чим формулу:
=вз*сз
Заменим в ячейке D2 относительные ссылки абсолютными:
=SB$2*$C$2
226
Часть II. Формулы и функции
рЬ скопировать эту' формулу в ячейку вз
1Пячейках D3 и D2 будут одинаковыми. ' ’ ««правильный результат
МГ,,Ь1 изменим этот пример и подсчитаем комиссиою.
‘pt’refcpb И.х хранится в ячейке В7 (рис. 10.8). В этом е Ые 3наЧение
16 ие*4НЬ ' СЯучае Формула
-лМ"6 .<ъ гак
процентной ставки
в ячейке D2 будет
та*-
А •
i , -7д£р
;4 W
, c<oJ}
4?аМПа
' 5
6—-—'
- . 10.7-
В
>-во
4
1 125,00р.j 4 500,00р.
1695,00р.16 780.00р.
139.95р.I 419,85р.
Стул
Стол
“ Лампа
3
1125.00с
less.otK,
13Э.ЙС.
?37.50г.
6
ЯОМИСИОннме; 7,50%
7«опйР°ваиие формул. которые
Р^'^относительные сс^ки
умножается на цену, а затем результат умножается на процентную ставке ко-
КоЛИчесТВ^чение которой хранится в ячейке В7. Обратите внимание на то. что ссылка
исСцОнНь1Х’ Зрляется абсолютной. Скопировав ячейку D2 в D3. получим:
На 5,4,6 ". г-о$ 7
и С2 изменились, а ссылка на ячейку В7 — нет, т.е. мы получили
Ссылки на ячейки в/
^иЛьНЬ-йР^Хна таблица, в которой используются смешанные ссылки. В левом столбце
pi,c- 10 9 ПО1длинЫ прямоугольника, а в верхней строке находится ширина. Далее вычис-
ниТСя значение ямоугольника Например, в ячейке D5 вычисляется площадь прямоугольни-
^хся плошали прЯ__ £ ШИрИна — 1.5. В ячейку СЗ была введена такая формула:
jca, длина
сОдер-
Рис. /0.8. Ссылка на ячейке В7 должна
быть абсолютной
S$B3*C$2
1 А В с 0 Ш**оина Е F G
7 1,0 1,5 2,0, 23
3 1,0 1.0 1,5 2,0 2,5
4 ГС X 1.5 1,5 2,3 3,0 за
5 § 2,0 2.0 3,0 4,0 5,0
б 2.5 2,5 3,8 5,0 6,3
7 3,0 3,0 4,5 6,0 7,5
_,я . — —
з
Е
Рис. 10.9. В этой таблице используются смешанные ссылки на ячейки
Обратите внимание на то, что в формуле используются две относительные ссылки. В ссылке
на ячейку ВЗ абсолютной является ссылка на столбец ($В), а в ссылке на ячейку С2 использует-
ся абсолютная ссылка на строку ($2). Скопировав эту формулу во все ячейки диапазона, мы по-
лучим правильный результат вычислений. Например, в ячейке F7 содержится такая формула:
=$B7*F$2
Если же в ячейке СЗ использовать абсолютные или относительные ссылки, то результат
окажется неверным.
227
Глава 10. Основы формул и функций Excel
На заметку
На CD-ROM
Следует запомнить правило: при вырезании и вставке формулы (т.е. при перемещении
гую ячейку) ссылки в формуле не изменяются, а при копировании формулы -
И опять это абсолютно ожидаемый результат. При переносе формулы обычно
цель, чтобы ссылки производились на исходные ячейки.
Рабочая книга, в которой демонстрируется использование различных типов ссылок, находиу
прилагаемом к книге компакт-диске в файле cell references . xlsx. Ся
еевДру.
изменяются
ПреслеДУетСя
Изменение типа ссылок
Неотносительные (т.е. абсолютные или смешанные) ссылки можно ввести вручную, нота
вив в нужных местах знаки доллара. Можно также воспользоваться клавишей <F4>, которая
является удобным клавиатурным эквивалентом для этой операции. При вводе ссылки в ячей
ку— либо вручную, либо путем указания— нужно нажать клавишу <F4> несколько раз
чтобы программа “прокрутила” по циклу все четыре типа ссылок. ’
Например, если в начале формулы вы вводите =А1, то первое нажатие клавиши <F4>
преобразует ссылку на ячейку в $А$1, второе — в А$1, третье — в $А1, а четвертое вернет
ей первоначальный вид — А1. Нажимайте клавишу <F4> до тех пор, пока не появится нуж-
ный тип ссылки.
2 Когда вы задаете имя ячейки или диапазона, то по умолчанию используется абсолютная ссылка
Назаметку на это имя. Например, если вы присвоили диапазону В1 :В12 имя Прогноз_Продах то
в поле Диапазон диалогового окна Создание имени ссылка на этот диапазон будет выгля-
деть так: $в$1: $в$12. Почти всегда именно это и нужно пользователю. Таким образом, если
скопировать формулу, в которой содержится поименованная ссылка, то в скопированной форму-
ле эта ссылка останется без изменений.
Ссылки на ячейки за пределами текущего
рабочего листа
В формулах могут содержаться ссылки на ячейки из других рабочих листов, причем эти
листы могут находиться даже в другой рабочей книге. Для работы с такими типами ссылок в
Excel используется специальный тип записи.
Ссылки на ячейки из других рабочих листов
Чтобы использовать ссылку на ячейку из другого рабочего листа, который принадлежит
той же рабочей книге, придерживайтесь следующего формата:
Имя_Листа!Адрес_Ячейки
Другими словами, перед адресом ячейки нужно вставить имя рабочего листа с восклица-
тельным знаком. Приведем пример формулы, в которой используется ссылка на ячейку из
рабочего листа Лист2:
=А1*Лист2!А1
В этой формуле значение, находящееся в ячейке А1 текущего рабочего листа, умножается
на значение из ячейки А1, которая расположена в рабочем листе под названием Лист2.
228 Часть II. Формулы и функции
К
Если имя рабочего листа в ссылке содержит один u
чить это имя в одинарные кавычки. Приведем 7™ Только nDo6₽nft
ячейку листа Все отделы: римеР Формулы, в То Должны заклю-
* ' все отделы • г ai и ^Держится ссылка на
яКЙ на ячейки из других рабочих книг
, соедатье» на ячейку из другой рабочей кИИП1 ,_
Ч’<’Т»^вй-КЯИГИ1 И“”-Лиета 1 иедующе„
Т,;=::= ;= .............
г;; -.......
бО^И^х18х] ЛИСТВА! ВРа-
г '^«в имени рабочей книги содержится один или нескол, ™ .
Э листа следует заключить в одинарные кавычки. Ниже привХ °В’ ТО В ССЫлте ™ имя
() Ссылка на ячейку, расположенную на листе Лист1 рабочейX РТР фоРмУлы. в кото-
po^eCl^udget 2011. xlsx] Лист1 ! Al книги budget 2011.
Х пи в формуле используются ссылки на ячейки из другой пяк -
Б бочую книгу вовсе не обязательно. Но если она закрыта ™ “ КНИ™‘ то «бывать
эту р^чей книги полный путь. Приведем пример: ’ Должны добавить к име-
ИЙР*а-С.АМои документы\ [budget 2011 .xlsx] Лист! !А1
^Связанный файл может также размещаться на другой компьютепной
Спппоративной сети. Следующая формула ссылается на ячейкиГ г Доступной
К°РЙ в папке files компьютера DataServer: " В рабочеи книге’ Р^ме-
taServer\f iles\ [budget .xlsx] Лист11 ! $d$7
Более подробно связывание файлов рабочих книг рассматривается в главе 27
ПО
щеннои в -
=Al*'WDa
дополнительная
Совет
На заметку
При создании формул со ссылками на ячейки из других листов (не текущего) или из других рабо-
чих книг вместо ввода ссылок вручную можно указывать ячейки мышью. Excel корректно создаст
ссылку самостоятельно. В этом случае рабочая книга, на ячейки которой ссылается формула,
должна быть открыта.
Если вы создаете ссылку на ячейки другого листа или рабочей книги с помощью мыши, Excel
всегда вставляет абсолютные ссылки. Планируя в дальнейшем копировать эти формулы, убеди-
тесь, что вы изменили абсолютные ссылки на относительные (если это, конечно, необходимо).
Использование формул в таблицах
Таблицы Excel — это специальным образом организованный диапазон ячеек со столбца-
ми, снабженными заголовками. В данном разделе описано, как создавать формулы, выпол-
няющие вычисления на основе табличных данных.
Дополнительная Новые таблицы Excel описаны в главе 5.
Информация
229
Глава 10. Основы формул и функций Excel
Итоговые вычисления в таблицах
На пис 10 10 показана простая таблица, состоящая из грех сю ц в Я ввел ДаццЬ)
этой Хицы И затем преобразовал диапазон с данными в таблицу с помощью фОр^я
Вставка1^Таблицы^Таблица. Заметьте, что я не присваивал та лице имя, но таблица и
меня получила имя Таблица!.
д В .___________с J Р_ I Е
1 __________________________ _____.
Месяц Ц План В факт
3 ( Янв 4 000 3 255
t 4 1 Фев 4 000 4102
54 Map 4000 3982
6 i Anp 5 000 4 598
7: Май 5 000 5 873
s: Июн 5 000 4 783
9 ; и юл 5 000 5109
10 i АВГ 6 000 5 982
11 "i Сен 6 000 6 201
12~! Окт •7 000 6 833
13 i Ноя 8 000 7 983
14; Дек 9000 9 821
15
Рис. 10.10. Простая таблица Excel
Рабочая книга, в которой демонстрируется использование различных формул в таблицах, нахо-
На CD" дится на прилагаемом к книге компакт-диске.
Если вы хотите подсчитать итоговые суммы во втором и в третьем столбцах таблицы, то
для этого совсем не обязательно писать формулы. Выполнение простых итоговых вычисле-
ний в таблицах Excel берет на себя. Вам необходимо только выполнить следующие действия.
1. Установите табличный курсор в любую ячейку таблицы.
2. Выберите команду-флажок Работа с таблицамиОКонструктор^Параметры
стилей таблицФСтрока итогов. Внизу таблицы появится строка итогов.
3. Установите табличный курсор в ту ячейку строки итогов, где должны быть ито-
говые значения, щелкните на кнопке раскрывающегося списка рядом с этой ячейкой
и выберите необходимую функцию для вычисления итоговых значений (рис. 10.11).
В нашем примере в ячейке D15 для столбца Фактически я выбрал функцию Сумма,
в результате Excel создала формулу:
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ . ИТОГИ (109 ; [Факт] )
В функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ первый аргумент, 109, обозначает функцию сум-
мирования, вторым аргументом служит заголовок столбца таблицы, заключенный в квадрат-
ные скобки. Использование заголовков столбцов таблицы, заключенных в квадратные скоб-
ки, новый способ создания “структурных” ссылок внутри таблицы. (Более подробно
0 “структурных” ссылках речь пойдет ниже.)
230
Часть II. Формулы и функции
1
А
Е
G
9
10
11
12
13
14
'15;
16
17
18
19
20
21
22
23
с
в
о
1 МесицП 1 План D Факт П
Янв 4000 3 255
Фев 4 000 4 102
Мар 4000 3 982
Апр 5000 4 598
Май 5000 5 873
Июн 5 000 4 783:
И ЮЛ 5000 5109
Авг 6 000 5 982
Сен 6 000 6 201
Окт 7 000 6 833
НОЯ 8000 7 983
Де* 9 000 9 821
Итог 68 522J
Нет
Среднее
Количество
Количество чи
Максимум
Смещенное от»
Смещенная дм»
Другие Функи
2
3
5
б
7
8
Рис. 10.11- Создание формулы для итоговых вычислений в таблице Excel
, Можно удалить из таблицы строку итогов, сняв флажок Констоуктппе, п,
Z «метку таблиц^строка итогов. Если с помощью этой же кома™^ РаМеТры стилей
Г то в ней будут те «е формулы, что и ранее “*Вы “«™мте "роту «то™.
Создание формул в таблицах
Весьма часто табличные данные обрабатываются в самиг «
Ся соответствующие формулы. Например, в таблице пока Ju - Цах’ чего используют-
да разность между фактическими и плановыми показатеп^ ™ РИ°' 1011’ Надо подсчи-
столбец. Сделать это очень просто. “‘елями и занести их в отдельный
1. Перейдите в ячейку Е2 и введите Разности в качестве заголовка столбца. Excel авто-
матически расширит таблицу, включив в нее новый столбец Разности.
2. Перейдите в ячейку ЕЗ и введите знак равенства как начало формулы.
3. Нажмите клавишу «—>. Excel отобразит в строке формул [©Факт].
4. Введите знак “минус” и дважды нажмите клавишу «->. Excel введет в формулу
[®План].
5. Нажмите клавишу <Enter>. На этом создание формулы закончено. Excel автомати-
чески копирует формулу во все строки столбца Разности.
На рис. 10.12 показана таблица с новым столбцом.
Глава 10. Основы формул и функций Excel
231
А В С 0 Е Г
1 — м— 41 ~ Т
2 ЛИЬллм О Факт И iPaiHOcMICtOAbiMI
3 Яне 4000 3 255 -745
4 Фев 4000 4 102 102
5 Мар 4000 3 982 -18
6 Апр 5 000 4 598 -402
7 Май 5000 5 873 873
8 Июн 5 000 4 783 -217
9 июл 5 000 5109 109
10 Аег 6000 5 982 -18
11 Сен 6000 6 201 201
12 Окт 7000 6 833 -167
13 Ноя 8000 7983 -17
14 Дек 9000 9 821 821
15 Итого . [ 68000 68 522 J Л
16
17
Рис. 10.12. Формулы в новом столбце таблицы
В любой ячейке столбца Разности вы найдете одинаковую формулу:
=[©Факт]-[®План]
Хотя я ввел эту формулу в первую ячейку данного столбца, но это не существенно. Мож-
но ввести формулу в любую пустую ячейку столбца, и она будет автоматически скопирована
во все остальные ячейки столбца.
/ Символ (@), предшествующий заголовку столбца, по смыслу означает - “эта строка”.
-На заметку
Последовательность действий, приведенная выше, предполагает создание формулы путем
указания ячеек. Такой путь создания формул не единственный — можно вручную ввести
формулу, используя стандартные ссылки на ячейки. Например, можно вручную ввести в
ячейку ЕЗ формулу
=D3-C3
И в этом случае после окончания ввода формулы Excel автоматически распространит ее
на остальные ячейки столбца, при этом правильно изменяя ссылки на ячейки. Такая формула
имеет право на существование, но, поскольку в ней не используются заголовки столбцов таб-
лицы, она менее наглядна, чем предыдущая.
При добавлении формулы в столбец таблицы Excel выводит специальный смарт-тег. Для того что-
Совет бы отменить автоматическое создание формул, следует щелкнуть на этом смарт-теге и выбрать
элемент контекстного меню Не создавать вычисляемые столбцы автоматически. Эта
' опция используется при необходимости задания различных формул для различных строк таблицы.
Ссылки на табличные данные
Excel предлагает новый способ записи ссылок на данные, организованные в виде табли-
цы, путем указания имени таблицы и заголовков ее столбцов.
232
Часть II. Формулы и функции
/рт помнить, ЧТО вам не следует задавать имена для таблиц и столбцов. Всякая таблица
слеАУ ( объявленная как таблица, имеет собственное имя (например, Таблица!), поэтому
. в 61 .слаться на данные в таблице, зная имя таблицы и заголовки ее столбцов
LX? *°*Н°
не запрстаег использован, стандартные ссылки на табличные данные. Но
0< цЦв'г0 заЦИи ссылок на табличные данные имеет существенное преимушест-
соб °Pval сегда правильно указывает на нужные ячейки, независимо от того, изме-
(],(i сВ я сс,’,л>са ццы, добавлены или удалены из нее строки. Кроме того, формулы, в ко-
т0|<а а3МеР па Л имсна таблиц и заголовков столбцов, автоматически перенастроятся, ес-
'’%сИ„оль3УЮТС<лИць1 или имя столбца.
IX 4еа имя таО-я пример. Пусть наша таблица, изображенная на рис. 10.11, имеет имя
пеМ неб°л”» ая просуммирует все табличные значения, имеет простой вид:
формУла’ к° 1
д а будет возвращать сумму всех табличных данных, даже если вы доба-
лорМУяа ВСеГДЭили столбцы или удалите их. И даже если вы измените имя таблицы,
Эта gjjHuy сТРокИ еииТ формулу, вписав туда новое имя таблицы. Например, если вы
,,те 8 тапматИчесКИ И32з ма имя Годовые_данные (это делается с помощью диспетчера
имя Таб;аИХрмула преобразуется в формулу вида
8<.т°пр^Ь,ДУ ые)
(Г°*о0Ь1е' ла возвращает сумму значений из столбца План:
„пукэнтая форМУ
С;КЗ> ,,.а1 [План! 1
сУйИ1Иб”ии ,юсь заголовок столбца, как и ранее.
отиети». чт0“.ые скобки. Опять же эта формула
“ «^ите». если ль. измените загололок
а® < п „ пяботы с таблицами: сред-
"“Sc ““° "Sen”” *о₽“уп- »"1’с,и“ое
.„ АетозавеРш®"^ ’0,давать формулы. предла-
яниой главе, помогае списках имена таблиц
В а В СВОИХ раС^РЬ,ГептаИкоСй работы Excel показан на
: их элементов. Пример„
Рна то что в дополнение
«10Ч-О6раТ'"бцовМ»" таблице Excel указывает
’ „головка" ст°»6и°В ва кот(,рые можно давать
‘„ругиеэлеметаблиц #заголоэки, #«оги
""эта строка.
|=СУММ(Таблии»141
I i->l Разности
^Заголовки •
«Фгогм !
€ - Эта строка i
Рис. 10.13. Средство автозаверше-
ния формул предлагает в своих спи-
сках имена таблиц и их элементов
Исправление ошибок в формулах
Иногда при вводе формулы Excel выдает значение, которое начинается с символа (#). Это
говорит о том, что данная формула возвращает ошибочное значение. В подобном случае вы
должны исправить формулу (или ссылку на ячейку, содержащуюся в этой формуле),' чтобы
избавиться от сообщения об ошибке. Как уже упоминалось в этой главе, Excel часто предла-
гает свой вариант исправления ошибочной формулы.
Если ячейка полностью заполнена знаками решетки (#), то это означает, что столбец недоста-
точно широк, чтобы отобразить значение, которое содержится в ячейке. В этом случае нужно или
расширить столбец, или изменить числовой формат содержимого ячейки.
Глава Ю. Основы формул и функций Excel
Во время ввода формуя Вхее, Гв^На^ХТв^К
мула содержит синтаксическую ошибку, Ле4у1о,
шей формуле пропущена закрывающая ско ка.
-Al* (В1+С2 thonMvny. Excel выведет сообщение об ошибке и
Если вы попытаетесь ввести таi >ФР У нт является точным, но на него ПОп^'
дожит вариант ее исправления. Зачастую яи и |10лн0,
стью полагаться нельзя. „„гибок которые могут появиться в ячейке, сОпР„
В табл. 10.3 перечислены значеошибки и в том случае, если ячейки, на кото^'
щей формулу. Формулы могут во Р эффект носит название цепной реакции ко^
в них есть ссылки содержат ошиб^°п”одИть ошибки во многих других ячейках
единственное ошибочное значение может породи ь иках, Со,
держащих формулы со ссылкой на эту ячейку.
Таблица 10.3. Значения ошибок
Ошибка Описание------------------------------------------------------------—__
^7^---------—рмуяа пытае^^^« или на содержимое пустой ячейки
#имя^ В формуле используется имя, которое Excel не может распознать. Например, имя, используе-
мое в формуле, удалено, или при вводе текста где-то пропущена кавычка, или при ручном ВВ0.
де названия функции вы допустили ошибку
#н/д Неопределенные данные. Формула ссылается (прямо или косвенно) на ячейку с функцией, ко-
торая содержит ссылку на недопустимый тип данных
#пусто ! в формуле используется пересечение двух диапазонов, которые на самом деле не пересекают-
ся (подробнее об этом — далее в настоящей главе)
#число 1 Проблема связана со значением; например, вы задали отрицательное число там, где должно
быть положительное
#ссылка ! Недопустимая ссылка; например, формула ссылается на ячейку, удаленную из рабочего листа
#знач ! В формулу включен аргумент или операнд недопустимого типа. Операнд — это значение (или
ссылка на ячейку), которое используется в формуле для вычисления результата
Циклические ссылки
Иногда при вводе формул может появиться сообщение, которое показано на рис. 10.14. Это
говорит о том, что в формуле, которую вы только что ввели, образовалась циклическая ссыпка.
Циклическая ссылка означает прямое или косвенное обращение формулы к самой себе. Напри-
мер, если ввести в ячейку АЗ формулу =А1+А2+А3, то возникает циклическая ссылка, так как
в формуле, которая находится в ячейке АЗ, используется также ссылка на ячейку АЗ. Вычисления
по этой формуле могут продолжаться бесконечно, поскольку значение в ячейке АЗ будет посто-
янно изменяться. Другими словами, результат никогда не будет получен.
Microsoft Excel
Предупреждение о циклической ссылке
Одна и/м несколько формул содержат циклическую ссылку и могут быть вычислены неправильно. Циклические ссылки в формуле - это
ссылки на ячейки, значения которых зависят от результата вычисления этой формулы. Например, циклические ссылки образуются, если
формула в ячейке ссылается на эту же ячейку или на другую ячейку, значение которой зависит от значения первой ячейки.
Для получения дополнительных сведении о поиске и уда/»емии циклических ссылок нажмите кнопку ‘Справка”. Если циклическая ссылка
была создана предмамере**ю, кажтмте кнопку *ОК” для продолжения.
СТ—СП О?*»® ]
Рис. 10. !4. Excel сообщает о том, что в вашей формуле содержится циклическая ссылка
234 Часть II. Формулы и функции
юности-
' ^КИУТЬ
ВниМ’нИе!
да формУлЫ ВЬ1 ПОЛУЧНЛИ сообщение о циклической ссылке, то у вас есть
П°сЯ<Нм
кнопке ОК, чтобы попытаться обнаружить циклическую ссылку.
а кнопке Отмена, чтобы ввести формулу в том виде, в каком она есть.
кпические ссылки являются ошибочными, поэтому нужно щелкнуть на
павйл°’ мО от того, на какой кнопке вы щелкнули, в левой части строки состояния
Н^^Хление Циклические ссылки.
сообщит о наличии циклических ссылок, если в диалоговом окне Параметры Excel
Excel не фОрМуЛЬ1 установлен флажок Включить итеративные вычисления. Если
на вкладке флажОк, то Excel будет выполнять циклические вычисления столько раз, сколько
устаН°вле1^оле рредельное число итераций этой же вкладки, либо пока разность между
указано в ыМИ значениями вычисленных итераций не станет меньше числа, указанного
послед0 ситеЛьная погрешность. Такие итерационные вычисления применяются не-
в поле От лучше снять флажок Включить итеративные вычисления, чтобы про-
часто, поЭТ циклические ссылки за ошибки и выводила соответствующее сообщение,
грамма принимала ци
оезультате которой возникает циклическая ссылка, очевидна, по-
всег° ошибка, иногда циклические ссылки бывают косвенными. Другими сло-
легко исПраВИЗожет ссылаться на вторую, вторая — на третью, а третья — опять на
этоМУе формУла чтобы разобраться с возникшей проблемой, необходимо при-
««««"“
НаСО*оМ
Рабочую книгу с примером преднамеренной циклической ссыпки
к книге компакт-диске. можно наити на прилагаемом
Как упоминалось выше, в некоторых ситуациях циклические ссылки необходима м По»
Рассмотрим пример деятельности фирмы, в политику которой входит перечислениеw S"™
ные цели. Но это пожертвование считается статьей расхода и поэтому вычитаетсЛ! НТ бтлаготворитель’
прибыль уменьшается, и благотворительные перечисления изменяют^ что опять поПолТТ °бра3°М'
т.е. перед нами пример циклической ссылки. ’ р водит к изменени,о дохода,
Пусть в ячейке с именем Пожертвования содержится следующая формула;
: =5%*Доход
В ячейке с именем Доход находится такая формула:
-Прибыль-Расходы-Пожертвования
А В C D Е F
1 ।Прибыль 600 000
2 .Расходы 225 000
3 Пожертвования 17 857 Должен составлять 5% от Дохода
4 Доход 5 357 143 Прибыль-Расходы-Пожертвования
Зги формулы создают разрешимую циклическую ссылку. Если Фла*0* ^Назначение Пожертвования не
пения установлен, то Excel будет продолжать вычисления до тех , результаты формул
будет составлять 5% от величины Доход. Excel продолжает вычисления до тех пор,
не перестанут изменяться.
^ава Ю. Основы формул и функций Excel
235
Режимы вычислении
Как вы наверное, уже заметили, формулы в рабочей таблице вычисляются мгновенно. ЕсЛи
изменить значение в любой ячейке, на которую есть ссылка в формуле, то эта формула выдаст
новый результат без малейших усилий с вашей стороны. Это происходит в том случае, если в
Excel установлен режим автоматических вычислений. В этом режиме (который установлен По
умолчанию) при вычислении формул Excel придерживается следующих правил.
Если вы вносите изменения, например вводите или редактируете данные или форму.
лы, Excel мгновенно производит вычисления по тем формулам, в которых использу.
ются новые или отредактированные данные.
Если во время выполнения сложных вычислений, которые требуют много времени,
вам понадобится что-то изменить в рабочей таблице, то программа временно прекра.
тит вычисления и возобновит их, когда вы закончите редактирование.
Вычисления по формулам производятся в естественном порядке. Другими словами,
если в формуле из ячейки D12 используется результат вычислений по формуле из
ячейки D11, то сначала будет вычислена формула из ячейки D11, а потом — из D12.
Рис. 10.15. Команды для задания ре-
жимов вычислений
Иногда возникает необходимость управлять процес-
сом вычисления по формулам. Например, если создать
рабочий лист с тысячами сложных формул, то обнару-
жится, что Excel производит вычисления с черепашьей
скоростью. В подобном случае нужно установить в Ex-
cel ручной режим вычислений, в который можно перей-
ти, выбрав команду Формулы^Вычисления^Пара-
метры вычислений^Вручную (рис. 10.15).
Если на рабочем листе есть таблицы данных (описаны в главе 36), то имеет смысл выбрать ре-
Совет жим вычислений, который задается командой Формулы^Вычисления^Параметры
вычислений1*Автоматически, кроме таблиц данных. В этом режиме все формулы,
7 кроме связанных с таблицами данных, вычисляются автоматически. Большие таблицы данных
обычно вычисляются чрезвычайно медленно. Отметим, что таблицы данных - это не то же са-
мое, что таблицы Excel, создаваемые с помощью команды Вставка ^Таблицы ^Таблица.
Если во время работы в ручном режиме вычислений у вас остаются какие-либо невычис-
ленные формулы, то в строке состояния появится надпись Вычислить. Для перерасчета
формул можно воспользоваться следующими комбинациями клавиш.
<F9>. Пересчитывает формулы во всех открытых рабочих книгах.
<Shift+F9>. Пересчитывает только формулы активизированного рабочего листа. Фор-
мулы из других рабочих листов этой же рабочей книги пересчитываться не будут.
<CtrJ+Shift+F9>. Ускоренное завершение пересчета всех формул.
g Режим вычислений, установленный в Excel, относится не только к конкретному рабочему листу. Пе-
У На заметку реход в другой режим вычислений влияет на все открытые рабочие книги, а не только на текущую.
236
Часть //. Формулы и функции
пьзование имен в формулах
« дальнейшее использование формул значительно облегчается, если в них ис.
Г мена диапазонов. Если ячейкам, на которые есылается ф дать
"я то приведенная формула станет понятнее. Кроме того. использо8ание Рмен
исправление ошибок в формулах. Совершенно очевидно, что значительно
о с таким “осмысленным именем, как ГоДовые_проДажи, чем со ссыл-
на «аК° аботе с именами диапазонов см. в главе 4.
"° °Р
t ' несколько полезных методик использования имен в формулах
i"6>cel»Pe'U’
воение имен константам
ПРиСВ
опытные пользователи Excel не знают о том, что можно дать имя элементу, ко-
в ячейку. Например, если во многих формулах рабочего листа использует-
оь1Й etLte Не ВВ ки налога на продажу, то можно поместить эту величину в некоторую ячейку и
веЛичИиа ^Жопмулах ссылки на эту ячейку. И чтобы формулы были понятными, вероятно,
СЯ/.поЛьз°ваТЬ ® Ф,Рй„е иМя Налог_ставка. Однако есть и другой способ сделать это.
Й гг лать этой ячеи к
стой1 д команду Формулы^Определенные имена^Присвоить имя, которая
1- В'’’6^диалоговое окно Создание имени.
°Т едите имя (в данном случае Налог_ставка) в поле Имя.
2' диапазон, в котором будет допустимое имя (это может быть целая ра-
1 б0ЬХ₽книга или определенный рабочий лист).
те в поле Диапазон, удалите его содержимое и введите, например, значе-
4' Ще0075 Заметьте, что знак равенства перед константой не нужен.
5 (Не обязательно) При желании в поле Примечание можно ввести описание дан-
ного имени.
6, Чтобы закрыть диалоговое окно, щелкните на кнопке ОК.
r.num что поисвоили имя константе, а не ячейке или диапазону. Теперь, если
Итак, вы только что пр „„гтимрп -Налог ставка, то она вернет значение
m м°хт йспол““тк ’
формулах, например =А1*Налог_ставка.
Константой может быть не только число, но и текст. Например, в качестве константы можно оп-
ределить название фирмы, где вы работаете.
Совет
На заметку
Поименованные константы не появляются в поле Имя или в диалоговом окне Переход - и в
этом есть определенный смысл, так как константы физически не находятся ни в одной ячейке.
Однако они появляются в списках средства автозавершения формул - и это понятно, так как та-
кие имена можно использовать в формулах.
Глава 1О- Основы формул и функций Excel
237
Присвоение имен формулам
Рис. 10.16. Excel позволяет дать имя
формуле, которой нет в рабочем листе
Подобно тому как присваиваются имена
стантам, можно присваивать имена формулам "т*1'
же как и имена констант, имена формул не от fi
жаются в поле Имя. Ра-
Создаются эти имена точно так же как- .
констант, — с помощью диалогового окна Соз 9
ние имени. Например, нужно присвоить имя d) '
муле, по которой вычисляется средний доход Р
месяц на основе общего годового дохода. Как ЗЭ
сделать, показано на рис. 10.16. В данном слуЭТ°
имя Месячный_доход относится к формуле: е
=ЛистЗ!$В$1/12
Если потребуется применить имя Месяч
ный_доход в другой формуле, то вместо него бу.
дет использоваться значение ячейки В1, разделенное на 12. Обратите внимание на то, что
ссылка на ячейку является абсолютной.
Процесс присвоения имен формулам становится гораздо интереснее, если использовать от-
носительные, а не абсолютные ссылки. Если при введении формулы в поле Диапазон диалого-
вого окна Создание имени использовать метод указания, то Excel всегда будет использовать
абсолютные ссылки на ячейку, а не относительные, как это происходит при создании формулы
в ячейке.
Предположим, вы присвоили имя Куб следующей формуле:
=Лист1! А1Л3
Заметьте, что при вводе этой формулы активной была ячейка В1. Это очень важно. При
использовании данной поименованной формулы в рабочем листе ссылки на ячейки всегда
рассматриваются относительно той ячейки, в которой содержится имя. Например, если вве-
сти формулу =-Куб в ячейку D12, то в ячейке D12 отобразится результат возведения в сте-
пень значения из ячейки В12, причем показатель этой степени содержится в ячейке С12.
Пересечения диапазонов
А В С в Е 1
1 74 105 107 90 40
2 176 33 32 68 130
3 107 130 124 199 133
4 162 62 57 106 69
5 192 69 138 111 123
6 167 133 141 87 63
7
я
9 ф L 13о|
10
11
Рис. Ю.17. Пример пересечения двух диа-
пазонов
В этом разделе речь идет об очень важном по-
нятии — о пересечении диапазонов. В Excel для
определения перекрывающихся ссылок двух диа-
пазонов используется оператор пересечения —
пробел. Простой пример пересечения показан на
рис. 10.17. Формула в ячейке В9 имеет такой вид:
=В1:В6 A3:D3
Эта формула возвращает число 130— значе-
ние, находящееся в ячейке ВЗ, которая является
пересечением двух указанных диапазонов. ?
Оператор пересечения является одним из трех
операторов отношения диапазонов. Все эти опера-
торы перечислены в табл. 10.4.
238
Часть II. Формулы и функции
л д операторы отношений диапазонов
1 о«*'
Определяет
----------- Диапазон ' ______________________
' Объединение двух диапазонов. Если оазпрпи
тором, то получится один диапазон А01330”3 этим опера-
жащиеся или в первом, или во втором ХХГ** ЯЧвЙКИ'
Пересечение двух диапазонов. В результате ™
стоит только из тех ячеек, котооые Мпппт , _талучзется Диапазон, который со-
.-------- " --------——?2»ервый, и во второй диапазон
пеальную ценность понятие пересечения диапазонов ппиобп^>
ОДиаК° с 10 18 показана таблица значений. Мы выделили всю таб "рИ использовании
Ла р'1С- ф рмуЛы<=>Определенные имена^Создатк „ ИЦУ’ а затем воспользова-
ж в ™
=Лист1!$В$2:$В$5
=Лист11$С$2:$С$5
=Лист1!$D$2:$D$5
=Лист1!$Е$2:$Е$5
гХ"3
.аТОР
^Х8’
(зап"*
(ПР"68”
Св0еР
Юг
5ост°к
Запад
=ЛиСТ11$В$2:$Е$2
=ЛИСТ1!$В$3:$Е$3
=ЛИСТ1!$В$4:$Е$4
=ЛИСТ1!$В$5:$Е$5
Квартал_1
Квартал_2
Квартал_3
Квартал_4
— А в С О Е F
1 Квартал_1 Квартал 2 КварталЗ Квартал 4
2 Север 93 103 88 122
3 Юг 48 40 45 56
4 Восток 109 121 137 144
5 6 Запад 214 198 254 291
Рис. 10.18. На примере этой таблицы показано, как
пользоваться пересечениями диапазонов
С помощью этих имен можно создавать формулы, которые будет гораздо легче интерпре-
тировать. Например, чтобы вычислить итоговое значение для четвертого квартала, достаточ-
но воспользоваться формулой
=СУММ (Кварт ал_1)
Но самое интересное происходит тогда, когда используется оператор пересечения. Пе-
рейдите в любую свободную ячейку и введите следующую формулу:
=Квартал_1 Запад
Вы обнаружите, что эта формула возвращает значение, соответствующее данным за тре-
тий квартал для западного региона. Другими словами, она возвращает значение, которое на-
ходится на пересечении диапазонов Квартал_1 и Запад. Таким образом, присваивая диапа-
зонам имена, можно создавать простые и понятные формулы.
Замена существующих ссылок именами
Если присвоить имя ячейке или диапазону, то Excel не будет автоматически заменять им
ссылки в существующих формулах. Приведем такой пример. Предположим, в ячейке F10
находится следующая формула:
=А1-А2
^лава ю, Основы формул и функций Excel
239
Если присвоить ячейке А1 имя Доход, а ячейке А2 — Расход то Excel не будет автОК1.
тическн преобразовывать формулу в вид =Доход-Расход. Тем не менее заменить сущес
вующие ссылки на ячейки или диапазоны их именами достаточно просто.
Чтобы заменить в формулах существующие ссыпки именами, сначала выделите соответ
ствующий диапазон с формулами. Затем выберите команду ФормулыФОпределенные
имена^Присвоить имя^Применить имена. В открывшемся диалоговом окне Примене
ние имен (рис. 10.19) выберите имена, которые вы хотите применить, щелкнув на них, а за
тем щелкните на кнопке ОК. В выбранном диапазоне Excel заменит ссылки на ячейки и дИа
пазоны соответствующими именами.
Рис. 10.19. Диалоговое окно, с помощью которого можно заменить ссылки именами
Советы по работе с формулами
Есть много разнообразных хитростей при работе с формулами, которые помогают как
создавать, так и эффективно использовать их. Приведем некоторые из них.
Не используйте в формулах константы
При создании формулы дважды подумайте, прежде чем ввести в нее постоянное значе-
ние Е1апример. чтобы вычислить налог с оборота (ставка которого составляет 7,5%), можно
ввести формулу:
=А1*0,075
Но лучше ввести эту константу в ячейку, а в формуле использовать уже ссылку на ячейку.
Или же можно присвоить имя константе. Эти действия в дальнейшем позволят сберечь время
при сопровождении и модификации вашей рабочей книги. Например, если ставка налога из-
менится и будет составлять 6,75%, то вам придется вносить изменения в каждую формулу,
в которой используется старое значение. Если же значение хранится в ячейке, то вам нужно
будет просто изменить одно значение. Все остальное Excel сделает сама.
240
Часть II. Формулы и функции
рока формул в качестве каЛЬ1сулятп
У™“УИ *°РмуХ Xм К^”ора кс-
''(1 ВЬ1 нажмете клавишу <Enter> то Ех
Жданная формула всегда возвращает оди/иТ^ Формулу й
Л<1т, а не саму Ф°РМУЛУ- Чтобы это СДеЛать Же Р^Ультат аКТивнУ*> ячейку ы
Уместит в ячейку результат вычисления поТ^ ^виш’^7 с^сл сохранить
™°« -Р» использован»» ™ ^.рмуле 02.^- »зем
у е ссылок на ячейки Ф°РМулу.
^учение точной копии ф0рмуль|
Как вы уже знаете, при копировании формудь1рхг1 *
гяа вставляет ее в другое место рабочего листа М ИЗМе1«ет в Ней г
i точную копию формулы. Один из способов лоб ИН°ГДа Возн«кащ НТДКЙ на ячейки, ко-
ячейки в абсолютные значения, но это не удобно и н ЭТог° - пГеок °ДИМОсть «олу-
Жиме редактирования, выбрать формулу, а затем Ну*»°- Г^°ВаТЬ ССЬИки на
^ста. Существует несколько способов сделат? ТпиР°еать ее в Z1 Лучше-«Годясь
й0жио получить точную копию формулы из ячейкиТз И*е Ведено опие В виде
!. Дважды щелкните на ячейке Ai (нл„ ’ & СКОпиР°вать
в режим редактирования. и нажмите клавишу <F2>)
г. Выдел»™ мю формулу, д ,, ' "' те“- лерейтн
либо нажать комбинацию клавиш <ShiftS пРотащить указав
3. Выбери™ к»иаВДу Главнап^“+"ад“ “ Ф’РМУ-
бинацию клавиш <Ctrl+C>) R Д Р °омена^Копип0яяГ1. ,
в буфер обмена. ’ Р 3Ультате выделенная форму8ажмнте ком.
4. Нажмите клавишу <Esc>, чтобы вый Э Удет копирована
5. Перейдите в ячейку А2. W™ И3 режима Редактирования.
6. Выберите команду Главная^БуЛеп пб
дню клавиш <С1т1+У>} УфеР обмена=>Вставитк i
’,ТОбы формулу В « "аЖМИге том6“«-
Этот же метод можно применить для того, чтобы скопировать только часть формулы, ко-
торую необходимо использовать в другой формуле. С помощью мыши выберите ту часть
формулы, которую нужно скопировать. Затем воспользуйтесь одним из имеющихся спосо-
бов, чтобы скопировать выбранную часть в буфер обмена. После этого можно вставить текст
в другую ячейку.
При вставке в новые ячейки формул (или их фрагментов), скопированных подобным об-
разом, содержащиеся в них ссылки на ячейки изменяться не будут. Причина заключается
в том, что формулы были скопированы как текст, а не как настоящие формулы.
Можно также преобразовать формулу в текст, добавив перед знаком равенства апостроф (1).
Теперь можно скопировать формулу и вставить ее в новую ячейку любым способом. После этого
надо удалить апостроф, и формула заработает. Самое сложное в этом методе копирования фор-
мулы - не забыть удалить апостроф после копирования.
Глава 10. Основы
формул и функций Excel
241
Преобразование формул в значения
Если у вас есть ряд формул, которые всегда дают один и тот же результат, то рационал
преобразовать их в значения. (Такие формулы иногда называют мертвыми формулами.) Нап"Н°
мер, в диапазоне Al: А2 0 содержатся формулы, и по ним уже вычислены результаты, котор^
никогда не изменятся. Чтобы преобразовать эти формулы в значения, выполните ряд действий 6
1. Выберите диапазон А1 :А2 0.
2. Выберите команду Главная^Буфер обмена^Копировать (или нажмите комби
нацию клавиш <Ctrl+C>).
3. Выберите команду Главная1^Буфер обмена^Вставить^Вставить значения
4. Чтобы отменить режим копирования, нажмите клавишу <Esc>.
242
Часть II. Формулы и функции
работа
с формулами, гЛдва
манипулируй .
текстом Ц |
Как известно, Excel наиболее часто используют п
боты с числовыми данными. Тем не менее она
обладает огромными возможностями по работе с текстом™?6
вы уже знаете, ячейки могут содержать текстовые значений
В текстовом формате вводятся заголовки строк и столбп
„меНа клиентов, адреса и множество другой информации’
И не удивительно, что Excel имеет полный набор функций
которые позволяют работать с текстовыми значениями
В этой главе вы узнаете, как использовать текстовые
функции и создавать формулы, манипулирующие текстом
Некоторые из представленных формул и функций обладают
такими возможностями, о которых вы и не догадывались
Здесь вы найдете множество примеров, которые иллюстри-
руют работу описываемых формул и функций.
В этой главе...
Несколько слов о тексте
Текстовые функции
Создание формул для
работы с текстом
Несколько слов о тексте
Когда вы вводите в ячейку данные, Excel сразу же опреде-
ляет, какие именно данные вы вводите: формулу, число
(включая дату и время) или что-нибудь еще. Это “что-нибудь
еще” и есть текст.
/ Иногда вместо термина текст используется термин
I азаметку строка. Они имеют один и тот же смысл и обозначают
последовательность символов. Иногда эти два термина
употребляются вместе, например, вы можете встретить
такие выражения, как текстовая строка, или строка
текста, но смысл от этого не меняется.
Количество символов в ячейке
В одной ячейке может храниться до 32 000 символов. Это примерно столько же, скол|
символов (букв) в средней по размеру главе данной киши. Вы можете ввести в ячейку qK°
ромное количество символов, но отобразить их все на экране одновременно не просто. °*
Иногда, когда вы импортируете данные из других источников, Excel распознает числовые значения как тексто
вые. Но не отчаивайтесь, существует быстрый способ преобразовать ваши данные в правильный формат.
В зависимости от ваших настроек контроля ошибок (задается на вкладке Формулы диалогового окна Па-
раметры Excel), для пометки чисел, сохраненных в текстовом формате, Excel может отобразить смарт-тег
в левом верхнем углу ячейки. Активизировав эту ячейку, вы сможете отреагировать на этот смарт-тег. Для того
чтобы число обрабатывалось как число, а не как текст, выберите из списка опций смарт-тега значение Пре-
образовать в число.
Г'
Число сохранено как текст
Преобразовать в число
Справка по этой ошибке i
Пропустить ошибку
: Изменить в строке формул '
Параметры проверки ошибок...
Если смарт-тег по какой-либо причине не отображается, существует еще один способ преобразовать эти не-
числовые данные в числа. Для этого выделите пустую ячейку и выберите команду Главная^Буфер об-
мена^Копировать (или нажмите комбинацию клавиш <СМ+С>), чтобы скопировать ее в буфер обмена.
Затем выделите диапазон, значения которого нужно преобразовать в числовой формат, и выберите команду
Главная^ Буфер обмена^Специальная вставка. В открывшемся диалоговом окне Специаль-
ная вставка в группе переключателей Операция выберите Сложить и щелкните на кнопке OK. Excel
должна будет добавить к каждой ячейке выделенного диапазона нуль. Но для выполнения этой операции нуж-
но, чтобы оба слагаемых были числами. В результате все ячейки выбранного диапазона будут принудительно
преобразованы в числовой формат.
При необходимости отображать большие объемы текста на рабочем листе попробуйте
воспользоваться надписями. Выберите для этого Вставка^Текст^Надпись и начинайте
вводить текст. Работать с большими объемами текста в надписях проще, чем редактировать
текст в ячейках. Кроме того, вы можете просто перемещать их, изменять шрифт или изменять
размеры надписи. Однако если вы собираетесь обрабатывать текст с помощью формул
и функций, текст должен оставаться в ячейках.
Текстовые функции
В Excel включено очень много функций для работы с текстом. Для вашего удобства в диа-
логовом окне Мастер функций все они представлены в категории Текстовые, а также в этой
же категории в группе Библиотека функций вкладки Формулы. Ряд других функций, которые
также можно использовать для работы с текстом, “приписаны” к другим категориям.
244
Часть II. Формулы и функции
Полный список функций категории Текстовые
в приложена А- Эти функции можно также найти в д2 ' № ЧЙГКИМ приведен
> визируйте пустую ячейку и выберите Формул^^0^ г^СТер функци™
"У функцию. В диалоговом окне Мастер фуНКЦИЙ B^0Tei® Функций^Вставить
смотрите соответствующий этой категории список. Текстовые и пр^
ной функции, щелкните на ссылке Справка по этой фикции VWlb 06 отре«^
большинства текстовых функций не ограничено
ДеЙСГтакже могут- работать с ячейками, содерЖа1ЦИМи Ч^НЫМЛ Аа^ми. Как пра.
))Ло, °"И ать числа как текст и текст — как числа. Л08Ые значения. Excel может
^бЯп,> приведенные в этом разделе, демонстрируют н₽
РПР'^работы с текстом. Некоторые из этих примеров вы навеТ* ,и полезные)
САОс°бь1е?ия своих задач. рняка сможете применить
д/1” Ре
ОпреДеление ™па соДеРжимого ячейки
О некоторых ситуациях бывает полезной формула, определяют, „
0 й ячейке, например, если функция ЕСЛИ должна возвоап^ данных- содеРжа-
ячейке находится текст. Чтобы решить эту проблему, легчеРеиЗУЛЬТаТ Т°ЛЬК° Т°ГДа'
коГДа $ gfEKCT. ’ всего воспользоваться
функн
заметку
Вы не найдете функцию етекст в категории Текстов^ о
верка свойств и значений, доступ к которой можно™ °Наприна«ле»л категории Про-
функции в группе Библиотека функций. с ломо^ кнопки Другие
функция ЕТЕКСТ зависит только от одного аргумента
если аргумент содержит текст, и значение ЛОЖЬ — в противно °ЗВраЩает значение ИСТИНА,
возвращает значение ИСТИНА, если ячейка А1 содержит текст- ” СЛУЧЗе' Следую1цая Формула
„ЕТЕКСТ (А1)
Коды символов
Каждый символ, который вы видите на экране, имеет свой код В Р^>
граммах, работающих под управлением операционной синям» V л ’ КаК И Й° всех про~
лица символов ANSI. Она состоит из 255 символ™ _СТемы Wln<bws, используется таб-
яы от 1 до 255. символов, которые последовательно пронумерова-
на рис. 11.1 показан рабочий лист, в котором отображаются все ™
случае используется шрифт Calibri. В других шрифтах некоторые симво^~
На CD-ROM рабочую книгу можно найти на прилагаемом к книге компакт-мъ? к™»™ ™„в
~ =«=
В Excel есть две функции для работы с символами: КОДСИМВ и <™
функции не очень полезны, но они часто используются вместе с дру ФУ
245
Глава 11, Работа с формулами, манипулирующими текстом
Функция кодсимв
Функция КОДСИМВ возвращает код символа, который указан в качестве аргумента. Напри-
мер, формула, приведенная ниже, вернет значение 193, поскольку это код прописной буквы Б:
=КОДСИМВ("Б")
Если в качестве аргумента задать строку, то функция вернет код первого символа. Ос-
тальные символы в строке использоваться не будут. Поэтому следующая формула также вер-
нет число 193:
=КОДСИМВ("Боря")
Функция символ
Функция СИМВОЛ противоположна по действию функции КОДСИМВ. Аргументом являет-
ся число в диапазоне от 1 до 255, а результатом выполнения функции будет соответствую-
щий символ. Поэтому следующая формула вернет символ Б:
=СИМВОЛ(193)
Часть II. Формулы и функции
Чтобы убел^ься. что эти ДВе ф
Ltf* ФУ"кци,о: ФУНКЦ*” по дейсг
а результате выполнения этой фОп п
Пазован в код (193), а затем „ РмУлы 6v„ ’ О"р°буйт,.
Предположим, что в ячейке Ai^^ буд^ П°^ен В8ес’«
.„формулы будет получен си к Д еР*итс»пре°бРа^ ИМв°л Б. с
^ВОД(ХОДС^В(А1)+32) ВОЛ6(СТРО^^ с*мвол 6удет
0 этой формуле используется В’ гог4а „ > ^ий сиМеХ
Уя—-
ИпР^СНо^ы. по.
имволы, которых нет на клавиатуре, можно с помощью диалогового окна Символ. Для
сПеийальНЬ1е вставка^Текст^Символ. Используя это диалоговое окно, можно вставлять в
ВставИТ1>беРк,те К°МаНДальные символы (включая и символы кодировки Unicode). Предположим, что в рабочий
эгог° в^а3личные слепи «пи» ДдЯ этого из раскрывающегося списка Шрифт выберите шрифт
^йки но вста8ить греч . затем выделите соответствующей символ и щелкните на кнопке Вставить. В поле
(СМ' Д выбранного символа (в данном случае - 112).
ц0ДзНаКа
Вставить
Кроме того, при вводе Excel автоматически заменяет некоторые комбинации букв соответствующими специ-
альными символами. Например, если в ячейку ввести (с), то Excel заменит это символом ©. Список всех та-
ких символов можно найти в диалоговом окне Автозамена. Чтобы отобразить его, выберите команду
Файл^Параметры, в диалоговом окне Параметры Excel перейдите на вкладку Правописание
и щелкните на кнопке Параметры автозамены.
Предположим, что была выполнена автозамена для слова, которое вы хотите оставить в том виде, в котором
его ввели. Чтобы отменить выполненную автозамену, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>.
Определение идентичности текстовых строк
Один из простых способов определения совпадения двух текстовых строк это приме
нение формулы, проверяющей равенство содержимого двух ячеек. Например, для проверки
совпадения содержимого ячеек А1 и А2 можно применить формулу
=А1=А2
Глава 77. Работа с формулами, манипулирующими текстом 247
Если содержимое строк совпадает, то эта формула вернет значение ИСТИНА, в нрО|.
случае — ЛОЖЬ. К сожалению. Excel выполняет не точное сравнение текстовых строк цоИйН°м
ку не учитывает регистр символов. Допустим, в ячейке А1 содержится Январь, а в л°^Ь
ЯНВАРЬ. Тогда приведенная формула возвратит значение ИСТИНА, хотя, очевидно, содер>Ки
ячеек не идентично. Иными словами, эта операция не чувствительна к регистру символов М°е
Во многих случаях регистр символов не играет роли, и тогда формула, подобная прив.
ной выше, вполне подходит. Но если необходимо точное сравнение текстовых строк с yiC^Cl1'
регистра символов, следует использовать функцию СОВПАЛ, которая учитывает регистр (но^
норирует различия в форматировании). Эта функция возвращает значение ИСТИНА только
гда, когда содержимое ячеек А1 и А2 в точности совпадает: т°~
=СОВПАД(А1;А2)
Следующая формула возвратит значение ЛОЖЬ, поскольку первая строка заканчивает
пробелом:
=СОВПАД("нуль ";"нуль")
Объединение содержимого ячеек
Для объединения содержимого нескольких ячеек в Excel используется оператор конкате
нации, который обозначается символом амперсанда (&). Например, если в ячейке А1 содер
жится текст Нижний Новгород, а в ячейке А2 — Россия, то следующая формула возвра
тит результат Нижний НовгородРоссия:
=А1 & А2
Отметим, что текстовые строки объединяются без разделяющего пробела. Чтобы вставить
пробел между двумя строками (тогда получится Нижний Новгород Россия), используйте
такую формулу:
=А1 & " " & А2
Чтобы между объединяемыми строками вставить запятую и пробел (получится Нижний
Новгород, Россия), следует применить эту формулу:
=А1 & ", " & А2
Предположим, например, что нужно объединить содержимое ячеек А1 и В1, причем содер-
жимое ячейки А1 должно располагаться в первой строке, а содержимое В1 — во второй. В этом
случае к ячейке можно применить формат Переносить по словам. Чтобы перенести содержи-
мое на следующую строку с помощью формулы, вставим символ разрыва строки. Это непеча-
таемый (т.е. невидимый’ ) символ, которому соответствует код 10. Формула будет иметь вид
=А1 & символ(10) & В1
Чтобы применить к ячейке формат Переносить по словам, выберите команду Главная1^
00867 Выравнивание^ Перенос текста.
Приведем пример, в котором формула возвращает слово Excel. Каждый символ получен с
помощью функции СИМВОЛ, после чего они объединяются в слово:
=СИМВОЛ(69) & СИМВОЛ(120) & СИМВОЛ(99) & СИМВОЛ(101) & СИМВОЛ(108)
В следующем примере формула объединяет текст со значением, возвращаемым функцией
(здесь — максимальное значение ячеек столбца С):
="Наибольшее значение в столбце С равно " & МАКС(С:С)
248
Часть II. Формулы и функции
для объединения содержимого ячеек в Ех
иметь до 255 аргументов. Например Также есть фуНКЦия
=СЦЕПИТЬ(А1,В1,С1,О1) ПЕНИТЬ, которая может
Эта функция последовательно объединяет знай
н0 использовать эту функцию, но если вам hZ*"” Тентов в од™
использовать оператор конкатенации Wo ^Мнить небоп? СТ(Хжу Конечно же, мож-
ЛЬ1еое число строк, то проще
„обра*ение ФоРматиРованных числовых
учений в виде текста
„инить текст и число в одно целое можно с помогла
°61’ гпедством следующей формулы (рис. 1 ] 2)- операции конкатенации на-
ь =3
^i-Прт40 -
[Имя|
2
Валовой доход
Издержка
3 Прибыль
4
5 ;
6
В
ЗМ2М,00р.
123 440,00р.
230 794,00р.
О
Прибыль равна 230794
Рис. 11.2. В ячейке D3 число не отформатировано
Эта формула объединит текстовую строку и
но эт0 число не будет отформатированным Лп ЧИслов°е. значение, находи,
стовой строке число отображалось в форм^еТ™**’ ВЫ Хотите> чтобыТ Г" 8 Ячейке В3’
функцию ТЕКСТ. ф рм(ате Денежный. Ддя ЭТг~Ь1 в Единенной тек-
того следует использовать
На заметку
Вопреки очевидным ожиданиям, применение числового формата к содержимому ячейки не ока-
жет никакого действия на результат приведенной выше формулы, поскольку она XplZ
текст, а не числовое значение. ’
формула, применяющая формат к значению ячейки ВЗ посредством функции ТЕКСТ,
имеет следующий вид:
^'Прибыль равна " & ТЕКСТ (ВЗ;"# ##0,00 руб.")
Эта формула вернет текстовую строку и отформатированное числовое значение.
Прибыль равна 230 794,00 руб.
Второй аргумент функции ТЕКСТ — это стандартный код числового формата Excel. Здесь
можно применять любые допустимые коды форматов.
В предыдущем примере используется простая ссылка на ячейку'. Но в качестве первого
параметра можно использовать и выражение. В примере, приведенном ниже, текст объединя-
ется с числом, которое получено в результате вычисления функции:
= "Средние издержки равны " & ТЕКСТ (СРЗНАЧ (С :С) ; "# ##0,00руб.")
Эта формула может вернуть, например, такой результат:
Средние издержки равны 74 806,96руб.
Глава и. Работа с формулами, манипулирующими текстом 249
В функции ТЕКСТ вместо ссылки на ячейку можно использовать функции СЕГОДц^
и ТДАТА для вставки в рабочий лист отформатированных значений текущих даты и времени
Например, формула
="Отчет напечатан " & ТЕКСТ (ТДАТА О; "ДД. ММ. ГГГГ в ч:мм")
вернет примерно такой результат: Отчет напечатан 14.07.2010 в 15:54.
Дополнительная Числовые форматы детально обсуждаются в главе 24.
информация^
Отображение числовых значений в денежном
формате в виде текста
Чтобы отображать числа в денежном формате, можно воспользоваться функцией РУБЛЬ,
которая преобразует число в текст с применением числового формата Денежный, код которого
имеет вид # ##0,00р.;-# ##0,00р.. Функция РУБЛЬ имеет два аргумента, первый их ко-
торых указывает на форматируемое число, а второй — на количество цифр после десятичной
запятой. Если второй аргумент опущен, то по умолчанию выводятся две цифры после запятой.
Иногда функцию РУБЛЬ можно смело использовать вместо функции ТЕКСТ. Однако
функция ТЕКСТ значительно более гибкая, так как она не ограничивает вас определенным
числовым форматом.
В следующем примере результатом выполнения формулы будет такая строка: Итог
равен 1 28 7,3 65р. (Необязательный второй аргумент функции РУБЛЬ задает количество
десятичных знаков после запятой.)
= "Итог равен " & РУБЛЬ(1287,3646;3)
Иногда удобнее использовать функцию РУБЛЬ вместо ТЕКСТ. Тем не менее функция ТЕКСТ
более гибкая, поскольку она не ограничена только одним форматом представления чисел.
Бели вам необходима функция, преобразующая числа в произносимый текст (такой как “сто двена-
00867 дцатъ и 32/100”), то такой функции для русского языка нет. У Excel есть такая функция, баттескт,
но она предназначена только для преобразования числа в обозначающий его текст на тайском языке.
Повторение текста
Функция ПОВТОР повторяет текстовую строку, которая задается как первый аргумент
функции, столько раз, сколько указано во втором аргументе. Например, следующая формула
вернет строку ХоХоХо:
=ПОВТОР ("Хо " ;3)
С помощью этой функции также можно создавать горизонтальные разделители между
ячейками. Следующая формула вставит волнистую линию длиной в 20 символов:
=ПОВТОР(;20)
Создание текстовых гистограмм
Используя функцию ПОВТОР, можно создать простую гистограмму (или диаграмму
плотности распределения) прямо на рабочем листе. На рис. 11.3 показан пример такой гисто-
граммы. Этот способ графического отображения данных особенно удобен, когда нужно гра-
фически представить большой объем исходных данных. В этом случае обычные диаграммы
будут очень громоздкими.
250
Часть II. Формулы и функции
„Krefl*3"
возможность условного форматирования с помл
удобный способ отображения простой гистогп^Ю СТОпбдов Донных
этом можно узнать в главе 20. раммы ^посредственно Р^Дставляет собой более
8 ячейках. Подробнее об
1
2
3
4
5
6
8
9
10
11
12
А
Месяц
Яне
фее
Мер
дпр
Май
ИЮН
Июл
А0Г
сен
Окт
ноя
13 • Дек
[ИМ”Г в
Продано изделий
834
1132
1243
1054
904
1543
1654
2123
1566
1434
1321
1654
1>
Диаграмма
ааавшгаа
заааааааааа
ааааэаааааав
аааааэазва
ааааааааз
аааааааазаваааз
> заааававаааааааа
заааааааааааавааваааа
авзаааэаааааааа
1аэаааааааоаааа
Iаэаазаааааааа
|аааааазааааааааа
с
создать наглядную
формула
Рис. 11.3. С помощью функции ПОВТОР ы
гистограмму р-молено
столбце D графически показывает “что то"
даЛеВ. К столбцу D был применен шрифт Wi ’ • ™ ^"Чпшовааы»маченм„ ,
,(И1Иуетея знак равенства (код 61), кОторый , Д "«.«рясмото е„МК1л
диСКа. В ячейке D2 записана следуЮщая ф ри(₽те имеет вид маленького гибкого
^„диапазона D3 •. D13: РМуЛа’ котоРая затем была скопирована во °™
сГОВТОР ( " = " ;В2/100)
В зависимости от величины данных можно из
нить в формулах число 100 на другое, более подхоТщ^ КпТ™6' Этого следУет заме-
равенства, используемый в качестве первого аргументаТ’ можно Женить знак
символом, чтобы поменять внешний вид столбцов лиат, ПОВТОР, любым другим
»».« ««у с примером можно * иа Л(мгаеШ|,
Заполнение символами ячейки с числом
На „г™ чеках часто справа от числа вь-волител
Это делается для того, чтобы нельзя было дописывать ц птобоазит содержимое ячейки
выполнить, используя функцию ПОВТОР. Следующая формула отобраз
М, добавив справа звездочки так, что всего будет 24 симв
Ь ПОВТОР (" * " ; 24 -ДЛСТР (А1) )
Если необходимо вставить звездочки слева, то формула будет пере
' ПОВТОР 24-ДЛСТР (АП) & А1 по обе стороны от числа. Если
в следующем примере будет напечатано по 12 звезд°ч формула вернет 24 символа;
ячейке А1 состоит из четного количества цифр, то Ф Р У
"рчтивном случае — 23. ппстр(А1)/2)
«п5цр'"*";12-ДЛСТР(А1)/2) & А1 & ПОВТОР!
0Р("*";12) & А1 & ПОВТОРС'*"; 12)
” ...—------------------------------~
аоота с формулами, манипулирующими текстом
251
При необходимости можно модифицировать формулу так, чтобы она всегда возвращу
24 символа.
Эти формулы возвращают неозформатированный
число и вы хотите отобрази ть его в денежном формате,
текст. Если в ячейке А1
добавив справа звездочки
сс,-',еРЖИгСя
• "Римениц.
следующую формулу:
=ТЕКСТ(А1;"# ##0,00р.")
& ПОВТОРС*" ;24-ДЛСТР(ТЕКСТ (А1;
##0,00р.")))
На рис. 11.4 показано, как работает эта формула.
’ А '
| 198.34p.ll 98,34р. "***"
2 9,00р. 9,00р.......
3 0,98р. 0,98р.*'***'*'
4 1 093,00р. 1093,00р.""*'
5 0,00р. 0,00р.'***"*’
6
1____________________________
Рис. 11.4. Использование формулы для за-
полнения звездочками пустого места ячеек
Вставить звездочки в ячейку для заполнения пустого места в ней можно с помощью поль-
зовательских форматов. Чтобы заполнить пустое место каким-либо символом, введите сим-
вол *, а затем повторяющийся символ. Например, следующий код формата предназначен для
форматирования числового значения денежным форматом и заполнения пустого места сим-
волами дефиса после числа:
# ##0,00р.*-
Чтобы заполнить пустое пространство звездочками, используйте такой формат:
# ##0,00р.**
Дополнительная Подробнее пользовательские форматы рассматриваются в главе 24. Там также приведены до-
информация полнительные примеры использования в формате знака *.
Удаление пробелов и непечатаемых символов
Данные, которые импортируются в рабочие листы Excel из внешних источников, часто со-
держат лишние пробелы и специальные непечатаемые символы (например, символы начала и
конца файла). Ехсе) предлагает две функции, которые помогут привести такие данные в порядок.
СЖПРОБЕЛЫ. Удаляет из текста пробелы, оставляя по одному между словами.
ПЕЧСИМВ. Удаляет все непечатаемые символы из текста.
Следующая формула возвращает текст Доход четвертого квартала без лишних пробе-
лов (пробелы в начале и в конце строки также удаляются):
=СЖПРОБЕЛЫ(" Доход четвертого квартала ")
Подсчет символов в строке
Функция ДЛСТР имеет один аргумент и возвращает количество символов, содержащихся
в ячейке. Если в ячейке А1 содержится строка Продажи за сентябрь, то следующая фор-
мула вернет число 19:
’ДЛСТР(А1)
Часть II. Формулы и функции
внимание на то, что пробелы также включ-
фоР“Ула нозвращает общсс число Сим^ *'
СЯеЛУ ^ПЛСТР(А2)+ДЛСТР(АЗ))} ,ОВв
^pficTP<A1> ^СТР(А2> -'Алстргаз; , }
гим, лто последняя формула являете, формулой
°* - далее в этой главе будет приведен примеп
У<ета пробелов. В главе 13 приведены другие^™’ ^лякяш
мулы массива рассматриваются в главе 17. ₽^рь'00 подсчету текстовый
число подсчитываемых символов.
1 диапазоне А1 •. Аг.
Изменение регистра текста
Excel имеет три функции, измеНяю1Цие реги
ж ПРОПИСИ. Переводит все симвп„
|*1»ОЛЫ ц RpDvr
- СТРОЧН. переводит все Символы РЕГИгтр
• ПРОПНАЧ. Выводит первые буквы всех^ (т е 8
Приведенные функции достаточно „ СЛ°В Пр°ПИснЬ1ми а J.'/ СТрочнь*ет
держится текст ИВАН ИВАНЫЧ ИВАНОВ. СлТХ ” Напв
Иванов: едУющая форм ример, пусть
ПРОПНАЧ (А1) У В038Ратит тексг А1 со.
Эти функции оперируЮт только 6vko ^Ваныч
бй изменения. В8ми, другие Си
1Липжество примеров этой главы показывают, как с помощью различных (Ьунгиий
rSp-p. ПРОПИСИ та6ы
исходные данные преобразованными. Это можно сделать с помощью диалогового окна сТеци?Гн2
вставка. Чтобы заменить исходные данные, выполните следующие действия. специальная
1 Для преобразующих данные формул создайте новый столбец.
2 Создайте формулы во временном столбце.
3. выделите диапазон ячеек, содержащих формулы.
4. выберите команду Главная^ Буфер обменам Копировать (или нажмите комбинацию
клавиш <Ctrl+C>).
5. Выделите исходные данные.
6. Выберите команду Главная^Буфер обмена ^Вставить значения (V).
В результате исходные данные будут заменены преобразованными. После выполнения этих действий можно
удалить ячейки, которые содержат формулы.
Эти функции работают только с алфавитными символами, просто игнорируя все другие
символы, возвращая их неизменными.
Эти функции нельзя назвать идеальными, так как они иногда дают нежелательные ре-
зультаты. Скажем, следующая формула возвращает Don' Т:
’ПРОПНАЧ ( "don 11" )
Явно функция ПРОПНАЧ запрограммирована таким образом, чтобы делать строчной бук-
ву, следующую сразу же после апострофа. Таким образом с аргументом о’ reilly функция
^ает работать правильно.
Ba 1t Работа с формулами, манипулирующими текстом
253
Извлечение символов из текста
Извлечение фрагментов из текстовой строки — одна из наиболее часто выполни
операций над текстом. Например, часто требуется извлечь фамилию из ячейки, содержа*1111?
полное имя клиента. Для этих целей Excel предлагает несколько полезных функций.
ЛЕВСИМВ. Возвращает указанное количество символов с начала текстовой строки.
ПРАВСИМВ. Возвращает указанное количество символов с конца текстовой строки.
ПСТР. Возвращает указанное число символов из текстовой строки, начиная с указан
ной позиции.
Приведем формулу, которая возвращает последние десять символов из содержимого
ячейки А1. Если в ячейке содержится меньше десяти символов, то возвращается все содер.
жимое ячейки:
формула с помощью функции ПСТР возвращает пять символов из ячейки А1,
начиная со второй позиции. Другими словами, она вернет со второго по шестой символы
включительно:
=ПСТР(А1;2;5)
В следующем примере строка, которая содержится в ячейке А1, будет преобразована та-
ким образом, что прописной будет только первая буква, остальные будут строчными. Здесь
используется функция ЛЕВСИМВ, которая возвращает первый символ в строке. Затем функ-
ция ПРОПИСИ преобразует эту букву в верхний регистр. Далее функция ПРАВСИМВ вырезает
остальную часть строки и преобразует ее в нижний регистр. После выполненных преобразо-
ваний две части строки объединяются:
=ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(А1)) & ПРАВСИМВ(СТРОЧН(А1);ДЛСТР(Al)-1)
Пусть, например, в ячейке А1 содержится текст ПЕРВЫЙ КВАРТАЛ, тогда формула вернет
Первый квартал.
/ Результат, полученный в последнем примере, отличается от результата применения в подобной
; На заметку ситуации функции пропнач, поскольку функция пропнач делает прописными первые буквы
всехъхий в строке.
Замена текста
В некоторых ситуациях требуется заменить часть текстовой строки другим текстовым
фрагментом. Например, импортированные из внешнего источника данные содержат звездоч-
ки, которые вы хотите заменить другим символом. Для этого можно использовать команду
Главная^Редактирование^Найти и выделить1^ Заменить. Но если вы предпочитаете
работать с формулами, то в Excel для подобных операций предусмотрены две функции.
ПОДСТАВИТЬ. Заменяет указанный текст в текстовой строке. Эту функцию следует
использовать тогда, когда вы знаете заменяемый текст, но не знаете его местоположе-
ние в строке.
ЗАМЕНИТЬ. Замещает часть текстовой строки другим текстом, начиная с указанной
позиции. Эту функцию применяют тогда, когда известно местоположение заменяемо-
го текста, но не известен сам текст.
В следующей формуле функция ПОДСТАВИТЬ заменяет 2010 на 2011 в строке Бюджет
2 010 и возвращает Бюджет 2 011:
^ПОДСТАВИТЬ("Бюджет 2010";"2 010";"2 011")
254
Часть II. Формулы и функции
в сЛедУ^шей формуле функция ПОДСТАВ
» она заменяет все пробелы п, Ь УЛал*ет и,
^вО’йБюД*ет2°10: Устыми стрОкамн все пробелы. Ииыми
^СТАВИТЬ ("ГодовоиБюджет 2010-формула возвратит
^°Сл^аая ф°рМуЛа заменяет один символ в п,₽ .
JaMM, просто удаляет шестой символ; Шес™й позиции
СЭ^МЕ^ть("ЧаСТЬ'544";б;1;"") У СГрокой-Другими
Эта формула возвратит Часть544.
для одновременного выполнения нескольких зам.
^йеФУНКЦИИ- ДНОЙФ°РМ~Использовать
Поиск текста
функции НАЙТИ и ПОИСК предназначены для Оппр
строке заданной последовательности символов Пределен«я местоположения в г
v г * в текстовой
0 НАЙТИ. Находит вхождение одной текстовой _
и возвращает положение начала искомого текщаТГ 8 Другую ^овую cwokv
вола просматриваемого текста. Эта фуню.иГ относителЬно крайнего „«
„„„ой позиции. Она учигьщает pe^XZ" ХХХГс Z
, поиск. Находит вхождение одной „кетовой строки
и возвращает положение начала искомого , . “ ЧТО» текстовую строку
вола просматриваемого текста. Эта функция елЬно KPa™ero левого сим
заннои позиции. Она не учитывает регистр символовПр°СМотР текста ‘ Ука-
Как видно из этих описаний, различие между функциями ,9
функция НАИТИ учитывает регистр символов, а ПОИСК — заключается только в том, что
Приведенные ниже формула с помощью функции НАЙТИ по
первого вхождения буквы а. Она возвращает значеии. а позволяет определить позицию
тельна к регистру: Р Щ ЗНЭЧеНИе 6’ так как Функция НАЙТИ чувстви-
=НАЙТИ ( "а " ; "Александр " ; 1)
В следующей формуле используется функция ПОИСК пто,зта,п
первого вхождения буквы а. Она возвращает значение 1 соответ™ “релелить «яноию
а в сроке, независимо от регистра ее Хета ” ' СМТтСТ,>™"“
=ПОИСК ( " а " ; " Александр " ; 1)
ПАП? 7ГСТВе ПерВОГ° аРгУмен™ функции ПОИСК можно использовать подстановочные сим-
волы (в функции НАИТИ этого делать нельзя). ковочные сим
Знак вопроса (?). Этот знак соответствует любому символу в тексте.
Звездочка (*). Соответствует любой последовательности символов.
Если в тексте нужно найти сам знак вопроса или звездочку, то перед ними следует поставить
знак тильды (-).
Совет
- ъ 1 гииется последовательность из трех сим-
В следующем примере в содержимом ячейки ищется позиция символа, за кото-
волов, в которой второй символ дефис. Иными сл „ иМ„ если в ячейке А1 содержит
рым следует дефис и еще один произвольный сим
ся текст Часть - А9 О, то формула вернет число .
’Поиск( Д]_; 1)
255
Глава 11. Работа с формулами, манипулирующими текстом
Замена текста
Функцию ЗАМЕНИТЬ можно эффективно использовать вместе с функцией ПОИСК, чтОбы
заменить часть текстовой строки другой строкой. Функция ЗАМЕНИТЬ имеет четыре аргу.
мента: исходный текст: номер символа, начиная с которого производится замена; количество
удаляемых символов; новая текстовая строка. В данном случае функция ПОИСК используетСя
для того, чтобы определить позицию, с которой следует производить замену.
Предположим, например, что в ячейке А1 находится такой текст. Суммарный доход 20рд
Тогда следующая формула заменит слово доход словом убыток.
«ЗАМЕНИТЬ (А1; ПОИСК ( "доход" ;А1) ; 5 ; "убыток" )
С помощью функции ПОДСТАВИТЬ можно добиться того же результата, но более Про.
стым и понятным путем:
«ПОДСТАВИТЬ(А1;"доход";"убыток")
Создание формул для работы с текстом
В этом разделе приведены более сложные примеры и несколько полезных приемов обра-
ботки текстовых данных. Как вы увидите, эти примеры позволяют выполнять очень полезные
операции с текстом. К сожалению, примеры приводятся только с краткими описаниями, по-
скольку объем книги ограничен.
Рабочая книга со всеми приведенными примерами находится на прилагаемом к книге компакт-
на CD-ROM
диске.
Подсчет количества определенных символов
в тексте
Следующая формула подсчитывает количество букв В (только прописных) в текстовой
строке, содержащейся в ячейке А1:
«ДЛСТР(А1)-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(А1;"В";" "))
В этой формуле с помощью функции ПОДСТАВИТЬ создается новая текстовая строка
(только в памяти компьютера), в которой удалены все буквы В. Затем количество символов
в этой строке вычитается из количества символов в исходной строке. В результате получаем
количество букв В в исходной строке.
В следующем примере подсчитывается количество букв В, независимо от регистра. Ис-
пользование функции ПРОПИСИ для преобразования строк позволяет этой формуле работать
как с прописными, так и со строчными символами:
«ДЛСТР (А1)-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(ПОДСТАВИТЬ(А1;"В"; " ") ;"в";""))
Подсчет вхождений подстрок в текст
Формулы, приведенные в предыдущем разделе, подсчитывали количество определенных сим-
волов в тексте. Формулы этого раздела подсчитывают количество вхождений определенной под-
строки (состоящей из нескольких символов) в заданную текстовую строку. Пусть искомая под-
256 Часть II, Формулы и функции
^л В1. а проема фиваемый Тскст
™кгр«» м,« ««Km»
>*<« > - WCW (подставить , ю^"р "вТ”" т«» «—« tow
Например, если в ячеике А1 содержится текст Мм
,„rf.T »1 - ™ *”W« »<п.р,тат -де тво, улывка , ,
™«»«ЛО., По;,™»,. „ли , ,чеЯ °с Bl Bv 'ЛС"'“" W ч,.с,"
»И °- C'RW““« формула не обращает щ,иманм ““»««. формула аер-
у(ДЛСТР (А1) ДЛС1 Р (ПОДСТАВИТЬ (ПРОПИСИ (А1) ;ПРОПИСН(В РСГИСТр СИМВолОВ:
(В1); "”) ))/ДДСТР(В1)
Извлечение из полного пути имени файла
Следующая формула возвращает имя файла и ,”
держится текст С \Windows\Pa6o4^ стол "“ХТ1' 7^ еСЛИ В ЯЧейке А1
Файл-xlsx. -xlsx, формула вернет строку
хПСТР (А1; НАЙТИ (-*’-; ПОДСТАВИТЬ (А1; \
ДЛСТР (ПОДСТАВИТЬ (А1; - \ ";"")))) +1 . д ’ р (д' ^СТР (А1 > -
Здесь предполагается, что обратная косая чепта мч
пок. По существу, формула возвращает весь текст , оДВЛЯеТСЯ Родителем вложенных па-
ячейке не будет ни одного такого символа, то формула вепиТ^""™ СНМВОЛа V Есл“ ™ *
н ? вернет значение ошибки.
Извлечение первого слова из строки
Чтобы извлечь первое слово из текстовой строки, формула должна сначала найти первый
пробел в строке, затем извлечь все символы, которые находятся в строке левее этого пробе-
ла1. Следующая формула выполняет эти действия;
ЛЕВСИМВ (А1; НАЙТИ (11 " ; А1) -1)
Эта формула имеет один недостаток: если в ячейке А1 содержится единственное слово, то
она возвратит ошибку. Следующая формула с помощью функции ЕСЛИОШИБКА проверяет,
есть ли ошибка в предыдущей формуле:
=ЕСЛИОШИБКА (ЛЕВСИМВ (А1; НАЙТИ (" " ; А1) -1) ; А1)
Последние две формулы будут работать правильно даже тогда, когда в ячейке А1 нахо-
дится только одно слово. Если в ячейке А1 находится только одно слово, результатом будет
все содержимое ячейки А1.
Эта формула использует функцию ЕСЛИОШИБКА, впервые появившуюся в Excel 2007. Можно
Внимание! обойтись без этой функции, если применить формулу:
=ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ЛЕВСИМВ(А1;НАЙТИ ( " ";AD -1) ;А1;
ЛЕВСИМВ(А1;НАЙТИ(" ";А1)-1))
Извлечение последнего слова из ндйти про
Это более сложная задача по сравнению с предыду Ш & оп еделенин последнего про-
сматривает текст слева направо. Здесь проблема закл во3вращает все символы, стоящие
бела. Приведенная ниже формула решает эту проблему и возвР щ
в строке после последнего пробела.
— ---------------------- r D ,-ппва отделяются друг ог друга
' Здесь подразумевается, что строка не начинается с про ело
Т0!н'Ко пробелами без знаков препинания. — /7рцмеч. ре _____________
-........................................................... 257
^лава 11, Работа с формулами, манипулирующими т
• ПРАВСИМВ (Al/ДЛСТР (Al) НАЙТИ ( " * " / ПОДСТАВИТЬ (А.1 ; " " ; '' ‘ ;
ДЛСТР(А1)-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(А1;" "/'"’)))))
Эта формула имеет тот же недостаток, что и первая формула из предыдущего раздела: оц:|
вернет ошибку, если в ячейке А1 содержится текст бсч пробелов. Следующая формула под.
считывает количество пробелов в ячейке А1 и возвращает все содержимое згой ячейки, если
в ней нет пробелов:
^ЕСЛИОШИБКА(ПРАВСИМВ(А1/ДЛСТР(А1)-НАЙТИ(”*";ПОДСТАВИТЬ
(А1; " " ; / ДЛСТР (А1) - ДЛСТР (ПОДСТАВИТЬ <А1/ 11 ";""))))) /А] )
Эта формула также содержит новую в Excel 2007 функцию ЕСЛИОШИБКА. Ьеч примене-
ния этой функции формула, возвращающая тот же результат, имеет такой вид.
«ЕСЛИ(ЕОШИБКА(НАЙТИ(" ";А1) ) ,-А1/ ПРАВСИМВ(А1/ДЛСТР(А1)
НАЙТИ ( " ‘ " ; ПОДСТАВИТЬ (А1; " "; / ДЛСТР (А1) -ДЛСТР (ПОДСТАВИТЬ (А] ; " ";""))))))
Извлечение всей строки, кроме первого слова
Приведем формулу, которая возвращает содержимое ячейки А1 без первого слова:
«ПРАВСИМВ(А1/ДЛСТР(А1)-НАЙТИС ";А1/1>)
Например, если ячейка А1 содержит Годовой Бюджет 2010, то формула вернет
Бюджет 2010. Чтобы эта формула работала, когда в ячейке находится только одно слово,
опять применим функцию ЕСЛИОШИБКА:
«ЕСЛИОШИБКА(ПРАВСИМВ(А1/ДЛСТР(А1)-НАЙТИ(" ";А1;1)) ;А1)
Видоизмененная формула, работающая во всех версиях Excel:
«ЕСЛИ (ЕОШИБКА (НАЙТИ ( " "/ А1) ) ; А1; ПРАВСИМВ (А1 ;
ДЛСТР(А1)-НАЙТИ(" 11 ;А1;1)))
Разделение имен, отчеств и фамилий
Предположим, у вас есть список полных имен людей (т.е. имя, отчество и фамилия), со-
держащихся в одном столбце. Вы хотите разнести их в три столбца: в первом будут имена, во
втором— отчества, в третьем— фамилии. Усложним задачу, предположив, что не у всех
людей указаны отчества.
/ Задача становится еще более сложной, если перед именем имеются обращения типа м-р, г-н, тон.,
На заметку д-р и прочие или после фамилии приведена дополнительная информация, например мл. (младший)
или III (третий). Приведенные ниже формулы не учитывают эти варианты, но, разобравшись в них,
вы без труда модифицируете формулы так, чтобы они работали и в этих ситуациях. 0 том, как мож-
но убрать все эти слова, можно узнать в следующем разделе “Удаление обращений из имен”.
Для определенности положим, что фамилия имя и отчество представлены в столбце А.
Приведем формулу, извлекающую фамилию из ячейки А12:
«ЛЕВСИМВ(А2/НАЙТИ(" ";А2)-1)
Вторая формула возвращает имя.
«ЕСЛИ(ДЛСТР(А2) ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(А2;" ";""))<2;
ПСТР(А2;НАЙТИ(" А2)+1;НАЙТИ(" А2;НАЙТИ(" ";А2)+1)-
НАЙТИ(" ";А2)-1))
Приведенные формулы будут работать правильно, если перед именем нет пробелов и внутри
полного имени нет лишних пробелов. Чтобы быть в этом уверенным, к ячейкам с полными име-
нами можно сначала применить функцию СЖПРОБЕЛЫ, которая удалит лишние пробелы, а также
все пробелы в начале и в конце текста. Нримеч. pet).
258 Часть II. Формулы и функции
„риис отчества более сложная задача. носкою kv «•«’ или иустук, cZ^ "~ фОРМ^МР(А2; ДЛСТР (A2) паи™ (»*»;1ЮДСТЛНИП, ДЛСТР ( ИОДСТЛНИТГ. (A2 ; " ";"•'))))) 1 1 5 покачано действие от их формул. Гем не мм...... .. На Р5„сМы, если полное имя содержит какие-либо доцолНИ1.ОМ"И'С' '"° Мо'у| в<||"ик- "Г^'пи недостатки также устранимы. слова. Но, как .„ио- рилось Ра ’
-г—‘Л i ФИО Фамилии Г Имя Людмила 11 1?
\ Начал Людмил» Львовна Ьачмл О»че<лво
.Тре1ь«к Лариса Николаевна Висттоф Елена Александровна Третьяк Виси оф Лариса Елена Николаевна Александровна
ул(„ко Елена Сергеевна близко Елена Сергеевна
6 Бпдах Ирина Викторовна Бадах Ирина Викторовна
7 Клеров Игорь Юрьевич Кучеров Игорь Юрьевич
, Пашкович Алексей Валентинович Пашкович Алексей Валентинович
, Сдобнова Надежда Святославовна Сдобнова Надежда Святослав овна
Ю Даикж Светлана Николаевна Дацюк Светлана Николаевна
11 Сафонова Наталья Васильевна Сафонова Наталья Васильевна
12 Гречко Татьяна Анатольевна 1 речко Татьяна Анатольевна
13 Дмитрук Анна Михайловна Дмитрук Анна .Михайловна
14 Дмитришин Владимир Николаевич Дмитришин Владимир Николаевич
и Косинский Геннадий Викторович Косинский Г еннадий Викторович
16 Середа Татьяна Ивановна Середа Татьяна Ивановна
17 !Савчук Светлана Владимировна Савчук Светлана Владимировна
18 Ильченко Андрей Юрьевич Ильченко Андрей Юрьевич
19 Казаков Анатолий Сергеевич Казаков Анатолий Сергеевич
20 Яковлева Ольга Витальевна .Яковлева Ольга Витальевна
21 Смолянкой Максим Евгеньевич Смолянкин Максим Евгеньевич
22 Воронин Николай Владимирович Воронин Николай Владимирович
23 Тхорик Александр Юрьевич Тхорик Александр Юрьевич
24 Козлов Евгений Валерьевич Козлов Евгений Валерьевич
25 Таран Владислав Николаевич Таран Владислав Николаевич
26 Ветчинова Лариса Ивановна Ветчинова Лариса Ивановна
27 Грибова Алла Михайловна Г рибова Алла Михайловка
28 Дидковская Ольга Петровна Дидковская Ольга Петровна
2S Лаут Сергей Валериевич Лаут Сергей Валериевич
30 Ольшанский Глеб Владиславович Ольшанский Глеб Владиславова
31 Свириденко Леонид Викторович Свириденко Леонид Викторович
3? Фастовшук Александр Владимирович Фастовшук Александр Владимирович
33 Рудик Максим Николаевич Рудик Максим Николаевич
jj_.7аран Андрей Викторович Таран Андрей Викторович
luc. 11.5. Эти формулы извлекают имя, отчество и фамилию из полного шипи
Вомтхслучаях разнести текст по столбиди иокиомастерТехасе^^„"напер-
«иеамиЛекс; по столбцам. ко.»Р»" “*Хс™« «.«“““"““"'“J X®
^’впьности диалоговых окон, которые шаг за шагом на втором шаге укажите в качестве
шаге мастера текстов выберите опцию с раздели
^вола-разделителя пробел, как показано на рисунке.
Г/,8Вэ 11. Работа с формулами, манипулирующими
259
[Мастер текстов (разбор) hjoi 2 из:
Uxl
Д**»>** диалог лозео*к»*'Т устанопить разделители для текстовых данных Результат
вввод/чся в окне образца разбора.
Символов разделителем является:
Р" Считать последовательные разделители одним
Ограничите/^, строк: |
3
Образец разбора да^х
Зистгоф
Париса
Клена
1лена
Пъвокна
Николае 1н»
Александровна
Гергеевна
ill
Отмена | СНаэад [ | Далее > | Готово |
Удаление обращений из имен
Приведенная ниже формула позволяет удалить обращения г-н и м-р из имени, если они
есть. Например, если в ячейке А1 содержится текст м-р Иван Иваныч Иванов, то формула
вернет строку Иван Иваныч Иванов:
=ЕСЛИ (ЮТИ (ЛЕВСИМВ (А1/ 2) = "г-н " / ЛЕВСИМВ (А1; 3 ) = "м-р" ;
ЛЕВСИМВ(А1/2)="Ms") /ПРАВСИМВ(Al/ДЛСТР(Al) -НАИТИ(" ”/А1) ) /А1)
Подсчет количества слов
Следующая формула возвращает количество слов в текстовой строке (содержащейся
в ячейке А1), если слова отделены пробелами:
=ДЛСТР (СЖПРОБЕЛЫ (А1) ) -ДЛСТР (ПОДСТАВИТЬ (СЖПРОБЕЛЫ(А1) / " " / " " ) ) +1
В этой формуле сначала с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ удаляются лишние пробелы
в тексте (оставляя по одному пробелу), а также все пробелы в начале и в конце текстовой
строки. Затем подсчитывается количество оставшихся пробелов. Количество слов будет на
единицу больше количества пробелов.
Обратите внимание на то, что эта формула вернет 1. если ячейка пуста. Следующая фор-
мула лишена этого недостатка:
=ЕСЛИ(ДЛСТР(А1)=0/0/ДЛСТР(СЖПРОБЕЛЫ(А1))-
ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(СЖПРОБЕЛЫ(А1);" +1)
260
Часть II. Формулы и функции
работа с датами
а временем
ГЛАВА
ачинающие пользователи часто недооценивают воч
можности Excel по работе с датами и временем. В ва-
ших рабочих листах наверняка есть ячейки сон
чения времени и даты. Знание методов работы РЖаЩие зна-
чениями поможет сэкономить много сил и ° Такими зна-
главе приведены сведения, необходимые для*56*16™' В ЭТ0Й
мул да работы со значениями такого типа создания фор-
В этой главе...
Как Excel обрабатывает
значения дат и времени
Функции для работы с
датами
Функции д ля работы со
значениями времени
Как Excel обрабатывает
значения дат и времени
В этом разделе приведен краткий обзор того, как Excel
распознает и обрабатывает значения дат и времени. Рассмат-
ривается представление дат и времени в виде порядковых чи-
сел и даются советы по вводу и форматированию значений
дат и времени.
Даты как порядковые числа
Для Excel дата — это просто число, точнее, “номер по по-
рядку” данного дня, отсчитанный от 0 января 1900 года. По-
рядковое число 1 соответствует 1 января 1900 года, число 2
это 2 января 1900 года и т.д. Такая система позволяет исполь-
зовать даты в формулах. Например, в этой системе легко под-
считать количество дней между двумя датами.
Excel поддерживает даты с 1 января 1900 до 31 дека ря
9999 (этой дате соответствует порядковое число 2 958 465).
Как это ни удивительно, но в Excel есть дата с порядке
вым числом, равным нулю, — 0 января 1900 года (соответст-
вует порядковому числу). Эта несуществующая дата исполь
3Уется для представления временных данных, которые не свя
заиы с какой-либо конкретной датой. Детальнее об этой дате
рвссказано далее в главе.
Microsoft Excel поддерживает систему дат 1900 и систему дат 1904, Эти системы отличаются начальной датой
от которой отсчитываются порядковые числа дат. В системе дат 1900 начальной датой является 1 января 1 9qq
года, которой присваивается порядковый номер 1, а в системе 1904- 1 января 1904 года. По умолчанию Ex-
cel для Windows использует систему дат 1900, a Excel для Macintosh - систему 1904. Чтобы обеспечить со-
вместимость с файлами электронных таблиц Macintosh, Excel для Windows может поддерживать систему дат
1904. Чтобы изменить систему дат, выберите команду РПе^Параметры, в диалоговом окне Параметры
Excel перейдите на вкладку Дополнительно и установите или снимите флажок Использовать сис-
тему дат 1904 в разделе При пересчете этой книги. Отметим, что в Excel для Macintosh нельзя из-
менить систему дат.
При открытии документа, подготовленного на другой аппаратной платформе, смена системы дат происходит
автоматически. Например, при открытии в Excel для Windows рабочей книги, созданной в Excel для Macintosh,
система дат 1904 будет установлена автоматически. Но будьте предельно внимательны, если используете со-
вместно рабочие книги, в которых применяются разные системы дат. Например, пусть в файле Книга! ис-
пользуется система дат 1904 и в ячейке А1 содержится дата 15.1.1999, а в файле Книга2 — система
дат 1900 и ссылка на ячейку А1 в Книгах. Тогда во второй книге будет отображаться дата 14.1.1995,
а не 15.1.1999, поскольку при связывании данных передается порядковое число (в нашем случае
34713), которое в рабочей книге переводится в дату в соответствии с установленной в ней системой дат.
К достоинствам системы дат 1904 относится возможность отображения отрицательных значений времени. Ес-
ли в результате вычислений (например, в формуле =4:00-5:30) получено отрицательное значение, то оно
не отображается при установленной системе дат 1900, а в системе 1904 отобразится как - i: зо (т.е. раз-
ность в 1 час и 30 минут). Отметим, что в системе дат 1900 отрицательные значения времени сохраняются
и обрабатываются корректно, но Excel не может их отображать.
Чтобы отобразить числовое значение в виде даты, примените к данной ячейке формат да-
ты: С помощью команды Главная^Число^Числовой формат откройте список числовых
форматов, в котором присутствуют два формата для дат, Краткая дата и Длинный формат
даты, и выберите один из них. О форматах дат подробнее мы поговорим в разделе
“Форматирование значений дат и времени”.
Ввод дат
Дату можно ввести в виде порядкового числа (если, конечно, вы знаете его), но обычно даты
вводят в одном из форматов, распознаваемых Excel как формат даты. Excel автоматически пре-
образует введенную дату в порядковое число (которое в дальнейшем можно будет использовать
в вычислениях) и применит формат даты, установленный по умолчанию. Поэтому в ячейке бу-
дет отображаться именно дата в привычном виде, а не загадочное порядковое число.
Например, если нужно ввести 18 июня 2010 года, введите 18 Июнь 2010 (можно исполь-
зовать любой другой поддерживаемый формат). Excel интерпретирует то, что вы ввели, и со-
хранит число 40 347, которое и есть порядковым номером введенной даты. Кроме того, к
ячейке будет применен формат дат, установленный по умолчанию. Поэтому содержимое
ячейки может быть представлено в несколько ином виде, по сравнению с тем, в котором вы
его ввели.
В зависимости от ваших региональных настроек ввод данных в формате, подобном 18 июня
а заметку 2010, может интерпретироваться как текстовая строка. В таком случае дату следует вводить
в формате, соответствующем вашим региональным настройкам, например June 18, 2 010.
Часть II. Формулы и функции
Совет
установить табличный курсор на ячейке с датой то в ет™™ я,
ЕслУ в соответствующем формате. Чтобы отобразить поп^ формул также отобра-
зится следует отформатировать ячейку числовым форматом ®°В°е Число’ соответствую-
пате* Ф Р ом, отличным от формата дат.
формат даты, применяемый по умолчанию, устанайпимр™ в иг
страняется на все Windows-программы. Для изменения этот Л'ПСкж8’ а не в 5x061 и Распро-
задач Windows выберите команду Настройка=>Панель В ПуСК НЭ ПаНеЛИ
Панель управления дважды щелкните на пиктограмме* Язык и”™ 0ТКрывшемся окне
дарты. Затем в диалоговом окне Язык и региональна гта Региональные стан-
Региональные параметры. Формат дат по умолчанию щелкните на вкладке
пятя Так задается Фоомат пят nnuuouo - У олчани,о устанавливается в поле Краткая
дата. 1ак задается формат дат, применяемый по умолчанию, в Windows ХР в п™™ ви™™
Windows порядок задания этого формата может отличаться от описанной ’
в табл- 12-1 приведены форматы дат, распознаваемых Excel.
Таблица 12.1. Форматы дат, распознаваемые Excel
гппеожание ячейки Интерпретация Excel
18-6-10 18-6-2010 18/6/1° 18/6/20Ю 18.6.Ю 18.6.2010 18-6/Ю 18 Июнь, 2010 18 июня 2010 года 18 июня 2010 года 18 июня 2010 года 18 июня 2010 года 18 июня 2010 года 18 июня 2010 года 18 июня 2010 года 18 июня 2010 года
18 июн 18 июня текущего года
18 Июнь 18 июня текущего года
18/6 18 июня текущего года
18.6 18 июня текущего года
18-6 18 июня текущего года
Как видно из приведенной таблицы, Excel распознает даты в широком диапазоне форма-
тов. Однако она не распознает как даты следующие вводимые данные.
Июнь 12 010
Июн-12010
Июн-1/2010
Программа считает эти данные текстом. Если вы собираетесь использовать даты в фор-
мулах, убедитесь в том, что вводимые вами данные действительно распознаются как даты.
В противном случае ваши формулы будут давать неправильные результаты.
Если попытаться ввести дату, которая выходит за рамки поддерживаемого диапазона дат.
Excel интерпретирует ее как текст. Если же к порядковому числу, которое выходит за рамки
поддерживаемого диапазона, применить формат дат, то Excel заполнит всю ячейку символа-
ми ########.
^ава 12. Работа с датами и временем
263
Если на вашем рабочем листе содержится большое количество данных в формате дат, то для поиска hw
даты удобно использовать диалоговое окно Найти и заменить. Чтобы его открыть, выберите ком Н°*’
Главная^Редактирование'ЗНайти и выделить1^Найти (или нажмите комбинацию кла^
<Ctrl+F>). Но будьте внимательны при вводе искомой даты. Обязательно нужно вводить все четыре ци*
обозначающие год. Кроме того, дату следует вводить в том формате, в котором она отображается в стоп111
формул. Например, если ячейка содержит дату в формате 19 июня 2010, дата будет отображаться в сто **
формул в кратком формате дат (например, 19/06/2010). Поэтому если искать дату в формате, соответствий
щем формату представления даты в ячейке, Excel ее не найдет. Но дата будет найдена если при поиске зада
вать формат, обозначенный в строке формул.
Работа со значениями времени
Когда нужно работать с порядковыми числами временных данных, Excel просто расщи
ряет систему представления дат таким образом, чтобы она включала десятичные дроби. Дру
гими словами. Excel трактует время как дробную часть дня. Например, порядковый номе
даты 1 июня 2010 года — 40 330. Тогда полдень этого дня соответствует внутреннему пред
ставлению 40 330,5.
Порядковое число одной минуты приблизительно равно 0,00069444. Это число можно полу
чить с помощью приведенной ниже формулы. 24 часа умножается на 60 минут, затем единица де
лится на полученный результат. Как видно, делитель равен числу минут в сутках (1 440).
= 1/(24*60)
Аналогично порядковое число одной секунды приблизительно равно 0,00001157. Чтобы по-
лучить это число, следует разделить единицу на 24 часа, умноженные на 60 минут и на 60 се-
кунд. В этом случае делитель равен количеству секунд в сутках (86 400):
=1/(24*60*60)
Excel распознает значения времени с точностью до одной тысячной секунды. Числовой
эквивалент для 23:59:59,999 равен 0,99999999.
В табл. 12.2 представлены время суток с шагом в полтора часа и соответствующие поряд-
ковые числа.
Таблица 12.2. Время суток и соответствующие порядковые числа
Время суток Порядковое число
00:00:00 (полночь) 0,00000000
1:30:00 0,06250000
3:00:00 0,12500000
4:30:00 0,18750000
6:00:00 0,25000000
7:30:00 0,31250000
9:00:00 0,37500000
10:30:00 0,43750000
12:00:00 (полдень) 0,50000000
13:30:00 0,56250000
264
Часть II. Формулы и функции
Порядковое число
№500000
0,68750000
0,75000000
0,81250000
0,87500000
0,93750000
Окончание табл. 12.?
-^0°
16:30:0°
18:0°:°°
19:30:°°
21:00:0°
^°5°_—
Ввод значений времени
„ „ре всего, вам не придется сталкиваться с попялкпвк,»..
чениями для представления времени. Достаточно ввести в ячХТвое”^ " Дробными
зНЗ мых форматов, а все остальное программа сделает сама У Р В °ДН°М И3 расП0‘
*“„« , «6». 12-3 "'“° 4>»ч». Форм.™ , w„.
Таблица 12.3. Форматы времени, распознаваемые Excel
подержимоеячейки ат 11:30:00 AM 23:30 11:30 Интерпретация Excel 11 часов 30 минут 11 часов 30 минут 23 часа 30 минут 11 часов 30 минут
В этих примерах не указана дата, поэтому для них Excel использует по умолчанию дату с
порядковым числом 0, что соответствует несуществующей дате 0 января 1900. Вы можете
комбинировать даты и время следующим образом: сначала вводится дата в одном из распо-
знаваемых Excel форматов, затем через пробел вводится время, также в одном из распозна-
ваемых Excel форматов времени. Например, введенное в ячейку значение 18.6.10 11:30
соответствует следующему: 18 июня 2010 года, 11 часов 30 минут (порядковое число
40347,479 166 666 7).
Если значение времени превышает 24 часа, то оно интерпретируется как соответствую-
щее значение времени следующего дня. Например, если в ячейку введено значение
25:00:00, оно интерпретируется как 1:00:00 (час ночи) 1 января 1900 года. Та часть дан-
ных, которая отвечает за дату, увеличивается здесь на единицу, так как временная часть пре-
вышает 24 часа. Следует помнить, что временное значение без указания даты использует
в качестве даты 0 января 1900 года.
Аналогично, если в ячейку вместе со значением временем введена дата и значение време-
ни превышает 24 часа, то оно автоматически преобразуется в дату следующего дня. Напри-
мер, если вы введете 18.6.10 25:00:00 (ячейка предварительно отформатирована каким-
либо форматом дат), это значение автоматически преобразуется в 19.6.10 1:00.00.
Максимальное значение времени, которое можно ввести в ячейку (без значения даты), со
ставляет 9999:59:59 (без одной секунды 10 тыс. часов). Это значение Excel интерпретирует
№ 19.01.1901 15:59:59. Если вы введете время, превышающее Ютыс. часов, оно будет вос-
принято как текст.
^ава 12. Работа с датами и временем
265
Форматирование значений дат и времени
Программа Excel предоставляет широкие возможности в форматировании ячеек
жащих значения дат и времени. Например, вы можете отформатировать ячейку так, что'?7'0'5'
отображаться только дата, или только время, или одновременно дата и время.
Для форматирования ячеек, содержащих даты и время, используется вкладка Число
лотового окна Формат ячеек (рис. 12.1). Чтобы открыть это окно, щелкните иа кнопке^'
крытия диалогового окна группы команд Число ленточной вкладки Главная либо выбе °Т'
команду Другие числовые форматы в раскрывающемся списке Числовой формат в Т!
же группе команд Число. ~Qti
Категория форматов Дата содержит встроенные форматы дат, категория Время — я
маты времени. Некоторые форматы предусматривают отображение как даты, так и времен^
Выберите подходящий формат из списка Тип и щелкните на кнопке ОК.
Форматы дат служат для отображения дат и времени, представленных числами, в виде дат. Форматы
дат, которые начинаются со звездочки (*), меняются при изменении форматов отображения даты и
; времени в операционной системе. Форматы без звездочки не зависят от настроек операционной системы,
Г •
J Отмена
Рис. 12.1. Вкладка Число диалогового окна Формат ячеек исполь-
зуется для задания форматов дат и времени
Когда вы создаете формулу, содержащую ссылку на ячейку со значением даты или времени,
Совет Excel автоматически применяет тот же формат к ячейке с формулой. Часто это очень помогает,
но иногда сильно раздражает. К сожалению, нет никаких средств, позволяющих отключить авто-.
z магическое форматирование. Поэтому, если нужно отменить форматирование, выберите коман-
ду ГлавнаяЧ>Число^Числовой формат, или выберите в диалоговом окне Формат
ячеек числовой формат Общий, или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+~>.
Если нет подходящего встроенного формата, создайте собственный формат. Выберите ка-
тегорию (все форматы) и введите код формата в поле Тип. (Глава 24 посвящена созданию
пользовательских числовых форматов.)
266
Часть II. Формулы и функции
облемы’ возникаю‘Цие при работе с датами
0 йы работаете с датами в Excel, у вас могут возникнут.,
<ы с тем, что программа Excel разрабатывалась мн °ТОрые пР°блемы. Многие
йцХ сВ” ,о Система дат и времени в Excel вместе со всеми Т Назад (еше в прошлом
"3сячеЛеТИш< I-2'3' кРоме того’ в Различных версиях Excel по °Шибками была взята из про-
года представлен двумя цифрами. Добавьте Лтом°?У интерпРе™РУет даты, в
^Р»1* „а3ному интерпретировать даты в зависимости от регион^, ?ИСКУ ТО’ ЧТО Ехсе1
П°Р всего. если бы Excel разрабатывалась сейчас с самого Установок.
м СК°Рее „чительно жестче. К сожалению, этого сделать не начала’то правила ввода дат
б*' ся исХ методы борьбы с ошибками. ” ”ельзя’ и иам- работая с датами.
Р °бка “високосного” 1900 года
OlUX «ЗВХ-Гви— -ь 29 Февраля. Хотя
19°029Д Т-190 0, то Excel не будет возражать и присвоит ей последовател№оеВч^л0ВбоеИКУ
М лй ввести дату 29.2,1901, то программа воспримет ее как ошибочную и не преоб-
рсл tv а будет рассматривать как текстовую строку.
рззУ®Т ВмДожет программа Microsoft Excel мириться с такой очевидной ошибкой? В данном слу-
* Soft оказалась заложницей ошибки, допущенной другими разработчиками задолго до
яав М программы Excel. Високосным 1900 год ошибочно принят еще в самой первой вер-
“tus 1'2-3- Разработчики первой версии программы Excel, зная об этой ошибке, решили
сии Ь° в СВоей программе, чтобы обеспечить совместимость файлов таблиц Excel и Lotus.
fioBT°PllT же эта ошибка продолжает переходить в более поздние версии Excel? Microsoft
вред от ликвидации этой ошибки превысит возможную пользу, поскольку сразу
считаеЕ овместимыми сотни тысяч существующих рабочих книг, созданных как в Excel,
станут их программах электронных таблиц (разработчики всех электронных таблиц зна-
так и в дру т эту ошибку). По правде говоря, эта ошибка не является реальной проблемой,
ют и учит
подавляющее большинство пользователей Excel никогда не будут использовать
Невозможность использования дат до 1900 года
П о наша жизнь не началась 1 января 1900 года. Люди, которые работают с истори-
К0Не1жопмаиией обязательно обращаются к датам, более ранним, чем 1 января 1900 го-
ческои инф> Р паботать с такими датами, но, к сожалению, воспринимает их как текст. На-
да. Excel м нер ет возражать. если вы введете в ячейку 4 июля 177 6. Однако с такими
пример, использовать функции, предназначенные для работы с датами по-
ДаННЬХ ЕхсеГвоспринимает такие даты как текст. Также невозможно применить к ним фор-
Пр« ИИбХОД»!*»™
формат предоставит возможность точного форматирования.
Использование дат в текстовом формате и^^в"0”^р^е, невозможно. Например, не-
ется в том, что обработать даты, введенные чтобы определить день недели, нельзя
возможно изменить форматирование таким Хиной даты,
также определить дату, которая наступит через 7 дней после ук
Глава 12. Работа с датами и временем
Совет
267
Hi со ROM сопР°во*Даюи<ем диске имеется рабочая книга xdate demo. xl sm. В этой рабоче-
* re есть восемь пользовательских функций обработки рабочих листов, написанных на языке v"1'
Эти функции позволяют работать с любыми датами в интервале от 0100 до 9999. На рИс
Хг.. представлен рабочий лист, использующий эти функции работы с датами в столбцах с е до G
выполнения вычислений, затрагивающих даты до 1900 года. Д'1*
д в с о f
> Дни рожения президентов
з IПрезидент В Год В Месяц Д День В XDATE flxOATEOOW В XOATEYEARDIF И
д Джордж Вашингтон 1732 2 22 22.02.1732 пятница 278
5 Вильям Генри Хариссом 1773 2 9 09.02.1773 вторник 237
6 Закари Тейлор 1784 11 24 24.11.1784 среда 225
7 Абрахам Линкольн 1809 2 12 12.02.1809 воскресенье 201
8 Джеймс А. Гарфилд 1831 11 19 19.11.1831 суббота 178
9 Вильям Маккинли 1843 1 29 29.01.1843 воскресенье 167
10 Уоррен Хардинг 1865 11 2 02.11.1865 четверг 144
11 Франклин Рузвельт 1882 1 30 30.01.1882 понедельник 128
12 Гарри Трумен 1884 5 8 08.05.1884 четверг 126
13 Барак Обама .. 1961 8 4 04.08.1961 пятница 1 48
м I ।
Ls.______________________________db---------------------------
Рис. 12.2. Дополнительные функции обработки дат, разработанные автором и позволяющие
обрабатывать даты до 1900
Обозначение года двумя цифрами
Если вы вводите даты с обозначением года двумя цифрами, убедитесь, что Excel пра-
вильно их интерпретирует. Дело в том, что Excel по-разному воспринимает такие даты, в за-
висимости от используемой версии Excel.
Если две последние цифры номера года находятся между 00 и 29, то эти даты интерпретиру-
ются как даты XXI столетия. Если две цифры номера года лежат в диапазоне от 30 до 99, то Excel
воспринимает их как даты XX столетия. Например, если ввести дату 5.12.28, то Excel интер-
претирует ее как 5 декабря 2028 года. Но если ввести 5.12.3 0, то эту дату Excel воспримет как
5 декабря 1930 года. При необходимости можно изменить значение года, начиная с которого даты
будут интерпретироваться как даты XXI века. Для этого в окне Панель управления Windows
откройте диалоговое окно Язык и региональные стандарты. Во вкладке Региональные па-
раметры щелкните на кнопке Настройка, чтобы открыть диалоговое окно Настройка регио-
нальных параметров. В этом окне перейдите к вкладке Дата и введите новое значение номера
года, начиная с которого даты будут восприниматься как даты текущего столетия. Эта процедура
может немного отличаться для разных версий Windows.
На рис. 12.3 показано это диалоговое окно для Windows Vista. Для различных версий
Windows эта процедура может отличаться.
Чтобы избежать подобных сюрпризов, советуем всегда вводить номер года полностью, исполь-
совет зуя четыре цифры.
/
268
Часть II. Формулы и функции
Рис. 12.3. Для задания режима интерпретации обозначения дат
двумя цифрами воспользуйтесь панелью управления Windows
функции для работы с датами
Excel предлагает несколько функций для работы с датами ва „
давать разнообразные формулы. Все эти функции собоань! « ” КОТТК М0ЖН0 С03'
(формулы^Библиотека функций^Дата и время) Р категории Дата и время
В табл. 12.4 перечислены функции, предназначенные для работы с датами.
Таблица 12.4. Функции для работы с датами
функция Назначение
ГОД ДАТА ДАТАЗНАЧ ДАТАМЕС* Возвращает номер года, соответствующий аргументу даты в числовом формате Возвращает порядковое число конкретной даты Преобразует дату из текстового формата в числовой Возвращает дату (в числовом формате), отстоящую на заданное количество ме- сяцев вперед или назад от начальной даты
ДЕНЬ ДЕНЬНЕД ДНЕЙ36О ДОЛЯГОДА* Преобразует дату в числовом формате в день месяца Преобразует дату в числовом формате в день недели Вычисляет количество дней между двумя датами, считая, что в году 360 дней Возвращает долю года, представляющую число дней между начальной и конеч- ной датами
КОНМЕСЯЦА* Возвращает порядковый номер последнего дня месяца, отстоящего на указан- ное количество месяцев от начальной даты
Глзва Работа с датами и временем
269
Окончание tnafin /-> . -сдад?
Функция Назначение
МЕСЯЦ НОМНЕДЕЛИ* РАБДЕНЬ* Преобразует дату в числовом формате в номер месяца " Возвращает номер недели в году Возвращает дату в числовом формате, отстоящую на заданное количество р^. чих дней вперед или назад от начальной даты
РАБДЕНЬ.МЕЖД** Международная версия функции рабдень, позволяющая задавать нестан- дартные выходные дни
СЕГОДНЯ Возвращает сегодняшнюю дату в числовом формате
ТДАТА Возвращает текущую дату и время
ЧИСТРАБДНИ* ЧИСТРАБДНИ.МЕЖД* Возвращает общее количество рабочих дней между двумя датами * Международная версия функции ЧИСТРАБДЕНЬ, позволяющая задавать не- стаадартные выходные дни
* Эти функции в версиях до Excel 2007 были доступны только после установки надстройки Пакет анализа.
* * Эти функции появились в Excel 2010.
В Excel 2010 добавилось две новые функции обработки дат: ЧИСТРАБДНИ. МЕжд и
рабдень . МЕЖД. Эти функции имеют дополнительный аргумент, в котором можно задать
нестандартные выходные дни. Если считать субботу и воскресенье нерабочими выходными
днями, вполне подойдут старые версии этих функций.
Представление текущей даты
Для вставки текущей даты в ячейку используется такая формула:
=СЕГОДНЯ()
Можно отобразить текущую дату с соответствующим текстом. Например, следующая
формула сможет показать текст “Сегодня пятница 16 июня 2010 г.”:
="Сегодня "&ТЕКСТ(СЕГОДНЯ();"ДДДД ДД ММММ ГГГГ \г\.")
При использовании функции СЕГОДНЯ необходимо помнить, что ее значение обновляется
каждый раз при пересчете формул в рабочем листе. Например, если вы ввели формулы, подоб-
ные приведенным выше, то при открытии рабочей книги на следующий день эта формула будет
пересчитана и отобразит новую текущую дату, а не ту, когда была создана формула.
Чтобы ввести сегодняшнюю дату, которая не будет изменяться, нажмите комбинацию клавиш
Совет <Ctrl+Shift+;> (точка с запятой). Это действие вводит дату, вычисленную по формуле, непо-
средственно в ячейку. Затем дата меняться не будет.
Представление произвольных дат
Чтобы вставить какую-либо дату в ячейку рабочего листа, введите ее с помощью клавиатуры
в одном из форматов дат, распознаваемых Excel. Для автоматического создания дат используется
функция ДАТА. Например, если в ячейке А1 находится номер года, в ячейке В1 — номер месяца,
а в С1 — номер дня месяца, то следующая формула на основе этой информации создаст дату.
=ДАТА(А1;В1;С1)
270
Часть II. Формулы и функции
i I* .
Если в функцию передать неправильные аргументы
мер. рассмотрим следующую формулу. Если в качещХ^^ ** преобразовать Напои
даТь 13, то результатом будет дата 1 января 2010 года Т^Г° а₽^да (номер месяца) X
в первый месяц следующего года: ида’ т е- тринадцатый’ месяц преобдазХ
=ДАТА (2009 ; 13 ; 1)
яСТую функпия ДАТА используется с другими функциями
33 а Например, в следующей формуле используются фу льзуемыми в качестве
аОгУмеЯ латы России (12 июня) в текущем году. ФУ Ции Год и ТДАТА для воз-
ция ДАТАЗНАЧ преобразует дату, представленную в виде
с”даю,““ *°₽му“ “р,"т 404,2 "«рХХх:»
.«в.;»1"-:
Аы снова отобразить результат вычисления этой формулы как
Чтоб atuefi эту формулу, один из форматов даты. ' даТу’ пРимените к ячей-
ке соДеР*
11 Но при использовании функции ДАТАЗНАЧ следует быть no₽nPn.,u„
, строка, выглядящая как дата в одной стране, не всегда будетХвой в 1пекстовая
в*"м”,и ' щий пример хорошо подходит для регионального формата России ХГ СТРЭНе' ПрВДыд^
SZZв США> он вернет ошибку'так — Sb ~
Создание последовательности дат
Часто требуется ввести в рабочий лист некоторую после
щ нужно отследить объемы недельных продаж, то обязательно лат' НапРИмер, ес-
^телъность дат, разделенных семью днями, которые будут оппЛ УеТСЯ создать "оследо-
Эффективный способ ввода последовательности дат не тав Ь ОчереднУго неделю.
это применение средства Excel Автозаполнение. Введите мп™™ никаких формул,—
правой кнопки мыши перетащите маркер заполнения по тем яче^ ДЭТУ’ МТеМ С помощью
даты. После того как вы отпустите кнопку мыши, откроется контХ, Ну'ЖН° вставитъ
выбрать нужную опцию заполнения выделенного диапазона ячеек ГЛ™’ ГДе СЛедует
для большей гибкости введите первые две даты последователь!^™ и к ™
меню выберите элемент Заполнить последовательность ня,™ контекстного
ети последовательность дат, разделенных сХю днямиввеХТ™ниеТ0Г°-
две даты последовательности и выберите обе ячейки. Перетащите
держа при этом нажатой правую кнопку мыши. В контекстном меню выберТтТзаполнить
последовательность. Excel завершит последовательность вводом дополнительных дат от-
стоящих друг от друга на семь дней. д
Последовательность дат можно создать и с помощью формул. Для этого обычно сначала
вводится начальная дата, далее в соседней ячейке записывается формула, которая затем ко-
пируется во все остальные ячейки диапазона. Если изменить значение в первой ячейке диапа-
зона, то все остальные значения также изменятся в соответствии с новым значением.
Пусть начальная дата введена в ячейку А1, а формула — в ячейку А2. Эта формула копи-
руется по столбцу А столько раз, сколько требуется создать дат.
формула °ЗДаНИЯ последовательнос™ Дат, отстоящих друг от друга на 7 дней, используется
=А1+7
Глава 12. Работа с датами и временем
271
' A ; в C D £
1 01.01.2010
2 01.02.2010
3 01.03.2010
4 01.04.2010
5 101.05.2010
К-
7 О копировать ячейки
S л
С Заполнить
£Q • С1 Заполнить только форматы [
11 О Заполнить только значения
12 : С Заполнить по дням
13 , 'О Заполнить по рабочим дням
14
Заполнить по месяцам
15 |\
16 О Заполнить по годам
Рис. 12.4. Создание последовательности дат
Для генерирования последовательности дат, разность между которыми равна одному ме-
сяцу. используется формула:
=ДАТА(ГОД(А1);МЕСЯЦ(А1)+1;ДЕНЬ(А1))
Чтобы создать последовательность дат, разность между которыми равна одному году, ис-
пользуется формула:
=ДАТА(ГОД(А1)+1;МЕСЯЦ(А1);ДЕНЬ(А1))
Для создания последовательности дат, которая состоит только из рабочих дней, использу-
ется следующая формула, при этом предполагается, что дата, хранящаяся в ячейке А1, не яв-
ляется выходным днем:
=ЕСЛИ (ДЕНЬНЕД (А1) = 6 ;А1 + 3 ,-А1 + 1)
Преобразование текстовой строки в дату
При вставке данных из внешних источников даты часто импортируются в виде текстовых
строк. Например, следующая текстовая строка может соответствовать дате 21 августа 2010
года (четыре цифры, соответствующие году, затем две цифры, отвечающие за месяц, и, нако-
нец, две последние цифры, отвечающие за день).
20100821
Пусть этот текст содержится в ячейке А1. Для его преобразования в реальную дату можно
применить следующую формулу:
=ДАТА(ЛЕВСИМВ(А1;4);ПСТР(А1;5;2);ПРАВСИМВ(А1;2))
Здесь предполагается, что первые четыре символа в текстовой строке соответствуют но-
меру года, следующие два символа — номеру месяца, а последние два — номеру дня. Для
извлечения этих чисел из строки применяются текстовые функции ЛЕВСИМВ, ПСТР
и ПРАВСИМВ, которые затем используются в качестве аргументов в функции ДАТА.
Дололнитетлая Текстовые функции описываются в главе 12.
информация
t
272 Часть II. Формулы и функции
деление количества дней „ежпи
датам” ме*ДУ двумя
об^"° «ь,числе,шя’ выполняемые над датами
Zhx между Двумя датами. Например, 3аКл'«^юТся „
'с-»»“Str- ™-
’^подобные вычисления, по-видимому сам ЛЬк° Дней бьщ °ТКрЫтИя «чета и л ”
"С ггоеделение количества дней меж,™ л ФактичесКи XD Ые среди всех ru
; «а^’,ум’ —»
ZB1 Юностей; необхо:
Здесь предполагается, что конечная дата находит
Отметим, что для того, чтобы ячейка г ж СЯВячейкеА1 яи
[олжна быть отформатирована одним из чи^лоТ* °Т°бр^а «^7“ ~ В ЯЧе««е В!.
В1 значение будет больше, чем в А1, то рез Ф°РМатов- < - ” КОЗДчес™о дней,
Если формула возвращает ошибку убел^Т^
текст, который выглядит как дата. ^ЦЭТесь’ 470 в ячейках
а не форматом дат. Если в
отрицательным.
А1 и В1 содержатся цаты, а не
она Д‘
лчейке
'назаметку
выглядит немного сложнее.
столбов. Если вас спросят.
Иногда операция вычисления разницы межлч п»
примера рассмотрим общеизвестную анало^У™
сколько элементов требуется для сооружения забора ответа^ ™ спросят
звать количество столбов забора или назвать количество ппо М°ЖН° будет по-разному НТ
всегда будет на один больше, чем пролетов между ст^лбамГ МеВДу СТОлб^. Столбов
Иногда при вычислении разности между двумя пя
мер, пусть акция в каком-то магазине начинается В°ЗНИКНутъ «шибки. Напри-
Сколько будет длиться акция? Отняв первую дату от втопой^ ” Закан™в^ся 9 февраля
семь дней. Хотя в действительности она длится девять ЧТ° ™ Митс* во-
щ-ла будет выглядеть следующим образом (предположив Z СЛуЧае ^ильная фор-
=Кон_Дата-Нач_Дата+1 ’ 410 ячеики поименованы):
Вычисление количества рабочих дней между
двумя датами
Чтобы подсчитать количество рабочих дней между двумя датами, нужно из общего коли-
чества дней между этими датами вычесть выходные дни и праздники. Такие вычисления вы-
полняет функция ЧИСТРАБДНИ, которая не считает рабочими днями субботу и воскресенье.
Кроме того, можно определить диапазон, содержащий даты праздничных дней, которые так-
же не будут считаться. Этот диапазон нужно определять вручную потому, что в Excel нет
встроенных средств, позволяющих автоматически определять праздники.
f Эти функции в версиях до Excel 2007 были доступны только после установки надстройки Пакет
Назаметку анализа. Теперь эта функция является составной частью Excel и не требует дополнительных
надстроек.
Глава 12. Работа с датами и временем
273
На рис. 12.5 показан пример вычисления количества рабочих дней между двумя датами
диапазоне А2 :А8 содержится список праздничных дней. Две формулы в столбце С вычцСл
ют количество рабочих дней в столбцах А и В. Формула, выполняющая вычисления в ячейк
С12, имеет такой вид:
=ЧИСТРАБДНИ(А12;В12;А2:А8)
D11
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Дата Праздник
01.0L2010 Новый год___________
07.01.2010 Рождество Христово
23.02.2010
08.03.2010
09.05.2010
12.06.2010
04.11.2010
День защитника Отечества___
Междунарожный женский день
День Победы________________
День России________________
День народного единства
Рис. 12.5. Пример вычисления количества рабочих дней
Приведенная выше формула возвращает число 3. Это значит, что среди первых семи дней
года рабочими являются только три. Другими словами, от полученной разницы двух дат от-
нимаются два дня выходных и два дня праздников. В ячейке С13 вычисляется число рабочих
дней в году.
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом к книге компакт-диске.
В Excel 2010 была добавлена модифицированная функция ЧИСТРАБДНИ функция
чистрабдни.межд, Эта функция удобна при подсчете рабочих дней, если среди выходных
дней есть дни отличные от субботы и воскресенья.
Вычисление даты, отстоящей от указанной на
заданное количество рабочих дней
Для таких вычислений используется функция РАБДЕНЬ, которая является обратной к функ-
ции ЧИСТРАБДНИ. Например, если работу над проектом начать 4 января, а для его завершения
требуется 10 рабочих дней, функция РАБДЕНЬ позволит определить дату завершения проекта.
/ Эти функции в версиях до Excel 2007 были доступны только после установки надстройки Пакет
Назэметк* анализа. Теперь эта функция является составной частью Excel и не требует дополнительных
надстроек.
274
Часть II. Формулы и функции
В«^’ние!
СлеДу>ошая формула, используя функцию
20l0 года на 10 рабочих дней. Формула RP ДЕНЬ’ ВЫчисляег „я
<^уетдате 18 января 2010 года, отстоящей поР’№овое чие от 4 ян
а ‘ч рабочих дней-
Предыдущая формула может возвратит
строек, сделанных на компьютере (TaJa Р^тат 8 «ви
рована как 1 апреля 2010.) Предпоч^нХ Введенная «"3 ^^ьных на-
=рабдень (DATE(2O1O,1,4) ;10) ВОадл«оватьа,ХЬИ ПроинтерпРе™-
Второй аргумент в функции РАБДЕНЬ может к
учитывать дать, “назад”. Подобно функции ч^р^^^ыы.
необязательный) аргумент, который указь,вает „ ₽АБДМ тт.
„раздире- на Диапазон ячеек
V
Новинке
i, т.е. функция может
эта функция имеет третий
содержащий список
в Excel 2010 была добавлена модифицирования,, А„„
ЧИСТРАБДНИ.МЕВД. Эта функция удобна при подсчете'Х ЧИСТРАБДНИ~ Фун^я
ных дней есть дни отличные от субботы и воскресенья. ДН6И’ Среди выход'
Вычисление количества лет между двумя датами
Следующая формула вычисляет количество лет меж™
в ячейках А1 иВ1: Датами, которые содержатся
„год (А1) -ГОД1В1)
Эта формула использует функцию ГОД, которая извлекает из твт
ранняя дата (имеется в виду год) вычитается из более п™™™ с Н°Мер Г0Да- затем более
Г Ч, vujivc пизднеи. если R ЯПАЫи-А ТЭТ
более поздняя дата, чем в ячейке А1, формула вернет отрицательное значение ДвР™
Отметим, что эта формула не может вычислить количество и»,,
мер, если в ячейке А1 содержится дата I января 2011, а вТе йк” В1-" "Т"
J,yM п°Дсчитает разницу в один год, хотя эти даты отстоят друг от друга всего на один де'нь°Ф°Р'
функцию РАЗНДАТ можно назвать “призраком" программы Excel. Этой функции нет в списке диалогового
окна Мастер функций, нет ее и в списке функций категории Дата и время в группе Библиотека
функций вкладки Формулы. Поэтому, чтобы воспользоваться этой функцией, ее нужно вводить вручную.
РАЗНДАТ является функцией программы Lotus 1 -2-3 и поддерживается Excel для обеспечения совместимо-
сти. По некоторым причинам компания Microsoft держит эту функцию в секрете. В справке нет даже упомина-
ния о ней (хотя ее можно использовать в формулах). Эта функция впервые появилась в Excel 5, но упоминание
о ней появляется только в справке по Excel 2000.
Функцию разндат удобно использовать для вычисления количества дней, месяцев и лет между двумя да-
тами. Функция имеет три обязательных аргумента: нач_дата, кон_дата и код. Значение аргумента
код указывает на то, что именно нужно найти (разность дней, месяцев или лет). Следующая формула воз-
вращает число полных лет между двумя датами.
= РАЗНДАТ (Al, А2 , "у" )
в следующей таблице представлены допустимые значения третьего аргумента функции разндат. Обратите
внимание, что это значение представляет собой текст, поэтому его обязательно нужно заключить в двойные
кавычки.
Глава 12. Работа с датами и временем
275
Код Результат
"у" "ш" "d" " md " Число полных лет в заданном промежутке Число полных месяцев в заданном промежутке Число дней в заданном промежутке Разность дней между кон_дата и нач_дата. Значения месяца и года в заданных датах игнорируются
"утл" Разность месяцев между кон_дата и на ч_ да та. Значения дня и года в заданных датах игнорируются
11 yd " Разность дней между кон_да та и на н_дата. Значение года в заданных датах иг- норируется
Значение аргумента нач_дата должно быть меньше значения кон_дата. В противном случае формула
вернет ошибку.
Вычисление возраста человека
Возраст человека — это количество прожитых им полных лет. Формула, просто вычис-
ляющая разность между двумя датами, здесь не подойдет. Для этого используются более
сложные формулы.
Следующая формула возвращает возраст человека, день рождения которого записан
в ячейке А1:
=ЦЕЛОЕ(ДОЛЯГОДА(СЕГОДНЯ();Al;1))
/ В версии до Excel 2007 функция долягода была доступна только после установки надстройки
На заметку Пакет анализа. Теперь эта функция является составной частью Excel и не требует дополни-
—' тельных надстроек.
Ниже приведена формула, которая также позволяет вычислить возраст человека, но не
использует функцию ДОЛЯГОДА. Вместо этого в ней используется функция РАЗНДАТ (см.
врезку “Функция РАЗНДАТ”).
=РАЗНДАТ(А1;СЕГОДНЯ О ;"Y")
Определение дня года
1 января является первым днем года, а 31 декабря — последним. Следующая формула по-
зволяет определить порядковый номер дня года для даты, которая хранится в ячейке А1:
=А1-ДАТА(ГОД(Al);1;0)
Эта формула может понадобиться, например, для того, чтобы отобразить дату в юлиан-
ском календаре.
Следующая формула возвращает количество дней, оставшихся до следующего года:
=ДАТА(ГОД(А1) ,-12; 31) -А1
Вот видоизмененная формула, использующая в вычислениях текущую дату:
=ДАТА(ГОД(СЕГОДНЯ());12;31-СЕГОДНЯ()
После ввода этих формул Excel применит к ячейкам формат даты. Чтобы увидеть резуль-
тат, нужно применить общий либо числовой формат.
Чтобы преобразовать номер дня (например, 90-й день года) в дату определенного года,
введите формулу, приведенную ниже. Предполагается, что номер года хранится в ячейке А1,
а день — в ячейке В1.
“ДАТА(А1;1;В1)
276 Часть II. Формулы и функции
7 Что соответствует дню недели " ВОзвРаЩает целп₽ „
д „«к-пеовый день 2011 типа _________ Ример, следуЮЩа ’ ежащее в диапазоне
нЕдТдАТА (20И; 1; 1) ) -----*' На Субботу; Ф°РМула возвращает зна-
<уГкнИЯ ДЕНЬНЕД использует в своей работе необязател -
mv нумерации дней для результата. Если задать R ельнь,й “
„озвратит значение 1 для понедельника э д?Х^П°Р0Г0 ‘ФП'мен^'
сумента
ППРеДеЛеНИе АНЯ Недели
функция ДЕНЬН^^И„™“аеТ аргумент даты
от1 V так как первый день 2011 года выпадает
____________ / пт 1 . 1 . 1 )
|В»И ДЕНЬНЕД ™«Ует • своей ра6оте нм6татми1ыв
.. . 'возврата значение 1 для понедельна’.™' ’ ""®» И»" Т??™’’
♦^значение3, ззвФункцияво,врэт„тиз.ц. Ьдд.для
Вы можете отформатировать ячейки с датами та шорника и т д
вычной текстовой форме, а не в виде ци*п nJ.t4T06bl дни нВДели выводила и, „
цию (все форматы) и в поле Тип введи?шХо^дТТЧИСЛОВЫХ <**<» вы^ДГоп’
недели) или дддд (для отображения полного названия X аббревиз^ даей
ОпреДеление дать| прошедшего воскресенья
Следуюшая формула возвращает дату, которая была в прошел,.,.
^щий день является воскресеньем, то формула вернет его да™воскресенье. Если те-
_СЕГОДНЯ () -ОСТАТ (СЕГОДНЯ () -1; 7) У’
Чтобы определить дату другого дня недели, замените едини,™ ™
от 2 (понедельник) до 7 (суббота). НУ ДРУГИМ числом в диапазоне
Со»еТ
Определение первого дня недели после
заданной даты
Формула, приведенная ниже возвращает дату определенного дня недели, следующего после
заданной даты. Например, эту формулу можно использовать для того, чтобы определить когда
после 1 июля 2010 года будет понедельник. Пусть в ячейке А1 содержится дата, а в ячейке А2_
число в диапазоне от 1 (понедельник) до 7 (воскресенье), тогда формула примет вид:
=А1+А2-ДЕНЬНЕД (А1; 2) + (А2<ДЕНЬНЕД (А1; 2) ) *7
Если ячейка А1 содержит дату 1 Июль 2 010 (четверг), а значение ячейки А2 равно 1 (что
соответствует понедельнику), то формула вернет дату 5 июля 2010 года. В этот день и будет
первый понедельник после 1 июля 2010 года.
Определение заданного дня недели в месяце
На практике может потребоваться формула, позволяющая определить дату определенного
дня недели. Предположим, ваша фирма выплачивает заработную плату во вторую пятницу
каждого месяца. Естественно, вы хотите посмотреть, на какие даты приходятся эти дни. Сле-
дующая формула выполняет подобные вычисления:
=ДАТА(А1;А2;1) +АЗ-ДЕНЬНЕД (ДАТА (А1 ;А2 ; 1) ;2) +
(А4- (АЗ>=ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1;А2;1) ;2)))*7
Формула ссылается на следующие ячейки:
• ячейка А1 содержит номер года;
* ячейка А2 содержит номер месяца;
Глава 12. Работа с датами и временем
ячейка АЗ содержит номер дня недели (1 — для понедельника, 2 — для вторника и т д у
ячейка А4 содержит одно из чисел 1, 2, 3 или 4, указывающее номер появления дНя
недели (заданного в ячейке АЗ) в месяце.
Если вы хотите определить дату второй пятницы в ноябре 2010 года, то эта формула вер.
нет дату 12 ноября 2010 года.
/ Если число в ячейке А4 превысит количество указанных дней в месяце, то формула возвратит
* На заметку дату из следующего месяца. Например, если вы хотите определить дату пятой пятницы в ноябре
2010 года (такой не существует), то формула возвратит дату первой пятницы в декабре месяце.
Вычисление праздничных дней
Определение даты заданного праздничного дня может быть нетривиальной задачей. Не-
которые из них, такие как новогодние праздники или день Победы, не вызывают никаких
проблем. Для праздничных дней такого типа можно просто воспользоваться функцией ДАТА.
Для ввода даты новогоднего праздника (который всегда выпадает на 1 января) для опреде-
ленного года в ячейке А1 можно ввести такую функцию.
=ДАТА(Al;1;1)
Другие праздники учреждены по определенным дням недели определенного месяца. Так,
например, День медицинского работника приходится на третье воскресенье июня.
На рис. 12.6 приводится рабочая книга с формулами, вычисляющими даты 7 Всероссий-
ских праздников. Формулы, на которые делается ссылка на год в ячейке, на которую делается
ссылка из ячейки А1, перечислены в следующем разделе.
д 1 | 2010 2 5 д В С 0 Определение праздников
5 Праздник Описание Дата Ланн
6 Новый год 1 день января 1 января 2010 г. пятница
7 Рождество Христово 7 день января 7 января 2010 г. четверг
5 День защитника Отечества 23 день февраля 23 февраля 2010 г. вторник
9 Международный женский день 8 день марта 8 марта 2010 г. понедельник
10 День Победы 9 день мая 9 мая 2010 г. воскресенье
11 День России 12 день июня 12 июня 2010 г. четверг
12 День народного единства 4 день ноября 4 ноября 2010 г. четверг
13
Рис. 12.6. Применение формул для определения дат различных праздников
На CD-ROM
Рабочая книга, представленная на рис. 12.5, имеется на прилагаемом диске.
Новый год
Этот праздник всегда выпадает на первое января:
=ДАТА (Al; 1; 1)
Рождество Христово
Этот праздник всегда выпадает на седьмое января:
=ДАТА(А1;1;7)
270 '
Часть II. Формулы и функции
защитника Отечества
АеНЬ, „рмлник всегда выпадает па двадцать 1ретье
ЭТ°Т /о-23) и
Ь-ГА (^ ' ' w
'^народный женскии день
поаздник всегда выпадает на восьмое марта-
^3'-8)
^(А
вЬ1Числения даты Пасхи достаточно сложна, п
Ф°?ня Пасхи. День Пасхи вычисляется как первое bockJS^ И>за механизма опреде-
ли весеннего равноденствия. Я нашел эти формулы в се™ иполнолуния
п0СЛе^отак>т- кРоме того’ они не Работают в рабочих книгяуНТернет и совсем не знаю, как
они Ра" /разницу между системами дат 1900 и 1904 МЫ использующих систему дат
1904 (" 5 /" &ДЕ нь (МИНУТА (А1 / 3 8) / 2+5 6) & • / • «Л,°бсуждали в этой главе ранее.)
день Победы
Этот праздник всегда выпадает на девятое мая:
=ДАТА(А1-'5;9)
День России
Этот праздник всегда выпадает на двенадцатое июня:
=даТА(А1;6;12)
День народного единства
Этот праздник всегда выпадает на четвертое ноября:
=ДАТА(А1;И;4)
Определение последнего дня месяца
Для определения последнего дня месяца, которому принадлежит заданная дата, использу-
ется функция ДАТА. Чтобы не считать количество дней в месяце, можно ввести “0-й” день
следующего месяца, который совпадает с последним днем данного месяца. Этот прием ис-
пользуется в следующей формуле (заданная дата содержится в ячейке А1). Эта формула воз-
вращает дату, соответствующую последнему дню месяца:
=ДАТА (ГОД (А1) ;МЕСЯЦ(А1)+1;0)
Изменив предыдущую формулу, можно получить новую, которая позволяет определить
количество дней в определенном месяце. Следующая формула возвращает целое число, рав-
ное количеству дней в месяце для даты, хранящейся в ячейке А1:
'ДЕНЬ (ДАТА (ГОД (А1) ; МЕСЯЦ (А1) +1; 0) )
Определение високосного года
Чтобы определить, является ли указанный год високосным, можно проверить, принадле-
жит ли 29-й день, отсчитанный от 1 февраля, февралю или относится к марту. Здесь исполь-
зуется свойство функции ДАТА автоматически преобразовывать возвращаемый результат
«правильную дату указанного года (если год не високосный, 29 февраля автоматически пре-
образуется в 1 марта).
Лава Работа с датами и временем
Пусть в ячейке А1 содержится некоторая ЛОЖЬ в противном слХ*’^
ИСТИНА, если эта дата принадлежит високосному году, лУчае:
=ЕСЛИ(МЕСЯЦ(ДАТА(ГОД(А1) ;2;2 9))=2;ИСТИНА;ЛОЖЬ)
г,г,т, ппл 1ОЛЛ ГОДЭ. КОТОРЫЙ ВИСОКОСНЫМ Нв Яйпа<-\^
? Эта формула вернет значение ИСТИНА для ется (СЬ|
На заметку раздел “Ошибка “високосного’ 1900 года )•
Определение квартала года
В финансовых отчетах часто нужно
ла возвращает целое число в диапазоне
представлять даты по кварталам. Следующая фОр
от 1 до 4, равное номеру календарного квартала (дата
хранится в ячейке А1):
=ОКРУГЛВВЕРХ(МЕСЯЦ(А1)/3;0)
Эта формула делит номер месяца на три, а затем округляет его до большего целого числа.
Функции для работы со значениями
времени
Excel, как вы и ожидаете, имеет необходимый набор функций для работы со значениями
времени. В этом разделе представлены примеры использования этих функций.
В табл. 12.5 приведен список функций, предназначенных для работы с временными зна-
чениями. Все эти функции находятся в категории Дата и время.
Таблица 12.5. Функции для работы со значениями времени
Функция Назначение
ВРЕМЗНАЧ ВРЕМЯ МИНУТА СЕКУНДЫ ТДАТА ЧАС Возвращает время в числовом формате для времени, заданного текстовой строкой Возвращает время в числовом формате для заданного времени Преобразует дату в числовом формате в минуты Преобразует дату в числовом формате в секунды Возвращает текущую дату и время Преобразует дату в числовом формате в часы
Представление текущего времени
Следующая формула возвращает текущее время в виде последовательного числа (без по-
следовательного числа даты):
=ТДАТА()-СЕГОДНЯ!)
Можно отформатировать содержимое ячейки во временном формате для просмотра полу-
Проще всего этого Добиться, задав команду Главная^Число->
числовой формат и выбрав из раскрывающегося списка Время.
Совет Чтобы ввести текущее время, которое не будет изменяться при пересчете формул рабочего лис-
та, нажмите комбинацию клавиш <Ctr1+Shift+:> (двоеточие).
280
Часть II. Формулы и функции
Значения формул, возвращающих текущее время измен™
, мул рабочего листа. 1 меняются только при пересчете всех фор-
Г «ме™
Отображение значений впр*
дначале главы уже объяснялось к- немени
о1,я часов, минут и секунд (если необ^ Вв°Лить ЗНачА
„^ьзуется в качестве разделителя Кп ДИм°)- Для 31я Я 8РемеНи
^офунки™ ВРЕМЯ- ПУ«ь значения ^ ^ени^ ^лите зн
в1, а значения секунд - в £ОВХР**ятСя »яч *!**** hL?* ДВ°^ия (
Сле—
Как и функция ДАТА, функция ВРрмо Этих
чеНия, а пытается преобразовать их Не ВЬ1Даег оШин
80, что, очевидно, является ошибкой 8 если 8Ведень,
,0.^=г_
Если ввести число часов больше ед*ХцТ ЗНачение
Вн1>мание! ТОГО можно было ожидать м ' Ч6М 24’ TO oeavn
Было бы логично, если бы эта формула выдавала значение „ au
ты/времени - 1,041667 (т.е. один день и один час) Нп в 8 ВИДе поряДк°вого числа да-
кой формуле: аС)' Н° 8 Длительности она эквивалентна та-
=ВРЕМЯ(1;0;0)
Можно совместно использовать функции ДАТА и ВРЕМЯ н
сгенерирует порядковое число 39 420,770 833 333 3 котипа ЭПример’ слеДУющая формула
2010 года: ’ К°Т°рОе ^ответствует 18:30 4 декабря
=ДАТА(2010; 12;4)+ВРЕМЯ(18;30 ; 0)
функция ВРЕМЗНАЧ преобразует текстовую проку, Предотшя1ощую зна„
, соответствующее порядковое число. Следующая функция вернет число 0 2 *5 584 то Г™
соответствует времени 5:45: и JJ3 3, что
=ВРЕМЗНАЧ ( " 5 : 45 " )
«ея^Хм^вре-ии'3^" ‘''П''Я *W“ ‘ ““ "“5—
Вычисление разности между значениями времени
Поскольку время представляется в виде последовательных чисел, ^^^^Ханит^вр™
двух значений времени не вызывает затруднений. Например, если в часов и 30 ми-
мя 5 = 30: 00, а в ячейке В2 - 14 : 0 0 : 00 (разность между ними составляет 8 часов и 30
нут), то следующая формула вернет значение 8:30:00.
Однако если в результате вычислений получается °^™8^ность символов ########,
вместо числового значения вы увидите в ячейке последовательно
поскольку Excel не может отображать отрицательные значения вр
^лава 12. Работа с датами и временем
281
г.е. вас iiiirepecvei кип.ко абкнщ,
ах шаченпи времени можно npnWv
которая отобраiii 1 по шачсние и
Гели «пак p.nnocni времени не имеет «начення.
«качение рашоеhi. го для отображения orpiniaiejii.iii
фм1М1пк> ABS (вычисление абсолютной величины)
4|<ч-
чип
"Мс
положи 1СЛЫЮГО времени
ABS (В2-А2)
Проблема “отрицательного времени" часто uoiiiiik.ici при вычислении pajiiocnt времс|||1
принадлежащего разным суткам, например, когда нужно вычпелть длиicai.iiocn. paGtl.lv|(’
времени ночной смены, которая начинается, допустим, в 22 часа 11 ’акапчиваекя в 6 часов у,^
на еле tyiomiiil день. На рис. 12.7 показан пример вычислений 4111110111.1104 и рабочей cmciii.i,
ви ню, вычислить продолжительность ночной смены не получилось (ячейка С 5).
А В 9
1 2 8:00 17:30 9:30
з 22:00 6:00 ыымнминм
4 9:00 16:30 7:30
5 11:30 19:45 8:15
6 7 6:15 13:45 7:30
Рис. 12.7. Ошибка при вычислении ратоепш времени
ь не поможет, поскольку будет возвращено
Использование предыдущей формулы здесь
значение 16 часов, что неправильно (в действительности длительность смены составляет 8
часов). В этом случае поможет следующая формула:
=ЕСЛИ(В2<А2;В2+1;В2)-А2
‘Отрицательное время" поддерживается в системе дат 1904. Чтобы перейти в эту систему, вы
На заметку берите команду Файл^Параметры. В открывшемся диалоговом окне перейдите к вкладке
Дополнительно и установите флажок опции Использовать систему дат 1904 Будьте
очень осторожны! Если в рабочей книге есть даты, то после включения этой опции порядковые
номера уменьшатся на 1462 (количество дней в четырех годах).
Суммирование значений времени
А в Т
1
2 Воскресенье
} Понедельник 8:30
4 Вторник 8:00
Среда 9:00
6 Четверг 9:30
7 Пятница 4:15
- Суббота 2:30
Всего времени; 17:45
W
и
Рис 12.8. Испаяыованис нс подходяще-
го формата ячеек приводит к ото-
бражению неправильного ре д ныпата
Многие пользователи приходят в недоумение, когда
сумма значений времени, если она превышает 24 часа,
отображается неверно. На рис. 12.8 показан такой при-
мер. Диапазон В2: В8 содержит часы и минуты, отрабо-
танные служащим в каждый рабочий день недели. Фор-
мула суммирования содержится в ячейке В9:
=СУММ(В2:В8)
Вы видиге, что формула возвращает значение 17 ча-
сов 45 минут, хотя реальное значение суммы равно 41 ча-
су и 45 минутам. Дело в том. чго формула отражает сум-
му в виде последовательного числа 1,7395833, представ-
ленного во временном формате, но форматирование
ячейки не отображает лить только часть хранящихся в
ячейке данных, не отображая часть даты временного
формата. Полученный ответ будет неверны из-за того,
что в ячейке В9 задан неверный числовой формат.
282
Часть II. Формулы и функции
значений времени, превышающих 24 часа, применяется пользовательский
гра7,<с111,>' ратные скобки здесь указываю) па то, что значение часов может нревы-
.|10 пользовательские форматы рассмотрены в главе 24.
П0ДР°6н°
I еще один пример. Таблица содержит список отработанных часов за
с 129,к;,Х',ыхисверхуроч11ых).
' е
j
° "Реллени
2
3
4
6
6
11.01.2010
Листок учета рабочей
служащего:|михаил Серебряков
------ Отдел:,
день
' Нач,
Нач. перерыва
[\ень Дата работы
11.01.2010 8:00 12:00
вторник 12.01.2010 10:00 14:00
среда 13.01.2010 9:00 12:00
’ четверг 14.01.2010 8:00 12:00
" Пятница 15.01.2010 9:30 14:00
~~ суббота 16.01.2010
ТТскресеное 17.01.2010
' ——
всего w неделю
всего часов. 41:30
нормированное время: 40:00
Время переработки: 1:30
4О:Оо|
время:
Кон.
Перерыва
-IsoeaL.
. 13:00
14:30
13:00
_ 13:00
___15:30
Оконч.
Работы
18.00_
1Э:00_
. 18:30
18:30
17:00
9:00
8:30
8:30
_9:30_
_6:00
0:00
0:00
Всего
9:00
17:30
26:00
35:30
41:30
41:30
41:30
2ЧИ1:ТИТ° _| Справка |
7
8
9
10
И
12/
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
11
Рис. 12.9. Таблица, позволяющая составить графикр^б^Г----------------।
В ячейке D5 находится начальная дата, а в столбце В
зоне D8 :G14 находятся значения времени. В столбце Н к™ ражается День недели. В диапа-
ных служащим за день. Например, в ячейке Н8 находите ЫЧИСЛЯется числ° часов, отработан-
=ЕСЛИ (E8<D8 ; Е8 + 1-D8 ; Е8-D8)+ЕСЛИ (G8<F8 ; G8 + 1Ф°РМуЛа"
HeCD-ябм 317 рабочую книгу мо*но найти на прилагаемом к книге компакт-диске.
В первой части формулы вычисляется разница значений в столбцах D и Е, т.е. определяется,
сколько часов отработал служащий до перерыва на обед. Во второй части формулы вычисляет-
ся количество часов, отработанных после обеда. Для этого значение из столбца F отнимается от
значения в столбце G. Функция ЕСЛИ используется для того, чтобы можно было корректно вы-
числить продолжительность ночной смены. Например, если смена начинается в 22:(Х), а начало
перерыва в 2:00, то формула без функции ЕСЛИ вернет отрицательный результат.
Глава 12. Работа с датами и временем
283
ча7;- "рем,
"Рисвое,, ’
"Р°Должитель
Формула, которая подсчитывает общее рабочее время за недели» нахолнтсо .
и имеет вид: ' 1 «чейКс Е
“СУММ(Н8:Н14 )
В таблице предполагается, что стандартная рабочая неделя состоит из 40 часе
проведенное на рабочем месте сверх нормы, считается сверхурочным. Ячейке С23
имя Рабочее время. Она содержит значение 40:00. Если в вашей фирме
ность стандартной рабочей недели другая, измените значение в этой ячейке.
В ячейке Е18 содержится формула, которая вычисляет количество запланирована
сверхурочных) отработанных часов. Эта формула возвращает наименьшее двух чисел- 'к ^,1е
время работы или сверхурочные часы. °б|Цее
=МИН(Е17;Рабочая_неделя)
Формула в ячейке Е19 отнимает от общего времени работы количество запланирова!
отработанных часов: 1Ь1Х
“Е17-Е18
В диапазоне Н17:Н19 могут храниться значения времени, большие 24 часов, поэто
к ним был применен числовой формат [ч] :мм. у
Преобразование значений времени в военный
формат
Военный формат времени представляет собой четырехзначное число в диапазоне от 0000
до 2359. Например, значение 1:00 запишется в виде 0100, а 15:30 — как 1530. Пусть в ячейке
А1 содержится такое четырехзначное число, тогда следующая формула преобразует его
в обычное представление:
“ВРЕМЗНАЧ(ЛЕВСИМВ(А1; 2 ) & " : "&ПРАВСИМВ(А1;2))
Следует заметить, что эта формула вернет неправильный результат, если значение в ячей-
ке А1 состоит менее чем из четырех цифр. Следующая формула решает эту проблему и воз-
вращает правильный результат для диапазона значений от 0 до 2359:
“ВРЕМЗНАЧ(ЛЕВСИМВ(ТЕКСТ(В1;"0000");2)&":"&ПРАВСИМВ(В1;2))
Приведенная ниже более простая формула эквивалентна предыдущей. В ней используется
функция ТЕКСТ, которая возвращает отформатированную строку. Затем функция ВРЕМЗНАЧ
преобразует эту строку в значение времени.
“ВРЕМЗНАЧ(ТЕКСТ(С1;"00\ : 00 " ) )
Преобразование количества часов, минут
и секунд в значение времени
Чтобы преобразовать количество часов в значение времени, следует разделить это коли-
чество на 24. Например, если ячейка А1 содержит значение 9,25 (часа), то следующая фор-
мула вернет время 9:15:00 (9 часов и 15 минут):
“А1/24
Чтобы преобразовать количество минут в значение времени, это количество следует раз-
делить на 1 440 (число минут в сутках). Если ячейка А1 содержит значение 500 (минут), то
следующая формула вернет время 8 : 20 : 00 (8 часов и 20 минут):
“А1/1440
284 Часть II. Формулы и функции
8
8:00
8:10
8:20
8:30
8:40
8:50
9:00
9:10
9:20
9:30
9:40
9:50
2
3
ь
7
8
Ч
10
11
12
13
Luc_____
Рис. 12.10. Использова-
ние формулы для созда-
ния временной последо-
вательности
„Аразования количества секунд в знамени.
,,.я Аб 4(Х) (количество секунд в сугкау. ”* 'Фемени НеоГ1„„
Д- Ф‘"’МУ',а "ир'"-'' "рсм" 18-"3-20 щ £*“ А1 «Й?""'
,ад’з~ххгб5,“‘“-
Убавление к значению времени Чарп
^унД И Час08> минут
И прибавить к значению времени определи
Ч^инут или сску"Д’ обыч"° используется d^°C КОДИЧе^во
Z' ячейке А1 содержится значение времени Чтоб^” ВРЕМя-
' сть ” ara и 30 минут, запишем формулу- пРибавить
ПУ .9 Ч****’<4 J J'
<<ЕМ»<2-'30'0’
-»1 *® циЮ ВРЕМЯ можно м Мпол„е„иа „
ФУ и значений времени с заданным шагом На ПослеДова-
^'’’’^последовазельность, состоящая из 16 времен^'2 ’0 Пред-
ст^еИ ю минут. В ячейку А1 введено начальное знач ЗНачений с
^'0МперЖИТ формул которая копируется во ВСе остХТ? ЯчеЙКа
>2 Стельности: бальные ячейки
SA1+B
округление временнь/х значений
Иногда бывают полезны формулы, округляющие времени
- амия с определенной точностью. Например еРПМ » временные
з^ет Ра^чего времен” в^ся с точнос?’ью до ,5^ К°М’
также должны представляться с этой точностью МИНуТ’ Т° Мнения рабочего време-
Н Следующая формула представляет значение времени в ячейке дз
ОКРУГА (А1*1440' °) /1440 с точностью до минуты:
' в этой формуле значение времени сначала умножается на число )44П < .
шее количество минут), затем округляется до ближайшего цело™ „ (ЧТобы nonWb об-
Например, если в ячейке А1 находилось значение 11-52-34 ж Ле Этого делится на 1440.
Следующая формула округляет значение времени в ячейкГдТ^Г^ 11: 53 : °0'
.„КРУГЛ <А1.24;0>/24 А1 ДО 6лНжайшего „аса;
Если в ячейке было значение 5-.21-.31, формула Вернет 5:Оо-оо
Приведем формулу, отображающую время с точностью до 15 минут-
=0КРУГЛ(А1*24/0,25;0) / (24/0,25) Y ‘
В этой формуле 0,25 соответствует четверти часа, т.е. 15 минутам л™ ™
времени с точностью до получаса примените аналогичную формулу^амени o"s
=ОКРУГЛ(А1*24/0,5;0)/(24/0,5) Y енив и,^ на U.5.
Работа со значениями времени, не связанными
с конкретным временем суток
KnJ>ZMn ЧаСТ° возникает необходимость обработки значений времени, не связанных с кон-
ременем суток. Например, вы хотите проконтролировать время, затрачиваемое вами
285
Глава 12. Работа с датами и временем
ежедневно на утренние пробежки в парке. Предположим, что на основании ежедневных За
сей значений расстояния, преодоленного вами, и затраченного на эго времени вы хотите
считать скорость и темп ежедневных пробежек, подсчитать общее время пробежки и обц?С
расстояние и т.п. Такие значения времени не привязаны к конкретному момен гу времени дНч ее
Если сегодня вы бегали 35 минут и 45 секунд, то это время в свою та лицу Excel nbJ
жете ввести только как 00:35:45. Excel, конечно, интерпретирует эту запись как 35 Мцн '
и 45 секунд пополуночи. К сожалению, при вводе значений времени нельзя освободиться rj
записи количества часов — если вы введете 35:45, то это значение удет интерпретцрОВа|^
как 35 часов и 45 минут.
И все-таки можно работать со значениями времени, не привязанными к конкретному Вр
мени суток, если не обращать внимания на то, как Excel интерпретирует зна гения времеНи
На рис. 12.11 показан рабочий лист, созданный для отслеживания времени утренних про§е
жек и подсчета всех “рекордов”, поставленных вами. Здесь в стол це записаны даты ут
ренних пробежек, в столбце В отображается расстояние (в километрах , которое вы пробе^а^
с: w что R столбце D вычисляется скорость бега г» ,
ли, а в столбце С — время, затраченное на это. о оилиц т* « (.в
лометрах в час). Для этого в ячейке D2 записана формула.
=В2/ (С2*24) альные ячейки столбца D. В столбце Е выЧцс,
Затем эта формула была скопирована на ост етр в ячейке Е2 введена формула-
ляется темп бега, который выражается в минутах на
. (С2«60*24) /В2 столбца Е. В столбцах F и G ВЫЧИСЛЯЮТСЯ со.
Эта формула скопирована на другие я бежали в этом году, и общая длительность
ответственно общее расстояние, котороедь P [ч] :ММ:СС, который позволяет
пробежек. Ячейки в столбце G отформатированы форм
выводить значения времени, превышающие
jf ' А ’ В ;• С •:с Е F i G _j._h
2 Дата Дистанция Время Скорость (км/ч) . Темп' 1 (мин/км) 1 |Дистанц *ия за год Суммарно е
2 . 3 _ 1 5 6 01.01.2010 02.01.2010 03.01.2010 04.01.2010 05.01.2010 __ 1,50_ _ 1'50 2,00 1,50 2,40 00:18:45 _ 00:17:40 00:21:30 00:15:20 00:25:05 _ 4,80 5,09 5,58 _ 5'87: 5,74 _ __ 12,50 11,78 10,75 10,22 10,45 7 1,50 3,00 5,00 6,50 8,90 00:18:45 00:36:25 00:57:55J 01:13:15; . 01:38:20''
7 06.01.2010 8 07.01.2010 9 08.01.2010 10 09.01.2010 11 10.01.2010 3,00 3,80 5,00 4,00 3,00 00:31:06 00:41:06 01:09:00' 00:45:10^ 00:29:06 5ДД 5,55 4,35 5,31 6,19 10,37. 10,82 13,80 11,29; 9,70 11,90 15,70 20,70 _ 24'70 . 27,70, 02:09:26 02:50:32 03:59:32; 04:44:42 05:13:48
12 11.01.2010 13 5,50 01:08:30 4,82' 12,45 _ ЗЗДО 06:22:18;
Рис. 12.11. Использование значений времени, не связанных с конкретным вре-
менем суток
Рабочую книгу описанного примера можно найти на прилагаемом к книге компакт-диске.
Ha CD-ROM
286
Часть II. Формулы и функции
^рмулы подсчета ГЛйо
Суммирования АВА
1ГИ оденет И суммирование — две наиболее часто Ис
L з^емые операции, выполняемые в электронах
И * 1 предлагает большое количество средств пЛ бли'
ОПЧ»™8- В этой описаны приемы
к* и «-“мир0ВаИИЯ' пРименяемые в рабочих
ПоДсчеТ и сУммиР°вание на
рабочем листе
в общем случае формула подсчета Excel возвращает ко
Хтво *чеек В Указанном Диапазоне, содержимое которад
Л «летворяет определенным условиям. Аналогично, фОр*
жирования возвращает сумму значений ячеек также
летворяюших определенным критериям.
уД°В табл. 13-1 приведены функции Excel, которые примени-
в формулах подсчета и суммирования. Эти функции при-
лежат разным категориям, в том числе категории функций
баз данных. К сожалению, из-за того, что объем данной книги
ограничен, не все функции будут описаны в этой главе. Если
а этой таблице нет функций, способных решить вашу кон-
фетную задачу, попробуйте применить формулы массивов,
дополнительная Массивы и функции массивов, а также примеры их при-
информация менения для подсчета и суммирования рассматриваются
в главах 16-17.
Если ваши данные оформлены в виде таблицы Excel 2007,
то с помощью средств автофильтрации можно решить
большинство задач суммирования и подсчета значений
в этой таблице. Например, можно задать набор условий,
и в таблице отобразятся только те строки, значения в ко-
торых удовлетворяют этому набору условий. Затем, задав
соответствующие формулы в строке итогов, можно вы-
полнить суммирование или подсчет только по отобра-
жаемым данным. Более подробно об операциях, выпол-
няемых в таблицах, см. в главе 5.
В этой главе...
Подсчет и суммирование
на рабочем листе
Основные метода подсчета
Использование формул
подсчета
Основные методы
суммирования
Формулы условного
суммирования с одним
критерием
Условное суммирование
на основе нескольких
критериев
'На заметку
Таблица 13.1. Функции суммирования и подсчета
Функция Назначение
БДСУММ В столбце базы данных подсчитывает сумму значений, которые УДовлг^^^ критерию
БСЧЁТ В базе данных подсчитывает записи, которые удовлегворяют критерию и со. держат в указанном поле числовые значения
БСЧЁТА В базе данных подсчитывает записи, которые удовлетворяют критерию и со- держат какие-либо значения в указанном поле
КВАДРОТКЛ Возвращает сумму квадратов отклонений точек от среднего значения выборКи Применяется исключительно при статистических расчетах.
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ При использовании в качестве первого ар|умента значения 2, 3, 102 или 1 оз
эта функция возвращает счетчик ячеек, представляющих промежуточный итОг
СУММ При использовании в качестве первого аргумента значения первого аргумента 9 или 109 возвращает сумму ячеек, представляющих промежуточный итог Суммирует свои аргументы
СУММЕСЛИ Суммирует значения в ячейках, выбираемых по заданному критерию
СУММЕСЛИМН* Вычисляет сумму значений, удовлетворяющих набору заданных условий
СУММКВ Возвращает сумму квадратов аргументов. Применяется исключительно при статистических расчетах
СУММКВРАЗН Возвращает сумму квадратов разностей соответствующих значений из двух массивов. Применяется исключительно при статистических расчетах
СУММПРОИЗВ Возвращает сумму произведений соответствующих элементов массивов. При- меняется исключительно при статистических расчетах
СУММРАЗНКВ Возвращает сумму разностей квадратов соответствующих значений из двух массивов. Применяется исключительно при статистических расчетах
СУММСУММКВ Возвращает сумму сумм квадратов соответствующих значений из двух масси- вов. Применяется исключительно при статистических расчетах
СЧЁТ Подсчитывает количество чисел в списке аргументов
СЧЁТЕСЛИ Подсчитывает в диапазоне количество непустых ячеек, удовлетворяющих за- данному критерию
СЧЁТЕСЛИМН* Подсчитывает количество значений, удовлетворяющих набору заданных усло- вий
СЧЁТЗ Подсчитывает количество непустых значений в списке аргументов
СЧИТАТЬПУСТОТЫ Подсчитывает количество пустых ячеек в заданном диапазоне
ЧАСТОТА Возвращает эмпирическое распределение частот в виде вертикального масси- ва. Используется только в формулах массивов
* Эти функции появились в Excel 2007.
288
Часть II. Формулы и функции
*ei oiobpnxaib разнообразную инЦх >рмацию о выдсгм-нном диапз юнг, и юм чио
рия Ехсе* нМдел<чиюго диапазона и количество ячеек в этом диапазоне. Но е< ли щелкнув
г QpGfO^0FM1, ° ,М< ( юи состояния, ’О oncpoeicfl м(чмо с дополнительными функциями. По одной или
b^lt'V м|дюи в clt мР функции: Среднее, Количество, Количество чисел, Максимум,
^>мма'
1«ЛГ
о
Павел
И. оръ Сослана Вяяеи1ииа
101 115 107 114
107 102 113 106
105 107 120 114
106 102 104 104
117 119 120 100
113 116 103 119
113 111 103 104
103 110 100 113
106 117 112 114
108 117 104 119
120 109 107 100
103 119 112 113
110 105 115 111
107 103 105 119
| 1 нгДГЗСХТЖ—ЛЛП V .г -, ।
I F Тлеnit, ар ст ('hifi -Fit П
Эту рабочую книгу можно найти на компакт-диске, прилагаемом к книге.
и.,со-я°м
В D G
| ЯНВ Фев Всего ячеек: 20
2 525 718 Пустых ячеек: 6
3 Непустых ячеек: 14
4 ’ Числовых значений: 7
5 S52 911 Нетекстовых ячеек: 17
6 250 98 Текстовых ячеек: 3
7 . Логических значений: 2
ИСТИНА ЛОЖЬ Ошибочных значений: 2
9 , аДЕЛ/О! Ошибок Н/Д; 0
10 Итого аимя? Ошибок ЙПУСТО!: 0
Ошибок РДЕЛ/О!: 1
12 Ошибок *ЗНАЧ!: 0
13 Ошибок ^ССЫЛКА!: 0
14 Ошибок РИМА?: 1
15 _Лй Ошибок РЧИСЛО1.: 0
Рис. !3.1. Формулы, показывающие различные способы подсчета дан
пых в диапазоне Al: В1 О
Глава 13. Формулы подсчета и суммирования
289
В большинстве примеров в этой главе аргументами функций являются поименованные диапазоны. еСл
будете использовать формулы, приведенные в примерах, в своих рабочих книгах, тогда либо замените ал вЬ|
поименованных диапазонов, либо укажете в формулах адреса именно ваших диапазонов. сцу3еса
Кроме того, в некоторых примерах используются формулы массивов. Это специальный тип формул, кото
позволяют выполнять такие вычисления, которые нельзя выполнить другим способом. Формулу массива^
строке формул легко определить по фигурным скобкам, например: в
{=Данные*2}
При создании формул массивов не требуется вводить фигурные скобки. Вместо этого после завершения ввод
формулы нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter> (а не просто <Enter>), и Excel автоматически по
ставит фигурные скобки. После редактирования формулы массива также обязательно следует нажать комби
нацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter> (в противном случае Excel преобразует ее в обычную формулу, что приведет
к ошибке). Формулы массивов рассматриваются в главе 16.
Подсчет общего количества ячеек в диапазоне
Чтобы подсчитать общее количество ячеек в диапазоне, используется формула
=ЧСТРОК(Данные)*ЧИСЛСТОЛБ(Данные)
Эта формула вычисляет количество ячеек в диапазоне Данные путем перемножения ко-
личества строк в этом диапазоне, возвращаемых функцией ЧСТРОК, и количества столбцов
возвращаемых функцией ЧИСЛСТОЛБ.
Эта формула не будет работать, если диапазон Данные содержит пропуски. Другими
словами, диапазон Данные должен быть прямоугольным диапазоном ячеек.
Подсчет пустых ячеек
Для определения количества пустых ячеек в диапазоне Данные можно применить формулу
=СЧИТАТЬПУСТОТЫ(Данные)
Функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ также считает пустыми те ячейки, которые содержат фор-
мулы, возвращающие пустые текстовые строки. Например, если в ячейке просматриваемого
диапазона будет формула
=ЕСЛИ(А1>5;"";А1)
и число в ячейке А1 больше 5, то эта ячейка с формулой также будет считаться пустой.
Аргументом функции СЧИТАТЬПУСТОТЫ может быть и вся строка или столбец. Напри-
мер. следующая формула вернет количество пустых ячеек в столбце А:
=СЧИТАТЬПУСТОТЫ(А:А)
Приведенная ниже формула возвращает число пустых ячеек в листе с именем Лист1.
Помните, что эту формулу нужно вводить на другом листе той же рабочей книги, иначе фор-
мула вернет ошибку, поскольку возникнет циклическая ссылка.
=СЧИТАТЬПУСТОТЫ (Лист1 ! 1 .-1048576)
Подсчет непустых ячеек
Следующая формула с помощью функции СЧЁТЗ возвращает число непустых ячеек в
диапазоне Данные:
=СЧЁТЗ(Данные)
290
Часть II. Формулы и функции
ltfT3 подсчитывает ячейки, содержащие чиг-.
,н.<« Истина и ложь,. з„аЧе„ия. текя „
Ргли В ячейке содержится формула, которая возвращает nvCTvin
^вно подсчитает ее, несмотря на то, что в ячейке ничего СЧЕТЗ
.< с
X
/
ЦК /
количества ячеек с числовыми
Илиями
имя количества ячеек, содержащих только числовые
4ПР ^деления к числовые значения. используется
спЯ °ПР
♦"^’’"‘“'ёржашда значения лат и времени также «„такте, содержащими числовые зиа
' 5^ЖаШИе Л°ГИЧеСКИе ’И’4™1” <ИСТИНА » Л«Ы не C4.SX
^чеИ10^’
*** еТ ячеек, содержащих текст
f1OAC щаЯ формула возвращает количество ячеек в диапазоне Данные, содержащие
чет ячеек, не содержащих текст
0ОЛ ниже формула массива, подсчитывающая количество ячеек, не содержащих
р[риведенн оне данные, использует функцию ЕНЕТЕКСТ, которая возвращает значение
екст> в ДиаП ее аргументом не является ячейка, содержащая текстовое значение. Пустые
0С^НА’Считываются.
ЯЧеЙКИ ПОД еТЕКСТ (Данные) ; 1) ) }
(sCyt®4(ECJW
счет логических значений в диапазоне
ниже формула возвращает количество логических значений (ИСТИНА и
Х'““““Панны&
’°Х'ЕСЛИ<ЕЛОГИЧ 1яанные) ;1> ’1
Подсчет числа ошибок
Excel предлагает три функции, которые помотают определить, в каких ячейках находятся
тлс’Ттлча если ячейка содержит любое значение
SXh/ПзнМ 1 СТ® >, «ЕЛ? 0 1, «ЧИСЛО!, .» ИЯ» -ПУСТО 1 >
. ЕОШ. Возвращает значение ИСТИНА, если ячейка содержит любое значение си к».
. ЕНД1 Хртщает значение ИСТИНА, если ячейка содержит значение ошибки #Н/Д.
Глава 13. Формулы подсчета и суммирования
291
Эти функции можно использовать в формулах массивов для подсчета количества
в любом диапазоне. Например, следующая формула массива возвращает общее числ**^^
бок в диапазоне Данные:
(=СУММ(ЕСЛИ(ЕОШИБКА(Данные);1))}
В зависимости от своих потребностей, вы можете использовать в формуле, аналог
предыдущей, вместо функции ЕОШИБКА функции ЕОШ или ЕНД. ИЧ|,0Й
Для подсчета количества особых типов ошибок можно применить функцию счЁТЕс
Например, следующая формула, вычисляет количество ошибок #ДЕЛ/ О 1 в диапазоне Даннь|
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;"#ДЕЛ/0!")
Использование формул подсчета
В этом разделе рассматриваются более сложные формулы, когда подсчитываются яЧейКи
содержимое которых удовлетворяет разного рода условиям.
Дополнительная В некоторых примерах этого раздела используются формулы массивов, о которых подробно р^
информация сказано в главах 16-17.
Подсчет значений с помощью функции
СЧЁТЕСЛИ
Функция СЧЁТЕСЛИ очень полезна при создании формул подсчета с одним критерием
Эта функция имеет два аргумента:
диапазон, ячейки которого подсчитываются;
критерий, логическое условие, по которому определяется, какие ячейки будут вклю-
чены в подсчет.
В табл. 13.2 приведены примеры формул с применением функции СЧЁТЕСЛИ. В этих
формулах в качестве первого аргумента используется диапазон Данные. Второй аргумент
(логический критерий) может содержать константы, выражения, функции, ссылки на ячейки
и символы замещения (* и ?).
Таблица 13.2. Формулы на основе функции СЧЁТЕСЛИ
Формула
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;12)
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;"< 0")
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;"о 0")
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;">5")
=СЧЁТЕСЛИ(Данные;А1)
=СЧЁТЕСЛИ (Данные; ”>''&А1)
^СЧЁТЕСЛИ(Данные;”*")
Что она возвращает
Число ячеек, содержащих значение 12
Число ячеек, содержащих отрицательные значения
Число ячеек, содержащих ненулевые значения
Число ячеек, содержащих значения, превышающие 5
Число ячеек, содержащих значения, равные значению ячейки
А1
Число ячеек, содержащих значения, превышающие значение
ячейки А1
Число ячеек, содержащих текстовые значения
292
Часть II. Формулы и функции
ч11она2°^вращаеГ^ '
ЧИСЛ0ЯЧ^к-С0Держа^^Г ______________
Число ячеек, содеп*а1 ° Три символа
»™стю символ, “«««
Число ,.... ГХХк“^“ ‘ «*>
огрегиорао»^ "«зчиад» с д .„,„w
Число ячеек, содержаще
Число ячеек, содержат.,
значение данного д^ХнГ^’ превыш^Щие среднее
Число ячеек, содержащих знач^
стандартное отклонение значений”™ "Решающие
Ч-° ячеек,^ержаи.хзХХ0:^
Число ячеек, содержащих логическор,
Число ячеек, содержа^ ИС™“
И ложь) ические значения (истина
Окончание табл. /3 7
^^•(яан
<С ^(панньге;-бюджет*")
"с* сЛи(д^ные;СЕГОДНЯ())
^Тр|нАЧ^аННЫе> 5
^Ес^<данные;?;+
(деньте/ИСТИНА)
Е (Данные ; ИСТИНА) +
(Данные ; ЛОЖЬ)
Подсчет ячеек с использованием нескольких
критериев
многих случаях для подсчета ячеек необходимо учитывать „
’колько. Эти критерии могут основываться как на значениях 0Тб°ра-
а я так И на значениях ячеек из других диапазонов ’ котоРЫе подсчиты-
ваЮра рис. 13-2 показан рабочий лист с несколькими примерами ж
описаны далее в разделе). На этом листе данным в столбцах присвоен^ Ф°РМуЛ (Ф°рМулы
£авеЦ, Товар и Продажи, соответствующие заголовкам столбцов.
На CD-ROM
имена Месяц, Про-
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом к книге компакт-диске.
На заметку
В некоторых примерах, приведенных в этом разделе, используется функция счётеслимч кото
рая впервые появилась в Excel 2007. Я также представляю альтернативные версии формул которые
должны быть использованы, если вы собираетесь организовать совместную работу статей patoS
книгой с пользователями, которые используют в своей работе более ранние версии Excel.
Учет всех критериев
С помощью логической функции И можно создать формулы, определяющие количество
ячеек, для которых выполняются сразу все заданные критерии. Например, можно подсчитать
количество ячеек, содержащих значения, которые больше 100 и которые меньше или равны
• Например, это условие можно задать с помощью функции СЧЕТЕСЛИМН:
=СЧЁТЕСЛИМН (Продажи; " >100" / Продажи; "<=200" )
Глава 13. Формулы подсчета и суммирования
293
1 ГУН
Матвеев новый &>
3 Январь Матвеев Новы л с> />
4 Январе услонцев Новый 130
“> Январе Г -;о мовый 1350
б Январе 1 нм.ъ-с С> -иеоеуЮ-Ш 585
7 .Январе услони,ее новый 1350
8 Январе Снежко Новый 475
9 Январе Услонцев новый 1205
10 Феврале Услонцев Существуют* 450
11 Феврале Матвеев Новый 495
12 Феврале Снежко Новый 210
13 Февраль Снежко Существу ющг 1050
14 Феврале Матвеев новый 140
15 Февраль Услонцев НОВЫЙ 900
16 Феврале Услонцев новый 900
17 Февраль Снежко Новый 95
13 Февраль Снежко Новый 780
13 Март Услонцев новый 900
20 Март Матвеев Существуют*- 875
21 Март Услонцев новый 50
22 Март Услонцев Новый 875
23 Март Снежко Существуют* 225
24 Март Снежко Новый 175
25 Март Услонцев Существуют* 400
26 Март Матвеев Новый 840
27 Март 28 29 Снежко Новый 132
Рис. 13.2. Рабочий лист, на котором будут показаны
.методы подсчета с использованием набора критериев
£ Если данные оформлены в виде таблицы Excel, то можно использовать новую возможность ука-
i'Ha заметку зания ячеек с помощью заголовков таблицы, не создавая именованных диапазонов. Например,
если данные, показанные на рис. 13.2, оформлены как таблица с именем Таблица], то пре-
дыдущую формулу можно записать так:
=СЧЁТЕСЛИМН(Таблица! [Продажи] ;">100" ;
Таблица![Продажи];"<=200")
Функция СЧЕТЕСЛИМН может содержать любое количество пар аргументов. Первый эле-
мент пары аргументов — диапазон, в котором производится подсчет. Второй элемент пары
задает критерий отбора. В предыдущем примере функция СЧЕТЕСЛИМН имела две пары ар-
гументов. Первые элементы пар аргументов были одинаковые, задающие диапазон ячеек
Продажи. Вторые элементы пар аргументов задавали условия отбора для значений из диапа-
зона Продажи: эти значения должны быть больше 100 и меньше или равны 200.
В предыдущих версиях Excel для выполнения такого подсчета необходимо использовать
формулу, не содержащую функцию СЧЕТЕСЛИМН. Например, можно применить такую формулу:
=СЧЕТЕСЛИ(Продажи;">100")-СЧЕТЕСЛИ(Продажи;">200")
В этой формуле подсчитывается количество ячеек, содержащих значения, превышающие 100.
Затем от полученного числа отнимается то количество ячеек, в которых значения больше 200.
В результате получаем количество ячеек, значения которых больше 100 и не превышают 200.
294
Часть II. Формулы и функции
I -
не превышающе 200 >2(Уу- Как‘'е „
^^удмвеснвов К,ак. щ,nOjo6, « П.
^про^о0) ,пг.
Не забудьте после ввода этой форМм ..Кч' -Фиые-
при этом Квадратных скобок. та, '^му..^
“ 6Л"’ ЭГ°33 вас"вВИ,!"
* ВВОДЯ
~г6ор подсчитываемых ячеек основывается на кпч,
м-Д» *’ ' подсчитываемых ячейках, но и ЧИяи ’ рИ1еРия.\. Kw
..—
0 ',<’^явеи Матвееп И:
* "Р° яЖИ больше 1000.
_ проДа*’
0 пая формула (только для Excel 2007) подсчит.
(<!«'« ВСеМ ЭТИМ KP,,TeP«’M ’ количество строк в таблице
>\у10ШУЮ Ф°РМУЛУ’ КОТ°РаЯ 11СПО--’ьзует функцию °00 >
СЛ что и предыдущая- можно применять во всех версиях ЕхХь " Вернст ™ же Ре-
Р'Л^’^ИЗВ ( (Месяца "Январь " ) » (Продавец»"Матвеев" ) . (п
-СС««^ЛЬ"Т "“»» ' "«“«ШЬЮф„рмулы ма.с„,а”">1“’°”
,м₽сяи="ЯнваРь ’ (Пролавец="Матвев=" . -
суММ(<Ме ,пРодажи>1000) ) }
! т некоторых критериев
Катобы создать формулы, подсчитывающие ячейки в диапазоне к™
бы одному из заданных критериев, можно использовать лоХ' Т* удМл«™>Рякп
< „ико раз применить функцию СЧЁТЕСЛИ. Напримеп rn»m УЮ Функцию ИЛИ либо
"“^чество продаж, сделанных в январе или в феврале УЮЩая ФормУла подсчитыва-
^ЕСЛИ(Месяц; "Январь " ) +СЧЁТЕСЛИ (Месяц; "Февраль „ }
’функцию СЧЁТЕСЛИ можно использовать в формулах массивов Напоиме
юпмула массива вернет тот же результат, что и предыдущая- Пример, следующая
ГсумМ(СЧЁТЕСЛИ (Месяц; { "Январь " ; "Февраль "}))}'
Приведем еще пример формулы подсчета ячеек, основанной на контент
щвают значения не только в подсчитываемых ячейках, но и значения Р кот°Рые У™-
К„|ОВ. Вернитесь к рабочему листу, показанному на рис 13 2- допустив И3 ДРУГИ* ДИаПа'
щгь количество продаж, которые удовлетворяют следующим условиям НУЖН° П°ДСЧИ‘
месяц январь или:
продавец Матвеев или;
продажи больше 1000.
Следующая формула массива подсчитывает количество строк в таблице, удовлетворяю-
щих этим критериям:
(=СУММ(ЕСЛИ (Месяц= "Январь" ) + (Продавец= "Матвеев") + (Продажи>1000) ,-1)) }
Гшэ 13- Формулы подсчета и
и сУммирования
295
Комбинированные условия отбора
В некоторых случаях возникав! необходимость в использовании комбннирои.(
вин. Предположим, на рабочем липе (см. рис. 13.2) необходимо подсчитан, колич
даж, которые удовлетворяю» следующим условиям: '
Ш месяц январь и:
продавец Матвеев или продавец Снежко.
Следующая формула подсчитывает количество строк в таблице, УД°влегворяю1цИх
критериям:
{-СУММ((Месяц-"Январь")«ЕСЛИ((Продавец-"Матвеев")+
Продавец-"Снежко");1)))
Подсчет наиболее часто встречающихся
значений
,, - значение в выделенном диапазоне встречается наиболее чар„
(тобы определит • ( 3 показан рабочий лист с диапазоном чисел Al -Al °’
используется функция МОДА, па рис. г
прХно имя данные, следующая формул» вернет число 10. поскольку OHQ
более часто встречается в диапазоне Данные.
-МОДА(Данные)
Чтобы подсчитать, сколько раз это число встречается в диапазоне Данные, можно при-
менить формулу:
-СЧЁТЕСЛИ(Данные/МОДА(Данные))
Эта формула вернет число 4, поскольку именно столько раз число 10 встречается в диапа-
зоне Данные.
Функция МОДА работает только с числовыми данными. Она игнорирует ячейки, содержа-
щие текст. Чтобы найти наиболее часто встречающееся текстовое значение, нужно использо-
вать формулы массивов.
Для подсчета того, сколько раз этот текст (равно как и числовое значение) встречается
в диапазоне Данные, можно применить формулу:
{-МАКС(СЧЁТЕСЛИ(Данные;Данные))}
296
Часть II. Формулы и функции
ЧИ 1
4Ц
ал^фа
1
6
з
4
п<’ •'-'•Cia ।
Эту рабочую книгу можно найти на прилагав
книге компакту
<И(Цк .Vr-.,
‘ичнем «м
4 *' < *но
|Дйя <|к>рмула ала ю, „чиа ф>Нк
it isl ;КСГО/>Ь,МИ 1 *,К И с *<Ис НЖ11Ч
п -< ' .
-счет текста
Р“‘"е"е буЛУ' п"ка,а"“ е.,.ч„6ь,
„ •' срок.. .„греча,,,,,., .
.мер- "Р' . . .. ‘а”т 1(4 >".и,£>»"».......
>*£, данные; ячейке ы "ри.косо Текст ......... «'-..... “
nafinuvin гмыги
8
9
10
11
а а
Альфа
ААА
ааа
Бета
Б
БББ
Альфа Бе^а
АБ
альфа
3
Вед ячейка (без учета регистр*)
Вед ячейи> (« учетом pettn 1pa)
Часть жзейкм (без учета регистра)
Часть ячейки (с учетом регистра)
Всех вхождений текста (бет учета регистра)
Всем вхождений текста (с учетом регистра)
Lu.------------------------------------ О
Рис. 13.4. Примеры ~~-------------
Подсчет полных текстовых строк
для подсчета ячеек, содержащих только заданный т™
СЧЁТЕСЛИ, как показано в формуле: можно использонап, функцию
-СЧЁТЕСЛИ (Данные ; Текст)
Например, если ячейка Текст содержит строку “АлкАя” ж
поскольку только две ячейки содержат этот текст Эта А ' Ф°рмула «озврапп шаченне 2
лол, поэтому подсчитаны ячейки А2 (содержит “АльфаЭ^д^лТ уЧИТЬ,яает Ре' «стр симво-
не подсчитала ячейку А8, содержащую текст “Альфа Бе " (содеРж,<т “альфа’ ( Но она
Следующая формула подобна предыдущей, но она учитывает регией
{-СУММ (ЕСЛИ (СОВПАЛ (Данные ; Текст) : 1) ) } регистр символов:
Подсчет текстовых строк при неполном совпадении
^nPz:z:;x:"“ ",ее,<' ....... гекстовь1Х,М1и111ь1,
='.ЧЕТЕСЛИ (Данные ; " * " &Текст&" * )
Глава 13. Формулы
подсчета и суммирования
297
'(к
л ” j nnMVJia вернет значение 3, носколЬ|
Если ячейка Текст содержит “Альфа , Ф°Р ” эта (|WpMyJia не чувСТВн. 1|<1 с
встречается в трех ячейках (А2. А8 и А10). О™еТаь1ПОЛНЯя такие же вычисления’^'а
гистру символов. Следующая формула массива. ’ , Учи,. 1к\
регистр символов: ^aRMTb (Данные ; Текст ,-"")) >о ; i> п Ч|
{«СУММ(ЕСЛИ(ДЛСТР(Данные)-ДЛСТР(ПОДСТА .. , учетом пег.
. с-х/ текст "Альфа (с учетом регистра к,,,
Эта формула вернет значение 2, поскольку У оц
тится только два раза (в ячейках А2 и А8). PQ.
Подсчет всех вхождений текста
IUMV vc встречается в ячейках заданного
Чтобы вычислить, сколько раз указанны ^,1а|1аз
на. следует применить формулу массива: (данные ;
{=(СУММ(ДЛСТР(Данные))-СУММ(ДЛСТР(ПОД
текст, "")>)>/длстр (Текст)) рсли в ячейке Текст содержится "в.. ,
еер^Хт6 ’° ЯЧеЙК“ ДЭННЫе
формула. —-“Х7пХУсЧ;ТЬШаеТ РеГИСТ₽ ;
f(^)(fSSnPS«”^n^>(H ^стЛекее) )
Подсчет числа уникальных значений
Иногда необходимо подсчитать количество У™кальн“***
диапазоне ячеек. Эту задачу решает следующая формула массива (просматриваемый ДИаПа
зон ячеек назван Данные):
{«СУММ(1/СЧЁТЕСЛИ(Данные;Данные))}
Эта формула - одна из “классических” формул Excel, которые можно найти в Интернете, я Не
думаю, что кто-нибудь знает, кто автор этой формулы.
На заметку
На CD-ROM
На прилагаемом к книге компакт-диске имеется рабочая книга, которая поясняет все этапы вы-
числений этой формулы.
Приведенная формула имеет недостаток: если диапазон Данные содержит пустые ячей-
ки, она вернет значение ошибки. Приведенная ниже формула лишена этого недостатка.
{«СУММ(ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(Данные;Данные)=0;"";1/СЧЁТЕСЛИ (
Данные;Данные)))}
Дополнительная В главе 17 приведена формула массива, которая создает список уникальных элементов диапазона,
информация
Создание распределения частот
График распределения частот обычно строится на основе таблицы, содержащей частоты
всех значений, находящихся в заданном диапазоне. Распределение частот в Excel можно соз-
дать несколькими способами.
298
Часть II. Формулы и функции
МО1НЫО функции ЧАСТОТА.
Сг использованием средст в надстройки ПаКет я
L ноВе собственных формул. анализа.
С использованием сводных таблиц.
CD'”0*4
рабочую книг/ с примерами создания пЯгПГ1
на прилагаемом к книге компакт-диске ределе«ия частот ЧЙТи
**“" ’«»" можно на™
пользование функции частота
^СЛоостейший способ создания распределения частот
функция всегда возвращает массив, поэтому о„Ги7 ^^"ие функии1л иь
эга юших диапазон ячеек. У Она используется в фо’У ЧАСТОТА.
поЛяЯ1^ йС 13.5 показан диапазон А1-Е20 РмУлах массива, за-
д-Ч хз=и;х:„: -г™ - »~
и т.д.
Гранины
^реДелеНИЯ
интервалов разбиения области
частот. В данном случае
А
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15;
1б
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
В
С
55 124 211 118 262 167 489 179 316 93 41 113 1 479 15 248 223 163 231 400 201 205 89 125 и 185 213 241 205 12 337 362 197 Е 124 314 212 254 101 118 148 177
456 289 153 500 269 198 49 317 127 300
126 114 303 314 270
151 279 347 314 170
250 175 93 209 61
166 113 356 124 242
152 384 157 233 99
ТП 195 436 6 240
147 80 173 211 244
386 93 330 400 141
332 173 129 323 188
338 263 444 84 220
221 402 498 98 2
201 400 3 190 105
35 225 12 265 329
43 302 125 301 444
56 9 135 500 398
ЮО, 101-150
6
Интервал,
50
100
150
200
300
350
400
450
500
Рис. 13.5. Создание распределения
~ яче“-й — ’-«•
^дующую формулу массива Р ' & ™ Н2;Н11> Затем введите
{=ЧАСТОТА (Данные ; G2 .-G11) }
ва 13. Формулы подсчета и суммирования
частот для диапазона Al: Е2 О
299
1
Эта формула подсчитывает количество значений из диапазона Данные, которые цО11,
ют в каждый интервал разбиения. а'
Для создания распределения частот, представленных в процентном формате (диаца..
12 Ill на рис. 13.6), примените формулу: 11
{=ЧАСТОТА(Данные;G2:G11)/СЧЁТ(Данные)}
На рис. 13.6 показан также график (гистограмма), построенный на основании создацц0|
распределения частот.
Рис. 13.6. Результат применения функции ЧАСТОТА для создания распределения частот
Использование формул для создания распределения частот
На рис. 13.7 показан рабочий лист, содержащий в столбце В тестовые баллы 50 студентов
(этому диапазону присвоено имя Баллы). Формулы (без использования функции ЧАСТОТА)
в столбцах G и Н вычисляют распределение частот для определения оценок студентов.
В столбцах D и Е приведены минимальные и максимальные значения баллов, которые будут
соответствовать той или иной оценке. Например, чтобы студент получил оценку 4, он должен
набрать от 80 до 89 баллов.
Формула массива в ячейке G2 вычисляет количество студентов, чьи баллы соответствуют
оценке 5:
=СЧЁТЕСЛИМН(Баллы;">="&D2;Баллы;"<="&Е2)
Обратите внимание на то, что подобная формула была представлена в предыдущем раз-
деле. Эта формула скопирована в расположенные ниже ячейки столбца G.
300
Часть II. Формулы и функции
2
СтуДен1 Баллы
4
5 .
б
7 .
8
9
10
Студент 1-
'^студёнуЗ-
студентга.
^студёюД
__студент 3 4 5 * * *-
студент —
гтиаент 7
СтуДент8
Студент 9_
10
^тудентП
13 __СтуД£ПУ11
1Д __студе^т
15 Студент 14
62
92
52
60
81
66
63
100
46
87
93
84
15
17 Студент 16
18 Студент 27
19 Студент 18
20 Студент 19
21 Студент 20
22 Студент 21
23 Студент 22
24 Студент 23
25 Студент 24
71
100
40
35
73
99
88
90
90
74
Рис. 13.7. Использование формул для создания распределения частот
цаМмеТК¥
Предыдущая формула использует функцию счётеслимн ко™»
Подобные вычисления без применения этой функции вылппи’оо, ЯВЛЯется новинтой Excel 2007.
{=СУММ( (Баллы>=П2) * (Баллы^в7 МЭССИВа
формулы в столбце Н вычисляют процент
Следующая формула введена в ячейку Н2 а затР)СТУДеНТ0В’ полУчивших tv
Л2/СУММ ($G$2 :$G$6) ’ М СК°ПИрована в ячейки растсыо ИНУЮ 0Ценку-
Использование средств пакета анализа для С03ланма
распределения частот издания
Средство Гистограмма надстройки Пакет анализа
лагает другой способ создания распределения частот. ПОСТавляем°й в составе Excel, пред.
1. Сначала определите границы интервалов разбиения области значений.
2. Затем выберите команду Данные^Анализ^Анализ данных, чтобы открыть
диалоговое окно Анализ данных. Если эта команда отсутствует, посмотрите врезку
“Как подключить надстройку Пакет анализа”.
3. В этом окне в списке Инструменты анализа выберите опцию Гистограмма и щелк-
ните на кнопке ОК. Откроется одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 13.8.
4. В этом диалоговом окне в поле Входной интервал укажите диапазон ячеек, со-
держащих исходные данные, в поле Интервал карманов — диапазон ячеек со
значениями границ интервалов разбиения, а также установите другие необхо-
димые опции. Щелкните на кнопке ОК. На рис. 13.9 показано распределение час-
тот (и соответствующая диаграмма), созданное с помощью средства Гистограмма.
Глава 13. Формулы подсчета и суммирования
301
Вводной
; ►Чзгврвал кдрмагшо:
, । Параметры еъаюдв -
I & а^ходкмЧимтврмл:
J Г* Новый рвбочнй э<ст:
‘р Новая рабочая дога
til
|«В1
£Праечса |
•|
Г ^тограпьный процент
Р Ьыеодз^^фтЭ)1
Рис. 13.S. Диалоговое окно, помогающее создать
распределение частот
1 J А 8 c D £ F G H 1 J К
1 т 55 3X6 223 185 124 I Границы Граница Частота
124 93 163 213 314 50 50 12
J 3 211 41 231 241 212 100 100 11
1 4 IIS 113 400 205 254 150 150 19
I s 262 1 201 12 101 200 200 19
I 6 167 479 205 337 IIS 250 250 21
1 7 489 15 89 362 148 300 300 10
| 8 179 246 125 197 177 350 350 15
1 9 456 153 269 49 127 400 400 8
1 10 289 500 198 317 300 450 450 4
1 I» 126 114 303 314 270 L 5001 500 6
1 12 151 279 347 314 170 Другие 0
1 13 250 175 93 209 61
l 14 166 113 356 124 242 Г истограмма
115 152 384 157 233 99
116 277 195 436 6 240 * 5 1
117 147 80 173 211 244 ;
IS 386 93 330 400 141
19 332 173 129 323 188 X :io 4a-» --1—!-»• В
20 338 263 444 84 220 - £ Н111 в 1
21 221 402 498 98 2 о : - T-* II
22 201 400 3 190 105 г?
23 35 225 12 265 329
24 43 302 125 301 444 Границы
75 56 9 135 500 398
Рис. J3.9. Распределение частот и гистограмма, полученные с помощью средства Гистограмма
/ В ячейках, содержащих распределение частот, созданное с помощью средства Гистограмма, со-
на заметку держатся только значения, а не формулы. Поэтому, если у вас изменятся исходные данные, для из-
менения распределения частот придется повторно воспользоваться средством Гистограмма.
Использование сводных таблиц для создания распределения
частот
Если ваши данные структурированы в виде таблицы, то для построения гистограмм мож-
но использовать сводные таблицы. На рис. 13.10 показана таблица баллов студентов, обоб-
302
Часть II. Формулы и функции
„я»’’
„•I1*1, -я с 1
г
, с„олг'“' габ'"ШЫ “ ° « Е- '•»«« рамма
**!««"** НО"“’‘ СР“'Г" >"’»»«>'« Форма,„рова„“"““М с“лнои ’аС.пниа
------------------ — AUCI.
О
названия строк -
*30-39
140-49
50-59
60-69
70-79
80-89
90-100
Итого
| Баллы |
62
92
г ту Де н1_—
*, CTY^eHT1,
с-туАеИ'Г 2
студенТ 3
СтуДвнт4
СтуДеиТ 5
студенТ 6
СТуДеНТ 7
Студент 8
СтуДенТ 9
СтуДеНТ 10
СтуДеИТ 11
Студент 12
Студент 13
Студент 14
Студент 15
- Студент16
..........«ро,™.
СЮ“Н“е °"™ " 34'35- «*"* *0P«W«.w - . ™м »
8*““’ -
3
л
5
6
8
9
Ю
11
12
I1
15
16
60
81
66
63
100
46
87
93
84
44
71
100
40
taw
3
7
б
6
10
5С
pllC-
достовериться, что надстройка Пакет анализа
на этой вкладке в группе Анализ доступна плОдключена, откройте ль«т™„ -
, в противном случае ее необходимо подключай Анализ Данных, знХ ВКЛадку Даннь»е.
„„верите команд, Файл« Пара„СХ^™“ “ЫП°”"ТО —
в этом диалоговом окне перейдите на вкладку НадетflW0BOe 0,:но Параметры Excel
В раскрывающемся списке Управление выберите пунГнТ
щелкните на кнопке Перейти, чтобы открыть диалоговое окнГнТ^ ЕХСе'*
В диалоговом окне Надстройки в списке Доступа ИадстР°йки.
анализа. 14 гупные надстройки установи™ ж
’сган08ите флажок Пакет
Чтобы уд<
Если на ~
чена. "
1. I
2. I
3. I
4. ’
5.
6. Щелкните на кнопке ОК.
Из вкладки Разработчик получить доступ к диалоговому окну Налети™^
структор^Надстройки^Надстройки. У адстР°ики можно, задав команду Кон-
Отметим, что в списке Доступные надстройки также vxa-wija .
игсрм необходима для программирования а УВД. надстройку To°IPak “ VBA.
Основные методы суммирования
В этом разделе на примерах показаны методы решения различных задач суммирования.
Диапазон рассматриваемых здесь формул охватывает как простейшие формулы, так и отно-
сительно сложные формулы обработки массивов, вычисляющих суммы с применением мно-
жественных критериев.
Глава 13. Формулы подсчета и суммирования
303
Суммирование всех значений диапазона
Нет ничего проще этой задачи. Следующая формула возвращает сумму всех з11;1.,С1|и(.
диапазона, которому присвоено имя Данные.
=СУММ(Данные)
->сс -inrvMeiiTOB Следующая формула, например, cvm.
Функция СУММ может иметь до 255 ар. умен гов. у УМм1л.
рует значения пяти несмежных диапазонов.
=СУММ (Al :А9;В1 :В9;Е1 :E9;G1 :G9; И'• 19)
। гумм можно указать целый столбец или всю строку
В качестве аргументов функции СУММ * ирует все значения, расположи
бочего листа. Например, приведенная ниже |> Р У У столбце А, то Excel укажет О1| Л'
ные в столбце А. Но если эта формула также расположена о111иб.
ку в виде циклической ссылки:
=СУММ(А:А) вписанные в рабочем листе Лист1 С-,..
Следующая формула суммирует все значения записан» P CdMa
формула должна находиться на другом ра очем л
=СУММ(Лист 11:1048576)
Функция СУММ очень мощная и гибкая. В качестве ее аргументов можно использовать
еловые значения, ссылки на ячейки и диапазоны, текстовые представления чисел (т.е. текст
который выглядит как число, будет преобразован в соответствующее число), логические зна’
чения и другие вложенные функции. Например, рассмотрим следующую формулу:
=СУММ(В1;5;"6";/КОРЕНЬ(4) ;А1:А5;ИСТИНА)
Excel позволяет вводить подобного рода формулы (если, конечно, вы сможете в них разо
браться). В этой формуле используются такие типы аргументов:
ссылка на ячейку: В1;
число: А;
текстовая строка, которая выглядит как число: " 6 ";
пропущенный аргумент: , ,;
выражение, в котором используется другая функция: КОРЕНЬ (4);
ссылка на диапазон: Al: А5;
логическое значение: ИСТИНА.
Функция сумм считает логические значения (истина и ложь) особенным образом. В вычис-
Внимаяие! лениях Excel интерпретирует значения этого типа как нуль. Но функция СУММ считает, что зна-
чение истина равно единице, а ложь - нулю. Поэтому используйте эту функцию для подсче-
та количества истинных значений в диапазоне, содержащем логические значения.
Суммирование с накоплением
Иногда необходимо подсчитать сумму значений с последовательным накоплением сумм
(такой метод суммирования иногда называют нарастающим итогом). Пример суммирования с
накоплением показан на рис. 13.11. В столбце В введены месячные объемы продаж, в столбце
С — накопленные суммы (суммы “от начала года до сегодня”).
В этом примере в ячейке С2 содержится формула
=СУММ($В2:В2)
304
Часть II. Формулы и функции
„то р угон формуле иеною,зу„Пся
гМ^иМ’ммиРо(,а"ия ВССГда Указ,''»аез 11а строка о .7'"е Пеп».
Z1PCC /‘иаПа ,ОНа сУмм”Р‘>“ания будет изМе, Я Р” К°"ИРо*«нии -X«T,Ka “ М*СС
"а"ри“ср- "о“е txx,:
<ul Ни
ЦТ
&
СО-^
обраЖа1Ь СУММЫ в сроках, в которых oicvicn.v
ю функции ЕСЛИ (рис. 13.12): У'^иукп данные, можно создать
''"^<%УММ($В2:В2);-)
W рабочую книгу можно найти на прилагаемом к книге компакт-диске
А
1 Месяц
Январь
' Февраль
4 Март
5 Апрель
6 Май
Июнь
Июль
Август
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
13 Декабрь
14 Итого
15
Продажи Всего
jyfecgH.—
яиваРь
февраль
МаР*
Апрель
Май
ИК>ив
июль
АВГУСТ
Сентябрь
октябрь
12 ноябрь
13 ^декабр^
1Д итого
_15___--
}3 11. Простой пример суммиро-
вания с накоплением
Суммирование п наибольших значений
В некоторых ситуациях необходимо просуммировать п наибольших значений из заданно
г0 диапазона, например 10 наибольших значений. Другой подход заключается в сортировке
диапазона в убывающем порядке с последующим применением функции СУММ, с аргумен-
том, состоящим из первых п значений отсортированного диапазона.
Но лучшее решение заключается в использовании формулы обработки массивов для ко-
торой не требуется таблица или сортировка:
{=СУММ (НАИБОЛЬШИЙ (Данные ; { 1 ; 2 ; 3 ; 4 ; 5 ; 6 ; 7 ; 8 ; 9 ; 10 } ) ) }
Эта формула суммирует 10 наибольших значений из диапазона Данные. Чтобы просум-
мировать 10 наименьших значений, вместо функции НАИБОЛЬШИЙ следует воспользоваться
функцией НАИМЕНЬШИЙ, как сделано в следующей формуле:
(=СУММ (НАИМЕНЬШИЙ (Данные ; { 1; 2 ; 3 ; 4 ; 5 ; 6 ; 7 ; 8 ; 9 ; 10 } ) ) }
Здесь вторым аргументом в функциях НАИБОЛЬШИЙ и НАИМЕНЬШИЙ является массив
констант. Если само значение п достаточно велико, то перечислять значения от 1 до п утоми-
тельно. Этого можно избежать, если немного изменить приведенные формулы, как показано
ниже, где суммируются 30 наибольших значений.
{’СУММ (НАИБОЛЬШИЙ (Данные ; СТРОКА (ДВССЫЛ (" 1 :30"))))}
1 .
2
3
4
5
6
7
8
9
Ю
11
850
900 "
750 '
11оог
600 '
500 ’
1200
850
1 750
2 500
3 600
4 200
4 700
5 900
5 900
5 900
5 900
5 900
5 900
7
8
9
10
12
5 900
Продажи Всего
850
эоо’
750"
иоог
600 '
500 ”
1200
850
1750
2500
3600
4 200
4 700
5 900
5900
Рис. 13.12. С помощью функции ЕСЛИ
можно скрыть суммы для пустых строк
Глава 13. Формулы подсчета и суммирования
305
На рис. 13. К эта А
формула обработки массивов показана в работе.
D5
A
День
; =сумм{НАиБОЛЬшЙ^нн«е1;СТРОКА(Д8ССЬ1Л("Гл^-
В С О Е > G н <
Продажи
183
226
101
151
169
220
262
189
133
145
1
2
3
2
3
5
6
7
8
9
10
----1 = тп-и наибольших значении
1 725 }СУмма 30
5
б
8
9
10
Рис. 13.13. Применение формулы обработки массивов для получения суммы зо На^
больших значений диапазона
Дополнительная Информацию о массивах констант можно почерпнуть в главе 16.
информация
Формулы условного суммирования
с одним критерием
При условном суммировании значения, которые складываются, должны удовлетворять опре
деленным критериям. В этом разделе рассмотрим формулы суммирования с одним критерием
Для создания таких формул полезна функция СУММЕСЛИ, которая имеет три аргумента:
диапазон, содержащий значения, определяющие ячейки, включаемые в сумму;
критерий — это выражение, определяющее ячейки, включаемые в сумму;
диапазон суммирования (необязательный аргумент), указывающий диапазон ячеек
значения которого должны суммироваться. Если этот аргумент опущен, суммируют^
значения из диапазона, указанного в первом аргументе.
На рис. 13.14 показан рабочий лист, содержащий формулы, в которых используется
функция СУММЕСЛИ. Здесь в столбце F содержатся формулы, вычитающие дату, хранящуюся
в столбце Е, из даты, хранящейся в столбце D (отрицательные разности указывают на про-
шлые платежи). В приведенных ниже формулах используются имена диапазонов, совпадаю-
щие с заголовками столбцов, расположенными в первой строке.
Эту рабочую книгу можно найти на прилагаемом к книге компакт-диске.
Ha CD-ROM
Суммирование отрицательных значений
Следующая формула возвращает сумму отрицательных значений в столбце F. Другими
словами, она возвращает итог задержки оплаты по всем счетам-фактурам. Для этого рабочего
листа формула возвратит значение -63.:
:УММЕСЛИ(Разность;"<0")
Часть II. Формулы и функции
306
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Ю
11
I2
13
А В Г
Г"к1/.мео счета Филиал С.МЛЛЛЛ-к
/ЦЗ-0145 Орел 5 000,00р.
AG-0189 Калуга 450,00р.
AG-0220 Вологда 3 211,56р.
AG-0310 Орел 250,00р.
AG-0355 Вологда 125,50р.
aG-0409 Вологда 3 000,00р.
AG-0581 Орел 2 100,00р.
aG-0600 Орел 335,39р.
AG-0602 Вологда 65,00р.
aG-O633 Калуга 250,00Р
Итого 14 787,45р.
0i-04-2010
19<*-2010
28О4.2О1о
зо.04.2ою
о^-оз.гою
20-05.2010
24.05.2010
2405.2010
28.05.2010
Л1^2010
Сегод^,
^Ol-lOlC
0505.2010
05°5.2010
05 05.2010
05’05.201с
05-05.2010
°505.2О1О
0505.2ОЦ)
05-05.201С
-°^05Д010
-34
-16
-7
-5
5
19
19
23
26
29
о
—Н^оЛЬКо формул условно^
суммироваться
РиС. 13.14. Рабочий лист, на котором
суммирования
лттьКУ здесь в функции СУММЕСЛИ тпетий
Ра=НОСТЬ “"»««. буду,
вы хотите сделать формулу условного суммирования к
Х„» отбора значении не в формуле еуммироваш^Х«кой. можно запись^
«*Х,еЯенна» выше формула будет записана так: ™елы1°" ячейке, „апр
г’’Лгеда<н»зноеть;О2)_
' изменяя критерии в ячейке G2, вы будете получать „овые
«учения суммы
р в следующем примере значения диапазона суммирования оппелеп
„й принадлежащих другому диапазону. Подсчитаем cvmmvZ *°ТСЯ на основе значе-
сХеСЛИ (Разность ; " < 0 " ; Сумма) СУММу ПРош-™х платежей в столбце С:
Эта формула использует значения из диапазона Разность m
диапазоне Сумма, подлежащих суммированию. да определения значений в
Критерий суммирования на основе сравнения текста
Для определения суммируемых значений можно использовать
X”hZ На~ сле~формула возвращает общую ^=т:;
-СУММЕСЛИ (Поставщик; "=Орел" / Сумма)
Обратите внимание на то, что использовать знак равенства не обязательно Поэтому сле-
дующая формула эквивалентна предыдущей: - еле
=СУММЕСЛИ (Поставщик; "Орел" / Сумма)
Следующая формула суммирует суммы платежей всем поставщикам, за исключением on-
ловского филиала: ’ н
=СУММЕСЛИ (Поставщик; " < >Орел " ; Сумма)
Критерий суммирования на основе сравнения дат
,^риведенная ниже Формула складывает суммы платежей, дата которых позднее 1 мая
дли года.
СУММЕСЛИ (Дата_платежа; " >="&ДАТА(2010,5,1) ;Сумма)
Глава 13. Формулы подсчета и суммирования
307
Отметим. что здесь второй аргумент в функции СУММЕСЛИ являеюя выражением, оцрс
деляющим условие отбора суммируемых значений. Это выражение использует функци
ДАТА, которая возвращает дату. Кроме того, заключенный в двойные кавычки оперд-1ог'
сравнения конкатенируется (с помощью оператора &) с результатом функции ДАТА.
Следующая формула возвращает суммы будущих платежей, срок которых превышает те.
кущую дату:
-СУММЕСЛИ (Дата_платежа ; " >= ”&СЕГОДНЯ () ;Сумма)
Условное суммирование на основе
нескольких критериев
В примерах предыдущего раздела для отбора суммируемых значении использовался ОДИн
критерий. В этом разделе приведены примеры условного суммирования на основе несколь-
ких критериев (рис. 13.15).
А В С 0 Е F
1 Мпмро счета Филиал Сумма Дата платежа сегодня разница |
2 AG-0145 Орел 5 000,00р. 01.04.2010 05.05.2010 -34
3 AG-0189 Калуга 450,00р. 19.04.2010 05.05.2010 -16
4 AG-0220 Вологда 3 211,56р. 28.04.2010 05.05.2010 -7
5 AG-0310 Орел 250,00р. 30.04.2010 05.05.2010 -5
6 AG-0355 Вологда 125,50р. 04.05.2010 05.05.2010 -1
7 AG-0409 Вологда 3 000,00р. 10.05.2010 05.05.2010 5
8 AG-0581 Орел 2 100,00р. 24.05.2010 05.05.2010 19
9 AG-0600 Орел 335,39р. 24.05.2010 05.05.2010 19
10 AG-0602 Вологда 65,00р. 28.05.2010 05.05.2010 23
11 AG-0633 Калуга 250,00р. 31.05.2010 05.05.2010 26
12 Итого 14 787,45р. 29
13
14
15 -63 Суммарный срок задержки оплаты
16 -63 Суммарный срок задержки (формула массива)
17
18 9 037,06р. Сумма задержки оплаты
19 9 037,06р. Сумма задержки оплаты (формула массива)
20 '
21 7 685,39р. Всего только для Орла
22
23 7102,06р. Всего за исключением Орла
24
25 14 787,45р. Сумма задержки оплаты после 1 мая
26
27 5 250,00р. Сумма задержки для Орла (только Excel 2007 и позже)
28 5 250,00р. Сумма задержки для Орла (формула массива)
29
30 5 000,00р. Суммарные задержки ИЛИ сумма для Орла (формула массива)
31
32 5 700,00р. Суммарные задержки для Орла и Калуги (формула массива)
33
Рис. 13.15. Примеры условного суммирования
308
Часть II. Формулы и функции
С0ДеР*итСя гЬНОе;
Мг«"-Орел.
н' "'"«ммует фу„„ин1
критерия
‘ , <дап«тсп>уюЩ«е значение . д "" « Фи-
, , еоответетвуклннх лчейкдх ^^ДРазносу,, отр„
лледу<ошая формула выполняет нужное Иал •-
^сдимн (Сумма; Разность ; -<0„ Суммирование-
гССледук>шая Формула массива возвпа.^^’’ "°Рел">
гУ^ЕСЖМН: впадет тот Же
^^<(РазнОСТЬ<0)*(Фил^=пОрел УЛЬТат И
t ’ Сум^а) j
Суммирование при выполнении ХОТо с
Предположим, вы хотите подсчитал, „ ™ «ы ОДНОГО
Следующая формула выполняет нужн. С°ДеР«итСя Текст’ „ п
^СУММ(ЕСЛИ( (Разность<0) + (Филиал & СУМмиР°вание- °Рел".
Здесь знак “плюс" соединит кр„терии°'’’Л"1 ,1;0> -Суми.,,
добным образом можно соединить нескпГ (ВЫПолняет рол.
Комбинирование критериев °Кри ериев ескои функиии По-
Для создания нужных формул услоп
д-—= —.ет ^,х
су«ма „р„ выполни „х "Хх:т°-"
соответствующие значения в лм ^Щих условий: ПросУммировать зна-
в соответствующих ячейках аПЭЗОНе Юность
или Калуга . ** диапазона ФИлиад
Следующая формула будет «,«,
этих критериев: Уммировать значения
(=СУММ( (Разность<0) *ЕСЛИ^
(Филиал = "Калуга " ) ; 1 • о) (ф^иал= "Орел - ) +
' ' и > Сумма)} ' +
должны быть отрицательными;
I должен присутствовать текст ” Орел "
из диапазона Сумма
при выполнении
Глава 13. Формулы подсчета и суммирования
309
формулы
росмотра
поиска значений
МАВА
@ се работы в Excel часто возникает задача извле-
ПР°Ц нужных данных из рабочих таблиц. Программа
чеИИЯгает несколько функций, предназначенных для
Се1 они рассматриваются в данной главе. Но кроме
их целей’ метОДОВ просмотра и поиска значений, будут
31анЛаРТНЬ1Х авлены ДРУгие методы, которые в определенных
"Р^ожно использовать вместо стандартных.
Основы формул просмотра
и поиска
Формулы просмотра и поиска возвращают значение и, к
лиЦы на основании других значений этой же таблицы
стэия подобны поиску нужного номера в телефонном справоч’
нике. Для этого вы сначала просматриваете справочник в поисХ
нужной фамилии и, только найдя ее, получаете номер телефона
J В этой главе я использую термин таблица для обозначе
На заметку ния прямоугольного диапазона ячеек. Этот диапазон яче-
ек не обязан быть “официальной” таблицей, которая соз-
дается с помощью команды Вставка^Таблицы^
Таблица.
На рис. 14.1 показан простой рабочий лист, содержащий не-
сколько формул просмотра и поиска. Начиная с 7-й строки на
этом листе расположена таблица, содержащая данные о работ-
никах некой гипотетической конторы и названная Исхданные.
После ввода фамилии в ячейку С2 формулы поиска, введенные в
ячейки D2 : G2, извлекут всю информацию об этом работнике из
таблицы данных. Если фамилия работника в столбце С отсутст-
вует, эти формулы возвращают #Н/Д.
В этой главе...
Основы формул просмотра
и поиска
Функции просмотра
и поиска
Создание формул для
просмотра и поиска
Использование формул
поиска и просмотра
Е2
F2
G2
,о-2' ЛОЖЬ)
=ВПР(С2,-мех-Данн < 'доЖь)
=ВПР(С2;Исх_ЯанНУ'4;Л0ЖЬ)
=ВПР(С2;Исх_данны <5;Л0ЖЬ)
=ВПР(С2;Исх_данны
О -
ПОПИИД Административный 2604 15.04.20^
E
F
6
а а
ОтдеЛ
**ммяая имя ------------
2 Введите фамилию Киреев
Отдел Телефон Дата приема 1
Фамилия Имя —
4466 пч по
лЛпГа ИРОД** — &арХЗТ°^ ^eTTa Бухгалтерия 3432 I6.04.2003 Мышкина Виоле' Серебряков Михаил Маркетинг _ «22 01.12.2004 Владислав Административный 2822 16.0Э.1Э99 р3Р ч Валентина Административный 1231 12.03.2001 «Zee Леонид Административный 2604 15.04.2005 Храмова Ирина Бухгалтерия 3983 09.02.2000 Лазарис Татьяна Обработка данных 2144 24.03.2004 Матвеев Сергей Обработка данных 1102 12.11.2003
Рис. 14.1. Формулы просмотра в строке 2 извлекают информацию из таблицы данных,
соответствующую значению ячейки С2
В этом примере использованы четыре формулы для извлечения нужной информации. Во
многих случаях необходимо получить только одно значение из таблицы данных. ддя Чего
достаточно одной подобной формулы.
В большинстве примеров в этой главе аргументами функций являются поименованные диапазоны. Если вы
будете использовать формулы, приведенные в примерах, в своих рабочих книгах, тогда либо замените адреса
поименованных диапазонов, либо в формулах укажите адреса именно ваших диапазонов.
Функции просмотра и поиска
В Excel предусмотрено несколько функций, которые можно использовать для создания
формул просмотра и поиска значений в таблице данных. Наиболее часто используемые
функции этой категории кратко описаны в табл. 14.1.
Таблица 14.1. Функции просмотра и поиска
Функция Назначение
3;‘р Просматривает левый столбец массива в поисках заданного значения и возвращает значе-
столбца46^' нах0^яи^ся пересечении строки с найденным значением и указанного
Выбирает значение из списка значений аргументов.
Просматривает верхнюю строку массива в поисках заданного значения и возвращает значение
5итеики, находящейся на пересечении столбца с найденным значением и заданной строки
Часть II. формулы и фуикк^
Назначение Окончание табл 14 )
— Возвращает одно зна^и7^^^^^ Возвращает первый аргумент, если он не содео ’ в противном случае мент, если первый содержит ошибку °ши6’си’ Ли6° возвращает второй аргу-
Использует номер элемента массива (индекс) для выбора Возвращает относительное положение элемента пиала '^”ИЯ Ю ссыли’ипи мас«ва значению. Диапазона, соответствующего заданному
ПРОСМОТР Ищет значения в диапазоне, включающем одну ctdokv unu функции просмотр работает аналогично фувдци^Р П0Лбеа возвращает значение из последнего столбца диапазона ’ОТЛИЧаясь 01 **тем'410
СМЕ® Возвращает ссылку на диапазон, отстоящий от ячей™ количество строк и столбцов диапазона ячеек на заданное
фуНКНиЯ
доступна только начиная с Excel 2007.
функция ЕСЛИ обладает большой гибкостью, поэтому ее можно
принятия решений. Ниже на рисунке представлен список aZZ**™”0 использовать в простых молрп»
х”"1 л . ТуП ЬНЫХ экзаМ0| lax Hv^KHO опоа А) со значениями баллов
в сгмвде С нтежся формулы, которые от лсэд, а
Поступил (если количество баллов 65 или больше) и Прова н , ” текстовые значения-'
Например, в ячейке С2 находится такая формула: чтится (если количество баллов меньше 65)'
=ЕСЛИ(В2>=65;"Поступил";"Провалился")
А В ' С О
1 Студент Оценка Баллы
2 Андрей 82 Поступил
3 Анна 57 Провалился
4 Сергей 73 Поступил
5 Александр 54 Провалился
б Олег 82 Поступил
7 Владимир 72 Поступил
8
Чтобы выполнить операцию множественного выбора (больше двух вариантов), можно использовать вложенные
друг в друга функции если. Например, следующая формула возвращает одну из четырех текстовых строк:
Отлично, Хорошо, Удовлетворительно, Неудовлетворительно:
=ЕСЛИ(В2>=90 ; "Отлично" ; ЕСЛИ (В2>=70; "Хорошо";ЕСЛИ (В2>=50; "Удовлетворитель
но"; "Неудовлетворительно")) )
Этот метод отлично походит для ситуаций, предусматривающих небольшое количество выборов. Однако при-
менение вложенных функций если может дать сложные и запутанные решения. В этих случаях лучше исполь-
зовать одну из функций поиска.
Создание формул для просмотра и поиска
в этом разделе рассказано, как создавать формулы, которые позволяют просматривать
качения в столбце или строке и возвращают соответствующие значения. Для выполнения
^лава 14. Формулы просмотра и поиска значений
313
’’"«ае,
тся три функции: ГПР, ВПР и Просмотр
таких операций в Excel использу тся вмеСте с формулами, которые й‘ ФунЧЙ1
П0ИСКП03 и ИНДЕКС, как правило, ~ 3вРаЩа и
искомое значение или ссылку на ячейк} 101
Извлечение значений из столбцов таблицы
Чтпбы « —бо ««ние
столбца этой же таолнцы, обы''"° "° ВПР имеет следующий синтаксис: СМ'
таблице по столбцам сверху вниз. Функция
ЗПР<Ис««о._зЯачвЯие;табли«а;яомеР_Ц™л<’«а'ла'’а"еТ₽-'’₽ОС"о,'₽а>
Исхомое_зяиение - значение, которое ищется в первом столбце таблиц,,
Таблица - диапазон ячеек, содержащий просматриваемую таблицу,
Номер столбца - номер столбца, из которого возвращаете» значение, если ,на,
ние в первом столбце дайной строки совпадает с аргументом искоиое_знаЧен^ '
Нараметр_просмотра - необязательный логический аргумент; если он имеет знач
ние ИСТИНА или опушен, то допускается неточное совпадение значения в первом стопк
це отсортированной таблицы со значением аргумента искомое_значение (если то
ного совпадения нет, то принимается наибольшее значение, которое меньше Че
искомое^значение). Если этот аргумент имеет значение ЛОЖЬ, то ищется точное
совпадение значения в первом столбце со значением аргумента искомое_значение-
если такого совпадения нет, возвращается значение ошибки #Н/ Д.
/ Если аргумент параметр_просмотра имеет значение ИСТИНА или опущен, то значения
уназамепгу е столбце таблицы должны быть отсортированы в возрастающем порядке. Если наи
меньший элемент в первом столбце меньше значения аргумента искомое значение воз
вращается значение ошибки #Н/Д. Если аргумент параметр_просмотра имеет значение
ложь, то сортировка значений первого столбца не обязательна, поскольку ищется точное сов-
падение значений в первом столбце и искомое_значение. При отсутствии точного совпа-
дения возвращается значение ошибки #Н/д.
Если аргумент искомое_зна чение принимает текстовое значение, то в этом тексте можно
использовать символы подстановки * и ?.
значению ппибкпти ?ИМер ?<лзользования формулы просмотра— определение ставки налога по
РИС‘ Здесь формула в ячейке В 3 возвращает значение ставки налога:
=CiiH(B2;D2:F2;3)
Фе-ГЗХсТ.Т "Р“М"РИВа'“!,Я ТабЛИВД D2 'F7 из трех стодбцов. Поскольку
этой таблицы. КЦИИ Р равен 3’ формула возвРашает значение из третьего столбца
в первом столбце. Если Her^nuu^” ^очного совпадения искомого значения и значения
значение, которое меньше искомого ° “ВПадения’ то Функция ВПР использует наибольшее
торой искомое значение больше или РУГИМИ словами, эта функция использует строку, в к°
луюшей строке. В случае с таблицей ™ ЗНаЧеНИЮ В СТроке’ “° “ значения ”
ставками налога это именно то, что требуется.
314
Часть II. Формулы и фУнК^
только c целыми числомц
PUC. 14.2. Использование функции ВПР для определения ставки налога
На CD-ROM
О
Рабочую книгу с примерами этого раздела можно
найти на прилагаемом к книге компакт-диске.
Извлечение значений из строк таблицы
Дм выполнения этой задачи используется функция ГПР, которая работает так же как ВПР за
исключением того, что она просматривает таблицу построчно слева направо, те по горизонтами
а не по вертикали, как это делает функция ВПР. Функция ГПР имеет следующий синтаксис:
ГПР (искомое_зна чение; таблица; номер_строки; параметр_просмотра)
Искомое_зна чение — значение, которое ищется в первой строке таблицы.
Таблица — диапазон ячеек, содержащий просматриваемую таблицу.
Номер—Строки— номер строки, из которой возвращается значение, если значение в
первой строке данного столбца совпадает с аргументом искомое_значение.
Параметр^просмотра — необязательный логический аргумент; если он имеет зна-
чение ИСТИНА или опущен, то допускается неточное совпадение значения в первой
строке отсортированной таблицы со значением аргумента искомое_значение (если
точного совпадения нет, то принимается наибольшее значение, которое меньше, чем
искомое значение). Если этот аргумент имеет значение ЛОЖЬ, то ищется точное
совпадение значения в первой строке со значением аргумента искомое_зна чение,
если такого совпадения нет, возвращается значение ошибки #Н/Д.
Coge Обратите внимание на то, что если значение аргумента искомое_зна чение является тек
т стом, то в нем можно использовать символы подстановки * и ?.
,;.’Ч
На рис. 14.3 показан пример применения функции ГПР для определения ставки налога по
качению прибыли в просматриваемой таблице (диапазон E1;J3). В ячейке ВЗ находите
СлеДУЮ1цая формула:
'ГпР(В2 ;Е1: J3 . 3)
~ __ —. .....
• Формулы просмотра и поиска значений
315
Вееди»е Д<маД-
СI налог* сосгавллег:
дсодбо^*'"’
рое»--
Нр меныиР ««••*-
^лмлнлло1*
। 4 _______ ___________ —
> гпРды определения ставки налога
Рис. 14.3. Пример использования функции in в ачя ц
Извлечение значений из таблицы с помощь»
функции ПРОСМОТР
функция ПРОСМОТР подобна функциям ВПР и №. но имеет другой сиитзкецс н «
функцияпгисиихг м \ только из одного столбца ИЛИ ОЧНОЙ и.
пяет поиск в диапазонах, состоящих то и строКи1
ХХиХый вектор). зпачечи. (искомое^экаоеяие) и возвращает во
диапазоне значение, состоящее из одного столбца или одной строки (вектор_реЭульта1,а)
Функция ПРОСМОТР имеет следующий синтаксис.
ПРОСМОТР (искомое_значение; проематриваемыЙ-Вектор;вектор-резупьтага)
Искомое_значение—значение, которое ищется в векторе просМаТривае^
просматоиваемый-Вектор — диапазон ячеек, который состоит из одной стр0Ки
или одного столбца и в котором ищется значение. Эти значения должны располагаться
в возрастающем порядке.
Вектор_результата — диапазон ячеек, который состоит из одной строки или од-
ного столбца, значение из которого возвращается функцией. Они должны иметь тот
же размер, что и просматриваемый_вектор.
Значения в диапазоне просматриваемый_вектор обязательно должны быть отсортиро-
Внимание! ваны в возрастающем порядке. Если искомое значение меньше первого значения в просматри-
ваемом векторе, то возвращается значение ошибки #Н/Д.
На рис. 14.4 вновь показана таблица со ставками налога на прибыль. Теперь для извлече-
ния соответствующего значения ставки налога в ячейке ВЗ используется формула
=ПРОСМОТР(В2;D2:07;F2:F7)
Если значения в просматриваемом векторе не отсортированы в возрастающем порядке, то мож-
Вииммие! но получить неверный результат.
аметьте, что в функцию ПРОСМОТР (
С imvrc&& ДВЗ диапазона (просматриваемый ТЛИЧИе 01 Функции ВПР) нужно передавать
беи. сотепжТ°И1-'' * ^>УИК,ШК} ВпР нужно пепеля С°Держащий результирующие значения),
щии результирующие значения ВЗТЬ 10ЛЬК0 ОДНУ ссылку на таблицу. Стол-
определяется третьим аргументом, который
ва ЗдеСЬ ol1t<
! функция ПРОСМОТР имеет две синтаксические формы: векторную и форму масси
сывается функция ПРОСМОТР в векторной форме. — Примеч. ред.
316
Часть II. Формулы и
, быть либо числом, либо ссылкой „а ячейку Конечно .
ыЛку на ЯЧСИКУ'
™ «Ргуме„т мож„
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
33
24
25
26
2 6 12 5 114, ЗЗр 1 756,50р. — 10228.70Р 10 538,99р
24 36 •*1/ 99р 500,45р И015,88р 12010 80р
48 362 78р 13 060 06р
60 72 295,06р . 255. ЗОр _ 14162 78р 15 317,77р
84 223 49р. 16 523 53р
96 у 211,65p ' 17 778 29р
108 120 198,75р _ 189,14р. 19030 05р _ 20426,54р
132 181.80р 176 1Со 21815,73р.
228 70р
538 99р
Ю15 88р
2 010 80р
5060 06р
4162.78р
5 317 77р
6523 53р
7 77В29р
9080 05р
10426 64р
11815.73р
13 244Л9р
/>,« 14.4. Испольтшние фткции ПРОСМОТР Оля ооряоает стаям паласа
Поиск значений с помощью функций индекс
и поискпоз
функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ часто используются совместно для поиска и извлечения
значений из таблиц. Функция ПОИСКПОЗ возвращает местоположение ячейки, значение в ко-
торой приблизительно совпадает с искомым. Функция ПОИСКПОЗ имеет такой синтаксис:
ПОИСКПОЗ (искомое_значение; просматриваемый_вектор; тип_сра вменяя)
Искомое—значение— значение, которое ищется в векторе просматриваемый—
вектор и если аргумент тип_сравнения имеет значение 0 и искомое_значение
является текстом, этот аргумент может содержать символы подстановки * и ?
Просматриваемый—вектор — диапазон ячеек, в котором ищется искомое значение
ТиП— сравнения— целое число (—1, 1 или 0), определяющее, как будет осуществ-
ляться сравнение искомого значения и значения в просматриваемом векторе.
/ Если аргумент тип сравнения равен 1, то функция ПОИСКПОЗ находит наибольшее зна-
ка заметку чение. которое меньше или равно аргументу искомое_ зна чение. При этом просматривае-
мый массив должен быть упорядочен по возрастанию Если этот аргумент равен 0, то функция
находит первое значение, которое в точности равно аргументу искомое_о,п э - , при
этом просматриваемый массив может быть не упорядочен Если тип_сравнения равен -1,
то функция ПОИСКПОЗ находит наименьшее значение, которое больше или равно аргументу
искомое значение. В этом случае просматриваемый массив должен быть утгчяадочен по
убыванию. Если аргумент тип—сравнения опущен, то по умолчанию он считается рйвюм
Лава 14. Формулы просмотра и поиска значений
317
йкИ используя для ее поиска значения
рт значение яче еТ синтаксис :
фувкии. ИНДЕКС в«з»раи« ИНДЕКС .
НИЯ строк и столбцов
В ТабЛрокиХ^'СТОЛбЦа)
_,.» ,...гсив;номер,-стр
ИНДЕКС 1маcv'-D>
' . массив - ’’'“строки - “аК1’К
; XZ:c^-"”MepW”^XpP« «" отябиа’ ™
На заметку
И извлечения значения из таблицы Ис
- лист где пОйС*аД значение даты в ячейку В1, фОрму
и» :“m етмбм *
В ячейке В2 содержится формула
=ИНДЕКС(F2:F21;П0ИСКП03(Bl;D2:D21;0))
"" д' В С 1 Дата: 12-01.20ю|^_____ 2 Сумма: 18В 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 ; о ,r
01-01.2010 02.01.2010 пятница суббота 23 179
03.01.2010 04.01.2010 воскресенье понедельник 149 196
05.01.2010 вторник 131
06.01.2010 среда 179
07.01.2010 четверг 134
08.01.2010 пятница 179
09.01.2010 суббота 193
10.01.2010 воскресенье 191
11.01.2010 понедельник 176
12.01.2010 вторник 189
13.01.2010 среда 163
14.01.2010 четверг 121
15.01.2010 пятница 100
16.01.2010 суббота 109
17.01.2010 воскресенье 151
19 20 21 18.01.2010 понедельник 138
19.01.2010 вторник 114
20.01.2010 среда 156
22
Рис. 14.5. Совместное использование функций ИНДЕКС и П0ИСКП03
noMrvnr\'J1°'^TbkКаК Раб°тает эта формула, рассмотрим сначала, что возвращает функция
а функция просматривает диапазон D2:D21 для поиска даты, совпадающей
put ~0Й В яче^ке В1, и возвращает номер строки, в которой найдено это совпаде-
01 Н°Мер строки используется как второй аргумент в функции ИНДЕКС, которая воз-
вращает соответствующее значение из диапазона F2:F21.
2 I <1 ф ~
ж^ченийТо- В°3вращает ссылку на ячейку^ “Ь'Л°ЧНую и массива. Функция ИНДЕКС в ссы-
Ь °™СаНа Функция в форме массивами МЭССИВа — значение ячейки или массива
’—------------- ~~ ‘‘римеч. ред.
Часть II. Формулы и функии*
318
„ поиска и просмотра Excel «тают, что пустые ячейм
;блица. сосгоада из двух столбцов. Следующая “««»"«
«окаянное в »чет,ке в ’и вож'йивет соответствующее значение: * "'и“е В2>" таблице
И1’ ,Й1-Г>2:Е8'2)
A
Имя:
Сумма:
6
Анна
О
Имя Сумма
Андрей
Анна
45
2
3
Сергей
Александр
Олег
Владимир
Если необходимо отличать ячейки с нулевыми знамена __________
просмотра, добавив функцию если для проверкитп 01
пустая, то длина ее содержимого равна нулю, во е Л °’ ЛИ ИЗМе^ Формулы
дующая формула решает эту проблему. Если резуХТ^ 0. Есви^
строку, в противном случае вернет содержимХХ Х
=если (ллстр (впр (bi ; D2Eg; 2)) =о-^Формула также вернет
Ниже приведена еще одна формула, аналогична пп °Р (В1; °2: Е 8 - 2 > >)
. ЕСЛИ(ВПР<В1;В2:Е8-2)-.......... „ "РЭДВДтей,
/ i,BDI,<Bl;D2;E8,.2)))
Использование формул поиска
и просмотра
Формулы просмотра и поиска можно использовать для решения более сложных задач, чем
показано в предыдущем разделе. Например, можно осуществлять поиск искомого значения не
только в первом столбце таблицы, выполнять сравнение с учетом регистра символов, возвра-
щать значения из нескольких просматриваемых таблиц, а также решать другие сложные и спе-
циальные задачи поиска. Решение подобных задач рассматривается в следующих разделах.
Рабочую книгу с примерами этого раздела можно найти на прилагаемом к книге компакт-диске,
пз Си-пОМ
Поиск точного совпадения
1АН четвертый аргумент) не требуют точно-
функции ВПР и ГПР по умолчанию (если опу & ставки налога по таблице на-
то совпадения. Примером такого случая может сл совПадение между просматриваемым
логов. Однако в некоторых ситуациях тре уется фамиЛию служащего по его табельном,
и искомым значениями. Например, если нужно н с табельным.
номеру, очевидно, что номер должен в точности
Ф°Рмулы просмотра и поиска значений
319
„и тоЧное сравнение между прОсм
6ы ар"“е'”должс" 6“ть
мыГи Хм«м торая содержйТ ^^^^ельный^номер8 ф?*^х
B1 и в~
ячейке В2 ншет в первом
вуюшуюфам^ иомер;2;Л0Жь)
=ВПР(В1/Табельный,
Т ’ с О ~
1 Табельный номер Имя ра6отш.«а, -—
R 873 Михаил Серебряков
1109 Александр Тхорик
1549 Анатолий Казаков ’
1334 Наталья Сафонова
1643 Владислав Таран ’
. 1101 Татьяна Середа
1873 Максим Смолянкин
983 Александр Синенко
972 Наталья Савчук
1398 Евгений Козлов ’
Е
------а I_________________...___в-
1 Табельный номер:
2 Имя работника ^Татьяна Середа
4
5
6
7
S
9
10
11
12
Рис. 14.6. Поиск значения, которое в точности совпадает с искомым
Если последний аргумент в функции ВПР имеет значение ЛОЖЬ, то эта функция возвратит
значение только при наличии точного совпадения искомого значения и одного из значений в
первом столбце таблицы. Если точного совпадения нет, функция возвращает значение ошиб-
ки #н/Д. В данном случае это именно то, что нужно, поскольку неточное совпадение не име-
ет смысла. Обратите внимание на то, что табельные номера в столбце D не упорядочены. Ес-
ли последний аргумент функции ВПР имеет значение ЛОЖЬ, значения не обязательно должны
располагаться в возрастающем порядке.
Чтобы вместо значения ошибки #Н/Д вывести другое сообщение, можно воспользоваться
Совет функцией еслиошибка для анализа полученного результата. Например, следующая функция
X вместо значения #Н/д вернет текст Не найден:
=ЕСЛИ0ШИБКА(ВПР(В1;Табельный_номер;2;Л0ЖЬ) ; "Не найден")
Если не использовать функцию ЕСЛИОШИБКА, которая доступна только в Excel 2007 и Excel
2010, то можно воспользоваться следующей формулой, которая вернет тот же результат:
=ЕСЛИ(ЕНД(ВПР(В1;Данные;2;ЛОЖЬ));
"Не найден";ВПР(В1;Данные;2;ЛОЖЬ))
Поиск в правом столбце
Функция ВПР всегда ищет значения
поиск по какому-либо другому столбцу R ™°М СТОЛ®це таблицы. Но иногда нужно выполнить
а рис. 74.7 показана таблица, в котопогГп ФункЦию использовать нельзя.
званном Игроки) и среднее число удапоя редставлены имена игроков (в столбце С, на-
Прадгюложим- что нужно по именИВ°Р0ТаМ <столбец которому присвоено имя
ячейке G1 находится фамилия иском ИГр0Ка опРеДелить его среднюю результатив-
лучае использовать функцию ВПР нельзя °Г° И1РОка’ Эта ячейка названа Игрок. В этом
—--------. ’ скольку Производить поиск нужно по знамени
320 ----——------------.____________
Часть II. Формулы и фунюИн1
рГ0 столбца, а не первого. Конечно же, можно
п^’еДяо иногда этого сделать нельзя. вменить порядок следования
;>оВ-
И!
с
coef№e Бускетс
0 333
Руни
-—0 333 Иньеста
сГТбО Месси
' 021? Гонсалез
' дзоо Клозе
доосГ Подольски
0 333 Езил
0Л86 Форлан
оЧзэ Анри
' 0333 Манкон
0313 Мендес
0~341 Снейдер
0^286 Ван Боммель
0 321 Батичелли
Среднее:
Ударов по воротам:
Среднее:
Ударов по воротам:
' Е
Искомый игрок:
F
Месси
’ **12
1
3 '^1
“ ""25
5
6 ""10
,7^
5 -""jV
в
15_Ji
16
17
18.___
/’ИС. ^-7- Поскольку искомое значение находится в последнем столбце, функция ВПР не работает
0,321 <-ПРОСМОТР
28 ПРОСМОТР
°-1тег^№сиПОискпоз
25|_<- индекс и ПОИСКПП^
в этом случае можно использовать функцию ПРОСМОТР, которой нужно передать две
ссылки на диапазоны. Следующая формула (ячейка F3) вернет значение средней результа-
тивности игрока, указанного в ячейке F1:
^ПРОСМОТР (Игрок; Игроки/Среднее)
Для того чтобы воспользоваться функцией ПРОСМОТР, нужно упорядочить фамилии иг-
роков в алфавитном порядке. Кроме того, если ввести в ячейку F1 фамилию игрока, которого
нет в списке Игроки, то формула вернет неправильный результат.
Поэтому лучше производить поиск с помощью функций ИНДЕКС и П0ИСКП03. Следую-
щая формула аналогична предыдущей, с той лишь разницей, что она вернет значение ошибки
#Н/Д, если фамилия искомого игрока не будет найдена. Эта формула обладает еше одним
преимуществом: значения в диапазоне Игроки могут быть не упорядочены.
=ИНДЕКС (Среднее; П0ИСКП03 (Игрок,-Игроки; 0) )
Сравнение с учетом регистра символов
Функции поиска ВПР, ГПР и ПРОСМОТР при сравнении не учитывают регистр символов.
Например, можно в формуле просмотра задать текст бюджет, формула считает, что подойдет
любое из заданных значений: БЮДЖЕТ, Бюджет или БюДжЕт.
На рис. 14.8 приведен простой пример. В диапазоне D2 :D7 (Данные_1) приведен список
названий, которые повторяются, но набраны прописными или строчными буквами. В диапа-
3°не Е2 ;Е7 (Данные_2) представлены некоторые числовые данные. Текст для поиска запи-
сан в ячейке В1 (Слово).
Следующая формула массива введена в ячейку В2. Она учитывает регистр букв, просмат
Диапазон Данные_1 и возвращает значение из диапазона Данные_2.
Дани?,ЕКС (Данные 2 ; П0ИСКП03 (ИСТИНА; СОВПАД(Слово ;
и . п, , , -
®а М. Формулы просмотра и поиска значений
321
p
E
F
A
j Слово
' результаТ*
8
собака
300
,пазом! Диапазон?
100
200
300
400
500
600
ЯБЛОКО,
яблоко __
СОБАКА
собака _
КОНФЕТА
конф£11_
4
5
6
7
-------------- „ива учитывающая при сравне-
Рис 14.8. Формула массива, у
нии регистр символов
КИСА и возвр.шет значение 3 00. Стандарту ф
Эта формула находит сл значенне 400:
основе функции ПРОСМОТР вгавР™”2)
.ПРОСМОТР <Слово; Давиые_1, да- „„бинацию клавиш <ctrl+Ait+Еп,а>
/ После ввода формулы массива не заиудо
На заметку
Выбор значений из нескольких таблиц
Конечно, на рабочем листе мо^т быть любое‘Ш^о таблиц^откуда могут извлекать
данные. В некоторых случаях формулы должны «ии таблицу
следует брать данные. Такая ситуация показана на рис. 14.У.
— ... 3 с D Е
1 1 Представитель Годы Продажи Проц. Комисси онных Коммисия!
2 Серебряков 2 120 000 7,00% 8400
3 Матвеев 1 210 921 7,00% 14 764
д Снежко 1 100000 7,00% 7000
5 Таран 2 87401 6,00% 5 244
6 Таратынов 6 310 983 9,25% 28 766
7 Шпилевой 3 43902 2,00% 878
8 Григорьев 2 121021 7,00% 8 471
9 Гродецкая 3 908 2,00% 18
1С Казаков 1 0 1,50% 0
11 Соколовская 4 359 832 9,25% 33 284
12 13 Пашкова 4 502 983 10,00% 50 298
F G
. <3ле - f ' Л — >3лет *
Шч... Л
Сумма^^^ уммиитро^ Процент
0 1,50% 0 2,00% -
• 5 000 3,25% 50 000
10 000 3,50% 100 000 7,25%
20 000 5.00% 200 000 8,25%
50 000 6,00% 300 000 9,25%
100 000 7,00% 500 000 10,00%
250 000 8,00%
Рис. 14.9. Раоочий лист содержит несколько таблиц, из которых извлекаются данные
этом рабочем листе вычисляются комиссионные от продаж и находятся две таблицы
со значениями процентов комиссионных: G3 : Н9 (Таблица1) и J3 : К8 (Таблица2). Процент
3аТТ °Т ДВУХ факт°Р°в: ™ продавца (столбец В) и объема продаж
сиоииыу иэ СТ0Л ° находятся формулы, которые выбирают значения процента комис
zz;х~юших та6лиц ’ °' ™ нап^е₽' ° “
’йПР(С2;ЕСЛИ(В2<3;Таблица!;Таблица2);2)
322
Часть II. Формулы и фуи^
е второго аргумента функции ВПР исполу
в « значения в столбце В таблицу, m кот<^'ЕСЛИ. опреМяюща11
’ «‘’’"‘^Тстолбце Е перемножают объемы продаж „ 1Нач'"ие 1,ро'
“ ®<Seu» D- Например, в ячейке Е2 содержитоя форму"<М6ца ’ » процент комиссион-
,С2*Р2'
ППреДеление оценки за экзамен
® V ическим примером использования таблицы поиска ...
1^ЛаСгТУДеНта П° еГО баллам- На Рис- 14-Ю показан рабочий ли^™ задача определения
оценки t; HToB. Таблица, по которой производится поиск няД На КОТОром ^ржатся
баЛЛ1н2м Шкала). ’ Находитс* в диапазоне Е2 : F5
Рис. 14.10. Поиск оценки по баллам
В столбце С находятся формулы, которые с помощью функции ВПР определяют оценку
на основе набранных баллов. Например, в ячейке С2 находится такая формула:
=ВПР (В2 ; Шкала; 2 )
Если таблица, по которой производится поиск, достаточно мала (как, например, в этом при-
мере), то вместо таблицы можно использовать массив. Следующая формула работает аналогич-
но предыдущей, но вместо таблицы использует массив. Скорее всего, информация в таблице
просмотра жестко записана в массив. О массивах можно подробнее узнать в главе 17.
=ВПР (В2 , { 0 , " F" ; 40 , "D";70, "С";80, "В";90, "А"},2 )
Аналогично, можно использовать функцию ПРОСМОТР, в которой второй и третий аргу-
менты будут массивами:
=ПРОСМОТР (В2 ; { 0 ; 4 0 ; 7 О ; 90 } ; { " F" , "D" , " С" , " В " , " А" } )
Вычисление среднего балла
Значение среднего балла (GPA) представляет собой числовое измерение среднего балла.
си?Ченного за пРослУшанные лекции. В рассматриваемом примере предполагается о ычная
и к г^ИЯ’ когДа каждой оценке присваивается буквенное значение ( - , —-. -
)• Значение оценки составляет среднее оценок, взвешенных продолжительностью про
Лавэ 141 Формулы просмотра и поиска значений 323
сэ Так например,
”S>A Un . °’,,н<М«®“ для суж-нк, Этот езд Ч
k>%«. 14Л предкаприсвоено "мя Кредитив,еЧась^
„п, юртов за 13 4>ед,№х часов. с. (Диапазону С2 С6 присвоено 5%,,
каждый курс появляются дая подсчета значения баллов для каждОГо
Столбец D использует формулу проем р заданную в ячейке D2. В этой фОн
пример, рассмотрим следующую фор^У Р ; н6 ^брицаБаллов). фоРмуле
пользуется таблица просмотра из диапазон^
=ВПР(С2,ТаблицаБаллов,2,
'ati I
4
3
5
о
7
3
9
А_________В
Курс
Кредиты
с
о
Балл
Балл
Psych 101
PnysEd
PoliSci 101
IndepStudy
Intro Math
GPA:
3,И
3
2
4
1
3
A
C
В
A
A
4
2
3
4
4
12
4
12
4
12
Таблица баллов
F G Н
<- требует несколько формул и таблицы просмотра
дм Mma,am средкег° ба"’°
Формулы, заданные столбце Б, вычисляют взвешенные значения. Так. формула « я,е#.
ки Е2 имеет вид:
=D2*B2
Ячейка В8 вычисляет GPA с использованием следующей формулы:
=СУММ(Е2:Е6)/СУММ(В2:В6)
Предыдущие формулы хорошо работают, но вычисление среднего балла можно немного
ускорить. В принципе можно использовать одну формулу, которая обрабатывает это вычис-
ление, и избежать применения таблицы просмотра и формул в столбцах D и Е. Вот как фор-
мула массивов выполняет эту работу:
(=СУММ((ПОИСКПОЗ(Баллы,{"F","D”,"С","В","А“ } , 0) -1)
*КредитныеЧасы)/СУММ(КредитныеЧасы)}
Извлечение данных на основе двух критериев
Иногда требуется извлечь значение из таблицы данных, удовлетворяющее двум критериям.
Например, необходимо определить объем продаж определенного товара за указанный месяц
(рис. 14.12). Пользователь вводит имя месяца в ячейку В1, а название товара— в ячейку В2.
Приведенные ниже формулы из таблицы продаж извлекают соответствующую сумму продаж-
ы упростить формулы, используются имена диапазонов, приведенные ниже.
Диапазон
В1
В2
D1:H14
O1-.D14
D1:H1
Имя
Месяц
Товар
Таблица
Список_месяцы
Список_товар
324
Часть II. Формулы и фУнК^
A
Месяца
И3делие.-
„о месяцам
. изДеЛИЯМ
.омГЯ°
S ПР°Дажи
в _ с О
Июль 1
Копыта Январь
Февраль
8 Март
3 j Апрель
3 337 Май
Июнь
Июль*
3 337 I Август
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
Цекабоьд
4того’Ч|
Рога
t
G
_ 2 893 _ 3 38С ——L2 ____ 4 711 Шкуры 9 381
___4Щ
_ 3 744 —_ ZiS 261j . 10 706
__Д221 2 438 5 312 1227»
_ 4 839 . 1999 1108 6 767
_ 3767 514Q - 1994 ___ 883J
_ 5 467 3 337 — 3 830 12 737
. 3154 __ 4895 1———3232 12 03<
__1718 — 2040 1667 — 9 656
1548 1061 —. 3 558 _ 2 839 37012 1563 __ 5 321
5 083 ~5753 25ЗД — 3 96Q __ 5199 12 601
44 5бб[ 3 013 35 542 11 605 _ 117120
i
1 .
СИ**
fl1
0ДнаФ°РмуЛа'
i
ь
i
1
8
9
10
И
12
13.
14
J2— р данных из таблицы на основе двух критериев
1Л 1 *
?ЦС.
Следующая формула, находящаяся в ячейке В4
=П0МСКПОЗ (Месяц, Список_месяцы,- о) азоне — пустая ячейка D1)-
' формула в ячейке В5 подобна приведенной выше Но „Яя
«П0ИСКП03 (Товар; Список .товар; о) ’ раоотает с Диапазоном Список_товар:
Конечная формула в ячейке В6 возвращает con
Здесь используется функция ИНДЕКС „ ЗЩЧ’""е о6“а
«ИНДЕКС (ТаблицаВ4 ; В5) «числения формул в ячейках В4 и В5:
Конечно, все три приведенные формулы можно записать в виде единой формулы.
«ИНДЕКС (Таблица; ПОИСКПОЗ (Месяц; Список_месяцы,- 0) ;
ПОИСКПОЗ (Товар; Список_товар; 0) )
Совет
В Excel существует еще один способ выполнить поиск на основе двух критериев. Для этого нужно
присвоить имена всем столбцам и строкам таблицы. Чтобы быстро присвоить имена, выделите
таблицу и выберите команду Формулы>=>Определенные имена ^Создать из выде-
ленного фрагмента. Затем можно написать такую формулу:
=Копыта Июль
Здесь используется оператор пересечения диапазонов (пробел). Формула возвращает обьем
продаж копыт за июль. Подробнее о пересечении диапазонов см. в главе 10.
Извлечение данных на основе значений в двух
столбцах
НекотоРЬ1х случаях требуется извлечь значение из таблицы данных, соответствующее
пока^еЛеНН°й комбинации значений в двух других столбцах таблицы. Подобная ситуация
Де,1н!аНа на Рис- 14.13. Здесь на основании названия изделия и его модели необходимо опро-
сить код изделия.
^ава
Формулы просмотра и поиска значений
325
---------------" \ таблицы на основе значений, располо-
Извлечение инфориаЧ'ш
^пользуются имена диапазонов, приведенные
более понятны, испольу^
12
is________________—
Рис. 14.13- nrmafauuu
женных в двух столоцах та
Чтобы формулы были
НИже
Имя Диапазон
F2:F12
Код
Н_изделие Bl
Н модель В2
Изделие D2:D12
Модель Е2:Е12
Следюшая формула массива отображает код изделия, соответствующий указанным щ.
званию и модели: ,
(=ИНДЕКС (Код;ПОИСКПОЗ (н_изделие&Н_модель ;Изделие&Модель ; }
В этой формуле объединяются значения ячеек Н_изделие и Н_модель, а затем ищется
совпадение этого объединенного текста с текстом в массиве, составленном из объединения
текстов диапазонов Изделие и Модель.
Определение адреса значения в диапазоне
Все предыдущие формулы возвращали значение из таблицы данных. Но иногда требуется
определить адрес ячейки, содержащей определенное значение. На рис. 14.14 показан рабочий
лист, содержащий диапазон чисел С2 : С20 и Данные. Ячейка В1, содержащая искомое зна-
чение. названа Цель. Формула в ячейке В2 возвращает адрес ячейки из диапазона Данные,
содержащей значение Цель.
=АДРЕС(СТРОКА (Данные) .ПОИСКПОЗ (Цель;Данные; 0) -1; СТОЛБЕЦ (Данные) )
ДаННЫе представлен в виДе строки, то формула несколько изменится:
=АДРЕС (Ст РОКА (Данные) ; СТОЛБЕЦ (Данные) .ПОИСКПОЗ (Цель ; Данные ; 0} г ; )
е» НеС-°”ЬЮ которых совпадает со апаче*
значение в диапазоне Данные ^рвои истречеиной ячейки с этим значением. Если ни одно
ошибки #Н/Д. совпадает со значением Цель, возвращается значен
326
Часть II. формулы и фУнК1^
Рис. 14.14. Определение адреса ячейки, содержащей искомое значение
Поиск ближайшего значения
функции ВПР и ГПР можно использовать в следующих ситуациях.
Необходимо идентифицировать точное соответствие целевому значению. В качестве
четвертого аргумента можно использовать значение ЛОЖЬ.
Необходимо обнаружить приблизительное соответствие. Если четвертый аргумент
функции имеет значение ИСТИНА или он просто опущен и точное соответствие не об-
наружено, возвращается следующее большее значение, меньше просматриваемого
значения.
Но что будет, если вам необходимо найти самое ближнее значение? Ни функция ВПР, ни
ГПР не подходят для выполнения этой задачи.
На рис. 14.15 показан метод нахождения ближайшего значения к заданному, независимо
от того, превышает это значение заданное или меньше его. Здесь диапазон В2 : В2 0 Баллы
содержит числовые значения. Ячейка Е2 названа Цель и содержит искомое значение.
В ячейке ЕЗ (названой Смещение) содержится значение смещения столбца с именами
(столбец А) относительно диапазона Баллы.
Приведенная ниже формула массива в диапазоне Данные ищет значение, ближайшее к
значению, записанному в ячейке Цель, и возвращает соответствующее имя студента из
столбца А.
^ДВССЫЛ (АДРЕС (СТРОКА (Баллы) +П0ИСКП03 (МИН (ABS (Цель-Валлы) ) ;
(Цель-Баллы) ;0) -1;СТОЛБЕЦ(Баллы)+ Смещение) ) }
1л -Ль —'——— --- “
Формулы просмотра и поиска значении
327
о
— ,о ближайшего к заданному
р 14 15 Пример поиска значен ,
Еяопы есть АВ» »»«0ДИНаК0В0 бЛИЖИе " “С У’ Т° ВОТВ₽а*
Если в диапазоне Баппы есть д
СТС. первое встреченное в "“"“““^„дательным (для столбца, находящегося левее лиава-
Значение смешения может быть отр и находящегося правее диапазона Баллы) или
зона Баллы), положительным (для Из диапазона Баллы, ближайшее к искомому),
равным нулю (тогда возвратится зна понимать, как работает функция ДВССЫЛ.
Чтобы разобраться в этой формуле нуж на £ которая вы-
Первым аргументом ..лается СТ’““е "акая „рока формируется функцией АДРЕС.
328
Часть II. Формулы
формулы
и функции для
финансовых
расчетов
Не секрет, что чаще всего Excel испол
возможных вычислений, связанных ЬЗуеТСЯ все-
расчетами. Каждый день люди принимают тысФиНаНС0ВЫми
основываясь на результатах вычислений в элеют™ решений’
цах. Принимаемые решения могут быть как ГР°ННЫх табли'
(могулия купить этот автомобиль?} так и лоЧеНЬ Простыми
ными {окупятся ли инвестиции в компанию АВС^я СЛ°Ж'
уев?). В настоящей главе описаны основные ппы/ 8 МвСЯ~
няемые в Excel для финансовых расчетов Риемы> приме-
ГЛАВА
В этой главе...
Временно значения денег
Вычисление параметров
ссуды
Расчет параметров
инвестиций
Расчет амортизации
Временнь/е значения денег
В зависимости от точки зрения, номинальное значение де-
нег может быть различным. Ключевое понятие здесь — вре-
менное значение денег. Вычисления, производимые над де-
нежными суммами, могут производиться в прошлом, настоя-
щем или в будущем. Выбор типа вычислений основывается на
том, что сумма денег увеличивается, поскольку постоянно по-
ступают начисления по процентам. Другими словами, вложив
один рубль сегодня, завтра вы получите больше.
Например, предположим, что богатенький заокеанский
Дядюшка решил подарить вам деньги, причем нужно выбрать
один из вариантов.
Получить 80 000 руб. сегодня.
Получить 95 000 руб. через год.
в Получить 120 000 руб. через пять лет.
Получать 1 500 руб. каждый месяц на протяжении
пяти лет.
„ЫГОЛУ. "Ужн0 >'ЧИТЫМТЬ “е ТОЛЬК° Собственно
Чтобы тслУ"ть “М.С" ни»=Н’>«че“''е ’ХХ“м«»°-ей И пеРспектиа. др ”°мн.
„Лю ««му. но » Когда вы берете ct^M,
Временное эначенне а ором. либо „„„е которое дает вам ден » "Ч. Ч
мм. вы можете оьгп# ’а£М“'*“ьгй в банк на сберегательный счет, ,„Д; ,
автомобиля. вкладывав —ь является вашим заемщиком. " «1>С
.,,, кредитора. ^»а * вязано е.ие несколько понятий.
“Л® СУб ЕСЛИ На ДеП0^ » 5
.П₽И-нна»--Л^
вкладываете» * яенег. Если feP« й или „риведеиной стоимостью ссу^Ч
ХХлоЛ -Л—ой,так и отрицательной. Пй.
• Б>ЯУ““Х оЛм.Л >« будет получить 63 ИЗ.^Ь
НЫМ Xiпод 6% годовых, ТО в кони; Р инвестиции. Если же берется сСуДа ^По
”Хя сумма будет буду®» 150 000 руб. под 7% годовых, то в конце ср?
года на покупку “’»''o6“ 7“3 руб. Иными словами, нужно будет вернуть
нужно будет выплатить 166 73ЬоРУ^ в зависимости от перец*
X сумму плюс "Р°®тЛ6УЛоложигельной или отрицательной.
(кредитор ил» заемщик), каптм. явбо капитал и начисление „
. Взнос. Взносом (платежом) ,етадывается 1 000 руб. на депозитный счет, „
„его проценты. Если каждый ме еши ссуды ежемесячный взнос составдц,
1 000 руб. - это взнос. “™и"ной сучмь| „ начисленных процентов.
8 250 руб., то он состоит и ы процентах). начисляемая за олреи.
• Процентная ставка, часть и Например, деньги вложены на депозит с про.
ленный период (как правило проЦентная ставка ссуды составляет 7,75% в год.
центной ставкой , о • истечении которого выплачиваются процента
Период. Промежуток врем , етам. или ежемесячные выплаты по ссуде),
(например, ежекварталь й вкладываются или берутся в кредит деньги.
’ ХмТдХ0ЛЛЮЛЛ »а -оз- >“ ГОД- ИЛИ
ся на срок 30 лет.
Вычисление параметров ссуды
Теперь рассмотрим, как производятся выплаты по ссудам. Следует помнить, что ссуда
имеет следующие параметры.
объем ссуды;
процентная ставка;
количество выплат;
периодичность выплат.
Если известны любые три параметра, то можно создать формулу для вычисления чет Р
того параметра.
330
Часть II. Формулы и фуик^
Все вычисления в этом разделе
и сроком.
производятся
процентной ставкой
НаСР'В°М
па .
ЛГ ;
Рабочие книги с примерами для данного
диске.
Радела можно
"ай’"на"Р"лагаемМ(
к книге компакт-
I '
функции, применяемые для вычисление
параметров ссуды
В настоящем разделе описывается шесть функций;
я пС. в табл. 15.1 представлено описание аргу„ентов этих фу„в™а ’ ПРПЛТ- С™КЛ, КЛЕР
Таблица 15.1 Аргументы функций для финансовых расчетов
аыдаент Описание_____________________________________________
Процентная ставка за один период. Если она выражена в -------------
разделить на количество периодов W 33 год’то величину нужно
кпер Общее количество выплат (периодов)
период Заданный период, который должен быть меньше или равен значению параметра клер
плт Взнос, который выплачивается каждый период (постоянная величина)
бс Необязательный аргумент, равный будущей стоимости после последней выплаты. Если аргумент
опущен, то он полагается равным нулю. (Например, будущая стоимость ссуды после ее погаше-
ния, очевидно, равна нулю.)
тип Указывает, когда должна производиться выплата. Равен нулю, если выплата производится в кон-
це периода, и единице - если в начале. Это необязательный аргумент, который по умолчанию
равен нулю
Функция плт
Функция ПЛТ позволяет рассчитать объем выплат по ссуде (основная сумма плюс про-
центы) за один период, полагая постоянными объем выплат и процентную ставку. Эта функ-
ция имеет такой синтаксис:
ПЛТ (ставка ; кпер; пс; бс; тип)
Следующая формула возвращает объем ежемесячных выплат по ссуде, размер которой
50 000 руб., а процентная ставка составляет 6% годовых. Ссуда взята на срок
(48 месяцев).
=ПЛТ (0 , Об /12 ; 4 8 ;-50000)
Вычислив формулу, получим, что объем е*емеСЯ^ ожидательный, это
Обратите внимание на то, что третий аргумент (пс, пр Д
указывает на то, что деньги были взяты в долг.
331
^ава 15. Формулы и функции для финансовых расчетов
1
П° с%
ФУНКЦИЯ ОСПЛТ выплат по ссуде за определи
Ф„КШ, ОСИ? фикеиро»...»,.» п„,0 ставку
„даэтм«а« постоянным объем Ч
имеет ckwioiu"# синтаксис. уил)
“1'“т,с-мха;».₽и«.'“»'’'-"'!бС'пс„от„ую «СП, выплаты за первый мес
С«У»- ФОР“У— ЮЯИ И СР°К ЧОТРе ™а MeC’*B)'
SO (XX) руб., взятой под 6% ГОД
™ Ф°Р“^ 1 РУб., Т“Ч>
(для вычисления выплаты. Ри'
близительно 99,5% от оош У выплаченную между любыми двуМя Ппп
/ Чтобы вычислить ^волноваться функцией обшдоход. Функция содеян-
/на заметку ными периодами выплат, мо од и кОН_Период. В версиях Excel, пред^?9
‘ ж °бпй°ход становиласьдоступной только после установ^.
стройки Пакет анализа.
функция ПРПЛТ
* лтс лбшей суммы выплат по ссуде, которая идет «а
MaX“X™X”X- »6«“ “ "Р0№Н™УЮ СТЭВКУ' Фут““« -м£
следующий синтаксис.
ПРПЛТ(ставка;период;кпер,-пс,бс,тип)
Ф. придана, ниже, вычисляет объем выплат по процентам для первой вн„,а,и По
ссуде размером» 000 руб. с продетой ставкой 6% годовых. Ссуда взята на 4 года (48 месяце,).
=ПРПЛТ(0,06/12;1;48;-50000)
После вычисления формулы получим, что сумма выплат по процентам составляет 250,00 руб.
Но объем выплат по процентам за последний период будет всего 5,84 руб.
/ Чтобы вычислить кумулятивную сумму выплат по процентам между двумя периодами, следует
f На заметку воспользоваться функцией обпщлат. Функция содержит два дополнительных аргумента:
' на у период и кон_период. В версиях Excel, предшествовавших Excel 2007, функция
общцоход становилась доступной только после установки надстройки Пакет анализа.
Функция СТАВКА
Функция СТАВКА позволяет вычислить периодичность, с которой начисляются проценты
по ссуде по заданным общему количеству периодов выплат, размеру выплат за один период
и размеру ссуды. Функция СТАВКА имеет следующий синтаксис:
СТАВКА (кпер; плт; пс; бс; тип; предположение)
Следующая формула вычисляет годовую процентную ставку для ссуды размером 50 000 руб.,
взятой на 48 месяцев. Объем выплат за один период составляет 1 174,25 руб.
=СТАВКА(48;1174,25;-50000)*12
Формула вернет 6,00%. Заметьте, что результат вычисления функции умножается на
ункция возвращает процентную ставку за период, поэтому, чтобы получить годовую
ХдГгХиХре-нз^) УМН°ЖИТЬ полУченное значение на количество периодов выплат
332
Часть II, Формулы и фун«ЦиИ
„икция кПЁР
йЯ КПЕР возвращает общее количество выпл
‘Рентной ставке и объему одной выплаты. ФункпЛ "° ССуде По заданным г
яроИеЯ плт; пс; бс; тип) У ЦИя имеет caenviA Ь1м объему Ссу-
еДую,адй синтаксис-
,па приведенная ниже, вычисляет количеств
К фор^У .„даты, равным I 174,25 руб. Ссуда вчят ° ВЫплат по ссуде пя
выпл уда взята под 60k УДе разменом sn лап с
,712 ; 1174,25 ; -50000) Д 0/с ' ОДОВЫх. РМ -Ю ООО руб.
Д со(0,0Ь'
болып°й погрешностью (меньше 0,0001) <bVHvIt
С f пет произведено 48 выплат (за 48 месяцев) ПаИЯ Вернет Числ° 48
тог°'что объем выплат укамн с точностью
ФУНКЦИЯ ПС
функция пс вычисляет приведенную сумму ссуды по заданным ппп
периодов и объему одной выплаты. Функция имеет такой" Пр°Центной ^авке, коли-
чесТ У к-пер; плт; бс; тип) интаксис:
пС(^ка'К f
Следующая формула возвращает основной объем ссуды взятой ио
Объем выплаты равен 1 174,25 руб. ’ ои на 48 месяцев под 6% го-
Jio'o^12-'48-'-11'74-251
формула вернет 49 999,94 руб. Поскольку объем выплаты указан г -г
оПейки, результат оказался с погрешностью в 0,06 руб. точностью до одной
Пример вычислений по ссуде
А г 3 "
1 Размер ссуды: ________ , юр 000,00
2 Годовая процентная ставка: 9,50%
3 Периодичность платежей (к ~ i
! 4 Количество периодов: зь
5 ~
6 Размер оплаты: _ 3 203,29р.
7 ’
8
, 9 Период 36
10 Основная сумма | 3178,13р|
11 Процентная сумма 25,16р.
: 12
_L3------------------------------------------
Рис. 15.1. Вычисление объема выплат по
ссуде с помощью функции ПЛТ
На рис. 15.1 показан рабочий лист, используя
который можно вычислить объем выплат по ссу-
де в ячейке В1 находится размер ссуды, а в
ячейке В 2 — годовая процентная ставка. В ячей-
ке ВЗ содержится длительность одного периода,
выраженная в месяцах. Например, если в ячейке
ВЗ находится число 1, то это значит, что выпла-
ты производятся ежемесячно. Общее количество
периодов хранится в ячейке В4. В примере, пока-
занном на рис. 15.1, вычисляется объем выплат
для ссуды размером 100 000 руб., взятой под
9,5% годовых на 36 месяцев. В ячейке В6 содер-
жится следующая формула:
=ПЛТ(В2* (ВЗ/12) ;В4 ; -В1)
Обратите внимание на то, что первым аргу-
ментом является выражение, которое вычисляет
периодическую процентную ставку на основе значений годовой процентной ставки и перио-
дичности выплат. Поэтому если выплаты производятся ежеквартально на протяжении трех
лет, то периодичность выплат будет равна 3, количество периодов 12. Для того чтоэы вы
числить периодическую процентную ставку, нужно умножить годовую ставку на .
В ячейках В10 и В11 вычисляется основная и процентная суммы для заданного в ячейке
89 периода. Не забывайте, что значение в ячейке В9 должно быть меньше или равно значе
«ию ячейки В4. Иными словами, заданный период не должен превышать общее количество
периодов.
^зва 15, Формулы и функции для финансовых расчетов
333
п ичже Она позволяет вычислить лк
Фор.у.,3 в ячейке В10 « «да
части выплаты для заданного » ячейке 09 п р
.оспэтда* «вз/121 . вь1Чнсляет объем выплат по процентам д,я
Следующая формула (ячейка В1 ) ДЛя
(ячейка В9) периода: %
.ПРПДТ<В2. (ВЗ/12) меек В10 и В11 всегда равна общему „
Обратите внимание на то, чт вб Тем не менее соотношение осД Ъе^у ь
плат по ссуде, который вычисляете (Доля ОСНовной суммы с каждой ПоВН°й и
центной сумм различно 2 графически показаны основные и проце^^Ую,
выплатой увеличивается.) На рис. • к Hbie е,„
для всего срока.
пРо.
Cv4
Основная и процентная суммы
3 500р Т
ЗОООр 1 ’
2 500р- j
2000р. -
1 500р- ’
i
1 000р. 1
500р ’
°РЛ 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35
Период
““ Основная
Процентная
--------1
Рис. 15.2. Соотношение основной и процентной сумм
Расчеты по кредитной карточке
Допустим, у вас есть кредитная карточка с определенной начальной суммой и вы хотите уз-
нать, на сколько месяцев хватит вам этой суммы, если ежемесячно снимать с нее такое-то количе-
ство денег. На рис. 15.3 показан рабочий лист, на котором выполняются вычисления такого типа.
г--------- -------
2
б
7
г
9
Начальная сумма: , ~ В '
Годовая процентная ставка: Минимальный процент платежа- Минимальная сумма платежа: Реальный ежемесячный платеж: _10 000,00р. 18,25% 2,00% 200,00р. 200,00р.,
Общая сумма: 94,7'
Всего уплачено процентов: 18 932,93р. 8 932,93р.
Рис. 15.3. Рабочий лист для расчетов по кредитной карточке
334
Часть II. Формулы и функции
пазоне В1:В5 записаны входные данн.,е
0 дИ vMMa на кредитной карточке составляет in битной Кат.
Здесь принято, что минимальная сумма п РУб’ г°ДоваяНапР“мер, На-
бт.е. в данном случае вы можете сн»" "'® Являет в"™» ™«а рав-
СмМУ №1 ” Рассчи™аете ежемесХЛ,;W П7 СУММЫ’ х^т'
^5м«“’,И° СНИМЭТЬ “ ЯРУ.ГуЮ сумм*. не ме„ьщ° ‘ ’-ейке V""'"™''"°
,^е & измените число в ячейке В5. 11ую 200 руб Ь5>- Конечно, 8Ы мо.
голрОС5апаз°не В7 : В9 выполняются вычисления Сле ’ РУб’ эт°-
8 «сляет, на сколько месяцев вам хватит сумм J УЮЩая Формула ,яп
0,;ёг •«= ; °1 ’ '1ранящейс’ "а ^итХХё'йке
' „ «ь предполагается, что в конце вычисленного „
•Вдетом начисленных процентов.
LhVIO по процентам. Ь5 в ячейке вэ вычисляет Лм Р“
<е“том примере 10 000 руб. вы можете потратить за „„ У "
.„емесячк» будете снимать минимальную сумму в 200 ру6 ?а ’5 меыце" (более 7 лет) если
'ю8 832,93 руб. процентов. Конечно, эти вычисления™ е?” то же Ч>“« вам буда наЧ "
*“аяия карточкой на ее счет никаких поступлений не бьнто ГаЮТ' ™ » >“ »ремя поХ
* ’на рис. 15.4 показаны дополнительные вычисления, связанные ,
пример. «=ли вы захотите исчерпать начальную сумму за 12“" ' Ч*ДИ1ВОЙ ирт™ой. На-
Хттатъ, «о в этом случае ежемесячно можно снимать с карЛХ™ ’Т’ вы ммот' "°л-
эГОм вы пояу™« общую сумму 11 015,88 руб.; начисления „о птощ„^.РУ ,ЯЧейка В15>- "р"
о ячейке В15 записана формула фоцентам составят 1 015,88 руб.
пЛТ ($В$2/12 ; А13 ;-$В$1)
,—. —*- 11 А в ' : ~ '~С
D 1
12 | Периодичность выплат (мес.) 1 Платеж
13 2 ; 5 114,35р. 10 228J0P.: 10538,99р/ 11015,88р. 12010,80р. Всего процентов
14 б 1 1756,50р.' 228,70р. 538,99р? 1015,88р. 2 010,80р.
15 12 •1 917,99р.
16: 24 ; 500,45р.
36 Г - - -- — • г - -1 ,
17 ; ^2,78^. ! 295,06р.: 13 060,06р. 14162,78р^ 3 060,06р. 4162,78р.
18 1 48
60
19 255,30р. 15 317,77р. 16 523,53р. 5 317,77р. 6 523,53р.
20 72 _ * 229,49р. .
21 ___ 84 ; 211,65р. 17 778,29р.' 7 778.29р.
22 96 198,75р. 19 080,05р.: 9 080.05р.
23 _ 108 j _ 189,14рл 20 426,64р. 10 426,64р.
24 120 1 181,80р.: 21815,73р. 11815,73р.
26 26 132 J. 176,10р. 23 244,89р. 13 244 89р.
27—
Рис. 15.4. Дополнительные расчеты по кредитной карточке
График погашения ссуды
График погашения ссуды представляет собой таблицу, содержащую различную информа-
Д К) по каждому периоду выплаты. На рис. 15.5 показан рабочий лист, который содержит
°Рмулы, используемые для создания графика погашения.
Лавэ Формулы и функции для финансовых расчетов
335
о
Процен» ;
с уЛЛ** J
Процента
7 ] -П7 ’ 2494.99 2 494.99 3099 15 3099,15 \ ™1? г т2б ' 2510.06 5005.05 3 099,15 615s31 , 1767,19 2 525,23 7 53C 27 3099 15 9 297.46 , г 2 540.48 10 070 75 3 099.15 1239661 , ,,, 2869,13 ' 2 555.83 12 626 58 3 099,15 15495,76 , 543,- . ,57127 15197 86 3 059,15 18 594,92 , 3 909,41 ' 2586,81 17 784,66 3099 15 21694,07 , 512.33 , 2 602.44 20 387.10 3 099.15 21793 22 , 4887Д2 ’ 2618дб 23 005 26 3099 15 27892.38 , 4* ’ 2 633,98 25 639,23 3099 15 30 991,53 * 5 801 56 г 2 649.89 28 289,12 3 099,15 34 090.68 , - 6 msl ' 2 665.90 30 955 02 3099.15 37189л „ * • б65196 ’ 2 682 01 33 637 03 3 099 15 40288.99 • 705290 ’ 2 698 21 36 335.24 ЗС55Д5 - ТЛ 49 586,45 ’ 368,24 7 805,79 \ 2730,91 41780,66 3099 15 52 685.60 351,74 8J5Z53 274Z41 528.0,
А 1С 11 и 1 1 17 1й 20 - X а 1 3 5 6 7 S 9 10 13 14 15 16 17
Рис 15.5. График выплат по ссуде
100 °оо,оо
975°5,01
9*99<95
92469j73
89 929,25
87 373,42
84 802.14
82 2^5г34
79 612.90
76 594.74
74 360 77
71 710,88
69 0*44 9g
бб 362.97
63 664,76
60 950(25
58 219,34
_55 471,93
н
Параметры ссуды введены в диапазон В1 :В4. Эти параметры используются в формулах,
содержащихся в ячейках, начиная с девятой строки. В табл. 15.2 представлены формулы из
строки 9 графика выплат. Формулы были скопированы во все строки графика до 488 строки.
Поэтом} с помощью этого рабочего листа можно рассчитать график погашения ссуды про-
должительностью до 480 периодов.
Если количество выплат меньше, то, чтобы скрыть данные в неиспользуемых строках, применя-
на заметку ется условное форматирование. Условное форматирование подробно обсуждается в главе 20.
Таблица 15.2. Формулы, используемые для создания графика выплат
Ячейка Формула Описание
А9 Е9 С9 Возвращает номер платежа -Гь;Т($в$2* ($в$з/12) ;$в$4;-$в$1) Вычисляет размер выплаты Возвращает общую (кумулятивную)
D9 Е9 сумму выплат пЛх ($в$2 ($в$з/12) ; А9; $в$4;-$в$1) Вычисляет процентную часть выплаты =E3+D9 Вычисляет кумулятивную сумму вы-
плат по процентам
336
Часть II. Формулы и функиИИ
б?
_ Окончание ma6-i 15 ?
^ПЛТ ($в$2* ($в$з/12) ;А9;^7Г^—“
периодТ °СгаТ°‘ ’ иждота
формУ^
SH8-F9
Анализ параметров ссуды с помощью таблиц
данных
** гвблии-' данных являются, по-видимому, ОДНИМ
£во позволяет создавать сценарии типа “что-если". Напр™“
сред х параметров ссуды, можно проследить у- -- Р р’
Уделах описано, как создавать таблицы данных с одаим
мощных средств Excel. Это
их влияние на ОЛ"ОГ°
М платежа. в следующих
„ I или двумя входами
В предыдущих русскоязычных версиях Excel таблицы данных называла
ки. - Примеч. ред. назывались таблицами подстанов-
/на заметку
дополнительная
На CD-ROM
Таблицы данных более подробно описаны в главе 36.
Рабочую книгу с примерами использования таблиц данных с одним и дву», входами ^,н0
ти на прилагаемом к книге компакт-диске.
Создание таблицы данных с одним входом
Таблица данных с одним входом позволяет произвести произвольное количество расчетов,
изменяя значения в одной ячейке.
На рис. 15.6 показана таблица (диапазон В10:113), в которой вычисляются три парамет-
ра ссуды (размер выплаты, общая сумма выплат и общая сумма выплат по процентам) при
различных значениях процентной ставки, которая изменяется от 7,00 до 8,50% (всего семь
значений). В данном примере значения подставляются в ячейку В2.
Чтобы создать таблицу данных с одним входом, выполните следующие действия.
1. Введите формулы для вычисления параметров ссуды, которые будут использо-
ваться в таблице данных. В этом примере формулы находятся в диапазоне Вб : В8.
2. Введите значения изменяемой ячейки в соответствующие ячейки. Здесь изме-
няемым значением является процентная ставка, значения которой находятся в ячей-
ках СЮ : 110.
3. В столбце, который находится слева от изменяемых значений, введите ссылки на
ячейки с формулами. В данном примере ссылки следует ввести в диапазон Bll: В13.
Например, в ячейке В11 содержится формула =Вб.
4- Выделите диапазон, который содержит все данные, созданные в предыдущих
пунктах. (В данном примере это диапазон В10 :113.)
Глава 15. Формулы и функции для финансовых расчетов 337
о Е
G
н
Размер ссуды:
Годом» процеипая ставка:
периодичность платежей (««.):
Количество периодов.
100000.00р.
7.25*
36.
размер chvwtw:
Основная сумма:
Процентная сумма.
*• размер оплаты:
12 Основная сумма:
Процентная сумма:
3D99.15P-
’•111569,51р.
<11569,519.'
Одним входом для вычисления параметров ссуды дЛя
Го,915р. 31Ю,62р.: .ЗШ.12Р 3133,64р. 3145.18
3 087 m 56W1P- Ш 982,39р. Ш 396.19р. 112 810;92р. ц3 226,5 ’ • * ««Г г
С®***- »•*»**.
7.
8.
9.
Таблица данных ;
--------.
Подставлять значения да столбцам в: |$в|2 ----
. Подставлять значения по строкам в: Г ~
I ОК ~1
,J"* - I — Отиен*
Рис. 15.7. Диалоговое окно Таблица данных
Совет
Рис. 15.6. Пример таблицы данных с
ных значений процентной ставки
5. Выберите команду Даннь1е^Работа с
данными^Анализ“что-если ^Таблица
данных. На экране появится диалоговое
окно, показанное на рис. 15.7.
6. В поле Подставлять значения по
столбцам в укажите ссылку на изме-
няемую ячейку. В данном случае изме-
няемое значение хранится в ячейке В2.
Второе поле оставьте пустым. Это поле используется для создания таблиц данных
с двумя входами.
Щелкните на кнопке OK. Excel создаст формулу массива, которая использует
функцию ТАБЛИЦА с одним аргументом.
(Необязательно.) При желании можно отформатировать полученную таблицу.
Например, можно добавить фон для заголовков таблицы.
Обратите внимание на то, что формула массива была введена не во все ячейки выделен-
ного диапазона. Первые строка и столбец остались без изменений.
При создании таблицы данных левый столбец (в котором содержатся ссылки, созданные на
третьем этапе) содержит ссылки на значения, вычисленные для заданного значения изменяемого
параметра. В этом примере ссылки содержатся в столбце D. Иногда возникает необходимость в
том, чтобы скрыть эти значения. Для этого можно, например, сделать одинаковыми цвет шрифта
и фона для левого столбца.
Создание таблицы данных с двумя входами
Таблица данных с двумя входами содержит результаты вычислений по одной формуле при
тпаРаметРов- На рис. 15.8 показана таблица данных с двумя входами
„ ’ К0Т0Рая используется для вычисления объема платежа для семи значе
НИИ процентной ставки и шести значений размера ссуды.
оздать таблицу данных с двумя входами, выполните такие действия.
становии Л' П° КОТОро” бУдУт производиться вычисления в таблице ПОД
ках В7 И RR М примере такая формула находится в ячейке В6. Формулы в я
ках й7 и В8 не используются.
338
Часть II. Формулы и
8 <
^ды: 100 000,00р.,
j Р”1*1® процентная ставк. 7,25%.
2 Г°А“водинн<КТЬ платежей 1
’ ОПеРИОД°В: 36
ра}меР°плаТЬ*; / Основнаясумма: 8 Прочая сумма: 3 099,15р. . 111 569,51р.' \ 11569,51р.!
9
Ю.
П 12 13 14 15 16 17 s' ВЙЙЯ^Й'33^ 295-51Р- S'? “^Р- 283,07р. 1И^4Д1р7 1 ВНЙЫв" 24'2ip- ЗИ.41р, 32б,62р 327 ’ П,36р’ ЗМ,52₽' 315-68р. 2 МЙШ -9-65р-^^91р£^.17р/-Ю°ЗР< зю-“р" зз^. ЕИ311«5,09р:!_ адр^з57^₽т~^--^- м5-97₽^а«₽: 4J5P; 360:3_7p^_j5ii7Op 363,03р.
рис. 15.8. Применение таблицы данных с двумя входами для -------
разных параметрах ссуды сления объема платежа при
г. Введите в строку значения первого изменяемого папаметпя r „
первым параметром является значение процентной ставки ПмеЛп М ПрИМере
хранятся в диапазоне СЮ ; 110. КИ' Избавляемые значения
3. Введите в столбец значения второго изменяемого параметра. В этом примере
размер ссуды выступает в качестве второго параметра, значения которого содержат-
ся в диапазоне В11 :В16. н
4. Создайте ссылку на ячейку, содержащую формулу для вычисления значений
в таблице. В примере ячейка В10 содержит ссылку =В6.
5. Выделите диапазон, который содержит все ячейки, в которые были введены дан-
ные на предыдущих шагах.
6. Выберите команду Данные1^Работа с даннымис>Анализ“что-если”с>Таблица
данных. Excel отобразит одноименное диалоговое окно, изображенное на рис. 15.7.
7. В поле Подставлять значения по столбцам в укажите ссылку на ячейку, кото-
рая содержит текущее значение первого параметра. В данном примере следует
ввести ссылку на ячейку В2.
8. В поле Подставлять значения по строкам в введите ссылку на ячейку с теку-
щим значением второго параметра таблицы подстановки. В этом примере соз-
дайте ссылку на ячейку В1.
9. Щелкните на кнопке OK. Excel вставит формулу массива с функцией ТАБЛИЦА
с двумя аргументами.
После создания таблицы данных можно изменить формулу, по которой осуществляются
Расчеты. Для этого следует изменить ссылку в верхней левой ячейке та лицы
пример, если в этом примере заменить существующую ссылку в ячейке
в таблице будет рассчитываться общая сумма выплат по процентам.
Совет
г- нплот пигчплгть вычислений в рабочей книге, выберите комоду
Если созданная таблица данных Автоматически, кроме таб-
Формулы^Вычисления^Параметры вы 8
лиц данных. После выбора этой команды пересче
магическом режиме, а при нажатии клавиши <F9>.
339
лава 75. Формулы и функции для финансовых расчетов
„□метров ссуды с нерегулярными
Вычисление параме Р
платежами
По сих пор все пРимер лгашается нерегУляРн _ g дут производиться выплаты. 11
, „еиторых дачМь’ “’“"ого соглашай"» » ™“о которого можно отслежиить со
члена» «" 6я рабочий ли«. с "Хааки “уды содеРжитс" » »чей« Bl, w
На рис. I?’ е ™»»й Х"дайссуД“ И“0Д*ТС” " “ "° «’
ние таких займов. Зкач „ераоначм позволяют отследить состоЯВНя
Е
I в с : 6,90* U _ г;. ... - х х 1000 Н
3 Пшшентная ' Основная ♦ Суммарный
Размер плтя платежа сумма платеж г* порцвмг : а
4 Ml IIII ЯИ -У’ооо.боТ^ - 9 883,70р.’ _ 9 7Ю,Ир. — 9 889,640. . 96.И43р. . 9 “39,67р.'
5 4. 7 , 8 9 Размер ссуды _ 1' ' . _ 2- 3 4' 5 -lOOuo.wp. 200,00р. 39 654,00р. гво.оср ЗЗ 669,00р. 200,00р.' 39715,00р.; 100,00р. 39 791.00р. ' 250,00р. 39 832,00р.: вз.тор.; ив.зор.: 26,40р.;1 У?Г69₽;,_ 79,54рч ll^P/L 129,79р._-29,79р.._ 70,24р.: i?.?*pJ_ 2оо,оор.; 400,00pj боо.оор.; 700,00р. = 950,00р/ 83,70р/“ 110,10р.: 189,64р.' 319,43pJ ' 389,67р. '
13 Ц 16 17 IS Дополнительная ссуда 6 7 8 9 10 11 12 13' 500,00р.1 39 845,00р. _ 200,00р.! 39855,00р.; 100,00р.' 39 871,00р." 1000,00р.: 39 880,00р. 250,00р. 39 895,00р. ’ 200,00р. ’ 39912.00р. 200,00р. 39 929,00р.' 1000,00р.: 39944,00р. 100,00р.; 39 956,00р.: 21.85р. -521,85р. 17,74р.; 182,26р. 27,86р.' тгдфр.; _ 15,56р. 984Л4р/ 23,30р. 226,70р. 25,72р. __174,28р.’ 25,19pJ 174,81р.__ 21,76р. 978.24р. 15,32р. 84,68р. 450,00р. ‘ _ 650,00р.: 750,00р. 1750,00р.. 2 000,00р. _ 2 200,00р.' 2400,00р. 3 400,00р.; 3 5оо,оор.; 411,52р. 429,26р..’ 457,12р^ ' 472,68р/ 495,98р. 521,70р. 546,90р. 568,66р. 583,98р.. . "61,52р.’ 3 779,26р.’ 9 707,12р. 8 722,68р. .. 8 495,98р. 8 321,70р. 8 146,90р. 7 168,66р. 7 083,98р.
22- 14 200,00р. 39 973,00р. 21,45р. 178,55р. З7оо,оор.; 605,42р., 6 905,42р.
21 15 200,00р. 39 990,00р. 20,91р. 179,09р. _ _ 3900,00р. 626,33р. 6 726,33р.
22 16 100,00р. 40006,00р. 19,17р. 80,83р.! 4000,00р.. _ 645,49р. 6 645,49р.;
Z3 17 100,00р., 40 016,00р.; 11,83р. _ _88-17P-L 4100,00р.' 657,33р.: 6 557,33р.
24 Дополнительная ссуда -500,00р.' 40 064,00р. 56,05р. -556,05p.j 3 600,00р.: 713,38р. L 7113,38р.
25 18 100,00р. 40126,00р. 78,54р. 21,46р.! 3 700,00р.’ 791,92р.: 7091,92р.
26 27 19 20 100,00р.; 40139,00р. 200,00р. 40159,00р.' 16,42р, 37,44р. _ __ 83,58р.' _ 162,56р. i 3 800,00р.; 4 000,00р. 808,34р. 845,78р.; 7008,34р. 6 845,78р.
Л 21 750,00р. 40190,00р.. 25,60р. 724,40р. 4 750,00р.' 871,38р. 6 121,38р/
29 22 750,00р. 40204,00р. 15,26р. 734,74р., 5 500,00р.! 886,64р. 5 386,64р.
30 Л. 23 3d 750,00р. 40 221,00р.. _ 16,31р. 733,69р.^ 6 250,00р.; 902,95р.; 4 652,95р.
ными платежами мощью которого можно отследить плпл. а
тежами нслеоить параметры ссуды с нерегуляр-
Заметьте, что выплаты производились непр™ ПР°ИЗВеДеННЬ!е В день> указанный в столбце С.
"" У’0™ “»*»•*« ск^ отметить, что в двух слу-
нительные займы, которые добавлялись к а Тельный’ ^то значит, что производились допол-
ют основную сумму И сумму выплат по nn CTaTKy ССуды- Формулы в ячейках D и Е вычисля-
следить общую сумму выплат и cvmmv °Центам- Значения в столбцах F и G позволяют от-
ляют остаток по ссуде после каждой ш. П° пР°центам- Формулы в столбце Н вычис-
6 а гакже в та6л. ,5 , примдены формулы, м„ри(
Ф<Р«уле используется функтя £с;!и ame Обратите внимание на го. что а к»»’"
назначенная для определения отсутствия да™
340
Часть II. Формулы
в столбце С. Если дата отсутствуе Xе* Аразом данных не будет. таг<им ° Е T'*0PMy"
таблица „ярным* 15.3. Формулы, используемые । платежами '‘’"““""“““’"’^ееудыоиерегу.
«шейка формула Описание
-— =ЕСЛИ(С6<>"";(СБ-
рб С5)/365*Н5*ПС; "") платежа РМУЛ6 ВЫЧИСЛЯется процент на основании даты
Еб =ЕСЛИ(С6<>"";B6-D6;"") вычитаетг^ХХ^1’ПЛЭТеЖа’И3 суммы
рб =ЕСЛИ(С6<>"";F5+B6;"") ^|^1рМ',лапРибааляет сумму данного платежа к общей
G6 =ЕСЛИ(Сб<>"" ; G5+D6;'"')
Нб =ЕСЛИ(С6<>"";Н5-Е6;"") _Фомгавыч1ояет остаток в конце каждого пеоиоля
На CD-ROM J Рабочую книгу с примерами использования таблиц данных с „рнмвд, ссуды с нерегулярными платежами можно найти на прилагаемом к иига компаю^^
Расчет параметров инвестиций
При расчете параметров инвестиций основной интерес представляет собой вычисление
прибыли от инвестиций с фиксированной процентной ставкой, таких как сберегательные сче-
та депозиты или выданные ссуды. Такого рода вычисления можно проводить для инвести-
ций, состоящих из одного или более вклада.
Рабочую книгу со всеми расчетами, приведенными в этом разделе, можно найти на прилагаемом
На CD-ROM к книге компакт-диске.
Будущая стоимость одного вклада
Большинство инвестиций представляет собой одноразовый BKnaf раз^е
проценты по которому выплачиваются после окончания этого срок .
описаны способы вычисления простых и сложных процентов.
Вычисление простого процента
« г 1 „появляются к основной сумме
В случае простого процента выплаченные проценты следующей формулой:
«клада. Чтобы вычислить простой процент, следует воспользоваться следуют Ф
Д°код = Основ на я_Сумма * ПроцентнаЯ-Ставка * СР°^ руб на один год. при усло-
Например, предположим, что в банк на депозит вл0*ен° год gaHK вернет сумму вклада,
вии, что простая годовая процентная ставка составляет выплаты составит 10 500 руб.
а "акже выплатит проценты в размере 500 руб. Итого сумма вып.
341
Глава 15. Формулы и функции для финансовых расчетов
A
В этом случае, чтобы вычислить полученные проценты, следует умножить оснп
(10 000 руб.) на процентную ставку (0.05) и на срок B,,Vio
A S...
Вычисление простого процента
10000,00р.
5,00%
1]
Размео иивестг^м:
гсдовэя процентная ставка:
Срок (в годах;:
5
6
7
Начисленной процент:
Инвестиция к концу срока:
500,00p;
10 500,OOp
Если срок инвестиции меньше о
то простая процентная ставка будетДН°г° г0.
вуюшмм образом преобразована н°°Т&ет?
если в предыдущем примере срок ВКл?Пр,%
шесть месяцев, то по процентам банк пДа бУДет
только 250 руб., поскольку в этом сЛуч °ЛаЧ
вая процентная ставка умножается На Г°^-
На рис. 15.10 показан рабочий лис '
рый содержит формулы, позволяющие1’ К°т°-
лить простой процент. Формула в яце«-ВЬ1111,с-
приведенная ниже, вычисляет объем
по процентам в конце срока. ВЬ1пЛат
=ВЗ*В4*В5
объем выплат по процентам и размер инвестиции.
j э__________ ____________________—
Рис. 15.10. Вычисление простого процента
Формула в ячейке В 8 суммирует
Вычисление сложного процента
в большинстве случае, .«штаты по процентам вычисляются на основе одного из т
с« проX». Под П0НимаеТСЯ '«""'•акратнос начисление прои «
тоХорые дЛвляются к общей сумме вклада, причем в следующий раз проценты н.,„ .
ляются как по основной сумме вклада, так и по начисленным ранее процент
Например, предположим, что сумма депозита в банке составляет 10 000 руб. Г„Д0В1,
процентная ставка составляет 5%, проценты начисляются каждый месяц. После первого ме-
сяца проценты начисляются по основной сумме вклада, а затем полученная сумма добавляет-
ся к основной. В следующем месяце проценты будут начисляться уже по большей сумме
(основная плюс выплаты по процентам за первый месяц). Полученная сумма опять добавля-
ется к текущей сумме вклада. Чтобы вычислить объем инвестиции в конце срока, можно соз-
дать последовательность формул (рис. 15.11).
В столбце В содержатся формулы, вычисляющие выплаты по процентам для каждого ме-
сяца. Например, в ячейке В10 содержится следующая формула:
=С9*($В$5*(1/12))
Формулы в столбце С суммируют начисления по процентам за текущий месяц с суммой
инвестиции за предыдущий месяц. Например, в ячейке С10 содержится такая формула:
=С9+В10
В конце срока (12 месяцев) сумма инвестиции составляет 10 511,62 руб. Таким образом,
ежемесячное начисление сложного процента принесло (по сравнению с простым процентом)
дополнительную прибыль в размере 11,62 руб.
Вместо того чтобы создавать последовательность формул, можно воспользоваться функ-
цией ь_. а рис. 1 .12 показан рабочий лист, который содержит формулы для вычисления
ЖН0Г0 пР°цента- В ячейке В6 хранится число выплат за один год. Если выплаты произво-
титкг« то ячейка В6 должна содержать число 12. Если выплаты будут произво-
то количество^мппйт к ° ЧИСЛ0 выплат равно 4. Если же выплаты производятся ежедневно,
содержится в ячейке РЭВН0 365’ Ср°К инвестиции’ указанный в виде количества лет,
342
Часть II. Формулы и фУнКЦИИ
с
Вычисление сложного процента
’ Ежемесячное начисление
размер инвестиции:
1
2
3
4
5 годовая процентная ставка:
6 Срок инвюстиции (в месяцах):
1 -______
_1° 000,00р.
______5,00%
-_____12
8
9
10 .
11_-
12; .
13
14 „
15
16
Г'
18 _
19 L
20 /
21
22 ;
ме<АЦ 1 Начисленный ПИЦЦ
Начальный баланс процент Баланс
1
10
11
12
_________ 10 000,00р.
41,67р. 10 041,67р.:
41,84р. 10 083,51р.
___42,01р.. Ю125,52р?
А2,1Эр^
42,37р J______10 210,08р.
42,54р. 10252,62р.
42,72р/ 10 295,34р.
42,90р Д 10 338,24р..
43,08р.: 10 381,31р.'
43,26р. 10 42457р.
43,44р. ___10468,00р.
43,62рГ 10 511,62р.
10167,71р.
2 .
3
4
5
б
7
8
9
Рис. 15.11. Чтобы вычислить сложный npom
вательностъ формул нислеио
1
2
3
4
5
А_____. _' __ В
Вычисление сложного процента
Решение с помощью одной формулы
Размер инвестиции:_____
Годовая процентная ставка:
6 К-во выплат/год_______
8__________________________________
9 Процентная ставка за один периоду
10 Размер инвестиции к концу срока: _
11 Общая сумма выплат по процентам:
12 ____________________
13 Сумма начислений (в процентах):
14
50 000,00р.
5,75%
4
___1,44%
59 340,67р.
9 340,67р.
6,23%
Рис. 15.12. Вычисление сложного процента с помощью од-
ной формулы
вычисляет процентную
В ячейке В9 содержите» приведенная ^используете» лл» вымпеле-
ставку за один период. Полученное значен
ния суммы выплаты для каждого периода.
в1о, ДЛЯ расчета размера — в копие еро-
В формуле, которая хранится в ячеи
кавклада используется функция БС.
=ВС (В9 ; В6 *В7; ;-В4) _______________ ________________________343
Глава~75. Формулы и функции для финансовых расче
житной ставки за один Пер
.цение Пр° пяет собой общее число Пер^
, 8С ^’у’^ ЙНВеСТИиИ"'
иевТоМ .ю ПР°СТОЙ Ф°Р“УЛЫ-
„етс» с
ч « ячейке 6 х
ной е я
-В10-®4
оПпоие«таХ)
•1г11'В4''о
формула
у начислений за год (выраЖеН11^
пяет вычисли с
613
объема по0центная ставка составляет 5,75%
павен 50 000 рУ^’ ^йчеСтво периодов выплат за гОц
-тому в ячейку ет ~число 3
срок вклада сос^л* руб. условиях, н0 начисления
- что вернет значение гает деПОзиты н метрЫ депозита размером
В ячейке В О банК преДЛ 15 13 показ значеНИя со значениями На
Предположим, одят е7КеДНевно. сравните полу вЫПдат равна 9 340,67 руб.
№ проиевт® яевными ®П®Т“№ М«а будет начислено на 72.11 руб.
50 000 рУ°- с е „пн0 разнила очеНгпааПО второму вК™ од т0 при ежеквартальных
начислениях эта су
в ячейке
6,28%
5,75%
365
0,02%.
в
а
1 Вычисление сложного процента
2 Решение с помещаю одной формуле!
i Размер инвестиции:_____
5 Гов,овая процентная ставка:
6 К;во выплзт/год
7 Срок инвестиции (в годах):
9 Процентная ставка за один период:
10 Размер инвестиции к концу срока:
11 Общая сумма аыплат по процентам:
12
13 Сумма начислений (в процентах):
14
15
’ 50 000,00р.
1___59 412,78р-
9 412,78р.
Рис. 15.13. Вычисление параметров депозита с ежеднев-
ными выплатами
Вычисление сложного процента с постоянными начислениями
Термин постоянные начисления означает, что проценты начисляются и ДестИцйИ за
к сумме вклада непрерывно. Иными словами, число периодов выплат по инв инвести-
год — бесконечно. Следующая формула позволяет определить будущую стоимость^ ь(ВН0
ции объемом 50 000 руб., вложенную под 5,75% годовых, которые начисляются
на протяжении трех лет:
=5500С*ЕХР(0,0575*3)
__________ „ лунки1"1
Часть II. ФОРМУЙ -Ф*
ФорМУЛ^иейНип ЗНачение 59 413,59
<*Й'-—И,,иеи- "л —
/На^етку
й инвестицией, но с ежедневны^^ РУ^, что на 0 *
Сложный процент можно км Латами- ’ ° больше По с
следующим образом: ИСЛить 663 Использован ВНению с анало-
сумма * (1 + ставка) А Ия Фикции Бс.^
кпер Формула выглядит
где сумма - основная сумма ₽
кпер - общее количество пеи„л^ЦИИ: «.ав -
Например, пусть инвест»,» Става
которые начисляются ежеиОгяРаЗМер0“ 50 <Ю0 ив „ период,
лить по формуле W !J «ом на пять лет „од 5% г
-50000.<1т0,05/12)а(12,5) “'“’>ПЬ”"»«™Цииа„«^
Чт0 делать, если нужно быстро принять решение о та
а компьютера поблизости нет? Простое “ппапмп? 4 Вклг*дывать день™ и.
„ни которых стоимость инвестиции, вложенной под’ХГ «WeZZ""H“ №в « «б
МИтся, Просто разделите число 72 на значение пм^“ть1е "Р°Ч»ы с “ *'• ™ “«we-
да под 6% годовых. Через сколько лет эта сумк^Т™0” ста“"' Чалримеп 2"»" уд-
„„„учим, что стоимость данной инвестиции yXXZ“™ "° 200 «» РЛ, вкладыва-
равняться 7% годовых? В последнем случае Чере3 12 лег А 410 будет' Разделив 72 на 6-
Т«рь рассмотрим точность этого прав™
значения, полученные с помощью “правила числа 7?Т "риведенн°й ниже, во втором CTOnfilio
видно, для малых значений процентной ставки чтп „ * правом Стадбце - действийбЦ предсташ,енЬ|
не менее помните, что если процентная гта это простое правило обеспечиваст^^'^6 ЗНачения-
съли процентная ставка будет оавиа япо/ "Удивительную точность тои
меньше. уда| Равна 30% или больше точность ВДСТь-Гем
__________________________ ’ 10ЧНОС7ь будет значительно
Процентная ставка 1% “Правило числа 72” Фактическое значение
2% 72Д) ' ЬУ,66
3% 36,00 35,00
4% 24,00 23,45
5% 18,00 17,67
6% 14,40 14,21
7% 12,00 11,90
8% 10,29 10,24
9% 9,00 9,01
10% 8,00 8,04
15% 7,20 7,27
20% 4,80 4,96
25% 3,60 3,80
30% 2,88 3,11
2,40 2,64
“^ь*?*Ла72’,йбогаети в обратном направлении. Например, чтобы удвоить стоимость инвестиции за
> следует разделить 72 на 6. В результате получим, что деньги нужно вкладывать под 12% годовых.
Формулы и функции для финансовых расчетов
педовательНОСТИ вкладов
ртоим®^ть 110 вК0ТОР0,,да^типНинвестииии "иы««^
Рассмотри ДелаТЬвскиеучре’кде ^вычисление ? ть перспективу (креди^
с.^ разжатого наделенная сумма вносится На^
описанные тетов- *° ок »РеМе*вСЯ накопленная сумма (вместе с Да.
........ -- - -
ю"Р"“еР м>Р месяда1,,а "р0И следаитая *ормуЛа пюю“« вы.
Предполож гОдовЫХ, н
2 000 руб- п0Д стоимость депоз ' поедставляет собой сумму общего
числить будушую _2000;; П 6 это число пр * 74 б } Последний аргумент
=БС(0,0425/12; > значение 24 й±й®вр<,ю^±. ’ начале каждого периода. На
Формуя3 «Р^Р,6.)» «в,““'“«оеы "р0ИХN.Z АЯЯ распета параметров а™,,.
о6«“аЮ“с р" е" 1- ЭТ° 3“аГ;»я»Рнй^^^^
тега. В табл. 15.4 пр
Вычисления
О.ООр’
200,ООР^
12
Срок
в
6 К-ао
в
миаесгиции (в Г0ДД*1д__1-—
10 длительно»™ инвестиц -------
9
11
ставка
15
взносы.
32J5B
22
Рис. 15.14. Расчет параметров аннуитета
зд раЬяую W «ж» и*"1« прда“ ‘ ”“ге ’“да^да
.калькуляция аннуитета
5 (Размерп?₽и_0^
взносов за год;
7’депозитмвносятйе
начале периода
имеспици^
12 ,щ|
13 годовая процентная
14
17 .Дополнительные
18 Сумма взносов:—
V Периодическая процентная ставка,
стоимость инвестиции-
ИСТИНА
O.OOpjj
2400,00р.
2400,00р^
' 0.21%-
“ 2432Д5р.
346
таблица 15.4. Формулы, использу формула емые для вычислАии» Описа РЭМетР°в аннуитета описание
— Нет (значение) Размер первого
В4 Нет (значение) ^Р «Рио»»,.,
рб Нет (значение) Нет (значение) Ко™честЮиноивзаодиигад
01° 013 Нет (значение) Нет (значение) з„“И*”‘"Я’3вэте"ие“ет6-^““ Значение годовой процентной ставки
016 =В4 Отображает размер первого взноса
В17 018 019 =В5*В6*В10 =В16+В17 =В13*(1/В6) Вычисляет общую сумму дополнительных взносов Вычисляет сумму первого и всех дополнительных взносов Вычисляет периодическую процентную ставку
020 =БС(В19;В6*В10;-В5; -В4;ЕСЛИ(В7;1;0)) Вычисляет будущую стоимость инвестиции
021 =В20-В18 Вычисляет прибыль от инвестиции
расчет амортизации
Программа Excel содержит пять функций, которые позволяют рассчитать амортизацию
активов за время их эксплуатации. Значение амортизации в данный момент времени
(уменьшение стоимости в заданный момент времени по сравнению с начальной стоимостью)
можно описать с помощью функции, аргументами которой являются начальная стоимость
и время эксплуатации. Выбор функции зависит от используемого метода амортизации.
В табл. 15.5 кратко описаны функции Excel, позволяющие рассчитать амортизацию, а также
их аргументы. Дополнительную информацию можно найти в справочной системе Excel.
Таблица 15.5. Функции для расчета амортизации
Функция Метод амортизации
апл Линейный метод. Стоимость актива каждый год уменьшается
на одинаковую сумму на протяжении всего срока эксплуатации
ФУО Метод фиксированного уменьшения остатка. Значение амор-
тизации за период вычисляется с помощью фиксированной
процентной ставки
Метод двойного уменьшения остатка. Амортизация вычисля-
ется с помощью увеличенного коэффициента. Значение
амортизации максимально в первый период, а затем - по-
степенно уменьшается
Метод суммы годовых чисел. Устанавливает большее значе-
ние амортизации в первые периоды эксплуатации
Аргументы*___________
нач_стоимость;
ост_стоимость;
время_эксплуатации
нач_стоимость;
ост_стоимость;
в ремя_эксплуатации;
период;[месяцы]
нач_стоимость;
ост стоимость;
время_эксплуатации;
период;[коэффициент]
нач стоимость;
ОСТ СТОИМОСТЬ;
время_эксплуатации;
период
347
Метод амортизации
---------
Аргументы*
Оум» ^-^шамортизациюдла
™ SS"""” ®=“,“ na>MW) с ииюльзова-
м*га пархда ,вЖ“ ’-еии. «гаг» или любого лру-
нием метода двойного ум
того указанного метода
Н<3 Ч__ с ТОНМО с
ост_стоилоСТк
время_эксПЛуа'
нач_период;
кон_период;
коэффициент;
без_переключен^^
’ TZ’XZZ—m Рас,
смотрим их аргументы.
начальная стоимость активов.
U нач стоимость — начальная
. - стоим»™ актив» а конце срока эксплуатации.
вреия^эксллуатации—количество периодов, на протяжении которых эксплуая,_
nZX’J-'период, по истечении которого производится расчет амортизации.
месяцы - количество месяце, в первом году; если ар^мент опущен, он „олагаетс,
нач период — начальный период для вычисления амортизации.
кон период— конечный период для вычисления амортизации.
коэффициент — процентная ставка снижающегося остатка; если аргумент опущен,
то он полагается равным 2 (т.е. используется метод двойного уменьшения остатка).
без переключения —логическое значение, которое указывает, следует ли исполь-
зовать линейную амортизацию, если значение амортизации превышает величину, рас-
считанную методом снижающегося остатка.
На рис. 15.15 показан пример расчета амортизации с помощью функций АПЛ, ФУО, ДДОБ
и ФСЧ. Начальная стоимость актива составляет 100 000 руб., срок эксплуатации — 10 лет,
а остаточная стоимость равна 10000 руб. В таблице Значение амортизации представлены
ежегодные объемы амортизации актива, рассчитанные разными методами. Во второй таблице
Стоимость актива представлены значения уцененной стоимости актива на протяжении все-
го срока его эксплуатации.
На со-ROM Р3^10 КНИГУможно на^ти на прилагаемом к книге компакт-диске.
На рис. 15.16 представлен график остаточной стоимости активов, вычисленный с исполь-
зованием различных методов амортизации. Как видно, с использованием функции АПЛ стой
мость актива снижается по прямой линии. При использовании других функций стоимость
снижается по кривой, поскольку максимальное снижение происходит в первые перИ°Дь1 Р
ка эксплуатации.
348
Часть II. Формулы
' ~ А в ~ " 1 актив: Офисная мебель 2 начальная стоимость: Юоооор. 3 Срок экспл. (лет): 10 4 остаточная стоимость: 10 000р. 5 6 Значение амортизации 7 Ел,. '• о - Е - ---
» - - - Д'?"? лги
9 2 9 000,00р. 163 10 3 9 000,00р. 129 11 4 9 000,00р. 10з 12 5 . 9 000,00р. 81 13 6 9 000,00р. ’ 6 5 14 7 ... 9 ООО.ООр. 51 15 . 8 9 000,00р.. 40 16 9 9 ООО.ООр. ~ ”з2 17 .10 ‘ 9 000,00р. 25 18 " " 20 000,00р. >6'40р' 16 000,00р. 14 727 270 36,98р. 12 8ООПГ\п '27р)- И Мп - 800'00Р- 13 090,91р 1.66р. Ю240,00р. 11454.55© 8192,00р. 9 818,18р 6,'7Р’ б553,6°Р- 8181,82р ' Р' 5242,88р. б545,45р 7Р-_ 4194,30р. 4 909,09© 54,10р. 3 355,44р. ’ 3 272,73р 8V6P, 2684,35р. 1636,360
19
20 Стоимосто актива
69 <од АПЛ ФУО Ч
100-000,00р. ДДОБ ДСЧ 1
22 0. 100 000,00р. 100 ООО.ООр. 100 ООО.ООр.
23 1 91 000,00р. 79400,00р. 80 000,00р. 83 636,36р.
24 2 _82 000,00р.' 63 043,-60р. 64 000,00р. 68 909,09р.
25 3 73 000,00р. 50 056,62р. 51 200,00р. 55 818,18р.
26 ь 64 ООО.ООр. _ 39 744,96р. 40 960,00р. 44 363,64р.
27 5 55 ООО.ООр. 31557,49р. 32 768,00р. 34 545,45р.
28 6 46 ООО.ООр.' 25 056,65р. 26 214,40р. 26 363,64р.
29 7 37 000,00р. 19 894,98р. 20 971,52р. 19 818,18р.'
30 _8 28 000,00р. 15 796,61р. 16 777,22р. 14 909,09р.'
31 9 19 ООО.ООр. 12542,51р. 13 421,77р. 11636,36р.
32 10j 10 ООО.ООр. | 9 958,75р.: 10 737,42р. ! 10 000,00р.'
33
Рис. 15.15. Значения амортизации, полученные с использованием четырех функций Excel
Функция ПУО используется в тех случаях, когда нужно вычислить амортизацию за не-
сколько периодов (например, за второй и третий годы эксплуатации). На рис. 15.17 показан
рабочий лист, который позволяет выполнить расчет амортизации с использованием функции
ПУО. В ячейке В12 содержится формула
=ПУО (В2 ; В4 ; ВЗ ; В6 ; В7 ; В8 ; В9)
которая рассчитывает амортизацию актива за первые три года эксплуатации (начиная с пе
риода с номером 0 и заканчивая периодом 3).
^ава 15, формулы и функции для финансовых расчетов
349
Рис 15.16. Расчет остаточной стоимости активов с помощью раз-
НЫХ методов амортизации
А
1 Актив:____________
2 Начальная стоимость:
3 Срок экспл. (лет):_
4 Остаточная стоимость }
5
-*-----—~с~~-------т
6 Начальный период: I
7 Коиечньмпериод:____[
8 Коэффициент: _
9 Без переключения*.
w| I
11 Амортизация:
12
В
Офиснаямебель:
100000,00pJ.
"ioi
10 000,00р.>
о
2
ИСТИНА
48 8ОО,ООрЗ
Рис. 15.17. Расчет амортизации за не-
сколько периодов с помощью функции ПУО
350
Часть II. Формулы
основы формул
массивов
ГЛАВА
дна из наиболее интересных („
возможностей Excel - допустим "" мощ"ь«)
.дссивов в формулах. Эта глава является » “Пользования
ВЫ и формулы массивов и требует оппе Дением в масси-
читателей, особенно тех, кто хочет стап^^* УС”Лий От
сионалом. Глава 17 является логических Настояц1им профес-
стояшей главы. м продолжением на-
На CD-ROM Рабочие книги с примерами для данного пм
наити на прилагаемом к книге компакт-диске т°
Введение в формулы
массивов
Если вы когда-нибудь занимались программированием то,
наверное, знакомы с таким понятием, как массив. Maccue
набор элементов, которые могут обрабатываться
группа или каждый в отдельности. В Ехсе массивы~ _ н0
одно- или двухмерными. Измерения массивов неп ый
соответствуют строкам и столбцам. Например, ОЛНой
массив может быть группой ячеек, которые размещ толбце
строке (горизонтальный массив) или o„raPTfa в не-
(вертикальный массив). Двухмерный массив Разм __ рхсе] не
скольких строках и столбцах. ТрехмерныхJ^ci _аММИ.
поддерживает (но такую возможность име
~В^увидите позднее, массив. -= °"
ны храниться в диапазонах ячеек. Можно такЖ ьютера. Та-
сивами, которые существуют только в памяти получать
Кие Массивы также можно использовать в Форм занимать
°пРеделенный результат. Формулы массивов
диапазон ячеек, а могут находиться и в одной я
В этой главе...
Введение в формулы
массивов
Размерность массивов
Именованные массивы
констант
Работа с формулами
массивов
Формулы массивов для
диапазонов ячеек
Формулы массивов для
отдельных ячеек
ппимеоа формул массивов. В одном из 14
Формулы массивов для диапазонов ячеек
* ___ 14 1 гтгпгяЯЯЫ ППОСТОЙ ПйЛлт.мЧ
На рис. 16.1 показан простой рабочий ЛИст
ром вычисляются объемы продаж некоторый На
Чтобы вычислить объем продаж каждого конкпетГ°ВаРо6
вара (значения в столбце D), обычно использу^'^
ла умножения количества проданного товара (стог^'
и цены товара (столбец С). Например, в ячейке В)
формула =В2*С2, которая затем копируется на
тавшиеся ячейки столбца D. В данном случае л**6 °с'
пять отдельных формул в столбце D. °лУчим
Другой способ вычисления пяти значений в
це D — использование одной формулы массива. ЭтГ°Лб‘
мула займет диапазон D2 : D6 и вернет сразу все по^°р'
J 11ЯТЬ Ис
комых значении.
А В С
1 Товар Продано ед- цена ед.
2 AR-998 3 500р.
3 BZ-O11 10 1000р.
4 MR-919 5 200р.
5 TR-811 9 100р.
6 TS-333 3 600р.
7 ZL-OO1 1 2 000р.
8
9 Итого: 17 200р.
10 —
Рис. 16.1. В столбце D надо вычис-
лить итоги по каждому товару
Для создания формулы массива выполните следующее.
1. Выделите диапазон, в котором должен содержаться результат. В нашем прИМере
это диапазон D2 : D7.
2. Введите формулу
=В2:В6*С2:С6
3. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter>, чтобы ввести формулу как
формулу массива (обычно для завершения ввода формулы следует нажать клавишу
<Entei>).
Вы не сможете вставить формулу массивов для диапазона ячеек, которому была назначена таб-
Внимание! лица (с помощью команды Вставка^Таблицы^Таблица). Более того, преобразовать
диапазон, содержащий такую формулу, в таблицу нельзя.
Формула будет введена сразу во все пять выделенных ячеек. Если вы посмотрите на стро-
ку формул, то там будет представлена формула:
{=В2:В7*С2:С7}
Excel заключает формулу в фигурные скобки, показывая тем самым, что это формула
массива.
Эта формула выполняет вычисления и возвращает массив из шести элементов. Фактически
формула работает с двумя другими массивами, которые хранятся в диапазонах В2 : В7 и С2 : С7.
Данная формула массива, конечно, возвращает те же самые значения, которые можно вычис-
ить по отдельным формулам, перемножающим соответствующие значения из столбцов В и С.
=В2*С2
=ВЗ*СЗ
=В4*С4
=В5*С5
=В6*С6
=В7*С7
рМ n^ZT“ *°PMy“ МаССИ” "° Срав"е""ю с Ф°Р"ул Й"“Г
352
Часть II. Формулы и фУнК^
, ^уверенность, что ВСефор
- формулы массивов больще ' Диа"*зона
нельзя изменить одну форм'^^'Ы от Не[1
формулу массива. Если пм , У в «чейке РсдНяМеп<ч.
щение об ошибке. Ы "0IW>yere
0 Использование формул
мнения в ваши форМуЛЬ! ИВов пРЫтиЧески
ви<Хтс с тем использование д„, „Ь|и “'’’"’•РХ-,. По
,^ПИ- Ыч“«ний . «с «„е1у,
” Мас«вов им
еетсвои потении
‘Финальные
введены правильно.
—; изменений, поскольку
входящей в диапазон ячеек, содержащих
_. .> это, Excel обязательно выведез сооб-
татки-
моя<но вставить новую строку или столбец в диапазон ячеек, в котором записана
НеВ°3 массива. Но в некоторых случаях невозможность вставить строку играет по-
Ф°Рм^еЛЬНуЮ роль. Например, вы можете захотеть не предоставлять пользователям
ло?ки юность добавлять строки, так как это может оказать влияние на другие области
рабочего листа.
г j добавили новую строку к существующему диапазону данных, то необходимо
Если ВЫ формулу массива, чтобы включить в расчеты данные из новой строки,
изменить вс ч н
формулы массивов для отдельных ячеек
формулы массивов могут возвращать результат и в
оДНу ячейку. На рис. 16.2 в ячейку С9 введена такая
формула массива:
{=СУММ(В2:В7*С2:С7) }
Еще раз напомним, что ввод формулы массива за-
вершается нажатием комбинации клавиш <Ctrl+Shift+
+Enter>— тогда фигурные скобки будут вставлены
автоматически, их нельзя вводить вручную.
Эта формула возвращает общую сумму продаж.
Здесь важно понять, что формула не использует данные
из столбца D. Вы можете удалить всю информацию из
этого столбца, формула будет продолжать работать.
Эта формула, как и предыдущая, работает с двумя
массивами, хранящимися в диапазонах В2:В7 и С2:С7.
Формула перемножает соответствующие значения из
2 А Товар О Продано ед. Цена ед.
2 AR-998 3 500р.
3 BZ-011 10 1000D.
4 MR-919 5 200р.
5 TR-811 9 100р.
6 TS-333 3 600р.
7 ZL-O01 1 2 000р.
8
9 Итого: 17 200р.
10
Рис. 16.2. Формула в ячейке С9 вы-
числяет общий объем продаж без
использования промежуточных вы-
числений
этих массивов и создает виртуальный массив, который существует только в памяти компьюте-
ра. Затем функция СУММ обрабатывает этот новый массив и возвращает сумму его значений.
/
' На заметку
В данном случае вместо формулы массива можно воспользоваться функцией суммпроизв,
которая вернет тот же результат:
=СУММПР0ИЗВ(В2:В6;С2:С6 )
Тем не менее, как вы увидите далее, существует множество задач, которые без формул
массивов решить нельзя.
Массивы констант
ПредыдУШ'их примерах использовались массивы, хранящиеся в диапазонах ячеек рабо
ста. Примеры этого раздела демонстрируют массивы, которые не содержатся в ячей
Лава 16. Основы формул массивов
лп хпанимый только в памяти компьютера
ках рабочего листа. Этот тип массив , - азЬ]
„“-«««.и ««»»»» т „едите элементы этого массива и заклк>чит %
Для создания массива массй.а из пяти элементов: их ,
иыс «обки. Вот пример горнзо»™^ >»
{1; °; 1; °;1) Жункцию СУММ, где в качестве аргумента Исп.
Следующая формула использует фУ
этот массив:
этот Mavv.-u. (число 3). Обратите внимание на то
=СУММ ({1: о -•11 ° -• 1 значений массива < не являеТся формулой маСси ° не.
Эта формула "X" «“«®зуда <Ctrl+Shifl+En<er> для ввода форм ’• Ид
вводил, вручную в использования массивов констант. НаПрв
до сих вор п«« « ’XSX
предыдущую формулу мо
=СУММ(1;О;1;О;1) пользования массивов констант, рассмотрим следую^
Чтобы увидеть преимущества
формулу, обрабатывающую два масси •
=СУММ ({1; 2; з; 4} ‘ {5; 6; 7; 8 J ~ * памяти> который содержит результаты попар.
Эта формула создает виртуальный м массив вЫГЛЯДИТ следующим образом:
ного умножения элементов двух массивов. Н
{5; 12; 21; 32} nnLWPTCa как аргумент в функции СУММ, которая вернет ре.
зультаТ/о"^^^ формула эквивалентна следующей, которая не использует
массивов:
=СУММ(1*5;2*6;3*7;4*8)
Фопмулы в Excel могут одновременно работать как с массивами констант, так и с масси-
.амГ?ХложеннымиТдиапазонах ««к. Например, приведенная ниже формула .о»,»
X сумму значений массива из диапазона M-.D1, каждый элемент которого умножен»
соответствующий элемент массива констант.
=СУММ((A1:D1*{1;2;3;4}))
Эта формула эквивалентна следующей:
=СУММ(А1*1;В1*2;С1*3;П1*4)
Константы в массивах
Массивы констант могут содержать чис
лаже значения ошибок, например #н/д и логические значения (ИСТИНА и ЛОЖЬ) и
представленными в экспоненциальном (Ьопмз^ ^°Г^Т ®ыть Целыми, десятичными дробями или
,1 • Г-В 0ДН°М массиве к°нстант могут со 6КСТ ** массивах Должен быть заключен в двои-
стина ; ложь;" Май ”;« коля „. „и ^Р^аться значения разного типа, например:
Массив констант не может ВаН0В’’}
тов. Например” ЬсеГ^ Денежвой еди^цьГпа ФуНКЦии и дРУгие массивы. Числовые
(16); 56/ 32р ввести следующий массиТ
354
Часть II. Формулы и ФУнКЦ
размерность массивов
>Z«K У*е говорилось, массивы в Excel »
> -Ь 3 ЩВМернычи о
СаЗД^ие одномерных гориЗОнТалк
саТь его в диапазон ячеек, сначала выделите г В Диапазоне ЙЗ п °И С ^ой. напои
нежных ячеек в одной строке. Затем введите?И30нтальный диап ” ЯЧеек- Чтобы запи-
наЯцю клавиш <Ctrl+Shift+Enter>. Формулу = { у . 2.3 состоящий из пяти
Если вы попытаетесь ввести этот ” НаЖМИте комби-
будет правильно введен в первые ^Щийболв,
ошибке #н/д (которое означает, ХетТ^8 XT ячеек’то °”
этот массив в вертикальный диапазон яп оД0СтупН0г° значения). *
мент массива (в данном случае это 1) Х ЯЧейках даапа3(^ ^П°ПЫтаетесь веес™
В следующем примере показан горизонталью “
°™»ыиММ11в, Мторь„,и„,
{"ПН"; "ВТ" ; "СР" ; "ЧТ" ; "ПТ" ; "СБ" ; "ВС" } С™'
Чтобы ввести этот массив, выделите ctdokv
дующее (по окончании не забудьте нажата СОСТояЩУЮ из семи ячеек зат™ D
; "ВТ", -св., "ЧТ.,:.?X™.) адю оаюш
'На заметку
Создание одномерного вертикального массива
Элементы в одномерных вертикальных массивах разделяются двоеточием, например:
{10:20:30:40:50:60}
Чтобы поместить этот массив на рабочий лист, потребуется шесть ячеек. Для этого снача-
ла выделите вертикальный диапазон, состоящий из шести смежных ячеек в одном столбце.
Затем введите следующую формулу' и нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter>:
= {10 : 20 : 3 0 : 40 : 50 : 60}
Вот пример еще одного массива, состоящего из четырех элементов:
={"Рога" : "Копыта" : "Вувузелы" : "Тамтамы"}
Создание двухмерных массивов
В двухмерных массивах используется т0™а имер массива, состоящего из трех стр
элементов и двоеточие - для вертикальных. Вот прт
и четырех столбцов:
U;2;3 ; 4 : 5 ; 6 • 7 ; 8 : 9 ; 10 ; 11; 12 } j э ячеек. Чтобы ввести ЭТОТ
Этот массив можно отобразить в диа=есме^х я-е^с—-
массив в ячейки рабочего листа, сначала выд^ « = {у; 2 ; 3 ; 4 : 5; 6 ; 7,8 - 9,
8 трех строках и четырех столбцах. Enter>. На рис. 16-3 показан р
и нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+ 1
т°рый введен данный массив.
Глава 16. Основы формул массивов
355
Рис. 16.3. Массив размером 3*4
и массив в диапазон, содержащий больше ячеек, Чем
Если вы попытаетесь ввести ПОЯВИТСя значение ошибки #Н/Д. На рИс |?ЛеЧ.
тов в массиве, в в Диапазон размерами 10x5.
зан массив размерами 3x4, введе_______________________________________________
—---------'Л {={i;2;3;4:5;6;7;8:9;10;11;12)}
1
2 1 2 3 4 ЯН/Д
3 i 5 6 7 8 ЯН/Д
4 9 10 11 12 ЯН/Д
5 6 ЯН/Д ЯН/Д ЯН/Д ЯН/Д ЯН/Д
7 ; ян/Д ЯН/Д ЯН/Д ян/д ЯН/Д
8 ЯН/Д ЯН/Д ЯН/Д ЯН/Д ЯН/Д
9 ЯН/Д ЯН/Д ЯН/Д ян/д ян/д
10. ЯН/Д ЯН/Д ЯН/Д ЯН/Д ян/Д
И- ЯН/Д ЯН/Д ЯН/Д ЯН/Д ян/д
12 ЯН/Д #н/д ян/д
13
Рис. 16.4. Массив 3x4, введенный в диапазон 10x5
Все строки в двухмерном массиве должны содержать одинаковое количество элементов.
Следующая формула, например, неправильная, поскольку третья строка содержит только три
элемента:
{1;2;3;4:5;6;7;8:9;10;11}
Excel не позволяет вводить формулы с различным количеством элементов в строках или
столбцах.
Именованные массивы констант
массив в JZt М^ССИВ констант> присвоить ему имя и затем использовать именованный
рой присвоено имя ð°рЯ' именованный массив представляет собой формулу, кото-
ЙХГ подробно об именах и поименованных формулах см. в главе 3. '
356
Часть II. Формулы
16-5 показано, как создается именован-
на РиСв с помощью диалогового окна Создание
bii' мЭСтпесь массиву присвоено имя Дни_недели
>ИеР,кит такие элементы:
йсОДе" , и Го” ; "Чт" ; "Пт" ; "Сб" ; "Вс" )
" ВТ / ;
{"пн'' м что В диалоговом окне Создание име-
0™^ в поле Формула задается с помощью знака
ЦИмаССва. Если не ввести этот знак, то введенные
ра0еНСТя элементов массива будут интерпретиро-
зНачеНИаК текстовые строки. Также необходимо вве-
0аТЬСЯ гурные скобки, обрамляющие элементы мас-
сТи ФИ£Хсе1 не вставит их самостоятельно.
сн”а’^даНный именованный массив можно исполь-
в формулах. На рис. 16.6 показана простая
массива, введенная в диапазон Al :G1. Эта
имеет вид:
недели}
/6.5. Задание массива
диалоговом окне Создание
в
констант
имени
Зовать
формУла
фор«Ула
(=ДНИ_>-
А1 ’ f* 1=Дни_недели}
, д...." В • с ~~Г D "
khi______21______СР Чт Пн Сб -вф-^
2 —
J_________________________________________
Рис. 16.6. Пример использования в формуле именованного массива
Поскольку в данном примере элементы массива отделяются точкой с запятой, это гори-
зонтальный массив. Чтобы создать вертикальный массив, используйте в качестве разделите-
лей двоеточие. Чтобы вставить горизонтальный массив в вертикальный диапазон ячеек, мож-
но использовать функцию ТРАНСП, которая описана далее в главе. Следующая формула вве-
дена в столбец, состоящий из семи ячеек:
(=ТРАНСП (Дни_недели) }
Для того чтобы использовать отдельные элементы массива, следует воспользоваться
функцией ИНДЕКС. Например, приведенная ниже формула вернет значение "Чт", поскольку
это четвертый элемент массива Дни_недели.
=ИНДЕКС (Дни_недели; 4 )
Работа с формулами массивов
В этом разделе рассматриваются способы выделения массивов, а также введения и редак
тирования формул массивов. Как вы увидите, эти процедуры немногим отличаются от раоо
ты с обычными диапазонами ячеек и формулами.
Ввод формул массивов
н огда вы вводите формулу массива в ячейку или диапазон ячеек, вам обычная
!Ь специальную процедуру, чтобы программа знала, что это формула мм-с _ масси-
Рмула. Обычная формула вводится в ячейку с помощью клавиши < n е . ,+Shif(+Enter>
в°Дится в одну или несколько ячеек с помощью комбинации клавиш
Эва Основы формул массивов
357
массива, так как в строке формул она зя„
- - =х
^^”т‘“да"ить тые ячейки'Еми этого
Выделение МаСС1\В® да выделйТЬ диапазон массива врувнук,.
Используя обычные "^д^ших методов. °го,
можно использовать один из сл ДУ
- , ячеек диапазона массива, выберите команду ГЛав
Перейдите к одной из яч~ “ть^ Перейти или нажмите клавишу <р5>
Редактирование^Наити и н щелКНИте на кнопке Выделить и в следу* °т"
текущий массив
. Перейдите коТ^из^еек диапазона массива и нажмите комбинацию клавиш <Сд!+/>
чтобы выделить весь массив.
Редактирование формул массивов
(Microsoft Excel. -
Рис. 16.7. Excel напоминает,
что нельзя изменить содержи-
мое части массива
Если формула массива помещена в несколько ячеек вы
должны отредактировать все ячейки диапазона как одну
ячейку. Запомните, нельзя изменить только один элемент
содержащий формулу массива! Если вы попытаетесь сде-
лать это, Excel выведет сообщение, показанное на рис. 16.7,
Ниже перечислены правила, относящиеся к формулам
массивов. При нарушении хотя бы одного из них Excel даст
вам об этом знать. Вы должны помнить, чего именно не
следует делать.
Изменять содержимое одной из ячеек, содержащих формулу массива.
Перемещать отдельные ячейки, на которые распространяется формула массива
(можно перемешать только сразу все ячейки с формулой массива).
Удалять отдельные ячейки, на которые распространяется формула массива (можно
удалить только весь массив).
Вставлять новые ячейки в массив. Это правило относится также к вставке новых строк
или столбцов, которые добавляют новые ячейки к массиву.
ельзя пользоваться формулами массивов по отношению к нескольким ячейкам
в таолипе, которая создавалась с помощью команды Вставка ^Таблицы ^Таблица
(booMviv мяг<НеВОЗМОЖН° пРе°бРазовать диапазон в таблицу, если диапазон содержи1
форму лу массивов для нескольких ячеек. 7
строку форм^ (щелкните н^ней^ МаССИВа’ выделите все ячейки массива и актив‘13Ир^
Z<Р2». Пр» редактировании
иамш <Ctrl+Shift+Enteo. вне™ 1.РИ“''П‘1ровмие Ф°Р“У”Ь1, нажмите ком6“"сс<<
изменится в соответствии с внесении менения. Теперь содержимое всех ячеек
«несенными изменениями.
358
Часть II. Формулы и ФУ"
Если вы забудете нажать <Ctrl+Shift+Enter> то Жл
массива. Если же вы нажмете комбинации ^Рмула не будет
ВйХие! во все ячейки выделенного диапазона, но не бХ<?+Еп1ег>-то Фор^лаб^ Ф°РМула
некорректный результат. Достаточно отменить S Ф°Рмулой массива^? о^^ОПНрована
бинацию клавиш < Ctrl+Shift+Enter> ВЫбор Яче^ нажать <Р2> а
а затем нажать ком-
Mvny массива нельзя изменить в отдельной рг.
^р.. таК “ этдеЛЬВЬ,е его ча<™- ” "° м‘“«" Ф»рматарои1ь
расширение и сокращение диапазона
содержаЩего формулу массива
Если возникла необходимость расширить или сократить лияп
содержащий формулу массива, выполните ряд действий. И3 нескольких ячеек,
1. Выделите весь диапазон, содержащий формулу массива
2. Нажмите клавишу <F2>, чтобы перейти в режим редактирования
1 Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Enter> Это па“
' формулы (не формулу массива) в каждую ячейку. выделеннХиап^ °™e
4. Измените выделение диапазона так, чтобы он включал новые ячейки (иди ис
ключал лишние), но убедитесь в том, что активная ячейка входит в состав ис-
ходного массива.
5. Нажмите клавишу <F2>, чтобы опять перейти в режим редактирования.
6. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift4-Enter>
После знакомства с примерами функций массивов, приведенных в данной главе, вы, вероятно, уже оценили
преимущества этих формул. Основное из них состоит в том, что они позволяют выполнять очень широкий круг
вычислений, который другими способами выполнить нельзя. Но, по всей видимости, вы уже можете признать
и некоторые недостатки, присущие формулам массивов.
Формулы массивов - это наиболее сложное и непонятное средство Excel. Поэтому, если вы планируете пере-
дать свою рабочую книгу другим пользователям, которые могут вносить в нее изменения, то, вероятно, отка-
жетесь от использования формул массивов, поскольку изменения, внесенные в формулы массивов незнако-
мыми с ними пользователями, конечно же, приведут к ошибкам в рабочей книге.
Очень легко забыть о том, что необходимо нажимать комбинацию клавиш <Ctri+Shift+Enter> для ввода фор
мулы массива. Помимо логических ошибок, вносимых в формулы, это наиболее общая про лема при pa те
Формулами массивов. Если вы по ошибке нажали клавишу <Enter> после ввода или редакгиро н
массива, нажмите клавишу <F2> для возврата в режим редактирования и затем нажмите
Более того, формулы массивов замедляют пересчет формул. Это особенно ^®™°з^^^тЬ^6ого
льшие массивы. Однако если ваш компьютер обладает достаточной мощи , созданные
ия. С другой стороны, формулы массивов практически всегда ра „ ’ аве до
помощью языка VBA. Дополнительная информация о функциях VBA предста
359
a°a 16. Основы формул массивов
Формулы массивов для диапазонов «ч
генерирование чисел.
Создание массивов на основе значений ячеек
(=А1:С4}
диапаз сОдержаший данные в диапазоне А1: с4 Ди
На рис. 16.8 показан рабочим > этих даннЫХ с помощью фОрмулЬ1. аХ
D8: Fl 1 содержит массив, созданный
Рис. 16.8. Создание массива на основе значений ячеек диапазона
Массив в диапазоне D8: F11 связан со значениями диапазона АТ • гд
«чение
Создание массива констант на основе значений
диапазона ячеек
ссылкой на диапазон Al ;Q4 Чтобы “ МаССИВВ в ячейках D8:F11, по существу, является
ните ряд действий. ’ ’ Ы разорвать” эту связь и создать массив констант, выпол-
!• Выделите диапазон
2. Нажмите клавишу ₽чт ^°РМуЛу массива (в этом примере — D8: F11)-
Нажмите клавишу <F9> еРейти в режим редактирования формул**1,
«Уошие значения. ’ ЧТОбь' ^образовать ссылки на ячейки в соотв^'
К0Ибина,,и,°клавиш <Cfl+Shif1+Enter>
360 ~~~~
Часть II. Формулы и ФУ1^
Теперь в диапазоне D8 .- F11 находится следуК)Щий
собака ; 3 : 4 ; 5 ; кошка ”:7;89.9 . , У ЩИИ МаССИв:
f1, ' ' ’ "обеэьяна"-п . ,
нар„е. >6.9 показано. ™ ™Маесиввы
--------- фоке формул.
ВЫГЛЯДИТ
G
H
«ОШка":7;89:9 12,..ofi -----
' обезьяна”;!!^;!
* ( ^1;"собаиа";3-4.5.
D ..
1
4
7
обезьяна
собака
5
89
11
3
кошка
9.12
44
08
А В
6
7
8 .
9
10
11J
Л——------------
Рис. 16.9. После нажатия клавиши <Р<^ а
’ Ч» форм„ 0„^~~ -----1
оссив констант
Выполнение операций над массивами
До сих пор большинство примеров в этой глав
„ , диапазоны ячеек. Следующая формула массим “““6и "“«а маосн-
дает каждый его элемент на 2: создает прямоугольный массив и умно-
{ = (1; 2 ; 3 ,-4 : 5 ; б ; 7 ; 8 : 9 ; 10 ; 11 ; 12 } *2 }
Рис 16 ^еДеННая ниже формула умножает каждый элемент массива на самого себя. На
’ показан диапазон, в который была введена эта формула.
1 ’ 2 - 3 ; 4 : S ; 6 ; 7 ; 8 : 9 ; 1 0 ; 11 ; 12 } * { 1; 2 ; 3 ; 4 : 5 ; 6 ; 7; 8 : 9 ; 10 ; 11; 12 } }
7 В8 А 8 С А {={1;2;3;4:5;6:7;8:Э,Т0,Т1,Т2}л2) 0 Е F G *
8 ! 1 4 9 16
9 25 36 49 64
10 81 100 121 ’0’144
11
-L1
Рис. 16.1 /. Умножение каждого элемента массива на самого себя
16' ®СН°ВЫ формул
массивов
361
а более компактном виде:
'Ув формулу можно переписать_
'*•*** (ill***!*1
{-_{1;2;3;4:5;6;7;8:9;1 '' чееК(допустим, В8:Е10), то подобная фо
Если массив хранится в Д> массива: Ула Ь(
вратит квадрат каждого элемента это ,
{=В8:Е10л2}
Применение функций к массивам
г и можно использовать функции. Следующая формУЛй
кХТнГжн^ диапазон’состоящий из 10 ячеек’вычисляет
ные корни каждого элемента массива.
/-коРРЧЬ(/1-2-3:4:5:6:7:8:9:10})/
’ её™ масси. хранится . диапазоне ячеек (например, А1 :АЮ). подобная формула
нит эти же вычисления для каждого элемента массива.
(=К0РЕНЬ(А1:АЮ) }
Вь'Пол.
Транспонирование массивов
При транспонировании массива его строки становятся столбцами, а столбцы _
Если массив одномерный, то при транспонировании горизонтальный массив становится веп
тикальным и наоборот. Для выполнения операции транспонирования используется фуНкци₽я
Excel ТРАНСП.
Допустим, имеется одномерный гори-
зонтальный массив { 1 ; 2 ; 3 ; 4 ; 5 } С по
мощью функции ТРАН СП можно преобра-
зовать его в вертикальный массив. Для это-
го выделите вертикальный диапазон, со-
стоящий из пяти ячеек, введите следующую
формулу и после этого нажмите комбина-
цию клавиш <Ctrl+Shift+Enter>.
=ТРАНСП ( { 1; 2 ; 3 ; 4 ; 5 } )
Транспонирование двухмерных масси-
вов выполняется подобным образом. На
рис. 16.12 показан двухмерный массив
в диапазоне Al :D3, полученный посредст-
вом формулы:
{= {1;2;3;4:5;6 ; 7 ; 8 : 9 ; 10;11;12}}
Дб г Д {=ТРДНСП(А1:ОЗ)1
3 С 0 Е
1 1 2 3 4
Z 5 6 7 8
: 9 10 11 12
Д
5
6 О 1 5 9
7 2 6 10
3 7 11
9 4 8 12
10 —
^РАНСП^ Прил,ер испо1^ования функции
Формула в диапазоне А6 • С9 сгппйрт
(•™«3 Ч 1 2 ; з .- а : В В ; , ; В - 9.10 „
и К массивам, хранящимся в диапазоне»
В диапазоне Al :D3 (три стпокиДиННаЯ НИЖе ^Ормула транспонирует массив, содержащий’
и трех столбцов. четыре столбца) в массив, состоящий из четырех стр
{=Т?АНСП(A1:D3)}
362
Часть II. формулы и
геНериР°ва”Ие послеД°вательности натуральныу
„омошью формул массивов легко геИер„„ов,ть ,Р<1ЛЬНЫХ ЧИСвЛ
для этог° идеально по«ходит функция СТРоЛ ',ос»мователь
£ ВВеДеИНУЮ 8 -an"'’"Х7 Н°М'Р
Р СТРОКА (1 •• 12 Н состоящий ИЗ 12 ячеек.
7га фор^ла возвращает массив из 12 элементов спп
что данная формула возвращает плавив ’?ОДеРжащиЙ числа от 1 <
^алззон. в который вводится ,та форТуГ"™ —X,’
Рис. 16.13. Использование формулы массива для
генерирования 12 последовательных чисел
Если вы поэкспериментируете с приведенной формулой, то обнаружите присущий ей не-
достаток: при добавлении новой строки выше диапазона, где расположена эта формула. Excel
изменит номера строк, и формула автоматически преобразуется в формулу, возвращающую
значения от 2 до 13:
{=СТРОКА(2 :13) }
Приведем формулу массива, которая лишена этого недостатка:
{=СТРОКА (ДВССЫЛ ("1:12"))}
Эта формула использует функцию ДВССЫЛ, аргументом которой является текстовая строка.
Excel не изменяет этот аргумент при вставке или удалении строк на рабочем листе, поэтому
Данная формула всегда возвращает правильный результат, состоящий из чисел от 1 до 1^-
Дю’оаиительнэя В главе 17 приведено еще несколько методов генерирования последовательностей чисел,
^формация
функции возвращали правиль-
ном выполнения некоторых
результат, выделите диапазон, введите Ф° массив: ПРЕДС^ ’ этиу функция* можно яаип*
вот вяжолью фу^ц.й, которые
ПГРФПРИБЛ, МОБР, МУМНОЖ И ТЕНДЕНН
в справочной системе Excel.
Глава 76. Основы формул мзссивов
363
«ля отДеПЬНЫХ ячеек
.«пы массив08 * •
фОрМУЛЫ ,мап!И»а*“*Х МСТОЯЩИЙ
ранее в чеек. примера^
«олов В диапазоне
вводят^» .1ЛГТва СИМ»и СИМВОЛОВ в определенном дИа
,лТ КОЛИ466’** пличество всех с & чтобы наити КОли *-
ПОДСЧеТК °бШ1этоЙ помощыо формулы, пОДо^
»- ~вах
9 я“ !"
в
2
А
1 иномарка
ииопексия Всего символов;
иноперабельность
иноперабельный
инопланетный
инопланетянин
иноплеменник ,
иноплеменница
иноплеменный
инородец
11 инородная подложка
12 инородная примесь
13 инородная сыворотка
[14 инородная частица
с
183
4
5
6
7
8
9
'10
Рис. 16.14. Одна формула массива заменяет
целый ряд отдельных формул
Эта формула с помощью функции ДЛСТР создает виртуальный массив в памяти компью-
тера. содержащий количество символов каждой ячейки диапазона, а затем вычисляет сумму
элементов этого виртуального массива. В таком случае новый массив будет иметь вид.
[10,9,8,5,6,5,5,10,11,14,6,8,8,7]
Затем формула массивов сводится к следующему:
=SUM((10,9,8,5,6,5,5,10,11,14,6,8,8,7})
Эта формула возвращает сумму элементов массива, равную 112.
Суммирование трех наименьших значений
диапазона
Предположим, что имеется диапазон чисел, названный Данные, и вы хотите узнать су
му трех наименьших из них с помощью функции НАИМЕНЬШИЙ.
=НАЙМЕМЬШИЙ(Да иные,1)
364
Часть II. Формулы и фун^
„ое и третье наименьшие значения можно
(ЗЛ’Р «лй (Данные, 2) Р Делить с помощью п
(Данные' 3 ’ леДУЮщих формул;
:^\ого чтобы сложить три наименьшие значение
№ ’ М0ЖН0 ^ать фопмх^
(НАИМЕНЬШИЙ (данные; {1; 2 ; 3 }) ) } Ф°РМУЛУ СлелУ*«о
качестве второго аргумента в функции
ЗДе|т0 вынуждает Excel сгенерировать виртуальный ИСПОльзУется массив кон
рачения из диапазона Данные. Затем к этому ВИ^' С°Держащий П>и наимень^
и* СУММ’ КОТ°РаЯ СуММИРуеТ его эл™енты и возвращав ш^/^У применяется
ФУ На рис- 1615 П°Ка3аН СТ°ЛбеЦ ЗНачений (Диапазон Alа7пК°МЫИ результат.
/НАИМЕНЬШИЙ выполняется три раза, причем второй апгум НаЗВаННЫЙ Д^НЫе. Функ-
й паз значение второго аргумента функции НАИМЕНЬШИЙ\ ра3 меняется- Пер-
Се из ячейки А2 (равное -5). Второй раз аргумент равен 2 1 ’ П°ЭТ°МУ °На вернет зна’
ЧС ккое число после -5). Третий раз аргумент равен 3 a а/ ФуНКЦИя вернет 0 (самое ма-
Л1пьютера сформируется виртуальный массив { -5 • о’- 2) УНКЦИЯ Вернет 2- Ита*, в памяти
^че(Яце аргументов в функцию СУММ. Последняя функция вер^ТнХмТте.^лоТ ’
1 А В 12 С D t
2 -5 Сумма трех наименбших значений: -з
3 3
4 2
5 0
б 6
7 13
8 7
9 4
10 8
11
Рис. 16.15. Формула массива возвращает сумму трех наимень-
ших значений в диапазоне Al: А10
Подсчет количества ячеек, содержащих текст
Предположим, что нам требуется подсчитать количество ячеек диапазона, содержащих текст.
На первый взгляд кажется, что функция СЧЁТЕСЛИ способна справиться с этой задачей, но это не
"гак. Функция СЧЁТЕСЛИ подходит только ддя решения задачи подсчета значений в диапазоне,
который соответствует определенному критерию (например, для значений, больше 12).
В следующей формуле функция ЕСЛИ используется для проверки содержимого каждой
ячейки диапазона. Затем создается виртуальный массив (того же размера, что и исходный), в
кот°Ром содержатся числа 1 (если в ячейке находится текст) и 0 (в противном случае .
массив передается в функцию СУММ, которая возвращает сумму элементов массива. В итоге
получаем количество ячеек, содержащих текст:
{=СУММ(ЕСЛИ(етекст(а1 ;D5) ;1;0) ) }
Такой тип формул (когда функция ЕСЛИ используется как аргумент фун ц )
\ ... ЯА. используется для подсчета. Дополнительные примеры см. в главе
Лава Основы формул массивов
365
этой формул‘" “ячейке Сь В
На рнс. >6-16 “"X» »пргу»»ькь.м »з—
выполнения ФУ»™»'^®£ "; о, о, о , X,»-0>
8
Янв
Фев
О
Мар
Регион 1
регион 2
Регион 3
Регион 4
7
8
12
14
4
2
1
б
9
8
9
10
A
£
S
6
К-bo текстовых ячеек:
7
s
я
7
7
р„с «MP°W™ чис.о Ячеек
диапазона, содержащих текст
р ня то что виртуальный массив состоит из пяти строк, содержа^
™” исходиый массив)- ункция СУММ
" H™“’pZeHBa в более компактном виде.
{=СУММ(ЕТЕКСТ(Al:D5)*1)}
Здесь вместо использования функции ЕСЛИ используется тот факт, что
ИСТИЕА*1=1
ЛОЖЬ*1=0
Исключение промежуточных формул
Одно из достоинств формул массивов заключается в том, что они позволяют исключать
промежуточные формулы (и, соответственно, результаты промежуточных вычислений) с ра-
бочих листов. Это делает таблицы на рабочих листах более компактными и понятными. На
рис. 16.17 показан рабочий лист, содержащий баллы студентов до и после выполнения тес-
тов. В столбце D содержатся формулы, вычисляющие разность между этими баллами, в ячей-
ке D17 — формула, вычисляющая среднее значение этих разностей:
=СРЗНАЧ(D2:D15)
С помощью следующей формулы массива, записанной в ячейке D17, можно исключить
промежуточные вычисления в столбце D:
{=СРЗНАЧ (С2 С15-В2 : В15) }
и рэ Ф°рмуле используются два массива, содержащиеся в диапазонах С2-.С15
двух ма«'иппП°^?/Ла С°ЗДает виРтУальный массив, состоящий из разностей значений этих
те Excel Функция^ЧНТ^аЛЬНЬ1Й массив хранится в памяти компьютера, а не в рабочем лис
и ~Хее е“о Х:Г ЭТОТ В"~Й ™ “°еГО аРГ,М
Виртуальный массив имеет вид:
Поэтому в данном случае ппелылушао ч,
«с?з?1Ач({11-15. 6 1 то Формула принимает вид:
Часть II. Формулы
А В
1 Студент Балл 1 Балл 2 0 С
2 Андрей 56 Изменение
4 Богдан 59 74 11
4 Мария 98 15
5 Клавдия 78 то -6
б Эдуард 81 100 94 1
7 Лариса 92 19
8 Георгий 100 100 2
9 Лиза 92 99 0
10 11 Вера Яков 54 91 69 92 7 15
12 Николай 80 88 X
13 14 Лена Марина 45 71 68 92 8 23
15 16 Михаил 94 83 21 -11
17 18 Ср. изменение: 7,57
19
20 -11
21 —
Рис. 16.17. Вычисление среднего с помощью ряда
промежуточных формул и с помощью одной фор-
мулы массива И
Excel вычисляет функцию и выводит результат 7,57.
Аналогично создаются и работают формулы массивов, вычисляющие различные характе-
ристики диапазонов данных. Например, следующая формула находит максимальное число
среди разностей значений диапазонов С2:С11иВ2:В11;
{=МАКС(С2 :С15-В2 :В15) }
Эта формула вернет число 23. Следующая формула возвращает наименьшее число разно-
стей значений двух диапазонов. Формула вернет число -11.
{=МИН (С2 : С15-В2 : В15 ) }
Использование массивов вместо ссылок на
диапазоны
Если в формулах используются ссылки на диапазоны, то их можно заменить на массивы
констант. Это очень удобно, если значения в диапазонах, на которые указывают ссылки, не
будут изменяться.
,/ К сожалению, в функциях, работающих с базами данных (например, бдсумм), нельзя заменить
азаметку ссылку на диапазон, содержащий критерии, массивом констант.
ла На рис. 16.18 представлена таблица, в которой производится поиск названия заданного чис-
ла- Например, если 9 — искомое значение, то формула вернет слово Девять. В ячейку
На СЛеДующая формула:
аВПР(П1 <
;D1 : ЕЮ ; 2 ;ЛОЖЬ)
' --- -
8а Основы формул массивов
367
A
I число >
3
4
5
8
9
10
11
6 ~
д|девять
о Е
|Один
Цва
гри__
1етыре
ять
1есгь
*мь
семь
в ять
сять
Рис. J6.18. Таблицу, в которой выполняется
поиск, можно заменить массивом констант
Вместо ссылки на таблицу можно использовать двухмерный массив. Форму
ная ниже, работает аналогично предыдущей, но не использует таблицу, Котора^’ ^ЙВеДец
в диапазоне D1.- Е10. На;)<ОдитС;1
=ВПР (В1; (1; "Один"; 2; "Два": 3; "Три": 4; "Четыре " : 5; "Пять " : 6; "Шесть " •
"Восемь"; 9; "Девять": 10; "Десять"} ;2;ЛОЖЬ) ' 7; "Семь „
• 8 *
Дамлмтелмая Дополнительную информацию об использовании формул просмотра и
•«формация и поиска см. в главе ц
368
Часть II. Формулы и фУн1(^
применение
формул массивов
В предыдущей главе вы изучили
сивами и формулами массивов В РОоты с мас-
ечь пойдет о некоторых технических приемаТ?^* Главе
формул массивов. Примеры этой главы м0Г/т “СПОЛьзования
новой для решения многих практических sanL Служить ос-
с помощью Excel. Х Задач’ выполняемых
Примеры, представленные в данной главе ппиКи
кйм образом, чтобы их можно было использовата ZT*
товых решений для множества задач. Большую их X У Г°'
использовать в том виде, в котором ОНИ ЗПее^ МОЖН0
Конечно же, не забывайте заменять ссылки и имена
Кроме того, после внесения незначительных изменений фо»у'
лы примеров можно использовать для других целей Ф Р У'
На CD-ROM Все примеры этой главы можно найти на прилагаемом
к книге компакт-диске. Кроме того, он содержЦХ
тельные примеры, которые подробно не обсуждаются
в главе.
Применение формул
массивов в отдельных
ячейках
ния^™ Ф°рмУлы массивов возвращают единственные значе-
ЭДачени*6 Многоэлементный массив (точнее, здесь отдельное
Kjje ж е также является массивом, но одноэлементным). Та-
либа рмУлы могут работать с массивами, которые хранятся в
нятся аХ ячеек’ и с виртуальными массивами, которые хра-
будет Тольк° в памяти компьютера. В следующих разделах
МасСИвП0РИВеде«° несколько примеров использования формул
’ в°звращающих результат в отдельные ячейки.
ГЛАВА
17
В этой главе...
Применение формул
массивов в отдельных
ячейках
Применение формул
массивов для диапазонов
ячеек
яние значений диапазона,
Суммирование зн
содержащего ОШ СУММ „е работает, если В диапа3о.1е
гно ужеобнаруж"л,|-’,ГО#дЕл/0! или #Н/Д)- Марис. 17.1 показана
ртГ..Х-» СП —- 3,“
г——йС °
А 0Лние диапазона, содержащего
। суммирование д
ошибочные значения
” СЦ.
АИц.
< Всего К в0
а 80
3 120
6 1*>
7
8
9 100
10 50
И ИТОГО:
Заед-
Ю 8,00
б 20,00
12 12.00
Г#ДЕЛ/0!
г#ДЕЛ/01
20 5,00
5 10,00
Т#ДЕЛ/0!
Рие 17.1. Применение формулы .массива для суммирования
значений диапазона, содержащего ошибки
Следующая формула массива, записанная в ячейку С13, возвращает сумму значений ДИа.
пазона Данные, даже если он содержит ошибки.
{=СУММ(ЕСЛИ(ЕОШИБКА(Данные)")) }
Эта формула создает виртуальный массив, содержащий все значения диапазона Дзнные.
за исключением ошибок. Функция ЕСЛИ отбрасывает значения ошибок, заменяя их пустой
строкой. Поэтому функция СУММ работает с массивом, не содержащим ошибок. Подобный
прием можно использовать при работе со многими другими функциями, например СРЗНАЧ,
МАКС или МИН.
j На замену
Новинка
Появившаяся впервые в Excel 2007 функция ЕСЛИОШИБКА позволяет решать те же задачи бо-
лее эффективным способом. Например, вместо приведенной выше формулы в старых версиях
Excel можно использовать формулу:
{=СУММ (ЕСЛИОШИБКА (С4 : СЮС4 : СЮ) ) } '
Новая функция агрегат, которая работает только в Excel 2010, предоставляет возможность
еще одного способа суммирования диапазона, содержащего одну или более ошибок. Рассмот-
рим пример такой операции:
=AGGREGATE ( 9,2 , С4 : СЮ)
Представлйет со6ой К°Д Функции сумм. Второй аргумент представляет со-
оои команду игнорировать все значения’.
370~ ____________________,_______________
Часть II, Формулы и ФУнкуИ
„„смет количества ош„бок , диа
1 ZT „дуюшая Формула масенва подобна предь1дущей нп и
°ланные, содержащих значения ошибок: ’ ° возвРвшает число ячеек в диапа-
зон»^ еСлИ(ЕОШИБКА (Данные) ;1;0) ) }
гЬормУла с°здает виртуальный массив, содеп^яп,,,” . ,
ЭТ1Ат ошибку) и 0 (если ячейка не содержит ошибки) ” ССЛИ соответствующая ячейка
с°ДпРшнуШ фоРмУлУ можно немного упростить, если удалить -
„м Когда этот аргумент в функции ЕСЛИ опущен она вози™™ аргумент в Функции
БСЛЙ’яначно нулю) в том случае, если логическое условие ₽ качение ложь (что
раВНОмассива вернет тот же результат, что и предыдущая не ®“"олняется- Следующая фор-
^'Лант функции ЕСЛИ: У ’ используя при этом третий ар-
^СУМУНЕСЛИ (ЕОШИБКА (Данные) ; 1) ) }
Можно еще упростить эту формулу:
{_СУММ(ЕОШИБКА (Данные) *1) }
В этой версии формулы используется тот факт, что:
ИСТИНА 1 ~ 1
ЛОЖЬ * 1 - °
Суммирование п наибольших значений из
диапазона
Следующая формула возвращает сумму десяти наибольших значений из диапазона Данные:
|-СУММ (НАИБОЛЬШИЙ (Данные/СТРОКА (ДВССЫЛ ("1:10") ) ) ) }
Здесь функция НАИБОЛЬШИЙ выполняется десять раз, каждый раз с другим вторым аргу-
ментом (1, 2, 3 и т.д.). Результаты этих вычислений сохраняются в виртуальном массиве, ко-
торый используется как аргумент в функции СУММ.
Чтобы просуммировать другое число наибольших значений, замените в приведенной
формуле 10 этим числом.
Если количество суммируемых ячеек хранится в ячейке С17, воспользуйтесь следующей
формулой массива, содержащей оператор конкатенации (&) для создания диапазона адресов
для функции ДВССЫЛ:
(=СУММ (НАИБОЛЬШИЙ (Данные ; СТРОКА (ДВССЫЛ ("1: "&С17) ) ) ) }
Если необходимо просуммировать п наименьших чисел диапазона, вместо функции
НАИБОЛЬШИЙ примените функцию НАИМЕНЬШИЙ.
Вычисление среднего без учета нулевых
значений
На рис. 17.2 показан простой рабочий лист, на котором вычисляется средний объем про
Даж- приходящихся на группу продавцов. Формула в ячейке В13 имеет bi
~СРЗНАЧ (В4 : ВЦ)
Некоторые продавцы не работали, но они также учитывались при подсчете среднего зна
^ава 17. Применение формул массивов
371
D E
A 6 ирнияприпоДсчетеСреДНеГО
Исключение нулевого зиа
G
2 3 Продавец Продажи 23 991
Сафонова 15 092
ч Савчук
6 Гнедковская 11893
-! Середа
8 Серебряков 32116 29 089 0
9 Казаков
10 Таран
11 Тхорик 33 21*
12 13 14 неее с учетом нулевых значении “ С^днеее без учета нулевых значений (формула массива)
^ииспяюшая среднее без учета нулевых значений
Рис. 17.2. Формула массива, вычисляющая р
I функция срзнач игнорирует пустые ячейки, но учитывает ячейки с нулевыми значениями.
/На заметку
Следующая формула массива возвращает значение среднего, причем при вычислении не
учитываются ячейки, содержащие 0.
{=СРЗНАЧ(ЕСЛИ(В5:В12<>0; В5:В12))}
Эта формула создает виртуальный массив, содержащий только ненулевые значения из
диапазона. Этот массив используется в качестве аргумента в функции СРЗНАЧ.
Тот же результат можно получить с помощью обычной формулы (не формулы массива):
=СУММ(В5:В12)/СЧЁТЕСЛИ(В5:В12;"<>0")
Эта формула использует функцию СЧЁТЕСЛИ для определения числа ненулевых значе-
ний в заданном диапазоне, на которое затем делится сумма значений этого диапазона.
f Единственной причиной отказа от использования формулы массива для вычисления среднего,
; На заметку исключающего нулевые значения, может быть совместимость с версиями до Excel 2007. Проще
будет воспользоваться функцией срзначесли в довольно простой формуле:
=СРЗНАЧЕСЛИ(В5:В12,"<>0",В5:В12)
Поиск заданного значения в диапазоне
мйи^°Гпаои^еа^оТЬ’ еСТЬ ЛИ заданное значение в диапазоне ячеек, можно использовать ко-
=Н^Л е п ДаКТжР0ВаНИеФНаЙТИ И вь,Делитьс>Найти. Но эту же задачу можно
выполнить и с помощью формулы массива.
СписокИменТ Фопм^п” ₽аб°'ИЙ лист со списком имен в диапазоне А5:Е24 (названный
в этом списке (ячейка а МаССИВа в *чейке D3 проверяет, есть ли имя, введенное в ячейку С2.
^^Хи^^оХ-1:’ма-нво' "тсть °—•формуяа
372
Часть II. Формулы и фУнКцИ
1 2 А В ё~ г - Это значение присутствует в диапазоне? °
3 Введите имя ~>
Петр Найдено
ч 5 Андрей Демьян Герасим Любомир 6 Александр Даниил Иван Макар 7 Анатолий Демид Джек Максим 8 Антонии’ Джоржан Джейсм Мирослав 9 Артур Дмитрий Джереми Милан 10 Барбара Дональд Игнат Михаил 11 Бернард Дорофей Игорь Муслим 12 Борис Денис Илья Мстислав 13 Бил Евгений ' Инокентий Модест 14 Боб Егор Иосиф Марат 15 Брайан Ерофей _ Ион Марк 16 Брюс Федор Измаил Макар 17 Константин Филипп Катя Матвей 18 Карл Фома . катя Николай_ 19 Кирилл Гавриил Казимир Петр 20 Клемент Глеб Карен Павел 21 Кузьма Геннадий Клод Прокоп 22 Кондрат Григорий Леонид Парамон 23 Ким Герман Леонард Рем 24 Давид Генрих Лев Роман 25 Роллан Родион Рустам Руслан Рубен Ростислав Рудольф Савва Савелий Серией Соломон Семен Святослав Степан Станислав Тарас Тимофей Тихон Владимир Владислав
Рис. 17.3. Поиск заданного значения в диапазоне ячеек
Эта формула сравнивает значение ЭтоИмя со значением в каждой ячейке диапазона
СписокИмен и создает виртуальный массив, содержащий логические значения ИСТИНА и
ЛОЖЬ. Функция ИЛИ возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы одно значение в виртуаль-
ном массиве равно ИСТИНА. Функция ЕСЛИ, используя значение, возвращенное функцией
ИЛИ, отображает тот или иной текст.
Если отказаться от вывода текста, можно упростить приведенную формулу. Следующая
формула массива отобразит значение ИСТИНА, если заданное имя найдено, и ЛОЖЬ в против-
ном случае:
{=ИЛИ(ЭтоИмя=СписокИмен) }
4 Еще один прием заключается в использовании функции СЧЁТЕСЛИ:
{=ЕСЛИ (СЧЁТЕСЛИ (СписокИмен, ЭтоИмя) >0;"Найдено";"Не найдено") }
Определение количества различий в двух
диапазонах
Допустим, необходимо определить, сколько различных несовпадающих• р Ющ
В двух диапазонах ячеек. Следующая формула массива сравниваво
значения в диапазонах, названных МоиДанные и ЕгоДанные, и в Р 0.
Дений. Если все значения в диапазонах попарно совпадают, возвращается значе
СУММ (ЕСЛИ(МоиДанные=ЕгоДанные;0;1) ) }
Лэаа Применение формул массивов
.„«вы быть «знакового размера в „Л»™ раз,,^
Срмвимемиелвапмыы»
Сом/
' г ,... следующим образом: в памяти создается Ни
„„„.еле... выше форму»» Р»^ ,го „ уИз.н»ь.е дав™,,,.,. Фу,(К11|,я "Ртуч
вы» !«« >'»т»Р“8 и’,,, с«гвегет»У»“к «»“'"« Р™».,,,,.,, „ О»! ,,,
„„же, дат ».»;• вдар»®« W ,*4.
чеш.я ечвладаюг! Затем ФУ11 1Н0Г„ упрцегпть- '%.
Предыдущую формулу можно
{.СУММ(1 * (МоиДанные< >ЕгоДанные
В последней формуле используется т
ИСТИНА *1=1
ЛОЖЬ *1=0
Определение местоположения максимального
значения в диапазоне
ес ячейки, в которой находится заданное значение. сЛе
Иногда необходимо узнать адр ки, в которой находится максимальное ЗНа'
ченне „«мерного вертшь )
юртуалым1 мадав. сотедавующий лташоиу Данные
Здесь функция ЕС значение, то соответствующий этемент в виртуально»
Ест ячейка содержит ма в „реданом случае алемент массива равен ny„„g
™Гтр«к™"”™ использует внрту«“ы“ "акив в качестК аР|>м"па и »mW-
строке. Функция 7 гппрпжится максимальное значение диапазона Данные.
СТТесГиспХз7^ ограничения возвращаемых значений одним значе-
нием Если в диапазоне Данные имеется несколько ячеек с максимальными значениями, то
возвращается иомер первой арок», где содержится зто значение. Изменив функцию МИН «а
функцию МАКС, можно добиться того, что функция будет возвращать последнее значение
максимальной ячейки. „ „
Следующая формула подобна предыдущей, но возвращает фактический адрес ячейки, со-
держащей максимальное значение. Для этого используется функция АДРЕС, имеющая два
аргумента: номер строки и номер столбца:
{«АДРЕС(МИН(ЕСЛИ(Данные=МАКС(Данные);
СТРОКА(Данные);""))/СТОЛБЕЦ(Данные))}
Предыдущие формулы работают только с одномерными диапазонами. Следующии^вари
ант уже работает с двумерными диапазонами и возвращает адрес наименьшего значения
пазона Данные:
{«АДРЕС(МИН(ЕСЛИ(Данные=МАКС(Данные) /СТРОКА(Данные) ;" ") ) ;
МИН (ЕСЛИ(Данные«МАКС(Данные)/СТОЛБЕЦ(Данные) /"")))}
374
Часть II. Формулы и
Определение местопоЛожои
знания в диапазоне 6Ния вхождение
Следующая формула массива liOt
(,„гор0е«яер»,„еЯ «ячейке Значе^Т номер ctpo
илИМЕНЫ«ий (ЕСЛИ (Да„„ые.э ИВ> “ WlWMcp,,, " "-•»
ЕСЛИ мзла„ „1(Р1у; (Да':с--ь.Ге.,.„
- -X
гым.( строками. Функции НАИМЕНУЙ С СОДеР*имым ТИе Те U«X?W'W"™" ;’"а',а
наименьшим номер строки. Работает с получЧеЙ,<И 3начениеЫ ДИапазо«а Дан-
формула вернет значение оцщ^ л УЧенны* .массивомЗаменя»<>тся ПуС-
если число совпадений будет меНь* #Ч*СЛ°! - если не б ’ в03вРащает
НН одно'о совпя
адения или же
Поиск самой длинной текстовой строки
в диапазоне
Приведенная ниже формула массива отображает текстов ™
которая имеет наибольшее количество символов; если в несколько ,4"йк1““ожр™оли
каково длинные ст роки, то возвращается первая из них. содержатся оди-
{„ИНДЕКС (Данные ;ПОИСКПОЗ (МАКС (ДЛСТР (Данные) ) ; ДЛСТР (Данные) ;ЛОЖЬ) ;1) }
Эта формула работает с двумя массивами, каждый из которых содержит значения длин
содержимого каждой ячейки диапазона Данные. Функция МАКС определяет самое длинное
значение, которое соответствует самому длинному тексту, хранящемуся в ячейках диапазона
Функция ИНДЕКС возвращает содержимое ячейки, которое имеет наибольшую длину. Эта
формула работает только с одномерным вертикальным диапазоном.
Проверка ячеек диапазона на допустимость
значений
Иногда возникает необходимость сравнить элементы одного списка с элементами друго-
го. Например, нужно импортировать список шифров изделий. Следует убедиться, что список
шифров изделий в импортированном списке (диапазон назван МойСписок) содержит только
допустимые шифры. Чтобы выполнить эту операцию, можно сравнить элементы импортиро-
ванного списка с элементами списка образцов (допустимых шифров), которому присвоено
имя Образцы. значение ИСТИНА, если каждый элемент им-
Следующая формула возвращает логичес элементов списка образцов. МойСписок
портированного списка соответствует одному диапазонами, но число элементов
И Образцы должны быть одномерными вертикальными
можетбыть различным: -г-п,лгг>к-Образцы; 0)) ;0)) }
{=ЕНД (ПОИСКПОЗ (ИСТИНА; ЕНД (ПОИСКПОЗ ( ои ' значений. Другими
Следующая формула массива возвращает ко МойСписок, когорше не совпал’
словами, она возвращает количество элемсн
ни с одним элементом списка ОбрЗЗЦЫ. 0) ) ) }
{«СУММ (1*ЕНД (ПОИСКПОЗ (МойСписок.-Обраэны,
375
Глава 17. Применение формул массивов
Чтобы получить первый несовпадающий элемент списка МойСписок, еле
ваться формулой т в°сПо
{=ИНДЕКС(МойСписок;ПОИСКПОЗ (ИСТИНА; ЕНД(ПОИСКПОЗ (МойСписок,- Обр= в ЛЬэ°'
3цЫ;0)>
. ;0))1
Суммирование цифр целого числа
Приведенная ниже формула массива возвращает сумму цифр, составля
тельное целое число, которое содержится в ячейке А1. Например, если в этой Поя
ся число 409. то формула вернет число 13 (сумму цифр 4,0 и 9): ЯЧейке Хр^11'
(=СУММ(ПСТР(А1 ;СТРОКА (ДВССЫЛ ("1; "&ДЛСТР(А1) )) } **Т'
Чтобы понять, как работает эта формула, рассмотрим сначала функцию г ть
(“СТРОКА(ДВССЫЛ (”1: "&ДЛСТР(А1)))} 4
Эта функция возвращает массив целых чисел, который начинается с е
вается числом, равным количеству цифр, которые составляют значение хпя НИцы и закан
А1. Например, если ячейка А1 содержит число 409, то функция ДЛСТР ВД1Цееся в ЯЧе?и'
функция СТРОКА создаст следующий виртуальный массив: ВеРнет чисЯо ?Ке
и
flonowrewas Дополнительную информацию о том, как использовать функцию ДВССЫЛ ппа
ва, см. в главе 16. * W
'На заметку
Далее этот массив используется как второй аргумент функции ПСТР. С учетом получен-
ного массива для данного примера функция ПСТР выглядит так.
{=ПСТР(409;{1;2;3};1) *1}
Функция создаст массив из трех элементов:
(4; 0; 9}
Подставив полученный результат в исходную формулу, получим:
(=СУММ({4;0;9})}
Последняя формула вернет число 13.
Обратите внимание на го, что функция ПСТР возвращает массив строк, которые содержат цифры.
Чтобы преобразовать строку, которая выглядит как число, в соответствующее число, следует умно-
жить ее на единицу (что и было сделано). Вместо этого можно воспользоваться функцией значен,
которая преобразует текстовую строку, содержащую число, в соответствующее значение.
Заметьте, что формула не работает с отрицательными числами, поскольку знак “минус”
не является числом. Кроме того, эта функция не выполняется, если ячейка содержит нечи-
словые значения (такие, как 123А6). Следующая формула решает эту проблему, проверяя
ошибки в массиве и заменяя их нулями.
{ СУММ (ЗНАЧЕН (ПСТР (ABS(A4); СТРОКА (ДВССЫЛ (" 1: " &ДЛСТР (ABS (А4) ) ) ) ; 1) ) ) }
Назажтгу В этой формуле используется Функция еслиошибка, которая была добавлена в Excel 2007.
На рис. 17.4 представлен рабочий лист иеппп
> ользующии оба варианта этой формулы-
376 ~~_____ _______________._
Часть II. Формулы и фу#1^
Суммирование округленных значений
На рис. 17.5 показан рабочий лист, демонстрирующий общую проблему электронных
таблиц — ошибки округления. Как видите, общий итог в ячейке Е7 содержит ошибочное
значение (ошибка в одну копейку). Дело в том, что значения в столбце Е отображаются
в формате с двумя десятичными знаками. Фактические значения в этих ячейках содержат
больше десятичных знаков. Но суммируются не отображаемые значения, а фактические. Ре-
альное значение в ячейке Е7 равно 168,320 997, что отображается (в формате с двумя деся-
тичными знаками) как 168,32.
1 А ВС Суммирование округленных значений D Е С G Н ! J
3 Описание К-во Цена Скидка Всего
4 Рога б 116,90р. 5,23% 664,72р.
5 Копыта 8 97,40р. 5,23% 738,45р.
6 Вувузелы 3 98,50р. 5,23% 280,05р.
7 ВСЕГО 1683,21р. <— оказывается неправильной
8 9 чш. Сумма округленных значений 1683,22р.
Рис. 17.5 Формула массива, исправляющая ошибки округления
Чтобы согласовать отображаемые значения в ячейках Е4:Е6 и итоговое значение в ячей-
ке Е7, можно применить формулу массива, проводящую округление суммируемых значений
До двух десятичных знаков:
{=СУММ(ОКРУГЛ(Е4:Е6;2) ) }
Эта формула вернет результат 168,31.
Ошибки округления можно также исключить, применив функцию
Ниям столбца Е (этот прием не требует применения формулы массива).
^ава 77. Применение формул массивов
377
Суммирование м значений в диапазоне
........ss=S^^.5>,
значение диапазона, т.е. пер могут это сделать, °быч
формулы не решат, но формула массива могут Ч
На пис 176 представлен диапазон Данные. Значение шага, с которым буДет
/ ™ РИ „«»ацоикр D4 КОТОРОЙ ПрИСВОеНО ИМЯ П. ЫП°ЛНЯп
'назаметку суммирование, содержится в ячейке D4, ори НЯть
Гав с и
I 1 Суммирование каждого л-ого значения
( i
I 3 Данные
I 4 1 3__=л-ый
/ 5 2 70 ._= резульгат
6 3
7 4
I 8 5
Г 6
НО 7
IН 8
112 9!
I И 10
14 И
,15 12
16 13
17 М
18 ц
19 16
20 17
Л 18
22 19
23
Рис. 17.6. Суммирование каждого третьего значения
диапазона Данные с использованием формулы массива
гт™*в —е аж
• &СЧЕТ (Данные) ) ) -1 ;п) ==0 • Данные •"")) )
Формула возвращает число 70 котопп» „ ' Данные' > >'
пазона Данные. ’ Р вляется суммой каждого третьего элемента диа-
Эта формула генерирует массив ппс
с номерами строк диапазона Данные ледоваТельных натуральных чисел (совпадающих
ный массив функция ОСТАТ использует в Ы °Н начинался с первой строки). Получен-
ментом этой функции является чисто „ Качестве своего первого аргумента, вторым аргу-
держит остатки от деления но.меоов гт™ ^нкция °СТАТ создает другой массив, который со-
Даннк Н°Мер строки без остатка делится3 ЧИСЛ0 Если элемент этого массива равен ну-
Д Привед^н7аетСЯВСУММу- НЭ П)' Т° С°0ТВетствУющее значение диапазона
та Ра^°Й НУЛЮ,Р ^^ьХГмулам?6 °Шибки’ если « Равно нулю (тогда сумма
ть, добавив еще одну функцию £0™°™^ И Лри зтом значении л, ее следует слег-
________ Ю ЕС™’ отслеживающую эту ситуацию:
378
Часть II. Формулы и фунШ"и
1,гЛИ(п=0:0;СУММ(ЕСЛ^(ОСТ'ьф/
(«1: ~ = 0 ; Да л ^ДВСсуп
Эта формула работает тольКо ;
„р11цй. Она не работает с пп« ГДа, когда „
Дохшими из одной с-фоии. ^ьными ди^«он Данные
Чтобы приспособить эту <Ьоп. аз°нами и Гп Состоцт и-> п
^„«онир^ть массив на^ь Работы с
Н®***^разобратьст в том, как работают сложные формулы, представленные в этой главе, можно вос-
i 4T0&LaTbcfl диалоговым окном Вычисление формулы. Выделите ячейку с формулой и выберите ко-
' лоЛ лоомупы1^ Зависимости формула Вычислить формулу. На экране появится окно, пока- ;
i манДУ
ниже. ____________________
| занное
Вычисление формулы
Вычисление:
' Ссылка:
Sheetm$D$5
= 1ЕСГ^п^р;СУЬ^ЕСПк^СГтаТ(СТРСКАЙЭССьШ<"1'’
16tC4ET(Daia)))-l;n)=0;Data;“)))
Функция, используемая 8 этой формуле, изменяет результат при каждом пересчете
таблицы. Результат последнего шага вычислений будет совпадать с результатом б
ячейке, но результаты промежуточных шагов могут не совпадать.
вычислить
i Кнопка Вычислить используется для поэтапного вычисления формулы. После каждого щелчка на ней будет
। выполнено одно действие.
Удаление из строки нечисловых символов
Следующая формула массива веря» чис;ж -ороес°=ГфХ-в«Р™
помимо этого числа, текст. Например, рассмотрим тр ку
ЭТОЙ СТРОКИ ЧИСЛО 14 5. ,,, .11*11*1) •
(=ПСТР (А1,-ПОИСКПОЗ (0 ; (ЕОШ(ПСТР (А1 ; СТРОКА(ДВССЬШ ( „ ^тсТР(А1) ) ) ; 1)*1)*1>)>1
0) ;ДЛСТР(А1) -СУММ ( (ЕОШ (ПСТР (А1; СТРОКА (ДВССЫЛ ( 1 - &Ш1СТР(А1) ,
Следует отметить, что приведенная цифр. На-
прим^р.если вв1сти^ХРА45Я99ф формула вернет неправильный результат.
Поиск значения, ближайшего к заданному
г. . Пянные1 значение, ближайшее к заланно-
Следующая формула возвращает из диапазон Д
МУ (это значение названо Цель):
Глава 17. Применение формул массивов
379
{=ИНДЕКС (Данные! ;ПОИСКЛОЗ (НАИМЕНЬШИМ (ABS (Цель-Данные!.) ;1j ,
ABS(Цель-Данные!);0))}
Если в диапазоне Данные1 есть несколько значений, одинаково близких
вращается первое встретившееся из них. На рис. 17.7 показан пример использ ИСкоЛ1омм
лы. В данном случае искомое значение (в ячейке D4) равно 45. Формула массигВаНИя
вращает чисто 48 — ближайшее к числу 45 из всех чисел, содержащихся в пи Э 8 ЯЧейкп ' л
—^anaso'«<l<
ближайшее к числу
I а в с о е
| 1 Определение ближайшего значения в диапазоне
Искомое значение ->
Ближайшее значение:
2
3
4
5
6
7
8
9
10
II
I13
14
15
16
17
18
19
20
21
-12
203
566
12
20
21
40
48
56
72
102
109
96
97
105
137
1234
165
45
48
,4biei
Рис. 17.7. Применение формулы массива для нахожде-
ния значения, ближайшего к заданному
Поиск последнего значения в столбце
Предположим, что необходимо изменить таблицу данных на рабочем листе добавив но
»ен»™И«Х“"“«ХНл“<"“Х СТ“Лб,'°'' Аи ЭТОГ° неОбхвд"“° “ай™ последнюю запел-
янт «.X Г“!“' ™ “блиц, данных расположена на рабеле»
ние относительно тисто С™ * ™ яанных в сгол6не А нет пустых ячеек, то реше-
значение, уменьшенное на^дашТиспадГ3 ПОДСЧета непУстых ячеек в столбце А. Это
мер, если последнее значение в столбпе д ВТОрой ^гумент функции СМЕЩ. Напри-
значение 100, функция СМЕЩ веонет Находится в строке 100, то функция СЧЁТЗ вернет
вниз в том же столбце. ачение в ячейке, отстоящей от ячейки А1 на 99 строк
Если в таблице данных в столбце А есть ™, - а
тать неправильно, поскольку функция очЕт УС™е ЯЧейки’ то Данная формула будет рабо-
ходятся в таблице, а какие — вне ее 3 не может определить, какие пустые ячейки на-
«иеГюаиш^Г^ТеНа ЭТ0Г° Нелоста™а, однако она работает с таблицей, содеР'
{»ИИДЕСТ(А1:А500;
-_____ ОКА(А1:А50°)‘(А1:А500<>п,1)))}
Часть II. Формулы и фу8^
380
Чт°
р(ьорМУле.
сЯ1
Рать. -
Внимав®'
,Ь1 эта формула работала не только со столбцом а но и с „ г
' \ буквУ столбца А нужной буквой. Если же после н ЮЬ|>1М «Данным, замените
(ЬОРмг'Ло-й строки, замените в формуле число 500 болыии” ?.Г,0ЛНенная ячейка находит-
цИ^е еСЛИ диапазон слишком большой, то скорость вычислений "РИ СЛедует учигы'
Данную формулу нельзя использовать в столбце с котооым
то возникнет циклическая ссылка. Конечно же Фоомупь u Р3001^6- Если вы так сделаете,
мула содержи™ в ячейке ат . к, « . Фч”
Поиск последнего значения в гт
Приведенная ниже формула массива СТРОК©
«*®«й непустой в заданной с™"°^на "Рвущей „„ ,
(.«даже < 1; 1: МАКС <столбец (а : у Р°“ I» случае в ^«рашает «одержимое
Чтобы эта формула работала с дп -
фу,„»н АДРЕС на номер нуадой перВЫй
ранжирование данных
Описанный в этом разделе метод часто используется для панжипоияниа ™
зоне. Например, если есть итоговая таблица с данными о годовых продажах товТров' =’
зземых двадцатью продавцами, то можно узнать ранг каждого и, „нх _ от самого“ыХго
до самого низкого.
В Excel для этого существует специальная функция РАНГ. Но способ, которым эта функция
устанавливает ранги, не всегда устраивает. Например, если два значения относятся к третьему
месту, функция РАНГ устанавливает обоим ранг 3. Однако многие предпочитают присваивать
каждому из значений, относящихся к третьему месту, средний ранг — 3,5.
На рис. 17.8 показана таблица, в которой использованы два метода ранжирования столбца
значений под названием Продажи. Первый метод (столбец С) использует функцию РАНГ.
В столбце D для вычисления рангов используется формула массива, которая в ячейке D4 име-
ет такой вид:
(=СУММ(1* (В4<=Продажи) ) - (СУММ(1* (В4=Продажи) ) -1) /2}
Эта формула введена в ячейку D4 и затем скопирована во все остальные ячейки, распо-
ложенные ниже.
j Здесь каждый ранг вычисляется с помощью отдельной формулы массива, но формулы введены
'На мметкУ в0 все ячейки диапазона.
Все формулы массивов вычисляют количество наибольших значений, вычитая затем по-
ловину количества равных значений минус 1.
ж мо па нт ср ограничивающая необходимость при-
В Excel 2010 была добавлена новая функция РА _ ’ то же ранжирование, что представ-
Новинка V менения формулы массивД7СйЛ^УяЮ^мдоХится в ячейке D4, а затем копируется в нижние
лено в столбце D на рис. 17.8. Эта формул чм
ячейки:
= РАНГ.СР(В4,Продажи)
381
Глава 17. Применение формул массивов
F
G
А В С О Е
помощью формулы массива
6
1
2
8
я
10
11
12
13
Ранжирование данных
Продаж
Продавец И
Казаков 123 000
Серебряков 98000
Гаоан 98 000
Свириденс 98000
Сафонова 25 000
Иванов 101000
Матвеев 305 000
Снежко 145000
Услонцев 145 000
Федоров 121000
Кэспарайтис 124000
Петренко 150000
Функция
Excel РАНГ
6
9
9
9
12
8
1
3
3
7
5
2
ранж. с поМ'
формулы
массива __
Т
10
10
10
8
7
5
2
Присвоен посредственный ранг
Присвоен средний ранг
XL201q
RAhJK-AVG
10
10
10
12
8
1
3,5
3,5
7
5
2
H
16
Рис. 17.8. Упорядочение данных с помощью функции РАНГ и формулы массива
Применение формул массивов для
диапазонов ячеек
В предыдущих разделах главы рассматривались формулы массивов, возвращающие
чения в одиночные ячейки. В этом разделе будут рассмотрены формулы массивов во Ш
тающие не одно значение, а массив значений. ЗВРа
Извлечение положительных значений из
диапазона
Да“ рабОтаЯ ° »™»«Ч»ь>м вертикальным лналазо»»
Данные совпадает "° К««Ч>У с диапазоном
«на Данные (нулевые „ ’“a4eHM ” т“‘'
ОС» (ЛанныеьО,
Как видно на рис пГ’га'Т*1 ’' ’ “EC';!L" < "1: "ИСТРОК(Данные>) I >) I
ошибки для ячеек, которые содеоим^™ несовеРШенна, поскольку возвращает значение
столбце С). Диапазон Данные это * Н?Левь,е ИЛи отрицательные значения (значения в
С4 :С23- Однако формула массива '&22, а Ф°РмУла массива вводится в ячейки
жаших значений. ошибочные значения #ЧИСЛО! для ячеек, не содер-
бе-жать этого недостатка исп^З^3’ ВВеденная 6 Диапазон Е4 :Е23, для того, чтобы из-
((Ifflnpvr ’ СП0^ет функцию ЕСЛИОШИБКА;
'ДВССЫЛ («1 • ’ -Z , - Нные; НАИМЕНЬШИЙ (ЕСЛИI и»
" • ^-‘Ь0.<(дан ))) Ь-ЛИ(Данные>0; СТРОКА ,
' 'ТР0КА <ДВСС^ &ЧСТР0К (Данные)))));"”>>
Часть II. Формулы и ФУН1(1^
яяя обеспечеиия совместимости с б„„
^уйтесь функцией ЕОШ; ра„„„Ми
гПИ<ЕОЦ,(НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(пани tXCei 2007 ЙРП
0 . СТРОКА (ДВССЫЛ ( " 1: " Г"С_
и.а>- ’ Лз • -&ЧСТРОК(Данные) )))))}
“двссыЛ\Д1__—---------------------
в с 0 Е G и
возВращение только положительных значений диапазона
2
3 4 данные 33 Полож. знач. 33 Полож. знач. 33 Полож. знач.
5 -33 44 44 33
б 44 4 4 44
7 4 43 43 4
8 9 -5 0 99 5 99 5 43 99
10 43 6 6
11 -1 8 8 8
12 -2 9 9 9
13 -3 10 10 10
14 -33 11 11 11
15 99 12 12 12
16 5 #*ЧИСЛО!
17 6 «ЧИСЛО!
18 -14 «ЧИСЛО!
19 8 «число1.
20 9 «ЧИСЛО! . —
21 10 «ЧИСЛО! •
22 11 «ЧИСЛО!
23 12 «ЧИСЛО!
24
25
Рис. 17.9. Формулы массивов, извлекающие положительные значения из диапазона
Извлечение непустых ячеек из диапазона
Следующая формула немного отличается от формулы, приведенной в предыдущем разде
ле. Эта формула массива работает с одномерным вертикальным диапазоном, которому при
своено имя Данные. Формула введена в диапазон того же размера, что и диапазон Данные,
и возвращает только непустые ячейки этого диапазона:
(=ЕСЛИОШИБКА (ИНДЕКС (Данные ; НАИМЕНЬШИЙ (ЕСЛИ (Данные»" " ; СТРОКА (ДВССЫЛ
("1: "&ЧСТРОК (Данные) ) ) ) ; СТРОКА (ДВССЫЛ (" 1&ЧСТРОК (Данные) ) ) I
Для обеспечения совместимости с более ранними, чем Excel 2007, версиями Excel вое
пользуйтесь функцией ЕОШ:
(ЕОШ (НАИМЕНЬШИЙ (ЕСЛИ (Данные»" " ;СТРОКА (ДВССЫЛ( "1 - ^Данные •
(Данные) ) ) ) -СТРОКА (ШЧССЫЛ ( "1 "&ЧСТРОК (Данные) ) ) ) ) ; ;ИНДЕКС (Д
..стрХдвссш ест >) >.-
КА (ДВССЫЛ (’’ 1: " &ЧСТРОК (Данные) )))))}
Глава 77
Применение формул массивов
1
мпка ячеек диапазона
Обращение пор fl формуяу мссива обРа6аты
на рис. н ю С'мС^»‘йл^«‘мМ (этодиапазон Данн^’Ч
ячеек, когориме™" 6< Ч
Вот эта формула: ПлНные) -СТРОКА (ДВССЫЛ
(=ЕСЛИ (ИНДЕКС (Данные; 4CTP0KWaH,^^£Kc (данные;
"1-"&ЧСТРОК(Данные) ))+1)- '11&чСтР0К(Данные) ) ) D }
ЧСТРОК(Данные)-СТРОКА(ДВССЫЛ( X- __________
----- --- —7
D
А - 8 С
Преобразование порядка ячеек
Исходный диапазон
Первый
__Второй
Третий
Четвертый
\ Ч
5-ии I
______7-ИЙ ;
8-ой
-----—
- 3-ый j
20-ый ,
Преобразованный
10-ый
j__ 9-ый
8-ой
7-ий
; 6-ий
,___ 5-ий
Четвертый
i_ _Третий
' __
[____Первый
1
2
з
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Рис. 17.10. Формула, обрабатывающая несколько яче-
ек массива, отображает значения диапазона А4 :А13
в обратном порядке
Динамическая сортировка дизпззонз значений
На рис. 17.11 приведен диапазон данных столбца А (диапазон Данные). По мере ввода
пользователем значений в диапазон значения отсортированы в порядке с малого до большого
С. Формула массива в столбце С достаточно проста:
^НАИБОЛЬШИЙ(Данные,СТРОКА(ДВССЫЛ ("1: "&ЧСТРОК(Данные) ) ) ) }
Если вы предпочитаете избежать появления ошибки #ЧИСЛО 1, используемая формула
должна принять такой вид:
{=ЕСЛИ(ЕОШ( НАИБОЛЬШИЙ (Данные, СТРОКА (ДВССЫЛ ("1;" &ЧСТРОК(Данные) ) ) ) ) ,
НАИБОЛЬШИЙ (Данные, СТРОКА (ДВССЫЛ ("1: "&Ч СТРОК (Данные) ) ) ) ) }
Обратите внимание на то, что формула работает только со значениями. На диске имеется
аналогичная формула массива, которая работает только с текстом.
ИКаЛЬНЫХ Значений диапазонз
{индексХнны'Х Г"™ этого Диадазода-3 ДаННЫе Сле^Ую^ формула массива соз^
ГРОк(ДаннЫе)))))} Даннь1е;Данные,-0) ;--") ;
384
Часть II. Формулы л
2
A
диапазон значений
^ИСЛО!)
4 44
5 25
б 89
7 43
8 31
9 105
10
И 55
12
13 233
14
15
16
I7
18
19
20
ц
22
23
24
25
26
27
2S ... .............J
29 !
31 ;
32 j
33 : j
34 3
35
105 233
89 105
55 89
44 55
43 44
31 43
25 ;— — 31
«ЧИСЛО! •- 25.
«ЧИСЛО! ----
«ЧИСЛО! ----
«ЧИСЛО!
«ЧИСЛО!
«ЧИСЛО!
«ЧИСЛО! ~-------
«ЧИСЛО!
«ЧИСЛО! / *
«ЧИСЛО! '
«ЧИСЛО!
«ЧИСЛО!
«ЧИСЛО!
«ЧИСЛО!
«ЧИСЛО! !
«ЧИСЛО! .
«число!_; ;
«ЧИСЛО! _ ,
«число!___1 :__________
«ЧИСЛО! ' :_________
«ЧИСЛО! '__________
«ЧИСЛО!___ !___________
«ЧИСЛО! ! < _____
7.1 ]. Формула массива, отображающая значения столбца А в отсортированном виде
ячейки Ф°РМУла не будет работать, если в диапазоне Данные есть пустые ячейки. Свободные
#ЧИСЛоТ диапазоне’ содержащем формулу массива, заполняются значениями ошибки
! • Пример использования этой формулы показан на рис. 17.12 в столбце С.
Уникал^Ю1ЦаЯ Ф°РмУла’ использующая функцию ЕСЛИОШИБКА, также формирует список
Ния НЫх значений и при этом в диапазоне, содержащем формулу массива, вместо значе-
в столб бКИ #ЧИСЛО! вставляет пустые строки. Эта формула на рис. 17.12 использована
(ДанныеШ^БКА (ИНДЕКС (Данные; НАИМЕНЬШИЙ (ЕСЛИ (П0ИСКЛ03
, ММЫе : ° > =СТРОКА (ДВССЫЛ ( " 1 : " &ЧСТРОК (Данные) ) ) ;
(Данные ; Данные; О) ; " " ) ; СТРОКА (ДВССЫЛ ( " 1 "&ЧСТРОК (Данные) ))));"")}
а ^7. Применение формул массивов
385
। Воэврви'ение
4
5
6
7
в
9
10
11
12
13
14
16
17
18
19
20
данные
Собака
Собака
Собака
Собака
кошка
Кошка
Кошка
Кошка
Обеюяна
Кошка
Слон
Слои
Слон
Голубь
Голубь
Г олубь
Осел
Собака
Обезьяна
D Е
“ значений диапазона
с„и<к.»"К"ль"
уникальные знач.
Собака
Кошка
Обезьяна
Слои
Голубь
Осел
«ЧИСЛО! j
«ЧИСЛО!
«ЧИСЛО!
«число!
«ЧИСЛО! •
«ЧИСЛО!
«число!
«ЧИСЛО!
«ЧИСЛО!
«ЧИСЛО!
«ЧИСЛО!
«ЧИСЛО! ____I
«ЧИСЛО!
уникальные знач.
Собака
Кошка
Обезьяна
Слон
Голубь
Осел
23
24
Рис. 17.12. Формула массива, создающая список уникальных значений диапазона
2.
3.
5.
386
Создание календаря
На рис. 17.13 показан календарь, который содержится в диапазоне ячеек. Если вы изме-
ните дату вверху, календарь преобразуется для отображения дней заданного месяца года.
Для того чтобы создать этот календарь в диапазоне В4 : Н9, выполните следующее.
1. Выделите диапазон В2:Н2 и объедините все ячейки, выбрав команду Главная^
Выравнивание^Объединить и поместить в центре.
Введите дату в объединенный диапазон. День месяца значения не имеет.
Введите в диапазон ВЗ : НЗ сокращенные наименования дней недели.
4. Выберите диапазон В4:Н9 и введите эту формулу массива. Внимание: для ввода
формулы массива следует нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter> (а не толь-
ко на <Enter>).
(=ЕСЛИ (МЕСЯЦ(ДАТА(ГОД(В2) ;МЕСЯЦ(В2) ; 1) ) оМЕСЯЦ (ДАТА (ГОД (В2) ; МЕСЯЦ1В2
) ;1)-(ДЕНЬНЕД(ДАТА(ГОД(В2) ;МЕСЯЦ(В2) ;0) ) -
1) + {0:1:2 : 3 :4 : 5 ) *7+{1; 2 ; 3 ; 4 ; 5; 6 ; 7 } -1) ; " " ; ДАТА (ГОД (В2) ;МЕСЯЦ(В2) ;!)-
(ДЕНЬНЕД(ДАТА(ГОД(В2)/МЕСЯЦ(В2)/ 0) ) -
1) + {0:1:2:3:4:5)*7 + {1;2;3/4;5;6/7}-1) }
Отформатируйте диапазон В4-. Н9 для использования пользовательского числового
формата. Д. Этот н(аг форматирует даты для отображения только дней. Для задания
этого числового формата необходимо обратиться к категории Все форматы вкладки
число диалогового окна Формат ячеек.
Настройте ширину столбцов и задайте нужный формат ячейки.
змените значение месяца и года в ячейке В2. Календарь обновится автоматически-
Часть II. Формулы и фУн1<^
6.
7.
„Х”
такой календарь, вы можете скопировати
ра6очу,<’""и,у его на лю6ой „,™
Вс
1
8
15
22
2S
Пн
2
9
16
23
30
Вт
3
10
17
24
31
Август
Ср
4
11
13
25
Чт
5
12
19
26
Пт
6
13
20
27
Сб
7
14
21
28
Рис. 17.13. Календарь, созданный
помощью одной формулы массиеа
0 говоря, формула возвращает значение даты но
% что отображается только день. Обратите внимант/иГ™ 0тфоРма™рованы таким
обра3массивы констант. НИМание на что в формуле использу-
<шмая Подробнее о массивах констант см. в главе 16
>Р«ацИ’ .
Рлава 17. Применение формул массивов
387
Создание
диаграмм
и изображений
ЧАСТЬ
В пяти главах этой части описываются средства Excel,
предназначенные для работы с диаграммами и ри-
сунками, т.е. для визуализации данных, включая новую гра-
фику спарклайнов (инфолиний). Вы узнаете, как эффективно
использовать средства Excel по созданию диаграмм для гра-
фического представления ваших данных и средства рисова-
ния для оформления рабочих книг.
В этой части...
Глава 18
Основы построения
диаграмм
Глава 19
Расширенные возможности
построения диаграмм
Глава 20
визуализация данных
с помощью условного
форматирования
Глава 21
Графика спарклайнов
Глава 22
Работа с изображениями
и рисунками
основы построения
диаграмм
олыпинство людей считают, что Excel — это просто
[У' большое количество пронумерованных столбцов и
строк. НО, как вы уже знаете, программа Excel не так проста
особенно тогда, когда необходимо представить данные в гра-
фическом виде. На самом деле Excel, вероятно, наиболее час-
то используемое программное обеспечение, которое применя-
ется для создания диаграмм.
В этой главе описываются основные средства построения
диаграмм, которые предлагаются в Excel.
Одна из новых возможностей, появившихся в Excel 2010, -
это спарклайны, или инфолинии. Инфолиния представляет
собой мини-диаграмму, помещенную в одну ячейку. Инфо-
линиям посвящена целая глава - глава 21.
ГЛАВА
18
в этой главе...
Что такое диаграмма
Как Excel работает
с диаграммами
Создание диаграмм
Практика: создание
и настройка диаграмм
Настройка диаграмм
Типы диаграмм Excel
Продолжение следует.
V
Новинка
Что такое диаграмма
Начнем с базовых понятий. Диаграмма — это способ на-
глядного представления информации, заданной в виде табли-
цы чисел. Диаграммы, которые также называют графиками,
стали неотъемлемой частью программ электронных таблиц
еще со времен появления программы Lotus 1-2-3. Первые
средства построения диаграмм были очень ограниченными,
чо со временем эти возможности значительно улучшились, и
сейчас Excel располагает средствами для создания разнооб-
разных диаграмм.
Демонстрация данных с помощью хорошо продуманной
^ИагРаммы помогает лучше понять их и может существенно
^корить работу. Так как графики представляются в виде изо-
бражения, они могут быть очень полезными для анализа ря-
в чисел и представления их взаимосвязи. Создав диаграм-
- можн0 определить тенденции и структуру процесса, пред-
сдеВЛеНН°Г0 таблицей чисел, что практически невозможно
лиагпТЬ’ Имея лишь таблицу. Для ознакомления с элементами
амм обратитесь к врезке “Элементы диаграмм .
построения диаграмм
391
На рис. 18.1 представлен пример листа, содержащего простую диагра^
сражает объемы продаж фирмы за месяц. ^У, Ко-!(^
(п
; Месяц
2 Яне
Фее
Мар
Алр
Май
Ион
И»ол
Авг
Сен
112 НОЯ
13 Деи
14
15
16
17
13
Продажи
1801833
1681600
1796 045
1694478
1 702440
11Э4778 ,
1119 737
1196821
1 799386
2ОС2 965 ' 1000 000
2198405 ,
2284 015 500000
2 500 000 .
; 1500000
Продажи по месяцам
' 2000000
° Яне *еБ Мэр Апр Май Июн Июл
Рис. 18.1. Простейший пример гистограммы, содержащей ежемесячные объемы продаж
Достаточно одного взгляда на диаграмму, чтобы определить, что летом (июнь, июль и ав-
густ) количество продаж меньше, чем в последние четыре месяца года. Разумеется, вы може-
те просто изучить числовые значения, но графическое отображение данных делает этот про-
цесс более наглядным и быстрым.
Гистограмма — это всего лишь один из многих типов диаграмм, которые можно создать
с помощью Excel. В этой главе мы обсудим все типы диаграмм, что позволит вам принял
правильное решение при обработке данных.
5
6
Как Excel работает с диаграммами
Диаграммы создаются на о
паспотп64 ДИаграмм необходимо их ввести С°Держащихся на рабочем листе, поэтому перед
Одна 7иТНЫ НЭ °ДН0М листе ИЛи в отдельнл“ b^H° данные> используемые в диаграммах-
™ -—
Диаграмма ' °Г° количества листов и даже из не-
скольких рядов 1эни1^ЪеКт’ СОадава6МЫЙ Excel "4
представлены, зависит ’ К°ТОрь1е пРеДставляются R Л°1 °бъект создается из одного или не-
лам данных, то <>н 6v Т ТИПа диагРаммы). напп ^фическом виде (как именно они буДУ1
Данные для каждого пяп7 СОдер*ать две линии ИМСР’ еСЛИ ВЬ! стРоите график по ДВУМ
с«язаны с ячейками рабочХРаНЯТСЯ 6 отде-°ьном сто £аЖДая для представления одного ря>
«ию. которое находится ? ЛИСта. Ка*Дая точка ИЛИ С1роке- Ряды даннь,х
Лают раэн>'° толщину. цйе1ЛнедЬН0Й ЯЧейке- Чтобы3 ЛИНИИ граФика определяется по
-ти наносят специальн °ТЛИЧить линии друг от друга. д-пЯ
Ые метки данных.
—......... .
Часть III, Создание диаграмм и
392
‘ ПИС 18.2 представлен пример графика, представ™ Н1сти, вторые содержат данные за 12 месяцев. Чтобы пТ° Ч"СЛ08ь,е "оследова- « маркерь1’ показанные в легенде под диаграммой различа™ ряды данных, исполь- этой диаграммы видно, что показатели восточного региона по ремя как показатели западного региона демонстрируй отн^Хшующ" б СНИЖаЮТСЯ’ 8 то R С ? ‘ ~ ' ~~~ ——
А Западный Восточный ° - .. регион регион i 2С 634 41 283 50Э30 - .... 2 X 19 363 41 110 45000 Жемесячные пР°Дажи ПО 4 мар 19199 39043 до эоо W—-* регионам 4 20 956 38 571 fe— 5 АЛ- 21079 37 879 1 35 000 , б Май £* ИЮН 21508 34 489 : 30 18 502 31349 ЛК. 8 |/!|0'Л 2 5 00Э X— дог 21303 31884 . "W 9 АВГ 1£) Сен 19 792 32 234 20 КО - 11 Окт 20 943 30 721 \5 * р ноя 20 715 27141 13 Дек западный регион 14 5 ООО " -в- Восточный регион 15 io: , , , г 16 ЯнЕ ®еЕ АпР Май Июн Июг. Двг Сен Окт нов 18 12
Рис. 18.2. График, содержащий две числовые последовательности
Никогда не забывайте, что диаграммы Excel— динамические. Другими словами, диа-
грамма связана с данными рабочего листа. Если изменить данные, то автоматически про-
изойдет обновление диаграммы в соответствии с новыми значениями.
После того как диаграмма была создана, всегда можно изменить ее тип, добавить специ-
альные атрибуты форматирования, дополнить ее новым рядом данных, изменить диапазоны,
на которые ссылаются существующие ряды данных, а также выполнить другие действия.
Перед созданием диаграммы следует определить, где будет находиться новая диаграмма,
на существующем рабочем листе (внедренная диаграмма) или на новом листе диаграммы.
Можно легко переместить внедренную диаграмму на отдельный лист диаграммы и наооорот.
Внедренные диаграммы
Внедренная диаграмма обычно Ра™°”“е представленные выше а
еще называют графическим. Обе диа диаграмму .
внедренными. д , (текстОвое поле, изображен еУ вьШолнять
Как и другие графические объекты (т выравнивать фзни
в ТОМ, ЧТО их можн
Ремещать, изменять ее размеры и пР°П°Р^дреннЫХ диа^амм С^ТО^П^ ДД» их п0'
гие операции. Основное преимущество BHef данНЫМи, которые исп
Расположить, а затем и распечатать ря необходимо активи
стРоения. „upпоенную диаграмму, зКГИВИзаци«< Д»«-
Чтобы внести какие-либо изменения во ^ой кнОпкои мыт»
Р°вать. Для этого нужно щелкнуть на
Рлэва Т8, Основы построения диягрзмм
393
.. при сочные вкладки под общим заголовком рак
|пам\»ы появятся три новьн ленто гныс . ^абота
мами которые содержат вес команды, нсооходик ,с ь’ с ДИаграмм;1. С
каждая щатрамма начпнаегся как внедренная диаграм . сключе11цсм ЯГ1Л}| ‘ 1,1 (()д
гда вы создаете диаграмму по умолчанию, вы рав данные и нажав клавишу СлУча?1(1у
случае, диаграмма создается на отдельном листе. 11^ ,
ч
Диаграмма, расположенная на отдельном ди
Когда диаграмма hcjiiikojM размещается на листе, просмотреть ее можно *
тыке этого листа. Листы с диаграммами и листы с данными могут быть “n ’ ^ejI,cHVn
чей книге. РаСсс«пЬ1'’
Дм того чтобы перенести внедренную диаграмму на лист, щелкните на п
чтобы ее выбрать, а затем выберите Работа с ДИаграммамис>Конструктор|-ИрГраММе Для
Переместить диаграмму. В результате Excel выведет диалоговое окно П "* ЭСГ1О'Г1ОД(е Т°Г°’
граммы, предсгаменное на рис. 18.3. Выберите опцию на отдельном лист
листа с диаграммой (или примите имя, предоставленное Excel по умоли И 3аДаЙте и
кнопке ОК. в результате чего диаграмма будет перенесена и активизиповоТ^' ^кню
граммов. провал новый Лцс е "а
СГсДиа-
^пятном направлении. Вы можете выбрать диаграмму, разме.
Эта операция также работает и в обрат лист как внедренную диаграмму. в
щепную на отдельномХающемся листе, азатем из раскрывающегося спИСй
выберите рабочий лист.
Совет
Рис. 18.3. Диалоговое окно Перемещение диаграммы позволя-
ет переносить диаграмму на лист
Диаграмма, расположенная на птп«
" ИД'; '“«* етДХ°“ 7™’ 3а""“аеТ Лист' ПоэтомУ. чтобы »
"ОЧ Тисте. аТЬ “"'" ° д"аг1гам“. »М«Т "С„ис,"СП0Л1'10"аТ1’ Л"СТ диагРам““- Е“‘
легко отыскать • Жагь загроможДения рабом,.- 1СЛ Строить ка*Дую из них на отдель-
на активизипус? ЛИаГра,ММу’ присв°ив листам^СТа' Кр°Ме Т°Г°’ Этот метод ПОЗВОЛЯС1
общим заголовком Раг;^ ЛИСЗ /Ц1а,Раммы ПОяв ДИаграмм содержательные имена,
граммы. ота с Диаграммами гак -'ЯЮ,СЯ ?РИ 110ВЫе ленточные вкладки 1,0/1
Excel npejcTag №. КЗК И При ак™визации внедренной Д,,а
What You Gei J Г ЛиагРаммы в гак
выглядел, точно таТже ™ И ПОяУ‘Ги^). режиме WYSIWYG (What You Sec b
с* на ""Ране, CTejycTW’aK HHaj,HCfc лиаграМм. .511р,И1’ <ГГ0 Распечатапная диаграмма буЛ1’
г,Аи., также измеиип>орие1>ЮКа11’СЯ "°Л()сами п*п Диа|рамма полностью не помет**’
жкшнИ»**
'и Раз«та стран ''“"«"Ой "» альбомную или иаобоР"'1»”
эраметры страницы^ОриентаЦ^
394
^асть Создание диаграмм и изобр3*
,„«»» "еГКО "Р'0бр110МТЬ яиагра«У. расположенную „„ „
ЭР»1" 8Ь,6еРИТе КОМаНДУ Раб0Та г- диагг.,,^^, .лисе. во внелрен-
<iy. котораЯ °ТКРОет Диало,овое о™» Перемещен " ’^РУ^Пвреместать
дИ^^мся СПИСКе имеК)Щемся листе выберите лист ^Д РаММЫ' В этом окне в рас-
<” да»>Ра,лма' П0И1е щ“чка Н,а "но,|те OK Excel автора""™’0" 6уяет »»
<Х-СГЮ « "а указанный лист. Эзу операции, можно ввшолн^*’УДМИТ ;1ТС| с Диаграммой
’ > »-,6раТЬ »недреННуЮ диаграммУ и переместить ее на иов""й " ‘ °6р"НОМ
ли профессионально работать с диаграммами, надо знать элемр
приведена диаграмма, на примере которой мы покажем основные элеХХ^^^0 Ниже
a •- „
. Месяц Посетители Продажи
825 92
2 Яне
897
з Фёа
1032 121 1400
4 Мар
5 Апр 765 83 ;1 200
$ Май 802 96 :1 ОХ
7 Июн 865 88
: 8оо
8
9 : боо
10 ; 400
11 ; 200
825
О
12
13
14
15
Посетители и продажи
Продажи
120 -
1 052
Янв
897
100
865
S3
20
Фее Мар
Посетители
Мар
АПР ______
-•-Продажи
Май Июн
' 50
Здесь показан пример комбинировзнной диаграммы, которая отображает два ряда данных. Посетители
и Продажи. Значения количества посетителей изображены в виде вертикальных колонок, а значения коли-
чества продаж - в виде линии с круглыми маркерами. Каждая колонка (или маркер линии) представляет одну
точку ряда данных (данные, содержащиеся в одной ячейке). «
Диаграмма имеет горизонтальную ось, которая называется осью категорий. Эта ось отображает категорию
каждой единицы данных (Янв, Фев и т.д.). Метки внизу диаграммы (месяца) являются метками оси категорий.
Обратите внимание на то, что рассматриваемая диаграмма имеет две вертикальные оси, которые называются
оси значений. Левая ось предназначена для колонок (Посетители), а правая - для линии (Продажи).
Шкалы этих осей отличаются друг от друга. Левая ось содержит значения от 0 до 1 400 с шагом ъ 200 единиц.
Правая ось использует другую шкалу значений: от 0 до 120 с шагом в 20 единиц.
Использовать две вертикальные оси очень удобно в тех случаях, когда две числовые последовательности зна-
чительно отличаются друг от друга. Например, если для представления ряда данных Продажи использовать
левую ось, то этот ряд почти сольется с горизонтальной осью и его не будет видно.
Многие диаграммы содержат легенды, в которых определяется внешний вид рядов данных. В приведенном
"Римере легенда размещена под диаграммой. В некоторых диаграммах используются подписи данных, кото-
Ре показывают значения каждой точки ряда данных. В нашем примере подписи данных используются для ря-
Посетители, для ряда Продажи подписи данных не отображаются. Дополнительно многие диаграммы
ом числе и та, что показана на рисунке) содержат заголовок диаграммы \л названия осей.
Глава Т». Основы
построения диаграмм
395
С03А 1MV чрезвычайно про^ построеиа диаграмма.
Создать диаграмм- коТОрЫМ б>’де данНые.
1. определите да»" ’ c(Wep*^“ д затеМ тип диаграммы. ПоСКоп
2‘ BbUe::ZaX Дерите конкретный Под<.
3’ каждый тип диаграммы и контекстных вкладок Работа с й
своей диагтаммьг ьЮ коМ’НД ее струКгуру, добавьте
д (Необязательный.) шННЙ вид Д»агР4 У4а‘
;Р;тетеаилиИииХементы диаГ^’ Для этого выделите диапазон ячее^
«пжно создать одним иажа™^пбоазиТЬ в диаграмме, и нажмите клавишу <Flb
которые h^mo 0 Достроит на этом листе диаграмму на осно^
новый лист мЫ, исп0Льзуемыи по умолчанию.
/ Данных, применив при э™диаграммы необходимо, а.
Хммы по умолчанию является ги то и команду Работа с
Х^п диаграммы по yMon^^3MeHMTb тИП диаграммы. В диалоговом окне Из-
раммы щелкните на Сделать стандартной.
Практика: создание и настройка диаграмм
“ , „ „„„„мы все этапы построения диаграмм,»
в этом разаеле на основе примеров оw»e“ никогда № COMawll, диаграмм,ю
вы с “
освоите науку создания диаграмм.
в» примеры дат. ряда содержатся в рабочих игах, которые можно наити на ори®-
Из СО-ЙОМ мом к компакт-диске.
На рис. 18.4 показан рабочий лист с данными. Эти данные отражают по меСЯЦ^тветству.
деление посетителей, разбитых на три возрастные группы. (Точнее, эти данные со
ют распределению посетителей по возрастным группам, при этом принадлежность ^даТ0.
ля к той или иной возрастной группе определялась визуально без применения опроса.
му сумма процентов посетителей всех возрастных групп не равна 100%.) В данном
данные оформлены в виде “официальной” таблицы Excel, но это не обязательное тре
для создания диаграммы. (Напомним, что таблица в Excel создается с помощью к
Вставка^Таблицы^Таблица.)
Выбор данных
Первым этапом построения любой диаграммы является выбор необходимых ДанН 1ере
мъГвы^ет^м Ы выоранные данные включали заголовки строк и столбцов. В нашеМ , (в
стотбцеА!) ДИапазон A4:D1°- который включает названия категорий, а не т
396
Часть III, Создание диаграмм и изобра
удовлетворение спроса покупателей по возпа '
2 Процент "очень довольных" по возрасту покупателя РаСТНЬ|М Группам
Рис. 18.4. Данные, на основе которых будет построена диаграмма
Если данные ваших диаграмм используются из таблицы (или лпямпитпии^
„ого о, других т„Ых), _0 вы6рэть zlzxx
точно угадывает диапазон диаграммы. практически всегда
Совет
/
? Данные для диаграммы не обязательно должны быть расположены в одном смежном диапазоне
/На заметку Чтобы выделить несколько диапазонов, нажмите клавишу <Ctri> и щелкните на нужных ячейках
В этом случае Excel будет использовать для построения диаграммы только выделенные ячейки Тем
не менее исходные данные должны хранился на одном рабочем листе. Чтобы построить диаграмму
на основе данных из разных рабочих листов, следует добавить дополнительные ряды данных после
создания диаграммы. В любом случае данные будут скопированы на один рабочий лист.
Выбор типа диаграммы
После выделения на рабочем листе необходимых данных следующим шагом процесса по-
строения диаграммы будет выбор ее типа. Выбор типа диаграммы осуществляется в группе
Диаграммы ленточной вкладки Вставка. Когда в этой группе команд вы щелкаете на какой-
либо кнопке, представляющей один тип диаграмм, открывается список подтипов этого типа
диаграмм. Таким образом, для создания диаграммы надо выбрать не просто тип диаграммы,
а его конкретный подтип.
В нашем примере команда Вставка^Диаграммы^Гистограмма^Гистограмма с груп-
пировкой создает диаграмму типа Гистограмма подтипа Гистограмма с группировкой. По-
сле выбора типа и подтипа диаграммы Excel сразу построит на основе выделенных данных диа-
грамму выбранного типа (рис. 18.5).
Переместить диаграмму можно, перетащив ее за рамку. Кроме того, можно изменить ее
размер, щелкнув и перетащив диаграмму за один из ее углов.
Эксперименты с макетом диаграмм
Диагра„ма, „окатанная на рас. 18.5. имеет привлекательный
гисщ б0ВаТЬ пРименить ОДИН из предопределенных макетов, разра с
Чт^к,ММ С ГРУППИРОВКОЙ- выделите ее и выберите команду
paR ы поэкспериментировать с макетом диаграм • ^о^ппрсс-макет.
Та с Диаграммами^Конструктор^Макеты диаграмм
Ва Основы построения диаграмм
397
G
H
I
<50
• 30-49
50*
-----
4 ₽ к D
Удовлетворение спроса покупателей по возрастным группам
гокупогпс 6 зсмсимости от еозросто
90S
j 80S
I 70S ,
dO*. г
' 5OS 1-
I I
40S
30!S
I20S-I
11п'
I OS 4-
„ Яне
e ©«•
Мэр
Алр
Я M4*.
_ И«ОН
11
12
29%
—_________в
48%.___53”
51%. -5—
_ 75%
76%
73%
75%
70*1
78%J
14
It
к
13
С группировкой
рис. 18.5. Построенная гнетов макетОв Макет определяет
для каждого типа диаграмм Р определяет элементы, которые будут распопа^
Назаметку оформления диаграмма Точн№ ° может ^pwb дополнительные элементы
в диаграмме, и их местонаходанл . и т л КонечнО1 можно flo6am
такие как заголовки диаграмм, ме wНо среди предложенных
элементы на диаграмму-и без пред г* полной мерв) все равн0 проще буда
,0. м не лае —, - в дающие изменен»,
нить наиболее подходящий макет, а затем
огнАмма к которой применен макет под номером 3. Как вл-
" "еремк™легенда под о6ласть "острое“'“
rPaZ ,TOra примерз .попке подаодпшм заголовком может служил в заголовок Удоеле
творение спроса покупателей по возрастным группам.
Название диаграммы
1 90% Q----------------------О------------
80S -
704
60S
504
40":
30%
20%
10%
О':
-и t
мш
Мар Апр Мей И юн
<30 «30-49 50*
точной вкладке Работа В ;1награмму можно
тинии сетки, добавит! <- ° ^иагРаммамис>Макрт "^М01Чь’0 команд, расположенных на
проста и интуитивно поп™ ЮВКИ 0Сс^' ЛеРвместит ТИ Кома,1ДЬ| могут, например, УДаЛ"
понЯтна. Р^гигв легепду и т п с кома1^
___________________—------“^£0^6^
Часть III. Создание диаграмм и изо
398
Заголовок диаграммы - это просто текст, который можип в
новить связь заголовка диаграммы с ячейкой содеож^юа Вру4Ную' Но м°*но также уста-
с^т связь, щелкните на заголовке диаграммы, введите змк Д^заголовка- Чт°б« создать такую
жащую текст заголовка. Excel покажет введенную фоомут/ Венства Н и укажите ячейку, содер-
мере целесообразно установить связь заголовка диграммы сяче' Ф°₽Мул' В нашем при-
днугой взгляд на данные
й нашем примере диаграмма показывает шесть категорий (месянкП п
15 „пястные группы) в каждой категории. Возникав ссяш>') по три точки данных
(три в° другим способом? рос’ можно ли представить эти
ДаНПопробуем сделать это. Выделите диаграмму и выберите ком™™ pafi„T
П5онструктор^Данные^Строка/столбец. На рис. 18 7 ПП?У Р 6 С диаграм'
МаК/| х.янПы — теперь категориями стали возрастные mvnn азан РезУльтат выбора
оТПЙ команды н н Р стиыегруппы, анемесяцы ивкяжиой к-ято
содержится по шесть точек данных. К измененной диаграмме , таие нр„„”руГой
Г акет который больше подходит для данного случая. Р другой
! Ориентация данных кардинально влияет на внешний вид диаграммы. Программа Excel имеет
На заметку собственные правила, по которым она определяет ориентацию исходных данных Но если ориен-
тация данных, предложенная Excel, не соответствует вашим ожиданиям, - измените ее.
Название диаграммы
90% --
80%
70%
60%
50%
. 40%
; 30%
; 20%
i 10%
i 0%
Рис. 18.7. Диаграмма после изменения ориентации данных
Диаграмма при этой новой ориентации раскрывает новую информацию,^ *°™Рая не явля-
лась столь явной в предыдущей версии. Для обеих возрастных групп <-и такой
ся снижение удовлетворения спроса в марте и апреле, однако у возрастав груп
Тенденции не наблюдается.
Другие типы диаграмм
„„ ымсптооым соображениям мы выбрали
Хотя при начальном построении диаграммы п нашим данным другие типы
И" Гистограмма, никто не мешает попробовать ^«^«^^^ХХ-есГкомандой
аграмм. Чтобы изменить тип диаграммы для всех ряд ткрь1вает диалоговое окно Изме-
^^Тип^Изменить тип диаграммы диаграмм прел^ваепь.
в п» /Ипа диаграммы, показанное на рис. пиктограмм. Выберите подтип
ле«ой части этого окна, а подтипы - в правой части в виде пиктогр
399
Ва 48. Основы построения диаграмм
, Гпазу преобразует вашу диаграмму в
пке OK. Excel ср У льтат, на который рассчиты»Тй%
=-==’=Sss=:""-“”"“'n’
Точечная
£
Кольцевая
Яг
Г
Биржевая
Поверхность
Пузырьковая
Лепестковая
: j щабпоиы
jjf rKTorpawa
i/X График
Круговая
Линейчатая
С областям
Круговая
Угравление шаблонами. J Сделать стандартно.^
Рис. 18.8. Диалоговое окно для выбора типа диаграммы
Гнстогрвмма
Ш SM*S SI 3g!
ОК I Отмела |
Кроме того, тип диаграммы можно изменить, выбрав диаграмму и воспользовавшись возмохн
стями команды Вставка^Диаграммы.
/
Применение стилей диаграмм
Внешний вид диаграмм можно также изменить с помощью предопределенных стилей.
Команда Работа с диаграммами^ Конструктор^ Стили диаграмм отрывает палитру сти-
лей, где можно выбрать различные цвета и эффекты для своей диаграммы.
I Стили диаграмм, отображаемые в палитре стилей, зависят от темы рабочей книги. Если с помо-
£ ,заи^ щыо команды Разметка страницы^Темы вы выберете другую тему для своей рабочей
книги, то стили диаграмм также изменятся. Другими словами, для каждой темы разработаны
свои стили диаграмм.
ними столбики диаграм^ьГ™ ДИаграмма после применения стиля, который делает объем-
Настройка диаграмм
-тойки ДИаГраММ'
В этом разделе описаны некоторые часто используемые возможности настри
Перемещение и изменение размеров диаграммы.
Копирование диаграммы.
Удаление диаграммы.
400
Часть III. Создание диаграмм и изобра*е
Рис 18.9. Диаграмма удовлетворения спроса покупателе
различных типов окупателеи .представленная с помощью четырех
Добавление элементов диаграммы.
Перемещение и удаление элементов диаграммы.
Форматирование элементов диаграммы.
Печать диаграммы.
Прежде чем приступать к модификации диаграммы, ее нужно активизировать Чтобы активизи-
ровать внедренную диаграмму, щелкните на ней. При этом активизируется вся диаграмма и бу-
дет выбран тот элемент, на котором вы щелкнули. Для того чтобы активизировать диаграмму,
расположенную на отдельном листе, щелкните на ярлычке этого листа.
Изменение размеров диаграмм
«чмпй то ее можно свободно перемешать. Для пе-
Если вы работаете с внедренном диаграм ’ затем перетащить ее. На углах и в цен-
ремещения диаграммы нужно щелкнуть на ее РамКе‘ (11меюШие вид трех точек), при навод-
трах рамки появляются специальные маркеры размер После этого можно щелкать на
в на которые маркер становится двунаправленной стрелкой.
этих точках и изменять размеры диаграммы. настроить с помощью команды Ра-
Когда диаграмма выделена, ее точный размер мо' Размер диаграммы можно изме-
бота с диаграммами^Конструктор^Формат ^^н1^
размера.
нить с помощью стрелок или непосредственно, в
Перемещение диаграмм
Пеп?/'51 ПеРемещения диаграммы нужно щелкнуть на ее рамке, а затем перетащить ее. Для
„.'^^'Цепия внедренной диаграммы можно использовать стандартную процедуру выреза-
" Ставки. Фактически эго единственный способ переместить диаграмму с одного раоо-
401
построения диаграмм
и выберите команду Главная^ Буфе
. Виде»« даагра”“да>ш <С<П+Х>). Затем активизируй
чего лвсга на ДРУ* » выбери« команда ГЛавная«Буф ’Ч,(
иа«Вырезать («« "’**««»»аграм " ав„ш <Ctrl+V>>. Новое местополод,^“Ч
рядом с которой а-« ком6»»“"ю ” „ли даже в ЯРУ™ рабочей книге. Е Ч.
^Вставить ом рабочем то автома™ческИ устанавливаете, свя" *
,рам»ы мо«« 6ь,ТЬ ", «тую рабочую амма, „ рабочем книгой, содер* 1 te
,р»мма "«Р«еша7, Хую la диа^а“ма-
ет. рабочем к“"га „„„ которая п<,стр отдельный лист диаграмм, выделите
м.«ые " ввелренйУ» «агра2граМмами«Конструктор«РаспопОЖеи;*
Л“ х- -Чгмещение яиагра*:
Копирование диаграмм
,й диаграммы, нажмите и удерживайте наЖатой
Чтобы сделать тонную копию ее в другое место.
,v <Ctrl> Щелкните на диаграмме и п Р ном листе, проделайте ту Же п
скопировать диаграмм,, т котором она находито,
« во перетаскивайте не саму »"аТа““’’ ^мюоит, стандартную процедуру копи,»,
“Та копирования диаграммы мои» команду Главная^Буфер обменам
и вставки Выделите диаграмму и гtrl+c>). Затем активизируйте ячейку, ря.
выберите команда Главная^
ДОМ с которой должна появимя да т иавиш <ctrl+V>). Новое местоположи
обмена^Вставить (или “ажм"’е ““ ем листе или даже в другой рабочей книге. Если л»
диграммы может быть на друк»Р>“« устанавливается связь между
rS”«X'« Х"-Ха диаграмма, и рабочей книгой с исходными дан™
Удаление диаграмм
Чтобы удалить внедренную диаграмму, нажмите клавишу <Ctrl> и щелкните на диаграм-
ме (в результате диаграмма будет выделена как объект). Затем нажмите клавишу <Delete>.
Чтобы удалить диаграмму, расположенную на отдельном листе, щелкните правой кноп-
кой мыши на ее ярлычке и выберите из контекстного меню команду Удалить.
Добавление элементов в диаграмму
метки
Чтобы добавить в диаграмму новые элементы (такие, как заголовки^ леген , pag0T3 с
ных или линии сетки), следует воспользоваться командами ленточной вкладки ичесК))
диаграммами1^ Макет. Команды на этой вкладке разбиты на группы, содержащие
связанные команды. Работать с этой вкладкой легко и интуитивно понятно.
Перемещение и удаление элементов диаграммы
Некоторые элементы диаграммы можно перемещать (например, заголовки, а за-
метки данных). Чтобы переместить элемент диаграммы, выберите его, щелкнув мь ^деЛцте
тем перетащите в нужное место диаграммы. Чтобы удалить элемент диаграммы,
его, а затем нажмите клавишу <Delete>.
__________________„„„_____
Часть III. Создание диаграмм и изо
402
вЬ1беР*те '
Совет
каления или вставки отдельных элементов диаграммы можно также воспользоваться
^ми вкладки Работа с диаграммами^Макет. Например, чтобы Хть ^ки данных
команду Работа с Диаграммами^Маке^Под^
Некоторые элементы диаграмм состоят их нескольких объектов. Например элемент Метки
данных состоит из ряда меток для каждой точки данных. Чтобы переместить или удалить толь-
ко одну метку данных, сначала выделите все метки данных, щелкнув на них один pi. Затем, ко-
1 гда будут выделены все метки данных, щелкните еще один раз на той метке, с которой вы хотите
поработать. Теперь будет выделена только одна метка данных, и ее можно спокойно переместить
или удалить.
форматирование элементов диаграммы
Многие пользователи для придания диаграммам привлекателен
^пользованием предопределенных макетов и стилей диаграмм
ботать с отдельными элементами диаграммы, поэтому к ним можно п позволяет ра-
ное форматирование. Некоторые средства форматирований 0Хн "Р.МеНЯТЬ
^доставляют команды ленточных вкладок. Но значительно бои лементов диагРаммы
форматирования отдельных элементов диаграммы предоставляют ^гХТкнГфо^
маТ..., которые открываются после выбора в контекстном меню выделенного элемента дна
граммы команды Формат... . Эти диалоговые окна и команды имеют полные названия кото-
рые включают название выделенного элемента. Например, если щелкнуть правой кнопкой
мыши на заголовке диаграммы, то в открывшемся контекстном меню вы увидите команду
формат названия диаграммы, которая откроет диалоговое окно с таким же названием.
По команде Формат появляется диалоговое окно с параметрами, которые можно задать
для выбранного элемента. Внесенные вами изменения отображаются немедленно, но в неко-
торых случаях необходимо отключать управление, нажав клавишу <ТаЬ>, для того чтобы пе-
реместиться на следующий элемент управления. Это диалоговое окно можно сохранять на
экране на протяжении всей работы с диаграммой. После выбора нового элемента диаграммы
диалоговое окно переходит на отображение свойств вновь выбранных элементов.
В Excel 2007 разработчики удалили возможность открытия диалогового окна Формат... по
Новинка двойному щелчку на выделенном элементе диаграммы. В Excel 2010 по многочисленным прось-
бам пользователей эта возможность была восстановлена.
Совет
Лппмят оси которое я открыл, щелкнув правой
На рис. 18.10 показано диалоговое ос» . контекстном меню. Это
кнопкой мыши на вертикальной оси и выбрав ксДУ Р которые можно применить
диалоговое окно на нескольких вкладках предл
Для форматирования осей.
Если вы применили какое-либо
не соответствует вашим замыслам . нетрудно вер нте и g ег0 контеКстном меню выберите
Для этого щелкните правой кнопкой мыши на эт вы хотите СНЯть дополнительное
команду Восстановить форматировани выберите эту же команду из кон-
форматирование, которое вы применили ко кеи диаграмме,
текстного меню самой диаграммы.
Охуительная Более подробно о настройке и форматировании диаграмм буд
"«Формация
глава~та Основы построения диаграмм
403
Све«е»*« н сг«»>«а**
Рсрнат ?6ъе**и ФОР*1
/ Параметры оси
I . - «льное энач₽*е: t
I ajM'VW значение: i
I цене основных делении (
I иене npowe’c'VTO-wx' делеыас (
IГ одрвттв»« лсрадок зтчет»i
IГ пхаонфническая шкала
j Ц£на деления: |нет
1Г
I Основное: )нет
I Пронежгтояые: [нет
I прдгъкн оо>; |рядок с оамо
I Горизонтальная ось пересекает:
l1' Аэтовыбор
3-a-eneoat: [i~ ~
Т" Макаиальное значение по oat
(•
£ВТО
3&Т0
МГО
авто
фиксированное
фиксированное
ф» ?ко трованмое
фиксированное
г
й.
Закрь.ть I
Рис. 18.10. Каждый элемент диаграммы имеет собственное диалоговое окно
форматирования
Печать диаграмм
Печать внедренных диаграмм ничем особенным не отличается от печати обычного рабо-
чего листа. Если внедренная диаграмма включена в диапазон печати, она будет напечатана в
том виде, в котором представлена на экране. Если же печатается весь рабочий лист, на кото-
ром находится диаграмма, то воспользуйтесь сначала режимом просмотра Разметка стра-
ницы. чтобы убедиться, что диаграмма не была разбита на несколько страниц. Диаграмму,
созданную на листе диаграмм, Excel всегда печатает на отдельной
Совет
странице.
Если внедренная диаграмма выделена перед выполнением команды Файл ^Печать, то будет
напечатана только диаграмма, а не весь рабочий лист.
Если вы не хотите печатать внедренную диаграмму вместе с рабочим листом, от.
нится. выделите эту диаграмму и откройте диалоговое окно Размер и свойства. дИаграм'
крывается щелчком на кнопке открытия диалогового окна группы команд г аоо вкЛаДкУ
мами^Формат^Размер. В диалоговом окне Размер и свойства перейдите
Свойства и снимите флажок Выводить объект на печать.
Типы диаграмм Excel
Как правило, диаграммы создаются для того, чтобы доказать какое-либо УтвеР'*^1агра'лМЬ'
передать какое-то сообщение. Обычно само сообщение явно указано в заголовке
----------- ----------------------------........... бра*еНИЙ
Часть III. Создание диаграмм и изо
404
юртовом поле, расположенном рядом с д
ал" “ OOCTI. ’тог0 О“С1Т«С""« «ли сообщения. МОИ' Са“ же диаграмма обеспечивает
„лГг|ЯД ..... ""
llJ”1 \ц0СТЬ - z-
цаГ^яДН тцп диаграммы выбран правильно, то утвеп-
СгомУ стоит ЖШеть времени- "отРаЧек„„г„”'"И'пСТать не0™0Р«мь,м фак-
г»-' ,мм Очень ВаЖ"° опРедел|"ь Диаграммы, кото' ,?™™™ с тилам„
давить данные- _ °торыи позволяет наиболее наглядно
"С*"
.тому не стоит жалеть времени, потраченного
.мм- °ченЬ ВаЖН° опРеделить Диаграммы котопк -
,аГр Мвить данные. ’ рыи позволяет наиболее
'а -ически всегда сообщением, которое требуется до
\авнение- Можно выделить несколько общих тип™**™ С ПОМощью Диаграммы, яв-
пп°в сравнений
Сравнение нескольких элементов. Например пиатя
нИя объемов продаж продукции компании по регионам Использ*ется Д-™ сравне-
Сравнение данных по времени. Например, диаграмма содержит обы>
месяцам, а также общую тенденцию развития продаж одержит объем продаж по
Относительное сравнение. Примером может служить лпгп
которая изображает относительные доли в виде секторов круга.^ КРУГ°ВаЯ диаграмма’
Сравнение соотношения данных. Для этого идеально па™
Например, когда нужно показать взаимоотношения между расходами” Zo™^"™
Сравнение но частотам. Обычная гистограмма, например, „ожег использоваться д,я
ТОГО, чтобы отобразить количество (возможно, в процентах) студентов, уепеваемоеть
которых находится в определенном диапазоне.
Определение “выбросов” или нестандартных ситуаций. Если имеются тысячи то-
чек данных, то диаграмма может помочь определить нехарактерные значения.
Выбор типа диаграммы
Пользователи Excel часто перед созданием диаграммы задают вопрос: “Как определить,
какой тип диаграммы использовать для наиболее точного представления моих данных?" К
сожалению, однозначного ответа на этот вопрос нет. Можно сказать только то, что нужно
использовать тот тип диаграмм, с помощью которого можно наиболее простым и наглядным
способом передать ваше сообщение.
На рис. 18.11 показано шесть диаграмм разных типов, которые были построены на основе
одного набора исходных данных. Несмотря на то, что все шесть диаграмм представляют одну
и ту же информацию (количество посетителей сайта в месяц), они значительно отличаются
друг от друга.
На CD rom Рабочие книги, содержащие все примеры, приведенные в этом и следующих разделах, можно
найти на прилагаемом к книге компакт-диске.
Гистограмма (вверху слева) в данном случае, наверное, является «^столбцах,
вариантом, поскольку информация по каждому месяцу представлена ' градусов
Линейчатая диаграмма (вверху справа) аналогична гистограмме, ПОВДРХ^Нимают^Хн
часовой стрелке. Следует помнить, что большинство людей лучше воспринимают времен
Нь,е Данные слева направо, чем сверху вниз, подходит, поскольку' этот
типДднаДаНИ°Г° Наб°Ра данНЫХ ГрафИК (ПОСереДИвных а не дискретных данных. В примере
"Диаграмм обычно применяется для непрерывных, а не д р^ в других
12 " ™ЧСГО “ “’Тобла („Х1ине с„?а»а). '
• То же самое можно сказать и о диаграмме с
405
ава 18. Основы постооения диаграмм
Посетители веб-сайта
Посетители веб-сайта
Посетители веб-сайта
Яие Сек ‘Л1Р Алр Мэй Июн Июл Дег Сен Окт Ноя Дек
30 000
Посетители веб-сайта >оеб
Посетители веб-сайта^
30 000
Дек
Мар
18.11. Одни и те же данные представлены с помощью шести типов диаграмм
°ВаЯ ',иагРамма (внизу слева) выгляди! очень сложно и не передает временную при-
когпа hv-л-мп р^говая Диа|рамма применяется для графического изображения ряда данных.
Рспи же точе^™ а33™ пропорциона-Г|ьное отношение между несколькими точками даннь1Х-
ЛепеХая Z ^Т’"0 МН°Г°' Т° круговУ’° Диаграмму трудно понять.
виде очень тяжезо оазобпат СПраВа^ "е П°ДХ°ДИ1 Для данного набора данных. В таком
К счаст^ 80 врсм^ных данных, расположенных по кругу.
риментироват'ь с типами ”Г' дааграммь' в Ехсе1 очень просто. Поэтому желательно п0ЭКСВ
стоить конкретный набор 3aZ1^tX^ КОТОРОГО М0ЖИ° ПР
406
Часть III. Создание диаграмм и изобрз^
стандартных типов
Диаграммы лучше всего
Диаграмм. Г.ионограмма
’ высота которого соответ-
-.а вертикальной оси. ко-
10 определить любое коли-
Цвета или заливки.
Данных, а также для
вЦ)аяся часть настоящей главы посвящена пп
0CLm Excel- Эта информация поможет onne;lenL "'° Ручных
|||1аГРдИ1 Д’1* ваШИХ даниых- Ь’ Какой ™п
ji<)Ax
ГИСТОГРаММЫ
Программы - один из наиболее распространен тип™
Являет каждую точку даниых а видс вертикального CT™j°'
<Т ’"ачеНИ’° ЭТ0И ТОЧКИ даНИЫХ' Шкала »ач“»й отображаС
С. П|МВ"ЛО- Рас"ол<“ ‘/“Ой части диаграммы^ “™ м
Со ДаННЫХ’ "РИЧ“’ СТОЛбЦЫ Располагаться „ТX
„„ат., ряды данных, столбцы раскрашиваются а разные ц— - ДРУГИ”' О6ь,,но- что6“
Гистограммы часто используются дл, сравнения Анскретных“на&»в
„„бражения различии между точками данных одного ил„ пккольки°хР°в
Й семь подтипов гистограмм. л рядов, Excel предлага-
ла рис. 18-12 представлена гистограмма, которая отображает к
двум изделиям. Из этой диаграммы ясно, что объем продаж стульев всегда б^ше^еГсто0
^с^У^иваХ ЪеМЫ и”0®* СТШ0В в то »Р=мя «к обкомы
— д 9 С
1 ---------------
Месяц Стопы Стулья
3 Янв _60 983 64 983
. Фев _5£732 68 98-1’
5 Мэр 49 831 77 398*
6 Ап р 43 323 88 091
7 Мэй _ 39 8Z1 93 733
S
9
-С
U
12
13
14
Продажи столов и стульев
I 100 000 т---
Ркс. 18.12. Гистограмма позвочяет сравнить объемы продаж двух изделий
Гистограмма с накоплением, построенная на основе этих же данных, показана на рис. 18.1э.
Преимущество данного подтипа диаграмм в том. что можно увидеть обший годовой рбъем про
Даж по двум изделиям. Из диаграммы видно, что общий объем продаж все время остается при
Унизительно постоянным, в то время как относительная доля изделии меняется.
На рис. 18.14 показана нормированная гистограмма, построенная на основе тех же да
пых. С помощью этого подтипа гистограмм можно показать относительный вклад ка^ д
изделия. Обратите внимание на то, что ось значении отображает процентные зн с_ _
Фактические объемы продаж. Этот подтип гистограмм может замоют’ ^^ко^р^
' ИагРамм. Тогда как в круговой диаграмме относительный готовки < с
в виде круга, в гистограмме для этого используется один стол ец.
Лава Основы построения диаграмм
407
W Стулья L Столы
Продажи столов и стульев
150000 т—
140 000
100000
100 000
SO ООО
60 000
43 000
20 000
о
ЯнБ ©ее Мар Апр Мзй
Рис. 18.13. Гистограмма с накоплением отображает как объе-
мы продаж по каждому изделию, так и общий объем продаж
В названии этого подтипа присуттт Х^“РН°И гистогРаммьД показаны на рис. 18.15. Хотя
~ сраените ее с настоящей трехмепи^^РИ3* ’ НЭ самом деле это Двухмерная дна-
п используется потому, что такие Диаграммой, показанной на рис. 18.16. Этот
птвьГпоо 470 ТаЮ’е ДИаГраммы вь,глядят^аММЫ ИМеют более привлекательный вид. Не-
граммы иеп^ Сравнение изображенных на них Привлекательн°, из-за искаженной перспек-
ользуются в тех случаях, когда нужн ДаННЫх сложнее. Обычно трехмерные гисто-
Линейчатые диаграммы ВД°показатьобщие—
Линейчатая Оиаграмма _ Это
Разместить мет^теГ^ ИСпОДьзования°^Хей^ГрамМа’ повеРнУтая на 90 градусов по часо-
ния «о к^о^ХТ' На РИС- 18-П пока^Т ^амм “стоит в том, что на них легче
Разместить их на /истого Категорий- Поскольку метки НеЙЧетая Диаграмма, отображающая значе
' “ Х0Грамме будет достаточной КаТеГОрий Достаточно длинные, то удоб
жно- На вь/бор предлагается шесть подтип
лииейчатых диаграмм
408
^асть III. Создание диаграмм и изобра^е
Рис. 18.15- Трехмерная гистограмма
На заметку
Рис. 18.16. Настоящая трехмерная диаграмма
В отличие от гистограммы, в линейчатой диаграмме нет подтипа, который бы позволял ото-
бражать несколько рядов данных по третьей оси. Поэтому нет подтипа трехмерной линейча-
той диаграммы.
а„ ич гцобого количества наборов дан-
Как и гистограмма, линейчатая диаграмма м^С^оложены одна над ДРУ™Й по напрас-
ных. Кроме того, линейчатые диаграммы могут
нию слева направо.
Графики типов диаграмм. Они ч^приминяю^^
Графики — один из самых распространен^ для н^^^^фиХвкдны их изменения
Для отображения непрерывных даи”^ ’объеМов продаж в ий нанесены с равными
пример, при отображении ежеднев - подписи по оси к
и колебания со временем. Как правило' j-рафиков.
ТеРвалами. Excel поддерживает семь по
——— .
ЭВа 18. Основы построения дизгрзмм
409
в
о
ЕТ
Вопрос
6
8
9
10
11
Магазине* расположеныудобн_о__
Подхадиг время работы магазинов '
Магазины ухожены__________—
мае нравится ваш веб-сайт,------
Работники вежливы спокупател—.
у вас хороший ео1бор лродуктов—,—
Мне нравятся ваша реклама иа.тВ-
Вы продаетека^пвенны^тр?®!!!?!-
В целом, я удовлетворен____._____
Я бы пор^о^ндоваг^шзн<ом!2=Й!!!°
полностын’ сзглаген
ки пасен
"" Ts% 18%
- 11%
—-м **-
2%” б%
—Гб%
" 5% J%_
’ 24%" __21%
'“^6% 28%
= з%“ 9%
Не определился Несогласен СовеРШ1?н^'
21%
21%
24% 29%
32% 31% ~~
32% * 12% '
32% 43%
32% 21% ’
32% 38%
28% 15%
24% 25% '
20% 27%
.32%
14%
17%
_JS%
Д7%
12%
16%
12%
17%
41%
Полностью согласен
Магазины расположены удобно
Подходит ерем» работы магазинов
Магазины ухожены
Мне нравится ваш веб-сайт
эаботниии вежливы спокупателял-’и
У вас хороший выбор продуктов
•Мне нравятся ваша реклама на ТВ
бы продаете кэ-*ественные продукты
Э иолом, я удовлетворен
с бы порекомендовал вашу компанию
5% 10% 15%
Рис. 18.17. Если метки категорий достаточно длинные, то лучше использовать линейчатый тип
диаграммы
на
На рис. 18.20 показан пример трехмерного графика. Хотя визуально он смотрится непло-
хо (особенно с эффектом тени), но проследить по нему значения данных тяжело.
Рис. 18.20. Трехмерные графики тяжело читать
io л
°- исновы построения диаграмм
411
Круговые диаграммы )Baib еслИ нужно показать пропорцИи
•"»»* „Г1,„«яе,е. да» гачек ....... Ии, „1(
в »р>,от“ ' Z ,,™. MM»w» 6o-,,J"c'""’"'да- ’»«2>ч.
Iже «ям» «“'Р»'1»» я“” 6>.
*“ ДИаГРа"“' 6™
•,о °"бу*
преобразованы в положительные.
' „..прпть один или более секторов (как пп,.
В круговойдиаграмме м^р акт^вгвируйте диаграмму и щелкните па любомТ''0 "а
рис JS.21) Чтооы выде-лиь и. Р- выделите сектор, который нужно отГ^'
В ре ivjbiaie бу дет выделен Весь ряД^ И 7 ОтДелВ1ь
и переташите его из центра круга.
/Л2/. Арг.тжа» диаграмма с одним вырезанным секторо м
(яки отобразить вторую диаграмму поясТя*” '",aipaMMf>* и вторичной гистограммой позво-
Рис IS 22 показана круговая диаграмма с втопи'° ° ШН И3 СектоГ’ов круговой диаграммы На
каиавдет распределение расходов по 'п,ои 1 истограммой. Круг овая диаг рамма по-
« зарплата Вторичная гистограмма Г1пп"РСМ категоРиям: Аренда, Поставки. Другие
^ЬнТн П° РвГИ0НаМ’ Р ЛС7аВЛЯе1 дог,ол"итслы1ое разбиение категории
с. ел » ,,РИ UH ,а|,ии ;,иа'раммы Excel агпо^'^и”51 лиагРаммь', расположены в диапазоне
«ср '°РИ'"1ОИ 'ин'Раммс. Часто случается ‘'Г"ЧССКИ о,1Релеляет. какие категории олиосят-
нис ка,croLVг<У ,;1е бМЛ0 °”РС 1ег'е"°’ ,,го коТт 7° °"- о,,рсделяются неправильно. ПапР"'
в после”
Ряда д^ых ХИ’К0Ма'" Формат Ряда данньГнКПЙ ”а л,обом секторс 11 вь,6ср"Т'
l; --М X. То ,ИГС ”а BKJa^ П^ХХы п Зо,кр,--емсядищ1о.овом окис Форма
X ,?vP,C'<PWB;,k’,,,c'’«c(IHcKl РяР ?ЯДа И awc'-'c необходимые корректив*
^указано ч1()к0Н[ ' ^эдеЛить ряд Положе.
'«<"Рнммеотносятся четыре последние катсгор»"-
Часть Hi. Создание диаграмм и изобра>ксН111
412
[очечные диаграммы
Еше одним распространенным типом диаграмм являют™
также известны под названием ди играм. иы рассеивания. ToSu^,? ^i°',J'jPaHWW- К010Рые
остальных типов диаграмм тем. что по обеим осям такой диагРаммы отличаются от
ния. Иными словами, в точечной диаграмме нет оси катего ДИаГраММЫ отк-1алываются <наче-
Данный тип диаграммы часто используется для того чт Л™’
мя переменными. На рис. 18.23 показан пример точечной диат "0КаЗЭТЬ взаимосаязь между дву-
зависимости между количеством обращений (гопи™»-^,, фаммы' К0Т0Рая отображает график
продаж (вертикальная ось). На графике™" что "в”ь“ “ “Ь’ “
овалы« ь.ы больше было обращен™. тем больше "‘’"°
А В С {? Е
1 Год Месяц Обращения Продажи
2008 Яне 9W 89
Фев 895 89
4 Мар 896 89
Апр 881 86
6 Май 909 92 103
ИЮН 864 86
£ Июл 907 91 95
9 Аег 893 91 б
’< Сен 875 86 4/ I 90
Ц Окт 911 S3 Я
Ноя 922 93 * 85
Дек 8Д0 91 ? 85
14 2009 Яне 909 91 с
©ее 897 89 83
j Мар 885 87
1 Апр 856 82 75
Май 825 81
И*он 815 77 70
Июл 799 76
л А₽г 813 85
Сен 788 76
О*т 777 75
Ноя 786 77
ь. Дек 798 97
[ 1^2 ~1 ~~~—~
Ни гр(]ф11КС зависимость мс.усот . ь • и МР<- '1сьмы\н<
Взаимосвязь между обращениями и
продажами
Обр»Щ»*ИИ 1а гес»ц
построения диаграмм
413
Hi заметку
™меи W» да""1" 6“ли ’n'W4ai“ "О времени
««а ™ ™*>n,U" a,0““"’ГОЧКИ «.
отображают никакой аре тЧу0
на основе их значении.
- тип точечной диаграммы, где точки данных сОед
Н.< пис 18 24 показан ДРУ^ ” крйВая гипоциклоиды. Гипоциклоида 3ав?Х
мн»мн. здесь по 200 параметры, то получите новую кривую. „
грех параметров, и если вы изм --------------------------
G H
Рис. 18.24. Кривая гипоциклоиды, построенная как точечная диаграмма
А 8 Наймите F9 бпя но«ой диаграммы D ajnc: _ Ь_«лс: t inc; ;,оэ
У
зс 1 -4,3 с,о -6.8 1.0 4.1 с,с -7,3 -3.3
с ; -S.6 -13.6 -20,4 -1,6 -36.7 -5.5
g •: •2/.4 -12,9
11 г -255 •34,0 -30,3
-40,В -46,8 28.9
15 С -35.1 -17,6 -39,5 -12,2
17 0 -51.4 -54,4 -41,4 89,2
1? С Хг-,7 •ЯД 9,5 20,9
-52.5 -68,0 14,0 114.3
23 С -57,3 -74,8 89,7 -7,1
250 -52.5 -31,6 58,4 62,6
-67,9 -38,4 121,0 -98,2
эя .* -73,2 -95,2 17,8 -22,9
31.0 -78,5 •122,0 59.4 -170,8
зз.: -83,8 -108,8 -102,5 -44,0
35,0 •89,1 -115.6 -36,8 -137,2
37.0 .-X 4 -122,4 -200,9 46,8
39,0 99.7 129,2 -49,8 -8,5
л* г. -105,0 -136,0 -175,5 175,5
*3,0 -110,3 142,8 72,3 94,1
Диаграммы с областями
Диаграмму с областями можно представить как график, в котором вся область под линией
графика закрашена определенным цветом.
На рис. 18.25 показан пример диаграммы с областями с накоплением. Эта диаграмма пока-
зывает общую сумму по трем рядам данных. Кроме того, стопки рядов данных позволяют пред-
ставить вклад каждого ряда данных в общую сумму.
т ¥гтг ’ 8'26 показаны те же данные, представленные в виде объемной диаграммы с облас-
ток Очень ^L^HarpaMMa выглядит Достаточно привлекательно, она имеет серьезный недоста-
мере значения чя пТ Т°ЧКИ Данных пеРекРЬ|вают точки данных, стоящие за ними. В этом при
блемы может заключ^'е 71311 КВартала для изДелия С совершенно не видно. Решение этой про
"Уч™ всего „рп *
414
Часть III. Создание диаграмм и изобра*^
в с- С
' * Товар А Товар В Товар С
474 1243 564
' Н#аРТаЛ2 732 902 455
. Кб*РтаЛ. 897 621 233
^РтэЛ 977 1 345 5б5
: кеэ₽таЛ
Ква
S 500
ЮЭЭ
2 S30
пР°Да>ки тоВаров
Рис. 18.26. Объемная диаграмма с областями не всегда является
наилучшим выбором
Кольцевые диаграммы вь1М,а„№й серединой. ояяа-
Кольцевые диаграммы напоминают круговые дР' диаграммы могут представлять
ко еще одно важное отличие состоит в ТОМ’ нслены в категории Другие.
несколько рядов данных. Кольцевые диаграк мы с двумя рядами данных (.первое и
На рис. 18.27 показан пример кольцевой ди р< _ х Стрелки и описания рядов до-
второе полугодия). Легенда содержит подписи т нет стандартных средств создания
бавлены в диаграмму вручную. В кольцевой Д|
подписей рядов данных. ,.е концентрических колен. Как ви дите.
Заметьте, что Excel отображает ряды данных в наглядны. Например, из-за то-
кольцевые диаграммы с несколькими рядами iai анадогичного внутреннего секте j...
размер внешнего сектора больше, чем ,1П диаграмм еле дзет иеполь-
Кажается восприятие диаграммы в целом, оэт ,лп»гю ис-
’1°вать очень осторожно. _ кнх рядов данных лучик иеполь е
В большинстве случаев для сравнения нес е ’ построена гистемрамм
Т0|Раммы с накоплением, как показано на Р”с’ амма на рис. 18—7.
||,ем на основе тех же данных, что и кольцевая ,
415
построения диаграмм
г
4 Калужская
? Орловская
Вологодская
7 Итого
X,
21
1 Продажи по областям
1 полугодие
21704 71^
8 774099
1209-1215
42573 028
2 полуг0^*6
17 987 034
12214447
^1037309^
41074 580
Продажи по облает^,
П°^0Дие
"^ДИе
' Кглг*ска;
еадогодска.с
Рис. 18.27. Кольцевая диаграм ма с двумя рядами данных
Рис, 18 28 Г ’ *" "----~
Ценой диагра^ыРСШ"а С "акопле"ием вместо копь-
Лепестковые диаграммь1
-афХТиНХТе ВЭМ ** "Р^одилось Rf
Значение точек ланн^'^°СЬ Л1я ка«ДоЙ кадегодГ* ° ',епестковыл'11 диаграммами. Ти^
J'-uyt одинаковые значения ^е7СЯ Иа соответству1л 1И’,Прич.ем все оси исходят из се иен'Г
-агРаммыиеречиСлX 8 ЕсЛ” В PW ^ННЫХ ВС£Т°
_____ 8 К^ории Другие PaMWa пР»обретаег вид круга. Лепест^
^ег,ег-тк°н^ "---
Рамма является ан , Ло1
В полЯр11ой сисгемс координа1 __ f//,u^
ть Создание диаграмм и изобра^
416
,я 29 представлен пример лепестковой диаграммы п.
|1я Р0С’ 11й ИЗ которых состоит из 12 категорий п-, ’ Диа,Рамма содержит два ряда
лы» ПО месяцам. 06ратите Г“ '"₽'‘ “
г|11Ые 11 аеТ другой . ’ ° один ряд данных частич-
rt(,oeKPbl------------------------
ян»
Мар
дпР
Май
0fOH
/Ю'*1
ДВГ
'.О
и окт
ноя
j Де~
И
в с --
_ Dp
пподажи горных лыж Продажи водных лыж
6 897
7 732
4 500
3 122
893
734
891
559
5 433
8 734
11 873
IS 730
1983
5 547
7 330
9 832
10 739
16 453
15 874
9 833
3 244
2 873
3 459
5 433
16
17
18
Л
Рис 18.29. Лепестковая диаграмма
6
Применение лепестковой диаграммы для сравнения сезонных продаж- интересный
подход, но не самый лучший для такого сравнения. Как показано на рис. 18.30. для подобно-
го сравнения более подходящей является простая гистограмма с накоплением.
пли полупрозрачной. чтобы были ни .
|,Ь|пср- ; слагь заливку любого ряда данных прозрачнои . .1
скрываемые данные. — Прииеч. ред.
a Основы построения диаграмм
417
• ммы показано па рис. 18.31. зДСС|
,иеН11е лепестковой Д''а^ те. доказано разложение па три
Пнк-ресное приме RGB-еоетавляк Д • ie ц явлЯ1ОТся RGB-составлящщ
___________J.........
s
9
10
11
12
13
14
16
Цвет-1
Кра**^
250
200
150
100
50
0
Краный
250
200
150
ЮС
5Э.
Синий
Ученый
’£
19
20
2д
22
23
24
25
26
27
29
Э0
Цвет-3
С*гий - Зеленый
Рис. J8.3I. Разложение цветов на RGB-составляющие
Назамепу
Если вы посмотрите на зти диаграммы в цвете, то увидите, что цвета на диаграммах соответст-
вуют цветам, которые эти диаграммы представляют К сожалению, эти цвета пришлось задавать
Поверхностные диаграммы
ности. Поверхностные диГгпяЫ °Тображакл два или несколько рядов данных в виде поверх
Как видно на ри7 18Т ПереЧИСЛены в категории Другие.
диаграмм, в поверхностных ДИаграммы Довольно интересные. В отличие от остаЛЬ'()’1)|
шачений. а не рядов данных Кл?>аММаХ ^ХСе' "Рименяет различные цвета для выде^)1е.
ны основных делений по оси знацр*4^™' цветов’ используемых в диаграмме, зависит1
.___в__ ^ИИ* каждый цвет соответствует одному делению.
418 -------------------—_________________________________„
Насть III. Создание диаграмм и изобр^
Важно понимать что в поверхностной диаграмме точки данных не строятся в пространстве. Как
На заметку и в остальных объемных диаграммах, осью рядов данных является ось категорий, а не ось значе-
ний. Другими словами, нельзя точно отобразить на диаграмме точки данных, которые представ-
лены в виде координат л, у и г(за исключением случая, когда координаты ли / равны).
Пузырьковые диаграммы
Пузырьковые диаграммы напоминают точечные, но в них могут быть представлены до-
полнительные ряды данных. Такой дополнительный ряд отображается в виде размеров пу-
зырьков. Как и в точечной, в пузырьковой диаграмме обе оси являются осями значений, а не
категорий. Пузырьковые диаграммы перечислены в категории Другие.
На рис. 18.33 показан пример пузырьковой диаграммы, на которой показаны результаты
применения программы по снижению веса. На горизонтальной оси представлен начальный
вес пациентов, а на вертикальной — длительность лечения. Размер пузырьков указывает на
сброшенный вес.
На рис. 18.34 показано другое применение пузырьковой диаграммы, где на ее основе
рисуется мордочка мыши. Размер и положение каждого пузырька, составляющего эту кар-
тинку, подбирались вручную.
Биржевые диаграммы информации О ценах на бирже.
Биржевые диаграммы очень "^^^^ех ДО пяти наборов данных. Биржевы .
В зависимости от подтипа для них тре У>-т 1ИЗГраммы. На двух
граммы перечислены в категории ДРУГИ _ ех подтипов оиржсвои 1мах цсполь-
На рис. 18.35 показаны примеры все аж кроме того, . ‘ значения кото-
«ижних диаграммах отображаются отыт представлен в виде называют свечками.
^Ются две оси значений. Объем прода ' Спю^дики^ KOl°PbL . ценой открытия
Рь,х откладываются по левой вертикальной ажаЮщие разниц? ; открытия.
"Редставляют собой нертпкальные полосы ор* 6ь113 „иже цен.
" *®*цой закрыт ня. Черная свечка означает. 419
Глава 18 ------
построения диаграмм
„яботать не только с информацией о Цен
Биржевые диаграммы могут р* отображаются максимаЛЬные,
ДНЯ В Мае‘ ЭТ° П0ДТИП аКСИМаЛЬНЬ1Й'М<Чч?
Закрытие биржевой диаграммы.
ч?
ч
F G И
Е
пациент
1 Николай
Виктор
Михаил
Анатолий
Сергей
Леонид
Марина
вера
0
Исходны
йвес
125
199
108
124
Ш
171
85
135
С
Недель
лечения
12
3
5
18
1
18
13'
7
D
Потеря
весл
Потеря веса в зависимости от длите
курса лечения и исходного
25 т“’
5
20 4-
7
15 Ч—
5
0
21
Рис. 18.33. Пузырьковая диаграмма
£
7^
6d
420
к
19
9
10
15
16
12
13
17
э; i
13 ’
19 '
1 !
7. ,
..
6
14'
Исходный вес (Кг)
s 4
Рис. J834.
Картинка,
Жданная на
3
4
5
6
7
8
9
30
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Д
Часть
Правое ухо
Левое ухо л
Голова ___;
Левый глаз
Правый глаз
Левый зрачс
Правый зра<-
Нос
Рот
в
X
5,6
2,4.
3,4
4Д
J,2
4,4
4,0
4,0
С О
Y____Пузырей
7,0 35,0!
. 7,0,____35,0?
4,4 60,0
5,4’ 13л0
5,4 18,0
,5-6_____5,0
5-6______5,0
4,3^ 11,0.!
3-0 10Д
^асть ///. Создание диаграмм и
Г- С D Е t
1 i к '/• Г.» 7.26:. 7.27 7.28. 6 . открытие °6^ 69'sl 4 5» и9вз: 7475 4877 74.88 16983 Высокая 72,63 74,00 75,75. 75,31 7б,зе Низкая 69,69 70,72 73,38 74,13 73,50 Закрытие 70,50 73,25 75,63 75,25: 74,94
j Высокая-низкая-закрытие
i __ . - -
I» ; . . . - -- -
и ।.______— 4 ▲
u:’f] I л
и : ! -— ; * 1 2
n-’4t 41
15 : I -
is ' n 7 "
n > ----------------------
i« : to }"'
;« _ . - ................................. ....
x : ss '
у : ________________________. .
22 ! 66 1 7 25 7 26 7.27 7.28
Открытие-высокая-низкая-
высокая
Низкая
▲ Закрытие
Рис. 18.35. Четыре подтипа биржевой диаграммы
с
м
к
F
Н
Е
А В С О
1 Данные о температуре в мае
2
8
9
Ю
11
Макс.
1
2
3
4
5;
6
Мин. Средняя
23:
21
13
14
15
16
17
18
19
8.
9
10
11.
12
13
14
15
16
19
16
15
23
22
21
23
26
28*
24
22
21
21
10
11
13'
10
12
9
11
12
13.
16
16
17
16
14
13
13
17 :
16 i
18
14: '
12 !
17' ;
17 \
17 !
19
2i :
22 i
20 !
18' !
17-' :
17
35 ч
30
20
15
10
5
0
Температура в мае
;~;77ГГо7Г1^ »1* 171»
Макс.
Мин
Срея^вя
^36. Температурный график на основе биржевой диаграмм
дВа 18. Основы построения диаграмм
421
Продолжение следует...
В этой главе даны основы построения диаграмм, показаны прцМе.
нов диаграмм. Во многих случаях этих сведений достаточно для '
широкого крута назначения. Тем пользователям, которым необходим-
формация о способах управления всеми аспектами построения '
лагаем прочитать следующую главу, посвященную описанию
построения диаграмм.
всех стандарту
создания диаграмм сац?
- ,<ма дополнительна^
и настройки диаграмм^?
расширеИИЫХ возмо^нос1йЬ
422 ' „ _____—---
Часть III. Создание диаграмм и изоор
расширенные
возможности
построения
диаграмм
Excel существенно упрощает создание диаграмм основ-
ного типа. Выделите данные, выберите тип диаграммы,
и все готово. За несколько секунд можно выбрать один из
предварительно созданных макетов диаграмм и, может быть,
даже один из стилей. Но если ваша цель заключается в созда-
нии самой эффективной диаграммы, вероятно, потребуется
воспользоваться всеми преимуществами методов настройки,
существующих в Excel.
Настройка диаграммы включает изменение ее вида, а так-
же добавления к ней по мере возможности новых элементов.
Эти изменения могут быть чисто косметическими (например,
изменение цвета или ширины линий, или добавление тени)
или достаточно сложными (скажем, изменение масштаба оси
или добавление второй оси значений). Элементы, которые
можно добавить на диаграммы — это таблицы данных, линии
тренда и планки погрешностей.
В предыдущей главе мы познакомились с диаграммами в
Excel в общих чертах и описали, каким образом создавать ос-
новные диаграммы. Эта глава продолжает развивать эту тему.
Здесь вы узнаете, какие настройки можно выполнять в диа-
граммах, чтобы они отвечали вашим предпочтениям, а также
я познакомлю вас со специальными приемами, которые по-
зволят придать вашим диаграммам профессиональный вид.
выделение элементов
Диаграммы
др^°ЛИФИкация Диаграммы — процесс, похожий на любое
Действие в Excel. Сначала вы выделяете объект (в дан-
ГЛАВА
В этой главе...
Выделение элементов
диаграммы
Средства Excel для
настройки элементов
диаграммы
Настройка области
диаграммы
Настройка области
построения диаграммы
Заголовки диаграммы
Легенда диаграммы
Линии сетки
Настройка осей
Работа с рядами данных
Создание шаблонов
диаграмм
Секреты построения
диаграмм
..ем немы// Драммы), я зя тем задаете соответствук,^ к^~---------------------Ш
к.,кпх-либо /ейс/кпй '^вонов в рабочем листе Вы м " ^"Ч,
В огличие о/ вькм’ра нескольмь д * вы Мохсетр Ч
о .»» . («»" ТУМУ элементов). Н.„ри те ’а Ол '
С........ «рифт «»;«"«" ««еЛ »“ W»Tb ЭТО с гаЖдадП "<
ОТ 1С.1Ы ККЧИ.
В t:\cel возможны три спооснн’ выделения элементов диаграммы: f) ()с^
в с но\ющью мыши.
с помощью клавиар ры.
с помощью списка Элементы диаграммы.
Рассмотрим ни методы более подробно.
Выделение с помощью мыши
Для то/о чтобы выкличь элемент диаграммы, щелкните на нем
лепного элемента появится рамка с маленькими круглыми мапкепамы ^ЫШк°й. B0Rd.
г 1ами но углам 5 Че
Чтобы удостовериться в том, что выбран именно тот элемент пИягпа
смотрите в группу ленточных команд Работа с диаграмма. д'Ы’ Кот°Рый
ЭТОЙ ГРУППЫ 8 РЗДающемся cXt°?Ma^T4l
элемента диаграммы (рис, Т9 ^}Лементь( X’
Совет
граммы отображается название выделенного
О*ЛЭСГк Д»МГрЭ«»НЪ
в «ото
С
Э*сп<
6
6
3
3
С
1С
9
4
D
Номер
1
2
3
г Э 4
3hwt 1
4 е
5
W
и
U
в
и
15
"Ч фигура
I * фигуры *
• Эффекты фигур -
'С
Наименование диаграммь|
Эксперимент 1
G
Н
6
8
/91 я
^ ^н^^ЛеМенгг1Ь1 д^граМм
Л1^пическн отобразится назва-
424
и
Создание диаграмм и изобря*^
рпемешать указатель мыши над областью ди а там мм
?'сЛИ оторых будет отображаться имя элемента диаграмм П°ЯВЯТСЯ вплывающие поО-
8 "навести курсор на точку данных, то появится попе?'’ К°ТОрь1м находится кур-
Й £сЛИ НнНых И значение этой точки данных а’ кот°Рая отобразит назва-
СОв«Т
данных и значение этой точки данных.
Если вы находите эти всплывающие подсказки излишними
берите команду Файл^Параметры. В открывшемся nJ М°ЖН° ОТКЛ1ОЧИТЬ- Д™ этого вы-
перейдите на вкладку Дополнительно, и в разделе 3 °ГОВОМ.окне Параметры Excel
, Показывать имена элементов диагоаммм КРЭН ЭТОЙ вкладки снимите Флажки
зывать значения точек данных при наведении указХТ УКЭЗателя и Пока'
ютовые элементы диаграммы (такие, напримеп кай
ЯеК йЛи ряды данных) могут состоять из нескольких частей В "°СТр°ения диаП>аммы.
еГеНД бы выделить конкретную точку данных необуп Т°М Случае’ например,
’ » ряда (например, на столбце или маркере линейной диаграммы) Ее.» делена оХ-
да™” ™к ”еи можн° "рии'™ь 4»р™тиРМа„„о. отличное,дот,
ваНия всего ряда данных.
Вы видите, что выделить какои-либо элемент диаграммы с помощью мыши не всегда лег-
ко, Возможно, в некоторых случаях придется несколько раз щелкнуть мышью, чтобы выде-
лить необходимый элемент. К счастью, в Excel возможны другие способы выделения.
Выделение с помощью клавиатуры
Когда диаграмма активизирована, можно использовать клавиши управления курсором для
перемещения по ее элементам. При этом в списке Элементы диаграммы опять будет выво-
диться имя выделенного элемента.
Если выделен ряд данных диаграммы: для выделения индивидуального элемента
данных в этом ряду можно использовать клавишу «—> или <—».
Если выделен набор наименований данных: с помощью этих же клавиш можно вы-
брать нужное наименование данных.
Если выделена легенда: можно выбрать нужный элемент легенды с помощью все тех
же клавиш управления курсором.
Выделение с помощью списка Элементы
диаграммы
Список Элементы диаграммы находится в верхней части группы ленточных команд Ра-
бота с диаграммами^Формат1^ Текущий фрагмент. В этом списке автоматически ото-
ражается имя выделенного элемента диаграммы. Но поскольку это раскрывающийся спи
°К' То в нем содержатся имена всех элементов данной диаграммы. Поэтому его можно ис
п°льзовать для выбора отдельных элементов активизированной диаграммы (рис. .^).
ест ПИсок Элементы диаграммы также появляется на мини-панели, которая ото ражается.
н Щелкнуть правой кнопкой мыши на элементе диаграммы.
списке Элементы диаграммы отображаются имена только элементов верхнего ур
^«а"Р«мер. чтобы выделить отдельную точку данных, надо сначала выорап.аэтом описке
я£"“" РЯД “""«к. а затем с помощью мыши или клавиш управления курсором вьюрать
точку данных.
9 Ш Расширенные возможности построения диаграмм
425
Новин*»
датирования, проявляется эффект замед1
"Р« ° ДВаГРа””аМИ
Режим рзб°ть' бота с диаграммамиФКонстру^
в Excel 2010 команДО й диаграммы включается ре^ ч
Выбери По этой команде дл^ который снабжен командами, прим^^
«Ма"ЬНЫС^ ""РВ»елепвые аПеМе"™ ф0»'«»»ч
вреЯ„>*** i „рячутся т», градиенты отлраввд>е<
ЕсяядчатяниаонбР^ ЛИ|Ш савовягст таковыми.
„„«ер, ^“Хрчяые об**™ "** “ да oWW»« ™ан»ы „
«„WUbbbs»«m'',° ’ Чернов».»“3a"e”’“'rpaMUe, гекь не дает. О»™, переведу
Риаяяй» ляп»"’ “ ^”Гкл« прженн’ь » « »“ р „1Ся вновь. Поэтому я рекомвнщю
”ве л₽"бегая п₽“ это“к "
рдать дчэтраяпн неволь3'/’1 TV1 Черновик стал режимом по умолчэвию щ
жима Черновик. чТОбЫ реж н дополнительно, выберите разда
ssi*-с—₽ежта ~ ।
^аме^й) - осиные -
НД2
F G
Обметь попрсеи*’4 V Г**
• - ! -чнзяол аначч^’й
&деМ1М0£ь£*-------- '
гер^зоит^еськжегор^
^емда
Назыние диагранмы
Область диэгран*'»
Об-mt пестреет»»
с3д^. перимент!
1т.vгл <C(d-’’
Эксперимент 1
8
Н 1
^Ззяиекз фигуры ’
контор фигуры’
Эффекты фигур ’
frwtyp —
»вание диаграммы
Рш. J9.2. С помощью списка Элементы диаграммы можно выдоит *
ты актитлированной диаграммы
И
426
Часть III. Создание диаграмм и
Когда выделена точка данных, в списке Элемни
этаГ° « было в списке. “ ДиагРа“'“ 0106» к m
ЕСЛИ вы постоянно работаете с диаграммами, то удобно по
граммы на панель быстрого доступа. Чтобы сделать 1 список Элементы диа-
этом списке и выберите в контекстном меню комаХ л Т*"™ правой кнопкой ^ши на
доступа. °МЭНДу Добавить на панель быстрого
Средства Excel для настройки элементов
диаграммы
Excel предлагает три средства настройки отдельных элементов днагоамм 9™
„ИГО Формат и команды ленточных вкладок и минн-панелей. диаТам“ диалоговое
Использование диалогового окна Формат
Если элемент диаграммы выделен то для его форматирования и настройки можно ис-
пользовать диалоговое окно Формат. В зависимости от выбранного элемента количество оп-
ций в диалоговом окне Формат может отличаться. Чтобы отобразить это окно выполните
одно из приведенных ниже действий.
Дважды щелкните правой кнопкой мыши на элементе диаграммы.
I Щелкните правой кнопкой мыши на элементе диаграммы и выберите из контекстного ме-
ню команду Формат хххх (где хххх — наименование элемента).
Выделите элемент диаграммы и выберите команду Работа с диаграммами^
Формат^Текущий фрагмент^Формат выделенного.
Выделите элемент диаграммы и нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+l>.
После выполнения любого из этих действий откроется диалоговое окно Формат, содержа-
щее вкладки, с помощью которых можно изменить параметры выделенного элемента диаграм-
мы. Для примера на рис. 19.3 показано диалоговое окно Формат для легенды диаграммы.
Диалоговое окно Формат может постоянно оставаться на экране. При этом, если вы выбрали
другой элемент диаграммы, то окно Формат изменится, отображая опции именно для послед-
него выбранного элемента диаграммы.
Совет
Использование ленточных вкладок
и мини-панелей
Когда выбран какой-либо элемент диаграммы, для его форматирования и настройки можно
^пользовать команды ленточных вкладок. Например, для изменения цвета “_®
ммы можно использовать команды группы Работа с диаграммам обойтись без ко-
Ма ' 0 форматирования некоторых типов элементов диаграммы ленточных вкла
док иВКладки Работа с диаграммами^Формат, применяя команды других ле»т°чнь.
ДОК- Например, ддя настройки шрифтов используются команды группы Главная^Шрифт.
fla8a Расширенные возможности построения диаграмм
427
i
; Te** i (Трава
f Своене и сглаживание j ’ v, ‘ Сверху сграва
i j ! < Показьвать легенду без перекрытия аиагранпы
Рис. 19.3. Для каждого элемента диаграммы предусмотрено свое диалоговое
окно форматирования
Следует отметить, что ленточные команды не составляют полного набора инструментов
форматирования и настройки каждого элемента диаграммы. Диалоговые окна Формат пред-
лагают дополнительные опции, которым нет аналогов среди ленточных команд.
Использование ленточных вкладок
и мини-панелей
Мини-панель содержит наиболее часто аГрамМы’ Excel отображает меню и мини-панель.
Элементы диаграммы, котопые исп°пьзуемые команды форматирования плюс копию
гоаммк| Жно использовать для выбора другого элемента дна-
оумГитТКЛЮЧеНЬ1' НапРимаР, еСлиМвг?Г1браННОГО элемента диаграммы в мини-панели,
ы, которые имеют отношение к тек™^ ЭЛемент’ который не содержит текста, инст-
текстУ. отключаются.
Настройка области диаграммы
Область диаграммы — это объект, содержащий все остальные элементы диаграМ
область можно считать задним планом диаграммы.
Часть Ш. Создание диаграмм и изобрз^
428
, -рой» области диаграммы заключаете,
1® ^ет заливки, стиль и размер границ. до6аввть ' « т т
ОТГХ“ли убрать заливку фона (с „
‘ $£1^3аливка фигуры^Нет заливки),ТХХ"°“ Раб°та с «"=^“«3-
<2очего листа. Такой фокус" „оказан на рис. 19 4 ’де "?“ММУ 6удут “™“ ™™»
иаграммьи но «>6г«'|"|“ заливки для ,агол ’'“”««» и ,ра„„„ы
^теиды, До_е тени к злим Рентам «а-
„1(МЛйС‘
чцМ
Ежедневные телефонные звонки
180
160
140
120
100
80
60
40
20
О
® Входящие
Исходящие
Рис. 19.4. Отсутствие заливки области диаграммы делает ви-
димыми ячейки рабочего листа
Область диаграммы управляет всеми шрифтами, используемыми в диаграмме. Напри-
мер, если вы хотите изменить все шрифты в диаграмме, то это можно сделать без форма-
тирования каждого текстового элемента в отдельности. Выделите область диаграммы, а за-
тем измените все шрифты сразу, применяя команды группы Главная^Шрифт или коман-
ды мини-панели.
Если вы изменили какой-либо элемент диаграммы до неузнаваемости, всегда можно восстановить его перво-
начальный вид. Для этого выделите данный элемент и выберите команду Работа с диаграммами^
Формат^Текущий фрагмент^Восстановить форматирование стиля ли щелкните правой
кнопкой мыши на этом элементе и выберите в контекстном меню команду Восстановить форматиро
вание стиля.
^обы восстановить исходное форматирование всей диаграммы, выделите область диаграммы и примен
нейту же команду Восстановить форматирование стиля.
8а 19. Расширенные возможности построения диаграмм
429
Источник:
Отдел
-,a облзс™ —™
Настрой*®
пиягоаммы
олвет заливки \ н сквозь K0W
, зрачнымэтуоода Спасти построения диаграммы, выДезд
/ ,,местоположение и
Можно изменить размер на изменения, произведенные в их
ее границы. пО.разному РеаГИ^пОрцИИ области построения круговой и Пе
“"Длинные типы ЛЖИ" даия изменятьзч» Р работая с другими типами да -
МХ п«Ч»“М' S к«« 6УА« Я’ТХ увениншая их высоту или ширину. '
"„«о.»» ««П—;0® „ сторон, “Хшекы Р<™=Р“ »6”асти »
граммы, для того что
Корпорация ABC
50 ОСО ;-
45000 1
40 000 ;
35000 "
30 000
25 000 1
10000 -
15 OX -
10 000
5000
0
Ke 1 He. 2
Кв. 3 ' Ke- 4
2£>ЪО иод
Рис. /9.5. Уменьшение области построения диаграммы, чтобы поместит
грамму текстовую надпись .
еляться в° в"
Важно помнить, что размер области построения может автоматически изм. ^аГрамМ£
мя форматирования других элементов диаграммы. Например, если добавить ^оПОЛцителвВ°
генду, область построения может уменьшить свои размеры, чтобы выделить
место для размещения легенды.
_________—
Часть III. Создание диаграмм и и
430
Изменение размера и расположения облает
s -
потому лучше сначала выбрать олп,„аль*?Х"ерГ“ ““««« XXZ7
форматировать остальные элементы диаграмм!! "'”гав* nocpoe»ZS
Заголовки диаграммы
В диаграммах используется несколько различны, типов ,агмоиов
0 Заголовок диаграммы.
f Заголовок оси категорий (X).
g Заголовок оси значений (Y).
g Заголовок вспомогательной оси категорий (X)
g Заголовок вспомогательной оси значений (Y)
g Заголовок вспомогательной оси, показывающей глубину на
тиину на трехмерной диаграмме.
Количество заголовков зависит от типа диаграммы. Например, в круговой диаграмме
присутствует только заголовок диаграммы, потому что в ней нет осей Диаграмме
Чтобы добавить заголовок к диаграмме, выделите ее, а затем выберите команду Работа с
диаграммами^>Макет^>ПодписиФНазвание диаграммы. Чтобы добавить ^диаграмме
заголовок какои-либо оси, выберите команду Работа с Диаграммами^Макет^>Подписи^>
Названия осей. Откроется список, где вы можете выбрать ось, к которой хотите добавить
заголовок.
После добавления в диаграмму любого заголовка, можно изменить текст этого заголовка,
помещаемого Excel по умолчанию. Также можно свободно перемещать заголовки диаграмм
по всей области диаграммы. Тем не менее их размеры изменять нельзя— размеры заголов-
ков изменятся автоматически, если изменить размер шрифта, используемого в заголовке.
Но можно также установить связь любого заголовка диаграммы с ячейкой, содержащей
текст заголовка. Чтобы создать такую связь, щелкните на заголовке, введите знак равенства
(=) и укажите ячейку, содержащую текст заголовка. Excel покажет введенную формулу связи
в строке формул.
Текст на диаграмме — это не только заголовки. В любое место диаграммы можно добавить текст, который за
тем можно свободно перемещать по всей области диаграммы. Для этого выделите диаграмму и выберите ко
манду Работа с диаграммами^Макет^ВставитьоНадпись. Excel добавит
пись, в которую можно ввести любой текст. Эту автофигуру можно перемещать куда уг
размеры, и как угодно форматировать.
Многие предпочитают использовать надписи вместо “официальных заголовков ^5^““ является
т, заголовки, созданные Excel, имеют некоторые недостатки и —
то> что невозможно изменить размер заголовков (кроме как путем
ние надписи устраняет подобные проблемы.
Легенда диаграммы
Легенда диаграммы состоит из текста и ключей^/С
Ъект, отвечающий определенному ряду данных диагр
Лэва 7ft Расширенные возможности построения диа р
ЭТО маленький графический
431
мес.— -
prMCv I и
Совет
, .дерите команду Работа с диаграм
„сгенДУ. список опции, позволяю^
6ШГ* яИаГраХ к^‘аида °1ы ' после ВСТаВКН ЛегеНДЫ ВЬ’ ее Мо'^
Чтобы KnS-^ereHPa' т!сти ДИ^РамМЬ
^акеТ*П° х-нне яетен» в ^е. й с помощью приведенной вЫШе к
меСТ° ъ* >^'с ДРУ^ пегенДы с ее размеры области построения диагРам^
" и*“еотте и r(B“uu ,таб“ °ча "i-
S» вьше^'е ,-Д'"к <Delele>.
' :rX
элемевт °
пример, чгооы^ названия W1CХните на »)*и°“уВ диапазон исходных данных, Excel бу
НЫМ “I всю легенду, а затеХя подписей легендъ добавить названия рЯД0в Дан
выделив в вквючид» теКСГ \ Ряп 1. Р«Д 2 Хистоуктор^Данные1^Выбрать дан,
Е€ И' Хать в .^е X с ДиаграМмамиХХ PJJX (“ИС-19-6)- Выдели^
Ч:: а “т"те ~
г^«“вго,,'"ея’'
.6. Данное диолы овое окно используется для изменения названия ряда данных
такой тип aBTO(bnrvn Т* ДЛЯ обозн^,ения РяДов данных вместо легенды можно применить
ген" СамыеВЫ"°СК"- ’9’7 ПОКазано ^пользование выносок вместо ве-
ется после выбора команды Работав л >С°К ДОСТуПНЬ1 в галеРее автофигур, которая открыва-
_______________ с А^грэммами^МакетФВставить^Фигуры.
Предположим ЧТО бы па топ
т₽ачен0 много времени ^НЭ °Чень сло*ная Диаграмма на
^"ьго варХ**ЧХерЬЛЖН0 ^ть ещТопни ТаЛРМЭТИр0Вание и настройку которой было по-
‘ « ».*^™ХаЧ,Ю Ж Ч” “™ь ‘ “ «UxWiecr,..
«<™ром»ие 5 К 1>,*р“а,иР»м»»у», - вирой,У^ЖП,ю диагра““у буде" наз“игь гви"'
Mt.u рамет₽°в формати ороидааграммой.)
нас^Копиров^тв (м!М ВЫДелить W ^аг1мм^Ч<рЕЧРУЮ Диафамму с настройками, установлен-
(*<деше ее) и выбепит. Нажмиге комбинацию клавин Ь'^рите команду Главная^>Буфер обме
ка епйявИ8чш»диапсг^^уГлавная1*БУФео nR CW+C>^’ ^елкните на второй диаграмме
^ДиалоговомокнеСпецИалвв^)яе9°®менас>ВставитЬ^Специальная встав
4J? авка Установите переключатель Форматы.
СТь III. Создание диаграмм и изобрэ*61^
К0пиро®ание диаграммы "утем изменения источника „
^Конструкгор^ДанныеоВыбрать даннь“ команду Работа с XSmmT
данных укажите те данные, „а основе которых „хи Ц, £«™»“ „кне Вы6орД
. создан"® шаблона диаграммы. Выделите первую „arpaJT "ВД“И“«
' “»агра*амиФКо"с;РУет°Р*Тип^^ команду Работа с
" Сохранение шаблона диаграммы введите имя ноюо °’ч>ы“га «налогов», ок-
„„ новой диаграммы этот шаблон можно использовать иТеперь при ооз-
создании шаблонов диаграмм рассказывается далее в этой глад° ™П Диаграмм-(Более подробно °
Дополнительная Более подробно об использовании шаблонов диаграмм можно будет узнать в этой главе в разде
информация ле “Создание шаблонов диаграмм”.
Линии сетки
Линии сетки помогают определить числовые значения Линиями сетки
Ь1Х. Линии сетки — это обычные расширения делеНИ”^мождает Нужны ли линии сетки для
1глядят довольно неплохо, а другие сетка слишком загросетки вполне достаточно, хотя
‘*Шей диаграммы — решать вам. Иногда гоРизонтаЛЬН^л вертикальными линиями сетки.
Чечные диаграммы лучше смотрятся с горизонтальными J КОМандоЙ Работа с диаграм-
маь Т°®ы Добавить или удалить линии сетки, воспол пткооется список, где указаны все
^и^Макет^Оси^Сетка, после выполнения которой откроет
И’ присутствующие в данной диаграмме.
^«’Ртсширенные возможное™ построение диатранн
433
/ Для каждой оси предусмотрены два вида линий сетки: основные
.-’назаметху (промежуточные). С помощью линий основной сетки показан уровень меток „ Всп°мОг=
’ НИИ вспомогательной сетки располагаются между линиями основной сетки о'аз%ь
исе^ пч(1
Чтобы изменить цвет или вид линий сетки, щелкните на одной из них **
зуйтесь командами группы Работа с диаграммами^ФорматФСтили фи’* 3 -
Если линии сетки слишком выделяются на общем фоне, попробуйте из|и
ООЛСС ЯрКИЙ ИЛИ попробуйте обозначить ИХ пунктирными ЛИНИЯМИ.
азатемх
ч.
ч
Настройка осей
Диаграммы различаются количеством используемых осей. Круговые и
мы вообще не имеют осей. Все двухмерные диаграммы имеют две оси (илиК°ЛЬЦеВЬ1е Дй
ется вспомогательная ось значений, или четыре, если вы используете всп если Ис
тегорий в точечной диаграмме). Настоящие трехмерные диаграммы имеют М°ГаТельнУю ЛЛЬз^
Excel позволяет полностью управлять осями с помощью диалогово °СИ'
Содержимое этого диалогового окна зависит от типа выбранной оси ° °КНа Ф°РМат
' °СЦ.
Опции осей значений
На рис. 19.8 показана вкладка Параметры оси диалогового
.«ачечч». Опции других ,иадок этаго оиа пред„и„эт<!ны нг) ®°₽мат оси Мя
«рования оси.
Форматоск
Ф“та иованное
Фиксированное
Фиксированное
Фитарованное
; Параметры оси
: нич5»<альное значение:
• «моральное значение:
иена осно&ъос делений:
' ; ‘««пронежуточных делений,
порядок значений
I 4<с»
' Залека
. TJTIZH*»!
Теп»
® ЗВТО
® авто
• авто
’• Л- авто
С®Ч’« Исглаяв*.» . ” !!огаМм1че«ая шкала ...
_____‘ ; ^в« деления; нет Т~)'
: Г°^’зоитагьмая
* ^ОВйбор
наружу
- нет
РЯДОНСОСЬЮ
«Ь пересекает;
| Закрыть j
fiuc- №.8. Осн^~^
^«*хпа₽амет^Х“иГ ”'т“”
оси четыре переклин.®» >
7-----У Ных олений). По ””адьное и максимальное значения на
_ м°лчанию Excel определяет эти значс j
I- Создание диаграмм и изображен*^
тоЯтельно, основываясь на диапазоне значений п
нцЯ ‘^переключатели Авто. Если вы не согласны с автомат^' В ЭТ°М СЛучае будуТ уста‘
rtoBJieHbi остановите переключатели Фиксированное , атическими определениями шка-
2 ’ оделяющие шкалу. Р ЭННОе и вве^е собственные числовые зна-
чеНИ”’ оДР ие шкалы оси значений может существенно
03ме пулирОвание шкалой может привести к ток ИЯТЬ На ^П^мму- В некоторых
Хр-о. На рис. 19.9 показа™ д« ^а™ОТОбраЖ“““ «"«е будут L-
ПР101"” На аер««м rPa'l-mc шкала лежит в шапазотеот 52 ” *'
даН^ ООО. Очевидно, что верхний график более наглядно отображает^’ Э “ НИЖН6М ~ ™ °
|00 - ражает динамику изменения дан-
д чем нижнии.
НЫХ’
Рис. 19.9. Два графика с разными шкалами, построенные на осно-
ве одних и тех же данных
Какую шкалу использовать, зависит от ситуации, поскольку каких-то строгих правил не
существует. Однако старайтесь избегать искажения данных, выбирая неверную шкалу.
Сов Если вы строите несколько диаграмм, которые содержат данные, равнозначные по масштабу,
сделайте одинаковыми шкалы осей, чтобы диаграммы можно было легко сравнить.
Под переключателями, определяющими шкалу оси, находится флажок Обратный порядок
ЗНаЧениЙ. На рис. 19.10 показаны две гистограммы. Для верхней гистограммы этот флажок не
Уловлен (установка по умолчанию), а для нижней - установлен. Как видно, установка этого
флажка меняет направление оси значений, на нижней диаграмме эта ось направлена вниз.
Если значения, по которым строится диаграмма, очень большие по величине, то рацио-
^но для оси значений использовать логарифмическую шкалу. Такая шкала часто исполь-
^^представления научных данных. Чтобы установить логарифмическую шкалу, надо
Лава Расширенные возможности построения диаграмм 435
. .мцес1<ая шкала на вкладке Параметры оси диалОг
Формат ос». И» Г- ,еиую. ___________________________________
шкалу. а правый - логариу --------
ии ча 1-ь'й квартаЛ
Продажи за
4000 00°
j ООО 000
2 000 000
1000000
Г- ____________________________
Рис. 19.10. Две гистограммы с разным направлением осей
Рис. 19.11. Для нижнего графика установлен флажок Логарифмическая шкал qc
тКпйЖКО^ ® по*
/ Если установлен флажок Логарифмическая шкала, то рядом с этим ф отлИчай!
назамепу новная по умолчанию записывается число 10. Это число показывает, во ско будет 0°°^
" ся соседние основные деления логарифмической шкалы. Например, первое дел вЫ ^еге
ветствовать числу 1, второе деление - 10, третье - 100 и т.д. В поле Осн
задать любое другое число из интервала от 2 до 1 000.
_________ — браЖе^
Часть Ш. Создание диаграмм и изо
436
Диаграммы, показанные на рис iq
Й>СР-Я°М мом к книге компакт-диске ' ' кроены в
- f толчеи книге -
' ^Чеися на прилагав-
Еслидля построения диаграммь( Ис
довить новую цену делений для ОСи Зн^тс* очень большие чи
исок Цена деления на вкладке ПаРам^^Этог° "cno^v°8Ue можно
* ЭТ0М СП7ппппТО,бпРаЖается опция нет иДИалог°вого оКна ГСЯ раскРь-ваЮ1Цийся
Сотни, Тысячи, 10000, 100000, Миллионы и ?° В ЗТОм СПИс«е так-°₽МаТ °СИ' ПоУмол-
ЭГЙХ оприи, то цена делений оси значений До Триллион^ СадеР^гея 0ЛЦИи
l0000 И т.д. Если при этом также установить ж УМеньщена соотвегет^ ВыбРать одну из
бранная опция будет отображаться на д !Фш<,к ^ображатТ?/"”0 В '°° раз’ 10°0,
19.12 показаны две одинаковые гисто^^ в вВДе заголоХ ДИаГрамме- ™ вы-
РелеНия выбрана опция 100000 и установХ жМЫ’ДЛЯниж»ейгистотяа ЗНачений- На
------------- *^0, оТо6Ражат~: Цета
Расстояние до Солнца
8000 000000
7000 000 000
6000 000000
g 5000 000000
с
о 4 000 000000
х 3 000 000000
2 000000000 -
10QOOOCOOO -
Дс/с. 79 I? п л
цена велении оси нижней диаграммы уменьшена в 7 ООО 000 раз
8 000 г-
е 7 ООО----
^6 000 ----
s
| 5 000 j- ...
“ 4000 ----
о
j 3000 ----
g 2 000 ---
5 1000 i ..
о U
^эва 19, ра ------—------------------------—------
смиренные возможности построения диаграмм
437
внешним видом основных
Опции Основные и ПРоме^°ХЬу?очные деления не отображаются. и 'Ш
точных делений. По умолчанию про У (значения основных деле
Excel позволяет располагать ПОД с осьЮ вверху и внизу тРех
позициях, которые определяют О н оляютопции раздела Ось пересекает. Нг?ПИсИ0'х
Изменить местоположение осей н положениями подписей к осям и СЯх РЧ >9 о
показаны четыре точечных графикасразн^^_______ и* оСе^
Вертикальная: рядом с осью
ГоРизонта,
'льна,.
-в т
в|,И|у
омомсосыо Гормюн^ьна»: рядомсосью
Верп********- Р*ДО* с г
Рис. 19.13. Одинаковые графики с разными положениями осей и подписей к ним
Опции оси категорий
категорий. Многие опции этогоДокняаРаМеТРЫ °СИ диалогового окна Формат оси для оси
значений. ЦЙИ ЭТ°Г° °КНа ПОВТОРЯ™ опции подобного диалогового окна для оси
Excel самостоятельно определяет как птпПп,
можете “поправить” Excel отсЬопмятй ражать подписи оси категорий. Но вы всегда
гистограмма, где подписями к оси кят^гВаВ-°СЬ категоРий по-своему. На рис. 19.15 показана
положение названий месяцев под углом <р>ИИ ЯВЛяются названия месяцев. Excel выбрала рас-
месяцев расположатся горизонтально СЛИ Сделать Диаграмму более широкой, то названия
^тооы отобрэзитъ тек
ия°иоЬК° некотоРЬ|е. например каждую г°Ризонтально, можно отображать не все подписи,
мерения интервала надо ввести ЧН°РУЮ ИЛИ каждУго третью. Для этого в поле Едини-
^аммайЧт° и на рис. 19.15, но здесь в по а'Т”е 2 или 3- На рис. 19.16 показана та же гисто-
Результате в качестве подписей иг ДИница измерения интервала введено значе-
пользуется каждый второй месяц.
438
Часть III, Создание диаграмм и изобра)1<е
формат оси
Параметре о*
имело
Заливко
цвет .-..•ним
Тип л*4кми
Свечение и сглаживание
Формат объемной фигуры :
Параметры оси
Интервал межд у делениями: 1
Интервал между подписями:
й Автовыбор
Единица измерения интервала:
Обратный порядок категории
Расстояние до подписи от оо*: 1D0
Тип оси:
й Автоеыбрр на основе данных
Ось текста
» Зь»равм1-<вание
Основные:
наружу
Промежуточные:
Подписи Оси:
нет
Рядок с осью
• Вертикальная ось пересекает:
® Автовыбор
б категории с монером:
в максимальной категории
! Положение оси:
по делениям
® между делениями
-I L
Рис. 19.14. Вкладка Параметры оси диалогового окна Формат оси для
оси категорий
Рис. 19.15. Так Excel автоматически создает подписи к оси категории
к
мы Е,«. автомзтичсски На
При создании новой диаграмм случае создается р дать1. а стол-
етий значения даты или времени. Bjto столбец А содерж
Рис. 19.17 представлен простои при Р ппСТпоена гистограмма. павных по ве-
бец В - данные, на основе которых была построен на 30 равных
грамма содержит значения только Ю Д1’<у”’ оси явлЯются дата^а ьНЫМ. Чтобы отменить
личине интервалов. Это означает, что й си является не?с'’п Т оси в разделе Тип оси
Бывают случаи, когда создание огового окна Формат оси Р
ЭТУ установку, на вкладке Параметры ^938).
Установите переключатель Ось текста (р __________
т—--------------------------------
лава 19, Расширенные возможное
439
Ежемесячные
Рис. 19.16. Теперь названиям.,
сей к оси категорий
Принято заказов
250 -------
Рис. 19.17. Excel распознает даты и создает временные типы осей
Принято заказов
250 -. - ____
200 ' - „ ________________ f
/9 /«. О™,« т
440
Создание диаграмм и изображен^
ш «я». ™ Л"« профад»
" ста®"’ л>чш““ способом ял... * ®®ЙИМ „„„,
(ГОЛ проб и ошибок. Excel пред ,агает гавд*®'И“"у' «огор^*ТСя с
7 умудреииье опытом профессионалы не ,°фо“"ое галичест““гл*г‘ <1»7™'“"“г"'"ии,ь
дайны осе возможности создан», „ к« « ™Х?а "И“'ие““
утрами диаграмм - чаще axcnep»^®»*" «»гИм, £*«эд б^ХоГ®"4 4,0
Пои» создания базовой диаграммы ва„ “««б Раобра^.“1“ °61"
Э.слдамеипгру» только с копией диаграмм^*"”3 ^с, здзд,. „ “
копии внедренной диаграммы выделите еР и Мо*но eeZn- К0ПИ|° Для ,
сто. ЕСЛИ необходимо сделать копию листа на*атой Тыльному вцду ^₽Wewofi-
шу <ш>, переместите его на новое местоХ 4 Щелк^е нае” <CW>’ цС0ЗДания
-<«+С> и <CM+Vc. ЭТО же можно
38еСтнои комбинации юи-
работа с рядами данных
Каждая диаграмма состоит из одного ил
содержатся в рабочем листе. Эти данные „р“06р“ущ“Г.которые
„ры «рутовых диаграмм ,, т.д. В этом р Е™ ‘ ^бщ, д»ап,ам„.
« т Р’дами Данных. обсувдното, „с„отк операшм ’ “«
Прежде чем приступать к работе с рядами данных их НРпл
руйте диаграмму, а затем щелкните на нужном нябпп₽ ™ еооходимо выделить. Активизи-
!р„„с зто столбец, в трафике - линия иТдУбздХ^™' Z В
отдельную точку. ’ 0 вы выбрали весь ряд. а не
Можно выбрать ряд данных с помощью раскрывающегося списка Элемент диаграммы, кото-
рый находится в группе команд Работа с диаграммами^Формат^Текущий фрагмент.
Когда ряд данных выделен, Excel выполняет следующее:
отображает имя ряда в списке Элемент диаграммы, который находится в группе ко-
манд Работа с диаграммами^Формат^Текущий фрагмент;
отображает формулу =РЯД в строке формул;
выделяет ячейки, содержащие данные этого ряда.
Все виды настройки рядов данных осуществляются с помощью ленточных команд или
опций диалогового окна Формат ряда данных, содержимое которого зависит от типа диа-
граммы.
Удаление ряда данных
Чтобы удалить ряд данных, выделите его и нажмите клавишу <Delete>. Ряд данных буде
Удален с диаграммы, но данные в рабочем листе останутся в неизменном ид
., nouuul„ R отом случае получится пустая диаграмма, однако
Можно убрать с диаграммы все_рады данных. X к пустой диаграмме, она сно-
она сохраняет свои установки. Поэтому, если дооа
ва примет первоначальный вид.
f На заметку
Глава 19. Расширенные возможностипос^роения диаграмм
Добавление нового ряда данных на диаграм
с ri^rtaRiFTh новый наоор данных в существ\ллт* *
в - -2^*^
""" содержащая два ряда данных ( * "Ро.
Фев" Теперь надо добавить из эпг диаграмму новые данные за март.
-------------------.........
н
А
Янв
Фев
Мар
4
5
б
—с - о «
Товар Б Товар 6
23
26
28
9
6
5
В
Товар А
12
22
26
Ежемесячные продажи
15
16
17
18
19
30 -
20 -
8
9
10
11
13 15 +
14 10
5
0
Товар А
“свар Б
Товар В
Яне
Фее
у На заметку
Соеет
Рис. 19.19. В эту диаграмму надо добавить новый ряд данных
Excel предлагает два способа добавления нового ряда на диаграмму.
Активизируйте диаграмму', а затем выберите команду Работа с диаграммами^
Конструктор^Данные^Выбрать данные. В открывшемся диалоговом окне Выбор
источника данных щелкните на кнопке Добавить. В новом открывшемся диалого-
аТпоте^няцаи64146 В П°Ле ^МЯ ряДа Укажите название нового ряда данных,
данных ИЯ Укажите Диапазон ячеек, содержащий значения для нового рада
те диаграмму и нттГко^б^К И СК0ПИруйте его в бУФеР обмена. Затем акгивизируй-
грамму. ‘ 30010 raaB1™ <Ctri+V>, чтобы вставить данные в диа-
в предыдущих версиях Excel мпжип /к,™ й
Тимму путем выделения диапазона добавить новый набор данных в существующую диа-
грамму. Начиная с веосии опгп г ,ячеек’ с°ДеР*ащего данные, и перетаскивания его в диа-
W 2007, Excel не поддерживает такую операцию
Если диаграмма была изначально
Щью команды Вставка^Табли! На ОСновании Данных из таблицы (созданной с помо-
ДОбавлении новых данных в таблиц L Табли4а). Диаграмма обновляется автоматически при
ется новыми данными, вы можете пли ЛИ 830 имеется Диаграмма, которая постоянно обновля
м“ из данных таблицы. 0дновРеменно сэкономить время и усилия, создавая диаграм-
442
сл> III. Создание диаграмм и изобра#6^
Изменение ряда даНны
Часто случается так, что, создай
добавляете новые даинь,ев ДИагРамМу ,
^^нных, которые уже лист
рассмотрим, как можно изменить ' 8 ВИде
ДИапазон
на основе конкретного диапазона данных, вы
и расширяете этот диапазон. В то же время
диаграмм, вы хотите удалить.
ряда данных.
Перетаскивание границы диапазон,
Самый простой способ изменения
змма,- это перетаскивание границы T"330*8 да*ных ня
Рис. 19.20. Для изменения ряда данных диаграммы выделите этот ряд и перетащите маркер
заполнения
Кроме того, можно щелкнуть на рамке для перемещения сделанного выделения на друтой
диапазон ячеек.
В некоторых случаях вам также потребуется настроить диапазон, содержащий наимено-
вания категорий. Эти наименования также имеют рамки, и вы можете перетащить выделение
Для расширения или захвата диапазона с наименованиями, задействованными в диаграмме.
Если ваша диаграмма располагается на отдельном листе, необходимо использовать один
из двух описанных выше методов.
«гл лкиа Изменение ряда
Использование диалогового ок ИСПОЛьзовать диалого-
wudu « „ диапазона данных, мож окна заключается
Чтобы обновить диаграмму для й способ добраться д ,анных и в контек-
вое окно Изменение ряда. Наиболее ~ и на Какой-либо точке р _ ом окне Выбор
«следующем. Щелкните правой кношсо^ в открывшемся^ щедкните на кнопке
стном меню выберите команду Вь Р который надо изм поле значения
источника данных выделите ряд Данн - > ^зменениё РяДа
Изменить. В открывшемся диалоговом о
измените диапазон ряда данных.
Расширенные возможности построения диаграмм
,уя ряд»:
СьееНЙВ*2
, ______——" Д « 03.05.2010; 04...
с----------1 0^, |
1 ок____I Отмена j
^^^вОеОКН°ИЗМеНе^
Редактирование *ОрМУ^’ связана определенная формула = рЯд.
С каждым набором данных д _ е выдеден ряд данных. Если вы понимаете
ляется в строке формул, если на^Едактировать ссыдки диапазона в формуле Ряд Ра'
"Z ХенияТнных, которые использовались для построения Диаграмм^'
С,КДСГ фоомула -ряд не является полноценной формулой: ее нельзя применять в ячейках рабочего ЛИс
и, заметку нельзя использот, функции. Одн^о можно редактировать аргументы этой фоРмул *
в описываемой формуле используется функция РЯД, имеющая следующий синтакСис.
РЯД (игля_ряда;метки_категории;диапазон_да иных ;номер_рзгда; размеры)
Функция РЯД имеет несколько аргументов, приведенных ниже.
Необязательный аргумент имя_ряда содержит ссылку на ячейку, в которой записано
имя ряда, используемое в легенде. Если в диаграмме один ряд данных, то этот аргу-
мент содержит заголовок диаграммы. Аргумент может включать текст, заключенный в
кавычки. Если данный аргумент опущен, то Excel создаст стандартное имя ряда
(например. Ряд 1, Ряд 2 и т.д.).
Необязательный аргумент метки_категории содержит ссылку на диапазон ячеек,
где записаны метки для оси категорий. Если этот аргумент опущен, то Excel создаст
метки оси категорий в виде чисел натурального ряда, начиная с 1. Для точечных гра-
фиков этот аргумент содержит значения для оси X. Допускается в качестве аргумента
задавать несмежный диапазон. В этом случае адреса диапазонов разделяются запяты-
ми и заключаются в круглые скобки. Аргументом также может быть массив числовых
или текстовых значений, заключенный в фигурные скобки.
Обязательный аргумент диапазон_данных содержит ссылку на диапазон ячеек, где
записаны значения ряда данных. Для точечных графиков этот аргумент содержит зна-
чения для оси Y. Допускается в качестве аргумента задавать несмежный диапазон.
с Д°М дЛучае адреса Диапазонов разделяются запятыми и заключаются в круглые
к РО^нтом также может быть массив числовых или текстовых значений, за
ключенныи в фигурные скобки.
аоглмеитЬиЬ1И арГуМеНТ Н0МеР^?яда содержит номер ряда данных в диаграмме. Этот
Х7 hTZ" ХГ""' тал“° ™гда- “““ ‘ штамме имеется несколько р««- *
ИНД Не допускается я качеств ар^„с„та „^„„толать ссылку на ячейку.
Аргумент размеры используется топкя-п „ Пн содержИТ
ссылку на диапазон ячеек содепжя пузырьковых диаграммах. Он с е
аргумента задавать несмежный™ размеры пузырьков. Допускается .
ются запятыми и заключаются к аПа’ЮИ' В этом случае адреса диапазонов р ^c.
сив числовых или текстопм* РУглые скобки. Аргументом также может
...__ _____________значении, заключенный в фигурн ые скобки.
444 ~~~ ___________________________________ ~>кеН^
Часть III, Создание диаграмм и изобр3
Сове7
кции РЯД указываются абсолютные ссылки и
В фУ” го листа. Например, формула = РЯд может * ЯЧеИКИ„ и обя'«тельНО указывается
МЯРаб0 1$В$1; ;ПИСТ1!$В$2;$В$7;1) h Такой вид;
0Йп(^С
гР в качестве аргументов функции ряд вместо
этих диапазонов. В этом случае перед именем диапазоня^30^ М°*Н° 1ЛСпользовать имекз
книги, как показано в следующей формуле: тоязательно указывается имя рабочей
= РЯД (ЛИСТ11 $В$1; ; budget. xlsx > Мои_данные . х,
добавление подписей данных
* цист» необходимо, чтобы диаграмма показывала значения данных а каждой точке Пол-
” (метки) с команды Работа с диаграМХи«Макв“
* -..„.аПпппиги, команда „ткрь„ает спж.ок с опцюми мающими лмо_
самих точек данных. На рис. 19.22 показана диаграм-
п'одпИСИ^Подписи данных. Эта г-
жеНИе подписей данных относительно
Uta с подписями данных.
а в с г,
экзамен [предмет Предмет г[ Предмету
51
54
64
68
G
1 34
2 65
3 78
4 87
5 94
46,
64
64
59
Т
64
46
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36_
Л/с. 19^22~п --------------------------------------- "
‘ ^иагРамма с подписями данных
7е. Расширенные возможности построения диаграмм
К
Предмет 1
34
Предмет 2
67
59
Предмет 3
54
51
445
Смет
„..........-х==:=;=':=5>
сей яанн“^'”,р/'Х»н» "" рИ“ " “““"«тону. ей™ изменяются да„„ыс Ч<
"м""“ “ким'ни6удь текстом-
С11 также изменяются. Ьсл .
введите новый текст. расположены неудачно, например одна подпис..
Часто бывает так, что подписи^ 'выделить и перетащить в другое место. Для т^°*еЧ.
ол"“ таго',тобы их °ь,бю,ь
к сожалению, работа с дл^ его использования в подписях^6Г(1'
Например, нельзя определят- Д поле3ной при работе с точечными ДИагра '
Такая возможность оказала каЖД0Й тоцке данных определенный текстовый4
где есть необходимость пр требования, Microsoft так и не добавила Л*’
"шлю"даннь,х'а итем уже вручну“ p«w
ровать их.
Обработка пропущенных данных
Иногда . наборе да,щах для диаграммы может быть пропущено одно или несколько ж.
чений. Как видно на рис. 19.23, Excel предлагает три способа обработки таких пропущенных
данных.
Показывать пустые ячейки как пустые значения. Пропущенные данные просто иг-
норируются, ряд данных будет иметь пропуски. Этот способ установлен по умолчанию.
Показывать пустые ячейки как нулевые значения. Пропущенные данные воспри-
нимаются как нуль.
Показывать пустые ячейки как ЛИНИЮ. Пропущенные данные вычисляются на ос-
новании соседних значений таким образом, чтобы они соединяли прямой линией эти
соседние значения. Данная опция доступна только для графиков, диаграмм с областя-
ми и точечных графиков.
Эти возможности предоставляет диалоговое окно Настройка скрытых и пустых
ячеек, которое открывается после выбора команды Работа с диаграммами^
Конструктор^Данные^Выбрать данные и щелчка на кнопке Скрытые и пустые
ячейки В диалоговом окне Выбор источника данных. В диалоговом окне Настройка
скрытых и пустых ячеек предоставляются на выбор три имеющихся в наличии различ-
ных метода обработки пропущенных данных. Перечисленные опции диалогового окна
™0ИКЗ пРЫТЬ,Х И ПУСТЫХ ЯЧеек Действуют на все ряды данных активизированной
той же диаграммы^ НСЛЬЗЯ пРименить разные опции к различным рядам данных одной и
00,81 naHHkip0^ °КНе НастР°йка скрытых и пустых ячеек есть еще опция Показыват
на диатймиоКРЬ1ТЬ1Х стРоках и ст°лбцах. Обычно данные в скрытых строках и ст0^
' дует чстаняйпива поэтому данная опция по умолчанию не установлена, и ее н
ть, если вы не хотите отображать на диаграмме скрытые данные.
446
Часть III, Создание диаграмм и изобра*
A
,еМя
0:00
1:00
2:00
3:00
4:00
5:00
6:00
7:00
8:00
9:00
10:00
11:00
, 12:00
13:00
14:00
15:00
16:00
17:00
18:00
19:00
20:00
21:00
22:00
23:00
j BP1
2
3
A
5
I 6
I 7
1 8
I 9
110
111
0 00
15 \
io ;
о
18-00
i 25
! 20
! 15
(10
0
4--.
0.00
18 00 21 00
3 00 6
00 900 1200
0
1 30 .
TeMnepaiYPa
12
11
9
120
io
13
15
18
20
21
9 00 12.00 15 00 18-00
: IS
115 ‘
:ю i
5
j 30
125
24
26
26
26
24
21
18
i 2°
15
14
11
11
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
;_________________________________
Puc. 19.23. Три возможности обработки пропущенных данных
Добавление планок погрешностей
Для определенных типов диаграмм можно добавить к точкам данных танки погрешна-
'Иеь. Они обычно используются для определения области изменения значения данных в
ХКРеТН0Й точке- бланки погрешностей применяются только для диаграмм с областями,
Этограмм, графиков и точечных диаграмм.
Чтобы добаХть планки по остсй к значениям выделенного^рядё’
«берите команду Работа с диаграммами^Макет^Анализ-Жланки погрешностей,
чтобы у rawm ом н „«.-гимпиостей большие возможности по
над '1ЬИъ список возможных типов планок noipouiK фопмат ппанок
”°РУ и .,«лп<ч«'тчвляет диалоговое окно Формат планок
Погпа. Насзройке планок погрешностей прсдосзавляс д Ппплпнитопь-
. "РВДностей. мтор<и! „кр|,1в^.тея ,„с„е 8,„&чм . « ж «we х«ма,«Ы Дополнитепь
I f"8lia ’’ Расширенные возможное™ построения диаграмм
447
"X
"4||.
°T«4
еДинИцахf
,ет Для
L. рачение
e. Размер
оМ окне имеется несколько olllwi<
стей- ® эТ
ипк (10^1° ,й имеют заданный вами фи
-%.
а фиК'-*'” пчмер H- iU
Lift pa'MVp- инчевие.paiM 1 Р1пностей задается в единицах
, ’ ри„ер ЕХ“' ®> Ч
. „к.»"'"" „т среАвег0
> * „№«»«''’ , „„грешное^ задается а единиц»
квадратик пЛанки JV ряда даНных. ~
* >
График- пред -------
no
100
60 .
. 40 ;
20
О ---------;--1---1-J----;-)---f--1----J------,-,--J----;-r---,-----1-j----1-J---r-
1 3 s 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31
аграмме используются относительные значения погрешности
с**1 повременно ^Диаграммы может иметь планки погрешностей для значений осей Хи Y<№
*?“е1ие*""’*"да
°т времени, то можно построк”'
ИМеть несколько линий ° Пр°ГнозиР°«ать измеи^^ даниых- В некоторых случаях с ””
• ___ ИИ ^нда. вменение данных. Отдельные ряды данных
448 ~ ---—_____
ЭСТЬ Создание диаграмм и изобрз*е^
„ ПОЛНИ’Ь диаграмму линией тпемю
Д1ммами^Макет^Анализ^лиНи‘ °Чень пР»ст0 □
й греида- Б"льшие ««ложности по Рен«а- Чтобы 0ЛьзУйтесь кп
•""“LoBC’e окно Формат линии треНда Вь,б°РУ и настг^?РЬ1Ть с”исок ГаНД0Й Работа с
€нДь'ДоПОЛНИТеЛЬНЬ,е ПаРамеТр^л^ -Г'ИНИЙ гре1ХЗМ0*НЬ,Х
<.бор типа линии тренда зависит от ?РеНда- П°СЛе «Ха в "ред^авяяет
которые данные луЧше описывать пп *' Са^й Расп *е Сл”«е
J >ая фильтрация вкладки ПаРа^тР^ типами ли^ане«^ЙТйп
,хй треида МОЖН° СГЛадить слишком пя ? ЛИНии тоеип ^нда г "‘ ЛИнейный,
« этон опции нужно указать ХХРо°ИНИ“е Xf ^'^оп, о „7фТоЮ
,каждого среднего значения. Hanp„„et, “™ьх “"ОДо« «олазящего Т "И‘
>« ’даче,,ие' "пользуя пять точек даи ““брать число6-va" амюче?'®"'0
^сколько периодов вперед или наЛ1"нь«. Кроме ’• То Excel 6 Ч’“ “ Рас-
Н> рис. 19.25 представлен прние РассчнИт' “ pa3®« ПрогтоГ„“ “'”ть
сточки вперед. “"'""ой л„н„„ Ь’"««н. линии Ум‘
Для более полного контроля за линией ’’«“«ЗДным» Хе„
, результате чего откроется диалоговое окп^1™ “««ните „я „ - "
«да фильтрация полезна для сгаа ФоР«ат линии "ра“ой «
,остью (т.е. шумных” данных). " дан«Ь1х. «пак1.„агеНДа °Д»а из опций nJ'
опция Линейная фильтрация позволит „ ^“^«я больш^Х™
«« , каждое среднее значение. Наприм™ '"'““«’ь кол„чест»„
«их пяти точек. На р„с. 19.2б „P0™efH »“"(« знИП1в™,ек вмюче„.
фиирания линии тренда. 'оказана диаграмма , ко,„ . ““«йсляет среднее “
Р°" "™“»У«с. л„„ейна,Т
Изменение объемных диаграмм
Все объемные диаграммы имеют неск-ппк^
изменять. Например, многие диаграммы имеют основан^еТ^ °бЪекТ0В' котоРые можно
диаграммы — еще и дополнительную ось Все элементы обт * настоя1цие объемные
лить и отформатировать по своему усмотвению с nZn °бъеМНОИ диа'Таммы можно выде-
сму усмотрению с помощью диалоговых окон Формат...
Е F
2
3
4
5
6
7
8
9
10
п
12
13 I
к :
15 ,
И ।
17 I
18 I
19 <
20 Г
Рис- 19.2 Г7
z Линия
Г/>авз 19. ........................................-
Уширенные возможности построения диаграмм
А
е
с
о
Имя Рост Вес
Аркадий
178 98
Борис 160 100
Владими]: 182 100 j
Василий 180 98 i 130 7
Денис 150 77 120 -
Евгений 178 120 j 110 -
Георгий 159 80 82 i 100 1
Гарольд 169 л 90 ;
Иван 170 96 80 i-~
к°нстанп Э|*ИЛЬ Леонид 190 183 168 174 111 91 , 70 4 j 60 -j i Mb...
марк Николай 78 98 1 50 j 150
Мимаил 176 185 99
Олег 120
Петр 159 88
166 78
160 170
Рост
Рост и вес
Y- 0,8746х -55.647
Ва=0 491
180 190 200
тренда и ее уравнение
G н
449
Рис. 19.26. Штриховой линией представлена скользящая средняя
Одной из особенностей, которыми отличаются объемные диаграммы Excel от двумерных
диаграмм, — это перспектива, или точка обзора, с которой вы рассматриваете диаграмму.
В некоторых случаях данные могут стать презентабельнее, если поменять порядок следова-
ния рядов данных.
На рис. 19.27 показаны две версии объемной диаграммы с двумя рядами данных. Раз-
личие между ними заключается только в том, что они имеют разный порядок рядов дан-
ных. Это небольшое различие значительно изменило внешний вид диаграммы. Чтобы
изменить порядок рядов данных, с помощью команды Работа с диаграммами^
Конструктор^ Данные^ Выбрать данные откройте диалоговое окно Выбор источника
данных, выберите в нем ряд данных и щелчками на кнопках Вниз или Вверх измените
порядок рядов данных.
Excel позволяет легко изменять угол обзора объемной диаграммы. Для выполнения
поворота объемной диаграммы выберите команду Работа с диаграммами^
. ет Поворот объемной фигуры, чтобы открыть вкладку Поворот объемной
SXn ^аЛ0ГОВ0Г0 окна Ф°Рмат области диаграммы. На этой вкладке имеется не-
оис. 19 28 ппХэДЛЯ поворота объемной диаграммы и изменения ее перспективы. 8
ми углами зрения™ Че™Ре ВИДа Однои и той же Диаграммы, представленные под РазНЬ1
450
Часть III, Создание диаграмм и изобра#
Uc- 19-28. Четыре вида одной и той же объемной диаграмм
19' Расширенные возможности построения диаграмм
451
Построение комбинированных Диагра^^
Комбинированной называется такая диаграмма, которая состоит
данных п в которой используются различные типы диаграмм одновремен ^ес,<0Ль
грамма и график. В комбинированной диаграмме может также использ^’ liaripl1^11^ to
(например, только гистограммы), но при этом она будет содержать втору °ВаТься
построения комбинированных диаграмм нужно по меньшей мере два ря °Св зда
Можно превратить имеющуюся диаграмму в комбинированную ц ?,,f
для одного ряда данных. Выделите ряд данных, который необходимо Ме,<Ив Тип
пом диаграмм, и выберите команду Работа с ДИаграммами^^^^ь^^ц.
Изменить тип диаграммы. В диалоговом окне Изменение типа ^°НстРУкт^г^
тип диаграммы для выделенного ряда данных. Дополнительно мо ^ИаГ^а^1Иь
ось значений. °Жн° npH)w 1 2 йЬгбе.
Wb е p4ie
г Если при выборе команды Работа с Диаграммами^Конот
/ азамепу тип диаграммы не был meH m один руктОр^г
будет применен ко всем рядам данных. ыи 8Ь|^Ранный тцп ^3^И/к
1
- р- « --re s,zM—:=
ДО сомаки, комбинированной диаграммы.
А
В С
0 Е F 6
2 Месяц Ср. темп. Осадки
3 Янв 15,3_________71,12.
1 Фев 16,1 ______64,26
5 Мар 18,6 70,36
б Апр 20,0_________ 45,47;
7 Май 23,6 _____30,23
Z Июн 27,2: 27,18:
9 Июл 28,9 25,91!
10 Авт 26,7, 27,94
И Сен 23,9 31,50!
12 Окт 22,2 34,80'
13 Ноя 20,0 62,23
14 Дек 16,1 65,28
15
16
17
18
-12_________
Ср. темп. Осадки
3 мнения второго ряда почти не видно на совместной диаграмме
Изменим тип второго ряда с гистограммы
ную ось значений. Для этого надо выполнить
1. Для появления диалогового окна
ряде данных Осадки.
а график и используем для этого ряда отдель-
несколько действий.
РМат ряда данных дважды щелкните №
V Параметр61 Ряр3
2. В диалоговом окне Формат ряда данных перейдите на вкладку
и установите переключатель По вспомогательной оси.
3. Пока выделен ряд Осадки, выберите команду Работа с Д
Конструкторшу ипш Изменить тип диаграммы. У
_______________
Часть III. Создание диаграмм и из
. В диалоговом окне Измененью
' те На кнопке ОК. Ие типа ДиаГрам
НаММы Bblfi
результат этих действий показан на п ™п гРафИк и
того, справа появилась нов^^
"° °СаДКам тепеРь вычерчены ли-
Weather Summary
35.0
30.0
25.0
20.0
15.0
10.0
5.0
0.0
Янв <Ьев Map Апр Мэй Июн Июл
Ср. те мп. ««
Ааг Сен Окт Ноя Дек
“Осадки
80,00 '
; 70.00 i
60.00
; 5о.оо i
Г 40.00 j
- 30,00 ’
20,00 !
Г ю.оо ।
0.00 :
Рис. 19.30. Новый тип и дополнительная ось для второго ряда данных
На CD-ROM Раб0ЧаЯ книга с пРиведенным выше примером находится на компакт-диске, прилагаемом к книге.
I Некоторые типы диаграмм невозможно комбинировать. Например, невозможно создать комби-
Назаметку нированную диаграмму, которая включала бы пузырьковую диаграмму или объемную диаграмму.
Если вы попытаетесь создать комбинированную диаграмму из несовместимых типов диаграмм,
то Excel предупредит вас об этом.
На рис. 19.31 продемонстрировано, насколько далеко можно зайти при комбинировании
диаграмм различных типов. На этой диаграмме скомбинировано пять различных типов диа-
грамм: круговая, с областями, гистограмма, график и точечная. Мне трудно придумать ре
альный пример, в котором я бы мог столкнуться с подобной ситуацией, но этот пример дос
таточно интересен.
Отображение таблицы омо.
Excel позволяет непосредственно под команду Работа с диа-
вании которой построена диаграмма. тяр;пицу данных, выберите список опций,
Д» добавить к дн^ммет^вадд команда от^ва" предосташя„
гРаммами^Макет^Подписи^Таб данных. Большие осле выбора в этом спи-
УВравляющих вставкой в диаграмму которые открывав показана диа-
логовое окно Формат таблицы данных данных. На рис. -
Ске команды Дополнительные парам
Псамма с таблицей данных.
-------.------------------™Г;осгроени«А''аграмм
лава 19. Расширенные возможное
453
Совет
-------- .мам расположенным на листах диагРам
тГ„ к диаграмм7’й диаграммой, то в этом случае . Ц
,цчн0 добавпяютс ведренно Д листе, поскольку flManJ >
диаграмм
.11 пиах диаграмм или, как их на%1Вал
^лОПЯНИв ^аи ь1ваемых и<аб.^ ’ шМ. Шаблон диаграммы
С 03ДЭ о так ^ЗЬ киыи тиП^элементов диаграммы. Можно
разделе °’, пользой _ вСех эле ьзовать этот шаблон при П()
..............................................................
стандарт
как особый
в I
-
2
3
Рис. /9.31. Комбинироаситая дис^рсшмо, состоящая из графиков ия /
Кругов*
КОПЬЦеЬоЬ
С областями
Гистограмме
Греби*
454
Часть III. Создание диаграмм и
Ср. торг, операция
1200.00 у
1000.00 4—
800.00
600.00
400.00
200,00 -
0.00 4
900 000
800 000
700 000
600000
- 500000
Ь 400000
300 000
200000
о
1111
Фее
550 650
741.12
Янв
452 940
657.59
Мар Апр i Мвй , Июн
496 350 736 830 767 500 j 786 560
880,05 941/33 ! 908/Б 1040.42
*
№
С'
О
100 000
ММ Продажи
i-<-Cp. торг, операций
1
п
Рис. 19.32. К этой комбинированной диаграмме добавлена таблица данных
Для создания шаблона диаграмм выполните такие действия.
1.
2.
Постройте диаграмму, которая послужит ц0 лучше исполь-
торые будут отображены в зтой "X,ZX "оз~ а буду-
зовать такие данные, которые будут ти
щем на основе разрабатываемого шаблона. Таким образом бу.
Отформатируйте и настройте диаграмму так, к^к ове нОВОГО шаблона.
лет определен внешний вид диаграмм, создай,ь« работа диаграм.
«ИХ;ZZlIZZZZ Z шаблон. Excel диалоговое ок-
но Сохранение шаблона диаграммы. ЯНИтЬ
4* Присвойте имя шаблону и щелкните на кнопке
Чтобы создать диаграмму на основе шаблона, выполните та
1- выделите данные, требуемые для построения д Р ммы^все типы диа-
выберите команду Вставка^Диаграммь^ДРУ^ея^Ф
грамм. Excel откроет диалоговое окно
3.
^ава то п - — -•—- ”
Уширенные возможности построения диаграмм
455
3. На левой
....даг.»»™ «к>.» в^«т;₽а™ь, 1и.елкН11т
4 ,а’ “м"м “ к,,0"ке °* Ч
оц0Т. и к диаграммам, созданным без их (шаблонов) учагт,
Шаблоны можно применя дааграмме, выделите эту диаграмму и
С-* X1
Г 30м I Q гп • . •
Секреты построения диаграмм
в РВ» ш —«г™ s: * J
Гк™»м диаграммам, построение которых вы. наверх, "с^
Все примеры этого раздела можно найти на прилагаемом к книге компакт-диске.
На CD-ROM
Применение в диаграммах графических объектов
В диаграммах. созданных в Excel, очень просто использовать узор, текстуру или графиче-
ское изображение. На рис. 19.33 показан пример гистограммы, где в качестве фона области
диаграммы использована фотография.
ном области диаграммы яв ляется фотография
456 --------------------- ЛпЗ*^
Часть III. Создание диаграмм и изо и
изображения в какой-либо элемент диатя
1>О0Г0В0ГО 0КНа Ф°РМаТ ЭТ0ГО н"™ йТ'СТВМегя ' "““ошью лВД
Заа< ИЛИ текстура н щелкните на одной и кнопоЛХ We лерекакХ^
Рй"£пй< ним»210™ Файл. Буфер обмена и Клип иц!™"™'" ""°™™ изображения
Л!»0®. изобр“«ние' которое заранее должно быть н^Г "а “пке БУФер обмена
>^aX»yxWy™XKH°nKaXHe06X0MU0»“6P3Tb»306p» “'"° ‘ 6УФ'Р °6“"“ После
,едчка 34 представлены два примера лиатам, ражение-
Н’«НИИ Microsoft Office и стандартные фитда, изображения
}|3 К°
Итоги по данным БД
н^вТ0ЧН°
данных
Непослушный
Хороший
Рис. 19.34. Использование в диаграммах разнообразных изображений
• 15
Квартальные показатели
: 20 - -
ЙЕ1 «Е-2 Кв.
Применение изображений в диаграммах дает неограниченный простор для полета фанта-
зии. При этом, конечно же, следует избегать перегруженности изображения. Ведь основная
цель диаграммы — раскрыть смысл информации, а не поразить воображение наблюдателя
своими художественными способностями.
Использование в диаграммах изображений, а особенно фото, может существенно увеличить
Внимание! размеры ваших рабочих книг.
Градусники
Каждый человек встречал диаграммы, которые отображают, на сколько процентов^вь
полнена работа. В Excel можно очень просто создать такие же. Вся хитрость й
в том, что нужно создать диаграмму, исходный диапазон данных которой
ячейки (которая содержит число в процентном формате). ппонент выпол-
На рис. 19.35 приведен пример рабочего листа, в котором °”р J 1Oqo новых кли_
нения за один день поставленной задачи. За 15 дней планир^ поостая формула суммиро-
Это число записано в ячейке В18. В ячейке В19 вычис-
лил значения из диапазона В2 : В16. В ячейке В21 с помощью формулы
1яется процент выполнения задачи.
Г"а8а '« Расширенные л‘в'р8ММ
457
Рис. 19.35. Эта диаграмма позволяет определить, на сколько про-
центов выполнена поставленная задача
Если поместить новые данные в столбец В, формулы автоматически подсчитают результат.
Для создания такой диаграммы необходимо выделить ячейку В 21 и на основании ее зна-
чения построить гистограмму с накоплением. Обратите внимание на пустую ячейку над
только что выделенной. Если ее не будет, то Excel использует весь диапазон данных для по-
строения диаграммы. Именно поэтому ячейка В21 отделена от всех остальных, и, следова-
тельно, диаграмма будет строиться с использованием одной ячейки. В построенную диа-
грамму необходимо внести некоторые изменения.
Удалите горизонтальную ось категорий с диаграммы, выделив ее и нажав клавиш)'
<Delete>.
Удалите легенду.
Чтобы отобразить на столбце диаграммы процент выполнения, вставьте фигуру Над
пись и свяжите ее с ячейкой В21.
" !няТ0Г0Х0КНе Формат ряда данных на вкладке Параметры ряда установите
ковой зазо^ ДЛЯ ПараМетра ПеРекрытие рядов и значение 0 — для параметра Во
устаноТэте^пям806 °КН° Формат оси Для оси значений, на вкладке Параметры ос
ние равным О.Р максимальн°е значение равным 1 и минимальное з
«-«Г' "₽0'К”ЖаТЬ вид диап5аммь, в соответствия е .а*1"
458
Часть III. Создание диаграмм и изобра#
процентная диаграмма
Яарис. 19.36 представлена круГ0Вая
И предыдущая диаграмма, отпЛ^Ма, Напп
... -
—----------------- “ ^"«х <зап«ХВ ак^ В1>.
в Диапазоне
А
Процент:
В
63,2%
2
3 данные круговой диаграммы
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
°~’г'.
31,6%
18,4%
50,0%
Рис. 19.36. Эта диаграмма по внешнему виду напоминает
бражает значения от 0 до 100%
----------------1
спидометр и ото-
Нижняя часть круга скрыта и всегда будет равной 50%. (Чтобы скрыть сектор круговой
диаграммы, выделите этот сектор (одну точку данных) и в диалоговом окне Формат точки
данных установите опции Нет заливки и Нет линий.) Размеры двух других секторов осно-
ваны на значении из ячейки В1. В ячейку А4 введена следующая формула:
=МИН(В1,100%) /2
Эта формула определяет, какое из двух значений (хранящееся в ячейке В1 или 100%) яв-
ляется меньшим. Затем, поскольку мы видим лишь половину круга, полученное значение
нужно поделить на 2. С помощью функции МИН на диаграмму налагается ограничение, и она
никогда не будет отображать значение больше 100%.
Ячейка А5 используется для определения оставшейся части круга, т.е. области диаграм-
мы, которая находится справа от разделителя:
=50%-Д5
Название диаграммы было перемещено под половину круга. Диаграмма также содержит
Текст, подключенный к ячейке В1, которая отображает процент выполнения.
Гистограмма с условными цветами столбцов
о„0“Могли заметить, что если гистограмма содержит один ряд данных, то в диалоговом
" с Формат ряда данных на вкладке Заливка появлястс. опция Разноцветные точки.
^“Установить флажок этой опции, то каждый столбец гистограммы будет иметь свои цвет.
алению, эти цвета нельзя связать со значениями ряда данных.
1*^
а Расширенные возможности построения диаграмм
к..1К можно связать значения ряда
, будет показано, ** гистограмма (более ВЬ1рази
В этом рахаеле оуд ,937 показан, создания диаграммы,
си.с,«—Х. » "С,,[,ЛЬ5У
рится В цвете). Дани.
не А1:
"J'x ги„
.ея‘
□
Условные цвета
MrC-U
12
j 66 | 100 I
М66 67-100
1 Фе*
, мао
- А”р
7 Май
данные
12
-20
12
22
32
56
S4
-20
22
32
А»т
12 О*т
_ ноя
U Дел
54
21
12
-31
21
12
56
54
^ответству1О1Чего
I________________—
Рис. 19.37. Цвет каждого столбца этой гистограммы зависит от
ряда данных
Данные для этой диаграммы записаны в столбце В, но сама диаграмма стг
рем рядам данных, записанных в столбцах С:F. Формулы в столбцах С • р вы 5НТСя П° ЧеТ
ных столбца В те значения, которые не превышают величин, записанных в ди И^анэт Из '
Например, в ячейке СЗ записана формула Диапазоце Q. рН
=ЕСЛИ(ВЗ<=$С$1;ВЗ;””)
которая скопирована вниз по столбцу С. С помощью этих формул значения из с
меньшие значения в ячейке С1. переписываются в столбец С. Oj^Ua в,
Формула в ячейке D3 чуть посложнее предыдущей, поскольку с ее помощью
значения, которые превышают значения в ячейке С1, но которые меньше значения ^аК)Тся
D1. Эта формула имеет вид В ЯЧеяке
=ЕСЛИ(И($ВЗ>С$1;$B3<=D$1);$ВЗ;”")
Эта формула копируется вниз по столбцу D. Аналогичные формулы используются в
столбцах Е и F.
На диаграмме ряды данных перекрывают друг друга. Но поскольку все четыре ряда дан-
ных имеют пропуски значений, то это перекрытие визуально отсутствует. Весь “фокус” этой
диаграммы состоит в том, чтобы для всех рядов данных подобрать такое одинаковое значе-
ние параметра Перекрытие рядов на вкладке Параметры ряда диалогового окна Формат
ряда данных (в данном случае я выбрал значение этого параметра равным 75%), чтобы не
было видно принадлежности столбцов разным рядам данных. Другими словами, с помощью
этого параметра надо добиться того, чтобы расстояние между любыми соседними столбцами
было примерно одинаковое.
Столоны каждого ряда данных имеют свой цвет. Таким образом, мы построили гисто-
грамму, где цвет столонов зависит от соответствующих значений.
460
Часть III. Создание диаграмм и изображений
^тельные гистограммы
« творческий подход, в Excel можно создать .
иГПриМ^И^.38 показана сравнительная гистограмма. ТакиХ" бЫ’ нево^^ное. Напри-
03 РИСставления данных о предпочтениях групп людей ДИаГраммы ’’асго используют-
о
е
<21-
Д'* -
31-40--
41'5° '
5J.60-
61-75--' '
?70 . ..
' в с
„Нейрны Мужчины
-Ю%;
-23%
-32%'
i-" ' -18% . .
-14%;
-2% ..
-1%
.100%
3%
12%
20%
29% •
' 25%'
6%
5%
100%
61-70
51-60
10
11
12
1«
15
io
ii
18
19
20
21
22
Я
i
а
а
31-40
21-30
< 21
t- G " н" ' ; " ’ . ’ - ”
Использование товара в зависимости от
возраста и пола
<-------------. Ц —
Женщины
I
Мужчины
60% 50% 40%
Процент регулярного использования товара
рис. 19.38. Чтобы создать такую сравнительную гистон
секреты У ыстОграл{М), необходимо знать некоторые
Вот как построить такую диаграмму.
1. Введите данные в диапазон А1:С8, как показано на рис. 19.38. Обратите внима-
ние: значения для групп женщин введены в виде отрицательных чисел.
2. Выделите диапазон А1 :С8 и создайте линейчатую диаграмму. Используйте под-
тип диаграммы Линейчатая с группировкой.
3. Выделите горизонтальную ось и откройте ее диалоговое окно Формат оси.
4. На вкладке Число диалогового окна Формат оси задайте числовой формат
0%;0%;0%. Это специальное форматирование переводит отрицательные значения
в проценты.
5. Выделите вертикальную ось и откройте ее диалоговое окно Формат оси.
6. На вкладке Параметры оси диалогового окна Формат оси укажите, что деления
(основные и промежуточные) отсутствуют (опция нет), а для подписей оси выберите
опцию внизу. Таким образом, ось будет размещаться в центре диаграммы, а метки
(подписи) оси будут находиться с левой стороны.
Глава 79. Расширенные возможности построения диаграмм
461
'е
7. Выберите по очереди каждый ряд данных и откройте его
мат ряда данных. ДИал°гой(
8. На вкладке Параметры ряда диалогового окна Формат 0
опции Перекрытие рядов равным 100, а опции Боковой зазор УСТан°вц
9. Вместо легенды дополните диаграмму двумя текстонк.» Р Чь
Женщины я Мужчины. ЫМи * 0.
10. Примените необходимые атрибуты форматирования.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это горизонтальная линейчатая диаграмма, котоп
ется в программах управления проектами. Несмотря на то что в Excel ди Часто
таковые не поддерживаются, их можно достаточно просто создать. Здес^^3^*4
правильно задать исходные данные. ь СаМг>е гдавТаЦ
На рис. 19.39 показана диаграмма Ганта, которая графически отображ 8fi°ex
екта, расположенного в диапазоне А2: С13. На горизонтальной оси отоб ^асг1асан11
тельность выполнения проекта, а каждый прямоугольник соответств ₽ Жается общ^Ро-
Взглянув на диаграмму, легко оценить время выполнения каждого за °Дн°мУ за *
лить накладывающиеся задания. Дания, а таю^
д ’ 7 в с_____________________________
I Дата начала Длительность
2 Совещание по планированию 03.05.2010 1
3 Разработка опросника 04.05.2010 11
- Печать и расоялча опросника 18.05.2010 9
S Получение ответов 2105.2010 15
б Ввод данных 2105.2010 18
S Написание отчета 14.06.2010 12
9 Распространение проекта отче 28.06.2010 2
10 Получение замечаний по отчет 29.06.2010 5
11 Завершение отчета 05.07.2010 6
12 Распространение отчета 12.07.2010 2
13 Собрание 20.07.2010 1
15
1С
17
18
19
[20
22
23
V
25
26
17
28
29
30
31
32
33
Й
Сметание по плакированию
Разработка опросила
Печать и рассылка опросника
Получение отитов
Ввод данных
Анама данных
Написание отчета
Распространение проекта отчета
Пол/Фемие ммемании по отчету
Завершение отчета
Распространение отчета
Собрание
Рис. 19.39. Диаграмма Ганта строится на основе линейчатой диаграммы
................. —---------*
Часть III. Создание диаграмм и изо р
462
г-
з.
я столбце А содержатся названия Заданий
ь /юшего задания; в столбце с — пп, ’ в Столбце п
»ь.пОЛ„та
t Выделите диапазон А2 ; С13 и СОзда Действия. ИЯ в ДНя*-
удалите легенду диаграммы. ЛИНейЧатУю Диаграмму
Выделите ось категорий (ЗДес. . С Накоплени«ми.
окно Формат оси. эт° ВеРтикальная Ось)
4, На вкладке Параметры оси Дия " °ТК₽0ЙТе ее Диалоговое
Обратный порядок категорий Левого Окна Фоомят
ризонтальная ось пересекает вВКЛадке
5. Выделите ряд данных Дата начя ИМаЛьной категор^ ^ючатель Го-
да данных. Ла и откройте его ДИалогп
6. На вкладке Параметры оси диало °КН° Ф°РМат ря’
значение параметра Перекпыт™ /ГОВог° окна Фоомят г,„
окна установите переключатель hX°B Равным 100% На ДЭННЬ1Х Установите
переключатель Нет линий Эти vct ЗЭЛИвки- На вкладке цв ™Ke Заливка этого
7. Выделите ось значений (здесь
окно Формат оси. •₽-»««»., ось) „
8. На вкладке Параметры оси диалог™
ное значение „ Максимальное эначете Ф°₽Мат «и в пелит Мннималь-
которые будут отображаться на диаграмм т на'“™У» и конечную
в виде порядковых чисел, а не в привычн™ / сожш™», эта Даты надо задавать
мальное значение равно 40301 (3 мая 201 о? мТТС Дат’ В нашем примере Мини-
(26 июля 2010). Для отображения интеовалст ’ Максимальн°е значение — 40385
ле Цена основных делений. На водке Число"Неделю задайте значение 7 в по-
в котором они будут отображаться как подписи оси 3Wbe Ф°рмат дат’
9. Выполните другое форматирование, которое вы сочтете нужным.
Создание графиков математических функций
одной переменной
Удобнее всего создавать графики математических или тригонометрических функций,
используя точечные диаграммы. На рис. 19.40 приведен пример графика функции синус.
На диаграмме значения переменной у строятся в зависимости от значений переменной х
(выраженной в радианах) в диапазоне от -5 до +5 с шагом 0,5. Каждая пара х и у отобра
жается на диаграмме в виде одной точки данных. Затем все точки соединяются линиеи.
Функция зависимости переменной у от х выражается следующей формулой.
У = SIN (х)
Соответствующая формула находится в ячейке В2 (и копируется в нижние яч )
=SIN(A2)
jg D — ----------—
Расширенные возможности построения диаграмм
1.5
1.0
0,5
Y 0,0
-0.5
-1,0
о
5
5
функция: Ч'
x-Min:
х-Мах:
‘ ^«цийсоднойпеременной
Построение фУ
Введите фоР^енияХ диаграмма ото
максимально значений.
заданного диапазона зн
•15
-6,0
-2,0 0.0 2,0 4,0 6.0
X
у
1
3
4
5
6
7
3
3
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
‘ постройте еще функции
=SiN(x)/x
=SIN(XA3)*COS(xA2)
=NORMDIST(X, ОД, FALSE)
=51М(хлЗ)*СО5(хл2]
Рис. 19.40. На этой диаграмме изображен график функции SIN(x)
Создание графиков математических функций
двух переменных
В предыдущем разделе было описано, как строить графики одной переменной. Теп Р
рассмотрим построение графика функции двух переменных. Для примера ниже привел
формула, которая вычисляет значение переменной г при различных значениях двух ДРУ
переменных, х и у.
z = SIN(x)*COS(y)
464
Часть lit. Создание диаграмм и изобР^*
q дд показана поверхностная диаграмма, построенная в соответствии с этой
1 переменной z переменная х изменялась в интервале
гъ в интервале от 1 до 5 также с шагом 0,2.
копируется по всей рабочей странице
, -------- •*—рлнистная д-
На Р'^ при вычислении 441 значения nepeiv
1(оРмуЛ< с шагом 0,2, а переменная у изменялаС1
(1 I Д° 5 „ записанная в ячейке В2,
"^COSCB^»
.s*15
N
а
l.S
О
Рис. 19.41. Поверхностная диаграмма функции двух переменных
465
Г"эва 'Я Расширенные возможности построения диаграмм
реализация
данных с помощью
условного
форматирования
В этой главе речь пойдет об условном
кии - одном из самых многогранных Хд"™ХеТ
Условное форматирование автоматически измеХД Г
вИд ячеек в зависимости от их содержимого внешнии
В Excel 2007 средство условного форматирования приоб-
рело новые полезные свойства, и теперь условное форма™
ванне по праву рассматривается как основное средство визуя
лизации числовых данных. В Excel 2010 вы найдете новые
возможности условного форматирования.
ГЛАВА
В этой главе...
Условное форматирование
Задание условного
форматирования
Условные форматы
с использованием
графических элементов
Создание правил условного
форматирования на основе
формул
Работа с условными
форматами
Условное форматирование
Условное форматирование позволяет автоматически из-
менять формат ячеек в зависимости от их содеР^И^
Предположим, что нужно отформатировать диапазон
таким образом, чтобы отрицательные значения от Р
на светло-желтом фоне. При вводе или изменении
мого ячейки Excel проверит введенное знамени зна.
с правилами условного форматирования, ели вв
чение отрицательное, фон станет светло-желтым, в противном
случае ничего не произойдет. пля опреде-
Условное форматирование можно исполь или яче.
ления ячеек, которые содержат недопуст определить,
ск определенного типа. По форматировани Например,
какие ячейки содержат значения определенно . он
к искомым ячейкам можно применить ярко кра пазонами,
На рис. 20.1 показан рабочий лист с Де® тип уСЛОвного
* каждому из которых применен отдель тк0 поясним
Форматирования, заданного своим правило
Эти правила.
Рис. 20 J. Девять разных правил условного форматирования
Больше 10, Ячейки, содержащие числовые значения, превышающие число 10, выде-
ляются заданным цветом фона ячейки. Это одно из многочисленных стандартных пра-
вил условного форматирования, основанных на сравнении числовых значений.
Выше среднего. Ячейки, содержащие числовые значения, превышающие среднее
значение у казанного диапазона ячеек, выделяются заданным цветом фона ячейки.
Повторяющиеся значения. Выделяются ячейки, содержащие значения, коюрь
встречаются в указанном диапазоне ячеек больше одного раза.
Текст содержит X. Выделяются ячейки, содержащие заданную букву X (введенн,
в любом регистре).
истограммы. В каждой ячейке отображается горизонтальная полоска, длин2
р пре п фниоиальна числовому значению, содержащемуся в ячейке.
Часть III. Создание диаграмм и изобрая
ней отображается тот или
. iзначков.
цветовая шкала. Цвет фона ячеек выделеНног
содержимого ячеек. Можно выбпать nJ ДИапазона изменяв
“оздать собственную цветовую шкалу. "Определенных цве’товь“ш«™
^Гн-йД~н^е:„~ХЯЧеЙ™ »- -
Набор значков. Другой набор значков. заданного набора
Собственное правило. Правило условного форматив
оСновано на формуле Форматирования данного диапазона ячеек
sOCTAT(CTPOKA() ;2) =ОСТАТ (СТОЛБЕЦ () ;2)
Все примеры для данной главы содержатся в
мом к книге. Рабо™х книгах на компакт-диске, прилагав-
H3CD-R0M
Задание условного форматирования
Чтобы применить условное форматирование к отдельной ячейке и™ D
«ну ячеек, надо выбрать одно из правил форматирован™, пр^а ннГв'"^"^™'
й открывается после выбора команды ГлавнаЯФСтили=чУсловное форматирование
В ЭТОМ списке представлены правила (точнее, труппы „равил). а такЖе команды которью
связаны с правилами условного форматирования. р
Правила выделения ячеек. Правила этой группы основаны на сравнении содержи-
мого ячейки с заданным значением. Среди этих правил также присутствуют правила,
которые отыскивают вхождение заданной текстовой строки в содержимое ячейки
и проверяют наличие повторяющихся значений.
Правила отбора наибольших значений. Правила этой группы выделяют наиболь-
шие (первые) 10 значений, наименьшие (последние) 20% значений, а также значения,
которые больше среднего значения.
Гистограммы. Применение этих правил приводит к отображению непосредственно
в ячейках горизонтальных столбиков, величина которых пропорциональна значению,
содержащемуся в ячейке.
Цветовые шкалы. В соответствии с этими правилами фоном ячеек выделенного диа-
пазона будет градиентная заливка, при этом оттенок фона каждой ячейки зависит от
значения в данной ячейке.
Наборы значков. Применение этих правил приводит к отображению в каждой ячейке
графического значка, соответствующего значению в данной ячейке.
Создать правило. Эта команда позволяет создавать собственные правила условного
форматирования, включая правила, основанные на логических формулах.
Удалить правила. Данная команда удаляет правила условного фор. а р
выделенного диапазона ячеек или со всего рабочего листа.
Управление правилами. Эта команда открывает диалоговое. o^o ^павила ^еДаК_
вил условного форматирования, в котором можно создав
тировать существующие или удалять выбранные правила.
Глааа 20. Визуализация данных с помощью условного форматирования 469
После
диа-ioi' -
SQ£
етров форматирования
Задание парам и вил условного форматирования Ех -
как «я =“б£Реге ?Л0№Р«"Ые параметры формат,,рова « »т06
. .. . то,„ как 1М0ЖН0 задать мэтироваиия. Эти окна имеют „ S1»
«** окно. Р прав"- 4 форматов. предлагаемых Excel ч ’"«
даго окна зав.«т “У Рданнс» данному правилу. се| А», фЧ
,жмда >"РЗ«™ J которь,х УА»^йрова„„я. которое появляется п
™^М““ Доказано .««''»»« «"‘^р^гированиеоПраеипа выдед^ »к,6(
МеХ«Д”“ 0«« Ф°Р“аТ'фМХ"^М> ПОЛЯХ ВВОда ’ТОГ° °КНа' (3аме™“. что в” ’Ч
“2 ч»« 3а№Ь ССЫЛКИ На ЯЧеЙКИ'
числа.) _________?] х|
— Гй. д«т. , к J—J
меЖДУ _
♦оптировать ячейку которые находятся МЕЖДУ:____________________
------ г ^г] с |с5етлс?-крэсная заливка и темно -красный
ок
тмена
--------------- ZZZtofew длвилзмх окон, зодоюоюх лоро-
„ . on о Одно из многих t
?ео,ры'ге1о««оз<>4>”Рл,““'р0“'
ппько сотен различных форматов, которые МОЖНо Ис.
Программа Excel "Р'^Хо'форматирования. Если вам не хватит э™ форматов.
пользовать при здания условного фор Р * пользовательский формат. Эта и.
берите в разрывающемся списке фор £ вкладками Число, Шрифт, Граница и За.
откроет диалоговое окно «ор использовать любые опции этого окна.
создания собственного формата може
кгосгд nxun Фоомат ячеек, используемое при задании условных
Нетрудно заметить, что диал Р 0 окна формат ячеек. Здесь нет вкладок Вы-
форматов, не“ног°°“ другИх вкладках некоторые опции могут быть недоступными.
РэХ—кно^ Очистить’которая удаляеТ ЛЮб°е ЗЭДа№
манда
пивка. Для
; На заметку
форматирование.
Если вы знакомы со средством условного форматирования Excel 2007, в Excel 2010 вы найдете несколько усо
вершенствований, которые отсутствуют в предыдущих версиях.
Столбцы данных отображаются пропорционально.
Столбцы данных отображаются с равномерной заливкой с границей. Ранее столбцы данных отображал
с использованием градиентной заливки.
Теперь столбцы данных отображают отрицательные значения значительно лучше.
Для столбцов данных появилась возможность задавать как минимальные, так и максимальные
Появилась возможность задавать свои наборы значков.
Упростилось сокрытие одной и более пиктограмм из набора значков.
470
а
Часть III. Создание диаграмм и изо Р
лпя создан'1* собственных правил Excel п™
датирования (рис. 20.3), которое о"Р адагает Диалоговое
ф^Стияи^Условное ФорматИрованиДр^я после ВЫп
диалоговое окно Создание правила фопм=? Ь Правило.
s„ АСЛОВНОГ° форматирования- а также все новЫе
Biinr?KH0 Создание правила
лнеиия команды Глав-
Создана пранина Формат^^^
созпя\РЖП1 ВСе встР°енные пра-
1НЫе пользователем.
Бь»беор”е т»«п поев.' *а:
Значение: |(Минимальное значение
Цвет: 7]
эко г
ное з
Рис. 20.3. Диалоговое окно Создание правила форматирования
► Формат!IpC-ESTo ТОЛэЧО ЯмёГесм
^о.ооые :одер.<д-
► Форматирозать только пеРЕ^ и/м п^Ди ,е /
► оорчаткров-ть только з-^чеьия, которое haxcn
► Форматировать только у-ччаль^е>vr п05т В/И
► использовать формулу лля определения С °0B<'to,so’ s
---------------------------—-------<oTipv eHfelx д,
Форматировать все ячейки на основана „
Стиль формата: 1пБчхиБ^-' _а . лНаченнй:
- Н&тХЦБынся шкала »
Минимальное знамение
[Минимальное значение
inn:
Образец:
Для создания собственного правила сначала в верхней части диалогового окна Создание
правила форматирования выбирается тип создаваемого правила. В зависимости от выбранного
типа правила изменяется нижняя часть окна Создание правила форматирования. После уста-
новки всех опций, предлагаемых в нижней части окна для настройки создаваемого правила,
щелкните на кнопке Формат. В открывшемся диалоговом окне Формат ячеек задайте парамет-
ры форматирования, которые будут применяться к выделенным ячейкам, когда будут выполнять-
ся условия правила форматирования. Исключением является правило первого типа, которое не
снабжается кнопкой Формат (здесь применяется графика а не форматирование ячеек).
В диалоговом окне Создание правила форматирования для выбора предлагается не-
сколько общих типов правил условного форматирования.
Форматировать все ячейки на основании их значении. Этот тип правил применя-
ется для создания графических условных форматов с использованием гистограмм,
цветовых схем и наборов значков.
Форматировать только ячейки, которые содержат... . Этот тип правил
ся для создания условных форматов, основанных на сравненииячеек являет.
с заданными значениями. Могут проверяться условия, если с с _
ся текст, даты, значения ошибок или если яченки п\стыс вепСИй Excel
вил подобен правилам условного форматирования предыдуших версии
* чнччения. Правила этого типа выле-
Форматировать только первые или п с.. А з*аченнй наибольшне (первые)
ляют ячейки, содержащие наиоольшпJ „ нанменьшие (последние) иЯ значений
значений, наименьшие (последние) п 31«
20. Визуализация данных с помощь» условного формагирования 47»
W1ЬКО значения, которые находятся выше иди н
форматировав юльк выделения ячеек, содержащих эо И*е Сп
:=====:-
. форматировать только уникальные или повторяющиеся • Ч
шнес» значения в заданном диапазоне ячеек. по^ 'Ч
. Использовать формулу для определения форматируемых n4eeK. д *>
типа создаются на основе логических формул. (Более подробно о пр„м^Ила
„рн создании правил условного форматирования сказано ниже, в ф<>»
правил условного форматирования на основе формул'.) Тоз^
Условные форматы с использованием
графических элементов
В этом разделе описаны три возможности создания условных форматов
таких графических элементов, как гистограммы, цветовые схемы и няГпгтт ИСп°Льзовяи
Гамиры значков
Условный формат с применением гистограмм
Условный формат с применением гистограмм отображает непосп^
ризонтальные столбики, длина которых пропорциональна значениахГ Д ТВенн° в ячейках
нему знамению в диапазоне ячеек, к которым применен этот форма,™ В ЯЧейк« и Максим^
Возможность построения гистограмм по данным в Excel %) in пп,
Теперь гистограммы отображают картину пропорционально yCQBepUjQ^nQsai.a
“°,№b *«« столбцов“ ЛИНейча™
щ градиентная заливка ие применяйС/авномер«ой заливкой цвиа
««з^иятелерьотобрвжащоя~ °™
столбце D. Теперь на глаз аиа„ ДШ™а' ™™bH0CTb звучания ™ем ™™грамм. Это
/ И““о.«минныетреки. Звучан™ каждой песни задана.
совет Гистограммы в ячейках стаи
»сл«ХХХТ’вЛМЫ“И'если «РИНУ столбца, к ко
Новинка
Если 7ти°М0ЩЬЮ команды Главнаяс>Стилис^7^ЛЯ гистогРамм на палитре, которая открыва-
сутствуетЦВеТа Не удовлегв<>ряют, то шелк-т ловное форматирование^Гистограммы.
Форматирования1^ЭуВеТ°В ГИСтоЕРамм, выХтоетеТ ДРУ™е ПравИла’ КОТ°раЯ Х
В этом окне вы можете допо Р диалоговое окно Создание правила
лнительно выполнить следующие действия:
472
Часть III. Создание диаграмм и изобра*611
в
А
ддьбОМ
9
К
14
15
16
18
13
jo
21
22
23
24
25
26
27
26
JS-
БобД^3"
рбД*'’3*
i06^’'3r<
БобДилай
6обДилай
^6 Дилен
6в6Д1'лЗЙ
6обД>,лзй
60бД‘,лан
БобД“лай
БсбДилан
БобДилаи
БобД’,лан
Бо6ДилаН
Бо6Дилан .
Бо6Дилаи
Бо6ДиЛЗН
Боб Дилэи
БобДилэн
Боб Дилан
Боб Дилан
Боб Дилан
Боб Дилан
Боб Дилан
Боб Дилан
Another Side of Sob Oylan
Another Side of Bob Dylan
Another Side of Bob Dylan
Another Side of Bob Dylar,
Another Side of Bob Dylan
Another Side of Bob Dylan
Another Side of Bob Dylan
Another Side of Bob Dylan
Another Side of Bob Dylan
Another Side of Bob Dylan
Another Side of Bob Dylan
Blonde On Blonde
Blonde On Blonde
Blonde On Blonde
Blonde On Blonde
Blonde On Blonde
Blonde On Blonde
Blonde On Blonde
Blonde On Blonde
Blonde On Blonde
Blonde On Blonde
Blonde On Blonde
Blonde On Blonde
Blonde On Blonde
Blonde On Blonde
Blood On The Tracks
Blood On The Tracks
Rlnod Пл ThoTrarlc_____
П1ТНИ° ВДм,И1""“"
/Хл И Т <- л ц
Rea!*V Want To
Ballad in Plain D
Black Crow Blues
Chimes Of ^eedom
I Don't Beueve You
1 Shall Be Free No. Ю
It Ain't Me Babe
Motorpsycho Nitemare
My Back Pages
Spanish Harlem Incident
Tc Ramona
4tn Time Around
Absolutely Sweet Mane
Want You
Just Like A Woman
Leopard-Skin Pill-Box Hat
Mo5tLike1YYouGoYourWav(Aadi
Obviously 5 Believers '
One Of Us Must know (Sooner Or tamr
Pledging MY Time
Rainy Day Women «.2 And ₽35
Sad Eyed lady Of the lowlands
Stuck inside Of Mobile With the Memph.s Blues
Temporary like Achilles
Visions Of Johanna
Buckets Of Rain
Idiot Wind
-if Ym 1 Soo Mor ______________
0:06:16
0:03:14
0:04 47
0:03:33
0:04:33
0733:52
0:04:36
0:03:06
0734:54
0:04:00
0:03:28
0:03:36
0:04:56
0:03:48
07)4:36
0:07:05
0:05:06
0:07:34
Puc. 20.4. Пример условного форматирования с применением гистограмм
0:07:49
л-амя
указать, чтобы в ячейках отображались только гистограммы (без числовых значений);
I задать минимальное и максимальное значения для масштабирования"
изменить внешний вид гистограмм;
задать режим обработки отрицательных значений и осей;
задать направление столбцов гистограммы.
* Следует отметить, что цвет гистограмм не зависит от цветов темы документа, - если вы приме-
На заметку ните к рабочей книге другую тему документа, то цвет столбцов гистограмм не изменится.
Использование условного форматирования с применением
гистограмм вместо диаграмм
Использование условного форматирования диапазонов ячеек с применением гисто
грамм может служить быстрой и простой альтернативой созданию настоящих диаграмм.
На рис. 20.5 показана таблица Excel, состоящая из трех столбцов (создана с помощью
команды Вставка^ТаблИЦЫ^Таблица), при этом к третьему столбцу применено ус-
ловное форматирование с применением гистограмм. В этом столбце содержатся ссылки
Ва значения второго столбца таблицы, но сами значения в этом сюл це не ото ражаются
(в диалоговом окне Создание правила форматирования установлен флажок Показы-
Вать только столбец.)
Глз»а 2® Визуализация данных спомощыо условного форматирования 473
Рис. 20.5. В третьем столбце таблицы используется условное форматирование с
гистограмм П^1<Л,е,1вчие)^
м u а
М»ХЯЦ И J80HKHJB М —С------
3 Январь 2 9S3
л Февраль 3100
Март 4123
6 Апрель 4 092
т Май 4 532
6 Июнь 3 194
9 Июль 2 765
ю Август 2S93
Сентябрь 4 256
12 Октябрь 3 983
13 Ноябрь 4 234
1- декабрь 6233^
15 Всего звонкое 46 388
На рис. 20.6 показана настоящая диаграмма линейчатого типа, построенная по
же таблицы. Построение такой диаграммы потребовало некоторых усилий, но она
ше возможностей для более выразительного представления данных, чем условное
ванне с применением гистограмм. Но, с другой стороны, для быстрого и чернового Ч?ирМатиР°-
линейчатой диаграммы прекрасным средством является условное форматирование П°СТроения
нием гистограмм, особенно когда надо быстро построить несколько таких диаграмм ° ПрИМене'
Данным Той
Имеетболь.
Рис. 20.6. Настоящая пинеичат^, " — “
'<атиР°вания с применением гистогра}^0)1'110 исг,о'1ьзоватя условного фор-
474
Часть III. Создание диаграмм и изобра#е(1
усЛ°8НЫЙ Формат с применением и»
1 Фор^рот спРимтетеи цветовых шкал
ог значении ячеек и с учегом ,,мче„"„*"» “ -
’„стой пример условного форматирован..,, сРуе”ог”"“и“ш-
,”’е7овой шкалы Рования с применением
И ,«< 20.7 показан диапазон ячеек птж„
цветовой шкалы. Здесь истолкует!» триХтаа""'’ Форматом с приме-
'Меняете» К₽аС-НЫИ *“а; ВЛЯ "О вели ™
* ьВих 3,МЧеНИИ “ 3еЛеНЫИ' ДЛ” Заливки 4»™ KoZ“’Г'"-“ ~ желтый и для
б*„»и ИНОГО цвета. конкретной ячейки применяется оттенок
м - и Э Q г s т --------
Ежедневная численность работников
Рис. 20.7. Диапазон ячеек, отформатированный условным форматом с применением цветовой
шкалы
Для условного форматирования Excel предлагает четыре двухцветные и четыре трехцвет-
ные цветовые шкалы. Образцы этих шкал находятся на палитре, которая открывается с по-
мощью команды Главная^Стили^Условное форматирование^Цветовые шкалы. На
этой палитре также доступна команда Другие правила, которая открывает диалоговое окно
Создание правила форматирования (рис. 20.8), в котором можно выбрать дополнитель-
ные цвета и настроить другие параметры условного формата с применением цветовой шкалы.
Предельный случай условного форматирования с применением
Цветовой шкалы
При использовании цветовых шкал важно понимать, что ня ^условного
*1Я|отся не чистые цвета, а оттенки тех цветов, которые выпираются‘ * когда ус-
На РИС- 20-9 ПОКа3аН пРедеЛЬИЬ,Й пример Z ячТек^(100 с^ок на 100 столб-
цов) м Ф°РМаТ пРименен к Диапазон>'- С0СТ°ЯЩХшен до^г для того, чтобы показать глад-
к°е ПепетШТаб ОтобРаження Рабочего ™ста tH создает видимость градиентной заливки
Ретекание оттенков трехцветнои шкалы, чт.
ег° Диапазона ячеек.
Гл^ 20. ВИзуалИзацИЯ ДЭННЫх с пом^ условное форма™₽овани. 475
рмиснтпая заливка большого диапазона ячеек с помощью цветовой шкалы
- g, л)/(вН^
Часть III. Создание диаграмм и изоор
476
а в ячейках этого диапазона вычисляются с пт<о,> л
зда“бНИЯ vne которая записана в ячейке С5- мощью формул, подобных еле-
' з^енИЯ
/Н8замет«
в столбце А и в первой
"ЗМеНЯЮтг
Условное форматирование, лр °т 0 ® 4.0 с щагом 0
чения, записанные в ячейкаЛ^ Щее Цветовые
гистограммами и наборами зяа те««ность пред^™^ “WTb «и» з«.
условный формат с применением J'***
значков ем наборов
Условное форматирование с пример
ячеек вставляет в ячейки тот или иной знзчаГ" НабоР<* значков в закиг„
ЧтОбы задать условный формат с набором*? 3аДаНного ^бора значков °Т значения
будет применено это форматирование, и ВыЛТЧК°В’ ВЫдел*те диапазон ячеек v
форматирование^Наборы значков. ДаннТкГ К°Манду ^авная^с™^
отме„о 20 наборов значков.
Пример условного форматиоппЯиио о „ °т 3 “ 5
значков применением набора
На рис. 20.10 приведен простой приме
ре значков называется “3 символа без "’“'л значкм- • ™»»т-
нае проектов и зависят от процента выполнения афиЧеС™ °10бРа™>т состоя-
в столбце С. ия проектных работ, которые записаны
В С
Отчет о ходе выполнения проектов
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Рис. 20.10. Пример
Ц Проц. Завершения И
Проект! Проект 2 У 95%
<✓ 100%
Проект 3 7 50%
Проект 4 X 0%
Проект 5 г 20%
ПплРкТ 6 V 80%
Проект 7 Проект 8 100%
X 0%
X 0%
Проект 10 50%
*• —
использования набора значков
По умолчанию условное форматирование с набором значков применяется к диапазону
е^еек' с°Держащих процентные значения. При этом процентная шкала от 0 до 100% разбива-
/ся на три равные части для наб из трех значков, разбивается на четыре равные части для
з^ора из четырех значков и, соответственно, разбивается на пять частей для набора из пяти
чк°в. Для каждой части процентной шкалы назначается свои значок.
Глава ^вВ^ализация данных с помощью условного форматирования 477
.. ткгпы можно в диалоговом окне СоздаМ)
Изменить разбиение процентад я с пОМошыо команды Главная=>СтилцсЛ
форматирования.
ПраВИЛЭ- В ЭТ°М °КНе 20
форматирование^Наборь ..пт)1ЧКа'’ устанавливается в ячейках, Где J сДе^°е
такие установки для значков: знач°* пицаТельного знака устанавливается Вп бп4
ше пли равны 100%. значок в вид (hq менЬшие 100%), и значок в Дру5
ячейках, содержащих положит*^* ые знаЧения. Всем остальным npOejf *PeZ *
устанавливается в ячейках, содер ЛОВНОго форматирования с такими ЛМзЧ?
Значение
УI если значение равно
значка ячейки т/ еслияЫ
Тип
[число
Сдерите тип правила:
I ► ®эрнат-. совать see ячейки на основан, и их значений
I ► Форматировать только ячейки, которые содержат
► Форматировать только первые или последние значения
► Форнапсовать таъко значения, которые находятся выше или ниже среднего
► Форматировать то/ько уникальные или повторяющиеся значения
► ! (спользовать формулу для определения форматируемых ячеек
Знемте опис*ч1е правила:
Форматировать все ячейки на основании их значений:
Стиль форната: |Наборы зна^дв Обратим: порядок значков
Стиль значка: Гюгьзобатеддсие Г Показать только значок
Отображать каждый значок согласно этин правилам:
Значок
20.11. Задание установок для набора значков
Отмена |
478 ----— — .
ь W. Создание диаграмм и изобрз^еН^
^=”’*»*»^рмани,с
Н На Рмс- 20'13 показана таблица, СОде ж v вменением
„муч
'% «"«тве набора значков здее?и” Т>аФичзд“'паде «ачн
:е„„, которых я задал такие прави ®ОЛЬЗУ«-ся »й«’'"'«»« куда н"^'" " ВГОрой
ого
, горизонтальная стрелка. Если " или №1ю ,
, стрелка вниз. Если значе„ие Р«ности „еньШе
" “еньше или равно _5 °Льше ил'< равно -5
бра*'
1 А В . С D Е
2 [Студенфтест! Н?ест2
□ РажостьД Тенденция Bl
Андрей
59 65 6
4 Борис
82 78 -4
5 Владимир Дмитрий 9S 92 -6
6 __ 56 __ 69 13
7 Глеб 98 89 -9 —
8 Григорий 67 75 8 4 !
9 Егор 78 87 9 t !
10 Ефим 87 92 5 ♦ '
11 Игорь 56 85 29
12 Ирина 87 72 -15 £
13 Клавдия 87 88 1
14 Леонид 92 92 0 С ’ i
15 Михаил 82 73 -9 4 i
16 Николай 98 100 2
17 Олег 84 73 -11 £
18 Павел 94 93 -1 Н' i
19 Петр 68 92 24 -Jt s
20 Раймон 91 90 -1 —{
21 Сергей 85 86 1 с'- I
22 Тимофей 72 92 20 * I
23 Ульяна 80 75 -5 l
24 Федор 77 65 -12 4 I
25 Филимон 64 45 -19 * 1
26 :Эдуард Юрий 59 63 4 1
27 89 99 10 f 1
_x
28 Яков 85 __ 82 -3 ~y
-22. — — —
j На заметку
Рис. 20.13. Пример использования набора значков
В столбце Тенденция используется та же формула, что и в столбце Разность. Чтобы скрыть
числовые значения в столбце Тенденция, при задании условного формата в диалоговом окне
Создание правила форматирования я установил флажок Показать только значок.
Рабой°-₽еДеленнь,х случаях использование наборов значков может привести к тому, что ваш
"Чк? ЛИСТ булет выглядеть слишком перетруженным. Отображение значка для каждой
Диапазона может привести к визуальной перегрузке картинки.
I* — - ------- ----- - '
Лава 20. Визуализация данных t помощью условного форматирования 479
штатами тестов после сокрытия стрел„
....». ~*
рования.
Е
- в' . с
А
1
2
3
4
5
6
7
8
9
D
ДразностьДтДнцияЯ
б т
7^— 92 69 -4 -6 13
89 -9
75 8
87 9 ♦
92 5 ♦
85 ~ 29 t
72 -15
88 1
92 0
73 -9
100 ’ 2
73 -11 £
93 -1
92 24 *
90 -1
Студер
----.-----59
Андреи__—
Борис___-^--
BnafltyW.—.——
----------—7_56
длжтрии___——
Глеб _________ —
Григорий______5L
2L
W Ефим _________—?L
11 Игорь ______—5L
12 Ирина_______?L
13 Клавдия____87.
14 Леонид 9j_
15 Михаил_____?2_
16 Николай 98.
17 Олег
18 Павел 84
19 Петр 68
20 Раймон_______91________
21 Сергей_______85_______ 86_________1________
22 Тимофей______72________92________20_____
23 Ульяна_______80________75 -5_____
24 Федор_________77_______65__________________
25 Филимон______64________45_______-13_____
26 Эдуард_______59 63_________4________
27 Юрий________89_________99________10 &
28 Яков________85_________82 -3
29 ~ ~ ’ ————
-12
J
Рис. 20.14. Если убрать один значок, читать таблицу будет легче
Создание правил условного
форматирования на основе формул
1 оставляв
Средство условного форматирования Excel очень гибкое и многогранное и пр ^ныХ вОз-
большие возможности для визуализации данных, однако иногда не хватает возмо*
можностей условного форматирования. К счастью, можно значительно рас P форму11
ности этого средства, если создавать правила условного форматирования с п основайног°|!3
Например, далее в этом разделе с помощью условного форматирования,
формулах, мы сможем решать такие задачи:
выделять только ячейки, содержащие текст;
определять даты, которые приходятся на выходные дни; цоМ£'
В применять специальное форматирование для строк (или столбцов) с неч
рами (динамическое чередование форматированных строк и столбцов),
__________________________
Часть III. Создание диаграмм и изо
480
. „римеиять специальное форматирО|!ани .
' Х₽У» из четырех строк); *, строк <„anp„Mepi
, отобравъ вычисленную сумму Толькр ИЖДУ»
’ еТся суммирование, содержат ,„иовь,е чначен ™ ячейки. ло крторым
Некоторые из этих формул могут вам приго
«^иие ДРУГИХ формул условного форматером ”, " Не1' «>гуг вдохновить вас
,,а ЧтОбЫ задать условное форматирование, основанное ня а
ЧК1 к которым будет применено это форматировани Ф°рмУлах, выделите диапазон
йЧе,пИ^Усл0ВН°е Ф°РМаТИрование^Создать ппавип’пИсВЫберите команду Главная^
От1*1 2^0 правила форматирования, в это?ОКПнРеа!ыбепЕХСе1 °ТКрОет «говоГХ
^оМУЛУ дЛЯ 0ПРеделения Форматируемых ячеек РИТС ™П правила Использовать
Ф Теперь в нижней части окна Создание правила ±ппм=т
непосредственно в поле, предназначенное для фопм7™Р°вания можно ввести фор-
УТЬУссылку на ячейку, содержащую формулу. Как и всякие “° М°ЖН° В ЭТОМ поле сде-
1’рмуДЫ Л»» У“»’»ого суммирования должны начинаться со знХХ^Т"' Е“"’
Формула для условного форматирования должна бы™. „„
Назаметку значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если эта фоомула впздпа ™ЧеСКОИ Ф°РмУл°й, возвращающей
вне правила выполняется и приме»,в™ «X Э1”“ ИС1ИИ'зда,и7'w
значение ложь, то это форматирование не применяем“ возвращает
Относительные и абсолютные ссылки в формулах
условного форматирования
Если формула условного форматирования содержит ссылку на ячейку, то эта ссылка
должна быть относительной ссылкой и указывать на верхнюю левую ячейку выделенного
диапазона.
Для примера предположим, что необходимо применить условный формат к диапазону
А1:В10, который выделял бы цветом фона ячейки с текстом. В Excel нет встроенного услов-
ного формата для решения такой задачи. Поэтому создадим свой условный формат, основан-
ный на формуле, которая будет возвращать значение ИСТИНА, если в ячейке находится текст,
и значение ЛОЖЬ в противном случае. Для задания такого условного формата выполните сле-
дующие действия.
Выделите диапазон А1 :В10 и убедитесь, что ячейка А1 является активной.
Выберите команду Главная^Стили^Условное форматирование^Создать
правило, чтобы открыть диалоговое окно Создание правила форматирования.
В этом окне выберите тип правила Использовать формулу для определения
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
форматируемых ячеек.
В нижней части окна в поле ввода введите формулу -ЕТЕКС
Щелкните на кнопке Формат, чтобы открыть диалоговоеокно 6ерите
в диалоговом окне Формат
Цвет, который будет применяться к фону ’
чение ИСТИНА. „налоговое окно Создание прави-
Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуть такой же вид, как показано на
ла форматирования, которое теперь ДОЛЖНО иметь
рис. 20.15. „гпяп„ ОКНо Создание правила
Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диал
Форматирования. _ ______
^*в^^ 481
2Тяме.-»<Л0горь»““ер*ат
,. Форматоров^ тол* последние значения
► Форнат.**»’» т0',оК0 которые находятся выше или ниже среднего
.•орнап^-^^^^^^сяанече^я
► мрнат.ххеатьтолочОУ ^атируеных ячеек______________________
-----
« правила • ________1 —~ ~
умечите -------~^торь1Х „едующая формула является истинной:
Форматировать знамения,________•_—__-———————
1=ЕГЕКСТ(А1)
Образец*
АаВЬБбЯя
| Формат... J
Отмена |
^2О1Гс^даниеусловного формата на основе формулы
Заметьте, что формула, введенная в п. 4, содержит относительную ссылку На Вер^
к“““”®®еКЯ *0?МуЛа условного сУммиР°вания со ссы
ячейку. “та ссылка должна быть относительной и указывать на верхнюю левую ячейку „?
ленного диапазона. Но из каждого правила есть исключения. В формулах условного фОр1
тирования также присутствуют эти исключения, например, когда надо сделать ссылку на Не.
кую определенную ячейку. Пусть, для примера, выделен тот же диапазон А1.- Bio, и вы х0.
тите применить особое форматирование только для тех ячеек, значения в которых превыша
ют значение в ячейке С1. В этом случае формула условного суммирования будет иметь вид
=А1>$С$1
Здесь ссылка на ячейку С1 является абсолютной ссылкой, и она не будет изменяться при
проверке данного условия в других ячейках выделенного диапазона. Другими словами, фор-
мула условного форматирования для ячеек А2 выглядит следующим образом:
=А2>$С$1
Относительная ссылка на ячейку настроена, в том время как абсолютная — нет.
Примеры условного форматирования,
основанного на формулах
поспелственнп^e^HHbIX НИЖе пРимеРах формулы условного форматирования вводятся не-
выбора в этом ох-мр6 ВВ°Да диалогового окна Создание правила форматирования после
руемых ячеек. ИменХ^выбир1етСП0Л1!°ВаТЬ Ф°рмулу для определения формати-
р ете тип форматирования, которое применяется условно.
Определение выходных дней
тами. но среди них нет ппавиля1*1460780 Правил Условного форматирования для работы сДО
Дни (т.е. которые соответствуют cv№°POe бЫ определяло Даты, приходящиеся на выход.
значение ИСТИНА, если лата^али!66^ ИЛИ ®оскРесены<»- Следующая формула возвра
=или(деньнед(А1) =7-деньнед (ai)НаЯ В ЯЧе^Ке А1, являетсл субботой или воскресеНЬ
активной. °И Ф°рмулы предполагается, что диапазон выбран, а ячейка А1 являеТ
482
Часть III. Создание диаграмм и изобр8*
^дование выделенных СТрок
ш*е ортедена формула услов„()го
"Ив показанному на рис. 20 “ Ч»РМаТиро
l»6»4"" ’ С™° "-13 «меняет а ТОра» бЬИа „
’^т'сТРОКАО ;2)=о ЯСТ1»Н «НМХ к лиана
’ поочередное выделение строк упппгг э-'агодаря ЭТОму
I добавлении строк в области формат^ В0СпРиятие
"л п этой формуле используютсяРА рования выпР ЛекгРонных -г <к
оЗВрашает остаток от деления пе^Г^11 СТр°^7'1Ие Оби°вляется Лри Умении
функди» ОСТАТ вернула” 3"„ХХ ZX'7'“"
Также можно выполнить аналогичн^ ’ П°Эт°мУ они бьР°И)- Д™ ячеек 8 * ” °СТАТ
«- СТРОКА следует использовать фун^Ж» "
издание “шахматной доски” "°r° ’“ад°ф№
Приведенная ниже формула являете
„од
фект “шахматной доски”. т°лбцов с четнымиXе’И„ЗМеНлет Фон в ячейП^Ра_ЗДеЛа-
.ЖЯТ (СТРОКА О 2) .ОСТАТ (СТОЛБЕЦ (, ;2) Р «ЗдХ
Поочередное выделение групп строк
Это другая вариация формулы чередования выл?
меняет заданный цвет фона к ячейкам четырех стооГз^м Формула при-
ки, далее - снова четыре выделенные строки и четы™1 Че™ре невыДеленные стро-
=0СТАТ (ЦЕЛОЕ ( (СТРОКА () -1) /4) +1 2) Р НеВЫДеленные строки и т.д.:
г На рис. 20.17 показан пример применения такого vrn/ч условного форматирования
А в с о ' 1 «0 470 455 287 283 788 562 885 3 921 426 Ю9 83 ®2. 809 748 gj2 * 282 2S7 542 426 727 885 475 66 395 83 472 794 9 121 922 467 947 10 885 426 484 65 И 455 66 430 470 12 562 794 283 788 И 105 921 426 ы 748 65 821 809 15 542 293 282 282 16 478 71 727 727 17 522 395 395 18 . 608 121 121 4йд бв7 885 SS5 j *" —
- ~ 1 «0 470 455 287 2 2S3 788 562 635 3 921 426 109 83 821 809 748 922 2S2 287 542 426 6 727 SS5 475 66 395 83 472 794 8 121 922 467 947 885 426 484 65 -0 455 66 430 470 562 794 283 788 12 109 947 921 426 748 65 821 8С9 542 293 2S2 282 15 475 71 727 727 472 522 395 395 ЛЛ7 fiTlR л-
с- 20.16 и ФорЛ1а ' Пользование условного ^°ваи1,я для поочередного Жирования строк Рис. 20.17. Поочередное форматиро- вание групп строк
Гдаеэ
^ИзУализация данных с помощью условного форматирования
483
Г .ПОК В приведенной формуле замените ч
Чтоов. Р»«„,ит. H=np»«P. ««У™- ФОР*» Ча,
Р..«»....«’“> »!«•,
магируеггруппы изДВ5‘ \ )/2)+1;2)
= тат(целое условии ввода всех дан
Отображение итогов; т с формулой в ячейке С5, сУммиРУ10 ь,х
На рис. 20.18 показан днапас5 скрывает вычисленное значение
столбце С. Условное формам ‘ условный формат ячейки С5 (и Яи ГМЧ
хо» бы „а «ой формул Ч '
содержатся заголовок Всего)
=счёт($с$1 = $с$4) =4 нд только тогда, когда в диап
Эта форму» возвращает зяа сг.С5
№ «Г’О 19 показан тот же рабочий лист, когда во все ячейки диапазона С2 ; С5
11. <Д MIJV* Л^\.г • А
Не,
не все числовые значения.
А 6 —с И А Р, С
кв. 1 2U5 1 Кв 1 2145
2 Кв. 2 2 233 2 Кв. 2
5 Кв. 3 2 997 3 Ке. 3 2 997
Кв. А 3 021 4 Кв. 4 3 С21
5 Итого: 10 396 5
Рис. 20.18. Сумма отображает-
ся в ячейке С5
Рис. 20.19. Теперь сумма в ячейке cs
не отображается, поскольку в диа-
пазоне Cl: С4 есть пустые ячейки
Работа с условными форматами
В этом разделе приведена дополнительная информация о работе с условными форматами
Управление правилами условного
форматирования
Диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования весьма полезно до про-
верки. ре, актирования. удаления и создания условных форматов. Это диалоговое окно открыва-
ется с помощью команды ГлавнаяФСтили^Условное форматирование ^Управление пра-
вилами.
рмппГ<1^Ь1 С03дать ноьь’й условный формат, щелкните в этом окне на кнопке Создать пра-
но нескл 1мглКа3аН° к ОДНОМУ и тому же диапазону ячеек может быть примете
и набопов зняикл°ВиЫХ Ф°Рматов’ включающих применение гистограмм, цветовых шкал
я 410 тт
484
Часть III, Создание диаграмм и изобра#
^o. ozzzee '~ких условных форматов с
„г/in И
Копирование ячеек, содержащих условное
форматирование
Информация об условном форматировании сохраняется в ячейке так же как и станлаот
ное форматирование. Это значит, что при копировании ячейки копируется и ее усповное
форматирование (если оно есть). J условное
Чтобы скопировать только форматирование (включая условное форматирование), в диалоговом
Совет окне Специальная вставка выберите опцию форматы или задайте команду Глав-
ная^Буфер обмена^Вставить^Форматирование (Ф).
Добавление строк и столбцов в диапазон. в котором используется условное форматирова-
ние. создаст новые ячейки с теми же параметрами условного форматирования.
Удаление условного форматирования
При удалении содержимого ячейки с помощью^нажатая ^етсяЛтобы удалить условное
тарование, которое ранее было применено к это! ' форматирования), выберите команд)'
форматирование (а вместе с ним и все другие п р< ппя удаления всего содержимо-
Главная^Редактирование^Очистить^Очистить форматы, до ^ная^редгширование^
го ячейки (включая форматирование) вы ерите
Очистить ^Очистить все. , вставить без изменения содержимое
Чтобы удалить только условное форматировани Главная^Стили^Условное
11 другие парамезры форматирования ячейки), вы epi
Форматирование^Удалить правила.
Выделение ячеек с условным форматирование
Посмотрев на ячейки, невозможно сказать, каК1 Форматированием можно с помощью
Ва||ие. а какие— нет. Выделить ячейки с УСЛОВШ> э1иие действия.
Залогового окна Переход. Для этого выполните с . —
Глава 20. Визуализация данных с помощью условного форматировани
лияй_. и выделить^Перейти. Откроется диалого_
. Выберите ком»»* ГлавйЭЯ
' «X Переход шмкн„те кнопке Выделить, чтобы открыть №.
L В “Х'оХеХе ВД""Ы ЯЧев1<ш условное форматирование, в Д1ВДОТ(1.
лотовое ячейки, содержаш • >вте переключатслн условные фор-
3. чтобы вылиячее«« же т0 выделяются ячейки, к
‘М°Х " в V-О’ХГ;ZX"”=. к» » « 7”
X применено такое « с<даржашие условные форматы.
4 Щелкните на кнопке OB' ,nwMeI данохиость, позволяющую выполнять «»
„вв.давое о® На»™ и форматирование. Эта возможность «в тб-
’риульга,е '
.’Наза**Я
486
Часть III, Создание диаграмм и и3° ?
Графика
спарклайнов
ГЛАВА
1
Одной из новых возможностей, появившихся в Excel
2010, является графика спарклайнов (или инфолиний).
Инфолиния представляет собой небольшую диаграмму, ото-
браженную в одной ячейке. Инфолиния позволяет вам быстро
определить тенденции изменения во времени или вариатив-
ность данных. Вследствие того что они незначительны, инфо-
линии зачастую используются в группах.
Несмотря на то, что инфолинии выглядят как миниатюр-
ные диаграммы (и иногда могут выполнять роль такой диа-
граммы), эта возможность абсолютно отличается от возмож-
ности создания диаграмм. Например, диаграммы размещают-
ся в области построения и одна диаграмма может отображать
несколько рядов данных. Инфолиния отображается внутри
ячейки и может отражать только один ряд данных. О на-
стоящих диаграммах можно подробнее узнать из глав 18 и 19.
Эта глава познакомит вас с инфолиниями и научит, как их
использовать на рабочих страницах.
Инфолинии - это новинка, впервые появившаяся в Excel
2010. При использовании рабочей книги, содержащей ин-
фолинии, при работе с предыдущей версией Excel, ячейки,
содержащие инфолинии, будут пустыми.
Все примеры для данной главы содержатся в рабочих
книгах на компакт-диске, прилагаемом к книге.
Новинка
На CD-ROM
В этой главе..,
Типы инфолиний
Создание инфолиний
Настройка инфолиний
Задание оси дат
Автоматическое обновление
инфолиний
Отображение инфолиний
для динамического
диапазона
Типы инфолиний
рвсЕх«1 20|0 померж„м„
"« .ТХ
Г Шесть точек влево.
маМ Как дополнительная возможность
линейным диаграмм Первая группа на рис ,
Гоафик (линия)*- подобны я оМ кажд беглом просмотре Медн
могут №*» ’ нии ™Хе„девини фондового номера W-91, , То
выпаде»»' »’ п’ротяжепп» рассматриваемого шеи,
вторая группа на рнс. 21Л ото.
Очного п^Х ’аналотн»»» г"^л6№»«' "нф0Л””“'
Столбец (гистограмм /ьзуядпя эТого е ^па отображающая каждую точку
бражает те же данные. . ма “двоичного внимание на то, что данные
, Вы«грЫштр.«Р““; Дюго врямоуто»»"»^,,е "относительно предыдущего месяца.
в й*”Хи X »р’“о>го^ месяиа предсташяет “
(выигрыш) относительно пок пооИгрыш.
„зменение по»»®», „ „цельное - пр»" Р ------------------------
. 1
бой выигрыш.
о
F G Н
Графические 1 - номер фонда F 4 А-13 5 С-09 6 К-88 инфолинии май июн инфолнни, Апр маи —
1HB фев 86,34 75,58 /1,4
103,98 212,74 75,74 98,92 218,7 73,68 202,18 69,86 98,1 198,56 60,34 99,46 190,12 64,92 98,68 181,74 ~ " *— 59,46 " 105,86 —
1 7 W-91 1 8 М-03 91,78 324,48 95,44 309,14 313,1 287,82 276,24 260,9
1И
Июн инфолинии
ю Столбчатые инфолинии
и
। < Номер фонда
I 13 А-13
114 С-09
115 К-88
116 W-91
117 М-03
118
I Инфолинии "выигрыш/проигрыш"
I 20
Апр
Мар
Фев
103,98 98,92 88,12 86,34
212,74 218,7 202,18 198,56
75,74 73,68 69,86 60,34
91,78 95,44 98,1 99,46
324,48 309,14 313,1 287,82
Май ।
75,58
190,12
64,92
98,68
276,24
181,74 ---
59,46 ---
105,86 --
260,9 ------
номер фонда Янв Фев Мар Апр Май V
22 А-13 ЙН/Д -5 06 -10,8 -1,78 - 10,76
, 23 С-09 #Н/Д 5,96 16,52 -3,62 -8,44
24 К-88 йн/А -2,06 3,82 -9,52 4,58
1 25 W-91 «н/А 3,66 2,66 1,36 -0,78
I 26 М-03 чн/д -15,34 3,96 -25,28 -11,58
Инфолинии
-4,38
-8,38 "
-5,46
7,18 “ "
-15,34 "
Рис. 21.1. Инфолинии трех групп
нТиПе)впеРвЬ'е
Если термин спарклайны кажется странным, это совсем не вина Microsoft. Эдвард Тафт (Edwar о6разоМ'-
использовал этот термин в своей книге BeautiM Evidence (Graphics Press, 2006), описав его следуют
'Спарклайны: выразительная, простая, широко распространенная графика". спаР1^3^
Для случая Excel спарклайны - это графика, умещающаяся в одну ячейку. Как видно из этой главы,
ны не ограничиваются только линиями.
488
Масть III, Создание диаграмм и изо
издание инфолиний
на рис. 21.2 представлены данные, которые будут проанализированы е помощью инфолиний.
1.
2.
Выделите данные, которые будут отображаться,
фолиний выберите все данные. В данном примере
При создании нескольких ин*
сначала выделим В4 :М12.
Выделив выбранные данные, задайте команду ВставкаФСпарклайны, а затем
щелкните на одном из трех типов инфолиний: Линия, Гистограмма или Выиг-
рЫШ/Проигрыш. Как показано на рис. 21.3, Excel отобразит диалоговое окно Соз-
дание спарклаинов.
3. Задать размещение инфолиний. Обычно инфолинии располагаются рядом с дан-
ными, но это не является жестким требованием. В большинстве случаев для хране-
ния инфолиний используются пустые диапазоны. Однако Excel не предотвращает
вставку инфолиний в ячейки, которые содержат данные. Расположение инфолиний
должно совпадать с источником данных по количеству строк или количеству столб-
цов. Для данного приема зададим диапазон N4 :N12.
4. Щелкните на кнопке OK. Excel создаст графики инфолиний заданного вами типа.
в С О Е Г G
М
Среднемесячное выпадение осадков (в мм.)
2
3
4 АПРЕЛЕВКА
5 БАЛАШИХА
б БАРВИХА
7 БОЛОГОЕ
8 ДМИТРОВ
9 ЭЛЕКТРОСТАЛЬ
10 ГУСЬ-ХРУСТАЛьНЫЙ
11 ШИШКИН ЛЕС
12 ТАРУСА
Янв Фев Мар Апр
4,06 3,83 4,59 3,5
1,18 1,21 1,41 0,45
6,19 5,1 5,07 5,56
0,81 0,57 1,12 1,74
3,13 2,74 3,84 2,54
7,65 6,35 5,8 3,66
2,73 2,35 1,89 1,11
2,14 2,28 3,6 3,69
0,99 0,88 0,81 0,28
Май Июн Июл Авг
4,41 4,38 3,87 4,3
0,24 0,12 0 0,08
5,34 5.33 5,96 5,86
2,48 1,89 1,28 0,85
3,26 5,69 5,17 6,09
2,66 1,53 0,64 0,99
0,78 0,43 ОД 0,46
4,11 3,76 3,9 2.98
0,24 0,24 2,07 2,3
Сен Окт Ноя Дек
3,72 3,17 3,82 3,39
0,15 0,3 0,59 0.76
4,84 3,81 4,76 5,26
1,34 1,26 0,75 0,67
6,61 448 3,03 2,71
1,54 3,35 8,44 8,29
0,74 2,18 2.26 2,85
2,96 2,76 3,71 2,86
1,45 1,21 0,67 1,03
Рис. 21.2. Данные, которые суммируются в инфолиниях
Инфолинии связаны с данными, поэтому, если вы
в Диапазоне, график инфолиний будет обновляться.
внесете изменения в значения, лежащие
Рис. 21.3. Для задания ^a^duaWoeoe
размещения графиков используется
окно Создание спарклаинов
дВа 27. графика спарклаинов
489
Совет
плинии создаются на том же рабочем листе, что и данные р
В большинстве случаев инфолин™ писге начинать следует с активизации листа u С/|и
буется создать инфолинии на друг диалОговом окне Создание спарклай ’
будут отображаться или непосредственно введя ссылку на
исходные данные, ук^в на нокНО издание спарклайнов позволив Ч
(например. Лист1А1: CL ГД данных. Ч
дать другой диапазон в поле Д
по (ИНОЙ для столбца данных. Рабочий лист может содержать лю(5ое
Обычгю («фояинии задаются фуюами гю одной которой „дано работать как с отдельной те'
п«ото групп инфюлинии. Excel запоминав кахдао модифииирсаап. форматирование всех JSj**й
Наодимер. можно выбрать одну инфюннию . ^^Хб^Гочертенио всех других инфодХ
группы, атп» вы выбираете ои ячейку инфолинии. Excel отобразит Р фодинии
Z;o есть операции, которые вы «жете выполните на одн« инфолинии группы
. Изменить источник данных
Хе “дХогоХклайна. Excel отобразит диалоговое «но. которое позволит вам
нить источник данных для выбранной инфолинии.
Удалить «ифолинию. Для зкхо выберите ячейку инфолинии и задайтег команду Работа со спаи.
лайнамивКоиструкторвГруппироеатьчьОчиститьвОчистить выбранные спарклайны.
Обе операции можно выполнить с помощью раскрывающегося меню, которое появляется, если щелкнуть на
ячейке с инфолинией.
Кроме того, можно удалить группирование инфолинии, выбрав одну из инфолинии, входящих в группу, и задав
команду Работа со спарклайнами^Конструктор^Группировать^Разгруппировать. После
разгрулпировки группы инфолиний можно работать с каждой инфолинией отдельно.
На рис. 21.4 представлены инфолинии в виде столбцов с информацией о количестве вы
падающих осадков.
: С D Е f С
. Среднемесячное выпадение осадков (в глад.)
1> Янв Фее Мар Апр Май И юн
4 АТЭЕ,”Е6кА 4,06 3.83 4,59 3,5 4,41 4,38
•? БАЛАШИХА 1.1В 1,21 1,41 0,45 0,24 0,12
6 БАРВИХА 6.19 5,1 5,07 5,5В 5,34 5,33
7 &ОЛС-ОЕ 0,81 0.57 1.12 1,74 2/48 1,89
ДМИТРОВ здз 2,74 3.84 2.54 3,26 5,69
9 ЭЛЕКТРОСТАЛЬ 7 65 6,35 5.8 3,66 2,66 1.53
'УСь-ХР>СТАЛЪЧ(кл 2,73 2,35 1.89 1,11 0,78 0,43
1* ЛЕС 2.14 2.28 3.6 3,69 4,11 3,76
i; Таруса 0.99 0,88 0,81 0,28 0,24 0,24
Рис. 21.4. Инфолинии-столбцы с информацией о
ленных пунктах
н А
Июл Авг Сен Окт Ноя Дек
3,87 4,3 3,72 3,17 3,82 3,39
0 0,08 0,15 0,3 0,59 0,76 !___
5.96 5,86 4,84 3,81 4,76 5,26
1,28 0,85 1,34 1,26 0.75 0,67
5,17 6,09 6,61 4,48 3.03 2,71
0,64 0,99 1,54 3.35 8,44 8,29 .11
0,5 0,46 0,74 2,18 2.26 2,85 III
3.9 2,98 2,96 2,76 3.71 2,86
2,07 2,3 1,45 1,21 0,67 1,03
оличестве выпадающих осадков в девяти насе-
Настройка инфолиний
.|JX“И*™"ИЮ- -инфолинии ’ “
Конструктор .ьтепро^^^ Работа со спаркпаинам
43В
Часть III, Создание диаграмм и изобра*е^
Изменение размеров яЧер,
Кзменя» ширину или «К С ИНфпЛИи..
^онте « Р°™‘Р'” самой И„ф0.,1и„7"- «яорж „„. *°ЛИНИЯМИ
* я|}ые ячейки. ,11и- Кр0Ме и ИнФолИнии _
На рис. 21 -5 пролетами • «"Фо.1вд„и «.
,авИси.«ости от ширины столбца. , и"Фо.жиия „„ “"1ь “ •**.»
»«« ’Ч,;"гаХ " пре,,"” И!‘"« Раэмероа м
Р'',СТа‘-С"«» -Ифол^^ихе, .
8 объединен-
Обработка скрытых или отсутствующих данных
Рис. 21.6. Диалоговое окно Настройка скры-
тых и пустых ячеек
По умолчанию, если скрыть строки или
столбцы, которые используются в графике
спарклаинов, скрытые данные не будут ото-
бражаться в инфолиниях. Таким образом,
отсутствующие данные отображаются в гра-
фике пробелом.
Для того чтобы изменить эти настройки,
выберите команду Работа со спарклайна-
ми^Конструктор^Спарклайн^ Изменить
Данные1^Скрытые и пустые ячейки. В появившемся диалоговом окне Настройка скрытых и
пустых ячеек (рис. 21.6) задайте, каким образом будут обрабатываться скрытые и пустые ячейки.
Смена типа инфолинии
Как я упоминал ранее Excel поддерживает работу с тремя типами инфолиний. график,
столбец и выигрыш/проигрыш. После создания инфолинии или группы инфолиний можно
Легко изменить тип, выбрав инфолинию и щелкнув на одном из трех значков после задания
команды Работа СО спарклайнами^конструктор^тип. Если выбранная инфолиния яв.зя-
ется частью группы, все инфолинии в группе меняют свой тип на новый.
^лава 21. Графика спарклаинов
„„ ай юши "асТр°">И Д™ “'“° «о»
Со«ет тиснении от типа к ТИПУ'
Изменение цвета
После создания hh4.v..
используется команда Работа со спарклай!
!
, Ня заметку
И ширины инфолиний
шрт'т не составляет большого груда д
*>-.....«'рХйнам--к“нст₽У"ОрС>СТИЛЬ
' Ра6<”Э “ -- „нфолиний, "Р«яэа"ы ’Та“" ,й[а1»“. ей,.
цкта.ида«с "W—" ““аид“ а3“етка ст₽а<ы»|
г^х^---™исцвега“и
цве гпяйр 6> ।
„^«юбудач»» „щрипу Дляттого „д„„
Д1, линсйпы, И»-"»" ’"рклайнами^КонструктороСтиль^Цвет cnap<
нугь к помощи команды Наоот
пайна ^Толщина.
выделение определенных аспектов данных
Выделение р 80СП<МВуйтесьРабота w
д„ выделен», определенны,.шт в1Я„ож„осгь предоставляют следующие „ад,,
спарклаинамиоКонструктор |(ВСТОМ „„„малыше данные на инфолинии.
: mZZZХелип особым шелом »—юше данные на ппфолиил,,.
;Х.и«-н—: »-№««*“ данные наннфолииии.
tnpHU , 1М ,шетом точку с первыми данными на инфолинии.
Первая точка: выделить особым цветом точку у
. п1Ик» ™»к»: выделить особым «» толку с последними данными „а инфолинии.
. Маркеры: выделить на нпфолпнин маркеры данпык. Эта вотможность имеется только
для линейных инфолиний.
Цветом выделения можно управлять с помощью команды Работа со спарклаинами^
Конструктора Стильб Цвет маркера. Размер маркеров, к сожалению, изменить нельзя.
ТриТзьТ отображены линейные инфолинии, к которым применены различные типы
выделения.
I А 8 0 Е f G Н 1 j ’К L М
2 3 12 9 -6 -12 2 8 16 14 ~~ По умолчанию
А 12 9 -6 12 2 8 16 14 ‘ Маркеры
) 12 9 -6 -12 2 8 16 14 Максимальная точка, минимальная точка
f, 12 9 -6 -12 2 8 16 14 ’ Первая точка, последняя точка
12 9 -6 12 2 8 16 14 " Отрицательные точки
N
Рис. 2/.7 Вол.ио.жности выделения линейных инфолиний
492
Часть III. Создание диаграмм и изобра*
^стройка масштабиров
ЯР» «яда,,ин ‘«'»>й » 6ожч. ви4. "ИЯ ОСОЙ ИиЖ
.........................................Д*""»
......~
Ппя более полного управленка . альйым ДОСг^нлЯС1 °вание^Ось „.
чение и задать минимальное и ма*Н° и"Ф°лиии^С
На рис. 21.8 преДСтйМс^Сче?СЯ r'^Z П ** иХти^’
осей по умолчанию (автоматическое^011111 грУ',лы инф^
ае^„, тенденцию ,ия - -• „
--------— «
<ГГсУт^луют.
В г 0 г
Г,
1. 2 Янв Фев Мар Апр Май И-оч Инфоличчи
3 Товар А 100 102 104 108 112 1» М
4 Товар Б 300 299 295 309 309 307 М
5 Товар В 600 610 612 621 623 627 .... _ _ Ж М
б
7 8 . 9 Яне Фев Мар Апр Май Июн Инфолинии
10 Товар А 100 102 104 108 112 109
1L Товар Б 300 299 295 309 309 307 в » в _ — __
12 Товаре 600 610 612 621 623 627
_1Д
Рис. 21.8. Для нижней группы инфолинии наша свое отображение эффект
применения одних и тех .ясе минимальных и максимальных значений для всех
инфолинии группы
Для группы инфолинии, расположенной внизу, которая использует те же данные, я изме-
нил минимум и максимум вертикальной оси для использования настройки Фиксированное
для всех спарклайнов. При таких настройках величины значений становится очевидным
разброс значений по товарам, но тенденция по месяцам для продукта видна не так явно
Параметр масшз'абирования оси зависит от аспекта данных, которые вы намерены выделить.
Имитация линии ссылки Ех
Одна полезная возможность. отсутствующая^ р здшним'може^оказаться отображение
cel 2010,— это ссылочная линия. Например, B11J искомая величина отображается как
производительности относительно искомой вели п оценить, насколько показатель за тан-
™.™ ссылки и инфолинии. то может быел»>».«.
ный период превышает искомое значение. (>апиом чтобы ось инфолинии имитировала
Однако можно преобразовать данные таки ППННеден на рис. 21.0. С тудентам постав
линию ссылки. Пример применения этою прис » ои данных отражает реальное ко
лено задание прочесть за месяц 500 страниц текс ‘‘|ШИЯМИ столбца Н. Инфолинии ото-
личество прочитанных страниц. Это отражено О11)енио непонятно, кто смог превы-
бражактт информацию о прочитанных страницах,
сить задание и когда они это сделали.
Глава 21. Графика спарклайнов
п -тению пой задачи. Преобразование Да,
«гой |ЮДХОД К Р , значение I, а певыно jlluil)lo
н. р- :о0 s,„ иг— ...............> ..х;
ныра*е,,и• -----
В< >$С$2 -1 • ’1 ’ — —
В
Прочитано страниц
• 500
г» 'Анна
J ;6СР-*С
8 1Глеб
JO ’.Елена
»1 «Григорий
U Ширина
*
Рис. 2
Яна
450
309
608
409
211
785
350
Прочите**0
Мар
Фев
412
215
783
415
893
59
764
367
страниц
Апр
663
Май
702
Июн
512
C3i 194 189 678 256 —
765 832 483 763
522 598 421 433 —
577 802 874 763
0 0 185 230
7С1 784 214 185
560 583 784 663 - . - -
отображено количество прочитанных стра-
кш, <а месяц
С О Е F G
Лрочитано страниц (задание еьп или не вь>п
Ян® Фее Мар Апр Май Июн
Анна -1 -1 1 1
19 Есо»*< -1 -1 -1 -1
20 Глеб 1 1 1 1
-1 -1 1 1
22 'гена 1 1 1 1
Гр^госи^ -1 -1 •1 -1
24 1 1 1 1
Z5 м»*ол®й -1 -1 1 1
1 1 — , “ " в “
1 -1 « «в « м в _
-1 1 “ — “ — —
-1 -1 — — “ “ в в
1 1 — — — м
Рш 21 10. И» псньюяание инфолиний выигрыш/проигрыш для отобра-
жения по 1учения искомого результата
Я скопировал ну форму iy в другие ячейки диапазона В18 :G25.
Применив преобразованные данные, я создал инфолинии тина “выш рыш/прош рыпГ для
того, чтооы о»обратить результаты Такой подход лучше первоначального, но он не отражает
разницу в величинах Например, нельзя точно сказать, сколько страниц нс дочитал студент
н выполнения 113НИЯ 1 страницу или вес 5(Ю
На рис 2111 нашел отражение более ’‘показательный'’ метод. Здесь я преобразую исход-
иы< .мнныс. вычизая искомое шачение ж количества прочитанных страниц Эта формула
• пися в ячейке В31 *• ----
И И‘Лсс 1 ни I
lerrcM и скопнроват
линейных инфозиний с
»ту формулу В друпю ячейки дизназона B31:G38 н создал 1Р>П'^
повернутой осью. Кроме того, была активизирована опция tcT.
гельные точки -по пои > Ы г отчетЛИНО виден, отрицалельные значение (которые coo’Bt
i-о,. Пч-ИИЯ ЫЛВННЯ)
494
41. Создание диаграмм и изображений
Поо^ггоно строила
ЯН8 Фее Алр Мам г
А и ий -50 -88 132 16) ЯВ
Борис •ш Г !
э А Глеб 106 283 265 332 ««
34 Денис -91 -85 22 98 -79
Елена ZjV 393 77 302 374 283 — -^2
Григорий -289 -441 -500 -500 315
Ирина 285 2€4 201 284
?в Николай -150 -133 60 83 2W —
Рис. 2J.1J. Ось инфолинииотобра»иапиаапш р«га м
Задание оси дат
Обычно инфолинии строятся исходя ИЗ п
данные расположены на равных интеовтт ./^П°Л°*еНия- 4,0 ^‘тбражеинк. •
дневный баланс на счету, ежемесячные
ранные не располагаются на равных интервал^ ' «ро^Хт е‘
На рис. 2 .1 ж. отображены данные по датам нм
данным, хранящимся в столбце в. < ,6ра,„г„ втм„ ?*“* "W-fc*соц™»,
ствуют. л то время как значения располагаю,ся ,1а „°Ч«ив«*Лвше <ге.т
d интервалах
А В
1 Дата К-во
2 Cl 01.2010
3 02x01 2010 201
4 03.01 2010 245
5 04 01 ЯМ |Э|
6 11 01.2010 267
7 12.012010 :г
8 13.01 2010 331
9 14 01.2010 365
10 18 01 2010 298
. 1 19.01.2010 424
Рш. 21.12, Эти инфалинии <mi< юра wnm значении раеНЭ-
юлн енные на рапных крененных интервалах
Решение, направленное на более качественное ‘ ’ ра6ота спарклаЙИМ
лелении оси лат. Выберите инфотш-ни г м t .
Конструктор^Группирование Ось Тип ос д ь ldI|HOM прямвре ш»ст« ишйви
прашивая шапазон. который будст содержи „^„ягся щхшхсЫ' л< • - ‘
А2 : АН. Щелкните на кнопке ОК. и на инфо шнни появятся п,х .
лосгаюшим датам (рис. 21 !?)>
495
Глава 21. Графика спарклаинов
I ДД1Э и 90
% Cl 01-201°
) 02.012C1C
4 сз oi 201°
04.01.2010
c 11.01201°
12 01 2010
J 13.01.2010
? 14.012010
1Я
201
245
176
267
289
331
365
293
J 18.G1.201C
19.G1 2010
1?__________________________________
Puc. 21.13. После задания оси дат инфолиния отобразит зна-
чения точнее
.„„„а1Иче«ое обновление инфолиний
АВТUWI а I П -»v- х определенного диапазона, добавлен^
в л и.нин построены на основании Да использованию инфолинией новых
ЬД",'± XX «*» “пользой возможности диалогового ок.
““ь\X об,,««к,в, диапазона „сиозвзоватьса командой Работа со спар».
вменение спарклайнов (для этой) спарклайн). Но если данные инфолинии
лайнами^Конструктор^Спарклаин помощью команды Вставка - Таблицы^
расположены в ^бц%табЛИТ1зХьданные. добавленные в конец таблицы.
Таблица» го инфолиния оудет использовать д инфолиния была создана с вд.
Пример такой «нФодани\П^Х таблицЫ При добавлении нового значения за месяц
обиоввт свой диапазон данных.
Отображение инфолиний для
динамического диапазона
Пример который буле! приведен в данном разделе, описывает, каким образом можно>^со>
лап. инфолинии,. мггорая будет отображать самые последние данные диапазона. На рис' '
Часть III. Создание диаграмм и изобрз*еН
Ра6очии л,ист’ ™ КОТОР»« «брава „„л™»
<1 а И ""Ч™"™’ -6Р-™Л«»ХРХ:*«'“ провалах. Пре.,™-
J,e-----------------—___ _______т°чек данных в столбце в.
1 День Продажи J Е .
г 1 695
i 2 687
4 3 687
5 4 695 ’-Дневная тенденция
6 5 708
7 6 719
8 7 726
9 8 727
10 9 735
11 10 744
12 11 744
13 12 740
14 13 740
15 14 735
16 15 750
17 16 743
18 17
19 18
Рис. 21.15. Использование динамического имени диапазона для ото-
бражения на инфолинии только последних семи точек данных
В этой главе инфолинии описаны достаточно подробно. Здесь есть практически все, что надо знать об инфо-
линиях Excel 2010. Вероятно, у вас возник вопрос: и это все?К сожалению, да.
Все-таки возможности инфолиний в Excel 2010 оставляют желать лучшего. Например, то, что версия преду-
сматривает использование только трех типов инфолиний (линии, гистограммы и выигрыш/проигрыш). Вероят-
но, другие типы инфолиний, таких как гистограммы без пропусков, диаграммы с областями и линейчатые диа-
граммы с накоплением, тоже были бы очень кстати. Несмотря на то, что Excel предоставляет некоторые ос-
новные возможности форматирования, пользователи хотят получить более полный контроль над'внешним ви-
дом своих инфолиний.
Если у вас имеются определенные задумки по построению инфолиний - и вы не удовлетворены их реализа-
цией, имеющейся в Excel 2010, - просмотрите надстройки, предоставляющие возможность построения инфо-
линий в Excel. Эти программные продукты предоставят в ваше распоряжение дополнительные типы инфоли-
ний и дополнительные настройки. Поищите инфолинии в Интернете, и в вашем распоряжении окажется не-
сколько дополнительных возможностей, из которых всегда можно будет выбрать то, что вам нужно.
Я начал с создания имени динамического диапазона. Вот как это делается.
1. Выберите команду Формулы^Определенные имена о Присвоить имя. задайте
имя Last7 и введите следующую формулу в поле Диапазон:
=OFFSET($В$2,COUNTA($В : $В) - 7-1,0,7,1)
По этой формуле вычисляется диапазон с помощью фу нкнии OFFSET. Первый эргу
мент представляет собой первую ячейку диапазона (В2). Второй аргумент - количе-
ство ячеек в столбце (минус количество возвращенных и минус 1 для накопления
метки в ячейке В1).
^ава 21. графика спарклайнов
497
еголбип В. Для того
«<£.•«< “ "6°'" СЛ,"аЯХ 1
3» ''“* ^ЛР'1"' .анЫ'ОГР3*'''1 д,даосского диагаад,,,
””Х в'с^СХт ^0^- Н’*Л"Н'” “ \
- ₽ я^" - эт*™ - 5
*** ЛчИ*’
сДед»их
49В
работа
с изображениями
и рисунками
етоды визуализации данных не ограничиваются
только созданием диаграмм и графиков Excel пре
доставляет возможность выбрать и вставить на рабочий лист
разнообразные графические объекты.
В этой главе описываются графические средства Excel, не
связанные с построением диаграмм. Эти средства позволяют
вставить на рабочий лист фигуры, рисунки SmartArt. объекты
WordArt. а также импортировать и вставить любые графиче-
ские изображения. Помимо того, что эти средства значительно
расширяют возможности визуализации данных и улучшают
внешний вид рабочего листа, вы найдете, что работа с этими
средствами является весьма увлекательным занятием. Напри-
мер, для привлечения внимания к каким-либо критическим
данным вы можете создать произведение искусства, которое
обязательно заставит обратить внимание на эти данные.
ГЛАВА
В этой главе...
Фигуры
Использование SmartArt
Использование WordArt399
Работа с другими типами
графических объектов
Работа с редактором
формул
Фигуры
Программы, входящие в состав Microsoft Office (включая
Excel), предлагают широкий выбор настраиваемых графиче-
ских изображений, известных как фигуры. Вставлять фигуры
можно для создания диаграмм, сохранения текста или просто
Для улучшения визуального восприятия рабочего листа.
Вставка фигур
Фигуру можно добавить на графический уровень рабочего
листа С ' помощью команды Вставка^Иллюстрации*
Фигуры, которая открывает палитру фигур, показанную на
рис. 22.1. Палитра фигур разбита на несколько категорш
среди которых есть полезная категория последних испсл
На
абочий лист, выполните одно 1П с
„Си.п>ь *"Г>Т- “ Р
. 4_,|АП Дм таге W а за,ем на рабочем лИС1е.
• чд R палитр* Ф” • *\ пазмсра
'А 'C1U , ннои ф’,г>Рс b ^стандартно1 Р
. ^’«i***^*мтем пс₽сташитс >“»ч
, .СТ р бе ' фИ1?ре в 11 л’’ фигурь’-
• «*"*’“ Еда1вылея,Пкар1.соВапнуЮфи^рУ.аее
МЫШИ Н« »-сг- Л, мыши-ExvU
-sssss»-1^”
С t Г к
brwa
Гл г^г <9 м>. •
- “ I- н (Т С>
9итрн2 фигур
z ' 22.2 Имя фигуры (Счетверенная
стрелка 1 > появилось в поле Имя
Ддя этого сначала выделите диаграмму, потом щелкните
гР0мма выделена, то доступ к палитоещИп^еЛГНИТе где'ни^УАь внутри диаграммы. Если диа-
>аммами^Макет--,Вставить^ф^^р^° получить с помощью команды Работа с
twrypy можно вставить
Н “ * ____
грамма выделена, то доступ
---
ЭСТЬ111' ^ание диаграмм и изображений
и
при создании фигур
rtVt>r помнить, что для добавления ।
СЛСДУ . _. ... 1
т 1 г.
- i'jaj*r" ' * ••v.injii
мь^ется один узел (изгиб) линии. Чтобы
гиелкнуть мышью. Для прорисовки кривой
у2ъ' оТребуется несколько щелчков.
приведено несколько советов, о которых не
Некоторым фигурам присваиваются имена ви.и фи„ю , л
ству фигур присваиваются более содержатетьны 1' ФиГура 2 и т д- ^ьшин-
цзменить имя фигуры, выделите ее. а затем вве™* ИМена' напРи«ер Овал 3. Чтобы
клавишу <Enter>. д те новое имя в поле Имя и нажмите
g Чтобы выделить нужную фигуру, введите ее имя в и.
жмите клавишу <Enter> в поле Имя в строке формул и на-
- Чтобы нарисовать фигуру, сохранив ее пропопп™ ,
следует во время рисования удерживать нажатой П° учОЛчанию’
Во вкладке Дополнительно диалогового окна Папяио-rr^. с i
вать. как объекты будут выглядеть на № къ. ExCel мож"° '“пролиро
лля следующей книги vr-m ’ ^ак пРави-п°- в разделе Показать пара-
метры ДЛЯ следующей книги установлен переключатель Для объектов показывать
все- “>етанмив
вать: скрыть объекты. Если на раоочем листе расположено много сложных объектов
которые долго перерисовываются, то их сокрытие может сушествипю ускорить работу.
' завершить оислпа )' гюс ,е каждого щелчка
— писо. НИе Такйх Ф^Р- следует два-
ннои кривой (категория Линии)
Каждый рабочий лист имеет так называемый графический уровень. Он представляет собой невидимую по-
верхность, независимую от ячеек листа (или диаграммы на листе диаграмм). Графический уровень может со-
держать внедренные диаграммы, графические объекты, рисунки, встроенные диаграммы, объекты OLE и т.п.
Объекты, размещенные на графическом уровне, можно перемещать, копировать, удалять и изменять их раз-
меры. Причем эти операции никак не будут влиять на остальные элементы рабочего листа. Объекты графиче-
ского уровня могут “подстраиваться" под положение и размер расположенных под ними ячеек. Если щелкнуть
правой кнопкой мыши на объекте и выбрать в контекстном меню команду Размер и свойства, то появится
одноименное диалоговое окно с несколькими вкладками. Щелкните на вкладке Свойства и выберите необ-
ходимые опции положения и размещения графического объекта в соответствии с расположенными под ним
ячейками. Ниже представлено описание этих опций.
Перемещать и изменять объект вместе с ячейками. Объект привязывается к расположенным под
ним ячейкам. Например, если вы вставляете строки над объектом, то он смещается вниз, если увеличи-
ваете ширину столбца, объект тоже становится шире.
Перемещать, но не изменять размеры. Объект смещается по мере вставки новых строк и столбцов.
При этом он не изменяет размеров при соответствующих изменениях высоты строк или ширины сто
цов, расположенных под ним.
Не перемещать и не изменять размеры. Объект полностью независим от тгюек, расположенных под
Перечисленные опции управляют перемещением и размерами объекта по отношению к расположен под
ним ячейкам.
Excel также позволяет прикрепить объект к ячейке. Для этого ефХж«
Владке Дополнительно в разделе Вырезание КО™Р установлен, то графические объекты на
Перемещать объекты вместе с ячейками. Если этот ф L^p п™ копировании диа-
Шафическом уровне будут привязаны к ячейкам рабочего внимание на то, что это общая
"*зона ячеек, включающих объект, копируется также и сам объект.^^еж^7^И8ИЗир08ана.
^зможность, влияющая абсолютно на все объекты, и по умолчан
^лава 22. Работа с изображениями и рисунками
501
Добавление текста в фигуру
М ^„^-чть текст, ч гобы дооавить н фигуру текс г, ВЬп,„
к,.,-. п мпжет отображать *Делигг.
Большинство фи/ ур может к ее
и срап начинайте вводить гекст' flCC4 фигур. содержащих текст. щелкните ца Эт
Чтобы форматировать текстер > нспользовать средства форматирования с Лент<7гУ-
рах. нажав клавишу <CtrJ>. ппименяться к тексту всех выделенных фигур п "М/
Главная, которые суду' ВЫдели« их. а затем пр„меХС“» *с
нужно отформатировать только ” команд или команд мини-панелей. УЖНое
форматирование с существенно изменить вид текста, используя дЛя ,
Крему ran.. №мож"^“‘ияа ^Стили WordArt. Подро6„ее
средства и з группы Средства °гаАп
можно будет у знать в этой главе далее.
Л«™ - ™ иоюгиванк пая» задач Выделение и еидИМо
даТпаХ. "«* ® Р ЯСТВа ₽и“=ани«
Формат-Упорядочить^'Областьеыделения.
Как и любую панель задач, ее можно открепить от рамки окна и сделать плавающей. Сопровождающая фигура
отобразит панель Выделение и видимость в виде плавающего окна.
-------— - — . ,
“'очаза-ь все
Ско^в все
Каждый объект, имеющийся на активизированном рабочем листе, представлен на этой панели задач, то
выделить какой-либо объект, щелкните на его имени в списке объектов этой панели. Чтобы выделить нес
ко объектов, удерживайте нажатой клавишу <СМ> при щелчках на именах выделяемых объектов.
Чтобы скрыть объект, щелкните на пиктограмме в виде глаза справа от имени этого объекта. Кнопки внизу па
нели помогут быстро скрыть (или отобразить) все объекты.
502
Часть III. Создание диаграмм и изобрз^еИ^
вами*
форматирование фигур
После выделения любой фигуры F
^формат, которая содержит слелх1,° Ра*аег Сточную
Вставить фигуры. Команды П<Г К°Манд B'Ua'IK> СреДства рисо-
и замены одной фигуры дРу10Й. Группы Предназначены ддя
Стили фигур. Команды данной mvn • НО8ЫХ *М?Р
меиить заливку, границы и графические’^ ИЗМе””ть стиль
Стили Word Art. Эти команды пре.,„а,« ф„,",*?”“ и1и
вида текста фигур. р ^назначены для изменения УР
Упорядочить. Команды этой группм " 8неШнего
том фигур.™ ФШУР’ °0Ъединением нес^лькихХ^°рРХ^°г^браЖеНИЯ фи^Р- »»’
размер. Эти команды предназначены для изменения фигур Э
Многие из этих команд также доступны в
после щелчка на фигуре правой кнопкой мып.нТ^0™™ меню фиг>Р- которое
(например, изменение размера и поворот) можн^Ть Некоторь1е оперли с фип^”
с помощью мыши. ) можно выполнять непосредственно н! ф?^
На рис. 22.3 показан рабочий лист с некотопк. л. Ф
типы форматирования. рыми Фигурами, к которым применены разные
Рис. 22.Л Ф^-УР „„„„««.тъ дкклоп»»
Кроме ленточных команд, для формазиров выбора в контекстном меню фшуры
окно Изменение формы, которое открываете ’ наГпи некоторые дополнительные
Аманды Формат фигуры. В этом команд.
опции форматирования, которых нез сред
^ава 22. Работа с изображениями и рисунками
503
"° эт0 6ЫЛ0 Г ненуж"ои т₽а™й ву.
......aW’Ba.!!!'' * с«ретов форматирования ф »
6Ы „«его взпиез’Ь “ ^„в„ый 5кспериментирование. Создав
я мот бы мне очеИЬ эффеь секретов форматирования и смотрИте>
*’ СП0ССЙ "°“ЯТН'”’ КРОМе Т-°ГО’ “Ы «*»
примене т иной
ич пего получит^ комавДОй ОТМ
..ппвка объектов
их объектов в один. Эта процедура
Группиров граф"че кть четыре отдельных трафиче.
В Бхсе. мо«» “^мер. ее-™ • „ можно манипулировать этой тру„пой
называете» Г объедивить ИД менять размерь! "^д щелкнув на каждом объек-
“Г,а,ВЗа “м №«жните на любом выделен^
Пятого«гобы^у™"’ иаЖавклавишу <С'г1’еттекстном меню команду Группиро-
„ Гиговый войдет в „ выберите в ко
"Ра“‘ оаботать с каждым объектом в отдельности.
“-XZSX-• ‘"ач“а м вдппе а жем
Чтобы выделить объектах правой кнопкой мыш„
3S==Ss=?*~".........................................
сгруппированный объект рас
Выравнивание объектов
Если на рабочем листе создано несколько графических объектов, иногда необходимо вы-
ровнять их между собой или по границе ячеек. Для этого можно перетащить объекты (что не
даст точного результата) или воспользоваться клавишами управления курсором, чтобы пере-
двигать объекты на один пиксель одним нажатием клавиши. Но самый быстрый способ —
это воспользоваться опциями автоматического выравнивания.
Для того чтобы выровнять несколько объектов, сначала выделите их. Затем выберите од-
ну из команд в раскрывающемся списке Средства рисования^Формат^Упорядочить1^
Выровнять
/ К сожалению, нельзя указать, относительно какого объекта следует выравнивать объекты. Если объ-
- на заметку еюы выравниваются по левому краю (или по правому краю), то выравнивание происходит по само-
му левому (или правому) из выделенных объектов. Аналогично происходит выравнивание по верх-
нему и нижнему краям. Выравнивание по центру (или середине) объектов выровняет их вдоль оси,
расположенной между левым и правым (или верхним и нижним) краями выбранных фигур.
Вы также можете указать Excel, как расположить три и более объектов таким образом,
чтобы между ними было одинаковое расстояние по горизонтали или по вертикали. Для этого
используются команды Распределить по горизонтали и Распределить по вертикали.
Выровнять” раскрЫ8аюшемСя списке Средства рисования^Формат^Упорядочить^
ям "' ’ -------- _ ______________
ЭСГЬ Создание диаграмм и изображений
НИ*6
Изменение и перерисовка фигур
предлагает для выбора очень большой набоп /
J, Ф‘"7Р> ' ХР“ ЛИШ “ “Ч““ е=£е "° ™ mo/.» найти
ГпеобразОваТЬ Д У СуществУюЩих фигур в у^)днако не составляет большого труда
методов. Хжную вам фигуп, с ОП1|са^нцк
0 Вращение фигуры. После выделения любой ж
кая зеленая точка. Для вращения фигуры щелк^РЫ ** КОНТуРе "ояв”™ малеиь-
в нужном направлении. Икните на этой точке и перетащите ее
« Объединение нескольких фигур. Можно создать е™
НИЯ нескольких простых фигур в одну (п жную ФИГУРУ путем объедине-
“Группировка объектов”.) У' v группировании фигур см. выше раздел
в Изменение пропорций фигуры. Когда фигу
одна или несколько (в зависимости от сложив ВВДелена- на ее контуре отображается
точек. Для изменения контура фигуры аад0 ™„фигуры) маленьких желтых
Что получится в результате, сказать заоанее НЙ ТЭК°Й ТОЧКе И пеРеташить ее.
которая перетаскивается, и от самой фигуры На пиТтэТ™7 ЖеЛТ°Й Т°ЧКИ’
и после изменения ее пропорций. (Отметим что 'А показаны стрелки до
к ни '-'“'Тметим, что эта фигура имеет две желтые точки.)
Создание собственных фигуп с ппмшт.» -
гории Линии предназначена ‘для создания собственных^иг^?? П°ЛИЛИНИЯ из каТе"
минимальные способности художника то создать новую ж™СЛИ У еСТЬ Х°ТЯ °Ы
с ~ -г^х/тто На .-.тот- оо с J ’° создать новую фигуру вам не составит осо-
бого труда. На рис. 22.5 показана такая фигура с добавлением очертаний глаз и рта.
Довершает этот шедевр добавление теней.
Рис. 22.4. Варианты одной и той же.
Фигуры
Рис. 22.5. Преобразование фигуры с позинцыо
полилинии
Преобразование существующей фигуры в полилинию. Если одна из су.цсетвую-
ших фигур почти то. что вам нужно, то ее можно довести до нужного состояния путем
преобразования в полилинию и дальнейшего изменения узлов контура фигуры. .V»
^зва 22. Работа с изображениями и рисунками
505
i „м и Hbioepiue команду Средства рисовац.
игеооржсваимч фигуру->Преобразовать в поли
Формат-^Вставить фи^ й |lbl6cplllc команчу Средства рисован^1
u.ev. ес,а,,”в ф,“^.оыИзменить фигуру^Начать изменение узлов
Формат^ Вставить фигуры к11| (|,lllVpl,i показан на рис. 22.6 "Пь
хег^рстаки-рованнон чонехак. .
/•V. 22.6. ФЮЛ’Л’" ее точек
Печать объектов
По чмолчанию все объекты выводятся на печать вместе с рабочим листом. Если же какой-
либо объект выводить на печать не нужно, то щелкните на лом объекте правой кнопкой
мыши и в контекстном меню фигуры выберите команду Размер И свойства. В открывшем-
ся одноименном шалоговом окне перейдите на вкладку Свойства и снимите флажок Выво-
дить объект на печать
Если вы солдат впечатляющий графический объект в Excel (с помощью фигур, SmartArt или WordArt), то, воз-
модно захотите его сохранить в отдельном графическом файле для использования в других программах.
\ д г-чол Excel не предоставляет такой возможности напрямую, но, применив небольшую хитрость, можно
все-гаки получить отдельные файлы графических объектов Для этого выполните такие действия.
1 Сохраните рабочую книгу с графическими объектами, но не закрывайте ее.
1 Выберите команду Файл^Сохранить как для нового сохранения рабочей книги в формате
веб-страницы. Для этого в диалоговом окне Сохранение документа в списке Тип файла выбе-
рите опцию Веб-страница f.htm, \html).
3 Закройте рабочую книгу.
С помощью Проводника Windows найдите файл HTML, который вы сохранили в п. 2 описы-
влемОи п^0дуРы что при создании такого файла Excel также создает сопутствующую ему
<у для флипов Если вы сохранили файл под именем, допустим, Арт Оум-Оум . htm, то эта
папка будет иметь имя - vt-Гл w. f iies.
СЬ1фойт эту папку, и вы найдете в ней графические файлы с расширением * . png — по од-
|№ц t каждого графического объекта в вашей рабочей книге. Графические файлы с расшире-
нием г И имаот прозрачный задний фон
й/. Создание диаграмм и изобря*еНИИ
^пользование SmartArt
<рпОРь1 | лсс1 “ в',СЧаг^ющие, но euu бо
Ibie посредством SmartArt С помощью ппг Ра’И,ель,’и'Рафнчески^
,Ul* профссс-ю'ктльныеор.анизационные 1И11 па^РеДСТва На Ра^чих ктач мо"“ С°‘ “'
ра' ,.Г усмотрению Эго новое средсгвпР Ы’ 1атем -'егко измен™ * «о сиз да-
™>я..<оПа,ел»м Po»erl"d„, ™М“С -«*-«. » 0>fc'XT™"'’''
^С1,ма полезным. • я «Умаю, и пользователи Excel наидзТХ’
Вставка SmartArt
Чтобы вставить объект SmartArt на рабочий чист в -
Excel откроет диалоговое окно, показанное на рис А°^рите К1,Ма"^ Вставка^ЗтаРАг!
которые перечислены в левой части окна. Когда найдет ДИаГраммы Ратбиты по категориям.
,те на образце диаграммы в средней части окна — в "°ЛХОДЯЩИЙ тип Диаграммы, щелк-
отобразится более крупно. Для вставки выбранной диа^пТ? ЧаС™ °-КНа выбРанный образец
кнопке ОК. Диаграммы на раоочин лист щелкните на
Рис, 22.7. Вставка диаграммы SmartArt
На заметку
Не обращайте внимание на то. сколько элементов имеет образец диаграммы в окне Выбор
рисунка SmartArt После вставки диаграммы на рабочий лист вы легко нз< троите ее так, что-
бы она содержапа нужное число элементов.
На рис. 22.8 показана диаграмма SmartArt. которую я настроил по количестве моментов,
а также добавил гекс г. После вставки или выделения шаграммы Smart Art Excel о. кроет спе-
циальную грунт ленточных вкладок под общим названном Работа с рисунками SmartArt.
hn вкладки содержат большое количество команд, с помощью которых м»*1к н.к,ропь
зюбую .диаграмме SmartArt.
^лава 22. Работа с изображениями и рисунками
507
Pi... 22. & Простая диаграмма Smart Ап
Настройка диаграмм SmartArt
На рис 22.9 показана диаграмма SmartArt (Вертикальная формула из категории Про-
цесс > сразз после того, как я вставил ее в рабочий лист. Окно Введите текст поможет быст-
ро и легко ввести текст во все элементы диаграммы. Но можно просто щелкнуть в области
[Текст] элемента и ввести текст непосредственно в элемент. На рис. 22.10 показана та же са-
мая диаграмма с добавленным текстом.
Часть III. Создание диаграмм и изобра*е**и
Полученная диаграмма содержит два небольших элемента, которые комбиниру ются
с третьим большим элементом. Предположим, что ваш босс увидел эту диаграмма и приказал
вам добавить третий небольшой элемент, который бы содержал текст Передовые техноюлш.
Чтобы добавить элемент в диаграмм}, выделите какой-либо элемент и выберите команду
Работа с рисунками SmartArt^Конструктор^Создание рисункаоДобавить фигуру
Можно просто выделить элемент и нажать клавишу' <Enter> На рис. 22.11 показана изменен-
ная диаграмма с новым элементом.
Когда работаешь с диаграммами SmartArt. следует помнить, что можно по отдельности
перемещать, изменять размер, форматировать любой элемент диаграммы. Дтя того служат
команды вкладки Работа с рисунками 8таг1Аг1^Формат
Изменение макета диаграмм SmartArt
Можно легко изменить макет любой диаграммы SmanArt. Для этого достаточно вылет ить
объект SmartArt и выбрать команду Работа с рисунками SmartArt-* Конструктор*- акет
На рис, 22.12 показано несколько различных макетов одной и той же диаграммы
Изменение стиля диаграмм SmartArt
можно легко и вменить
к каждому элементу ко-
С помощью команд группы SmartArt- Формат^ тили фигур
стиль и цвет диаграммы SmartArt. На рис. 22.13 показана шаграмма.
1оРой применен свой стиль и изменен его цвет.
Глава 22. Работа с изображениями и рисунками
509
Успешная
компания
Передовые
тежиологии
Г ие. 22.11. В диаграмму добавлен новый элемент
510 ----------------------- .
Часть HI. Создание диаграмм и изображен**
Рис. 22.13. Один щелчок кнопкой мыши-и диаграмма поменяла смай
i Стили диаграмм SmartArt очень сильно зависят от темы документа, применяемой в данной рабо-
чей книге Команда Разметка страницыФТемы^Темы может легко изменить тему до-
кумента но как это отобразится на внешнем виде диаграмм SmartArt предсказать невозможно
Еще о SmartArt
В этом разделе даны только базовые сведения о работе с объектами Smart Ап. Подробное
описание этого средства потребовало бы отдельной книги, но я думаю, что лучшим способом
его изучения будет экспериментирование с объектами SmartArt.
Использование WordArt
Средство WordArt было доступно и в предыдущих версиях I xcel. но в I xcel 200” оно пре-
'сриело значительнаю “косметическую” операцию. WordArt позволяет создавать графически?
•чображения на основе текста. Па рис. 22.14 показано несколько примеров текста W ord Ап.
Чтобы вставить график) WordArt в рабочий лист, выберите команд) Вставка^МогбАП
в открывшейся палитре стилей выберите юз стиль графического текста, который в.зх<
°олыпе всего правится Excel вставит объект на рабочий лист с текстом Текст надписи <а-
''oinire этот текст своим текстом, залайте емх южный размер и примените трхгие агриохты
с1)0РМат11роваН|1Я
22 в -
^зоота с изображениями и рисунками
ПРИМЕРЫ WT^RPART
Microsoft Excel
Биолия Excel 2010
г--:
Итоги дата
Рис. 22.14. Примеры текста WordArt
Когда объект WordArt выделен, Excel отображает ленточную вкладку Средства ри-
соеания^Формат. Команды этой вкладки предназначены для настройки внешнего вида
гекс та WordArt.
Команды группы Средства рисования^Формат^Стили фигур действуют на фигуры,
/ содержащие текст, но не на сам текст. Для форматирования текста надо использовать команды
/Ниамвлгу группы Средства рисования^Формат^Стили WordArt. Также можно использовать
команды стандартного форматирования вкладки Главная и мини-панелей. Дополнительные
атрибуты форматирования можно найти в диалоговом окне Изменение формы, которое от-
крывается после выбора в контекстном меню объекта WordArt команды Формат фигуры.
Работа с другими типами графических
объектов
На раоочий лист Excel можно импортировать разнообразные графические файлы,
действие можно выполнить следующими способами:
использовать панель задач Клип, для того чтобы найти и вставить изображение;
непосредственно импортировать графический файл;
скопировать и нсгавии, июбражениес использованием буфера обмена.
512
Часть III. Создание диаграмм и
Несколько слов о грЭфИЧе . _
Графические файлы можно раздел лих файлах
„„„fipax»--""»' 1 “«РОИЫЙ Р„су„ок лис б<мь,
* пязмера- Среди популярных п-> р,,ЫсФайЛ11 ри ^штабипои "Р"*лс-
....^=^xssa=s=
хранен»»
дичится время открытия и со-
В Интернете вы можете найти тысячи свобо
использования По Р СТРаИЯСМЫХ греческих файлов.
Использование панели Картинка
Картинками являются уже готовые изобп
пользователем), которые используются „ „ °ражени« (в отличие от и^п
Microsoft Office предлагает болкп ИЛлюстРаиии практически ражений- созданных
ю панели Картинка. Эта „аХ!Х.™ “U&'p “г™™- лХ Cmyau“"
бражений на рабочий лист ' преЛ0ставляет простой способ можно получите
00 выбора и вставки изо-
. заметку
Панель Картинка также позволяет вам вставить звуковые файлы и видеофайлы и предоставля-
ет вам прямой доступ к ресурсу Miaosoft Design Gaiiery Live в сети Интернет.
Эва Работа с изображениями и рисунками
513
*нс поучить С помощью команда 1
. Кяотинка мо*нс о е помощью элементов °Стаь
Доступ К РВыбртгь карт»,н отображена панель КарТй УпРаь?^Ч
Иллюстрации^Картин^^ P^„. На pu. Для с
расположенных в„верхвыбраНы пс _ „ набрОске изображения k
—-г ДопЧ^
ные опции можно получить. ш^н> /изображение, можно ооратиться к ресурсу
Если не удается найти "одх^’ дополнительно на сайте Office.com (о/ 1>%
Cl.p Gallery Live. Щелкните на с<-^ веб.ОООЗреватель. В резу а*
жена внизу панели), после чего ЗВуки) и дооавить все. что Вам
жете просмотреть изображения (или
на Организатор клипов.
файлов, встроенные в W,^
S«-“' "*<<.
Мвопк дамой'®’’ гра}"’®"" **
TlL бОЛЬШХВ оеи» Р*™1 й MHjTflUlW программных продуктов зад,
^=X=-r.S=-"" '* ~ ~
vww.irfanview.com.
Импортирование графических файлов
Excel позволяет вставлять рисунки, которые находятся в |рафических файдах. Сделать
это очень просто. Выберите команду Вставка^Рисунок, чтобы открыть диалоговое окно
Вставка рисунка. Выберите нужный файл и щелкните на кнопке Вставить.
После вставки изображения на рабочий лист его можно настроить многими разными спо-
собами с помощью команд ленточной вкладки Работа с рисунками ^Формат. Эта вкладка
открывается автоматически после выделения любого вставленного изображения. Для изо-
бражений можно настроить цвет, контрастность и яркость. Кроме того, можно добавить рам-
ку. тень, отражение и многое другое — все, что можно сделать с фигу рами Excel.
Поэкспериментируйте с командами группы Работа с рисунками^ Формата Стили ри-
сунков. Эти команды могут преобразовать изображение самым неожиданным образом. На
рис. 22.16 показано одно и то же изображение с примененными разными стилями.
В Office 2010 появилась новая возможность - возможность управления художественными эффег
Heew» ш 3 803М0ЖН0СТЬ может использоваться для создания эффектов изображения, анаполн-
йгомпжи// имеются 8 арсенале программы PhotoShop. Для того чтобы получить доступ к згой
говом окне Фпп^Т6 ПРаВ0И Кнопкой мыши и выберите Формат рисунка. Затем в диапо-
эффектов имеет вы6!рите Художественные эффекты. Каждый из эти*
ным эффектом попооб^ КЗСТТ>ОИКИ’таким образом, если вы не удовлетворены стандарт-
эффектом, попробуйте настроить некоторые другие параметры.
возможность лучше вс&Т^п^33^ возможностями доработки изображений. Освоит Я
изображения, можно получить^^Х'^^ НеТ необхОДИ^™.?Г^мо
отвлечься от работы с числами ЛЬСТВие от работы с изображениями, когда вам необходи
Часть III, Создание диаграмм и изобрз^
Рис. 22.16. Разные стили одного и того же изображения
Вставка скриншотов
О с „I ЭПШ позволяет вставлять изображение любой программы.
Новая возможность Excel .010 п0’в™* Дчя того чтобы воспользоваться этой
в данный момент работающей на вашем комп ре
новой возможностью, выполните следующее.
1.
Убеди™» и том. что используемое Ммн окно отобрнжнег неодолимое еоаер-
Выберите команду Вставка^Иллюстрации^Фи^ры. Вм увидите пыере». «к
Держащую наброски всех окон, открытых на вашем компью
Щелкните на нужном изображении. Excel вставит его на ваш раоочии лист
можно воспользоваться любой ооычной
2.
з.
прот И Из°бражение выбрано, дря его обработки
аммой обработки изображении.
515
Глава 22. Работа с изображениями и рисунками
, г споется способность копировать и вставлять -Жив
(амил,M«*»“Я"‘"В<’"а» ‘Г
1я6от rm » фирамы Вы ж жто вставить либо стат ь,^ Игь Ч.
сунск на любой рабочий лист или диаграмм. ^р^ое форматив &L Чь
бо связь с рисунком. В последнем случае, если Р°вание
ек. то изменения отобразятся и на рисунке.
полугодие
и по регионам
ИТОГО
|Яя&арр„
март
длре^=_
май _
/<?-0
100207
104 726
102329
106 304
1112*9
145983
147555
_146_221
148 868
J47 324
148131
244 186
247762
250 947
йТ197
253628
259 380
14
17
27
28
»
9
1
Чтобы создать изображение диапазона, выполните следующие действия.
1 Выделите нужный диапазон.
2. Для того чтобы скопировать диапазон ячеек, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+C>.
3. Активизируйте другую ячейку.
4. Задайте команду Главная^ Буфер обмена^Вставиты^Связанный рисунок (С).
В результате будет получена живая картинка диапазона ячеек, выбранного на этапе 1.
Если вам часто приходится выполнять подобную операцию, то имеет смысл поместить на панель быстрого
доступа специальный инструмент Excel под названием Камера, который значительно облегчит и ускорит вы
полнение этой операции.
1 Щелкните правой кнопкой мыши на панели быстрого доступа и в контекстном меню в
те команду Настройка панели быстрого доступа. gbi6e’
2 . В открывшемся диалоговом окне Параметры Excel на вкладке Настройка в списке
рите команды из выберите опцию Команды не на ленте.
516
Часть III. Создание диаграмм и изобра*61*
В списке команд найдите комамду к
' щелкните на кнопке ОК, чтобы закп^. " Щвл*м*те На
после Давления средства Камера в
" „ диапазон ячеек и щелкнут,, „ J"®* '«>».; а„ а₽а“«’Ры £«»,
диапазонах — изменения буду, ото^^а
{ Следует помнить, что иэд •«»»•*.
Во многих случаях все окно вам не пп-^г
можно будет разрешить, обрезав вставлен^ УеТСЯ’ а только часть ->ти>
рисунками^ФорматРазмер^Обреэка изобРажеНИе.™этого<*«*-Эту сипанию
углам изображения. Для обрезки изобпажеи К°Манда Ра<^тяе7 К°Мавду Работа с
и «оопои.до ’Дадагочто“~^=~
Добавление подложки рабочего листа
Чтобы использовать графическое изоб '"bld
(аналогично обоям на рабочем crone w Р*Жение в качестве подложки
^Параметры страницыФПодложа » ^Sre’Mu6epTO “«W РаХ^странТ
,и„ лист будет заполнен выбранным нзображХДФ*ЙЛ В «X
выводится только на экран „ „е „ояв,пс> ™™ К.:«але™^подложка
Работа с редактором формул
стью можно aocnm^ZX’С™““ Фяхиул Этой возможно-
как графических объектов. Кга"“ ” к «’йотировании матвматоческ», формул
Новинка
На рис. 22.17
отметить, что эти
бражения.
ZT "₽"МеР "с"ользоюнм уравнения ив рабочем .тосте. Следует
Ф рмулы не выполняют вычислений: они предназначены только дм
А в С 0 Е Г
1
2 3 —Ь ± \*Ь2 - 4ас
у — -— - - - -
4 2a
5
б
Z’wc. 22.17. Формула, созданная с использованием нсмнуго
редактора уравнений
Мул^Ч1ие в<?его познакомиться с редактором формул, вставив одну из уже имеющихся фор-
ft рс, адайте команду Вставкас>Символы'е>Формулы и выберите одну формулу из галереи
Ультаге формула будет вставлена в ваш рабочий лист .
ЛЭва Работа с изображениями и рисунками
517
доступа к двум к
во1мо*1’ос
1мЛ»сГСЯ
, . ФОРМУЛ * * ^пнронан'-я содержимого об^
Выбрз»* <’оъек луетС»Длйф0Р ‘ фования формул-
...—
- Рабо«а < «Н’М> ,паМИ^КоНС РУ
• , тЯ с форМУра й формулы или контроля ia h
Вкатка Работ вставКИ но^ 1исякиув для этого Иа Ч
я0'° ик пке.АвТ03а“ч
„«««»—кие си“’олы ” o'Kp"‘°,,“-w'»-
• S=sss="'s*S............................
рыемо*ч „„vnna содеР*'
, стр» «Я*ira f „ем собственно работа е ним». В Щля,
-jyw«.. ФОР“У,№- ^„даами И^ХуюшИМ релак «рованием рад»,
’ «,«оа6отысФ°Р“Ут„„кгуръ1Спосли®Уь, иож„о поместить внутри ЛРу!„.,
0">'дайе “L'°Sc. « .<*••*“ ™«о»ов. СТРУ«ЛР“ Мохпх это может быть затрудни.
Варне. — 1а
= 00
Пт
Рис. 22.18. Два объекта Формула на рабочем листе
9 -п/
, после обмене'* "’Х"'1106’ ЧТ°:
с помощью различных пр
Игл
1.1 Вот его ответ
^ра*еНИИ
Часть III. Создание диаграмм и и
518
дополнительные
ВОЗМОЖНОСТИ
Excel
ногие средства и возможности Excel м
дополнительными, поскольку Жно назвать
нечасто, но с их помощью можно значите” ИСПользуются
круг задач, решаемых с помощью Excel В ЛЬ”° расширить
описываются возможности Excel настоящей части
не использовали ранее, по нааерп"?*^ >«
и заслуживающими внимания. идете полезными
ЧАСТЬ
«V
В этой части...
Глава 23
Застройка пользовательского
интерфейса
Глава 24
Пользовательские числовые
форматы
Глава 25
Проверка данных
Г лава 26
Структурирование рабочих
листов
Глава 27
Связывание и консолидация
данных
Глава 28
Excel и Интернет
Глава 29
Обмен данными с другими
приложениями
Глава 30
Совместная работа в Excel
Глава 31
Защита вашей работы
Глава 32
Поиск ошибок на рабочих
листах
Настройка
пользовательского
интерфейса
ГЛАВА
Подиовагельсх-дй интерфейс программ „ц,
& всех методы взанмодейе™, „ольюмтед, с
граммом. В Excel _010 пользовательский интерфейс состоит из-
ленты;
панели быстрого доступа;
меню, раскрывающихся щелчком правой кнопки мыши;
“быстрых" клавиш.
В этой главе...
Настройка панели быстрого
Доступа
Настройка ленты
В этой главе описано, каким образом можно выполнить
изменения в двух компонентах пользовательского интерфейса
Excel; ленте и панели быстрого доступа. В процессе работы с
Excel может возникнуть необходимость сделать эти элементы
интерфейса более удобными для вас.
Настройка панели быстрого
доступа
Эта панель всегда остается на экране, независимо от того,
свернута лента команд или нет. Поэтому' пользователь поме-
щает на данную панель часто используемые им команды, что-
бы они всегда были под рукой.
/ Только в одном случае панель быстрого доступа не видна
Н« заметку эКране _ в режиме полного экрана, для перехода к ко-
торому надо выбрать команду Видс-Режимы про-
смотра книги ^Полноэкранный режим. Чтобы
выйти из этого режима, щелкните на рабочем листе пра-
вой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню ко-
манду Вернуть обычный режим или нажмите кла
вишу <Esc>.
Панель быстрого Д Baxo„,ra с девой с,оро„ы СТрок
. Сохранить. СеМ»»*’ 'к™" еде(1СГ„„е.
. Отменить ' е;ме11енное действие.
Вернуть. Повторяет послед
Можно переместить панель бысТрог
под ленту команд. Для этого щелкцИт
кнопкой мыши на этой панели и выбеРИт?Р^
текстном меню команду Разместить пано В к°н-
строго доступа под лентой. Обратите В/Ь
на то. что перемещение панели быстрОГо ИмЧе
под ленту команд уменьшает (на одну СТ(?°сДпа
димую часть рабочего листа. Другими словак Би'
ли переместить панель быстрого доступа с ее ’ес'
дартного места, на рабочем листе будет НдСТан'
строку меньше. В отличие от традиционных
лей. панель быстрого доступа может располага^'
только над или под лентой. ' ТЬс«
Команды на панели быстрого досту па предСТа
лены в виде маленьких пиктограмм без какого-либ\
текста. Если поместить указатель мыши на так °
пиктограмму, то появится название команды и
краткое описание.
Настройка панели быстрого доступа состоит
в добавлении на нее новых команд. Если вы часто
используете какую-либо команду Excel, то для облегчения доступа к ней поместите ее на па-
нель быстрого доступа. Кроме того, порядок пиктограмм можно менять
Excel не ограничивает количество команд, которые можно добавить на панель быстрого
доступа. Но эта панель ограничивает количество пиктограмм, которые будут отображаться
на ней Панель всегда отображается в виде одной строки, поэтому те пиктограммы, которые
не умещаются на ней. располагаются в отдельном меню, которое представляется на панели
быстрого доступа в виде значка Другие команды. Щелчок на этом значке открывает это до-
полнительное меню команд панели быстрого доступа.
>
A.
11
A •
О
Ft, pie.-
Рис. 23.1. По умолчанию панель быстро-
го доступа находится с левой стороны
строки заголовка
Вставка новых команд на панель быстрого
доступа
Новь.е команды можно вставить на панель быстрою доступа тремя способами.
Щелкните на кнопке Настройка панели быстрого доступа расположенной с правой
стороны этой панели (рис. 23.2). В открывшемся списке часто используемых команд
вы ритс команду, и Excel сразу вставит ее на панель быстрого доступа.
" й?ХпГекПРаВ0И КпТ0Й МЫШИ НЭ ЛЮб0и ленточной команде и в контекстном
н- -Рк екоманду Добавить на панель быстрого доступа Пиктограмма ленто
.омаидь. буле, иа 6истро| « Д^ед,,Л „икгогр—*
522
Часть IV. Дополнительные возможности
Используйте вкладку Настройка т
открыть это окно, щелкните птп<,*1а'11)ГОВ11Го окна Папо
(на панели быстрого доступа или Мьг‘"и ЕхСе1 Ч" '
ном меню команду Настройка панели аЙ Лснт°чной вмаХТ^ л,обой
------------------быстрого доступа ” выбеРи
Calil
бстаеить
г01**4 <ь»иели
Открыть
быстро» S доступ
А
Ж
1тобы быстро
- -i команды
•те в контекст-
А1
1 4
5
б
; 7
Р 8
! 5
; 10
’ 11
8
1
сохранить
Отправить пс ‘-е*трспис-п nt
быстрая печать
Просмотр и печать
Орфография
итт'ьните
Вернуть
Сортировка п? 8С2ргсг*нигс
Сортировка пс 4бъ?санм»о
Открыть последней фьйл.
Другие командь*....
Разместить псд лентой
Рис. 23.2. Список команд, которые можно без труда
вставить на панель быстрого доступа
Оставшаяся часть этого раздела посвящена обсуждению вкладки Панель быстрого дос-
тупа диалогового окна Параметры Excel, показанной на рис. 23.3.
Упоминавшаяся вкладка Настройка диалогового окна Параметры Excel показана на
рис. 23.3. На этой вкладке в левом списке показаны команды, доступные для вставки на панель
быстрого доступа, а в правом списке — команды, которые в настоящий момент содержатся на
этой панели. Над списком команд имеется раскрывающийся список категорий команд, именно
команды выбранной категории отображаются в списке команд. Ниже приведены некоторые из
этих категорий (кроме того, имеются категории для каждой ленточной вкладки).
Часто используемые команды. Содержит список команд, которые пользователи Ex-
cel используют наиболее часто.
• Команды не на ленте. Содержит список команд, которые вы не найдете среди ко-
манд, отображаемых на ленточных вкладках.
Все команды. Содержит' список всех команд Excel.
* Макросы. Содержит список всех доступных макросов.
* Вкладка Файл. Содержит список команд, отображаемых во вкладке Файл.
Вкладка Главная. Содержит список команд, отображаемых на ленточной вкладке
Главная.
Кроме того раскрывающийся список Выбрать команды из содержит элементы для всех
«ругах вкладок т,я того чтобы добавить т« на Панель быстрого Доступа. выберите его
"Т ®»ОГО “иска а X щелкните на кнопке Добавить. Эта команда пояаитс. а спнеке.
Расположенном справа.
^^гСнастройк^ интерфейса 523
ftn 2JJ. Smte Настройка опалого окна Параметры Ехсе
Вы можете создавать настройку панели быстрого доступа для определенной рабочей книги. Дру.
свит гимн словами, определенные команды появятся только при активизации определенной рабочей
книги. Для этого активизируйте определенную рабочую книгу, а затем - вкладку Панель
быстрого доступа диалогового окна Параметры Excel При добавлении команды на па-
нель быстрого доступа для определения рабочей книги используйте раскрывающийся список в
верхнем правом углу (в качестве выбора присутствует только активная рабочая книга). По умол-
чанию настрой- и делаются с параметром Для всех документов
Иногда для того, чтобы найти определенную команду вам требуется прибегать к решению
головоломок Например, команда, отображающая список последних файлов, называется От-
крыть последний файл... т не Последние файлы.
и» ники. гг**анды просто отсутствуют. Мне. например, хотелось бы, чтобы в панели быстрого
! шж111| доступа имелась команда, которая могла бы включать и отключать отображение символа разры-
ва страницы Насколько мне известно, единственным способом вывода этой команды является
переход в окне Параметры Excel на вкладку Дополнительно, с последующей прокрутка!
окна вниз до тех лор. пока вы не увидите флажок Показывать разбиение на страницы.
выХ’п^снь Рвс"7иЫме^ГеГ0СЯ ВЬ'брЭТЬ К0МаНДы И3 МаКР°СЬ'
быстрого дехтупа м<>жН т 1 ” Макросов. Присоединить макрос к пиктограмме Панел
₽< * 5 * - - X Г ШеЛКИеТе " -ктог^аммс, будет выполт-еп мак-
менитъ. .ыя |(,то чих.ы изменить текст и ° 1ОС1у"а- вы можете щелкнуть на кнопке
П'к .е ммрот иж панади 6В^ ' 'о л[’>1ос °ки° для макроса. тог0
।1 Парзмгоон F/ л f доступа щелкните на кнопке ОК,
' р XCeL ,,а ,1анс^ появится новая пиктограмма.
524 ЕчС1
Чвсть IV. Дополнительные возможности
Л
Единственным спутаем, когда
тупа диалогового окна Параметры °6^ИТься‘Панель быстрого дос-
которая отсутствует на ленте, добавить команд когда
стельность пиктограмм. Во всех flpyr^TS^T^^ или изменить
щелкнуть на ней правой кнопкой и выбратЛ^^^ «а четте.
панель быстрого доступа. Лившемся контекстном меню Добавить на
другие действия с панелью быстрого доступа
с панелью быстрого доступа можно выполнять такие действия.
- упорядочивать пиктограммы на панели быстпл
нить порядок отображения пиктограмм на паи ° ДОСГупа Если вы хотнтс изме-
йкладку Панель быстрого доступа быстрого доступа, то откройте
списке команд с помощью кнопок со стрелкам и^0^3 Параметрь* Ехсе| и в правом
нужный порядок их отображения. ’ напРавленными вверх и вниз, задайте
Удаление команд с панели быстоого п
„Хепи быстоого доступа __ Д ₽ 1ОСТ^па- Простейший способ удаления команд
С ни выбоать в контексты на пиктограмме команды правой кнопкой
мыши и выбрать контекстном меню команду Удалить с панели быстрого досту-
па. Для выполнения этого действия можно также использовать вкладку Панель бы-
строго доступа диалогового окна Параметры Excel: выберите команду в списке ко-
манд и щелкните на кнопке Удалить.
Восстановление панели быстрого доступа. Если вы хотите восстановить панель бы-
строго доступа в том виде, который она имеет по умолчанию, то откройте вкладку
Панель быстрого доступа диалогового окна Параметры Excel и щелкните на кноп-
ке Сброс. Затем выберите Сброс только панели быстрого доступа. В результате
все команды, которые вы сами вставляли на эту панель, будут удалены, останутся
только три команды, размещенные на ней по умолчанию.
Операцию восстановления панели быстрого доступа отменить нельзя!
Внимание!
В диалоговом окне Параметры Excel вкладка Панель быстрого доступа и вкладка Настройка
ленты имеют кнопку Импорт-экспорт. Эту кнопку можно использовать для сохранения и открытия фай-
лов, которые содержат настройки интерфейса. Например, можно создать новую вкладку на ленте и предоста
вить возможность воспользоваться ею для всех сотрудников офиса.
Щелкните на кнопке Импорт-экспорт, в результате чего появятся две опции.
Импортировать файл настроек: появится подсказка указать >Хю^^стоаод№упа.
вится запрос, хотите ли вы заменить все существующие настройки для
Экспортировать все настройки: появится подсказка на ввод имениимлор^ю-
НИЯ. Эта информация сохраняется в файле с сохранять за^л, только на-
ние и экспортирование реализованы обоих типов жслортируются и импортируют-
строики панели быстрого доступа или только тольк0 „астройку панели быстрого доступа
ся вместе. Поэтому нельзя предоставить Д™о6щдоо набойки панели быстрого доступа.
без настройки ленты или только настройку ленты
Глава 23. Настройка пользовательского интерфейса
525
Настройка ленты .............................
—огоСр,,ж”сгся р “ма"л
«Р™»" »™“ « доймея „ ы ж тавднос1ь
Ленточный интерфейс вгер^ достаточно просто может быть настой Лв
* при этом отсутствовав ^На.д/Ч
**"«* имеется множество способов. Эт^
Зачем настраивать ленту?
„„й необходимости настраивать ленту нет. Но если „
Для большинства пользователе. последовательность команд и перех0ДИТь м М Ч
бхегся постоянно выонрать одну и } возможности размещения всех необуп 3 °ДНой
вкладки в другую, вы только выиграете О°ХоДиМь1х
вашей работе команд на одной вкладке.
Что поддается настройке
Настроить ленту можно следующим образом.
Вкладки:
• добавить новую пользовательскую вкладку,
• удалить пользовательскую вкладку;
• добавить новую группу на вкладку;
• изменить порядок вкладок;
• изменить имя вкладки:
• скрыть встроенные вкладки.
Группы:
• добавить новую пользовательскую группу;
• добавить команды в пользовательскую группу;
• удалить команды из пользовательской группы;
• удалить группы из вкладки:
• перенести группу на другую вкладку;
• изменить порядок групп на вкладке;
• изменить имя группы.
которые вы ХТоХХ’выполХтыНЬ В°ЗМ°ЖНЫХ настРоек> при этом существуют действия,
удалить встроенные вкладки - только скрыть их;
Усилить команды из встроенных групп-
лоченггь пор,.„к ком„и 8c|pKmM
, *“**"*’ Однамраэра6омадХ^1!^'И панель &JCIpao wcryia) с помощью макросов Heeaw°*w-
в файлах рабочей книги. Когпа воспользоваться кодом RibbonX и сохранив w
ми. Работа с кодами языка RihhnnK открыТ| лента будет модифицирована новыми команда
Достаточно сложна и выходит за пределы тематики этой книги.
526
Дополнительные возможности
кзКим образом осуществляется настппй
^ройка лепты осудествляется и, "^РОИКЗ ЛвНТЫ
мыт» »'w6,'CХ',е?°С<’П "“"’MW nolТ* '**
надстройка ленты. -м . ££Ц.~- ш«.
Рис. 23.4. Вкладки Настройка ленты диалогового окна Параметры Excel
Настройка ленты очень похожа на настройку панели быстрого юс тупа. о которой речь шла
в этой главе выше. Единственное различие заключается r том. что вам следует решить. в каком
месте ленты следует поместить команду. В обобщенном виде процедура имеет такой вил
1. Для отображения различных групп команд воспалипйтесь раскрывающимся
списком Выбрать команды из.
2. Выбери те нужную команду из списка.
3. Для выбора групп вкладок восполы) йзесь раскрывающим..я .писком На-
стройка ленты. Основные вк.юОкн все) да ви тимы: • кладки . - • относятся
к контекстным вкладкам и появляются при выборе контекстных вк юлок
4. В окне со списком, расположенном справа, ныберин вкладк) и группу, t it вы
илиннруетс поместить команд). .Ъ* разворачивания вкта жи и просмотра ее со-
держимого необходимо щелкнуть на символе плюс
С Л , .... „..Лпянимо из левою списка, в «рчпну. выбранюю
5. Чтобы добавить команп, выорзнн\н> из
в правом списке, щелкните на кнопке До авить.
^лава 23. Настройка пользовательского интерфейса
527
ollKoil Создай, вкнаМКу ,
ir "So uuuuo- Но ному V.« u«o. ч * I.
, ..........................................пИн.ИМ1,Ю1Щ11?Р,
"“ 1101"’3 'MKM K "ч'
............"
Н.,“* " Lc»»-«"lWV
.....
lid рас 23.5 пре (сив ren.i чусп* ii.icipociitioii jiviiim, В лом случае » ^of> t
пи hk t i (ке Вид (справа or /руины Масштаб): Доп. команды (с По 111
мм) II Текст речи (с двумя новыми командами). п>,^п Ко п,’м
HUlh..
'/>.*« I > . ф< IOt.i
44ННЫГ
Книга!
Micro oh к,
fl‘« и.,,.,.
Л Л 1ч'
Мл шгг I0U' Мхндлб по
ащг ленжзм)
PrueHtnpCfMMHc
lit J J 8< Menu. ( TO or i(l , h
Опръпь
л Ос файл
/ не. 2^.5. Ск идки Вид тнле добавления новых групп
4
^^CTb ^*******"^m*"*^,**l*e'
^Оп°лнительные возможности Excel
пользовательские
числовые форматы
ГЛАВА
Нри вводе числа в ячейку Excel вы можете
“кт " ,"обом Формате. Немал» и. го „XS
я,держиг большое количесгпо «г,рое....
„>». ерел.... «ш.еко не всегда можно „ай , „ ф„р„а/ Р““
рЫЙ подходит для ваших нужд.
3 мой главе рассказывается, как создавать собственные
числовые форматы, и приводится множество полезных при-
меров-
В этой главе...
Числовые форматы
Создание ношх числовых
форматов
Примеры числовых
форматов
Числовые форматы
По умолчанию все ячейки рабочего листа имеют формат
Общий. В этом формате все данные отображаются в том ви-
де, в котором они были введены. Но если ширины ячейки не-
достаточно, то чтобы вместить все содержимое ячейки, дей-
ствительные числа округляются, а большие числа отобража-
ются в экспоненциальном виде. Очевидно, что для лучшею
восприятия информации часто необходимо воспользоваться
другими числовыми форматами.
Главное, что нужно помнить о числовых форматах, — это
то, что они влияют только на то, как отображаются значе-
ния в ячейках. Само значение всегда остается неизменным,
и в формулах используется действительное, а не отформати-
рованное значение.
/ Есть исключение из этого правила - если в диалоговом
_ На заметку окне Параметры Excel во вкладке Дополнитель-
но установить флажок Задать точность как на эк-
ране, то в формулах будут использоваться отображае-
мые значения ячеек. В общем случае установка этой оп-
ции не является хорошей идеей, поскольку изменяются
исходные значения, введенные в ячейки рабочего листа.
Есть счце один важный момент, который следует принимать
1,0 внимание при использовании форматов. Если вы хотите с
номощыо диалоговою окна Найти и заменить (открывается
,,owie выбора команды Главная^Редактирование^Наити
kie вставлены в соответствии ?р„Мея
- -имвопы, которь* » символов вы не найдет е —
и выделить* Найти) иа,п" "жн0Й единицы).10. одНОго содержимого ячеек бед
матом (например, символ Д кром формацию на основе данных
к воспользоваться г
гировании. следует неким
Найти и заменить.
Форматирование чисел
Автоматическое ф H спосо6иа выполнять автоматичсски ,
Некоторые ооерапии Ф»Р"а™р°™ “ро^змма ™мт' ЧТ° Не°бХ°ДИМ° ис"о"«оват* *'
мер. ес.™ ввести в ячейку 12.3 . Р чесга. Аналогично если используется про6 ’“
центный формат, и применяет егс’««123 456). Excel применяет формату
отделения в числах тысяч от сотен W Р Есл11 „ „„ставить после числовое , ""
,„,м разделителем групп РуР“’Х„«» "» ^лианню. например ₽., то к данной
ния знак денежной единиц , У
будет применен денежный формат. значения в процентном формате. Выб
Excel позволяет легко вводил- овом окне Параметры Excel перейдите на в^0’
манду Файл*Параметры Длажок Автоматический ввод процентов томп^
Дополнительно. &лиустан Ф м форматоМ) числа в обычном ’
в <например'введите 12'5 12’5%>' ^5
^оГне то необходимо вводить значения процентов как десятичные
(например, 0,125 для 12,5%).
Совет
Excel автоматически применяет встроенные числовые форматы к выделенной ячейке На
основе ряда критериев.
Если число содержит знак косой черты (/), к нему может быть применен формат дат.
Если число содержит одну или более точек (.), к нему может быть применен формат дат.
Если число содержит одно двоеточие (:) или больше, к нему может быть применен
формат времени.
Если число содержит латинскую букву Е (строчную или прописную), к нему может
быть применен экспоненциальный формат.
Чтобы избежать автоматического форматирования чисел, либо заранее примените к ячейке нуж-
ный числовой формат, либо перед числом введите апостроф. В последнем случае Excel отнесет-
ся к содержимому ячейки как к тексту, но сам апостроф на экране отображаться не будет.
Совет
Форматирование чисел с помощью ленточных
команд
В группе ленточных команд Число вкладки Главная находится несколько команд, по-
зволяющих быстро применить самые распространенные форматы чисел В раскрывающемся
ж7Хпп^Х°™РМаТ Пр€ДСТавлены одиннаДЦать часто используемых форматов. В этой
щелкнуть на отной изНэти°ЛЬК° КИОЛОК’ нредставляюгцих разные числовые форматы. Если
чистовой формат Можно * КН°П0К’ К активи'Щрованной ячейке будет применен выбранны1
числовой формат. Можно также выделить диапазон ячеек (или всю строку или столбец Ра-
бочего листа), а -затем шелкнт/ть «я (.или всю строку, или
из кнопок форматирования. Если выделе
Часть IV. Дополнительные возможности
530
ячеек, то числовой формат будет п
4 j приведены числовые форматы, К° ВСеМ вы>1еленным ячейкам.
0 ^"„„й кнопке форматирования в группе Число "» соответ-
Некоторые из этих кнопок фактически применяют
/и “В№ с™»
6лИца 24-1 Кнопки Ф°₽“а™рования чисел
Кнопка "^^овый числовой формат Добавляет знак денё)т^Г~^ числовые значения с Двумя^Х^^ разрядов и от<^жает
Процентный формат Отображает числовое значок слезапятой 8*ще "««"та без десятжиых разное по-
формат с разделителями
Увеличить разрядность
Уменьшить разрядность
Вставляет разделитель групп разрядов и отображает числовое значение с
двумя знаками после запятой
Увеличивает на единицу число десятичных разрядов после запятой
Уменьшает на единицу число десятичных разрядов после запятой
форматирование чисел с использованием
комбинаций клавиш
Задать форматы чисел можно с помощью комбинаций к,аиш В та6.т 24 2 „р„клевы
комбинации клавиш . которые используются при форматировании чисел м вХ“„„"“
ячейки или диапазона ячеек. Примечательно, что все эти комбинации клавиш сдвину™ "™о
сительно цифровых клавиш обычной клавиатуры.
Таблица 24.2. Комбинации клавиш для форматирования чисел
Комбинация клавиш Применяемое форматирование
<Ctrl+Shift+-> <Ctrl+Shift+!> Общий числовой формат (т.е. неотформатированные значения) Числовой формат с двумя знаками после запятой, разделителем разрядов и дефи- сом для отрицательных значений
<Ctr1+Shift+@> <Ctrt+Shift+#> Ctrl+Shift+$> Формат дат с отображением часов и минут Формат дат с указанием дня, месяца и года Денежный формат с двумя знаками после запятой (отрицательные числа записы- ваются в скобках)
<Ctrl+Shift+%> _^СМ+8Ь|Й+Л> Процентный формат без десятичных разрядов после запятой Экспоненциальный формат чисел с двумя знаками после запятой
______________________________н « сисТСМы, действие некоторых комбинаций
' В зависимости от языковых настроек операцией
клавиш может отличаться. — Приме4- ре
гпава 24. Пользовательские числовые форматы
531
uO чисел С помощью диалоговое
форматированиеч
окна Формат я «axwv» в<> nwilww чи
Че,ю1„„„ль,.Ые .Я.КИ» .............С""С"6”“ Л""
КНVBO.V окн.1 Формат ячеек. оК11;1 н ,,ру1111е Число 1,К„.1ДК1) Глав
. на кнопке <-^-<слос>Цисловой форматФДругие
выбериie команд) л ®
форматы; K.rlBHin<Ctrkl>
нажмите комоинацню • ячеек ()ах0ДИ1ГЯ еннсок, еосгоящ,|И
Во вкдалке Число .щхюгоно^ою а Р сООТВС1ггвующен категории Из **-
HXW категорий числом ^м. \“кна'1Г1Меняе>ся гак. чтоОЫ огооражп. еоотв^^
Числовые форматы правая с юре < УЮ.
шне опции. .. ч1К.ЛОВых форматов с крат кими комментариями.
11 иже приведен список ка rei ори ь
Р •• п «моччанию. При его выборе числа огооражак„Ся й й
' “ к"т ссли Ч"СЖ’ С'",ШКОМ 6*шьи,ос " ™«к-1ца1";
е, « «чейку. . ’““““ХГчки' лесятичвых знаков, определит» рачд,.,,,,,
'«">*•«““ «Тиия-ьпых чисел (со знаком -мвиуо-. крас.
ным „четом иди краевым цветом со знаком минус
амежиий. Позволяет указать число десятичных зваков. использование знака дснс».
ной единицы и способ отображения отрицательных чисел (со знаком минус , крас.
ным цветом или красным цветом со знаком “минус ). В этом формате всегда исполь-
зуется разделитель групп разрядов.
Финансовый. Отличается от денежного тем, что знаки денежной единицы всегда вы-
ровнены но вертикали (эта опция имеет значение, если используется денежная едини-
ца, которая отображается слева от числа).
Дата. Позволяет выбрать один из форматов отображения дат.
Время. Предоставляет на выбор несколько форматов отображения времени.
Прошитый. Позволяет указать число отображаемых десятичных знаков. Символ
процен та отображается всегда.
Дробный. Позволяет выбрать один из девяти дробных форматов отображения чисел.
Экспоненциальный. В этом формате число всегда отображается с буквой Е. Также
можно указать число десятичных знаков для отображения.
Текстовый. Его применение к числовому значению заставляет Excel рассматривать
но число как текст (даже если текст выглядит как число). Это полезно, например, для
отображения номеров кредитных карт.
Дополнительный. Включает четыре дополнительных числовых формата: Почтовый
индекс, Индекс+4, Номер телефона и Табельный номер.
Все форматы. Пошоляет создавать собственные числовые форматы, не входящие ни
и одну из перечисленных категорий.
Если в ячейке находится ряд символов “решетка" (#########), это значит, что столбец не-
ДЛЯ ОТОбраж?ния числа « выбранном формате. Чтобы увидеть содержим^
те 'меловой (Ьг1пмя^Ик'ИНУ СТОп^ца (перетащите правую границу заголовка столбца) или измени
ку было введено непп^*6 W°' Г1Оследова’ельность этих символов может означать, что в яче
ку было введено недопустимое значение даты или времени.
f He зммтку
,________________-—""
Часть IV. Дополнительные возможное1
532
сооцшнч Шинн о »
.,н>йы'
ц как'
||0
КН.-
новых числовых форматов
тис юно| 0 форма in
..^рзоочепктпи.инган'мо.по „KiGoe ... ..........
roni И Все форм.тл ик ,адкн Число «,. к1|О1 ' .. ,
ЮР1"1 шлют онл, о омн Ф^рми vtMt-44 (р*н Д Н м.-ж
•* . гемнчветипле чнх iohtxjv форматы ипптир».
ЮТЛТЫТЬ <д ’ < рьк ш » \и v j |П, о к , кдн.м 1 \хС1 тдн
хч ш.ипжес т во во тможткюк-и по созданию .
Ч iitHMCi мнп*’-’- UIUHIO по 1».Кк.нс И.<ки\ чце юных формант.
|ДпПйП1«ПГПЫЦ III
ri ll JI II
ФОРМА! ‘ГМЧ'К
Общий
Чт погром
Денежный
фннлгк Oh* X I
ДХ1Л
1цмчм.|
ПрОЦСНТНЫЙ
ДроГи*чв,
ЗКСГК »нгнцна ш -ИГ.1Н
1 OKI IV ЧмЧН
U.OU
> жжо
f //О ДЮ
f /ГО_
* 9 /О Д _ ;[ЬфХ001) 9 9 #и
* Ж#РДЦ1 р . g в,л ц
* 00.00 _р
* ОЦз. 9 9 9i\
* Дкрч* м«*НЬ# f/ц.
Совет
Рис. 24.1. Китгсория все форматы ькмРкн Числоtetu > окш Формат ячьак
Определяемые пользователем числовые форматы апражютс* и? ц • .• к-
можно Оыло применить такой формат г /тутой р.ноч»т шин чужио^ иппхнми ячейки
рых он используется, в эту книгу
R КОЮ
Как прави то, новый чис.юной формат создастся in тем ш к* трос и и* шло юн.i чис ы < помо
щыо ряда кодон, которые записываются в ни те инкими ю.гю */> а . 1Ьч с юг ш и,
ноеть кодов нужно внести в но тс Тип вкладки Число вы ютовою окна Формат ячеек koi х<
активизирована ка тегория все форматы Вот пример птао тонл Н|чк тою ч»к топот о форма i л
0,000
)тот шаблон состоит нч указателей десятичных рлфятов и .чеечтнчпон пятой [лнный
Шаблон ошачаег. что нужно отображать числовое пычснис «. т|Ч'мч цифрами справа от ич •<
iiiMnoii заня той. Ниже принечей трут ой пример
оооооо
В )гом формате птсси. ратрндов. 1акнм обраюм. он понютмы <чоарлииг тн< и < шестью
""‘I'lWMH (oci цесягичнои uuwioii) ’ )г<н форма» ) кюпонсис плев •< н>м t пч с »н. < »
1x1 1*°Чср>к|(|ея ноч юный пн леке (прппс iciniboi in.io ioi н.» v.imos »t к »кп> n.o.ik ч' >
Почювый индекс Н K.liciopiih Дононниюльныи) Koi 1.1 IU.I он|п»рм.111.рче»С . кикч < HOMO
"М-о ною ЧИС.101ЮЮ формат,.» инсм вне к »е ночнми.ш пн им например 006604. »о н • . их.
U|'H>p.l tH»v« чисюное имчепие. нк ионам первые m >н I . >н ке инее.и но ч.к ю ь хченкч, х ко
’"Poii npt)Mellvll <|.орм.и Общий, го оно ошора ичем к нп te < < 04 (ос» nepmax m ни)
^ява 24. Пользовательские числовые форматы S32
с
Значение
ячейки
113X56^89
.15^5678912
:z. з«гтл^<:
-.голом оьие ф°Рмат ячеек сп,
м»т|’"|е “ Д”все Ф°Рматы К"" "ра“"ло' “««»*
„е пр^н'.'"Тк ««ГОР"" ^ест„е „„равной то............... >ля ^«т
Чтоб» 'е"и„1₽1тоРьи’ “и'1ис1Ю»ь,"1'а”',"го<’'Рсд0'<",,К'ВЭТ''
X' »'6 ,и10" ’„Х” **' « пример® *ловь« форматов, о„ю
Рабочую кн1*» кожно наити иа н
„СО-*» 00^*“'““
гадарт«—z*x₽—:
« °ГХ" wS » ^ХХХХ *”р“ат ст“обычнь1й'
—*-с,ол6да *целые * “*е *
лтгЬОПмаТМрОбЭТЬ МОЖНО
Предварительно отф<л содержатся числа. Но можно за
рабочий лист применяться кя« ф^ата Если после этого вы введете Чи.
всего числовые ^ки с помощью некоторого чисп о1форматировать отдельные
ранее отформатировав ’ ст в выбранном форма _ меНяя ЧИСЛОВОй
XX - РХ поХ«“ ₽абочей кни™
мш. чем издаете вовыич»™1®1 *°Р изменить числовой формат для стиля
обычный, выл» срть » ра6т„и м« оти не
06 гппв гтиля обычный выберитекоман™ обычный и в контекстном меню выбе-
“‘“ХХХХ-0Хпы В этом окне шелкиите ва « Фор.
_ 5СС _с* «врсв США
Стевт 15СС
ег ссстве/>яет 1 SCO дал.м|»в
Как оно отображается
113-57
5-5 679
♦ . > ' ,:з«
Se,o^—’-'-'Х
-с-
с
Р1
то'
фОрмат для
цуДО^
Це обязательно указывать в шаблоне
шаблона следующим образом.
Формат для
текста
Формат для
шаблон числового формата
Excel позволяет указать различные шабп
„тельных чисел, нулевых значений , °Лонь‘ формати™*.
’"„КОЙ с «ПЯТОЙ. Колы в шаблоне раепо’ЛГ"’’ Д'ПЯ ,та,° »" ш-’ " от-
. - попожитеявнын Медуюшим“ ‘ ~ нужно раадели,.
евых значении; Форма,. для для '
““ четмре рвдеяа. Ехсе,
Если в шаблоне числового форМатя,
КО всем значениям, которые могут сол™Т°ЛЬКо °ЛИн Раздел то он
Если указано два раздела то пер РЖаТЬСЯ в ячей«е ’ Рименяется
„ь,х и нулевых значений, а второйФорматирования положи,ель-
а Если указано три раздела, то „ервый *^"ТИрова"™ отрИ1вте.,Ьных значений.
тельных значении, второй _ т *оРм»™рова„м положи-
Если же указаны все четыре раздела тп ~Xn* нУлевых значений
ния текста, содержащегося в ячейке. ' ЧетвеРтыи используется для форматирова-
Ниже приведен пример определяемого по
форматов для каждого из числовых значений и ТексТ^^ Шаблона с Уханием различных
[Зеленый] Основной; [Красный] Основной; [Чевнмй! о
В этом примере для выделения различных Фоома™^0*^' [Синий]Основной
вые слова для обозначения цветов. Содержимое^ “ ™ И?ПОЛЬЗУЮТСЯ специальные ключе-
го определяемого пользователем шаблона будет пт«Т' ОТ(рорматиРованной с помощью это-
мости от находящегося в ней числового значения R пЛ^ЗТЬСЯ различным ^стом в зависи-
дут зелеными, отрицательные - красными, нуль - черным, с™
Х°ТИТе автома™чески отформатировать ячейку таким образом чтобы выделять текст
Z1SсХ^м'у^овип Т““ Зави"и“хти 01«содержимого. лучше всего
зоваться средством Условное форматирование (см. главу 20).
Дополнительная
информация
Коды пользовательских числовых форматов
В табл. 24.3 приведены коды форматирования, которые можно использовать при созда-
нии собственных шаблонов, и их краткое описание. Примеры использования большинства
этих кодов будут представлены далее в главе.
Таблица 24.3. Коды пользовательских числовых форматов
Код Комментарий
Общий # Отображает число в формате Общий Цифровой разряд. Отображаются только значащие цифры, а незначащие нули не
о (нуль) отображаются Значащий цифровой разряд. Если количество разрядов числа меньше, чем указано
7 нулей в числовом формате, то слева от числа дописываются нули Цифровой разряд. Если количество разрядов числа слева или справа от десятичной запятой меньше, чем указано знаков вопроса, то недостающие разряды замещаются пробелами. Таким образом, если в ячейке используется моноширинный шрифт, можно выровнять положение десятичной запятой. Такжё можно выравнивать знак деления в дробях с разным количеством разрядов
^лава 24. Пользовательские числовые форматы 535
_____
~~Комме>яаР^——-
Код
_ ._>ииая запятая
Десятична*
Пробел % Е_ е+ е- е+ $-+/(): пробел \ Разделитель тысяч Знак процента Экспоненциальный форма столб1в Отображает текст, зада
(подчеркивание) "текст"
[цвет] Место для текста Можно установить следующие цВета "« значения): черный, синий, голубой, зеленый, р«овый
(ЦВЕТ Л] коасный белый или желтый Х^ег «яяеетешу—й цвет из цвет» палифы. где п-число отОдо 56 позволяет задать собствен^йк^^ гекци^ числового Формата^
при создании определяемых пользователем
форматов дат и времени.
Таблица 24.4, Коды определяемых пользователем форматов дат и времени
Код Что отображает
м Месяц в виде числа, исключая первый нуль (1-12)
мм Месяц в виде числа, включая первый нуль (01-12)
МММ Месяц в виде аббревиатуры (Янв-Дек)
мммм Полное название месяца (Январь-Декабрь)
ммммм Первая буква названия месяца (Я-Д)
д дд ддд ДДДД День в виде числа, исключая первый нуль (1 -31) День в виде числа, включая первый нуль (01 -31) День 8 виде аббревиатуры (Пн-Вс) Полное название дня (Понедельник-Воскресенье)
ГГ или гггг Год в виде двухзначного числа (00-99) или в виде четырехзначного (1900-2078)
ч ИЛИ чч Часы в виде числа с отбрасыванием первого нуля (0-23) или с сохранением его (00-23)
м или мм Минуты в виде числа с отбрасыванием первого нуля (0-59) или с сохранением его (00-59)
с или СО (] АМ/РМ Секунды в виде числа с отбрасыванием первого нуля (0-59) или с сохранением его (00-59) Часы, если их больше 24, а также минуты или секунды, если их больше 60 бХ^тств^Х^^ате^**УКаЗЭН НИ0АИН И3ЭТИХмодиФикат°Р°в’ товреМЯ0Т°'
536
Часть IV. Дополнительные возможности
в
т^ого окна Формат ячеек. Например, если щелкнуть на кнопке Увеличить оазояХсть пять ваз
логоеи цапаны такие числовые форматы. сличить разрядность пять раз,
тобуДУ100^
0,°
о,о°°
о,о°00
0,00000
еловой шаблон для отображения числа с двумя разрядами после запятой не будет создан, поскольку он яв-
ится встроенным.
Примеры числовых форматов
в оставшейся части этой главы приведены по
вЫх форматов. Большинство приведенных шабло^Т^Т^ пользовательских
яиде, в котором они здесь приведены. Но лпт₽ ° Ф Р 8 можно использовать в том
пировать так, чтобы они соответствовали вашим ^ебовадиям"0^66^™ НеСКОЛЬКО модифи'
Масштабирование значений
с помощью числовых форматов, определяемых пользователем, можно изменят,, масштаб
значении. Например, если вам часто приходится работать с большими числами, можно их
отобразить в тысячах (т.е. число 1 000 000 будет отображаться как 1 000). Конечно же, в рас-
четах будет использоваться действительное число, поскольку форматирование влияет только
на то, как будет отображаться число.
Отображение чисел в тысячах
При использовании следующего шаблона формата числа будут отображаться без послед-
них трех разрядов, стоящих слева от десятичной запятой. Другими словами, число будет вы-
глядеть так, как если бы его разделили на 1 000 и округлили до ближайшего целого. В конце
шаблона обязательно нужно добавить один пробел:
# ###
Ниже приведен модифицированный вариант этого шаблона. В последнем случае ^число
будет выглядеть так, как если бы его разделили на 1 000 и округлили до сотых. (Не забудьте
поставить пробел в конце шаблона.)
# ###,00
В табл. 24.5 приведены примеры использования этих числовых форматов.
Таблица 24.5. Примеры отображения чисел в тысячах
Значение Ч исловой формат______Отображение ___________
123456 # ### 123
1234565 # ### 1235
^зва 24. Пользовательские числовые форматы
537
Окончание
£ -> Отображение ^<^.5
Значение Числовой <рормо -323 '
-323434 123123.123 499 500 123456 1234565 -323434 # ### # ### # ### # ### # ###,°° # ###,00 # ###,00 # ###,оо # ###,оо # ###,оо 123 (пустая ячейка) 1 123,46 1 234,57 -323,43 123,12
123123,123 499 0,50 0,50
500
Отображение чисел в СОТНЯ отобразить числа в сотнях с двумя ри
“• “6ы его р—и м 100" с
лили до сотах.
В табл. 24.6 приведены примеры использования этого пользовательского числового формам.
Таблица 24.6. Примеры отображения чисел в сотнях
Значение Числовой формат Отображение
546 100 9890 500 -500 0 0", "00 5,46 0", "00 1,00 о","оо 98,90 0","00 5,00 0","00 -5,00 0" ,"оо 0,00
Отображение чисел в миллионах
При использовании следующего числового формата числа отображаются в миллионах.
Число будет выглядеть так. как если бы его разделили на 1 000 000 и округлили до ближай-
шего целого. В конце шаблона следует ввести два знака пробела:
ft #»#
В следующем примере приведенный выше шаблон изменен так, чтобы отображать два
разряда после запятой. (В конце шаблона необходимо добавить два пробела.)
ft ftftft.OO
В следующем примере в конце числа будет добавляться обозначение “млн.”:
* **#,00 ** млн.*
Следующий шаблон числового формата более сложный. Кроме того, что в конце числа
лвоохтГуХВым:ншачхцательные числа берутся в »- -р- корректно вь”
ft ftftft.Q 14ПН.„; ;0(0„ mjih „
538
Часть IV. Дополнительные возможности &се
g табл- Таблица 2 123456789 1123457Е+11 юооооо 5000000 „5000000 24.7 приведены примеры использования описа 24.7. Примеры отображения чисап ВЫШе ЧИСЛОВЫХ форма,ов сел в миллионах Числовой формат
# ### Отображение
# ### # ### # ### # ### # ### 123 123457 1 5 -5
123456789 1 23457Е+11 1000000 5000000 -5000000 0 123456789 1,23457Е+11 1000000 # ###,00 # ###,00 # ###,00 # ###,00 # ###,00 # ###,00 ### " млн." ### " млн." ### " млн." (пустая 5нейка) 123,46 123457,00 1,00 5,00 -5,00 0,00 13 млн. 123457 млн. 1 млн.
5000000 ### " млн." 5 млн.
-5000000 ### " млн." -5 млн.
0 ### " млн." млн.
123456789 # ###,0 " МЛН."_);(# ###,0 " млн.") ;0,0" млн."_) 123,5 млн.
1.23457Е+11 # ###,0 " МЛН. "_);(# ###,0 " млн.") ;0,0" млн."_) 13 457.0 млн.
1000000 # ###,0 " МЛН. "_) ; (# ###,0 " млн.");0,0" млн."_) 1,0 млн.
5000000 # ###,0 " млн."_);(# ###,0 " млн.");0,0" млн."_) 5,0 млн.
-5000000 # ###,0 " млн.; (# ###, 0 " млн.") ;0,0 " млн."_) (5,0) млн.
0 # ###,0 " млн."_);(# ###,0 " млн.");0,0" млн."_) 0,0 млн.
Добавление нулей
При использовании следующего числового формата значения будут отображаться с тремя
Дополнительными нулями и без дробной части. Число будет выглядеть так, как если бы его
округлили до ближайшего целого и умножили на 1 000:
#" ООО”
Примеры использования этого числового формата, а также его модификации с шестью
Дулями представлены в табл. 24.8.
Глава 24. Пользовательские числовые форматы
539
дополнительными нулями Отображение
Значание 1 1.5 43 М 5.5 0.5 0 1 1.5 43 -54 5Л 0,5 Числовое — 000м ООО* 000“ W 000” 000" #'• 000 000° I»» 000 000" й»‘ 000 000” 0 г» 000 000" 000 000” 000 000” 000 000’1 Я" 000 000" 1 ОМ 2 000 43 000 -54 000 6 000 1 000 000 000 000 1 000 000 2 000 000 43 000 000 -54 000 000 6 000 000 1 000 000
Отображение незначащих нулей
Чно(1 ...пл» -нач.1 И п №. e шаблоне ноль юкатсльско.о числового формата нсоб-
.. 1Им<. ис.юн.и. символы "О’. Например, чтобы все числа содержали ровно 10 разрядов,
.инн. . НИМ ямс юкд фермат, покатанный чиже. Если число содержит меньше 10 разря-
ни н -чу с ivp.j 6\ n । вдавлены нули:
0000000000
Кртк НПО моми» онюрашгь вес числа с фиксированным количеством дополнительных
н\ ]сй При шлю । ОИ.НН1Н ic lyionjei о формат а, например, к числу будут добавлены фи нуля:
•00э “ и
В . нч vкинем примере иыплон формата содержит символ ” * ”. В результате все пустое
пр<к . р лич -к» в чч. in чг, нч ьпнынено пулями:
•00
При создании собственны» ЧИСЛОВЫХ фоомак , пгш
* содержимого поля Образец но нглгшко ч 'ряик'‘ правильное», вывода значений не только на осно-
я 11И, ныл»ти^ц'ия«-иги Т° да’1ЛО,"Н010 окна Формат ячеек. В этом поле отобра-
Лучше «сао пргжврйл, правильность глоб -и ’/^*’НЮИ,*,Ов С помощью выбранного числового формата.
""° и iw гглюго яии юррепно ^НИЯ З’мменив основе положительного, отрицательного, нуле
н^шыим неудачных попытгж и формгп получается только по-
* добавляется в списгж гюпьж1вагелижи1 чвлли»^ ПН0Сите к,иин либо изменения в шаблон формата,
ИИ»- вмгхл^гся праиилыю д/ю rwifM( ,. ,1” фГ',*‘а1(,п- Пгт(*^У. когда вы уверены, что форматируя
*«•пваадвааеранее*«PP*«m.a-BJ* р,Г! ^'n0,0B‘H' "’"б Формат ячеек
540
Часгь IV. Дополнительные возможной
Отображение дробей
В Excel поддерживается небольшое К(
.^рыс находятся в категории Дробный 1?^™° ^^ных чистовых 4
НалримеР’ чтобы от обратить число о ,*’ 1а;1Ке Число ;1иа,-1(Я( ™ ***И1'* дробей.
0К_ пите Восьмыми долями (4/й) и ’ 25 й *иде дроби со °*иа ф°Рмат яче-
„Ыберитс D м (4/8), как пока^, На р™ ««-еилстем 8. и списке- Тип
[формат ячеек
rj*j
Общий
‘Числовой
Денежный
Финансовый
Дате
Время
Процентный
•жспоненциа пыъй
Текстовый
Дополнительны*
(все форматы)
[.ИЛ:
Простом, дий»^ (; Ы ;--------------
ДС трех цифо
ДОГИ*»,
Qtwuhi
Рис. 24.3. Выоор числового формата Оля отображения дробей
С помощью пользовательских форматов можно создавать дополнительные форматы для
отображения дробей. Например, с помощью следующего числового формата можно отобра-
зить значение пятидесятыми долями:
#" "??/50
Следующий шаблон числового формата позволяет отобразить значение в долларах На-
пример, значение 154,87 будет отображаться как 154 и 87/100 долларов:
О" и "??/100" рублей"
При использовании следующего числового формата значения будут отображаться в ше-
стнадцатых долях с символом двойной кавычки справа от числа. Этот числовой формат
удобно применять для обозначения дюймов (например, 2/16 ).
# ??/16\"
Отображение знака “минус” справа от числа
с помощью следующего пользовательского числового формата отрицательные числа бу
ДУТ отображаться со знаком “минус" справа от числа. Положительные числа будут содержать
Дополнительный отступ справа для того, чтобы как положительные, так отрицательные числа
были одинаково выровнены:
О.о°_-;0,00_
глава 24. Пользовательские числовые форматы
547
Ч .нЧ, ejeUTB OTpHuarriMiH.
1С. С ОТГ'- J’C' ' 14 4IKV’
Отображение
1 Июль 2010 (Четверг)
Сегодня четверг!
четверг, 01.07.2010
Месяц: Июль
40360(1.7.2010)
8 часов
Время: 8:16
Форматирование дат и врем
Г умолчанию выводит ее в кратком ф0Пм
ке w в ячейку ввод.псм 13,\Х0К[Ю Язык и региональные стандарты. *4
Изменить -тог ^рмат можно, открыв г^.
управления indoxxx. РЧных встроенных форматов дат и времени в , .
Excel содержиг множество по. и шаблоны форматов дат и времени ра°г249
SKKSKS^ даты ,,л""
Таблица 24.9. Примеры форматирования дат и времени
Значение Числовой формат __________
Д МММУ. ГГГГ (ДДДД)
"Сегодня" ДДДД!
длпп, ДД.ММ.ГГГГ
•Месяц: «ММММ
Основной (Д.М.ГГГГ)
ч "часов”
"Время: "ч:мм
40360
40360
40360
40360
0.345
0 345
Детьную информацию о внутренней системе представления дат и времени в Excel см в гпяпп
-мфорьгацзв dBe ’3
Отображение текста и чисел
Одним из основных, преимуществ использования пользовательских числовых форматов
является возможность отображать текст вместе с числами. Чтобы добавить текст, создайте
нужный числовой формат, а затем вставьте в него требуемый текст в двойных кавычках.
Следующий шаблон формата, например, позволяет после числа вывести текст "(рублей)’’:
* sa j, 3 0 гей) "
В следующем примере текст отображается перед числом:
• Ж "0,00
vw С,р“У' “держащую формат числа- Налри"е₽' ™-
представление дробей 1 ° помой1ью "встраиваемого числового формата, исволь-
Однако далеко не все годы форматирования работают при использовании их таким образом. Например,
и повторяющиеся символы будд проигнорированы Следующая формула не отобразит содержимое ячеи
е краоюм цвете:
»TEXT'АТ . " (:z; . -.-ч-х] >сновж и")
542
Часть IV. Дополнительные возможности
ЛуЧ1це всего проверять правн
^.шагельного. нулевого и текст ТЬ °’обоа^
*ОР"ЗТ '«мучается “ ,вач«<и *ч"’ "'«'«ий „.
* »М »«"снте ““е-яибо изменен",('«ко.и±° И’РРе""'X"'”'
^нских числовых форматов. Позтоме ,“абло" форм, "C5'-“W« Tu "“’««ательекнй
„р№1<’’к1Ю да" 811,1 ,,|"°» Данных откоЮ”'М ““ Уаеое?' °" Равняет, Ка*д“« раз. ко-
"X сонные ранее н«оррс '“™Р»ите еЩе’го Форм’X' ’ ОШс“ ”^ы.
Последний шаблон фОрмата ' “аблоны Форм.;1"'"»» «„.Х "
сел отображается перед тек « одни '«до«ат« ^Рмат ячее' " Уда-
„енм форматом. '<*“>' уезр,,,^ .
„Сре^ее значение; .,0,0 СД(К'^ток.СЛе”1рицательиыхчи-
При использовании Следуюше еДНее Учение- » п ’ Вос»олЬЗОваться
,.ру6лей и копеек -, форм„а
0. рублей и -.00.. копеек„ '^оудеТ8ывес тестом
и ,45 копеек.
Подавление ввода данных определенного типа
числовое форматирование можно использовать для сокрытия даниых определенного тв-
па Например, после применения следующего шаблона формата в ячейке будет отображаться
текст, но числовые значения выводиться не будут:
В ячейках со следующим числовым форматом
чения (текст и нули будут скрытыми):
будут отображаться только ненулевые зна-
0,0; -0 , ° <’ '
Следующий формат будет отображать все, кроме нулей
0,0;-0,0; ;®
Чтобы полностью скрыть все содержимое ячейки, примените следующий формат:
Заметьте, что если выделить ячейку, в строке формул будет видно ее содержимое, незави-
симо от того, скрыто оно или нет в самой ячейке.
Заполнение ячеек повторяющимися символами
Для задания повторяющегося символа в строке числового формата используется символ
*. Все пустое пространство ячейки будет заполнено заданным повторяющимся символом.
Если размеры ячейки изменятся, то соответствующим образом изменится и количество по-
вторяемых символов. Например, при использовании следующего числового формата все про-
странство ячейки справа от значения будет заполнено символами " -" (дефис):
Основной* - ; -Основной* - ; Основной* - ; Основной* -
Ла®а Пользовательские числовые форматы
543
проверка данных
ГЛАВА
ILK этой главе описано еще одно полезное ,
|Р) известное как проверка 0«тых. с ег0 ^«1.
6>ЗУ л^У м°ЖН0 «об^ть различные динамическиТ
НТЫ, Причем без использования макросов.
Mv“
В этой главе...
Средство проверки данных
Средство проверки данных Excel позволяет задать определен-
ие правила, по которым будет определяться, какие данные могут
содержаться в ячейке. Например, необходимо, чтобы число, со-
держащееся в ячейке, принадлежало диапазону от 1 до 12. В слу-
чае если пользователь введет неправильное значение, программа
выведет соответствующее сообщение, как показано на рис. 25.1.
Средство проверки данных
Проверка данных
с использованием формул
Тип ссылок на ячейки
в формулах для проверки
данных
Примеры формул для
проверки данных
Рис. 25.1. Вывод сообщения о неправильном вводе данных
Excel позволяет легко создавать критерии для проверки
данных, в том числе с использованием формул для создания
более сложных критериев.
Средство проверки вводимых данных имеет принципи-
виимание! альный недостаток — если пользователь скопирует со-
держимое ячейки, а затем вставит его в другую ячейку, в
которой происходит проверка вводимых данных, то все
определенные для проверки формулы исчезнут.
Определение критерия проверки |
(ь оп'ч де )снич пни ынны\. коюрьк moix I С( к, ж. я leiikt шш Л>ии1а
чс1»б\0 1нмо выло шить I кгдуюшне действия. °Нс ।
1. Вы ICHHV мченю или днапаэон ячеек.
2. Выбери.е команду Данные*Работа с данными ^Проверка данн
.х Пплярпка вводимых знач&нии л> Lxe/il
ера ш । (из. км овос окно I1рОверка оо^ m.q|
3. Щелкните ня вклядке Параметры (рис. _5._).
1Пюнеркз
Сообщение для нзодз | Сообщение- об ошибке |
Г" «<со* 'Гь п- д • лр у, если чче»'кл чвлчется текущей]
ftx ее4фе ... гтн е*е*<ти следующее сообщен» е:
ок
Jjxj
дпч Соооше^е сю оиэ^бке |
-• и *
| пробуйте еще раз
Соо^цениг______________________
Необход»*о ввести целое число _J
в дкаплаоне от 1 до 12
С «< J Отнена J
< ”'w"проверка вв°дтых ~й
□ МЫбра""‘* ^'"'»""ожеГиХ'п7с?С’°СЯ СП”СКа ТИП данных- В зав11С,,мо-
4>опм/и1ИЯ 111И уладс,,|,я wrojHHTejib.ii ix ВПС1"НИИ «ид вкладки Параметры путем
‘ "< нужно выбра1ь (.пннк) Другой . >леме,,тов управления. (Для определения
- ’ ( "«мошью имеюшнин „в ной
ного на°гт^КИ ’!”,Н1,’Х- Латунные .лемёш > ИМе,, ,ои Управления П1д:«н1с крип-
z J}ihcm шаге. 1,1 ) пранлснпя завися г о. выбора, сдечан-
п- Mono.iHifjeihHo.) П|(. 1К.
' 'Н-н:' ',1Т ,<>.1'КИ" Л0’®п»п>ся ва^кр’Х ?*>бщение ДЛЯ ввода II BBC Hire сонЛи"-
1 ' 'И,,0,11V "1,tH "Я 1О'°’ 'Лпа^*’1 °<«j6a(Mn гРИ НЬ1 Хспении у«аИННОЙ ячейки. >ioc(xn>
1 ,1П| ‘пи цы., то цри И( ) По >ь|овягсл1о, какие данные можно нн“,,,"ь
И я ,с,,кп не иояви гся никакою сообтсш^1
дСТЬ А°п°лнительные возможности
7. (Дополнительно.) ЩеЛКМИтр
шение, которое должно ппо М* Пк-1адкт г
3„а.,ение. Выбор в„да c«6l об ошибке .
зовзтсля при внесении «с::«£"
возникновении оцп.бюз буд^ У
*' Щелкните на к.,О11Ке О(<. П°Я^я X
’’ИС Оф OiiiuAv .
После выполнения этих действий в
проверка вводимых данных. ВЬ1Де-'*нной ячейке и-
Даже при действующей пвови„ ЛМВМ0* б№т »“Щ’лн.ть„
»«««•' настройка Вид га ВДащ‘ТА ®""“> пмюоват»,
зультаты формул. Др^ '“Ч»-'"О провеса в» «“’“^иут
форматирования „е тыммт НИИ1[ога«" «йкз <W«n *
hvhvibmp, j j' »«изменение условного
Типы проверяемых данных
вкладка Параметры диалогового окна Пп
большой выбор типов данных для условий Р°^ркв Вв°ДИМых значений нредостак,^
„„ , раскрывающемся списке Тип данных (как 'ж о™ «к
лен„я этой вкладки изменяются „ зависимости ««« ’•"*«« vnpi
следующие типы данных. т вы”Ранного типа данных). Можно выбрать
Любое значение. Выбор этой опции удаляет условие проверки данных Однако со-
общение для ввода все равно будет выводиться, если не снять флажок Выводить 2>-
общение об ошибке во вкладке Сообщение для ввода.
Целое ЧИСЛО. Пользователь должен ввести целое число. С помощью раскрывающего-
ся списка Значение можно определить допустимый диапазон значений. Например,
можно определить, что вводимое значение должно быть целым числом и большим или
равным 100.
Действительное. Пользователь должен ввести действительное число. Диапазон до-
пустимых значений можно определить с помощью раскрывающегося списка Значе-
ние. Например, можно определить, что вводимое число должно быть больше или рав-
но 0 и меньше или равно 1.
Список. Пользователь должен выбрать значение из предложенного списка значений.
Подробнее об этом рассказано в разделе "Создание раскрывающеюся списка далее
в этой главе.
Дата. Пользователь должен ввести дату. С помощью раскрывающегося списка Зна-
чение можно определить допустимый диапазон дат. Например, можно определить,
что вводимая дата должна быть больше или равна 1 января 2010 года и меньше иди
равна 31 декабря 2010 года.
Время. Пользователь должен ввести значение времени. С помощью раскрывающегося
списка Значение можно определить допустимый диапазон значении ацрнм<р. вво
димое значение времени должно быть больше чем 1 - .00.
п„. вяптимой стпоки (козичество символов). С по-
Длина текста. Oi-раннчнвается длина вводимс т
* МОЖНО ОПРСДСЛМГЬ ДОП\АТНМ\Ю ЛЛИН\
мощью раскрывающегося списка Значение можш f < ж ^ННчгьс« 1
А г что зтнна вводимой строки должна рання1.ы.я i
строки. Например, можно определить, что длина п
(один символ).
547
^ава 25. Проверка данных
топая определяет правильность ввОДи
Лормула- коТ°Р „«.посредственно в поле ФорМуЛа * г,0ль
Другой. Логич^СпПМ * можно ввести Рить ссылку на ячейку с форм^ОТоРое°Ч
гелем данных. Ф Р •' тИпа) или о р полезных формул. д Ч
является при выборе это^ несК0ЛЬких поле V д
3 этой главе приводятся при проверка вводимых значений
во вкладке Параметры диалоговой
две опции. Если усТановлен флажок этой опции, То д
Игнорировать пустые
пустые записи. другие ячейки с тем же условием. еСДи л
распространить изменения неизменения будут применяться таЮ|("
,той опии,, установлен. ™ ХОДНь,с условия проверки данных. « к,,,,
„„ ячейкам, которые со определена проверка вВОДИМ
Важно помнить, что даже „еправильные значения. Даже если в раскрЫва?«»Ч
пользователь все равно ошибке выбран вид сообщения Останов. веро^>
списке Вид вкладки Сообщение о Также обратить внимание на то Чт^ \
внесения неверных данных все еще су ьтаты вычисления формул. Другими’сл1р0'
верка вводимых данных не реа™РУ жащей формулу, не даст никакого резуЛьта °*Ч
применение проверки данны^^ ^^^^ данными^Проверка данныхч>Обв
В Excel имеется команда Д неверные значения будут обведены J?CTl1
з— «« ™ Д’»
> Jx XL Данные^ Работа с даннымиФПроверка Данных^уд^01
данных.№ рк 253 значения'6ольшие ’°0' яв™юта л
— А 8 С 0 Е F G
11 26 67 29 67 24 93
2 52 63 72 17 3<Д 105>
3 105) 11 25 51 98 90 83
2. 89 97 33 95 14 18^ уц}
5 б< 1С£> 36 94 13 87 94
б 42 95 67 94 26 85 99
7 84 14 48 4 23 97 48
О О 18 17 1 64 49 47 15
9 97 49 61 35 57 99 9
10 56 37 96 6 80 92 8
11 82 18 26 54 8 73 50
12 10 77 68 67 13 59 60
13 31 65 19 24 82 14 4
14 29 58 24 3 68 86 50
15 68 46 74 24 38 8(£2_ 104)
16 сд 102) 43 26 78 78 36 94
17 15 20 45 49 40 12 89^
IS 16 88 49 87 74 63 72
19 28 58 31 5 69(^ 104> 45
20 7 80 76 78 25 19 7
21 67 86 46 32 15 33<^ log)
22 84 55 30 44 9 44 89
23 82 48 90 43 82 22 19
Рис. 25.3 Ячейки с неверными значениями (значения которых
больше 100) обведены кружками
548
Часть IV. Дополнительные возможности &се
С0зДание Распевающегося списка
^Гспие™„ВиГнаМ“ ТГ
, диапазоне А1: А12. »соМи^^ . ™ - “-"-X
Г~~~ИЯ Решающегося списка.
А
Январь
Февраль
Март
в
с
О
Е
2
4 Апрель
5 Май
6 Июнь
7 Июль
8 Август
9 Сентябрь
10 Октябрь
М«*ц
Задай*.
ГНГ'ЬЫЙ М.'ЯЦ
t>rafTKiro
периода
11 Ноябрь
12 Декабрь
14
Рис. 25.4. Этот раскрывающийся список создан
мощью средства проверки данных
с по-
Совет
Новинка
Чтобы создать такой список, выполните действия, описанные ниже.
1. Введите список значений в один столбец или строку, значения будут исполь-
зоваться в раскрывающемся списке.
2. Выберите ячейку, которая должна содержать раскрывающийся список.
3. Во вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых данных выбери-
те тип данных Список и в поле Источник укажите диапазон, который содержит
список значений.
4. Удостоверьтесь, что установлен флажок Список допустимых значений
5. Сделайте другие установки в диалоговом окне Проверка вводимых данных, как
описано выше.
6. Щелкните на кнопке ОК. После выполнения этих действий при активизации ячей-
ки справа от нее будет появляться кнопка раскрывающегося списка. Щелкните на
этой кнопке, чтобы развернуть список и выбрать необходимое значение.
Если список должен содержать небольшое количество значений, то их можно ввести непосредст-
венно в поле Источник во вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых
значений (это поле появится, если выбрать из раскрывающегося списка Тип данных тип
Список). Между вводимыми значениями нужно вставить разделитель, определенный в соот-
ветствии с региональными настройками (для России - это точка с запятой).
В предшествующих версиях Excel диапазон, содержащий список должен был находиться на том
же рабочем листе, что и ячейка, которая содержит проверку данных. В Excel 2010 это ограниче-
ние было снято. Диапазон ячеек, содержащих список, может находиться в любой рабочей книге.
^лава 25. Проверка данных
с использованием
пка даннь,х
Пр0В®п . —
»даа возвращать погачесте зна
< ' • 'at”' ,10 Но к-'" ,рСркй ла‘ ДОЛ введенное значение будет ш "
; равен знамению пожь.,0^
К* «* “^ни’ *0₽“''“ Xvepe»^' о"Рвде"енное » «ЭДзв.
®Т в л» ‘ ‘3" , седер*”*0’ „пка вводимых значении.
'е ₽7йл«’°“ 'Хед, о»® Пр°° р*но. »“6рав ™РаТ n₽V™e
оква прове₽
ДИГ"’ „я проверь — "Р— “ Р—
инн. —сК' , „едояьзуемь'^’
, прни'Г-” «и едннь"'
'Тг «ед прс"Г
Ч)
Тип ссылок на ячейки в формулах для
проверки данных
Если .• спмч. .> вне зенная в диалоговое окно Проверка вводимых значений, содержит
хы1к\ на ячейку. то она б) дет рассматриваться как относительная ссылка по отношению
к верхней девон ячейке выделенного диапазона.
С.тедхюший пример пояснит, почему именно относительные ссылки надо использовать
в формулах для проверки данных. Предположим, что в диапазон В2 :В10 необходимо вво-
л гтъ только нечетные числа. В диалоговом окне Проверка ВВОДИМЫХ значений нет такого
типа данных, поэтому для создания критерия проверки данных надо использовать формулу.
Дтя создания такого критерия проверки данных выполните следующие действия.
3.
6.
Выделите диапазон В2:В10 таким образом, чтобы ячейка В2 стала активизи-
рованной ячейкой.
Выберите команду Данные^Работа с данными^Проверка данных, чтобы от-
крыть диалоговое окно Проверка вводимых значений.
Иереи лите на вкладку Параметры и в списке Тип данных выберите Другой.
Вне iHie слету юшую форму в в ноле Формула (рис. 25.5):
=EHE4tT(В2)
В то 1 г орму ie применена функция ЕНЕЧЁТ, которая возвращает значение ИСТИНА,
если ее аргумент является нечетным числом.
flip*идите на вкла зку Сообщение об ошибке и выберите тип сообщения Оста
оа. акле введите текст сообщения "Разрешается ввод только нечетных
Ш^-низе на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Проверка вводимых
Часть /V. Дополнительные возможности &
IF Распространить и же» «и» -г аргт« с~с—.; т». .. |
---------------------—------—--------------_________i
Очистит» все { с/ ] Спч»е |
Рис. 25.5. Ввод формулы в диалоговое окно Проверка
вводимых значений
заметьте, что ФЧ-мула содержит ссылку „а «рхиюю <4eita „ыдедеинн
„ диапазона. Эта формула должна применяться ко всему диапазону ячеек, позтомз слезет
ожидать, что каждая ячейка этого диапазона содержит такую же формулу. Поскольку в фор-
MVJIe ссылка на ячейку относительная, то эта формула изменяется для каждой отдельной
ячейки диапазона В2: В10. Чтооы в этом удостовериться, установите табличный курсор
в ячейку В5. например, и откройте диалоговое окно Проверка вводимых значений. В этом
окне вы должны увидеть формулу:
=ЕНЕЧЁТ(В5)
В общем случае, когда вводится формула для Ппове
использовать относительную ссылку „а айивизированн™ CKJ>'T
ляется верхняя левая ячейка выделенного диапв™» и' ячеик>’ кОТОР°и- как правило, яв-
гда надо сделать ссылку „а н«<т^ю -
в диапазон А1 :В10 вводились только такие значения ,.ЛТ(, " пример, вы хотите, чтооы
С1. Для этого используется формула " Л’*,Ь,Ша’от » -чей-е
=А1>$С$1
В таком случае ссылка на ячейку С1 делается абсолютной и поэтому данная ссылка не
меняется во всех ячейках выделенного диапазона. Формула проверки данных для ячейки А2
выглядит следующим образом:
=А2>$С$1
Относительная ссылка на ячейку настраивается, в то время как абсолютная ссылка на
ячейку — нет.
Примеры формул для проверки данных
В этом разделе приведено несколько примеров, в которых для проверки вводимых дан-
ных используются формулы. Все формулы были введены непосредственно в паче Формула
во вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений.
НаCD-ROM Все пРимеры, приведенные в этом разделе, можно найти на прилагаемом к книге компакт-диске.
Глава 25. Проверка данных
551
лпько текста ккс13
Ввод ТОЛЬК ф„рМул».
X”» я ячейкой вь,дален'“го
В - dt*TCfl
1|МХ чем в предыдущей
аиИЙ больших,
ввод знамени ’
°Ви7 „„„ ввести число в ячейку только в ,ом
ячейке зан"Хпдуш“й я«йкс:
С^ук-ша» Ф»рмуааХчен« •
Хее.™ °*° бю1№!' „„ой ячейкой выделенного диапазона ЯВЛя
скальных значений
ВВОД ТОЛЬКО уника» не лозволит пользователю ввести .
Оед^^0У“Х2з«»че"»я:
raXCbi;isM1.S«zo;«l-l ИСТИНА в случае, если значение и
-^ТЕС-“',Г жлпмула, возвращающая зна в противном случае эта формула
510 • 3"а№0"£ “: С2° Х“»“диалоговое окно Повторение данных.
ячейки появляетс
и на экран выводится д
ячейкой выделенного диапазона
m Ы ^«Zro^1™ ФУ“иИИ СЧЁТЕС™ ИСП“ЛВД
оЛ^е «««.е на то, что в качестве «р№ Р итс,,ыия ссылка, которая меняется и.
XX» ссылка, вторым ар^мевтомпоказано, как работает эта формула. Здесь
даой ячейки значение 2, которое уже есть в диапазоне М: .
сделана попытка ввести в ячейку ль зн
Ввод текста, начинающегося с определенного
символа
В следующей формуле используется прием, который позволяет проводить проверку по
заданному символу. В данном случае формула вернет значение ИСТИНА, если ввести в ячей-
ку строку, которая будет начинаться с буквы А (независимо от регистра):
=Д£ВСЖВ(А1; ="а"
Это логическая формула. возвращающая значение ИСТИНА, в том случае, если первым
г жг- ^ЛеТ 6>ква А В любом другом случае эта формула возвращает значение
на является ячейка ПРедлолагается’ что активизированной ячейкой выделенного диапазо-
гр>т,м^Г™мвмыюЛ»т^’еТС’' вариант<’м предыдущей формулы. В ней использую™1
‘<ZZZ P<’M ЗРГ> Ме",С СЧЁТЕСЛИ. В этом случае формул» поз-
-СЧЕТЕСЛЛГА! •Л???:,"Ь1ЧеИКИ ИаЧИНаеТСЯ с бУквы А и содержит точно пять символе»
552
Часть IV. Дополнительные возможности
А
е
3
4
5 _
6
7
8
9
Ю
И
12
13 .. .
I4 ..
15 .....
16
17 -•
18
19 -
20 _
21
1
2
3
4
5^
6
7,
8
и
12
13
14
15
16
17
18
19
20
32
33
34
35
Проверка дайны*
Повторение данных!
мчи дажчые уже cymKTew,
°т"е
х
Рис. 25.6. Использование средства проверки банных для предотвращения ввода дубзирук>-
щихся значении
Ввод дат по дню недели
Следующая формула проверки данных подтверждает, что содержимое ячейки является
датой и понедельником:
=ДЕНЬНЕД (А2) =2
В этой формуле предполагается, что активной ячейкой из диапазона является ячейка А1.
В ней задействована функция ДЕНЬНЕД, возвращающая значение 1 для воскресенья, 2 для
понедельника и т.д.
Ввод только значений, не превышающих суммы
На рис. 25.7 представлен простой рабочий лист с расчетом бюджета, составляющие кото-
рого лежат в диапазоне ячеек В1:В6. Запланированный бюджет хранится в ячейке Е5. и
пользователь пробует ввести значение в ячейку В4, которая приведет к тому, что сумма
(значение в ячейке Е6) превысит бюджет. Следующая формула проверки данных будет кон-
тролировать, чтобы сумма составляющих не превышала бюджета:
=СУММ($В$1:$В$6)<=$Е$5
Создание зависимого списка
Как говорилось ранее, проверку данных можно использовать для создания раскрываю-
щихся списков в ячейках (см. раздел “Создание раскрывающегося списка ). Данный раздет
посвящен описанию использования списка, управляющего записями во втором раскрываю-
щемся списке. Другими словами, второй раскрывающийся список зависит от значения, вы-
бранного в первом раскрывающемся списке.
Глава 25. Проверка данных
553
Е
t 4
5
г:
|;Э
»
|И
Мясо:
О*ои*и:
Фруиты:
Эдагуски
А-Тиоголв:
ЛиировХ»:
н
1200Р-
250р
5Д0£^.
800]
2 000р.
500р.
О
Проверил данных
ввод знамений, которые не превышают бюДз<еТа
Бюджет вечеринки: s ОООр.
Игого: 5 250р.
хемение превышает бюджет, введите меньше.
£праека j
Отмена
С
G
1
X
16
№<..25.7./^7^Т*»»« " ^ете султы
На рис. 25.8 предстаю.»отобра'"'"^
a-ci фру™-
vnutoK. сост щ ; списка, второй список (в ячейке F2) будет отк К Гда
пользователь выбирает элемент из списке, f mci От°браЖа
элементы, соответствующие элементу первого списка.
На этом рабочем листе используется три именованных диапазона.
овощи: А2 :А15;
фрукты: В2 :В9;
мясо:С2:С5.
В ячейке F2 содержится оценка данных, в которой используется эта формула:
=ДВССЫП ($Е$2)
Поэтому раскрывающийся список, изображенный в ячейке F2, зависит от значения ото
браженного в ячейке Е2.
д i С О
1 Овощ* Фркуты Мясо
2 ёооиколи Апельсин баранине
1 буре* Говядина
- Гороыеи Груша Курица
<элус*а lev мн*** а Свинина
6 хартэфел© Лемон
7 мукурум Малина
а Гу* Персик
$ Морковь Яблоко
16 Редис
И Рукьрпа
12 Сельдерей
Н Слае га
И Твн*ва
И- ИМ
1&
Е
Овощи
Кукуруза
Лук
Морковь
Редис
Руккола
Сельдерей
Спаржа
Рис. 25.8. Элементы, отображенные в списке в ячейке F2, зависят от
элемента списка, выбранного к ячейке Е2
. . _ ...... - - —• •• • - ” ” Сугб!
Часть IV. Дополнительные возможности
554
Структурирование
рабочих листов
Ёсли ВЫ работали когда-нибудь с текстовым процессо
ром, то наверняка знаете, что такое структура Боль
«иинство текстовых процессоров (таких, как, например, Мь
crosoft Word) поддерживает режим структуры, который по-
зволяет просмотреть только заголовки и подзаголовки доку-
мента. Однако вы можете легко расширить структуру так,
чтобы, кроме заголовков, увидеть расположенные под ними
элементы (т.е. текст). В этом режиме хорошо видна структура
документов.
В Excel также можно использовать структуру, что значи-
тельно облегчает работу с большими массивами данных рабо-
чих листов.
ГЛАВА
В этой главе...
Что такое структура
рабочего листа
Создание структуры
Рабата со структурами
Что такое структура
рабочего листа
Структура наиболее полезна для создания итоговых отче-
тов, в которых не нужно приводить все детали исходных дан-
ных. Само собой разумеется, что нельзя создать структуру на
основе любого рабочего листа. Рабочий лист с иерархической
организацией данных и промежуточными итогами вполне
достойный кандидат для создания структуры.
Понять, что собой представляет структура рабочего листа,
лучше всего на примере. На рис. 26.1 показан пример простой
модели бюджета на первое полугодие без структуры. На этот
лист также введены формулы для подведения промежуточных
итогов по регионам и по кварталам.
-— В Г . Апр и Май м Июн Ка 6 J
А Яне 1118 1247 1460 1 J45 5170 1 429 Фее Мар <в. < 4 330 1271 1557 1679 4 507
MW i960 1238 1252 1028 3 S13 5 140 1345 1461 1 784 1 764 1574 1 144 4 703 4 Збэ 8 83? 8 216
з S йашх-тгт'4 Орегон Ар*эечл Итого по западу 1954 1375 6«7 1316 1 726 1075, 5 081’ 1993 3 795 16 778 4 738 4 365 1736 5 813 1 832 1706 1 555 6 660 1 740 1 320 1 372 5 769 1 191 1290 4 663 18 242 4 763 4 376 9 509 з?45в 35 о?о 9 501
Ному- Йо (Ж 1735 1406 1 224 3 442 1637 1512 1 006 < 155 8 88i
Б м но-о-Д-еоо М*хж.усеге 1099 1705 1233 1792 1110 1225 5 552 1155 4 722 17 267 1 946 7 121 1 327 5 899 1 357 4 844 4 630 17 864 7 59у 35 352
хс ф.торила Итого по восто<У 5 968 5 747 3 342 1993 1 082 1551 9 626 35 131
1109 1078 3 995 1924 1499 1941 5 364 7 Эбв
12 Ке-ттуки 1309 1045 1 641 4 669 1243 1493 1820 4 55$ 9 35g
1? 14 15 15 Р Оклахома Мессу ОН ИЛЛИНОЙС нанзас Итого по центру 1511 1539 1973 7 441 18 579 1744 1493 1560 6 920 19194 1414 1211 1243 6 664’ 17 297х 4 243 4 776 21 025 55 070 1165 1495 7 820 20 754 1 013 1125 6 212 18 771 1 445 1387 8 144 18 757 3 623 4 007 22 176 58 282 9 225 7 «66 8 783 43 201 113 352
п Опций итог
•ч
Put 26.1. Типичная модель бюджета с промежуточными итогами
спе структурирования. Обратите внима.
«е Р*>чйй ЯИСТ- "Хль. Она содержит элементы управленв,.
На о». 26-2 добавки» новую панел Данная структура имеет
VfX Р^уике -руктур» "~ю ра»ервута.
< "м"ш,ZoT;™»“ »°бшвй '"ог-
уровня, город*1- г .,е
питому видны вседаю»"*
- - * * Штат В Яив С Фев 0 Мар Е Кв. 1 F Апр G Май н Июн Кв. 2
I 2 3 Итого К
Калнфоония 1118 I960 1252 4 330 1271 1557 1 679 4 507 8 837
J Ва>ыгн--гом 1247 1238 1028 3 513 1345 1784 1574 4 703 8 216
4 Орегон 1460 1954 1726 5140 1461 1764 1 144 4 369 9 509
5 Арикма 1345 1375 1075 3 795 1736 1555 1372 4 663 8 458
Итого по западу 5170 6 527 5 081’ 16 778 5 813 6 660 5 769 18 242 35 020
У М^О-ИОрч 142Э 1316 1993 4 738 1832 1740 1191 4 763 9 501
s *-ыо-Д*.еро 1735 1406 1224 4 366 1706 1320 1290 4 316 8 681
Q Массачусетс 1099 1233 1110 3 442 1637 1512 1006 4 155 7 597
Флорида 17С5 1792 1225 4 722 1946 1 327 1357 4 630 9 352
11 Итого по востоку 5968 5 747 5 552’ 17 267 7 121 5 899 4 844 17 864 35131
Ц Аемтучи 11С9 1078 1155 3 342 1993 1082 1551 4 626 7 968
u Очлахсиа 1309 1045 1641 3 995 1924 1499 1941 5 364 9 359
14 МиССуР** 1 511 1744 1414 4 669 1243 1493 1820 4 556 9 225
15 1539 1493 1211 4 243 1165 1013 1445 3 623 7 866
16 Канзас 1973 1560 1243 4 776 1495 1125 1387 4 007 8 783
— - Итого по центру 7 М1 6 920 6 664’ 21 025 7 820 6 212 8 144 22 176 43 201
.-Л Обцмм итог 18 579 19 194 17 297’ 55 070 20 754 18 771 18 757 58 282 113 352
Рис. 26.2. Модель бюджета после создания структуры
пегионГм^г-т™? ПОКазан втоР°й уровень структуры. Теперь отображаются только итоги по
оасшипить rmw ° осгальвыми энными скрыты). В случае необходимости можно частично
™Хы в^ныТ’ УВИЯеТЬ ЛаННЫе ПО конкРегномУ региону. А на первом уровне
структуры видны только заголовки и строка общего итога.
556
Часть IV. Дополнительные возможности
г' ’
1в
J4
1
о
Штат Итого по западу Итого по востоку Яна 5 170 5 968 Фее 6 527 5 747 Мар 5 081’ 5 552’ *«. 1 16 778 П 267 21 025 55 070 Агчр 5 813 Млн € 660 Июн 5 7W Кв. 1 18 242 ЙТ6ХО
Итого ПО UOHipy ИТОГ 7 441 18 579 6 920 19 1Э4 6 6Ы г 1*29?' ( 121 ? 820 20 754 5899 6 212 18 771 4 844 8 144 18 757 17 864 22 176 58 282 35 131 43 ДН 113 357
26Л УРОвеНЬ стРУктУР* модели бюджета
ппограмма Excel способна создавать структуры к-
Хих примерах структура была вертикальной (по П° СТр°Кам< и 1,0 столбцам. В ире-
д ./мюль, но после добавления горизонтальной сгРокам)- На рис. 26.4 показана та же са-
мз^°^,вдена еще одна панель. °™1'"»" с,руетурь, (по Как вшигс вкрху
,1; 2 ; г" г— — —
3 ' . . -.. . —
3. А е с О —
11 1 2 3 4 Штат Калифорния Вашингтон Орегон Яна 1118 1 247 1460 Фее 1 960 1238 1954 Мар 1252 1028 1726 Кв. 1 4 330 3 513 6 140 3 795 16 778 Апр 1271 1 345 Май 1557 1 784 Июн 1679 1574 Кв. 2 4 507 4 703 ! С Итого 8 837 8 216
5 Аризона 1345 1375 1075 1 461 1 764 1 144 4 36» 9 509
6 Итого по западу 5 170 6 527 5 081 ' 1736 5 813 1555 6660 1372 5 769 4 663 18 242 8 458 35 020
7 Нью-Йорк 1429 1316 1993 4 738 1832 1740 1191 4 763 9 501
8 Нью-Джерси 1 /зь 1406 1224 4 365 1706 1320 1290 4 316 8681
9 Массачусетс 1 099 1233 1110 3 442 1637 1512 1006 4 166 7 597
10 Флорида 1 705 1792 1 225 4 722 1946 1327 1357 4 630 9 352
11 Итого по востоку 5 96В 5 747 5 552” 17 267 7 121 5 899 4 844 17 064 35 131
12 Кентуки 1109 1078 1155 3 342 1993 1082 1551 4 626 7 968
13 Оклахома 1 309 1045 1641 3 995 1924 1499 1941 5 364 9 359
14 Миссури 1511 1744 1414 4 669 1243 1493 1820 4 556 9 225
15 Иллинойс 1539 1493 12U 4 243 1165 1013 1445 3 623 7 866
16 Канзас 1973 1560 1243 4 776 1495 1125 1387 4 007 8 783
17 Итого по центру 7 441 6 920 6 664’ 21 025 7 820 6 212 8 144 22 176 43 201
— 18 Общий итог 18 579 19 194 17 297 Т 55 070 20 754 18 771 1В 757 58 282 113 352
19
-2Q
Рис. 26.4. Модель бюджета после добавления горизонтальной структуры (по столбцам)
Если рабочая таблица имеет и горизонтальную и вертикальную структуру, то каждую из
них можно использовать независимо от другой. Например, можно показать второй уровень
вертикальной структуры и первый уровень горизонтальной. На рис. 26.5 показан второй уро-
вень обеих структур для той же модели. В результате получилась простая и понятная табли-
ца, содержащая квартальные итоги по регионам.
На CD-ROM
Рабочую книгу с показанными выше примерами можно найти на прилагаемом к книге компакт-
диске.
Работая со структурами, нужно учитывать следующее.
Один рабочий лист может иметь только одну структуру, созданную на основе одной
иерархии данных. Если нужно создать несколько структур (на основе разных иерар-
хий данных), то следует перенести данные на новый рабочий лист и там создать дру-
гую структуру.
Глава 26. Структурирование рабочих листов
2
3 !
-- "i
I
Штат А г 6 Кв. 1 16 778 Кв. 2 18 242 Итого 35 020
Итого по западу Г 17 287 17 864 35 131
Итого „О востоку г 21 025 22176 43 201
Итого по центру Г 55 070 58 282 113 352
Об«ий 1 итог
беих (гори^нта1ЬН°й “ веР'
Excel сделать это автомат
В“';₽а“ ’ZL” »«а иных рабочего листа или только для вь,6раниоГ()
,1Иьио 0’*0₽',а Хтту для »«« дан1'“ р
Можно создать стрУ однОЙ команды. (Узнать об ЭТОм
диапазон* данных. вСе^ останутся.
Удалить ^Ук7^аалеНиеструктуРы •> ы структуры можно скрыть, 0СТа.
можно в pa^ Уд" прОстранства сиМВ°Л аете в этой главе.
п1Я освобождения экранное и делается, вы уз
t пр» этом тему ценных уровней.
Струна может иметь до
CmvK-rvna рабочего листа может принести большую пользу. Но если ваша главная
ие !Ь - проанализировать большое количество данных, то лучше всего воспользоваться
Хой таблицей Сводная таблица намного универсальней и не требует создания промежу.
пХ формул - она автоматически создает таблицы итоговых данных.
Окончательное решение зависит от вашего источника данных. При вводе новых данных
наиболее гибким подходом будет ввод нормализованного табличного формата и создание
сводной таблицы.
Дополиктелмая 0 сводных таблицах речь идет в главах 34-35.
информация1
Создание структуры
Как уже упоминалось, структуру можно создать двумя способами — автоматически и
вручнук )писанию этих способов и посвящен данный раздел. Но прежде нужно убедиться,
о выоранные данные подходят для создания структуры, а формулы введены правильно.
Подготовка данных
ДЛ" “,лани" Как правило, данные
по следующей схеме аниэаиик>. примером которой может служить бюджет, построении
558
Часть IV. Дополнительные возможности
ФиРМЗ[-|0драздеЛеНие
Отдел
Категория бюджета
Статья бюджета
й данном случае каждая статья бюджета (наппимеп
р гостинице) является частью некоторой катет Р Расходы на авиабилеты и прожива-
ние ” сходов)- Каждый отдел имеет собственный б°РИИ 6юджета (например. командировоч-
Hl,lX Уделения, в свою очередь, составляют фиомх-’Т*^' подразделсния состоят из отделов.
П°Дсоздания вертикальной структуры (по строкам) ™" °рганизации Данных подходит
пиная Для организации данных в виде стпмктмп т».>
Акация . В некоторых ситуациях ваши данные\/2^ готовая таблица ваших данных.
йНИ^ строку создать cBow табл^уинь.;^ДУТ нормализованы- - по одной единице данных на
допускает больше гибкости в работе 2м Данных несложно, и сводная таблица
нать в главах 34 и 35. ’ структ^ра. Подробнее о сводных таблицах можно уз-
Создав структуру, можно просмотреть инфоп
используется при создании отчетов для предСга^1еХ’°п^ Лю6ом из -^вней. Структура часто
руководству фирмы представляются только итоги по пРУКОВОДИТе'1ям Разных уровней. Высшему
лений — итоги по отделам, а каждому руководителю "°Драздедениям- Руководителям подразще-
Следует помнить, что с помощью структур н ~ Данные по его отделу.
сворачивании структуры, могут быть просто СКрыть данные. Данные, скрытые при
Данные, зависящие от времени, ко^мё X
менные интервалы (например, месяцы и кварталы) свеРнУгь< в более длительные вре-
структуры (по столбцам). Принципы работы с велти™^^ Создания горизонтальной
одни и те же, причем уровни последней не обязательно поп™ “ горизонтальной структурами —
Прежде чем создавать структуру, следует убетит ЖНЫ бытъ связаны со временем.
введены правильно и согласованно. Согласованность озн/ Т°М’ итоговые формулы
наковое относительное положение на рХ2ХСТе Как пп2 Ф°РМ>™ НМеЮТ °ДИ*
итогов (например, промежуточные итоги) находятся поп Р *” °’ ^°рмулы ддя ВЬ1числения
Опнако в некотопых ctvuLv л! находятся подданными, к которым они относятся.
Однако в некоторых случаях формулы для подсчета итогов располагаются над соответст-
вующими диапазонами. Excel признает любой из этих методов, но вы должны быть ТоХо-
вательны в их использовании. Иначе, если формулы не будут согласованы, при автома иче-
ском создании структуры не удастся получить желаемый результат.
4 заметь ЕСЛИ ф0рмулы не согласованы (т,е. одни находятся над данными, а другие - под ними), все рав-
"т но можно создать структуру, но делать это придется вручную.
Автоматическое создание структуры
В большинстве случаев лучше всего позволить
Excel сделает это за несколько секунд, тогда как у
Excel создать структуру автоматически,
вас ушло бы на это значительно больше
времени.
На заметку
Если вы захотите создать структуру автоматически на основе таблицы (созданной с помощью
команды Вставка^Таблицы^Таблица), то Excel не сможет это сделать. Создать структу-
ру на основе таблиц можно только вручную.
Чтобы автоматически создать структуру
табличный курсор в любую ячейку это
для некоторого диапазона данных, поместите
диапазона. После этого выберите команду
рлава 26. Структурирование рабочих листов
559
Данные^ Структура^ Труп пировать^ Создание структуры. Excel прОа
мулы из выделенного диапазона и создаст струкз уру. В зависимости от фор^^^^ръ
либо горизонтальная, либо вертикальная структура, либо обе. Ул л
Если рабочий лист уже имеет структуру, будет задан вопрос, не хотите л С°3Да^
Щелкните на кнопке Да, чтобы удалить старую структуру и создать новую ** BbJ ИзМе
/ Если вы воспользуетесь командой Да hi ее
н» заметку то gxcel создав структуру автоматически.
Hble
. вручную
ГАчпание СТРУКТУР” °
К ать структуру автоматически. Это более 6W
СОЗДЭНИ «^ДЯ1ЙЯ „рукгура выглядит не совсзд
Обычно лучше ц лИ автома „пяТЬ ее врУчнУЮ-
рый „ нмежнмй ев«°6 Н“ „„„ьггатьея еозда, строки с „тогами дотиы
«к ЯЬ.« СОМ® ®>У«УРу “Г Аналог-™» " “се СТ° С,ИТОГами «««»«
“ваша таб™ца
;ХХ^-“1^ЮЙМ“’ТО<Х ™. чтобы она удовлетворяла „ерсчвс.
•
создать структуру вручную- может послуЖить еще одной причи-
-
фаХот® использовать ^„ии — Т° Ф°Р“УЛ аВТ°“,™'“"
ляет способ создан («структур соЗДание групп строк (для верти-
СТРУКТУ₽Ь'У ЧТ°6Ы “3Sm
кальной структуТьО или ие действия.
то„„у е^ж. •— мторые нужно включить в эту группу.
Виммние! НЫ попасть в Группу.
2. Затем выберите команду Данные^Структура^Группировать^Группировать.
По мере создания групп Excel будет отображать символы группы.
3. Повторите эти действия для каждой создаваемой группы. По мере создания
групп Excel будет отображать символы структуры. При сжатии структуры строки,
составляющие группу, становятся скрытыми. Однако итоговая, не включенная
в группу, строка скрыта не будет и останется видимой.
Да замет созданием ГРУППЫ был выделен диапазон ячеек (а не строки и столбцы целиком), то
отобразит диалоговое окно с вопросом о том, что вы хотите сгруппировать. Затем программа
сгруппирует целиком те строки или столбцы, ячейки которых содержатся в выбранном диапазоне.
560
Часть IV. Дополнительные возможности £хс^
<Ь] создать многоуровневую структуру
многоуровневой структуры ,,«,да ‘™ВКО трупп . ояя>, при
ов^лучайно были Сфуппировапы „е„ра у ™ч™‘с самогоо уроан, «рпрлп».
^помощью команды Данные^Структур^р "™ епхжи. их можио ралрупоиро-
^итобы ускорить процесс группировки „ ра ’^улпи^эть^Раафуппироеать.
рациями клавиш: ’T>nn„p0BaH„a, можно воспользоваться такими
1'°М, ,AK+Shif<+-o> - группировка выбрав СТрок „
, <д |t+Shift+c—> - разгруппирование вы6ранных
Сначала процесс создания структуры вручную мо-
двоите, то в будущем сможете сэкономить показаться запутанным, но если вы
его ЛИЦ Ремен" Лр" просмотре И анализе боль-
щи* та
работа со структурами
®ГыМрЛч“ЛЛ°“ °"СРаШ,И- «“полнить С помощью
струь'УЬ' с
Отображение уровней
Чтобы отобразить какой либо уровень структуры, нужно щелкнуть на соответствующем
символе структуры. Эти символы представляют собой кнопки с номерами (1, 2 и т.д.) и кноп-
ки со знаками плюс и минус . На рис. 26.5 показаны эти символы для горизонтальной
и вертикальной структур.
Если щелкнуть на кнопке 1, то структура будет максимально сжата и будет виден только
первый ее уровень. Если щелкнуть на кнопке 2. то структура расширится и к ней добавится
еще один (второй) уровень, и т.д. Число пронумерованных кнопок соответствует количеству
уровней структуры. Если щелкнуть на кнопке с определенным номером, то отобразятся дета-
ли этого конкретного уровня, а также детали всех более высоких уровней (более высокие
уровни имеют меньшие номера). Чтобы отобразить все уровни (т.е. всю таблицу), нужно
щелкнуть на кнопке с максимальным номером.
Можно также расширить или сжать только часть рабочей таблицы, щелкнув на кнопке +
или -. Таким образом, можно полностью контролировать процесс отображения и сокрытия
деталей структуры.
Если вы предпочитаете работать с меню, можете воспользоваться командами Данные1^
Структурам Скрыть детали и ДанныемСтруктурамОтобразить детали, чтобы скрыть
или показать детали.
Если для составления различных отчетов вам постоянно нужно переходить с одного уровня
Совет структуры на другой, можно воспользоваться средством Представления. Это средство по-
х зволяет сохранить некоторое представление и присвоить ему имя. После этого можно быстро
' переключаться между поименованными представлениями. Для этого следует воспользоваться
командой Вид^Режимы просмотра книги ^Представления.
Добавление данных к структуре
Иногда возникает необходимость добавить к структуре допатни^таныестрюкиили^лтб
чьи В некоторых случаях можно, не затрагивая структуру, вставить с обнаох
так, чтобы они стали ее составной частью. Однако в определенных ситуациях может обндру-
Глава 26. Структурирование рабочих листов
561
.„„„-гуры. Есяи сгРУк1да была с„
„алм^^РУКтура^Группировать^^Ч,
^о^11не ГпанИЬ'е _РизМенигь существующую
, „О»» сл5О’са ’Х>« •“ х°™1« , н« ХУ«° виосит’- "₽уч"'«> ""
«-"•СЯ ’"ХХ* (*’ " под™^' W » ®ме“е
^^мме стрУ^рЫ , «о- у--В^Г™=
Удалей® • нужна. ее структуру. йСчезНут. Однако стили, пп^
- „ «vvkW» ^мвать^" ае»«"мЫ <2«У УДО®*™ с1™^ «мев*
tea" ДрязгаупРРР ,, еголбиь»’» -„роимы “ ’ „„давать структуру заново. ‘
СлРУ^ра1 Хи" ^Х.Н» 6Уда^Хго при»«ся
'"““X
-ТОУКГУРЬ'
..ийОЛОВ СТР»* ,г „а экране (насколько много, за,н.
..."
рана- можете вРе <ctri+8>’ к° сохраняется и в рабочем листе w
e^mvKTvnbi с помощью средства Представления, то состояние с»м
Естн сохранить вида струад^ ш) таж 6удет сохра„ено в качестве сосгмвд
X’ Tro лозводает сохранять одни представления е символами стру^
а другие без них.
562
Часть IV. Дополнительные возможности Excel
Связывание
и консолидация
данных
ГЛАВА
I ри работе в Excel иногда возникает необходимость
[| Ц совместно использовать данные из разных ИС|(
«,». В этой главе речь идет о двух процедурах, которые нс-
пользуются ДЛЯ этих целей, — о связывании и консолидации.
Связывание это использование ссылок на ячейки внешних
рабочих книг в целях получения из них данных для рабочего
листа. Консолидация это объединение или накопление ин-
формации из двух или более рабочих листов, которые могут
находиться в разных рабочих книгах.
Связывание рабочих книг
В этой главе...
Связывание рабочих книг
Создание формул с
внешними ссыпками
Работа с формулами
содержащими внешние
ссылки
Проблемы при работе
с формулами,
содержащими внешние
ссылки
Консолидация рабочих
листов
Связывание— это процесс извлечения данных из не-
скольких рабочих листов с помощью формул. При этом рабо-
чие листы связываются вместе таким образом, что один ста-
новится зависимым от другого. Рабочая книга, содержащая
связанные формулы (т.е. формулы с внешними ссылками), на-
зывается зависимой. А рабочая книга, в которой находится
информация, используемая в формуле с внешними ссылками,
называется исходной. Важно отметить, что исходная рабочая
книга не обязательно должна быть открыта в то время, когда
открыта зависимая рабочая книга.
В начале изучения процесса связывания у вас может воз-
никнуть следующий вопрос: если в рабочей книге А нужно
использовать данные из рабочей книги В, то почему бы про-
сто не скопировать необходимые данные в рабочую книгу' А?
В некоторых случаях можно поступить именно так. Однако
истинная ценность процедуры связывания становится оче-
видной в том случае, если данные в исходной рабочей книге
постоянно обновляюз ся. Поэтому создание связи с этой рабо-
чей книгой означает, что у вас всегда будет доступ к самой
свежей информации.
ея of4,
Wp.l<;rll
'^‘УиЛ
""’r<
...
ГЙЦ
"""ъ.
м случае, сечи tpv-буец
полезны и '* |1П| petnoHU.il ныи мене ।
u "‘”>Т ПР,,МС|У "‘Tv, СЛУ*'^ C°‘ U"'
ные n»6‘’,,,u K1‘ tipnB^'lcM ’1К, । кни>е- 11 1K . (Норму 11,1 lJ1H “° 'У1И1,ни iu
£........................
' --rZZ .....*’...
1 K‘ i.4 Mt’*"'’ U<(’ Как "рЛ,'^[И1 K )K вЫ вскоре ионме.е, фОр
-их.....„«и». к^,..у» rew*..*
.............- -ilp“G— - «»':
.... «»«да.
' *»"' ”‘Z......u„« WW »= прилагаемом к книге
цр" со .ег*а1““ ,гпм разделе, можно н компакт.ДИСКе. При Э10м сле
•........ м u— -гда - -—““бЧ№ рабиать'
Создание формул с внешними ссылками
. ,ются формулы с вкеишихш ссылками, поскольку они ССЬ|.
Прн Свя 1Ы1ЫПНИ ынных созд.1 1 ; г0 рабочего листа. Существует несколько спо
, ,н,, ся на тайные, расположенные вне текуще i
О.\нн. COWHHH формулы С внешними ссылками.
BnVIHVKt Эти ССЫЛКИ могут бы 1Ь ДОС 13TO4HO ДЛИННЫМИ, так
а ни.. 5 ссылки на нченкуj рабочей книги и рабочего листа (и, вотмож-
как содерж-и, кроме . р 11а диске). Преимущество этою метода состоит в том.
КШИ .» обяишльно должна быть открыта. Недостаток „™-
1Л очень бо 1ьшая верояпюегь сделять ошибку.
а У К..-.нис ячейки 1-слн исходная рабочая книга открыта, то, чтобы создать формулы с
вн”!........ .ками, можно воспользоваться стандартным методом указания на ячейку
8 »с1авкя сияю. 1:сли исходная рабочая книга открыта, скопируйте необходимые дан-
ные обычным образом. Затем в зависимой книге выполните команду Главная*
Б . фер обмена- >Вставить<ЭВставить связь (Ь). Excel вставит скопированные дан-
н» С R ПИ ! -• форм\ 1Ы с внешней ссылкой.
а Исгкыьюванне команды Данные*-Работа с данными*-Консолидация Этот мс
год р.ксмзфивасгся плес н i ianc
Синтаксис формул с внешними ссылками
i ии vhhf .klhl форму ini ( внешней ссы. 1кон кыглялит следующим образом;
г ,г й‘г иезд:мрес вчНккм
J V 4tKKH ПР^ ^bhctbvci имя рабочею липа, коек ищаюльный знак и имя рабочей
«рнних ск кдх). Принс 1см пример формулы, в которой ||сполы}С1СЯ ссылка н
з< к го нкда ист1. находящегося в рабочей книге Бюджет:
У!-’.Л) 1:A1
Excel
Часть IV. Дополнительные возможности
и имя рабочей книги или Имя
JHo включить в одинарные кавычки. <*ылке
НУ * "ся ссылка на ячейку из рабо(111 At'Фреден ппим™ л ₽ ' ’о '«кос имя
бюджет. PdUo‘,ero пн(а Лисп Формулы. в которой со-
,Д1 ' . Рабочей ки„„
Если формула содержит ссылки на ячейки
тедыю ДоЛЖ,|а быть открыта. Если же Э|а п ‘ 4Р>’°Й раб<>1'ей книги т„
'3 ее то следует добавить к ссылке полис - |ад книга закрыта и и/ ™ Кии,а "С
'“"Доадер ГО..Х ‘ -* «к ‘
й • Х1-К1 Ли<-Г1 IAJ.
Создание формулы со ссылками путем указанно
Как уже говорилось, можно «вес, и фоп« ' “ У*<ЫаНИЯ
ю„ „овиикиовоиием ошибок „ри наГ «ы„ами , ю но
№с, ввела ссылку за вас. Д„, ,Toro "₽»№«;,„к ?к. что6и
1. Откройте исходную рабочую книгу 4еИСТ“ия
2. Активизируйте ту ячейку в закиси к.
диться формула. ,ои Рабочей
3. Введите формулу. Когда вы дойдете то того „
ссылка, активизируйте исходную рабочую я^' Д°ЛЖНа н“^ься внешняя
ячейку или диапазон ячеек. ' у и делите в ней соответствующую
4. После того как введете форму tv и.-..
Ф лу, нажмите клавишу <ЕгНеГ>.
После того как будет указана нужная ячей •
сделает автоматически и создаст абсолютно пмгЛ™ ЛИапаэон ячеек- Е*^> »се остальное
ссылку. Заметьте, что ссылка на ячейку всегтяои?ЛЬНУЮ?К смь,с'ле синтаксиса) внешнюю
ли же в дальнейшем нужно будет копировать *еТСЯ абсолютной (например. $А$1). Ес-
занных формул, то удалите знаки доллапа чта^ ю/ормулУ ддя создания других свя-
носительную. ’ преобразовать абсолютную ссылку в от-
Когда исходная рабочая книга откпытя пи,.,,...
Если же вы ее закроете, то к внешней ссылке я ™ <ХЫЛКа ме еодеР*ит путь к пой книге.
ю„ге. лоб.в«ТС« полный „уть. «
книге, в котором будет нахо-
Вставка связей
Существует еще один способ создания формул с внешними ссылками. Этот метод приме
няется тогда, когда нужно создать ссылку на другие ячейки.
1. Откройте исходную рабочую книгу.
2. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), с которой нужно установить связь,
и скопируйте ее<или его) в буфер обмена,
3. Активизируйте зависимую рабочую книгу и выберите ячейку, в которой долж-
на находиться связанная формула. Если же нужно вставить диапазон ячеек, выде-
лите для него только левую верхнюю ячейку.
4. Выберите команду Главная-тБуфер обмена1ТВставить --'<Вставить связь (Ь).
Глава 27- Связывание и консолидация данных
565
Работа с формулами, содержащими
внешние ссылки
™ « одной рабочей книге могут находиться формулы
Важно понимать, что в од ? рабочих книг. В этом разделе прИ1ЧР ЯЗаНць.
произвольным числом различных исходных р пРИвеДеца н J с
мация о работе с такими формулами. Фор.
Создание связей с несохраненными рабочими
книгами
Excel позволяет создавать формулы, связанные с несохраненными и даже с несуЩестп
— pa.,™»»
.™\м^'|^ТЮ”гой Книга1. а затем сохранил, рабочую книгу Книга2, то Excel
диалоговое окно, показанное на рис. 27.1. ит
Вообще, такой ситуации следует избегать. Для этого нужно просто с самого начала сох
нить исходную раоочую книгу.
|j Microsoft Excel
Сохраипъ KwraC со ссылками на документы, которые не были сохранены?
Отмена
Рис. 27.1. Сообщение о том, что в рабочей книге есть ссылки
на несохраненный документ
Excel позволяет также создавать связи с несуществующими документами. Это может понадо-
биться в случае, если в качестве исходной книги вы собираетесь использовать рабочую книгу
своего коллеги, но этот файл еще не получен. При вводе формулы с внешней ссылкой на несуще-
ствующую рабочую книгу Excel отобразит диалоговое окно Обновить значения. Если щелкнул,
на кнопке Отмена, то в формуле останется введенное вами имя рабочей книги, но эта формула
вернет ошибку #ССЫЛКА!. А когда станет доступной исходная рабочая книга, можно воспользо-
ваться командой Файл^Сведения^Связанные документы^Изменить связи с файлами
для обновления связей (подробнее об этом рассказывается ниже, в разделе “Обновление связей”).
Посте этого ошибка исчезнет, и формула будет возвращать правильное значение.
Открытие рабочей книги, содержащей формулы
с внешними ссылками
При открытии рабочей книги, которая содержит одну или несколько формул с внешними
ссылками. Excel отобразит диалоговое окно (рис. 27.2), запрашивающее, что следует сделать.
Обновить связи обновляются текущей информацией из исходных файлов.
Не обновлять — связи не обновляются, в рабочей книге отображаются предыдушие
' значения, возвращенные формулами, в которых используются связи.
Справка — появляется экран Справка, в котором можно узнать многое о связях.
Часть IV. Дополнительные возможности Е*с
~*«1в
сея»*1 с друг***’
ЭТ* делить связи, Excel гюлытж-тся полупить гдные новые детые.
, связи, буду7 испопк.меч'гы:» дагиые, пвяученялрвжж.
гкЯ^и С источник^’*'1 денных носут быть (6rjK*f*/iOec»^ длц доступ* ж «сенфидечм»
имейте» чТ0 " -хвредоносных действий. Не ебноепяйте свяэи, вс/ы — - --
ДИГ ,______
4*
• отобрюе Ехсе, при открытиира6оцей KHu^ содер^
cdPy^tuv
Excel отображает диалоговое окно с предупоежлр
содержащую связи с другими файлами. У Бссе12010^СИСТеМЫ если в
! работе» книги, содержащей стаи с
I бетпасносги. Эти связи не будут обнота»^* «ге под
Главная
Вставка
Разметка CTp*^«Ufc,
U1
3
Показать
Масштаб
А Ь'-ТНкТг
;06b*4rte,°V p>a-weTka
i страницы
Режимы *2^?.-- *
t Предупреждение системы безопасности Детсметическое обновление ссыпетст.-л<сче-с Ьижжите содержимое
гыдьленкс . последний
При этом Excel запоминает, что пользователь посчитал рабочую книгу безопасной, поэтому вы не увидите это
предупреждение системы безопасности еще раз. При необходимости можно отключить появление этих преду-
преждений. Для этого следует воспользоваться вкладкой Внешнее содержимое диалогового окна
Центр управления безопасностью и изменить настройку параметра Параметры безопасности
для связей в книге. Для того чтобы увидеть это диалоговое окно, следует задать команду Файл=>
Параметры, щелкнуть на вкладке Центр управления безопасностью и затем щелкнуть на кнопке
Параметры центра управления безопасностью.
Но что будет, если исходная рабочая книга станет недоступной? Если Excel не может
найти исходную книгу, на которую есть ссылка в открытой книге, то отображается диалого-
вое окно, показанное на рис. 27.3. В этом окне можно щелкнуть на кнопке Изменить, чтобы
сделать ссылку на другую рабочую книгу, или щелкнуть на кнопке Разорвать связь, чтобы
удалить “компрометирующую” связь.
/ На заметку
Кроме того, можно открыть диалоговое окно Изменение связей, задав для этого команду
ФайлФСведения<=>Связанные документы^Изменить связи с файлами. 8 поя-
вившемся диалоговом окне присутствует перечень всех рабочих книг, плюс связи другого типа
с другими документами.
Запрос на обновление связей
Открывая книгу, содержащую одну формулу или несколько формул, использующих внеш-
ние ссылки. Excel по умолчанию отображает диалоговое окно (см. рис. 27.21. в котором делает-
Ся Запрос о том. каким образом вы планируете обрабатывать ссылки. Эту подсказку можно из-
менить с помощью настройки в диалоговом окне Запрос на обновление связей (рис. 2 г4).
567
Г/1ава 27. Связывание и консолидация данных
Рис. 27.Л Jua-Axutoe «ао Изменение связей
.ЯЗ??НЬ|е
аиа-
- пите команду Файл^Сведения^Свг
длЯ обновление связей, в*
--—1*"’~м--—
логовом окне Запрос на ои
обновлял» связи.
27 4 Ья определения режима обработка ,
ЕлгЛ при открытии рабочей книги оджжо мс/и
-и’ .► • .1. vc- с • к<о Запрос на обновление связей
Обновление связей
по^^ша^^ЛТННЫЧ - Т0М' ЧТ° В СВЯЗанных Форшах использованы самые
помадобип :я ,\V4a сХъДНЫХ раоочих книг, нужно обновить эти формч ты. Это может
ИЗВеСТИ°- ЧТ0 Виес изменения в-исходнх юрабо-
ч Г.. ' Р ’ Посаедиюю KPC‘«o на сетевом сервере
выбрав к л">и?Фя/п г” С Формулы, откроите диалоговое окно Изменение связей
лХн“ДК ^""«Соедеижосвязанные документы .Изменить связи с фэй-
кнопке Обновить Excel СошВсТс1ге>к)щ\ю исходную рабочую книгу и щелкните на
ной рабочей книги °»о ..п сажанные формулы согласно последней версии исход*
на огци« ^м^ли‘лами в •®WQ00M окне Изменение связей всегда установи
охачает что вт°матическое, и ее нельзя заменить опцией По запросу.
обедал связи автгм»т8ЯЗИ Мяться во время открытия рабочей книги Но Excel не
этсго файла им®ски, если в исходный файл будут внесены изменения до закрыт^
Ki 1шетт|
Часть /V. Дополнительные возможности &се
Изменение ссылки
...мглЫ МОЖС1 НДС Г} ПИ 1 Ь ТЙКОЙ МОМСНТ Котт» пл ~
°Д‘например- в формулах рабочей таблицы соaenw?°°H3аМени7Ь исхолн>ю рабочую
ьи“ л^1жеРта, впоследствии был создан окончатся/ ССЫЛКИ “ Р®604**0 книг> Про'
е^Д^менем Утвержденный бюджет. ’ вариаит этого документа, сохранен-
^’в’зтом случае есть две возможности: заменить все связи вручную или просто заменить
„ ю рабочую книгу. Второй вариант можно “Ручную или просто заменить
"''"ирние связей (ФайлоСведенияоСвя^^» „‘Г1’' "««»
ИЗ“в„Хи> Выбери™ исходную ра6<,.,у„ ю.°“ “"ЗЙ °
^зцрамиг с¥,.ллтпк™ которую следует заменить, и щелкните на
^пке Изменить. Excel^разит диалоговое окно Изменить источник, в котором нужно
Убрать новый исходный файл. После этого все формулы, содержащие внешние ссылки, бу-
обновлены.
разрыв связей
Если в раоочей книге содержались внешние ссылки, которые больше не нужны, можно пре-
образовать формулы с внешними ссылками в значения, тем самым разорвав все связи. Для это-
Г0 в диалоговом окне Изменение связей (Файл^Сведения^Связанные документы^
Изменить связи с файлами) выберите рабочую книгу, с которой хотите разорвать связь,
и щелкните на кнопке Разорвать связь.
Будьте внимательны при выполнении этой операции, поскольку отменить ее нельзя.
Вмсманме!
Проблемы при работе с формулами,
содержащими внешние ссылки
Использование формул с внешними ссылками может принести большую пользу, но в этом
есть некоторая доля риска. Например, вы можете совершенно случайно, сами того не желая, ра-
зорвать некоторые связи. Однако почти во всех случаях потерянные связи можно восстановить
Если была открыта рабочая книга, a Excel не смогла найти исходный файл, откроется диалого-
вое окно, в котором можно указать рабочую книгу и воссоздать связи. Кроме тога, можно заме-
нить исходный файл с помощью кнопки Изменить диалогового окна Изменение связей
В следующих разделах приведены указания, которым нужно следовать при работе с формулами,
содержащими внешние ссылки.
Переименование или перемещение исходной
рабочей книги
Если переименовать исходный документ или переместить его в другую папку, го Excel нс
сможет обновить имеющиеся связи. В таком случае следует воспользоваться диалоговым окном
Изменение связей и указать новый исходный документ.
^лава 27. Связывание и консолидация данных
569
Если исходная и зависимая рабочие книги находятся в одной папке
к» зммпгу копировать их в другие папки. В этом случае все ссылки останутга nJ Т° Мо*ио по
у,а,пР^ьныМ11Пвре^
%
„манды Сохранить как
Использование^
ь,„ Jk’«« В"Л"ознить как. ТО Excel автоматически преоб^
• л-- “^т:шХмим”««»
2Г.«шине ссылки „с иногда мо« «^Сохранить как может привес
и. Иногда это имени использование ком законЧНЛИ работу с исходной раб С
вот пример Пред"*10*”*’^^оваться и сохранить резервную KQ[J
ти к возникновению про вЫ реШИЛи п°^Сохранить как. Формулы в зависну
книгой И сохранили фа • ю команДы Ф онаЧальному файлу. А явно это Не т
файла на ДРУ^^я к резервной копии, а не
книге теперь относят г получить. псторОЖНо пользоваться командой файл^
422*^ SX——' wr“ к“игах
Сохранить как да» рабочих к» „ КНИГв
Изменения В ИСХОДИ мвнсямая рабочая книга закрыта, со.
ЕС,и ,ы открыли исхода» Раб™^ '"“ е=,ш добавить к исходному документу нояу»
«.„дайте крайни» с Дку вниз. А когда вы откроете зависимую
строку, то часть ячеек смет™™ на о» геперь 6удут неправильными.
” '“”">та ПаРЫ __ определенной зависимой книги не составит болыт
/ Определить исходные Рабочие кни w приведенный в диалоговом окне Изме-
’назя-епгу труда, достаточно п^нМ2пфС^едеНия^Связаннь1е документы^Изменить
Х\7ХмиХакХ^™. — ли определенна, рабочая
SS J X» «'’ "е ^ав»™ —ым.
Избежать этого можно двумя способами.
Зависимая рабочая книга всегда должна быть открыта во время внесения изме-
нений в исходный документ. Тогда в соответствии с изменениями, которые будут
внесены в исходную рабочую книгу, Excel скорректирует внешние ссылки в зависи-
мой рабочей книге.
Использовать в связанных формулах имена, а не ссылки на ячейки. Это наиболее
безопасный способ.
Следующая формула ссылается на ячейку С21, которая находится на рабочем листе
Лист1 книги Бюджет.xlsx:
= [Бюджет xlsxl Лист! ! $С$21
Если ячейке С21 присвоить имя Итог, то формула перепишется так:
гбюджет . х!sx 1И7 от1
Чтобы быть уверенным что внешняя
е-<роки или столбцы были удаЛены ити В03вРащает правильное значение, даже если
ж,ванные ячейки. Или Добавлены, следует использовать в формулах поиме-
570
Часть IV. Дополнительные возможности Е
цельная О присвоении имен ячейкам и диапазонам
йиаиия '«зонам можно узнать в главе 4.
Промежуточные связи
Е,и| нс накладывает никаких ограничений „
„ер, в рабо-e"। книге А могут быть внешние ссылкТнТ"^’'”™0'™ “^ок Напри-
- на Рабочую книгу с- В данном случае Р °°Чую КНИ1у В- а в ней в свою оче-
^еимой от рабочей книги С. При Этом pa6o4MPKJ'’™ ™“'a А «*«ете. в конечном итоге »-
’ однако имейте в виду, что формулы с внешними г °'™ WexyWHoi
цаЯ рабочая книга закрыта. Предположим что в п™ СЫЛКами не обновляются, если исход-
„ткрыты- Если изменить значение в рабочей книге СДЫДущем пРимеРе Рабочие книги А и С
А так как рабочая книга В (промежуточная связь) НИКЗК ”е °Тразится на рабочей кни-
Консолидация рабочих листов
Под термином консолидация подразумевает™
тами или рабочими книгами. В некоторых случая^ консол° Несколькими Рабочими лис-
тание связанных формул. Ниже приведены ” B*“Tb в се6я СО3-
даНИ р “едены два типичных примера консолидации.
Бюджеты отделов фирмы хранятся в отпепки^
чей книги. Вам нужно коноол™™3" ла„”Г “ ™й же
бюджета всей фирмы. Р ДаННЫе И СОЗдать итоговыи документ
. Все руководители отделов представляют свои бюджеты в отдельных рабочих книгах
Ваша задача заключается в том, чтобы консолидировать эти файлы в общий бюджет
компании.
В зависимости от ряда факторов эти задачи могут быть как очень сложными, так и со-
вершенно простыми. Основной фактор — это способ размещения информации в исходных
рабочих листах. Если эти способы во всех рабочих листах одни и те же, то задача становится
достаточно простой. Однако возможен и такой вариант, что способы размещения информа-
ции не будут совпадать полностью, но все же будут очень похожи. Так, во втором примере
в одних файлах нет некоторых категорий данных, которые есть в других. В таком случае
можно воспользоваться одной удобной функцией Excel, с помощью которой можно подби-
рать данные по заголовкам строк и столбцов. Это средство обсуждается ниже, в разделе
“Использование команды Консолидация”.
Если же рабочие листы имеют мало общего, то самое лучшее — отредактировать листы,
чтобы они стали единообразными. Но иногда значительно эффективнее просто ввести ин-
формацию заново в стандартном формате.
Для консолидации информации из нескольких рабочих книг можно воспользоваться од-
ним из описанных ниже методов.
® Использовать формулы, содержащие внешние ссылки.
® Скопировать данные и воспользоваться командой Главная^Буфвр обмена
Вставить1^Вставить связь (Ь).
Воспользоваться диалоговым окном Консолидация, которое открывается после вы-
бора команды Данные1^Работа с данными<>Консолидация.
^лава 27. Связывание и консолидация данных
571
llllf
ПОМОЩЬЮ формул
Консолидация сдада„„,. формул, содержащих сеЫл
• >ГО1 ™<коб ","ПХ«ьк- пре»мУшества "^исд^р^
рабочие листы или рабочие к изменения значений в исходной раб(Х
Динамическое обнов^“” аВГОматически. 1ен ЧГ(.
формулы пересчитывая _ созданИЯ консолидирующих фОрмул
Открытые или должны быть открыты. с*оДН|
рабочие книги не я - ^„и. находятся в одной рабочей КНИГе
Если рабочие листы, подлежаш иденТИЧНЫ, процедура консолидации у <4,
способы размещения информацив ° восподьзоваться стандартными формуЛам^^Ся.
В этом случае для консолидации мо^ из ячеек А1. находящихся в рабочих листах ' НгЧц.
мер. чтобы вычислить сумм) зн введите формулу:
с листа Лист2 и заканчивая листом
.СУИМ<Лист2.Лнсг101*1) или с |1ОМОщью метода выделения несколькн,
чнх ™Х7сТХ“4).Т”м формулу нужно скопировать в другие ячейки, что6ь, „««•
лить итоговые значения и для них. бочие книги, то для ее выполнения можно
Если консолидация за^™и внешние ссылки. Например, если нужно сложить знаТ^'
«₽XZ “axoUa на рабочих листах Лист1 двух разных рабочих ккиг с
Регион 1 и Регион2. воспользуйтесь формулой
= [регион! .х1з]Лист1 !А1+[Регион2 .xls] Лист1 !А1
Разумеется. эта формула может включать произвольное число внешних ссылок, однако
число содержащихся в ней символов не должно превышать 8 000. Кроме того, если в фОрму.
зе много внешних ссылок, она будет очень длинной и ее будет трудно редактировать.
При консолидации рабочих листов с разными способами размещения информации тоже
можно использовать формулы, но следует убедиться в том, что ячейки в ссылках указаны
правильно.
Консолидация с помощью диалогового окна
Специальная вставка
Еше одним способом консолидации информации является использование диалогового
окна Специальная вставка. Преимуществом данного метода является то, что при вставке дан-
ных из буфера обмена с помощью диалогового окна Специальная вставка можно выполнять
математические операции. Например, можно выбрать опцию Добавить, чтобы добавить скопи-
рованные значения к выбранному диапазону. На рис. 27.5 показано диалоговое окно Специаль-
ная вставка.
Этот метод применим только в том случае, если все рабочие листы, которые вы консоли-
дируете, открыты. Недостатком (причем большим) этого метода является то, что консолида-
ция получается нединамичной. Другими словами, при этом не создается формула. Поэтому,
если любые консолидированные данные изменятся, результат будет неправильным.
572
Часть IV. Дополнительные возможности
Спецназ tuna я ' -
вставить •—
-TJ.xJ
формулы
(* значения!
С~ форяауч
С примечания
С~ условия на •>
Операция
нет
(* слоить
вычесть
с исходной генов
бетран^и
Г Церины ствлбцо»
Формул и фооат,
Г значений и фоо»,-,
НУТОЖИТь
О^зделить
Пропускать пустые ячейки
о;
Рис. 27.5. Диалоговое окно Специальная вставка
Чтобы воспользоваться этим методом, выполните следующие операции.
1. Скопируйте данные из диапазона исходного рабочего листа
2. Активизируйте зависимую рабочую книгу и выберите диапазон, в который
нужно поместить консолидированные данные. Р
3. С помощью команды Главная^Буфер обмена^Вставить^Специальная вставка
откройте диалоговое окно Специальная вставка.
4. Задайте опцию Значения и операцию Сложить, а затем щелкните на кнопке ОК.
Повторите эти действия для всех диапазонов исходных рабочих листов, которые должны
быть консолидированы. Убедитесь в том, что размещение консолидированных данных, ука-
занное в п. 2, будет одинаковым для всех операций вставки.
Вероятно, этот метод является самым худшим способом консолидации данных. Он подвержен ошиб-
Внимание! кам и недостаток формул означает, что у вас отсутствует возможность проверить точность данных.
Использование команды Консолидация
Рассмотрим встроенное средство консолидации данных, которое использует диалоговое
окно Консолидация. Это средство универсально и иногда применимо даже в том случае, ес-
ли способы размещения информации на исходных рабочих листах различны. С помощью
данной возможности можно выполнять статическую (без формул связи) или динамическую
(с формулами связи) консолидацию. Средство Консолидация поддерживает два метода кон-
солидации.
По позиции. Данный метод применим только в том случае, если способы размещения
информации на исходных рабочих листах идентичны.
По категории. В Excel существует возможность подбора данных с исходных рабочих
листов по заголовкам строк и столбцов. Этим можно воспользоваться в случае, если
данные на исходных рабочих листах размещены по-разному или если на некоторых
исходных рабочих листах разное количество строк или столбцов.
^лава 27. Связывание и консолидация данных
иаюл^тъ.кэчятееинен
Гпед-хие«^стр0КИ
[- ^м^цяа-осгопбаг^
Г Соэдамть связи с исходными данными
OK I Закрыть
^ип Консолидация позволяет определить
Рис. 27.6. Диалоговое окно ™
диапазоны исходных данных
. -^ментов управления этого диалогового окна.
Ниже приведено описание элементов уир
функция В этом поле определяется тип консолидации. Чаще всего вы будете ис„
X ф’нкш-ю Сумма, но можно также применять другие функции: Колиме^
Среднее Максимум. Минимум. Произведение. Количество чисел Смещений
отклонение. Несмещенное отклонение, Смещенная дисперсия „ Несметен*
дисперсия.
Ссылка. В это поле нужно ввести адрес диапазона для консолидации из исходного
файла. Ссылку на диапазон можно ввести вручную или воспользоваться любым стан-
дартным методом указания (если соответствующая рабочая книга открыта). После то-
го как будет введен адрес диапазона, щелкните на кнопке Добавить, чтобы добавить
его в список диапазонов. Если консолидация выполняется по позиции, не включайте
в диапазон консолидации заголовки диапазона. А в случае консолидации по категории
обязательно следует включить заголовки.
Список диапазонов. В этом окне содержится список всех ссылок, которые были вве-
дены с помощью кнопки Добавить.
Использовать в качестве имен. Опции этого раздела позволяют при выполнении
консолидации использовать заголовки в верхней строке, в левом столбце или в обеих
позициях. Выбирайте эти опции при выполнении консолидации по категории.
Создавать связи с исходными данными. При выборе этой опции на зависимом ра-
бочем листе создается структура, которая содержит внешние ссылки на ячейки в ис-
точнике. Кроме того, структура содержит также формулы вычисления итогов. Если не
активизировать эту опцию, то при выполнении консолидации формулы со связями
создаваться не будут.
Кнопка Обзор. Эта кнопка служит для вызова диалогового окна, в котором можно
Р3 ЧУЮ книг^' В результате имя рабочей книги будет вставлено в поле
™ ял?аМ останется только ввести адрес диапазона. Но значительно удобнее, ес
пт*-п<.1тГ ЧИе книги’ с°ДеРжаП1ие данные для консолидации, будут предварительно
ojкрыты, *' а
574
Часть IV. Дополнительные возможности Е*се
Добавить- ^та кнопка
список диапазонов.
переноса ссылки из поля Ссылка в поле
^нопка УДалить- Эти кнопка
разовое.
служит для удаления выбранной
ссылки из списка диа-
пиимеР консолидации данных
" > лбы ПрОДемоНСТРИРоваТЬ ВОЗМОЖНОСТИ lm
той пример. На рис. 27.7 показаны три рабочих* онсолидация, ниже приведен не-
б^-щровать. Эти рабочие листы представляют собо'"ИСТа' данные кот°рых необходимо кон-
с0Л Заметьте, однако, что списки включенных в ни °ТЧеТЫ "° продаже товаров за три ме-
с*цап ечисления этих товаров тоже различен Дпу Т°Варов от™чаются. Кроме того, поря-
Д°к .«пии В этих рабочих листах не идентичы,.,™”11 словами’ способы размещения ин-
Ф°РоЛЬно сложно. ’ -тому выполнить консолидацию будет
?' -- .
,-egto • - . - - _ ’ —
1 г-"*’" А 6 С D Е
i, , код товара Янв Фев Мар
i 2 А-401 1000 Ю94 1202 Т А В ' ~
и3д.4ОЗ 1188 1324 1236 ' 1КодТовара Янв Фев
ч 4 А-4^ 1212 1002 1018 2 А-402 5 344 5 211 5 526
4 5 А-409 1173 1116 ню |! 3 А-401 5000 5
j 6 А-411 1298 1218 1467 4 А-404 5436 5 350 5 210
1 1 7 А-41- 1217 1 346 1 006 ч 5 А-408 5 336 5 358 5 653
H g д-503 1 285 1 054 1 298 Ч б А-490 5 278 5 676 5 257
4 д д-511 1192 1408 1010 ч / 7 А-415 5 497 5 266 5 611
, , 10 А-J ij 11 —. к , — ' ЭХ/ ЭЭМ 7Т-~1 гедюпэ [ТОЛЬКО ДЛЯ ЧТЕНИЯ] О S 2 А-505 5 497 5 239 5 34S
; A BCD 7Э Д-515 5 374 5 337 5 443
1 |код товара Яна Фев Map ~ А-523 5 597 5 369 5 328
; 2 А-4О7 3 301 3 478 3 453 : д-536 5 552 5 311 5 668
i 3 А-401 3 224 3 246 3 000 • р'
, 4 А-405 3 299 3 221 3 039 j »
! 5 А-406 3 263 3 255 3 282
: 6 А-512 3 023 3 217 3 218 . .. . . .. . .
► М . ShMtl . С
j 8 А-523 3 209 3 482 3 348
' 9 А-533 3 447 3 252 3 327 ; -!
5 10 А-535 3 074 3 026 3 426 !
I 11 А-536 3 489 3 087 3 205 j
1 12 J
113 1
;М Л
'« « » >1 . Mwai ”я < ~ у~~'! Tfi.1!
Рис. 27.7. Три рабочих листа, данные которых нужно консолидировать
на CD-ROM
Эти рабочие книги можно найти на прилагаемом к книге компакт-диске.
^лава 27. Связывание и консолидация данных
575
С" -’«а
4.
ну*"» °'ияат*' иовук>
„ „и** »я"во консолидация
Чтобы. №"«я“да(ХЬы и«оддаК Р“ юш«
Нс „мест знамени». <>' Р лни« консолидация. Появит.
«ли они открыв Дяяея 6отэ С даиным
, Пяннь'е^г
1. Выберите коми»»М ко„еолидии«и. В данном случас
..„даос <жно Консол н ну1КИыи
2. в синек» ФТНКЦ"" " Сумма ,п„чей книги тсх’ к“то₽ые ДОлащ
пользуйтесь фуякпи дав псрв„„ |»б» ра6очая книга открыта.
з Введите ссылку Я Если соответ» У Ес„„ же она закрыта. щелхнвте
' 8ЫТЬ мнеолилироия» с иомошь» ® Ссылка должна включала адрк
просто указать это: Д>» вужныИ файл на Д^ у1дааниыя диапазон больше Того
кнопке Обзор, чтобь выберите А1 • тию, что все будет работать „ра.
диапазона. В дан „даровать, но это Д Когда „ поле Ссылка будет введена
который нужно коне 6авяеиия новых СТР что6ы до6авить ее к списку диапазо.
внльно. .«« » муча^ щ ки0„ке Добавит .
аваюмя второй рабочей к.шгн.
“ушХХ»«мя«^ за-""- XZ диапазонов консолидации.
бавить Ссылка будет добавлена кнвгв Можете отредактировать
Введите ссылку на ХиоЛ на РегионЗ. Щелкните на кнопке Доба-
сушесгвуюЩУ® «“™у. ^“"^даена к списку диапазонов.
вить. Последняя ссылка будет ДО „ ра6очих листах различны.
n^B-n ibKV способы размещения инфор * окна Консолидация ус-
в^ыел^Использовать в качестве имен диа^ в
тановите флажки зна данные по заголовкам.
тультате Excel будет "«Дбир с исходными даннЫми. В результате
“—ссыло7
Чтобь. начать коисолилаии», щелкните на кнопке ОК
Excel консолидирует данные, начиная ' ^',™^^1^Хн^тогов по каждому
то, что Excel создала структуру, которая сжата д УР детали (т.е. другие данные). Здесь
товару. Если расширить структуру можно будет увнде' * ссыдкой на соответствующую
каждая детализированная ячейка содержит формулу б о данных диапазон
ячейку исходного файла. Поэтому в случае изменения каких бы то ни оыл
назначения будет обновлен автоматически. детализированные данные — на
Результат консолидации представлен на рис. 27.о, а д Р
рис. 27.9.
доуммте^ная Подробнее о структурах Excel можно узнать в главе 26.
информация
5.
6,
7.
8.
576
Часть /V. Дополнительные возможности Е*се
С О
код товара Яне Фее Мар
, Регион2 5 344 5 211 5 526
г [ 5 А-402 5 344 5211 5 526
И" , РегионЗ 3 301 3 478 3 453
Г' 5 д-407 3 301 3 478 3 453
, регион1 1СОО 1094 1202
Регион2 5000 5 600 5 451
г РегионЗ 3 224 3 246 3000
9 А-401 9 224 9940 9 653
г . 10 регион! 1188 1 324 1236
1 Х1 д-403 1188 1324 1236
12 Регион! 1212 1002 1018
13 Регион2 5 436 5 350 5 210
Х4 Д-404 6 648 6 352 6228
г • 15 Регион! 1173 1116 1110
1 16 д-409 , 1173 1116 1110
г. 17 Регион! 1298 1218 1467
1 13 А-412 1298 1218 1467
г ,9 Регион2 5 336 5 358 5 653
1 20 А-408 5 336 5 358 5 653
г • 21 Регион2 5 278 5 676 5 257
1 22 А-490 5 278 5 676 5 257
23! Регион! 1217 1346 1006
24 Регион2 5 497 5 266 5 611
__ 25 А-415 6 714 6 612 6 617
г • 26 Регион! 1285 1054 1298
27 А-503 1285 1054 1298
V ж
L 28 Регион! 1192 1408 1010
.1 2 А 8 г
+ 1 Код товара 3 А-402 Яче Фев иаэ
5 Д-407 ь М4 5 211 5 526
+ ; '3 Д-401 3 301 3 478 3 453
+ ' 31 А-403 9 224 9940 9 653
+ *- 4-404 1188 1 324 1236
, + 1 -г ! А-409 6648 6 352 6 223
+ ! А-412 ; Ю А-408 1173 1298 1 116 1218 1115
+ 22 Д-490 5 336 5 358 5 653
+ + + + ' + ! 25 А-415 ; 27 А-503 ’ 19 Д-5Ц , 31 А-502 ! 33 А-505 ; 35 Д-515 ' 3? А-405 5 278 6 714 1285 1192 5626 5 497 5 374 3299 5 676 6612 1054 1408 5 517 5 239 5 337 3 221 5 257 6617 1298 1010 5564 5 346 5443 3 039
i 39 А-406 3 263 3 255 3 282
1Д1 А-512 3 023 3 217 3218
i 43 А-514 ЗОН 3 024 3177
. 45 А-523 8806 8 851 8 676
+ ; 4g Д-533 i 3 447 3 252 3 327
+ : 50 А-535 3 074 3 026 3 426
+ 1 54 А-536 10 243 9 942 10 605
। 55 .
Рис. 27.8. Результат консолидации
Рис. 27.9. Детализированные данные кон-
солидации
Обновление консолидированных данных
При создании формул консолидации внешние ссылки создаются только на те данные, ко-
торые существовали на момент консолидации. Поэтому, если в исходные рабочие книги до-
бавлены новые строки с данными, консолидация этих данных должна быть выполнена зано-
во. К счастью, параметры консолидации сохраняются в рабочей книге, содержащей консоли-
дированные данные, и их можно использовать для повторной консолидации. (Вот почему ре-
комендуется выделять в исходных книгах больший диапазон, чем диапазон, содержащий
только данные, — см. п. 3 в описанной выше последовательности данных.)
Excel запоминает ссылки, введенные вами в диалоговом окне Консолидация, сохраняя их
в рабочей книге. Таким образом, если вы хотите обновить консолидацию, вам нет необходимо-
сти вводить ссылки повторно. Достаточно открыть диалоговое окно Консолидация, проверить,
правильно ли указаны диапазоны с исходными данными, и щелкнуть на кнопке ОК.
Дополнительные сведения о консолидации
Программа Excel очень универсальна в том, что касается исходных файлов для консоли-
дации. Можно консолидировать данные, используя следующие исто
• открытые рабочие книги; «а чтобы
закрытые рабочие книги (для этого следует ССЫ^ о рогового окна Кон-
сти в нее имя файла, можно воспользоваться кнопкой ио р
солидация); консолидация.
та же рабочая книга, в которой созд
^Лава 27. Связывание и консолидация данных
577
смекты в одной операции «онСОЛ1
яТЬ любые эти элемент0 следует Иметь в ци
комбинировать л ^вии с заги и Январь не совпадав Ч
ц конечно, мо а иЫПолняется в соо л0Вки поэтому заголовки д^Ч
Если консол^»^ например, регис^ распоУлагаться ' V
они должны полн осуществляется । заголовки ИСХОдных ДиапазоНа^0з11>-
сравнение заголо ^енТИчными. Кр одинак лаЖОК Создавать связи
иРАПРЕЛЬ ^7’ТХательно установить е будет с И(,
НОМЕТлРиТдиХовом окне Консоли^^с03давать формУД^ й3 ИСХОДНых рабочих
ЕС L панными. то Excel не буД даННые обноВлены автоматически, и?
'“едаг:»"ь "аз~и пои°^
„3„ен»«ЛО№Н«”^^ ь
₽а6оч=:-
0Р Если в АИ»»ГО»°“ Х»асг Хов В ™Ю 26'
нь»ми даннымиЛО Е I с помоШЬ1о
и с ней можно будет Р
578
Часть IV. Дополнительные возмо
хносТИ
gxcel и Интернет
ГЛАВА
(( егодня практически каждый человек
компьютер, имеет доступ к Интерн^ Укаг Wo есть
пользователей сеть Интернет стала нела^ МИллионов
обмена и получения инфорМации Ехсе1 ^НИмым средством
стью представлять данные из рабочих кн ЗДает в°зможно-
рый обеспечивает использование их в И В Т°М ВИде’ КОт°-
имеет средства для поддержки процесса извлек ЭЛКЖе
информации из Интернета. В этой глав нужной
программа Excel может работать с Интернетом^'82^' Как
На заметку
В комплекте Microsoft Office 2010 имеются онлайн-
версии четырех приложений: Excel, Word, PowerPoint
и OneNote. Эти приложения можно запускать прямо из
веб-обозревателя. Онлайн-версия Excel не является те-
мой этой главы и она не описана в этой книге. Эта глава
посвящена описанию возможностей работа с Интернет
стандартной версии Excel.
В этой главе...
Как Excel работает с HTML
О веб-форматах
Открытие HTML-файлов
Гиперссылки
Использование
веб-запросов
Дополнительные
возможности работы
с Интернетом.
Как Excel работает с HTML
HTML является языком представления информации в сети
Интернет. При работе веб-документы, как правило, отобра-
жаются в вашем обозревателе в формате HTML. HTML-файл
состоит собственно из информации, представленной в виде
текста, а также из специальных тегов, которые указывают, ка-
ким образом этот текст должен быть отформатирован. Обо-
зреватель интерпретирует теги, применяет форматирование
и затем отображает информацию.
О веб-форматах
Для того чтобы можно было бы просматривать рабочую
книгу Excel в Интернете, ее следует сохранить в одном из
следующих форматов.
Сохранение в формате HTML. Сохранение в этом
формате создает статическую веб-страницу, а также
папку, содержащую файлы поддержки в страниц
Th как на основе целой рабочей книги, так и
HTML-файл можно создать H0(Je
дельного рабочего листа. отдеЛьного файла. В результате такОг
Сохранение веб-страницы в »ва (файл с расширением .mht
ния создается файл в форм -.-осматривать такие файлы. ’Чц,'
Не все обозреватели позволяют р )
Не все ооозр я абочих книг рассмотрены в сл
Перечисленные возможности сохр g использоваться рабочая книга с дв Разд
лах. В качестве примеров в этих раздел л таблица и диаграмма. На рис. э/?51
ми. на каждой из которых содержит п°*<аза
один из этих рабочих листов. предназначены только для отображения "
Обратите внимание на то, что j * интерактивными файлами. Других с
ШЬЮ веб-обозревател». Эти врем" просмотра файла. ДРУГИМ“
пользователь не может вносить изм ,
с длится на прилагаемом к книге компакт-диске.
Данная рабочая книга находится на р
Ha CD-ROM
>чая книга, которая
охранена в веб-фор.матах
580
‘/асть /V. Дополнительные возможности &се1
СозДаНие HTML-файла
ДЛЯ
1.
2.
3.
4.
5.
сохранения рабочей книги в формате HTML
(Необязательно, но рекомендуется Т с ВЫП0Лните следующие действия.
нОго файла Excel. Храните рабочую книгу в формате обыч-
Вь1берите команду ФайлОСохранить как
в диалоговом окне Сохранение документа в
файла выберите опцию Веб-страница (* ht * к раскрываюшемся списке Тип
Задайте режим сохранения (Всю книгу или Вадел^ное- лист.
Задайте имя файла и его размещение }
6. Щелкните на кнопке Сохранить, чтобы создать НТМТ * - г ,
бразить предупреждение о том, что некото ШМЪ-фаил. Excel может ото-
вместимы с форматом веб-странии Это пп» РЫС возможности рабочей книги не со-
р Дупреждение можно проигнорировать
Несмотря на то, что Excel может открывать созданные htmi
иание' мации будет потеряна. Например тепякпго HTML-файлы, существенная часть инфор-
Вни ческих графических изображений Поэтому " ДИЭГраММЫ' отобРажаемые в виде стэти-
ппелставление позлнар п«омт„ °Му’ еСЛИ планиРУется вносить изменения в данные и их
представление позднее, обязательно сохраните «опию файла в вдвартвом формате Excel.
на рис. 28.2 показан первый лист рабочей книги в обозревателе Интернета. Отметим, что
внизу страницы имеются ярлычки листов, поэтому вы можете открывать любой лист точно
так же, как вы делаете это в Excel.
Кроме самого файла Веб - страница! .htm. Excel также создает папку Веб-
страница! . files. Эта папка содержит дополнительные файлы, которые необходимы для
поддержки HTML-файла. Поэтому, если вы планируете перенести такой файл на веб-сервер,
не забудьте также перенести и эту папку.
Создание отдельного файла веб-страницы
В предыдущем разделе говорилось о том, что при создании HTML-файла также создается
папка с дополнительными файлами.
Процедура создания веб-страницы, использующей в своей работе один файл, практически
аналогична предыдущей, за исключением п. 3 — выберите из раскрывающегося списка Со-
хранение документа^Тип файла опцию Веб-страница в одном файле (*.mht; Lmhtml).
В обозревателе Microsoft Internet Explorer первый лист рабочей книги будет иметь такой
вид, как показано на рис. 28.3.
Как я упоминал ранее, не все обозреватели имеют возможность работать с файлами типа мнтм.
Внимание! Дна обозревателя, которые имеют такую возможность, - это Microsoft Internet Explorer (IE) и Op-
era. Для других обозревателей (например, Firefox и Google Chrome) для работы с такими файла-
ми могут потребоваться дополнительные надстройки.
При сохранении рабочих книг в формате HTML имеются дополнительные опции для настройки веб-документов.
Для доступа к ним в диалоговом окне Сохранение документа щелкните на кнопке Сервис и в открывшем^
ся меню выберите команду Параметры веб-документа. В результате
<*но. Из этого диалогового окна можно управлять определенными аспектами
обозревателя (только для Internet Explorer), разрешением монитора и шрифтами. В большинсгвеа^ии уста
ным в будущем. (Описания этих опций можно найти в справочной системе
глава 28. Excel и Интернет
581
Знакомство
с|,НтеРн
Текущий год
Продажи по регионам
Рис. 28.2 >тр HTML-файла в обозревателе Интернета
Открытие HTML-файлов
и™’^Х °Т'МТЬ большинство HTML-файлов, содержащихся на локальных дисках
мента найлт-В^Хм -к^андУФайл ^Открыть и в диалоговом окне Открытие доку-
роватьадпес ивст'пнт” ‘ Е‘"’и.Файл Размещен на веб-сервере, необходимо скопи-
Как код HTML бЛет0 В П°Ле МЯ Файла рогового окна Открытие документа.
файл^ХХ3аТе С“Ь —.Иногда HTML-
сходства с обозревателем Интернета весьма В °бозревателе Интернета. В других случаях
HTML-файла использовалось CSS) Л° ,осооеипо- если ПРИ создании макета
по совавшись обычными средствам|ГЕхсеГ)0ТаТЬ ° содержащейся в нем информацией, вос-
стании веб-запросоГо KOTopbixTe^0^^3 Веб'сервеРе HTML-файла заключается в нс-
вание веб- запросов”). Ь ПОИ 1ег R •>той глава дальше (см. раздел “Использо-
582
Часть IV. Дополнительные возможности £хсе^
Продажи по регионам
Рис. 28.3. Просмотр MHTM-файла в обозревателе Интернета
Гиперссылки
Гиперссылку можно представить себе как кнопку, щелчок на которой позволяет быст-
ро переходить к другой рабочей книге или к другому документу. При этом файлы могут
находиться на вашем компьютере, на компьютере в локальной сети или в Интернете На-
пример, для рабочей книги с несколькими рабочими листами можно создать лист
“Содержание”, с которого с помощью гиперссылок можно было бы переходить на другие
листы рабочей книги (или можно вставить гиперссылку на веб-страницу в стандартном
веб-обозревателе).
Вставка гиперссылок
Гиперссылки можно создавать из текста ячейки или графических объектов, таких как
Фигуры или рисунки. Чтобы создать гиперссылку на основе текста содержащегося
в ячейке, выберите команду ВставкаЧ>Ссылки^Гиперссылка (или нажмите комбина-
цию клавиш <Ctrl+K>). Откроется диалоговое окно Вставка гиперссылки, покатанное
на рис. 28.4.
^лава 28. Excel и Интернет
I
OK 1 A
— ----J _ Отмене
1.......... вставка гиперссылки
Рис 28 4. Диалоговое окно Вставка а
ПЙ панели Связать с щелкните на той кнопке, котоп
В этом диалоговом окне в лево МоЖНО создавать гиперссылки на существую С°'
ответствует создаваемому типу Интепнете, ячейки в открытой рабочей книге
файл на жестком диске, веб-^аНИ“У^тРь гиперссылки, которые будут содержат На
’ вь,йдоЧ™т. файлРа, к которому вь, хотите под^*'
“ — °К- °
создаст гиперссылку в активной ячейке.
На рис 98.5 представлен рабочий лист с гиперссылками, работающими как содерЖание
рабочей книги. Щелчок на ссылке активизирует рабочий лист рабочей книги. В примере так.
же показан адрес электронной почты, после щелчка на котором активизируется стандартная
почтовая программа.
Вид гиперссылок управляется двумя стилями из галереи стилей. Стиль Гиперссылка
управляет гиперссылками, на которых не было щелчка, а стиль Открывавшейся гипер-
ссылка управляет видом гиперссылок, на которых щелчок был сделан. Для того чтобы изме-
нить вид ваших гиперссылок, измените один из стилей или сразу оба стиля. Информацию
о применении и внесении изменений в стили документов можно почерпнуть в главе 6.
Добавление гиперссылки к графическому объекту (например, созданному с помощью ин-
струментов рисования Excel) осуществляется точно так же. Выделите графический объект
и выберите команду Вставка^Связи^Гиперссылка. Откроется диалоговое окно Вставка
гиперссылки, описанное выше. Выполните те же действия, что и при назначении гиперссыл-
ки ячейке рабочего листа. (О графических объектах можно узнать подробнее в главе 22.)
Использование гиперссылок
При работе с гиперссылками необходимо помнить, что Excel ведет себя точно так же, как
обозреватель Интернета. Если щелкнуть на гиперссылке, то связанный документ заменит те
кущий, займет то же самое окно и будет иметь те же размеры. Документ, который содержит
гиперссылку, будет скрыт.
584
Часть IV. Дополнительные возможности Е*с
A
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Содержание рабочей книги
№ перехода к дани « И
Р-ионУщелХнаПО°П₽еЯеЛеННО*'У
соответствющей
гиперссылке
Регион 1'
Регион 2'
Регион 3'
Регион 4'
Регион 5'
Лбтор Н. В. Снежно
—5nezhko^>abvfid.com
Рис. 28.5. Гиперсвязи в рабочей книге
Совет
✓
Для выбора мышью ячеек с гипеосвязью /но nonav^n „„
- рьвязью (не переходя по гиперссылке) переместите курсор мы-
ши на ячейку, щелкните и держите в таком положении на протяжении секунды или д^затем
отпустите мышь. Кроме того, можно активизировать соседнюю ячейку и с помощью клавиш
управления курсором выбрать ячейку, содержащую гиперссылку.
Если навести курсор мыши на графический объект, содержащий гиперссылку, маркер
мыши примет форму руки. Для того чтобы перейти по ссылке, наведите курсор на графиче-
ский объект и щелкните на нем.
Если гиперссылка содержит адрес электронной почты, то после щелчка на ней откроется
установленный по умолчанию почтовый клиент, используя который можно отправить пись-
мо по электронной почте.
Использование веб-запросов
С помощью веб-запросов Excel позволяет извлекать данные из документов в формате
HTML Эти данные будут перенесены в рабочую книгу, после чего ними можно манипулиро-
вать так же, как с обычными данными. Веб-запросы особенно полезны для данных, которые
часто модифицируются, например для биржевых квот.
Термин “веб-запрос” здесь неоднозначен. Вы можете выполнить веб-запрос к локальному
HTML-файлу, к файлу, хранящемуся на сервере в локальной сети, или файлу, хранящемуся
на веб-серврере в сети Интернет. Для того чтобы получить информацию с веб-сервера, необ-
ходимо подключиться к Интернету. После выбора информации Интернет-соединение не обя-
зательно должно оставаться подключенным (если нет необходимости обновлять запрос).
/ Преимущество веб-запросов в том, что для извлечения данных нет необходимости открывать
'На замет*У файлы HTML в Excel. 1
Еще одно преимущество веб-запросов (как и запросов к базам данных) заключается в том,
что данные, извлеченные с помощью этих запросов, можно обновлять, для того чтобы иметь
самые свежие данные с веб-страницы.
Глава 2ft Excel и Интернет
585
I.
,сяе,1у1ощие действия.
-.......°.....
Х" >................. ,р
,.е1о окна можно М«Н**> - ^страницы или файла HTML, Ktn
Сн (Ча.м ук.ЖН’с адрес ”^lilB)loii сети либо на локальном или cV1^’’М<%
нахе апься в 11н гернсе. wN помечены стрелкой в желтом квадрате М
ком диске. Вее мблины да > импортировать. Для ЭТОГО в лев0-
Ввтбериге х желтых стрелках, которые прсде,а
окно щелкните "» '“<нь1< К«Х
tauлицу импоитируемых данных. Дли этого в Ди
Можно •?*’яп'„оса'щелкниге и» кнопке Параметры, в 01к
окне Создание веб'»"Р°“ ве6-3эпроса установите нужные парам
диалоговом окне Нас р щелкните на кнопке ОК. чтобы oep,lv Цт-
мл.Л «м"'^"’’е,сЫОзДан№ веб-запроса. к
.„итоговому окну даш1ь1е шелк11ите па кнопке Импорт
5. После юго как вы ' ИмпОпТ данных с вопросом о том, куда Пом
о. о.кроете» ,,'х™'™“,’кукажите их будущее местоположение на листе „
,""а кХ'оК Excel выполнит веб-заирос. поместив извлеченные данные на ра£
чин лист.
'М
«Си
2 . h, .i то. « ос окно Создание веб-запроса
Часть /V. Дополнительные возможности
,.осяе выполнения веб-запроса можно изменить «
''е любую ячейку с данными, полученными с ”Т°РЬ'С СГ° ”*Ра^РЫ- Для э.о.о вы
кнопкой мыши и выберите в контекстном м Г*’*’ щелкните на ней
< После выполнения этой команды откроется ™ ’ К°Ма"Ду Свойства диапазона дан-
НЬ пиа (рис- 2И-7). в котором можно сделать необЛ ,?Г°В°е °К"° Свойства внешнего диа-
Па3° активизации обновления в любое время * ycTaHO*™-
•же диапазона данных и выберите Обновить Л-н НИ1С пРавой кнопкой мыши на любой
яЧ ,еиЫ самым актуальным содержимым веб-стпа^ ' Вашей рабочей границы будут за-
i^eiucl нянины.
. j ЦИФР- код 36 A UO 1 Австралийский да/.
) 944 AZ* X Азербайджанский манат 27.4СИ
3 51 АМО 1000 Армянских драмов 363552
Л 974 BYR 1000 Белорусских рублей «3 П71
5 975 BGN 1 Болгарский дев 10.2299
б 986 BRL Бразильский рмл
346 HUF 100 1000 10 1 Ьенгерскмж фсринтое """ Вон Республики Корея Датских крон Доллар США
н10- 410 208 840 KRW окк USD Oip*aam»w мгвхль
< '1 978 EUR 1 Евро Р *>S‘***b*4>e*wWW xiet*. Г
I 356 tNR 100 Индийских рупий
! в 398 KZT 100 Казахских тенге ^6**м»1йнне М|м»м -
h 124 CAD 1 Канадский доллар •Р Фонсж* QfrKJW»**-
417 KGS 100 Киргизских сомов * те***0₽т*<«ждыв [
i!16 156 CNY 10 Китайских юаней Г о6но»л>м«1В f(>, JtrbertWi
! и 428 LVL 1 Латвийский лат г
; 1» 440 LTL 1 Литовский лит
Г 20' 498 946 MDL RON 10 10 Молдавских леев Новых румынских леев Г ... г f ' Р а₽тофор*«т Д1—„г
11 !: 22 934 TMT 1 Новый туркменский манат р ЗМЛТЬ ГПдИбм
Г 23 578 NOK 10 Норвежских крон Сс»ы гдм»»4вгг»о Стры г (РЧЛАЮНГ irwwenuii
24 985 PLN 10 Польских ЗЛОТЫХ *** А ламель МОЬыг- ГГ[хжк И YAmrt ' VUJPL-FVXJW»»
Ра 960 XDR 1 СД? (специальные права заик- иоам стрскк и ьФстт*- диУ-i
; 26 702 SGD 1 Сингапурский доллар x»j»vtTb сущьсгьиощт и удпгг-ь rw-T’w’
!' 27 972 TJS 10 Таджикских сомони Г" {агюя»»гт* СОС«М**| СИЛСМЖ
!’ 2В 949 TRY 1 Турецкая лира
;! 29 860 UZS 1000 Узбекских сумов l_£.J
h ВО 980 UAH 10 Украинских гривен 35, И4
Рис. 28.7. Диалоговое окно Свойства внешнего диапазона
Дополнительные возможности работы
с Интернетом
В этом разделе будут вкратце описаны дополнительные возможности Excel для работы
в сети Интернет. Получить доступ к ним можно из вкладки Общий доступ в представлении
Backstage (задав для этого команду Файл^Общий доступ). Общий доступ можно предос-
тавить следующим образом.
Отправить ПО электронной почте: позволяет отправить активную рабочую книгу по
электронной почте одному и более получателей. Файл может быть рабочей книгой,
файлом в PDF-формате или файлом в XPS-формате. Если рабочая книга сохранена
в общедоступном месте, достаточно отправить только ссылку на файл (а не сам фаилЕ
Дополнительная опция позволяет отправлять рабочие книги факсом (если на вашей
системе развернут служба рассылки факсов).
Глава 28. Excel и Интернет
587
Опубликовать на Excel Services: для Excel Services также требуется
Point.
- записи У провайдера фаиЛОйОго
SKyD„e: ..Р'
• w^s
у -
• сохраХ tC»o7^‘^aTP
СХ у«т° Г ...—- серве₽ **
К серверу shateР°1 _ "
эстъ IV. Дополнительные возможности
обмен данными
с другими
приложениями
Большинство Windows-приложений в настоящее время
разрабатывается с возможностью одновременной ра-
боты с ними нескольких пользователей. Эти програм-
мы имеют общий стиль и характеризуются общими приемами
работы с ними, и распределять данные между ними обычно не
составляет большого труда.
Excel позволяет импортировать и экспортировать файлы
данных самых разнообразных типов. Кроме возможности со-
вместной работы с файлами в Excel, вы можете передавать
данные в различные приложения Windows и получать их,
воспользовавшись для этого такими методами.
Копирование и вставка с помощью буфера обмена
Windows или буфера обмена Office. При копировании
и вставке информации создается статическая копия
данных.
Создание связи таким образом, чтобы все последую-
щие изменения в исходных данных отображались в до-
кументе, где эти связи используются.
Вложение целого объекта из одного приложения в до-
кумент другого приложения.
Хороший пример — приложения пакета Microsoft Office.
Эти программы имеют общий стиль и, кроме того, позволяют
довольно просто обмениваться данными. В этой главе рас-
сматривается, как можно использовать другие приложения во
время работы в Excel и как использовать Excel во время рабо-
ты с другими приложениями.
Копирование и вставка
Данных
Скопировать информацию из одного приложения Windows
в Другое достаточно просто. Приложение, из которого копиру
ГЛАВА
В этой главе...
Копирование и вставка
данных
Копирование данных
из Excel в Word
Внедрение объектов
на рабочий лист Excel
Внедрение объектов Excel
в документ Word
. (или приложение.м-испючникоЛ1)
тага,«-^^^^”ая'““<или ’’’"^’^££•4
,. '..и™ нпся данные, назы >
в которое ko(ihp>k’ivh л и)
или вырезанная информация помещается как в бчгы,
пр. работ . "Р— Ю W,nd0WS'
Wndows. га, , . буфер <*“« несколько раз. о»,
ста «да»., поэтом» ИХ можно "««'О» элемент е одно и та хе время, следователь^
Буф» лдаа **»* буфера обмена будет заменено, в отлИЧие 0^«».
пировать или вырезать что-то е«е'12₽ое “Мниться до 24 фрагментов информации. Буфе
X»««>0 “*“'"|ЮЮ1ЬЯИФРаГМе™ «
fice доступен из всех приложенииiMI Powerpoint. Ри
, .... и оятрм все это вставив
из ОДНОГО приложения в другое, выполните ряд де-
1еИц
Активизнруйте окно документа-источника, в котором содержится пе»^
хта ь™«Р»“"™д^*₽’“ф“рмапню, используя мышь или клавиатуру.
Выделите не _ является приложением Office 2010, то выберИТе
ЕСкдт"₽ГлХ"я«Буфер обменаФКопироеать. Во многих других приложо,£
тугого иХьзуегоя команда Правка^Копировать. Во многих случаях № *
Хо—" буфер “бменв достаточно нажать комбинацию клавиш <Ctrt+c>.
Ори выполнении п.З в лрилохении-исданике вместо копи(Ювания можно выбрать
Главная^ Буфер обмена^Вырезать (или Правка^>Вырезать). В результате отме
ценные данные после помещения их в буфер обмена будут удалены из приложения-источника,
/
4. Активизируйте приложение-приемник. Если оно закрыто, откройте его, это не по-
влияет на содержимое буфера обмена.
Перейдите к нужной позиции в приложении-приемнике (к месту, куда нужно
вставить данные).
Если приложение-приемник является приложением Office 2010, то выберите ко-
манду Главная1^ Буфер обменам Вставить. Во многих других приложениях доя
этого используется команда ПравкамВставить или комбинация клавиш <Ctrl+V>.
Если содержимое буфера обмена не может быть вставлено, то команда Вставить будет
выделена серым цветом (т.е. недоступна). В некоторых ситуациях можно воспользо-
ваться командой Главная^Буфер обмена^Вставить^Специальная вставка (или
Правка^Специальная вставка), чтобы открыть диалоговое окно с множеством па-
раметров вставки.
Если повторить п. 3 в любом приложении Microsoft Office, то автоматически откроется панель за-
дач Буфер обмена. Если панель задач автоматически не открылась, щелкните на кнопке от-
крытия диалогового окна в группе ГлавнаяФБуфер обмена. Управлять появлением этой
панели можно с помощью кнопки Параметры, расположенной внизу буфера обмена Office-
О буфере обмена Office можно подробнее узнать в главе 4.
таблицы из Excel и затем все зга —
Для того чтобы скопировать данные
1.
2.
3.
Совет
5.
6.
На заметку
Дополнительная
информация
590
Часть /У. Дополнительные возможности
Копирование даннь|х
Цаше всего для работы иСПольз Q УУ0Г(1
, текстового процессора. В этом «•> к°мбинаиии , М
’ Microsoft Word при копировании^/^’0 °Пись'наются У* ПрогРа*м'- ыею-оонн - -
Word, большая часть информации нсг« ДанНых Excel x"" С85Вей’ *огоры<Гможж»'а° ’И11Ь’
данные из Excel в Word можно --
0 Как статическую инфОрма У я Сг1°собами. Ношении PowerPoint
разится на скопированных даТныЛТ Даниь'е « Excel
Как связь. Если данные в Ехе 8 Мсн*тся. то это никак не от-
ванных данных в Word. ° ИЗМен»тся, то эти
Самые разнообразные возможности СНИЯ На СКопиРо-
ске Вставка группы Главная^БуфДВ<?ВКИ в Word можно н -
предлагает диалоговое окно СпецИаП? Мена W°rd. Различии.*?1 ” раекРь,вающемсЯ спи-
Главная^Буфер обмена^ВставХТ ВСТа8(^ в WoT"™ вставки в
Ес» в Word т тжт ить^Спемиальная ‘ W"d с
ГГХХЬг„авная.Буфер о6.
/На заметку
Вставка статических данных
Далеко не всегда требуется устанавливать связь при копировании данных. Например, ес-
ли нужно подготовить отчет в текстовом процессоре и необходимо вставить таблицу данных
из рабочего листа Excel, то нет никакой неооходимости устанавливать связь. Чтобы вставить
диапазон ячеек Excel в Word как статические данные, выделите и скопируйте в Excel этот
диапазон ячеек, перейдите в Word и выберите команду Главная1^ Буфер обмена^
Вставить (или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+V>). Скопированный диапазон будет
вставлен в Word как таблица без установки связи с рабочей книгой Excel.
При вставке информации из Excel в документ Word программа Word 2010 выведет на экран
Новинка Панель параметров вставки, показанную на рис. 29.1, позволяющую выбирать формати-
рование для вставляемой информации.
Для управления процессом вставки используется диалоговое окно Специальная встав-
ка. На рис. 29.2 показано это окно, когда в Excel скопирован диапазон ячеек. После выбора
одной из опций вставки скопированные данные будут вставлены в документ ог лет созда
ния связи (если вы не установили переключатель Связать).
Диалоговое окно Специальная вставка Word предлагает следующие варианты вставки
скопированного диапазона ячеек.
Двоими. 1й лист Microsoft Office Excel (объект). Вставленный диапазон ячеек можно
редактировать так же как в Excel. После двойного щелчка на вставленном диапазон,,
редактировать так же, как й гпмзнл Excel. Подроонее об этом — далее,
лента команд Word будет заменена лен ' '
в разделе “Внедрение объектов Excel в документ
r г „.тппкга'я как таблица с сохранением неко-
Текст в формате RTF. Диапазон ячеек вставляется
торых атрибутов форматирования.
Глава 29. Обмен данными с другими приложениями
591
KoATOejpJ» Я ней феей Марй п
1. 1- 1-
А-401А 000-й 1- 094-И 1- 202-й 1- о
А-4ОЗИ 188-й 1- 212-Й 1- 324-И 1- 236-й 1- а
А-404И 002-й 1- 018-й 1- с
А-409Й 173-й 1- 116-И 1- 110-й 1- о
А-412И 298-й 1- 218-й 1- 467-И 1- а
А-415И 217-й 346-й 006-й
1- 1- 1- с
А-503И 285-й 054-й 298-й
1- 1- 1- а
А-511И 192-й 408-й 010-й
1- 1- 1- а
А-536В И 202-И 544-й 732-И ?* 1тТ) - (Тлрлмгтры в<тайки: д Ёставка по умолчание
-------J
в доку-
Рис. 29.1. Панель параметров вставки появляется при вставке данных Excel 2010
чент Word 2010
К2гюцивльная вставка
Истохк; (Ыст Mkrosoft Excel
Sheen ШК1Я10С4
гид* хач- .:
Мк:______________________
Лис г MkiosuH t.<cel (объект)
Текст в формате RTF
Неформатированная текст
Точечи>|й рисунок
Мет
in Windows (EMF
Текст в кодировке Юникод
^в»угы*т -
гак текста в формате HTMl.
„ I ОК ] ^^>tmoh«L
пировании в Excel еиапа^аячеек^^ вСтавКа Word пРи ко'
592
Часть IV. Дополнительные возможности Е*се
;VW встаи*и скопированной
0 реформа тирован,„э1Й |С|<
форматирования. при этом ’ *С,анл«стся
0 рисунок (метафайл Windows) д^ (П^'^Х‘другИНф°РМа,’ИЯ
« 1>“еу..оК. Д11а,'“«» «Чем, встав,,Ар>"‘ ^Улжимй.
„ рисунок (мет «файл Wi„,|„Ws __ ") ”«*.« как ри^’«
* формат HTML. Диапазон яче,- Диапазон ячеек ис-
тов форматирования. к Вста»ляется как табли анлястс» как рисунок.
0 Текст в кодировке Юникод п . С С°хранснием всех атрибу-
форматирования, при ттМР ' Истав-”яется непКм г
Есл„ скопировали „ Нхсе) “-»
word предаагаст другие варианты Вета«и““У'™ *™м« окоо с " У ‘"и“еИ
когда в Excel скопирована диаграмма ВагЛ^ ^''Раммы. На р ° ^иальная вставка
диаграммы, перечислены ниже. 4Рианты, предлагаемые н^ав"?.Ка3аН° 310 окно’
« Диаграмма Microsoft OfFice FXcel ( е
тировать так же, как в Excel ju ‘ ’о0ье,п)- Вставленную Лия™
команд Word 6удет ^^ -«а ва
Рисунок (метафайл Windows). Лиа.
Точечный рисунок. диа11,амш ю^2^ПЫ'аС' “ РИСуН"К
Метафайл Windows (EMF) Лиоп ак растРовое изображение
рисунок «ИК>. Диагрвыыв’^Х^Х"" РИС>"“'
Рисунок (PNC). Диаграмма вставляете, °6ражс||и'» GIF.
. Рисунок (JPEG). Диаграмма ™
Графический объект Microsoft Office в РаЖСНИ'’ *°рмате JPEG
с диапазоном Excel, ее можно редакташватк « w Тп диаграмма сохраняет связь
ст ваяется с помощ-о команды Главная^Буфер X^XaX*°₽M“Ta
Специальная вставка
Источник: Диаграииа Microsoft Excel
L: (Chapter 28\8е6-страниц«1 .Ыпт'Твкуший
* <•" вставить:
! ' Сватать:
Как: .
Диаграмма Fterosoft Excel (объект)
Точечный рисунок
Метафайл Windows (EMF)
Рисунок(GIF)
Рисунок (PNG)
Рисунок(JPEG)
4
Ретупьтат
учу. Вставка содержимого буфера обмена к« фх'ур.
Рис. 29.3. Диалоговое окно Специальная вставка Word при копи-
ровании в Excel диаграммы
Лавэ Обмен данными с другими приложениями
593
Л «те установить связь с докуМе
₽йиЮ.10 ЛУ г использованием опции СВч®м-
_ ^.ойКа СО С®* аТ измене^^ение нИй в документ-истоЧцИк^ 1
ВСТЗВК е подл‘ лены» несении коЛЬко секунд). ЛучЩий
сети копира если дан*^ *стэе^ *РЙ задержк°и в ложенИя на экран, внести и^'
Т «спеии^’е („03*0*^ вывестн тея в докумеНте-„рием, «
нового окна прнеМйВ^' деле.-® как о«и° меТОд? Например, при разраб_
® «0 н^аТЬ ’’адобит^» ^„„требоваться информация о ц
S »Г»крИ'Ь,Х.«»ЧИ‘*’< «М"»" Wd ваШИМ У v'ord«
£.»« ’ да8У“ ^««ЛЬЯХ ре^у^’ в том. «о в ваших предложениях
ПР“ ИКВ г „спояьзо»"”" Je Ех«г )нть 7»^““ с ,
"^"Сит”» » Р36С«1“ ния в Ра6ОЧСМ ЛйСТе ₽е“Т*
ь-<тторая кра „ „цмрои пенье Изменен^
нужной ^“амые "°с“еЛ*“диосторо»“е“- диалогового окна Специальна,
„ь,оВа^
вставка при ^““е “Хк и например, связь разорвется, ей, „
Стесним вручнро
' "и.
На рис. 29.4 показано диалоговое окно Специальная вставка Word, когда в Excel
пирован диапазон ячеек и переключатель установлен в положение Связать. Отметим,
все варианты вставки, за исключением варианта Метафайл Windows (EMF), доступны
создании связи.
ско-
нто
При
Вставке содержимого буфере обмене как текста е формате HTML.
Вставка святи устанавливает свяэь с файлом данных. Изменения в исходном файле
оу дут автоматически отражаться в документе.
| Отмена |
Сп^ная ecZefa W Т КОпи^^ диаграм
—— ого1 ПеРеключатель я п МЫ также установите в диалогояда'
Тель В положение Связать.
ь IV. Дополнительные возможности
594
Если вы вставляете в Word диаграмму Ех
/•заметку Microsoft Office, то установится связь 0843510 в вардите Графический объект
< . - ма. Все изменения, внесенные в документе данными' основе которых создана диаграм-
форматирование диаграммы или изменение ее и связанные с данными (такие, как
разятся. Однако, выделив в Word диагоамми ТИПа ' на ДивПРамме, вставленной в Word, не от-
с помощью команд вкладки Работа г пиог ’ можете отформатировать ее самостоятельно
с диаграммами.
Для редактирования (или удаления) связи
. манить ссылки на файлы, чтобы откпыть п рите команду ФайлФСведения^
ИЗГдварительно выбрав в списке исходиы/доку^е^0^ °КН° СВЯЗИ (рис‘ 29’5)- Здесь’
пр пК-нув на кнопке Сменить источник или пя^п,» ’ можно изменить документ-источник,
^азы После разрыва связи данные остаются в лЛ™?’ СВЯЗЬ’ Щелкнув на кнопке Разорвать
СВт0чником больше не имеют. енте'исг°чнике, но связи с документом-
ИСТЕсли связь уже разорвана (например, файл-источник
пля того, чтобы задать файл-источник и 6 перенесен или переименован),
СМЕНИТЬ ИСТОЧНИК. восстановить связь, воспользуйтесь кнопкой
Если связь не отображает обновленной инсЬопмяпии а *•
с „оть. обновление шепгыз™ „„ «формации из фаила-источника, вы можете ак-
тивизировать обновление, щелкнув для этого на кнопке Обновить
Связи
' .?! xj
Исходный файл:
Элемент
Ь:\,.Дрегнон1.'.Ьх
L:\...\pen-tOHl.xlsx
SbeetHRlCl :Р .
Sheetl!RlCl:R...
Тип
Ькс
Лист
Авто
Обновить_______|
Открыть источник j
Сменить источи**... |
Разорвать о&язь
Сведения об источнике связи —:-----•
Источник: L:\Chapter 27\регион1.хкх
Элемент: 5heetl!RlCl:R10C4
Тил связи: Лист Microsoft Excel
Способ обновления связи----------—:—
(* автоматически
С по запросу
Г Не обновлять связь
Параметры связи--------------------
Г7 /.ранить ь : -и"-.
Г Сохранять формат при обновлении
Рис. 29.5. Диалоговое окно Связи
Внедрение объектов на рабочий лист
Excel
Метод свтыва„ие а внедрение объектов, иди Object LMmg and Embedding (OLE: потво-
ляет вставлять объекты из других программ и. если необходимо, редактнрова гь их и помо-
рю средств этих программ. В качестве объекта OLE можно выбрать один из перечисленных
ниже элементов.
^лава 29. Обмен данными с другими приложениями
ТеКС1О»ОЧ
. Г vm-нты созданные в других программах. например в
Текстовые документы.
цееч. ре. .„пппажения, созданные в других программах.
Рисунки и векторные изооражения,
ИЗ специального служебного ОЕЕ-приложе,ги
Информация, полученная из ния
Microsoft Equation.
Звуковые файлы.
Файлы, содержащие видеоизображение и анимацию.
Большин, ™» (но не .ее) наиболее важных приложений Windows поддер*
гию OLE. Техника внедрения документов часто используется, когда документы дОлж *н<>Ло.
переданы другим пользователям. Если создан один документ, то отпадает
в пересылке нескольких файлов. Более того, этот способ позволяет избежать прОб^<Ч
рые могут возникнуть из-за разрыва связей. еМ,
Для внедрения объекта в рабочую книгу Excel выберите команду Вставкам т
Вставить объект, чтобы открыть диалоговое окно Вставка объекта. Это окно * е|<стч
вкладки: первая предназначена для создания новых объектов, вторая — для
тов на основе существующих файлов. объек
Внедрение на рабочий лист Excel
документов Word
Чтобы внедрить пустой документ Word, находясь в окне Excel, выберите ком
Текста Вставить объект. В открывшемся диалоговом окне Вставка объекта^ ^Став,<а^
вкладке Новый и из списка Тип объекта выберите Документ Microsoft Office Wn н1Целкните на
В результате на рабочем листе Excel будет создан чистый документ
можно непосредственно вводить текст. Обратите внимание на то чтолентЛ ’ В КотоРЫЙ
“'"Т лентой команд Wort, доступ ю „сем Х™" "Д Excel за.
р доуме,гга- ЛР“ этом слова будут автоматически перенесены на новые °ЖН° И!чеВ1"ь
Для внедрения копии существующего документа \х/огЯ „ овые строки.
на ВВДу Из Йла.^^ХН^Об3:рТнГж °М ВСТЭВКа °бъета
Документ Wonl будет вставлен на рабочий ляст пв„й Л,* 0М Диске на«лите
отооразиг ленту команд Word. ₽ Двойной щелчок на этом докумен^
Ч.
Внедрение других типов документов
Можно внедрять множество различных типов объектов, включая аудио- и видеоклипы,
MIDI-фрагменты и даже целые презентации из Microsoft PowerPoint.
На рис. 29.6 показан аудиофайл в формате MP3, вставленный на рабочий лист. Щелчок на
этом объекте приведет к воспроизведению песни на плеере MP3, установленном по умолчанию.
В пакет Microsoft Office включено несколько приложений, которые могут быть полезны.
Например, в Excel можно внедрить объект Microsoft Equation, в котором в привычном виде
привести формулы, используемые на рабочем листе.
__ Некоторые типы объектов, приведенные в диалоговом окне Вставка объекта, при вставк^т J?
6o*w лист Excel могут оказаться очень удобными и полезными. Если вы не уверены, что позволяет
z лать тот или ином тип объектов, попробуйте вставить его в пустую рабочую книгу и пос^'Т^льно
произойдет. Следует помнить, что не все объекты, перечисленные в диалоговом окне,
могут работать с Excel. Попытка работать с такими файлами может привести к сбою в работе
Дополнительные возможности
й
3
4
, 5
I 6
: 7
8
9
; Ю .
по~„„ык¥мвимяи^^
Королева красоты.гтрЗ
Щелкнув на надписи внизу
рис-
29 6. Файл MP3, внедренный на рабочий лист
Внедрение объектов Excel
в документ Word
Объекты Excel (диапазоны ячеек,
вставить тремя способами.
Диаграммы или целые книги)
в документ Word можно
Скопировать объект Excel и
циальная вставка.
вставить его в Word с помощью диалогового окна Спе-
КрЬ™ существующий Excel в Word с помощью диалогового окна Вставка
объекта.
Создать новую рабочую книгу Excel непосредственно в Word с помощью диалогового
окна Вставка объекта.
Далее мы рассмотрим подробно все эти способы
Внедрение объектов Excel в документ Word
с помощью копирования
В этом примере диапазон ячеек, показанный на рис. 29.7, будет внедрен в документ Word.
Сначала выделите диапазон данных и скопируйте его в буфер обмена. Затем активизиру'йте
(или запустите) Word. Переместите курсор в то место документа Word, куда должна быть встав-
лена таблица. Находясь в окне Word, выберите команду Главная=>Буфер обмена^
Вставить^ Специальная вставка. В диалоговом окне Специальная вставка установите пе-
реключатель в положение Вставить (не Связать!) и выберите объект Лист Microsoft Office
Excel (объект). Щелкните на кнопке ОК, и диапазон будет вставлен в документ Word.
Если дважды щелкнуть на внедренном объекте, лента команд Word будет заменена стан-
дартной лентой команд Excel. Кроме того, на внедренном объекте появятся привычные границы
строк и столбцов Excel. В результате объект можно будет отредактировать прямо на месте, ис-
пользуя команды Excel. На рис. 29.8 показано, как это выглядит. Чтобы восстановить нормаль-
ное состояние документа Word, щелкните в каком-нибудь месте этого документа.
^лава 29. Обмен данными с другими приложениями
597
.в
с .. °
1
А
6
i 9
П
12
: 13
13
' 15
а
c”eZ*oHH*°na< Д12712 Д13168
Регион 1 Регион 2 регион 3 регион 4 Регион 5 регион 6 Регион 7 Регион 8 регион 9 Регион 10 Матвеев Сергей Шаповалов Петр Миловидова Людмила Николаев Юрии Моисеев Борис дановой Николай Лысенко Михаил услонцев Александр Шевченко Анатолии Р1139 01169 613124 Ф1214 С15Ы8 С1287 Л1315 Ф1618 Б1360
Регион 11 ЛапидусИлья Н1117
регион 12 барский Павел
Ы----- ZL» будет внедрен е документ Word
Р.К.29У. Этот диопяои ячеек оу
...нужного объекта не создаются никакие динами,еод.
Помните, что при Рв»"“р™1“ „„ внести изменения а объект, внедренный ,
«язи с источником ’даиных, находящихся на рабочем листе Excel. Внедин:
Ж»’—й №0Р0Г0 °"вм'
а „а Excel в диалоговом окне Word Специальная вставка уп;м„.
Ес.™ при вставке объекта Excel в Д ^кг не будет внедрен в документ Word,
вить переключатель в положение ивн , Поэтому после двойного щелчка на
раХ книга, в которую вы можете внести любые изменения.
Внедрение в Word существующего объекта Excel
Другой способ внедрения XI
команды Вставка^Текст Вс шелкните на кнопке Обзор, найдите нужный
’оП^Хпия рабочей книги будет вста^
В документ Word, при этом связь с файлом Excel не создается.
/ Установив в диалоговом окне Вставка объекта флажок Из файла, вы создадите связь
/назампу с рабочей книгой. В таком случае двойной щелчок на объекте в Word будет активизировать
* таким образом, что вы сможете отредактировать рабочую книгу.
Создание в Word нового объекта Excel
В предыдущем примере существующая книга Excel была внедрена в документ п0.
разделе описано, как создать новый (пустой) объект Excel в документе Word. Это можеГГ нияМц,
лезно. например, при написании отчета, когда вам необходимо вставить таблицу со зна
которых нет ни на одном рабочем листе.
598
Чэсгь IV. Дополнительные возможности
1 РАгмлиШЛ
Демене джер Ц 1ид
[Регион 1 Снежно Николай Л12712
[Регион 2 Матвеев Сергей А13168
;Регион 3 Шаповалов Петр Р1139
(Регион 4 Миловидова Людмила 01169
[Регион 5 -..Николаев Юрий Б13124
!Регион 6 Моисеев Борис Ф1214
(Регион 7 1--- . . .... Лановой Николай С15118
(Регион 8 Г - Лысенко Михаил С1287
[Регион 9 Услонцев Александр Л1315
!Регион_10 Шевченко Анатолий Ф1618
’Регион 11^ Лапидус Илья Б1360
Регион 12 Барский Павел Н1117
Рис. 29.8. Двойной щелчок на внедренном объекте Excel позволяет отредактировать его на месте
Можно вставить обычную таблицу Word, но тогда нельзя будет пользоваться преимуществами
Совет формул и функций Excel, что может существенно облегчить задачу.
Для создания нового объекта Excel в документе Word выберите команду Вставка^
Текста Вставить объект. В открывшемся диалоговом окне Вставка объекта перейдите на
вкладку Новый. В списке Тип объекта выберите опцию Лист Microsoft Office Excel
и щелкните на кнопке ОК.
Word вставит чистый рабочий лист Excel в документ и активизирует его. При этом
У вас будет полный доступ к ленте команд Excel, так что можно свободно вводить в этот
рабочий лист все, что угодно. Когда все действия с рабочим листом будут выполнены.
Щелкните где-нибудь в документе Word. Потом, если понадобится внести какие-либо из-
менения, дважды щелкните на этом объекте.
Есть возможность менять размер объекта, пока он активизирован, перетаскивая маркеры
Управления размером, которые появятся на границах объекта.
Глава 29. Обмен данными с другими приложениями 599
Совместная работа
0Excel
ГЛАВА
Компьютерные сети — одна из существенна
щих эффективной работы с компьютером С ^ВЛЯЮ’
компьютерных сетей пользователи мо^г обмени^
данными, можно также организовать совместную рабо^^ь
шоГО количества специалистов над общим проектом ЕхЛ
несколько средств для обеспечения такого типа кооперХ
пользователей. Данная глава посвящена описанию этих среде™
Если вы работаете в корпоративной сети, желательно
проконсультироваться с сетевым администратором пре-
жде чем использовать средства, описанные в этой главе
/На заметку
Использование Excel в сети
Локальная компьютерная сеть состоит из группы персо-
нальных компьютеров, соединенных между собой через канал
связи. Пользователи сети могут выполнять ряд тяпан
Осуществлять доступ к файлам, находящимся на дру-
гих компьютерах.
Совместно использовать файлы с другими пользовате-
лями.
Предоставлять ресурсы своего компьютера другим
пользователям (например, принтеры или факс-модемы).
Обмениваться информацией друг с другом электрон-
ным способом.
Средства Excel позволяют организовать совместную рабо-
ту группы пользователей над общим проектом.
Ограничение доступа
к файлам
Сети предоставляют возможность распределять информа-
цию, хранящуюся на различных компьютерных системах.
Предоставление общего доступа к файлам по сети имеет два
основных преимущества.
В этой главе...
Использование Excel в сети
Ограничение доступа
к файлам
Общий доступ к рабочим
книгам
Отслеживание исправлений
в рабочей книге
L'Tb В
. „ ЛЯЯЯЬ-»М хранении различных копий файлоп
Огпмаег "e<,o'oW файлов. Например, группа и,,,,
гельских ПК. знуальность файле IOjlb3OB
Гаоантируется постоянная докуМентом. е;1ц
может работать над °ДНИ> типа «клиент-сервер" - определенные к0Мп
у г₽тях - обычно называем у хранящие общедоступные даНц ЮтеРь< иг
i L^oonb файл-серверов. В сетях (безразлично, работаете ли вы в сети тип^’^Х
/ наймом Ф^^х все ПК имеют аналогичные функции).
сервер' или в одноранговой ляЮТ собой многопользовательски
ппограм.мные приложения Р ожений, работающих с базами
Некоторые Р ьшвцсгво проП>“"' ..„„временно с одними и теми
^пользователям |ОТможет^бновлять записи пользовател?аЙЛам,1
„отволлот вОТ?™ одаи пользоват^ м°7 ии дая соста т'«и а
»-Р»й ^аХдвоХ-но попробуют изменить спредер »«
что^роизойдот. если два пользователя ОД р ммное обеспечение баз данных
пись оавовремеюзо? М»»™ПХл”озволяюШим только одному пользователи, „
НО механизмом олокиров определенную запись.
терзал времени вносить изМХ 'пользовательским приложением. Открывая файл Excel Bkt
Однако Excel не является многоп , доступен для других пользователей’ *
тем самым загружаете в памятьWдругому внести измеНения в хранящую *ь'
не сможете предоставить возможн позволит вам открыть и внести изменения в файл *
пию открытого вами Фаил^СЛ пользователем, может произойти следующее.
торын уже был открыт по сети информацию о продажах в файле Excel
Предположим. что ^Гирина собирается добавить в файл данные за Згу „^
который хранится новой информации. 4^“*
ЛЮ “Хзай загружает этот файл себе для того, чтобы исправить ошибки, об„а.
“м на ™ »«“'• ИР”На 3аКрШаеГ СВ°Ю Раб0ТУ “ Z-CBH ФаЙЛ’ ’ "С™“
Николай завершает свою работу над ошибками и закрывает файл. Файл Николая затирает
данные, сохраненные Ириной, и вся ее работа идет насмарку.
Так вот. такой сценарий событий совершенно невозможен, так как Excel использует
в своей работе концепцию ограничения доступа к файлам. Когда Ирина открывает рабочую
книгу продаж, она полностью резервирует за собой этот файл. Затем, когда Николай пробует
открыть этот файл, Excel сообщает ему, что Ирина уже работает с этим файлом. Если он все
же настаивает на его открытии, Excel открывает его только для чтения. Другими словами,
Николай может открыть файл, но не может сохранить его с тем же именем.
На рис 30.1 показано сообщение, которое появится в том случае, если вы делаете попытку
открыть уже открытый кем-то файл.
Рис. 30.1. Диалоговое окно Файл уже используется поя-
вится в том случае, если вы попытаетесь открыть уже ис-
пользуемый кем-то файл
602
1 - - _... - infect
Часть IV. Дополнительные возможности
окно Файл уже испольэуетея ,„„ла„ т
Щелкните на кнопке Отмена, подо- одно из трех действий.
можно связаться с пользователем, ужГзТД^п”"010 И ,,011Р«буйте еще. При лом
испросить его, когда файл освободится, 3арезеРвиР<>вавщим нужный файл за собой.
- щелкните на кнопке Только чтение о-
при этом вы не сможете сохранить измене'ниТГ6 Того’ чтобы прочитать его.
w Щелкните на кнопке Уведомить. В Этом ’°* 'Т Именем
ния. Позднее Excel выводит сообщение ото СЛуЧае открывается только для чте-
вал файл за собой, закончил работу с файлом ЧТ° П0ЛЬ'юватель. который зарезервиро-
На рис. 30.2 показано сообщение, появляющее
открыт в режиме Чтение и запись на вашем ПРИ °свобождении Файла- Если файл бу-
.гвнии каких-либо изменений в версию ппелт ЭКране появится Другое сообщение при
жность отменить свои изменения или сохла,?Ha4eHHyf Т0ЛЬК0 лля чтения- у вас будет
в°зМ° , . .. С°Хранить эт<и файл с новым именем.
Файл стал доступным
Р*А^т»фование’отмеТ.хВ>епелрвэрви^ -J—1
Чтобы открыть его для правки, нажните кнопку "Чтение и мкмОТ !
Рис. 30.2. Дшюгмое окт файп стал Оостутыи вы уп-
Оитг тогда. когда фай, будет доступен д.„ реаактироеа^
Общий доступ к рабочим книгам
Хотя Excel не является многопользовательской программой, она предоставляет возмож-
ность использования так называемых общих рабочих книг. Эта возможность позволяет несколь-
ким пользователям одновременно работать с одной и той же рабочей книгой. При этом в Excel
отслеживаются все изменения и выдаются необходимые рекомендации по устранению проблем.
Вывод предложений по устранению конфликтов в теории может показаться отличным решением
Внимание! проблемы совместного доступа. Но на практике, если с одной общей рабочей книгой работает
достаточно большое количество пользователей, это может сильно раздражать. Более того, это
средство не очень надежно и может привести к некоторым ошибкам. Поэтому следует быть вни-
мательным и как можно чаще создавать резервные копии рабочей книги.
Рабочие книги для совместного использования
Хотя можно назначить любую рабочую книгу в качестве обшей, но это подходит далеко не
для каждой из них. Приведем примеры рабочих книг, которые можно использовать совместно.
Создание проектов. У вас может быть рабочая книга, которая содержит информацию
о состоянии проекта. Если в проекте задействовано много людей, то они смогут вно-
сить изменения в соответствующие части рабочей книги.
Списки клиентов. Эти списки не часто обновляются, но время от времени в них за-
носятся и из них удаляются записи.
Консолидация данных. Можно создать рабочую книгу бюджета, по которой менеджер
каждого отдела будет следить за бюджетом своего отдела. Обычно бюджет каждого от-
дела помещается на отдельном листе, а один лист отводится для консолидации.
^ааа 29. Совместная работа в Excel
Совет
«..йачую книгу для общего доступа, обязате,,,
Если вы хотите открыть рабоч)У рабочие книги Нэт'° иМей
что Excel накладывает немного огран тяпмных с помпт dnPHMeD й
чМ книга не может смержап. (вставленных с "«"ОЩыо КОМа>^ оВ,Ча‘
Таблицы^Таблица).
На работу с общей рабочей книгой наложены некоторые ограничения; в t
разрешается выполнять следующие действия. *асл щс.
Удалять рабочие листы или листы диаграмм. iit.
Вставлять или удалять группы ячеек, однако можно вставлять ИЛи
строки и столбцы. ^^«Ть
Объединять ячейки.
Определять и применять условные форматы.
Устанавливать или изменять ограничения на данные и связанные о
v u ЭТИМ
Вставлять или изменять диаграммы, рисунки, объекты и гиперсвязи °Й,^егщ
Устанавливать или изменясь пароль для отдельных листов или всей
Создавать или изменять сводные таблицы, сценарии, структуры иди Че^
Вставлять формулы дтя автоматического подведения промежуток ТаблиЦы Дацл
Изменять диалоговые окна или команды меню. Ит°г'ов.
Писать (вручную), изменять, просматривать или записывать мак
записывать операции, выполняемые в общей рабочей книге к л росьг- ОдНа
книги, которая не является общей. ’ акРос друГо -
Рабочей
С помощью команды Рецензирование^Изменения^Заиня^
установить защиту общей рабочей книги. Щ ТИть лист можно сн
Вшммяе!
Бели в Excel 2010 вы решили сохранить общую книгу в формате более ранней версии Ех
мате *. xis), то потеряете свойство общей книги и весь журнал внесенных в нее изменений ^°₽
Разрешение на общий доступ к рабочей книге
Чтобы разрешить общий доступ к рабочей книге, необходимо выбрать команду Рецен-
зирование^Изменения'ЭДоступ к книге. В открывшемся диалоговом окне Управление
доступом к файлу (рис. 30.3) есть две вкладки: Правка и Подробнее. Во вкладке Правка
имеется только одна опция — Разрешить изменять файл нескольким пользователям
одновременно. Установите этот флажок и щелкните на кнопке ОК. После этого вам будет
предложено сохранить рабочую книгу.
рабочая книга будет открыта, в строку заголовка окна добавится слово
щии]. Если же нужно запретить другим пользователям работать с этой рабочей книгой,
™ Флажок РазРешить изменять файл нескольким пользователям одновре-
менно и снова сохраните рабочую книгу.
Совет С Рабочем книгой всегда можно выяснить, работал ли с ней кто-нибудь
W- выберите команду РецензированиемИзменения^Доступ к книге, и в появившем-
7 телей глт^1(ЖНе правление Доступом к файлу будут отражены имена других пользой
открывали данный файл, а также будет указано время, когда это происходило.
Часть IV. Дополнительные возможности
сходимости работы с общими рабочими книгам
: Жаками для того, чтобы убедиться в том, что вы xoooiZ^^6 "^^ментмроватъ с различными на-
' нет необходимости привлекать к этой работе c^nZT*™ общего доступа. При
, Lv над Ра6очей книгой одного пользователя. Достат^Г "° ~ организовать совместную
• С» общую рабочую книгу сразу в двух экземплярах ВТ°Р°Й '^пляр Excel, а затем от-
^иите настройки и т.д. Таким образом можно достаточно В изменения, сохраните файл, из-
. ^игам Excel "° «вначеиие общего
дополнительные параметры для общих книг
В Excel имеется еще несколько опций, связанных е л
пЖНо получить доступ, выбрав вкладку Подробна в 7шими Рабочими книгами. К ним
М<поМ к ФайлУ (рис. 30.4). е в аналоговом окне Управление дос-
р разрешить изменять файл нескольким пользователя,
' Фдноеф^?н59..(?1!?..Т?5.*.5.П53®°.'*Л. обтыедешть книги)
Рис. 30.3. В диалоговом окне Управление
доступом к файлу определяется рабочая
книга, доступная для общего использования
Рис. 30.4. Вкладка Подробнее диалогового
окна Управление доступом к файлу
Регистрация изменений
В Excel существует возможность отслеживания изменений и ведения так называемого
журнала изменений. Если создается общая рабочая книга, то ведение журнала изменений
происходит автоматически. Там можно найти информацию о предыдущих (и, возможно,
конфликтных) изменениях общей рабочей книги. Возможность ведения журнала изменений
можно отключить, установив переключатель в положение Не хранить журнал изменений.
Также можно указать количество дней, в течение которых будут отслеживаться изменения
в журнале.
*"лава 29. Совместная работа в Excel
605
о
Обновление изменении ,|С„0ЛЫ0М,стандартную
tuu обшей рабочей кН изменения вкладки Подробнее
Для обновке* а Обновлять Ниже приведены эти олции
Сохранить. 0,11111,1 J ; обшей рабочей кнш
..'”"Р‘,С0ММ ‘ яйла „змендакя лру™» гни-ьзовз-лен будут
При сохранении ф рабочеи книги. рч
хранении вашей копии период времени внесения изме11с
. Каждые •• мин. Позволяет >ка Можно уточнить эту установку, До1 Ару-
„змсие„ия иди только изменения. в„осИм
пользователями.
Разрешение к°НфЛИ1СГОВ ьких ПОЛЬЗователей с одним и тем же файл
Как нефудно догадаться, Ра^ два пользователя одновременно работа *>•
жег привести к конфликтам^ ред данных. В таком случае, если вы и другой с об.
шей рабочей книгой, с°ДеР^ ' в одну и ту же ячейку, возникает конфликт. Исп °8а-
тель одновременно вносите измен ние доступом К файлу, можно Ука.ЛьзУя
вкладку Подробнее диалогового окна У Р Ука3ать
соб разрешения конфликтов, выбрав одну из Д у
и. м изменения имеют преимущество. При выборе этой «
" ГГХХ Выводится диалоговое окно, позволяющее"^
лить. как разрешить конфликт.
Ранее сохраненные имеют преимущество. При выборе этой опции сохрани
более ранние изменения.
Отметим, что название второй опции, Ранее сохраненные имеют преимущество
Внимание' жет ввести в заблуждение. Даже если другие пользователи сохранили свои изменения, любые
ваши изменения будут внесены после всех других изменений при сохранении рабочей книги. Та-
ким образом, применение данной опции в определенных ситуациях может привести к потере
данных, так как не выводится никакого сообщения о том, что ваши изменения замещают измене-
ния других пользователей.
Раздел “Включить в личное представление”
Последний раздел вкладки Подробнее диалогового окна Управление доступом к фай-
лу позволяет установить представление общей рабочей книги. Можно указать, что будут ис-
пользованы собственные установки печати и (или) собственные установки фильтрации дан-
ных. Если соответствующие флажки не будут установлены, то сохранить собственные пара-
метры печати и фильтрации будет невозможно.
Отслеживание исправлений
в рабочей книге
Excel содержит средство, которое позволяет отслеживать исправления, вносимые в ра-
ую книгу. Это удобно, например, когда вы отправляете свою рабочую книгу для про
смотра другим пользователям. После того как файл вернется к вам обратно, можно про-
р какие исправления были внесены, а затем можно принять или отклонить их.
606
Часть IV. Дополнительные возможности Е*с
|/онтРоЛЬ испРавлений
лбы включить средство отслеживания испги
^т'сл>1/1змененияс>Исправления'^>Выделитн аВ1еНИ^' ВЫ^СРИ1С команду Рецензиро-
0зН^е Исправления (рис. 30.5) установите ж ИСП^авления В открывшемся диалого-
°ПЦИИ Отслеживать исправления
Р йгс^иеотьиспраеле^,^^^^
. <«сг*^тъ»спрллвнив,в^^ыв;
Р по ьррмени:
Г <У>льзоввтелеи: |все "—*~“
Г" в диапазоне: | "’*||*>* . _ц
00м
ФИс правления
Tjxj
р выделять исправления ив уране
I- ^носить изменения на отдельны* лист
«Ma
Рис. 30.5. В диалоговом окне Исправления задается
команда отслеживать внесенные исправления
В этом окне можно определить период, на протяжении которого необходимо отслежи-
вать исправления (опция ПО времени), задать, действия каких пользователей отслеживать
(опция пользователем) и диапазон отслеживаемых ячеек (опция в диапазоне). Если ус-
тановить опцию Выделять исправления на экране, то в верхнем левом углу каждой ис-
правленной ячейки будет находиться небольшой треугольник. После этого, если выделить
измененную ячейку, появится примечание, с пояснениями о том, какие были внесены ис-
правления (рис. 30.6).
Рис. 30.6. При выделении исправленной ячейки Excel
отображает примечание
После того как вы установите все опции, щелкните на кнопке ОКЧтобы лРек^^
отслеживание исправлений, еще раз выберите команду ецензиров игппаипения
Исправления^Выделить исправления и в открывшемся диалоговом окн
снимите флажок Отслеживать исправления.
г- птспрживания исправлений, рабочая книга всегда будет иметь
Если активизировано средство отслеживания ис рш»
Внимание! общий доступ, что существенно ограничит возможности в н
^лава 29. Совместная работа в Excel
607
^дующиезамечания.
ередетао. пРи..и« »<”"ИМа";вдерЖнМОГО ячеек. ДРУ™е
ИСП^’е»»»»тея промежуток времени. !1(,
ИспРаВЛХ 0тслеживаюгся на W Д»еИ’ на р ления (опция по времени).
Хли-ь ил» Срав-«- выберите команду Pe^
У 'РЯ исправления, можн сенНых исПр иТЬ исправления и в диалоге^
ват хотите создать ^паеления^ВыД изменения на отдельный лИст
ЕсЛЙ ВиР^Изменения^Испр Вн°сит й лист ПОд названием Жур:
Хра^ни^. У-иов-Ф Д°^в^фЙ рВ^ация 0 „ых исправлен^.
После щелчка на кн°пК а детальная ин«Р ПоэтоМу, если значение в
- на ’X” X °- ^^п"“ "его nmp~
просмотр ««^"1 исправдани^Д^о^^^
чтобы с помощью средства е^Изменения ₽ ений следует указать типы ис-
,ы^“ комзяду »»“ окн<ли— ОКНО Исправления,
правления. В откр просмотреть. зователем и в диапазон .
правлений, кагоры выл £ времени ПОЛЬЗО^ последовательно показывать внесен-
Внем можно установил.о ДО цег0 Ехсе1 буд щелкНите на кнопке Принять,
—ь - исправления).
ния)ИЛИ на кнопке О
Внесена 2 иэ 9 юненеиийе документ:_____
Эоронгн, 31.88,2010 11:37:
Вставлено: строка 2.
। Отказ rgjHseaei также к отказу от:
I 'И»еиепо:ячейсаА2с'<нет>'на Регион Г.
I Иэиенено: «енч В2 с '<нет>' на '32874'.
I Принять gee I
Оуаэ от всех J Г,3^РЬ'ТЬ -*
Г QprtWTb
L±Z±___________
Puc. 30.7. Диалоговое окно Просмотр исправлений со-
держит информацию о каждой исправленной ячейке
608
Часть IV. Дополнительные возможности
Защита вашей
работы
ГЛАВА
ВО многих ситуациях, например, когда рабочая книга
выкладывается на сайте в Интернете, необходимо за-
щитить ее от копирования и модификаций Для этих
„елей Excel предлагает несколько средств, которые будут
описаны в этой главе.
Типы защиты
Средства защиты Excel можно разбить на три группы.
Защита рабочих листов. Защищает от изменения от-
дельный рабочий лист или запрещает вносить измене-
ния на рабочий лист определенным пользователям.
Защита рабочих книг. Защищает рабочую книгу от
вставки или удаления отдельных листов, а также тре-
бует пароль для открытия книги.
Защита проектов VBA. С помощью пароля защищает
код VBA от изменения.
Прежде чем приступать к описанию перечисленных типов
Внимание! защиты, скажем несколько общих слов о проблеме безо-
пасности. Использование паролей для защиты каких-либо
частей ваших рабочих книг не гарантирует полную безо-
пасность. Утилиты подбора паролей (и даже некоторые
простые приемы) заставят вас в этом убедиться. Пароли
применяются для защиты от честных людей, но если кто-
то захочет получить доступ к вашим данным, то он обяза-
тельно это сделает. Если для вас критична абсолютная
безопасность, то Excel, к сожалению, не предоставит
средств для этого.
В этой главе...
Типы защиты
Защита рабочего листа
Защита рабочей книги
Зашита кода УВД
Дополнительные темы
^пмаиию Information Rights Manager A |
“ "«M C no»»®10 w,a IRM «««*
IW 0^ *^B"oe "omi "MB™praMa""u“,'”»t
- «да*» (RMSUOMna^Mlaoa,; ',
(X *S2i’ fW® Ма"ЭДм«даП owce. Если RMS V Me TO„„
«лФЯ*» • ®‘е!^дени’л3ащИТа Ра6°ЧИХ ”*>
зОваТел«ми- необходимо У^отОрый не файл^0
№ п₽йМеИе^оограммный nP^>u^ использует RMS, обратитесь к
A^rS^° Рели ,RM ВЫ М0ЖСТе
то дрсту" к'Разрешение. f€. Если ^ожности
Ограничить рази eTC$t в этой тоМ, какие
св» р**0""
вать для •*“*
Защита рабочего л
ватели Excel защищают отдельные ра€оЧн
пистыТразличными целями: чаще всего-- Для е
пяшения удаления с рабочего листа формул д1н
Сих критических данных. В таких случаях, как
ДРСпо зашита строится таким ооразом, что чисм
X данные можно изменять, а формулы - нет.
Лпя зашиты конкретного рабочего листа активу.
" е его и выберите команду Рецензированием
Изменения ^Защитить лист. Excel отобразит диало.
твое окно Защита листа, показанное на рис. 31.1.
Отметим что задание пароля на снятие защиты лист
является необязательным действием. Если вы остави-
те без изменения все опции этого окна, установленные
по умолчанию, то ни в одну ячейку этого листа нельзя
будет внести какие-либо изменения.
I Защита листа
Р Зл_хтип акт и соде₽жиное защкцаеяых ячеек
Р-ззре^^тъ всей польэоватв-п*11 этого гхстз:
F25S33EES!3ESe
|Р выделен»* неэаблокцзованных ячеек
Г форматирование ячеек
/Г фориатмров^ие столбцов
я"* вставку столбцов
П вставку гиперссылок
Г" удален* столбцов
Г" удапеж строк
Отнена
Рис. 31.1. Диалоговое окно для защи-
ты рабочего листа
Для того чтобы снять защиту с защищенного листа,
выберите команду Рецензирование^Измененияз
Снять защиту листа. Если лист был защищен паро-
лем, вам будет предложено ввести этот пароль.
3вб™КТа!аННЫе И незаблокиР°ванные ячейки
тогда как весь рабочий лист будет ячейки Доступными для изменения,
ся формулы, то также имеются и ячейки апРимер, если на вашем рабочем листе имеют-
В таком случае следует оставить лостопи СодеРжащие исходные значения для этих формул,
ми. но заблокировать ячейки с формулами' v” ИЗМенений ячейки с исходными значения-
локировано. который определяет 6vn₽T аждая ячейка рабочего листа имеет атрибут За-
™СТ загцищен- ЛИ ячейка Доступной для изменений, если весь рз-
оы изменить этот атрибут, выделите яч!Х° ЛИСТЭ установлен атрибут Заблокировано. Что-
диалогового окна Формат ячеек (nJ чГэГп Диапазон ячеек и откройте вкладку Защита
'Р с ^-2). Для того чтобы открыть это окнО( и1елкн1(те
Часть IV. Дополнительные возможности
610
й кнопкой мыши на выделенной ячейке
<°„т= комаНДУ ®°РМаТ я4ее|< “Ибо нажм™ Д"а"ах,и' «ч“м » В контекстном меню
защищаемая ячейка и щели,„те на <Ог|+|> Стмяге
Формат ячеек
Число | Выравнивание | Щр^ I г . ________
I Зас»чж4 : Защите >1
!✓ Защищаемая ячейка ’
; f Скрыть формулы
Защита ячеек или скрытие формул действуют ТЛ^
группа "Изменения’, кнопка "Защитить лист") после ‘“"’та ысте {,
Рис. 31.2. Установка и снятие атрибута Заблокировано
! На вкладке Защита диалогового окна Формат ячеек имеется еще опция Скрыть формулы.
/На заметку Если установлен флажок этой опции, то после защиты листа содержимое выделенной ячейки не бу-
* дет отображаться в строке формул, но сама ячейка не будет скрыта и в ней будет показан результат
вычисления формулы, содержащийся в данной ячейке. Обычно эта опция устанавливается для того,
чтобы не только защитить формулу от изменения, но и скрыть ее содержание.
После того как будет изменен атрибут Заблокировано у некоторых ячеек, выберите
команду РецензированиемИзменения^Защитить лист, чтобы установить защиту на ак-
тивизированный рабочий лист. Потом можно изменять содержимое незаблокированных яче-
ек, но при попытке изменить содержимое заблокированных ячеек Excel выведет предупреж-
дение, показанное на рис. 31.3.
[Microsoft Excel
Ячейка или диаграмма защищена от изме*«»*<и.
I \ - _ _______ ___xauiHTY ЛВИ ПОМЗЩИ "'ЭМЛДг ‘ МЩИТ/ ТХТД (8КЛДДКЛ
9 \ Чтобы изменить защищенную ячейку или диегра>«), ое**гте хэи*иту
“Рецензирование", rpyma ТЬкенения'). ГУ* эта, может потребоваться вво» пары».
рис. 31.3. Предупреждение о том. что ячейка заблокирована
Глава 31. Защита вашей работы
611
Опции защиты Раб°че'° — °"р— -
Защита листа листе.
в диалоговом окне ннОм ра&о выделять заблокированные ЯЧе>
В» „ожег делать на »ш ячсек. РазР^ые11а п0 умолчанию. Ч'%
. выд«-г,ен"' "f"4"hlX»”aTvp‘J °"иИ Разрешите» выделять незабЛокирад
е "“ЮШЬК' * ” кнрш>>»"ы’ ’''“"па ^1ЦИЯ установлена по умолчанию. Иь'е
Выделение нем6л® „ и клавиатуры- ь заблокированные ячейки.
— е —вдеда„е. Ф<>Р- » стол6ць, „ йзменять йх ширик
• ф„рм«.ир<.»ав»« разрешается «Р
и изменять их высоту
. ф„рматиР<п*пи""г0ЛбЦ1иаетуя скрывать строк „
. форматирован"' СТР®"* ДРв£тавка новых столбцов-
Вставка столбцов. Разреша
новых строк.
; ^авка'тров-^^’Хса вставка гиперссылок (даже в заблокировав
. Вставка гиперссылок. Разреш
ячейки). р ешается удалять столбцы.
: х:: х -— н°талько если э™
* попе— автофильтра.
в использование автофильтра.
Разрешается вносить изменения в макет
" стадной^аблигшг пли создавать новые сводные листе объекты (напршер
. Изменение /Х^тГи"^-примечания.
фигуры) и диаграммы, атзкж д сценарии (подробнее об этом-
Изменение сценариев, азр
в главе 36). ^заблокированных ячеек,
«“те иавишу <™>-
Совет
Разрешение на изменение диапазонов
Excel также позволяет задавать разрешение указанным пользователям на изменение оп-
ределенных областей защищенного рабочего листа. Дополнительно можно задать пароль
для внесения таких изменений.
Это средство используется относительно редко, а сама процедура задания разрешения
достаточно сложная. Но если вам необходимо ограничить доступ к рабочему листу на
уровне пользователя, то придется освоить эту процедуру.
Снимите защиту рабочего листа, если таковая была установлена.
2 . Выберите команду Рецензирование^Изменения^Разрешить изменение диз
ал<^Н</В Результате откроется диалоговое окно Разрешить изменение диапа
зонов (рис. 31.4).
612
сть /И. Дополнительные возможности
3 В открывшемся диалоговом окне Ра™
на кнопке Создать и заполните i.0<X ТЬ ИЗМене*ие диапазонов щелкните
предлагаемых Excel. ^Довательность новых диалоговых окон.
4.
В конце процедуры не забудьте внп».
В<,,Ь .»ть мшнту равочего
л, '4' Лиа1юм°‘ Разрешить измене-
ние диапазонов
Защита рабочей книги
Excel предлагает три способа защиты рабочей книги.
Защита паролем открытия рабочей книги.
Защита от манипуляций с листами (вставка, удаление, сокрытие и т.д.).
Защита от изменения размера и позиции окна рабочей книги.
Ниже все перечисленные способы защиты рабочей книги описаны более подробно.
Защита паролем открытия рабочей книги
При сохранении рабочей книги Excel позволяет задать пароль, который будет необходим
при последующем открытии этой книги.
Чтобы добавить пароль к рабочей книге, выполните следующие действия.
1. Выберите команду Файл^Сведения^Защитить книгу^Зашифровать паро-
лем. Excel отобразит диалоговое окно Шифрование документа, показанное на
рис. 31.5.
2. Введите пароль и щелкните на кнопке ОК.
3. Введите пароль снова и щелкните на кнопке ОК.
4. Сохраните рабочую книгу.
/ Описанные дейслии необходимо выполнить гальхо один раз - нет необходимое™ задавать па-
На заметку рдЛЬ ПрИ каЖдом сохранении рабочей книги.
^лава 31. Защита вашей работы
613
, Рй книги, повторите ту же самую процедуру
Чтобы удалить пароль из раоо‘ ние документа удалите существующийП- 2
процедуры в диалоговом окне Ш ФР' рабочую книгу. 11
щелкните на кнопке ОК и снова сохра оведите пароль, которое появляется Л
На рнс. 31.6 показано диалоговое окно ИН с, При
ке открыть рабочую книгу, зашишениу
h дек умен,
1*{Ц
содеглой*о,"о У его
ч
>
П°Гн
*4.
Введите парен
С'ч'сх парогей pe-^W42 хр
. f -лее'*“’<>' реете.
’ Сгелуе* ~мхе логнрт©. wro при вводе паро.п>»
>^^ьввется £ег>*стр бу»®.
Рис. 31.5. Диалоговое окно Шифрование
документа
'cnopr2010.xls' »ащитен.
Пароль: ||
.1 Отмена
Рис. 31.6. Эта рабочая книга
бует для открытия пароль
ЕХ«: предлагает еше один способ зашиты рабочей книги паролем.
1. Выберите команду Файл«Сохраиить как. Excel отобразит диалоговое окно Со-
хранение документа.
2. В диалоговом окие Сохранение документа шелкните на кнопке Сервис, в
крывшемся меню выберите команду Общие параметры. Откроется диалогов
окно Общие параметры.
3. В диалоговом окне Общие параметры введите пароль в поле Пароль для от-
крытия.
4. Щелкните на кнопке OK. Excel предложит еще раз ввести пароль прежде, чем вы
вернетесь к диалоговому окну Сохранение документа.
5. В диалоговом окне Сохранение документа закончите процесс сохранения рабо-
чей книги.
/ Диалоговое окно Общие параметры имеет еще одно поле для ввода пароля - Пароль для
назаметау изменения. Бели вы зададите этот пароль, то пользователь, не знающий его, сможет открыть
данную рабочую книгу в режиме “только для чтения" и не сможет сохранить ее под другим именем.
Рекомендуем не задавать этот пароль, поскольку Excel только предполагает, что пользователь не
сможет сохранить эту книгу под другим именем, - на самом деле пользователь может это сделать.
Защита структуры рабочей книги
плста^иХ _пРедотвРатить некоторые нежелательные манипуляции с рабочей книгой, можно
щиту ее структуры. Когда защищена структура книги, пользователь не может:
® вставить в книгу новый лист;
удалить лист;
скрыть лист;
отобразить скрытый лист;
переименовать лист;
переместить лист.
614
А°П0лнительные возможности
Чтобы установить защиту структур,, раб
ште такие действия. си книги,
«ьП1011”
” < выберите команду Рецензированием
иенияоЗащитить книгу^Защига
и окон. Excel откроет диалоговое окно Зои Р
структуры и окон, показанное на рис. 31 7 ЩИТа
2 в этом окне установите флажок Структура
3. Если хотите, можете задать пароль.
4. Щелкните на кнопке ОК.
Чтобы СНЯТЬ защиту структуры КНИГИ, повторно выбе
пйТе команду Рецензирование^Изменения^ащиХ
^Защита структуры и окон.
Рис. 31.7. Диалоговое окно Защита
структуры и окон
Защита окон рабочей книги
что6ы установить защиту от изменений окна работе» книги, выполните такие действия
1. выберите команду Рецензирование^Изменения^Защитить книгу Откроете,
диалоговое окно Защита структуры и окон, „оказанное „Грис. 31.7. ^КрОтЯ
2. В этом окне установите флажок Окно.
3. Если хотите, можете задать пароль.
4. Щелкните на кнопке ОК.
Когда окно рабочей книги защищено, нельзя изменить его размер и положение. Напри-
мер, если окно рабочей книги было увеличено и при этом была включена защита, пользова-
тель уже не сможет уменьшить размер окон. Но можно изменить масштаб отображения со-
держимого окна.
Чтобы снять защиту структуры книги, повторно выберите команду' Рецензированием
ИзмененияМЗащитить книгу.
Защита кода VBA
Если в вашей рабочей книге содержатся макросы, может возникнуть необходимость в за-
щите кода этих макросов от просмотра и изменения. Другим поводом для защиты програм-
мных кодов VBA является предотвращение перегруженности окна VB Editor Project (что по-
зволит избежать неразберихи при работе над другими проектами VBA). Чтобы защитить лю-
бой программный проект VBA, выполните такие действия.
1. Откройте редактор Visual Basic, нажав для этого комбинацию клавиш <Alt+Fll>.
2. Выберите ваш проект в окне Projects (Проекты).
3. Выберите команду Toolspxxxx Properties (где хххх - имя вашего проекта). Excel
отобразит диалоговое окно Project Properties (Свойства проекта).
4. В диалоговом окне Project Properties перейдите на вкладку Protection (Зашита)
(рис. 31.8).
си „ Лиажок Lock project for viewing (Заблокировать
5. На этой вкладке установите флажок н i
проект для просмотра).
б. Введите пароль (дважды).
Глава 31. Защита вашей работы
7.
Щелкните nd кнопке OK н сохраните файл. Когда файл будет .
крыт. для просмотра или модификации кода VBA потребуется ввес^^ 11 е0
--------------------------------еСТИ ПаРо^%^
х
Onoal
. lod.(xo)«t
П
P bxi proper f« i*-*4 “ -
Password to v** ****
Pa$3*«rd I .
. [ ♦•***♦*
Qjnftrm pass**xo |
ОК
Отмена
Справка
Рис. 31.8. Диалоговое окно для защиты проектов VBA
допожителмоя Макросы VBA рассматриваются в части VI настоящей книги,
информация -
Дополнительные темы
В этом разделе представлены дополнительные темы, связанные с защитой рабочих книг.
Сохранение рабочих книг в формате PDF
Формат PDF (Portable Document Format — формат переносимых документов) широко ис-
пользуется для представления документов в режиме “только для чтения” с сохранением
структуры исходного документа. Программное обеспечение для создания PDF-файлов впол-
не доступно Excel (с соответствующей надстройкой) может создавать PDF-файлы, но не мо-
жет открывать их.
— это еще один формат “электронных бумаг”, разработанный компанией Microsoft
в качестве альтернативы формату PDF. В настоящее время этот формат слабо поддерживает-
ся сторонними производителями.
Для сохранения рабочей книги в формате PDF или XPS выберите команду Файл^
Сохранить как^РОР или XPS. Excel отобразит соответствующее диалоговое окно, в котором
можно указать имя сохраняемого файла, его местоположение и сделать другие установки.
/ Сохраняется только активный рабочий лист. Если в рабочей книге имеется несколько листов, со
' хранить в форматах PDF или XPS необходимо каждый в отдельности.
616
Часть IV. Дополнительные возможности
с₽(
0
нить ее под тем же именем'
Внимание!
0ОКОкчательная” Рабочая книга
е) позволяет присвоить рабочей книге ета-rvr “
оен раб°чей КИИГе’ ТО: окончательная". Если такой статус при-
кую книгу можно открыть в режиме "только
Для чтения без возможности сохра-
ш в такую книгу нельзя внести почти никакие и,и
большинство ленточных команд отображает енения- поскольку при ее открытии
тупными); статус “окончательной” книги м^ В Се’5ОМ Цвете (те. становятся недос-
равно редактировать. ожно отменить. щелкнув на кнопке Все
"“°——
toi книга. Люы’та™“3’' “=»»™»
она станет полностью доступной для редактирования
Средство Инспектор документов
Если вы планируете распространять свою рабочую книгу среди других пользователей, то
имеет смысл скрыть от чужих глаз конфиденциальную и личную информацию,
содержащую-
ся в рабочей книге. Средство Excel Инспектор документов поможет найти в рабочей книге
всю скрытую информацию о вас, вашей организации или о данной рабочей книге, среди ко-
торой вы можете выделить ту информацию, которую не хотите передавать другим.
Чтобы Инспектор документов приступил к работе, выберите команду Файл^
Сведения^Поиск проблем^Инспектор документов. В открывшемся диалоговом окне,
показанном на рис. 31.9, щелкните на кнопке Проверить, и Excel отобразит результаты про-
верки рабочей книги и предоставит возможность удалить из книги все. что найдено.
Если Инспектор документов обнаружил в рабочей книге какие-то скрытые и персональные
Внимание! сведения, то это не означает, что их обязательно надо удалить. Другими словами, не спешите
вслепую щелкать на кнопке Удалить все в окне Инспектор документов для удаления
всего, что он нашел. Например, обнаруженные им скрытые листы могут содержать данные, кри-
тически необходимые для каких-то вычислительных целей. И если удалить такие скрытые листы,
то многие формулы в рабочей книге могут перестать работать. Поэтому примите дружеский со-
вет: прежде чем запускать Инспектор документов и удалять все, что он нашел, сначала
сделайте резервную копию вашей рабочей книги.
Использование цифровой подписи
Excel позволяет добавлять в рабочую книгу цифровую подпись. Использование цифровой
подписи в определенном смысле аналогично подписи на бумажном документе. Цифровая
подпись помогает подтвердить аутентичность рабочей книги и гарантирует, что содержимое
книги не модифицировалось после ее подписания.
После подписания рабочей книги подпись будет актуальна, до того пока вы не внесете
8 Документ изменений и не сохраните его.
^Лава 31, Защита вашей работы
617
р Скрыты» листы
ПВО. ОвЫТЬТ '*<ГаВ * ^ТТ
р нлияиноесадер*—0* видны. ПОСКОЛЬКУ отфоркат>5>3мнь; как
I Оровед.с-е I Закрыть |
Рис Ч 9 Таким образом, Инспектор документов определяет скры-
тую и персональную информацию в рабочей книге
Получение цифрового идентификэтора
Для того чтобы поставить цифровую подпись на рабочей книге, необходимо получить
сертификат в центре сертификации, который в состоянии проверить аутентичность вашей
подписи. Цены зависят от компании, выдающей сертификаты.
Другой вариант заключается в создании своего собственного идентификатора, при этом
другие не смогут проверить аутентичность такого сертификата. Создание собственного циф-
рового сертификата имеет смысл тогда, когда необходима гарантия, что никто не модифици-
ровал содержимое рабочей книги, подписанной вами.
Подпись книги
Excel поддерживает два типа цифровых подписей: видимая подпись и невидимая подпись.
Для того чтобы выбрать видимую подпись, выберите команду Вставка^Текст^Строка
подписи ^Строка подписи Microsoft Office. Excel выведет диалоговое окно Настройка
подписи, где появится подсказка об информации, необходимой для получения подписи. По-
сле добавления окна подписи дважды щелкните на ней, чтобы отобразить диалоговое окно
длись, в котором вы сможете подписать документ, введя для этого свое имя или загрузив
отсканированное изображение своей подписи.
618
Часть IV. Дополнительные возможности №
A
В
о
F
У
6
Г
I *
9
10
11
U
М
‘ цаталя* Соколовская ‘ Ирин* П*и^овЛ длвислчар Услсниее Санкт-петер^^ ^>ний Новгорох Ярослав»* My* *ен 1
серг«л Млтв^ев Санкт.петерб му».
днвгслий Каргопопьиев . . г 1К< ^ссхва муч
Геннадий бапандюк тапяч» Серела Ни*нийновгород Москва му* му»
£Лена Гродеакая Санчт.Петер<5 *ен
Алексей Вятчанин f^ypr «Рославль *«ч
деонид Гайдай Люберцы мух
влади*’иР Пронопчук НижнИЙНовгород Мух Му».
И
!1Й
17
1S
19
Р„с. 31. !О. Документ е чифрма.
Этот документ имеет цифровую почп
подпись, выберите Файл^СведенияоТИСЬ' Того чтобы добавит», и
” ЛЮбЫХ И“в »
h ""“""с.
6Т9
Глава 31, Защита вашей работы
поиск ошибок
рабочих листах
Конечной целью обработки данных является получение
запланированных и точных результатов на основе этих
данных- При работе с простыми рабочими таблицами это не-
сложно- обычно можно самому определить правильность
результата. Когда рабочие листы большие или очень слож-
ные, проверка точности полученных результатов существенно
затрудняется. В этой главе рассматриваются инструменты
и приемы, облегчающие поиск, исправление и предупрежде-
ние ошибок в рабочих книгах Excel.
Поиск и исправление
ошибок в формулах
Внесение даже сравнительно небольшого изменения на
рабочий лист может вызвать “цепную реакцию”, приводящую
к ошибкам в других ячейках. Либо случайно можно ввести
число в ячейку, в которой раньше находилась формула. В ре-
зультате это может повлиять на другие формулы. Такую
ошибку в сложной рабочей таблице очень трудно обнару-
жить, более того, иногда ее невозможно найти.
Ошибки в формулах можно условно разделить на не-
сколько основных категорий.
Синтаксические ошибки. Источник ошибки следует
искать в синтаксисе формулы. Например, в формуле
может быть несоответствие скобок или функция со-
держит недостаточное количество аргументов.
Логические ошибки. Формула не возвращает значе-
ние ошибки, но она логически неправильна и поэтому
возвращает неверный результат.
• Ошибки в ссылках. Логически и синтаксически фор-
мула может быть правильной, но содержать неверную
ссылку. Например, ссылка на диапазон в функции
СУММ может включать только часть ячеек, подлежа
щих суммированию.
ГЛАВА
В этой главе...
Поиск и исправление
ошибок в формулах
Средства проверки Excel
Средства поиска и замены
Проверка орфографии
Использование автозамены
било написано неправилЬц0 о
ИМ» "“""Q
ок***10 „дгь лН тогда, когда в ячейко
„ «я»""' „да циклические с'?1*
, по ошибке.
ГГ-
ввод»» Фор иажимаГЬ тически рас
• Х«№ИО ” ет слумитьс» ток. что Excel проСТо
хгого. Е^е‘ „пьтаЧЛ „й Мо*е’ * иЯх Excel есть проблемы с й
в И£хуА£н»“--что ““ форму"“ “*
• "ем Ф%“>” c^Shifl+F9>'
,ы’"и еским вы4"13'' кда»"01 „ о11Ределить " "спр‘ш‘1гь- В 6о”«лнв.
го“аТСм»« ко*»“““Ю вВ110 МОЛ1ВО №«“ ° Стимер. Excel не позволит ввеп>
лены, на* правило. оШибку- их скобок.
советы по ил
Несоответствие скобок
- ^пктчюшей скобке должна соответствовать закрывающая скобка
В формуле каждой' ие скобок. то Excel не позволит ввести такую форму '
Если в формуле имеется нес , которой используется функция. Например ес?
ско6ка)- Ех“'
достающую скобку автоматически.
- СУММ(Al:А500
Формула может содержать равное количество открывающих и закрывающих скобок, но
они могут быть расставлены в неправильном порядке. Например, рассмотрим следующую
формулу, которая преобразует текстовую строку таким образом, чтобы первая буква была
прописной, а остальные — строчными. Эта формула содержит пять пар скобок и работает
правильно:
=ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(А1) ) &ЛРАВСИМВ (СТРОЧН (А1) ;ДЛСТР(А1) -1)
Следующая формула также содержит пять пар скобок, но она вернет неправильный ре-
зультат (все буквы будут прописными). Несмотря на то, что эта формула выглядит синтакси-
чески правильно, она вернет ошибочный результат.
«ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(А1)&ПРДВСИМВ(СТРОЧН (А1) ;ДЛСТР (А1)
Часто неправильно расставленные скобки
ся сообщение о том. что введено слишком
функции.
-1) )
приводят к синтаксической ошибке. Появляет-
много или, наоборот, слишком мало аргументов
сор «яле 'хХГиХлтигеГтт060' Во В₽<’“" (>ела’™Ром™я формулы усганониечг
урядом с ВВДМт '"Р*"
Совет
622
Часть IV. Дополнительные возможности
Л -
u Lofle формулы, содержащей синтаксическую ошибку Excel
: я и предл°жит свои вариант исправления ошибки опредепить, в *эм заключается про-
блем3, -------—_
Приложение Ми.гоий обнвружипо __
е^до^а, пр^чг,»
-СРЭНАЧ(СУММ(А1:А12;СУММ(81:е1г)))
. чтобы принять испр*^, f
. чтобы закрыть сообщение и сани-тМт.^_ М '
X
S==^^===.-.=---”
, ср3нАЧ (СУММ(А1 :А12;СУММ(В1:В12) )
' т0 gycel предложит следующее исправление:
! ср3НАЧ (СУММ (А1 :А12 ;СУММ(Bl:В12) ) )
; можно поторопиться। иi принять предложение, не проверив его. В этом случае, хотя формула синтаксически
; корректна, это совсем не то, что было задумано. Логически правильная формула выглядит таг.
i свЗНАЧ (СУММ (А1 :А12) ; СУММ (В1:В12) )
Ячейки заполнены символами решетки
Ячейка может быть заполнена символами решетки (#) по одной из двух причин.
Ширины столбца недостаточно, чтобы вместить отформатированное числовое значе-
ние, которое находится в этой ячейке. Для устранения этой ошибки можно либо уве-
личить ширину столбца, либо применить другое, более компактное, форматирование
(см. главу 24).
Ячейка содержит формулу, которая возвращает неверное значение даты или времени.
Например, Excel не позволяет вводить даты до 1900 года или отрицательные значения
времени. Попытка ввести подобное значение в ячейку приведет к тому, что она будет
заполнена символами решетки. Увеличение ширины столбца в этом случае не решит
проблему.
Пустые ячейки
Некоторые пользователи удаляют содержимое ячейки, нажав клавишу <Пробс.1>. После
этого ячейка кажется пустой, но в действительности содержит невидимый символ, но это не
то же самое, что пустая ячейка.
Например, следующая ячейка возвращает количество непустых ячеек в диапазоне А1: АжО.
Если очистить содержимое ячейки с помощью клавиши <Пробел>. то эти ячейки также будут
участвовать в подсчете непустых ячеек. В результате следующая формула вернет неправильный
результат:
=СЧЁТЗ (А1 :А10)
Если формула не игнорирует пустые ячейки, проверьте, действительно ли они пустые.
Определить пустые ячейки можно следующим образом.
Глава 32. Поиск ошибок на рабочих листах 6Z
. НаЙ™ И Заменить' „
, того чтобы попасть »а «<,„
’ ^и.Юы...«и.<Ог^>. амвтры „ окно расширится „ Ото6разпт
? Щелкните на кнопке
' ,е,ьные параметры. * звездочка, пробел, звездочка.
3. В поле Найти ппеппте ” _ цел„ком.
J. Лктивнгируйте ф.1а*ок при этом будут обнаружены ячейка
5. Щелкните па ки»пке НаитиД^ „ ,,„жней част„ Диалоговое Ч
жашие пробелы. Ехсе аИти
и заменить.
Избыточные символы пробела
riOVDi Ппоцедур’ которые опираются на сравнение Текст
При использовании формул или Н” дополнительных символов пробела Дпк CJle'
дует проверять, чтобы ваш текст не к явление при импортировании дХ^^е-
ние дополнительных символов пробела ДанНЬ1х
другого источника. «веошаюшие пробелы при вводе значений, но Завеп
Excel автоматически удаляет Р' Нельзя сразу оценить, взглянув на Р*а,°'
щие про».™ а текстовых пробелов. ™
содержит она один, два или оо. сжПР0БЕЛЫ удаляет пробелы в начале и к
текстовой строки, а также повторяющиеся пробелы внутр”*16
стовой строки. На рис. 32.1 показан определенный Тек.К
в столбце А. Формула в В1, которая была скопирована дод
строк, следующая:
=СЖПРОБЕЛЫ (А1) =А1
Эта формула возвратит значение ЛОЖЬ в том случае, если
столбец А содержит предшествующие пробелы, завершающ
пробелы или дублирование пробелов внутри текста. В ЭТом
случае слово Собака в ячейке АЗ содержит завершающий
пробел.
с
А В
Обез-я-ча ИСТИНА
крыса
Собака
СЛОН
Зебра
Lfi_______
Рис. 32.1. Использование фор-
мулы для определения ячеек,
содержащих избыточные
символы пробела
ИСТИНА
ЛОЖЬ
ИСТИНА
ИСТИНА
з
4
Зачастую ошибка в одной ячейке является результатом ошибки в другой ячейке. Для получения помощи в об-
наружении ячейки, вызывающей появление такой ошибки, активизируйте ячейку, содержащую ошибку, а затем
задайте команду Формулы^ Зависимости формул =>Проверка наличия ошибок^ Источник
ошибок. Excel нарисует стрелку, указывающую на ячейку, являющуюся источником ошибки. После того как
ошибка была обнаружена, уберите эти стрелки, задав для этого команду Формулы ^Зависимости
формул^Убрать стрелки.
Формулы, возвращающие значения ошибок
Формула может вернуть одно из следующих значений ошибок.
ЙДЕЛ/О!
#ЗНАЧ!
#ИМЯ?
Часть IV. Дополнительные возможности Е*се'
4 #н/Д
0 #ПУСТО!
0 #ССЫПКА1
0 #ЧИСЛО!
Ниже приведены возможные проблемы, которые Мог„
и вызвать появление той или иной
Excel позволяет определить го, как ошибки fiv
но Параметры страницы, затем пеоейл 8Ы8ОДиться Откройте диалоговое ок-
ошибки ячеек как можно указать чтобы™ вкладку ^ист- В раскрывающемся списке
чанию), как пустые ячейки или можно замг^^\ВЫ8ОДИЛИСЬ ("P"»*™ по умол-
ки #Н/Д. Для того чтобы попасть в диалог °ШИбки символами дефиса или значением ошиб-
стрелке в нижнем правом углу пиал™- 0806 '*Н° Г,араметРы страницы, щелкните на
Параметры страницы. ОВОГ° 0013 8 Разметка страницы1^
Ошибка #двл/О!
деление на нуль не допустимо^ Если же вы попытаетесь все-таки выполнить эту опеоа-
дию, то Excel вернет значение ошибки #ДЕЛ/ о ! выполнить эту опера
Поскольку Excel рассматривает пустые
ячейки как ячейки, содержащие нуль, то по-
добную ошибку также можно получить, если в
формуле будет выполняться деление на отсут-
ствующее значение. Эта проблема часто возни-
кает при создании формул для данных, которые
еще не введены (рис. 33.2). В ячейке D2 содер-
жится следующая формула, которая была ско-
пирована в нижние ячейки:
= (С2-В2) /С2
Эта формула вычисляет процентное отноше-
ние между значениями в столбцах В и С. По-
скольку часть данных в столбце С отсутствует, то
формула возвращает значение ошибки #ДЕЛ/0 !.
Чтобы избежать появления этой ошибки,
можно воспользоваться функцией ЕСЛИ, кото-
рая будет проверять столбец С на наличие пус-
тых ячеек:
=ЕСЛИ(С2=0;"";(С2-В2)/С2)
Если ячейка С2 будет пустой или содержать нулевое значение, то формула вернет пустую
строку. В противном случае она вернет вычисленное значение.
Другой подход использует функцию ЕСЛИОШИБКА для проверки на возникновение любой
ошибки. Например, следующая формула вернет пустую строку, если результатом вычисле-
ния формулы будет какое-либо значение ошибки:
=ЕСЛИОШИВКА((С2-В2)/С2;"")
Функция ЕСЛИОШИБКА - новая функция в Excel 2007. В предыдущих версиях Excel эквивален-
том последней формулы будет такая:
=ЕСЛИ (ЕОШ ( (С2-В2)/С2;""; (С2-В2)/С2)
ошибки-
CoseT
f На заметку
А Б Г D
1 Месяц Пред, год Тек. год Изменение
2 Январь 87 093 74 023 -17.7%
3 Февраль 86166 72 994 -18.0%
Март 86426 73 522 -17,6%
5 Апрель 86 062 76 597 -12.4%
б Май 87 427 77533 -12,8%
7 Июнь 88152 Г «ДЕЛ/О!
8 Июль 87 920 г ЯДЕЛ/0!
9 Август 86 098 г ЯДЕЛ/0!
10 Сентябрь 82 994 т ЯДЕЛ/0!
XI Октябрь 84 672 Г 4ДЕЛ/0!
12 Ноябрь 85 626 ' г #ДЕЛ/О!
13 Декабрь 83 304 ЯДЕЛ/О!
£
14
Рис. 32.2. Если данные в столбце С отсутст-
вуют. возникает ошибка #ДЕЛ/01
^лава 32. Поиск ошибок на рабочих листах
625
Н«за“*тП
#и /Л П7&-" %
0ШИбКа * .Н/Л. *
JX ^«н«е ВОЗВ^8 ячейки #Н/Д или :н^и-Х^ХнияХ^^е
ошибки *а/,Д’пя этому м°*н0 °
ГнГпри^'^СКПОЗ «ли ПРОСМОТР) не находит ни однОГо
Если функния п^(^н^'0ШйбКУ-
мого значения, она итуаций.
_ иЙ^й#ИМЯ? ппной из следующие си У
ОШИОКа# появиться в од яПазона или ячейки.
• °°^т ‘ "№ТР0ИКС"°сама кади₽*
в формула использует пмяпазонов. Если удалить имя ячейки или диапазо.
не установи • ^„емы с именами диа азо * использовать это имя
&се1 ИМ*Т формуле,тоХрнет значение ошибки ft имя?. МоХ.
^№М- В заменит имя диагазова или ячейки иа сое»,.
“ “°TBeTCTeW
ствуюшую ссылку,
w придется самостоятельно.
Ошибка «пусто !
если в ней указано пересечение двух
аатястся пробел. Следую
MZr,BS»3"3»"““"e'«!“raMTC’'
=СУММ1В5:В14 А16:Р16) гинтаКсиса правильная. Она всегда будет возвращать
“ "ер">тазавных даа—;
=СУММ(В5-.В14 A9:F9)
Ошибка #число ’
Формула может вернуть значение ошибки #ЧИСЛО! в нескольких случаях.
Если аргументом функции должно быть числовое значение, но было указано значение
другого типа.
В функции^указан недопустимый аргумент. Например, следующая формула вернет
=КОР£НЬ(-12)
Функции, в которых дтя вычислений используется метод итераций, возвращают эту
пиям^всдТставка"1 НЭИГИ ре3ультат- Это’1 мет°Д’ например, используется фулк‘
^зсть IV. Дополнительные возможности
формула возвращает слишком больше Или „„
перживает значения' абсолютная величин ' ИШком маленькое значение. Excel под-
1Е + 307. которых лежит в диапазоне от 1Е- 307 до
ошибка «ссылка.
значение ошибки #ССЫЛКА! возвращают формулы п
3 Чта ошибка может появиться по И У ' которых имеются неправильные
сСЬ|ЛКи- ~ скольким причинам.
* вернет #ССЫЛКА !, если удал^с^у^*^Мула' НапР™ер, следующая формула
вер 1 у столбец А или столбец В-
=А1/В1
• X следую^?фХ™а7ерЯн^ в ФоРмУле- Найри-
ма’ у ff-cbUIKAl, если Лист2 был удален:
гЛИСТ2!А1
0 После копирования ячейки, содержащей относительную ссылку, последняя может
указывать на несуществующую ячейку или диапазон ячеек. Например, если скопиро-
вать следующую формулу из ячейки А2 в А1, то она вернет значение ошибки
^ССЫЛКА 1. Это произойдет потому, что ссылка будет указывать на несуществующую
ячейку АО:
=А1-1
g Ячейка была вырезана (с помощью команды Главная^Буфер обмена=^Вырезать),
а затем вставлена в ячейку, на которую ссылается какая-либо формула. В этом случае
формула также вернет ошибку #ССЫЛКА!.
Ошибка #знач !
Ошибка #ЗНАЧ ! встречается довольно часто и может возникнуть в одной из следующих
ситуаций.
В качестве аргумента функции указаны данные недопустимого типа или формула пы-
тается выполнить операцию, используя недопустимые данные. Например, формула,
которая добавляет к текстовой строке число, вернет значение ошибки #ЗНАЧ 1.
Аргументом функции является диапазон, тогда как должно быть одно значение.
Пользовательская функция рабочего листа не вычисляется. Для принудительного пе-
ресчета формул нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Alt+F9>.
Пользовательская функция рабочего листа пытается выполнить недопустимую опера-
цию. Например, такие функции не могут изменять настройки Excel или изменять зна-
чения в других ячейках.
При вводе формулы массива вы забыли нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Entei>.
При редактировании формул Excel выделя^
и диапазоны выделяет рамкой соответствующего цвета.
ссылок в формуле. „
„ г^лки в аюомуле. Для этого перетащите рамку или ее мар-
С помощью цветной рамки можно также из проще в использовании, чем
кер заполнения, который находится в нижнем правом углу.
редактирование формул.
Глава 32. Поиск ошибок на рабочих листах
627
Ошибки в ссылках
р—------—--------------
" С
7,35*
Ст дек* нллсм*
Товар
Z-92*
5.-092
М-119
А-091
Цен*
149.95
59,95
32.29
11.49
Цена аналог
160,97
<4,36
34,66
12,33
Как уже говорилось в главе (о с
быть относительные (например, ajj t,aj|Kn
(например, $А$1) или сметанные (цап Уг
или А$1). Тип ссылки, используем^ „ Ср'
имеет значение только при ‘«’пироваш,"/^РМу,,
мулы в другие ячейки. >тОй . <•*,
Основной ошибкой является ИСНОДЬ Р'
носительны.х ссылок вместо абеолю°,1!1“ие
рис. 32.3 в ячейке С1 находится значение™11^’ Н
лога, которое используется в формулах » ^‘Вкц |{^
В ячейке С4 содержится следующая фОр C'Oj,6Ue
=В4+(В4*$С$1) УЛа:
II
Рис. 32.3. В формулах 6- диапазоне
С4.-С7 используются абсолютные
ссылки на ячейку С1
Обратите внимание на то, что ссылка на ячейку С1 абсолютная. Если скопц
формулу в другие ячейки диапазона, она по-прежнему будет ссылаться на ячейку ^°Ва‘гь
вместо абсолютной использовать относительную ссылку, то в скопированных е<-'Л1
зультат будет неправильным. ЯЧе1^Ка>;
п
Приоритет операторов
В Excel имеется набор правил, в соответствии с которыми определяется порядок
В Excel имеется и i н 10) Если вы сомнеВаетесь в том, как именно fiv
производиться зачисления, используйте скобки. В этом случае вы будете уверены, что о,”"
X вТрмУ» выполняются в нужном порядке. Кроме того, чтобы улучшить восприятие ело».
L формул и избежать возможных ошибок, рекомендуется использовать скобки (даже
они необязательны). Например, в следующей формуле значения в ячейках А1 и Д2 умножают-
ся. а затем к результату добавляется единица. При вычислении формулы сначала выполняется
операция умножения, поскольку ее приоритет выше:
=1+А1*А2
Ниже представлена другая версия этой формулы. Скобки здесь необязательны, но они об-
легчают восприятие формулы, поскольку приоритет выполнения операторов становится оче-
видным.
.1+(А1»А2)
Обратите внимание на то, что операторы отрицания и вычитания обозначаются одним и
тем же символом — знаком “минус”. Это может привести к некоторым ошибкам. Рассмот-
рим следующие формулы:
= -3*2
=0-3*2
Первая формула возвращает значение 9, в то время как вторая возвращает - 9. Квадрат лю-
оого числа всегда дает положительный результат, каким же образом Excel дает результат -9?
Дело в том. что в первой формуле знак “минус” обозначает оператор отрицания, ко-
™ ыи имеет самый высокий приоритет. Во второй формуле знак “минус” обозначает опера-
К0Т°РЫЙ имеет меньший приоритет, чем оператор возведения в степень. По-
М СЛуЧае в степень возводится число -3. Во втором же случае число 3 возво-
дится в квадрат, а затем результат отнимается от нуля.
' минус ' ятыяется опепятппп Ле^ВОЙ Ф°РмУлы с помощью скобок указывается, что знак
!3*2) Р Р м вычитания, а не отрицания. Эта формула вернет значение -9:
628
Часть IV. Дополнительные возможности Excel
0 делать, если формулы не вычисляются
тс очень внимательны при ис.юльзова '*»*'*
были написаны на языке УВД. и>./‘ИИ "ОЛЬЗова'с-'*ьских фун
пересчитываться автоматически. Иным^60* ЕхСе* некотоР«е из
г/г "tn Вхсс! "с будет пересчитывать зап™/. СЛОвами- если изменит
Дяя "ринудительного вычисления вJ’°P.Myj,y и °тобра>
зуЛ1’.1 дц+Е9>. Формул нажмите ком:_
zC’irl+
действительные и отображаемые значения
• ...А1/ЛТ rUTVflHUM 1ГГЧПП,. _
кпий рабочего листа,
некоторые из лих функций мо-
если изменит!» аргумент i акой
жаться старый рс-
нажмите комбинации, клавиш
А Н г
2 0.333
3 0.333
4 0.333
5 1,000
Рис. 32.4. Результат сум-
мирования отличается от
того, что мы видим
’ часто бынако ситуации, когда кажется, что ,„аче|,иа „
,„,с суммируйся неправильно. Например. „а рис. И ч '
2омий ЛИСТ. В ячейках диапазона В2.В4 содержите, следую
Рма. формула,
Sl/3
СлеДУ1011^^ Ф°РмУла с°ДеРЖится в ячейке В5’
гСуММ(В2:В4)
Ко всем ячейкам было применено форматирование с тремя
знаками после запятой. Как видно, формула в ячейке В5 возвра-
щает неправильный результат. (Результат должен быть равен
0,999-) Н° Ф°РмУла должна возвращать правильный результат! Все дело в том, что в форму-
ле используются деиствительные, а не отображаемые (т.е. округленные до трех знаков по-
сле запятой) значения.
Однако в Excel есть средство, которое позволяет использовать в вычислениях отображае-
мые значения. Для того чтобы воспользоваться им. установите флажок опции Задать точ-
ность как на экране во вкладке Дополнительно диалогового окна Параметры Excel
(чтобы отобразить это диалоговое окно, выберите команду Файл ^Параметры)
Опция Задать точность как на экране влияет не только на вычисленные в формулах зна-
внимание! чения, но и на обычные значения, которые были введены в ячейки пользователем. Например,
если в ячейке содержится число 4,68, которое отображается в формате без десятичной запя-
той (т.е. как число 5), то после установки опции Точность как на экране действительное
значение в ячейке будет округлено до 5, оо. Числа округляются навсегда, и отменить эту опе-
рацию, сняв флажок с этой опции, уже не удастся. Если вам нужно уменьшить точность, то лучше
воспользоваться функцией округл, которая позволяет округлить значения до заданного коли-
чества цифр после запятой.
Числа с плавающей запятой
Компьютеры не могут обладать бесконечной точностью. Excel хранит числа в двоичном
формате, используя 8 байтов для каждого числа. Поэтому число может состоять не более чем
из 15 цифр. Если число состоит из большего числа цифр, то оно округляется до 15 значащих
цифр, т.е. сохраняется приблизительное значение.
Для примера, введем следующую формулу:
=15,1-5,2)+1
Результат должен равняться 0,9. Тем не менее, если отформатировать я .ейку с этой фор
мулой так. чтобы она отображала 15 цифр после запятой, то станет видно, что результат ра
вен 0,899 999 999 999 999 Это получилось потому, что сначала выполняется операция
Глава 32. Поиск ошибок на рабочих листах
629
л п сох.раиеи в двоичном формам л
. Осиультат был о _0j в двоичном ф_%
»ЛуК>ч»ыН ^был ОКРУ1 у была дооавлеиа едиНИЦа
.—-№5is?»sss " ........................"" У"
ГИМН словами^ б£конечнон *Р оказ3лось ой опасности. Но если рез
предота^” ценное значок» вставляет ни киМИ операторами, То ,
Пу«гь ор<д
"J” маче«ие Л0»’: „„олений - это восполь3оватьс,
М"»И««« „оп,ешн»е« ’“. значение ИСТИНА, поскольку ср£ ’
, способов . Н«НР»“£Р;S»HHM № ОДНОЙ иИФРЫ ПО°“<!
? ОКРУт" следуй Ячейки М.
Гн^т «J— обуйт£ ввКтн елеДУ^ Ф»₽“^
'“Тее пр«еДеи е№ ““у ПР"ГР П Р 6ыть равным нулю, но в дейСТ.ИтМьи0СП|
Тт I 233) - И-334 ж ^лы дол*ен бЬ ь „иСЛо, НО оно все-таки отлично 0Тн
= ,1pU- °S*Te«VeYM. « с«У-«» Формула вернет
:с^^.^муда“ю0”,яс’‘
по"ешвости вычислений'можко'
-веиуя«м ’“Х" “меньше" «) л™ сравнения абсолт.
ХГоч&“ ’ П0СЛеДИМ ФОРМУ”а МР“"
н„й „личины данного ««.а
логическое значение ИСТИНА.
Ошибки, связанные с внешними ссылками
При открытии рабочей книги может появиться окно с сообщением, покатанное на
рис. 32.5. Это окно иногда может появиться, даже если в открываемой книге нет внешних
ссылок. Часто ошибочные ссылки появляются при копировании рабочих листов, в формулах
которых используются имена.
^Microsoft Excel
х
Не удается обновить одну или несколько связей в книге Excel.
» Чтобы ихенить нсточ^ж связей или повторить попытку обновления значений, нажмите кнопку "Изменить связи ,
♦ Чтобы открыть книгу без обновления таких связей, нажмите кнопку "Продолжить*1.
Изменить связи... |
|j Песдопуить
Рис. 32.5. Запрос Excd о том, следует ли обиовитъ внешние ссылки
связи с файлами ктопа^т^^’ Сначала выбеРите команду Файл^СведенияОИзменить
кие-либо связи, выделите их Р^Вает/иалоговое ок»о Изменение связей. Если имеются ка-
улалить соответствующую ссылку^Тс И щелкните на кнопке Разорвать связь, чтобы
Ующую ссылку. Если после этого проблема не решится, то, скорее всего.
630
Часть IV. Дополнительные возможности
, чей книге имеются ошибки в именах ячеек
&еЛеННЬ'е ИМеНае'Диспет*Р имен » Вмберитс томашу Формулы»
°* OI»" еСТЬ ССЬМКа '? 3"аЧе™е °'"*" «СсЕТТ "ч“ Если вы увидиЛ имя.
’"мер имеЛ ИМеСТС’ ФИ',Ь’Р- с "“мощью KOTZ™ ' П »™те «">• В диалоговом окне Дно-
’’„енз ‘ оши6ками' W ° В можж, отображать тслько
Средства проверки Excel
0 Excel предусмотрен набор инструментов ппа
п тгоМ разделе описываются методы работы с веРки- которые могут вам пригодиться.
р 3 ими инструментами.
Выделение ячеек определенного типа
в диалоговом окне Выделение группы ячеек «п
, делить. Чтобы открыть это окно, выбепите Жр° указать тип ячеек- которые нужно
^делить» Выделение группы Главная=Релакт^""-е= Найти
Рис. 32.6. Диалоговое окно Выделение группы ячеек
f Если вы выделите диапазон до открытия диалогового окна Выделение группы ячеек, то
‘ На заметку будут просматриваться только выделенные ячейки. Если выделена только одна ячейка, команда
будет применена ко всему рабочему листу.
Это окно можно использовать для выделения ячеек определенного типа, что может ока-
заться весьма полезным при выявлении ошибок. Например, если установить переключатель
Формулы, то Excel отметит все ячейки, содержащие формулы. Чтобы было легче понять
структуру рабочего листа, можно уменьшить масштаб отображения листа (рис. ). л ля то-
го чтобы увеличить размер рабочего листа, воспользуйтесь элементами управления, распо
ложенными справа от панели состояния, или нажмите клавишу <Ctrl>. прокручивая при этом
колесико мыши.
Глава 32. Поиск ошибок на рабочих листах
631
ь.мндаа»
*-------------- ’ Г chon ислам и может дать вам полное ппРг\г.
Рис. <2.7. Увеличение и выбор всех ячеек с форму. "Редсп^^
о таи. как спроектирован рабочий лист
Сояет
МП с формулами “»*ет "°гажюмть част0 «nwaoawoc
мачмиел. Если присутствует неубранная ячейка сре^^«
XL «ж с формулами, велика вероятность того, что в ячейке прежде содержа^
мула, которая потом была заменена значением.
Просмотр формул
Другой способ ознакомиться с рабочей книгой — выводить формулы, а не их результаты
Для этого выберите команду Формульг=>3ависимости формул^ Показать формулы. Ес-
ли перед выполнением этой команды открыть новое окно для рабочей книги, то формулы бу-
дут расположены в одном окне, а результаты в другом. Для того чтобы открыть новое ок-
но, задайте команду Вид^Окно^Новое ОКНО.
На рис. 32.8 в верхнем окне показаны результаты расчета по формулам, а в нижнем_сами
формулы. Верхнее окно отображает обычный вид, когда в окне показаны результаты обработки
формул, а окно внизу отображает сами формулы. Выберите команду Вид^Окно^ Рядом по-
зволяющую осуществлять синхронизированный просмотр, удобный при работе с двумя окнами
(Подробнее об этой команде можно узнать в главе 4.)
Отслеживание связей между ячейками
Прежде чем обсуждать детали отслеживания связей между ячейками, необходимо озна-
комиться с двумя понятиями.
зияющие ячейки. Это понятие применимо только к ячейкам, содержащим форму-
лы. ; зя ячейки, содержащей формулу, влияющими являются все те ячейки, которые
прямо или косвенно влияют на результат расчета по формуле. Примо влияющей ячей-
зывается ячейка, ссылка на которую использована непосредственно в формуле.
влияющей называется ячейка, которая не используется в формуле непосред-
форму за Н ССЫ;1Ка На нес "Р—ся в другой ячейке, на которую ссылается данная
и в случае вэия^*КИ ^ЧеЙКИ с Ф°РмУлами, зависящие от определенной ячейки. Как
щих ячеек, они могут быть зависимыми прямо или косвенно.
632
Часть IV. Дополнительные возможности Erfd
f, Среди-" “'О5*75
А в г ——_
комиссионные выплаты 2 це.ло прода* 0,055 С. 15 °®1»-—» '"«'«•.«-.Сод, 0 с
1 Ста®*31 0.065 В»1'-.,-..
Подотчетный ; 5 , 6 Серебряков 7 Таран $ Тхори« $ Кучеров ' ю Свириденкс ц Итого Пред, месяц 1С1233 120933 139832 9Б323 78322 =СУММ<в&В10; месяц 10ЭД4 10S4J4 1659С1 W0O63 79923 Есу.ММ(С«С10) =св-м =с?-в? =СВ-В8 -СЮ В10 =cii-S’i t Ид*‘*"(яЧ j «S3 r- J Кмшгэчшм |
: 12 средние комиссионные К =G11/C11
Рис. 32.8. Формулы показаны в нижнем окне
Например, рассмотрим следующую простую формулу, введенную в ячейку' А4
=СУММ(А1:АЗ)
Ячейка А4 имеет три влияющие ячейки (Al, А2 и АЗ). Все эти ячейки являются прямо
влияющими. Для ячеек Al, А2 и АЗ ячейка А4 является прямо зависимой.
Часто выявление влияющих ячеек формулы проливает свет на вопрос, почему формула
неверно работает. Кроме того, полезно знать, как ячейки с формулами зависят от определен-
ной ячейки. Например, если вы собираетесь удалить формулу, было бы неплохо проверить,
имеет ли эта формула какие-нибудь зависимости.
Определение влияющих ячеек
Определить ячейки, ссылки на которые используются в выделенной формуле, можно сле-
дующими способами.
Нажмите клавишу <F2>. После этого ячейки, ссылка на которые указаны в этой
форму'ле, будут выделены цветной рамкой, а сами ссылки будут выделены соответст-
вующим цветом. Этот способ имеет одно ограничение, выделяются только те ячейки,
которые находятся на том же рабочем листе, что и формула.
Откройте диалоговое окно Выделение группы ячеек (для этого выберите команду
Главная ^Редактирование^ Найти и выделить^ Выделение группы ячеею,
в диалоговом окне Выделение группы ячеек установите переключатель влияющие
ячейки и выберите переключатель либо только непосредственно (для выделения
Глава 32. Поиск ошибок на рабочих листах 633
б на всех уровнях (для выделения как
гольк„ прямо ммюших ' °И1т „„ кнопке ОК. чтобы выдел„ть ^Мо
^оевоноо «ипюшпх “ только те ячейки, которые наход^,"’^
ячейки. Таким методом можно
же рабочем листе, что и Ф <Ctrl+[>- чтобы выделить все прямо
Нажмите комбииаиию ^’а» чеМ листе. ЛИЯ,°%
ячейки на активизирован <ctri+Shift+{>. чтобы выделить все (Как Пп
. Нажмите комбинацию активизированном рабочем листе. Р*М0,
и косвенно) влияюшие Я4 а^симости формулфВлИЯЮЩие я4ейки
Выберите команду Формуле’ После каждОго выбора этой команды отобп 1 об-
метит стрелками влияющие просмотреть влияющие ячейки н»ае^я
один уровень зависи'*^^е э1у ком’анду три раза. На рис. 32.9 показан рабоч^^
до третьего уровня, вь10еР“ ' й влияющие на значение в ячейке С1з И
в котором стрелками выделены ячейки_____________________
-------Е о i Г * н
5 50% обычная ставка комисионных
^^дрвышение по сравнению с предыдущим месяцем
с с^лВЬбйчивается в том случае, если цели продаж достигнуты
А
Комиссионные ।
цело продаж
Ставка бонуса
' 1
' 2
' 3
7
; 8
9
10
11
Подотчетный Пред, месяц месяц Цель достигну Комисси онные
Серебряков «101238 <00 4 ИГ 7 21> к. 7 049 5 964
Таран 120933 —«108 434 --XV/ —«о <"4 1 Л 7ЙЛ
Тхории 139 832 JUT VUJ _ •» с еле
Кучеров '98 329 •LUU UOJ
Свириденио 78 322 79 929 “ ♦ 1601
Итого ’538 643 ^>«562 785 24142 4,48% — 33 697
Средние комиа 0;fc9875
13
Рис. 32.9. Стрелками отмечены ячейки, влияющие на формулу в ячейке С13
Определение зависимых ячеек
Определить ячейки с формулами, в которых используются ссылки на активизированную
ячейку, можно несколькими способами.
Откройте диалоговое окно Выделение группы ячеек (для этого выберите команду
Главная^ Редактированием Найти и выделитьМВыделение группы ячеек).
В диалоговом окне Выделение группы ячеек установите переключатель зависимые
ячейки и выберите переключатель либо только непосредственно (для выделения
только прямо зависимых ячеек), либо на всех уровнях (для выделения как прямо, так
и косвенно зависимых ячеек). Щелкните на кнопке ОК, чтобы выделить зависимые
яче ки. аким методом можно выделить только те ячейки, которые находятся на том
же рабочем листе, что и формула.
" комбинацию клавиш <Ctrl+]>, чтобы выделить все прямо зависимые
ячейки на активизированном рабочем листе.
" и =^6ИНаЦИМ’ КЛаВИШ <Ctr,+Shift+}>, чтобы выделить все (как прямо, так
косвенно) зависимые ячейки на активизированном рабочем листе.
634
Часть IV. Дополнительные возможности
- Выберите команду Формулы^
отметит стрелками зависимые ячей?^00™ Формул
ется один уровень зависимостей. П П°Сле ка*лог о выбоп мые ячейки. Excel
пример до третьего уровн, ьмбери^ХТлу
Отслеживание ошибочных значений
Если формула возвращает значение с- -
ячейку- которая является источником данной ос
Яке является результатом ошибки во влияющей я-
^визируйте ячейку, в которой содержи ”
^Зависимости формул^ Проверка
я<ет стрелками на возможные источники <
ошибки. Excel
'ошибки, поско1ь^учаМОЧЬ определить ДРУГУ'**
*ч ячейке. Лпя\ * С1° °шиока в одной ячей-
аержится ошибка пРеделения источника ошибки
3 наличия ошибки^йг™>ерИТе команду ф°Рму-
ошибки. ШИОки^Истонник ошибки. Excel ука-
циклические ссылки
Если вы случайно создали формулу
Е,СЛИ DO) —— vvJAajm формулу с цикличес ~
„упреждением. Если в этом окне щелкнуть на кнопке отобРазит окно с пре-
яЧеиками, ссылки на которые составляют циклические Ехсе1 Нарисует стрелки между
могут решить проблему о "" с7релк“ ™ "°-
Зависимости формула Проверка наличия ошибки^! ,берите командУ Формулы-
б0 *ит список всех ячеек, участвующихст XZa 4 '460™6 ссылки- *™рая ото-
щайте ячейки из этого списка иХеряйтГ^" “Ческой сс™ Поочередно вы-
пока не найдете источник ошибки. У Ы’ котоРЬ1е содержатся в этих ячейках.
фоновая проверка ошибок
Иногда бывает очень удобно использовать средство фоновой проверки ошибок Excel.
Чтобы включить (отключить) это средство, установите (снимите) флажок Включить фоно-
вый поиск ошибок на вкладке Формулы диалогового окна Параметры Excel (рис. 32.10).
Кроме того, ниже в этом окне можно определить типы ошибок, которые будут проверяться
в фоновом режиме.
.Если фоновая проверка ошибок включена, то Excel постоянно проверяет формулы на на-
личие ошибок. Если найдена формула, в которой может быть (или есть) ошибка, то в левом
верхнем углу этой ячейки появится небольшой треугольник. При выделении такой ячейки
появляется смарт-тег. Щелчок на этом смарт-теге приводит к появлению меню с набором ко-
манд. На рис. 32.11 показан рабочий лист, который содержит несколько ошибок #ДЕЛ/ о 1
Щелчок на смарт-теге приводит к появлению меню, с помощью которого можно попытаться
устранить эту ошибку. Количество и набор команд в меню зависит от типа ошибки.
Во многих случаях приходится выбирать команду Пропустить ошибку. Выбор этой ко-
манды приводит к тому, что выбранная ячейка больше не будет проверяться на наличие
ошибок, а смарт-тег исчезнет. Отменить эту команду можно только для всех ячеек активизи-
рованного рабочего листа сразу. Для этого во вкладке Формулы диалогового окна Пара-
метры Excel щелкните на кнопке Сброс пропущенных ошибок. После этого все ячейки
снова будут проверяться на наличие ошибок.
Для проверки ошибок можно воспользоваться командой Формулы^Зависимости фор-
мула Проверка наличия ошибки. А затем в открывшемся диалоговом окне просмотреть
все ошибки на рабочем листе. По принципу работы это диалоговое окно очень похоже на ок-
но проверки орфографических ошибок. Диалоговое окно Контроль ошибок представлено на
Рис. 32.12. Обратите внимание на то. что это немодальное диалоговое окно. Поэтому даже
если это окно открыто, у вас есть доступ непосредственно к ячейкам рабочего листа.
Глава 32. Поиск ошибок на рабочих листах
635
Р„. 2.10. Теп. Рь Е. .1 0М проверять формулы на нилачш
.11 9ЛР*юсма^*п1вв& 6м. ошибки бДЕЛ/01
636
Часть IV. Дополнительные возможности
[кслнроль CHI
рис. 32.12. Диалоговое окно Контроль ошибок
ритърабочий тист на наличщ ошибо/
виимаимс!
Важно понимать, что cfxWneo проетджи ошибп,
ных недостатков. Другими словами мм> ruif “«рцииио и имеет ряд очв» сцм»-
мощью этого средств» и устранили’их' то это ГГ*™ * ’*“*’** ****** ®
ошибок! Дело в том, что с помощью этого ’ W6°*** °0*"*
могут содержать ошибки. Кроме того п>дгтво иншк » П°Овери,ь *мй*и- «”°й*
пы часто встречаемы/ ошибсж. **°ТСХЛ* ;И
ячейки, в которых формулы были u№ XZX S 'W'C’ °f’p‘'J*n,”b
* 1uiyMdMH/. вменены обычными числовыми значениями
Вычисление формул
(’редел во Вычисление формулы позволяет по панно вычислить сложную 4X,PMV га*
как л ° Дсласт Excel, Для пою выдел из е ячейку с формулой и выберите юмаи г, Формулы’^
Зависимости формул^Вычислить формулу На экране пояиитси ли ииовос окно Вы-
числение формулы, показанное на рис. 32.13.
Рис. 32.13- 11 Вычисление формулы но:*по ..............
ч и ел ить формулу'
Щедкните на кнопке Вычислить, чтобы нычж >ю .черкни. „ыра>е.ше П^ .е к«-
К>|<> щелчка ИроИЧВОДИ1СЯ ОДИН шаг вычислении На первый П1 1Х 1 ТО * п .,..
много сложным, но При определенном опыте ряооты с ним вы оы^тро > я М
’"в Hxcd XZZXrfi нтзмие тения ч.сж ф<ДОД- — чтобы«ЙМИММ»
ся им, выполни гс следующие действия
637
Глава 32. Поиск ошибок на рабочих листах
Виммаиие!
ИМ редактИРов“"ия-
Ч|Л. с Ф°Р'С. «.«И™ 1> ^которун» необходимо вЫМи
ГИЯ® "? клз»"ш> ‘
., y.iep*‘,w" вычисленное значение. Затем
4 <ESC>' ЧТ0 “ “₽НУГЬ
Bm«w Ф°РМ>” , так « “ В“ИПе “Ит> к"а««««
JLr> клавир <&^еГ>
<Esc> 1О значения-
численные знач
ЯЛМГка и замены
г педства nonv* с помощью которых можно доста.
СР ее, ”ЛИ ° РабОЧ“ КНИГ' БОЛ" ™'
Чтобы 0ТКРы2яппйание^Найти и выделищ> информацию, перейдите на вкладку
ГлаВН®ЯЛрТксли необходимо найти только -У^кст*новым, перейдите на вкладку Заме-
sX«^« (“рыть)»—
НИТЬ, с помощью кнопки I lapa
ры поиска.
Найти и заменить
Нзёти | Завеять |
Найти: |
~Т] | Формат не мдан | Формах. ; ^ |
ИС«п>: 3 Г ^читъввть регистр
<————] Г Ячейка целик0"
Просматривать. |по строкам »|
Область поиска: [формулы -| Дараиетры << |
Цайти все Найти дадее
Рис. 32.14. Диалоговое окно Найти и заменить использует-
ся для поиска информации на рабочем листе или в книге
Поиск информации
Введите искомую информацию в поле Найти.
В раскрывающемся списке Искать укажите область поиска (на активизированном
рабочем листе или во всей книге).
638
Часть IV. Дополнительные возможности Ехсе^
в раскрывающемся списке Просматривать
* (просматривать по строкам или по столбцам)
л в раскрывающемся списке Область поиска
* сМатривать (Ф°РМУЛЫ, значения или примечания)^ ЖИ'е' какие Данные следует про-
с помощью опции Учитывать регистр можно
* к с учетом регистра символов. указать, следует ли производить по-
л С помощью опции Ячейка целиком можно
* всего содержимого ячейки или только ее фрагмента Ь’ С'еДует ди Г|Р°изв°лить иоиск
г помощью кнопки Формат... можно залят!
* форматирование (см. в разделе “Поиск формата") ИМеЮШИХ опРеделсннос
-I -не каждого щелчка на кнопке Найти ляпов
’ ° комую информацию. Чтобы найти все совпав ВЫД?ЯТЬСЯ одна ячсйка- с°ДеРжа-
<5я иско овпадающи^ ячейки шсткнитр ня кнопка* Няй-
1U оге В последнем случае диалоговое окно Найти и заменит?' ШеЛКНИГе На КНОПКе Н*И
тИ все- „ я плесов ячеек в кптпт.,,- к ' аиги и заменить расширится и внизу доба-
«тся список адресов ячеек, в которых была найдена искомая информация (оис V 15) Если
01ТС .х/ть на каком-либо записи в этом списке то Excel пт,™ Ф с - Р * Л
.пеЛ>сНУть „ ’ то Lxcel прокрутит рабочим лист так, чтобы на
111 т была видна выделенная ячейка.
экран ________
укажите направление поиска
Найти и заменить
Найти | Заменит^ |
Найти:
|Вологда
| Формат не задан | Формах... -1
| на листе
Искать:
Просматривать: [по строкам *]
Область поиска: [формулы
Г Учитывать регистр
Г Ячейка целиком
Найти все [ | Найти датч
Книга
Глист
[Копия conditional sum xlsx Sheet 1
] Имя
| Ячейка"
Копия conditional sum.xlsx
Копия conditional sum.xlsx
Копия conditional sum.xkx
Sheetl
Sheet 1
Sheetl
$в$6
$В$7
$0$Ю
Вологда
Вологда
Вологда
Вологда
4 ячеек найдено
Рис. 32./5. Результат поиска
После использования кнопки Найти все для выбора всех найденных ячеек нажмите комбина-
С0®61 цию клавиш <Ctr1+A>.
/ Для внесения изменений на рабочий лист закрывать диалоговое окно Найти и заменить не-
/На заметку обязательно. Можно просто щелкнуть непосредственно на рабочем листе и выполнить необхо-
димые операции. При этом диалоговое окно останется на экране, и вернуться к нему можно бу-
дет в любой момент.
Замена информации
Чтобы на рабочем листе или в книге заменить заданную текстовую строку другой. перей-
дите на вкладку Заменить диалогового окна Найти и заменить. В поле Наити введите ис-
Глава 32. Поиск ошибок на рабочих листах
639
'лиге текст, которым должен быть зам
комын текст, а в поле Заменить на было описано в предыдущем разделе
текст. Установите другие параметрьг первую ячейку с ИСКОМЬ(М ’
Щелкните на кнопке Наити далее. эТОТ текст новым. Excel Зам ,
щелкните на кнопке Замените к следующей ячейке с искомым J С°^рЛм
активизированной ячейки, после «его пре щелкшгге на гаопке Заменить
заменить содержимое следующей щелкните на кнопке Заменит^'
нить содержимое всех ячеек с иско«“*‘ но. огмешггь замену можно с not
мена не прошла так. как это был^^^нажап комбинацию клавиш <сЛ°Ц^> ?”
Отменить на панели оыстрого доступа (или наж or+Zi.
Чтобы удалить определенную информацию на вкладке Заменить диалОгОеого
заменить в поле Найти введите искомым текст, а поле Заменить на оставь К*а Н,й
^СТЫм и И
Совет
ПОИСК фор заменить можно определить ячейки.
С помошью диалогового «I» Найт м<)ЖН0 мметить параметры редапир °?*
„„.ют определенно. все ячейки. отформатированные „о,,, «я
Например, предположим. ™ нужно » Для этого выполните слелугещи. д
шрифтом, и заменить его по. ование=>Найти и выдепить=енайти <в
'• <е«НМ, чтобы открыть диа.лотопо.
ти и заменить.
2 . Перейдите на вкладку Заменить.
3 Если поля Найти и Заменить на содержат текст, удалите его.
4 Щелкните на верхней кнопке Формат, чтобы открыть диалоговое окно Найти
^мат. Эго окно очень похоже на диалоговое окно Формат ячеек.
В диалоговом окне Найти формат перейдите на вкладку Шрифт.
В списке Начертание выберите полужирный и щелкните на кнопке ОК.
Щелкните на нижней кнопке Формат, чтобы открыть диалоговое окно Заме
нить формат.
В этом диалоговом окне перейдите во вкладку Шрифт.
В списке Начертание выберите полужирный курсив и щелкните
Теперь диалоговое окно Найти и заменить должно
Обратите внимание
форматирования.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
определит ячейки, в
жирным курсивом.
на кнопке ОК.
принять вид, как на рис. 32.16.
на то, что в нем отображаются образцы заданных параметров
В диалоговом окне Найти и заменить щелкните на кнопке Заменить все. Excel
которых используется полужирный шрифт, и заменит его полу-
Также можно осуществить поиск на основании определенной ячейки. В диалоговом окне
Наити формат щелкните на кнопке Выбрать формат из ячейки, а затем щелкните на
ячейке, содержащей искомое форматирование.
. С помощью диалогового окна Найти и заменить нельзя найти цветовое форматирован*
задаваемое стилем таблиц, а также атрибуты форматирования, задаваемые условным форматом
640 ------------- _ ____...
Часть IV. Дополнительные возможности ^се
Найти и замени,г ь
Маитц:
|&огюгда
Образец» 1 Г V.2':~~'T
-------- -----------j
Искать:
|нл листе
Просматривать: Гпо строкам
Область поиске: | формулы
Найти асе [ КайтИдаав1, |
Рис. 32.16. Использование
нить для изменения форматировав^еек
Проверка орфографии
При работе в текстовом процессоре, до того хак распечатать важный документ вы веке
запускаете средство проверки орфографии. То же самое можно выпа™ в ЁксеГ
гтпя выполнения проверки правописания иши«1ь и в сма.
А75* о.птйПпЖлгпаАио , и ния вы6еРите команду Рецензированием
ПравописаниеФОрфография или нажмите клавишу <F7>. Если вы хотите проверить ор-
фографию только в определенном диапазоне, перед выбором этой команды вылетите нуж-
ный диапазон.
Если в результате проверки Excel найдет слово, которое распознает как неправильное, от-
кроется диалоговое окно Орфография: русский, показанное на рис. 32.17.
Рис. 32.17. Диалоговое окно Орфография: русский
I Средство проверки орфографии проверит содержимое ячеек, примечания, текст в графических
На заметку объектах и диаграммах и колонтитулы страниц. Будет проверено даже содержимое скрытых
строк и столбцов.
Диалоговое окно Орфография работает точно так же, как и другие средства проверки
правописания, с которыми вам, вероятно, уже приходилось сталкиваться в текстовых процес-
сорах. Если Excel обнаружит слово, которого нет в словаре, можно выполнить олно из пере-
численных ниже действий.
Глава 32. Поиск ошибок на рабочих листах
641
слово и продолжает проверку правое
. Пропустить. nponye«JJ«™ ущее CJ]0B0 „ „се его дальнейшие
Пропустить все. Пропус ' сЛ0В0 в словарь.
. Добавить в словарь- Д"*М*Г , тм Варианты.
Заменить. Заменяет текущее с текушее мово „ все е| <_
Заменить все. Вез "““"'^„„е варианты. Ши,
явления словом, указами написаиное слово в правильном виде в с
. Автозамена. Добавляя " 6нее об зтом - в следующем разд. ,
исправляемых автоматически (поДР
Использование автозамены
которое помогает автоматически исправля
Автозамена-это удобное средств , автоматически исправля *ь ?Х
ные опечатки. Также >‘ожн° Д° 0 на рис. 32.18. Чтобы его открыть, с помОщ’\ СЧ.
Диалоговое окно Автозамена поки Параметры Excel, перейдите н м^
ды Файл^Параметры откроите дикого _ , автозамены на BkJ1
Правописание и щелкните на кноп __
--------------------------““ ~ J?]x]
” '^двтозанена математическими оеволаии .
Автора | ‘ Автофсрнат при вводе | Действия
17 Показать кнопки возможностей авгоммены ----------
|7 Исправлять Дбе ПРописные буквы в начале слова Исключения... ]
|7 делать первые буквы предложений прописными
|7 Названия диет с прописной буквы
j (7 Устранять последствия случайного нажатия CAPS LOCK
Автозамена: (зусски^^т
Хртенять:
(С)
(г)
.4 (та)
Й- - ‘ ~
w Analyse Services
на:
служб Analysis Services -d
Добавить | ^дал>тгь |
©
®
| OK j Отмена
Рис. 32.18. Диалоговое окно Автозамена
Это диалоговое окно имеет несколько опций.
Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова. Excel будет автоматически ис-
правлять слова с двумя прописными буквами. Например, слово БЮджет будет ис-
правлено на Бюджет. Это типичная ошибка, которая часто встречается при быстрой
наборе текста. Можно щелкнуть на кнопке Исключения, чтобы указать список ис
•стечений из правила.
Делать первые буквы предложений прописными. Автоматически преобразует п Р"
вую букву предложения в прописную.
642
Часть IV. Дополнительные возможности &
р Н<,”букву В названии дня недели н1*аВтоматичсски менять пер-
^ЛЬНИК, Excel исправит его на Понедельник^' НаПример' ввести СЛО8° поне'
удалять последствия случайного нажатия cAPS LOCK Программа автоматически
* устранит последствия случайного нажатия клавиши <Caps ьХТри на^“
„ заменять при вводе. Excel будет автоматически исправлять слова при наборе.
Ехсе1 входит длинный список типичных опечаток д1я автозамены. Кроме того, в нем
X записи для некоторых символов. Например, (с) иа ® Вы
ете ^-“JeЯн1вХ1ЫсочлИ*СИ’ НаПриМер’ если вы часто ошибаетесь при наборе
М ов» *яварЬ И pr поп? чямриат ЭИТе С00тветствУющую запись для автозамены. Оши-
Сй иное слово введите в поле заменять а правильное - в поле на. Как было отмечено выше,
мо*н0 сделаТЬ В диалоговом окне Проверка орфографии.
Средство автозамены можно использовать для создания сокращений часто используемых слов
И фраз. Например, если вы работаете в компании Объединенная Корпорация Обработки Дан-
ных, то создайте запись для замены сокращения окод этим длинным названием. Теперь, как толь-
ко вы наберете окод, Excel автоматически заменит его на Объединенная Корпорация Обработ-
ки Данных.
Иногда нужно отменить действие средства Автозамена. Например, вам может понадобиться
ввести (с), а не символ ©. В этом случае, сразу после того как Excd произведет автозамену, щелк-
ните на кнопке Отмена панели быстрого доступа или нажмите комбинацию клавиш <Ctrt+Z>.
На вкладке Автоформат при вводе в диалоговом окне Автоформат можно задать фор-
мат для управления некоторыми другими автоматическими настройками Excel. На вкладке
Е^арт-теги этого же окна можно указать, для каких данных рабочего листа показывать
смарт-теги и в каком виде. Количество и типы смарт-тегов, которые отображаются на этой
вкладке, могут отличаться в зависимости от программного обеспечения, установленного на
вашем компьютере.
Вкладка Автозамена математическими символами содержит ссылки на математиче-
ские символы при работе с редактором уравнений (см. главу. 22).
Совет
'на заметку
Лава ^2. ^°иск ошибок на рабочих листах
643
диализ данных
ЧАСТЬ
Программа Excel — прекрасное средсгао лля анализа
данных, если, конечно, вы знаете, как извлечь нуж-
_ Информация из Рабочих листов Excel. В этой части рас-
^атриваются методы обработки и анализа данных. Как вы
скоро убедитесь, средства анализа данных в Excel не только
чрезвычайно мощные, но и очень простые в использовании.
В этой части...
Глава 33
Получение данных из
внешних файлов баз данных
Глава 34
Введение в сводные таблицы
Глава 35
Анализ данных с помощью
сводных таблиц
Глава 36
Анализ данных с помощью
сценариев ‘что-если’
Глава 37
Анализ данных: подбор
параметров и поиск решения
Глава 38
Использование пакета
анализа
Получение данн
из внешних фай
баз данных
ГЛАВА
В этой главе...
excel обладает отличными возможностями анализа и
представления, но эти средства требуют данных Во
многих случаях данные, которые вам требуются име
юТся во внешних базах данных. Например, в вашей компании
может быть база данных, содержащая информацию о покупа-
телях, информацию о продажах и т.д. Эта глава представляет
собой введение в проблематику выборки данных из файлов
баз данных для последующего их использования в Excel.
файлы внешних баз данных
Когда вы открываете рабочую книгу Excel, она полностью
загружается в оперативную память компьютера. Это обеспе-
чивает быстрый и полный доступ ко всем данным, содержа-
щимся в рабочей книге. Но это также подразумевает, что вы
не можете создавать чрезвычайно большие объемы данных.
Хотя в Excel 2010 рабочий лист может содержать более мил-
лиона строк, фактически используется значительно меньшее
количество строк листа — иначе ваша система будет ползать,
как черепаха, несмотря на достаточный объем оперативной
памяти.
/ Использование 64-разрядной версии Excel позволит вам
/на заметку работать с рабочими книгами значительно больших раз-
меров. Но для предельно больших наборов данных значи-
тельно эффективней работать с подмножеством данных.
При доступе к внешнему файлу' базы данных с помощью
Excel вы можете выполнить запрос на загрузку подмножества
Данных в вашу рабочую книгу.
Доступ к файлам внешних баз данных из Excel может по-
надобиться в следующих случаях:
® вам необходимо работать лишь с частью данных, кото-
рая удовлетворяет определенному критерию;
Файлы внешних баз данных
Импортирование таблиц баз
данных Access
Пример извлечения данных
с помощью запроса
Работа с внешними
данными
Создание расширенных
запросов
Дополнительная
информация о Microsoft
Онегу
,v co временем меняется поэтому не состав
это подмножество данных обновленнОи информацией;
вить запрос и заменить с га иМПОртировать данные в Excel иди Об1
формат базы данных не позволяет оЪем
ных слишком велик. н0ДДерживаемый Excel, или база Да Ч
база данных имеет фор ’ <Х Cj)
большая для импортирования, между собой таблиц. “Чц
база данных содержит несколько
с Файлами внешних баз данных, то для этого Пп
Если вам необходимо раоотать у мы управления базами данных, fin J. r'°'W,
нее использовать Excel, чем друг» можно обрабатывать и форматировав?’''
ключается в том, ч то после ввода в Excel дан “настоящие” базы ваТь- ИСп 3*
зуя привычные инструменты и щества для хранения и обработки больших Та^Ие°Ди
Microsoft Access, имеют св р весьма сложные по своей структуре отчет ЭССИй°й
ных. Например, в Access можно создать весьма нт эр отчеты, ЧТо зв Анц.
нительно сделать в Excel.
пппжны знать их терминологию, поэтому ниже привод
ботают с базами данных, Д
. Залисп. J^ етаорят„пределенуже™».
. запрос. Лопаз»««йжда*“' /L (дате - аналитическая обработка в рпапвд вд.
; JTo^. <" °"Х2Х» создаются на основе нескольких дау™
мени Многоуровневые базы данных, я свежей информации. Эту операцию ис-
. 06-ою.е-*- Повторное вельском режиме, ""Формация в ней
пользуют при работе с базой данных в
янно изменяется.
Поле. Элемент записи табличной базы данных, соответствующий столбцу в Excel.
Результирующий набор. Данные, получаемые по запросу. Как правило, это некоторое подмножество
исходной базы данных. Microsoft Query возвращает результирующий набор в рабочую книгу Excel или
в сводную таблицу. (Сводные таблицы обсуждаются в главе 34.)
Реляционная база данных. База данных, которая хранится в нескольких таблицах или файлах. Табли-
цы связываются через одно (или более) общее поле, которое называется ключевым.
Стандарт ODBC. Аббревиатура от Open DataBase Connectivity - это разработанный компанией Microsoft
стандарт, использующий драйверы для доступа к файлам баз данных, представленным в различных фор-
матах. Microsoft Query имеет драйверы для таких баз данных, как Access, dBASE, FoxPro, Paradox, SQL
Server, рабочих книг Excel и текстовых файлов в формате ASCII. Драйверы ODBC для других СУБД можно
полутитъ у представителен компании Microsoft или у сторонних поставщиков.
Таблица. Упорядоченный набор данных, состоящий из записей и полей. База данных может содержать
одну или несколько таблиц.
(SQL, аббревиатура от Structured Query Language - язык структурированных запросов. Microsoft Query ис-
пользует язык SQL для создания запроса к базам данных.)
648
Часть V. Анализ да"нь1*
0М°°РТИРование табпии баз данных
лесе55
~ — °'Г'“ 2О’°
”ист Ех“' ° "омо“ью
Л ийЫХ, в котором надо наити нужный файл баЛЬ1 данных Access
<осле того как будет найден нужный файл базы данных Access. откроется диалоговое ок-
Вь1ДеЛИТЬ . ия п т-1^1 рать табдицу (или результат запроса), которая будет
и (пор-гир°вана В Е ' Н Р 331 "оказано окно Выделить таблицу, где представлены
11 и Ре3Ультаты запросов уче ной базы данных “Борей”, которая поставляется как
/мер базы данных вместе с приложением Access. Выберите нужную таблицу и щелкните
|1р кнопке ОК. Далее Excel откроет диалоговое окно Импорт данных (рис. 33.2), в котором
ва определить местоположение импортируемой таблицы на рабочем листе Excel и указать,
оМ виде нужно представить данные: в виде обычной или сводной таблицы.
0 K<iKu
® Десять
w«urrolA 4 . ,л
Д! Запрос Заказы
£ Квартальные обороты
Д! Продажи по типам
[§1 Продажи по типам в 1997
[(ф Продажи товаров в 1997
Промежуточная сумма заказа
Д Сведения о заказах
£§3 Список имеющихся товаров
;§з Список товаров
(§3 Счета
Товары по типам
Товары с ценой выше средней
ЦП Доставка
1Ш| Заказано
ПИ Заказы
[Клиенты
ОН) Поставщики
ШВ Сотрудники
ОШ Типы
ОШ Товары
самых дорогих товаров Bancor _ ----
wpw дорос ,. паоора максимальных значений Везеру
Базовый запрос для формы "Заказы".
Истомна загхай для формы "Квартальные обороты'.
Исто'<*« записей для отчета "Продажи по типам",
Итоговые значения продаж товаров по типам, рассчит.
Источник записей отчета "Продажи по tkw г 1995". У
Источник записей других запросов Использует Stm и 6
Источник записей нескольких форм и отчетов. Использ1
Применяет фильтр к записям таблицы "Товары"; запрос.
Базовый запрос для отчета “Сгисок товаров".
(Условия отбора). Источник записей отчета "Счет" Ctj<
Базовый запрос для отчета "Товары по типам".
(Подсмиенгыи запрос). Возвращает сведения о товара
Названия и телефоны компаний, обеспечивающих доп*
Товары, количество и цены для каждого заказа в табл:
Название клиента, дата заказа и стотэсть доставки z
Названия, адреса и телефоны кгыеитсе.
Названия организаций, адреса и телефона поставщике
Фамилии, должности и сведения о сотруднках.
Типы товаров в базе данных "Бореи".
Марки товаров, поставщики, иены и запасы на складе.
i
В котором
38мвпгу
Рис. 33. J. Диалоговое окно Выделить таблицу
Таблицы Access импортируются по принципу ‘все или ничего". Другими словами, импортируется
вся таблица, и нельзя сделать запрос на выборку только определенных записей.
^3. Получение данных из внешних файлов баз данных
649
Рис. 33.2. Д^'О^ое 0К"° ИМП°Рт даННЫХ
г , импотированная из базы данных “Борей” f ir I
Хе Excel автоматически преобразовала в таб^е ц
S —Г c Q Должность |
H o6aaui«HMJ*H И АД1И-С
к, Мапз Anders Представитель ob«re^t7s^^i^ A*da. deiar„ Mataderos zau^'0'1 120 Hanover Sq Berguvsvagen g F°rsterstr. 57
? AJ*i > ANATR 4 Л ЧТ 0*4 5 AftOVT Alfreds Eirtwru.jt» Ao* Tryptic Emparelados Antomc Moreno Taquena Around the Hom gerglunds snubckop gtouer See Oebkatessen Ana TrujOto Antonio Moreno Thomas Hardy Christina Berglund Hanna Moos Совладелец Совладелец Представитель Координатор Представитель
4 IkONP 8ton<i«l p**^ *: bk Fredertque Ctteaux Главный менеджер 24- Place Kleber
- BOUO Bolide Comidax preparadas Martin Sommer Совладелец С/ Araquil, 67
X ЭО*А* ftcnaop' Laurence Lebihan Совладелец 12, rue des Bouchers
н «оттм Bottom-Oollar Markets Elizabeth Lincoln бухгалтер 23 Tsawassen Blvd
и BS8£V B3 OeneragM Victoria Ashworth Представитель Fauntleroy e.rcus
И САСТЦ Cactus Com-das para Uevar Patrloo Simpson Продавец Cerrito 333
CFW Ce*r*rDcc^«rcHil Mocteluma Francisco Chang Главный менеджер Sierras de Granada Э993 Hauptstr. 29
15 CHOPS Chop-Suey Chines* Yang Wang Совладелец
к- • Comemo Малено [Pedro Afonso _^Унени>< продавца Av dos Lusiadas. 23 Berkeley Gardens312BreJ
I7.COM* Consolidated Holdings Elizabeth Brown Представитель
U -ORACO Озкь«--~.л Oe,.i<atessen Sven Ottlleb Координатор Walserweg 21 '
1» э*т*оч Ow monde entier Janine Labrune Совладелец 67, rue des Cinquante Otap 35 King George
X; EASTC F**tern Cor,**rt cn Ann Devon Продавец
»1 EKNSH tmrt Handel Roland Mendel Менеджер по продажам Kirchgasse 6
х? ГАМ>А сдлям.а Arquibatao Aria Cruz Помощник менеджера Rua Oros, 92
2J f<SSA я$$д Fabnca int<r. SalcNchas S.A, Diego Reel Бухгалтер С/ Moralzarzal, 86
М fOUG govrmandes Martine Rance Помощник продавца 184, chaussee deTourrui
КИ.ГО Eolr och fa HB Mana Larsson Совладелец Lkergatan 24
Л FRAM Peter Franken Главный менеджер Berliner Platz 43
г' *вл*« France rtftauration Carina Schmitt Главный менеджер 54. rue Royaie
а с«лм5 cra<^j S o A Paolo Accortl Представитель Via Monte Bianco M
ur-.a Secathau e Frutos do Mar Uno Rodfig^ez Менеджер по продажам Jardlm das rosasn. 32
Рис. 33.3. ТиОсица Access, импортированная в Excel
Пример извлечения данных
с помощью запроса
г пСНОВ^^
Итучий приведенный ниже пример, можно быстро и просто ознакомиться е v м
возможностями программы Microsoft Query, поставляемой совместно с программой
В следующих разделах вы узнаете, как с помощью Microsoft Query открыть внеш
базы даниых и импортировать определенный набор записей.
650
Часть V. Анализ Д3^
Чтобы выполнять запросы вд внешне
/ „метку лено приложение Microsoft данны*' «ашем Г0мпыотйп, п <
ныв'^ Получение внешних Эт° Жжение w
Query будет недоступной. «ан"-,Из други>'
1)Уч||'им “ст“'т“ '""асомое,,», с м,
^ро. В оттелуюших ра,делах вы у,„ас1с ' «»л.е,„ отс.и.жимвие
"„С" *аЙЛЯ 6”',Ь1 даНВ“ " ИМП(’рт‘<1»>«ани, , МдтомтТ,
КР - Файл базы данных Энного набора записей.
„нителаиая Файл оазы данных, используемый в качнет™
М^ация мом к книге компакт-диске. (Эта база^??^ В этом находится на прилагзе-
. цирована. - Примеч. ред.) пРияине ее внушительных размеров не русифи-
файл базы данных
раза данных, используемая далее в качестве пп
я,пей из одной таблицы. Она содевжит 31 является базой данной Access, со-
”Т ’' 6ВД " СТруТПурироМй, СлМуЮиИ„„
пОдЯМИ.
м Sort (Упорядочение). Числовое поле гпп^.
. . /г> Держащее последовательные номера записей
0 Division (Региональное отделение) Текст
ление компании (возможные значения д.^ ^^'^Ф^^РС^^альноеотде-
(Северная Америка), Pacific Rim (бассейн Ты а (Ачия)' Вигоре (Европа). N. America
. „ Тихого океана), S. America (Южная Америка)).
’ ‘XX региоХТе’ ?КС™““ ПМе лепч-м™, ком-
(финансы). Advertising КсстМ"*
г»„о с / Uata rotess>ng (обработка данных). Human Re-
scurces (кадры). Operations (протвлдства). Public Relations icbsis с обшестаеиностью),
R&D (научно-исследовательский). Sales (продажи). Secunty (бежиаоноеть). Shipping
(перевозки) и Training (учебный).
Category (Категория). Текстовое поле, содержащее название категории бюджета.
В данном примере имеется четыре категории: Compensation (выплапы). Equipment
(оборудование), Facility (материальное обеспечение) и Supplies & Services (снабжение
и услуги).
Item (Статья). Текстовое поле, содержащее названия бюджетных статей. Каждая
бюджетная категория состоит из своего набора статей.
Month (Месяц). Текстовое поле, содержащее название месяцев. Для обозначения ме-
сяцев используются аббревиатуры Jan (январь), Feb (февраль) и т.д.
Year (Год). Числовое поле, сохраняющее номер года (2008 или 2009).
Budget (Бюджет). Числовое поле, содержащее бюджетные суммы.
Actual (Фактически). Числовое поле, содержащее фактически истраченные суммы.
Variance (Разность). Числовое поле, содержащее разности между значениями полей
Budget и Actual.
Задача
Необходимо составить отчет, где бы были показаны выплаты за первый квартал 2009 года
<с января по март) сделанные учебным департаментом отделения по Северной Америке.
Другими словами, запрос должен извлечь данные, которые бы удовлетворяли следующим
критериям.
Гла*а 33. Получение данных из внешних файлов баз данных
651
К. Aflierica
нТЬсЯ знаЧеНИе р Training.
а в поле cates нахоД«тьСЯ 2009-
- В поле Month дол ггюЮКноРаВНЯ u заключается в импортирован
I "Импортирование <4,
3 - пешению п0(^нь1м выше в р фильтров можно остаВИТ(? Ч
ОДОН из тдаода» ^о6ом. on®» и6доцы С пом Этот подход работает Д’"*
всей таблииы Аес» и„портЧ’оваДо1 заД«*“ыМ "Рчаета6-ДО«а настолько большая,*»»
данных Ассе«"' вторые уз^^^иая-наШеМ/СДтооретический “миллион”> коли *
ТОЛЬКО те запи“„“„еслни>кда6°; 1ктн’гског „базы данных используем ср*»
тогда, когда яб. „ревы®" Да"" которые необходимы. Кроме того,„”
о6новть мпрос и иметь “
MiCrOSOft ?иные «мнорДОРУ»^ "°
“докее»еж«ааИНЫе
Выбор источника данных
Пусть у нас открыт пустой лист Excel. Выбираем команду Данные1^ Полvo
них данных^Из других источников^Из Microsoft Query. Excel откроет ди ение вНец|
Выбор источника данных(рис. 33.4). ^пговое 0JCf('
1;вы6сю источника данньо^^м
X
Базы данных j Запросы | Кубы OLAP |
Excel Fites’
Inspector”
Loggng*
MS Access Database'
OWF-FOM-V?
База данных MS Access’
Файлы Access’
Файлы dSASE’
ФайлыЕхсеГ
ок
Отмена
Обзор... 1
Параметры .
Чдалчге
R |}сгюл>эоватъ мастер запросов
Puc. 33.4. Диалоговое окно Выбор источника данных
Это диалоговое окно содержит три вкладки.
Вкладка Базы данных со списком источников данных, известных программе Micro-
soft Query. Этот список может быть как пустым, так и непустым, в зависимости отто-
го, какие источники данных определены в вашей системе.
Вкладка Запросы со списком сохраненных запросов. Этот список тоже может быть
пустым.
Вкладка Кубы OLAP содержит список баз данных и запросов OLAP, доступных из
Microsoft Query.
Если вы уже работали с базой данных, она будет находиться в списке баз данных. В пр
тивном случае вам понадобится определить источник данных.
652
Часть V, Анализ данны*
определить новый источник данных
^рите ВО вкладке База данных опцию
нового истаи^<ЗУЛЬТаТе О7кР°е1ся еще одно
'° источника данных (рис. 33.5).
^'источник данных» „ щелкни™"”™' ' .
хН°в^вое »кио- кот<,р“ "«-'Мется Создав "0"1" ок в
Создание houoi-q
Jff-точникл
4.
Запейте имя для
{budget Database
Выбейте драйв,
г------------- """,иг'чвмог''ТипабвЭь(а
j Microsoft Access Dirver f
™ ’accdb)
Нажмите кнопку "Свя^..
I ВТ' 1
Выберите испо/ъэчемшг>
L ТЯО По
обя^тельно) J
taudaet
1
2
' 3.
X
। данных
I 1 Отмвпг
Рис. 33.5. Диалоговое
окно Создание нового источника данных
Приведем инструкции по работе с этим диалоговым окном.
1 Введите информативное имя нового источив
пользуемся именем Budget Database. данных. В нашем примере вос-
2. выберите драйвер для источника данных из списка установленных драйверов.
Поскольку ф Д^ДДННЬ1Х в нашем примере был создан в Microsoft Access, выбе-
рите драйвер Microsoft Access Driver (*.mdb, *.accdb).
3. с помощью кнопки Связь выводится другое диалоговое окно, которое запра-
шивает дополнительную информацию для драйвера, выбранного при выполне-
нии п. 2. Например, можно указать каталог, в котором размещена база данных.
В нашем примере необходимо щелкнуть на кнопке Выбрать, а затем выбрать файл
budget data.accdb. Для возвращения в предыдущее диалоговое окно щелкнем на
кнопке ОК, а затем еще раз на кнопке ОК для возвращения к диалоговому окну
Создание нового источника данных
4. Выберите таблицу базы данных, которую вы будете использовать по умолча-
нию. В данном примере файл базы данных содержит только одну таблицу budget.
Если требуется задать пароль, следует указать, что пароль должен быть сохранен вме-
сте с определением источника данных. На рис. 33.5 показано диалоговое окно Созда-
ние нового источника данных именно в этом месте выполнения действий.
5. После того как в диалоговое окно Создание нового источника данных была вве-
дена вся информация, щелкните на кнопке ОК. Вы возвратитесь в диалоговое окно
Выбор источника данных, которое теперь будет отображать имя созданного вами
источника данных.
/ Для каждого источника данных описанная выше предадим выполняется мин раз. При сяадю-
щем обращении к Microsoft любая определенная вами исходная база данных 6,дет ото-
бражаться в диалоговом окне Выбор источника данных.
Глава 33. Получение данных из внешних файлов баз данных
653
?Н»
.пплнять для создания новог° ист<»ника данных „
«.яыше, нужно выпол прОсто открь)ТЪ файл базы данный
Действия, олисанм«е вы иНогда^появлятьСя в диалоговом окне Вы^6®3
^Хмую может быть удобным, когда нщ2Р HCT(yS
именованного истон открытие фаит» б^ы данных Access, щелкните вд й^Рьгп?£И'
ка данных-нужно отх^ ^ Access. В открывшемся дизд^^е Б?01
“ето™““ = «Оо^Ы
Sop базы данных ухажит ч- иЧ
11МЙ диалогового окна Выбор источника Па
п что 143 Microsoft Query для обработки
п« внимание на то, восПОЛьЗОВаП^бое количество таблиц данных но w Иь1х'
SSStEX—— „
«г'ТРПЗ 33npwvv данных имеется флажок Испп.
Использование ма выбор ис«>4 «о при создании запроса 6,Х
в „,««» ласти ' ««» >’”’£«будете иметь дело непосредственно с
ITScreP мпр°.<'Хо запросов- Ви “Хдет сопровождать вас на всех эта
3083 Ма-п,ся средств0 МаСТеР„яГтеР запросов, он У меняется это средство.
Sh='
да„„ь.х (например, Budget Database).
, выверите ">*"'>'“ИСТ,’'Хл оваТь мастер запросов УСТИНОВ».
у. У6иитееь, «о *Л.Ж.К Иепоп- Мастер запросов.
3. Щелкните на кнопке <Ж, итоо
Мастер запросов: выбор С™"^°В в (р№. 33.6) выберите столбцы,
На первом шаге работы одик или несколько столбцов и щелкните «.
рыеSTZoX выбора всех полей щелкните на имени таб™
(budget), а затем на кнопке >
цтОбы просмотреть данные определенного *
и этом примере были добавлены все поля таблщ
’ а1ем последовал щелчок на кнопке
мастер запросов: отбор данных
во втором диалоговом окне Создание запрос „ ,
Ла записей, другими словами, здесь вы долж “„Г Р Яанны« отделяются критерии
^ис. 33.7), Этот шаг не является обязаХ*ю°"ре"ить- «* »Ужн» фильтров дай.
^ кнопке Далее. ль”ым- Если вам нужны все данные. щелкните
Рис. 33.7. Во втором диалоговом окне мастера запросов задается фильтр для данных
Задайте правило отбора данных.
Если требуется получить все денкы* __
_ »**ыс< нажь^тге кнпгж»,
Столоны для отбора: - Аалее ,
ID_________
SORT
DIVISION
DEPARTMENT
CATEGORY
ITEM
YEAR
MONTH
BUDGET
ACTUAL
VARIANCE
ЬТОЛЫСО мпис
Напомню, что в нашем примере должны быть найдены записи, которые удовлетворяют
следующим условиям.
В поле Division должно находиться значение N. America.
В поле Department должно находиться значение Training.
В поле Category должно находиться значение Compensation.
В поле Month должно находиться значение Jan. Feb или Маг.
Значение в поле Year должно равняться 2009.
Критерии задаются по отдельности для каждого поля (столбца). В нашем примере для за
дания критериев выполните следующее.
В списке Столбцы ДЛЯ отбора выберите поле Division. В первом раскрывающемся
списке справа выберите оператор сравнения равно, в соседнем раскрывающемся спи-
ске — значение N. America.
В списке Столбцы ДЛЯ отбора выберите поле Department. В первом раскрываю-
щемся списке справа выберите оператор сравнения равно, в соседнем раскрываю-
щемся списке — значение Training.
В списке Столбцы для отбора выберите поле Category. В первом раскрывающемся
О списке I и; юцо м г павно в соседнем раскрывающемся спи-
списке справа выберите оператор сравнения ранни, в н
ске — значение Compensation.
Глава 33. Получение данных из внешних файлов баз данных
655
„и6да« "™е Year В "°р°',м
. В с„„«е столбцы равно. » ео— раекрыдаю.даМй| «е.
справа выберите оператор к е
ченшГзООЭ. выберите поле Month. В первом расКрь
- в — СТ°Х-^
и выберите в перв^^,
чениям этого поля. У^0^^^ равно, в соседнем списке - значение Feb РРЬ*Ч
шемся списке оператор сравнения в раскрь1вающемся списке
установите переключатель сосаднеМ списке — значение Маг. После зада '6Х
оператор сравнения РавН°создание запроса: отбор данных должно выгл ’ ЭЧО
критерия диалоговое окно и м де^
как показано на рис. • • выберите нужный столбец в списке Столб.
Для просмотра введенных кРДтеРвведенный критерий для данного столбца. ЦЬ|
отбора, и мастер зап^°® °™ щелкните на кнопке Далее.
После ввода всех критериев ш
Мастер запросов: порядок сортировки
МЯЫер oanpv _ создается порядок сортировки записей fnu
На трсьем шага |га,ью>авшла. кнопкой Далее дня перехода к след ДУ3Ч
““м^ХяХанУ-» неотсортированными, но их можно отсортировав
да на рабочий лист.
< Назад | Даосе > ] Отмена [
Рис. 33.8. На третьем шаге мастера запросов определяется порядок сортировки
Может быть задано любое количество полей для сортировки. Щелкните на кнопке Далее
для перехода к следующему шагу.
Мастер запросов: завершение
Последний шаг работы мастера запросов — диалоговое окно Создание запроса: заклю-
чительный шаг (рис. 33.9). На этом шаге можете сохранить запрос в файле для повторного ис-
пользования. щелкнув на кнопке Сохранить запрос.
С помощью переключателей этого окна выберите программу, в которую будут возвращены
данные. правило, данные следует вернуть в Excel. Если вы умеете пользоваться Microsoft
. rrrrL ТО М0ЖН0 веРнУть данные в это приложение, где можно проверить отобранные данные
и отредактировать критерии отбора.
Часть К. Анализ данных
. [- Дале-нейшие действия? - __. ____ ~
! С Просмотр или
шаг
С^Рвгытц мпрос
L.
Назад [ Готово
Рис. 33.9. Заключительный шаг мастера запросов
Определение места размещения данных
йя оис. 33.10 показано диалоговое окно „
Р Слзлание запппгд- qairme °Р°е появляется после щелчка на кнопке Го-
тово В окне создание запроса, заключительный шаг.
^Импорт данных
Выберите способ представления двнлях , »«,.
. ’ □ Р Таблица
f Г Отчет сводной таблчсы
8 5) Г ^водная диаграниа и отчет сводной таб/ици
Куда следует поместить даж*ж?
Ийенхцийся wct:1
|=$А|1
Р Цовьй лист '
Свойства^.. | I о
Рис. 33.10. Диалоговое окно Импорт данных
В этом диалоговом окне надо указать, куда следует поместить данные. В нашем примере
данные будут вставлены на активизированный рабочий лист, начиная с ячейки А1.
На заметку
Если в диалоговом окне Импорт данных выбрана опция Отчет сводной таблицы или
Сводная диаграмма и отчет сводной таблицы, вам будет предложено определить
макет сводной таблицы (подробнее о том, как это сделать, речь пойдет в главах 34 и 35). При
выборе этих опций внешние данные послужат основой сводной таблицы, но сами исходные дан-
ные в рабочей книге Excel не сохраняются.
На рис. 33.11 показаны данные, помещенные на рабочий лист.
Глава 33. Получение данных из внешних файлов баз данных
657
I H CSPiyj. ~
flYf-AR jrrr.in.4jn .11И«; гг: Л r , л;
t a 4
ш । m з г 11Ю i 1 п s« -»t i i н M i i Tra»’”** N. i:^i6 * л-ntnc» tMMii.**** Тг*л*’Ч 15311 *»• AOTM-HC* Tr*2221 к, АРИСУ W*< 171M N- 17г» * 172J$ N. AfTT*rtCi Tr*i"»rte 17237 Ч4Ч*» Tramm* 1723* N АлХГ'С* Training 172И Ч 17J4C N. ArtWiCt Тг*»Л«П< 1*553 И America Tracing 1 .. . IS554 V . 1*553 \ Trwn«nf 18536 N.Ameoca Training 1S3S7 Ч. America Trx^ng 18358 N Amenw Training 1355? N A.neftCi Тгат&б 1*5*0 14. Ar^enca Training cpmo^wt»" сотя*р’,"°л Cpmp« rcr»*'’’*’’0" ОтреиЛ'®'1 Ср СртрРпЧЬоо СртреляЬО® CpowenMtK’’’ С<Хпр»пМ1И>® ComppraH’p® СстрРПМ*10" Сртр*п$рЬРл Compf'S*1"”’ Ccmp*nt*I'on Сотр«ля1>оп Compels*"0? Сотре"»'1»'1 Comppnutlon . Сотр*ли«>ол Compensation Compensation Compensation Benefits *0Л1Л*$ Commissions Payroll Taxes RJ/H/ng Conferences Entertainment Salef1** genffrt* Bonuses Co<nnsi$sion$ payroll Taxes Training. . Conferences s Entertainment Salaries 0enef«$ Bonuses Commissions Payroll Taxes Training . . Conferences Entertainment 3009 20M 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 2009 Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Jan Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Feb Mar Mar Mar Mar Mar Mar Mar Mar 31*4 4179 4257 3182 3523 4784 2690 3265 2678 2517 3830 2209 2317 3180 3897 3017 3095 2955 2820 4851 2750 2792 4229 3769 406a*"** 7583 3435 2976 3618 3690 3716 3454 398S 4075 2309 2815 2972 3726 4042 3029 4090 .. *348 . 3178 3643 3298 3979 3799 3265 B?sJ -BJs -J06 Si 1034 1023 139 1107 ISiS TSH 606 55 546 145 12 . 395 1393 - 358 .'1208' 548 1187' . -430 -504
FIT*— - —
Рис. 33.11. Результат выполнения запроса
Работа с внешними данными
Taw м записываются либо на рабочий лист, ад.
данные, возвращаемые после бочем листе, записываются в специально По.
бо в сводную таблицу. Дан^охр^е внешних даМ Excel автоматически при-
именованный диапазон. так н*ы8^МЬ этому диапазону присвоено такое имя:
сваивает имя этому диапазону. В нашем пр^
Таблица_3апрос_базаданных, юд* же действия, что и с обычными данными, за-
С внешними данными можно выпол сортировать, форматировать или созда-
писанными на рабочем листе. Например^
вать формулы, основанные на/них д абатываЮТСЯ данНые, возвращаемые из Microsoft
В этом разделе описывается, лал
Query и записанные на рабочий лист.
Установка свойств диапазона внешних данных
В диалоговом окне Свойства внешних данных можно корректировать различные свой-
ства диапазона внешних данных (рис. 33.12).
Чтобы открыть это диалоговое окно, указатель ячейки должен находиться в пределах
диапазона внешних данных. Доступ к диалоговому окну можно получить, воспользовавшись
одним из двух методов.
• Щелкните правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Таблица^
Свойства внешних данных.
Выберите команду Данные^Подключения^Свойства.
Диалоговое окно Свойства внешнего диапазона содержит большое количество опции-
названия которых говорят сами за себя. Дополнительную информацию можно получить из
справочной системы Excel.
658
Часть V. Анализ
Подключение
фориот иреэчв1ка д»иых - -; -- -------
i f- (мспиу^ть нанеси <: г рее 17 етхрвпить а>едои».е сорт>^жл-е(фи<цтрв1ф<-да«в
I. (7 елдеть чП**’У столбив Р »тофоривт ьвнш»
gcr»t количество строк в днвлвэоие юнеиится.
к (• добавить новые строки, уделить ненспол.же»«хе ммт.
Г С добавить новые строки, о*ктить пустые в-ч»«и
Г С заменить существующие ячейки, о^ктнть пустые ячей<и
Рис. 33.12. Диалоговое окно Свойства внешних данных
Дополнительные установки для ВНР
лей) можно найти в диалоговом окне данных <Р^считаннк1Р
щелчка на кнопке Свойства Подклюй СТВа подключения t На опытнь,х пользовате-
воМ окне Свойства внешних дэ™ “ рад»™»«»о
и U1 поля имя в диалоге-
Обновление запроса
После выполнения запроса можно сохранить фай» рабочей хин™, а позже открыть его.
3 рабочей книге удут содержаться данные, которые были первоначально получены из
внешней базы данных. Однако внешняя база данных за это время может измениться.
К счастью, хсе сохраняет определение запроса вместе с рабочей книгой. Для обновле-
ния запроса установите курсор где-нибудь в таблице внешних данных, а затем выполните од-
но из следующих действий.
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите из появившегося контекстного меню ко-
манду Обновить.
Выберите команду Данные^ Подключения ^Обновить все.
Щелкните на кнопке Обновить диалогового окна Подключения к книге. (Это окно
открывается с помощью команды Данные^Подключения^Подключения.)
Excel запустит Query и использует первоначальный запрос для получения текущих данных
из внешней базы данных.
Если вы обнаружили, что запрос приводит к нежелательным результатам, используйте команду
Совет Отменить для восстановления первоначальных данных.
’На заметку
Внимание!
Отдельная рабочая книга, если это необходимо, может содержать много диапазонов внешних
данных. Каждому диапазону присваивается уникальное имя, поэтому с каждым из них можно ра-
ботать независимо от других. Excel автоматически отслеживает запрос, который используется
для получения каждого из диапазонов внешних данных.
После выполнения запроса иногда требуется скопировать или переместить диапазон внешних дан-
ных. При этом можно использовать обычные приемы копирования, вырезания и вставки. Однако не-
обходимо убедиться, что копируется или вырезается целый диапазон внешних данных, иначе соот-
ветствующий запрос не будет скопирован, а скопированные данные не будут обновляться.
Глава 33. Получение данных из внешних файлов баз данных
659
„оППОСЭ , .„. „ужни. >’* мож"" Д,„
*паление запр»» 6i”“,Te «»»'"”>'<ре1с,с> •““* "“«=««
.....................................................-
:^==-=:“....................
.«иомие запроса
>льнь> запрос можно моДифицИр01ч.
Изменение з к »‘Уя^Т?‘2л^' гаЬ||,и“ ""сшиих ««*«.
^ТслеДУ^м р^елео™ З^ПрОСОВ
Создание раСШИр ваТь средство мастер запросов д,я
оПисано, как испо преДПОЧТИТельнее использовав
в „редыдуших РаадеЛа* ШЬ1Ч Но в отдельных У
.Линя запроса к базе aa,t«b . запросов. а _ние даННЫе^Из других источни-
X^of< Query без у^м ^получитьвне окне выбор источника даннь1х
Рези выбрать команд Д в поЯВИВШемся Дй^° запросов или отказаться от его
к0Вс?Из Microsoft Que^, оваНия сРедСТва цастер запросов, можно работать
можно установить опцию й использования средсгв
,ой показано на рис. 33.13. Кроме
0“ХнХеТП’мои^ —
«ЖЗ ^«-фо-ь запрос А и
его пользовательский интерфейс
7' “QW L J- °-——’
Создание запроса вручную
Прежде чем создать запрос, необходимо отобразить область условий. Выберите в окне
Microsoft Query команду Вид^Условия, и в середине окна появится новая область
(см. рис. 33.13). На рис. 33.13 показан вид Microsoft Query после выбора Budget Database из
диалогового окна Выбор источника данных.
Окно Microsoft Query разделено по вертикали на три области.
Область таблиц. Верхняя область, содержащая таблицы из базы данных. В каждом
окне таблицы выводится список ее полей.
Область условий. Средняя область, содержащая критерии, определяющие строки, кото-
рые будут возвращены в Excel.
Область данных. Нижняя область, содержащая данные, удовлетворяющие критериям.
660
Часть V. Анализ дан"ыХ
Область критериев область данных
Рис. 33.1J. Область условий Microsoft Query
Для создания запроса выполните следующие действия.
|. Перетащите поля (столько, сколько вам необходимо) hi облмон 1аблии в об-
ласть данных. Эти поля соответствуют столбцам, которые будут тнврннеиы
в Excel по запросу. Вместо перетаскивания можно также дважды щелкнуть на иыбн
раемом поле.
2. Введите критерии в область условии. Когда вы активизируете иг) об тсть, ь пер
вой строке, УСЛОВИЯ, отобразится раскрывающийся список, который содержит вес
имена полей. Выберите поле, по значениям которого будет и чти отбор «аписей.
а ниже введите критерий. Область данных обновится автоматически Каждая строка
обрабатывается как логический оператор ИЛИ.
3. Выбери те команду Файл^Вернуть данные в Microsoft Excel. По этой команде
выполнится ши рос, a lainiiJc б) помещены на рабочий ihci млн к сво)Н)И)
таблицу.
На рис. 33.14 показано как выглядит запрос в окне Microsoft Query ня примера, рас-
смотреино! о раньте.
Глава 33. Получение данных из внешних файлов баз данных
661
Рис 33.14. В области условий содержится определение запроса
Напомню, что целью этого запроса является выборка записей, которые удовлетворяют
следующим критериям:
поле Division равно N. America;
поле Department равно Training.
поле Category равно Compensation;
поле Year равно 2 009.
поле Month равно Jan, Feb или Маг.
После двойного щелчка в области условий откроется диалоговое окно Изменение условия
с помощью которого можно задать или изменить условие запроса.
Использование нескольких таблиц базы данных
В примере, приведенном в этой главе используется только одна таблица базы данных
Однако некоторые базы данных используют несколько таблиц. Такие базы данных называ-
ются реляционныни. их таблицы связаны через общие поля. Приложение Query позволяет пс-
пользовать любое количество таблиц в запросах.
662
Часть V. Анализ данных
После добавление новой таблицы в запоо- /
/ метку ласти таблиц должны быть показаны связи команяз ^аблица1^Добавить таблицу} в об-
/И*** дать, перетащив для этого поле из опили таблицами. Если связей нет, то их. можно соз-
/ " ^^^«^таегствую^попедруг^^^.
добавление и редактирование записей
7таблицах внешних баз данных
S, ^пе чем добавить, удалить или отоела.™,^
Пр Л что установлен флажок Разрешить Р',ваТ1’ данные с помощью Microsoft Query.
УбедИ^кольку нельзя редактировать файл базы 3аписи^Разрешить пра8'
^оМП;i правки требуются сЛ
неХ^даск^как тол^в^Т0^™ ЗТ°Г° Средства' П<ХЖОЛЬ*У «* изменения будут сокра-
(вХХХ 33 w
форматирование данных
ЕСЛИ ™ зьГмХтеТзмен^к™ Т °Т°бР—* Данных, расположенных в области
данных, птпицм РиФу с помощью команды Формат^ Шрифт Обратите
внимание н , е от Excel, выборочное форматирование ячеек недопустимо —
вменение шрифта распространяется на все данные, находящиеся в области данных. '
Иногда полезно просмотреть данные, расположенные в области данных в другом порядке. Чтобы
Совет это сделать, выберите команду Записи^ Сортировать или щелкните на кнопке панели ин-
струментов Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию.
Дополнительная информация
о Microsoft Query
В этой главе не ставилась цель описать все возможности Microsoft Query. В ней только
обсуждались основные, чаще всего используемые возможности этой программы. Если вы бу-
дете использовать Мастер запросов, то вам, скорее всего, никогда не понадобится использо-
вать Microsoft Query отдельно. Если все же вам придется работать с Query, обратитесь за допол-
нительной информацией к встроенной справочной системе. Поскольку приложение Query
очень тесно связано с Excel, лучший способ освоить его — использовать на практике, пред-
почтительно с теми данными, которые необходимы вам для работы.
/лава 33. Получение данных из внешних файлов баз данных
663
^ведение
ГЛАВА
0 сводные таблицы
34
ILK Excel предусмотрено много „нотрумен™ дан.
IP' „ых. но сводные таблицы, наверное. ,
„Тянымн и интересными. Сводные таблицы полетнк.1“
"бобшенив информации из баз данных, которые „опт ™
°игьс« как в рабочих книгах Excel, так и во внешних *ai,ax
В этой главе предлагается введение в тему сводных таб-
лиц. в следующей главе будут приведены примеры, демонст-
рируюшие возможности сводных таблиц, и даны советы по их
^пользованию.
В этой главе...
Что такое сводная таблица
Создание сводных таблиц
Примеры сводных таблиц
Что дальше
Что такое сводная таблица
Сводная таблица это динамическая таблица итоговых
данных, извлеченных или рассчитанных на основе информации,
содержащейся в базе данных. Базами данных для создания
сводных таблиц могут быть данные на рабочем листе, организо-
ванные в виде таблицы, или внешние базы данные. С помощью
средств сводных таблиц можно преобразовать огромное коли-
чество малопонятных чисел в одну небольшую и удобную для
анализа таблицу.
Например, сводные таблицы позволяют создавать динамиче-
ские перекрестные таблицы с легко изменяемой структурой,
данные в которых обобщаются по нескольким параметрам. Кро-
ме того, с помощью сводной таблицы можно подсчитать проме-
жуточные итоги с любым необходимым уровнем детализации.
Наверное, одним из самых интересных свойств сводной таблицы
является ее интерактивность. После создания сводной таблицы
можно как угодно переупорядочить имеющуюся в ней информа-
цию, и даже добавить в нее специальные формулы для выполне-
ния дополнительных расчетов. Более того, после создания свод-
ной таблицы можно группировать ее элементы (например, мож-
но объединить итоги по северному и западному регионам). И по-
следний штрих: с помощью нескольких щелчков мышью вы
можете применить форматирование сводной таблицы, для того
чтобы преобразовать ее в привлекательный отчет.
npS::
Ис'">й1
1Я ей"
l/Ч
|аблИц янляося 1О. ’.го, И О1ЛИЧИС о, и
деМДО с-’"1'-'4 , „,,(1 нс .,('»!<-« гяипея ави,ма.ичс-и и
...........................................- с’"’да,<,й
«..ним .„ лес < <*> ,сЛКлу7Ь на кнопке OCHGf'.HTL
...- ....... . 1" И” ; но., вес, иннв , К сожа кии.., д<> Сих „
**’*“•'"0О,Шх с'нХ’М с'КЭЖН...МИ ДОЯ создания и примс»^,*
€ К -«»»• " * '?Ю7 ЦЯ-И1Я»ьио усавери-ен< пюнано. а „ } Ч(^
..- ....... ......°....
1.Ч .М' !• ночи.. "С »<’«'•’" »'' J , (цбиранын Ц
„UCI4..O -.см
Пример сводной 1;(6|И11 уви;к--п. их»действии. ца
I шин I 0......-....ХХ-- «X* к., СМ 1НУК> таблицу. ₽ис. ч (
П1,мм..М ы..нь<с."а<х-н0Нск<п^ы__________________________________________
л-»« • , деиькгл 9 новый Центрально Старый
Пшгммс»* Г«> Н 1 ' ' Касса Центральна Новый
i геиЧ)1 П<ГМИЦ4 , ЭДЙЫЙС с • 1с ‘ « т; а Л t Н' г т....
п«»« «* _ tiflflo кдвдйД — Гновый смет центрально Старый
э мм (л П«т*Ы4Э новый смет Северное Старый
ч ММ 1 ПетмкцВ *77! ДЯПО1ИТ Ног« й С- ' т Западное Новый
7 ее** 01 t • 1 . 1S276 Делояит новый смет Северное Старый
• с**01 Лжгымци 5 000 Дело тит Но₽ый смет Западное Старый
П«тниц* iTtw СРОмМЫЙ Касс* Западное Старый
г 01 1’аТ.,.' - U000 Срочный Новый СЧРТ Западнее Старый
11 rj^ 01 ПягиицД 7 177 Делрмт Касс* Северное Старый
feM Пяти,.,.Л 6 817 Депозит Новый смет Западное Старый
U со* 01 И св*С1. Пятниц* Пятим цд 3171 Текущий . Новый счет Западное Старый
30 000 Депозит Новый смет Центрально Старый
• » J it еамЧН <7 сак 1 ’ Ifi 1 ПЯТИИ-4* 4 030 текущий Новый смет Северное Новый
Пятниц* 1243S Текущий новый смет центрально Старый
Li Cl Пятми.дд 3000 текущий Новый счет Северное Старый
1% ' J ПЯТИИЦА 7000 Дел отит Новый счет Северное Hoboipi
. ' ММ C| ПЯТНИЦ* 11 337 Текущий новый счет центрально Старый
j: c- r. . Пятми’ц* 13 ОМ Сромный Новый смет Северное Старый
. . Патммцв !6'«V. Сое <•-' Новый счет Центрально Новый
*’ *M 2L__ Пятниц* 5В7Э Ткущий Новый счет Центрально Старый
/1 rr-. 01 Ляпам 4000 Дело>ит Новый смет Це нтрально Старый
Л /ем 01 Пятниц* 10 000 Срочный Касса Северное Старый
A c*-01 »Ти . , 7427 Текущий Новый счет Северное Старый
J1j>mO1 Пятниц* 4 300 Текущий Новый счет Северное Новый
. r* •, 1 Пя!миц* 12362 текущий Касса Центрально Старый
731 (Ы-0! Пятмицл 300 Текущий Новый смет Центрально Новый
Пятниц 3 364 Теиущий _Касса_ Центрально н вый
i> ом 4)1 Пятница 43000 Срочный Касса Северное Старый
Пятниц* 14667 текущий Касса Северное Старый
•i o;>< /-1 Пятниц* 13 061 Текущий Икса Центрально Новый
- - И У73 СромииЙ Касса • .• мтраЛЬМ!' НОВЫЙ
И MM 02 ' 1, 4 333 Текущий Новый с^мт 1д*“МТ ПЫЛЬНО Новый
Ю ГГЧб Дя^П 1МТ Нпмый ru<»T ЦинТСМЛЬЖ' Н^МЬ'Й
И щ Деломт новый смет Центрально новый
- 300 текущее касса центрально новый
f / )пк4 ffhitt h\()t m JfQfy хищна J/я GO tOuHUV i водной ГМб.ЧЦЦЫ
Часть V. Анализ данных
Эту рабочую книгу можно найти на
лакомом г книге компакт-диске.
таблипа содержит данные о новых счетах з-
тябли^ соЯерЖИ1 7,2 СФ°КИ' 3 строка пред^Т’* “ баНКе‘ отделения
'Г бпииа содержит следующие столбцы; "Р^сгактяет информацию о новом счете У,а
g дата открытия каждого счета;
g день недели открытия счета;
g сумма каждого счета;
, тй„ сет. («пож,. текущий, ер,,чный
g сведения о гом, кем был открыт счет (каст-иг^
g отделение, в котором был открыт счет; ” УПОЛНОМОЧенным "° ««вым счетам);
g сведения о клиенте (новый или существующий).
р описываемом базе данных содержится пгч»г%*т>
ятизирована. Чтобы информация была лейст» МН°Г° инФ°Рмаиии- мо вся она не сис-
темами * ' Действительно полезной ее на то овпЛтитк Псп
„пение итогов — процесс, состоящий в основном обобщить. Нод-
НОМ ИТ ПОИСКа ответов на MHTenecvioiiine ло-
,, скрытые в имеющихся данных Ни»„ «всшв на интересующие во
просЫ, с р банка " С пеРечислен ряд вопросов, которые могут инте-
ресовать правление оанка. г
Какова ежедневная сумма вкладов в каждом из отделений?
На какой день недели приходится основная часть вкладов?
Сколько счетов было открыто в каждом из от делений и по каждому из типов счетов .’
Как распределены суммы по типам счетов?
Какие типы счетов чаще всего открывают кассиры?
Как работает центральное отделение по сравнению с двумя другими?
В каком отделении уполномоченные открыли наибольшее количество депозитов для
новых клиентов?
Конечно же, можно потратить определенное время на сортировку данных, создавая форму-
лы для ответа на эти вопросы. Но почти всегда для поиска ответов на подобные вопросы можно
использовать сводную таблицу. Это займет всего несколько секунд, причем не потребуется
вводить ни одной формулы. Кроме того, сводные таблицы значительно в меньшей степени под-
вержены ошибкам, чем это происходит при работе с формулами. (Позднее в этой главе мы уви-
дим несколько сводных таблиц, где найдем ответы на все предыдущие вопросы.)
На рис. 34.2 показана сводная таблица, созданная на основе базы данных. Здесь показана
сумма вкладов по каждому из отделений и по каждому из типов счетов. Это всего лишь одна из
многих итоговых таблиц, которые можно создать на основе этих данных.
На рис. 34.3 показана другая сводная таблица, созданная на основе тех же данных. Эта
сводная таблица использует область фильтра для элемента Клиент (строка 1). В этом случае
в сводной таблице отображаются данные только для существующих пользователей (значение
Существующий в поле Клиент). (Пользователь может также из раскрывающегося списка
выбрать Новый или Все.) Обратите внимание на то, что изменена ориентация таблицы
(значения из поля Отделение показаны в строке, а из поля Тип в столбце).
Эго изменение, на которое требуется около пяти секунд, является еще одним примером
гибкости сводных таблиц.
Глава 34. Введение в сводные таблицы
667
Су*ММ_ О1ДГ 1мп . Д»’<!<’•*’ tooco Срочным (>1*549 Текущим 292995 ОЙ1ЦИЙ ИТОГ П87632
Западне* зэеовз 134374 1137511 392516 2132215
4^7414 6S3SO 1359335 S02403 3115925
центрально* $3575 7 lbJ^2S9 212754 3145845 14Я7914 6535772
Общий М1СМ
Р1.С. 34.2 Простая сводная maomW
Клиент Старей '
CyMMJ Отделения * Западное Северное Центральное Общий итог
1 ИП 291728 2S6S91 54819S 1126817
3 Депозит 8 На предъявителя ' СрС^МЫИ g Текший Общий итог 100Э0 356079 144391 802198 125374 845522 208375 1466162 68380 973112 505S22 2095512 203754 2174713 S5858S 4363872
Гис. 34.3. Сводная таблица. которая использует поле филыпра
Отбор данных для сводных таблиц
Прежде чем углубиться в процесс создания сводных таблиц, важно разобраться с даннь1
ми. которые подходят для этих таблиц. Данные, по которым подводятся итоги, должны быть
представлены в виде базы данных. База данных может находиться на рабочем листе (такую
блх данных называют табличной или списком) либо в файле внешней базы данных. Хотя
Excel может преобразовать любую базу данных в сводную таблицу, подобная операция б\цет
иметь смысл не для любой базы данных.
Поля в табличных базах данных могут относиться к одному из двух типов.
Данные, В полях этого типа содержатся значения (на рис. 34.1 это поле Сумма, в ко-
тором содержатся суммы по каждому счету').
Категория. Поля этого типа описывают данные (на рис. 34.1 это поля Дата, Тип, От-
крыт и Клиент, которые описывают данные поля Сумма)
Таблица базы данных, подходящая для создания сводной таблицы, называется нормализованной’
’•“ттп Другими словами каждая запись (или строка) содержит информацию, описывающую данные.
Пр<х тая табличная база данных может иметь любое количество полей данных и любое
количество полей категорий. При создании сводной таблицы обычно необходимо подвести
итог по одному и hi нескольким полям данных. Что касается значений в нолях категорий»10
они лояв /яются и сводной таблице в виде полей строк, столбцов или страниц.
668
Часть V. Анализ дани**
аКо можно создать полезные сволн>
полей данных. Например, можно ЛаЖс Данных, не содержащих чи-
полой, а не суммировал, их значения. ПрИм^Ц"УЮ ТаблИ11У> сгорая будет счюагь коли-
<оных Данных, будет приведен в главе 35 Р"МсР «кои ежиной 1аблицы, основанной на нс-
м” На P”c- 34 4 ПОКа3аН яиа"аадн. данные в котоп
в этом диапазоне имеются описания каХо" сводной таб-
щиованы в виде списка или базы данных фХ ЧИСЛОВО'° ‘^ния. но ли .«иные не
° днух» таблицу, но он намного менее гибок ,ИЧееки Диапазон сам очень похож на
4
5
6
7
S
9
Ю
12
13
14
15
16
17
16
19
д г С 0 ~
цпаТ Калиф°РниЯ Яне 1 118 1960 Мар 1252 Кв-1 4 330 Мар 1271 •д Апр Май Кв-2 Итоао
Вашингтон 1 247 1238 1028 3 613 1557 167? 4 507 8 837
0рег°и 1460 1954 1726 6 140 1461 1736 5 813 1832 1706 1637 1 946 7121 1993 1924 1243 1165 1495 7820 20 754 1784 1 574 4 703 8 216
дриэона Всего Запад 1 345 5 170 1375 6 527 1075 5 081’ 3 795 16 778 1 764 1555 1 144 1372 4 3W 4 ИЗ 9 509 8 458
Нью-йори 1429 1316 1993 4 73» Ь ЬЫ) 5 769 18 242 35 020
Иою-Д-*еРси 1 735 1406 1224 4 365 1 740 1191 4 783 9 501
Массачусетс 1099 1233 1110 3 442 1 320 1290 4 318 8 681
Флорида 1 705 1792 1225 4 722 1512 1 006 4 166 7 597
Всего Восток 5 968 5 747 5 552” 17 267 1327 1357 4 630 9 352
Кентуки 1109 1078 1155 3 342 5 899 4 844 17 864 35131
Оклахома 1309 1045 1641 3 996 1 082 1551 4 626 7 968
Миссури 1511 1744 1414 4 669 1499 1941 6 364 9 359
Иллинойс 1539 1493 1211 4 243 1493 1 820 4 556 9225
Канзас 1973 1560 1243 4 776 1 013 1445 3 823 7 866
Всего Центр Итого 7 441 18 579 6 920 19 194 6 664’ 17 297 ’ 21025 55 070 1125 6 212 18 771 1 387 8 144 18 757 4 007 22 176 58 282 8 783 43 201 113 352
рис. 34.4. Данные, не подходящие для создания сводной таблицы
На рис. 34.5 показаны те же данные, но не нормализованные. Этот диапазон содержит
789 строк данных по одной за каждые месячные продажи в 13 штатах США. Обратите
внимание, что каждая строка содержит информацию о категории для значения продаж. Эта
таблица является идеальным кандидатом для создания сводной таблицы и содержит всю ин-
формацию, необходимую для суммирования информации по регионам или по кварталам.
На рис. 34.6 представлена сводная таблица, созданная на основании нормализованных
данных. Легко увидеть, что они во многом аналогичны ненормализованным данным, пред-
ставленным на рис. 34.4.
На CD-ROM
Рабочая книга с нормализованными данными представлена на компакт-диске.
Создание сводных таблиц
В этом разделе описываются этапы создания сводной таблицы на основе данных, пока-
занных на рис. 34.1. Создание сводной таблицы является интерактивным процессом. И вам
придется немало поэкспериментировать, пока вы найдете гот макет сводной таблицы, кото-
рый представит данные именно в том виде, который нужен вам.
Глава 34. Введение в сводные таблицы
669
А -— г С Месяц D Квартал t Продажи
регион Яне Кв-1 1 118
1 ШТ»' Запад Кв-1 1 960
1 калифорния Запад ©ев Кв-1 1 252
3 калифорния Запад Мар
Кв-2 1 271
4 Кал«ферм*" Апр
ч Калифорния Запад Мэй Кв-2 1557
Ь Калифорния Запад Июн Кв-2 1 679
7 Калифорния Запад Яне Кв-1 1 247
s Вашингтон Запад Фее Кв-1 1 238
9 Вашингтон Запад Мэр Кв-1 1028
ю Вашингтон Запад Апр Кв-2 1345
11 Вашингтон Запад Мэй Кв-2 1 784
Вашингтон Запад ИЮН Кв-2 1574
13 Вашингтон Запад ЯН8 Ке-1 1460
ы Орегон Запад Фее Кв-1 1954
15 Орегон Запад ч^лад Мар Кв-1 1726
16 Орегон Запад Апр Кв-2 1461
17 Орегон Запад Запад Май Кв-2 1 764
18 Орегон Июн Кв-2 1 144
1Э 21 22 23 24 25 26 Орегон Аризона Аризона Аризона Аризона Аризона Аризона Ною-Йорк Запад Запад Запад Запад Запад Запад Восток Яне Фее Мэр Апр Май Июн Яне Кв-1 Кв-1 Кв-1 Кв-2 Кв-2 Кв-2 Кв-1 1345 1375 1075 1736 1555 1 372 1429
27 Ною-Йорк Восток Фее Кв-1 1 316
28 Нью-Йорк Восток Мар Кв-1 1993
29 Нью-Йорк Восток Апр Кв-2 1832
30 НьЮ-ЙООК Восток Мэй Кв-2 1740
Рис. 34.5. Этот диапазон содержит нормализованные данные и подхо-
дит для сводных таблиц
Определение местонахождения данных
Если данные, на основе которых строится сводная таблица, находятся на рабочем листе,
поместите табличный курсор в любую ячейку диапазона данных и выберите команду Встав-
ка^Таблицы^Сводная таблица. В результате Excel отобразит диалоговое окно Создание
сводной таблицы, показанное на рис. 34.7.
Excel попытается определить диапазон данных, основываясь на положении активной
ячейки. Если вы создаете сводную таблицу на основе данных из внешней базы данных, то
в диалоговом окне Создание сводной таблицы установите переключатель Использовать
внешний источник данных, а затем щелкните на кнопке Выбрать подключение.
Если вы создаете сводную таблицу на основе данных рабочего листа, рекомендую сначала пре-
образовать диапазон данных в таблицу (команда Вставка^Таблицьг^Таблица). В этом
j случае, если в такой таблице удалить или добавить строки с данными, сводная таблица будет
обновляться автоматически.
В70
Часть V. Анализ данных
2 аЛоП‘>'"‘>П’,ОДЭ’“" су**** Наинами д Кг1 СТС *
Л в<*'он Яив 5968 Фее 5747 5552
6 Мвссз^сетс 1099 1233 1110
1 ц„к>-Д*еРси 1735 1406 1224
8 нс-о-йори 1429 1316 1993
3 Флорид3 1705 1792 1225
10 О ^алаД дризона 5170 1345 6527 1375 ^Ж1 1075
12 gatlJHHrTOH 1247 1238 1028
13 Калифорния ше I960 1252
н Орегон 1460 1954 1726
15 ft центр 7441 6920 6664
Л -t К1/1Линойс 1539 1493 1211
17 Канзас 1973 1560 1243
1» Кентуки 1109 1078 1155
19 ->д Миссури 1511 1744 1412
Z1-’ Оклахома 1309 1045 1641
2* 22 Общий итог 18579 19194 17297
Ив 1 ИТО1 КЖ2 К» 2 Итог ОХкций ктог|
М.«й И Юм
1726/ 7121 5099 4М4 1/164 3S191
3442 163? U12 10% 41» 7V97
<365 17% 1290 4Ш МА)
47М Ш2 рас 1191 9901
<722 1946 1327 1К7 46ЭС 9352
16/71 5113 6660 5769 18242 two
3795 1736 1555 1372 4663 6456.
3513 1345 1764 1574 4 Ж»
<330 1271 1557 1679 4У0? М37
514С 1461 1764 1144 4ЭИ 9509
21025 7120 6212 •144 2Л 76 43701
4243 1165 1013 1445
4776 1495 1125 1387 4ПС7
3342 1993 1082 1551 4624 7966
4669 1243 1493 1820 <556 9225
3995 1974 149е* 1942 9359
55070 20754 18771 18757 58282 11BS2
Рис. 34.6. Сводная таблица, созданная из нормализованных данных
Рис. 34.7. Диалоговое окно Создание сводной таблицы
Определение местоположения сводной таблицы
В нижней части диалогового окна Создание сводной таблицы laaaeicu местоположе-
ние сводной таблицы. По умолчанию она создается на новом висте. но можно укают* люоои
Диапазон на любом рабочем листе, включая лист, содержащий исходные данные
Щелкните на кнопке ОК. и Excel создаст пустую сводную таблицу и отобразит панель
Список полей сводной таблицы, как показано на рис. 34.8.
^лава 34. Введение в сводные таблицы
671
G
M
I
т-6’им’-
^^^°^,,йвотчет
□Дата
□Де** '*Л€А‘
□ С>~*
ОТ|1Л
QOtkp^1
0СгтДелем‘*
□ Клиент
Перс7вш1гге поля между указными ниже
областям»!:
/ ЛМЪТР отчете J Названия столбцов
J Назван.!* строк Е Значения
Отложить обновление макета
Рис. 34.8. Для ююянения сводной таблицы необходима панель Список полой
сводной таблицы
Панель Список полей сводной таблицы обычно прикреплена к правой стороне окна
Excel. Но, перетаскивая заголовок панели, можно переместить панель в любое место окна. Если
щелкнуть на любой ячейке вне диапазона сводной таблицы, то панель исчезнет с экрана.
Макет сводной таблицы
Далее необходимо наполнить содержанием макет сводной таблицы. Это можно сделал
несколькими способами.
Перетащите имя поля из верхнего списка в одно из четырех полей напели Список по*
лей сводной таблицы.
• \ становите флажок рядом с полем в верхней части панели Список полей сводно
таблицы. Excel разместит поле в одной из четырех нижних панелей.
• Щи jkiinre правой кнопкой мыши на имени поля и выберите в открывшемся меню об
часть его местоположения
672
Часть И. Анализ Д#"0
^-^^ВпрсДЫДУЩих версиях Excel можно бым^т^,^.. Г---------------7----------------“ЗГ
f ласти сводной таблицы на рабочем листе 1 пспеи нвпосР**гьемно • °6'
остался, но теперь он по умолчанию отключХ Залопн(*‘“
Работа со сводными таблицамиапмви3иР°кпь &0- *Лерте команду
Параметры. В открывшемся диалог^ X Св°ДНаЯ <
дите на вкладку Вывод и установите фла^Хаг ’ таблицы серей
(разрешено перетаскивание поле^Г СИЧескии макет сеодиой таблицы
юдаря С°ЗДаИа СВ°ЛНаЯ показанная ранее в р., . те те
г водной юши-щы . Для и or и примела м пспрт^м. »
СВ 7 Пшлгп1/ пппоГл ntPLT3,UHfl имен;» нх апых полей из исркне-
г- п-шсли иписок полей сводной TafinwiiLi „
,пцска 1 ‘ олицы в соответствующие ооластн и нижнем
сП угон панели.
Илле Сумма перемещено в область Значенью т.„ , - с
11°л 7 ’«значения. 1еперь сводная т.ю.тицо л дет пи i
считывать сумму всех значении в поле Сумма.
Поле Тип перемещено в область Названия строк. Значения поля Тип будут таго-
ловками строк сводной таблицы
Поле Отделение перемещено в область Названия столбцов. Сводная таблица
отображает сумму для счетов всех типов, разбитую по отделениям (рис 34.9). Свод-
ная таблица обновляется автоматически при каждом изменении на панели Списо*
полей сводной таблицы.
.•(1р,,меР
го е
.1а<Ти
1-
г-
з.
о
р
Сумма, |Названия столбцов ’
Западное Северное Центральное Об^ихитог
Названа стР°к 33608В 467414 885757 1689259
депозит 10000 134374 6вЗ«0 212754
6 иапредьяв ’теля 64S549 1137911 13593В5 3145645
, Срочный 292995 392516 802403 1467914
. текущий 1287632 2132215 3115925 (£35772
Общ** итог
ю
п
12
13
14
15
17
18
IS
21
□£***•<.
a<v"**
0Т»
*
м
а
Рис. 34.9. Заполнение макета сводной таблицы
Глава 34. Введение в сводные таблицы
673
одной таблицы
форматирование св ю т всем ячей1ИМ прим
„гме,.„и чп> » ra6™“- Х£»т. выделите любую ячейку с ,исл »
щ„й чХ изменить пот ««•$* «берите нужный числовой формат зЧа Ч
“Т=
кХру^СтХ своДНоГаблицы.^ свОДНЬ1МИ таблицами^КоНстр ЧИ,_
мо —й таблиць”например'можно
итоги. ' „ й та гп сводными таблицами^Параметры^н %
в группе команд Работа со' для настройки внешнего вида сводЛ ЭТь Ип
скрыть имеются дополнительны можно скрыть (и отобразить) заголовки поЛей 'Х J
Например, с помощью этих комаад доступно в диалоговом окНе п ц
сводной таблицы и выберите в конт^^
команду Параметры сводной таблицы. И1°
Параметры^
I тиегм и формат | итоги и фильтры | Вывод | Печать | Данные J Замещающий текст |
Макет - — — ГТ———••• ~ -
Г* Объединить и выровнять по центру ячейки с подписями
Отступ для название строк в сжатой форме: (1 Ti знаков
Отображать поля в области фильтра отчета; [вниз, затем поперек д|
. 'Число полей фильтра отчета в столбце: |0 ~$1
Формат ----——------------------------ -------------——----------—----;--------------
Г Для ошибок отображать: Р
Р' Для пустых ячеек отображать: [
Р фвтонатмчески изменять ширину столбцов при обновлении
Р Сохранять форматирование ячеек при обновлении
Ji
Отмена
Рис. 34.10. Диалоговое окно Параметры сводной таблицы
674
Часть V.
1 Открыт (Все) V
3 Сумма по полю Сумма Клиенты
4 Отделения Новым
5 - Западное Общий итог
6 Депозит 802198 1287612
7 На предъявителя 44360 291728 336088
8 Срочный 10000 1000С
9 Текущий 292470 356079 64854?
10 - Северное 148604 144391 292995
11 Депозит 6660S3 1466162 2132215
12 На предъявителя 180523 286891 467414
13 Срочный 9000 125374 134374
14 15 16 Текущий - Центральное Депозит 292389 845522 184141 208375 1020413 2095512 337559 548198 1137911 3S2516 311592$ 885757
17 На предъявителя 6В 380 63380 1259365
18 Срочный 386273 973112
19 Текущий 296581 505822 8024Г.З
20 Общий ИТОГ 2171900 4363872 6535772
21
Группа- Набор элементов, который обрабатываются как один элемент. Элементы можно объединить в
группу вручную или автоматически (например, объединить даты в группу конкретного месяца). Сводная
таблица на рисунке не содержит групп.
Исходные данные. Данные, которые используются для создания сводной таблицы Они могут содер-
жаться на рабочем листе или во внешней базе данных
Область Значений. Ячейки сводной таблицы, в которых содержатся итоговые данные Над значениями
полей, помещенных в эту область, выполняются сводные (обобщающие, консолидирующие итоговые и
т.д.) вычисления, например суммирование, вычисление среднего, поиск максимального и мимимапьно.-о
значений и т.п.
Область Названия столбцов. Элементы поля, назначенного этой области, размещаются вдоль верхне-
го края сводной таблицы в качестве заголовков столбцов. На рисунке в качестве области столбцов ис-
пользуется поле Клиент, которое состоит из двух элементов (Старый и Новый). Область столбца
может быть иерархической (т.е. иметь вложенные подобласти).
Область Названия строк. Значения поля, присвоенного этой области, размещаются вдоль левого крэ^
сводной таблицы в качестве заголовков строк Поля этой области могут быть вложенными Нз рисунке эта
область содержит поля Отделение и Тип.
Область Фильтр отчета. Эта область как бы добавляет третье измерение в сводную таблицу Поле, на-
значенное этой области, создает раскрывающееся меню, которое располагается над таблицей и позволя-
ет выбирать любые значения этого поля. На рисунке в качестве этой области используется поле Открыт
Отметим, что в предыдущих версиях Excel эта область называлась областью страниц
® Обновление сводной таблицы. Вычисление сводной таблицы, после того как были внесены измене-
ния в исходные данные.
* Общие итоги. Строка или столбец в котором показаны общие итоги для всех ячеек строки или столбца
сводной таблицы. Всегда можно либо задать способ подведения общих итогов - д™ строк, столбцов дл*
Глава 34. Введение в сводные таблицы
675
lkux ИТОГОВ, в сводной таблице па рису„Ке
уводить никаких ►
. Л «ибо столбцов- отображаются промежуточные ИТ0Гь Ч
...- - * * S* н> w*e4W*“m0™ "од“ОДягс"
" )ie„„wo6®»><- Элементы выполняют*»
отделен»^- назначенного °пр^* ке ячейки с текстом Новый и Старый яВЛй"Х
а Элемент. Элемент пол- На ри V элемента: Западное, СеверНо X э
депозит> пре“я'Сро^'
тральное. К полю Тип
и Текущий.
«а сводной таблицы
Модификация к мданоJ1WTO п
: ...............................................................''
пина после перетаскивания
О
£
г
Су ОПММММФ \
- ТкА Un «дное Се-Ррное центральное ООиЦми итог 1689259
336O8S 467414 #86/*/
15ё51Э 322514 55»5jj
- н оес»' сме» 262162 310901 563243 1136306
г На лредыиипе 10000 134374 68380 212754
касса 91820 9095 100915
йо®о.й смет 10000 42554 59285 111839
L. Срочным 648549 1137911 1359385 3145845
196938 210695 352911 760544
ниаямй счет 451611 927216 1006474 2385301
Текуицим 292995 392516 802403 1487914
касса 155257 185671 384373 725301
МОЕг > rw<?T 137738 2C6S45 418030 762613
Овидий «пси 1287632 21Ш15 3115925 6535772
в
Спитак попгг сподно. т..ьл.цм
&>6ерите поля дп« „ от □ Дате □ Де*ч= неде/ы 0 Сумма 0Тмп 0 Открыт 0 Отделение Q Клиент * *
Перетешьте по гs чежд • у> - - областями:
Фильтр отчете
22
Открыт ’
Отложить обновленt* пакета
Рис. 34.11. Тс п< /ъ л области Названия строк имеются два поля
Приведем несколько рекомендаций по модификации сводных таблиц.
Для удаления поля из сводной таблицы найдите имя этого поля в нижней части панели
Список полей сводной таблицы и перетащите его за пределы этой панели.
Если какая-либо область в нижней части панели Список полей сводной таблицы
содержит несколько полей, то можно поменять их порядок, чго сразу отобразится
внешнем виде сводной таблицы.
Чт н ь, временно удалить поле из сводной таблицы, удали те мелку с флажка 1Т01°^лц.
спи< кс полей в верхней части панели Список полей сводной таблицы Своди г1 11
676
Часть V. Анализ да^
1И гр., ,у
,.опей, ’’мм ною поля поянц|СЯ н , - OMcc,W mcikv к» я
...—--
...........-
......!*-- «хг:х:: - °.................................
нт । где в качестве фильтпч I0,M- |-ja ри . и , .j рЬН сооть» т
;;;;":'-ow6P1,x»e, .....
кри»ак.и.емс» списке 1ЮЛ, Дата - то„крс.«<м. ..
A
Сен-01
111
u
и
14
15
16
Тип
депо зИ1
Касса
Новый смет
н,преДъявиТе/’Я
Новый смет
Сромный
Касса
Новый смет
текущий
Касса
Новый смет
Общий ИТОГ
Отделение
Западное
20558 J4O76
_ 7177
26899]
205531
СС*‘ рИое Ч^н’Р^льное
54000
27759
15759
12000
3171
3171
51488
68636
55000
13636
36484
14867
21617
139196
МООО
5000
5900
57150
26350
31000
62t>61
31387
31274
179011
Общий но
К*6И
7177
101457
5000
5000
153745
97109
56636
102316
46254
56062
16969$
ЙД>и
D£*v
(*| Сумм*
03-n
ЙОтдраг»
ЙОлре^гит
IB
1*?
20
21
23
7
Рис. 34.12. Сводная таблица фильтруется по датам
В сводных таблицах для вычисления итоговых значений наиболее часто используется функция суммирование
Однако при желании и необходимости всегда можно изменить вычисляющую функцию Для этого выделите
любую ячейку в области Значения сводной таблицы и выберите команду Работа со сводными таб-
л ица м и Параметры12^Активное поле^Параметры поля. Открывшееся диалоговое окно Па-
раметры поля значений имеет две вкладки: Операция и Дополнительные вычисления.
Вкладка Операция используется для выбора вычисляющей функции. Можно выбрать функции Сумма Ко-
личество, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение, Количество чисел, Смещенное
отклонение, Несмещенное отклонение, Смещенная дисперсия, Несмещенная дисперсия
Вычисленные значения в сводной таблице можно отображать в различной форме с применением долалнительных
вычислений Форма представления значений выбирается в раскрькзающгм^ списке Дополнительн: вь -
числения одноименной вкладки диалогового окна Параметры поля значений. В ванх рас юрчжв» г.*
имеется большой выбор, [зключая % от общей суммы и % от общей суммы по столбцу или строке
Глава 34. Введение в сводные таблицы 677
- _------------- сй специальным виЛОМ^^добавлять новые строки или ввоХь^'
в с”*Х»га6лицей’кота₽ые о6ычио не ***
-•*• *•**“....... „ выберите команду Гпавная^Буфер
создайте ее «опию цу> выделите ее с>) Затем перейдите на новый рабочим лИст и
UrntSri СХОПИ|Х)вЭ1Ь а“м” вставить значения Содержимое своди» м.
<*;“ГХачВстав^Встави^чтоугодно.
вберите Главная БУ 1- '^мес10 Теперь с этим да воспользуйтесь буфером обмена ОШ.
““’’"Z™давв“и-Поэтаму’
Примеры сводных таблиц
. |.ги имин флнни возможностей сводных гзблиц я создал несколь
приме ров ми примеры используют базу данных Счета и отвечают на
ранее н нои илвс 0 м раз км “Пример сводной таблицы”).
ко дополнительных
вопросы, заданные
Вопрос 1
К>»t.;i >' ^'г{)цсвчач о мм<1 «л iu()ne в Ku ж()о\1 ut отделений?
На рис ».| J показана сводная габинна, отвечающая на поч вопрос. В >той сводной габлицс.
но г. Отделение ра 1мещастся в области Названия столбцов;
;юл Дата ра 1МСЩ.1- 1ся в об lacru Названия строк:
no ic Сумма размешается в области Значения, и элементы hoi о поля суммиРУ101^
678
Часть V. Анализ
2
g ( ПО ПОЛЮ (умм^
4
5 сен-01
6 сен-02
; сен-04
& сен-05
9 сен-Об
jo сен-07
) 1 сем-08
]? сен 11
33 сен-12
14 сен-13
15 сен-14
16 сен-15
17 сен-18
18 сен-19
19 сен-20
20 сен-21
21 сен-22
22 сен 25
23 сен-26
24 сен-27
25 сем-28
26 сен-29
27 сен-30
Общий итог
29______________________
в с
*-п*Диое '•••рноь
1144b !391Н
П84 27805
^2828 164305
974J5 50294
527J8 91724
SJSZb 196188
92013 77674
89258 «953
39 737 43621
29075 176698
36064 l;441fc
85015 62787
48337 72262
53721 213728
56444 140739
3419 35753
97210 165270
85824 137025
94310 29040
43472 72948
12128 43217
19429 22570
16930 11000
1287632 213221S
U »
’4"ь*ое иг..
179011 366695
72256 107249
146290 433423
1014ВО 249189
1М018 33248С
271227 52О94С
1О50Я7 274774
172920 Э081Э1
70300 153718
143921
117800 2«ZB2
191611
79394
208916 476365
125276 127455
79355 11J527
4505«
218889 44174?
1 яш 27)419
5637S Д??99
62192 1175Э7
168779 210771
18176 46106
illS'.,’- 651S 772
Рис. 34.13. Сводная таблица, показывающая лкладое в
каждом из отделении
Отметим, что сводная таблица позволяет отсортировать шачсниь пс ,'юб>мз полощу
Например, можно сортировать по столбцу Общий итог к убыкаюин м поря jkc. Ген да легко
определить, в какие дни были наибольшие суммы вкладов. Для сортировки сводной аблииы
щелкните правой кнопкой мыши на любом значении н том столбце. по которому б> ст про-
водиться сортировка, и в контекстном меню выберите комянл\ Сортировка.
Вопрос 2
На какой день недели приходятся наибольшие вклады по с ч< вша
На рис. 34.14 отображена сводная таблица, отвечающая на нот вопрос В этой сводном
таблице:
поле День недели размешается в разделе Названия строк;
поле Сумма размещается в разделе Значения и элементы этого поля суммнру югея
Здесь я добавил условное форматирование, чтобы упростить сравнение данных.
Дополнительная Об условном форматировании можно подробнее узнать в гпаве 20.
•«формация
Глава 34. Введение в сводные таблицы
679
/ ' День недели
/ । Псхеделонмк
I 5 вгорни*
г> Среда
7 четверг
J Пятница
’ Суббота
13 Общим итог
Рис. 34.14. Сводная таблица, показывающая
суммы вкладов за каждый день недели
Вопрос 3
,х, « i-лждом из отделений и по каждому из
ffiTSSSS SSZ * отвечаюшаа “ этот во"рос'в этой
. „о1;Тип размешается в обаяет,, Названия столбцов;
. „мае Отделение размешается в области Названия строк;
поле Сумма размешается в области Значения, в нем подсчитывается Кй,1и>(
элементов этого поля. ь
rue зчлу сводная таблица, показывающая ежедневные суммы вкладов в каждом отделении
Обычно в качестве вычисляющей функции в сводных таблицах используется функция
суммирования. В данном примере вместо сумм вычисляется количество значений. Чтобы из-
менить вычисляющую функцию суммирования на подсчет количества значений, щелкнете
правой кнопкой мыши на любой ячейке в области Значение и в контекстном меню выберите
команду Итоги по^ Количество.
Вопрос 4
Как распреОе 1ены суммы по счетам ? счетов с
На рис. 34.16 показана сводная таблица, отвечающая на этот вопрос. Например.
суммой до 5 тыс всего 253. В ггой сволной таблице:
поле Сумма размешается в обласзи Названия строк; ол^чесТВ°
поле Сумма также размещается в области Значения, подсчитываются <
>; ментов этого поля;
Часть V. Анализ Д^'
0 поле Сумма еще раз помещено „ -
т,„ количества элементов „ого Значения „ , „с„
Когда я перетащил имя лот» Cv 'Ше',у и,ог>
названия строк, в сводной таблице в ! 8 o6jlacib
головков строк отобразились все отле ,kI 'естве «-
.того поля Я щелкнул правой кнопкой* ЭЛемен-
(.аном из этих элементов и выбрал в ° МЬ,Ши «а
ч.еНю команду Группировать. в откп/ екстно'’
угоном окне Группирование я ук?'ВШеМся Диа'
гоуппировать значения этого позя с ЧТо наДо
ГР> После того как я перетацщз им?Г°М50°0-
в область Значения, я щезкнул правой кноп^ММа
ши на любом значении в этой области КОи Мь'-
нОм меню выбрал команду Итоги пооКа КОнтекст'
чтобы вычисляющая функция подсчитк Честео>
чество значений, а не их сумму. ГЫва-7а коли-
Когда я еще раз перетащил имя
в область Значения, то указал чтобГ^'^ °УММа
бражались проценты от общего ko™L °ТО'
этого я открыл диалоговое окно ПаоамА™'
значений и на вкладке Дополнительны?!’ П°ЛЯ
рения в одноименном списке вычис-
общей суммы. Диалоговое окно папа“П""ю %
значений можно открыть, щелкнув п ^’ П0ЛЯ
и выбрав в контекстном меню команду^рХ^^й зн1!е^й " ^Г° —
нек-
u
12
13
10001-15000
13001-20000
20001-25000
22' Л-У.'.’-.-.
30001-i5Q0Q
-Э0С1-450СС
25001-5070:
€0001-65000
20001-75000
850С1-90000
• -т
3
1
3
2
3
• : S -
Рис. 34.16. Сводная таблица. показ»
вающая распределение сумм по счетам
Вопрос 5
Какие типы счетов чаще всего открывают кассиры ?
На рис. 34.17 показана сводная таблица, отвечающая на этот вопрос. В этой сводной < иблнис:
Рис. 34.17. Сводная тап.ища. показывающая да<.
относящиеся только к кассирам
поле Тип размещается в области Названия строк.
поле Открыт размешается в области Фильтр отчета.
м лАгтаг'-гт< 'Значения в нем подсчитывается колич<^гв<
поле Сумма размещается в области оначен
элементов этого поля:
в Значения и нем подсчитывают^ч ipOv с
• поле Сумма еще раз помещено в область о
количества элементов этого поля к обшемч итогу.
Глава 34. Введение в сводные таблицы
681
_ Откоыт помещено в область Фильтр оТч_
В згой сводной таблице иоле ин здемеига Кассир этого поля. я й(Ъ1
мачя"" "аХ1,;1И'“ “срку’ - " ^>^4
» В№ пкгаграмм.
лица может показывать данные
ные в порядке убывания (
применил условное форматирование
Псдаобжобуслиими-*-"
информация
Вопрос 6
отджннеяо сравнению с двум другш,и.
На рис. 34.18 показана сводная таблица, отвечающая на этот вопрос. В этой свОДНо^
поле Тип размещено в области Названия строк;
поле Отделение размещено в области Названия столбцов;
поле Сумма размещено в области Значения, в нем подсчитываются
тов этого поля.
СУММ“ ’Чм
в
1
2
3
с
о
5
6
7
В
9
W
II
Сумма ло полю Сумма Отделения ’
♦ Другие Центральное 1 Общий итог
Тип смета » Центральное
Депозит 803502 885757 1 1689259
на предьявителя 144374 68380 212754
Срочный 1786460 1359385 3145845
Текущий 685511 8024031 1487914
Общий итог 1 3419847 3115925 6535772
7000000
1600000 '
. 1600000
1400000 .
! 1200000 •—
1000000
. 800000 т
13
о
г
Отделемзег.
Отделение
Другие
г:
io
17
1g 600000
400000 :
19 : 200000 :
20
21
23
'14
25
26
Центральное -
Центральное
диагРома для сравнения работы
2' «« ma6Z~~. ‘--------------~
в й '"/>O"’W<> “ ”"УХ аруж
.|еинмм Л»,к"в таб'<,рук’ ’ fiPyrae"^ 5'еве₽ное Отделения сгруппирг»
ЛК<1Й Та6яи“=- » ^..и» с»киук> даХХ "аГ'ВД"‘“-™ к данным преде-
U2
Часть V. Анализ
0ОПР°С
К наиГ„ьшгг „атт Ла „„.
, ^ueiirrton '
вРх , г>ис 34.19 показана сводная таблица т^..
13 Уполномоченные открыли 15 депозитов лля^^ П°7 *O,ipoC В иснгР^ьном отде-
поле Клиент размещено в области Фильтр Ха”' В СВ°ДН°Й
ж поле Открыт размещено в области Фильтр отчета:
* поле Тип размещено в области Фильтр отчета;
0 поле Отделение размещено в области Названия строк;
— поле Сумма размещено в области Значониа » ,
• ги , „„„„ значения, в нем подсчитывается количество эле-
ментов этого поля.
Рис. 34.19. Сводная таблица, имеющая три
поля в области Фипьтр отчета
В этой сводной таблице в область Фильтр отчета помещено три поля. Это позволяет
отобразить только те данные, для которых значение в поле Клиент равно Новый, значение
в поле Открыт равно Касса и значение в поле Тип равно Депозит.
Что дальше
Если вы внимательно ознакомились с примерами этой главы, то наверняка почувствовали
мощь и гибкость сводных таблиц Excel. В следующей главе мы продолжим их изучение и
рассмотрим много новых примеров.
^лава 34. Введение в сводные таблицы
683
диализ данных с
помощью св
таблиц
ГЛАВА
липы и познакомились с прим " СВоднь|е таб-
щими разные типы сводных таблиц ераМ'1’ Лем°"стрирую.
В этой главе более подробно рассмотрен
эффективных сводных таблиц. Создать б Р1еСС Алания
таблицу очень просто, и здесь будут описаЗИС"УЮ С8ОДНУЮ
ные полезные возможности таких таблиц f”* Дополнитель*
собственных данных, подходящих для ВЫ Не имеете
„„«„остей, можете восполниться файлам^мнных™
„щи«« на прилагаемом к книге комиакт-диеке
содер-
Работа с нечисловыми
данными
Большинство сводных таблиц создается на основе число-
вых данных, но сводные таблицы могут быть весьма полез-
ными и для обобщения некоторых типов нечисловых данных.
Поскольку нечисловые данные нельзя суммировать, то вы-
числяющей функцией для работы с такими данными чаще
всего выступает функция подсчета количества элементов.
На рис. 35.1 показаны таблица с нечисловыми данными
и сводная таблица, обобщающая эти данные. Таблица данных
содержит имена 400 региональных представителей с указанием
региона и пола представителя. Как нетрудно заметить, эта таб-
лица состоит из нечисловых данных. Однако это не метает
создать полезную сводную таблицу, в которой подсчитывается
количество определенных элементов таблицы. Данная сводная
таблица представляет данные о количестве региональных пред-
ставителен. распределенных по регионам и по полу.
В этой главе...
Работа с нечисловыми
данными
Группировка элементов
сводной таблицы
Создание распределения
частот
Создание вычисляемого
поля и вычисляемого
элемента
Ссылки на ячейки сводной
таблицы
Создание сводных
диаграмм
Примеры сводных таблиц
Отчет сводной таблицы
maaiuye
He CO-RO!
й6очи « всех ««* ™“ “ Н“™ “ ЛРИЛаГаеМ<>“ ' ‘"в
диске.
у № заметку
При поении,. «одной тоблниь, были сделаны следующие установки.
Поле Пол помешено в область Названия столбцов.
Поле Регион помещено в область Названия строк.
Поле Регион помешено в область Значения, и для него выбрана операция подсчета
количества.
В сводной таблице отключены кнопки заголовков полей, для чего использовалась ко-
манда Работа со сводными таблицами^Параметры1^ Показать или скрыть^
Заголовки полей.
В созданной сводной таблице не используется поле Региональные представители. Здесь
в область Значение помещено поле Регион. Но, поскольку в данном случае подсчитывается
количество, точно такая же сводная таблица будет получена, если в эту область поместить любое
другое поле из таблицы данных.
На рис. 35.2 показана та же сводная таблица, в которую внесены некоторые изменения.
В область Значения еще раз помещено поле Регион и для этого поля в диалоговом
окне Параметры поля значений на вкладке Дополнительные вычисления выбра-
на операция Доля от суммы по столбцу.
Изменены названия столбцов в сводной таблице: введены названия Количество
и 11роцент вместо длинных заголовков, заданных по умолчанию.
" СТИЛ1> сводиой таблицы, в частности, применена опция Чередующиеся
чначсии ВИ3^ально отделяет столбцы со значениями количества от столбцов с»
значениями процентов.
686
Часть V. Анализ дз^
7
I Женский
4 5 Владивосток Количество 60 Процент 15,00% /утехой Количестве Процент ^*тс-г количество Итог Процент
6 Москва 51 12.75% 93 23,25% 153 iS 25%
7 Нижний Новгород 17 4 4С ю.ооч 91 22.75%
6 Новосибирск 5 1.25% 29 7.25% 46 11.50%
Ростов-на-Дону 43 10,75% 15 3.75% 20 5,00%
Общий итог 176 44,00% 11.75% _ 90 2250%
и 12___— т. 224 56,00% ДОС 100,00%
15 2 Та же сводная таблица посче «ио,,.. - “ ~
Рис-3^ 1 ПОС1е «несения неоо.чьших изменений
Группирование элементов сводной
таблицы
в СВОДНЫХ таблицах предусмотрено удобное сред™. которое 1р,„„„р„ю„.
определенные элементы полеш Можно группировать элементы полей, которые помешены
как в область Названия столбцов, так и в область Названия строк. Excel предлагает два
способа группирования элементов полей сводной таблицы.
Вручную. После создания сводной таблицы выделите элементы, которые предполага-
ется объединить в одну группу, и выберите команду Работа со сводными таблица-
ми1^ Параметры ^Группировать1^ Группировать по выделенному. Можно также
щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенных элементах и выбрать в контекстном
меню команду Группировать.
Автоматически. Если элементами поля являются числовые значения или значения
дат или времени, то сгруппировать их можно автоматически с помощью диалогового
окна Группирование. Выделите любой элемент поля, которое помещено в область
Названия столбцов или Названия строк, и выберите команду Работа со сводны-
ми таблицами^ПараметрыоГруппировать^Группировать по выделенному.
Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на любом элементе поля и выбрать
в контекстном меню команду Группировать. В обоих случаях Excel отобразит диало-
говое окно Группирование.
Пример группирования вручную
На рис. 35.3 показана сводная таблица из предыдущего раздела, в которой из элементов
поля Регион, помещенного в область Названия строк, созданы две группы. Для создания
первой группы при нажатой клавише <Ctrl> выделены элементы Москва, Ростов-на-Дону
и Нижний Новгород. Затем из контекстного меню выделенных элементов выбрана команда
Группировать Эти же действия были повторены для оставшихся элементов поля Регион
(т.е. они были выделены и затем выбрана команда Группировать). Таким образом, были
сформированы две группы элементов. Затем названия групп, присваиваемые по умолчанию
(Группа 1 и Группа 2), были заменены более информативными (Западные регионы и Вос-
точные регионы).
Глава 35. Анализ данных с помощью сводных таблиц
60
5|
L
Оощии итог
93
151
153
20
h .'Ч« »_ _
J _
Мужском
Владивосток
Новосибирск
1.имдны<‘ регионы
* Москш
Нижний Новгород
Ростов-на-Дону
J ОбщИЙМЮГ__________
г:
43
176
401
29
47
224
91
46
90
400
Рис
^ТТ^г пшб^ с двум» центов названии сг„рок
,(),, п, любое количество групп и даже группы групп.
Вручную можно содда ь ношожностями для различного отображения СВОл
I.vcel pecnonaiaei ооль с ВОЗМОЖНОСтями, которые пред ЛН°Й М
липы. Г1редл81Жю лоэкакр рР с0 сводными таблицами^Конструкт-' Лены к0
вм„ „е c%t,TByeT _ пробуйте, дер^₽- <
н JU п»"Р‘*омть р"™ <=™" “ОДЧЫХ таблн,^».
1 ании с чередующимися столбцами и строками. ~ оче.
H i рис 15-1 показана наша сводная таблица, в которой использованы различные п
1ы отображения промежуточных итогов, общих итогов и применены разные стили. '1Ц"И
' л «» с 0 Е
) коеимвство
4 21 *е-» - ’>1 Мужской 1 Общий ИТОГ
’ восточнше регионы ь Вмдлессто* 7 нсеосхбмоо» Ьпадныг регионы * MOOAI Ю Мм* ний моаг сред 11 Гостов Дому 60 5 51 17 43 93 15 40 47 153 20 91 46 90
U Об<ций итог 176 224 400
I1’ н
*А Кплимис г»о ‘ — — - >Нежмми Муж» кой Обеций итог Меточные районы М *«мгтдт Г вс Ж1 Wnt.r pUL Ввтцдмые регионы 12 1к
F Н J
Количество —
▼ Восточные регионы Женский Мужской Общий итог
Владивосток Новосибирск Западные регионы 6G 5 93 15 153 20
Москва 51 40 91
Нижний Новгород 17 29 46
Ростов-на-Дону 43^ 47 90
Общий итог J76 224 400
Восточные регионы
Владивосток 60 93 153
Новосибирск 5 15 20
Зхгпддныр регионы
Москва 51 40 91
Нижний Новгород 17 29 46
Ростов на-Дону 43 _47 90
Общий итог 176 224 400
ftu. <* 4 Ри jpnt оошт и той же сносной таи шцы
Часть V. Анализ данны*
Ароматическое группирование
рсли поле содержит числовые значения зияй
автоматически создать гру11|1ь, Меме"“СНИЯ »т и;,„ вре„ен„ в
М°* веского создания групп. тентов этого поля н ’ “ ”ом СЛУ <ае fcxce'
H показаны два примера ав-
Группирование по датам
На рис. 35.5 показана простая таблица с дВт„. ,
730 строк и охватывает даты от | января Й""' ДаТа " Продажи. Таблица состо-
. __ обобщить данные о продажах „о °°8 года «> 31 декабря 2009 года. Наша
“ На Рис- 35 6 показана св<>Дная таблица, со
одной таблицы поле Дата помещено в обла^ГнГ На Основе этих Данных. При создании
Сясть Значения. Нетрудно заметить, что получения СТРОК’ а поле ПР°Дажи - в об-
уодной таблицей данных, поскольку даты ени» * св°лная таблица в точности совпадает с
исх0Д ? 1 еще не сгруппированы.
Т7
1 А в с 0 2 3 Названия строк - сумма по полю Продажи 01.01.2008 5 02.01.2008 6 03.01.2008 „ 4362 7 М°1-2008 36б9 8 05.01.2008 3942 9 06.01.2008 Ю 07.01.2008 4416 11 С®.01.2008 ззл 12 09.01.2008 3628 13 10.01.2008 14 11.01.2008 5493 15 12.01.2008 5706 16 13.01.2008 6579 17 14.01.2008 6333 18 15.01.2008 6101 19 16.01.2008 5289 20 17.01.2008 5349 21 18.01.2008 5814 22 19.01.2008 6501 23 20.01.2008 6513 24 21.01.2008 5970 25 22.01.2008 5791 26 23.01.2008 5478 27 24.01.2008 6564 28 25.01.2008 6642 29 26.01.2008 7083
г— В с D
Продаж 5Я
2 0T0L2OC8 3 02-01.2008 4 03-01-2008 5 04 01-2008 6 05.01.2008 7 06.01-2008 8 07.01.2008 9 08.01.2008 Ю 09.01.2008 И 10.01-2008 12 11.01.2008 13 12.01-2008 14 13.01.2008 15 14.01.2008 16 15.01.2008 17 16.01.2008 18 17.01.2008 19 18.01.2008 20 19.01.2008' 21 20.01.2008 22 21.01.2008 23 22.01.2008 24 23.01.2008 25 24.01.2008 26 25.01.2008 -27. 2б.Щ,?(Х)8 . 3 830 3 763 4 362 3 669 3 942 4488 4416 3 371 3 628 4 548 5 493' 5 706 6 579 6 333 6101 5 289 5 349 5 814 6 501 ___ 6 513 | 5 970 5 791 5 478 6 564 6 642 7 083
Рис. 35.5. Исходные данные, по кото-
рым надо создать сводную таблицу,
обобщающую данные по месяцам
Рис. 35.6. Сводная таблица перед группировкой дат по
месяцам
Дня группирования элементов поля Дата по месяцам щелкните на любой дате в сводной таб-
лице и выберите команду Работа со сводными таблицами^ Параметры^ Группировать^
Группировка по полю (Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на любой дате в сводной
таблице и выбрать в контекстном меню команду Группировать.) Откроется диалоговое окно
Глава 35. Анализ данных с помощью сводных таблиц
689
, «иск - “•“’•We Меед.,
,, 7 В rWM * ’ ты. №»«<“" на юю,те ок ”Чк< „
наГ"с- „ Ч
'“4"W'C покамя» «.₽*____-------:-----
н КЭ --------------
Группирование. показанное
Г оды н внс/цпе правильные
группирует даты по месяцам
Л ’
- н^мния строк ’ Сумма по полю Продажи
4 2008 167624
5 янв 137825
6 фее 214896
7 мар 100872
9 апр 158005
9 май 117649
10 июн 295248
11 июл 518966
12 авг 612673
13 сен 699854
14 15 окт ноя 863085 970441
16 деи
17 -2009 974625
18 янв 969696
19 фев
1081596
20 мар 983306
21 апр
май 1044322
22 930076
23 июн
24 июл 961557 938433
25 авт
26 сен 975503
27 окт 948120
28 ноя 950493
29 дек 906389
ЗС 31 32; Общий итог 16521254
Рис. 35.7. Диалоговое окно
Группирование
Рис. 35.8. Сводная таблица после группировки дат по
месяцам и годам
] Если в диалоговом окне Группирование указать, что группировать следует только по меся-
/н»зшвтж| цам, то одинаковые месяцы разных лет также будут объединены вместе. Например, в этом слу-
чае элемент Январь будет отображать сумму продаж за август 2008 и 2009 гг.
и годам ° 5 показана та же сводная таблица, в которой даты сгруппированы по кварталам
Группирование значений времени
иие времени В ПОКаз^н набоР данных, где в каждой строке приведено значе-
прибора Таблица данишТодер^т uJh * СТр°Ке’ “ числовые показания “^4
часа, ье. целые сутки. В сводной таблице ?1Р°К’ П° °ДН°И Минуге на СТРОКУ’ чт0 охватыва
I начения времени сгруппированы по часам.
"° Часть V. Анализ
А
1 8 -1
2
3 л Названия строк\ 2008 С*ММапополюПрода)жм
5 Кв-Л1
6 Кв-л2 520345
7 Кв-лЗ 376526
8 Ке-л4 1426887
9 2009 2533380
10 КВ-Л1
11 Ке-л2 3025917
12 Ке-лЗ 2957704
13 Кв-л4 2875493
14 Общий итог 2805002
15 16521254
2aP^ZZr6’U‘la ПКЖ "°
-- А в ~с D Е -
11 2 Время В Показания G н
15.06.2009 0:00 105,32
3 15.06.2009 0:01 15.06.2009 0:02 105,35 104,37 Названия строк 0 Среднее Максимум Минимум
5 15.06.2009 0:03 106,40 1 ПОДО 116,21 104,37р.
118,57 127,14 112.72р.
5 15.06.2009 0:04 106,42 2
124,39 130,36 115,75р.
у 15.06.2009 0:05 105,45 з
122,74 132.90 112.85р.
8 15.06.2009 0:06 107,46 4 129,29 133,52 123.99р.
9 15.06.2009 0:07 109,49 5 132.91 141,04 125,88с
10 15.06.2009 0:08 110,54 6 139,67 146,06 132,69р.
11 15.06.2009 0:09 110,54 7 128,18 139,65 117,53р.
12 15.06.2009 0:10 110,55 8 119,24 129,38 112.10р.
13 15.06.2009 0:11 109,56 9 134,36 142.79 129.11р.
14 15.06.2009 0:12 107,60 10 136,16 142,89 130.91р.
15 15.06.2009 0:13 107,68 11 122.79 138,10 108,63р.
16 15.06.2009 0:14 109,69 12 111,76 116,71 106,43р.
17 15.06.2009 0:15 107,76 13 104,91 111,86 98.48р.
18 15.06.2009 0:16 107,81 14 119,71 130,55 110.37р.
19 15.06.2009 0:17 108,83 15 131.83 139,65 121,92р.
20 15.06.2009 0:18 109,85 16 13105 137,94 123,36р.
21 15.06.2009 0:19 111,94 17 138,90 145,06 133,05р.
22 15.06.2009 0:20 114,04 18 134,71 139,89 129.29р.
23 15.06.2009 0:21 112,12 19 123,09 135,23 113.97р.
24 15.06.2009 0:22 112,21 20 118,13 125.65 112.64р.
25 15.06.2009 0:23 112,25 21 112,64 117,72 108,09р.
26 15.06.2009 0:24 113,34 22 103,19 110,49 96.13р.
27 : 15.06.2009 0:25 112,41 23 106,01 111.76 100 03р.
28^ 15.06.2009 0:26 112,42 Общий итог 123,11 146,06 96.13р.
29 15.06.2009 0:27 113,51
30 15.06.2009 0:28 112,56
31 15.06.2009 0:29 113.57
Рус. 35.10. Сводная таблица со сгруппированной по часам значениями времени
Глава 35. Анализ данных с помощью сводных таблиц
691
еУстановКИ
йеК01ОРые У „я. С помошыо Диалог
еы^
14>лданиисводн трИ^'нИЙ УК* ЛО%3аНИЯ' е помощью диалогового 0
„6^ °°Z none Вре^ , грущофо»»™» ПО часам
назвони’сУчТОэлеме" __ЛТ
• в о6да<2оаание У-’^ ' ыЫ<1 ЧЭ^ТО
Груп" паЦеЛеНИ „я распределения частот (см. г„а.
«аСПР6'* .ми е°зда частот - это исполиозд,*
С03ДаНИе „„гсчис-^соз-’в’ Р“СП₽еДеЯ ада, данные о 221 студенте
-полагав ми« сПОСоб запхан* * нТОм за выполнение Не.
Excel раы е просто коТор а>кдыМ ^определенное количество
и фе^'н'Ха”^100 ₽ИбИ"
балов, е^1"
80
71
88
69
81
100
28
93
50
100
82
86
81
о
Ю Сер?
Пашков?
11 V®!??
12 Федору
‘/ЙЕЙ ««»•«
16 Марат
Леонид Киреев
мир Прокопчук
э Головатюк
17
82
18 ела#?1
80
нова
77
20
36
21 Михаил Серебряков____
22 Александр Синенко
23 Вера Воронина
_ Людмила Фролова
25 Марина Рожнова
Ольга Кострица
90
24
2Ъ
1
ьлек£?!^
Попев»?
,ей ujnjtfje®??-
15 Р
Рис. 35. И. Исходные данные для создания рас-
пределения частот
Сводная таблица создается просто:
• поле Баллы помещается в область Названия строк, и значения этого
румзтся;
Часть V.
поле Баллы помещается в обдаст.
Р функция подсчета количества ЭЧени«-и щ1Я !ня„ .
РУ г а- дд,я качении этою поля выбирается
в диалоговом окне Группирование укач,
» Ргетзии с интервалами. ,(а КоторыеУр^«. что з„ач
с", По умолчанию Ех«|теого6 тачис"««>иии1ерВалОТ|
21 ГЮЭТ0“> из ииг^оГГТ “ CW*>" » В оком
интервалы, 11 «Рыты, д™
Параметры поля, в вез^пкт^ а^ота со снопик.....
Перейдите на вкладку РаХтТи "° “
На Рис- 3fСв°Дная таблица
fOI*H '
nuarP^J-
Э„„И строк Количество по полю Баллы
2 <°
3 о-9
4 10-1’
5 20-»
6 30-3’
7 40-39
50-59
60-69
70-79
80-89
90-100
>100
Общий итог
Я
Ь
1С
11
группируются в
до 100 с шагом )(].
этом примере нет баллов ниже
гп __ — —J выводились пустые
пп ДНыми таблицами^ Параметры^
печать и В ^логовое Параметры поля.
выберите Отображать пустые элементы.
?“СТ₽ОИТЬ Св°ДНУЮ ДИаГрам^Диаграмма (о
-"'<о иже< в разделе ‘Создание сводных
<»
2
6
6
17
30
87
51
221
100
60
Итог
0 . е'
20
£
<F #
16
15------------------------------------------------------------------
Рис. 35.12. Сводная таблица и сводная диаграмма, показывающие распределение тестовых баллов
/ В этом примере для автоматического создания групп используется диалоговое окно Excel Груп-
На заметку пирование. Если не нужно создавать элементы групп одного размера, можно создать свои
собственные группы. Например, можно задать буквенные обозначения оценки на основании тес-
товых баллов. Выберите строки для первой группы, щелкните правой кнопкой, а затем выберите
из контекстного меню значение Группа. Повторите эти шаги для каждой дополнительной груп-
пы. Затем замените имена групп по умолчанию более информативными названиями.
Создание вычисляемого поля
и вычисляемого элемента
Вероятно, наиболее сложными элементами сводных таблиц являются вычисляемые поля и вы-
числяемые элементы. Большинство пользователей не применяют их в своих сводных та лицах, д
нако они могут быть очень полезными, и применение их не такое сложное, как может показатьс
Дадим основные определения.
Вычисляемое поле. Новое поле, создаваемое на “
таблицы Если сводная таблица создана на основе таблицы рабочего листа, то вычисляс
таблицы. Если сводная iau ц этой таблице. при этом в новом столбце вы-
мое поле эквивалентно новому сляемое поле должно находиться в области
полняются определенные вычислени _ ВЫЧИСЛяемые поля на основе полей, по-
Значения сводной —столбцов или Фильтр отчета
мещенных в область названия ь
Глава 35. Анализ данных с помощью сводных таблиц
693
эк»**’
ноаЫе 1
-читылается с исполимщ
. —ент Р^й же поле «о»«» табл * Ч-
ляеК“Й чоД»тС’ 1 «го Т° соада>™'= »«ЧиЛ
пыми^* -е »ах°д пабочеги строк в эту таблин, Не-
;'и ^е>^нта .троки заП Z- доЛ*еИ е мо*еТ пьзовать стандартные фун
'той » "°’"‘Л'ЫЙ О’46’3- “ — аельз» в ячейки. Вместо этого ф""
,к ВЫ4"1 ’ „ли Ф*”ь Р , ,:«мс,п ,„c.cpcilC '. г. данными сводной табтЛ,Л
СТОП6И°В "« _ n0J,ей ил ^„°„Sc показанная на рис. ЗзZ
и* я лытКЛ’К’’л", ВВОДИ’Ь * Ре и с5'Р1ца» 6а,а '^*ор»«“»ио ° ежсмеет’’«‘в <
Pe™OH'! “ ‘
Excel №”’вС„е11и^н° еле"
отчета
"e№” oB*,”w^»4,w". ®жкг »в*орМ
-иалогов ,1ЬЗуется т» содер*” сев
ыелТк^^АЙнаРЛ?01^
.,л<»п. п. 'бле^_^—
2391
'та
3
23QA0£l.
—
1--^еве2—' ®eg_—-——' —' ”24бАб£:—— ' ^_71\
ДННЭ—_— ^ege£ ' "ZZZZS
ДЫ+?——- Cegeg.—- "^длЯ——-— ^ZZZ?\
! AWj®—- '^Ceeefi—- '^Май^——- — "'ZjZIa
5 Д^Л—- '''^Сееер—- —— ^g7}5£^—
6 АН£1-^ '^^СевеР^— —- . ^23бЗВ£^-—-
7 А^__— -^"'сеъе$_— Авт. — 9?
8 ДннЗ-—'
д AHHg—-—
хо _______
I 11 ДИНЭ—-
I 12 AHJji-—
113 --
I 1Д &ор*£—
I 15 BoPgS—
116 БОР*£_
I 1" 6ggiS-
118 BpP^S.
Север——
CeegE-—
Север—-
Север—
Север—
Север—
Север—
Севе£_
ceeeg,
Сввв£
СеН——
0*1——
Hog——-
Янв_—
Фев—
Mag-
AgP—
Май_
ИК>Н
7061
Jl80\
Чо?
24432£^~
^ЗЗббЬ-
25 899£д
2O024P-—
ZZZ4
2485££—— —ZZZa
''22838Р1_-__ '5зу
''25320g: l&J
24733p^
21184FL
15 &Og*£_—- 20 &op*£—— i 21 &ogi£—— 1 22 6og££ Ceeeg_— север——. Ceeeg__— ceeeg—— ИЮЛ__— — Дв£—— сен,—_—- ’ — - - ^9^р2.
1 23 boggg rpaep ... Ноя__——
124 &2g*S— "'север— Дек_____- Tellig:
1 25 &ogi*g_^ ' Юг"__— Янв^—— 23494Р
26 Гл£2_——
27 _
I 28 Глеб_-
I 29 Глеб_—
Узе Глеб__
I 31 глеб _
I 22 глеб
I 3? глеб__
I 34 Глеб
I 3< глеб
|зб гд2Ё-
117 глеб
рис. 35./3 Исходная
Ю£——
jO£—
jO£—-
_J2L—
Юг
__Ю£_
ЮГ
Юг
—ST
Юг
' ЮС
Mag_
_Anp_
Май
21824£i_
22jg§£i_
20280р^
23966gi
_63\
ZSa
~26Щ
'10?\
ZZ—i
""'SZy
ZZZh
HtogL— "^ZZZzzfi—— ZzSa
июл ''"'22ZZZZ----—
двг —— " zZZ
Сен "jseSfh—— ZIZ^A
<ут — -“^Z^bzeZ— —ZZZ5-
нов ~ ~2Q583£l-
дек___
база данных
^ГАиалИЗД
На Р^’ 35 J 4 П°Ка3аНа СВ<)диая табЛица
Lx В неИ пРедставлены объемы пТ °Рая была создам.
«виз (поле продавец в области ц£?Да* (поле Продажи й приведенных выше
проД«ц В области Названия строк). Вания столбцовТупп °бласти Зна^ния) каждого
’ У^РяДоченные по месяцам (поле
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Сумма по полю Продажи Названия
Названия строк
Янв
Фев
Мар
Апр
Май
Июн
И юл
Авг
Сеч
Окт
Ноя
дек
Общий итог
Анна
23 040
2*131
24 646
22 047
24 971
24 218
25 735
23 638
25 749
24 437
25 355
25 899
293 866
Ьориг
20 024
23 822
24 854
22 838
25 320
24 733
21184
23 174
25 999
22 639
23 949
23 179
281 715
Д'лжтрмй Обилий «юг
19 886 26 264 89 214
23 494 29 953 101400
21 824 25 041 96 365
22 058 29 338 96 281
20 280 25150 95 721
23 965 27 371 100 287
23 032 25 044 94 995
21273 29 506 87 591
21584 29 061 102 393
19 625 27 ИЗ 93 814
19 832 25 953 95 069
20 583 28 670 98 331
257 436 328 464 1161481
Рис. 35.14. Сводная таблица. солдат™ на основе исходных Санных
В следующих разделах будут подробно описаны такие примеры.
Создание вычисляемого поля, котопое 6vner
’ киюрое О}дет содержать среднюю стоимость одной
единицы товара.
Создание вычисляемого элемента для подведения промежуточных итогов по кварталам.
Создание вычисляемого поля
Поскольку сводная таблица является особым типом диапазона данных, в нее нельзя встав-
лять новые строки или столбцы. Это означает, что нельзя вставить в сводную таблицу формулы,
которые будут выполнять операции над данными. Однако есть возможность создания новых
вычисляемых полей для сводной таблицы. В вычисляемом поле выполняются вычисления, ис-
пользующие значения из других полей.
Как правило, для отображения новой информации в сводной таблице используются вы-
числяемые поля. Этот способ позволяет избежать создания нового поля данных в исходной
базе данных. В большинстве случаев значительно проще вставить новый столбец в исходный
диапазон с формулой, выполняющей необходимое вычисление. Применение вычисляемых
полей удобнее в том случае, когда данные поступают из источника, которым трудно манипу-
лировать, например из внешних баз данных.
Предположим, что в нашем примере необходимо вычислить среднюю стоимость одной еди-
ницы товара. Для этого необходимо разделить значение из поля Продажи на значение из поля
Продано единиц. Результат будет храниться в новом (вычисляемом) поле сводной таблицы.
Глава 35. Анализ данных с помощью сводных таблиц 695
„едукяш* действия.
„,акоечоя' ’ЫПаЛ"И , .„ «чейкт сводной таблицы
Чтобы создать такой любую ЯП"*/
можно исвользовалЧ^ \
а формула имеет ,
продажи/'Продано единиц _____д_----------------------
—j j Добавить
: r^^'np°aaH0M,*i
Инд:
фооиула:
Рис. 35.15. Диалоговое окно Вставка вычисляемого поля
4. Щелкните на кнопке Добавить, чтобы добавить новое поле.
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
/ Формулу можно либо вводить вручную, либо дважды щелкнуть на именах соответствующих по-
^Назаметку лей в списке Поля. Дважды щелкнув на элементе, вы скопируете его в поле Формула. По-
скольку в названии поля Продано единиц имеется пробел, Excel автоматически заключила
это название в одинарные кавычки.
Созданное поле будет добавлено в область Значения сводной таблицы. С этим полем
можно обращаться точно так же, как и с любым другим полем, за одним лишь исключением:
его нельзя перемещать в области Названия строк, Названия столбцов и Фильтр отчета
(оно должно размешаться только в области Значения).
На рис. 35.16 показана сводная таблица после добавления вычисляемого поля. По умол-
чанию новое поле отображается с именем Сумма по полю Средняя стоимость и выполня-
ется операция суммирования по этому полю. Здесь в диалоговом окне Параметры поля
значений вычисляющая операция суммирования заменена операцией вычисления среднего,
роме того, имя этого поля изменено на более короткое, Средняя цена, и к сводной таблице
применен стиль с чередующимися столбцами.
В Формуле вычисляемого поля можно использовать функции Excel, но эти функции не должны
ссылаться на ячейки рабочего листа или именованные диапазоны.
- /
Часть V. Анализ
2 Названия с г» -
3 Анна <
5 на»ваиияс. Сум. продажи Сред С1Оим 23 040 .. У продажи
6 Яне 24 131 305 20 024
7 Фее 24 646 23 822
в М»Р 22 047 347 24 854
9 длр 24 971 311 22 838
Ю п Май ИКЗН 24 218 25 735 159 263 25 320 24 733
12 ИХ’71 23 638 147 21184
13 ДвГ 25 749 272 23 174
14 15 СвН О иг 24 437 25 355 46 257 25 999 22 639
16 17 16 НОЯ дек общий ИТОГ 25 899 293 866 36 144 117 23 949 23179 281 719
19
20
Глеб
СР*А стоим г ум. 194 89 продажи 19 884 Дмитрий Гр*Д с'оим < ум продажи 24 264 ред <ч<л»м 281
259 309 23 494 21824 155 263 29 95’ 25 041 35 291
110 151 312 203 310 л*» 22 058 20 280 23 965 23 032 21 273 21584 230 45 32 149 28 189 79 зад 25 150 27 371 25 044 2Э5О6 29041 132 104 288 JO5 286 199
О/ 220 19 625 236 27 113 226
19 832 283 25 953 320
50 20 583 116 28670 145
297 436 •6 328 464 142
рис. 35.16. Сводная таблица с вычисляемым полем
Вставка вычисляемого элемента
В предыдущем разделе было описано, как создавать вычисляемые поля. Кроме вычисляе-
мых полей, хсе позволяет создать вычисляемые элементы для какого-либо поля сводной
таблицы. Заметьте, что создание вычисляемых полей позволяет избежать добавления новых
полей в исходную таблицу данных, а создание вычисляемых элементов позволяет избежать
добавления новых строк в эту таблицу.
В нашем примере создадим четыре вычисляемых элемента. Эти элементы будут вычис-
лять квартальные комиссионные для каждого продавца по следующему правилу.
Кварт ал 1: 10% от суммарных продаж в январе, феврале и марте.
Квартал 2: 11 % от суммарных продаж в апреле, мае и июне.
Квартал 1: 12% от суммарных продаж в июле, августе и сентябре.
Квартал 1: 12,5% от суммарных продаж в октябре, ноябре и декабре.
Чтобы получить требуемые данные из исходной таблицы, надо добавить в нее шестнадцать но-
На заметку вых строк с соответствующими формулами. Поэтому в данном случае создание четырех вычис-
ляемых элементов будет более простым способом получения необходимых данных.
Чтобы создать вычисляемый элемент, рассчитывающий комиссионные для первою квар-
тала, выполните следующие действия.
1. Установите табличный курсор в область сводной таблицы Названия строк или
Названия столбцов. Выберите команду Работа со сводными таблицами^ табли-
цами^ПараметрыФВычисленияФПоля, Элементы и Наборы о Вычисляемый
объект. Откроется диалоговое окно Вставка вычисляемого элемента.
2. Введите имя нового элемента в поле Имя и задайте формулу в поле Формула
(рис. 35.17). В формуле можно использовать элементы других полей, но нельзя нво-
Глава 35. Анализ данных с помощью сводных таблиц
697
, в „ом примере НОВЬ,Я ,лемип "“’«ан Кв-Л1
3. ще.к-нитс на кнопке Добавить. элементы Кв-л2 Коми..
4. повторки. «-^д4;1ьимай+июнь)). Кв-лЗ Комиссионные (ФоРЬ4^Ион
(формуле =liV(Anpenb+M комиссионные (ФоРму
(№ль+Август+Сентябрь)) И Ь
(сктяорь +И°Рь+J()b6bi закрь1ТЬ диалоговое окно.
5. Щелкните ня кнопке • -----------
Hi мыепгу
Рис. 35.Г. Диалоговое окно Вставка вычисляемого элемента в “Месяц”
Отметим, что вычисляемые элементы, в отличие от вычисляемых полей, не отображаю
еже полей сводной таблицы d ТСя в СГ|и-
Если в сводной таблице используются вычисляемые элементы для какого-то поля, то нужно
--— .далить строку, в которой подводятся общие или промежуточные итоги по этому полю. В про-
тивном случае в этой строке будет отображаться сумма всех исходных элементов поля и сум-
ма вычисляемых элементов. Другими словами, итоговые значения будут неправильными, по-
скольку одни и те же элементы будут суммироваться дважды. Чтобы удалить строку общих
итогов, выберите команду Работа со сводными таблицами^Конструктор^
Макет^Общие итоги.
Все созданные вычисляемые элементы будут автоматически добавлены в сводную
таблицу. На рис. 35.18 показана сводная таблица после добавления четырех вычисляе-
мых элементов. Заметьте, что новые элементы отобразились после элементов поля Ме-
ся_! Чтобы вставить вычисляемые поля в нужные места между исходными элементами,
переташите их на новое место. Другой способ отделения вычисляемых элементов от ос-
тальных элементов поля заключается в группировании. На рис. 35.19 показано, как будет
выглядеть сводная таблица после создания двух групп и добавления промежуточных
итогов.
Часть V. Анализ дан***
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 А Сумма по полю Пре [Йа»вания строк 6 ' Т~’——...
Н*«аии, , и Глеб 19886 23494 21824 22058 20280 23965 23032 21273 21584 19625 19832 20583 7293,33 7906,68 7505 6520,4 286661,41 f Дмитрий 26264 29953 25041 29338 25150 27371 25044 29506 29061 27113 25953 28670 9004.49 10033,32 10217 8125,8 365844,61 Общий итог 89214 101400 96365 96281 95721 100287 94995 97591 102393 93814 95089 98331 32151.79 35397,48 35904.25 28697,9 1293632,42
Яне Фев Мар Апр Май Июн ИЮЛ Авг Сен Окт Ноя Дек Комиссия за Кв. 2 Комиссия за Кв. 3 Комиссия за Кв. 4 Комиссия за Кв. 1 Общий итог 23040 24131 24646 22047 24971 24218 25735 23638 25749 24437 25355 25899 7835,96 9014,64 9461,375 7181,7 327359,675 Ьорнс 20024 23822 24854 22838 25320 24733 21184 23174 25999 22639 23949 23179 8018,01 8442,84 8720,875 6870 313766,72S
Рис. 35.10. Использование вычисляемы? вычислений ' менгг>ов для проведения дополнительных
1 А в С D £ F G
2
3 Сумма по полю Продажи Названия столбцов *
4 Названия строк » Анна Борис Глеб
5 - Продажи за месяц Дмитрий Общий итог
6 Янв Фее 23040 20024 19886 26264 89214
7 24131 23822 23494 29953 101400
8 Мар 24646 24854 21824 25041 96365
9 Апр 22047 22838 22058 29338 96281
10 Май 24971 25320 20280 25150 95721
11 Июн 24218 24733 23965 27371 100287
12 Июл 25735 21184 23032 25044 94995
13 Авг 23638 23174 21273 29506 97591
14 Сен 25749 25999 21584 29061 102393
15 Окт 24437 22639 19625 27113 93814
16 Ноя 25355 23949 19832 25953 95089
17 Дек 25899 23179 20583 28670 98331
18 ~ Комиссионные за квартал
19 Комиссия за Кв. 2 7835,96 8018,01 7293,33 9004,49 32151,79
20 Комиссия за Кв. 3 9014,64 8442,84 7906.68 10033,32 35397,48
21 Комиссия за Кв. 4 9461.375 8720,875 7505 10217 35904 25
22 Комиссия за Кв. 1 7181,7 6870 6520,4 8125,8 28697.9
23 Общий итог 327359,67$ 313766,72$ 286661,41 365844,61 1293632,42
24
25
Рис. 35.19. Сводная таблица после группирования элементов
35. Анализ данных с помощью сводных таблиц
,.ч;.
Г ” ' ' Excel позволяет создавать суммирующие та6л
к ' ' со св®"— габиЩ“^™™ю операцию? Зачастую используются обра~ *>
Возможность работы00 выполнить обра ы в виде СПиска. еМые Ч.
^4^M,«S»«Wl>6“'l‘w'B,ia""Uel'PeAi El эсдаержит суммарную таблицу с 48
« эгой июзке, диапазон « ™ной ^лице. В столбцах G ^"Чи .
( полученной из
быть отсортированы и
~й таблицы.
’6
G
А В
Север
2 Яне 132_
» Фее 143.
4 Мар 172
5 Апр 184
<? Май 212
7 Июн 239
3 Июл 249
3 Авг 263
16 Сен 291
11 Окт 294
12 Ноя 302
13 Дек 305
14
16
17
13
19
Юг
233
251
252т
290
317
350
354
373
401
437
460
Восток
314
314
365
401
413
427:
448
367
392
495
504
Е
Запад
441'
447
450
452
457
460.
468
472
479
484
490
23
24
25
it
28
29
H
Месяц Регион ПР°Дажи
Яне ' Север
Янв Юг 132.
Янв Восток 233.
Янв Запад 314
Фев Север 441
... - . - - 143
Фев Юг
- - .. . - 251
Фев Восток
• З14Г
Фев Запад 447
— . .
Мар Север 172
Мар Юг 252
Мар Восток 345
Мар Запад 450
Апр Север 184
Апр Юг 290
Апр Восток 365
Апр Запад 452
Май Север 212
Май Юг 299
Май Восток 401
Май Запад 453
Июн Север 239
|Июн Юг 317
Июн Восток 413
Июн Запад 457
:Июл ^Север 249
Июл Юг 350
Июл Восток 427:
;Июл : Запад 460
На прилагаемом компакт-диске имеется рабочая книга, содержащая макрос, который преобразует обращае-
мую итоговую таблицу в нормализованную таблицу, состоящую из трех столбцов.
Фильтрация сводных таблиц с помощью срезов
представляет собой интерактивный элемент управления, позволяющий осуществ-
лять фильтрацию данных в сводной таблице. На рис. 35.20 приводится сводная таблица с
тремя срезами. Каждый срез представляет собой определенное поле. В этом случае сводная
т лица отооражает данные для новых клиентов, для которых уполномоченные открыли сче-
та в западном отделении. 7
Часть V. Анализ
Понятие среза впервые появилось » с .
жилось в Excel 2010.
лгильтрапию аналогичного типа можно в
лдН°й таблице, но срезы предназначены лл«ЛНИ1Ь воспользовавшись для этого метками
0c0.tIx в сводной таблице. Срезы можно игп„ТеХ’ 100 не понимает механизм фильтрации
^Дной в использовании интерактивной “ппибг«/ЧЬ^ОВа1Ь ДЛЯ созДания привлекательной и
удоОн ______риоорнои панели”.
А
О
г
1
I
3
5
6
7
8
9
Ю
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
на,вания строи •
, Западное
. депозит
Новый смет
- Сроннь,й
Новый счет
- Текущий
Новый счет
Общий итог
Сумма по полю Сумма
309545
33594
33594
2OO33S
200335
75616
75616
309545
Клиент
Новый
Старый
Открыт
Касса
Новый счет
4-
Отделение
Западное
Северное
Центральное
Тип счета
СрОмне и
♦
23
24
25
26
27
28
29
30
Рис. 35.20. Использование срезов для фильтрации данных, отображенных в сводной таблице
Для того чтобы добавить один (и несколько) срез на рабочий лист, выберите любую ячей-
ку в сводной таблице. Затем выберите команду Вставка^Фильтр^Срез. На экране появит-
ся диалоговое окно Вставка среза с полным списком всех полей сводной таблицы. Устано-
вите флажки в нужных местах, а затем щелкните на кнопке ОК.
Срезы могут быть перемещены и их размеры изменены, и вы можете изменить их вид.
Для удаления результатов фильтрации щелкните на пиктограмме, расположенной в верхнем
правом углу среза.
Для того чтобы с помощью среза отфильтровать данные из сводной таблицы, достаточно
Щелкнуть на кнопке. Для того чтобы отобразить многочисленные данные, нажмите и удер-
живайте клавишу <Ctrl>, а затем щелкните на кнопках соответствующих срезов.
Глава 35. Анализ данных с помощью сводных таблиц 701
Ш рве « 21 прск-товлепы сводам "*»“*• “ ‘в°дная лиаг₽ам«а- Д»„
„ы, «спель .уюте, дв> среза <по Ш»'У " "° С°“ДНа" ’
«к» ма.рамма) отображает только данные по Москве за январь, февраль и
.тоетовитот быстрый и простой способ «манив интерактивных диаграмм
табл? д.
март ca(H4‘1
’ СР%>
fl---«о понто ntKBTOW—a гтожбчоа
СТфМВ ЙЙ^К*^
^Мщ-Д «1*0
151! 1311
1744 1744
•414 1414
ММ
I
Овяр**7*
Рис. 35.21. Использование срезов
Месяц
Янв
«ев
мар
Vx ; Город
| ’ '*” ' ' —- ;
j Воронеж 1
I 1^4
j < Иркутск ! ;
j Казань
• > Калининград
j • Кострома г
j • Москва
I ' Ji
j ! Нижний Новгород I ; i
j Новосибирск Hl
;---------- .. _____ J i
для фильтрации данных таблицы по городу и месяцу
Ссылки на ячейки сводной таблицы
Во многих случаях после создания сводной таблицы возникает необходимость в
нейших вычислениях на основе тех данных, которые представлены в этой сводной т
На рис. 35.22 показана простая сводная таблица, обобщающая данные о расходах и ИЦе'
за последние три года. В данный момент значения поля Месяц скрыты, поэтому сводная^3*
лица отображает только итоговые данные по годам. ая
Данные
Л Год ’ Месяц з- Суммарный доход Суммарный расход 5 ‘М07 1 256 274 525 288 6 '200в 1357 068 533 893 7 т »09 1583 717 М6181 O6u’,*fi"Tor 4197 059 1 705 362 5 Ratio
41,8%
39,3%
40,8%
40,6%
Формулы в столбце F ссылаются на ячейки сводной таблицы
В столбце F записаны некоторые формулы, и этот столбец не является частью св0^*
таблицы. ?ти формулы вычисляют отношения расходов к доходам за каждый год- Эти
Часть К. Анализ
созданы путем указания соответствую..
М<апример. в ячейке F5 будет записана фо^.^ С*°ДНОЙ Можно ожидать.
Ос5
f йа самом деле в этой ячейке автоматически <я
я^ЧИТЬ - ДАННЫЕ . СВОДНОЙ. ТАБЛИЦЫ ( -Cv Жсана Формула:
,noJiy nhI";$A$3; "Год"; 2007)/П0ЛУЧИТ1пМа ПО пол»
"Год"; 2007) '-ДАННЫЕ .СВОДНОЙ. ТАБЛИЦЫ (-сумма ПО пол-
Д°ХргЛИ вы задаете ссылку на ячейку путем укя
сводной таблице, то Excel автоматичЛ™ ™ Ячейки и если эта ячейка принад-
-уЧИТЬ - ДАННЫЕ . СВОДНОЙ . ТАБЛИЦЫ пред заменяет адрес этой ячейки на функцию
Личную введете адрес ячейки своэнпй р*дставляюи‘У«о указываемую ячейку Но если
’у«’функцию. ДВ0И та6лии“- » этом случае Excel не испсльауе,
даЯ2чем Excel вместо обычной ссылки
„ИНОЙ • ТАБЛИЦЫ? Дело в том. что эта ДСТаВЛЯет Фикцию ПОЛУЧИТЬ . ДАННЫЕ .
сВ поавцльные данные даже тогда, когда вил свп ’ П?°ДОЛЖает искать из сводной табли-
нРа та же сводная таблица в расширенном виде^°ИА^1ИЦЫ изменится На Рис 3523 п<>
КЭЗ «идите, формулы в столбце F показываю^ ото6Ражения Данных за каждый месяц.
ВИД,Гкктооые ссылаются 1 ПраВИЛЬНЫЙ Результат. хотя местоположение
ячеек, на которые ссылаются данные формулы, изменилось Если бы в этих (Ьопмулах ис-
я повались обычные ссылки на ячейки то п™ ,х.. оы в этих Ф°Рм>лах ис
польз „,,цмгляли а., неппякипт “ ’ ПрИ измененн°м виде сводной таблицы они обя-
зательно вычисляли оы неправильный результат.
ц7_-~ 1 А В C D с Г
2
3 Данные
4 Год 'г Месяц ’ Суммарным доход Суммарный расход
5 - 2007 Jan 98 085 42 874 41.8%
6 Feb 98 698 44167 39,3%
7 Маг 102403 43 349 4C.8S
8 Apr 106 044 43 102 40,65»
9 May 105 361 45 005
10 Jun 105 729 44 216
11 Jul 105 557 43 835
12 Aug 109669 41952
13 Sep 107 233 44 071
14 Oct 105 048 43185
15 Nov 107446 44403
16 Dec 105 001 45129 £ п
17 2007 Итог 1256 274 525 288
18 2008 Jan 109 699 46 245
19 Feb 109146 45 672
20 Mar 106576 44 143
21 Apr 108 911 43 835
22 May 108 011 44 114
23 Jun 111 361 44 648
24 Jul 4 114 278 44 822
25 Aug 112 965 44 053
26 Sep 114 215 43 773
27 Oct 118 373 44 469
28 Nov 120 739 44 438
122 794 43 681
Рис. 35.23. После изменения внешнего вида сводной таблицы форму. 7Ы в столбце F
продолжают вычислять правильный результат
Глава 35. Анализ данных с помощью сводных таблиц
703
Вниманм»!
nvuMTb • ДАНИЫЕ . СВОДНОЙ . ТАБЛИЦ^
Использование функции п№ таблицы спомощью этой ф Од
ток- данные, которые та6лица примет такой вид, что ячейки Ч
видимыми на экране. т0 эта функция вернет значение оц^ <%№
«тонные, .буд^отоб^^ и_ть фун^ю
Если по каким-либо "Р^Хоматического создания ссылок на ячейки
СВОДНОЙ. ТАБЛИЦЫ Д" Exc£j| на вкЛадке Формулы снимите ф^0* т^Ч
в диалоговом для ссылок в сводной таблице. ФЛа*°к ИСдЧ
Создание сводных диаграмм
Сводные диаграммы - это ^"^р^сГтолько по данным сводных т^'Х 6 с8о
таблицах. Сводные диаграммы все д аммы д0 явного построения с ВМЛ
тем Excel позволяет создавать св Д менно строится и сводная диагп?^’* тыЧ
точнее, при создании сводной таб обычных диаграмм Excel, У вас не I мма. X,
Если вы знакомы со способам „одных диаграмм, поскольку все
каких проблем при создан» и нас^оик диаграммь|. .озМо>
обычных диаграмм распростра (Х!
долотная 0 работе с диаграммами Excel см. главы 18-19.
информация.
Excel предлагает два способа построения сводных диаграмм.
’ Работасо SoZ-MM
Выберите команду Вставка*Таблицы*Сводная таблица^Сводная дИаг
Excel одновременно создаст сводную таблицу и сводную диаграмму.
Пример сводной диаграммы
На рис. 35.24 показана часть таблицы, содержащая объемы продаж в каждом регионе
Поле Даты содержит даты всех рабочих дней целого года, поле Регион — названия регионов
(Восточный. Южный и Западный), а поле Продажи — объемы продаж.
Первый шаг в создании сводной диаграммы — построение сводной таблицы. На рис. 3525
показана сводная таблица, построенная на основе наших исходных данных. Здесь поле Даты
помешено в область Названия строк, а его значения сгруппированы по месяцам. Поле Регион
помешено в область Названия столбцов. Поле Продажи помещено в область Значения,
и над значениями этого поля выполняется операция суммирования.
704
Часть V. Анализ
1 А Е' ' "—--
2 02-01,2009 0
03.01.2009 '-''Г9О<И Восточней 10 909
4 04.01.2009 Восточный 11126
5 05.01 2009 Восточный 11224
6 06.01.2009 Восточный 11299
7 09.01.2009 Восточный 11265
8 10.01.2009 Восточный 11328
9 11 01.2009 Восточный 11494
10 12.01.2009 Восточный 11 328
11 13.01.2009 Восточный 11598
12 16.01.2009 Восточный 11868
13 17.01.2009 Восточный И 702
14 18.01.2009 Восточный 11846
15 19.01.2009 Восточный 11898
— * 11871
16 20.01.2009 Восточный
17 23.01.2009 Восточный 12 053
18 24.01.2009 Восточный 12 073
19 25.01.2009 Восточный 12 153
20 26.01.2009 Восточный 12 22€
21 22 27.01.2009 30.01.2009 Восточный Восточный 12413 12 663
23 31.01.2009 Восточный 12 571
24 01.02.2009 Восточный 12 508
12 390 12 649 12 697
25 02.02.2009 Восточный
26 03.02.2009 Восточный
— .
27 06.02.2009 Восточный 12878 13 082
28 07.02.2009 Восточный
29 08.02.2009 Восточный 12 SC3
30 09.02.2009 Восточный 12 733
31 10.02.2009 Восточный 12 682
32 13.02.2009 Восточный 12 787
ис. 35.24. Исходная таблица данных для создания сводной диаграммы
Рис 35.25. ОоОМ. Л«« рхпребс.хиис ж> «<
сяцам и регионам
Глава 35. Анализ данных с помощью сводных таблиц
705
МИКУ изменения Объемов прОд
ийМ ДИнаМ ' помести те табличный kJ Ч
. 1й.гр»""ыпр'л««ол"о’д"“'мбога со сводными табли^Ч,
.....
.............................................................................
тенденцию пдл
Рис. 35.26. Сводная диаграмма, показывающая распределение
продаж по месяцам и регионам
Сводная таблица включает кнопки, расположенные рядом с полями, которые позволяют
устанавливать фильтры на данные диаграммы. Для того чтобы удалить такую кнопку, Щелк.
ните на ней правой кнопкой мыши и выберите в появившемся меню команду Скрыть.
После выделения сводной диаграммы Excel также отображает новую группу ленточных
вкладок под общим названием Работа со сводными диаграммами. Команды этих вкладок
совпадают с командами для работы с обычными диаграммами.
Если исходная сводная таблица будет изменена, то сводная диаграмма автоматически из-
менится так, чтобы отображать новые данные измененной сводной таблицы. На рис. 35.27
показана та же сводная диаграмма, что и на предыдущем рисунке, после того как значения
поля Даты были сгруппированы по кварталам.
Рис, 35.27. Сводная диаграмма. показывающая распределение продаж по кварталам и региона»
706
Часть И. Анализ даннь'*
дцаГР:
еще о сводных диаграммах
.и-кние замечания необходимо имен, н
1 У ,|ри здании и использовании сводных
(аМ^4-
ма^уХ—х:. —™-
их» » ОЛПОМ ИЗ пих объект», „„ И,ме„е„и, Сразу эд"
и» панели Область фильтра сводной таблицу
Нрния сводной диаграммы, и качестве за, ”Ц ’ ‘ИПОр’“’ "°*в 'Яетси посл* BW4t'
J,e лппне в области Назвяиыа ловков осей указаны названии полей,
яомешенные в области Названия строк и Названия столбцов свиной габ .ины
Здесь же представлены средства фильтрации значений стих полей Постому если вне-
<*-“ ^Х1тоеГп1п\Т-Н°Й/,’а' ’>аММ' с ТОИОШ-“> Фильки »
нсли Область фильтра сводной таблицы. изменен», <,,<z,pa„,„ „ , снодной
таблице.
Если после создания сводной диаграммы вы удалите исходяуи) С|И)1Иуи, 7аблиц>.
сводная диаграмма останется на месте. Ее поле Диапазон данных для диаграм-
мы сохраняет исходные данные в виде массива.
По умолчанию сводная диаграмма внедряется на тот рабочий лист, где находит-
ся исходная сводная таблица. Чтобы переместить сводную диаграмму на другой ра-
бочий лист или на лист диаграмм, выберите команду Работа со сводными диа-
граммами1^ Конструктор^ Расположением Переместить диаграмму.
Ца основе одной сводной таблицы можно создать любое количество сводных диа-
грамм, при этом каждую из этих диаграмм можно настраивать и форматировать
независимо друг от друга. Однако все эти диаграммы будут отображать одни и те же
данные.
К сводным таблицам можно также применять срезы. Пример применения среза опи-
сан в одном из предыдущих разделов “Фильтрация сводных таблиц с помощью срезов”.
Не забывайте о темах документов. С помощью команды Разметка страницы1^
ТемТемы можно изменить тему, применяемую к рабочей книге. Новая тема обя-
зательно изменит внешний вид как сводной таблицы, так и сводной диаграммы.
Примеры сводных таблиц
Примеры сводных таблиц этого раздела демонстрируют некоторые полезные способы
применения сводных таблиц.
На рис. 35.28 показана таблица с 3 144 строками данных, по одной строке на каждый ре-
гион Соединенных Штатов. Поля этой таблицы содержат следующие данные.
Округ. Название округа.
Штат. Название штата.
Регион. Регионы, пронумерованные римскими цифрами от I до XII.
Население 2000. Численность населения региона согласно переписи 2000 года.
Население 1990. Численность населения региона согласно переписи 1990 года.
Площадь ЗП. Площадь региона в квадратных милях (исключена площадь водных по-
верхностей).
Площадь ВП. Площадь водных поверхностей в квадратных милях.
^лава 35. Анализ данных с помощью сводных таблиц 707
, чх с данными описываемого примера Нахол
.»« count, - я виушитель"»™ обьема данных Э1а рабоч^
гаП-»^»."^гае“°‘юда»«'®ы,м1°
сифицирована (кроме
£i E Площади .411 • r. .691.47 h
tftrai wyon — 7sli»5- • £863 164 "" 5105 067 4 060,87 945,68
1 <>КРГ — ГьхА — ilijnoH Regio^X—- Region _ Remien >x __ Re£onjl__ Region IX Region v Region H _ ~~TpTw. 340057»! ~~ 2 818199 2498 016_ 1728,83 4 199,89 ftJT. —ЛЧб2
i € j!rfcrn<a _—- 2813 333 — 2 846 3S9 ~~2465 326_ зстГч» ' 2061162 2229 379 —" 2253*362 2 410 556 2 300 664 789,40 70,61 -_iS?57
2122 101 9 203,14 2j
* ' — 7 Ktngi __ с — wyn<e StgWYQrt Arttona _—.— - ' 2Ш687 1951598 1*937094 614,15 109,24 1 946,21 879,60 _Jst>5 69д04 _2j3s
1. Dade — flonflj _ Region|V __ — 2 218»»» 1585 577 135,09 38,96
-> cur.2.- — cefrion III 1737034 1682585 7537195 1507 31»” 2 126,04 480Л8
pgrriSfrivanta Region X ' 1 497 577 1290,69 13
California Region IX _ ~~ 1487 536 22,96 20 052-50 10.81-
c aeaYe»- CiMcmn _ OHO — Region IX _ 1709 434 1393 978 ' 1465 396 1412140 458,49 - 52,82 787 П7
j: .Sen Bernardino _ i' . .э -дгла Region V 1 398 468 823,46 24,08
Massachusetts . Region' Region »l . 1281666 1 336 449 912,20 14,54-
. ~~ 1419 369 1321 864 1460,87
Hex" Tort Region H - Region H ' 1334 544 1287 348 286,69 737,57 166,39
Ji * AU-neda \€v, YQTfc Cdhfomu Region IX 1443 741 1623 018 1255 488 1205,40 114,24
- .•? ЯтУУМЙ fior.i» New Yort California Te?d< . Region IV _ Region li Region W Region IX Region VI 1 332 650 1392931 1545 387 1446 219 1194 156 1 203 789 1185 394 1170413 1170103 1 083 592 42,03 1 246,82 7 207,37 863,42 872,51 15,4Q 9.S4 95,76 i4,06 35,49
а О Л д: Т ’Л с1 M«*ug«n Minnesota New York Oi’-.o Region IX Region V Region Vli Region II Region V 1223 499 1116 200 1016 315 950 265 1068 978 1041 219 1032431 993 529 968 532 961437 965,65 556,62 507.81 1044,21 539,87 29.83 49,77 15,89 182,68 3,45
* Frar-H-''__ и-л,о т. --------- ---------------------
Рис. 35.28. Таблица, содержащая данные о каждом регионе Соединенных Штатов
На рис. 35.29 показана сводная таблица, созданная на основе описанных выше данных.
В этой сводной таблице поля Регион и Штат помещены в область Названия строк, а поля
Население 2000 и Население 1990 — в область Названия столбцов.
Для получения дополнительной информации созданы три вычисляемых поля.
Поле Прирост. В этом поле вычисляется разность между данными переписей 2000
и 1990 гг.
Поле Прирост в %. В этом поле вычисляются проценты изменения численности на-
селения как отношения данных переписи 2000 года к аналогичным данным переписи
1990 года.
Поле Плотность (Плотность населения), отображаемое в сводной таблице под заго-
ловком Pop/Sq Mile (Численность населения на квадратную милю). В этом поле вы-
числяется плотность населения на квадратную милю площади земли.
Совет
Для того чтобы просмотреть (или задокументировать) вычисляемые поля и вычисляемые элементы в
сводной таблице, выберите команду Работа со сводными диаграммами^ Параметрь
СервисчФормулы^Вывести формулычВычислениячПоля, Элементы и н
ры^Список формул. Excel вставит новый рабочий лист, содержащий информацию о выч
мых полях и элементах. Пример этого приводится на рис. 35.30.
708
Часть V. Анализ
рис. 35.29- Сводная т°6лица, показывающаярост населения США
Исчисляемый объект
Ъорлрр* решения
3 Плотность населения
С
Формула______________________________________
=’Население 2000 -'Население 1990
^ Население 200С Население 1990 ;' Население 199С
^Население 200С / Плс-ладь ЗП’
7
Ь
9
10
12
13
И
15
16
17
Когда знамение ячейки обновляется в результате аычмслежм месиольииг формул,
ее знамение определяете* формулой, знамение которой яычпсляется последним.
Для изменения порядка вычисления формул в несколько» вь^хс/тяемь-ж элемент» или пели*
на в клади е "Параметры" е группе ' Вымкслення' нал-мите кнопку ’•Поля, элемент»»-»- - *-6*4-.”е .сн»ч£, 'Погядс- -
Рис. 35.30. Информация о вычисляемых полях и элементах, используемых в сводной таблице
Данная сводная таблица отсортирована по двум столбцам. Основная сортировка прове-
дена по столбцу Region, в каждом регионе штаты отсортированы по алфавиту. Для выпол-
нения сортировки выделите ячейку, содержащую точку данных, включенную в сортиров-
ку, щелкните правой кнопкой мыши на этой ячейке и выберите в контекстном меню ко-
манду Сортировка.
Сортировка по региону потребует и дополнительных усилий, так как римские цифры не
располагаются в алфавитном порядке. Поэтому требуется создать список сортировки Для
этого необходимо получить доступ к диалоговому окну Параметры Excel, перейдите на
вкладку Дополнительно и щелкните на Изменить списки. Затем щелкните на кнопке До-
бавить, введите элементы списка и щелкните на кнопке ОК. На рис. 35.31 показан список
названий регионов, созданный автором.
Глава 35. Анализ данных с помощью сводных таблиц
709
—„тит,юший правильную сортировку регионов
Рис. 35.31. Список, гарантирующий /
Отчет сводной таблицы
С помощью сводных таблиц можно преобразовать огромные таблицы да„НЬ|х
обозримые печатные отчеты. На рис. 35.32 показана небольшая часть сводной та6л„^
торою я создал на основе таблицы, содержащей более 40000 строк данных. >„
представляют мою коллекцию цифровой музыки, где каждая строка содержит определен е
информацию об отдельном музыкальном^ файле: жанр (поле Genre), имя артиста (поп
Artist), альбом (поле Album), название файла (поле Song), размер файла (поле Size) и п 'с
должительность музыкального произведения (поле Duration).
Отчет в виде сводной таблицы, созданной на основе этих данных, содержит 132 печатны
страницы, а создал я его всего за пять минут. Вот краткое описание моих действий.
1. Выделил ячейку в таблице данных и выбрал команду Вставка^Таблицыз
Сводная таблица.
2. В диалоговом окне Создание сводной таблицы щелкнул на кнопке ОК. прини-
мая все установки этого окна, заданные по умолчанию.
3. На новом рабочем листе на панели Список полей сводной таблицы перетащил
поля Genre. Artist и Album в область Названия строк.
4. в область Значения переместил поля Track, Size и Duration.
5. С помощью диалогового окна Параметры поля значений задал операцию под-
счета количества для поля Track и операцию суммирования для полей Size и
6. Я захотел, чтобы информация в столбце Size выводилась в мегабайтах, поэтому
отформатировал этот столбец пользовательским форматом ### ### " Mb";;.
7. Я также захотел, чтобы в столбце Duration отображались часы, минуты и се-
кунды, поэтому отформатировал этот столбец пользовательским форматом
[ч] :MM:СС;;.
8. Заменил заголовки столбцов более короткими.
иами^КпмгттГ сводн*" габ;,и»ы, выбрав команду Работа со сводными табл4
цами^ Конструктора Макета Макет отчета.
710
Часть V. Анализ Д^
Bo Ranuey
DC*-cars
Bkrff City Backibderi
Bk ff CTr tocki sen
Beth Sc*»tt
Вj /04 Ouikir
BUck ac*
MUWur
S-SUi.
W>Vf« H«r3«rior
41 »<*
Blues Acoustic
iJbe<U Hu*’l*r
Buddy Guy & .’u-nnr wefts
A.O**e & ACObStC
Chm Whtrtey
Doc{ MacLeod
Dube
импапем Road
Where i в**г
£rta Bake
Down oaoi
^Ч* В 0*132
Music Lin
1Л
1ЛШ
• • ШМЬ 1 n 13
и <2 Mt
17 130 Mb 12124
C 44 u
ОС ь/t C )e Aft
ем Mill»
м tlMfe • »M
1С 01 Mt C39 24
1 4 Mt e tn «
• 4 Mt free 4*
7 »M» 0 lft-13
20 Mt - U15
23 ИМЬ L0»42
2! за ме I MM
12 71Mb 04547
12 C4J47
2 7Mb MftM
2 ’Mt 2 IQ ОЧ
13 •3 Mb 0М.Ж
13 И Mt C.Sft ЭС
20 CM-oe
9 3”M« C2’0ft
U 00 Mt
33 230 Mb 2 40-55
10 39 Mt CA5 3S
12 km? ?55 23
12 ве ме 0 54 2»
• IMt fiCS-at
3 13 Mb ОГ7ЛЗ
13 Mb 0 O'* S3
Puc. 35.32. Отчет на 132-х страницах на основе сводной таблицы
10. Скрыл заголовки полей, выбрав команду Работа со сводными таблицами^
Параметры1^ Показать или скрыть^Заголовки полей.
11. Скрыл кнопки структуры, выбрав команду Работа со сводными таблицами^
Параметры1^ Показать или скрыть^Кнопки +/-.
12. Добавил по пустой строке после имени каждого артиста, выбрав команду Рабо-
та со сводными табл ицами^ Конструктор^ Макета Пустые строки.
13. С помощью команды Работа со сводными таблицами^Конструктор^Стили
сводной таблицы применил один из понравившихся мне стилен.
14. Увеличил размер шрифта для столбца Genre.
IS. Вошел в режим разметки страницы и настроил ширину столбцов таким обра-
зом, чтобы отчет по ширине занимал только одну езраницу.
^ава 35. Анализ данных с помощью сводных таблиц
711
Я хотел увеличить размер шрифта для На->
делил весь стол^Дна кН0Пке ВыделиКонстанты и щелкнул
*-*гае ”*“ ™е₽ь жь *ь
712
Часть V. Анализ
Анализ данных
с ПОМОЩЬЮ
сценариев
“что-если”
даои из наиболее привлекательных сторон „р0|рам„
электронных таблиц (и Excel здесь не нсююненне)
является возможность использования формул м сомания
динамических моделей, которые немедленно реагируют на
изменение исходных данных. Другими словами, формулы бу-
дут автоматически пересчитывать результат, если изменилось
содержимое ячеек, которые в них используются. Поэтому, ес-
ли вы будете изменять значение в ячейках по какой-нибудь
системе, а затем отслеживать получающиеся результаты в тех
ячейках, где содержатся формулы, вы будете выполнять один
из видов анализа “что-если”.
ГЛАВА
В этой главе...
Пример анализа ‘что-если’
Типы анализа ‘что-если’
Проведение анализа “что-
если' вручную
Создание таблиц данных
Диспетчер сценариев
Анализ “что-если” — это процесс поиска ответов, напри-
мер, на следующие вопросы: “Что будет, если процентная
ставка кредита поднимется с 8,5% до 9,0%?” Или: “Что будет,
если мы поднимем цену на нашу продукцию на 5%?”
Таким образом, если ваш рабочий лист создан правильно,
то, чтобы ответить на подобные вопросы, нужно только за-
дать новые значения и посмотреть, что получится в результа-
те расчета. Как вы увидите, в Excel есть полезные средства,
которые помогут вам в проведении анализа “что-если”.
Пример анализа
“что-если”
На рис. 36.1 показан рабочий лист, на котором рассчиты-
вается информация об ипотечной ссуде. Лист разделен на две
секции, в которых расположены ячейки ввода и ячейки ре-
зультатов (в которых содержатся формулы)-
---- С О
ипотечной ссуды
ввода
8
q
10
355500р.
10%
360
6,50%
13
14
15
Ячейки
Стсимосго покупки:
. Первый платеж:
Срок ссуды (месяцы):
Процентная ставка:
Ячейки результата
Размер ссуды: 346 950р.
Месячная плата: ____ 2193р.
Общая сумма выплат: 789466р.
Общая сумма комисионнь/ 442 516р. /
3
4
с
Рис. 36.1. На этом рабочем листе используются
четыре ячейки для ввода исходных данных, по
которым рассчитываются результаты
Ha CO-ROH
и«™ W всех пример главы можно най™ „а прилагаемом ,
диске.
С помощью этого рабочего листа можно легко ответить на вопросы что—если” г,
’ 11оДобцыР
следующим. ь,е
Что. если я смогу договориться о более низкой цене на имущество?
Что, если кредитор потребует 20% выплаты?
Что, если я смогу получить 40-летнюю ссуду?
Что, если процентная ставка снизится до 7%?
Вы можете получить ответы на все эти вопросы, просто помещая различные значения
в ячейки диапазона С4:С7 и наблюдая за результатами в ячейках С10.-С13. Естественно
что при вводе вы можете сразу задавать любое число исходных параметров.
На примере расчета ипотечной ссуды был продемонстрирован важный момент в подходе к проектированию
рабочих таблиц. Он заключается в том, что вы всегда должны так создавать таблицу, чтобы обеспечить мда
мальную гибкость для внесения изменений. Одно из самых, пожалуй, важных правил проектирования ра их
таблиц приведено ниже.
Старайтесь не использовать в формулах строго определенные значения. Вместо этого помещ
значения в отдельные ячейки и в формуле используйте ссылки на них! к0Н.
Термин 'строго определенные значения" подразумевает использование в формуле обычных чисел или
стант. В формулах из приведенного выше примера используются ссылки на ячейки, а не сами значе^'кцда
пример, можно было бы использовать значение 360 (срок погашения ссуды) в качестве аргумента ФУ
г.тг.АТ, которая находится в ячейке С11. Использование ссылки на ячейку, а не константы имеет Д^
имущества. Во-первых, проясняет, какое значение используется (оно не спрятано в формуле), во-втор
легчает изменение значения.
7W " Часть V. Анализ
сказанное не является серьезной проблемо'
’«вьте, -г» если значент определены в "**“ Формула. но
ПР^^стУ- сотнях формул, разбросанных по всему рабо-
чей '
ТцпЫ анализа “что-если”
г « ВЫ Уже догадались, в Excel можно создавать
№К прИводилась в предыдущем примере Далее "РаЗД° более сложные модели, чем та.
коТ°Р ппя выполнения анализа “что-если” Рхеы „ 3 ТеМа будет РассмотРена более под-
обН°- Релоставляет три основные возможности.
Р - Анализ “что-если” вручную. Поместите horW₽
• Л лайте как изменится пеад^тат - Н0ВЫе значения во входные ячейки и пона-
блюдайте, как изменится результат в ячейках с формулами
f Таблицы данных. Создайте таблицу, в которой будут представлены результаты вы-
числении по формулам из выделенных ячеек в завиеимТ результаты вы
Мнения одной или двух ячеек. зависимости от систематического из-
fl Диспетчер сценариев. Создает поименованный сценарий и генерирует отчеты с ис-
пользованием средств структуризации данных или сводных таблиц.
gee эти методы будут обсуждаться в следующих разделах.
Проведение анализа “что-если” вручную
Об этом методе много не скажешь. На самом деле примера, приведенного в начале этой гла-
вы, вполне достаточно. Метод основан на следующем принципе: есть одна или несколько ячеек
для ввода информации, ссылки на которые используются в одной или нескольких ключевых
ячейках с формулами. Вы изменяете информацию во входных ячейках и смотрите на результат.
Можно распечатать результат на бумаге или сохранить каждый сценарий в новой рабочей книге.
Под термином “сценарий” здесь подразумевается определенный набор данных, который нахо-
дится в одной или нескольких входных ячейках.
Большинство пользователей выполняют анализ “что-если” именно таким образом.
В этом, конечно, нет ничего плохого, но полезно знать и другие методы.
Если ячейки, предназначенные для ввода значений, располагаются не рядом с ячейками, содержа-
Совет щими формулы, для отслеживания результатов вычислений формулы можно прибегнуть к переме-
щаемой панели Окно контрольного значения. Эта возможность уже обсуждалась в главе 3.
Создание таблиц данных
В этом разделе обсуждается одно из наиболее редко используемых средств Excel, табли-
цы данных. Таблица данных — это динамический диапазон результирующих ячеек, в котором
по заданным формулам, зависящим от значений входных ячеек, выполняются определенные
вычисления. Создать таблицу данных очень просто, но на ее использование наложены не-
которые ограничения. Самое главное ограничение - это то, что она может одновременно
оперировать только с одной или двумя входными ячейками. Другими словами, нельзя соз-
*ать таблицу данных, которая бы использовала комбинацию трех или более входных ячеек
с исходными данными.
Лэва 36. Анализ данных с помощью сценариев “что-если”
715
. версиях Excel таблицы данных называла,
В предыдущих русскоязы ХОтя андское название Таб/,^ил
по. 8 русскоязычной , rxwMe ленточных томан„ ?**> „„
не изменилось, в “Р®* мы ,аие используем этот термин и напР„ ИСп°ль»? “С'к
мин таблицы подстановок) с мноточ^».
будут путать таблицы данньК|О“ Прииеч Ред ^"“МИи.ХвЛ
ми таблиц данных, имеющимися ^гИци
Спедство Диспетчер сценариев, о котором речь пойдет дальше „ \
ням-тху основе лЛго количества входных и результирующих вчеек.
ч
„ таблицами Excel 2010, создав
данных со Это * —° <
Не путаГ® «6”“т“вка«Табли^ дру„.
-*йМЬ,‘ анных с одним входом
-Л таблицы пРЗультаты расчетов по одной иЛи
Создание та BXoaPHj^oro входного параметра. На рис. 36.2 „ока.
В Дабочето ®ета' ЛГ™ столбвд,
скольким форму та6липы данных С м меСТе ра»о содерЖит формулы или (ча0КМ;
мн обшии мак располо"" ’ а. Верхн>В1 ается результат. (Сами фОр„Яа
Таблицу * ЙЯ входного пара орым Рассч использовать любое количеств
^““'и « с рабочего листа.) Мо«о к
таблицы не используется. Excel
г0) ссылки на в другом месте р ВерхНЯЯ девая я*^е аНОВКи каждого из исходных
могут наход только одну~ _ результате уюЩИй столбец (в ячейку,
которая находится под ян
Не
Значение одного
входного параметра
Рис- 36.2. Сметанные п с ^ним
течная ссуда (о нем гкчъш^^и1К1ЮЛ1'ЗОЗЛН ра”0'1и'' лист, по которому рассчитывается нда-
соэдать Таблицу, в которой бы главы*- ^тот рабочий лист демонстрирует, как мя®
и четырех ячейках (Размер ссулыМ..1^ ,начеН1и' Рассчитанные но формулам. нахоАЯИ"
«ииис^оыныто, ори и Х™Д„' ЯЧНаЯ ЛЛата- Обц'ая сумма выплат. Обща» «*’
при изменении ироиенткых ставок от 6 до 8» с шагом 0,25%.
Часть
716
36.3 показана заготовка таблицы п
| ,а ^ссылок на соответствующие ячейки с (tL* описываемог° примера, ( трока 3 со-
о^г 03 ,„я гС10, а в ячейке G3 содержится . <Р°рмулами- Например, в ячейке F3 содержит-
----------------------- - 4Цы данны* цРМула =С13- В строке 2 содержатся надписи,
значений (процентных ставок) Е привелень( ЙСе возможные вариан-
однь^_ _______________ которые будут использованы при расчетах.
1 г ссылок па соответствующие
^о1,Т ИЗуда =СЮ, а в ячейке G3 с--
СЯ Ф°рМ, не входят в состав таблицы ,
Ть< _______________-_______—
£ С
Д расчет ипотечной ссуды
ю
[и
12
13
14
15
16
Ячейки ввода
Гтоимость локупии: 325 900р.
Первый платеж: 10%
срок ссуды (месяцы): 360
Процентная ставка: 6,50%
Ячейки результата
размер ссуды: 293 310р.
Месячная плата: 1854р.’
Общая сумма выплат: 667411р.
Общая сумма комисис» 374 101р.
о
S
Е
§
Разм ссуды Мес плоте Суммо еыпл Суммо комас
, 293 310р. 1854р. 667 411р. 3741Мр.
6,00%}
6,25%
6,50%
6,75%
7,00%
7,25%
7,50%
7,75%
8,00%
ruc. 36.3. Подготовка к оовдшто твбтуы датьа с однДДД --------------------------
Чтобы создать таблицу данных, выделите
тем выберите команду Данные^Работа с даннымиФАма СЛуЧае Е3 :112л а за'
ных. В открывшемся диалоговом окне Таблица данных 3 ^™'е^и^Таблица Дан'
ячейку листа, в которую должны подставляться исходные Zu '6 4)пНеобходимо определить
данные находятся в столбце, а не в строке помести-™» данные. Поскольку все исходные
ны подставляться исходные мнима d ’ n We адрес или имя ячейки, в которую долж-
ны подставляться исходные данные, в поле Подставлять значения по строкам в Введите в
это поле С7 или щелкните на этой ячейке на рабочем листе. В диалоговом окне Таблица
данных оставьте пустым поле Подставлять значения по столбцам в. Щелкни"Laкнопке
0К, и Excel заполнит таблицу соответствующими результатами (рис. 36.5).
В С
Расчет ипотечной ссуды
3 Ячейки ввода
4 Стоимость покупки:
5 Первый платеж:
б Срои ссуды (месяцы):
7 Процентная ставка: I_____
8
325 900р.
10%
360
б?5о%:
'п
12
13
М
15
16
Ячейки результата
293 310р.
1854р.
667 411р.
374101р.
Размер ссуды:
Месячная плата:
Общая сумма выплат:
Общая сумма комисио>
Е
7
4
6
8
s
£
А
1
2
С
Рис' Зб,4. Диалоговое окно Таблица данных
ЛЗба 33 Анализ данных с помощью сценариев “что-если”
717
Д г? Расчет ипотечной i ссуды
У Ячейки мода 325 900р.
СтееМОСТЪ покупки: 10%
Перший плате» 360
6 Срсх-сс>-о: (месяцы): Прс_,е*<тнл» ставка' 6.50%
♦ 9 IV Ячейки результата 293 310р. Размер ссуд» 1854р. месячная плата.
12 Об-иая сумма выплат: 667 411р.
iJ 14 Обсиая сумма нсмисиот 374 1С1р-
Г £ Г 6 н I
розбз ссуды Мес плато Сумма выи/i з?4
293 310р. 1854р. 667 411р.
§ 6,00% 6,25% 293 310р. 293 310р. 1 759р. 1806р. 633 075р. 650 146р. 4 Ю1р 339 7б5р' 376836₽ 3/4 in.
§ 6.50% 293 310р. 1854р. 667411р.
Е 6,75% 293 310р. 1902р. 684 865р. 101п 3913^
7,00% 293 310р. 1951р. 702 504р. <09 1Ол
с? 7,25% 293 310р. 2 001р. 720 321р. 427 Qi, ;
7,50% 293 310р. 2 051р. 738 312р. ^оогр . 463 j6,
б о. 7,75% 293 310р. 2101р. ; 756 471р.
С 8,00% 293 310р. 2152р. 774 794р. х°1р 481 484Р'
с одним входом
Рис. 36.5. Результат зттиает* d‘m""
«ЛЬТИРУК’“УЮ ЯЧе“У Т ИЦ“
- vneop » дабуЮ Р Уместила в результирующие ячейки ф
„омесгигь таблична" программ ®“ИЦА (. с7). Как уже говорилось , ГЯ1.
Если помест заметить, сИ0а =?ABJ значения в нескольких ячейках
в строке фор*У; обыЧНые. а Ф°РМ* * уЛа, вь,чиСЛЯ1°поК на ячейки в первой строке табЛи'
лине о? д?
Таблица данных с одним входом может быть организована вертикально (как в этом
горизонтально. Если значения исходных данных, которые должны подставляться^*"16^ИЛи
ячейку, расположены в строке, введите ссылку на эту ячейку в поле Подставлять В° SXQ,IlH№
по столбцам в, которое находится в диалоговом окне Таблица данных ЗНач®ния
Создание таблицы данных с двумя входами
Таблица данных с двумя входами позволяет отобразить результаты расчетов при измене-
нии ()в}х входных параметров. Макет для этого типа таблицы показан на рис. 36.6. Хотя он
выглядит практически так же, как и для таблицы данных с одним входом, он все же имеет
одно существенное отличие: в данную таблицу можно свести результаты расчетов только по
одной формуле. В верхней строке таблицы данных с одним входом можно разместить любое
количество формул или ссылок на них. В таблице данных с двумя входами в верхней строке
содержатся значения для подстановки второго входного параметра. И только в верхней левой
ячейке находится ссылка на ячейку с единственной формулой.
Используя предыдущий пример, можно создать таблицу данных с двумя входами, кото-
рая выводит результаты расчетов по какой-либо формуле (например, расчет зарплаты) при
различных комбинациях двух исходных параметров (например, процентная ставка комисси-
онных и процент выплаты наличными деньгами). Чтобы увидеть, как влияет изменение
входных параметров на результаты расчетов по другим формулам, создайте несколько та
лин данных по одной для каждой формулы, по которой необходимо подвести итог.
718
Часть И. Анализ
Формула или
ссылка на ячейку,
содержащую
формулу
первой входной
ячейки
Различные
значения
второй
входной
ячейки
Рис. 36.6. Макет таблицы ванных г- и
4 аанных с двумя входами
На рис. 36.7 показана таблица данных с двумя вхолами
проведения рекламной кампании с помощью ра«ы™ я Р РаС,"а ’ффе,1ТИ,во-
К ^жЖрк-тинности пптпйлтат™ щ ю Рассылки рекламных материалов по почте.
Расчет эффективности производится путем вычисления прибыли после продажи.
h - В 'г
Расчет чистой прибыли после
1 проведения рекламной кампании
2
3 Вводные ячейки
4 Разослано рекламных ни 275 000
5 Предо, процент ответов; 2.50%
6
7 Parameters
« Стоимость печатных мат 0р.
9 Почтовые расходы. о₽-
10 Число респондентов: 6 875>р.
11 Доход на одного респоч 19р-
12 Суммарный доход: 127188р.
13 Суммарные расходы: 118 250р.
14 Прибыль: 8937р.
15
16
, LJ.,
Рис. 36.7. Расчет чистой прибыли после про-
ведения рекламной кампании
^зва 36, Анализ данных с помощью сценариев что-если
719
, „маиии: количество рачо
„ ДЛЯ »вод“ В то6Л”“е РаСЧетЫ
аЧей*и 1 ,рНт °гве
„,гЯ д»е *4V . пробен
„споль^’0 лпагае*0’ ноГо рекламного букле^ ,.
в мой >‘^С ‘И ' ов и 1ЛРеДП м0Стъ печатИ gCJ1p количество экземпл К
,Х:,„Ыт -«»•“* _«». <***£ ^емиляроо; 0.10 рубя,
-—'ее 1Ь °Т"еЧатаИВЫХ М~<
• »*•"“’££ py6”’'J%0000'%«уда--
п дменя^ poo, °’ превь»013 ,.яетсЯ n° i Н
• SS^-ffSnSS*-'
сЯанных
=В4*В5
Доход на одного респондента. Это фиксированное значение. Компании
за каждый заказ она получит прибыль 22 рубля. ИзвесТн0
’ “То
Суммарный доход. Суммарный доход вычисляется по простой форм
величина дохода, полученного от одного заказа, умножается на количеств 8 К°т°Рой
° Заказов;
,^йся в этой ячейке, вычисляются Сум
В1°*В1 « расходи- По форму»'- "аХС® т стоимость печатных материал® „
Суммарные р«яи которые входи
MaPHbiePB«<»“"ape
товых услуг:
=В4*(В8+В9)
Прибыль. В последней строке таблицы приведена величина прибыли, которая оц
деляется как разница суммарных доходов и суммарных расходов. ₽
Есзи вы попробуете вручную выполнить анализ сценария что-если и будете изменять
значения двух входных параметров, то вскоре обнаружите, что величина прибыли может
быть очень разной. Иногда она становится отрицательной — это убытки.
Была создана таблица данных с двумя входами, которая позволяет вычислять прибыль
при разных комбинациях количества разосланных материалов и предполагаемого процента
полученных ответов. На рис. 36.8 показано, как должна располагаться таблица в диапазоне
Е4 :М14. В ячейке Е4 содержится ссылка =В14 на ячейку В14, вычисляющую прибыль.
Чтобы создать таблицу данных, выполните следующие действия.
1. Введите в диапазон F4 :М4 процент предполагаемых ответов.
2. Введите в диапазон Е5: Е14 количество разосланных материалов.
3. Выделите диапазон Е4:М14 и выберите команду Данные1^ Работа с данны
ми^ Анализ “что-если”^>Таблица данных.
4. В поле Подставлять значения по столбцам в введите имя ячейки В5
(Процент_ответивших), а в поле Подставлять значения по строкам в имЯ
ячейки В4 (Разослано_материалов).
5. Щелкните на кнопке OK. Excel заполнит таблицу данных.
На рис. 36.9 показан результат выбора этой команды.
720
Часть V. Анализ данных
раСцет чистой прибыли после
рддедеиия рекламной кампании
? Вводные ячейки
,-.но рекламных Wi 275 000: „ : । ,т
6 Parameters %
; 150 000
' „ри^сть печатных мат Ор. | lnwo
* „рнтОЯ^Р4"0^' 0₽- | 200 000
’ "„ело респондентов: «875р j
? доход не одного респон. lSp. | 1 7..мма₽ный доход: 127183р. S 2Z5W
суммарные раоходы: 118 250р.. g Soo 000 приб»1^ 8937р’ “ U5°oo
1!»
— ” “ —- Р„с. 36.S- Подготовки к созданию табяицы '
А R С D С F G ~ ,
Расчет чистой прибыли после проведения рекламной кампании
1
2 Вводные ячейки
4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Н 15 16, Разослано рекламных м; Предо, процент ответов: Parameters Стоимость печатных мат Почтовые расходы: число респондентов: доход нз одного реслон. Суммарный доход: Суммарные расходы: Прибыль: 275 000 2,50% Ср. 0р. 6 875р. 19р. 127 188р, 118 250р. 8 937р. & § 5 Z % $ О ё 5 Я 100 000 125 000 150 000 175 000 200000 225 000 250000 275 000 300000 125 000 Процента отмгтю* 1.S0X 1.73% 2ХИЧ 2SO4 • 20 250р -15 625р. -цОООр 6 375₽. - 1 750р. -25313р. -13531р. -13 750р. - 7 3630 218а₽. -30 375р. -234380 -16500р. - 3 563р. - 2 625р 35 438р. -273440 .19250р -11156р. 3063О -30500р. -21250р. -120000 - 2 750р. 6500р. 34 313р. -23 906р. -13500р' - 3094р. 7 312р. - 38 125р. -26 563р. -15000р. - 3438р х овр -41 338р. -29 219р. -16 500р . - 3781р. 8937р. 30750р. -16875р. - 3000р. 10875р. 24 750р -33313р. -18281р. - 3250р. И 781р 26 813р 2,75* 2Е75о 3 594? 4 312р. 5С31О 15 750р. 17719р. хэва&р 21 656р 38 825р. 41844р. ЗЛЮ* ZSOOp 9 375р, 11250р. 13 125р- 25 300р. 28125р. изо? 34 375Р 52 500с 56875? L2S* 12129р. 15136р. 18138©. 21219? 14 250? 38 531р. 42813?- 47094?. 66 375? 71906?
Рис. 36.9. Результат анализа, проведенного с помощью таблицы данных с двумя входами
Как и таблица данных с одним входом, данная таблица — динамическая. Можно изме-
нить формулу в ячейке Е4 для ссылки на другую вычисляющую ячейку (такую, как Сум-
марный доход или Суммарные расходы). Или можно ввести новые значения язя почто-
вых расходов и/или дохода на одного респондента. При любых подобных изменениях табли-
ца данных автоматически пересчитывается.
Диспетчер сценариев
Анализ данных с помощью таблиц данных является весьма эффективным, однако имеет ряд
недостатков.
Одновременно можно анализировать расчетные данные только при изменении одного
или двух исходных параметров.
• Процесс создания таблицы данных интуитивно не всегда понятен.
При использовании таблицы данных с двумя входами можно проанализировать ре-
зультаты расчетов, проведенных только по одной формуле. Для других формул нужно
создать дополнительные таблицы данных.
Глава 36. Анализ данных с помощью сценариев что-если
лицу данных. сценариев МОЖНО достаточно просто автомат,
любого
ОЖ. называюгся u^e.u^.U ^^жН0 выбрать определенный набор данНЫхР^Ч
имя каждому набору. Затем по рабочем листе. Кроме тою, можно созДаТ|Ч|
покажег результаты анализа этих ^дн результат подстановки различ,^
юный отчет по сценариям, в КО^Р г0ВЫЙ оТЧет может быть представлен в виде
бинацнн входных параметре . й таблицы. 10го
сгруктхрированного списка или своди нозирования объема продаж тоВаров
В качестве примера рассмотрим ПР МНОгих фак-горов, поэтому создаются
кущий год. Объем продаж может зав „ наиболее вероятного случаев После ^РИ
нария - по одному для лучшего, • У* переключатьСя между ними, Выб 0 «Ч-
сценариям будут присвоены имена этом Ехсе1 будет автоматически подставлять „у*°'г'
встствуюшие названия из списк~ Р ать формулы. '<Ые
исходные данные на раоочии лист и пер
Определение сценариев
О
Е
С
30
2
А в
Переменные ресурсозатрат
Почасовая оплата
4 5 6 7 8 9 тс 11 12 13 14 Стоимость ед. материала 57 Изделие А Нормоиас 12 Затраты материалов 6 Затраты производства 702р. Цена 795р. Доход от изделия 93р. Изготовлено изделий 36 Суммарная прибыль 3 348р. Изделие В Изделие С 14 24 9 14 933р. 1518р. 1 295р. 2 195р. 362р. 677р. 18 12 6 516р. 8124р.
15 1 Суммарная прибыль 17 988р.
-1Д-.
Рис. 36. К). Простейшая производственная модель, демонстрирующая работу
средства Диспетчер сценариев
Рабочий лист содержит две ячейки с исходными данными: почасовая оплата (ячейка В2)
и стоимость материалов (ячейка ВЗ). Компания производит три изделия, причем на произ-
водство каждого из них необходимо затратить разное количество материала и времени-
В таблице вычисляется суммарная прибыль по каждому изделию (строка 13) и общая при-
быль (ячейка В15). Правление пытается спрогнозировать общую прибыль, но при этом точи
неизвестны стоимость материалов и тариф почасовой оплаты. Поэтому были определены тр
сценария, которые приведены в табл. 36.1
722
Часть К Анализ Д^
36- ’ Т₽И СЦМ,а|М” пР°извоАствениой модели
г.>енаРИЙ Почасовая оплата Стоимость
Qlr £^яучае пл ' ~
OU 57
38 62
34 59
единицы материала
В сценарии д лупиио случая тариф почасовой оплаты и -----------
В сценарии для худшего случая эти значения самые?,. СТоимосп> материалов наимень-
taH6o;,ee веРОЯТНОМ используются промежуточные значШИе В 1регьем сценарии, или в
Шляются менеджером с учетом ряда фактор^. Мене^оы Т™ "араме1ров '«ни гигре-
^учаю. однако им также необходимо знать, что будет еХ^0™^ ГОТОВЫ к *>дшему
Доступ к средству Диспетчер сценариев можно полу^тТГ^ С“еНарИЙ лучшего е^-
работа с даннымиФАнализ “что-если”одИспетмер с^риёв^ К°ТЮЫ Даннь1е^
откроется диалоговое окно Диспетчер сценариев П™ £ Выбора 3708 KOMaH'
оГО окна в нем содержится сообщение, в котором сказано чт Р*°М °ТКрытии Этого Диалого-
H. и это не удивительно, ведь вы только начали. Как только буд^ добактенТ ноГ °ПРСДС’
рии, их названия появятся в этом диалоговом окне. Дооаалены новые снена-
Рекомендуем присваивать имена ячейкам с исходными значениями и всем ячейкам пр-^™
которые нужно проанализировать. Excel использует эти имена в диалХ^ёХХ'
мых отчетах. Использование имен намного упрощает отслеживан^Х^Ги
делает отчеты удобными для восприятия. формации и, кроме того.
Совет
Чтобы добавить сценарий, щелкните на кнопке Добавить диалогового окна Диспетчер
сценариев. Откроется диалоговое окно Добавление сценария (рис. 36.11).
Рис. 36.11. Новый сценарий создается с помощью Оиаюгово-
го окна Добавление сценария
Это диалоговое окно разделено на четыре части.
® Название сценария. В этом поле можно указать любое имя сценария, но желатель-
но, чтобы оно было содержательным.
® Изменяемые ячейки. Ячейки, в которых находятся исходные данные для сценария, В
это поле можно ввести абсолютный адрес ячейки или ее имя. Разрешается выпирать
глава Зв. Анализ данных с помощью сценариев что-если
„«колко «леек, причем все они не обязательно должны быть см
сценарии, которому присвоено имя, можно использовать одни и 7е '
няемых ячеек или разные изменяемые ячейки. Количество измецЯем*С
него сценария ограничено числом 32. *
Примечание. По умолчанию в это поле Excel помещает инфорМа1
дал сценарий, а также дату его создания. Однако эту информацию ° Г’
ровагь. добавить к ней новые данные или вовсе удалить ее. OjffHo ,
Зашита. Две опции, которые позволяют защитить сценарий от из
его. можно активизировать только в том случае, если рабочий лист^^'^^^и
лотовом окне Защитить лист активизирована опция Сценарии
предотвращает модификацию его кем-либо другим, а скрытый eii^ а1ДиТц
появляется в диалоговом окне Диспетчер сценариев.
значения ячеек сце» юрит
"ь,Мц. п
Пак/ 'Ч*.
,ееч
Т°Ч к-
' "''ч
ЦенаР^Й Воо^Х
ч(е ,,
г-к»диге эьвчеиня каждой изкечяеиой ячейки. -
-JL Оочасзодяоппате |8И
ь Ст®«®сть_ед._мата(»мла р?
( OK
Pul. 36.1 В этом диалоговом окне вводят значе-
ния для сценария
в этом примере нам
три сценария, которые опп
Изменяемыми ячейками ,/е"ы °
вая_оплата (В2) и Гт/ ЯК)тся п ’Зб1
ЛОВ(ВЗ).
После заполнения Пп
окна Изменение сцена/^” Ди^оГл
кнопке ОК. В открывшемся /Ц*ел1''<и>
не Значения ячеек сцен//И/Ог°вом/а
перечислены поля для всех <₽ИС-3« S
ЗНаче«Ия
|ен’Рия. е/
0Г1ИсаннУХ)
ячеек, которые были определены в предыдущем диалоговом ™ г, i
ждои ячейки сценария. Если вы щелкнете на кнопке OK НС' Введите ?-
=====?.
Отображение сценариев
Добавить...
Хдатть
Изиеьапь,,.
РО”^^о^тарш
|£ '^Учиемотумэе
if худшей
После определения весу
вновь вернетесь к диалога СЦенаРйев вы
Петче₽ сценариев в коХ^/^ Дис'
числены все имена суше/ ₽ 6удуг Г1еРе-
ев. ВыберИТе один из ню//10^* с^нари-
на кнопке Вывести Excel 3аТем Щелкнте
ветствующие значения Т п°Ж™ыт соот-
и на рабочем ЛИ<ХН^ В меняемые ячейки,
ДУГ вычислены результа^/п СЦенария бу~
сценаР™. привод™/ 36."Т” еыеор*
Часть И. Анализ данных
е1 есть инструмент Сценарий, который поедет
^сценариев и используется для создания и отобпажмаГ1 со^ои Раскрывающийся список всех определен'
^оумент не входит ни в одну из вк^“™ ™ »» слрзнио. но этот полезный
то может быть, захотите добавить инструмент Chau ко если вы используете Диспетчер сценари-
e0je слеДУ10^6 Действия. арии на панель быстрого доступа. Для этого выпол-
щелкните правой кнопкой мыши на панели быгтл
1 ' панели быстрого доступа. Excel отобпа->мгСТ₽°Г° доступа и ««берите команду Настрой-
рЬ) Excel. вкладку Настройка диалогового окна Парамет-
ра вкладке Настройка диалогового окна Паса
2 выберите опцию Команды не на ленте ₽ Метры Ехсе1 в спис*е Выбрать команды из
3 прокроите список команд и выберите команду Сценарий.
4 Щелкните на кнопке Добавить.
5 . щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоге»» окно Параметры Excel.
Подробное описание настройки панели быстрого «лупа приведено „ главе а
Изменение сценария
Кнопка Изменить диалогового окна Диспетчер сценариев позволяет редактировать сце-
нарий (изменить одно или несколько значений входных ячеек). Выберите сценарий, который не-
обходимо изменить, и щелкните на кнопке Изменить. Чтобы открылось диалоговое окно Зна-
чения ячеек сценария, щелкните на кнопке ОК. Внесите необходимые изменения и снова
щелкните на кнопке ОК. Обратите внимание на то, что Excel автоматически поместит в окно
Примечание новый текст, сообщающий о том, когда сценарий был изменен.
Объединение сценариев
Если вы является членом рабочей группы, может получиться так. что несколько пользовате-
лей, работая с одной и той же рабочей таблицей, создали разные сценарии. Например, отдел
маркетинга может иметь свое мнение о том, какими должны быть изменяемые ячейки, отдел
финансов — свое, а руководство фирмы — свое, отличное от других мнение.
Excel позволяет легко объединять эти различные сценарии в одной рабочей книге. Преж-
де чем объединять сценарии, убедитесь, что рабочая книга, из которой вы берете сценарий,
открыта.
1. Затем щелкните на кнопке Объединить диалогового окна Диспетчер сценариев
2. Откроется диалоговое окно Объединение сценариев. Из раскрывающегося
списка Книга выберите рабочую книгу, в которой находится рабочий лист
с нужным сценарием.
3. Затем из списка Лист выберите рабочий лист. Обратите внимание на то, что. по
мере того как вы будете проходить по этому списку, в диалоговом окне Объедине-
ние сценариев будет показано, какое количество сценариев есть на каждом листе.
4. Щелкните на кнопке ОК. чтобы вернуться к предыдущему диалоговому окну, в ко-
тором теперь будут отображаться названия сценариев, добавленных и, выбранной
рабочей книги.
Глава 36. Анализ данных с помощью сценариев что-если
Создание отчета по сценарию
П« «— ««г«оХ
.-емариев щелкните на кнопке Отчет сп^х о СЦе*ар?Х
МОЖНО выбрать один ИЗ ДВ>Х типов < Ю
CwvKnpa-И^ый отчет будет иметь формч струкгу-рнрованнон Таол,,цЬ1
. Сва.н^ .вбз-u*. Ипч-овый отчет будет иметь форму сводной та&ГИЦы
8 Л_____ см. в г«ее 26, а о сводных таблицах - в главе 34.
,.cw ПО1'«"Т »«ычнын отч« в фОрЧе
, с««»Р"ев 1 сиенарнев с различным,, ячейка^
^в *«£££«.« У “\"Хль« он. предоставь ом„ г„6*
Дх* просты ,ч’«блииы < ЛН таблиц п
с^кт>?^н7<пС.Ль.х>мтъ своди. ^iKU резу1ьтата. в кото₽^
'^?-чз'.»»»и“ы', ПС сценарий "^“ примера выверите (B1.-:D13> ,,,bi51
значен,,я ™
В отчета о. -
СС2жест*«яый 5ЫбСГ L прибыл» шественное ограничение, в одном сценам
‘ ' епариев попыгаетеа. Указать большее»™^
С-езг'В? Я*0* _ -л нзыеняеыь» я'*ее*\
«»м>ет был. более 32 *3^-^
ЛДрЗЧСТ^ЮВ
Excel создаст новый лист и поместит туда итоговою таблицу. На рис. 36.14 показан отнет
созданный в результате выбора опции Структура. Если изменяемым ячейкам и ячейкам
зулыатз были присвоены имена, то в таблице будул использованы эти названия. В проП1в.
ном с.ту чае б\ лот отображаться только адреса ячеек.
"Ъ-—с * схс^Йсъ. Tevyw* т•’ ,9ежяв.*«ет»4»ме»«м «зме-лемм «-ее* е
-г—-тмн । ^сговогг о'^’та ч© i-ч члжаого
с^г—? --^л - эеэ».м
Ржг. 36 i-i О^чеяп coioa^hxniit с помощью диспетчера сценариев
Часть V. Анализ данн*1
диализ данных:
подбор параметров
0 поиск решения
В предыдущей главе рассматривался анализ “что-ести"
Это процесс исследования зависимости выходного ре-
зультата от изменения исходных данных. В этой главе рас-
сматриваются средства, выполняющие обратный процесс______
поиск исходных данных, которые при подстановке
в форму--1111 Дают желаемые значения в ячейках результата.
Эти средства — Подбор параметра и Поиск решения.
ГЛАВА
В этой главе...
Средства подбора
параметров и поиска
ЬКЛДЛИМ
Пофор параметре
Поиск решения
Примеры поиска решений
Средства подбора
параметров и поиска
решения
Рассмотрим следующий типичный вопрос анализа ~что-
если"; каким станет общий доход, если объем продаж возрас-
тет на 20%? Если рабочий лист создан правильно, то. изменив
значение в одной из ячеек, вы увидите, что получится в ячей-
ке. содержащей значение дохода. При выполнении процедуры
подбора параметров используется противоположный подход.
Если вы знаете, каким должен быть результат вычисления по
формуле, то Excel подскажет вам значения одного или не-
скольких входных параметров, позволяющих получить юж-
ный результат. Другими словами, вы можете задать вопрос
такого типа: какой рост продаж необходим пя получения до-
хода в 1 200 000 рублен? В Excel для этого предусмотрены
два соответствующих средства.
Подбор параметра. Определяет значение одной вход-
ной ячейки, которое обеспечивает получение желаемо-
го результата в зависимой ячейке (ячейке результата).
-е, значения в нескольких входных ячсиких
. ||мкк реши*"»- ...... Более .ого. мои.................. о,,,
е.....•••-":'-"м' м'’ж"" ..................
чення на модные д жнЫХ задач. и
кует) многих нр«к-п.чески важны %
подбор параметра . .
и"разобраться “принеде,,ном ,,и-
Лучший способ поим и. -!’>*»
ППИМРП ПОДбОРа П Н рИС. 37.1 показан рабочий дИст
полненным расчетом ипотечной ссуды Л1'
пый использовался в предыдущей Гл
этом листе предусмотрены четыре ячейки ?
ввода параметров (С4 :С7) и столько Же
результатов (С10-.С13). В предыдущей Гл ”
тгот лист использовался для Демоистра_
выполнения анализа "что-если”. а сейчас Ра.
смотрим другой подход. Прежде чем ВВОди_
разные значения во входные ячейки и оцени.
вать полученный результат, позволим Пр0
грамме самостоятельно определит!, одно Из
входных значений.
Представьте, что вы хотите купить себе
новый дом. Вам известно, что в месяц вы в
состоянии погашать не больше 15 000 руб-
лей взятой ссуды. Вы также знаете, что кре-
дитор даст вам ссуду под фиксированный
процент (скажем, 6,5%), рассчитывая на то,
что вы должны погасить за определенное
время 80% ссуды (т.е. первоначальный взнос
1 максимальная стоимость покупки, ко-
составляст 20%). Вопрос состоит “^^^овами, какое значение должно быть в ячейке
гору» вы себе можете позволить и()()() ру6лей? Один способ решения - изме-
4, чтобы результат в ячейке Г ие в ячейке СИ не станет равным 15000.
мять значения в ячейке С4 до тех пор, пока значение
Ь. н с ,флективный способ позволить Excel наити ячейки рабочего листа (или убе-
..н^одимм ...
правильного ответа.
Введите 20% в ячейку С5 (процент первого взноса). _(.Я11ев)
Введите 360 в ячейку Сб (срок погашения ссуды — количество к с
Введите 6,5% в ячейку С7 (процентная ставка). лИ-е>ПодбоР
U.ee выберите команду ДанныеоРабота с данными^ Ан ал рис. 3^
параметра, чтобы открыть диалоговое окно Подбор параметру с4 . Ввести л)
Вм^ШОЯ юление I.ММ И) в ячейке СИ. изменяя значение в Я
Рис 77I Пример Him использования процедуры
подбора параметра
728
Часть V. Анализ дан^
ad)<’rMa“"’° ” ",aJ)O'“BOc ОКНО Подбоо п
”',сск с К11ВИ‘ИУРЬ<- либо IUCj, аоаметра м
......лар л< <рз щелкните н -
н« нужных ячейка,
сикдх -1гиОы ничап. opoitetx.
(Н1
А
расчет ипотечной ссуды
Ячейки ввода
Стоимость покупки:
Первый плате*:
Срок ссуды (месяцы):
ставка:
Ячейки peiyntTata
7
е
ч
10
11
1/
13
14
15
16
17
. 7 06&р
526р.
417 32бр.
Размер ссуды:
Месячная плата.
Общая сумма выплат:
Общая сумма комисионне
_18 __-----------------------------
Рнс. 37.2. Диалоговое окно Подбор параметра
Через секунду Excel ооъявиз. чк.решение найдено, в щвд k ; 4М.-иг. Результат подбора
параметр3 в этом окне отобразится подбираемое значение и значение, предложенное •
В данном случае программа нашла точное значение. В ячейке 4 рабочего листа теперь бх-
й₽г находиться искомое значение (2 373 162р.). Взяв такую ссу;о. к месяц вы .нежига будете
погашать 15 000р. На данном этапе у вас есть две возможности:
щелкнуть на кнопке ОК. чтобы заменить прежнее значение найденным.
щелкнуть на кнопке Отмена, чтобы вернуть рабочий лист в прежнее их яние как-
до выбора команды Подбор параметра
О процедуре подбора параметра
К сожалению. Excel не всегда сможет найти значение лающее нужный результат, поскольку
решения иногда просто не существует. В таком случае в окне Результат подбора параметра
будет выдано сообщение об этом.
Возможна зз другая ситуация: программа сообщает, что не может найти решения, но вы точно
знаете, что оно существует. В таких случаях попробуйте выполнить следующее.
Изменить величину в подбираемой ячейке на значение, более близкое к решению, а за-
тем выбрать команду еще раз.
Изменить значение опции Число итераций, которая расположена во вкладке Форму-
лы диалогового окна Параметры Excel. Увеличение числа итерации повысит верс>
ятность нахождения нужного решения.
е и убедиться что выходная ячейка действительно зависит
Еще раз проверить формулы и уоедюьси, *»
от выбранной входной ячейки.
Глава 37. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения
729
На зам*™»
На заметку
м Excel имеет ограниченную точность. Чтобк1
^пьютерные npon*MMb); д1-2. Затем используйте средство ПОЛ
и ** " „ ячейку А2 *"P“V“V/.1 которое привело бы к результату 1бТ°В
Параметры Ехсе. У» w привести к одному
вндагар»случат-Л1*2 выдастзначение 16, если в ячейке А1 бу^*
Например. процедур» подбора пара»тра т
. Т» » * т Ь» ““ да ш знаком, что и текущее значение ячейки. г*».
X,двареаи»«. Ехсй выдаст pa®*
Поиск решения
Fxcel несомненно, полезный инструмент, однак-п
Средство подбора параметр ’ qho может найти значение только дЛя °н? иМеет
определенные ограничения. Р ’ efwe g Excel предусмотрен еще один
^Х’-Поиск“шеиия. который позволяет расширить процедуру под6ора
следующим образом: л
указывать несколько изменяемых ячеек;
указывать ограничения на значения изменяемых ячеек;
находить решение, при котором значение в определенной ячейке рабочего листа дОст
ет максимума или минимума; Чга-
получить несколько решений задачи.
Подбор параметра — относительно простая операция, использовать процедуру
шения гораздо сложнее. Фактически поиск решения является одним из самых сложных
Excel и поэтому требует внимания и определенных усилий. В связи с этим на практике^078
шинство пользователей Excel не применяют это средство. И все же некоторые поль^ ^°ЛЬ’
считают, что овладение этим мощным средством стоит времени, затраченного на его изуче^^
В Excel 2010, средство Поиск решения было доработано. Кроме относительно несила™
ных улучшений, этот продукт стал работать лучше. уществен-
Новинка
Характерные задачи поиска решения
Задачи, выполняемые с использованием процедуры поиска решения, должны удовлетво-
рять перечисленным ниже условиям.
Значение в целевой ячейке зависит от других ячеек и формул. Как правило, с помощью
средства Поиск решения необходимо определить такие значения исходных парамет-
ров, при которых значение в целевой ячейке будет максимальным, минимальным или
заранее определенным числом.
Целевая я 1ейка зависит от группы ячеек, которые называются изменяемыми ячейками-
>начения необходимо подобрать так, чтобы получить желаемый результат в Пеле
вой ячейке. г
„ е значения изменяемых ячеек) должно находиться в определенных преДела*
1И удовлетворять определенным ограничениям.
Узо
Часть V. Анализ Д3^'
ПосЛе соответствующей подготовки рабочр
чтения для подбора значений » р ООЧег« листа можно
И<*а лго результата, который удовлетв ИЗМеняемых ячейках и пп °ЛЬХ)Вагь пРоие^УРУ по'
иуЯ<РоГО Р У летворяет всем уста Х И полУ‘1ения в Целевой ячейке
Все примеры, приведенные в этой Новленным вами ограничениям.
Н« СЙ°М ЛаВ6‘ М0ЖН0 найти на прилагаемом к книге компакт-диске.
noCiyn к средству Поиск решения осуществляется
решения. ^сли в гРУппе ленточных команд Данные1^дП0М0ЩЫ0 кома*<ды Данные^Анализо Поиск
необходимо загрузить соответствующую надстройку Сп₽НаЛИп°ТСуГСТВует команда Поиск решения, то
и ею можно воспользоваться лишь в том случае, если она^™ Поиск Решения - это надстройка Excel,
ните такую последовательность действий. ' загружена. Чтобы загрузить эту надстройку, выпол-
1 выберите команду Файл^Параметры
2' в диалоговом окне Параметры Excel щелмште иа в„аде надстройки
л в нижнеи части вкладки в раскрывающей^. „ па«стРоики
стройки Excel и щелкните на кнопке пХйти Управление вы6еРите опцию Над-
огполи nxuo Поп - реити. Откроется диалоговое окно Надстройки.
4 в диалоговом окне Надстройки в списке Доступные надстройки установите флажок По-
иск решения и щелкните на кнопке ОК. нодыриики установите флажок i ю
После выполнения этих действий команда Поиск npi uouuo „
Решения будет доступной в группе команд Данные^
Простой пример поиска решения
ABC D
2 Шт. Уд Доход Доход
3 Изделие! 25 13р. 325р.
4 Изделие 1 25 18р. 450р.
5 Изделие < 25 22р. 550р.
6 Итого 75 1 325р.
7
8
Знакомство с процедурой поиска решения
начнем с простого примера. После этого для
демонстрации ее возможностей будет приве-
дено несколько более сложных примеров.
На рис. 37.3 показан рабочий лист, с помо-
щью которого можно вычислить прибыль от
продажи трех видов продукции. В столбце В
отображено количество товара по каждому из-
делию, в столбце С — доход от продажи едини-
цы изделия. В столбце D содержатся формулы, рис 373 Процедура поиска решения будет йе-
на которым вычисляется доход от продажи ка- пользована для определения количества изде-
ждого вида товара путем умножения их количе- лий, приносящих максимальную прибыль
ства на прибыль от продажи единицы изделия.
Не нужно иметь ученую степень по экономическим наукам, чтобы понять, что наиболь-
шую прибыль от продажи единицы продукции дает изделие С. Следовательно, можно при-
нять вполне логичное решение — изготавливать только изделия С, причем в максимальных
количествах. Если бы на самом деле все было так просто, то такое мощное средство, как про-
цедура поиска решения, не потребовалось бы. Но, как и в большинстве случаев, у рассматри-
ваемой нами компании есть несколько ограничений, которые она должна учитывать.
• Общий объем производства — всего 300 единиц изделий в день.
Компании нужно произвести 50 единиц изделия А для выполнения существующего
заказа.
Глава 37. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения
Компания к>жно произаесги 40 единиц изделии В для выполнен,»,
Поскольку сбыт имыий с относительно небольшой, то должно б,.,,,. н Ог'> ч
больше 40 единиц этого изделия. ЗГ°Т%е) *
Эти четыре ограничения делают задачу более реалистичной и сложной. ггп '
альная задача для выполнения процедуры поиска решении, которая включает к СутЧ
РЯД ДР,. т0 ь
1. Введите на рабочий лист исходные данные и форму'лы. убедит_.
ячейки отформатированы логически, например, если дробных значен е т0
не может, задайте формат целых чисел для ячеек, в которых содеп» Т°йан %
этом товаре, чтобы они содержали только целые значения. а7са а
Откройте диалоговое окно Поиск решения с помощью ком °®
Анализ^ Поиск решения. ан4Ы д
В диалоговом окне Поиск решения укажите целевую ячейку
Укажите изменяемые ячейки.
Задайте ограничения.
При необходимости измените опции процедуры поиска решения
поиска решения выполнить поставленную
поиска решения, выберите команду Данные
окно Параметры поиска решения покато Анаг,иэ^п
Иа Рис.
Позвольте процедуре
з.
4.
5.
6.
7.
Чтобы запустить процедуру
решения. Откроется диалоговое окно i
- — . " .IJL'IIBH. U 'Г
....
Н(.
;^^трьтои<кареше^
Оптимизкювать целевою функцмю:
Д°' (• Мжапум Миньмун
С Значения:
х
Г Сделать переменные без ограничений неотрицательными
ввйерите I ' — ------Д ' I
метод решения: (Поиск решения линейных задач симплекс-методом J Параметры
> г -------------'---------— --------------------------- -........ ....—------ '
! 1Метод решеьятя
: Для гладких нелтвьиых задач используйте поиск решения нелинейных задач методом ОПТ,
с. । для »ке>»»ых задач - псмск решения линейных задач ситпекс-методом, а для негладких
: задач - эео«*оцио»мый поиск решения.
Найти решение
Закрыть
4
Рис. 37.4. Диалоговое окно Параметры поиска решения
Часть V. Анализ
732
0 этом примере в целевой ячейке d6 вычисля
। В поле Оптимизировать целеву Щая при^ыль по трем видам изделий
те на рабочем листе на зтпй . . ЯЧейкУ введите я ш,.., „
4 ЭТОи ячейке дрес ямеики D6 или шелкни-
г поскольку наша цель — максим
• „ерекоючатель До . З.,ачи111с Ма™£»»»’>- . этой ячейке. vclaB„MTe
3. Затем определите изменяемь1е
вдиапазонеВЗ:В5. Далее зада и^’ вторые в данном случае находятся
ограничения отображаются в списке В X "° 0ЛН0Му 33 один раз Заданные
4. Для того чтобь* добавить огранич ветствии с ограничениями.
' ся диалоговое окно Добавление Ха^Т1КНите на кнопке Добавить. Опсроет-
нужно ввести ссылку на ячейку опепатлг. НИЯ ^РИС’ В это диалоговое окно
Т’ и,1еРатор и значение
5. Первое ограничение - общий объем п
цам изделии. Введите адрес ячейки Вб родукции Должен быть равен 300 едини-
ваюшегося списка операторов и вне ’ вы®ерите оператор равно (=) из раскры-
6. Для добавления очередного ограничений4^86ЗНаЧеНИЯ ЧИСЛ° 300
В табл. 37.1 приведены все огоаничениа " щелкните на кнопке Добавить.
) ения для этой задачи
7, После ввода последнего ограничен™
К диалоговому окну Поиск Решения Щелкните на кнопке ОК. Вы вернетесь
жать четыре ограничения. ’ 0Т0рое в нашем примере должно содер-
В поле Выберите метод решения
задач с помощью метода ОПГ. Поиск решения нелинейных
Чтобы начать процесс решения задачи, щелкните на кнопке Найти решение.
В строке состояния будет отображаться ход решения задачи. Через некоторое время
отобразится информация о том, что решение найдено. Диалоговое окно Результаты
поиска решения показано на рис. 37.6.
8.
9.
Рис. 37.5. Диалоговое окно Добавление ограничения
Таблица 37.1. Список ограничений
Ограничения
Сокращенная запись
Объем выпуска 300 единиц
Не меньше 50 единиц изделия А
Не меньше 40 единиц изделия В
Не больше 40 единиц изделия С
В6=300
ВЗ>=50
В4>=40
В5<=40
Глава 37. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения
733
__ - -МШи ТИТ -1 <r''
ал
“ю' i3D
2К
40„__ТТ
«во
«ЗОР
3 790V
4 ПО?
Я Реч^енмг кэЯдеио ограничения и условия
9 сптммал^ностн ж/лолиены
: краг»» тьнаАденгое решение
О {установить неходки? энвчег^тд
J 0 В*ОНУТН?» вдиалоговое окно параметров
Отчеты
( ( р«Ульта
' ; Устойчив
| : ПоедеЛЬ|
О Отчеты So
Т Л
06
яакЦеио. Все ограниченна и углов» оптимально '
. Еииисла«ьзует<я нодуль ОПГ, то нэйпено по крайнейато
оптинальное решение Если используется модуль поиска ₽е ЛОКально
' сикмеюнетодо». то иайеено глобально оптимально* ₽е1иенийлин*-
Ое Решение. ^ИчЧсз,Д(1ч
______________________ ае если решение задачи найдено
-----------------------" L- окно откроется в том с. у >
рис. 37.6. Это диалога ыбраТь одну из описанных ниже возможностей.
После решения задачи вы м еняемых ячейках теми, которые были найденЬ]
Заменить исх°Дные 3^*аЧИ
в результате решени g изменяемых ячейках.
а восстановить исходные Q процедуре поиска решения (для выбОра Не,
. Создать несколько или <Shift> и щелкните на нужном типе отч^).
скольких отчетов из спис ий для сохранения решения в виде сценария,
а Щелкнуть на кнопке СохРа™ в среДстве Диспетчер сценариев (см. главу 36).
ЛПК1Й может быть ИСПОЛЬЗОИ и
котор Результаты поиска решения позволит вам выбрать лю-
Раздел Отчеты диалогового окна г у каждай отчет будет создан на новом рабочем
бой или все три необязательных отч _ представлен отчет Результаты в виде фигур
листе С соответствующим, именем^ на р „ вдаалоговом окне Результаты поиска решения),
(автором был установлен Флажок'“’^ четыпех ограничений имеют состояние Привязка, что оз-
бы ₽ешить вручную горащо 6“-
стрее. Но так, конечно, случается не всегда.
после звкрнтив дижковога окна Результаты поиска решения (щелчком на » ОК
•—« «ж Отмена)*очищается стек Отмена. Другими словами, невозможно отменит
которые средство Поиска решений делает в вашей рабочей книге.
Параметры процедуры поиска решения
Прежде чем перейти к более сложным примерам, рассмотрим диалоговое окно Парамет
ры поиска решения. С помощью этого диалогового окна можно контролировать многие ас
пекты процесса решения задачи, а также загружать и сохранять спецификации моделей,
данных в виде диапазона ячеек рабочего листа.
734
Часть V. Анализ дани**
ft
J2
Р6
к:
н»
i 20
21
22
23
24
i' 25
I 26
g»ce> 140 огм*’ ° »«**"*’«“
(Л^,О'’°/Х е plodurt’- KlbxJSbeetl
fi^r |Ф4Д^ 1210 »10 1Г.О9Л0
О^е< £°Тр«>1ие«ие найдеио. Все ограничение и усло*«. о,
ре‘*'’“7пои<>‘» решенхн
р/оДУ-" поисх решения нелинейных хад*ч методом ОПГ
N’0AV,''Luje^": 0 047 сехуча-
время й; ачисло подзадач: 0
М’'СУ’ет^"оИО<а,>еШеНИЯ
рарам мЭЛОчое время 100 с, число итерачий 100, Ртеояоп 0,000001
М‘,хСИ моств 0,0001, Размер совокупное, г 100, Случайное
Сх0^ число подзадач Бе» пределов Макси
Мэксимал^-
целев°^^-"—-К—-L
рчеик^У---— И(ДИ исходное
Ячейку—
итого Доход , ------
$D$6__J—--—!=—
Ячейки переменной ___
Ячейка_____Имя
$В$3:$вИ. ________
$В$3 Изделие АОЗТ.
5В$4 Изделие В Шт,
$Я$5 Изделие С Шт.
*25 p.
Wf-Дьное
----------5’«t.
25
25
. . .50 Псюдог.^ит^
---,2i0 ЯрОДОЛжхтв
---др Продо Л .ЖИГ р
1 уО
P
i 27
f 7r Ограничения-------------------_---
29 Ячейяа_____Имя ----^g??!S^g*g!_____Формула
30 ^$6___ИтогоШ1. ------------300 Я56=эоо П^нч 0
JI S8$J 4 ____________SO SBSto-W ПриммГ Г
32 $В$£Ий£Ии?,ВШт.aiC-SBSa^w • ’ ’безпоиакзкй nt
I 33 $в$5 Изделие С Шт._________ДС $8SS*=4C Привязка ~ 0
3»
puc. 37.7. Один из трех отчетов, созданных по результатам процедуры поиска решений
Обычно имя модели следует сохранять только тогда, когда вы используете несколько на-
боров параметров поиска решения для работы с вашим рабочим листом. Так происходит по-
тому, что Excel автоматически сохраняет первую модель поиска решения вместе с рабочим *
листом (используя для этого скрытые имена). При сохранении дополнительных моделей
Excel сохраняет информацию в виде, соответствующем спецификациям. (Последняя ячейка
в сохраненном диапазоне является формулой массива, сохраняющего настройки параметров.)
Если в результате выполнения процедуры поиска решения само решение не будет найде-
но, то в этом нет ничего необычного, даже если известно, что такое решение должно сущест-
вовать. Очень часто подобную проблему удается решить, изменив одну или несколько опций
и повторно запустив процедуру поиска решения. Чтобы появилось диалоговое окно Пара-
метры поиска решения (рис. 37.8), щелкните в диалоговом окне Поиск решения на кнопке
Параметры.
Ниже описаны параметры процедуры поиска решений.
• Максимальное время. Предоставляет возможность ограничить максимальное время
(в секундах) решения задачи. Если появится сообщение о том. что время на решение
истекло, можно добавить время зля поиска решения.
М Точность ограничения. Указывает, насколько близко Ссылка на ячейки и формулы
Ограничения должны удовлетворять ограничениям. Excel может решить проблему
быстрее, если задать меньшую точность.
Глава 37. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения
735
0,000001
100
100
' „елине«'мыХ
Ге«м^]ПоМО>Р ....-----
Точное*» ограничь*
Г ,0*0-^—бИР0ВЭНИе
I , □исполь’оазтьавг0’"
jj пвультаты итераций
1g ОАокатыватьР анимениями -
h 0й„„.р—“
ё’1*- глинная оптимальность (%)
*- . целочисленная и
- Пределы решения
i Максимальиоеареа^Чвсекундах):
I число итераций.
Отмена |
Рис. 37.8. С помощью этого диалогового окна можно
управлять процедурой решения задачи
Игнорировать целочисленные ограничения. Если установлен этот флажок, средст
во Поиск решения игнорирует ограничения, которые определяют, что определенно,
ячейка должна быть целой. Применение этой опции позволит средству поиска реше
ний найти решение, которое в противном случае обнаружить нельзя.
Число итераций. Предназначен для ввода максимального числа промежуточных ре-
шений, допускаемых при поиске решения
Максимальное число подзадач. Параметр предназначен для сложных задач. Позво-
ляет задать максимальное количество подзадач, которые могут использоваться при
применении эволюционного алгоритма.
Максимальное число допустимых решений. Также предназначен для сложных за-
дач. Позволяет задать максимальное количество приемлемых решений, которые могут
использоваться при применении эволюционного алгоритма.
Использовать автоматическое масштабирование. Служит для включения автома-
тической нормализации входных и выходных значений, значительно различающихся
по величине.
Показывать результаты итераций. Если эта опция активизирована, то после выпол-
нения очередной итерации поиск решения приостанавливается, и отображаются пай
денные результаты.
LД₽У™е ВКЛадки Диалогового окна Параметры содержат дополнительные параметры, ис-
пользуемые алгоритмами поиска решения нелинейных задач ОПГ и в процессе эволюционн
поиска решения.
736
Часть V. Анализ Д^
поиска решений
В 3аКЛиХвТадачаССМОЛ,ИМ "РИМерЫ пользования
решение системы линейных алгебраических
уравнении
1 том примере показано, как можно решить
„«ий С тремя неизвестными. Пусть имем™ У из тРех линейных алгебраических
равнении усть имеется следующая система линейных уравнений:
4х + У'25" к.
2x-3y + 3z = 9,
^r-2y + z = 0-
3аДаЧа’ Генных! vOM°Xo СРеДОТВа П°ИСК РеШениЯ’ Формируется так: найти такие
значения пер оабочий₽ли >довлетвоРяли бы всем трем уравнениям.
На рис- л '-у показан раоочии лист, пред-
___тт1,с,м ппа пршрч»" -- “
Р°ЦедурЫ поиска решения Л1я ра>
назначенный для решения данной’задачи^
этом листе имеются три ячейки- ’
Х.-С11;
у: С12;
z:ci3.
Первоначально в эти ячейки записано зна
чение 1 (что не является решением задачи)
В ячейках диапазона В6:В8 содержатся
формулы, вычисляющие левые части урав-
нений:
ячейка В6: = (4*Х) + (у) - (2*z);
ячейка В7: = (2*х) - (з*у) + (з*z).
ячейка В8: =-(б*х) - (2*v) 4.
1
2
4
6
7
10
11
В
14
16
д_±.
~6х
Уравнение 1
Уравнение 2
Уравнение 3
С э
I Искомое !
*<Ч»*уда| ммиение !
3 С
2 9
-7 0
10С
г- злх
г. 1М
Эти формулы используют значения пе-
ременных х, у, z, содержащиеся в соответст-
вующих. поименованных ячейках. В диапа-
зоне С6 :С8 записаны значения правых час-
тей уравнений системы.
В диалоговом окне Поиск решения задаем изменяемые ячейки СИ : С13 и ограничения:
В6=С6;
В7=С7;
В8=С8.
Рис. 37.9. Рабочий лист для решения системы
линейных алгебраических уравнений
f В этой задаче нет целевой ячейки, поскольку нам нет нужды что-то минимизировать или макси-
На заметку мизировать. Однако диалоговое окно Параметры принятия решения будет требовать оп-
' ределения формулы в поле Оптимизировать целевую ячейку. Поэтому достаточно вве-
сти ссылку на произвольную ячейку, содержащую формулу.
Главэ 37. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения
737
, >- - 0 75, У = 2-() и г = О $ ,
, поЛученное рен*"*“’ к°‘ор
17.10 показано полу с у
грем уравнениям --- j
На рис,
jноряс। всем
J
2« -о
>3«
+ « - О
4ж ♦ У
2х
- 6х - -'1
ФО1
Я
9
10
ура»неи«»е 1.
уравнение 2
уравнение 3 |
Искомое
-ла значение
о 0
9 9
71 0
12
13
прремениая
" х:
У-'
z:
Значение]
0,75
-2,00
0,50
5
6
Ц
Рис. 37.10. Получено решение
еких уравнений
системы линейных алгебраиче-
/
/Ивмметжу
Hano»™» что ости. л—чых алгебраических уравнений может иметь одно („,„к
мнет решений или не иметь «и одного ретнения. -М,
Минимизация расходов на перевозку
В этом примере проводится поиск альтернативных способов перевозки грузов для миними-
займи общих расходов на перевозку (рис. 37.11). Компания имеет склады в Лос-Анджелесе
Сент-Луисе и Бостоне. Заказы на перевозку грузов поступают из сети розничных магазинов, ко-
торые распределены по всей территории США и получают товары с одного из складов. Цель
задачи — удовлетворить потребность шести розничных магазинов в товарах, находящихся на
складах, и сохранить при этом общие расходы по перевозкам на минимальном уровне.
Этот рабочий лист довольно сложный, поэтому ниже подробно объясняется каждая его
часть.
Таблица стоимости перевозок. Эта таблица, расположенная в диапазоне В2:Е8, со-
держит информацию о стоимости перевозки единицы товара с каждого склада в каж-
дый розничный магазин. Например, стоимость перевозки единицы товара из Лос-
Анджелеса в Денвер составляет 58 долл.
Потребность в товаре для каждого розничного магазина. Эта информация содер-
жится в ячейках С12.-С17. Например, для Денвера нужно 150 единиц товара, для
Хьюстона 225 и т.д. В ячейке С18 подсчитывается общая потребность в товарах
Количество перевезенного товара. В диапазоне D12 : F17 находятся ячейки, значе-
ния в которых будут изменяться в результате выполнения процедуры поиска решения
Во всех ячейках установлено начальное значение 2 5. В столбце G содержатся форму
лы, суммирующие общее число единиц товара, который будет доставлен каждом)
розничному магазину.
Часть V. Анализ
в
Таблиц» стоимости п.р..овон
1 2 3 4 Ь 7 в Денвер Хьюс гон Атланта Майами Сиэтл Детройт Лек Анжелес $58~ $87 $121 $149 $62 S12B 547 ТюГ 546 $100 $30 566 $83 5115 $164 $28
9
Ю
П
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
Нужное Магазин к-во ос Амжелг г ..... _ Суммарное
Денвер 150 Хьюстон 225 Атланта 100 Майами 250 Сиэтл 120 Детройт 150 g a с) a a а г j qa я х) х) а х - Ч й я а я я я ) ,— 75 75 75 75 ' 75
Итого 995 ISO ISO 150 75 450
Товарные >»п»сы
Начальные запасы: дед
Остаток: 250 200
^Стоимость перевозок: $ 15125 $ 8 300 $13 750 $37175
25
26
Рис, 37.11. На этом рабочем листе определяется наиболее Оешевый способ перевоз-
ки товаров со складов в розничные магазины
Товарные запасы. В строке 21 содержится информация об общем количестве това-
। ров, находящихся на каждом из складов. В строку 22 введены формулы, по которым
вычитается количество перевезенных товаров (строка 18) из общего числа товаров,
находящихся на складе.
Вычисляемая стоимость перевозок. Строка 24 содержит формулы, по которым вы-
числяется стоимость перевозок. В ячейке D24 содержится приведенная ниже формула,
которая была скопирована в две ячейки справа:
=СУММПРОИЗВ(СЗ:C8;D12:D17)
Эта формула вычисляет общую стоимость перевозок с каждого склада. В ячейке G2 4
подсчитывается итоговая стоимость перевозок для всех заказов.
Процедура поиска решения находит такие значения диапазона ячеек D12 : F17, при которых
розничный магазин будет получать желаемое количество товара и общая стоимость перевозок
будет минимальна. Другими словами, нужно минимизировать значение, находящееся
в ячейке G24, изменяя значения диапазона ячеек D12 : D17 с учетом ряда ограничении.
Количество необходимого товара для каждого розничного ма! азина должно равняться
количеству перевезенного товара (другими словами, все заказы должны быть выполне-
ны). Эти ограничения представляются следующими условиями.
C12-G12 C14-G14 C16-G16
C13-G13 C15-G15 C17-G17
^йава 37. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения
739
= 0
F13^°
п4> 0
F15? о
F16^0
F17?Lho быть отрицательным (н
-гиачения в
• 3
возка
ограни^
Г12>*0
»13’ о
DlS’*
р16>’°
Di7’=°
- ^ичесгв^о
отрицательными. Иначе rOft
„« ^ро7о »'Р— 6“СМ<’,;'Ч
, «"ейКа? я»4'"’1 „слое"”'11' ‘'
....
*иия £12”°
61Г 0
6it;=o
' е;г»°
ei,>
El7’
я кая^а*"
да1ВГ» Н^ИГ”,И’ „2,-0
не7 _гжа решения, попытайтесь найй. u
в22’=0 омоыь10 процеАзначения в диапазоне D12 •. F17. Не
с ohTbPV^10 ЗН 1пго поэкспериментировав, вы ОбнаЛ
провеР^^циосло*^ „ожиьге этапов, поскольку
'««’’’“""^ения- яййм»зоамь1хсл йинфОрМац„ищмн,Ие>1
O'""11 по«^' пялил »«й "е^ие№ будет продолжаться ИИ11,
время, н°
везти то.
ловиями-
D22>=°
и
Итого
500
19
«пасм-
Остаток-
21
$24 37=
$ 15000
S 16140
23
3*
150
375
ЛОО
130
Бостов
$108
$100
$57
$83
$164
$38
100
250
120
150
995
$47
$46
$30
$66
$115
МАТ АЗИН
ленвер
26
Суммарное
к-ео
150
О
„еоевозО’'
ТОИМОСТ®
Рис.
ХбЮСТО*
дтлаита
макам*
Сиэтл
товара
Бостов
О
о
о
225
Нужное
к-во
150
225
100
250
120
150
«5
100
25
О
О
350
тапас*’
350
О
к-во
осАижем
150
О
О
120
О
270
перевезенного
Сент-Лув5
о
I Денвер
| Хьюстон
i Атланта
Майами
Сиэтл
о
ди*ел^
$58
$87
$121
$149
$62
Тэблицз сто
— „ с "Р»*^ "°“СКа ^е"ии
37J2. Решение, полу -----------------
740
fl стоимость перевозок составит 55 515
Я601 оВлетворены- Обратите внимание на т Д° 1Я'' Г|РИ Этом все пагребносз и ма> азинов
< товары буду г поступать как из Ош и°' Что в Р°зиичный магазин. находящийся
3 ^нт-Луиса, так и из Бостона.
принятия решений представляет собой сложный и
ере#0*0 пои желании узнать побольше об этом инстРУмеит, и в этой главе зло средство описано
0^TUe' Systems”: тве **°**Дуется обратиться к веб-сайту компании
goiver•com
„ компания Frontline Systems разработала сорпт™ п„,
^еНН° некоторые обучающие материалы и бол^Х^Х™ зт0м
име1° Родство, которое можно загрузить. Кроме тогпХ ^-И талезной ин^ормации' аииомая
Ех«1. когорт ««олякярешан
распределение ресурсов
В этом разделе рассматривается пример, который можно отнести к категории идеальных
и пля решения с помощью метода поиска петншй п к категории идеальных
задач ДЛ г сплтКг, Ка Решении- По существу, в задачах подооного
типа определ мизации объемов выпускаемой продукции в зависимости от
имеющегося количества ресурсов. На рис. 37.13 показан пример такого расчета для компании
по производству детских игрушек. ’
А 8 С Ког 0 ипания Е XYZToy< 5 1ПС. G Н ‘ J *
2 Потребность в материалах
Игрушка Игрушка Игрушка Игрушка Игрушка Исх. к- Исполь
3 Материал А в С D Е Остаток ВО 1. к-во
4 Красная крас 0 1 0 1 3 625 ” 250 375
5 Синяя краска 3 1 0 1 0 640 ’ 250 390
6 Белая краска 2 1 2 С 2 11Оо’ 350 750
7 Пластик 1 5 2 2 1 875 ’ 550 325
8 Дерево 3 0 3 5 5 2 20с’ 800 1 400
9 Клей 1 2 3 2 3 1500 ’ 550 950
10 Уд. прибыль $15 $30 $20 $25 $25
11 К-во 50 50 50 50 50
12 Прибыль $750 $1500 $1000 $1250 $1250
Общая
13 прибыль $5 750
14 ® (Ctrl) -
15
Рис. 37.13. Применение процедуры поиска решения для максимизации получаемой прибыли н уто-
пиях ограниченности ресурсов
Рассматриваемая компания производит пять видов игрушек, для которых используется
шесть видов материала в различных количествах. Например, для выпуска игрушки А требу-
ется 3 единицы голубой краски, 2 единицы белой краски, I единица пластмассы. 3 единицы
Древесины и 1 единица клея. В столбце G показаны текущие запасы каждого вида материала.
В строке 10 показан доход от производства одной игрушки каждого вида.
Гла®а 37. Анализ данных: подбор параметров и поиск решения
741
. я Ц диапазоне В11 :Я1, >тц
.п-пмпек иах0Д111 «ска решения. 1 (ель данцОГп 1 Ме’П1ч
.......— ..... ::^<ч
раз и будут определяться . ресурсы. 1 м11. с помощью процедур,. , *l*ii .
определить, как нужно pact в13. ДрУ”,М\\хОДИМо изготовить каждую иГг.°"Ска н’'
были, которое находится к0Л11честве ш _ - примера сравнительно
шений будет определено, в каком чСНия для а и п %
получения максимальном прибыли. одуКции уходило только и
. Нужно .^...чн.ь, -«*•. можно достичь, указав, чк, зна.,ен>4
к наличии количество 5ОЛЫПС или Р1'»'"’1 ну 11 Ч.
дон кчейке столбца I должны О" . в(, должно 6ь11Ъ отрИца1ел
Количество "Р»“'«Я‘^”"ва"Ся в «ИЯ»Й яче0КС СТР°К" 11 ЛМЖ"Ь| 6Ыть Л.
можно достичь, указав. 1це
или равны нулю. чеНные с помощью процедуры поиска р
"аюнМаЛЬНУ"е,П^№РХ»»а"“ полностью.
£ £
Компания XYZ Toys Inc.
На .
В таблице показано, какое
лучить I-----
все ресурсы, кроме
н
G
в
А
1 л 3 4 5 6 Материал красная крас Синяя краска Белая краска Игрушка А 0 3 2 Потребность в материалах Игрушка Игрушка Игрушка В с D 1 ° 1 1 0 1 1 2 . ° Г -> 1 7 Игрушка Е 3 0 2 1 Исх. к- 1 во 625 " 640 Г 1 looг 875 Г Исполь з. к-во 625 640 1100 875 Остаток 0 0 0 0
7 Пластик 1 О 1 И 2 200 1 353
3 Дерево 3 0 3 5 2 5 3 2 200 1500" 0 147
9 Клей 1 2 $25
10 Уд. прибыль $15 $30 $20 $25
и К-во 194 19 158 40 189
t ? Прибыль $2 903 $573 $3168 $1008 $4 713
Общая
13 прибыль $12 365
Рис. 37.14. С помощью процедуры поиска решения определяется, как использовать ре-
сурсы. чтобы максимизировать общую прибыль
Портфель ценных бумаг
В этом примере показано, как использовать процедуру поиска решения, для того чтобы по-
мочь максимизировать доходы от портфеля ценных бумаг. Портфель содержит несколько инве-
стиционных проектов, каждый из которых приносит различный доход. Кроме того, можно на-
ложить несколько дополнительных ограничений, которые помогут снизить риск потерь и пра-
вильно распорядиться капиталом. Без таких ограничений подобная задача решается очень про-
сто нужно вложить все свои деньги в предприятие, приносящее наибольший доход.
В этом примере используется гипотетическая модель кредитного союза — финансовой ор-
ганизации, которая принимает деньги от своих чпит» „PUni дРУгИМ
___ _ ' «v от Vi своих членов и выдает ссуды под проценты дю
членам, выдает кредиты банкам и осуществляет Htwrrmmi Пясть дохода
этсстляет некоторые виды инвестирования. Часть д
Часть V. Анализ да^
742
1Я,.С(ЦН"» перераспределяется между ч.ЭД1ами
or доли их депозитных вкладов. °Р,анирщии в виде <)ини()еш><>н. кою
Р<’')а1’иСЯ'.,01етический кредитный союз должен пои
p^'rjTO1 |И .| )1Ц11Й- Кроме того, правление может • • ае^’ЖИва,гся нескольких правил, касаю-
чсЯ и1’РСзПляк’Г ограничения для данной задачи 1кхк°пько своих правил Эги вра-
.. 4 и с-осг*’ ,11Иально для этого примера Й ^ИС' показана рабочая книга, кспо-
сп _______________________
))( с
Объем портфеля:
2
3
в
55 000 000
С
4
5
6
7
3
9
Ю
11
12
13
Инвестиу!^--------------_________
^^говлю новыми автомобилями
в торговлю подержаными автомобилям*
е недвижимость
рискованные ссуды
С.и><овские кредиты___________
ИТОГО______________________
а, Объем
6.90%
8,25%
8.90%
Н,00%
—_ 4.60%
1000000
1000000
1000000
1000000
1000000
$5000000
Суммарный 8,33%|
69 000
82 500
89 000
ВО ООО
16 000
$416500
*
утфеля
20,004
20.00%
20,00%
20,00%
20,00%
100,00%
„,,,. 17.15. Рабочий лист для решения
иредитпого союза аксшюации ЛаоОм от иквестичт
Ниже перечислены ограничен™. коТОрых нео6хвдиХ10 придсржймтьс, „ри
с портфелем ценных бумаг стоимостью в 5 млн. долл.
Сумма инвестиций в предприятия, торгующие новыми автомобилями, должна быть,
по крайней мере, в гри раза больше суммы инвестиций в предприятия, торгующие по-
держанными автомобилями, поскольку торговля подержанными автомобилями — бо-
лее рискованное дело. Это ограничение записывается так: С5>=Сб*3.
Ссуды на автомобили должны составлять, по крайней мере, 15% от полной суммы
портфеля. Это ограничение записывается так: D14>=0,15.
Негарантированные ссуды должны составлять не больше 25% от суммы портфеля.
Это ограничение записывается так: Е8<=0,25.
Банковские кредиты должны составлять, по крайней мере, 10% от суммы портфеля.
Это ограничение записывается так: Е9>=0,10.
Все инвестиции должны быть больше или равны нулю. Иначе говоря, задача требует
пяти дополнительных ограничений, которые обеспечивают, чтобы ни
няемых ячеек не стала отрицательной.
Изменяемые ячейки — С5 :С9, а цель данной задачи— максимизировать общий доход.
Указанный в ячейке D12. В изменяемые ячейки введено начальное значение 1
ли запустить процедуру поиска решения с этими параметрами, то будет получен результат
показанный на рис. 37.16. При этом общий доход составит 9.25%.
одна из изме-
000 000. Ес-
®а 3Z Анализ данных: подбор параметров и помех решения
743
1 л 8 $5000000 С О г
1 Объем портфеля.
2 1 с
? 1 Объем (% прибыли инвестиций Прибыль % -Л2£1$еля^
5 В торговлю новыми автомобилями 6 8 торговлю лсдержаными автомобилям» 7 8 недвижимость 3 Рискованные ссуды Г 6,90% 8,25% 8,90% 13,00% 4,60% 562 500 187500 2 500 000 1250 000 500 000 38 813 15 469 222 500 162 500 23 000 1225%' 3-75% 5°-00% ^ОО^ _J:0o,oo%
10 итого __ $5 000 000 $462 281
12
[Суммарный 9,25%]
21
Рис. 37.16. Результаты оптимизации портфеля ценных бумаг
744
Часть К Анализ данны*
^пользование
iiaKeTa анализа
Ml ОШНОС1Ь программ Зднг_,
||\у11 ся сложностью задач ' Р "И|>Ч таблиц „„
„оМошыо. В Excel для решения’ м°«"° Реи^Г™"'
надстройка Пакет анализа, кото„м ,х задач "релусмот^"’1
пользовании, но достаточно мошХ"'*4'^ прос^“
финансовых, статистических, инжене ' T®T8a Решен?
научных исследований, образов,задач н 10£
Н,Ми«"опПДрупи
ГЛАВА
В этой главе...
Обзор пакета анализа
Установка пакета анализа
Использование
инструментов пакета
анализа
Обзор пакета анализа
Инструменты пакета
анализа
Пакет анализа это надстройка, обеспечивающая доступ
к аналитическим процедурам, которые не встроены в саму про-
грамму Excel.
» В предыдущих версиях Excel надстройка Пакет анали-
за заметку за содержала также большой набор разнообразных
г функций рабочего листа. В Excel 2007 эти функции вклю-
чены непосредственно в программу, и теперь для работы
с ними не требуется подключения к Excel надстройки
Пакет анализа.
В инструментах пакета анализа представлены возможно-
сти, которые могут оказаться полезными для широкой ауди-
тории пользователей, в частности связанных с наукой, инже-
нерным делом, образованием (не говоря уже о тех, чья дея-
тельность связана с финансами и предполагает расширение
стандартных возможностей электронных таблиц).
Ниже представлен список типов анализа, которые можно
проводить с помощью средств пакета анализа (каждый из
этих инструментов подробнее рассматривается далее в главе).
• Дисперсионный анализ (три вида).
• Корреляционный анализ.
* Ковариационный анализ.
и Описательная статистика.
Экспоненциальное сглаживая
F-тест.
Анализ Фурье.
Гистограмма.
Скользящее среднее.
Генерация случайных чисел.
Ранг и персентиль.
Регрессия.
Выборка.
t-тест (три вида).
z-тест.
в Excel много новых возможностей. оДн
Как ,-иин.. ™ ““"Р*3 'fXopnx случаях для выполнения .ычиелеч^
процедуры имеют ограничен^,
SX собственные формулы.
Установка пакета анализа
Средство Поиск решения — это надстройка Excel, и ею можно воспользовать
том случае, если она загружена. Если в группе команд Данные^Анализ присут Ся л,1Шь в
манда Анализ данных, значит, данная надстройка уже загружена. В противном с СТВ^'ет to-
бы загрузить эту надстройку, выполните такую последовательность действий лУЧае, ЧТо
1. Выберите команду Файл^Параметры.
2. В диалоговом окне Параметры Excel щелкните на вкладке Надстройки
В нижней части вкладки в раскрывающемся списке Управление
цию Надстройки Excel и щелкните на кнопке Перейти Откг^~т.ВЫберите °п-
окно Надстройки. Р ся ДИалоговое
В диалоговом окне Надстройки в списке Доступные надстоойкм ,
флажок Пакет анализа. Р ИКи Установите
Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Надстройки.
Нажав комбинацию клавиш <Aft+T1>, можно получить более быгтпмй а
вому окну Надстройки. быстрый способ доступа к диалоге-
3.
4.
5.
Совет
Использование инструментов пакета
анализа
Пользоваться ппоцелупяии
холимый им 06 Иа рис 381 Затем прокрутите ° Ы открыть диалоговое окно Анализ дан-
^висяХХ7^еНТ- ^елкните «а кнопХ^ИкепПРеДСТаВЛеННЫЙ список, чтобы найти необ-
ЯШеС °7 Йы^нной процедуры. °ПКС °К’ после чего появится новое диалоговое окно.
746
Часть V. Анализ дэ^
о
Анализ данны,
Цистру менты аиллим
Одноф*гторньЛ диспероюммый ьмдлиэ
д^ухфвктсрнын дисперсионный акели с повторениями
Двухмоторный дисперсионный онеод 6е> повторе»**
Корреляция
Ковариация
Описательная статистика
Экспоненциальное сглаживание
Двухеыборочкый F-тест для дисперсии
Анализ Фурье
Гистограмма
------------------ mra-ff " I
Рис. 38.1. Выберите нужный инструмент в диалого-
вом окне Анализ данных
обычно требуется определить один или несколько
пн ячеек с выходными результатами (часто rinr-r^-™31^301408 ячеек с исходными данными и
ДиаПа’ чтобы результаты анализа помещались на °ЧНг укаэать ОДНУ ячейку). При тгом можно
У^^ой процедуре требуется указать разное котич^ Р3604^ листе или в новой рабочей кише.
0 окнах есть опция, с помощью ХХк^ ДОПОЯШ"^НОЙ Во многих
заголовки. Если заголовки присугсгеХ то^ТГ^’ ™ ® ^ном
даЯН он включая заголовки, и указать проеме ™ необходамо 8вес™ на весь
диапазон, р i 6vner исппгп^™ рограМме’ 470 заголовки находятся в первом столбце или
первой сгро м пазличиые Tb J™ заголовки в создаваемых ею таблицах. Большинство
^сгрументов имеет также различные опции, влияющие на вид результата.
В некоторых случаях процедуры анализа вычисляют результат с использованием формул. Поэто-
внимзние! му при изменении данных результат изменится автоматически. В других процедурах результат
анализа выдается в форме фиксированных значений, так что если изменить данные, результат
останется прежним.
Инструменты пакета анализа
в ЭТОМ разделе описан каждый из инструментов пакета анализа и приведены соответст-
вующие примеры. Недостаток места не позволяет рассмотреть каждую опцию в этих проце-
дурах. Но если вам потребуются некоторые сложные инструменты анализа, вы. конечно, са-
ми во всем разберетесь.
На CD-ROM Результаты применения всех инструментов, обсуждаемых в згой главе, можно найти на прила-
гаемом к книге компакт-диске.
Дисперсионный анализ
Дисперсионный анализ— это статистический тест, который опРел^’^_аЗЯ™мояГ-
больше выборок из одной и той же генеральной совокупности, помо
но выполнять дисперсионный анализ трех типов.
Однофакторный дисперсионный анализ. Простой дисперсионный анализ с исполь-
зованием только одной выборки для каждой группы дан
Двухфактопный анализ с повторениями. Расширенный дисперсионным анализ с не-
«ол’ь™^ выборками (или „О^КИЛМ») ЛЛ« каждой группы данных
• Двухфакгорный внвлил вовх.рвви». Расширенны» двелерсиопвыи .НМи, о од.
ной выборкой для каждой группы данных.
— ------------ ... —--——----------- 74 j
Глава 38. Использование пакета анализа
Ha PW. .33.2 — -="^™=ХСХИО“'<О- а-^,3
р Альфа определяет статисти4 ___
ОКНО
'«Il
ОД’
43
' 42;
41'
50.
26
33J
'i??
51
13
J6
269
41
42
3«
43
35
37
289
32
56
53
28
43
за
|в1в4^*”*МП:
|$Д|1:|О$8
(• по столбцам
С по строкам
-Ид
j Г“ МеткЯРп*рв°*
! 6Л^-Р[71-
П^-гр***0*4 ’
и
‘ Г Нсе^ рабочий лист; ,
! С Новая рэбомея книга
дисперсионного анализа
Рис. м.2, смре^""1 Х'"'4' дисперсию для каждой из четырех 8ы6о
„ы пред^ХТ- Р-СТа™СТ“И (М₽0ЯТН '
величину F. критические
Корреляционный ai
ется в статистике для оценки степени записи
КмффиЧ^ максимальные значения одного набора да™ых
Х W La™™ данных. Например, если fi у этих наборов положительная кори.
"в'^нХахснмальными значениям который лежит в интервале от-1.0
ляния. Степень корреляции выР331^ , о (полная положительная корреляция). Нулевой
(’„’Хя отрицательная „а6ора „скоррелированы (это часто принимаете,
коэффициент корреляции озн я паннЫх независимы).
какподтверждение того, что наборы 8 3 Вам нужн0 определить входной
Диалоговое окно ^юбого количества переменных, сгруппирован-
ных по строкам или столбцам.
Q
О
(мл
; Ммхмвп
- Кхам
68 5
65 О
73 2
176
Л 32
J37
199
-. Юаня
<56 9
6? 1
101
14.
226
179
1«
1«
О
с
а
о
О
"о
90
90^
8L
90
1?°-
78
JG
' Й’
92
7G
69
80
89
86 134
8Г~ 122
к
79
&Z
Й _
М_.
и.
86 _
’ 60
М ’
”~м’
77
3 Н L _
----ЕИЕ
И. _?;
31" 67:
2__в;
=1
Ы>1
.....^\
145 _
109
132j_
JT6~1
1 *вз
Ля
13.2
" ?44_
1Й _
157 ’
98
79
18
_64_
100
74
' 36
12
W
23
“J
.-Вход»** д**<ые
, вводной интервал'.
' fpynr»voe***-
г OpeWTpto* вЫРОМ
! О выходной ►*ххвР**п'
Г Номй рабочая в»*г6
fallen Sd ;
& ПО СТОЛИЦ**
г«с,оо«и .«ЕЕ.
* Жемя
D
0
рис. 38.3. Диалоговое окно Корреляция
748
таТ представлен в виде коРреЛяии “
Ре3^оедянии для каждой пары переменных " МатРИЦы’ 11 которой содержатся коэффини-
Обратите внимание на то, что в резиЛЬТИ
/ етку формулы для вычисления результатов Поэтни**1^ КО|5РелЯ4Ионной матрице не используются
> , рица останется неизменной. Для создания коо^™ Данные изменились, корреляционная мат-
новляется при изменении исходных тш.., ко^)еляционной матрицы, которая автоматически об-
“““•«™«полмовт.фундаю КОРРЕЛ
КоваРиационный анализ
использовании средств ковариационного я
Пр1пионной матрице. Ковариация создается матрица, аналогичная
к0рРбЛ* пы точек данных от их средних Кая и ЭК среднее произведения отклонений
X спайных корреляция, она намеряет степень зависима
д^вляютсятоТле изменения6 исхотых'^нныТ ”м РИуЛьта™ “>“P™uho"»wo
„ обновД тняпась бы пос пр и->^ Ных> Матрицу ковариаций, которая автомати-
яе „„посчитывалась оы после изменения исхппиии „„ г
чесКй ае kqbap Х0ДН“х даннык, можно вычислить с помощью
Описательная статистика
с помощью того wc™t пакета анализа создаете» тв&пща с некоторых» стандартными сппи-
яическими параметрами данных. Диалоговое окно 'лото средина анализа поытзан^нариГз8.4.
А
юбереиь»?,
9 __
10 _
12
13
14
В
с
Запад Q Вост, нобере«в]
35 41 52;
32 35 29:
46 36 43
57 45 . 2 «i
45 44 28!
28 62
60 61 371
37 62 32;
34 36 37:
33 52 41:
37 46 54:
32 52 44'
42.
48;
16
17
is
20
38
41
_38_
42
29
40
37
38
28
SO
,52
48
38
50
47;
39!
40
41:
\П
и
D E~------------— -----------—
_ -Зол. Побережье____Средний Запад бостг. Побережье
Среднее 39.25 Среднее 46 Среднее 41.15
Стандартная ошиб 134801 Стандартная ошиб 2,15763 Стлндаргчал здмб 1.5М87
Медиана 373 Медиана 45Д Медиана 41_5
Мода 37 Мода 52 Мода • 37
Стандартное отклс 8,26454 Стандартное стклс 9/42561 С’эндархное стчлс 6,99831
Дисперсия всяборх 68-3026 Дисперсия веябор: 8&.М21 Дмспеоом вмбовк 48.9763
Эксцесс М7266 Эксцесс -0,477 Эксиесс -С-28СЗ
Асимметричность L1B011 Асимметричность G.14121 Дсммметринмость -0.2486
интервал 32 интервал 34 интеова/ 26
Минимум 28 Минимум 28 Минимум 28
Максимум 60 Максимум 62 Максимум 54
Сумма 785 Сумма 920 Сумм» 877
Смет 2С Снег 2С Сче’ 2С
Наибольшим»!; 60 Маибояьи.-ий(1; 62 наиболы4,*й-1> 54
Наименьший;^ 29 наммемьш«й'2; 35 наименьший’!; 29
Уровень надежное 3.86792 Уровень надежное 4 4Ц32 уровень -Мявежнос 3^7531
Рис. 38.4. Диалоговое окно Описательная статистика
Поскольку выходной результат состоит из зна^изменя^ся.^Иначе при-
использовать только в случае, если вы уверен , статистические данные можно также
Дется заново выполнить всю процедуру анализа. Эти статистичес
вычислить, используя соответствующие формулы.
^лава 38. Использование пакета анализа
749
Экспоненциальное
мй на данных предыдущего периода и Ск
_ метод прогнозирования, основан^ предыдущего периода. Можно опреде^Ре^
прогн зы р°’%^
С помошью )ГОЙ прш«УР“’формулы автоматически обновляв,
затухания. Поэтому при изменении
F-тест (для сравнения дисперсий)
двух выборок. Диалоговое окноэт^______--__---
Двухвыборочный F-тест для дисперсии
окно ЭТОГО теста
с
G
9
5
6
8
fnwmwlfl Группа Д]
- 96 39:
78_
72 л
78 481
65 " 51]
66 42i
69 44;
87 41
68
*0
il
t. Переменная 2
Среднее 75,44444 46,66666667
дисперсия 109,5278 25
Наблюдения 9 9
df 8 8
F 4,381111
p(F<=f) односто 0,025855
F критическое с 3,438101
13
Рис. 38.5. Диалоговое окно F-mecma
В результатах анализа приведены среднее значение и дисперсия для каждой из выборок
величина F-статистики. критические значения F-статистики и ее значимость.
Анализ Фурье
С помощью этого средства выполняется быстрое преобразование Фурье для диапазона
данных. Диапазон ограничен следующими размерами: 1, 2, 4, 8, 16, 32, 64, 124, 256, 512 или
1024 точки данных. Входные и выходные значения этой процедуры могут быть комплексны-
ми числами, представленными текстовыми строками (а не числовыми значениями).
Гистограмма
а процедура полезна для анализа распределения данных и построения гистограмм
тД ИКа эм”иРическо” плотности вероятности). В качестве исходных значений нужно Ука"
каж-г гг Лит>^тДИ«ПаЗОН И интеРваль| значений. Интервал значений определяет границы Для
чески схппяс-г°п Ц°В гистогРаммы- ^сли не указывать интервалы значений, Excel автомата
стся п<Гследужнпей<ф<^муле^СПР€ДеЛеННЬ,е Ра™ер ИНТерВаЛа
- г МАКС 'входной,диапазон) -МИН (вхОдной_диапа3он) ) /10
Часть V. Анализ
лиал°говое ОКИ° Гистограмма показано На рис 3« 6 й
Ди и преДУсм0ТРена сортировка резуигио ~ Н качсстис дополни 1ельной во>
кажДЬ'И интервал. РУМимей диш-раммы по частоте попадания
__—0
*____
62,7°32
61.!*44
48,4459
Дб,4671
55,0198
59,1084
54,5061
66,639
53,0802
43,1949
49,663
51,4588
55,924
47,2721
55,2575
47,9575
54,4188
50,6749
51,1567
21 43,6882
22 60,5192
23 56,4548
24 61,6604
25 53,4031
26 62,5795
27 46,5224
61,7967
35,4543
61,4078
49,1092
46,8015
33 49,4497
48,7536
56,5109
51,6784
46,613
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
28
29
30
31
32
34
35
36
37
С 0 Т”
Нормой Чостота теге >Q/?bHblir
32,7379 1
36,128 5 5,00% 56,4686
39,5181 6 10,00%
42,9082 9 17,50% 59,8587
46,2983 12 27,50% 46,2983
49,6884 16 40,83% 42,9082
53,0785 24 60,83% 63.24ЯЛ
56,4686 21 78,33% 39,5181
59,8587 16 91,67% 36,128
63,2488 9 99,17% 32.7379
Еще 1 100,00% Еще
^opnomg tfne,
24
21
16
16
12
9
9
6
5
20,004
37.50%
50,834
M.174
74.174
81,674
89.174
98.33%
99,17%
1 100.00%
Гистограмма
W
Рис. 38.6. Средство Гистограмма позволяет проводить анализ распределения Ланных и прео
ставлять их в графическом виде
Если установлен флажок Парето (отсортированная
должны находиться только
значений появятся формулы, то сортировка в * _ Гистограмма не использует
» в рабочем листе появятся ннме.То^уетея повтори
формулы, поэтому, если вы измените каки -
процедуру для обновления результатов.
Дополнительная 0 других способах построения распределения частот см. в главах
информация
751
^лава 38. Использование пакета анализа
г^ллкзяшее среДнее я сглаживания очень изменчиво
СКОЛЬЗ Щ еднее полезН° Совместно с построением диаграм?
Средство Скользящее Рвать эТ0 средств скользящего среднего по заданномуЧе!
данных. Лучше всего «^оМО1ЦЫо вычислен* еднее позволяет обнаружить теНд * К<Х
выполняет сглаживание сК0ЛьзяШ Рроса данных. ЦЧ
сгву значений. Во мно боЛЬ* скользящее среднее. В нем можно 0Ппе
горые иначе сложно^заме окно С К среднего. Есть Ред^
На рис. 3^.7 показан мых вычи помещает формулы для оПреде "Ци5Х
количество значении погрешностей, ^ ^ящего среднего. Значения стаНд?>
вычисления стандарт и вычисления настоящИми значениями и вЬ1ч^
-х Еда| сомасг формулы-ссыл^:-
ми средними. При иихик » т »>
указанный модной диала»"-
в
c
0
G
F
H
E
112
111
161
154
106
67
193
170
78*
1П‘
140'
202*
151 ’
Нй’
124*
134 х
194 '
115
205^
5б"
162т
129"
161'
150 '
154 х
12$'
66 "
152 х
*</Д
*/Д
вН/Д
•н/Д
-К/Д
-Н/Д
«н/Д
135.7
136Л
147.6
144.6
140
1424
147,1
147,2
145,5
149.2
1526
144.2
140.2
136
143,3
145,9
147,9
141
132.2
136,9
эю
Скользящее среднее
250 :
200
100 j
50 i
Данные
----Реально
----Прогноз
!
0
Рис. 38.7. Диалоговое окно Скользящее среднее
Обратите внимание на то, что несколько первых выходных ячеек всегда содержат значе-
ние ошибки #Н/Д. Причина состоит в том, что для вычисления среднего этих начальных зна-
чений недостаточно исходных данных.
Генерация случайных чисел
Хотя в Excel и предусмотрена встроенная функция для вычисления случайных чисел, тем не
менее средство Генерация случайных чисел является более удобным и гораздо более гиб
ким. поскольку оно позволяет определять тип распределения для случайных чисел. На рис.
752
Часть V. Анализ дан^
' диалоговое окно Генерация слуЧайнЬ1х
от выбранного типа распределения чисел. Ьго параметры
.и**"*
изменяются 8 зави-
?' Число оерененны-:
'^исло случайных чисел:
£аслределе«ие:
; Параметры —
j Вводной интервал значений и еерятнхтей-
! 1
Рдисгв%тное
~нанг ।
Случайное рассеивание-,
-Параметры вывода
i С* Выходной интервал:
j Р Новый рабочем гмст:
:: 1 Г Новая рабочая pare
Рис. 38.8. Это диалоговое окно позволяет генери-
ровать наборы случайных чисел, подчиняющихся
различным вероятностным законам
В поле Число переменных указывается необходимое количество столбцов, а в поле
ЧИСЛО случайных чисел нео ходимое количество строк. Например, если нужно получить
200 случайных чисел, расположенных в 10 столбцах и 20 строках, введите в эти паля соответст-
венно числа 10 и 2 0.
Поле Случайное рассеивание позволяет задать начальное значение, которое будет ис-
пользовано программой в алгоритме генерации случайных чисел. Обычно это поле оставляют
пустым. Однако если необходимо генерировать одинаковые последовательности случайных чи-
сел, задайте рассеивание в диапазоне от 1 до 32 767 (допускаются только целые числа). Из рас-
крывающегося списка Распределение можно выбрать одну из перечисленных ниже опций,
Равномерное. Генерируется последовательность равномерно распределенных слу-
чайных чисел в заданном интервале. Необходимо указать верхнюю и нижнюю грани-
цы интервала.
Нормальное. Генерируется последовательность случайных чисел, соответствующих
нормальному распределению. Задается среднее значение и стандартное отклонение.
Бернулли. Генерируется последовательность случайных чисел, принимающих только
значение 0 или 1, в зависимости от заданной вероятности успеха.
Биномиальное. Генерируется последовательность случайных чисел, соответствую-
щих распределению Бернулли для некоторого числа попыток, с заданной вероятно-
стью успеха.
Пуассона. Генерируется последовательность случайных чисел, соответствующих рос -
пределению Пуассона. Это распределение характеризует дискретные события, про-
изошедшие в интервале времени, где вероятность одного сооытия пропорциональна
размеру интервала. Параметр Лямбда — это ожидаемое количество событий в интер-
вале. В распределении Пуассона Лямбда равняется среднему, которое совпадает
с дисперсией.
Глава 38. Использование пакета анализа
753
......““"-x
, Эта ог11,“" Обуется »ч0-” °" „ром - вероятности каждого “»6ц
Ранг и персентиль „о^—,—
ошью —я с рмг и ПЕ₽СЕНТВД ь> 4
С помощью эти из заданно к(УгоРые
<м^я каждого^Excel (этотсФУН-
с немощью Фикции
0H3
регрессионный анализ данных рабоЧег
Регрессия выполняется ЦИЙ и построения прогнозу
И «, «едст»а РаР ,ь««с» Д»я для того, чтобы как-то связать w
С ПОМО « /&есси» ““Средству прибегают д>
листа <Р« З8’’чень часто к «о»% собой чисел_ имостн одного диапазона данних
шихмоде®“ °ч“ связанных «е"Увь1ЯВить стиКИ^„,х диапазонов данных (независим,
на первый «г”““ виалнз поз»°дает „ескольких W ользованием значении, вычвс.
Регре«ио“ни от „дного ил математичеда создания математической модели
(зависимая перем исимость исПОЛьзовать которое определяется различными
переменные). Зав рдения мо переменной, Q помоЩЬЮ этого СреДСТВа
;= -—-
значениями одно" яда м„»сст
^ТХ^«^0СТЭТКВ-
числясь n v
Справка
рис. 38.9. Диалоговое окно Регрессия
ок
Отмена
годные А****
. ««*>** интврвал'*:
Вхмной первая Х-.
, Г Метки
надежно^"'
(- уроаете
Остатки^
Г остатки
Г Схандартиаов*»**'
остатки
Г коктаита - но™*
НЛараиетры вывода
' Г Выходной интервал
{Г НОВЫЙ Рехтин аист:
; С новая ре6оч*'£*г
Г" График остатков
Г График грдбора j l
Часть V. Анализ
754
„иТв В неМ НаХОДИТСЯ ДОВОЛЬНО МНогл ,хг,„ ~
' ЦИИ’ К0Т0Рые кратко описаны ниже.
; И"те7я;' * значения и«„симой ,юремеииоВ.
* В’0’"О*е^мТенных ““М“° •««, содержаизих значения не».»-
уро»еНЬ «адеЖИОСТИ- УР°вень надежности ддя регрессии.
|£оНста11Та нстант^Гэто^ ДаНН0Й опции Установлен, то регрессия будет содер-
жать нулевУ nnvrwMM спп НаЧИТ’ Что линия регрессии будет проходить через на-
чало коорди , РУ вами, когда значение X — нуль, предсказанное значение
у будет тоже нуль).
Остатки. Эта опция определяет, включать или нет остатки в выходной диапазон. Ос-
maw1™ — ЭТ° Разносги межДУ наблюдаемыми и предсказанными
значениями.
иопмальная вероятность. Эта опция предназначена для построения анаграммы нор-
• МОЛЬНОЙ вероятности.
Выборка
с помощью средства Выборка мож„„
30иа входных значений. Это полезно п™, ™п“"0Л"“ть случай„ую Bkrfi
использование этого средства завЙС "^“"ожеегьом ботьшой Г™ И3 ша™-
чайный. Периодическая выборка выбил» ДВух ПаРаметров -J баэы дан««х.
заданный период. При случайной выбоп K^Oe п'е адаХ\ходн^^ ” Слу-
..... —
t-тест
ПроцеДУРа t-mecrn используется для определения факта статистически
чИя между двумя небольшими выборками. Пакет-
Парный двухвыборочный t-тест для средних. Используется
в которых содержатся данные о двух наблюдениях за одним и тем же объектом
(например, результаты вступительных и выпускных экзаменов). Выборки должны
быть одинакового размера.
Двухвыборочный t-тест с одинаковыми дисперсиями. Используется для независи-
мых, а не парных выборок. Предполагает равенство дисперсий этих выборок.
Двухвыборочный t-тест с разными дисперсиями. Используется для независимых
выборок. Предполагает неравные дисперсии выборок.
рис. 38.10 показано диалоговое окно парного двухвыборочного гтеста. В нем нужно
уровень надежности — параметр Альфа — и гипотетическую среднюю разность ме-
жду двумя средними {нулевая гипотеза).
.... значимого разли-
анализа может выполнять тест трех типов.
для парных выборок,
На
задать
ава 38. Использование пакета анализа
755
д 1 3ESEZ 2 _1 ; ,_3 5 ? 6 s 7 9 5 10 9_ it"~~~"" и 12 __ _U._ 13 12 14 _ I3 15 " ' 14 16 И _ 17 . ~ 16 14 17 1? 18 20 19 21 20 22 21 24 25 26 8 Z 7 __ 7 ~ 6 7 7 & ~ 7 67 6‘ 71 __ 74 71 •;дЯШн 71 _.б91 63 « 68 ' 67 б8, 66 __ 6?.j 53 *>. 26 __ J3)' ГО Z2 » 3 77 i 7?: 6 66j (Г 71j 8 86, L_ZZ3 S 63; 68!
двухвыборочный t-тест с одинаковыми Дисперсипми
—~~~ ----------------------
Среднее б9'619048тГс95^Г
дисперсия 16,647619 48,79048
Наблюдения 21 21
Объединенная дисперсия 32,719O4S
Гипотетическая разность сред» о
t-статистика -0,836251
P(T<=t) одностороннее 0,2039908
t критическое одностороннее 1,683851
p(j<=t) двухстороннее 0,4079816
t критическое двухстороннее 2,0210754
Рис. 38.10. Диалоговое окно парного t-mecma
Двухвыборочный z-тест для средних
Тогда как t-тесты используются для небольших выборок, z-тест предназначен для боль
ших выборок или совокупностей, при этом должны быть известны дисперсии для обоих
входных интервалов.
Часть V. Анализ
программирование
ЧАСТЬ
VI
В этой части...
если вы хотите автоматизировать рутинные операции вы
полняемые вручную, и не можете найти среди встр^н-
НЬ1Х функции Excel такую, которая выполняла бы нужные вам
вычисления, или желаете сделать что-то особое в Excel то эта
часть- Для вас. Она также предназначена тем пользователям,
которые на основе Excel разрабатывают приложения для других
пользователей. Изучаемый здесь язык VBA (Visual Basic for Ap-
plications) является мощным языком программирования, кото-
рый можно использовать для решения широкого круга задач,
возникающих при работе в Excel.
Глава 39
Введение в язык Visual Basic
Глава 40
Функции VBA
Глава 41
Основы экранных форм
Глава 42
Основы экранных форм
Глава 43
Обработка событий в Excel
Глава 44
Примеры программирования
на VBA
Глава 45
Создание надстроек Excel
^ведение в язык
Visual Basic
ГЛАВА
I'ssjl астоящая глава представляет собой во
[I И макрокоманд Visual Basic for дпп? денис 8 язык
торый является основным инструментом (VBA)1 ко'
лей, кому нужно выполнить настройку^ подьзовате-
Ехсе1. В этой главе приведены основные е аВТ0Матизацию
VBA. Вы узнаете, как записывать макппги. Ведения 0 ЙЗЫ1<е
стые процедуры. Подробное изложение т С°ЗДаВать лро’
в данной главе, вы найдете в последующих глаТах 3а7р°Нутых
Введение в макросы VBA
Образно говоря, макрос — это последовательность ко-
манд, которая используется для автоматизации некоторых
действий Excel, благодаря чему повышается эффективность
работы и уменьшается число ошибок. Можно, например, соз-
дать макрос для форматирования и печати ежемесячного от-
чета. После создания макроса просто запустите его, и целая
последовательность однотипных операций будет выполнена
автоматически.
Чтобы создавать и использовать простые VBA-макросы,
необязательно быть опытным пользователем. Начинающие
пользователи могут активизировать средство записи макросов
Excel. Программа запишет выполняемую вами последова-
тельность действий, а затем автоматически преобразует ее в
макрос VBA. В сущности, макрос является простой програм-
мой. При запуске этой программы Excel снова выполнит за-
писанную последовательность действий. Однако более опыт-
ные пользователи могут написать программы выполнения та-
ких задач, которые нельзя записать с помощью средств Excel.
Например, можно написать процедуры, которые будут выво
дить на экран созданное пользователем диалоговое окно, до
бавлять новые команды в меню Excel или обрабатывать дан-
ные, находящиеся в нескольких рабочих книгах.
В этой главе...
Введение в макросы VBA
Ленточная вкладка
Разработчик
Безопасность макросов
Сохранение рабочих книг,
содержащих макросы
Два типа VBA-макросое
Создание VBA-макросов
Запись макросов
Дополнительные сведения
“пopou,"
“°’н0 выпо"нть с "оиь"и'
».-««*лам часто w,b" иба*
с.» VBA „CTJ ИЛ» ♦«’ ’ свови ♦»РМЬ,)'
• **-"ь (»»**”' м например, если »™ нужно „оЯго„)вть
'“ „ролеЛЯ”' , „исать макрос, который »ыпол„И| *
сто в®» и^н^,“::С«“и”’йа"',0“',ж
, мт««"^,,вгоот»к'УРаие нужно выполнить некоторое дейс,
и„ор.«— пЕ;«р- -MHeH№3,w
. *-тматмзиров^ть П°”^рте записав —
* *
. х* "опьэов ателей' мал°знакомых с **
. “'Ти*—
* Х^““’К,еМ“2. „»» Раб»-™ листа. W ивоупрос,я, юши формулы
. РазрлОотл- “Т„Х-«“'*ЛШ," “'1иЫе е помощью »аи=; Макросы Excel могут
• » —«"ожени., V"P=WM"“: добавлять новые команды в строку меню.
. создать эаттоинеиим® залоговые ок» в П0Стаку ^1. были создано с
от^’^Х^Йл- »’ «"““а ^menbH° НЭ ”“№ ®“
Ленточная вкладка Разработчик
Еои вы планируете работать с макросами VBA, то вам будет полезна ленточная вкладка
Разработчик, которая по умолчанию не отображается среди других ленточных вкладок.
Чтобы вывести ил жран >гу вкладку, выполните такие действия.
I. Выбери io комаи iy Файлс>Параметры.
2. В дня.к>1 овом окне Параметры Excel перейдите на вкладку Настройка ленты
3. В окне со списком установите флажок рядом с вкладкой Разработчик.
4. ll(e.iKHHie на кнопке ОК. чтобы вернуться к Excel.
Открытая вкладка Разработчик показана на рис. 39.1.
f‘u< <9 I ВклаОха Разработчик, не отображаемая по умолчанию, содсрж нт к
спя рогаты с макросами УВЛ
Часть VI. Программирование в
760
безопасность макросов
использование макросов может Г1п
ПП1СНИС файлов или инетап .» ри 11,1 Дит ь к к,,.,
"того Microsoft добавила возможн^’ ^е₽см^<>“ХиХ '*'*?"* —
1Т На рис- 39.2 показана вкладка ПараТ^ “РаЩсн*я upXj" °Г° ^‘^ния Исходя из
мИЯ безопасностью. Для того РЫ МакРОСОВ 1MJUoi ,МНН“Х Тросами
^Безопасность макрОсов. ^«Рып это ОКИо <*н- Центр управле-
К°Д вберите команду Разра6о^и<^
^Тг-лк>чить
Г ' м, 7 • -ПКК»* с
лротраммь, р*"°‘*енд.«т.., ю!и<.,„
П*₽**|*тРы ьикроео. ...
**. р.ЧМ^о,^гч<<
Внешне* содержимое
Параметрь1 блокировки файлов
Параметры конфиденциальности
^Вйййй
Нужные й-’дмели
ж.-йьК расположения
раден
Нвдежиь.е документы
Надстройки
Параметры ActiveX
Параметры >.-акроссс
Защищенный просмотр
Панель сообщений
п₽ое,-,ет
1
fiflCK&b
Ц
Рис. 39.2. Вкладка Параметры макросов диалогового окна Центр управления безопасностью
По умолчанию в этом диалоговом окне установлена опция Отключить все макросы с
уведомлением. Если эта опция установлена, то при открытии рабочих книг, содержащих
макросы (и не имеющих цифровой подписи), макросы отключаются, и Excel выводит npeav-
преждение системы безопасности о том, что макрос отключен (рис. 39.3). Если вы уверены,
что рабочая книга получена из безопасного источника, щелкните на кнопке Включить со-
держимое в строке предупреждения системы безопасности, в результате чего макросы будут
активизированы. Excel запомнит ваше решение и впоследствии при открытии файла преду-
преждение сист емы безопасности больше не появится.
f Если при открытии рабочей книги, содержащей макросы было открыто окно редакторе Vtsuai Ва-
. На заметку S)Ci то Excel выводит не предупреждение системы безопасности, а диалоговое окно Извеще-
ние системы безопасности Microsoft Office Excel. 8 этом окне для выбора предстэд-
лены две кнопки: Включить макросы и Отключить макросы
мчэртч С**Л*"
Рис. 39.3. Предупреждение о том, что рабочая книга содержит макросы
Глава 39. Введение в язык Visual Basic
761
Й способ обойти средства безопасности макрОСОв
Вероятно, наиболее просто .‘Надежные расположения . Все рабо^""
дать несколько папок н поме"' ’ ваюТСя без отключения макросов. Пометить та^' и 4
держащиеся в таких папках, расположения диалогового окна ЦенТп > о’Л
зом папку можно на вкладке Ч.
ния безопасностью. %.
Сохранение рабочих книг, содержащих
МЗКрОСЫ ы< сохраняются в файлах с расшИре
Рабочие книги Excel. содержрабочую книгу в формате XLSX, заданном по^
Если вы попытаетесь сохранить т > т0 Ехсе] выведет окно с предупрез1*мо<
нию (этот формат не поддерживае сохранить макросы, щелкните в этом OKHe На м> По.
казанное на рис. 39.4. Если вы х документа выберите тип файла Книгя е °пКе
Нет и затем в диалоговом окне Сохранен м ниГа е
поддержкой макросов (*.xlsm).______ ____________________________
(Microsoft Excel
X
Спелукхиие компонент»
а мтем в списке Пип файла" выберите тип файла с подде^
• 'Г'”’"'* - ресенчк^^^, ^мите кно^су >
IJ чтобы дар®*’т'>*в’пс ^voe нажмите кнопку “Да"
чтобы одолжить сохрани __. а---1 ____________________
IT..... .м4-1 **
----------------------------Ф<Л™ М ^ерж,«,ает макросы
Pvc. ЗЫ- Предупре^сдение 0 ma
- Кроме того, рабочую книгу можно сохранить в старом формате 97-2003 (для которого исполняй
/Назамешу ется расширениеXLS}. Этот формат файлов может содержать макросы.
Два типа VBA-макросов
Прежде чем вникать в детали создания макросов, необходимо осмыслить следующий
ключевой момент. VBA-макрос (или процедура) может быть двух типов-, подпрограммой и
функцией. О различиях между ними рассказывается в следующих двух разделах.
Подпрограммы VBA
Макрос-подпрограмма — это нечто вроде новой команды, которая может быть выполнена
либо пользователем, либо другим макросом. В рабочей книге Excel может содержаться про-
извольное число подпрограмм.
На рис. 39.5 показана простая подпрограмма VBA. При выполнении этой подпрограммы
текущая дата помещается в активизированную ячейку и форматируется, а затем соответст-
вующим образом изменяется ширина столбца.
762
Часть VI. Программирование в Excel
4 заме^
HaCD-B0M
Рис. 39.5. Простая подпрограЛ(ма Vf)A
Язык Visual Basic for Applications не русиФииипппои
английские названия свойств методов поэтому 6 коде тросов VBA используются
стве других языках программирования) СЛужебных слов й т п- «е, как и в большин-
именах процедур и переменных Этим мпжмпТ. допускается использование кириллицы в
более понятным. - Примеч ред Н0 П0льзоваться’ «Делать код процедур
Рабочие книги со всеми описываемыми в этой главе примерами макросов находятся на прила-
гаемом к книге компакт-диске.
Подпрограммы всегда начинаются с ключевого слова Suh плгпа
маКроса (У каждого макроса должно быть уникальное КОТОаð Г”
ГВ этих скобках задаются аргументы, но еслиу полп™™ ’ ~ пара скобок-
(В ... Т Опепатоп Rnd Suh ™ " Л У ПОдаР°ГраМмы нет аргументов, они остаются
пустыми.) Оператор End Sub говорит об окончании подпрограммы. Строки, заключенные
между этими двумя операторами, составляют тело процедуры L текст м^оса.
Подпрограмма показанная на рис. 39.5, содержит комментарии. Комментарии — это за-
метки для вас, их игнорирует. Строка комментариев начинается с апострофа. Коммен-
тарий можно поместить после любого оператора. Другими словами, если VBA встречает апо-
строф, он игнорирует остальной текст этой строки.
Запустить подпрограмму можно несколькими способами.
Выберите команду Разработчик^ Код ^Макрос, которая откроет диалоговое окно
Макрос. В этом диалоговом окне выберите из списка имя нужной подпрограммы
и щелкните на кнопке Выполнить. Получить доступ к диалоговому окну Макрос
можно также, нажав комбинацию клавиш <Alt+F8>.
Используйте комбинацию клавиш, назначенную подпрограмме (если она. конечно, на-
значена).
Если окно редактора Visual Basic открыто, поместите курсор в код макроса и нажмите
клавишу <F5>.
Обратитесь к подпрограмме из другой процедуры VBA.
Более подробно подпрограммы будут описаны далее в этой главе.
Вкратце можно сказать следующее. Excel 2007 и Excel 2010 впечатляют своим новым интерфейсом, а что но-
вого предлагает редактор Visual Basic? Если вы работали с редактором Visual Basic в предыдущих версиях
Excel, то, открыв его в Excel 2010, окажетесь в знакомом окружении. Microsoft оставила редактор Visual Basic
без существенных изменений. Язык VBA претерпел некоторые изменения, аккумулирующие новые средства
Excel. Но в редакторе Visual Basic нет новых средств, панели инструментов и меню остались прежними.
^ава 39. Введение в язык Visual Basic
ФУНКЦИИ VBA функция. Функния всегда возвра
4 процедуры VBA Функция рабочем таблицы). Функцию Уйд^Нь
Вторым типом! ро и обычная ФУ ать в формулах рабочего листа М(Ч'
венное значение (так ** VBA или ислол1а точн%
запустить и^Г^Дункнии рабочих ^®льзователем функции рабочего листа И *
^н'Грн’Х "»«" аргумент- Эта функция вычисляет ку6иЧеск о,
k Н _ кубКорень. она имеет одинi р jaM обратите внимание на то, Что * >е)(.
SZ™ арпмента- Функи.™ „^аннинаегся оператором End Functlon*V<4,
начинается ключевым словом —-
[гСепвг»!) .......
-r^ti’on КУвК°Р^б^^ий корень числа)
< возврашает ку
CubeRoot » пшп I1 1
End Function
Дололнитеян4зя
информация
Рис. 39.6. Фут" VBA. сычисмтаи кубический корень
Стлагая Фикции VBA дли использования их в формулах рабочих листов, вы можете значите®.,
SSZ*«формулы- более подробнофункции VBA описаны в главе 40. *»
Пользователей, которые только начинают работать с VBA, часто ставит в тупик терминология, используемая
в этом языке. Приведенные ниже термины имеют отношение к VBA и экранным формам (созданным пользова-
телем диалоговым окнам) — двум важным элементам настройки и автоматизации Excel.
Макрос. Набор команд Excel, выполняемых автоматически. VBA-макросы также называются процедурами.
Метод. Действие, применяемое к объекту. Например, применение метода clear к объекту-диапазону
Range приводит к очистке содержимого ячеек этого диапазона.
Модуль. Контейнер для текста программы на языке VBA.
Объект. Элементы, которыми вы манипулируете с помощью VBA, - диапазоны, диаграммы, рисунки и т.д.
Подпрограмма. Один из двух типов макросов, создаваемых на языке VBA. Другой тип макроса - это
функция.
Экранная форма (UserForm). Контейнер, содержащий элементы управления для диалогового окна,
созданного пользователем, а также текст программы на языке VBA для манипуляции этими элементами
управления (данная тема освещается в главах 41 -42).
Процедура. Еще одно название макроса. VBA-процедура может быть подпрограммой или функцией.
Свойство (Property). Параметры объекта. Например, объект-диапазон Range имеет такие свойства,
как Height, Style и Name.
Текст программы. Команды языка VBA, которые помещаются на лист модуля при записи макроса.
Текст программы на языке VBA можно также ввести вручную.
Функция (Function). Один из двух типов VBA-макросов, который вы можете создать (второй тип - это
подщх^ша). Функция возвращает единственное значение. Функции VBA можно использовать в других
VBA-макросах или на рабочих листах.
* Часть VI. Программирование в Е*се1
меНты управления (Controls). Элементы экоан -
0 ЭЛ моХНо осуществлять управление чем-либо Кни ** Ф°₽МЫ,или ра6очег° ЛЙСТаьс "«-ошью Кото-
ра* /visual Basic for Applications!, **относятся флажки, списки и т.п
0 'фениями Microsoft Office. фокоманд, который поддерживается Excel и другими при-
L (Visual Basic Editor). Редактор Visual Basic noenr™™..
• используется для создания VBA-маярота, ,,” та".а)С,“ “»<'"»“« ” '°'
V,SUal BaSlC “"° "Рыгнуть К КОЛиади^Х"
Создание VBA-макросов
gxCel преДоставяяет два спос°ба создания макросов.
g Активизируйте средство записи макросов и запишите
f Введите текст программы непосредственно
g слеДуФших Разделах будут описаны оба
ваши действия,
в модуль VBA.
этих метода.
Запись макросов
в этом разделе описаны основные я “
писаТЬ VBA-макрос. В больШИНстве слХ^’7°^ выполнить чтобы за
роса, а затем просто “аоспроизвее™» ~ И"в<ать св°" ™
сгенерированным текст программы. И если^Х Г ">”«<• ла*е на
м„м языком для вас нет никакой необходимости (х™ и VBA ™ занимав» и,-
пов его работы не помешает). ™ (Хотя’ конечно, понимание основных прннии-
Запись действий для создания макроса: основы
Средство записи макросов Excel помогает
преобразовать ваши действия в текст програм-
мы на языке VBA. Чтобы активизировать сред-
ство записи макросов, выберите команду Раз-
работчик1^ Код ^Запись макроса. Откроется
диалоговое окно Запись макроса, показанное
на рис. 39.7.
В этом диалоговом окне представлено не-
сколько опций, описанных ниже.
Имя макроса. По умолчанию Excel
предлагает такие имена, как Макрос1,
Макрос2 и т.д.
Сочетание клавиш. Вы можете указать
комбинацию клавиш для выполнения рис.Диалоговое окно Запись макроса
макроса. При вводе любой буквы можно
также нажать клавишу <Shift>. Например, ввод буквы <Н>, сопровождаемый нажатием
клавиши <Shift>, даст комбинацию <Ctri+Shift+H>.
Сохранить в Место доя хранения макроса. Вы можете выбирать между текущей ра-
еихраншь в. iwecio д, н ~ /.отооая будет описана ниже в этом главе)
бочей книгой, личной книгой макросов (к р
и новой рабочей книгой.
Описание. В это поле при желании вводится описание макроса.
Глава 39. Введение в язык Visual Basic
765
имеют более высокий приоритет, Чем
_ присвоенные ма^ о ацию клавиш <Ctrl+S> макросу
в~ <»>« Л^Х“^НК°^
ЧтобЫ ' СГ₽0Ке СОСТОЯНИЯ)- Эта
м“К4новить запись. Р^’^си макро®-
Н3 кнопки Запись макроса во Р процедура-подпрограмма. Что Жв
7 е резуль^ зап» помощью средСТва записи макросов.
L^, va^-*^m№
Пример записи макро который вводит ваше имя в
В ,гом примере показав выполлите следующие действия.
ванную ячейку. Чтобы создать «кои Р
j. Поместите табличны»^“^^двЗапиСЬ макроса, чтобы открыть
т Выберите команд? Р
'} ZZ XXZ®. m станда₽тное имя ““₽oci
выбрать. На"Р"77ер^ к»мбипа,.»к. клавиш <Ctrl+Shift+M>, введи и П0де
*' «»“'»Дв«»»" Сочетание клавиш букву <М>.
л Щелкните и» кнопке ОК, чтобы закрыть дналотовое окно Запись макроса.
6 Введите ваше ими и активизированную ячейку.
7 Поскольку завись макроса на этом должна быть закончена, щелкните на кноп.
ке Остановить запись, которая находится в строке состояния, или выберИте
команду Разработчик^ Код ^Остановить запись.
Исследование макроса
Макрос был записан в новом модуле под названием Modulel. Чтобы просмотреть текст
макроса в этом модуле, необходимо активизировать редактор Visual Basic. Это можно сде-
лать любым из двух способов.
Нажмите комбинацию клавиш <Alt+F 11>.
Выберите команду Разработчик^Код1^ Редактор Visual Basic.
В окне Project (Проект) отображен список всех открытых рабочих книг и надстроек, ко-
торый имеет вид древовидной диаграммы. Текст макроса, который вы предварительно запи-
сали. хранится в модуле Modulel в текущей рабочей книге. Если дважды щелкнуть на име-
ни Modulel. то текст макроса отобразится в окне Code (Код).
На рис. 39.8 показан записанный макрос в том виде, в котором он отображается в окне Code.
Активизируйте этот модуль и внимательно прочитайте созданный текст макроса. Он дол-
жен содержать следующее:
Sub МоеИмя(}
МоеИмя Макрос
766
Часть И. Программирование в Е*се1
е^ание клавиш: Ctrl+м
Рис. 39.8. Подпрограмма МоеИмя, которая была сгенерирована средством записи макросов
Записанный макрос это подпрограмма (так как она начинается с оператора Sub), кото-
рая называется МоеИмя. Во время выполнения макроса операторы, записанные в теле под-
программы, сообщают Excel, что именно нужно делать.
Обратите внимание на то, что программа Excel вставила комментарии в верхних строках
макроса. Это та самая информация, которая находилась в диалоговом окне Запись макроса.
Строки комментариев, которые начинаются с апострофа, не являются необходимыми, и их
удаление никак не повлияет на работу самого макроса. Если вы удалите все комментарии, то
наша процедура будет состоять из одного выполняемого оператора
ActiveCell. FormulaRlCl = "Джон Уокенбах"
Этот единственный оператор вставляет мое имя в активизированную ячейку'. Часть этого
оператора, ActiveCell, обозначает активизированную ячейку', а часть оператора Formula
R1C1 — это свойство активизированной ячейки.
Тестирование макроса
Перед записью макроса была установлена опция, которая назначила этому макросу ком-
бинацию клавиш <Ctrl+Shift+M>. Чтобы протестировать макрос, вернитесь к Excel любым из
следующих способов.
^лава 39. Введение в язык Visual Basic
767
11 м
< A II+1'' ।
Н.<ЖМИ.ГК0М6»111:П1НН»К'К»Н>Н» _ Excel (ВИЛ Micresoh Keel) Vli|
«"В’"™ к омк- Г*""' i( ,„IC1 «юже, „
К„, |-,ге1 хмпюгофуе'Л <W " ' б„.,ей книге). Вы<чТ.1а- " к„
герм содержит ««ул- VBA. ^-(rlySl.ill + M’ М»-Ф«- »" ,,„v д, Ч
,.,L н нажмите комби™.)»»' “'< >
выбранную ячейку. ячейках, и "Ы yWVU,ie’ по во всех С)1учПя
Проверю? работу макрос*, на ДРУ »* М‘Ч<н,
выполняться одинаково. ^It]
Редактирование макроса ..............лш„к„|„ ири „
Записав макрос, можно "3MtK* ,.у чт0 ваше имя должно быть выДе,)р ‘“’ь, ч.
лаете). Предположим, вы пришли * а1П(С.}11> макрос или написан, llOH|>|f. "« пй, -It.
ным начертанием. Конечно, м<»ж < .1КТИвичнронан11ОН ячейки, но проц,,, ‘,к"Р«е .. Р
рый »ь).кш»».» бы такое фпр»»™^"^’"рочку код». к.,1,6^. "»О
шеепующтга макрос, -юб.»»» , visual Basic. Откроите модул,. Module"" Ч?
<All+F11>, чтобы открыть окно редактор auie1 |(
те следующий оператор перед словами п
ActiveCel1.Font.Bold = True
В >и,м операторе Font обозначает шрифт, применяем.. ...........
Bold - свойство, назначающее атому шрифту полужирное пачер гаиис. "»Ч,
Отредактированный макрос будет выглядеть так.
Sub МоеИмя()
МоеИмя Макрос
' Сочетание клавиш: Ctrl+M
<
ActiveCel 1.FortnulaRlCl = "Джон Уокенбах"
ActiveCell.Font.Sold = True
End Sub
Протестируйте этот макрос, и вы увидите, что он рабо тает гак, как надо.
Другой пример
Па этом примере будет показано, как записать более сложный VBA-макрос, который за-
писывает в активизированную ячейку текущие дату и время, но так. чтобы они не изменяли»
при дальнейших пересчетах рабочего листа. Запись такого макроса потребует выполнена
следующих действий.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Установите табличный курсор в пустую ячейку.
Выберите команду Разработчик^Код^Запись макроса, чтобы открыть диалого-
вое окно Запись макроса.
Введите новое имя макроса, чтобы заменить стандарт ное имя Макрос1. Мода
выбрать, например, ДатаВремя.
Назначьте этому макросу комбинацию клавиш <С1г1+8ЬИ‘1+Д>, введя в по.крс’
закчирования Сочетание клавиш букву <Д>.
Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Запись макроса
Введите в активизированную ячейку формулу =ТДАТА() .
^ЛКгИГе ,,а KHonhc Копировать (или нажмите комбинацию
< г + ’’зобы скопировать содержимое ячейки в буфер обмена.
К.ИЯВ1,|П
768
Часть VI. Программирование в &с
н. ««..бернге команду ГЛапн
....... ................. .. У^^мОна.-П
"|1" 1,11>1' (I| сйкс формулу (t ’ Ьглавить значения »
9. Нажми.< к laiioiiiy " "‘“Чсние t1 ,м Н"ч«<исм ....'
....„к,......M,^,u.......>.».»»,„*«•«•* w. .................
К.. Осьоювигь запись "и,"" «»лж». б1 ‘
.....Раз₽а6отч*^---: -—
Запуск макроса ись • ,и "w6*p*»»‘
AKiiiBiHiipyiHc пустую ячейку
^.,r|+SlnH ,Д >. Нр„ еу,,,ге| "u"'>»w»n, Ma„,Q
(йтап. не булеИ О'Х,„„Ч„(, "«ми,,- х,,м6„„.„„к,
I|p„rp»MM.. V ВЛ. шипел,,„ая „ Т™,поста „„„ ЧТ(, *
ДОООЛВВ ТВЛЬНО Л,Шло, О,,,,, ,, Папа^"'4’' <П
на^ия клавиши ввод. |:сл„ ^М«РЫ.. им™,„° « - »«
рлболн,. как нужно, ,„ как , уг°^ »««» "осле
даже если вы реиктшнпируете ячейку В() ' Wjla изменена при на^<НЫЙ М<ифОС нс 6улГ1
дет работа г ь. фемя записи (см и 7^ d,MH к-'авиши <Еп1ет>
м- >'• 7), макр.к гю прежнему не оу-
Исследование макроса
Дкгиви Iiipyiiic редактор Visual Вч
рис. 39 У показан код макроса в окне Colt ЧТ°бЬ1 "Р^могреть кол
Подпрограмма состоит из пяти one & РСЛактоРа Visual Basic HtdH»oJo макроса. На
ную ячейку ф .формулу now () ВтоппГ"(’а ,,сРВый оператор веган
досмотрел, так как „осле ,,„„да формулы yS^6"^ "«"'У « - о
WZ™,"'oZ,.,P копирует ,„ ,с,ра,„ • ’W" "»
С,,,.,,,,,,, и, двух строк (символ „одчер“И„^Х7"о’„пеФСР ,,6м'иа Ч"юрты|' »
должаете» „а следующей строке), " ™»Т С’Р°Ю' ™ оператор щх,-
"7"- ..............«ущ„в момент. Пятый опемте "" “'"р*в“” 6У*«Р« ««мещ, » ,»а.
выбранного диапазона. оператор отменяет движущуюся рамк) вокруг
Проблема заключается в том что в м
полпенни этого макроса над другой ячейкой ^^п***™0 Прописан вы6оР ячейки С4. и при вы-
______ ° ячсикои. код все равно выберет ячейку С4
Книг .Э2 Module 1 (Code)
|(Genornl)
lol x
I End Sub
Sub ДатаВремя()
1 ДатаВремя Макрос
' Сочетание клавиш: Ctrl+Д
I
ActiveCell. ForroulaRlCl - "-NOif(J"
Range ( "С 4") .Select
|select Ion. Copy
Selection.PasteSpeclal Paste:-xlPasteValues, Operation:-xlNone, SkipBlanks
: “False, Transpose:“False
ApplicatIon.CutCopyMode “ False
End Sub
Л/с, ?9 у // *
иоопрограмма ДатаВрвМЯ, сгенерированная средствам записи .макросов
/“ --------------------------------
ава Введение в язык Visual Basic
769
Hi замку
«гпосе записаны некоторые действия, которые вы Не
Нетрудно заметить, что в оператора PasteSpecial (Специальная р,Г'°ЛНчЛй
пример. РОбавК"» «"ГГ и» ваших *ЙОТ“ ’ ™ V“ J
•побочный’продую npeoopd№° „ '
^пбпязование названий функции рабочего листа - Dv
Обращаем внимание наJ^^er0 листа, автоматически заменяется английс X
функции, введенное в ячейку (м англииские названия функций „ г'Ри CS
макроса. В коде VBA могут использова . -
Перезапись макроса неск0ЛЬкими способами, если вы п
Внести исправления в маДРл°" осредственно добиваясь его правильной рабо^ я-!(1
VBА, можно редактировать код, оросительных ссылок. Ь|- М()
также перезаписать макрос с пом0^ „ Время и перезапишите ее. Перед Г( °
Удалите существующую процедураДательные ссылки в группе^ пРн
СП пить к записи, щелкните на _ который по умолчанию отключен ВК/1ад^
Разработчик. Это простои ^^акрос записанный с действующими относи
На рис. 39.10 представлен новый макрос, от носИтелц
ссылками. _ , v
4%
П, Книга? - Modulel (Code) - _
ж
ДатаВремя
ЕЯ Sub ДатаВремЖ) . „
Ш | ActiveCel1.ForwulaRlCl - NOU()
I Selection^PasteSpecial Paste:-xlPasteValues, Operation:-xlNone, SkipBi^,
|S . • :»False, Transpose:'False
End Sub
Рис. 39.10. Этот макрос Да таВремяработает правильно
Тестирование макроса
Когда Excel активизируется, откройте рабочий лист (он может быть в рабочей книге ко
торая содержит модуль VBA, или в другой рабочей книге). Выберите ячейку или диапазон
ячеек и нажмите комбинацию клавиш <С1г1+8ЫЛ+Д>. Макрос мгновенно введет текущую
дату и время в выбранную ячейку. Вам может понадобиться расширить столбец, в который
макрос ввел дату и время. Чтобы автоматически увеличить ширину столбца при выполнении
макроса, добавьте в конец кода макроса (перед оператором End Sub) следующий оператор:
ActiveCell.EntireColumn.AutoFit
Подробности о записи VBA-макросов
Если вы внимательно ознакомились с предыдущими примерами, то, наверное, уже немно-
го разоорались в том, как записывать макросы. Если же текст VBA-макроса все еще кажется
вам китайской грамотой, не тревожьтесь — вам незачем беспокоиться об этом, пока записан-
ный вами макрос работает правильно. Если же макрос работает неправильно, то во многих
случаях его проще перезаписать, чем отредактировать.
Есть хороший способ проверки записи макроса. Нужно сделать так, чтобы вы могли ви-
деть на экране текст макроса, создаваемый с помощью редактора Visual Basic. Для этого убе-
дитесь, что окно Excel не развернуто на весь экран. Расположите окна Excel и редактора Vis-
ual Basic так, чтобы они были хорошо видны. В процессе записи своих действий убедите^
что в окне редактора отображается модуль, в котором выполняется запись текста макроса
Для этого дважды щелкните на имени модуля в окне Project (Проект).
Часть VI. Программирование в &с
Если вы постоянно работаете
CO»*1
/
монитор в вашу систему.
редактор Visual Basic. WA4 ^'ГЛ* будет отображу окно ЬЫ, а поры -
дополнительные сведения о записи макросов VBA
пи °ы внимательно следили за всеми cine
ЕСмиться с процедурой записи макросов а ^’1ДУ",ИМи "Ремерами, вам следует 1юдр<тбиее
Озцако прИ работе даже с простейшими макро-*^ Л^Чшс "онягь проблемы, Krnopiae могут
сложным, не волнуйтесь. Вы с ними СаМИ 'сяи программирование на языке VBA
0аМ К,й вами макрос будет работать правильно” Ьи ” С10;1кн<Г1есь до ,еч ГЮР’ гюка “пи-
санНЬ ,« способом представляется пеоезапиг. — Жс макрос работает с ошибками, более
*Л» чта6ы ЯУЧ"'С прХ
йи можно было постоянно видеть, какой кол геиепи ’ НаСТроите МОИИ™Р гаким образом,
того необходимо сделать так, чтобы окно Excel не бы” “ V14Ual Bas“
мера и разместить окно Excel и окно редактора Vi ual йя уве',ичсно до максимального
ра3пм чтобы видимы были оба окна. ПрИ чапиеРи с ' ®амС "а ”Фане монитора таким оо-
Р яетора Visual Basic отображает именно тот модуль т.п У^есь в том. что окно
реД 7для этого необходимо щелкнуть дважды на имени'Р0ГраММНЫИ код К°™Р°'0 ',а"исыва-
^тся- (Дя* 7 “в<1*ды на имени модуля в окне Project.)
При выполнении больших объемов работы с VBA подумайте о том, каким образом можно доба-
вить н монитор в вашу систему. В таком случае окно Excel можно будет разместить на
одном мониторе, а окно редактора Visual Basic - на другом.
CoW
Адресация в макросах: абсолютная и относительная
Если вы собираетесь работать с макросами, то вам необходимо разобраться с понятиями
абсолютной и относительной адресации в макросах. Обычно при записи макроса Excel со-
храняет точные адреса ячеек, которые вы выбираете (т.е. выполняет абсолютную адресацию
ячеек). Например, если при записи макроса был выбран диапазон В1 :В10, то Excel запишет
это следующим образом:
Range("В1:В10").Select
Это означает, что должны быть выделены ячейки диапазона В1: В10. При вызове данного
макроса всегда будут выбираться именно указанные ячейки, независимо от расположения те-
кущей ячейки.
Как вы, наверное, заметили, в группе команд Разработчик^Код имеется команда Отно-
сительные ССЫЛКИ. Если щелкнуть на этой кнопке-команде во время записи макроса, Excel
перейдет из режима абсолютной адресации (по умолчанию) в режим относительный адреса-
ции. Это означает, что выбор диапазона ячеек будет зависеть от расположения активизиро-
ванной ячейки. Например, если при записи макроса в режиме относительной адресации акти-
визированной является ячейка А1, то выбор диапазона ячеек В1 :В10 приведет к записи сле-
дующего оператора:
ActiveCell. Of f set (0,1) . Range ( "Al A10" ) . Select
Этот оператор можно расшифровать так: от активной ячейки нужно переместиться на О строк
вниз и на 1 столбец вправо и считать, что это ячейка А1. Относительно нового положения вы-
брать диапазон Al: А10. Другими словами, макрос, записанный в режиме относительной адреса
чии, в качестве отправной точки использует активизированную ячейку, а затем выбирает днапа
юн относительно этой ячейки. Таким образом, в зависимости от расположения активизированном
ячейки результат будет различным. Однако в любом случае будет выпираться 10 ячеек одного
столбца, начиная с ячейки, смещенной относительно активизированной ячейки на 0 строк вниз
и 1 столбец вправо.
^лава 39. Введение в язык Visual Basic
771
ч
,„иИи, кнопка Относительна^
"“й С'К>Ва
। рабе"1"” ,#£11^' а ч
Д ’* вО’Йра'в0'' “?е*НИИ ипй пьзователями для коНКр
КЗ нД*а ‘ оиа нриме' V - а ДИчМ г. тЫВаЮГСЯ °°uMbt постоянно. Такие
кнопке- р ратра^а иеоб*оД макросов, чтобы Оци
Глкоанение ** мо'У3 оь ]1ИчнОЙ КН м запуске Excel.
..............
Н»э*и«гч
« личной книге макросов, прежде чем начать запись в
Чтооы сохранить макро - ь в выберите опцию Личная книга
окне Запись макроса из списка Сохранить в вь у заслужить акР°сОе X
Fcли макросы находятся в личной книге, то ее не нужно загружать каждый раз nrf8-
гни гон рабочей книги, в которой будет использован нужный макрос. При вь(ХОде ^ 0^.
экране появится вопрос, не хотите ли вы сохранить изменения в личной книге макросовХ На
Назначение макросу комбинации клавиш
Перед началом записи макроса в диалоговом окне Запись макроса предлагается
комбинацию клавиш, после нажатия которой данный макрос вызывался бы на выпо
Если вы не задали эту комбинацию клавиш перед записью макроса и хотите задать ЛНение
записи макроса либо хотите изменить ранее заданную комбинацию для конкретного м
выполните такие действия. к*3°са.
1. Выберите команду Разработ-
чик^ Код ^Макросы (или нажмите
комбинацию клавиш <Alt+F8>), чтобы
открыть диалоговое окно Макрос.
2. В диалоговом окне Макрос в списке
макросов выберите имя нужного мак-
роса.
Щелкните на кнопке Параметры, что-
бы открыть диалоговое окно Пара-
метры макроса (рис. 39,11).
В диалоговом окне Параметры макро-
са задайте или измените комбинацию
клавиш.
Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть это окно.
Щелкните на кнопке Отмена, чтобы закрыть диалоговое окно Макрос.
Назначение макроса командной кнопке
КаК будат записан и протестирован, его можно назначить командной
кнопке, помешенной на рабочий лист. Это делается следующим образом.
Если вы создали макрос общего назначения, который планируете использоваТЬ
во многих рабочих книгах, убедитесь, что он сохранен в личной книге макросов
Параметры макроса)
;Иня макроса . .. .Л; ..
'current date.xIsm'ICurrentDate
: Сочетание клавиш:
Ctrl+1
; Описание: . ______.
3.
4.
Ошена j
Рис. 39.11. Диалоговое окно Параметры
макроса
1
5.
6.
772
Часть VI. Программирование
выбери.е команду Разработчика
г- „,ейс, iiajnirpe —Куприн,,е„и^ХЫ у"равпв—давить в рмкры.
--------------------'---------___ "те и* ’»°*ТО Кнопка . рие W |2\
ЧИЦЫ Формулы Д»"ЛЫ
f '•>***»* .
; J J . , _ " ,ощ*
>5 i^f 3* Сийсц,
ч.— надорви Pt^ fj ?jrli
^'Wrp .Krp, f g ,- ‘‘*l ’
1 JB ~ - --
E < Cl A, - .,(,
Ромеиты ActtveX
-* J ₽ л s ;
» K A J -,-
Puc. 39.12. Вставка кнопки на рабочий лист может
выполнение .макроса
облегчить
3. Перетащите кнопку на рабочий лист. Excel ОГОбраяп ИШмое ОКНО Назначить
макрос объекту.
4. в диалоговом окне Назначить макрос объекту выберите из списка имя макроса
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Назначить макрос
объекту.
6. Вероятно, вы захотите изменить текст на кнопке на нечто более содержатель-
ное. Для этого щелкните на кнопке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбе-
рите команду Изменить текст, затем измените текст непосредственно на кнопке
После выполнения этих действий щелкните на кнопке, и указанный макрос ю.тжен вы-
полниться.
Можно назначить макрос кнопке-команде, которая будет располагаться на панели быстрого доступа
Совет д ,1Я этого щелкните правой кнопкой мыши на панели быстрого доступа и в контекстном меню выбери
те команду Настройка панели быстрого доступа. В открывшейся вкладке Настройка диа-
логового окна Параметры Excel в списке Выбрать команды из выберите опция/ Макросы
В списке макросов выберите нужный макрос и щелкните на кнопке Добавить Если вы хотите изме-
нить пиктограмму для создаваемой кнопки-команды, щелкните на кнопке Изменить Для заверше-
ния процедуры щелкните в диалоговом окне Параметры Excel на кнопке ОК
Написание кода VBA
Как было сказано в предыдущих разделах, самый легкий способ создать простой мак-
рос- это записать свои действия. Однако для разработки более сложных макросов вы
Должны ввести код VBA вручную или. другими словами, написать программу Для зконемии
«ремени можно также комбинировать запись действий с вводом кода программы вручную.
^лава 39. Введение в язык Visual Basic
773
„оса следует хорошо Радоб
VBAMe5-' ознакомиться и с таким„
HaT’*'v3rt Яс n0,4V ,,>пат°Рь1‘
Ь ;повные 0 Армирование на языке Р
,.е Пр',С свойства й
V на этом язы,^^ т.
.......
. ЛаХ“'"О'4"'”"Гн» ро’ь п<”
co*’’1" „ретенДУ® „да-ll. ие КОДЛ „ставить модуль в рабочь»
Рп^«о'"и 'да и оедактир°ва необ«»« оваТь нового макрос ч.
ОСНОВЬ • вв0щОЬ лист *°^*е слеДУ10^6 оТКрыть окно редактОра у
.. -——-
Т»-— 1“* „„ ..>- — " -
па) ®aSlC' й к пите раб0?
„ „адс^о® pTOiect и в«6е₽ лМодулЫ В Ра6очей книге
Z- И^даие»" • rt=>MO<Wle ^ТаВК’
«“““ "".«У '"sert .„„„ом напоминает текстовый редк.
Набирая код (текст) макроса в листе модуля, не забывайте делать отступы, вводить пустые строки и помещу
комХгарии, для того чтобы сделать программу хорошо читаемой (хорошо, если это войдет у вас е Прит^
После ввода строки кода Excel проверяет, нет ли в ней синтаксических ошибок. И если нет, то строка кОда пр.
реформатируется, а ключевые слова и идентификаторы выделяются соответствующими цветами. В результате
этого автоматического переформатирования пробелы в нужных местах добавляются (например, др ц Пос
знака равенства), а в ненужных — удаляются. Если найдена синтаксическая ошибка, вы получите сообщение об
этом, и соответствующая строка будет выделена другим цветом (по умолчанию — красным). Прежде чем за-
пускать макрос, необходимо исправить ошибку.
Оператор VBA может иметь любую требуемую длину. Но порой (в ваших же интересах) его стоит разместить в
нескольких строках. В этом случае в месте предполагаемого разбиения нужно вставить пробел и символ под-
черкивания (J. Несмотря на то что следующий фрагмент программы занимает две строки, на самом деле он
представляет собой один оператор VBA:
Sheets("Лист!").Range("Bl").Value = _
Sheets("Лист1").Range("Al").Value
8 текст своей программы на языке VBA можно свободно вставлять комментарии. Индикатором комментария
является символ апострофа. Любой текст, следующий за апострофом, игнорируется. Комментарий может за-
нимать целую строку либо вставляться за оператором. В следующих примерах демонстрируется использова-
ние двух комментариев:
Присвоить значения переменным
Rate = .085 ' Курс на 16 ноября
Как работает VBA
Я VBA достаточно сложен для восприятия и при первом знакомстве просто подавляет
Поэтому, чтобы подготовить почву для детального рассмотрения VBA, ниже приведи
краткое описание основных принципов его работы.
Часть VI. Программирование в
774
Необходимые действия записываются u
Хс°е1 модуля VBA, посте
^еда^раХиаГ?РЫТЬ ^А^-и^гьТ
и окном редактора V.sual Ваыс достаточно Д™ переключения м«кду Excel
МОДУЛЬ VBA состоит из процедур.,,,,^ комбинацию клавиш <Alt+FJ }>
npOrPeanMnMDocKTo?r ВЬП1°ЛНЯет «еноХьТеТ- - тто компьютер-
дев пример простои подпрограммы ПоказаНад Актами. Ниже лрмве-
и отображает результат на экране). зать_сумму (она выполняет сложениеИ 1+1
Sub Показать_сумму()
Sum =1+1
MsgBox "Результат равен , с
End Sub & Sum
Модуль VBA может содержать также пгю
состоит в том, что она возвращает единствен цед'Ры"Функции. Особенность функции
другой процедуры VBA, а также использова жаЧеНие' фикцию можно вызвать из
функции Сложение (она складывает два значкиФ°РМуле Рабочег° листа. Вот пример
Function Сложение (argi, arg2) НИЯ аРгУМента):
Сложение = argl+arg2
End Function
основным элементом VBA является объект
ектов, которыми можно оперировать к лн " 1 более 100 классов объ-
лист, диапазон ячеек в рабочем листе. диагпам^°п^°СЯТСЯ Р-аб°ЧаЯ ра6°ЧИЙ
грамма, нарисованным прямоугольник и т.д.
Объекты имеют свою иерархию. В основе
одних объектов служить контейнерами дая "рИНЦИпа леж1ГГ
ты). Например, сама программа Excel Z' ДР>™е
(Application). Она содержит другие объекты’та'' КОТОрь1и ™зывается приложением
Объект “рабочая книга” (WorkbookZaZem^ZZ ” Z™ (W°rkbook)'
_ ,г, , , также может содержать другие объекты, например
рабочие листы (Worksheet), диаграммы (Chart) и др. В свою очередь, объект Work-
sheet содержит такие объекты, как диапазоны ячеек (Range), сводные таблицы
(PivotTable) и др. Иерархия всех этих объектов называется объектной моделью.
Подобные объекты составляют коллекцию. Например, коллекция Worksheets со-
держит все рабочие листы некоторой рабочей книги. При этом сами коллекции также
являются объектами.
Для обращения к объекту нужно указать его положение в иерархии объектов, ис-
пользуя точку в качестве разделителя.
Например, чтобы обратиться к рабочей книге Книга1.х1зх. нужно записать сле-
дующее:
Application. Workbooks ( "Книга1.xlsx")
Приведенная выше запись вызывает обращение к рабочей книге Книга1 .xlsx, ко-
торая входит в коллекцию Workbooks. В свою очередь, коллекция Workbooks со-
держится в объекте Application (т.е. в Excel). Расширив это обращение до сле-
дующего уровня, можно обратиться к листу Лист1 в рабочей книге Книга 1 сле-
дующим образом:
Application .Workbooks ( "Книга! .xlsx") . Worksheets ( "Лист!" )
Можно перейти еще на один уровень вниз и обратиться к некоторой ячейке следую-
щим образом:
Application. Workbooks ( "Книга! . xlsx" ) .Worksheets ( "Лист!" ) . Range (“Al " )
/"лава 39. Введение в язык Visual Basic
775
%
пропуст,,ть -"1О₽ЫС ’Л‘МС,,ТЫ-
z А обра°1С,“1Я' ,L обье»сты- о ,
" Sh*-^*** ЭТО актив-»» рабочая книга. Тогда пре
П^—им-
Если же Лист 1 • свОйства — это параметры об, „
Range ("Al” Можно сказа ' е свойства, как Value (Значение На
. объекты(Д'и"аЮ“* “Т’гакие как HasTicle (Заголовок) „ Ty^S
пример. o<n>e /Диаграмма) свойства объекта, но и изменить и* ГиЧ
с'пТХ^ВАмогкгюиетояькооиреД ьсв сначала к объекту, . 3
с помощь свойству, НУЖН" £ в качестве разделителя. Pan
" value), находящемуся в ячейке А1 „
можно обратиться к *
Лист!,следующим о Р .., .value
MoTksheet.emcTl") 9 НЯЬ1М. Чтобы присвоить переменной int
. Можи. ириеь.ииа- '"Л-»--» нужн0 ВОСПОЛЬЗоваться следующим
est значение из ячейки Л! «ист ра.
тором VBA: сд(«лист1") .Range("Al") - Value
interest = workshee s эТО действие, выполняемое над объектом ц,
у объектов есть мет0ДЫ\^объеКга Range (Диапазон) является ClearContents
пример- одним из методов д ПОЗВОЛЯет очистить содержимое диапазона.
(Очистить содержимое - о сначала обратиться к объекту, а затем — к мето
чтобы >жаз’^е^;Хгве разделителя. Например, чтобы очистить содержимое
ячейки А1, нужно записать:
Worksheets(“Лист!") -Range ("Al") -ClearContents
VRX сотепжит также все конструкции современных языков программирования,
включая определения переменных, массивы, циклы и т.д.
Хотите - верьте хотите - нет, но в этом разделе кратко был описан весь язык VBA. Те-
перь вам осталось только изучить детали, и о некоторых из них речь пойдет в оставшейся
части данной главы.
Объекты и коллекции
VBA — это объектно-ориентированный язык программирования. Это означает, что ос
новными его элементами являются объекты — диапазоны, диаграммы, нарисованные о ъек
ты и др. Эти объекты расположены в иерархическом порядке. Объект Application
(которым является Excel) содержит другие объекты. Например, объект Application со
держит следующие объекты:
Addins (Коллекция надстроек Addin);
Windows (Коллекция объектов Window (Окно));
Workbooks (Коллекция объектов Workbook (Рабочая книга)).
Большинство из этих объектов .может содержать другие объекты. Например. 0
Workbook (Рабочая книга) может содержать такие объекты:
776
Часть VI, Программирование
« Chares (Коллекция «Не
t Names (Коллекция о6ъ 'A«a,Da„
9 seyle® (Коллекция объекгад М"7>'
» Windows (Коллекция об,,с./’“ Style (Стил^.
• Worksheets (Коллекц„я о6 ' "1ВД°* <0^ „
Каждый из этих объектов в с °8 W°rltsheet (р 6°ЧС“ """Ч
„orksheee (Рабочий лист), „апр “°* оче^ лист,).
0 Chartobjects (Коллр^> ’ °*еГсодеР*аткС°Держать Другие
граммой-объектом)); ИЯ Всех объектов Ch СЛедУ»°Шие объосг^^'' Обьс,ст
0 PageSetup (Параметры e-r art°bject (Область .
0 PivotTables (Коллекция ^HHUb0’' агР**мы с Ма.
'*-•>«^71 все* r\fz
Я Range (Диапазон) °0ъекгОв ₽iVnb_,
‘ТаЫе<СМд„Ыета6,,ицы)):
Коллекция состоит из однотипных объектов Няпп
г (workbook) называется Workbooks Обоата КОЛЛек11ИЯ всех объектов рабочих
\жно, используя порядковый номер или ссылки нТЬСЯ К ОТдельномУ объекту коллекции
\бочих листа, Лисп, Лист2 и ЛистЗ то моСип ТРИМер’ если в Рабочей книге есть ?Т>”
Раб0чих листов двумя способами: ратиться к первому объект)' коллекции
worksheets (1)
Worksheets ("Лист1")
Свойства
свойств объектов - это, в сущности, их атрибута, Например, объект-диапазон Range
обладает такими свойствами, как Column (Столбец), Row (Строка), width (Ширина)
„ value (Значение). Объект-диаграмма chart имеет такие свойства, как Legend (Легенда).
ChartTitle (Заголовок диаграммы) и др. В то же время заголовок диаграммы — это тоже
объект, называемый ChartTitle и имеющий свойства Font (Шрифт), Orientation
(Ориентация) и Text (Текст). В Excel есть множество объектов, и каждый из них имеет свой
собственный набор свойств.
В модуле VBA можно выполнять следующие действия:
определить текущее значение свойства объекта и выполнить над этим свойством не-
которые действия;
изменить значение свойства объекта.
Чтобы обратиться к свойству, нужно поместить его имя после имени объекта и восполь-
зоваться точкой в качестве разделителя. Например, приведенный ниже оператор языка V ВА
устанавливает для свойства Value (Значение) диапазона Частота значение 15 (т.е. в ячейках
этого диапазона будет находиться число 15):
Range ( "Частота " ) .Value = 15
Некоторые свойства являются неизменяемыми. т.е. доступными только для чтения. Име-
ется в виду, что значение свойства можно узнать, но нельзя изменить. Для диапазона
(объекта Range), состоящего из одной ячейки, свойства Row (Строка) и Column (Столоец)
являются неизменяемыми. Другими словами, можно узнать, в какой строке и в каком столбце
находится ячейка но изменить ее положение путем изменения этих свойств нельзя.
Объект-диапазон имеет также свойство Formula (Формула) которое можно изменить.
те- можно вставить формулу в ячейку, изменив свойство Formula этой ячейки. Приведен-
Рдава 39. Введение в язык Visual Basic
777
Ч
Назаи«тк»
. Application.ActiveWor.
книги (объект Workbook).
Application.ActiveShe
тавпяет фор^лУ В СВ°*Ча
ный ниже оператор вот -
>гой ячейки- н sUM(a1;A10) "
Range ("А12")• Formula = - о листа тоже является объектом (объ_
возможно. С одной ячейкой, пользуются 0(^ е
это не так. Поэтому. «ДО ячейки. ”ом Л и,
(Диапазон), которой сое lication. который является самой
сейчас мы Р—несколько полезных свойств.
Excel. Объект АррИса Возвращается имя активизирОванНоч.
et. Возвращается имя активизированного ЛИста <
Sheet) текуше‘\ра®°7еи “"Г'возврашается адрес активизированной ячей
Application.Activetexx ки (
ЕаПГ>ТХ“е™еР1ТсТХИВозврашае«я объект, выбранный в текущий моМе11т
Application.se приложения Application. Это может бьггь
”«Гв“Х«ение или какой-нибудь другой объект, который можно вьщ^.
Важно понимать, что “И-
поднялось в предыдущих прим р попятиться к свойствам воз
вращает объект-диапазон Range. Поэтому можно обратиться свойствам этих объе,^
помощью операторов следующего типа.
Application.ActiveCell.Font.Size = 15
В данном случае Application.ActiveCell.Font — это объект (шрифт, Прим
мый к активизированной ячейке), a Size (Размер) - это свойство шрифта. Приведен^
выше оператор устанавливает для свойства Size значение 15. Таким образом, шрифт в вы
бранной в текущий момент ячейке будет иметь размер 15 пунктов.
Поскольку свойства объекта Application используются очень часто, можно опускать спе-
цификатор Application. Например, чтобы обратиться к строке, содержащей активизиро-
ванную ячейку, нужно воспользоваться оператором
ActiveCell.Row
Существует множество различных способов обращения к одному и тому же объекту. До-
пустим, у вас есть рабочая книга Продажи. xlsx, открыта только эта книга и в ней есть всего
один рабочий лист Итоги. Тогда обратиться к этому листу можно несколькими способами:
Workbooks ("Продажи.xlsx") . Worksheets ("Итоги")
Workbooks(1).Worksheets(1)
Workbooks(1).Sheets(1)
Application.ActiveWorkbook.ActiveSheet
ActiveWorkbook.ActiveSheet
ActiveSheet
Метод, который вы выберете, зависит от того, насколько вы знаете свое рабочее пространст-
р ’ еСЛИ ОТКРЫТО несколько рабочих книг, то второй и третий методы будут ненадежными
лойшг/тюбпй и^СЛИ НУЖН° Ра^отать с активизированным листом (каким бы он ни был), то по-
обпашаетесь к методов- НУ а чтобы быть абсолютно уверенным в том, что вь
первом метоле ленному листу определенной рабочей книги, лучше всего остановиться
»Jv-yytMJAi jyicj ОДС.
Смет
778
Часть VI. Программирование в &с
М(?гоДы
{роме свойств, у объектов естг
Н^ример, у об^оВ-Диа .^од
вазона. Приведенный НИЖР есть Мет, ’ Мет°л — эта
Д,нтио выбору диапазона и п°ПераТ()Р vBa * С1еаг- п03в^еИСтвИе- применен
^„стить^Очистить все.) “=^eMy
:С12“>- Clear «омааа,
В программах VBA методы
мая точка. Однако на самом дед°^ На
беременные ове№еННо Ист«а. нх
в VBA, как и ВО всех языКах ППл
отличие от некоторых Друг,„ РО'^миР0Ван„
виДе перед их использованием’^06’ 6 V*A не“*’
щего стиля программирования) РОграм^ (Хот°
/на заметку
Range. (Это действие эквива-
Г лавная^> Редактирование^
отделяет от объекта та же са-
разные понятия.
некоторых других языков, в VBA не об М°ЖНО испольювать переменные. Но, в
,Г1/ ЫГ'ПППк'ЮРЯШЯРМ т> язательно объявлять переменные в явном
1 явное описание является признаком хоро-
Если в верхней части модуля VBA надпит™ „
объявлять пеоеменныр а операто₽ Option Explicit, то вы обязаны
объявлять переменные в этом модуле. Необъявленные переменные поиведут к ошибке компиля-
ции, и ваша процедура не будет выполняться ременные приведут к ошибке компиля
В следующем примере переменной СТавка присваивается знамение из ячейки А1 листа
Л0СТ1:
стаБка = Worksheets ( "Лист1") . Range (-Ai <) . Vaiue
После этого переменную Ставка можно использовать в других частях программы. Од-
нако заметьте, что переменная Ставка это не то же самое, что имя диапазона. А это зна-
чит, что ее нельзя непосредственно использовать в формулах рабочего листа.
Управляющие операторы
Многие конструкции VBA можно найти в большинстве других языков программирова-
ния. Эти конструкции используются для управления ходом выполнения программы. В дан-
ном разделе будет описано несколько наиболее распространенных конструкций языка про-
граммирования VBA.
Условный оператор If-Then
Одним из наиболее важных элементов управления в языке VBA является конструкция
If-Then. Эта распространенная команда позволяет программе принимать определенные
решения. Основной синтаксис структуры If-Then выглядит следующим образом:
If Условие Then Операторы [Else Операторы]
Это значит, что если условие выполняется, то будет выполнена группа операторов. Если
вы предусмотрите предложение Else, то в случае, если условие не будет выполняться, отра
ботает другая группа операторов, расположенная внутри предложения Else.
Ниже приведен пример использования этой конструкции (без ветви Else). Данная под-
программа проверяет содержимое активизированной ячейки. Если эта ячейка содержит отри
цательное число, то она окрашивается красным цветом. В противном случае ничего не про-
исходит.
Sub Проверка ячейки () _ , _ ,
If ActiveCell. Value < 0 Then ActiveCell. Font. Coiorlndex = _
End Sub
Глава 39. Введение в язык Visual Basic
779
Циклы For-Next c c
Ник, For-Next можно
определенное количес гво раз. МСд<
Ниже приведен пример использования никла For-Next.
Sub Сумма_квадратов()
Total =г 0
For Num = 1 То 10
Total = Total (Num
Next Num
MsgBox Total
End Sub
годится только один оператор
рог * *eXt Гая Num последовательно прИним^
.. раз- Переме1 сумма квадрат» иСЛЫХ Чи“” I „
в - РеЗУЛЬТЭТ 0T06ma-
едивст»^"^К). Пере^еиие пР"6авЯ
.иачен»«° ’а,едук»и«
10 10₽В ни записи макросов. - это wlth.Eod
Ы 1 th- Ье и огО же «и
u«eaaM»»»“WXe я«ек<>
чиЬ B«PaB"““ctlon . *1Сеп«г
‘ ’tlCenteI
orientati
End With
End Sub
В следующей подпрограмме выполняются те же самые операции, но без использования
струкиии With-End With:
Sub йыраенивание_ячеек()
Selection.HorizontalAlignment = xlCenter
Selection.VerticalAlignment = xlCenter
Selection.WrapText = False
Selection.Orientation = xlHorizontal
End Sub
Конструкция Select Case
ких возможны* a e-^ect удобно использовать, если нужно выбрать один из несколь-
Select b’ase З^сТн™8 ледУющий пример иллюстрирует использование конструкции
О "Р'"“фяе'“ 1“че"и' = активизированной ячейке. И если оно меньше
sue npoBepxB.BH.Z Ра8Н° ° “ ГОЛУб0Й’ “ еС“ 6ОЛЬШе ° - теРН0Й
Select Case ActiveCell.Value
Case Is < о
CaeeAotiV'Cen'POnt-C010rI"d« " vbRed 'Красный
Activecell.Font.Colorindex =
vbBlue 'Голубой
780
Часть VI. Программирование в ftcd
’ vbBlack 'Черный
rase is * 0
c ActiveCell. Font, coloring.
A gelect
A sut>
г1оСДе
„ ^BCe
pO»’
ПР1
lA^c
pi»
Dim
Dim
Dim
, созДа)
Зехавдение нового рабочего листа
’ QutputSheet = Worksheets .Add
^семенная для строки вывода
0utputRow = 1 _
никл по всем ячейкам входного диапазона
“ Each Cell In InputRange
If Cell.HasFormula Then
Outputsheet .Cells (OutputRow, 1) = «
Outputsheet. Cells (OutputRow, 2) = »
OutputRow = OutputRow + 1
End If
Next Cell
End Sub
Ha co ROM Рабочую книгу с данным примером можно найти на компакт-диске, прилагаемом к книге.
каждого оператора Ca8e может находиться ППо .
они будут выполнены, если условие on Р°йзвольное число других операто-
еР<иора Case истинно
имер программы, которую нельзя записать как макрос
.. приведен пример программы VBA, котоп^ MdKRUC
макросов Excel. Этот макрос создает список нель,я записать с помощью средств
сугот список сохраняется на новом рабочем зист* Ф°РМУЛ активизированного рабочего
^пиСокФормул()
G InputRange As Range
‘ OutputSheet As Worksheet
OutputRow As Long
J Cell As Range
ние объекта-диапазона
inputRange = ActiveSheet .UsedRange
& Cell.Address
& Cell.Formula
Хотя код этого макроса кажется сложным, на самом деле он относительно прост, если по-
пытаться последовательно разобрать его.
1. Сначала макрос создает переменную-объект InputRange (Входной диапазон). Этой
переменной соответствует используемый диапазон ячеек активизированного рабоче-
го листа (что позволит проверить каждую ячейку этого листа).
2. Потом в рабочую книгу вставляется новый лист, который присваивается перемен-
ной-объекту Outputsheet (Выходной лист). Затем переменной OutputRow
(Выходная строка) присваивается значение 1. В дальнейшем значение этой перемен-
ной будет возрастать с шагом 1.
3. В цикле For-Next проверяется каждая ячейка диапазона InputRange. Если ячей-
ка содержит формулу, то ее адрес и формула записываются на лист Outputsheet,
при этом значение переменной OutputRow увеличивается на I.
На рис. 39.13 показан результат выполнения этого макроса получен список всех фор-
мул рабочего листа. (К сожалению, поскольку формулы “проходят” через код VBA. русские
"ачвания функций заменяются аналогичными английскими названиями. — Принеч. рео.)
Глава 39. Введение в язык Visual Basic 781
А
1 <А$8 ~1=В9/2 =SUM(A2:A7)
3 $В$8 =SUM(B2:B7) =SUM(C2:C7)
•1 =$UM(D2:D7)
5 =AVERAGE( A2:A 7)
6 7 8 $В$9 $С$9 =AVERAGE(B2.B7) =AVERAGE(C2:C7)
=AVERAGE(D2:D7)
9 =AVERAGE(E2:E7)
Ю $А$15 $8$15 $c$is $0$15 $Е$15 =RANDBETWEEN( 1,1000)
11 =RANDBETWEEN( 1,1000)
12 13 =RANOBETWEEN(1,1000) =RANDBETWEEN( 1,1000)
it. =RANDBETWEEN(1,1000)
$д$16 =RANDBETWEEN(1,1000)
=RANDBETWEEN( 1,1000)
18 SCS16— =pAMnRETWEEN(1.10QB)
Рис 39 13 Макрос СписокФормул созда-
ет список всех формул рабочего листа
Дополнительные сведения
в ЭТОЙ главе было дано только очень поверхностное описание возможностей VBA. Но
вы столкнулись с VBA впервые, то, вероятно, все эта объекты, свойства и методы несколько Още.
ломили вас. Тем не .менее вы должны иметь обо всем этом представление, поскольку если вы по-
пытаетесь обратиться к несуществующему свойству, то это приведет к возникновению ошибки и
немедленному прекращению выполнения VBA-макроса. После этого он не тронется с места" до
тех пор, пока вы не исправите положение. К счастью, есть несколько способов, которые помогут
вам как следует разобраться в том, что такое объекты, свойства и методы.
Прочитайте книгу до конца. Последующие главы также посвящены программирова-
нию на VBA. В них вы найдете дополнительные сведения и примеры.
Запишите свои действия с помощью средства записи макросов. Вне всякого сомне-
ния, самый лучший способ ознакомиться с VBA — это активизировать средство записи
макросов и записать все свои действия, выполняемые в Excel. При этом постарайтесь
сделать так, чтобы модуль VBA, в котором будет сгенерирован макрос, был виден во
время записи. После записи внимательно изучите полученный текст макросов.
Пользуйтесь справочной системой. Основной источник подробной информации об
объектах, методах и процедурах Excel — это система электронной справки. Эта сис-
тема является достаточно полной и доступной. Когда у вас активизирован модуль
VBA. переместите курсор на некоторое свойство или метод и нажмите клавишу <F1>
ы тут же получите справочную информацию, относящуюся к слову, на которое ука-
зывает курсор .
Купите еще одну книгу. Существует множество книг, посвященных Excel, и, в част-
ности, программированию на VBA. В них можно найти дополнительную информацИ1°
Вс* справочная информация о языке VBA
приведена на английском языке. — Примем- род-
Часть VI. Программирование в Е&
782
функции VBA
ГЛАВА
# ~ оздаваемые пользователем
это процедуры VBA, с п0Д, Ш1И Рабочего ™
„„тельяо расширить вычислите^J"*1 ТОТ0Рых мо»о™~
„и ВхсеР Это подпрограмм;, „ “и“»вост„ "° ™а'
„оМет о функциях VB А. - « г^
ьзователем.
Понятие функций VBA
Процедуры-функции, создаваемые на языке VBA, унивео-
сальны и могут быть использованы таким образом: ’
в выражениях другой процедуры VBA;
в формулах, создаваемых на рабочих листах.
В этой главе речь пойдет о создании функций, предназна-
ченных для использования в формулах.
Excel содержит сотни готовых функций рабочего листа. По-
этому у вас может возникнуть вопрос: “Зачем, имея такие бога-
тые возможности выбора, создавать собственные функции?” Ос-
новная причина заключается в том, что новые функции могут
существенно упростить именно ваши формулы, т.е. сделать их
менее громоздкими. Более компактные формулы легче воспри-
нимаются и, кроме того, с ними удобнее работать. Можно, на-
пример, заменить сложную формулу одной-единственной функ-
цией. Но есть и другая причина создания новых функций: они
необходимы для выполнения операций, которые иначе было бы
невозможно осуществить.
/ В настоящей главе предполагается, что вы знакомы с
I На заметку вводом и редактированием кода программ на языке VBA
в окне редактора Visual Basic. Необходимые сведения о
редакторе Visual Basic см. в главе 39.
В этой главе...
Понятие функций VBA
Вводный пример
Процедуры-функции
Выполнение функций
Аргументы функций
Отладка функций
Вставка новых функций
Дополнительные сведения
Вводный пример
Для тех, кто хорошо знаком с языком программирования
VBA, создать новую функцию не составит большого груда.
В этом разделе предлагается пример процедуры-функции на
языке VBA. Эта функция будет храниться в модуле VBA. дос-
тупном в редакторе Visual Basic.
Создание новой фун U прймере. „ме„ одни
Функция Знак_числа. "Р'^ельное. если ее аргумент больше о, Отри^%
вращает текстовую строку Папо» ° проиедура.функц„в показана „а р
если он меньше 0, и нуль, сел» г ____ - — ---, ' та. ] «,
vba functions.xlsm -
(General)
~~7| |зна*_‘<и<-лв
I Function 3«ах_числа(число)
I Select Case число
Case Is < О
I Заак_числа
Case О
Зиак_числа
Case Is > О
Зык_числа
End Select
£nd Function
"Отрицательное"
"Нуль"
"Положительное”
-----~ Лынкиия которой нет в Excel
рис 40.1. Новая функц > ~
ТОТ же эффект с помощью следующей форМуЛы
Разумеется, можно получить функция ЕСЛИ.
листа, I которой использован^ ^ло^ельное--; Отрицательное- ) )
=ЕСЛИ(А1=0;-нуль";ЕСЛИ(А > , функция проще для восприятия, к тому Же ее
Многие согласятся, что созданн
легче редактировать.
Использование функции на рабонем листе
- используется функция Знак_числа, то Excel вычислит эту
Если ввести формулу, в КОТОР°И обра3оМ эта функция работает аналогично любым другим
функцию и отобразит результат. 1ак вставить ее в формулу, нужно воспользоваться ко-
вСчроен^,мФ>то^™^°'^ лИфуНщИй^Вставить функцию, после выбора которой огкро-
мандой Формулы^ Библиотека фунц находятся в категории Определенные
i Аргументы функции ^
j **•“» |я
xeaocryrae.
Число
Пожвиитздбпое
мъювание созданной функции в формуле рабочего листа
784
Часть VI. Программирование в &се1
раз приведем ее код:
Отрицательное"
Нуль"
а/)из новой функции
R этом разДеяе мы проанализируем ВН0Вь
р п знак_числа (число) ‘Данную функцию Еще
gu^ect Case число
56 Case is < О
Знак_числа
CaS знак_числа
Case is > °
Знак_числа = "Положительное"
grid Select
function
обратите внимание на то, что процедура
" за которым следует имя самой функции Знак чисп/ ^е8ог0 слова Function (а **
’ число, имя аргумента заключено в круглые Функция имеет только один ар-
^Аункнии подставляется либо ссылка на ячейю, Вместо ‘Ф’Умента число при вы-
3°ве пабочем листе, то аргументом может 'Wt>° переменная- Если функция использу-
<анта (например, -123). Если фу(Х ИСп1ТС (НаПрИМер’ А1)
КОЯ т быть числовая переменная, числовая констант/ “ ДРУГ°И процедуре’ то аргументом
M°*R данной функции используется конструкХ?еТ 3“а^ение'пол^енное ю ячейки
В - дпнествляется анализ Ип„ НСТрукция Select Case (см. главу 39), с помощью
к0торои осу н, < Н0Г° паРаметРа число и выбор возвращаемого значе-
ния- Если числ , функции Знак_числа присваивается текстовая строка Отри-
цательное, если число равно , то функции присваивается текстовая строка Нуль, а если
число больше , то функции нак_числа присваивается текстовая строка Положительное.
Значение, возвращаемое функцией, всегда присваивается имени функции.
Воспользовавшись этой функцией, вы обязательно обратите внимание на возникновение
ошибки в том случае, если аргумент будет представлен нецифровым значением. В таком случае
функция будет возвращать значение Положительное. Иными словами, эта функция содержит
ошибку- Рассмотрим, доработанную функцию, которая возвращает пустую строку в том случае,
если она принимает нечисловой параметр. В таком случае для проверки аргумента используется
функция VBA IsNumeric. Если аргумент числовой, программа будет проверять знак. Если же
аргумент будет нечисловым, отрабатывает часть Else оператора If -Then-Else.
Function Знак_чиела(число)
If IsNumeric(num) Then
Select Case число
Case Is < 0
Знак_числа
Case 0
Знак_числа
Case Is > 0
Знак_числа
End Select
Else
NumSign = ""
End If
End Function
"Отрицательное"
Нуль"
"Положительное"
Процедуры-функции
Созданные пользователем
подпрограммами. Тем не менее у них есть существенные различия.
785
Слава 40. Функции VBA
иение. Возвращаемое значение прНСй
...
.................................... ..........>.,
Чтобы ^акгор Msual П
1. огкр<"*у Pu project ^модуль), чтобы вставить ,
, .-' «s%ass- •• “ - “ ‘"''s
3- Выб?’!’“'< ^пользуйте сув^ > _ имя функции и СПИсок
-°6кя Бсли фуикщи не испол^
4- B“f,”ce>« 0»» К1Ь|- ’добавит "У^ХлдамшУ» необходимые действ
-* гп₽исваявалось иужим
s-
»'даИИ°^Хо«»»^аГО₽ОМЬ пении функции в программный модуЛь
6 завершите Ф' "^бОчеГО листа (например, ЛИст1) функция ня*
де^з»^" которые установлены для
функций ДО»«« удовлетворять тем ж
Имена функции д
переменных.
ЛИ»»» с помощью VBA, совершают фатальную ошибку: о»«
По™ 4,0 "а “ “Г" ^Хвоста Поскольку некоторые действия функ-
пытаются заставить фун представлять себе ее возмо атрибуты форматирования ячейки.
S^JS*^***^^ ^его лияа'w дагать”'™
Выполнение функции н
вызов функции из другой процедуры;
использование ее в формуле рабочего листа.
Вызов функции из другой процедуры
С озданную функцию можно вызывать из процедуры точно так
функции VBA. Например, после того как вы определили функци
можно ввести следующий оператор:
надо" ' вычисление_налога(Сумма;Ставка) __
___________—-—“ в gxcel
Часть VI. Программирование
встроенные
же, как и л0Га.
Вычисление^
786
оператор вызывает фу„«цию в
значения переменных сумма „ Став“а ре-Малога- перепав», ей в качестве .pry
^ременной Налог. еэультат вычисления функции присваива-
Функций в ф0рмулах
рабочего листа
Использование созданной вами функции на к
оенных функций. Но вы должны быть увеп РЭ^Чем листе аналогично использованию
0сТр цию- Если она находится в той же рабочей6**1*1 В Т°М’ ЧТ° ^хсе' сможет найти проиедуру-
ФУН*пецИальнь1Х действий. Если же функция о КНИГе’ ТО вам не НУЖНО предпринимать ника-
кй* С~гюб1цить Excel, где ее искать Слепз-г. опРеделена в другой рабочей книге, то необхо-
С Д Это МОжно тремя способами.
Перед именем функции введите ссылку и а -
нужно воспользоваться функцией с ? ФЯИЛ ₽а6очей книги- Например, если
Мои^функции, то можно сослаться на tZ а К0Т°РаЯ опРеделена в Рабочей
^ьсяиа этот файл следующим образом;
=Мои_фУНКЦИИ.х1в!Счет (А1:А1000) К
Если в имени рабочей книги содеожитга „„„л
нарные кавычки. Например; ₽ ^беЛ’ Т° необходимо заключить имя в оди-
= 'Мои функции.Xis' !Счет(А1:А1000)
Если функция была помещена на рабочий лист с помощью диалогового окна Мастер
функции, то ссылка на рабочую книгу будет вставлена автоматически.
Установите ссылку на рабочую книгу. Если функция определена в рабочей книге,
на которую установлена ссылка, то уже не нужно вводить имя этой рабочей книги пе-
ред именем функции. Ссылка на другую рабочую книгу устанавливается с помощью
команды Tools=>References (Сервис^Ссылки), которая доступна в окне редактора
Visual Basic. При этом вы получите список ссылок, которые включают все открытые
рабочие книги. Отметьте флажком рабочую книгу, которая содержит данную функ-
цию. (Если рабочая книга не открыта, воспользуйтесь кнопкой Browse (Обзор).)
Создайте надстройку. Если создать надстройку из рабочей книги, в которой есть
процедуры-функции, то при использовании одной из этих функций в формуле не
нужно будет вставлять ссылку на файл. Но имейте в виду, что надстройка должна
быть загружена. (Надстройкам будет посвящена глава 45.)
Процедуры-функции не отображаются в диалоговом окне Макрос, поскольку функцию нельзя
На заметку запустить на выполнение непосредственно. Поэтому, чтобы иметь возможность тестировать
— функции в ходе их разработки, нужно проделать предварительную работу. Можно написать про-
стую подпрограмму, которая вызывает данную функцию. Если же функция предназначена для
использования в формулах рабочих листов, можно ввести простую формулу, чтобы протестиро-
вать создаваемую функцию.
Аргументы функций
Об аргументах процедуры-функции нужно помнить следующее.
® аргументы могут быть переменными (включая массивы), константами, текстовыми
строками или выражениями;
® некоторые функции могут не иметь аргументов,
Глава 40. Функции VBA 7&7
е ЧИСЛО обязательных аргументов (От J
.........................................................................
В следующем “ ты ФУ*"""' °"
КВ""" м компакт-диске, прилагаемом к книге.
В^рдерызде^1**
Hl CD-ROM
аргументов
Пример функции тельно должны использовать аргументы в
Как и подлрофаммы- Ф^и"ИнныхОфункиий рабочих листов, не „м=ющих
например, есть несколько в Р одня и тдаТА. ов.
К этим функциям относятся J ’ не имеющей аргументов, на возвращает СВой
Приведем простой примерApplication. Это имя. которое появл,
UserName (Имя пользователя) о° , данный пример простои, но полезный „т‘“
вкладе Общие “другого способа вставить имя пользователя в формулу *
чего листа.
Function Пользователь()
. возвращает имя n^p°iication.UserName
Пользователе - uppj-j-
^eZbLth в ячейку рабочего листа приведенную ниже формулу, то в этой ячейке ото.
бразится имя пользователя.
' СКа»ГиТслучае встроенных функций Excel, при использовании функций без аргументов
нужно добавлять круглые скобки.
Пример функции с одним аргументом
Следующая функция принимает один аргумент и использует механизм преобразования
текста в речь, предусмотренный в Excel, для “проговаривания значения аргумента.
Function Скажи_это(текст)
Application.Speech.Speak (текст)
End Function
Для прослушивания синтезированного голоса должна быть установлена звуковая система.
На заметку
Например, при вводе формулы Excel “проговорит” содержимое ячейки А1 при пересчете
рабочего листа:
=Скажи_это(А1)
Этой же функцией можно воспользоваться в немного более сложной формуле. В эго?
примере aprj мент представляет собой, скорее, текстовую строку, а не ссылку на ячейку-
= ? S'JM А:А) >1000, Скажи_это ( "Цель достигнута") , )
Часть VI. Программирование в Е*се
„ формула вычисляет суМму значений
^еЛЬ ДОС™ГНуТа'’ сумма превышает I (ХЮ. вы
.применении функции СКажи^ЗТо в .
ячение 0, гак как значение не будет прИСк' УЛе Ра^°чего листа функция всегда возвра-
РИСВОено имени функции
„дин пример фу„Кции с адним
•s~. »-
еМД лроДанного товаРа — тот, кто продает J*CCMOHHb,e- Процент комиссионных зависит
ДГ 0 Эмиссионных. Приведенная ниже функция ЛЬШе получает более высокий про-
HeFiT g зависит от объема продажи (объем поо В°ЗВ^ащает величину размера комиссионных.
К°т£>Рт данной функции). Вычисления, вывотня^4 Это ед)1нственный, но обязательный ар-
приведенных в следующей таблице яемые в Данном примере, основаны на соотно-
г
10 000-19 999 105
20000-39 999 12,0
jqO^J^!^___________________ _______ 14 _______________________
Существует несколько способов расчета комиссионных для различных величин объема
продаж, введенных на ра очии лист. Можно написать, например, следующую формулу:
=ЕСЛИ (И (А1>=0;А1<=9999,99) ;А1*0,08;ЕСЛИ(И (А1 >=10000 ;
«1^x519999,99) ; А1*0,105 ; ЕСЛИ (И (А1>=20000; А1<=39999 99) •
ду*О, 12;ЕСЛИ(А1>=40000;А1*0 ,14; 0)) ))
Однако этот метод неудачен по двум причинам. Во-первых, приведенная формула чересчур
сложная и трудная для понимания, а во-вторых, недостаточно универсальная. Поэтому ее будет
трудно модифицировать, если система назначения комиссионных изменится.
Более удачным является подход, при котором для расчета комиссионных используется
функция работы с таблицей, например:
=ВПР(А1;Таблица;2)* А1
Однако еще лучше создать новую функцию,
Function Комиссионные (Продажи)
'Вычисление комиссионных в зависимости
Ставка! = 0.08
как показано ниже.
от объема продаж
Ставка2 = 0.105
СтавкаЗ =0.12
СтавкаД = 0.14
Select Case Продажи
Case О То 9999.99
Комиссионные = Продажи * Ставка1
Case 10000 То 19999.99
Комиссионные = Продажи * СтавкаЗ
Case 20000 То 39999.99
Комиссионные = Продажи * СтавкаЗ
Case Is >= 40000
Комиссионные = Продажи * Ставка4
р End Select
End Function
Глава 40 Функции VBA
789
VBA вы можете использовать ее в (|
После ввода этой функции » N1<^pbl VBA.
листа или вызвать из ДРУ’°И [|Р'’ ннуЮ ниже
Есл„
(поскольку объему продаж —
-Комиссионные US»»») тся , яадйке D23. ар.умснт
Если данные ио объемам р >
ссылкой на ячейку:
«Комиссионные(023)
Jle
формулу. ТО в результате По
12% комиссионных):
М0*"'Ч
Пример функции с двумя аргументами
да.,..„Г. пример 0СНО.Н ».
sue пропила: оошая Q““' “ де„1ИЯ в предыдущем разделе функция KoMc'"n,J <
да.м в данной фирме Здесь приведен Р^ ^««0^
модифицирована таким образом, У ельные\ u 6
зовем эту новую функцию Комиссионные2. Н..
Function Комиссионные2 с учетом выслуги лет
'Вычисление размера комиссио
Ставка! = 0.08
Ставка2 = 0.105
СтавкаЗ = 0.12
СтавкаД = 0.14
Select Case Продажи
Case 0 То 9999.99
Комиссионные2 = Продажи * Ставка1
Case 10000 То 19999.99
Комиссионные2 = Продажи * Ставка2
Case 20000 То 39999.99
Комиссионные2 = Продажи * СтавкаЗ
Case Is >= 40000
Комиссионные2 = Продажи * Ставка4
End Select
Комиссионные2 = Комиссионные2 + (Комиссионные2 * Годы / 100)
End Function
Модификация очень проста: добавлен второй аргумент Годы к функции Комиссионные
(в операторе Function) и перед выходом из функции добавлен дополнительный оператор
для расчета окончательного значения суммы комиссионных.
Ниже приведен пример того, как написать формулу с использованием данной функции
(при этом предполагается, что величина объема продаж находится в ячейке А1, а количество
проработанных продавцом лет— в ячейке В1).
=Комиссионные2(Al,В1)
Пример функции с аргументами-диапазонами
Этот пример демонстрирует, как можно использовать диапазон ячеек рабочего липа
в качестве аргумента функции. В этом нет ничего сложного, поскольку Excel сама позаботит-
ся о деталях. J
Л ВаМ НУЖН° вычислить среднее из пяти наибольших величин из диапазона
-Хее нет стандартной функции для такого расчета, поэтому нужно написать еле
дующую формулу: J
790
Часть VI. Программирование в £хсе1
.АИЕОЛЬШИЙ
БОЛЬШИЙ (Данные ; 1) +НАИВОЛЪШИЙ (!bulJ
4 ) +НАИБОЛЬШИЙ(ДанныеS) )/5 ;2)+НАИБ^Ь'^(Данину
Ф»1>“У"е "Чроекиа, ф
’ е наибольшее число диапазона. Затем Lxce НАИБОЛЬШИЙ, которая возара-
щЗеТ "ва1Отся, и результат делится на 5. Но х пягь наибольших чисел диапазона Данные
скла^вольно громоздка и не универсальна ц™ ^°рмула "Р^фасмо работает, она все-
таК0 Д наибольших величин? Неужели вы будеЛ Понадо6и1СЯ вычислить среднее
нУжнО будет проследить еще и за тем цС *ТКДЫЙ раз переписывать формулу? Мало
тог0’ ® перь представьте, насколько все уппостип^ г обно81лъ ке копии данной формулы!
Наибольших. Тогда для вычисления среднего вкН*’ еСЛ” бы в Ехсе1 6ыла Ф)'н^ия Сред-
Н®е-Н е наибольших (Данные; 5) ° *“ М°ГЛИ 6ы ввес™ Формулу:
еСРеДН ~
еще один пример того, насколько функции
текст новой функции Среднее_наиболыдих о^упроститъ “ А теперь пр"ве'
деМ ^лиЧИН диапазона: И Она «вращает среднее для п наиболь-
ШИХ ti°n Среднее_наибольших (Диапазо:
^Вычислен14® среднего - -
СуММЗ- =
For i =
Сумма
Next i
Среднее__наибольших
End Function
'Н, К_во)
наибольших чисел диапазона
О
1
То К_во
Сумма +
WorksheetFunction.Large(Диапазон,
= Сумма / К_во
У этой функции есть два аргумента: Диапазон (диапазон рабочего листа) и К_во
(количество величин для которых вычисляется среднее). Работа функции начинается с обнуления
персменнои У*®43- атем используется цикл For-Next для расчета суммы наибольших вели-
чин в диапазоне, причем их количество равно К_во. И наконец, переменной Среднее_
наибольших присваивается значение Сумма, разделенное на значение аргумента К_во.
В процедурах VB А можно использовать любые функции рабочих листов Excel, кроме тех.
которые имеют эквиваленты на языке VBA. Например, существует функция Rnd языка VBA.
которая возвращает случайное число. Поэтому вы не можете использовать в процедуре VBA
функцию RAND (СЛЧИС) программы Excel.
Отладка функций
Отладить процедуру-функцию немного сложнее, чем процедуру-подпрограмму. Если вы
создали функцию для использования в формулах рабочих листов, то скоро обнаружите, что
ошибка в этой функции приведет к появлению сообщения об ошибке в ячейках, содержащих
формулы. Обычно это сообщение выглядит как #ЗНАЧ!. Другими словами, вы не получите
сообщение об ошибке, возникшей во время выполнения функции, с помощью которого мож-
но обнаружить оператор с ошибкой.
Ниже приведены три метода, которыми можно воспользоваться для поиска ошибок
в функциях.
Поместите в наиболее важных местах программы функцию MsgBox. чтобы по-
лучить возможность проверить значения некоторых переменных. Окна сообще-
ний в процедурах-функциях появляются во время выполнения процедуры. Но поста-
райтесь сделать так, чтобы на рабочем листе была только одна формула, в которой ис-
пользовалась ваша функция, иначе окна сообщений будут появляться для каждой вы-
числяемой формулы.
Глэва 40. функции VBA 791
„v- ♦>•<: "ер*и ” ......... ”eoa^
vttTe coJ-l*“ ’о01ибк“ ° Д обнарУ*’
ПоО^т*Р> и СР^У ° ,ПОЛИ»,С ее под УиранЛС|1
гда прИ в°^»‘6КУ " а а »«т«м средствам отладки. Если цаж
„сп^и,ь. кй оста«оВЙ;я к обычном Р точкои ОСтаноаа *
V '^H3SU ТО ‘еобРаГ“Т котится к^о*ность проиги програ^
• .............................................................
....
МХОП»»"1
вставка новых функций
DU 1 ° фикций - удобное средство для выбора функций DaK
»«и"“мЕ;“Х^о *^а,ь таюке те ₽абочих лис™'которые
Из заметку
”““О“К',СМ ий не отображаются имена тех функций, которые м
в диалоговом окне Macf^y ivat-e. Поэтому при создании функции, которая будет ?'
"р»“»да>“й Я“6|,ОДИ“° обьявить функцию с □»
вом Private.
Кроме того, в диалоговом окне Мастер функций можно отобразить описание
вами функции. Дтя этого нужно выполнить следующие действия. со 1ДаНной
1. Создайте функцию в каком-нибудь модуле.
2. Активизируйте Excel.
3. Выберите команду Разработчик^КоД^Макросы, чтобы открыт ь диалоговое окно
Макрос.
4. В поле Имя макроса диалогового окна
Макрос введите имя функции. Обрати-
те внимание на то, что обычно в этом ок-
не функции не отображаются, поэтому
вам придется самостоятельно ввести имя
функции.
5. Щелкните на кнопке Параметры, что-
бы открыть диалоговое окно Парамет-
ры макроса (рис. 40.3).
6. Введите описание функции и щелкни-
те на кнопке ОК. Поле Сочетание кла-
виш к функциям отношения не имеет.
Рис. 40.3. В этом диалоговом окне можно
ввести описание новой функции, которое
затем отобразится в диалоговом окне
Мастер функций
Введенное описание функции отобразится
в диалоговом окне Мастер функций.
Другой способ описания функций заключает-
ся в выполнении оператора VBA. использующего
мелел VacroCptions. Этот метод также позволяет присваивать функциям определе
категорию и даже лат», описание аргументов. Описания аргументов отображаются в 'n,1‘lJ'^|)e
вом окне Аргументы функции, которое появится после выбора функции в диалоговом »
Вставить функцию. _____ ________
792
Часть VI. Программирование в Excel
возможность описания ар.ументов
***** впервые появилась в Excel 2010.
Цо*иНК’
рис. 40.4 показано диалоговое окно Аргументы
дагае,ся вкссги аР'Ументы новой функции Эт Ы ФУнкиии, в котором поль кжатслк»
”рс, 3 (Математические), я добавил общее oi функция и катет орин функ
д|,а дИив для этого подпрограмму. С описание, категорию и описание аргументов.
р,’*П° 3дать0писАрг()
suf 'licat ion. MacroOpt ions Macroror
AP Description:» Вычисляет Сре''в.₽едк-6-каи5--"^'«",
зона"/ _ " значение наибольших п значений
Лиапа Category:=3,
j^gurnent De script ions : = Array (н с г глп
"Значение n") J ржащий данные диапазон*, _
End Sub
ПереЧеН_ ZZ" ПРИВ°ТСЯ В СПраВ°ЧН0Й смете ме VBA. Эп процедуру не-
0бхоДиМ° в*’ сохоаняютИН 10СЛе ее выпо;|нения общее описание, категория и
дисание аргументов сохраняются в файле.
менты функции
1Л1лЛЛ.А
, Среднее _нл<6а/^шнх —
I Данные [Bate
! К_вО
дУ - ^Т>-9И-.9вЗЛ^*Л».еИ2:'н:
<_во
Значение:
! гд-да •
Рис. 40.4. Использование диалогового окна Аргументы функ-
ции для вставки функции, созданной пользователей
Дополнительные сведения
Для того чтобы серьезно заниматься созданием собственных функций, информации,
представленной в данной главе, явно не достаточно, так как в ней были освещены только не-
которые основные моменты этой темы. Но вы можете использовать примеры этой главы как
основу для дальнейшей разработки необходимых вам функций, черпая нужные сведения из
справочной системы Visual Basic. Кроме того, в главе 44 также можно найти множество по-
лезных примеров функций VBA. t
^лава 40. функции VBA
793
Основы экранных
форм
ГЛАВА
ЙК ан только вы начинаете работать , Excel, то дату же
II V» сталкиваетесь с такими элементами интерфейс как
диалоговые окна. В Excel, как и в большинстве других про-
грамм, написанных для Windows, диалоговые окна использу-
йся повсеместно: для получения информации, определения
параметров команд и вывода сообщений на экран. Excel по-
зволяет относительно легко создавать свои собственные диа-
логовые окна, работающие по тому же принципу, как и те, ко-
торые встроены в программу. Эта глава посвящена созданию
диалоговых окон, которые в VBA называются экранными
формами (UserForm).
Зачем создавать новые
диалоговые окна
Есть макросы, которые ведут себя практически одинако-
вым образом во время каждого запуска. Например, можно
разработать макрос, вводящий список регионов, в которых
происходит продажа, в диапазон рабочего листа. Этот макрос
всегда дает один и тот же результат и не требует дополни-
тельного пользовательского ввода. Однако можно создавать
макросы и другого типа, которые работают в зависимости от
обстоятельств по-разному или представляющие пользователю
возможность выбора. В таких случаях диалоговое окно при-
бавит макросу очков.
Далее приводится пример простейшего макроса, который
переводит текст каждой ячейки в выбранном диапазоне
в верхний регистр (пропуская при этом ячейки, содержащие
формулу). В этой процедуре используется встроенная функ-
ция StrConv.
Sub Изменить_регистр О
For Each cell In Selection
If Not cell.HasFormula Then
В этой главе...
Зачем создавать новые
диалоговые окна
Альтернатива экранным
формам
Создание пользовательских
диалоговых окон
Пример создания экранной
формы
Еще один пример создания
диалогового окна
Дополнительная
информация о создании
диалоговых окон
Дополнительные сведения
cell.Value
,/^pll.Value,
StrConv (ceJ-J-
vbUpperCase)
End If
Next cell
End Sub
Этот макрос полезен, но его можно усовершенствовать. Например, Мак
лее полезным, если он предоставит еще и возможность переключения реГц^°С
ячеек в нижний регистр или если только первая буква каждого слова пере Со4ег>е^е б
регистр. Это изменение сделать совсем нетрудно, но если внести такие В°Дится в
необходимо предусмотреть способы запрашивания пользователя о том к
необходимо сделать в ячейках. Решение заключается в создании диадоГо К°^ Tflr> Из Л*а|<Рос?
того, что представлено на рис. 41.1. Это диалоговое окно Пеоекпим°г° °Кця '
- Visual Basic и отображаемое с помощью о "6
_________ маЧ>оса Vb,
бие ..
данное с помощью редактора
со3.
П ереклюмени^рбги^^
<? ЖТ ПРОГМСНЬЕ..
С все строчные
Отмена
Г Как В Заголовках
OK
X
Рис. 41.1. Диалоговое окно Переключение регистра
запрашивающее выбор пользователя
До,™ решением будет создание трех отдельных макросов, каждый из которых отвечу
за сЙй тки юмененкя регистра Совмещение этих трех операции в одном макросе и ис„
зовавие экранной формы представляете» более эффективным подходом. Мы обсуд„м w
пример, включая и методы создания экранных форм, позднее в разделе Еще один пример
создания диалогового окна .
Альтернатива экранным формам
Хотя создавать новую экранную форму совсем несложно, иногда проще воспользоваться
готовыми средствами VBA. Например, в VBA есть две функции — MsgBox и InputBox,
которые позволяют отображать простые диалоговые окна, не создавая экранную форму. Эти
диалоговые окна можно видоизменить несколькими способами, но, конечно, они не могут
содержать всех тех опций, которые доступны в созданных пользователем диалоговых окнах.
Окна ввода
Существуют две формы функции InputBox (Окно ввода), одна из них принадлежит Ex-
cel. другая — VBA.
В краткой форме функция VBA InputBox имеет следующий синтаксис:
InputBox (сообщение [, заголовок] [, ио_умолчанию] )
Назначение аргументов описано ниже.
Сообщение. Текст, отображаемый в окне (обязательный аргумент).
Заголовок. Текст, который появляется в строке заголовка окна (необязательный ар
гумент).
796
Часть VI. Программирование в Excel
:мое в окне
по_уиолч^ю. Значение, ОТо6раЖае
* теЛЬныЙ аргумент). * ° окне ввода по умолчанию (необяза-
леДУк,шеМ пРимере ФУ^ия InputBox пре
TrioutBox ("Введите ваше имя > ДЛаГае1 пользователю ввести свое полное имя:
' ' ',ИМЙ п™ь3ователя..)
< выполнении этого оператора VBA Excel
^Р*рцс. 41-2. Заметьте, что в данном пример ВЫаодит на экРан диалоговое окно, показан-
ное 4а р пО~умолчанию не указан. Когда по в Испольэованы только два первых аргумента,
РараМе«-нопке ОК, это значение будет присвориТ^3™1’ ВВедет некотоРое значение и щелк-
на К'117 напоено переменной Имя.
’ гт,1,: '
нет «а
Имя Пользовать™»-
Введите ваше имя:
X
Рис. 41.2. Диалоговое окно, которое выводится на
экран с помощью функции InputBox
функция VBA MsgBox
функция VBA MsgBox это весьма удобное средство для того, чтобы отобразить на экра-
не информацию и попросить пользователя сделать выбор, щелкнув на одной из предложенных
кнопок. Эта функция использована во многих примерах данной книги, чтобы вывести значение
переменной. Краткий синтаксис функции MsgBox выглядит следующим образом:
MsgBox (сообщение [, кнопки] [, заголовок])
Ниже приведено описание аргументов.
Сообщение. Текст, отображаемый в окне сообщения (обязательный аргумент).
Кнопки. Коды кнопок, которые отобразятся в окне сообщения (необязательный ар-
гумент).
Заголовок. Текст, который появляется в строке заголовка окна сообщения (необяза-
тельный аргумент).
Функцию MsgBox можно вызывать как в виде отдельного оператора, так и в виде функ-
ции, присваивая ее результат какой-нибудь переменной. Если функция вызывается самостоя-
тельно, то аргументы не нужно заключать в круглые скобки. В следующем примере функция
MsgBox выводит на экран сообщение и не возвращает результат:
Sub MsgBoxDemo()
MsgBox "Для продолжения щелкните на кнопке ОК
End Sub
На рис. 41.3 показано, как выглядит это окно сообщения.
рлава 41. Основы экранных форм
797
Ё Для продолжения щелкните на кнопке ОК
к
ок
выполняющиеся,
кнопке Да] .
когда пользователь
выполняющиеся,
кнопке Нет]..•
когда пользователь
------- , м»б сообщил. отобра-
. „кно сообщения, результат функции Мв~
ть „„формацию. деииой ниже процедуре исподу3
ЧТОб“ “й" "<1, 41.D. кояорЫ= упрощают работу со 31ИЧе^
„азо 0ПйМНЫ
встроенные к ией MsgBox-
возвращаемыми функн"
омиеОтвета () vbYesNo)
sub ПолучениеО (11прояолжить.
Ответ -
Select Case
Case vbYes
[операторы,
щелкнул на
Case vbNo
[операторы,
щелкнул на
End Select
End sub „ Ответ будет присвоено одно из значений,
При выполнении этой "Д™» диалогового окна. Оператор Select Case оп.
лу.;и.,иоЬЯо.соогветсщУ=«
значения переменной Ответ.
ределяет действие. которое зависитетз» с помощью соответствующих кодов кв».
* Можно без труда юстрМ” ‘" “ .“ констзиты VBA, которые используются в качестве
„ок. В табл. 41.1 перечислены »'3£“ “'я №ДОВ Сражаемых кнопок. Можно указать, ка-
aP7“Z щХиыдХТ™ появляться пиктограмма и какая кнопка принимается по
умолчанию.
Таблица 41.1. Константы, используемые в функции MsgBox
Константа Значение Описание
vbOKOnly 0 Отображается кнопка OK
vbOKCancel i Отображаются кнопки ОК и Отмена
vbAbortRetrylgnor е 2 Отображаются кнопки Стоп, Повтор и Пропустить
vbYesNoCance1 3 Отображаются кнопки Да, Нет и Отмена
vbYesNo 4 Отображаются кнопки Да и Нет
vbRetryCancel 5 . Отображаются кнопки Повтор и Отмена
vbCritical 16 Отображается пиктограмма в виде белого крестика в красном круж- ке (пиктограмма важного сообщения)
798
Часть VI. Программирование в Excel
—
Значение
32 ~
Писание
Отражается '——*———
Иображается пи„ р^И8а^о сообщения)
Г*”* Ww2’° эн-
Посражается ^гОгра1Г оР^ТОощего сообща
*«аегаиумтан11
в ок£ сообщения кнопки ДаТ^т комбинация
bQuestion). Вторая кнопка должна при.^^ ’ -
эЮ та кнопка, которая будет выбрана, если полХХ"° ^^aultButtonsT-
эти константы присвоены переменной Константа <Entei>’ Д1Я простоты
рОТО аргумента функции MsgBox. ’W’ К(ПоР™ затем используется в качестве юо-
sub ПолучениеОтветаО
Config = vbYesNo + vbQuestion + vhn^ n
Ответ = MsgBox ("Создать месячный bDefaultButton2
If Ответ - vbYes Then ЗапуХ™ '
If Ответ = vbNo Then End
End Sub
48
64
о
256
512
vbDel-
v,nefaultButton2
ybue
7nefaultButton3
________________.
3 приведенном ниже примере функции
Окончание таГ>< 4{ /
(vbYesNo) "7”"*™ констант, чтобы отобразить
.”ИКТ01раММу со знаком вопроса
—ton2
Config)
На рис. 41.4 показано, как выглядит это окно сооб-
щения при выполнении подпрограммы Получение
Ответа. Если щелкнуть на кнопке Да, то будет вы-
полняться процедура RunReport (здесь не приведе-
на). Если же щелкнуть на кнопке Нет (или нажать кла-
вишу <Enter>), то подпрограмма завершит свою рабо-
ту. Поскольку в функции MsgBox артумент title
опущен, программа выведет стандартный заголовок
Microsoft Excel.
Следующая подпрограмма — это еще один при-
мер использования функции MsgBox:
Sub Получение0твета2()
i Microsoft Ехсе» i
И
7
Zx'1 Создать месячный отчет?
Рис. 41.4. С помощью второго аргу-
мента функции MsgBox задаются
кнопки, которые до.смсны появиться в
окне сообщения
Msg - "Начать создание месячного отчета?"
Msg = Msg & vbLf & vbLf
Msg = Msg & "Создание отчета займет приблизительно "
Msg = Msg & "15 минут. В результате будет создан отчет по всем "
Msg = Msg & "продажам за текущий месяц на 30-ти страницах. "
Title = "Торговый дом ЧЕБУРАШКА"
Config = vbYesNo + vbQuestion
Ans = MsgBox (Msg, Config, Title)
If Ans = vbYes Then ЗапускОтчета
If Ans = vbNo Then End
End Sub
Глава 41. Основы экранных форм
799
, D...способ вывода длинного сообц>л
В этом примере показан зффекл ора коикатенации (&) длинное"^ 6
окне. С помощью переменной Msg олераторе используется Ко ^б^Чк
разбито на несколько операторов. В Р, (<_ ПОМО1ЦЬЮ г*Нга Ч
рая представляет собой символ «а^ отобразить в окне сообщения соот^ ' <S
полняегся вставка пустой строки). Ч™ рнс. 41.5 показано, Как
головок, используется аргумент загол к вЬ1гл й ь
сообщения при выполнении данной процедУРы- Ит
----———\
Торговый дом ЧЕБУРА)
-------- м месячного отчета?
неметь создание тельно 15 минут. В результате
' Создание “ Та<¥ЩИИ 30-и
будет создан отчет по
страницах.
Да
Нет
Рж. 41.5. Окно е д.,ионно. сообщим. и робком
Создание пользовательских
диалоговых окон
Во многих случаях очень удобно использовать функции Input В ох и Msggox, но их
можности достаточно ограничены. Большими возможностями обладают пользовательские
лотовые окна, которые создаются в редакторе Visual Basic как экранные формы (UserForm)
Ниже последовательно описано, как создать пользовательское диалоговое окно
1. Определите, для чего будет использоваться диалоговое окно и в какой ч
макроса оно будет вызываться. н
2. Перейдите в редактор Visual Basic и вставьте новую экранную форму.
3. Добавьте элементы управления в экранную форму.
4. Создайте макрос VBA для отображения экранной формы. Этот макрос являем
обычным модулем VBA.
5. Напишите процедуры обработки событий (таких как щелчок на кнопке) для
элементов управления экранной формы. Эти процедуры должны содержаться в
модуле экранной формы.
В последующих разделах мы подробно рассмотрим все этапы создания экранных форм.
Работа с экранными формами
Чтобы создать диалоговое окно, необходимо сначала вставить новую экрвниулофогт
в окно редактора Visual Basic. Чтобы открыть окно редактора Visual Basic, выберите
Разработчик^ Visual Basic или нажмите комбинацию клавиш <Alt+F11>- УбеДИТ|^е^
в окне Project (Проект) выбрана текущая рабочая книга, а затем выберите команду
UserForm (Вставка1^ Экранная форма). В окне редактора отобразится пустая форма.
800 Часть VI. Программирован^8 &
на рис. 41.6. После активизации 6
^«TW >'npaвлe,,ия,• “торм "««x-bU™”’“™ лам-’- Toolbox c Controls
oKH°- 1авки элементов управления в диалого-
Xf
^^^d7(ATPVBAE(
project (FUHCRE5.XE
& % vBAP«ject (Kw,ra2-xls>
0® L Objects
«Г?вдсг1(д^;.
. Q этеКнига
Х..ЙС-, Forms S
и g§ userF<xml к
Рис. 41-6- Пустая форма
Вставка элементов управления
в экранную форму
Элементы управления, которые можно вставить в экранную форму', находятся на панели
инструментов Toolbox (Инструментальная панель).
Чтобы вставить какой-либо элемент управления в экранную форму, щелкните на соответ-
ствующем инструменте панели Toolbox, затем щелкните на экранной форме. Можно также
сначала щелкнуть на нужном инструменте панели Toolbox, а затем протащить указатель
мыши по экранной форме, указывая размер элемента управления.
Названия элементов управления панели Toolbox с краткими описаниями приведены
в табл. 41.2.
Дополнительная Некоторые из этих элементов управления можно разместить непосредственно на рабочем листе,
информация . 0 Т0М1 как эт0 (^6^, рассказывается в главе 42.
Глайа 41. Основы экранных форм
801
Таблица 41 2 Состав панели Tool Таблица 41.z.v Назначенио___
Элемент управления __—— "select Objects’(ВыборОбъектов) добавляет «"« Л""
Label (Надпись) «яет пол»»"'«<<"««' "™'3о»1и,ю „№дить
Text Box (Поле) ComboBox (Поле со списком) „лйавив, поле вида с раскрывающимся списком (раскрывающийся список)
Li st Box (Список) добавляет список (позволяет пользой гелю в,„оэ из списка)
CheckBox (Флажок) добавляет флажок опции (управление логическими 0 добавляет переключатель (множественный выбор) ’
OptionButton (Переключатель/ ToggleButton (Выключатель) добавляет выключатель (управление логическими опцИями) Добавляет рамку (контейнер для других объектов)
Frame (Рамка) CommandButton (Кнопка) Tabstrip (Набор вкладок) Добавляет командную кнопку Добавляет набор вкладок в экранную форму (контейнер ЛПо объектов)
Multi Page (Набор страниц) добавляет многостраничный элемент (контейнер для других
Scrol IBar (Полоса прокрутки) Добавляет полосу прокрутки 1
spinButton (Счетчик) Добавляет счетчик
Image (Рисунок) Re f Edi t (Кнопка сворачивания) добавляет элемент управления, который может содержать изобра^ Добавляет поле ввода с кнопкой сворачивания диалогового окна
(позволяет пользователю выделить ячейку или диапазон)
Изменение свойств элементов управления
Каждый элемент управления, вставляемый в экранную форму, имеет определенное количе-
ство свойств, которые определяют внешний вид элемента и его поведение. 11екоторые свойства,
такие как Height (Высота) и Width (Ширина), можно изменить, щелкнув и перетащив границу
рамки. Для модификации других свойств используется окно Properties (Свойства).
Чтобы отобразить окно Properties, выберите команду View^ Properties Window
(Вид^Окно свойств) или нажмите клавишу <F4>. В окне Properties отображается список
свойств выбранного элемента управления (каждый элемент управления имеет свой набор
свойству Если щелкнуть на самой форме, в окне появятся свойства формы. На рис. 41.7 по-
казано окно Properties для кнопки.
Чтобы изменить какое-нибудь свойство, выберите его в окне Properties, а затем введите
новое значение. Значения некоторых свойств, таких как BackColor (Цвет фона), можно вы-
бирать из списка. В верхней части окна Properties содержится раскрывающийся список, по-
зволяющий выбрать элемент управления для работы с его свойствами. Кроме того, можно
выорать элемент, щелкнув на нем, — при этом также отобразятся его свойства.
Если свойства элементов управления задаются с помощью окна Properties, то говорят,
что они устанавливаются в процессе разработки. Можно также, используя VBA, итменя
свойства элементов управления и тогда, когда диалоговое окно уже отображено на экрат .
т е. р. процессе выполнения.
802
Часть VI. Программирование в Excel
р г 41.7. Окно свойств кнопки
Полное рассмотрение всех свойств выходит за рамки пой книги. Чтобы получить сведе-
ния о конкретном свойстве, выберите его в окне Properties и нажмите клавишу <FI>. Тща-
тельно подготовленная интерактивная справочная система по элементам управления жран-
ными формами предоставит вам исчерпывающую информацию. (Но эта информация приве-
дена на английском языке. — Примеч. ред.)
Обработка событий
Вставляя экранную форму, следует помнить, что эта форма также может содержать VBA-
процедуры, обрабатывающие события, генерируемые экранными формами. Событие — это
то, что происходит, когда пользователь воздействует на элемент управления экранной фор-
мы. Например, щелчок на командной кнопке инициирует событие Click (Щелчок), ассо-
циированное с данной кнопкой. Программное приложение должно иметь процедуры, кото-
рые бы выполнялись при наступлении того или иного события. Такие процедуры часто назы-
вают процедурами обработки событий.
Процедуры обработки событий носят имена, в которых название элемента управления
объединено с названием события с помощью символа подчеркивания. Например, процедура,
которая выполняется после щелчка на кнопке МояКнопка, называется МояКнопка_С1 ick.
' В VBA все возможные события классифицированы и имеют собственные имена (на английском
изыке). Эти имена событий нельзя изменять и заменять другими, поскольку они являются служеб-
ными словами. — Примеч. ред.
f/iaeg 41. Основы экранных форм
803
Отображение экранных фор
V I Представляемое экранной фОП)и „
Чтобы вывести на экран ДИ^°ьзовался метод Show (Показать) объема Не°бх
создать процедуру, где оы ИСП/. ома имеет имя UserForml, то сЛедУ(О1 а V
(Экранная форма). Если экранная ф Р й экраНной формой; пЛ’А?''
отобразит диалоговое окно, представляемое % Ч
Sub Показать_Диал_Окно()
UserForml.Show
Snd Sub R стандартном модуле VBA, а не R
Эта процедура должна наход” модуля VBA. для того, чтобы его а^°ДУЛе 3Rn
формы. Если VB-проект еще не и СгавЛть ..
Покаэать_Диал_Окно „а экране „о ' X
форма UserForml. Что произойдет дальше, зависит от процедур обработки Соб^^Ч^
Пример создания экранной формы
Предыдущий раздел можно рассматривать как введение. В этом же разделе
монстрирован процесс разработки нового диалогового окна. Этот пример дОв ^Дет HpQ
экранная форма отображает сообщение для пользователя. Несмотря на то что с пр0^е
с легкостью справится функция MsgBox, диалоговое окно предоставляет боль Эг°й зад^Л;
в отношении форматирования и расположения сообщения. ^Ую гц§Ко^
u m Оли рабочую книгу можно найти на прилагаемом к книге компакт-диске,
из ии^нмвд
2.
3.
Создание диалогового окна
,Ь ЭК₽аВНУЮ ф0,,МУ-С03ДаЙТе Н0Вую книгу. Затем выв^
1. Выберите команду Разработчикс^\/|.ч11я1 Racir* „
»ш <Alt+Fll>, ,10бы открь1ть окно редакторса к»мбн„ацвю
к„Д"е пр№кто‘ рмактора Visual Basic двойным щелчком выберите paSa,w
На «ране пмвится пустая форма д
Нажмите клавишу <F4> чтпбк.
..- ‘ ’ ООЫ Открыть ОКНО РгООеГЙАЧ \
penies (Свойства), и измените
Изменить на
Инфо_окно
5- С тотошью па„ми ° ЯаНН°Й Рабочей "ниге
______ ЬТС ° форму элемент Label (Надпась)
4.
следующие его свойства.
Свойство
Name (Имя)
Caption (Заголовок)
Па маялись будет игпЯТ1 „
ры. -я пом юола, поскольку само вмда нс пмдая.
Часть VI. Программирование в Excel
~ как показано ниже.
Свойство
Uame (Имя)
Caption (Заголовок)
Default (По умолчанию)
9 Если нужно, можно внести другие
передвинуть, увеличить или уменьшить
, рыдайте элемент Label, в D
t ion (Титры) введите текст, Кот " r°P6rl'es -и0,0
в ОК..С Properties здеи«вта Ч"1
бериТС соответствующий 1 '««лкиите Па CR, й ' Мснге'
зультаты вашей деятельности cnJj’ Мо*Но измени™ F°nt (ШРИ*П и noj’
пример форматированной „адп^’У ««о6ражаюги Р—Т « « Ре.
» Д0б11"С,аК..о"“"°““М> 0К|*У еомани
' и измените ее свойства так.
Изменить на
КнопкаОК
ОК
True (Истина)
' "wX": УХ”е°ниТеНИТЬ форм“
Эта рабочая книга была '
Разработана Ольгой
Бархатовой из финансового л ?
департамента '
По любым вопросам
обращайтесь к Ольге по
внутр, телефону 30-08 . .;
Рис. 41.8. Надпись пекле изменения шрифта
Тестирование
На данном этапе созданное диалоговое окно обладает всеми необходимыми элементами
управления. Не хватает лишь способа отображения диалогового окна. Ниже описано, как на-
писать процедуру, решающую эту задачу.
1. Вставьте модуль, выбрав команду Inserts Module (Вставка1^ Модуль).
2. В пустом модуле введите такой код:
Sub Показ_Инфо_окна()
Инфо_окно.Show
3. Перейдите в окно программы Excel (например, с помошью комбинации клавиш
<Alt+Fll>).
4. Для того чтобы открыть диалоговое окно Макрос, выберите команду
Разработчик^Код^Макросы или нажмите комбинацию клавиш <AJt+bX>.
5. В диалоговом окне Макрос из списка макросов выберите Покаэ_Инфо_окна и
щелкните на кнопке Выполнить. На экране появится созданное диалоговое окно.
Глава 41. Основы экранных форм
805
Щелчок нл кнопке ОК не привете! к закрытию дна тогоного окн.э, кдк
;.i!.- I'im »пн"| kwoiikii еще нужно иметь нроцсчур' »н'|хкч’гчнк.т собы।ц(1 (>(|
Hie :мл ч. на кнопке «крыли. находящейся в cipoKe шпеюнка. чтобы «iih.pi.,// 1Ч"- Hi,/0 бц
Открыть ЭГО ОКНО МОЖНО С ПОМОЩЬЮ КНОПКИ, расположенной на ()!(>». 1 '"'"И./ ч/1
flUwA эгом-.глмеС. '"и
X
Написание процедур обработки событий
В «том разделе вы yuiaeiv. как написать процедуры обработки
с диалоговым окном. Продолжая наш пример, выполните такие действия
1. Нажмите комбинацию клавиш <AIt+FI 1>, чтобы иерей i и к
2. Перейдите к окн) экранной формы Инфо_Окно, дважды ц(е , ' ' ’Мцц
инн в окне Project. '**•'11 й«
3. Дважды щелкните на элементе КнолкаОК. ,|;| йц
4. Редактор активизирует модуль для экранной формы и „С1
ный текст программы, как показано на рис. 41.9. " 1
7’ /и,ч п
4J
г
КнопкаОК
Private Sub Lebell_Click()
k
End Sub
Private Sub КнопкаОК Click()
I ~
End Sub
Microsoft Visual Basic for Applications - Книга! - [Им
project VBAPn)
- VBAProjert (FUaCRtSJO.
- VBAProject (show mess
5 x Microsoft Excel Ctects
g Sheet! (Sheet 1)
TNsWorttiook
£4! yie*. insert Fj2rm.it Debug gun Tools ^dd-lns Window
J Л, Я т я a 4i jr 'Г О Ln 6, Col 1
PuC 41.9. МоОу-ль экранной фор.
3 About»»
3 UserForml
S , ModUes
4! ModJel
VBAProKO (Книга!)
Й -» taaosoft Excel Obfects
] ПИСТ1 (fieri)
) гьктг (fwrz)
§ЛиггЗ(ГИггЗ)
ЭтаКж-а
S - i Modules
< Module!
5. Вставьте следующий оператор перед оператором End Sub:
Unload Инфо_окно
Этот оператор просто закрывает экранную форму. Вся подпрограмма обработчика
тий должна выглядеть так, как показано ниже.
806
Часть VI. Программирование в E*ce
, Sub Г) t
P^fjioad инф-._ llK)lo “’*()
л fjub
£1де один приМе Cn
диалогового 0KHa 3^ния
Пример, который |1ОЛО
.рс-ию примера Изменить D'* °СНо»»у лаи
...................................—м.п_
„„„„„я: перенести все бу,»,^""^ Н'р^ » „»я«, **»>
...^,„2.......
Изменить на
Диалог Изменить регистр
Переключение регистра
Создание диалогового окна
В этом диалоговом окис запрашивается инфо
менений, которым подвергается текст. ПоскоЛ| к 'РМ ' "Я 01 П0Льзователя- ;| именно тип и»
,.т использовать такие элементы управления < Ж"° "ыбрать одну опцию, следу
гового окна выполни те следующие действия (начг СрСЮ,ючатели- ^,1М «’здания нового диало-
Г0В '^'вия (начните с нус.он р;|(1(.Ч1 к (НН1И1
1. Нажмите комбинацию клавиш <А1ирц^
ual Basic. F1Ь’ Ч1обы открыт в окно редактор. VK-
2. В окне редактора Vi.su,! Basie выберите Insert UsorForm Редис™, кяе
дет имя „устой формы UserForml я Тоо1^“ °™ м“п’>’
3. Нажмите клавишу <F4> чтоЛ>и
’ отобразить окно свойств жранной формы
и измените ее свойства гак, как показано ниже. формы.
Свойство
Name (Имя)
Caption (Заголовок)
4. Добавьте в экранную форму кнопку (элемент CommandBut ton)
свойства, как показано ниже.
Свойство
Name (Имя)
Caption (Заголовок)
Default (По умолчанию)
5. Добавьте в экранную форму еще одну
Свойство
Name (Имя)
Caption (Заголовок)
Cancel (Отмена)
и отмените ее
Изменить на
КнопкаОК
ОК
True (Истина)
|у кнопку и и тмените се свойства.
Изменить на
Кнопка От мена
Отмена
True (Истина)
аад Основы экранных форм
807
олемсит opcionButton) к из,ме„ит
--’’t сгановлен по умолчанию, поэтому для •» с6
-'ЧаХГ^-чение True.) X
Изменить на
Верхний-регмстр
ВСЕ ПРОПИСНЫЕ
True (Истина)
--------- включатель и измените его свойства.
Добавьте второй переклю
Свойство
Name (Имя)
Capt ion (Заголовок)
Добавьте третий перек.
Свойство
Name (Имя)
caption (Заголовок)
^.11Очатель (элемент
6. Дойвьте пер клю. vrT
(Этот перек-'-.- -
(Значение) должно
Свойство
Name (Имя)
Caption (Заголовок)
value (Значение)
его
7.
8.
9.
Изменить на
Нижний_регистр
все строчные
слючатель и измените его свойства.
Изменить на
Смешанный ^регистр
Как В Заголовках
Полбе'рите'ример кнопок и расположите их иа форме таким образом, Чг,
стала похожа иа форму, показанную на рис. 41.10. Убедитесь, что Klioni!„
ключатели не перекрывают друг Друга.
Microsoft Visual Basic for Applications - Книга! - [Книг
Jr-sert Format Debug Run Tools Add-Ins Window Help
> u J 5" ‘i/ i- О
гГГ fc
.? 9 atpvbaenjds(ATWBAEr
£ VBAProject (HJCRESJCl
S -ti VBAProject (show mess.
Er ‘3f*TOsoft Excel Objects
S Sheet! (Sheet!) .
TheWortbook
S- . _• Forws
3 AboutBox
3 UserForml
, MocUes ’
•St Module! J
= <£ VBAProject (Ktwral)
= т ’kcosoft Excel Objects -i
® Лист! (IWrl) j
® IWt2 (ГЬст2)
SfWT3 (ЛстЗ)
3raK»ra *
i
и пере.
- 5 х
Переключение регис...
. ВСЕ ГРОГЭДСНЫЕ
Г" Как В Заголовках
Отмена
ОК
9 И*фо_окио
* ModJes
««? *todulel
4L HI ок„й ecmm M
"•oe.) правления и настройки их свойств
808
Часть VI. Программирование в &се
Редактор Visual Basic
рать для элементов упоаюшйип ***оп,*о полезны!
Выделите нужные элементы а зат^ДЯи<ий разме<) * ‘0Т09ые могУт помочь поаоб-
'а выполните *“ относ*1епь><’ Друг друга
««тствукхцую команду из мемо Format.
<естир°вание АИал°гового окна
данном этапе диалоговое окно облад
^ватаеТ лишь способа отображения Диалогового НС°^ХОдимыми элементами управления.
^сТВиЯ- окна. Для этого выполните следующие
t Убедитесь, что редактор Visual BasicainHB
г Вставьте модуль, выбрав команд. Insert^ModL
3. В пустом модуле введите следуЮцшй Код.
Sub Изменить_регистр ()
End Sub
4. выберите команду Run^Run Sub/UserFnrm „
мы/Форма) или нажмите клавишу <F5> °m <3апуск>=> Запуск Подпрограм-
После этого управление перейдет в окно Excel
J; (рис. 41.11). Кнопки переключателя как будто Г 0Т00ражаться новос залоговое
окно (Р никакого лЛАрь-гя п У410 6“ Работают, но щелчок на кнопках ОК
и ОтМв - Чтобы закпыт ЭТИХ ДВУХ кнопок еше нужно написать процедуры
обработки пагптпи я Ь 370 Незаконченное диалоговое окно, щелкните на кнопке
закрытия в строке заголовка.
в
О
V
11
1?
15
К
Январь
Февраль
Мар г
Апрель
Май
Июнь
июль
Август
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
Декабрь
Переключение регис..
32SJ
19
20
21
22
2$
24
Рис. 41.11. Новое диалоговое окно
Процедуры обработки событий
В этом разделе будут созданы две процедуры обработки событий одна - чтобы обрабо-
«п событие Click «Ценной) Да- командной кнопки КнопкаОтмена. а другая - об-
runni.ii КнопкаОК. Для переключателей нет нечх>-
Раоотать событие Click для командной кнопки н-
/лава 41. Основы экранных форм
809
Ы06Р»^С06ЫТЯЙ'"ОСКОЯЬКУ
, дизпо^- Visua, Вю1
2-₽^--”ГопеР
«ите слеДУк11и регистр
3. Вставьте ИэМенить^
unload Д^°Г~
"ь"х
It.
:iC°4X
Вот и все. Полная подпрограмма обработки событий выглядит так, как ПоказаНо
Private Sub КнопкаОтмена_СНск О
Unload Диалог_Изменить_регистр
End Sub
Эта подпрограмма выполняется после щелчка на кнопке Отмена. Она сост
оператора, который закрывает форму Диалог_Изменить_регистр. 011т Из
Дальше следует написать процедуру обработки события Click для кнопки О °Г°
го выполните действия, описанные ниже. Ддя
1. Выберите из раскрывающегося списка, расположенного в вепхн ~
ля, объект КнопкаОК. Редактор подготовит новую процедуру КОт И Части Мо
ваться КнопкаОК Click. ’ °Рад ^УДет н.^‘
— пазь1-
2. Введите следующий текст программы (первый и последний оп₽
дены): Рзторм w
Range- Then Exit Sub
Private Sub КнопкаОК__СИск()
Application. Screenupdating = False
1 Если диапазон не выбран
If TypeName(Selection)
ВСЕ ПРОПИСНЫЕ
If Верхний_регистр Then
For Each cell In Selection
If Not cell.HasFormula Then
cell.Value = StrConv(cell .Value, vbUpperCase)
End If
Next cell
End If
все строчные
If Нижний_регистр Then
For Each cell In Selection
If Not cell.HasFormula Then
cell. Value = StrConv (cell .Value, vbLowerCase)
End If
Next cell
End If
Как В Заголовках
If Смешанный_регистр Then
For Each cell in Selection
If Not cell.HasFormula Then
cell.Value = StrConv (cell .Value, vbProperCase)
End If
810
Часть VI. Программирование в Excel
Next cell
End If
Unload Диалог_Иэменить_р
End sub
макрос начинаете» с оталючени, .
, Tbi макроса)- Затем проверяется й(.гй а 00н°вления
сР^У же завеРша™ Остальная ДИа"«он eZ\ Привадет к Уск°Ре"”*>
и3 которых выполняется только оди/ ПОДпРОгРаммы состоит^*'” нь,бРан' "Р0^'
йранный пеР^лючатель имеет значение’ °Т№ых
блока ,кранм> форма
Тестирование диалогового окна
Чтобы протестировать диалоговое окно
1. Перейдите к окну Excel. олните ряд действий.
2. Введите в ячейки листа какой-нибудь
3. Выделите диапазон с текстом
4- ₽з3ра6отчии И1>
ИЛИ нажмите комбинацию
5. В диалоговом окне Макрос из спис
и щелкните на кнопке Выполнить, Выберите ИзменИть_регистр
6. Выберите нужный переключи. ^рыть созданное диалоговое окно.
ь и щелкните на кнопке ОК
Проверьте работу окна на других ячейках Обп
на кнопке Отмена, диалоговое окно закроется беГ^ ВНИМание на то- что, если щелкнуть
выбранных ячеек. Но если вы щелкнули на кнопке ^ИК'Ли6° последствий для содержимого
ячеек, то отменить это действие нельзя (хотя можн * Макрос ИЗменил Ре™стр выделенных
тот регистр, который был установлен в самом начал °) 3аПустать этот макРос и выбрать
1.
Назначение макроса кнопке на рабочем листе
На этом этапе все, казалось бы, работает как надо. Кроме одного — вызов макроса на вы-
полнение не назовешь слишком быстрым и простым. А как было бы удобно, если бы макрос
“просыпался” от щелчка на какой-нибудь кнопке, расположенной непосредственно на рабочем
листе. В Excel это делается очень просто, достаточно лишь выполнить несколько действий.
Выберите команду Разработчик=>Элементы управления ^Вставить. В рас-
крывшейся палитре элементов управления щелкните на элементе Кнопка.
Перетащите кнопку на рабочий лист.
Excel отобразит диалоговое окно Назначить макрос объекту.
В диалоговом окне Назначить макрос объекту выберите из списка макрос Из-
Менить_регистр. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Назна-
чить макрос объекту.
Вероятно, вы захотите изменить текст на кнопке на нечто более содержатель-
ное. Для этого щелкните на кнопке правой кнопкой мыши и выберите в контекстном
Меню команду Изменить текст, затем измените текст непосредственно на кнопке.
2.
3.
4.
Глава 41. Основы экранных форм
811
"о.
•лкните на кнопке — должно открыт^
-тнИЙ
llocie выполнения них v
—— . да„.« при*Ээ^ь,
SSSSST" X формы Excel сведения об элементах управления эт
.- группы Элементы Acnv уп^
ведены в главе 42.
мо макроса кнопке панели быстрОГо
Назначение макро
доступа Де которая будет располагаться ца Па
можно назначить макрос работать только тогда, когда рабочая Ч.
pj! доступа. К РР^н-^рХа Чтобы назначить макрос кнопке Панел„
держащая макрос. ^д" X
доступа, выполните так садержащая макрос, открыта.
1. Убедитесь, что рабочая К,,И ’ на панели быстрого доступа и в к01Пй
2 Щелкните правой кнопк""" ойка панели быстрого доступа. кСт%
з.
4 Гс?и1ТкроХбеР»« нужный макрос н шелкните „а кнопке До6аВить
5. “"“хотите изменить пиктограмму для создаваемой кнопкн-комапд,.,,
ните на кнопке Изменить.
6. Да. завершения пронедуры шелкните в диалоговом окне Параметры Excel
кнопке ОК.
Дополнительная информация о создании
диалоговых окон
Создавая новые диалоговые окна, вы можете сделать свои макросы универсальными.
Можно разработать новые команды, открывающие диалоговые окна, которые выглядят точно
так же. как и встроенные в Excel. В данном разделе содержится дополнительная информация,
она поможет вам при создании новых диалоговых окон, которые будут работать так же, каки
встроенные в Excel.
Добавление “горячих клавиш”
Диалоговые окна не должны ставить в худшие условия тех, кто предпочитает пользовать-
ся не мышью, а клавиатурой. Все диалоговые окна Excel работают одинаково хорошо как с
мышью, так и с клавиатурой, поскольку у каждого элемента управления есть соответствую-
щая “горячая клавиша”. Чтобы обратиться к конкретному элементу управления, пользователь
может использовать комбинацию клавиш <А11+“горячая клавиша”>.
Поэтому имеет смысл добавлять “горячие клавиши” к вновь создаваемым диалоговь &
окнам. Это можно сделать в окне Properties (Свойства) элемента управления. входяшег°
состав диалогового окна. Для этого достаточно ввести нужный символ для свойства Ассе
er-ator (Назначенная клавиша).
812 часть VI. Программирование в &се1
,.мее1ся, буква, «порой вы а
ра’У ,, соответствующего элем...,, Р°ль Эооячей
_<* . „ «мента угфавле„ия. ₽*« «-«-ниши . должна содержаться
В '^елЫ10 пер»ая). Д ако горячие КЛавишин : 'ричем '”<> может быть любая блква (не
о^’ тцвном с;'У Р Нажа7Ии “горЯчей клани. »'гГ°вОМОки<:нсдол*"''! "^'оря.ыж
0 %>*«, который расположен раньше „ „ХТ “^ьишроваться т.п элемент
У<ИЯ элементов управления). ^Доеательносв» перехода (, ,е. и порядке сле-
<3 'кОторь,е ™eMeH™ Управления (такие как
1 пОВок), поэ,ому НаЗНачить “'орячие клани,. "°ЛЯ В“0Да) не имекп евойсгва Caption
(ЗЗГ°тие “горячей клавиши” активизирует следую M°*H° Т0"ЬК0 их "<>ДП"сям. После этого
Н3>|<3 вательности перехода (этим элементом я в: ШИИ П° ПОРЯЛКУ элемент управлсния в по
сЛ6'® лЬ|ТЬ акт ивизирована). яется поле ввода, так как сама подпись нс
может °
изменение последовательности перехода
о предыдушем разделе упоминалось о nuciedr,u
прния диалогового окна. При паботе г иоваг»е.1ьности перехода по элементам
УЙ+ТаЬ> осуществляет циклическое перемеХТпо^Г"^ КЛаВИШ <ТаЬ> "
zSh аЯая диалоговое окно, следует убедиться в т Дементам управления этого окна.
С°ЗДсна правильно. Это означает, что элементы послеловательносгь перехода уста-
цовлеН „палке Управления должны быть расположены в ло-
гическом порядке.
чтобь, просмотреть и», «т,. п„след„югаьносп. щ „„ шмл0гм01о окна.
,ОСПОЛИУ»ТССЬ командой V.ewoTab Order (Ввд^Последовательноеть перехода). В ретуль-
тате на экране появит я диалоговое окно Tab Order (Последовательность перехода,». Затем
можно выбрать из списка элемент управления и с помощью кнопок Move Up (Переместить
аверх) и Move own ереместить вниз) изменить последовательность перехода для вы-
бранного элемента управления.
Дополнительные сведения
Чтобы овладеть искусством создания новых диалоговых окон, нужно приложить некото-
рые усилия. Можно, например, тщательно изучить диалоговые окна Excel, так как эю —
примеры хорошо продуманных и разработанных диалоговых окон. Можно также попытаться
продублировать большинство из них.
Самый лучший способ побольше узнать о создании диалоговых окон заключается в ис-
пользовании системы диалоговой справки редактора Visual Basic.
Глава 41. Основы экранных форм
813
лдвменты
правления на
рабочем листе
г
|М> предыдущей главе рассказы
вать новые диалоговые окна Если ° с^да-
использования элементов управления Хя По ДУШе Идея
то же время вы не в восторге от с03данТо °ВОго °кна, но в
окна, - эта глава именно для вас СаМого Ютового
как автоматизировать свою рабочую S вы Знаете
кнх интерактивных элементов управле^ С Помо^ью та-
кнопки, списки и переключатели. ния, как командные
ГЛАВА
В этой главе...
Применение элементов
управления на рабочем
листе
Использование элементов
управления
Обзор элементов
управления АймеХ
Применение элементов
управления на рабочем
листе
Основная цель использования элементов управления на
рабочем листе состоит в максимальном упрощении для поль-
зователя процесса ввода данных и управляющей информации.
Если, например, создается модель, в которой используется
одна или несколько ячеек ввода, то можно организовать ввод
таким образом, чтобы пользователь просто выбирал подхо-
дящие значения из заранее определенного списка допустимых
значений.
Вставка элементов управления на рабочий лист требует
гораздо меньших усилий, чем создание диалогового окна.
Кроме того, как правило, для этого не нужно создавать ника-
ких макросов, потому что есть возможность связать элемент
управления с ячейкой рабочего листа. Например, помещае-
мый в рабочий лист флажок можно связать с конкретной
ячейкой. Когда этот флажок активизируется, соответствую-
щая ячейка отображает значение ИСТИНА, в противном слу
чае — ЛОЖЬ.
..чпом использованы переключи (1. ,,
Из ЩК 411 ПОЛЯМ пример. » «ЛрОМ К"'- ф,,^
прокрутки и
"Ч
П в ре метры
< ломупмм $М‘» (XX)
& Комис ионньд- АЭКрНДИ! ^000
f ЦТ*
Г 13%
г 10 летний
<г 15 летний
Ример кргдига
$315 500
5 65% Interest
Спязкниые ячейки
565 Процент и,
5,65 Процент р*
ИСТИНА Комиссионные ...
$315 500 н Дит ' Кр'-Аит
ложь 30 лет
ИСТИНА 15 лет
_____ 15 летний кредит
ИСТИНА
ложь
ложь
10% ПП
15% ПП
20% ПП
10% предварительной
К
о
н
52 603,08
Л
Рис. 42.1. На зтам рабочем листе используются элементы управления
Эту рабочую книгу можно найти на компакт-диске, прилагаемом к книге.
НаС0-МЖ
Процесс вставки на рабочий лист элементов управления может показаться запутанным, по-
скольку существуют две группы управляющих элементов. Доступ к ним группам осуществляет-
ся из обшей палитры элементов, которая открывается с помощью команды Разработчика
Элементы управлениям Вставить. Группы элементов (рис. 42.2), представленные на этой па-
литре, описаны ниже.
Элементы управления формы. Элементы управления этой группы предназначены
только для рабочего листа Excel.
Элементы ActiveX. Содержит элементы управления ActiveX, которые можно помес-
тить как в экранную форму (см. предыдущую главу), так и на рабочий лист Excel.
На рис. 42.2 представлены элементы управления, появляющиеся при вводе команды Раз-
работчик-^ Элементы управлениямВставить. При наведении курсора мыши на элемент
управления Excel отобразит подсказку, идентифицирующую элемент управления.
Большинство элементов управления доступно в обеих группах. Например, как в одной,
так и в другой группе есть элемент Список. Но это два совершенно разных элемента управ-
ления. В общем случае элементы управления ActiveX предоставляют большую i ибкость. по-
лому по возможности следует использовать эти элементы.
816
Часть VI. Программирование в Excel
Рис. 42.2. Две группы элементов управления
Эта «и "освящена ис«ельмэ^,^тошмт(и^
н,м»ет«у
Полный список элементов управления ActiveX с краткими описаниями приведен
р табл. 42.1 .
Таблица 42.1. Элементы управления ActiveX
Элемент управления_________Назначение
J^HCheckBox)
Поле (TextBox)
Кнопка (CommandButton)
Переключатель (OptionButton)
Список (ListBox)
Поле со списком (ComboBox)
Выключатель (ToggleButton)
Счетчик (SpinButton)
Полоса прокрутки (ScrollBar)
Подпись (Label)
Изображение (Image)
Другие элементы управления
Вставляет флажок для управления логическими опциями
Вставляет поле ввода (позволяет пользователю вводить данные)
Вставляет командную кнопку
Вставляет переключатель (позволяет пользователю выбрать одну из не
скольких возможных опций)
Вставляет список (позволяет пользователю осуществить выбор из списка)
Вставляет поле ввода с раскрывающимся списком
Вставляет переключатель (используется для задания логических опций)
Вставляет счетчик (определение .значения посредством кнопок прокрутки i
Вставляет полосу прокрутки
Вставляет надпись (контейнер для текста)
Вставляет элемент управления, который может содержать изображение
(контейнер для изображения)
Отображает список других элементов управления ActiveX, которые инстал-
лированы в вашей системе
Эти элементы управления в палитре инструментов имеют названия на русском языке, но после
останки их на рабочий лист в поле Имя. в контекстное меню и т.п они получают названия на анг-
лийском языке. Поэтому в табл. 42.1 приведены как русские, так и английские названия элементов
Управления ActiveX. — Примеч. рей.
^лава 42. Элементы управления на рабочем листе
817
“Ч
„нтовупРавленмя
_ 0ПеМКП ТРУДОО«™ ' Ю еач.
„изование эЛ „« “—
яения
ВИД иЛОЗбЯеП . ачала выберите команду р
fW оМбН^3 пабочий ’кните на нужном элементе уПра^
лОКЯ ЭЛеМС пения на Ра&3а-гем WeJ1K” саМЬ1м помещая его на раб е
8СТЗВКа н-г У’Р^ВстаВИТЬ- листу, те^ дСТВовать в отношении 10 *
........*
-Ч--:=:''.......‘
го Ч' »овое «*>•"• мй. «НСТЙ»^ ”
„ожао»-"^
uitgi фор**
ВниН®***
рржим конструктора
р cel переходит в режим конструктора. В ,,0<
Ив « увемеиг» У"Р»М“И" Хектов, добавлять или редактировать макръ.
ИаРЗб“е
подсвечивается пиктограмма Режим конст-
W управления, вдя от_/!МИМ1я
•'“•-г ₽х°;-рг-**иэтойп“дамме
Когда Excel находится в этом режиме, нельзя проверить действия настраиваемых элемеи-
тов управления. Дтя их тестирования необходимо выити из этого режима с помощью коман
ды Разработчик^Элементы управления^Режим конструктора.
Настройка свойств элементов управления
Каждый добавленный элемент управления обладает свойствами, которые определяют его
внешний вид и поведение. Эти свойства можно настраивать только в режиме конструктора.
При добавлении элемента управления на рабочий лист Excel переходит в этот режим автома-
тически. Если же нужно изменить элемент после выхода из режима конструктора, выберите
команду Разработчик^ Элементы управлениям Режим конструктора.
Чтобы изменить свойства элемента управления, выполните такие действия.
1.
2.
3.
4.
Удостоверьтесь, что Excel находится в режиме конструктора.
Щелкните на нужном элементе управления, чтобы выделить его.
Если после щелчка на элементе управления не открылось автоматически окно
Properties (Свойства), выберите команду Разработчик^ Элементы управле
ния—-Свойства. Откроется окно Properties, показанное на рис. 42.3.
Найдите нужное свойство элемента и измените его.
818
Часть VI. Программирование в Excel
Click Me
1 ****«< j .
Csr"««d6<>icr.:
F*e
[ B«*4oior
f Bacfcstyfe
1 ForeCotar
ЕЗьнесгахоч ?
1 -h««MtytoOpef-
<k*He
True
АгкЫ
«HBOOODQlZb
T Moujelcor,
Future
I F^ePostaon
z FrintObJea
? Shadow
52,5
True
(None)
0 - FmMousePontw
(None)
7 - fnActurePojtkx'
2
True
False
TakeFoaeOnCk* True
25,5
True
«stale
Puc. 42.3. С помощью окна свойств можно настраивать элементы управления
Способ изменения свойства зависит от конкретного свойства. Некоторые свойства ото-
бражают раскрывающийся список, из которого можно выбрать предложенные варианты.
Другие свойства, такие как Font (Шрифт), снабжены кнопкой, после щелчка на которой ото-
бражается соответствующее диалоговое окно. Но есть и такие свойства, которые требуют
обычного ввода значения. В любом случае изменение свойства немедленно сказывается на
соответствующем элементе управления.
Чтобы получить сведения о конкретном свойстве (на английском языке), щелкните на этом свой-
С0961 стве в окне Properties и нажмите клавишу <F1 >.
Окно Properties имеет две вкладки. Во вкладке Alphabetic (По алфавиту) свойства ото-
бражаются в алфавитном порядке, а во вкладке Categorized (По категориям) — по категори-
ям. Обе вкладки отображают одни и те же свойства, но в различном порядке.
Некоторые свойства элементов управления
Каждый элемент управления обладает своим собственным (уникальным) набором
свойств. Но многие объекты имеют общие свойства, которые описаны в табл. 42.2.
Глава 42. Элементы управления на рабочем листе
319
центов упра^-ия
, а? 2 Общие Таблица 42.x-
Свойство ' васКСо1ог(Ц»етФо"21 BacKScylelC™**0"1 Caption (Загожжж) bistFillKangeW-a"”»33"0""'' ния списка) Если его 3^ически в зависимости от текста его заголОв|^ ИзМе Хьфоаа^4""""" L отображаемый на элеме—и, La рабочего листа, е которой содержится текущее элемента управления ли пабочего листа, содержащий список значений, котОпЫв уТлени"ListBox 2 со^ (Поле со списком) Значение элемента управления
value (Значение) Left и Тор (Левый и Верхний) й1агЬ«не1дм(Ш«Р“»а"0ы®га) Visible (Видимый) Значения, определяющие позицию элемента Значения, определяющие ширину и высоту элемента упраВ1к„ия Еии значение этого свойства - False (Ложь), то элемент бу» скрыт
Name (Имя) Имя элемента управления. По умолчанию оно состоит из наз^ и номера. Эго имя можно заменить любым допустимы» “ но с одним условием, каждое имя элемента на рабочем "^должно быть уникальным
Picture (Рисунок) Позволяет задавать графический рисунок для отображения на эле- менте управления. Рисунок должен храниться в файле (его нельзя скопировать из буфера обмена) _________
Связь элементов управления с ячейками
рабочего листа
Элементы управления ActiveX, добавленные на рабочий лист, часто можно использовать
без каких-либо макросов. Многие элементы управления имеют свойство LinkedCell
(Связанная ячейка), в котором указывается адрес ячейки, связанной с данным элементом
управления.
Например, можно вставить на рабочий лист элемент управления Счетчик и в его свойстве
LinkedCell указать ячейку В1. В этом случае данная ячейка будет содержать значение, за-
данное счетчиком, и любой щелчок на кнопках счетчика будет изменять значение в ячейке
Ы. Далее значение этой ячейки можно использовать в формулах рабочего листа.
/ Если свойство LinkedCell задается в окне Properties, то в этом случае связанную ячейку
у н» замену нельзя задать путем указания (т.е. щелчком на ячейке) - надо вручную ввести адрес ячейки.
В этом случае также не допускается использовать имена ячеек и диапазонов.
820
Часть VI, Программирование в Е*се1
/.лЗДЯНИе MaKPOCOB для >»na..„
С°присозла"- -^аллЯМе„евта лементов управления
Макрос хранится в модуле, связанном с ^ Нел«я ^йтись без редахгора V.sual Ва-
s‘c’ причем у кажд го элемента может быть свой ’ НЭ КопоР°м сходится элемент управле-
Н*4?' ]4аПримеР’ командная кнопка может иметь МакРос Дая обработки любого из его собы-
т00' ой - дЛЯ собыТИЯ DblClick (двойной шел Макрос дая события Click (щелчок),
₽ТОр
Qoee1
1ОЙ июн 0ДИН макРос Для события Click (щелчок),
-ЛОИ щелчок) И др
Простейший способ получить дощ^п
жды щелкнув на этом элементе (этот тог/Т*0 АЛЙ конкРетного элемента управления - два-
тора). Например, событием по умолчанию С^а™гтает' 60,111 ^се! находится в режиме конструк-
тив Click. В этом случае Excel отобоа. ЭЛементаУпРавления CheckBox является собы-
для события Click данного элемента (рис°^я° ^lsua* ^аас и создаст пустой макрос
Р” i
I
Jjlgggkff Jognxlsx -SheetiTc^fa
Zttftdow Help
О ьпг’^ои
к
^i^-J^SIrnortgage к
S Excel °ЬИ>с«
0 ! Sheet! (Parameters,
g) Sheetz (AmortSched
SPrtCTl (ЛИСТ1)
ЭтаКгееа
-t VBProtect (worksheet«
П ® Microsoft Excel Objects
B ’ * (] Sheet! (Command»,
g) SheetlO (Label)
g) sheet! 1 (Image)
g Sheetz (Checkbox)
g Sheets (ОрОогЛМо
g] Sheets (TextBox)
g Sheets (Listeox)
g sheets (ComboBox)
g Sheet? (ToggleButto
g Sheets (SpinButton)
g Sheet? (Зсговаг)
Q ThisWorkbook
g Лист! (Лист!)
lit
Private Sub ChecWtox^CXlck'i "
End Sub
Рис. 42.4. С помощью двойного щелчка на элементе управления в режиме конструктора откры-
вается редактор Visual Basic
гж ™ ил-п имя элемента управления отображается в верхней левой
Обратите внимание на то, что имя элемент У и г __тО
к л oomvv сплава Если требуется создать макрос для
части окна кода, а название события — вверху справ . р- э
Другого события, выберите это событие из раскрывающегося С|™ска_ к-пмянлную кноп
г, r „„Svmuun выполнить чтобы добавить командную кноп
Ниже описано, какие действия рмй отображает сообщение после
ку (CommandButton) и создать простои макрос, ко юр н
Щелчка на этой кнопке.
Глава 42. Элементы управления на рабочем листе
821
р.эп.воп-ик^Эл.менты управления. >Встав
I ныМ|»»'кч»мно ».1- ....||П1>н.. Элементы ActiveX
2. -мен..... упр.М-.......
мен» Кнопке но ft(1MCMV листу....бы со |Да,, " Ч
Л. Ilcm-IHIKNIV укя»«*Л1. Ml пспейДС! " режим KOHCTPVKlop.t ' ”'1|к
бочем лнос I vvl й К,|ОПКЧ, в результате икпп.1И||р ' 1‘ц.
4. Дмжяы nuMK-HMie ( ,ая подпрограмма. 4 ои,о
ПЧМ Visual Basu " 11 ' уВД псрМ оператором End Sub:
5. Bnciwir СЛГ1>К>ЩИИ | KllV.„,| на кнопке"
МвдВох ">'»« тельк-’ '4Т' ul>
л.
.„об...,.‘ "V1
«in<*U+l ’ Оте dioiioiui кнопки. В
______Ч:-=г’”“”..............................
pnypert'®^,u" рдхрзбе' ivKiopa-
». «mW** И*«—„„же лебее-п. чтоб......-рои., окно
pa.4io6u«‘ перечиСп’:НИЬ1Х
1UKлс попке. 1ХЛ0 создавав макросы для элементов
Те,иТ' ' - н»ком-ми^ вВОди1ъ врУ4»^ макрос можно записать, а заТем Вы
' ии.м...®76А'”'"^»."'ЛД’К1"‘’ ншример. если вы уже эаннсаян ТОВДс
«да»»" ^^,ооo..epa'W Call ФорматЯчеек. Ипийы
н**с приМ,\о процедур1'1 уВА-оператор 01' обработки события.
"*** .7Л нл-’КГ*?0^ве..ав»»«”»",Х,ЦеВда
Формат иписанныи код
«ов управления ActiveX
обзор элементов У Р ] р_,.„ А„„.х,,™~- g|
Ki ор*™^™ ^Хичжия ActiveX
Н.СО-*» ниже элвмеиты УПР^
*4
Кот°Рь,е дос
у п,Ь| ДЛЯ
Флажок
Флажок iCheckBax) используется в тех случаях, когда нужно сделать выбор нз двух
t»oiM.чпых вариантов да или нет. истина или ложь, включить или выключить и т.д.
Ни кс приведены описания нескольких полезных свойств флажка.
A -«ilerator (Назначенная клавиша). Буква, которая позволясз пользователю изме-
нить значение ф ыжка с помощью клавиатуры. Например, если такой буквой янляезся
буква А. то нажатие комбинации клавиш <Alt+A> изменит значение флажка на проги
•ОПО.ЮЖН1ХС.
LinkedCf'l х t( вязанная ячейка). Ячейка рабочего листа, которая связывается с флаж
ком В ячейке отображается значение ИСТИНА, если флажок установлен, и ЛОЖЬ —
в ггротивном случае.
^асть VI. Программирование в Excel
рОле со списком
.................... •«м.н,
.... список, но н <н I1 ,снИя CombnR^w
r'^’Ly ГОМ же с осюянии В нем or„‘f исполь»' iv Р Р дМии
IO-'"1 „,о нолмонацчю Ра <pVIHav>РаЖа^'' >• «<ъи,к<»«, ,1И1.
в т° ом списка. «водить в поле кн< Другое «тлимие состою
”|C;;iplic 42.5 показано поле со С1)1к.ко •** второе « яв
м List Fil IRange (/Диапазон *“*«азон Dl :D12 исши^ск, св>ист
^пК-К-с 1 1 (С вязанная ячейка). « ячейка А1 исиоль.уето. «юйс
14
15
January
rebruary
March
April
М*у
June
July
August
September
October
November
December
Puc. 42.5. Поле co спискам
Ниже приведены описания часто используемых свойств элемента управления Поле со
списком.
BoundColumn (Столбец результата). Если список состоит из нескольких столбцов,
это свойство определяет, какой столбец содержит возвращаемое значение
ColumnCount (Число столбцов). Определяет количество столбцов в списке.
LinkedCell (Связанная ячейка). Ячейка рабочего листа, к которой отображается
элемент, выбранный в списке.
ListFi 1 IRange (Диапазон заполнения списка). Диапазон рабочего листа, содержа-
щий элементы списка.
ListRows (Число строк в списке). Задает количество отображаемых элементов в рас-
крытом списке.
Liststyle (Стиль списка). Определяет внешний вид элементов списка.
Style (Стиль работы). Определяет характер функционирования элемента управле-
ния: в качестве раскрывающегося списка или поля (ввода) со списком. Раскрываю
1ЦИЙСЯ список не позволяет пользователю вводить новое значение
Дополнительная Можно также создать расжрывающийся список непосредственно в ячейке, воегкижэовзвшись два
ннф0₽мачи" этого проверкой данных. Подробнее об этом можно узнать в главе 25
а» ~
Глава 42. Элементы управления на рабочем листе
823
КНОПКа абсолютно бесполезна, если она не Сог1п
Командная кнопка (CommandBu * кнопке. После Щел
ся макросом, который ««полн*^ имени ююпки> символа поДчерки к„
выполняется макрос, имя ^°^ываепЯ Моя_кнопка, щелчок на ней вь111зд*4 И Cj
например ««И « , „одуле кода рабочего листа, . ’J
Моя_кнопка_С11СК. и С°Дер
жизся кнопка.
л «пАжения графического образа. Н
Изобра*еиие е „с„олкзу«« Д”’а¹Н>«
„ управления 0 элемент значение True (Истина), То
Элемент у Р свОцсгв свойство иМ тьЮ вместить изображение.
оте»«« .»а (А0Т°Ра',а1е^3^н^яет ЧТ^у'Щелкните “ «ноПКе
• Auto вт(>матн0ес,<и И «уть а Фа|,л- „налоговое окно, в котором можно
меме',т’ .рисунок C’^rt-es и Exoel Дие, цли скопируйте изображен
picture У е РГ°Р- дабуемое свойство Picture и нажмите ю„.
’Та"°Ф* С°ЯСР*»“”« properties выдели
Г<Х*°6меда-’Й’£ о га«е. вЛ» кома™ ВставкаФИ"п»«-
6“аиИЮ1ТО9е
преимуществ-
Совет
Подпись
Элемент Подпись (Label) просто отображает заданный текст. Этот элемент вряд ли
окажется полезным для рабочих листов, поскольку стандартный инструмент рисования Над-
пись отличается большей универсальностью.
Списки
В списке (ListBox) содержится перечень элементов, из которых пользователь может
выбрать искомый элемент (или несколько элементов).
Ниже приведены описания самых полезных свойств списков.
Boundcolumn (Столбец результата). Если список состоит из нескольких столбцов, то
это свойство определяет, какой столбец содержит возвращаемое значение.
ColumnCount (Число столбцов). Задает количество столбцов в списке.
IntegralHeight (Признак целостности списка). Если значение этого свойства —
True (Истина), то ширина окна списка настраивается автоматически, чтобы полно-
стью отображать строки текста при вертикальной прокрутке. В противном случае воз-
можно частичное отображение строк текста списка.
• LinkedCell (Связанная ячейка). Ячейка рабочего листа, в которой отображается
выбранный элемент.
824 Часть VI. Программирование в Е*се1
0 ьi g tFi 11 Range (Диапазон заполНени
а1ИЙ „ сппеяа. *«. owea,.
, Listscyle (Стиль е„иста). 0, "J'
в MultiSelect 'Мн<>»«вев„ь,й ,ы6'“""'т“6 “™'.>еме„,м
иХ элементов из списка. Ь1ОоР)- Опредс
КИ ЯСГ “’«Юность выбора иесколь-
Если используется список с МН0Жйг.
i; LinkedCell. ВместоЖеСтвенным выбопгм.
/иа3а. выбраны. 0 прид&тся написать макрос лм^'” значеиие свойства
Для определения того, какие элементы
(1ереключагели
Переключатели (OptionButton) особенно п
брать один элемент из небольшого количествя°ЛеЗНЫ ** Сл^чае- если пользователю нужно
В ргда используются в группах, состоящих не мен.ПрСДЛ0Женных вариантов. Переключатели
0 Ниже приведены описания самых полезных свойств™ И3 ЛВуХ пере1С1юча1елей
м Accelerator (Назначенная клавиша). Буква кот»
риант с помощью клавиатуры. Наприм от°рая позволяет выбрать нужный ка-
кой буквой является С, то после нажа ₽ ССЛИ ДЛЯ какого'нибудь переключателя та-
данный переключатель. ком^иначии клавиш <А1т+С> будет выбран
GroupName (Имя группы). Имя кота™» „
.пчятеля с другими кнопи-я Р 6 отожлествляет связь данной кнопки пере-
ключателя с другими кнопками переключать ™
„п„,1ГТйя чателя, имеющими то же самое значение это-
го свойства.
a LinkedCell (Связанная ячейка). Ячейка рабочей) липа, которая еаязываето» о пере-
ключателем. В ячейке отображается значение ИСТИНА, если данный мемет управления
выбран, и ЛОЖЬ — в противном случае.
t Если на рабочем листе содержится несколько наборов переключателей, нужно сделать так, чтобы
! На заметку все переключатели одного набора имели одно и то же имя группы (свойство GroupName), но
в т0 же время оно должно отличаться от имени группы любого другого набора. Если же не изме-
нить это свойство для нового набора переключателей, то все его элементы станут частью набора
с тем же именем группы.
Полоса прокрутки
Полоса прокрутки (Scrollbar) напоминает по своему действию счетчик. Но различие
состоит в том, что пользователь может перетаскивать бегунок полосы прокрутки, чтобы из-
менить значение элемента управления. На рис. 42.6 показан рабочий лист с тремя полосами
прокрутки, которые используются для изменения цвета в прямоугольнике Они определяют
интенсивность красной, зеленой и синей составляющих цвета прямоугольника Для измене-
ния цвета используется несколько простых макросов.
Ниже приведены описания некоторых полезных свойств полос прокрутки.
Value (Значение). Текущее значение полосы прокрутки.
Min (Минимум). Минимальное значение для значений полосы прокрутки.
Мах (Максимум). Максимальное значение для значений полосы прокрутки.
Глава 42. Элементы управления на рабочем листе
Рис. 42.6. Этот рабочий лист содержит несколько полос прокрутки
LinkedCell (Связанная ячейка). Ячейка рабочего листа, в которой отображается
значение полосы прокрутки.
SmallChange (Малое изменение). Значение полосы прокрутки после одного щелчка
на бегунке.
LargeChange (Большое изменение). Задает, на сколько изменится значение полосы
прокрутки после щелчка на кнопках полосы прокрутки.
Полоса прокрутки оказывается особенно полезной при выборе значения из широкого
диапазона.
Счетчик
Счетчик (SplinButton) позволяет выбирать значение с помощью щелчка на любой из
двух кнопок со стрелками (одна служит для увеличения значения, другая — для уменьшения).
Ниже приведены описания полезных свойств счетчика.
Value (Значение). Текущее значение счетчика.
Min (Минимум). Минимальное значение счетчика.
Мах (Максимум). Максимальное значение счетчика.
826
Часть VI. Программирование в Excel
^inkedCell (СвязаНная
значение счетчика. **> Ячей1£а р
smallchan9e (Малое изменена * к<”орой отображается
пОсле щелчка на нем. Обычно Л За;^. на Clf
присвоить ему любое другое зн^ого еВ0ЙСГйа ХэГ"^я значение счетчика
влено значение J, но можно
ПОЛ®
' пеРвь1Й ВЗГЛЯД М°ЖеТ потагься. что от по,
ос^° содержит текст, а для ввода текста об^ ВВ0Да ^extBox) мало толку, поскольку
пН0 в том, чТО текстовое поле ввода полезно В1ЧН° Используются ячейки рабочего листа.
Н° как сРеДСТВО УпРавления выводом Так СТОДько как средство управления вводом.
сКо;,ьКсТЬ возможность использовать его для отоб^* П° *е можег иметь полосы прокрутки.
У ®аС 6 ой экранной площади. Ражения большого объема информации на
МаЛеНЬрис- 42.7 показано поле ввода, содержащее
пбпатите внимание на вертикально^ „„ 1еКСт Г еттисбеРгской речи Авраама Лин-
коЛьНа' нием свойства ScrollBars Л0СУ прокРУ ки’ которая отображается с ис-
роДЬ30®
Ниже приведены описания самых полезных свойств текстового поля ввода.
AutoSize (Авторазмер). Определяет необходимость автоматической настройки раз-
мера элемента управления в зависимости от объема текста.
IntegralHeight (Признак целостности списка). Если значение этого свойст-
ва— True (Истина), то ширина окна списка настраивается автоматически, чтобы
полностью отображать строки текста при вертикальной прокрутке. В противном
случае возможно частичное отображение строк текста при вертикальной прокрут-
ке списка.
MaxLength (Максимальная длина поля). Максимальное количество символов, кото-
рые могут находиться в текстовом поле. Если оно равно 0, ограничения на число сим-
волов нет.
MultiLine (Множественность строк). Если значение этого свойства — True, то
в поле может отображаться несколько строк текста.
TextAlign (Выравнивание). Определяет способ выравнивания текста в тексто-
вом поле.
Глава 42. Элементы управления на рабочем листе 827
828
Wordwrap (Перенос слов)- Определяет, разрешен ли перенос слов на
ScrollBars (Полосы прокрутки). Определяет тип полос прокруТ|<и егрь
поля ввода: горизонтальная, вертикальная, обе или ни одной. т
X
Выключатель
сосТОяния: включено и выключено щ
° iToqaleButton» “MeeTf даяние этого элемента на против," ^'"»!,
Вы1«ючатель(Т 99 вдсг „кушее е выключателя — либо TrUe о?0*»»,
кнопке внешний вил “"“"выключатель можно использовать вместо
пр„ дам Во многих случш»
либо False (Не нажато;
ка опции.
Часть VI. Программирование в Excel
„лоаботка событий
g Excel
ГЛАВА
предыдуилил 1JlaBaA вы
|LsZ личеством примеров Пп Комидись с в
тцй Именно такие проц₽едурГ'ыОЦеДУр У^АСобСрас°ЛЬШ’,-м ко-
программой' В данной главе вы Ехсе| иит^Г" со6ы'
явление о событиях Excel, а „„“чГ' "Г*
;re„o,<c,t,npy,.„ с„„га6ы Z
События Excel
в Excel имеются возможности Отоп
спектр событии, инициированных потЬч ' е*И8а7ъ широкий
программой, а наступление этих событи °ВаТелем Или самой
нению соответствующих процедур VBA И?РИВодит к Вь1п°л-
классифицировать так, как описано ниже События можно
В этой главе...
События Excel
Создание процедуры
обработки событий
События уровня рабочей
книги
События рабочего листа
События, не связанные
с объектами
события уровня рабочих книг. События, которые
происходят с конкретной рабочей книгой. К таким со-
бытиям относятся события Open (открытие или созда-
ние рабочей книги), Bef oreSave (перед сохранением
рабочей книги), NewSheet (вставка в рабочую книгу
нового листа). Программный код VBA, обрабатываю-
щий события уровня рабочих книг, хранится в модуле
ThisWorkbook.
События уровня рабочих листов. События, которые
происходят с конкретным листом рабочей книга. К та-
ким событиям относятся события Change (изменения
в ячейках рабочего листа), Selectionchange (пере-
мещение табличного курсора), Calculation (пере-
счет формул на рабочем листе). Программный код
VBA, обрабатывающий события уровня рабочих лис-
тов, хранится в модуле, соответствующем рабочему
листу (например, в модуле Sheetl).
События, не связанные с конкретными объектами.
Сюда можно отнести только два события уровня при-
зожения’ OnTime (Время включения) и OnKey (Нажатие клавиши) ра^
событиями отличается от работы с событиями других категорий. °’'
*а п
обработки событий
„омие проиеДурсЯ не
СОЗДАЙ ки соб»™^, ₽а6ОЧИ* X”» "ИСТО» хранится в МОД№
Ка*ДТнХХ^Рае’°^раб01К‘' С°6“рИ”модул® еЬв®р_1еделенное имя. Объявить прОц
Пр011?^ ограммвый кой ° Р (наприм^ь предопР Basic сделает ЭТо За
Д** Че,?й части окна- кода ДДД
в окне Project. сдаске вверху окна кода. Затем
верхней поКазанм нем Два*Аг,ясКрываЮИ1еМС е событие, для обработ.
Нз С. ’ "eS0„MAZy о«“1КО?: этого появится "оболочка”
"САы и за»^дашего оперТ sub
......
педуры, кот°Р
(ji Microsoft Visual Basic for Applications - selection change event.xlsmfr.
£dit Vew insert Format Debug fiun Tools
Add-Ins Window JHe'p
J* V О Ln 2 Col 1
e>
Ujj
^Workbook
ajx
*J jOpen
I
•oiett - YSAProi
м selection change event.xlsm - ThisV^ykboi
Private Sub Horkboo)c_Open ()
End Sub
ISheetCelculete
ompatbiFafce
йЯеяМийс 1 - jdUserReso
fibre Workbook Workbook
ThiTAforkbook
ac/versorO
eFrecO
orvOO
” BeloreXmlmport
Deactivate
NewChari
NewSheet
PivctT ebleCtoseConnection
PivotTabteOpenCorinecttori
RowsetComplete
Sheet Activate
SheetBeforeOoubteCJck
SheetBeforeRightdic*
Awe. 43.1. Лучший способ создания процедуры обработки событий — позволить сделать это ре-
дактору Visual Basic
Например, если в списке объектов выбрать объект Workbook, а в списке событий —
Open (Открытие), то редактор Visual Basic создаст следующую (пустую) процедуру:
Private Sub Workbook_Open ()
End Sub
Код процедуры должен располагаться между этими двумя строчками.
Некоторые процедуры обработки событий могут иметь аргументы. Допустим, необходи-
мо создать процедуру, выполняемую при активизации листа рабочей книги (это событие
SneetActivate). Если для создания этой процедуры воспользоваться способом, описан-
ным выше, то редактор Visual Basic создаст такую процедуру:
Часть VI. Программирование в Excel
re Sub WorkbookJSheetActivat^Bvv.,
.' nyva1
. sob
n эТ0Й процедуре используется один аР,уМсН1
тметиМ’ мто здесь переменная Sh объявлена
^'типа Worksheet (Рабочим лист), поскольку лист
Т .истом, так и листом диаграмм (тип листа Chart
М код проРеДУРьп конечно, будет использовать данные
ЫаПРимер’ следУЮ1Цая "Роцедура отображает conA,’ ----помощью аргумен-
та- 1 используя для этого свойство Name (Имя) об . Шение с именем активизированною
лИста’ , этот аргумент станет объектом Workok^ ^кга, передаваемого через аргумент про-
Sub Workbook^SheetActivatefByVa^sh”?0^1^0”0113’711'
pr*MsgBox "Активизированный лист " & Sh.Name
d Sub
e"
j^e^T тИ^ Д печатью) рабочей Книг ’ ПроцадурЬ1’ обрабатывающей событие Before-
print (Перед печатью) рабочей книги, редактор Vrsua. Basic сделает такое объявление;
private Sub WorkbookJBeforePrint (Cancel As Boolean)
Значение переменной Cancel, передаваемое в качестве аргумента, обычно соответствует
false- ОДнаКО ее значение может ыть и True, в этом случае печать отменяется. Работу с
ой переменной демонстрирует следующая процедура:
Private Sub WorkbookJ3eforePrint (Cancel As Boolean)
Msg ' "Хотите ли проверить данные и заголовки
столбцов?"
Ответ = MsgBox (Msg, vbYesNo)
If Ответ = vbYes Then Cancel = True
End Sub
Эта процедура выполняется перед печатью рабочей книги. Она выводит сообщение с во-
просом, не хочет ли пользователь еще раз проверить печатаемые данные и заголовки столб-
цов Если пользователь щелкнет на кнопке Да, то переменной Cancel присваивается значе-
ние True, и данные выводиться на печать не будут.
Sh
Ag Object)
который соответствует активному тис-
тная переменная типа Object, а
книге может быть как рабо-
передаваемые с номошью
ier сообщение с именем активизирован
-..та, передаваем^
как
объект—
n рабочей
События уровня рабочей книги
События уровня рабочей книги происходят с отдельной рабочей книгой. Список всех со-
бытий этого уровня и их краткое описание приведены в табл. 43.1. Процедуры, обрабаты
вающие эти события, должны храниться в модуле объекта This Workbook.
Таблица 43.1. События уровня рабочей книги
Событие
Activate (Активизация)
Addininstall (Инсталляция надстройки)
Add i nun install (Деинсталляция надстройки)
Beforeclose (Перед закрытием)
BeforePrint (Перед печатью)
Действия, приводящие к инициации события
Активизация рабочей книги
Инсталляция рабочей книги в виде надстройки
Деинсталляция рабочей книги-надстройки
Начало процесса закрытия рабочей книги
Начало процесса печати рабочей книги (или чего-либо,
содержащегося в ней)
/лава 43. Обработка событий в Excel
831
событие
Bef oreSave (Перед сохранением)
Deactivate (Деактивизация)
NewSheet (Новый лист)
Open (Открытие)
Sheet Activate (Активизация листа)
SheetBeforeDoubleClick (ДВОЙНОЙ щелчок
на листе)
SheetBeforeRightClick (Щелчок правой
кнопкой мыши на листе)
Sheet Calculate (Вычисление листа)
Sheetchange (Изменение листа)
SheetDeactivate (Деактивизация листа)
^”-'1 т ^wHvDerlink (Реализация гипер-
(Изменение вы-
ссылки)
SheetSelectionCl
бранного объекта листа)
WindowActivate (Активизация окна)
windowDeactivate (Деактивизация окна)
windowResize (Изменение размеров окна)
Г"»
Начало процесса сохранения рабоЧей к
деактивизация рабочей книги НИгц
Создание (вставка) нового листа в ра§0
Начало процесса открытия рабочей кНиг
Активизация какого-либо листа рабочей
двойной щелчок на каком-нибудь дИст КНИги
Это событие предшествует выполняем6 Раб°ч6й
действиям, инициируемым двойным П° УМо^-
Щелчок правой кнопкой мыши на како
рабочей книги. Это событие предшесг^'НибУдь „
по умолчанию действиям, инициируем ^^Олн
вой кнопкой мыши на листе Ым
, и^П(ъ
Вычисление (и пересчет) формул рабочее
Изменения, внесенные в рабочий лист
или посредством внешних связей П°Льзоеатеп
Деактивизация какого-либо листа рабоче”
Щелчок на объекте рабочего листа пг> *НИГИ
зации гиперссылки, назначенной этому К₽Ч-
Изменение объекта, выделенного на листе
Активизация окна рабочей книги
деактивизация окна рабочей книги
Изменение размеров окна рабочей книги
далее в этом разделе описаны примеры, демонстрирующие способы использования Со6ы.
тий уровня рабочей книги. Все представленные в этом разделе коды процедур обработки со-
бытии должны находиться в модуле объекта ThisWorkbook, иначе они не будут выпол-
няться.
Использование события Open
Одним из наиболее часто отслеживаемых событий уровня рабочей книги является собы-
тие Open (Открытие), которое инициируется при открытии рабочей книги или надстройки
и обрабатывается процедурой Workbook_Open. Обычно эта процедура применяется да
решения следующих задач:
вывод на экран окна приветствия;
открытие других рабочих книг;
активизация определенного листа рабочей книги;
создание определенного окружения рабочей книги, например, если рабочая книга трг
бует инсталляции определенной надстройки.
Часть VI. Программирование в
Нет гарантии того, что npoq^^
ватель может отключить макросы. Копир А -Ореп будет выполняться Например, гюльзо-
удерживать нажатой клавишу <*Wmm дебсхей кино, пользователь будет
'АЛ^УР0 Workbook_Open также не будет выполняться
11?еДем простой пример процедуры w
я VBA Weekday (День недели), котопа В зтой процедуре исполь туегся
дяТ,,ииа’ появляется СООтветствующее coofi'1^^ *ЯСТ ТС|<У1ЦИВ день недели Если ссго-
^диис файлов. Если сегодня — другой день ЩеНИе’ предаагак>и1ее сделать резервное ко-
е sub Workbook_Open () Дели, то эта процедура ничего не выполняет,
weekday (Now) = 5 Then
l£ сообщение = "Сегодня пятница,"
Сообщение - Сообщение & vbCrLf х.
"Не забудь сделать резепп
MsgBox Сообщение, vblnformation Р & копирование файлов!"
End
d sub
T n происходит, если вам необходимо а
4T„v на ленте Excel, когда открывается пяк™°МаТИЧеСКИ активизировать определенную
с лентой Excel существенно ограничены КНИГа? * сожалению’ возможности рабо-
ты вкладку ленты нет. В следующем ™ И прямого способа активизировать опреде-
”<^4 SendKeys. В
ется * тппяя является аняппгл. ™ °И йотирует нажатие комоинации клавиш
йИ.шГ<еГпо"в^ Вкладки Главная на ленте. Имитация на-
датия клавиши <№> позволяет удалить буиы подсказМ1
* , ate Sub Workbook_Open ()
^Application. SendKeys ("%h{F6} ’’)
gnd Sub
Следующий пример выполняет несколько действий после открытия рабочей книги. Он
максимизирует размер окна xcel, активизирует рабочий лист DataEntry и выбирает пер-
вую пустую ячейку в столбце А. Если листа DataEntry не существует, программный код
генерирует ошибку.
private Sub Workbook_Open()
Application. Windowstate = xlMaximized
ActiveWindow. Windowstate = xlMaximized
Worksheets ("DataEntry") .Activate
Range ( "Al" ) -End (xlDown) .offset (1,0) .Select
End Sub
Использование события SheetActivate
Следующая процедура выполняется при активизации пользователем какого-нибудь рабо-
чего листа. Она просто переводит табличный курсор в ячейку А1. Включение в процедуру
оператора On Error Resume Next приводит к игнорированию ошибки, если активизиро-
ванный лист является не рабочим листом, а листом диаграмм:
Private Sub Workbook_SheetActivate (ByVal Sh As Object)
On Error Resume Next
Range("Al").Select
End Sub
Альтернативный метод обработки рабочих листов с диаграммой заключается в проверке ти-
па рабочего листа. Воспользуйтесь для этого аргументом Sh, который передается процедуре.
Sub Workbook SheetActivate (ByVal Sh As Object)
If TypeName (Sh) =~"Worksheet" Then Range ("Al") .Select
End sub
Глава Обработка событий в Excel 833
бытия NewSheet
Использование соД в,,Игу
С1еду!ошМ "P^SypyB0»»^ <* аР.^Х ЭТ» процедура определяет ,и" Чс,
диет Uaaere,
быть рабочим листом и д, ВВОДЯТСЯ п - №.ect) 4,h
„„ рабочий лист, ГОД- (ByValJ
Private Sub ."-»ortsheet . & №>«<>
l£ Typel^ ^’. -диет вставлен
Range -
End Sub - -------
. -ваяние СООВ,,Г'” :'ется перед фактическим сохранен^
МСПОЛЬЗОВаНИ выпо”ня'”’ ранить приводит к открытие * ”•
ИСП кьоою ве£ог !маиды фаил Рабочая книга ранее не сохранял^»-
Процедур’. Я« ,ы®°^а. если «^Jkbook.Be* oreSave с помещу Ч
S',«"••=;...> >•
If SaveAsUI ните на кн
MsgB°* u при попытке пользователя С0Хр4.
—zzzz:
...............
ную Cancel- Если
хранена.
Использование события BeforeClose
Это событие происходит в начале процесса закрытия рабочей книги, а процедура Work-
book_BeforeClose выполняется перед фактическим закрытием рабочей книги. Эта про-
цедура часто ‘работает” в паре с процедурой Workbook_Open, которая инициализирует
различные элементы и объекты открываемой рабочей книги. В этом случае процедура Work-
book_BeforeClose перед закрытием рабочей книги удаляет эти элементы и объекта
и восстанавливает "нормальные” установки книги.
Обычно, если закрывается рабочая книга, в которую были внесены какие-либо изменения
и не были сохранены. Excel отображает окно сообщения с предложением сохранить рабочую
книгу перед ее закрытием.
Это окно Excel может породить проблему, поскольку пока оно отображается на экране, может на-
Ъммаш.1 ступить событие BeforeClose и, следовательно, процедура Workbook_Bef oreClose
будет выполнена.
«4
Часть VI, Программирование в £хсе!
убытия рабочего листа
^ытия рабочего листа наиболее часто
СЖЛ”ь" «ИЬ^Я Ш ра6оти . Excd.
соб_ pa6Jw— - *— „
х’Лист2ит.д
тзблии* 43'2' Со6ытия рабочего листа
----121^2_дриводящие к инициации события
^в^ярабо^^ --------------------------------
Двойной 0^ на листе рабочей книги
правой кнопкой мыши на листе рабочей книги
Вычисление (и пересчет) формул рабочего листа
Изменения, внесенные в ячейки рабочего листа пользовате-
лем
Деактивизация рабочего листа
Щелчок на объекте рабочего листа, приводящий к реализации
гиперссылки, назначенной этому объекту
Изменение сводной таблицы, содержащейся на рабочем
листе
Изменение объекта, выделенного на листе
(Активизация)
ACforeDoubleCliCk (Двойной щелчок)
06 ^Rightclick (Щелчокправой
aef°r Л
®нолкой “ыши)
lcUiate (Вычисление)
(Изменение)
„Г ivate (Деактивизация)
реас1-
Foll°wHyperl ink <Реализация ™neP-
ссылки)
pivotTableUpdate (Изменение сводной
габлицы)
seleCtionChange (Изменение выбранно-
го объекта)___________________________
Использование события change
Событие Change генерируется тогда, когда значение какой-нибудь ячейки рабочего лис-
та изменяется пользователем или вследствие внешних связей. Это событие не возникает, если
пересчитываются формулы или новый объект вставляется в рабочий лист.
Для выполнения процедуры обработки этого события (название процедуры Work-
sheet Change) необходимо задать аргумент (при автоматической вставке данной процеду-
ры в модуль редактора Visual Basic этот аргумент имеет по умолчанию имя Target (Объект,
цель)), который является объектом типа Range (Диапазон) и представляет диапазон ячеек,
в которых произошли изменения, вызвавшие событие Change. Следующая процедура ото-
бражает окно сообщения с адресом диапазона, содержащим измененные ячейки.
Private Sub Worksheet_Change (ByVai Target As Excel. Range)
MsgBox "Диапазон " & Target .Address & " был изменен"
End Sub
Чтобы понять, какие действия пользователя приводят в событию Change, введите код
приведенной выше процедуры в модуль объекта Worksheet (Рабочий лист), перейдите
в Excel и выполните различные действия с ячейками (ввод, редактирование, удаление^ копи-
рование. форматирование и т.п ). Если ваши действия будут инициировать событие Change,
то появится соответствующее сообщение с указанием, какие ячейки оыли изменены.
Глава 43. Обработка событий в Excel
835
;4а
„,.еГда генерируется в тех ситуациях.
, r*hanQ^ .теин которые вроде оы не тг\>
К сожалению,сооыти выполнениидеИ^ описанные ниже. '^‘"я
ешь. либо генерируется при сигуации.
К этомх событию. Напри' ер. иНИЦИирУет событие Change (как моЖно
. изменение форма™ *°ЧИС™ТЬ-О<-? %
маты ‘f “Хер. с "«ОШЫО 'даШ" <Del>’ геие₽«₽Уе, “ **
- ОйИОТ»^^0^“ "НИци^^
Многие команды t-xcci. вки и подои н г н ч
Change, например команд» J Ехсе1 М0ЖеТ “^"ть со6 Ч
Опемиия изменения ячеек с па и сортировки и поиска рещенИя ь %h
а может и не “-'““^ХпГмошью операции Наити и заменить. кно
событие Change. Однако с № можно 3a„ycmumb ,то событие. Ав^
или добавления строки ИТО еняет содержимое ячеек, то это обя „, '
Отслеживание изменений в отдельном
диапазоне ячеек
«пиипуется если изменения произошли в любой ячейке
Событие Change ин РУ* необхадимо отследить изменения только в оПп Раб^г0
листа. Однако во многих а обработки событий Worksheet ChanJ/^X
диапазоне ячеек. При вызове про^ДО Р r апде
в качестве аргумента объект Range, j с или ячей^
В “ пХТтХХТрХм листе имеется именованный диапазон Вх0ДнЬ|
„ необходимо отследить возможные изменения только в этом диапазоне. Для объект?’ *
(Диапазон) не предусмотрено событие Change, но в этой ситуации можно восполИоват®
процедурой Worksheet-Change. сравнив диапазон Target, который является аргумент„
этой процедуры и представляет измененные ячейки, с диапазоном Входные__данные.
Private Sub Worksheet_Change (ByVai Target As Excel. Range)
Dim Диап As Range
Set Диап = Range("Входные_данные")
If Union (Target, Диап) .Address = Диап.Address Then
MsgBox "Входные данные изменены"
End If
End Sub
В этой процедуре создается диапазон Диап, представляющий ячейки, в которых отслежи-
ваются изменения. Для определения того, были ли изменены ячейки диапазона Диап, с по-
мощью функции VBA Union (Объединение) объединяются диапазоны Диап и Target
(аргумент процедуры), и если адрес объединенного диапазона совпадает с адресом диапазона
Диап, то отсюда следует, что изменения произошли в ячейках диапазона Входиые_данные
В этом случае выводится соответствующее сообщение, в противном случае процедура за-
вершает свою работу и ничего не происходит.
Приведенная выше процедура имеет один недостаток. Событие Change генерируется,
когда изменения произошли как в одной ячейке, так и при одновременном изменении не-
скольких ячеек (например, при автозаполнении диапазона или его очистке). Поэтому диапа-
зон iarget может ыть диапазоном, состоящим из нескольких ячеек, причем некоторые из
них могут принадлежать диапазону Входные^цанные, а другие — нет. В модифицирован-
ной процедуре Worksheet_Change, приведенной ниже, проверяется каждая ячейка диапа-
836
Часть VI. Программирование в Е*се1
, ее принадлежу яи
< £ П “'->ХГ^. Входные^е, и
Рх get ^аС?, ,;-.хта In Target 1 A-Rangel
F°rTf Unicn ( я п-йка , Диап) . Addre«R
1 MsgB°x "Входные данные Then
grid If
ячьи^а
fie*
pd SUb
^пользование события SeiectionCh
„ ,ToM небольшом разделе оп„сано прим 3
P иРУеТСЯ по;1ьзова1е;1ем при выборе им ди- Ытия Se3-ectd°nChange. которое
1,14,111 лОШУ10 пРоцедур>' пазона ячеек на рабочем листе. Рассмотрим
е sub Worksheet_SelectionChange(ByVai т
prJ-va Excel- Range) y ‘ yVcli Target
Jells- interior Colorindex = xlNone
C. th ActiveCell
W1 EntireRow. Interior.Colorindex = 35
Entirecolumn. Interior.Colorindex’= 35
End With
End Sub
Эта пропеДУ Pa ЦВет Фона строки и столбца, на пересечении которых находится
активизированная ~ . м самым оолегчая определение этой ячейки. В процедуре снача-
ла удаляется цветной фон со всего раоочего листа, а затем строка и столбец активизирован-
ной ячейки закрашиваются светло-зеленым цветом, как показано на рис. 43.2.
Этэ рзбочяя книгз содержится нз компэкт-диске прилзгэемом к книгв
HaCO-ROM
43.2. Перевис такого курсора с^ооится теперь 6o.ee таимы м
837
Глава 43. Обработка событий в Excel
ия пябочем листе, который имещ
• ы поиведенную процедуру удалена. Но если фоновая ^°Но&Ую •>
тэт применения
Использование со
кнопкой мыши на рабочем Лл
.к пользователь щелкнет пРаВ лИбо причинам нужно запрет^’
После того к листа. Если п событие RightClick (щеДТь nOj(4
открыться кон^го меню листа> необходим СаПСе1 (Отмена) ПриСВаив°к
ние контекст ледуЮщей процедуре е Р У ± k и предотвращая поЯВЛе/ 11
<
с„ого меню. Вместо воо1еап)
Private SUt As Excel.Range, Can
(ByVai Target появится!"
Cancel = True кСТНого меню - оно
MsgBox "He ждите контек
End Sub
события, не связанные с объектами
той главе были связаны с определенными объе
События, уже рассмотренные; в книги и т,д. В этом разделе описав'
такими как приложение, рабочаяi , OnTime (Время включения) и ОпКеу (Нажатие?3
дополнительных ‘^здом^* к одному объекту. Для доступа к этим событиям Нео?'
ВИШИ). которые не ^Р—ю™ о6ъекга Application.
димо использовать соответ с у
i в отличие от других событий, ранее обсуждавшихся в этой главе, для программирования собы-
/на заметку тий on мы воспользуемся общим модулем VBA.
Использование события OnTime
Событие OnTime генерируется в заранее указанное время. Например, следующие проце-
дуры с помощью этого события отобразят соответствующее сообщение и произведут звуко-
вой сигнал ровно в 3 часа пополудни:
Sub Установка_времени()
Application.OnTime 0.625, "Сигнал"
End Sub
Sub Сигнал()
Beep
MsgBox "Проснись! Пришло время обеда!"
End Sub
В этом примере процедура Установка_времени использует метод OnTime объекта
Application для задания события OnTime. Этот метод требует двух аргументов: значения
времени (в данном примере — 0,625, что значит 15 часов) и имени процедуры, которая будет
выполняться при наступлении события OnTime (в данном примере — это процедуру
Сигнал). После выполнения процедуры Установка времени в 15 часов будет вызв
процедура Сигнал, которая выведет окно сообщения и подаст звуковой сигнал.
838 Часть VI. Программирование в &с
ГИМ лкэдям непривычно задавят1
^еии EXCCL 3наЧ"™ьн° УЛобнее Т? ИК ч'«ь суток че -
и» ’С1 (Значение времени). которая «лани» а чя“ 'Рйуе, чнелова, систе-
^„ИОМ виде‘ ° ЧИСЛОВОЙ Формат, котм*’•’>« ’*W^>'^?’WTO ♦>и“ию VBA
rfp00 ПО из процедуры Установка BD(a Рыи п°нимает рЛ . задаюшУ,о время в
>.^tion.OnTime TimeValue УуГГ* М°“» ХсХк *>"““**
o:u0:0Q., а
АРР и необходимо задать событие отст Сигнал"
Р<помежуток (например, на 20 минут) °тТ* °Т вящего момент.
Ip r ion. OnTime Now + Tim₽v \ ’ ° M°«Ho Воспользоият НЭ 1аданныи «Ремен-
opliCa 1Ue(''00:20-0n.. Ь%Ва1ЬСята^М оператором:
„омошью метода OnTime можно Wf „ ° ’ ’^кал-
конечно же. компьютер „р„ этом
хсе! при этом должна работать.
использование события Опкеу
go время работы Excel постоянно отслежикя
„льзователь. Благодаря этому при нажатии *акие ^виши на клавиатуре нажимает
выполнять процедуры и макросы. Р Нее опРелелеНной комбинации клавиш мож-
"° в следующем примере метод ОпКеу используете.
т11е переназначает значения клавиш <pgDn>' р задания события ОпКеу. Это со-
^Ь1да.ние_клавиш нажатие клавиши <PgDn> бИ ^Р1*- После выполнения процедуры
За gub, нажатие клавиши <Pg(Jp>_Ппп оудет вызывать на выполнение процедуру
Р9иводит К перемещению табличного курсопаТот^ PgUp-Sub- Выполнение этих процедур
Задание.клавиш () СООТВет™ио на одну строку вверх шли вниз.
ApplicatiOn-°nKey ” <P9Dn} ", ..PgDn Sub„
Application. OnKey "{PgUp}-, "PgUp^Sub"
End
Sub PgDn_Sub ()
On Error Resume Next
ActiveCell. Of f set (1, 0) .Activate
End Sub
Sub PgUp_Sub()
On Error Resume Next
ActiveCell.Of fset (-1, 0) .Activate
End Sub
f Обратите внимание на то, что коды (названия) клавиш заключены в фигурные скобки. Полный
На заметку список кодов клавиш можно найти в справочной системе Visual Basic (задайте поиск по ключево-
- ' му слову ОпКеу).
В процедурах PgDn_Sub и PgUp_Sub используется оператор On Error Resume Next,
С°вет чтобы игнорировать появление возможных ошибок. Например, если табличный курсор будет на-
% ходиться в первой строке, то попытка перехода на строку вверх приведет к ошибке, поскольку
табличный курсор в этой ситуации не может переместиться вверх. Ошибка также возникнет
в случае, если при нажатии клавиш <PgDn> и <PgUp> будет активизирован лист диаграммы,
а не рабочий лист.
Следующая процедура отменяет события ОпКеу и возвращает клавишам <PgDn> и <PgUp>
их обычные функции:
^лава 43. Обработка событий в Excel
839
мт •
ApP1
Sn3
, onK«y'L^ .^гпоки В качестве вичюгоарг^
е* а т^° °‘1k*v *lvqVV ' звание п^10И в этоМ методе “ариказывае^>
ic*' «ft»*"' "^кеУ- nV1'U“, ko«6iWU"’" “4“’lU’' "° "6 "**»!
ь
примеры
Программирования
на VBA
изучении программировали.
„еГ„„ук> рол,. ,„ра,эт „ и «,« VBA мж.
мер может передать основную идею нам?' УДачный при-
г)ннные теоретические рассуждения Поэта Лучше- чем
;1СТ подробных описаний всех нюансов vr? Т,Н°Й KHH,Y
был выбран по двум причинам: во-первых пЕ 3101 Подх°Д
,)Ичсн. а во-вторых. язык VBA очень подпобТ™ КНИГИ 0Гра'
в0Чной системе Excel. кросно описан в СПра_
В згой главе приведено несколько примет» »
монстрмруются самые распространенные
горые из этих примеров можно использовав «Г А' Неко*
нений. Но в большинстве случаев вам прадег^™* ‘ПМе'
корректировать их в соответствии со своими пг" \°ЛЬК0 <гг*
Приведенные примеры разбиты на несколько катег^"0™”"'
Работа с диапазонами.
Работа с рабочими книгами.
Работа с диаграммами.
Способы ускорения работы про1рамм VBA.
ГЛАВА
В этой главе...
^°та с Диапазонами
Работа с юмами Excel
Ра6ота С Диаграммами
боаеты по ускорению
Работы программ VBA
На cd-rom Все подпрограммы и функции, приведенные в згой главе
можно найти на компакт-диске, прилагаемом к книге.
Работа с диапазонами
исполь°ЛЬи,ИНСГВе опеРаций’ выполняемых с помощью VBA.
сДИапЬЗУЮТСЯ дмапа:’ОНЬ| ячеек рабочих листов. При работе
^зонами нужно помнить следующие замечания.
отзмче VBA не осязательно его выл...
Для работы с диапазоном прогр ^Рать
„ шпп выбрать диапазон ячеек, рабочий
Чтобы в программе можно бы.' г и лист,
находится, должен быть активизирован. а кОт.
Средство записи макросов не всегда создает макрос идеальный ао %
Лучше всего. создав макрос с помощью этого средства, отредактирОбат* ^h0(Jj
ровать его по скорости вручную. и OllTu,1,ij>x
В программе VBA имеет смысл использовать поименованные диаПа3ои Ч.
запись Range (-Итоги») ' предпочтительнее чем Range (-<D4 5 " ) Hai7
если позже придется добавить в рабочую таблицу строку, предШе а
45, при использовании второй записи это повлечет за собой корректировок) М’ Чт0
При записи макросов, работающих с выделенными диапазонами, обрат ? ^^Ро^*0*^
на применяемый режим адресации ячеек, относительный или абсолют Э^Ге вКи
адресации ячеек см. главу 39). Выбранный режим адресации Может Ре
влиять на работу макроса. С'/^естар, ^Mav
При создании макроса, работающего с каждой ячейкой диапазона в Г,Ск
ный момент, учитывайте то, что пользователь может выделить ст ЬХ^айцОГо
целиком. Но эти столбцы и строки могут содержать как заполнен°ЛбЦЬ/ ИлИ 6 ^аН-
ячейки. Поэтому обычно возникает необходимость создать подм НЬ1е’ так я СТрХ
бранного диапазона, которое содержит только непустые ячейки Е ОЛ<ество
с ячейками в используемом диапазоне рабочего листа (примени Мо>Кно n I*
UsedRange). Я ДЛя этОго
Не забывайте, что Excel позволяет выбирать несмежные диапазон ИСТ®°
выделить диапазон, нажать клавишу <Ctrl>, а затем выбрать еш/*' НапРиМеп
этому обязательно проверьте, как поведет себя ваш макрос в °ДИн дИаПа,’ °**о
ZXT” И ““мое™ внесите в
В езедззоших разделах все этн моммты 6удут „родемонстрированы ВУЮ“"’'
Копирование диапазона
sub КОПИЯХ ли ™Х„а < > СЛеДУЮЩИЙ МД Мак₽°^ В ДИаП“»" -BS
K«9«<-Al,4S^.Selecta|>
Selection.Copy
Range(-Bl"),Seiect
Activesheet.Paste
snd Sub Cat"°n'CutCo₽yMode = False
Г °5 ™ Диапазона н
О ' "°==
Erxd Sub )-Сору Rangefngjjj
____ ° А обозначаете»
IU9-------—---- словом Range — n
~~------- -------® ’ “римеч. ped.
^зсть VI. Программирование в Excel
„осЛ«Лнем макросе жпо-лиомн ,от ф
0 ЧДО колировать »ыде,,е„„ыв в «’«е Сору
можно задать аргумент
р сПравОЧИ°И системе Редактора ViSuaj g . а3ои’ ^формацию подобного рода можно
t этот пример демонстрирует, „ asic
^2^цЫЙ макрос. Как видите, для Того чтоб^п^г! записи макросов нс всегда создает оп-
бирать. Заметьте, во втором макросе диапа а7ь С °®Ъ€КТОМ. совсем не обязательно
#о «цИ данного макроса активизированнаГя " ** выб«Р«ется. Таким образом, при вы-
лоЛНеИ 5еика останется той же.
Копирование диапазона с п
отрок и столбцов п₽ОизвольныМ числом
Часто возникает необходимость
точное числострок и столбцов. ^^«ать дИалазп
Яа рис. 44.1 показан диапазон пяк ДЛя КОТоРого не изве<-^
прйчем их количество день ото дня б°Чег° ^стд Кот ° мранее
зОна в каждый конкретный момент н°*^ Меняться ИТ СОДеР*ит ряд строк и ст '
таког(, диапазона, довольно слож,о. ““ест«< "an«a^X\T<>4““' XT
р • 8Ыпадняющий копирование
1 Конец недели ofip^r.-lln . * ° Е
2 L 07.08.20091 452 «,
3 W-08.2009 546 102
4 21.08.2009 587 ш
.5 28.08.2009 443 щ
б 04.09.2009 «я 156
7 11.09.2009 592 92
8 18.09.2009 487 95
9 25.09.2009 601 Ю5
10 02.10.2009 515 133
11 09.10.2009 540 122
12
13
Рис. 44.1. Этот диапазон может содержать произ-
вольное число строк и столбцов
В приведенном ниже макросе показано, как скопировать такой диапазон с одного рабоче-
го листа на другой и поместить его, начиная с ячейки А1, В этом макросе использовано свой-
ство CurrentRegion (Текущая область), которое возвращает объект-диапазон, соответст-
вующий активизированному блоку ячеек. Это эквивалентно тому, чтобы выбрать команду
Главная^Редактирование^Найти и выделить^Перейти. в открывшемся диалоговом
окне Переход щелкнуть на кнопке Выделить и в следующем диалоговом окне Выделение
группы ячеек выбрать опцию Текущую область.
Sub Копирование_текущей_области ()
Range("Al") . CurrentRegion.Copy Sheets("Лист2") . Range ("Al")
End Sub
Глава 44. Примеры программирования на VBA
843
«ли КР mW> CTOn6'«
п «OHUa СТР мть комбинап»» ™, <Ctri+Shi
выборка Д° К ^"оЛЬ’ й ячейки до КО"«“ полненной
в v я« s:$
, -столбиу) ”иых ’<
формотиромть"ТА
ХГв^₽-“‘*:‘cell. к=ч«Се11 № ва аргумента- Один из них указьВД(Я „
Range (ActiveC иМеет дВа аР\^ ячейку диапазона.
код S’* ЧТО »»йсгв“ другой - И"“„нГ) объекта Range (Диапазон), Мто.
Следует aa“eT“J к диапазона, а ДРУ №d (Окончани ) аргумент, которым м01вд
„ девук' ^„«:.13уеП^е;^0дЕПДиМ=«“ЛГ)о,дГ1 (Вниз). xlTobeft (Влево),
В „ом прние^ 6 „ Range- М (Вверх)- х№
““* « ^ЮШВХ “
Х^Внраао)-
Выборка всей строки или всего столбца
В приведенном ниже макросе показано, как выбрать весь столбец, в котором нахо
активизированная ячейка. Здесь использовано свойство Entirecolumn (Весь столбе ^ИТСя
торое возвращает ссылку на диапазон, состоящий из всего столбца. ’ К0‘
Sub Выбор_столбца()
ActiveCell.EntireColumn.Select
End Sub
He удивительно, что есть также свойство EntireRow (Вся строка), которое возвращает
диапазон, который состоит из всей строки.
Если нужно выполнить операцию на всех ячейках в выбранной строке, не нужно выби-
рать эту строку. Например, следующая подпрограмма выделит полужирным шрифтом со-
держимое всех ячеек строки, в которой содержится активизированная ячейка:
Sub Сделать_полужирным()
ActiveCell.EntireRow.Font.Bold = True
End Sub
Перемещение диапазона
Операция перемещения диапазона состоит из двух этапов: вырезание его в буфер ° мел
а затем вставка в другую область. Если записать действия во время выполнения операции
ремешения. то средство записи макросов сгенерирует приблизительно такой код макроса.
Sub Переметение_диапазона()
Range I-Al:Сб").Select
Selection.Cut
Range("A10").Select
ActiveSheet.Paste
End Sub
Часть VI. Программирование
так и ныбороч-
—। с помощью
аК уже было показало выше на при
Н" (И ,ффект««ный) способ «рсме»„“Т ж сты11 „аге
X' с по**»» ВССГ0 ОДИОГО «"Тагоре VBA- **“ Э>» МОЖНО «жшп. гортео
»Р°'ЯС „еМе»«ние-диапазоиа2<|
pfi S® ("А1’ С6"' 'CUt Ra^<-«0.,
. Sut?
<д«ь преимушестео достегаете, м сч„того
,т указывающим на диапазон в котам *- етоде Cut (Вырезать) предусмотрен
’обмена. К0Т°РЫИ помещается информация.
вырезанная для
буФер
циклические операции над диапазоном
“~«ейтей_ ...
«0. »ХГ-№ХС, который с«жИТдГХл™ РаШ,И.Об“,”°
“ЙК;: Хинном "Римере П“,« ™“ "Чей“"
„ Лом са>'чае лиапааоа - >та множество внеекТХа™ “paf"'TK” ”ала""а
0 Д Яя объявлена как объект Range ) В этом пп бранных в текУВДи» момент. (Эта пере-
менная о ячей„у 9 ’ В примере переменной Cell (Ячейка) присваи-
вается ссылка на я еику которая подвергается обработке. Тело цикла For-Next состоит из
единственного ^ератора^ который оценивает содержимое ячейки и изменяет цвет шрифта,
если значен ~ я отрицательным (vbRed— это встроенная константа, пред-
ставляющая красный цвет).
sub Обработка_ячеек()
Dijn Cell As Range
For Each Cell In Selection
If Cell.Value < 0 Then Cell.Font.Color = vbRed
Next Cell
End Sub
Эта программа работает нормально. Но теперь представим себе, что множество выбран-
ных ячеек состоит из целого столбца или целой строки. Это достаточно распространенная си-
туация, так как Excel позволяет выполнять операции над целыми столбцами или строками.
Тогда окажется, что макрос будет работать целую вечность, поскольку в теле цикла обраба-
тывается каждая ячейка, даже если она пуста. Поэтому нужен способ для обработки только
непустых ячеек.
Такую операцию можно осуществить с помощью метода Selectspecial
(Специальный выбор). В следующем примере метод SelectSpecial используется для соз-
дания двух новых объектов-подмножеств выбранных ячеек, одно из которых содержит ячей-
ки с константами, а другое — ячейки с формулами. После этого обрабатываются оба этих
подмножества, в результате чего пустые ячейки пропускаются:
Sub Пропуск_пустьгх_ячеек ()
Dim Constantcells As Range
Dim Cell As Range
1 Игнорировать ошибки
On Error Resume Next
Обработать константы , , . „ _
Set Constantcells = Selection.Specialcells (xiConstants, ^3)
por Each Cell In Constantcells
If Cell. Value < 0 Then Cell. Font. Color » vbRed
Next cell
FflUBg Ал г- ..........................—
Примеры программирования на VBA
845
• =1 cells (xlFormulas, 23)
• сюраОотать формулы Selecticn.Speciaice
й: rs» ет1ог vbEed
Set Formulacells
1 __
If cell.Value
End^Sub CeU ' ячеек работает одинаково быстро, Нез.
Подпрограмма Пропуск_пус^х р можно выбрать диапазон, Все
Гого, какое множество ячеек выбрано» и во всех этих с тОлб
диапазоне, все строки или даж константы или значения. Это очень су^^
виться только те ячейки, которые содер подпрофамМои ОбРаботка_яЧеек.
улучшение по сравнению с пРедыд^ в поДПрограмме следующего оператора.
' ’' Обратите внимание на использование
On Error Resume Next игнорировать любые встречающиеся ощибки
Данный оператор дает Excel командор необходИмо потому, что метод Speci ” и Пр0.
его переходить к следующей :яче „ ячеек отвечает установленным
(Особые ячейки) выдает ошиоку, о и ошибок восстановится только по завеп °Ва'
ниям. и тогда нормальный режи и команду вернуться в обычный режим п?Н114
подпрограммы. Чтобы в явном виде^даПр0Вер
ки ошибок, воспользуйтесь следующим on И
On Error GoTo О
Выборка содержимого ячейки
Как уже говорилось в главе 41. для того чтобы запросить значение у пользователя, МИпю
применить функцию InputBox языка VBA (рис. 44.2).
Рис. 44.2. Использование функции InputBox для получения данных от пользователя
Указанное пользователем значение можно присвоить некоторой переменной и использовать
в подпрограмме. Однако довольно часто возникает необходимость поместить это значение в ячейку
В следующей подпрограмме показано, как запросить значение у пользователя и поместить его
в ячейку А1 активизированного рабочего листа с помощью всего лишь одного оператора:
Часть VI. Программирование в Е*се1
-ение.значения()
>P Д1") -Value = InputBox("BR
' введите
gub "Hz‘e ЛЯ* Ячейки Al";
ределение типа вь,да„ея
Я макрос предназначен для работы с в г
^СпСть опреДелить' Действительно ли выбпяи>пННЫМ Лиапаз0Ном- очень важно иметь воз-
мо^н яучае макрос может завершить свою работу Иапаз2н не что-либо другое). В против-
на^ тИп выбранного в настоящий момент объекта^*^0' ^ледУЮЦ1ая подпрограмма опре-
тип объекта () а-
TypeName (Selection)
a Sub
c
РгЛЙ выбранный объект - диапазон, то функю» м о
Е А (Диапазон). Если макрос предназначен 9 Х ВЫВедет На экран сообшение
^^льзоваться оператором If, чтобы убедить^/*60™ Т°ЛЬК° С диапазонами- то можно
восПО.л ммео в котооом отобпэ-дл СЯ 6 Т0М’ 4X0 выбРан именно диапазон. Ниже
ппиведен пример, в котором отображается сообщение и осуществляется выход из подпро-
,, если выбранный объект не является ваяется выход из подпро-
гоаММЫ, если f является диапазоном (объектом Range).
ъ Проверка_выбора() .
TypeName (Selection) <> "Range" Then
MsgBox "Выберите диапазон”
Exit Sub
End If
[другие операторы]
End Suk
Есть и другой способ достичь того же результата— можно определить новую функцию,
которая возвращает значение True (Истина), если выбран диапазон, и False (Ложь)— в
противном случае. Ниже приведен пример такой функции.
Function Это_диапазон (Выделение) As Boolean
Это_диапазон = False
If TypeName (Выделение) = "Range" Then Это_диапазон = True
End Function
Если теперь ввести функцию Это_диапазон в модуль, то подпрограмму Проверка_
выбора можно переписать следующим образом:
Sub Проверка_выбора()
If Это_диапазон (Selection) Then
' ... [другие операторы]
Else
MsgBox "Выберите диапазон"
Exit Sub
End If
End Sub
Определение несмежных диапазонов
Как известно, Excel позволяет осуществлять выбор несмежных диапазонов с помощью
нажатия клавиши <Ctrl> во время выделения объектов или диапазонов. Из-за этого при рабо-
те некоторых макросов могут возникнуть проблемы, например нельзя будет скопировать не-
смежные диапазоны. В следующем макросе показано, как определить, выбрал ли пользова-
тель несмежный диапазон ячеек:
^лава 44. Примеры программирования на VB4 847
выделение О , х Then ддерживаются"
MsgBox
Exit Sub
‘Другие о»»-’»*’1 -области), ........... к
ЙЯЮЯ— ' В”С' К°ЛИ''еЯ‘“
“И°ЖеС™ ояРаШа« *-“* Т”е (ИСТИНа>' “ЛИ на.
емеж».»^- na,:;(S»n> дгеа6.сои„т т
гтва выделенных ячеек
Подсчет КОЛИЧ® ыЮЮШий
" выделенн0“ я,мпа!О"с
сук - .
„ ’ selection-court большого размера свойство Count в некоторых^.
“ в ВИ! 2007 при работе с данных Long (длинное цепов), кртед,
Ь грнеоиоовать ошибку. Зто сви Поэт0МУ1 если пользователь выделит
^Представлять числа не превыш^^^^^у дез 648 ячеек), свойство Cou^t^,
^одГтопных столбцов рабочего новое свойство countLange, которое им» №
К »^Ю1Ь Ч”В“ й° ’ '79Е+3°8-
данных Double (двойной работает без ошибок. Но если необходимо подсчи-
иш. в большинстве слутаев свойство' листа)1 т0 ТОГда вместо свойства
хт^=^“ипсьап9е-
абочем листе имеется поименованный диапазон
Предположим, что на а^виз^ованном р ество ячеек в этом диапазоне и при-
Коя_ячеек = Range ("Данные") .Count столбцов в диапазоне. Следующее
„z===^ ^не:
“'ГкГ.ы’Х'Х^нсь, свойство ROWS (Строки) позволяет
строк в диапазоне. Следующий оператор подсчитает количество тр
и присвоит значение этого количества переменной Кол_строк.
у.,- г, 4r-e><- = Range ("Данные") .Rows.Count
биимаияв!
Работа с книгами Excel
Примеры этого раздела показывают различные способы использования VBA л ля Ра
с книгами Excel.
Часть VI. Программирование в Excel
^ранение рабочих книг
сл6дукмная процедура поочСредно
„яняет их в тех файлах, в котп„ росМа'гривает
4C°*ic Sub Сохранение Книг() °НИ СОхРанялИсь р;И3 Коллекции Workbooks
книга As Workbook ь Раньше:
го? Each Книга щ Workbooks
* jf Книга.Path <> »„ Th
Next книга еП KHl4r*-Save
d Sub
обрашаем внимание на использование
™——
^ кяиги. У которых свойство Path * ™ие
сохранение и закрытие рабочих книг
Следуюшая процедура поочерздно „рос
сохраняет и закрывает их: ривает все книги из коллекции Workbooks.
pUblic Sub Закрытие_книг ()
Р Dim Книга As Workbook
For Each Книга In Workbooks
If Книга.Name <> ThisWnr-u^ i
Книга . Close savec^"^"”'
End If
Next Книга
ThisWorkbook. Close savechanges: =True
End Sub
в этой процедуре в цикле For-Ыехе выполняете, проверка. являете, ли очередна, кииш той
книгой, которая содержит данную процедуру. Такая проверка необходима, поскольку закрытие
книги с этой процедурой завершает выполнение процедуры, и другие книги закрыты не будут.
Работа с диаграммами
Выполнять операции над диаграммами средствами VBA довольно сложно, так как прихо-
дится иметь дело с очень большим количеством объектов. Если активизировать средство за-
писи макросов, создать диаграмму и выполнить какую-нибудь обычную операцию редакти-
рования, то Excel сгенерирует достаточно большую программу.
Однако, разобравшись с объектами, составляющими диаграмму, можно создать несколько
полезных макросов. В этом разделе представлено несколько макросов для работы с диаграм-
мами. При написании макросов, выполняющих операции над диаграммами, необходимо
знать некоторые термины. Внедренная на рабочий лист диаграмма это объект Chart-
Object, а объект Chartobject содержит действительный объект Chart. С другой сторо-
ны, диаграмма на листе не имеет контейнера Chartobject.
При работе с диаграммами полезно создать объект, который ссылался бы на диаграмму
(подробнее об этом — в разделе “Упрощение ссылок на объекты далее в главе), и в даль-
нейшем работат ь не с исходной диаграммой, а с этим объектом. Например, следующие опе-
раторы создают переменную-объект Моя.диаграмма и присваивают этой переменной вне-
дренную на активизированный рабочий лист диаграмму Диаграмма
Глава 44. Примеры программирования на VBA
849
Chartobjects
. cts("Диаграмма!" )
чс, ^ра6°™ ° „
?*“ мо-->аг₽«““а „едены ПР«М'Р
мМЫ
. пиОмие типа диаФ каждой диаграммЫ. внеДРСТной
измен
пр“стамяс| ти"йиаграмм с
Ха^ОвярОеИИ,Г°“СИИтаХ .
^сьЙм Chart. chartTYP
ssxt chtobj chartObject активизированного „„
№> SUb „е ДЛЯ °6Р*б°™И ““ в Х= происходит активизация диаграммы
в этом «Р"мере por-Next. В теле
"° ОбРа“ ВСе “СТЫ
S'ADSaS^a«RctiveW o^sCp«ts
FOrc« Chaitwe - xlColu-Clu
Next Cht
End Sub жДМ
Изменение свойств
в “7лес“Мспользован цикл For-Next доя о ра убедиться в том, что для
ХЬ: используется —код изоград о^кг Font (Шрифт), сс
Х“^"«™ъе9епа:
5иЬ02“Хс0ьГла ChartobjectchartobJects
.Name = "Arial
.Fontstyle = "Bold
.Size = 8
End With
Next ChtObj
End Sub
форматирование диаграммы
В этом примере к активизированной диаграмме применяется несколько различных тип
форматирования /В данном случае Chart 1 на рабочем листе).
__^****
Часть VI. Программирование в Excel
ь йэменения_диаграми q
tfith ActiveSheet.ChartOb4
• ChartType = X1A 3ects(-chart
.ChartArea.Font.Name } -Chart
. Chart Area. Font. Fon* "Arial.,
. ChartArea . Font Sr, .
.PlotArea.Xntex!^2' * 9 9“1а"
.Axes (xl Value) .TiCkr кГп(1ех = c
. Axes (xlCategory i т-x a, e3s • Font Рыл
EndKitb 1CkL^^.ron°^-TrUe
60d Sub . True
Одним из способов узнать эти CR -
грамму различных изменений. Иства Шляется запигк
макроса во время внесения в диа-
Советы по ускорению работы
программ VBA
VBA-макросы работают быстро но
№ в данном разделе предстама) ряд «°Р°т их выполнен», есе-таки НИЮСТато,-
ров, которые помогут ускорить работу макросов
Отключение фунщин
Вы, наверное, заметили, что во время в
вия на экране. Эта возможность полезна, Макроса МОЖно Увидеть все его дейст-
нужной и слишком замедляет работу когда МЯ1^аКР°С еЩе Не отлажен- но она становится не-
К счастью, существует способ отключения Выполняется правильно.
Ния макроса. Для этого нужно вставить в МЯ1^ режима обновления экрана во время выполне-
Application. Screenupdating = FXse
Если же необходимо, чтобы в какой-пибп м
дел результаты его работы, введите следующий ПОЛЬЗОбатель >'вн'
Application. Screenupdating = ?rue Р'
Отключение предупреждающих сообщений
Одно из преимуществ использования макросов заключается в том, что они позволяют вы-
полнить ряд действий автоматически. Можно запустить макрос, а затем выпить чашечку ко-
фе, пока Excel сделает все, что нужно. Однако некоторые операции заставляют Excel выво-
дить на экран сообщения, которые нельзя оставить без внимания. Например, если макрос
должен удалить лист, то откроется диалоговое окно, показанное на рис. 44.3. А это значит,
что вы не сможете завершить выполнение макроса, не приняв участие в его работе.
Рис. 44.3. Можно дать Excel команду не отображать подобные сообщения во время вы-
полнения макроса
^лава 44. Примеры программирования на VBA 851
, «мвшеии». , программу
вданни»’ со Л Та.
что6и ...беж»—
..-ДХ» -У —
Applied гор позволяет
Оедуюш»» отР‘ д1егС8 - тепе
АРР11СЗТ -MS₽ объекты
упрощение ссылок н
глядеть следующим OOP , worksbeetB < да 6 разумно создать объект.^
„огкьоокв е«о»-'<"ИГ пспользуетея в «^„„ер, чтобы присвоить объектной перд,^.
ной CTaB^7’Workbooks i "Моя_книга ее вместо слишком длинной сеЫлж
Пппелелив переменН^ю
Определи г тольКО упрощается код макроса. Ио
СТХс “КРОСЫ после введения "б"СК1"“!
Объявление типов переменных
языка VBA не нужно беспокоить-
сгхпгпаммировании с испил R еми этими нюансами Excel зани-
Как правило при „мются ® переменная. ей можно присво-
не "°мешает присвоить ей
on. число. А позже (во вр
ить числу. „,,„„НРк максимально быстро, можно
Х“ыхУ6уд“присво=нь. каждой из переменных. Это
^ывТе^о^евХнтнино "ePeM“"“„blx VBA В этой таблице для переменной каждого
в^Х^с"“^^"^^мых ею °ммя™’ “п₽и6лизительныв диапи0"
возможных значений.
Таблица 44.1. Типы данных VBA
Число байт Приблизительный диапазон знамени-------
ОтОдо255
True (Истина) или False (Ложь)
Тип данных
Byte (Байт)
Boolean
(Булев)
Integer
(Целое)
Long
(Данное долов)
1
2
2
От-32 768 ДО 32 767
4
Oy _2 147 483 648 ДО 2 147 483 647
Часть VI. Программирование в Excel
<^даннь« Число байт ""—
•р»П^Д_—-— иие с плавающей точкой р иир с плавающей точкой ежный: масштабированное 2ез»а««| 4 — —~~ „*2!<чание табл. 44. t др Г
8 8 до 48+38 ^^°Л^&п^3игг«ний ДО" положительных значений От'1-7Е+308доЧ9р_%. ^-Э^дооте-нт» ДО0,^+^ДОя положительных значений 9,2Е+14ДО9,2Е+14
^imal (Десятичное) peci Date(^) 14 8 ^^ДОсяточной точки
OMeCt_, (Обьеюмыи) 4 ^Вдзддаз1даейи 1ю6ая ссылка на объект
„ . (Строка переменной длины) 10 + Длина строки 0Г° ^ДОзигельно 2 миллиардов
string (Строка фиксированной длины) Длина строки 1 ДО приблизительно 65 400
Variant 16
(ВЖ««тыйс'“ета“‘"
Variant 22 + длина стооки гьл
(Вариантный с символами) ^°ДО приблизительно 2 миллиардов
Oser-def ined Число, требуемое
(Определенный с помощью one- для хранения всех
ратора туре) элементов
Диапазон каждого элемента совладает с диапазоном его ти-
па данных
Если переменная не объявлена, та „о умолчанию Ехее, будет использовать ™„ Variant
В обшем случае лучше всего использовать переменные такота тана которые занимают мини-
мальное число байтов и при этом могут работать со всеми типами присваиваемых данных. Ис-
ключением является случаи, когда выполняются операции с плавающей точкой. В таком слу-
чае для обеспечения максимальной точности лучше всего использовать тип данных Double
(его использование предпочтительнее типа данных Single). Другое исключение связано
с использованием типа данных Integer. Несмотря на то, что тип данных Long использует
больше данных, он обычно позволяет повысить производительность.
Если в макросе задействованы данные, то скорость выполнения зависит от числа байтов, ко-
торое используется конкретным типом данных и которое VBA обязан обработать. Другими сло-
вами, чем меньший объем памяти занимают данные, тем быстрее модуль VBA может получать
доступ к данным и оперировать ими.
Чтобы объявить переменную, перед ее первым использованием введите оператор Dim. На-
пример, чтобы объявить переменную Элемент целого типа, воспользуйтесь таким оператором:
Dim Элемент as Integer
Чтобы объявить переменную Имя_пользователя как строку, введите следующий опе-
ратор
Dim Имя_пользователя as String
Глава 44. Примеры программирования на VBA
853
Если объявить переменную в процедуре, то это объявление будет
в пределах этой процедуры. Если же объявить переменную за пределами всех ' с,1Лу
ред первой процедурой), то это объявление будет действительно во всех прои'^°11еДув
При использовании описанной выше объектной переменной для нее МожГ^^^ М
ектный тип данных. Например: *° п^бп„°Ч'л„е'
*1.
Dim Ставки as Object
Set Ставки « Workbooks ( "Моя книга"). Worksheets ( "Лист1") г>
— ' • “апде / (|
Чтобы принудительно объявить все. используемые переменные, вставьте
такой оператор: L ВВеР\у h ">
Option Explicit
В случае использования этого оператора Excel будет выдавать сообщен
ли ей встретится необъявленная переменная. Если объявлены все перемени
ло, вероятность возникновения ошибки в программе меньше. Но если ощ То> как Ке* ес.
никла, ее будет легче определить. Ка Все^а^ай{1,
«54
Часть VI. Программирование в Excel
Создание
надстроек
ГЛАВА
дной из самых полезны.
возможность создания ,1“?""°^ Ех«|.
„аскрывдется это понятие и ;it 'P«K в е| ««ется
^здани» надстройки, прэД““"?« Пак
Кии пример
Что такое надстройка
Надстройка - это программный элемент „
ляется к электронной таблице, чтобы сделя ’ рый добаа-
циональной. Excel включает несколько нале2 б°Лее функ‘
надс-гройки Пакет анализа и Поиск решений * Т°М Числе
описаны в предыдущих главах. Обычно и™"/ 1°Т°РЫе бь,ли
сываются в интерфейс программы таким 1ФУНКЦИИ Впи"
оНИ — ее составные части. образом, словно
В Excel любой опытный пользовятрпр
надстройки из рабочих книг. Но надстройка Ех^еГот^^383^
от файда рабочей кии™. Любую ра6очую „
образовать в надстройку, „о не каждая рабочая киига мХ
быть подходящим кандидатом” для надстройки
Что же отличает надстройку от нормальной рабочей кни-
ги? Надстройки по умолчанию имеют расширение xlam
Кроме того, надстройки всегда скрыты, поэтому нельзя ото-
бразить рабочие листы или листы диаграмм, которые содер-
жатся в надстройке. Зато можно обратиться к ее подпрограм-
мам и функциям и отобразить ее диалоговые окна, которые
представляются экранными формами.
Ниже перечислены основные области применения над-
строек Excel.
В этой главе...
Что такое надстройка
Работа с надстройками
Зачем создавать
надстройки
Создание надстройки
Пример надстройки
Хранение созданных пользователем функций рабо-
чих листов. После загрузки надстройки эти функции
можно использовать точно так же, как и любые другие
встроенные функции рабочего листа.
Хранение утилит Excel. VBA — это идеальное сред-
ство для создания утилит общего назначения, которые
расширяют возможности Excel.
с,пв вы не хотите, чтобы друг„е
.. .цветных" макр-'»»; изменяли) ваши макросы. храни Иоц
° ™"чта ™ка
изменения- Вше °*0"? отвлекать- X
окна рабочей кию и ™ надстроек (о них рассказано ниже.
О к включено несколько п"'«н,“п(П. Однако вы всегда можете пр„обр ”
.... входяшне в поставку Excel - х производителей, либо через и "»^.
Надстройки. вхс йки лИоо У нез\ позволяют создавать свои собствен, еР^
Excel в—Хь^ьпойдех ниже, но прежде вы должны ознакомив* <
стройки, о том. как это сделать, ре „с.
новнымн понятиями.
несколько
Fxcel 2010. Если попытаться использовать одну из Hevm
нике привел отисж НИЖе ПереЧИСЛены
ленных надстроек, то появится W
ценные в Excel.
Как ее найти
Надстройка
Пасет анализа
VBA-пакет анализа
Что делает __________
Средства для сгашотчедахи ниже-
нерных расчетов (см. главу 38)
VBA-функции для пакета анализа
Команда Данны
данных
функции этой надстройки используются
программистами, и они не доступны
в Excel
Инструменты для евро Средства для преобразования и форматирования валюты евро Команды Формулы^ Solutions^- Euro Conversion и Формулы^ Solutions1^ Euro Formatting
Поиск решения Средство, которое помогает исполь- зовать разнообразные численные ме- тоды, а также методы оптимизации. Команда Данные^ Анализа Поиск решения
Работа с надстройками
Лучшим способом работы с надстройками является использование диспетчера надстроек
Excel, к которому можно получить доступ следующим образом.
1. Выберите команду Файл ^Параметры.
2. В диалоговом окне Параметры Excel перейдите на вкладку Надстройки.
3. В нижней части этой вкладки в раскрывающемся списке Управление выберите оп-
цию Надстройки Excel и щелкните на кнопке Перейти.
В списке открывшегося диалогового окна Надстройки (рис. 45.1) содержатся все инстал-
лированные надстройки Excel. Отмеченные надстройки — это те, которые открыты (или за
гружены) в текущий момент. С помощью данного диалогового окна можно открывать и за
крывать надстройки, устанавливая или снимая флажок возле их названий.
«56
Часть VI. Программирование в Excel
Совет
ecto
Рис. 45.1.Дги1юговое окно Надстройки
Более быстрый способ отобоажемиа nuirw
НИИ комбинации клавиш <Alt+Tl> Д^080П) Надстройки заключается в иаюльэова-
08 наДстР06* можно открыть с помощью команды Файл^Открыть, однако
Внимание! закрыт помощью команды Файл^Закрыть нельзя. Единственный способ удалить над-
стройку то выити из Excel и перезапустить ее или написать специальный макрос, который бу-
дет закрывать надстройку. Поэтому всегда предпочтительнее открывать надстройки из диалого-
вого окна Надстройки.
Когда встроенная надстройка Excel открыта, для обеспечения доступа к ней она интегри-
руется в ленточный интерфейс программы Excel. Например, если открыть надстройку' Пакет
анализа, ТО доступ к ней осуществляется с помощью ленточной команды Данные^
днализ^Анализ данных.
у Если вы откроете надстройки, созданные в предыдущих версиях Excel, они автоматически не интег-
j На заметку рируются в ленточный интерфейс Excel. Доступ к ним можно получить через их ‘родные’ элементы
' управления (меню или панели инструментов) с помэщью команд Excel 2007 Надстройки^
Команды меню или Надстройки^Настраиваемые панели инструментов.
Загрузить дополнительные надстройки Excel можно с веб-сайта http://office.
С0881 microsoft.com.
Зачем создавать надстройки
У большинства пользователей Excel не возникает необходимости в создании надстроек.
Однако если вы разрабатываете рабочие книги дтя других пользователей или просто хотите
извлечь из Excel максимальную пользу, то эта тема может вас заинтересовать.
Существует несколько причин, по которым может возникнуть потребность в преобразо-
вании рабочей книги в надстройку. Ниже приведены некоторые из них.
Глава 45. Создание надстроек Excel
857
и3ователъ загрузит вашу р
ими польза и следовательно u —
. —й
11»бе’ка,ь гтг>ойкИ’Т .столкУ-
• Ч«6ь> - ' есгее »^^б„»Оть их Для созданных пояьчо
«иио”“ ВО,ИЧЮ>«“
нельзя- пабо1**’^ 1адстрглз^®’ нужно Указыа«
дет меШ!1ойк>- ото6РаЗИ фу««л««м Р авены *J фунКция MOVAVG, которая 1ь
О ^схз аас есть но^„и к данной функции щ д£
• —
да” о Р»61'4"'1 ’“"’.'о nP"’fW’ *Т° -КН а »тем открЫТЬ еГО' то “Итак.
"^Ccs ^VAV0^ ’ ВКЛЮЧЭТЬ ”” Ф*
ВС» Д;>с». жете „о=е
г——01 я^я.по^:;ки "оя
. — г—г—гг ойкй °^гавто— при ”
эаГрузку- ^^коытии надстройки пользователь
изменения в.,,7.
•
‘Ид:
И с
Создание надстройки
Несмотря на то, что любую рабочую книгу можно преобразовать в надстройку, Дал
все рабочие книги от этого выигрывают. Дело в том, что рабочие книги, которые со Не
только рабочие листы (т.е. без процедур или пользовательских диалоговых окон), стан^*^
непригодными для дальнейшего использования, так как надстройки являются скрытымв^^
На самом деле от преобразования рабочих книг в надстройки выигрывают только
них. которые содержат процедуры. Например, если у вас есть рабочая книга соп > Те Из
процедуры общего назначения (подпрограммы и функции), то из нее получится идР*3^
надстройка. Деальная
Создать надстройку очень просто. В этом разделе описывается, как создать -
обычного файла рабочей книги. надстройку из
1. Разработайте приложение на основе VBA и убедитесь в правильности его работы.
2. Выберите команду Файл^Сведения^Свойства^Показать область сведений
о документе, что приведет к открытию панели Свойства документа над окном
рабочего листа. Введите краткое содержательное название в поле Название и более
длинное описание — в поле Примечания. Это действие не является обязательным, но
благодаря ему пользоваться надстройкой будет проще. Для того чтобы закрыть панель
Свойства документа, щелкните на кнопке ее закрытия (X).
3. Защитите проект VBA. На этом (необязательном) шаге код VBA и экранные формы
защищаются от просмотра. В редакторе Visual Basic выберите команду Tools’^
зтмя^проекта Properties (Сервис1^имя_проектаСвойства). В диалоговом окне
Properties перейдите на вкладку Protection (Защита) и установите флажок Lock
project for viewing (Блокировать просмотр проекта). Если хотите, можете задать па-
роль для снятия этой защиты.
858
Часть VI. Программирование в Excel
4 О*РаНИТе РабочУю книгу ка|<
4' как- В диалоговом окне Сохранений Р°ЙКУ’ в“брав команду ФайпоСохпанить
ЦЙ1О Надстройка Exce! f.xl^ Документа
После сохранения рабочей книги
аметку ной’ нео6хо^ закрыть, чтобыизбеХъгк» ИСхОДная Рабочая книга остается активизироеан-
8Ления макросов с одинаковыми именами.
На заметку
сле создания надстройки ее необхОД1Мо Ин
1* nMVl<bij)HpoBaTb
ь Выберите команду Файле>ПараметОк1 п '
рейдите на вкладку Надстройки. Диалоговом окне Параметры Excel пе-
В нижней части этой вкладки в па
опнию Надстройки Excel и щелкниК^ЫВа,Ои1емся списке Управление выберите
окно Надстройки. Те на кнопке Перейти. Откроется диалоговое
3. в диалоговом окне Надстройки щелкните на v
ный файл надстройки (имеющий п кнопке Обзор, чтобы найти создан-
бразится в списке надстроек диалогового X“u ’Х1ат)' Найденная «^стройка ото-
ваться название и описание надстпосщ., надстройки. при этом будут использо-
" ки. заданные на панели Свойства документа.
нения в окне редактора Visual bST8 Х^М'ве₽Сии своего и сохранять изме-
изменения следует е.™™ «^ЗДСтвие того, что настройки не появляются в окне Excel,
изменения следует сохранять в редакторе Visual Basic, выбрав для этого команду File^Save.
Пример надстройки
в этом разделе описывается процесс ел,
данной в главе 41. Эта рабочая книга содео^ Над<^ойки основе рабочей книги соз-
позволяюшие изменять регистр текста в военно Ф°РМу’ ^рая отображае^пц^
эта надстройка в действии. «Деленном диапазоне ячеек. На рис 45 2 показав
А В С с Р
1 АНДРЕЙ Г1Ы РОВ ВЕРА ЛУТАК ЕЛЕНА ШЕВЧЕНКО ТАТЬЯНА РАКОВА
2 ВЛАДИМИР НЕФЕДОВ ВЛАДИСЛАВ ТАРАН НИКОЛАЙ ЩЕРБАК ОЛЬГА ПОЛИЩУК
3 ПАВЕЛ ОНОПКО ЕЛЕНА ГРОДЕЦКАЯ АНДРЕЙ ШРАМКО ЕВА ПОЛЯКОВА
МИХАИЛ СЕРЁЬРЯКОВ ИЛЬЯ БЕЛОЦЕРКОВЕЦ
«Г ПЕТР РОМАНОВ ВЕНИАМИН СМЕХОВ ИШЯЯЯПереключение регис... 13;
6 НИКОЛАЙ СНЕЖКО АННА ФИЛАТОВА МАРИНА СЕМИН
-г ВАСИЛИСА ФЕДОРОВА АНТОНИН НОВОТНЫЙ СЕРГЕИ СИТНИКС
8 ВИКТОР СВИРИДЕНКО ОЛЬГА БАРХАТОВА АЛЕКСАНДР СИН <* ЭСЕПРОГМОНЕ I
9 ЛАРИСА УДОВИЧЕНКО ЮРИЙ ЯКОВЛЕВ ЛАРИСА СМИРНС С осестрок^г
10 ПЕТР ШАПОВАЛОВ НИНА ЯВОРСКАЯ СЕРГЕЙ СОКОЛ
11 ВЛАДИМИР ВЫСОЦКИЙ ПАВЕЛ ЮМАШЕВ МАКСИМ СОЛОВ Как В Заголовках °* 1
12 НАТАЛЬЯ СОКОЛОВСКАЯ ДЕНИС ШУСТОВ ВАЛЕНТИНА РОД
13 ИРИНА ПАШКОВА СВЯТОСЛАВ ЯЦКЕВИЧ ВАЛЕНТИНА РУДи— — в. . '-ч
14 ТАТЬЯНА ЛАЗАРИ С НАТАЛИЯ ЯРОШ АЛЕКСАНДР РЯЕЧЕНКО ВАДИМ СМОвЖ
15 АЛЕКСАНДР ВОЛОХ ОЛЬГА ИБРАГИМОВА ЕВГЕНИЙ КОЗЛОВ СБ’ГЕЙ КРАМАРОВ
16 ИВАН МАРЧУК СОФИЯ ЗАИКА СВЕТЛАНА ДАЦЮК ИРИНА КОНОВАЛЕНКО
17 ЛИЛИЯ ЛИ ХОД ЕД ИРИНА ИВАНЕНКО ИРИНА ХРАМОВА НАТАЛЬЯ ЧАПОвСЧАЯ
18 СЕРГЕЙ КУШНИР ЕВГЕНИЙ КРАСИЛОВСКИЙ АЦДРВ4 КУЭ*Н Александра конош
19
го
21
Рис. 45.2. Надстройка позволяет изменять ресистр тексте в выделенном диапазоне рабочего
листа Excel
Глава 45. Создание надстроек Excel
853
й e эяй гкве «ДСП»*’ на ю“га’„Ри^
»aC£>-*W
кипите
Надстройка рабо ь кего „3 од„о,0 рабочего Лн
моей настрой». »®* „ся. тем не менее, он должен 6^
Рзхмчая кннга “ р^чнй лист не и по кра„неи мере, один рабочий „ "*.1.
рый будет п>ет I' Дча» книга дот» « №мандь, inserts Module , рм»
—'nsert*userForm- >—
„ «лу» VBA (ModuWIX
Код в Modulel „„„денных ниже макроса. Процедура ShOWUs
В Modulel содержав ли "Р выд„е„ диапазон ячеек, эта подпрограмм
проверяет гни выделенного «’ на экранной форме UserForm . Если выделен ка
Сражает днжюговое окно. даапиоиа ячеек (например, диаграмма), то выводу *
либо другой объект. отл
отзетствуюшее сообщение. представляет собой специальную функцию обратйОг
Процедура ChangeCasеиг вьВЫВается элементом управления на ленте (см R п °
313 процедура п₽осто
процедуру ShowUserForm.
Sub ShowUserFormi’ _ „ Then
jf TypeHatne(Selection. - 9
UserForml.Show
Else
M.sgBox "Выделите ячейки.
End If
End Sub
Sub ChangeCaseOfText (ByVal control As IRibbonControx)
Call ShowBeerForm
End Sub
Создание экранной формы
На рис. 45.3 показана экранная форма UserForml с пятью элементами управления (три
переключателя и две командные кнопки). Все элементы управления получили названия, ко-
торые не нуждаются в дополнительных разъяснениях. Кроме того, учтены пожелания люби-
телей пользоваться клавиатурой: установлено свойство Accelerator (Акселератор) для
выделения соответствующих букв, управляющих работой элементов диалогового окна.
Объект UserForml содержит процедуры обработки событий для двух командных кно-
пок экранной формы. Следующая процедура выполняется, если пользователь щелкнул на
кнопке ОК.
Private Sub OKButton_Click ()
’JssrForri .Hide
Application.Screenupdating = False
йыход из процедуры, если не выделен диапазон ячеек
if TypeNaae (Selection) <> "Range" Then Exit Sub
Часть VI. Программирование в Excel
с£ |/г-—-
optionUpper Then
I‘r Each cell In Selection
'f N°t cell-HasFormuia tv.a
cell-Value = StrConvfcel] -
J Tf ”alUe‘ Uppercase,
Б Next cell
строчные
' fCoptionLower Then
For Each cell тп Selectior
If Not cell. HasForrr.ula <
cell.Value = П
, Tf trConv(Cell v ,
If ahe, vOLowerCase)
Next cell
End If
^aK в Заголовках
' Xf opticnProper Then
For Each cell in Selection
If Not cell .HasFormula Then
cell.Value = StrConv(cell Vai
End If lue> vbProperCase>
Next cell
End If
End Sub
sua
s - Книга! - [Книг...
WMMMlirl 11/ Hi и» ы. aft
Как В Заголовках
И1ИИ1
Edit View Insert Format Qebuo
13 .fc
qg) sheetl (Sheetl) -1
ThisWorkbook.
: g. Forms
. [!g AboutBox
g UserForml
g ModUes
«££ Module 1
В VBAProjert (Книга!)
g / , Microsoft Excel Objec
SQ Лист1 (Лист!)
SQ Лист2 (Лист2)
И} ГНстЗ (ГЖтЗ)
ЭтаКнгга
= •> Forms
Э Дналог_изиег»<т_
ЁН Инфо_окно
> В -ч Modules
Module 1
ModuieC
В VBAProject (получен.
В Microsoft Excel Objec
« Лнст1 (Вамемы)
<) rVKT10(ISASer>
] Лист 11 (Excel 20 ।
Переключение
!иВ
X
Рис. 45.3. Новое диалоговое окно, создаваемое в редакторе \ isual Basic
Глава 45. Создание надстроек Excel
861
Следующая процедура выполняется, если пользователь щелкнул ца клогщ
I’rivare Sub CancelSutton_Click()
I’serFortnl .Hide 4
End Sub
Тестирование рабочей книги
„чти^гь. Тесание нужно 6очая книга является ’^5°Ча» к„>
Таким оора юм, молишруето' я я активизированной рабочей к1ш|,,п)С'Г’<’и'«Ч (>?
вы номняте. надстройка никогда закройте м и ™>. <хак
Да» тетгироаання сохраните свою рабочую ° Ч содерХ *' ^ем .
гпвнтируйте другую рабочую ”'“р ’ rogbl открыть диалоговое окно Макрос TeRCT- |о
~=——.............................................„ i.
протестируйте все его опции. С)Са
, „поние описания
не является необходимым. Выберите
добавление и хотя<,»<>»« сведеНий о документе, что
vercs выполнить э -гтвас>Показа1' пентой вкладок (рис. 45.4). Введите
ге описание «Mcrp“''h''
боре.а«йнаДСТР°
О Свойств* г о«. учеггта
Де-op: Название:
Джон Уолк енбах Переключение регистров
Принечакие:
ререключенме регистров выбранных ячеек
'• 45.4. Панель Свойства документа
Защита надстройки
Одно из преимуществ надстройки — возможность защиты исходного кода программ от
посторонних глаз. Чтобы защитить проект надстройки, выполните следующие действия.
I. Откройте окно редактора Visual Basic.
2. В окне Project-VBAProject (Проект-VBAProject) щелкните на рабочей книге
надстройки.
3. Выберите команду Tools^VBAProject Properties (Сервис^Свойства VBA проек-
та), чтобы открыть диалоговое окно VBAProject - Project Properties (Свойства про-
екта VBA).
4. Щелкните на вкладке Protection (Защита), которая показана на рис. 45.5.
5. Установите флажок опции Lock project for viewing (Блокировать просмотр
проекта).
Часть VI. Программирование в Excel
Рис. 45.5. Диалоговое окно Project Properties
Создание надстройки
Чтобы^охраяить’ КНИ1~У в качестве надстройки, активизируйте Excel и выберите
команду Файл Р как. В диалоговом окне Сохранение документа ю раскры-
вающегося списка I ип файла выберите Надстройка Excel f.xlam). В поле Имя файла
введите имя надстройки и щелкните на кнопке ОК. По умолчанию Excel сохраняет настрой-
ки в папке Addins, но можно задать для сохранения и другую папку.
Создание элементов интерфейса для надстройки
Итак, надстройка создана, но остался открытым вопрос, как вызвать на выполнение мак
рос, отображающий экранную форму. Существует три способа это сделать.
Включите новую команду в Панель быстрого доступа (или ленту). Как тто делается,
можно узнать в главе 23.
Создайте кнопку стартового образца (до Excel 2007). Как это делается, можно узнать
во врезке “Изменение пользовательского интерфейса".
Модифицируйте файл настройки таким образом, чтобы он добавлял новую команду на
ленту при открытии настройки. Эта тема уже вкратце обсуждалась в главе 23, но под-
робности этого вопроса выходят за пределы этой книги.
r настоойке было значительно проще. Для соэ-
В предыдущих версиях Excel обеспечить выполи инструментов) интерфейса Excel, которым
Дания элементов управления (команды меню или объект CommandBar (Командная па-
можно было бы присвоить функцию вызова * cornn.ndBars. Все
нель). Excel 2010 по-прежнему для совместимости поддерживает раооу
Глава 45. Создание надстроек Excel
863
_юге« » ме™ С—илч С|
тапдат'0,ой>^ X
„чные в •&*к С чтобы »«> 6ыло ис"0"«°®ь
^Настрой**- х15тга«_ следую,ш«даепГлчеадм: %,
Toolbarsв^™ change «
«И»^^,Х^ам-»ийМ0Ю («Worksheet Menu Bar)1)
чтода плбзвьтевпр^и^ mandBars\ >
mandBarS- k^open () . Cornyn
qub WoxkDo^ 'дррЦсагх Jd
₽rivateN;^enuItem = ^P.Contro^-
Set .Sirois ("Tools Text...
With NewMenuIte^ange CaSe
•Captlrwup « True raseofText"
BeginGroup „changeCase
OnAction =
End «ith т As Boolean)
Bnd . _k BeforeClose (Ca controls ( "Tools")
г. V, workbooK_»^ ou ваг ) _
PriVat£rrS Resume fex (.,Worl<sh®e j .Delete
On ?Nation-CommandBar q£ Text..
^controls ("Change элементы управления в фуппу ц
вклада Надь1н
Согпта_1^очень просто,
будут удалены. Все очен к-
.. „п па НИЯ надстройки К Excel. Выберите команду
ИНСТЭЛЛ Ц „„нить” наш> вадС7ехсе1 перейдите на вкладку Надстрой.
пришло врем» "2Х^ом 0“' ПараМв1Рмся списке Управление выберите оПЦЮ(1
файл^Параметры- в , раскрь«аю'““ в „,говом окне Надстройки ши«.
X В нижней части этой кнопке Перейти. йки („меющии расширь,
надстройки Excelнайт„ созданньшдиалогового окна Надстрок.
на КИ°.ПКе „Х ГХстройка отобразится в с"я йки и щелкните на кнопке ОК.
х1ат). Наилен"^“^м с назмнием вашей надстр
хи. Установите флажок р>ы
Часть VI. ПрогрйММКР°ванИ
приложения
ЧАСТЬ
Последняя часть книги содержит нескор
ных приложений. В приложении А J *°?Чень П0лез*
ЧНИК ПО всем функциям Excel R п™ наилете полный
СПдер*аНие пРилагаемого к книге KOMnatcrXcTa^EcV^^^”0
^ дополнительные источники информации по ЕхсеТчГ
«иложение В. В приложении Г пред™» *? ’ ™ИТе
в ПР . используемые в Excel. 1 комбинапии
клавиш-
VID
В этой части...
Приложение А
Справочник по функциям
Excel
Приложение Б
Что можно найти на
компакт-диске
Приложение В
Дополнительные источники
информации
Приложение Г
Клавиатурные эквиваленты
Excel
справочник по
функциям Excel
ПРИЛОЖЕНИЕ
IL-a^. данном приложении содержится патт, ~
|р) функций Excel. Они расположены в 44ХТ
’° чтобы получить подробную информацию о конкретной
функции и ее аргументах, выберите ее в диалоговом окне
мастер функции и щелкните на кнопке Справка по этой
функции.
На CD;ROM
Интерактивная рабочая книга, содержащая эту информа-
цию, имеется на прилагаемом компакт-диске.
„ИИ “совместимость”
категории
Таблица А. 1 • 4 Функция . РРАСП jyHBAV” . Назна^С-—^ТГ^ределёния Воз8ращаеТ ^Lhkxo Р-величину z-теста
рРАСвСЬЬ' "ТЕС1 БёТАОБР БЕТАРАСП ВЕЙБУЛЛ гаммаобр раммарасп ПШЕргЕ0МЕТ ДОВЕРИТ ЛИСП ДИСПР КВАРТИЛЬ КСЗАР дадаииг„далии»1’ бега-распредвд^, бда-ра«’Рв1»»"ия Возвращает гилергеомь ингервал для среднего генеральной совокупности Возвращает игнорируя логические и текстовые значения 0UM“I — отданода' “ПЮРИРУЯ Л0ГВД " Вычисляет дисперсию 1ачецИя
тиль набора данных Во38₽ащает г о гпепнее произведений отклонений для каждой пары Возврат ковариацию, т.е-среднее ро™
КЕИТБИНОМ ДОГНОРМОБР ЛОГНОРМРАСП *ДППА дм «^знане^ Х^^-^йл“^ада'"ш’к₽и,е₽" bZZmwO«“^'«otk^^
НОРМОБР Возвращает обратную функцию нормального распределения
НОРМРАСП Возвращает функцию нормального распределения
НОРМСТОБР Возвращу обратную функцию стандартного нормального распределения
НОPMCТРАСП Возвращает функцию стандартного нормального распределения
ОТРБИНОМРАСП Возвращает функцию отрицательного биномиального распределения
ПЕРСЕНТИЛЬ Возярапрет k-ю персентиль для значений из заданного диапазона
ПРСЦЕНТРА.НГ Возвращает процентный ранг значения в наборе данных
ПУАССОН Возвращает функцию распределение Пуассона
РАНГ Возвращает ранг числа в списке чисел
СТАНЛОТКЛОНП Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности, текстовые и логические значения игнорируются
СТЫСДРАСП Возвращает функцию распределения Сгьюдента
СТЬЮДРАСПОБР Возвращает функцию, обратную распределению Сгьюдента
Возвращает вероятность, соответствующую критерию Сгьюдента
ХИ2ОБР Возвращает функцию, обратную односторонней вероятности для распределения хи-квадрат
ХИ2РАСП Возвращает одностороннюю вероятность для распределения хи-квадрат
XZ2TECT Возвращает тест на независимость
ЭКСП РАСП Возвращает функцию экспоненциального распределения
AW Часть VII. Приложения
0се функции из категории “совмест^ ..,
, отЯ°СЯТСЯ К С™“СТИЧеСКОЙ категории^ ИМе,°т новую версию в Excel 2010 Эти ьер-
С'^ совместимости. Функции. Старые ДОС1у11иы npeJoeX
тзблииа А.2. Аналитические функции
фун*^— ^значеНИЕ* ^уБМНОЖ* Назначение Ращает обобщенное значение из куба OLAP Определяет вычисленнпо этого выражение мкохество членов или кортежей, отправив для и возвращает его ЬюеТ0™3 в сервере, который создает множество
куеПОРЭЛЕМЕНТ* {(уБСВ0ЙСТВАЭЛЕМЕНТА* ^бчислоэлмнож* ууБЭЛЕМЕНТ* ^уБЭЛЕМЕНТКИП* ^^ращает заданный порядковый элемент множества Возвращает значение свойства элемента из куба OLAP Возврашдет количество элементов множества Возвращает элемент или кортеж элементов из куба OLAP Возвращает имя, свойство и измерение ключевого индикатора произво- ьности (КИП) и отображает в ячейке имя и свойство КИП
Новая функция в Excel 2007
Таблица А.З. Функции для работы с базами данных
функция Назначение
^исп Оценивает дисперсию по выборке из базы данных
БДДИСПП Вычисляет дисперсию, считая, что множество выбранных элементов базы данных состж- ляет генеральную совокупность
БДПРОИЗВЕД Перемножает величины в конкретном поле записей, которые удовлетворяют заданному критерию
БДСУММ Суммирует в поле базы данных числа, удовлетворяющие заданному критерию
бизвлечь Извлекает из базы данных запись, удовлетворяющую заданному критерию
БСЧЁТ В базе данных подсчитывает записи, которые удовлетворяют заданному критерию и со- держат числа в определенном поле
бсчёта В базе данных подсчитывает записи, которые удовлетворяют заданному критерию и со- держат какие-либо значения в определенном поле
ДМАКС Возвращает максимальное значение в олределемюм поле (столбце) среди выбранных записей базы данных
дмин Возвращает минимальное значение в определенном поле среди вьйранкл записей базы дагюых
ДСРЗНАЧ Возвращает среднее значение для выбранных записей базы данных
ДСТАНДОТКЛ Оценивает стандартное отклонение для выборки из определенной части базы данных
ДСТАНДОТКЛП Оценивает стандартное отклонение для выборки из базы данных, считая, что множество выбранных элементов базы данных составляет генеральную совокупность
Приложение А. Справочник по функциям Excel
869
пии Д^а и вреМ”
. Д функции ка ___ -- времени, заданноготекстовой^\
Та6лица ' ^^Твремя в числовом конкретного значения вреМбНи
В03ВРа время в числовом даты в числовом формате
Возвращает время аргументу да
XXX’ Х»»" "X*лдаой *°puaT
^в’*из’ххххе).^“уюва”коли,к™’*«.
йпзвоашЭеТ (В ЧИпт начальной
меяда
Преоб!»*' " Хм формзте »е№ “eBW"’
Хл®3’да” ’ ,й<“ X дат» да™"'сттая' ™в году 360 «"«
ХХ* «"«сда XXX»»» “лйчеств0 да“ “жда
возяаивето0™”™’3,
XX* .^ерЮсле»негоА"«м^отстм,'иегоиа»“3"><«
возершда67 "ХХ “ачапьда дата
“X «слоим Ф«*зге »
"P''^ X , MM®»- W"are ’ “"Н¥Т“
Прбобрззувт PfKV
Возврата номер неА^Г^Урмате1 отстоящую на заданное количество рабочих
Возврашдет дату в ч^’° начальной даты
дней вперед или назад от отСТОЯщую на заданное количество рабочих
Возвращает дату в ^ом^. даты с настраидаемыми параметрами выход,
дней вперед или назад от нача>
ных дней числовом формате
—
Возвращает текущую дату и время
Преобразует дату в ^^^^^дней между двумя датами
XZX—“еда дата“и с
мыми параметрами выходныхдней, ------- -
ВРЕМЯ
род
ДАТА
датазнач
датамес
ДЕНЬ
ДЕНЬНЕД
ДНЕЙ360
ДОЛЯГОДА
КОНМЕСЯЦА
МЕСЯЦ
МИНУТА
НОННЕДЕЛИ
рабдень
рабдень.межд*
СЕГОДНЯ
СЕКУНДЫ
ТДАТА
ЧАС
ЧИСТРАБДНИ
ЧИСТРАБДНИ.МЕЖД
* Новая функция в Excel 2010
Таблица А.5. Инженерные функции
’ „ Назначение
функция
БЕССЕЛЬ.I
БЕССЕЛЬ.J
БЕССЕЛЬ.К
восьм.в.дв
1п 1x1
Вычисляет значение функции Бесселя первого рода Jn (х)
Вычисляет значение функции Бесселя второго рода мнимого артум
Возвращает значение функции Бесселя второго рода Уп (х)
Преобразует восьмеричное число в двоичное
Преобразует восьмеричное число в десятичное
Часть VII. Приложения
870
0 В°СЬМ
ШЕСТИ
д?вАв°СЬМ
^в.“ЕСТИ
дфО®*
к0МПЛЕкСН
мНЮ4.АВЗ
^^cos
г4й^-еХР
Mflj®4.bN
p^MM-LCG10
мНим•E°G2
J4HHM.SIN
МНИМ-АРГУМЕНТ
МНИМ-ВЕЩ
МНИМ•ДЕЛ
МНИМ•КОРЕНЬ
МНИМ.ПРОИЗВЕЛ
МНИМ.РАЗН
МНИМ.СОПРЯЖ
МНИМ.СТЕПЕНЬ
МНИМ.СУММ
МНИМ.ЧАСТЬ
ПОРОГ
ПРЕОБР
ФОШ
ФОШ.ТОЧН*
ШЕСТИ.В.восьм
ШЕСТИ . В . ДВ ,
ШЕСТИ. В. ДЕС
Назначение
Преобразует восьмермадое число в шестнадоатери^юе
Преобразует д воичное число в восьмеричное
Преобразует двоичное число в десяпмное
Преобразует д воичное число в июстнаддетеринное
Проверяет, равны ли да числа
Преобразует д есятичное число в восьмеричное
Преобразует десятичное число в д воичное
Преобразует десятичное число в шестнаддаертте
Вычисляет знамение дополнительной функции ош»6ог
г»---—
Окончание табл. А.5
чисел, представляющих дейстеите^Т "° ™= *wew
действительную и мнимую части этого комплексного чиста
Вычисляет абсолютное значение (модуль) комплексного чиста
Вычисляет косинус комплексного чиста
Вычисляет экспоненту комплексного числа
Вычисляет натуральный логарифм комплексного числа
Вычисляет десятичный логарифм комплексного числа
Вычисляет двоичный логарифм комплексного числа
Вычисляет синус комплексного числа
Вычисляет значение аргумента комплексного числа - угол, выраженным в радеет
Возвращает вещественную часть комплексного числа
Вычисляет частное от деления двух комплексных чисел
Извлекает квадратный корень из комплексного числа
Вычисляет произведение комплексных чисел
Вычисляет разность двух комплексных чисел
Вычисляет комплексное сопряженное комплексного числа
Возводит комплексное число в целую степень
Вычисляет сумму комплексных чисел
Возвращает мнимую часть комплексного числа
Проверяет, превышает ли число пороговое значение
Преобразует число из одной системы измерения в другую
Вычисляет значение функции ошибок
Вычисляет значение функции ошибок
Преобразует шестнаддаеркмюе число в восьмеро
Преобразует шестеадцатер^^вД^
Преобразуете^^
Новая функция в Excel 2010
____-----—----- 871
ийАбФмнвнсо^ФУН^ |М()(„И.(.1Ц'’И.»1ИП.1.Ц вждего периода фунмгия и и1ЦИИ актива для каждою период'! - %
лил "'^.^»«р’»“*я<'ивмда ииовЛ *
АСЧ суммы -«дттвых OCHO(W)(M() ш1ИГс1Л!1 П0СЛЙ начисления од()ж буДУ»^'”
рчГА>’ПИ' процянк» ..„.имосп, инвестиции на основе периодических равны ВоДОДО °Уду1Ц^’1 'гЮС1Оянной процентной станки о в^ W ’Тоеннюю ставку доходности для потоков денежныхс В(Й^\Г^ь1ми значениями ' 'Ч cw '^Хшыд^ кхифящаст рст по(Ж да1Ы от,лашения BoMTxruiaci cntv дации имущест на для указанного периода, исполу Возвраитаст величину или иной явно указанный метод **- '"“™” иен"“х f,yw"с
БС НСД ддТАКУПОНДО ддтАКУТЮНПОС ПЕ ДДОБ
длит ныплатами по процентам И-*"» "жи в лчжда япис"“”'KV"'”' «У »11авдч,
ДНЕЙКУПОИ ДНЕЙКУПОНДО ДНЕЙКУПОИПОСПЕ ДОХОД вшаидает кодачесп» »®й от начала ддастил купона до доты сотладаи, поздада, число дней от доты сотлдшототя до срока следлотдото купона »,««.> доход от ценных бума., который составлял, нсрио,отческие прочие
выплаты
ДОХОДКЧЕК ДОХОЛПЕРВНЕРЕГ ДОХОДПОГАШ Возвращает доход по казначейскому чеку Возвращает доход по ценным бумагам с нерегулярным первым периодом Возвращает годовой доход от ценных бумаг, который составляет доход в срок вступле-
ния их в силу
ДОХОДПОСЛНЕРЕГ Возвращает доход по ценным буматам с нерегулярным последним периодом
ДОХОДСКИДКА Возвращает годовой доход по ценным бумагам, на которые сделана скидка
ИНОРМА Возвращает процентную ставку для полностью инвестированных ценных бумаг
КПЕР Возяращатл общее количество периодов выплаты для данног о вклада на основе перил- дичесхих постоянных выплат и постоянной процентной ставки
МВСД Возвращают модифицированную внутреннюю скорость оборота с^тедств для [тяда по- следовательных периодических операций с наличными
мдлит Возвращает модифицированную длительность Макался для ценных бумаг с предпола- гаемой нарицательной стоимостью 100 руб.
НАКСППОХОД Возвращает накопленный доход по ценным бумагам с периодической выплатой про-
центов
НАКОПДОХОДПОГАШ Возвращает накопленный доход по ценным бумагам, процент по которым выплачивасi
ся в срок погашения
872
Часть VII. Прилов
—означение ~ - ///хл»i*-, nut- muft.t. Л f>
5^-,дП w и Число "ориодж. tx«Y.
ОСНГГ)' П-ЛТ ^«Чйщак наодплеиный 1*ЖДу Me,*W ,*’риод**' Возвращу ««личину пля **'MV К*'*ЯУ a/r'1*1* ’’•’Р*****’ **uwi период на (хх()ве постоянства not*»341**** °°*ж**’ (?УММ^ по инвестиции .» данный Возвращает сумму платежей и процентной стажи плат ежей и процентной ставки ° ™ап;жа дт’ аинУи',тта на основе постоянства сумм
поЛучЕ1'ю Возвращает сумму, ценных бумаг (^х* “Лупления в силу полностью обеспеченны»
прслЛ1ЛЛ'г ,-lplUlT Возвращает проннпи п Возвращ ает сумму плате П"аЧИЩвМЫе “^««ленный иивгютиционныи период стоянства сумм периоди^’^^
ПС пУ° № nTu вЮ1ИЧИНу актива для любого выбранного пкмода в том чис- ле для частичных пргшап™ ~ w ^«лдли игранного периода, в том ^чс ГО указанного методГ^' П0М0Щь,° Двойного уменьшения остатка ww ино-
рдВНОКЧЕК руБ.ПЬ ДЕС Возвращает доход по казначейскому чеку, эквивалентный облигации РУбЛЯХ' адРаЖеННу,° " дро6и'8 8 выраженную
РУБЛЬ.ДРОБЬ Преобразует цену в рублях, выраженную десятичным числом, в цену в рублях, выра- женную в виде дроби
скидка СТАВКА ФУО Возвращает норму скидки для ценных бумаг Возвращает процентную ставку по аннуитету за один период Возвращает величину амортизации актива для заданного периода, расстеленную мето- дом фиксированного уменьшения остатка
ЦЕНА Возвращает цену за 100 руб. Нарицательной стоимости ценных бумаг, по которым вы- плачивается периодический процент
ЦЕНАКЧЕК ценапервнерег Возвращает цену за 100 руб. Нарицательной стоимости для казнзчейсгао чека Возвращает цену за 100 руб. Нарицательной стоимости ценных бумаг для нерегулярно- го первого периода
ценапогаш Возвращает цену за 100 руб. Нарицательной стоимости ценных бумаг, по которым до- ход выплачивается в срок вступления в силу
ЦЕНАПОСЛНЕРЕГ Возвращает цену за 100 руб. Нариодтельной стоимости ценных бумаг для нерегулярно- го последнего периода купона
ЦЕНАСКИДКА Возвращает цену за 100 руб. Нарицательной стоимости ценных бумаг, на которые сде- лана скидка
ЧИСЛКУПОН Возвращает округленное до ближайшего целого количество купонов, которые могут быть оплачены между датой соглашения и сроком вступления в силу
чиствндох Возвращает внутреннюю скорость оборота для роатисания денежных поступлений, не обязательно периодических
Приложение А. Справочник по функциям Excel
873
_____ Qs2!S!S^J1!S, , ——
Функция чистнз . 7^^?инвёсти^ На"°^в^\ —* о6етпель“ инвестиции, исиоиьэд Хи« <очжигельи* ««-о «X
чпс ЭФФЕКТ дисконтер0®*1"’"''’ значения) (И«И»И“ процентные ставки, если заданы но^ ——Л
Таблица А.7. Информационные Ф,нк1*ии
Функция гтппгИЧ Назначение проверяемая величина является логиче ZZZZZp значение истина, Возвращает логичес
FHH ским значением „гтина если проверяемая величина является значением ^ржяцтотиче^ значение ИСТИН ,
Cj uh ehetekct ЕНЕЧЁТ ошибки #Н/Д истина, если проверяемая величина не является текстом Возвращает логическое значение проверяемая величина является нечетным
ЕОШ EОШИБКА* ЕПУСТО числом тлгтина если проверяемая величина является одним из Возвращает логическое значение^ исключеНием ошибки #Н/Д " ИСТИНА'еии ” “мега ад”ю —ИНА'значение ”
ессылка ЕТЕКСТ ЕЧЕТН
ЕЧИСЛО ZZw логическое значение ИСТИНА, если проверяемая величина является числом
ИНФОРМ Возвращает информацию о текущей операционной среде
НД Возвращает значение ошибки #Н/ Д
ТИП Возвращает тип значения
ТИП. ОШИБКИ Возвращает номер, соответствующий типу ошибки
и ЯЧЕЙКА Возвращает значение, преобразованное в число верхней яцей' Возвращает информацию о формате, местоположении или содержимом лево ки выделенного диапазона
Часть VII. Приложении
874
0
6ЛИЦЭ А-8- ФунКЦИИ веской категории
Назначение
----------------------------
Задает лоптжое условиед^^^----------------------------------------
ОШИБКА* Возвращает заданное значение если __
gCJ1140 чае возвращает результат вычисленияп^^004юрмупе 8ызывае1 в противном слу-
ч^еИСТЗИЭЧеИИе ИСТИНА, если хотя бы один из ее аргументов принимает знэ-
Возвращает логическое значение истина
Возвращает логическое значение ложь
Меняет логическое значение аргумента на противотюлажное
ИСТИНА
ЛОЖЬ
НЕТ
* Новая функция в Excel 2007 ‘ ~~~
Таблица А.9. Функции категории Ссыпки . „„
«Д|ад и подстановки
функция______________ Назначение
аДРЕС ------------------------------------------------------_
ВПР " ЫПКу на ячейкУ Рабочей таблицы
ВЫБОР
ГИПЕРССЫЛКА
ГПР
ДВССЫЛ
ДРВ
ИНДЕКС
ОБЛАСТИ
поискпоз
ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.
СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ
ПРОСМОТР
СМЕЩ
СТОЛБЕЦ
СТРОКА
И возвоашаТяначр8111 Столбецмассива в поисках определенного значения
денным чняи НИе И3 ячейки’ годящейся на пересечении строки с най-
6НИеМ И Указанного столбца (по умолчанию таблица должна быть
отсортирована по возрастанию)
Выбирает значение или действие из списка значений по номеру индекса
Создает ярлык или переход, который открывает документ, расположенный на
сетевом сервере, во внутренней сети или в Интернете
Просматривает верхнюю строку массива в поисках определенного значения
и возвращает значение из ячейки, находящейся на пересечении столбца с най-
денным значением и заданной строки
Возвращает ссылку, заданную текстовым значением
Получает данные в реальном времени от программы, поддерживающей автома-
тизацию СОМ
Использует номер элемента массива (индекс) для выбора значения из ссылки
или массива
Возвращает количество отдельных областей в диапазоне, заданном аргументом
функции
Ищет значения в ссылке или массиве
Возвращает данные, хранящиеся в сводной таблице
Ищет значения в одной строке, одном столбце или массиве (включена для
обеспечения обратной совместимости)
Возвращает ссылку на диапазон, смещенную относительно заданной ссылки
Возвращает номер столбца в ссылке
Возвращает номер строки в ссылке
875
Приложение А, Справочник по функциям
_ —
функция ТРАНСП ЧИСЛСТОЛБ четРОК
Таблица А. 10. Математические функции
функция ______ ABS ACOS ACOSH ASIN ASINH ATAN ATAN2 Назначение -—___ Возвращает арккосинус числа в радианах Воззращает гиперболический арккосинус числа Возвращает арксинус числа в радианах Возвращает гиперболический арксинус числа Возвращает арктангенс числа в радианах Возвращает арктангенс для заданных координат X и Y в радианах
ATANH COS COSH EXP Возвращает гиперболический арктангенс числа Возвращает косинус числа Возвращает гиперболический косинус числа Возвращает возведенное в степень число е, показателем которой является задан- ное число
LN LOG LOGIO SIN SINH TAN Возвращает натуральный логарифм числа Возвращает логарифм числа по заданному основанию Возвращает десятичный логарифм числа Возвращает синус заданного угла Возвращает гиперболический синус числа Возвращает тангенс числа
TANH АГРЕГАТ** ГРАДУСЫ ДВФАКТР ЗНАК Возвращает гиперболический тангенс числа Возвращает сводное значение в списке или базе данных Преобразует радианы в градусы Возвращает двойной факториал числа Возвращает знак числа
КОРЕНЬ КОРЕНЬПИ Возвращает квадратный корень из числа
Возвращает квадратный корень из числа, умноженного на Л
М05Р МОПРЕД МУЛЫИНОМ Возвращает матрицу, обратную той, которая хранится в массиве Возвращает определитель матрицы, хранящейся в массиве Возвращает отношение факториала суммы заданных значений к произведению факториалов этих значений
МУМНОЖ НЕЧЁТ ЙОД Возвращает произведение двух матриц, хранящихся в массивах Округляет число с избытком до ближайшего нечетного целого Возвращает наибольший общий делитель
876 Часть VII. Приложен^
оК₽вВЕРХ oSPBBEP*-TO4“ крВНИЗ >низ.точн*- Округла ^об’Деекоа^——
** '’W'W'Wo». *""'^"Wmy(aswo кратного указаний ближайше^ большего пп - °^ляет число доТ^ целого или до ближайшего °ФУгляет число до б^7° 00 целого
оКРуГЛ оКрУГЛВВЕРХ
оКруглвниз
ОКРУГЛТ* ОСТАТ Вю8»» ЧИСЛО. «то»,... ВоЭ0раииет остаток 01 даления^1 вд"оти»’“'
ОТВР Округляет число до целого
пи дрОИЗВЕД ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ рдДИАНЫ итоги Преобразует градусы в радиаиы
РИМСКОЕ Преобразует арабские цифры в римские в виде текста
РЯД.СУММ вращает сумму степенного ряда, вычисленную по определенной формуле
СЛУЧМЕЖДУ вращает случайное число из промежутка между заданными числами
слчис Возвращает случайное число из промежутка между 0 и 1
СТЕПЕНЬ Возвращает результат возведения числа в степень
СУММ Суммирует аргументы
СУММЕСЛИ Суммирует значения в ячейках, выбираемых по заданному критерию
СУММЕСЛИМН* Суммирует содержимое ячеек, удовлетворяющих заданному набору критериев
СУММКВ Возвращает сумму квадратов аргументов
СУММКВРАЗН Возвращает сумму квадратов разностей соответствующих значений из двух масси-
ВОВ
СУММПРОИЗВ Возвращает сумму произведений соответствующих элементов массива
СУММРАЗНКВ Возвращает сумму разностей квадратов соответствующих значений из двух масси-
BOB
СУММСУММКВ Возвращает сумму сумм квадратов соответствующих значений из двух массивов
ФАКТР Возвращает факториал числа
ЦЕЛОЕ Округляет число с недостатком до ближайшего целого
ЧАСТНОЕ Возвращает целую часть от деления
ЧЁТН Округляет число с избытком до ближайшего четного целого
ВтяпянйРТ количество хомбинаций для заданного числа объектов
Новая функция в Excel 2007
Новая функция в Excel 2010
— вожение Д. Справочник по функциям Excel
. ........ и. Статисптчет^W-
1 аолица г.. • - функция
F.OBP** зйчен* (лравостороннего1
Р.ОБР.ПХ** (леюсгоронп«) F-распрвделение вероятности для дви
F.PACH** Гадает (правостороннее) Распределение вероятности для двух
F-РАСП-ПХ** плицюю вероятность сходства двух совокупностей ем₽а^я^Х»рр«*пй₽сона Возвращает к ю р.величину z-тесга ф^“. ‘идаЬН0Й 6ега-рао^и. ^^иует интегральную функцию бета-распределения “ X, наименьшее значение, для которого биномиальное распред^ SX равно заданному значению
f.tect** PEARSON Z.TECT** БЕТА.ОБР** БЕТА.РАСП* БИНОМ.ОБР**
БИНОМ.РАСП** ВЕЙБУЛЛ.РАСП** ВЕРОЯТНОСТЬ возвращает отдельное значение биномиального распределения Возвращает распределение Вейбулла
Возвращает вероятность того, что значения из интервала находятся внутри за- данных пределов
ГАММА.ОБР** Возвращает обратное гамма-распределение
ГАММА.РАСП** Возвращает гамма-распределение
ГАММАНЛОГ Возвращает натуральный логарифм гамма-функции
ГАММАНЛОГ.ТОНН Возвращает натуральный логарифм гамма-функции
ГИПЕРГЕОМЕТ.РАСП* * Возвращает гипергеометрическое распределение
ЛИСП.В** Оценивает дисперсию выборки. Логические и текстовые значения игнорируются
ЛИСП.Г** Оценивает дисперсию для генеральной совокупности. Логические и текстовые
значения игнорируются
ДИСПР Вычисляет дисперсию для выборки; в расчете, помимо числовых значений, учи- тываются также текстовые и логические значения
ДИСПРА Вычисляет дисперсию для генеральной совокупности; в расчете, помимо число- вых значений, учитываются также текстовые и логические значения
ДОВЕРИТ.НОРМ** Возвращает доверительный интервал для среднего генеральной совокупности с использованием нормального распределения
ДОВЕРИТ. СТЬВДЕНТ** г Возвращает доверительный интервал для среднего генеральной совокупности с использованием распределения Стьюдента
КВАЛРОТКЛ Возвращает сумму квадратов отклонений
КВАРТИЛЬ.ВКЛ Возвращает квартиль набора данных по значениям процентиля от 0 до 1 вклю-
чительно
КВАРТИЛЬ.искл Возвращает квартиль набора данных по значениям процентиля от 0 до 1 не
включительно
Возвращает квадрат коэффициента корреляции Пирсона
878 Часть VHПриложен^
ЦИАНИН -Г** КОРрЕЛ ЛГРФПРИБЛ ЛИНБЙИ гт Возвращает параме^^^ *«борами данных проксимации Р кривой, полученной в результате экспоненциальной ап- Возвра*ДДет массив кот^-
лоГЦОРМ-°Бр** доГНОРМ•РАСП** [4ДКС зультате аппроксимации исхода^^^^10 полученную в ре- Возвращает обратную ф ^bix методом наименьших квадратов Возвращает значение фуцкиии Л°Га₽ифмического нормального распределения Возвращает максимальное ЛОгари^мического нормального распределения вые значения игнорируют^46™6 В списке аР^ентов (логические и текста-
j4AKCA медиана мин Возвращает наибольшее значение я н™ значениями выполняется та™ л СПИСКе аргументов- Наряду с числовыми Возвращает медиану ^^ние текстовых и логических значений в ^ МедианУ Для заданных чисел вые значения игнорируХ^46”116 В Списке аргУментов (логические и текста-
МИНА МОДА-НСК** значениями в^олняется Zre арг^ментов‘ с чистовыми также сравнение текстовых и логических значений массивеиТи^ИКаЛЬНЫЙ массив изнболее часто встречающихся значений в массиве или диапазоне значений
МОДА-ОДН** НАИБОЛЬШИЙ НАИМЕНЬШИЙ НАКЛОН НОРМ.ОБР** НОРМ.РАСП** НОРМ.СТ.ОБР** НОРМ.СТ.РАСП Возвращает моду для массива или набора данных Возвращает k-ю наибольшую величину в наборе данных Возвращает к-ю наименьшую величину в наборе данных Возвращает наклон прямой линейной регрессии Возвращает обратное нормальное распределение Возвращает нормальное распределение Возвращает обратное значение стандартного нормального распределения Возвращает значение стандартного нормального распределения
НОРМАЛИЗАЦИЯ Возвращает нормализованное значение
ОТРБИНОМ. РАСП Возвращает функцию отрицательного биномиального распределения
ОТРЕЗОК Возвращает отрезок, отсекаемый на оси линией линейной регрессией
ПЕРЕСТ Возвращает число перестановок для заданного числа объектов
ПЕРСЕНТИЛЬ.ВКЛ** ПЕРСЕНТИЛЬ.ИСКЛ* * Возвращает k-ю персентиль для значений из заданного диапазона включительно Возвращает k-ю персентиль для значений из заданного диапазона, где к - чис- ло между 0 и 1, не включая эти числа
предсказ Возвращает предсказанное значение функции в точке X на основе линеинои регрессии для массивов известных значений /и Y
ПРОЦЕНТРАНГ.ВКЛ* * Возвращает процентный ранг значения в наборе данных
Приложение А. Справочник по функциям Excel
879
Продолз/ср^ —ZZZZZ Назначение -"Т^значени9 0 наборе данных (от 0 эти числа) оаспределения Пуассона Возвращает значени Р* (порядковый номер числа в СП1Л *иа‘"“й ранг'“звращается ' ч несколько знамении чисет (порядковый номер числа I возврашае' раковый ранг, возвращается сре„ний Ч ГропюзиР^ “Й И им^
Функция
ПРОЦЕНТРАНГ.ИСКЛ* * ПУАССОН.РАСП* * РАНГ.РВ РАНГ.СР
РОСТ СКОС СРГАРМ СРГЕОМ СРЗНАЧ СРЗНАЧА СРЗНАЧЕСЛИ* СРЗНАЧЕСЛИМН* « числовых определения ВМВ|Я*'Т ” щрмоническое множество данных “*’TL»арифметмчесхое знамений, заданных в списке ар,, Вычисляет могуг быть текст и логические значения °8: аэтмен™' у~^хй, ^ХХТрХееарифме^еское своих аргументов, удовлетворяв данному набору критериев
с РОТ КП СТАНДОТКЛОН.В** Возвращает среднее значение абсолютных величин отклонении точек данных от среднего Оценивает стандартное отклонение по выборке (логические и текстовые значе-
ния игнорируются)
СТАНДОТКЛОН.Г** Оценивает стандартное отклонение по генеральной совокупности (логические и текстовые значения игнорируются)
СТАНДОТКЛОНА Оценивает стандартное отклонение по выборке, при этом в расчете также учи- тываются текстовые и логические значения
Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности с учетом тек-
стовых и логических значений
CTCSIYX
СТЬЮДЕНТ.ОБР**
Возвращает стандартную ошибку предсказанных значений Г для каждого значе-
ния /в регрессионном анализе
Возвращает левостороннее обратное распределение Стьюдента
тьюдент . обр . 2Х* * Возвращает двустороннее обратное распределение Стьюдента
стьюдент . расп* * Возвращает левостороннее распределение Стьюдента
стьюдент . расп . 2Х* * Возвращает двустороннее распределение Стьюдента
стьюдент . расп . пх* * Возвращает правостороннее распределение Стьюдента
стьюдент . тест * * Возвращает вероятность, соответствующую распределению Стьюдента
сч^ т Подсчитывает количество чисел в списке аргументов
СЧл 1 ЕСЛИ Подсчитывает количество чисел в списке аргументов, удовлетворяющих задан
ным условиям
880
ЧастГЙ. Прило*е*'
— "'""g mate. Л. 11 __
»“У "Лру W(!1W, -
С^ЬПУСТОТЫ С“йЯЕВ«йЯ ^ДНЕЕ ур£ ХР xp0®L ^°е? Подсчитывает^^ Подсчитывает количество 6 списке Возвращает значение В заданном Диапазоне to=Pai«, среднее д» вну^Г'*"' ^“««’преобрезееаннеФншей ’№‘^- хи-квадрат Равную левосторонней вероятности для распределения
^•ОЕЕ'ПХ‘* Возвращает функцию, обратную поаяпгт ния хи-квадрат уw правосторонней вероятности для распределе-
тЛ2 ?АСП** ‘ пу** Х^СП-ПХ тх9 ТЕСТ** ХИ2’ ^СТ°ТА эксп.^сп** Возвращает тест ^’^«“Раолределенилти-яадрат возвращает тест на независимость решает эмпирическое распределение в виде вертикального массива Возвращает фуикцио эоонидиапыот распределен™
ЭКСЦЕСС Возвращает эксцесс множества плициу
функция в Excel 2007 Жункн"» » Ех“' 2010
Таблица А. 12. Текстовые функции
функция Назначение
БАТТЕКСТ Преобразует число в текст применительно к денежной единице Таиланда
длстр Возвращает число символов в строке текста
заменить Заменяет символы в тексте
ЗНАЧЕН Преобразует текстовый аргумент в число
кодсимв Возвращает цифровой код для первого символа в строке текста
ЛЕВСИМВ Возвращает символы, которые являются крайними слева в текстовой строке
НАЙТИ Находит одно текстовое значение в другом значении (различая строчные и прописные
буквы)
ПЕЧСИМВ Удаляет из текста все непечатаемые символы
ПОВТОР Повторяет текст заданное число раз
ПОДСТАВИТЬ Подставляет новый текст вместо старого в текстовой строке
поиск Находит одно текстолое значение в друге знмтии (не различал стенные и протюие
буквы)
ПРАВСИМВ Возвращает крайние правые символы из текстовой строки
П₽0Г1ИСН Преобразует текст в символы верхнего регистра
Сложение А. Справочник по функциям Excel
881
_
Функция Назначение .. м
ПРОПНАЧ Делает протиоюй первую букву в каждом стюве текстовой строки
ПСТР Возвращает определенное число символов из текстовой строки в указанную п
РУБЛЬ Преобразует число в текст с использованием денежного формата °э,14И1о
СЖПРОБЕЛЫ Удаляет пробелы из текста
СИМВОЛ Возвращает символ, определяемый заданным кодом
СОВПАЛ СТРОЧН Проверяет идентичность двух текстовых значений Преобразует текст в символы нижнего регистра
СЦЕПИТЬ Объединяет несколько элементов текста в один текстовый элемент
т Проверяет, содержит ли значение текст, и возвращает этот текст, если да вычки - если нет Или т°лько
ТЕКСТ Форматирует число и преобразует его в текст
фиксированный форматирует число в виде текста с фиксированным числом Десятичных^род^
Часть VII. Приложения
что можно найти на
компакт-диске
ПРИЛОЖЕНИЕ
этом приложении привод^
прилагаемого к книге компакт* ?ИСание соДеояЛ111
Приложение разбито о ^«ска. Ржимого
10 на следуЮщ п
Системные требования
Использование комлакт.д,с,а
. ®айль|и"РогРаммноео6ес ч
Возможные проблемы.
Системные требования
Прежде всего, необходимо убедиться в Tnu
пьютер соответствует минимальным требовав Ваш ком'
в этом разделе. Если окажется, что он не соо ’ °Писанньгм
торым требованиям, то при использовании НексР
тут возникнуть проблемы. мпакт-диска мо-
Windows PC с установленной п™™»
Excel 2010. программой Microsoft
Дисковод для чтения компакт-дисков.
Использование компакт-
диска
/ Программа, которая позволяет установить файлы или
/На заметку другие программы с компакт-диска, имеет английский
интерфейс.
Для установки содержимого диска на компьютер необхо-
димо выполнить следующие действия.
1. Вставьте компакт-диск в дисковод компьютера.
Откроется окно с условиями лицензионного согла-
шения.
Вэтом приложении...
Использоввшеюмпвгт-
диска
Содерх^адмпап-д№
Возм°**ые проблемы
, иашение и, если вы с ним coi Jlac,
.... тимензион»01’ c°Accept (Принять). После этою по>111И | ’ д-"н ,
, комиазт-диска- , „е загрузиться, если у вас отаючена ф
Окно интерфейса бериге команду Пуск^Выполнить „ „ д а«,
° В з,«- случае в *** (Замените букву d буквой, 0(Л«юм 0|1Ч.
пускХ^м“*^ш*ни,е на ° “** Ч
,JL«-o С',РУ^РУ "а"<>,< КОМ"аК,’ДИСта'
Содержимое компакт-диска
материалы, предоставь
Прикладные программы (папка Software)
Adobe Reader
„пболное программное обеспечение, предназначенное ддя Пп
Adobe Reader - эго А1)Ье portable Document. ""“«ч».
рз (freeware) - это компьютерные игры пп
Свободноеавторскими правами, ио предназначенные для
В отличие от shareware. ,™ программы не гребут
лицензию или обеспечения технической поддержки.
Электронная книга Excel 2010 Bible
Полный текст англоязычной версии настоящей книги приведен на компакт-диске в фор.
мате Adobe Portable Document Format (PDF). Вы можете читать и производить быстрый поиск
по этому файлу, используя Adobe Acrobat Reader, который также можно найти на компакт-
диске.
Файлы примеров
Файлы примеров, описанных в книге, представлены по главам. Эти файлы, за нескольки-
ми исключениями, являются файлами Excel 2010 следующих типов.
Файлы рабочих книг Excel, имеющих расширение . xlsx.
Файлы рабочих книг Excel, содержащих макросы. Такие файлы имеют расширение
. xlsm.
При открытии рабочих книг, содержащих макросы, макросы отключаются и Excel выво-
дит предупреждение системы безопасности о том, что макрос отключен. Чтобы включить
макросы, шелкниге на кнопке Включить содержимое на Панели безопасности. _
I (оскольку наш компакт-диск — безопасный источник, можно скопировать файлы с
в отдельную папку на жестком диске и затем пометить эту папку как “Надежные расположен
Часть
I. Откройте ок.к, обозреве
„ронождающии компак..^ ,0Ws и ^бсри.е привоп Г() рпм
ринод I JJ-KOM, содержащий uv
2. щелкните правой кнопкой на па.
ми (нанка Samplesp-Q 1Хс’ которая соответ стис-. „
и изберите в я стиует корневой папке с примера
3. Активизируйте папку на жестко °нтекспгом меню злемен. Копировать
пне, и выбери те в нояВивщСМся » ктнорую буле, осуществляй^ копирова-
после того как файлы с комиа1с..дИска г ™ ™CMCHT Вставить
нуЮ папку, то, для того, чтобы 11ОМетить УДУТ «копированы на жесткий диск и определен-
деЙс*виЯ' адежные расположения", выполните такие
1. Откройте Excel и выберите ком»
, овое окно Параметры Excel. У Фаил* Параметры, чтобы о.кры,к диало-
2. в диалотовом окне Параметры Excel „ -
безопасностью. н схсе| перейдите на вкладку Центр управления
3. Щелкните на кнопке Параметоы
4. в диалоговом окне Центр уПра УПрЭВЛения безопасностью
Надежные расположения. Р вления безопасностью перейдите на вкладку
5. Щелкните на кнопке Добавите —-
Д авить новое расположение
6. В открывшемся диалоговом окНР
щелкните на кнопке Обзор и и “ ЭДежное расположение Microsoft Office
рованные вами с компакг-дискяаИДИТе ”апку’ К0Т0Рая содержит файлы, скопи-
7. Щелкните на кнопке Да в окне Обо™
Надежное расположение Microsoft щелкнитД"а кнопке ОК ®
Центе упоавления Office и на кнопках ОК в диалоговых окнах
центр управления безопасностью и Параметры Excel.
После выполнения этих действий все ....
(- е рабочие книги, содержащиеся в этой папке, будут
открываться без отключения макросов. ' У
Приведем список файлов примеров с краткими описаниями, разбитый по главам.
/ На компакт-диске, помимо файлов примеров для русскоязычной версии этой книги, вы найдете
На заметку все файлы примеров для англоязычной версии.
Глава 1
table and chart,xlsx. Вводный пример создания таблицы и диаграммы.
Глава 3
loan payment calculator.xlsx. Рабочая книга с примерами, демонстрирую-
щими некоторые формулы.
number format ting. xlsx. Рабочая книга, в которой представлены примеры фор-
матирования чисел.
Глава 4 '
budget.xlsx. Рабочая книга, содержащая несколько рабочих листов, демонстри-
рующих возможности форматирования.
Приложение Б. Что можно найти на компакт-диске 885.
'(К
ЧИЬ|'к.
Аиа^му
"РИМе«ецИя
Глава б , ях Раб0Ча» книга, содержащая фоновое изобр^^
background ima3e' Г‘а'"
рабочая книга, демонстрирующая примерь, разли,
text ali9na“,nt‘xlS*’ иияния текста.
„о, горизонтально™ киига. содержащая таблицу, рисунки „
. thane еха^1ев •Х1’Хе„ь применения различных тем документов.
„ демонстрирующая эффе«* Р книга, демонстрирующая эффекты
loan payments.
различного форматирования.
Глава 10 Примеры использования в формулах абсолютных
a cell referenceS’X1 есылокпри копировании формул. ’ От"о-
сительных и смешанных п„имер непреднамеренной циклической ссылки п
' УВИДИТе С°°бЩе“Ие’ п₽едупреждаю^ ° нал'4
a “tXTlulaTxls- рабочая книга, демонстрирующая использование формуд
в таблицах
Глава 11 _
character set.xlsm. Рабочая книга, в которой отображаются символы любого
Энного шрифта’ установленного на вашем компьютере.
extract names.xlsx. Рабочая книга, содержащая формулы выборки имен, от-
честв и фамилий.
text formula examples .xlsx. Примеры формул для работы с текстом.
text histogram.xlsx. Два примера гистограмм, созданных без использования
диаграмм.
Глава 12
holidays. xlsx. Рабочая книга, демонстрирующая метод подсчета выходных дней,
приходящихся на официальные праздники Российской Федерации.
jogging log.xlsx. Рабочая книга, в которой представлен пример расчетов времени.
time sheet.xlsm. Рабочая книга с расписанием работы сотрудников.
XDATE demo.xlsm. Рабочая книга, содержащая функции, позволяющие работать с
датами до 1900 года.
work days.xlsx. Рабочая книга, в которой представлен пример использования
функции ЧИСТРАБДНИ.
Глава 13
• basic counting.xlsx. Рабочая книга, в которой представлены примеры пр°с
формул для подсчета.
Часть VII. Лрило*®'""
книга, в которой представлены зри
conditional su®.xlsx> р
выполняют суммирование по ven?4** Книга’ содержа.,,.
counting text in а range >ЙИ,°’ * ПрИМСри Ф°РМУ-», к/горы*
0 бов подсчета количества симво^Г' Раб°^ книга с )1ПИ
count unique.xlsx. рабоча Лиапазоне. Риерами различных сносо-
* количества уникальных значений КНИга с "Римером rbnn» .
Cinnulative Sum-xlsx. Рабо В ДИаПа3°Не' У ,Ы Ма<хииа >г3й подсчета
* тивной суммы. ’ а Очая книга, содержа.,.^ ,
frequency aistribution
способа создания распределения част’ РЭб°Чая
0 multiple criteria counting ХТ
м6ры Формул для подсчета по неск^ Х"* *
Глав9
0 basic l°°kup examples.xlsx p к
просмотра и поиска. * а ОЧая книга содержит примеры общих формул
0 specialized lookup examples<Х1 р ,
альных формул просмотра и поиска ** к^ига содержит примеры спеии-
Глава 15
0 annuity calculator.xlsx. В о б
параметров аннуитета. °ЧеИ КНиге приведены формулы для расчета
I depreciation calculations.xlsx Pafc,™
* пятничных типов пЯгИм. ’ Раб0Чая книга’ в которой содержатся при-
меры различных типов расчетов амортизации.
а credit card payments .xlsx. Рабочая книга для расчетов по кредитной карточке.
investment calculations .xlsx. В рабочей книге приведены формулы для рас-
чета параметров инвестиции.
irregular payments.xlsx. Пример расчета параметров ссуды с нерегулярными
выплатами.
loan amortization schedule.xlsx. Рабочая книга содержит таблицу графика
выплат по ссуде.
loan data tables .xlsx. Рабочая книга, в которой представлен пример использо-
вания таблицы данных для расчета параметров ссуды.
loan payment. xlsx. Пример вычисления объема выплат по ссуде.
Глава 16
array examples . xlsx. Рабочая книга, содержащая примеры формул массивов.
Глава 17
array formula calendar.xlsx. В рабочей книге показано, как можно с помо-
щью сложной формулы массива создать календарь любого
_ Ф Р _ 1яв ,,1ах рабочая книга содержит примеры формул
multi-cell array formulas.xlsx. гаиич
массивов, расположенных в диапазоне. „птлппй ппиветены пои-
н , Рабочая книга, в которой приведены при
single-cellarrayformulas.xls • й
меры формул массивов, расположенных в одной
Приложение Б. Что можно найти на компакт ди
887
“““•о t„
ч.
•н
.. „,,ге поката'»- как можно с |1ом
. ,, В рт»’"с" к,-о месяца любого гола.
. y..nyc.l.-^^^рь^’0
ной формулы мшл"0
Q „„мерами диаграмм с областями.
Глава 1 о ра6очая кНига С п линейчатых диаграмм.
Z ^"Хаякнагз с примерами кольцевых диаграМм
. doughnut charts .xl<^ кн„га, содержащая данные, которые
" книга с примерами графиков.
. ЦП.charts.X1SX. примерами круговых диаграмм.
pie charts.xlsx. Рабочая рами лепестковых диаграмм.
. radar charts, xlsx. , которои од„„ набор данных изо6р
six chart еУР‘8-х1“'ых типов диаграмм.
е использованием шести |W книга с примерами биржевых диаграмм.
stock chart, .xlsx. Ра очая^ примерами поверхностных диаграМм
. surface charts .>. sx.^ примерами диаграмм.
ху charts.xisx.
conditional colors.Xlsx. Рабочая книга с гистограммой, у которой
ZnpXrtiee'blstZr^-Klsx. Рабочая книга с примером сравнительной гист„.
faction plot 2D.xlsx. Рабочая книга с примерами графиков функций.
function plot 3D.xlsm. Рабочая книга с примерами объемных графиков функ-
ции.
gantt chart. xlsx. Рабочая книга с примером диаграммы Ганта.
gauge chart. xlsx. Рабочая книга с примером диаграммы с одной точкой данных.
log scale.xlsx. Рабочая книга с примером использования в диаграмме логариф-
мической шкалы.
picture charts . xlsx. Примеры использования изображений в диаграммах.
thermometer chart.xlsx. Рабочая книга с примером диаграммы с одной точкой
чанных. '
weather combination chart.xlsx. Рабочая книга с примером комбинирован-
ной диаграммы с двумя осями.
Глава 21
color scale example.xlsx. Рабочая книга, демонстрирующая пример цветовой
шкалы условного форматирования.
• conditional formatting examples.xlsx. Рабочая книга, демонстрирую^
примеры условного форматирования.
Часть VII. Прилов
conditional formatting fOrm
Применение условного форматирования х^вх’ Рабочая книга, демонегрирукншя
* data bars examples.xlsx p ’
рование с помощью гистограмм в ячейт^'*' Демонс'РиРУю,цая Уловное формат и-
0 extreme color scale.х1вх< pa^X'
тирование с пом°Щью цветовых пнгяп а* КНИга' лемонстрируюшая условное форма-
icon set examples.х1вх. р^а,
условного форматирования. ' Книга- Демонстрирующая набор пиктолами
Глав3 21
gparkline examples. xlsx pag0
спарклаинов. Чая книга’ содержащая примеры использования
1*лава 22
* ^фотографиям. аб°ЧаЯ КНИГа’ содеРжащая примеры стилен, применяемых
м аща.X1tdemo • xl sx. Рабочая injure
0 лига, содержащая примеры элементов SmartArt.
® s®nart -xlsx. Рабочая книга, содержащая пример диаграммы орга-
низации, созданной с помощью элементов SmartArt.
0 shape examples .xlsx. Рабочая книга, содержащая примеры фигур.
0 wordart examples.xlsx. Рабочая книга, содержащая примеры WordArt.
Глава 24
f number formats .xlsx. Рабочая книга содержит примеры числовых форматов, оп-
ределяемых пользователем.
Глава 25
data validation examples.xlsx. Рабочая книга, в которой содержатся приме-
ры использования средства проверки данных.
Глава 26
outline example.xlsx. В рабочей книге содержатся данные, подходящие для
создания структуры.
Глава 27
dependent. xlsx. Рабочая книга, используемая для демонстрации связывания
(использует source.xlsx).
regionl .xlsx. Одна из трех рабочих книг, содержащая данные, которые исполь-
зуются для демонстрации консолидации данных.
• regions .xlsx. Одна из трех рабочих книг, содержащая данные, которые исполь-
зуются для демонстрации консолидации данных.
regions .xlsx. Одна из трех рабочих книг, содержащая данные, которые исполь-
зуются для демонстрации консолидации данных.
source, xlsx. Рабочая книга, используемая для демонстрации связывания
(использует dependent. xlsx).
Приложение Б. Что можно найти на компакт-диске
889
. Файл Microsoft Access 2007, используемый дЛя дем<^
на основе которой Демонстрируй
ло пабочая книга,
Глава 28 Исходна>« нтМь-фаилы.
• ^^-иякниг xtt
Microsoft QueO •
, . я кН11Га, содержав М— ~ СВо^
Глава 34 . х. Рабочая к
. ъапХ •‘==оиВ“ „ига демонстрирующая "Р™=Р ™РмалИ5
rato,U лаа».х1а-Ра6ОЧа’
, nor«>ali«d d3t
ных данных.
рабочая книга, в которой демонстрируй
Глава 30 rt£i.ld.»ditet,Zxno«» « элементов.
• —дащая 6ольшую на w
• :ХС“-аX, еао^- на “ °СН°Ве
а е»₽1°Уее liet'* в ’ I вю) элементов сводной таблицы по
данных. B.xlBX- Пример ГРУ""ИР
a hourly readin9 которой демонстрируются возмож.
времени . Рабочая книга, в к
" ;Хн“ хХ—-*"вдются возможности “зда-
• р^хх:Хр«- Та- пр»*™—
a reverse pivot-Klam. содержащую 3 столби .
’ «.хину а таблицу элементов сводной таблицы по датам.
. sales ПРТ2 Х1ВХ. Пример группировки элементов еводвоя
В sales by region pivot с
„блины ПО региона* „а осном сводной таблицы распределения
test scores.xlsx. пример
частот.
ГЛЗВа 36 t il xlsx Рабочая книга, в которой представлен пример таблицы данных
в direct шах1 .ххвх
с двумя входам^ кнвга содержащм данные для создания
* mortgage loan.xxsx. га
данных с одним входом. Рабочая книга, содержащая данные для соз
mortgage loan data table.xlsx. каооч
ния таблицы данных с двумя входами, менеджера сценариев.
« production model, xlsx. Пример использования менед P
Часть VII. Приложения
Глава37
' g allocating resources .xlsx Pafx
средства Поиск решения. ’ а х’чая KHMr!t содержащая пример использования
g investment portfolio.xlsx. Рабо<-г
среДства Поиск решения. ,ах кии’а- содержащая Пример использования
g linear equations .xlsx. Рабочая
средства Поиск решения. КНИга’ содержащая пример использования
g mortgage loan.xlsx. Рабочая книга, содержащая пп
ПОИСК решения. ' 41иая пример использования средства
g shipping costs .xlsx. Рабочая книга ст?п»,
ва Поиск решения. ’ 4 ржашая пример использования средст-
g three products .xlsx. Рабочая ими,о
ва Поиск решения. ’ деРжашая пример использования средст-
Гдава 38
’ надстройки Пакет анали^ Раб°ЧаЯ С0Лержит примсРы использования средств
Глава 39
cube root.xlsm. Рабочая книга содержит функцию VBA для вычисления кубиче-
ского корня.
current date.xlsm. Рабочая книга содержит макрос, который вводит в выделен-
ную ячейку текущую дату.
list formulas.xlsm. Рабочая книга содержит макрос, который создает список
всех формул рабочего листа.
Глава 40
vba functions .xlsm. Рабочая книга содержит примеры функций VBA.
Глава 41
change case.xlsm. Пример утилиты для изменения регистра символов, в которой
используется диалоговое окно.
show message .xlsm. Пример подпрограммы, которая выводит окно сообщения.
Глава 42
mortgage loan.xlsm. Пример использования элемента управления на рабочем
листе.
worksheet controls.xlsm. Рабочая книга содержит множество примеров ис-
пользования элементов управления ActiveX на рабочем листе.
Глава 43
monitor a range.xlsm. Рабочая книга, которая содержит пример использования
события Selectionchange.
selection change event.xlsm. Рабочая книга, которая содержит пример ис-
пользования события Selectionchange.
Приложение Б. Что можно найти на компакт-диске
891
С ДИагРа
ГЛГ!ь«е rn.cros.xls». Габона» книга содержит макрос VBA д„„ работы
rZseopy xls». Пример копироааии» диапазона срелстаами VBA.
rance шоке.X1S». Пример перемещен,,» диапазона средствами VBA.
. „lect cells.xls». В рабочей книге „релстаадено несколько спосо6ов
диапазона ячеек с использованием VBA. вь,б
. selection type.xlsm. В рабочей книге содержится процедура, котОрая По
определить тип выбранного объекта. 3а°лЯе>.
skip blanks while looping.xlsm. Пример использования цикла в уВд
Глава 45
change case.xlam. Пример надстройки^ созданной на основе пРцМе
case .xlsm из главы 41, с помощью которой можно изменять регистр текс-га^^Эе
ленных ячейках. а 8ь1Де»
Возможные проблемы
Если у вас возникают сложности при установке или использовании материя,
находятся на компакт-диске, попробуйте выполнить следующие действия. В’ К°т°Рые
Отключите антивирусную программу. Некоторые антивирусы мог
время копирования файлов с компакт-диска. Если это произойдет на э - Сраб°Тать в0
сообщение о том, что устанавливаемое программное обеспечение и КРННе ПоявитСя
файлы могут содержать вирусы. Все содержимое компакт-диска провей К°ПИруемь)е
и вы можете быть уверены, что их там нет. Поэтому можете спокойно ** ЙИРУСЧ
тивирусную программу на время работы с компакт-диском (но не °ТКЛЮчить ан-
снова включить). заоудьте затем ее
" ^Р°ЙТе ВСе за”Ущеняь'е программы. Чем больше запущено пропэамд,
остается оперативной памяти компьютера для других программ Т ’ МеньШе
граммы установки часто обновляют уже установленные фай™, и Т°Г°’ ПР°'
программа, файлы которой необходимо обновить (такими noornf РЭММЫ- Если же
могут оказаться приложения Microsoft Office), запущена то Хт Р Мами’ '«пример,
завершится с ошибками. пущена, то установка, скорее всего
Часть VII. Приложения
дополнительные
ИСТОЧНИКИ
информации
ПРИЛОЖЕНИЕ
есмотря на то, что в этой книге приведено огромное
количество полезной информации, все темы раскрыть
зможно. Поэтому в этом приложении приведены другие
ЙеВ°чники информации, которые могут оказаться полезными.
цстох оЧНйКИ можно разделить на четыре категории: спра-
ва И система Excel, техническая поддержка Microsoft,
В°ЧИ^> новостей в Интернете и веб-узлы.
Группы л
В этом приложении...
Справочная система Ею»'
Техническая поддержка
Microsoft
Группы новостей
в Интернете
Веб-узлы
Справочная система Excel
Большинство пользователей часто забывают о великолеп-
ном источнике информации— справочной системе Excel.
Чтобы получить к ней доступ, щелкните на пиктограмме со
знаком вопроса в правом верхнем углу окна Excel. Да. конеч-
но, можно еще нажать клавишу <F1>. В любом случае откро-
ется новое окно Справка: Excel. Введите ваш вопрос
и щелкните на кнопке Поиск.
/
На заметку
Кнопка Поиск является раскрывающимся списком, в ко-
тором можно указать, что и где искать.
Но следует помнить, что справочная система Excel не иде-
альна. Некоторые темы раскрыты весьма поверхностно, а не-
которые и вовсе отсутствуют. Но все же, прежде чем искать
в других источниках, попробуйте найти интересующую вас
информацию в справочной системе.
Техническая поддержка Microso^
Поч гермином "техническая Пр
J1XraK”e"”ХХ'комХТм^О-'оП- Техническая поддержка Microsoft дос^П^
скольких формах-
Возможности технической поддержки
~ ки Mjcrosoft постоянно изменяются. Чтобы
Возможности технической поддерж есплатных), доступных на данный момент Л^от
ртть СПИСОК опций 1«Хожки M?c^oft по адресу: ’ ,
службу техническом поддержи
http;//support.microsoft.com
База знаний Microsoft
Оаиим и, тучших способов найти ответ на интересующий вас вопрос -восПОДь
Microsoft,
ZX. исчерпывающую техническую информацию, списки
щих и исправленных ошибок в программах и многое другое. Ж
Полный и неограниченный доступ к базе знании можно получить по адресу:
http://support.microsoft.com/search
Официальная страница Excel
Чтобы попасть на официальную страницу Microsoft Excel в Интернете, введите в обо
вателе следующий адрес: Ре*
http://www.microsoft.com/office/excel
На этом сайте представлены различные материалы, посвященные Excel: советы
ны, ответы на вопросы, обучающие материалы, ссылки на сайты производителей со Л°
вующих продуктов. Утст-
Средства Microsoft Office в Интернете
FTCeZZZZ)™k'PMa'"'“ "° Пропмммам п“ета Мсм'1 Office 2007 (включая
http//office. microsoft. com
ин^маЬЦииЖН° НаЙ™ ПаКе™ °биовленйй’ надстройки, примеры и много другой полезной
/к»зшт! П0ЭТ0Му некотоРые ссылки, приведенные в этом приложении, мо-
Часть VII. Приложения
894
грУппы новостей в Интеоне„
usenet - это служба Интернета с п ₽НеТв
JpoXie ДОСКИ объявяений- Можно’пХТат F pyt",b,e^SeTp.X7
*льэоМ~”и вам ответят. сообщена «« ж. как „
" тысячи групп новостей Р«скрь,ИЮ1 'рос- " <««« права.,о) ,1ру1ис
г>еЛставИТЬ И еЩС множество других т Рактически все темы v
П°ЛУЧИТЬ не
доступ к группам новостей с помощью
специального програ„„нога
чтобь, получить доступ к группам учения
речение. Например, для этого подойдет МиХХ программное обое
Обозревателя Internet Explorer. Ou»«* Express, которая
Microsoft поддерживает огромное количество ™
к Ехсе1. Если ваш поставщик услуг Интернета не Т" Н°В°СТеЙ- Многае из ни* ^ятся
т0 доступ к ним можно получить непосредственно ™Mep5KI<BaeT Т™* новостей Microsoft,
вило, следует использовать второй способ ) Чтобы СерВЁр НОВОСтей Microsoft. (Как пра-
следует настроить программное обеспечение так В^пользоваться Услугами этого сервера,
веб-узла msnews . microsof t. com. ' Т<Х>Ы загРУзка сообщений происходила с
Группы новостей по электронным таблицам
кроме того, новости можно читать и отправлять через обозреватель Иитериета. Но ,ТОт
способ более медленный. Чтобы воспользоваться этой возможностью, введите одну из при-
веденных ниже ссылок. J к
Сотни групп новостей от Google Groups:
http; //groups . google. com
Группы новостей от Microsoft (включая группы новостей по Excel):
www. microsof t. com/communities/newsgroups/default .mspx
В табл. В. 1 приведены англоязычные группы новостей Microsoft.
Таблица В.1. Группы новостей Microsoft
Группа новостей .
microsoft.public.excel
microsof t. public . excel. charting
microsof t. public . excel. interopoledde
microsoft. public . excel. macintosh
Microsoft. public. excel. misc
Тема
Общие темы Excel
Построение диаграмм в Excel
Технологии OLE DDE и другие средства обме-
на данными между приложениями
Работа в Excel для Macintosh
Темы, которые не попали в другие категории
Приложение В. Дополнительные источники информации
— Тема ,
Группа новостей ’ microsoft .public.excel .new»» ИСЖК. public, excel, printing „и-resett.public.excel.programming microsolt.public.excel - template — Помощь новичкам в Excel Печать из Excel Программирование в Excel c nn. °МоЩЫо Вопросы, касающиеся шаблон^ файлов ИДР^Х1Т
, r-tehpet functions функции рабочего листа
microsof t.public. excel worksheet^._________—---------------------
c — это выполнить поиск п0
О ГПУППаХ HV любой вопро ^ернативой отправл
ПОИСК В ГР У уЧИть ответ является отли ответ. За исключением
- 'истоыП способ п У сПосо же ПОЛУ точно высокая вероятны!
3Тв£о^ ДХ Поисковая система С
Si =HSgSS:: :~х- ” '•
_л₽ сот. наверное, .
9*-е ’ .нему алресУ'
последуй*)
http://groups.google.сот
Как работает система поиска? Предположим, у вас возникают проблемы при опп
уникальных значений в диапазоне ячеек. Выполнить поиск можно по следующИ|^ еДеДенЛ11
словам: Excel, диапазон и уникальный. В результате вы получите список сооб
групп новостей, в которых использовались эти слова. Щений Из
Если найдено слишком много сообщений, повторите поиск, добавив еще нес
чевых слов. Затем просмотрите найденные сообщения. Наверняка среди них на' ЬКо
на интересующий вас вопрос. Таким образом, можно найти ответы на 90% вопросе °ТВет
Пользователям, только начинающим свою работу с группами новостей, позволю дать несколько советов.
Убедитесь, что в группе новостей нет ответа на ваш вопрос. Проверьте список часто задаваемых вопросов
(если таковой имеется), а также выполните поиск в Google. сот (см. раздел “Поиск в группах новостей”).
Всегда указывайте точную тему вопроса в предметной строке. Если в предметной строке указать
“Помогите!’ или ‘Еще один вопрос”, то на него могут и не ответить. Но если в предметной строке указана
точная тема вопроса (например, ‘Масштабирование области построения диаграммы"), то вы, вероятнее
всего, получите на него ответ.
Указывайте название и версию электронной таблицы, которой вы пользуетесь. Часто ответ на поставлен-
ный вопрос зависит от версии Excel.
Для наилучшего результата задавайте в каждом сообщении только один вопрос.
Опишите вопрос настолько точно, насколько это возможно.
Сообщение должно быть кратким, но информации должно быть достаточно, чтобы можно было однознач-
но ответить на него.
Укажите, как вы сами пытались решить возникшую проблему.
Отправляйте вопрос только в группы новостей, соответствующие теме вопроса. Не следует отправлять
один и тот же вопрос во все группы, которые хоть как-то связаны с Excel.
896
Часть VII. Приложения
лимите т0Л^° т^НЫМИ ипи только строчными буквами. Перед отправкой сообщения проверь»*
Орфографию и грамматику.
только в случае крайней необходимости прикрепляйте к сообщению файлы. Если же вам иеобхоримо
ррикР61314^ <^аил’т по в°зможностм сократите его размер, удалив всю ненужную информацию
Не отправляйте сообщения в формате HTML. Лучше использовать формат, в котором не используется
форматирование.
£сли дополнительно к ответу через группу новостей вам потребуется ответ по электронной почте, не ис-
пользуйте адрес электронной почты с защитой от “спама*, в результате чего отвечающему потребуется
менять ваш адрес. Зачем вынуждать кого-то что-то дополнительно делать для вас?
Веб-узлы
В Интернете можно найти множесг8„ „ .
краткий список наиболее полезных ресурс -™°в' Excel. Ниже првв;;к„
« Ниже приведен адрес моего веб-у3па и
тупных для загрузки, советов, инс„Укшй М“"° най™ “«««естж, файдм., а1к„
другие ресурсы, посвященные Excel ' " внУши™ьный список ссыпок на
Этот блог создан Диком Кузлейка CDicV iolci» v >
" / етсхияя меня) W,. пп У и k Kusleika^ в компании с дюжиной сообщников
(включая еня). Здесь представлены различные темы, и читатель может оставить свои
комментарии.
http://dailydoseofexcel.com
Те, кто часто посещает группу новостей microsoft.public.excel.charting,
наверное, знаком с Джоном Пелтиером (Jon Peltier). Этот человек обладает неограни-
ченными возможностями по решению практических задач, связанных с диаграммами
Excel. Его веб-узел содержит большое количество советов и огромную коллекцию
примеров построения диаграмм.
http: //peltiertech.com/Excel
Следующий веб-узел поддерживает Чип Пирсон (Chip Pearson). Здесь можно найти
множество примеров процедур VBA и несколько хитрых советов по созданию формул,
www. cpearson. com/excel. htm
Этот веб-узел поддерживается Деборой Далглиш (Deborah Dalgleish) и лосвяшен Excel
и Access.
Http://contextures. com
Приведенный ниже веб-узел, поддерживаемый Дэвидом Мак-Ричи (David McRitchie), бук-
вально забит полезной информацией по Excel. Кроме того, он постоянно обновляется.
www. mvps . org/dmcritchie/excel/excel. htm
Можно порекомендовать также интересный блог от Чанду (Chandoo).
http://chandoo.org / wp
Билл Джилен (Bill Jelen). также известный как Мт. Excel, поддерживает интенсивно
развивающийся сайт, посвященный Excel. На сайте также имеете, доска сооощении.
www.mrexcel.com
Приложение В. Дополнительные источники информации
897
^авиатурные
эквиваленты Excel
ПРИЛОЖЕНИЕ
Г
В данном приложении перечислены самые полезные для
пользователя клавиатурные эквиваленты Excel, разби-
ло группам операций. (Отметим, что приведенные ком-
ТЬ1е ии клавиш не зависят от раскладки клавиатуры. Напри-
^^^^использование комбинаций <Ctrl+G> при английской
МеР’ клавиатуры и <Ctrl+II> при русской раскладке при-
раскл одНОМу и тому же результату, так как буквы G и П за-
веДУ1 за одной и той же клавишей. Применение латин-
«РеП - в описании комбинаций клавиш является обшепри-
Тятой практикой. - Примеч. ред.)
Предполагается, что вы не работаете с клавишами пере-
мещения, используемыми для эмуляции работы в Lotus 1-2-3.
Опцию Клавиши перемещения, использовавшиеся в Lo-
tus 1 -2-3, можно выбрать во вкладке Дополнительно диало-
гового окна Параметры Excel. Там она размещается в разде-
ле Параметры совместимости с Lotus.
V
Новинка
Ленточный интерфейс Excel 2010 предполагает преимуще-
ственное использование мыши. Несмотря на это, доступ
к любой ленточной команде можно получить с помощью
клавиатуры. Нажмите клавишу <Ай>, и Excel отобразит
“буквы—указатели” возле каждой вкладки и команд на
вкладках. Осталось нажать клавиши, соответствующие по-
казанным буквам, чтобы выполнить необходимую команду.
(Отметим, что при нажатии клавиш с буквами нет необхо-
димости держать нажатой клавишу <Alt>.) Например, что-
бы отключить сетку рабочего листа, надо выбрать команду
Вид^ Показать или скрыть^Сетка. После нажатия
клавиши <Att> выбор той же команды можно сделать, на-
жав последовательно клавиши с буквами О, Ю2, МП. По-
следний пример показывает, что иногда команды, как
и группы команд, обозначаются не одной буквой, а комби-
нацией букв и цифр или нескольких букв. Обратите внима-
ние на то, что при этом клавишу <Alt> не следует держать
постоянно нажатой.
,мие по рабочему’1>,сту
.Перемещение ^жл,,11Ив
|аилица Комбинация клавиш _ . <клавиши со стрелкэми> <Ноте> <Но<пе>' <End>‘ <Клавиши со стрелками^ <PgUp> <PgOn> <Cfri+PgUp> <Ctn+PgDn> <Alt+PgUp> <M+PgDn> <Ctri+Home> <Ctri+End> выполняемаяфункч- —— «а одну е в начало строки вя «« W» ячейку.отабраженнуювщяе XX». *“>•да₽хBH‘’3 “ояну ячейку Перемешемие иа 381,88 вверх Перемещение на один экран вниз Перемещение на предыдущий лист книги Перемещение на следующий лист книги Перемещение на один экран влево Перемещение на один экран вправо ,^.1т*Аначалолисга(вячейкуА1 рабочего листа) Перемещение на последнюю активизированную ячейку листа (в „ижний вый угол)
<СМ+клавиша co стрелкой> Перемещение к краю текущей области данных. Если активизированная ячрйм пуста, то курсор перемещается в ближайшую непустую ячейку Ка
<Ctri+Backspace> <End>, <Home> <F5> <F6> <Shift+F6> <Ctrl+Tab> <Ctri+Shift+Tab> <Ctrl+F6> <Ctrt+Shift+F6> Прокрутка с целью отображения активизированной ячейки Перемещение в последнюю непустую ячейку рабочего листа Запрос на адрес ячейки, к которой нужно перейти Перемещение в следующую область разделенного окна Перемещение в предыдущую область разделенного окна Перемещение в следующее окно Перемещение в предыдущее окно Переход в окно следующей рабочей книги Переход в окно предыдущей рабочей книги
* Действует при нажатой клавише <Scroll Lock>
Таблица Г.2. Выделение ячеек рабочего листа
Комбинация клавиш Выполняемая функция
<5б«Й+клавиша со стрелкой> Расширение выделенной области на одну ячейку в заданном направлении
<Sh#t+npo6en> <С1г1+пробел> <Ctrl+Shift+npo6en> <Ctri+Shfft+npo6ea> Выделение всей строки Выделение всего столбца Выделение всего рабочего листа Если табличный курсор установлен в таблице. Выделение таблицы без строки заголовков и строки итогов. Повторное нажатие <Ctrl+Shift+npo6en> выделя- ет всю таблицу. Если еще раз нажать <Ctrl+Shift+npo6en>, то будет выделен весь рабочий лист
мГ ~~ Часть VII. Приложения
<^жация 101381,11 1 p~'~ —1—
'^Shift+Home> zCtd+*> zF8> ^Shift+F8> ^F5> ^Ctrl+G> <см+А> ^$hift+Backspace> —— Запрос диапазона или имени диапазо ’КОТОрый *У*”о выбрать Выбор всего рабочего листа нужно выбрать пом диапазоне ДИапазона и выбор только активизипова *
миагвдоне^^^ «*0 авизированной ячейки в выбран-
Таблица Г.3. Перемещение в выдала. ~~~ «Деленном диапазоне Комбинация клавиш Выполняема фуМ1П|Ь|<1
<Enter> Перемещениетаб^^"
<Shfft+Enter> <Tab> <Shift+Tab> <СМ+точка> <Shift+Backspace> Перемещение табличного kvty^ о диалогового °™ Параметры Excel) Перемещение курсоРа в предыдущую ячейку еремещедие табличного курсора на одну ячейку вправо
Таблица Г.4. Клавиши для правки содержимого строки формул Комбинация клавиш Выполняемая функция
<1-г^ <F3> <Клавиши со стрелками> <Ноте> <Esc> ' Переход в режим правки содержимого активизированной ячейки Вставка имени в формулу во время ее редактирования Перемещение курсора на один символ в направлении, указанном стрелкой Перемещение курсора в начало строки Отмена режима правки
<End> Перемещение курсора в конец строки
<Ctrl+—>> Перемещение курсора на одно слово вправо
<Ctrf+<_> Перемещение курсора на одно слово влево
<Ctrl+A> Отображение диалогового окна Аргументы функции после плода наимено- вания функции
<Del> Удаление символа, расположенного справа от курсора
<Ctrl+Del> <Backspace> Удаление всех символов, начиная с курсора и до конца строки Удаление символа, расположенного слева от курсора
\Esc> Возврат к неотредактированной версии
Приложение Г. Клавиатурные эквиваленты Excel
901
Таблица Г. 5. Клавиши для форматирования
Комбинация клавиш Выполняемая функция
<Ctri+l> <Ctr1+B> <CM+I> <Ctrt+U> <Ctri+5> <Cfrl+Stoft+-> <Ctri+Shfft+!> <Ctri+Shfft+JT> <Ctri+SMt+@> Отображает диалоговое окно Формат ячеек для выделенного Выполнить или отменить форматирование полужирным шрифтом Выполнить или отменить форматирование курсивом Подчеркнуть текст или удалить подчеркивание Перечеркнуть текст или удалить линию перечеркивания Выполнить форматирование общим числовым форматом Выполнить форматирование форматом с двумя десятичными разрядами Выполнить форматирование форматом для дат с полями дня, месяца и го Выполнить форматирование форматом для времени с полями часов и м дексами А.М. или Р.М. ИнУг и Иц.
<Ctrt+Shift+$> Выполнить форматированиеденежным форматом с двумя Десятичными еле точки Знакамипо.
<Ctri+Shift+%> Выполнить форматирование процентным форматом с отсутствующей п стъю щви«оовиойча.
<Ctrl+Shift+&> <Ctri+Shift+ > Вставить рамку структуры Удалить все рамки
Таблица Г. 6. Другие клавиатурные эквиваленты
Комбинация клавиш Выполняемая функция
<Ctrt+F!> <АЙ+=> <Ait+Backspace> <Alt+Enter> <CW+;> <СМ+> <Ctri+O> <CtrM> <Ctrt+e> <Ctri+9> <Ctrt+[> <CM+J> <01+0 <Ctr-D> <Ort+F> Переключение отображения ленты ~— Вставляет формулу автосуммирования Эквивалент команды Отменить Переход на новую строку в текущей ячейке Ввод текущей даты Ввод текущего времени Скрывает столбцы Цжлтиж" лереключает различные способы отображения объектов включает и отключает отображение символов структуры Скрывает строки ?*ВМИ "«йки. непосредственно влияющие на данную ячейку f**' ячейки, непосредственно зависящие от данной ячейки
ГлавнаяаР«Дактирование«Найти и выделить^
Встав“'-СВязи=оГиПерссЫПка Создаиие *»ои рабочей книги
Часть VII. Приложения
ZGtrl+p> zCtr,+FP гсо1+т> т> Zctri+Sh,tt+T zCtri+snift+L> z;Ctri+S> ^+M+V> ВыполняемаТфу^^~ Рычание табл. Г.6 ЭКВИ“^*^ — Эквивалент команды Файл^Печать Эквивалент команды Главнаало Включение/отключение в таблице строки итогов Включение/отключение в таблице кнопок автофильтра Эквивалент команды Файл^Сохранить на™Те?1 К°МаНАЫ Главная^Буфер обме- на^Вставить^Специальная вставка
iCtfHShi"+)> <Ctrt+shi,,+A> Отображает скрытые строки Отображает скрытые столбцы После набора допустимого имени функции в формуле вставляет имена аргументов и круглые скобки для функции (после ввода допустимой функции в формуле;
<ctf+v> <Ctri+)C> Эквивалент команды Главная^Буфер обмена=>Вставить Эквивалент команды Главная^Буфер обмена^Вырезать Команда Отменить
ица Г-7 Функциональные клавиши
„иши и их комбинации Выполняемая функция
Выводит окно справочной системы
<F1;> Вставляет диаграмму, построенную по выделенному диапазону (тип диаграм-
мы по умолчанию)
xMt+Shift+F^ Вставляет новый рабочий лист
Открывает/скрывает ленточные вкладки команд
<Ctri+F1> Режим редактирования содержимого активизированной ячейки
<F2> Режим редактирования комментария, ячейки
<Shift+F2> Эквивалент команды Файл^Сохранить как
<Alt+F2> Эквивалент команды Фай л ^Сохранить
<Aft+Shift+F2> Вставляет имя в формулу
<F3> Вставляет функцию в формулу
<Shift+F3> Эквишеит команда формупы^Определенные мне-
<Ctrl+F3> ^Присвоить имя ^Пппеаеленные имена^Создать Эквивалент команды Формулы ^Определенные
<Ctrl+Shift+F3> из выделенного
<F4> Поогаряет последнее Найти далее Повторяет последа*» ko*»W
<Shift+F4> <Ctrl+F4> <Alt+F4> Осуществляет выход из рограмм
Приложение Г. Клавиатурные эквивален
Клавиши и их крыбииацми
—. —
<SM+F5>
<Qr^F5->
чАт^Р5>
^А5>
<SMt+P5>
<СЛНР6>
<Ctrt+Shft-FS>
Выполняемая функция
— -------------------------------------------
Эшивалест команды Гпавная<=>Редактцрованй2
и выделить^Перейти
Лвивалент команды Главная=>Редактировани
лить^Найти ,
' И
Восстанавливает исходный размер окна рабочей книги
Обновляет активизированный запрос или свалка п,
п л уюдиагРамму
Перемещает в следующую область окна у
Перемещает в предыдущую область окна
Перемещает в следующее окно рабочей книги
Перемещает в предыдущее окно рабочей книги
Эквивалент команды Рецензирова-
ние^Праволисание^Орфография
<СМ-Ч7> <га> <SW*F8> <C&1+F8> <A/t+F8> Перемещает окно Расширяет выделенную область Добавляет диапазоны к выбранной области Изменяет размер окна Отображает диалоговое окно Макрос (команда Вид^Макросы^Макросы или Разработчикщ>Кодс>мак
<F9> <Shtft*F9> <9wft-*-Aft+pg> <'Ctrt-*-F9> <F10> <Shrt+FlO> Пересчитывает формулы во всех открытых рабочих книгах СЬ|^ Пересчитывает активизированный рабочий лист Пересчитывает всю рабочую книгу Минимизирует рабочую книгу Отображает ‘буквенные подсказки’ для ленточных вкладок и команд Отображает контекстное меню для выделенного объекта (эквивэлр^ правой кнопкой мыши) ент щелчка
<CtrHF1Q> <F11> <Shift+Fn> <Ctrl+Fn> <A»-*-F11> Минимизирует или восстанавливает окно рабочей книги Создает диаграмму на листе диаграмм Вставляет новый рабочий лист Вставляет лист макроса Excel 4.0 Открывает окно редактора Visual Basic (команда
<F12> <SMt+F12> <CtrF4-F72> <C&HSfrft-R2> Разработчик=>Код^>\/15иа1 Basic) Выбор команды Сохранить как (команда Файл ^Сохранить как) Выбор команды Сохранить (команда Файл ^Сохранить) Выбор команды Открыть (команда Файл ^Открыть) Вы6ор команды Печать (команда Файл>=>Печать)
904
Часть VII. Приложения
Предметный указатель
,у 816
A^veX-
z-тест. 746; 756
750
F
н
^‘ап^нение формул. 220
кнОжаТ1?8еСК<* ОТ*РЫТИС
Н™1-'57’ ,, Автоподбор ширины. 149 Анализ
м Фурье. 746; 750
Access, 648 M'cr0J°ft Query, 651; 660; 663 что-если. 713. 7|s 7o7 Аргумент функции. 218 ‘
Micro О Б
Object Linking and Embedding (OLE). 595 База данных внешняя, 648 записи. 648
P запрос, 648 поля, 648
PDF, 616 результирующий набор. 648 реляционная. 648; 662
s таблица, 648 Библиотека функций, 223
SmartArt вставка, j'J/ изменение макета, 509 Буфер обмена, 106 Office. 106; 110; 590 Windows. 106:590
стиля, 509 п
настройка, 508 D
SQL, 648 Ввод
данных, 54
т даты и времени, 65; 262
t-тест, 746 двухвыборочный дробей, 72 текста, 64; 244
парный для средних, 755 с одинаковыми текущей даты и времени. 73 форм, 72
дисперсиями, 755 формул, 221 массивов, 357 чисел, 63 Веб
с разными дисперсиями, 755
и запрос, 586 форматы, 579
UserForm, 764; 795 Високосный гох 267 Внешняя
V база данных, 648
VBA, 783. См. Visual Basic for ссылка, 565
Applications Водяные знаки, 203
экранные формы, 795 Вставка
Visual Basic for Applications, 759 Excel документов Word. 596
процедура-функция, 785 SmartArt, 507 в Word объектов Excel, 597
X вычисляемого элемента, 697
XPS, 616 гиперссылок. 583
имен. 222
«по.. 45
Со Chs jun S44
с-ыиомм 'Л-
стжтю*а.кнх. 5у'
сголбцоь ч;
строк. 94
фшур. 494
функции 225
ячейки, 44
Выбор
примечаний, i 24
Выделение
диапазона. 9Ц
рабочих листов. 83
столбцов 98
строк. 98
Выравнивание
горизонтальное, 147. цо
Г
Г анта диаграмма. 462
Генерация случайны* чисел
746;752
Г иперссылка, 583
вставка. 583
использование. 584
Гистограмма, 407; 746
Г оря чая клавиша. 51
Графика
спарклайнов. 487
Графический уровень. 501
рабочего листа. 61
Группирование
объектов. 504
цементов сводной
таблицы. 687
д
Данные
текстовые. 62
числовые, 61
Двухвыборочный F-тест хт»
дисперсии,746
Диаграмма. 391
биржевая. 419
внедренная. 393
Г анта. 462
гистограмма. 407
график, 409
заголовки. 431
изменение осей. 434
вОЛьЦемЯ. Ш
(имкшмяримииал. 452
круговая. 412
ictCH-l*. 4 4
ic«»cv 1виДОЯ. 416
мисйчагая 4(*л
!ииих сетей. 433
линия греи.1*. 448
иб laciw пл троения. 4 30
обминая. 444
иечяtк. 404
щеми погрешностей. 447
поверх шхгная. 418
по.шмси инны*. 445
пу шрыизвая. 419
ряды ыиныл. ЗУ2; 441
с чб ластами, 414
андоне, 57
таблица инны*. 453
пхечнля, 413
у -мление. 402
форматирование
мсментоа. 403
шаблон. 454
шкалы осей. 435
1.(сменты. 402
Диадотоа»* окно, 50
Fncrypt Oxnment. 171
* bio имена. 71.642
Акали । данных. 746
Аргументы функции, 223, 224
(Клавка. 83
вычисляемого
поля. 696
тлеметпа, 697
гиперссылки. 583
Выбор источника данных,
649. 652
Выделение группы ячеек.
102; 631
Выделить таблицу 649
Вычисление формулы. 637
Генералик случайных
чисел. 753
Гнстогремма. 751
Диспетчер
имен. 119, 631
сценариев. 723; 726
Добаа тсние
ограничения 733
сценария. 723
Запись макроса, 765
Запрос на обновление
сяя зей. 568
Зенита листа 612
Значения ячеек сценария, 724
Изменение
ряда, 443
святей, 630
гипа .тиаграммы. 452
формы. 503
Импорт .тайных. 586. 649
Искра» тени». 607
Консолидация. 574
KoHipo-ть ошибок. 635
Корреляция. 748
Макрос. 792
Мастер функций. 224; 784; 792
Надстройки. 856, 859
Найти и имении.. 103; 638
Обновить течения. 566
Орфография, 641
От кры । нс доку меш а. 165
Отчет по сценарию. 726
Параметры
Excel. 48; 68; 84; 523; 530
макроса. 772; 792
поиска решения, 735
сводной таблицы, 673
страницы. 199
Переместить или
скопировать, 85
Переход. 98; 237
Подбор параметра. 728
Подложка, 154
Поиск решения, 732
Представления. 209
Применение имен, 240
Проверка вводимых
значений, 546
Расположение окон, 88
Результат подбора
параметра. 729
Результаты поиска
решения. 733
Свойства
внешнего диапазона. 587
внешних данных. 658
Скользящее среднее. 752
Создание
веб-запроса, 586
запроса, 655; 656
имен из выделенного
диапазона. 118
имени. 117; 228; 237
книги, 163
нового источника
данных, 653
новых шрифтов темы, 161
правила форматирования
471; 481
сводной таблицы. 670
таблицы. 56; 128
зкспресс-стиля
таблицы. 130
Сортировка. 137
Сохранение документа. 59; 169
Специальная вставка, 114; 244;
572; 591; 594
Стиль. 157
Таблица данных. 338, 717
Удалить дубликаты. 135
Управление доступом
к файлу. 604
Формат, 427
оси.438
ряда данных, 441. .
ячеек. 51,73;
266; 532; ею 51 •
Цент р управления
безопасностью,
Диапазоны, 97
внешних данных, 658
выделение, 98
имена, 116
копирование, 105; 1 ю
несмежные. 99
операторы отношения, 23я
пересечение. 238
смежные, 99
транспонирование, Ц5
Динамическое обновление
данных. 572
Дисперсионный анализ, 745
двухфакторный
без повторений, 747
с повторениями,747
однофакторный, 747
Диспетчер
имен, 119
сценариев, 715; 721;722
Добавление рабочего листа, 83
Ж
Журнал изменений, 605
3
Заголовки
столбцов, 39
строк, 39
Закрепление областей, 90
Замена
содержимого ячейки, 66
Запрос
изменение, 660
на обновление связей, 567
обновление, 659
создание, 656; 660
удаление, 660
Защита
кода VBA, 615
надстройки, 862
проектов VBA, 609
рабочих
книг, 609
листов, 609
И
Изменение
высоты строк, 96
запроса, 660
колонтитулов. 204
объемных диаграмм, 449
ориентации текста. 150
ряда данных. 443
906
Предметный указатель
стилей. 157
сценария. 725
фигур- 505
цитрины столбцов, 95
^меняемая ячейка. 73()
Имена
констант. 237
цмлор1 Данных, 244; 5g6
Инспектор документов, G j 7 V
Инструмент
Сценарий. 725
Интернет. 579
Инфолиния. 487
Использование
клавиа туры. 40
мыши. 41
Источник данных, 590
К
Клавиш3
горячая, 5 I
Ковариационный анализ, 745; 749
Ковариация. 749
Коды
символов, 245
числовых форматов, 535
элементов колонтитулов, 205
Коллекция. 777
VBA, 775
Колонтитул
верхний, 200
изменение, 204
коды элементов, 205
нижний, 200
параметры, 206
предустановленный, 205
Команда
Вид1^Панели инструментов^
Настройка, 811
Проверка данных, 103
Компьютерная сеть, 601
Консолидация. 563; 571
методы
по категории, 573
по позиции. 573
обновление данных. 577
рабочих листов, 571
с помощью формул, 572
типы,574
Константы. 237
Конструкция VBA
Select Case. 785; 798
With-End With, 780
Контекстное меню. 47
ленточные вкладки. 44
Контроль исправлений, 607
Копирование
диапазона. 105; 110
из Excel в Word. 591
сводной таблицы. 678
форматов 155
формул. 241
Корреляционный анализ. 745; 74**
Кубы OLAP. 64Х. 652
2lj
Ленты команд, 42
вкладки.42
группы команд. 42
Линия тренда. 448
Лист
диаграммы. 37; 394
Личная книга макросов, 772
м
Маке|
сводной таблицы. 672
Макрос. 759; 842
безопасность. 761
запись. 765; 770
назначение клавишам, 772
написание кода. 773
редактирование, 768
создание. 765
сохранение. 772
тестирование. 767
типы. 762
адресации. 771
Маркер
автозаполнения. 70
заполнения, 54
Массив, 351; 369
именованный. 356
констант. 353
размерность. 355
транспонирование. 362
Мастер
запросов. 654
текстов. 259
функций, 792
Масштабирование печатной
страницы. 202
Метод
ОпКеу. 839
VBA. 764; 776; 779
Show. 804
Мини-панель. 48
Модуль VBA. 764; 775
н
Наборы значков. 477
Надстройки, 855
включенные в Excel. 856
зашита. 862
инсталляция. 864
описание. 862
Пакет анализа. 299
создание. 857; 858
сохранение. 863
тестирование. 862
Несмежные диапазоны. 847
О
“бяасть
Диаграммы. <2*
содер*И|140,0
стиле*. 15g
2д>
’Цсидриец тпу
ячеек. 14у
(*6ъе»гг
^ppbeauon. 77f, -к.,
> ЬллО|сс,
k»n«c 77g
^•«Япги. мм
V&A 77?
свойств 777
"orkbook. 776
^ork-shcet 777
Объектная модель
Окно
Code. 766.774
Project. 766. 862
Properties. 819
ввода. 796
контрольного значения. 92
Оператор VBA
If-Then 779
Select Саяе. 780
условный. 779
цикла. 780
Операторы. 214
отношения диапазонов, 238
Описательная статистика. 745; 749
Ориентация печатной
страницы, 199
Отс1ежииание ошибочных
значений.635
Отчет
по сценарии 726
сводной таблицы 710
Ошибки
я рабочих листах. 621
во внешних ссылках. 630
синтаксические. 623
п
Пакет анализа, 745: 746
инструменты, 747
Панель
Toolbox. 801
Буфер обмена 110; 590
быстрого доступа 48. 522
нас грчтйка 4К
задач, 52
Картинка 5I3
Список палей сводной
табтицы. 673
Перемещение
диапазона 105
Предметный указатель
окна. 80
раСхтчего .iMCia. 84
л>сма<п»диа)ра.ммы,4(-
Перснос no словам. 149
Пересечение диапазон0*1’ -1
Печать
диаграм м. 404
документов. 191
дохиовки столбцов. ~и'
объектов. 506
рабочего листа. 58
Планки погрешней. 447
Подбор параметра. 7_/.
Подложка, 154
рабочего листа. 517
Подпрограмма VBA. 7би
обработки событий. 809
Поиск
решения. 728; 730
параметры, 734
примеры.737
текста. 255
Поле
Имя. 37; 117
страницы, 199
Полоса прокрутки. 38
Пользовательский шаблон, 188
Порядковые числа дат. 65
Последовательность перехода, 813
Правило числа 72. 345
Представления, 208
Backstage. 163
Приемник данных, 590
Примечания к ячейке. 120
Приоритет операторов. 215
Проверка
данных, 545
с использованием
формул. 550
орфографии. 641
ошибок
фоновая. 635
Программирование в VBA, 841
выбор строк и столбцов, 844
копирование диапазона 842
объявление типа
переменных. 852
определение типа ячеек, 847
перемещение диапазона. 844
работа
с диаграммами. 849
с диапазонами. 841
с книгами. 848
циклические операции. 845
Просмотр
исправлений. 608
формул, 632
Процедура, 764
Р
Рабочая книга. 37; 79
автоматическое открытие, 168
активная. 79
вил. 88
зависимая, 563
закрытие, 177
зашита, 613
имя, 80
исходная, 563
общая, 603
окно. 80
окончательная. 61 /
открытие. 164
представления. -08
создание, 163
сохранение, 58; 163. 849
Рабочий лист, 37; 79
активный. 82
выделение. 83
графический уровень, 61
закрепление областей, 90
защита. 610
масштабирование, 87
отображение, 87
переименование, 83
перемещение, 37; 84
разделение, 89
сокрытие, 85
структура, 555
удаление, 83
Разделение рабочего листа, 89
Разделители страниц, 200
Ранжирование, 381
Регрессионный анализ, 754
Регрессия, 746; 754
Редактирование
макроса, 768
примечаний, 124
связей, 568
содержимого ячейки, 67
формул, 225
массивов, 358
Редактор
Visual Basic, 770; 783; 821
Режим
вычислений, 236
автоматический, 236
пересчет, 236
конструктора, 818
предварительного
просмотра, 192
просмотра
книг, 193
обычный, 193
разметки страниц, 193; 194
совместимости, 93
страничный, 193; 194
Реляционная база данных, 648
С
Сводная таблица, 665; 685; 726
вычисления, 677
вычисляеМое ПоЛс (
вычисляемый ’ 6у3
группировка элеме6"1- &94
данные, 668 М'""1ов Л
извлечение да1,
изменение, 676 *’
копирование, 678
макет, 672 °
отчет, 710
с нечисловыми Да111
создание, 669 "Ь|Ми, 6
терминология 67 s 5
Сводные диаграммы 7()4
Связывание, 563
И внедрение объект
рабочих книг 563 ’ 59S
Сеть '
компьютерная, 601
Система дат Excel, 261
Скользящее среднёе, 74(- _
Смарт-тег, 108 °’ 752
Событие, 803; 829
BeforeClo.se, 834
BeforePrint, 831
BeforeRightCIick, 838
BeforeSave, 834
Change, 835; 836
NewSheet, 834
OnKey, 839
OnTime, 838
Open, 830; 832
RightClick, 838
SelectionChange, 837
SheetActivate, 833
обработка, 803
рабочего листа, 835
уровня листов, 829
уровня рабочей книги 831
уровня рабочих книг 829
Совместимость файлов 178
Создание
в Word объекта Excel, 598
вычисляемого поля, 695
имен
автоматическое, 117
диапазонов, 116
массивов, 355
надстройки,858
нового источника данных, 653
новой рабочей книги, 163
новых стилей, 157
распределения частот, 298; 692
сводной таблицы, 670
сводных диаграмм, 704
структуры, 558
таблиц данных, 715
формул
в таблицах, 231
массивов, 364
функций VBA, 784
числовых форматов, 533
шаблона, 184
Предметный указатель
С^Р^чего листа, 85
и столбцов, 94
с 1Р° j
C°pT*feuw"* 4а",,ых’ 663
ок )26
С^демептов ДиагРаммы. 425
а>"^Дг<.507
yVordArt, б11
д0товосстановление, 170
двтозавершсиис, 70
формул, 116
двтозамена, 71; 642
двТОзапол некие, 70; 109; 271
формул, 219
автокоррекции формул, 216
Выборка, 755
ристограмма, 301; 750
Диспетчер сценариев, 734
Инспектор документов, 617
Мастер
запросов, 654
текстов, 259
представления, 561
Ранг и персентиль, 754
Регрессия, 754
Скользящее среднее, 752
форматирования, 14]
Ссылки, 228
абсолютные, 226
внешние, 565
замена именами, 239
изменение типа, 228
' на табличные данные, 232
относительные, 226
смешанные, 226
циклические, 234
Стили
объединение, 158
Строка
состояния, 40
формул, 40; 214
Структура, 726
автоматическое создание, 559
группирование, 560
добавление данных, 561
защита, 614
отображение уровней, 561
рабочего листа, 555
создание, 558
удаление, 562
Сценарий, 715
изменение, 725
объединение, 725
столбцов, 132
строк, 132
вычисление и ютов, 230
параметры стилей, 133
перемещение, 133
преобразование в
Диапазон, 139
создание, 128
формул, 231
сортировка, 136
ссылки, 232
стили, 129
строка итогов, 134
удаление
повторяющихся строк,
135
столбцов, 133
строк, 133
фильтрация. 138
данных, 337; 715
макет, 716
с двумя входами, 338; 718
с одним входом, 337; 716
Табличный курсор. 40; 68
Темы документов, 159
настройка, 161
Типы
даниых, 61
диалоговых окон, 50
ленточных команд, 44
чисел, 63
Транспонирование диапазона 115
Таблицы
Excel, 125
вставка
Удаление
запроса, 660
непечатаемых символов, 252
повторяющихся строк. 135
примечания, 124
пробелов, 252
рабочего листа, 83
ряда данных. 441
содержимого ячейки, 66
столбцов, 94
строк, 94
структуры, 562
условного форматирования, 485
элементов диаграммы, 402
Условное
суммирование. 306
форматирование, 467
задание параметров, 470
на основе формул, 480
наборы значков, 477
правила, 469
с применением
гистограмм. 472
создание правил. 471
тип. 467
типы правил. 471
ф
Файлы
Орфические 51 з
формати. |79
Фи1урм
Добавление
и >менение, 505
у,5
форматировав
Фильтрация. )3»!
^«иовый рисунок 154
Формат
xlt, 183
•xlu. 183
HTML, 581
PDF. 616
XLSB, 179
XLSK, 179
XLSM. 179
XLSX. 179
XLTA. 179
XLTM. 179
XLTX. 179
XML, 179
Время. 76; 532
Все форматы, 77; 532
Дата, 76; 532
Денежный, 76. 532
Дополнительный. 77; 532
Дробный. 77; 532
Общий. 76: 532
Процентный, 77; 532
Текстовый. 77; 532
Финансовый. 76; 532
Числовой. 76; 532
Экспоненциальный. 77; 532
Форматирование, 73:141
внешних данных. 663
диаграммы, 850
значений дат и времени. 266
по образцу, 155
примечаний. 121
сводной таблицы, 674
фигур. 503
чисел автоматическое. 74.530
числовых значений, 73
Форматы
времени, 265
дат. 263
числовые, 75
Формулы, 62: 213
автозаполнеиие. 219
ввод, 219; 221
вставка имен, 222
для работы с текстом. 256
копирование. 241
массива. 351; 357; 718
ввод 357
отображение. 632
ошибки, 233
Предметный указатель
М9
гюлсчеии 287; 292
преобра «Яшине н
шачення. 242
присвоение имен, 238
просмотра и поиска, 311
редактирование. 225
с внешними ссылками. 564
ссылки. 226
на ячейки. 228
суммирования, 287; 303
условно/ о су ммирования. 306
Функции.867
VBA. 704; 783
InputBox. 796. 846
MsgBox. 791; 796; 797: 847
TinieVai. 839
Union. 836
Weekday, 833
аргументы, 787
запуск. 786
отладка. 791
создание. 784
АДРЕС, 374
аналитические. 869
аргументы. 218
баз данных. 869
БС, 345
ВПР. 314
ВРЕМЗНАЧ. 281
ВРЕМЯ. 281: 285
встроенные. 214; 217
ГОД. 275
ГПР. 315
ДАТА. 270; 279
ДАТАЗНАЧ, 271
даты и времени. 269; 870
ДВССЫЛ. 363
ДЕНЬНЕД. 277
ДЛСТР, 252; 364
для вычисления параметров
ссуды. 331
ЕНД. 291
ЕНЕТЕКСТ. 291
ЕОШ, 291
ЕОШИБКА. 291
ЕСЛИ, 370
ЕСЛИОШИБКА. 257; 370
ЕТЕКСТ. 245
ЗАМЕНИТЬ. 254
ИНДЕКС. 318; 357; 375
инженерные. 870; 871
информационные. 874
категории. 868
КОДСИМВ. 246
КОРРЕЯ. 749
КПЕР. 333
ЛЕВСИМВ, 254
логические. 875
математические, 876; 877; 879;
880; 881; 882
МИН. 374
МОДА. 296
НАИБОЛЬШИЙ. 305:371
НАИМЕНЬШИЙ. 305
НАЙТИ, 255
ОКРУ! Л. 377
определенная
пользователем. 784
ОСПЛТ, 332
ОСТАТ. 378
ПЕЧСИМВ, 25-
ПЛТ, .331
ПОВТОР. 250
ПОДСТАВИТЬ, *.54
подсчета. 287
ПОИСК. 255
ПОИСКПО3.317
полный перечень 86/
ПРАВСИМВ, 254
ПРОПИСН. 253
ПРОПНАЧ, 253
ПРОСМОТР, 316
просмотра и поиска. 3 -
ПРПЛТ, 332
пс. ззз
ПСТР, 254; 376
ПУ О, 349
РАБДЕНЬ, 274
РАЗНДАТ. 275
РАНГ. 381
СР, 381
РУБЛЬ, 250
РЯД, 444
СЕГОДНЯ. 270
СЖПРОБЕЛЫ. 252
СИМВОЛ, 246
СМЕЩ, 380
СРЗНАЧ, 372
ссылок и подстановок, 875
СТАВКА, 332
статистические, 878
СТРОКА, 363; 379
СТРОЧН, 253
СУММ, 304; 370
СУММЕСЛИ, 306
суммирования, 287
СЦЕПИТЬ, 249
СЧЕТЕСЛИМН, 293
СЧЁТЕСЛИ, 292
СЧЁТЗ, 290; 380
СЧИТАТЬПУСТОТЫ, 290
ТЕКСТ. 249
текстовые, 244; 881
ТРАНСП, 357; 362
финансовые, 872; 873; 874
ЧАСТОТА, 299
ЧИСЛСТОЛБ, 290
ЧИСТРАБДНИ, 273
ЧСТРОК. 290
ц
Цветовые шкалы, 475
Целевая ячейка. 730
Центр управления
безопасностью. 761
Цикл VBA
For-Next, 780
Циклическая ссылка, 234
косвенная, 235
преднамеренная, 235
Цифровая подпись, 617
IU
Шаблон, 158; 181
диаграмм, 454
модификация, 183
пользовательский, 184
рабочей книги, 188
редактирование, 187
создание, 184;188
стандартного рабочего лио
185;187
стандартной рабочей
книги. 185
числового формат
Шрифт, 144
а, 535
э
Экранная форма, 764; 795; 860
отображение, 804
процедуры обработки
событий, 806
Экспоненциальное сглаживание
746;750
Элементы
управления, 50; 765; 801; 8
ActiveX, 816
вставка, 818
выключатель, 828
изображение, 824
кнопка, 824
окно Properties, 819
переключатель, 825
подпись, 824
поле ввода, 827
поле со списком, 823
полоса прокрутки, 825
свойства, 802;818;819
связь с ячейками, 820
список, 824
счетчик, 826
флажок, 822
Я
Ярлыки листов, 40; 82
Ячейка, 37; 97
адрес, 37; 97
активная, 37
влияющая, 632
диапазон, 97
заблокированная, 610
зависимая, 632
изменяемая, 722; 730
имя, 116
примечание, 120
целевая, 730
910
Предметный указатель