Excel 2013
Трюки и советы
Джона Уокенбаха
Дж. Уокенбах
Wiley
/X?ПИТЕР
^ППТЕР
John Walkenbach's
101 Excel® 2013 Tips,
Tricks & Timesavers
by John Walkenbach
Wiley
Дж. Уокенбах
Excel 2013
Трюки и советы
Джона Уокенбаха
ПИТЕР
Москва  Санкт-Петербург - Нижний Новгород • Воронеж
Ростов-на-Дону  Екатеринбург • Самара • Новосибирск
Киев  Харьков - Минск
2014
Дж. Уокенбах
Excel 2013. Трюки и советы Джона Уокенбаха
Перевел с английского О. Сивченко
Заведующий редакцией
Ведущий редактор
Литературный редактор
Художник
Корректор
Верстка
Д. Виницкий
Н. Гринчик
В. Конти
Л. Адуеве кая
Е. Павлович
А. Барцевич
ББК 32.973.23-018.2я7
УДК 004.42(075)
Уокенбах Дж.
У62 Excel 2013. Трюки и советы Джона Уокенбаха. — СПб.: Питер, 2014. — 336 с.: ил.
ISBN 978-5-496-00790-0
Никто не знает Excel лучше, чем Джон Уокенбах — авторитетный специалист по Microsoft Excel,
автор более 50 книг о табличном программном обеспечении, создатель популярной утилиты Power
Utility Рак.
Миллионы людей во всем мире регулярно пользуются Excel, но большинство из них даже не до-
гадываются обо всех возможностях программы. С помощью трюков и советов, описанных в книге,
вы перейдете на новый уровень работы в Microsoft Excel. Вы узнаете, как использовать созданные
документы в браузере, отправлять почту из программы, скрывать и блокировать формулы, создавать
ячейки со слайдерами, настраивать ленту с инструментами, работать со сводными таблицами и многое
другое. Пособие предназначено для тех, кто уже активно пользуется Excel, но понимает, что еще
многому может научиться.
12+ (В соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2010 г. № 436-ФЗ.)
ISBN 978-1118642184 англ.
978-5-496-00790-0
Copyright © 2013 by John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey
© Перевод на русский язык ООО Издательство «Питер», 2014
© Издание на русском языке, оформление ООО Издательство «Питер», 2014
Права на издание получены по соглашению с Wiley. Все права защищены. Никакая часть данной книги не может
быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.
Информация, содержащаяся в данной книге, получена из источников, рассматриваемых издательством как на-
дежные. Тем не менее, имея в виду возможные человеческие или технические ошибки, издательство не может
гарантировать абсолютную точность и полноту приводимых сведений и не несет ответственности за возможные
ошибки, связанные с использованием книги.
В оформлении обложки использованы иллюстрации shutterstock.com по специальному соглашению по много-
пользовательской лицензии.
ООО «Питер Пресс», 192102, Санкт-Петербург, ул. Андреевская (д. Волкова), д. 3, литер А, пом. 7Н.
Налоговая льгота — общероссийский классификатор продукции ОК 005-93, том 2; 95 3005 — литература учебная.
Подписано в печать 12 12 13. Формат 70x100/16. Усл. п. л. 27,090. Тираж 1500. Заказ № 922.
Отпечатано в полном соответствии с качеством предоставленных издательством материалов
в ГППО «Псковская областная типография». 180004, Псков, ул. Ротная, 34.
Краткое содержание
Введение............................................17
Об авторе...........................................21
От издательства.....................................22
Часть I. Книги и файлы..............................23
Часть II. Форматирование............................59
Часть III. Формулы..................................97
Часть IV. Работа с данными.........................159
Часть V. Таблицы и сводные таблицы.................209
Часть VI. Диаграммы и графика......................241
Бонусные советы....................................289
Оглавление
Введение.................................................... 17
Необходимые замечания....................................17
Что вам понадобится......................................17
Условные обозначения.....................................17
Листинги формул.....................................18
Названия клавиш.....................................18
Лента...............................................18
Функции, процедуры и именованные диапазоны..........18
Соглашения по работе с мышью........................19
Врезки..............................................19
Как построена книга......................................19
Как пользоваться книгой..................................20
Об авторе....................................................21
От издательства..............................................22
Часть I. Книги и файлы.......................................23
Совет 1. Изменение оформления Excel......................25
Косметические изменения.............................25
Скрьггие ленты......................................26
Работа с параметрами вкладки Вид....................26
Скрытие других элементов............................27
Скрытие статусной строки............................27
Совет 2. Настройка панели быстрого доступа...............28
О панели быстрого доступа...........................28
Добавление новых команд.............................28
Выполнение других операций....................... .	.31
Совет 3. Настройка ленты.................................32
Совет 4. Понятие о защищенном просмотре..................35
В каких случаях используется защищенный просмотр....35
Оглавление
7
Печать и копирование................................36
Принудительное открытие файла в обычном режиме......37
Совет 5. Понятие об AutoRecover..........................38
Восстановление версий актуальной книги..............38
Восстановление несохраненной работы.................38
Совет 6. Работа с книгой в браузере......................40
Совет 7. Сохранение в формате «только для чтения»........42
Отправка печатной копии.............................42
Отправка электронной копии в виде PDF-файла.........42
Отправка MHTML-файла ...............................42
Совет 8. Генерирование списка имен файлов................44
Совет 9. Генерирование списка названий листов............46
Совет 10. Применение тем документа.......................49
Применение темы.....................................49
Настройка темы......................................51
Совет 11. Понятие о проблемах совместимости в Excel......54
Форматы файлов в Excel 2013.........................54
Пакет обеспечения совместимости Office..............54
Проверка совместимости..............................55
Совет 12. Об изменении настроек принтера.................57
Часть II. Форматирование.....................................59
Совет 13. Работа с объединенными ячейками................61
Другие операции, связанные с объединением...........61
Потенциальные проблемы, которые могут возникнуть
с объединенными ячейками............................62
Нахождение всех объединенных ячеек..................63
Разбивка всех объединенных ячеек.................  .63
Альтернативы для объединения ячеек .................64
Совет 14. Создание отступов для содержимого ячейки.......66
Совет 15. Использование именованных стилей...............68
Работа с меню Стили ячеек...........................68
Изменение существующего стиля.......................69
8
Оглавление
Создание новых стилей...............................70
Объединение стилей из других книг...................71
Совет 16. Создание пользовательских числовых форматов....72
Фрагменты строки числового формата..................73
Коды пользовательских числовых форматов.............74
Совет 17. Применение пользовательских числовых форматов
при масштабировании значений.............................76
Совет 18. Создание маркированного списка.................78
Использование маркера...............................78
Использование объектов SmartArt.....................79
Совет 19. Заливка чередующихся строк
с помощью условного форматирования.......................80
Отображение чередующейся заливки....................80
Заливка ячеек в шахматном порядке...................80
Заливка групп строк.................................81
Совет 20. Форматирование отдельных символов в ячейке.....83
Совет 21. Использование инструмента Формат по образцу....84
Основы форматирования по образцу....................84
Варианты применения форматирования по образцу.......85
Совет 22. Вставка водяного знака.......................  87
Совет 23. Вывод текста и значения в ячейке...............89
Применение конкатенации.............................89
Применение функции ТЕКСТ............................89
Применение пользовательского числового формата......90
Совет 24. Как обойтись без подстановки шрифтов
при применении малых кеглей............................  91
Совет 25. Обновление старых шрифтов......................94
Часть III. Формулы.........................................  97
Совет 26. Изменение размеров строки формул...............99
Совет 27. Отслеживание формул с ячейками из любого места. . . . 101
Об окне контрольного значения......................101
Настройка окна контрольного значения................101
Оглавление
9
Навигация в окне контрольного значения.............102
Совет 28. Некоторые приемы работы с автосуммой...........103
Совет 29. Определение случаев, в которых используются
абсолютные и смешанные ссылки............................105
Совет 30. Как избежать отображения ошибок в формулах......108
Использование функции ЕСЛИОШИБКА...................108
Использование функции ЕОШИБКА......................109
Совет 31. Создание названий на уровне рабочего листа.....110
Совет 32. Использование именованных констант.............112
Совет 33. Отправка персонализированной электронной почты
из Excel.................................................114
О функции ГИПЕРССЫЛКА..............................114
Практический пример использования
функции ГИПЕРССЫЛКА................................115
Совет 34. Поиск точного значения.........................117
Совет 35. Двухкоординатный поиск.........................119
Применение формулы.................................119
Использование неявного пересечения.................120
Совет 36. Поиск по двум столбцам.........................121
Совет 37. Расчет американских праздничных дней...........123
Новый год..........................................123
День Мартина Лютера Кинга..........................124
Президентский день.................................124
Пасха............................................. 124
День памяти........................................124
День независимости.................................124
День Труда.........................................125
День Колумба.......................................125
День Ветеранов...................................  125
День Благодарения..................................125
Рождество..........................................125
Совет 38. Вычисление возраста человека...................126
Метод 1............................................126
10
Оглавление
Метод 2............................................126
Метод 3............................................126
Совет 39. Работа с датами до 1900 года...................128
Использование трех столбцов........................128
Использование собственных функций..................129
Работа с другой программой.........................129
Совет 40. Отображение «живого» календаря в диапазоне ячеек. . . 131
Совет 41. Возврат последней непустой ячейки в столбце
или строке...............................................133
Метод с формулой массива...........................134
Метод с применением стандартной формулы............134
Совет 42. Различные методы округления чисел..............135
Округление до ближайшего кратного..................135
Округление значений в валюте.......................136
Использование функций ЦЕЛОЕ и ОТБР.................136
Округление до п значащих разрядов..................137
Совет 43. Преобразование единиц между различными
системами измерения......................................138
Совет 44. Подсчет неповторяющихся записей в диапазоне....140
Совет 45. Использование функции АГРЕГАТ..................141
Совет 46. Точное копирование диапазона формул............144
Совет 47. Использование возможностей фонового
контроля ошибок..........................................146
Совет 48. Использование надстройки Inquire
(Запрос электронной таблицы).............................148
Анализ книги.....................................  148
Схематические инструменты..........................148
Сравнение файлов...................................150
Другие возможности.................................150
Совет 49. Скрытие и защита формул........................151
Скрытие и защита ячеек с формулами.................151
Разблокирование ячеек, не содержащих формул........151
Защита листа.......................................152
Оглавление
11
Совет 50. Использование функции ДВССЫЛ..................154
Косвенное указание строк...........................154
Косвенное указание имен рабочих листов.............155
Создание неизменяемой ссылки на ячейку.............155
Совет 51. Редактирование формул в диалоговых окнах......156
Совет 52. Преобразование вертикального диапазона в таблицу. . .157
Часть IV. Работа с данными..................................159
Совет 53. Эффективное выделение ячеек...................161
Выделение диапазона с помощью Shift
и клавиш управления курсором.......................161
Выделение текущего региона.........................161
Выделение диапазона методом Shift+щелчок...........162
Выделение несмежных диапазонов.....................162
Выделение целых строк..............................163
Выделение целых столбцов...........................163
Выделение многолистовых диапазонов.................163
Совет 54. Автоматическое заполнение диапазона серией
значений................................................165
Совет 55. Удаление знаков «минус» в конце отрицательных
чисел...................................................169
Совет 56. Как разрешить движение курсора только
в ячейках ввода.........................................170
Совет 57. Преобразование данных с использованием
и без использования формул..............................172
Преобразование данных без	применения формул........172
Преобразование данных путем использования
временных формул...................................173
Совет 58. Создание раскрывающегося списка в ячейке......175
Совет 59. Сравнение двух диапазонов с помощью условного
форматирования..........................................177
Совет 60. Нахождение повторяющихся значений с помощью
условного форматирования................................180
Совет 61. Работа с номерами кредитных	карт..............182
12
Оглавление
Ввод номеров кредитных карточек вручную............182
Импорт номеров кредитных карточек..................182
Совет 62. Обнаружение лишних пробелов...................183
Совет 63. Транспонирование диапазона....................186
Использование специальной вставки..................186
Использование функции ТРАНСП.......................187
Совет 64. Использование Мгновенного заполнения
для извлечения данных...................................189
Изменение регистра текста..........................189
Извлечение фамилий.................................189
Извлечение имен....................................190
Извлечение вторых имен............................ 190
Извлечение доменных имен из URL....................190
Потенциальные проблемы.............................191
Совет 65. Использование Мгновенного заполнения
для объединения данных..................................192
Совет 66. Получение информации с веб-страницы...........193
Вставка статической информации.....................193
Вставка обновляемой информации.....................194
Непосредственное открытие веб-страницы.............196
Совет 67. Импорт текстового файла в диапазон на рабочем листе. . . 197
Совет 68. Использование возможности экспресс-анализа....199
Совет 69. Заполнение пробелов в отчете..................201
Совет 70. Выполнение нестрогого поиска..................203
Совет 71. Подкрепление данных с помощью аудио...........205
Совет 72. Получение данных из PDF-файла.................206
Копирование и вставка..............................206
Использование Word 2013 в качестве
программы-посредника...............................207
Часть V. Таблицы и сводные таблицы..........................209
Совет 73. Понятие о таблицах............................211
Что такое таблица..................................211
Оглавление
13
Сравнение диапазона с таблицей......................212
Ограничения при работе с таблицами..................213
Совет 74. Использование формул в таблице................214
Работа со строкой итогов...........................214
Использование формул...............................215
Как ссылаться на данные в таблице..................217
Совет 75. Автоматическая нумерация строк таблицы........219
Совет 76. Определение данных, подходящих для использования
в сводной таблице.......................................221
Совет 77. Использование сводной таблицы вместо формул...224
Вставка промежуточных итогов.......................224
Использование формул...............................226
Использование команды Сводная таблица..............226
Совет 78. Управление ссылками на ячейки внутри
сводной таблицы.........................................228
Совет 79. Быстрый поиск частоты вхождений...............230
Совет 80. Группирование элементов по дате
в сводной таблице...................................... 232
Совет 81. Создание сводных таблиц с множественными видами
группирования...........................................235
Совет 82. Использование в сводных таблицах срезов
и временной шкалы.......................................237
Работа со срезами................................  237
Использование временной шкалы......................239
Часть VI. Диаграммы и графика...............................241
Совет 83. Понятие о рекомендуемых диаграммах ...........243
Совет 84. Настройка диаграмм............................245
Добавление или удаление элементов диаграммы........245
Изменение стиля или расцветки диаграммы............245
Фильтрация данных диаграммы....... ................245
Совет 85. Как сделать две диаграммы одинакового размера.247
Совет 86. Вставка шаблона диаграммы. ...................249
14
Оглавление
Создание шаблона..................................249
Использование шаблона.............................250
Совет 87. Создание комбинированной	диаграммы............251
Вставка заранее сконфигурированной комбинированной
диаграммы.........................................251
Создание настраиваемой комбинированной диаграммы . . . 252
Совет 88. Работа с недостающей информацией в диаграмме...255
Совет 89. Использование коридоров колебаний в диаграмме .... 257
Совет 90. Использование многоуровневых подписей категорий. . .258
Совет 91. Связывание текста диаграммы с ячейками........260
Совет 92. Фиксация диаграммы............................262
Преобразование диаграммы в изображение............262
Преобразование ссылок на диапазоны в массивы.......262
Совет 93. Создание диаграммы непосредственно в диапазоне. . . .265
Получение гистограмм с помощью условного
форматирования....................................265
Применение формул для отображения повторяющихся
символов.......................................  .266
Совет 94. Создание минималистичных диаграмм.............269
Простые гистограммы...............................269
Простые круговые диаграммы........................269
Простые линейные диаграммы........................270
Диаграмма-спидометр...............................270
Совет 95. Применение взятых из диапазона подписей
для данных диаграммы....................................273
Совет 96. Группировка диаграмм и других объектов........275
Группировка диаграмм..............................275
Группировка других объектов.....................  276
Совет 97. Создание снимков диапазонов...................278
Создание статического снимка диапазона............278
Создание живого изображения диапазона.............278
Сохранение диапазона в виде графического файла....280
Совет 98. Изменение внешнего вида примечаний в ячейке....281
Оглавление
15
Настройка панели быстрого доступа..................281
Форматирование примечания..........................281
Изменение контура примечания.......................282
Добавление изображения к примечанию................282
Совет 99. Улучшение изображений.........................284
Совет 100. Сохранение фигур, диаграмм и диапазонов
в виде рисунков.........................................286
Бонусные советы............................................ 289
Бонусный совет 1. О некоторых полезных сочетаниях клавиш. . . .291
Бонусный совет 2. Переопределение использованной области
рабочего листа..........................................292
Бонусный совет 3. Скрытие столбцов или строк............293
Скрытие............................................293
Повторное отображение..............................293
Бонусный совет 4. Скрытие содержимого ячеек.............295
Бонусный совет 5. Ограничение используемой области
рабочего листа..........................................296
Настройка свойства ScrollArea......................296
Использование защиты листа.........................297
Бонусный совет 6. Альтернатива для примечаний к ячейкам.299
Бонусный совет 7. Максимальное скрытие листа............300
Бонусный совет 8. Перемещение указателя ячейки после ввода
данных..................................................302
Бонусный совет 9. Как оставлять заголовки на виду.......303
Бонусный совет 10. Работа с обыкновенными дробями.......305
Бонусный совет 11. Управление автоматическими гиперссылками. . .307
Переопределение автоматической гиперссылки.........307
Отключение автоматических гиперссылок .............307
Удаление имеющихся гиперссылок.....................308
Бонусный совет 12. Управлениё буфером обмена в Office...309
Бонусный совет 13. Отображение показателей времени,
превышающих 24 часа.................................... 311
16
Оглавление
Бонусный совет 14. Обрамление диапазона..................312
Бонусный совет 15. Работа с линиями сетки, границами
и нижними подчеркиваниями..............................  313
Бонусный совет 16. Просмотр всех символов шрифта.........315
Бонусный совет 17. Аннотирование формулы без использования
примечаний .  ...........................................317
Бонусный совет 18. Отображение и печать формул. .........318
Бонусный совет 19. Создание списка имен..................320
Бонусный совет 20. Округление временных значений.........322
Бонусный совет 21. Преобразование температур.............323
Бонусный совет 22. Вычисление корней.....................324
Бонусный совет 23. Вычисление остатка....................325
Бонусный совет 24. Создание графиков-спарклайнов.........326
Бонусный совет 25. Применение рисунков в качестве маркеров
на линейной диаграмме.................................   328
Бонусный совет 26. Рандомизация списка...................330
Бонусный совет 27. Отображение полного пути к рабочей книге. .. 332
Переход к свойствам файла..........................332
Использование формулы..............................332
Добавление специального элемента управления
на панель быстрого доступа.......................  332
Использование макроса..............................333
Бонусный совет 28. Закрытие всех рабочих книг............334
Бонусный совет 29. Копирование настроек страницы
между несколькими листами................................335
Бонусный совет 30. Печать примечаний к ячейке............336
Введение
Excel — очень популярная программа. Миллионы людей во всем мире пользуются
ей. Однако большинство из них знакомо далеко не со всеми ее замечательными
функциями. Если моя работа удалась, в этой книге вы найдете немало полезной
информации и сможете перейти на качественно новый уровень работы в Excel.
Необходимые замечания
Эта книга — не руководство для начинающих. Пособие предназначено для тех, кто
уже активно пользуется Excel, но понимает, что еще многому может научиться.
В книге собраны 100 советов и трюков, которые я изучил и проверил за годы рабо-
ты с программой. Уверен, что 99 % читателей ня»дут на страницах этого пособия
что-то новое и интересное.
Если вы абсолютный новичок в Excel, то данная книга вам, возможно, не подой-
дет. Чтобы проработать ее с максимальной пользой, требуются базовые знания Excel.
В частности, я предполагаю, что вы умеете решать в Excel следующие задачи:
О создавать книги, вставлять листы, сохранять файлы и выполнять другие эле-
ментарные операции;
О осуществлять навигацию по книге;
О пользоваться лентой Excel и диалоговыми окнами;
О выполнять основные функции Windows, например управлять файлами, копи-
ровать и вставлять информацию.
Что вам понадобится
Для работы с этой книгой установите Microsoft Excel 2013 для Windows. В более
старых версиях Excel некоторые советы будут неактуальны.
Касательно аппаратного обеспечения компьютера, на котором вы собираетесь
работать с Excel: чем быстрее оно будет, тем лучше. Разумеется, в системе следует
установить мощную память.
Условные обозначения
Не пожалейте пары минут и ознакомьтесь с данным разделом. В нем описаны не-
которые типографские обозначения, используемые во всей книге.
18
Введение
Листинги формул
Формулы обычно выводятся в отдельной строке моноширинным шрифтом. На-
пример, я могу воспользоваться следующей формулой:
=BnP(StockNumber:PrlceLIst;2:False)
©ПРИМЕЧАНИЕ ______________________________________________
В русской версии программы Microsoft Excel аргументы в формулах разделяются точкой с за-
пятой. В английской версии аргументы разделяются запятой.
В Excel поддерживаются формулы особого типа, называемые формулами мас-
сива. При вводе формулы массива нажмите Ctrl+Shift+Enter, а не просто Enter. В Excel
формулы массива заключаются в фигурные скобки — так программа напоминает,
что это не обычная формула.
©ПРИМЕЧАНИЕ _________________________________________________
Не вводите фигурные скобки для формулы массива — Excel вставляет их автоматически.
Названия клавиш
Названия клавши записываются в обычном виде, например Alt, Home, Page Down и CtrL
Если нужно одновременно нажать две и более клавиши, их названия соединяются
знаком «+». Пример: «Нажмите Ctrl+G, чтобы открыть диалоговое окно Переход».
Лента
В Excel 2013 используется интерфейс «лента», появившийся в версии Excel 2007.
Если нужно выполнить команду на ленте, то путь к ней описывается с указани-
ем названий вкладки, группы и команды, например: «Выполните команду Главная ►
Выравнивание ► Перенести текст». Эту команду следует понимать как «Нажмите
вкладку Главная, найдите в ней группу Выравнивание и нажмите кнопку Перенести
текст».
При выполнении некоторых команд используются меню, присутствующие
на ленте. Например: Главная ► Стили ► Условное форматирование ► Создать правило.
В данном случае необходимо найти в элементе управления Условное форматирование
стрелку, указывающую вниз, и вы получите доступ к команде Создать правило.
Многие команды начинаются со слова «файл». Щелкнув на вкладке Файл, вы
попадаете в Backstage view (меню Файл).
Функции, процедуры и именованные диапазоны
Все названия функций на листе Excel записываются в верхнем регистре, например:
«Пользуйтесь функцией СУММ для добавления значений в столбец А».
Как построена книга
19
За исключением случаев, когда вы работаете с текстом в кавычках, Excel не-
чувствителен к регистру. Иными словами, две следующие формулы дают одина-
ковый результат:
=СУММ(А1:А50)
=сумм(а1:а50)
Правда, Excel автоматически переведет символы второй формулы в верхний
регистр.
Соглашения по работе с мышью
В книге используется стандартная терминология, связанная с использованием
мыши: глаголы и выражения «навести», «щелкнуть», «щелкнуть правой кнопкой»,
«перетащить» и т. д. Ничего неожиданного.
Врезки
Во всем пособии на левом поле встречаются условные обозначения, обращающие
внимание читателя на особенно важные моменты.
©ПРИМЕЧАНИЕ _____________________________________________________
Я использую врезку «Примечание», чтобы рассказать о чем-то важном, например о каком-то
методе, который поможет вам выполнить задачу, или о чем-то основополагающем для по-
нимания последующего материала.
©ВНИМАНИЕ _______________________________________________________
Я использую врезку «Внимание», когда нужно быть особенно осторожными при выполнении
описываемых операций, иначе вы можете столкнуться с проблемами.
©ПЕРЕКРЕСТНАЯ ССЫЛКА ____________________________________________
Я использую врезку «Перекрестная ссылка», чтобы направить вас к другим разделам (сове-
там), в которых вы найдете больше информации по конкретной теме.
Как построена книга
Чтобы добиться порядка, я сгруппировал все советы и трюки в шесть тематических
частей.
О Часть I. Книги и файлы.
О Часть II. Форматирование.
О Часть III. Формулы.
О Часть IV. Работа с данными.
О Часть V. Таблицы и сводные таблицы.
О Часть VI. Диаграммы и графика.
20
Введение
Как пользоваться книгой
Настоящее пособие не предполагает прочтения от корки до корки, как какой-
нибудь роман, хотя я уверен, что некоторые поступят именно так. Однако, скорее
всего, вы захотите использовать книгу в качестве справочника и будете обращать-
ся к ней за консультацией. Порядок частей и советов — произвольный. Большинство
читателей, вероятно, не воспользуются всеми советами, а будут выбирать нужные
то в одном, то в другом месте.
Предлагаю вам также 30 бонусных советов, которые можно найти по адресу
www.dununies.com/go/101excel2013tips.
Об авторе
Джон Уокенбах (John Walkenbach) — признанный авторитет в области таблично-
го программного обеспечения, основатель фирмы J-Walk and Associates Inc. Это
частное предприятие, расположенное на юге штата Аризона, США. Джон — автор
более 50 книг о табличном ПО, а также около 300 публикаций — статей и обзоров —
для различных изданий, в частности PC World, InfoWorld, PC Magazine, Windows
и PC/Computing. Джон ведет популярный сайт http://spreadsheetpage.com. Он так-
же разработал несколько утилит для Excel, среди которых Power Utility Рак — над-
стройка, отмеченная специальным призом. Джон окончил Университет штата
Миссури и получил степень магистра в Университете штата Монтана, США.
От издательства
Ваши замечания, предложения и вопросы отправляйте по адресу электронной по-
чты vinit5ki@niinsk.piter.coni (издательство «Питер», компьютерная редакция).
Мы будем рады узнать ваше мнение!
На сайте издательства http://www.piter.com вы найдете подробную информацию
о наших книгах.
Часть I
Книги и файлы
В этой части описаны советы и трюки, касающиеся основ работы с Excel. В част-
ности, мы поговорим об использовании режима защищенного просмотра и функ-
ции AutoRecovcr, а также о работе с панелью быстрого доступа и изменении цве-
товой схемы Excel.
□	Совет 1. Изменение оформления Excel
□	Совет 2. Настройка панели быстрого доступа
□	Совет 3. Настройка ленты
□	Совет 4. Понятие о защищенном просмотре
□	Совет 5. Понятие об AutoRecover
□	Совет 6. Работа с книгой в браузере
□	Совет 7. Сохранение в формате «только для чтения»
□	Совет 8. Генерирование списка имен файлов
□	Совет 9. Генерирование списка названий листов
□	Совет 10. Применение тем документа
□	Совет 11. Понятие о проблемах совместимости в Excel
□	Совет 12. Об изменении настроек принтера
Совет 1. Изменение оформления Excel
25
Совет 1. Изменение оформления Excel
Если вы открыли Excel 2013 и сразу захотели что-либо изменить, сделать это не-
сложно. В данном разделе мы обсудим несколько способов, которыми можно по-
менять оформление Excel. Некоторые изменения касаются только внешнего вида,
другие параметры позволяют скрывать различные элементы Excel, освобождая
дополнительное место для отображения ваших данных, а возможно, вам просто не
нравится видеть на экране лишнюю информацию.
Косметические изменения
Когда в свободном доступе появилась превью-версия Microsoft Office 2013, нача-
лись дискуссии касательно ее внешнего вида. По сравнению с предыдущими вер-
сиями приложение казалось «плоским», и многие пользователи жаловались, что
разработчики переусердствовали с белым цветом.
В окончательной версии Microsoft добавила две альтернативные темы Office:
светло-серую и темно-серую. Для перехода к новой теме выполните команду
Файл ► Параметры, чтобы открыть окно Параметры Excel. Перейдите в раздел Общие
и найдите раскрывающийся список Тема Office (рис. 1.1). Выбранная тема опреде-
ляет внешний вид строки заголовка, границ рядов и столбцов, областей задач, Па-
нели задач и некоторых других элементов. Эта тема будет действовать и во всех
остальных приложениях Office 2013.
Рис. 1.1. Выбор новой темы Office
На рис. 1.1 обратите внимание еще на один параметр — Фон Office. Из этого
списка можно выбрать фоновое изображение, которое будет использоваться в стро-
ке заголовка Excel. Есть и вариант Без фона.
26
Часть I. Книги и файлы
Скрытие ленты
Чтобы скрыть ленту, нажмите в строке заголовка Excel меню Параметры отображе-
ния ленты. Вы увидите варианты, изображенные на рис. 1.2.
Рис. 1.2. Настройка работы ленты
Работа с параметрами вкладки Вид
На вкладке Вид, изображенной на рис. 1.3, представлены три группы команд, опре-
деляющие, что вы увидите на экране.
О Режимы просмотра книги. Эти параметры управляют общим видом книги. Как
правило, вы будете работать в виде Обычный. Разметка страницы полезна, когда
нужно точно контролировать макеты страниц. В режиме Страничный режим так-
же отображаются разрывы страниц, но выглядит это не очень привлекательно.
В статусной строке есть пиктограммы для всех этих вариантов просмотра. Па-
раметр Представления позволяет создавать именованные представления со спе-
циальными настройками листа (например, представление, в котором скрыты
некоторые столбцы).
О Показ. Четыре флажка в меню этого параметра управляют отображением линей-
ки — она применяется только с разметкой страницы, панели формул, сетки
листа, а также заголовков рядов и столбцов.
О Масштаб. Позволяет увеличивать и уменьшать содержимое листа. Другой
способ работы с масштабом — использование, ползунка Масштаб в статусной
строке.
Книга! - Microsoft Excel
ФАЙЛ
ГЛАВНАЯ ВСТАВКА РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ ФОРМУЛЫ ДАННЫЕ РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ
Разметка страницы
Обывный Страничный ^Представления
режим
Режимы просмотра книги
Показ Масштаб 100% Масштабно
выделенному
Масштаб
Eq Новое окно
0 Упорядочить все
ES Закрепить области
ВИД
СО ГО
,	ГР
ffht	1—1
Перейти в
другое окно *
Рис. 1.3. Элементы управления на вкладке Вид
Совет 1. Изменение оформления Excel
27
Скрытие других элементов
Для того чтобы скрывать другие элементы, загляните в раздел Дополнительно
окна Параметры Excel. Выполните команду Файл ► Параметры. На рис. 1.4 показаны
параметры отображения листа и книги. Назначение параметров ясно из их на-
званий.
Рис. 1.4. Параметры отображения в разделе Дополнительно диалогового окна Параметры Excel
Скрытие статусной строки
Вы также можете скрыть статусную строку, расположенную в нижней части окна
Excel. Однако для этого требуется код VBA.
1.	Нажмите сочетание клавиш ALt+Fll, чтобы открыть редактор Visual Basic.
2.	Нажмите Ctrl+G, чтобы перейти в окно непосредственной отладки.
3.	Введите следующую команду и нажмите Enter:
Appl1 cat1 on.DisplayStatusBar = False
Статусная строка будет удалена из всех открытых окон с книгами. Чтобы вновь
отобразить эту строку, повторите вышеописанные шаги, но в команде замените
False на True.
28
Часть I. Книги и файлы
Совет 2. Настройка панели быстрого доступа
Если при работе вам постоянно приходится переключать вкладки ленты, так как
часто используемая вами команда оказывается за пределами экрана, этот совет вас
заинтересует. Панель быстрого доступа всегда видна на экране вне зависимости от
того, какая вкладка ленты открыта. Если правильно настроить панель быстрого
доступа, часто используемые команды всегда будут у вас под рукой.
©ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________
Панель быстрого доступа не отображается только при скрытой строке заголовка. Чтобы скрыть
строку заголовка, выберите вариант Автоматически скрывать ленту в меню Параметры ото-
бражения ленты в строке заголовка.
О панели быстрого доступа
По умолчанию панель быстрого доступа расположена в левой части строки заго-
ловка Excel. На этой панели расположены три инструмента:
О Сохранить — сохраняет активную книгу;
О Отменить — отменяет последнее действие;
О Вернуть — аннулирует последнюю отмену.
Команды на панели быстрого доступа всегда отображаются как маленькие пик-
тограммы, без текста. Наведя указатель мыши на пиктограмму, вы увидите назва-
ние команды и ее краткое описание.
Насколько мне известно, количество пиктограмм, которые можно добавить на
панель быстрого доступа, не ограничено. Однако они всегда располагаются на па-
нели быстрого доступа в один ряд. Если пиктограмм становится так много, что они
не умещаются по ширине окна, в конце панели инструментов появляется допол-
нительная пиктограмма Другие элементы управления. Если нажать ее, скрытые
пиктограммы панели быстрого доступа появятся во всплывающем окне.
Добавление новых команд
Добавить новую команду на панель быстрого доступа можно тремя способами.
О Щелкнуть на панели быстрого доступа на раскрывающемся элементе управ-
ления, выглядящем как указывающая вниз стрелка. Он находится в правой
части панели (рис. 2.1). В списке содержится несколько распространенных
команд. Выберите команду из списка, и Excel добавит ее на панель быстрого
доступа.
О Нажать правой кнопкой мыши любой элементуправления на ленте и выполнить
команду Добавить на панель быстрого доступа. Этот элемент окажется на панели
быстрого доступа крайним справа.
О Открыть раздел Панель быстрого доступа в окне Параметры ExceL Чтобы быстро
попасть в это диалоговое окно, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на
Совет 2. Настройка панели быстрого доступа
29
панели быстрого доступа или элементе управления Лента, а затем выполнить
команду Настроить панель быстрого доступа.
ФАЙЛ
ГЛАВНАЯ
с*
Настроить панель быстрого доступ
Создать
Открыть
Сохранить
Отправить по электронной почте
Calibri 
Буфер обмена *
Г »
Вставить
Ж К
Быстрая печать
Просмотр и печать
Орфография
Отменить
Вернуть
Сортировка по возрастанию
Сортировка по убыванию
Режим сенсорного управления или мыши
Другие команды..,
Разместить под лентой
Рис. 2.1. Раскрывающееся меню на панели быстрого доступа позволяет добавить
на нее новый элемент
На рис. 2.2 изображен раздел Панель быстрого доступа окна Параметры Excel.
В левой части окна мы видим список команд Excel, а справа перечислены те, ко-
торые уже находятся на панели быстрого доступа. Над перечнем команд слева есть
список, позволяющий фильтровать этот перечень. Выберите элемент из раскры-
вающегося списка, и программа отобразит только команды, которые касаются
данного элемента.	z
Некоторые элементы раскрывающегося списка описаны ниже:
О Часто используемые команды — содержит команды, к которым часто прибегает
пользователь Excel;
О Команды не на ленте — содержит список команд, которые вы не можете выполнить
через ленту;
О Все команды — отображает полный список команд Excel;
О Макросы — выводит список всех доступных макросов;
О Вкладка "Файл" — отображает команды, доступные в меню Файл;
О Вкладка " Главная" — отображает все команды, доступные при активной вкладке
Главная.
Кроме того, в данном списке содержатся записи, соответствующие всем осталь-
ным вкладкам. Например, если вы хотите добавить команду, отображающую окно
Параметры Excel, то в этом списке она будет называться Параметры, а не Параметры
Excel.
30
Часть I. Книги и файлы
Параметры Excel
Общие
Формулы
Правописание
Сохранение
Язык
Дополнительно
Настроить панель быстрого доступа
Выбрать команды из:О
|Мэсто используемые команды
Настроить ленту
Панель быстрого доступа
Надстройки
Центр управления безопасностью
< Разделитель»	Л
|^а Быстрая печать
С* Вернуть	|к
п, Вставить
Вставить	| ►
u *и В с тзв и ть с то л 6 цы н а л и с т
Вставить строки на лист
fx Вставить функцию
Вставить ячейки	~ VI
Дооавитьзу ]
db Вырезать	L-—------------
Выровнять по центру	'/далн-тг.
. - Границы	|»
Q/ Диспетчер имен
Q>i Задать
Е ч»репить области	►	1
Sgl копировать
► Макросы
|Zt| Настраиваемая сортировка... v
D Разместить панель быстрого доступа
под лентой
Настройка панели быстрого доступах.*)
^Для всех документов (по умолчанию) { м
Q Сохранить
Отменить	!*
С* Вернуть	| *
Из». i епгеь
Настройки: [ С£рос
' Импорт и экспорт * .‘J
j OK i Отмена
Рис. 2.2. Использование раздела Панель быстрого доступа в окне Параметры Excel
для настройки панели быстрого доступа
ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________________
Некоторые команды просто отсутствуют. Например, хорошо бы на панели быстрого доступа
иметь команду, включающую и отключающую разрыв страницы на листе. Однако добавить
такую команду на панель быстрого доступа нельзя. Единственный способ выполнить ее — пе-
рейти в раздел Дополнительно и установить флажок Показывать разбиение на страницы.
Чтобы добавить элемент на панель быстрого доступа, выберите его из списка
слева и нажмите Добавить. Если вы добавите на панель быстрого доступа макрос,
можно будет нажать кнопку Изменить и изменить текст названия, а также выбрать
новую пиктограмму для обозначения макроса.
Обратите внимание еще на один раскрывающийся элемент, расположенный над
списком справа. Он позволяет создать панель быстрого доступа, которая будет
действовать лишь в конкретной книге. Такая возможность особенно удобна, если
вы собираетесь добавлять на панель быстрого доступа определенной книги специфи-
ческие макросы. Как правило, вы будете пользоваться настройкой Для всех доку-
ментов (по умолчанию).
Ситуаций, в которых вам может понадобиться воспользоваться разделом Панель
быстрого доступа в окне Параметры Excel, всего две: при добавлении команды, отсут-
ствующей на ленте, и при добавлении макрокоманды. Во всех других случаях го-
раздо проще найти команду на ленте, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши
и выбрать вариант Добавить на панель быстрого доступа.
Совет 2. Настройка панели быстрого доступа
31
Только вы решаете, какие команды будут находиться на панели быстрого до-
ступа. В принципе, если вы заметите, что часто пользуетесь какой-либо командой,
ее следует добавить на панель быстрого доступа.
Выполнение других операций
Вот еще некоторые действия, которые можно выполнять с помощью панели бы-
строго доступа.
О Переупорядочивать пиктограммы на панели быстрого доступа. Если вы хотите
изменить последовательность расположения пиктограмм на вашей панели бы-
строго доступа, то можете сделать это в разделе Настроить ленту окна Параметры
Excel. Выберите команду, а потом с помощью стрелок f и | справа переместите
пиктограмму.
О Отображать панель быстрого доступа под лентой. Чтобы изменить расположе-
ние панели быстрого доступа, нажмите расположенную рядом с ней стрелку
и выполните команду Разместить под лентой.
О Удалять пиктограммы с панели быстрого доступа. Простейший способ удалить
пиктограмму с панели быстрого доступа — щелкнуть на символе правой кнопкой
мыши и выбрать Удалить с панели быстрого доступа. Можно также воспользовать-
ся разделом Панель быстрого доступа в окне Параметры Excel. Просто выберите
команду в списке справа и нажмите кнопку Удалить.
О Совместно использовать панель быстрого доступа. Пользуйтесь элементом
Импорт и экспорт, чтобы сохранить файл, в котором содержатся сделанные вами
настройки панели быстрого доступа. После этого вы сможете использовать файл
совместно с коллегами. К сожалению, в этом файле также сохранятся и любые
настройки ленты, которые вы могли успеть сделать (подробнее это будет опи-
сано в совете 3). Иными словами, вы не можете дать в совместное использование
панель быстрого доступа, не предоставив при этом ваших настроек ленты.
О Сбрасывать настройки панели быстрого доступа. Если вы хотите вернуть панель
быстрого доступа в исходное состояние, откройте раздел Панель быстрого до-
ступа в окне Параметры Excel, нажмите Сброс и выберите вариант Сброс только
панели быстрого доступа. Все ваши настройки будут отменены, а на панели бы-
строго доступа останутся только три исходные команды.
32
Часть I. Книги и файлы
Совет 3. Настройка ленты
В совете 2 описано, как настраивать панель быстрого доступа, добавляя на нее ко-
манды ленты. Однако некоторые пользователи предпочитают вносить изменения
в саму ленту.
Ленту можно настроить следующими способами:
О добавить новую вкладку;
О добавить на вкладку новую группу;
О добавить команды в группу;
О удалить группы с вкладки;
О удалить команды из пользовательских групп;
О изменить порядок следования вкладок;
О изменить порядок расположения групп внутри вкладки;
О изменить название вкладки;
О изменить имя группы;
О сбросить все настройки, сделанные на ленте.
Это практически полный список настроек, но некоторые действия вы не можете
совершать. Нельзя:
О удалять встроенные вкладки (однако можно скрыть их);
О добавлять команды во встроенные группы;
О удалять команды из встроенных групп;
О изменять последовательность команд во встроенной группе.
©ПРИМЕЧАНИЕ •________________________________________________________
К сожалению, нельзя настраивать ленту (или панель быстрого доступа) с помощью макросов
VBA. Однако разработчик может писать код RlbbonX и сохранять его в файлах книг. Если файл
открыт, лента изменяется для отображения новых команд. Писать RibbonX достаточно слож-
но, этой теме можно посвятить несколько книг.
Как настраивать ленту. Это делается в разделе Настроить ленту окна Параметры
Excel (рис. 3.1). Чтобы максимально быстро открыть это окно, можно щелкнуть
правой кнопкой мыши в любой точке ленты и выполнить команду Настройка
ленты.
Процесс настройки ленты очень напоминает настройку панели быстрого до-
ступа — об этом мы говорили в совете 2. Вся разница заключается в том, что вы
решаете, где именно поместить команду на ленте. Вот пошаговое описание про-
цедуры.
1.	Щелкните правой кнопкой мыши в любой части ленты и выполните команду
Настройка ленты. Откроется раздел Настроить ленту окна Параметры-Excel.
2.	Используйте раскрывающийся список (он называется Выбрать команды) для
отображения различных групп команд.
Совет 3. Настройка ленты
33
Рис. 3.1. Раздел Настройка ленты в окне Параметры Excel
3.	Найдите в поле слева интересующую вас команду и выберите ее.
4.	Воспользуйтесь расположенным справа раскрывающимся списком (он на-
зывается Настроить ленту) для выбора группы вкладок. Группа Основные вклад-
ки содержит те, которые всегда видны на ленте; группа Вкладки инструментов
включает контекстные вкладки, открывающиеся при выборе конкретного
объекта.
5.	В поле справа выберите вкладку и группу, куда вы хотите поместить команду.
6.	Чтобы открывать иерархические списки, нужно нажимать символы +. Не за-
бывайте, что вы не можете добавлять команды во встроенные группы, поэтому
для добавления вкладки либо группы вам могут потребоваться кнопки Создать
вкладку или Создать группу.
7.	Нажмите кнопку Добавить, чтобы поместить выбранную слева команду в одну
из групп справа.
Закончив вносить изменения в ленту, нажмите кнопку ОК и закройте окно Па-
раметры Excel.
Новые вкладки и группы получают стандартные названия, и вы, возможно, за-
хотите их переименовать. Пользуйтесь кнопкой Переименование для изменения
названия выбранной вкладки или группы. Вы также можете переименовывать
встроенные команды или группы.
Удалить встроенную вкладку нельзя, однако ее можно скрыть, сняв флажок
рядом с ее названием.
34
Часть I. Книги и файлы
На рис. 3.2 вы видите фрагмент ленты с внесенными настройками. В данном
случаен добавил группу на вкладку Вид. В новой группе Преобразование текста в речь
находится пять команд. Я вставил эту новую группу между группами Масштаб
и Окно.
ВСТАВКА
РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ
Обычный
QD Н	?	КнигаЗ - Microsoft Excel
ФОРМУЛЫ ДАННЫЕ РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ ВИД
clU Преобразовать '	Рд Ноьое окно	Г*1 СС
Преобразовать в диапазон S Упорядочить асе
Текст по столбцам	Закрепить области - Г”|
Преобразование текста в речь	Окно
Масштаб 100% Масштаб по
выделенному
Масштаб
страничным
режим
Режимы просмотра книги
Рис. 3.2. Вкладка Вид, на которую добавлена новая группа команд
Совет 4. Понятие о защищенном просмотре
35
Совет 4. Понятие о защищенном
просмотре
Вероятно, вы уже сталкивались с возможностью Excel, которая называется Защи-
щенный просмотр. Может показаться, что Excel почему-то мешает вам открывать
ваши же файлы, но режим защищенного просмотра предназначен для защиты ком-
пьютера от вредоносных программ.
Вредоносное программное обеспечение — это любой код, который может навредить
вашей системе. Хакеры придумали несколько способов манипуляции файлами Excel
так, чтобы в них можно было выполнять вредоносный код. В сущности, в режиме
защищенного просмотра предотвращаются атаки такого типа — файл открывается
в безопасной среде (иногда она называется «песочница»).
Открыв книгу Excel, скачанную из Интернета, вы увидите красочное сообщение
над панелью Формула (рис. 4.1). Кроме того, в строке заголовка Excel отобразится
надпись [Защищенный просмотр].
ФАЙЛ
□ В С* s	Книга! (Защищенный просмотр] - Microsoft Excel	? S3 — П X
ГЛАВНАЯ ВСТАВКА РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ ФОРМУЛЫ ДАННЫЕ РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ ВИД
Будьте осторожны: файлы из Интернета могут содержа t вирусы. Если вам не __ ,,
ЗАЩИЩЕННЫЙ ПРОСМОТР нужно изменять этот документ, лучше работать с ним е режиме	Разрешить редактирование X
защищенного просмотра.
Рис. 4.1. Сообщение, что книга открыта в режиме защищенного просмотра
Если вы уверены, что файл безопасен, можете нажать кнопку Разрешить редак-
тирование. Если вы этого не сделаете, то сможете просматривать содержимое кни-
ги, но без возможности вносить в нее какие-либо изменения.
Если книга содержит макросы, то после разрешения редактирования вы уви-
дите другое сообщение: Предупреждение системы безопасности. Запуск макросов
отключен. Если вы уверены, что макросы безопасны, нажмите кнопку Включить
содержимое.
В каких случаях используется защищенный
просмотр
Защищенный просмотр может применяться при работе с такой информацией,
как:
О файлы, загруженные из Интернета;
О приложения, получаемые вместе с письмами через Outlook;
О файлы, открываемые из потенциально небезопасных мест, например из папки
Временные интернет-файлы;
О файлы, блокируемые функцией Политика блокирования файлов (эта возможность
позволяет администраторам определять потенциально опасные файлы);
О файлы, снабженные цифровой подписью, у которой истек срок действия.
36
Часть I. Книги и файлы
В определенной степени вы можете контролировать работу режима Защищен-
ный просмотр. Чтобы изменить настройки, выполните команду Файл ► Параметры
и выберите Центр управления безопасностью. Далее нажмите кнопку Параметры
центра управления безопасностью и щелкните на вкладке Защищенный просмотр
в окне Центр управления безопасностью (рис. 4.2). По умолчанию отмечены все
параметры.
Рис. 4.2. Изменение настроек защищенного просмотра в окне Центр управления безопасностью
Если вы хотите открыть файл именно в режиме защищенного просмотра, вы-
полните команду Файл ► Открыть, чтобы отобразить окно Открыть. Выберите ваш
файл, а затем щелкните на стрелке, расположенной справа от кнопки Открыть.
На экране появятся параметры, один из которых называется Открыть в режиме за-
щищенного просмотра.
Если разрешить редактирование в книге, которая была открыта для защи-
щенного просмотра, а затем сохранить книгу, опа больше не откроется в гаком
режиме.
Печать и копирование
В некоторых случаях вы не собираетесь работать с документом, а просто хотите его
распечатать. К сожалению.,в ре_жимг1затщш1щч.шг>;ол;^?/смгет,рг1чя311«е.мА7Ж'е,1'е.-'С7(С7га1,Е>
даже этого. Выполните команду Файл ► Печать, а потом нажмите кнопку Разрешить
печать, чтобы выйти из режима защищенного просмотра.
Теперь вы можете копировать информацию с листа из документа с защищенным
просмотром и вставлять эти данные в другую книгу. Формулы не копируются,
а результаты актуальной формулы — копируются.
Совет 4. Понятие о защищенном просмотре
37
Принудительное открытие файла
в обычном режиме
Если вы скачали откуда-то книгу и абсолютно уверены, что она безопасна, то мо-
жете принудительно открыть ее в обычном режиме. После скачивания книги вы-
полните следующие действия.
1.	Щелкните правой кнопкой мыши на названии книги (или пиктограмме) и вы-
берите в контекстном меню параметр Свойства. Появится окно Свойства.
2.	Перейдите на вкладку Общие (рис. 4.3).
3.	Нажмите кнопку Разблокировать.
4.	Нажмите ОК, чтобы выйти из окна свойств.
Рис. 4.3. Принудительное открытие книги в обычном режиме
После выполнения этих операций книга откроется в Excel в обычном режиме
(а не в режиме защищенного просмотра).
38
Часть I. Книги и файлы
Совет 5. Понятие об AutoRecover
Если вы достаточно давно работаете на компьютере, вам, вероятно, доводилось
терять сделанную работу. Возможно, вы забывали вовремя сохранить файл либо
внезапно отключалось электричество. Может быть, вы работали с каким-то доку-
ментом и, полагая, что он неважен, закрывали его без сохранения — а потом по-
нимали, что он нужный. Функция автоматического восстановления (AutoRecover)
помогает избавиться от некоторых цодобных неприятных «ой!».
Когда вы делаете что-либо в Excel, ваша работа периодически сохраняется — это
происходит автоматически. Сохранение выполняется в фоновом режиме, так что
вы этого даже не замечаете. Вы можете открыть такие автосохраненные версии
вашей работы, даже если ни разу не сохраняли книгу сами.
Функция AutoRecover обеспечивает две возможности:
О версии книг сохраняются автоматически, и вы можете просматривать их;
О рабочие книги, которые вы закрываете без сохранения, сохраняются в виде
черновиков.
Восстановление версий актуальной книги
Чтобы просмотреть, доступны ли какие-либо более ранние версии актуальной кни-
ги, выполните команду Файл ► Сведения. В разделе Версии перечислены доступные
более ранние версии данной книги (если они имеются). На рис. 5.1 видно, что име-
ется две автосохраненные версии актуальной книги.
Управление
версиями ж
Рис. 5.1. Доступны две автосохраненные версии книги
Версии
ДИ Сегодня, 11:50(автосохранение)
Cb] Сегодня, 11:44 (автосохранение)
Чтобы открыть автосохраненную версию, достаточно щелкнуть на ее имени.
Не забывайте, что при открытии автосохранепной версии она не заменит актуаль-
ную книгу автоматически, поэтому вы можете решить, какая версия для вас пред-
почтительна — автосохраненная или актуальная. Можно также просто скопировать
информацию, которая была случайно удалена, и вставить ее в актуальную книгу.
После закрытия книги автосохраненные версии удаляются.
Восстановление несохранен ной работы
Если вы закрываете книгу, не сохранив сделанных изменений, Excel спрашивает,
хотите ли вы их сохранить. Если речь идет о ранее автосохраненной книге, то окно
сообщает об этом факте (рис. 5.2).
Совет 5. Понятие об AutoRecover
39
Microsoft Excel	Ш
Вы хотите сохранить изменения в файле Книга!?
При выборе варианта "Не сохранять" последняя копия этого файла будет временно доступна.
Дополнительные сведения
[ Сохранить ' Не сохранять Отмена |
Рис. 5.2. Если вы закрываете книгу, не сохраняя ее, Excel сообщает,
будет ли доступна автосохраненная версия
Чтобы восстановить книгу, которую вы закрыли без сохранения, выполните ко-
манду Файл ► Сведения ► Управление версиями и выберите Восстановить несохраненные
книги. Вы увидите список всех несохраненных версий ваших книг. Вы сможете от-
крыть их и (надеюсь) восстановить нужные данные. Кроме того, эти черновики будут
перечислены в списке последних документов, если вы выберете Файл ► Последние.
Черновики несохраненных книг удаляются через четыре дня или после того,
как вы внесете в файл изменения.
ПРИМЕЧАНИЕ _________________________________________________________
Порядок работы AutoRecover можно определить в разделе Сохранение окна Параметры Excel.
Например, вы можете задать интервал, с которым выполняются автосохранения (по умолча-
нию — раз в 10 минут), а также отключить функцию автосохранения для конкретной книги
или для всех.
40
Часть I. Книги и файлы
Совет 6. Работа с книгой в браузере
На ресурсе Microsoft Office Web Apps вы можете создавать, просматривать и редак-
тировать книги непосредственно в браузере. Работа построена немного иначе, чем
в версии Excel для локального компьютера, но очень схоже. Основное преимущество
веб-версии заключается в том, что вы можете получить доступ к вашим книгам от-
куда угодно, при этом на компьютере может быть даже не установлен Excel.
ПРИМЕЧАНИЕ
Для проработки этого раздела нужно завести бесплатную учетную запись Microsoft SkyDrive
и войти в систему. Можно также воспользоваться SharePoint.
Создав книгу, выполните команду Файл ► Сохранить как и выберите местополо-
жение на SkyDrive. Таким образом вы сохраняете книгу в облаке, а также сохра-
няете ее копию в каталоге SkyDrive на локальном компьютере. Две версии синхро-
низируются.
Откройте браузер и перейдите на сайт skydrive.com. Найдите книгу и щелкните
на ней. Книга откроется в приложении Excel Web Арр. На рис. 6.1 изображена
книга, открытая в браузере Google Chrome. Как видите, программа очень напоми-
нает версию Excel для ПК.
Рис. 6.1. Просмотр книги в браузере
Совет 6. Работа с книгой в браузере
41
В веб-приложении Excel отсутствуют некоторые возможности, имеющиеся
в настольной версии. В частности, веб-версия не поддерживает:
О макросы;
О подключаемые модули (надстройки);
О валидацию данных;
О комментарии;
О фигуры и другие внедряемые объекты.
Некоторые возможности, например защита листа, позволяют предотвратить
открытие книги.
Облачное программирование — отличная идея, вероятно, оно будет играть не-
малую роль в вычислительных процессах в будущем. Однако работа в облаке может
быть очень неудобной, поскольку при этом вы всецело зависите от вашего интернет-
провайдера и Microsoft. Что делать, если вам срочно требуется выполнить какую-
то работу, а нужный файл находится в облаке? Сообщение, показанное на рис. 6.2,
бывает очень некстати.
Рис. 6.2. При сохранении файла в облаке бывает и так
42
Часть I. Книги и файлы
Совет 7. Сохранение в формате
«только для чтения»
Если вам требуется с кем-то поделиться информацией из вашей рабочей книги —
а также гарантировать, что эта информация останется в сохранности и не будет
изменена, — это можно сделать несколькими способами.
Отправка печатной копии
Распечатка рабочей книги — не слишком удобный метод. Кроме того, если полу-
чатель находится далеко, вам придется воспользоваться услугами почты.
Отправка электронной копии в виде PDF-файла
PDF-файлы (PDF (Portable Document Format) означает «формат переносимых
документов») широко распространены. Почти на любом компьютере установлена
какая-нибудь программа, позволяющая читать такие файлы.
Для того чтобы сохранить книгу в формате PDF, выполните команду Файл ►
Экспорт ► Создать документ PDF/XPS и нажмите кнопку Создать PDF/XPS, чтобы открыть
окно Опубликовать как PDF или XPS. Нажмите кнопку Параметры для отображения
дополнительных параметров. Здесь вы можете:
О выбирать страницы;
О указывать, какие данные сохранить (выделенный диапазон, выделенные листы,
всю книгу);
О сохранять свойства документа и теги структуры документа для улучшения вос-
приятия.
Для оптимизации работы воспользуйтесь представлением Excel Разметка страницы
(Вид ► Режимы просмотра книги ► Разметка страницы) перед сохранением — и увидите,
как именно документ будет члениться на страницы. На рис. 7.1 показана программа
Adobe Reader, в которой отображена книга Excel, сохраненная в формате PDF.
©ПРИМЕЧАНИЕ ____________________________________________________
Excel позволяет сохранить документ и в формате XPS (аббревиатура означает XML Paper
Specification — бумажная спецификация XML). Этот формат разработан Microsoft. Экспорт из
Excel в этот формат ограничен одним листом, кроме того, данный формат не поддерживает
изображения. Инструмент для просмотра XPS устанавливается вместе с Windows. Этот фор-
мат пока не очень распространен.
Отправка MHTML-файла
Многие пользователи Excel не знают о существовании такого формата. MHTML
очень точно воспроизводит книгу Excel в виде единого файла, который можно от-
крывать во многих браузерах, в частности в Internet Explorer, Opera и Mozilla Firefox
(в последнем случае требуется соответствующая надстройка). Выполните кбманду
Файл ► Сохранить как, чтобы открыть окно Сохранить как. Далее выберите вариант
Веб-страница в одном файле (*.mht, *.mhtl) из раскрывающегося списка Тип файла.
Совет 7. Сохранение в формате «только для чтения»
43
Adobe Acrobat Professional - ftxwkssaiepdfj
Frit Edrt yiew document Comments Tools Advinced Window Help
pj-- о/- Л. Й^-Ь Й I*5*" jjgi
© jji2% I- ® "b * I
Название________________________________________________________________________________________
Sams Teach Yourself Visual Basic 2010 in 24 Houts Complete Starter Kit (Sams Teach Yourself - Hours}
My iPad 2 (covers iOS 5) (3rd Edition)
Adobe Flash Professional CSS on Demand__________________________________________________________
Python Programming for the Absolute Beginner, 3rd Edition
HTMLS for iOS and Android- A Beginner's Guide___________________________________________________
John Walkenbach's Favorite Excel 2010 Tips & Tricks_____________________________________________
Learning CocosZD; A Hands-On Guide to Building iOS Games with Cocos2D, Box2D, and Chipmunk
Jse< Stories Applied: For Agile Software Development
Mac OS X Snow Leopard Bible_____________________________________________________________________
Hacking Exposed Wireless, Second Edition________________________________________________________
Progiamming Flex3: 7 be Comprehensive Guide to Creating Rich Internet Applications with Adobe Flex
figh Peiformance Web Sites: Essential Knowledge for Front-End Engineers________________________
1TML5; Up and Running
Access 2010: The Missing Manual
Photoshop Elements 8 for Windows: The Missing Manual	______________________________
Game Physics, Second Edition____________________________________________________________________
Microsoft Access Small Business Solutions: State-of-the-Art Database Models for Sales, Marketing, Custom
fheory of Constraints Handbook__________________________________________________________________
telephone Projects for the Evil Genius__________________________________________________________
Fashion Computing: Design Techniques And CAD
jf' 8,27 x 11,69 ri <_______ _______________________ __________________.______________________ __  _________>_b
jg В	' I К	001
Рис. 7.1. Программа Adobe Reader c PDF-файлом, созданным из книги Excel
На рис, 7,2 изображена книга, сохраненная в виде файла MHTML и открытая
в браузере Internet Explorer. Обратите внимание на вкладки с листами они на-
ходятся снизу.
Если вы хотите создать книгу только для чтения, в которую нельзя вносить из-
менения, то формат MHTML, вероятно, подойдет лучше всего (только у получа-
теля должен быть браузер, поддерживающий этот формат).
Рис. 7.2. Книга Excel, сохраненная в формате MHTML и открытая в браузере
44
Часть I. Книги и файлы
Совет 8. Генерирование списка имен файлов
В этом разделе будет рассказано, как получить список имен файлов, содержащих-
ся в каталоге, а затем отобразить этот список на листе.
Данный способ связан с использованием макрофункции Excel 4 XLM в имено-
ванной формуле. Такой метод удобен, поскольку позволяет относительно легко
выстроить на листе список имен файлов — обычно для этого требуются сложные
макросы VBA.
Откройте новую книгу, а затем выполните следующие действия для создания
именованной формулы.
1.	Выполните команду Формулы ► Присвоить имя, чтобы открыть диалоговое окно
Создание имени.
2.	Впишите в поле Имя название Список.
3.	Введите следующую формулу в поле Диапазон (рис. 8.1):
=ФАЙЛЫ(Лист1!$А$1)
4.	Нажмите ОК, чтобы закрыть окно Создание имени.
Рис. 8.1. Работа с диалоговым окном для создания именованной формулы
Обратите внимание: функция ФАЙЛЫ не относится к стандартным функциям рабо-
чего листа. Это макрофункция, написанная в сравнительно старом XLM-стиле и пред-
назначенная для использования на специальном листе макросов. Она принимает один
аргумент (путь к каталогу и описание файла) и возвращает массив имен файлов, со-
держащихся в данном каталоге и удовлетворяющих описанию файла.
Обычные формулы рабочего листа не могут использовать подобные XLM-
функции, а именованные формулы — моп г.
Определив именованную формулу, введите в ячейку А1 путь к каталогу и опи-
сание файла. Например:
F  \Backup\Excel\* *
Далее формула отображает первый найденный файл:
=ИНДЕКС(Список: 1)
Совет 8. Генерирование списка имен файлов
45
Если изменить второй аргумент на 2, то будет отображен второй найденный
файл и т. д.
На рис. 8.2 приведен пример. Путь и описание файла указаны в ячейке А1.
В ячейке А2 содержится следующая формула, скопированная далее по столбцу:
=ИНДЕКС(Список;СТРОКА()-1)
Функция СТРОКА, используемая здесь, генерирует ряд последовательных нату-
ральных чисел: 1, 2, 3 и т. д. Эти числа используются в качестве второго аргумента
функции ИНДЕКС. Обратите внимание: в ячейке А21 (и ниже) происходит ошибка.
Дело в том, что в каталоге содержится всего 19 файлов и формула пытается ото-
бразить имена несуществующих.
Если изменить каталог или описание файла в ячейке А1, то формулы обновля-
ются и выводят имена новых файлов.
А7	’ j : ’	А =ИНДЕКС(Список;СТРОКА()-1)
_________________А__________________j _В___________С________D Е
1	D:\Dima\pa3Hoe\Music\Depeche Mode\Depeche Mode - Delta Machine (2013)\*.*
2	01. Welcome To My World.mp3
4
5
6
L
8
9
10
11
12
13
14
15
02. Angel.mp3
03. Heaveh.mp3
04. Secret To The End.mp3
05. My Little Universe.mp3
06. Slow.mp3________________
07. Broken .mp3
08. The Child In$ide.mp3
09.SoftTouch Raw Nerve.mp3
10.	Should Be Higher .mp3
11.	Alone.mp3
12.	Soothe My Soul.mp3
13.	Goodbye .mp3
cover.jpg
Рис. 8.2. Использование XLM-макроса в именованной формуле позволяет создать
на листе список имен файлов
ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________________
Если вы пользуетесь такими приемами, то книгу нужно сохранить как файл с поддержкой
макросов (в формате *.xlsm или *.xls).
46
Часть I. Книги и файлы
Совет 9. Генерирование списка
названий листов
Странно, но в Excel невозможно напрямую сгенерировать список имен листов из
книги. В этом разделе рассказано, как создать список всех листов, содержащихся
в книге. Как и в предыдущем совете, здесь мы будем использовать макрофункцию
из Excel 4 XLM в именованной формуле.
Начнем с книги, в которой много рабочих листов или листов с диаграммами.
Выполните следующие действия, чтобы создать список названий листов.
1.	Вставьте новый лист, на котором будет находиться список.
2.	Выполните команду Формулы ► Присвоить имя, чтобы открыть диалоговое окно
Создание имени.
3.	Впишите в поле Имя название Список.
4.	Введите следующую формулу в поле Диапазон (рис. 9.1):
=ЗАМЕНИТЬ(ПОЛУЧИТЬ.РАБОЧУЮ.КНИГУ(1);1;НАЙТИ(" ]";ПОЛУЧИТЬ.РАБОЧУЮ.КНИГУ(1)
5.	Осталось нажать ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Создание имени.
Рис. 9.1. Работа с окном Создание имени для создания именованной формулы
Обратите внимание: в формуле используется функция ПОЛУЧИТЬ.РАБОЧУЮ.КНИГУ,
которая не относится к числу стандартных функций рабочего листа. Это макро-
функция, написанная в сравнительно старом XLM-стиле и предназначенная для
применения на специальном листе макросов. При использовании аргумента 1 она
возвращает массив имен листов, причем перед именем каждого листа указано на-
звание книги, откуда он взят. Функции ЗАМЕНИТЬ и НАЙТИ удаляют имя книги, со-
путствующее названию листа.
Чтобы сгенерировать имена листов, введите в ячейку А1 следующую формулу,
а затем скопируйте ее ниже по столбцу:
=ИНДЕКС(Слисок;СТРОКА())
Совет 9. Генерирование списка названий листов
47
На рис. 9.2 приведена данная формула для диапазона А1:А10. В книге семь
листов, поэтому формула возвращает ошибку #ССЫЛКА! при попытке отобразить
имя несуществующего листа. Чтобы избежать этого, измените формулу следу-
ющим образом:
=ЕСЛ ИОШИБКА(ИНДЕКС(Список;СТРОКАС));"")
| А1	’]  I X У f* h =ИНДЕКС( Список,'CTPOKAf))
__________А	В	С
1	|/|ист1 ~
2	Юг
3	Север
4	Запад
5	'Восток
6	(Итог
7	(Примечания
3	Г	«ССЫЛКА!
9	f	«ССЫЛКА!
10	[	«ССЫЛКА!
11	Г	«ССЫЛКА!
12	Г	«ССЫЛКА!
Рис. 9.2. Использование формулы для отображения списка имен листов
Список названий листов можно откорректировать, если вы будете добавлять,
удалять или переименовывать листы, но это не происходит автоматически. Чтобы
принудительно обновить формулы, нажмите Ctrl+Alt+F9. Если вы хотите, чтобы
имена листов автоматически обновлялись при пересчете книги, измените имено-
ванную формулу следующим образом, чтобы сделать ее меняющейся.
=ЗАМЕНИТЬ(ПОЛУЧИТЬ.РАБОЧУЮ.КНИ ГУ(1);1;НАЙТИ("]";ПОЛУЧИТЬ.РАБОЧУЮ.КНИГУ(1));"")
&ПТДАТАО)
Зачем может понадобиться список названий листов? На рис. 9.3 показано оглав-
ление, созданное с помощью ссылки ГИ П ЕРССЫЛ КА. В ячейке В1 записана следующая
формула:
=ГИПЕРССЫЛКА("#"&А1&"!А1":"Перейти по ссылке")
Щелкнув на гиперссылке, вы активизируете лист и выделяете ячейку А1. К со-
жалению, Excel не поддерживает гиперссылок, ведущих на лист с диаграммами,
поэтому при попытке сослаться на такой лист программа выдаст ошибку.
ПРИМЕЧАНИЕ ___________________________________________________
Если вы пользуетесь такими приемами, то книгу нужно сохранить как файл с поддержкой
макросов (в формате *.xlsm или *.xls).
48
Часть I. Книги и файлы
В2	 Г;	=ГИПЕРССЫЛКА("#"&А28"!А1";,,Перейти по ссылке")
	А	В	С	D	Е
1	Лист!	Перейти по ссылке
2	Юг	Перейти по ссылке 1
з	Север	Перейтипо ссылке
4	Запад	Перейти по ссылке
5	Восток	Перей ги по ссылке
6	Итог	Перейти по ссылке
7	Примечания	Перейти по ссылке
2		
Рис. 9.3. Создание списка гиперссылок
Совет 10. Применение тем документа
49
Совет 10. Применение тем документа
За годы работы я видел сотни созданных другими пользователями книг Excel.
Большинство имеет одну общую черту — они выглядят непривлекательно.
Дизайнеры Microsoft, стремясь помочь пользователям создавать более акку-
ратные документы, реализовали в Office 2007 новую концепцию, которая на-
зывается темами документа. Использование тем — простой способ задавать
в документе цвета, шрифты и различные графические эффекты. К тому же этот
метод практически исключает возможность ошибки. Самое приятное, что вы
можете почти мгновенно изменить внешний вид документа. Для применения
новой темы к рабочей книге достаточно нескольких щелчков кнопкой мыши.
Необходимо отметить, что темы действуют не только в Excel, но и в других при-
ложениях Office, поэтому компания может с легкостью разработать стандартное
оформление для всех своих документов.
Темы документа применимы к таким элементам книги Excel, как:
О ячейки и диапазоны, в которых используются цвета темы (а не стандартные
цвета);
О таблицы;
О диаграммы;
О условное форматирование (не всегда);
О спарклайны (они же искрографики);
О сводные таблицы;
О хронологические ленты и срезы PivotTable;
О фигуры;
О объекты SmartArt;
О объекты Word Art;
О цвета вкладок на листе.
На рис. 10.1 изображен" лист, на котором содержатся различные элементы
Excel. Во всех этих документах используется стандартная тема, называемая Office
Theme.
На рис. 10.2 вы видите тот же лист, но уже с другой темой. При другой теме
в документе изменяются шрифты, цвета (на скриншоте это не так очевидно) и гра-
фические эффекты диаграммы SmartArt.
Применение темы
На рис. 10.3 показаны варианты тем, которые вы увидите, выполнив команду Раз-
метка страницы ► Темы. Темы выведены для предварительного просмотра. Если вы
наведете указатель мыши на ту или иную тему, она отобразится на рабочем листе.
Выбрав понравившийся вариант, щелкните на нем, чтобы применить эту тему ко
всем листам книги.
50
Часть I. Книги и файлы
Рис. 10.1. Элементы этого листа имеют стандартное
форматирование
Рис. 10.2. Лист после применения другой темы
Тема применяется сразу ко всей книге. Невозможно использовать разные темы
на разных листах книги.
Задавая конкретную тему, вы заметите, что галереи различных элементов соот-
ветствуют ей. Например, варианты диаграмм, из которых вы можете выбирать,
меняются в зависимости от активной темы.
Совет 10. Применение тем документа
51
Office
Ион (конф... .Легкий дым
Сектор	Берлин
Глубина Грифель
I EJ
Стандартная Грань
Допускает... Капля
fjcl Поиск тем...
Щ Сохранить текущую тему...
Контур
Дамаск
Рис. 10.3. Встроенные варианты тем Excel
ПРИМЕЧАНИЕ __________________________________________________________
Поскольку в различных темах применяются различные шрифты разных размеров, переход
к другой теме может повлиять на компоновку рабочего листа. Например, в одной теме лист
может умещаться на одной странице, а в другой — только на двух неполных, поэтому иногда
перед применением новой темы может потребоваться откорректировать документ. Лучше
выбирать тему в самом начале работы, когда ваш файл еще почти пустой.
Настройка темы
В Office 2013 предлагается довольно много тем. Однако, если этого недостаточно,
можно менять их и даже создавать новые.
Обратите внимание: в группе Разметка страницы ► Темы содержится еще три
элемента управления: Цвета, Шрифты и Эффекты. С помощью этих инструментов
можно изменить всего одну из трех составляющих темы. Например, если вам
нравится тема Городская, но хочется сделать другой шрифт, примените ее, а потом
укажите ваше любимое семейство шрифтов, выбрав Разметка страницы ► Темы ►
Шрифты.
В каждой теме используется два шрифта (один — для заголовков, другой — для
основного текста). Иногда они совпадают. Если ни один из вариантов тем не под-
ходит, выполните команду Разметка страницы ► Темы ► Шрифты ► Настроить шрифты
для указания двух выбранных вами шрифтов (рис. 10.4). При выполнении коман-
ды Главная ► Шрифт ► Шрифты темы появится раскрывающийся список, в котором
сначала указаны два основных шрифта текущей темы.
52
Часть I. Книги и файлы
Создание новых шрифтов темы
Образец
Имя: [Другая 1
Заголовок
Основной текст основной текст
Основной текст
Шрифт заголовка:
[Trebuchet MS
Шрифт основного текста:
Ijfrajan Pro
Рис. 10.4. В этом диалоговом окне можно указать два основных шрифта
для темы
Пользуйтесь командой Разметка страницы ► Темы ► Цвета, чтобы выбрать новую
цветовую гамму. Кроме того, вы можете даже создать собственную цветовую гамму,
выбрав Разметка страницы ► Темы ► Цвета ► Настроить цвета. В данном случае откро-
ется диалоговое окно, изображенное на рис. 10.5. Обратите внимание: каждая тема
состоит из 12 цветов. Четыре цвета выделены для текста и фона, шесть — для ак-
центов, два — для гиперссылок. Первые 10 цветов находятся в элементе выбора
цветов для темы. По мере того как вы выбираете различные цвета, обновляется
содержимое панели Образец в диалоговом окне.
Рис. 10.5. Креативные пользователи могут попробовать задать собственную гамму цветов
для темы
Совет 10. Применение тем документа
53
Эффекты тем применяются к графическим элементам, в частности к объектам
SmartArt, фигурам и диаграммам. Эффекты тем настраивать нельзя.
Если вы настраиваете тему, пользуясь различными шрифтами и цветами, то
после этого можете сохранить новую тему, выполнив команду Разметка страницы ►
Темы ► Сохранить текущую тему. Созданные вами варианты будут появляться в списке
тем в категории Пользовательские. Файлы с этими темами можно будет использовать
и в других приложениях Office, например в Word и PowerPoint.
54
Часть I. Книги и файлы
Совет 11. Понятие о проблемах
совместимости в Excel
Самая новая версия Excel выпускается под названием Excel 2013, это 15-я версия по
счету. Нумерация версий в продуктах Microsoft немного запутанная: для Windows
было выпущено всего 12 версий Excel, первая называлась Excel 2, а номера 6 и 13
просто пропустили.
Кроме Excel 2013, по-прежнему широко используются еще три версии програм-
мы: Excel 2003, Excel 2007 и Excel 2010.
Если вы создаете книги для пользователей, работающих только с Excel 2013,
то этот совет можно пропустить, так как проблем с совместимостью у вас не воз-
никнет. Однако, если предполагается, что ваши книги будут использоваться
и в более ранних версиях программы, необходимо иметь представление о со-
вместимости.
Форматы файлов в Excel 2013
Современные форматы файлов Excel (все они появились в версии Excel 2007),
таковы:
О . xs 1 х — файл книги, не содержащий макросов;
О . xl sm — файл книги, содержащий макросы;
О . xl tx — шаблон книги, не содержащий макросов;
О . xl tm — шаблон книги, содержащий макросы;
О . xl sa — файл надстроек;
О . х 1 sb — бинарный файл, напоминающий старый формат . х] s, но пригодный для
работы с новыми функциями;
О . х 1 sк — файл резервной копии.
За исключением . xl sb, все перечисленные форматы являются «открытыми»
XML-файлами. Это означает, что формат файла не является проприетарным и дру-
гие приложения могут читать и изменять файлы такого типа.
©ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________
XML-файлы фактически являются текстовыми в ZIP-архивах. Если переименовать эти файлы
так, чтобы у них было расширение .zip, то их содержимое можно будет просмотреть с помо-
щью неккоторых ZIP-утилит — в частности, такая программа встроена в Windows. Любопыт-
ные читатели не пожалеют, если заглянут в недра рабочей книги Excel.
Пакет обеспечения совместимости Office
Как правило, пользователь, работающий с версией старше Excel 2007, не сможет
открывать книги, сохраненные в более новых форматах Excel. Однако Microsoft
позаботилась об этом и выпустила пакет совместимости для работы с Office 2003
и Office ХР.
Совет 11. Понятие о проблемах совместимости в Excel
55
Если пользователь Office 2003 или Office ХР установит пакет обеспечения со-
вместимости, он сможет открывать файлы, созданные в Office 2007 и выше, а также
сохранять файлы в новых форматах. Это правило распространяется на офисные
программы Excel, Word и PowerPoint. Пакет обеспечения совместимости не обо-
гащает старые версии какими-либо новыми возможностями — он просто позволя-
ет им открывать и сохранять файлы в новом формате.
Чтобы скачать пакет обеспечения совместимости для Microsoft, поищите его
в Интернете по запросу Office Compatibility Pack.
Важно понимать ограничения, связанные с совместимостью версий. Если кол-
лега и сможет открыть ваш файл, это не гарантирует, что все будет работать пра-
вильно и выглядеть одинаково.
Проверка совместимости
Если вы сохраняете книгу в одном из старых форматов файлов (например, . xl s,
который применялся в версиях старше Excel 2007), то Excel автоматически
запускает проверку совместимости. Данный инструмент идентифицирует эле-
менты вашей книги, которые могут потерять часть функций или измениться
внешне.
На рис. 11.1 изображено диалоговое окно Проверка совместимости. Нажмите
кнопку Выбрать версии для показа, чтобы ограничить проверку совместимости кон-
кретными версиями Excel.
Microsoft Excel Hf юверка совместимости
Число вхождений
I
.1
Найти Справка
Excel 97-2003
Продолжить
Некоторые свойства данной книги не поддерживаются более ранними
версиями Excel. Сохранение книги в выбранном формате приведет к потере или
ограничению функциональности этих свойств. Для сохранения книги нажмите
кнопку ‘Продолжить". Чтобы сохранить полный набор свойств, нажмите кнопку
"Отмена" а затем сохраните Файл в одном из новых форматов.
Сводка
Несущественная потеря точности
Книга содержит таблицу, к которой применен стиль
таблицы. В более ранних версиях Excel отсутствует
поддержка стилей таблиц.
Расположение: ‘Лист!'
0 Выполнить проверку совместимости при сохранении книги.
Рис. 11.1. Проверка совместимости — полезный инструмент, если вы хотите работать
с книгой совместно с коллегами
В нижней части окна проверки совместимости перечисляются потенциаль-
ные проблемы совместимости, которые могут возникнуть. Чтобы отобразить
результаты в удобочитаемом формате, нажмите кнопку Копировать на новый
лист.
56
Часть I. Книги и файлы
Не забывайте, что проблемы совместимости могут возникать и с Excel 2007,
и с Excel 2010, даже если учесть, что в этих версиях применяется тот же формат
файла, что и в Excel 2013. Разумеется, новые функции, появившиеся в Excel 2013,
не будут работать в более ранних версиях. Например, если вы добавите в табли-
цу срезы (новая функция, появившаяся в Excel 2013) и отправите файл колле-
ге, который работает с Excel 2010, срезы не отобразятся. Кроме того, формулы,
использующие новые функции рабочего листа, будут возвращать ошибку. Про-
верка совместимости позволяет идентифицировать и проблемы такого типа.
Совет 12. Об изменении настроек принтера
57
Совет 12. Об изменении настроек принтера
Если вы хотите быстро напечатать копию рабочего листа, воспользуйтесь функцией
быстрой печати. Один из способов доступа к этой возможности — команда Файл ► Печать
(откроется подменю Печать меню Файл). Здесь нужно нажать кнопку Печать.
Однако если заданные по умолчанию настройки печати вас не устраивают,
нужно кое-что откорректировать. Даже немного изменив настройки, можно зна-
чительно повысить качество печатного материала.
К сожалению, в Excel нет «универсального» раздела, в котором регулируются
настройки печати. Эти параметры корректируются в трех местах:
О подменю Печать меню Файл (Файл ► Печать);
О на вкладке Разметка страницы на ленте;
О в диалоговом окне Параметры страницы, которое открывается при нажатии стрел-
ки в нижнем правом углу в группе Параметры страницы на вкладке Разметка стра-
ницы на ленте; это окно можно открыть также из подменю Печать меню Файл.
В табл. 12.1 представлены все места, где в Excel 2013 можно выполнить различ-
ные настройки, связанные с печатью.
Таблица 12.1. Где можно изменять настройки принтера
Настройка	Экран Печать	Вкладка Разметка страницы на ленте	Диалоговое окно Параметры страницы
Количество копий	X		
Используемый принтер	X		
Что печатать	X		
Указание области печати на листе		X	X
Односторонняя или двусторонняя печать	X		
Печать с подборкой	X		
Ориентация	X	X	X
Размер бумаги	X	X	X
Коррекция полей	X	X	X
Определение разры- вов страниц вручную		X	
Указание повторя- ющихся строк и/или столбцов			X
Установка масштаби- рования печати		X	X
Печать или скрытие линий сетки		X	X
Печать или скрытие заголовков строк или столбцов		X	X
Продолжение &
58
Часть I. Книги и файлы
Таблица 12.1 (продолжение)
Настройка	Экран Печать	Вкладка Разметка страницы на ленте	Диалоговое окно Параметры страницы
Указание номера пер- вой страницы			X
Выравнивание вывода на странице по центру			X
Указание повто- ряющихся строк или столбцов			X
Определение верхних/ нижних колонтитулов и параметров			X
Указание того, как печатать комментарии к ячейкам			X
Определение порядка страниц			X
Указание черно-белого вывода на печать			X
Указание, как печатать ячейки с ошибками			X
Запуск диалоговых окон с настройками, касающимися печати			
После изучения данной таблицы процесс печати может показаться несколько
сложнее, чем он есть на самом деле. Важно запомнить: если вы никак не можете
найти ту или- иную настройку, то, скорее всего, она окажется в окне Параметры
страницы.
Часть II
Форматирование
В Excel есть множество возможностей форматирования, позволяющих оптимизи-
ровать внешний вид вашего документа. В этой части содержатся советы, связанные
с форматированием чисел, копированием форматов и т. п.
□	Совет 13. Работа с объединенными ячейками
□	Совет 14. Создание отступов для содержимого ячейки
□	Совет 15. Использование именованных стилей
□	Совет 16. Создание пользовательских числовых форматов
□	Совет 17. Применение пользовательских числовых
форматов при масштабировании значений
□	Совет 18. Создание маркированного списка
□	Совет 19. Заливка чередующихся строк с помощью
условного форматирования
□	Совет 20. Форматирование отдельных символов в ячейке
□	Совет 21. Использование инструмента Формат по образцу
□	Совет 22. Вставка водяного знака
□	Совет 23. Вывод текста и значения в ячейке
□	Совет 24. Как обойтись без подстановки шрифтов
при применении малых кеглей
□	Совет 25. Обновление старых шрифтов
Совет 13. Работа с объединенными ячейками
61
Совет 13. Работа с объединенными ячейками
Объединение ячеек — несложная процедура. При объединении две и более ячейки
сливаются в одну более крупную. Чтобы объединить ячейки, просто выделите их
и выполните команду Главная ► Выравнивание ► Объединить и поместить в центре.
Excel комбинирует выбранные ячейки и отображает содержимое в той, которая
находится в левом верхнем углу (содержимое выравнивается по центру).
Обычно ячейки объединяют, чтобы оптимизировать внешний вид рабочего
листа. Например, на рис. 13.1 изображен лист с четырьмя множествами объединен-
ных ячеек: В2:Н2, 12:02, А4:А8 и А9:13. Текст в объединенных ячейках в столбце А
записывается по вертикали.
Рис. 13.1. На листе четыре множества объединенных ячеек
Не забывайте, что в объединенных ячейках может содержаться только одна
единица информации, например значение, текст или формула. Если вы пытаетесь
объединить диапазон ячеек, в котором содержится более одной непустой ячейки,
Excel выдает предупреждение, что сохранится лишь информация из одной ячейки,
которая расположена ближе всего к левому верхнему углу диапазона.
Чтобы вновь разбить ячейки, выделите объединенную область и снова нажми-
те кнопку Объединить и поместить в центре.
Другие операции, связанные с объединением
Обратите внимание: кнопка Объединить и поместить в центре находится в раскры-
вающемся меню. Щелкнув на стрелке, вы увидите три дополнительные команды:
О Объединить по строкам — позволяет выбрать диапазон, а потом создать несколь-
ко объединенных ячеек (по одной на каждую выделенную строку);
О Объединить ячейки - действует почти как Объединить и поместить в центре, с той
лишь разницей, что содержимое из верхней левой ячейки не выравнивается по
центру (сохраняется исходное выравнивание по горизонтали);
О Отменить объединение ячеек — разбивка выделенной объединенной ячейки.
62
Часть II. Форматирование
Если в Excel требуется отображать длинный текст, удобно разбивать его на
строки в объединенных ячейках. Чтобы добиться этого, выделите объединенные
ячейки и выполните команду Главная ► Выравнивание ► Перенести текст. Пользуйтесь
элементами управления для выравнивания по горизонтали и вертикали в группе
Главная ► Выравнивание, чтобы откорректировать положение текста.
На рис. 13.2 изображен лист, на котором объединена 171 ячейка (19 строк в 9 столб-
цах). К тексту в объединенной области применен параметр Перенести текст.
С
D Е F G H
J К
1
2
Г
4
5
6
7
8
9
10
11
Й
13_
14
15
16
17
18
19
Многие пользователи Excel испытывают пещерную ненависть к объединению ячеек. Они
стараются не пользоваться этой возможностью и убеждают всех остальных'также от нее
отказаться. Но если вы понимаете ограничения этого подхода и потенциальные проблемы,
связанные с ним, то совсем не стоит полностью отказываться от объединения ячеек.
Вот несколько вещей, о которых стоит помнить:
0 Нельзя использовать объединенные ячейки в таблице, создаваемой методе м
«Вставка->Таблицы->Таб.лица». Эго понятно, поскольку табличная информация должна быть
согласована по строкам и столбцам. При объединении ячеек в таблице такая
согласованность нарушится.
0 Как правило, можно дважды щелкнуть по заголовку столбца или заголовку строки, чтобы
подогнать данные в строке или столбце, но такая возможность отсутствует, если в строке
или столбце есть объединенные ячейки. Вместо этого потребуется откорректировать
ширину столбца или высоту строки вручную.
0 Объединенные ячейки также могут влиять на сортировку и фильтрацию. Это еще одна
причина, по которой объединение ячеек в таблицах не допускается. Если у вас есть
диапазон данных, который нужно отсортировать или отфильтровать, то не пользуйтесь
о бъединение м яч еек.
0 Наконец, объединенные ячейки могут вызывать проблемы, связанные с макросами VBA.
Например, при объединении ячеек в диапазоне A1:D1, команда VBA наподобие следующей.
Рис. 13.2. Здесь 171 ячейка объединена в одну
Потенциальные проблемы, которые могут
возникнуть с объединенными ячейками
Многие пользователи Excel испытывают пещерную ненависть к объединению яче-
ек. Они стараются не пользоваться этой возможностью и убеждают всех остальных
также от нее отказаться. Но если вы понимаете ограничения этого подхода и по-
тенциальные проблемы, связанные с ним, то совсем не стоит полностью отказы-
ваться от объединения ячеек.
Вот несколько вещей, о которых стоит помнить.
О Нельзя использовать объединенные ячейки в таблице, создаваемой методом
Вставка ► Таблицы ► Таблица. Это понятно, поскольку табличная информация
должна быть согласована по строкам и столбцам. При объединении ячеек в та-
блице такая согласованность нарушится.
О Как правило, можно дважды щелкнуть на заголовке столбца или строки, чтобы
подогнать данные в строке или столбце, но такая возможность отсутствует, если
Совет 13. Работа с объединенными ячейками
63
в строке или столбце есть объединенные ячейки. Вместо этого нужно откоррек-
тировать ширину столбца или высоту строки вручную.
О Объединенные ячейки также могут влиять на сортировку и фильтрацию. Это
еще одна причина, по которой объединение ячеек в таблицах не допускается.
Если у вас есть диапазон данных, которые нужно отсортировать или отфиль-
тровать, не пользуйтесь объединением ячеек.
О Объединенные ячейки могут вызывать проблемы, связанные с макросами VBA.
Например, при объединении ячеек в диапазоне A1:D1 командой VBA наподобие
следующей программа выделит четыре столбца (программист явно хотел не
этого):
Columns("B:B").Select
Нахождение всех объединенных ячеек
Чтобы узнать, есть ли на листе объединенные ячейки, выполните следующие дей-
ствия.
1.	Нажмите CtrL+F, чтобы открыть диалоговое окно Найти и заменить.
2.	Убедитесь, что в поле Найти ничего нет.
3.	Нажмите кнопку Параметры, чтобы раскрыть окно.
4.	Нажмите кнопку Формат, чтобы открыть диалоговое окно Найти формат, в кото-
ром указывается искомое форматирование.
5.	В окне Найти формат выберите вкладку Выравнивание и установите флажок
Объединение ячеек.
6.	Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Найти формат.
7.	В окне Найти и заменить нажмите кнопку Найти все.
Excel отобразит на листе все объединенные ячейки (рис. 13.3). Щелкните на
адресе в списке — объединенная ячейка станет активной.
Разбивка всех объединенных ячеек
Ниже описан быстрый способ разбить все объединенные ячейки, имеющиеся на
листе.
1.	Выделите все ячейки на рабочем листе. Чтобы сделать это быстро, можно щелк-
нуть на треугольнике, расположенном на пересечении заголовков строк и за-
головков столбцов.
2.	Щелкните на вкладке Главная.
3.	Если команда Объединить и поместить в центре выделена, выполните ее.
©ПРИМЕЧАНИЕ ________________________________________________________
Если на этапе 3 команда Объединить и поместить в центре не выделена, это означает, что на
листе нет объединенных ячеек. Если выполнить эту команду, когда все ячейки выделены, все
17179869184 ячейки рабочего листа будут объединены.
64
Часть II. Форматирование
Найти | Заменит^
Найти:
[3 ^читывать регистр
Q Ячейка целиком
Область поиска: | формула?
Найти и заменить
tea.”?'
Формах... *]
Параметра
Найти все
Найти далее


?
Книга Лист Имя Ячейка Значение Формула
Книга?" ® Лист!	caj j s-
Книга?	Лист!	$Б$1
Книга?	Лист!	$А$2
Книга?	Лист!	$812
Книга?	Лист!	$А$3
Книга?	Лист!	$В$3
Книга?	Лист!	$А$4
Книга?	Лист!	$В$4
Книга?	Лист!	$А$5
Книга?	Лист!	$В$5
Книга?	Лист!	$А$6
Книга?	Лист!	$В$6
Книга?	Лист!	i^SI
38 ячеек найдено
Рис. 13.3. Поиск всех объединенных ячеек на рабочем листе
Альтернативы для объединения ячеек
В некоторых случаях можно воспользоваться командой Excel Объединить по строкам
в качестве альтернативы объединению ячеек. Эта команда удобна для центриро-
вания текста сразу в нескольких столбцах. Выполните следующие действия.
1.	Введите текст, который следует центрировать в ячейке.
2.	Выделите ячейку с текстом и дополнительные ячейки рядом с ней.
3.	Нажмите Ctrl+1, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек.
4.	В окне Формат ячеек щелкните на вкладке Выравнивание.
5.	В разделе Выравнивание выберите раскрывающийся список По горизонтали и ука-
жите в нем вариант По центру выделения.
6.	Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Формат ячеек.
Текст будет выровнен по центру в выделенном диапазоне ячеек.
Еще одна альтернатива объединению ячеек заключается в использовании над-
писи. Это особенно удобно при работе с текстом, который должен отображаться
вертикально. На рис. 13.4 приведен пример надписи, в которой выведен вертикаль-
ный текст. Чтобы добавить надпись, выполните команду Вставка ► Текст ► Надпись,
отрисуйте надпись на листе, а потом введите текст. Пользуйтесь инструментами
форматирования текста вкладки Главная, чтобы корректировать текст, а также ин-
Совет 13. Работа с объединенными ячейками
65
струментами контекстной вкладки Средства рисования ► Формат, чтобы вносить
другие изменения (например, скрывать контур надписи).
1
з
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
1Z
15
16
17
18
19
н
а
Д
п
и
с
ь
2
Надпись 1
।_____________
Рис. 13.4. Применение надписи в качестве альтернативы изменению ячеек
66
Часть II. Форматирование
Совет 14. Создание отступов
для содержимого ячейки
Содержимое ячейки может быть выровнено по левому или правому краю, а также
по центру. Как вы, вероятно, знаете, в Excel по умолчанию текст выравнивается по
левому краю, а числа — по правому. В большинстве случаев именно такое вырав-
нивание данных и требуется.
Однако, если столбец с текстом расположен правее столбца с цифрами, инфор-
мацию будет сложно читать. На рис. 14.1 приведен такой пример. Вся информация
записана в таблице со стандартным выравниванием, но она была бы более удобо-
читаемой, если бы мы оставили более широкий промежуток между цифрами и тек-
стом.
	А	В	' С		D
1	Ног/ерю !ёнтг 0 ля 0 В jpcc. 0			•ОРОДЙП
2		54 Петров	32	Минск
3		87 Иванов	34	Гомель
4		1355 Семенов	29	Москва
5		65 Козлов	51	Киев
6		236 Баранов	27	Харьков
7		57 Котов	31	Минск
8		5 Медведев	30	Москва
Рис. 14.1. Удобство чтения таблицы можно повысить,
если применить отступы для текста
Многие пользователи не знают, что в ячейках Excel можно делать отступы — как
слева, так и справа. К сожалению, соответствующая команда находится за преде-
лами ленты. Необходимо выделить ячейки, а потом перейти на вкладку Выравни-
вание диалогового окна Формат ячеек (рис. 14.2). Чтобы быстро попасть в это окно,
можно щелкнуть на пиктограмме для открытия диалоговых окон в нижнем правом
углу группы Главная ► Выравнивание.
Пользуйтесь вращающимся счетчиком (спиннером), чтобы указать желаемый
размер отступа. Как правило, значения 1 достаточно, но не бойтесь эксперименти-
ровать. Попробуйте также поработать с раскрывающимся списком По горизонтали,
чтобы выбрать положение отступа — по левому краю (Отступ) или по правому краю
(отступ). Нажмите кнопку ОК — положение текста изменится соответствующим
образом.
На рис. 14.3 изображена таблица после изменения отступов. Действительно,
читать стало значительно удобнее. Как альтернативный вариант, вы могли бы при-
менить отступы к значениям в столбце Номер клиента, чтобы задать свободное
пространство после каждого числа. Любой из этих вариантов улучшит читаемость
информации.
Совет 14. Создание отступов для содержимого ячейки
67
F13	’ ! : i X	Si
A	BCD
1	Номер клиента ДИмя ’ Д	Возраст Д	Город Д
2	54 Петров	32	Минск
3	87 Иванов	34	Гомель
4	1355 Семенов	29	Москва
5	65 Козлов	51	Киев
б	236 Баранов	27	Харьков
7	57 Котов	31	Минск
8	5 МедведеЕ	30	Москва,
Рис.14.3. Читать текст с такими отступами гораздо удобнее
68
Часть II. Форматирование
Совет 15. Использование именованных
стилей
В течение многих лет именованные стили остаются одной из самых недооцененных
возможностей Excel. Они позволяют с легкостью применять набор заранее задан-
ных параметров форматирования к ячейке или диапазону ячеек. Именованные
стили не только помогают экономить время, но и обеспечивают единообразное
оформление рабочих листов.
Для именованного стиля можно указать значения вплоть до шести различ-
ных атрибутов (атрибуты соответствуют вкладкам диалогового окна Формат
ячеек), таких как:
О числовой формат;
О выравнивание (по горизонтали и вертикали);
О шрифт (тип, размер, цвет);
О границы;
О заливка (цвет фона);
О защита (защищаемые ячейки и скрытие формул).
Потенциал стилей очевиден, если изменить какой-нибудь компонент стиля.
Изменение автоматически применяется ко всем ячейкам, которым присвоен
данный именованный стиль. Предположим, вы применяете определенный стиль
к десятку ячеек, которые разбросаны по всему листу. Позже вы приходите к вы-
воду, что шрифт в этих ячейках должен иметь кегль 14, а не 12. В таком случае
вам не придется менять шрифт во всех ячейках, достаточно просто отредактиро-
вать определение стиля. Во всех ячейках, относящихся к данному стилю, изме-
нения произойдут автоматически.
Работа с меню Стили ячеек
В Excel есть десятки готовых стилей. Чтобы применить их, откройте меню Стили
ячеек (оно находится в группе Главная ► Стили). На рис. 15.1 показаны готовые
стили, имеющиеся в галерее. Чтобы применить стиль к выделенной ячейке или
диапазону ячеек, просто щелкните на нужном стиле. Обратите внимание: в га-
лерее есть возможность предварительного просмотра. Если навести указатель
мыши на вариант стиля, то этот стиль временно применяется к выделенной об-
ласти и вы можете его оценить. Чтобы изменения вступили в силу, просто щелк-
ните на нем.
Задав стиль для ячейки, вы можете применять к ней и дополнительное форма-
тирование с помощью любых методов, рассматриваемых в этой части. Изменения
форматирования, применяемые в ячейке, не влияют на остальные ячейки, в которых
используется этот же стиль.
Чтобы работать со стилями максимально эффективно, лучше избегать допол-
нительного форматирования. Попробуйте создать новый стиль (о том, как это
делается, рассказано ниже в данном разделе).
Совет 15. Использование именованных стилей
69
Хороший, плохой и нейтральный
Обычный ' Нейтральный
Данные и модель
Плохой	Хороший
Ввод	[Вывод
I Вычисление
Контрольна,..
Пояснение
Примечание
Связанная я... Текст преду...
11аэв тния и зато ловки
Засолов... Заголовок 2 Заголовок 3
Заголовок 4 Итог  Назван...
Стили ячеек с темой
20% — экце...
20% — акце
20% — акце...
20% — акце. 20% —акце... 20% — акце...
Числовой форм—
Денежный Денежный [0] Процентный Финансовый Финансовы...
Е51 Создать стиль ячейки...
Объединить стили...
Рис. 15.1. Работа с меню Стили ячеек и применение именованных стилей
Изменение существующего стиля
Чтобы изменить существующий стиль, откройте меню Стили ячеек, щелкните пра-
вой кнопкой мыши на интересующем вас стиле и в контекстном меню выполните
команду Изменить. Excel отобразит диалоговое окно Стиль, показанное на рис. 15.2.
В данном примере вы видите настройки стиля Обычный, который по умолчанию
применяется для всех ячеек. Определения стилей отличаются в зависимости от
темы, которая активна в документе.
Рис. 15.2. Диалоговое окно Стиль для изменения именованных стилей
70
Часть II. Форматирование
По умолчанию во всех ячейках используется стиль Обычный. Ниже пошагово
описано, как с помощью стилей можно изменить шрифт, применяемый по умол-
чанию во всей вашей книге.
1.	Выполните команду Главная ► Стили ► Стили ячеек — Excel отобразит список сти-
лей, доступных для книги, открытой в данный момент.
2.	Щелкните правой кнопкой мыши на стиле Обычный и выберите в контекстном
меню пункт Изменить — откроется диалоговое окно Стиль, в котором перечисле-
ны актуальные параметры стиля Обычный.
3.	Нажмите кнопку Формат — появится окно Формат ячеек.
4.	Щелкните на вкладке Шрифт и выберите гарнитуру и кегль шрифта, которые вы
хотите задать по умолчанию.
5.	Нажмите ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Стиль.
6.	Еще раз нажмите ОК, чтобы закрыть окно Стиль.
Во всех ячейках, использующих стиль Обычный, шрифт изменится на только
что заданный вами. Можно изменять любые атрибуты форматирования в любом
стиле.
Создание новых стилей
Наряду с применением готовых стилей, встроенных в Excel, можно создавать соб-
ственные. Эта возможность бывает весьма кстати, поскольку так вы можете быстро
и единообразно применить ваши любимые параметры форматирования.
Чтобы создать новый стиль на базе ячейки, отформатированной нужным об-
разом, выполните следующие действия.
1.	Выделите ячейку и сделайте в ней форматирование, которое хотите включить
в новый стиль. Можете пользоваться любыми параметрами форматирования,
которые доступны в диалоговом окне Формат ячеек.
2.	Отформатировав ячейку по своему усмотрению, откройте меню Стили ячеек
и выберите пункт Создать стиль ячейки — откроется диалоговое окно Стиль, в ко-
тором будет предложено обобщенное название для стиля. Обратите внимание:
здесь есть замечание по примеру, указывающее, что стиль создается по примеру
актуальной ячейки.
3.	У кажите название нового стиля в поле Имя стиля. Флажки, установленные в этом
окне, указывают текущие параметры форматирования, применяемые в ячейке.
По умолчанию установлены все флажки.
4.	ЕслгГвы не хотите, чтобы в стиле учитывались одна или несколько категорий
форматирования, снимите флажки для соответствующих параметров.
5.	Нажмите ОК, чтобы создать стиль и закрыть диалоговое окно.
По выполнении всех этих операций новый пользовательский стиль будет до-
ступен в меню Стили ячеек. Пользовательские стили доступны только в книге,
в которой они были созданы. О том, как копировать свои стили,’будет рассказано
в следующем подразделе.
Совет 15. Использование именованных стилей
71
SBK ПРИМЕЧАНИЕ _________________________________________________________
Параметр Защита в диалоговом окне Стиль определяет, может ли пользователь изменять ячей-
ки, которым присвоен тот или иной стиль. Данный параметр действует, только если активизи-
ровать защиту листа — для этого нужно выполнить команду Рецензирование ► Изменения ►
Защитить лист.
Объединение стилей из других книг
Следует помнить, что пользовательские стили сохраняются вместе с той книгой,
в которой они были созданы. Если вы создали несколько собственных стилей, то,
конечно, не хотите заново воссоздавать их во всех новых книгах Excel. Гораздо удоб-
нее объединять имеющиеся стили с пользовательскими стилями из других книг.
Чтобы это сделать, откройте две книги: ту, в которой содержатся интересующие
вас пользовательские стили, и ту, в которой вы хотите стили объединить. В той
книге, из которой вы хотите взять стили, откройте галерею Стили ячеек и выполните
команду Объединить стили. В диалоговом окне Объединение стилей появится список
всех книг, открытых в настоящий момент. Выберите ту, в которой содержатся ин-
тересующие вас стили, и нажмите кнопку OK. Excel скопирует стили из выбранной
вами книги в активную.
Можно создать своеобразную «контрольную книгу», в которой будут содер-
жаться все ваши пользовательские стили. Так вы всегда будете знать, с какой
книгой объединять стили.
72
Часть II. Форматирование
Совет 16. Создание пользовательских
числовых форматов
Excel предоставляет достаточно много встроенных числовых форматов, однако
возможны ситуации, в которых ни один вам не подойдет. В таком случае попро-
буйте создать собственный (пользовательский) числовой формат. Это делается на
вкладке Число диалогового окна Формат ячеек (рис. 16.1). Простейший способ ото-
бразить это окно — нажать сочетание Ctrl+1. Можно также щелкнуть на стрелке
в правом нижнем углу группы Число (Главная ► Число).
Число | Выравнивание ' Шрифт {~Границя Заливка | Защита*]
Общий
Числовой
Денежный
Финансовый
Дата
Время
Процентный
Дробный
Экспоненциальный
Текстовый
До полн ите л ьн ы й
'Формат ячеек
Числовые форматы:
Образец
(все Форматы)
Рис. 16.1. Создание пользовательских числовых форматов на вкладке Число диалогового окна
Формат ячеек
Введите код числового формата, используя один из существующих кодов в качестве образца.
Многие пользователи Excel, в том числе опытные, стараются обходиться без
создания собственных числовых форматов, так как считают этот процесс слишком
трудоемким. На самом деле сложность пользовательских числовых форматов
сильно преувеличена.
Для создания числового формата нужно указать серию кодов как строку чис-
лового формата. Чтобы создать пользовательский числовой формат, выполните
следующие действия.
1. Нажмите Ctrl+1, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек.
. 2. Щелкните на вкладке Число и выберите на ней категорию (все форматы).
3. Введите ваш собственный формат в поле Тип.
Совет 16. Создание пользовательских числовых форматов
73
В табл. 16.1 и 16.2 приведены примеры кодов, с помощью которых можно соз-
давать собственные числовые форматы.
4. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Формат ячеек.
Фрагменты строки числового формата
В строке для пользовательского-формата вы можете указывать различные коды
форматов для четырех категорий значений: положительные числа, отрицательные
числа, нулевые значения, текст. Разделительным знаком между кодами для каж-
дой категории служит точка с запятой. Коды распределяются по четырем секциям,
разделяемым точками с запятой:
Positive format; Negative format; Zero format; Text format
Ориентируйтесь на следующие общие принципы, чтобы определить, в скольких
из этих секций требуется задать значения:
О если в вашей строке формата используется только одна секция, эта строка при-
меняется ко всем числовым значениям;
О если вы указываете две секции, параметры первой действуют для положительных
значений и нуля, а параметры второй секции — для отрицательных значений;
О при применении трех секций первая определяет формат положительных зна-
чений, вторая — отрицательных, третья — нулевых значений;
О если вы пользуетесь всеми четырьмя секциями, параметры четвертой секции
применяются к тексту, присутствующему в ячейке.
В следующем примере пользовательского числового формата для всех типов
значений указаны собственные параметры:
[Green]General;[Red]-General;[Bl ackJGeneral;[Blue]General
В данном примере мы пользуемся тем, что у цветов есть собственные специ-
альные коды. Цвет значения в ячейке, в которой применяется такой пользователь-
ский числовой формат, разный в зависимости от значения. При применении дан-
ного формата положительные числа имеют зеленый цвет, отрицательные — красный,
нулевые — черный, текстовые — голубой. Кстати, если вы пользуетесь условным
форматированием Excel, цвет ячеек удобно ставить в зависимость от их содержи-
мого.
©ПРИМЕЧАНИЕ ____________________________________________________________
Работая над созданием собственного числового формата, не забудьте о поле Образец на
вкладке Число диалогового окна Формат ячеек. В этом поле вы видите значение активной
ячейки, зависящее от строки формата, записанной в поле Тип. Обязательно тестируйте ваши
пользовательские числовые форматы на примере следующих данных: положительное зна-
чение, отрицательное значение, нулевое значение, текст. Часто создать собственный чис-
ловой формат с первой попытки не удается. Всякий раз при редактировании строки форма-
та она добавляется в список. Когда вы наконец сделаете строку, которая соответствует всем
вашим требованиям, откройте диалоговое окно Формат ячеек и удалите результаты преды-
дущих неудачных попыток.
74
Часть II. Форматирование
Коды пользовательских числовых форматов
В табл. 16.1 кратко описаны коды, доступные при создании пользовательских фор-
матов.
Таблица 16.1. Коды, используемые.при создании пользовательских числовых форматов
Код	Эффект
Основной	Отображает число в формате Основной
#	Служит числовым джокерным символом, который показывает только значащие цифры, не отображая незначащие нули
0 (нуль)	Служит числовым джокерным символом, который отображает не- значащие нули, но лишь при условии, что в числе меньше цифр, чем количество нулей, указанных для данного формата
?	Служит джокерным символом, который добавляет пробелы для не- значащих нулей по обе стороны от десятичного разделителя. Таким образом, в моноширинном шрифте десятичные разделители вы- равниваются друг с другом. Используется также в дробных числах с переменным количеством знаков
	Отображает десятичный разделитель
%	Отображает процентное значение
	Отображает разделитель разрядов
Е- Е+ е- е+	Отображает экспоненциальную запись
$ — + /(): пробел	Отображает актуальный символ
\	Отображает следующий символ в данном формате
*	Повторяет следующий символ до заполнения столбца по ширине
_ (подчеркивание)	Оставляет пробел, равный ширине следующего символа
"текст"	Отображает текст в двойных кавычках
	Служит джокерным символом для текста
[цвет]	Отображает символ в заданном цвете и может принимать в качестве значения любую из следующих строк (регистр неважен): Black, Blue, Cyan, Green, Magenta, Red, White или Yellow
[ЦВЕТ п]	Отображает соответствующий цвет в палитре, где п — число от 0 до 56
[условное значение]	Позволяет задавать собственные критерии для каждого раздела в числовом формате
В табл. 16.2 приведены коды, используемые при создании пользовательских
форматов даты и времени.
Таблица 16.2. Коды, применяемые при создании пользовательских форматов даты и времени
Код	Эффект
М	Месяц в виде числа без ведущих нулей (1-12)
mm	Месяц в виде числа с ведущими нулями (01-12)
mmm	Сокращенное название месяца (Янв — Дек)
mmmm	Полное название месяца (Январь — Декабрь)
mmmmm	Первая буква в названии месяца (Я — Д)
d	День в виде числа без ведущих нулей (1-31)
Совет 16. Создание пользовательских числовых форматов
75
Код	Эффект
dd	День в виде числа с ведущими нулями (01-31)
ddd	Сокращенное название дня (Вс — Сб)
dddd	Полное название дня (Воскресенье — Суббота)
уу или уууу	Год в виде двузначного числа (00-99) или четырехзначного числа. (1900-9999)
h или hh	Час как число без ведущих нулей (0-23) или с ведущими нулями (00-23)
m или mm	Минута как число без ведущих нулей (0-59) или с ведущими нулями (00-59)
s или ss	Секунда как число без ведущих нулей (0-59) или с ведущими нулями (00-59)
[]	Значения часов больше 24 или минут/секунд больше 60
АМ/РМ	12-часовая запись времени или без индикатора АМ/РМ, если в часах используется 24-часовое время
76
Часть II. Форматирование
Совет 17. Применение пользовательских
числовых форматов при масштабировании
значений
Если вы работаете с большими числами, то, возможно, захотите выразить их
в тысячах или миллионах, а не выводить значение целиком. Например, значение
132432 145 можно отобразить в миллионах так: 132,4.
Для подобного масштабирования значений следует использовать собствен-
ные числовые форматы. Разумеется, при вычислениях, в которые вовлечена
данная ячейка, будет использоваться полное (точное) числовое значение. Фор-
матирование касается лишь того, как записывается число. Чтобы перейти к соз-
данию пользовательского числового формата, откройте диалоговое окно Формат
ячеек (для этого нажмите Ctrl+1). Затем перейдите на вкладку Число и выберите
категорию (все форматы). Запишите ваш пользовательский числовой формат
в поле Тип.
В табл. 17.1 приведены примеры числовых форматов, в которых значения мас-
штабируются в миллионах.
Таблица 17.1. Примеры отображения значений в миллионах
Значение	Числовой формат	Отображение
123456789	#,### (+2 пробела)	123
1.23457Е+11	#,### (+2 пробела)	123457
1000000	#,### (+ 2 пробела)	1
5000000	#,### (+2 пробела)	5
-5000000	#,### (+ 2 пробела)	-5
0	#,### (+ 2 пробела)	(пусто)
123456789	#,###.00 (+2пробела)	123,46
1.23457Е+11	#,###.00 (+2 пробела)	123457,00
1000000	#,###.00 (+ 2 пробела)	1.00
5000000	#,###.00 (+2 пробела)	5,00
-5000000	#,###.00 (+2 пробела)	-5,00
0	#,###.00 (+ 2 пробела)	,00
123456789	#,### "М"	123М
1.23457Е+11	#,### "М"	123457М
1000000	#,### "М"	1М
-5000000	#,### "М"	-5М
123456789	#,###.0 "М"_);(#,###.0 "М)";0.0”М"_)	123,5М
1000000	#,###.0 "М"_);(#,###.О "М)";0.0 "М”_)	1,0М
-5000000	#,###.0 "М''_);(#,###.0 М)";0.0"М"_)	(5,ОМ)
0	#,###.0 "М"_);(#,###.0 "М) ";0.0 М"_)	о,ом
В табл. 17.2 вы найдете примеры числовых форматов, в которых значения мас-
штабируются в тысячах.
Совет 17. Применение пользовательских числовых форматов при масштабировании значений 77
Таблица 17.2. Примеры отображения значений в тысячах
Значение	Числовой формат	Отображение
123456	#,### (+1 пробел)	123
1234565	#,### (+1 пробел)	1,235
-323434	#,### (+ 1 пробел)	-323
123123.123	#,### (+ 1 пробел)	123
499	#,### (+1 пробел)	(пусто)
500	#,### (+ 1 пробел)	1
500	#,###.00 (+1 пробел)	,50
В табл. 17.3 приведены примеры числовых форматов, в которых значения мас-
штабируются в сотнях.
Таблица 17.3. Примеры отображения значений в сотнях
Значение	Числовой формат	Отображение
546	0","00	5,46
100	0","00	1,00
9890	0", "00	98,90
500	0",”00	5,00
-500	0","00	-5,00
0	0",'00	0,00
78
Часть II. Форматирование
Совет 18. Создание маркированного
списка
В текстовых редакторах, например в Microsoft Word, вы без труда можете создать
маркированный список элементов. В Excel отсутствует именно такая функция, но
ее несложно сымитировать.
Использование маркера
Чтобы сгенерировать маркер, нажмите клавишу Alt и наберите на дополнитель-
ной числовой клавиатуре 0149. Если такая клавиатура на вашем устройстве от-
сутствует, нажмите клавишу Function и введите эти числа с помощью обычных
клавиш.
На рис. 18.1 изображен список, в котором каждому элементу предшествуют
маркер и пробел. В ячейках применяется форматирование «перенос текста». Если
элемент занимает неполную строку, то отступ в тексте не применяется. В марки-
рованном списке многострочный текст обычно получает отступ — так, чтобы он
выравнивался с началом первой строки.
вз ’ ।	| х /
А	В
•	Встреча в офисе
•	Провес™
презентацию
1	• Сдел ать	ад
Рис. 18.1. Добавление маркера перед каждым элементом
Рассмотрим другую попытку достичь того же эффекта (рис. 18.2). Здесь нам
понадобится два столбца. В столбце А находится символ, располагающийся в ниж-
нем правом углу ячейки. В столбце В содержится текст.
На рис. 18.2 также показан нумерованный список. Ячейки, содержащие номе-
ра, используют следующий пользовательский числовой формат, в котором ото-
бражается десятичная точка, но не показываются десятичные символы:
General".
ПРИМЕЧАНИЕ ________________________t_______________________________
Разумеется, в качестве маркера вы можете использовать любой символ. Откройте меню
Вставка ► Символ ► Символ, чтобы отобразить (и вставить) символы из любого шрифта, уста-
новленного в вашей системе.
Совет 18. Создание маркированного списка
79
АВ	CD
2
Встреча в
•	офисе
i
Провести
•	презентацию
Сделать
•	доклад
Встреча в
1.	офисе
Провести
презента
2.	цию
Сделать
3.	доклад
Рис. 18.2. Использование дополнительного столбца для маркированного
или нумерованного списка
Использование объектов SmartArt
В Excel есть еще один способ создания маркированного списка — с помощью объ-
ектов SmartArt. Перейдите в раздел Вставка ► Иллюстрации ► SmartArt и выберите
стиль схемы.
На рис. 18.3 изображена схема SmartArt в стиле Вертикальный маркированный
список. Этот объект свободно располагается в окне, его можно легко переместить
либо изменить его размеры. В приведенном примере использовано минимальное
форматирование, но вы можете значительно изменить внешний вид элементов
SmartArt.
Е	F	G	Н	I	J	К	L
|<Спйссж
•	Встреча в офисе
•	Провести презентацию
•	Сделать доклад
Рис. 18.3. Применение объекта SmartArt для представления маркированного списка
80
Часть II. Форматирование
Совет 19. Заливка чередующихся строк
с помощью условного форматирования
При создании таблицы (Вставка ► Таблицы ► Таблица) ее можно отформатировать,
чтобы строки с двумя вариантами заливки чередовались. Благодаря такому фор-
матированию таблицы получаются более удобочитаемыми.
В этом разделе я расскажу, как создать в любом диапазоне данных череду-
ющуюся окраску строк с помощью условного форматирования. Этот метод — дина-
мический: если вставлять или удалять строки в области условного форматирования,
то распределение заливки также автоматически обновляется.
Отображение чередующейся заливки
На рис. 19.1 вы видите пример. Вот как применить чередующуюся окраску к стро-
кам.
1.	Выберите диапазон ячеек для форматирования.
2.	Выполните команду Главная ► Условное форматирование ► Создать правило. От-
кроется диалоговое окно Создание правила форматирования.
3.	В разделе Выберите тип правила укажите вариант Использовать формулу для опре-
деления форматируемых ячеек.
4.	Введите следующую формулу в поле Форматировать значения, для которых сле-
дующая формула является истинной:
ОСТАП СТРОКА();2)=0
5.	Нажмите кнопку Формат. Откроется диалоговое окно Формат ячеек.
6.	В этом окне выберите вкладку Заливка и укажите цвет заливки.
7.	Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Формат ячеек, затем еще раз на-
жмите ОК, чтобы закрыть окно Создание правила форматирования.
При таком условном форматировании используется функция СТРОКА (возвра-
щающая номер строки) и функция ОСТАТ (возвращающая остаток деления ее перво-
го аргумента на второй аргумент). Для ячеек из четных строк функция ОСТАТ воз-
вращает значение 0, и форматирование применяется к ячейкам этих строк.
Чтобы обеспечить чередование столбцов, используйте вместо функции СТРОКА
функцию СТОЛБЕЦ.
Заливка ячеек в шахматном порядке
Следующая формула является вариантом примера из предыдущего подраздела.
Она применяет чередующееся форматирование к строкам и столбцам так, что та-
блица получает двухцветную заливку в шахматном порядке. На рис. 19.2 вы види-
те результат применения следующей формулы:
ОСТАП СТРОКА () ; 2)ОСТАТ(СТОЛБЕЦ() ;2)
Совет 19. Заливка чередующихся строк с помощью условного форматирования
81
Рис. 19.1. Использование условного форматирования для чередующейся заливки четных
и нечетных строк
Рис. 19.2. Заливка ячеек в шахматном порядке, полученная в результате условного
форматирования
Заливка групп строк
Рассмотрим еще один вариант заливки строк. Следующая формула применяет
чередующуюся заливку не к отдельным строкам, а к их группам. Мы имеем
четыре идущие друг за другом строки без заливки, далее подряд четыре строки
с заливкой и т. д.
=0СТАТ(ЦЕЛОЕ((СТРОКА()-1)/4)+1;2)
Если вас интересует группа другого размера, измените 4 на другое значение.
Например, следующая формула позволяет применить чередующуюся заливку
к группам по две строки. На рис. 19.3 показан результат этой операции.
=0СТАТ(ЦЕЛОЕ((СТРОКА() -1) /2)+1;2)
82
Часть II. Форматирование
Рис. 19.3. С помощью условного форматирования создано три группы строк
с чередующейся заливкой
Совет 20. Форматирование отдельных символов в ячейке
83
Совет 20. Форматирование отдельных
символов в ячейке
Форматирование в Excel, конечно, не происходит по принципу «все или ничего».
В некоторых случаях может потребоваться отформатировать отдельные символы
в рамках одной ячейки.
©ПРИМЕЧАНИЕ ________________________________________________
Эта техника применима только к ячейкам, в которых содержится текст. Если в ячейке нахо-
дится числовое значение или формула, такой метод не сработает.
Чтобы применить форматирование к отдельным символам внутри текстовой
строки, нужно сначала выделить эти символы. Можно щелкнуть кнопкой мыши
и перетащить указатель на панель Формулы. Другой способ — дважды щелкнуть на
ячейке, а потом щелкнуть и перетащить указатель, выделив таким образом нужные
символы в этой ячейке. Более эффективный способ выделения отдельных симво-
лов — сначала нажать клавишу F2, а затем переходить между отдельными симво-
лами с помощью клавиш управления курсором. Можно при этом удерживать
нажатой клавишу Shift и нажимать клавиши управления курсором для непосред-
ственного выбора символов.
Когда нужные символы будут выделены, измените форматирование с помощью
соответствующих элементов управления. Например, выделенный текст можно
оформить как жирный, курсив либо задать ему новый цвет; вы можете даже при-
менить иной шрифт. Если щелкнуть на ячейке с текстом правой кнопкой мыши,
то появится контекстная панель инструментов, с помощью которой можно изменить
форматирование выделенных символов.
На рис. 20.1 приведено несколько примеров ячеек, в которых отформатированы
отдельные символы.
К сожалению, двух полезных инструментов форматирования нет ни на ленте,
ни на контекстной панели инструментов. Речь идет о верхнем и нижнем индексе.
Если вы хотите оформить часть символов как верхние и нижние индексы, открой-
те вкладку Шрифт в диалоговом окне Формат ячеек. Выделив текст для форматиро-
вания, нажмите CtrL+1.
А __________I__________В
1	Кирилл и Мефодий	Кирилл и Мефодий 	. 	.	 _ 		 - _ 		
2	Кирилл и Мефодий	Кирилл и Мефодий
Рис. 20.1. Примеры форматирования отдельных символов
84
Часть II. Форматирование
Совет 21. Использование инструмента
Формат по образцу
Вероятно, вы замечали в разделе Главная ► Буфер обмена ленты маленькую кисточ-
ку, под которой скрывается команда Формат по образцу. Этот инструмент позволя-
ет легко скопировать форматирование ячейки — он предоставляет больше возмож-
ностей, чем многие полагают.
При использовании данного инструмента копируются все составляющие фор-
матирования из исходного диапазона, в частности числовые форматы, границы,
объединение ячеек и условное форматирование.
Основы форматирования по образцу
Вот как в упрощенном виде используется инструмент Формат по образцу.
1.	Выделите ячейку, форматирование которой хотите скопировать.
2.	Выполните команду Главная ► Буфер обмена ► Формат по образцу. Указатель мыши
станет похожим на кисть, напоминая, что начинается работа в режиме Формат
по образцу (рис. 21.1).
3.	Нажав кнопку мыши, выделите другой диапазон.
4.	Отпустите кнопку мыши, и исходное форматирование будет скопировано.
На втором этапе работы можно щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенной
ячейке и выбрать из контекстного меню пункт Формат по образцу.
Обратите внимание: эта команда зависит от мыши. Форматирование по образ-
цу не может выполняться с клавиатуры.
	А	В	С	D	Е
1	Месяц	Сумма j		Имя	Город 
2	Январь	893			
3	Февраль	568			
4	Март	900			
5	Апрель	999			
6	Май	654			
7	Июнь	562			
8	Июль	456			
9	Август	325			
10	Сентябрь	789			
11	Октябрь	458			]
12	Ноябрь	867			
13	Декабрь	888			
	Л-Л						
Рис. 21.1. Копирование форматирования ячейки с помощью инструмента Формат по образцу
Совет 21. Использование инструмента Формат по образцу
85
Варианты применения форматирования
по образцу
В предыдущем подразделе вы узнали, что если выделить диапазон ячеек, то
можно применить содержащееся в нем форматирование к другому диапазону
ячеек, щелкнув кнопкой мыши всего на одной ячейке. Форматирование при-
меняется к целевому диапазону такого же размера, какой был у исходного диа-
пазона.
Далее, если дважды щелкнуть кнопкой мыши на кнопке Формат по образцу, Excel
продолжит работать в таком режиме, пока вы сами это не отмените. Таким образом,
вы можете скопировать желаемый формат в несколько диапазонов ячеек. Чтобы
выйти из режима форматирования по образцу, нажмите клавишу Esc или снова
щелкните на значке Формат по образцу.
Режим форматирования по образцу также можно применять для удаления
всего форматирования из диапазона ячеек и возврата этого диапазона в его перво-
зданный вид. Сначала выделите ячейку, не содержащую форматирования. После
этого щелкните на значке Формат по образцу и охватите с помощью кнопки мыши
желаемый диапазон.
Форматирование по образцу можно применять и к целым строкам или столб-
цам. Например, если вы хотите удалить все форматирование с отдельного
листа, выделите неформатированную ячейку, щелкните на значке Формат по
образцу, а потом нажмите кнопку Выделить все на пересечении границ строки
и столбца.
Инструмент Формат по образцу можно использовать с фигурами и другими
объектами, например с картинками. Просто выделите объект, нажмите кнопку
Формат по образцу, а потом щелкните на другом объекте. На рис. 21.2 приведен
пример копирования форматов фигур с помощью инструмента Формат по об-
разцу.
Рис. 21.2. Использование форматирования по образцу для копирования формата фигуры
86
Часть П. Форматирование
©ПРИМЕЧАНИЕ ____________________________________________________
При всей многофункциональности инструмент Формат по образцу не работает с диаграм-
мами.
Как бы ни был удобен инструмент Формат по образцу, он не позволяет совершать
некоторые операции, и они выполняются иными способами. Например, нельзя
скопировать один диапазон, выделить другой и перенести в последний только
форматирование, воспользовавшись командой Главная ► Вставить ► Сохранить исход-
ное форматирование (И).
Совет 22. Вставка водяного знака
87
Совет 22. Вставка водяного знака
Водяной знак — это картинка или текст, отображаемые на печатной странице. Это
может быть логотип компании или какое-нибудь слово, например «черновик».
В Excel нет специальной команды для создания водяного знака, но его можно
добавить, вставив изображение в верхний или нижний колонтитул страницы
(рис. 22.1).
Рис. 22.1. Отображение водяного знака на странице
Рассмотрим, как это делается.
1.	Найдите на вашем жестком дис^е картинку, которую собираетесь использовать
в качестве водяного знака.
2.	Выполните команду Вид ► Режимы просмотра книги ► Разметка страницы.
3.	Щелкните в центральной части верхнего колонтитула и выполните команду
Работа с колонтитулами ► Элементы колонтитулов ► Рисунок. Откроется диалоговое
окно Вставить рисунок.
4.	Нажмите кнопку Обзор, найдите и выделите изображение, которое выбрали на
этапе 1 (или выберите подходящую картинку в любом из других предлагаемых
источников).
5.	Нажмите кнопку Вставить, чтобы изображение попало на страницу.
6.	Щелкните кнопкой мыши за пределами верхнего колонтитула, чтобы посмо-
треть, что получилось.
7.	Чтобы выровнять изображение по центру в верхней части страницы, щелк-
ните в центральной части верхнего колонтитула и несколько раз нажмите
Enter перед кодом &[Р1 cture]. Следует поэкспериментировать и определить,
88
Часть И. Форматирование
сколько таких нажатий требуется, чтобы расположить рисунок по центру
документа.
8.	Если требуется откорректировать изображение, например сделать его светлее,
щелкните кнопкой мыши в центральной части верхнего колонтитула, а потом
выполните команду Работа с колонтитулами ► Элементы колонтитулов ► Формат
рисунка. Пользуйтесь элементами управления, находящимися на вкладке
Рисунок диалогового окна Формат рисунка, чтобы откорректировать изображе-
ние.
9.	Возможно, потребуется поэкспериментировать с настройками, чтобы обеспечить
удобочитаемость текста на листе.
На рис. 22.1 приведен пример использования изображения в верхнем колонти-
туле (символ защиты авторских прав) в качестве водяного знака. Аналогичный
эффект достигается, когда в области верхнего колонтитула записывается обычный
текст (например, слово «черновик»).
Совет 23. Вывод текста и значения в ячейке
89
Совет 23. Вывод текста и значения в ячейке
Если в какой-либо отдельной ячейке вам нужно отобразить и значение и текст, то
в Excel это можно сделать тремя способами, такими как:
О конкатенация;
О функция ТЕКСТ;
О пользовательский числовой формат.
Допустим, в ячейке А1 содержится значение. Где-то еще на вашем листе есть
ячейка, в которой вы хотите отобразить текст Итого вместе с этим значением. По-
лучится примерно так:
Итого: 594.34
Разумеется, слово «Итого» можно было бы записать в ближайшей к зйачению
ячейке слева. Однако в этом разделе будут рассмотрены три способа представления
обоих фрагментов информации в одной ячейке.
Применение конкатенации
Следующая формула обеспечивает конкатенацию текста «Итого» со значением из
ячейки А1:
="ИтогО:"&А1
Это решение тривиально, но в нем есть одна проблема. Результатом формулы
является текст, а не числовое значение, поэтому такая ячейка не может приме-
няться в числовой формуле. Кроме того, числовая часть информации будет ото-
бражаться без всякого форматирования. Например, формула может вернуть такой
результат:
Итого': 1594.34320933
Применение функции ТЕКСТ
Другое решение — воспользоваться функцией ТЕКСТ, которая отображает значение
в заданном числовом формате:
=ТЕКСТ(А1;.Итого: '"'$#.0,00")
Данная формула вернет примерно такой результат:
Итого.: $1,594.34
Второй аргумент функции ТЕКСТ представляет собой строку числового форма-
та — именно с такими строками вы работали ранее, когда учились создавать поль-
зовательские числовые форматы. Числовая часть информации форматируется,
поэтому данный метод вам подходит. Однако эта формула не только выглядит не-
аккуратно (из-за двойных кавычек), но и имеет такой же недостаток, как и итог
предыдущего примера: результат получается нечисловым.
90	Часть II. Форматирование
Применение пользовательского числового
формата
Если вы хотите отобразить в ячейке и текст и значение, но при этом по-прежнему
иметь возможность использовать это значение в числовой формуле, можно при-
менить пользовательский числовой формат.
Чтобы добавить текст, сначала создайте пользовательский числовой формат
и запишите текст в кавычках. В данном примере подойдет следующий числовой
формат:
"Итого: "$#.0.00
В ячейке есть текст, но Excel тем не менее трактует ее содержимое как числовое
значение, поэтому вы можете использовать эту ячейку в различных формулах при
вычислениях.
Совет 24. Как обойтись без подстановки шрифтов при применении малых кеглей
91
Совет 24. Как обойтись без подстановки
шрифтов при применении малых кеглей
Если вы укажете кегль шрифта меньше 8, то заметите, что цифры в столбце пере-
станут правильно выравниваться. Дело в том, что в таком мелком шрифте Excel
использует необычные (непропорциональные) кегли. Как правило, все числовые
символы одного кегля занимают одинаковое пространство по горизонтали — поэто-
му и получается такое стройное выравнивание. Однако ширина конкретных число-
вых символов при этом может различаться. Например, символ 1 уже, чем символ 0.
На рис. 24.1 изображен лист со столбцами чисел, имеющих разные кегли шрифта.
Все хорошо, пока не попадается шрифт мельче 8. В столбце Е (кегль 7) символ 1 за-
нимает очень мало места. В столбце F (кегль 6) числа 5 и 7 также получаются очень
узкими.
			font substitution	xlsx - Excel		- □ X	
	А	8	C	D	E	F	G
1	Calibri 11 pt	Calibri 10-pt	Calibri 9-pt	Calibri 8 pt	Calibri 7* pt	Calibri 6-ot	
2	00000000	00000000	00000000	00000000	00000006	oooooooo	
3	11111111	11111111	11111111	11111111	1111Ш1	1ИИП1	
4	22222222	22222222	22222222	22222222	22222222	22222222	
5	33333333	33333333	33333333	33333333	33333333	33333333	
6	44444444	44444444	44444444	44444444	44444444	«4444*4*	
7	55555555	S5555S5S	55555555	55555555	55555555	55555555	
8	66666666	66666666	66666666	66666666	66666666	6666666*	
9	ПТПТП	77777777	77777777	77777777	77777777	ПППП	
10	888Я8888	88888888	88888888	38888883	66869888	86888666	
11	99399999	99999999	99999999	99999939	99Э99989	39333333	
12								
-							
	<	»	| Sheet3 |	(+)						
Рис. 24.1. Шрифты разных размеров с включенной функцией подстановки шрифтов
Подстановка шрифтов срабатывает также, когда вы масштабируете лист с помощью
ползунка Масштаб в статусной строке. Иногда при уменьшении масштаба значения
превращаются в последовательности хеш-символов (#####). По-видимому, точка
такого превращения у разных шрифтов различается в зависимости от размера исходно-
го шрифта. При работе со шрифтом 11-го кегля, задаваемым по умолчанию, Excel
переключается на другой шрифт при уменьшении на 75 %.
Можно отменить в Excel такую подстановку шрифтов для самых мелких раз-
меров, но для этого потребуется внести изменения в реестр Windows.
ПРИМЕЧАНИЕ ________________________________________________________
Редактирование реестра может быть опасно, если вы не совсем понимаете, что делаете.
Леред внесением изменений в реестр всегда создавайте резервную копию. Если вы не
умеете редактировать реестр, попросите кого-то, кто имеет такой опыт, либо вообще про-
пустите этот совет.
92
Часть II. Форматирование
Выполните следующие действия.
1.	Закройте Excel.
2.	Нажмите в Windows кнопку Пуск и запустите программу regedi t.ехе (Редактор
реестра).
3.	В Редакторе реестра перейдите к следующему ключу (разделу):
HKEY_CURRENT_USER\Softwa ге\Ml crosoft\Off1ce\15.0\Excel\Opti ons
4.	Выбрав его, откройте Правка ► Создать ► Параметр DWORD. Запись будет названа
Новый параметр # 1.
5.	Щелкните правой кнопкой мыши на этой записи и выберите в контекстном
. меню пункт Переименовать. Назовите запись FontSub.
6.	Дважды щелкните на записи FontSub. Откроется диалоговое окно Изменение
параметра DWORD.
7.	В поле Значение укажите 0 (система счисления — шестнадцатеричная или деся-
тичная — не имеет значения), как показано на рис. 24.2.
8.	Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Изменение параметра DWORD.
9.	Выполните команду Файл ► Выход, чтобы покинуть Редактор реестра.
Рис. 24.2. Использование Редактора реестра для добавления нового параметра
в реестр Windows
После перезапуска Excel вы обнаружите, что в программе больше не применя-
ется подстановка для самых мелких шрифтов. Если подстановка шрифтов отклю-
чена, то мелкий шрифт будет несколько сложнее читать, зато числа по-прежнему
Совет 24. Как обойтись без подстановки шрифтов при применении малых кеглей
93
будут выравниваться правильно, а при уменьшении масштаба не будут возникать
последовательности ####.
На рис. 24.3 изображен тот же лист, что и на рис. 24.1, но после отключения
подстановки шрифтов.
1		2	3	4	5	6	
1	Cnlibri 11-pt	Calibrl 10-pt	Calibri 9-pt	Calibri 8-pt	Calibri 7-pt	Calibri 6-pt	
2	000000	000000	000000	000000	ocwoo	oooooo	
3	111111	111111	111111	ШШ	mm	111111	
4	222222	222222	222222	222222	222222	222222	
5	313333	333333	333333	333333	333333	333333	
6	444444	444444	444444	444444	444444	444444	
7	555555	555555	555555	555555	555555	555555	
8	666666	666666	666666	bt-bbbt	666666	666666	
9	777777	777777	ТПТП	777777	777777	777777	
10	888888	’ 888888	888888	888898	888888	883S86	
11	999999	999999	999999	999399	999999	999999	
Рис. 24.3. Шрифты разного размера, подстановка шрифтов отключена
94
Часть II. Форматирование
Совет 25. Обновление старых шрифтов
После установки Microsoft Office в вашу систему добавляется несколько новых
шрифтов, и они используются при создании рабочих книг. Конкретный набор
шрифтов, используемых по умолчанию, может различаться — в зависимости от
активной темы документа.
©ПЕРЕКРЕСТНАЯ ССЫЛКА ______________________________________________
Об использовании тем документа подробнее было рассказано в совете 10.
Если вы используете стандартную тему Office (действующую по умолчанию),
то для заголовков применяется шрифт Cambria, а для основного текста — Calibri.
Если вы откроете книгу, которая была сохранена в версии старше Excel 2007, то
старые шрифты (возможно, Arial) не будут обновлены. Внешняя разница между
листом со старыми шрифтами и листом с новыми просто поразительна. Достаточ-
но сравнить лист Excel 2003 и лист Excel 2013, чтобы убедиться: второй лист го-
раздо более удобочитаем и выглядит намного аккуратнее.
На рис. 25.1 вы видите книгу, созданную в Excel 2003.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11~
12
13
14
1S
ids Max 9. Трюки и эффекты (+OVD)
3ds Маг 8 (*С0)	С Бондаренко, М. Ьондаренк
3ds Мах 8 на 100 % (+CD>	В Верстак, С. Бондаренко, М
3ds Max 8 Библи гека пользователя (+CD)	С. Бондаренко, М. Бондаренк
3ds Мах 8. Секреты мастерства '+CD)	В. Верстак
3ds Max Ч. Трюки и эффекты (+CD)	С. Бондаренко, М. Бондаренк
3ds Мах 9 на 100 % f* DVD)	В. Верстак
3ds Max 9. Библиотека пользователя DVD)	С. Бондаренко. М. Бондаренк!
3ds Max 9. Секреты мастерства (+DVD)	В. Верстак
J ds Max 9. Трюки i эффекты (+DVD)	С. Бондаренко, М. Бондаренк
3ds Max за 21 дрнь	Т. Волкова, Н. Шевченко
3ds max. Легкий старт	С. Бондаренко, М. Бондаренк
3ds max. Моделирование трехмерных сцен (*CD)	М. Маров
3ds max. Реальная анимация и виртуальная реальж	М. Маров
Iris Мам Иклпл илггрпгтня Пппцгшвртнпр ктллн- '	R Прпгтяк	
Рис. 25.1. В этой книге, созданной в Excel 2003, основной текст записан шрифтом Arial с кеглем 10
Чтобы обновить шрифты, использованные в книге, созданной в старой версии
Excel, выполните следующие действия.
1.	Нажмите Ctrl+N, чтобы создать новую пустую книгу.
2.	Активизируйте книгу, в которой требуется обновить старые шрифты.
3.	Выполните команду Главная ► Стили ► Объединить стили. Откроется диалоговое
окно Объединение стилей.
4.	В данном окне выберите книгу, созданную на этапе 1, и нажмите OK. Excel задаст
вопрос, хотите ли вы объединить одноименные стили. В ответ нажмите кнопку Да.
Совет 25. Обновление старых шрифтов
95
В результате будут объединены шрифты во всех ячейках, кроме тех, в которых
используется дополнительное форматирование (задан иной шрифт, применяется
жирный шрифт или курсив, текст и заливка фона — нестандартного цвета). Чтобы
изменить шрифт в таких ячейках, сделайте следующее.
1.	Выделите любую ячейку.
2.	Выполните команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Заменить или
просто нажмите Ctrl+H. Откроется диалоговое окно Найти и заменить.
3.	Убедитесь, что в окне видны две кнопки, которые называются Формат. В про-
тивном случае нажмите в этом окне кнопку Параметры, чтобы расширить его.
4.	Нажмите верхнюю кнопку Формат, чтобы открыть окно Найти формат.
5.	В этом диалоговом окне откройте вкладку Шрифт.
6.	Из списка Шрифт выберите название шрифта, который вы хотите заменить (ве-
роятно, это будет Arial, который в старых версиях применялся по умолчанию),
а потом нажмите ОК, чтобы закрыть окно Найти формат.
7.	Нажмите нижнюю кнопку Формат, чтобы открыть диалоговое окно Заменить
формат.
8.	В этом окне перейдите на вкладку Шрифт.
9.	Из списка Шрифт выберите название шрифта, который вы хотите использовать
вместо старого (вероятно, это будет Calibri), а потом нажмите ОК, чтобы закрыть
диалоговое окно Заменить формат.
10.	В окне Найти и заменить нажмите кнопку Заменить все, чтобы везде заменить
старый шрифт на новый.
На рис. 25.2 показана книга Excel 2003 после обновления шрифта.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
А	в	
,	Название Л		
3dsMax8(+CO)	G Бондаренко, М. Бонд аре к к.	
3ds Мах 8 на 100 % (+CD)	В. Верстак, С. Бондаренко, М.	
3ds Мах 8. Библиотека пользователя (+CD)	С Бондаренко, №1. Бондаренк.	
3ds Мах 8. Секреты мастерства (+CD)	В. Верстак	
3d» Мах 8. Трюки и эффекты (+CD)	С. Бондаренко, М. Бонд арен к.	
3ds Мах 9 на 100 % >DVD)	В. Верстак	
Jds Max 9. Библиотека пользователя (+DVD)	С. Бондаренко, М. Бондаренко	
3d 5 Мах 9. Секреты мастерства (-DVD)	В. Верстак	
*ds Мах 9. Трюки и эффекты (+DVO)	с. ьондаренко, w Бондаренко	
3ds Мах за 21 день	Т. Волкова, Н. Шевченко	
>ds max Легкий старт	С. Бондаренко, М. Еондаренк,	Ё
I3ds max. Моделирование )рехмерных сцен (+CD)	М. Маров	
|3ds max. Реальная анимация и виртуальна), реальности	М. Маров	
|3ds Мах. Школа мастерства. Полноцветное издание (+'	В. Верстак	
J	.	,		
Рис. 25.2. В этой книге Excel в качестве стандартного шрифта используется Calibri с кеглем 11

Часть III
Формулы
Основная возможность, предоставляемая в электронной таблице, — это работа
с формулами. В этой части собраны советы, описывающие работу с формулами.
Данные советы помогут вам сделать рабочую книгу еще полезнее.
□	Совет 26. Изменение размеров строки формул
□	Совет 27. Отслеживание формул с ячейками из любого места
□	Совет 28. Некоторые приемы работы с автосуммой
□	Совет 29. Определение случаев, в которых используются
абсолютные и смешанные ссылки
□	Совет 30. Как избежать отображения ошибок в формулах
□	Совет 31. Создание названий на уровне рабочего листа
□	Совет 32. Использование именованных констант
□	Совет 33. Отправка персонализированной электронной
почты из Excel
□	Совет 34. Поиск точного значения
□	Совет 35. Двухкоординатный поиск
□	Совет 36. Поиск по двум столбцам
□	Совет 37. Расчет американских праздничных дней
□	Совет 38. Вычисление возраста человека
□	Совет 39. Работа с датами до 1900 года
□	Совет 40. Отображение «живого» календаря в диапазоне
ячеек
□	Совет 41. Возврат последней непустой ячейки в столбце
или строке
□	Совет 42. Различные методы округления чисел
□	Совет 43. Преобразование единиц между различными
системами измерения
□	Совет 44. Подсчет неповторяющихся записей в диапазоне
□	Совет 45. Использование функции АГРЕГАТ
□	Совет 46. Точное копирование диапазона формул
□	Совет 47. Использование возможностей фонового
контроля ошибок
□	Совет 48. Использование надстройки Inquire (Запрос
электронной таблицы)
□	Совет 49. Скрытие и защита формул
□	Совет 50. Использование функции ДВССЫЛ
□	Совет 51. Редактирование формул в диалоговых окнах
□	Совет 52. Преобразование вертикального диапазона
в таблицу
Совет 26. Изменение размеров строки формул
99
Совет 26. Изменение размеров строки
формул
В старых версиях Excel при редактировании ячейки, содержащей длинную форму-
лу или большой текст, ее содержимое часто заслоняет целый лист. На рис. 26.1 вы
видите лист из Excel 2003 с выделенной ячейкой, содержащей длинный текст. Об-
ратите внимание: достаточно много ячеек заслоняется развернутой панелью фор-
мул. В Excel 2007 и выше эта проблема решена.
R Mitra soft Excel - agreementxfs
Elk	Insert Fjirmet loots fiata	НФ
a --.Al	/ КШ1 flfl
Type s qnrstion for help

w Sheet!/
| SOFTWARE LICENSE AGREEMENT
This Software License Agreement ГAgreement") is made and effective this date by and between “Developer" and “Licensee"
'. Developer has developed and licenses to users its software program marketed under the name SuperMacroFantastic (the “Software ")
Licensee desires to utilize a copy of the Software
NOW. THEREFORE, rn consideration ot the mutual promises set forth herein, Developer and Licensee agree as follows
1	License
Developer hereby giants to Licensee a perpetual non-e «elusive, limited license to use the Software in the United States of America as
set forth in this Agreement
2	Restrictions
Licensee shall not modify, copy, duplicate. reproduce, license or subheense the Software, or transfer ot convey the Software or any
right in the Software to anyone else without the prior wiitlen consent ot Developer, provided that Licensee may make one copy of flip
Software for backup or archival purposes
In consideration for the grant of the license and the use ot the Software. Licensee agrees to pay Developer the sum ot $2900
4	Warranty ot Title
Developer hereby represents and warrants to Licensee that Developer is the owner ot the Software or otherwise has the right to grant to
k Licensee the rights set forth m this Agreement In the event any breach or threatened breach of the foregoing representation and
warranty, Licensee's sole remedy shall be to require Developer or to either i) procure, at Developer's expense, the right to use the
Software, >i) replace the Software oi any part thereof that is in breach and replace it with Software of comparable functionality that does
not cause any breach, or ns) refund to Licensee the full amount of the license fee upon the return of the Software and all copies thereof
to Developer
6 Warranty of Functionality
A For a period of [period functionality of software is warranted| following delivery of the Software to Licensee (the ’Warranty Period").
Developer warrants that the Software shall perform in all material respects according to the Developer's specifications concerning the
Software when used with the appropriate computer equipment In the event of any breach oi alleged breach of this warranty. Liscensee
shall promptly notify Developer and return the Software to Developer at Licensees expense Licensee's sole remedy shall be that
Developer shall correct the Software so that it operates according to the warranty This warranty shall not apply to the Software и
rarerdiried by anyone or if used improperly or on an operating environment not approved by Licensor
w
Рис. 26.1. В старых версиях Excel при редактировании ячейки, содержащей длинную формулу
или большой текст, ее содержимое часто заслоняет целый лист
В правой части поля Строка формул в Excel 2013 справа есть маленькая стрелка.
Если щелкнуть на ней, панель расширится. Чтобы изменить высоту строки формул,
ее также можно потянуть за нижний край с помощью кнопки мыши. Не менее по-
лезна и комбинация клавиш Ctrl+Shift+U. Она переключает строку формул между
двумя размерами по ширине: либо одна строка, либо предыдущий размер. Если
развернутая строка формул недостаточно высока, чтобы отобразить весь текст
активной ячейки, то справа от этой панели появляется полоса прокрутки.
На рис. 26.2 приведен пример строки формул, размер которой изменен. Как
видите, при увеличении высоты этой строки текст на листе не заслоняется. Вся
информация рабочего листа выводится под строкой формул. Строку формул мож-
но увеличить почти до полной высоты листа (но как минимум одна строка с ячей-
ками всегда остается видимой).
100
Часть III. Формулы
Рис. 26.2. При изменении высоты строки формул можно с гораздо большим удобством
редактировать длинные формулы и текст, не упуская из виду ячеек таблицы
Можно изменять не только высоту, но и ширину строки формул. Щелкните
кнопкой мыши и потащите три точки, расположенные справа от поля Имя. По мере
того как это поле расширяется, строка формул сужается.
Совет 27. Отслеживание формул с ячейками из любого места
101
Совет 27. Отслеживание формул с ячейками
из любого места
Когда вы работаете с большой табличной моделью, бывает целесообразно отсле-
живать только значения из наиболее важных ячеек по мере того, как в другие вво-
дятся данные. Эта задача упрощается благодаря элементу Окно контрольного значе-
ния. С его помощью можно отслеживать любое количество ячеек независимо от
того, какие книга или лист активны в настоящий момент. Эта функция позволяет
сэкономить время, избавившись от прокрутки и переключения между вкладками
листа и окнами книг.
Об окне контрольного значения
Для того чтобы открыть окно контрольного значения, выполните команду Форму-
лы ► Зависимости формул ► Окно контрольного значения. Чтобы отслеживать значение
ячейки, нажмите в этом окне кнопку Добавить контрольное значение. Откроется диа-
логовое окно Добавление контрольного значения, в котором следует указать интересу-
ющую вас ячейку. В этом окне можно задать сразу несколько ячеек, выделив диапазон
либо щелкая на отдельных ячейках, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl.
Для каждой ячейки в окне контрольного значения отображаются названия
книги, листа и ячейки (при его наличии), адрес ячейки, актуальное значение и фор-
мула (при ее наличии).
Excel сохраняет информацию о ячейках в окне контрольного значения даже
между сессиями. Если вы закроете книгу, в которой есть ячейки, отслеживаемые
в окне контрольного значения, ячейки будут удалены из окна. Однако как только
вы снова откроете эту книгу, ячейки появятся там опять.
На рис. 27.1 показано окно контрольного значения, в котором отслеживается
несколько ячеек.
Окно контрольного значения
г7д Добавить контрольное значение... Удалить контрольное значение
Книга Лист Имя Ячейка
Книга!	Лист!	R1C1
Книга!	Лист!	R.1C2
Книга!	Лист!	R1C3
Книга!	Лист!	R2C1
Книга!	Лист!	R2C2
Книга!	Лист!	R2C3
<	,	..................2.
Значение
Формула
Часть 3
Часть 4
На рисунке 26-2...
Excel 20!3
Рис. 27.1. Использование окна контрольного значения
для отслеживания значений формул с ячейками
Настройка окна контрольного значения
Окно контрольного значения является областью задач. Внешний вид этого окна
можно настроить, выполнив одно из следующих действий.
102
Часть III. Формулы
О Щелкните на границе окна и потяните ее с помощью мыши, чтобы изменить
размер области задач.
Q Если перетащить область задач к границе окна с книгой Excel, то оно фиксиру-
ется в этом месте, а не остается незакрепленным.
О Можно щелкать на границах заголовков и перетаскивать их, чтобы менять ши-
рину отображаемых столбцов. Если до отказа потянуть границу столбца влево,
этот столбец будет скрыт.
О Можно щелкнуть на одном из заголовков, чтобы отсортировать содержимое
окна по этому столбцу.
Навигация в окне контрольного значения
Окно контрольного значения может помочь и при навигации. Если при работе вам
придется часто переключаться между различными рабочими листами, добавьте по
ячейке с каждого из этих листов. Чтобы активизировать нужную ячейку, просто
дважды щелкните на ней кнопкой мыши в окне контрольного значения.
©ПРИМЕЧАНИЕ _________________________________________________
К сожалению, в Excel 2013 такая возможность навигации предоставляется только в активной
книге. Иными словами, если вы дважды щелкнете в окне контрольного значения на ячейке,
относящейся к какой-то другой книге, эта книга не станет активна. Не знаю, сделано это на-
меренно или является багом Excel 2013.
Совет 28. Некоторые приемы работы с автосуммой
103
Совет 28. Некоторые приемы работы
с автосуммой
Практически любому пользователю Excel известна кнопка Автосумма. Эта команда
настолько популярна, что на ленте ее можно найти в целых двух местах — в группе
Главная ► Редактирование1, а также в группе Формулы ► Библиотека функций.
Щелкните на ячейке и нажмите эту кнопку. Excel проанализирует данные,
окружающие активную ячейку, и предложит формулу СУММ. Если предложенный
диапазон верен, снова нажмите кнопку Автосумма (или Enter), и формула будет
вставлена. Если передумаете, нажмите не Enter, a Esc.
Не допускайте, чтобы в суммируемом диапазоне оказывались пустые ячейки.
При наличии пустой ячейки Excel неверно идентифицирует весь диапазон. Если
Excel неверно определит диапазон, который требуется суммировать, просто вы-
берите верный диапазон сами и нажмите клавишу Enter.
Получить доступ к инструменту Автосумма можно и с клавиатуры. Нажатие
клавиш Alt и = дает тот же эффект, что и щелчок на значке автосуммы.
С помощью кнопки Автосумма можно вставлять и формулы других типов. Обра-
тите внимание на стрелку, которая находится в правой части этой кнопки. Щелкнув
на ней, вы увидите четыре дополнительные функции — Среднее, Счетчик, Максимум
и Минимум (соответственно СРЗНАЧ, СЧЁТ, МАКС и МИН) (рис. 28.1). При щелчке на любом
из этих элементов предлагается соответствующая формула. Вы найдете здесь также
вариант Другие функции, при выборе которого открывается диалоговое окно Вставка
функции. Оно же открывается выполнением команды Формулы ► Библиотека функций ►
Вставить функцию, а также при нажатии кнопки fx слева от строки формул.

е - Ц” Вставить ’
Удалить -
pg Формат •
Среднее
Ячейки
Счетчик
Рис. 28.1. Использование кнопки Автосумма для вставки других функций
ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________________
В некоторых ситуациях, рассмотренных ниже, инструмент Автосумма создает формулы авто-
матически и не позволяет вам самим выбрать диапазон для суммирования. Не полагайтесь
в таких случаях на точность Excel.
Там она называется Сумма. — Примеч. перев.
104
Часть III. Формулы
Вот еще некоторые приемы, удобные при работе с автосуммой.
О Если требуется ввести одинаковую формулу СУММ в диапазон ячеек, выделите
весь диапазон и только после этого нажимайте кнопку Автосумма. В таком случае
Excel автоматически вставляет функции, не спрашивая вас, — по одной форму-
ле на каждую выделенную ячейку.
Q Чтобы суммировать цифры в таблице как по горизонтали, так и по вертикали,
выделите диапазон чисел плюс дополнительный столбец справа и дополнитель-
ную строку снизу. Нажмите кнопку Автосумма, и Excel вставит формулы, вы-
полняющие сложение столбцов и строк. В примере (рис. 28.2) нужно суммиро-
вать диапазон D4:G15, поэтому я выделил диапазон D4:H16. При нажатии кнопки
Автосумма формулы оказываются в строке 16 и столбце Н.
О Если вы работаете с таблицей (созданной с помощью команды Вставка ► Таблицы ►
Таблица), то при выделении дополнительной строки под таблицей с последу-
ющим применением автосуммы под таблицей появляется строка Итого, в которой
уже используется не функция СУММ, а функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ. Она сумми-
рует только видимые ячейки таблицы. Эта возможность полезна, если вы филь-
труете данные.
О Если в ячейке, содержащей формулу СУММ, не применяется явно заданный чис-
ловой формат, то Автосумма работает с числовым форматом, который действует
в первой ячейке суммируемого диапазона.
О Чтобы создать формулу СУММ, которая использует только некоторые значения
из столбца, выделите ячейки, которые требуется суммировать, а потом нажми-
те кнопку Автосумма. Excel вставит формулу СУММ в первую пустую ячейку ниже
выделенного диапазона. Выделенный диапазон должен быть сплошной группой
ячеек; одновременное выделение нескольких диапазонов не допускается.
ABCDEFGH
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Январь
Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
Июль
Август
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
Декабрь
Сумма
Расходы 1 Расходы 2 Расходы 3 Расходы 4 Сумма
Рис. 28.2. Использование возможности Автосумма для вставки формул СУММ,
суммирующих строки и столбцы
Совет 29. Определение случаев, в которых используются абсолютные и смешанные ссылки 105
Совет 29. Определение случаев, в которых
используются абсолютные и смешанные
ссылки
Если вы создаете формулу, которая ссылается на другую ячейку или диапазон
ячеек, то эти ссылки обычно являются относительными. При копировании фор-
мулы, использующей такие ссылки, ссылки конкретной ячейки корректируются
относительным образом при изменении местоположения данной ячейки. Допу-
стим, в ячейке А13 записана следующая формула:
=СУММ(А1;А12)
Если мы скопируем формулу в ячейку В13, то скопированная формула будет
иметь следующий вид:
=СУММ(В1:В12)
Как правило, при копировании формул необходимо корректировать ссылки на
ячейки. Именно поэтому в большинстве случаев при работе с формулами приме-
няются относительные ссылки. Однако в некоторых ситуациях приходится опери-
ровать абсолютными или смешанными ссылками:
=$А$1
=СУММ($А$1:$F$24)
Если в формуле присутствует абсолютная ссылка на ячейку, то эта ссылка не
меняется, сколько бы вы ни копировали формулу. Предположим, в ячейке В13 за-
писана следующая формула:
=СУММ($В$1:$В$12)
При копировании этой формулы в новую ячейку ссылки откорректированы не
будут. Скопированная формула будет ссылаться на ту же ячейку, что и исходная,
обе формулы вернут одинаковый результат.
В каких случаях нужно использовать абсолютные ссылки? Единственный слу-
чай, когда вам следует озаботиться созданием абсолютной ссылки, тот, в котором
требуется скопировать формулу в другое место так, чтобы скопированная форму-
ла ссылалась на тот же диапазон, что и исходная.
Проще всего рассмотреть такую ситуацию на примере. На рис. 29.1 изображен
простой лист. В ячейке D2 имеем формулу:
=(В2*С2)*$В$7
В этой формуле используются относительные ссылки на ячейки В2 и С2 (В2*С2),
а также абсолютная ссылка на ячейку Налог ($В$7). Эту формулу можно скопировать
в ячейки, находящиеся ниже, и все такие ссылки останутся правильными. Например,
после копирования формулы из ячейки D2 в ячейке D3 будет формула:
=(ВЗ*СЗ)*$В$7
Ссылки на ячейки, расположенные в столбцах В и С, скорректированы, а ссылка
на ячейку В7 осталась прежней — именно этого мы и хотели.
106
Часть III. Формулы
Рис. 29.1. Формула, ссылающаяся на ячейку Налог, должна быть абсолютной
Использование смешанных ссылок. При использовании смешанной ссылки на
ячейку остается абсолютной одна из частей ссылки — либо указывающая столбец,
либо указывающая строку. Эта абсолютная часть не изменяется при копировании
и вставке формулы. Смешанные ссылки используются нечасто, но, как вы поймете
при прочтении данного подраздела, в некоторых ситуациях смешанные ссылки
могут значительно упростить работу.
Вот два примера смешанных ссылок:
=$А1
=А$1
В первом абсолютной является часть ссылки, которая указывает столбец (А),
в то время как часть, означающая строку (1), здесь относительная. Во втором при-
мере ссылка на столбец относительная, а на строку — абсолютная.
На листе на рис. 29.2 вы видите ситуацию, в которой целесообразно воспользо-
ваться смешанными ссылками.
Формулы в таблице вычисляют площадь прямоугольника при различных зна-
чениях его длины и ширины. Вот формула из ячейки СЗ:
=$ВЗ*С$2
Обратите внимание: обе ссылки на ячейки являются смешанными. В ссылке на
ВЗ абсолютной является часть, указывающая на столбец, а в ячейке С2 абсолютная
часть указывает на строку. Таким образом, формулу можно копировать как по
горизонтали, так и по вертикали и вычисления останутся верными. Например,
в ячейке F7 находится следующая формула:
=$B7*F$2
Совет 29. Определение случаев, в которых используются абсолютные и смешанные ссылки 107
А
ГОТОВО
=$ВЗ*С$2
В
D
Е
F
§
: EEZZ
Лист1
13036
3
4
7

□
11
® И
Рис. 29.2. Использование смешанных ссылок на ячейки
Если бы в ячейке СЗ использовались абсолютные или относительные ссылки,
то при копировании формулы результаты были бы некорректными.
108
Часть III. Формулы
Совет 30. Как избежать отображения
ошибок в формулах
Иногда формула возвращает ошибку, например #ССЫЛКА! или #ДЕЛ/0!. Как правило,
если в формуле возникает ошибка, об этом необходимо сразу узнать, чтобы опера-
тивно все исправить. Однако в некоторых случаях сообщения об ошибках предпо-
чтительно отключить. На рис. 30.1 приведен подобный пример.
ABC D
1 Месяц Сумма Коэф. Ср.знач.
2	Январь	7 832,083 8 398,338	12 15	652,67|
3	Февраль			559,89"*
4	Март	6 823,444	16	426,47
5	Апрель	9 004,563	16	562,79
6	Май			" ЙДЕЛ/О!
7	Июнь			Г ЗДЕЛ./О!
8	Июль			Г#ДЕЛ./0!
9	Август	Г#ДЕЛ/О!
10 Сентябрь	1 Г#ДЕЛ/О!
11	Октябрь	#ДЕЛ/0!
12 Н оя брь	Г &ДЕЛ/О!
13	Декабрь	#ДЕЛ/О!
14
| Лист1 (+)
готово
Рис. 30.1. Формулы в столбце D выдают ошибку при отсутствии данных
В столбце D содержатся формулы, вычисляющие средний объем продаж. На-
пример, в ячейке D2 находится следующая формула:
=В2/С2
Использование функции ЕСЛИОШИБКА
Как видите, формула выдает ошибку, если используемые при расчетах ячейки ока-
зываются пусты. Если вы предпочитаете скрывать такие сообщения об ошибках,
это можно сделать с помощью функции ЕСЛИОШИБКА. Данная функция принимает два
аргумента. Первый — это выражение, проверяемое на наличие ошибки, второй -
значение, возвращаемое при возникновении ошибки в формуле.
Формулу, приведенную выше, можно переписать следующим образом:
=ЕСЛИ0ШИБКА(В2/С2:"")
Как показано на рис. 30.2, при копировании этой формулы вниз по столбцу
конечный лист выглядит гораздо красивее.
Совет 30. Как избежать отображения ошибок в формулах
109
Кстати, в качестве второго аргумента функции ЕСЛ ИОШИБКА можно записать прак-
тически что угодно (необязательно пустую строку). Например, здесь может стоять
ссылка на ячейку.
02	’	: j X v' А П =ЕСЛИОШИБКА(В2/С2;"")
1
2
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Месяц Сумма Коэф. Ср.знач.
Январь	7 832,083	12|	652, б?]
Февраль	8 398,338	15	559,89
Март	6 823,444	16	426,47
Апрель	9 004.563	16	562,79
Май
Июнь
Июль
Август
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
Декабрь i
] Лист!
ГОТОВО
Рис. 30.2. Использование функции ЕСЛИОШИБКА для скрытия значений ошибок
©ПРИМЕЧАНИЕ ______________________________________________
Функция ЕСЛИОШИБКА появилась только в Excel 2007, поэтому она не работает в более ран-
них версиях программы. Если вы собираетесь работать над книгой совместно с коллегами,
которые используют Excel версии 2003 или старше, пользуйтесь функцией ЕОШИБКА, которая
описана далее.
Использование функции ЕОШИБКА
Функция ЕОШИБКА применяется вместе с функцией ЕСЛИ. В примере, приведенном
выше, в ячейке D1 можно использовать следующую формулу:
=ЕСЛИ(Е0ШИБКАСВ2/С2)::В2/С2)
Функция ЕОШИБКА возвращает ИСТИНА, если интерпретация аргумента результи-
рует в ошибку. В такой ситуации функция ЕСЛИ возвращает пустую строку. В про-
тивном случае функция ЕСЛИ возвращает вычисленное значение.
Данный метод отображения ошибок немного сложнее, чем описанный выше,
а также менее эффективный, так как если формула не возвращает ошибку, то она
фактически вычисляется дважды, поэтому, если вам не нужно обеспечивать со-
вместимость с Excel 2003 и более ранними версиями, пользуйтесь функцией ЕС-
ЛИОШИБКА.
110
Часть III. Формулы
Совет 31. Создание названий на уровне
рабочего листа
Как правило, давая имя ячейке или диапазону, вы можете использовать это на-
звание на всех листах книги. Например, если вы создаете имя RegionTotaL, относя-
щееся к ячейке М32 на листе Лист1, можете использовать это название в любой
формуле на любом листе. Это имя задано на уровне всей книги (еще такие имена
называются глобальными).
Предположим, в книге несколько листов (по одному на каждый регион) и вы
хотите использовать на каждом одно и то же имя (например, RegionTotal). В данном
случае имена придется создавать на уровне каждого отдельного листа.
Чтобы задать имя RegionTotal на уровне листа, активизируйте лист, на котором
хотите определить имя, и выполните команду Формулы ► Определенные имена ►
Присвоить имя. Откроется диалоговое окно Создание имени. В поле Имя укажите на-
звание, а потом воспользуйтесь раскрывающимся списком Область, чтобы выбрать
лист, на котором будет действовать это имя. На рис. 31.1 показано создание имени
на уровне листа.
Рис. 31.1. Создание имени на уровне листа
Кроме того, можно создать имя на уровне листа, воспользовавшись строкой Имя,
расположенной левее строки Формула. Выберите ячейку или диапазон, которые вы
хотите назвать, и введите имя. Перед именем нужно оставить название листа и вос-
клицательный знак. Вот образец:
ЛистЗ!СуммаПродаж
Если в имени листа содержится хотя бы один пробел, заключите имя листа
в апострофы:
'Регион 1!'
Если вы пишете на листе формулу, в которой есть имена, действующие на уров-
не листа, имя листа при указании диапазона писать не нужно (в поле Имя также не
отображается имя листа). Если же вы используете такое имя в формуле на другом
листе, то там необходимо указывать название полностью (имя листа, восклица-
тельный знак, локальное имя).
Совет 31. Создание названий на уровне рабочего листа
111
В диалоговом окне Диспетчер имен каждое имя четко идентифицируется по об-
ласти действия (рис. 31.2). Если область имеет иное название, нежели Книга, то
в этом диалоговом окне перечислены названия листов, на которых определено
имя.
Рис. 31.2. Диспетчер имен позволяет без труда отличать имена, действующие на уровне
конкретного листа или всей книги
©ПРИМЕЧАНИЕ ______________________________________________
В поле Имя отображаются только локальные имена, которые действуют на актуальном листе.
Аналогично только такие локальные имена окажутся в списке диалогового окна Вставка
имени (для его открытия нужно нажать F3).
112
Часть III. Формулы
Совет 32. Использование именованных
констант
В данном разделе описан удобный прием, позволяющий убрать с листов ненужную
информацию, — работа с именованными константами.
Допустим, у нас есть лист, на котором генерируется счет-фактура (инвойс)
и рассчитывается налог с определенного объема продаж. Как правило, в таком
случае значение ставки налога с продаж вставляется в ячейку, а потом в формулах
используется ссылка на эту ячейку. Чтобы упростить процесс, этой ячейке можно
дать имя, например НСП (налог с продаж).
Можно сохранять значение ставки налога с продаж по имени данной ставки
(тогда не придется пользоваться ячейкой). Произведите следующие действия
(рис. 32.1).
1.	Выполните команду Формулы ► Определенные имена ► Присвоить имя, чтобы от-
крыть диалоговое окно Создание имени.
2.	Введите имя (в данном случае НСП) в поле Имя.
3.	В качестве области для этого имени укажите вариант Книга. Если хотите, чтобы
это имя действовало только на определенном листе, выберите в списке Область
именно этот лист.
4.	Установите курсор в поле Диапазон и удалите все его содержимое, вставив вза-
мен простую формулу, например =7.51.
5.	Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно.
Рис. 32.1. Определение имени, ссылающегося на константу
В ходе описанных выше действий вы создали именованную формулу, в которой
не используется никаких ссылок на ячейки. Попробуем ввести в любую ячейку
следующую формулу:
=НСП
Эта простая формула возвращает значение .075, результат формулы, которая
называется НСГТ. Поскольку эта именованная формула всегда возвращает один и тот
Совет 32. Использование именованных констант
113
же итог, ее можно считать именованной константой. Эту константу можно исполь-
зовать и в более сложной формуле, например:
=А1*НСП
Именованная константа может состоять и из текста. К примеру, в качестве
константы можно задать имя компании. В диалоговом окне Создание имени можно
ввести, например, следующую формулу, называющуюся MSFT:
="M1crosoft Corporation"
Далее можно использовать формулу ячейки:
="Annual Report: "&MSFT
Данная формула возвращает текст Annual Report: Microsoft Corporation (Годовой
отчет: корпорация Microsoft).
©ПРИМЕЧАНИЕ _______________:_____________________________________________
Имена, не ссылающиеся на диапазоны, не отображаются в диалоговых окнах Имя или Пере-
ход (окно Переход открывается при нажатии клавиши F5). Это разумно, поскольку данные
константы не находятся ни в одном достижимом месте интерфейса. Однако они отобража-
ются в диалоговом окне Вставка имени (оно открывается при нажатии клавиши F3), а также
в раскрывающемся списке, применяемом при создании формулы. Это также разумно, по-
скольку именованные константы нужны именно для применения в формулах.
Как вы уже догадались, значение константы можно изменить когда угодно, от-
крыв диалоговое окно Диспетчер имен (команда Формулы ► Определенные имена ►
Диспетчер имен). Нажмите в нем кнопку Изменить, чтобы вызвать окно Изменение
имени. Затем введите новое значение в поле Диапазон. Когда вы закроете это окно,
Excel будет использовать новое название и пересчитает формулы, в которых при-
меняется это имя.
114
Часть III. Формулы
Совет 33. Отправка персонализированной
электронной почты из Excel
В этом разделе описано, как составлять и отправлять из Excel адресные электрон-
ные сообщения с помощью функции ГИПЕРССЫЛКА.
О функции ГИПЕРССЫЛКА
Эта функция создает ссылку, при нажатии которой открывается браузер, за-
данный в системе по умолчанию, и вы переходите на указанную веб-страницу.
Функция ГИПЕРССЫЛКА принимает два аргумента — URL и текст, отображаемый
в ячейке.
Например, следующая формула создает гиперссылку на мой сайт:
=ГИПЕРССЫЛКА("http://spreadsheetpage.com";"Spreadsheet Page")
В URL также может содержаться адрес электронной почты. Щелкнув на ней,
вы открываете сообщение в новом окне вашего стандартного почтового клиента,
где в поле Кому указан адрес электронной почты. Пример:
=ГИПЕРССЫЛКА("mai1 to;support@exampl е.com”;”Emai1 support")
©ПРИМЕЧАНИЕ _____________________________________________________________
Если на вашем локальном компьютере не установлен почтовый клиент и вы пользуетесь веб-
почтой (например, Gmail или Hotmail), то данный метод не сработает.
Можно также указать строку с темой. Вот пример первого аргумента функции
ГИПЕРССЫЛКА, который содержит строку с темой письма:
"mallto:support@examplе.com?subject=Hy>KHa помощь!"
Кроме того, можно задать короткое стандартное сообщение:
"ma 11 to:support@examplе.com?subject=noMorите!&body=He понимаю."
Ситуация немного усложняется, если в теле сообщения нужно сделать разрыв
строки. В таком случае вам потребуется обозначить разрыв процентом, воспользо-
вавшись следующим кодом: ХОА. Вот пример сообщения, в основной текст которо-
го вставлено два разрыва строк:
"mailto:support@example.com?subject=noMorMTe!&body=He понимаю. ЖОАЖОА Ваш клиент"
©ПРИМЕЧАНИЕ _____________________________________________________________
Технически следует кодировать все символы, не являющиеся буквенными или числовыми,
включая пробелы. В Excel 2013 специально для этого есть функция KOflHP.URL, с помощью
которой можно закодировать любую текстовую строку.
Совет 33. Отправка персонализированной электронной почты из Excel
115
Практический пример использования функции
ГИПЕРССЫЛКА
На рис. 33.1 изображен лист, созданный для быстрой отправки персонализирован-
ной электронной почты из Excel.
68	*	Д- =ГИПЕРССЫЛКА/В7/’С1Тпраеить'‘)
_А	; В	С D Е F __G	__ Н
1	'Имя	Сергей
2	;Email	support^example com
3	Тема	Job Application
4	Тема закодированная Job%20Application
Hello
5 Тело	How are you?
6 Пело закодированное Hello%0AHow%20are%20you%3F
7 i URL	mailto:support@exampte.com ?subject-Job%20Application&body-Hello%QAHow%20are%20you%3F
8 ] Гиперссылка	[отправить	]
in i______________________________________________________________________________________________________„_________
Рис. 33.1. При щелчке на гиперссылке в ячейке В8 откроется заданный по умолчанию почтовый
клиент с готовым к отправке сообщением
Вот описание всех ячеек этого листа:
О В1 — имя адресата электронной почты;
О В2 — адрес электронной почты;
О ВЗ — тема данного электронного сообщения;
О В4 — тема сообщения, закодированная по следующей формуле:
=КОДИР.URL(ВЗ)
О В5 — основной текст (тело) сообщения; при форматировании ячейки использу-
ется перенос текста, разрывы строк вводятся с помощью ALt+Enter;
Ф ?>€ — глжлнтой лектл, закодироъа'ннъта тю следующей формуле:
=КОДИР.URL (В5)
Q В7 — первый аргумент функции ГИПЕРССЫЛКА, составленный путем конкатенации
текста и ячеек; формула такова:
="mailto:"&B2&"?subject="&(B4)&"&body="&B6&”"
Q В8 — ячейка содержит формулу, в которой используется функция ГИПЕРССЫЛКА:
=ГИПЕРССЫЛКА(В7:"Отправить")
©ПРИМЕЧАНИЕ _________________________________________________
Длина текста в ячейке В7 (первый аргумент функции ГИПЕРССЫЛКА) не может быть более
255 символов. При превышении этого значения в ячейке В8 отобразится ошибка #ЗНАЧ.
На рис. 33.2 приведен пример с использованием Windows Live Mail в качестве
стандартного почтового клиента.
116
Часть III. Формулы
и S	ъ	0 t *	5	Job Application - Сообщение (HTML)		
ФАЙЛ |	СООБЩЕНИЕ		ВСТАВКА	ПАРАМЕТРЫ	ФОРМАТ ТЕКСТА	РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ
ъ Вставить	6©	| Calibri Ж К Ч *У-Д-	||| iiii < |||| II 111 11,1 '	А‘ А {д! ~	Имена	й Вложить файл Вложить элемент * Q-* Подпись’	!► К исполнению* ! Высокая важность Ф Низкая важность
? ts -
О.
Масштаб
Буфер обмена Q
Основной текст
Включение
□ X
Теги	Q Масштаб
Рис. 33.2. Это электронное сообщение составлено с помощью функции ГИПЕРССЫЛКА
Совет 34. Поиск точного значения
117
Совет 34. Поиск точного значения
Функции ВПР и ГПР полезны, если нужно возвратить значение из таблицы (в диа-
пазоне) при поиске другого значения.
• Классический вариант такой формулы (формулы поиска) возникает при
работе с таблицей ставок налога на прибыль (рис. 34.1). В ней содержатся став-
ки налога на прибыль при различных уровнях доходов. Следующая формула
(из ячейки ВЗ) возвращает налоговую ставку для уровня дохода, указанного
в ячейке 82:
=ВПР(В2;D2:F7;3)
:ВПР(В2;О2:₽7;3)
ВЗ
	А	В	Г	D	Е	F
1				Поступления	Сумма		Налог
2	Всего	$32,650		$0,000	$2,650	15,00%
3	Налог	31,00%		$2,651	$27,300	28,00%
4				$27,301	$58,500	31,00%
5				$58,501	$131,800	36,00%
6				$131,801	$284,700	39,60%
7				$284,701		45,25%
R						
Рис. 34.1. Использование функции ВПР
для просмотра налоговой ставки
В данном примере налоговой таблицы можно убедиться, что функции ВПР и ГПР
не требуют точного соответствия искомого значения и значений, имеющихся в та-
блице поиска. Однако в некоторых случаях требуется именно точное совпадение,
например при поиске номера сотрудника.
Для поиска точного значения следует использовать функцию ВПР (или ГПР)
с опциональным четвертым аргументом, имеющим значение ЛОЖЬ.
На рис. 34.2 изображен лист с таблицей поиска, в которой содержатся номера
сотрудников (столбец D) и их имена (столбец Е). Следующая формула из ячейки
В2 просматривает номер сотрудника, записанный в ячейке В1, и возвращает имя
соответствующего сотрудника:
=ВПР(В1 ; D1: Е11;2:ЛОЖЬ)
Последний аргумент функции ВПР равен ЛОЖЬ, поэтому она возвращает значение
только при нахождении точного совпадения. Если такое значение не найдено,
формула возвращает #Н/Д. Именно это и требуется, так как неточный поиск по
номеру сотрудника не имеет смысла. Обратите также внимание, что номера со-
трудников в столбце D не расположены по возрастанию. Если последний аргумент
функции ВПР равен ЛОЖЬ, то возрастание номеров по порядку не является обязатель-
ным условием.
118
Часть III. Формулы
В2 1			А	>- V	A 1	=ВПР(В1;С1:Е11;2;ЛОЖЬ) В	 1С	D	Е				
1	Номер сотрудника			972			Номер сотрудника	Имя сотрудника	
2	Имя сотрудника			С эша			873	Сергей	
3 4 6 7 8 9 10 11							1109	Илья	
							1549	Женя	
							1334	Дима	
							1643	Иван	
							1101	Игорь	
							1873	Егор	
							983	Миша	
							972	Саша	
							1398	Петя	
Рис. 34.2. В этой таблице поиска требуется точное совпадение
Если в случаях, когда сотрудник с нужным номером не найден, вы предпочи-
таете видеть не #Н/Д, а другую информацию, то можете воспользоваться функцией
ЕСЛИОШИБКА для проверки на результат #Н/Д (здесь задействуется функция ЕНД) и за-
менить #Н/Д другой строкой. Следующая формула выводит вместо #Н/Д текст
Не найдено:
=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(В1;01:Е11:2;ЛОЖЬ);"Не найдено")
Функция ЕСЛИОШИБКА появилась лишь в Excel 2007, поэтому если в вашей книге
необходимо обеспечить совместимость с Excel 2003 и более ранними версиями, то
используйте такую формулу:
=ЕСЛИ(Е0ШИБКА(ВПР(В1:D1:Е11:2:ЛОЖЬ)):"Не найдено";ВПР(Bl:DI:El1;2;ЛОЖЬ))
Совет 35. Двухкоординатный поиск
119
Совет 35. Двухкоординатный поиск
При двухкоординатном поиске программа находит значение на пересечении за-
данных столбца и строки. В этом разделе описано два способа выполнения двух-
координатного поиска.
Применение формулы
На рис. 35.1 вы видите лист с диапазоном, в котором показаны продажи товара по
месяцам. Чтобы получить информацию о продажах конкретного товара за опреде-
ленный месяц, пользователь указывает месяц в ячейке В1, а название товара —
в ячейке В2.
----- - -------------------—  ...............................- - - - - ---—------:----- - ----
| В9	*	:	А -ИНДЕКС(Таблица;ПС‘И€КПОЗ(Месяц,Моп1Ы15(;й/;ПС'ИСКПОЗ(Тоеар,Ргос1ис11|51,0))
А	В С D Е F G Н I
I ‘Месяц	Июль
2	(Товар	Стулья
' 3 I
4	Коррекция месяца	3
5	Коррекция продукта	3
6	Продажи	3,00
7
8
9	Формул!	I 3
Январь
Ф !В У1Ь
Март
Апрель
Май
Июнь
Июль
Август
Сентя6| ь
лстябрь
Ноябрь
Декабрь
Сумма
Гвозди
Стулья
Шуруп
Рис. 35.1. Таблица, в которой показан двухкоординатный поиск
Для упрощения процесса на листе используются именованные диапазоны, при-
веденные в табл. 35.1. В
Таблица 35.1. Именованные диапазоны
Имя	Диапазон
Месяц	Bl
Товар	В2
Таблица	D1:H14
MonthList	D1:D14
ProductList	D1:H1
В следующей формуле (она находится в ячейке В4) используется функция П0-
ИСКПОЗ, возвращающая позицию месяца в диапазоне MonthList. Например, если
месяц это январь, то формула возвращает 2, так как январь является вторым
элементом в диапазоне MonthList (первый элемент в пустой ячейке D1):
=П0ИСКП03(Месяц;MonthList: 0)
120
Часть III. Формулы
Формула в ячейке В5 действует сходным образом, но в ней используется диа-
пазон ProductList:
=П0ИСКП03(Товар;ProductLi st;0)
Последняя формула, находящаяся в ячейке В6, возвращает соответствующий
объем продаж. В этой формуле используется функция ИНДЕКС с результатами из
ячеек В4 и В5:
=ИНДЕКС(Таблица:В4;В5)
Эти формулы можно скомбинировать в одну:
=ИНДЕКС(Таблица;ПОИСКПОЗСМесяц;MonthLIst;0);ПОИСКПОЗСТовар:ProductList; 0))
Использование неявного пересечения
Второй метод двухкоординатного поиска гораздо проще, но для его реализации
необходимо присвоить имена всем столбцам и всем строкам таблицы.
Быстрый способ назвать все строки и столбцы следующий: выделите таблицу
и выполните команду Формулы ► Определенные имена ► Создать из выделенного. В диа-
логовом окне Создание имен из выделенного диапазона укажите, что имена будут
находиться в верхней строке и первом слева столбце (рис. 35.2). Нажмите кнопку
ОК, и Excel создаст имена.
Рис. 35.2. Автоматическое создание имен в заданном диапазоне
После создания имен можно воспользоваться несложной формулой для вы-
полнения двухкоординатного поиска, например:
=Sprockets July
Эта формула, в которой используется оператор пересечения диапазонов (про-
бел). Она возвращает информацию по продажам шестеренок за июль.
Совет 36. Поиск по двум столбцам
121
Zobgt 36. Поиск по двум столбцам
В некоторых ситуациях нужно выполнять поиск по значениям, содержащимся
в двух столбцах. Пример приведен на рис. 36.1.
ВЗ	- :	5*’ -Z ?ж \	^НДЕКС(КодЛОИСКПОЗ(^.арка&Модель;Раг^е18Нап§е2;0))}				
	А	в		С	D	E	F	
1	Авто	Toyota		Авто	Модель	Код	
2	Модель	Avensis		Toyota	Avensis	c-094	
3	Код	с-094		Ford	Fiesta	c 823	
4				Nissan	Almera	F-772	
5	. _. 								i	;	!•			
Рис. 36.1. В этой книге выполняется поиск, в котором используется информация
из двух столбцов (D и Е)
В этой таблице поиска содержится информация о марках и моделях автомоби-
лей. Каждой модели определенной марки соответствует свой код. Описанный
прием позволяет искать значение по марке и модели автомобиля.
На листе используются именованные диапазоны, перечисленные в табл. 36.1.
Таблица 36.1. Именованные диапазоны
Диапазон	Имя
F2:F4	Код
Bl	Марка
B2	Модель
D2:D4	Rangel
E2:E4	Range2
Следующая формула массива отображает код, соответствующий марке и моде-
ли автомобиля:
=ИНДЕКС(Код:П0ИСКП03(Марка&Модель;Rangel&Range2:0))
©ПРИМЕЧАНИЕ _________________________________________________________
При вводе формулы массива следует нажимать Ctrl+Shift+Enter, а не просто Enter.
Данная формула выполняет конкатенацию содержимого Марка и Модель, а потом
ищет этот текст в массиве, составленном из соответствующих строк, которые по-
лучены путем конкатенации пар значений из Rangel и Range2.
Альтернативный метод — создать новую таблицу поиска из двух столбцов, как
показано на рис. 36.2. В данной таблице содержится та же информация, что в ори-
гинале, но информация в столбце Н получена путем конкатенации данных из
столбцов D и Е.
122
Часть III. Формулы
' 18	▼ i ‘ 1 >	л
	н	1
1	Авто& Модель	Код
2	Toyota Ave ns is	c-094
	Ford Fiesta	c-823
4	Nissan Almera	F-772
£			
Рис. 36.2. Можно избежать поиска по двум столбцам, объединив их в один
После создания этой новой таблицы искать можно будет по более простой фор-
муле:
=ВПР(Марка&Модель:Н2:14:2)
Совет 37. Расчет американских праздничных дней
123
Совет 37. Расчет американских
праздничных дней
Иногда выяснить дату конкретного праздничного дня непросто. Дни некоторых
американских праздников, например Нового года или Дня независимости, опре-
делить не составляет труда, так как они всегда приходятся на одну и ту же дату.
В случае с подобными праздниками достаточно использовать функцию ДАТА.
Например, при выяснении дня празднования Нового года (который всегда при-
ходится на 1 января) для года, сохраненного в ячейке А1, можно ограничиться
такой функцией:
=ДАТАСА1;1:1)
Даты же некоторых праздников зависят от числа, на которое приходится кон-
кретный день недели в определенном месяце. Например, День Труда в США от-
мечается в первый понедельник сентября.
В следующих формулах в этом разделе предполагается, что в ячейке А1 со-
держится конкретный год (например, 2013). Обратите внимание: поскольку
Новый год, День независимости, День Ветеранов и Рождество приходятсй йа
определенный день года, эти даты можно вычислить с помощью обычной функ-
ции ДАТА.
На рис. 37.1 изображена книга, содержащая все эти формулы.
1
А
5
6
8
9
10
11
12
13
14
15
16
А___	_________ В С DЕ
2013 Введите год
Праздники в США
Прпдник	Описание	Дата	День надели
Новый год	1-й день января	1 января 2013 г. Вторник
День Мартина Лютера Кинга 3-й понедельник января	21 января 2013 г Понедельник
Президентский день	3-й понедельник февраля 18 февраля 2013 г. Понедельник
Пасха	сложно посчитать	31 марта 2013 г Воскресенье
День памяти	Последний понедельник мая 27 мая 2013 г. Понедельник
День независимости	4-е июля	4 июля 2013 г. Четверг
День Труда	1-й понедельник сентября 2 сентября 2013 г.. Понедельник
День Колумба	' 2-й понедельник октября 14 октября 2013 г. Понедельник
День Ветеранов	11-е сентября	11 ноября 2013 г. Понедельник
День Благодарения	4-й четверг в ноябре	28 ноября 2013 г. [четверг  
Рождество	25-е ноября	25 декабря 2013 г Среда
Рис. 37.1. Формулы, вычисляющие даты американских праздников для года,
который указан в ячейке А1
Новый год
Этот праздник всегда приходится на 1 января:
=ДАТА(А1:1:1)
124
Часть III. Формулы
День Мартина Лютера Кинга
Он приходится на третий понедельник января. Следующая формула рассчитывает
дату Дня Мартина Лютера Кинга для года, указанного в ячейке А1:
=ДАТА(А1;1; 1)+ЕСЛИ(2<ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1;1;1));7-ДЕНЬНЕД(ДАТА(Al;1;1))+2;2-ДЕНЬНЕД
(ДАТА(А1:1;1)))+((3-1)*7)
Президентский день
В США он празднуется в третий понедельник февраля. Следующая формула рас-
считывает дату Президентского дня для года, указанного в ячейке А1:
=ДАТА(А1:2;1)+ЕСЛИ(2<ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1;2;1)):7-ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1;2;1))+2;2-ДЕНЬНЕД
(ДАТА(А1;2;1)))+((3-1)*7)
Пасха
Расчет дня Пасхи труднее, поскольку эта дата определяется по очень сложному
принципу. Пасха празднуется в первое воскресенье, наступающее после следу-
ющего полнолуния, которое произойдет после весеннего равноденствия. Эти фор-
мулы для расчета дня Пасхи я нашел в Интернете. Не знаю, как именно они рабо-
тают. Они не будут реализовываться, если в вашей книге используется система дат,
действовавшая в США до 1904 года.
=РУБЛЬ(("4/"&А1)/7+0СТАТ(19*0СТАТ(А1;19)- 7;30)*14Ж;)*7 -6
Следующая формула немного короче, но не понятнее:
=ОКРВНИЗ("5/"&ДЕНЬ(МИНУТЫ(А1/38)/2+561&"/"&А1.7)-34
День памяти
День памяти празднуется в последний понедельник мая. Эта формула рассчиты-
вает дату Дня памяти для года, указанного в ячейке А1:
=ДАТА(А1:6;1)+ЕСЛИ(2<ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1;6;1));7-ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1;6:1))
+2;2-ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1;6:1)))+((1-1)*7)-7
Обратите внимание: в формуле вычисляется первый понедельник июня, после
чего из результата вычитается 7, чтобы получить последний понедельник мая.
День независимости
День независимости в США всегда празднуется 4 июля:
=ДАТА(А1;7:4)
Совет 37. Расчет американских праздничных дней
125
День Труда
День Труда празднуется в первый понедельник сентября. Следующая формула
рассчитывает дату Дня Труда для года, указанного в ячейке А1:
=ДАТА(А1; 9:1)+ЕСЛИ(2<ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1:9;1));7 -ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1; 9:1))
+2;2-ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1;9;1)))+((1-1)*7)
День Колумба
День Колумба в США празднуется во второй понедельник октября. Следующая
формула рассчитывает дату Дня Колумба для года, указанного в ячейке А1:
=ДАТА(А1;10;1)+ЕСЛИ(2<ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1;10;1));7-ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1:10; 1))
+2; 2-ДЕНЬНЕД (ДАТА.( А1;10;1)))+((2-1)*7)
День Ветеранов
День Ветеранов всегда празднуется 11 ноября:
=ДАТА(А1; И; И)
День Благодарения
День Благодарения в США празднуется в четвертый четверг октября. Следующая
формула рассчитывает дату Дня Благодарения для года, указанного в ячейке А1:
=ДАТА(А1;11;1)+ЕСЛИ(5<ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1;11;1));7-ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1;И;1))
+5:5-ДЕНЬНЕД(ДАТА(А1:И;1)))+((4-1)*7)
Рождество
Рождество всегда празднуется 25 декабря:
=ДАТА(А1;12:25)
126
Часть III. Формулы
Совет 38. Вычисление возраста человека
Вычислить возраст человека непросто, так как результат зависит не только от те-
кущего года, но и дня. Кроме того, необходимо учесть осложнения, возникающие
из-за високосных годов.
В этом разделе я расскажу о трех методах вычисления возраста человека. Пред-
полагается, что в ячейке В1 указана дата рождения (например, 2/16/1952), а в ячей-
ке В2 — текущая дата (вычисленная с помощью функции СЕГОДНЯ).
Метод 1
Следующая формула вычитает дату рождения из текущей даты и делит результат
на 365,25. Функция ЦЕЛОЕ отсекает дробную часть результата:
=ЦЕЛОЕ( (B2-BD/365.25)
Эта формула не точна на 100 %, так как делителем является среднее количество
дней в году. Допустим, есть ребенок, которому ровно 1 год. Однако для него эта
формула вернет 0, а не 1.
Метод 2
Более точный метод подсчета возраста связан с использованием функции ДОЛЯГОДА:
=ЦЕЛОЕ(ДОЛЯГОДА(В2:В1))
Как правило, функция ДОЛЯГОДА используется в финансовых расчетах, но под-
ходит и для вычисления возраста. Эта функция рассчитывает долю года, соответ-
ствующую целому количеству дней между двумя датами. Функция ЦЕЛОЕ удаляет
дробную часть результата и возвращает целое число, соответствующее количеству
полных лет.
Метод 3
Данный метод вычисления возраста связан с использованием функции РАЗНДАТ. Это
недокументированная функция, которая не описана в системе справки Excel:
=РАЗНДАТ(В1:В2:”У")
О ФУНКЦИИ РАЗНДАТ
Функция РАЗИДАТ не документирована в системе справки Excel, это один из секретов про-
граммы. В системе справки Excel 20С0 есть запись РАЗНДАТ, но эта функция не докумен-
тирована ни в более ранних, ни в последующих версиях. Функция РАЗНДАТ г оявилась
в старом табличном редакторе Lotus 1-2-3, вероятно, Excel заимствовал ее для обеспече-
ния совместимости. Эта функция рассчитывает разницу между двумя датами и выражает
результат в месяцах, днях или годах. Синтаксис функции РАЗНДАТ следующий:
“РАЗНДАТ!Date1.Date2.Interval)
Совет 38. Вычисление возраста человека
127
Datel и Date2 — это стандартные даты (здесь также может стоять ссылка на ячейку, ко-
торой содержится дата). Datel должна быть меньше или равна Date2. Третий аргумент,
Interval, представляет собой текстовую строку, указывающую единицы вьемени 1. которых
будет выражен возвращаемый результат. Применимые коды интервалов следующие:
•	m — количество полных месяцев между Datel и Date2;
•	d — количество дней между Datel и Date2;
•	у — количество полных лет между Datel и Date2; $у
•	ут — количество месяцев между Datel и Date2; этот интервал исключает годы, поэто-
му он действует, как будто обе даты относятся к одному и тому же году,
•	yd — количество дней между Datel и Date2; данный интервал исключает годы, поэтому
он действует гак, как будто обе даты относятся к одному и тому же году;
•	md — количество дней между Datel и Date2; этот интервал исключав и месяцы, и годы,
поэтому он действует, как будто обе даты относятся к одному и тому же месяцу и году
Если вы скрупулезны, вот другой вариант:
=РАЗНДАТ(В1:В2;"у") & " years. "&РАЗНДАТ(В1;В2;"ут") &
" months, "&РАЗНДАТ(В1;В2;"md") & " days"
Функция возвращает текстовую строку следующего вида:
33 years, 8 months. 17 days
128
Часть III. Формулы
Совет 39. Работа с датами до 1900 года
В рамках программы Excel считается, что мир был сотворен 1 января 1900 года.
Если вы работаете с исторической информацией или занимаетесь генеалогиче-
скими исследованиями, то, возможно, замечали, что Excel не распознает даты до
1900 года. Например, если ввести в ячейку 4 июля 1776, Excel интерпретирует ее
как текст, а не как дату.
К сожалению, единственный способ работать с датами до 1900 года — вводить
их как текст. Проблема заключается в том, что с подобными датами вы не сможете
выполнять никаких манипуляций. Например, вы не можете изменить их числовое
форматирование, или определить, на какой день недели приходилась эта дата, или
рассчитать, какая дата наступит через семь дней.
Использование трех столбцов
Чтобы иметь возможность сортировки дат до 1900 года, вводите в отдельные ячей-
ки год, месяц и день. На рис. 39.1 приведен простой пример.
А		В	Г	D .
1	Президент	Год	Месяц	День
2	Линкольн	1809	2	12
3	Джексон	1767	3	15
4	Джонсон	1808	12	29
5	Обама	1961	8	з
6	Харрисон	1833	8	20
Рис. 39.1. Чтобы обеспечить сортировку дат до 1900 года, нужно ввести день,
месяц и год в отдельные ячейки
Чтобы отсортировать президентов США по дате рождения, сначала сделаем
сортировку по возрастанию в столбце D (день), затем — по возрастанию в столб-
це С (месяц) и, наконец, сортировку по возрастанию в столбце В (год). Результат
показан на рис. 39.2.
К сожалению, вы не сможете производить другие операции с датами до 1900 года.
Например, нельзя выполнять вычитание для определения возраста.
	А	В	С	D
1	Президент	Год	Месяц	День
' 2	Джексон	1767	3	15
3	Джонсон	1808	12	29
4	Линкольн	1809	2	12
5	Харрисон	1833	8	20
6	Обама	1961	8	3
Рис. 39.2. Список президентов США (порядок по дате рождения) после трех сортировок
Совет 39. Работа с датами до 1900 года
129
Использование собственных функций
Я написал надстройку для Excel, которая называется XDATE. Этот модуль содер-
жит набор функций, написанных на VBA, которые помогают работать с датами,
относящимися к периоду с 100 по 9999 год. Бесплатную копию этой надстройки
вы можете скачать на моем сайте http://spreadsheetpage.com.
Вот дополнительные функции для работы с датами:
О XDATE (у, m, d, fmt) — возвращает дату для указанного года, месяца и дня; по жела-
нию можно указать строку для форматирования даты;
О XDATEADDCxdatel.days.fmt) — плюсует указанное количество дней к дате; при
желании можно указать строку для форматирования даты;
О XDATEDIF(xdatel ,xdate2) — возвращает количество дней между двумя датами;
О XDATEYEARDIF(xdatel ,xdate2) — возвращает количество полных лет между двумя
датами (используется для вычисления возраста);
О XDATEYEAR(xdatel) — возвращает год даты;
О XDATEMONTH(xdatel) — возвращает месяц даты;
О XDATEDAY(xdatel) — возвращает день даты;
О XDATEDOWC xdatel) — возвращает день недели, соответствующий дате (целое число
в диапазоне от 1 до 7).
На рис. 39.3 показан лист, на котором используются некоторые из этих специ-
альных функций.
1	Пршидснт	Год	Мосяц Дань	XDATE	XDATEDIF	XDATEYEARD1F	XDATEDOW
2	Джексон	1767	3	15	15.03.1767	89.812	245	Воскресенье
3	Харрисон	1773	8	20	09.02.1773	87,654	239	Вторник
4	Джонсон	1308	12	29	29.12.1808	74,5248	204	Четверг
5	Линкольн	1809	2	12	12.02.1809	74,503	203	Воскресенье
Рис. 39.3. Использование специальных функций для работы с датами до 1900 года
©ПРИМЕЧАНИЕ ________________________________________________
Дополнительные функции для работы с датами не делают поправок с учетом изменений,
внесенных в календарь после 1582 года, поэтому при работе с датами до 15 октября 1582 года
результаты могут быть неточными.
Работа с другой программой
Если вам приходится работать с датами до 1900 года, можно воспользоваться
альтернативным табличным редактором, поддерживающим такие давние даты.
На рис. 39.4 показано окно программы Google Spreadsheet. В этом бесплатном
продукте используется такая же система серийной нумерации дат, как в Excel, но
для дат до 1900 года применяются отрицательные значения. Приложение под-
держивает работу с датами с 1583 по 9956 год.
130
Часть III. Формулы
[И Pre 1900 Dates
4* С Л ! Q https://dос5,google.com/spreadsheet/ccс?key=OAkLjJKiDT3DUdG01UWVziФ	•» в в я а?
John Welkenbach *
File Edit View Insert Form st	Data Tools Help All changes sa^ed in Dnve
6 SI. .<
в r-	» •* 123 -	 и • в / Д • ft • g 	 g - I - =5 8 iJ 7 I 
Л =T0DAYfj-B2
ЯИННИШ^В
1	President	Born	Days Since Beth	Yews Since Birth	Day of the Week
2	Georje VYgshington	2/22/1732	|	102,617	I	260	Friday
3	John Adams	10/30/1735	101,271	277	Sunday
4	Thomas Jeff er son	4/13/1745	96,549	269	Saturday
0	lames Madison	3/16/1751	95,655	261	Tuesday
ь	James Monroe	4/28/1758	93,055	254	Friday
7	John Quincy Adams	7/11/1767	89.694	245	Saturday
8	Andi ew Jackson	3/15/1767	89,812	245	Sunday
9	Martin Van Buren	12/5/1762	84 068	230	Thursday
10	William Henn Harrison	2/9/1773	37,654	239	Tuesday
И	John Tyler	3/29/1790	81,397	222	Monday
12	James К Polk	11/2/1795	79,353	21?	Monday
13	Zachary Taylor	11/24/1784	83.348	228	Wednesday
14	Millard Fillmore	1/7/1600	77 626	'	218	Tuesday
15	Franklin Pierce	11/23/1604	76.045	208	Fri day
16	lames Buchanan	4/25/1791	81.007	221	Saturday
17	Abrah3»Y< Li neo 1 n	2/12/1609	74 503	203	Sunday
16	Andrew Johnson	12/29/1808	74.548	204	Thursday
19	Ulysses S Giant	4/27/1622	69 681	190	Saturday
20	Rutherford В Hayes	10/4/1822	69.521	190	Friday
21	Janies A Garfield	11/19/18Э1	66 138	181	Saturday
22	Chester A Arthur	10/5/1829	66,963	183	Monday
+ S Sheetl - Sheet2
Рис. 39.4. Программа Google Spreadsheet может работать с датами до 1900 года
Совет 40. Отображение «живого» календаря в диапазоне ячеек
131
Совет 40. Отображение «живого»
календаря в диапазоне ячеек
В этом разделе рассказано, как создать «живой» календарь в диапазоне ячеек.
На рис. 40.1 приведен пример такого календаря.
Рис. 40.1. Этот календаг j создан
на базе сложной формулы массива
Чтобы создать такой календарь в диапазоне В2:Н9, выполните следующие дей-
ствия.
1.	Выделите диапазон В2:Н2, а потом объедините ячейки с помощью команды
Главная ► Выравнивание ► Объединить и поместить в центре.
2.	Введите дату в объединенный диапазон.
3.	День месяца неважен, поэтому измените формат ячейки на специальный,
в котором не отображается день: ММММ, ГГГГ.
4.	Введите сокращенные названия дней в диапазон ВЗ:НЗ.
5.	Выделите диапазон В4:Н9, а потом введите приведенную ниже формулу масси-
ва без разрывов строк.
©ПРИМЕЧАНИЕ ___________________________________________________
Для ввода формулы массива нужно нажать Ctrl+Shift+ Enter (а не просто Enter).
=ЕСЛИ(МЕСЯЦСДАТАС ГОД(В2);МЕСЯЦС В2);1))
<>МЕСЯЦ(ДАТА(Г0Д(В2);МЕСЯЦ(В2);1)-
(ДЕНЬНЕД(ДАТА(Г0Д(В2);МЕСЯЦ(В2);1))-1)
+{0;1;2;3;4;5}*7+{1;2;3;4;5;6;7}-1);”"
ДАТА(Г0Д(В2); МЕСЯЦ(В2):1)-
(ДЕНЬНЕД(ДАТА(ГОД С В2):МЕСЯЦ(В2):1))-1)
|	+{0:1;2;3;4;5}*7+{1;2;3;4;5:6:7}-1)
132
Часть III. Формулы
6.	Выделите диапазон В4:Н9 и выполните команду Главная ► Число ► Другие числовые
форматы, чтобы отобразить вкладку Число диалогового окна Формат ячеек.
7.	В окне Формат ячеек выберите вариант Все форматы и введите в поле Тип следу-
ющий пользовательский числовой формат, отображающий только день:
Д
8.	Откорректируйте ширину столбцов и отформатируйте ячейки так, как хотите.
Измените дату и год в ячейке В2, и календарь автоматически обновится. Создав
такой календарь, вы сможете скопировать диапазон в любую другую книгу или на
любой другой лист.
Совет 41. Возврат последней непустой ячейки в столбце или строке
133
Совет 41. Возврат последней непустой
ячейки в столбце или строке
Предположим, вы часто обновляете рабочий лист, записывая новые данные в его
столбцы. Возможно, вам пригодится способ, позволяющий ссылаться на последнее
значение в том или ином столбце (обычно именно это значение меняется чаще
всего). В данном разделе описано три метода, дающих возможность это сделать.
На рис. 41.1 приведен пример. На листе отслеживается размер трех фондов
в столбцах B:D. Обратите внимание: обновление информации происходит не в одно
и то же время. Цель — получить сумму самых последних данных по каждому из
фондов. Эти значения вычисляются в диапазоне G4:G6.
1 L7	-	\ Г*"~			—	—					
	А	. 8	с	D	Е	F	G
1	Месяц	ФондА	Фонд В	♦очдС^			
2	Январь	189	83	220			
3	Февраль	192	88	. .221		Данны*	
4	Март	164	87	224		ФипдА	196
5	Апрель	195	89	224		Фонд В	93
6	Май	193	92	..		Фонд С	224
7	Июнь	196	91				
8	Июль		90			Итог	513
9	Август		93				!
10	Сентябрь							1
11	Октябрь							L
12	Ноябрь					1	1	
13	Декабрь			—		1	-	
Рис. 41.1. Используем формулу для возвращения последней непустой ячейки
в столбцах B:D. Метод с подсчетом ячеек
В ячейках G4, G5 и G6 записаны следующие формулы:
=ИНДЕКС(В:В;СЧЁТЗ(В:В))
=ИНДЕКС(С:С:СЧЁТЗ(С:С))
=ИНДЕКС(D:D;СЧЁТЗ(D:D))
В этих формулах используется функция СЧЁТЗ, подсчитывающая количество
непустых ячеек в столбце С. Это значение используется как второй аргумент функ-
ции ИНДЕКС. Например, в столбце В последнее значение находится в строке 6, а функ-
ция ИНДЕКС возвращает шестое значение из этого столбца.
Приведенные выше формулы работают в большинстве случаев, но не всегда.
Если в столбце разбросано несколько пустых ячеек, то определение последней не-
пустой ячейки оказывается более сложной задачей, так как функция СЧЁТЗ не счи-
тает пустые ячейки.
134
Часть III. Формулы
Метод с формулой массива
Следующая формула массива возвращает содержимое последней непустой ячейки
из первых 500 строк столбца В, даже если в этом столбце есть пустые ячейки:
=ИНДЕКС(В:В;МАКС(СТРОКА(В:В)*(В:В<>"")))
ПРИМЕЧАНИЕ
Для ввода формулы массива нажмите Ctrl+Shift+Enter, а не просто Enter.
Разумеется, эту формулу можно изменить, чтобы она работала не с В, а с другим
столбцом. Для работы с другим столбцом измените четыре ссылки на столбцы с В на
название интересующего вас столбца.
В том виде, в каком эта формула приведена выше, вы не сможете использовать
ее в том же столбце, в котором она записала. При попытке сделать это возникнет
циклическая ссылка. Однако формулу можно сменить. Например, чтобы исполь-
зовать ее в ячейке В1, измените ссылки так, чтобы они начинались со строки 2, а не
охватывали целых столбцов. Например, для возврата последней непустой ячейки
в диапазоне В2:В1000 используйте запись В2:В1000.
Следующая формула массива напоминает предыдущую, но возвращает послед-
нюю непустую ячейку в строке (в данном случае в строке 1):
=ИНДЕКС(1:1:МАКС(СТОЛБЕЦ(1:1)*(1:1<>"")))
Для применения этой формулы в другой строке измените три ссылки на строки
1:1 так, чтобы они соответствовали верному номеру строки.
Метод с применением стандартной формулы
Наконец, можно воспользоваться стандартной формулой (не формулой массива).
Данная формула возвращает последнюю непустую ячейку в столбце В:
=ПР0СМ0ТР(2;1/(В:В<>"”);В:В)
Эта формула игнорирует ячейки с ошибками, поэтому, если в последней непустой
ячейке содержится ошибка (например, #ДЕЛ/О!), формула возвратит последнюю
непустую ячейку, не содержащую ошибку.
Следующая формула возвращает последнюю непустую ячейку из строки 1, не
содержащую ошибок:
=ПР0СМ0ТР(2;1/(1:!<>"");1:1)
Совет 42. Различные методы округления чисел
135
Совет 42. Различные методы округления
чисел
• Округление чисел — очень распространенная задача, и Excel предоставляет неко-
торые функции, позволяющие округлять цифры различными способами.
Необходимо понимать разницу между округлением и форматированием значения.
Если вы форматируете число, чтобы в нем отображалось только конкретное коли-
чество десятичных знаков, то формулы, ссылающиеся на это число, оперируют точным
значением, которое может отличаться от отображаемого. Когда вы округляете число,
формулы, оперирующие им, работают именно с округленным значением.
В табл. 42.1 обобщены функции округления, применяемые в Excel.
Таблица 42.1. Функции округления, применяемые в Excel1
Функция	Назначение
ОКРВВЕРХ.МАТ	Округляет число вверх до ближайшего кратного указанной точности
РУБЛБ.ДЕС	Преобразует цену в рублях, выраженную в виде дроби, в цену в рублях, выраженную десятичным числом
РУБЛЬ.ДРОБЬ	Преобразует цену в рублях, выраженную десятичным числом, в цену в рублях, выраженную в виде дроби
ЧЁТН	Округляет число до ближайшего четного целого
ОКРВНИЗ.МАТ	Округляет число вниз до ближайшего целого или ближайшего кратного указанной точности
ЦЕЛОЕ	Округляет число до ближайшего меньшего целого
ОКРУГЛТ	Возвращает число, округленное с желаемой точностью
НЕЧЁТ	Округляет число до ближайшего нечетного целого: положительное — в сторону увеличения, отрицательное — в сторону уменьшения
ОКРУГЛ	Округляет число до указанного количества десятичных разрядов
ОКРУГЛВНИЗ	Округляет число до ближайшего меньшего (к нулю) с указанным коли- чеством десятичных знаков
ОКРУГЛВВЕРХ	Округляет число до ближайшего большего (от нуля) с указанным коли- чеством десятичных знаков
ОТБР	Отбрасывает часть числа до указанного количества десятичных знаков
В следующих подразделах продемонстрированы различные формулы, в которых
применяется округление того или иного типа.
Округление до ближайшего кратного
Функция ОКРУ ГЛ Т удобна при округлении до ближайшего кратного. Например, с по-
мощью этой формулы можно округлить число до ближайшего кратного 5. Следу-
ющая формула возвращает 135:
=0КРУГЛТ(133;5)
В таблицах здесь и далее — неполное соответствие описания функций у автора и в контекстных
меню Excel. — Примеч. перев.
136
Часть III. Формулы
Округление значений в валюте
Часто приходится округлять значение, выраженное в той или иной валюте. Напри-
мер, в результате расчетов может получиться стоимость $45,78923. В таком случае
ее следует округлить до ближайшего цента. Эта операция может показаться про-
стой, но ее можно выполнить тремя способами - округлить:
О вверх до ближайшего цента;
О вниз до ближайшего цента;
О до ближайшего цента вверх или вниз, в зависимости от значения, которое
ближе.
В следующей формуле предполагается, что значение в долларах и центах
записано в ячейке А1. Эта формула округляет значение до ближайшего цента.
Например, если в ячейке А1 содержится значение $12,421, то формула возвра-
щает $12,42:
ОКРУГЛ (А1:2)
Если требуется округлить значение вверх до ближайшего цента, пользуйтесь
функцией ОКРВВЕРХ. МАТ. Следующая формула округляет значение в ячейке А1 вверх
до ближайшего цента. Так, если в ячейке А1 содержится значение $12,421, то фор-
мула возвращает $12,43:
ОКРВВЕРХ. МАТ(А1;0.01)
Чтобы округлить валютное значение вниз, пользуйтесь функцией ОКРВНИЗ.МАТ.
Например, следующая формула округляет валютное значение в ячейке А1 вниз до
ближайшего цента. Так, если в ячейке А1 содержится значение $12,421, то формула
возвращает $12,42;
ОКРВНИЗ.МАТ(А1:0.01)
Чтобы округлить долларовое значение вверх до ближайшего двухцентовика,
пользуйтесь следующей формулой:
ОКРВНИЗ. МАТ( А1:0.05)
Использование функций ЦЕЛОЕ и ОТБР
На первый взгляд функции ЦЕЛОЕ и ОТБР похожи — они обе преобразуют значение
в целое. Функция ОТБР просто отбрасывает дробную часть числа, а ЦЕЛОЕ округляет
число до ближайшего целого, беря за основу значение дробной части числа.
На практике ЦЕЛОЕ и ОТБР возвращают разный результат только при работе с от-
рицательными числами. Например, следующая формула возвращает -14.0:
=0ТБР(-14.2)
Следующая формула возвращает -15,0, так как дробь -14,2 округляется вниз до
ближайшего целого числа:
=ЦЕЛ0Е(-14.2)
Совет 42. Различные методы округления чисел
137
Функция ОТБР может принимать второй (опциональный) аргумент, удобный при
частичном отбрасывании десятичных значений. Например, следующая формула
возвращает 54.33 (отбрасываются все десятичные знаки, кроме первых двух):
=0ТБР(54.3333333:2)
Округление до п значащих разрядов
В некоторых ситуациях может потребоваться округлить значение до определенно-
го количества значащих разрядов. Например, нужно выразить значение 1432187
в виде двух значащих разрядов, как 14 00000. Если выразить число 84356 в виде трех
значащих разрядов, получится 84300.
Если значение является положительным числом без десятичных разрядов, то
справится следующая формула. Она округлит число в ячейке А1 до двух значащих
разрядов. Чтобы учесть при округлении иное количество значащих разрядов, за-
мените 2 в этой формуле другим числом:
= ОКРУГЛВНИЗ (А1;2-ДЛСТР(А1))
При работе с нецелыми или отрицательными числами задача усложняется.
Следующая формула дает более общее решение, округляя число в ячейке А1 до
количества значащих разрядов, указанного в ячейке А2. Эта формула работает
с любыми целыми числами (положительными и отрицательными), а также с не-
целыми:
=ОКРУГЛ(А1;А2-1-ЦЕЛОЕ(LOGIC(ABS(А1))))
Например, если в ячейке А1 записано число 1.27845; а в ячейке А2 — число 3, то
формула возвратит 1,28000 (результат, округленный до трех значащих разрядов).
138
Часть III. Формулы
Совет 43. Преобразование единиц
между различными системами измерения
Допустим, вы знаете расстояние от Нью-Йорка до Лондона в милях, но в европей-
ском офисе вашей компании требуется указать расстояние в километрах. Каков
будет коэффициент пересчета?
Функция Excel ПРЕОБР может преобразовывать из одной системы в другую раз-
личные меры таких категорий, как:
О площадь;
О расстояние;
О энергия;
О сила;
О информация;
О магнетизм;
О мощность;
О давление;
О скорость;
О температура;
О время;
О объем (или меры жидкости);
О вес и масса.
Функции ПРЕОБР требуются три аргумента: преобразуемое значение, исходная ве-
личина и конечная величина. Например, если в ячейке А1 указано расстояние, выра-
женное в милях, то следующая формула позволяет пересчитать мили в километры:
=ПРЕОБР(А1;"пп";"km")
Второй и третий аргументы — это сокращенные названия единиц, перечислен-
ные в справочной системе Excel. Некоторые аббревиатуры широко распростране-
ны, другие — нет. Конечно же, вы должны использовать точное сокращение. Более
того, такие сокращения единиц чувствительны к регистру, поэтому следующая
формула возвратит ошибку:
=ПРЕОБР(А1;"М1";"кт")
Функция ПРЕОБР более универсальна, чем может показаться на первый взгляд.
При работе с метрическими единицами с ней можно использовать множитёль.
Кстати, в первом приведенном в этом разделе примере я использовал множитель.
Сокращенное название единицы в третьем аргументе — т, это соответствует метрам.
Я добавил множитель «кило-» (к), чтобы выразить результат в километрах.
В некоторых ситуациях к работе с функцией ПРЕОБР нужно подходить творчески.
Например, чтобы преобразовать 100 км/ч в мили в секунду, в формуле следует
дважды использовать функцию ПРЕОБР:
=ПРЕОБР(ЮО:"кт":"гп1 ")/ПРЕ0БР(1; "hr" ;"sec")
Совет 43. Преобразование единиц между различными системами измерения
139
В Excel 2013 функция ПРЕОБР была существенно улучшена, и теперь она под-
держивает десятки новых единиц измерения.
Если вы не можете найти ту или иную единицу, которая применима с функци-
ей ПРЕОБР, возможно, в Excel найдется другая функция, позволяющая решить сто-
ящую перед вами задачу. В табл. 43.1 перечислены некоторые функции, применя-
емые при преобразовании единиц измерения.
Таблица 43.1. Другие функции преобразования
Функция	Преобразует
АРАБСКОЕ’	Арабское число в десятичное1
ОСНОВАНИЕ*	Десятичное число к указанному основанию
ДВ.В.ДЕС	Двоичное число в десятичное
ДВ.В.ВОСЬМ	Двоичное число в восьмеричное
ДЕС.В.ДВ	Десятичное число в двоичное
ДЕС.В.ЩЕСТН	Десятичное число в шестнадцатеричное
ДЕС.В.ВОСЬМ	Десятичное число в восьмеричное
ГРАДУСЫ	Радианы в градусы
ШЕСТН.В.ДВ	Шестнадцатеричное число в двоичное
ШЕСТН.В.ДЕС	Шестнадцатеричное число в десятичное
ШЕСГН.В.ВОСЬМ	Шестнадцатеричное число в восьмеричное
восьм.в.дв	Восьмеричное число в двоичное
ВОСЬМ.В.ДЕС	Восьмеричное число в десятичное
ВОСЬМ.В.ШЕСГН	Восьмеричное число в шестнадцатеричное
РАДИАНЫ	Градусы в радианы
Новые функции Excel 2013.
1 В программе Excel написано иначе: преобразует римское число в арабское. — Примеч. перев.
140
Часть III. Формулы
Совет 44. Подсчет неповторяющихся
записей в диапазоне
В некоторых случаях необходимо подсчитать количество неповторяющихся записей
в диапазоне ячеек. Подобный пример приведен на рис. 44.1. В столбце А есть список
животных, цель — подсчитать, сколько видов животных упомянуто в этом списке.
Формула в ячейке В2 возвращает б, что равно числу неповторяющихся видов живот-
ных. Эта формула (являющаяся, кстати, формулой массива) такова:
=СУММ(1/СЧЁТЕСЛИ(А1:А10:А1:А10))
Чтобы адаптировать данную формулу к условиям вашего листа, просто заме-
ните обе пары А1:А10 на диапазон, с которым работаете.
ПРИМЕЧАНИЕ
Для ввода формулы массива нажмите Ctrl+Shift+Enter, а не просто Enter.
_ А
1 Собака
2 Кот
Л {=(_УММ(1/СЧЁТЕСЛИ(А1:А1О;А1:А1О))}
Обезьяна
Кот
Курица
Кот
7 Собака
8 Слон
9 Кот
10 Свинья
Рис. 44.1. Использование формулы массива для подсчета количества
неповторяющихся записей в диапазоне ячеек
Эта формула считается одним из образцов «классики Интернета» и часто при-
водится на разных сайтах и в новостных группах. Спасибо Дэвиду Хейгеру (David
Hager), который ее изобрел.
Предыдущая формула массива отлично работает, если в диапазоне не содержится
одной или нескольких пустых ячеек. Следующая усовершенствованная версия фор-
мулы использует функцию ЕСЛИОШИБКА, позволяющую справиться с этой проблемой:
=СУММ(ЕСЛИОШИБКА(1/СЧЁТЕСЛИ(Al:А10;А1:А10):0))
Предыдущие формулы работают как с числовыми значениями, так и с текстом. Если
в диапазоне содержатся только числовые значения или пустые ячейки (а текст отсут-
ствует), можно воспользоваться следующей формулой. Она не является формулой
массива, но позволяет подсчитать количество неповторяющихся записей в диапазоне:
=СУММ(N(ЧАСТОТА(Al:А10;А1:А10)>0))
Совет 45. Использование функции АГРЕГАТ
141
Совет 45. Использование функции АГРЕГАТ
Одна из универсальных функций, доступных в Excel, называется АГРЕГАТ. Она
появилась в версии Excel 2010. Эту многоцелевую функцию можно использо-
вать для суммирования значений, расчета среднего значения, подсчета записей
и многого другого. Данная функция особенно полезна тем, что может (опцио-
нально) игнорировать значения, содержащиеся в скрытых строках, а также зна-
чения ошибок. В некоторых случаях АГРЕГАТ может заменить сложные формулы
массива.
Функция принимает три аргумента, но в некоторых случаях требует и допол-
нительного аргумента.
Первый аргумент — значение в диапазоне от 1 до 19, определяющее тип выпол-
няемого вычисления. Тип вычисления, в сущности, — это какая-то другая функция
Excel. В табл. 45.1 приведены список значений и названия функций, которые ими-
тируются при каждом конкретном значении.
Таблица 45.1. Значения первого аргумента функции АГРЕГАТ
Значение аргумента	Функция
1	СРЗНАЧ
2	СЧЁТ
3	СЧЁТЗ
4	МАКС
5	МИН
6	ПРОИЗВЕЛ
7	СТАНДОТКЛОН.В
8	СТАНДОТКЛОН.Г
9	СУММ
10	дисп.в
11	ДИСП.Г
12	МЕДИАНА
13	МОДА.ОДН
14*	НАИБОЛЬШИЙ
15*	НАИМЕНЬШИЙ
16*	ПРОЦЕНТИЛЬ.ВКЛ
17*	КВАРТИЛЬ. ВКЛ
18*	ПРОЦЕНТИЛЬ.ИСКЛ
19*	КВАРТИЛЬ.ИСКЛ
* Функции, требующие дополнительного (четвертого) аргумента.
Второй аргумент функции АГРЕГАТ — это целое число в диапазоне отО до 7. Оно
указывает, как будут обрабатываться скрытые ячейки и ячейки с ошибками.
В табл. 45.2 описаны все возможные варианты.
142
Часть III. Формулы
Таблица 45.2. Значения второго аргумента функции АГРЕГАТ
Вариант	Поведение
0 или пропуск	Игнорирование вложенных функций ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ и АГРЕГАТ
1	Игнорирование скрытых строк, вложенных функций ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ и АГРЕГАТ
2	Игнорирование ячеек с ошибками, вложенных функций ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ и АГРЕГАТ
3	Игнорирование скрытых строк, ячеек с ошибками, вложенных функций ПРО- МЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ и АГРЕГАТ
4	Ничто не игнорируется
5	Игнорирование скрытых строк
6	Игнорирование ячеек с ошибками
7	Игнорирование скрытых строк и ячеек с ошибками
Третий аргумент функции АГРЕГАТ — это ссылка на диапазон или данные, в ко-
торых должна осуществляться агрегация.
ПРИМЕЧАНИЕ ____________________________________________________
Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ всегда игнорирует данные, которые скрыты, но только
при условии, что скрыты они были в результате фильтрации таблицы или при сужении раз-
меров окна таблицы. Функция АГРЕГАТ работает примерно так же, но игнорирует еще и зна-
чения в строках, которые были скрыты вручную. Обратите внимание: функция не игнорирует
значения в скрытых столбцах. Иными словами, функция АГРЕГАТ была разработана для опе-
раций только с вертикальными диапазонами.
К счастью, в Excel имеется вспомогательная функция автозавершения формул
при вводе данной функции в формулу. На рис. 45.1 изображен раскрывающийся
список аргументов, который появляется автоматически. Выберите аргумент и на-
жмите клавишу Tab для продолжения.
ЕСЛИОШ... ’	: X V А =АГРЕГАТ(9;
4
5
6
7
8
9
10
11
564
605
358
|=ДГРЕГАТ (9:
^0 - Пропускать вложенные функции riPON'fE/iOTOMHblE.!^^
О 1 - Пропускать скрытые строки, з также вложенные функции ПРО МЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ и АГРЕГАТ
О 2 - Пропускать ошибочные значения, а также вложенные функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ и АГРЕГАТ
О 3 - Пропускать скрытые строки,, ошибочные значения, а также вложенные функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ и...
04- Ничего не пропускать
О 5 - Пропускать скрытые строки
Об - Пропускать ошибочные значения
О 7 - Пропускать скрытые строки и ошибочные значения
Рис. 45.1. Использование автозавершения для идентификации значений аргументов
функции АГРЕГАТ
Совет 45. Использование функции АГРЕГАТ
143
На рис. 45.2 показан случай, в котором удобно пользоваться функцией АГРЕГАТ.
На листе содержатся результаты предварительного опроса и заключительного теста
для восьми студентов. Обратите внимание: Сергей не сдал заключительный тест,
поэтому в ячейках С4 и D4 содержится значение ошибки #Н/Д («недоступно»).
В ячейке СИ находится формула, использующая функцию СРЗНАЧ для подсчета
среднего значения изменения. Эта формула возвращает ошибку:
=CP3HA4(D2:D9)
Формула в ячейке D12 использует функцию АГРЕГАТ, предусматривающую воз-
можность игнорирования ошибочных значений:
=АГРЕГАТ(1;6;D2:D9)
А [| =АГРЕГАТ(1;ь;О2:С'9)
А	В ; С	D
1	Ci /дейт	Пред в. опрос	Зэключ  ест	Процент
2	Иван	86	91	5.81%.
3	Игорь	79	83	5.06В6
4	Сергей	90	#Н/Д	#Н/Д
5	Саша	65	73	12,’31%
6	Дима	82	81	1.22%
7	Олег	90	У о	3,33%
8	Юра	87	91	4.60%
9	Егор	80	81	1.25%
10
11	Ср.знач.	#Н/Д
12	Ср.знач, |	4,45%]

Рис. 45.2. Использование функции АГРЕГАТ для подсчета среднего значения,
если в диапазоне содержится ошибка
Не забывайте, что АГРЕГАТ работает только в Excel 2010 и выше. Если открыть
книгу, использующую эту функцию, в одной из предыдущих версий Excel, то фор-
мула будет выдавать ошибку.
144
Часть III. Формулы
Совет 46. Точное копирование диапазона
формул
Если вы копируете ячейку, в которой содержится формула, Excel корректирует все
соответствующие относительные ссылки в ячейках. Предположим, в ячейке D1
содержится следующая формула:
=А1*В1
Если вы скопируете данную ячейку, две ссылки на ячейки изменятся в соот-
ветствии с новым местоположением. Например, при копировании D1 в D12 скопи-
рованная формула примет следующий вид:
=А12*В12
Бывает необходимо сделать точную копию формулы. Один из способов -
превратить все ссылки ячеек в абсолютные (например, изменить =А1*В1 на
=$А$1*$В$1). Другой вариант — временно удалить из формулы знак равенства;
в результате формула превратится в текст. Затем можно будет скопировать
ячейку и вручную вставить знак равенства и в исходную, и в скопированную
формулу.
Что делать, если есть большой диапазон формул и вы хотите сделать точную
копию этого диапазона? Изменять каждую формулу вручную — кропотливая ра-
бота, чреватая ошибками. Вот как можно решить такую задачу. Я опишу способ
с применением стандартной программы Блокнот Windows, но для этого подойдет
любой текстовый редактор (в том числе Microsoft Word).
Предположим, вы хотите скопировать формулы из A1:D1O на листе Лист1 и сде-
лать точную копию этого диапазона в A13:D22 также на листе Лист1. Выполните
следующие действия.
1.	Переключите Excel в режим просмотра формул (команда Формулы ► Зависимости
формул к Показывать формулы).
2.	Выделите диапазон для копирования. В данном примере это диапазон Al:D10
на листе Лист1.
3.	Нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать диапазон.
4.	Откройте текстовый редактор Блокнот.
5.	Нажмите Ctrl+V, чтобы вставить скопированные данные в Блокнот.
6.	В Блокноте нажмите Ctrl+A, чтобы выделить весь текст, а затем Ctrl+C, чтобы
скопировать его.
7.	Перейдите в Excel и активизируйте верхнюю левую ячейку, в которую хотите
вставить ваши формулы (в данном случае это А13 на листе Лист1). Убедитесь, что
лист, на который копируются данные, находится в режиме просмотра формул.
8.	Нажмите Ctrl+V для вставки информации.
9.	Снова выполните команду Формулы ► Зависимости формул ► Показывать формулы,
чтобы выйти из режима показа формул.
Совет 46. Точное копирование диапазона формул
145
Формулы в целевом диапазоне будут расположены точно так же, как в исход-
ном.
©ПРИМЕЧАНИЕ _________________________________________________
В некоторых случаях операция вставки (шаг 8) выполняется с ошибкой и программа раз-
бивает формулу на две и более ячейки. Если так происходит, то, возможно, недавно вы
пользовались функцией Excel Текст по столбцам и приложение напоминает вам, как дан-
ные разбирались при последнем сеансе. Откройте Мастер распределения текста по столб-
цам и измените параметры. Выполните команду Данные ► Работа с данными ►Текст по
столбцам. В диалоговом окне Мастера распределения текста по столбцам выберите С раз-
делителями и нажмите Далее. Снимите флажки со всех вариантов разделителей, кроме
варианта знак табуляции, и нажмите Отмена. После этих изменений формулы будут встав-
ляться правильно.
146
Часть III. Формулы
Совет 47. Использование возможностей
фонового контроля ошибок
Если вы используете на рабочих листах большое количество формул, то вам мо-
жет пригодиться функция автоматической проверки ошибок. Включить ее мож-
но в разделе Формулы диалогового окна Параметры Excel (рис. 47.1). Чтобы открыть
это окно, выполните команду Файл ► Параметры.
Проверка ошибок включается и отключается с помощью флажка Включить
фоновый контроль ошибок. Кроме того, можно указать, какие типы ошибок следу-
ет проверять, установив соответствующие флажки в области Правила поиска
ошибок.
Общие
Формулы
Пярмлегры вычислений
Правописание
Параметры Е*с
jr Изменение параметров, связанных с вычислением формул, их вводом и обработкой ошибок.
Сохранение
Вычисления в книгеКО
Язык
Дополнительно
Настроить ленту
Панель быстрого доступа
Надстройки
Центр управления безопасностью
О автоматически ^роме таблиц данных
О 1₽Учную
0 Пересчитывать гкигу перед с охранение»л
Рабон с формулами
Q Включить итеративные вычисления
Предельное цисло итераций: |100
Относительная погрешность; } 0,001
Стиль ссылок РЛС10
0 Автовавершение формул
0 Использовать имена таблиц в формулах
0 Использовать функции GetPivotData для ссылок ь сводной таблице
Поиск ошибок
0 Включить фоновым контроль ошибок
Цвет индикаторов йши б or.	▼ ]
i Сброс пропущенных ошибок
Правил* поиск* ошибок
0 Ячейки, которые содержат формулы, приводящие к
ошибкам
0 Несогласованная формула в вычисляемом столбце
таблицы
0 Ячейки, которые содержат годы, представленные J
цифрами
й Числ*. отформатированные как tjkct или с
предшествующим апострофом
0 Формулы, не согласованные с остальными
формулами в области
0 Формулы, не охватывающие смежные ячейки
0 Незаблокироеанные ячейки, содержащие формулы
П Формулы, которые ссылаются на пустые ячейки
0 Недопустимые данные в таблице' 9
j 1 Отмена
Рис. 47.1. Excel может проверять формулы на наличие потенциальных ошибок
Если контроль ошибок включен, Excel постоянно проверяет ваши формулы.
Если найдена потенциальная ошибка, программа ставит индикатор ошибки (ма-
ленький треугольник) в левом верхнем углу ячейки. Когда эта ячейка активизиро-
вана, появляется кнопка для проверки ошибок. Нажав ее, вы откроете список па-
раметров. На рис. 47.2 показаны варианты, появляющиеся в том случае, когда вы
нажимаете кнопку проверки ошибок для ячейки, содержащей деление на нуль
(#ДЕЛ/О!). Пункты различаются в зависимости от типа ошибки.
Совет 47. Использование возможностей фонового контроля ошибок
147
! -1' #н/д I
 шх— --------—.
Ошибка - знамение недоступно
Справка по этой ошибке
Показать этапы вычисления...
Пропустить ошибку
Изменить в строке формул
Параметры проверки ошибок...
Рис. 47.2. Нажав кнопку проверки ошибок, вы получите список вариантов действий
Часто вы предпочтете игнорировать ошибку, выбрав Пропустить ошибку. В этом
случае ячейка исключается из дальнейшего контроля ошибок. Можно выделить
диапазон формул, а затем выбрать Пропустить ошибку, чтобы игнорировать ошибки
во всем данном диапазоне. Все ячейки, ранее исключенные из проверки, можно
вернуть в список контролируемых. Для этого в окне Параметры Excel нужно нажать
кнопку Сброс пропущенных ошибок.
Даже если вы не пользуетесь автоматическим контролем ошибок, вы можете
выполнить команду Формулы ► Зависимости формул ► Проверка наличия ошибок и от-
крыть диалоговое окно. В этом окне будут по порядку перечислены все ячейки,
содержащие потенциальные ошибки. Оно работает почти как окно проверки право-
писания и называется Поиск ошибок (рис. 47.3). Обратите внимание: это немодаль-
ное (безрежимное) диалоговое окно, поэтому вы можете продолжать работать
с листом, пока данное окно открыто.
Рис. 47.3. Использование диалогового окна Поиск ошибок для последовательного просмотра
потенциальных ошибок, найденных Excel
©ВНИМАНИЕ ___________________________________________________
Необходимо учитывать, что функция проверки ошибок далеко не совершенна. Иными слова-
ми, не думайте, что ваш лист точно не содержит ошибок, раз Excel их не выявил. Кроме того,
данная функция не идентифицирует очень распространенный класс ошибок — перезапись
формулы в ячейке значением.
148
Часть III. Формулы
Совет 48. Использование надстройки Inquire
(Запрос электронной таблицы)
В Office 2013 Professional Plus есть удобная аналитическая надстройка, которая
называется Inquire (Запрос). Чтобы установить эту надстройку, произведите сле-
дующие действия.
1.	Выполните команду Файл ► Параметры, чтобы открыть диалоговое окно Параме-
тры Excel
2.	Перейдите в раздел Надстройки.
3.	Из раскрывающегося списка Управление выберите вариант Надстройки СОМ,
далее нажмите Перейти, чтобы отобразить диалоговое окно Надстройки для мо-
дели компонентных объектов (СОМ).
4.	В этом диалоговом окне выберите элемент Inquire (Запрос) и нажмите ОК.
Если Inquire (Запрос) в списке нет, это означает, что в вашей версии Office такая
надстройка отсутствует.
Когда расширение Inquire (Запрос) будет установлено, на ленте Excel появится
новая вкладка — Inquire (Запрос) (рис. 48.1).
ГЛАВНАЯ ВСТАВКА РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ
Книгэ4 - Microsoft Excel
Workbook
Analysis
Report
Cell Formatting
Miscellaneous
Ёд Workbook Passwords
® Help
Workboor Worksheet Cell Compare
Relationship Relationship Relationship Files
Diagram	Compare
ФОРМУЛЫ ДАННЫЕ
РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ
ВИД INQUIRE
Рис. 48.1. После установки надстройки Inquire (Запрос)
на ленте Excel появляется одноименная вкладка
Анализ книги
Чтобы проанализировать активную книгу, выполните команду Inquire ► Report ►
Workbook Analysis (Запрос ► Отчет ► Анализ книги) — отобразится диалоговое окно
Workbook Analysis Report (Отчет об анализе книги). Оно показано на рис. 48.2. Поль-
зуясь списком слева, выберите элемент для анализа. Результаты (при их наличии)
появятся в области Results (Результаты) справа. Чтобы создать отчет (в новой
книге), выделите элементы, которые хотите включить в отчет, а затем нажмите Excel
Export (Экспортировать в Excel). Отчет получается очень подробным, это хороший
способ документировать книгу Excel.
Схематические инструменты
Каждый элемент группы, вызываемой командой Inquire ► Diagram (Запрос ► Схема),
отображает один из видов схемы:
О связи книги;
О связи листа;
О связи ячейки.
Совет 48. Использование надстройки Inquire (Запрос электронной таблицы)
149
Results
МЛЬоок Analysis Resort ХДиserswimtshAO
Item
Export
Item detai Smit: [ 250000 j {don’t export detak t more than this number of results are found for a given item)
Рис. 48.2. Диалоговое окно Workbook Analysis Report
(Отчет об анализе книги)
0 terns
0 2 Workbook.
I- i- 2 Linked workbooks (0)
j	[ 0 DDE Iriks (0)
I 0 Data connections (0)
i j- 0 Visible sheets (1)
, Г Й Hidden sheets (0)
’ - 2| Very hidden sheets (0)
Й0 Formulas
0 Al formulas (3)
2 Array formulas (0)
@With errors {2)
2| With logical values {0)
2 With numeric values (1)
2 With dateAirrre values (0)
2 With textual values (0)
Га ExcelExpcd.I
Name
Creatkri Date
Modified Date
Fie Size (bytes)
Title
Author
Linked Workbooks
DDE Links
Data Connections
Visible Sheets
Hidden Sheets
Very Hidden Sheets
Formulas
Array Formulas
На рис. 48.3 показан образец связей листа в книге, насчитывающей четыре листа.
Вы видите, что на листе ЛистЗ есть формулы, ссылающиеся на Лист1 и Лист2, а на
листе Л ист4 есть формулы, которые ссылаются на Лист1.
Рис. 48.3. На этой схеме представлены связи между рабочими листами
150
Часть III. Формулы
Сравнение файлов
Команда Inquire ► Compare ► Compare Files (Запрос ► Сравнить ► Сравнить файлы)
генерирует подробную схему, демонстрирующую различия между двумя книгами.
Обе сравниваемые книги должны быть открыты. На рис. 48.4 вы видите пример
вывода.
Рис. 48.4. Пример выполнения команды Compare Files (Сравнить файлы)
Другие возможности
В надстройке Inquire (Запрос) есть некоторые дополнительные возможности, ко-
торые находятся в группе Inquire ► Miscellaneous (Запрос ► Разное):
О Clean Excess Cell Formatting (Удалить лишнее форматирование ячеек) — удаляет
из ячеек ненужное форматирование; например, эта команда позволяет удалить
форматирование, относящееся к целым строкам или столбцам;
О Workbook Passwords (Пароли рабочей книги) — если вы используете Inquire (За-
прос) для анализа или сравнения книг, защищенных паролем, то эта возможность
позволит не вводить пароль каждый раз при открытии таких файлов;
О Help (Справка) — отображает справку о возможностях надстройки Inquire (За-
прос).
Совет 49. Скрытие и защита формул
151
Совет 49. Скрытие и защита формул
Если вы передаете книгу другим пользователям, то вам может понадобиться скрыть
ваши формулы.
В Excel есть два основных параметра — Защищаемая ячейка и Скрытие формул.
Защищаемую ячейку нельзя изменить, а содержимое ячейки со скрытыми форму-
лами не отображается в строке формул, когда ячейка выделена. По умолчанию
каждая ячейка является защищаемой, но формулы в ней не скрываются. Однако
важно помнить, что эти параметры вступают в силу, только если весь лист являет-
ся защищенным.
Как правило, требуется защитить (и по возможности скрыть) ячейки с форму-
лами и разблокировать константные ячейки, не содержащие формул.
Скрытие и защита ячеек с формулами
Чтобы скрыть все ячейки с формулами на активном рабочем листе, сделайте сле-
дующее.
1.	Выделите отдельную ячейку и выполните команду Главная ► Редактирование ► Найти
и выделить ► Выделить группу ячеек. Excel отобразит диалоговое окно Выделить груп-
пу ячеек.
2.	В этом окне установите первый переключатель в положение формулы и убедитесь,
что все соответствующие флажки установлены (рис. 49.1).
3.	Нажмите ОК, и Excel выделит все ячейки с формулами.
4.	Щелкните правой кнопкой мыши на любой выделенной ячейке с формулой
и выберите из контекстного меню вариант Формат ячеек. Откроется диалоговое
окно Формат ячеек.
5.	Нажмите вкладку Защита, чтобы отобразить параметры Защищаемая ячейка
и Скрыть формулы.
6.	Установите флажки Защищаемая ячейка и Скрыть формулы.
7.	Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
Разблокирование ячеек, не содержащих формул
Чтобы разблокировать все ячейки, которые не содержат формул, сделайте сле-
дующее.
1.	Выделите отдельную ячейку и выполните команду Главная ► Редактирование ► Найти
и выделить ► Выделить группу ячеек. Excel отобразит диалоговое окно Выделить груп-
пу ячеек.
2.	В этом окне установите первый переключатель в положение константы, а затем
убедитесь, что установлены все четыре флажка.
3.	Нажмите ОК, и Excel выделит все ячейки с константами (то есть не содержащие
формул).
152
Часть III. Формулы
Выделите группу ячеек
Выделить
(8);nj ниечания!
О константы
О формулы
«’ гисла
У екст
У логические
У' ошибки
О пустые ячейки
О текущую область
О текущий массив
О объекты
О отличия по строкам
О отличия по столбцам
О влияющие ячейки
О зависимые ячейки
•	только непосредственно
О на всехуровнях
О последнюю ячейку
О только видимее ячейки
О условные форматы
О провеока данных
•	всех
С' этих же

Рис. 49.1. Использование окна Выделить группу ячеек для выделения всех ячеек,
содержащих формулы
4.	Щелкните правой кнопкой мыши на любой выделенной ячейке с формулой
и выберите из контекстного меню вариант Формат ячеек. Откроется диалоговое
окно Формат ячеек.
5.	Нажмите вкладку Защита, чтобы отобразить параметры Защищаемая ячейка
и Скрыть формулы.
6.	Установите флажки Защищаемая ячейка и Скрыть формулы.
7.	Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
Защита листа
Действия, описанные в двух предыдущих разделах, не возымеют эффекта, если
рабочий лист не защищен. Чтобы защитить лист, сделайте следующее.
1.	Выполните команду Рецензирование ► Изменения ► Защитить лист. Откроется
диалоговое окно Защита листа (рис. 49.2).
2.	В этом окне вы можете указать пароль (если желаете). Если пароль не указать,
то любой пользователь сможет снять защиту с листа и просмотреть (или из-
менить) формулы.
3.	Нажмите ОК, и система попросит ввести пароль еще раз.
Если защитить рабочий лист, многие самые обычные операции окажутся не-
доступны. Например, пользователь не сможет вставлять строки или столбцы,
изменять ширину столбцов или создавать внедренные диаграммы. Параметры
в диалоговом окне Защита листа позволяют выбрать, какие действия будут разре-
шены на рабочем листе.
После выполнения вышеописанных действий ячейки, содержащие формулы,
перестают отображаться в строке формул. Если пользователь попытается изменить
содержимое ячейки, появится окно с предупреждением (рис. 49.3). Ячейки без
формул можно редактировать и дальше как обычно.
Совет 49. Скрытие и защита формул
153
Защита листа
0 Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек
Пароль для отключения аащиты листа:
Разрешить всем пользователям этого листа:
OK I I Отмена ।
Рис. 49.2. Окно Защита листа
Microsoft Excel
Рис. 49.3.Такое предупреждение отобразится, если пользователь попытается изменить
содержимое ячейки с формулой
JubJ—и мое—,
Эта ячейка или диаграмма находится на защищенном листе.
Чтобы внести изменения, выберите команду “Снять защиту листа" на вкладке "Рецензирование" {может потребоваться пароль).
ПРИМЕЧАНИЕ __________________________________________________________
Не забывайте, что взломать пароль защищенного листа очень легко. Если вам нужна абсо-
лютная безопасность, то защита и скрытие ячеек с формулами — не вариант.
154
Часть III. Формулы
Совет 50. Использование функции ДВССЫЛ
Чтобы сделать формулу более гибкой, можно использовать функцию ДВССЫЛ для
создания ссылки на диапазон. Эта нечасто используемая функция принимает тек-
стовый аргумент, напоминающий ссылку на диапазон, а потом преобразует аргу-
мент в точную ссылку на диапазон. Если вы научитесь пользоваться данной функ-
цией, то сможете создавать более сложные интерактивные таблицы.
Косвенное указание строк
На рис. 50.1 показан пример, в котором используется функция ДВССЫЛ. В ячейке Е5
записана следующая формула:
=СУММ(ДВССЫЛ("В"&Е2&":В"&ЕЗ))
' Е5		:. j X	=СУММ(ДВССЫЛ("ВН&Е2&":В"&ЕЗ))		
	ABC	D		Е	F
1	Месяц	Продажи		
0 с.	Январь	67	Верхняя строка	2	
3	Февраль	72	Нижняя строка	4	
А	Март	71		
5	Апрель	74	Сумма:	210	
6	Май	71		
7	Июнь	67		
8	Июль	69		
9	Август	65		
10	Сентябрь	66		
11	Октябрь	62		
12	Ноябрь	64		
13	Декабрь	67		
Рис. 50.1. Использование функции ДВССЫЛ для суммирования указанных пользователем строк
Аргумент функции ДВССЫЛ использует оператор конкатенации для создания
ссылки на диапазон. При этом используются значения из ячеек Е2 и ЕЗ. Итак, если
в Е2 содержится значение 2, а в ЕЗ — значение 4, то ссылка на диапазон результи-
рует в следующую строку:
"В2:В4"
Функция ДВССЫЛ преобразует данную ссылку в точную ссылку на диапазон. За-
тем эта ссылка передается функции СУММ. Фактически формула возвращает:
=СУММ(В2:В4)
Если изменить значения в ячейках Е2 и ЕЗ, то формула обновится и правильно
отобразит сумму указанных строк.
Совет 50. Использование функции ДВССЫЛ
155
Косвенное указание имен рабочих листов
На рис. 50.2 вы видите еще один пример, в котором используется ссылка на лист.
В столбце А на рабочем листе Итог содержится текст, соответствующий другим
листам из рабочей книги. В столбце В находятся формулы, ссылающиеся на эти
текстовые элементы. Например, в ячейке В2 содержится следующая формула:
=СУММ(ДВССЫЛ(А2&"!Fl:F10"))
Л ц =СУММ(ДВССЫЛ(А2&"!Р1:Р10"))
A j В { С D ________________________Е
1	Регион Сумма
2	Север [	43~|
3	Юг	92
4	Запад	154
5	Восток	110
6
7
I Итог I Север | Юг ' Запад | Восток ... (+) • [4]
готово	й
Рис. 50.2. Использование функции ДВССЫЛ для создания ссылок
Эта формула выполняет конкатенацию текста из ячейки А2 и ссылки на диапазон
(сцепляет текст и ссылку). Функция ДВССЫЛ вычисляет результат и преобразует его
в точную ссылку на диапазон. Результат эквивалентен следующей формуле:
=СУММ(Север!Fl:F10)
Эта формула копируется вниз по столбцу. Каждая формула возвращает сумму
данных из диапазона Fl:F10 для соответствующего рабочего листа.
Создание неизменяемой ссылки на ячейку
Еще один способ работы с функцией ДВССЫЛ — создание ссылки на ячейку, содер-
жимое которой никогда не меняется. Например, рассмотрим следующую формулу,
суммирующую значения из первых 12 строк столбца А:
=СУММ(А1:А12)
Если вы вставите новую строку 1, Excel изменит формулу на следующую:
=СУММ(А2:А13)
Иными словами, формула корректируется так, что продолжает ссылаться на
оригинальные данные (и больше не суммирует первые 12 строк столбца А). Чтобы
Excel не менял ссылки на ячейки, пользуйтесь функцией ДВССЫЛ:
=СУММ(ДВССЫЛ("А1:А12"))
Теперь формула всегда будет возвращать сумму первых 12 строк столбца А.
156
Часть III. Формулы
Совет 51. Редактирование формул
в диалоговых окнах
Этот совет простой, но многие пользователи даже не задумываются об описанном
здесь приеме.
Когда Excel отображает диалоговое окно, в котором можно записать ссылку на
диапазон, поле, содержащее такую ссылку, всегда находится в режиме указания.
Например, рассмотрим диалоговое окно Создание имени (рис. 51.1). Чтобы его от-
крыть, выполните команду Формулы ► Определенные имена ► Присвоить имя.
Если активизировать поле Диапазон и воспользоваться стрелками для редакти-
рования ссылки на диапазон, то вы обнаружите, что при этом вы именно указы-
ваете на диапазон, а не редактируете текст ссылки. Что делать? Нажмите F2.
Клавиша F2 позволяет переключаться между режимом указания и режимом
редактирования. В режиме редактирования стрелки действуют именно так, как при
редактировании формулы. Обратите внимание: актуальный режим указан в левой
части статусной панели.
Рис. 51.1. По умолчанию поле Диапазон работает в режиме указания — нажмите F2,
чтобы переключиться в режим редактирования
Этот совет применяется ко всем диалоговым окнам Excel, в которых есть поля
для выделения диапазонов.
Совет 52. Преобразование вертикального диапазона в таблицу
157
Совет 52. Преобразование вертикального
диапазона в таблицу
Часто табличные данные импортируются в Excel как один столбец. Пример такой
ситуации приведен на рис. 52.1. В столбце А содержится информация о сотруд-
никах, и каждая запись состоит из трех последовательных ячеек в одном столб-
це — указываются имя, отдел, местоположение. Наша цель — преобразовать эти
данные, чтобы каждая запись занимала одну строку и была распределена по трем
столбцам.
08
В
А
1
2
4
6
8
9
10
11
12
Петр Петров
Менеджер
Главный офис
Иван Иванов
Водитель
Регион 1
Сергей Сергеев
Администратор
Регион 2
Денис Денисов
Директор
Главный офис
Рис. 52.1. Данные расположены по вертикали; их нужно правильно распределить
по трем столбцам
Преобразовать данные такого типа можно несколькими способами, но я опишу
только один — совсем простой, при котором используется всего одна формула,
копируемая в диапазоне ячеек.
Введите следующую формулу в ячейку С1, а потом скопируйте ее вниз и по
строкам:
=ДВССЫЛ("А"&СТОЛБЕЕ|()-2+(СТР0КА()-1)*3)
На рис. 52.2 показаны преобразованные данные в диапазоне ячеек С1:Е7.
Формула работает с данными, расположенными по вертикали. Каждая запись
занимает три идущие подряд строки в столбце, но ее можно изменить так, чтобы
она охватывала любое количество последовательных ячеек в столбце. Для этого
нужно заменить число 3 в формуле на другое число. Например, если одна запись
занимает пять строк в столбце, пользуйтесь следующей формулой:
=ДВССЫЛ("А"&СТОЛБЕЦ()-2+(СТР0КА()-1)*5)
158
Часть III. Формулы
 Cl
1
2
3
4
5
6
/
8
g
10
11
12
А
Петр Петров
Менеджер
Главный офис
Иван Иванов
Водитель
Регион 1
Сергей Сергеев
Администратор
Регион 2
Денис Денисов
Директор
Главный офис
•/ A || =ДВССЫЛ("А"&СТОЛБЕЦ()-г+(СТРОКА()-1)*3)
________С_______I___ D
| Петр Петров	Мен ед жер
Иван Иванов	Водитель
Сергей Сергеев	Администратор
Денис Денисов	Директор
Е
Главный офис
Регион 1
Регион 2
Главный офис
Рис. 52.2. Вертикальные данные, преобразованные в таблицу
Часть IV
Работа с данными
В этой части собраны советы, описывающие работу с данными любых типов. На-
деюсь, что эти рекомендации значительно повысят общую эффективность вашей
работы.
□	Совет 53. Эффективное выделение ячеек
□	Совет 54. Автоматическое заполнение диапазона серией
значений
□	Совет 55. Удаление знаков «минус» в конце отрицательных
чисел
□	Совет 56. Как разрешить движение курсора только
в ячейках ввода
□	Совет 57. Преобразование данных с использованием
и без использования формул
□	Совет 58. Создание раскрывающегося списка в ячейке
□	Совет 59. Сравнение двух диапазонов с помощью
условного форматирования
□	Совет 60. Нахождение повторяющихся значений
с помощью условного форматирования
□	Совет 61. Работа с номерами кредитных карт
□	Совет 62. Обнаружение лишних пробелов
□	Совет 63. Транспонирование диапазона
□	Совет 64. Использование Мгновенного заполнения
для извлечения данных
□	Совет 65. Использование Мгновенного заполнения
для объединения данных
□	Совет 66. Получение информации с веб-страницы
□	Совет 67. Импорт текстового файла в диапазон на рабочем
листе
□	Совет 68. Использование возможности экспресс-анализа
□	Совет 69. Заполнение пробелов в отчете
□	Совет 70. Выполнение нестрогого поиска
□	Совет 71. Подкрепление данных с помощью аудио
□	Совет 72. Получение данных из PDF-файла
Совет 53. Эффективное выделение ячеек
161
Совет 53. Эффективное выделение ячеек
Многие пользователи Excel полагают, что единственный способ выделить диапазон
ячеек — объединить нужный участок с помощью мыши. Действительно, такое вы-
деление - один из вариантов, но обычно это не самый эффективный способ реше-
ния задачи. Гораздо лучше выделять диапазоны с помощью клавиатуры.
Выделение диапазона с помощью Shift и клавиш
управления курсором
Простейший способ выделить диапазон - нажать и удерживать клавишу Shift,
а затем выделять ячейки с помощью стрелок. При выделении более крупных об-
ластей можно удерживать Shift и нажимать Page Up или Page Down, чтобы сразу
охватывать большие диапазоны.
Кроме того, можно воспользоваться клавишей End, чтобы быстро расширить
выделение до последней непустой ячейки в строке или столбце. Например, чтобы
выделить диапазон ВЗ:В8 (рис. 53.1) с клавиатуры, выберите ячейку ВЗ, а потом
удерживайте нажатой клавишу Shift, нажимая End и |. Аналогично, чтобы выделить
диапазон ВЗ:D3, удерживая клавишу Shift, нажимайте End и —>.
1_
2
3
4
5
6 I
7
8
23]	12	78
54	15	56
55	48	12
56	26	45
48	77	44
56	48	29
23	19	26
Рис. 53.1. Диапазон ячеек
Выделение текущего региона
Часто требуется выделить большую прямоугольную область текущий регион.
Чтобы выделить целый блок ячеек, поставьте указатель ячейки где-нибудь в этом
диапазоне и нажмите Ctrl+A.
ПРИМЕЧАНИЕ ________________________________________________________
Если указатель ячейки находится в таблице (созданной с помощью команды Вставка ► Таблицы ►
Таблица), то при нажатии Ctrl+A будут выделены только данные. Нажмите Ctrl+A еще раз, что-
бы выделить строку заголовка и строку итогов.
162
Часть IV. Работа с данными
Выделение диапазона методом Shift+щелчок
Если вы выделяете очень большой диапазон, то наиболее эффективно это полу-
чится с помощью мыши. Однако ничего перетаскивать не нужно. Выделите край-
нюю верхнюю левую ячейку в диапазоне. Затем прокрутите таблицу до крайней
нижней правой ячейки диапазона, выберите эту ячейку, нажмите Shift и снова щелк-
ните кнопкой мыши.
Выделение несмежных диапазонов
В большинстве случаев требуется выделить какой-либо прямоугольный диапа-
зон. Однако иногда нужно множественное выделение, при котором выделяются
несмежные ячейки или диапазоны. Например, вы хотите применить одинаковое
форматирование к различным ячейкам, расположенным в разных областях рабо-
чего листа. Если вы делаете множественное выделение, то можете одновременно
применить форматирование ко всем выделенным диапазонам. Пример множе-
ственного выделения приведен на рис. 53.2.
К.	-	1	11 48	
	А	в	С	D
1			
2		23	й 12:	(78
I от 1	54		15	56
4		55	Ь	48	12
5	56		26	45
б		48	j -- 77;	44
7	56		48	29
8	23		19 26.
Рис. 53.2. Пример множественного выделения несмежных диапазонов
Выделить несмежные диапазоны можно с помощью как мыши, так и клавиа-
туры.
Удерживайте нажатой клавишу Ctrl, щелкая в нужных ячейках и выделяя по-
средством мыши интересующие вас ячейки или диапазоны.
Работая с клавиатурой, выделите диапазон так, как было описано выше (с по-
мощью клавиши Shift). Затем нажмите Shift+F8, чтобы выделить следующий диа-
пазон, сохранив выделение предыдущего. Повторите эту операцию нужное коли-
чество раз. Закончив, снова нажмите Shift+F8, чтобы перейти в обычный режи”
выделения.
Совет 53. Эффективное выделение ячеек
163
Выделение целых строк
Чтобы выделить целую строку, щелкните на ее номере. Номера строк записаны по
левому краю листа. Можно также выделить любую ячейку в строке, а потом нажать
Shift+П робел.
Чтобы выделить несколько смежных строк, щелкните и перетащите указатель
мыши в области номеров строк, захватив таким образом нужный диапазон. Мо-
жете также выделить любую ячейку в первой (или последней) строке и нажать
Shift+Пробел для выделения всей этой строки. После этого нажмите Shift и с по-
мощью стрелок расширьте область выделения вверх или вниз.
Чтобы выделить несколько несмежных строк, удерживайте нажатой Ctrl и щел-
кайте на номерах строк, которые хотите включить в выборку.
Выделение целых столбцов
Чтобы выделить целый столбец, щелкните на его букве. Буквенные обозначения
столбцов идут по верхнему краю листа. Можно также выделить любую ячейку
в столбце, а потом нажать Shift+ Пробел.
Для выделения нескольких смежных столецов щелкните и перетащите ука-
затель мыши в области буквенных обозначений столбцов, захватив таким об-
разом нужный диапазон. Можете также выделить любую ячейку в первом (или
последнем) столбце и нажать Shift+Пробел для выделения всей этой строки. По-
сле этого нажимайте Shift и с помощью стрелок расширьте область выделения
вверх или вниз.
Чтобы выделить несколько несмежных столбцов, удерживайте Ctrl и щелкайте
на буквенных обозначениях столбцов, которые хотите включить в выборку.
Выделение многолистовых диапазонов
Можно выделять не только «двухмерные» диапазоны на одном рабочем листе, но
и диапазоны, охватывающие ячейки с нескольких листов. Такие диапазоны можно
считать «трехмерными».
На рис. 53.3 приведен простой пример многолистовой книги. В этой книге че-
тыре листа, которые называются Итоги, Операционные расходы, Маркетинг и Произ-
водство. Листы расположены именно в таком порядке.
Предположим, вы хотите применить ко всем листам одинаковое форматирова-
ние — например, выделить заголовки столбцов жирным шрифтом и сделать за-
ливку. В данном случае лучше всего выделить многолистовой диапазон, и тогда вы
сможете применить форматирование сразу ко всем листам.
Выделение многолистового диапазона ячеек — простой двухэтапный процесс.
1. Выделите диапазон на одном листе.
2. Выделите листы, которые хотите включить в диапазон.
164
Часть IV. Работа с данными
J10	А	А В	С	D	Е	F	G	
1	Сумма						
2							
э		1		2	3	4 За год:	
4	з/п	286 500	286 500	286 500	29 500		889 000
5	Расходы	40 500	42 525	44 624	68 879		196 528
6	Топливо	59 500	62 475	65 599	144 000		331 574
1	Всего	386 501	391 502	396 726	242 383		1 417 112
8							
9							
1 10 Lix_							
4	| Итоги	1 Операционные расходы		Маркетинг | Производство '		©	: 			
| готово							н 1
Рис. 53.3. Л исты в рабочей книге, расположенные в указанном порядке
ПРИМЕЧАНИЕ ______________________________________________________
Чтобы выделить группу смежных листов, нажмите Shift и щелкните на названии последнего
листа, который хотите включить в выборку. Чтобы выделить отдельные листы, нажмите Ctrl
и щелкните на названии каждого листа, который хотите выделить. При таком выделении фон
названий листов, которые вы выбрали, становится белым, a Excel отображает в строке заго-
ловка слово [Группа]. Закончив работу с многолистовым диапазоном, щелкните на названии
любого листа, чтобы выйти из режима Группа.
Совет 54. Автоматическое заполнение диапазона серией значений
165
Совет 54. Автоматическое заполнение
диапазона серией значений
Если вам требуется автоматически заполнить диапазон ячеек серией значений, то
можно внести первое значение и записать формулу для расчета следующего зна-
чения. Например, на рис. 54.1 изображено несколько последовательных номеров
в столбце А. В ячейке А1 содержится значение 1, а в ячейке А2 следующая фор-
мула, скопированная вниз по столбцу:
=А1+1
Еще один способ решить в Excel эту задачу — воспользоваться удобной функ-
цией автозаполнения. Выполните следующие действия.
1.	Введите 1 в ячейку А1.
2.	Введите 2 в ячейку А2.
3.	Выделите диапазон А1:А2.
4.	Поместите указатель мыши в правый нижний угол ячейки А2 (здесь находится
маркер заполнения ячейки) и, когда стрелка превратится в черный плюс, про-
тащите его по столбцу, чтобы заполнить ячейки.
©ПРИМЕЧАНИЕ ____________________________________________________
Такое поведение можно включать и отключать. Если в ячейке нет маркера, выполните ко-
манду Файл ► Параметры, перейдите в раздел Дополнительно в диалоговом окне Параметры
Excel и установите флажок Разрешить маркеры заполнения и перетаскивание ячеек.
Данные, которые вы ввели на этапах 1 и 2, предоставляют программе информа-
цию, нужную ей для определения, какой тип серии использовать. Если ввести
в ячейку А2 цифру 3, то серия будет состоять из нечетных чисел: 1, 3, 5, 7 и т. д.
166
Часть IV. Работа с данными
Когда вы отпустите кнопку мыши после перетаскивания, Excel отобразит список
Параметры автозаполнения. Раскройте его, чтобы выбрать другие варианты. Этот
список особенно полезен при работе с датами. На рис. 54.2 этот список продемон-
стрирован на практике с серией дат — так можно быстро создавать последователь-
ности дней недели, месяцев или лет.
 А1	’	:	А 01.01.201.3
А	| В	С D
1
I “
2
3
I---
4
5
6
I
9
10
11
12
13
14
15
16
17
13
19
20
1 января 2013 г.
2 января2013 г.
3 ян варя 2013 г.
4 января 2013 г.
5 января 2013 г
6 января 2013 г
7 января 2013 г
8 января 2013 г
9 января 2013 г
10 января 2013 г
11 января 2013 г
О Копировать ячейки
О Залолнитьтолько форматы
О Заполнить только значения
О Заполнить по дням
О Заполнить по рабочим дням
| О Заполнить по месяцам
О Заполнить по годам
О Мгновенное заполнение
Рис. 54.2. Использование раскрывающегося списка Параметры автозаполнения
для изменения типа заполнения
Вот еще один интересный прием работы с автозаполнением. Если вы начинаете
работать с нерегулярными данными, то Excel делает автозаполнение методом ли-
нейной регрессии и вносит в таблицу прогнозируемые таким образом значения.
На рис. 54.3 показан рабочий лист со значениями ежемесячных продаж за период
с января по июль.
Если сначала выделить диапазон С2:С8, а потом воспользоваться функцией ав-
тозаполнения, то программа выстроит наиболее вероятную линейную тенденцию
продаж и дополнит эту модель недостающими значениями. На рис. 54.4 отобража-
ются спрогнозированные значения вместе с графиком.
166
Часть IV. Работа с данными
Когда вы отпустите кнопку мыши после перетаскивания, Excel отобразит список
Параметры автозаполнения. Раскройте его, чтобы выбрать другие варианты. Этот
список особенно полезен при работе с датами. На рис. 54.2 этот список продемон-
стрирован на практике с серией дат — так можно быстро создавать последователь-
ности дней недели, месяцев или лет.
А1
01.01.2013
2
3
4
5
б
7
8
9
10
11
12
14
15
16
18
19
20
А______________
1 января 2013 г.
2 января 2013 г.
3 января 2П13 г.
4 января 2013 г.
5 января 2013 г.
6 января 2013 г.
7 января 2013 г.
3 январи 2013 г.
9 января 2013 г.
10 января 2013 г.
11 января 2013 г.
Копировать ячейки
Заполнить
Заполнить только форматы
Заполнить только значения
Заполнить по дням
Заполнить по рабочим дням
о
О
I о	. -
О Заполнить по месяцам
Заполнить по годам
Мгновенное заполнение
В

о
о
Рис. 54.2. Использование раскрывающегося списка Параметры автозаполнения
для изменения типа заполнения
Вот еще один интересный прием работы с автозаполнением. Если вы начинаете
работать с нерегулярными данными, то Excel делает автозаполнение методом ли-
нейной регрессии и вносит в таблицу прогнозируемые таким образом значения.
На рис. 54.3 показан рабочий лист со значениями ежемесячных продаж за период
с января по июль.
Если сначала выделить диапазон С2:С8, а потом воспользоваться функцией ав-
тозаполнения, то программа выстроит наиболее вероятную линейную тенденцию
продаж и дополнит эту модель недостающими значениями. На рис. 54.4 отобража-
ются спрогнозированные значения вместе с графиком.
Совет 54. Автоматическое заполнение диапазона серией значений
167
Е9			A ]['
	А	В	с
1		Месяц	Продажи
2		Январь	15 932
3		Февраль	81 933
4		Март	16 930
5		Апрель	19 387
6		Май	16 981
7		Июнь	22 553
8		Июль	24 902
9		Август	
10		Сентябрь	
11		Октябрь	
12		Ноябрь	
13		Декабрь	
Рис. 54.3. Использование автозаполнения для расчета линейной регрессии и прогнозирования
значений продаж за период с августа по декабрь
А	В	С D	Е
Месяц Поодажи
Январь	15 932
Февраль	81933
Март	16	930
Апрель	19 387
Май	16	981
Июнь	22	553
Июль	24	902
Август	15 260
Сентябрь	11981
Октябрь	8 703
Ноябрь	5 424
Декабрь	2146
90000
80000
70000
60000
50 000
40 000
30000
20000
10000
О
Рис. 54.4. Данные о продажах после использования автозаполнения и прогноз
на следующие пять месяцев
Функция автозаполнения также работает с датами и некоторыми текстовы-
ми элементами — в частности, с названиями дней и месяцев. В табл. 54.1 при-
ведено несколько примеров таких типов данных, с которыми работает автоза-
нолнение.
168
Часть IV. Работа с данными
Таблица 54.1. Примеры автозаполнения
Первое значение	Автоматически заполненные значения
Воскресенье	Понедельник, вторник, среда и т. д.
Квартал 1	Квартал 2, квартал 3, квартал 4, квартал 1 и т. д.
Янв	Фев, Мар, Апр и т. д.
Январь	Февраль, Март, Апрель и т. д.
Месяц 1	Месяц 2, Месяц 3, Месяц 4 и т. д.
Вы также можете составлять собственные списки элементов, с которыми будет
работать функция автозаполнения. Для этого откройте диалоговое окно Параметры
Excel и перейдите в раздел Дополнительно. Потом прокрутите ее вниз и найдите
кнопку Изменить списки, чтобы открыть диалоговое окно Списки. Введите ваши
элементы в поле Элементы списка (каждый с новой строки) и нажмите кнопку До-
бавить, чтобы создать новый список. На рис. 54.5 изображен пользовательский
список кварталов, для обозначения которых используются арабские цифры.
Рис. 54.5. Эти названия кварталов используют функцию автозаполнения Excel
Совет 55. Удаление знаков «минус» в конце отрицательных чисел
169
Совет 55. Удаление знаков «минус»
в конце отрицательных чисел
Иногда в импортированных данных отрицательные значения отображаются с завер-
шающим знаком «минус». Например, значение может быть записано как 3.498-, а не
распространенным способом -3.498. Excel не преобразует эти значения. На самом деле
программа интерпретирует их как нечисловой текст.
Решение данной проблемы настолько простое, что вы удивитесь.
1. Выделите данные, в которых присутствуют завершающие знаки «минус».
2. Выполните команду Данные ► Работа с данными ► Текст по столбцам.
.3. Когда откроется диалоговое окно Мастер распределения текста по столбцам, на-
жмите Готово.
Эта процедура работает, так как именно такая настройка задана по умолчанию
в диалоговом окне Дополнительная настройка импорта текста. Чтобы отобразить это
окно, показанное на рис. 55.1, перейдите к шагу 3 работы с диалоговым окном Мастер
распределения текста по столбцам и нажмите кнопку Подробнее.
Избавиться от таких знаков «минус» позволяет также функция Мгновенное за-
полнение. Подробнее об этой возможности будет рассказано в совете 64.
Дополнительная настройка импорта текста ? BEI
1----------------------------------------------------------
J Настройка определения числовых данных
1 Разделитель целой и дробной части: lj	Tv |
। Разделитель разрядов:	,	[у [
| Примечание. Числа отображаются в соответствии с настройкой
1 элемента “Язык и стандарты’’ панели управления.
4 !—----------]	_
j I	С£рос |	|v| Знак минус в конце отрицательных чисел
!	I ОК [ | Отмена |
Рис. 55.1. Параметр Знак минус в конце отрицательных чисел позволяет без труда избавляться
от завершающих знаков «минус» в диапазоне данных
170
Часть IV. Работа с данными
Совет 56. Как разрешить движение курсора
только в ячейках ввода
Как правило, на рабочем листе присутствуют ячейки двух типов — ячейки ввода
и ячейки формул. Пользователь записывает данные в ячейки ввода, а формулы
рассчитывают результаты и выводят их на экран.
На рис. 56.1 показан простой пример. Ячейки ввода находятся в диапазоне С4:С7.
Эти данные используются в формулах, записанных в диапазоне С10:С13. Чтобы
предотвратить возможность случайной перезаписи ячеек с формулами, удобно
ограничивать движение курсора, чтобы он не попадал в такие ячейки.
1
э
3
4
С
6
7
8
9
10
11
12
13
Рабочий лист
* ячейки ввода
Прайс	$385 500
Скидка	10%
Оплата (кол-во месяцев)	360
Коэф	5,25%
: ячейки формул
Кредит	$346	950
Ежемесячная выплата	1916
Всего	$689	713
Всего 1	$342	763
Рис. 56.1. В верхней части рабочего листа расположены ячейки ввода,
а в нижней — ячейки формул
Такую систему можно настроить в два этапа: сначала нужно разблокировать
ячейки ввода, а потом защитить лист. Следующие инструкции относятся к кон-
кретному примеру, приведенному выше (см. рис. 56.1).
1.	Выделите диапазон С4:С7.
2.	Нажмите Ctrl+1, чтобы отобразить диалоговое окно Формат ячеек.
3.	В этом окне перейдите на вкладку Защита, снимите флажок Защищаемая ячейка
и нажмите 0К. По умолчанию все ячейки являются защищаемыми.
4.	Выполните команду Рецензирование ► Изменения ► Защитить лист. Откроется
диалоговое окно Защита листа.
5.	В нем снимите флажок Выделение заблокированных ячеек, а также убедитесь,
что флажок Выделение незаблокированных ячеек установлен.
6.	Укажите пароль, который будет использоваться для снятия защиты с листа
(необязательно).
7.	Нажмите кнопку 0К.
Совет 56. Как разрешить движение курсора только в ячейках ввода
171
После выполнения вышеописанных действий на листе можно будет выделять
только незаблокированные ячейки. Если потребуется внести какие-либо изме-
нения в рабочий лист, сначала придется снять с него защиту с помощью команды
Рецензирование ► Изменения ► Защитить лист ► Снять защиту листа.
В данном примере мы имеем дело с непрерывным диапазоном ячеек ввода,
внесенные изменения все равно сработают. Ячейки ввода могут быть разбросаны
по всему листу.
©ПРИМЕЧАНИЕ _________________________________________________
Защита рабочего листа паролем не гарантирует безопасности, так как пароли такого типа
очень легко взломать.
172
Часть IV. Работа с данными
Совет 57. Преобразование данных
с использованием и без использования
формул
Часто имеется диапазон ячеек, содержащий данные, и эти данные требуется каким-
либо образом преобразовать — например, вы хотите увеличить все значения на 5 %
или разделить все значения на 2. В этом разделе описано, как выполнять подобные
преобразования.
Преобразование данных без применения формул
Предположим, у нас есть значения в диапазоне ячеек и мы хотим увеличить все
значения на 5 %. К примеру, в этом диапазоне может содержаться прайс-лист и все
цены выросли на эти самые 5 %. Выполните следующие действия.
1.	Активизируйте любую пустую ячейку и введите в нее 1.05. Мы умножим все
значения на это число и в результате увеличим их на 5 %. Нажмите Ctrl+C и ско-
пируйте эту ячейку.
2.	Выделите диапазон для преобразования. Он может включать значения, форму-
лы или текст.
3.	Выполните команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Специальная вставка,
чтобы отобразить диалоговое окно Специальная вставка (рис. 57.1).
4.	В этом окне установите переключатель Операция в положение умножить.
5.	Нажмите кнопку ОК.
6.	Нажмите Esc, чтобы выйти из режима копирования.
Вставить
(•) ecg
О формулы
О значения
О форматы
О примечания
О условия на значения
Операция
О нет
О сложить
С. • вычесть
П пропускать пустые ячей» и
Вставить связь
Специальная вставка
О г- исходной темой
О б*3 рамки
О ширины столбцов
О формулы и форматы чисел
О значения и Форматы чисел
все условные форматы объединения
(•) умножить
О разделить
П транспонировать
Рис. 57.1. Использование диалогового окна Специальная вставка
для умножения диапазона на значение
Значения в диапазоне умножаются на скопированное (1.05), а ячейки, содер-
жащиетекст. игнорируются. Формулы в диапазоне изменяются соответствующим
Совет 57. Преобразование данных с использованием и без использования формул
173
образом. Предположим, что изначально в диапазоне содержалась следующая
формула:
=СУММ(В18:В22)
После выполнения команды Специальная вставка формула приобретает следу-
ющий вид:
=(СУММ(В18:В22))*1.05
Этот метод применим только с четырьмя основными математическими дей-
ствиями — сложением, вычитанием, умножением и делением.
Если вам необходимо решать более сложные задачи, прочтите далее, как ис-
пользовать формулы при преобразовании значений.
Преобразование данных путем использования
временных формул
В предыдущем подразделе было описано, как выполнять простые математические
преобразования в диапазоне числовых данных. Здесь будет рассказано, насколько
более гибко данные (числовые или текстовые) можно преобразовывать с помощью
временных формул.
На рис. 57.2 изображен лист с именами, внесенными в столбец А. Все эти имена
записаны в верхнем регистре, а наша задача правильно изменить их регистр
(оставить заглавными только инициалы).
А	В
Имя	Баланс
СЕРГЕЙ	630,53
АНДРЕЙ	998,25
МИХАИЛ	940,71
ДМИТРИЙ	954,26
ОЛЕГ	928,43
НИКОЛАЙ	308,75
Рис. 57.2. Наша цель — правильно преобразовать имена в столбце А
174
Часть IV. Работа с данными
Выполните следующие действия, чтобы преобразовать данные в столбце А.
1.	Создайте в неиспользуемом столбце временную формулу. В данном примере
мы вводим в ячейку С2 следующую формулу:
=ПР0ПНАЧ(А2)
2.	Скопируйте формулу вниз по столбцу, чтобы обеспечить преобразование всех
ячеек.
3.	Выделите ячейки с формулами (в столбце С).
4.	Нажмите Ctrl+C.
5.	Выделите исходные ячейки с данными (в столбце А).
6.	Выполните команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Вставить значения. Ис-
ходные данные будут заменены преобразованными (рис. 57.3).
7.	Нажмите Esc, чтобы выйти из режима копирования.
8.	Когда убедитесь, что выполненное преобразование вас устраивает, можно уда-
лить временные формулы в столбце С.
Рис. 57.3. Результаты формул из столбца С заменяют исходные данные из столбца А
Этот метод можно адаптировать для выполнения практически любого преоб-
разования данных. Разумеется, нужно правильно составить формулу преобразо-
вания на этапе 1.
Совет 58. Создание раскрывающегося списка в ячейке
175
Совет 58. Создание раскрывающегося
списка в ячейке
Вероятно, большинство пользователей Excel полагают, что для отображения в ячей-
ке раскрывающегося списка требуется воспользоваться какой-то продвинутой воз-
можностью (например, написать макрос VBA).
На рис. 58.1 приведен пример. Если выделить ячейку В2, в ней отображается
стрелка, указывающая вниз. Нажав эту стрелку, вы откроете список элементов
(в данном случае — названий месяцев). Щелкните на элементе, и он появится
в ячейке. В раскрывающемся списке могут содержаться текстовые и числовые
значения, а также даты. Разумеется, ваши формулы могут ссылаться на ячейки,
в которых используются раскрывающиеся списки. Формула всегда использует
значение, отображаемое в настоящий момент.
А В ! С D	Е	F
9
10
11
12
Январь
Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
Июль
Август
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
Декабоь
Рис. 58.1. Создание раскрывающегося списка в ячейке — простая операция,
не требующая макросов
Сложнее настроить раскрывающийся список так, чтобы в нем можно было ис-
пользовать возможность проверки данных. Вот как создать в ячейке раскрыва-
ющийся список элементов.
1.	Введите в диапазоне список элементов. В данном примере названия месяцев
находятся в диапазоне F1:F12.
2.	Выделите ячейку, в которой будет содержаться раскрывающийся список (в дан-
ном примере это В2).
3.	Выполните команду Данные ► Работа с данными ► Проверка данных.
4.	В диалоговом окне Проверка вводимых значений нажмите вкладку Параметры.
5.	Из раскрывающегося списка Тип данных выберите Список.
176
Часть IV. Работа с данными
6.	В поле Источник укажите диапазон, в котором содержатся элементы. В данном
примере речь идет о диапазоне Е1:Е12.
7.	Убедитесь, что флажок Список допустимых значений установлен (рис. 58.2),
и нажмите кнопку ОК.
Если ваш список короткий, то можно пропустить этап 1. Вместо него просто
введите все элементы (разделяя их запятыми) в поле Источник диалогового окна
Проверка вводимых значений.
Если вы планируете использовать рабочую книгу совместно с коллегами, при-
меняющими Excel 2007 или ниже, убедитесь, что обычный список значений и рас-
крывающийся список находятся на одном и том же листе. В иных случаях можно
поместить список на любом листе, но в именованном диапазоне. Например, можно
выполнить команду Формулы ► Определенные имена ► Присвоить имя, чтобы задать
имя MonthNames для диапазона Е1:Е12. Затем в диалоговом окне Проверка вводимых
значений впишите в поле Источник следующее: =MonthNames.
Рис. 58.2. Использование диалогового окна Проверка вводимых значений
для создания раскрывающегося списка
Совет 59. Сравнение двух диапазонов с помощью условного форматирования
177
Совет 59. Сравнение двух диапазонов
с помощью условного форматирования
Часто требуется сравнить два списка элементов и определить, какие различия
есть между ними. Вручную это делать сложно — можно допустить ошибку. Од-
нако Excel упрощает эту задачу. В данном разделе описан способ такого сравне-
ния с использованием условного форматирования.
На рис. 59.1 вы видите пример с двумя многостолбцовыми списками имен. С по-
мощью условного форматирования можно добиться, чтобы разница между списка-
ми была очевидной. В нашем примере используется текст, но этот метод работает
и с числовыми данными.
А		в	С 1
1	OldList		NewList
2	Иванов		Козлов
3	Петров		Сычев
4	Сидоров		Иванов
5	Васильев		Медведева
6	Мишин		Антонова
7	Медведев		Клебанка
8	Баранов		Дубина
9	Козлов		Рычев	
Рис. 59.1. Можно использовать условное форматирование,
чтобы наглядно показать различия двух диапазонов
Первый список находится в диапазоне А2: А20, этот диапазон называется OldList.
Второй список расположен в диапазоне С2:С2О и называется NewList. Диапазоны
были поименованы с помощью команды Формулы ► Определенные имена ► Присвоить
имя. Именовать диапазоны не обязательно, но это помогает при работе с ними.
Сначала добавим условное форматирование к старому списку.
1.	Выделите ячейки диапазона OldList.
2.	Выполните команду Главная ► Условное форматирование ► Создать правило, чтобы
открыть диалоговое окно Создание правила форматирования.
3.	В этом окне выберите вариант Использовать формулу для определения формати-
руемых ячеек.
4.	Введите в диалоговое окно следующую формулу (рис. 59.2):
=СЧЁТЕСЛИ(NewLIst:А2)=0
При использовании этого метода с вашими собственными данными замените
NewList действительным адресом диапазона (или именем), а также замените А2
адресом верхней левой ячейки вашего диапазона.
5.	Нажмите кнопку Формат и укажите, какое форматирование должно применять-
ся, если условие выполняется. Удобно пользоваться новым цветом заливки.
6.	Нажмите ОК.
178
Часть IV. Работа с данными
Рис. 59.2. Применение условного форматирования
В ячейках диапазона NewList используется схожая формула условного форма-
тирования.
1.	Выделите ячейки диапазона NewList.
2.	Выполните команду Главная ► Условное форматирование ► Создать правило, чтобы
открыть диалоговое окно Создание правила форматирования.
3.	В этом окне выберите Использовать формулу для определения форматируемых
ячеек.
4.	Введите в диалоговое окно следующую формулу (см. рис. 59.2):
=C4ETECBH(OldL1st;С2)=0
При использовании этого метода с вашими собственными данными замените
OldList действительным адресом диапазона (или именем). Замените также С2
адресом верхней левой ячейки вашего диапазона.
5.	Нажмите кнопку Формат и укажите, какое форматирование должно применяться,
если условие выполняется. Удобно пользоваться новым цветом заливки.
6.	Нажмите ОК.
Результат вы видите на рис. 59.3. Выделены имена, присутствующие в старом
списке, но отсутствующие в новом. Кроме того, названия из нового списка, которых
нет в старом, выделены другим цветом. Имена, которые никак не выделены, при-
сутствуют в обоих списках.
В обоих вариантах условного форматирования используется функция СЧЁТЕСЛИ.
Она подсчитывает, сколько раз определенное значение встречается в указанном
диапазоне. Если формула возвращает 0, это означает, что элемент в диапазоне от-
сутствует. Затем включается условное форматирование и цвет заливки в ячейке
меняется.
59. Сравнение двух диапазонов с помощью условного форматирования
179
Н9	’	: 1 Л	
	А	В	С
1	OldList	NewList
2	Иванов	Ковлов
3	Петров	МНИВ!
4	Сидоров	'Иванов
5	Васильев	Медведева]
6	Мишин	Антонова
7	Медведев	Клебанкв |
8	Баранов	Дубина .Д
9	Козлов	>ычев - 
Рис. 59.3. Условное форматирование позволяет наглядно показать разницу
между двумя списками
180
Часть IV. Работа с данными
Совет 60. Нахождение повторяющихся
значений с помощью условного
форматирования
Вам может потребоваться находить повторяющиеся значения в диапазоне ячеек.
Рассмотрим рис. 60.1. Дублируются ли здесь какие-либо значения?
Один из способов нахождения таких значений — использование условного
форматирования. После применения правила условного форматирования вы
быстро заметите повторяющиеся значения.
А		В	С	D	Е
1	1503	9	6	3	87
;	2356	56	98	32	45
0	56	23	956	6	49
4	89	98	9898	32	2356
ч	23	356	89	25	95
6	65	32589	565	32	3
7	5	89	65	32	532
8	32	3	32	65	356
Рис. 60.1. Можно использовать условное форматирование, чтобы быстро идентифицировать
в диапазоне дублирующиеся значения
Вот как настроить условное форматирование.
1.	Выделите ячейки диапазона (в данном примере это А1:Е8).
2.	Выполните команду Главная ► Условное форматирование ► Создать правило, чтобы
открыть диалоговое окно Создание правила форматирования.
3.	В этом окне щелкните Использовать формулу для определения форматируемых
ячеек.
4.	В данном примере введите следующую формулу (изменив ссылки на диапазоны
в соответствии с вашими данными):
=СЧЁТЕСЛИ($А$1:$Е$8:А1)>1
5.	Нажмите кнопку Формат и укажите, какое форматирование должно приме-
няться, если условие выполняется. Удобно пользоваться новым цветом за-
ливки.
6.	Нажмите кнопку ОК.
Результат вы видите на рис. 60.2. В семи ячейках найдены значения, для которых
в диапазоне есть точные соответствия, заливка этих ячеек изменилась.
Этот метод можно дополнить, чтобы идентифицировать целые строки, для
которых в списке найдутся идентичные соответствия. Нужно просто добавить
новый столбец и применить формулу, которая будет выполнять конкатенацию
Совет 60. Нахождение повторяющихся значений с помощью условного форматирования 181
данных в каждой строке. Например, если ваш список находится в диапазоне A2:G500,
введите в ячейку Н2 следующую формулу:
=A2&B2&C2&D2&E2&F2&G2
Рис. 60.2. Использование условного форматирования для выделения новой заливкой значений,
для которых в диапазоне есть точные соответствия
Скопируйте эту формулу вниз по столбцу, а затем примените условное форма-
тирование к формулам из столбца Н. В данном случае мы имеем следующую фор-
мулу для условного форматирования:
=СЧЁТЕСЛИ($Н$2:$Н$500:Н2)>1
Выделенные ячейки в столбце Н указывают дублирующиеся строки.
ПРИМЕЧАНИЕ __________________________________________________________
Можно воспользоваться командой Данные ► Работа с данными ► Удалить дубликаты, чтобы уда-
лить дубликаты строк. Правда, в таком случае дубликаты не выделяются перед удалением.
182
Часть IV. Работа с данными
Совет 61. Работа с номерами
кредитных карт
Если вы когда-либо пытались вводить в ячейку шестнадцатизначный номер
кредитной карты, то, вероятно, замечали, что Excel всегда заменяет такое чис-
ло на 0. Хуже того, вы могли этого и не заметить, а потом было уже слишком
поздно.
Почему программа так поступает с этими числами? Дело в том, что Excel обе-
спечивает обработку цифр с точностью только до 15 знаков.
Ввод номеров кредитных карточек вручную
Сохранить на рабочем листе номера кредитных карт можно тремя способами:
О поставить перед номером кредитной карточки апостроф — тогда Excel будет
интерпретировать эти данные как текст, а не как число;
О предварительно отформатировать ячейку или диапазон с помощью числово-
го формата текстовый — выделите диапазон, выполните команду Главная ► Число,
а потом выберите пункт Текстовый из раскрывающегося списка Числовой фор-
мат;
О ввести номер карточки, вставив в него дефисы или пробелы — при наличии
дефиса (или любого другого нечислового символа) в числе Excel интерпрети-
рует такую запись как текст.
Разумеется, этот совет применим и при работе с другими большими числами
(например, номерами деталей), которые не используются при расчетах.
Импорт номеров кредитных карточек
Если вы переносите номера кредитных карточек из текстового файла в формате
CSV, то Excel импортирует эти номера как значения и ошибочно меняет послед-
нюю цифру на 0. Чтобы избежать этого, не выполняйте импорт с помощью ко-
манды Файл ► Открыть. Вместо этого воспользуйтесь командой Данные ► Получить
внешние данные ► Из текста. При работе с этой командой Excel отображает мастер
импорта текстов. В шаге 3 работы с этим мастером укажите текстовый в качестве
формата данных для столбцов с номерами кредитных карточек.
Совет 62. Обнаружение лишних пробелов
183
Совет 62. Обнаружение лишних пробелов
Типичная ошибка, которая встречается в электронных таблицах, связана с не-
видимыми символами пробелов. Рассмотрим пример, приведенный на рис. 62.1.
В ячейке В2 находится формула, берущая название цвета в ячейке В1 и возвра-
щающая соответствующий код из таблицы. Формула следующая:
=ВПР(В1:D2:Е6:2:ЛОЖЬ)
В2
А	; В 8
1 Цвет Зеленый
2^ Код	| 65280]
3
4
5
6
I
fr =ВПР(В1;О2:Е6;2;ЛОЖЬ) |
..............' ' ’
С________D_________Е
Цвет Код
Черный	0
Синий	1671180
Зеленый	65280
Красный	255
Желтый	32658
Рис. 62.1. Простая формула поиска возвращает цвет, введенный в ячейку В1
На рис. 62.2 формула из ячейки В2 возвращает ошибку, указывая, что значение
Красный не было найдено в таблице. Сотни и тысячи пользователей Excel потратили
массу времени, чтобы понять, почему подобные операции не работают. Ответ прост:
в ячейке D5 написано не «Красный», а «Красный », то есть за словом следует про-
бел. Для Excel это две разные последовательности символов.
, В2
A j В
1 _ Цвет Красный
2 Код [Ф] [ #Н/Д |
3
4
5
6
___7
А =ВГ1Р(В1;02:Е6;2;ЛОЖЬ)
С________D Е
Цвет Код
Черный	0
Синий 1671180
Зеленый 65280
КрасньГи "2Ь5
Желтый	32658
Рис. 62.2. Формула поиска не может найти в таблице слово «Красный»
Если на рабочем листе тысячи текстовых записей, а вам нужно выполнять срав-
нения с применением этого текста, то вы, вероятно, захотите найти ячейки с лиш-
ними пробелами и исправить их. Под лишними пробелами понимается любое
следующее содержимое текстовых записей:
О один ведущий пробел и более;
О один завершающий пробел и более;
О два и более последовательных пробела в самом тексте.
184
Часть IV. Работа с данными
Один из способов идентификации таких ячеек связан с использованием услов-
ного форматирования. Чтобы настроить его, выполните следующие действия.
1.	Выделите все ячейки с текстом, в которых хотите применить условное форма-
тирование.
2.	Выполните команду Главная ► Условное форматирование ► Создать правило, чтобы
открыть диалоговое окно Создание правила форматирования (рис. 62.3).
3.	В верхней части этого окна выберите параметр Использовать формулу для опреде-
ления форматируемых ячеек.
4.	В области Измените описание правила данного окна введите формулу следующе-
го вида:
=А1<>СЖПРОБЕЛЫ(А1)
Тх ПРИМЕЧАНИЕ ____________________________________________________________
Данная формула предполагает, что ячейка А1 является верхней левой ячейкой в диапазоне.
Если это не так, замените адрес верхней левой ячейки, который вы указали в шаге 1.
5.	Нажмите кнопку Формат, чтобы отобразить диалоговое окно Формат ячеек, и вы-
берите тип форматирования, которое хотите применить к ячейкам, содержащим
лишние пробелы, — например, желтую заливку.
6.	Нажмите ОК, чтобы закрыть окно Формат ячеек, а потом еще раз нажмите ОК,
чтобы закрыть окно Создание правила форматирования.
Когда вы выполните вышеописанные действия, во всем диапазоне, который вы
выделили на этапе 1, ячейки с лишними пробелами будут выделены с помощью
заданного вами форматирования и вы сможете легко их найти и исправить.
Создание правила форматирования
Выберите тип правила:
*	* Форматировать все ячейки на основании их значений
*	* Форматировать только ячейки, которые содержат
►	Форматировать только первые или последние значения
*	* Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего
Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения
►	Использовать Формулу для определения форматируемых ячеек
Измените описание правила:
Форматировать значения, для которых с ледующая формула является истинной:
[Зд1 < „СЖПРОБ£ЛЫ[А1)| ]§1|
Образец:
Фор плат не задан
' Формат...
Ок [ [""отмена J
Рис. 62.3. Использование условного форматирования для определения ячеек,
содержащих лишние пробелы
Совет 62. Обнаружение лишних пробелов
185
ПРИМЕЧАНИЕ ______________________________________________________
Функция СЖПРОБЕЛЫ действует так, что формула, описанная в шаге 4, также применяет
условное форматирование ко всем числовым ячейкам. Более сложная формула, не приме-
няющая форматирования к числовым ячейкам, выглядит так:
=ЕСЛИ(НЕ(ЕНЕТЕКСК А1));А1<>СЖПРОБЕЛЫ(А1))
Кроме того, нужно иметь в виду, что функция СЖПРОБЕЛЫ не удаляет знак нераз-
рывного пробела.
186
Часть IV, Работа с данными
Совет 63. Транспонирование диапазона
Допустим, у вас есть диапазон данных, который необходимо транспонировать. Транс-
понирование — это изменение ориентации таблицы так, чтобы строки стали столбца-
ми, а столбцы — строками. Пример транспонирования приведен на рис. 63.1. Исходные
данные находятся в диапазоне А1:Н9, а транспонированные — в А12:119.
В этом разделе описано два способа транспонирования диапазона данных.
N15		: I > 1		~ А ][		 	 	 	 						
	А	в		D	Е	F	G	Н	1
1	Счет	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь	Ср знан.	
d	А-329	789	32	321	8	64	9	203,833	
3	D-024	356	53	32	46	324	687	249,667	
4	С-732	32	2	32	6	321	47	73,3333	
С	L-329	65	65	2	67	32	68	49,8333	•
6	J-332	32		~>	654	1584	687	493,5	
7	М-772	32	32	132	87	34	64	63,5	
8	D-666	65	32	32	54	31	3	36.1667	
9 10	Всего	1371	218	553	922	2390	1565	1169,83	
11									
12	Счет	А-329	D 024	С 732	L-329	J-332	М-772	0-666	Всего
13	Январь	789	356	32	65	32	32	65	1371
14	Февраль	32	53	2	65	2	32	32	218
15	Март	321	32	32	2	2	132	32	553
16	Апрель	8	46	6	67	654	87	54	922
17	Май	64	324	321	32	1584	34	31	2390
18	Июнь	9	687	47	68	687	64	3	1565
19	Ср.зчач.	203,833	249,667	. 73,3333	49,8333	493,5	63,5	36,1667	1169,83.
									
Рис. 63.1. Данные до и после транспонирования
Использование специальной вставки
Выполните следующие действия.
1.	Выделите диапазон для транспонирования.
2.	Нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать диапазон.
3.	Выделите ячейку, которая будет верхней левой в транспонированном диапа-
зоне.
4.	Выполните команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Специальная вставка,
чтобы открыть диалоговое окно Специальная вставка.
5.	Нажмите кнопку Транспонировать.
6.	Нажмите ОК.
Совет 63. Транспонирование диапазона
187
Excel вставляет данные, но уже в переориентированном виде.
Если в исходном диапазоне содержались формулы, они откорректируются так,
чтобы и далее ссылаться на верные ячейки.
©ПРИМЕЧАНИЕ __________________________________________________
Если исходный диапазон находится в таблице (созданной с помощью команды Вставка ►
Таблицы ► Таблица), то в вышеописанном методе появляется несколько подводных камней.
В исходной области не могут присутствовать строка итогов или столбцы, содержащие фор-
мулы. Вы, конечно, можете вставить транспонированные данные, но для этого потребуется
выбрать вариант Значения в диалоговом окне Специальная вставка.
Использование функции ТРАНСП
Иногда необходимо связать ссылками исходный и конечный диапазоны. В подобном
случае все изменения, сделанные в исходном диапазоне, дублируются и в транс-
понированном. Ниже показано, как сделать транспонированный диапазон, связан-
ный с исходным. Обратимся к рис. 63.2.
Л {=ТРАНСП(А1:Е10»
А12
	А	1 в	С	D	Е	F	G	н	} ' ।	
1	Студент	Тест 1	Тест 2	Тест 3	Тест 4					
2	Игорь	10	20	15		25				
3	Егор	50	40	50		20				
4	Сергей	54	50	80		30				
ц	Дима	20	80	70		40				
6	Олег	54	55	90		50				
7	Вася	50	60	55		60				
8	Денис	50	40	50		20				
9	Миша	54	50	80		30				
ю	Петя	20	80	70		40				
11				:	!	i	!	i	!						
12	Студент	|Игорь	Егор,	Сергей	Дима	.стОЛвГ	Вач	{Денис	 Миша	Пегтя
13	Тест!	10	50	• 54	деа 20{	54			50	,	50!	54	
14	Тест 2	20	10	-  50	80|	55		У - i г	60	.	401	«лж80
15	Тест 3	Г	15	50	де 80	• 70: .деде 90			55	50	80	70
16	Тест 4	25	20	30		40	50		60;	20	30	40.
17										
										
Рис. 63.2. В диапазоне Al 3:Л 7 содержится формула массива для нескольких ячеек,
ссылающаяся на исходный диапазон
1.	Обратите внимание на количество строк и столбцов в исходном диапазоне.
В данном примере в исходном диапазоне (А1:Е1О) 10 строк и 5 столбцов. Вы-
делите диапазон пустых ячеек, в котором насчитывается столько же строк,
сколько столбцов в исходном диапазоне, и столько же столбцов, сколько строк
в исходном. В данном примере в конечном диапазоне должно быть 5 строк
и 10 столбцов. Например, транспонированный диапазон можно поместить в об-
ласти А13:Л7.
188
Часть IV. Работа с данными
2.	Введите формулу, использующую функцию ТРАНСП, задав ей в качестве аргу-
мента адрес исходного диапазона. В данном примере формула получится
такой:
=ТРАНСП(А1:Е10)
3.	Нажмите CtrL+Shift+Enter (а не просто Enter), чтобы создать формулу массива
для многих ячеек во всем выделенном диапазоне.
Все изменения, совершаемые в исходном диапазоне, отражаются и в транспо-
нированном.
Совет 64. Использование Мгновенного заполнения для извлечения данных
189
Совет 64, Использование Мгновенного
заполнения для извлечения данных
При импорте данных часто требуется немного подправить текст. Например, имена
были записаны в верхнем регистре, а в них нужно оставить заглавными только ини-
циалы. Один из вариантов — использовать формулы для изменения текста (см. со-
вет 57). Другой способ — применить новую функцию Excel 2013, которая называ-
ется Мгновенное заполнение.
Мгновенное заполнение использует распознавание шаблонов для извлечения
(а также конкатенации) данных из смежных столбцов. Просто введите несколько
примеров в столбец, прилегающий к столбцу с данными, а потом выполните ко-
манду Данные ► Работа с данными ► Мгновенное заполнение (или нажмите Ctrl+E).
Excel проанализирует введенные данные и попытается заполнить остальные ячей-
ки. Если Excel не распознает шаблон, который вы имели в виду, нажмите Ctrl+Z,
добавьте еще пару примеров и попробуйте снова.
Изменение регистра текста
На рис. 64.1 в столбце А приведен список президентов США. В столбце В мы видим
результат применения мгновенного заполнения для правильного преобразования
регистра.
Начнем с нескольких примеров. Введите Джордж Вашингтон в ячейку В1 и Джон
Адамс в ячейку В2. Вы заметите, что Excel вмешается уже на этапе, когда вы на-
чнете писать Джон. Программа распознает шаблон (который можно описать как
«оставить заглавными во всем тексте только инициалы») и заполнит столбец
преобразованным (светло-серым) текстом. Можете нажать Enter, чтобы подтвер-
дить догадку Excel, либо внести еще несколько записей. В любой момент можно
нажать Ctrl+E, чтобы указать программе заполнить столбец по угаданному ша-
блону.
1
2
ДЖОРДЖ ВАШИНГТОН
ДЖОН АДАМС
В______
Джордж Вашингтон
Джон Адамс
А
Рис. 64.1. Мгновенное заполнение быстро преобразует имена из столбца А в нужный регистр
Извлечение фамилий
В данном примере требуется извлечь фамилии всех президентов так, чтобы список
можно было отсортировать по фамилиям. Это простая задача для Мгновенного за-
полнения. Программа распознает шаблон уже на двух записях.
На рис. 64.2 показан рабочий лист после извлечения фамилий. Теперь можно
отсортировать список по столбцу С в алфавитном порядке.
190
Часть IV. Работа с данными
	В	С
1	Джордж Вашингтон	Вашингтон
2	Джон Адамс	Адамс
Рис. 64.2. Извлечение фамилий методом мгновенного заполнения
Извлечение имен
Мгновенное заполнение правильно извлекает и имена. На рис. 64.3 приведен список
президентов после извлечения их имен в столбец D. Опять же Excel распознал шаблон
на основании всего двух записей.
В		С	D
1	Джордж Вашингтон	Вашингтон 'Джордж	
2	Джон Адамс	Адамс	Джон
Рис. 64.3. Извлечение имен методом мгновенного заполнения
Извлечение вторых имен
У некоторых президентов есть не только имя и фамилия, но и второе имя. Может
ли функция мгновенного заполнения извлекать вторые имена?
Отчасти. Я вводил в Excel несколько примеров, содержавших вторые имена,
и Мгновенное заполнение успешно их извлекало. Однако если в наборе были пере-
мешаны записи, содержавшие второе имя, и записи, включавшие только фамилию
и имя, то программа везде извлекала имя. Как я ни пытался, мне не удалось заста-
вить приложение в такой ситуации игнорировать записи из двух компонентов.
Извлечение доменных имен из URL
Вот еще один пример использования Мгновенного заполнения. Допустим, у вас есть
список URL и вы хотите извлечь из каждого имя файла (текст, следующий за по-
следней косой чертой).
На рис. 64.4 вы видите список URL. Мгновенному заполнению требуется всего
один пример, введенный в столбец В. Я нажал CtrL+E, и Excel правильно заполнил
все оставшиеся строки. Не менее точно Мгновенное заполнение сработало и при
удалении имени файла из URL, это было сделано в столбце С.
А	8	r
•1 IhttpV/example eom/ass€ts/«rnage$/horse,jpg	horse ।pg	http'// e xampl e, com/assets/im ages/
1 jhttp,//sprP8dsheetpage com/graphics/old/screertshot.jpg	saeenshGrt.jpg	http,//spread$heet page, com/graphics/old/
3 |httpi//spre&dsheetpage,com/gtaphics/jwjpg	J* JPg	http.//spreadsheetpage.com/graphirs/
4 lhttp://J-walk.com/excel/exam pies/game.xls	game.xls	http;//j-wa}k-com/excel/exam pies/
5 ’www.brrSft edu/t ndex.htm	> ndex.htm	www.brr98.edu/
6 |http://pets4898. net/uploads/pets/dogs/puppies/spot332 jpg	spot332.jpg	http./Zpets 4e98.net/uploads/pets/dogs/puppies/
? ]http://adsf kj 9Ц89.com/sjd4Sutt/adp/fopf/99/32/12/index jpg	>nde« jp<j	http://adsfkj9ki89. com/$}d48utt/adp/f opf/99/3 2/12/
Рис. 64.4. Мгновенное заполнение извлекает имена файлов из URL
Совет 64. Использование Мгновенного заполнения для извлечения данных
191
Потенциальные проблемы
Мгновенное заполнение — отличная функция, но при использовании ее с важными
данными следует учитывать некоторые возможные проблемы.
О Иногда Мгновенное заполнение просто не работает. Казалось бы, извлечение
вторых имен — несложный шаблон, но Мгновенное заполнение его не распознало.
О Механизм неточный. Опробовав Мгновенное заполнение на небольшом количе-
стве данных, вы убедитесь, что оно сработало верно. Однако при применении
данной возможности с тысячами строк вы не можете быть уверены в абсолютной
правильности, не проверив каждую строку самостоятельно. Лучше использовать
Мгновенное заполнение с данными, для которых характерно определенное еди-
нообразие.
О Мгновенное заполнение нединамическое. Если вы измените какую-либо ин-
формацию, к которой было применено Мгновенное заполнение, изменения не
отразятся в автоматически заполненном столбце.
О Отсутствует -«аудиторский след*. Если вы применяете формулы для извлече-
ния данных, то они служат «документацией» для любого пользователя, жела-
ющего узнать, как были извлечены сведения. При использовании Мгновенного
заполнения такой «аудиторский след» отсутствует. Вы никак не сможете опреде-
лить, какие правила использовались в Excel при извлечении данных.
192
Часть IV. Работа с данными
Совет 65. Использование Мгновенного
заполнения для объединения данных
В совете 64 было описано, как извлекать данные с помощью функции мгновенного
заполнения, появившейся в Excel 2013. В данном разделе мы рассмотрим другую
возможность, связанную с мгновенным заполнением, — объединение данных.
Если необходимо объединить данные в одном или нескольких столбцах, можно
написать формулу, использующую оператор конкатенации (&). Например, в сле-
дующей формуле комбинируется содержимое ячеек Al, В1 и С1:
=А1&В1&С1
Если требуется выполнять более сложные варианты объединения, Мгновенное
заполнение может сделать эту работу автоматически и избавить вас от сложностей,
связанных с созданием и отладкой формулы.
На рис. 65.1 показан рабочий лист. В столбце А перечислены имена, а в столб-
це В — фамилии. Я воспользовался Мгновенным заполнением для создания электрон-
ных адресов (в столбце С) для домена example.сот. Эти адреса состоят из первого
инициала, нижнего подчеркивания и фамилии — все в нижнем регистре.
	А	В	c
1	Sergei	Kozlov	s_kozlov@example.com
2	Ivan	Baranov	i_baranov@example.com
3	Е^ог	Medvedev	3_medvedev@example.com
Рис. 65.1. Мгновенное заполнение позволяет быстро создать
из имен и фамилий адреса электронной почты
Уже после двух примеров Мгновенное заполнение распознало шаблон и записало
оставшуюся часть информации в столбец. Работа с Мгновенным заполнением значи
тельно проще, чем создание равнозначной формулы:
=СТРОЧН (Л ЕВСИМВ (Al: 1 )&"_"&Bl&"(aexampl е. сот")
На рис. 65.2 приведен другой пример. В столбцах A:D содержатся исходные
данные, а в столбце Е было выполнено мгновенное заполнение на основании двух
записей. Эквивалентная формула для генерирования текста в столбце Е такова:
=А4&" "&В4&": "&TEKCT(D4;"$0")&" dueon 10/"&С4&"/2013"
Е4	t =А«'‘"86<Й" "8Т€ИСТ(О4:"30")&'' due on 10Л8.С48 "/2013"
	A	В	_С
1	Имя	Фамилия	День
2	Сергей	Козлов	
3	Ивэн	Баранов	
In • I 		Егор	Медведев	
____ D j________________________________t
Количество
3	$475 Сергей Козлов: $475 due on 10/3/2013
5	$574 Иван Баранов; $574 due on 10/5/2013
5	$9з|Егор Медведев: $93 due on 10/5/2013
Рис. 65.2. Текст в столбце Е сгенерирован с помощью Мгновенного заполнения
Совет 66. Получение информации с веб-страницы
193
Совет 66. Получение информации
с веб-страницы
В данном разделе описано три способа, позволяющих получить информацию с веб-
страницы:
О вставить статическую копию данных;
О создать обновляемую ссылку на сайт;
О открыть веб-страницу прямо в Excel.
Вставка статической информации
Один из способов размещения данных с веб-страницы прямо в рабочей книге сле-
дующий: выделите текст в браузере, нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать его в буфер
обмена, а потом вставьте на рабочий лист. Результаты будут различаться в зависи-
мости от того, с каким браузером вы работаете и как закодирована веб-страница.
В частности, если вы используете браузер, отличный от Internet Explorer, то,
выбрав Главная ► Буфер обмена ► Вставить, можно вставить все, что вы скопировали
с веб-страницы, в одну ячейку, а это, скорее всего, не то, чего вы хотите. Решение
состоит в том, чтобы выбрать команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Специальная
вставка, азатем пробовать различные варианты вставки.
На рис. 66.1 показаны курсы нескольких валют, вставленные с одной из страниц
сайта msn.com. Как видите, вставились даже гиперссылки.
	А	8	c	D
1	Currency	In US dollars	Per US Dollar	
2	Argentine Peso	0.2006	4.985	
3	Australian Dollar	1 02923	09716	
4	Brazilian Real	0 50841	1 9669	
5	British Pound	1 56961	06371	
6	Canadian Dollar	1 00166	0 99834	
7	Chinese Yuan	0 16046	62322	
8	Euro	1 33941	0.7466	
9	Hong Kong Dollar	012895	7 75473	
10	Indian Rupee	0.01879	53 23	
и	Japanese Yen	001072	93 29002	
12	Korean Won	0 00092	1,092.02	
13	Mexican Peso	0 07848	12 742	
14	Russian Ruble	0.0331	30 2117	
15	Swedish Krona	015562	6 42603	
16	Swiss Franc	1 09012	0 91733	
17	US Dollar	1	I	
1 ft				
Рис. 66.1. Таблица обменных курсов, скопированная
с сайта и вставленная на рабочий лист
194
Часть IV. Работа с данными
Вставка обновляемой информации
Если требуется регулярно обращаться к обновляемым данным с веб-страницы,
создайте веб-запрос. На рис. 66.2 вы видите сайт, на котором курсы валют пред-
ставлены в трех столбцах.
ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________________
Термин «веб-запрос» немного неточен, так как с его помощью можно получать данные не
только из Сети. Можно также выполнять веб-запрос к HTML-файлу, расположенному на ло-
кальном компьютере, или к файлу, хранящемуся на сетевом сервере либо на веб-сервере
в Интернете. Чтобы получить информацию с веб-сервера, необходимо подключиться к Ин-
тернету. Когда данные получены, соединение с Интернетом для работы с ними больше не
нужно (конечно, если вы не собираетесь обновлять эти данные).
Создать веб-запрос, обеспечивающий получение информации, которую позже
можно будет обновить одним щелчком кнопкой мыши, можно следующим обра-
зом.
1.	Выполните команду Данные ► Получение внешних данных ► Из Интернета, чтобы
открыть диалоговое окно Создание веб-запроса.
2.	В поле Адрес введите URL сайта и нажмите Пуск.
В нашем примере на рис. 66.2 изображена веб-страница, расположенная по
адресу http://investing.money.msn.com/investments/exchange-rates.
Обратите внимание: в диалоговом окне Создание веб-запроса открывается брау-
зер (Internet Explorer). В нем вы можете щелкать на ссылках и переходить по
сайту, пока не найдете интересующие вас данные.
Когда веб-страница отображается в окне Создание веб-запроса, вы видите один
или несколько желтых квадратов со стрелками, соответствующих таблицам,
находящимся на странице. Еще один такой же квадрат будет соответствовать
странице целиком.
3.	Если щелкнуть на желтом квадрате со стрелкой, он превращается в зеленый
флажок, указывающий, что данные этой таблицы будут импортированы.
К сожалению, таблицу в данном примере нельзя выделить, поэтому единс твен-
ный выход - импортировать ее целиком.
1 Нажмите кнопку Импорт, чтобы отобразить диалоговое окно Импорт данных.
5. В данном окне укажите местоположение для импортированной информации.
Это может быть как ячейка на актуальном листе, так и новый лист.
В Нажмите ОК, и Excel импортирует данные.
Часть результатов показана на рис. 66.3. Хотя меня интересовала только табли-
ца валют (17 строк и 3 столбца), веб-запрос выдал 145 строк, большая часть которых
мне не нужна.
По умолчанию импортированные данные являются веб-запросом. Чтобы обно-
вить информацию, щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке в импорти-
рованном диапазоне и в контекстном меню выполните команду Обновить.
Совет 66. Получение информации с веб-страницы
195
Mew Web Query	:: - .
Add res s: [ h ftp tS/investi ng .mo n ey. m s n. corn/i nvestm e nts/exch a n g e-1 ate j	':i '_£o j	Й Ce S1. 5n Options...
Click (+] next to the tables you want to select, then click Import.
Currency Rates
MORE MARKETS	to cnnnoo the currencies in the	first column choose an notion from	he first droc down	
SUMMARY	T о change the rates thal appear in the other columns, choose an ootion 'тот the			
Market Summary	second drop-down. The rates show how much of one currency you would need to buy			
	one unit or the other one For example, comparing Euros to US Do'lars, the 'In				
US MARKETS	column shows how many Dollars you would need to buy one Euro and the “Per “			
US Indexes	column shows how many Euros you would need to buy one Dollar			
Camera 'Losers/Actives	CURRENCY RATES LIST			
Screens/Rattngs/T ools							 	 					 - 		—		
C OMMODITIES	Currencies ^currencies	» US Dollar	» [		=
commodities	Currency	In U S dollars	Per US Dollar	
TREASURYS	Argentine Peso	0 20060	4.98500	
Treasurys	jstralian Dollar	1 02870	0 97210	
WORLD MARKETS	Brazilian Real	0 50841	1 96690	
World Markets	British Pound	1 56986	0 63700	—-
CURRENCIES	Canadian Dollar	1 00142	0 99858	
1 Currency Rates	Chinese Yuan	0 16046	6 23220	
Cross-Currency	Euro	1 3390b	0 74680	
Currency Convener	Hong Kong Dollar	0 12895	7 75490	
	Indian Rupee	0 01879	53 22000	
	Japanese Yen	0 01072	93 27001	
	Korean Won	0 U0092	1 091 83000	-
' 1	_	_	III	I	r	
Import Cancel
Рис. 66.2. Использование диалогового окна Создание веб-запроса для указания данных,
которые следует импортировать
Если вы не собираетесь создавать обновляемый запрос, укажите ого в шаге 5 из
приведенного выше порядка действий. В диалоговом окне Импорт данных нажмите
кнопку Свойства и снимите флажок Сохранить определение запроса.

ПРИМЕЧАНИЕ _ 	___
Встроенная в Excel возможность работы с веб-запросами позволяет находить в HTML-документе
таблицы (обозначаемые HTML-тегом <TABLE>). Однако веб-дизайнеры для отображения та-
бличной информации все чаще пользуются каскадными таблицами стилей (CSS). Как понятно
из данного примера, Excel не распознает такие таблицы и не показывает желтого квадрата со
стрелкой, поэтому получить таблицу вы не сможете — вам может потребоваться получить це-
лый документ, а потом удалить (или скрыть) все данные, кроме интересующей вас таблицы.
196
Часть IV. Работа с данными
о
1021
103 J To change the currencies m the first column, choose an option rrom (he tirsl drop-down To change the rate* that appear m (Fie other columns, choose an option trommel
^CURRENCY RATES LIST
105]Curtencies
106‘Currency	In US dollars	Per US Dollar
10? Argentine Ре1 о	0 2006	4 985
103|Au tralian Dollai	I 0287	0 9724
lOUIBrazilian Real	0 50787	1 969
llOlBntisn Pound	1 57159	0 6363
liHCariau'ari Dollar	l 00122	П 99878
112|Chinese'Tuan	0 16046	6 2322
UalEuro	1 33851	0 7471
UjlHonq Kono Dollar	0 12895	7 7549
115,Indian Rupee	0 01879	53 23
usIJapanese Yen	П01073	93 24001
inlKorean Won	0 00092	1 092 14
nsiMedcan Peso	0 0785	12 739
lislRussian Ruble	IJ 03313	30 1847
120'Swedish Krona	ij 15554	6 42911
lillSwiss Franc	I 08993	0 9174S
US Dollar
data providers
Copyright <?» 201.. Mercian
126
See 'feiay times tor trther en henge.
123
Japanese stock price dato provided h-r Nomura ResearchIrwttute Ltd, quotes delayed 20 minutes Canadian njnd date provided he CANNgx Financial E. changes Ltd
130
Рис. бб.З. Информация, полученная с помощью веб-запроса
Непосредственное открытие веб-страницы
Еще один способ отобразить данные с веб-страницы на рабочем листе напрямую
открыть URL в Excel, воспользовавшись командой Файл ► Открыть. Просто введите
URL полностью в поле Имя файла и нажмите Открыть.
Результаты могут различаться в зависимости от макета веб-страницы. Как
правило, итог удовлетворительный. Иногда вы получаете немного лишней инфор-
мации. Обратите внимание: такие данные не обновляются. Если информация на
веб-странице изменится, нужно будет закрыть книгу и снова воспользоваться ко-
мандой Файл ► Открыть.
Совет 67. Импорт текстового файла в диапазон на рабочем листе
197
Совет 67. Импорт текстового файла
в диапазон на рабочем листе
Если нужно вставить текстовый файл в определенный диапазон рабочего листа,
то, как может показаться, это можно сделать всего одним способом — импортиро-
вать текст в новую книгу (Файл ► Создать), скопировать данные и вставить их в диа-
пазон, в котором вы хотите их видеть. Однако есть более прямой способ.
На рис. 67.1 показан небольшой файл в формате ТХТ (значения, разделенные
запятыми).
Рис. 67.1. ЭтотТХТ-файл будет импортирован в диапазон ячеек
Импортировать этот файл под названием месяц. txt в диапазон, начинающийся
с ячейки СЗ, можно следующим образом.
1.	Выполните команду Данные ► Получение внешних данных ► Из текста, чтобы ото-
бразить диалоговое окно Импорт текстового файла.
2.	Перейдите в каталог, содержащий текстовый файл.
3.	Выделите файл из списка и нажмите кнопку Импорт, чтобы отобразить диа-
логовое окно Мастер текстов (Импорт).
4.	В этом окне укажите, как будут импортироваться данные.
5.	В случае с файлом в формате ТХТ укажите с разделителями, а далее — запятая.
6.	Нажмите кнопку Готово. Появится диалоговое окно Импорт данных.
7.	В этом окне нажмите кнопку Свойства — появится диалоговое окно Свойства
внешнего диапазона.
8.	Снимите флажок Сохранить определение запроса и нажмите ОК, чтобы вернуться
в окно Импорт данных.
198
Часть IV. Работа с данными
9.	В нем укажите местоположение для импортированных данных. Это может
быть ячейка па актуальном рабочем листе или новый лист.
10.	Нажмите ОК, и Excel импортирует данные (рис. 67.2).
ПРИМЕЧАНИЕ
Можно пропустить шаг 7, если импортируемые вами данные будут меняться. Сохранив опре-
деление запроса, вы сможете быстро обновить импортированные данные, щелкнув правой
кнопкой мыши на любой ячейке в диапазоне и выбрав Обновить.
А		В	С	D	Е	F
1	Январь	55	85	40	66	53
2	Февраль	32	32	54	32	65
э	Март	32	43	54	65	23
4	Апрель	32	54	12	32	43
5	Май	43	54	54	33	44
6	Июнь	65	43	56	78	45
7	Июль	66	55	33	22	11
8	Август	44	34	32	65	44
9	Сентябрь	44	22	11	32	54
10	Октябрь	65	43	78	52	54
11	Ноябрь	54	65	33	54	87
12	Декабрь	77	88	99	56	32
Рис. 67.2. В диапазоне содержатся данные, импортированные непосредственно из ТХТ-файла
Совет 68. Использование возможности экспресс-анализа
199
Совет 68. Использование возможности
экспресс-анализа
Одной из новых возможностей в Excel 2013 является экспресс-анализ. При выделе-
нии диапазона данных Excel отображает соответствующую кнопку в правом нижнем
углу диапазона. Нажмите ее, чтобы просмотреть некоторые параметры (рис. 68.1).
Чтобы открыть параметры экспресс-анализа, можно также нажать CtrL+Q.
А ВС ? Е F G Н
1 ^Январь 55 85 40 66 53
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
Июль
Август
Сентябрь
Октябрь _
Ноябрь [54
Декабрь ?77 8S 99 5с 32
32;32 54 32
32 43 54 65
32 54 12 32
43
65
6о
—4—н---
54:54 33
4‘ 56; 78
55 35 22
65
23
43
44
45
11
4’
4-
65
34 3265
44
54
54
22 11 32
43 78 52
65 33 54:87
--------------------------------Ж------------------------------------------------
ФОРМАТИРОВАНИЕ ДИАГРАММЫ ИТОГИ ТАБЛИЦЫ	*. ПАР E7I АЙНЫ
Первые 10% Очистить формат
Гистограмма Цмто&эя шкала Набор значков	Больше
условное форматирование предполагает выделение еа+ны* длины* с помощью правил
Рис. 68.1. Параметры экспресс-анализа для выделенного диапазона
Названия в верхней части окна (Форматирование, Диаграммы, Итоги, Таблицы,
Спарклайны) - это элементы меню. Щелкните на любом элементе, и отобразится
новый набор пиктограмм. При наведении указателя мыши на пиктограмму в не-
которых случаях Excel предлагает предварительный просмотр изменений, насту-
пающих после применения возможности.
Доступные параметры варьируются в зависимости от типа данных, содержа-
щихся в выделенном диапазоне. Так, если в этих ячейках присутствует только текст,
на вкладке Спарклайны не будет доступно никаких возможностей.
На рис. 68.2 показан пример с диапазоном чисел в столбцах В1 :С 12. Экспресс-
анализ предлагает посчитать сумму чисел в каждой строке. Итоги отображаются
в столбце G.
На рис. 68.3 приведен другой пример. Выделен диапазон A1:F12, и экспресс-
анализ предлагает предварительный просмотр возможности График на вкладке
Спарклайны в столбце G.
200
Часть IV. Работа с данными
А	В	с	0	Е	F	<£	Н	1	J	к
1 Январь	55	85	40	66	53	299	
2 Февраль	32	32	54	32	65	215	
3 Март	32	43	54	65	23	217	
4 Апрель	32	54	12	32	43	173	
5 Май	43	54	54	33	44	228	
6 Июнь	65	43	56	78	45	287	
1 Июль	66	55	33	22	11	187	
8 Август	44	34	32	65	44	219	
9 Сентябрь	44	22	11	32	54	163	
10 Октябрь	65	43	78	52	54	292	
11 Ноябрь	54	65	33	54	87	293	
12 Щекабро	77	88	99	56	32	352	
ч					<*	
ФОРМАТИРОВАНИЕ	ДИАГРАММЫ			ИТОГИ ТАБЛИЦЫ	Г ПАРК ЛАЙНЫ		
[^1			Е		ЛВ 5®	Sa	В .
Сумма		Среднее			С четчи*	Процент от итога	Нарастающий итог	Сумма
Формулы автоматически	ВЫЧИСЛЯЮТ итоги					
l191		_	.	.								
Рис. 68.2. Предварительный просмотр промежуточных итогов в окне для экспресс-анализа
	А	В	С	D	Е	F	О
1	Январь	55	85	40	66	53	
2	Февраль	32	32	54	32	65	
э	Март	32	43	54	65	23	
4	Апрель	32	54	12	32	43	
Ь	Май	43	54	54	33	44	
6	Июнь	65	43	56	78	45	
7	Июль	66	55	33	22	11	
8	Август	44	34	32	65	44	
9	Сентябрь	44	22	11	32	54	
10	Октябрь	65	43	78	52	54	X. / х	
11	Ноябрь	54	65	33	54	87	
12	Декабрь	77	88	99	56	32				
В							
ФОРМАТИРОВАНИЕ ДИАГРАММЫ ИТОГИ ТАБЛИЦЫ	СПАРК ЛАЙНЫ
В	tv
График	Гистограмма Выигрыш/проигрыш
Спаркяайны — это миниатюрные диаграммы размером в одну ячейку
Рис. 68.3. Предварительный просмотр спарклайнов в окне экспресс-анализа
Совет 69. Заполнение пробелов в отчете
201
Совет 69. Заполнение пробелов в отчете
При импорте данных иногда может получаться рабочий лист, похожий на показан-
ный на рис. 69.1. Подобное форматирование часто применяется в отчетах. Как ви-
дите, запись в столбце А относится к нескольким строкам с данными. Если вы сор-
тируете подобный список, картина смазывается из-за недостающих данных и вы
уже не можете сказать, кто, что и когда продал.
1	_h_	_8	С_	D Сумма
	Отчет о продажах	Месяц	Количество	
2	Женя	Январь	182	15 000 р
3		Февраль	3350	150 000 р
4		Март	114	20 000 р
с	Сергей	Январь	135	35 000 р.
6		Февраль	401	14 000 р.
7		Март	357	9 000 р.
8	Дима	Январь	50у	53 000 р.
9		Февраль	4141	38 000 р
10		Март		15 000 р.
11	Егор	Январь		17 800р
12		Февраль	283	16 500 р
13		Март	401	47 000 р
Рис. 69.1. В этом отчете есть пустые ячейки в столбце Отчет о продажах
Если список небольшой, можно ввести недостающие значения вручную либо
воспользоваться командой Главная ► Редактирование ► Заполнить ► Вниз (или нажать
CtrL+D). Однако, если у вас большой список в данном формате, нужен более эффек-
тивный способ заполнения пустых ячеек. Вот как можно поступить.
1.	Выделите диапазон, в котором есть пустые ячейки (в данном примере это
А2:А13).
2.	Выполните команду Главная ► Редактирование ► Найти и выделить ► Выделить груп-
пу ячеек -- откроется диалоговое окно Выделить группу ячеек.
3.	В этом окне отметьте параметр Пустые ячейки и нажмите ОК. В результате про-
грамма выделит пустые ячейки, содержащиеся в исходной выборке.
4.	В строке формул введите знак равенства (=), за которым следует адрес первой
ячейки данного столбца, содержащей запись (здесь =А2), и нажмите CtrL+Enter.
5.	Снова выделите исходный диапазон и нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать вы-
деленную область.
6.	Выполните команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Вставить значения, чтобы
преобразовать формулы в значения.
По выполнении вышеописанных шагов пустые ячейки будут заполнены пра-
вильной информацией, а ваш лист будет выглядеть примерно как на рис. 69.2.
202
Часть IV. Работа с данными
Теперь это обычный лист и вы можете выполнять с ним любые действия, в част-
ности сортировку.
1	А Отчет о продажах	8 Месяц	Г Количество	D Сумма
)	Женя	Январь	182	15 000 р
3	Женя	Февраль	8350	150 000 р
4	Женя	Март	114	20 000 р
С	Сергей	Январь-	135	35 000 р
h	Сергей	Февраль	401	14 000 р
7	Сергей	Март		9 000 р
8	Дима	Январь	509	53 000 р
а	Дима	Февраль	4141	38 000 р
10	Дима	Март		15 000 р.
11	Егор	Январь	2 i-c	17 80С> р
12	Егор	Февраль	283	16.500 р
13	Егор	Март		47 ПОО р
Рис. 69.2. Пустые ячейки исчезли, и теперь список можно сортировать
Совет 70. Выполнение нестрогого поиска
203
Совет 70. Выполнение нестрогого поиска
Если вы работаете с большим листом, на котором содержится множество данных,
найти нужную информацию бывает непросто. Диалоговое окно Excel Найти и за-
менить — удобный инструмент для поиска информации, но некоторые его возмож-
ности неизвестны большинству пользователей.
Чтобы открыть диалоговое окно Найти и заменить, выполните команду Главная ►
Редактирование ► Найти и выделить ► Найти (или нажмите CtrL+F). Если вы хотите
заменить информацию, выполните команду Главная ► Редактирование ► Найти и выде-
лить ► Заменить (сочетание клавиш Ctrl+H). Разница между двумя окнами лишь в том,
какая вкладка (одна из двух) отображается. На рис. 70.1 изображено окно Найти
и заменить после нажатия кнопки Параметры. Окно расширилось, и вы видите до-
поли ител ьные параметры.
Найти ' Заменить I
Найти
Найти и заменить
I Ис» атъ;
I Просматривать;
> Область пс»ис> а
I Параметры < 1
Найти все Найти далее Закрыть
Рис. 70.1. Диалоговое окно Найти и заменить, в котором открыта вкладка Найти
Часто требуется найти «приблизительно известный» текст. Например, вы мо-
жете искать данные о клиенте, которого зовут Стивен Р. Розенкранц. Разумеется,
можно попробовать поискать точный т екст и ввес ти Сдивен Р Розенкранц. Однако
не исключено, что такой поиск не даст результатов. Клиент может быть внесен
в базу иначе, например С. Р. Розенкранц, Стив Розенкранц или даже с ошибкой
в фамилии как Розенкраптц.
Наиболее эффективный способ поиска такого имени связан с использованием
джокерного символа вводите запрос Ст*Розен*, а потом нажимаете кнопку Найти
все. Таким образом вы не только сокращаете объем вводимого текста, но и практи-
чески со 100%-ной вероятностью находите клиента, если такая запись есть па ра-
бочем листе. Возможно, поиск выдаст и другие записи, которые вы не искали, по
это лучше, чем не найти вообще ничего.
Диалоговое окно Найти и заменить поддерживает работе с двумя джокерными
символами:
О ? соответствует любому отдельно взятому симво. iy:
О * соответствует любому количеству символов.
Джокерные символы применимы и при работе со значениями. Например, попек
по запросу 3* выдает все ячейки, в которых содержатся записи, начинающиеся с 3.
204
Часть IV. Работа с данными
Поиск по запросу 1?9 даст все записи из трех цифр, которые начинаются с 1 и за-
канчиваются на 9.
©ПРИМЕЧАНИЕ ______________________________________________________________
Чтобы найти вопросительный знак или астериск, поставьте перед этим символом тильду (~).
Так, следующая поисковая строка позволяет найти текст *NONE*:
~*none~*
Если требуется найти тильду, используйте в данном примере две тильды.
Если вам кажется, что поиск работает неправильно, дважды щелкните на каждом
из трех следующих параметров (кажется, что иногда их значения меняются сами
по себе).
О Учитывать регистр — если этот флажок установлен, то необходимо точное совпа-
дение текста. Например, поиск по запросу смит не выдаст фамилию Смит.
О Ячейка целиком — если установлен данный флажок, то совпадение будет, лишь
когда в ячейке содержится только эта текстовая строка (и ничего более). На-
пример, поиск по запросу Excel не выдаст ячейку, в которой написано Microsoft
Excel.
О Область поиска в этом раскрывающемся списке содержится три варианта:
формулы, значения и примечания. Например, выбран вариант значения. В этом
случае поиск по запросу 900 не найдет ячейку с записью 900, если это число
является результатом работы формулы.
Не забывайте, что поиск охватывает только выделенный диапазон ячеек. Если
вы хотите выполнить поиск по всему рабочему листу, сначала выделите только
одну ячейку.
Кроме того, помните, что при поиске не учитывается числовое форматирование.
Например, если у вас есть значение в формате валюты, записанное как $54.00, то
поиск по запросу $5* не выдаст его.
Работа с датами может быть довольно сложной, так как в Excel есть множество
способов форматирования дат. Если при поиске даты вы используете формат по
умолчанию, то Excel найдет и даты, которые отформатированы иначе. Например,
если в системе используется формат даты м/д/г, то поисковый запрос 10/*/2013 вы-
даст все даты за октябрь 2013 года, независимо от того, как они отформатированы.
Вы также можете пользоваться пустым полем Заменить на. Например, чтобы
быстро удалить с рабочего листа все астериски, введите в поле Найти, а поле За-
менить на оставьте пустым. После нажатия кнопки Заменить все Excel найдет все
астериски и удалит их.
Совет 71. Подкрепление данных с помощью аудио
205
Совет 71. Подкрепление данных
с помощью аудио
В Excel 2002 появилась интересная возможность — преобразование текста в речь.
Иными словами, Excel научился с вами говорить. Эта функция позволяет зачитать
информацию из определенного диапазона ячеек. Ее можно настроить и так, чтобы
она зачитывала данные при вводе.
По определенным причинам эта возможность оказалась «пропавшей без вести»
в Excel 2007 и выше. Можно перелопачивать ленту целыми днями и не заметить
никаких следов этой функции. Однако она сохранилась - нужно лишь потратить
несколько минут, чтобы сделать ее доступной.
Выполнив следующие инструкции, вы добавите команды для работы с речью
в виде новой группы на вкладку Рецензирование ленты Excel.
1.	Щелкните правой кнопкой мыши на ленте и выберите из контекстного меню
пункт Настройка ленты. Откроется раздел Настроить ленту диалогового окна Па-
раметры Excel.
2.	В списковом поле справа выберите Рецензирование и нажмите кнопку Создать
группу.
3.	Нажмите Переименование и замените имя, заданное по умолчанию, более со-
держательным, например Речевые команды.
4.	Щелкните на раскрывающемся списке слева и выберите Команды не на ленте.
5.	Прокрутите список вниз и найдите пять следующих друг за другом параметров:
Проверка читаемости, Проговаривать ячейки по столбцам, Проговаривать ячейки по
строкам, Проговаривать ячейки после ввода и Проговорить ячейки. Выделите их все
и нажмите Добавить. Эти команды будут добавлены в новую группу.
6.	Нажмите 0К, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры Excel.
По выполнении этих шагов на вкладке Рецензирование появится новая группа
с пятью пиктограммами.
206
Часть IV. Работа с данными
Совет 72. Получение данных
из PDF-файла
PDF - это формат документов, в котором отображение текста или графики не за-
висит от аппаратного обеспечения и операционной системы, использовавшихся при
создании документа. PDF-файлы очень распространены, практически на любом ком-
пьютере стоит какая-нибудь программа, предназначенная для их чтения.
Excel позволяет экспортировать рабочий лист (или книгу) как PDF-файл, по
не может открывать такие файлы. В этом разделе описано, как перенести данные
из PDF-файла на рабочий лист Excel.
Копирование и вставка
На рис. 72.1 показан PDF-файл, открытый в программе Adobe Reader. Я выделил
таблицу и данные, после чего нажал Ctrl+C и так скопировал информацию в буфер
обмена. Затем открыл Excel, нажал Ctrl+V и вставил содержимое, находившееся
в буфере обмена.
’L	Adobe Acrobat Profes-onal • [books.sale.pdfl	- ° BEB					
Tfc;	Edit View document Comments Tools Sewch I Find: ’	J Previous ; : Next			Advanced Window Help !|<0 Select ЙК	J JLi Cl ® Г1ЗД%- / © Rr		
	►				
f	Attachments \ j Pages^j Signatures Bookmark! $ 1 =	ISBN	Год		Стр.	A V >
	978-0672331138	2010		528	
	9 78-0789749116	2011		416	
	978-0789744432	2010		576	
	978-1435455009	2010		480	
	978-0071756334	2011		480	
	978-0470475379	2010		504	
	978-0321735621	2011		640	
	978-0321205681	2004		304	
	978-0470453636	2009		840	
	978-0071666619	2010		512	
	978-0596516215	2008		660	
	978-0596529307	2007		170	
	978-0596806026	201"		222	
	0701440007077 <	7П1 П		ОЭ/1	
Й a	_	•	1 И 1				3of 3	j I k S | О 0 |	Li | H m -J-		
Рис. 72.1. Информация из PDF-файла, которую необходимо перенести
на рабочий лист
Совет 72. Получение данных из PDF-файла
207
Результат вы видите на рис. 72.2.
	А	В
1	ISBN
?	Год
3	Стр.
4	978-0672331138
с,	2010
6	528
7	978-0789749116
8	2011
9	416
10 11	978-0789744432 2010
12	576
Рис. 72.2. Метод копирования —
вставки работает не слишком хорошо
Данные скопированы, но все они находятся в единственном столбце. Я мог бы
потратить некоторое время и переупорядочить их, но существует более эффектив-
ный способ переноса информации из PDF-файла в Excel.
©ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________
При копировании данных из PDF-файла и вставке их на рабочий лист результаты могут раз-
личаться в зависимости от макета (компоновки) PDF-файла. В некоторых случаях со встав-
ленным текстом можно работать, но в большинстве — нет.
Использование Word 2013 в качестве
программы-посредника
Excel 2013 не может открывать PDF-файлы, a Word 2013 — может. На рис. 72.3 вы
видите документ Word после импорта PDF-файла. Информацию можно копиро-
вать и вставлять на лист Excel, полученный результат потребует лишь незначи-
тельного дополнительного форматирования.
Немного редактирования — и таблица выглядит превосходно (рис. 72.4).
ПРИМЕЧАНИЕ ______________________________________________________
Возможность открывать PDF-файлы появилась только в Word 2013, в предыдущих версиях
Word сделать это не получится.
208
Часть IV. Работа с данными
ФАИЛ
ГЛА
Вставить
Буфер обмена G,
booki_5ale - Microsoft Word
ест диз раз ссы рас рец вид конструкт
С alibn
Ж К Ч ’ ate X; х
& - ’> • Д • Да •
Шрифт
&
Абэац Стипи Редактирование
А А
MARE!
гл	ISBN	Год	Стр.
	978- 0672331138	2010	528
	978- 0789749116	2011	416
	978- 0789744432	2010	576
	978-	2010	480
СТРАНИЦА 1 ИЗ 2 ЧИСЛО СЛОЕ: 63
Рис. 72.3. PDF-файл, импортированный в Word 2013


S
В
8
А	ВС
1	ISBN	Год	Стр.
2	978-0672331138	2010	528
3	978-0789749116	2011	416
4	978-0789744432	2010	576
С	978 1435455009	2010	480
Рис. 72.4. Документ Word 2013, вставленный на рабочий лист Excel
Часть V
Таблицы и сводные
таблицы
В этой части содержатся советы, как обращаться с двумя наиболее ценными со-
ставляющими Excel — таблицами и сводными таблицами. Если вы работаете
с большими объемами структурированных данных, то вам просто необходимо
хорошо знать эти возможности.
□	Совет 73. Понятие о таблицах
□	Совет 74. Использование формул в таблице
□	Совет 75. Автоматическая нумерация строк таблицы
□	Совет 76. Определение данных, подходящих
для использования в сводной таблице
□	Совет 77. Использование сводной таблицы вместо формул
□	Совет 78. Управление ссылками на ячейки внутри сводной
таблицы
□	Совет 79. Быстрый поиск частоты вхождений
□	Совет 80. Группирование элементов по дате в сводной
таблице
□	Совет 81. Создание сводных таблиц с множественными
видами группирования
□	Совет 82. Использование в сводных таблицах срезов
и временной шкалы
Совет 73. Понятие о таблицах
211
Совет 73. Понятие о таблицах
Таблицы — важная функция Excel, но многие пользуются ими не слишком актив-
но. В этом разделе описано, как работать с таблицей, перечислены се достоинства
и недостатки.
Что такое таблица
Таблица — это прямоугольный диапазон ячеек, содержащий структурированные
данные. Каждая строка таблицы соответствует одному объекту. Например, в стро-
ке может находиться информация о клиенте, банковской трансакции, сотруднике
или товаре. В каждом столбце содержится определенный информационный фраг-
мент. Так, если в каждой строке мы имеем сведения об отдельном сотруднике, то
в столбцах могут быть детали информации о нем — фамилия, номер, дата приема
на работу, оклад, отдел. В верхней части таблицы расположена строка заголовка,
описывающая данные, содержащиеся в каждом столбце.
Вероятно, вам доводилось создавать диапазоны, соответствующие такому опи-
санию. Самое интересное начинается, когда вы хотите, чтобы Excel преобразовал
диапазон данных в «настоящую» таблицу. Для этого нужно выделить любую ячей-
ку в диапазоне и выполнить команду Вставка ► Таблицы ► Таблица.
Если вы явно обозначите диапазон как таблицу, то Excel будет интеллектуаль-
но реагировать на действия, которые вы выполняете в этом диапазоне. Например,
если вы создаете из таблицы диаграмму, то она будет автоматически расширяться
по мере добавления новых строк в таблицу. Если вы создаете из обычной таблицы
сводную, то после обновления сводная таблица будет пополняться всеми новыми
данными, которые вы успели добавить.
На рис. 73.1 изображен диапазон до преобразования его в таблицу, на рис. 73.2
после такого преобразования.
Л	В	c	0	E		S	A	H	1	J
1 tent	Date Listed	Area	List Price	Bedrooms		Baths	SqFt	Гуре	Pool	Sold
2 penkins	8/22'2012	N. Count y	51.200,500	>5	s	4.696	Single Family	TRUE	FALSE
3 ^Romero	1/28/2012'	I'd. County	$799 у00	t	s	4,800	Single Family	FALSE	FALSE
4 [Shasta	4/30/2012	Central	$€25.000	6	4	?.95O	Single Family	TRUE	FALSE
5 jShasta	5/78/2012	3. County	$574.900	5	4	4.700	Single Family	FALSE	FALSE
6 (Bennet	5/2/2012	Central	$549.000	4	1	1.940	Single Family	TRUE	false
J (Hamilton	2/10/2012	N. County	$425,300	5	л	2.414	Single Family	TRUE	FALSE
8 [Randolph	4/17/2012	N County	$405.000	5	3	2.444	Single Family	TRUE	TRUE
9 |Shasta	3/17/2012	N. County	$398,000	4	25	2,620	Single Family	FALSE	FALSE
io ’’Randolph	8/5/2012	Central	$389,300	4	J s	2.284	Single Family	FALSE	TRUE
11 [Kelly	6/2/2012	Central	$389,500	4	i	1/371	Single Family	FALSE	FALSE
12 [Shasta	8/10/2012:	N. County	$389,000	Й	3	3.109	Single Family	FALSE	false
13! Adam s	5/30/2012	N. County	$379.500	3	?.5	2.468	Condo	FALSE	FALSE
14 (Adams	8/1/2012	N County	$379,000	2	3	2/354	Condo	FALSE	TRUE
15 (Robinson	3/23/2012	f-J. County	$379.000	4	3	3,000	Single Family	FALSE	TRUE
16{Chung	4/14/2012	Central	$375.000	4	3	2.467	Single Family	TRUE	FALSE
17!Robinson	11/18/2012	Central	$375,000	4	3	2,368	Single Famil y	TRUE	TRUE
18 1 Shasta	7/8/5012-	hl County	$374,900	4	.3	3,927	Single Family	false	FALSE
19 -Lang	4/26/2012	N. County	$369,900	i	2 5	2,030-	Condo	true	FALSE
20 [Romero	11/21/2012	N. County	$369,900	4	3	1,988	Condo	FALSE	FALSE
21 [Shasta	7/16/2012	14. County	$365,900	5	3	2.477	Single Family	FALSE	FALSE
1	Sh—11 ।	®								
Рис. 73.1. Диапазон данных, не обозначенный как таблица
212
Часть V. Таблицы и сводные таблицы
Рис. 73.2. Диапазон данных, явно преобразованный в таблицу
Сравнение диапазона с таблицей
Разница между обычным диапазоном ячеек и диапазоном, преобразованным в та-
блицу, заключается в следующем.
О Активизировав любую ячейку в таблице, вы получаете доступ к новой контекст-
ной вкладке Работа с таблицами, расположенной на ленте.
□	Можно быстро применять форматирование (цвет заливки и цвет шрифта), вы-
брав вариант из галереи. Такое форматирование является опциональным.
□	В каждом заголовке таблицы есть кнопка фильтрации, нажав которую вы мо-
жете с легкостью отсортировать строки или отфильтровать данные, скрыв не
удовлетворяющие заданным критериям.
□	В таблице могут быть «срезы», с помощью которых новичок сможет быстро
применять фильтры к данным.
О Если вы прокрутите лист так, что строка заголовков исчезнет из виду, то заго-
ловки появятся на месте буквенных обозначений столбцов. Иными словами, не
требуется жестко фиксировать верхнюю строку, чтобы просматривать названия
столбцов.
О Если создать из данных таблицы диаграмму, то диаграмма будет автоматически
расширяться при добавлении новых строк в таблицу.
О В таблицах поддерживаются вычисляемые столбцы. Формула, однократно
введенная в ячейку, автоматически распространяется на все ячейки данного
столбца (подробнее об этом вы прочтете в совете 74).
О В таблицах поддерживаются структурированные ссылки на формулы, которые
находятся вне таблицы. Формулы могут использовать не ссылки на ячейки,
а названия других таблиц и заголовки столбцов.
Совет 73. Понятие о таблицах
213
О Если навести указатель мыши на нижний правый угол нижней правой ячейки
таблицы, можно щелкнуть и перетащить границу, увеличив размер таблицы
либо по горизонтали (добавив дополнительные столбцы), либо по вертикали
(дополнительные строки).
О Выделять строки и столбцы в таблице проще, чем в обычном диапазоне.
Ограничения при работе с таблицами
Если в рабочей книге содержится как минимум одна таблица, некоторые функции
Excel недоступны:
О программа не позволяет пользоваться возможностью Представления (команда
Вид ► Режимы просмотра книги ► Представления);
О такую книгу нельзя предоставить Для совместного использования (с помощью
команды Рецензирование ► Изменения ► Доступ к книге);
О невозможно автоматически вставлять промежуточные итоги (что делается по-
средством команды Данные ► Структура ► Промежуточный итог);
О нельзя использовать в таблице формулы массива.
214
Часть V. Таблицы и сводные таблицы
Совет 74. Использование формул в таблице
В этом разделе описано несколько способов работы с формулами в таблице. Рас-
смотрим простую таблицу со статистикой продаж. В ней будет три столбца
Месяц, Планируемые и Актуальные (рис. 74.1). Я ввел данные, а потом преобразовал
диапазон в таблицу с помощью команды Вставка ► Таблицы ► Таблица. Обратите
внимание: я не задавал никаких названий, но область с данными в таблице но
умолчанию называется Таблица!.
	А	8	С	D
1				
2		Месяц -	ИП;	танируемые й Акт	ВИ
->		Январе	50	60
4		Февраль	40	40
5		Март	60	30
6		Апрель	70	60
7		Май	50	70
р		Июнь	80	80
9		Июль	70	90
10		Август	90	50
11		Сентябрь	50	40
12		Октябрь	40	60'
13		Ноябрь	80	80
14		Декабрь	90	70,
	Рис. 74.1. Простая таблица		с тремя столбцами	
Работа со строкой итогов
Если вы хотите подсчитать сумму планируемых и сумму актуальных продаж, вам
даже не нужно писать формулу — просто щелкаете кнопкой мыши и добавляете
в таблицу строку подытоживающих формул. Для этого сделайте следующее.
1.	Активизируйте любую ячейку в таблице.
2.	Выполните команду Работа с таблицами ► Конструктор ► Параметры стилей таблиц ►
Строка итогов и установите флажок Строка итогов.
3.	Активизируйте ячейку в строке итогов и выберите формулу подведения итогов
из раскрывающегося списка (рис. 74.2).
Например, чтобы вычислить сумму показателей из столбца Актуальные, выбе-
рите вариант Сумма из раскрывающегося списка под ячейкой D15. Excel создаст
следующую формулу:
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ(109:[Актуальные Р
Совет 74. Использование формул в таблице
215
Для функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ .ИТОГ И 109 является перечислимым аргументом,
соответствующим функции СУММ. Второй аргумент функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ
название столбца, указанное в квадратных скобках. Использование имени столб-
ца в квадратных скобках позволяет создавать в таблице структурированные
ссылки.
\ D15 А 1	:	Л ^ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ! 10Э;[Актуа В	С	D		пьные]1 Е	
2 4 5 6 7 0 9 10 11 j 12 1 13! 14“| 15	Месяц Я  ДН Планируем	ые Н АктузлЕД		
	Январь	50	60 Февраль	40	40 Март	60	30 Апрель	70	60 Май	50	70 Июнь	80	80 Июль	70	90 Август	90	50 Сентябрь	50	40 Октябрь	40	60 Ноябрь	80	80 Декабрь	90	70			
	Итог	730.		
16 17 ! 12 ’ 19 | 20 i 21		Нет Среднее Количест во Количество чисел Максимум Минимум	 Смещенное отклокЦ^Г' Смещенная дисперсия Другие функции.		
Рис. 74.2. Из раскрывающегося списка можно выбрать формулу для подведения итогов
в столбце таблицы
ПРИМЕЧАНИЕ	______ ___________ ____________
Можно включать или отключать отображение строки итогов с помощью команды Работа с таб-
лицами ► Конструктор ► Параметры стилей таблиц ► Строка итогов.
Использование формул
Во многих случаях требуется использовать в таблице формулы. Г 1апример, в табл и
це. изображенной выше (см. рис. 74.1), вам может понадобиться столбец, в котором
216
Часть V. Таблицы и сводные таблицы
записывается разница между актуальными и планируемыми показателями продаж
за каждый месяц. В Excel сделать это очень просто.
1.	Активизируйте ячейку Е2 и введите в качестве заголовка столбца слово Разни
ца — Excel автоматически расширит таблицу за вас.
2.	Перейдите в ячейку ЕЗ и введите знак равенства (=). Он означает начало фор-
мулы.
3.	Нажмите клавишу , чтобы указать на соответствующее значение в столбце
Актуальные.
4.	Введите знак минуса (-), а потом дважды нажмите «—, чтобы указать на соот-
ветствующее значение в столбце Планируемые.
5.	Нажмите Enter для завершения формулы. Теперь эта формула введена и в дру-
гие ячейки столбца, а в строке формул отобразится следующая запись:
=[@Актуальные]-[@Планируемые]
На рис. 74.3 изображена таблица с новым столбцом.
ЕЗ		А	В	А	=[(®Актуал ьные]-[|@Пл аниру емые]		Е	F
				Г	D		
1							
•у			Месяц 	В ГЬ  ’ни руем ы е ft Акту льны е1;. Q		Разница Q	
3			Январь	50	60	10	
4			Февраль	40	40	о'	33
С			Март	60	30	-30	
h			Апрель	70	60	-10	
7			Май	50	70	20	
с?			Июнь	80	80	0	
9			Июль	70	90	20	
10			Август	90	50	40 -	
11			Сен гябрь	50	40	-10	
12			Октябрь	40	60	20	
13			Ноябрь	80	80	0	
14			Декабрь	90	70	20	
15			Итог		730		
Рис. 74.3. В столбце Разница содержится формула
Эта формула указана в первой строке таблицы, однако ее можно было ввести
в любую ячейку этого столбца. Всякий раз при вводе в таблицу формула распро-
страняется на весь столбец. Если формулу нужно изменить, отредактируйте любую
формулу в столбце, и изменения будут применены ко всем остальным формулам
данного столбца.
Совет 74. Использование формул в таблице
217
©ПРИМЕЧАНИЕ _________________________________________________
Автоматическое распространение формулы на все ячейки в столбце таблицы — это одна из
функций автоматического исправления, действующих в Excel. Чтобы отключить данную воз-
можность, щелкните на пиктограмме, появляющейся при вводе формулы, и выберите вариант
Не создавать автоматически вычисляемые столбцы, заполняя таблицы формулами.
При выполнении вышеописанных действий мы пользовались заголовками
столбцов при создании формулы. Например, можно ввести следующую формулу
в ячейку ЕЗ:
=D3-C3
Если вы вводите ссылки на ячейки, Excel по-прежнему будет автоматически
копировать формулу в другие ячейки столбца.
Как ссылаться на данные в таблице
Формулы, находящиеся вне таблицы, могут ссылаться на данные этой таблицы по
ее имени и заголовку столбца. Самостоятельно создавать названия этих элементов
не нужно. У таблицы у самой есть имя (например, Таблица1), и вы можете ссылать-
ся на ее данные по заголовкам столбцов.
Разумеется, для указания данных из таблицы можно использовать стандартные
ссылки на ячейки, но применение табличных ссылок дает значительное преиму-
щество: при изменении размера таблицы (удалении или добавлении строк) назва-
ния в ней корректируются автоматически.
Обратимся к таблице, рассмотренной выше (см. рис. 74.1). При создании она
была названа Таблица!. Чтобы вычислить сумму всех данных в этой таблице, поль-
зуйтесь следующей формулой:
=СУММ(Таблица1)
Эта формула всегда возвращает сумму всех данных, даже если строки или
столбцы таблицы добавляются или удаляются. Если вы измените название Табли-
ца!, Excel автоматически откорректирует формулы, ссылающиеся на нее. Например,
если вы переименуете Таблица! в AnnualData (с помощью Диспетчера имен), то вы-
шеуказанная формула примет такой вид:
=СУММ(Annual Data)
Как правило, нужно сослаться на конкретный столбец таблицы. Следующая
формула возвращает сумму данных из столбца Актуальные (но игнорирует с троку
итогов):
=СУММ(Таблица 1[Актуальные])
Обратите внимание: название столбца заключено в квадратные скобки. Опять
же формула корректируется автоматически, если вы измените текст в заголовке
столбца.
Более того, Excel предоставляет полезную поддержку, когда вы создаете фор-
мулу, ссылающуюся на данные в таблице. На рис. 74.4 показано, как функция
218
Часть V. Таблицы и сводные таблицы
автоматического завершения формул помогает написать формулу, отображая
список элементов, присутствующих в таблице.
=СУММ(Таблица1[
СУММ(число1: [число?J;
О Планируемые
Q Актуальные
О Разница
♦Все
♦Данные
♦Заголовки
♦ Итоги
@ - Эта строка
Рис. 74.4. Возможность автоматического завершения формул полезна при создании формул,
ссылающихся на информацию в таблице
Совет 75. Автоматическая нумерация строк таблицы
219
Совет 75. Автоматическая нумерация строк
таблицы
В некоторых ситуациях может потребоваться, чтобы строки таблицы последова-
тельно нумеровались. В данном разделе описано, как воспользоваться возможно-
стью создания вычисляемых столбцов (о ней было рассказано выше (см. совет 74))
и написать формулу, которая автоматически нумерует столбцы.
На рис. 75.1 изображена таблица (под названием Табл ица1), в которой содержит-
ся информация о специалистах-соискателях. В первом столбце, названном Номер,
записаны последовательные номера.
В5	*	fic =СТРОКД()-СТРОКА(Та6лицз11+1
А В С	D	Е	F	£ __________________Н
Номер Д Имя в Д Фамилия И Email	ДДатаД ДолжностьДСобеседование wfl|
5	| 1|сепгей Козлов kozlovgRmail.com 03.J 2.2013 Менеджв,
6	2 Женя	Медведе!	medvedevgRmail.com	03.12.2013	Директор
7	3 Дима	Баранов	baranovtaRmail.com	С ‘11.2013	подите >
о	'	4 Олег	Зайцев	zakevia am ail .com	04.11.2013	Менеджер
5	I	5 Миша	Коровин	korovingRmail.com	05.11.2013	Специалист
Рис. 75.1. Номера в столбце В сгенерированы с помощью формулы
Формула вычисляемых столбцов, которую можно ввести в любую ячейку столб-
ца Номер, такова:
=СТРОКА()-СТРОКА(Таблица!)+1
Когда вы вводите формулу, она автоматически распространяется на все осталь-
ные ячейки столбца Номер.
Если функция СТРОКА используется без аргумента, она возвращает строку, в ко-
торой содержится формула. Если данная функция имеет аргумент, состоящий из
многострочного диапазона, она возвращает первую строку данного диапазона.
ПРИМЕЧАНИЕ
В имени таблицы указывается первая строка, следующая за областью заголовка. Так, в дан-
ном примере первой строкой в таблице Таблица! является строка 5.
Номера в таблице — это номера последовательных строк, а не номера строк
с данными. Например, при сортировке таблицы номера останутся последователь-
ными и больше не будут ассоциироваться с теми же строками данных, что в начале
работы.
Если вы фильтруете таблицу, то строки, не удовлетворяющие заданным крите-
риям, будут скрываться. В таком случае некоторые строки таблицы станут неви-
димыми. На рис. 75.2 изображена таблица после фильтрации — в ней отображают-
ся только позиции Менеджер.
220
Часть V. Таблицы и сводные таблицы
А _В С D Е  F  G Н,
I Номер Q Имя т	П Фамилия Ц Email	«	я?		Q Дата * g Должность^ Собеседование q|
1 Сергей	Козлов	kozlov^gni aii.com	03.12.2013 Менеджео
4 Олег	айцев	zaicevg «mail .com	04.11.2013 Менеджер
Рис. 75.2. После фильтрации номера строк таблицы уже не последовательны

Если вы хотите, чтобы номера строк таблицы оставались последовательными
и после фильтрации, нужна другая формула. Обратимся к примеру, приведенному
выше (см. рис. 75.1) и введем в ячейку В5 следующую формулу (она автоматически
распространяется на другие строки в этом столбце):
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(3;С $5:С5)
В данной формуле используется функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ с первым аргу-
ментом 3 (что соответствует СЧЁТЗ). Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ игнорирует скры-
тые строки, поэтому подсчитываются только видимые строки. Обратите внимание:
формула ссылается уже на другой столбец. Это необходимое условие, чтобы из-
бежать ошибки «циклическая ссылка».
На рис. 75.3 показана таблица, отфильтрованная с использованием в столб-
це В функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.
Рис. 75.3. После фильтрации номера строк таблицы остались последовательными
Совет 76. Определение данных, подходящих для использования в сводной таблице
221
Совет 76. Определение данных, подходящих
для использования в сводной таблице
Чтобы отобразить данные в сводной таблице, их необходимо представить в фор-
ме прямоугольной таблицы базы данных. Можно сохранить базу данных либо
в диапазоне рабочего листа (это может быть как таблица, так и обычный диапа-
зон), либо во внешнем файле базы данных. Excel может сгенерировать сводную
таблицу из любой базы данных, но не любая база данных окажется удобной при
работе.
На рис. 76.1 изображен фрагмент простой базы данных, в которой содержится
5 столбцов и 3144 строки (по строке для каждого графства). Такие данные удобно
представить в сводной таблице. Например, она позволяет мгновенно подсчитывать
общее количество населения по штату или региону и отображать эти значения
в красиво отформатированной таблице.
D8	А	А			
		В	С	и	Е
1 :	круг JjWfta	Й?иЩта« ж	Я ПРег он sSa l	990 населени е Я 2000	! население m
2 ;	Эбевиль	Юж.Калифорния Регион IV		23,862	26,16'
з	Адамс	Миссисипи	Регион IV	3 5,3 56	34,34'
4 :	Адамс	Индиана	Регион V	31,085	33,625
5 '	Адамс	Небраска	Регион VII	29,62 5	31,151
Рис. 76.1. Такие данные удобно отображать в сводной таблице
Поля таблицы базы данных могут содержать информацию двух типов.
□ Данные — здесь содержатся значения или данные, которые предполагается
обобщить. Например, 1990 население и 2000 население это поля с данными.
О Категории — описывают данные. Например, поля Округ, Штат и Регион катего-
риальные, так как описывают два поля е данными.
Иногда различия между данными и категориями бывают размыты. Часто в свод-
ной таблице отображается количество элементов в той или иной категории. В по-
добном случае категория играет роль поля с данными.
©ПРИМЕЧАНИЕ __________________________________________________
Если база данных подходит для отображения в виде сводной таблицы, эту базу принято на-
зывать нормализованной. Иными словами, в каждой строке содержится информация, описы-
вающая данные из этой строки.
В одной таблице базы данных может находиться любое количество полей с дан-
ными и полей с категориями. Когда вы создаете сводную таблицу, вы обычно хо-
тите обобщить одно поле с данными или более, и наоборот, значения категориаль-
ных полей сводной таблицы будут представлены в ней как строки, столбцы или
фильтры.
222
Часть V. Таблицы и сводные таблицы
На рис. 76.2 показана сводная таблица, созданная на базе примера. В ней пред-
ставлено количество населения по состоянию на 2000 год, суммированное по каж-
дому штату.
3 Названия строк |"£
4 Адамс
5 Эбевиль
6 Общий итог
Сумма по полю 2000 население
99,116
26,167
125,283
Рис. 76.2. Сводная таблица,
созданная из данных
На рис. 76.3 приведен пример диапазона Excel, который не подходит для ото-
бражения в виде сводной таблицы. Хотя в диапазоне и содержится подробная
информация о каждом значении, данные здесь не нормализованы и создать из них
удобную сводную таблицу не получится. На самом деле этот диапазон только на-
поминает итоги сводной таблицы, но негибок в обращении.
	А	8	С	D	Е
1	Штат	Январь	Февраль	Март	Апрель
с	Калифорния	1,118	1,96	1,252	1,271
3	Вашингтон	1,247	1,23*	1,028	1,345
4	Аризона	1,46	1 954	1.176	1.461
cv	Нью Йорк	1,345	1,375	1,075	1,736
6	Флорида	1,429	1,316	1,993	1,332
						
Рис. 76.3. Этот диапазон не подходит для преобразования
в сводную таблицу
На рис. 76.4 представлены такие же данные, но уже нормализованные. В диа-
пазоне содержится 78 строк с данными — по одной для каждого из шести значений
ежемесячных продаж для 13 штатов. Обратите внимание: в каждой строке есть
категориальная информация о величине продаж. Эта таблица идеально подходит
для преобразования в сводную и содержит все данные, необходимые для обобщения
информации по региону или кварталу.
На рис. 76.5 показана сводная таблица, созданная из нормализованных данных
Как видите, они практически идентичны ненормализованным, изображенным выше
(см. рис. 76.3). При составлении отчетов можно достичь максимальной гибкости
именно благодаря использованию нормализованных данных.
Совет 76. Определение данных, подходящих для использования в сводной таблице
223
1	Штат	Регион	Месяц	Квартал	Продажи	
у	Калифорния	Запад	Январь		1	1,118
	Калифорния	Запад	Февраль		1	1,965
4	Калифорния	; Запад	Март		1	1,252
с	Калифорния	Запад	Апрель		2	1,271
6	Калифорния	Запад	Май		2	1,557
7	Калифорния	Запад	Июнь		2	1,679
8	Калифорния	Запад	Июль		1	1,247
9	Калифорния	Запад	Январь		1	1,238
10	Вашингтон	Запад	Февраль		1	1,028
11	Вашингтон	Запад	Март		2	1,345
12	Вашингтон	Запад	Апрель		2	1,784
13	Вашингтон	Запад	Май		2	1,574
ч л	г» _	   .	-1		 _ _	1 4. - .			
Рис. 76.4. В этом диапазоне содержатся нормализованные данные, и он подходит
для преобразования в сводную таблицу
	’	:	Л 11 Названия строк		
	А	В		С
3	Названия строк £'1 Сумма по полю Квартал		Сумма по полю Продажи
4	3 Арисон	17	14,697
	Январь	3	2,597
6	Февраль	4	2,523
7	Март	4	2.828
8	Апрель	ч	3,236
9	Май	1	1,247
10	Июнь	1	1.238
11	Июль	1	1.028
12	а Вашингтон	9	8,752
15	Февраль	1	1.028
14	Март	->	1,345
15	Апрель	-	1,784
16	Май	-	1,574
17	Июнь	1	1,466
18	Июль	1	1,555
19	а Калифорния	11	11,327
20	Январь	л	2,356
21	Февраль	1	1,965
22	Март	1	1.252
23	Апрель	7	1,271
24	Май	i-	1,557
	Июнь		1,679
26	Июль	1	V47
27	Общий итог	37	34,776
28			
Рис. 76.5. Сводная таблицу, созданная из нормализованных данных
224
Часть V. Таблицы и сводные таблицы
Совет 77. Использование сводной таблицы
вместо формул
Работа со сводными таблицами — одна из самых ценных возможностей в арсенале
Excel. Часто можно вообще обходиться одними сводными таблицами, не создавая
лишних формул. В этом разделе рассмотрена конкретная проблема и представлено
три варианта ее решения.
На рис. 77.1 показан диапазон данных, в котором содержатся баллы, полученные
студентами за тест. Наша цель — вычислить средний балл для всех студентов,
а также еще два средних значения — для парней и для девушек.
	А	В	с
1	Студент X ... 1	Балл	Пол-Ж^Ш1^
2	Сергей	90	муж
3	Женя	80	муж.
4	Маша	50	жен.
5	Дима	/0	муж.
6	Наташа	60	жен.
7	Костя	40	муж
8	Оля	80	жен.
9	Света	90	жен.
10	Олег	70	муж
11	Миша	60	муж.
12	Настя	50	жен
13	Ксюша	40 		жен.
14	Юра	30	муж.
15	Петя	50	муж.
16	Степа	70	муж.
Рис. 77.1. Ищем оптимальный способ вычисления среднего балла за тест
для парней и для девушек
Вставка промежуточных итогов
Первое решение связано с автоматической вставкой промежуточных итогов. Что-
бы можно было воспользоваться этим методом, данные должны быть отсортиро-
ваны по столбцам, чтобы можно было инициировать подведение промежуточных
итогов. В данном случае следует выполнить сортировку по столбцу Пол. Выполни-
те следующие действия.
1.	Выделите любую ячейку в столбце С.
2.	Щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выполните команду
Сортировка ► Сортировка от А до Я.
Совет 77. Использование сводной таблицы вместо формул
225
3.	Выполните команду Данные ► Структура ► Промежуточный итог — откроется диа-
логовое окно Промежуточные итоги.
4.	В окне Промежуточные итоги выберите в списке При каждом изменении в вариант Пол,
в списке Операция — Среднее, а в поле Добавить итоги по установите флажок Балл.
Результат сложения промежуточных итогов показан на рис. 77.2. Обратите
внимание: Excel также создает структуру, поэтому вы можете скрыть детали и ото-
бразить только обобщенную информацию.
В формулах, вставляемых Excel, используется функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ,
принимающая 1 в качестве первого аргумента (1 означает среднее значение). Вот
эти формулы:
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ (1;В2:В7)
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ (1;В9:В17)
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (1:В2:В17)
Формула в ячейке В19 вычисляет общее среднее и использует диапазон, вклю-
чающий две другие формулы ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ, расположенные в ячейках В8
и В18. Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ игнорирует ячейки, в которых находятся другие
формулы ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ.
' В19			,		Л П =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(1;В2:В17)	
					
LlL		2 1 3 1		А	В	С
		1	с. уде***	адЙ Балл ;	Пол	S ЖЖ
		2	Маша	50	жен.
		3	Наташа	60	жен.
		4	Оля	80	жен.
		5	Света	90	жен.
		6	Настя	50	жен.
		7	К( юша	40	жен.
		3 8		61,6667	жен. Среднее
		9	Сергей	90	муж.
		 10	Женя	80	муж.
		• 11	Дима	70	муж.
		 12	Костя	40	муж.
		13	Олег	70	муж.
		• 14	Миша	60	муж.
		• 15	Юра	30	муж.
		• 16	Петя	50	муж.
		 17	Степа	70	муж.
		18		62,2222	муж. Среднее
1 ~ 1		19	I	62		Общее среднее
					
Рис. 77.2. Excel автоматически суммирует промежуточные итоги
226
Часть V. Таблицы и сводные таблицы
Использование формул
Другой метод получения средних значений связан с использованием формул. Фор-
мула, вычисляющая средний балл для всех студентов, проста:
=СРЗНАЧ(В2:В16)
Чтобы вычислить среднее значение но каждому полу, можно воспользоваться
функцией СРЗНАЧЕСЛИ и создать следующие формулы:
=С РЗНАЧЕ СЛ И(С2: С16:"жен.":В2:В16)
=С РЗНАЧ Е СЛ И(С2:С16:"муж.":В2:В16)
Использование команды Сводная таблица
Третий метод подсчета среднего балла связан с созданием сводной таблицы.
Многие пользователи стараются обходиться без сводных таблиц, так как счи-
тают их слишком трудными. Однако можете убедиться, что ничего сложного
в них нет.
1.	Выделите любую ячейку в диапазоне данных и выполните команду Вставка ►
Таблицы ► Сводная таблица — откроется диалоговое окно Создание сводной таблицы.
2.	Убедитесь, что Excel выделил нужный вам диапазон с данными, и укажите
в качестве местоположения ячейку па существующем листе. Например, для
этого подойдет ячейка Е1.
3.	Нажмите OK. Excel отобразит панель Поля сводной таблицы.
1. Перетащите элемент Пол в область СТРОКИ, расположенную внизу.
5. Перетащите элемент Балл в область ЗНАЧЕНИЯ.
Excel создаст сводную таблицу, но подсчитает сумму баилов. а не среднее зна-
чение.
6. Чтобы изменить применяемую в данном случае обобщающую функцию, щелк-
ните правой кнопкой мыши на любом значении в сводной таблице и в кон-
текстном меню выполните команду Итоги по ► Среднее.
На рис. 77.3 показана сводная таблица и цапель задач Поля сводной таблицы.
©ПРИМЕЧАНИЕ __________________________________________________________
В отличие от решения на базе формул, сводная таблица не обновляется автоматически при
изменениях данных. Если данные изменились, нужно обновить сводную таблицу. Щелкните
правой кнопкой мыши на любой ячейке сводной таблицы и выберите в контекстном меню
пункт Обновить.
Сводная таблица в вышеописанном примере очень проста, и ее было легко соз-
дать. Однако сводные таблицы могут быть намного сложнее, обобщая большие
объемы данных практически любым мыслимым образом без использования фор-
мул.
Совет 77. Использование сводной таблицы вместо формул
227
Названия строк - Сумма по полю Балл
жен.	370
I
муж.	560
Общий итог 930
Поля сводной таблицы
Выберите поля для добавления в отчет:
□ Студент
Й Балл
0 Пол
ДРУГИЕ ТАБЛИЦЫ.,
Перетащите поля в нужную область:
Т ФИЛЬТРЫ	№ КОЛОННЫ
s СТРОКИ	i г ЗНАЧЕНИЯ
L ^ол	’ ] Ц Сумма по полю Балл
Рис. 77.3. Сводная таблица вычисляет средние значения, не используя формул
I I Отложить обновление макета	ОБНОВИТЬ
й И Т--------------------4------ + 145%
228
Часть V. Таблицы и сводные таблицы
Совет 78. Управление ссылками на ячейки
внутри сводной таблицы
В некоторых случаях требуется создать формулу, которая ссылается на одну или
несколько ячеек в сводной таблице. На рис. 78.1 изображена простая сводная
таблица, в которой отображается информация о доходах и расходах за три года.
В данной таблице поле Месяц скрыто, и таблица демонстрирует итоговые годовые
значения.
в	С	D	Е	F
Названия строк V	Сумма по полю Доходы	Сумма по полю Расходы		Соотношение
«2010	820	420		51%
±>2011	1030	360		35%
а 2012	815	691		85%
Общий итог	2665	1471		55%
Рис. 78.1. Формулы в столбце F ссылаются на ячейки сводной таблицы
В столбце F содержатся формулы, и он не входит в состав сводной таблицы. Эти
формулы вычисляют годовое соотношение расходов и доходов. Я создал данные
формулы, делая указания на ячейки.
Например, логично предположить, что в ячейке F3 будет следующая формула:
=D3/C3
На самом деле в ячейке F3 будет такая формула:
=ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ("Сумма по полю Расходы":$В$2:"Годы":2010)/ПОЛУЧИТЬ.
ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫС"Сумма по полю Доходы":$В$2:"Годы”:2010)
Если применить такой метод с указателями для создания формулы, ссыла-
ющейся на ячейку сводной таблицы, то Excel заменит эти простые ссылки на
ячейки гораздо более сложной функцией ПОЛУЧИТЬ. ДАННЫЕ. СВОДНОЙ. ТАБЛИЦЫ. Если вы
введете ссылки на ячейки вручную (а не будете указывать на них), то программа
не будет пользоваться функцией ПОЛУЧИТЬ. ДАННЫЕ. СВОДНОЙ. ТАБЛИЦЫ.
Почему? Использование функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ помогает
гарантировать, что формула будет ссылаться на нужные ячейки и в случае, если
макет сводной таблицы изменится.
На рис. 78.2 показана сводная таблица после добавления подробных данных
о годах (теперь в таблице дается помесячная информация). Как видите, форму-
лы из столбца F по-прежнему дают точные результаты, хотя и изменилось ме-
стоположение ячеек, на которые они ссылаются. Например, изначально итоги
за 2011 год находились в строке 4. После расширения таблицы эти данные пере-
местились в строку 16. Если бы я ограничился обычными указаниями на ячей-
ки, то после расширения таблицы формула стала бы возвращать неверные ре-
зультаты.
Совет 78. Управление ссылками на ячейки внутри сводной таблицы
229
F3
А	«ПОЛУЧИТЬ, ДАННЫЕ.СвОДНОЙ.ТАБЛИЦЫС'Сумма по полю Расходы";$В$2;‘Тоды“,2010)/
6
С
D
Е
G
Н жжения строк	Сумм» по полю Доходы Сумма по полю Расходы
3 2010
ЯНБ
820
70
420
5Q
Соотношение
51%|
35%"
85%
8
9
10
14
18
19
20
мар
апр
май
ИЮН
ИЮ Л
авг
окт
ноя
дек
а 2011
янв
фев
мар
апр
май
! лист, ”1
Лисг9 I Лист?
70
60
50
40
60
70
80
60
50
40
1030
То
60
40
80
60
20
360
30
40
30
20
3
; нт:
готе во
Уз

Рис. 78.2. После расширения сводной таблицы формулы, которые используют функцию
ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, продолжают выдавать правильный результат
При использовании функции ПОЛУЧИТЬ. ДАННЫЕ. СВОДНОЙ. ТАБЛИЦЫ есть один нюанс:
получаемые ею данные должны быть видимы в сводной таблице. Если вы измени-
те сводную таблицу так, что эти данные окажутся скрыты, формула станет воз-
вращать ошибку.
ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________________
Можно запретить Excel использовать функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в слу-
чаях, когда вы указываете на ячейки сводной таблицы при создании формул. Для этого выпол-
ните команду Работа со сводными таблицами ► Анализ ► Сводная таблица ► Параметры ► Создать
GetPivotData (эта команда работает как переключатель).
230
Часть V. Таблицы и сводные таблицы
Совет 79. Быстрый поиск частоты вхождений
В этом разделе описано, как быстро создать табуляцию частот для отдельного
столбца с данными. На рис. 79.1 показан небольшой фрагмент диапазона, содер-
жащего более 20000 строк информации о городах и штатах. Наша задача под-
считать, сколько раз каждый штат упоминается в списке.
Это можно сделать несколькими способами, но сводная таблица оптимальный
инструмент для решения такой задачи.
в
Город	ПЛат
7 Bellevue	WA
3	Simsbury
4	Washington
5	Campbell
S LosAngelese
7	Sterling
8	Bloomington
9	Gastonia
10	Chicago
11	Wilmington
12	New York
13	San Jose
14	Toledo
15	Ne w York-
16	Norm an
17	^Longmeadow
18	Boulder-
19	San Jose
Рис. 79.1. Можно использовать сводную таблицу
для выяснения частоты вхождения этих аббревиатур штатов
Перед началом работы убедитесь, что у столбца с вашими данными есть заго-
ловок. В данном примере он находится в ячейке В1.
Выделите любую ячейку в столбце А или В и сделайте следующее.
1.	Выполните команду Вставка ► Таблицы ► Сводная таблица, чтобы открыть диа-
логовое окно Создание сводной таблицы.
2.	Если Excel неправильно определит диапазон, измените значение в поле Таблица
или диапазон.
3.	Укажите расположение сводной таблицы.
1. Нажмите кнопку 0К — Excel создаст пустую сводную таблицу и отобразит
панель Поля сводной таблицы.
5. В области Поля сводной таблицы перетащите поле Штат в область СТРОКИ.
6. Перетащите поле Штат в область ЗНАЧЕНИЯ.
Excel создает сводную таблицу, которая показывает частоту вхождения каждо-
го штата (рис. 79.2).
Совет 79. Быстрый поиск частоты вхождений
231
1	Город	Штаг	Названия пЦ	Количество nd
2	Bellevue	WA		3150
	Simsbury	CT	тх	1745
4	Washington	DC	1 §	1191
5	Campbell	CA	FL	1001
6	Los Angel ese	CA	IL	954
7	Sterling	IL	NJ	816
8	Bloomington	IN	PA	738
9	Gastonia	NC	। OH	723
10	Chicago	IL	Ml	652
11	Wilmington	DE	IWA	646
12	New York	NY	VA	645
13	San Jose	CA	MA	603
14	Toledo	OH	GA	577
15	New York	NY	:NC	523
16	Norm an	OK	MD	517
17	Longmeadow	MA	ICO	408
18	Boulder	CO	CT	388
19	San Jose	CA	lot?	369
Рис. 79.2. Быстрая сводная таблица показывает частоту вхождений аббревиатуры каждого штата
Эту сводную таблицу можно отсортировать с помощью команды Главная ► Редакти-
рование ► Сортировка и фильтр. Кроме того, как показано на рис. 79.3, вы даже може-
те создать сводную диаграмму для графического представления количественных
данных. Просто выделите любую ячейку в сводной таблице и выполните команду
Работа со сводными таблицами ► Анализ ► Сервис ► Сводная диаграмма.
10
DE
ОС
Hi

Рис. 79.3. Всего несколько щелчков кнопкой мыши требуется
для создания диаграммы из сводной таблицы
232
Часть V. Таблицы и сводные таблицы
Совет 80. Группирование элементов
по дате в сводной таблице
Одна из самых полезных функций сводных таблиц — возможность комбинировать
элементы в группах.
Однако это еще не все. Если поле содержит даты, Excel может создавать груп-
пы автоматически. Многие пользователи игнорируют эту полезную функцию.
На рис. 80.1 приведена часть таблицы, в которой есть два столбца с данными — Дата
и Продажи. Вся таблица содержит 731 строку и охватывает период с 1 января
2012 года по 31 декабря 2013 года. Наша задача — объединить информацию о про-
дажах по месяцам.
А
1	Д»т»
2	01.01.2013
3	02.02.2013
4	06.03.2013
5	07.04.2013'
6	09.05.2013
7	10.06.2013
8	12.07.2013
9	13.08.2013
10	14.09.2013
11	16.10.2013
	1.7 4Л-7ЛД-2
5
б'
41
6‘
5
4:
8:
9-
5
б;
Рис. 80.1. Можно использовать функцию Сводная таблица
для обобщения помесячных данных о продажах
На рис. 80.2 показана часть сводной таблицы (в столбцах D:E), созданная на
основе данных. Неудивительно, что она выглядит так же, как и входные данные,
поскольку даты не были сгруппированы.
Для группировки элементов по месяцам щелкните правой кнопкой мыши на
любой ячейке в столбце Дата сводной таблицы и выберите в контекстном меню
пункт Группировать. Откроется диалоговое окно Группирование, изображенное на
рис. 80.3. Из списка выберите Месяцы и Годы и убедитесь, что начальная и конечная
даты правильные. Нажмите кнопку 0К.
Элементы Дата в сводной таблице группируются по годам и месяцам (рис. 80.4).
ПРИМЕЧАНИЕ ________________________________________________________
Команда Группировать доступна, только когда вся информация в поле является датой (или
временем). Если в диапазоне попадется хотя бы одна пустая ячейка, сгруппировать инфор-
мацию по дате будет невозможно.
Совет 80. Группирование элементов по дате в сводной таблице
233
РАБОТ». СО СВОДНЫМИ ТАБЛИ...
КОНСТРУКТОР Dmitry
ICalibn
буфер обмена
1-7 ?;JU ГЛАВНАЯ ВСТАВКА РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ ФОРМУЛЫ ДАННЫЕ РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ ВИД АНАЛИЗ
Т- *
□ fa
• Вставить
п Выравнивание
3
и:
8
10
Т ФИЛЬТРЫ
м
[ Дата
I Лист1
18
19
01.01 2012
02.02 2012
ГОТОВО SCPOU LOCK
1 .Дата
' 01 01.2013
02.02.2013
06.03 2013
07.04.2013
09 05.2013
10.06.2013
12.07.2013
13 08.2013
14.09.2013
16 10.2013
17 11.2013
19.12.2013
13.01.2013
14.01.2013
15 01.2013
16.01.2013
17 01.2013
18.01.2013
Продажи

[дата -{ Условное форматирование ’ Вставите ’
^7^ ’ % 0,50 1^* Форматировать * а* таблицу *	Удалить ’
Формат ’
Ячейки
Наавания строк	Сумма по полю Продаж ;
06.04 2012
07.04 2012
08 04 2012
09 04.2012
10.04 2012
11 04.2012
12.04 2012
08.05 2012
09.06.2012
11.07.2012
12.08 2012
13.09.2012
16,11.2012
S' М -
Редактирование
Поля сводной таблицы
8ыберите поля дпа добавления 6 отчет:
Продажи
ДРУГИЕ ТАБЛИЦЫ..
: троки
Н колонны
Г ЗНАЧЕНИЯ
। Сумма по полю Пр ода
L1 Отложить обновление макета
® Е
Рис. 80.2. Сводная таблица до группирования информации по месяцам и годам
Рис. 80.3. Использование окна Группирование для группирования элементов в сводной таблице
ПРИМЕЧАНИЕ
Если выбрать из списка только пункт Месяцы, то перемешаются месяцы из разных лет. На-
пример, элемент июнь будет отображать продажи за 2012 и 2013 год.
234
Часть V. Таблицы и сводные таблицы
А		В	с	D		 	Е	L
1	Дата	Продажи		Навм ция строк РI Сумма по полю Продажи	
э	01.01.2013	5		S2012	
3	02.02.2013	6		янв	5
4	06.03.2013	4		фев	4
5	07.04.2013	6		мар	6
6	09.05.2013	5		апр	261
7	10.06.2013	4		май	5
8	12.07.2013	8		июн	6
9	13.08.2013	9		июл	4
10	14.09.2013	5		авг	6
11	16.10.2013	6		сен	С
12	17 11.2013	3		окт	4
13	19.12.2013	2		ноя	8
14	13.01.2013	4		дек	74
15	14.01.2013	5		8 2013	
16	15.01.2013	7		янв	73
17	16.01.2013	8		фев	6
18	17 01.2013	9		мар	«п
19	18.01.2013	5		апр 		 W		6
Рис. 80.4. Сводная таблица после группирования по годам и месяцам
Обратите внимание: в диалоговом окне Группирование указаны и другие едини-
цы времени. Например, данные можно сгруппировать по кварталам. На рис. 80.5
данные сгруппированы по кварталам и годам.
А	В	С	D	Е	।				
1	Дата	Продажи	Названия строк р1 Сумма по полю Продажи	
2	01.01.2013	5	9 2012	—
3	0202.2013	6	Кв-л1	15
4	06.03.2013	4	Квл2	272
5	07.04.2013	6	Кв-лЗ	15
6	09.05.2013	5	Кв-л4	86
7	10.06 2013	4	8 2013	
8	12.07.2013	8	Кв-л1	83
9	13.08.2013	9	Кв-л 2	15
10	14.09.2013	С	Кв-лЗ	22
11	16 10.2013	6	Кв-л 4	11
12	17 11.2013	3	Обидой итог	519[_
та	lii г?	i					
Рис. 80.5. Сводная таблица после группирования данных по кварталам и годам
Совет 81. Создание сводных таблиц с множественными видами группирования
235
Совет 81. Создание сводных таблиц
с множественными видами группирования
Если вы создавали несколько сводных таблиц из одного и того же источника дан-
ных, то, возможно, замечали, что группирование ноля в одной сводной таблице
влияет па остальные таблицы. В частности, все остальные сводные таблицы на-
чинают использовать такой же вариант группирования. Иногда именно это и тре-
буется, по так бывает не всегда. Например, вам может понадобиться сделать два
самостоятельных отчета в виде сводных таблиц: в одном данные обобщаются по
месяцу и году, в другом по кварталу и году.
Причина, но которой группирование данных в одной сводной таблице затраги-
вает все другие, заключается в том, что все сводные таблицы работают с одним
и тем же табличным кэшем. К сожалению, напрямую приказать сводной таблице
использовать другой кэш нельзя. Однако Excel можно перехитрить следует про-
сто присвоить исходным данным множественные имена диапазона.
Например, если исходный диапазон называется Таблица!, то присвойте тому же
диапазону второе имя Таблица2. Проще всего сделать это в ноле Имя, расположенном
слева от строки формул. Выделите диапазон, введите название в поле Имя и на-
жмите Enter. Затем, не снимая выделения, там же введите другое имя и снова на-
жмите Enter. Excel отобразит только первое имя, но в системе сохранится и второе.
Вы можете в этом убедиться, выполнив команду Формулы ► Определенные имена ►
Диспетчер имен (рис. 81.1).
Рис. 81.1. Диапазон с двумя именами
Создавая первую сводную таблицу, укажите Таблица! в поле Таблица или диа-
пазон диалогового окна Создание сводной таблицы (рис. 81.2). Создавая вторую
сводную таблицу, укажите в поле Таблица или диапазон имя Таблица2. Каждая из
этих таблиц будет использовать отдельный кэш, и вы сможете создавать группы
в одной сводной таблице, не затрагивая при этом другую.
Этот прием можно использовать и с имеющимися сводными таблицами. Убе-
дитесь, что присвоили источнику данных новое имя. Потом выделите сводную
236
Часть V. Таблицы и сводные таблицы
таблицу и выполните команду Работа со сводными таблицами ►Анализ ► Данные ► Изме-
нить источник данных. В диалоговом окне Изменить источник данных сводной таблицы
укажите новое имя, которое вы дали диапазону. В результате Excel создаст новый
кэш для сводной таблицы.
Создание вводной таблицы
Выберите данные для анализа:
® Выбрать таблицу или диапазон
Таблица или диапазон: | Таблица!
О использовать внешний источник данных
Выбрать подключение.,.
Имя подключения
Укажите, куда следует поместить этчет сюдной таблицы:
(®);На новый ЛИСТ!
О на существующий лист
Диапазон: | Лист1!$О$4
Укажите, следует ли анализ несколько таблиц
П Добавить эти данные в модель данных


Рис. 81.2. Использование названия именованного диапазона в поле Таблица или диапазон
На рис. 81.3 показаны две сводные таблицы (с разными вариантами группиро-
вания), созданные из одного источника данных. Информация в одной сводной
таблице сгруппирована по кварталам и годам, в другой — по месяцам и годам.
	А	В	с	D	Е
4	Н..iания строк [У	Сумма по полю Продажи		НааванГ- ! Сумма по полк» Продажи	
5	а 2012			в 2012	
6	Кв-л1	286		янв	165
7	Кв-л2	244		фев	.56
8	Кв-лЗ	129		мар	65
9	Кв-л 4	252		апр	156
10	а 2013			май	32
11	Кв-л1	1867		июн	56
12	Кв-л2	1766		июл	65
13	Кв-лЗ	710		авг	32
14	Кв-л4	508		сен	32
15	Общий итог	5762		окт	155
16				ноя	32
17				Дек	65
18				8 2013	
19				янв	555
20				фев	656
21		(		мар	656
					
Рис. 81.3. Эти сводные таблицы были созданы из одного и того же источника данных,
но информация в них сгруппирована по-разному
Совет 82. Использование в сводных таблицах срезов и временной шкалы
237
Совет 82. Использование в сводных
таблицах срезов и временной шкалы
Если вам доводилось работать со сводными таблицами, вы знаете, что фильтро-
вать в них данные довольно легко. Просто нажмите кнопку фильтра для поля
и снимите флажки с элементов, которые не хотите отображать. В этом разделе
описаны два способа, позволяющие облегчить фильтрацию данных в сводной
таблице, — работа со срезами и временной шкалой. Эти методы особенно по-
лезны, если рабочий лист будут просматривать новички, а также заинтересуют
тех, кто любит все упрощать.
Работа со срезами
На рис. 82.1 изображена неотфильтрованная сводная таблица, в которой со-
держится информация о банковских счетах, обобщенная по трем полям
CustomerType (Категория клиентов) (New (Новые) или Exisiting (Имеющиеся)),
Branch (Филиал) (Central (Центральный), NorthCounty (Северное графство),
Westside (Вест-Сайд)) и OpenedBy (Счет открыт) (NewAccts (Новые специалисты)
или Teller (Кассиры)).
	А	В	r	D	E
1	CustomerType	5			
3	Sum of Amount	Column Labels Ц]			
4	Row Labels	Central	North County	yyestside	Grand Total
5	Э New Accts	2,047,032	1,487,516	861,511	4,396,059
6	CD	1,006,474	927,216	451,611	2.385,301
	Checking	418.030	206,845	137; 738	762,613
8	IRA	59,285	42.554	10,000	111,839
9	Savings	563.243	310,901	262,162	1,136,306
10	STeller	1,0o8,893	644,699	426,121	2,139,713
11	CD	352,911	210,695	196,938	760,544
12	Checking	384,373	185,671	155,257	725,301
13	IRA	9,095	91,820		100,915
14	Savings	322,514	156,513	73.926	552,953
15	Grand Total	3,115,925	2,132,215	1,287,632	6,535,772
16					
Рис. 82.1. Обычный способ фильтрации элементов в сводной таблице
Срез — это интерактивный элемент управления, позволяющий с легкостью при-
менять к данным из сводной таблицы простые фильтры. На рис. 82.2 показана
сводная таблица с тремя срезами. Каждый срез представляет одно из полей сводной
таблицы. В данном случае в сводной таблице выведены данные по имеющимся
клиентам, чьи счета открыты кассирами в центральном филиале.
Такой же тип фильтрации можно применить, воспользовавшись ярлыками
полей сводной таблицы, но срезы предназначены для пользователей, которые,
238
Часть V. Таблицы и сводные таблицы
возможно, нс знают, как фильтровать данные в сводной таблице. Кроме того,
с помощью срезов можно создать красивый и удобный в использовании интерак-
тивный отчет.
	Л	e	
1	Customer Туре	Existing	[JTJ	
2			
3	Sum of Amount	Column Labels	
4	Row labels yr	|	Central	Grand Total
5	©Teller	630,383	630 383
6	OP	215,468	215,468
7	Checking	210,543	210,543
8	IRA	9,095	9,095
9	Savings	195,277	195,277
10	Grand Total	630,383	630,383
«
12 I
15!
16 I
1? [
18 i
1 о I
Рис. 82.2. Использование срезов для фильтрации данных, отображаемых в сводной таблице
Чтобы добавить на лист один или несколько срезов, сначала выделите любую
ячейку в сводной таблице. После этого выполните команду Вставка ► Фильтры ► Срез.
Откроется диалоговое окно Вставка срезов, в котором будут перечислены все поля
сводной таблицы. Установите флажки интересующих вас срезов и нажмите ОК,-
ПРИМЕЧАНИЕ ________________________________________________________
В Excel 2013 срезы можно использовать не только в сводных, но и в обычных таблицах (соз-
даваемых с помощью команды Вставка ► Таблицы ► Таблица).
Срезы расположены на графическом слое Excel, их можно перемещать и из-
менять размер. Можно также менять внешний вид срезов и задавать несколько
столбцов с кнопками.
Чтобы фильтровать данные в сводной таблице с помощью среза, просто щелк-
ните на кнопке среза. Чтобы отобразить сразу несколько значений, удерживайте
Ctrl при нажатии кнопок. Можно нажать Shift и выбрать для последовательного
нажатия серии кнопок.
Чтобы избавиться от эффектов, возникающих при фильтрации по конкретному
срезу, щелкните на пиктограмме в правом верхнем углу среза.
На рис. 82.3 показана сводная таблица с двумя срезами, позволяющая фильтро-
вать данные (по штату и по месяцу). В этом случае в сводной таблице и на сводной
диаграмме выведены только данные, которые касаются Калифорнии, Вашингтона
Совет 82. Использование в сводных таблицах срезов и временной шкалы
239
и Орегона, за период с января но март. Срезы обеспечивают быстрый н удобный
способ создания интерактивной диаграммы.
M
Mar Grand Total
1.252	4,530
1.186	5,140
1,028	3.51§.
а
10
11
U
13
14
15
16
Sum of Sales Column T
Row Labels 2T	Jan
..alifutnia	1,118
Oregon	1,46.0
Washington	1,24?
Рис. 82.3. Использование срезов для фильтрации сводной таблицы
по штату и по месяцу
4
5
Использование временной шкалы
Временная шкала принципиально похожа на срез, но этот элемент управления
предназначен для упрощения фильтрации данных сводной таблицы по признаку,
связанному с временем. Временная шкала это новинка Excel 2013 и (в отличие
от срезов) может применяться лишь со сводными таблицами.
Временная шкала работает только при условии, что в вашей сводной таблице
есть поле, отформатированное как дата. Чтобы добавить временную шкалу, вы-
делите ячейку в сводной таблице и выполните команду Вставка ► Фильтр ► Временная
шкала. Появится диалоговое окно, в котором будут все поля, перечисленные
в формате даты. Если таких полей в вашей сводной таблице нет, Excel выдаст
ошибку.
На рис. 82.4 изображена сводная таблица, созданная из данных столбцов А:Е.
В ней используется временная шкала, позволяющая отфильтровать информацию
по кварталам. Нажмите кнопку, соответствующую кварталу, который вы хоти-
те просмотреть, и сводная таблица немедленно обновится. Чтобы выделить
диапазон кварталов, удерживайте нажатой клавишу Shift, нажимая нужные
кнопки. Другие параметры фильтрации (которые можно выбрать из раскры-
вающегося списка, расположенного в правом верхнем углу) — это Год, Месяц
и День. На рис. 82.4 в сводной таблице выведены данные за первые два кварта-
ла 2012 года.
240
Часть V. Таблицы и сводные таблицы
1	А Ordered ,.t	В _ Customer	C			D * ] Product ' » [units		E TOTAL ’ [
2	1/2/2009	Existing	Doodads		138.00
3	1/2/2009	Existing	Sprockets	1	173.00
4	1/2/2009	Existing	Sprockets	1	178.00
5	1/2/2009	New	Snapholytes	1	188.00
6	1/2/2009	New	Doodads	1	212 95
7	1/2/2009	New	Doodads	1	197.95
8	1/3/2009	New	Sprockets	1	213.00
д	1/3/2009	New	Sprockets	1	213.00
10	1/4/2009	New	Doodads	2	206.95
11	1/4/2009	New	Doodads	1	186.95
	1/4/2009	Exist) tig	Doodads	2	198.00
13	1/4/2009	New	Sprockets	1	2’13 00
14	1/5/2009	New	Doodads	1	212.95
15	1/5/2009	New	Doodads	1	212 95
16	1/6/2009	Existing	Doodads	1	178.00
17	1/6/2009	Easting	Sprockets	2	183 00
18	1/6/2009	New	Doodads	2	232.95
19	1/7/2009	Existing	Doodads	1	178.00
20	1/7/2009	Existing	Doodads	1	178.00
21	1/7/2009	Existing	Sprockets	2	198.00
22	1/7/2009	New	Snaphoiytes	1	188.00
	1 /7 /onftQ		Snaohoivtes	1	186.00
Products }
Doodads
Sprockets
Snapholytes
Grand Total
Customer
Existing
1,946
40,816
New Grand Total
4,562	6,508
64,418	103.289
20.868	20,868
89,848	130,665
Рис. 82.4. Использование временной шкалы для фильтрации данных сводной таблицы по дате
Разумеется, можно одновременно использовать в сводной таблице и срезы,
и временную шкалу. Временная шкала обладает такими же вариантами формати-
рования, как и срез, поэтому вы сможете создавать красивые интерактивные от-
четы, значительно облегчающие фильтрацию данных в сводной таблице.
Часть VI
Диаграммы и графика
Хорошо составленная диаграмма позволяет без труда разобраться в диапазоне с со-
вершенно непостижимыми цифрами. Советы, собранные в этой части, связаны
с различными особенностями создания диаграмм, а также описывают работу с дру-
гими типами графики.
□	Совет 83. Понятие о рекомендуемых диаграммах
□	Совет 84. Настройка диаграмм
□	Совет 85. Как сделать две диаграммы одинакового
размера
□	Совет 86. Вставка шаблона диаграммы
□	Совет 87. Создание комбинированной диаграммы
□	Совет 88. Работа с недостающей информацией
в диаграмме
□	Совет 89. Использование коридоров колебаний
в диаграмме
□	Совет 90. Использование многоуровневых подписей
категорий
□	Совет 91. Связывание текста диаграммы с ячейками
□	Совет 92. Фиксация диаграммы
□	Совет 93. Создание диаграммы непосредственно
в диапазоне
□	Совет 94. Создание минималистичных диаграмм
□	Совет 95. Применение взятых из диапазона подписей
для данных диаграммы
□	Совет 96. Группировка диаграмм и других объектов
□	Совет 97. Создание снимков диапазонов
□	Совет 98. Изменение внешнего вида примечаний в ячейке
□	Совет 99. Улучшение изображений
□	Совет 100. Сохранение фигур, диаграмм и диапазонов
в виде рисунков
Совет 83. Понятие о рекомендуемых диаграммах
243
Совет 83. Понятие о рекомендуемых
диаграммах
Одна из новых возможностей Excel 2013 называется рекомендуемые диаграммы.
Выделите ваши данные и выполните команду Вставка ►Диаграммы ► Рекомендуемые
диаграммы. Excel отобразит вкладку Рекомендуемые диаграммы диалогового окна
Вставка диаграммы (рис. 83.1). В этом окне можно предварительно просмотреть гра-
фическое представление данных, выбрав нужный вид диаграммы.
Рис. 83.1. Вкладка Рекомендуемые диаграммы позволяет отображать данные
в виде нескольких доступных типов диаграмм
Как это работает? Вот что написано в справке Excel.
«Хотите, мы посоветуем вам подходящую диаграмму для представления ваших данных? Вы-
делите данные на рабочем листе и нажмите эту кнопку, чтобы получить специально подо-
бранный комплект диаграмм, которые, на наш взгляд, лучше всего отразят ваши данные».
Не верьте этому. При предложении вариантов Excel использует самые простые
алгоритмы — не думайте, что здесь задействован сложный искусственный интел-
лект. Иными словами, среди рекомендованных диаграмм вам может никогда не
попасться такая, о которой вы могли бы сказать: «И как я не догадался?»
Среди рекомендуемых чаще всего встречаются самые простые типы диаграмм —
гистограммы, линейные диаграммы, диаграммы с областями, а также столбчатые,
круговые и точечные.
244
Часть VI. Диаграммы и графика
По-видимому, рекомендации не учитывают, с какими разнообразными данны-
ми приходится работать. Например, если вы выберете ряд данных, значения кото-
рого резко отличаются в масштабе, то подойдет комбинированная диаграмма.
Однако я никогда не видел, чтобы Excel порекомендовал комбинированную диа-
грамму. Вместо этого программа предложит гистограмму или линейную диаграм-
му, па которой один из рядов значений будет расположен настолько близко к той
или иной оси, что эти значения будет сложно разглядеть.
Даже если данные подходят (и аннотированы) для построения биржевой диа-
граммы, программа никогда не предложит такой вариант, а даст какие-нибудь со-
вершенно неподходящие рекомендации.
Однако рекомендуемые диаграммы не назовешь бесполезными. Например, если
в ряду данных насчитывается более восьми категорий значений, Excel не пореко-
мендует круговую диаграмму, и это правильно, поскольку круговые диаграммы
часто теряют наглядность при таком разнообразии данных. Кроме того, Excel ни-
когда не предлагает объемные диаграммы. Действительно, они почти всегда ока-
зываются не лучшим выбором.
Рекомендуемые диаграммы в Excel, безусловно, хороши, но их актуальная реа-
лизация оставляет желать лучшего. Основная проблема заключается в том, что эта
функция ориентирована на неопытных пользователей и многие новички искренне
считают, что рекомендованная диаграмма — действительно наилучший вариант.
Резюме: не полагайтесь на рекомендации Excel при выборе диаграмм, кроме
случаев, когда приходится работать с самыми простыми множествами данных.
Лучше потратить немного времени и самостоятельно ознакомиться со всеми до-
ступными типами диаграмм. Добивайтесь простоты и ясности, и вам не придется
следовать вредным советам, которые дает программа.
Совет 84. Настройка диаграмм
245
Совет 84. Настройка диаграмм
Если когда-либо вы опасались браться за настройку диаграммы, то хотелось бы вас
обрадовать: в Excel 2013 эта работа значительно упростилась.
Если в Excel 2013 вы щелкаете на диаграмме, то в правом верхнем ее углу по-
являются три кнопки. Они очень удобны и помогают быстро и легко настроить
диаграмму.
Добавление или удаление элементов диаграммы
На рис. 84.1 показаны параметры, отображаемые при нажатии кнопки Элементы
диаграммы. Обратите внимание: каждый элемент можно развернуть и отобразить
дополнительные параметры. Чтобы это сделать, наведите указатель мыши на лю-
бой элемент списка и щелкните на появившейся стрелке.
Отобразив параметры для кнопки, наведите указатель на какой-нибудь эле-
мент и посмотрите, как будет выглядеть диаграмма при его выборе (или отмене
выбора).
Рис. 84.1. Параметры, доступные для кнопки Элементы диаграммы
ЭЛЕМЕНТЫ ДИАГРАММЫ
0 Оси
П Назмния осей
0 Название диаграммы
j | Подписи данных
I 1 Таблица данных
1 I I Предел погрешностей
?0 Сетка
0 Легенда
П Линия тренда
Q Полосы повышения и понижения
Изменение стиля или расцветки диаграммы
На рис. 84.2 вы видите параметры, доступные при нажатии кнопки Стили диа-
граммы.
Обратите внимание: при нажатии этой кнопки вверху открывается меню из двух
элементов — Стиль и Цвет. Щелкните на элементе Цвет, и вы сможете подобрать для
диаграммы другую цветовую гамму.
Фильтрация данных диаграммы
Параметры третьей кнопки, Фильтры диаграммы, показаны на рис. 84.3. Они позво-
ляют быстро скрывать одну или несколько серий диаграмм или точек данных в се-
рии диаграмм.
246
Часть VI. Диаграммы и графика
Рис. 84.2. Параметры кнопки Стили диаграммы
Обратите внимание: предварительный просмотр этих параметров построен нс
так, как в предыдущих случаях, и нужно нажать кнопку Применить, чтобы увидеть
эффект фильтрации.
Рис. 84.3. Параметры, открывающиеся для кнопки Фильтры диаграммы
Совет 85. Как сделать две диаграммы одинакового размера
247
Совет 85. Как сделать две диаграммы
одинакового размера
Если у вас на рабочем листе есть несколько внедренных диаграмм, то вам, возмож-
но, потребуется, чтобы они все были одного размера. На рис. 85.1 представлен ра-
бочий лист с четырьмя диаграммами. Они выглядят лучше, если все одинакового
размера и правильно выровнены.
Рис. 85.1. Эти диаграммы будут смотреться лучше, если будут одного размера
Чтобы сделать все диаграммы одинакового размера, сначала нужно найти ту,
которая послужит эталоном. В данном случае мы хотим сделать все диаграммы
такого размера, как неделя 2 в верхней правой части листа. Сделайте следующее.
1. Щелкните на диаграмме, чтобы выделить ее.
2.	Выполните команду Работа с диаграммами ► Формат.
3.	В группе Размер вы увидите параметры Высота фигуры и Ширина фигуры. Запи-
шите значения этих настроек.
4.	Удерживайте нажатой клавишу Ctrl, щелкая на остальных диаграммах (так,
чтобы все они выделились).
5.	Выполните команду Средства рисования ► Формат, введите значения высоты
и ширины, отмеченные в пункте 3, и нажмите кнопку ОК.
248
Часть VI. Диаграммы и графика
Выровнять диаграммы можно также вручную — с помощью команды Работа
с диаграммами ► Формат ► Упорядочение ► Выровнять. Результат приведен на рис. 85.2.
Обратите внимание: если щелкнуть на диаграмме, удерживая нажатой Ctrl, вы
выделите графический объект и сможете перемещать диаграмму на листе с по-
мощью стрелок. При одном нажатии клавиши со стрелкой диаграмма сдвигается
на один пиксел в указанном направлении. Так вы можете перемещать ее аккурат-
нее, чем с помощью мыши.
Рис. 85.2. Размеры четырех диаграмм изменены, диаграммы выровнены
Совет 86. Вставка шаблона диаграммы
249
Совет 86. Вставка шаблона диаграммы
Если вы заметите, что с новыми диаграммами используете одни и те же настройки,
можно создать шаблон и сэкономить время. Многие пользователи не любят при-
бегать к этой возможности, так как считают ее слишком сложной. Однако создать
шаблон диаграммы достаточно просто.
На рис. 86.1 представлена диаграмма с множеством настроек, которая будет
сохранена как шаблон для использования при создании новых диаграмм. На данной
диаграмме есть фигура и надпись, и оба этих элемента будут включены в шаблон.
Рис. 86.1. Эту диаграмму можно сохранить как шаблон
Создание шаблона
Выполните следующие действия.
1.	Создайте диаграмму, которая послужит основой для вашего шаблона. Неважно,
какие именно данные вы используете, но, чтобы достичь наилучшего результа-
та, лучше наполнить шаблон информацией, которая хорошо сочетается с нужной
вам диаграммой.
2.	Выполните все необходимые настройки и форматирование. На этом этапе опре-
деляется, как будут выглядеть диаграммы, в основу которых ляжет этот ша-
блон.
3.	Сделайте активной диаграмму, затем щелкните на ней и выберите из контекст-
ного меню пункт Сохранить как шаблон.
(На ленте Excel 2013 нет команды для создания шаблона диаграммы.)
Откроется диалоговое окно Сохранение шаблона диаграммы.
4.	Укажите имя для шаблона и нажмите Сохранить.
Шаблоны диаграмм сохраняются как файлы с расширением *. ctrx. Вы можете
создать любое количество шаблонов диаграмм.
250
Часть VI. Диаграммы и графика
Использование шаблона
Чтобы создать диаграмму на основе изготовленного вами шаблона, сделайте сле-
дующее.
1.	Выделите данные, которые будут представлены на диаграмме.
2.	Выполните команду Вставка ► Диаграммы ► Рекомендуемые диаграммы. Откроется
диалоговое окно Вставка диаграммы.
3.	В этом окне перейдите на вкладку Все диаграммы.
4.	В списке слева выберите Шаблоны. Excel отобразит изображение для предвари-
тельного просмотра (на основе выделенных данных) для каждого пользователь-
ского шаблона, созданного в системе (рис. 86.2).
5.	Щелкните на изображении, соответствующем желаемому шаблону, и нажми-
те OK. Excel создаст диаграмму на базе выбранного вами шаблона.
Можно применить шаблон и к имеющейся диаграмме. Выделите диаграмму
и выполните команду Работа с диаграммами ► Конструктор ► Изменить тип диаграммы.
Откроется диалоговое окно, в точности похожее на окно Вставка диаграммы. Перей-
дите на вкладку Все диаграммы и выберите из списка слева пункт Шаблоны.
Рис. 86.2. Выбор шаблона диаграммы
Совет 87. Создание комбинированной диаграммы
251
Совет 87. Создание комбинированной
диаграммы
Комбинированная диаграмма объединяет па одном рисунке два типа диаграмм.
Например, в комбинированной диаграмме может использоваться вторая (вспомо-
гательная) вертикальная ось координат. Раньше создавать комбинированные диа-
граммы в Excel было не так легко, некоторые этапы могли показаться нелогичны-
ми. В Excel 2013 ситуация наладилась: теперь создавать такие диаграммы проще
простого.
На рис. 87.1 изображена гистограмма с двумя рядами данных — Температура
и Осадки. Разброс значений по этим двум показателям коренным образом раз-
личается, поэтому столбцы, отражающие количество осадков, на схеме едва
заметны. Именно в таком случае удобно применить комбинированную диа-
грамму.
В	С	С ‘	i	Н	'J	Н	I	J	К	I	м
Рис. 87.1. Масштабы двух рядов данных на этой схеме значительно различаются
Вставка заранее сконфигурированной
комбинированной диаграммы
Далее описано, как создать комбинированную диаграмму из данных, находящихся
в диапазоне А2:М4. На этой диаграмме значения температуры будут отображаться
в столбцах, а осадки — в линиях. Кроме того, для ряда данных об осадках будет
применяться вспомогательная вертикальная ось.
1.	Выделите диапазон А2:М4.
2.	Выполните команду Вставка ► Диаграммы ► Вставить комбинированную диа-
грамму.
Вы увидите три пиктограммы (рис. 87.2). Наведите указатель мыши на любую
из них и воспользуйтесь предварительным просмотром.
252
Часть VI. Диаграммы и графика
Сводная Рекомендуемые Таблица
таблица сводные таблицы
Таблицы
:диаграм... ”	:
Книг*4 - Microsoft Excel
РАБОТА С ДИАГРАММАМИ
РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ	ФОРМУЛЫ ДАННЫЕ РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ ВИД КОНСТРУКТОР ФОРМАТ
0.	<1	.0 iii-£-A- .«	г*Г.|| g. I? @
Иллюстрации Приложения Рекомендуемые	.с*/.*..-.*.—Г л*>«г.л*ммк1. (Пилктлы	.~.
для Office * диаграммы V ’ Lk ’ , Комбинированная
Приложения	Диаграммы '	_	. _	, .
a==rz:zz:R
№ Создать настраиваемую комбинированную диаграмму..
Рис. 87.2. Excel предлагает три заранее сконфигурированных варианта
комбинированных диаграмм
3.	Выберите вторую пиктограмму Гистограмма с группировкой и график на вспо-
могательной оси. Excel создаст диаграмму, аналогичную изображенной на
рис. 87.3.
Рис. 87.3. Чтобы создать в Excel такую комбинированную диаграмму,
требуется всего несколько щелчков кнопкой мыши
На диаграмме четко видны оба ряда данных. По основной оси (слева) отклады-
ваются показатели средней температуры (столбцы). Вспомогательная ось (справа)
описывает данные о среднем уровне осадков (линии). Возможно, целесообразно
добавить названия осей, чтобы их было проще различать.
Создание настраиваемой комбинированной
диаграммы
В некоторых случаях ни одна из заранее сконфигурированных комбинированных
диаграмм не подходит. Однако создать собственную (настраиваемую) комбиниро-
ванную диаграмму совсем не сложно.
Совет 87. Создание комбинированной диаграммы
Выполните команду Вставка ► Диаграммы ► Вставить комбинированную диагра
му ► Создать настраиваемую комбинированную диаграмму. Откроется диалоговое ок
Вставка диаграммы с открытым разделом Комбинированная (рис. 87.4).
Используйте элементы управления в нижней части вкладки Все диаграммы дг
лотового окна Вставка диаграммы, чтобы указать тип диаграммы для каждого ря
данных. С помощью флажков (при желании) можно указать, какие данные буд
откладываться по вспомогательной оси.
Рис. 87.4. Пользуйтесь элементами управления в нижней части этого окна
для настройки комбинированной диаграммы
Настраивая собственные комбинированные диаграммы, вы можете управлг
многими их составляющими. Однако то, что Excel позволяет создавать комбиг
рованные диаграммы, не означает, что данной возможностью стоит злоу нотребля
На рис. 87.5 приведена настраиваемая собственная диаграмма, в которой испо;
зуются и линии и столбцы. Как видите, она не слишком эффективна.
254
Часть VI. Диаграммы и графика
Рис. 87.5. Пример неудачной комбинированной диаграммы, созданной пользователем
Совет 88. Работа с недостающей информацией в диаграмме
255
Совет 88. Работа с недостающей
информацией в диаграмме
Иногда в информации, из которой вы выстраиваете диаграмму, может не хватать
одной или нескольких точек данных. Как показано на рис. 88.1, в Excel есть три
способа работы с недостающими данными.
О Пробелы — недостающие данные просто игнорируются, и в ряде данных оста-
ются пробелы. Именно так по умолчанию строится работа с недостающими
данными в диаграмме.
О Нуль - недостающие данные интерпретируются как нули.
О Соединение точек данных линией недостающие данные интерполируются
на основании тех, которые находятся по обе стороны от недостающих. Этот
вариант применяется только при работе с линейными и точечными диаграмма-
ми, а также диаграммами с областями.
	А	В		С	D	Е	F	G
1	Время Температура		
2	12:00	17	Температура
3	13:00	13	40
4	14 00	2">	30	********* *4.
5	15:00	- ъ	20
6	16:00		10
7	17:00		0
8	18.00	26	.<£	„.<$>	л? „у-	.£>• ,£>	О’ V ъ- <о ч>- »£
9	19:00	27	
Рис. 88.1. Три варианта работы с недостающими данными
256
Часть VI. Диаграммы и графика
Чтобы указать, как следует обращаться с недостающими данными в диаграмме,
выполните команду Работа с диаграммами ► Конструктор ► Данные ► Выбрать данные.
В диалоговом окне Выбор источника данных нажмите кнопку Скрытые и пустые ячей-
ки. Откроется диалоговое окно Настройка скрытых и пустых ячеек (рис. 88.2) — вы-
берите в нем нужный вариант. Он будет применен ко всей диаграмме, и вы не
сможете задать иной для другого ряда данных в этой же диаграмме.
Рис. 88.2. Окно Настройка скрытых и пустых ячеек
©ПРИМЕЧАНИЕ ___________________________________________,__
Как правило, в диаграмме не используются данные, расположенные в скрытой строке или
скрытом столбце. Однако в окне Настройка скрытых и пустых ячеек можно принудительно
задать отображение в диаграмме скрытых данных.
Совет 89. Использование коридоров колебаний в диаграмме
257
Совет 89. Использование коридоров
колебаний в диаграмме
Excel поддерживает набор биржевых диаграмм, которые обычно используются для
отображения информации о котировках. Например, можно создать диаграмму, на
которой будут выведены максимальная и минимальная цены валюты, а также цена
ее закрытия — все за определенный день. Для такой диаграммы потребуется три
ряда данных.
Биржевые диаграммы применяются не только для котировок. На рис. 89.1 пред-
ставлена диаграмма, отображающая дневные температуры за месяц. Вертикальные
линии (называемые коридорами колебаний) показывают диапазон температур за
день.
Эта диаграмма была создана с помощью всего одной команды. Я выделил диа-
пазон АЗ:D34, выполнил команду Вставка ► Диаграммы ► Биржевая и выбрал первый
вариант диаграммы. Разумеется, вы можете форматировать такие коридоры коле-
баний как пожелаете. Возможно, вы предпочтете, чтобы средние температуры были
соединены линией.
1	A	G	с		D	
	Май, Температура			
	Выс.	Низ	Ср	
4	1	32	22 '	27
с,	2	30	20 '	25
	3	33	23”	28
7	4	28	18Г	23
я	5	26	16 '	21
9	6	32	22	27
10	7	30	20Г	25
11	8	32	22 Г	27
12	9	29	19'	24
13	10	31	21'	26
14	11	33	23'	28
15	12	36	26'	31
16	13	33	23 '	28
17	14	31	21"	26
18	15	30	20 '	25
1Э	16	30	20 '	25
20	17	28	18 "	23
эа
НАЗВАНИЕ ДИАГРАММЫ
40
10
S
I 2 е 4 5 Ь 7 8 9 101112 131415 1Ь17 18192021 22252425262728293031
Рис. 89.1. Использование биржевой диаграммы для представления температурных данных
При создании биржевых диаграмм определяющую роль играет последователь-
ность данных в ряду. Я выбрал диаграмму первого типа (Максимал ьный-минимальный-
закрытие), поэтому ряды данных должны быть упорядочены именно таким образом,
тогда данные закрытия будут соответствовать средним температурам.
258
Часть VI. Диаграммы и графика
Совет 90. Использование многоуровневых
подписей категорий
Большинство пользователей не знает, что при создании диаграммы в Excel можно
отображать многоуровневые подписи категорий. Для этого не нужно делать ниче-
го особенного — просто выделите все данные перед тем, как создавать диаграмму,
а обо всех деталях Excel позаботится сам.
На рис. 90.1 вы видите образец диаграммы, в которой для подписей категорий
используются два столбца. В данном случае первый уровень — это регион, вто-
рой — штат. Обратите внимание: подписи Регион в столбце А не повторяются
для каждого штата. Название каждого региона фигурирует в диаграмме всего
по разу.
Рис. 90.1. Диаграмма, в которой для подписей категорий используется два столбца
На рис. 90.2 приведен другой пример, в котором в трех столбцах находятся
подписи осей категорий. В данном случае используются дополнительные тек-
стовые строки, дающие детальную информацию о каждом из четырех филиа-
лов.
Можно применять желаемое форматирование к подписям осей категорий, но
такое же форматирование одновременно будет использоваться и для всего осталь-
ного текста. Иными словами, вы не можете применять разное форматирование на
разных уровнях.
На рис. 90.3 показан вариант предыдущего примера. После создания диа-
граммы с многоуровневой осью категорий я выделил эту ось и нажал Ctrl+1,
чтобы отобразить панель Формат оси. В разделе Параметры оси ► Подписи оси я ука-
зал для положения метки значение Вверху. Кроме того, я снял флажок Многоуров-
невые подписи осей, при установке которого линии располагаются ближе друг
к другу.
Совет 90. Использование многоуровневых подписей категорий
259
в
D
Е
А
Январь
Февраль
Март
615
583
। Лист!
Лист2 ।
Коста, дир.
Саша. дир.
Миша, дир
Пета, дир.
Гл. офис
Москва
Н Новгород
Калининград
03.01.2007
16.11.2008
03.01.5510
06.01.2012’
244
Рис. 90.2. Диаграмма, в которой для подписей категорий используется по три столбца
Миша. дир.
Петя. дир.
Костя, пир.
аша, дир.
 Январь Февраль i Март
Костя, дир.	Саша, дир.	Миша, дир.	Петя, дир.
03.01.2007	16.11.2008	03.01.2010	06.01.2012
1 л .офис	Москва	Н.Новгород	Калининград
1000
900
800
700
Ь00
500
400
300
200
100
0
Рис. 90.3. Подписи категорий отображаются над диаграммой
260
Часть VI. Диаграммы и графика
Совет 91. Связывание текста диаграммы
с ячейками
При создании диаграммы может понадобиться, чтобы некоторые текстовые ее эле-
менты были связаны с ячейками, тогда при изменении текста в ячейке соответ-
ствующий элемент диаграммы обновляется. Можно связывать текстовые элемен-
ты диаграммы даже с ячейками, в которых содержатся формулы, например связать
заголовок диаграммы с ячейкой, в которой содержится формула, возвращающая
текущую дату.
Можно создавать ссылку на ячейку для заголовка диаграммы, названий осей
и подписей отдельных данных. Это делается следующим образом.
1.	Выделите элемент диаграммы, который будет содержать ссылку на ячейку.
2.	Щелкните на строке формул.
3.	Введите знак равенства (=).
4.	Щелкните на ячейке, которая будет связана с элементом диаграммы.
5.	Нажмите клавишу Enter.
На рис. 91.1 показано, как заголовок диаграммы связан с ячейкой А1.
Рис. 91.1. Добавление ссылки на ячейку к заголовку диаграммы
ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________________
Странно, но этот метод не срабатывает, если у ячейки есть имя. Excel отображает ошибку,
сообщая, что она содержится в формуле. Чтобы связать элемент диаграммы с именованной
ячейкой, переопределите ее название, заменив его именем листа и адресом ячейки, на-
пример:
=Лис т1!А12
Совет 91. Связывание текста диаграммы с ячейками
261
Кроме того, можно связать с диаграммой надпись или фигуру. Это делается так.
1.	Выделите диаграмму.
2.	Выполните команду Вставка ► Текст ► Надпись или Вставка ► Текст ► Иллюстрации ►
Фигуры. Найдите фигуру, которая поддерживает работу с текстом.
3.	Щелкните внутри диаграммы, чтобы добавить пустую надпись или фигуру.
4.	Щелкните на строке формул.
5.	Введите знак равенства (=).
6.	Щелкните на ячейке, которая будет связана с объектом.
7.	Нажмите клавишу Enter.
262
Часть VI. Диаграммы и графика
Совет 92. Фиксация диаграммы
Как правило, диаграмма Excel использует данные, хранящиеся в диапазоне. Если
изменить их, диаграмма автоматически обновится. Обычно это и нужно. Однако
иногда требуется «отвязать» диаграмму от ее диапазона с данными и создать ста-
тическую диаграмму - мгновенный снимок, который уже не изменится. Например,
если вы наносите на диаграмму данные, соответствующие различным сценариям
«что, если...», то можете сохранить диаграмму, отражающую исходный уровень,
чтобы сравнивать ее с результатами развития других сценариев. Есть два способа
подобной фиксации диаграммы:
О преобразовать ее в изображение;
О преобразовать ссылки на диапазоны в массивы.
Преобразование диаграммы
в изображение
Чтобы превратить диаграмму в статическое изображение, сделайте следующее.
1.	Создайте диаграмму как обычно и отформатируйте по своему усмотрению.
2.	Щелкните на диаграмме, чтобы активизировать ее.
3.	Выполните команду Главная ► Буфер обмена ► Копировать ► Копировать как рису-
нок — откроется диалоговое окно Копировать рисунок.
4.	Примите настройки, заданные по умолчанию, и нажмите ОК.
5.	Щелкните на любой ячейке, чтобы снять выделение с диаграммы.
6.	Нажмите Ctrl+V, чтобы вставить Изображение в ячейку, выбранную вами на
этапе 5.
В результате получится снимок исходной диаграммы. Его можно редактировать
как изображение, но не как диаграмму. Иными словами, вы уже не сможете изме-
нить такие свойства, как тип диаграммы или подписи к данным. Диаграмма за-
фиксирована — именно этого вы и хотели.
При выделении изображения Excel открывает контекстное меню Работа с рисун-
ками. Можно пользоваться любыми инструментами, вызываемыми командой Ра-
бота с рисунками ► Формат, а также инструментами, которые присутствуют в диа-
логовом окне Формат рисунка (чтобы открыть его, нажмите Ctrl+1). На рис. 92.1
показаны разные стили, примененные к диаграмме, которая была скопирована как
изображение.
Преобразование ссылок на диапазоны
в массивы
Другой способ отвязать диаграмму от выведенных на ней данных — преобразовать
ссылки на диапазоны, рассчитанные по формуле РЯД, в массивы. Выполните сле-
дующие действия.
Совет 92. Фиксация диаграммы
263
Рис. 92.1. Применение стилей изображения к диаграмме,
скопированной в виде картинки
1.	Выберите диаграмму.
2.	Щелкните на ряде данных. В строке формул отобразится формула с функцией
РЯД, примененной к выбранному ряду значений.
3.	Щелкните на строке формул.
4.	Нажмите F9, а затем Enter.
Проделайте вышеописанное с каждым рядом данных в диаграмме.
На рис. 92.2 изображена круговая диаграмма, отвязанная от своего диапазо-
на данных. Обратите внимание: в строке формул отображаются массивы, а не
ссьи^си на диапазоны. Исходная формула РЯД для работы с данными была сле-
дующей:
=РЯД(;ЛИСТ1!$А$1:$А$б:Лист1!$В$1:$В$б:1)
Преобразованная формула РЯД такова:
=РЯД(:{"Работа";"Сон";"Общение":"Еда";"Гитара":"Другое"};{8;7;2;1;3;3};1)
ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________________
Длина формулы РЯД в Excel ограничена, поэтому такой метод может не сработать, если ряд
состоит из большого количества точек данных.
264
Часть VI. Диаграммы и графика
Рис. 92.2. Эта диаграмма больше не связана с диапазоном данных
Совет 93. Создание диаграммы непосредственно в диапазоне
265
Совет 93. Создание диаграммы
непосредственно в диапазоне
В этом разделе рассмотрено два метода, позволяющих разместить столбчатую
диаграмму прямо в диапазоне ячеек:
О получение гистограмм с помощью условного форматирования;
О применение формул, отображающих повторяющиеся символы.
Такие «ненастоящие» диаграммы часто предоставляют способ быстро ото-
бразить в графическом виде множество данных, и для этого не нужно создавать
полнофункциональную диаграмму.
Получение гистограмм с помощью условного
форматирования
Такая возможность получения гистограмм иногда является удобной быстрой аль-
тернативой, так как позволяет обойтись без создания полнофункциональной диа-
граммы. Схемы, получаемые с помощью условного форматирования, отображают-
ся непосредственно в ячейках. Длина столбца «гистограммы» зависит от значения
ячейки и отношения этой величины к другим значениям из диапазона. Когда вы
изменяете ширину столбца таблицы, длина столбцов схемы корректируется соот-
ветственно. Разница в длинах столбцов будет тем заметнее, чем шире столбец та-
блицы.
На рис. 93.1 представлены результаты исследования. Столбцы «гистограмм»
отражают распределение каждого из исследуемых элементов.
4
5
6
7
а
Рис. 93.1. В таких таблицах с помощью условного форматирования отображаются
столбцы гистограмм
Чтобы добавить такую гистограмму в диапазон, выделите диапазон, выполните
команду Главная ► Условное форматирование ► Гистограммы и укажите вариант за-
ливки.
Excel предоставляет быстрый доступ к 12 стилям гистограмм посредством ко-
манды Главная ► Стили ► Условное форматирование ► Гистограммы. Если вас интересу-
ют дополнительные варианты, выберите команду Другие правила, чтобы открыть
266
Часть VI. Диаграммы и графика
диалоговое окно Создание правила форматирования. Сделайте в этом окне следующие
настройки:
О установите флажок Показывать только столбец (скройте числа);
О укажите минимальное и максимальное значения для масштабирования;
О измените внешний вид столбцов гистограммы;
О укажите, как будут обрабатываться присутствующие на осях отрицательные
значения;
О определите направление столбцов гистограммы.
Применение формул для отображения
повторяющихся символов
На рис. 93.2 показана диаграмма, созданная с помощью формул.
	А	В	С	О
1		Масяц	Работники	График
3		Январь		»»»»♦ * *.**	«пмш.т.о
4		Февраль		
		Март		^2 *****♦♦*»****♦♦»***♦****♦***♦♦♦
6		Апрель		67 ......т..,,,.,,.,.,.,.,.,,,.....
7		Май		7J *»*«***«***************************
3		Июнь		у2 »*»♦•»*»»*♦«♦♦»»»*»*«*»*«»»»*•*»«♦»
9		Июль		у-? m«*Mi»** »*»*«**»»t*t««*v**»»* ******
10		Август		7$ .*****.*«**«**»*»* <1* »»•<***«»**»*.« UO..
11		Сентябрь		*Ж«*«***'Ж»*»*>*«**»********,««********
12		Октябрь		ВО т.п,»».»....».,,»...,,..,.».,...
13		Ноябрь		22 »*****»♦♦*♦****.*•»»•**♦** *********»«•*«
14		Декабрь		25 *<♦*>***♦ **♦»♦♦*♦**♦************* ***<*,***•«* .. 	 _
Рис. 93.2. Гистограмма, созданная непосредственно в диапазоне ячеек
В столбце D содержатся формулы, в которых применяется сравнительно редкая
функция ПОВТОР. Эта функция повторяет текстовую строку заданное количество
раз. Например, следующая формула выводит на экран пять астерисков:
=П0ВТ0Р("*":5)
В примере (см. рис. 93.2) в ячейке D3 содержится следующая формула, скопи-
рованная вниз по столбцу:
=ПОВТОР(;СЗ/2)
Обратите внимание: эта формула делит на 2 значение, содержащееся в столбце В.
Так мы можем масштабировать диаграмму. В ячейке будет отображено не 60 асте-
рисков, а 30. Для повышения точности можно использовать функцию ОКРУГЛ:
=ПОВТОР(:ОКРУГЛ(СЗ/2:0))
Совет 93. Создание диаграммы непосредственно в диапазоне
267
Без применения функции ОКРУГЛ формула будет просто отбрасывать часть
результата деления (не будет учитывать десятичную часть аргумента). Например,
значению 67 из столбца В соответствует 33 символа в столбце 0. При применении
функции ОКРУГЛ их будет уже не 33, а 34.
Подобное графическое представление можно использовать вместо гистограммы.
Если вам не нужна абсолютная точность (при округлении возможны ошибки),
такая псевдодиаграмма вполне подойдет.
На рис. 93.3 приведено еще несколько примеров, в которых используются иные
символы и шрифты. В диаграмме, в которой отображаются сплошные столбцы (от
строки 39 и далее), применяется символ «вертикальная черта» из шрифта Script.
На большинстве клавиатур этот символ дает комбинация клавиш Shift+обратная
косая черта. В ячейке D39 записана следующая формула:
=ПОВТОР("|";С39/20)
	А	В	С	°	j
36				
37				
38		Месяц	Продажи График	
39		Январь	187 |||| III 1	
40		Февраль	163 ||111111	
41		Март	154 1111111	
42		.Апрель	140 1111111	
43		Май	141 ||I | 11 I	
44		Июнь	132 | 11 | | |	
45		Июль	109 | 1111	
46		Август	115 ШИ	
47		Сентябрь	149 | | | | II 1	
48		Октябрь	197 ||11 11 1 1 1	
49		Ноябрь	210 ||| | 11 | || |	
50		Декабрь	230 ||11 11 111 1 1	
Рис. 93.3. Примеры диаграмм, расположенных непосредственно в ячейках;
применяется функция ПОВТОР
На рис. 93.4 в столбцах F и Н находятся формулы, применяемые для графиче-
ского представления ежемесячных колебаний бюджета с помощью рядов символов.
Сразу понятно, по каким позициям имеется дефицит, а но каким — профицит.
В псевдостолбчатой диаграмме используется символ п, который в шрифте Windings
имеет вид черного квадрата.
Основные формулы следующие:
F3: = ЕСЛИ(D14<0;ПОВТОР("п":-ОКРУГЛ(D14*100:0)).”")
G3: =АЗ
НЗ: =ЕСЛ И(03>0;ПОВТОР("п":-ОКРУГЛ(03*-100;0)):"")
268
Часть VI. Диаграммы и графика
в
D
Месяц
[Январь
{февраль
[Март
[Апрель
|Май
[Июнь
jHK-'ль
[Август
[Сентябрь
! Октябрь
I Ноябрь
[Декабрь
Бюджет Сумма Ко»ф
3,7%
300
300
40$
16.5%
15.8%
500
4$0
,0%
4.0%
Январь
Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
Июль
Август
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
Декабрь

Рис. 93.4. Отображение ежемесячных колебаний бюджета с помощью функции ПОВТОР
В этом примере необходимо выполнить следующие действия, чтобы создать
столбчатую диаграмму после ввода предыдущих формул.
1.	Присвойте ячейкам F3 и НЗ шрифт Windings.
2.	Скопируйте формулы вниз по столбцам F, G и Н, чтобы везде получились пра-
вильные данные.
3.	Выровняйте текст в столбце Е по правому краю и откорректируйте все осталь-
ное форматирование.
В зависимости от числового диапазона данных величину масштабирования,
возможно, потребуется изменить. Поэкспериментируйте с формулами, меняя
в них 100 на другие значения. Можете использовать в формулах любой символ
вместо п, чтобы в диаграмме отображались другие значки.
Совет 94. Создание минималистичных диаграмм
269
Совет 94. Создание минималистичных
диаграмм
Эффективная диаграмма необязательно должна быть сложной. Сравнительно
простые диаграммы, четко доносящие конкретное сообщение, практически всегда
предпочтительнее сложных.
В этом разделе рассмотрены некоторые простые диаграммы. На них продемон-
стрированы различные способы представления информативной картинки, выгод-
но отличающиеся от стандартных диаграмм. Моя основная цель — помочь вам
понять, что, проявив немного изобретательности, вы сможете создавать собствен-
ные диаграммы, не похожие ни на чьи другие.
Простые гистограммы
На рис. 94.1 изображены четыре диаграммы. На каждой используется всего по
одной точке данных. Всю информацию можно было бы отобразить и на единой
диаграмме, но я воспользуюсь четырьмя иллюстрациями, чтобы каждая давала
более четкое представление.
Эти диаграммы очень минималистичны. Все элементы, присутствующие на
них, — это одиночные ряды данных, подписи для этих данных и заголовок диа-
граммы (расположен слева, его можно вращать). Единственный столбец целиком
заполняет по ширине область построения.
Рис. 94.1. Четыре минималистичные гистограммы
Простые круговые диаграммы
На рис. 94.2 данные представлены на четырех круговых диаграммах. Диаграммы
были откорректированы, чтобы угол первого сектора составлял 0°. Благодаря это-
му удобно делать сравнения по четырем диаграммам.
270
Часть VI. Диаграммы и графика
Заголовки диаграмм связаны с ячейками столбца Е (см. совет 91). Каждый за-
головок генерируется по формуле, использующей оригинальные данные. Напри-
мер, формула в ячейке Е2 следующая:
=А2&" ("&ТЕКСТ(В2;"0Г)&")"
Рис. 94.2. Четыре круговые диаграммы
Простые линейные диаграммы
На рис. 94.3 показаны четыре линейные диаграммы, с которых удалены все эле-
менты, кроме самих рядов данных и их подписей. Важно, что по вертикали на всех
четырех диаграммах используется одна и та же шкала со значениями от 0 до 50.
Если вы допускаете, чтобы Excel сам рассчитал границы шкал, то сравнивать диа-
граммы будет значительно сложнее.
На четырех диаграммах легко отслеживать тенденции. Альтернативный вари-
ант — четыре ряда данных на одной диаграмме — представлен на рис. 94.4.
ПРИМЕЧАНИЕ ________________________________________________.__________
Другой вариант — воспользоваться спарклайном (искрографиком). Он представляет собой
предельно минималистичный график, умещающийся в одной ячейке.
Диаграмма-спидометр
На рис. 94.5 показана диаграмма, основанная на одной ячейке. Это вариант круго-
вой диаграммы, больше напоминающий шкалу датчика со стрелкой. Хотя на этой
Совет 94. Создание минималистичных диаграмм
271
диаграмме отображается всего одно значение (введенное в ячейку В1), на ней ис-
пользуется три точки данных (из диапазона А4:Аб).
Рис. 94.3. Четыре линейные диаграммы
SUBJECT DATA
Рис. 94.4. Линейная диаграмма с четырьмя рядами данных
Один из секторов круга — в данном случае нижний — на такой диаграмме всегда
занимает 50 %. Я повернул диаграмму так, чтобы он оказался внизу. Затем скрыл
272
Часть VI. Диаграммы и графика
этот фрагмент, задав для точки данных значения Нет заливки и Нет линий. Два дру-
гих сектора пропорциональны и зависят от значения в ячейке В1. Формула в ячей-
ке В4 следующая:
=МИН(В1:100£)/2
Percent Completed
63.3%
Рис. 94.5. Эта диаграмма напоминает спидометр и отображает значения
в диапазоне от 0 до 100 %
В этой формуле используется функция МИН, выводящая меньшее из двух значе-
ний: либо значение из ячейки В1, либо 100 %. Затем это значение делится на 2,
поскольку в данном случае релевантна только верхняя часть круговой диаграммы.
Благодаря функции МИН мы гарантируем, что на диаграмме не отобразится значение
более 100 %.
Формула из ячейки А5 просто высчитывает оставшуюся часть диаграммы — ту,
которая находится правее «стрелки» спидометра:
=50Ж-А4
Название диаграммы (Percent Completed) я расположил под релевантной полови-
ной круга. Связанная надпись выводит готовое процентное значение в ячейке В1.
Совет 95. Применение взятых из диапазона подписей для данных диаграммы
273
Совет 95. Применение взятых из диапазона
подписей для данных диаграммы
В Excel 2013 появилась возможность, которую многие пользователи желали уви-
деть в программе уже 15 лет. Теперь можно выбирать произвольный диапазон и за-
давать его содержимое в качестве подписей для ряда данных.
На рис. 95.1 представлен^, точечная диаграмма, использующая в качестве под-
писей для идентификации данных строки, хранимые в диапазоне. В предыдущих
версиях Excel добавлять такие подписи приходилось бы вручную либо с помощью
макроса.
Рис. 95.1. В Excel 2013 в качестве подписей для данных можно использовать значения
из произвольного диапазона
Чтобы задать подписи для данных из диапазона, выполните следующие дей-
ствия.
1.	Активизируйте диаграмму и выберите ряд, для данных которого требуются
подписи.
2.	Щелкните на пиктограмме Элементы диаграммы справа от схемы и добавьте под-
писи данных.
Excel отображает такие подписи данных для ряда, которые заданы по умолча-
нию.
3.	Выделите подписи данных и нажмите Дополнительные параметры подписей дан-
ных, чтобы открыть окно Формат подписей данных.
4.	В разделе Параметры подписи снимите все флажки и установите флажок Значения
из ячеек. Откроется диалоговое окно Диапазон меток данных, изображенное на
рис. 95.2.
5.	Укажите диапазон, в котором содержатся подписи, и нажмите ОК.
274
Часть VI. Диаграммы и графика
Диапазон маток данных
Рис. 95.2. Указание диапазона, содержимое которого будет использоваться
в качестве подписей данных
©ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________
Когда подписи данных уже будут на диаграмме, при необходимости вы можете дополнитель-
но уточнить положение каждой подписи. Достаточно щелкнуть на одной подписи, чтобы
выделить их все. После этого щелкните на интересующей вас подписи и перетащите ее на
новую позицию.
Совет 96. Группировка диаграмм и других объектов
275
Совет 96. Группировка диаграмм и других
объектов
Если вы создаете несколько диаграмм, то, возможно, захотите работать с ними
одновременно, как с единым целым. Например, может потребоваться переместить
их все или изменить размеры сразу всех. Для этого нужно сгруппировать диа-
граммы, создав из них единый объект.
Группировка диаграмм
Сначала создайте диаграммы, которые затем собираетесь сгруппировать, и задайте
для них желаемые размеры. Затем, удерживая Shift, щелкните на каждой диаграм-
ме. Выделив их все, щелкните правой кнопкой мыши на любой из них и выполни-
те команду Группировка ► Группировать.
На рис. 96.1 представлено четыре сгруппированных диаграммы. Имя группы
(Группа 5) находится в поле Имя.
Рис. 96.1. Четыре диаграммы, объединенные в группу
Чтобы переместить всю группу, щелкните в любой ее точке и перетащите.
ПРИМЕЧАНИЕ
Если в момент выделения и перетаскивания группа уже выделена, то вы захватите конкрет-
ную диаграмму из группы и измените ее положение. Скорее всего, вам это не нужно — на-
жмите Ctrl+Z для отмены.
276
Часть VI. Диаграммы и графика
Чтобы изменить размеры всей группы, щелкните в любой ее точке, чтобы вы-
делить группу, и потяните любой из элементов изменения размера, расположенных
по контуру группы.
На рис. 96.2 показано, как будут сгруппированы диаграммы после изменения
размера всей группы.
Рис. 96.2. Сгруппированные диаграммы после изменения размеров всей группы
Хотя диаграммы и сгруппированы, вы можете работать с любой конкретной
диаграммой из группы — их все можно отдельно перемещать или изменять размеры
какой-то из них. Чтобы обработать конкретную диаграмму, сначала нужно щелкнуть
на всей группе, а когда группа будет выделена — на интересующей вас диаграмме.
Чтобы разгруппировать элементы, щелкните правой кнопкой мыши в любой точ-
ке группы и выполните команду Группировка ► Разгруппировать контекстного меню.
Группировка других объектов
В группе можно объединять объекты различных типов. На рис. 96.3 представлена
группа, состоящая из фигуры (служащей фоном), надписи и диаграммы.
На рис. 96.4 группа показана после того, как я изменил ее размер и пропорции.
Менять размер группы значительно проще, чем размеры трех отдельных объектов.
ПРИМЕЧАНИЕ ______________________________________________________
Если комбинируемые объекты накладываются друг на друга, часто приходится корректиро-
вать порядок наложения объектов. Щелкните правой кнопкой мыши на объекте и восполь-
зуйтесь одной из команд — На передний план или На задний план.
Совет 96. Группировка диаграмм и других объектов
277
Рис. 96.4. Группа объектов после изменения размеров
278
Часть VI. Диаграммы и графика
Совет 97. Создание снимков диапазонов
В Excel можно без труда превратить диапазон ячеек в изображение. Такая картин-
ка может быть либо статической (не меняется при изменении исходного диапазо-
на), либо живой (отражающей изменения, вносимые в исходный диапазон). В диа-
пазоне даже могут содержаться объекты — например, диаграммы или фигуры.
Создание статического снимка диапазона
Чтобы создать снимок диапазона, выделите диапазон ячеек и нажмите CtrL+C, что-
бы скопировать его в буфер обмена. Затем выполните команду Главная ► Буфер
обмена ► Вставить ► Другие параметры вставки ► Рисунок(Р). В результате получится
графическое представление исходного диапазона, расположенное поверх этого
диапазона. Чтобы переместить картинку в другое место, просто щелкните на ней
и перетащите. Когда вы выделяете изображение, Excel открывает контекстное
меню Работа с рисунками. В нем вы можете применить к рисунку некоторое до-
полнительное форматирование.
На рис. 97.1 показан диапазон ячеек (В2:Е9), а также снимок диапазона после
того, как я применил некоторые встроенные стили. Стили расположены здесь:
Работа с рисунками ► Формат ► Стили рисунков. Это статическое изображение, поэто-
му изменения, вносимые в диапазоне В2:Е9, на картинке не отражаются.
ПРИМЕЧАНИЕ ______________________________________________________
Если вы хотите добавить на лист рисунок, представляющий информацию из окна другой про-
граммы (не Excel), выполните команду Вставка ► Иллюстрации ► Сделать снимок экрана. Мож-
но сделать снимок целого окна или его части (выбрав Вырезка экрана). Скопированная ин-
формация будет вставлена в активный рабочий лист как изображение.
Создание живого изображения диапазона
Чтобы создать изображение, связанное с исходным диапазоном ячеек, выделите
диапазон и нажмите CtrL+C для копирования его в буфер обмена. Затем выполните
команду Главная ► Буфер обмена ► Вставить ► Другие параметры вставки ► Связанный
рисунок(С). Excel вставит изображение исходного диапазона, и оно получится свя-
занным. Если внести изменения в оригинал, они отразятся и на вставленном свя-
занном рисунке.
Обратите внимание: если выделить связанный рисунок, то в строке формул
отобразится адрес исходного диапазона. Эту ссылку на диапазон можно изме-
нить, чтобы изменить набор ячеек, который будет отображаться на рисунке.
Чтобы отвязать рисунок от диапазона, просто удалите всю информацию из
строки формул.
Как и в случае с несвязанным рисунком, можно пользоваться инструментами из
контекстного меню Работа с рисунками и менять внешний вид связанного рисунка.
Вы можете также вырезать картинку и вставить ее на другой лист. Таким об-
разом, можно ссылаться на информацию, расположенную на другом листе.
Совет 97. Создание снимков диапазонов
279
Рис. 97.1. Изображение диапазона после применения некоторого форматирования
На рис. 97.2 представлен связанный рисунок диапазона, расположенный поверх
фигуры. В таком случае появляется набор интересных возможностей форматиро-
вания. Размещение связанного рисунка поверх фигуры — удобный способ выделить
интересующий вас диапазон.
Рис. 97.2. Связанное изображение диапазона, размещенное поверх фигуры
280
Часть VI. Диаграммы и графика
Сохранение диапазона в виде графического файла
Если необходимо сохранить диапазон как файл в одном из графических форматов,
лучше всего воспользоваться одной из программ для создания снимков экрана. При-
ложения такого типа позволяют легко делать снимки и целых окон, и их частей. Сделав
экранный снимок, нажмите кнопку, позволяющую сохранить его как изображение
в выбранном вами графическом формате (GIF, PNG, TIFF и т. д.).
Если такой программы у вас нет, то, вероятно, на компьютере установлен какой-то
другой графический редактор. Когда вы копируете диапазон ячеек, эта информация
сохраняется в буфере обмена Windows в нескольких форматах, один из которых —
графическое изображение. Итак, можно скопировать диапазон, открыть графический
редактор и нажать CtrL+V. В этом случае диапазон вставит ся в новый файл как рисунок.
Затем файл можно сохранить в желаемом графическом формате.
На рис. 97.3 показан диапазон, который был скопирован, а потом вставлен как
рисунок в программу Paint.
Рис. 97.3. Диапазон данных, готовый к сохранению в графическом формате
Копирование диапазона относится к действиям, которые принято называть
WYSIWYG — «что видишь, то и получишь». Так, если в выделенном диапазоне
содержится диаграмма, то она будет фигурировать и на рисунке.
ПЕРЕКРЕСТНАЯ ССЫЛКА ________________________________
Еще один метод копирования графики рассматривается в совете 100.
Совет 98. Изменение внешнего вида примечаний в ячейке
281
Совет 98. Изменение внешнего вида
примечаний в ячейке
Примечания к ячейке полезны по многим причинам, но иногда надоедает смотреть
на привычные желтые прямоугольники. В этом разделе описано три приема, по-
зволяющие сделать примечания более привлекательными:
О форматирование примечания;
О изменение контура примечания;
О добавление изображения к примечанию.
ПРИМЕЧАНИЕ ________________________________________________________
Sil
Для внесения этих изменений необходимо, чтобы примечание к ячейке было видимым. Если
примечание не отображается, щелкните на ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном
меню выполните команду Показать или скрыть примечания.
Настройка панели быстрого доступа
Операции, описанные в этом разделе, требуют использования команд, которые, как
правило, недоступны на ленте при выделенном комментарии. Сначала нужно до-
бавить их на вашу панель быстрого доступа.
1.	Щелкните правой кнопкой мыши на панели быстрого доступа и выполните
команду Настройка панели быстрого доступа. Откроется раздел Панель быстрого
доступа диалогового окна Параметры Excel.
2.	Из раскрывающегося списка Выбрать команды из выберите Все команды.
3.	Из списка слева выберите пункт Формат фигуры и нажмите кнопку Добавить.
4.	Теперь выберите Изменить фигуру и нажмите Добавить.
5.	Из списка слева выберите Заливка рисунком и нажмите кнопку Добавить.
6.	Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры Excel.
По выполнении этих шагов на панели быстрого доступа появятся три новые
пиктограммы.
Форматирование примечания
Чтобы изменить форматирование примечания, щелкните на нем, удерживая Ctrl
(чтобы выделить примечание как фигуру), и нажмите пиктограмму Формат фигуры
на панели быстрого доступа либо просто Ctrl+1. После любого из этих действий
откроется диалоговое окно Формат примечания. В нем находится восемь вкладок,
позволяющих изменить практически любой аспект примечания.
На рис. 98.1 показано обычное примечание к ячейке и такое же примечание по-
сле изменения шрифта, выравнивания и цвета заливки.
282
Часть VI. Диаграммы и графика
Рис. 98.1. Обычное примечание к ячейке и такое же примечание с измененным
форматированием
Изменение контура примечания
Текст примечания не обязательно должен отображаться в прямоугольнике. На рис. 98.2
изображено примечание, выведенное в другой фигуре.
Для изменения контура примечания щелкните на нем, удерживая нажатой Ctrl
(чтобы изменить его как фигуру). На панели быстрого доступа щелкните на пик-
тограмме Изменить фигуру и выберите из галереи новый контур для примечания.
1
2
3
4
2,3%
Dmitriy Vinitskii:
Нужно проверить
этот расчет!
Рис. 98.2. Примечание к ячейке, записанное в нестандартной фигуре
Добавление изображения к примечанию
Многие пользователи не догадываются, что в примечание несложно вставить кар-
тинку. Изображение может быть в файле или происходить из коллекции клипартов
на Office.com. Однако вы не сможете использовать в таком качестве фигуры или
клипарты, скопированные в буфер обмена.
Совет 98. Изменение внешнего вида примечаний в ячейке
283
Чтобы добавить изображение в примечание, щелкните на примечании, удержи-
вая нажатой клавишу Ctrl, — так вы выделите его как фигуру — и затем щелкните на
пиктограмме Заливка рисунком на панели быстрого доступа. Excel отобразит диа-
логовое окно Вставка рисунка, в котором можно выбрать или найти изображение.
На рис. 98.3 представлено примечание, в котором содержится изображение-
клипарт. Помните, что при использовании изображений размер рабочей книги
значительно увеличивается, поэтому постарайтесь не злоупотреблять ими.
Рис. 98.3. Изображение в примечании к ячейке
284
Часть VI. Диаграммы и графика
Совет 99. Улучшение изображений
Улучшение изображений относится к функциям, которые легко пропустить. Ин-
струменты для улучшения картинок позволяют изменять и совершенствовать изо-
бражения, которые вы вставляете на лист.
Чтобы вставить рисунок, выполните команду Вставка ► Иллюстрации ► Рисунки (если
изображение сохранено у вас на жестком диске) или Вставка ► Иллюстрации > Изобра-
жения из Интернета (если вы хотите взять рисунок из интернет-источника).
При выборе встроенного изображения используйте инструменты, которые
можно найти, выполнив команду Работа с рисунками ► Формат ► Изменение:
О Удалить фон — значительно облегчает удаление ненужного фона изображения;
О Коррекция — позволяет изменять яркость и контрастность, увеличивать или
уменьшать резкость;
О Цвет — дает возможность отрегулировать насыщенность и цветовой тон или
сделать, чтобы в изображении осталось всего несколько цветов;
Q Художественные эффекты — позволяет применить к изображению некоторые
фильтры, подобные используемым в Photoshop.
Как правило, вам будет предоставлена возможность предварительного просмотра
потенциального изменения при перемещении указателя мыши над пиктограммой.
Просто нажмите кнопку, чтобы применить его. Для большего контроля над процессом
изменения щелкните правой кнопкой мыши на изображении и выберите Формат ри-
сунка. Затем настройте параметры с помощью элементов управления из этого окна.
На рис. 99.1 представлена фотография до и после того, как я удалил фон. Части
изображения, которые были удалены, стали прозрачными. Эта функция работает
на удивление хорошо.
4
2
4
5 1
6 .
а
10
11;
12 '
13
14
15
16 '
17
18 !
19 ’
20 .
0,790444
0.558449
0.279448
0.835534
0.621882
0.889409 0.888245 0.415746
0.263484 0.947137 0.290988
0.1894^^51604 0.160554
0.771535
0.400276
О.^^^^НКА о. 897754
° 915857
0.79881
0.
о.2193^^НЛ|м
8453
0.190
0.694
0.280
0.259
0.210
о. id
0.7611
0.466
0.786
0.211
Й559
0.611717
Д. 74 3 ’3	0 9°7453 0.490206
793
1207
413
122а
1443
l.oJ
0.1
Рис. 99.1. Эффект команды Удалить фон
Совет 99. Улучшение изображений
285
На рис. 99.2 показано изображение-клипарт до и после применения эффекта
Штриховка карандашом.
Даже необходимости настраивать изображения нет, можете просто насладить-
ся изучением этих функций.
Рис. 99.2. Применение художественного эффекта к фотографии
286
Часть VI. Диаграммы и графика
Совет 100. Сохранение фигур, диаграмм
и диапазонов в виде рисунков
В Excel поддерживается несколько типов графики, но отсутствует прямой способ
сохранения графической информации в отдельном файле для использования в дру-
гой программе. Например, вам может понадобиться отдельный файл в формате
PNG или GIF, созданный из диаграммы, фигуры, объекта Smart Art или даже обыч-
ного диапазона, вставленного в виде рисунка (см. совет 97).
В Excel нет прямого способа экспорта графики, но есть удобный обходной
путь, позволяющий это делать. Для начала необходимо провести небольшую на-
стройку.
1.	Щелкните правой кнопкой мыши на панели быстрого доступа и выберите На-
стройка панели быстрого доступа. Откроется раздел Панель быстрого доступа диа-
логового окна Параметры Excel.
2.	Из раскрывающегося списка, расположенного слева вверху, выберите Команды
не на ленте.
3.	Прокрутите списковое поле вниз и выберите Параметры веб-документа. Затем
нажмите кнопку Добавить.
4.	В этом же списковом поле выберите Предварительный просмотр веб-страницы
и нажмите Добавить.
5.	Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры Excel. Теперь
у вас на панели быстрого доступа будет две новые пиктограммы.
Вот как пользоваться этими инструментами, чтобы экспортировать с рабочего
листа графические объекты (в частности, диаграммы).
1.	Убедитесь, что рисунок выглядит именно так, как вы хотите.
2.	На панели быстрого доступа щелкните па пиктограмме Предварительный просмотр
веб-страницы. Копия вашей рабочей книги будет преобразована в HTML-файл
и откроется в браузере, используемом по умолчанию.
3.	В браузере щелкните правой кнопкой мыши на графическом объекте, выпол-
ните команду Сохранить изображение как (аналогичная команда в вашем браузе-
ре может называться немного иначе) и укажите местоположение файла.
Если качество изображения в браузере кажется недостаточно высоким, выбе-
рите на панели быстрого доступа пиктограмму Параметры веб-документа. Откроется
диалоговое окно Параметры веб-документа, изображенное на рис. 100.1.
В этом диалоговом окне перейдите на вкладку Браузеры и убедитесь, что уста-
новлен флажок Разрешить графический формат PNG. Если рисунок вообще не от-
крывается в браузере, снимите флажок Использовать VML при отображении графики
в браузерах. Далее щелкните в этом окне на вкладке Картинки и выберите из списка
Число пикселей на дюйм значение 120. Нажмите 0К и снова попробуйте предвари-
тельный просмотр. Вы увидите более качественную графику (полупрозрачные
PNG-файлы).
Совет 100. Сохранение фигур, диаграмм и диапазонов в виде рисунков
287
Рис. 100.1. Окно Параметры веб-документа

Бонусные советы
Предлагаю вашему вниманию еще 30 советов по работе с Excel 2013, которые не
вошли в основную часть книги. Они охватывают различные темы — от скрытия
фрагментов таблиц до выполнения математических вычислений.
□ Бонусный совет 1. О некоторых полезных сочетаниях клавиш
□	Бонусный совет 2. Переопределение использованной
области рабочего листа
□	Бонусный совет 3. Скрытие столбцов или строк
□	Бонусный совет 4. Скрытие содержимого ячеек
□	Бонусный совет 5. Ограничение используемой области
рабочего листа
□	Бонусный совет 6. Альтернатива для примечаний к ячейкам
□	Бонусный совет 7. Максимальное скрытие листа
□	Бонусный совет 8. Перемещение указателя ячейки после
ввода данных
□	Бонусный совет 9. Как оставлять заголовки на виду
□	Бонусный совет 10. Работа с обыкновенными дробями
□	Бонусный совет 11. Управление автоматическими
гиперссылками
□	Бонусный совет 12. Управление буфером обмена в Office
□	Бонусный совет 13. Отображение показателей времени,
превышающих 24 часа
□	Бонусный совет 14. Обрамление диапазона
□	Бонусный совет 15. Работа с линиями сетки, границами
и нижними подчеркиваниями
□	Бонусный совет 16. Просмотр всех символов шрифта
□	Бонусный совет 17. Аннотирование формулы
без использования примечаний
□	Бонусный совет 18. Отображение и печать формул
□	Бонусный совет 19. Создание списка имен
□	Бонусный совет 20. Округление временных значений
□	Бонусный совет 21. Преобразование температур
□	Бонусный совет 22. Вычисление корней
□	Бонусный совет 23. Вычисление остатка
□	Бонусный совет 24. Создание графиков-спарклайнов
□	Бонусный совет 25. Применение рисунков в качестве
маркеров на линейной диаграмме
□	Бонусный совет 26. Рандомизация списка
□	Бонусный совет 27. Отображение полного пути к рабочей книге
□	Бонусный совет 28. Закрытие всех рабочих книг
□	Бонусный совет 29. Копирование настроек страницы между
несколькими листами
□	Бонусный совет 30. Печать примечаний к ячейке
Бонусный совет 1. О некоторых полезных сочетаниях клавиш
291
Бонусный совет 1. О некоторых полезных
сочетаниях клавиш
В Excel применяется множество сочетаний клавиш (горячих клавиш). Несомнен-
но, продуктивность вашей работы повысится, если вы потратите время и выучите
такие сочетания для действий, которыми часто пользуетесь. В табл. Б1.1 перечис-
лены некоторые горячие клавиши. Список, конечно, не исчерпывающий — в нем
я собрал только команды, которые нахожу наиболее полезными.
Таблица Б1.1. Клавиши и их сочетания
Клавиши	Применение
F11	Создает новую диаграмму на отдельном листе (диаграмма будет относиться к типу, который задан по умолчанию) с использованием данных выделенного диапазона
Alt+Fl	Создает новую внедренную диаграмму (диаграмма будет относиться к типу, который задан по умолчанию) с использованием данных выделенного диа- пазона
F5	Открывает диалоговое окно Переход
Alt	Отображает клавишные подсказки для команд ленты так, что команды можно выполнять, нажимая буквы на клавиап ре
F2	Редактирование активной ячейки
Shift+F2	Редактирование примечания в активной ячейке или вставка примечания, если в ячейке его нет
Ctrl+Shift+_	Удаляет все границы в диапазоне выделенных ячеек
Shift+FlO	Выводит контекстное меню для выделенного элемента. Эквивалентно щелчку на элементе правой кнопкой мыши
Ctrl+F6	Активизирует следующее окно
Ctrl+Page Up	Активизирует предыдущий лист в рабочей книге
Ctrl+Page Down	Активизирует следующий лист в рабочей книге
Alt+Ctrl+V	Открывает диалоговое окно Специальная вставка
Alt+=	Эквивалентно нажатию кнопки Автосумма
Ctrl+B	Делает шрифт в выделенных ячейках жирным
Ctrl+C	Копирует выделенные ячейки
Ctrl+D	Копирует верхнюю левую ячейку выделенного диапазона в другие ячейки этого диапазона
Ctrl+F	Открывает диалоговое окно Найти
Ctrl+H	Открывает диалоговое окно Заменить
Ctrl+I	Превращает текст в выделенных ячейках в курсив
Ctrl+N	Создает новую рабочую книгу с параметрами, заданными по умолчанию
Ctrl+R.	Копирует содержимое левой верхней ячейки в выделенном диапазоне в остальные ячейки этого диапазона
Ctrl+S	Сохраняет активную рабочую книгу
Ctrl+V	Вставляет скопированный или вырезанный элемент в выделенную ячейку
Ctrl+X	Вырезает выделенные ячейки
Ctrl+Y	Повторяет последнюю воспроизведенную команду. Если последней командой была Отменить ввод, это сочетание ее инвертирует
Ctrl+Z	Отменяет последнее действие
292
Бонусные советы
Бонусный совет 2. Переопределение
использованной области рабочего листа
Если нажать Ctrl+End, Excel активизирует нижнюю правую ячейку в использован-
ной области рабочего листа. В некоторых случаях эта ячейка оказывается пустой —
то есть на самом деле не она является последней значимой ячейкой диапазона.
Иными словами, иногда Excel не может правильно определить границы исполь-
зуемой области рабочего листа. Например, вы можете заметить, что размер файла
рабочей книги великоват. Возможно, программа неправильно определила границы
используемой области и сохранила большое количество пустых ячеек.
Сначала попробуйте сохранить рабочую книгу. После сохранения Excel может
правильно определить последнюю ячейку. Если программа продолжает ошибаться,
это может быть связано с тем, что вы удалили из ячеек данные, но оставили в них
форматирование. Чтобы принудить Excel учитывать только область, которая дей-
ствительно используется, нужно удалить столбцы, расположенные справа от ваших
данных, а потом удалить строки под этими данными.
Допустим, в реальности последней значимой ячейкой в вашей рабочей книге
является G25, но при нажатии Ctrl+End выделяется какая-то другая ячейка, напри-
мер М50.
Чтобы удалить ненужные отформатированные ячейки, сделайте следующее.
1.	Выделите все ячейки справа от столбца G. Для этого выберите любую ячейку
в столбце Н. Нажмите сначала Ctrl-*-Пробел, затем Shift+End, а потом, удерживая
Shift, нажмите стрелку, указывающую вправо.
2.	Выполните команду Главная ► Ячейки ► Удалить ► Удалить столбцы с листа (или щелк-
ните правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и выберите Удалить).
3.	Выделите все строки ниже строки 25. Для этого выберите любую ячейку в стро-
ке 26. Нажмите сначала Ctrl+Пробел, затем Shift+End, а потом, удерживая Shift,
нажмите стрелку, указывающую вниз.
4.	Выполните команду Главная ► Ячейки ► Удалить ► Удалить строки с листа (или щелк-
ните правой кнопкой мыши на заголовке любой строки и выберите Удалить).
5.	Сохраните рабочую книгу, и Excel переопределит последнюю ячейку.
Если вы нажмете Ctrl+End после выполнения вышеописанных действий, то по-
падете в ячейку, которая действительно является последней.
Кстати, если комбинация Ctrl+End никак не запоминается, можно пользоваться
окном Выделить группу ячеек. Выполните команду Главная ► Найти и выделить ► Выделить
группу ячеек. В открывшемся окне выберите Последнюю ячейку и нажмите кнопку ОК.
Бонусный совет 3. Скрытие столбцов или строк
293
Бонусный совет 3. Скрытие столбцов
или строк
Если у вас есть столбец или строка с данными, которые вы не хотели бы видеть на
экране, их можно скрыть. Это целесообразно, если па листе есть формулы, выпол-
няющие непосредственные вычисления, и вы не хотите, чтобы формулы отобра-
жались в отчете. Другой случай — вам просто нужно скрыть неиспользуемые стро-
ки или столбцы, чтобы сосредоточиться только на значимой области листа.
©ПРИМЕЧАНИЕ ______________________________________________
Формулы, ссылающиеся на информацию, расположенную в скрытых строках и столбцах, про-
должают работать нормально. Исключение составляет функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.
Если первый аргумент функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ больше 100, функция ПРОМЕЖУ-
ТОЧНЫЕ.ИТОГИ игнорирует данные из скрытых строк или столбцов, полученные в результа-
те фильтрации или структурирования. Кроме того, в новой функции АГРЕГАТ есть возмож-
ность игнорировать скрытые данные в строках, даже если строки были скрыты вручную.
Обратитесь к системе справки или почитайте об этих функциях — они выполняют гораздо
более сложную работу, чем сложение чисел.
Скрытие
Чтобы скрыть один столбец или более, пользуйтесь любым из приведенных ниже
способов.
О Выделите ячейку в столбце или ячейки в столбцах, которые нужно скрыть,
и выполните команду Главная ► Ячейки ► Формат ► Скрыть или отобразить ► Скрыть
столбцы.
О Выделите столбцы целиком, щелкните на этой области правой кнопкой мыши
и выберите из контекстного меню пункт Скрыть.
О Выделите ячейку в столбце или ячейки в столбцах, которые нужно скрыть, и на-
жмите Ctrl+O (0 — это нуль).
Скрыть одну строку или более можно следующими методами.
О Выделите ячейку в строке или ячейки в строках, которые нужно скрыть, и вы-
полните команду Главная ► Ячейки ► Формат ► Скрыть или отобразить ► Скрыть
строки.
О Выделите строки целиком, потом щелкните на этой области правой кнопкой
мыши и выберите из контекстного меню вариант Скрыть.
О Выделите ячейку в строке или ячейки в строках, которые нужно скрыть, и на-
жмите Ctrl+9.
Повторное отображение
Скрытую информацию бывает необходимо отобразить повторно.
Чтобы повторно отобразить один или несколько скрытых столбцов, пользуйтесь
любым из приведенных ниже способов.
294
Бонусные советы
О Скрытый столбец отображается в области заголовков столбцов как две верти-
кальные полосы. Щелкните кнопкой мыши и потащите за правую полосу, что-
бы вновь отобразить столбец.
О Выделите диапазон, охватывающий ячейки, расположенные справа и слева от
скрытых столбцов, и выполните команду Главная ► Ячейки ► Формат ► Скрыть или
отобразить ► Отобразить столбцы.
О Выделите целые столбцы слева и справа от скрытых столбцов, щелкните на
выделенной области правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню
пункт Отобразить.
Чтобы повторно отобразить одну или несколько скрытых строк, воспользуйтесь
любым из приведенных далее методов.
О Скрытая строка отображается в области заголовков строк как две горизонталь-
ные полосы. Щелкните и потащите за нижнюю полосу, чтобы вновь отобразить
строку.
О Выделите диапазон, охватывающий ячейки, расположенные сверху и снизу от
скрытых строк, и выполните команду Главная ► Ячейки ► Формат ► Скрыть или
отобразить ► Отобразить строки.
О Выделите целые строки сверху и снизу от скрытых строк, щелкните на выде-
ленной области правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню вариант
Отобразить.
О Выделите диапазон, состоящий из ячеек над и под скрытыми строками, и на-
жмите Ctrl+Shift+9.
Бонусный совет 4. Скрытие содержимого ячеек
295
Бонусный совет 4. Скрытие содержимого
ячеек
В Excel отсутствует непосредственный способ скрывать содержимое ячеек (не
скрывая целые строки или столбцы), но эту функцию можно сымитировать не-
сколькими способами.
О Применять специальный дополнительный числовой формат. Выделите ячейку
или ячейки, которые необходимо скрыть, нажмите Ctrl+1, после чего щелкните
на вкладке Число в диалоговом окне Формат ячеек. Выберите из списка Числовые
форматы вариант Дополнительный, а потом в поле Тип введите три точки с запя-
тыми ;::.
О Сделайте цвет шрифта таким же, как и цвет фона в данной ячейке.
О Добавьте на рабочий лист фигуру и расположите ее над ячейкой или ячейками,
которые нужно скрыть. Затем задайте для фигуры такой же цвет, как для фона
ячейки. Попробуйте также удалить границы ячеек.
Со всеми этими методами связаны определенные проблемы. Например, если
ячейка выделена, ее содержимое по-прежнему отображается в строке формул. Если
вы не хотите видеть там содержимое ячейки, можно либо скрыть саму строку фор-
мул (с помощью команды Вид ► Показ ► Строка формул), либо выполнить следующие
дополнительные действия.
1.	Выделите ячейки.
2.	Нажмите Ctrl+1, а потом перейдите на вкладку Защита в открывшемся диалого-
вом окне Формат ячеек.
3.	Установите флажок Скрыть формулы и нажмите кнопку ОК.
4.	Выполните команду Рецензирование ► Изменения ► Защитить лист.
5.	В диалоговом окне Защита листа можете указать пароль. После этого нажмите ОК.
Не забывайте, что, пока лист защищен, изменить какие-либо ячейки не удастся,
если они не защищены. По умолчанию все ячейки защищены. Изменить статус
защиты ячейки можно на вкладке Защита диалогового окна Формат ячеек.
296
Бонусные советы
Бонусный совет 5. Ограничение
используемой области рабочего листа
Возможно, вы когда-либо хотели ограничить доступ к определенному диапазону на
рабочем листе. Например, вам может понадобиться лист, на котором есть строго
определенная область, в которой можно активизировать или изменять ячейки. В этом
разделе рассматриваются два способа, позволяющие решить данную задачу. Первый
связан с использованием свойства ScrollArea и с помощью защиты листа.
Настройка свойства ScrollArea
Свойство ScrollArea рабочего листа определяет, какой диапазон будет виден на
листе. Далее описано, как ограничить используемую область рабочего листа кон-
кретным диапазоном.
1. Убедитесь, что на ленте есть вкладка Разработчик. По умолчанию она не ото-
бражается. Чтобы добавить ее, откройте диалоговое окно Параметры Excel (ко-
манда Файл ► Параметры), слева выберите раздел Настроить ленту, найдите в об-
ласти справа флажок Разработчик и установите его.
2. Выполните команду Разработчик ► Элементы управления ► Свойства.
На рис. Б5.1 выделен диапазон Сб:F13. Указать на этот диапазон вы не можете,
адрес нужно ввести вручную.
Proper
St У1Аг- i '
EnableOuthning
EnablePIvotTable
Er -delete.hr"
Name
Рис. Б5.1. Работа с диалоговым окном Properties (Свойства)
для установки области прокрутки на рабочем листе
Лист! Worksheet
Alphabetic [dategoi.zed
Лист!
Standardwidth
Visible
[(Name)
DiqJlayl-a-eBreaks
pisplayRightToLeft_ _  ____________ (False
EnableAutoFilter_____________ False
EnableCalculation	JTrue
EnaweFor. natCondibonsCalculatior True
i--------------------------------r —
False
False
J xINoRestnctions
'Лист!
fc6:F13
8,43' '
1*1 - JSheetVisible
После выполнения вышеописанных действий вы уже не сможете активизировать
какие-либо ячейки вне указанного диапазона. Кроме того, перестанут работать не-
которые команды. Например, вы не сможете выделять целые строки или целые
Бонусный совет 5. Ограничение используемой области рабочего листа
297
столбцы. Обратите внимание: область прокрутки ограничена единым непрерывным
диапазоном ячеек.
Здесь возникает проблема: свойство ScrollArea не является персистентным (со-
храняемым). Иными словами, если вы сохраните файл, закроете его, а потом снова
откроете, значение свойства ScrollArea будет сброшено и вы сможете свободно
выделять любые ячейки. Возможное решение — написать простой макрос VBA,
который выполняется при открытии рабочей книги. Чтобы добавить макрос тако-
го типа, сделайте следующее.
1.	У бед итесь, что окно вашей рабочей книги не раскрыто в полную ширину. Один
из способов это сделать — нажать Ctrl+F5.
2.	Щелкните правой кнопкой мыши на строке заголовка рабочей книги и выбери-
те из контекстного меню ViewCode (Исходный текст).
Это действие затрагивает модуль кода This Workbook для данной рабочей книги.
3.	Введите в модуль кода ThisWorkbook следующий код VBA (необходимо от-
корректировать имя листа и адрес диапазона):
Private Sub Workbook_Open()
Worksheets("Sheetl").Scroll Area = "C6:F13"
EndSub
4.	Нажмите Alt+Fll, чтобы вернуться в Excel.
5.	Сохраните рабочую книгу, закройте ее, а потом снова откройте.
Если ваша рабочая книга имеет расширение XLSX, необходимо сохранить ее
как книгу с поддержкой макросов (с расширением XLSM).
Когда рабочая книга открывается, процедура Workbook_Open выполняется
автоматически, в результате чего задается свойство ScrollArea.
©ВНИМАНИЕ _________________________________________________________________
Этот метод никоим образом не гарантирует, что пользователям будет закрыт доступ к опреде-
ленным частям рабочей книги. Умелый пользователь вполне может открыть окно Properties
(Свойства) и удалить в нем содержимое поля ScrollArea, или, когда книга открыта, может от-
ключить в ней макросы. Еще один способ обмануть макрос Workbook_Open — удерживать
Shift в момент открытия книги.
Использование защиты листа
Второй метод ограничения используемой области листа связан с разблокировкой
ячеек и защитой рабочей книги.
1.	Выделите все ячейки, которые по вашему замыслу должны быть доступны. Это
могут быть как отдельные ячейки, так и любое количество диапазонов.
2.	Нажмите Ctrl+1, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек.
3.	Перейдите на вкладку Защита и снимите флажок Защищаемая ячейка.
4.	Выполните команду Рецензирование ► Изменения ► Защитить лист, чтобы открыть
диалоговое окно Защита листа.
298
Бонусные советы
5.	Снимите флажок Выделение заблокированных ячеек.
6.	При желании можете указать пароль, который впоследствии понадобится
ввести для снятия защиты с листа. После этого нажмите кнопку ОК.
По выполнении этих действий останутся доступными только разблокированные
ячейки (которые вы выбрали в шаге 1).
©ВНИМАНИЕ ___________________________________________________________
Пароли рабочего листа не отличаются надежностью — взломать такой пароль ничего не
стоит, поэтому защита листа существует скорее для удобства, чем для безопасности.
Бонусный совет 6. Альтернатива для примечаний к ячейкам
299
Бонусный совет 6. Альтернатива
для примечаний к ячейкам
Как вы, наверное, знаете, можно добавить к любой ячейке примечание, выполнив
команду Рецензирование ► Примечания ► Создать примечание. Другой способ — щелк-
нуть на ячейке правой кнопкой"мыши и выбрать из контекстного меню пункт Вста-
вить примечание. С помощью команды Рецензирование ► Примечания ► Показать все
примечания можно включать или отключать отображение комментариев. В диа-
логовом окне Параметры Excel есть дополнительные параметры для просмотра ком-
ментариев, которые вы найдете в области Экран раздела Дополнительно. По желанию
можно скрыть все примечания и индикаторы — в таком случае ваши примечания
никому не будут видны.
В этом разделе описано, как пользоваться возможностью Excel Проверка данных
для отображения всплывающих сообщений при активизации ячейки. Это удобный
прием, позволяющий гарантировать, что пользователь заметит ваше примечание вне
зависимости от того, какие настройки просмотра примечаний у него включены.
Сделайте следующее, чтобы добавить сообщение к ячейке.
1.	Активизируйте ячейку, в которой хотите показывать всплывающее сообщение.
2.	Выполните команду Данные ► Работа с данными ► Проверка данных. Появится
диалоговое окно Проверка вводимых значений.
3.	В этом окне щелкните на вкладке Сообщение для ввода.
4.	В поле Заголовок можно указать заголовок вашего сообщения (не обязательно).
5.	Введите сообщение в поле Сообщение.
6.	Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Проверка данных.
После выполнения вышеописанных действий сообщение будет отображаться
всякий раз при активизации ячейки (пример приведен на рис. Б6.1). Вы также мо-
жете щелкнуть на сообщении и перетащить его в другое место, если вам удобно.
	А	' в ' j
1	|имя	Сергей Медведев
2	Отдел	Продажи
А	|Код	Р-873
4		| Введите код! |
Рис. Бб.1. Это всплывающее сообщение было создано с помощью функции Проверка данных
300
Бонусные советы
Бонусный совет 7. Максимальное скрытие
листа
Вероятно, вы уже знаете, как скрыть рабочий лист. Просто щелкните правой кноп-
кой мыши на ярлыке листа и в контекстном меню выполните команду Скрыть. Ото-
бразить скрытый лист так же просто: щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке
любого листа и выполните команду Отобразить контекстного меню. В данном случае
вы увидите список всех скрытых листов книги.
Чтобы простому пользователю было гораздо сложнее отобразить скрытый лист,
этот лист нужно глубже спрятать. Это делается следующим образом.
1.	Убедитесь, что на ленте отображается вкладка Разработчик. По умолчанию она
не отображается. Чтобы активизировать ее, откройте диалоговое окно Параметры
Excel (команда Файл ► Параметры), выберите слева раздел Настроить ленту, найди-
те в области справа флажок Разработчик и установите его.
2.	Активизируйте лист, который хотите скрыть.
3.	Выполните команду Разработчик ► Элементы управления ► Свойства, чтобы от-
крыть диалоговое окно Properties (Свойства) (рис. Б7.1).
4.	В окне Properties (Свойства) щелкните на свойстве Visible (Видимый), чтобы
отобразить кнопку в виде стрелки, указывающей вниз. Нажмите эту кнопку и из
раскрывающегося списка выберите значение 2 -xl SheetVeryH 1 dden.
Properties
Лист! Worksheet
Лист!
[True
18,43
Ivisibte"^
|0 - “'SheetHldden
[2 - xISheetVeryHidden
[False
Falce
«Ipnabetic (Categorired]
(Mair er
EnableOutlining
EnabiePivot Table
Enable election
N< e
ScrollArea _
Standardwidth
OisplayPaqebteaks
P'splayRightToLeft
EnableAutunlter
EnableCalculatior,
EnableF ..ri.ial “ondition^Calculatio True
___[False
___ False
I False
|-1 - xlSheetVisiblel
-1 - xlSheetVisibk
Рис. Б7.1. Использование окна Properties (Свойства) для максимального скрытия
рабочего листа
|0 -_xlNoRestrii.tions
Лиг-'
После этого можете убедиться, что лист не открывается при выполнении обыч-
ной команды Excel Отобразить. На самом деле вы не откроете лист даже через окно
Properties (Свойства). В этом окне отображаются свойства активного листа, а скры-
тый описанным выше способом лист никогда не станет активным.
Бонусный совет 7. Максимальное скрытие листа	301
Означает ли это, что лист скрыт навсегда? Нет, нисколько. Чтобы снова ото-
бразить такой глубоко запрятанный лист, воспользуйтесь простым макросом VBA.
Приведенный ниже макрос открывает Лист2 активной рабочей книги (измените
в коде название листа в соответствии с вашим).
Sub Unhl deSheet()
Worksheets("Лист2”).Visible = True
EndSub
©ВНИМАНИЕ ------------------------------------------------------------------
Глубокое скрытие листа — это не мера безопасности. Любой умелый пользователь, по-
настоящему желающий до него докопаться, легко может сделать это с помощью макроса,
похожего на приведенный выше.
302
Бонусные советы
Бонусный совет 8. Перемещение указателя
ячейки после ввода данных
По умолчанию, когда вы вводите данные в ячейку, а потом нажимаете Enter, Excel
автоматически перемещает указатель на одну ячейку вниз. Изменить эту настрой-
ку можно в диалоговом окне Параметры Excel (команда Файл ► Параметры). Нужная
вам настройка находится в разделе Дополнительно данного окна в области Параметры
правки (рис. Б8.1).
Параметр, управляющий этим поведением, называется Переход к другой ячейке
после нажатия клавиши ВВОД. Когда этот флажок установлен, вы также можете ука-
зать, в каком направлении должен перемещаться указатель ячейки (вниз, влево,
вверх или вправо).
Рис. Б8.1. Пользуйтесь разделом Дополнительно диалогового окна Параметры Excel,
чтобы задать направление движения указателя ячейки после нажатия клавиши Enter
Выбор зависит только от ваших предпочтений. Я держу этот параметр отклю-
ченным и работаю стрелками, а не пользуюсь Enter. Разумеется, стрелки отправ-
ляют указатель ячейки именно туда, куда нужно. Например, если вы постепенно
заполняете данными строку, нажмите стрелку вправо, а не Enter. Предсказуемо
сработают и другие стрелки, а также клавиши Page Up и Page Down.
Бонусный совет 9. Как оставлять заголовки на виду
303
Бонусный совет 9. Как оставлять заголовки
на виду
Как правило, на рабочем листе содержатся табличные данные с поясняющими их
заголовками. Эти заголовки располагаются в первой строке. Однако по мере того,
как вы прокручиваете лист, верхняя строка уходит с экрана и описания столбцов
пропадают из виду.
Еще в Excel 2007 появилась возможность, помогающая устранить эту многолет-
нюю проблему — при условии, что ваши данные оформлены как таблица (таблица
создается с помощью команды Вставка ► Таблицы ► Таблица). На рис. Б9.1 показана
таблица, прокрученная вниз. В обычном случае заголовки столбцов не будут видны.
Однако, если вы работаете со специально созданной таблицей, Excel продолжает
отображать над столбцами их заголовки независимо от степени прокрутки.
1	А	В	С
	Город		П Месяц	д Продажи jg I
14	Н.Новгород	Январь	40
15	Н.Новгород	Февраль	20
16	Н.Новюрод Map>«		30
17	Н.Новгород	Апрель	60
18	Н.Новгород Май		
19	Н.Новгород	Июнь	60
20	Н.Новгород Икчь			1
21	Н.Новгород	Август	60
22	H.I !овгород Сентябрь		,	50
23	Н.Новгород Октябрь		80
Рис. БЭЛ. Заголовки столбцов для этой таблицы не исчезают из виду даже при прокрутке
Обратите внимание: заголовки столбцов видны, только если в таблице выделе-
на хотя бы одна ячейка.
Если ваши данные не оформлены как таблица, придется воспользоваться де-
довским способом — зафиксировать области окна. Этот метод оставляет заголовки
на виду, если вы прокручиваете рабочий лист.
Чтобы зафиксировать первую строку, выполните команду Вид ► Окно ► Закрепить
области ► Закрепить верхнюю строку. Excel вставит в лист темную горизонтальную
линию, означающую закренленную строку. Чтобы закрепить первый столбец, вос-
пользуйтесь командой Вид ► Окно ► Закрепить области ► Закрепить первый столбец.
Если вы хотите закрепить на экране более одного столбца или строки, поставь-
те курсор в следующую ячейку ниже и правее области, в которой нужно закрепле-
ние, и выполните команду Вид ► Окно ► Закрепить области ► Закрепить области. На-
пример, если вы хотите закрепить на экране две первые строки и первый столбец,
304
Бонусные советы
переместите указатель в ячейку ВЗ, прежде чем выполнить команду. Чтобы закре-
пить три первые строки (и ни одного столбца), выделите ячейку А4, а потом вы-
полните команду Закрепить области.
Некоторые навигационные клавиши действуют так, как будто закрепленных
строк или столбцов нет. Например, если вы нажмете на листе с закрепленными
областями комбинацию Ctrl+Home, указатель ячейки переместится в верхнюю левую
незакрепленную ячейку. Можно переходить в закрепленные строки или столбцы,
пользуясь стрелками или мышью.
Чтобы отменить закрепление областей, воспользуйтесь командой Вид ► Окно ►
Закрепить области ► Снять закрепление областей.
Бонусный совет 10. Работа с обыкновенными дробями
305
Бонусный совет 10. Работа с обыкновенными
дробями
Хотя большинству пользователей приходится работать преимущественно с деся-
тичными значениями, некоторые типы данных отображаются как обыкновенные
дроби. В этом разделе описано, как вводить нецелочисленные значения в виде
обыкновенных дробей.
Чтобы ввести в ячейку целое число и дробную часть, оставьте пробел между
целочисленной и дробной частью. Например, чтобы отобразить 67/8, введите 67/8,
а потом нажмите Enter. Когда вы выделите эту ячейку, в строке формул появится
значение 6.875, а запись в этой ячейке будет представлена как дробь.
Если у вас есть только дробь (например, 1/8), нужно сначала ввести 0, вот так:
О 1/8. В противном случае Excel предположит, что вы вводите дату. Если вы выде-
лите эту ячейку и взглянете на строку формул, то увидите в ней значение 0.125.
В ячейке будет записано 1/8.
Если числитель больше знаменателя, то Excel преобразует такую дробь в целую
и дробную часть. Например, если вы введете 065/8, то Excel выразит это число
как 81/8.
После ввода дробного значения откройте диалоговое окно Формат ячеек и взгля-
ните на числовой формат ячейки. Вы увидите, что Excel автоматически применяет
к ячейке один из дробных числовых форматов (рис. Б 10.1).
Рис. Б10.1. Список дробных числовых форматов, встроенных в Excel
306	Бонусные советы
Если ни один из встроенных дробных форматов вам не подходит, целесообраз-
но создать собственный. Нажмите Ctrl+1 и в открывшемся диалоговом окне Формат
ячеек откройте вкладку Число. В списке Числовые форматы перейдите на вкладку
Дополнительные и в поле Тип введите образец строки числового формата, чтобы вы-
разить значение в 32-х долях:
# ??/32
Следующая строка числового формата отображает дробное долларовое значе-
ние. Например, значение 154.87 отображается как 154 и 87/100 доллара:
О "and ”??/100 "Dollars"
В следующем примере выводится значение в 16-х долях, справа за ним следуют
кавычки. Такой числовой формат удобен при работе с дюймами (например, 2/16").
# ??/16\"
Бонусный совет И. Управление автоматическими гиперссылками
307
Бонусный совет 11. Управление
автоматическими гиперссылками
Один из самых распространенных вопросов, связанных с Excel, — «Как предотвра-
тить автоматическое создание гиперссылок?».
Как правило, Excel следит за тем, что вы печатаете. Если программа замечает,
что вы вводите адрес веб-страницы или электронной почты, то запись преобразу-
ется в гиперссылку. Иногда такая возможность полезна, иногда — нет.
Переопределение автоматической гиперссылки
Чтобы переопределить отдельно взятую автоматическую гиперссылку, просто на-
жмите Отменить (или Ctrl+Z) после ввода текста. Гиперссылка исчезнет, а с введен-
ным вами текстом ничего не случится. Еще один вариант — поставить перед за-
писью апостроф, чтобы программа интерпретировала ее как обычный текст.
Отключение автоматических гиперссылок
Если вы вообще не хотите создавать автоматические гиперссылки, ниже описано,
как отключить эту функцию.
1.	Выполните команду Файл ► Параметры. Откроется диалоговое окно Параметры
Excel.
2.	Перейдите на вкладку Правописание.
3.	Нажмите кнопку Параметры автозамены. Откроется диалоговое окно Автозамена.
4.	В этом окне перейдите на вкладку Автоформат при вводе и снимите флажок
Адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками (рис. Б11.1).
Рис. Б11.1. Использование диалогового окна Автозамена для отключения автоматического
создания гиперссылок
308	Бонусные советы
Удаление имеющихся гиперссылок
Чтобы удалить из ячейки гиперссылку (но сохранить содержимое этой ячейки),
щелкните на ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выполните ко-
манду Удалить гиперссылку.
Чтобы удалить все гиперссылки в диапазоне ячеек, выделите диапазон, щелкни-
те на нем правой кнопкой мыши и выберите пункт Удалить гиперссылки. Команда
сработает и в случае, если в диапазоне есть ячейки, не содержащие гиперссылок.
Чтобы удалить с рабочего листа все гиперссылки, нажмите Ctrl+A, чтобы выделить
все ячейки. Потом щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке и выберите
Удалить гиперссылки. В некоторых случаях, в зависимости от расположения указате-
ля ячейки, для выделения всех ячеек может потребоваться нажать Ctrl+A дважды.
Бонусный совет 12. Управление буфером обмена в Office
309
Бонусный совет 12. Управление буфером
обмена в Office
Несомненно, вы зпаете, что такое буфер обмена в программах Office. Если вы ко-
пируете или вырезаете какую-либо информацию (например, текст или изображе-
ние), то эти данные оказываются в буфере обмена, откуда информацию затем мож-
но вставить в любое место.
В Microsoft Office есть и другой буфер обмена, который работает только
с продуктами Office. Буфер обмена Office обладает большим количеством функ-
ций, чем общий буфер обмена Windows, и в нем можно хранить целых 24 эле-
мента одновременно, в то время как в буфере обмена Windows — всего один
элемент. Если вы копируете или вырезаете что-либо, то содержимое, уже име-
вшееся в буфере обмена Windows, стирается. Недостаток буфера обмена Office
заключается в том, что он работает только с приложениями из пакета Microsoft
Office.
Если вам кажется, что буфер обмена Office не работает, его можно отобразить,
щелкнув на стрелке для запуска диалоговых окон в правом нижнем углу группы
Буфер обмена. В результате на экране появится поле с содержимым буфера обмена
Office.
Всякий раз, когда вы копируете или вырезаете что-либо, в буфере обмена Office
отображается фрагмент этой информации (рис. Б 12.1). После того как в буфере
обмена накопится 24 элемента, новые элементы начнут заменять самые старые.
Чтобы вставить хранящуюся информацию, просто выберите нужное место и щелк-
ните на соответствующей записи в буфере обмена Office.
Буфер обмена
[ ^ставить все | [ Очистить все
Выберите вставляемый объект:
Автор бестселлера "Компьютер -
это просто!", который выдержал
несколько иэданий и очень хор..,
□21 Автор Название ISBN Год Стр,
James Foxall Sams Teach Yourself
Visual Basic 2010 in 24 Hours Com.,.
Параметры
Рис. Б12.1. Буфер обмена Office, в котором отображаются два скопированных элемента
310
Бонусные советы
М ВНИМАНИЕ ______________________________________________________________
При работе с Excel у буфера обмена Office возникает серьезное ограничение, сводящее его
ценность практически на нет: он не может содержать формулы! Если скопировать формулу
в буфер обмена, а затем вставить эту информацию куда-либо, то вы обнаружите, что про-
грамма вставила результат формулы, а не ее саму. В некоторых ситуациях такое поведение
удобно, но в подавляющем большинстве случаев работы с формулами требуется копировать
и вставлять именно формулы, а не их значения.
Хотя буфер обмена может быть полезен, многих пользователей он раздражает.
Чтобы управлять некоторыми возможностями буфера обмена Office, щелкните на
стрелке кнопки Параметры в нижней части секции с буфером обмена. Как правило,
буфер обмена Office отображается автоматически, как только вы скопируете два
фрагмента информации. Чтобы отменить это, снимите флажок Автоматическое ото-
бражение буфера обмена Office.
Бонусный совет 13. Отображение показателей времени, превышающих 24 часа
311
Бонусный совет 13. Отображение
показателей времени, превышающих
24 часа
Со значениями времени не связано никаких сложностей. Временное значение
в Excel — это число, отформатированное для отображения как показатель време-
ни. Например, 0 означает полночь, 0,50 — полдень (половину суток), 0,75 — шесть
часов вечера (18:00).
Значения времени — числовые, поэтому их можно складывать. На рис. Б 13.1
показано, как суммируется несколько временных значений. В ячейке В7 записана
обычная формула СУММ:
=СУММ(В2:Вб)
Как видите, формула возвращает неверный результат. В сутках 24 часа, поэтому
Excel, как правило, игнорирует часы сверх первых 24. Чтобы программа отобража-
ла временные значения, превышающие 24 часа, нужно изменить числовой формат.
Выделите ячейку, нажмите Ctrl+1, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек.
В этом окне выберите вкладку Число. Чтобы отображалось верное значение, вы-
берите категорию Все форматы и измените код числового формата, заключив
часть ч в квадратные скобки:
[ч]:мм
На рис. Б13.2 представлены результаты после изменения числового формата
для ячейки В7.
Рис. Б13.1. При суммировании
значений времени может получаться
неверный результат
Рис. Б13.2. После коррекции
числового формата в ячейке отображается
верное значение
312
Бонусные советы
Бонусный совет 14. Обрамление диапазона
В Excel поддерживается множество эффектов графического форматирования, на-
пример тени, блики и отражение. Эти эффекты применяются только к графиче-
ским объектам, в частности к рисункам, фигурам и диаграммам.
Если вам необходимо добиться с помощью форматирования, чтобы диапазон
ячеек сразу бросался в глаза, можно вставить фигуру, которая будет обрамлять
диапазон. Фигура должна быть прозрачной (или полупрозрачной), но вы сможете
применить к ней эффекты. Выполните команду Вставка ► Иллюстрации ► Фигуры,
чтобы добавить фигуру на рабочий лист.
На рис. Б 14.1 показан образец диапазона, на который наложен прозрачный
прямоугольник.
Рис. Б14.1. Прозрачная фигура, наложенная поверх диапазона
Чтобы обеспечить максимальную гибкость при форматировании изображения,
пользуйтесь панелью задач Формат фигуры, а не командами ленты. Чтобы открыть
это диалоговое окно, выделите фигуру и нажмите Ctrl+1.
Бонусный совет 15. Работа с линиями сетки, границами и нижними подчеркиваниями
313
Бонусный совет 15. Работа с линиями сетки,
границами и нижними подчеркиваниями
Если вам требуется привлечь внимание к ячейкам на листе или обвести их, это
можно сделать с помощью линий. В Excel есть три вида линий:
О линии сетки рабочего листа;
О границы ячеек;
О подчеркивание ячеек.
Линии сетки могут или отображаться на всем рабочем листе, или не отобра-
жаться вообще. Чтобы включать или отключать показ этих линий на рабочем листе,
пользуйтесь флажком Сетка, расположенным на вкладке Вид в группе Показать или
скрыть. Как правило, линии сетки не печатаются, но если вы хотите, чтобы они вы-
водились при печати, выберите Разметка страницы ► Параметры листа и в области
Сетка установите флажок Печать.
Вы также можете изменять цвет линий сетки. Выполните команду Файл ► Параметры
и выберите раздел Дополнительно в диалоговом окне Параметры Excel. Прокрутите
список до области Параметры отображения листа и задайте новый цвет линий сетки.
Границы можно применять как к отдельным ячейкам, так и к их диапазонам.
Элемент управления Границы в группе Шрифт (команда Главная ► Шрифт) предостав-
ляет самые распространенные варианты границ для ячеек, но для полного контроля
над этим параметром следует использовать вкладку Граница диалогового окна Фор-
мат ячеек (рис. Б15.1). Чтобы отобразить это окно, нажмите сочетание клавиш CtrL+1.
Здесь вы сможете управлять цветом границ, стилями линий, расположением границ
(например, можно отображать только горизонтальные границы), а также работать
с выделенными ячейкой или диапазоном. Возможно, это диалоговое окно покажет-
ся запутанным, но достаточно потратить несколько минут, поэкспериментировать
с разными возможностями, и вы поймете, как работают все его элементы. В прин-
ципе, достаточно выбрать стиль и цвет, а потом делать выбор либо остановившись
на предустановленных настройках (Все), либо работая с кнопками Границы.
Подчеркивание ячеек не зависит от работы с линиями сетки и границами ячеек.
В Excel применяется подчеркивание четырех типов:
О одинарное;
О двойное;
О одинарное по ячейке;
О двойное по ячейке.
Элемент управления Подчеркивание в группе Шрифт на вкладке Главная позво-
ляет выбрать между одинарным и двойным подчеркиванием. Чтобы применять
любой из этих видов подчеркивания, его нужно выбрать из раскрывающегося спис-
ка, который находится на вкладке Шрифт диалогового окна Формат ячеек.
Чем отличается подчеркивание по ячейке от обычного подчеркивания? Раз-
ница очень тонкая. Когда подчеркивание по ячейке применяется к ячейке, содер-
жащей текст, ячейка подчеркивается по всей ширине. Кроме того, подчеркивание
по ячейке проходит немного ниже, чем обычное, благодаря чему повышается удо-
бочитаемость подчеркнутых данных.
314
Бонусные советы
Рис. Б15.1. Для оптимального контроля над границами ячеек пользуйтесь диалоговым окном
Формат ячеек
На рис. Б 15.2 продемонстрированы все четыре варианта подчеркивания текста
(в столбце А). Сетка листа отключена, чтобы подчеркивание получилось более за-
метным.
А
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Без подчеркивания
Одно подчеркивание
Двойное подчеркивание
Одно подчеркивание
[Двойное подчеркивание
Рис. Б15.2. Примеры четырех видов подчеркивания
Бонусный совет 16. Просмотр всех символов шрифта
315
Бонусный совет 16. Просмотр всех символов
шрифта
Вероятно, в вашей операционной системе установлены десятки шрифтов. Ниже
описан быстрый способ, позволяющий просмотреть все символы определенного
шрифта.
1.	Введите в ячейку А1 следующую формулу:
=СИМВОЛ(СТРОКАО)
2.	Скопируйте ячейку вниз по столбцу вплоть до адреса А255.
3.	Щелкните на заголовке столбца А, чтобы выделить весь этот столбец.
4.	Выберите шрифт из раскрывающегося списка Шрифт в группе Шрифт (Главная ►
Шрифт).
5.	Прокрутите рабочий лист вниз, чтобы просмотреть различные символы вы-
бранного шрифта.
6.	Можете повторять шаги 3 и 4 любое количество раз.
На рис. Б16.1 представлена часть символов из шрифта Webdings. Номер строки
соответствует номеру символа. Можно вводить эти символы с клавиатуры, поль-
зуясь числовой, — только предварительно убедитесь, что включен режим NumLock.
Например, чтобы ввести символ, находящийся в строке 120, удерживайте нажатой
клавишу Alt и введите на числовой клавиатуре 120. Для кодов менее 100 нужно
указывать ведущий 0. Убедитесь, что при форматировании символа или ячейки
использовался нужный шрифт.
©ВНИМАНИЕ _________________________________________________________
Если вы собираетесь работать над книгой совместно с коллегами, будьте осторожны при
использовании нестандартных шрифтов (которые не поставляются вместе с Windows или
Microsoft Office). Если заданного вами шрифта не окажется в системе у коллеги, то Excel
попробует заменить его наиболее близким из имеющихся, но такие замены удаются не
всегда.
Функция СИМВОЛ работает только с первыми 255 символами шрифта. В шрифтах
Unicode имеется множество дополнительных символов, которые нельзя отобразить
с помощью функции СИМВОЛ. В Excel 2013 появилась новая функция ЮНИСИМВ, которая
может принимать аргумент более 255. Вот пример формулы, в которой использу-
ется функция ЮНИСИМВ:
=ЮНИСИМВ(8309)
Чтобы получить доступ к этим символам (и определить их значение), можно
воспользоваться диалоговым окном Символ (Вставка ► Символы ► Символ). В этом
окне код символа представлен в шестнадцатеричной системе счисления. Функция
ЮНИСИМВ принимает только десятичные аргументы, которые можно преобразовывать
с помощью функции ШЕСТИ. В. ДЕС. Например, в диалоговом окне Символ я узнал, что
316
Бонусные советы
код символа шахматной пешки в шестнадцатеричной системе — это 265F. Для ото-
бражения этого символа используется следующая формула:
ЧОНИСИМВ(ШЕСТИ. В.ДЕС("265F"))
135	i
136	€
137	%о
138	/Ь
139	<
140	4э
141	К
142	ъ
143	и
144	b
145	/
146	г
147	ft
148	г/
Рис. Б16.1. Некоторые символы из шрифта Webdings
ПРИМЕЧАНИЕ ________________________________________________________
Этот символ отображается в большинстве шрифтов, но не во всех.
Бонусный совет 17. Аннотирование формулы без использования примечаний
317
Бонусный совет 17. Аннотирование формулы
без использования примечаний
Примечания в Excel помогают аннотировать ваши формулы. Просто щелкните
правой кнопкой мыши на ячейке и в контекстном меню выполните команду Вста-
вить примечание. Внутри примечания вы сможете описать формулу как угодно.
В этом разделе описан другой способ аннотирования формулы. Он связан с ис-
пользованием сравнительно малоизвестной функции Excel Ч. Эта функция вклю-
чена в Excel в первую очередь для обеспечения совместимости со старыми файла-
ми, созданными в Lotus 1-2-3. Функция Ч принимает один аргумент, и этот аргумент
преобразуется в значение. Если аргумент представляет собой текстовую строку, то
функция Ч возвращает 0.
Допустим, вы хотите воспользоваться этим и преобразовать формулу, задей-
ствовав в ней функцию Ч. Рассмотрим следующую простую формулу:
=А4*.275
Эту формулу можно изменить, добавив к ней примечание. Поскольку функ-
ция Ч возвращает 0, текстовый комментарий никак не отразится на значении, воз-
вращаемом формулой:
=А4*.275+Ч("27.5Х это предположительная налоговая ставка")
318
Бонусные советы
Бонусный совет 18. Отображение и печать
формул
Если вы вводите в ячейку формулу, Excel показывает ее вычисленное значение.
Чтобы просмотреть формулу, активизируйте ячейку. Excel отобразит формулу
в строке формул.
Чтобы просмотреть все формулы, выполните команду Формулы ► Зависимости
формул ► Показать формулы или нажмите Ctrl+' (символ гравис, обычно расположенный
над клавишей Tab). После этого Excel начнет показывать именно формулы, а не их ре-
зультаты. Кроме того, вы сможете просмотреть, на какие ячейки ссылается выделенная
формула, поскольку Excel отобразит такие ячейки с цветными границами. На рис. Б18.1
представлен рабочий лист в режиме просмотра формул. D8 — это выделенная ячейка,
она ссылается на ячейки В8 и С8. Ячейки В8 и С8 имеют цветные границы.
		А	В	С		D
7		2012	2013	Разница	[
	Январь	500	800	=<з-вз
4	Февраль	600	754	С4-В4
г	Март	800	984	-С5-В5
6	Апрель	700	876	=С6-В6
7	Май	600	84	=С7-В7
8	Июнь	>500	|56	
9	Июль	504	4875	С9-В9
in	Август	503	983	=С10810
	Генгябрь	605	896	=С11-В11
«г	Октябрь	70	654	=£12-812
	Ноябрь	560	898	=С13-В13
j 4	Декабрь	203	565	=С14 В14
15	Всего	=СУММ(ВЗ:В14)	=СУММ(СЗ С14)	=CVMM(D3:D14)
Рис. Б18.1. В режиме просмотра формул Excel отображает именно формулы, а не их результаты
В режиме просмотра формул можно не только пользоваться всеми командами
Excel, но и изменять формулы.
Практика показывает, что режим просмотра формул не слишком полезен. Ко-
нечно, Excel может немного расширять столбцы, но все равно вы сможете увидеть
целиком только очень короткую формулу, а если распечатать лист, открытый в ре-
жиме просмотра формул, вообще получится бессмысленная путаница.
Если вы хотите документировать лист, распечатав все его формулы, гораздо
разумнее для решения этой задачи написать макрос VBA. Благодаря следующей
простой VBA-процедуре создается список всех формул, содержащихся на активном
рабочем листе:
Sub ListFormulasO
Dim FormulaCel1sAs Range
Dim FormulaSheetAs-Worksheet
Dim Row As Long
Dim Cell As Range
Бонусный совет 18. Отображение и печать формул
319
On Error Resume Next
Set FormulaCells = RangeC'Al") .Sped al Cel Is (xl Formulas. 23)
If FormulaCells Is Nothing Then Exit Sub
Set FormulaSheet = ActiveWorkbook.Worksheets.Add
Row = 1
For Each Cell InFormulaCells
With FormulaSheet
CellsCRow, 1) = Cel 1.Address(False, False)
CellsCRow, 2) = " " &Cel 1.Formula
Cel Is(Row, 3) = Cell.Value
Row = Row + 1
End With
Next Cell
EndSub
Чтобы использовать этот макрос, нажмите Alt+Fll. Откроется редактор Visual
Basic. Выберите вашу рабочую книгу в окне Project (Проект) и выполните команду
Insert ► Module (Вставка ► Модуль), чтобы вставить новый VBA-модуль. Введите
код именно так, как он приведен выше. Для выполнения макрокоманды активизи-
руйте лист, на котором содержатся формулы, нажмите ALt+ F8, выберите из списка
макрокоманд ListFormuLas и нажмите Run (Выполнить).
На рис. Б 18.2 приведен пример вывода этой макрокоманды. В первом столбце
содержится адрес формулы, во втором — сама формула, а в третьем — актуальный
результат формулы.
1	А	8	С 13704	D	Е
	D3	=C3-B3			
2	D4	=C4-B4	16398		
3	D5	=С5-В5	21917		
4	D6	=С6-В6	10126		
5	D7	=С7-В7	7641		
6	D8	=С8-В8	5968		
7	D9	=С9-В9	8318		
8	DIO	=С1(1-В10	19344		
9	Dll	=С11-В11	24726		
10	D12	=С12-В12	35184		
11	D13	=С13-В13	40571		
12	D14	 =С14-В14	34465		
13	B15	=SUM(B2:B14)	1129510		
14	C15	=SUM(C2:C1.4)	1367873		
15	D15	=SUM(D2:D14)	238362		
16					
Рис. Б18.2. Список формул, сгенерированный макросом VBA
Еще один способ перечисления всех формул связан с использованием надстрой-
ки Inquire, которая содержится в пакете Office 2013 Professional Plus.
320
Бонусные советы
Бонусный совет 19. Создание списка имен
В диалоговом окне Диспетчер имен, изображенном на рис. Б 19.1, есть удобный ин-
струмент, позволяющий отобразить список всех имен, определенных в активной
рабочей книге. Чтобы открыть это окно, выполните команду Формулы ► Определенные
имена ► Диспетчер имен либо нажмите CtrL+F3.
Диспетчер имен
| Удалить [
Г -------
Фильтр
Создать..,
Изменить..
Значение
Диапазон
Имя
^*Лист1!$6$Ш1$2О
СЗ продажи
О Процент
1Февраль
О Январь
<51 Клиент
Клиень
<3 Коэф.
Область Примечание
=Лист1!1б119:Л1зО
Рис. Б19.1. В окне Диспетчер имен выведен сортируемый список всех имен

=Лист1!$А$20:$В$20
= Лист1!$А$20:$Б$20
,. =Лист1'1С$16:$бЛ 7
жЛист1!$Е$7
= Лист1($Н$6:$Н$7
»Лист1!$1$4:Л$16
=Лист1!$0$2
*Лист1!Ш1
Книга
Книга
Книга
Книга
Книга
Книга
Книга
Книга
Предположим, вы хотите поместить этот список имен в диапазон рабочего листа,
чтобы таким образом документировать ваш проект. Хотя в диалоговом окне Дис-
петчер имен отсутствует прямой способ вставки такого списка, эта задача решаема.
Надо просто знать, где искать.
Секретная кнопка Все имена находится в диалоговом окне Вставка имени. Чтобы
попасть в него, выполните команду Формулы ► Определенные имена ► Использовать
в формуле ► Вставить имена либо нажмите F3. Затем нажмите кнопку Все имена,
чтобы создать список всех имен и их определений, начиная с активной ячейки.
На рис. Б19.2 представлен результат использования кнопки Все имена из диало-
гового окна Вставка имени.
К сожалению, этот список не настолько полон, как показанный в окне Диспетчер
имен.
ПРИМЕЧАНИЕ ________________________________________________________
Если вывести на экран диалоговое окно Вставка имени в ходе редактирования формулы,
кнопка Все имена в этом окне не появится.
Бонусный совет 19. Создание списка имен
321
	Е	F	G
9	
10	Имена /1ист1!$6$19:$1$20
11	Клиент =Лист1!$А$20:$В$20
12	Клиень =Лисг1!$А$20:§В$20
13	Коэф.	-/1ист1!$С$16:$С$17
14	Отгоузка =/|ист1!$Е$7
15	продажи =Лист11$Н$6:$Н$7
16	Процент =Ahct1!$L$4:$L$16
17	Февраль =Лист11$О$2
18_	Январь =Лист1!$А$1
Рис. Б19.2. Использование кнопки Все имена для создания на рабочем листе списка имен
322
Бонусные советы
Бонусный совет 20. Округление временных
значений
Иногда требуется создать формулу, округляющую значение времени до опреде-
ленного количества минут. Допустим, вам нужно ввести данные о длительности
работы со трудников компании за сегодняшний день, округлив все данные до бли-
жайших 15 минут. В этом разделе описаны различные способы округления времен-
ных значений.
Следующая формула округляет временное значение в ячейке А1 до ближайшей
полной минуты:
=ОКРУГЛ(А1*1440;0)/1440
Эта формула работает, умножая время на 1440 (чтобы получить общее количество
минут). Значение передается функции ОКРУГЛ, а результат делится на 1440. Например,
если в ячейке А1 будет значение 11:52:34, то формула возвратит 11:53:00.
Следующая формула похожа на предыдущую, за исключением того, что она
округляет время, указанное в ячейке А1, до ближайшего часа:
=ОКРУГЛ(А1*24;0)/24
Если в ячейке А1 будет записано 5:21:31, то формула вернет 5:00:00.
Следующая формула округляет время в ячейке А1 до ближайших 15 минут
(четверти часа):
=ОКРУГЛ(А1*24/0.25;0)*(0.25/24)
В этой формуле 0.25 представляет дробную часть часа. Чтобы округлить время
до ближайших 30 минут, измените 0,25 на 0,5, как в следующей формуле:
=ОКРУГЛ(А1*24/0.5;0)* СО.5/24)
Бонусный совет 21. Преобразование температур
323
Бонусный совет 21. Преобразование
температур
В этом разделе приведены формулы, предназначенные для преобразования темпе-
ратур между тремя шкалами — Фаренгейта, Цельсия и Кельвина.
В формулах, перечисленных в табл. Б21.1, предполагается, что температура для
преобразования находится в ячейке temp.
Таблица Б21.1. Формулы для преобразования температуры
Тип преобразования	Формула
Фаренгейт в Цельсий	=(temp-32)*(5/9)
Фаренгейт в Кельвин	=(temp-32)*(5/9)+273
Цельсий в Фаренгейт	=(temp*1.8)+32
Цельсий в Кельвин	=temp+273
Кельвин в Цельсий	=temp-273
Кельвин в Фаренгейт	=((temp-273)*1.8)+32
324
Бонусные советы
Бонусный совет 22. Вычисление корней
Если требуется вычислить квадратный корень значения, используйте функцию
КОРЕНЬ. Например, следующая формула вычисляет квадратный корень из значения,
записанного в ячейке А1:
=КОРЕНЬ(А1)
Что касается других корней, то вы не найдете функции КУБКОРЕНЬ и уж тем более
КОРЕНЬ. ЧЕТВЕРТОЙ. СТЕПЕНИ. Фокус заключается в возведении числа в степень 1/корень.
Например, чтобы извлечь кубический корень из значения, введенного в ячейку А1,
используйте следующую формулу:
=А1Х(1/3)
Чтобы вычислить корень четвертой степени, воспользуйтесь такой формулой:
=АГ(1/4)
Бонусный совет 23. Вычисление остатка
325
Бонусный совет 23. Вычисление остатка
Если результат деления двух чисел не является целым числом, то получается чис-
ло с остатком. Выполняя деление, программа выдает результат в виде десятичной
дроби. Как определить, возникает ли остаток в результате деления (и если возни-
кает — как определить его значение)?
В таком случае следует использовать функцию ОСТАТ, которая принимает два
аргумента — делимое и делитель. Эта функция возвращает остаток.
Например, если у вас есть 187 книг, которые нужно равномерно распределить
по пяти офисам, сколько лишних книг останется? Используйте следующую фор-
мулу, чтобы определить количество книг на офис (правильный ответ = 37):
=ЦЕЛОЕ(187/5)
Следующая формула позволяет вычислить остаток (правильный ответ = 2):
=ОСТАТ(187:5)
326
Бонусные советы
Бонусный совет 24. Создание
графиков-спарклайнов
Спарклайн — это очень маленькая диаграмма, отображаемая в одной ячейке. Спарк-
лайн позволяет быстро оценить тенденции, развивающиеся с течением времени,
либо вариации в данных. Спарклайны компактны, поэтому они часто используют-
ся в группе.
Хотя спарклайны и выглядят как миниатюрные диаграммы (а иногда спарклайн
может служить заменой диаграммы), эта возможность реализована в Excel совер-
шенно независимо от диаграмм. Например, диаграммы размещаются в Excel в слое
рисования рабочего листа, причем на одной диаграмме может отображаться не-
сколько рядов данных. Спарклайн находится внутри отдельно взятой ячейки и ото-
бражает только один ряд данных.
На рис. Б24.1 приведены примеры каждого из трех типов спарклайнов, отображен-
ных в столбце Н. Слева от каждого спарклайна выводится по шесть точек данных.
К В С D Е	Г	G
Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Спарклайн
2.	50	60	70	50	60	80
3
.3
4
Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Спарклайн
6	80	50	40	30	20	10 «_.
7
Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Спарклайн
10	25	35	210	10	15	88 
Рис. Б24.1. Примеры графиков-спарклайнов
В Excel доступны всего три типа графиков-спарклайнов.
О График — напоминает линейную диаграмму. По вашему желанию линия может
отображаться с маркерами для каждой из точек данных. В первой группе в па-
шем примере (см. рис. Б24.1) показаны спарклайны-графики с маркерами. До-
статочно беглого взгляда на схему, чтобы определить, что все фонды за исклю-
чением W-91 дешевели в течение шестимесячного периода.
О Гистограмма — напоминает гистограмму. Во второй группе представлены те же
данные, что и на спарклайне-гистограмме.
О Выигрыш/Проигрыш — бинарный график, отображающий каждую точку данных
как блок понижения или повышения. В третьей группе показаны спарклайны
вида «выигрыш/проигрыш». Обратите внимание, что данные различаются.
В каждой ячейке отражается изменение относительно предыдущего месяца.
Бонусный совет 24. Создание графиков-спарклайнов
327
На спарклайне каждая точка данных отображается как блок повышения (вы-
игрыш) или понижения (проигрыш). В данном случае положительное измене-
ние по сравнению с предыдущим месяцем трактуется как выигрыш, а отрица-
тельное — как проигрыш.
Чтобы создать график-спарклайн, выделите данные, которые будут отображаться.
Затем выполните команду Вставка ► Спарклайны и щелкните на одном из трех типов
спарклайнов — График, Гистограмма или Выигрыш/Проигрыш. Откроется диалоговое
окно Создание спарклайнов, в котором вы указываете расположение спарклайнов.
Как правило, спарклайны должны находиться рядом с соответствующими данны-
ми, но это требование необязательное. Обычно для содержания спарклайнов выби-
рается пустой диапазон. Excel позволяет вставлять спарклайны и в ячейки, в которых
уже содержатся данные. Указываемое вами местоположение для спарклайнов долж-
но иметь такое же количество строк и столбцов, как и источник данных.
Создав спарклайн, вы можете в значительной степени управлять его внешним
видом. Пользуйтесь вкладкой Конструктор раздела Работа со спарклайнами (этот
раздел отображается, как только вы выделяете хотя бы одну ячейку, содержащую
спарклайн).
На рис. Б24.2 показана группа спарклайнов в диапазоне Н4:Н12, а также линей-
ная диаграмма, использующая те же данные. Линейная диаграмма немного путаная,
но, когда требуется сравнить города, лучше воспользоваться именно ею. В свою
очередь, спарклайны удобнее для представления тенденций по отдельно взятому
городу.
Рис. Б24.2. В группе спарклайнов и на линейной диаграмме представлены одни и те же данные
328
Бонусные советы
Бонусный совет 25. Применение рисунков
в качестве маркеров
на линейной диаграмме
Когда вы создаете линейную (или точечную) диаграмму, можно выбирать из несколь-
ких различных стилей маркеров. Чтобы диаграмма получилась экстравагантнее, мож-
но использовать в качестве маркера фигуру или простое изображение-клипарт. Этот
метод особенно удобен, если количество точек данных на диаграмме невелико.
На рис. Б25.1 приведен пример. В этой линейной диаграмме в качестве маркера
используется фигура.
Рис. Б25.1 .На диаграмме вместо стандартных маркеров используется фигура
Процедура проста.
1.	Создайте линейную диаграмму с маркерами.
2.	Выполните команду Вставка ► Иллюстрации ► Фигуры, чтобы добавить фигуру на
рабочий лист.
3.	Отформатируйте фигуру по вашему усмотрению, чтобы она подходила для
использования в диаграмме.
4.	Выделите фигуру и нажмите Ctrl+C.
5.	Активизируйте диаграмму, выберите серию линейных данных и нажмите CtrL+V.
Вы даже можете использовать отдельную фигуру для каждой точки данных.
Для этого нужно один раз щелкнуть на ряде данных, чтобы выделить его целиком,
а потом щелкнуть на маркере одной точки данных. Когда вы нажмете Ctrl-ьV, из-
менится только выбранный маркер. На рис. Б25.2 представлена диаграмма, в ко-
торой в качестве маркеров используются две разные фигуры.
Бонусный совет 25. Применение рисунков в качестве маркеров на линейной диаграмме 329
Рис. Б25.2. Диаграмма, на которой в качестве маркеров используются две разные фигуры
В качестве маркеров на линейной диаграмме можно использовать и рисунки-
клипарты. Выполните команду Вставка ► Иллюстрации ► Изображения из Интернета,
чтобы приступить к поиску клипарта. Для получения наилучшего результата сле-
дует использовать относительно простое изображение. На рис. Б25.3 вы видите
пример диаграммы, в которой в качестве маркеров используются клипарты. Перед
вставкой изображения я применил к нему тень. При вставке изображения в диа-
грамму тень переносится правильно.
330
Бонусные советы
Бонусный совет 26. Рандомизация списка
В этом разделе описан быстрый способ рандомизации списка. Он напоминает та-
сование колоды карт, в которой каждая карта соответствует строке.
На рис. Б26.1 представлен список из четырех столбцов, отсортированный по
столбцу А. Наша цель — расположить строки в случайном порядке.
	А	В	c	D
1	Позиция Артист	Песня <	Год	1
2	1 Bob Dylan	Like a Rolling Stone	1965
?	2 Nirvana	Smells Like Teen Spirit	1991
4	3 Sex Pistols	Anatchy in the UK	1976
С	4 The Who	My Generation	1965
6	5 The Beatles	Let It Be	1970
7	6 Led Zeppelin	Stairway to Heaven	1970
g	7 Elvis Presley	Heai tbi eak Hotel	1956
g	8 The Doors	Str anger	1967
10	9 Nirvana	In Bloom	1991
11	10 Metallica	One	1989
12	11 The Beaties	A Day in the Life	1967
13	12 Sex Pistols	God Save the Queen	1977
14	13 Metallica	Unforgiven	1991
1 с	14 The Doors	Break it Through	1965
16	15 Foo Fighters	1 lero	1998
17	16 Foo Fighters	Rope	2011
Рис. Б26.1. Этот список будет расположен в случайном порядке
Сделайте следующее.
1.	В ячейку Е1 введите заголовок столбца Random.
2.	В ячейку Е2 введите следующую формулу:
=СЛЧИС()
3.	Скопируйте ячейку Е2 вниз на столько строк, сколько позиций содержится
в списке.
4.	Активизируйте любую ячейку в столбце Е и выполните команду Главная ► Редактиро-
вание ► Сортировка и фильтр ► Сортировка по возрастанию (либо щелкните на любой
ячейке правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню пункт Сорти-
ровка).
Если хотите получить другую случайную конфигурацию, нажмите F9, чтобы
сгенерировать новые случайные числа, а потом снова отсортируйте. На рис. Б26.2
показан случайный список.
Бонусный совет 26. Рандомизация списка
331
АВ	С			D	E
1	Позиция Артист	Песня	Год	Random j
•у	13 Metallica	Unforgiven	1991	0,62104
	6 LedZepoelin	Stairway to Heaven	1970	0,23775^
4	9 Nirvana	In Bloom	1991	0,08703
ц	5 The Beatles	I et It Be	1970	0,33484
6	1 Bob Dylan	Like a Rolling Stone	1965	0,28359
7	11 The Beatles	A Day in the Life	1967	0,51639
о	2 Nirvana	Smells Like Teen Spirit	1991	0,59458
9	12 Sex Pistols	God Save the Queen	1977	0,13465
10	4 The Who	Mv Generation	1965	0,98142
11	3 Sex Pistols	Anatchy in the UK	19 76	0,3 7694
12	15 Foo Fighters	Hero	1998	0,56414
13	8 The Doors	Stranger	1967	0,86721
14	16 Foo Fighters	Rope	2011	0,93128
15	10 Metallica	One	1989	0,0U105
16	7 Flvis Presley	Heartbreak Hotel	1956	0,6135/
17	14 The Doors	Break it Through	1965	0,36172
Рис. Б26.2. Список после случайной пересортировки
332
Бонусные советы
Бонусный совет 27. Отображение полного
пути к рабочей книге
Если при работе открыто сразу много файлов Excel, то вам может потребоваться
знать полный путь к активной рабочей книге. Странно, но в Excel отсутствует спе-
циальная возможность для получения этой информации. В данном разделе описа-
но несколько методов, позволяющих определить путь к активной рабочей книге.
Переход к свойствам файла
Один из способов просмотреть полный путь к файлу активной книги — команда
Файл ► Свойства. Найдите раздел Связанные документы и наведите указатель мыши
на запись Открыть расположение файла. Появится путь к данной рабочей книге.
Использование формулы
Еще один способ — ввести в ячейку следующую формулу:
=ЯЧЕЙКА("имя_файла")
Формула получает доступ к пути рабочей книги — а также имени рабочего ли-
ста, в котором содержится эта формула.
Добавление специального элемента управления
на панель быстрого доступа
Элемент управления Размещение документа на ленте отсутствует, но его можно до-
бавить на панель быстрого доступа. На рис. Б27.1 показано, как выглядит этот эле-
мент. К сожалению, его ширину вы не сможете изменить. Однако, щелкнув на ото-
бражаемом имени, вы увидите весь путь.
ФАЙЛ
ГЛАВНАЯ
ВСТАВКА
РАЗМЕТКА СТР А:
U Г©
Calibri
Вставить
Ж К В
Л» • А
обмена С
Шрифт
Рис. Б27.1. Инструмент Размещение документа на панели быстрого доступа
Чтобы добавить этот элемент на панель быстрого доступа, необходимо сделать
следующее.
1.	Щелкните правой кнопкой мыши на панели быстрого доступа и выберите пункт
Настройка панели быстрого доступа. Откроется диалоговое окно Параметры Excel.
2.	В разделе Панель быстрого доступа выберите из раскрывающегося списка слева
пункт Команды не на ленте.
Бонусный совет 27. Отображение полного пути к рабочей книге
333
3.	Прокрутите список вниз и укажите Размещение документа.
4.	Нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить выбранный элемент на панель бы-
строго доступа.
5.	Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры ExceL
Использование макроса
Если вы умеете работать с макросами VBA, введите следующую субпроцедуру
в VBA-модуль вашей книги, содержащей все макросы:
Sub ShowPathО
MsgBoxActlveWorkbook.Path
End Sub
Далее добавьте макрос ShowPath на вашу панель быстрого доступа. Когда это
будет сделано, путь к активной рабочей книге появится в поле сообщения.
334
Бонусные советы
Бонусный совет 28. Закрытие всех
рабочих книг
Одно из значительных изменений, появившихся в Excel 2013, — новый единый
интерфейс документа. Каждая рабочая книга открывается в своем окне. С этим
новым подходом связано несколько проблем. Предположим, у вас уже открыт де-
сяток рабочих книг, а вы собираетесь завершать работу. Как закрыть все эти книги
одновременно?
В предыдущих версиях Excel для быстрого завершения программы использо-
валось сочетание Alt+F4. Однако в Excel 2013 оно закрывает только активную
книгу.
Есть половинчатое решение, связанное с добавлением новой команды на панель
быстрого доступа.
1.	Щелкните правой кнопкой мыши на панели быстрого доступа и выберите в кон-
текстном меню Настроить панель быстрого доступа. Откроется диалоговое окно
Параметры Excel.
2.	В разделе Панель быстрого доступа в раскрывающемся списке слева укажите
Команды не на ленте.
3.	Прокрутите список вниз и найдите вариант Закрыть все.
4.	Нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить выбранный элемент на панель бы-
строго доступа.
5.	Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры Excel.
При нажатии кнопки Закрыть все закрываются сразу все сохраненные рабочие
книги, а книги с несохраненными изменениями предлагается сохранить. Един-
ственная загвоздка заключается в том, что остается открытым всего одно окно —
пустое, не содержащее рабочей книги. Его можно закрыть нажатием сочетания
клавиш Alt+F4.
Полагаю, это баг. В Excel определенно должен быть способ, позволяющий за-
крыть все рабочие книги сразу.
Бонусный совет 29. Копирование настроек страницы между несколькими листами
335
Бонусный совет 29. Копирование настроек
страницы между несколькими листами
На каждом рабочем листе Excel действуют собственные параметры печати (в част-
ности, ориентация, поля, верхние и нижние колонтитулы). Эти параметры указы-
ваются в группе Параметры страницы на вкладке Разметка страницы.
Когда вы добавляете в книгу новый рабочий лист, в нем действуют настройки
страницы, заданные по умолчанию. Ниже описан простой способ переноса настро-
ек с одного листа на другие.
1.	Активизируйте лист, в котором содержится нужная вам исходная информация.
Это исходный лист.
2.	Выберите целевые листы.
Удерживая Ctrl, щелкайте на ярлыках листов, которые хотите обновить настрой-
ками с исходного.
3.	Нажмите стрелку, активизирующую диалоговые окна (Разметка страницы ►
Параметры страницы). При щелчке на этой стрелке открывается диалоговое окно
Параметры страницы.
4.	Нажмите ОК, чтобы закрыть окно Параметры страницы.
5.	Разгруппируйте листы, щелкнув правой кнопкой на любом выделенном листе
и выбрав из контекстного меню пункт Разгруппировать листы.
6.	Настройки параметров страницы, действующие на исходном листе, будут пере-
несены и на все целевые.
©ПРИМЕЧАНИЕ ______________________________________________
Две настройки, расположенные на вкладке Лист диалогового окна Параметры страницы, при
этом не переносятся — Область печати и Печатать заголовки. Кроме того, не переносятся
картинки, которые могут быть в верхних или нижних колонтитулах.
336
Бонусные советы
Бонусный совет 30. Печать примечаний
к ячейке
Как правило, если вы печатаете рабочий лист, на котором содержатся примечания
к ячейкам, эти примечания не печатаются. Если вы хотите, чтобы примечания так-
же печатались, выполните следующие действия.
1.	Щелкните на стрелке для запуска диалоговых окон в группе Параметры страницы
на вкладке Разметка страницы.
Это небольшая пиктограмма, расположенная справа от названия группы Параме-
тры страницы. При ее нажатии открывается диалоговое окно Параметры страницы.
2.	Щелкните на вкладке Лист.
3.	Сделайте выбор в раскрывающемся списке Примечания — вариант В конце листа
или Как на листе (рис. БЗО. 1).
Если вы выберете Как на листе, примечания не будут печататься, если они не-
видимы. Для переключения видимости/невидимости примечаний к ячейкам
выполните команду Рецензирование ► Примечания ► Показать все примечания.
4.	Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры страницы, или нажмите
кнопку Печать, чтобы распечатать рабочий лист.
Рис. Б30.1. Указание, как следует печатать примечания к ячейке
Эта настройка сохранится вместе с вашей рабочей книгой.
спид
САНКТ -ПЕТЕРБУРГСКАЯ
АНТИВИРУСНАЯ
ЛАБОРАТОРИЯ
ДАНИЛОВА
uuww.SRLD.ru
8 (812) 336-3739
Антсивсирысные
пвогваттные продукты
Никто не знает Excel лучше, чем Джон Уокенбах - авторитетный специалист по Microsoft
Excel, автор более 50 книг о таоличном программном обеспечении, создатель популярной
утилиты Power Utility Рак.
Миллионы людей во всем мире регулярно пользуются Excel, но большинство из них
даже не догадываются обо всех возможностях программы. С помощью трюков и советов,
описанных в книге, вы перейдете на новый уровень работы в Microsoft Excel. Вы узнаете,
как испсльзоьать созданные документы в браузере, отравлять почту из программы,
скрывать и блокировать формулы, создавать ячейки со слайдерами, настраивать ленту
с инструментами, работать со сводными таблицами и многое другое.
Пособие предназначено для тех, кто уже активно пользуется Excel, но понимает,
что еще многому может научиться.
Тема: Excel. Секреты и советы I Уровень пользователя: опытный
С^пптер	Wiley
Заказ книг:
Санкт-Петербург
теп : (812) 703-73-74, postbook@piter.com
www.piter.com — вся информация о книгах и веб-магазин