Решение бизнес-задач в Microsoft Office. Символоков Л.В.
Содержание
Благодарности
Введение
ЧАСТЬ 1. Организация и обработка массивов данных
Настройка компонентов Microsoft Office
Создание меню, панелей инструментов, кнопок
Глава 2. Организация рабочего документа, книги, приложения
Именованные диапазоны
Рабочие области
Представления
Примечания
Закрепление названий строк и столбцов
Создание гиперссылок
Защита файла от повреждения
Особенности создания меню и панелей инструментов
Гиперссылки в Access
Макросы в Access
Повышение быстродействия приложений
Репликация баз данных
Защита документов
Глава 3. Создание списков и баз данных
Глава 4. Ввод данных
Ввод записей в источник слияния
Использование панели инструментов Базы данных
Адресная книга
Личная адресная книга
Выбор вводимых данных из списка
Ввод данных с использованием форм
Создание в Excel новой формы Access
Использование встроенной формы Excel
Шаблоны с функцией автоматического сбора данных
Конструирование форм на рабочих листах
Ограничение параметров значений и количества вводимых символов
Отображение информационных сообщений
Поиск некорректных значений на листе
Форматирование числовых полей
Конструктор форм
Обмен данными с внешними источниками
Глава 5. Упорядочение данных
Глава 6. Отбор данных
Первые 10
Пользовательский автофильтр
Расширенный фильтр
Фильтры в Access
Обычный фильтр
Фильтр по выделенному фрагменту
Фильтр по вводу
Расширенный фильтр
Условия отбора
Использование выражений при формировании условий отбора
Создание запросов
Простой запрос
Повторяющиеся записи
Записи без подчиненных
Перекрестный запрос
Конструирование запроса
Запросы SQL
Глава 7. Обмен данными в Microsoft Office
Внедрение
Импорт данных из Access в Word
Часть 2. Анализ экспериментальных данных
Константы
Ссылки на ячейку или на группу ячеек
Формулы массива
Ошибки в формулах
Поиск источника ошибки
Глава 9. Функции MS Excel
Вложенные функции
Функции обработки текста
Преобразование формата
Отбор символов
Автоматическое редактирование текста
Логические функции
Математические функции
Функции для работы с рядами и факториалами
Случайные числа
Условная калькуляция
Функции работы с датой и временем
Статистические функции
Функции для работы с базами данных
Функции ссылки и автоподстановки
Автоподстановка
Ссылки и индексы
Ссылочная форма
Форма массива
Векторная форма
Форма массива
Функции проверки свойств и значений
Финансовые функции
Инженерные функции
Функции для работы с DDE и внешние функции
Глава 10. Надстройки Excel
Шаблоны, входящие в комплект поставки Excel
Мастер шаблонов
На все руки мастера
Суммирование значений списка, удовлетворяющих определенным условиям
Мастер подстановок
Мастер преобразования файлов
Мастер Web-форм
Надстройки для публикации документов
Мастер Web-страниц Excel
Диспетчер отчетов
Пакет анализа
Получение внешних данных
Использование мастера запросов
Использование Microsoft Query
Запрос с запросом?
Выполнение запросов
Модификация запроса
Создание Web-запроса
Получение внешних данных с помощью макроса
Глава 11. Инструменты анализа вариантов
Добавление формулы в таблицу подстановки
Таблица подстановки с двумя переменными
Подбор параметра
Поиск решения
Диспетчер сценариев
Создание сценария
Просмотр и модификация сценария
Глава 12. Сводки в MS Excel
Компиляция возможностей автофильтра и автосуммирования
Использование инструмента создания сводок MS Access
Определение итогов
Одноуровневые списки
Создание многоуровневых итоговых списков
Группы и структуры
Другие возможности
Консолидация данных
Консолидация данных по категориям
Консолидация данных по расположению
Консолидация данных с использованием трехмерных ссылок
Сводные таблицы
Основные термины и структура
Создание сводных таблиц
Создание сводной таблицы на основе списка Excel
Создание сводной таблицы на основе данных, находящихся в другой сводной таблице
Создание сводной таблицы на основе данных, находящихся в нескольких диапазонах консолидации
Создание сводной таблицы на основе внешних данных
Использование мастера запросов
Использование Microsoft Query
Использование Web-запросов
Использование шаблонов отчетов
Инструменты управления сводными таблицами
Панель инструментов
Меню Сводная таблица
Группирование данных
Выделение ячеек в соответствии с заданным критерием
Выделение именованных ячеек и диапазонов
Детализация данных сводной таблицы
Форматирование сводной таблицы
Сортировка данных сводной таблицы
Логическая и пользовательская сортировка
Группирование данных в сводной таблице
Группирование числовых данных
Группирование даты и времени
Группирование любых элементов таблицы
Группирование элементов поля страницы
Использование диспетчера сценариев
Вычисления в сводных таблицах
Синтаксис формул для вычисляемого поля или элемента поля
Названия полей и элементов полей
Операторы
Использование функций
Подведение общих и промежуточных итогов
Глава 13. Инструменты статистического анализа
Столько средних, и все разные!
Функции оценки отклонений от среднего значения
Функции сравнения величин и взаимного расположения значений
Максимальные и минимальные значения
Ранжирование значений
Функции, оценивающие частоту вхождения значений в диапазон данных
Оценка значений в пакете анализа
Описательная статистика
Ранг и персентиль
Выборка
Гистограмма
Генерация случайных чисел
Распределения
Р -распределение
Биномиальное распределение
Распределение Вейбулла
у -распределения
Гипергеометрическое распределение
F-распределение
Логарифмическое нормальное распределение
Нормальное распределение
Распределение Пуассона
Т-распределение Стьюдента
Распределение ХИ2
Экспоненциальное распределение
Глава 14. Техника анализа
Однофакторный дисперсионный анализ
Двухфакторный дисперсионный анализ с повторениями
Двухфакторный дисперсионный анализ без повторения
Двухвыборочный F-тест для дисперсий
Парный двухвыборочный t-тест для средних
Двухвыборочный t-тест с одинаковыми дисперсиями
Двухвыборочный t-тест с разными дисперсиями
Двухвыборочный z-тест для средних
Корреляционный анализ
Ковариационный анализ
Регрессионный анализ и прогнозирование
Экстраполяция — звучит красиво
Подбор параметров при помощи диаграммы
Линия тренда
Скользящее среднее
Функции регрессии
Прогнозирование с помощью инструментов пакета анализа
Скользящее среднее
Экспоненциальное сглаживание
Регрессия
ЧАСТЬ 3. Рациональное использование данных
Гиперплоскость
Системы линейных неравенств
Матрицы
Решение системы линейных уравнений
Понятия линейного программирования
Графическое решение оптимизационных задач
Решение задачи симплекс-методом
Транспортная задача
Динамическое планирование
Сетевой график
Определение критического пути и расчет резервов времени
Глава 16. Решение оптимизационных задач в Excel
Оценка экономической эффективности производства
Содержательная постановка задачи
Формализация задачи
Определение типа и принципа решения задачи
Установка границ оптимизируемой системы
Определение количественных критериев
Оптимизация модели с помощью команды Поиск решения
Изменение условий оптимизационных задач
Изменение ссылки
Влияющие и зависимые ячейки
Поиск влияющих и зависимых ячеек
Удаление стрелок слежения
Поиск ошибочных данных и некорректных значений
Настройка панели зависимостей
Глава 17. Создание итоговых документов в MS Office
Создание наклеек в Access
Разработка интерфейса экранных форм
Начальная форма
Создание электронных документов
Панель инструментов Web
Создание Web-страниц в MS Word
Создание Web-страницы с помощью мастера
Создание Web-страницы с помощью шаблона
Конвертирование документов MS Office
Глава 18. Профессиональный документ в Word
Предметные указатели
Оглавление
Списки иллюстраций
Закладки
Перекрестные ссылки
Сноски
Примечания
Надпись
Колонтитулы и номера страниц
Правописание
Печать в файл
Линейная графика
Соединительные линии
Привязка, выравнивание, распределение и группирование объектов
Организация данных в таблицах
Использование команды Сервис — Вычислить значение
Глава 19. Поля Word
Числовые форматы
Форматы даты/времени
Поля автоматизации документа
Поля даты и времени
Поля нумерации
Поля оглавления и указателей
Сведения о документе
Сведения о пользователе
Связи и ссылки
Поля слияния
Поля формул
Глава 20. Создание документов слияния
Печать наборов наклеек
Информационные системы в менеджменте и маркетинге
Автоматизация управленческого учета
Программы и системы учета
Программы начисления зарплаты
Системы управления кадрами
Автоматизированные системы ведения документации
Системы правовой поддержки
Системы комплексной автоматизации оперативного учета в торговле
Комплексные системы учета и управления предприятием
Текст
                    Л.В. Символоков
Решение
бизнес-задач
в Microsoft Office
Москва
ЗАО ««Издательство БИНОМ»
2001


УДК 004.514 ББК 32.973.26-018.2 С88 Символоков Л.В. Решение бизнес-задач в Microsoft Office — М.: ЗАО «Издательство БИНОМ», 2001 г. - 512 с: ил. Книга призвана познакомить специалистов, деятельность которых связана с бизнесом, планированием, финансами и статистикой с основами современных информационных технологий, научить их самостоятельно создавать простые и эффективные приложения, позволяющие решать производственные и экономические задачи на базе программного комплекса Microsoft Office. Она может быть также использована в качестве учебного пособия для студентов финансово-экономических специальностей, производственного и непроизводственного менеджмента, маркетинга. В книге удачно сочетается курс информатики и наиболее важные разделы математической статистики, прогнозирования, исследование операций, эконометрики. Показаны возможности использования Microsoft Office в изучении отдельных тем теории вероятностей, производственного и финансового менеджмента, организации предпринимательства, маркетинга, финансового и технико-экономического анализа, бухгалтерского учета. Методический подход автора к практическим примерам показывает возможные пути совершенствования учебного процесса за счет передачи функций рутинных вычислений компьютеру Это позволит преподавателю концентрировать внимание учащихся на глубоком осмыслении изучаемых явлений, применять такие активные методы обучения, как деловые игры, форсированное исследование вариантов, «мозговые атаки». © Символоков Л В , 2001 ISBN 5-7989-0214-5 © ЗАО «Издательство БИНОМ», 2001
Содержание Благодарности 13 Введение 15 ЧАСТЬ 1. Организация и обработка массивов данных. . . 19 Глава 1. Индивидуальная настройка MS Office 21 Изменение параметров запуска 21 Настройка компонентов Microsoft Office 24 Создание меню, панелей инструментов, кнопок 27 Глава 2. Организация рабочего документа, книги, приложения ... 34 Листы с одинаковой структурой 35 Именованные диапазоны 36 Рабочие области 37 Представления 37 Примечания 38 Закрепление названий строк и столбцов 39 Создание гиперссылок 39 Защита файла от повреждения 40 Особенности создания меню и панелей инструментов 40 Гиперссылки в Access 42 Макросы в Access 43 Повышение быстродействия приложений 44 Репликация баз данных 44 Защита документов 45 Глава 3. Создание списков и баз данных 45 Глава 4. Ввод данных 57 Ввод данных в список или таблицу 57 Ввод записей в источник слияния 58 Использование панели инструментов Базы данных 58 Адресная книга 62 Личная адресная книга 62 Выбор вводимых данных из списка 65 Ввод данных с использованием форм 66 Создание в Excel новой формы Access 66 Использование встроенной формы Excel 67 Шаблоны с функцией автоматического сбора данных 69 Конструирование форм на рабочих листах 72 Ограничение параметров значений и количества вводимых символов . 73
6 Решение бизнес-задач в Microsoft Office Отображение информационных сообщений 75 Поиск некорректных значений на листе 76 Форматирование числовых полей 77 Конструктор форм 85 Обмен данными с внешними источниками 90 Глава 5. Упорядочение данных 91 Транспонирование таблицы 93 Глава 6. Отбор данных 94 Автофильтр 94 Первые 10 95 Пользовательский автофильтр 96 Расширенный фильтр 96 Фильтры в Access 101 Обычный фильтр 102 Фильтр по выделенному фрагменту 103 Фильтр по вводу 103 Расширенный фильтр 103 Условия отбора 105 Использование выражений при формировании условий отбора 106 Создание запросов 108 Простой запрос 108 Повторяющиеся записи 109 Записи без подчиненных 109 Перекрестный запрос 110 Конструирование запроса 112 Запросы SQL 114 Глава 7. Обмен данными в Microsoft Office 116 Связывание объектов 116 Внедрение 119 Импорт данных из Access в Word 120 Часть 2. Анализ экспериментальных данных 125 Глава 8. Выражения в Excel 127 Операторы 128 Константы 129 Ссылки на ячейку или на группу ячеек 129 Формулы массива 131 Ошибки в формулах 135 Поиск источника ошибки 136 Глава 9. Функции MS Excel 137 Построитель функций 137 Вложенные функции 138 Функции обработки текста 139 Преобразование формата 139 Отбор символов 140
Содержание 7 Автоматическое редактирование текста 141 Логические функции 142 Математические функции 145 Функции для работы с рядами и факториалами 146 Случайные числа ._ . . 147 Условная калькуляция 150 Функции работы с датой и временем 152 Статистические функции 154 Функции для работы с базами данных 158 Функции ссылки и автоподстановки 160 Автоподстановка 161 Ссылки и индексы 166 Ссылочная форма 167 Форма массива 167 Векторная форма 169 Форма массива 170 Функции проверки свойств и значений 172 Финансовые функции 174 Инженерные функции 178 Функции для работы с DDE и внешние функции 179 Глава 10. Надстройки Excel 179 Шаблоны с функцией автоматического сбора данных 180 Шаблоны, входящие в комплект поставки Excel 180 Мастер шаблонов 181 На все руки мастера 183 Суммирование значений списка, удовлетворяющих определенным условиям 183 Мастер подстановок 184 Мастер преобразования файлов 186 Мастер Web-форм 186 Надстройки для публикации документов 187 Мастер Web-страниц Excel 187 Диспетчер отчетов 188 Пакет анализа 189 Получение внешних данных 190 Использование мастера запросов 192 Использование Microsoft Query 197 Запрос ... с запросом? 199 Выполнение запросов 199 Модификация запроса 200 Создание Web-запроса 201 Получение внешних данных с помощью макроса 202 Глава 11. Инструменты анализа вариантов 203 Таблицы подстановки данных 203 Добавление формулы в таблицу подстановки 205 Таблица подстановки с двумя переменными 206 Подбор параметра 210 Поиск решения 212
8 Решение бизнес-задач в Microsoft Office Диспетчер сценариев 217 Создание сценария 217 Просмотр и модификация сценария 218 Глава 12. Сводки в MS Excel 221 Суммирование значений в списке 221 Компиляция возможностей автофильтра и автосуммирования 222 Использование инструмента создания сводок MS Access 222 Определение итогов 223 Одноуровневые списки 223 Создание многоуровневых итоговых списков 224 Группы и структуры 226 Другие возможности 228 Консолидация данных 229 Консолидация данных по категориям 229 Консолидация данных по расположению 231 Консолидация данных с использованием трехмерных ссылок 231 Сводные таблицы 234 Основные термины и структура 234 Создание сводных таблиц 235 Создание сводной таблицы на основе списка Excel 236 Создание сводной таблицы на основе данных, находящихся в другой сводной таблице 238 Создание сводной таблицы на основе данных, находящихся в нескольких диапазонах консолидации 238 Создание сводной таблицы на основе внешних данных 242 Использование мастера запросов 242 Использование Microsoft Query 243 Использование Web-запросов 244 Использование шаблонов отчетов 244 Инструменты управления сводными таблицами 245 Панель инструментов 245 Меню Сводная таблица 247 Группирование данных 250 Выделение ячеек в соответствии с заданным критерием 252 Выделение именованных ячеек и диапазонов 253 Детализация данных сводной таблицы 253 Форматирование сводной таблицы 256 Сортировка данных сводной таблицы 257 Логическая и пользовательская сортировка 258 Группирование данных в сводной таблице 259 Группирование числовых данных 259 Группирование даты и времени 260 Группирование любых элементов таблицы 261 Группирование элементов поля страницы 262 Использование диспетчера сценариев 263 Вычисления в сводных таблицах 263 Синтаксис формул для вычисляемого поля или элемента поля 264 Названия полей и элементов полей 264 Операторы 265 Использование функций 267 Подведение общих и промежуточных итогов 268
Содержание 9 Глава 13. Инструменты статистического анализа 270 Функции оценки среднего значения и отклонений от него 270 Столько средних, и все разные! 272 Функции оценки отклонений от среднего значения 275 Функции сравнения величин и взаимного расположения значений. . 279 Максимальные и минимальные значения 279 Ранжирование значений 280 Функции, оценивающие частоту вхождения значений в диапазон данных 286 Оценка значений в пакете анализа 287 Описательная статистика 288 Ранг и персентиль 289 Выборка 290 Гистограмма 291 Генерация случайных чисел 293 Распределения 294 Р -распределение ' 294 Биномиальное распределение 295 Распределение Вейбулла 297 у -распределения 298 Гипергеометрическое распределение 299 F-распределение 300 Логарифмическое нормальное распределение 300 Нормальное распределение 301 Распределение Пуассона 303 Т-распределение Стьюдента 303 Распределение ХИ2 304 Экспоненциальное распределение 304 Глава 14. Техника анализа 305 Дисперсионный анализ 305 Однофакторный дисперсионный анализ 305 Двухфакторный дисперсионный анализ с повторениями 305 Двухфакторный дисперсионный анализ без повторения 306 Двухвыборочный F-тест для дисперсий 307 Парный двухвыборочный t-тест для средних 308 Двухвыборочный t-тест с одинаковыми дисперсиями 309 Двухвыборочный t-тест с разными дисперсиями 309 Двухвыборочный z-тест для средних 310 Корреляционный анализ 310 Ковариационный анализ 313 Регрессионный анализ и прогнозирование 315 Экстраполяция — звучит красиво 315 Подбор параметров при помощи диаграммы 319 Линия тренда 320 Скользящее среднее 326 Функции регрессии 326 Прогнозирование с помощью инструментов пакета анализа 333 Скользящее среднее 333 Экспоненциальное сглаживание 335 Регрессия 336
10 Решение бизнес-задач в Microsoft Office ЧАСТЬ 3. Рациональное использование данных 339 Глава 15. Знакомство с основами оптимизации 340 Многомерное пространство и многомерные векторы 340 Гиперплоскость 341 Системы линейных неравенств 342 Матрицы 343 Решение системы линейных уравнений 345 Понятия линейного программирования 347 Графическое решение оптимизационных задач 348 Решение задачи симплекс-методом 349 Транспортная задача 351 Динамическое планирование 358 Сетевой график 358 Определение критического пути и расчет резервов времени 359 Глава 16. Решение оптимизационных задач в Excel 364 Построение математических моделей оптимизационных задач .... 364 Оценка экономической эффективности производства 365 Содержательная постановка задачи 368 Формализация задачи 368 Определение типа и принципа решения задачи 369 Установка границ оптимизируемой системы 369 Определение количественных критериев 369 Оптимизация модели с помощью команды Поиск решения 370 Изменение условий оптимизационных задач 377 Изменение ссылки 378 Влияющие и зависимые ячейки 379 Поиск влияющих и зависимых ячеек 380 Удаление стрелок слежения 381 Поиск ошибочных данных и некорректных значений 382 Настройка панели зависимостей 382 Глава 17. Создание итоговых документов в MS Office 390 Создание отчетов в Access 390 Создание наклеек в Access 395 Разработка интерфейса экранных форм 398 Начальная форма 398 Создание электронных документов 402 Панель инструментов Web 406 Создание Web-страниц в MS Word 407 Создание Web-страницы с помощью мастера 408 Создание Web-страницы с помощью шаблона 409 Конвертирование документов MS Office 410 Глава 18. Профессиональный документ в Word 413 Сервисные возможности Word 419 Предметные указатели 420 Оглавление 421 Списки иллюстраций 422
Содержание 11 Закладки 423 Перекрестные ссылки 424 Сноски 425 Примечания 428 Надпись 429 Колонтитулы и номера страниц 430 Правописание 433 Печать в файл 434 Линейная графика 434 Соединительные линии 438 Привязка, выравнивание, распределение и группирование объектов . . . 440 Организация данных в таблицах 441 Использование команды Сервис — Вычислить значение 444 Глава 19. Поля Word 445 Форматы, определяющие регистр букв: 447 Числовые форматы 447 Форматы даты/времени 450 Поля автоматизации документа 452 Поля даты и времени 457 Поля нумерации 458 Поля оглавления и указателей 460 Сведения о документе 463 Сведения о пользователе 465 Связи и ссылки 466 Поля слияния 475 Поля формул 482 Глава 20. Создание документов слияния 484 Конверты 490 Печать наборов наклеек 492 Информационные системы в менеджменте и маркетинге 495 Автоматизация управленческого учета 496 Программы и системы учета 498 Программы начисления зарплаты 501 Системы управления кадрами 501 Автоматизированные системы ведения документации 503 Системы правовой поддержки 504 Системы комплексной автоматизации оперативного учета в торговле. 505 Комплексные системы учета и управления предприятием 507
Благодарности Автор выражает искреннюю благодарность за помощь и содействие в подготовке материалов членам НТТМ Угледарского академического колледжа Донецкой госакадемии управления, руководителю колледжа Ларисе Владимировне Ополевой, заведующему кафедрой математики, информатики и ВТ академии Леониду Ефимовичу Шайхет. Во время подготовки книги автор регулярно знакомил с готовыми главами и примерами специалистов и студентов. Здесь приведены некоторые отзывы. «Предлагаемое учебное пособие, бесспорно, не решит всех проблем. Но, это — интересная попытка сократить пропасть между тем, что мы говорим студентам об информационных технологиях и тем, на каком информационном уровне преподаем экономические и финансовые дисциплины». М.В., преподаватель «Провозился весь вечер с примерами. Наконец понял, что я отвечал на экзамене по теории вероятностей»,. Юрий К., студент «Не знаю, как для новых русских, но для новых молдаван — предлагаемая простота учета и анализа — это то, чего они давно ждали от программистов. Жду второго издания книги с лазерным диском, на котором должны быть примеры, если не на все случаи жизни предпринимателя, то на основные из них». Виталий Руссу, предприниматель «За полтора-два часа сделал по изложенной методике 30 вариантов контрольной для заочников. Появилась мысль о новом компьютере». М.Н., программист «Книга отличается такой простотой, что хочется учиться». Светлана Коваленко, студентка ДонГАУ
Введение Особенностью современной эпохи является глобальный и стремительный переход от индустриального общества к информационному. Основной прирост национального продукта в США в 1999 году был достигнут за счет внедрения информационных технологий без увеличения потребления энергоресурсов и капитальных затрат. Бурно развивается электронная коммерция. Объем электронной торговли в США в 2000 году составил около 50 млрд. долларов. Первые виртуальные магазины появились в России, например, www.posylka.ru. Информация становится важнейшим хозяйственным и производственным ресурсом. Конкурентоспособность продукции на мировом рынке обеспечивается высоким технологическим уровнем производства и эффективным информационно-маркетинговым обеспечением. В развитии информационных коммуникационных технологий США опережают страны Европейского Союза на 10-15 лет. Без развития информационной инфраструктуры и освоения информационных технологий невозможна полноправная интеграция в мировое сообщество. Финансовые ресурсы — это не единственный определяющий фактор прогресса. Индия, например, вышла на первое место в мире по разработке рентабельных видов продукции, а инженеров-программистов в этой стране в 1,5 раза больше, чем в Японии. Основная задача данной книги — познакомить с основами современных информационных технологий предпринимателей, менеджеров, экономистов и других специалистов, деятельность которых связана с бизнесом, организацией производства, планированием, статистикой, учетом кадров, товаров и финансов. Книга не только раскроет перед читателями возможности современных управленческих и информационно-аналитических систем, программ автоматизации деловых процессов, но и научит самостоятельно создавать простые и эффективные приложения, позволяющие решать производственные, финансовые и экономические задачи, осуществлять оперативный анализ, бизнес-планирование и бухгалтерский учет. Весь курс базируется на возможностях программного комплекса Microsoft Office и рассчитан на читателей, знакомых с основными приемами работы с MS Office. При этом MS Office рассматривается как многокомпонентная объектная модель, предполагающая распределение данных между компонентами Office с учетом достоинств каждого из них при многократном использовании данных. Показана возможность конвертирования документов Office в интеллектуальные формы с помощью кодов VBA и SQL Server, связанных с этими документами. В некоторых случаях приводятся ссылки на другие
16 Решение бизнес-задач в Microsoft Office программные продукты, позволяющие дополнить разрабатываемые решения. Книга может стать эффективным учебным пособием для студентов финансово-экономических специальностей, производственного и непроизводственного менеджмента, маркетинга. В ней удачно сочетаются курс информатики высшего учебного заведения с наиболее важными разделами таких дисциплин, как математическая статистика, прогнозирование и макроэкономическое планирование, исследование операций, эконометрика. Показаны возможности использования информационных ресурсов в изучении отдельных разделов математического анализа, теории вероятностей, производственного и финансового менеджмента, организации предпринимательства, маркетинга, финансового и технико-экономического анализа, бухгалтерского учета. Приведенные практические примеры позволят читателю лучше понять наиболее сложные вопросы, рассматриваемые в рамках перечисленных дисциплин, повысить качество их изучения за счет передачи функций рутинных вычислений компьютеру и концентрации внимания учащихся на глубоком осмыслении процессов, практически мгновенном исследовании вариантов. Являясь важнейшим хозяйственным и производственным ресурсом, информационные технологии предъявляют новые требования к процессу образования, который только начинается на студенческой скамье, а продолжается в течение всей трудовой жизни. Цикл информационных дисциплин становится межпредметным звеном всего учебного процесса. Для реализации поставленных задач в книге излагается не только теоретический материал, но и приведены многочисленные практические примеры. Книга призвана научить специалиста: □ выполнять постановку задач, формализацию и алгоритмизацию исходных данных, используя методику структурного программирования; □ решать задачи производственного планирования, оптимизации смесей и раскроя, транспортировки, сетевого планирования; рассчитывать оптимальные величины по нескольким переменным и ограничениям; определять оптимальные капиталовложения, объемы и технологию производства; получать определенные целевые значения в оптимизационных задачах; □ анализировать коммерческую информацию, выполнять оперативный анализ производственно-экономической деятельности, финансового положения компании в целях принятия управленческих и инвестиционных решений, самостоятельно создавать приложения, автоматизирующие финансовые и экономические расчеты; П обрабатывать статистические данные, прогнозировать сезонные и иные явления с применением метода скользящего среднего, функций регрессии и экспоненциального сглаживания, находить значения, приводящие к требуемому результату, прогнозировать цены и спрос,
Введение 17 создавать и оценивать сценарии бизнес-ситуации с несколькими вариантами исходных данных; □ ориентироваться в комплексных системах управления предприятием, организации предпринимательства, анализа маркетинга и финансово-экономической деятельности, принимать осознанные решения по выбору системы управления производством, самостоятельно проектировать и создавать системы поддержки принятых решений и оперативного учета для малого бизнеса. Издание состоит из трех частей, посвященных а) организации массивов данных, б) анализу и прогнозированию в Excel, в) управлению массивами. Отдельные темы, как правило, разбиты на разделы. Чтобы вы могли быстрее сориентироваться в разделах и темах, им присвоены следующие графические обозначения: новые возможности -"Г$Ш& реализация возможностей -¥fMk пР°блемы &ЗйА комментарии Если вы хотите приоткрыть для себя завесу великого искусства информационных технологий, то эта книга для вас!
ЧАСТЬ 1 Организация и обработка массивов данных Термин «массив» широко используется в информатике и в общем случае представляет собой упорядоченный набор данных, но в различных программах трактовка может быть разной. Массив в Access — это набор последовательно индексируемых элементов, имеющих одинаковый внутренний тип данных. Каждый элемент массива имеет определяющий его уникальный номер, который называют индексом. Изменение одного элемента массива не приводит к изменению других элементов. В Excel массив — это объект, используемый для получения нескольких значений в результате вычисления одной формулы или для работы с набором аргументов, расположенных в различных ячейках и сгруппированных по строкам или столбцам. При этом в Excel определены два типа массивов: массивы-диапазоны и массивы констант. Массивом-диапазоном называется набор смежных ячеек, используемых для расчетов по какой-либо формуле; массив констант представляет собой набор неизменяемых данных, используемых в качестве аргументов функций. Массив данных в Excel организуется в виде списка. В MS Office используются понятия базы данных и списка данных. Иногда они так переплетаются, что трудно понять, о чем идет речь. База данных — это набор данных, связанный с определенным объектом или темой, в котором сведения об отдельных объектах распределены по таблицам, записям и полям. Средства управления базами данных, такие как MS FoxPro, MS Access, SQL Server и др. позволяют хранить большие объемы данных, упорядочивать их и осуществлять отбор. Списки данных — это созданные в Word или Excel однотабличные базы данных относительно небольшого объема. Чтобы не вносить путаницы, фирма Microsoft для наборов данных, создаваемых в Word или Excel, ввела понятие списка данных, чем, как водится, сама же все и запутала. Итак, договоримся, что список данных — это частный вид базы данных, созданный или импортированный в Word или Excel. По аналогии с классификацией, принятой в биологии, по отношению к списку вполне уместно
20 Часть 1. Организация и обработка массивов данных использование термина «база данных» как родового понятия, и «списка данных» как видового понятия. И еще несколько терминов, связанных с базами данных. Как только данные опубликованы или переданы.кому-либо, их начинают называть информацией. Поэтому было введено понятие «информационных баз», которые часто называют также «информационными массивами», а еще красивее — «базами знаний». MS Office — великолепное средство для создания и обработки массивов данных, математических вычислений, решения задач линейного программирования, статистического анализа, прогнозирования, а также разработки простых, доступных, легко модифицируемых информационных и управленческих систем. MS Office — это единый программный комплекс, состоящий из набора основных и вспомогательных компонентов. Компоненты Office интегрированы и хорошо дополняют друг друга. Каждый компонент, в принципе, может работать самостоятельно. Однако их полноценное использование возможно только в комплексе, где каждый из них решает свою основную задачу: П система управления базами данных Access накапливает и систематизирует данные; □ электронный процессор Excel выполняет всесторонний анализ, прогнозирование и оптимизацию данных, осуществляет автоматический сбор информации; . □ текстовый процессор ;Word дозволяет готовить электронные документы, разрабатывать отчеты на основе данных Access и Excel, создавать документы слияния, выполнять математические и финансовые расчеты; □ программа-органайзер, Outlook Express обрабатывает электронную почту, делает ее доступной для. остальных модулей Office, а также выполняет функцию .планировщика заданий; П компонент для создания подшивок MS Binder позволяет хранить в одном файле Web-страницы, текстовые документы Word, электронные таблицы Excel, презентации PowerPoint; О редактор презентаций PowerPoint позволяет создавать анимирован- ные электронные презентации, слайды и печатные документы; □ комплекс надстроек ,и драйверов — обеспечивает выполнение сложных расчетов и обмен информацией между компонентами комплекса. Если эти элементы не инсталлированы, то ваш Excel немногим отличается от игры «Морской бой», a Word — лишь слегка осовремененный вариант пишущей машинки «Ремингтон».
Глава 1. Индивидуальная настройка MS Office 21 Глава 1. Индивидуальная настройка MS Office Если ваш компьютер действительно персональный, его можно настроить в соответствии с вашими психофизическими особенностями. Но если на вашем компьютере работает еще кто-то, и перемещенная вами кнопка повергнет его в шок и оцепенение, вам лучше не читать этот раздел. Для остальных продолжим. Изменение параметров запуска № Microsoft Word Видели ли вы компьютер, который загружался бы без нового документа в шаблоне Normal? С другой стороны, видели ли вы пользователя, который создавал бы свои документы строго в шаблоне Normal? Я не видел. Одна из основных причин парадокса заключается в том, что шаблон ориентирован на традиционное английское письмо. В наших документах, в отличие от шаблона Normal: П не так часто используется шрифт Courier; □ выравнивание строк, как правило, осуществляется не по левому краю, а по ширине страницы; □ заголовки традиционно выравниваются по центру; □ используются переносы в словах. Как же поступает наш пользователь с шаблоном Normal? Он обычно загружает Word с указанным шаблоном, а затем, в меру своей квалификации, применяет один из следующих методов: □ дилетант меняет параметры страницы, элементы форматирования и начинает печатать; □ пользователь поопытнее загружает документ, похожий на тот, который нужно создать, и переделывает его; □ еще более опытные закрывают шаблон Normal и создают документ с помощью нужного шаблона. Между тем, достаточно обратиться к справочной системе, чтобы увидеть, что Word допускает следующие варианты загрузки: /п — без открытия документа; /t пробел имя_документпа — с открытием документа в виде шаблона; /I имя_надстройки — с загрузкой определенной надстройки Word; /т — для предотвращения запуска макроса AutoExec; /т имя_макроса — с выполнением определенного макроса при запуске Word и предотвращением запуска макроса AutoExec; /а — без надстроек и общих шаблонов; ключ также предотвращает чтение или изменение определенных файлов. Чтобы установить параметры загрузки: □ на рабочем столе (или в окне Настройки меню, в зависимости от того, каким способом вы запускаете Word) щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке Word и выполните команду Свойства \ Ярлык;
22 Часть 1. Организация и обработка массивов данных О в поле Объект к полному пути к файлу WINWORD.EXE добавьте выбранный ключ запуска. Таким образом, вы можете запустить Word с открытым документом, с загрузкой определенной надстройки или без открытия документа. Если некоторые из ключей откажутся работать в вашем компьютере — не расстраивайтесь, вы не одиноки. Утешьтесь тем, что ключ /п, как правило, работает, и ваш Word всегда будет загружаться с чистым экраном. Чтобы закрыть последнюю лазейку для шаблона Normal, удалите со стандартной панели инструментов кнопку Создать и установите вместо нее кнопку Создать с многоточием. Если щелкнуть по кнопке Создать с многоточием, Word выведет значки доступных шаблонов, предлагая выбрать подходящий. Кнопка Создать без многоточия, не спрашивая вас, загружает чистый документ с шаблоном Normal. 2£ Microsoft Excel Excel может запускаться в различных вариантах: □ с загрузкой пользовательской программы; О с открытой новой книгой; □ без открытия документа. Какой вариант предпочтительнее? Все зависит от характера выполняемой работы. Если вы только тем и занимаетесь, что создаете новые книги, оставьте установленный по умолчанию вывод новой книги при каждом запуске Excel. Если вам чаще приходится работать с ранее созданными приложениями, и каждый раз вы вынуждены закрывать новую книгу прежде, чем открыть свое приложение, измените параметры запуска Excel. Прежде всего: О на рабочем столе (или в окне Настройки меню) щелкните правой кнопкой на значке Excel; □ выберите в контекстном меню Свойства; □ в диалоговом окне Свойства: Excel перейдите на вкладку Ярлык; □ в поле Объект введите пробел после пути к программе Microsoft Excel, а затем автозагрузочный ключ: Рис. 1.1 Фрагмент диалогового окна Свойства: Excel > Л&у Excel Тип объекта: Папка: Объект: Рабочий каталог: Быстрый вызов: 0_кно: Приложение Office Jm Files4Mictosoft Office\Office\EXCEL.EXE" ("CAProgram Files\Microsofl OfficeVOffice" JHer ] Стандартный размер окна JJ
Глава 1. Индивидуальная настройка MS Office 23 /е —. запускает -Excel' без открытия новой книги; /г «Путъ\Имя файла» — открывает рабочую книгу только для чтения; /р «П-утъ\Имя папки» — устанавливает рабочую папку, в которой Excel будет создавать документы. Последний пункт нуждается в комментарии. Дело в том, что по умолчанию Excel сохраняет документы в папках Мой компьютер или Личная, куда со временем набивается уйма документов, созданных с помощью различных компонентов Office. Гораздо удобнее иметь отдельную папку для приложений Excel, и это позволяет сделать ключ /р. Задать рабочую папку вы можете и в диалоговом окне Сервис | Параметры... | Общие, указав новое значение в поле Рабочий каталог. Рис. 1.2 Фрагмент вкладки Общие диалогового окна Параметры Стандартный шрифт: Рабочий каталог: Каталог автозагрузки: Имя пользователя: jArial Cyr |0:\Наука\Буквари\Огг'|се\Воок Г ]Символоков Л.В. _-] Размер; |ш d Если вы постоянно работаете с одной программой, вы можете задать ее автоматическую загрузку при запуске Excel, указав в поле Каталог автозагрузки путь к этой программе. Если в указанной папке содержится несколько рабочих книг, все они будут загружены автоматически. £\ Microsoft Access Чтобы загрузить созданную в Access прикладную программу прямо с рабочего стола: □ щелкните правой кнопкой на значке Access; □ выберитев контекстном меню Свойства; П в диалоговом окне Свойства перейдите на вкладку Ярлык; □ в поле Объект введите, пробел после пути к программе Microsoft Access, а затем путь к прикладной программе. Полный путь задается в командной строке, если файл не находится в рабочем каталоге, указанном на вкладке Сервис \ Параметры. \ Общие. Если имя файла содержит пробелы, оно вводится в кавычках. Интерфейс начальной экранной формы, предназначенной для распространения, задается в окне Сервис \ Параметры запуска. Вместе с Access поставляются надстройки, которые устанавливаются командой Сервис \ Надстройки | Диспетчер надстроек. Надстройки под- ; разделяются на категории: П Мастера — набор мастеров для создания различных объектов баз данных на основе введенных пользователем ответов на вопросы; □ Дополнительные мастера — набор мастеров для выполнения более сложных задач, включая разделение импортированной электронной таблицы на связанные таблицы базы данных, разделение исходной базы данных на приложения интерфейса и данных;
24 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Рис. 1.3 Фрагмент диалогового окна Свойства: MS Access Рис. 1.4- Дйалоговое окно Параметры зацуска Свойства: MS Access :ЖЗ Общие I Ярлык & MS Access Тип объекта: Папка: Объект: Рабочий каталог: быстрый вызов: Окно: Приложение Office [Microsoft 6ffceV0ffice\MSACCE5S.EXE" i (Нет ] Стандартный размер окна _J Лайти объект... I Изменить значок... I OK J Отмена I ... Л-' | I ^Паяный набор меню Ас'се: об/меннэ- □ Мастера импЬрта/экспорта — набор мастеров для импорта/экспорта файлов данных, включая текстовые файлы, внешние базы данных, электронные таблицы и файлы HTML. Настройка компонентов Microsoft Office Набирать текст удобнее всего в оптимально организованном полноэкранном рёжйке. Оптимальность организации в данном случае заключается в обеспечении основных возможностей редактирования при минимальном наборе инструментов. Для настройки режима: □ выполните команду Bud \ Во весь экран; П перетащите на появившуюся отдельную панель инструментов Во весь экран необходимые в работе элементы управления;
Организация и обработка массивов данных 25 □ добавьте на панель: • подменю Список, позволяющее быстро переключаться между редактируемыми файлами; • кнопку переключения в режим разметки страницы; □ в целях экономии рабочего пространства: • удалите остальные панели управления с экрана; • наложите отдельную панель инструментов Во весь экран на выпадающую сверху строку меню. Например, в моем компьютере все элементы управления поместились на одной панели, за которой спрятано главное меню. Работа с панелью инструментов имеет лишь одну .особенность: если поместить указатель на верхнюю кромку панели, вместо нее выводится главное меню. Возможно, вам покажется удобнее вызывать меню клавишей Alt. Рис. 1.5 Пользовательская панель инструментов Word запоминает вид окна и в следующий раз входит в полноэкранный режим с установленными вами кнопками и линейками. На панель^ Во весь агсран ,в режиме настройки можно добавить кнопку Сервис - вычислить Значение из категории Сервис, которая позволяет выполнять арифметические действия, возведение в степень и вычисление процентов в строках, столбцах и даже в разных абзацах. Например, непосредственно в тексте вы можете набрать: 11Г22/33333*44+555-666*777% Чтобы вычислить значение по этой формуле, нужно: □ выделись- Математическое выражение; О выполнить команду Сервис - вычислить значение; □ установись курсор в нужное место текста и щелкнуть на кнопке Вставить. Если это сделать в конце вышеупомянутой формулы, то получится следующее (знак, равенства набран был заранее введен вручную): 11Г22/33333*44+555-666*777% = = 1311244886212600000000000000000000000000000 Для быстрого вызова часто исдользуемых файлов дополните меню или панель инртрументов раскрывающимся меню Список. Для этого: □ в режиме настройки в списке Категории выберите Встроенные меню; П перетащите меню Список на панель инструментов или в меню Файл.
2£ Часть 1. Организация и обработка массивов данных Чтобы включить файл в список: □< -откройте его; □ щелкните на кнопке Список | Включить в список. Чтобы удалить файл из списка: □ одновременно нажмите клавиши Ctrl, Alt и дефис (минус); □ когда указатель мыши примет вид жирного минуса, щелкните на удаляемом из списка файле. Если вам часто приходится переключаться между окнами, поместите на панеЛь инструментов меню WindowList. Для этого в режиме настройки перетащите указанное меню из категории Команды \ Все команды. Если вы регулярно работаете с .большим количеством файлов, есть смысл поместить на панель инструментов кнопки Сохранить все и Закрыть все. На этой же-панели можно разместить настраиваемые меню, выполнив команду Сервис | Настройка \ Панели инструментов \ Контекстное меню. Быстрее сохранять документы, дописывая в файлы только изменения, позволяет установка параметра Сервис | Параметры | Сохранение | Разрешить быстрое сохранение. Однако при быстром сохранении файл занимает больше места на диске. Поэтому завершенные файлы лучше еще раз сохранить при отключенном параметре быстрого сохранения. Excel позволяет зафиксировать индивидуальную настройку панели в от- деладай»!' файле. Даже в. том случае, когда компьютером пользуются не- ско^иьва операторов, вы всегда можете использовать собственную настройку. Для этого: □ настроив панель, выйдите из Excel. Ваша настройка автоматически сохранится в файле Windows\Application Date\Microsoft\Excel\Ex- cel.xlb; □ переименуйте файл EXCEL.XLB1, присвоив ему, например собственное имя ВАСЯ.ХЬВ; □ запустите Excel — он создаст новый файл EXCEL.XLB и откроется в стандартной конфигурации; СГ-дЛя-'а&тивизации собственной панели используйте команду Файл \ Открыть; П в поле Тип файлов выберите Панели инструментов; □ введите имя файла | ОК. Очень удобно сохранять пользовательские панели в шаблоне. Как только возникнет необходимость создать новый документ с использованием 1 Файлы с расширением .XLB появляются только в тех случаях, когда пользователи сами создают новые панели инструментов (Сервис J Настройка | Панели инструментов | Создать, см. ниже). Причем, в зависимости от операционной системы, они могут называться по-разному и располагаться в разных папках. Например, в моем компьютере (Windows NT) файл АДМИНИСТРАТОР8.ХЬВ был создан в папке C:\WINNT. — Прим. ред.
Глава 1. Индивидуальная настройка MS Office 27 Pmc.1.S Фрагмент диалогового окна Открыть файл Найти файлы, отвечающие условия! Имя файла: Вася.хйэ Тип файлов: Панели инструментов 3 данного шаблона, на экране появятся все необходимые панели инструментов. Для закрепления индивидуальной настройки за рабочей книгой: □ выполните команду Сервис \ Настройка \ Панели инструментов | Вложить; □ в диалоговом окне скопируйте текущие панели пользователя в активную книгу. Пане [фиге Панели книги;- Т! Рис. 1.7 Диалоговое-окно Управление панелями инструментов Чтобы восстановить параметры по умолчанию для книг в папке Program Files | Microsoft Office [ Office | XLStart удалите файл Book.xlt,, а для листов — файл Sheet.xlt. Создание меню, панелей инструментов, кнопок В модулях Office создано так много панелей инструментов и еще больше кнопок, что уместен вопрос, зачем создавать еще. Именно потому, что создано много. Гораздо удобнее, когда в приложении, с которым вы ежедневно работаете, выводятся только те команды и только те кнопки, которые нужны в работе. Работу вашего приложения может значительно упростить специально созданная для него панель инструментов. На этой панели вы можете расположить кнопки и меню, вызывающие различные представления документа, переходы к именованным диапазонам и т.п., вплоть до запуска выбранного вами видеоклипа. Рис. 1.8 Пользовательская панель инструментов Для создания новой панели инструментов: □ кыполнитге-команду Сервис | Настройка; □ в диалоговом окне Настройка перейдите на вкладку Панели инструментов и щелкните на кнопке Создать; □ в диалоговом окне Создание панели инструментов введите название новой панели | ОК.
28 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Рис. 1.9 Вкладка Панели инструментов диалогового окна Настройка ИШоИ Панели инструментов j команды | Параметры Пздрли инструиднтов: 1 Базы данных Г" Рисование Г" Формы Г* Visual Basic Г" Microsoft V Автотекст Г Web Г" WordArt Г" Настройка объема Г* Настройка тени I»? ;Йастройка изображения Г" Рецензирование Г" Элементы управления Р Строка меню $? Контекстные меню Клавиатура... |j Закрыть j Рис. 1.10 Диалоговое окно Создание панели инструментов Панель инструментов: {Анализ успеваемости Сделать доступной для: (Office dot " | OK ШтЩщда^ V ■■*"*■' ' j Отмена j На созданную вами панель вы можете поместить: □ любую стандартную кнопку; □ кнопку, которая будет инициировать записанный вами макрос; □ встроенные меню; □ пользовательские меню; □ другие элементы управления. Чтобы поместить на панель инструментов любой из перечисленных элементов: □ в режиме настройки перейдите на вкладку Команды; □ найдите в списках Категории, а затем Команды нужный элемент; Рис. 1.11 Вкладка Команды диалогового окна Настройка Панели инструментов Категории: ■ Команды | Параметры | Команды: Файл Правка Вид Вставка Формат Сервис Таблица Web Окна и справка Рисование * -J zi Выделенная команда: Описание £Р По маршруту,.. ^3 Папка Exchange... %j> Факс... @§J Отправить в Microsoft PowerPoint Ч§) Версии.,. t Свойства А 1 1-1 Изменить выделенный объект т С?1 Сохранить в: iNormal.dot Клавиатура,, | Закрыть |
Организация и обработка массивов данных 29 П при помощи мыши перетащите выбранный элемент на созданную вами панель; □ если ни один из предлагаемых Excel элементов вас не удовлетворяет, в категории Макросы выберите и перетащите на свою панель настраиваемую кнопку или команду меню; Рис. 1.12 Элементы управления категории Макросы Настраиваемая команда меню @ Настраиваемая кнопка □ щелкните правой кнопкой мыши на перенесенном элементе управления, и с помощью контекстного меню определите его свойства. Рис. 1.13 Контекстное меню элемента управления (кнопки) CSpoc Удалить Мма*. Мастер диаграмм копировать значок на кнопка Вставить значок для кнопки 0осстэноЕить значок на кнопки изменить значок на кнояке... 8 ыбрать значок для кнопки ■ s/ ГДснОБМОЙ СТИЛЬ Холько текст {всегда! Т опько текст [в меню) Значок и текст ■*' Начать £рэппу Назначив макрос.. В этом меню: Сброс — отменяет изменение, пока оно не сохранено; Удалить — удаляет кнопку; Имя — дает возможность присвоить кнопке новое имя, которое будет появляться во всплывающей подсказке. Подгруппа команд Значок позволяет: □ скопировать значок на кнопке; П поместить на кнопку изображение из буфера обмена; □ восстановить стандартный значок; □ изменить значок с помощью графического редактора кнопок; □ выбрать значок из предлагаемого набора. Подгруппа команд Стиль дает возможность вывести кнопку: □ в виде значка (основной стиль); □ в виде текста; П в виде значка и текста. Начать группу — позволяет поместить на панель инструментов или в меню разделитель в виде вертикальной или горизонтальной черты. С помощью таких разделителей кнопки на панели или команды в меню объединяются в группы элементов по тому или иному признаку. Вставить такой
30 Часть 1. Организация и обработка массивов данных разделитель можно и с помощью мыши, перетащив в режиме настройки значок на половину позиции вправо или влево, не перескакивая через следующую кнопку. (Точка вставки разделителя при этом не всегда отображается на экране, поэтому, возможно, с первого раза у вас ничего не получится). Для удаления разделителя достаточно перетащить следующий за ним значок на полпозиции влево или вверх (т.е. непосредственно за разделитель). Назначить макрос — выводит одноименное диалоговое окно, в котором вы можете выбрать или создать новый макрос. Эта команда доступна при создании кнопок в Excel. Используя контекстное меню, прежде всего, определите стиль элемента управления. Вы можете выводить элемент управления в виде: П текста; П значка и текста; □ значка (основной стиль). Если вы намерены выводить текст, задайте его в поле Имя. Для кнопки выберите, скопируйте или создайте новый значок, используя команды подгруппы Значок. Команда Копировать значок на кнопке позволяет скопировать значок с любой выведенной на экран кнопки. Вы можете загрузить, например PowerPoint, скопировать значок, а затем, возвратившись в Excel, поместить его на свою кнопку командой Вставить значок для кнопки. Рис. 1.14 Стандартные значки для кнопок, выводимые по команде Выбрать значок шшшш ■:ШшШ. :-°ш Ш ш Щ: Ш: ш т № т й: ш Ц; ■Ш ;Отг! щ ■4Ш &'i ш шшш. то. Шу-^:: iirtg- щ$ # ■Щ§':. 'Ж: #■'.. Команда Выбрать значок для кнопки выводит меню стандартных значков, из которых вы можете выбрать понравившийся для размещения на панели или в качестве основы для создания собственной кнопки. Эффектны, хотя не всегда эффективны кнопки с нестандартными рисунками. Рисунки на приведенной панели инструментов Настраиваемая 1 скопированы с помощью буфера обмена из библиотеки FrontPage. Рис. 1.15 Панель инструментов с нестандартными рисунками ишшай
Глава 1. Индивидуальная настройка MS Office 31 Чтобы создать такую панель: О с помощью команды Вставка \ Рисунок поместите подходящие рисунки непосредственно в текущий документ (позже вы их удалите); □ скопируйте первый рисунок в буфер обмена; П перейдите в режим настройки; О щелкните правой кнопкой мыши по оформляемой вами кнопке и выберите в контекстном меню команду Вставить значок для кнопки; О если вас не устраивает размер рисунка на кнопке, возвратитесь на рабочий лист, измените размеры рисунка и вновь скопируйте его на кнопку; О подобрав необходимый размер рисунка, установите такие же размеры для других рисунков на листе, а затем скопируйте их на кнопки. Чтобы скопировать рисунок с другой кнопки: П в режиме настройки выполните правый щелчок по понравившейся кнопке; □ в контекстном меню выберите Копировать значок на кнопке; □ выполните правый щелчок на создаваемой кнопке; □ выберите в контекстном меню Вставить значок для кнопки. Для создания собственной кнопки на основе имеющейся или «с нуля», выполните команду Изменить значок на кнопке и измените рисунок с помощью редактора кнопок. Рис. 1.16 Редактор кнопок Редактор кнопок- Рисунок Перемещение", «ТЛИ ' ■Цвета - 3q:iiiii""I3C Г Г iE,si: I; И 1.11*.. 1! 1 rT'TtHr— пив мни Удалить; j Просмотр - во Отмена | Очистить I С помощью мыши кнопку можно удалить или переместить при нажатой клавише Alt или скопировать ее, удерживая Ctrl+Alt. Для этого не нужно переходить в режим настройки. И, наконец, последняя, пожалуй, самая важная команда — Назначить макрос. Прежде, чем воспользоваться командой, нужно создать этот самый макрос, выполнив команду Сервис \ Макрос | Начать запись.
32 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Рис. 1.17 Диалоговое окно Запись макроса Запись макроса Имя макроса: {Очистить Сочетание ^павиш: Сохранить в: Ctrl+|cT~ Олисание: {Макрос записан 18,1 Личная книга макросов.,. Нова?3 книга В диалоговом окне Запись макроса: □ введите имя макроса; □ в поле Сочетание клавиш, при желании, можно ввести комбинацию «горячих клавиш» для вызова макроса; □ в поле Сохранить в... укажите место хранения макроса; если вы хотите, чтобы макрос был доступен в любом из ваших приложений, сохраните его в личной книге макросов. После щелчка на кнопке ОК на экране появляется панель инструментов Остановка записи, на которой находятся 2 кнопки: в Excel — это Остановить запись и Относительная ссылка, в Word — Остановить запись и Пауза. Рис. 1.18 ■ "• Кнопки панели инструментов Остановка записи: вверху — в Excel, внизу — в Word ■ Техника записи макроса заключается в том, что вы просто выполняете последовательность команд, которые вы хотите поручить макросу, и, закончив ее, щелкаете по кнопке Остановка записи. e*Jfi Создадим кнопку, позволяющую полностью очищать выделенный диапазон ра- чг' бочего листа Excel. 1. Запишем макрос Очистить, для чего: □ выполним команду Сервис \ Макрос \ Начать запись; П в диалоговом окне Запись макроса введем имя и характеристики макроса, «горячие клавиши» для его выполнения; Рис. 1.19 Диалоговое окно Запись макроса Запись макроса урю макроса: ша Ючистить Сочетание клавиш: Сохранить gj Ctrl+j [Личная книга макросов __ ,.; *j Описание: ]Макрос записан 01,05.01 (Симболоков Л.В.) □ введем последовательность выполняемых команд Правка \ Очистить | Все; П щелкнем по кнопке Остановить запись.
Глава 1. Индивидуальная настройка MS Office 33 2. Создадим кнопку, щелчок на которой позволит очищать выделенный диапазон: □ выполним команду Сервис \ Настройка; Рис. 1.20 Фрагмент диалогового окна Настройка Категории! Окна и справка _£ Рисование Автофигуры . Диаграмма Web Формы Элементы управления Макросы I Коцанды: Настраиваемая команда меню © Настраиваемая кнопка □ с помощью мыши перетащим на панель инструментов Настраиваемую кнопку; П в контекстном меню созданной кнопки щелкнем на элементе Выбрать значок для кнопки; О в меню стандартных значков выберем подходящий значок. 3. Назначим макрос: □ щелкнем левой кнопкой мыши по созданной кнопке и в диалоговом окне Назначить макрос введем имя макроса | ОК; Рис. 1.21 Фрагмент диалогового окна Назначить макрос Имвиакрое»: jpERSONAL.XLSIOHUCTHTb Макрос2 PERSONAL Я.5 (ОЧИСТИТЬ ~яЗ - J По умолчанию макрос записывается с абсолютной ссылкой. Такой макрос обрабатывает одни и те же ячейки. Если нужно перемещать данные или элементы формата в другие ячейки, на панели инструментов Остановка записи щелкните по кнопке Относительная ссылка. Макросы можно назначать не только кнопкам на панели инструментов. Макрос можно закрепить за: П комбинацией клавиш; □ командой пользовательского меню; □ графическим объектом на рабочем листе; □ элементом управления на рабочем листе. Office позволяет модифицировать не только меню созданных вами приложений, но и меню любого из компонентов Office. Вы можете: □ копировать или перемещать меню или команды меню точно так же, как вы поступали с кнопками; □ преобразовывать меню в подменю, перетаскивая при нажатой клавише Alt одно меню в другое; О преобразовывать команды меню в кнопки, перемещая при нажатой клавише Alt пункты меню на панель инструментов. Преобразованная в кнопку команда меню может выводиться на панели инструментов с текстом, рисунком или одновременно с текстом и рисунком. Чтобы выбрать вид представления, в режиме настройки выполните
34 Часть 1. Организация и обработка массивов данных правый щелчок на созданной кнопке и выберите соответствующий пункт в контекстном меню. Если программой не предусмотрен значок для данной команды, выберите его из библиотеки, которая вызывается командой контекстного меню Выбрать значок для кнопки, или скопируйте из любой программы. Вы можете, например, перетащить все меню Word в одно меню Файл, а затем поместить его на одну из панелей инструментов и вывести название в виде одной известной только вам буквы. Но лучше этого не делать, чтобы потом не восстанавливать меню. Глава 2. Организация рабочего документа, книги, приложения Uf Microsoft Word Текстовый процессор Word способен решать такие задачи, как: □ создание комплексных отчетов с использованием внешних данных; □ разработка и публикация электронных документов в глобальной и локальных сетях; □ отбор данных из внешних источников и подготовка документов слияния; □ выполнение вычислений, обработка расчетно-финансовой документации без теневой фиксации в базах данных; □ превращение компьютера в аналог пишущей машинки с улучшенным качеством печати. Организация документа в Word определяется типом создаваемого документа. Очевидно, что к списку слияния предъявляются совершенно иные требования, чем к домашней странице Web. В первой части книги мы остановимся на создании списков данных и списков слияния. В третьей части рассмотрим остальные возможности. В основе любого документа Word лежит шаблон. Если кто-то говорит, что он не использует шаблонов, работая в Word, то это — либо лжец, либо профан. Вы уже знаете, что по умолчанию Word создает новый документ, используя шаблон Normal. Если вы изменили границы или выравнивание строки или цвет заголовка, вы уже используете свой собственный шаблон. Умный человек сохранит собственный шаблон, и ему не нужно будет начинать создание следующего документа с установки границ. Предположим, вам нужно подготовить вызовы на сессию для 5 групп студентов. Если вы постоянно работаете в Word и сохраняете шаблоны основных документов, вы очень быстро и качественно создадите 100-150 вызовов. Достаточно задать создание нового документа на основе шаблона Вызов на сессию и на экране появится бланк вызова. Введите дату прибытия студента на сессию и задайте слияние документа со списком данных.
Глава 2. Организация рабочего документа, книги, приложения 35 Вставьте в принтер 150 листов бумаги и идите пить кофе. Word сам найдет фамилии студентов, проверит, кто из них допущен к сессии, найдет домашние адреса, сгенерирует и отправит на печать индивидуальный документ для каждого студента. Вторым элементом, на котором базируется работа Word, являются поля. Они позволяют автоматизировать создание документов, нумерацию страниц, рисунков, таблиц, получение и обработку внешних данных. Третий элемент, положенный в основу Word — сетевая адаптация создаваемых документов. Речь идет не только о документах, которые специально создаются в Word для размещения в World Wide Web. В любом текстовом документе, если установлен параметр Сервис | Автозамена | Автоформат при вводе \ Заменять при вводе адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками, любой корректный сетевой адрес автоматически преобразуется в гиперссылку, и вы получаете возможность сразу же перейти по этому адресу. Сделать вашу работу в Word более удобной и эффективной помогут также пользовательские меню и панели управления, вычислительные, графические и сервисные возможности. Поскольку эти возможности специфичны для различных типов документов Word, более подробно на сервисных возможностях мы остановимся при рассмотрении соответствующих типов документов. 2g Microsoft Excel Из начального курса вам известно, что документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга первоначально состоит из 3 листов. В любое время вы можете добавить необходимое количество листов. Эффективность обработки данных во многом зависит от организации рабочих книг и листов. Excel позволяет сделать вашу работу более удобной и эффективной за счет использования: □ листов с одинаковой структурой; □ именованных диапазонов; □ рабочих областей; □ представлений; О пользовательских панелей управления; П примечаний; □ гиперссылок; О защиты файлов от повреждений. Листы с одинаковой структурой Если листы книги имеют одинаковую структуру, можно использовать трехмерные формулы, например = СУММ (январь:декабрь!С10). Из этого следует, что если вы создали книгу из 13 однотипных листов, и поместили на один из них годовой отчет, а на остальные 12 листов — ежемесячные отчеты, вы существенно можете упростить ввод и обработку данных. Допустим, в ячейку СЮ в каждом ежемесячном отчете помещены данные о прибыли фирмы, а на листе с ежегодным отчетом — приведенная
36 Часть 1. Организация и обработка массивов данных выше формула. Тогда в итоговом отчете будет автоматически подсчитан итог с начала года. Трехмерную формулу можно ввести с помощью клавиатуры, а можно использовать мышь. Для этого: О введите оператор =; □ наберите формулу; П щелкните мышью по первому листу; П удерживая клавишу Shift, щелкните мышью по последнему листу; □ щелкните по нужной ячейке на одном из листов или выделите соответствующий диапазон. Если листы книги имеют одинаковую структуру, вы можете одновременно заполнять любое количество таких листов. Для этого выделите нужные листы и введите данные в один из них. Введенные данные появятся сразу во всех листах. По окончании работы зачастую выясняется, что в самом начале было забыто что-то важное. Допустим, в нашем примере нужны еще ежеквартальные отчеты. Исправим ошибку: □ добавим 4 листа; □ выделим ярлыки одного из рабочих листов и 4 вновь созданных; □ вызовем контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши по одному из выделенных ярлыков; □ выполним команду Правка \ Заполнить | По листам; □ переименуем вновь созданные листы. Вы можете поступить аналогично, если вы создали и заполнили один лист, а затем решили, что остальные листы книги будут выглядеть подобно ему. А если нет ни одного заполненного листа, вы можете, предварительно выделив ярлыки, вводить данные во все необходимые листы одновременно. Итак, первая рекомендация: при малейшей возможности используйте листы с одинаковой структурой. Вторая рекомендация: присваивайте листам максимально содержательные названия, чтобы потом не гадать, что на них находится. Естественно, такие названия требуют больше места. Можно частично решить эту проблему с помощью маркера, расположенного слева от полосы прокрутки, который позволяет делить пространство между ярлыками листов и полосой. Если этого недостаточно, вместо ярлыков пользуйтесь для переходов полным списком листов, который выводится на экран щелчком правой кнопки мыши на кнопках смены листов. РИС" 2"1 N 14 I ► i И\ Лист! X ЛмстБ А Кнопки смены листов Именованные диапазоны Чтобы присвоить имя диапазону: □ выделите его; □ введите имя диапазона в окне Имя; П нажмите клавишу Enter.
Глава 2. Организация рабочего документа, книги, приложения 37 Для перехода к именованному диапазону: □ щелкнув по стрелке в окне Имя, разверните список имен; □ щелкните на имени нужного диапазона — и он будет выделен на экране. Рис. 2.2 Выбор именованного диапазона А1 Март Февраль Январь Если рабочий лист отображен в масштабе, меньшем, чем 40%, именованные диапазоны выводятся вместе с их именами, что также удобно с точки зрения перемещения между ними. Рис. 2.3 Вид именованных диапазонов в масштабе до 40% jfc 1 1 _L_J_'±-i.. L ft. f^Q .? •* ..I..I.M.I *b - Ш :■ ■i _ .> ■■ ■' Ш « i | i ; i u 0 i CO» :t_£ : Ph. ■ L 1 Ь ь 1. 4 1 "1 -1 41 41 44 44 * 1 " 1 44 44 44 ■1 гсдадд^*-. "1 • ^Зг г :?СЙ к Если вам нужно быстро переместиться к границе диапазона: □ укажите на контур активной ячейки с соответствующей стороны; □ когда указатель примет вид стрелки, выполните двойной щелчок. Рабочие области Если данные, с которыми вы работаете, расположены в нескольких файлах, вы можете сохранить данные в файле рабочей области с расширением .XLW. Файл рабочей области не содержит самих книг, поэтому книги нужно сохранять отдельно. При открытии файла рабочей области все книги входящие в эту область открываются с сохраненными параметрами окон и другими настройками. Чтобы сохранить данные в файле рабочей области: □ откройте все книги и разместите их так, как вам удобно; О выполните команду Файл \ Сохранить рабочую область; О в окне Имя файла введите имя файла рабочей области. Если создаваемое вами приложение, будет постоянно использоваться в работе, сохраните файл рабочей области в папке XLStart. При запуске Excel будет открываться с загруженным приложением. Значок фай- щ~ лов рабочих областей показан на рисунке справа. Щр Представления Excel позволяет сохранить в одном файле несколько представлений одного и того же документа. Представление — это совокупность параметров отображения листа, которой можно присвоить имя. В литературе по Excel
38 Часть 1. Организация и обработка массивов данных вместо термина Представление часто используется термин Вид, а программа, работающая с представлениями, называется Диспетчером видов. Для вызова окна Представления выполните команду Вид | Представления. Рис. 2.4 Диалоговое окно Представления Представления Представления: ФН.§.Л.^У.Ж й,нДШ.?..М.§Ш.е.1ИНГА.Дл.я..£ёёя.... ШМ 13 [ Прщеиить I Закрыть! Доварить,.. I Удалил» 1 Чтобы создать представление: □ щелкните по кнопке Добавить; О введите имя представления; □ задайте необходимые параметры. Рис. 2.5 Фрагмент диалогового окна Добавление представления Добавление представления -*» ИМЯ! , | !Р параметры печати '■ f? скрытые строки, столбцы и параметрь гтШШшшШ фильтра IPS -SffiT? f xl 1 ок Г OTMi-11 | !' Для вывода на экран одного из имеющихся представлений, в диалоговом окне Представления выделите его имя и щелкните по кнопке Применить. Примечания Чтобы добавить примечание к ячейке: □ укажите ячейку; D выполните команду Вставка \ Примечание; □ введите текст и щелкните мышью вне области примечания. Для изменения внешнего вида примечания: □ выберите в контекстном меню примечания команду Отобразить примечание; □ с помощью команды Формат примечания и панели рисования измените шрифт, заливку, размеры границ, установите защиту, добавьте тени, объем и т.п.; П в контекстном меню примечания выберите команду Скрыть примечание.
Глава 2. Организация рабочего документа, книги, приложения 39 Закрепление названий строк и столбцов Работать с большими списками гораздо удобнее, когда при прокручивании списка строка и столбец заголовка остаются на месте, и вы ясно видите какие данные отражены в той или иной строке, в том или ином столбце. Предположим, что заголовки вашего списка расположены в строке 1 и в столбце А. Тогда для закрепления строки заголовков нужно установить курсор в ячейке А2 и выполнить команду Окно | Закрепить области. Чтобы закрепить столбец заголовков, установите курсор в ячейку В1 и выполните ту же команду. Чтобы закрепить одновременно и строку и столбец заголовков, установите курсор в ячейку В2 и вновь выполните ту же команду. Для отмены закрепления выполните команду Окно \ Снять закрепление областей. Создание гиперссылок Работая в Excel, вы можете непосредственно с рабочего листа обратиться к любому документу Office, ресурсу в сети, библиотеке на лазерном диске и т.п. Для этого достаточно щелкнуть по текстовому объекту, графическому объекту или элементу управления, к которому добавлена гиперссылка. Чтобы создать гиперссылку: О выберите рисунок, элемент управления или внесите текст в ячейку, предназначенную для гиперссылки; вид объектов и описание постарайтесь сделать как можно более осмысленным, чтобы другой пользователь мог представить себе содержание документа, с которым связана гиперссылка, еще до его открытия; □ сохраните документ (если он ни разу не сохранялся ранее); □ выделите ячейку, к которой нужно добавить гиперссылку; □ выберите Вставка | Гиперссылка; Рис. 2.6 Диалогойое окно Добавить гиперссылку в диалоговом окне Добавить гиперссылку в поле Связать с файлом/URL введите имя файла, сетевой адрес или выберите файл, воспользовавшись кнопкой Обзор; если необходимо перейти непосредственно к именованному объекту в документе-ссылке, введите имя объекта в поле Имя объекта в документе или укажите его, воспользовавшись кнопкой Обзор; ' В следующей таблице расчета будущих значений вклада можно добавить гиперссылки к названиям физических лиц. В этом случае будет достаточно щелкнуть по выбранному названию, чтобы вывести на экран, например, файл с реквизита- Ми физического лица. Добавление представления вш Имя: j включить в представление ■•• • -•- Ф параметры печати !7 скрытые строки, столбцы и параметры фильтре ОК
40 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Рис. 2.7 Пример гиперссылки ■ ;Щмма 2000 Срок 2 % +* J» I 6 3'. 8.5% 2 369.19р. ■■■•'- --Ф ирм'а';;'^:^." * ; | бз . 10.0% 2 420.00р. «* 2 500.00р. Рассмотрим еще один способ создания гиперссылок, позволяющий ссылаться на любую ячейку электронной таблицы. Чтобы создать такую гиперссылку: П откройте обе книги; П расположите их рядом, выполнив команду Окно | Расположить | Рядом; □ выделите ячейку на листе одной книги; П установите указатель мыши на рамку выделенной ячейки и, удерживая правую кнопку мыши, переместите указатель в ячейку листа другой книги; П в контекстном меню выберите команду Создать гиперссылку. Защита файла от повреждения В процессе работы книгу можно случайно повредить. Чтобы защитить файл от случайных повреждений: О выполните команду Файл | Сохранить как | Параметры; П установите параметр Всегда создавать резервную копию \ ОК; П если к вашим файлам имеют доступ другие пользователи, установите пароли для открытия файла и записи; П если рекомендован доступ только для чтения, каждый раз при открытии файла Excel будет предлагать открыть книгу только для чтения. Рис. 2.8 Диалоговое окно Параметры сохране- Параметры сохранения W Всегда а—давать резервную гопню Совместный ас :тrn r фаипу паропв дла отгрытиг. tf,vna I пароль разрешения записи: | W ^ексмендоеать доступ т_оло*-о дг.д чт(ячия] II2U Отиеиа Если, несмотря на все предосторожности, вы все же испортите файл, его легко можно восстановить. Для этого: □ выполните команду Файл \ Открыть | Резервные копии; □ дважды щелкните на имени копии. <1^ Microsoft Accecs Особенности создания меню и панелей инструментов В отличие от других компонентов Office, Access позволяет изменить свойства панели инструментов. Для этого нужно щелкнуть на кнопке
Глава 2. Организация рабочего документа, книги, приложения 41 Свойства в диалоговом окне Настройка и после выбора из списка имени панели, установить ее параметры. Рис. 2.9 Свойства панели инструментов Свойства панели инстримйдаЙЯЯ!!! Выбранная панель: {Анапиз маркетинга ■ Свойства панели инструментов ■ * - название: |Анализ маркетинга ; тип: ]Панель инструментов { закрепление; (Изменения м.ееозмо*ны ■ Р' соображение в меню Г" церемещ Р" настройка & отображ : Г" изменение размера - 1 H£Lali<i :' Л d 1 ение ение/скрытне Закрыть 1 Созданную вами панель инструментов можно преобразовать в строку меню или в контекстное меню, выбрав в поле Тип соответствующее значение. Рис. 2.10 Раскрывающийся список Тип 1ип: закрепление: Панель инструментов ^_ Строка меню Панель инструментов Контекстное меню При разработке приложений в Access целесообразно создавать новые панели инструментов, а не модифицировать старые. Нестандартное глобальное меню, которое будет отображаться вместо стандартного, можно установить в диалоговом окне Сервис \ Параметры запуска. Рис. 2.11 Диалоговое окно Параметры запуска Параметры запуска Заголовок приложения; (Турклуб колледжа Значок приложения: JC:\W1ND0WS\WINUPD.1C0 -J Строка меню; j(no умолчанию) j-j Р Полный набор меню Access р Стандартные контекстные меню ■--■■■■■ ■ -;;.'.«£*Л%«Щ Форма: [группа I? Qkhq базы данных R Строка состояний Контекстное меню: d |(по умолчанию) jj Ф Стандартные панели инструментов Ф Изменение панелей инструментов/ме Щ«Ш£Рщ1Ш$1?:*1*^ Vi1" iniw^i-i нвяwim <ж | Отмена &©гк>янитеяьно >> j SHKS При переключении на приложение Турклуб колледжа созданная панель появится вместо стандартной панели. Чтобы отменить вывод на экран главного диалогового окна Access, сбросьте параметр Окно базы данных. Для исключения вызова главного окна с клавиатуры необходимо также от-
42 Часть 1. Организация и обработка массивов данных менить параметр Специальные клавиши. Если этот параметр не выведен, используйте кнопку Дополнительно. Сброс параметра Изменение панелей инструментов | меню запретит изменение и перемещение созданных вами панелей. Когда созданная вами кнопочная форма полностью удовлетворяет вас, вы можете завершить ее оформление с помощью диспетчера кнопочных форм, выполнив команду Сервис \ Надстройка | Диспетчер кнопочных форм. Форму, обработанную редактором кнопочных форм, лучше повторно не редактировать — она может перестать работать. Установки меню и панелей инструментов можно защитить с помощью пароля, выполнив команду Сервис | Защита. Если сохранить готовое приложение командой Сервис \ Служебные программы | Создать MDE-файл, будет создан файл с расширением .MDE. При компиляции будут удалены все исходные модули VBA, и никто не сможет изменить дизайн форм и увидеть программные модули. Контекстное меню элемента управления в Access дополняется элементом Свойства. Щелчок на нем открывает диалоговое окно Свойства элемента. Рис. 2.12 Диалоговое окно Свойства элемента Свойства элемента Запрос в ре Вобранная панель; | ■Свойства элемента ; цодпись: текст ярлыка: всплывающая подсказка: действие: стиль; <Ьайя справки: Идентификатор справки: параметр: ! дополнительные сведения: Г" Создать группу ЬФормат по образцу _J I копирование формата I d Рисунок и текст ! ~п JACTIP80.HLP J8202 I . ) Закрыть J В этом окне вы можете изменить подпись под элементом управления, текст ярлыка, всплывающую подсказку, выбрать стиль элемента управления и другие параметры. Гиперссылки в Access В режиме конструирования таблицы можно включить в структуру таблицы поле Гиперссылка. В режиме просмотра поля Гиперссылка добавляется команда Вставка | Столбец гиперссылок. После ввода гиперссылки в таблицу доступ к ней осуществляется щелчком мыши. Содержимое поля
Глава 2. Организация рабочего документа, книги, приложения 43 или гиперссылки можно отобразить в экранной форме, связав его с окном редактирования текста. При переключении записей будет отражаться гиперссылка, связанная с текущей записью. Эти ссылки могут использоваться для просмотра реальных документов. Размещение гиперссылки в элементе управления позволяет перейти по гиперссылке на один и тот же объект, независимо от текущей записи за счет использования свойств элемента управления Адрес гиперссылки и Дополнительный адрес. Кнопку, вызывающую гиперссылку, можно редактировать в режиме конструирования, щелкнув на ней или воспользовавшись полем ввода свойства Подпись. Макросы в Access В отличие от других приложений в Access нельзя записывать макросы по ходу действия. Для построения макрокоманд служит специальное диалоговое окно Макрос. Чтобы объединить последовательность действий в макрос: □ в окне базы данных перейти на вкладку Макросы; Рис. 2.13 Окно базы данных П щелкните по кнопке Создать; □ в поле Макрокоманда введите первое действие, которое этот макрос должен выполнить; Рис. 2.14 Секция Макрокоманды диалогового окна Макрос ВыделитьОбъект ► ВывестнВФормате Макрокоманда □ в секции Аргументы макрокоманды задайте и выберите из раскрывающихся списков значения аргументов макрокоманды; в зависимости от типа макрокоманды, соответствующие этому типу аргументы и инструкции по их применению выводятся автоматически;
44 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Рис. 2.15 Секция Аргументы макрокоманды Г.п оЗъепа Игм объекта <Хц)мат оЫЕпла ! Им^файла Ф^йл шаблона Таблица Личные данные Microsoft Excel (*,xis) Р:\Студенты\Группа Да tj П если необходимо, чтобы макрос был доступен в определенных условиях, на панели инструментов Конструктор макросов щелкните по кнопке Условие; П в столбце Условие, появившемся в секции Макрокоманда, введите критерий. Если у вас возникли затруднения при построении выражения, щелкните по кнопке Построить; О с помощью Построителя выражений сформируйте критерий отбора. О том, как это сделать, вы узнаете из раздела «Использование выражений при формировании условий отбора» главы «Отбор данных». Повышение быстродействия приложений Для повышения быстродействия созданных приложений вы можете: П на вкладке Панель управления | Система \ Быстродействие | Виртуальная память задать оптимальный размер файла подкачки; □ на однопользовательской машине на вкладке Сервис | Параметры \ Другие установить монопольный режим открытия базы данных; □ сжать базу данных командой Сервис \ Служебные программы. | Сжать базы данных в том случае, если вы произвели большие изменения в таблицах. Необходимость сжатия обуславливается тем, что по команде Удалить записи только помечаются к удалению, но остаются в файле до закрытия базы данных или до выполнения команды сжатия. Оценить быстродействие компонентов приложения позволяет Анализатор быстродействия, запускаемый командой Сервис \ Анализ \ Быстродействие. Анализатор позволяет оценить быстродействие, таблицы, формы, запроса, отчета, модуля, макроса или всех перечисленных компонентов сразу. Результаты анализа выводятся на вкладках Советы, Предложения и Мысли. Чтобы Access автоматически реализовывал Советы и Предложения, щелкните на кнопке Оптимизировать. Реализовывать же мысли традиционно приходится вручную... Репликация баз данных Репликация — способ поддержания актуальности баз данных. Репли- цированная база данных — это набор из нескольких копий (реплик) одной и той же информации у разных пользователей. При этом у всех пользователей устанавливается полная база данных. Каждый работник имеет доступ ко всей информации и в то же время может быстро обновить ее, подключившись к сети. Копии настроены таким образом, что они синхронизируются по мере изменения данных в каждой копии. Изменения общей
Организация и обработка массивов данных 45 структуры разрешены только в одной реплике, а в остальных допускаются только изменения данных (ввод, редактирование, удаление). При синхронизации изменения, внесенные в любую реплику, дублируются в остальных. При этом переносятся только измененные данные. Команды репликации находятся в меню Сервис \ Репликация. Рис. 2.16 Команды репликации данных Синхронизация... Ю Создать реплику... Устранить конфликты.. Защита документов Защита документов осуществляется с помощью следующих команд: □ в Word Сервис | Параметры \ Сохранение \ Пароль для открытия файлов \ Пароль разрешения записи; О в Excel Файл | Сохранить как... | Параметры | Пароль для открытия файлов \ Пароль разрешения записи; Сервис | Защита (для защиты отдельных частей документа); О в Access Сервис | Защита \ Задать пароль базы данных; Сервис | Защита \ Пользователи и группы (для разграничения доступа); Сервис | Защита | Шифровать (высокая степень защиты). Работа с массивами данных предполагает использование большого количества макросов. Поэтому ваши программы должны быть надежно защищены от макровирусов. Макровирусы заражают в основном документы Word. Вирус Laroux заражает книги Excel. Эффективны антивирусные программы McAfee VirusScan, Norton Antivirus, DrWeb. Поскольку действия макровирусов направлены, прежде всего, против файлов шаблонов, установите для них атрибут «Только для чтения». Глава 3. Создание списков и баз данных ]ЗУ Microsoft Word Список — набор строк таблицы, содержащий связанные данные. Строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. Для создания списка в MS Word: П выберите маркер табуляции с выравниванием по левому краю □ щелчком левой кнопки мыши установите маркеры табуляции на горизонтальной линейке в позиции, соответствующие началу столбцов
46 Часть 1. Организация и обработка массивов данных П введите в первую строку заголовки столбцов (полей), выделите их полужирным шрифтом; □ введите данные, перемещаясь к очередной записи с помощью клавиши Tab и к следующей строке с помощью клавиши Enter. РИС. 3.1 \ >■ »•' 'А ' *? ' ■''-' 'V >■•»•!-■ ■ i v i -7 -1 •( -I -v . -ю-. -I-■ | Ц' • -и-> »- i-15-i »•' -qWs Установка маркеров _ ЦИГЛИНИОТИЩ рщвЖШИЩ fflJ.-JJJ.-.W.lHHIg gBSSSHWaSSSS» табуляции |_ j j_ jjTj 12 3 4 1 выравнивание по левому краю 2 выравнивание по правому краю 3 выравнивание по центру 4 выравнивание по разделителю Список может быть также создан в таблице Word. Для этого: □ щелкните мышью на кнопке Добавить таблицу, укажите количество строк и столбцов; □ введите записи; П если хотите, удалите границы, для чего: • щелкните правой кнопкой мыши в таблице; • выполните команду Границы и заливка | Граница \ Нет; □ преобразуйте таблицу в список: • выделите таблицу; • выполните команду Таблица | Преобразовать в текст. Кроме того, список в MS Word может быть создан как источник данных при использовании команды Слияние. Вначале нужно создать основной документ, для чего выполните команду Сервис | Слияние | Создать. Рис. 3.2 Фрагмент диалогового окна Слияние Основной докуиент С«д<|ть_' Документ» не бланке.. Каталог.,. После выбора типа создаваемого документа на экран выводится диалоговый блрк, который позволяет определить будет ли документ создаваться в активном или в новом окне. РИС. 3.3 I •} \ Чти'1ы создать каталог, можно использовать окно активного документа Выбор окна для создаваемого документа f Cn.KKH.doc или окно нового док7мента, ^к-ивноеокно !| £свдать основной документ
Глава 3. Создание списков и баз данных 47 Теперь можно перейти к созданию основного документа, щелкнув в секции. Основной документ кнопку Правка. Рис. 3.4 Фрагменты диалогового окна Слияние 1 Основной документ Создать ' Тип слияния; Документы ьэ бланке Основной документ; Документе Правка' Мегочник. аэнмы* Птпучитк дчнныч Создать югочь-икдангь».. ОткрэЕГэ t-стэчник данный... Испольэовгль адрешчо i wy I 1ёраметрэ| загрлзв^а Однако, удобнее вначале создать источник данных, щелкнув в секции Источник данных кнопку Создать источник данных, а потом уже править основной документ, вставляя в него поля из источника данных. После щелчка на элементе Создать источник данных на экране появляется диалоговое окно Создание источника данных. Рис. 3.5 Диалоговое окно Создание источника данных Done; ^алить поле MSQue-y.. Поля в строке гагоговка: Обращение Имя ФсМИЛИЯ Дслжность Организация Адрес 1 Адрсс2 - -J J OK _J Порядок OTMeha В этом окне вы должны определить список полей источника слияния, добавляя новые и удаляя ненужные, а затем упорядочить их. Вам также предоставляется возможность создать источник слияния с помощью Microsoft Query. О том, как работать с этой программой, вы узнаете при изучении темы Создание внешних запросов в Excel. После щелчка на кнопке ОК, программа предложит сохранить файл, а затем выведет диалоговый блок, в котором вы должны указать, будете ли вы продолжать создавать источник данных или, когда еще нет источника, броситесь создавать документ слияния. Напомним компьютеру, что мы создаем источник слияния, и на экране появится Форма данных. Рис. 3.6 Форма данных курс: Группа; ЧЬамилпн; Ичя: Огчествх Город; Дои_телвфон: Запись; \4 | 4 |i А '■'•Ин| ОК Добавить Удалить guu. юпиви ь Шйти... Ир-очник
48 Часть 1. Организация и обработка массивов данных В этом окне: Добавить — добавляет введенную запись в источник данных; Удалить — удаляет выделенную запись из источника данных; Восстановить — отменяет введенные исправления пока не нажата кнопка Добавить; Источник — осуществляет переход к источнику, выполненному в виде списка данных; Найти — выводит диалоговое окно Поиск в поле. Рис. 3.7 Диалоговое окно Поиск в поле ]3аяц| В пол#! (фамилия jj Ijteg.'m первый J Закрыть j Щелкнув в этом окне кнопку Найти первый, вы найдете запись, содержащую в указанном поле введенное значение, например, «Заяц». После того, как найдена первая запись, появляется кнопка Найти далее, которая позволяет поискать в списке другого Зайца. После того, как вы создали источник данных и щелкнули на кнопке ОК, вы оказываетесь в окне основного документа и на экран выводится панель инструментов Слияние. Рис. 3.8 Панель инструментов Слияние Добавить поле слияния» Добавить поле Word» *tJ И < 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Панель содержит следующие элементы управления: 1 Добавить поле слияния 2 Добавить поле Word 3 Поля/данные 4 Первая запись 5 Предыдущая запись 6 Перейти к записи 7 Следующая запись 8 Последняя запись 9 Диалоговое окно Слияние 10 Поиск ошибок 11 Слияние в новый документ 12 Слияние при печати 13 Слияние 14 Найти запись 15 Правка источника данных Раскрывающийся список Добавить поле слияния позволяет добавлять в документ поля из источника слияния. Раскрывающийся список Добавить поле Word дает возможность использовать поля ASK, FILLIN,
Глава 3. Создание списков и баз данных 49 IF...THEN...ELSE, MERGEREC, MERGESEQ, NEXT, NEXTIF, SET, SKIPIF. Подробно мы рассмотрим их При изучении полей. Переключатель Поля / данные позволяет менять режим вывода. Если вы щелкните на кнопке Диалоговое окно Слияние, на экран будет выведено указанное окно. Щелчок на кнопке Поиск ошибок выводит на экран одноименный диалоговый блок, в котором вы можете задать создание отчета об ошибках или документа слияния. <* Создать составной документ, сообщая об ошибкахгю ие^ их обнаружений; <~ Создать составной документ и отчет об ошибках OK I Отмена После щелчка на кнопке Слияние в новый документ будет выполнено слияние в новом документе. Кнопка Слияние при печати вызывает диалоговое окно Печать. Диалоговое окно Слияние выводится на экран после щелчка на кнопке с таким же названием. — ■■ Отбор записей... , Строки, содерчгзщнр только пустые поля данных—. ——————— г~ \ • <• напечатать | f печатать | Условия отбора не установлены. В этом окне вы можете: □ определить назначение документа, выбрав в раскрывающемся списке: • Новый документ; • Принтер; • Электронная почта; О задать диапазон записей, для которых производится слияние; □ указать, нужно ли печатать строки, содержащие пустые поля; П щелкнув на кнопке Проверка, вызвать диалоговый блок Поиск ошибок; П щелчком на кнопке Отбор записей, вызвать диалоговое окно, включающее вкладки Отбор записей и Сортировка записей.
50 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Рис. 3.11 Вкладка Отбор записей ПТТЗТ17ТЛЯЭТ!Ч^^ППН№ЖДОИ^вПЯШКШ£1 ^тБздмписвй ;| £ертировка записей ] Поле- Оператор; |имл _*] (равно |И _^j ]Д0М_ТеПеф0Н *] jPdLfHrl |и Л Л" 1 Л Л . 1 Л Л 1 Л Л Значение: И Ыатаьа J|6-4-« Л Л л л - "i ■ ■"■ S*feJJi<l ■ iCTHi v все Первая вкладка позволяет вам задать отбор записей, соответствующих заданным значениям в одном или нескольких полях (до 6 полей). Перейдя на вкладку Сортировка записей, вы можете задать сортировку по возрастанию или убыванию по одному, двум или трем полям. Рис. 3.12 Вкладка Сортировка записей Отбор записей ±*| Отбор записей Сортировка записей J . Сортировать, по полю ' ] Город Затем по полю 1 ] Фамилия Затем по полю 1 3 : 3 3 1 {• по возрастанию *~ по убыванию (* по возрастанию *"" по у^юачиго ОК [ Отмена 1 Очистить бс« Кнопка Найти запись на панели инструментов дублирует уже знакомую нам кнопку Найти, расположенную в форме данных. И, наконец, кнопка Правка источника данных выводит на экран саму Форму данных. Рис. 3.13 Фрагмент диалогового окна Слияние .новнои документ и источник данных слияния готовы. Нажмите кнопку бъединить" для завершения слияния. Основной документ Создать " Правка" Тип слияния: Документы на бланке Основной документ: Документ! Источник данных - Получить Данные т ] Данные: С;\мусор\Дерьмо.с]ос Правка * Объединение Объединить.. Отб_ор записей.. Текущие параметры: Удаление пустых строк- в адресах Условия отбора заданы Слияние в новый документ Закрыть
Глава 3, Создание списков и баз данных 51 Для объединения данных вы можете также воспользоваться диалоговым окном Слияние. В этом окне кнопка Объединить эквивалентна кнопке Слияние на панели инструментов, а кяоика^Отбор записей дублирует одноименную кнопку панели инструментов. S£ Microsoft Excel Чтобы создать список в MS Excel, в первой строке введите заголовки столбцов (имена полей), в остальные строки введите данные, сколько пожелаете, но не более 65535. Обработка и анализ данных средствами Excel возможны только в том случае, если структура списка соответствует установленным требованиям. Размер и расположение списка: □ список данных составляется на отдельном рабочем листе; □ на листе нельзя помещать более одного списка; О если на лист нужно поместить какую-то важную информацию, между списком и этой информацией необходимо оставить хотя бы одну пустую строку и один пустой столбец; О в списке не должно быть пустых строк и столбцов; □ важные данные не следует помещать у левого или правого края списка; после применения фильтра они могут оказаться скрытыми. Заголовки столбцов: П заголовки столбцов должны находиться в первом столбце списка; П не обрамляйте и не разукрашивайте заголовки, их достаточно выделить жирным шрифтом; П не объединяйте ячейки; О для отделения заголовков от расположенных ниже данных используйте границы ячеек; О не вставляйте между заголовками и первой записью пустые строки или линии; Содержание строк и столбцов: □ в столбец вносите данные одного типа; П каждую запись выводите в отдельной строке; □ если название улицы начинается с цифры, например, 13 Десантников, поставьте перед цифрой апостроф; □ перед данными в ячейке нельзя вводить лишние пробелы. £^ Microsoft Access Если вы только запустили Access и находитесь в Окне приглашения, выберите: О Новая база данных — для создания пустой базы данных, элементы которой вы создадите позже в режиме конструктора. П Запуск мастера — для создания базы данных по одному из готовых
52 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Рис. 3.14 Фрагмент окна Приглашения Создание базы данных *% J f Новая база данных f3 & ^апуск мастера! Если вы уже работаете в Access, вы можете создать базу данных, щелкнув Файл | Создать базу данных. Во всех случаях на экран выводится диалоговое окно Создание, включающее вкладки: □ Общие — для создания пустой базы данных. □ Базы данных — для создания базы данных с помощью мастера. Чтобы создать базу данных с помощью мастера, в окне Создание дважды щелкните значок выбранного шаблона, например, Главная книга. Щелкните кнопку ОК и задайте файл, в котором будет храниться ваша база данных. Рис. 3.15 Значки встроенных шаблонов ш ш ш [Адресная книга! Библиотека Винный погреб Главная книга Заказы на работы Каталог видеозаписей В следующих окнах: О определите поля в таблицах (лишние позже можно удалить, а недостающие — добавить); О включите образцы данных; О выберите элементы оформления и эмблему для отчетов. Мастер баз данных автоматически создаст главную кнопочную форму, формы ввода данных и отчетов. Рис. 3.16 Главная кнопочная форма [T7l Ввсд/просг.-,сур Формы 'Ввад операции' I В вся AipcicMurf.1 других сведении Просмотр отчетов Изменение элеыегтое кнопоч^сйФирмы j Выход 1
Глава 3. Создание списков и баз данных 53 База данных может быть создана в одной или нескольких таблицах. Если вам нужна еще одна таблица, вы можете ее создать с помощью Мастера создания таблиц или в режиме конструирования. Если вы приняли решение создавать новую базу данных и задали имя файла, на экран будет выведено окно базы данных. Рис. 3.17 Окно базы данных Ту мг-ди-Ь I S3 Tcprifc j ££ Отчр-'е- j tl M*0?.bl I Чтобы создать новую таблицу: П в окне базы данных щелкните вкладку Таблицы \ Создать; О в окне Новая таблица выберите метод создания или Импорт таблицы I ОК. Рис. 3.18 Диалоговое окно Новая таблица , Создание таблицы в , режиме конструктора. Ре-ким таблицы Конструктор Мастер таблиц Импорт таблиц Связь с таблицами ОК Если вы решили создавать таблицу с помощью мастера, в окне Создание таблиц задайте поля новой таблицы, используя образцами таблиц и полей. Их имена позже можно откорректировать, а недостающие поля — добавить. Рис. 3.19 Создание таблицы с помощью Мастера Образцы таблиц Оплата Счета Сведения заказа Проекты Мероприятия Резеренрое-ание *•* Деловое применение ^ Личное применение ^ j d „ Образцы полей; АдресЭяектроннойПочты j\ > ] UompubervelU ДатаРождемия . *.*...j Национальность И мяСрочногоО брашения ' Т е леФонСрочногоО бращсч ■ ДатаОбновленияСведе^ * ТипУчастия ДатаВ отупления «J Поля новойтаблиды I | i 1 Отвечая на вопросы мастера, выполните следующие действия: П укажите имя новой таблицы; П задайте автоматическое или самостоятельное определение ключевого поля (поля, по которому однозначно идентифицируются записи в таблице);
54 Часть 1. Организация и обработка массивов данных П выберите следующее действие: • изменение структуры таблицы; • непосредственный ввод данных; • ввод данных с помощью формы, создаваемой мастером. Если вы выбрали Режим таблицы, на экран будет выведена стандартная таблица. Полям таблицы будут присвоены названия Поле1, Поле2 и т.д. Первоначально таблица состоит из 20 полей. Если нужно вставить или удалить поле, щелкните правой кнопкой мыши по имени поля и в контекстном меню выберите команду Вставить столбец или Удалить столбец. Рис. 3.20 Режим таблицы ► Поле1 Поле2 ПолеЗ Поле4 j Чтобы присвоить полю новое имя, дважды щелкните мышью по существующему имени и введите новое. В именах полей Access допускает пробелы. Рис. 3.21 Фрагмент окна конструирования таблицы Имя паяя Дата Проводка Дебет Тип данных X Описание Дата/время Текстовый j Числовой] *| При создании таблицы в режиме конструирования будет выведено окно Конструктора таблиц. Назначение столбцов Имя поля и Тип данных понятны из их названий. Столбец Описание используется для ввода поясняющего текста. Этот текст появится в нижней части экрана, когда, работая с созданной вами базой данных, вы поместите курсор в поле, для которого задан поясняющий текст. Рис. 3.22 Секция Свойства поля окна конструирования таблиц Общие | Подстановка j Размер поля Формат поля Число десятичных знаков Маска ввода Подпись Значение по умолчанию Условие на значение Сообщение об ошибке Обязательное поле Индексированное поле Длинное целое Авто 0 Нет Нет Свойства поля Как только вы поместите курсор в одну из ячеек столбца Тип данных, в ней появляется стрелка, позволяющая открыть список возможных значений. Одновременно в нижней части окна открывается раздел Свойства поля, в котором вы можете указать размер поля, формат и т.д. Эти свойства контекстно зависимы, то есть автоматически подбираются программой в зависимости от того, какой тип поля вами выбран. Часть свойств устанавливается Access по умолчанию при выборе типа поля.
Глава 3. Создание списков и баз данных 55 Рис. 3.23 Фрагмент контекстного меню >^;ЩоЙдейть:йроки;, ^ ёщб£<явк Вы можете корректировать свойства полей, задавать маски ввода, условия проверки вводимых1 значений и тексты сообщений об ошибках и т.п. Подробнее на этом мы остановимся, изучая ввод данных. Модифицируя таблицу, независимо от того, как она была создана, вы можете добавить в нее поле из набора образцов Мастера таблиц. Для этого щелкните правой кнопкой ячейку, в которую вы намерены ввести имя поля и в контекстном меню выберите элемент Построить. Рис. 3.24 Диалоговое окно Свойства таблицы ж Свойства таблицы Общие | Описание ,.. Условие на значение.,, Сообщение об ошибке,, Фильтр,, Порядок сортировки,.. 1й1!#ь.з1 Чтобы вставить новое поле в средину таблицы, щелкните правой кнопу строку, на которую хотите его поместить и выполните команду Добавить строки. Для удаления поля щелкните его правой кнопкой и выполните команду Удалить строки. Щелчок на кнопке Свойства выводит диалоговое окно Свойства таблицы, в котором вы можете задать общие свойства. Рис. 3.25 Контекстное меню заголовка столбца таблицы А Я+ А* Сортировка по возрастанию Сортировка по убыванию Че) Копировать 4- + П Ширина столбца... Скрыть столбцы ШЗ Закрепить столбцы т г Добавить сточбец Столбец подстаиоБОГ,.., Удалить столбец Переименовать столбец Если в режиме таблицы щелкнуть правой кнопкой по заголовку столбца, будет выведено контекстное меню, с помощью которого вы можете упорядочить, скопировать или вставить данные, выполнить манипуляции со столбцами.
56 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Чтобы закрепить выделенные столбцы, выполните команду Закрепить столбцы. При прокрутке столбцы переместятся к левому краю окна. И в заключение, о реляциях. Relation — это связь. Реляционные базы данных — это базы, состоящие из связанных между собой таблиц. Связь между таблицами устанавливается по ключевым полям. Если ключевые поля не определены, связать таблицы нельзя. Чтобы определить поле как ключевое, щелкните его правой кнопкой мыши и в контекстном меню укажите элемент Ключевое поле. Вы можете задать ключевое поле, состоящее из нескольких полей, предварительно выделив их, удерживая Ctrl. Для установки связей между таблицами: □ задайте ключевое поле для связываемых таблиц, например № студ- билета; О щелкните правой кнопкой по заголовку окна базы данных; П в контекстном меню укажите элемент Схема данных; П в диалоговом окне Добавление таблицы выделите таблицы и запросы, между которыми вы намерены установить связь; Рис. 3.26 Диалоговое окно Добавление таблицы ОШ Таблицы 1 £§р Запросы] © Таблицы и запросы | Бухгалтерия Деканат Отдел кадров Учебный отдел Добавить Закрыть О в диалоговом окне Схема данных установите указатель мыши на поле № студбилета и, не отпуская кнопку, переместитесь на одноименное поле другой таблицы — на экран будет выведено диалоговое окно Связи; □ в диалоговом окне Связи установите параметры реляции; Рис. 3.27 Диалоговое окно Связи Г* Ь^спечнмшлоггностдлммх} Тип отношения: | один-к-одному П аналогично установите связи с другими таблицами, а при необходимости и с запросами.
Глава 4, Ввод данных 57 В результате будет создана схема данных, которая может быть основой информационно-аналитической системы Студенты и занятия. Каждое структурное подразделение вводит только входящие в его компетенцию данные, остальные получают их, указав номер студенческого билета. Например, все биографические данные вводит только отдел кадров. Рис. 3.28 Диалоговое окно Схема данных Для определения связей «многие со многими» в Access нет встроенных средств. Для этого нужно создать третью таблицу, называемую таблицей связи и связать с ней первые две. В таблице связи должно быть 2 поля, соответствующих ключевым полям создаваемых таблиц. Ключевое поле самой таблицы связи должно состоять из обоих полей. Глава 4. Ввод данных Данные в приложения MS Office могут быть введены с периферийного устройства (клавиатуры), переданы из другого приложения или импортированы из другого документа Office. J2? Microsoft Word Ввод данных в список или таблицу Чтобы ввести данные в табулированный список Word: □ установите на место ввода курсор; □ наберите данные с помощью клавиатуры; О нажмите Tab и введите данные в следующий столбец; О по окончанию строки нажмите клавишу Enter, Word автоматически перенесет в эту строку позиции маркеров табуляции; □ продолжайте вводить данные. Аналогично вводятся данные в таблицу Word. Если вы находитесь в последней ячейке таблицы, нажмите клавишу Tab и Word добавит в таблицу еще одну строку. При этом не имеет значения, оконтурены ячейки таблицы или нет. Если вам нужно удалить столбец, выделите его, а затем выполните команду Таблица | Удалить столбцы. Если нужно добавить столбец, выдели- №студбпгета Информатика Прогнорзнрован^ ri N? студбилета . . ^31 Пропущено всего —If По уважительной г ,jl
58 Часть 1. Организация и обработка массивов данных те тот, который будет находиться справа от него и выполните команду Таблица | Добавить столбцы. Для выделения столбца достаточно разместить над ним курсор и, когда он примет вид направленной вниз стрелки, щелкнуть мышью. Если выделить невидимую полосу справа от последнего столбца, а затем выполнить команду Таблица | Добавить столбцы, то новый столбец будет добавлен к таблице справа. Ввод записей в источник слияния Ввод в источник данных для слияния осуществляется при его создании. Если вам нужно дополнить или изменить данные: О повторите действия, которые вы выполняли при создании документа слияния, но на последнем этапе вместо создания источника данных выберите его открытие и укажите файл, в котором хранятся данные; □ закройте диалог вызова окна основного документа, он нам пока не нужен, и выберите Правка в секции Источник слияния. На экран будет выведено знакомое нам окно Форма данных, в котором вы можете добавить или удалить запись, перейти к конкретной записи, набрав ее номер в поле ввода Запись. С помощью кнопки Найти можно отыскать интересующую запись по неполным данным. Щелчок на кнопке Источник позволяет перейти к источнику данных, который будет выглядеть в виде обычной таблицы Word. Вы можете не только предварительно просмотреть введенные данные, но и непосредственно в этой таблице откорректировать их, ввести новые записи, обычным для Word способом добавить или удалить столбцы. Открыть и модифицировать источник данных можно и как обычный текстовый файл непосредственно из Word. Чтобы импортировать данные для списка слияния из внешнего источника: О в секции Источник данных окна Слияние в раскрывающемся списке Получить данные выберите элемент Открыть источник данных; П в диалоговом окне Открытие источника данных укажите тип и имя файла. Рис. 4.1 |,.,,,,Д°!!УД^даннь1е_|j^ | Раскрывающийся СПИСОК Создть источник данных... Получить данные Открыть источник данных... Использовать амжснмю книга Параметры заголовка.. Данные могут быть импортированы из текстовых файлов, рабочих книг Excel, баз данных FoxPro, Access, MS Query. Использование панели инструментов Базы данных Для работы с источником данных может быть использована панель инструментов Вазы данных. Чтобы вывести ее на экран, щелкните правой
Глава 4. Ввод данных 59 кнопкой мыши по любой панели инструментов и выберите в списке Базы, данных. Рис. 4.2 Панель инструментов Базы данных I й! и °в D!; 12 3 4 5 6 7 Панель содержит следующий элементы управления: 10 1 Форма данных 2 Управление полями 3 Добавить запись 4 Удалить запись 5 Сортировка по возрастанию 6 Сортировка по убыванию 7 Вставить базу данных 8 Обновить поля 9 Найти запись 10 Основной документ слияния Если вы, работая с обычным документом, щелкнете по первой кнопке, то ничего путного не получите. Оказывается, начинать надо с седьмой кнопки Вставить базу данных, которая вызывает диалоговое окно База данных. Рис. 4.3 Диалоговое окно Базы данных База денных Источник данных шм Настройка данных - - Вставка данных в документ ■ Отмена Это окно открывает доступ к получению внешних данных, их отбору, упорядочению и созданию на их основе списка данных. Чтобы открыть внешний источник: О щелкните по кнопке Получить данные; П в диалоговом окне Открытие источника данных укажите в соответствующих полях тип и имя файла | Открыть; П если вы импортируете данные из текстового документа, в диалоговом окне Разделители записей заголовка выберите символы для разделения между собой полей и записей в создаваемом списке данных; □ если файл импортируется из другой программы, в диалоговом окне Преобразование источника данных выберите средство преобразования данных;
60 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Рис. 4.4 Диалоговое окно Преобразование источника данных Тцп источнике данных; Microsoft Excel Wwtoe^ 1!!>ШГМ.М5.Ехсе|.спдмош.ью.ОрЁ/*Лх!5)_, источник данных создан, и можно при- П щелкните по кнопке ОК ступать к его настройке; П в диалоговом окне Базы данных щелкните по кнопке Отбор записей — и на экран будет выведено одноименное диалоговое окно, содержащее вкладки Отбор записей и Сортировка записей, с которыми мы уже знакомы, а также вкладку Выбор полей, которая позволяет поместить в создаваемый список данных только необходимые в работе поля; Рис. 4.5 Вкладка Выбор полей Диалогового окна Отбор записей Отбор записей | Сортировка записей Выбор топей ] По/в? в источнике данных: Ayjfl|jgb_..j Фамилий Имя Отчество Датарождения Место жительства ~2 а Удалить до 8ы&эанные поля: Фамилия Имя Отчество Школьныйбалл ~3 □ щелчок на кнопке Автоформат таблицы в диалоговом окне Базы данных приводит к открытию диалогового окна Автоформат таблицы, в котором вы можете выбрать удобный формат, если вы планируете в дальнейшем вводить данные непосредственно в список, а не пользоваться формами ввода. Рис. 4.6 Диалоговое окно Автоформат таблицы Автоформат таблицы l^igftfc uii'tf'i " Форматы: Образец, Сетка 7 Сетка 8 Список 1 Список 2 Список 3 Список 4 Список 5 Список 6 Список 7 Список 8 А J d Север 7 Запад 6 Юг 8 Итого 21 7 4 7 18 5 7 9 21 19 17 24 60 Использовать ■ - ■ 17 циницы Р з&яивку Изменить оформление Р строк уголоека Р первого столбца Р ШРИфт Р цьет р автоподбор Г* передней строки Г" последнего столбца П наконец, последняя в диалоговом окне Базы данных кнопка Вставить данные позволяет поместить импортированные из внешнего источника отобранные и упорядоченные данные в список слияния; предварительно вам будет задан вопрос о том, все ли записи вы намерены включить в список или только некоторые из них.
Глава 4. Ввод данных 61 %Ж, Из списка данных Excel требуется поместить в источник Word данные о 10 сту- ^ дентах группы с лучшими школьными баллами. 1. На панели инструментов Базы данных щелкнем по кнопке Вставить базу данных. 2. В окне База данных щелкнем по кнопке Получить данные. 3. В диалоговом окне Открытие источника данных укажем тип файла Книги MS Excel и введем имя файла. 4. В диалоговом окне Преобразование источника данных выберем преобразование с помощью DDE. 5. На вкладке Сортировка записей зададим упорядочение по полю Школьный балл в порядке убывания. 6. На вкладке Выбор полей определим набор полей: Фамилия, Имя, Отчество и Школьный балл. 7. В диалоговом окне Автоформат зададим формат таблицы. 8. В диалоговом окне Базы данных щелкнем по кнопке Вставить данные, укажем количество записей — 10 | ОК. Таблица 4.1. Упорядоченный импортированный список данных Фамилия Константинова Васильченко Зайцева Мигрин Белая Горшкова Мироненко Костенко Завгородная Заяц Имя Наталия Юлия Оксана Татьяна Марина Юлия Виктория Наталия София Николай Отчество Владимировна Николаевна Петровна Григорьевна Владимировна Николаевна Михайловна Евгеньевна Владимировна Иванович Школьный балл 5,00 4,94 4,89 4,88 4,63 4,56 4,47 4,33 4,21 4,16 Итак, мы выяснили, как использовать одну из кнопок панели инструментов Базы данных. Рассмотрим оставшиеся. Кнопка Форма данных позволяет обратиться к знакомому нам окну формы ввода данных. Кнопка Управление полями выводит на экран одноименное окно, позволяющее добавлять, переименовывать и удалять поля в списке данных. Кнопка Добавить запись добавляет в список чистую строку, в которую вы можете поместить новую запись. Кнопка Обновить данные позволяет обновить записи в списке, если они изменились в первичной базе данных. С остальными кнопками мы уже знакомы и их назначение очевидно.
62 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Рис. 4.7 Диалоговое окно Управление полями Управление полями Удалить Переименовать.,. Имена полей в заголовке: ЩлШ Фамилия Имя Отчество Школьныйбапл j Адресная книга Личная адресная книга Источниками данных для списков MS Word могут служить адресные книги Outlook. Outlook — это программа-органайзер, которая помогает деловому человеку спланировать свой день, назначить встречи, собрания, запрограммировать телефонные звонки, организовать обмен электронной почтой. Outlook допускает одновременное наличие адресных книг нескольких типов. П Глобальный список адресов — это адресная книга, содержащая все адреса электронной почты для пользователей, групп и списков рассылки данной фирмы. В нее также включаются адреса электронной почты для общих папок. □ Адресная книга Outlook — это книга, в которую записи вносятся программой автоматически в том случае, если сведения о контакте содержат номер факса или адрес электронной почты. П Личная адресная книга — это собственная адресная книга пользователя, в которой он хранит личные списки рассылки с часто используемыми адресами. Is> MioiujO'I Excel Данные в Excel могут вводиться на рабочий лист непосредственно или с помощью формы ввода. Вы можете также копировать их из других ячеек, листов или документов. Мы не будем повторять сведения из начального курса по технике ввода данных, а лишь заострим внимание на наиболее существенных моментах ввода данных при создании списков Excel. Как правило, мы копируем содержимое ячеек с помощью левой кнопки мыши. Но, если перетаскивать маркер заполнения правой кнопкой, можно не только скопировать или переместить данные, но и: □ скопировать формат, П заполнить прогрессии, □ выполнить линейную и экспоненциальную интерполяцию.
Глава 4. Ввод данных 63 Рассмотрим некоторые особенности непосредственного ввода данных. При создании списков часто приходится использовать автозаполнение. Чтобы воспользоваться автозаполнением в общем случае выделите две ячейки с данными и при помощи левой кнопки мыши переместите маркер заполнения на нужное количество строк или столбцов. Бывают еще частные случаи, когда достаточно переместить маркер заполнения одной ячейки. Так формируются логические и пользовательские последовательности. Логические — это встроенные в Excel неалфавитные последовательности элементов, такие как Понедельник, Вторник...к т.д. При обновлении данных логическая последовательность сохраняется. На вкладке Сервис \ Параметры \ Списки можно создать собственную последовательность. Дл* этого достаточно в поле Список щелкнуть на элементе Новый список и набрать последовательность в поле Элементы списка. Рис. 4.8 Вкладка списки диалогового окна Параметры Вид Еьчислзния Списки Эпешгнтг. .миска: IV<wt Дм- 'ш 6т С. ]Г| 'НД1- 1L | 4hP Ф|"Г ' ' Ii.O'j, Г PTupf ,' ,j Al p Г'аИ "3 = PO'.i J i"T,'.- !-JUl ЧЕ- '0 c=ujV'A , ОБ* tS-rcMw'A гА'Ц ЭГОпПкК КИЧМЬЕ KOHCTAHTtihObA МИРОНОМ ЛЕвЧЕН|"~ и-. -"■ '<■' - '"-'" -У £• * ■ Общие Цвет JJ Д^ДаВИТ» J Уд*и,-7» jtm&* ид/ирг слисшюячеа^--|*А$1 $ftfH 'aF?. Иггор- ( -2LX 01МНЛ Кроме того, можно щелкнуть по кнопке Импорт и импортировать готовый список Классическим примером является список чиновников вашей фирмы по иерархии. Вы вводите фамилию шефа и перемещаете маркер заполнения, а компьютер составляет список. В отличие от логических, пользовательские последовательности при обновлении данных или изменении представления могут нарушаться. Чтобы восстановить порядок сортировки: □ выполните команду Данные | Сортировка | Параметры; П в диалоговом окне Параметры сортировки в списке Сортировка по первому ключу выберите нужную последовательность. Вы можете использовать следующие ряды автозаполнения: □ числовая последовательность: арифметическая, геометрическая;
64 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Рис. 4.9 Диалоговое окно Параметры сортировки нзв ИН№, Сортировка по первому Ключ?; 1ЧиЖИКиВ, Г.Ы*ИК0Б, Ры*1-г СВ, Ч Г" Учитывать регистр ) Сортировать - 1 <•* строки диапазона ' г' .imiCiu. диапазона В шт ок □ последовательность даты: день, рабочий день, месяц, год. Указанные ряды автозаполнения требуют предварительного выделения двух ячеек для того, чтобы программа могла определить не только начальное значение, но и шаг последовательности. Чтобы задать вывод последовательности: □ выполните команду Правка \ Заполнить \ Прогрессия; П в диалоговом окне Прогрессия установите нужные переключатели; П введите шаг последовательности и предельное значение. Рис. 4.10 Диалоговое окно Прогрессия Прогрессия ;-Расположение -■■,■ гТип — ! С по строкам \ '• I"4 арифметическая I <*" По столбцам : ', С геометрическая ~~ ' (^даты! Г йвтоматическое , —— определение шага автозаполнение Щаг: jl Предельное значение: | ШШШ11111Ш§Щ - -Единицы ■- {* день *"" Еабочин день С месяц ***" год Ий -ЛМ ! ок | Отмена 1 Более подробно с использованием рядов автозаполнения мы познакомимся в главе «Интерактивное прогнозирование». Сейчас обратим внимание только на особенности автозаполнения при использовании даты и времени. Их можно, конечно, набирать и самому, но лучше поручить это компьютеру: □ чтобы ввести текущую дату, нажмите клавиши Ctrl+Shift+4; □ чтобы ввести текущее время — Ctrl+Shift+6; П для ввода обновляющихся даты и времени выполните команду Вставка | Функция | ДАТА(); □ для ввода обновляющейся даты воспользуйтесь командой Вставка \ Функция | СЕГОДНЯ(). Обновляющиеся дата и время изменяются на текущие при каждой загрузке файла, пересчете данных или выполнении команды Обновить данные. Обновляющиеся дату и время нельзя использовать для автозаполнения. Текущие дата и время используются при автозаполнении точно так же, как и любые данные, введенные пользователем.
Глава 4. Ввод данных 65 Перетаскивание маркера заполнения влево или вверх продолжает последовательность в сторону уменьшения значений. Если вы предварительно выделите диапазон, а затем перетащите маркер заполнения влево или вверх, не выходя за пределы выделенного диапазона, то выделенные данные будут удалены. Выбор вводимых данных из списка Выбирать данные из списка всегда лучше, чем каждый раз вводить их с клавиатуры. И не только потому, что оператор — не дятел, а в первую очередь потому, что выбор из списка надежнее. Лишний пробел или буква ё вместо е — и ваше приложение наотрез откажется работать. Однажды я просидел почти сутки над созданным в Excel бухгалтерским приложением. С вечера работало, а утром на практических занятиях отказало. Оказалось, что вся группа студентов, не сговариваясь, ввела слово «счет» с буквой ё. В Excel существует 2 различных способа выбора данных: П из списка значений, ранее введенных в этот столбец; О из специально созданного списка допустимых значений. Список значений, ранее введенных в столбец, создается программой автоматически. Чтобы воспользоваться им: □ щелкните правой кнопкой мыши по первой пустой ячейке под введенными данными; □ в контекстном меню задайте команду Выбрать из списка; О щелкните на нужном значении во всплывающем списке. Чтобы облегчить вашу жизнь, Excel сам следит за списком ранее введенных значений, и если вводится последовательность символов, соответствующая последовательности символов в ранее набранном тексте, она автоматически появляется в строке ввода. Если вы согласны с предложением компьютера, нажмите клавишу Enter, в противном случае продолжите ввод значения. Список допустимых значений создается следующим образом: П создайте список корректных данных; □ выделите столбец, в который будут вводиться данные из списка; О выполните команду Данные | Проверка | Параметры; Рис. 4.11 Фрагмент диалогового окна Проверка вводимых значений Параметры | Сообщение для ввода ] Сообщение об ошибке j Условие проверки - - ——■-- -, - Тип данных: "»] W Игнорировать пустые ачейки Г? Список допустимых значений [Список Значение: Источник: |=$3$l:$J*6| 1 33 3 Змс.145
66 Часть 1. Организация и обработка массивов данных □ во всплывающем списке Тип данных выберите значение Список; П в поле Источник введите адрес списка корректных данных. Если количество возможных значений невелико, отдельный список можно не создавать. Просто введите в поле Источник возможные значения, разделяя их точкой с запятой. Чтобы ввести данные в столбец, для которого определен список корректных значений: □ щелкните в ячейке ввода, и справа от нее появится элемент управления раскрывающимся списком; □ щелкните по стрелке и выберите в списке нужное значение. Рис. 4.12 Пример использования списка корректных значений Биржевое дело Акционерный капитал Макроэкономика Банковские операции Размещение производительных сил Организация предпринимательства Команда Данные | Проверка позволяет: □ ограничивать параметры вводимых значений; □ ограничивать количество вводимых в ячейку символов; □ отображать информационные сообщения: • при переходе к ячейке, • при вводе неправильных данных; П определять правильность данных, вводимых с помощью формулы; □ вести поиск некорректных значений на листе. Ввод данных с использованием форм Существенно упростить накопление данных позволяют: □ использование формы Access для ввода данных в список Excel; О использование встроенной формы Excel; П конструирование пользовательских форм; □ использование мастера шаблонов с функцией автоматического сбора данных. Создание в Excel новой формы Access Команда Форма Access в меню Данные появляется после установки надстройки AccessLinks, которая дает возможность: □ копировать записи Access в лист Excel; □ анализировать эти данные в Excel, создавать сводные таблицы; Р преобразовывать списки Excel в формат Access. Корректная работа надстройки обеспечивается системой MS Query и драйвером ODBC. Система MS Query устанавливается на компьютер вместе
Глава 4. Ввод данных 67 с Excel, если при инсталляции вы задали установку элементов управления DAO, ActiveX и драйверов баз данных. При установке Microsoft Query no умолчанию устанавливаются драйверы ODBC, которые позволяют получать данные из dBASE, MS Access и MS Excel. Кроме того, вы можете задать установку драйверов ODBC, позволяющих импортировать данные из MS FoxPro, Paradox, SQL Server. С помощью средств DAO можно получать данные из MS Exchange и Lotus 1-2-3. Более подробно об обмене данными вы можете прочесть в главе «Получение внешних данных». Для создания в Excel новой формы Access сделайте следующее. □ Укажите ячейку списка. П Выполните команду Данные \ Форма Access. Рис. 4.13 Диалоговое окно Создание формы Microsoft Access П В секции Создать форму выберите переключатель В новой базе данных или В имеющейся базе данных. □ Если вы решили создать форму в существующей базе данных, введите имя файла с помощью клавиатуры или кнопки Обзор. П В секции Строка заголовков данных укажите, имеется ли строка заголовков в вашем списке данных. О После щелчка на кнопке ОК будет запущен мастер форм Access, а на листе Excel справа от списка появится кнопка Форма Access, позволяющая вызывать форму Access для ввода данных. Созданную форму вы можете использовать при работе с Access и без запуска Excel. Использование встроенной формы Excel Excel предоставляет в ваше пользование простую и удобную форму, которую можно использовать для ввода, редактирования, поиска и отбора записей. Для вывода формы на экран: □ щелкните в списке, содержащем не более 31 столбца; П выполните команду Данные \ Форма. В левой части формы выводится одна из записей списка данных. В правой части формы расположена надпись, указывающая номер текущей записи и общее число записей, а также кнопки: Создание Формы Microsofl вШШШящ Создать форму (• \В новой базе данных1 <"" В имеющейся базе данных I Обзор,.. J Строка заголовков данных , (* Им§ется Г* Отсутствует Ш£&£Ш 1 ок | Отмена |
68 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Рис. 4.14 Встроенная форма Excel ]ээ №: Фамилия: Начислено: Стаж: Выслуга: К выдаче: Ильин j 1250 5' 10% 1 375,00р, Ц 1 из 9 _J Добавить ] Удалить | :,,,„ j Назад Далее 1 Критерии Закрыть | Добавить — добавляет в список новую запись; Удалить — удаляет запись, выведенную в левой части формы; Назад, Вперед — листают записи; Вернуть — восстанавливает измененную запись, если вы еще не щелкнули по кнопке Добавить; Критерии — позволяет задать критерии поиска; Далее — позволяет перейти к записи, соответствующей заданным критериям. В списке студентов нужно найти третьекурсницу по имени Юля, которой 19 лет, и приехала она на учебу из города Волновахи. 1. Поместим курсор в любую ячейку списка студентов. 2. Выполним команду Данные | Форма. 3. Щелкнем ио кнопке Критерии и введем в соответствующие поля имеющиеся данные. Рис. 4.15 Поиск записи по неполным данным Фамилия: Имя: Отчество: Дата рождения: Место рождения: Кувс: £пецмелъность: Группа: Се_мейное положение: ! |Юлия I j>i.i.ei j г. Волновэха |з II I I Фамилия: Имя: Отчество: Дата рождения: Место рождений: Кувс: Специальность: Группа: [васильченко |Юлия [Николаевна ji2.04.i981 jr. Волноваха |з | Финансы |ф-98 j не замужем! Щелкнем по кнопке Далее и на экране появится форма со сведениями о девушке. Если заданному критерию будет соответствовать несколько девушек, щелкая кнопку Далее, вы можете по очереди познакомиться с ними со всеми.
Глава 4. Ввод данных 69 1,' , Для закрепления материала создайте «картотеку» автоинспекции из нескольких п автомобилей и задайте поиск фамилии и адреса владельца «Жигулей» белого цвета с последними двумя цифрами номера 66. Шаблоны с функцией автоматического сбора данных В комплект поставки Excel входят несколько шаблонов, позволяющих организовать автоматизированный сбор данных в фоновом режиме. Вы заполняете выводимые на экран бланки финансовых документов, отправляете их на печать, а компьютер самостоятельно вносит данные в базу. Подошло время отчета — делаете несколько щелчков мышью и отчет печатается. Чтобы воспользоваться шаблоном, выполните команду Файл \ Создать, перейдите на вкладку Решения и выберите шаблон. Если имеющихся шаблонов недостаточно, создайте новые. Создать новый шаблон с функцией автоматического сбора данных можно с помощью Мастера шаблонов. После того как шаблон создан и сохранен, на базе этого шаблона можно создать новые документы. Данные из связанных ячеек этого документа будут скопированы в соответствующие поля автоматически создаваемой записи в базе данных. Чтобы создать шаблон, выполните следующие действия. 1. Выберите подходящую форму ввода данных или создайте новую. Хорошей отправной точкой могут служить встроенные шаблоны Excel. Рис. 4.16 Диалоговое окно 1 Мастера шаблонов ■ Укажите имя книги, на основе которой следует создать шаблон: |3ачщ1..кк... Укажите имя шаблона: ID: \архив\Ш аблоны\Зэчет1 2. Выполните команду Данные \ Мастер шаблонов. 3. Если программа не угадала имя книги, на основе которой следует создать шаблон или имя шаблона, измените их в соответствующих окнах. 4. Измените формат базы данных, в которую следует помещать записи и полное имя файла, если вас не устаивают предложенные программой. Вы можете задать формат Microsoft Access, Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox и другие. 5. Укажите поочередно каждую ячейку, значения которой следует помещать в базу данных, и введите для нее имя поля. 6. Если нужно, включите в базу данные из других книг Excel. Итак, новый шаблон создан. Он сохранен в папке 01Йсе\1Паблоны. Чтобы создать документ на основе этого шаблона, выберите команду Файл | Создать и дважды щелкните на выбранном шаблоне. После того, как вы внесете данные в документ и щелкните на кнопке Сохранить файл, будет выведен диалоговый блок Связь с базой данных, в ко-
70 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Рис. 4.17 Диалоговое окно 2 Мастера шаб- Укажите формат базы данных, в которую следует помещать записи. |Книга Microsoft: Excel Укажите имя и положение базы данных. |0;\наука\Буквари\ОгТке\Ьоок\Анализ и прогнозирование\анализ г Обзор.., Рис. 4.18 Диалоговое окно 3 Мастера шаблонов Лист; |таблица1 | Код 1 Ячейка | 1 |«5 j 2 |$В$2 | 3 |*А$5 j 4 )$В$5 А 1 Имя поля 3|Д9тв ^Дисциплина "^дФамиидия iJjMMfl ш Л Рис. 4.19 Диалоговое окно 4 Мастера шаблонов Мастер шаблонов - шаг 4 из 5 Выберите книги Microsoft Excel. После создания шаблона эти книги будут добавлены в базу данных. -Просмотр | Поле ,Дата Знач | Пусто Список файлов Щелочить , Пг^й |Та6л»- (таблица 1 ■з Справка [ Отмена ] < Назад | Далее > | Готою [ тором вы должны определить целесообразность добавления новой записи в базу данных. Рис. 4.20 Диалоговый блок Связь с базой данных (Действие: - - № Добавить новую запись ! Г* Не изменять базу данных Вы можете разослать документ, созданный на основе шаблона, по сети. Для этого достаточно на завершающем этапе работы мастера шаблонов щелкнуть по кнопке Добавить маршрут и указать список адресов в программе MS Outlook. Классическим примером использования функции автоматического сбора данных является голосование в компании с помощью корпоративной сети. Акционеры делают отметки в полученных документах — и записи автоматически добавляются к базе данных, после чего выводится итоговый результат.
Глава 4. Ввод данных 71 Егерь по кличке Мурка ежедневно сдает отчеты по прилагаемой форме. Создайте приложение, которое в фоновом режиме будет автоматически заносить в список данных сведения о ежедневных уловах. Рис. 4.21 Документ, для которого создается форма ввода данных Фирма "Каракуб" г. Красная Поляна, ул. Чечика 150 тел/факс 111-11-11 Отчет На от 8 Март, 2001 ОТЧЕТ О ЛОВЛЕ МЫШЕИ ' Сотрудник Кличка Щркз Отдел №2 Личный номер 011 Должность егерь Pyi-'оеодитепь Блохас-^ый Пол уечщи»а Дата Количество Подтверждающие документы 3 03 2001 _ ' 8 Рапорт Утверждаю Согласовано Итого План % выполнения, - Лицензия ^ № %>-385 Пт м 12 00 Общий вес 500,00 50U.0U 300,00 1. Выполним команду Данные | Мастер шаблонов. 2. Присвоим имя шаблону и сообщим мастеру, что мы намерены создавать список данных Excel. 3. На третьем этапе работы мастера укажем, что данные, введенные в ячейку В15, должны помещаться в поле Дата, данные, введенные в ячейку С15 — в поле Количество и т.д. 4. Завершим ввод щелчком на кнопке Готово — и шаблон будет создан. 5. Теперь для подготовки ежедневного отчета Мурке нужно: О выполнить команду Файл | Создать; О дважды щелкнуть по имени шаблона Отчет о ловле мышей: П ввести данные за смену; □ щелкнуть по кнопке Сохранить файл; П согласится с предложением Excel о добавлении записи в список данных, щелкнув на кнопке ОК. 6. В конце рабочей недели Муркин директор может открыть файл Отчет о ловле мышей — данные, просмотреть итоги или выполнить их статистический анализ. Рис. 4.22 Автоматически созданный список данных Дата К <з л и ч е ете »■ До ку мент 6 а<з 08.03.01 09.03.01 10.03.01 11.03.01 12.03.01 8 1 6 5 6 Рапорт Рапорт Рапорт Рапорт Рапорт 500 60 280 320 340
72 Часть ]. Организация и обработка массивов данных /^^ А теперь, оставим в покое мышей и предположим, что менеджер разработал по- ^^ добные шаблоны для всех финансовых документов предприятия и с помощью функций Excel, которые мы рассмотрим позже, создал простенькое приложение, автоматически создающее финансовый, бухгалтерский, балансовый и иные мыслимые и немыслимые отчеты. Нужен ли такой менеджер нашему предприятию? Конструирование форм на рабочих листах Кроме форм, предназначенных для ввода данных, вы можете создавать экранные формы для организации рабочих книг, обобщения и анализа данных. Рис. 4.23 Форма для организации рабочей книги Экономический паспорт 1 ЩтюШшштЩщт деятедьиест» Ъттит mttmmwtt Затраты на производство крйдукцим , f , „ ЖИ»0ТНЯ»0ДСГЙ8 Затраты из «{нжзшздргее о^едущии ^Ч*ЧНП Ь'\ L ДНЗГ(»аМММ В зависимости от назначения, формы имеют различную структуру. Так, приведенная на рисунке форма отчета колхоза «Россия» использует всего один элемент управления — кнопки. Щелчок на кнопке открывает соответствующий отчет. На листе с отчетом помещена кнопка, которая возвращает вас на титульный лист. Основу форм, предназначенных для ввода данных, как мы видели в отчете о ловле мышей, составляют ячейки ввода. А в формах, предназначенных для отбора данных, чаще используются различные элементы управления. Рис. 4.24 Вариант экранной формы Р1 Очная | [Заочная _ гоу**а_' н . ,]'ь=-йгь ..■ . -.1 * Зэи^р*! С1!.. *Н4 1~1чтр;епэ w j 0Ф-97 фФ-че О*-" 0*3-97 О*3"98 Офз'от
Глава 4. Ввод данных 73 Использование экранных форм позволяет существенно упростить ввод и обработку данных. Часто повторяющиеся данные вы можете не вводить с клавиатуры, а выбирать из раскрывающихся списков. Элементы этих списков вводятся заранее. Для них удобно выбрать отдельный лист книги и скрыть его от любопытных. Списки в любое время можно исправить или дополнить. Для перехода от формы к спискам можно создать кнопки с гиперссылками на имена списков. Поскольку форма предназначена для упрощения ввода и обработки данных, она должна быть хорошо организована. Расстояние между текстовыми элементами формы можно регулировать, изменяя соответствующим образом высоту строк и ширину столбцов, а также выравнивание текста по горизонтали и вертикали. В форму могут быть включены формулы для вычисления итоговых значений и других величин. Ввод данных в форму можно ограничить определенными ячейками. Для этого: О выделите ячейки, предназначенные для ввода данных пользователем; □ выполните команду Формат | Ячейки | Защита и отключите параметр Защищаемая ячейка; □ выполните команду Сервис | Защита \ Защитить лист. Оставшиеся невыделенными ячейки будут заблокированы. Ввести или изменить значения этих ячеек невозможно Ограничение параметров значений и количества вводимых символов При вводе данных, как непосредственно в таблицу, так и с использование формы ввода, вы можете ограничить параметры вводимых значений. Например, вы можете ограничить разумными значениями даты рождения студентов. Для ограничения параметров вводимых значений: □ выделите ячейки, на которые требуется наложить ограничения; □ выполните команду Данные | Проверка | Параметры; П раскройте список Тип данных и выберите один из элементов: Любое значение, Целое число, Действительное, Список, Дата, Время, Длина текста, Другой; □ задайте условия отбора. Критерии отбора определяются типом данных. Так, если в списке Тип данных выбрано Любое значение, то никаких ограничений для вводимых значений задать нельзя. Если вы выбрали Длина текста, Действительное или Целое число, секция Условие проверки выводится в следующем представлении:
74 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Рис. 4.25 Условие проверки для длины текста, действительного или целого числа Г ир дан^м*: V ■■-.■■- :.нб^р|-1,е: ;+■- "Miirii*wir ■1^ ! Hwow.M. .1.... J J г? ^Hi'F+'pfErt-l 3J 1У Условия отбора могут быть заданы с помощью операторов между, вне, равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно. Если для выбранного оператора применимы понятия минимум и максимум, для них выводятся соответствующие поля, иначе диалоговое окно содержит только поле Значение. Если в списке Тип данных выбрано Время, секция Условие проверки выводится в следующем представлении. Рис. 4.26 Условие проверки для типа данных Время ;Т^ЙД№ЬК!;:,<-::;:: |Время 8^нр!^8';«дй Цмежду ЩШффЩ '.x,j: :|8:Э0 ЙЩ|:!кйн|а:';' ".!.. |н:50| .Jfl;. il;4' :*Я:Игнрв)<роэать;Л^сть1вдаенки* ..Шш^^.-м^м'^ .Л..,,1&1*#;''| При типе данных Дата выводятся поля Дата начала и Дата конца. Если для оператора допустимо только одно значение, выводится поле Время или Дата. Значения для длины текста, действительного или целого числа, даты и времени могут быть заданы в виде: □ числа; П формулы; □ адреса ячейки, содержащей число или формулу. Если вы выбрали тип данных Другой, секция Условие отбора выводится в представлении, позволяющем ввести формулу для вычисления значения или задать адрес ячейки, в которой оно расположено. Рис. 4.27 Условие отбора при выборе типа данных Другой 7_ип данных: Другой Значение; И*/ Формула: 1 3 ■Л ГУ Игнорировать пустые ячейки S
Глава 4. Ввод данных 75 Параметр Игнорировать пустые ячейки в диалоговом окне Проверка вводимых значений позволяет оставить пустой ячейку, на которую наложены ограничения. Ограничения ввода можно копировать с помощью команды Правка | Специальная вставка I Условия на значения. Отображение информационных сообщений В диалоговом окне Проверка вводимых значений вы можете задать два вида сообщений. Сообщение для ввода появляется на экране при переходе в ячейку, для которой установлена автоматическая проверка вводимых значений. Желательно, чтобы в сообщении было четко указано, какие данные нужно вводить в ячейку. Если пользователь вводит неверные данные, выводится Сообщение об ошибке. Чтобы задать сообщение для ввода: □ выделите ячейку или диапазон ячеек; □ выполните команду Данные \ Проверка \ Сообщение для ввода; Рис. 4.28 Срагмент вкладки Сообщение для ввода Р" Отображатьподсказку, если ячейка является текущей При переходе к ячейке выведите следующее сообщение: Заголовок: j Номер телефона Сообщение; Введите семизначный номер □ включите параметр Отображать подсказку, если ячейка является текущей; D введите заголовок и текст сообщения. Для отображения сообщения при вводе неправильных данных: □ выделите ячейку или диапазон ячеек; О выполните команду Данные \ Проверка | Сообщение об ошибке; Рис. 4.29 Фрагмент вкладки Сообщение об ошибке Р Выводить сообщение об ошибке При попытке ввода' не&ерных данных отображать сообщение: Вид; Заголовок: Останов ,» Останов Предупреждение Сообщение ^ЧШШ? (Будьте ьнимателны! Сообщение: Вам нужно ввести семизеначный номер. О включите параметр Выводить сообщение об ошибке; П в поле Вид укажите действия программы при обнаружении ошибки ввода: — Сообщение, — Предупреждение, — Останов.
76 ЧАСТЬ 1 Если вы выберете Сообщение, то на экран будет выводиться диалоговый блок с двумя кнопками: Диалоговый блок Сообщение -'-' При вводе Аэты А0Пущена рщи6кз Отмена □ ОК — ввести значение, несмотря на то, что оно не соответствует заданному критерию; П Отмена — отменить ввод. Если вы выберете Предупреждение, то на экран будет выводиться диалоговый блок с тремя кнопками: гИС. Ц.-Лл у 1>1!л аь" дль* дог. jyvvs ru.iifir.j Диалоговый блок Предупреждение I _!_^ I РС..5П». L.' I ц± J Г -'.' "1 □ Да — ввести значение, несмотря на то, что оно не соответствует заданному критерию; □ Нет — выделить введенное значение и ждать дальнейших действий; □ Отмена — отменить ввод. При выборе остановки программы выводится диалоговый блок с двумя кнопками: Рис. 4.32 Диалоговый блок Отмена При вводе даты допущена ошибка !" Повторить Ц Отмена О Повторить — повторить попытку ввода; П Отмена — отменить ввод. Поиск некорректных значений на листе Сообщения об ошибках выводятся только в том случае, когда некорректные данные непосредственно вводятся в ячейку, а не рассчитываются по содержащейся в ячейке формуле или помещаются туда макросом. Некорректными значениями Excel считает те значения, которые противоречат ограничениям, заданным при организации рабочего листа командой Данные \ Проверка. Чтобы найти ячейки, содержащие некорректные значения, рассчитанные по формулам или помещенные в ячейки макросами, щелкните на панели инструментов Зависимости по кнопке Обвести неверные данные. Подробно панель инструментов Зависимости описана в главе «Оптимизация модели».
Глава 4. Ввод данных 77 Рис. 4.33 Выделение некорректных значений ч г 3 4 "в « А Да-» 0 2'01 0 03 01 0 04.01.0 05.01.0 06.01.0 I • '■' М иниму м 44 34 45 53 (^ d 65 ^ <= Ы агеиму м 49 42 65 ""75 ' Э 69 • Издательство получило заказ на выпуск объединенного телефонного справочника абонентов городской АТС и сотовой сети фирмы «Каракуб». Телефоны городской сети имеют шестизначный номер, сотовой — пятизначный в диапазоне от 6-41-01 до 6-69-99. Запретите ввод в ячейки некорректных значений. 1. Введем в столбец А фамилии и инициалы абонента, в столбец В — номер телефона городской АТС, в столбец С — номера сотовых телефонов. 2. Введем ограничения в столбец В: □ выделим столбец; □ выполним команду Данные \ Проверка | Параметры; П в списке Тип данных выберем Длина текста; □ в поле значение введем 8 (6 цифр + 2 дефиса) | ОК. 3. Аналогично введем ограничения в столбец С: □ в списке Тип данных выберем Целое число; □ в поля Значение, Минимум и Максимум введем, соответственно, между, 64101 и 66999 | ОК; 4. Зададим формат вывода номера: О выполним команду Формат | Ячейки | Все форматы; П в поле Тип введем 0-00-00. Заданный формат ячейки позволит вводить только цифры, а дефисы Excel добавит самостоятельно. Форматирование ячеек мы рассмотрим ниже. Форматирование числовых полей Для вызова списка числовых форматов Excel выполните команду Формат | Ячейки | Число. На экран будет выведена вкладка Число диалогового окна Формат ячеек, на которой объясняется назначение выбранного формата, предоставляется возможность задать параметры, указать количество десятичных знаков, а также демонстрируется вид ячейки с выбранным форматом и параметрами. Рис. 4.34 Диалоговое окно Формат ячеек Чи(лоные форршы. О0Щ1М -иглиеин £|-ч:»и_ 1 >инэкоьь.й Дата Ьр»гн Нрицентн*- и Дрозныи Тем 'I if-bill Дополнитьгьныи see фсйпзтьм И Обра, ей Jncno де-1 ^ти-и-юи С'бо^чачРп ie |£р4Гр^'|;с-ии 0-piu<i-enbMtiC чпспа. J ■и04,1иЛи. [ г ■ i : ■, 3 "3
78 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Excel предоставляет в ваше распоряжение большое количество всевозможных числовых форматов, но, если вас не устраивает ни один из них, вы можете создать собственный формат. Для этого: □ в списке числовых форматов щелкните на элементе Все форматы; П выберите похожий на придуманный вами формат и отредактируйте его в поле над списком, используя предлагаемые шаблоны. Таблица 4.2. Шаблоны числовых форматов Шаблон 0 # ? , jj, ,п it ii *% М или ММ МММ или ММММ ДилиДД ДДД или ДДДД ГГ или ГГГГ [цвег.п] [Черный], [Синий], [Голубой}, [Зеленый], [Желтый], [Белый], [Красный], [Розовый] <] >f >=> <= <> * \символ @ Ii) Значение вывод числа, незначащие нули отображаются вывод числа, незначащие нули не отображаются вывод числа с выравниванием по десятичному знаку вывод числа с разделением целой и дробной части вывод числа с разделением групп из трех цифр пробелами вывод числа в процентном формате номер месяца название месяца дата день недели год разделитель в датах номер цвета (от 0 до 56) задание цвета по названию условные операторы, например, [<0][3еленый] — отрицательные значения выводить зеленым цветом заполнение ячейки символом, следующим за звездочкой, например, [Красный][=0]*! — если значение в ячейке равно 0, выводить ! (красного цвета) вывод указанного символа, например \№ # выводит № 1 для ячейки, в которую введена единица текстовый формат, по умолчанию как текст выводятся р., $, пробел, +, -. :. /, 0 скрыть значение ячейки Весьма любопытен шаблон ### « текст». Он не только выводит текст рядом с числом, но и модифицирует число. Каждый пробел перед аргументом «текст» уменьшает разрядность значения на 3 единицы. Формат может содержать до четырех секций, разделенных точками с запятыми. В первой секции определяется формат для положительного значения содержимого ячейки, во второй — для отрицательного, в третьей —
Глава 4. Ввод данных 79 для нулевого и в четвертой — на тот случаи, когда в ячейку вместо числа введен текст. Требуется вывести на рабочем листе информацию о наличии свободной памяти в байтах, килобайтах, мегабайтах. Введем в ячейку В1 формулу =ИНФОРМ("МЕМАУА1Ь"):. Скопируем формулу в ячейки В2:ВЗ. Зададим формат: □ для ячейки В1 — #" Ь", □ для ячейки В2 — #,# " Kb", □ для ячейки ВЗ — [Красный]#,## " Mb". 1. 2. 3. Рис. 4.35 Вывод информации о наличии свободной памяти Ът: |[Красный]И,00 "Mb" Свобощия память 1048576 b 1048.6 Kb 1,05 Mb Предположим, что нам нужно получить информацию о днях рождения студентов: по годам, месяцам, дням месяца, недели. Введем в первый столбец имена студентов, а во второй — даты рождения. С помощью формулы массива скопируем даты рождения в столбцы C:F, для чего: □ выделим мышью ячейки столбцов C:F; □ введем знак = ; □ щелкнем по первой дате рождения в столбце В; □ удерживая клавишу Shift щелкнем по последней дате рождения в столбце В; □ нажмем клавишу Ctrl, не отпуская ее — Shift, и, удерживая их вместе — Enter. Преобразуем выведенный общий числовой формат данных в форматы даты индивидуально для каждого столбца. Предварительно выделяя столбцы, определим форматы: □ для столбца С — ГГГГ" г."; □ для столбца D — ММММ; П для столбца Е — Д; □ для столбца F — ДДДД. Рис. 4.36 Дни рождения студентов Имя Виктория Игарки; Марина Наталия Щк£р|й;',.. Оксана Сов^ия Ю/мя Дата рождения 16.08.31 »>ЖкШМ$Ш 19.03.81 07.08.81 ;:;:Ш\Ш:Шу:Щ 08.12.80 01.01.81 05.08.81 Год 1981 г. ifti 1981 г. 1981 г. ?Шщ 1980 г. 1981 г. 1981 г. месяц Август 1|8оль'' v Март Август ^0ШШШ* Декабрь Январь Август Чиепо 16 Mil- v 19 7 ?£Ш '■ 8 1 5 День нолели воскресенье .'-суббота.' : четверг пятница :';ад скрещенье,,: понедельник четверг среда
80 Часть 1. Организация и обработка массивов данных В данном примере использована формула массива. Формулы массива мы подробно рассмотрим позже. Они играют в Excel не меньшую роль, чем шаблоны в Word. Пользователь, не владеющий в совершенстве формулами массива — компьютерный дилетант. щ Используя рассмотренную методику, самостоятельно создайте показанный на Ф рисунке «Вечный календарь». Рис. 4.37 Задание для самостоятельной работы Дата Год Месяц Число День недели! 07.07.7777 понедельник .^ / Требуется составить для студентов-заочников график сдачи контрольных работ, '-••' автоматически подсчитывающий дни, оставшиеся до сдачи работы и выводящий соответствующую информацию. 1. Составим таблицу, включающую наименования предметов, сроки сдачи и отметки о сдаче контрольных работ, а также колонку, в которой компьютер будет выводить информацию о состоянии «исполнительской дисциплины» студента. 2. В ячейку D4 введем формулу =СЕГОДНЯ(), которая при запуске программы автоматически будет вводить текущую дату, участвующую в расчетах. 3. Присвоим этой ячейке имя Сегодня, под которым значение ячейки будет использоваться в расчетах. Для этого: □ выделим ячейку, □ щелкнем в поле Имя, □ введем имя ячейки | Enter. 4. Выделим в списке данных ячейки столбца В и присвоим им имя Срок. Ячейкам столбца С присвоим имя Сдано. 5. Выделим ячейки столбца D и введем формулу массива: { =ЕСЛИ(Сдано<> " "; "Сдана "; Срок-Сегодня)} Поясним формулу. Если в текущей строке столбец Сдано не пустой, то в столбце Осталось дней выводится информация о том, что контрольная сдана, иначе выполняется вычисление по формуле =Срок-Сегодня 6. Зададим для ячеек столбца D формат: # ;[Красный] "Просрочена"; [Синий]" Сегодня ";" Сдана "
Глава 4. Ввод данных 81 Рис. 4.38 График сдачи контрольных работ 1 г '': а .' 1 5 6 . .7 8 9 10 11 ;дг -I-.* I! Koss/sesfco Светлана Алекс »н$ро@нз Группа &3-&8 График сдачи контрольных р IfftgH i «й iflfjis a* JfjMJJftftttin в|;Й' 0 ргаки^дацйя" К|>.*д;п'|рйнйм:^я!в:л^о-ге а ;Н:й>)ОГИ '\':-;:';.^:.;- ■■:■:■/');.': Р:аймещ'ение::производйтельнь'г1!::1!;;йл М акрой^номи^а;:;;;:;:; Акциоы:йрны й кап;йтал ■ Б а бот ;i;Si||# СИ апр ЗО.апр 20. май 3-0. м ар 1 5.мэй 04.мзй с к Сегодня ||Й§Щ<Й;: 0 4 апр 1 0.an p • ■ ■> 04 05 2001 г ^^^^^^^^^Щ Сдана При:., ричена 16 Сдана 11 Сегодня Поясним структуру формата: О если значение текущей ячейки положительное, то выводится число, соответствующее количеству дней, оставшихся до сдачи контрольной; О если значение отрицательное, то красным цветом выводится сообщение «Просрочена»; П если значение равно нулю, синим цветом выводится сообщение «Сегодня»; П если значение не является числом, выводится сообщение «Сдана». Формат ячейки или диапазона также может быть задан командой Формат | Условное форматирование. Рис. 4.39 Диалоговое окно Условное форматирование, вариант Формула ,Условие£ ' ... . . ; (формула jj ] Отображение ячейки при выполнении условия: - "■ -—' ■■ ~ '- - .3J Формат не задан А также » 'Удалить,.. ' ОК 21 Эррмат,,. J I Отмена J У диалогового окна Условное форматирование имеются два представления, которые выводятся в зависимости от того, какой элемент выбран в раскрывающемся списке: формула или значение. Рис. 4.40 Диалоговое окно Условие форматирования, вариант Значение , Условие i (значение _*J [между ; Отображение ячейки при ' выполнении условия: 3 Ь-1-81 'УШ.ьУу, - - - 3sb Г31 - - .12.81 3J •- OilpjiEZH — В приведенном на рисунке примере дни рождения студентов, родившихся в 1981 году, выводятся полужирным символами красного цвета. В варианте Значение вы можете воспользоваться операторами: между, вне, равно, не равно, больше, меньше, больше и равно, меньше или равно. Задав условие, укажите формат. Затем щелкните по кнопке А также и задайте, если необходимо, второе условие. Всего вы можете задать до трех условий, при необходимости комбинируя варианты Формула и Значения.
82 Часть 1. Организация и обработка массивов данных .*"l ^, MooioHAece» Данные в Access могут вводиться в таблицы непосредственно или с помощью форм ввода. Для непосредственного ввода данных в таблицу: □ в окне базы данных перейдите на вкладку Таблицы; Рис. 4.41 Окно базы данных ШТаблицы Ш Запрош | И Бухгалтерия И Деканат Ш |Отдел кадров; Hi Формы В Отчеты 3 Макросы | Ц£ Модули ] Открыть j Цонструктор j Создать j □ выделите нужную таблицу; □ щелкните по кнопке Создать; □ введите данные. Рис. 4.42 Ввод данных в таблицу На егудбипетг| Фамилия Имя 005 007 Балета Горячих Павел Виктория Отчество Павлович Александровна! Формы в Access могут использоваться как для ввода, так и для отображения данных Они позволяют с учетом требований эргономики: П активно использовать элементы графики и управления; □ выделять достаточно места для каждого поля; О вводить информацию сразу в несколько связанных между собой таблиц. Формы, разработанные с учетом требований эргономики, позволяют существенно ускорить восприятие и ввод информации, уменьшить утомляемость. В Access предусмотрены три способа создания форм: □ автоформы — для создания простейших форм; П мастера форм — для создания форм, более разнообразных по стилю оформления; П конструирование — способ, при котором стиль и возможности формы ограничиваются только вашей фантазией. Способ создания формы определяется в диалоговом окне Новая форма. Чтобы вызвать его, в окне базы данных перейдите на вкладку Формы и щелкните по кнопке Создать. Для создания автоформы: П в раскрывающемся списке выберите таблицу, с которой будет связана данная форма; □ укажите тип формы | ОК.
Глава 4. Ввод данных 83 Рис. 4.43 Диалоговое окно Новая форма Рис. 4.44 Автоформа в столбец Созааже рормь без пампии мчггт»ря Koi ютруктор Мастер форм АетоФоомж е столбец Аотофсомо: /емточиая АетоФсома: таб/ичиая Дна-раммэ Свцциам iddiiHUd 5ь\6вртв б качестве |. кятоов! истг>ник.а данных таблицу или Iе р ■члпрлгу ] ОК. Отмена №стаабилега | 123 Фамилия [Полянский Имя (Сергей Отчество | Юрьевич Вы можете создать автоформу в столбец, ленточную, табличную. Наиболее популярна автоформа в столбец, которая напоминает форму ввода Excel. Эта форма автоматически создается программой, если вы выполните команду Вставка | Автоформа или щелкнете на панели инструментов по кнопке Новый объект и выберете элемент Автоформа. В эту форму включены все поля таблицы в соответствующем порядке и их значения для первой записи. Внизу расположены кнопки, позволяющие перейти соответственно к первой, предыдущей, следующей, последней и новой записи. Рис. 4.45 Ленточная автоформа Команду Автоформа целесообразно использовать тогда, когда нужно быстро создать простую форму, содержащую элементы управления для всех полей одной таблицы. На ее основе в режиме конструирования можно позже создать более совершенную форму. Ч* студбилвта Фамилия 1 ] 123 (Полянский J 321 (Вербовский Имя (Сергей (Максим Отчество (Юрьевич (Петрович Рис. 4.46 Табличная форма * Не студбилета [ Фамилия 123 Полянский 321 Вербовский 0 | Имя Сергей Максим | Отчество Юрьевич Петрович Табличная форма внешне схожа с таблицей Access, но это разные элементы. Чтобы убедиться в этом, перейдите от формы к режиму таблицы, выполнив команду Вид | Режим таблицы. Возвратиться к форме можно командой Вид | Режим формы. Как и любая другая форма, автоформа позволяет перейти к записи, содержащей определенную информацию. Для этого воспользуйтесь командой Правка | Найти.
84 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Рис. 4.47 Диалоговое окно Поиск Цбзазец {Максим Гцосмагр |в< е Совпадение |Z любой частью поля »| Г С учетом регистра Jj Г" Только в текущем поле Найти !| Найти далее Закрыть В этом окне: Образец — поле для ввода искомого элемента; Просмотр — раскрывающийся список с элементами Вверх, Вниз, Все, определяющими направление поиска от текущей записи; Совпадение — раскрывающийся список с элементами С любой частью поля, Поля целиком, С начала поля. Параметры окна позволяют задать поиск с учетом регистра и формата только в текущем поле или во всех полях. Если в диалоговом окне Новая форма вы зададите создание новой формы с помощью мастера, то на экран будет выведено диалоговое окно Мастера форм. В этом окне: □ в раскрывающемся списке Таблицы/Запросы укажите источник данных; Рис. 4.48 Диалоговое окно Мастера форм Таблицы^ЗапрГ'Гы 1т-.. - -.. .. ■ . i I ouj ikiu,a и) на i рцощрив Доступные поля: Фамилия Имя Отчество Рм* -■!■■ ie п л пд ! ■ :■■, ■'*■ Иг^ес-ч ь-""*!'"-: tnc-T|.. Lt 'iu л г eie.i и; ht-» u ilhh" jCii'i. i ■ j-ii j:_ul Выбранные поля: „J ... ] Далее > | □ выберите из него доступные поля; □ если нужно, укажите следующий источник данных и выберите поля из него; □ на втором этапе работы мастера укажите тип формы: В один столбец, Ленточный или Табличный. Рис. 4.49 Выбор типа формы в окне Мастера форм <*■ И один столбец ] ■ <~ Деигочный С Хабяичный
Глава 4. Ввод данных 85 Эти названия не только похожи на названия автоформ — это те же самые формы. Отличие их только в том, что на третьем этапе мастер добавит к форме довольно непривлекательный рисунок, а на четвертом попросит определить дальнейшие действия. Так что единственное преимущество мастера — в простоте включения в форму полей из разных источников. Это очень удобно. Например, секретарь приемной комиссии может в своем компьютере ввести данные о вновь зачисленных студентах, и эти данные будут автоматически разнесены по компьютерам всех структурных подразделений вуза. Причем не все вместе, а дифференцированно, в зависимости от профиля подразделения. Конструктор форм Для вызова окна конструирования формы выполните следующие действия: П в окне базы данных щелкните на Формы | Создать; О в диалоговом окне Новая форма выберите Конструктор и укажите источник данных | ОК; О в окне конструктора форм ухватитесь мышью за правый нижний угол формы и установите ее размеры. Вместе с окном конструирования форм выводится панель элементов управления. 1 k vN Л* ael Q г1 » & Ш Ш -J \Ш Ш Ш Ш JJM1 \ □ Ч£ 12 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Рис. 4.50 Панель элементов управления Выбор объектов Мастера Надпись Поле Группа переключателей Выключатели Переключатель Флажок Поле со списком Список 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Кнопка Рисунок Свободная рамка объекта Присоединенные рамки объекта Разрыв страницы Набор вкладок Подчиненная форма /отчет Линия Прямоугольник Дополнительные элементы Изначально экран конструктора представляет собой чистый лист, на котором можно расположить поля базы данных, элементы управления, графику, надписи. Если вас не устраивает чистый лист, вы можете выбрать
86 Часть 1. Организация и обработка массивов данных пункт Формат (Автоформат, но я не советую вам делать это, поскольку вы вновь увидите ту же безвкусицу, которую предлагал Мастер форм. Чтобы создать оригинальное оформление, используйте отсканированные фотографии, кадры видеоклипов или фотоальбомов с лазерных дисков. Однако помните, что хорошая фотография — это, по крайней мере, несколько сотен килобайт дискового пространства. Если его недостаточно, используйте рисунок из библиотеки Office, MS FrontPage или иной программы. Чтобы поместить в окно конструирования формы графическое изображение: О на панели элементов выберите инструмент Рисунок; О с помощью мыши укажите верхний левый угол рисунка, и не отпуская кнопку, растяните рамку по диагонали; П выберите файл рисунка в одном из допустимых графических форматов; О щелкните по введенному рисунку правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Свойства; П используя вкладки Макет, Данные, События и Другие, определите параметры и свойства рисунка. Чтобы вместо рисунка поместить в форму объект OLE — например, рисунок CorelDraw — нужно на панели элементов щелкнуть по кнопке Присоединенная рамка объекта, а из списка полей выбрать поле типа OLE. Если выбранный объект не поместится в рамке, измените ее размеры в режиме конструктора. Для ввода в форму текста: О выберите элемент Надпись; П когда указатель мыши примет вид «А +», щелкните на том месте в форме, где нужно поместить текст — появится маленький квадрат, который по мере ввода текста будет увеличиваться; □ отформатируйте надпись. Чтобы добавить в форму поля ввода: □ выведите на экран Список полей, щелкнув на панели элементов по одноименной кнопке; П перетащите поля из списка в форму. Рис. 4.51 Список полей В Чтобы перетащить сразу все поля, предварительно выполните двойной щелчок на строке заголовка списка полей.
Глава 4. Ввод данных 87 Конструктор не позволяет создать формы из нескольких таблиц. Это ограничение можно обойти, если основывать форму на запросе, ссылающемся на несколько таблиц. Выполните команду Вид | Режим формы и оцените созданную вами форму ввода. Она может выглядеть, например, так. Рис. 4.52 Форма ввода "^J Зяпись: м| < !| (режим формы досуг студентов Я3 амилия*. | Зайцева к Ш Имя: |Оксана F Отчество: {Петровна Увлечение: (Художественная гимнастика 3 ► )»Н»*| из 3 Если вы разместили какой-то элемент не в том месте, перейдите в режим конструирования. Щелкните на элементе мышью. Расположите указатель так, чтобы он принял вид ладошки, и перетащите элемент. При необходимости измените его размеры, для чего: П щелкните на надписи, рисунке или поле ввода; П переместите мышью левую или правую границу. При создании формы в режиме конструирования возможны два варианта ввода в форму элементов управления. В первом варианте свойства объекта определяются с помощью мастера, во втором — через контекстное меню кнопки. Вы можете поместить в форму любой элемент, расположенный на панели элементов. Если этого окажется недостаточно, щелкните на панели по кнопке Дополнительные элементы. На экран будет выведен большой список дополнительных элементов, из которых вы можете, например, ввести в свою форму Календарь. Рис. 4.53 Элемент управления Календарь Январь 2100 |Январь j J2100 j Be ;? 3 10 .... 24 " 31 | Пн .~i ■A "■it' 18 ""' -25 1 Br '5 i'lj" lis'" "iV I 6 13 *2o' ' '.27' Cp I ? 14 21 2tJ Чт | Пт .8 "■п •22 "29 | Щ2 S >ш ;23 за :.. Сб Если вам и этого недостаточно, создайте свои или воспользуйтесь отдельно поставляемыми наборами элементов фирмы Microsoft и других компаний. Количество совместимых с Access элементов превышает 2000.
88 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Итак, чтобы добавить в форму элемент управления с помощью мастера: О на панели элементов щелкните по кнопке вызова мастера; □ выберите управляющий элемент и задайте с помощью мыши его расположение в форме и размер; П ответьте на вопросы мастера. Для вставки элемента управления в форму без помощи мастера: О выберите управляющий элемент и задайте с помощью мыши его расположение в форме и размер; □ в контекстном меню элемента выберите команду Свойства и задайте свойства элемента. Содержимое диалогового окна свойств зависит от выбранного элемента. Часть свойств устанавливается Access по умолчанию, как только вы укажете тип поля. Вы можете корректировать свойства полей, задавать маски ввода, условия проверки вводимых значений, текст сообщения об ошибке и т.п. Элементы управления в форме можно группировать, преобразовывать к другому подходящему типу, удалять. Сгруппированные элементы управления можно выстроить в одну линию, установить для них одинаковый размер, выровнять интервал соответствующими командами меню Формат. Преобразование элементов используется при создании списков и раскрывающихся списков. Чтобы создать раскрывающийся список из помещенного в форму поля, сделайте следующее. П В контекстном меню модифицируемого поля выберите Преобразовать элемент в | Поле со списком. □ Повторно вызовите контекстное меню и выберите Свойства | Данные. О На вкладке Данные выберите Тип источника строк. Это может быть список значений, список полей, значение поля таблицы или запроса. Рис. 4.54 Вкладка Данные Данные . . , , , , . , . Специальность Маска ввода Тип источника строк , , Список значений Источник строк Финансы; Менеджмент Присоединенный столбец.... 1 Ограничиться списком Нет Автоподстановка Да Значение по умолчанию Условие на значение Сообщение об ошибке Доступ Да| zl Блокировка. . , Нет П Если выбран Список значений, в свойстве Источник строк запишите через точку с запятой возможные значения. П Установите для свойства Ограничиться списком значение Нет.
Глава 4. Ввод данных 89 При необходимости вы можете создать многостраничную форму. Для этого: □ выберите на панели элемент управления Набор вкладок и поместите его в форму; О выбрав в контекстном меню команду Свойства | Подпись, присвойте названия вкладкам; О разместите на вкладках элементы управления, поля, графику, текст; П чтобы добавить еще одну вкладку, в контекстном меню границу элемента Набор вкладок выберите Добавить вкладку. Кнопочная или другая форма, которая вводится первой при запуске созданного вами приложения, называется начальной экранной формой. Она выбирается в списке Форма в диалоговом окне Сервис | Параметры запуска. Экранные формы не связываются с какой-либо таблицей. Чтобы создать кнопочную форму: □ поместите в форму кнопки; О назначьте первой кнопке гиперссылку или макрос, для чего: • выделите кнопку, • вызовите через контекстное меню кнопки Окно свойств, • для создания макроса вызовите построитель выражений, • для указания гиперссылки в списке Свойства выберите Дополнительный адрес, • в окне вставки гиперссылки щелкните на Обзор, • в поле Имя объекта в документе укажите имя объекта базы данных или внешнего источника. В общем случае форма может содержать следующие области: П заголовок формы, □ верхний колонтитул, П область данных, П нижний колонтитул, П примечание формы. С помощью команд меню Вид перечисленные области можно удалять и вновь выводить на экран за исключением области данных, которая находится на экране постоянно. Заголовок и примечание содержат текст, помещаемый в каждой повторяющейся на экране форме. Колонтитулы страницы — текст, повторяющийся на каждой странице при печати формы. Область данных включает поля, значения которых изменяются от записи к записи. В заключение остановимся на некоторых аспектах использования готовых форм. Обратите внимание на вертикальную полосу со стрелкой в левой части формы. Контекстное меню этой полосы содержит команды Вырезать, Копировать и Вставить. Используя эти команды, вы можете создавать новые записи на основе ранее введенных, а также перемещать и копировать записи.
90 Часть 1. Организация и обработка массивов данных РИС. 4.55 вд № студвигйта 123 Контекстное меню формы ввода __ л „ г ^Ч Фамилия Полянский I Копировать Вставить Сергей Юрьееич Данные в логическом поле меняются на противоположные нажатием клавиши Пробел или щелчком мыши. Форму можно отпечатать полностью на чистых листах или на бланках, выбирая только данные. Для печати на бланках: □ выполните команду Файл | Печать; П в диалоговом окне Печать щелкните по кнопке Настройка; □ на вкладке Поля включите параметр Печатать только данные. Рис. 4.56 >ля(им)- Печать формы грхнее: |24,99 шнее; 24,99 !еое; 24,99 taeoei 24,99 Печатать только данные Обмен данными с внешними источниками Вводить данные в таблицы Access не нужно, если они уже введены в каком-либо другом документе Office, предоставляющем широкие возможности для обмена данными и совместной работы. Для импорта данных из другой базы или списка данных, созданных в приложениях MS Office или в других программах: П выполните команду Файл | Внешние данные \ Импорт; Рис. 4.57 Элементы подменю Внешние данные «£, Импорт... *Ш Связь с таблицами... □ в диалоговом окне Импорт укажите тип импортируемых файлов; D щелкните по кнопке Импорт. Для экспорта данных: □ выполните команду Файл \ Сохранить как.../экспорт | Во внешнем файле или базе данных | ОК; О выберите тип файла и щелкните по кнопке Экспорт. Для установления связи: О выполните команду Файл I Внешние данные I Связь с таблицами;
Глава 5. Упорядочение данных 91 □ в диалоговом окне Связь укажите тип файлов и щелкните по кнопке Связь. При установлении Связи данные не импортируются в базу данных Access. Они остаются в программе, в которой они были созданы и могут корректироваться в ней. Если вновь загрузить программу Access, то в ней появятся уже откорректированные данные из программы, с которой установлена связь. Глава 5. Упорядочение данных Данные в списки и базы данных вводятся по мере их поступления. Их можно отсортировать по возрастанию, убыванию, а в MS Excel еще и в пользовательском порядке, например, список сотрудников фирмы по иерархии. ]Jf Micro:oft Word Чтобы отсортировать список в MS Word, установите курсор в соответствующий столбец списка и щелкните кнопку Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию. Если нужно отсортировать список по нескольким элементам: □ выделите список; П выберите Таблица | Сортировка; Рис. 5.1 Диалоговое окно Сортировка текста Сортировать - )поле i _"j тип: Зат§м -"- (Поле 2 jj тип: Затем |Поле 3 _£J тип: Список - (^ со строкой заголовка . ... . Текст "I -. , 1 —» с по увиванию - - •■ П""™"' '"'! <• по возрастанию 1 —J < поуоьванию ' —1 <~ по убьеанищ <* Щаст^^ШЪШХЦ П в раскрывающемся списке выберите имя и тип поля для первичной сортировки; □ задайте направление сортировки; □ при необходимости задайте сортировку по второму и третьему полю. Если вы установить переключатель в положение Список со строкой заголовка, вместо формальных заголовков Поле 1, Поле 2 и т.д. в диалоговом окне будут выведены заголовки столбцов, помещенные в первой строке списка.
92 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Щелкнув кнопку Параметры в диалоговом окне Сортировка текста, вы можете не только задать параметры сортировки, но выбрать язык и разделители полей. Рис. 5.2 Диалоговое окно Параметры сортировки Раздепитель полей <• [символ табуляций '■ <"* точка с запятой f другой: {- -Язык - - - [Турецкий ' V. . ~~ ~~-~ . ~ ~ Сортировать— - F , ,--,,....'.v. ' Г с учетом регистра - Л _ -.- .V .„_ . Я> MicrcuroH Excel Для сортировки списка данных по одному полю достаточно поместить курсор в поле и щелкнуть соответствующую кнопку на панели инструментов. Если это поле было предварительно выделено, записи будут отсортированы только в этом поле и список данных разрушится. Для восстановления списка можно воспользоваться кнопкой Отменить. А| Я| я+ а+ Независимо от порядка сортировки пустые ячейки всегда помещаются в конец списка. Если необходимо отсортировать список одновременно по двух или трем полям: П выполните команду Данные \ Сортировка; Рис. 5.3 Диалоговое окно Сортировка диапазона Сортировать по -- - |Дата Затем по - ■ ,] <* по возрастанию Г по убыванию |Оценка j ( по возрастанию <*■ ;по убыванию] В последнюю очередь, по (фамилия zl ^ п° Е°ЗРастамига <"" по убыванию Идентифицировать поля по - -•■ ■ <•" подписям (первач строка диапазона) f" обозначениям столбцов листа П в диалоговом окне Сортировка диапазона укажите, по каким полям и в каком порядке нужно осуществлять сортировку, каким образом идентифицировать поля. Если задана идентификация по обозначениям столбцов листа, в диалоговом окне выводятся названия столбцов, иначе — обозначения: А, В, С и т.д. При необходимости можно щелкнуть кнопку Параметры и выбрать сортировку по строкам или столбцам, задать алфавитный, логический или пользовательский тип сортировки.
Глава 5. Упорядочение данных 93 Рис. 5.4 Диалоговое окно Параметры сортировки CopiH3J6alb В раскрывающемся списке Сортировка по первому ключу вы можете выбрать конкретную логическую или пользовательскую последовательность или значение Не производится. При выборе значения Не производится, сортировка производится в алфавитном порядке. Логическая сортировка или сортировка по смыслу — это упорядочение данных в соответствии со встроенными в Excel неалфавитными последовательностями элементов, такими как Понедельник, Вторник... и т.д. При обновлении данных, логическая сортировка сохраняется. Пользовательская сортировка выполняется в соответствии с последовательностью, заранее созданной на вкладке Сервис | Параметры | Списки или импортированной на эту вкладку из документа. Рис. 5.5 Фрагмент диалогового окна Параметры Дтч [.sjae.iL.'m jv_MCnrcim.nn.k<i наймите rnjunoj. С Ler И';пэ;,-сгысгэиэячеек | _1мпгрт При обновлении данных пользовательский порядок сортировки нарушается и сортировку нужно выполнять повторно. Создание и использование списка мы рассмотрели, изучая тему Ввод данных. Если вы хотите создать пользовательский список, состоящий из чисел, например, инвентаризационных номеров, назначьте им текстовый формат. Вы можете создать пользовательские списки: структурных подразделений фирмы, сотрудников Вуза по иерархии, студентов по рабочим местам в компьютерном зале. Рис. 5.6 Пользовательский список Списки: новый список 3f- Пн, Вт, Ср, Чт, Лт, С6, Bt Понедельник, Вторник, С Янв, Фев, Map, Апр, Май, Январь, Февраль, Март, Ййиенть» списка) Ф-98 Белая Марина Владимировна Васильченко Юлий Николаевна Горшкова Юлия Николаевна Эти списки могут использоваться не только для сортировки данных, но и для автозаполнения ячеек. Транспонирование таблицы Одним из элементов упорядочения данных в Excel является транспонирование таблицы, при котором строки преобразуются в столбцы, а столбцы — в строки. Для транспонирования:
94 Часть 1. Организация и обработка массивов данных □ выделите таблицу; □ щелкните кнопку Копировать; П укажите ячейку, соответствующую верхнему левому углу новой таблицы на этом же или на другом листе; □ выполните команду Правка | Специальная вставка \ Транспонировать. £l\ Microsoft Access Сортировку данных в MS Access можно выполнить несколькими способами: О с помощью расположенных на панели инструментов кнопок Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию; □ командой Записи | Сортировка | Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию; П при использовании Расширенного фильтра; □ при создании запросов. Чтобы выполнить сортировку одновременно по нескольким полям, выделите поля и щелкните кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Access отсортирует данные по первому полю, затем по второму и т.д. Если нужно выполнить сортировку в другом порядке, переставьте поля в таблице ( в форме они все равно будут выведены на прежних местах). Для этого: О перейдите в режим конструирования; □ выделите поле; □ с помощью мыши переместите маркер поля в области выделения. Глава 6. Отбор данных Отбор данных в MS Excel может быть осуществлен с помощью команд Данные | Фильтр | Автофилътр или Данные \ Фильтр | Расширенный фильтр. Автофильтр Для использования автофильтра: □ укажите любую ячейку таблицы; □ выполните команду Данные \ Фильтр \ Автофильтр; □ щелкните на кнопке со стрелкой в столбце, в котором нужно произвести отбор; П в раскрывшемся списке выберите критерий отбора.
Глава 6. Отбор данных 95 Excel выведет список, который включает возможные критерии отбора записей: О Все, Первые 10, Условие; П каждое значение фильтруемого диапазона; П категории Пустые и Непустые, если в диапазоне имеются незаполненные ячейки. Рис. 6.1 Критерии отбора Наименование счёта (Все) (Первь1е:1:0,;:,): -::-. ■ {Условие?. ;)л >..■ л.. ГотойЙпродук'цИя ■■'■ ■;■ Износ'Долгосрочньи?да Износ собс'тщрнньк основных срйдсй;: Касса!.. Л':>;:~-\ 7= Если вы выбрали одно из значений фильтруемого диапазона, в списке останутся только записи с указанным значением в данном поле. Например, если в представленной таблице выбрать значение Касса, в списке останутся только проводки по кассе. При этом Excel выведет синим цветом: П кнопку у имени поля Наименование счета, к которому применен фильтр; П.заголовки (номера) отфильтрованных строк. Отобранные записи можно отфильтровать по другому полю. Вы можете задать условия для последовательного отбора для любого количества полей. Автофильтр можно применить только к одному списку на рабочем листе. Если вам приходится часто отбирать записи, поместите на панель инструментов кнопку Автофильтр. Выбор критерия Пустые позволяет отобрать записи, в которых ячейки текущего столбца содержат какую-то запись, а выбор критерия Непустые — записи, в которых ячейки текущего столбца не заполнены. Категория Все позволяет восстановить все данные, то есть отменить предшествующую фильтрацию. Первые 10... Если в списке критериев отбора выбрать Первые 10, то обнаружится, что Первые — вовсе не первые. Это могут быть и последние. А 10 — вовсе не 10, а, сколько вам вздумается, записей или процентов от общего числа записей, соответствующих ограничениям, наложенным в диалоговом окне Наложение условия по списку. В этом окне вы можете задать: П количество выводимых записей в натуральном выражении или в процентном отношении к общему числу записей; П ранг записей.
96 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Рис. 6.2 Возможные варианты условий отбора ^Вывести J33 j*j (наибольшие Вывести — >--■-■ I7 Ш (наиеньшгх ^*J |эпементов списка - - - - *| 1% от количества эпементов • - JJ -- d В первом примере задается отбор 33 записей, в которых ячейки текущего столбца содержат самые большие значения в заданном списке. Во втором примере отбираются 7% записей, в которых ячейки текущего столбца содержат наименьшие значения в списке. Пользовательский автофильтр Если вы выберите категорию Условие, появляется диалоговое окно Пользовательский автофильтр. Рис. 6.3 Диалоговое окно Пользовательский автофильтр ■ аз-ать только те строки, з ■ счёта - ■ {больше или равно <*■ а г иди i ]иеньше очения кс d „А- тэрыж |50 |б0| d .d„ В данном примере задан отбор записей в бухгалтерском документе с номерами счетов с 50 по 59. В этом окне вы можете связать 2 критерия отбора для одного и того же столбца, используя операторы: □ равно, не равно; □ больше, больше или равно; D меньше, меньше или равно; □ начинается с, не начинается с; □ заканчивается на, не заканчивается на; □ содержит, не содержит. Оператор ИЛИ позволяет отображать строки, удовлетворяющие одному из двух критериев отбора, а оператор И — строки, удовлетворяющие обоим критериям одновременно. Расширенный фильтр Расширенный фильтр вызывается командой Данные | Фильтр | Расширенный фильтр. Этот фильтр позволяет задавать условия отбора одновре- Рис. 6.4 Диалоговое окно Расширенный фильтр ■ Обработка - - • j <•" фильтровать список на месте ! *™ скопировать результат Б другое место Исходный диапазон: j | Диапазон.условий: | гЪ<-:-->-.гпТ!1 г (jv/rfts-ai с д.|*;1;мн ] V Только уникальные записи i 1 ЗУ ы П
Глава 6. Отбор данных 97 менно для нескольких полей. Критерии задаются в диапазоне условий, который размещается перед списком данных, или после него. Для задания критерия отбора нужны, как минимум, 2 строки. Между диапазоном условий и списком данных должна находится пустая строка. Столбцы списка должны иметь заголовки. Диапазон условий — это диапазон ячеек, содержащий условия отбора данных. Диапазон условий состоит, по крайней мере, из одной строки подписей условий и, по крайней мере, одной строки собственно условий. В качестве критерия отбора условия могут выступать как символьные значения, так и выражения, например, >1.09.2000. а^Ж Предположим, что из числа студентов нам понадобилось отобрать девушек, «Р^ проживающих в Красной Поляне. Для применения расширенного фильтра: П загрузим рабочий лист со списком студентов; О вставим перед списком данных 3-4 пустые строки; О сформируем диапазон условий: • в первую пустую строку скопируем заголовки фильтруемых столбцов, • во вторую — под соответствующими заголовками введем условия отбора; □ установим курсор внутри списка данных и зададим команду Данные \ Фильтр | Расширенный фильтр; □ укажите исходный диапазон и диапазон условий отбора, включая заголовки столбцов; □ установите переключатель Обработка в положение Фильтровать список на месте или Скопировать результаты в другое место; □ при копировании результатов в другую область листа перейдите в поле Поместить результат в диапазон и укажите верхнюю левую ячейку области вставки; □ при необходимости установите параметр Только уникальные записи \ ОК. Если диапазону условий присвоить имя Критерий, то в поле Диапазон условий ссылка на него будет появляться автоматически. Если вы предполагаете задавать несколько условий, диапазон условий должен содержать дополнительно по 1 пустой строке на каждое условие. Допустим, для прохождения практики вам нужно отобрать в группе всех мужчин и независимо от пола всех студентов проживающих в Угледаре. Выполнив необходимые изменения в диапазоне условий, и задав в диалоговом блоке Расширенный фильтр фильтрацию списка на месте, вы получите следующую таблицу:
98 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Таблица 6.2. Отбор девушек, проживающих в Красной Поляне Диапазон условий Фамилия Имя Отчество Дата рождения Пол д Место жительства Красная Поляна Массив данных Фамилия Белая Васильченко Горшкова Дзюба Фамилия Ефремова Зайцева Заяц Згонник Кичкине Константинова Мироненко Шевченко Имя Марина Юлия Юлия Оксана Имя Наталия Оксана Николай Игорь Георгий Наталья Виктория Олег Отчество Владимировна Николаевна Николаевна Николаевна Отчество Викторовна Петровна Иванович Викторович Александрович Владимировна Михайловна Александрович Дата рождения 19.03.81 12.04.81 05.08.81 08.12.80 Дата рождения 07.08.81 22.03.81 15.03.81 11.07.81 04.04.81 17.01.81 16.08.81 28.05.81 Пол д д д д Пол д д м м м д д м Место жительства Красная Поляна Волноваха Дальний Егоровка Место жительства Авдеевка Островское Красная Поляна Райгородок Красная Поляна Красная Поляна Угледар Курахово Выходной диапазон Фамилия Белая. Константинова Имя Марина Наталья Отчество Владимировна Владимировна Дата рождения 19.03.81 17.01.81 Пол Д д Место жительства Красная Поляна Красная Поляна Таблица 6.2. Отбор из числа студентов всех мужчин и всех жителей Угледара Диапазон условий Фамилия Имя Отчество Дата рождения Пол Место жительства м Угледар Массив данных Фамилия Костенко Мироненко Заяц Згонник Кичкине Шевченко Имя Наталья Виктория Николай Игорь Георгий Олег Отчество Евгеньевна Михайловна Иванович Викторович Александрович Александрович Дата рождения 30.09.81 16.08.81 15.03.81 11.07.81 04.04.81 28.05.81 Пол Д д м м м м Место жительства Угледар Угледар Красная Поляна Райгородок Красная Поляна Курахово На ячейки одного столбца могут накладываться несколько условий. Например, следующий диапазон условий позволит выбрать из списка студентов всех девушек с именами Виктория, Наталья, Оксана:
Глава 6. Отбор данных 99 Таблица 6.3. Отбор всех девушек с перечисленными именами Диапазон условий Фамилия Имя Виктория Наталья Оксана Отчество Дата рождения Пол д д д Место жительства Чтобы выбрать строки, удовлетворяющие одному из нескольких условий, наложенных на разные столбцы, введите условия в ячейки, расположенные в разных строках диапазона условий. Например, для следующего диапазона условий будут отобраны все записи, содержащие имя Марина или отчество Владимировна. Таблица. 6.4. Отбор девушек, имеющих имя Марина или отчество Владимировна Диапазон условий Фамилия Имя Марина Отчество Владимировна Дата рождения Пол Место жительства В следующем примере будут отобраны только Марины Владимировны, а остальные Марины и остальные Владимировны выведены не будут. Таблица 6.5. Отбор девушек по имени Марина Владимировна Диапазон условий Фамилия Имя Марина Отчество Владимировна Дата рождения Пол Место жительства Рассмотрим еще одну интересную возможность применения Расширенного фильтра. Дело в том, что диапазон условий, оформленный в виде таблицы или опросной формы, может располагаться не только на текущем листе, а в любом доступном для вашего компьютера месте: в локальной сети, Word Wide Web и т.д. Это исключительно простая возможность быстро отобрать товары на складе, документы в архиве, книги в библиотеке, и подготовить документы на их получение. Допустим, вы работаете директором издательства «Бином», которое имеет спе- & циализированный фирменный магазин. Используя компьютер, вам нужно суще- Щг ственно увеличить объем продаж и упростить труд продавца. 1. Спланируем возможный вариант: □ на рабочем листе Excel набираем прайс-лист; П в отдельной книге задаем диапазон условий в виде таблицы из одной колонки Код. В эту колонку вводятся коды выбранных книг
100 Часть 1. Организация и обработка массивов данных по сети или непосредственно в магазине, и компьютер автоматически оформляет заказ. 2. Создадим рабочее приложение, используя Расширенный фильтр П откроем одновременно окна с прайс-листом и диапазоном условий; □ выведем оба окна на экран командой Окно | Расположить | Рядом; □ щелкнем мышью в таблице прайс-листа; □ выполним команду Данные \ Фильтр \ Расширенный фильтр; Рис. 6.5 Диалоговое окно Расширенный фильтр ,обработка- ----- * . *• фильтровать список на тесте . *"* скопировать результат в другое место Исходный диапазон: [| Диапазон условий: [ Г" Только уникальные записи _»яЗ if il □ укажем исходный диапазон — координаты прайс-листа; □ укажем диапазон отбора; О зададим размещение результата на новом месте ниже прайс-листа, указав в поле ввода координаты верхнего левого угла; □ щелкнем на кнопке Ok и список заказанной литературы готов. Рис. 6.6 Результаты отбора с помощью расширенного фильтра \ 2 3 4 5 « ? i 10 11 1Щ а и А 1 В С код Abiob Название книги 2411 И Рогов Office 97. Вез проблем 1808 С Луцкий Photoshop 4 (+дискета) 6099 М Петро» CoreiDrawB 269 Й ШИ6 Windows BIOS И Лейко Осваиваем Windows 98 8666 С Каратыгин Visual FoxPro 6 Кед Автор Название книги 1608 С Луцкий Photoshop 4 О дискете) 5099 М, Петров QorelDtawS 8866 С Каратыгин Visual FoxPro 8 в ГОД издания 1998 1998 1998 1996 1999 1999 ГОД издания 1998 1998 1999 е 1" г Кол-во ЛИСТОВ книге упаковке 628 6 425 8 464 8 -336 18 368 в 784 S КОП-ВО ЛИСТОВ Книге упаковке 42S 8 464 8 784 5 S Цена 44,00 39,60 5720 10/45 56,10 143,00 Цена 39,60 67 20 143,00 1 I 2 i > 4 , 6 '. в; 7 ! в : 9 ' П' 111 fi' 13' 14, Щ А . Код 1 1808 5099 8666 При задании критерия отбора в Excel могут использоваться: □ текстовые константы; • текст — строки с ячейками, значение которых начинается текстом, • ="=текст" — строки с ячейками, содержание которых точно соответствует заданному образцу; строчные и прописные буквы при фильтрации не различаются; □ знаки подстановки: • ? — любой символ в той же позиции, что и знак вопроса, • * — любая последовательность символов в той же позиции, что и звездочка, • -?, -*, вывод спецсимволов ?, *, ~, например Где-? ищет «Где?».
Организация и обработка массивов данных 101 ^ MitiocoHAcces3 Иросгеипш.м методом отбора данных в MS Access является использование фильтров. Фильтр — это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. После применения фильтра на экране останутся только те записи, которые соответствуют заданному критерию. Если нужно не только отобразить записи, но и систематизировать, подвести итоги, создать на их основе новые формы, произведите выбор данных с помощью запросов. Фильтры в Access Access предоставляет в ваше распоряжение следующие фильтры: □ обычный фильтр; О фильтр по выделенному фрагменту; □ фильтр, исключающий выделенное; П фильтр по вводу; П расширенный фильтр. К сожалению не все фильтры в меню и в помощи по Access именуются не одинаково. В своем компьютере названия в меню я привел в соответствие с файлами помощи. Вот так выглядели (слева) и стали выглядеть (справа) мои меню: Рис. 6.7 Модификация меню "^ Изменить фильтр 'Лц Дбычный Фильтр ^ Фильтр по выделенному %f Фильтр по выделенному Исключить выявленное ^к Фильтр исключ выиеленное Y? Расширенный Фильтр.. ^? Расширенный Фильтр . Фильтр для; фильтр по вводу: Если ваш компьютер персональный, вы можете поступить так же. Дальше мы будем называть фильтры так, как они называются в справочной системе. Фильтр по выделенному фрагменту позволяет отбирать записи, удовлетворяющие нескольким поочередно задаваемым условиям. Обычный фильтр, Фильтр по вводу и Расширенный фильтр дают возможность: □ отбирать записи: • удовлетворяющие нескольким одновременно задаваемым условиям; • удовлетворяющие хотя бы одному из условий; □ задавать условия отбора с помощью выражений. Расширенный фильтр допускает сортировку одной части полей по возрастанию, другой — по убыванию. В зависимости от того, используете ли вы при задании критерия отбора все значение поля или его часть, отфильтровываются различные записи: □ если выделено все значение или курсор установлен в поле без выделения, отбираются все записи, в которых значение данного поля совпадает с заданным критерием;
102 Часть 1. Организация и обработка массивов данных П если выделена часть значения, начиная с первого символа, отбираются записи, в которых значение данного поля начинается с выбранных символов; □ если выделена часть значения, начиная не с первого символа, отбираются записи, содержащие критерий отбора в любом месте данного поля. Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно снова применить сохраненный фильтр. Обычный фильтр Обычный фильтр позволяет задать критерии отбора по нескольким полям одновременно. Он может использоваться с формой ввода, таблицей или запросом. При задании условий отбора можно использовать символы подстановки Чтобы воспользоваться фильтром: □ откройте таблицу, форму или запрос; П выполните команду Записи | Фильтр \ Обычный фильтр, — на экране появится окно фильтра с именами полей и строкой ввода условий отбора; Рис. 6.8 Задание условий отбора т •«ад И Автор | Название книги Город "Москсз' | Издательство | Год "Бином" 2000 □ введите условие отбора, введя или выбрав из списков искомые значения в каждом фильтруемом поле; например, приведенный на рисунке фильтр позволяет отобрать в библиотеке литературу, выпущенную издательством «Бином» в 2000 году; □ текст, набранный с клавиатуры, программа автоматически заключит в кавычки; Рис. 6.9 Использование формы при работе с фильтром ► № crgft&wera | Фамилия | Имя ("Виктория" Отчество . ■ |l zi \Hart /Или ХИли /Или /Или /Или /Или ХИли /Или / П при необходимости задайте еще одно условие, для чего щелкните в нижней части экрана ярлык ИЛИ и определите критерий отбора; □ для поиска записей в вычисляемых полях запросов, полях объектов OLE или MEMO, имеющих пустые или непустые значения, выберите в раскрывающихся в этих полях списках выражения Is Null или Is Not Null; П для поиска записей с использованием условия отбора, задающегося выражением, введите выражение в соответствующее поле или создайте его с помощью построителя выражений;
Организация и обработка массивов данных 103 П выполните команду Записи | Применить фильтр или щелкните кнопку Применить фильтр на панели инструментов. Для отмены фильтра щелкните на панели инструментов кнопку Удалить фильтр. Фильтр по выделенному фрагменту Если можно легко найти и выбрать в форме или в таблице значение, которое должны содержать отбираемые записи, следует использовать фильтр по выделенному фрагменту. Чтобы применить фильтр: □ щелкните в таблице правой кнопкой мыши объект или фрагмент объекта, по которому вы намерены отфильтровать записи; D в контекстном меню выберите команду Фильтр по выделенному; □ чтобы отобрать записи, не содержащие выбранного значения, и выберите команду Исключить выделенное. К отобранным записям вы можете применить еще один фильтр, а к ним еще до тех пор, пока не будут заданы все условия отбора записей. Для отмены фильтра щелкните на панели инструментов кнопку Удалить фильтр. Фильтр по вводу При большом количестве записей в таблице Фильтр по выделенному непрактичен. Гораздо удобнее в этом случае использовать Фильтр по вводу. Чтобы задать Фильтр по вводу: D щелкните правой кнопкой мыши в фильтруемом поле; □ в контекстном меню выберите Фильтр по вводу; □ введите критерий отбора в виде символьного значения или выражения | Enter; П чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым для ввода дополнительного условия, нажмите клавишу Tab. Введите условие и вновь используйте клавишу Tab до тех пор, пока не будут заданы все критерии. Расширенный фильтр Расширенный фильтр позволяет не только отбирать, но и одновременно сортировать записи по одному или нескольким полям. „^ В качестве примера выполним отбор помощников и заместителей ректора, дос- WF тигших 70-летнего возраста: 1. Выполним команду Записи \ Фильтр \ Расширенный фильтр. 2. Щелкнем в ячейке Поле и в раскрывающемся списке выберем Должность. 3. Укажем порядок сортировки.
104 ЧАСТЬ 1 4. Зададим условие отбора по первому полю. Рис. 6.10 Критерий отбора I Ыг Гостнрор|,а МЧ.' Должность п)чбыванию ДатаРождения по возрастанию "Помощник директора" < 1.1,13301 "Заместитель дтреетора'' 5. Аналогично определим порядок сортировки и критерий отбора по второму полю. 6. Для вывода отобранных данных щелкнем на панели инструментов кнопку Применение фильтра. Продемонстрируем возможность использования символов подстановки и выражения при задании критериев отбора. . / В базе данных Студенты нужно отобрать учащихся, родившихся в марте, исполь- У зуя расширенный фильтр. 1. Откроем базу данных таблицу Студенты. 2. Выполним команду Записи \ Фильтр | Расширенный фильтр. 3. Введем в поле ДатаРождения критерий Like «*.03.*», обозначающий отбор любого числа в марте любого года. Если ввести 3 вместо 03, фильтр работать не будет. 4. Щелкнем на панели инструментов кнопку Применение фильтра. Таблица 6.7. Результаты применения фильтра Фамилия Заяц Белая Зайцева Имя Николай Марина Оксана Отчество Иванович Владимировна Петровна Дата рождения 15.03.81 19.03.81 22.03.81 На основе записей, отобранных с помощью фильтра можно создавать формы и отчеты. Для этого: О выведите на экран записи, отобранные с помощью фильтра; □ на панели инструментов раскройте список Новый объект; Рис. 6.11 Подменю Новый объект р> ©' S^) АетоФорма igf Agi-оотчет "\цЦ Таблица "ЙР Запрос ёЭ форма "Ш Отчет 'а Макрос 'ii Модуль |j!jlj Модуль класса
Глава о. Отбор данных 105 □ для автоматического создания стандартной формы или отчета с помощью мастера выберите команду Автоформа или Автоотчет; П если вас не устраивает автоформа или автоотчет, выберите элемент форма или Отчет и создайте такие, какие вам нравятся. Несмотря на то, что источником записей для нового объекта может служить таблица, к которой применен фильтр, основным инструментом для этих целей является запрос. Условия отбора Условия отбора — это критерии, которые задает пользователь для отбора интересующих записей. Условие отбора может включать: □ имя поля и отношение, например, имя поля — Зачет и отношение — Сдан; О имя поля, отношение и значение, например, имя поля — Фамилия, отношение — равно и значение — Жамбровский; без указания значения такое условие будет незаконченным. Задать несколько значений позволяют операторы И и ИЛИ. Например, у студенток старших курсов отмечена странная тенденция: менять фамилию. Чтобы выбрать из базы данных все оценки студентки, в поле Свойства укажите параметр Фамилия, в поле Отношение — оператор Равно, а в поле Значение введите значение, например, Ефремова или Елагина. - Чтобы задать условие отбора, занесите его в соответствующую ячейку бланка запроса. Вы можете использовать любые логические символы или операторы Not, Like: □ # — одна любая цифра; П [список_знаков], например "лиц[ао]" или [а-ЬА-В]; П [!список_знаков], например [!-] — не устанавливать соответствия с самим собой; □ Not "английский" — вывести список студентов, не изучающих английский язык. Возможны комбинации операторов и символов, например: □ like "*00" или; □ like "[TO]00" — отбор товариществ или обществ с ограниченной ответственностью; О like "3*" — отбор фамилий студентов, начинающихся на букву «3»/. Еслд нужно задать диапазон отбора: □» вызовите построитель выражений; П в списке операторов выберите BETWEEN □ введите начальную и конечную дату, например BETWEEN #1.1.81# AND #31.12.81# Символы # показывают, что данные имеют тип Дата. Задать усдовие отбора, включающее логическое ИЛИ можно с помощью оператора OR, создав в строке Условие отбора выражение, например
106 Часть 1. Организация и обработка массивов данных "Заяц" OR "Зайцева". При создании выражений имена таблиц и полей записываются в скобках и между ними ставится восклицательный знак, например [Студенты]1[Фамилия] Использование выражений при формировании условий отбора Выражением называют любую комбинация операторов, констант, функций, имен полей, элементов управления или свойств, результатом которой является конкретное значение. С помощью выражений задаются значения свойств и аргументов макрокоманд, определяются условия отбора и вычисляемые поля, условия выполнения макрокоманд. Выражение представляет собой комбинацию: □ идентификаторов, □ операторов, □ значений. Идентификатор — это элемент выражения, представляющий собой ссылку: □ на значение поля, □ значение элемента управления, □ значение свойства. Например, Гогт8![Студенты]![Увлечения] является идентификатором для значения-элемента управления Увлечения в форме "Студенты". Оператор — это символ или слово, однозначно задающие выполнение операции над одним или несколькими элементами. Access поддерживает операторы различных типов, в том числе арифметические и логические, операторы сравнения и операторы слияния строковых значений (конкатенации). Например, оператор = в выражении = [Цена] * [Количество] позволяет вывести в отчете Стоимость Шампанского к новогоднему столу. Значение может быть задано: □ литералом, □ константой, П функцией. Литералом называют значение в явном представлении, например, число, строковое значение или дату. Даты необходимо заключать в символы (#), а строковые значения в прямые кавычки ("). Константа представляет числовое или строковое значение, которое не изменяется при выполнении программы. Константы упрощают чтение программы и облегчают работу с ней. Функция — возвращает значение, которое является результатом расчетов или выполнения других операций. Например, встроенная функция DATE возвращает текущую дату, DLOOKUP — значение указанного поля, SUM — сумму набора значений поля.
Глава 6. Отбор данных 107 .При создании выражения необходимо объединить идентификаторы, значения и операторы таким образом, чтобы они давали определенный результат. Вы можете создать выражение с помощью построителя выражений или самостоятельно, комбинируя компоненты выражений. Построитель выражений — это средство, предназначенное для создания выражений: D в окне свойств, О в поле Условие отбора, О в бланке запроса, □ в окне макроса, □ в окне модуля. Чтобы запустить Построитель выражений из ячейки поля или условия в бланке запроса: □ установите указатель в позицию, в которую требуется ввести выражение, и нажмите правую кнопку мыши; □ в контекстном меню выберите команду Построить. Для вызова построителя можно щелкнуть кнопку Построить на панели инструментов. Построитель выражений состоит из трех разделов. Рис. 6.12 Построитель выражений ... л :i j/1 *] *| i| >| <M And|Qr;| Not | Like) (j)| ОЗалрос! у ;: ЁЗ Таблицы . : (*] Запросы ) S3 Forms .. ■■,'.■-.■.-:;... J ;: SJ Reports ;; Ш Функции ■' ■'■ ;i l СЗ Константы ■ '■'! 5 О Операторы СЗ Общие выражения Фамилия Отчество ДатаРождения J J Вставить <3начение> В, верхней части окна построителя расположено поле выражения. Вы можете вводить выражения непосредственно в это поле. В средней части находятся кнопки с часто используемыми операторами. Для вывода полного списка операторов, выберите папку Операторы в левом поле и нужный тип в среднем. В правом поле будут выведены все операторы выбранного типа. В нижней части окна построителя находятся три поля: □ в левом поле выводятся папки, содержащие: • таблицы, запросы, формы, • объекты базы данных,
108 Часть 1. Организация и обработка массивов данных • встроенные и определенные пользователем функции, • константы, операторы и общие выражения; □ в среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для папки, заданной в левом поле; □ в правом поле выводится список значений для элементов, определенных в левом и среднем полях; Если функция или объект не выводятся в нижней части построителя, значит их использование недопустимо в позиции, из которой вызван построитель. Чтобы новые имена полей появились в построителе выражений, таблицу или запрос, содержащие такие поля, следует предварительно сохранить. При вставке идентификатора построитель вставляет только те его части, которые требуются в текущем контексте. Создание запросов Чтобы создать запрос: П в окне базы данных перейдите на вкладку Запрос; О выполните команду Создать; П в диалоговом окне выберите способ создания запроса. Рис. 6.13 Фрагмент диалогового окна Создание запроса Конструктор Простой запрос Перекрестный запрос Повторяющиеся записи Записи без подчиненных Простой запрос Простой запрос — это запрос на выборку из определенных вами полей. Для создания запроса: □ запустите Мастер создания простых запросов, выбрав в диалоговом окне Создание запроса элемент Простой запрос; Рис. 6.14 Диалоговое окно первого этапа работы мастера Ха^яицы/запррсьс. [Запрос: Продажи по сотрудник»] Дастцпнмв по»е Страна j Фамилия , ' Имя ''.>».), |ыбраниьв попя. П в поле Таблицы | Запросы выберите первую таблицу или ранее созданный запрос и перенесите выбранные поля из них во вновь создаваемый запрос; □ при необходимости перенесите поля из других таблиц | Далее; П в следующем окне выберите подробный вывод информации или сводку; не обращайте внимания на слово отчет, так как ничего общего с отчетом Access выполняемые нами действия не имеют;
Г/юва 6. Отбор данных 109 Рис. 6.15 Диалоговое окно второго этапа работы мастера Выберите подробный или итоговый отчет: <•" |подробный (вывод каждого поля каждой записи) ;..<"* ИТОГОВЫЙ ■..';■; П если вы выбрали переключатель Итоговый, щелкните по кнопке Итоги и в следующем диалоговом окне укажите какие итоговые значения нужно вычислить; Рис. 6.16 Диалоговое окно третьего этапа работы мастера Поле Sum Avg Min Max СуммаПродаж Г Я Г Г О в последнем окне присвойте имя запросу и определите дальнейшие действия. Повторяющиеся записи Чтобы создать запрос на поиск повторяющихся записей в таблице или запросе: □ запустите Мастер создания запроса, выбрав в диалоговом окне Создание запроса элемент Повторяющиеся записи; □ на первом этапе работы мастера выберите таблицу или запрос, в которых нужно найти записи с повторяющимися значениями; □ на втором этапе задайте поля, в которых нужно найти повторяющиеся значения. Например, чтобы выбрать всех однофамильцев в Вузе, перенесите в список Поля повторов поле Фамилия; Рис. 6.17 Выбор ролей повтора Доступные поля: Ns стуцбилега Группа Имя Поля повторов: |..1'Ч1.ИШ-ДВЯ □ на третьем этапе работы мастера выберите дополнительные поля отображения вместе с повторяющимися записями. Например, для найденных однофамильцев можно задать вывод имен студентов и названий группы; Рис. 6.18 Выбор дополнительных полей П на последнем этапе присвойте имя запросу и определите дальнейшие действия. Записи без подчиненных Для1 создания запроса на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице, выполните следующие действия: 1 ,„.,.,.. ^■Г^ВДЩпТчД Допопикгеп! * г,- п. iq Группа Имя ■":■..:,■,
no Часть 1 Организация и обработка массивов данных □ запустите Мастер создания запроса, выбрав в диалоговом окне Создание запроса элемент Записи без подчиненных; D на первом этапе работы мастера укажите таблицу, в которой нужно найти записи, не имеющие связанных записей в таблице, выбираемой на втором этапе; □ на втором этапе выберите таблицу или запрос с подчиненными записями. Например, если на первом этапе выбрана таблица Кадры с данными на студентов, и нужно найти студентов, не сдавших ни одной контрольной работы, выберите на втором этапе таблицу Учебный отдел, содержащую списки студентов, сдавших контрольные; Рис. 6.19 Сопоставление полей на третьем этапе Поля в 'Кадры': j М- стдобилстз | Имя | Отчество Г Группа Попя в 'Учебный отдел': jd № стущбияетэ Право Информатика Высшая математика □ на третьем этапе работы мастера сопоставьте поля первой и второй таблиц. В нашем случае укажем поле Фамилия, так как в результате запроса нам нужно получить данные на студентов, фамилии которых отсутствуют во второй таблице; □ на четвертом этапе укажите, какие поля первой таблицы должны отражаться в запросе; Рис. 6.20 Выбор полей, включаемых в запрос Имеющиеся поля: ыоранные поля: Группа Фамилия Имя □ на последнем этапе присвоим запросу имя и зададим просмотр результатов. На экран будут выведены данные на студентов, фамилии которых не значатся среди сдавших контрольные работы Перекрестный запрос В перекрестном запросе данные выводятся в формате, подобном формату электронной таблицы. Каждому столбцу и каждой строке соответствует поле исходной таблицы. При создании перекрестного запроса для каждой из пар строка/столбец исходной таблицы вычисляются значения в соответствии с заданной вами функцией. Данные могут быть разбиты на группы, для которых выполняются групповые вычисления. С помощью перекрестного запроса создается двухмерная перекрестная таблица, которая группирует информацию по двум факторам, например количество проданных компьютеров в зависимости от модели компьютера и возраста продавца. В то же время Access позволяет создавать одномерные таблицы посредством добавления к Простому запросу инструмента Групповые операции.
Глава 6. Отбор данных 111 Для создания запроса: П запустите мастер создания запроса, выбрав в диалоговом окне Создание запроса, элемент Перекрестный запрос; П на первом этапе работы мастера выберите исходную таблицу или запрос; □ на втором этапе перенесите в список не более трех полей, значения которых будут использоваться в качестве заголовков строк. Поля переносятся в очередности предполагаемой сортировки; □ на третьем этапе определите поле, значения которого будут использоваться в качестве заголовков столбцов; □ на следующем этапе определите, какое вычисление необходимо произвести для каждой ячейки на пересечении строк и столбцов; □ при необходимости добавьте столбец, содержащий итоговые значения по каждой строке; □ на последнем этапе задайте имя запроса и определите последующие действия. .. > Предположим, что нам нужно определить зависимость среднего школьного бал- ^Щ>^ ла: а) от имени абитуриента; б) от имени и места жительства одновременно. 1. Для анализа распределение данных одного типа по одному фактору воспользуемся одномерной таблицей, которую создадим с помощью Простого запроса: П в диалоговом окне Создание запроса щелкнем Простой запрос; П в поле Таблицы, \ Запросы выберем таблицу Абитуриенты и перенесем поля Имя и ШкольныйБалл во вновь создаваемый запрос; □ в следующем окне выберем значение Итоговый и щелкнем по кнопке Итоги; П зададим вычисление среднего значения по полю ШкольныйБалл; П щелкнем кнопку Готово, и на экран будет выведен результат запроса. Рис. 6.21 Результат запроса ► ! Татьяна 4,88 Юлия 4,75 Наталия 4,67 Олег 4.ВЗ Оксана 4,47 Виктория 4,47 Для анализа распределение данных одного типа по двум факторам используем двухмерную таблицу, которую создадим с помощью перекрестного запроса: □ в диалоговом окне Создание запроса щелкнем Перекрестный запрос П выберем исходную таблицу Абитуриенты и перенесем в поле Имя, значения которых будут использоваться в качестве заголовков строк;
П2 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Рис. 6.22 Выбор поля для заголовков строк Достцпныеполя: Фамилия Отчество ДатаРожаения > j Место жительства ! ШкольныйБалл "^ } Иностранный iw6paHHbie поля: □ в следующем окне укажем поле Местожительства, значения которого будут использоваться в качестве заголовков столбцов; □ на следующем этапе нужно определить вычисление, которое необходимо произвести для каждой ячейки на пересечении строк и столбцов. Укажем поле ШколъныйБалл, и поскольку в списке функций нет необходимой нам функции, укажем любую, чтобы позже поменять ее на нужную функцию; Рис. 6.23 Выбор функции для вычислений Поля: Фамилия Отчество ДатаРовдения ! Шкояьныйьаяя Иностранный Углеяарский адрес Фэнвдии; First Last Мак Min □ на последнем этапе зададим имя запроса и установим переключатель Изменение структуры запроса; О щелкнем кнопку Готово и на экран будет выведено окно конструирования запроса. В этом окне: • выберем групповую операцию AVG для поля ШколъныйБалл и для итогового значения, • ограничим количество выводимых значений, задав, условие отбора, например именами Наталия и Юлия; Рис. 6.24 Окно конструирования запроса flftrtt Имиаблиде Групповая операция. Перекрестная таблица Сортировка: Условие отбора- НИИ, Имя Список Грчппироекз Заголовки строк "Наталия" . . "Юлия" Место жительства Список Группировка Заголовки столбце ■' ■ Значение: Школьи* Список Avq Значение ' Итоговое значение Список Ava Заголовки строк Имя Список Условие "Наталия'" Or "Юя □ закроем окно конструирования запроса и просмотрим созданный запрос, щелкнув в окне базы данных имя запроса | Открыть Рис. 6.25 Двухфакторное распределение среднего балла Имя | Волновзха I Красная Поляна п_ Дальний I Угледар Наталия Юлия 4,33 4,94 4,56 Конструирование запроса Если в диалоговом окне Создание запроса, вы выберите элемент Конструктор, на экране появится диалоговое окно Добавление таблицы. В этом
Глава 6. Отбор данных 113 окне выделите таблицы и ранее созданные запросы, которые будут использоваться при создании нового запроса. Рис. 6.26 Фрагмент диалогового окна Добавление таблицы Кадры Учебный отдел Щелкните кнопку добавить и вы увидите уже знакомое нам окно конструирования запросов. В верхней части окна будут расположены списки полей выбранных вами запросов и таблиц, в нижней — пустая структура запроса. Конструирование запроса начинается с перетаскивания имен полей и списков в структуру запроса. После этого вы можете задать порядок сортировки и условия отбора записей. Рис. 6.27 Окно конструирования запроса ] ■? -г. ivMiu \ 1 Кадры | по возрастамию м Имя Кадры 171 Отчесте-о Кадры Р] Информатика Учебный отдел |vl Если между таблицами, используемыми в многотабличном запросе, не установлены связи, вы можете непосредственно в окне запроса установить отношения между ними. Для этого щелкните по полю в одной таблице и не отпуская кнопку мыши, перетащите ее указатель на поле другой таблицы. В отличие от связей при задании отношений вы можете указывать различные поля. Любой из созданных ранее запросов вы можете сделать итоговым. Для этого нужно: □ открыть запрос в режиме конструирования; □ щелкнуть кнопку S на панели инструментов; □ в появившейся строке Групповые операции выбрать одну из доступных операций. ™J? Если вы регулярно отмечаете круглые даты, можете пополнить арсенал праздни- ^1^ ков милениумами, то есть тысячедневными юбилеями. Рассчитаем седьмые ми- лениумы для группы студентов. 1. В окне базы данных Студенты перейдем на вкладку Запросы и выполним команду Создать \ Конструктор \ ОК. 2. В диалоговом окне Добавление таблицы щелкнем кнопку Добавить, а затем кнопку Закрыть.
114 Часть 1. Организация и обработка массивов данных 3. В окне конструирования запроса зададим вывод полей Фамилия, Имя, Отчество, ДатаРождения. 4. Зададим вывод вычисляемого поля Милениум, для чего: □ в предназначенном для него поле выполним правый щелчок и в контекстном меню выберем команду Построить; П в левой колонке построителя выражений выберем папку Таблицы | Студенты; П в среднем поле выполним двойной щелчок на поле ДатаРождения, и в поле выражения увидим: [Студенты]![ДатаРождения]; П щелчком на соответствующей кнопке введем оператор + ; П перейдем в поле выражения и наберем с клавиатуры 7000 | ОК; П в диалоговом окне конструируемого запроса в записи Выражение1: [Список]![ДатаРождения]+7000 двойным щелчком выделим элемент Выражение1 и введем вместо него имя Милениум. 5. На панели инструментов щелкнем кнопку Запись, и на экране появится таблица, отражающая 7000-дневные юбилеи студентов. Рис. 6.28 Результаты запроса | Фамилия — Завгоцодная Константинов? Заяц Зайцева Васильченко Мигрин Шевченко Згонник Горшкова | Имя Оксана ;Со((шя ;Наталия Николай Юксана Юлия Татьяна :0лег Игорь Юлия | Отчество 1 Николаевна !Владимировна !Владимировна 1 Иванович Петровна Николаевна Григорьевна Александрович Викторович Николаевна ■ ■ i ■■ ■ 08.12 80 01.01.81! 17.01.81; 15.03.81: 22.03.81! 12.04.81; 25.05.81! 28.05.81■ 11.07.81! 05.08.81 ■''!! . ■'. ■■■■!.■ 07.02.00 02.03.00 18.03.00 14.05.00 21.05.00 11.06.00 24^07.00 27.07.00 09.0Э.00 04.10.00 Запросы SQL Язык SQL (Structured Query Language) — язык программирования, предназначенный для выполнения запросов, управления реляционными базами данных и их обновлением. Запрос SQL — это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Примерами запросов SQL могут служить запросы на объединение, запросы к серверу, перекрестные и подчиненные запросы. Запрос на объединение позволяет объединять поля из одной или нескольких таблиц и запросов в одно результирующее поле. Например, если ваша фирма имеет 40 магазинов, которые ежедневно направляют вам отчеты о реализации и заказы на поставку товаров. С помощью запроса на объединение вы можете автоматизировать составление отчета о реализации по всей фирме и единого заказа на товары. Управляющие запросы SQL используются для создания, удаления или изменения таблиц в текущей базе данных, позволяют вносить изменения в таблицы MS Access или MS SQL Server. Это могут быть запросы на изменение или удаление данных, соответствующих или не соответствующих за-
Глава 6. Отбор данных 115 данному критерию, например установленному сроку оплаты созданного вами приложения. Подчиненный запрос представляет собой вложенную в запрос на выборку или запрос на изменение инструкцию SQL SELECT и может быть использован для создания вложенных запросов. Чтобы создать один из перечисленных видов запроса: О в режиме конструирования запроса, выполните команду Запрос | Запрос SQL П выберите элемент подменю Объединение, К серверу или Управление Режим SQL — это режим, в котором выводится инструкция SQL текущего запроса. Независимо от того, создаете ли вы запрос с помощью Мастера или в режиме конструирования, Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL. Чтобы убедиться в этом, откроем ранее созданный запрос, определяющий зависимость среднего школьного балла: от имени и места жительства абитуриента. Для этого выполним команду Вид \ Режим SQL, и на экран будет выведена следующая инструкция SQL: TRANSFORM AVG(Список.ШкольныйБалл) as [Значение] SELECT Список.Имя, AVG(Список.ШкольныйБалл) AS [Итоговое значение ШкольныйБалл] FROM Список WHERE (((Список.Имя)="Наталия" OR (Список.Имя)="Юлия")) GROUP BY Список.Имя PIVOT Список.[Место жительства]; Вы можете самостоятельно написать запрос SQL. Для этого достаточно в режиме конструирования выполнить команду Вид | Режим SQL и в окне запроса написать инструкцию. Например, инструкция SQL запроса на выборку студентов, родившихся в марте, может выглядеть следующим образом: SELECT Список.Фамилия, Список.Имя, Список.Отчество, Список.ДатаРождения FROM Список WHERE ((Month([ДатаРождения])=3)) ORDER BY Список.ДатаРождения; В результате выполнения запроса на экран будет выведена следующая информация: Рис. 6.8. Результат выполнения SQL — запроса Фамилия Заяц Белая 1 Зайцева Имя Николай Марина Оксана Отчество Иванович Владимировна Петровна Дата рождения 15.03 81 19 03.81 22.03.81
116 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Глава 7. Обмен данными в Microsoft Office MS Office — интегрированный программный комплекс, в основу которого положен принцип свободного обмена данными между его компонентами. Данные, введенные в одну программу, становятся достоянием всех программ. Эта возможность обеспечивается: альтернативными командами вставки, экспортом и импортом данных. ЩР Microsoft Word.: Альтернативные команды вставки Специальная вставка и Вставить как гиперссылку расположены в меню Правка. Уникальные возможности команд позволяют легко получить такие эффекты, которые достичь иным путем весьма сложно, а порой — просто невозможно. Например, вы можете вставить фрагмент Word в таблицу Excel как рисунок с сохранением формата и высокого качества печати. Если вам нужно вставить в документ Word фрагмент со сканера или из документа DOS, вставьте его как неформатированный текст и он примет стиль абзаца, в который вставлен. Вы можете создать итоговую таблицу деятельности вашей фирмы, каждая колонка которой будет связана через сеть с соответствующими подразделениями фирмы. В результате ваша таблица будет автоматически отражать и суммировать показатели всех структурных подразделений. Вы можете создать в таблице дополнительную колонку и вставить в нее гиперссылки на отчеты структурных подразделений. Щелчок на такой гиперссылке позволит вам просмотреть подробный отчет структурного подразделения. Команда Специальная вставка выводит на экран одноименное окно. В этом окне вы можете задать: П формат, в котором будет вставлен фрагмент; П его расположение по отношению к основному тексту; □ тип специальной вставки. : Документ Microsoft Word Диалоговое окно Специальная вставка Связывание объектов Если в диалоговом окне Специальная вставка переключатель установлен в положение Связать, данные вставляются в документ как связанный объект. 1 0:\наукаУБуквари\САи:е\Ьоок\Организация массив.. Как: *•" Вставить: С , ■ : Документ Microsoft Word (объект) Текст в формате RTF Неформатированньйтекст Рисунок Отмена |v* Поверх.текста
Глава 7. Обмен данными в Microsoft Office 117 Связанные объекты используются, если в документе должны оперативно отображаться изменения, производимые в исходном файле. При этом конечный файл содержит только служебную информацию для связи с документом-источником и данные, необходимые для отражения этого объекта на экране, а сами данные остаются в исходном файле. При изменении данных в исходном документе автоматически или по запросу пользователя изменяются связанные данные в производном документе. Например, если в книге Microsoft Excel был выделен диапазон ячеек, а затем ячейки были вставлены в документ Word как связанный объект, то при изменении данных в книге, данные в Word будут тоже изменены. Если при связывании для конечного объекта выбран формат, отличный от типа исходного объекта, данные связываются при помощи механизма динамического обмена данными (DDE). Связывание предпочтительнее в следующих случаях: □ если данные хранятся и обрабатываются в пределах одного документа, а в нескольких других отображается его свежая копия, например, связь с инструктивным или нормативным документом; □ если в документе-получателе нужно отражать только часть информации из источника, например, итоговую строку; □ если нужно свести к минимуму размер документа-получателя. Если для связывания используется фрагмент документа: □ скопируйте его; □ укажите куда нужно вставить данные; □ выполните команду Правка \ Специальная вставка; □ выберите формат и установите переключатель Связать \ ОК. Если для связывания вы намерены использовать весь документ: □ укажите в принимающем документе место вставки; □ выполните команду Вставка \ Объект; □ перейдите на вкладку Объект \ Создание из файла; Рис. 7.2 Фрагменты вкладки Создание из файла П введите имя вставляемого документа; □ установите параметр Связь с файлом; П если нужно отразить связываемый документ в принимающем документе в виде значка, установив параметр В виде значка. Для модификации параметров связи: □ откройте диалоговое окно Связи, выполнив команду Правка | Связи; О в списке Исходный файл выделите модифицируемую связь; . (С Связь с файлом V Осмде 1пэчка Бином mdb \
118 Часть 1. Организация и обработка массивов данных □ выделите связь в списке; □ если необходимо изменить несколько связей, выделите их, удерживая Ctrl. Рис. 7.3 Диалоговое окно Связи Сходный файл D:\...\0 ловле г Источник: Элемент: Тип: Обновпение: Элемент Тип Обновление ы... n>icTl!Rl:R6=536 Лист Дзто _jj . , J 0!\наука\6укеари\ОР^е\Ьсюк\Дналт и прагнозироеание\0; riMCTi!Rl:R&5536 Лист Microsoft Excel <•* автоматическое Г~ Не обноелять связь *"" по запросу Г~ OK Отмена Обновить Открыть источник : Сменить источник... <| Рмдаатьаки, | В этом окне: Переключатели группы Обновление — позволяют задать механизм обновления данных. По умолчанию данные обновляются автоматически при изменении данных в источнике или открытии документа-получателя. Если документ содержит много связей для ускорения работы программы, можно установить Обновление по запросу с использованием кнопки Обновить. При необходимости временно блокировать обновление связи, установите переключатель Не обновлять связь. Сменить источник — кнопка, открывающая диалоговое окно Смена источника, в котором вы можете указать новый документ или новое местонахождение данных в том же документе. Указать новое расположение данных в Word можно с помощью закладки, в Excel — с помощью именованного объекта или названия листа с адресом диапазоном ячеек. Рис. 7.4 Фрагмент диалогового окна Смена источника Элемент |Лист1 !R1:R65536| Найти файлы, отвечающие условиям: Имя файла; ] Тип файлов: [Бее файлы J d Открыть источник — кнопка, открывающая документ в программе-источнике. Разорвать связь — кнопка позволяющая разорвать связь, после чего данные источника становятся неотъемлемой частью получателя и не обновляются при изменении источника. Разорванная связь не восстанавливается. При необходимости вы можете отредактировать связанный файл непосредственно из принимающего файла. Для этого: □ двойным щелчком на связанном объекте откройте файл-источник; □ если после двойного щелчка исходный файл не открывается:
Глава 7. Обмен данными е Microsoft Office 119 • выполните команду Правка | Связи, • выделите редактируемую связь, • щелкните кнопку Открыть источник, П отредактируйте и сохраните данные; □ закройте исходный файл и перейдите в принимающий. При необходимости вы можете преобразовать вставленные объекты в значки. Это удобно, например, в том случае, если ваш документ содержит большое количество связей. Так же, как и на связанном объекте, вы можете дважды щелкнуть по его значку, и открыть исходный файл. Рис. 7.5 3£ | Значок файла журнал УЧЁТА XLS Если вы переместите значок файла в другой документ, вы свяжете и его с исходным файлом. Если вы регулярно готовите однотипные документы, связанные с одними и теми же файлами, попробуйте расположить значки этих файлов в нижнем колонтитуле документа и сохранить его как шаблон. Рис. 7.6 Диалоговое окно Преобразование типа объекта Тип объекта: Лист Microsoft Excel 1 J J Отмена P Поверх, текста Г" В виде значка Для преобразования связанного объекта в значок О щелкните объект правой кнопкой мыши; П в контекстном меню выберите команду Объект \ Преобразовать; П в диалоговом окне Преобразование типа объекта выберите тип объекта | ОК. Внедрение Если в диалоговом окне Специальная вставка задействован переключатель Вставить, данные помещаются в документ как внедренный объект и становятся частью файла. Связь с исходным документом не устанавливается, но устанавливается связь с программой-источником. Выполнив двойной щелчок на объекте, его можно отредактировать в исходной программе. Внедренный звуковой файл открываются двойным щелчком при нажатой Alt. Поскольку объект не связан с исходным файлом, при изменении данных он не изменяется Внедрение применяют, когда нужно сохранить вставленный объект как неотъемлемую часть документа, например, для пересылки или просмотра на другом компьютере. При внедрении данных конечный файл имеет больший размер, чем при связывании данных.
120 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Также как и при связывании, вы можете внедрить фрагмент документа или целый файл, вставить объект в документ в виде значка. Импорт данных из Access в Word Импорт данных из Access в Word может быть осуществлен с помощью драйверов DDE и ODBC. По умолчанию используется внедрение с помощью DDE. При внедрении для обновления информации всякий раз приходится запускать Access. ODBC позволяет вместо внедрения устанавливать связь с файлом, получать информацию из таблиц, запросов, отчетов. Для импорта данных: □ выведите на экран панель инструментов Базы данных; Рис. 7.7 Панель инструментов Базы данных I Вставить &шу данных □ щелкнув кнопку Вставить базу данных, выведите на экран диалоговое окно База данных; Рис. 7.8 Диалоговое окно База данных Источник данных Вставка данных в документ - вставить данные.., ц..£^ь Автоформат таблицы... | _.,_*' '£■■ : □ щелкнув на кнопке Получить данные, укажите в окне Открытие источника данных тип файлов Microsoft Access; П укажите имя файла, из которого импортируются данные; Рис. 7.9 Фрагмент диалогового окна открыть источник данных □ установите параметр Выбрать способ; П щелкните кнопку Открыть и в появившемся диалоговом окне Способ преобразования данных выберите подходящий способ;
Глава 7. Обмен данными в Microsoft Office 121 Рис. 7.10 Диалоговое окно Способ преобразования данных Базы данных.MS Access с помощью DDE (*.mdb) MS Access 97Database с помощью. ODBC (*:mdb) D щелкните OK и на экране вновь появившемся окно База данных; □ в секции Настройка данных выполните отбор данных и форматирование таблицы; □ щелкните кнопку Вставить данные; П в диалоговом окне Вставка данных укажите диапазон данных; □ установите опцию Вставить данные как поле для установления связи с исходным файлом, иначе данные будут внедрены как текст. Рис. 7.11 Фрагмент диалогового окна Вставка данных Открыв документ Word вы всегда можете получить самые свежие данные из Access, щелкнув на панели инструментов Базы данных кнопку Обновить поля. Q! Excel не может импортировать данные из Access. Но ни что не мешает вас экспортировать эти данные из Access в Excel. Для этрго: □ выделите таблицу, запрос или отчет, подлежащий экспорту; □ выполните команду Файл | Сохранить как.../Экспорт; □ в диалоговом окне Сохранение объекта установите опцию Во внешнем файле или базе данных; Рис. 7.12 Диалоговое окно Сохранение объекта I >и подружке f. fi о §нешнем Файла или базе данные □ если хотите задать новое имя, сделайте это при включенной опции В текущей базе данных, а затем уже устанавливайте Во внешнем файле или базе данных; О в диалоговом окне Сохранение объекта задайте имя файла, тип файла и щелкните на кнопке Экспорт.
122 Часть 1. Организация и обработка массивов данных ^ Microsoft Access Совместно с драйверами индексно-последовательного метода доступа ISAM и связи открытых баз данных ODBC, поставляемых вместе с Office, ядро базы данных Jet поддерживает внешние связи Access со следующими объектами: □ базами данных Visual Basic, Visual C++, MS FoxPro, Paradox, dBase, Oracle, MS SQL Server; □ листами Excel; П данными в табличном формате HTML; П текстовыми файлами, содержащую информацию с разделителями или с фиксированной шириной. Импортируются внешние данные в том случае, если не предполагается их обработка в создавшей программе. При связывании внешняя таблица может обрабатываться как в Access, так и в создавшей ее программе. Связывание таблиц похоже на связывание объектов OLE, но с OLE имеет только общую терминологию. Access не использует OLE для доступа к ним. После двойного щелчка таблица открывается в Access, а не в создавшем ее приложении. Для установления связи нужно выполнить команду Файл | Внешние данные \ Связь с таблицами. При открытии внешних данных в Access без связывания расходуется меньше памяти. Данные остаются во внешней таблице. Способ удобен при редком обращении к внешним данным. В случае перемещения или удаления присоединенной таблицы нужно внести в приложение соответствующие изменения, выполнив команду Сервис \ Надстройки \ Диспетчер связанных таблиц. Чтобы экспортировать статический документ HTML: О выделите объект; □ выполните команду Файл \ Сохранить как.../Экспорт \ Во внешнем файле или базе данных; П укажите тип документа .htm или .html; □ чтобы увидеть результат, установите параметр Автозагрузка; □ для компактности объедините экспортируемые данные с шаблоном документа HTML. Access выводит каждую таблицу и каждую печатную страницу в отдельный файл. Во время экспорта Access вставляет соответствующие гиперссылки в элементы управления, предназначенные для перехода к другим страницам. При создании динамических страниц HTML Access использует 2 формата экспорта: П1 IDC/HTX — работающий с операционной системой NT Server или с Personal Web Server под управлением Windows; О страницы сервера ActiveX, работающие только на серверах NT.
Глава 7. Обмен данными в Microsoft Office 123 Для экспорта данных на сервер FTP: □ выберите Файл | Сохранить как.../'Экспорт; П в окне сохранения укажите Во внешнем файле или базе данных \ ОК; □ укажите формат экспортируемых данных; □ укажите адрес FTP или задайте новый, выбрав Добавить/изменить адреса FTP; D отыщите необходимый URL или введите его в поле имени файла; □ щелкните на кнопке Экспорт. Экспортировать объекты Access в другие модули MS Office позволяет команда Сервис \ Связи с Office, которая выводит на экран следующее подменю: Рис. 7.13 Подменю Связи с Office " :■•'.■ Й Анализе MS Excel"'" Выбор команды Слияние с MS Word запускает Мастер слияния с Microsoft Word, который позволяет связать данные Access с готовым документом Word или создать новый документом Word и установить с ним связь. Создание документов слияния нами будет рассмотрено позже. Команда Публикация в Word переносит текущую таблицу или запрос в документ Word в формате .rtf. Команда Анализ в MS Excel создает таблицу Excel, которая затем может быть использована для анализа, прогнозирования и оптимизации данных. Команда Файл | Сохранить как.../Экспорт позволяет экспортировать данные из Access в текстовые файлы. Однако качество таких документов гораздо ниже качества документов, полученных посредством импорта данных из Access в Word. ч)г M icrosoft В inder Как вы уже знаете, Office допускает размещение в одном файле документов или их фрагментов, созданных с помощью различных компонентов Access. Каждый из документов и фрагментов независим, сохраняет связь с программой, в которой он создан, и может в ней редактироваться. Наиболее эффективно эти возможности реализованы в модуле MS Binder, который предназначен для объединения в один файл документов, созданных с помощью различных компонентов Office. Binder позволяет включать в один документ, называемый подшивкой, документы Word, Excel, PowerPoint. Если в подшивку нужно включить документ Access, свяжите или внедрите его в документ одной из выше названных программ. Окно Binder разделено на 2 области. В левой области размещаются значки разделов подшивки. Если область не видна, выведите ее на экран командой Файл | Параметры подшивки | Отображать левую область. Управлять Binder можно с помощью главного меню или контекстного меню, появляющегося при щелчке правой кнопкой мыши в левой области.
124 Часть 1. Организация и обработка массивов данных Рис. 7.14 Окно Microsoft Binder Щ О Файл Црайка _йа' ВСТаека Формат £ереис Лиаграг^ма Перехш £аздёя:'_ ^е]#ау § © ^ * ■■■■- *. цТш" Гит^л IJArialCyr * 8 - К Л 3 ' __ - <2* * А^ Область диагра^ у:»- у ■■ .: . Этчёт __•) Диаграмм: Таблица [ ._ ■Г'] II Проживание Рис. 7.15 Контекстное меню MS Binder • ~»i Добавить. [Отчёт а бав! I Диаграм, й1 Чтобы создать новый раздел, щелкните кнопку Добавить, которая выведет диалоговое окно Добавление раздела с шаблонами доступных документов Office. Для включения в подшивку имеющегося документа, выберите элемент Добавить из файла. Если вы намерены создать еще один раздел на базе имеющегося, выделите его и щелкните кнопку Дублировать. Кроме того, можно добавить документ в подшивку перетаскиванием мышью: Можно перетащить подшивку в подшивку, т.е. объединить их. Чтобы изменить расположение раздела в подшивке: □ выделите его значок; □ установите курсор на стрелке справа от значка и перетащите его.
Часть 2 Анализ экспериментальных данных 'ЛдУ$ Управление массивами данных заключается в принятии инженерных или управ- *ч(§^' ленческих решений на основе аналитической оценки данных. В этой части книги мы вооружимся инструментами статистического анализа, прогнозирования, определения вероятности события с тем, чтобы в следующих главах приступить к поиску оптимальных решений управления массивами, созданию автоматизированных рабочих мест и информационных систем. Из предыдущих глав книги вы знаете, что основным средством накопления данных в MS Office является Access. Можно использовать другие программные продукты фирмы Microsoft, такие как MS FoxPro, MS SQL Server. Правда, некоторые авторы и разработчики настойчиво рекомендуют использовать для накопления данных программные продукты фирмы Borland, а их для обработки — фирмы Microsoft. Мне такая комбинация напоминает девушку, которая мечтает выйти замуж за одного мужчину, а детей рожать от другого. Что из этого может выйти — судите сами. Накопленные в Access данные передаются для подготовки документов в Word или для анализа в MS Excel. Excel является универсальным инструментом анализа экспериментальных данных, позволяющим выполнять всесторонний анализ не только данных, полученных из программных продуктов фирмы Microsoft или электронных таблиц других систем, но и введенных непосредственно в Excel. В тех случаях, когда рассматриваемый вид анализа или обработки данных традиционно выполняется с помощью других программ (Statistica for Windows, QSB+), в описании инструментов анализа MS Office терминология и методика обработки данных максимально приближены к традиционным. Цель максимального приближения методики и терминологии — подвести вас к осознанному принятию решения об использовании той или иной программы, их комбинировании или написании собственной.
126 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Мы изучим: □ использование интерактивных инструментов анализа данных, □ обработку данных с помощью функций Excel и статистического пакета анализа данных, □ консолидацию данных, □ таблицы подстановки, □ сводные таблицы, □ теоретические основы и технику решения оптимизационных задач и подбора параметров, □ диспетчер сценариев, □ надстройки Excel, □ инструменты прогнозирования, □ получение и обработку информации из внешних баз данных.
Глава 8 Выражения в Excel 127 Глава 8. Выражения в Excel Выражение в Excel может представлять комбинацию: □ констант, О функций, □ операторов, □ идентификаторов. Константа — числовое или строковое значение, которое не изменяется при выполнении программы. Функция — это стандартная формула, позволяющая получать системные значения или производить сложные вычисления. Например, функция СЕГОДНЯ() возвращает системную дату, ДИСПР(А1:С87) — дисперсию генеральной совокупности, расположенной по указанному адресу. Оператор — символ, однозначно задающий выполнение операции над одним или несколькими элементами. Excel поддерживает операторы различных типов, в том числе арифметические и логические, операторы сравнения и операторы слияния строковых значений. Например, оператор = в выражении =Цена*Количество позволяет вывести Стоимость Шампанского к новогоднему столу. Идентификатор — это элемент выражения, представляющий собой ссылку: • на значение ячейки или диапазона ячеек, • на значение элемента управления, • на имя ячейки или диапазона ячеек. Значение может быть задано: • литералом, • константой, • функцией. Литералом называют значение в явном представлении, например, число, строковое значение или дату. Выражения позволяют выполнять математические, логические, статистические, финансовые и иные операции различной сложности. Выражение в Excel всегда начинаются со знака равно и потому обычно называются формулами. Если речь идет об Excel, то слова «выражение» и «формула» вполне можно считать синонимами. Поскольку выражение «формула» является общепринятым, мы не станем отступать от традиции, и в дальнейшем будем использовать в основном его. Однако, если вы где-то в Excel столкнетесь с термином «выражение», помните, что это то же самое и не смущайтесь. "J^. Формула является основным средством для анализа данных. С помощью фор- чг s мул можно выполнять вычисления, сравнивать и объединять данные Формулы можно вводить непосредственно с клавиатуры: Но, когда вы используете функции, это неудобно: постоянно переходится переключать раскладку (язык), потому, что в Excel, одном-единственном приложении
128 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Office, додумались «русифицировать» функции. В остальных приложениях этого нет — и все понятно. Здесь же порой приходится искать английскую версию, чтобы понять, на что способна функция. А разве не выведет из себя смесь букв? Если по имени функции ZTECT можно определить ее назначение, то попробуйте догадаться, что СТОШУХ — это стандартная ошибка «икс», «игрек», а не стандартная ошибка нашего русского ух! Мечта многих пользователей — русифицированная версия Excel с нормальными английскими названиями функций. Учитывая сказанное, при создании формулы удобнее пользоваться ссылками, чем вводить адреса ячеек с клавиатуры. Для создания формулы: □ щелкните ячейку, в которую будет выводиться результат; □ введите знак =; □ щелкните по ячейке, содержащей первое значение; П введите оператор; □ щелкните ячейке, соде^кащей второе значение и т.д.; □ нажмите клавишу Enter. Вы можете выбрать ячейку на текущем месте, на другом листе (щелкнув его ярлык), в другой книге (предварительно расположив ее рядом), в другом компьютере в локальной или глобальной сети. А вы знаете как ввести формулу сразу в несколько ячеек? Очень просто: □ выделите ячейки, □ введите формулу, □ нажмите клавиши Ctrl+Enter. Порядок элементов формулы называется синтаксисом формулы. Формула должна начинаться со знака равенства, за которым следуют: □ операторы, □ вычисляемые элементы (операнды). Операндами могут быть: константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки, имена или функции. Операторы В формулах могут использоваться 4 вида операторов: □ арифметические операторы +, -, *, /, %, ~ используются для выполнения математических вычислений, результатом которых является число; □ операторы =, >, <, >=, <=, о используются для сравнения значений; □ текстовый оператор «&» используется для объединения последовательностей символов; О адресные операторы объединяют диапазоны ячеек для осуществления вычислений: • : (двоеточие) — оператор диапазона, задает ссылку на все ячейки диапазона; • ; (точка с запятой) — оператор объединения; задает ссылку на перечисленные ячейки или диапазоны, например, МИН(А1:А10,С15:С20);
Глава 8. Выражения в Excel 129 • пробел — оператор пересечения, который ссылается на общие ячейки диапазонов. Например МАКС(С1:Е10 А5:Н8) позволяет определить максимальное из чисел, расположенных в ячейках С5:Е8. Константы Константа — это числовое или строковое значение, которое не изменяется при выполнении программы. Вы можете помещать константы в ячейки или использовать непосредственно в формулах. Например, использующая массив констант формула =МОПРЕД({1;2;3;4;5;6:7;8;9}) позволяет рассчитать определитель матрицы 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Если вы задаете в качестве аргумента формулы массив констант: □ заключите массив в фигурные скобки; □ после каждого значения столбца вставьте точку с запятой; □ после значений каждой строки вставьте двоеточие. Если в справочной системе Excel указан другой способ задания аргумента, считайте, что в вашей версии еще не исправлена ошибка. Массив констант может включать в любых сочетаниях: О числа; □ текст, заключенный в двойные кавычки; П логические значения; П значения ошибок, например #н/д. Массив не может: О включать формулы; □ содержать ссылок; □ иметь столбцы или строки разного размера; П содержать знаки доллара, процента, круглые скобки. Ссылки на ячейку или на группу ячеек Ссылка должна однозначно определять ячейку или группу ячеек листа. Ссылки на ячейки других книг называются внешними ссылками. Ссылки на данные других приложений называются удаленными ссылками. Формулы могут ссылаться: □ на ячейки или диапазоны ячеек; □ заголовки строк и столбцов; □ порядковые номера строк и столбцов; □ имена, присвоенные ячейкам, диапазонам, столбцам или строкам. Ячейка, содержащая формулу, называется зависимой ячейкой, так как ее значение зависит от значения ячейки, на другую указана ссылка. По умолчанию в Microsoft Excel используются ссылки стиля А1, то есть ссылки на адреса ячеек. Примерами этого вида могут быть ссылки:
130 Часть 2 Анализ экспериментальных данных □ С56 — на ячейку С56; □ А12:В25 — на диапазон А12:В25; □ 5:5 — на все ячейки 5-й строки; □ 5:10 — на все ячейки между 5-й и 10-й строками включительно; □ Н:Н — на все ячейки столбца Н. Ссылки могут быть относительными, абсолютными и смешанными. Лучше всего характер относительной ссылки проявляется при копировании формул. Она заставляет программу рассчитать, на сколько строк и столбцов смещена ячейка, в которую копируется формула, относительно ячейки, из которой она копируется, и соответственно скорректировать ссылку. Итак, относительная ссылка — это ссылка на ячейку, меняющаяся при копировании формулы. Абсолютная ссылка жестко привязывает формулу к конкретной ячейке и не изменяется при копировании. Чтобы сделать ссылку абсолютной, нужно добавить знак $ перед буквой и числом, которые составляют адрес ячейки. Это можно сделать вручную или нажав клавишу F4 после ввода адреса ячейки. Смешанная — ссылка, которая частично является абсолютной, например $А1 или А$1. При копировании в другую ячейку изменяется только относительная часть ссылки. Кроме ссылок стиля А1 в Excel могут использоваться ссылки стиля R1C1, которые похожи на инструкцию для шахматного коня: сместись на 2 клетки вперед, а затем на 1 клетку вправо. В аббревиатуре стиля: R (row) — строка, С (column) — колонка. Стиль R1C1 может применяться в работе с функциями, ориентирующимися на позиции элементов таблицы и в макросах. Если необходимо провести анализ данных в одних и тех же ячейках или группах ячеек нескольких листов рабочей книги, воспользуйтесь трехмерными ссылками. Для задания трехмерной ссылки необходимо указать ссылку или группу ссылок, а также диапазон листов: □ укажите ячейку,-в которую следует ввести функцию; П введите знак равенства, имя функции и открывающую круглую скобку; □ щелкните ярлычок первого листа, на который нужно сослаться; П удерживая нажатой клавишу Shift, укажите последний лист; □ выделите ячейки, на которые необходимо сослаться. Трехмерные ссылки нельзя использовать: □ в формулах, использующих неявное пересечение; □ в формулах массива; □ вместе с оператором пересечения (пробел); Для ссылки на ячейки можно использовать заголовки столбцов и строк листа. Ссылки на заголовки строк и столбцов весьма удобны. Допустим, в столбцы таблицы ежедневно вносятся данные о реализации шоколада отдельно по каждому виду. Мы можем легко получить суммарные данные по любой группе, записав, например, формулу: =Maux^on+Elite+Люкс
Глава 8 Выражения в Excel 131 К сожалению, ссылки на заголовки не всегда работают корректно. Их нельзя использовать, если данные размещены на другом листе книги. Однако вы можете присвоить имя ячейке или диапазону ячеек. Имена можно использовать в любом листе книги. Проще всего сделать это так: □ выделите ячейку или диапазон, П щелкните в поле Имя и введите имя ячейки или диапазона | Enter. РИС. 8.1 |полеИня| ■ Поле Имя I ■ .! '. К :l в l - Нет ничего убедительнее практического примера, Поэтому, выполним команду Файл | Создать | Решения [Авансовый отчет. На экране появится шаблон авансового отчета. Выполним команду Вставка | Имя | Вставить и на экран будет выведено диалоговое окно Вставка имени. Вы увидите, что при создании этого шаблона использовано около 200 имен. Итак, опыт специалистов учит: везде, где возможно, создавайте имена! Формулы массива Искусное владение формулами массива — это один из критериев, отличающих профессионала от дилетанта в Excel. В основе применения формул массива лежит метод неявного пересечения, заключающийся в том, что Excel допускает указание в формуле вместо ссылки на ячейку, ссылку на диапазон ячеек, строку, столбец или присвоенное им имя. Рассмотрим возможные варианты ввода формулы для получения результата в ячейке В4. Рис. 8.2 Возможные варианты ввода формулы = А4*3 — умножается на 3 содержимое ячейки А4; = А:А*3 — умножается на 3 содержимое ячейки, расположенной в столбце А в той же строке, что и тройка; = А2:А6*3 — умножается на 3 содержимое ячейки, которая принадлежит к диапазону А2:А6 и находится в той же строке, что и тройка; = Расход'Л"3 — умножается на 3 содержимое ячейки, которая принадлежит к столбцу или диапазону, которым присвоено имя Расход и находится в той же строке, что и тройка. Массив — объект Excel, используемый для получения нескольких значений в результате вычисления одной формулы или для работы с набором аргументов, сгруппированных по строкам или столбцам. • 1 г з 4 5 6 Л | в; 4 12
132 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Формулы массива обычно обрабатывают два и более набора аргументов, называемых аргументами массива. При этом все аргументы массива должны иметь одинаковое количество строк и столбцов. Формула массива может выполнить несколько вычислений, а затем вернуть одно значение или группу значений При создании формулы массива: □ если формула массива используется для вычисления одного значения, укажите ячейку, в которой нужно получить результат; □ если формула массива используется для вычисления нескольких значений, выделите диапазон ячеек. Он должен иметь столько же строк или столбцов, сколько их содержится в аргументах массива; □ введите формулу; □ нажмите клавишу Ctrl, не отпуская ее, нажмите Shift и удерживая обе клавиши, нажмите Enter — программа введет формулу массива, автоматически заключив ее в фигурные скобки. и'-жШ, в этом примере формула массива {=СУММ(ЕСЛИ(А2:А9="Монитор";С2:С9)} вы- "*Щг1 числяет выручку от реализации мониторов, суммируя только те ячейки в столбце С, которым в столбце А соответствует наименование «Монитор». Рис. 8.3 Пример использования формулы массива 3 4 5 6 7 3 9 А 1 В 1 С '■-'■i'. '.,'>.. Л.- -.-.г.- ■ . '-.'О . -..-: С ис темный блок Celeron 33 3 .;$235,:00 ;Ч Монитор Vie»! Sonic 14" $133,00 Системный блог Pentium II $450,0 0 Монитор View Sonic 17" $253,00 Системный блок Pentium III $615,00 :■ Системный блок Сеlgгоп 333. ■ $360,00 Монитор View Sonic 15" $150,00 Принтер Leu mark $130,0 0 D Е Си с те м н ы е 6 л ок и Мониторы Принтеры : F $1 72 0,0 0 $5 46.0 0 $130.0 0 Некоторые особенности работы с формулами массива: □ если завершить ввод формулы нажатием клавиши Enter, расчет будет произведен только для первой ячейки диапазона; П если вы попытаетесь удалить отдельные ячейки из массива или доба-' вить новые, Excel сообщит, что такие действия в массиве не допустимы. Для изменения формулы массива, сначала нужно выделить ячейки, в которых она расположена. Чтобы определить, в каких ячейках расположена формула массива: П щелкните любую ячейку массива; □ выполните команду в меню Правка | Перейти | Выделить \ Текущий массив. Рассмотрим использование формулы массива на примере расчета заработной платы бригады с различным количеством выходов и тарифной ставкой. jfi Необходимо рассчитать заработную плату бригады горнорабочих, исходя из количества выходов и дневного заработка.
Глава 8. Выражения в Excel 133 1. Введем в таблицу исходные данные: фамилию, профессию, дневной заработок, количество отработанных дней. 2. Произведем расчет, используя формулу массива: □ выделим диапазон ячеек ЕЗ:Е10; □ в ячейку ЕЗ введем формула массива = C3:C10*D3:D10. В столбце Е будут выведен размер заработной платы членов бригады. Если установить курсор на любую ячейку в диапазоне ЕЗ:Е10, в строке формул будет выведена формула {=C2:C10*D2:D10}. Фигурные скобки являются признаком формулы массива, и свидетельствует о правильном вводе. Рис. 8.4 Использование формулы массива для расчёта зарплаты членов бригады 1: О -J А В Ведомость на Фамилия Платонов 4 "Журавлёв 5 7 В 9 10 Глебов Ильин Лозинский Носенко Свиридов Череховский Профессия бригадир маш. комбайна горнорабочий горнорабочий горнорабочий горнорабочий горнорабочий элвктрослесарь С ■ D Е выдачу зарплаты Дневной заработок 56,00р. 4В ,00р. 40,00р. 40,00р. 40,00 р. 40,00р. 40,00р. 36,00р. Отработано дней 24 22 24 21 24 20 18 12 Зарплата 1 344,00р. 1 056,00 р. 960,00р. 840,00р. 960.00р. 800,00р. 720.00р. 432,00р. Использование формул массива позволяет упростить обработку данных. Для изменения формулы массива достаточно внести изменения в одну ячейку массива. М^Ш, Предположим, в предыдущем примере размер заработной платы не удовлетво- 'ЩЩ^ рил рабочих и по их требованию директор принял решение произвести доплату с таким расчетом, чтобы зарплата горнорабочего, отработавшего 24 дня, возросла со 960 до 1500 рублей. Необходимо произвести перерасчет зарплаты членам бригады и определить общую сумму доплаты из фонда директора. 1. Установим курсор в любую из ячеек диапазона ЕЗ:Е10. 2. Введем формулу массива =C3:C10*D3:D10*1500/960 — зарплата всех членов бригады будет пересчитана с учетом тарифной ставки и количества выходов. 3. Доплату каждому рабочему из фонда директора определим с помощью формулы массива =E3:E10-C3:C10*D3:D10. 4. Общий размер доплаты определим, используя кнопку Автосумма на панели инструментов. При изменении формулы массива ее можно набрать заново или модифицировать, установив курсор на одну из ячеек массива и нажав клавишу F2. "й&У^ Допустим, в предыдущем примере принято решение включить в состав бригады чщ^ машиниста электровоза. Чтобы дополнить ведомость новой записью, выполним следующие действия:
134 Часть 2 Анализ экспериментальных данных Рис. 8.5 Внешний вид ведомости с доплатой из фонда директора 1 г 3 4 5 В у в з 10 11 Л В С D "• :Е Ведомость на выдачу зарплаты Платонов Журавлёв Глебов ИЛЬИН :■.■■ гк.м Носенко С-в'иридс з ■■■■[jv оьз-.ии Всего бригадир маш комбайна горнорабочий горнорабочий горнорабочий горнорабочий горнорабочий злектрослесарь Дневной заработок 56,00р. 48,00р. 40,00р. 40,00р. 40,00р. 40,00р. 40,00р. 36,00р. Отработано дней 24 22 24 21 24 20 1В 12 Зарплата 2 100,00р. 1 650,00 р. 1 500,00 р. 1 312,50р. 1 500,00р. 1 250,00р. 1 125,00р. 675,00р. с Доплата из фонда 756,00р. 594,00р. 540,00р. 472,50р. 540.00р. 450,00р. 405.00р. 243,00р. 4 000,50р. 1. Щелкнем правой кнопкой мыши на имени строки 11 и выберем в контекстном меню пункт Добавить ячейки. 2. Введем данные о работе машиниста электровоза. 3. Выделим диапазон ячеек ЕЗ:Е11. 4. Установим курсор в любую из ячеек диапазона ЕЗ:Е10, нажмем клавишу F2 и модифицируем формулу, включив в нее строку 11, завершив ввод, нажатием клавиш Ctrl+Shift+Enter. 5. Аналогично модифицируем формулу массива в столбце F и формулу суммирования в ячейке F12. Рис. 8.6 Добавление в таблицу новой записи Ведомость на выдачу зарплаты Профессия Дневной заработок Отработано дней Зарплата Доплата из фонда ;Платонов бригадир 4 5 Б .-? .Журавлёв Глебов Ильин Лозинский Нос Ювиридо [Черехов [Андреев маш. комбайна горнорабочий горнорабочий горнорабочий горнорабочий горнорабочий злектрослесарь маш. электровоз 56,00р.: 48.00р. 40.00р. 40,00р. 40,00р. 40.00р. 40,00р. 36,00р. 32,00р. 24 2 HJO.UOp 756,00р 2 :1650,00р. 4 1 500,00р. 1 И 312,50р ' 1 ОТ ,00р. 1 250,00р. fl25,00p. 675,00р. 1 200,00 р. 594,00 р. 540,00 р. 472.50 р 540,00р 450,00р 405,00р 243,00р. 432,00р. 4 .132,50|). В формулах массивов могут использоваться имена диапазонов, ячеек, констант. Как задать соответствующее имя, подробно описано в главе Задание имен. Если в предыдущем примере присвоить столбцам С, D, Е соответственно имена ДневнойЗаработок, Выхода и Начислено, то формула массива в колонке Е, отражающая размер доплаты будет выглядеть следующим образом: {=Начислено-ДневнойЗаработок*Выхода} Использование имен оказывается часто более целесообразным и делает формулы более понятными. Однако, если предполагается дополнение массива, как в предыдущем примере, на мой взгляд проще модифицировать формулу не содержащую имен.
Глава 8. Выражения в Excel 135 Ошибки в формулах Excel выводит следующие сообщения об ошибках: □ #ДЕЛ/0 Деление на нуль; □ #Н/Д Недопустимое значение; □ #ИМЯ? Не распознается имя; □ #ПУСТО! Формула использует пересечение непересекающихся областей; □ #ЧИСЛО! Проблема с числовым значением; П #ССЫЛКА! Неверная ссылка; ГЛ #ЗНАЧЕНИЕ! Неверный тип аргумента или операнда; □ ####### Переполнение ячейки. Ошибка #ДЕЛ/0! чаще всего появляется, когда в формуле: □ содержится явное деление на ноль; □ в качестве делителя используется ссылка на ячейку, содержащую нулевое или пустое значение. Ошибка #Н/Д (Неопределенные Данные) может появляться когда: □ заданы не все аргументы функции; П в формуле массива используется аргумент не соответствующий диапазону; □ для функций ГПР, ПРОСМОТР, ПОИСКПОЗ или ВПР задан недопустимый аргумент Искомое_знач.ение; □ для функций ВПР или ГПР задан просмотр в несортированном списке. Ошибка #ИМЯ? появляется, когда программа: □ не может распознать используемое в формуле имя; □ при написании имени допущена ошибка; □ имя удалено или не было определено; □ допущена ошибка в написании имени функции; П в формулу введен текст, не заключенный в двойные кавычки; D в ссылке на диапазон ячеек пропущен знак двоеточия. Ошибка #ПУСТО! выводится: □ когда явно задано пересечение двух областей, которые в действительности не имеют общих ячеек; □ использован ошибочный оператор пересечения диапазонов или ошибочная ссылка на ячейку. Ошибка #ЧИСЛО! появляется, если: □ в функции используется неприемлемый аргумент; □ не сходятся итерации и не может быть получен результат; □ формула возвращает значение, которое слишком велико или слишком мало, чтобы его можно было представить в Excel.
136 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Ошибка #ССЫЛКА! выводится при: О ссылке на удаленную ячейку; П ссылке на ячейку, в которую помещено содержимое других скопированных ячеек; □ удаленной ссылке на неактивное приложение. Ошибка ##### появляется: П когда вводимое числовое значение или результат вычислений не умещается в ячейке; □ при вычислении даты получено отрицательное значение. Поиск источника ошибки Чтобы найти источник ошибки: □ выведите на экран Панель зависимостей, для чего выполните команду Сервис | Зависимости \ Панель зависимостей; Рис. 8.7 Панель зависимостей ?>1>\<?<Ц&\® П выделите ошибку; □ щелкните на панели инструментов Зависимости кнопку Источник ошибки. Красная стрелка укажет на формулу, послужившую источником ошибочного значения, голубые стрелки — ячейки, содержащие величины, приведшие к ошибкам. Если ошибок несколько, они отслеживаются поочередно. Проверка вводимых данных с помощью команды Данные \ Проверка распространяется не только на данные, вводимые с клавиатуры, но и на копируемые или вводимые с помощью: □ автозаполнения; □ формул; □ макросов. Чтобы найти данные, не соответствующие ограничениям, щелкните на панели инструментов Зависимости кнопку Обвести неверные данные. При циклической ссылке в ячейке, ее адрес выводится в строке состояния. При ошибке в сложной формуле: П выделите часть формулы (подформулу); □ нажмите F9; □ оцените результат в строке формул; □ нажмите Esc для восстановления формулы; □ проделайте то же самое с остальными подформулами. Панель инструментов Зависимости детально описана в главе Оптимизация модели.
Глава 9. Функции MS Excel 137 Глава 9. Функции MS Excel Р Функция — это стандартная формула, обеспечивающая определенный набор операций над заданным диапазоном величин Функции используются для упрощения сложных и длительных вычислений. Excel предоставляет в ваше распоряжение функции следующих категорий: □ Работа с текстом; □ Логические; □ Арифметические и тригонометрические; □ Дата и время; □ Статистические; □ Работа со списками и базами данных; □ Ссылка и подстановка; □ Информационные; □ Финансовые; □ Инженерные; □ Работа с DDE и внешние. С помощью встроенных функций вы можете выполнять различные расчеты. Примеры использования функций приведены ниже. Если вам недостаточно имеющихся функций, можете создать собственные, используя язык VBA. Примеры функций: 1. =СУММ(А1:А10) — сумма чисел в диапазоне Al: A10 2. = ЕСЛИ(А1>В1,А1,В1) — вывод наибольшего из двух чисел 3. = rHnEPCCbmKA(http:/www.microsoft.com,Vizit Microsoft) — выход в Интернете на основную страницу Microsoft 4. =СЦЕПИТЬ(Фамилия;" ";ЛЕВСИМВ(Имя);". ";ЛЕВСИМВ(Отчест- во);".") — отбор из первого столбца имен, из второго и третьего — инициалов 5. ="Экзаменационная ведомость от " &ТЕКСТ (СЕГОДНЯ();"дд.мм.гтгг") — заголовок экзаменационной ведомости с автоматически выводимой датой. 6. СУММЕСЛИ(С:С;"10/2";Н2) — подсчет суммы по выборке из главного журнала по счету 10/2. Построитель функций Вы можете набрать выражение с помощью клавиатуры или воспользоваться построителем функций. Построитель функций — это инструмент, предназначенный для создания выражений, в интерактивном режиме. Вызывается построитель выражений автоматически, после того, как вы введете в ячейку знак = и в поле имя выберете имя функции.
138 Часть 2 Анализ экспериментальных данных Рис. 9.1 Построитель функций Г" ■ Ищи' Искомое ^значение)С4:С6 Та 6л _м а с сив :| Граната Номер_И11декса_стод6ца J2 Диапа:-|ин„просии i pa | ЛОЖЬ| значение- ь fiHpc.-i.m-' !■ ■ kj.," маи:пеа и ьизЕратаеi i указанном столбце. По умолчанию таблица должна быть Ж. Диапазон просмотра логическое значение приближенно (ЛОЖЬ) Значение:батльченкс чаченив иэ отюргнро определи ДОЛЖНОПр Юлий . ы-^ ~У = {"Результат НЕ = ложь = "Бзсильченк ячейки в найденной стро ;ана по возрастанию. ?ющее, точно ('ИСТИНА) и оизшдиться сопоставпен ! * 1 ;"Спср ОЮ.ПИЯ" ;ем 1И ' .., Отиенз | ■ : В верхней части окна построителя расположены поля для ввода аргументов функции. Вы можете ввести аргумент непосредственно в поле или щелкнуть кнопку Свертывание диалогового окна и выделить мышью расположение аргумента в таблице. В средней части окна построителя выводится справочная информация о назначении функции и аргумента, с которым вы сейчас работаете. Если этого недостаточно, в нижнем левом углу щелкните по кнопке со знаком «?». В нижней части окна построителя выводится результат функции. Многие функции требуют ввода логического значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Вместо них вы волне можете вводить 1 или 0, для компьютера это удобнее. Синтаксис функции определяет ее структуру и порядок элементов. Он включает: □ знак равенства; □ имя функции; □ открывающая скобка; □ аргументы, отделяющиеся друг от друга точками с запятыми; П закрывающая скобка. Аргументы — это значения, служащие источниками данных для расчета значения функции. Аргументами функции могут быть: □ числовые, текстовые или логические значения; □ ссылки на ячейки и диапазоны; □ имена ячеек и диапазонов; □ значения ошибок; □ массивы констант; □ вложенные функции. Вложенные функции Функции могут использоваться как аргументы в других функциях. Если функция используется в качестве аргумента или является вложенной, функцией, то она должна возвращать аргументу значение того же типа. Чтобы вложить в функцию другую функцию, нажмите стрелку в строке формул и выберите из списка новую функ- СУММ| цию. Завершив ввод аргументов второй функции, укажите в строке формул имя первой функции и завершите ее ввод. В функциях можно использовать до семи уровней вложения.
Глава 9. Функции MS Excel 139 Функции обработки текста Функции обработки текста позволяют с помощью формул производить действия над символьными строками. Вы можете, как угодно, комбинировать функции, максимально упрощая рутинную работу. Таблица 9.1. Функции обработки текста Функция ДЛСТР ЗАМЕНИТЬ ЗНАЧЕН КОДСИМВ ЛЕВСИМВ НАЙТИ ПЕЧСИМВ ПОВТОР ПОДСТАВИТЬ ПОИСК ПРАВСИМВ ПРОПИСИ ПРОПНАЧ ПСТР РУБЛЬ СЖПРОБЕЛЫ СИМВОЛ СОВПАД СТРОЧН СЦЕПИТЬ Т текст фиксированный Назначение Определение количества символов в текстовой строке Замена символов в тексте Преобразование текстового аргумента в число Определение числового кода первого символа в текстовой строке Отбор левых символов текстовой последовательности Поиск вхождения одного текста в другой с учетом регистра Удаление непечатаемых символов из текста Повторение символьной последовательности заданное число раз Замена одного текста другим Поиск вхождения одного текста в другой без учета регистра Отбор правых символов текстовой строки Преобразование букв в прописные Преобразование первой буквы в каждом слове в прописную Отбор указанного числа символов из текста, начиная с заданной позиции Преобразование числа в текст с использованием денежного формата Удаление пробелов из текста Вставка символа с заданным кодом Проверка идентичности двух текстов Преобразование всех букв в строчные Объединение нескольких текстовых элементов в один Преобразование аргумента в текст Форматирование числа и преобразование его в текст Форматирование числа и преобразование его в текст с заданным числом десятичных знаков ! I 1 i --I 1 -\ 1 ! 1 J Преобразование формата Текстовые функции ЗНАЧЕН, РУБЛЬ, ТЕКСТ, ФИКСИРОВАН- , w|L» НЫЙ дублируют команды форматирования ячеек и предназначены '"* для совместимости с другими видами электронных таблиц. Возможности этих функций весьма ограничены. Если вам нужно создать приложение, в котором, данные действительно будут преобразовываться из одного типа в другой, например, будет выводиться сумма прописью, воспользуйтесь функциями Word.
140 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Функция ЗНАЧЕН преобразует строку текста, отображающую число, в число. Например, вы можете преобразовать строку 1000000р. в 1000000, если введете в ячейку =ЗНАЧЕН(" 1000000 р."). Добиться того же результата можно, щелкнув ячейку правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню Формат ячеек | Числовой. Функции РУБЛЬ, ТЕКСТ, ФИКСИРОВАННЫЙ выполняют обратное преобразование. Отбор символов Функции ЛЕВСИМВ, ПСТР, КОДСИМВ, СИМВОЛ позволяют выполнять преобразования текста определяемые расположением или числовым кодом заданного символа. Функция КОДСИМВ дает возможность определить числовой код первого символа в текстовой строке. Функция интересна тем, что позволяет вам отбирать из массива данных и обрабатывать записи, начинающиеся с определенного символа. f*ui$& Предположим, что поступающие в различной валюте платежи заносятся в общий <~*(§|р" список. Чтобы отобрать платежи, поступившие в долларах: П присвоим имя «Оплата» диапазону ячеек, содержащих значения поступивших платежей; □ выделим диапазон для переноса платежей в долларах; □ введем формулу =ЕСЛИ(КОДСИМВ(Оплата)=36;Оплата;0); □ завершим ввод одновременным нажатием клавиш Ctrl+Shift+Enter. Функция ЛЕВСИМВ позволяет отобрать некоторое количество левых символов в числовой последовательности. Синтаксис: ЛЕВСИМВ {Текст;Количество символов) Текст — адрес ячейки с текстом, Количество_символов, по умолчанию равно 1. Как и КОДСИМВ, данная функция позволяет вести отбор записей в списках и базах данных. Однако, используя ЛЕВСИМВ, вы можете преобразовать список, включающий фамилии, имена и отчества -в список, состоящий из имен и инициалов. ""Ж^ имеется список с фамилиями, именами и отчествами студентов. Необходимо •-W* создать приложение, которое на основе этого списка будет автоматически формировать экзаменационные ведомости, внося в них' □ текущую дату, □ фамилию и инициалы студента. Для создания формы: О в подготовленный шаблон ведомости внесем заголовок ="Экзаменационная ведомость от "&ТЕКСТ(СЕГОДНЯ();"ДД.ММ.ГГГГ");
Глава 9. Функции MS Excel 141 □ в исходном списке зададим имена диапазонов Фамилия, Имя, Отчество; □ выделим в шаблоне ведомости диапазон ячеек, в которые должны вносится фамилии и инициалы студентов; □ введем формулу массива =СЦЕПИТЬ(Фамилия;" ";ЛЕВСИМВ(Имя);". ";ЛЕВСИМВ(Отчество);"."). В этой формуле текстовый оператор & (амперсант) используется для объединения последовательностей символов. Пробел и точки нужны для «косметических» целей. Функция ПСТР дает возможность отобрать указанное число символов из текста, начиная с заданной позиции. Может использоваться как вложенная функция. Например, формула =ЕСЛИ(ПСТР(А1;3;2)="98";В1;"") позволяет из списка отобрать студентов, у которых в название группы, начиная с 3 позиции указано 98. Это могут быть, например все студенты 4 курса очного отделения при условии, что имена всех групп организованы по шаблону ?-ГГ/*, например Ф-98 или М-98/эюя-2. Функция ПСТР позволяет вставить символ с заданным кодом. Автоматическое редактирование текста <JLl Функция СЦЕПИТЬ позволяет объединить нескольких тексто- •Зщр? вых элементов в один. Как это делается, видно из примера функции ЛЕВСИМВ. Функция СЖПРОБЕЛЫ дает возможность удалить лишние пробелы из текста, импортированного из другой программы или набранного неопытным пользователем. Между словами, как и положено в Office, остается только по одному пробелу. В Excel такие ситуации случаются не часто, зато в Word — сплошь и рядом. Например, в сети порой ходят интересные на вкус рецепты, которые выглядят примерно так: ■■'■':• ■■.■:-4.-ЧерносМородимрвое-вйно;(дёсвртноел1 ■■■■: Состав:а) ■ черносмородиновый-вино.материал---Эл,К V- '■■• Б):Черничный:'вйноматёриал--2п,Ч1: •■-; В)сахарт-2кг.1] ''.'..;.. Привести эти записи в приемлемый вид помогает функция Excel сжпро- белы. Вы можете написать макрос, который: □ в документе Word помещает фрагмент в буфер обмена; П открывает книгу Excel; О копирует фрагмент в ячейку А1; □ в ячейку A3 помещает формулу =СЖПРОБЕЛЫ(А1); □ помещает в буфер обмена обработанный текст из ячейки A3; П возвращается в Word и производит замену текста. Чтобы отредактировать текст с помощью созданного макроса достаточно: □ щелкнуть мышью в полосе выделения строки;
142 Часть 2 Анализ экспериментальных данных □ нажать комбинацию клавиш Ctrl+П, которой назначен приведенный макрос. Недостаток этого метода заключается в том, что одновременно можно редактировать не более 1 абзаца длиной до 255 символов. Если вам удобнее без макросов, вставьте в документ Word таблицу Excel из двух ячеек. В одну ячейку можно вносить редактируемый текст, а из другой, содержащей формулу =СЖПРОБЕЛЫ(А1), возвращать отредактированный текст в документ. Функция СЖПРОБЕЛЫ хорошо справляется с начальными пробелами, но не всегда корректно обрабатывает пробелы внутри фрагмента. Функция Т выводит текст, содержащийся в ячейке. Если значение не является текстом и не ссылается на текст, то функция Т возвращает (пустой текст). Эта функция может пригодиться вам, например, если вы хотите скопировать какой-то рабочий лист как бланк без числовых значений. Логические функции Логические функции используются для проверки выполнения одного или нескольких условий. Таблица 9.2. Логические функции Функция Несли 41 |или 1 ИСТИНА Гложь Re _j Назначение Выполнение логической проверки Выводится ИСТИНА, если все аргументы истинны Выводится ИСТИНА, если хотя бы один аргумент имеет значение истина Ввод в ячейку логического значения ИСТИНА для совместимости систем Ввод в ячейку логического значения ЛОЖЬ Замена логического значения аргумента на противоположное Л Функция ЕСЛИ используется для условной проверки значений !я|р* и формул и позволяет выводить альтернативные значения в зависимости от истинности логического условия. Синтаксис: ЕСЛ.ЩЛог_выражение;Значение_если_истина;Значение_ес- ли__ложъ) Лог_выражение — выражение, результатом вычисления которого является либо ИСТИНА либо ЛОЖЬ. Значение_если_истина — это значение, которое должно быть выведено если логическое выражение истинно. Значение_если_ложь — это значение, которое должно быть выведено если логическое выражение ложно. Если какой-либо аргумент функции ЕСЛИ является массивом — вычисляется каждый элемент массива. Если какой-либо из аргументов является
Глава 9, Функции MS Excel 143 действием, действия выполняются. В качестве аргументов вы можете вложить друг в друга до 7 функций ЕСЛИ. Функция ЕСЛИ является, пожалуй, самой употребляемой функцией в Office. Трудно найти приложение, в котором не использовалась бы эта функция. Рассмотрим пример приложения, в котором основную нагрузку несет функция ЕСЛИ. Создавать такие приложения мы с вами научимся, изучая раздел «Управление массивами данных», а сейчас просто познакомимся с возможностями приложения. Данное приложение позволяет на основе записей в главном журнале бухгалтерии автоматически выводить баланс по любому счету с начала текущего месяца, единственное, что должен сделать пользователь — выбрать в поле со списком номер счета. Рис. 9.2 Пример использования функции ЕСЛИ Главный "Й 1Шр>: 0 2.ыар 03.мэр 04.wap 05.мар О'б'.-'мэр 0 7,мар Ов.мэр ■..'ОЭ.мзэр 10,мар 1 1 ,мар 12.мар . 53-'' ■ 54 65 5 4 ', 76 54 23 43" 54 1 2 54 журнал ■:Ш-Х:ЯЗй 4646:i ' 7356 ' . . А-' ■ '. 57 45 5637 36 537 "■ ;53 . 356735 53-!,, 56 75 65 3 46 3 57 ':... 486S ■ 535 8 5 6. 357 9 46 6 7 35 437457 763 ' Балансовый отчёт ввв<" - шшш ^И 44-'147"1" "v?1 \$"Щ 37 0 9 13,00р. Щ Ш-Ш. ... 72 "4-°°р- I" & «#^ 99 Щ$0~) ; У^ л Вы можете использовать данное приложение почти без изменений для журналов-ордеров или кассового журнала. Вы можете заинтересовать им знакомого предпринимателя, желающего иметь оперативный учет и заработать некоторую сумму. Очевидно, что немного изменив приложение, вы можете получить программу, автоматически создающую стандартный балансовый отчет предприятия. Функция ИЛИ и функция И позволяют задавать в формуле одновременно несколько условий. Функция И выводит значение: □ 1, то есть ИСТИНА, если все аргументы функции истинны; П 0, то есть ЛОЖЬ, в иных случаях. Функция ИЛИ выводит значение: О 1, то есть ИСТИНА, если хотя бы один из аргументов имеет значение ИСТИНА; П! О, то есть ЛОЖЬ, в иных случаях.
144 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Синтаксис: ЩЛогическое_значение1; Логическое _значение2; ...) ЖЛЩЛогическое_значение1;Логическое_значение2; ...) Логическое_значение — это от 1 до 30 проверяемых условий, каждое из которых может иметь значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Тексты и пустые ячейки, то такие значения игнорируются Аргументы могут быть: □ логическими значениями; □ массивами или ссылками, которые содержат логические значения. Если массив не содержит логических значений, выводится значение ошибки #ЗНАЧ!. •й'^Ф Союз или имеет 2 формы: □ исключающее ИЛИ; □ включающее ИЛИ. В логике по умолчанию используется включающее ИЛИ. Если мы говорим, что Петруха должен жениться на Зульфие или Зухре, то женщины востока верно понимают включающее ИЛИ: Петруха должен жениться на одной или на другой или на обеих сразу. Наши девушки заведомо подразумевают выбор одной из альтернатив, что не соответствует логике включающего ИЛИ. Вероятно виной всему наш повседневный язык, в котором мы чаще пользуемся формой исключающего ИЛИ. С исключающим ИЛИ связано одно из важных свойств дизъюнкции: если условие "а или Ь" истинно, но одно из значений ложно, то второе непременно истинно. Например, в ящике находятся красные и синие шары. Вы наугад вытаскиваете 2 шара. Если один из них красный, но первый шар не был красным, значит красным был второй шар. '1Й^ Используя функции ИЛИ и И, создадим форму, в которой автоматически будет w^ выводится информация о студентах, которые не сдали зачет по праву или одному из иностранных языков и потому не могут быть допущены к зачету по информатике Рис. 9.3 Пример совместного использования функций И и ИЛИ 1 3 4 5 6 т 3 3 10 11 А Белая ::У' Васильч енко Горш ков а Д зюба Е •* f ем ос Ti Заяц Кичкине М игрин Ч еркас I ! в I ■ с Допуск к зачёту , ;4а чтеи 6 -■: зачтено зачтено зачтено зачтено зачтено зачтено ■. * I Ё ! I по информатике У;-;.;;'V/4''534te'H'6f-' ■ '■ v::; . ■■'■. i ■■:"■■■' .:■ v'tf'V:. :'-.:'I-'■■■."' зачтено зачтено зачтено ' ■ • •'. -зачтено зачтено зачтено зачтено F ■ нетдопу ска/ нет долу ска нетдопуска
Глава 9 Функции MS Excel 145 Для создания формы достаточно ввести в ячейку F3 формулу =ЕСЛИ(И(С4="зачтено";или(В4="зачтено";Е4="зачтено";Г4="зачте- но"));" ";"нет допуска"), а затем скопировать ее в нижележащие ячейки. Функция НЕ меняет логическое значение своего аргумента на противоположное. Функция НЕ используется когда нужно четко обозначить недопустимое значение. Синтаксис: НЕ(Логическое_значение) Функция НЕ обращает логические значения ЛОЖЬ и ИСТИНА, то есть: □ НЕ(ЛОЖЬ) равняется ИСТИНА; □ НЕ(ИСТИНА) равняется ЛОЖЬ. Математические функции Основная часть функций данной категории не нуждается в дополнительных пояснениях. Остановимся на тех, которые могут быть использованы в работе с массивами данных или в создании прикладных программ. Полный список функций приведен в конце главы. а#ШЬ Функция МОПРЕД используются для вычисления определителя -*«яг матрицы. Синтаксис: МОПРЕД(Массыв) Массив — это матрица с равным количеством строк и столбцов. Массив может быть задан: □ как интервал ячеек, например, =МОПРЕД(В2:С4); □ или как массив констант, например =МОПРЕД({123;456;789;-987}); □ или именем массива =МОПРЕД(Матрица1). г'&^'Ж Используя функцию МОПРЕД, можно создать наглядное приложение для расче- - Щ0* та определителя матриц. Вы вводите элементы матрицы и сразу же видите результат. Рис. 9.4 Пример использования функции МОПРЕД для создания практического приложения 1 2 3 5 б М в I 11 гз |Т89 С |D 4: \ * ь -481186 в | н | i г3 -456 -987 654 153 -S56 « 789 -321 567 Т) K—JV = 3.55Е+08 Iм 234 -673 4 5 N -545 -633 56 0 | Р |<2,'| ■ R'- -3 21 J3 4 356 4 5 7 3 5 '' 91199252 В этом примере: □ в ячейку D2 в текстовом формате введен знак = . Сделать это позволяет апостроф перед знаком = ;
146 Часть 2 Анализ экспериментальных данных П знак = расположен «между строками». Для этого выделены ячейки D2 и D3 и на панели форматирования нажата кнопка Объединить и поместить в центре; □ в ячейку Е2 введена формула =МОПРЕД(В2:СЗ); □ остальные ячейки оформлены аналогично; □ вертикальные линии создаются при помощи команды Формат | Ячейки | Граница. Функции для работы с рядами и факториалами '-tirfe Многие функции могут быть аппроксимированы разложениями 4 <г в степенные ряды. Функция РЯД.СУММ позволяет получить сумму степенного ряда, вычисляемую по формуле: РЯД(х,п,т,а)=а1хп+а2х(п+т)+агх(п+2т)+...+а1х(п+('-1)т) Синтаксис: РЯД.СУММ(х;п;т;Коэффициенты) х — значение переменной степенного ряда, п — показатель степени для первого члена степенного ряда, т — шаг, на который увеличивается показатель степени для каждого следующего члена степенного ряда. Коэффициенты — набор коэффициентов при соответствующих степенях х. Количество значений в аргументе Коэффициенты определяет количество членов степенного ряда. Например, если в аргументе Коэффициенты три значения, то степенной ряд содержит три слагаемых. Функция ФАКТР позволяет вычислять факториал. Факториал числа — это значение, которое равно 1*2*...* Число. Например, ФАКТР(б) равняется 1*2*3*4*5*6 = 720. Функция ДВФАКТР возвращает двойной факториал числа. Функция МУЛЬТИНОМ позволяет рассчитать отношение факториала суммы значений к произведению факториалов. Синтаксис: МУЛЬТИНОМ(Тисло^;Число2; ... Число29) Число — это от 1 до 29 значений, для которых определяется мультиномиальный коэффициент.
Глава 9. Функции MS Excel 147 Случайные числа Ф Случайное число может быть сгенерировано с помощью функций СЛЧИС и СЛУЧМЕЖДУ. Если нужно сгенерировать массив случайных чисел в соответствии с одним из законов распределения вероятностей, воспользуйтесь функцией пакета анализа Генерация случайных чисел. Функция СЛЧИС возвращает случайное число в интервале 0<=СЛЧИС < 1 Синтаксис: СЛЧИС( ) Каждый раз при выполнении вычисления или обновлении листа путем нажатия клавиши F9, выводится новое случайное число. Если необходимо, чтобы сгенерированное однажды случайное число не изменялось: □ установите курсор в ячейку, в которую нужно ввести случайное число; П введите функцию СЛЧИС( ) в строку формул; О нажмите клавишу Ввод и в ячейке появится неизменяемое случайное число. Для генерации случайного числа в интервале 0 <= СЛЧИС < п можно использовать формулу =СЛЧИС()*п, например =СЛЧИС()*5. Получить случайное вещественное число в интервале m <= СЛЧИС < п можно с помощью формулы =СЛЧИС()*(п-т)+т например =СЛЧИС()*(25-5)+5. Функция СЛУЧМЕЖДУ позволяет генерировать целые случайные числа, величина которых находится между двумя заданными величинами Синтаксис: СЛУЧМЕЖДУ(Нижн_граница;Верхн_граница) ■Л^Ш Традиционно учебный отдел вынуждает готовить экзаменационные билеты на •Щй^* нарезанных листках бумаги Даже по информационным дисциплинам Несмотря на то, что билеты давно уже введены в компьютер и единственное, что нужно добавить — вывод случайного номера билета Сделать это очень просто. Растяните на весь экран 2 ячейки Excel. В верхнюю введите текст, а в нижнюю — формулу, например = СЛУЧМЕЖ- ДУ(1;30). Студент нажимает кнопку F9 и компьютер выводит номер билета. ::) к з а м е н а ц и о и и ь г и § и л е г Ш 13 Рис. 9.5 Использование функции СЛУЧМЕЖДУ для создания экзаменационных билетов
148 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Вопрос: будет ли выведен на экран № 30? Функция ЧИСЛОКОМБ используется для подсчета количества возможных сочетаний объектов в группы. Синтаксис: ЧИ.СЛ.ОКОМБ(Число;Число_вы.бранных) Число — общее количество объектов Число_выбранных — количество объектов в комбинации Комбинация — организованное множество или подмножество объектов или событий, рассчитываемое в соответствии с формулой гп\ ykj 1 к,п к\ Jt'(n-A)! где: п — общее количество объектов, к — количество объектов в комбинации. Порядок объектов для комбинации не имеет значения, в отличие от перестановки, для которой порядок существен. Функция перестановки создателями программы помещена в категорию Статистические. 11) Возможное число комбинаций в лотерее 6 из 49 = ЧИСЛОКОМБ(49;6) равняется 13 983 816. Если вы приобретете и правильно заполните 13 983 816 билетов, вы гарантированно выиграете первый приз в лотерее. 2). Возможное число комбинаций из 3 карт в колоде, содержащей 52 карты = ЧИСЛОКОМБ(52;3) равняется 22100. Рис. 9.6 Иллюстрация к примеру ■$ШЩ§ Задание. Рассчитайте вероятность того, что в покере игроку сданы 10, валет, ^% дама, король и туз в пике? Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ представляет собой набор других функций, отнесенных в основном к категории статистических. Частично она дублирует команду Данные \ Итоги. Она может быть удобна в том случае, если нужно периодически получать однотипные отчеты по различным данным.
Глава 9. Функции MS Excel 149 Синтаксис: ПРОМЕЖУТОЧИЫЕ.ИТОТЩНомер_функции;Ссыл- ка1;Ссылка;... ;Ссылка29) Номер_функции — число от 1 до 11, идентифицирующее функцию 1 2 3 4 5 6 СРЗНАЧ СЧЕТ СЧЕТЗ МАКС МИН ПРОИЗВЕД 7 8 9 10 11 СТАНДОТКЛОН СТАНДОТКЛОНП СУММ ДИСП ДИСПР Эти функции описаны в основном в разделе Статистические функции и к категории математических ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ причислены, наверное для того, чтоб ни кто не догадался, где их искать. Ссылка — от 1 до 29 ячеек и диапазонов, для которых подводятся итоги. |Ш| Чтобы создать форму, удобную для обработки данных с помощью функции ПРО- •^ МЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ: 1. Присвойте имя (например, Массив) диапазону ячеек в который будут направляться анализируемые данные из других приложений. 2. В первую колонку ведите последовательность чисел от 1 до 11. Они будут выглядеть как порядковые номера, а использоваться как Номера _функций. Рис. 9.7 Использование функции Промежуточные итоги штвявашшшл г 3 4 2 4,5 7 9.5 N- I Функция 5 jfgHJ СРЗНАЧ 6 7 8 9 10 11 1 3 14 15 '. счёт ЦсЧЁТЗ ■ М А К С ■ Ямин НрПРОИЗВЕД ;СТАНД ОТКЛОН I СТАНДОТКЛОНП ■Ill СУММ' :ДИСП . |дислр; Е | F 1 С || Н 1 1 1 J швяишшвнш Значение Л 17 ; 1з j 13 32 ■ 4.74265Е + 14 5- 9,736101205 | 9,354143467 221 - • 94,79166667 87.5 JLJLL. 2 7 2 3,5 м 3. В ячейку G5 введите формулу =ПОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(В6;Мас- сив) и скопируйте ее в нижележащие ячейки. Как только в Массив поступят новые данные, появится новый статистический отчет.
150 Часть 2 Анализ экспериментальных данных Условная калькуляция Функция СЧЕТЕСЛИ подсчитывает количество ячеек внутри интервала, удовлетворяющих заданному критерию, а функция СУММЕСЛИ суммирует ячейки, удовлетворяющих заданному критерию. Синтаксис: СЧЁТЕСЛЩйнтервал;Критерий) Синтаксис: СУММЕСЛИ (Диапазон;Условие;Диапазон_суммирования) Интервал (Диапазон) — массив или диапазон ячеек, в котором обрабатываются значения. Критерий — условие отбора значений. Диапазон суммирования — столбец, включающий обрабатываемые ячейки. Ячейки обрабатываются только в том случае, когда соответствующие им ячейки в аргументе Интервал удовлетворяют условиям отбора. '*лгШ* В пРивеДенн0М примере функция СУММЕСЛИ в ячейке F4 суммирует значения '"^Щ0^ тех ячеек столбца Надой, у которых в соответствующих строках столбца Кличка записано то же имя, что и в ячейке Е4. Рис. 9.8 Использование функции СУММЕСЛИ 1 : '- 4 5 6 .'■ 7'" S :: 3 10 А | В 'С К онтро ль ны е над он 01.01.01 Фрооя !; 1,7 02.01 .01 Нюра '; 2,4 03.01.01 Ангелина 4,2 0 4.01.01 № отя 2,3 05.01.01 Нюра 3,4 06.01,01 Мотя '■ 2,7 07.01.01 Фрося 3,1 0 8.01.01 Ангелина 3.1 о | : Е Итого Ангелина : Ангелина : F 'Т 11.1 Функцию СУММЕСЛИ целесообразно использовать при несложных расчетах. В многовариантных расчетах применяется комбинации функций СУММ и ЕСЛИ. ,, «Га? Допустим, что в списке студентов группы данные об изучаемом иностранном ;§(**' языке занесены в столбец D. Тогда формула ="В группе Ф-98 только "&СЧЁТЕСЛИ(Б2:В16;"англ.")&" человек изучают английский. Остальные — немецкий или французский." выведет текст: "В группе Ф-98 только 6 человек изучают английский. Остальные — немецкий или французский".
Глава 9. Функции MS Excel 151 Таблица 9.3. Математические функции Функция ACOS ACOSH ASIN ASINH ATAN ATAN2 ATANH COS COSH EXP LN LOG LOG10 SIN SINH TAN TANH ПИ КОРЕНЬПИ ГРАДУСЫ РАДИАНЫ РИМСКОЕ ABS ЗНАК СУММ ПРОИЗВЕД СТЕПЕНЬ КОРЕНЬ ЧАСТНОЕ нод нок ОТБР OCTAT НЕЧЕТ ЧЕТН ЦЕЛОЕ ОКРУГЛ Назначение Арккосинус Гиперболический арккосинус числа Арксинус Гиперболический арксинус Арктангенс Арктангенс для заданных координат х и у Гиперболический арктангенс числа Косинус Гиперболический косинус Определение экспоненты числа Натуральный логарифм Логарифм числа по заданному основанию Десятичный логарифм Синус угла Гиперболический синус числа Тангенс числа Гиперболический тангенс Число п Квадратный корень из произведения (число * п) Преобразование радиан в градусы Преобразование градусов в радианы Вывод числа в виде текста, соответствующего римской записи Абсолютная величина (модуль) числа Вывод знака числа Сумма аргументов Произведение аргументов Вывод результата возведения в степень Положительное значение квадратного корня Вывод целой части частного Вычисление наибольшего общего делителя Вычисление наименьшего общего кратного Вывод числа без отброшенной дробной части Определение остатка от деления Округление до ближайшего нечетного целого Округление числа до ближайшего целого четного Округление числа до ближайшего меньшего целого Округление числа до указанного количества разрядов I
152 Часть 2 Анализ экспериментальных данных Функция ОКРУГЛТ ОКРУГЛВВЕРХ ОКРВВЕРХ ОКРУГЛВНИЗ ОКРВНИЗ МОПРЕД МУМНОЖ МОБР СУММПРОИЗВ СУММКВ СУММКВРАЗН СУММРАЗНКВ СУММСУММКВ РЯД.СУММ ФАКТР ДВФАКТР МУЛЬТИНОМ слчис СЛУЧМЕЖДУ ЧИСЛКОМБ СЧЕТЕСЛИ СУММЕСЛИ ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ Назначение Округление числа с заданной точностью Округление числа по модулю до ближайшего большего целого Округление числа до ближайшего целого или до ближайшего кратного указанному значению Округление числа до ближайшего целого меньшего по модулю Округление числа до ближайшего целого меньшего по модулю Вывод определителя матрицы с одинаковым количеством строк и столбцов Произведение матриц, расположенных в массиве Вывод обратной матрицы Сумма произведений элементов массивов Сумма квадратов аргументов Сумма квадратов разностей соответствующих элементов двух массивов Сумма разностей квадратов соответствующих элементов двух массивов Сумма сумм квадратов соответствующих элементов двух массивов Определение суммы степенного ряда по заданной формуле Вычисление факториала Вычисление двойного факториала Мультиномиальный коэффициент множества чисел Вывод случайного числа между 0 и 1 Вывод случайного числа между двумя заданными значениями Определение количества комбинаций для заданного числа объектов Определение количества непустых ячеек внутри интервала, удовлетворяющих заданному условию Сумма значений ячеек при выполнении условия Вывод промежуточного итога в списке или базе данных Функции работы с датой и временем Функции работы с датой и временем позволяют анализировать и работать со значениями даты и времени в формулах. Таблица 9.4. Функции даты и времени Функция ВРЕМЯ ВРЕМЗНАЧ год ДАТА ДАТАЗНАЧ ДАТАМ ЕС Назначение Возвращает дату в числовом формате для заданного времени Преобразует время из текстового формата во время в числовом формате Преобразует дату, введенную в числовом формате (в кавычках) в год Возвращает дату в числовом формате Преобразует дату, введенную в числовом формате (в кавычках) в дату в числовом формате Позволяет вычислить дату, отстоящую на заданное число месяцев вперед или назад от начальной даты
Глава 9. Функции MS Excel 153 Функция ДЕНЬ ДЕНЬНЕД ДНЕЙ360 ДОЛЯГОДА КОНМЕСЯЦА МЕСЯЦ МИНУТЫ РАБДЕНЬ СЕГОДНЯ СЕКУНДЫ ТДАТА ЧАС ЧИСТРАБДНИ Назначение Преобразует дату в день месяца Преобразует дату в день недели Вычисляет количество дней между двумя датами на основе 360-дневного года Возвращает долю года, которую составляет количество дней между начальной и конечной датами Возвращает дату в числовом формате для последнего дня месяца, отстоящего вперед или назад на заданное число месяцев Выводит месяц соответствующий введенной (в кавычках) дате Выводит минуты из даты, возвращенной, например функцией ТДАТА() Возвращает дату в числовом формате, отстоящую вперед или назад на заданное количество рабочих дней Возвращает числовой формат текущей даты Выводит секунды из даты, возвращенной, например функцией ТДАТА() Возвращает текущую дату и время в числовом формате Меняет свое значение только при расчете листа Выводит часы из даты, возвращенной, например функцией ТДАТА() Возвращает количество рабочих дней между двумя датами Из функций данной категории заслуживают внимания функции дата, ВРЕМЯ, СЕГОДНЯ, ТДАТА и их производные. Остальные функции довольно просты, и не нуждаются в дополнительных пояснениях. «1Ь> Функция СЕГОДНЯ() и ТДАТА() выводят текущую дату. Отли- ЧщР^ чаются функции тем, что СЕГОДНЯ() выводит число, месяц и год, а ТДАТА() кроме того часы, минуты и секунды. Функции СЕГОДНЯ() может использоваться как вложенная в функции год, месяц, день, деньнед, а функция ТДАТА() кроме того в функции час, минуты, секунды. Такие комбинации позволяют выводить, например, текущее время, текущий день недели и т.д. Зачем нужны эти функции, если вывод данных можно организовать посредством форматирования ячеек? sggSs0 Зачем нужны эти функции, если вывод данных можно организовать посредством *4§рг форматирования ячеек? 1. На первом листе внесем в столбец А даты рождения студентов. 2. Скопируем данные в столбцы В и С, для чего: выделим диапазон В2:С7; введем знак = и щелкнем ячейку А2; завершим ввод, нажав Ctrl+Enter. Рис. 9.9 Вывод различных представлений даты: посредством форматирования (слева), с помощью функций (справа) ( Ш4.01 80 07 12.S0 131.01.81 15.03.81 12.04.81 02.10.82 ЯШЯ?! 4 7 31 15 12 2 1 12 1 3 4 10 04.01.80 31.01.81 15.03.81 12.04.S1 02.10.82 07.12.80 ИШШИ 4 31 15 12 2 7 1 1 3 4 10 12
154 Часть 2. Анализ экспериментальных данных 3. Отформатируем столбец В, выполнив команду Отформатируем столбец В форматы и введем в поле Тип значение Д. 4. Аналогично отформатируем столбец С, введя в поле Тип значение М. 5. Создадим на втором листе таблицу с датами рождения студентов, используя функции ДЕНЬ и МЕСЯЦ: выделим диапазон В2:В7; введем формулу =ДЕНЬ(А2); завершим ввод, нажав Ctrl+Enter аналогично введем формулу =МЕСЯЦ(А2) в столбец С. Сравним сортировку созданных таблиц. Независимо от того, по какому столбцу задается сортировка в первой таблице, данные остаются упорядоченными по столбцу А. Происходит это потому, что фактически в столбцах В и С содержатся те же значения, что и в столбце А. Чтобы убедиться в этом, установите курсор на любую ячейку и посмотрите на строку формул. Вторая таблица позволяет упорядочивать данные по месяцам и дням. Обратите внимание, что эту таблицу вначале нужно сортировать по столбцу День, а потом Месяц. Функция ВРЕМЯ может использоваться для сбора времени из трех ячеек: первая — часы, вторая — минуты, третья — секунды. Функция ДАТА — для сбора даты из трех ячеек, отбирая из первой год, из второй — месяц, из третьей — день. Синтаксис: ВР~ЕМЯ(Часы;Минуты;Секунды). Синтаксис: Д,АТА(Год;Месяц;Денъ). Статистические функции К категории статистических функций отнесено большое количество функций различного назначения. Статистические функции, которые могут понадобиться вам при анализе или прогнозировании бизнес-процесса, выполнении контрольных работ по высшей математике, эконометрике, математической статистике и другим дисциплинам рассмотрена в главах: □ Функции сравнения величин и взаимного расположения значений, □ Функции оценки среднего значения и отклонений от него, □ Распределения, □ Ковариационный анализ, □ Корреляционный анализ, □ Регрессионный анализ. Из статистических функций, не включенных в перечисленные главы, обратим внимание на часто встречающиеся на практике СЧЕТ и СЧЕТЗ, а ПЕРЕСТ. В конце главы приведем полный список функций. Функции СЧЕТ и СЧЕТЗ используются для подсчета количества значений в списке аргументов.
Глава 9. Функции MS Excel 155 Функция СЧЕТ позволяет подсчитать количество числовых ячеек в интервале или массиве данных. Синтаксис: СЧ.ЕТ(Значение1,Значение2,..., ЗначениеЗО) Значение — от 1 до 30 аргументов, которые могут содержать или ссылаться на данные различных типов, но в подсчете участвуют только числа. При использовании функции СЧЕТ учитываются аргументы, которые являются числами, пустыми значениями, логическими значениями, датами, или текстами, изображающими числа. Если аргумент является текстом, который нельзя интерпретировать как число или значениями ошибки, он игнорируется. Если аргумент является ссылкой или массивом, то подсчитываются только числа в этом массиве или ссылке. Пустые ячейки, логические значения, тексты и значения ошибок в ссылке или массиве игнорируются. Функция СЧЕТЗ позволяет подсчитать количество непустых ячеек в интервале или массиве. Синтаксис: СЧЕТЗ(Значение1,3начение2,..., ЗначениеЗО) Значение — от 1 до 30 аргументов, любого типа, включая пустую строку (""), но исключая пустые ячейки. Функция ПЕРЕСТ позволяет рассчитать возможное количество перестановок для заданного числа объектов, которые выбираемых из общего числа объектов. Перестановка — организованное множество или подмножество объектов или событий, рассчитываемое в соответствии с формулой nl *•" (л-*)1 Организованность отличает перестановки от сочетаний, для которых внутренний порядок не существен. Синтаксис: 1ШРЕСТ(Число;Число выбранных) Число — общее количество объектов. Число выбранных — количество объектов в каждой перестановке. Р Чтобы открыть цифровой замок, нужно правильно набрать 4 цифры от 0 до 9 Рассчитайте возможное количество перестановок. Для расчета используем функцию ПЕРЕСТ. Введем в любую ячейку формулу = ПЕРЕСТ(10;4), нажмем ввод и получим значение 5040.
156 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Таблица 9.S. Список статистических функций Функция БЕТАРАСП БЕТАОБР БИНОМРАСП ВЕЙБУЛЛ ВЕРОЯТНОСТЬ ГАММАНЛОГ ГАММАОБР ГАММАРАСП ГИПЕРГЕОМЕТ ДИСП ДИСПА ДИСПР ДИСПРА ДОВЕРИТ FPACn FPACnOBP КВАДРОТКЛ КВАРТИЛЬ КВПИРСОН КОВАР КОРРЕЛ КРИТБИНОМ ЛГРФПРИБЛ ЛИНЕЙН ЛОГНОРМОБР ЛОГНОРМРАСП МАКС МАКСА МЕДИАНА МИН МИНА Назначение Возвращает интегральную функцию плотности бета-вероятности Возвращает обратную функцию к интегральной функции плотности бета-вероятности Возвращает отдельное значение биномиального распределения Возвращает распределение Вейбулла Возвращает вероятность того, что значение из интервала находится внутри заданных пределов Возвращает натуральный логарифм гамма функции, G(x) Возвращает обратное гамма-распределение Возвращает гамма-распределение Возвращает гипергеометрическое распределение Оценивает дисперсию по выборке Оценивает дисперсию по выборке, включая числа, текст и логические значения Вычисляет дисперсию для генеральной совокупности Вычисляет дисперсию для генеральной совокупности, включая числа, текст и логические значения Возвращает доверительный интервал для среднего генеральной совокупности Возвращает f-распределение вероятности Возвращает обратное значение для f-распределения вероятностей Возвращает сумму квадратов отклонений Возвращает квартиль множества данных Возвращает квадрат коэффициента корреляции Пирсона Возвращает ковариацию, среднее попарных произведений отклонений Возвращает коэффициент корреляции между двумя множествами данных Возвращает наименьшее значение, для которого биномиальная функция распределения меньше или равна заданного значения Возвращает параметры экспоненциального тренда Возвращает параметры линейного тренда Возвращает обратное логарифмическое нормальное распределение Возвращает интегральное логарифмическое нормальное распределение Возвращает максимальное значение из списка аргументов Возвращает максимальное значение из списка аргументов, включая числа, текст и логические значения Возвращает медиану заданных чисел Возвращает минимальное значение из списка аргументов Возвращает минимальное значение из списка аргументов, включая числа, текст и логические значения
Глава 9. Функции MS Excel 157 Функция МОДА НАИБОЛЬШИЙ НАИМЕНЬШИЙ НАКЛОН НОРМАЛИЗАЦИЯ НОРМОБР НОРМРАСП НОРМСТОБР НОРМСТРАСП ОТРБИНОМРАСП ОТРЕЗОК ПЕРЕСТ ПЕРСЕНТИЛЬ ПИРСОН ПРЕДСКАЗ ПРОЦЕНТРАНГ ПУАССОН РАНГ РОСТ СКОС СРГАРМ СРГЕОМ СРЗНАЧ СРЗНАЧА СРОТКЛ СТАНДОТКЛОН СТАНДОТКЛОНА СТАНДОТКЛОНП СТАНДОТКЛОНПА СТОШУХ СТЬЮДРАСП СТЬЮДРАСПОБР СЧЕТ СЧЕТЗ ТЕНДЕНЦИЯ Назначение Возвращает значение моды множества данных Возвращает к-ое наибольшее значение из множества данных Возвращает к-ое наименьшее значение в множестве данных Возвращает наклон линии линейной регрессии Возвращает нормализованное значение Возвращает обратное нормальное распределение Возвращает нормальную функцию распределения Возвращает обратное значение стандартного нормального распределения Возвращает стандартное нормальное интегральное распределение Возвращает отрицательное биномиальное распределение Возвращает отрезок, отсекаемый на оси линией линейной регрессии Возвращает количество перестановок для заданного числа объектов Возвращает k-ую персентиль для значений из интервала Возвращает коэффициент корреляции Пирсона Возвращает значение линейного тренда Возвращает процентную норму значения во множестве данных Возвращает распределение Пуассона Возвращает ранг числа в списке чисел Возвращает значения в соответствии с экспоненциальным трендом Возвращает асимметрию распределения Возвращает гармоническое среднее Возвращает среднее геометрическое Возвращает среднее (арифметическое) своих аргументов Возвращает среднее (арифметическое) своих аргументов, включая числа, текст и логические значения Возвращает среднее абсолютных значений отклонений точек данных от среднего Оценивает стандартное отклонение по выборке Оценивает стандартное отклонение по выборке, включая числа, текст и логические значения Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности, включая числа, текст и логические значения Возвращает стандартную ошибку предсказанных значений у для каждого значения х в регрессии Возвращает t-распределение Стьюдента Возвращает обратное t-распределение Стьюдента Подсчитывает количество чисел в списке аргументов Подсчитывает количество значений в списке аргументов Возвращает значения в соответствии с линейным трендом
158 • 'Часть 2. Анализ экспериментальных данных Функция ТТЕСТ УРЕЗСРЕДНЕЕ ФИШЕР" ФИШЁРОБР ФТЕСТ ХИ20БР ХИ2РАСП ХИ2ТЕСТ ЧАСТОТА ЭКСПРАСП ЭКСЦЕСС ZTEST Назначение Возвращает вероятность, связанную с t-условием Стьюдента Возвращает среднее внутренности множества данных Возвращает преобразование Фишера Возвращает обратное преобразование Фишера Возвращает результат f-теста Возвращает значение обратное к односторонней вероятности распределения хи-квадрат Возвращает одностороннюю вероятность распределения хи-квадрат Возвращает тест на независимость Возвращает распределение частот в виде вертикального массива Возвращает экспоненциальное распределение Возвращает эксцесс множества данных Возвращает двустороннее Р-значение z-теста Функции для работы с базами данных Функции этой категории позволяют отбирать данные из массива в соответствии с заданным критерием и осуществлять их обработку. К ним относятся: Таблица .9.6. Функции для работы с базами данных Функция БДДИСП БДДИСПП БДПРОИЗВЕД БДСУММ БИЗВЛЕЧЬ БСЧЕТ БСЧЕТА ДМАКС ДМИН ДСРЗНАЧ ДСТАНДОТКЛ ДСТАНДОТКЛП ПОЛУЧИТЬ ДАННЫЕ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ Назначение - Оценка дисперсии для выборки из генеральной совокупности, ограниченной значениями, соответствующими критерию Вычисление дисперсии генеральной совокупности, ограниченной значениями, которые удовлетворяют заданным условиям Перемножает значения в столбце, удовлетворяющие условиям отбора Подсчет суммы значений, которые удовлетворяют критерию Извлечение из массива данных отдельного значения, удовлетворяющего заданным условиям Если таких записей нет, выводится #знач!, если их несколько, выводится #ЧИСЛО| Подсчет количества числовых полей, удовлетворяющих условиям отбора. Если аргумент поле не задан, бсчет подсчитывает количество отвечающих критерию записей в базе данных Подсчет количества непустых полей, удовлетворяющих критерию Максимальное из значений, удовлетворяющих критерию Минимальное из значений, удовлетворяющих критерию Среднее из значений, удовлетворяющих критерию Оценка, стандартного отклонения на основе выборки из генеральной. совокупности, ограниченной значениями, соответствующими критерию Вычисление стандартного отклонения генеральной совокупности, ограниченной значениями, которые удовлетворяют заданным условиям Вывод данных, хранящиеся в сводной таблице
Глава 9. Функции MS Excel 159 Функции базы данных имеют общий синтаксис: ЪДФунк1щя(База_данных;Поле;Критерий) База_данных — это интервал ячеек, формирующих список связанных данных, в котором строки являются записями, а столбцы — полями. Верхняя строка списка содержит названия каждого из столбцов. Ссылка может быть задана на диапазон ячеек или на имя диапазона. Поле — столбец, по которому следует вычислить итог; он может быть задан: □ адресом верхней ячейки столбца, содержащей его имя; □ порядковым номером столбца. Критерий — адрес диапазона, содержащего копию названия столбца, для которого подводятся итоги и условие отбора. Ссылка на может быть оформлена в виде адреса или имени диапазона. Если в Критерий не включено условие отбора, выводятся все записи. Критерий может располагаться в любом месте рабочего листа. Однако, не стоит располагать его ниже списка. Это связано с тем, что добавляемые с помощью формы ввода, данные вставляются с первой строки после списка. Если эта строка не пустая, Excel не сможет добавить записи. ДШМ Предположим, вы решили завести ослиную ферму для производства деликатес- "ЧрР>" ных молочных продуктов и хотите иметь анализ продуктивности молочного стада. Для анализа: □ спланируем расположение элементов, участвующих в расчете на рабочем листе: • отведем ячейки А1:А2 для критерия отбора; • правее в строке 1 введем вычисляемые характеристики, а под ними в строке 2 зарезервируем место для числовых значений этих характеристик; • отступив не менее 1 строки, создадим список данных; О завершив ввод данных, сформируем критерий отбора: Рис. 9.10 Использование функций, работающих с базами данных , Кличка ■- ..■ Шйхя ' Коп-во ■3 ; надой '■ ы н'ядйй ма к а 2,9 Контрольные надои -flats i Кличка . ' .'.. V- ■ , ради w«j>qb j надои № .01.01. * рося :.■ 1,7 :>:02'.Ь.1.'0Л.Ню.р'а ..'''' 2.4 ■::рз-,01:;01 Англии:? '■, .-. 4,2 ..y'64.Qi.Oi'M'6Tti/'\, ' 2,3 ■iS5.01.0i- Нюра ": >'ЗА '■'-' ре.си;см мотя ..:':.' 2,7 v-'Ci7'.tM;0-l Фрося :■: ;3*1 Оа.01,01 -Ангеяикл 'З.Т ■Qe.O.I.O-1-М-Ьтя ;■. :.2.0 ■■' ,10.0.1.01 .'Аигеянм'а.. _'" ,3.8 -11.01.01 Фройя '■'.■■ ■:.- 1.9 ... 12-Л1:;р1':НЙрд :3.>б Г"" :.;:■: "2,3 ■-.- , 1 „ ■■■,5 3.9 ■2,6 ■;■ 4V4 :■:■ 4\Л . 4.3 . . г, э :' 4:;:7 , 2..5 - 4.5 Ope-дмйй Г :Диа- Стенд! ■Г У )■■ ■ )■■ т :. | Жир 2,6-: 1 ..0/09, | 0,-3:1 j: 4 ^■и*- ,- ' - > »™« ЖЗР &етвдото 6дд,и«йо Sift*; 1 ■ * Ч I j 3:: -««V lT^
160 Часть 2. Анализ экспериментальных данных • в ячейку А1 скопируем имя столбца Кличка; • в ячейку А2 введем имя одного из животных; □ в строке 2 под соответствующими именами вычисляемых характеристик введем формулы: • для подсчета количества замеров =БСЧЕТ(А4:Е16;4;А1:А2); • для вычисления общего надоя =БДСУММ(А4:Е16;Б4;А1:А2); • для определения максимального надоя =ДМАКС(А4:Е16;Б4;А1:А2); • для определения минимального надоя =ДМИН(А4:Е16;Б4;А1:А2); • для подсчета среднего надоя =ДСРЗНАЧ(А4:Е16;В4;А1:А2); • для вычисления дисперсии =БДДИСП(А4:Е16;В4;А1:А2); • для вычисления стандартного отклонения =ДСТАНДОТКЛ (A4:E16;D4;A1:A2); • для расчета средней жирности =ДСРЗНАЧ(А4:Е16;5;А1:А2). Теперь проверим как работает созданное нами приложение. Выполним двойной щелчок на ячейке А2 с кличкой животного и введем новую кличку, например Ангелина. Во всех вычисляемый ячейках сразу же появятся новые значения. При записи формул были использованы адресные ссылки. Вместо них, если вам так удобнее, можно использовать имена диапазонов, а при задании аргумента Поле даже порядковый номер столба (4 вместо D4). К категории функций для работы с базами данных относится еще одна функция, которая переведена на русский язык как ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ. СВОДНОЙ. ТАБЛИЦЫ. Давайте не будем забегать вперед и рассмотрим ее после того как научимся создавать сводные таблицы. Функции ссылки и автоподстановки Функции ссылки и автоподстановки — исключительно удобное средство поиска и отбора в массивах данных. Таблица 9.7. Функции ссылки и автоподстановки Функция АДРЕС ВПР ВЫБОР ГИПЕРССЫЛКА ГПР ДВССЫЛ ИНДЕКС Назначение Позволяет вывести ссылку на ячейку в виде текста Ищет значение в первом столбце массива и возвращает значение из ячейки в найденной строке и указанном столбце Выбирает значение из списка значений по индексу Создает гиперссылку Просматривает верхнюю строку массива и возвращает значение из указанной ячейки Возвращает ссылку, заданную текстовым значением Использует индекс для выбора значения из ссылки или массива
Глава 9. Функции MS Excel 161 Функция ОБЛАСТИ ПОИСКПОЗ ПРОСМОТР СМЕЩ СТОЛБЕЦ СТРОКА ТРАНСП ЧИСЛСТОЛБ ЧСТРОК Назначение Возвращает количество областей в ссылке Ищет значения в ссылке или массиве Ищет значения в векторе или массиве Возвращает ссылку, смещенную относительно заданной ссылки Позволяет определить порядковый номер столбца Позволяет определить порядковый номер строки Транспонирует массив Определяет количество столбцов в массиве или ссылке Определяет количество строк в ссылке Автоподстановка Ф Функция ВПР предназначена для поиска в справочной таблице значений, соответствующих введенному вами аргументу и автоматической подстановки найденных значений в основную таблицу. Например, методист учебного отдела может работать с документами, используя справочную таблицу, в первой колонке которой указано наименование учебной дисциплины, а во второй — количество учебных часов. Как только методист введет в основную таблицу название дисциплины, компьютер автоматически проставит количество часов по этому предмету. Функция ВПР позволяет выводить сразу несколько характеристик одного и того же объекта. Например, можно создать приложение, в котором будет достаточно ввести номер зачетной книжки студента и компьютер добавит в соседних столбцах его фамилию, адрес, имена родителей, номер домашнего телефона. Следует обязательно учитывать, что функция ищет указанный вами аргумент в крайнем левом столбце справочной таблицы. Синтаксис: ВЛР(И.скомое_значение;Табл_массив;Номер_столбца;Ин- тервалъный_просмотр) Искомое_значение — значение, которое должно быть найдено в первом столбце массива. Оно может быть значением, ссылкой или символьной строкой. Первый столбец массива может иметь числовое, логическое или символьное значение. Регистр не учитывается. Табл_массив — массив, в котором ведется поиск данных. Можно использовать ссылку на интервал или имя интервала.
162 Часть 2 Анализ экспериментальных данных Рис. 9.11 Ввод аргументов функции ВПР ВПР Ищет указа J3 Табл_массив ] Сессия Номер_индекса_стол6ца J2 Диапе50н_просмотра |иСТИНА значение в первом столбце массива и ьоэс -н-.от с-олбие. По умолчанию таблица дол Искомое_эначение значение, к (значение, Значение: от иёя —— эторое должг- сылка или ст ПИЧНО <| = f ФамилияГИнфйр ^j = ИСТИНА о быть найдено в первом столбце массива ОК Отмена | i 2 : : чЛ Фамилия ;:НП;В:;ЫМ Имя '..\:С:'.\-\\\\ Отчество !::Р Цата рождения ii.'!S:i.!:i;i:*!n|| Ин фор - М ЭТИ KS ::г <3 Иностранный ■: :Н: Право Мироненко Виктория Мннэйловнэ 16.08.S1 отлично зачтено зачтено зачтено Индекс_столбца — номер столбца в массиве. Диапазон просмотра — в это окно вводится логическое значение ложь, если необходимо точное соответствие или истина, если соответствие приближенное. По умолчанию устанавливается приближенное соответствие, при котором, если точное значение не найдено, возвращается максимальное из значений, меньших, чем искомое. Если введена истина, значения в первом столбце массива должны отсортированы в возрастающем порядке, иначе результат может оказаться неверным. v^g Используя функцию ВПР, вы можете организовать вывод на листе справочной %Щ0:> таблицы, например, такой которая приведена ниже. Рис. 9.12 Пример использования функции ВПР В этой таблице достаточно набрать фамилию и нажать клавишу Ввод. Функция ВПР «сходит» в компьютер отдела кадров, выберет имя, отчество, дату рождения, затем зайдет в компьютер учебного отдела и отберет соответствующие оценки. Конечно ходить каждый раз по отделам утомительно. Проще создать в своем компьютере массив данных, связав его с массивами других подразделений. В любое время вы можете Щелкнуть кнопку Обновить данные и получить самую свежую информацию. Чтобы созданное приложение успешно работало: П присвоим имя массиву отдела кадров — ОК; □ присвоим имя массиву учебного отдела — Сессия; П введем формулы: • в ячейку В2 =ВПР(А2;ОК;2) • в ячейку С2 =ВПР(А2;ОК;3) • в ячейку D2 =ВПР(А2;ОК;4) • в ячейку Е2 =ВПР(А2;Сессия;2) • в ячейку F2 =ВПР(А2;Сессия;3) • в ячейку G2 =ВПР(А2;Сессия;4) • в ячейку Н2 =ВПР(А2;Сессия;5)
Глава 9. Функции MS Excel 163 В этих формулах вначале указан адрес ячейки с фамилией, затем имя массива и в последнюю очередь номер столбца в массиве, из которого нужно извлекать данные. 1& Функции ГПР в отличие от функции впр ищет значение в верхней строке массива и выводит его в заданном столбце. Синтаксис: ТЛР(Искомое_значение;Таблица;Номер_строки;Диа- пазон_просмотра) Искомое значение — это значение, которое должно быть найдено в первой строке массива. Оно может быть значением, ссылкой или символьной строкой. Первая строка массива может иметь числовое, логическое или символьное значение. Регистр не учитывается. Таблица — массив, в котором ведется поиск данных. Можно использовать ссылку на интервал или имя интервала. Номер_строки — номер строки в массиве, в соответствии с которым будет возвращено сопоставляемое значение. Рис. 9.13 Ввод аргументов функции ГПР ГПР Просматр Ml г Таблица (сессия Номер_строки [5 Диапазон„просмотра [ иеает верхнюю строку таблицы и возвращает значение из Искомое „значение значение, которое требуется иа Значение:незачтено *У - {0;1;2;3;4:"Фзиили: ~вЗ - " 51- « "незачтено" указанной яч&йки. mi в первой строке таблицы, ачением, ссылкой или текстовой | ОК Отмена | Диапазон_просмотра — в это окно вводится логическое значение Ложь, если необходимо точное соответствие или Истина, если соответствие приближенное. Если введена Истина, значения в первой строке массива должны быть отсортированы в возрастающем порядке, иначе результат может оказаться неверным. Чтобы отсортировать по возрастанию данные в строке: □ выполните команду Данные | Сортировка; d в диалоговом окне Сортировка диапазона щелкните кнопку Параметры; О в диалоговом окне Параметры сортировки выберите Сортировать столбцы диапазона | ОК; □ в диалоговом окне Сортировка диапазона задайте сортировку строки 1 по возрастанию.
164 Часть 2. Анализ экспериментальных данных ;Щш? С П0М°ЩЬЮ функции гпр можно организовать вывод информации об итогах за- *W' четно-экзаменационной сессии в виде таблицы или стандартной ведомости. Для удобства пользователя можно добавить в таблицу элемент управления Поле со списком. Рис. 9.14 Вывод информации с помощью функции ГПР 1 2 4 5 6 ::; 7 :':'8 ' А фаммпмя Заяц 3 гонник Киикине Костенко Мироненко Шевченко в с Информ. технологии фтлично .8 6 ро ш о ^брошо ■ :УД06 Л , ртлично / <этлицно ■V ■ Давайте на этом примере вспомним технику создания элемента управления Поле со списком: 1. Щелкнем правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и зададим вывод на экран панели Формы. 2. Выберем элемент Поле со списком и разместим его в ячейке В1. 3. Щелкнем на панели Формы кнопку Свойства и в окне Формат элемента управления перейдем на вкладку Элемент управления. Рис. 9.15 Ввод аргументов функции Формировать список по диапазону; |$G$3;$G$12 Помещать результат в ячейку: |$С$3 Количество строк списка: [8 Л В поле Формировать список по диапазону введем адрес списка, элементы которого будут выводится в окне созданного элемента. Этот список может быть организован на этом же листе, например в таком виде: Рис. 9.16 Элементы списка НИ 0Ц« nftXRfal. В Ml НОСИМЫ*:•»« СбСОИИ*: Информ . тех нологии Экономика И нос граниы й Право Исследование операций В поле Помещать результат в ячейку укажите адрес ячейки, в которую элемент управления будет выводить индекс, соответствующий порядковому номеру выбранного элемента в списке. Например для экономики будет выведен индекс 2, для права — 4 и т.д. Выводимый индекс можно «спрятать» под элементом управления или сделать невидимым, задав белый шрифт на белом фоне.
Глава 9. Функции MS Excel. 165 6. И наконец задайте Количество строк списка. Это уж, следуя принципам эргономики, — сколько вашей душе угодно. Элемент создан и настроен. Как же он работает в нашем примере? а) мы щелкаем по стрелке элемента управления и выбираем Информ. технологии — элемент управления вводит в ячейку СЗ единицу; б) помещенная в ячейку В2 формула =ГПР($С$3;Сессия;3) ищет в массиве Сессия фамилию студента, соответствующую фамилии, занесенной в итоговом списке в третью строку и выводит на экран соответствующую оценку по предмету, имеющему индекс 1. Рассмотрим еще одну возможность реализации информации, выводимой элементами управления. Она основана на использовании выводимого элементом Номера _индекса функцией ВЫБОР. Функция ВЫБОР использует Нотер_индекса для того, чтобы ч-ЗЗ/^ выбрать одно значение из списка, в котором может быть до 29 значений. Синтаксис: ВЫБОР(Номер_индекса;Значение1[;Значение2;...; Значение 29]) Нотериндекса — число от 1 до 29, формула или ссылка на ячейку, содержащую число от 1 до 29. Если в результате вычисления по формуле Номер_индекса получится дробным, он будет усечен до меньшего целого. Если Номер_индекса является массивом, при выполнении функции выбор вычисляется каждое значение. Значение — это аргумент в форме числа, текста, имени, формулы, функции, ссылки на ячейку или диапазон ячеек, который возвращает значение или задает выполнение действия. ^' Вернемся к нашим ослам и попробуем создать приложение, которое будет выводить статистическую информацию о животном, как только мы выберем его кличку в раскрывающемся списке. Для этого: П разместим на листе: • итоговую таблицу, • таблицу контрольных надоев, • список животных, • элемент управления Поле с раскрывающимся списком; О зададим свойства элемента управления в диалоговом окне Формат элемента управления: • в поле Формировать список по диапазону укажем имя или адрес списка животных, • в поле Помещать результат в ячейку введем адрес ячейки, например HI, в которую элемент управления будет выводить индекс, соответствующий порядковому номеру выбранного элемента в списке.
166 Часть 2. Анализ экспериментальных данных П в ячейку А4, предназначенную для вывода клички введем формулу массива {=ВЫБОР(Н1;17;18;19;110;Ш;112)}, включающую: • адрес ячейки, в которую элемент управления помещает индекс; • адреса ячеек с кличками животных; Рис. 9.17 Создание информационного приложения Контрол ьные надои I *• I "I <■ ■ ■ ■ ., ■. 0,31 | 0,56 2,7 Ангел* М спя Нюра Таня П введем формулы расчета статистических показателей: • в ячейку В4 =БСЧЕТ(А6:Е18;4;АЗ:А4) • в ячейку С4 =БДСУММ(А6:Е18;Б6;АЗ:А4) • в ячейку D4 =ДМАКС(А6:Е18;Б6;АЗ:А4) • в ячейку Е4 =ДМИН(А6:Е18;06;АЗ:А4) • в ячейку F4 =ДСРЗНАЧ(А6:Е18;Б6;АЗ:А4) • в ячейку G4 =БДДИСП(А6:Е18;В6;АЗ:А4) • в ячейку Н4 =ДСТАНДОТКЛ(А6:Е18;Б6;АЗ:А4) • в ячейку 14 =ДСРЗНАЧ(А6:Е18;5;АЗ:А4) Теперь достаточно выбрать в списке кличку животного, а все остальное за вас сделают функции базы данных и ВЫБОР. Ссылки и индексы Как ни странно, но абсолютная ссылка не является абсолютно абсолютной. Если вы ввели, например в ячейку С5 листа 2 ссылку на ячейку D1 листа 1, а затем перед строкой 1 в листе 1 добавили новую строку, то в ячейке С5 листа 2 вы увидите ссылку =Лист1!Б2. Если вам необходимо, чтобы формула ссылалась на одну и ту же ячейку, независимо от удаления расположенных над ячейкой строк или перемещения ячеек, используйте функцию ДВССЫЛ, например, ДВССЫЛ('Ш") * Функция ИНДЕКС имеет две синтаксические формы: ссылка и массив. Ссылочная форма всегда возвращает ссылку; форма массива — значение или массив значений. Если первый аргумент функции индекс является массивом констант, то лучше использовать форму массива.
Глава 9. Функции MS Excel 167 Ссылочная форма Ссылка, возвращаемая функцией ИНДЕКС, это ссылка на пересечение Номера_строки и Номера_столбца. Рис. 9.18 Ввод аргументов функции Индекс ИНДЕКС Ссылка (А!:Е2| Номер _строки jo Ноиер_столбца J4 Номер_области ] Использует индекс для выбора значения из ссыпки или массива. J3J :У - {0;1;2;3;4:5;6;7;8;< 2J-0 :У = 1 SJ- - {3:8} Ссылка ссылка на один или несколько диапазонов. Значение:ИНДЕКС(А1;Е2;0;4) ОК Отмена | Синтаксис: И.НДЕКС(Ссылка;Номер_строки;Номер_столбца;Но- мер_области) Ссылка — ссылка на один или несколько диапазонов. Номер_строки — порядковый номер строки. Когда область в Ссылке содержит одну строку, Номер_строки можно не указывать. Если установить Номер_ строки равным нулю, будет возвращена ссылка на целый столбец. Номер_столбца — порядковый номер столбца. Когда область в Ссылке содержит один столбец, Номер_столбца можно не указывать. Если установить Номер_ столбца равным нулю, будет возвращена ссылка на целую строку. Номер области — порядковый номер диапазона, если функция ссылается на несколько диапазонов. По умолчанию Номер_области равен 1. *Ям* Данный пример демонстрирует использование функции Wf =ИНДЕКС(А1 :Е2;2;4), которая выводит значение ячейки D2, находящейся на пересечении строки 2 и столбца 4 (D) в диапазоне А1.Е2. Рис. 9.19 Пример использования функции индекс А В С D Е Го Пз 4 ! 5 6 7 8 9 ! S Форма массива Данная форма имеет синтаксис: ЖНД'ЕКС(Массив;Номер_столбца;Номер_области) Массив — диапазон, в котором осуществляется отбор значений. Номер строки и Номер_столбца имеют то же назначение, как и в ссылочной форме. Если задать Номер_строки и Номер_столбца равным
168 Часть 2. Анализ экспериментальных данных нулю, будет возвращен массив значений- для целого столбца или строки. Примером может быть суммирование значений в строке =СУММ(ИНДЕКС(В19:Е20;2;0)) Чтобы использовать значения, возвращаемые как массив, функцию индекс нужно ввести как формулу массива. Функция ОБЛАСТИ позволяет определить количество областей в ссылке. Синтаксис: ОБЛАСТЩСсылка) Функция ПОИСКПОЗ используется для определения относительного положения элемента массива. При сопоставлении текстов, регистры не различаются. Синтаксис: ТЮНСКП.ОЗ(Искомое_значение;Просматриваемый_мас- сив;Тип_сопоставления) Искомое_значение — число, текст, логическое значение или ссылка на ячейку, содержащую число, текст или логическое значение. Просматриваемыймассив — это массив или ссылка на массив возможно, содержащие искомые значения. Тип сопоставления — число —1, 0 или 1. Таблица 9.8. Типы сопоставления Тип сопоставления -1 0 1 Значение Поиск искомого значения или минимального из больших Поиск первого значения, равного искомому Поиск искомого значения или максимального из меньших Примечания Массив должен быть упорядочен по возрастанию Массив должен быть упорядочен по возрастанию. Используется по умолчанию Если Тип_сопоставления равен 0 и Искомое_значение является текстом, допускается использование подстановочных символов * и ?. ^gggfeg; Предположим у вас есть приложение для тестирования, которое анализирует от- ~^Щг^ веты студентов и подсчитывает количество набранных баллов. Требуется дополнить его формой, автоматически проставляющей оценку в зависимости от набранного количества баллов. 1. В ячейки А1:В5 введем таблицу рейтингов. 2. Присвоим имена:
Глава 9 Функции MS Excel 169 • Опрос — таблице рейтингов, • Рейтинг — столбцу Рейтинг, • Итог — ячейке С7. В ячейку А9 введем формулу: ="Вы знаете больше, чем на "&ПО- ИСКПОЗ (Итог;Рейтинг)&", поэтому я ставлю Вам оценку "&ПРОС- МОТР(Итог;Опрос)&"." Направим вывод итоговой суммы из первого приложения в ячейку С7 данной таблицы и программа выведет оценку в нижней строке. Рис. 9.20 Приложение для оценки знаний студентов 1 2 4 5 6 7 8 9 А Рейтинг В ,-v ... 0;;ценка -\-'',.,, 0 неудовлетворительно 1000 удовлетворительно 16 00 хорошо 2 5 00 отлично Набрано баллов CD E F ■ 9ЭЭ j Вы знаете бол ьш е,чем на 1 .поэтому я ставлю Вам оценку неу д оелетеорительно. 42lilfe Из предыдущего примера вы узнали, что функция ПРОСМОТР •Щдр^1 позволяет из массива данных выводить необходимые нам значения. Она имеет две синтаксические формы: вектора и массива. Векторная форма Вектор — это диапазон, который содержит только одну строку или один столбец. Векторная форма используется в тех случаях, когда требуется указать интервал, в котором находятся искомые значения, поскольку форма массива функции ПРОСМОТР автоматически использует для этой цели первую строку или первый столбец. Синтаксис: 11ТОСМ.ОТР(Искомое_Значение;Просматриваемый_век- тор;Вектор_резулътатов) Искомое значение — число, текст, имя или логическое значение, которые просмотр ищет в первом векторе или ссылка, возвращающая одно из этих значений. Просматриваемый_вектор — это интервал, содержащий только одну строку или один столбец, содержащий значения, упорядоченные по возрастанию. Тексты в нижнем и верхнем регистре в Просматривае- мом_векторе эквивалентны. Вектор результатов — интервал, содержащий одну строку или один столбец, и имеющий те же размеры, что и Просматриваемый_вектор. Если Искомое_значение не найдено, подходящим считается следующее по рангу в порядке убывания.
170 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Ш В предыдущем примере можно использовать основанную на векторной форме функции просмотр формулу ="Ваша оценка — «&ПРОСМОТР(Итог; Рей- тин г; Оц)&»." Рис. 9.21 Использование векторной формы функции Просмотр ■1 2 3 4 5 е 7 8 а А В Р*итинг Оценка >•■■•;! 0 неу.д ов'лёта'орительно 1000 удовлетворительно 16 00 яорош о ■ 2500 отлично I ''■■■ :■■■■ Набранобаллов ' :щ/-;::: &шша шенкв - отлично с 3333 Эту формулу можно ввести, например в ячейку А9. В формуле используются имена: □ диапазона А2:А5 — Рейтинг; □ диапазона В2:В5 — Оц (чтобы отличить от названия столбца Оценка); □ ячейки С7 — Итог. Форма массива Форма массива функции просмотр предназначена для совместимости с другими системами электронных таблиц. Вместо нее, если сравниваемые значения находятся в первой строке или в первом столбце, лучше использовать функции ГПР или ВПР. Если сравниваемые значения не находятся в первой строке или в первом столбце и требуется указать положение столбца или строки, следует использовать векторную форму функции ПРОСМОТР. ^«ftm, Функция СМЕЩ позволяет сослаться на ячейку или диапазон, Тг отстоящие от заданной ячейки или диапазона на указанное число строк и столбцов. Указанный диапазон задается указанием количества строк и столбцов. Синтаксис: СЖШЩСсылка;Строки;Столбцы;Высота;Ширина) Ссылка — адрес ячейки или диапазона, от которых вычисляется смещение. Строки — смещение по строкам: положительное — вниз, отрицательное — вверх. Столбцы — смещение по столбцам: положительное — вправо, отрицательное — влево. Высота — количество строк возвращаемой ссылки. Ширина — количество столбцов возвращаемой ссылки. Если высота или ширина опущена, то предполагается, что используется такая же высота или ширина как в аргументе ссылка. •■"djJP B качестве примера использования функции СМЕЩ рассмотрим учет карманных чг расходов чиновника N.
Глава 9. Функции MS Excel 171 Рис. 9.22 Использование функции СМЕЩ Дата Кэсс-э Прик од 01.02.00 46 767.75р. 0 2.02.00 47 333.21р. 03.02.00 41 764.54р. 04.02.00 88 521.22р. 07,02.00 87 355.23р. 565,46р. 5 767, 33р. 568, 6 7р. -555.ЭЭр -76 638, 70р 08,02.00 17 024,42р. 56 452:10р. Новый лень ■ СУ М И [С 1.1 ЕЩ(С4;-1;0;1;3)) Каждое утро чиновник заносит в таблицу приход и расход предыдущего дня, и нажимает кнопку Новый день. В столбце касса появляется сальдо на текущее утро. Формула предельно проста и вы ее видите на рисунке. Кнопке Новый день назначен макрос который в столбец Дата вносит очередной рабочий день, а в столбец Касса копирует формулу из вышерасположенной ячейки. Поскольку ссылка на ячейку столбца С в этой формуле относительная, при каждом копировании номер строки в формуле увеличивается не единицу. Функция СТОЛБЕЦ позволяет определить порядковый номер столбца, а функция СТРОКА — порядковый номер строки, на которые указывает ссылка. Если не введена ссылка не введена, возвращается номер столбца или строки в которых расположена вызывающая функция. Если нужно получить информацию о диапазоне строк или столбцов: □ выделите соответствующее количество ячеек; П введите в них функцию СТРОКА или СТОЛБЕЦ как формулу массива. Функция ТРАНСП используется для транспонирования массива, то есть преобразования вертикального диапазона ячеек в горизонтальный и наоборот. Функция не предназначена для дублирования команды Правка | Специальная вставка | Транспонировать. В некоторых ситуациях целесообразнее использовать функцию, а не соответствующую команду. Например, функция ЛИНЕЙН возвращает горизонтальный массив, содержащий данные о наклоне прямой и ее пересечении с осью у. Если вы хотите, чтобы выводился вертикальный массив, используйте формулу: ТРАНСП(ЛИНЕЙН(Язв_знач_у, Изв_знач_х)). Функция ТРАНСП должна быть введена как формула массива в интервал, который имеет столько же строк и столбцов, соответственно, сколько столбцов и строк имеет аргумент массив. Синтаксис: ТРАНСЩМассив) Массив — это транспонируемый массив или диапазон ячеек на рабочем листе.
172 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Функции проверки свойств и значений В эту группу включены функции, которые: П проверяют выполнение условия и в зависимости от результата возвращают значение ИСТИНА или ЛОЖЬ, □ определяют тип данных. К функциям проверки свойств и значений относятся: Таблица 9.9. Функции проверки свойств и значений Функция ЕЛОГИЧ ЕНД ЕНЕТЕКСТ ЕНЕЧЁТ или ISODD ЕОШ ЕОШИБКА ЕПУСТО ЕССЫЛКА ЕТЕКСТ ЕЧЁТН или ISEVEN ЕЧИСЛО ИНФОРМ нд СЧИТАТЬПУСТОТЫ ТИП ТИП.ОШИБКИ Ч ЯЧЕЙКА Назначение ИСТИНА, если проверяемое значение ссылается на логическое значение ИСТИНА, если проверяемое значение ссылается на значение ошибки #Н/Д (значение недоступно). ИСТИНА, если проверяемое значение ссылается на элемент, который не является текстом ИСТИНА, если проверяемое значение нечетное (может находится в категории Информационные) ИСТИНА, если проверяемое значение ссылается на любое значение ошибки, кроме #Н/Д ИСТИНА, если проверяемое значение ссылается на любую ошибку ИСТИНА, если проверяемое значение ссылается на пустую ячейку ИСТИНА, если проверяемое значение ссылается на ссылку ИСТИНА, если проверяемое значение ссылается на текст ИСТИНА, если проверяемое значение четное (может находится в категории Информационные) ИСТИНА, если проверяемое значение ссылается на число Получение информации о текущей операционной среде Ввод в ячейку значения #Н/Д Подсчет пустых ячеек в диапазоне Возвращает тип значения Определение номера, идентифицирующего тип ошибок Excel Преобразование значения в число для совместимости с другими системами Получение информации о формате, местоположении или содержимом ячейки Несколько замечаний в отношении отдельных функций: □ функции ЕЧЕТН или ЕНЕЧЕТ могут располагаться как в категории Функции проверки свойств и значений так и в категории Информационные, □ функция НД позволяет вводить в ячейки значения #Н/Д. Это удобно, например, при оценке рейтинга. Если значение рейтинга меньше допустимой погрешности, оно исключается из дальнейшего анализа,
Глава 9. Функции MS Excel 173 например с помощью формулы типа ЕСЛИ(аКМ;нд;а1), □ функция ТИП используется, если результаты вычисления другой функции зависят от типа значения в конкретной ячейке. Эта функция выводит значения: • 1 — если значение является числом, • 2 — если значение является текстом, • 4 — если значение является логическим значением, • 8 — если значение является формулой, • 16 — если значение является значением ошибки, • 64 — если значение является массивом. йрШйь, В категории Функции проверки свойств и значений следует об- ратить внимание на функцию ИНФОРМ. Эта функция позволяет получать информацию об операционной среде. Синтаксис: ИНФОРМ (Типинфо) Тип_инфо — аргумент, задающий тип выводимой информации: □ О □ directory" — текущий каталог, memavail" — свободная память, memused" — используемая память, numfile" — количество активных рабочих листов, origin" — абсолютная ссылка для совместимости с Lotus 1-2-3, osversion" — текущая версия операционной системы, recalc" — автоматический или ручной режим пересчета, release" — версия Excel, system" — название операционной среды (Windows = «pcdos»), totmem" — доступная память. 1ИВ Используя эту функцию, вы можете предварить созданное вами приложение выводом служебной информации. Эта информация может быть особенно полезной при ограниченных ресурсах памяти. Рис. 9.23 Использование функции ИНФОРМ в с .1 Служебная инфоркш, н Текущий каталог Р\Студенты\Ф-98\ Доступная память 1,95 Мб Используемая память 0,9 Мб Свободная память 1,05 Мб Активных рабочих листов 2 Пересчёт i Автоматически Версия Excel':"' .■ :■ .;.■ s;■ J 8.0 Операционная среда: pcdos Версия ОС ' Windows (32-bit) 4.10 Создание такой таблицы не вызовет у вас затруднений. Однако, обратите внимание на то, что в ячейках со значениями памяти использован формат 0,## «Мб».
174 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Финансовые функции Финансовых функций предназначены для выполнения финансовых расчетов, таких как определение доходов по ценным бумагам, процентной ставки по вкладам, расчет эффективности инвестиций, выплат по ссудам. Например, функции АМГД, АМОРУВ, АМОРУМ, AMP ДОБ ПДОБ позволяют выполнять расчет амортизационных отчислений по различным методикам. Если у вас есть форма, в которую вы заносите все приобретаемое оборудование, его стоимость и дату приобретения, добавьте к ней одну колонку. Введите в нее формулу расчета амортизации. Сумма амортизационных отчислений текущего года у вас всегда под рукой. Таблица 9.10. Финансовые функции Функция АМГД АМОРУВ АМОРУМ AMP БЗ БЗРАСПИС ВНДОХ ДАТАКУПОНДО ДАТАКУПОНПОСЛЕ ДДОБ / / длит / ДНЕЙКУПОН ДНЕЙКУПОНДО ДНЕЙКУПОНПОСЛЕ ДОБ ДОХОД ДОХОДКЧЕК ДОХОДПЕРВНЕРЕГ Назначение Возвращает общегодовую величину амортизации имущества для указанного периода Возвращает величину амортизации для каждого периода Возвращает величину амортизации для каждого периода Возвращает величину непосредственной амортизации имущества за один период Возвращает будущее значение вклада Возвращает будущее значение начального предложения после учета ряда сложных процентных ставок Возвращает внутреннюю скорость оборота для ряда последовательных операций с наличными Возвращает предыдущую дату купона перед датой соглашения Возвращает следующую дату купона после даты соглашения Возвращает величину амортизации имущества для указанного периода при использовании метода двукратного учета амортизации или иного явно указанного метода Возвращает ежегодную продолжительность действия ценных бумаг с периодическими выплатами по процентам Возвращает число дней в периоде купона, который содержит дату соглашения Возвращает количество дней между началом периода купона и датой соглашения Возвращает число дней от даты соглашения до срока следующего купона Возвращает амортизацию имущества на заданный период, используя метод постоянного учета амортизации Возвращает доход от ценных бумаг, который составляет периодические процентные выплаты Возвращает доход по казначейскому чеку Возвращает доход по ценным бумагам с первой выплатой процентов
Глава 9. Функции MS Excel 175 Функция ДОХОДПОГАШ ДОХОДПОСЛНЕРЕГ ДОХОДСКИДКА ИНОРМА КПЕР МВСД МДЛИТ НАКОПДОХОД НАКОПДОХОДПОШАГ НОМИНАЛ НОРМА НПЗ общдоход ОБЩПЛАТ / ОСНПЛАТ ПДОБ ПЗ ПЛПРОЦ ПОЛУЧЕНО ППЛАТ РАВНОКЧЕК РУБЛЬ.ДЕС РУБЛЬ.ДРОБЬ Назначение Возвращает годовой доход от ценных бумаг, который составляет доход в срок вступления в силу Возвращает доход по ценным бумагам с последней выплатой процентов Возвращает годовой доход по ценным бумагам, на которые сделана скидка. Например, для казначейских чеков Возвращает процентную ставку для полностью вложенных ценных бумаг Возвращает общее количество периодов выплаты для данного вклада Возвращает внутреннюю скорость оборота для ряда последовательных операций с наличными при различных скоростях прихода и расхода Возвращает модифицированную длительность Маколея для ценных бумаге предположительной номинальной стоимостью 100 рублей Возвращает накопленный доход по ценным бумагам с периодической выплатой процентов Возвращает накопленный доход по ценным бумагам, процент по которым выплачивается в срок вступления в силу Возвращает номинальную годичную процентную ставку Возвращает норму прибыли за один период при выплате ренты Возвращает чистый текущий объем вклада, вычисляемый на основе ряда последовательных поступлений наличных и нормы амортизации Возвращает общую выплату по займу между двумя периодами Возвращает общую выплату, проведенную между двумя периодическими выплатами Возвращает величину выплат на основной капитал для вклада в данный период Возвращает величину амортизации имущества для явно указанного или соответствующего периода при использовании метода разового учета амортизации Возвращает текущий объем вклада Возвращает величину выплаты прибыли на вложения за данный период Возвращает сумму, полученную в срок вступления в силу полностью обеспеченных ценных бумаг Возвращает величину выплаты за один период годовой ренты Возвращает эквивалентный облигации доход по казначейскому чеку Преобразует цену в рублях, выраженную в виде дроби, в цену в рублях, выраженную десятичным числом Преобразует цену в рублях, выраженную десятичным числом, в цену в рублях, выраженную в виде дроби
176 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Функция СКИДКА ЦЕНА ЦЕНАКЧЕК ЦЕНАПЕРВНЕРЕГ ЦЕНАПОГАШ ЦЕНАПОСЛНЕРЕГ ЦЕНАСКИДКА ЧИСЛКУПОН ЧИСТВНДОХ чистнз ЭФФЕКТ Назначение Возвращает норму скидки для ценных бумаг Возвращает цену за 100 рублей нарицательной стоимости ценных бумаг, которая составляет периодическую выплату по процентам Возвращает цену за 100 рублей нарицательной стоимости для казначейского чека Возвращает цену за 100 рублей нарицательной стоимости ценных бумаг с первой периодической выплатой Возвращает цену за 100 рублей нарицательной стоимости ценных бумаг, по которым выплачивается прибыль в момент вступления в силу Возвращает цену за 100 рублей нарицательной стоимости ценных бумаг с последней периодической выплатой Возвращает цену за 100 рублей нарицательной стоимости ценных бумаг, на которые сделана скидка Возвращает количество купонов, которые могут быть оплачены между датой соглашения и сроком вступления в силу Возвращает внутреннюю сумму дохода для расписания денежных поступлений, которые не обязательно периодические Возвращает чистую текущую стоимость инвестиции, вычисляемую на основе ряда поступлений наличных и нормы амортизации, которые не обязательно являются периодическими Возвращает действующие ежегодные процентные ставки Специфика использования финансовых функций имеет свои особенности. Круг пользователей финансовых функций ограничен. Функции подробно описаны в литературе по финансово-экономическим расчётами в Excel. Поэтому мы ограничимся рассмотрением примера использования одной из функций. МШЖ Во вРемя летних каникул вы заработали $2000. Вы намерены инвестировать эти '€1§да* деньги в производство или положить в банк под наиболее выгодный процент на 2 года. Имеются предложения: □ банк «Евро» — 8,5% годовых с ежемесячным начислением процентов, □ фирма «Каракуб» — 10% годовых, П барыга Вася: «Беру две тышши, отдам две с половиной». Выберите лучший вариант. Какую процентную ставку должна предложить фирма «Каракуб», чтобы вы вложили деньги в ее производство. 1. Для определения будущего значения вклада вызовем Построитель выражений функции БЗ и введем значения: П для банка: • Норма — 8,5% /12 (ежемесячная норма из расчета 8,5% годовых); • Число_периодов — 12*2 (проценты будут начислять 24 раза);
Глава 9. Функции MS Excel 177 • Выплата — не заполняем, так как ежемесячные выплаты не производятся; • Нз — вносим — 2000, так как деньги уходят от нас; • Тип — если выплата производится в конце периода — 0, в начале периода 1; □ для фирмы: • Норма — 10%; • Число периодов — 2; • остальные аргументы те же. Рис. 9.24 Расчет будущего значения вклада Б^дтщая стоимость 3 2 1 Wgy; : .-:> >:«»" -4- щ 2 300,00р. 2 350,00р. 2 «0,00р. 2 450,00р. 2 500,00р. 2 550,00р. Для расчета ставки, которую должна предложить фирма «Каракуб», чтобы вы вложили деньги в ее производство: П выполните команду Сервис \ Подбор параметра; / □ в окне Установить в ячейке укажите адрес ячейки с будущим значением инвестиции; Рис. 9.25 Диалоговое окно Подбор параметра И Подбор параметра ■ Установить Б::Я'кй'ке':::::|ЬА1;3' Значение: |'2500 Ц-.мснд^ значение ячем! и jiDtlj OK | ■'::"у-: ■':0тЩна1-.: j::,:'':: □ в окне Значение — значения инвестиции, выше которого становится привлекательным предложение фирмы «Каракуб»; П в нижнем окне укажите адрес ячейки, в котором указан % дивидендов, предлагаемых фирмой | ОК. Программа выведет значение 11,8%, то есть, если фирма предложит вам 12% годовых, вы можете принимать ее предложение.
178 Часть 2 Анализ экспериментальных данных Этот же расчет можно произвести, изменяя мышью на диаграмме длину столбца будущего значения инвестиции. Как это делается, описано в главе Интерактивное прогнозирование. Инженерные функции Инженерные функции служат для выполнения инженерного анализа. Инженерные функции можно разделить на три группы: □ функции для работы с комплексными переменными; □ функции для преобразования чисел из одной системы счисления в другую (десятичную, шестнадцатеричную, восьмеричную и двоичную); □ функции для преобразования величин из одной системы мер и весов в другую. Таблица 9.11. Инженерные функции Функция БЕССЕЛЬ.1 БЕССЕЛЬи БЕССЕЛЬ.К БЕССЕЛЬ.У КОМПЛЕКСЫ ДЕЛЬТА ФОШ ДФОШ ПОРОГ MHHMABS МНИМ.ЧАСТЬ МКИМ.АРГУМЕНТ / ^НИМ.СОПРЯЖ MHHM.COS МНИМ.ДЕЛ МНИМ.ЕХР MHHM.LN MHHM.LOG10 MHHM.LOG2 МНИМ.СТЕПЕНЬ МНИМ ПРОИЗВЕД МНИМ.ВЕЩ MHHM.SIN МНИМ.КОРЕНЬ Назначение Возвращает модифицированную функцию Бесселя ln(x) Возвращает функцию Бесселя Jn(x) Возвращает модифицированную функцию Бесселя Кп(х) Возвращает функцию Бесселя Yn(x) Преобразует коэффициенты при вещественной и мнимой частях комплексного числа в комплексное число Проверяет равенство двух значений Возвращает функцию ошибки Возвращает дополнительную функцию ошибки Проверяет, не превышает ли данное число порогового значения Возвращает абсолютную величину (модуль) комплексного числа Возвращает коэффициент при мнимой части комплексного числа Возвращает значение аргумента комплексного числа, то есть угол, выраженный в радианах Возвращает комплексно-сопряженное комплексное число Возвращает косинус комплексного числа Возвращает частное от деления двух комплексных чисел Возвращает экспоненту комплексного числа Возвращает натуральный логарифм комплексного числа Возвращает обычный логарифм (десятичный) комплексного числа Возвращает двоичный логарифм комплексного числа Возвращает комплексное число, возведенное в целую степень Возвращает произведение двух комплексных чисел Возвращает коэффициент при вещественной части комплексного числа Возвращает синус комплексного числа. Возвращает значение квадратного корня комплексного числа
Глава 10. Надстройки Excel 179 Функция МНИМ.РАЗН МНИМ.СУММ ПРЕОБР ДВ.В.ДЕС ДВ.В.ШЕСТН ДВ.В.ВОСЬМ ДЕС.В.ДВ ДЕС.В.ШЕСТН ДЕС В.ВОСЬМ ШЕСТН.В.ДВ ШЕСТИ В ДЕС ШЕСТН.В.ВОСЬМ ВОСЬМ.В.ДВ ВОСЬМ В.ДЕС ВОСЬМ.В.ШЕСТН Назначение Возвращает разность двух или более комплексных чисел Возвращает сумму двух или более комплексных чисел. Преобразует число из одной системы единиц в другую Преобразует двоичное число в десятичное Преобразует двоичное число в шестнадцатеричное Преобразует двоичное число в восьмеричное Преобразует десятичное число в двоичное Преобразует десятичное число в шестнадцатеричное Преобразует десятичное число в восьмеричное Преобразует шестнадцатеричное число в двоичное Преобразует шестнадцатеричное число в десятичное Преобразует шестнадцатеричное число в восьмеричное Преобразует восьмеричное число в двоичное Преобразует восьмеричное число в десятичное Преобразует восьмеричное число в шестнадцатеричное Функции для работы с DDE и внешние функции Функции этой категории предназначены для работы с внешними данными. Изучение этих функций выходит за рамки данной книги и мы ограничимся их перечислением. Функция SQL.REQUEST связывается с внешним источником данных и выполняет запрос из рабочего листа. Результат возвращается в виде массива, при этом не требуется дополнительного программирования. Функция ВЫЗВАТЬ вызывает процедуру из динамически связываемой библиотеки (DLL) или кодовый ресурс / Функция РЕГИСТРАТОР.ИД возвращает регистрационный номер указанной библиотеки DLL или код ранее зарегистрированного ресурса Глава 10. Надстройки Excel ш Надстройки — это программы, расширяющие возможности Excel После уста- W новки на диск их необходимо инсталлировать в Excel с помощью команды Сервис | Надстройки. В состав надстроек входят следующие инструменты анализа и обработки данных: AccessLinks — дополняет Excel формами и отчетами Access, позволяет импортировать данные Excel в формат Access. Пакет анализа — дополняет Excel финансовыми, статическими и инженерными функциями.
180 Часть 2 Анализ экспериментальных данных Автосохранение — назойливые предложения сохранить книгу через заданные интервалы времени. Мастер суммирования — создает формулы для суммирования данных, удовлетворяющих заданному условию. Мастер преобразования файлов — преобразует файлы в формат Excel Мастер подстановок — создает формулу для поиска данных в списке. Надстройка ODBC — обеспечивает доступ к внешним источникам данных с помощью драйверов ODBC. Диспетчер отчетов — позволяет объединить в отчеты различные представления и сценарии рабочих листов. Мастер Web-страниц Excel — преобразует диапазоны ячеек листа и диаграммы в Web-странице на языке разметки гипертекста HTML. Поиск решения — выполняет решение оптимизационных задач. Надстройка MS Query — обеспечивает доступ к внешним источникам данных в формате MS Access, FoxPro, Paradox, SQL Server и др. Шаблоны — предоставляет служебные функции, которые используются встроенными шаблонами Microsoft Excel. Мастер сбора данных — создает шаблоны, позволяющие автоматически собирать записи в базу данных с целью последующего анализа. Обновление связей — позволяет обновлять связи со встроенными возможностями Microsoft Excel 97, которые были надстройками в предыдущих версиях. Мастер Web-форм — дает возможность создавать опросные формы на сервере WWW. Рассмотрим назначение и возможности перечисленных надстроек для решения практических задач. Шаблоны с функцией автоматического сбора данных Шаблоны, входящие в комплект поставки Excel Excel располагает несколькими шаблонами, позволяющими организовать автоматизированный сбор данных в фоновом режиме. Вы заполняете выводимые на экран бланки финансовых документов, отправляете их на печать, а компьютер самостоятельно регистрирует их в базе данных: хотите в FoxPro, хотите в Access или в иной, какая вам больше нравится. Подошло время отчета — делаете несколько щелчков мышью и отчет печатается. В комплект поставки Excel входит несколько шаблонов счетов, балансов и заказов. Чтобы воспользоваться одним из шаблонов, выполните команду Файл | Создать, перейдите на вкладку Решения и выберите шаблон. Если имеющихся шаблонов недостаточно, создайте новые. Использование шаблона с функцией автоматического сбора данных описано ранее в главе «Ввод данных.»
Глава 10. Надстройки Excel 181 Мастер шаблонов Создать новый шаблон с функцией автоматического сбора данных можно с помощью Мастера шаблонов. После того как шаблон создан и сохранен, на базе этого шаблона можно создать новый документ. Данные из связанных ячеек этого документа будут скопированы в соответствующие поля автоматически создаваемой записи в базе данных. Для создания шаблона с функцией автоматического сбора данных: 1. Выберите подходящую форму ввода данных или создайте новую. Хорошим примером могут служить встроенные шаблоны. 2. Выполните команду Данные | Мастер шаблонов. Рис. 10.1 Диалоговое окно 1 Мастера шаблонов Мастер шаблонов - шаг 1 из 5 х!" icrep шаблонов вызван из существующего блона и базы д-зннык. В этом режиме можно изменить: название шаблона ■ каталог базы данных • связи ячеек с полями базы данных ■ маршрутный лист Кроме того, предусмотрена также ■ возможность добав пения данных из другой книги Microsoft Excel Укажите имя книги, на основе которой следчет создать шаблон: |.3:3.yeTl:xjs... 3 Укажите имя шаблона: Отмена |D :\архив\Ш аблоны\Зачёт1 _1 Д Далее > \ £ргобо 3. Если программа не угадала имя книги, на основе которой следует создать шаблон или имя шаблона, измените их в соответствующих окнах. Рис. 10.1 Диалоговое окно 2 Мастера шаблонов laHfflHIUHMH ;Укзжчте формат & t;,7 -f~ • t т и г»- tun и nmiupfnie б | D: \наука\Буквари\01тк:е\Ьос ^iGipaekaV-jy '. ■(пых, в.крторую.Л-'^дуе1: гил-инцатьзаписи. Прогноэирование^анализ : < Назад, Дале. Обзор.. 4. Измените формат базы данных, в которую следует помещать записи или полное имя файла, если вас не устаивают предложенные программой. Вы можете задать формат Microsoft Access, Microsoft FoxPro, dBASE или Paradox и другие.
182 Часть 2. Анализ экспериментальных данных 5. Укажите поочередно каждую ячейку, значения которой следует помещать в базу данных, и введите для нее имя поля. Рис. 10.3 Диалоговое окно 3 Мастера шаблонов Мастер шаблонов - шаг 3 из 5 ПШ Укажите каждую ячейкуj значения которой следует помешать е базу данных, а затем укажите имя поля. Лист: Таблица! Код I |$Е$5 $В$2 $А$5 .1*8*5 Отравка "3 ЗР>: \\\ Дисциплина . jj ,ЦУ|фйинилия 31и'«~ зад | Далее > | Цотово 6. Если нужно, включите в базу данные из других книг Excel. Рис. 10.4 Диалоговое окно 4 Мастера шаблонов Мастер шаблонов - шаг 4 из 5 Выберите книги Microsoft Excel. После создания шаблона эти книги будут добавлены а базу данных. Пусто Список файлов Просмотр Поле Знач I Табл *■ |таблица! Дата ".; Дисциплина I т -•j Отмена < йаэад I Далее > Итак, новый шаблон создан. Он сохранен в папке «Шаблоны» Excel. Чтобы создать документ на основе этого шаблона, выберите команду Файл \ Создать и дважды щелкните выбранный шаблон. После того, как вы внесете данные в документ и щелкните на кнопке Сохранить файл, будет выведен диалоговый блок Связь с базой данных, в котором вы должны определить целесообразность добавления новой записи в базу данных. Рис. 10.5 Диалоговый блок Связь с базой данных Связь с базой данных Данный документ связан с базой данных, в которой такая запись отсутствует. Действие: г • (? Добавить новую запись С Не изменять базу данных , ИИ гжэ Отмена |
Глава 10. Надстройки Excel 183 Вы можете разослать документ созданный на основе шаблона по сети. Для этого достаточно на завершающем этапе работы мастера шаблонов щелкнуть кнопку Добавить маршрут и указать список адресов в программе MS Outlook. На все руки мастера Если вы попытаетесь вызвать мастера, выполнив команду Сервис | Мастер, на ваш зов откликнутся сразу четверо: □ мастер суммирования, ГЛ мастер подстановок, □ мастер Web-форм, □ мастер преобразования файлов. Суммирование значений списка, удовлетворяющих определенным условиям Мастер суммирования упрощает написание формулы суммирования значений, удовлетворяющих заданным условиям. Чтобы воспользоваться услугами Мастера суммирования: □ откроем список данных, например главный журнал бухгалтерии; □ выполним команду Сервис | Мастер \ Частичная сумма; П на первом шаге укажем с помощью мыши диапазон таблицы. Поскольку мы собираемся ее заполнять и в последующие дни месяца, добавим к ней десяток-другой ячеек снизу; □ на втором шаге выполним инструкции мастера и щелкнем кнопку Добавить условие; □ на следующих этапах определим, в каком виде и в какую ячейку будет выводиться результат вычисления; Рис. 10.6 Диалоговое окно Мастера суммирования Мастер суммирования - шаг 2 из 4
184 Часть 2. Анализ экспериментальных данных □ щелкнем кнопку Готово, и в указанной ячейке появится результат; □ аналогично подсчитаем расход по счету 50; П если в ячейку 13 мы можем ввести формулу = G3-H3 и наше приложение будет выводить не только приход и расход, но и баланс по счету. Установив курсор на ячейку G3, мы обнаружим, что мастер просто ввел в нее знакомую нам формулу =CyMM(ECJIH($C$4:$C$ll=50;$D$4:$D$ll;0)). Обратите внимание на цифру 50 посредине формулы — это номер счета. Следовательно, приложение годится только для этого счета. Рис. 10.7 Результаты использования Мастера суммирования 1 2 3 4 5 ч ' 8 » ,0 * tf I Главный '•сзйстеениая С операция Поку пка пива Покупка пива Поку пка раков Поку пка раков Зарплата повару Зарплата повару Реализация изделий Реализация изделий в | с | ь журнал чет Приход Расход 50 100, dOp. 61 10 0,00р. 50 150.00р. 61 180.00р. 52 40.00р. 50 •• 40.00р. 61 350.00р. 50 350.00р. Ешшш 50 52 61 итого о | н Баланс —«май—— , ..* L ' ... 350.00р. 320.ООр 40.00р. 0.00р. 280.00р. 350.00р. 670.00р. 670.00р. I 30.00р 40,00р. -70.00р. ;0.00р. Чтобы сделать приложение универсальным, нужно поменять цифру 50 на адрес ячейки, в которой будет задаваться номер счета. Для этого дважды щелкнем по цифре 50, а затем по ячейке F3, содержащей номер счета. Аналогично поступим с формулой для расчета расхода по счету 50. Дальнейшие ваши действия определяются назначением приложения. Если вы хотите сделать приложение справочным, разместить на листе элемент управления Поле со списком. Пользователь сможет выбирать номер счета, а приложение автоматически будет выводить баланс по данному счету. Вы можете ввести в столбец F номера используемых на фирме счетов, а формулу из ячеек G3 и НЗ скопировать как формулы массива в нижележащие ячейки по количеству счетов. Приложение создаст балансовый отчет фирмы. Мастер подстановок На первый взгляд и сам мастер и его продукт не очень привлекательны: набираешь имя столбца, имя строки, а программа сообщает, что находится на их пересечении. А теперь представьте, что вводите не вы, а элементы управления и мгновенно на экране появляются результаты. Это может быть какая угодно информация: об остатке конкретных товаров на складе или их реализации, успеваемости и посещаемости занятий студентами и т.д. щ Рассмотрим применение мастера на конкретном примере. Создадим приложение, позволяющее получать информацию о родителях студентов. Если вы захотите предложить его в деканат, не называйте приложением Excel, а вспомните Сент-Экзюпери и назовите информационно-поисковой системой.
Глава 10. Надстройки Excel 185 1. Расположим исходную таблицу в сторонке, например, начиная со столбца АА, так как к ней будет обращаться компьютер, а не мы, и присвоим ей любимое студентами имя Дом. 2. Начиная со столбца А, создадим форму, которая включает: □ 2 элемента управления Поле со списком, D блок для вывода данных, □ список значений для второго элемента управления. Необходимость создания этого списка вызвана тем, что элемент управления не может использовать данные, содержащие в строке заголовка таблицы, ему нужно, чтобы данные располагались только в столбце. Рис. 10.8 Пример использования Мастера подстановок Ииф ормяционно-иоисковая система "Студенты" НС "Cm удеит W" позволит еам получить следующую инфарыщию о cm удент е: ' ::..::i,:iiiiiint ...... i f И.НЯ студента Имя отнл И « я та к hi Ыесто жительства Фамилия Кичкине Имя *1 а ч hi ■Екатерина Пеон|ъевна 3. Оформим блок вывода данных: □ в ячейку D6 введем текст "Фамилия", □ в ячейку D7 формулу =ВПР($Б$4;Дом;2), □ в ячейку Е6 формулу =ГПР($Е$4;Дом;2). Рис. 10.9 Блок данных приложения 6 ■ 7 I Згонник : Е И «я cm удент л Игорь Викторович Здесь: $D$4 и $Е$4 — адреса ячеек, в которые направлен вывод индексов элементов управления; Цифра 2 в первой формуле — порядковый номер столбца в таблице данных, содержащего фамилии студентов; Цифра 2 во второй формуле — порядковый номер строки в таблице данных, содержащей заголовки столбцов. 4. Вызовем мастера подстановок, выполнив команду Сервис | Мастер | Поиск 5. Первый шаг мастера позволяет нам ввести координаты таблицы. 6. На втором шаге введем строку и столбец, содержащие искомые значения, например Кичкине и Имя мамы или Згонник и Имя студента. 7. Укажем ячейку Е7, в которую программа должна вывести результат-. 8. Дважды щелкнем ячейку с результатом и увидим формулу: =ИНДЕКС($В$14:$Е$17;ПОИСКПОЗ("Кичкине";$В$14:$В$17;); ПОИСКПОЗ("Имя мамы"; $B$14:$F$14;)). 9. Чтобы сделать формулу универсальной:
186 Часть 2. Анализ экспериментальных данных □ выделим в этой формуле значение Кичкине и щелкнем ячейку D7; □ аналогично заменим значение Имя мамы на Е6. Теперь формула будет выглядеть так: =ИНДЕКС($В$14:$Е$17;ПОИСКПОЗ(В6;$В$14:$В$17;);ПОИСК- n03(F5;$B$14:$F$14;)) Теперь вам остается только щелкать по кнопкам элементов управления, а программа сама найдет и выведет интересующие данные. Мастер преобразования файлов Этот мастер позволяет преобразовать файл или группу файлов в формат Excel. Все преобразуемые файлы должны находиться в одной папке и иметь одинаковый формат: Lotus 1-2-3, Quattro Pro, FoxPro и другие. Для запуска мастера выполните команду Сервис \ Мастер \ Преобразование файлов. Следуя указаниям мастера, укажите тип преобразуемых файлов, папку в которой они находятся и их имена, а также имя папки, в которую следует помещать преобразованные файлы. По завершению работы мастера выводится отчет о преобразовании файлов. Рис. 10.10 Отчёт Мастера преобразования Отчет мастера преобразования файлов (13.03.00 21:03:23) Преобразование форматов всей выбранным файлов прошло успешно. Исходный каталог: С ЛМои доку менты Конечный каталог: С ЛМои Д-Оку мйНТЫ Шив Преобразован в dd.dbf dd xls 12.db< fj «Is f3.dbf f3 ill Hd dbf Hd.xls f8 dbf IS.kIs Результат Причина \ Успешное выполнение Успешное выполнение Успешное выполнение Успешное выполнение Успешное выполнение Мастер Web-форм Мастер позволяет организовать систему сбора данных от пользователей Web. Посетителям узла Web предлагается заполнить форму Excel. Затем сведения автоматически заносятся в базу данных. Форма должна содержать ячейки, в которые пользователи будут вносить данные и элементы управления, созданные с помощью панели инструментов Формы. Мастер Web-форм требует специальной подготовки пользователя, представления о применяемом на сервере интерфейсе, полномочиях, необходимых для настройки системы, внедрении, тестировании и настройке системы сбора данных. Эти вопросы выходят за рамки книги и, поэтому мы ограничимся изложенной информацией.
Глава 10. Надстройки Excel 187 Надстройки для публикации документов Мастер Web-страниц Excel Мастер Web-страниц позволяет публиковать в сети документы Excel. Он преобразует диапазоны ячеек листа и диаграммы в файлы страниц Web на языке разметки гипертекста (HTML). Для запуска мастера: □ откройте преобразуемый документ; □ выполните команду Файл \ Сохранить в формате HTML; П в диалоговом окне задайте диапазоны данных и диаграммы, которые должны быть помещены на Web-страницу; Рис. 10.11 Диалоговое окно 1 Мастера Web-страниц web-страниц - шаг 1 из 4 ■■■■■■ ■ ■ ■ ■ : ■■ ■■■ i ■. s формат 'ЙТМЙи--..-- .re-soft Г в Продажи по округам Се s ер 8487р. к Опт ' [Продажи по округам ] | Сеиёр~|Г Юг | ГгёнТр"з5'..а 1Гмё7|ГП [о<П So5Tn~ifs¥?"^ ] ■ ::: : ■ ■.■'''■'■ Диапазоны иi ...Диалв!ЙМ..'.'1.Ш.'.'. 3 iSMTfaJv, Переместить; Удалить Далее > □ при необходимости добавьте диапазоны данных, используя кнопку Добавить или измените порядок расположения данных на Web-странице, используя кнопки Переместить; □ в следующем окне укажите текст заголовка и другие элементы оформления листа; □ выберите набор символов для Web-страницы, задайте ее имя и месторасположение; О определите сохранение результата в файле HTML или добавления к FrontPage Web, если у вас установлена программа FrontPage | Готово.
188 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Рис. 10.12 Диалоговое окно 2 Мастера Web-страниц Мастер Web-страниц • шаг 3 из 4 Введите да л нижнйго кплонтигупд: Заголовок: | Диаграмма Хекст под заголовком; |7 Горизонтальная пиния перед данными.; Преобразованные данные (т&блицы и диаграммы). ф Горитонтальнзя линия доле данных. Дата изменения 19.03.98 'Автор., йдрес:.:-; Симболоков П.В. < Назад I Далее > Диспетчер отчетов Диспетчер отчетов позволяет объединить в отчеты различные представления и сценарии рабочих листов. Для вызова диалогового окна диспетчера отчетов используется команда Bud \ Диспетчер отчетов. Рис. 10.13 Диалоговое окно Диспетчер отчётов I Диспетчер отчетов Отчеты: 1 квартал 2 квартал НИНЯИЁ£Ш?!х! 1 1 Печать,. ■ I . .LJ Закрыть 1 Добавить... j Изменить.,, j Удалить 1 Справка I В этом окне: Печать — отправляет на печать отчет, указанный в поле Отчеты. Добавить — выводит диалоговое окно Добавление отчета, позволяющее дополнить список новым документом. Изменить — выводит диалоговое окно Изменение отчета, позволяющее добавить в отчет новый раздел, представление, сценарий или исключить их. Окно Изменение отчета отличается от окна Добавление отчета наличием информации о компонентах изменяемого отчета. Чтобы объединить виды и сценарии в отчет: □ нажмите кнопку Добавить; □ в поле Имя отчета введите название отчета; □ в списке Лист укажите первый лист отчета;
Глава 10. Надстройки Excel 189 Рис. 10.14 Диалоговое окно Добавление/изменение отчета Изменение отчета Имя отче! ,квартал ок Для создания раздела выберите лист. Можно также Отмена выбрать Представлен** и/или Сценарий. Затея ' нажмите кнопку Добавить. Справка Раэдел для добаьпснмА 3 К* Представление: |днапиэ маркетинга для себя-»J & Сценарий: {(Нет)! 1". ,7"..7Z. Г-Г .Г "М ' Разделы в этом отчете: Пист1,(Нет), (Нет) А J Г г» оследоватепьная нумерация страниц □ выберите представление (если их несколько) для первого раздела; □ выберите сценарий (если их несколько); □ щелкните кнопку Добавить, чтобы добавить второй раздел и т.д. При подготовке отчетов вы можете изменить их названия, создать новые разделы и изменить порядок их следования, использовать сквозную нумерацию страниц отчета. Отчет может быть отправлен их на печать или сохранен вместе с книгой и распечатан позднее. Разделы отчета выводятся на печать в порядке, указанном в списке Разделы в этом отчете. Вы можете выделить любой из разделов и удалить его или переместить с помощью кнопок Вверх, Вниз. Пакет анализа Пакет анализа представляет собой набор из 19 инструментов для анализа данных. Чтобы вывести список доступных инструментов анализа, выполните команду Сервис \ Анализ данных. Использование инструментов пакета анализа мы рассмотрим в главах, посвященных технике анализа данных. Рис. 10.15 Инструменты пакета анализа Инструменты анализа ОДШ^актрС1Ны11 ^гпиргиг^1!^ы11 анализ Двухфакторный дисперсионный анализ с повторениями ДБухфакторный дисперсионный анализ без повторений Корреляция Ковариация Описательная статистика Экспоненциальное сглаживание Двухвыборочный F-тест для дисперсии Анализ Фурье ...у,. Гистограмма;''''4:! Скользящее среднее Генерация случайных чисел Ранг и персентиль Регрессия Выборка. 1 Парный двухвыборочный t-тест для средних Двухвыборочный t-тест с одинаковыми дисперсиями Двухвыборочный t-тест с различными дисперсиями Двухвыборочный г-тест для средних
190 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Получение внешних данных Осуществлять обмен данными между Excel и Access и преобразовывать списки в базы данных позволяет надстройка AccessLinks. Она дает возможность: □ копировать записи Access на лист Excel; □ анализировать эти данные в Excel, создавать сводные таблицы; □ преобразовывать списки Excel в формат Access. Рис. 10.16 Диалоговое окно Перенос данных Чтобы преобразовать список Excel в базу данных Access: □ укажите ячейку списка; □ выполните команду Данные \ Перенести в MS Access; □ в диалоговом окне Перенос данных укажите, в какой базе нужно сохранить данные. Данные, импортируемые в Excel из внешней базы данных, называются внешними данными. Для импорта внешних данных необходимо иметь: □ доступ к внешнему источнику; □ систему MS Query или драйвер ODBC. Система MS Query, включающая мастер запросов, устанавливается на компьютер вместе с Excel, если при инсталляции вы задали установку элементов управления DAO, ActiveX и драйверов баз данных. При установке Microsoft Query по умолчанию устанавливаются драйверы ODBC, которые позволяют получать данные из dBASE, MS Access и MS Excel. Драйвер ODBC — это библиотека динамической компоновки (DLL), которую Query и Excel могут использовать для подключения к другим базам данных. Кроме того, вы можете задать установку драйверов ODBC позволяющих импортировать данные из MS FoxPro, Paradox* SQL Server. С помощью средств DAO можно получать данные из MS Exchange или Lotus 1-2-3. Импорт внешних данных позволяет: □ получить сведения, содержащиеся во внешней базе данных; П объединить сведения, которые содержатся в базе данных, составленной несколькими таблицами; □ задавать условия, которым должны соответствовать импортируемые внешние данные, исключая тем самым, импорт данных, не относящихся к текущей задаче. Внешние данные могут быть получены следующими способами: □ создание простого запроса с использованием мастера запросов; □ создание с помощью MS Query запроса с параметрами, допускающего различные условия выборки; Перенести ;| <т^Э фео^Цэзеданных; - ^* В имеющейся Сазе данные 1 : ■■..■..■■■.:■■.:■■■.■ . ■■ ■ ■■ •11:-.*л**.-.... -И *'-j Н« 1 . ;:.- Отмена
Глава 10. Надстройки Excel 191 □ использование мастера сводных таблиц; этот способ будет рассмотрен при изучении сводных таблиц; □ создание запроса Web на языке HTML; □ использование макроса, написанного на языке Visual Basic. Мастер запросов облегчает поиск и получение данных из различных таблиц и полей базы данных, а также возврат данных в MS Excel. После извлечения данных мастер запросов позволяет провести сортировку и фильтрацию результатов запроса. Используя Microsoft Query, можно создать более сложные запросы, которые позволят задать условия отбора и связывания данных или запросы с параметрами, которые при запуске предлагают ввести условия отбора. Создать запрос к базе данных можно лишь в том случае, если она определена как внешний источник данных в диалоговом окне Выбор источника данных. Чтобы определить базу данных как внешний источник: □ выполните команду Данные | Внешние данные | Создать запрос; Рис. 10.17 Диалоговое окно Выбор источник данных Выбор источника данных Базы данных н■■■■?*■ : т.j(ми» цзмш .. Ly] l*7 Использовать мастер запросов □ в диалоговом окне Выбор источника данных дважды щелкните элемент Новый источник данных; О на экран будет выведено окно Создание нового источника данных, в котором вам необходимо: • ввести описательное имя источника данных, • выбрать в раскрывающемся списке драйвер, соответствующий типу базы данных, которая будет использоваться в качестве источника и щелкнуть кнопку Подключить. Рис. 10.18 Диалоговое окно Задание нового источника ;^: '■' ''Задайте 'iV-1-.i ■ -■ ^тьФ]Ф':7:: Л. [Животноводство Выберите драйвер для доступа к бзэе данный данного типа: 2. j Microsoft Access Driver f.mdbl Для задания параметров нажмите кнопку Подключить': 3. Подключить., j dVsaoaebiVKonxosVPoccnn Выберите таблицу, используемую по умолчанию: 4. {Производители Г" [Сохранить имя и Ж пароль ) определен* и не* | ок.,,,.
192 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Если вы выберете Microsoft Access Driver, на экран будет выведено диалоговое окно ODBC Microsoft Access Setup. Рис. 10.19 Диалоговое окно ODBC Microsoft Access 97 ODBC Microsoft Access 97 Setup ] Database: f TeiecC"' "l| r System Database - Deale Зера..: | Compact. (• None. • Database; Help Advanced - Самое главное, что вы должны сделать в этом окне, — щелкнуть кнопку Select и в диалоговом окне Select Database выбрать файл базы данных. Если вы не очень уверены в своем английском, доверьте установку остальных параметров мастеру запросов. Рис. 10.20 Диалоговое окно Select Database Select Database : Satebase Name "mdb HTTt-imdb jst Fibs of lycjft: Accass Databases [' J mcjj. Rectories: ±\ teds O'MSSETUPT CD DISTRIB CD Архив CD забавы CD наука Drives- Bd: S3 " I 0K I UeJp | Г PeadOnly Г Exclusive После выбора файла мастер запросов возвратит на экран диалоговое окно Задание нового источника, в котором вам остается выбрать из списка таблицу, выводимую по умолчанию и решить сохранять ли назначенное вами имя и пароль для запроса. После этого щелкните на кнопке ОК, и выбранный внешний источник окажется в списке доступных баз данных. Если в диалоговом окне Задание нового источника данных вместо Microsoft Access Driver вы выберете SQL Server, будет выведено диалоговое окно SQL Server Login, в котором необходимо ввести имя сервера и пароль для доступа к источнику данных или задать использование текущих установок. Рассмотрение работы в сети выходит за рамки книги. Использование мастера запросов Чтобы создать новый запрос с помощью мастера запросов: □ укажите ячейку, в которую будет помещен левый верхний угол диапазона внешних данных;
Глава 10. Надстройки Excel 193 П выполните команду Данные \ Внешние данные | Создать запрос; D включите опцию Использовать мастер запросов, иначе запрос будет создаваться не с помощью мастера, а с помощью Microsoft Query; D на вкладке Базы данных выберите базу данных, из которой будут импортированы данные; □ щелкните ОК, и на экран будет выведено диалоговое окно Выбор столбцов; Рис. 10.21 Диалоговое окно Выбор столбцов [Н-г'ИИ'Ц-ШШ И^щ^сГтаб!^' Группа Дом Квартира ; Телефон; IK-43-CI0 ' 56-4S-2S raj 1 , м , , 1 толоца: i ■i амилия тчество Далее > щ Отмена ш 1 П перенесите нужные столбцы в запрос; если нужно предварительно просмотреть содержимое столбца, выделите его и щелкните кнопку Просмотр; Рис. 10.22 Диалоговое окно Отбор данных Создание запроса: отбор данных ШЗ ибора данных. лучить все данные, нажмите кнопку "Долее". ja Возвращать только записи, удовлетворяющие услоеиям; Улица Фамилия Имя Отчество У лица |равно I ' ! '| МЭдесаньникое^ Г И С Или J! г . г и л С ;\ С ■X -.. ■•'.:. J : J J < Назад I Далее > □ в диалоговом окне Отбор данных задайте параметры отбора; окно позволяет задать до 3 условий отбора; П в диалоговом окне Порядок сортировки задайте сортировку по первому полю, а если необходимо, то по второму и третьему; □ на последнем этапе работы мастера запросов определите дальнейшие действия; вы можете: • сохранить запрос. Если вы сохранили имя запроса, оно будет появляться на вкладке Запросы диалогового окна Выбор источника
194 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Рис. 10.23 Диалоговое окно Порядок сортировки Создание запроса: порядок сортировки е порядок, сорти [Миые сортироваг -™«-—, а' Д: ;<Назай | Далее> I Отмени. данных. Сохранять именованный запрос целесообразно в том случае, если вы предполагаете использовать созданный запрос для обращения к внешнему источнику в будущем; Рис. 10.24 Диалоговое окно Заключительный шаг |U.U,H!HkHI,l.!.l.m-U.|l|ll!IUJ,H!l'l! Co^panwb запрре.:: • модернизировать результаты запроса с использованием возможностей Microsoft Query; Рис. 10.25 Фрагмент окна запроса Microsoft Query Личные данные Группа Дом Имя -— Квартира Отчество Условие: Значение: или: 1 • Улица : 3 дераньников'- <! 1 Улица Фаъ 1ИЛНЯ ИМЯ вывести итоги запроса в таблице Excel.
Глава 10 Надстройки Excel 195 Если вы выберете действие Вернуть данные в Microsoft Excel и щелкните кнопку Готово, на экране появится диалоговое окно Возврат данных в Microsoft Excel. Рис. 10.26 Диалоговое окно Возврат данных в Microsoft Excel Возврат данных в Microsoft Excel (* Имеющийся лист: С [трБЫЙ ЛИСТ С Отчет сводной таблицы | ОК Отмена Свойства.. "'"''' '■" "ММ I | J Если вы зададите размещение результатов запроса на имеющемся или на новом листе и щелкните кнопку ОК, вы получите, примерно, такой результат: Рис. 10.27 Вывод результатов запроса в таблице Excel Ш десантников Коваленко Светлана Александровна 1 3 д е с а и тн и к о в К о п а ч ё & Д ы итр И й Николаевич Выбор Отчета сводной таблицы приведет вас в окно формирования структуры сводной таблицы. Что это такое, вы узнаете при изучении сводных таблиц. А пока мы оставим их в покое. Если на последнем этапе работы мастера запросов выбрано размещение результатов запросов на листах Excel, вы имеете возможность, не завершая работу мастера, задать свойства внешнего диапазона. Для этого в диалоговом окне Возврат данных в Microsoft Excel щелкците кнопку Свойства, и на экран будет выведено диалоговое окно Свойства внешнего диапазона. Это же окно появится на экране, если вы на панели инструментов Внешние данные щелкните кнопку Свойства диапазона данных. Рис. 10.28 Диалоговое окно Свойства внешнего диапазона I'fl'ifflTro'Wii'f'iikriffil 1я: ?.. ]ExternalData2 определение запроса- -—'———• Р сохранитьапрйдбпение запроса ^ сохранить пароль Отображение данных Р включить имена полей 1^ автоформат данных.:' Г~ еключить номера строк Р ■■■•".>.. а *.(*:. ^тцНТИГ Если количество строк е диапазоне изменится; f* до&авигь новые строки и удалить существующие С" добавить новые строки и очистить пустые ячейки С заменить существующие ячейки и удалить пустые Г > формулами соседние столбцы
196 Часть 2. Анализ экспериментальных данных В этом окне вы можете установить следующие параметры: Сохранить определение запроса — удаляет фоновый запрос и делает невозможным обновление данных после сохранения книги. Но, если запрос был сохранен в мастере запросов или в Microsoft Query, его можно повторно использовать для получения данных. Фоновое обновление — задает выполнение запроса в фоновом режиме. Обновление при открытии файла — задает автоматическое обновление диапазона внешних данных при открытии книги. Удалить внешние данные с листа перед сохранением книги — позволяет для уменьшения файла сохранять вместе с книгой определение запроса, не сохраняя внешних данных. Если не установлен параметр Фоновое обновление, запрос выполняется в режиме ожидания Excel, то есть использовать Microsoft Excel до завершения запроса невозможно. Чтобы запускать запрос в фоновом режиме и получить возможность продолжать работу в Excel, нужно установить параметр Фоновое обновление. Остановка выполнения запроса в режиме ожидания выполняется клавишей Esc. Чтобы остановить выполнение запроса в фоновом режиме дважды щелкните мышью значок на строке состояния и в появившемся диалоговом окне Состояние обновления внешних данных выберите Отменить обновление. В секции Отображение данных вы можете указать способ добавления новых данных при изменении диапазона внешних данных, а также задать копирование формул в соседние столбцы при обновлении при изменении размеров области результатов запроса. При этом Excel скопирует только те формулы, которые ближе всех расположены к области результатов запроса. Управление внешними данными может осуществляться с помощью панели инструментов Внешние данные. Рис. 10.29 Панель инструментов Управление внешними данными Кнопки панели инструментов: 1 Изменить запрос 2. Свойства диапазона данных 3. Параметры запроса 4 Обновить данные 5. Отменить обновление 6 Обновить все 7. Состояние обновления
Глава 10. Надстройки Excel 197 Чтобы обновить внешние данные: □ поместите указатель на ячейку диапазона; П если данные расположены в нескольких диапазонах, щелкните ячейку диапазона, который нужно обновить первым; □ на панели инструментов Внешние данные щелкните кнопку Обновить данные или Обновить все. И, наконец, еще один вопрос. Что произойдет, если при создании запроса в окне Выбор источника данных мы не зададим использование мастера запросов? Просто загрузится окно конструктора запросов Microsoft Query, с которым мы уже познакомились в этой главе и вам представится возможность создавать внешний запрос самостоятельно. Использование Microsoft Query Итак, если при создании запроса в окне Выбор источника данных мы не зададим использование мастера запросов, на экран будет выведено окно конструирования запроса Microsoft Query. Рис. 10.30 Запрос по базе данных НТТМ ®ш Запрос Г по базе данных нттм а данные | Группа Дом Цйя Квартира Отчество Уом Значен; :/ЩИ^" I I L±J i i I i —■ — ,.г Вербсбский Максим Коваленко Светлана Отчество j Улица I ДомГ Копачев Старостина Баланчук | Дмитрий Валентина ОльОльга Петрович Александровна Николаевич Николаевна В ладимировна Советская 13 десантников 13 десантников Т рифонова Трифонова &Ш& 1ШГ В верхней части окна выводится одна или несколько таблиц, имена которых вы задали в диалоговом окне Выбор источника данных. Техника создания запроса в MS Query заключается в перетаскивании полей из этих таблиц в нижнюю часть окна. В средней части окна вы можете задавать условия отбора записей. Управление процессом создания запроса осуществляется с помощью команд меню и кнопок на панели инструментов. На этой панели представлены следующие кнопки:
198 Часть 2 Анализ экспериментальных данных Le^ V= ffl шшш 1 Рис. 10.31 Панель инструментов MS Query 10 11 12 13 14 15 16 1 Создать запрос 2 Открыть запрос 3. Сохранить запрос 4 Вернуть данные 5. Режим SQL 6. Отображение таблиц 7. Отображение условий 8. Добавить таблицу 9 Фильтр по выделенному 10. Цикл по групповым операциям 11 Сортировать по возрастанию 12 Сортировать по убыванию 13 Выполнить запрос 14 Автоматический режим 15 Справка 16 Помощник Если нажата кнопка Автоматический режим, то по мере перетаскивания полей в таблице запроса появляются не только поля, но и все имеющиеся в них записи. Кнопка Отображение таблиц позволяет вам убрать с экрана верхнюю часть окна с таблицами после того, как все необходимые для запроса поля отобраны. Кнопка Отображение условий позволяет выводить на экран среднюю-часть окна, предназначенную для задания условий отбора записей. fiSMk* Используя запрос SQL в базе данных Access нужно найти номер телефона члена '"'■'Ащ общества НТТМ Дмитрия, который проживает по улице 13 десантников. 1. Выполним команду Данные \ Внешние данные \ Создать запрос. 2. На вкладке Базы данных диалогового окна Выбор источника данных отключим параметр Использовать мастер запросов и выберем базу данных НТТМ. 3. В окне конструирования запросов MS Query перетащим в область формирования запроса поля Имя и Номер телефона. 4. В средней части окна зададим условие отбора, для чего: □ щелкнем мышью в ячейке Условие и из раскрывающегося списка выберем Имя; П щелкнем в ячейке Значение; □ зададим условие в диалоговом окне Изменение условий, для чего: • в поле Оператор выберем из раскрывающегося списка значение «равно»; • щелкнем кнопку Значения и в раскрывающемся списке выберем значение Дмитрий. Рис. 10.32 Диалоговое окно Изменение условий Изменение условия 1грцпповаяижраш n«l«jV;v Оператор: Значение: Имя |р»Ю /.:': ; | Дмитрии) 11 PSSiU.''4 « о, , ! ~~ ' J^i™
Глава 10. Надстройки Excel 199 5. Аналогично сформируем второе условие "Улица» равно "13 десантников" Рис. 10.33 Формирование условий отбора Условие-. Значение; или: Имя 'Дмитрий' | Улица -13 десантников' 6. На панели инструментов щелкнем кнопку Вернуть данные, укажем куда и щелкнем ОК. Программа выведет результат. Рис. 10.34 Результат запроса Имя Телефон Дмитрии 6-46-2 S Запрос... с запросом? Как ни богат наш язык, однако, и в нем не просто сформулировать название этого вида запроса. В справке по Excel этот запрос называется то запросом с параметрами, то запросом с условиями, то сложным запросом. Короче, речь идет о запросе, который при запуске каждый раз спрашивает, какую информацию вы хотите получить, то есть, запрашивает критерий отбора записей. >1''<Ящ Рассмотрим создание запроса с вводом условий отбора на конкретном приме- "''Шт ре. Создадим приложение, которое будет находить в базе данных Access студентов по имени и названию группы 1. Выполним команду Данные \ Внешние данные \ Создать запрос. 2. Выберем источник данных и в окне конструирования запросов MS Query сформируем таблицу запроса. 3. Щелчком на кнопке Отображение условий выведем на экран область формирования условий отбора. 4. Щелкнем по ячейке Условие и в раскрывающемся списке выберем Группа. 5. Щелкнем по ячейке Значение и наберем заключенный в квадратные скобки текст, например: [ Введите название группы]. Рис. 10.35 Область формирования условий отбора УС'ЮБие- | Группа Значение: 1^нед.гг& название группы] ипк Ш ■■■■■■■-■■■■ Имя l| \Я ~j [bb.jinid ИМ'Ч T^lHHia] 6. Аналогично задайте условие с текстом [Введите имя студента]. 7. Щелкните по кнопке Сохранить запрос и присвойте имя. Выполнение запросов Все запросы выполняются одинаково. Поэтому мы рассмотрим выполнение наиболее сложного запроса с вводом критериев отбора.
200 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Щ ) Используя ранее созданный запрос, найдите в базе данных студентку группы ** МЗ-98 по имени Светлана. 1. Выполним команду Данные \ Внешние данные \ Выполнить запрос к базе данных. 2. В диалоговом окне Выполнить запрос выберем имя запроса и щелкнем кнопку Получить данные. 3. В диалоговом окне Возвратить данные в Microsoft Excel укажем, что данные нужно разместить, начиная с ячейки А1 текущего листа | ОК. 4. Программа выведет поочередно 2 окна, в первом из которых нужно будет ввести название группы, а во втором имя студентки. Рис. 10.36 Фрагмент диалогового окна Ввод значения параметра Введите значение параметра |Светлана| Ж Г" Использовать л :<нивё>1ачен№ пи ууулвднн[6\:; 5. Щелкнем кнопку ОК, и в таблице Excel будут выведены результаты запроса. Рис. 10.37 Результат запроса ! Гр у п--й а Ф ам и л « я МЗ-98 Ко*ялеико Сеетлзня Апексён&роя&я Модификация запроса Чтобы вывести информацию о другом студенте: □ щелкните ячейку диапазона, полученного с помощью запроса с вво- " дом критериев отбора; □ на панели инструментов Внешние данные щелкните кнопку Параметры запроса; D в списке Имя параметра выделите критерий, значение которого вы намерены изменить; Рис. 10.38 Диалоговое окно Параметры [Параметры №я параметра; Введите имя ''"' j ,,dl НИ! Получение значения параметра: С запрос на ввод параметра пользователем: I (* используется значение: | Дмитрий] С значение параметра берется из ячейки; i a ОК Отмена |
Глава 10. Надстройки Excel 201 □ в поле Используется значение введите новое значение критерия | ОК; П для обновления данных на панели инструментов Внешние данные щелкните кнопку Обновить данные. Вместо ввода нового значения критерия отбора вы можете задать адрес ячейки, в которой содержится новое значение. Для этого: □ в списке Имя параметра выделите критерий, значение которого вы намерены изменить; □ укажите адрес в поле Значение параметра берется из ячейки. Размещение нового адреса в ячейке весьма интересно. Особенно, если вы вспомните о тех инструментах Excel, главной особенностью которых является стремление подставить любое рассчитанное значение в одну и ту же ячейку. Объедините эти две возможности простеньким макросом и назначьте его элементу управления, например, полю со списком. Вставьте несколько таких элементов в экранную форму — вот вам и прообраз информационной системы кадры, склад и т.п. А если вместо значения вы введете в ячейку условие, у вас возникает еще больше возможностей для творчества. Чтобы изменить текст, предлагающий пользователю ввести критерий отбора: О выделите ячейку диапазона, полученного с помощью запроса с вводом критериев отбора; □ на панели инструментов Внешние данные щелкните кнопку Параметры запроса; П в списке Имя параметра укажите текст, который нужно изменить; □ в поле Запрос на ввод параметра пользователем введите новый текст, который может содержать до 100 символов; □ для обновления данных с выводом нового текста на панели инструментов Внешние данные щелкните кнопку Обновить данные. Для изменения запроса: □ укажите ячейку диапазона, который требуется изменить; П на панели инструментов Внешние данные щелкните кнопку Изменить запрос; О внесите изменения. Создание Web-запроса Web-запрос — это запрос, извлекающий данные из Интернета, интране- та, или системы Web. Интернет — глобальная сеть, состоящая из сотен тысяч локальных сетей, в которую входят миллионы коммерческих, образовательных, правительственных и личных сетей и компьютеров. Внутренняя сеть или интранет — это сеть в рамках фирмы, использующая технологии Интернета (например, протоколы HTTP или FTP). Для перемещения между документами в интранете могут использоваться гиперссылки.
202 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Протокол HTTP (HyperText Transfer Protocol) — это протокол Интернета, позволяющий осуществлять обмен данными в виде Web-страниц. Этот протокол предполагает работу со специальной программой просмотра, в которой для поиска страницы в глобальной сети необходимо указать адрес URL (или щелкнуть ссылку), в результате чего с Web-сервера будет извлечена Web-страница, содержащая графику, текст, звук и прочее. Адреса URL ресурсов HTTP начинаются с префикса http://. Протокол FTP (File Transfer Protocol, протокол передачи файлов) — протокол связи, позволяющий передавать файл из одного места локальной сети в другое по Интернет. Адреса URL файлов на серверах FTP начинаются с префикса ftp://. Gopher — интерфейс, позволяющий получить доступ к ресурсам на Интернете. Серверы Gopher содержат меню, позволяющие просматривать элементы по категориям, совершенно так же, как гиперссылки в документах Web. Адреса URL ресурсов Gopher начинаются с префикса gopher://. World Wide Web — глобальная гипертекстовая система, построенная на основе глобальной международной сети Интернет. Используя средство просмотра Web, можно перемещаться по сети, просматривая Web-страницы, содержащие текст, рисунки, звуки или цифровые фильмы. Чтобы создать запрос Web на получение внешних данных из источника World Wide Web или внутренней сети, необходимо уметь создавать формы на языке HTML. Язык HTML (HyperText Markup Language) — система записи сложного документа для опубликования в сети WWW путем вставки ярлыков форматирования (тэгов). Подготовленные на языке HTML документы состоят из текста, ссылок на графические объекты и кодов форматирования. Для просмотра таких документов используется средство просмотра Web (например, Microsoft Internet Explorer). Чтобы получить данные из узла Web: □ выполните команду Данные \ Внешние данные \ Выполнить Web-запрос; □ выберите Web-запрос; □ нажмите кнопку Получить данные — на экране появится диалоговое окно Возврат данных в Microsoft Excel; □ выберите Свойства и укажите, требуется ли передать только те сведения, которые содержатся в таблицах источника данных HTML, или все данные, хранящиеся на странице Web; □ укажите куда нужно поместить данные. Получение внешних данных с помощью макроса Доступ к внешнему источнику данных с помощью макроса, написанного на языке Visual Basic, обеспечивается установкой компонента Объекты DAO для Visual Basic при инсталляции MS Office. Чтобы научиться писать макросы на языке Visual Basic воспользуйтесь книгой издательства «Бином» Visual Basic Тима Андерсона. На мой взгляд,. — это наиболее конкретное и четкое пособие по Visual Basic.
Глава 11. Инструменты анализа вариантов 203 Глава 11. Инструменты анализа вариантов В данной главе рассматривается группа инструментов Excel, которые для поиска приемлемого решения использует механизм подстановки различных значений в одни и те же ячейки: П таблица подстановки, □ мастер подстановок, П подбор параметра, D поиск решения, □ диспетчер сценариев. Таблица подстановки — это мощное средство расчета текущего и будущих значений элементов массива данных, позволяющее просматривать и сравнивать полученные результаты. Одномерные таблицы позволяют показать, как влияют на величину зависимой переменной различные значения одной и той же независимой переменной. Таблицы подстановки с двумя переменными демонстрируют их одновременное влияние на зависимую переменную. Мастер подстановок является надстройкой Excel, и потому, его описание вы найдете в главе Надстройки. Он позволяет создавать приложения, обеспечивающие вывод информации, соответствующей вводимым критериям. С остальными «подстановщиками» и «сценаристами» мы познакомимся в этой главе. Подбор параметра можно использовать в том случае, когда вы хотите получить определенное значение функции, изменяя значение одного из аргументов. При подборе параметра значение влияющей ячейки (параметра) изменяется до тех пор, пока формула не возвратит в зависимую ячейку заданное значение. Поиск решения используется для решения оптимизационных задач. Он позволяет рассчитать такие значения влияющих ячеек, которые обеспечивают экстремальное значение зависимой ячейки при соблюдении заданных ограничений. Сценарием в Microsoft Excel называется именованный набор значений, используемый для прогнозирования поведения модели. Программа позволяет создать и сохранить несколько сценариев. Вы можете переключаться в любой из сценариев для оценки и анализа результатов. Таблицы подстановки данных Таблицы подстановки — это мощное средство расчета текущего и будущих значений элементов массива данных, позволяющее просматривать и сравнивать полученные результаты.
204 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Одномерные таблицы позволяют показать, как влияют на величину зависимой переменной различные значения независимых переменных. Таблицы подстановки с двумя переменными демонстрируют одновременное влияние на зависимую переменную двух независимых. Продемонстрируем использование сводной таблицы на конкретном примере. $1ЫЯ Предположим, что банк «Каракуб» принимает депозитные вклады размером не ™lfP^ менее 1000р. под 5% годовых. Если сумма вклада превышает 5000р., выплачи-' вается 7% годовых. Необходимо рассчитать дивиденды вкладчиков. 1. Сформируем таблицу подстановки: П в ячейку С2 введем значение расчетного вклада, допустим ЮООр; вместо него программа будет подставлять реальное значение вклада каждого клиента; □ в ячейку СЗ введем формулу для расчета значения дивидендов для вклада, размер которого задан в ячейке С2 =E^H(Cl<F2;0;eMH(H(Cl>=F2;Cl<G2);Cl*G3;Cl*H3)) Обратите внимание на то, что в формуле задано не процентное значение дивидендов, а адреса ячеек со значениями. Это дает возможность при изменении процентной ставки мгновенно получить новые значения дивидендов в рублях. Рис. 11.1 Пример использования таблицы подстановки А 8 ■ Фавилм! кэзм«р вклада 2 3 4 5 6 7 10 11 '2 Ильин Гл«бов С е иь и д э е Платонов Жу рае лёб Ильин Платонов М огявкэ Свиридов 12 56 7,0 0р. 2 500.00р. 7 345.00р. 1 50Э.00р. 5 478,00р. 6 519.0 0р. 15 432,00р. 23 543.00р. 6 3 45.0 0р. С | ° | Е . ( Дивиденды - !'О00,00{1. - 5О.0Ор. 879.69р. 125.00р. 367.25р 75.00р. 273.90р. 325.95р. 1 080,24р. 1 6 48,01р. 317.25р. У Вклад до Дивиденд! F ло вия 1 ОООр 0% I G вклада 10| 000р. 5% Н I ■■ ■' С 6 =• IШ 15 7% В таблицу подстановки ведем, а лучше, скопируем данные о вкладчиках и вкладах Рассчитаем дивиденды: СЗ выделим диапазон ячеек ВЗ:С12; □ выполним команду Данные | Таблица подстановки; П в диалоговом окне Таблица подстановки в поле Подставлять значения по строкам в введем ссылку на ячейку С2; Рис. 11.2 Диалоговое окно Таблица подстановки [Таблица подстановки Подставлять значения по стдлбцам в: Подставлять значения по строкам в: ОК I ИЗ Отмена ]
Глава 11 и Инструменты анализа вариантов 205 ■□ щелкнем на клавише ОК, и на экран будет выведена таблица, содержащая размеры дивидендов. 4. Отформатируем таблицу и проверим ее работу, изменяя условия вклада. лШШп* Теперь, когда мы узнали, как создаются и работают таблицы ^ИЦг* подстановки, конкретизируем правила создания таблицы подстановки с одной переменной. Таблица подстановки формируется с соблюдением следующих требований: □ вводимые значения должны располагаться либо в столбце (ориентация по столбцу), либо в строке (ориентация по строке); □ формулы, используемые в таблицах подстановки должны ссылаться на ячейку ввода; П если значения расположены в столбце: • формула вводится в ячейку, расположенную на одну строку выше и на одйу ячейку правее первого значения; • любые другие формулы вводятся правее первой формулы; □ если значения расположены в строке: • формула вводится в ячейку, расположенную на один столбец левее и на одну строку ниже первого значения; • любые другие формулы вводятся ниже в том же столбце. После' ввода всех значений и формул нужно: □ выделить диапазон ячеек, содержащий формулы и значения подстановки; □ выполнить команду Данные | Таблица подстановки; П ввести ссылку на ячейку ввода в поле Подставлять значения по столбцам в... или Подставлять значения по строкам в.... Добавление формулы в таблицу подстановки Из предыдущего примера видно, что формулы, используемые в таблице подстановки, ссылаются на одну и ту же ячейку ввода. Можно ли использовать в таблице более одной формулы? Можно, но при этом должны соблюдаться перечисленные ниже требования. 1. Если значения расположены в столбце, новую формулу введите в пустую ячейку, расположенную справа от существующей формулы в той же строке. 2. Есл'и же значения расположены в строке, введите новую формулу ниже существующей в том же столбце. 3. Выделите таблицу подстановки, включая столбец или строку, в которых содержится новая формула. 4. Выполните команду Данные \ Таблица подстановки. 5. Если значения расположены в столбце, введите ссылку на ячейку ввода в поле Подставлять значения по столбцам в.... Если данные
206 Часть 2 Анализ экспериментальных данных расположены в строке — в поле Подставлять значения по строкам в.... 1 Предположим, что банк решил усложнить нашу задачу и ввел новый вид вкладов с ежемесячным начислением процентов из расчета 5,5% годовых при минимальном вкладе 5000р. Вкладчикам, имеющим на счетах более 5000р. нужно определить более выгодное вложение Сформируем таблицу подстановки: □ определим, например, ячейку СЗ как ячейку ввода; П введем в ячейку С4 формулу вычисления будущего значения по 1 виду вкладов: =БЗ(7% ;1;;-СЗ); □ введем в ячейку D4 формулу вычисления будущего значения по 2 виду вкладов: =БЗ(5,5%/12;12;;-СЗ). Скопируем в таблицу данные о вкладчиках и размерах вкладов. Рис. 11.3 Пример выбора более выгодного вклада Расчётный вклад Расчётные дивиденд Журавлёв Свиридов Ильин Свиридов Ильин Платонов Молявко 5 478,00р 6 345,00р 6 519,00р 7 345,00р 12 567,00р 15 432.00р 23 543,00р 5 000,00р. 5 350,00р. 5 282,04р. 5 861 ,48р 6 739,15р 6 975,33р 7 859,15р 13 44В,Б9р 16 512,24р 25 191,01р 5 787,00р. 6 702,91р. 6 886,72р. 7 759,32р. 13 275,88р. 16 302.49р. 24 671,01 р. Выделим диапазон ячеек B4:D11 и выполним команду Данные | Таблица подстановки. Щелкнем на клавише Ok, и на экран будет выведена таблица с будущими значениями вкладов. Отформатируем таблицу и проверим ее работу, изменяя значения вкладов. j Модернизируйте таблицу, предусмотрев возможность автоматического пере- W счета будущего значения вкладов при изменении процентных ставок Таблица подстановки с двумя переменными В рассмотренных нами примерах во всех ячейках одного столбца формулы ссылались на одну и ту же изменяемую ячейку. Если необходимо, чтобы формулы одновременно ссылались на две изменяемых ячейки, то есть позволяли вычислять функцию двух переменных, воспользуйтесь таблицей подстановки с двумя переменными. Рассмотрим технику создания таблицы подстановки с двумя переменными. 1. Основой таблицы подстановки с двумя переменными является ячейка, в которую вводится формула, ссылающаяся на две ячейки ввода. Эта же ячейка является начальной ячейкой, от которой «строится» таблица подстановки.
Глава 11. Инструменты анализа вариантов 207 2. В столбец ниже начальной ячейки введите значения первой переменной. 3. В строке правее начальной ячейки вводите значения второй переменной. 4. Выделите диапазон, содержащий: О начальную ячейку; □ наборы значений обеих переменных. 5. Выполните команду Данные \ Таблица подстановки. 6. В поле Подставлять значения по столбцам е...введите ссылку на ячейку ввода для значений аргументов в строке. 7. В поле Подставлять значения по строкам в... введите ссылку на ячейку ввода для аргументов подстановки в столбце. |№| Продемонстрируем использование таблицы подстановки с двумя переменными 9^ на примере таблицы решения прямоугольных треугольников. 1. В ячейке В1 зададим расчетное значение первого катета. Вместо этого значения программа будет подставлять реальное значение катета. 2. Аналогично в ячейке В2 зададим расчетное значение второго катета. Рис. 11.4 Расчет прямоугольных треугольников 1 2 2 4 5 6 7 8 9 13 11 12 )3 А [ С 1 катет 1 2 гагет 1 Гипэтену зэ 1.414214 3 ■ , .- 5" б -,"' 7 . .;.'■•■ 8 .... 9- ■HVlO ■"■ ■:■■■ С 1 1.4М214 3,162276 4.123106 5.09902 6,082763 7,071068 8,062258 9.055335 10.04988 D Ц F G н 1 Расчет вримоуеояьныж ироутояышков 2 2.32842Т 3.605551 4,472136 5.38516 5 6.324555 7.28011 8.246211 9.219544 10,19804 I 3.162278 3,605551 4,242641 5 5,830952 6,708204 7,615773 8,5 44004 9,486833 10,440 31 4 4. 1 23106 4.472136 5 5,556854 6,403124 7,211103 8,062258 8.944272 9,8 488 5 3 10,77033 I 5.09902 5.385155 5,830952 6,403124 7,071068 7.81025 8,602325 9,433981 10.29563 11,18034 6 6.082763 6,324555 6,7 08 204 7,211103 7,81025 8,485281 9,219544 10 10,81 665 11,6619 i 7.071 068 7.28011 7,615773 8.062258 8.602325 9.219544 9.899495 10.63015 11,40175 12.20655 .■ 8 - 8.362258 8.2 46211 8,544004 8.944272 9.433981 10 10.63015 1 1.31371 12.04159 1 2.80625 3. В ячейку ВЗ введем формулу расчета значения гипотенузы. Эта ячейка будет начальной ячейкой таблицы подстановки. 4. Выделим диапазон ВЗ:ЛЗ, включающий начальную ячейку и наборы значений обеих переменных и выполним команду Данные | Таблица подстановки. 5. Отформатируем таблицу и внимательно посмотрим на нее. Нужно ли было создавать таблицу или можно было ограничиться диапазоном А1:ВЗ? Рис. 11.5 Фрагмент таблицы подстановки •1 2 3 А В 1 катет 1 2 катет 1 Гипотенуза 1.414214 В данном примере создавать таблицу, пожалуй, не стоило. Куда проще в ячейку В1 ввести значение одного катета, в ячейку В2 — другого, и в ячей-
3t ч ■"< 208 Часть 2. Анализ экспериментальных данных ке ВЗ сразу же увидите результат. Причем значения катетов могут быть не «табличные», а какие угодно. Однако, если вместо гипотенузы нужно рассчитать зарплату рабочих цеха, имеющих различную тарифную ставку и отработавших разное количество часов, бесспорно нужна таблица подстановки. Таблицы подстановки весьма удобны для прогнозирования. ИШШ Предположим, что некая компания приобретает топливо, за которое рассчиты- •ЩрР^ вается ярославскими гривнами. Известна цена топлива в долларах и курс доллара поотношению к гривне за первые 3 квартала этого года. Требуется спрогнозировать цену на топливо в гривнах на оставшиеся 3 месяца. 1. В ячейку СЗ введем расчетную формулу =С1*С2. 2. Спрогнозируем курс доллара до конца года: □ выделим ячейки С4-.С12; □ правой кнопкой мыши переместим маркер выделения на 3 нижележащие ячейки; О в контекстном меню выберем линейное приближение. 3. Аналогично спрогнозируем цену на топливо в долларах. 4. Выделим диапазон С3:015 и выполним команду Данные \ Таблица прдстановки. 5. В соответствующих ячейках прочтем цену топлива в гривнах: □ в октябре — 162,9; □ в ноябре — 170,1; □ в декабре — 177,5. Еще одной интересной возможностью является использование таблиц подстановки совместно с функциями категории Базы данных, то есть, компиляция функций подстановки и суммирования по заданному критерию. tSSMA Возвратимся к нашим ослам. Вначале вспомним как решается задача с помо- ^ЩР^ щью функции суммирования по заданному критерию БДСУММ, а затем решим ее методом компиляции.
Глава 11. Инструменты анализа вариантов 209 Рис. 11.7 Компиляция возможностей функции БДСУММ и' таблицы подстановки 1 г 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 А В Дата Кличка 01.01.01 Фрося 02.01 01 Нюра 03 01.01 Ангелина 04.01.01 Мотя 05.01 01 Нюра 06.01.01 Мотя 07.01.01 Фрося 08.01.01 Ангелина 09.01.01 Мотя 10.01 01 Ангелина 11.01.01 Фрося 12.01.01 Нюра с !. & fc Надой ' 1.7 "i г-4 4.2 2.3 f- 3'4 I 2.7 3,1 3.1 2.У 1.9 3.5 ■ К л ич и. з Ан гели Кличка М отл Кличка Нюра Кличка Фрося За 3 а.и! на 11.1 7.9 9.3 6.7 * МВВЙЯ За су тки ! »■' ; г,6 ! -5 2.2 к 1. Рассчитаем продуктивность животного по кличке Ангелина: ГЛ поместим данные о контрольных надоях в ячейки А2:С14; □ поместим в ячейки ЕЗ:Е4 критерий отбора Кличка Ангелина; d введем в ячейку F4 формулу =БДСУММ(А2:С14;С2;ЕЗ:Е4), а в ячейку G4 формулу = F4/3. Функция БДСУММ во введенной формуле имеет следующие аргументы: • А2:С14 — диапазон анализируемых данных, • С2 — имя столбца, по которому производится суммирования, • ЕЗ:Е4 — критерий отбора суммируемых данных. 2. Поместим в ячейки Е5:Е6 следующий критерий отбора, в ячейку F6 ссылающуюся на него формулу и т.д. В результате получим данные о продуктивности остальных животных. |ji§|||| Подумайте какую формулу нужно использовать для подсчета среднесуточного ^ВщГ надоя, если количество контрольных замеров не только различное, но и в будущем' может увеличиваться. ||Ш||! Очевидно, что рассмотренная методика недостаточно эффективна, поскольку ^IfP^ для каждого животного приходится задавать критерий отбора и формулу. А если у вас не табун из 5 ослиц, а, например, бухгалтерия. Не будем же мы задавать критерии отбора и формулы для каждого счета и субсчета. Мы поступим проще, объединим возможности функции суммирования по заданному критерию и таблиц подстановки. 1. С помощью функции БДСУММ рассчитаем значение в ячейке F3 =БДСУММ(А2:С14;С2;Е2:ЕЗ) В этой формуле: выполняется суммирование значений в столбце Надой соответствующих заданному критерию Кличка=Ангелина. 2. В ячейку G3 введем формулу для расчета среднего надоя. 3. Применим таблицы подстановки для расчета продуктивности других животных: П выделим диапазон E2:G6; Р выполним команду Данные | Таблицы подстановки; П зададим подстановку данных по строкам в ячейку в ЕЗ.
210 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Рис. 11.8 Расчет с помощью таблицы подстановки статистических данных | Е Кличка Ангелина Ы отя Нюра Фрося I ' I Стати стика За 3 дня За 11.1 7.9 9.3 6,7 <з- ■ . | шщ с-^тки 3,7 2.6 3,1 2,2 Подбор параметра Данный инструмент позволяет найти такое значение аргумента, которое обеспечит требуемое значение функции. Для завершения итерационного цикла меняется всего одна переменная. Если функция зависит от нескольких переменных, воспользуйтесь командой Поиск решения. Подбор параметра можно представить как непрерывную подстановку значений в ячейку до тех пор, пока будет получено решение задачи. Такой процесс называется итерацией, и продолжается до тех пор, пока Excel не выполнит 100 попыток или не найдет решения с относительной погрешностью 0,001. Эти параметры можно изменить, выполнив команду Сервис \ Параметры и задав значения на вкладке Вычисления. Рис. 11.9 Вкладка Вычисления диалогового окна Параметры Параметры ^^is . Переход I Списки -:.: 11ИЙ1К-^ ■ Вычисления:;-. .:,::':^ШтШШ^ШШ& —--":'--■"'"- (*" автоматически ■ О автоматически цроме. таблиц. ■ Г"ввучй m P" n f ч i rtf i a. 4 К ;итерааин1 " Предельнее м}кпо итераиии.- jiuo : Ф йбнеолять удаленные ссы'и-и ЯР ■ Г~ тЩШЮ^ |^ак на экране Г" сйстеиа дат 1904 : 21*1 1 ::':■:'■ Диаграмма 1 Цвет Г Правка ■ '-'. -Щ:..__... Общие' Пересчет листе 1 :||>TiiocMteflbHafl.nprj^HocTbi: . Jd.odi Р ,...мм-.иын*-"м.«1мда«. .г^'-и <:-;]у допускать ;Ha?0*i^:^(iana-JwioB 1 • ' ■ :' Шв||:!;! U Отмена Для определения оптимального значения аргумента с помощью команды Подбор параметра: П на рабочем листе щелкните целевую ячейку; целевая ячейка — это ячейка с формулой, в которой должно быть получено заданное значение; □ выполните команду Сервис | Подбор параметра; □ в поле Значение введите расчетную величину; □ в поле Изменяя значение в ячейке укажите адрес изменяемой ячейки | ОК;
Глава 11. Инструменты анализа вариантов 211 Рис. 11.10 Диалоговое окно Подбор параметра щ Предположим, вы занимаете $5000 под 12% годовых. Расчет по формуле будущего значения показывает, что вы должны будете возвратить через 3 года $7024,64. Заемщик соглашается с тем, что вы через 3 года возвратите ровно $7000 Какую годовую процентную ставку нужно включить в договор? Рис. 11.11 Условие задачи В4 = : =БЗ(ВЗ;В2;;В1) ( Г, А J ^Размер займа 2jCpoK Щ [Процентная ставка )Возвращаемая сумма L $5 000,00 3 12,00% 1. Щелкнем по целевой ячейке В4, содержащей формулу расчета возвращаемой суммы. 2. Выполним команду Сервис | Подбор параметра. 3. Установим значение целевой ячейки — $7000. 4. В поле Изменял значение ячейки укажем адрес аргумента Процентная ставка. 5. Щелкнем клавишу ОК, и на экран будет выведено диалоговое окно Результат подбора параметра. Рис. 11.12 Диалоговое окно Результаты подбора параметра .■■■■.:.. ■■ ■ ■ | Подбор nap.-Mtit?Tf -а д Г:1я ячеи ;■ Р ешенне намд ©и о. : ■■:■■■. ■ -7000 -*: оно iiu В этом окне: □ щелчок на кнопке ОК выводит на рабочий лист решение: значение аргумента Процентная ставка, равное 11,87%; □ Отмена — отменяет вывод решения; □ Шаг— задает пошаговый вывод решения, если для его подбора используется более 1 итерации; □ Пауза — приостанавливает итерационный цикл при длительных вычислениях, когда, например, в формуле используется несколько вложенных функций.
212 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Поиск решения В тех случаях, когда оптимизационная задача содержит несколько переменных величин, для анализа сценария необходимо воспользоваться командой Поиск решения. Команда Поиск решения позволяет рассчитать значения влияющих ячеек, которые обеспечивают экстремальное значение зависимой ячейки. В процедуре поиска решения используется алгоритм нелинейной оптимизации, алгоритмы симплексного метода и метода решения линейных и целочисленных задач с ограничениями. Для вызова диалогового окна Поиск решения нужно выполнить команду Сервис | Поиск решения. Рис. 11.13 Диалоговое окно Поиск решения Поиск решения -^■рлничения; Предположить JJ Добавить J валить Параметры Восстановить В этом окне представлены следующие элементы управления: Установить целевую — поле, в котором указывается адрес целевой ячейки. Равной — группа переключателей, позволяющих задать значение целевой ячейки (максимальное, минимальное или указанная константа). Изменяя ячейки — поле, в котором указываются адреса изменяемых ячеек, общее количество которых должно быть не более 200. Предположить — кнопка, позволяющая автоматически занести адреса изменяемых ячеек в поле Изменяя ячейки. Ограничения — поле, в котором выводится список заданных ограничений. Добавить, Изменить, Удалить — кнопки, предназначенные для создания и модификации списка ограничений. Щелчок на кнопке Добавить выводит диалоговое окно Добавление ограничения. Оно предназначено для ввода ограничений, накладываемых условием задачи на значения изменяемых ячеек. Щелчок на кнопке Изменить выводит диалоговое окно Изменение ограничения. Оно предназначено для изменения ограничений, накладываемых условием задачи на значения изменяемых ячеек. Параметры — выводит диалоговое окно Параметры поиска решения. Элементы этого окна также описываются ниже.
Глава 1-1. Инструменты анализа вариантов 213 Восстановить — очищает поля диалогового окна и восстанавливает значения, используемые по умолчанию. Окна Добавление ограничения и Изменение ограничения — это одно и то же окно, которое в зависимости от ситуации изменяет свое название. Рис. 11.14 Диалоговое окно Добавление / Изменение ограничения В этом окне: Ссылка на ячейку — поле, в котором указан адрес ячейки, для которой задается ограничение. <= — поле с раскрывающимся списком операторов: #, =, $, цел., дво- ич. Условные операторы целого и двоичного типа можно применять только при наложении ограничений на изменяемые ячейки. Ограничение — поля для ввода значения ограничения, формулы или адреса ячейки, в которой указано ограничение или задана формула. Добавить — кнопка, которая позволяет добавить заданное ограничение в список ограничений окна Поиск решения. Щелчок на кнопке Параметры, в диалоговом окне Поиск решения выводит диалоговое окно Параметры поиска решения. Это окно позволяет: О изменять условия и варианты поиска решения для линейных и нелинейных задач; □ загружать и сохранять оптимизируемые модели. Рис. 11.15 Диалоговое окно Параметры поиска решения Параметры поиска решения Максимальное врем Предельное число * Г п> | ок Отмена Загрузить модель. Сохранить модель • | J ые | j С сопряженных градиентов Рассмотрим управляющие элементы окна. Максимальное время — ограничивает время поиска решения задачи. По' умолчанию устанавливается значение 100 секунд. Максимально допустимое 32767 секунд или 9,1 часа.
214 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Итерации — ограничивает число итераций; чем больше число итераций, тем больше времени требуется для пересчета листа. Точность — задает точность, с которой определяется целевое значение в интервале от 0 до 1. По умолчанию принимается равным 0,0001. Чем выше точность, тем дольше расчет. Допустимое отклонение — задает допуска на отклонение от оптимального решения. Сходимость — окно, в котором задается число в интервале от 0 до 1, с которым сравнивается относительное изменение значения в целевой ячейке за последние пять итераций. Применяется только к нелинейным задачам. Соответствует параметру Точность в линейном уравнении. Линейная модель — включение этого параметра позволяет ускорить поиск решения линейной задачи оптимизации или линейной аппроксимации нелинейной задачи, а также задать любое количество ограничений. Показывать результаты итераций — задает приостановку поиска решения для просмотра результатов отдельных итераций. Автоматическое масштабирование — включает автоматическую нормализацию значений целевой и изменяемых ячеек, различающихся на несколько порядков, например, минимизация транспортных расходов в долях от единицы по отношению к затратам в миллионах рублей. Неотрицательные значения — позволяет установить нулевую нижнюю границу для влияющих ячеек. Оценки — группа переключателей, позволяющая задать линейную или квадратичную экстраполяцию для получения исходных оценок значений переменных в каждом одномерном поиске. □ Линейная служит для использования линейной экстраполяции вдоль касательного вектора. □ Квадратичная дает лучшие результаты при решении нелинейных задач. Разности — группа переключателей, определяющих метод численного дифференцирования для вычисления частных производных целевых и ограничивающих функций. □ Прямые — используется для гладких непрерывных функций. □ Центральные — используется для функций, имеющих разрывную производную. Метод — группа переключателей, предназначенных для выбора алгоритма оптимизации. П Ньютона — служит для реализации квазиньютоновского метода. □ Сопряженных градиентов — служит для реализации метода сопряженных градиентов. Загрузить модель — выводит диалоговый блок, в котором вы можете задать ссылку на область рабочего листа, содержащую загружаемую модель. Сохранить модель — выводит диалоговый блок, в котором вы можете ввести ссылку на верхнюю ячейку столбца, в котором следует разместить модель, если на листе сохраняется более одной модели оптимизации.
Глава 11. Инструменты анализа вариантов 215 Рис. 11.16 Диалоговый блок Загрузить модель Загрузка модели Задаите область модели: та Если вы установили параметр Показывать результаты итераций, программа будет автоматически приостанавливать поиск решения, чтобы ВЫ могли просмотреть промежуточные результаты,поиска решения. При этом на экран выводится диалоговое окно Текущее состояние поиска решения. Это же окно выводится при достижении границы отведенного временного интервала или выполнении отведенного числа итераций. Рис. 11,17 Диалоговое окно Текущее состояние поиска решения Текущее состояние поиска решения ШМ Поиск решения приостановлен. Текущие значения показаны на рабочем листер ;V Сохранить сценарий,,. П;ю/;:1П кить Стоп Справка В этом окне: Продолжить — позволяет выполнить следующую итерацию, после чего вновь поиск решения будет приостановлен и на экране появится окно Текущее состояние поиска решения. Стоп — останавливает поиск и выводит на экран диалоговое окно Результаты поиска решения, которое предназначено для вывода найденного решения и итогового сообщения, а также позволяет определить дальнейшие действия. • Сохранить найденное решение | ОК; • Восстановить исходные значения | ОК; • Сохранить сценарий. Рис. 11.18 Диалоговое окно Результаты поиска решения I Результаты поиска решения Поиск остановлен по требованию пользой Р .■:: ;,.,,,^-.л,-.^..;..;Г. - ■ С восстановить исходные значения :'■■:■ \ . ОК | Отмена' | Сахра агеля. ить сценарн = -.иг отчета :] : Справк ТИ Сохранить сценарий — выводит на экран диалоговый блок Сохранение сценария, позволяющий сохранить сценарий под определенным именем и затем в любое время воспользоваться им с помощью Диспетчера сценариев. Рис. 11.19 Диалоговый блок Сохранение сценария Имя сценария; (Г еж ЕЕ531 Отмена 'ШЫ Справка
216 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Вы можете создать сценарий, не сохраняя найденного решения и не отображая результаты на листе. Для этого после сохранения сценария, в диалоговом окне Результаты поиска решения щелкните кнопку Восстановить исходные значения. Тип отчета — позволяет выбрать в списке тип создаваемого отчета. Список доступен после того, как найдено оптимального решение. Вы можете создать любой из перечисленных в списке отчетов или сразу все. Результаты — в отчет включаются целевая ячейка и список влияющих ячеек модели, их исходные и конечные значения, формулы ограничения и дополнительные сведения о наложенных ограничениях. Устойчивость — в отчет включаются данные о чувствительности решения к малым изменениям модели или ограничений: ограниченные затраты, теневые цены, объективный коэффициент, диапазоны ограничений. Пределы — в отчет включаются значения, нижние и верхние границы целевой и влияющих ячеек. Сообщение процедуры поиска — выводится в левом верхнем углу и может принимать значения: • Решение найдено. Все ограничения и условия оптимальности выполнены — значение целевой ячейки найдено с установленной точностью; • Поиск свелся к текущему решению. Все ограничения выполнены — вычисления прекращены по параметру Сходимость. Для поиска более точное решения можно уменьшить значение сходимости; • Поиск не может улучшить текущее решение. Все ограничения выполнены — найдено приблизительное решение и нельзя найти лучшего, так как невозможно дальнейшее уточнение или заданная погрешность слишком высока. Можно уменьшить погрешность и повторить процедуру поиска; • Поиск остановлен (истекло заданное на поиск время) — исчерпано заданное в окне Параметры время на решение задачи; • Поиск остановлен (достигнуто максимальное число итераций) — произведено заданное в окне Параметры число итераций; • Значения целевой ячейки не сходится — значение целевой ячейки неограниченно увеличивается или уменьшается, даже если все ограничения соблюдены. Для нахождения решения, возможно следует снять некоторые ограничения; • Поиск не может найти подходящего решения — нет решения, которое удовлетворяло бы всем ограничениям при заданной точности, противоречивы заданные ограничения или допущены ошибки в формулах; • Поиск остановлен по требованию пользователя — нажата кнопка Стоп в диалоговом окне Текущее состояние поиска решения; • Условия для линейной модели не удовлетворяются — установлен параметр Линейная модель в то время, как решаемая задача не линейна.
Глава 11. Инструменты анализа вариантов 217 • При поиске решения обнаружено ошибочное значение в целевой ячейке или в ячейке ограничения — в одной из ячеек заданы недопустимое значение или тип ограничения, неверно введено имя или формула; • Мало памяти для решения задачи; • Другой экземпляр Excel использует solver.dll — запущено несколько копий Excel, в одном из которых используется файл Solver.dll (то есть, инструмент Поиск решения уже используется). Диспетчер сценариев При работе с командами Подбор параметра и Поиск решения отсутствует возможность сравнения результатов. При каждом изменении условий задачи предыдущее решение пропадает. Сохранить различные варианты или, иными словами, сценарии решения позволяет команда Сервис | Сценарии. Сценарием называется именованный набор значений, используемый для прогнозирования поведения модели. Основным объектом сценария являются значения изменяемых ячеек. При выводе нового сценария изменяются значения этих ячеек, и происходит перерасчет формул листа. Каждый сценарий сохраняется под своим названием. Программа позволяет переходить от сценария к сценарию, выполнять сравнительный анализ, объединять сценарии, создавать итоговые отчеты. Создание сценария Удобнее всего создавать и добавлять новые сценарии при работе с командой Поиск решения. Достаточно в диалоговом окне Результаты поиска решения щелкнуть кнопку Сохранить сценарий. Подробнее с командой Поиск решения мы познакомимся при решении оптимизационных задач. В общем случае для добавления нового сценария необходимо: □ вызвать диалоговое окно Диспетчер сценариев, выполнив команду Сервис | Сценарии; П щелкнуть кнопку Добавить; Рис. 11.20 Диалоговое окно Диспетчер сценариев Диспетчер сценариев Сценарии: Оптимизация iiep'*e?:"i А|>тор:01«юлсжо<>Л.В.,21 1 ■'• ■ ■ •I _J ' « §ывесги Закрыть Добавить... ^датть фненить... Объединить.. Отчет... JJU 1 !
218 Часть 2. Анализ экспериментальных данных □ в диалоговом окне Добавление сценария: • ввести название сценария; • указать адреса или имена изменяемых ячеек. Рис. 11.21 Диалоговое окно Добавление сценария Изменение сценария Название сценария; ] Вариант 1 Шйггг рс_„.., : Iv7 запретить изменения 1— э изменяемую катой клавише Ctrl, 1.03.98 Г~ скрыть ЖЁП1 щ А Excel сохраняет сценарии вместе с листом текущей книги и предоставляет возможность: П создавать, добавлять и удалять сценарии; П выводить на экран или изменять любые сценарии; □ объединять (собирать на один лист) сценарии, расположенные на различных листах; □ создавать итоговые отчеты. Просмотр и модификация сценария Чтобы просмотреть сценарий: □ в диалоговом окне Диспетчер сценариев в списке Сценарии выделите нужный сценарий; П щелкните кнопку Вывести. Excel выведет на лист новые значения изменяемых ячеек и произведет перерасчет листа. Для изменения сценария: □ в диалоговом окне Диспетчер сценариев в списке Сценарии выделите нужный сценарий; □ щёлкните* кнопку Изменить, измените названия сценария, адреса - или-значения изменяемых ячеек. Для- удаления сценария: □ в диалоговом окне Диспетчер сценариев в списке Сценарии выделите нужный сценарий; □ щелкните кнопку Удалить. Если сценарии расположены на различных листах или в различных книгах, но имеют идентичную структуру, их можно перенести на один лист, то есть объединить. При объединении все сценарии с выбранных листов копируются на активный лист.
Глава 11. Инструменты анализа вариантов 219 Для объединения сценариев: □ откройте все книги, содержащие объединяемые сценарии; □ выберите команду Сервис \ Сценарии; П нажмите кнопку Объединить; Рис. 11.22 Диалоговое окно Объединение сценариев Объединение сценариев Укажите (<нига: Лист: Количеа книгу и лист. Книгаб Лист! Лист2 ЛистЗ во сценариев на выделенном листе: 2 :• J з шшшш 1 Отмена 1 □ в диалоговом окне Объединение сценариев укажите книги и листы, сценарии которых подлежат объединению | ОК. Для создания итогового отчета: □ щелкните кнопку Отчет; D в диалоговом окне Отчет по сценарию укажите тип отчета Структура или Сводная таблица; □ в поле Ячейки результата введите ссылки на ячейки, значения которых варьируются в сценариях. Рис. 11.23 Диалоговое окно Отчет по сценарию Отчет по сценарию Тип отчета <* структура С сводная Ячейки-результата: =$А$1:$С$1| 3J Отчет типа Структура представляет собой форматированную таблицу, выводимую по умолчанию на отдельном листе. Сводная таблица — специальная таблица, которую можно настраивать за счет перестановки строк и столбцов. Она позволяет выполнять всесто- Рис. 11.24 Диалоговое окно Изменение сценария И вменение сценарии вменяемые ячейки: Отмена Чтобы добавить несмежную изменяемую ^ячейку, укажите ее гри нажатой клавише йрримечание: .■ <■■. Автор: Симвопоков Л В , 21.03.98 Автор изменений: Симеолокое Л.В., 21.03.98 •Защита W з_апретнгь изменения ~3 j
220 Часть 2. Анализ экспериментальных данных ронний анализ данных. Назначение и использование сводных таблиц описано в отдельной главе. Вы можете защитить созданный сценарий, установив в диалоговом окне Изменение сценария соответствующие параметры в секции защита: О запретить изменения — делает невозможным изменение сценария другими пользователями сети; □ скрыть — исключает вывод названия сценария в списке сценариев. Можно также воспользоваться командой Сервис | Защита \ Защитить лист. Рассмотрим простейший пример. Предположим, что значение зависимой функции рассчитывается по формуле f = х3 + 2 у2 - bz . Допустим, что результаты вычислений по всем трем вариантам направляются в ячейку N2. Предположим, что вы сохранили расчет значения для каждого варианта как отдельный сценарий и нужно создать по ним отчеты. 1. Для создания отчета в диалоговом окне Создание сценария щелкнем кнопку Отчет. 2. Выберем тип отчета, например, сводная таблица и укажем ячейку результата N2. Рис. 11.25 Отчет типа Сводная таблица ':й'Ю<«дн,м* двнйц»1ё Вариант1 Вариант 2 Вариант 3 й у z 4 7 5 5 5 9 5 3 9 -Х#ч» е од и *'*' тв 6 п И Ч'а''*»5*;'|ЗШШ1 В s P'tl.e » ?'9 Я $Ы$2 Всего Всего 242 Программа выведет сводную таблицу, в которой с помощью элемента управления можно выбирать вариант, а в строке всего будет появляться итоговое значение по данному варианту. Если мы выберем тип отчета структура, будет выведена такая таблица. Рис. 11.26 Отчёт типа структура Структура сценария Изменяемые ячейки: ' $F$3 " Ячейки результата: ■;;. :. .:■;. ВЭРИЭНТ =1-. 242 | S9 }^Х*%Г^^''-*$:№ 378 '.v- ;w.3T8.v:,:; ДарйайтЗ 242 %"::::?4.2;r- Каждый новый отчет создается на отдельном листе. Ненужные листы следует удалить.
Глава 12. Сводки в MS Excel 221 Глава 12. Сводки в MS Excel Сводки в Excel создаются на основе списков данных Excel или внешних источников. При создании могут использоваться следующие инструменты: □ автосуммирование и автовычисление; □ команда Итоги; П мастер суммирования; □ функции Excel; □ консолидация данных; П сводные таблицы; □ комбинированные отчеты MS Access. Суммирование значений в списке Для расчета общего итога по столбцу или по строке может быть использовано автоматическое суммирование, позволяющее быстро создать формулу суммирования значений столбца или строки. Чтобы воспользоваться автосуммированием: □ выделите ячейку, в которую нужно вставить сумму; □ щелкните кнопку Автосумма. Excel автоматически выберет ] ^ диапазон ячеек выше или левее ячейки; □ если программа не угадает диапазон, перетащите курсор мыши через нужный диапазон или измените формулу с помощью клавиатуры. Если внутри списка уже содержатся промежуточные итоги, то автосуммирование включает в формулу только итоги первого уровня, а остальные значения игнорирует. При этом не имеет значения, созданы ли суммируемые предварительные итоги с помощью автосуммирования или с помощью функции СУММ. Аналогично выполняется автосуммирование итогов второго уровня. Итоги первого уровня и числовые значения при этом игнорируются. Имеются данные о поступлении компонентов на склад. Подсчитайте вес каждого компонента и общую массу. Рис. 12.1 Пример автосуммирования ШШВЖШШШШ А : 625,64 ; в:: : :45б,54! В 63,623 А 2456.6 С 426.54 : С 425.56 С 767,89 А 67,121 тшшмшмш А 5 62 5.64 ''■■':■■ ■ А;■■.■,■■:" 2466 ,б; А 67.121 6 456.54 В 63,623 ■.'.С. 426.54 С 42 6.56 С 767.89 А "А" ' А И того В В 111» С С с И того Boeto 625.64 2 456,6 6 7.121 = СУ ММ(Н2:Н4) 456,54 63,623 = СУ МЫ(Н6:Н7) 426.54: 426.56 767.89 -- СУММ(НЭ:Н11) = СУММ(Ш2:Н8;НЗ)
222 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Для подсчета итогов: □ отсортируем список и добавим строки для промежуточных результатов П для подсчета промежуточных результатов поочередно установим курсор в соответствующие ячейки и щелкнем кнопку Автосумма □ установим курсор в нижнюю строку и еще раз нажмем кнопку Автосумма. Программы выведет формулу суммирования промежуточных результатов | ОК Компиляция возможностей автофильтра и автосуммирования Если в списке нужно подвести итоги значений соответствующих критерию отбора: □ с помощью команды Автофильтр отберите значения по строкам списка в соответствии с заданным условием; П при наличии дополнительного условия примените фильтр вторично; П используя кнопку Автосумма, подведите итоги. Так, в приведенном выше примере с помощью команды Данные | Фильтр | Автофильтр вы можете отобрать все записи, относящиеся к компоненту А, а затем цодвести итог, щелкнув кнопку Автосумма. Обратите внимание на то, что при компиляции с автофильтром для автосуммирования вместо функции СУММ используется функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Рис. 12.2 Совместное использование автофильтра и автосуммирования ЯЮШЯнвШИВ lilililll А А А 625 64 2456,0 67,121 =ПРОЫЕ СУТОЧНЫЕ ИТОГИ|Ч в» В2 ИЕ Б9| Использование инструмента создания сводок MS Access Если ваш Office установлен, как ему и полагается, с надстройкой AccessLinks, в меню Данные присутствует пункт Отчет MS Access, который позволяет вам на основе списка Excel создать отчет в Access с использованием инструментов подведения итогов MS Access. Для создания отчета: □ выполните команду Данные \ Отчет MS Access; □ укажите, будет ли отчет создаваться в новой базе данных или в существующей; П щелкните ОК и далее следуйте инструкциям мастера отчетов. Рис. 12.3 Диалоговое окно Создание отчёта Microsoft Access Создание отчета Microsoft'.'АсовЙ! Создать отчет - f В имеющейся базе данных Oojop,,, SSiMifci Отмена Строка заголовков данных **" Имеется <" Отсутствует
Глава 12. Сводки в MS Excel 223 Определение итогов С помощью команды Данные \ Итоги вы можете быстро подвести промежуточные и основные итоги в списке Excel. Программа накладывает ряд требований на организацию данных, и если они не выполняются, может не работать или давать неверную информацию: Данные должны быть организованы в виде списка: □ в первой строке должны выводиться названия столбцов; П названия выделяются жирным шрифтом и не обрамляются; □ пустые строки оставлять нельзя; □ объединение ячеек не допускается; □ в столбец вносятся данные одного типа; П каждая запись выводятся в отдельной строке; П если название столбца начинается с цифры, например, 3 вариант, поставьте перед цифрой апостроф. Одноуровневые списки Чтобы подвести итоги в одноуровневом списке: О отсортируйте список по столбцу, для которого будут подводиться итоги; □ щелкните в пределах списка и задайте команду Данные | Итоги; Рис. 12.4 Диалоговое окно Промежуточные итоги [курс" в— Операция; jКол-во значений Добавить итоги nor Р Курс Г" (Столбец С) Г" Отделение _! Р К£»нец страницы нежду группами Р Итоен под данными 3 jj Убрать все ] □ в диалоговом окне Промежуточные итоги: • выберите столбец, при изменении данных в котором, должны подводиться итоги; • в поле Операция укажите функцию для подведения итогов; • укажите столбцы, в которых, должны добавляться итоги; Рис. 12.5 Доступные функции диалогового окна Промежуточные итоги Операции Кол-во значений Сумма Кол-во значений Среднее Максимум Минимум [■" * Произведение Кол-во чисел Смещенное отклонение Несмещзнмое отклонение Смешенная дисперсия Несмещенная дисперсия
224 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Создание многоуровневых итоговых списков Для создания списка: П отсортируйте все анализируемые столбцы, начиная с последнего в иерархии; □ подведите итоги для первого в иерархии столбца описанным выше способом; □ для подведения итогов в следующем столбце: • выделите столбцы, кроме того, по которому уже подведены итоги; • выполните команду Данные \ Итоги; • выберите столбец, при изменении данных в котором, должны подводиться итоги; • в поле Операция задайте итоговую функцию; • укажите столбец, в котором, должны добавляться итоги. Созданные итоги для групп могут быть удалены из списка, и вновь восстановлены. Причем это никак не скажется на верхних уровнях иерархии. Итоги могут быть отображены в списке с помощью нескольких типов вычислений одновременно. Значения общих и промежуточных итогов пере- считываются автоматически при каждом изменении детальных данных. Общие итоги подводятся с помощью детальных данных, а не с помощью значений промежуточных итогов, как это делается при автосуммировании. Членами туристического клуба колледжа «Зайчик» являются студенты различных групп. Чиновник затребовал у председателя турклуба отчет, показывающий количество туристов на каждом курсе, в том числе дневников и заочников, а внутри этих групп — по специальностям. 1. Отсортируем список членов турклуба вначале по специальностям, затем по формам обучения и, наконец, по курсам. Рис. 12.6 Отсортированный список Кура 1 курс 1 курс 1 курс 2 курс 2 курс 2 курс 2 курс 3 курс 3 курс 3 курс Отдел е н ие Заочное Заочное Очное Заочное Очное Очное Очное Заочное 0 ч но,е Очное Специальное ть Финансы Финансы Финансы М енед ж мент М енед ж мент Финансы Финансы Финансы Ы енед ж мент Финансы 2. Подведем итоги для столбца Курс: П щелкнем в пределах списка и зададим команду Данные \ Итоги; □ в диалоговом окне Промежуточные итоги: • выберем столбец Курс и укажем, что при изменении данных в столбце Курс итоги должны добавляться только в этом столбце; • в поле Операция выберем функцию Количество значений; • включим параметры Заменить итоговые значения и Итоги под данными I ОК.
Глава 12. Сводки в MS Excel 225 Вы можете не включать параметр Итоги под данными. Тогда итоги расположатся над данными. 3. Для подведения итогов в столбце Отделение: П выделим столбцы, кроме столбца Курс, по которому уже подведены итоги; □ выполним команду Данные \ Итоги; □ в диалоговом окне Промежуточные итоги: • укажем столбцы и выберем итоговую функцию; • обязательно отключим параметр Заменить итоговые значения | ОК. 4. Выделим оставшуюся часть списка и подведем итоги для столбца Специальность. Рис. 12.7 Итоговая таблица ШЯНШМШИМ шшшшшштш 1 курс 1 курс 3 аоч ное Ф инанс ы "Заочное Финансы Финансы Кол-so значений 2 Заочное Кол- 2 1 курс Очное Финансы Финансы Кол-во значений 1 Очное Кол-в о I 1 курс 3 2 курс Заочное Менеджмент М е недж ме нт Кол-в о значений 1 2 курс Очное Менеджмент Менеджмент Кол-в. означений 1 2 курс Очное Финансы 2 курс Очное Финансы Финансы Кол-во значений 2 "О'^ЙО е\:::К/с'л.'Ав ^-: :VVC;'V:;V'4/:;VV:.VVi;': 2 кур с 4 Зкурс Заочное Финансы Финаисы Коп-во значений 1 3Jb;o4jh ф^ K.o;'ji •::И|М;/У./^.] ,;- "7:':л-1-М ^.^И Зкурс Очное Менеджмент МенеджментКол-во значений 1 Зкурс Очное Финансы Финансы Кол-в означений 1 iQ ЧНС « ;КСЛ*В О'- ■ 1 - = 3 курс 3 При добавлении автоматических итогов в список отображается его структура, позволяющая показывать или убирать нужные детали. Для управления структурой таблицы Итоги вы можете использовать кнопки: П Развернуть группу; П Свернуть группу; П Режим U Режим 2 и т.д. — каждый последующий режим позволяет повысить уровень детализации таблицы.
226 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Например, итоговая таблица рассмотренного примера будет выглядеть: □ при уровне детализации 3 Рис. 12.8 Вид таблицы при 3 уровне детализации 1 кур с 3 2 кур с 4 3 курс 3 □ при уровне детализации 4 Рис. 12.9 Вид таблицы при 4 уровне детализации , Kyps з 2 кур с 4 3 кур а 3 3 а очи о« Кол- Очное Кол-во Заочное Кол- Оч но е К"ол-в о Заочно* Кол- Очное Кол-во шшттяшшшж __□. Существует возможность создания диаграммы, использующей только видимые данные структуры. Например, приведенная диаграмма будет появляться на листе, если задан уровень детализации не ниже 4. Диаграмма обновляется, скрывая или показывая данные в соответствии с тем, скрываются или показываются детали. Группы и структуры Структурировать и группировать данные можно не только в таблицах, созданных с помощью команды Данные | Итоги, но и те, в которых использовались функции подведения итогов, автосуммирование и т.п. При этом данные должны соответствовать изложенным выше требованиям, предъявляемым к сцискам Excel. Детальные данные могут быть обобщены в строках или столбцах. Итоговые строки должны находиться выше или ниже детальных данных, итоговые столбцы — слева или справа. Рис. 12.10 Элементы меню Группа и структура t=3S щ ♦ * Скрыть детали Дтобразигь детали Граппировать... £азгруппировзгь.. Создание структуры йдаяигь страсти Настройка...
Глава 12. Сводки в MS Excel 227 Для группирования и структурирования данных предназначена команда меню Данные | Группа и структура, которая выводит на экран подменю, элементы которого позволяют показать или скрыть детали, сгруппировать или разгруппировать данные, создать, настроить или удалить структуру. Рассмотрим возможности этого меню на примере складирования компонентов, который уже использовался в данной главе. Рис. 12.11 Примеры структурирования и удаления деталей по компоненту А 1 Г 2 • з| <1 ! 5 • 6 7 ; е У 10 г 12 13 житот А А А Итого 3 3 Итого J 0 'J Итого Всего эшвш 63 64 1 2456,6 , 67,121 3149 361 453,5' 63,623 £20,163 Uiji- 423,5В ;ь/ л 1620,00 5250 514 Итого В В Итого С С С \ Итого i Всего 3149,361 456,54 63,623 520,163 426,54 426.56 767,89 1620.99 52 90,514 2. Выведем на экран таблицу с итогами и выполним команду Данные | Группа и структура | Создание структуры. В левой части окна появятся элементы управления структурой. Если бы суммирование выполнялось не по строкам, а по столбцам, элементы управления появились бы в верхней части таблицы. Возможно одновременное структурирование по строкам и столбцам с выводом обеих групп элементов управления. Воспользуемся элементами управления структурой и скроем детальные данные по компоненту А. Если вам так удобнее, вместо щелчка на элементе +, вы можете выполнить команду Данные | Группа и структура \ Отобразить детали, а вместо щелчка на элементе, — выполнить команду Данные | Группа и структура \ Скрыть детали. Сгруппируем часть компонентов С. Для этого выделим, например, 2 строки данных о поступлении компонента С и выполним команду Данные | Группа и структура | Группировать. В диалоговом блоке Группирование укажем Строки. Рис. 12.12 Диалоговый блок Группирование ■ Сгруппировать : f* ктроки : С СТОлбцЫ &Ш1 В результате в блоке управления элементами структуры появится еще один уровень, который позволит скрывать или восстанавливать часть компонентов С. Щелчок на кнопке Разгруппировать удаляет дополнительный уровень. Структура может иметь до 8 уровней детальных данных, где каж-
228 Часть 2. Анализ экспериментальных данных дыи «внутренний» уровень предоставляет детальные данные для предыдущего «внешнего». Рассмотрим еще один элемент меню, который называется Настройка. Щелчок на этом пункте меню выводит диалоговое окно Структура документа. Рис. 12.13 Фрагмент диалогового окна Структура документа ЦДЦЦЩЩ "&3iU. Размещение итогов - - i P/ в строках под детальными р в столбцах справа от детальных в тематические стили Создать Применить стили | аши Отмена В этом окне вы можете: □ указать положение итоговых строк и итоговых столбцов в структуре; О назначить уровни строкам таблицы в создаваемой структуре данных; О задать применение встроенных стилей к различным уровням структуры, в том числе с назначением уровней структуры в соответствии с имеющимися на листе формулами и группированием связанных данных; П применить различные стили ячеек к различным уровням итогов структуры. Другие возможности Для подведения итогов значений, соответствующих определенным условиям, может быть также использован Мастер суммирования. Мастер создает формулу расчета итоговых значений списка по определенному критерию. Мастер суммирования является надстройкой и подробно описан в разделе Надстройки. Если вам предстоит задать сложные критерии отбора, используйте функции категории Базы данных. Они описаны в разделе Выражения или функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ категории Математические функции. Для создания больших сводок удобнее всего использовать сводные таблицы. Они описаны в одноименной главе. Если вам не нужно выводить сводку на печать или оформлять в виде таблицы, вы можете воспользоваться функцией автовычисления. Для этого: Рис. 12.14 Список доступных функций в строке состояния Иет Среднее Количество значений v Количество чисел Максимум Минимум Сумма
Глава 12: Сводки в MS Excel 229 О выделите ячейки, итоговое значение которых вас интересует; О в строке состояния прочтите сумму; □ если вместо суммы вы намерены использовать другую функцию, правой кнопкой мыши щелкните строку состояния и выберите функцию в списке. Консолидация данных В Excel существует несколько инструментов, способных консолидировать данные. С одним из них мы уже знакомы. Это — мастер шаблонов с функцией автоматического сбора данных. Собирая данные, мастер консолидирует их на отдельном листе, создавая тем самым отчет, необходимый пользователю. При изучении сводных таблиц мы узнаем, как они способны консолидировать данные. В этой главе мы изучим еще 3 вида консолидации: Это — консолидация данных: О по категориям, если данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те же заголовки. Этот способ используют для консолидации данных листов, имеющих разную структуру, но одинаковые заголовки; □ по расположению; используется для консолидации данных нескольких листов, созданных на основе одного шаблона, если данные исходных областей находятся в одном и том же месте и размещены в одном и том же порядке; □ с помощью трехмерных ссылок; при этом отсутствуют ограничения по расположению данных в исходных областях. Консолидация данных по категориям ,.j Для использования этого вида консолидации достаточно того, j "* чтобы данные, относящиеся к одному и тому же объекту, всегда задавались под одними и теми же заголовками. В одной исходной области данные, относящиеся к объекту, могут отсутствовать, в следующей — располагаться в другом месте списка. Для программы это не имеет значения, она ищет объект по заголовку. Итак, консолидация данных по категориям используется, когда листы рабочей книги имеют разную структуру, но одинаковые заголовки. Источники данных могут находиться на том же листе, что и таблица консолидации, на других листах той же книги, в других книгах. Если вы присвоите входным диапазонам имена, это повысит наглядность, ускорит обработку информации. Чтобы воспользоваться консолидацией данных по категориям: 1. Укажите левую верхнюю ячейку диапазона, выбранного для размещения консолидируемых данных. Выходной диапазон может находиться на том же или на другом листе. Лист может содержать только один конечный диапазон консолидации.
230 Часть 2. Анализ экспериментальных данных 2. Выполните команду Данные | Консолидация. 3. Укажите в раскрывающемся списке функцию, которую следует использовать для обработки данных. Для подведения итогов в таблице консолидации могут использоваться операции: □ сумма или произведение значений; □ среднее значение; О максимум или минимум; □ подсчет количество значений или количества непустых строк; □ среднеквадратичное отклонение выборки из генеральной совокупности; □ дисперсия выборки из генеральной совокупности. 4. В поле Список диапазонов введите первый диапазон консолидируемых данных (он обязательно должен иметь заголовок) и нажмите кнопку Добавить. Рис. 12.15 Диалоговое окно Консолидация Консолидация Функция; [Среднее. Ссылка: |$A$21:$F$24 Cjimcok диапазонов: 3 Лист11$А$1:$Р$3 Лист11$А$6:$Р$8 Лист1!$А$11:$[=$13 Использовать в качестве имен -~ -■ .' Г" подписи верхней строки ' !• значения девого столбца Г Создавать связи с исходными данными —I |>^:?!х| Закрыть Обзор... Добавить Удалить 5. Аналогично введите другие диапазоны консолидируемых данных. 6. Установите параметры Использовать в качестве имен: □ подписи верхней строки; П и/или значения левого столбца. 7. Если входной диапазон находится на другом листе, вы можете задать автоматическое обновление итоговой таблицы при изменении источника данных, установив параметр Создавать связи с исходными данными. После установки связей вы можете изменять данные, но нельзя добавлять новые исходные области или изменять структуру областей, входящих в консолидацию. Исходные диапазоны могут иметь несовпадающие заголовки. В таком случае в выходном диапазоне будут выводиться данные всех строк и столбцов, а не только строк и столбцов с совпадающими названиями. (&/^ Имеются ежемесячные сводки деканата о количестве пропущенных занятий сту- Щг дентами группы. Используя консолидацию данных по категориям, подведите данные за семестр.
Глава 12. Сводки в MS Excel 231 1. Укажем левую верхнюю ячейку диапазона, выбранного для размещения консолидируемых данных, и выполним команду Данные \ Консолидация. Рис. 12.16 Диапазоны входных данных Белая Ефремова Черкас 16 36 4 16 32 О Пропуски У5КНГ Нгуваж Басипьченко 24 Кичкине 18 Ы игрин 2 Черкас 4 24 10 0 о Белая Вэсильчен Заяц "'Л ?:"■■■■.'■ '■ Фамилия Ефремова Заяц Кичкине Черкас Пй 28 18 12 Д«.К8 опуеки 24 8 12 4 24 18 6 УрЬ,,-:-: ■ ■■у«:ажй.т 16 6 6 6 н» 4 0 6 - Маувик ■'! в 2 6 4 2. Для обработки данных выберем функцию суммирования. 3. Включим в список диапазоны консолидируемых данных. 4. Зададим использование в качестве имен подписей верхней строки и значений левого столбца. Рис. 12.17 Диапазон выходных данных 1 ш!ш^И Белая : Васйльченко Ефремова Заяц Кичкине М игрин Черкас ЙЕВ!11 44 42 60 20 30 :.'.'.? 12 ши 40 « 48 12 16 0 0 4 0 12 8 14 2 12 5. Щелкнем кнопку ОК, и на экран будет выведен выходной диапазон, который после сортировки по фамилиям и форматирования будет выглядеть так. Консолидация данных по расположению Консолидация данных по расположению — это упрощенный вариант консолидации данных по категориям, в котором в область консолидируемых данных не включаются заголовки. При этом программа ориентируется на расположение значений во входных диапазонах и консолидирует значения ячеек имеющих одинаковое относительное расположение в диапазонах. Если в выходном диапазоне требуются заголовки, введите их вручную или скопируйте. Консолидация данных с использованием трехмерных ссылок Если вам захочется, используя помощь Excel, узнать, что такое консолидация, вам будет предложен пример, в котором суммируется содержимое ячейки В4 первого листа, F5 второго листа и В9 третьего листа. И все это делается с помощью формулы =СУММ(Лист1!В4;Лист2!Р5;ЛистЗ!В9). Выполнять такое суммирование мы могли и не зная термина «Консолидация данных с использованием трехмерных ссылок». Какой смысл его
232 Часть 2, Анализ экспериментальных данных изучать? Оказывается и смысл есть, и формулы могут быть интересными. Например, формула =МАКС(Январь:Декабрь!С:С) анализирует содержание 12 листов, которым присвоены названия месяцев года и находит максимальное значение в столбце С. В отличие от первого примера, ссылка здесь действительно трехмерная и позволяет не только сократить запись, но и сделать ее более наглядной. Итак, мы подошли к выводу, что трехмерные ссылки целесообразны в том случае, когда рабочие листы созданы по единому шаблону. С другой стороны, в отличие от консолидации данных по категориям, консолидация с помощью трехмерных ссылок не накладывает ограничений на расположение данных в исходных областях, то есть не привязаны к заголовкам строк и столбцов. Трехмерные ссылки хорошо копируются. Поэтому, создав одну трехмерную ссылку в итоговой таблице, ее можно быстро перенести во все остальные, где требуется консолидация. Шаблон может быть создан традиционным путем посредством сохранения документа в файле с расширением .xlt с последующим созданием новых документов на основе этого шаблона. Однако, если вам нужно создать книгу, содержащую десяток-другой однотипных листов, но в дальнейшем этот шаблон вам уже не понадобится, проще использовать заполнение по листам. Как это делается, показано в следующем примере. Предположим форму «Каракуб» заели мелкие грызуны. Фирма заключила договор с бригадой егерей на отлов злостных вредителей. После многочисленных совещаний и согласований решено, что егеря будут работать 5 дней в неделю, по каждому из них и в целом по бригаде еженедельно будет представляться итоговый отчет по приведенной форме. Требуется автоматизировать составление итогового отчета. Рис. 12.18 Пример отчёта Фирма "Каракуб" от • . ^рэсчэя Палячэ.ул.Чвчяо ISO ■ «л*4ачс '11-11-11 ОТЧЕГО ЛОВЛЕ МЫШЕЙ i 31. 12.00 Датв, йШ'.гШ 02.01.2001 Q3.U1.20U1 04.01.2001 QS.Q 1.2001 Утвержд Количество S 7 9 2 7 » I I Подтверждающие документы Рачав! Рачар. »э»арг Pa tap г Раларг Итого Согласовано ~~. Ппдн %выполнения Общий вес 2S0.0 370.0 л 20.0 120.Q 4Q5.G 1SSS.QQ 1SQQ.GQ ■т.?:;■% Создадим отчетные формы для каждого егеря + одна итоговая для всей бригады. Будем полагать, что бригада добросовестно выполнит работу, и потому сохранять шаблон документа на будущее нет смысла. Копировать документ бессмысленно — ничего путного не получится. Остается одно средство — заполнение по листам: □ добавьте в книгу новый лист, выполнив команду Вставка \ Лист;
Глава 12. Сводки в MS Excel 233 □ щелкайте клавишу F4 до тех пор, пока наберется по листу на каждого егеря + один итоговый на бригаду; U теперь можете выполнить самую сложную часть работы: присвоить листам клички егерей с помощью команды контекстного меню Переименовать; □, перейдите на заполненный лист, у нас он назван Соломон; ярлык этого листа должен располагаться первым слева; □ щелкните на перекрестье заголовков строк и столбцов, чтобы выделить весь лист; □ удерживая клавишу Shift, щелкните по ярлыку последнего листа — все ярлыки должны оказаться выделенными; О- выполните команду Правка | Заполнить | По листам; П в диалоговом окне Заполнить по листам укажите Полностью | ОК. Рис. 12.19. Диалоговое-окно Заполнить по листам Заполнить по лмегаЫ ¥Запол!нйтБ^ **"-:=Полностью! A;*-'-. :;j.i! Го.П Отмена j Перейдем на лист, предназначенный для подведения общих итогов. В ячейку, предназначенную для вывода количества грызунов, уничтоженных 1 января, введем формулу =СУММ(Соломон:Анфиса!С15). Формулу можно набирать с помощью клавиатуры, а можно после ввода открывающей скобки щелкнуть по ярлыку листа Соломон, а затем, удерживая клавишу Shift, щелкнуть по ячейке С15 листа Анфиса. Excel создаст ту же формулу. Скопируем формулу во все вычисляемые ячейки листа. Поскольку задана относительная ссылка, копируемая формула автоматически будет1 адаптирована к новым адресам. Рис. 12.20 Диалоговое окно Условное форматирование I Условное Форматирование - Условие 1 '■''■. [значение Л больше Отображение ячейки при выполнении условия; ■ 1 значение Л (меньше Отображение ячейки при выполнении условия: . .1 . . ■■--;. А 1100% j 1 ioo*l А_ также >> Удапить',.. 1 | ОК ШШШк 2Jiii Формат,.. j Ък Оориат... j ~~\ Отнвя ] 4. Для элемента «% выполнения» можно задать условное форматирование^ "Для этого: О укажем ячейку, для которой применяется условное форматирование; □' выполним команду Формат | Условное форматирование;
234 Часть 2. Анализ экспериментальных данных □ в диалоговом окне сформируем условия: • если план выполнен более чем на 100% , показатель выводится полужирным шрифтом красного цвета; • если менее 100% — обычным шрифтом зеленого цвета; • если ровно 100% — черного цвета. Сводные таблицы Сводная таблица является одним из интерактивных инструментов анализа данных. Она позволяет получать динамические представления данных, объединять большие массивы, переупорядочить их, подводить итоги по различным полям. Отображая разные страницы, можно осуществить фильтрацию данных, детализировать информацию, автоматически поместить промежуточные или общие итоги, добавить формулы в вычисляемые поля или элементы полей. J? В приведенном примере сводная таблица используется для вывода списка сту- Щг дентов, успешно сдавших зачеты и получивших на экзамене по информационным технологиям оценку отлично. Рис. 12.21 Пример использования сводных таблиц Информационные технологии Экономика Иностранный Право j отлично [зачтено [зачтено [зачтено 1ЯШШШШШШШШШШШЯ111^Шв1^ШЛ ШШёяШ Мироненко Шевченко Общий итог 1 1 2 JL .Л Для получения иной информации достаточно выбрать нужные значения в раскрывающихся списках таблицы. Основные термины и структура Источник данных — список или база данных, на основе которых создается сводная таблица. Сводные таблицы можно создать на основе сведений, находящихся: П в списке данных Excel; □ в нескольких диапазонах консолидации; □ в других сводных таблицах; □ во внешних базах данных. В качестве внешних баз данных могут использоваться базы данных MS SQL Server, MS FoxPro, MS Access и другие. Сводные таблицы формируются с помощью мастера сводных таблиц, который обеспечивает объединение и размещение анализируемых данных с возможностью их упорядочения и пересчета. В таблицу можно автоматически поместить промежуточные или общие итоги, добавить формулы в вычисляемые поля или элементы полей. Переместив кнопку поля в другое место сводной таблицы, можно изменить представление данных. Поля сводной таблицы генерируются мастером сводных таблиц, исходя из заголовков столбцов списков Excel или имен полей базы данных. На-
Глава 42. Сводки в MS Excel 235 Рис. 12.22. Расположение полей сводной таблицы звания полей выводятся на третьем этапе работы мастера в правой части экрана. Вы можете перетащить мышью любое поле в область страниц, строк, столбцов.или данных. В зависимости от того, в какую область вы перетащили поле? оно принимает название поле страниц, поле строк и т.д. Ана- ли.зируемь1е. поля вы можете перетащить и в область данных и в область строк или область столбцов. Поля страницы позволяют выводить данные по одному элементу. Это обеспечивает возможность работы с большими объемами данных. Когда вы расставите поля и щелкните кнопку Готово, на экране появится сводная таблица, структура которой приведена на рисунке. Поле строки Позиции Область данных Обратим внимание еще на 2 термина, используемые в сводных таблицах. Областью данных называется часть сводной таблицы, содержащая итоговые данные для элементов полей строки или столбца. Позиции — это подкатегории сводной таблицы, отражающие способ подведения итогов (суммирование, определение среднего значения и т.п.) (см. раздел Создание сводных таблиц, стр. 237). Создание сводных таблиц Как мы уже говорили в предыдущей главе, сводные таблицы можно создать на основе сведений, находящихся: П в списке данных Excel; □ в нескольких диапазонах консолидации; □ в других сводных таблицах; О во внешних базах данных. ртр_аница| Строка Столбец Данные фамилия!1 [Информ. J? Ькономиф [рра*0 1
236 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Рассмотрим эти возможности. Создание сводной таблицы на основе списка Excel • Продемонстрируем пример создания сводной таблицы Зачетно-экзаменационная сессия, приведенной в начале данного раздела. 1. Откроем рабочий лист со списком студентов и щелкнем любую ячейку в списке. 2. Выполним команду Данные | Сводная таблица, запустим Мастер сводных таблиц. Процесс создания сводной таблицы с помощью мастера сводных таблиц включает 4 этапа: П выбор источника данных сводной таблицы; О указание диапазона исходных данных; О создание образа сводной таблицы; П выбор месторасположения полученной таблицы; Из списка, предлагаемого мастером выберем источник — список данных Microsoft Excel и нажмем кнопку Далее. Рис. 12.24 .- ■ ■ • ■ Диалоговый блок Выбор источника данных Поскольку перед запуском Мастера сводных таблиц мы щелкнули внутри списка данных, Excel автоматически выделил весь список. При необходимости можно исключить часть списка, указав на втором этапе диапазон, содержащий исходные данные. Рис. 12.25 Блок выбора диапазона исходных данных Д)1аПа:си :-_._!! 3. На третьем этапе путем перетаскивания полей определим структуру сводной таблицы: □ Фамилия — в области Строка и Данные; О поля с наименованиями предметов — в область Страница, создавая тем самым многостраничную сводную таблицу. Рис. 12.26 Определение структуры таблицы на третьем этапе работы Мастера сводных таблиц Информ, Иностраг Экономп* Г^раво Фамилия Строка Столбец (Кол-во значений nq Данные ■|Иностра1 | Право |
Глава 12, Сводки в MS Excel 237 4. В последнем окне Мастера сводных таблиц выберем размещение сводной таблицы на новом листе и щелкнем Готово. 5. Применим к созданной таблице автоформат, щелкнув, например, Формат | Автоформат | Список 2. Таблица готова; теперь достаточно щелкнуть кнопку рядом с названием дисциплины и задать условие отбора. Вы можете менять ее структуру путем изменения расположения полей, выполнять другие преобразования, с которыми мы познакомимся ниже. я На основе списка своих знакомых, товарищей по учебе или коллег по работе по- - Ц пробуйте самостоятельно создать многостраничную сводную таблицу, позволяющую вести отбор по дням рождения, адресам, именам. Маленькая подсказка: сводная таблица по уже знакомой нам группе может выглядеть следующим образом: Рис. 12.27 Пример сводной таблицы 1 г з 4 f ' Имя- Кол-во значений по полю Имя Фамилия Васильченко Горшкова Общий итог Юлия * Всего 1 1 2 Выбирая имя, мы мгновенно узнаем не только, сколько девушек носит его, но и их фамилии. Акцентируем внимание на некоторых моментах создание таблицы: □ если перед запуском мастера установить курсор в одну из ячеек списка, то ссылка на весь список при работе мастера будет введена автоматически; □ в сводную таблицу список включается полностью, фильтры, заданные командой Данные | Фильтр игнорируются. Если вам все-таки необходимо создать сводную таблицу из отобранных данных, переместите диапазон данных в другое место листа, воспользовавшись командой Расширенный фильтр, а затем создавайте таблицу; О если исходный список содержит общие и промежуточные итоги, их лучше удалить. Сводной таблица создаст их сама; □ все, что записано в первой строке списка, мастер воспринимает как заголовки столбцов. Если вы забыли внести заголовки, мастер воспримет как заголовки, значения ячеек первой строки таблицы; □ если каждому исходному диапазону присвоить имя и использовать эти имена при создании сводной таблицы, таблица быстрее будет обновляться при внесении изменений в исходный список или базу данных.
238 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Создание сводной таблицы на основе данных, находящихся в другой сводной таблице Сводную таблицу можно создать на основе данных, находящихся в другой сводной таблице. Для этого: 1. На первом этапе работы мастера выберите параметр В другой сводной таблице. Рис. 12.28 Выбор источника данных Создать таблицу на основе данных, находящихся; <~ в списке или ёазв данных Microsoft Excel <"* so в«шмем источнике данных С в нескольких диапазонах консолидации 2. На втором этапе работы укажите в списке имя сводной таблицы, на основании данной которой вы намерены создавать новую таблицу. Если эта таблица находится в другой книге, ее предварительно нужно скопировать в ту книгу, в которой необходимо создать новую сводную таблицу. Сводные таблицы разных книг, использующие один и тот же набор данных, не связаны между собой и могут обновляться независимо друг от друга. 3. Определите структуру и щелкните кнопку Готово — новая сводная таблица расположится рядом с существующей. Это может оказаться удобным, если вы, например, хотите организовать на одном листе несинхронный вывод данных об успеваемости, посещаемости, спортивных и иных достижениях студентов группы. Созданная таблица будет связана с теми же данными, что и исходная. Использование тех же данных уменьшает размер файла и размещаемых в памяти данных. При обновлении одной сводной таблицы, обновляется и другая сводная таблица. На обе таблицы действуют команды группирования и разгруппирования данных. Вычисляемые поля и вычисляемые элементы, созданные в одной сводной таблице, учитываются и в другой сводной таблице. Создание сводной таблицы на основе данных, находящихся в нескольких диапазонах консолидации Если данные, которые вы намерены проанализировать имеют одинаковые заголовки строк и столбцов, но размещены в разных списках, на разных листах или в разных файлах, можно использовать метод создания сводной таблицы на основе данных, находящихся в нескольких диапазонах консолидации. Для этого: П выполните команду Данные | Сводная таблица; П на первом этапе работы мастера сводных таблиц выберите опцию В нескольких диапазонах консолидации;
Глава П 2 Сводки в MS Excel 239 Рис. 12.29, Выбор метода создания сводной таблицы Создать таблицу на основе данных, находящихся; (•" !в списке или базе дэнны- Mi-i^ort ExcejJ (~ во внешнем источнике данных С в нескольких диапазонах консолидации Г □ на втором этапе работы мастера сводных таблиц вы должны указать, должны ли создаваться в сводной таблице страничные поля или использоваться одна общая страница; Рис. 12.30 Определение необходимости создания страничных полей >■ п.ч □ на третьем этапе введите адреса диапазонов консолидации. Для этого укажите адрес диапазона и щелкните кнопку Добавить. Затем вводите адрес следующего диапазона; Рис. 12.31 Ввод адресов диапазонов консолидации Диапазон; |JVict1!$B$H:$G$19 Добавить Ул "33 J03pp., Список диап< Пгл; j:BtH tG$.!9 ' LJ □ если вы выбрали на втором этапе создание страничных полей, то окно ввода диапазонов консолидации будет дополнено полями для ввода меток элементов; Рис. 12.32 Ввод меток элементов <~Й <~ 1 Первое поле: г Третье поле: 1 r I г 2 G 1 Второе поле: Четвертое поле: □ на третьем этапе выводится уже знакомое нам окно, в котором вы можете скорректировать предлагаемое программой расположение полей или изменить способ подведения данных. Рис. 12.33, Выбор расположения полей Страница rrgawitral | ■ | Строка Строка [строка | Столбец|Столбец ||1a^a|^^ojipj^o|- Д§нные | Столбец) рмачение( |страниц<|
240 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Чтобы изменить способ подведения данных нужно выполнить двойной щелчок по кнопке подведения данных, расположенной в области Данные и выбрать необходимую операцию из списка. Это окно открывает доступ к большому количеству возможностей, и ниже мы рассмотрим его в отдельной главе. Рис. 12.34 Выбор способа подведения итогов Вычисление поля сводной таблицы * Значение Исходное поле: Имч: (Произведение по полю Значение Операция: Сумма Кол-во значений Среднее Максимум Минимум _ Удалить Формат.. Дополнительно > > Произведение Кол-во чисел 'J у> Возвратимся к примеру ловли мышей, рассмотренному нами в главе Консолида- '•/ ция данных. Предположим, что заказчик обусловил еженедельную отчетность в соответствии с приведенной формой. Необходимо автоматизировать анализ данных и составление ежемесячного отчета. Рис. 12.35 Условие задачи День недел и j Понедельник I Вторник ; Среда | Четверг ; Пятница | Соломон 5 7 9 2 7 Афанасии 7 8 7 8 7 Мурка 5 7 6 г 11 Анфиса 4 5 4 5 4 Создадим сводную таблицу на основе диапазонов консолидации: □ выполним команду Данные | Сводная таблица; □ укажем, что сводная таблица будет создаваться на основе данных, расположенных в нескольких диапазонах консолидации; О определим вывод сводной таблицы в виде одной общей страницы; П введем адреса консолидируемых диапазонов; Рис. 12.36 Модифицированная структура сводной таблицы О изменим предложенную мастером сводных таблиц структуру таким образом, чтобы в таблице выводилась необходимая нам информация. Для этого перенесем поле Столбец в область Страница, а количество значений по полю Значения заменим суммой;
Глава 12. Сводки в MS Excel 241 □ щелкнем кнопку ОК, и на экран будет выведена сводная таблица. В этой таблице можно выбирать в раскрывающемся списке кличку егеря и в области данных будут выводится его суммарные показатели по дням недели. Рис. 12.37 Первый вариант сводной таблицы '!?Ш|Щ.::?::, Сум на по пот $$&ШМ*$$й10! Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница Общ ий итог ^ЩЩЩЩЩ^ ю Значение :ршшш1 15 14 19 7 13 6S Если вас не устраивает предложенные вариант, вы легко можете его модифицировать. Для этого достаточно перетащить мышью кнопку поля Столбец в любую ячейку столбца А или столбца В. В результате вы получите 2 различные таблицы, которые позволят оценить одни и те же данные с различных сторон. Рис. 12.38 Фрагменты второго и третьего вариантов сводной таблицы шшшш Столбец - Анфиса Анфиса Бее «трака | Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница го 12 13 12 13 12 62 С.уММЙ.П!». Г|«ЛЮ С тр о к? Понелельник П он едельн и к В .3HS«**»e се го :1:\^Ш^?У:Г-^:^^ХЛ^'::&^ 1ЩРШ1В <-•*«• Анфиса 12 Афзнзсий 19 М урка 1 2 Соломон 15 58 Если вы перетащите в ячейку А1 кнопку поля Строка, вы получите еще одно представление сводной таблицы. Вы сможете выбирать дни недели, а в поле данных будут выводится соответствующие показатели. Рис. 12.39 Четвертый вариант сводной таблицы по полю Значение Столбец ШВшпШпйН Анфиса 12 Афанасий 19 Мурка 12 Соломон 15 Общий итог 58 Ж*; 3. Теперь можно приступить к отчетам. Сводные таблицы позволяют легко составлять их быстро и в огромном количестве. Допустим нам интересно как работали мышеловы по понедельникам. Для этого достаточно выполнить двойной щелчок на общем итоге, то есть на цифре 58 в четвертом варианте таблицы и на отдельном листе будет выведен следующий отчет: Воспользовавшись первым вариантом сводной таблицы, вы можете получить детальный отчет по любому егерю. А если в поле страниц вы ука-
242 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Рис. 12.40 Один из возможных отчетов ЩШвШ!1дау»*^«ш»%йк¥»Щ: Понедельник Понедельник Понедельник Понедельник Понедельник Понедельник Понедельник Анфиса Анфиса Анфис а Афанасий Афанасий Афанасий Ы у рк а 4 4 4 7 5 7 5 жите Все и дважды щелкните на общем итоге, будет выдан подробный отчет по всем дням и всем мышеловам. Создание сводной таблицы на основе внешних данных Внешними источниками данных для сводной таблицы могут быть базы данных MS Access, MS FoxPro, dBASE, MS Excel, Paradox, SQL Server, списки данных, таблицы HTML в World Wide Web. При создании сводной таблицы могут одновременно использоваться несколько внешних источников. Сводная таблица на основе внешних данных может быть создана с помощью: О мастера сводных таблиц; □ MS Query (создание запроса с параметрами); □ шаблона отчета; □ Web-запроса. Использование мастера запросов Чтобы создать сводную таблицу на основе внешних данных: □ выполните команду Данные | Сводная таблица; □ на первом этапе работы мастера сводных таблиц выберите опцию Во внешнем источнике данных; Рис. 12.41 Выбор метода создания сводной таблицы Создать таблицу на основе данных, находящихся: (~* в списке? или базе данных Microsoft ExceJ (* ъа внешнем источнике данных I <~ в нескольких диапазонах консолидации Г .. -. ■ --...- П на втором этапе работы мастера сводных таблиц для извлечения данных из внешнего источника щелкните кнопку Получить данные; О на вкладке Базы данных диалогового окна Выбор источника данных включите параметр Использовать мастер запросов и укажите внеш- Рис. 12.42 Фрагмент диалогового окна Выбор источника данных Базы денных ! Запросы ] ■Жовый источник данных) Десантники НИМ Животноводство
Глава 12. Сводки в MS Excel 243 ний источник. Если в списке доступных источников он отсутствует, возвратитесь к главе Создание внешнего запроса. Там подробно описано, как включить новый внешний диапазон в список доступных источников; □ следуя указаниям мастера запросов, перенесите в запрос поля внешнего источника, при необходимости задайте условия отбора и порядок сортировки данных. Все это подробно описано в главе Создание внешнего запроса; Рис. 12.43 Фрагмент диалогового окна Заключительный шаг Дальнейшие действия? Сохранить запрос.. ! <"* Просмотр или изменение данных в Microsoft Query П на последнем этапе работы мастера запросов выберите Вернуть данные в Microsoft Excel | Далее; Рис. 12.44 Формирование структуры сводной таблицы Улица Дом Строка Имя | Столбец Данные [ Группа г (<Бартира| IФамилия!-1Телефон! | Имя f ртчество^ [улица |; | Лом )•; О сформируйте структуру сводной таблицы и щелкните Готово. Ваша таблица может выглядеть так. Рис. 12.45 Сводная таблица Улица Ка'Ьщ"« лна ч'в н.и:й;'я;.о -fei^^iMf-, Дои Имя 29 45 5Дадт#;«жШЧ' 1 1 Использование Microsoft Query Чтобы создать сводную таблицу на основе внешних данных с помощью Microsoft Query выполните те же действия, что и при создании таблицы с помощью мастера запросов. Однако, в диалоговом окне Выбор источника данных не включайте параметр Использовать мастер запросов. В результате вместо мастера запросов на экран будет выведено окно запроса Microsoft Query со списком доступных полей в верхней части окна. Чтобы задать поля, которые будут извлекаться из внешней базы, перетащите эти поля в нижнюю половину окна. По мере перетаскивания эти поля будут появляться в таблице в нижней части окна со всеми имеющи-
244 Часть 2. Анализ экспериментальных данных мися в них записями. Используя меню и панели инструментов MS Query, вы можете упорядочить и отобрать данные перед передачей их в Excel. Чтобы передать данные в Excel, выполните команду Файл | Вернуть данные в Microsoft Excel. Рис. 12.46 Запрос по базе данных НТТМ Использование Web-запросов Сводная таблица на основе внешних данных, извлекаемых с помощью Web-запросов, создается так же, как и обычная сводная таблица, на основе внешних данных. При указании внешнего источника задается адрес в сети. Более подробная информация содержится в главе Получение внешних данных. Использование шаблонов отчетов Предположим, что ваша фирма имеет 77 служб и отделов и вам регулярно приходится получать от них информацию различного характера для обобщения, анализа и подготовки отчетов. Конечно, вы уже достаточно грамотны, чтобы отказаться от традиционного сбора «простыней» от подчиненных и переноса информации в свой компьютер. Вы создадите электронную форму или сводную таблицу, и поочередно запросите информацию у компьютеров подчиненных структур. А можно ли сделать так, чтобы ваш компьютер сам запросил информацию, обобщил ее и подготовил отчет, а вы лишь просмотрели его и отправили на печать. Оказывается можно. Для этого нужно однажды созданную электронную форму или сводную таблицу сохранить как шаблон. Когда вам понадобится готовить очередной отчет, вы попросите компьютер создать новый документ на базе этого шаблона. Компьютер обратится поочередно ко всем внешним источникам, внесет в ваш документ обновленную информацию, и если это предусмотрено, произведет необходимые расчеты, построит диаграммы. Шаблон отчета — шаблон Excel, включающий один или более запросов или сводных таблиц, основанных на внешних данных. При сохранении шаблона отчета Excel не хранит данные в шаблоне; вместо этого осуществляется обновление данных при каждом открытии отчета. Шаблон отчета имеет расширение файла .xlt. Чтобы создать шаблон для автоматического получения внешних данных: Яичные де-ии Дом Имя Квартира Отчество Телефон Улица __*Рлмипия_|_ _ _!1пи_цд_ _ ..Дум Вербовскнй Советская ' Ф-96 МЗ-Э8 Коваленко НЗ-Э8 Копачев 13 десантников 29 13 десантников 45
Глава 12. Сводки в MS Excel 245 О с помощью Microsoft Query подготовьте и отформатируйте сводную таблицу; П сохраните ее как шаблон (*.xlt). При открытии шаблона отчета программа запросит разрешение на обновление данных, на что нужно ответить Да. Доступ к внешним источникам данных обеспечивается драйвером ODBC — библиотекой динамической компоновки (DLL), которую Microsoft Query и Microsoft Excel могут использовать для подключения к базам данных. Каждая база данных требует своего драйвера ODBC. Драйверы ODBC придают Microsoft Query гибкость, позволяют подключаться к источникам данных любого формата. Драйверы устанавливаются на компьютер вместе с Excel, если вы выбрали не стандартную, а полную инсталляцию. Инструменты управления сводными таблицами Панель инструментов Панель инструментов Сводная таблица включает кнопки управления и подменю Сводная таблица. Рис. 12.47 ШЩШ1ШШЯШШШШШШШШШШШШШШШШШШЩ Панель инструментов Сводная таблица Сводная табтад* ИЗ ft P °Е °5 I %Щ 12 3 4 5 6 7 8 1. Формат отчета, 2. Мастер диаграмм, 3. Мастер сводных таблиц, 4. Скрыть детали, 5. Отобразить детали, 6. Обновление данных, 7. Параметры поля, 8. Отобразить / Скрыть поля. Назначение большинства отдельных кнопок очевидно из их названия. Так, кнопка Формат отчета выводит диалоговое окно Автоформат, в котором вы можете задать формат сводной таблицы. Кнопки Мастер диаграмм, Мастер сводных таблиц, Обновление данных — наши старые знакомые и ь дополнительных пояснениях не нуждаются. Кнопки Скрыть детали и Отобразить детали позволяют управлять детализацией данных в таблице. Используются редко, поскольку ту же функцию выполняет двойной щелчок мышью на интересующем поле таблицы. Кнопка Параметры поля становится доступной, как только вы поместите указатель мыши в любую ячейку сводной таблицы. Щелчок на этой кнопке выводит на экран диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы. Это окно может выводиться в различных представлениях, в зависимости от того, какой элемент сводной таблицы выведен в настоящий момент:
246 Часть 2, Анализ экспериментальных данных 1. Если выделено поле или элемент поля строки, столбца, страницы, окно выводится в первом представлении. Рис. 12.48 Диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы Вычисление поля сводной таблицы Имя: |Резулыат Итоги & автоматические **■ другие *~ dpT ~ ,.. сумна _£_ Кол-во значений Среднее __ Максимум Минииум Произведение JL ^™ '^.?^?^й!кШРу1!гЗ„^^1^1 1 ок I Отмена | валить ] Далее... J и,,, 1 Число... | В этом окне вы можете выбрать способ и функцию для подведения итогов. Кнопка Число открывает диалоговое окно Формат ячеек. Кнопка Далее выводит окно установки дополнительных параметров. Рис. 12.49 Диалоговое окно Дополнительные параметры поля сводной таблицы Параметры поля сводной таблиц* г...,....",, , ,',.' Пфаметэы сортировки * по |05растани№ '"' ПО '&ЫВЭНИНЭ с помощью пола: (День недели , _~ ,', ■'. '■ ,„.'" I, - 'd • :..'■■.:;.'.:'.,,., " ,,.^.,, ,,.,..■,.,.,..,.,,=..>•■ Параметры отображение ----- - > <"* вруунуй # автоматически йтображат;,; ]2 3 ]наиболыш>г , спомэщьюподй: [сумма по голнэ Уурка * Это окно включает секцию Параметры поля сводной таблицы, предназначенную для работы с внешними данными, а также секции Параметры сортировки и Параметры отображения. 2. Если выделен элемент вычисляемого поля, окно выводится во втором представлении: Рис. 12.50 Второе представление диалогового окна Вычисление поля сводной таблицы Вычисление паля сводной таблицы Игходноэ поле Результат $чя; .Несмещенная диспехия по полюРезу; *Эиер«цгн; Минимум Произведение Кол-во нисел Смещенное от<понение Несмещенное отклонэние Смещенная дисперсия цд * Дополнительные вычисления; элемент: Отмена Удалить Формат... Дополнительно » ~3 Егагина Наталия Зсвгородняя Ссфия Згйцша Эксанг Константинова Наталия Костенке Натажя ш
Глава 12. Сводки в MS Excel 247 Если при вычислении выделенного элемента использовались дополнительные функции, диалоговое окно выводится с блоком дополнительных вычислений. Если дополнительные функции не использовались — без блока. Вы можете сами вызвать этот блок дополнительных вычислений, щелкнув на кнопке Дополнительно. Однако, при этом окна поле и элемент становятся доступными лишь после выбора функции в раскрывающемся списке Дополнительные вычисления. Кнопка Отобразить / Скрыть поля дополняет панель инструментов блоком доступных полей или скрывает их. Рис. 12.51 Вывод на Панель инструментов блока доступных полей Сесяные таэлицы Сводная таблица * & Ц В I °§ °1 I t \%Ш Результ Спортсм., # Результат -- Перетащите отсюда кнопку в область сбодной таблицы| Меню Сводная таблица Данное меню предоставляет нам ряд дополнительных средств управления сводными таблицами. Рис. 12.52 Меню Сводная таблица щ! Формат отчета... Сводная диаграмма @ Мастер... t Обнсвить данные Выделить Формулы % Парсметрь поля... Парсметрь таблшы... Команда Выделить выводит подменю выделения данных, которое доступно лишь после щелчка мышью в сводной таблице. Первоначально активна только команда Таблица целиком. После выделения всей таблицы вы получаете доступ к остальным кнопкам: П кнопка Только заголовки позволяет выделять только заголовок при выборе поля или заголовка в сводной таблице; □ кнопка Только данные при выборе поля или заголовка выделяет только данные; □ кнопка Заголовки и данные позволяет выделять и заголовок и связанные с ним данные.
248 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Рис. 12.53 Элементы подменю выделения данных Щ Только заголовки Щ Только данное [|Ш| Ллгптвкм иддчннр Таблице Асгикот И Paspi ietutrb выоэленнв Кнопка Разрешить выделение отменяет выделение. Проверьте, чтобы не сомневаться. 2. Команда Формулы выводит подменю вычислений. Рис. 12.54 Подменю Формулы Вычисляемое поле... Вычисляемый объект.. Порзаок вычислений... Вывести Фэрмщы Вычисляемое поле — это поле, значение в котором вычисляется на основании значений других полей сводной таблицы. Щелчок на пункте меню Вычисляемое поле выводит на экран диалоговое окно Вставка вычисляемого поля. В этом окне поле Имя используется для ввода названия создаваемого вычисляемого элемента. Поле Формула предназначено для создания формул. Операторы и константы вводятся с клавиатуры, а названия полей выбираются в списке Поля и вставляются в формулу щелчком на кнопке Добавить поле. Рис. 12.55 Диалоговое окно Вставка вычисляемого поля <Йррмул«:|=ЕС ' а г чд,}., День недели Соломон Афанасий Мурка Анфиса j О-.И'И.'П-п.' Приведенная на рисунке формула обозначает, что за каждую пойманную мышь Анфисе выплачивается $2,5. Если за месяц поймано более 50 мелких грызунов, то положена премия в размере 30% . Более подробно создание вычисляемых элементов рассмотрено в главе Формулы и вычисления. Вычисляемый элемент — это элемент, значения в котором вычисляются на основании данных других элементов сводной таблицы. Пункт меню Вычисляемый объект доступен после щелчка в поле строки или в поле столбца, содержащем не менее двух значений.
Глава 12. Сводки в MS Excel 249 Щелчок на элементе меню Вычисляемый объект выводит на экран диалоговое окно Вставка вычисляемого элемента в. В этом окне поле Имя используется для ввода названия создаваемого вычисляемого элемента. Поле Формула предназначено для создания формул. Операторы и константы вводятся с клавиатуры, а названия элементов и полей, из которых они выбираются вставляются в формулу щелчком на кнопке Добавить элемент. В формулу могут вводиться элементы только одного поля. Приведенная на рисунке формула рассчитывает массу сплава С, на производство которого ушло 33,3% вещества А и 66,7% вещества В. Более подробно создание вычисляемых элементов рассмотрено в главе Формулы и вычисления. Рис. 12.56 Диалоговое окно Вставка вычисляемого элемента и. г 2..[.'V-I |=|1 "* --'■№- y.:3TVj>4nT Zl ДиСдеить поле | ~2 Л |; 4oto-%3^ieHT | Если в меню выбран пункт Порядок вычислений, на экран выводится диалоговое окно Порядок выполнения вычислений. Это окно позволяет определить порядок вычислений в том случае, когда значение ячейки сводной таблицы определяется двумя или более формулами. Формулы в окне перемещаются с помощью кнопок Вверх и Вниз. Щелчок на кнопке Вывести формулы создает новый лист со списком всех формул сводной таблицы. 3. Команда Параметры позволяет вывести на экран диалоговое окно Параметры сводной таблицы. Рис. 12.57 Диалоговое окно Параметры сводной таблицы Пня; Фоэмат Г»* ибщан (.ypind I tu (. i uj Uiiefi P общая сумма по стрскам f* dtfI ифирпвI Г" включать скрытые значения I uO btдиин i о HHBfwi ja unuai.ua 17 сохранять форматирование Данные ■ ■ ■ Источник: Р сохранить дамныз вместе с таблицей. Р развертызание разрешена Г" обновить при отбытии макет страницы; [БмкзТ^ТёмТк число ползи в столбце: Р для оимбок отображать: Р для пустых ячеек отображать Внешние данные: Г-;■•-
250 Часть 2, Анализ экспериментальных данных В этом окне вы можете: □ задать и отменить: • вывод в таблице итоговых значений; • объединение ячеек для вывода заголовков строк и столбцов; • сохранение форматирования сводной таблицы или ее части при обновлении данных и изменении представления сводной таблицы; D определить формат элементов сводной таблицы; О задать способ вывода пустых ячеек и ошибочных значений; О определить параметры сохранения данных; О задать и отменить выполнение запросов к внешним базам данных в фоновом режиме; О задать оптимизацию использования памяти для полей, содержащих более 256 элементов. 4. Кнопка Отобразить страницы становится доступной, если выполняются 2 условия: П таблица содержит поле страниц; О указатель мыши помещен на любую ячейку таблицы. Эта кнопка позволяет поместить каждую страницу сводной таблицы на отдельный рабочий лист. Для этого: □ выделите ячейку сводной таблицы; □ на панели инструментов Сводные таблицы щелкните кнопку Отобразить страницы; О укажите поле страницы, для элементов которого следует сформировать отдельные листы. Рис. 12.58 Диалоговое окно Отображение страниц Вы можете использовать эту возможность на практике. Предположим, вы организовали сбор из разных компьютеров данных, определяющих размер зарплаты сотрудников: О количество отработанных дней; О выслуга, ставка; П больничные, командировочные, взыскания и т.п. В конце месяца, используя сводную таблицу вы анализируете полученные данные. Результаты анализа можно распечатать по цехам, участкам, бригадам или по каждому сотруднику. Для этого достаточно щелкнуть кнопку Отобразить страницы и задать распечатку нужного поля страниц. Группирование данных В заключение обзора элементов управления сводными таблицами рассмотрим команды Группировать и Разгруппировать из категории Группы и структура контекстного меню. Команда Сгруппировать осуществляет (Доказать ие страницы им - | J3 4СМЫЮДСПИ j~f ' Отмена
Глава. 12. Сводки в MS Excel 251 группирование элементов, например дней в декады, а команда Разгруппировать разделяет группы на отдельные элементы. Указав мышью поле, элементами которого являются даты, вы щелкает по кнопке Сгруппировать, и вместо 10 строк появляется одна, например Первая декада. Вы устанавливаете курсор на элемент Первая декада и щелкаете кнопку Разгруппировать — вновь появляются 10 строк с ежедневными показателями. Это очень удобно в больших отчетах. Например, в годовом отчете вы можете просмотреть данные по кварталу, месяцу, неделе или по цеху, участку, бригаде, отдельному рабочему. Кнопка Сгруппировать становится доступной, когда есть что группировать, то есть, выделены элементы поля которые можно сгруппировать. Рассмотрим пример группирования данных. Предположим, что у нас имеется ' следующая сводная таблица, отражающая успехи кошки Мурки в охоте за мелкими грызунами. Рис. 12.59 Исходная таблица ■ИЩЩИИИШЯ День недели Понедепьник Вторник Среда Четверг Пятница Общий итог 11111 8 и го 5 7 6 2 11 31 1. Сгруппируем элементы поля День недели: О выделим элементы Понедельник: Пятница; П щелкнем по кнопке Группировать и получим новое представление таблицы. Рис. 12.60 Вид таблицы после группирования Неделя года П ерва я неделя Общий итог 1ВПвПШВ П онед ельник В тор ник Среда Ч етверг Пятница 5 7 б 2 11 2. Проверим работу таблицы. Дважды щелкнем по элементу Первая неделя и в таблице останется только 1 строка данных за неделю. Выполним еще один двойной щелчок, и Excel восстановит ежедневные записи. Рис. 12.61 Вид таблицы после скрытия деталей ■ЮМЙРКЩМРПйая Недели года Первая неделя Общий ито г шшшшштшшштж 31
252 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Выделение ячеек в соответствии с заданным критерием Если сводная таблица содержит большое количество данных, вы можете воспользоваться выделением ячеек в соответствии с содержащимися в них данными. Для этого: □ щелкните в сводной таблице; □ выполните команду Правка | Перейти; □ в диалоговом окне Перейти щелкните кнопку Выделить; П в диалоговом окне Выделение группы ячеек укажите, какие ячейки необходимо выделить | ОК. Большинство критериев этого окна очевидны. Однако, некоторые нуждаются в комментариях. Рис. 12.62 Диалоговое окно Выделение группы ячеек Выделение гриппы ячеек ■■ . •; к- тШШШвшщ Выделить **" ^примечания j <*" крнстанты С* формулы Р -.,■ :', и С пустые ячейки f текущую область ^ текущий массив С объекты f" отличия по стеркам L. *"* отличия по столбцам С влияющие ячейки <"* зависимые ячейки f последнюю ячейку С" только видимые ячейки Г" условные форматы f*1 проверка данных С* ,7'lis' Ч<£ ШоШ Отмена | Текущую область — этот переключатель позволяет задать выделение текущей области, например, листа или сводной таблицы. Текущая область — это совокупность, включающая выделенные ячейки и расширяющаяся во всех направлениях до первого пустого столбца или пустой строки. Условный формат — это форматирование, которое Excel применяет к ячейке, если выполняется заданное условие. Используя переключатель Условный формат, можно выделить ячейки, отвечающие определенному критерию. Чтобы выделить все ячейки, к которым применено условное форматирование: □ щелкните в пределах сводной таблицы; П выполните команду Правка | Перейти | Выделить; П задайте параметры Условные форматы и Всех. Рис. 12.63 Фрагмент диалогового окна Выделение группы ячеек (• (условные форматы; Г проверка данных *•" всех (~ этих же Если нужно выделить ячейки с конкретным форматом:
тлааатеежши б ms Excel 253 □ выделите в таблице ячейку, к которой применено именно этот условный, формат; П выполните команду Правка \ Перейти \ Выделить; П задайте параметры Условные форматы, и Этих же. Выделение именованных ячеек и диапазонов Поле имени — это поле слева от строки формул, в котором отображается имя: О выбранной ячейки; □ диапазона ячеек; □ элемента диаграммы; □ другого объекта. Чтобы быстро присвоить имя объекту: □ выделите объект; .□. введите имя в окно Имя I Enter. Рис. 12.64 Поле Имя Ё Чтобы йерейти к именованному объекту: □ выполните команду Правка \ Перейти; П в диалоговом окне Переход выберите имя из списка Перейти к: \ ОК; Рис. 12.65 Фрагмент диалогового окна Переход Перейти к: Итог Компонент Коэффициент Продукт Детализация данных сводной таблицы Excel позволяет: > О выделить элементы, которые необходимо отобразить или скрыть в попй сводной таблицы; О отобразить или скрыть текущие детали элемента поля или ячейки в области данных сводной таблицы; □ отобразить некоторое количество максимальных или минимальных элементов в поле сводной таблицы; □ ограничить для текущих данных число отображаемых ячеек в области данных. Для отображения или скрытия детальных данных достаточно дважды щелкнуть по элементу поля, детальные данные которого необходимо показать или скрыть. Чтобы отобразить некоторое количество максимальных или минимальных элементов в поле сводной таблицы:
254 Часть 2. Анализ экспериментальных данных □ щелкните поле, по которому будет производиться отбор; □ выполните команду Сводная таблица \ Параметры поля \ Далее; П в диалоговом окне Дополнительные параметры сводной таблицы установите переключатель Параметры отображения в положение Автоматические; Рис. 12.66 Фрагмент диалогового окна Дополнительные параметры сводной таблицы I Параметры отображения [Сунма по полю Анфиса наииеньших ~з 1 1 !| □ укажите поле, данные которого будут использоваться в качестве критерия отбора максимальных или минимальных элементов; □ в раскрывающемся списке Отображать укажите количество отбираемых наибольших или наименьших значений; □ чтобы вновь отобразить все элементы поля, установить переключатель Параметры отображения в положение Вручную. ~-jt Продемонстрируем описанную возможность на примере с охотниками на мышей ^Щ/w на основе следующей таблицы Рис. 12.67 Исходные данные День недели Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница С О«ОМОН 5 7 9 г 7 Афанасий 7 8 7 8 7 Мур>ка 5 7 6 г и Анфиса 1 ■+ ! 5 4 ; s i 4 1. Создадим сводную таблицу, которая будет выглядеть так: Рис. 12.68 Первое представление сводной таблицы День недели Понедельник Вторник [Данные Су ммэ по Сумма по Су мм а по Сумма по Су ммэ по полю полю полю полю полю Соломон Афанасий My ркэ Анфиса Соломон ! 5 7 5 4 7 Поскольку эта форма не очень подходит для нашего примера, попробуем модифицировать ее. Выделим поле Данные, переместим указатель'к границе ячейки и когда указатель мыши примет вид стрелки, перетащим поле Данные влево от поля День недели. Рис. 12.69 Второе представление сводной таблицы Д'анние Сумма по полю Соломон Сумма пополю Афанасий |День недели Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница Понедельник к 7 9 2 7 7
Глава 12. Сводки в MS Excel 255 3. В модифицированной таблице выделим поле День недели и на панели инструментов Сводные таблицы щелкнем кнопку Поле сводной таблицы. 4. В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы нажмем кнопку Далее. 5. В диалоговом окне Дополнительные параметры поля сводной таблицы в секции Параметры отображения зададим вывод 3 лучших уловов кота Соломона, для чего: □ установим Автоматическое отображение; □ укажем в качестве критерия отбора элементов поле Соломон; □ в раскрывающемся списке выберем Наибольших; D с помощью счетчика укажем 3. 6. Дважды щелкнем кнопку ОК и на экран будут выведены 3 наибольших улова Соломона. Рис. 12.70 При наибольших значения Данные ж ень недели Сумма по полю Соломон Среда Вторник Пятница 7. Аналогично отберем наименьший улов Анфисы. Оказывается, он повторился трижды: в понедельник, среду и пятницу. Рис. 12.71 Наименьшие значения Данные Сумма по полю Анфиса Дань неДелй^Ж^^Ш Понедельник 4 Пятница 4 Среда 4 Я Если бы мы отбирали не 3, а два лучших улова Соломона, мы получили бы тот же Ц' результат. Почему? Если вам трудно ответить на этот вопрос, возвратитесь к функции РАНГ. Удаление вычисляемого элемента поля сводной таблицы: □ щелкните ячейку, содержащую вычисляемый элемент; □ выполните команду Сводная таблица \ Формулы \ Вычисляемый объект; П в списке Имя выберите удаляемый элемент; □ щелкните кнопку Удалить. Удаление вычисляемого поля сводной таблицы: О выделите ячейку; □ выполните команду Сводная таблица \ Формулы | Вычисляемое поле;. О в раскрывающемся списке Имя выберите удаляемое поле; □ щелкните кнопку Удалить. Чтобы удалить вычисляемое поле из сводной таблицы, но сохранить его в памяти: П выделите ячейку; □ на панели инструментов Сводные таблицы щелкните кнопку Мастер сводных таблиц;
256 Часть 2. Анализ экспериментальных данных □ перетащите поле за пределы области сводной таблицы, — поле сохранится в сйиске полей справа от области сведения. Чтобы полностью удалить таблицу, выделите ее и выполните команду Правка | Очистить | Все. Форматирование сводной таблицы Формат сводной таблицы задается при ее создании на 4 этапе работы мастера сводных таблиц в диалоговом окне Параметры, сводной таблицы. Позже можно изменить элементы форматирования. Рис. 12.72 ] ф°Р"ат Диалоговое окно Параметры сводной таблицы L Параметр Автоформат задает автоматическое форматирование таблицы. Изменения формата, произведенные до или после автоматического форматирования, имеют преимущество перед форматированием, выполненным командой Автоформат. Отменить формат можно одним из способов: □ отключите автоформатирование, выделите сводную таблицу и задайте стиль Обычный; □ отключите параметр Сохранять форматирование и обновите таблицу. Если при обновлении или изменении структуры происходит изменение формата сводной таблицы, для сохранения элементов форматирования: □ выделите ячейку сводной таблицы; О выберите команду Сводная таблица | Параметры; О в группе Формат установите параметр Сохранить форматирование. Изменение формата ячейки сводной таблицы, приводит к изменению формата всех ячеек, принадлежащих одному полю данных. Если в сводной таблице содержится несколько полей в области данных, формат каждого поля изменяется отдельно. Вы имеете возможность изменить способ отображения значений ошибок и пустых ячеек. Для этого: □ в диалоговом окне Параметры сводной таблицы в группе Формат включите параметр Для ошибок отображать или Для пустых ячеек отображать и введите значение (текст или символы); □ чтобы в пустых ячейках отображалось пустое значение, включите параметр Для пустых ячеек отображать и удалите символ в поле; П чтобы значение пустой ячейки воспринималось как нуль, отключите параметр Для пустых ячеек отображать; пакет страницы: |вню, затем поперек _*] число полей в столбце: )0 Э W для пустых ячеек отображать:
Глава 12. Сводки в MS Excel 257 □ чтобы вместо значений ошибок выводилось пустое значение, отключите параметр Для ошибок отображать. Excel позволяет изменять названия полей и элементов полей. Для этого: О выделите поле или элемент поля, которые следует переименовать; □ введите новое имя | Enter. Рис. 12.73 Вывод исходного названия поля Иия: |Надоено от Ангелины При этом новые названия предназначаются только для вывода на экран, а в расчетах продолжают участвовать старые названия. Чтобы увидеть исходное название, на панели инструментов Сводные таблицы щелкните кнопку Поле сводной таблицы. При переименовании поля или элемента поля формат числовых элементов изменяется на текстовый. Это не позволяет правильно отсортировать или сгруппировать элементы. Формат останется текстовым даже после возвращения исходного названия. Чтобы восстановить числовой формат переименованного элемента, на панели инструментов Сводные таблицы щелкните кнопку Поле сводной таблицы и на вкладке Формат \ Число выберите числовой формат. К элементам сводной таблицы можно добавить примечания. В сводной таблице примечания привязываются к ячейкам, а не к их содержанию. Чтобы добавить примечание: П укажите ячейку; □ выполните команду Вставка \ Примечание; П введите текст и щелкните вне области примечания. Сортировка данных сводной таблицы Элементы поля сводной таблицы могут сортироваться: □ по названиям элементов поля; □ по значениям ячеек области данных. Оба вида упорядочения данных можно осуществить с помощью: О кнопок Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию Стандартной панели инструментов; О команды Данные \ Сортировка. Есл-и вы выполняете сортировку с помощью команды Данные | Сортировка по именам элементов поля, переключатель Сортировать должен быть установлен в положение Подписи, иначе — в положение Значения. Рис. 12.74 Диалоговое окно Сортировка Сортировать по по возрастанию
258 Часть 2 Анализ экспериментальных данных Кроме того, вы можете задать автоматическую сортировку по названиям элементов поля, сохраняющуюся при обновлении данных. Для этого: П выделите поле, содержащее сортируемые элементы. Если указано поле столбца, элементы будут сортироваться слева направо. Если указано поле строки, элементы будут сортироваться сверху вниз; □ на панели инструментов Сводные таблицы щелкните кнопку Параметры поля; □ в диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы щелкните кнопку Далее; Параметры сортировки С вручную (* по возрастанию <~ по убыванию с помощью поля: (День недели "'.'"' Н □ в раскрывающемся списке в секции Параметры сортировки выберите поле, по названиям элементов которого будет выполняться сортировка; □ задайте направление сортировки. В Excel предусмотрен следующий порядок для сортировки данных по возрастанию: □ числа; □ текст; П логические значения; □ значения ошибок; □ пустые ячейки. Для сортировки по убыванию используется обратная очередность, за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец отсортированного списка. Вы можете также применить встроенный в Excel логический порядок сортировки или создать пользовательский. Логическая и пользовательская сортировка Логический порядок сортировки — это встроенный в Excel неалфавитный и нечисловой порядок сортировки, основанный на логической последовательности элементов, таких как Понедельник, Вторник...^ т.д. При обновлении сводной таблицы логический порядок сортировки сохраняется. На вкладке Сервис | Параметры \ Списки можно создать свой собственный список сортировки. Этот список одновременно является списком автозаполнения. Для этого достаточно в поле Список щелкнуть элемент Новый список и набрать его в поле Элементы списка. Кроме того, можно воспользоваться щелкнуть кнопку Импорт и указать адрес готового списка, например списка сотрудников вашей фирмы по иерархии. Это не раз пригодится вам и при сортировке и при автозаполнении новых списков. Рис. 12.75 Фрагмент диалогового окна Поле сводной таблицы
Глава 12. Сводки в MS Excel 259 Рис. 12.76 Вкладка списки диалогового окна Параметры ^ТИСКМ- Д':""'.";-; НОВЫЙ СПИСОК. ^J Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, C6j Be :■;.:;:: Понедельник, Вторник, С Яне, Фев, Map, Апр, Май, Январь, Февраль, Март, zl: допеты списка:'\- [ : Для разделе! Импорт списк Добавить J В отличие от логических списков, созданные вами списки имеют существенный недостаток: при изменении представления и обновлении таблиц пользовательский порядок сортировки нарушается. Чтобы восстановить его, после обновления сводной таблицы нужно выполнить сортировку повторно. Группирование данных в сводной таблице В сводной таблице можно группировать: □ .-даты и время; П числа; О .любые выделенные элементы. Если элементы поля сгруппированы, в поле нельзя добавлять вычисляемые элементы. При группировании и разгруппировании данных все сводные таблицы, созданные на основе модифицируемой таблицы автоматически пересчитываются. Рассмотрим группирование данных на конкретных примерах. Группирование числовых данных &WWt Обратимся к рассмотренному ранее примеру — зачету по метанию гранаты и по- *5fpp: пробуем с помощью сводной таблицы сгруппировать результаты. Рис. 12.77 Размещение полей и внешний вид сводной таблицы розница Резутыз Стрска Столбец (Кол-во значении п| Данные »w?y,fi«,.: Р:б*уль;та1 Общ »й итог IS,7 33.2 33.4 33,8 34,2 34,7 34.8 35,1 52,5 Всего 9 1. Создадим сводную таблицу. 2. Для группирования числовых данных: □ выделим любое значение в поле Результат; О в контекстном меню поля зададим команду Группы и структура Сгруппировать;
260 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Рис. 12.78 Результаты группирования Результат Общий итог 15-25 25-35 35-45 45-55 В с его 1 6 1 1 9 □ в диалоговом окне Группирование зададим диапазон и шаг группирования | ОК. 3. Если выполнить двойной щелчок не любом из значений в столбце Всего, например на цифре 6, на отдельном листе будет выведены все записи, значения которых входят в диапазон 25-35. 4. Чтобы разгруппировать данные, выделите группу и в контекстном меню группы выберите команду Группы и структура | Разгруппировать. Группирование даты и времени WbjL Для рассмотрения этого вида группирования возвратимся на ослиную ферму. И^ Предположим, что там налажен ежедневный учет надоев, и нужно создать сводную таблицу, позволяющую создавать еженедельные, ежедекадные, ежемесячные у\ т.д. отчеты о суммарных надоях. Рис. 12.79 Журнал учета надоев |Дата i ян* 2 Rwe 3 frwe 4 wws 5 яке м и г-r лина 3.2 3.9 3.4 3.7 3.1 Ф рО СЛ 1 3,1 4,1 3.8 3.8 3,5 1. Создадим сводную таблицу. 2. Выделим любую ячейку в поле Дата. 3. Выполним команду Сгруппировать. 4. В диалоговом окне Группирование укажем диапазон и шаг группирования, равный 7 дням. При необходимости в одной таблице можно задать группирование по нескольким периодам, например по кварталам и месяцам. Рис. 12.80 Фрагмент диалоговое окна Группирование Г ! / по; [1 Минуты Часы : Дни Месяцы Кварталы Годы ■ 1.01.2001 5.01.2001 не* \? -X. |.
Глава 12. Сводки в MS Excel 261 5. Щелкнем кнопку ОК, и на экран будет выведен результат. 6. Если, как и в предыдущем примере, выполнить двойной щелчок не любом из значений в столбце Всего, например на значении 23,8, на отдельном листе будет выведены все записи, значения которых входят в диапазон 01.01.01 — 07.01.01. Рис. 12.81 Результаты группирования по неделям .: . ., 01.01 08.01 Итог И тог 01 -07.01 01 - 14.01 Сум/из по Суммэ по 01 01 J Да н н ые С у мм а по п олю Сумма по полю Су мма по полю Су мм а п о полю гголю Ангелина полю Фрося Ангелина Фрося Ангелина Фрос я тш 23.8 24.6 24.2 22,9 48,0 47,6 7. Чтобы разгруппировать таблицу, щелкните вначале по одному из диапазонов, а затем по кнопке Разгруппировать. Группирование любых элементов таблицы Вы может сгруппировать любые, предварительно выделенные элементы. Рассмотрим пример. ^# Группа товарищей, собираясь отметить юбилей, составила список необходимых Щщ/W продуктов. Однако из-за недостатка финансовых ресурсов, возможно, будет вынуждена выбрать только часть из них. Требуется разделить продукты на 2 группы: первоочередные и дополнительные. 1. Создадим сводную таблицу. Рис. 12.82 Первое представление сводной таблицы ■■■■■ : ■ ■ ■-■■■■■■:■ ■ ■ ■ V':i!-t|p Белый Орёл Бу терброды ' Конфеты Налитки^: Торт.-.'. Шампанское Общий итог 12,00 ■15,00 5,00 6,00 S.0O 18,00 mm Предположим, что участники торжества решили в первую очередь приобрести продукты: «Белый орел», бутерброды и напитки. Выделим наименования этих продуктов, используя клавишу Ctrl и щелкнем кнопку Группировать. Программа объяснит нам, что группировать несмежные значения нельзя. Чтобы устранить проблему установим курсор на слово Конфеты и начнем набирать слово Напитки. Как только мы наберем первую букву, Excel добавит остальные. Переместим курсор на второе слово Напитки и программа тут же заменит его словом Конфеты. Тут невольно вспомнишь об искусственном интеллекте. Вы можете поступить иначе. Установите указатель мыши на границу выделенной ячейки. Когда он примет вид стрелки, перетащите ячейку.
262 Часть 2 Анализ экспериментальных данных 5. Снова выделим названия отобранных продуктов и щелкнем кнопку Группирование \ ОК. В сводной таблице появился новый элемент, которому программой присвоено имя Группа1. В таблице будет выведена только итоговая сумма по этой группе. Аналогично можно объединить остальные товары. Тогда сводная таблица будет состоять из двух строк: Группа! и Группа2. Рис. 12.83 Группирование элементов : ... '0.;РОД>-К:Т^1.Щ^^1^ Гру ппэ1 Конфеты Торт Шампанское Общий итог '- ■" .-."-".": ^f^$&$K$;kxbi ■ ■ Конфеты Торт Шампанское 33,00 5,00 8.00 13.00 64,00 6. Чтобы разгруппировать элементы, достаточно дважды щелкнуть по названию группы. Если даннные разгруппированы, то двойной щелчок на названии групппы, наоборот, группирует их. Рис. 12.84 Разгруппирование данных ■ . . ■ ■. . . Пр'ОД у КТЫ.2 г- Гру пп э1 Конфеты Торт Ш ампанское Общий итог iiil'l [Продукты [ Белый Орёл Б у терброд ы Напитки Конфеты Торт Шампанское I ШшШй 1 2,00 15.00 6,00 5,00 8.00 18,00 64.00 7. На отдельном листе распечаем содержимое Группы1, дважды щелкнув значение 33, выводимое для этой группы в строке Всего. Рис. 12.85 Распечатка содержимого группы '•' ••> ■ ■•■•■ '<«'-' Б е лы и О р ё л 12,00 Бутерброды 15.0 0 Напитки б.00 Группирование элементов поля страницы Сгруппировать элементы непосредственно в области страниц невозможно. Но вы можете пойти окольным путем: □ перетащите поле в область строк или столбцов; П выделите группируемые элементы; □ на панели инструментов Сводные таблицы нажмите кнопку Сгруппировать; П перетащите поле назад в область страниц. Например, результаты зачета по метанию гранаты могут быть выведены в следующей сводной таблице.
Глава 12. Сводки в MS Excel 263 Рис. 12.85 Группирование элементов поля страницы Спортсменка ":."■■' Васильченко Юлия Общ ий итог В с его 52,5 52.5 Использование диспетчера сценариев С помощью диспетчера сценариев вы можете сохранить несколько представлений сводной таблицы и использовать их в будущем для анализа данных. Чтобы добавить новый сценарий: □ выведите на экран завершенную таблицу; □ выполните команду Сервис | Сценарии \ Добавить; □ в диалоговом окне Изменение сценария введите название сценария и адреса изменяемых ячеек | ОК; □ аналогично добавьте второй сценарий и т.д. Рис. 12.86 Фрагмент диалогового окна Изменение сценария Названиесценария:: [Анализ успеваемости, сентябрь Изменяемые ячейки: :: |$A$2:$AV*20| 3 Чтобы добавить несмежную изменяемую ячейку, укажит еее при нажатой клавише Ctrl, Если у вас имеется несколько сценариев, вы можете их объединить или создать отчет. Для создания отчета: □ выполните команду Сервис \ Сценарии; D щелкните кнопку Отчет; П установите переключатель в положение Структура или Сводная таблица; П в поле Ячейки результата введите ссылки на изменяемые ячейки. Вычисления в сводных таблицах Обработка данных в сводной таблице осуществляется с помощью формул. Формулы сохраняются в сводных таблицах. В любое время вы можете вывести на отдельном листе список формул, использованных в таблице. Для этого достаточно: □ выделить ячейку в сводной таблице; ГЛ выполнить команду Сводная таблица | Формулы \ Вывести формулы. В сводных таблицах вы можете: □ создавать вычисляемые поля и вычисляемые элементы полей; □ устанавливать порядок вычислений, если для вычисляемого элемента задано несколько формул;
264 Часть 2. Анализ экспериментальных данных □ использовать рассчитанные данные в формулах вне сводной таблицы с помощью функции получить.данные.сводной.таблицы. Вычисляемое поле — это поле, значение в котором вычисляется на основании значений других полей сводной таблицы. Вычисляемый элемент — это элемент, значения в котором вычисляются на основании данных других полей и элементов сводной таблицы. Техника создания вычисляемого поля описана в главе Инструменты управления сводными таблицами. Чтобы изменить формулу расчета вычисляемого поля или вычисляемого элемента: О выделите вычисляемое поле или элемент; □ выполните команду Сводная таблица \ Формулы | Вычисляемое поле или Сводная таблица \ Формулы \ Вычисляемый элемент; П в раскрывающемся списке Имя выберите вычисляемое поле или элемент, для которого необходимо изменить формулу; □ в поле Формула, используя функции, операторы и константы, измените формулу; □ щелкните кнопку Изменить. Вы можете изменить формулы расчета одновременно для нескольких предварительно выделенных вычисляемых элементов. Синтаксис формул для вычисляемого поля или элемента поля При создании формулы для вычисляемого поля и вычисляемого элемента: □ можно использовать: • названия полей и элементов полей; • выражения, операторы, константы; □ нельзя использовать: • ссылки на ячейки или имена ячеек; • функции, требующие в качестве параметров ссылки на ячейки или имена ячеек; • функции массива. В формулах для вычисляемых полей можно использовать названия любых полей или элементов полей, включая элементы, не отображаемые в сводной таблице. В формулах для вычисляемого элемента поля можно использовать названия элементов только одного поля. Названия полей и элементов полей Элементам сводной таблицы программа назначает названия, которые можно использовать в формулах. Существует 2 вида названий: □ названия полей; □ названия элементов полей. В источниках по Excel часто путаются понятия имен, создаваемых в поле Имя или с помощью команды Вставка | Имя и названиями, автома-
Глава 12. Сводки в MS Excel 265 тически создаваемыми в сводных таблицах. И тот и другой элементы часто называют именами. Но это элементы, которые имеют разное назначение и возможности и даже синтаксис. Если название может состоять из нескольких слов, разделенных пробелами и, как правило, заключается в апострофы, имя не может содержать пробелов и апострофов. В одной и той же сводной таблице могут использоваться и имена и названия. Например, имя может использоваться для выделения диапазона ячеек, а название для создания вычисляемого элемента. Название может состоять из названий нескольких полей. Поля в названии могут располагаться в любом порядке, например 'Мурка Улов' или 'Улов Мурка'. Если название состоит из нескольких слов, а также включает числа или символы, необходимо использовать апострофы. В формулах нельзя указывать ссылки на итоги. Операторы В Excel включены 4 вида операторов: арифметические, текстовые, адресные, а также операторы сравнения. Таблица 12.1. Арифметические операторы Арифметический оператор + (знак плюс) - (знак минус) * (звездочка) / (косая черта) % (знак процента) Л (крышка) Значение Сложение Вычитание Унарный минус Умножение Деление Процент Возведение в степень Пример 3+3 3-1 -1 3*3 3/3 20% 3Л2 Арифметические операторы используются для выполнения основных математических вычислений над числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число. Функции для дополнительных вычислений в полях данных позволяют рассчитывать нарастающие итоги, долю (процент) от значения поля или суммы значений, определять числовое значение отличия значений ячеек от заданного элемента.
266 Часть 2 Анализ экспериментальных данных Таблица 12.2. Дополнительные функции Операция Отличие Доля Приведенное отличие С нарастающим итогом в ! поле Доля от суммы по строке Доля от суммы по столбцу Доля от общей суммы Индекс Результат Значения ячеек области данных отображаются в виде разности с заданным элементом, указанным в списках поле и элемент Поле и элемент определяют данные, используемые в дополнительных вычислениях Значения ячеек области данных отображаются в процентах к заданному элементу, указанному в списках поле и элемент Поле и элемент определяют данные, используемые в дополнительных вычислениях Значения ячеек области данных отображаются в виде разности с заданным элементом, указанным в списках поле и элемент, нормированной к значение этого элемента. Поле и элемент определяют данные, используемые в дополнительных вычислениях Значения ячеек области данных отображаются в виде нарастающего итога для последовательных элементов Следует выбрать поле, элементы которого будут отображаться в нарастающем итоге Значения ячеек области данных отображаются в процентах от итога строки Значения ячеек области данных отображаются в процентах от итога столбца Значения ячеек области данных отображаются в процентах от общего итога сводной таблицы При определении значений ячеек области данных используется следующий алгоритм ((Значение в ячейке) * (Общий итог)) / ((Итог строки)*(Итог столбца)) Таблица 12.3. Операторы сравнения Оператор сравнения = (знак равенства) > (знак больше) < (знак меньше) >= (знак больше и знак равенства) <= (знак меньше и знак равенства) <> (знак больше и знак меньше) Значение Равно Больше Меньше Больше или равно Меньше или равно Не равно Пример А1=В1 А1>В1 АКВ1 А1>=В1 А1<=В1 АК>В1 Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение 1 (истина) или 0 (ложь). Адресные операторы объединяют диапазоны ячеек для осуществления вычислений.
Глава 12. Сводки в MS Excel 267 Таблица 12.4. Адресные операторы Адресный оператор : (двоеточие) , (запятая) (пробел) Значение Оператор диапазона, который ссылается на все ячейки между границами диапазона включительно Оператор объединения, который ссылается на объединение ячеек диапазонов Оператор пересечения, который ссылается на общие ячейки диапазонов В этом примере, ячейка В7 является общей для двух диапазонов Пример В5В15 cyMM(B5B15,D5-D15) сумм(В5 B15A7D7) Таблица 12.5. Текстовый оператор Текстовый оператор & (амперсант) Значение Объединение последовательностей символов в одну последовательность Пример Результатом выполнения выражения «Николай» & «Иванович» будет «Николай Иванович» Текстовый оператор «&» используется для обозначения операции объединения последовательностей символов в единую последовательность. Использование функций Функции — это стандартные формулы, которые выполняют вычисления на основании заданных величин, называемым аргументами, и в указанном порядке, называемом синтаксисом. В качестве аргументов функций могут использоваться числовые, текстовые значения или логических величины, значения ошибок или ссылки на ячейки и массивы, возвращающие эти значения. Значения аргументов могут быть заданы константами или формулами, которые в свою очередь могут содержать другие функции. Написание функции начинается с указания имени функции, затем вводится открывающая скобка, указываются аргументы, отделяющиеся запятыми, а затем — закрывающая скобка. Если написание формулы начинается с функции, перед именем функции вводится знак равенства. Функции позволяют использовать итоговые значения сводных таблиц в формулах, подсчитывать количество пустых ячеек в диапазоне, а также предоставляют другие возможности. В сводных таблицах могут использоваться функции МАКСА, МИНА, СРЗНАЧА, ДИСПА, ДИСПРА, СТАНДОТКЛА, СТАНДОТКЛПА, СЧИТАТЬПУСТОТЫ, СЧЕТЕСЛИ, СУММЕСЛИ, ГПР, ВПР, ГИПЕРССЫЛКА, ПОЛУЧИТЬ,ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ. Функции могут использоваться как аргументы в других функциях. Если функция используется в качестве аргумента или является вложенной функцией, то она должна возвращать аргументу значение того же типа. В формулах можно использовать до семи уровней вложения функций. Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ, используется для извлечения итоговых данных из сводной таблицы и передачи их в формулу, размещенную вне сводной таблицы-.
268 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Синтаксис: ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ.ГСяо^- ная_таблица,Имя). Сводная_таблица — ссылка на ячейку или диапазон ячеек в сводной таблице или на надпись, записанную в ячейке над сводной таблицей. Имя — заключенное в двойные кавычки имя ячейки, из которой извлекаемое значение. Если аргумент Сводная_таблица включает несколько сводных таблиц, данные извлекаются из таблицы созданной последней. Подведение общих и промежуточных итогов Итоговые значения текущих данных отображаются в области данных. Подведение итогов выполняется с помощью итоговых функций, которые выводятся в диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы в секции Промежуточные итоги. Они позволяют вычислять такие итоговые значения, как: О сумма; П произведение; О количество чисел и значений; □ среднее и экстремальные значения; П дисперсия и отклонение. Кроме того,, при подведении итогов вы можете воспользоваться дополнительными функциями, такими как: П нарастающие итоги; □ отличие; П доля от суммы; □ индекс. Чтобы воспользоваться дополнительными функциями: П .установите курсор в вычисляемое поле; □ на панели инструментов Сводные таблицы щелкните кнопку Параметры поля; Рис. 12.87 Фрагмент диалогового окна Вычисляемое поле деления;- Доля Отличие_;_.....,....,.;. ; Доля, Приведенное отличие ' С нарастающим итогом в поле Доля от суммы по строке Доля от: суммы по столбцу Доля от общей суммы □ в диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы щелкните кнопку Дополнительно; □ выберите функцию в раскрывающемся списке Дополнительные вычисления.
Глава 12, Сводки в MS Excel 269 Чтобы отобразить общие итоги: □ выделите ячейку; □ выполните команду Сводная таблица | Параметры, таблицы; П в секции Формат включите параметр Общая сумма по столбцам, Общая сумма по строкам или оба вместе; Рис. 12.88 Фрагмент диалогового окна Параметры сводной таблицы □ чтобы скрыть общие итоги, отключите параметр Общая сумма по столбцам, Общая сумма по строкам или оба вместе. Вставка промежуточных итогов: □ установите указатель на кнопку поля, к которому нужно добавить промежуточные итоги; □ дважды щелкните кнопку мыши. □ чтобы отображать промежуточные итоги установите переключатель в положение Автоматические или в положение Другие. Рис. 12.89 Фрагмент диалогового окна Вычисление поля сводной таблицы I Промежуточные итоги Сумма | j= -.. кол.во значений Среднее Максимум Минимум Произведение it _xl При установке переключателя в положение: П Автоматические — для числовых значений используется итоговая функция Сумма, а для текстовых значений или для числовых полей, имеющих пустые ячейки — итоговая функция Количество значений; П Другие — можно выбрать любую итоговую функцию в списке; П Нет — промежуточные итоги не выводятся. В сводной таблице можно одновременно выводить несколько функций для расчета итогов. Для каждой выбранной функции добавляется одна строка, промежуточных итогов. Например, для каждого студента можно выводить и количество пропусков, и суммарное значение пропущенных учебных часов. Чтобы ввести в сводную таблицу дополнительную итоговую функцию: □ выделите ячейку сводной таблицы; П на панели инструментов Сводные таблицы щелкните кнопку Мастер сводных таблиц; П выберите поле, по которому уже подводятся итоги, и перетащите это поле в область данных еще раз; П в списке Операция выберите другую функцию для этого поля | Готово.
270 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Чтобы изменить итоговую функцию: □ дважды щелкните поле, в котором необходимо изменить итоговую функцию промежуточных итогов; П установите переключатель в положение Другие; D выберите функцию | ОК. Глава 13. Инструменты статистического анализа Функции оценки среднего значения и отклонений от него Прежде, чем приступить к рассмотрению функций, давайте, восстановим и упорядочим в памяти элементарные сведения из математической статистики. Среднее арифметическое значение массива констант можно вычислить по формуле 1 " » м Здесь: X/ — значение i-ro элемента в массиве, п —■ количество элементов в массиве. На графике среднее значение является той точкой, сумма отклонений от которой всех рассматриваемых наблюдений равна 0 Сумма квадратов расстояний между значениями аргументов и их средней арифметической является минимальной S(*,-|i)2=min Эта величина, отнесенная к количеству наблюдений, называется выборочной дисперсией v = i5>,-n)2 Из выборочной дисперсии вытекает понятие стандартного отклонения: С точки зрения математики изложенный подход несколько примитивен, однако, для практического бизнеса он доступен своей простотой, позволяет легко понять суть статистических расчетов. Для наглядности рассмотрим практический пример.
Глава 13. Инструменты статистического анализа 271 I Задан диапазон констант: 9, 8, 6, 1, 9, 2, 4, 3, 2, 5, 6, 6, 8, 1 Требуется рассчитать по приведенным выше формулам □ среднее арифметическое значение; П! сумму отклонений аргументов от средней величины, □ сумму квадратов отклонений; □ дисперсию для генеральной совокупности, П стандартное отклонение для генеральной совокупности, а также проверить полученные значения дисперсии и стандартного отклонения с помощью соответствующих статистических функций 1. Создадим таблицу для ввода значений. 2. Присвоим имя диапазону ячеек с исходными значениями, для чего: □ выделим в таблице ячейки В1:01; П щелкнем в поле имен и введем имя Значение. Рис. 13.1 Расчёт статистических данных ;.v.;.v.. .1 '■ ■г •> .6- ?• 5 ■* 10 It 12 Я:ШЛУ-<:Ш:Ш'Щ L0::i^ №№№ И И*:г:1.:с1": I L Значение 9 !; 8 в • 1 в 2^4 3 2 *■ 6 Сред нее значение аргументов m = 5 Отклонение 0 * 3 1 -4-4 -3 '; -1 -2 -3- ■ 0. 1 Сумма отклонений = 0 Отклонение"^ it'', 8 1 16 1 6 в ! 1 4 в' 0- 1 Сумма квадратов отклонений = 108 Выборочная дисперсия" Расдетпо формуле: у = 7,71428571428571 с помощью функции у = 7.71428571428571 Стандартное отклонение Расчёт по форму ле: st = 2,77746029331765 с помощью функции st = 2,77746029331765 ж 6- 1 1 т 3 8. :■?. 1 -4 16 3. Для вывода информации о среднем значении аргументов, щелкнем одну из ячеек второй строки и введем формулу ="Среднее значение аргументов m = "&СРЗНАЧ(Значения). 4. Рассчитаем значения отклонений аргументов от средней величины. Для'этого: □ в ячейку ВЗ введем формулу =В1 - СРЗНАЧ(Значение); □ скопируем формулу в ячейки С3:03; П для использования в последующих расчетах выделим полученный диапазон ячеек В3:03 и присвоим ему имя Отклонение. 5. Выведем в четвертой строке информацию о суммарном отклонении аргументов от средней величины, используя формулу ="Сумма отклонений = "&СУММ(Отклонение). 6. Рассчитаем значения квадратов отклонений аргументов от средней величины: П выделим диапазон ячеек В5:05; □ введем формулу массива {=(ОтклонениеУ2}; □ для удобства дальнейших расчетов присвоим полученному диапазону имя КвОтклонения.
272 Часть 2. Анализ экспериментальных данных 7. Выведем в четвертой строке величину суммы квадратов отклонений аргументов от средней величины, используя формулу =" Сумма квадратов отклонений = "&СУММ(КвОтклонения). Как былр указано выше, эта сумма экстремальна. Если вместо среднего арифметического в расчете использовать любое другое значение, сумма квадратов отклонений будет больше, чем полученная в данном расчете. 8. Рассчитаем дисперсию для генеральной совокупности: а) как сумму квадратов отклонений аргументов от средней величины отнесенную к количеству наблюдений: ="Расчет по формуле: v = "&СУММ(КвОтклонения)/СЧЕТ(Значе- ние) б) с использованием статистической функции ДИСПР: ="с помощью функции v = "&ДИСПР(В1:01). 9. Аналогично рассчитаем стандартное отклонение (в старину оно еще называлось среднеквадратичным): а) как квадратный корень из дисперсии для генеральной совокупности: ="Расчет по формуле: st = "&КОРЕНЬ(СУММ(КвОтклонения)/ СЧЕТ(Значения)) б) с использованием статистической функции ДИСПР: ="с помощью функции st = "&СТАНДОТКЛОНП(Значение). А теперь взглянем еще раз на таблицу и убедимся, что результаты поэтапного расчета с помощью элементарных формул и значения, полученные с помощью соответствующих статистических функций идентичны. Столько средних, и все разные! Теперь) когда мы осознали, что математическая статистика не только проста, но и местами интересна, попробуем разобраться в разнообразии средних величин, предлагаемых этой наукой с позиций пользователя программного комплекса MS Office. Для вычисления средних значений программа предоставляет функции СРЗНАЧ, СРЗНАЧА, СРГАРМ, СРГЕОМ, УРЕЗСРЕДНЕЕ. Функция СРЗНАЧ позволяет вычислить среднее значение аргументов, возвращающих числовое значение, а функция СРЗНАЧА — среднее значение аргументов, возвращающих числовые, логические и текстовые значения. Синтаксис: СРЗНАЧ(Значение1,Значение2,... ,3начение30) СРЗНАЧЛ.(Значение1,Значение2,... ,3начение30). Значение — от 1 до 30 аргументов, которые могут быть именами, числами, диапазонами, массивами или ссылками на них.
Глава 13. Инструменты статистического анализа 273 Функция СРЗНАЧ обрабатывает только числовые значения. Функция СРЗНАЧА кроме того обрабатывает логические значения, числа в виде текстовых строк и текстовые значения: □ ИСТИНА, интерпретируются как 1; О ЛОЖЬ, интерпретируются как 0; □ текст и пустой текст ("") интерпретируется как 0. Перечисленные способности СРЗНАЧА проявляет только при обработке массивов ияи диапазонов ячеек. : j Допустим, в ячейки В1:Е1 введены значения: 100; 100; ""; пусто. Формула =СРЗНАЧА(100;100;"";"пусто") выведет значение ошибки #ЗНАЧ! Формула =СРЗНАЧА(В1:Е1) выведет значение 50 Необходимо также учитывать различие между пустыми ячейками и ячейками, содержащими нулевые значения, особенно если не задана опция вывода на экран нулевых значений. Так, если в ячейке D1 удалить пустой текст (""), то формула =СРЗНАЧА(В1:Е1) вместо 50 выведет значение 66,67 Функция СРГАРМ позволяет вычислять среднее гармоническое значение, множества данных. Синтаксис: СРТАРМ.{Число1 ;Число2;...,ЧислоЗО) Число — от 1 до 30 аргументов, которые могут быть именами, числами, диапазонами, массивами или ссылками на них. Аргументы, которые содержат тексты, логические значения или пустые ячейки, игнорируются Среднее гармоническое — это величина, обратная к среднему арифметическому обратных величин. vy =-2,— Заданы исходные значения. Требуется провести поэтапный расчет среднего гармонического значения, а затем проверить результат с помощью функции СРГАРМ. Рис. 13.2 Расчет среднего гармонического значения Исход ные знэд енил Обратные значения 2 1/2 2 1/2 2 1/2 4 1/4 Среднее арифметическое обратный величин Среднее гармоническое, вычисленное из таблицы Среднее гармоническое, вычисленное с помощью 4 1/4 4 1/4 функции 8 1/8 5/16 3,2 3.2 8 1/8 8 1/8 2 1/2
274 Часть 2 Анализ экспериментальных данных 1. Рассчитаем обратные значения: □ в ячейку В 2 введем формулу = 1/В1; □ скопируем формулу в остальные ячейки строки. 2. Рассчитаем среднее арифметическое для найденных обратных значений по формуле: =СРЗНАЧ(В2:К2). 3. Определим обратную величину для рассчитанного значения — она будет средней гармонической для исходных значений ту = 1/ СРЗНАЧ(В2:К2) и составит 3,2. 4. Проверим полученный результат с помощью формулы =СРГАРМ(В1:К1). Получим тот же результат. Среднее гармоническое всегда меньше среднего геометрического, которое всегда меньше среднего арифметического. Для нашего примера: Рис. 13.3 Сравнение средних значений Среднее арифметическое Среднее геометрическое Функция СРГЕОМ позволяет рассчитать среднее геометрическое значений массива или интервала положительных чисел. Синтаксис: СРГЕОМ(Число1;Число2;...,ЧислоЗО) Число — от 1 до 30 аргументов, которые могут быть именами, положительными числами, диапазонами, массивами или ссылками на них. Аргументы, которые содержат тексты, логические значения или пустые ячейки, игнорируются. Расчет среднего геометрического ведется в соответствии с формулой: Их —\Х\ 'Х2 '■■•'Хп Предположим, что средний надой на ослиной фирме на начало года составлял 2,7 л на одно животное. В январе надой составил 2,8 л, в феврале — 2,85 л, в марте 2,9 л , в апреле — Зл, в мае 3,2 л, в июне 3,5 л. Необходимо определить средний темп роста продуктивности животных. 1. Для расчета среднего темпа роста: □ введем в ячейку СЗ формулу определения темпа роста надоев за январь =(ВЗ-В2)/В2; П скопируем эту формулу в остальные ячейки столбца; Рис. 13.4 Использование функции СРГЕОМ 1 г 5 : ;« •3 - ' 9 * Период Нэяало года Январь Февраль М арт Апрель V ай Июнь Средний тем л В. | '.. С Напои Темп роста г.?; • . 2.8 3.70% 2.85 1.79% 2.9 1,75% 3 3,45% 3,2 6.67% 3.5 9,37% роста . 3.68%
Глава 13. Инструменты статистического анализа 275 □ в ячейку С9 введем формулу расчета среднего геометрического значения =CPrEOM(D4:D9) — программа выведет средний темп роста надоев, равный 3,68%. Функция СРГЕОМ может быть использована для вычисления средних темпов роста по вкладу с переменными ставками. Функция УРЕЗСРЕДНЕЕ позволяет рассчитать среднее значение ядра множества данных посредством предварительного отброса заданного процента экстремальных значений и получить более объективное представление об изучаемом явлении. Синтаксис: УРЕЗСРЕДНЕЕ(Массив;Доля) Массив — это массив или интервал усредняемых значений; Доля — величина от 0 до 1, характеризующая долю данных, исключаемых из вычислений. Из соображений симметрии функция УРЕЗСРЕДНЕЕ округляет количество отбрасываемых значений до ближайшего целого, кратного 2 в сторону уменьшения количества отбрасываемых значений. Функции оценки отклонений от среднего значения .га. Функция СРОТКЛ позволяет оценить разброс множества дан- ЧЩрР ных. Она выводит значение среднего абсолютного отклонения и вычисляется как сумма абсолютных значений отклонений аргументов, деленная на их количество: = 75>'~ m Синтаксис: СРОТКЛ (Число1;Число2;...,ЧислоЗО) Число — от 1 до 30 аргументов, которые могут быть именами, положительными числами, диапазонами, массивами или ссылками на них. Аргументы, которые содержат тексты, логические значения или пустые ячейки, игнорируются. ЩЦ Давайте вернемся к первому примеру, в котором мы сравнивали средние значе- «^ ния и отклонения вычисленные с помощью математических формул и статистических функций. Рис. 13.5 Расчёт среднего отклонения Значение Откл онени е Абс значение 986192432566 Среднее значение аргументов m = 5 4 3 1 -4 4 -3 -1 -2 -3 (I 1 1 431443123011 Сумма абсолютных значений отклонений = 34 Среднее отклонение Расчёт по форму ле: 5Г= 2.42357142357143 с помощью фу нкции:sr = 2.42857142857143 3 -4 3 4
276 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Первые три строки мы заполнили раньше. Теперь продолжим наши эксперименты. 1. В четвертой строке выведем абсолютные значения отклонений, для чего: • выделим ячейки, в которые будут вводиться абсолютные значения отклонений; • наберем формулу =АВв(Отклонения); • введем формулу массива, нажав Ctrl+Shift+Enter. 2. Присвоим полученному диапазону имя Абсолют. 3. Выведем в пятой строке сумму абсолютных значений отклонений: ="Сумма абсолютных значений отклонений = "&СУММ(Абсолют). 4. В седьмой и восьмой строках выведем среднее отклонение, рассчитанное: а) как сумма абсолютных значений отклонений, деленная на количество наблюдений ="Расчет по формуле: sr = "&СУММ(Абсолют)/СЧЕТ(Значение); б) с использованием статистической функции СРОТКЛ ="с помощью функции: sr = "&СРОТКЛ((Значение)). Функция КВАДРОТКЛ позволяет рассчитать сумму квадратов отклонений множества данных от среднего значения. Синтаксис: КВАДРОТКЛ(Число1;Число2;...,ЧислоЗО) Число — от 1 до 30 аргументов, которые могут быть именами, положительными числами, диапазонами, массивами или ссылками на них. Аргументы, &©Ш|>:рые Содержат тексты, логические значения или пустые ячейки, игашрй|рук)тся. <ЛШШ Если мы вновь возвратимся к первой таблице, то обнаружим, что мы уже рассчи- ^"Р^тывали сумму квадратов отклонений, используя математическую формулу: п i=i Рассчитаем сумму квадратов отклонений с помощью функции. Используя функцию ==КВАДРОТКЛ(Значения), получим значение 108. Рис. 13.6 Использование функции КВАДРОТКЛ Отклонение^ 16 9 1 16 16 9 1 4 £ Сумма квадратов отклонений = 108 ~.МШ':... Функции ДИСПР и ДИСПРА позволяют рассчитывать дисперсию для генеральной совокупности, а ДИСП и ДИСПА — дисперсию1 по выборке. Функции ДИСПРА и ДИСПА используются, если массив содержит кроме числовых значений текстовые и логические.
Глава 13. Инструменты статистического анализа 277 Синтаксис: ДИСПР (Число1 ;Число2;...,ЧислоЗО) Синтаксис: Д,ИСЩЧисло1 ;Число2;...,ЧислоЗО) Число — от 1 до 30 аргументов, которые могут быть именами, числовыми массивами или ссылками на них. Аргументы, которые содержат тексты, логические значения или пустые ячейки, игнорируются. Синтаксис: ДИСПРА(Значение 1 ;3начение2;...,3начение30) Синтаксис: ДИСПАШЗначение 1 ;3начение2;...,3начение30) Значение — от 1 до 30 аргументов, которые могут быть именами, положительными числами, диапазонами, массивами или ссылками на них. Аргументы, содержащие значение ИСТИНА, интерпретируются как 1. Аргументы, которые содержат текст, значение ЛОЖЬ, или не содержат значений, интерпретируются как 0. Пустые ячейки в массиве игнорируются. Функции ДИСПР и ДИСПРА предполагают, что аргументы представляют всю генеральную совокупность. ДИСП и ДИСПА предполагает, что аргументы являются только выборкой из генеральной совокупности. Простейшее уравнение имеет вид: □ для дисперсии для генеральной совокупности; О для дисперсии по выборке; qw v = —— /1-1 л-1 Вспомним, что qw — это сумма квадратов отклонений; ц — среднее значение; п — количество значений; Xj — значение i-ro аргумента; В справочной системе Office вы увидите совсем другие уравнения. Не отчаивайтесь, как видно из первого примера этой главы, результаты идентичны. Функции СТАНДОТКЛОНП и СТАНДОТКЛОНПА позволяют рассчитывать стандартное отклонение по генеральной совокупности, а СТАНДОТКЛОН и СТАНДОТКЛОНА - по выборке. Функции СТАНДОТКЛОНПА и СТАНДОТКЛОНА вычисляют стандартное отклонение совокупности, включающей кроме чисел текстовые и логические значения.
278 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Синтаксис: СТАНДОТКЛОНП(Число1 ;Число2;...,ЧислоЗО) Синтаксис: СТАНДОТКЛОН(Число 1 ;Число2;...,ЧислоЗО) Число — от 1 до 30 аргументов, которые могут быть именами, числовыми массивами или ссылками на них. Аргументы, которые содержат тексты, логические значения или пустые ячейки, игнорируются. Синтаксис: СТАНДОТКЛОНПА(Зкачекие^;3начение2;...,3начение30) Синтаксис: СТАНДОТКЛОНА (Значение1;3начение2;...,3начение30) Значение — от 1 до 30 аргументов, которые могут быть именами, положительными числами, диапазонами, массивами или ссылками на них. Стандартное отклонение используется для оценки разброса множества данных относительно среднего значения. Функции СТАНДОТКЛОНП и СТАНДОТКЛОНПА предполагают, что аргументы образуют всю генеральную совокупность. Если данные являются только выборкой из генеральной совокупности, то стандартное отклонение следует вычислять с использованием функций СТАНДОТКЛОН или СТАНДОТКЛОНА. Простейшее уравнение имеет вид: П для стандартного отклонения генеральной совокупности п □ для стандартного отклонения по выборке и-1 Для больших выборок СТАНДОТКЛОН и СТАНДОТКЛОНП возвращают примерно равные значения. Функция ДОВЕРИТ дает возможность определить так называемый доверительный интервал, то есть диапазон значений, которые может принимать аргумент при заданном уровне надежности или достоверности. Синтаксис: ДОВЕРИТ(Алъфа;Станд_откл;Размер) Альфа — показатель, величина которого зависит от задаваемого в процентах уровня достоверности (надежности) г\. Определяется по формуле а=0,01(100 — ц). Станд_откл — стандартное отклонение, рассчитанное для данной генеральной совокупности. Размер — количество элементов в массиве.
Глава 13 Инструменты статистического анализа 279 &J? При медосмотре студентов получены следующие показатели веса девушек груп- ^i*^ пы: 57,5 кг, 57,5 кг, 68,5 кг, 66,5 кг, 63 кг, 54,5 кг, 68 кг, 48 кг. На медосмотре отсутствовали две девушки по имени Юля. Определите вероятный вес Юли с достоверностью 90%. Проследите изменение показателя веса при достоверности 50% и 99% . 1. Для удобства вычислений присвоим диапазону В1:11 имя Осмотр. 2. Рассчитаем уровень Альфа, для чего в ячейку D3 введем формулу =1-D2. Поскольку для ячейки D2 определен процентный формат, коэффициент 0,01 в данном случае вводить не нужно. Рис. 13.7 Использование функции ДОВЕРИТ 3. Определим стандартное отклонение, используя формулу =СТАН- ДОТКЛОИЩОсмотр). 4. Рассчитаем доверительный интервал по формуле =ДОВЕ- PHT(D3;D4;10). 5. Средний вес получим из формулы =СРЗНАЧ(Осмотр). 6. Максимум и минимум Юлиного веса получим путем добавления к среднему весу или вычитания из него размера доверительного интервала. 7. Проследив изменения показателя веса при достоверности 50% и 99%, приходим к выводу: чем выше требуемая степень достоверности, тем •больше размах, т.е. разность между максимальным и минимальным значением веса. Функции сравнения величин и взаимного расположения значений К данной подкатегории можно отнести функции: П нахождения максимальных и минимальных значений; □ оценки частоты встречающихся значений; □ определения ранга. Максимальные и минимальные значения sggg&frb Функция МАКС используется для определения наибольшего из *ЩЩР набора аргументов. Синтаксис: МАКС(Число1;Число2; ... ;ЧислоЗО). 1 .■ . 3 . : 4 ': ^ 5"^ в':; 7 ;'.'::'S:-::: М: А Осмотр ' Б- ) С' - 4S | 54.5 V{? обй и fa- д»:?.<■: Альфа ' , ■ ■ \^, ■"■:•■-■■-. Стандар-гное отклонение ....... Д о веритель ный интервал С ред ний в ее Ю ли:н вес, макс и Ю лин вес, миниь MywJ ■ ■. D 57,5 90% 0,10 6.S3 3.5S 60.4 64^0 5 6.9 Е 5Т.5 './' '' V-*:-» ! 63 '•<! 0.50 ■ в,83 1.46 60.4 61.9 ,5 9,0 : <3 66.6 -vfe,. 68 99% 0.01 6,83 5.56 60.4 66,0 54,9.. 1 68,5
280 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Число — от 1 до 30 аргументов, которые могут быть числами, текстовыми значениями, преобразуемыми в числа, логическими значениями, пустыми ячейками. Если аргумент является массивом или ссылкой, суммируются только числа, а текст, логические значения и пустые ячейки игнорируются. Если они не должны игнорироваться, следует использовать функцию МАКСА. Функция МАКСА используется для определения наибольшего из набора аргументов в массиве. Синтаксис: МАКСА(Значение1,3начение2,.„, ЗначениеЗО) Аргументы, содержащие значение ИСТИНА, интерпретируются как 1, аргументы, которые содержат текст, значение ЛОЖЬ, или не содержат значений, интерпретируются как 0. Пустые ячейки в массиве игнорируются. Функции МИН и МИНА используются для определения наименьших значений. Синтаксис и аргументы такие же, как и у функций МАКС и МАКСА. Ранжирование значений Ранг числа — это его позиция в отсортированном списке. Упорядоченные значения называют вариационным рядом. Ранжирование значений дает вам возможность найти не только максимальное или минимальное значение, но и любое по рангу в убывающем или возрастающем порядке или срединное значение (медиану). Множество чисел можно разбить на 4 квартили и на 100 персентилей. Квартили позволяют представить генеральную совокупность в виде 4 равных групп и провести их сравнительный анализ. Очевидно, что квартиль включает 25 персентилей и может быть использована, например, для отбора 25% наиболее высоко оплачиваемых сотрудников президентской администрации. Персентили обычно используются для определения порога приемлемости. Например, можно принять решение о зачислении на факультет последипломного образования студентов, которыми при итоговом тестировании набрано баллов более 90-й персентили. Функция РАНГ позволяет определить ранг числа в вариационном ряду Синтаксис: РАНТ(Число;Ссылка;Порядок) Число — значение, ранг которого нужно определить.
Глава 13. Инртрументы статистического анализа 281 Ссылка — массив или ссылка на список чисел. Нечисловые значения в ссылке игнорируются. Порядок — идентификатор способа упорядочения (ранжирования): • 1 — в порядке возрастания; • 0 (по умолчанию) — в порядке убывания. Повторяющимся числам присваивается одинаковый ранг. ШШ& Например, если число 7 повторяется 5 раз, то всем пяти семеркам будет при- в^своен одинаковый ранг, например 11. Ранг 12,13,14,15 не будет присвоен ни чему, а числу, следующему за семеркой, будет присвоен ранг 16. Функция ПРОЦЕНТРАНГ дает возможность вывести ранг числа в процентном выражении. Массив рассматривается как отсортированный в порядке возрастания ряд чисел. Минимальному присваивается значение 0%, максимальному — 100%. Ранг числа определяется его местом в вариационном ряду. Если несколько чисел имеют одинаковое значение, ранг определяется по первому вхождению. Синтаксис: ПРОЦЕНТРАНГ(Массив;Х;Разрядностъ) Массив — интервал или массив данных; X — значение, ранг которого определяется; Разрядность — количество значащих цифр в показателе ранга; по умолчанию — 3 цифры. JfS|§ Например, массив из чисел 2,3,5,4,9,1,4,2,8,4,7 функция ПРОЦЕНТРАНГ рас- Щ$В^ сматривает как интервал 1,2,2,3,4,4,4,5,7,8,9. Ранг 1 равен 0%, 2— 10% (попер- ' вому вхождению), 3 — 30%, 4 — 40%, 5 — 70%, 7 — 80%, 8 — 90%, 9 — 100%. > .функции НАИБОЛЬШИЙ и НАИМЕНЬШИЙ позволяют по рангу найти число в массиве. Синтаксис: НАИБОЛЬШИЙ(Массив;й) НАИМЕНЬШИЙ(Массыв.-А) k — ранг значения (к > 1) ВЦ! Предположим, что на соревнованиях по метанию гранаты девушками группы noil^ казаны результаты, которые занесены в таблицу. Требуется создать приложение, которое автоматически заполнит таблицу с фамилиями и результатами трех лучших спортсменок. 1. Присвоим массиву данных имя, например, Граната, для чего: П выделим таблицу показателей; О щелкнем в окне Имя и наберем слово Граната \ Enter.
282 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Рис. 13.8 Исходная таблица Результат 34.2 52,5 34,8 33.8 34.7 33.2 35,1 19.7 33.4 Спортсменка .-■■■ Белая М арина Васильченко Юлия Дзюбэ Оксана Елагина Наталия Зайцева Оксана Константинова Наталия Костенко Наталия Завгородняя София Мироненко Виктория 2. Создадим бланк таблицы, которую должен заполнить компьютер. Рис. 13.9 Бланк итоговой таблицы 1 2 3 4 5 б А Ф-98 Результаты метания Чемпион гру ппы Серебрянный призёр Бронзовый призёр I в i c ранаты , девушки Студент Результат 1 1 3. Введем в ячейку С4 формулу для определения лучшего результата. Для этого: □ установим курсор в ячейку; □ введём =; □ в окне Имя выберем имя функции Статистические | НАИБОЛЬШИЙ; □ в поле Массив введем имя Граната; его можно набрать с клавиатуры, но безошибочность ввода гарантирует только команда Вставка \ Имя \ Вставить; П в поле к введем ранг для первого места — 1 | ОК. Рис. 13.10 Аргументы функции НАИБОЛЬШИЙ -наибольший Массив {Граната К 1 Возвращает k-ое наибольшее значение из множества данных. ИЗ- -52,5 ; К позиция (начиная с наибольшей) е массиве или диапазоне. :.H34r-hMt--:5J,^ В результате в ячейке С4 будет выведен лучший результат. Если вы щелкните по этой ячейке, то увидите формулу =НАИБОЛЬШИЙ(Грана- та;1). 4. Для вывода второго и третьего результатов проще всего скопировать формулу =НАИБОЛЬШИЙ(Граната;1) из ячейки С4 в ячейки С5 и Сб.
Глава-13. Инструменты статистического анализа 283 Поскольку значение ранга 1 при копировании формулы автоматически не меняется, замените его в ячейках С5:С6 с помощью клавиатуры на 2 и 3. Колонка результатов будет заполнена. Колонку Студент заполним с помощью функции ВПР: □ выделим диапазон В4:В6, в который программа введет фамилии лучших спортсменок; □ введем =; □ в окне Имя выберем функцию: Другие функции \ Ссылки и массивы | ВПР; Рис. 13.11 Аргументы функции ВПР сеив Гра „столбца 2 („просмотра |ЛОЖЬ| "3 52,5 ■{"Результат"; "Спор ПОЖЬ ш "Ваошьчемко Юлия" толбце массива и возвращает значение из ячейки в найденной строке и олчанию таблица должна быть отсортирована по возрастанию. рросмотра логическое значение, олределяеющее, точно (ИСТИНА) или приближенно (ЛОЖЬ) должно производиться сопоставление. Значение: Васильченко Юлий □ в поле Искомое_значение введем диапазон ячеек с лучшими результатами С4:С6, для которых программа должна вывести соответствующие фамилии; □ в поле Таблмассив вставим имя массива Граната, в котором будет вестись поиск результатов включенных в аргумент Иско- мое_значение и отбираться фамилии студенток, показавших эти результаты; □ в поле Номер_индекса введем 2, соответствующую в массиве Граната порядковому номеру столбца, в котором будет вестись поиск фамилии; □ и, наконец, в поле Диапазон_просмотра введем значение ЛОЗКЬ. Если вам непонятно, почему, то посмотрите описание функции ВПР; □ завершим ввод формулы массива одновременным нажатием клавиш Ctrl+Shift+Enter. В результате в ячейки будет введена формула массива: {=ВПР(С4:С6;Граната;2;ЛОЖЬ)}, и в таблице появятся фамилии лучших спортсменок. Рис. 13.12 Итоговая таблица Ф-98 Результаты метания гранаты, девушки Чемпион группы ( Васильченко Юлия J 52.5 Серебрянный призёр Костенко Наталия 35,1 Бронзовый призёр Дзюбэ Оксана 34,8
284 Часть 2. Анализ экспериментальных данных 6. Теперь нам осталось проверить работу созданного приложения. Допустим, что при повторной сдаче зачета студентка Завгородняя метнула гранату на 52,6 метра. Внесем данные в таблицу результатов. Перейдем на лист итогов и увидим, что у нас не только сменился чемпион, но и соответственно поменялись призеры. Рис. 13.13 Модификация расчета Ф-98 Резу ль та ты м етания гранаты, д ееуш к и Чемпион гру ппы ( Завгородняя София ,52.6 Серебрянный призёр Васильиенко Юлия 52,5 Бронзовый призёр Костенко Наталия 35,1 Функция МЕДИАНА предназначена для определения срединного значения вариационного ряда, то есть половина чисел вариационного ряда должна иметь значения большие, чем медиана, а половина чисел — меньшие, чем медиана. Если в массиве четное количеств чисел, функция МЕДИАНА вычисляет среднее двух чисел, находящихся в середине множества. Синтаксис: МЕДИАНА (Число! ;Число2;...,ЧислоЗО) Число — от 1 до 30 аргументов, которые могут быть именами, числами, диапазонами, массивами или ссылками на них. Аргументы, которые содержат тексты, логические значения или пустые ячейки, игнорируются. Функция КВАРТИЛЬ позволяет провести сравнительный анализ в 4 равных по величине группах, на которые разбивается генеральная совокупность. Синтаксис: КВАРТШЩМассив;Индекс) Массив — это массив или диапазон ячеек, для которых определяются значение квартили. КВАРТИЛЬ можно определить для массива, вклю- iStfHtaijejfo не, более 8191 значений. Индекс — число от 0 до 4, соответствующее номеру определяемой квартили, а именно: □ 0 — выводится минимальное значение; □ 1 — первая квартиль или 25-я персентиль; □ 2 — вторая квартиль или 50-я персентиль или медиана; □ 3 .— третья квартиль или 75-я персентиль; □ 4 — максимальное значение. Функция ПЕРСЕНТИЛЬ отличается от функции КВАРТИЛЬ тем, что массив разбит не на 4, а на 100 частей. Вы можете вывести значение любой части (персентили), указав ее ранг в долях единицы. Первой персентили соответствует значение 0,01, последней — 1.
Глава 13. Инструменты статистического анализа 285 ПЕРСЕНТИЛЬ можно определить для массива, включающего не более 8191 значений. Синтаксис: ПЕРСЕНТИЛЬ(Массив;/г) Массив — это массив или диапазон ячеек, для которых определяются значение персентили; k — ранг персентили в интервале от 0 до 1 включительно. ^Ш| Предположим, что студентам, показавшим лучшие результаты в семестре по ^«ЩР^Трудовому праву, зачет выставляется автоматически. Учебным отделом установлена квота — 25% лучших средних оценок за семестр. Создадим приложение, автоматически проставляющее зачеты, используя функции КВАРТИЛЬ и ПЕРСЕНТИЛЬ. Проверим правильность расчетов с помощью команды ПРОЦЕНТРАНГ. 1. Внесем в таблицу средние оценки студентов за семестр. 2. Выделим столбец со средней оценкой и присвоим ему имя Оценка. 3. Поскольку необходимые для простановки зачета 25% лучших оценок входят в верхнюю квартиль диапазона со значением персенти- лей от 0,75 до 1, определим, какая средняя оценка будет соответствовать 3 квартили или 75 персентили. Рис. 13.14 Расчет аргументов А 1 2 3 В Квартиль Персентиль Процентранг с 4,575 4.575 0.75 4. Введем в ячейку С1 формулу =КВАРТИЛЬ(Оценка;3). В результате получим значение 4,575, которое позволяет поставить зачет автоматически. Рис. 13.15 Таблица, выводимая приложением Баланчук Балегз Павел Пав лови Вербовский Максим Петрович Горячих Виктория и Коваленко Светлан» Александровна Копачев Дмитрий Николаевич | О полев Геннадий Сергеевич Полянский Сергей Юрьевич Старостина Валентина Николаевна Тарасенко Оксана Николаевна
286 Часть 2 Анализ экспериментальных данных 5. Введем в ячейку С2 формулу =ПЕРСЕНТИЛЬ(Оценка;0,75). Получим то же значение 4,575. 6. Проверим решение с помощью функции ПРОЦЕНТРАНГ. Для этого в ячейку СЗ введем формулу =ПРОЦЕНТРАНГ(Оценка;С1). Получим значение 0,75, которое свидетельствует о том, значение 4,575 действительно соответствует 75 персентили или 3 квартили. 7. И самое главное. Поскольку зачет автоматический, то и компьютер должен проставить его автоматически. Чтобы это произошло, в верхнюю ячейку столбца Зачет введем формулу =ЕСЛИ(В2<Лист2!$В$1;" '^"Зачтено"), а затем скопируем ее в остальные ячейки столбца. Расшифруем формулу: если средний бал не входит в верхнюю квартиль, ячейка не заполняется, иначе выводится запись «Зачтено». Функции, оценивающие частоту вхождения значений в диапазон данных life Функции МОДА и ЧАСТОТА позволяет определить как часто и **ЯР^ какие именно значения повторяются в массиве. Функция МОДА позволяет определить значение, наиболее часто встречающееся в вариационном ряду или массиве. Синтаксис: МОДА(Число1;Число2;...,ЧислоЗО) Число — от 1 до 30 аргументов, которые могут быть именами, числами, диапазонами, массивами или ссылками на них. Аргументы, которые содержат тексты, логические значения или пустые ячейки, игнорируются. Считается, что функция МОДА характеризует степень центрирования данных. Однако, к этому следует относиться с определенной осторожностью. Например, в серии испытаний получено 100 значений дальности полета снаряда, из которых 2 нулевых, соответствующих осечке. Именно этот нулевой результат выведет МОДА, если остальные значения незначительно отличаются между собой. Функция ЧАСТОТА позволяет подсчитать сколько раз заданное значение встречается в массиве данных. Синтаксис: ЧАСТОТ'А(Массив_данных;Интервалы_ошбора) Массив_данных — это массив или ссылка на массив данных, частота вхождения которых оценивается функцией; Интервалы_отбора — массив или ссылка на множество диапазонов, в которых заданы границы интервалов отбора. Этот аргумент может также называться Массивом_карманов или Двоичным_массивом. □ Функция ЧАСТОТА возвращает массив распределения частот вхождения и, поэтому, должна вводиться как формула массива. Пустые ячейки и тексты игнорируются.
Глава 13. Инструменты статистического анализа 287 «и/Данные о среднем школьном балле абитуриентов занесены в таблицу. Требует- *»^ ся определить количество абитуриентов, имеющих средний балл ниже 3 5, от 3.5 до 4.0, от 4.0 до 4 5 и от 4.5 до 5.0. 1. Присвоим массиву данных имя Балл, для чего: О выделим в исходной таблице столбец Школьный балл; П щелкнем левой кнопке в окне Имя, введем Балл \ Enter. 2. Создадим бланк итоговой таблицы, которую должен будет заполнить компьютер. 3. В итоговой таблице в столбце Количество выделим диапазон ячеек, в который программа должна поместить массив распределения. 4. Введем формулу оценки распределения частот вхождения, для чего: □ на панели формул щелкнем кнопку Изменить формулу; □ в окне Имя выберем функцию: Статистические | ЧАСТОТА; Рис. 13.16 Аргументы функции ЧАСТОТА -ЧАСТОТА Возвращав Массив_данных |Балл Двоичный ..массив JD2:D5 т распределение частот в виде вертг Значение:0 . .... кальн г 5J - {4,47:3,82:4,63:4,3 2d = {3,5:4:4,5:5} т {0:1:5:6:0} dto массива. на диапазон, в котором группируются значения 8 ОК Отмена | □ в поле Массив_данных вставим имя Балл; П в поле Интервалы_ртбора (в программе почему-то переведено как Двоичный_массив) введем ссылку на диапазон ячеек с крите,- риями отбора; □ завершим ввод формулы массива одновременным нажатием клавиш Ctrl-r-Shift+Enter. В результате в ячейки будет введена формула массива {= ЧАСТОТА (Балл;Б2:Б5)} и в столбце Количество будет выведено число абитуриентов, имеющих соответствующий школьный балл. Рис. 13.17 Результат использования функции ЧАСТОТА Оценка значений в пакете анализа Многие из описанных в предыдущих разделах функций оценки среднего значения и отклонений от него, сравнения величин и взаимного расположения значений дублируются в пакете анализа Excel. Рассмотрим эти возможности.
288 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Описательная статистика Функция пакета анализа Описательные статистики генерирует одномерный статистический отчет, содержащий информацию о тенденции изменения входных данных. Для вызова диалогового окна Описательная статистика выполните команду Сервис | Пакет анализа | Описательная статистика. Рис. 13.18 Диалогов.ое окно Описательная статистика Описательная статистика ;■....:■ . ■:■-: . ■ ■ : И В хрдной ШШ:ерШ т^т^ I |:Групп(1рор^ние;.:: ■. :■, гки в первой строке ■^Ларйётры еывсда- ;И-{^:--б|0Одной интервал: ':'Щ,--Й!Ьвмй рабочий лист: 1 :С Новая рабочая KHira '1 г- '' ^ W Итоговая статистика ; Г? Уровень надежности: J W: К-ый наименьший: ]' Р'.К-ый наибольший: В этом окне: Входной диапазон — массив исследуемых данных, состоящий не менее чем из двух смежных диапазонов, организованных в виде столбцов или строк. Группирование — устанавливается в положение По столбцам или По строкам в зависимости от расположения данных во входном диапазоне. Метки в первой строке — используется, если первая строка или первый столбец входного диапазона содержит заголовки. Выходной диапазон — ссылка на левую верхнюю ячейку выходного диапазона. Новый лист — позволяет не только задать вывод результатов анализа на новом листе, но и присвоить имя листу. Новая книга — помещает результаты анализа в новую книгу. Итоговая статистика — задает вывод статистических данных. Уровень надежности — включает в выходной диапазон строку уровня надежности. К-ый наименьший — позволяет задать вывод в выходном диапазоне к-го значения в ранжированном по убыванию списка. К-ый наибольший — позволяет задать вывод в выходном диапазоне к-го значения в ранжированном по убыванию списка.
Глава 13. Инструменты статистического анализа 289 •Ш$ В главе Функции сравнения величин и взаимного расположения значений мы ^* рассмотрели пример о сдаче зачета по метанию гранаты. Вот так будет выглядеть решение этого примера с помощью команды Описательные статистики пакета анализа. Рис. 13.19 Пример использования инструмента Описательные статистики Пакета анализа Результат I ! Среднее Стандартная ошиб М едиана М ода Стандартное отклонение Дисперсия выборки " Эксцесс Асимметричность Интервал Минимум М акс им у м Сумма Наибольший^ J Наименсший(1) Уровень надежное! 95.0%) 34.6 756104336 34.2 #Н/Д 268313008 68.365 137355348 688752579 32.8 19,7 52.5 311,4 9 52,5 19,7 355592106 Ранг и персентиль Команда пакета анализа Ранг и персентилъ используется для вывода таблицы, содержащей порядковый и процентный ранги для каждого значения в наборе данных. Данная процедура может быть применена для анализа относительного взаиморасположения данных в наборе. Для вызова диалогового окна Ранг и персентиль выполните команду Сервис | Пакет анализа \ Ранг и персентиль. Рис. 13.20 Диалоговое окно Ранг и персентиль Ранг и персентиль .; Вводной интервал: Грулпмроеаиие; | Р Метки в первой сгро ■ ]'TTTffHTwmn,i <~ по сцюкам J *г1» 1 _да1 л гЧХ1Л1 | ок Отмена Справка Все аргументы в этом окне имеют точно такое же значение, как и в диалоговом окне Описательная статистика. ^Ж Возвратимся к примеру, который мы рассматривали при изучении статистиче- ^Щ& ской функции Персентиль и проанализируем данные, используя возможности Пакета анализа.
290 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Для этого: □ вызовем диалоговое окно Ранг и персентиль; □ введем входные данные и параметры вывода; □ щелкнем ОК; П отформатируем для наглядности выведенный программой отчет. Рис. 13.21 Пример использования команды Ранг и персентиль *—ш*-::'■-■■'■ Ътук^нт Балэнчук Ольга Владимировна, Бале га Павел Пас лов ич Зербовский М аксим Петрович Горячих Виктория Александровна Коваленко . | ■'. Се етлана А лександ рйе'на Копач'в'в | ■' Дмитрий; Николаевич. ■-., 0 полев Геннадий Сергеевич Полянский Сергей Юрьевич Старостина Валентина Николаевна Тарасенко Оксана Николаевна Средняя оценка 4.8 4.5 4,3 4.2 2,1 :4.б 2,1 3.3 4.0 : 3.3 Эач«т I Зачтено- ' 'i 3 ачтено Точка 1 6 9 2 3 4 10 S 5 Средняя оценка 4,8 4.6 4.6 4.5 4,3 4.2 3,9 3.3 2.1 §;1:иг:;Я:Щ;о:ц«(1*: 1 100.00% 2 77,70% 2 77.70% 4 66,60% 5 55.50% 6 44.40% 7 33.30% 8 22.20% 9 .0 0% Выборка Функция пакета анализа Выборка создает выборку из генеральной совокупности, используя случайный или периодический метод выборки. ^ШЙЙ Для вызова диалогового окна Выборка выполните команду Сер- -щрг вис | jjaKem анализа \ Выборка. Рис. 13.22 Диалоговое окно Выборка с Входные данные ■'■ : Входной интервал: Г" Метки -Метод выборки (• Периодический Период: (~~ Случайный . Число выборок: Параметры вывода (* Выходной интервал: ': F~ iw. ij
Глава 13. Инструменты статистического анализа 291 В этом окне: Входной диапазон — ссылка на блок данных на рабочем листе, содержащем значения генеральной совокупности, из которой необходимо извлечь выборку. Выборка производится вначале из первого столбца, затем из второго столбца и так далее. Метки — используется, если первая строка или первый столбец входного диапазона содержит заголовки. Метод выборки — периодический или случайный. Если выбран периодический, введите период. Если выбран случайный, введите число отбираемых значений. Выходной диапазон — ссылка на левую верхнюю ячейку выходного диапазона. Новый лист — позволяет не только задать вывод результатов анализа на новом листе, но и присвоить имя листу. Новая книга — помещает результаты анализа в новую книгу. Если задан случайный метод, позиция каждой извлекаемой переменной во входном диапазоне выбирается случайно и любое исходное значение может быть выбрано более одного раза. Гистограмма Функция пакета анализа Гистограмма используется для вычисления выборочных и интегральных частот попадания данных в указанные интервалы значений, при этом, генерируются числа попаданий для заданного диапазона ячеек. Для вызова диалогового окна Гистограмма выполните команду Сервис | Пакет анализа \ Гистограмма. Рис. 13.23 Диалоговое окно Гистограмма Гистограмме ; Входные данною : ВВОДНОЙ интервал: | Иагврвел карманов; : Р Метки ! у* Выходной интервал: | С" Нйеыи рабочий riiic т: \ .^-Новйя рабочая книга );Л.^ЛМЛц |teiHB»5 |ки I ! R Царето (игсортириеанлая гистограмма) R интегральный проиенг f'W Вывод [рафика •■ ШВ!У М ii В этом окне: Входной диапазон — массив исследуемых данных. Интервал карманов — набор введенных в возрастающем порядке граничных значений диапазонов отбора.
292 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Программа вычисляет количество значений между началом текущего и следующего по возрастанию диапазона. При этом включаются значения на нижней границе диапазона и не включаются значения на верхней границе. Метки — используется, если первая строка или первый столбец входного диапазона содержит заголовки. Выходной диапазон — ссылка на левую верхнюю ячейку выходного диапазона. Новый лист — позволяет не только задать вывод результатов анализа на новом листе, но и присвоить имя листу. Новая книга — помещает результаты анализа в новую книгу. Парето — задает представить данных на диаграмме в порядке убывания частоты. Интегральный процент — включает в гистограмму интегральные проценты. Вывод графика — создание диаграммы на листе, содержащем выходной диапазон. fyf Возвратимся к примеру с метанием гранаты. Зададим диапазоны отбора: до *-"" 30 м, от 30 до 25, от 35 до 45 и далее 45. В файле помощи диапазоны отбора этой функции названы карманами. Это напоминает Петьку, который сообщает Василию Ивановичу, что кладет бутылку спирта в карман, а сам прячет ее в чемодан. Вызовем функцию пакета анализа Гистограмма, введем аргументы, щелкнем ОК. Программа выведет таблицу и гистограмму. Рис. 13.24 Пример использования функции Гистограмма Оценка 2 3 4 5 М енее 30 35 45 60 Менее | 3 0 35 45 50 Еще Частота 1 6 1 1 0 I Интегральный % 11.1-1% 77.78% 38,89% 100,00% 100,00% I Менее 35 30 45 60 Еще ::;: Ч астата : [ 6 1 1 1 0 Интегрзльныг 66.67% 77.78% 88.89% 100.00% 10 0.00% % ' F ■'"" Й4- ? ее;. 35' ^. ИИ! 30 Гистограм ма , ШИ» , ВЕД "45. ■; 60 Дальше Еще 120,00ц 100,00-Я 80.00% 60.00% 40.00% 20.00% —•— Интегральный ^ Обратите внимание на одновременный вывод в порядке убывания: □ количества значений попадающих в определенный интервал (частота); □ общего количества значений, вошедших в текущий и во все предыдущие интервалы (интегральный). Наиболее часто повторяемый уровень является модой массива данных.
Глава 13. Инструменты статистического анализа 293 Генерация случайных чисел В отличие от функции СЛЧИС категории Математические, функция пакета анализа Генерация случайных чисел имеет несколько большие возможности. Она позволяет моделировать объекты, имеющие случайную природу, по заданным вами одному или нескольким распределениям вероятностей. Для вызова диалогового окна Генерация случайных чисел выполните команду Сервис \ Пакет анализа | Генерация случайных чисел. Рис. 13.25 Диалоговое окно Генерация случайных чисел Генерация сяичайных чисел Число &еременных: Число слумаЙНШ чисел: Распределение.: Случайное рассеивание: гЛараметры вывода С" Выходной интервал: <• Новый рабочий лист; С Новая рабочий цнига I [дискретное j Равномерное Нормальное ений и ваБернулли Биномиальное Пуассона [^дельнее —. А | ок Отмена Справка xt i 1 | В этом окне: Число переменных — число столбцов значений, которые необходимо разместить в выходном диапазоне. Если это число не введено заполняются все столбцы в выходном диапазоне. Число случайных чисел — число случайных значений, которое необходимо вывести для каждой переменной. Каждое случайное значение будет помещено в строке выходного диапазона. Если число случайных чисел не вводить, будут заполнены все строки выходного диапазона. Распределение — тип распределения: • Равномерное — переменные извлекаются с одной и той же вероятностью для всех значений интервала; • Нормальное — характеризуется средним значением и стандартным отклонением; • Бернулли — характеризуется вероятностью успеха (величина р) в данной попытке в интервале 0...1; • Биномиальное — характеризуется вероятностью успеха (величина р) для некоторого числа попыток; • Пуассона — характеризуется значением лямбда, обратным среднему значению;
294 Часть 2. Анализ экспериментальных данных • Модельное — характеризуется нижней и верхней границей, шагом, числом повторений значений и числом повторений последовательности; • Дискретное — диапазон должен состоять из столбца: значений и столбца вероятностей, соответствующих каждой строке значений. Сумма вероятностей должна быть равна 1. Входной диапазон значений и вероятностей — адрес диапазона. Случайное рассеивание — произвольное значение, для которого необходимо сгенерировать случайные числа. Впоследствии можно снова использовать это значение для получения тех же самых случайных чисел. Распределения р>-радпредел0ние Р-распределение в Excel представлено функциями БЕТАРАСП и БЕТАОБР. Функция БЕТАРАСП позволяет определить интегральную функцию плотности бета-вероятности. Синтаксис: БКГАРАСЩХ;Алъфа;Бета;А;В) X — это значение в интервале между А и В, для которого вычисляется функция; Альфа — это параметр распределения; Бета — это параметр распределения; А — необязательная нижняя граница интервала изменения X; В — необязательная верхняя граница интервала изменения X. Интегральная функция плотности бета-вероятности обычно используется для изучения вариации в процентах какой-либо величины. Функция БЕТАОБР дает возможность вычислить обратную функцию к интегральной функции плотности бета-вероятности. Интегральное бета-распределение может использоваться для определения вероятного времени завершения работы, если заданы ожидаемое время завершения и его вариативность. Синтаксис: БЕТАОВР(Вероятностъ\Алъфа;Бета;А;В) Вероятность — это вероятность, связанная с Р-распределением. Для вычисления значения БЕТАОБР используется метод итераций. Если БЕТАОБР не сходится после 100 итераций, выводится значение ошибки #Н/Д.
Глава 13. Инструменты статистического анализа 295 Биномиальное распределение Для вычисления значений, связанных с биномиальным распределением могут использоваться функции БИНОМРАСП, ОТРБИ- НОМРАСП, КРИТБИНОМ. Функция БИНОМРАСП возвращает отдельное значение биномиального распределения. И используется в задачах при соблюдении следующих условий: □ числом тестов или испытаний фиксировано; □ результатом испытания может быть только успех или неудача; П испытания независимы; П вероятность успеха постоянна на протяжении всего эксперимента. Используя БИНОМРАСП, вы можете вычислить вероятность сдачи зачета. Рис. 13.26 Аргументы функции БИНОМРАСП Вероятность_5 ji/9 Интегральный 911 Возвращает отдельное значение тьного распределения. Значение;! "З-з 3J-36 31-0,111111111 °У - ИСТИНА же© вид Фупкаии: интегральна я функция Синтаксис: ВШ10МРАСИ(Число_з;Испытания;Вероятность_з;Инте- гральныи) Число_s — это количество успешных испытаний. Испытания — это число независимых испытаний. Вероятность_s — это вероятность успеха каждого испытания. Интегральный — значение, определяющее форму функции: □ Если ввести 1 — возвращается интегральная функция распределения, то есть вероятность того, что число успешных испытаний не менее количества успешных испытаний; □ Если ввести 0 — возвращается функция распределения, то есть вероятность того, что число успешных испытаний в точности равно количеству успешных испытаний. <№Ш Из колоды наугад берутся 3 карты. Какова вероятность того, что одна из карт: а) *& туз, б) пиковая дама Рис. 13.27 Пример использования функции БИНОМРАСП Карта Вероятность; Т,з 0.184765T64 Пиковая дама 0.055 49 4/0 9
296 Часть 2. Анализ экспериментальных данных =БИНОМРАСЩ1;3;1/14;0) =БИНОМРАСП(1;3;1/52;0) Функция ОТРБИНОМРАСП позволяет рассчитать вероятность того, что случится Число_[ неудачных испытаний, прежде чем будет достигнуто Число_э успешных испытаний, при том условии, что вероятность успешного испытания постоянна и равна значению аргумента Вероятность_э. Синтаксис: ОТРБИНОМРАСЩЧисло_^\Число_s;BepoamHocmb_s) Число_f — количество неудачных испытаний; Числоjs — пороговое значение числа успешных испытаний; Вероятностъ_з — вероятность успеха. &ШШ& Охотник стреляет в бегущего зайца. Вероятность попадания 0,25. Какова веро- MlpP ятность того, что зайцу удастся спастись после 1, 2, 3, 4 и 5 выстрелов. Как изменится шансы зайца, если стрельба будет вестись вторым охотником с вероятностью попадания 0,3? 1. Прежде всего, создадим таблицу, удобную не только для решения, но и для модификации задачи. 2. Щелкнем по ячейке D3 и вызовем диалоговое окно функции ОТРБИНОМРАСП. Рис. 13.28 Аргументы функции ОТРБИНОМРАСП 3. Введем: П количество неудачных испытаний Число_[ = 0 (заяц останется невредим только в этом случае); □ пороговое значение числа успешных испытаний Число_з == СЗ (порядковый номер выстрела, для которого рассчитывается вероятность); □ вероятность успеха Beponmnocmb_s = 1 — $С$1 (это вероятность промаха охотника). 4. Скопируем формулу из ячейки D3 в ячейки D4"D7. 5. Для того, чтобы рассчитать как изменится шансы зайца, если стрельба будет вестись вторым охотником, достаточно щелкнуть по ячейке С1 и ввести в нее 0,3. -ОТРБИНОМРАСП- Вероятность^ Возвращает отрицательно числа неудач до указанно Вероятное if. 0,1 64 766764 "33- э возникновения определена эероятностыо успеха.
Глава 13. Инструменты статистического анализа 297 Рис. 13.29 Пример использования функции ОТРБИНОМРАСП ■=>':&>=■ ::";:'2:-:': 4 5 6 7 А | ■ В | С Вероятнос.ть попадзйня 0,25 -D i в ьгстре:Ж;;::1:- ■ : 0 ,75 выстрел; 2 0.5625 выстрел 3 0,421875 выстрел 4 0,316406 в ы стрел 5 0,237305 Функция КРИТБИНОМ позволяет рассчитать вероятное минимальное число удачных исходов в серии из числа_в испытаний, при заданной вероятности успеха и уровне достоверности. Синтаксис: КРИТБИНОМ (Испытыния;Вероятность_8;Алъфа) Испытания — количество испытаний; Вероятность^ — вероятность успеха; Альфа — коэффициент, определяемый уровнем достоверности Z " = 100% — Z% (0 # " # 1). tWjjIM В предыдущем примере рассчитаем с достоверностью 95% сколько раз попадет 1рР^ охотник в зайца при 50 и при 100 выстрелах. 1. В ячейку D3 введем формулу =КРИТБИНОМ(СЗ;$С$1;1-$С$2) и скопируем ее в ячейку D4. Рис. 13.30 Пример использования функции КРИТБИНОМ 1 2 3 4 А В Вероятность попадания Д остов ернос ть С 0.25 95% 0 Количество попадании выстрелов 50 в ыстрелов 10 0 18 2. Проследим, как будет меняться возможное число поражений цели, изменяя значения в ячейках С1 и С2. Распределение Вейбулла Функция ВЕЙБУЛЛ возвращает распределение Вейбулла. Синтаксис: ВЕЙБУЛЛ (х;Алъфа;Бета;Интегральная) Интегральная — аргумент, определяющий расчет интегральной или весовой функции распределения. Остальные параметры те же, что и у функции БЕТАРАСП. Если Альфа =1, то функция ВЕЙБУЛЛ возвращает экспоненциальное распределение: Распределение Вейбулла используется при анализе надежности, например, при вычислении среднего времени наработки на отказ какого-либо устройства.
298 Часть 2. Анализ экспериментальных данных у -распределения 4?йЬ. Для исслеД°вания переменных, имеющих асимметричное распре- ^^Р* деление, могут быть использованы функции ГАММАРАСП, ГАМ- МАОБР, ГАММАНЛОГ, СКОС. Функция ГАММАРАСП возвращает у-распределение. Эту функцию можно использовать для изучения переменных, которые имеют асимметричное распределение, у-распределение обычно используется в теории очередей. Синтаксис: ГАММАРАСЩх;Альфа;Бета;Интегральная) Аргументы те же, что и у предыдущей функции. Если Альфа целое положительное, то ГАММАРАСП также называется распределением Эрланга. Если Альфа = 1, то функция ГАММАРАСП возвращает экспоненциальное распределение. Если Бета = 1, то функция ГАММАРАСП возвращает стандартное гамма-распределение . Для целого положительного п, если Альфа = п/2, Бета = 2 и Интегральная = ИСТИНА, функция ГАММАРАСП возвращает (1 — ХИ2- РАСП(х)) с п степенями свободы. Функция ГАММАОБР возвращает обратное гамма распределение. Если р = ГАММАРАСЩх;...), то ГАММАОБР(р;...) = х Синтаксис: ТАММАОШ>(Вероятностъ;Алъфа;Бета) Вероятность — число в интервале от 0 до 1. Остальные аргументы те же. Если Бета = 1, то функция ГАММАОБР возвращает стандартное гамма-распределение. Для вычисления функции ГАММАОБР использует метод итераций. Если ГАММАОБР не сходится после 100 итераций, выводится значение ошибки #Н/Д. Функция ГАММАНЛОГ вычисляет натуральный логарифм гамма функции, G(x). Синтаксис: ГАММАНЛОГ^; х — это значение, для которого вычисляется ГАММАНЛОГ. Функция СКОС оценивает асимметричность распределения. Асимметрия характеризует степень несимметричности распределения относительно его среднего. Положительная асимметрия указывает на отклонение распределения в сторону положительных значений. Отрицательная асимметрия указывает на отклонение распределения в сторону отрицательных значений. Синтаксис: СКОС(Число1 ;Число2; ...)
Глава 13. Инструменты статистического анализа 299 Число — от 1 до 30 аргументов, для которых вычисляется асимметричность. Они могут быть именами, числами, диапазонами, массивами или ссылками на них. Аргументы, которые содержат тексты, логические значения или пустые ячейки, игнорируются. Если имеется менее трех точек данных, или стандартное отклонение равно нулю, функция СКОС возвращает значение ошибки #ДЕЛ/0!. Гипергеометрическое распределение Функция ГИПЕРГЕОМЕТ позволяет, используя гипергеометрическое распределение, рассчитать вероятность заданного количества успехов в выборке, если заданы размер выборки, количество успехов в генеральной совокупности и размер генеральной совокупности. Синтаксис: ГИПЕРГЕОМЕТ^Пример _8;Размер_выборки;Ген_совокупностъ_8;Раз- мер_ген_совокупности) Пример_s — это количество успешных испытаний в выборке. Ген совокупность _s — количество успешных испытаний в генеральной совокупности. $ ЩЯЙ Попугай уносит фигуру с шахматной доски. Какова вероятность того, что это *Щт* пешка, конь, черная королева7 Рис. 13.31 Пример использования функции ГИПЕРГЕОМЕТ 1 2 э 4 А В Фигура I Евро я тн о 5ть Пешка 0,5 Конь 0.125 Чёрная королева 0,03125 1. В ячейку С2 вводим формулу =ГИПЕРГЕОМЕТ(1;1;16;32) 2. Аналогично рассчитываем значения в ячейках СЗ:С4 ^ШШ Из 36-листовой колоды наугад берутся 3 карты. Определите вероятность того, "ЩрРчто в выборке, по крайней мере, есть 1 туз, 1 красный король, три дамы, карта пиковой масти. 1. В ячейки С4:С7 последовательно вводим формулы =ГИПЕРГЕОМЕТ(1;$В$2;4;$В$1) =ГИПЕРГЕОМЕТ(1;$В$2;2;$В$1) =ГИПЕРГЕОМЕТ(3;$В$2;4;$В$1) =ГИПЕРГЕОМЕТ(1;$В$2;$В$1/4;$В$1) 2. Изменяя количество карт в колоде и размер выборки, оцениваем изменение вероятности успеха.
300 Часть 2 Анализ экспериментальных данных Рис. 13.32 Пример 2 использования функции ГИПЕРГЕОМЕТ 1 г 3 4 5 е 7 I Карт б колоде Выбрано Ту з Красный король Три д зм ы Пиковая масть 36 3 ив I I . i'/Usp:,.,: ;■■); \--ш 1Ч,Ч\М-Ыт 0.277871148 0.157142857 0.000560224 0.011764706 #1. Попугай поочередно уносит вначале 2 фигуры, а затем 3. В каком случае выше вероятность того, что унесена ровно одна белая фигура? Подтвердите ваше утверждение расчетом. 2. Сколько карт нужно взять из 36-листовой колоды, чтобы среди них с вероятностью 99% был, по крайней мере, один туз? F-распределение Для вычисления значений F-распределения могут использоваться функции FPACII, FPACIIOBP. Функция FPACII вычисляется как функция от подчиняющейся ^распределению случайной величины, меньшей х и позволяет сопоставить степени плотности двух множеств данных. Синтаксис: ¥РАСЩх;Степени_свободы1 ;Степени_свободы2) х — неотрицательное значение, для которого вычисляется функция. Степени_свободы1 — числитель степеней свободы. Степени_свободы2 — знаменатель степеней свободы. Функция FPACIIOBP возвращает обратное значение для F-распределения вероятностей. Если р = FPACII(x;...), то FPACIIOBP(p;...) = х. Синтаксис: FPACIIOBP(ВероятностыСтепени свободы! ;Степе- ни_свободы2) Вероятность — это вероятность, связанная с F-распределением. FPACIIOBP использует метод итераций для вычисления значения. Если FPACIIOBP не сходится после 100 итераций, то функция возвращает значение ошибки #Н/Д. FPACIIOBP можно использовать, чтобы определить критические значения F-распределения. Например, результаты дисперсионного анализа обычно включают данные для F-статистики, F-вероятности и F-критическое значение с уровнем значимости 0,05. Чтобы определить критическое значение F, нужно использовать уровень значимости как аргумент В вероятность для FPACnOBP. Логарифмическое нормальное распределение Логарифмическое нормальное распределение используется для анализа логарифмически преобразованных данных и выполняется с помощью функций ЛОГНОРМРАСП и ЛОГНОРМОБР.
Глава 13. Инструменты статистического анализа 301 Функция ЛОГНОРМРАСП возвращает интегральное логарифмическое нормальное распределение Синтаксис: ЛОГНОРМРАСП^х;Среднее;Стандартное_откл) х — это значение, для которого вычисляется функция. Среднее — среднее 1п(х). Стандартное_откл — стандартное отклонение 1п(х). ^яш^ Функция ЛОГНОРМОБР возвращает обратную функцию лога- WfjpF рифмического нормального распределения. Если р = ЛОГНОРМ- РАСЩх;...), то ЛОГНОРМОБР(р;...) = х. Синтаксис: ЛОТИ01>М.ОВР{Вероятностъ;Среднее;Стандартное_откл) Нормальное распределение Нормальное распределение используется для анализа нормально распределенных значений и выполняется с помощью функций НОРМРАСП, НОРМОБР, НОРМСТРАСП, НОРМСТОБР, ZTECT, НОРМАЛИЗАЦИЯ, ЭКСЦЕСС. Функция НОРМРАСП возвращает нормальную функцию распределения для указанного среднего и стандартного отклонения. Синтаксис: ИОРМРАСИ(х;Среднее;Стандартное_откл;Интеграль- ная) х — это значение, для которого вычисляется функция. Среднее — среднее арифметическое. Сгпандартноеоткл — стандартное отклонение 1п(х). Интегральная — Если введена 1, возвращается интегральная функция распределения. Если введена 2, возвращается функция плотности распределения. Если Среднее = 0 и Сгпандартноеоткл = 1, то функция НОРМРАСП возвращает стандартное нормальное распределение, то есть НОРМСТРАСП. Функция НОРМОБР возвращает обратное нормальное распределение для указанного среднего и стандартного отклонения. Синтаксис: НОРМОБР(Вероятность;Среднее;Стандартное_откл) Вероятность — это вероятность, соответствующая нормальному распределению. Если нормобр не сходится после 100 итераций, то функция возвращает значение ошибки #Н/Д. ;gigs& Известно, что в городе N рост первокурсниц приближенно имеет нормальное ЩрР^ распределение со средним значением 163,2 см и стандартным отклонением 7,02. Определите вероятность того, что первая встреченная вами студентка будет иметь рост а) не ниже 170 см, б) ровно 170 см.
302 Часть 2 Анализ экспериментальных данных 1. Создадим таблицу, удобную для расчетов и введем постоянные данные в ячейки С1:С2. Рис. 13.33 Пример использования функции НОРМРАСП ■■;.->V.-i ■ :;.''/.' ■:/'4-\ ■ ■$■':: ■''■"<>"■■'. ft Б J С. Средний рост !. 16 3,2 Стандартное отклонение 7.0 2 Рост 170 Ростом не ниже 1 7 (Г 0,8 33 6 43 Ростом точно iTO^ s 0,035549 2. В ячейки В5:В6 введем формулу =СЗ. 3. В ячейку С5 =HOPMPACII(D4;D2;D3;l), а в ячейку С6 =НОРМ- PACn(D4;D2;D3;0). 4. Для проверки решения введем в любую ячейку формулу =НОРМ- OBP(D6;D2;D3), нажмем ввод и получим результат 170 см. Функция НОРМСТРАСП возвращает стандартное нормальное интегральное распределение. Это распределение имеет среднее равное нулю и стандартное отклонение равное единице. Синтаксис: HOPMCTPACnfZj Z — значение, для которого строится распределение. Функция НОРМОБР возвращает обратное значение стандартного нормального распределения. Это распределение имеет среднее равное нулю и стандартное отклонение равное единице. Синтаксис: НОРМСТОБР (Вероятность) Вероятность — это вероятность, соответствующая нормальному распределению. Если НОРМСТОБР не сходится после 100 итераций, то функция возвращает значение ошибки #Н/Д. Функция ZTECT возвращает двустороннее Р-значение z-теста. Z-тест определяет стандартную оценку для х по отношению к массиву данных и позволяет определить двустороннюю вероятность для нормального распределения. Синтаксис: ZTECT(Массив;х;Сигма) Массив — интервал данных, с которыми сравнивается х. х — проверяемое значение. Сигма — стандартное отклонение генеральной совокупности. Если этот параметр опущен, используется стандартное отклонение выборки. Можно использовать эту функцию, чтобы оценить вероятность того, что конкретное наблюдение взято из конкретной генеральной совокупности.
Глава 13. Инструменты статистического анализа 303 Функция НОРМАЛИЗАЦИЯ возвращает нормализованное значение для распределения, характеризуемого средним и стандартным отклонением. Синтаксис: НОРМАЛИЗАЦИЯ (х;Среднее;Стандартное_откл) х — это нормализуемое значение. Функция ЭКСЦЕСС возвращает эксцесс множества данных. Эксцесс характеризует относительную остроконечность или сглаженность распределения по сравнению с нормальным распределением. Положительный эксцесс обозначает относительно остроконечное распределение. Отрицательный эксцесс обозначает относительно сглаженное распределение. Синтаксис: ЭКСЦЕСС(Число1 ;Число2; ...) Число — от 1 до 30 аргументов, которые могут быть именами, числами, диапазонами, массивами или ссылками на них. Аргументы, которые содержат тексты, логические значения или пустые ячейки, игнорируются. Если задано менее четырех точек данных или если стандартное отклонение выборки равняется нулю, функция ЭКСЦЕСС возвращает значение ошибки #ДЕЛ/0!. Распределение Пуассона %Ая. Функция ПУАССОН возвращает распределение Пуассона. Обыч- ^'•Щ^ но распределение Пуассона применяется для предсказания количества событий, происходящих за определенное время. Синтаксис: ПУАССОЩх;Среднее;Интегралъная) х — это количество событий. Среднее — это ожидаемое численное значение. Интегральная — логическое значение: □ если ввести 1, возвращает интегральное распределение Пуассона, то есть вероятность того, что число случайных событий будет от 0 до х включительно; □ если ввести 0, возвращается функция плотности распределения Пуассона, то есть вероятность того, что событий будет в точности х. Т-распределение Стьюдента Для вычисления значений Т-распределений Стьюдента могут использоваться функции, СТЬЮДРАСПОБР. Распределение Стьюдента используется для проверки гипотез для небольших выборок. Функция СТЬЮДРАСП возвращает Т-распределение Стьюдента. Ее можно использовать вместо таблицы критических значений для Т-распре- деления. Синтаксис: СТЬЮДРАСП (х;Степени_свободы;Хвостпы) х — это численное значение, для которого требуется вычислить распределение.
304 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Степени_свободы — число степеней свободы. Хвосты — если ввести 1, возвращается одностороннее распределение, если 2 — двустороннее. Функция СТЬЮДРАСПОБР возвращает обратное распределение Стью- дента для заданного числа степеней свободы. Синтаксис: СТЬЮДРАСПОБР (Вероятностъ;Степени_свободы) Вероятность — это вероятность, соответствующая двустороннему распределению Стьюдента. Если СТЬЮДРАСПОБР не сходится после 100 итераций, выводится значение ошибки #Н/Д. Распределение ХИ2 Для вычисления значений распределения ХИ2 могут использоваться функции ХИ2РАСП, ХИ20БР ХИ2ТЕСТ. s-'dlii Функция ХИ2РАСП возвращает одностороннюю вероятность. ■■<^е||у Критерий используется для сравнения предполагаемых и наблюдаемых значений. Распределение ХИ2 связано с критерием с2. Синтаксис: ХИ2РАСЩх;Степени_свободы) х — значение, для которого требуется вычислить распределение. Функция ХИ20БР возвращает значение обратное к односторонней вероятности распределения ХИ2. Если вероятность = ХИ2РАСП(х;...), то ХИ2- ОБР(вероятность;...) = х. Синтаксис: ХИ20Ш'(Вероятностъ; Степени _своб оды) Если ХИ20БР не сходится после 100 итераций, то функция возвращает значение ошибки #Н/Д. Функция ХИ2ТЕСТ позволяет выполнить тест на независимость. Синтаксис: ХИ2ТЕСТ (Фактический_интервал;Ожидаемый_интервал) Экспоненциальное распределение ж,|| Функция ЭКСПРАСП возвращает экспоненциальное распреде- • 1||Р ление. Используется для моделирования временных интервалов между событиями, расчета вероятности того, что некоторый процесс продлится не более заданного промежутка времени. Синтаксис: ЭКСПРАСП(х;Лямбда;Интегралъная) х — значение функции. Лямбда — значение параметра. Интегральная — если ввести 1, возвращается интегральная функция распределения; если ввести 0, возвращается функция плотности распределения.
Глава 14. Техника анализа 305 Глава 14. Техника анализа Дисперсионный анализ Дисперсионный анализ предназначен для выявления влияния отдельных факторов на результат эксперимента. Выполняется дисперсионный анализ в пакете анализа Excel. Однофакторный дисперсионный анализ Однофакторный дисперсионный анализ используется для проверки гипотезы о сходстве средних значений двух или более выборок, принадлежащих одной и той же генеральной совокупности. Этот метод распространяется также на тесты для двух средних (к которым относится, например, t-критерий). Рис. 14.1 Диалоговое окно Однофакторный дисперсионный анализ В этом окне: Входной диапазон — массив исследуемых данных, состоящий не менее чем из двух смежных диапазонов, данные в которых расположены по строкам или столбцам. Группирование — устанавливается в положение По столбцам или По строкам в зависимости от расположения данных во входном диапазоне. Метки в первой строке — используется, если первая строка или первый столбец входного диапазона содержит заголовки. Альфа — уровень значимости — показатель, используемый для оценки критических параметров F-статистики. Ее величина зависит от уровня достоверности г\ и определяется по формуле а=0,01(100 — у\). Выходной диапазон — ссылка на левую верхнюю ячейку выходного диапазона. Новый лист — позволяет не только задать вывод результатов анализа на новом листе, но и присвоить имя листу. Новая книга — помещает результаты анализа в новую книгу. Двухфакторный дисперсионный анализ с повторениями Представляет вариант однофакторного анализа, включающий более одной выборки для каждой группы данных. ■ Бходные данные | f Вводной интервал: ' И 3ii i по строкам 1 а Г—™ 1 1 °* 1 Отмена J Справка 1
306 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Рис. 14.2 Диалоговое окно Двухфакторный дисперсионный анализ с повторениями Двухфакторный дисперсионный анализ с поете Бедные ; Вводной интереал; | <♦ Новый рабочий лист Новая рабочая книг •._„ ■ Г . j •и а "' В этом окне: Входной диапазон — массив исследуемых данных, состоящий не менее чем из двух смежных диапазонов данных, организованных в виде столбцов или строк. Число строк на выборку — число строк, содержащихся в одной выборке. Поскольку каждая строка представляет повторение данных, то каждая выборка должна содержать одно и тоже количество строк. Остальные параметры такие лее, как и в однофакторном анализе. По итогам контрольных работ по информатике студентам выставлены оценки, которые отражены во входном диапазоне таблицы. Полагая, что оценки отражают уровень знаний, проанализируйте тенденцию изменения уровня знаний по подгруппам и семестрам. 1. Выполним команду Сервис \ Анализ. 2. В окне анализ данных выберем Двухфакторный дисперсионный анализ с повторениями. 3. Введем входной и выходной интервал, число строк для выборки | ОК. 4. Отформатируем выходные данные. Рис. 14.3 Пример двухфак- торного дисперсионного анализа с повторениями итоги Счет Су мм а Среднее ■ Дисперсия/ 1 Ъо&гррлпэ 2 2 2 2 2 8 9 7 9 9 4 4.5 3.5 4.5 4.5 0 0,5 0.5 0.5 0,5 г 8 4 0 8 4 0 2 6 3 0 2 2 7 9 3.5 4.5 4,5 0,5 . 2 2 10 5 0 ItodBDpiriat ;;: 2 2 2 10 8 7 5 4 3.5 0 0 4.5 2 2 10 9 5 4.5 0 0.5 Итого :.:■ 32 134 4.1875 0.737903226 ритйиеекое #ЧИСЛО 23964563 2,352223305 #ЧИСЛО! #ЧИСЛО Двухфакторный дисперсионный анализ без повторения Представляет собой двухфакторный анализ дисперсии, не включающий более одной выборки на группу. Используется для проверки гипотезы о том, что средние значения двух или нескольких выборок одинаковы (вы-
Глава 14. Техника анализа 307 борки принадлежат одной и той же генеральной совокупности). Этот метод распространяется также на тесты для двух средних, такие как t-критерий. Рис. 14.4 Диалоговое окно Двухфакторный дисперсионный анализ без повторения |ЛвчхФак1орний дисперсионный анализ без повторении ЯЕЗ: 1 Вводные данные | Входной ннте| . г--"" А А _—_ ,, —__ 1 -,,- 1 1тттгт,яии ч | ' 1 ■■ Отмена .. | ""■ ■■■■■■ ! (^правка j ',:. : 1 " ; ~ __—_-—J Все аргументы в этом окне такие же, как и в диалоговом окне Двухфакторный дисперсионный анализ с повторениями. Двухвыборочный F-тестдля дисперсий Двухвыборочный F-тест применяется для сравнения дисперсий двух генеральных совокупностей. Например, F-тест можно использовать для выявления различия в дисперсиях временных характеристик, вычисленных по двум выборкам. Рис. 14.5 Диалоговое окно Двухвыборочный F-тест для дисперсии »■(:■ Интервал лерененной lj ! р Метки гПараметры еыеода ;: I Г* Новый рабочий Qiict: Цтшз |$А*4:*9*4 1«1 1. . 53 ■*!™ М | OK Отмена 1 Отравка ] В этом окне: Интервал переменной 1; Интервал переменной 2 — ссылки на строки или столбцы анализируемых данных; интервалы могут состоять не более чем из одной строки или одного столбца; Остальные параметры такие же, как и в однофакторном анализе. 4"ЖШ% Проанализируем итоги контрольных работ, рассматривавшиеся нами в преды- "нр?*" дущем примере, с помощью двухвыборочного F-теста. Рис. 14.6 Условие задачи 1 семестр 2 семес тр ':':'■'■ "Гтюдтру ппа■■., 44354443 45445443 2 пda группе 5 5 5 4 2 5 5 4 5 5 4 5 5 4
308 Часть 2. Анализ экспериментальных данных 1. Выполним команду Сервис \ Анализ. 2. В окне анализ данных выберем Двухвыборочный F-mecm для дисперсий. 3. Введем входной и выходной интервал* число строк для выборки | ОК. 4. Отформатируем выходные данные. Рис. 14.7 Пример использования двухвыбороч- ного F-теста для дисперсий Де-.- выборочным F-tsct дп 1 Среднее Дисперсия Н аблю д ения df \j • |; P(F<=f) одностороннее F критическое од нос рроннее 1.058B666S7 16 15 2,7 82 608 696 0,028095705 2,403446331 Парный двухвыборочный t-тестдля средних Парный двухвыборочный t-тест Стьюдента используется для проверки гипотезы о различии средних для двух выборок данных. В нем не предполагается равенство дисперсий генеральных совокупностей, из которых выбраны данные. Парный тест используется, когда имеется естественная парность наблюдений в выборках, например, когда генеральная совокупность тестируется дважды. Одним из результатов теста является совокупная дисперсия. Рис. 14.8 Диалоговое окно парного двухвыборочно- го t-теста для средних [Парный двухвыборочный t-тест для средник Вводные данные -pear;переменной 2,: j$A44:$Q44 ' '■:;,.;,,.,.,;; ii ran :ДШСЮтиеЙа- ■ "j -;;>- да:"- тёрвал: ий лист; Ъ1 [ | В этом окне: Гипотетическая средняя разность — это предполагаемая разность средних значений двух выборок. Гипотетическая средняя разность равна 0, когда средние значения одинаковы. Остальные параметры такие же, как и в двухвыборочном F-тесте для дисперсий. '^Ш Проанализируем итоги контрольных работ, рассматривавшиеся нами в преды- Ww дущих примерах, с помощью парного двухвыборочного t-теста для средних. Результаты анализа будут выглядеть следующим образом.
Глава 14. Техника анализа 309 Рис. 14.9 Пример двухвыборочного t-теста для средних Парныйпвухвыборочный :. I Среднее j ',. • Дисперсия j ' Наблюдения " \ ■ ■■; Корреляция Пирсона' Гипотетическая раснбс"тъ сред ник t-статистика ■'■ ■ .■ v Р (Т< «0 од нос торонне'е :' (критическое одностороннее Р(Т<=*) деу х стороннее (критическое деу к стороннее .1 семестр 4 1,066666667 16 0 0,37 5 15 -2,49 1364396 0.012463454 1,75 30 510 38 0,024926903 2,131450856 : 2 семестр 4,375 0,333333333 16 Двухвыборочный t-тест с одинаковыми дисперсиями Двухвыборочный t-тест Стьюдента служит для проверки гипотезы о равенстве средних для двух выборок. Эта форма t-теста предполагает совпадение дисперсий генеральных совокупностей и обычно называется гомо- скедастическим t-тестом. Диалоговое окно Двухвыборочный t-mecm с одинаковыми дисперсиями отличается от диалогового окна Парный двухвыборочный t-mecm для средних только названием, хотя и решает иную задачу. Двухвыборочный t-тест с разными дисперсиями Двухвыборочный t-тест Стьюдента используется для проверки гипотезы о равенстве средних для двух выборок данных из разных генеральных совокупностей. Эта форма t-теста предполагает несовпадение дисперсий генеральных совокупностей и обычно называется гетероскедастическим t-тестом. Если тестируется одна и та же генеральная совокупность, используйте парный тест. Двухвыборочный t-тест с разными дисперсиями использует то же диалоговое окно, что и оба предыдущих теста. 4ШМ в предыдущем примере сделаем выборку оценок для второй подгруппы и про- *4р&» анализируем ее с помощью t-теста с разными дисперсиями. Рис. 14.10 Пример двухвыборочного t-теста с разными дисперсиями V 1 с ем е с 2 с ем е с .■....:■ ■ ' / ■ Среднее;- ' ' ■■ У:;.. Дисперсия " Наблюдения ■'■■■' . '■■■ "■'.. Гипотетическая разность средник t-отатистика V ','* P(T«=t) одностороннее ' (критическое Одностороннее Р(Т<=1) дву к стороннее Л t критической деу к стороннее. 2 подrpy rtna тр 2 5 5 5 тр 5 4 5 5 1 семестр 4,125 1,839285714 8 0.5 9 -1,948489202 0.041584125 1 ,833113856 0.08316825 2,262158887 4 2 5 5 4 5 5 4 2 сем астр 4,625 0.267857143 8
310 Часть 2 Анализ экспериментальных данных Двухвыборочный z-тестдля средних Двухвыборочный z-тест для средних с известными дисперсиями используется для проверки гипотезы о различии между средними двух генеральных совокупностей. Этот тест может быть использован для определения различия между характеристиками двух механизмов или в нашем примере — между успеваемостью двух подгрупп. Рис. 14.11 Диалоговое окно двухвыборочного z-теста для средних 1Л=11ШЯА1.М!1!ИЬИВЯЯ F одные данные— Цгервал переменной!: Интервал переменной 2: Гипотетичео ая средня Дисперсия переменной Дисперсия переменной; Р Метки! ?, 1 *1 [0,05 ':-,:р: Параметры вывода * -'*■-г--- (* Выходной ннтервзп; (* ■ Ноеый;рабочий лист: С Новая рабочая 1шига $3:$Q$3 . §1 ^ ■-■■-- В этом окне вы должны указать известную дисперсию для обеих переменных. Остальные параметры те же, что и в окнах t-тестов. Возвратимся к нашему примеру и выполним анализ с помощью двухвыборочного z-теста для средних Рис. 14.12 Пример двухвыборочного z-теста для средних '■■..■.■■■ ■.■ 1 семестр 2 семестр Среднее ' : ; Известная диспероия * Наблюдения . .• • Гипотетическая разность средние P(Z< = z) одностороннее z критическое одностороннее р,{2<7?! дву я стороннее г критическое дву к стороннее -г 0 0 1 4 '1,0 67 16 0.3 75 49136439 6 00636268 9 1,6 448 5 3 0127 2537 9 959961082 4,375 0,383 16 Корреляционный анализ Корреляционный анализ так же, как и рассматриваемый ниже ковариационный анализ, дает возможность установить характер и степень ассоциации диапазонов данных. Если болыпие значения одного диапазона связаны с большими значениями другого набора, корреляция положительна.
Глава 14. Техника анализа 311 Если большие значения связаны с малыми, корреляция отрицательна. Если корреляция близка к нулю, данные диапазонов никак не связаны. Корреляция представляет собой ковариацию диапазонов, деленную на произведение их стандартных отклонений. _ cov(X, У) Рх,у — » где П i=i П (=1 Эу(Х,У)=1£(Х,-ця).(У(-ц„) га i=i Рассмотрим функцию корреляции КОРРЕЛ и связанные с ней функции ПИРСОН, КВПИРСОН, ФИШЕР, ФИШЕРОБР Функция КОРРЕЛ позволяет рассчитать коэффициент корреляции между двумя массивами данных. Например, используя базу данных библиотеки можно определить зависимость экзаменационной оценки от количества прочитанных книг по информатике. Синтаксис: КОРРЕЛ(Maccuel;Массив2) Массив — диапазон чисел, массив, ссылками на них или имя. Аргументы, которые содержат тексты, логические значения или пустые ячейки, игнорируются. Функция ПИРСОН позволяет найти коэффициент Пирсона, который представляет собой безразмерный индекс в интервале -1,0<г<1,0и отражает степень линейной зависимости между двумя множествами данных. Синтаксис: ПИРСОН (Maccuel;Массив2) Функция КВПИРСОН возвращает квадрат коэффициента корреляции Пирсона. Значение R2 можно интерпретировать как отношение дисперсии для у к дисперсии для х. Синтаксис: КВПИРСОН (Известные_значения_у;Известные_значе- ния_х) Функция ФИШЕР выполняет преобразование Фишера для аргумента х в соответствии с уравнением г' =-1п 2 1 + х} 1-х
312 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Это преобразование строит функцию, которая имеет приблизительно нормальное, а не асимметрическое распределение. Функция используется для тестирования гипотез с помощью коэффициента корреляции. Синтаксис: ФИШЕР(х) х — преобразуемое числовое значение -1,0 < х < 1,0 Функция ФИШЕРОБР выполняет преобразование Фишера. Это преобразование используется при анализе корреляции между массивами. Если у = ФИШЕР(х), то ФИШЕРОБР(у) - х. Синтаксис: ФИШЕРОБР(у) у — значение, для которого производится обратное преобразование. Для расчета коэффициента корреляции можно воспользоваться пакетом анализа. Выполните команду Сервис \ Пакет анализа \ Ковариация. Программа выведет одноименное диалоговое окно. ю столбцам ; ■ * Г С^НРЕая рабочая книга В этом окне: Входной интервал — это диапазон исследуемых данных, который должен состоять, как минимум, из двух смежных диапазонов данных, организованных в виде столбцов или строк. Группирование — устанавливается в положение По столбцам или По строкам в зависимости от расположения данных во входном диапазоне. Метки в первой строке — используется, если первая строка диапазона исследуемых данных содержит заголовки. Выходной диапазон — ссылка на левую верхнюю ячейку выходного диапазона. Поскольку ковариация двух наборов данных не зависит от последовательности их обработки, то выходная область занимает только половину предназначенного для нее места. Диагональные ячейки выходной области содержат значения дисперсий входных диапазонов. Новый лист — позволяет не только задать вывод результатов анализа на новом листе, но и присвоить имя листу. Новая книга — помещает результаты анализа в новую книгу.
Глава 14. Техника анализа 313 Ковариационный анализ Ковариационный анализ дает возможность установить ассоциацию диапазонов. Если большие значения одного диапазона связаны с большими значениями другого набора, ковариация положительная, Если большие значения связаны с малыми, ковариация отрицательная. Если ковариация близка к нулю, данные диапазонов никак не связаны. Ковариация представляет собой среднее значение произведения отклонений данных от средних значений диапазона. cov(X, У) = - £(Х( - ц.) • (У, - \i„) п (=1 Вам все понятно? Чтобы было еще понятнее, рассмотрим пример. ''ШШШ Возьмем Два простейших диапазона значений и рассчитаем ковариацию: по- Щ№* этапно в соответствии с приведенной формулой и с помощью функции КОВАР. 1. Рассчитаем среднее значение выборки. Рис. 14.14 Условие задачи 17 31 19 37 19.66666667 36,33333333 2. Рассчитаем отклонение каждого значения выборки от среднего значения. 3. Определим для каждой пары значений произведение (х-ц) • (у-д) и просуммируем их. 4. Рассчитаем ковариацию, разделив полученную сумму на количество значений. 5. Рассчитаем значение ковариации с помощью функции КОВАР, для чего: • нажмем клавишу = и вызовем диалоговое окно функции КОВАР; • введем адреса анализируемых диапазонов | ОК. Рис. 14.15 Аргументы функции КОВАР ~3 - {-2,6666666666666 "31 . {-5,3333333333333- = 9,777777778 Возвращает ковариацию, среднее попарных Массив2 второй диапазон целых чисел - числа, массивы или ссылки на ячейки, содержащие числа. т значение:9,?777777?8: 6. Сравним полученные значения.
314 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Рис. 14.16 Итоги расчета У к "у -2.66667 -0,66667 3,333333 -5.33333 0,666667 4,666667 14.22222 -0.44444 16.55556 2 Расчёте по ы о щ ь jo фу н к ци и С: ум мо 9,3333333 К 0 В А Р ^ ' ■■ :■ .■ 3 S, 777777778 ■1 9.777777778 Кроме того для расчета ковариации можно воспользоваться пакетом анализа Excel. Выполните команду Сервис | Пакет анализа | Ковариация. Программа выведет одноименное диалоговое окно. Рис. 14.17 Диалоговое окно Ковариация Шжгаинигу Группирование: Параметры вывода Р Вводной интервал; f Новый рабочий лист: f Новая рабочая книга [хШ Оррарка В этом окне: Входной интервал — это диапазон исследуемых данных, который должен состоять, как минимум, из двух смежных диапазонов данных, организованных в виде столбцов или строк. Группирование — устанавливается в положение По столбцам или По строкам в зависимости от расположения данных во входном диапазоне. Метки в первой строке — используется, если первая строка диапазона исследуемых данных содержит заголовки. Выходной диапазон — ссылка на левую верхнюю ячейку выходного диапазона. Поскольку ковариация двух наборов данных не зависит от последовательности их обработки, то выходная область занимает только половину предназначенного для нее места. Диагональные ячейки выходной области содержат значения дисперсий входных диапазонов. Новый лист — позволяет задать вывод результатов анализа на новом листе и присвоить имя листу. Новая книга — помещает результаты анализа в новую книгу. *Щ*' 1~'т0 общего между формулами: cov(X, Y) =-^(0, -ц)2 и cov(X, Y) =i£(Х, -ц,)-(У, -ц„) П ,=1
Глава 14. Техника анализа 315 Регрессионный анализ и прогнозирование ' «^ Термин интерактивное прогнозирование — это не дань ставшему модным -Щ0" слову. Интерактивный режим является основным при работе в Windows и во всех Windows-приложениях Вы можете провести регрессионный анализ с использованием языков программирования, готовых функций, встроенного пакета анализа или просто перемещая элементы интерфейса. Именно последний способ является наиболее характерным примером интерактивного режима. Вы только делаете вид, что прогнозируете самостоятельно — на самом деле все выполняет программа. Аналогичный прием в музыке называется исполнением «под фанеру». В интерактивном режиме вы можете: □ выполнить линейную или экспоненциальную экстраполяцию, □ спрогнозировать значение методом подбора параметра. Экстраполяция — звучит красиво - "я^ Имеются данные о курсе доллара к гривне1 с января по октябрь. Требуется *-4р£" спрогнозировать цену на доллар в ноябре и декабре, а также определить, в каком месяце курс перешагнет 25-гривенный барьер. 1. Введем в ячейку А2 слово Январь. С помощью мыши перетащим маркер заполнения, расположенный в правом нижнем углу ячейки А2, на необходимое количество ячеек. Программа автоматически введет имена остальных месяцев. Этот прием называется автозаполнением, и он является простейшим частным случаем экстраполяции. Автозаполнение подробно рассмотрено в первой части книги в главе «Ввод данных». 2. Заполним остальные ячейки таблицы Линейное приближение и скопируем ее содержимое в таблицу Экспоненциальное приближение. 3. Чтобы спрогнозировать курс доллара: □ выделим известные данные в столбце В и перетащим маркер заполнения с помощью правой кнопки мыши на два последующих месяца; □ в контекстном меню выберем Линейное приближение. 4. Чтобы определить, в каком месяце курс доллара перешагнет 25-гривенный барьер: □ выделим три нижние ячейки с курсом валюты и несколько последующих ячеек (В11:В18); □ выполним команду Правка \ Заполнишь \ Прогрессия; □ в диалоговом окне Прогрессия введем Предельное значение, при достижении которого расчет курса прекращается; 1 Гривна — не изобретение независимой Украины. Эта денежная единица существовала еще в Древнем Ярославле и была эквивалентна примерно 400 г серебра.
316 Часть 2 Анализ экспериментальных данных □ шаг (ежемесячное изменение курса) программа определит автоматически на основе анализа выделенного диапазона. Рис. 14.18 Фрагмент диалогового окна Прогрессия | Шаг: 0,8709090:,! 5. Аналогично во второй таблице рассчитаем курс доллара, используя экспоненциальное приближение: Просмотрев результаты, вы увидите их существенное различие. Как определить, какой прогноз более верный? Об этом вы узнаете, изучая линию Рис. 14.19 Прогнозируемые значения курса доллара 1 г " 3 4 ь 6'""" 7 8 9 10 11 12"'" 13 14 15 is" 17 18 Л j В Линейное пвивлнжени* Январь 11.40 грн Февраль 12.27 грн Ы арт 13,14 грн. Апрель 1 4,01 грн, Иай 14.88 грн' Июнь 1 5,75 грн Июль 16,63 грн. Ав г у ст 17,50 грн. Сентябрь 18,37 гр^ Октябрь 19.24 грн. Ноябрь 20.11 грн. Декабрь 20,98 грн. Январь 21,85 грн,. Февраль 22,72 трн; М арт 23.59 грн. Апрель 24,46 грн. М эй 2 5,33 грк С D | Е Экспоненциальное приближение Январь 1 1.40 грн. Февраль 12.27 грн. М арт 13.14 грн. Апрель 1 4.01 грн , Май 1 4.88 грн. Июнь. 1 5,75 грн. Июль 1 6.63 грн. Авгу ст 1 7, 50 грн. Сентябрь 18.37 грн. Октябрь 19.24 грн. Ноябрь 20.62 грн. Декабрь 22.00 грн. Январь 23.38 грн. Февраль1 .24.76 грн. тренда. А сейчас закрепим и систематизируем знания о возможностях Excel, использованных в данном примере. К простейшим инструментам прогнозирования можно отнести инструменты, при использовании которых, Excel: □ анализирует содержимое выделенных ячеек; □ определяет тенденцию и закономерность их изменения; □ прогнозирует последующие значения. Такими инструментами в Excel являются: □ автозаполнение; □ заполнение в соответствии с заданной последовательностью; □ создание арифметических и геометрических прогрессий. Автозаполнение использовано нами в приведенном примере при вводе названий месяцев. Оно выполняется в соответствии со списками, которые можно просмотреть на вкладке Сервис | Параметры \ Список. Если ни один из списков вас не устраивает, создайте собственный. Как это делается, описано в первой части книги.
Глава 14. Техника анализа 317 Заполнение в соответствии с заданной последовательностью может быть выполнено с помощью команды Правка \ Заполнить \ Прогрессия или контекстного меню. Контекстное меню — это меню, содержащее набор наиболее употребительных команд для работы с выделенным в данный момент объектом. Обычно оно вызывается щелчком на выделенном объекте правой кнопкой мыши. Однако при работе с рядами данных процедура вызова контекстного меню несколько иная. Чтобы вывести его на экран, нужно перетащить маркер заполнения, удерживая нажатой правую кнопку мыши. Рис. 14.20 Контекстное меню, выводимое при работе с рядами данных Копировать ячейки Заполнить : Заполнить Форматы Заполнить значения Заполнить по дням Заполнить по рабочим дням Заполнить по месяцам Заполнить по годам Линейное приближение Экспоненциальное приближение Прогрессия...! В зависимости от типа выделенных данных в контекстном меню появляются различные команды: О команды первой группы доступны практически всегда; П вторая группа команд доступна, если вы выделили одну или несколько ячеек с данными типа дата и несколько пустых ячеек ниже или правее их; П если выделенные данные имеют численный тип, то становятся доступными команды приближения; □ команда Прогрессия доступна всегда. Команда Заполнить позволяет продолжить последовательность. Алгоритм заполнения определяется автоматически. Й'йЙ^1 пРеДпо'ложим1 чт°. начиная с 4 января, вам нужно каждые 14 дней производить ""Ч^ техническое обслуживание множительной техники. Вы вводите и выделяете две первые даты, перетаскиваете маркер заполнения, удерживая правую кнопку мыши, а отпустив ее, Щелкаете на команде Заполнить. На экране мгновенно появляются необходимые вам даты. Аналогично выполнен другой, приведенный на рисунке пример: Рис. 14.21 Примеры использования команды Заполнить Аргентина Аргентина Аргентина Аргентина Аргентина Аргентина Аргентина Яр*! айн: а Ямайка Ямайка Ямайка Ямайка Ямайка Я м эй к а 5:0 5:1 5:2 5:3 5:4 5:5 5:6 0 4.яне ; 18 .янв (01 .фее К5.фее j¥l ,нар И 5 .мэр \29 .мар.
318 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Даже если вы введете всего лишь одно значение, все равно по команде Заполнить будет предпринята попытка спрогнозировать тенденцию его роста и выведена последовательность дат, численных или смешанных значений, как в примере с футбольным счетом. Вторая группа команд позволяет продолжить последовательность значений типа дата в соответствии с выбираемым алгоритмом (по дням, рабочим дням, месяцам, годам). По команде Прогрессия на экран выводится одноименное окно, которое позволяет решать немало интересных задач. Рис. 14.22 Диалоговое окно Прогрессия | Прогрессия i f I т тт е шага Преде пь 17 ~±-.•-._. Г ■ЗЁ.тоэаполпение лое ?мачение; |з м^рта [гпм ИИ] I Во все времена люди с примитивным интеллектом легко соблазнялись различными «пирамидами». И немудрено. Представьте себя на месте не обремененной высоким интеллектом юной особы, которая получает письмо следующего содержания. «Вышлите по первому из восьми адресов 1 доллар. Исключите этот адрес из списка и добавьте в конец списка собственный адрес. Отправьте до 1 декабря письмо 8 знакомым — и к 8 марта вы получите 2 миллиона долларов». Соблазнительно? Проверим: Рис. 14.23 Расчет «пирамиды» Дата | Сумма 30.ноя 11,00 "•"■■"" "7" ,ту.'": -." ,:,■: ■■■'-, 14 ди $3,00 ОЗ.мар $2 097 152,00 □ в первую ячейку введем 30 ноября и зададим прогрессию даты с шагом 14 дней, полагая, что именно столько времени нужно для того, чтобы написать и переслать письма; □ во вторую ячейку внесем 1 доллар и зададим геометрическую прогрессию с шагом 8. Действительно, теоретически к 8 марта вы сможете получить 2 077 152 доллар. Но если человек, который должен выслать вам доллар, имеет представление о геометрических прогрессиях — он начнет считать. И расчет покажет, что для того, чтобы он получил обещанные деньги, необходимо вовлечь в пирамиду около 4 триллионов людей. Скорее всего, наш потенциальный клиент предпочтет дождаться всемирного демографического взрыва... И в заключение несколько слов об упомянутой нами ранее команде Правка | Заполнить. Она открывает доступ к подменю, в котором только Прогрессия имеет отношение к прогнозу.
Глава 14. Техника анализа 319 Рис. 14.24 Подменю Заполнение и its Вуиз Iff DikD CtrkR По Листам. Прогрессия... Команды Вниз, Вправо, Вверх и Влево позволяют просто скопировать текст из расположенных рядом ячеек, а команда По листам — скопировать формулы или содержимое ячеек во все остальные листы, ярлыки которых выделены в данный момент. Подбор параметров при помощи диаграммы Подбор параметров в интерактивном режиме — еще одна возможность продемонстрировать простоту и доступность прогнозирования. Изменение параметров с помощью диаграммы дает возможность быстро решать несложные производственные, экономические или финансовые задачи. Но если перед вами стоит сложная многовариантная задача, лучше воспользоваться командами Поиск решения, с которыми мы познакомимся в следующих главах. Диаграмма позволяет изменить данные в ячейках, на основе которых она построена. Если ячейка содержит численное значение (константу, время, дату), то изменяется это значение. Если в таблицу введена формула, то появится диалоговое окно Подбор параметра, в котором вы можете указать ячейку, значение которой следует изменить. Р Предположим, что банк принимает депозитные вклады под 7% годовых с ежегодным начислением процентов или под 5,5% с ежемесячным начислением процентов. Определим, какой должна быть ставка по второму вкладу для получения одинаковых дивидендов. 1. Выберем размер первоначального вклада равным 5000 рублей, составим рабочую таблицу и построим диаграмму для обеих процентных ставок: Рис. 14.25 Поиск параметра с помощью диаграммы Вид вклада Размер вклада 5000 5000 Ставка %вгод 7% 5,5% Начислений в год _ 1 12 Будущее значение! 5350,60р. б^ЕО.ОДр^ 2 1 ! Ill 0 I " Hi ( 5 200,00р. 5 250,00р. 5 300,00р. 5 350,00р. 5 400,00р.
320 Часть 2. Анализ экспериментальных данных 2. Определим, какой должна быть ставка по второму вкладу для получения одинаковых дивидендов. Для этого: □ выделим на диаграмме столбик 2, щелкнув по нему мышью; □ вторично щелкнем на выделенном столбике, и на нем появятся маркеры изменения размера; □ установим указатель мыши на маркер размера на правой границе столбика и, когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, перетащив границу, выровняем длины столбиков; □ как только мы отпустим указатель мыши, на экране появится диалоговое окно Подбор параметра; Рис. 14.26 Фрагмент диалогового окна Подбор параметра II Подбор параметра - ■ - - Изменяя значение ячей<и: |$D3 33 V-. ЦШ OK | П укажем необходимость изменения значения в ячейке D4, в которую введена процентная ставка по второму вкладу; □ нажмем ОК, и в таблице появится искомое значение 6,8%. Линия тренда Линии тренда используются в задачах прогнозирования, решаемых с использованием методов регрессионного анализа. Применительно к линиям тренда регрессионный анализ позволяет: □ оценить степень связи между переменными на основании известных значений; □ выбрать механизм вычисления значений неизвестной переменной; □ продолжить линию в любом направлении, экстраполировать за пределы известных значений и показать тенденцию их изменения; □ построить линию скользящего среднего, которая сглаживает случайные флуктуации, более наглядно демонстрирует модель и прослеживает тенденцию изменения данных. л(1^ имеется ряд данных: 3, 4, 8, 17, 23. Требуется, используя линию тренда, спрог- Чр^ нозировать следующее значение ряда. 1. Построим диаграмму, выбрав тип диаграммы — график: Рис. 14.27 График заданной в условии последовательности 25 - 20 ■ 15 10 ■
Глава 14. Техника анализа 321 2. Щелкнем по линии ряда данных правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберем команду Добавить линию тренда. 3. В диалоговом окне Линия тренда перейдем на вкладку Параметры. В этом окне щелкнем на последней строке, позволяющую поместить на диаграмму величину достоверности аппроксимации R2. Рис. 14.28 Вкладка Параметры диалогового окна Линия тренда Вид | Тип Параметры | енноДкпивой- ~ """ Sffi | Г другое; Г" гПрпгно*■ ; вперед на: |0 ^j периоде? | назад на: |0 ^J периодов Г" пересечение кривой с осью Y в точке: |0 Г~ показывать уравнение на диаграмме Г" поместить на диаграмму величину достоверности алпрогеимацпч {Р/4 ОК Отмена £х] j ___J 4. Перейдем на вкладку Тип и выберем один из возможных типов регрессионной линии. Рис. 14.29 Вкладка Тип диалогового окна Линия тренда tmmmvmmm грендэ \аппроРСикация и сгла*-иьаниб; jy/ [г^з; Логарифмическая .Полиномиальная., Ttni rt; i Экспоненциальная йк:: 5. Щелкнем по кнопке ОК и оценим выведенную на диаграмме величину достоверности аппроксимации R2. 6. Поскольку величина достоверности аппроксимации меньше 1, щелкнем правой кнопкой по линии тренда и в контекстном меню выберем
322 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Рис. 14.30 Определение величины достоверности аппроксимации команду Формат линии тренда. На вкладке Тип укажем следующий тип линии. 7. Если величина достоверности аппроксимации равна 1, тип регрессионной линии можно считать установленным. В противном случае выбирается следующий тип линии и т.д. Если ни в одном из вариантов не получена единица, то выбирается тот тип, для которого величина достоверности аппроксимации максимальна. 8. Допустим, мы остановили свой выбор на полиномиальном типе с величиной достоверности аппроксимации 0,9911. Перейдем на вкладку Параметры, на которой: □ зададим прогноз на один период (правильнее было бы сказать — на шаг) вперед, □ отменим вывод на диаграмме величины достоверности аппроксимации и зададим вывод уравнения. 9. Щелкнем по кнопке ОК и проанализируем выведенную диаграмму: □ в результате регрессионного анализа установлено, что исходный диапазон данных описывается уравнением у=0,8571х2+0,0571х+1,8; О программой продолжена линия тренда в возрастающем направлении и спрогнозировано на графике значение у для значения х = 6. Рис. 14.31 Результаты регрессионного анализа с использованием линии тренда 25 15 :0,8571х' + 0,0571х + 1 , 10. Численное значение у можно определить, подставив в уравнение функции значение х = 6: у = 0,8571*6~2+0,0571*6+1,8 = 32,9982 Программа выполняет расчет линий тренда путем аппроксимации данных по методу наименьших квадратов в соответствии с уравнениями:
Глава 14. Техника анализа 323 Тип регрессионной линии Линейная Логарифмическая Степенная Экспоненциальная Полиномиальная Уравнение у = ах + Ь у = с\пх + b у = схь у = сеЬх у = Ь + С)Х + СгХ2 +...+ СвХе Таблица 14.1. Линии регрессии Аргументы а — угол наклона Ь — координата пересечения оси абсцисс In — натуральный логарифм b и с — константы b и с — константы е — основание натурального логарифма, Ь и с — константы b, c-t-ce — константы Насколько достоверен прогноз? Можно ли слепо верить результатам и графикам, возвращаемым программой? Проще всего ответить на этот вопрос с помощью примера. 1. Введем в столбец А значения переменной я от 0 до 8, а в столбец В — значения функции у = 0,5х3 + 2х. Выполним регрессионный анализ и спрогнозируем значения у при х = 9 и х = 10. 2. Построим график функции. 3. В контекстном меню линии графика (линии ряда данных) выберем команду Добавить линию тренда. 4. На вкладке Тип выберем линейную аппроксимацию и определим ее достоверность. 5. Последовательно выберем другие типы регрессионной линии и определим для них R2. Рис. 14.32 Определение величины достоверности аппрок- 3 4 5-. 6 7 8 •■ 19.5 40 7 2,5 120 18 5,5 272 Л инейная . Логарифмическая Степенная. ". Экспоненециальная Полиномиальная 1«Ш 0.8805 ■: 0,5597 ; 0,98 8 7 ' 0.96 5 ■ 0.9977 6. По максимальной величине достоверности выберем полиномиальную аппроксимацию. 7. Подставив значения х в полученное в результате регрессионного анализа уравнение у — 6,75 х2 —23,75х +24,75, рассчитаем значение функции при х = 9 ш х = 10.
324 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Рис. 14.33 Сравнение прогнозируемого и фактического результатов 1 2 3 4 5 -у - 6,75,^ ■ 23,25*^-24,7,5 9 -10 у , факт 382,S 520 Ч , про г ног 357,75 462,25 Очевидно, что прогноз неудачен. Есть ли выход? Есть. При выборе полиномиальной аппроксимации программа позволяет задавать степень независимой переменной (от 2 до 6). Рис. 14.34 Повышение степени независимой переменной Если на вкладке Тип мы выберем полиномиальную аппроксимацию и установим степень независимой переменной равной 3, то получим новое уравнение: у = 0,5х3 + 9е~13х2 + 2х - 1е~п Подставив значения х в полученное уравнение, рассчитаем значение функции при х = 9кх = 10.В результате мы получим значения, совпадающие с рассчитанными по заданной в условии формуле у = 0,5х3 + 2х. Рис. 14.35 Итоги регрессионного анализа 2 степень 3 степень 0,8805 0.6597 ' , факт :;,. '.прогноз '^прогноз Я 9 382.5 357.8 382,5 10 520 462 520 Итак, в результате регрессионного анализа программа не смогла «угадать» использованного в условии уравнения, однако спрогнозировала такие параметры аппроксимирующей линии, которые достаточно точно описывают исходный набор данных и приводят к достоверным результатам. . цг В литературе встречается утверждение о том, что чем выше степень независи- ...®" мой переменной при полиномиальной аппроксимации, тем точнее результат. Действительно ли это так? Возвратимся к первому примеру, рассмотренному нами в этой главе. г= 1—-—-л—5—^—г^ Дэнны е 3 4 У 17 ^3
Глава 14. Техника анализа 325 Мы установили, что наилучшим образом заданные в условии данные описывает полиномиальное уравнение. Рассчитанная величина R2 составила 0,9911. Рассчитаем величину В? для более высоких степеней независимой переменной. Расчет показывает, что повышение степени независимой переменной повышает величину R2. Начиная с четвертой степени, R2 равен максимально возможному значению 1. Следовательно, должна повышаться степень достоверности аппроксимации. Рис. 14.36 Изменение величины достоверности аппроксимации при повышении степени независимой переменной ras Линейная Л ого рифм и ч ее кая Степенная Экспоненециальная Полиномиальная, 2 степень 3 степень 4 степень 0,9543 0,8192 0,9554 0,99 0,9911 0,9968 1 Однако, взглянув на график аппроксимирующего полинома 4-й степени, мы увидим, что он неожиданно становится более пологим, чем предыдущие. Чтобы проследить дальнейшую тенденцию, на вкладке Параметры зададим прогноз еще на один период (шаг) вперед и увидим резкое падение аппроксимирующей кривой, что совершенно не соответствует заданной в условии последовательности. Рис. 14.37 Динамика изменения спрогнозированной функции четвертого порядка 25 - 20 - 15 - 10 - 5 - 0 - 1 2 3 у^ 4 -^^^ 5 25 - 20 - 15 - 10 5 - 0 - 1 2 3 / S 4 <^~^\ 5 \ \ V 6 В то же время график кривой 2-й степени будет уверенно расти при прогнозе вперед на любое количество шагов. При небольшом количестве исходных данных невозможно однозначно предугадать, какой из прогнозов окажется ближе к истине.1 Поскольку аппроксимирующий полином в Excel подбирается по методу наименьших квадратов, его степень не может превышать п-1, где п — количество «экспериментальных» точек. В рассмотренном примере п=5, поэтому степень полинома не может превышать 4, а прогноз для 6-й точки, лежащей вне диапазона исходных значений аргумента, вообще является некорректным. — Прим. ред.
326 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Рис. 14.38 Динамика изменения спрогнозированной функции второго порядка 35 - 30 - 25 - 20 - 15 - 10 - 5 - 0 ■ 1 2 ^е***"*' 3 у = 0.8571Х2 + 0.0571Х + 1>- ^ ^*^ ^^ ^" 4 5 6 Скользящее среднее Регрессионный анализ с использованием скользящего среднего позволяет сглаживать резкие колебания значений, более наглядно прослеживать закономерности изменения данных. Линия скользящего среднего соединяет последовательность средних значений, вычисленных по подмножеству, заданному на вкладке Тип диалогового окна Формат линии тренда. Расчет значений в прогнозируемом периоде ведется на основе среднего значения переменной для указанного числа предшествующих периодов. Рис. 14.39 Фрагмент вкладки Тип диалогового окна Формат линии тренда Допустим, на вкладке Тип вы задали количество периодов равное 3. Программа вычислит среднее значение первого, второго и третьего значений и назначит его первой прогнозируемой точке. Затем будет вычислено среднее значение второго, третьего и четвертого значений и присвоено второй прогнозируемой точке и т.д. Построенная по этим точкам линия скользящего среднего будет отражать тенденцию изменения данных. Число точек, образующих линию скользящего среднего, равно числу точек в исходном ряде минус значение периода. Чем большее число периодов вы зададите в поле Период, тем сильнее сглаживающий эффект. Наиболее детально изменения данных прослеживаются, если принят период равный 2. Скользящее среднее наиболее удобно для прогнозирования значений внутри числового ряда с большим разбросом значений. Функции регрессии "!ШШ( Функции регрессии предназначены для вычисления параметров линий, наилуч- «P^v шим образом аппроксимирующих функциональные зависимости. Регрессия — способ формирования уравнения, описывающего набор данных. Функция ЛИНЕЙН позволяет рассчитать с помощью метода наименьших квадратов значения, описывающие линейную функцию одной или нескольких переменных у = ах + Ъ или у = ахХ\ + а2Х2 + ... + Ь, а также получить дополнительную регрессионную статистику.
Глава 14. Техника анализа 327 Рассчитанные статистические характеристики возвращаются в виде массива, компонентами которого являются: □ коэффициенты при известных переменных а^ а2... а„; □ константа Ъ. Значения коэффициентов при известных переменных в возвращаемом массиве выводятся в обратном порядке: первым ап, последним — а\. Эти коэффициенты могут также называться наклоном, а константа — у-пере- сечением; у, х и а могут быть представлены в виде векторов. Синтаксис: ЛШШЙН(Изв_знач_у; Изв_знач_х; Константа; Стат) Изв_знач_у — множество известных значений у. Изв_знач_х —одно или несколько множеств переменных х. Если это массив {1;2;3;...}, имеющий такой же размер, как и Изв_знач_у, аргумент можно не указывать. При одной переменной х массивы могут иметь любую форму, но одинаковую размерность. При нескольких переменных х Изв_знач_у должно быть вектором, то есть интервалом высотой в одну строку или шириной в один столбец. Константа — если указана 1 (по умолчанию), то константа b рассчитывается, если 0 — принимается равной нулю. Стат — если указана 1, то выводится дополнительная статистика по регрессии (стандартные значения ошибок, коэффициент детерминированности, F-статистика, степени свободы, регрессионная сумма квадратов, остаточная сумма квадратов). Поскольку возвращается массив значений, функция должна задаваться в виде формулы массива. Вы должны тщательно оценивать результаты, полученные с помощью функции аппроксимации и решить, соответствуют ли они вашим данным. Сравнение с помощью диаграмм более наглядно. > Известны значения переменных xi, хг, хз и у. Требуется создать приложение, ап- **q§P» проксимирующее функциональную зависимость и автоматически корректирующее параметры линии при изменении значений коэффициентов 1. Создадим форму, удобную для вывода значений: Рис. 14.40 Форма для вывода значений -1 2 3 4 5 7 8 9 А В С D 1 2 i 131 2 3 4 -1 -2 -3 2 -9 0 9 , у =..эДМ■':+■>. -4 Е 2 3 -4 1 8 + эЗ>5 F 1 2 -5 Т 3 + Ь ' 2 G 6 1 -6 18 Шр.:: -z'i'j
328 Часть 2 Анализ экспериментальных данных 2. Выделим ячейки D9:G9 для вывода массива значений. 3. Щелкнем по кнопке Изменить формулу и выберем функцию Статистические | ЛИНЕЙН. 4. Введем адреса массивов значений переменных. Потребуем расчета константы Ь и откажемся от вывода дополнительной статистики, для чего в поле Константа введем 1, а в поле Стат — 0. Собственно, эти параметры можно и не вводить, поскольку они предлагаются по умолчанию. Рис. 14.41 Аргументы функции ЛИНЕЙН линсйн BosBpau.aeinaf jkl Изв_акач_у |С6;Н6 Изв_знач_х jC2;H4 Константа ] Стат| _J - <-.ВД9;8;7;1е} iJ-0;2;3;2;.;6:W;: _" _- - К3;г;-2П аметры линейного приближения по метод v наименьших кеадратое. И_о_энач_к необязательное множе известно соотношение Зн_чение:-4 .тво значений х, для которых, возможно, уже ^ = тх о. ОК Отмена j 5. Завершим ввод формулы массива нажатием клавиш Ctrl+Shift+Enter 6. Проверим работу приложения, вводя новые значения переменных. ^Ш На практических занятиях по математике вам предлагали проявить свои способ- W* ности у доски 21 сентября, 12 октября, 11 ноября. Когда в следующий раз вас ждет такая радость? 1. Введем в ячейки А1:С1 даты приглашения к доске. 2. Введем в ячейку D1 формулу = СУММ(ЛИНЕЙН(А1:С1)*{4;1}). 3. Нажмем на клавишу Enter и увидим ответ. В примере использована формула СУММ({а;Ь}*{х;1}), которая при вычислении дает результат у = ах +Ь. А это как раз то, что нам нужно. ,.:""g"M Из каталога «Товары и цены» наугад выбрано несколько компьютеров различной *;|р^ конфигурации и стоимости. Необходимая вам конфигурация отсутствует. Создайте приложение, которое автоматически будет выводить примерную стоимость компьютера любой, в том числе и отсутствующей в каталоге, конфигурации. Рис. 14.42 Прогнозирование стоимости компьютера 1. _____ 5 6 '■ 7 т:№?ж Процессу Память Цена '■■';■■'>■'■ Параметры Значение в Т с 40 0 500 8.4 8.4 :32V; 64 433 6 45 аЗ а'2 2.2 -1 :y(j/;; 600 VS..4 128 1 0 23 а1 1,93 v.e ■ | т. ■■ TOO 500 ;lo.2;r8v3;. ■128 64 12 45 630 b -405 G I. H. 400 5 0 0. 4,3 6,4 32:;64 44D 7-10 ■: ..('■'■'. 266 2.1 § 3 $170,30
Глава 14. Техника анализа 329 Мы имеем дело с примером множественной регрессии. 1. Выделим ячейки В7:Е7 и вызовем построитель функций для функции ЛИНЕЙН. 2. В поле Изв_знач_у — введем адрес В4:Н4, а в поле Изв_знач_х — адрес В1:НЗ. 3. Завершив ввод формулы массива, в ячейках В7:Е7 получаем параметры уравнения аппроксимирующей линии. 4. В ячейку 14 вводим формулу =I1*D7+I2*C7+I3*B7+E7. 5. В ячейках 11:13 задаем параметры конфигурации и программа выводит примерную стоимость компьютера. Обратите внимание на универсальность таблицы. Если к вечеру цены на вычислительную технику изменятся, вы просто введете новые данные — и ваше приложение вновь будет готово к работе. Функции НАКЛОН и ОТРЕЗОК можно рассматривать, как часть функции ЛИНЕЙН. Функция НАКЛОН позволяет рассчитать коэффициент а в уравнении у = ах + Ъ, а функция ОТРЕЗОК — константу Ъ. В отличие от функции ЛИНЕЙН, функции НАКЛОН и ОТРЕЗОК позволяют обрабатывать массивы, содержащие не только численные, но и текстовые и логические значения. Пустые ячейки игнорируются. Функции ТЕНДЕНЦИЯ и ПРЕДСКАЗ аппроксимируют массивы известных значений независимой и зависимой переменных и рассчитывают новые значения у для заданного массива новых значений х. Синтаксис: ТШ1ДЕН1ЩЯ(Изв_знач_у;Изв_знач_х;Нов_значх;;Кон- станта) ШгЕДрКАЗ(х;Изв_знач_у;Изв_значх) Новзначх в функции ТЕНДЕНЦИЯ и х в функции ПРЕДСКАЗ — массивы новых значений независимой переменной. Остальные аргументы те же, что и у функции ЛИНЕЙН. Основное различие между функциями состоит в том, что ТЕНДЕНЦИЯ выполняет аппроксимацию в соответствии с формулой у = ах + Ъ, а ПРЕДСКАЗ — в соответствии с формулой у = ах. ;\*ЖШ. Решим с помощью функций ТЕНДЕНЦИЯ и ПРЕДСКАЗ пример, подобный тому, *"Ц0»"~ что мы рассматривали при изучении линии тренда. Задан курс доллара по отношению к гривне на 1-е число каждого месяца с января по октябрь. Требуется рассчитать возможный курс на последующие 4 месяца. 1. Введем в ячейку А2 дату 1.1 и заполним остальные ячейки столбца с шагом 1 месяц, воспользовавшись командой Правка \ Заполнить \
330 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Прогрессия \ Дата \ Месяц. Вы можете воспользоваться и другим способом. После ввода даты в ячейку переместите маркер заполнения ячейки правой кнопкой мыши на необходимое количество ячеек и выберите команду Прогрессия в контекстном меню. 2. Задайте для ячеек с введенными данными формат ММММ, в результате чего данные в столбце будут выведены в виде последовательности месяцев года. Обратите внимание на то, что если для ввода последовательности вы воспользуетесь автозаполнением ячеек, функции работать не будут. 3. Дальнейшие действия просты: П поместите в таблицу данные о курсе доллара за предыдущие месяцы; □ выделите ячейки, предназначенные для вывода прогнозируемых данных; □ введите формулы массива: -ТЕНДЕНЦИЯ(СЗ:С12;ВЗ:В12;В13:В16)или =riPEnCKA3(E13:E16;F3:F12;E3:E12). Рис. 14.43 Курс доллара, рассчитанный с помощью функций регрессии 1 г 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Январь Февраль М арт Апрель М эй Июнь Июль А в гу с т Сентябрь Октябрь Н сябрь Декабрь Январь Февраль * 11.40 грн. 12.27 грн. 1 3.1 4 грн. 1 4.0 1 грн. 1 4.88 грн. 1 5.75 грн. 1 6.63 грн. 1 7.50 грн. 18.37 грн. 1 9.24 грн. 20.1 4 грн. 21.00 грн. 21.89 грн. 22,78 грн. I С | D Е ПРШСКАЗ Январь Фев раль Н арт Апрель М ай Июнь Июль А в гу с т Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь Январь Февраль 1 1.40 грн. 12.27 грн. 1 3.1 4 грн. 1 4,01 грн. 1 4,8 8 грн. 1 5.75 грн. 1 6,63 грн. 1 7,50 грн. 1 8,37 грн. 19,24 грн. 20,1 4 грн. 21,00 грн. 21.8S грн 22 J8 грн. Значения переменной г/, предсказанные с помощью уравнения регрессии, не всегда достоверны, особенно, если предсказанное значение находится за пределами диапазона исходных данных. В определенной мере оценить достоверность рассчитанных значений прямолинейного тренда позволяет функция CTOIIIYX. Кроме того, вы можете воспользоваться дополнительной статистикой функций ЛИНЕЙН и ЛГРФПРИБЛ, описанной в конце этой главы. Функция CTOIHYX возвращает стандартную ошибку предсказанных значений у для каждого значения х в регрессии. Стандартная ошибка — это мера ошибки предсказанного значения у для отдельного значения х.
Глава 14. Техника анализа 331 Синтаксис: СТОШУХ(Изв_знач_у;Изв_знач_х) Функция обрабатывает числовые массивы. Тексты, логические значения и пустые ячейки игнорируются. i Задан массив: Г"г5s i^ V41ё!82 юо I -3.3 -2,5 -1,5 0 1 6,5 13.25 16,75 21,5 Требуется рассчитать уравнение прямой и стандартную ошибку. 1. Выделим ячейки, в которых будут выводиться рассчитанные параметры прямой, и введем в них формулу масеива =ЛИНЕЙН(В2^2;В1:Л) Рис. 14.44 Вычисление стандартной ошибки СТОШУХ | 0,715063051 2. Для расчета стандартной ошибки введем формулу =CTOinYX(B2:J2;Bl:Jl) Обратите внимание на то, что при отсутствии ошибки (то есть, при точном соответствии рассчитанных параметров фактическому уравнению прямой) выводится ошибка #ДЕЛ/0. ||| Функция ЛГРФПРИБЛ позволяет с помощью метода наименьших квадратов аппроксимировать имеющиеся данные и получить массив значений, описывающий экспоненциальную кривую, которая является функцией одной или нескольких переменных: у = Ъ-ах или у = МО "(О'•■■■(О. а также получить дополнительную регрессионную статистику. Синтаксис: Л.ТРФП.РШВЩИзв_знач^/;Изв_знач_х;Константа;Стат) Изв_знач_у — множество известных значений у. Изв_знач^х — одно или несколько множеств переменных х. Если это массив {1;2;3;...}, имеющий такой же размер, как и Изв_знач_у, аргумент можно не указывать. При одной переменной х массивы могут иметь любую форму, но одинаковую размерность. При нескольких переменных х Изв_знач_у должно быть вектором, то есть интервалом высотой в одну строку или шириной в один столбец. Константа — если указана 1 (по умолчанию), то константа Ъ рассчитывается, если 0 — принимается равной нулю. Стат — если указана 1, то выводится дополнительная статистика по регрессии (стандартные значения ошибок, коэффициент детерминированности, F-статистика, степени свободы, регрессионная сумма квадратов, остаточная сумма квадратов.
332 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Поскольку возвращается массив значений, функция должна задаваться в виде формулы массива. Значения оснований в возвращаемом массиве выводятся в обратном порядке {a-n',an.i;...;ai',b}. Аргументы у, хна могут быть представлены в виде векторов. Функция РОСТ позволяет аппроксимировать функциональную зависимость, рассчитать параметры экспоненциальной кривой и спрогнозировать значение зависимой переменной. Синтаксис: РОСТ(Изв_знач_у;Изв_знач_х;Нов_знач_х;Константа) Нов_знач_х — массив новых значений независимой переменной. Остальные аргументы те же, что и у функции ЛГРФПРИБЛ. Массив Нов_знач_х должен иметь столько же строк или столбцов, сколько и Изв_знач_х. Если аргументы Изв_знач_х;Нов_знач_х опущены, то предполагается массив {1;2;3;...} того же размера, что и известные_значения_у. л-|#Для демонстрации возможностей функций ЛГРФПРИБЛ и РОСТ обратимся к арР" примеру, который мы использовали для демонстрации возможностей функции ЛИНЕЙН. В этом примере мы изменим только значение у, чтобы выводимые значения были просты и наглядны. 1. Для проверки возможностей функции ЛГРФПРИБЛ выделим ячейки D9:G9. 2. Введем формулу массива =ЛГРФПРИБЛ(С5:Н5;С2:Н4). Рис. 14.45 Использование функций ЛГРФПРИБЛ и РОСТ .::. 1 2 5 ■■: -6;. . 7 ■ -8. 9 п | В \ С | 2 3 -1 -2 : у = Ь"а1л D | E | F 2 2 1 4 3 2 -3 -4 -5 12,44 2,074 0,3457 xi * а2Ах2 »аЗ ,,', 3| 2\ лхЗ 1 <3 6 1 -6 0,0576 ___! 3. Чтобы проверить возможности функции РОСТ: □ сначала удалим значения в ячейках F5:G5; □ выделим указанные ячейки и введем формулу массива =POCT(C5:F5;C2:F4;G2:H4). Если в окне ЛИНЕЙН или ЛГРФПРИБЛ в поле Стат. ввести 1, характеристики линии дополняются регрессионной статистикой. Результаты выводятся общим блоком. Рис. 14.46 Регрессионная статистика 3 7.0094Е-16 1 2.05Э7Е+30 30,6175385 2 1.16-15 2,2Е-15 2 9.9Е-30 1 7.2S626E-16 #н/д #н/д #н/д 21 d #н/д #н/д *н/д
Глава 14. Техника анализа 333 В этом блоке выводятся; □ в первой строке — коэффициенты при известной переменной или значения оснований ап, ап.\,... ,а\ и константа Ъ; □ во второй строке — стандартные ошибки значений, выведенных в первой строке sen, sen_i,... ,se\, se^; □ в третьей строке — коэффициент детерминованности R2 и стандартная ошибка для у sey; □ в четвертой строке — F-статистика и степени свободы df; □ в пятой строке — регрессионная сумма квадратов ssreg и остаточная сумма квадратов ssresid. F-статистика позволяет определить, является ли наблюдаемая взаимосвязь между зависимой и независимой переменными случайной или нет. Степени свободы df полезны для нахождения F-критических значений в статистической таблице. *ёШМ Регрессионные статистики выводятся недостаточно наглядным блоком. Вы мо- 4 W&' жете устранить этот недостаток, создав на отдельном листе следующую форму: Рис. 14.47 Блок регрессионных статистик ШШШ&ШШ Стандартные ошибки Ковфф, детерм иное эНности Степени свободы Регрессионная су ммй'квад ратое Остаточная сумма квадратов ■!■ 3 : S63 *: 7.00Э4Е-16 R2 = 1 F = 2.059 ТЕ +3 0 SSreq =' 3Q.617593S ■■-„■:?:'»£'■; 2 se2 * 1.1286Е-15 sey = 2.226Е-15 dl = 2 seresid = 9.9101E-30 si = 1 se J = 7.2S526E-16 Ь =: 21 set = 4.3896E-15 Естественно, программа не станет сразу ее заполнять. Для этого придется вывести рядом с таблицей стандартный блок регрессионных статистик, а потом сделать на его ячейки соответствующие ссылки из ячеек таблицы. Прогнозирование с помощью инструментов пакета анализа Пакет анализа содержит следующие инструменты для регрессионного анализа и прогнозирования данных: П скользящее среднее, □ регрессия, □ экспоненциальное сглаживание. Скользящее среднее Инструмент Скользящее среднее позволяет сглаживать резкие колебания значений, более наглядно прослеживать закономерность изменения данных. Для вызова диалогового окна скользящего среднего выполните команду Сервис | Анализ данных | Скользящее среднее.
334 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Рис. 14.48 Диалоговое окно Скользящее среднее [Скользящее среднее г-Входные данные . j Вводной" интервал: Г" Метки б первой строк Интервал: Параметры выводе Выходной интервал: ■: лочм глш а F" Вывод графика . !»«,«, а I Р Стандартные погрешности ыт\ I OK | Отиенв | ^правка j В этом окне: Входной диапазон — диапазон исследуемых данных, который должен состоять из одного столбца или одной строки и содержать не менее четырех ячеек с данными. Метки в первой строке — используется в том случае, если первая строка диапазона исследуемых данных содержит заголовки. Интервал — количество значений, участвующих в расчете скользящего среднего. Чем больше значение интервала, тем сильнее сглаживающий эффект. Наиболее отчетливо изменения данных прослеживаются при интервале равном 2. Рис. 14.49 Графики скользящего среднего: а) при интервале равном 4 б) при интервале равном 2 а) б) т\—;—/л 1 \ >' I \ /\ I Т~х v—v^f XX vy—\ / \/ у \ ! V / \ I 12 3 4 5 9 10 11 12 13 14 15 16 12 3 4 5 5 7 Выходной диапазон — ссылка на левую верхнюю ячейку выходного диапазона, находящегося на одном листе с входным диапазоном. Если данных для прогноза недостаточно, то выводится значение ошибки #Н/Д. Вывод графика — автоматическое создание диаграммы на этом же листе. Стандартные погрешности — позволяет включать в выходной диапазон столбец со стандартными погрешностями.
Глава 14. Техника анализа 335 Экспоненциальное сглаживание Предназначается для предсказания значения на основе прогноза для предыдущего периода, скорректированного с учетом погрешностей в этом прогнозе. При расчете используется константа сглаживания (Кс), по величине которой определяется, насколько сильно влияют на текущие прогнозы погрешности, полученные в предыдущем прогнозе: Fn+i = Fn + а{Ап- Fn) = Fn + (1 - Кс) (Ап - Fn) Для константы сглаживания наиболее подходящими являются значения от 0,2 до 0,3. Это означает, что ошибка текущего прогноза устанавливается на уровне от 20 до 30 процентов ошибки предыдущего прогноза. При более высоких значениях Кс ускоряется отклик, но это может привести к непредсказуемым выбросам. При низких значениях константы могут возникнуть сдвиги аргумента для предсказанных значений. Для вызова диалогового окна экспоненциального сглаживания выполните команду Сервис \ Анализ данных \ Экспоненциальное сглаживание. Рис. 14.50 Экспоненциальное сглаживание В этом окне: Входной диапазон — диапазон исследуемых данных, который должен состоять из одного столбца или одной строки и содержать не менее четырех ячеек с данными. Фактор затухания — Фактором затухания называется корректировочный фактор, минимизирующий нестабильность данных генеральной совокупности. Значение фактора по умолчанию равно 0,3. Фактор затухания используется в качестве константы экспоненциального сглаживания. Метки — используется в том случае, если'первая строка или первый столбец диапазона исследуемых данных содержит заголовки. Выходной диапазон — ссылка на левую верхнюю ячейку выходного Диапазона, находящегося на одном листе с входным диапазоном. Если данных для прогноза недостаточно, то выводится значение ошибки #Н/Д. Вывод графика — автоматическое создание диаграммы на этом же листе. Стандартные погрешности — позволяет включать в выходной диапазон столбец со стандартными погрешностями. Экспоненциальное сглаживание ia*j ,; .■ Параметры вывода ■ - Выходной интервал: . - И л зя рабочая кннга р1 Вывод графика *Е$1 Р" Стандартн I
336 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Регрессия 1 Инструмент анализа Регрессия используется для расчета параметров линейной функции, выполнения дисперсионного и регрессионного анализа, вывода диаграмм и статистических данных. Для вызова диалогового окна Регрессия выполните команду Сервис \ Анализ данных \ Регрессия. Рис. 14.51 Диалоговое окно Регрессия Регрессия входные данные —— родной интервал V: Входной интервал X: Г иетки Г~ уровень надежное 33 Г" Кцнстанта ■ ноль 33 Ларанетры вывода - - С Выгодней интервал: f» Новый рабочий лист: | С новая рабочая книга Остатки Г~ Остатки Г Орафик остатков Г" С1.амдарти?оеанные остатки Г~ График подбора г Нормальная вероятность — ^— i Г* График нормальной вероятности £ррэвка В этом окне: Входной интервал у — диапазон зависимых данных, который должен состоять из одного столбца или одной строки. Входной интервал х — массив независимых данных, состоящий не более чем из 16 диапазонов. Метки — используется в том случае, если первая строка или первый столбец диапазона исследуемых данных содержит заголовки. Уровень надежности — по умолчанию принимается равным 95%, но вы можете задать любое другое значение. Константа-нолъ — форсирует прохождение линии регрессии через начало координат. Выходной диапазон — ссылка на левую верхнюю ячейку выходного диапазона, включающего не менее 7 столбцов, в которые программа выведет: □ результаты дисперсионного анализа, П коэффициенты регрессии, П стандартную погрешность вычисления у, □ среднеквадратичные отклонения, □ количество экспериментальных точек, D стандартные погрешности для коэффициентов. Новый лист — позволяет не только задать вывод результатов анализа на новом листе, но и присвоить имя листу. Новая книга — помещает результаты анализа в новую книгу.
Глава 14. Техника анализа 337 Остатки — позволяет вывести остатки в выходном диапазоне. Стандартизированные остатки — позволяет вывести стандартизированные остатки в выходном диапазоне. График остатков — задает вывод диаграммы остатков для каждой независимой переменной. График подбора — задает вывод диаграммы наблюдаемых и предсказанных значений для каждой независимой переменной. График нормальной вероятности — задает вывод графика нормальной вероятности. f Разберем пример использования инструмента Регрессия. Для наглядности возь- -ярЭ' мем не случайный, а хорошо знакомый график, например синусоиду. 1. Введем в таблицу исходные данные. 2. Выполним команду Сервис \ Пакет анализа \ Регрессия. 3. Зададим параметры в диалоговом окне, дав указаание программе вывести данные и графики на отдельном листе ОК. Не покушаясь на курс математической статистики, покажем без детализации т;е статистические характеристики и графики, которые вы можете получить с помощью функции Регрессия. Рис. 14.52 Статистические характеристики, выводимые с помощью инструмента Регрессия р -■ . * ет#тг Ы нож естеенный R R-квад рат '.-: '.."•' Нормированный R-квЗдрат Стандартная ошибка" Наблюдения 0,1 4У Э70991 0.022431298 -0,022963247 0.737947821 23 ■■:■■■■ df S S MS i ^ '' ■ ^ нэчймостъ F Регрессия 1 0.3 0.275656272 0,506193505 0,484620239 Остаток '. 22 12 0.544666986 Итого 23 12 i Коэффициенты Стандартная ошибка ^-статистика ' Р -Значение ие 0 £Н/Д #Н/Д #Н/Д |Переменная X 1 -0,01637849 0,022444648 -0.729728062 0.473255306 Y-пересечение Переменная X 1 Нижние 95% Вари кие 95% Нижние 9 5,0% Веря ние 95,0% #Н/Д #Н/Д #Н/Д #Н/Д -0,062925892 0,030168912 -0,062925892 0,030168912 Наблюдение 1 2 3 4 5 Пред сказанное у Остатки Стандартные остатки -0,008189245 0,487614783 0,675622006 -0.01637849 0,857849474 1,188606258 -0,024567734 1,022062721 1,416134395 -0,032756979 0,942054406 1.305277669 -0,040946224 0.639418368 0.885955749 • . ,■:, Персентиль 2.173913043 6,52173913 10,86956522 15,21 73913 19,56521739 у -0,999990207 -0.977530118 -0.958924275 -0,87969576 -0,8754521 75
338 Часть 2. Анализ экспериментальных данных Рис. 14.53 Графики, выводимые инструмента Пакета анализа Регрессия Пе ре меиная X 1 График подбора йНйаяХТ" Переменная X 1 График остатков . ,..i;5:t- | 0 5 ■•■ S о ■- О Ч.5 I' -1 • -1.5 ■ ™ч. Переменная XI Q,5:- >■ о ■- -0..5,! : -1 - ......-4 ,:5- ^- 20 График нормального, распределения :; ^-^~—~~ ^."■•АЪ*"* 60 80 :Персентйль выборки 100 13 ■ ч о ■i
ЧАСТЬ 3 Рациональное использование данных В предыдущих главах мы рассмотрели средства накопления, обработки и исследования данных программного комплекса Microsoft Office. Следующая часть посвящена рациональному использованию накопленных данных для решения практических задач. Она должна познакомить действующего или будущего предпринимателя, менеджера, экономиста □ с теоретическими основами, методикой постановки и решения оптимизационных задач; □ техникой создания итоговых документов и прикладных приложений; □ возможностями информационных и управленческих систем, предлагаемых рынком программного обеспечения. Специалист должен четко понимать, нужно ли для решения конкретной проблемы приобретать специализированное программное обеспечение или имеющиеся средства Office более надежны, доступны и удобны для пользователя. Он должен принять экономически эффективное решение, обеспечивающее максимальную прибыль при минимальных суммарных затратах. Книга не может дать рецептов на все случаи жизни. В ней рассмотрены лишь отдельные проблемы. Однако, используемый в информатике системный подход, позволяет применить рассмотренные методы для самых неожиданных решений, о которых ни я, ни вы не предполагаете в данный момент. Цель автора заключается не только в том, чтобы показать свой подход к Office как к единой системе или вскрыть недостаточно изученные возможности. Главное, чтобы вы, прочитав книгу, сказали: «Как много возможностей, не отмеченных автором, я могу предложить сам!».
340 Часть 3 Рациональное использование данных Глава 15. Знакомство с основами оптимизации Многомерное пространство и многомерные векторы Число можно изобразить на числовой оси точкой. Направленный отрезок, идущий из начальной точки в данную, называется радиус-вектором точки. Числа Xi и Х2 в прямоугольной системе координат на плоскости определяют точку с координатами (Х]Х2) или ее радиус-вектор. Проекции радиус-вектора на координату оси равны координатам точки и называются координатами радиус-вектора. Упорядоченная тройка чисел хх, Х2, Хз в пространственной системе координат определяет некоторую точку х или ее радиус-вектора х. Указанные числа являются координатами точки и вектора. Упорядоченный набор п чисел Xi) Хг,... хп в зависимости от величины п можно представить как n-мерную точку или n-мерный вектор на прямой, в плоскости, в трехмерном или многомерном пространстве, xi, хг,... хп — координаты вектора или точки. Для записи n-мерного вектора используется выражение: Для записи n-мерной точки: х (*i, х2>... хп) Всякий геометрический вектор характеризуется длиной, называемой величиной или модулем и направлением. Если заданы координаты вектора, модуль и направление определяются однозначно. Модуль вектора равен квадратному корню из суммы квадратов его координат |х |= +,jxf+xl+...xt Два вектора равны, если при приложении их к одной точке: □ равны их модули □ одинаковы направления, а следовательно равны координаты векторов. Алгебраической суммой п векторов является вектор, каждая координата которого равна алгебраической сумме соответствующих координат слагаемых векторов: x + y + z = (x,+yi+z,;x2+y2+z2;xn+yn+zn) Произведением константы X на вектор является вектор, координаты которого равны произведению константы на координаты исходного вектора: А, • Х\Х\Х2---ХП) — Ajc(AjC], ajc2..■hxn) Скалярное произведение двух векторов — число, равное сумме парных произведений координат. Скалярное произведение х-у = х]у]+х2у2+хпу„
Глав'а 15. Знакомство с основами оптимизации 341 Например,, при и-Щ1,2.,3;4) иу(5,6,7,8) 3c-j; = l-5 + 2-6 + 3-7 + 4-8 = 70 В виде скалярного произведения удобно записывать линейные уравнения: а(аха2...ап) или а х = о Х\Х\Хг...Хп) Вектор, все координаты которого равны нулю и только на i-м месте стоит единица, называется i-м ортом. Орт — это вектор, направленный из начала координат по i-й координатной оси, модуль которого равен единице. Точечное пространство — это совокупность n-мерных точек, к которым применимы те же законы и математические действия, что и к векторам. Любая линейно-независимая система, число независимых векторов которой равно рангу множества, называется базисом множества. Поскольку ранг n-мерного пространства равен его размерности (п=г), базисом п-мер- ного пространства будет система из п линейно-независимых векторов. Базисом в n-мерном пространстве может быть множество. Одним из базисов будет система из п ортов. Такой базис называется единичным. Многомерное пространство, в котором принята такая же метрика, как и реальном пространстве, называется евклидовым. В евклидовом пространстве возможны такие вычисления: А(3,2 0,4); В(5,1,2,8) d =\A-B \=\B -A\=+J(5-3)2 +(\~2)г +(2-0)г +(&-4)г Евклидово пространство обозначается Еп. Например: О Е1 обозначает геометрическую прямую □ Е2 — плоскость □ Е3 — трехмерное пространство Закон, по которому в многомерном пространстве определяется расстояние между двумя точками, называется метрикой пространства, а само пространство после введения метрики — метрическим пространством. Гиперплоскость Плоскость в обычной системе координат задается уравнением a,x, + агх-, + аъхъ = с Коэффициенты ai, а2> ,аз> определяющие положение плоскости в координатной системе, можнЪ рассматривать как координаты векторов а^а^^. Такой вектор перпендикулярен к плоскости и называется ее направляющим вектором. Если считать текущие координаты xi, x2, хз координатами вектора х(х1х2х3), то уравнение плоскости запишется в векторной форме с помощью скалярного произведения векторов.
342 Часть 3. Рациональное использование данных Гиперплоскостью в евклидовом пространстве называется множество точек, удовлетворяющих уравнению а\Х\ + а2х2 + ... + апхп - с - 0 или а х -с =0. Здесь: Щс^а^^ — направляющий вектор гиперплоскости; х(х1х2ха) — радиус-вектор текущей точки; с — действительное число; при с=0 гиперплоскость проходит через начало координат. Гиперплоскость разделяет евклидово пространство на два полупространства, представляющие собой два множества точек, удовлетворяющих соответственно условиям a ■ х -с > О a -~x -с <: О Гиперплоскость включается в оба полупространства и является их общей частью. Представив полупространства в развернутом виде ai^i + oliX<l + ... + anxn - с > О ах*! + а2х2 + ... + апхп - с < О приходим к выводу, что любое линейное неравенство геометрически определяет полупространство соответствующей размерности. Координаты любой точки полупространства удовлетворяют неравенству. Каждая точка дает отдельное решение. Все пространство — область решений неравенства. Любое неравенство имеет бесчисленное множество решений. Системы линейных неравенств Несколько неравенств, рассматриваемых совместно, образуют систему. Решением системы называется такой набор значений переменных, который удовлетворяет одновременно всем неравенствам. Графически областью удовлетворяющей всем неравенствам одновременно будет пересечение соответствующих полуплоскостей, например для линейных неравенств с двумя переменными, в виде многоугольника. Областью решения системы неравенств с тремя переменными является общая часть системы полупространств, то есть их пересечение, образующее выпуклое многогранное тело. Рис. 15.1 Область решения системы неравенств
Глава 15. Знакомство с основами оптимизации 343 Областью решения системы линейных неравенств с п переменными будет пересечение соответствующих полупространств. Множество ограничено гиперплоскостями: апхх + аХ2х2 +...+ аХпхп _ сг = О а21хх + 0,22X2 +».+ а2пхп _ с2 = О атХхх + ат2х2 +...+ атпхп _ ст = О Пересечение каждых п гиперплоскостей в n-мерном пространстве дает точку. Эти точки являются вершинами многогранника, описывающего рассматриваемое множество. Его гранями являются суперплоскости. Матрицы Прямоугольная таблица из m строк и п столбцов называется матрицей размерности m А = ч п ... я„ ... а, Здесь: ац — элементы матрицы i — номер строки ;* — номер столбца uwj .'" иш J Матрицу можно записать в виде А == (ац); i =1, 2, ..., m; j = 1, 2, ..., п или Amn Если число строк равно числу столбцов (m=n), матрица называется квадратной, а число п её порядком. Матрица-называется транспонированной по отношению к исходной матрице, если в ней строки -заменены столбцами, а столбцы строками. Каждую строку'матрицы можно рассматривать как многомерный вектор '«(%' ai2 ••• О Каждую столбец матрицы можно рассматривать как многомерный вектор а{а^ a2j ... amj) Ранг множества векторов строк данной матрицы называется ее строчным рангом, а ранг множества векторов столбцов — столбцовым рангом. Количество линейно-независимых строк матрицы всегда равно количеству линейно-независимых столбцов. Строчечный ранг всякой таблицы всегда равен ее столбцовому рангу, поэтому уместно понятие ранг матрицы. В отношении матриц допустимы линейные операции: П умножение на константу; О сложение. Произведением матрицы на константу называется матрица, все элементы которой получены умножением элементов исходной матрицы на эту константу.
344 Часть 3. Рациональное использование данных Под суммой матриц одинаковой размерности Amn Bmn называется матрица, все элементы которой определяются как суммы соответствующих элементов матриц слагаемых, например: (\ 2\ 3 4 [s 6) + (Ъ А\ 5 6 [l 8 J = (А 8 ll2 61 10 и) К нелинейным операциям относится умножение матриц. Произведением матрицы А на матрицу В называется матрица С, каждый ij элемент которой равен скалярному произведению i-й строки на j-й столбец. Матрицы можно перемножить только в том случае, если количество столбцов первой равно количеству строк второй. В результате умножения получается матрица С, которая содержит: □ столько строк, сколько их имеется в матрице А; □ столько столбцов, сколько их имеется в матрице В. Пример: L2-3 (Л U 3 4 51 6, 53-2 ~ Г-Я 3 -4 5 ^ -6 7 Находим элементы матрицы С=А ■ В: сп =а1Ъ1 =1- (-2) + 3 -3 + 5 с12 = 5j • Ъ2 =1 ■ 5 + 3 • (-6) + 5 -п '11 а, -"•2-3 В этом же примере '8 (-4) = -13 7 = 9 Ъу = 2 • (-2) + 4 • 3 + 6 • (-4) = -16 Ьх = 2 • 5 + 4 • (-6) + 6 • 7 = 28 13 9 Л 28, ■"Я-9! — ^•>■•>. ~ -16 V вя ■"2-3 — ^З-З — -9 10 14 -15 16 20 "| -21 22 то есть А ■ В о В ■ А При умножении матрицы на столбец получаем столбец-матрицу, например -А 2-3 — { 5 2 I"4 2 0 -6 -1] 2 *) В31 = f3l 1 l°J -А8-3 " -"3-1 — ^3-1 ~ 17^ 9 18
Глава 15. Знакомство с основами оптимизации 345 Решение системы линейных уравнений Выражение неизвестных через свободные члены позволяет рационализировать вычисления, формализовать, то есть сделать единообразным, процесс решения и значительно сократить количество записей. Пример d, = 4а', + Зх2 + 2дг3 d2 = Ъх] + 2х2 + х3 d} = х, + х2 + 2*з Перепишем систему в так называемую Жорданову таблицу: "О* d. d2 d3 X, 4 3 1 х2 3 2 1 ■ х3 2 1 2 В верхнюю строку впишем переменные, в левый столбец - члены. Таблицу заполним коэффициентами при переменных. свободные Техника Жордановых исключений заключается в следующем: 1. Меняются местами Xi и dj. 2. Элемент таблицы djx^ заменяется единицей. 3. Остальные элементы разрешающего столбца xi остаются без изменений. 4. У остальных элементов разрешающей строки di знаки меняются на противоположные. 5. Остальные столбцы и строки пересчитываются по правилу прямоугольника, который определяется диагональю, задаваемой разрешающим элементом и элементом, подлежащим пересчету. Из произведения этих элементов вычитается произведение задаваемое элементами, определяющими другую диагональ прямоугольника 6. Полученные промежуточные результаты делятся на коэффициент при неизвестном, который был заменен единицей. ■О" Xi d2 da d1 1 3 1 i ; x2 ' -3 , -1 1 ' x3 ' -2 : -2 ' 6 :4= ■вз* Xi d2 da d. 1/4 3/4 1/4 x2 -3/4 -1/4 1/4 Хз -1/2 -1/2 3/2 7. Заменяется свободный член d2 на хг. Разрешающий элемент —1/4 заменяется единицей. Производится второй пересчет. «О» Xi Х2 d, d, 1/2 -3/4 1/4 d? 1 -3/4 ' 1 I 1/4 |X3 ' -1/2 i 1/2 ! 3/2 :-l/4= ■©■ Xi x2 d, d, -2 3 1 d2 3 -4 -1 Xa 1 -2 1
346 Часть 3. Рациональное использование данных 8. Заменяется свободный член d3 на х3. Производится пересчет с разрешающим элементом 1. «О* Х1 х2 хя di I бг бз -3 ; 4 ; 1 5 -6 i -2 1 А 11 9. Подсчитываются значения xl, х2, хЗ, при подстановке в последнюю таблицу значений dl, d2, d3, допустим 3, 2, 1. Тогда: xt = 0, х2 = 1, х3 = О, Техника преобразования таблиц: □ в качестве разрешающего может быть выбран любой элемент отличный от нуля; О при преобразовании таблицы с положительным разрешающим элементом все остальные элементы разрешающей строки меняют свои знаки; П при отрицательном разрешающем элементе меняют знаки остальные элементы разрешающего столбца; □ если некоторые элементы разрешающей строки равны нулю, содержащие их столбцы при преобразовании не изменяются; □ если равны нулю элементы разрешающего столбца, при преобразовании не изменяются содержащие их строки; О нулевой столбец можно исключать из таблицы; О нулевую строку можно исключать из таблицы, если все ее элементы равны нулю. Если вы внимательно следили за ходом рассуждений, для вас не составит труда составить приложение Excel, которое будет решать системы уравнений с тремя неизвестными, Вам останется только ввести коэффициенты при неизвестных и свободном члене уравнения. Если вас не устраивает вывод результатов простой дробью, задайте десятичный формат. И самое основное, чтобы приложение работало, на втором листе вы должны поместить весь описанный выше расчет. Можете улучшить его, предусмотреть решение уравнений второй или третьей степени. Рис. 15.2 Первый лист приложения для решения систем уравнений Решение системы УР ав нений с тремя неизвестными У с ло в и е з ад ан и: ШЯИЯЯ 1 ,|4 14 Я2 * • • • 5 xl -* ••* х2 + 6 х1 4 5 *2 * Ответ: ш - 2ai?a *2 - -а а -а -а чО * л ха + -2 хэ ■» -а ха- , - D • 0 - 0 13(19
Глава 15. Знакомство с основами оптимизации 347 Понятия линейного программирования Линейное программирование — это математическая дисциплина, изучающая методы нахождения экстремального значения функции нескольких переменных, удовлетворяющих конечному числу линейных неравенств или уравнений. Функция, для которой определяется экстремальное значение, называется целевой. Системы неравенств и уравнений, которым должны удовлетворять переменные целевой функции, называются системами ограничений. Оптимальным называется допустимое решение, в котором целевая функция достигает экстремального значения. В общем виде задача линейного программирования формулируется так: max(min) z = cjxi + С2Х2 + ... + cnxn anxi + ai2x2 + ...+ aXnxn > bx a21xl + a22x2 + ••• + a2nxn ^ t>2 amixi + am2x2 + ■••+ amnxn ^ bm xx > 0, x2> 0, ,,„ xn> 0 или max(min) ^ cixi при условии J^dyXj >bt (i = 1, 2, ..., m) xij > 0 (j = 1, 2, ..., n) Система ограничений задачи линейного программирования включает m уравнений. При m = n задача имеет 1 решение. При m < n задача может иметь множество решений, среди которых можно найти оптимальное. Для общей постановки задачи линейного программирования ограничения неравенств должны быть преобразованы в уравнения. Это может быть достигнуто добавлением к левой части каждого ограничения дополнительных неотрицательных величин. В частности неравенства amixi + am2x2 + ... + amnxn < bm могут быть преобразованы в уравнения amixi + am2x2 + ... + amnxn + xn+m = bm Неравенства amixi + am2x2 + ... + amnxn > bm могут быть преобразованы в уравнения amlxi + am2x2 + ... + amnxn - xn+m = bm Экономический смысл введенной переменной xn+m — дополнительный ресурс. Здесь: Xj — переменные ац, bj, Cj — константы
348 Часть 3. Рациональное использование данных При любом характере ограничений задачи линейного программирования, в конечном счете, приводятся к общей форме ага1хх + ат2х2 + ... + атпхп - Ът > О Модель задачи линейного программирования должна содержать только линейные уравнения и неравенства, то есть все переменные должны иметь первую степень. Графическое решение оптимизационных задач Графическое решение используется для решения задач с двумя неизвестными. Чтобы решить задачу: □ определите область решений системы ограничений, для чего переменным во всех уравнениях поочередного присвойте значение 0; □ постройте область решений системы; О постройте прямую, соответствующую целевой функции, поочередно присвоив переменным в уравнении целевой функции значение 0; □ выполните параллельный перенос прямой для поиска точки вхождения в целевой многогранники или выхода из него; □ определите координаты точки и расчет в ней значения целевой функции. С помощью Excel легко создать приложение, которое автоматически будет выполнять графическое решение задачи и наглядно демонстрировать наличие области решений системы. Приложение можно разместить на одном листе. Но, приложение, созданное на 2 листах более компактно и удобно. На первом листе размещается таблица с условием задачи и график решения. Расчетные формулы помещаются на второй лист. Рис. 15.3 Первый лист приложения для решения оптимизационных задач графическим методом Графическое решение оптимизационной задачи Условие з ад ач и: Целевая функция 1 ограничение 2 ofраничение 3 ограничение 4 ограничение «4 1 2 0,16 1 к1 + к1 + «1 + х1 + н1 + -18 7 -7 3 -14 я2 +• «2 + 82 + х2 + >2 + И 4 * -,5 -JL I = 0 = 0 = 0 = 0 _Ряа1 -Ряд2 РядЗ -Ряд 4 . Ряв5
Глава 15. Знакомство с основами оптимизации 349 Техника работы с приложением заключается в следующем: П вы вводите условие; □ Excel по мере ввода условия «вычерчивает» график. Приведенное приложение рассчитано на прямолинейную зависимость axi+bx2+ с=0, или хх= — (6*2 ~ с) /а. Вы можете создать в Excel приложения для решения уравнений других типов. Решение задачи симплекс-методом Слово симплекс пришло из латыни и значит простейший. Рассмотрим пример оптимизационной задачи. z - 20х, + 20х2 +1 0х3 '4х, + 3x2+2x3 >33 Зх, + 2х2 + х3 > 23 х, + х2 + 2х3 ^12 х, >0;х2 >0;х3 >0 1. Преобразуем систему так, чтобы в правой части стоял нуль: 4х, + 3х2 + 2х3-33>0 Зх, + 2х2 + х3 - 23 £ 0 х, + х2 +2х3-12>0 х, >0;х2 >0;х3 >0 , 2. Систему ограничений и целевую функцию запишем в виде таблицы У1 Хз Уз z X1 I X2 -2 j -1 - I - -3 j -2 i -5 ! -3 I -10 ' 0 У2 2 1 2 10 1 13 -23 34 230 Если система ограничений не имеет неотрицательных решений, то и задача не имеет решений. Если система ограничений имеет неотрицательное решение, то оно и будет допустимым решением задачи. 3. Определим допустимое значение. Для этого выберем разрешающий элемент для смены знаков у элементов столбца свободных членов. Этот элемент определяется минимальным значением отношения элементов столбца свободных членов к элементам из их строк. Проще всего это сделать в Excel, используя формулу массива. Присвойте имена столбцу свободных членов и массиву элементов строк
350 Часть 3. Рациональное использование данных (коэффициентов при х). Эти имена используйте в качестве числителя и знаменателя в формуле массива. Для нашей таблицы этот элемент у2х3 =1, для которого указанное отношение составляет -23/1. 4. Выполним жордановы преобразования с выбранным разрешающим элементом. В результате получим У1 У2 Уз г Х1 4 3 1 20 х2 3 2 1 20 Хз 2 • 1 2 10 1 -33 -23 -12 0 Элементы столбца свободных членов и строки z пересчитываются так же, как и остальные элементы. Из таблицы видно, что система ограничений имеет неотрицательные решения, а, следовательно, задача имеет допустимые решения. 5. Получим одно из допустимых значений, приравняв неизвестные на верху таблицы нулю: хг = 0; х2 == 0; у2 = 0 Тогда допустимым решением будет: xj =■ 0; х2 = 0; хз = -23 6. Из первой таблицы определим значение целевой функции: z = 20х! + 20х2 + 10х3 = 0 + 0 - 230 = -230 7. Проверим полученное решение на оптимальность. Из итоговой таблицы z =--10хх + 0х2 + 10у2 = 230 Очевидно, что за счет увеличения неизвестной хг значение целевой функции можно уменьшить, так как перед xj отрицательный коэффициент. Если при всех неизвестных в целевой функции коэффициенты не отрицательные, решение оптимально, так как увеличение любого неизвестного может только увеличивать целевую функцию. Признак оптимальности допустимого решения: Допустимое решение задачи линейного программирования будет оптимальным, если в z-строке нет отрицательных элементов. 8. Найдем оптимальное решение. Чтобы сменить знак у отрицательного элемента z-строки, нужно провести преобразование с отрицательным элементом из столбца, содержащего отрицательный элемент в z-строке. Если такого элемента нет, нет и конечного решения. Значение целевой функции устремится к -со. Выберем разрешающий элемент, который определяется по максимальному отношению соответствующего свободного члена к элементу разре-
Глава 15. Знакомство с основами оптимизации 351 шающего столбца. В нашем случае максимальным является -13/2. Следовательно, разрешающим элементом будет -2. Произведем преобразование таблицы, начиная перерасчет с z-етроки и столбца свободных членов. Х1 хз Уз Z У1 5 Х2 5 У2 0 1 13/2 7/2 3/2 165 Так как элементы строки z неотрицательны, задача решена. Приравнивая нулю величины, стоящие на верху таблицы, получим: xi = 13/2 х2 = 0 х3 = 7/2 Транспортная задача В общем виде транспортная задача формулируется следующим образом: среди неотрицательных решений системы: £jCj,=&, (j = 1, 2, ..., п) л 2Х=«, (i = 1, 2, ..., m) j=\ выбрать такое, при котором функция /и п ы у=1 У имеет наименьшее значение. В задачах открытого типа в систему вводится одно из неравенств т п Yjxu-bj или Y.xv~ai 1=1 ./=1 Для решения транспортной задачи определяется допустимое значение, которое проверяется на оптимальность. Бели оно не оптимально, определяется новое допустимое значение и т.д. Стоимость перевозок может быть записана в виде матрицы, например п0 = 12 3 4 5 5 6 7 8 9 9 8 9 6 5
352 Часть 3. Рациональное использование данных Первоначальное допустимое значение может определяться различными методами. Например, метод северо-западного угла заключается в том, что вначале в левую верхнюю ячейку вносится максимально возможное количество груза, после чего заполняется соседняя клетка в столбце или строке. Исследование базисного решения на оптимальность включает следующие этапы. 1. Каждому поставщику грузов сопоставляется некоторая стоимость груза оц 2. Каждому потребителю грузов сопоставляется некоторая стоимость груза Pj 3. Эти две стоимости связываются уравнением (3j = щ + сц 400 500 200 400 100 100 (31 200 200 Р2 300 100 200 03 400 300 100 ...f34 500 100 400 Э5 а1 a2 a3 а4 min(100; min(200; min(100; min(200'; min(300; min(l00; min(100; 400)=100 300)=200 300)=100'' ,'500)=2OO" 400)=3D0 ДО)=10сГ 500)=100 Рис. 15.4. Определение базисного решения 4. Присваивается значение щ = 0 5. Рассчитываются значения а,2 : ага, Pi : рп 6. Проверяется выполнение неравенства оц + Су > Pj. Если равенство соблюдается, план перевозок оптимален, иначе, определяется новое допустимое базисное решение. Для определения нового базисного решения: □ в клетку с максимальным значением cq + Су - Pj вводится поставка 5 > 0 П поскольку суммарные значения по строкам и столбцам должны сохраняться, производится соответствующий перерасчет в клетках, участвующих в цикле расчета, например 100-S 200+8 ~-200г5 300+5 "200" 1-ое- ■- +5 А -->200-5 Рис. 15.5. Определение нового базисного решения 8 — это максимальное значение, при котором обеспечивается неотрицательность поставок. Если при пересчете в нескольких вершинах цикла значения поставок окажутся равными нулю, то только одна из них объявляется свободной, а остальные остаются базисными с нулевыми поставками. Это обуславливается тем, что количество базисных клеток должно равняться m + n - 1.
Глава 15. Знакомство с основами оптимизации 353 7. Для найденного оптимального плана рассчитывается стоимость перевозок: т it Zmin =Z-j2-jCiiXiJ l=\ 7=1 Для определения первоначального допустимого решения может быть использован метод наименьшей стоимости. Как, правило, он позволяет решать задачу наиболее быстро. В прикладных программах и в литературе по решению оптимизационных задач этот метод может еще называться методом минимума матриц. 100 400 I 600 300 3 1 300 4 500 6 4 3 500 100 5 3 1 100 200 1 100 2 100 2 Рис. 15.6. Получение базисного решения с помощью метода минимума матриц В ячейку с минимальным значением Су заносится максимально возможная поставка. В следующую по рангу ячейку с минимальным значением c,j заносится остаток или очередное значение поставки. Если несколько ячеек имеют одинаковый ранг, предпочтение обычно отдается той, в которую можно занести большее значение. Рассмотрим конкретный пример решения транспортной задачи с использованием метода северо-западного угла для получения базисного решения. У 4 отправителей сосредоточено по 150 т груза. Этот груз необходимо доставить 3 потребителям с запросами каждого по 200 т. Транспортные расходы по перевозке 1 т груза от поставщика к потребителю указаны в соответствующих ячейках таблицы. Требуется составить план перевозок, при котором общие транспортные расходы были бы минимальными. А1 150 А2 150 A3 150 А4 150 В1 200 82 200 200 6 6 10 8 6 6 8 6 5 6 4 4 Рис. 15.7. Условие транспортной задачи
354 Часть 3. Рациональное использование данных Постановка задачи. Исходя из возможностей поставщиков и запросов потребителей, а также себестоимости перевозок между пунктами отгрузки и получения, нужно составить план перевозок, при котором: П будет полностью удовлетворен спрос каждого получателя Въ В2, В3; П будет вывезен весь груз, имеющийся у поставщиков А^, А2, А3, А4; □ общие транспортные расходы окажутся минимальными. Обозначим через хц количество груза, отправляемого из А\ в В%, через #12 количество груза, отправляемого из А\ в В32 и т.д. Получим 12 неизвестных, описываемых формулой хц, (где: i = 1, 2, 3, 4; j = 1, 2, 3) и отражающих план перевозок. Общее количество груза доставленного потребителю Вг от поставщиков Ах :А4 составит: хц + *21 + *31 + *4i = Bi Аналогично: *12 + *22 + *32 + *42 = В2 *13 + Х23 + Х33 + Х43 = В3 ИЛИ 2Х=Ь/ 0 = 1,2,3) /•=1 С другой стороны количество груза, отправленного поставщиком А-у составит: хп + х12 + ххз =Аг Аналогично: ^21 + *22 + Х23 = А2 хзг + х32 + х33 = А3 х41 + х42 + ^43 = -^4 ИЛИ 3 2Х=я, (1 = 1,2,3,4) 7=1 Транспортные расходы составят: Z = СцЖц + С21*21 + с31*31 + С41*41 + С12Х12 + С22Х22 + С23Х23 + С24Х24 + + С31*31 + С32^32 + С33*33 + С34*34 ИЛИ 4 3 i=l 7=1 Таким образом, математическая формулировка задачи следующая: среди неотрицательных решений системы.
Глава "15. Знакомство с основами оптимизации 355 ы £*,-., 0-1.2.8,4, ■У=! 4 3 найти решение, при котором функция z = 2^2-1СУхи имеет наименьшее значение. <=i /=i Решение задачи 1. Проверим условие сбалансированности спроса и предложения 4 3 С'7Х'/ ~/ ,CiiXii 1=1 ./=) Подставив значения, получим 600 = 600, то есть мы имеем дело с закрытой моделью, в которой возможности поставщиков соответствуют запросам потребителей. 2. Разобьем решение задачи на этапы: □ определим какое-либо допустимое значение; П проверим первоначальное решение на оптимальность; П если решение не оптимально, определим и проверим новое допустимое решение и т.д., пока не будет получено оптимальное решение. 3. Первоначальное допустимое значение определим с помощью метода северо-западного угла: В1 200 200 200 6 150 50 6 10 8 6 6 100 8 100 6 5 6 4 150 А1 150 А2 150 A3 150 А4 150 Рис. 3.8. Первоначальное базисное решение □ поместим в левую верхнюю ячейку максимально возможное количество груза: из пункта А\ в пункт В\ можно вывезти 150 т; П так как возможности поставщика Ах исчерпаны, исключим строку Aj из рассмотрения; левой верхней ячейкой окажется А^Ву, О поскольку запросы потребителя В\ не полностью удовлетворены возможностями поставщика Ах, определим для него поставку от поставщикаА% в количестве 200 - 150 = 50 т;
356 Часть 3. Рациональное использование данных О так как запросы потребителя Б^ удовлетворены полностью, исключим из рассмотрения столбец Вг; левой верхней ячейкой окажется А2В2; О рассуждая аналогично, получаем значения поставок; □ в результате мы получили следующий допустимый план перевозок: Хц = 150 т, x2i = 50 т, X2Z = 100 т, Хзг = 100 т, Х33 = 50 т, х4з = 150 /п; П определим затраты при указанном плане перевозок /=i ./=1 4. Исследуем базисное решение на оптимальность, то есть ответим на вопрос: можно ли уменьшить полученное значение целевой функции. Сопоставим каждому поставщику А-ь некоторую величину щ, а каждому потребителю Bj - Ру-. Эти величины связаны уравнением щ + Сц = (3,, то есть стоимость груза для потребителя складывается из стоимости груза у поставщика и транспортных расходов. Присвоим ai значение и определим для остальных поставщиков величину щ, а для каждого потребителя (3,-: О из ячейки А\В\ — pi = ai + 6 = 6 □ из ячейки A2Bi □ из ячейки А2В2 П из ячейки А3В2 □ из ячейки А3В3 □ из ячейки А4-В3 а2 = рх - б = 0 р2 = а2 + 6 = 6 а3 = Рг - 8 = -2 Рз = а3 + 4 = 2 а4 = Рз - 4 = -2 Признаком оптимальности решения является неравенство at + Сц = Ру для свободных ячеек. Если неравенство не выполняется хотя бы для одной свободной ячейки, базисное решение не оптимально. Проверим выполнение неравенства для свободных ячеек: А1 А2 A3 А 4 150 150 150 150 200 6 150 50 6 10 8 pi = 6 200 6 6 100 8 100 6 (32 = 6 200 5 6 50 А 4 150 (33=2 а1 =0 a2 = 0 a3 = -2 04 = -2 Рис. 15.9. Проверка выполнения неравенства для свободных ячеек
Глава 15. Знакомство с основами оптимизации 357 О ДЛЯ А\В^ ГЛ для Афз □ для А2В3 О для АзВх П для А4В1 П для А4В2 0 + 6 = 6, соблюдается, 0 + 5 > 2, соблюдается, 0 + 6 > 2, соблюдается, -2 + 10 > 6, соблюдается, -2 + 8 = 6, соблюдается, -2 + 6 < 6, не соблюдается, следовательно, решение не оптимально. 5. Определим новое базисное решение. А1 150 А2 150 A3 150 А4 150 В1 200 150 6 50 6 10 8 (51=6 В2 200 6 6 100 8 100.-6- в*_д] 02 = 6 ВЗ 200 5 6 4 .50 J 5 А 4 150-5 03 = 2 а1 = 0 a2 = 0 a3 = -2 а<1 = -2 Рис. 15.10. Новое базисное решение В ячейку A4Bz впишем поставку 5>0. Поскольку суммы поставок по строкам и столбцам таблицы должны оставаться неизменными, произведем отраженные на рисунке изменения в ячейках А3В2, A3B3, А4В3. Так как поставки хц не могут быть отрицательными, в данном примере максимальную величину 8 можно принять равной 100. После перерасчета таблица будет выглядеть так: В1 200 82 200 S3 200 М 150 А2 150 A3 150 А4 150 150 ° 50 ° 10 6 31 =6 6 100 ° 8 100 02 = 6 ° 150 "' 50 03 = 2 а1 =0 a2 = 0 аЗ = -2 а4 = -2 Рис. 15.11. Оптимальное решение задачи Проверив неравенство щ + су > Pj, убедимся, что оно соблюдается. Следовательно, нами получен оптимальный план перевозок, обеспечивающий их минимальную стоимость, которая составит: 150 * 6 + 50 * 6 + 100 * 6 + 150 * 4 + 100 * 6 + 50 * 4 = 3200
358 Часть 3. Рациональное использование данных Динамическое планирование Динамическое планирование предполагает поэтапное планирование многошагового процесса. Вначале исследуется последний этап и возможные предшествующие решения, затем предшествующий с учетом принятого решения и т.д. Задачи динамического планирования включают: О задачи производственного календарного планирования; □ задачи оптимального режима замены изношенного оборудования; □ задачи распределения капиталовложений; □ задачи определения кратчайших расстояний между пунктами транспортной сети и др. Сетевой график Сетевой график (сетевая модель или просто сеть) представляет собой динамическую модель, в которой показывается в какой последовательности, когда и для чего нужно выполнить данную операцию, чтобы обеспечить окончание всех работ не позже заданного срока. Граф — это схема, состоящая из заданных точек (вершин), соединенных определенной системой линий. Как правило, вершины соединяют ребрами (дугами) графа. Последовательность дуг, при которой конец предыдущей дуги совпадает с началом следующей, называется в графе путем. Путь, у которого начальная вершина совпадает с конечной, называется контуром. Контур, образованный дугой вида d:d называется d петлей. (^) Граф называется симметричным, если каждая пара смежных вершин соединена двумя противоположными дугами. Рис. 15.12 j 2 Симметричный граф Ск^_<?-^^ 3 Хк**\\\ Ж^/ А Событие в графе изображается кружком или другой фигурой. Работа — стрелкой. Фиктивной работой (зависимостью) называется связь между событиями, не требующая затрат времени. Она вводится когда необходимо показать зависимость между двумя событиями во времени при условии, что между ними нет ни одного реального процесса. Обозначается фиктивная работа пунктирной линией. При наличии более одного завершающего события модель является многоцелевой.
Глава 15. Знакомство с основами оптимизации 359 Работа обозначается двумя цифрами: О первая цифра — номер начального события; О вторая цифра — номер конечного события. Ожидаемое время исполнения работ представляет собой математическое ожидание случайной величины, то есть среднего ориентировочного значения, около которого группируются все возможные значения случайной величины. Для расчета могут применяться формулы: *ож = (*min = 4tHB + tmax) / 6 ИЛИ Ъж = («1'min ~^tmax) / 5 Числовое значение ty проставляются над стрелкой соответствующей работы в сетевом графике. После определения ty для всех видов работ в сети определяется самая ранняя дата наступления каждого события в сети, начиная от исходного. tp(K) — это самая ранняя дата свершения анализируемого события. Путь — любая последовательность работ, связывающая какие-либо 2 события. Полный путь, имеющий наибольшую продолжительность, называется критическим путем. На графе его обычно выделяют жирной линией. В частном случае граф может содержать несколько критических путей, имеющих одинаковую продолжительность. Другие пути, опирающиеся на исходное и завершающее событие (т.е. полные пути), называются ненапряженными. Их протяженность меньше критического. На участках, не совпадающих с критическими, эти пути имеют резервы времени. Кроме tp(K) используется параметр tn(K) — это наиболее поздняя дата совершения анализируемого события. Резерв времени события — это промежуток времени, на который может быть отсрочено совершение этого события без нарушения сроков завершения программы в целом. Резервы времени возможны на критическом пути и определяется R= tn(K) ~ tp(K) Определение критического пути и расчет резервов времени Техника определения критического пути включает следующие этапы: 1. Определяются сроки наступления события по наиболее напряженному пути tp(i) = max { tp(i) + tp(ij)} 2. Определяются крайние сроки каждого события, исходя из рассчитанного tp завершения всего цикла *n(i) = min ( tn(i) + tn(ij) } 3. Рассчитывается резерв по каждому виду работ И— tn — tp л^ Для закрепления материала рассмотрим конкретные примеры.
360 Часть 3. Рациональное использование данных Пример 1 Рассчитать временные параметры сети и определить критический путь на основании графа. Решение Критический путь — это полный путь, определяющий продолжительность всего комплекса работ и имеющий наибольшую продолжительность. Для нахождения критического пути необходимо определить: П ранние сроки наступления каждого события; П поздние сроки наступления каждого события; О резервы времени. 1. Определим ранние сроки наступления события по формуле tp(i) = max {tp(i) + tp(ij)} гр\ - tp2 = tp3~ tp4 = = 0 = tp\ = tp\ = 6 + tn = + '13 = = 0 + 3 = 0 + 7 =3 =7 tp4+tH =0 + 5 = 5 t „, = max^ P [tp2 +t24 =3 + 3 = 6 tps = tp2 + t25 = 3 + 6 = 9 (t<n +t26 =3 + 12 = 15 tp6 = max- Л- tp6= 16 k»4 tpl = max4 \}pS tpl= 16 tp» = max' ^8 = Z4 Ui l„6 tpl +h6 + tA1 +t51 +ht + 'б8 + '78 = 9 + 7 = = 6 + 10 = 9 + 4 = = 7 + 11: = 16 + 8 = 16 + 5 16 = 16 13 = 16 = 24 = 21
Глава 15. Знакомство с основами оптимизации 361 Завершающее событие 8 может наступить не ранее, чем через 24 дня после начала всего комплекса работ. 2. Рассчитаем поздние сроки наступления событий по формуле: *n(i) = min { tn(i) + tn(ij) }tn8 = tp8 = 24 «1.7 = tp& - «78 = 24 - 5 = 19 «n6 = tnS - «68 = 24 - 8 = 16 t„5 «n5 «ra4 «n3 Кг «л2 «„> = mini I' -t = 19- nl '57 ly лб - «56 = 1 0 — = 9 = «7i7 ~ «47 = 19 - = «n8 _ «38 = 24 - = min< «„6 -«26 =16 «„5 -«25=9- t«4 l24 -7 = 3 = min t -t =9 %4 '14 y ««3 "«В =13 / -t - 3 /n2 '12 J 4 = 15 7 = 9 10 = 9 11 = 13 -12 = 4 -6 = 3 -3 = 6 -7 = 2 -5 = 8 -3 = 0 «„1 = 0 Значение О для tn\ показывает, что расчет произведен верно. 3. Рассчитаем резерв времени по каждому виду работ по формуле R= t„ Rl = «nl - « 1*2 = «»2 R3 = «пЗ R4 = «Л4 R5 = «ге5 R6 = «пб R7 = «п7 Щ = «п8 Pi =3-3=0 tp2 = 13 - 7 = 6 ^3 = 9-6 = 3 «Р4=0 *р5 «рб = 16 9 = 0 = 9-9 = 0 16 = 0 tp7 = 19 - 16 = 3 «р8 = 24 - 24 = 0 Нанесем на схему критический путь, соединив линией события, имеющий резерв времени равный нулю.
362 Часть 3. Рациональное использование данных Пример 2 Рис. 15.13 Условие задачи tp2 tp3 tp4 tpb Определим сроки наступления события по наиболее напряженному пути и крайние сроки каждого события, исходя из рассчитанного tp завершения всего цикла ='2' • ■ = 3 = tp2 + 4*=6 = Г„2+5 = 7 1рб */?2 ■■ тах< рв" 14 tpl = max lpi |fp4+6 = 12 U,s+7 = 14 [^+3 = 17 = 17 hi-tpl- I7 f«6=f«7~3 = 14 '«5 = ?„6 ~ 7 = 7 ln4 = tn6-6 = % t>e = f„7 - 8 = 9 tnl = imni '„4-4 = 4 '„5-5 = 2 /e3-3 = 6 'я2 - 2 ?«i = 0 2. Рассчитаем резерв по каждому виду работ Ri = tn\ R2 = tn2 -tp2 = 0 tPi = 0 R3 = t„3 ■ R4 = tn4 R-5 = 'n5 - R6 = ?„6 'p3-6 ^4 = 4 ^5 = 0 '/j6: R7 = t.,-i — tnn — 0 ■pi-
Глава 15. Знакомство с основами оптимизации 363 3. Соединив точки, в которых значение резерва R=0, получим критический путь Рис. 15.14 Критический путь Завершая знакомство с сетевыми графиками, рассмотрим технику отображения результатов расчета непосредственно на сетевом графике. Эта техника сводится к тому, что вершины изображаются в виде геометрических фигур, например, кругов, разбитых на сегменты, в которых отражается: □ верхний сегмент — номер события; □ нижний — номер сегмента, по которому проходит критический путь; О левый — tp; О правый — tn. Рис. 15.15 Отображение результатов расчета на сетевом графике Итак, мы с вами узнали, что с помощью Excel можно решать задачи линейного программирования. Возможно, у вас возникло мнение, что описанная методика довольно сложна: зачем каждый раз создавать приложения, если уже существуют готовые программы, как, например Quantitative Systems for Business Plus (QSB+). Если такое мнение возникло, вы совершенно правы. Все, что было сказано, предназначалось для того, чтобы познакомить вас с технологией поиска оптимальных решений. Само решение в Excel с помощью команды Сервис | Поиск решения сведено к примитивному вводу данных и щелчкам по кнопкам для получения результатов. Как решать оптимизационные задачи в Excel вы узнаете из следующей главы.
364 Часть 3. Рациональное использование данных Глава 16. Решение оптимизационных задач в Excel Построение математических моделей оптимизационных задач Анализ экстремальных задач и разработка методов их решения — одно из направлений математического программирования. Задачи экстремизации функций — это, как правило, статические задачи. Для них характерно отсутствие временного фактора при математической формулировке задачи. В системах с существенной динамикой задачи оптимизации формулируются как задачи экстремизации функционалов. Хорошо знакомый вам Excel способен решать самый широкий спектр оптимизационных задач. Чтобы убедить вас в этом, сначала перечислим лишь некоторые типы операционных моделей экстремальных задач, а затем более подробно остановимся на практических задачах менеджера. 1. Физические задачи экстремизации. Это задачи на вывод физических закономерностей, выбор конструкции: например, определение размеров цилиндрической емкости заданного объема, имеющей минимальную поверхность (т.е., оптимизация расхода материала). Чтобы составить математическую модель такой задачи нужно: □ физически интерпретировать задачу, т.е. применить соответствующие физические законы и формулы; О определить критерий оптимальности; П установить ограничения на физические переменные. 2. Задачи оптимального регулирования для систем и процессов, находящихся в равновесном состоянии. Цель оптимизации — определение параметров управляющего воздействия, обеспечивающих стабильное состояние системы (управляемая ядерная реакция, автоматическая подстройка частоты радиоприемника). 3. Задачи слежения — это подвид задач о встречном движении, в которых один из объектов (неуправляемый) перемещается независимо от состояния другого (управляемого). Решить такую задачу означает определить точку встречи и рассчитать управляющие воздействия, обеспечивающие встречу объектов. Примерами могут служить космическая навигация и уничтожение неуправляемых ракет. 4. Дифференциальные игры — второй подвид задач о встречном движении, в котором поведение каждого объекта зависит от состояния другого. Для решения задаются: □ векторы, определяющие координаты объектов; П множество X*, при попадании в которое векторов координат игра заканчивается. Первый объект стремится достичь множества X*, то есть минимизировать функционал от векторов координат объектов и интервала времени. При этом второй объект стремится решить задачу максимизации этого функционала. •
Глава 16, Решение оптимизационных задач в Excel 365 5. Задача оптимального размещения центра может заключаться, например, в определении координат телевизионного вещательного центра, радиорелейной станции, сервера компьютерной сети, суммарное расстояние от которого до остальных объектов или источников ресурсов минимально, а также учтены ограничения (помехи и т.п.). 6. Планирование работы сложных систем. Классическим примером является каскад гидроэлектростанций, на каждой из которых часть воды идет на выработку электроэнергии, часть сбрасывается в лежащее ниже плотины водохранилище, в которое, кроме того, впадают притоки. Задача заключается в определении режима эксплуатации, обеспечивающего максимальную выработку электроэнергии или максимальную прибыль от ее реализации. 7. Оценка экономической эффективности производства: О задача на минимум себестоимости, П задача на минимум капитальных вложений, П задача на максимум прибыли, □ линейная модель оптимального раскроя, О модель оптимальной смеси, □ модель оптимизации использования кормов, □ модель однотоварной транспортной задачи, П оптимальное распределение выпуска однородной продукции между структурными подразделениями, □ распределение выпуска продукции на предприятии по месяцам, квартала и т.д., О определение объема регулярных поставок и т.п. Оценка экономической эффективности производства Практическая деятельность менеджера финансового учреждения, промышленного предприятия или коммерческой фирмы связана с непрерывным поиском наиболее эффективных методов использования финансовых, производственных, временных и человеческих ресурсов, обеспечивающих принятие управленческих и инженерных решений. Поиск наиболее приемлемого варианта является основной задачей оптимизации. Чаще всего такой вариант экстремален: это максимум прибыли, минимум себестоимости и отходов производства и т.п. 1. Задача на минимум себестоимости: z = ^c,jr, —>min ы при условиях f>,. > В £*,*/ < К Xi > 0 (i = 1, 2, ... , m) (=1 ;=|
366 Часть 3. Рациональное использование данных 2. Задача на минимум капиталовложений: т z = 'YJklxl ->min при условиях т т Z*; * В ЕС'Л й С х, > 0 (i = 1, 2, ... , п») 3. Задача на максимум прибыли: т при условиях т т ]>>, >5 Y>k,xi^K (i = 1» 2, ... , m) (=i /=i В приведенных формулах приняты следующие обозначения: В — требуемый объем производства, К — лимит капитальных вложений, Xi — объем производства продукции по варианту i (i = 1,2,... т), Ci — себестоимость производства продукции по варианту I, hi — удельные капитальные вложения при производстве по варианту i, Pi — прибыль получения при реализации варианта i. 4. Линейная модель оптимального раскроя: Задача оптимизации раскроя формулируется следующим образом: найти раскройный план, при котором обеспечивается минимум отходов сырья. z-^rjX} -»mm при условиях т т (i = 1, 2, ... , m), (y = 1, 2, ... , n) Здесь: n — количество видов заготовок, m — количество заготовок, по у'-му способу раскроя, dij — выход заготовок £-го вида по у'-му способу раскроя, г;- — объем отходов по у'-му способу раскроя, tj — затраты времени на раскрой одного листа материала по у'-му способу, Xj — количество листов материала, которое нужно раскроить по у'-му способу.
Глава 16. Решение оптимизационных задач в Excel 367 5. Модель оптимальной смеси: » z = ^Г CjXj -> min х, > О при условиях: Y,auxi-bi № (i = 1, 2, ... , т), (J = 1, 2, ... , п) Здесь: Xj — степень использования каждого компонента в смеси, ац — норма содержания i-ro элемента в единице /'-го компонента, Ь; — необходимое количество i-ro элемента в единице /-й смеси. Модель используется для решения задач оптимального состава пряжи, сплавов и т.д. 6. Модель оптимизации использования кормов. Расчет выполняется на основе модели оптимизации смесей: н при условиях: ]►>,*,>£>. х,.>0 (i = 1, 2, ... , т), (j = 1, 2, ... , п) Здесь: atj — фактическое содержание i-ro элемента питания в единице /'-го корма, bi — необходимое количество i-ro питательного вещества в рационе, Xj — количество /'-го корма в рационе, Cj — цена единицы /-го корма, т — количество элементов питания в /'-м корме, п — количество кормов. 7. Модель однотоварной транспортной задачи: т и 2=ТИсих* при условиях IX=SJ 2lxu=Di V = !> 2> - > m)> 0' = 1» 2> - . ») Основа решения — это правильная постановка задачи оптимизации. Математическая модель должна:
368 Часть 3. Рациональное использование данных □ отражать связи между переменными, П определять содержание целевой функции, П определять ограничения. Постановка оптимизационной задачи может включать такие этапы: П содержательная, то есть неформализованная постановка задачи, □ формализация, П определение типа и принципа решения задачи, □ установка ограничений для оптимизируемой системы, О определение количественных критериев для анализа различных вариантов. Исходя их имеющихся ресурсов, фермер может использовать для кормления скота не более 50 кг сена и не более 85 кг силоса в сутки. При этом рацион должен обладать определенной питательностью: число кормовых единиц — не менее 30, содержание белков — не менее 1 кг, кальция — не менее 100 г, фосфора — не менее 80 г. Данные о содержании питательных веществ в 1 кг каждого продукта и себестоимость продуктов приведены в таблице. Таблица 16.1. Условие задачи Продукт Сено Силос Компоненты, г/кг Количество 0,5 0,5 Белки 40 10 Кальций 1,25 2,5 Фосфор 2 1 Себестоимость, руб/кг 1,2 0,8 Необходимо определить оптимальное количество сена и силоса в рационе животных, исходя из минимума себестоимости кормов. Содержательная постановка задачи Каждому животному в зависимости от его вида, возраста, живого веса и продуктивности требуется определенное количество питательных веществ, а также важнейших элементов питания. Недостаток в рационе какого-либо вида питательных веществ отрицательно сказывается на продуктивности скота. Если животных не ограничивают в кормах, то недостаток отдельных элементов питания покрывается за счет большего потребления кормов. Следствие этого — перерасход кормов на единицу продукции. Необходимо из имеющихся в хозяйстве кормов составить рацион, при котором обеспечивается полноценное питание животных при минимальной себестоимости кормов. Формализация задачи В хозяйстве имеется п видов кормов себестоимостью с,- 0=1, 2, .... га) в количестве Dj. Обозначим оптимальное содержание /-го корма в смеси — Xj. Тогда общая стоимость /-го корма в рационе животного составит с,х;, а W
Глава 16. Решение оптимизационных задач в Excel 369 задача будет сведена к определению значений хр обеспечивающих минимум функции it z=Tcjxj при соблюдении условий полноценности питания. Сформируем условие полноценности питания. Обозначим: □ bi (i = 1, 2 т) — необходимое количество i-ro элемента в полном рационе, □ ац — фактическое количество i-го элемента в единице ;'-го корма. Тогда условие полноценности можно записать так: п Определение типа и принципа решения задачи Расчет рациона должен вестись на основе модели оптимизации смесей. Используя метод линейной аппроксимации, необходимо подобрать такие значения расхода кормов, при которых выполняются заданные ограничения и обеспечивается минимальное значение функции себестоимости z. Установка границ оптимизируемой системы Оптимизируемая система имеет следующие ограничения: П неотрицательность решения, то есть животные могут есть или не есть какой-то корм, но не могут его вырабатывать; □ количество потребляемых кормов не должно превышать установленного лимита, то есть 0 < х, < Df, П количество видов кормов ; = 1, 2, ..., п; □ количество регламентируемых элементов питания i = 1, 2, ..., m. Определение количественных критериев Введем переменные величины: Xi — количество сена в суточном рационе; Х2 — количество силоса в суточном рационе; Из таблицы видно, что питательность 1 кг сена составляет 0,5 ед., следовательно, питательная ценность всего сена в суточном рационе составляет 0,5xi. Аналогично питательность силоса в суточном рационе — 0,5x2- Из условия задачи следует, что суммарная ценность кормов должна быть не менее 30 ед., то есть, по количеству кормовых единиц можно записать неравенство: 0,5хх + 0,5х2 > 30 Аналогично можно записать неравенства для белка, кальция и фосфора: 40хх + 10х2 > 1000
370 Часть 3. Рациональное использование данных 1,25*! + 2,5х2 > 100 2xi + х2 > 80 В задаче ограничены ресурсы кормов: расход сена не должен превышать 50 кг, а силоса — 85 кг, то есть хг < 50, х2 < 85 Определим стоимость суточного рациона. Она складывается из суммарной стоимости сена и силоса в суточном рационе: С = 1,2*! + 0,8*2 В итоге можно сформировать следующую математическую модель задачи: найти такие значения Х\ и *2, которые отвечали бы условиям: *1 < 50 х2 < 85 0,5хх + 0,5*2 S: 30 40*! + 10*2 ^ Ю00 1,25*х + 2,5*2 ^ ЮО 2*i + *2 ; 80 и обеспечивали бы минимум целевой функции 2 = 1,2*! + 0,8*2 Оптимизация модели с помощью команды Поиск решения Решение оптимизационных задач в Excel дает возможность оперативно изучать, как изменение значений независимых переменных влияет на целевую функцию и группировать в одном документе несколько возможных решений. Процедура поиска решения заключается в определении оптимального значения функции, заданной в целевой ячейке. Оптимальное решение определяется посредством обработки содержащихся в других ячейках формул и значений, прямо или косвенно связанных с формулой в целевой ячейке. Для получения заданного результата в целевой ячейке процедура изменяет значения во влияющих ячейках. Чтобы сузить множество значений, используемых в модели, применяются ограничения. Ограничения могут иметь ссылки на другие влияющие ячейки. Техника решения задачи включает: 1. Создание специализированного листа, на котором располагаются: П целевая ячейка с формулой для вычисления оптимизируемого значения; □ одна или несколько ячеек, значения которых изменяются программой для достижения оптимального значения целевой ячейки; О ячейки с критериями ограничений;
Глава 16. Решение оптимизационных задач в Excel 371 П ячейки со значениями ограничений; □ другие ячейки, в которых значения целевой и изменяемых ячеек используются для получения дополнительной информации. Показать взаимосвязи между целевой и изменяемыми ячейками, а также ячейками, содержащими ограничения, позволяет Панель зависимостей. Чтобы просмотреть связи между ячейками листа, выполните команду Сервис | Зависимости \ Влияющие ячейки. Более подробно эта панель описана в главе Влияющие и зависимые ячейки. Рис. 16.1. Взаимосвязи между целевой и изменяемыми ячейками На приведенном рисунке ячейка С4 является целевой — в ней вычисляется минимальная себестоимость суточного рациона. Формула в этой ячейке зависит от значений в изменяемых ячейках А2 и В2. В ячейках С5:С10 содержатся критерии ограничений. На основе критериев, а также отраженных в столбце D значений ограничений подбираются значения ячеек А2 и В2. 2. Ввод формулы в целевую ячейку. В процессе решения рассчитываемое по этой формуле значение должно быть оптимизировано или установлено равным заданному числу. Вместо формулы в ячейку можно ввести адрес или имя ячейки, в которой находится формула оптимизируемой модели 3. Определение критерия оптимизации в диалоговом окне Поиск решения: П чтобы максимизировать значение целевой ячейки путем подбора значений изменяемых ячеек, установите переключатель в положение Максимальному значению; П чтобы минимизировать значение целевой, установите переключатель в положение Минимальному значению; П чтобы установить значение в целевой ячейке равным некоторому числу, установите переключатель в положение Значению и введите в соответствующее поле значение. 4. Ввод адресов или имен изменяемых ячеек. Вы можете определить не более 200 изменяемых ячеек. Вы можете автоматически выделить эти ячейки, нажав кнопку Предположить. 5. Задание ограничений, накладываемых на поиск решения. Для линейных задач количество граничных условий не ограничивается. А В Сено Силос —^20J 4»Д00001| Себестоимость Корм, единицы Бепок Капьций Фосфор Сено Силос 1^ 1,2*А2-Ю,8*В; 30,00000025 30 1199,99999 1000 125,0000019 100 80 80 19,9999995 50 40,000001 85
372 Часть 3. Рациональное использование данных Для нелинейных задач, каждая изменяемая ячейка может иметь следующие граничные условия: О логическое ограничение; □ целочисленное ограничение; П плюс верхний, нижний или оба предела. Верхний или нижний предел может быть определен для 100 ячеек. При больших объемах вычислений ключевым ячейкам целесообразно присваивать имена. Чтобы задать условие, которое накладывается на значение ячейки или диапазона: П щелкните кнопку Добавить; О в диалоговом окне Добавление ограничения в поле Ссылка на ячейку укажите адрес ячейки или диапазона; П выберите условный оператор; П введите ограничение, которым может быть: • число; • значение, возвращаемое формулой; • ссылка на ячейку или диапазон содержащие значения или формулу; □ для наложения следующего условия щелкните кнопку Добавить. 6. Поиск решения, в процессе которого значения изменяемых ячеек меняются программой до тех пор, пока не будет найдено приемлемое решение. 7. Сохранение полученного решения или восстановление исходного значения. ,^ Чтобы усвоить технику решения оптимизационных задач, вернемся к примеру об W оптимальном рационе кормов, 1. Определим на рабочем листе О целевую ячейку С4 с формулой =1,2А2+0,8В2 О изменяемые ячейки А2 и В 2 О ячейки с критериями ограничений: • С5 с формулой =0,5А2+0,5В2; • С6 с формулой =40А2+10В2; • С7 с формулой =1,25А2+2,5В2; • С8 с формулой =2А2+В2; • С9 с формулой =А2; • СЮ с формулой =В2; □ ячейки D5:D10 со значениями ограничений.
Глава 16. Решение оптимизационных задач в Excel 373 Рис. 16.2 Структура рабочего листа 1 4 5 8 7 8 в 10 А | Себестонм ость Корм,единицы Белок Кэльций Ф осф ор Сено Силос В | С 1 = 1,2'ВЗ + О 8*СЗ = 0 5'ВЗ+О 5"СЗ = 40"ВЗ + 10"СЗ = 1,25"ВЗ+2,5'СЗ = 2'В 3+ Со = ВЗ = СЗ I * 30' 1000 100 во' '5о' 2. Выполним команду Сервис | Поиск решения. Рис. 16.3 Диалоговое окно Поиск решения Поиск решения /ltj-'овить целевую \жтти Равной: *"* максимальному значению <"" значению: J60 - 4* минимальному значению \Иачендяячейки: -- - - _ . - . \ ^.граничения: ~ Добавить Удалить $410 < $45 •>» $46 >- $4? >- $48 >- $49 <= = $D$10 _ $D$5 $D$6 $D$7 $D$8 $<49 _ JJ*j j Выполнить I Закрыт* J Параметры Восстановить Спраака В диалоговом окне Поиск решения разместим условие задачи: □ в поле Установить целевую введем адрес целевой ячейки С4 с помощью клавиатуры или щелкнув по ячейке мышью; П в группе переключателей выберем для целевой ячейки минимальное значение; О в поле Изменяя ячейки с помощью мыши или клавиатуры введем адреса изменяемых ячеек. Можно также воспользоваться кнопкой Предположить. Excel самостоятельно просмотрит формулу и выберет ячейки, на которые имеются ссылки. Однако автоматический выбор не всегда корректен; П щелкнув по кнопке Добавить, вызовем диалоговый блок Добавление ограничения; Рис. 16.4 Диалоговый блок Добавление ограничения 3 J __'-.- ■'.ill □ установим первое ограничение, для чего: • введем ссылку на ячейку с формулой С5;
374 Часть 3. Рациональное использование данных • выберем оператор >; • укажем адрес ячейки D5 со значением ограничения. Вместо адреса вы можете, ввести числовое значение ограничения. Но это создаст неудобства, когда вам захочется изменить ограничение; • щелкнем кнопку Добавить и зададим второе ограничение; • после задания всех ограничений нажмем кнопку ОК. 3. Щелкнем кнопку Параметры и для настройки итерационного цикла^ также ускорения поиска включим параметры: П Линейная модель; □ Неотрицательные значения; О Показывать результаты итераций; Остальные параметры оставим выставленными по умолчанию. 4. Нажмем кнопку Выполнить — и программа выведет результаты решения: О значение минимальной себестоимости 56 руб. будет занесено в целевую ячейку; П переменные ячейки заполняются оптимальными значениями рациона, удовлетворяющего наложенным ограничениям по питательной ценности кормов: 20 кг сена и 40 кг силоса в сутки. Кроме того, на экран будет выведено диалоговое окно Результаты поиска решения, в котором Excel сообщит, что все ограничения и условия оптимальности выполнены и решение найдено. Рис. 16.5 Диалоговое окно Результаты поиска решения Результаты поиска решения Решение найдено. Все ограничения и условия оптимальности выполнены *** СахцЦргь найденное решение *"* Восстановить исходные значения ШШ Тип отчета Результаты Устойчивость Пределы "3 J ок I Отмена Сохранить сценарий... J Правка Элементы управления этого окна позволяют: О восстановить исходные значения и изменить условия поиска решения; □ сохранить найденное решение в отдельном файле; П сохранить найденное решение как один из сценариев; П создать отчет любого типа из перечисленных в списке или все сразу. 5. Щелкнем кнопку Сохранить сценарий и программа выведет диалоговый блок Сохранение сценария. Введем имя сценария, например Оптимальное решение \ ОК.
Глава 16. Решение оптимизационных задач в Excel 375 Рис. 16.6 Диалоговый блок Сохранение сценарияя Сохранение сценария Название сценария: Оптимальное решение Отмена ОК ШаНл! Справка При изменении условий задачи и получении новых решений вы можете добавить новые сценарии, а затем проанализировать результаты, вызывая на экран сценарии решения при помощи Диспетчера сценариев. Этот инструмент, позволяет создавать новые и просматривать существующие сценарии, сравнивать результаты, работать с общими командами управления, отображать консолидированные отчеты. Диспетчер сценариев подробно описан в одноименной главе. Наряду с понятием сценария в процедуре поиска решения используется понятие модели. Понятие модель применяется в том случае, когда на одном рабочем листе вы определили несколько задач. Excel предоставляет возможность сохранять и впоследствии загружать эти задачи по отдельности с помощью команд Сервис | Поиск решения | Параметры | Сохранить модель и Сервис \ Поиск решения | Параметры | Загрузить модель. Модель размещается на том же рабочем листе, что и задача. Чтобы сохранить модель: □ убедитесь в том, что диапазон, в котором вы намерены расположить модель, не содержит данных; О в диалоговом блоке Сохранение модели указать левую верхнюю ячейку диапазона | ОК. Сохраним модель решенной задачи о рациональном использовании кормов. □ выполним команду Сервис | Поиск решения \ Параметры \ Сохранить модель; □ в диалоговом блоке Сохранение модели задаем адрес D1 | ОК — на рабочий лист выводится модель задачи. Рис. 16.7 Модель оптимизационной задачи = МИН($0$5) = СЧЁТ(*В$3:$С$3) = $М6> = ЛистШЕ*6 = $й$7> = Лист1!$Ё$7 = *0*8> = Лиот1!*Е$Э = *М9> = Лист1!$Е$9 **М10<=Лист1!*Е*10 <=*М-И<-Листи*Е*11 -{100:100:0.000001:0.05:Л О ЖЬ:Л ОЖ Ь :Л ОЖЬ :1:1:1:0,00 1:Л ОЖЬ) Для загрузки сохраненной модели: □ в диалоговом окне Параметры щелкните кнопку Загрузить модель; П введите адрес модели | ОК;
376 Часть 3. Рациональное использование данных П подтвердите сброс текущих значений параметров задачи и замену их на новые | ОК. 7. Создадим отчеты по итогам выполненной задачи. Для этого: □ в диалоговом окне Результаты поиска решения в списке Тип отчета выделим все три вида отчетов: Результаты, Устойчивость, Пределы; □ щелкнем клавишу | ОК и Excel на отдельных листах создаст 3 вида отчетов. Отчет по результатам Целевая ячейка (М инимум) Ячейка Имя $D$5 С ебеетоимо аменяемые ячейки Ячейка Имя $В$3 Семо $С$3 Силос СТЪ С Исходно 56,0000002 Исходно 19,9999995 40,000001 Результат 56,0000002 Реэулы эт 19,9999995 40,000001 О граничения Ячейка Имя Значение формула Cr^iyc Разница §Ё>$6 Корм, единицы С 30,о6ЬЬЬ025 $£>$6> = JE$6 связанное 0 $D$7 Белок С 1199,99999 $Е>$7>=$Ё$7 не связан. 199.99999 $D$8 Кальций С " 12б!оЙюЬТ9То1|8>^^$^~~^ оГяаТкГ 25ТоЬ000188 $DФ9 ФосфорС " 80i $о'$9г = $Ё$9 связанное 0 ф'БфТо" "ёено'с " 197OT99fliM''?'i>$io<"=*E$^V^Vr**a^. 30.0000005 Отчет по устойчивости Изменяемые ячейки Ячейка $В$3 $С$3 Имя С ено С илос 0 границ ения Ячейка $D$6 Ф0$7 $Dt8 $D$9 SD$10 Ф0$11 Имя Корм . единицы С Б елок С Кальций С ф осфор С С ено С С илос С Результ. значение 19,9989995 40.000001 Резуль т. значение 30.00000025 1199.99999 125,0000019 80 19.9999995 40.000001 Норм ир. градиент 0 0 Л а гр а н х а М н о ж и т е л ь 0.799999952 0 0 0.400000036 0 0 Отчет по пределам Ячейка JD$5 Ячейка $В$3 $с$з Целевое Имя С ебестоимость С Изменяем ое Имя Сено С илос значение 50.0000002 значение 19,9999995 40,000001 Нижний пр едел 19.9939995 40,000001 Целевое резуль i ат 56.0000002 56,0000002 Верхний Ц е л е б ое предел результат 50 92.0000008
Глава 16. Решение оптимизационных задач в Excel 377 Изменение условий оптимизационных задач Главным достоинством использования команды Поиск решения является простота, с которой можно изменить условия задачи, проанализировать различные варианты решения, учесть непредвиденные обстоятельства. Вы можете найти не только минимальное значение целевой функции, но и максимальное, а затем сравнить оба варианта. Для этого достаточно в диалоговом окне Поиск решения установить переключатель задающий максимальное значение целевой функции и щелкнуть кнопку Выполнить. Наконец, можно задать конкретное значение целевой функции и найти удовлетворяющие значения переменных ячеек. Для этого в диалоговом окне Поиск решения нужно выбрать переключатель Значение и ввести в расположенное рядом с ним поле конкретное значение целевой функции. Чтобы изменить какое-либо ограничение: П укажите его в списке; О нажмите кнопку Изменить; П укажите ячейку с новым значением или введите новое значение с помощью клавиатуры. Кроме того, можно задать конкретное значение одной или нескольких изменяемых ячеек, использовав при задании ограничения оператор = вместо < или >. • Предположим, что в задаче о рационе питания руководитель хозяйства поставил следующие вопросы: П какое сочетание кормов в рационе является самым дорогостоящим? □ при каком рационе себестоимость кормления будет составит 70 рублей? □ как изменится себестоимость кормления, если в рацион животных включать: • не более 30 кг силоса в сутки; • ровно 1 пуд сена? 1. Чтобы определить наихудший вариант: О в диалоговом окне Поиск решения установим переключатель задающий максимальное значение целевой функции; П щелкнем кнопку Выполнить и программа сообщит, что если в рацион включить 50 кг сена и 85 кг силоса, себестоимость кормления составит 128 рублей. 2. Для решения задачи с заданным значением целевой функции □ в диалоговом окне Поиск решения установим переключатель в положение Значение и введем константу 70; □ щелкнем кнопку Выполнить, — расчет покажет, что такая себестоимость может быть достигнута при использовании в суточном рационе животных 5 кг сена и 80 кг силоса.
378 Часть 3. Рациональное использование данных 3. Для решения задачи с новыми ограничениями: О выполним команду Сервис \ Поиск решения; П укажем мышью изменяемое ограничение $С$10 и щелкнем кнопку Изменить; Рис. 16.8 U, faaafl ■ Изменение ограничения в задаче i >стан-литьиелееу>с РЗШЙН Разини f мэ^нгипь^сму зм4чгг-:ю С зна^ениго ри ! И5МёН£Д ^ |«*ИКИ э.. ....„-. | 01Пс!»..-|»'Мг'в. J *£==.-., I u*Vi.'_d'10BH- D укажем адрес ячейки с новым ограничением и после пересчета получим значение себестоимости 60 у.е. и оптимальный расход по 30 кг каждого корма. 4. Аналогично рассчитаем себестоимость кормления с включением в рацион 1 пуда сена. В результате будет получена себестоимость 57,6 руб., потребление сена 16 кг, силоса — 48 кг. Задавая ограничение, вместо оператора > используем оператор =. Изменение ссылки Рассматривая предыдущий пример, мы увидели, как легко получить в Excel различные варианты решения оптимизационной задачи. Но сейчас мы рассмотрим еще один инструмент, который позволяет получать новые решения проще, чем раскладывать пасьянс. Вы просто перетаскиваете мышью границы ячеек и щелкаете по кнопке Выполнить. Называется эта интерактивная возможность изменением ссылки. Чтобы изменить ссылку на ячейку или диапазон: □ дважды щелкните ячейку, которая содержит изменяемую формулу — каждая ячейка или диапазон будут выделены своим цветом; □ перетащите цветную границу к новой ячейке или диапазону; О для изменения количества ячеек в ссылке перетащите маркер, расположенный в нижнем правом углу ячейки или диапазона; О после обновления ссылок нажмите клавишу Enter; □ если формула является формулой массива, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+ Shift+Enter.
Глава 16. Решение оптимизационных задач в Excel 379 Рис. 16.9 Интерактивное изменение ссылки 1 2 3 ... 5 е 7 в 9 10 11 12 13 14 15 16 А В С | D ] Сено Силос го|40 ягода Себестоимость |*1,2**240 j9*S'4 Корм, единицы 30,Щ0ЙШ25'' 30 Белок 119959999 1000 Кальций 125,0000019 100 Фосфор 80 ВО Сено 13,9999895 50 Силос 40,000001 85 Варианты: Сено Силос 15 35 2S 46 А В 1 Сено Гилос 2 | 20J 40,000 3 4 6 В 7 8 9 10 11 12 13 14 16 1В Себестоимость Корм, единицы Белок Кальций Фосфор Сено Силос варианты: Семо Силос 15 25 С ID! 001 |=1,2-А(?+0,в*г;: 30,00000025 30 1199,99999 1000 125,0000019 100 80 80 19,9999995 50 40,000001 85 35 45 Влияющие и зависимые ячейки Команда Сервис | Зависимости выводит на экран подменю Зависимости, которое позволяет: П получить подсказку о том, как связаны зависимые и влияющие ячейки; О найти источник ошибки; Рис. 16.10 Подменю Зависимости JiH Ёлияющив ячейки ■Cg Зависимые ячейки ф Источник ошибки $ Ыбр^ь все стрелки Панель зависимостей П вывести панель инструментов Зависимости. Рис. 16.11 Панель инструментов Зависимости ?> р- \ <? <? \s: ф; ы 1234 4 5 6 79 На этой панели представлены кнопки: 1 Влияющие ячейки 2 Убрать стрелки к влияющим ячейкам 3 Зависимые ячейки 4 Убрать стрелки к зависимым ячейкам 5 Источник ошибки 6 Создать примечание 7 Обвести неверные данные 8 Удалить обводку неверных данных Назначение кнопок и примеры использования даны ниже в этой главе. Влияющей называется ячейка, на которую ссылается формула из другой, зависимой от нее ячейки. Стрелки зависимостей используются для поиска ячеек, на которые ссылается формула текущей ячейки. Они начинаются на влияющих ячейках "
380 Часть 3. Рациональное использование данных Рис. 16.12 Влияющие и зависимые ячейки | А В ' С j D 1 '( «-НО ' Wivr 2 3 5 6 "7 ' 20 4М00001 iVCetroiiMucifc \V, "ч"^6,0000002 Горм. единицы \\\'4jfc,00000025 30 Ejisrok ' 1 ' \\^199,999Э9 1000 (Опьций \ 425,0000019 100 8 |Босфор : \ Ч ВО ВО 9 i'Vri'o \19,9999995 50 10lwnnoc \o ,000001 85 указывают на зависимые. Стрелки отображаются только в том случае, если установлен флажок Сервис | Параметры | Вид | Объекты | Отображать или Сервис | Параметры | Вид | Объекты | Только очертания. Синие стрелки используются для поиска ячеек, формулы которых ссылаются на текущую ячейку. Красные стрелки указывают на циклические ссылки. Чтобы выбрать ячейку, расположенную около другого конца стрелки, дважды щелкните по стрелке. Для поиска следующего уровня влияющих ячеек снова нажмите кнопку Влияющие ячейки. Поиск влияющих и зависимых ячеек Чтобы найти влияющие ячейки: □ укажите ячейку, для которой их надо найти; О на панели инструментов Зависимости щелкните кнопку Влияющие ячейки. Рис. 16.13 Ссылка на влияющую ячейку, расположенную в другой книге Щ44МЩ 563 Если влияющая ячейка находится на другом листе или в другой книге, программа выводит ссылку на значок. Чтобы найти влияющие ячейки: дважды щелкните стрелку, идущую к значку. Книга, содержащая влияющую ячейку, должна быть открыта. Двойной щелчок на стрелке выводит на экран диалоговое окно Переход. Вы можете перейти к влияющей ячейке, щелкнув ОК или к любой другой ячейке той книги, в которой находится влияющая ячейка. Для этого в поле Ссылка введите адрес или имя ячейки перехода | ОК. Рис. 16.14 Диалоговое окно Переход (Перейти к; [КнигаЗх1з]Лист1'$Д$1 Ссылка:" ■ \ 1 ок 1 Отмена | Выделить- j
Глава 16. Решение оптимизационных задач в Excel 381 Если в книге, в которой находится влияющая ячейка, вам нужно найти группу ячеек, объединенных каким-либо критерием, щелкните на кнопке Выделить. На экран будет выведено уже знакомое нам окно Выделение группы ячеек, в котором вы можете задать необходимый критерий отбора. Чтобы найти зависимые ячейки: П укажите ячейку, для которой их надо найти; П на панели инструментов Зависимости щелкните кнопку Зависимые ячейки; П чтобы перейти в ячейку на другом конце стрелки, дважды щелкните стрелку мышью; Рис. 16.15 Диалоговое окно Выделение группы ячеек Выделение группы ячеек 'W- 1лЛЩШ1Ш/щшШ Выделить — <*■ йрй'йёчанй|| С константы <™ 4|ррмулы I? S.I.-4 р ?-,-,. I Р «...-И-,.-*.. НА ' р ->.^,\.| 1. f* пустые ячейки ' С текущую о_бласть С текущий массив <"*■ объекты С отличия по стеркам С отличия по столбцам С влияющие ячейки • <*" зависимые ячейки С посладнюю ячейку С только видимые ячейки С условные форматы С проверка данных $ ,,,, ВШШШ! ок | Отмена ■S П для поиска следующего уровня зависимых ячеек снова щелкните кнопку Зависимые ячейки. Если зависимая ячейка находится на другом листе или в другой РЯ книге, программа выводит ссылку на значок. ^^^^ Чтобы найти зависимые ячейки в другой книге или на другом листе, дважды щелкните стрелку, идущую к указанному значку. На экран будет выведено диалоговое окно Переход, предоставляющее те же возможности, что и при поиске влияющих ячеек. Удаление стрелок слежения Чтобы удалить первый уровень стрелок слежения, начиная с самой дальней зависимой ячейки, нажмите на панели инструментов кнопку. Убрать стрелки к зависимым ячейкам. Чтобы удалить следующий уровень, снова нажмите эту кнопку. Чтобы удалить первый уровень стрелок слежения, начиная с самой дальней влияющей ячейки, нажмите кнопку Убрать стрелки к влияющим ячейкам. Чтобы удалить следующий уровень, снова нажмите эту кнопку. Чтобы удалить все стрелки на листе, щелкните на панели инструментов кнопку Убрать все стрелки или выберите в меню Сервис \ Зависимости \ Убрать все стрелки.
382 Часть 3. Рациональное использование данных Поиск ошибочных данных и некорректных значений Чтобы найти ячейки, содержащие ошибочные данные: □ выделите ячейку с ошибкой; П на панели инструментов Зависимости щелкните Источник ошибки. Рис. 16.16 Поиск источника ошибки #»№№+ ж Техника перехода к источнику ошибок та же, что и при поиске зависимых и влияющих ячеек. Некорректными значениями Excel считает те значения, которые противоречат ограничениям, заданным при организации рабочего листа командой Данные | Проверка. Чтобы найти ячейки, содержащие некорректные значения, щелкните на панели инструментов Зависимости кнопку Обвести неверные данные. Если в листе имеется более 255 ячеек с неверными данными, ис- ЕЯ правьте их и затем снова нажмите кнопку Обвести неверные данные, *И чтобы выделить оставшиеся. Программа выделяет, неверные значения: □ непосредственно введенные в ячейку; □ полученные в результате вычислений по формулам; О помещенные в ячейки макросами. Рис. 16.17 Выделение неверных данных А Дата 25 май 99 26 май 99 28 май 99 29 май 99 31 май 99 М В зршрут 2 4 ,_*_^ 2 5 С Протяженность 145 240 194 145 '^^^um™™»^**'^ Чтобы удалить обводку одной неверной ячейки, введите в нее правильные данные. Чтобы удалить обводку всех ячеек, щелкните на панели инструментов Зависимости кнопку удаления выделения с неверных ячеек. Чтобы уточнить, какие сообщения и ограничения на данные имеет ячейка, укажите ее, а затем выполните команду Данные | Проверка. Если при поиске источника ошибки существуют несколько наборов зависимых ячеек, Excel прекращает поиск в точке ветвления. Чтобы продолжить поиск, нужно еще раз нажать кнопку Источник ошибки. Настройка панели зависимостей Команды проверки недоступны на защищенном листе. Чтобы снять защиту, выберите команду Сервис | Защита \ Снять защиту листа. Поскольку стрелки слежения являются графическими объектами, они не отображаются при установке переключателя Сервис | Параметры | Вид |
Глава 16. Рещение оптимизационных задач в Excel 383 Объекты | Не отображать. Чтобы вывести их на экран, установите переключатель Отображать или Только очертания. При изменении формулы, вставке и удалении столбцов или строк, перемещении ячеек все стрелки слежения исчезают. Чтобы восстановить их после сделанных изменений, нужно снова проверить зависимости. Если при нажатии кнопки Зависимые ячейки или кнопки Влияющие ячейки панели зависимостей раздается сигнал, значит, все уровни формулы найдены или объект недоступен для отслеживания. Недоступны для проверки зависимости: П ссылки на надписи, внедренные диаграммы и рисунки; П сводные таблицы; О ссылки на именованные константы; □ находящиеся в закрытой книге формулы, ссылающиеся на активную ячейку. Теперь, когда мы с вами узнали достаточно много об оптимизационных задачах, рассмотрим решение еще двух типов задач с помощью команды Поиск решения. ЛЛ> На мебельной фабрике из стандартных листов фанеры необходимо вырезать за- 1F ' готовки трех видов в количествах соответственно 60, 40 и 5 штук. Каждый лист фанеры может быть разрезан на заготовки двумя способами. Количество получаемых заготовок при данном способе раскроя и величина отходов, которые получаются при данном способе раскроя одного листа фанеры, приведены в таблице: Вид заготовки 1 II III Величина отходов (кв. см.) Количество заготовок (шт.) при раскрое 1-й способ 6 2 0 10 2-й способ 2 2 1 20 Норма раскроя фанеры 1-м способом составляет 25 минут, а 2-м — 38 минут. Фабрика может нанять 2 рабочих, продолжительность рабочего дня, которых составляет 8 часов. Определить, сколько листов фанеры и каким способом следует раскроить, чтобы при минимальных отходах получить не менее необходимого количества заготовок;. Задание: a. Определить оптимальный план раскроя фанеры. b. В полном ли объеме мебельная фабрика использует свои ресурсы? Конкретизируйте свой ответ. c. Объясните физический смысл каждой теневой цены. d. Стоит ли предприятию увеличивать вакансии работников? Конкретизируйте свой ответ.
384 Часть 3. Рациональное использование данных e. Каким образом необходимо изменить величину отходов производства для получения нового оптимального базиса? f. В каких пределах могут изменяться правые части ограничений при сохранении оптимального раскроя (оптимального базиса)? Постановка задачи Необходимо рассчитать оптимальный план раскроя фанеры, обеспечивающий выполнение производственного задания при установленном лимите трудовых ресурсов. Задача решается на основе линейной модели оптимального раскроя: П имеется п видов заготовок; О /-й способ раскроя позволяет получить m заготовок; П йц — выход заготовок i-ro вида по /-му способу раскроя; П г;- — величина отходов по /-му способу раскроя; □ tj — затраты времени на раскрой 1 листа фанеры по j-му способу; О Xj — количество листов фанеры, которое нужно раскроить по у'-му способу. Требуется минимизировать целевую функцию при условиях т т HduxJ =di Z'//x/= *i (l = i.2- -.m) 1=1 j=] x,. >0 (j = 1, 2, ... , n) Решение 1. Для построения математической модели введем переменные величины: Xi — количество листов фанеры, которое нужно раскроить по 1 способу, х2 — количество листов фанеры, которое нужно раскроить по 2 способу. Из условия следует, что из листа фанеры можно получить 6 заготовок I вида по первому способу раскройки и 2 заготовки I вида по второму способу, а их общее количество должно быть не менее 60 штук, то есть 6*! + 2х2 > 60 Аналогично для второго и третьего вида заготовок 2хх + 2х2 > 40 х2> 5
Глава 16. Решение оптимизационных задач в Excel 385 Суммарное время раскроя не должно превышать 2 человекосмены или 960 человекоминут 25хх + 38х2 <= 960 Суммарная величина отходов г = 10xi + 20х2 В итоге можно сформировать следующую математическую модель задачи: найти такие значения xi и х2, которые отвечали бы условиям: 6xi + 2х2 > 60 2хх + 2х2 > 40 х2 > 5 25xi + 38х2 <= 960 и обеспечивали бы минимум целевой функции z = 10xi + 20х2 2. Создадим расчетный лист, включающий: □ ячейки ВЗ:С7 с исходными данными; □ изменяемые ячейки В9:С9; О ячейки D3:D6 с критериями ограничений; □ ячейки ЕЗ:Е6 со значениями ограничений; □ целевая ячейка D7 с формулой для вычисления оптимизируемого значения. Рис. 16.18 Расчетный лист оптимизационной задачи 1 2 3 4 5 8 7 8 Я * ! >i, - •.'■ МА-З а ?Щ№#и#**Я» Кйри||.й;1рр&м.а'ии' . В еяич"ийа\.о%од|ое (кв. с м . ;;-13:,ад.даи.#:!.я4ий;йШЩ!1в1| 1 в-i | с f^awetpwpsesM^Sfflfc 1-Й способ 2-й СП ос об в 2 2 2 0 1 25 38 10 2 0 1 1 ■■!> Е |»г^да(!»Я^№ВЙЙ!"6%!*: Формула 0 0 0 0 Значение 60 40 5 960 5. 6. Для наглядности присвоим имена видам заготовок: Первый, Второй, Третий и ресурсу времени — Время. Выполним команду Сервис \ Поиск решения и занесем необходимые данные. В диалоговом окне Поиск решения щелкнем кнопку Параметры и включим параметры Линейная модель, Неотрицательные значения, Показывать результаты итераций. Щелкнем кнопку Выполнить и на экран будет выведено первое возможное решение. Щелкая кнопку Продолжить просмотрим процесс поиска программой оптимального решения. Когда Excel сообщит, что оптимальное решение найдено, зададим вывод отчетов по результатам и устойчивости.
386 Часть 3. Рациональное использование данных Рис. 16.19 Ввод данных в диалоговое окно Поиск решения Рис. 16.20 Фрагмент диалогового окна Параметры поиска решения Поиск решения ' '^'ЯхШкж? Установить целевую |933!ИИ.гУ Равной: С максимальному значению ^ гначе ; ' (* минимальному значению вменяя ячейки: $C$10:$D$i0 4jJ Ограничения: - Время <= $F$7 J Второй >= $F$5 Первый >= $F$<, Третий >= $F$6 J Ш#рШ^^Ш ■*ию: |0 Предположить | Добавить | Изменить | Удалить ] | Выполнить | Закрыть j Параметры | Восстановить j Справка ]' |;р.н.фэтдоца^ Рис. 16.21 Фрагмент диалогового окна Результаты поиска решения :1ип отчета Результаты Устойчивость Пределы л Ответим на вопросы, поставленные в условии задачи, а) Оптимальный план раскроя фанеры — 15 листов первым способом и 5 листов вторым способом обеспечит потребности производства и минимальную величину отходов, равную 250 см2. Рис. 16.22 Внешний вид рабочего листа с оптимальным решением: а) в представлении Значения, б) в представлении Формулы а) Норма времени -1Минз отходов (ю ШШШШШшШ№ЩЩшшШ№ШШШШЩ>№Ш1?« 1-й способ 2-й способ 6 2 2 : 0 1 25 38 10 20 I И I 5 Формула Значение 100 4U 5 565 —ЕВ— 60 40 5 960 б) А | ИИ1Рзвв1*«91*и»**1 * »щ 2 3 4 5 6 7 8 1 II III Норма времени) Величина отходов (кв си ИИ§||ЯЯИМ*Ш Щ!ИШИ1 1 в ; | с | ..; ■> шшш1ш1шшшшшшш1шш1шй&ш&чшшш 1-й способ 2-й способ 6 2 2 2 0 1 25 33 Формула = С4"$С t10 + D44Dt10 = C5"K$1U + D5*$D<10 = С 7*K$I0 + D7*$D$10 10 2 0 |НЗЖДШ31ЖЗ^^И| 115 |5 " Е Значение 60 40 5 960 б) Мебельная фабрика использует свои ресурсы не в полном объеме. Избытки ресурсов выведены в Отчете о результатах в секции Ограничения, столбец Разница и составляют: □ по первому виду заготовок — 40 единиц; □ по рабочему времени 395 минут;
Глава 16. Решение оптимизационных задач в Excel 387 Рис. 16.23 Отчет о результатах Целевая, ячейка (Минимум) Ячейка Имя J Е $8 В е ли ч и н а о тл о д о в (кв.см.) Формула Изменяемые ячейки Ячейка Имя $С $1 0 Оптимальный план 1-й способ $D $1 0 On тим альны й п лан 2-й с пос об Ограничения Ячейка Имя Значение формула $Е$4 Первый 100 $E$4> = $F$4 $Е$5 Второй 40 $Е $5>«$F$5 $Е $6 Третий 5 $E$6> = $F$6 $Е$7 Время 565 $E$f< = $F$7 И ~Й" сходно Ре 250 сходно Ре 15 5 Ста ту с не сея зан. связанное ев язанное не с вя зан. гул ьтзт 250 зул ьтат 15 5 Разница 40 0 0 395 c) Теневая цена1 отражена в Отчете об устойчивости в секции Ограничения и составляет для второго вида заготовок 5 единиц и для третьего — 10 единиц. Это значит, что при увеличении на 1 единицу количества заготовок второго вида, количество отходов увеличивается на 5 см2, а третьего вида — на 10 см2. d) Увеличивать вакансии работников для раскроя фанеры не имеет смысла, поскольку уже имеется избыток трудовых ресурсов. e) Найденное решение оптимально при величине отходов: □ по 1 способу раскроя от 0 до 20 см2; □ по 2 способу раскроя свыше 10 см2. При выходе значений за пределы указанного диапазона возникает необходимость расчета нового оптимального базиса. Основание: Отчет об устойчивости, секция Изменяемые ячейки, 5-7 столбцы. f) Найденное решение оптимально при количестве заготовок. □ первого вида — от 0 до 100 штук; О второго вида — от 27 до 71 штуки; О третьего вида — от 0 до 15 штук; и балансе рабочего времени от 575 минут до бесконечности. При выходе значений за пределы указанных диапазонов возникает необходимость расчета нового оптимального базиса. Основание: Отчет об устойчивости, секция Ограничения, 5-7 столбцы. Рис. 16.24 Отчет об устойчивости Изменяешь Ячейка $С$10 $0$10 Ограничен Ячейка $Е$4 $Е$& $Е$6 $Е$7 е ячейки Оптимальнь Оптимальнь ЛЯ Первый Второй Третий Время Имя й план 1- й план 2- Имя л способ л способ Ре 1ульт. 1 5 5 Резул ьт. 1 00 40 5 565 Нормир стой мо с ть 0 0 Теневая Цена 0 5 10 0 Целевой Допустимое Допустимое Коэффициент Увеличение Уменьшение 10 10 Ю 20 1Ё +30 10 Ограничение До пусти мое До пусти мое Правая часть Увеличение Уменьшение 60 40 1Е+30 40 31.6 1 3,33333333 5 10 5 360 IE+30 395 1 Теневая цена в вашей версии Excel будет выведена в столбце Лагранжа множитель.
388 Часть 3. Рациональное использование данных Имеется 3 поставщика с запасами товара и 3 потребителя данного товара. Требуется определить оптимальный план перевозок, при котором суммарная стоимость перевозок будет минимальной. Сведения о возможностях поставщиков и запросах потребителей сведены в таблицу. Цены на перевозку единицы товара от поставщиков к потребителям заданы в правом верхнем углу каждой ячейки. ^^~~-~-^_JToTpe6 ител и Поставщики ^~~~~~^^~^ S1 =61 S2=39 S3 =56 D1 =41 х11 х21 Х31 8 8 6 D2 = 49 Х12 Х22 Х32 7 7 8 D3 = 40 х13 х23 хЗЗ 6 8 7 Рис. 16.25. Условие транспортной задачи Здесь: S; _ возможности г-го поставщика в условных единицах; Dj — потребности /-го потребителя в тех же единицах; Хц — объем планируемых перевозок. Постановка задачи Среди неотрицательных решений системы: 2Х =bJ 0" = 1» 2, ..., п) п YjXy =«, (i = l, 2, ..., т) 7=1 III II выбрать такое, при котором функция z = XzLc<v:c<; имеет наименьшее значение. ы /=| Решение 1. Проверяем условие сбалансированности спроса и предложения и т В нашем случае 156 # 130, то есть общая потребность в грузе в пунктах назначения не равна запасу груза в пунктах отправления. Модель такой транспортной задачи называется открытой. Чтобы свести открытую модель к закрытой, в которой выполняется условие равенства возможностей поставщиков и запросы потребителей, нужно ввести нового потребителя Dummy со спросом 26 единиц.
Глава 16. Решение оптимизационных задач в Excel 389 2. Создадим расчетный лист, включающий: О ячейки А2:А10 с наименованиями маршрутов; □ изменяемые ячейки В2:В10, в которые Excel выведет рассчитанные объемы перевозок хц\ □ ячейки С2:С10 со стоимостью перевозок Cif, □ ячейки F2:F7 с критериями ограничений; О ячейки G2:G7 со значениями ограничений; □ целевая ячейка G10 с формулой для вычисления оптимизируемого значения; □ ячейка G8 с формулой для определения общего объема перевозок внутри закрытой модели; П ячейка G9 с формулой для определения объема внешних перевозок Dummy. Рис. 16.26 Расчетный лист транспортной задачи 3. Для упрощения расчетных формул присвоим имена: диапазону ячеек В2:В10 — Объем, С2:С10 — Цена. 4. Выполним команду Сервис | Поиск решения и занесем необходимые данные в диалоговое окно Поиск решения. Включим параметры Линейная модель, Неотрицательные значения. Рис. 16.27 Результаты решения транспортной задачи I A ПМаршт 2 3 4 5 6 7 е 9 10 :'::1;и :?ь1-2К; :№ -,.... ..2А:,, ;<* 2-2В ■■т S"3-1-K ■'■■'- -3,2- :'ФЗ I В ! 'I 0«ы.-м 0 10 25 0 39 0 41 0 15 I с ЗДЙИ» :;: .8 ■■■■ ■'i3;> 6 :: '".'Ж' ■W- :: 8:: : \Ж .й:-В':'.. '■■'■!:■■■ \ Р I E j | F I щИишИ! ;-;.:S1 ■--*:- S2 ■™:S3 ■:■:;>:;:■:. D1 D2 D3 ■ Обьам Dummy.:..: Себестоимос 35 : ■.39- т 41 49 40 •иг- гь G -61 ?<■ 39 :S6 41 49 40 :. 130 26 844 Щелкнем кнопку Выполнить и на экран будет выведено оптимальное решение: минимальная стоимость перевозок 844 у.е. будет достигнута при следующем плане перевозок: х\г = Ют, x\z = 25т, Х22 = 39т, х31 = 15т. Возможности поставщиков <S2 и ^з будут реализованы полностью. У поставщика S1 останется запас товара 26т. При необходимости, можно создать отчеты по результатам, устойчивости и пределам.
390 Часть 3. Рациональное использование данных Глава 17. Создание итоговых документов в MS Office Пакет Office располагает широкой гаммой инструментов для вывода итоговой информации. Это — различные отчеты, сводки, диаграммы, слайды, экранные формы, Web-страницы. Каждый программный модуль Office способен не только создавать собственные итоговые документы, но и включать в свои документы объекты, созданные в других программах, обеспечивать динамическую связь с документами-источниками или программами-источниками. Кроме того, пользователю предоставлена возможность создавать в подшивках MS Binder составные документы, включая непосредственно в один файл документы Word, Excel и PowerPoint и косвенно — объекты Access, внедряя или связывая их с одним из перечисленных документов. Наиболее специфичны отчеты Excel. Они связаны с конкретными инструментами — например, дисперсионным анализом, поиском решения и т.д. Как правило, эти отчеты изменить нельзя, но к их элементам можно применить форматирование. Итоговые данные в Access могут выводиться в виде электронных форм или отчетов. Отчеты, в свою очередь, могут быть распечатаны или опубликованы в сети. Их можно передать для модификации и вывода на печать в Word. Возможности модификации ограничиваются только вашей фантазией. Более подробно способы создания отчетов в Access, использования полей Word, а также техника создания электронных документов описаны ниже. Создание отчетов в Access Отчеты служат для публикации данных (вывода на печать, распространения в сети и т.д.), содержащихся в одной или нескольких таблицах или вычисляемых на основе хранящейся в этих таблицах информации. Простой отчет на основе одной таблицы или запроса может быть создан с помощью автоотчета. Другой вариант — воспользоваться Мастером отчетов, представляющим собой некий компромисс между простотой автоотчета и гибкостью профессионального отчета, созданного в режиме конструирования. Создание автоотчета: □ в окне базы данных щелкните на Отчеты \ Создать; □ выберите Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный; О выделите таблицу или запрос, на основе которого создается отчет | ОК. •
Глава 17. Создание итоговых документов в MS Office 391 Рис. 17.1 Диалоговое окно Новый отчет шшгшштйЬ ? к. "!'/ J Автоматическое создание отчете с полями, расположенными в один или несколько столбцов. Конструктор Мастер отчетов Автоотчет: в столбец Аетоотчет: ленточный Диаграмма Почтовые наклейки Выберите в качестве [День рождения источника данных таблица или ' запрос: ;-,.s>J.: OK и- Рис. 17.2 Автоотчеты: слева — в столбец, справа — ленточный День рождения Фтшлия Мил Огтьгата ДатаРождешя Фамилия Мчя ДатаРаждения [Заяц Николай (Иванович | 15.03.811 [Зайце ва [Оксана ретровна | 22.03.811 День рождения Фтшлия Имя Заяц Николай Зайцева Оксана Отчество Иванович Петровна ДатаРождения Для создания отчета с помощью Мастера отчетов: О в окне базы данных щелкните на Отчеты | Создать | Мастер отчетов | ОК; □ выделите одну из таблиц в списке Таблицы | Запросы; П щелкните по нужному полю, а затем по кнопке >; Рис. 17.3 Фрагмент диалогового окна 1 Мастера отчетов "ТабЛиць^Запросы::; |;й;Жй f;iK ■■'•; li] Запрос: День рождения ■ Jtj;' ■Выбранные.прля,: О при необходимости проделайте то же самое с одной или несколькими таблицами, базами или запросами, которые войдут в отчет, независимо от того, будут ли они выводиться на дисплей или, например, использоваться только для группировки | Далее; О выберите таблицу, по которой осуществляется группировка записей для отчета;
392 Часть 3. Рациональное использование данных □ если поля выбраны из нескольких баз данных, то появляется окно группировки, используя которое, можно сгруппировать записи по одному из полей, щелкнув на поле, а затем на кнопке со стрелкой > | Далее; Рис. 17.4 Фрагмент диалогового окна 2 Мастера отчетов Добавить уровни группировки? Имя □ уточните параметры группирования записей в отчете; □ выберите одно или несколько полей, по которым будет производиться группирование; □ если нужно, укажите одно или несколько (до 3 полей) для создания дополнительных уровней группировки; □ группы в отчете автоматически сортируются по полям, используемым для группировки; Рис. 17.5 Фрагмент диалогового окна 3 Мастера отчетов Задайте требуемый порядок сортировки. Л Догщскается сортировка записей в возрастающем или убьеающем порядке, включающая до 4 полей. I 1 (ДатаРождения | 2 Имя "3JU "3 и\ □ если надо отсортировать записи внутри группы, задайте в верхнем списке (с номером 1) поле для первичной сортировки и выберите в списке поля для последующих сортировок (до четырех уровней); О щелкните по кнопке Итоги; П выберите функции для подведения итогов; □ укажите отражать записи внутри каждой группы или только итоговые значения; □ при необходимости установите подсчет % для каждой группы | OK \ Далее; □ выберите вид макета (большинство макетов используется только в отчетах с группировкой) | Далее; О укажите ориентацию печатаемого отчета; □ выберите стиль оформления | Далее; □ присвойте имя отчету | Готово. Структура групп в отчете, а также сортировка записей в разделе Область данных определяется командой Вид \ Сортировка и группировка. Меняя содержимое столбца Поле \ Выражение, вы тем самым изменяете со-
Глава 17. Создание итоговых документов в MS Office 393 Рис. 17.6 Выбор макета отчета Создание отчетов Выберите требуемый виа макета отчета. ххххххх хххххх хххххх ххххххх ххххх ххххххх ххххххх ххххххх хххххх хххххх ххххххх ххххх ххххххх хххххххх хххххх ххххххх хххххххх ххххххххх ххххххх ххххххх хххххххх хххххх ххххххх хххххххх Макет <•" В столбец С Табличный Ш£ Ориентация & |^нижная | Г* Альбомная W Настроить щирину полей для размещения на одной странице. Отмена | < Назад j Лакее ^ | Готово став разделов заголовков и примечаний. Вы можете удалить заголовок и примечание группы, выделив и установив параметр Нет. Можно изменить порядок сортировки в каждой группе. Щелкнув в поле Группировка, можно задать интервал группировки. Он зависит от типа поля. Параметр Не разрывать заставляет Access начинать следующую группу с новой страницы. Параметр Не разрывать первую область данных запрещает отрывать только заголовок от группы. Отчеты в Access можно создавать и в режиме конструирования. Однако конструирование отчета «с нуля» применяется редко. Обычно создается автоотчет или отчет с помощью мастера, а затем модифицируется структура отчета. Для модификации отчета: О в окне базы данных щелкните на Отчеты; □ укажите имя модифицируемого отчета и щелкните по кнопке Конструктор; Рис. 17.7 Макет отчета ■С Заголовок отчета День рождения, 1 1 1 г 1 #■ Область данных Дат \Нмя ЩЖШ гРож> нийЩз *ения |*Шнгу ] |Да1 ;[Им я -:?'t •. «Роьд( ) ■■'.*■-■•■.■■ 1 а'".'-" ■■ ,J ■"Or^i. "?,' &[Рщ 1]& - .3 ■& Pegisll П чтобы добавить в отчет новое поле, выберите Вид | Список полей и перетащите поле из списка в Область данных; П чтобы удалить поле, щелкните на нем мышью | Delete; О чтобы изменить имя поля, щелкните на имени и наберите новое;
394 Часть 3. Рациональное использование данных П для модификации записи выделите ее в макете отчета и щелкните в позиции редактирования, чтобы появился курсор, и внесите изменения; □ в отчет можно добавить текст; □ чтобы удалить итоговую информацию из какой-либо группы, уберите итоговые элементы управления из примечания и сократите место, занятое разделом, перетащив верхнюю часть полосы под разделом; О чтобы изменить свойства элемента отчета, щелкните по нему правой кнопкой и в контекстном меню выберите команду Свойства; О на соответствующих вкладках диалогового окна скорректируйте свойства объекта; Рис. 17.8 Свойства выделенного объекта КГ Надпись: ДатаРождения Надпись Макет | Данные | События j Драгие j Все Подпись ДатаРождения Вывод на экран Да От левого края 0,101 см От верхнего края 0,101 см Ширина 3 28см Высота 0,608см Тип фона ,,,, Прозрачный Цветфонэ 16777215 Оформление Обычное Тип границы Отсутствует Цвет границы 0 Ширина границы Сверхтонкая Цвет текста, fl □ чтобы изменить формат выводимых значений, воспользуйтесь вкладками Макет и Данные; □ для изменения поля, по которому вычисляется итоговое значение, щелкните на его имени и введите новое или воспользуйтесь построителем выражений. Добавление вычисляемого поля: □ на панели элементов управления щелкните по кнопке Поле; П укажите место поля в отчете; □ измените имя поля; П щелкните поле и введите формулу, например = [Количество] * [Цена]. Если вы забыли ввести скобки, Access добавит их самостоятельно; О щелкните вне поля. Рис. 17.9 Добавление вычисляемого поля ДатаР&жденмя Имя 17 лишениуьщ |ДатаРожде| [Имя |=[ДатаРождения]+7000 ]
Глава 17. Создание итоговых документов'В MS Office 395 Форматирование отчета: □ чтобы переместить элемент, щелкните на нем и перетащите его, ухватившись «ладошкой» за край; О перемещать связанные объекты друг относительно друга можно тогда, когда указатель мыши принимает вид указательного пальца; □ для работы с группой элементов выделите их, удерживая клавишу Shift; □ если нужно выровнять элементы: • выделите их; • выберите Формат \ Выровнять; • задайте способ выравнивания; □ чтобы элементы выравнивались по сетке, установите параметр Формат | Привязать к сетке; П для равномерного распределения элементов в определенной зоне выберите Формат | Интервал по вертикали или Формат | Интервал по горизонтали, предварительно выделив элементы; □ чтобы изменить размеры элемента, перетащите мышью маркер; П если нужно изменить размеры выделенной группы элементов: • щелкните на Формат \ Размер; • выберите одно из значений в списке; □ при необходимости измените цвет фона, текста, оформление границы; □ вы можете отформатировать текст любого объекта, независимо от другого, выбрав имя объекта в списке объектов панели форматирования или выделив его. Рис. 17.10 Список объектов отчета щ Отчет ЗаголовокОтчета Надпись4 В еркнийКолонтитул Область Данных ДатаРождения ДатаРождения Надпись Создание наклеек в Access Для создания наклеек в Access: □ выполните команду Отчеты | Создать \ Новый объект \ Почтовые наклейки; П выберите таблицу | ОК; О задайте размер и тип наклеек | Далее; П если необходимого вам размера наклеек нет в списке: • в диалоговом окне Создание почтовых наклеек выполните команду Настройка | Создать; • в диалоговом окне Размеры наклеек введите название наклеек, их размеры и число по горизонтали;
396 Часть'З. Рациональное использование данных Рис. 17.11 Диалоговое окно Создание почтовых наклеек Рис. 17.12 Конструирование наклейки Ш Создание наклейки Названий: .' laffi^sfjpfl ■': Размеры: ■ 0.00 см ;•: 0,00 с На листан Рулонные 3 ; ' г- | *~Ч о.оор Т| Щ . I oxoj ■ ■ . | " 0,00| ьч □ задайте шрифт и цвет текста наклейки | Далее; Рис. 17.13 Выбор шрифта и цвета для текста наклейки □ введите в область Прототип наклейки постоянный текст и перенесите поля | Далее;
Глава 17. Создание итоговых документов в MS Office 397 Рис. 17.14 Создание прототипа наклейки Создание почтовым наклеек Имя' Отчее ДатэРсжцения mamssm ШкольныйБвяп Иностранный Угледарский адрес Прототип накле! Группа Ф-98 {Ф амилия) {Имя}, {Отчество} День рождении ШвтаРочлем Отмена < Назад ! Ла> □ при необходимости отсортируйте поля | Далее; Рис. 17.15 Упорядочение полей : г Имя.,: Отчество Местожительства ШкольныйБалл . Иностранный l fTUp Et _£] _^J I3M::.:,:.:-|-:-- fi^Htf j ГОТ Ы □ если нужно, перейдите в режим конструирования и измените макет; Рис. 17.16 Выбор дальнейшего действия к, ■;' I,...- 'г '.'Введите имя отчета;. ывести справку по ps □ Щелкните по кнопке Печать — и принтер распечатает визитные карточки для группы, а если нужно, то для всего ВУЗа.
398 Часть 3. Рациональное использование данных Рис. 17.17 Образец наклейки ГРУППА Ф 98 Юлил Никляагеиа Датаро>цдения12 04 81 Перенести информацию из Access в другую программу позволяют команды подменю Сервис \ Связи с Office: О команда Публикация в MS Word позволяет преобразовать отчет или форму в документ с сохранением всех атрибутов формата; □ команда Слияние с MS Word позволяет создать источник слияния Word. Разработка интерфейса экранных форм Начальная форма Начальная экранная форма — это кнопочная или другая форма, которая вводится первой при запуске приложения. Она выбирается в списке Сервис | Параметры запуска | Форма диалогового окна. Чтобы создать форму: □ в окне базы данных щелкните на Формы | Создать \ Конструктор | ОК; П поскольку начальная экранная форма не связывается с какой-либо таблицей, указывать источник данных не нужно; □ растяните размеры формы, предложенной программой, до размера экрана; □ при необходимости щелкните на Вид \ Свойства \ Макет и скорректируйте предлагаемые по умолчанию параметры формы; П используя панель элементов, разместите в форме графические изображения, надписи, кнопки, поля ввода и другие элементы управления; □ с помощью контекстных меню созданных элементов определите названия элементов и их свойства; □ используя команды меню Формат, выровняем созданные элементы и расстояние между ними. Панель элементов состоит из следующих кнопок: Рис. 17.18 Панель элементов * •:N А аЫ о|и 1 2 3 4 5 6 1 Выбор объектов 10 2 Мастера элементов 11 3 Надпись 12 4 Поле 13 I г™ ш Ш „j 0 ш ш ♦й т \ □ 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Список Кнопка Рисунок Свобо дна я рг мка обп эект а
Глава 17. Создание итоговых документов в MS Office 399 5 Группа 6 Выключатель 7 Переключатель 8 Контрольное поле 9 Поле со списком 14 Присоединенная рамка объекта 15 Конец страницы 16 Присоединенная форма/отчет 17 Линия 18 Прямоугольник Созданная экранная форма позволяет оперативно выводить на экран различные таблицы, запросы и отчеты. Гиперссылки позволяют запускать непосредственно из формы любые программы из любого источника в сети. Кнопочная форма может выглядеть, например, так: Рис. 17.19 Кнопочная форма Баскетбольная команда колледжа i .Ж Участие о coj>em(0»mtM«w Показатели в учёбе Нарчшеимя режима Заголовок в приведенной форме выполнен с помощью кнопки Надпись. Поместить в форму управляющие элементы можно с помощью соответствующих мастеров или в режиме конструирования. При использовании мастера нужно сначала щелкнуть по кнопке Мастера, а затем выбранного элемента. Дальнейшие действия сводятся к ответам на вопросы мастера. В режиме конструирования вы щелкаете по кнопке выбранного элемента, а затем мышью задаете его размер и расположение в форме. С помощью соответствующих команд меню Формат вы можете сгруппировать созданные элементы управления, выстроить их в одну линию, установить одинаковый размер, выровнять интервал. Чтобы определить свойства созданного элемента, щелкните на нем правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Свойства и задайте свойства объекта. Свойства элементов, в отличие от Word, можно задать, не зная языка программирования, используя интерактивные возможности приложения. Вывод объектов на экран определяется не записываемыми командами, а последовательными щелчками на определенных элементах или ответами на вопросы мастеров ввода.
400 Часть 3. Рациональное использование данных Рассмотрим особенности вставки в форму некоторых объектов. □ Рисунок: • выберите инструмент Рисунок; • установите указатель мыши и, не отпуская кнопку, растяните рамку по диагонали; • выберите файл рисунка | ОК. □ Объект OLE: • выберите инструмент Присоединенная рамка объекта; • установите курсор и растяните рамку по диагонали; • откройте окно свойств объекта; • щелкните на вкладке Данные, и выберите из списка поле типа OLE (например, фотография); • если объект не помещается в рамке, вернитесь в режим конструирования и увеличьте размер поля. D Гиперссылка: • выберите кнопку; • в списке свойств укажите Дополнительный адрес; • щелкните на кнопке построителя выражений; • в окне вставки гиперссылки щелкните по кнопке Обзор; • в поле Имя объекта в документе укажите имя объекта. □ Макрос: • напишите и сохраните макрос из одного действия и присвойте имя, например ВывестиЛичнуюКарточку; • после установки свойства Имя формы = Личная карточка закройте окно макроса; • в кнопочной форме выделите кнопку; • в окне Свойства выберите вкладку События; • в поле свойства Нажатие кнопки выберите в раскрывающемся списке имя созданного макроса. □ Раскрывающийся список: • поместите в форму поле, которое будет преобразовываться в поле со списком; • выполните команду контекстного меню поля Преобразовать элемент в | Поле со списком; • повторно вызовите контекстное меню и выберите Свойства \ Данные; • установите Тип источника строк (это может быть таблица, запрос, список значений или список полей); • если вы выбрали Список значений, в свойстве Источник строк запишите через точку с запятой возможные значения; • установите для свойства Ограничиться списком значение Нет. О Список: • создается аналогично полю со списком, но он не допускает ввода данных, отсутствующих в списке.
Глава 17. Создание итоговых документов в MS Office 401 □ Многостраничная форма: • откройте новую форму в режиме конструирования; • на панели элементов выберите Набор вкладок; • задайте местоположение и размер; • присвойте имена вкладкам, выбрав в контекстном меню команду Свойства | Подпись; П Добавление вкладки: • перейдите в режим конструирования; • щелкните на границе элемента Набор вкладок правой кнопкой мыши; • выберите в контекстном меню команду Добавить вкладку; □ Создание кнопок: • в режиме конструирования поместите в форму командные кнопки; • выделите кнопку; • вызовите через контекстное меню кнопки окно свойств; • в списке Свойства выберите Дополнительный адрес; • вызовите Построитель выражений; • в окне вставки гиперссылки щелкните на Обзор; • в поле Имя объекта в документе укажите имя объекта базы данных или внешнего источника. Команда Сервис \ Надстройки позволяет запустить диспетчер кнопочных форм. Если результаты его работы вас удовлетворяют, то можете использовать и его. Форму, обработанную диспетчером кнопочных форм, лучше повторно не редактировать — она может перестать работать. Чтобы полностью завершить настройку интерфейса, снимите все метки в контрольных полях диалогового окна Сервис \ Параметры запуска и укажите собственные меню, контекстные меню и начальную экранную форму. Например, сброс параметра Окно базы данных предотвращает вывод на экран главного окна Access. Для исключения вызова главного окна с клавиатуры необходимо также отменить параметр Специальные клавиши. Если этот параметр не выведен, используйте кнопку Дополнительно. Создав пользовательский интерфейс, закрепите панели на экране, запретите перемещение и изменение их размеров, для чего: □ откройте диалоговое окно Сервис | Параметры запуска; □ отмените опцию Изменение панелей инструментов/меню; П выполнив команду Сервис | Защита, с помощью пароля защитите сделанные установки. Если сохранить готовое приложение командой Сервис \ Служебные программы | Создать MDE-файл, будет создан файл с расширением .mde. При компиляции будут удалены все исходные модули VBA и никто не сможет изменить дизайн форм и увидеть программные модули. При создании экранной формы можно воспользоваться структурой и дизайном шаблонов PowerPoint. Интерес для менеджера могут представить шаблоны структуры предприятия, бизнес плана, анализа выполнения
402 Часть 3. Рациональное использование данных проектов, финансовых и технических отчетов, докладов, проектов, планов продаж, повышения квалификации сотрудников, рекламных буклетов. Чтобы познакомиться с шаблонами, откройте PowerPoint, выполните команду Файл | Создать и выберите соответствующий шаблон на вкладке Презентации. Оценить быстродействие компонентов созданного вами приложения поможет Анализатор быстродействия, запускаемый командой Сервис \ Анализ | Быстродействие. Анализатор позволяет оценить быстродействие: □ текущей базы данных, □ таблицы, □ формы, □ запроса, □ отчета, □ модуля, □ макроса, О всех перечисленных компонентов сразу. Результаты анализа выводятся на вкладках Советы, Предложения и Мысли. Чтобы Access автоматически реализовывал Советы и Предложения, щелкните на Оптимизировать. Реализация Мыслей выполняется вручную. Создание электронных документов Из начального курса вы знаете, что Internet — это метасеть, состоящая из связанных между собой более мелких сетей и компьютеров по всей планете. WWW (Word Wide Web) — компонент Internet, предоставляющий непосредственный доступ к документам и файлам независимо от того, где они находятся в Internet. В Web использована технология форматирования документов, которая называется гипертекстом. Доступ к информации (текстовой, звуковой и т.п.) осуществляется с помощью ссылок. Непосредственно из приложений Office пользователь может просматривать информационные страницы \pard f2Web, перемещаться по гипертекстовым ссылкам при помощи Панели инструментов Web. Рис. 17.20 Структура локальной сети £. зс^ о
Глава 17. Создание итоговых документов в MS Office 403 Взаимодействие соединенных в единую сеть компьютеров, работающих под управлением различных операционных систем и прикладных программ, возможно только при соблюдении общепринятых стандартных сетевых протоколов и способов представления информации. Важнейшими стандартами Internet являются: □ TCP/IP — протокол передачи данных низкого уровня, цозволяющий общаться компьютерами в сети и являющийся основой для протоколов FTP и HTTP; □ FTP — протокол обмена файлами между компьютерами; П HTTP — протокол передачи гипертекста, устанавливающий стандарты Internet на создание, демонстрацию и описание связей мультимедийных документов в Word Wide Web; □ Gopher — протокол поиска информации в Internet; □ Telnet — протокол управления программами на удаленном компьютере; □ HTML — язык разметки гипертекста — специализированный язык программирования, состоящий из кодов, описывающих содержание и внешний вид Web-страниц. Каждому объекту в Internet присваивается адрес, который включает имя протокола, имя узла, домена, файла или папки, например: http: / /www. microsoft. com gopher://gopher/oct.berkelev/edu/00/gopher/gopher-www Intranet — это корпоративная сеть, базирующаяся на сетевых протоколах Internet. Протокол HTTP позволяет создавать в Intranet внутреннюю структуру, подобную структуре Internet. Сети Extranet предоставляют своим пользователям доступ к ресурсам Intranet и Internet. При работе в сети Office позволяет: П перейти к Web-странице или адресу Internet, используя панель инструментов Web; □ создать Web-страницу, сохранить файл в формате HTML, импортировать документ HTML; □ вставить непосредственно в документ гиперсвязь, щелчок на которой позволит перейти к определенному документу, ресурсу Internet, а в Word — еще и на адрес электронной почты; □ подготовить и разослать электронную почту. Пакет Office может быть установлен на каждом компьютере рабочей группы или только на сетевом сервере. В любом случае установку предпочтительнее производить с сервера, на который предварительно скопировано содержимое компакт-диска Office. Настройка Office для рабочих групп производится в соответствии с системной политикой безопасности. Чтобы подключить сетевой диск непосредственно из Office: □ в диалоговом окне Открытие документа или Сохранение доку- рйн" мента щелкните на кнопке Команды и режимы; I—
404 Часть 3. Рациональное использование данных П выполните команду Подключить сетевой диск — в окне Подключение сетевого диска в поле Диск будет выведена следующая доступная на вашем компьютере буква для имени диска; □ в поле Путь введите полный путь к подключаемому ресурсу, например \\1Щ\Е1\\Стхаенты\\Ф^81 П установите опцию Автоматически подключать при входе в систему.1 Для добавления FTP-узла: □ в окне Открытие документа щелкните на кнопке Команды и режимы; □ выполните команду Добавить/изменить адреса FTP; П введите имя узла, способ входа, пароль. Рис. 17.21 Добавить/изменить узлы FTP ЁЕ=В233Гг ; :. f пол )щрнеп I пароль. /злы FTP: зюшим J ^Kp I OK I I ll Отмена • J «, | J Если вы выберете анонимное подключение, узел может потребовать у вас при входе ваш электронный адрес. Для того чтобы предоставить доступ к своим документам другим пользователям сети:2 □ выполните команду Пуск \ Настройка \ Панель управления | Сеть; □ в диалоговом окне Сеть на вкладке Конфигурация щелкните по кнопке Доступ к файлам и принтерам; П отметьте пункт Файлы этого компьютера можно сделать общими; П щелкните на кнопке Мой компьютер; Это имеет смысл лишь в том случае, если компьютер, на котором физически установлен интересующий вас диск, постоянно включен (например, является сетевым сервером). Если на момент загрузки вашего компьютера сетевой диск окажется в нерабочем состоянии, будет выведено сообщение о недоступности сетевого ресурса. Ничего страшного в этом нет, но если таких дисков несколько, вам придется отвечать на лишние вопросы, а это действует на нервы — особенно с утра. — Прим. ред. Способы предоставления ресурсов в общее пользование определяются типом операционной системы вашего компьютера и не имеют непосредственного отношения к пакету Office. — Прим. ред.
Глава 17. Создание итоговых документов в MS Office 405 □ укажите диск или папку; П в контекстном меню щелкните на Доступ; □ в диалоговом окне Свойства установите Общий ресурс и укажите тип сетевого доступа. Содержимое Web-страниц просматривают и прослушивают с помощью специальных программ просмотра, которые в различных источниках могут называться по-разному: обозреватель, браузер или броузер. Если вы предпочитаете оригинальное произношение, то лучше пользоваться термином браузер (от глагола browse ['brauz]). Наиболее популярные программы просмотра — Internet Explorer и Netscape Navigator. Основными инструментами связи Office с Internet являются: П гиперсвязи; □ панель Web. Гиперсвязи позволяют осуществить переход к любому файлу, расположенному в вашем компьютере, на любом внутреннем или внешнем Web-узле или файловом сервере. Чтобы перейти к месту назначения, достаточно щелкнуть на гиперсвязи. При установке параметра Сервис | Автозамена | Автоформат | Заменять адреса Internet и сетевые пути гиперссылками Word автоматически распознает содержащиеся в текстовом документе сетевые пути, адреса Internet и электронной почты и форматирует их как гиперсвязи, с помощью которых можно перемещаться между узлами. Гиперсвязь — синоним термина гиперссылка, причем более удачный. Она может быть определена для текста, графики или любого другого объекта. Щелчок на таком объекте позволяет: □ создать и отправить электронное сообщение по адресу, указанному в списке адресов или в тексте; □ перейти к определенной Web-странице, рисунку, видеоклипу, документу или месту в документе, а именно: • в Word и на Web-странице — к закладке; • в Excel — к именованному диапазону; • в Access — к объекту базы данных; • в PowerPoint — к конкретному слайду. Поместить закладку на создаваемой Web-странице можно так же, как и в Word, командой Вставка | Закладка. Чтобы включить гиперссылку в документ Office: □ выделите элемент документа, которым может быть текст, рисунок, фотография владельца Web-страницы, на которую вы переходите и т.д.; □ выполните команду Вставка \ Гиперссылка; П укажите объект перехода: адрес Web-страницы, файл1 на локальном или сетевом диске, закладку в текущем или внешнем документе и т.п. 1 Если в качестве объекта указывается файл, то он должен быть зарегистрированного типа. В противном случае, при попытке обратиться к такой ссылке система предложит вам выбрать связанную с данным типом файлов программу. — Прим. ред.
406 Часть 3. Рациональное использование данных Рис. 17.22 Задание объекта перехода !] ГУбюр 1 f^!% Введите или выберите путь к документу, на которой будет ; Ц& 1 указывать ссылка. Это может быть адрес Имтериета (URI) или документ на жестком или сетевом диске. Путь; <Связь с охватывающим документом^ Имя объекта в документе (вводить необязательно); ' '«*^Ц Чтобы перейти к конкретному объекту £ WS^jl именованному диапазону, объекту базы — к надо указать имя этого объекта. W Использовать для гиперссылки относительный путь ок Текстовая гиперссылка выглядит как подчеркнутый фрагмент синего цвета. Чтобы перейти к целевому объекту, связанному с гиперссылкой, достаточно щелкнуть на подчеркнутом фрагменте. После просмотра объекта изменяется цвет гиперссылки. Если целевым объектом является адрес Web, то Office запускает браузер и устанавливает соединение с Internet через локальную сеть, модем или иное коммуникационное устройство. После установки связи появляется панель инструментов Web, позволяющая переключаться между открытыми гиперссылками. Чтобы отредактировать текст гиперссылки в документе Word, щелкните справа от нее, а затем клавишами переместите на нее курсор. В Excel воспользуйтесь клавишей F2. Панель инструментов Web Панель инструментов Web автоматически появляется на экране после создания или активизации гиперссылки. Рис. 17.23 Панель инструментов Web ;М®:: 1 1 Назад 2 Далее 3 Остановить переход 4 Обновить текущую страницу 5 Начальная страница 2 6 7 8 9 чш 3 ■ 4 5 6 7 8 Найти в Web Избранное Переход Отображать только панель Web РЛ 9 Элементы панели управления позволяют: □ оперативно находить, открывать и просматривать любые документы в сети;
Глава 17. Создание итоговых документов в MS Office 407 □ устанавливать дополнительные Internet-соединения; □ получать свежие версии документов или Web-страниц с помощью кнопки Обновить текущую страницу; □ помещать интересные документы в личную коллекцию с помощью команды Избранное \ Поместить в папку Избранное; □ останавливать загрузку целевого документа гиперссылки щелчком на кнопке Остановить переход; О перемещаться в любом направлении по открытым документам. Перемещаться по открытым документам можно также из меню Окно программных модулей Office. В качестве начальной страницы, как правило, задается документ Word или Power Point. Затем вносятся гиперссылки, дающие возможность обращаться к Web или важным файлам на диске. Если документ не содержит ни одной гиперссылки, команда Установить начальную страницу блокируется. Чтобы установить новую начальную страницу: □ откройте документ, который будет использоваться в качестве начальной страницы; П введите необходимые гиперссылки и комментарии; П вызовите панель Web; □ выберите Установить начальную страницу \ Да. Создание Web-страниц в MS Word Word можно использовать для создания Web-страниц, используя язык гипертекстовой разметки Hypertext MarkUp Language (HTML). HTML — язык разметки гипертекста, предназначенный для создания Web-документов. Файл HTML имеет расширение .htm или .html и представляет собой текст с включенными в него дескрипторами (тегами). В стандарте HTML предусмотрены десятки дескрипторов для форматирования текста, формирования таблиц и форм для заполнения и анализа, включения в Web-страницу звуковых файлов, графики, видеоклипов и т.д. Создать Web-страницу в Word можно следующими способами: □ с помощью мастера; ГЛ с помощью шаблона; □ преобразованием существующего документа Word в формат HTML. Для создания Web-страницы выполните команду Файл \ Создать Web- страницы. На экран будут выведены значки: □ Другие компоненты — позволяет загрузить дополнительные документы и стили для мастера Web-страниц с Web-узла Microsoft; П Мастер Web-страниц; П шаблон Новая Web-страница.
408 Часть 3. Рациональное использование данных Рис. 17.24 Вкладка Web-страницы диалогового окна Создание документа ы j arm и } it lerbi j ГI i m и 11 ! ругие документы Web-страницы ] ( Другие 1 Мастер' "■■'■Новая■"■'^■' ■ компоненты] . ■ Web-страниц Web-страницэ M м Tj i f turn ■■" ■■:■" '.,■ ■ ■.;■■■ v.;.;- .:. .:,-■■ ,■:. ■■.:- ■■ - ■ :;■ ' '. ||||1^:Документ: ;''-Т^:;ша^рн->;;:::!:Г' Ш^МШШ^Ш^М^'Ш'Ш:^' ■::;:--'' ■■■"' ': ' :'.'i -'/»:■ ;..' .-:':::^ ^ Создание Web-страницы с помощью мастера Для создания Web-страницы с помощью мастера: □ выполните команду Файл \ Создать; □ перейдите на вкладку Web-страницы; □ выберите Мастер Web-страниц; П укажите тип страницы и задайте стиль; □ отредактируйте текст. Мастер Web-страниц позволяет автоматизировать создание Web-страниц. Шаблоны содержат текст, графику, гиперссылки, стили и др. В шаблон формы опроса включена функцию автоматического сбора данных. Рис. 17.25 Диалоговое окно создание Web-страницы Создание web -страницы :■ л vef создать* В с колонки В 3 колонки Календарь Личная основная страница Оглавление Опрос (форма) Ответ (форма) Простая. Регистрация, (форма) Центрированная Далее > j Для создаваемых страниц можно выбрать наиболее подходящие стили оформления с различными цветами фона, маркерами, горизонтальными линиями и другими элементами.
Глава 17. Создание итоговых документов в MS Office 409 Рис. 17.26 Форма Опрос, созданная с помощью Мастера Web-страниц Добавьте Вопрос Добавьте вопрос г Ответ 1 Добавьте вопрос Г Ответ 1 Г Ответ 2 Г Ответ 3 Создание Web-страницы с помощью шаблона Для создания Web-страницы с помощью мастера: □ выполните команду Файл \ Создашь; П перейдите на вкладку Web-страницы; П выберите шаблон Новая Web-страница. На экран будет выведена чистая Web-страница, содержащая элементы форматирования. Вы можете разместить на странице маркированные и нумерованные списки, горизонтальные линии, фоновые узоры, таблицы, рисунки, видеозаписи, бегущую строку и формы. Когда Word открывается документ HTML, список стилей пополняется используемыми в документе стилями, наиболее важным из которых является стиль Разметка HTML, который позволит вам вставить в документ любую информацию и дескрипторы. Кроме того, на панелях инструментов дополнительно появляются следующие кнопки: Рис. 17.27 Дополнительные кнопки для работы с документами HTML 12 3 4 5 6 7 1 Просмотр Web-страницы 5 Уменьшить размер шрифта 2 Режим конструктора 6 Горизонтальная линия 3 Вставить рисунок 7 Фон 4 Увеличить размер шрифта Добавить к Web-странице бегущую строку, фоновый звук или видеоклип можно с помощью соответствующей команды меню Вставка. Для создания форм на Web-страницах HTML предоставляет набор элементов управления Visual Basic, дополненный специальными кодами HTML. Большинство из этих элементов вводится в страницу так же, как в документ Word. Вставьте заголовок
410 Часть 3. Рациональное использование данных Чтобы добавить элемент управления: □ выведите на экран панель инструментов Элементы управления; □ щелкните по кнопке Режим конструктора; □ укажите щелчком мыши место установки; □ щелкните на выбранном элементе. Рис. 17.28 Панель инструментов Элементы управления ц§» р ff gl w Щ щ ^ Щ Щ 12 3 4 5 1 Режим конструктора / Выход из режима конструктора 2 Свойства 3 Флажок Jj/f 4 Переключатели о 5 Поле со списком р 6 Список РЗ 7 Поле | ] . 8 Область ввода 7 8 9 10 11 12 13 © О, допускающие выбор только одного из них Область ввода позволяет L|i набиратьтекст любой дли- ^J иы и просматривать его, используя полосы прокрутки... ^Ш il... :...■;■...,■■.,: J -lT 9 Кнопка Submit 10 Вставка рисунка «Image Submit» 11 Кнопка сброса Reset .Reset 12 Скрытое поле 13 Поле для пароля Несколько слов о поле Флажок. По-английски оно называется Checkbox, что можно перевести как контрольное поле. Оно позволяет устанавливать или сбрасывать соответствующий параметр или опцию. В компьютерной литературе контрольное поле вы можете встретить и другие названия, например: фиксируемое поле, переключатель с независимой фиксацией и т.п. Для определения свойств созданных элементов управления: □ выделите элемент; □ щелкните по кнопке Свойства на панели инструментов Элементы управления; П если у вас возникли вопросы по использованию языка Visual Basic, обратитесь к ранее упоминавшейся книге издательства «Бином». Конвертирование документов MS Office Документы Office можно конвертировать в Web-страницы, сохранив их в формате HTML. Однако после сохранения, например, документа Word в указанном формате встроенные объекты конвертируются в изображения формата .gif. Их невозможно повторно отредактировать в Word. Поэтому, если вы предполагаете продолжить редактирование документов, лучше сохранять их предварительно в исходном формате Word.
Глава 17. Создание итоговых документов в MS Office 411 Для создания электронных документов в Word предусмотрен режим электронного документа, который устанавливается командой Вид | Электронный документ. В этом режиме отображается текст, подписи, рисунки и графические объекты. Документ не разбивается на страницы, не отображаются колонтитулы. Вам предоставляется возможность: □ с помощью команды Формат \ Фон изменить фоновый цвет или добавить фоновый узор, которые будут отображаться только в режиме электронного документа; О вставить гиперссылки; П вывести схему документа. Чтобы преобразовать текстовый документ в Web-страницу: □ откройте документ; □ выберите Файл \ Сохранить в формате HTML', П укажите путь и имя файла. Web-страницу можно преобразовать обратно в текстовый документ, установив соответствующий формат сохранения. Чтобы создать Web-страницу из документов Excel или PowerPoint: □ выберите диапазон ячеек или слайды, которые хотите разместить в Web; □ щелкните на Файл | Сохранить в формате HTML; О ответьте на вопросы Мастера создания Web-страниц. Существуют различные возможности конвертирования таблицы Access в формат HTML. Допускается экспорт таблиц как статических документов и как динамических страниц. Для экспорта объектов как статических документов HTML: □ выделите таблицу; □ выполните команду Файл | Сохранить в формате HTML; П укажите тип документа .htm или .html; П чтобы придать документу лаконичный вид посредством объединения экспортируемых данных с шаблоном документа НТМ, введите имя шаблона | ОК. Access выводит каждую таблицу в отдельный файл. Во время экспорта Access вставляет соответствующие гиперссылки в элементы управления, предназначенные для перехода к другим страницам. Access использует 2 формата экспорта, поддерживающих динамические файлы HTML: □ IDC/HTX — работает с операционной системой NT Server или с Personal Web Server под управлением Windows; □ страницы сервера ActiveX, работающие только на серверах NT. Для конвертирования данных: □ выполните команду Файл | Сохранить как.../Экспорт; П в диалоговом окне Сохранение объекта установите переключатель в положение Сохранение объекта во внешнем файле или базе данных | ОК;
412 Часть 3. Рациональное использование данных Рис. 17.29 Фрагмент диалогового окна Сохранение объекта Сохранение объекта... ■ (* эо внешнем файле или базе данмы I 1Й отдел|~ ^j^j OK | Отмена | □ для сохранения данных в формате IDC/HTX в диалоговом окне Сохранение объекта в раскрывающемся списке Тип файла выберите Microsoft ITC 1-2; Рис. 17.30 Диалоговое окно Параметры вывода файлов IDC/HTX Параметры вывода Файлов НТХЛОС Щ.яблон HTML: jC-ДМсм документь|\МуНТМ1..Ыгп :- Сведения об источнике данных Об^ор.. название источника: {Прогульщики ^ I <*-« □ если предполагается экспорт данных на серверы FTP, в раскрывающемся списке Тип файла выберите Microsoft Active Server Pages; П введите данные в поля диалогового окна Параметры вывода файлов \ОК; □ при создании файлов ASP диалоговое окно Параметры вывода файлов дополняется параметрами вывода файла на сервер. Рис. 17.31 Диалоговое окно Параметры вывода файлов ASP название источника: бздл под именем. . пароль: | период ожидания (мин): i '' |Ру I I I Мои д <ж у мен ты\МуН TML.htm згулыцики замятий ОК Отмена | Обзор., J Для экспорта данных на серверы FTP достаточно после заполнения этого окна щелкнуть на кнопке Экспорт. Электронные документы вы можете также пересылать по факсу и электронной почте.
Глава 18. Профессиональный документ в Word 413 Для пересылки по факсу: □ выполните команду Файл \ Отправить \ Факс; П с помощью Мастера факсов введите титульный лист, укажите получателей | Готово; □ для отправки щелкните на Send Fax Now. Пересылка по электронной почте: □ выберите Файл \ Отправить \ Сообщение; О введите адрес получателя, текст и щелкните по кнопке Отправить. Если программа предложит выбор конфигурации, выберите MS Outlook. Дело в том, что прежде, чем создать Office, фирма Microsoft выпустила программы для работы с электронной почтой MS Mail и MS Exchange. Однако полноценная система администрирования электронной почты реализована только в MS Outlook, являющейся составной частью MS Office. Если документ оправляется по маршруту можно задать опции: □ Возврат по окончанию; □ Отслеживать состояние (моменты передачи следующему пользователю); □ Разрешить только... (далее выбирается параметр). Глава 18. Профессиональный документ в Word f'Sk.M Как вы уже знаете, в основе любого документа Word лежит шаблон. Шаблон слу- 'Щ№ жит основой для создания нового документа. В нем хранятся стили форматирования, а иногда — текст, графика и другие элементы. Некоторые шаблоны могут задавать вопросы и использовать ответы для создания документа. Они называются мастерами. Содержимое шаблона копируется в текст в момент создания документа, а затем пользователь вносит изменения. Созданные на основе общего шаблона, документы имеют единообразный вид, подчеркивает высокую культуру делопроизводства в вашей фирме. Проще всего создать новый шаблон на основе готового документа. Для этого достаточно удалить ненужные элементы, а может и весь текст, и сохранить оставшееся командой Файл \ Сохранить как \ Шаблон документа. Документ, на основе которого создается шаблон, должен соответствовать установленным стандартам и иметь все необходимые реквизиты. Вы можете создать его самостоятельно, отсканировать с образца или с документа вышестоящего учреждения или разработать на основе встроенных шаблонов-решений Word. Чтобы открыть шаблон-решение, выполните команду Файл | Создать и выберите решение на одной из вкладок. Вкладки шаблонов-решений диалогового окна Создание документа
*14 Часть 3 Рациональное использование данных Размещают созданный шаблон в соответствующей папке. Например, шаблон приказа по кадрам следует поместить в папке Приказы (ее надо, естественно, сначала создать в каталоге ..\ОРИСЕ\Шаблоны — Прим. ред.), иначе в окне создания документа он будет выведен не на вкладке Приказы, а на вкладке Общие. Навести порядок в элементах шаблона (переименовать, добавить, удалить лишние) вы можете в окне Организатор, вызвав его командой Сервис | Шаблоны и надстройки \ Организатор. Рис. 18.2 Диалоговое окно. Организатор [2Щ2ЕЗНЯ д)" Стили ] Автотекст [ BOffice.dat: ■Панели Макросы | -£ <4 Копировать Верхний колонтитул Вопрос Заголовок 1 Заголовок 2 Заголовок 3 Заголовок 4 Маркированный список * zl ~J Удалить Переименовать.. Шаблоны и документы: j Off ice, dot (шаблон) Закрыть файл Из. Normal, dot; Заголовок 3 Обычный Основной шрифт абзаца Программа zl Шаблоны и документы: ■[ОДычный1уб111ни шаблон; ; J Обычный + Шрифт: Times New Roman, 20 пт, утопленные не малые прописные, темно-синий, по центру, интервал перед 18 пт после 12 пт, не отрывать от следующего. Уровень 3 Закрыть Это окно позволяет переименовывать, удалять или перемещать из одного шаблона в другой стили, элементы автотекста, панели, макрокоманды. Иерархия форматирования в Word представлена тремя уровнями: форматирование раздела, форматирование абзацев, форматирование символов. Каждый из уровней включает форматирование следующих элементов: □ форматирование раздела: • структура документа; • размеры и ориентация страницы; • границы, заголовки, подстрочные стили; • колонки и связанные с ними элементы; □ форматирование абзацев: • базовый формат шрифта; • отступы; • выравнивание; • установка табуляции; • интервалы между абзацами; • интервал между строками в абзаце; • списки; • обрамление и заливка; • установки словарей для проверки орфографии;
Глава 18. Профессиональный документ в Word 415 □ форматирование символов: • высота, ширина, наклон шрифта, цвет, эффекты; • спецэффекты; • интервал между символами; • язык; • базовый формат шрифта. Разбиение документа на разделы позволяет каждому разделу иметь собственные границы, размер и ориентацию листов, схему нумерации страниц, колонтитулы. Одна страница может содержать несколько разделов, а, следовательно, несколько наборов параметров страницы. Параметры форматирования абзаца задаются в диалоговом окне Абзац, вызываемом командой Формат | Абзац. Абзац в Word — это последовательность символов, завершенная символом абзаца, вводимым при нажатии клавиши Enter. Диалоговое окно Абзац содержит две вкладки: □ Отступы и интервалы; □ Положение на странице. Рис. 18.3 Вкладка Отступы и интервалы диалогового окна Абзац гт^д И1 Отступы и интервалы } Положение на странице ] $ЭйВ*НЫ Выравнивание: |по",.имг.ъ:№ Отступ - -- слева: справа 33 Основной текст 3 Оси Осм первая строка: "3 Р" ~3 Интервал ■ перед: после: Образец ~1 междустрочный: 1 Одинарный т] S Cra-.-^ai.i iihu, Олтдау таПГТп Си>ли Ilini ObTaSIU т«игг* CVaBU Т1ПГТЯ СО>лИЦ ЧИП, СвГлаЦ ИПГТ» *<Д|| ЧИПА CWaMJ ЧШСГя CWaWU tlhCT» Табуляция.. 1 Вкладка Отступы и интервалы позволяет задать: □ параметры выравнивания; □ уровень текста; □ величину правого и левого отступов абзаца в целом; □ параметры первой строки; □ интервалы перед абзацем и после него; □ значение междустрочного интервала. Вкладка Положение на странице, в частности, позволяет запретить: □ висячие, то есть оторванные от абзаца одиночные строки в начале и конце страницы; П разрывать абзац между страницами;
416 Часть 3. Рациональное использование данных Рис. 18.4 Вкладка Положение на странице диалогового окна Абзац ДЕД .■' ■ Отступы и интервалы Положение на странице Разбивка на страницы Р запрет висячих строк '■■■' ;■■■: ...■■:..-■' ... ,: Г" не отрывать от следующего Г" с новой страницы Г запретить нумерацию строк Г" запретить автоматический перенос слов Образец □ отрыв указанного вами абзаца от следующего за ним, например заголовка от текста; □ нумерацию строк; □ автоматический перенос слов, например для стилей группы Заголовок. Параметр С новой страницы может быть задан, например, для стилей группы Заголовок, для того чтобы с них всегда начинались новые страницы. Нажатие на кнопку Табуляция в диалоговом окне Абзац приводит к открытию еще одного диалогового окна, в котором вы можете установить: □ позиции табуляции, П выравнивание, П символ заполнителя. Рис. 18.5 Диалоговое окно Табуляция Позиции табуляции: zl Будут удалены: По умолчанию: ]l,27 cm ^ Выравнивание (* ПО аевому краю Г" по разделителю С" по центру С с чертой Р по правому краю Заполнитель & 1(нет) Г з Г 2 <"*± •,] • , ■ - Удалить.все ОК I Отмена Описанное окно вы можете также вызвать командой Формат | Табуляция,
Глава 18. Профессиональный документ в Word 417 Табуляция с чертой не влияет на размещение текста, а только добавляет вертикальную черту в указанную позицию.1 Выбрав подходящее выравнивание и заполнитель, щелкните по кнопке Установить. Если вы забудете щелкнуть по этой кнопке, то позиция табуляции добавлена не будет. Лишние позиции сначала выбирают, а затем удаляют нажатием на кнопку Удалить. В подтверждение выбранных установок нажимают на кнопку ОК. Встроенные и создаваемые вами шаблоны хранят: О стили абзацев и символов; П форматирование страниц; □ настройки панелей инструментов; □ комбинации клавиш; □ макросы; □ автотекст; □ меню; □ элементы текста и графики. Основу шаблона составляют стили. Стиль — это именованный набор элементов форматирования абзацев и символов. При использовании стиля к тексту применяются все входящие в стиль элементы форматирования. Стили гарантируют постоянство внешнего вида документов и позволяют: □ выдерживать единство форматирования; □ экономить время, назначая одним действием целую группу атрибутов; □ преобразовать фрагменты, которым назначен стиль, путем его изменения. Информация о стиле хранится в символе абзаца. Если убрать символ абзаца между фрагментами с различными форматами, то нижний абзац примет формат верхнего. Если скопировать или перенести символ абзаца на новое место, предшествующему тексту назначается стиль абзаца, из которого перемещен символ. Чтобы применить стиль, щелкните мышью в пределах абзаца и в раскрывающемся списке Стиль укажите необходимый стиль. Если стиль нужно применить к нескольким абзацам или ко всему тексту, предварительно выделите их. Когда вы раскрываете список стилей щелчком мыши, вы видите список используемых в документе стилей, если щелкаете мышью при нажатой клавише Shift — список доступных стилей. Для создания нового стиля: □ отформатируйте символы и абзац; □ щелкните в окне раскрывающегося списка Стиль и введите имя стиля | Enter. Рис. 18.6 Раскрывающийся список Стиль | Имя стиля т|] :Ж • ' ■ ?■ Обычный абзац при этом оказывается перечеркнутым вертикальной чертой. До сих пор затрудняюсь представить, зачем это может понадобиться. — Прим. ред.
418 Часть 3. Рациональное использование данных Непосредственно в тексте вы можете изменить некоторые элементы форматирования, а затем сохранить сделанные изменения в стиле. Для этого □ выделите измененный фрагмент; □ в раскрывающемся списке Стиль щелкните на имени модифицируемого стиля; □ в диалоговом окне Переопределение стиля выберите переключатель Переопределить: данный стиль, используя выделенный фрагмент, как образец. Рис. 18.7 Диалоговое окно Переопределение стиля Переопределение стиля! Стиль: Мой стиль Переопределить: '-•' данный стиль, 1Кпол;-..-.уч ьыд^п^пмы.; lif.-.ii Ht-мт как образец! С формат выделенного фрагмента., используя данный стиль I Автоматически обновлять стили в дальнейшем Если вы передумали и решили восстановить стиль выделенного абзаца, используйте в этом окне переключатель Переопределить: формат выделенного образца, используя данный стиль. Полная настройка стиля возможна только в окне Изменение стиля, которое вызывается командой Формат \ Стиль \ Изменить. Рис. 18.8 Фрагменты диалогового окна Изменение стиля рдшш Имя; | Эпиграф Основан на стиле: Стиль; Абзаца Стиль следующего абзаца: | 5I Обычный Образец Л |И Эпиграф Описание Обычный + П~ Добавить в шаблон №лжц темп CtF.-JBij timitti OLO'iilJ ТППСП №.<3B|J ТШЛГ ■ III-- 11 ■ ? ■ вптгтлС«Р.-Зии иктл-аСдглзи,! К ■. CKPrZBIJ TU . Cwasiu та ТГГ A Cw.-Jl IJ T В НЕТ A CT A WaM IJ T 0 МГТ a P Обновлять автоматически OK Отмена Формат " j К_лавиша,,, | В этом окне: Имя — поле, в котором выводится (и переопределяется) имя изменяемого стиля; Стиль — раскрывающийся список, позволяющий выбрать стиль абзаца или стиль символа;
Глава 18 Профессиональный документ в Word 419 Основан на стиле — раскрывающийся список, позволяющий вывести имя стиля, на котором основывается модифицируемый стиль; Стиль следующего абзаца — раскрывающийся список, позволяющий выбрать стиль следующего абзаца, что особенно удобно для заголовков; Формат — кнопка, которая выводит список элементов стиля и позволяет вызвать соответствующее диалоговое окно для отладки любого элемента; Рис. 18.9 Раскрывающийся список Формат Шрифт... Абзац... Табуляция... Граница.. Эзык.... Рамг.а... Нумерация.. Клавиша — кнопка, которая выводит диалоговое окно Настройка, позволяющее назначить «горячие клавиши» для вызова стиля. В диалоговом окне Изменение стиля вы можете установить параметры: О Добавить в шаблон — позволяет скопировать стиль из документа в шаблон; □ Обновлять автоматически — устанавливает автоматическое обновление стилей при открытии документов. Для получения справки о текущем стиле нажмите комбинацию клавиш Shift+F1 и щелкните в пределах абзаца. Рис. 18.10 Получение информации о текущем стиле Наче Пф<>( к Формат абзаца ирифт: Сервисные возможности Word Word позволяет автоматически создавать предметные указатели, оглавления, списки иллюстраций. Диалоговое окно Оглавления и указатели вызывается командой Вставка \ Оглавление и указатели.
420 Часть 3. Рациональное использование данных Рис. 18.11 Диалоговое окно Оглавление и указатели Оглавление и указатели й^азатель jj Оглавление ] Список иллюстраций ! С без отступа -Образец-—- Вид.; Из шаблона .*. Классический Затейливый Современный jj Аристотель 2 Астероиды, пояс См. Юпитер Атмо сфера Земля ионосфера 4 мезосфера 3 стратосфера 3-4 аавышыЬдаа 3. ш Г" Заголовки для букв с акцентами |</ Номера страниц по правому краю Колонки: заполнитель; Пометит^.. йвтопометка.. Предметные указатели Элементы управления вкладки Указатель позволяют создавать упорядоченные перечни ключевых терминов документа с номерами страниц, на которых они расположены. Эти перечни называются предметными указателями. В указатель могут быть включены слова, фразы, символы, ссылки на фрагменты текста, занимающие несколько страниц, а также перекрестные ссылки. Создание предметного указателя состоит из двух этапов: □ маркирование элементов; □ сборка указателя. Чтобы создать предметный указатель: □ выделите фрагмент в документе; Рис. 18.12 Диалоговое окно Определение элемента указателя Определение элемента яказагеля* Основной элемент: | Автопометка Дополни тельныи: С перекрестная ссылка; С текущая страница (• диапазон страниц закладка: „„. ,*:..„. ■ .... См. I d Формат номера страницы: Г" полужирный Г™ курсив Используйте данное окно для пометки элементов указателя. Пометить все □ выполните команду Вставка \ Оглавление и указатели \ Указатель \ Пометить или нажмите Alt+Shift+X; □ отредактируйте основной элемент указателя; □ при необходимости введите дополнительный элемент; □ чтобы ввести элемент третьего уровня, в поле Дополнительный после текста элемента второго уровня поставьте двоеточие, а затем введите текст элемента третьего уровня;
Глава 18. Профессиональный документ в Word 421 О в секции Параметры выберите один из переключателей: • Перекрестная ссылка — вместо номера страниц выводится текст типа «См...»; • Текущая страница — вывод ссылки на страницу; • Диапазон страниц — вывод диапазона страниц, которые отмечены закладкой, выбранной в списке Закладка; ГЛ задайте формат номера страницы; □ щелкните по кнопке Пометить или Пометить все — это позволит отметить все вхождения элемента с учетом регистра. Для экономии времени можно выполнить автопометку элементов предметного указателя с помощью заранее созданного словаря. Словарь организуется в отдельном файле в виде списка из 2 столбцов: □ в левый столбец вводится текст; □ в правый — соответствующий элемент указателя. В качестве разделителя между столбцами должен использоваться символ табуляции, т.е. после ввода элемента левого столбца вы должны нажать на клавишу Tab. Для создания дополнительного элемента в правом столбце введите после главного элемента двоеточие и текст дополнительного элемента. Чтобы собрать указатель, в диалоговом окне Оглавление и указатели на вкладке Указатель: D выберите вид указателя; □ выберите тип, формат, выравнивание, число колонок, символ-заполнитель; □ чтобы воспользоваться ранее созданным файлом словаря, нажмите на кнопку Автопометка и найдите интересующий вас файл; □ нажмите на ОК. Оглавление Элементы управления вкладки Оглавление позволяют автоматически создать оглавление документа. Рис. 18.13 Вкладка Оглавление Оглавление и указатели Указатель Оглавление Список иллюстраций Ви&: Из шаблона Классический Изысканный Затейливый Современный Формальный Простой W Показать номера страниц W Номера страниц по правому краю Заголовок 2 ЗагоповокЗ 1 5 н Уровни: Заполнитель: 3 Параметры..
422 Часть 3. Рациональное использование данных Для создания оглавления: □ убедитесь, что всем заголовкам, включаемым в оглавление, назначен стиль Заголовок 1...9; О из списка Вид выберите вид оглавления; □ задайте количество уровней; □ выберите заполнитель; □ если нужно, щелкните по кнопке Параметры и модифицируйте оглавление, изменив список стилей, используемых для сборки оглавления; Рис. 18.14 Диалоговое окно Параметры оглавления II Параметры оглавления Собрать оглавление, используя; W СТИЛИ г Вопрос */ Заголовок I V Заголовок 2 V Заголовок .3 Заголовок t Заголовок 5 Г-ОЛД ЗПеМГнГСВ ЭГЛсВЛ^ПИЯ; Уровень: 1' \з 1 1 ,-:.., v ~ .;. ^^^^«^(^ШШ^^^^ Х\ .' 1 ок | Отмена Восстановить 1 □ при необходимости щелкните по кнопке Изменить и в диалоговом окне Стиль измените стили элементов оглавления; □ для обновления оглавления перед печатью установите параметр Сервис | Параметры \ Печать \ Обновлять поля. Списки иллюстраций Элементы управления вкладки Список иллюстраций позволяют автоматически создать списки рисунков, таблиц, формул и т.п.1 Для этого: □ из списка Название выберите объект; □ из списка Вид выберите стиль оформления; □ установите параметры оформления списка. Рис. 18.15 Фрагмент вкладки Список иллюстраций Оглавление и указатели Указатель Оглавление Список иллюстраций Название; Рисунок ^±j Таблица i Формула 3 Ви&: Образец Рисунок 1: Текст Рисунок 2: Текст PucvnoK 3: Текст Рисунок 4: Текст Рисунок 5: Текст 1 3 5 7 to Параметры. Центрированный Формальный Простой Р Показать номера страниц Р Полное название jv* Номера страниц по правому краю Заполнитель: Г 1 Для того чтобы можно было автоматически собрать список иллюстраций, их названия должны быть предварительно вставлены с помощью команды Вставка \ Название — Прим. ред.
Глава 18. Профессиональный документ в Word 423 Закладки Закладки могут применяться: □ для перехода к определенной позиции или объекту в документе; □ пометки объекта с целью его использования в формуле, перекрестной ссылке, предметном указателе. Для просмотра закладок, имеющихся в документе, установите параметр Показывать закладки на вкладке Сервис | Параметры \ Вид. Закладки на экране отображаются в квадратных скобках. Чтобы вставить закладку: □ выделите объект в документе; П выполните команду Вставка | Закладка; П в диалоговом окне Закладка введите имя закладки. Ptic. 18.16 Диалоговое окно Закладка ~3 Сортировать по: ** имени * позиции Г" Офытые закладки | Добавить | Для перехода к закладке: □ выполните команду Правка \ Перейти или нажмите клавишу F5; П на вкладке Перейти диалогового окна Найти и заменить укажите объект перехода и введите (или выберите из раскрывающегося списка) имя закладки. Рис. 18.17 Фрагмент диалогового окна Найти и заменить Найти и заменить Найти I Заменить Перейти Объект перехода; Страница Раздел Строка Закладка Примечание Сноска Концевая сноска Введите имя закладки: Инструкция! d Перейти Закрыть При создании элемента списка автотекста из текста, содержащего закладку, закладка остается в этом элементе. При каждой последующей вставке элемента списка автотекста в документ закладка удаляется из текста, вставленного ранее, и присоединяется к тексту, вставленному последним.
424 Часть 3. Рациональное использование данных Перекрестные ссылки Перекрестные ссылки используются для ссылки на заголовки, названия, нумерованные абзацы, сноски, закладки. Для создания перекрестной ссылки: □ введите текст, с которого будет начинаться перекрестная ссылка, например, «смотри главу»; П выполните команду Вставка | Перекрестная ссылка; Рис. 18.18 Диалоговое окно Перекрестная ссылка Перекрестные ссылки Т_ип ссылки: Вставить ссылку на: Заголовок ZJ Г'' Ф Вставить как гиперссылку Г*' Добжитг? следа Для какого заголовка: Создание перекрестной ссылки Создание перекрестных ссылок в главном документе Коды полей: Ref Коды полей; NoteRef Коды полей: PageRef Обновление перекрёстной ссылки Относитель ные краткие и полные номера абзацев Перекрестное ^ылки на сноски Создание перекрестных ссылок в предметном указателе ШШ 33 Вставить □ в раскрывающихся списках укажите тип и объект ссылки: например, Заголовок и Текст заголовка; Рис. 18.19 Раскрывающиеся списки диалогового окна Перекрестная ссылка Перекрестные ссылки Т_ип ссылки: И Вставить ссылку на: Р Вставить как тперссылку Для какого заголовка: Текст заголовка Текст заголовка Номер страницы Номер заголовка Номер заголовка (краткий) Номес'.заголовка (полный) Выше/ниже. Создание перекрестной ссы. Н Создание перекрестных ссы И Коды полей: ReF Коды полей: NoteRef Коды полей: PageRef Обновление перекрёстной ссылки Отиосительныел краткие и полные номера абзацев Перекрестные ссылки на сноски Создание перекрестных ссылок в предметном указателе Вставить ]. d □ из списка Для какого заголовка выберите конкретный заголовок; □ если это необходимо, установите параметр Вставить как гиперссылку — это позволит переходить по гиперссылке к объекту ссылки. Ссылку можно установить только на заголовок, выбранный из окна Стиль или на название объекта, присвоенное с помощью команды Вставка | Название. Иначе Word не воспринимает их как объекты автоматизации. Если элемент, на который надо сослаться, находится в другом документе, необходимо, чтобы оба документа были компонентами главного документа.
Глава 18. Профессиональный документ в Word 425 Сноски Сноски используются для оформления ссылок и уточняющих сведений. Обычные сноски располагаются внизу страницы, а концевые помещаются в конец раздела или документа. В документе могут одновременно использоваться и обычные, и концевые сноски. Например, обычные сноски можно использовать для разъяснения вводимых терминов, а концевые — для ссылки на первоисточники. Ссылка состоит из значка сноски и текста сноски. Значок сноски — это символ, указывающий на сведения, содержащиеся в сноске. При перемещении, копировании или удалении значка сноски оставшиеся сноски будут перенумерованы автоматически. Создание сноски: □ выделите текстовый или графический объект; □ выберите Вставка | Сноска; □ в диалоговом окне сноски выберите переключатель Вставить сноску обычную или концевую; □ установите переключатель Нумерация автоматическая или Нумерация другая; Рис. 18.20 Диалоговое окно Сноски Вставить сноску Г" обычную <•" концевую Нумерация ™ (* автоматическая; Г другая: Внизу страницы Б конце документа Отиена I Параметры...] □ если вы выбрали тип нумерации Другая, щелкните по кнопке Символ и. выберите значок сноски; □ чтобы установить параметры сноски, щелкните по кнопке Параметры и перейдите на вкладку Сноски или Концевые сноски; На вкладке Сноски вы можете задать: □ расположение сноски внизу страницы или ниже текста;1 □ формат значка сноски; П номер первой сноски; □ нумерацию отдельно для каждой страницы или раздела, или общую нумерацию. 1 Разница между этими параметрами заметна только на неполных страницах. В первом случае сноска располагается, как и при полностью заполненной странице, в ее нижней части, а во втором — непосредственно под последним абзацем основного текста. — Прим. ред.
426 Часть 3. Рациональное использование данных Рис. 18.21 Вкладка Концевые сноски Параметры сносок Сноски Концевые сноски Положение: |в конце раздела Формат номера: |а\ В, С, ... Начать с: JA ^j Нумерация: р* продолжить С начинать в каждом q ОК | Отмена j я d —id азделе «*»,.. На вкладке Концевые сноски вы можете задать: □ расположение сноски в конце раздела или в конце документа; □ формат значка сноски; П номер первой сноски; □ нумерацию отдельно для каждого раздела или общую нумерацию. Установив параметры, щелкните по кнопке ОК и введите текст сноски. Это — самая утомительная часть создания сносок, а потому ее нужно поручить компьютеру, используя макрос InsertFootnote. Этот макрос поставлялся вместе с Word 97 в шаблоне Macros8.dot. Для поиска файла Мас- ros8.dot воспользуйтесь командой Пуск | Найти. Макрос InsertFootnote позволяет вводить подробную информацию об источнике для ее полуавтоматической вставки в создаваемую сноску. Прежде всего, макрос нужно инсталлировать в глобальный шаблон Normal, чтобы он был доступным во всех пользовательских шаблонах. Для этого: П откройте файл шаблона MACROS8.DOT; □ выполните команду Сервис | Макрос | Макросы | Организатор | Макросы; П выделите в левой части frmFootNoteWiz и щелкните по кнопке Копировать; Рис. 18.22 Диалоговое окно Организатор Г7^УТ"^П^ £тили j Артотекст ] Панели Макросы j Цз MACROS8: ^^ Копировать * ANSIValue Autotorrect AutoCorrectStart Finds ymbol'57 FindbymbolsStart frmFootNoteWiJ frmlncomplete I* *j Удалить ANSIValue Autocortect AutoCorrectStart Find5ymbol97 FindSymbolsStart frmFootNoteWiz frmlncomplete - 1 J л! Шаблоны и документы: JMACR058 (шаблон) Закрыть файл i Шаблоны и документы: (Обычный (общий шаблон) Закрыть файл. Теперь вам не придется думать над тем, как правильно ввести текст сноски. Как только вы определите формат сноски и щелкните по кнопке ОК, появится диалоговое окно Мастера сносок.
Глава 18 Профессиональный документ в Word 427 Рис. 18.23 Диалоговое окно Мастера сносок 111 11111111ШШШШШШШШШШВШШ Бас приветствует мастер по создзншэ сносок? Этот мастер поможет создать профессионально оформленные сноски на основе стилей из: Щелкните по кнопке Далее и перейдите ко второму диалоговому окну Мастера. Рис. 18.24 Второе окно Мастера сносок завив Вас приветствует мастер по созданию сносок! Выберите нужный тип: **" Книга (" Справочник <*" Газета Г Журнал <~ Бюллетень Г Диссертация г Другое —I Введите сведения для сноски: Название книги Оптимизация бизнес-процесс а Автор(ы) | Бином Город Часть (необязательно) Редактор/перевод мик j Боборыкин А,В.| Издание Начальная Для каждого указанного в левой части окна типа документа в правой части окна выводится специально созданная для этого типа форма. Работа мастера сносок очевидна: П в левой части окна выберите тип документа; П в правой части введите сведения; ГЛ выберите стиль оформления; □ щелкните по кнопке ОК и программа сгенерирует сноску, например: 1 Символоков Л.В., Оптимизация бизнес-процесса. Боборыкин А.В., 12 изд., том 3; Москва: Вином, 2001), 766. Если в левой части окна вы выберете значение Другое, открывается доступ к категориям: О Лекция, речь; □ Фильм; П Диафильм; П Теле/радио передача.
428,; Часть 3. Рациональное использование данных Чтобы увидеть текст сноски, задержите на секунду указатель мыши на ее значке. Если текст не выводится, установите параметр Сервис \ Параметры. | Вид | Текст примечаний. Чтобы просмотреть текст сноски в области сносок или отредактировать его, дважды щелкните на значке сноски. Если сноска затерялась в большом документе, то для перехода к ней: □ выполните команду Правка \ Перейти; П на вкладке Перейти в окне Объект перехода укажите Сноска или Концевая сноска; □ укажите номер сноски | Перейти. Рис. 18.25 Вкладка Перейти Найти Заменить Перейти Объект перехода: Страница Раздел Строка Закладка Примечание Сноска Концевая сноска *"Э I _j d Введите номер сноски: I* Для перехода вперед или назад относительно текущего положения используйте знаки + и -. Пример: +4 соответствует переходу вперед на "\ четыре элемента (например страницы). Если необходимо повторно сослаться на один и тот же источник, вы можете скопировать сноску. Для этого выделите значок сноски, и с помощью мыши скопируйте на новое место. В области сносок появится вторая сноска на тот же источник, например. 1 Челноков В.А., Этика отношений со студентами, Конференция, Ополева Л.В., Аудитория 2, 1 апреля 2001 года. 2 Челноков В.А., Этика отношений со студентами, Конференция, Ополева Л.В., Аудитория 2, 1 апреля 2U01 года. . Выделенную сноску можно перемещать мышью на другое место. Чтобы удалить снбрку, выделите ее и нажмите на клавишу Delete. Будет удален не только значок, но и текст сноски. Примечания Примечания служат для включения в документ объяснений, заметок, комментариев. Примечания можно вывести на печать в конце текста, установив соответствующий параметр на вкладке Сервис | Параметры \ Печать. Создание примечания: □ щелкните по слову или выделите фрагмент с помощью мыши; □ выполните команду Вставка \ Примечание; Рис. 18.26 Создание и просмотр примечания !имьолокоб Л, В, . -: :: :: ; ,:"j; Elf h Закрыть] [Л. В.1] Введите текст Сммвожжов Л. В.: Ввейте текст МЫШИ
Глава 18. Профессиональный документ в Word 429 О в раскрывающемся списке Кто выберите имя автора примечания, если это имя введено на вкладке Сервис \ Параметры \ Пользователь; П в области примечаний введите или вставьте из буфера заранее скопированный текст | Закрыть. Фрагмент текста, к которому добавлено примечание, окрашивается в желтый цвет. Для просмотра примечания установите на этот фрагмент указатель мыши. Чтобы изменить или удалить примечание, щелкните на нем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите соответствующую команду. Надпись Надпись — это элемент, который можно перемещать по странице независимо от другого текста. Чтобы создать надпись: □ выполните команду Вставка \ Надпись; □ при нажатой левой кнопке мыши начертите в документе прямоугольник; □ введите в него или вставьте из буфера заранее скопированный текст, графический объект, таблицу. Рис. 18.27 Образец надписи Щг' Надпись Надпись позволяет создавать объединенные объекты из текстовых и графических элементов или таблиц, перемещать их в любое место экрана. Если курсор установлен в поле надписи, то на экран выводится одноименная панель инструментов. На ней расположены кнопки: Рис. 18.28 Панель инструментов Надпись ®© # щ щ wti 1 Создать связь с надписью 2 Разорвать связь со следующей 3 Предыдущая надпись 4 Следующая надпись 5 Изменить направление текста Панель инструментов Надпись позволяет: □ менять ориентацию текста; □ связывать надписи, таким образом, что текст одной надписи может продолжаться в другой. Для организации перехода (переливания) текста из одной надписи в другую:
430 Часть 3. Рациональное использование данных □ создайте пустые надписи; П выделите первую надпись и щелкните по кнопке Создать связь с надписью; О когда указатель мыши примет вид чашки, щелкните на второй надписи и т.д. Рис. 18.29 «Жили у бабуси два веселых гуся» ' УСЯ I I [~сид ! ! i I _ . i I " II j i АБУ I ИУБ I . ] ! j жил J j ECE ЛЫХГ BAB Надписи с переливающимся текстом могут располагаться как угодно. Вы вводите текст в первую надпись, а он постепенно заполняет остальные. Всегда можно создать дополнительную надпись и установить ее связь с последней из имеющихся. Если вы сокращаете текст, освобождаются последние надписи и их можно удалить. Колонтитулы и номера страниц Колонтитулы — это области в верхней и нижней части страницы, предназначенные для размещения полей, текста и элементов графики. Колонтитулы существуют в любом документе Word, но они не видны до тех пор, пока вы не поместите что-нибудь в них. Если колонтитул содержит несколько областей, например имя файла, дату и время создания документа, номер страницы, их можно расположить, используя табуляцию или вставив в колонтитул таблицу. Вы можете добавить в колонтитул рисунки, надписи, автофигуры с надписями, объекты WordArt. Для придания рисунку вида водяного знака: П выделите его; □ на панели инструментов Настройка изображения щелкните по кнопке Изображение; □ во всплывающем списке выберите пункт Подложка; П в диалоговом окне Формат рисунка откорректируйте тона изображения. Придать вид водяного знака автофигуре или тексту можно с помощью светло серых тонов заливки и цвета шрифта.1 Mil 1 Описанный метод применим не только для рисунков, вставленных в колонтитул, но и для рисунков в основном тексте. — Прим. ред.
Глава 18, Профессиональный документ в Word 431 Для вывода на экран панели инструментов Колонтитулы выполните команду Вид \ Колонтитулы. Вставить автотекст - Щ @|гч '|j'r' Ш % S .Р ^ Закрь Рис. 18.30 Панель инструментов Колонтитулы 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 Раскрывающийся список Вставить автотекст 2 Номер страницы 3 Число страниц 4 Формат номера страницы 5 Дата , 6 Время 7 Формат страницы 8 Основной текст 9 Как и в предыдущем разделе 10 Верхний/нижний колонтитул 11 Переход к предыдущему 12 Переход к следующему 13 Закрыть Для создания колонтитула: □ выберите верхний или нижний колонтитул; □ вставьте элементы автотекста из раскрывающегося списка; □ если элементы списка вас не удовлетворяют, добавьте в колонтитул поля командой Вставка \ Поле; □ введите и отформатируйте текстовые и графические элементы; □ щелкните по кнопке Закрыть, чтобы снова вернуться к документу. Рис. 18.31 Раскрывающийся список Вставить автотекст - СТРАНИЦА - Автор, стр. <№>. дата Дата печати Дэта создания Имя Файла Полное имя Файла Служебное, стр. <№>. Создано Сохранено Стр. <NS> из<всего> Если при оформлении колонтитула вас будет отвлекать основной текст, скройте его, щелкнув на панели инструментов Колонтитул по кнопке Основной текст. Графические изображения, размещенные в колонтитулах, всегда можно скопировать в основной текст, предварительно выделив их щелчком. Пока активно поле колонтитула, вы можете редактировать на листе редактора рисунков любое изображение из колонтитула.
432 Часть .3. Рациональное использование данных В Word возможны четыре способа формирования колонтитулов: П одинаковые колонтитулы на всех страницах; П колонтитул первой страницы отличается от колонтитулов других страниц; О колонтитулы четных страниц отличаются от колонтитулов нечетных страниц; □ в каждом разделе документа — свой набор колонтитулов. Все четыре способа можно применять независимо один от другого, т.е. можно, например, в 1-м разделе документа использовать одинаковые колонтитулы для всех страниц, во 2-м — разные колонтитулы для четных и нечетных страниц с отличающимся первым, и т.д. Одинаковые колонтитулы на всех страницах создаются по умолчанию. Чтобы задать различные колонтитулы внутри какого-либо раздела: □ на панели инструментов Колонтитулы щелкните по кнопке Параметры страницы; П на вкладке Макет установите параметры Различать колонтитулы четных и нечетных страниц и Различать колонтитулы первой страницы; □ поочередно введите содержимое всех колонтитулов. Рис. 18.31 Фрагмент вкладки Макет диалогового окна Параметры страницы Параметры страницы' Поля Размер бумаги | Источник бумаги Макет Начать раздел: |.^Р..след.ующ.ей_^рашмь!. rj "Различать колонтитулы Г" четных и нечетных страниц Г" первой страницы Вертикальное выравнивание: ]По верхнему краю Нумерация строк.., Г" Запретить 3 I Образец- Применить,; Ко всему документу ~3 По умолчанию.. Чтобы создать разные колонтитулы в разных разделах: □ установите курсор в колонтитуле следующего раздела; □ на панели инструментов Колонтитулы деактивируйте кнопку Как в предыдущем разделе, щелкнув по ней, — это разорвет связь между разделами. Еще раз повторим: хотя каждый раздел может содержать свои собственные колонтитулы, они будут одинаковыми до тех пор, пока вы щ не разорвете связь между соседними разделами. Чтобы сделать это, на панели инструментов Колонтитулы щелкните по нажатой кнопке Как в предыдущем разделе. Кнопка освободится, и связь между колонтитулами разделов будет разорвана. В противном случае, отредактировав колонти-
Глава 18. Профессиональный документе Word 433 тул нового раздела, вы безнадежно испортите колонтитул предыдущего раздела (или даже всех разделов до начала документа). Номера страниц являются частью верхних или нижних колонтитулов. Номер страницы можно вставить с помощью одноименной кнопки на панели инструментов Колонтитулы, или командой Вставка \ Номера страниц. Рис. 18.32 Диалоговое окно Номера страниц (Номера страниц Положение; |вверху страницы jj Выравнивание [снаружи jj Г" Номер на первой странице |г:::°к;::'| Ml Образец — — ESE — Отмена | 4- ■ ■■ — — — xt J Формат... I В этом окне вы можете: П в раскрывающемся списке задать положение Вверху страницы или Внизу страницы; □ в раскрывающемся списке выбрать выравнивание Слева, По центру, Справа, Внутри или Снаружи; П используя кнопку Формат, задать номер первой страницы и формат символов, используемых для нумерации страниц. Правописание Язык набранного в Word текста является атрибутом абзаца и стиля. Для установки языка стиля: □ выполните команду Формат | Стиль; П в диалоговом окне Стиль щелкните по кнопке Создать или Изменить; О в диалоговых окнах Создание стиля или Изменения стиля выберите Формат; О щелкните в списке на пункте Язык; П выберите язык | ОК; О установите атрибут Добавить в шаблон \ ОК. Выбор языка для выделенного фрагмента текста (например, абзаца) осуществляется с помощью команды Сервис | Язык \ Выбрать язык. Вы можете также быстро восстановить для текущего слова или выделенного фрагмента язык и другие элементы стиля. Для этого достаточно нажать комбинацию клавиш Ctrl+Пробел. Для настройки проверки грамматики в Word: □ выполните команду Сервис \ Параметры | Правописание; П щелкните по кнопке Настройка; □ в диалоговом окне Настройка грамматической проверки установите используемый набор правил; О выберите Грамматика или Стиль и уточните, какие грамматические правила должны проверяться.
434 Часть 3. Рациональное использование данных Рис. 18.33 Диалоговое окно Настройка грамматической проверки Настройка грамматической проверки Используемый набор правил: |строго (все правила) _^j С Грамматика (* 'Стиль! р1 Благозвучие на стыке слов £? Бранные слова и выражения р1 Жаргонные слова и выражения р Избыток определительных придаточных р Неверное употребление наречий степени р1 Неверное употребление паронимов fC? Неверное употребление частиц "б" и "бы" : Проверять " Нанизывание целительных падежей: Нанизывание предложно-именных групп: Согласование относительных местоимений й/ Начальная установка d Справка Более трех более трех Не далее двух JJ Ограничение на количество слов в предложении: j 45 Чтобы отключить проверку правописания во фрагменте: П выделите фрагмент; □ выполните команду Сервис | Язык \ Выбрать язык \ Вез проверки. Печать в файл Word позволяет направить документ на печать в файл командой Файл | Печать | Печать в файл. Этот файл затем может быть распечатан на любом компьютере, в том числе и на том, на котором нет Office. Распечатать такой файл можно командой DOS COPY /В FILENAME.PRN LPT1 Линейная графика Многие из нас начинали осваивать Office с рисования линий, плоских и объемных фигур, вставки графических объектов. Тем, не менее, когда возникает необходимость вычертить сетевой график или блок-схему, многие из «знатоков» напоминают известную собирательницу гороха из басни Крылова. В Word имеется возможность быстрого ввода линий. Для этого достаточно ввести трижды подряд один из указанных в табл. символов и нажать клавишу Enter. Таблица 18.1. Символы, используемые для быстрого ввода линий Символ - = Линия тонкая толстая двойная Символ * - # Линия пунктирная волнистая декоративная
Глава 18. Профессиональный документ в Word 435 Тонкая Толстая Пунктирная Волнистая VvWW»WlA^'VVV«VWSiV¥VV4^^^A'VV4^ Декоративная Если ваш компьютер не желает рисовать линии, выполните команду Сервис \ Автозамена | Автоформат при вводе и установите параметр Применять при вводе к границам. Рис. 18.34 Вкладка автоформат при ввод Автозамена Автоформат при вводе j Автотекст | Автоформат Ш5Ш Применять при вводе к Р „аГОПщ-г all 1чУ [раницаи Р таблицам р1 маркированным спискам Р нумерованным спискам Заменять ири вводе —_~~~~~~ —— _~~~~ Г" "прямые" кавычки «парными» Р английские порядковые (1st) на верхний индекс Г" дроби (1/2) на соответствующие символы Р буквы на символы |s? ""полужирный* и _курсив_ Г" адреса Интернета и сетевые пути гиперссыякапи Автоматически при вводе р1 повторять форматирование начала элемента списка W определять стили Отмена j Нарисовать прямую линию со стрелками или без таковых достаточно просто, поэто'му остановимся лишь на способах вычерчивания кривых. В Word кривую линию можно нарисовать тремя способами, получить доступ к которым можно, щелкнув на панели рисования на одной из показанных ниже кнопок раскрывающегося меню Автофигуры \ Линии: Рис. 18.35 Средства рисования кривых линий в Word 5 (Ь \ 1 Кривая 2 Полилиния 3 Рисованная кривая
436 Часть 3. Рациональное использование данных Кривая. Опорные точки кривой вы определяете, щелкая мышью. Завершить рисование Кривой и Полилинии можно двумя способами: нажатием клавиши Esc (в этом случае линия закончится в точке последнего щелчка) и двойным щелчком в последней желаемой точке. Используется для создания сглаженных кривых. Полилиния. Щелчками мыши определяются прямые участки, кривые — перемещением «карандаша» при нажатой левой кнопке мыши. Рисованная кривая — создается перемещением «карандаша» при нажатой левой кнопке мыши. Рисование заканчивается в момент отпускания кнопки. Используется для создания произвольных кривых. Для создания рисунка: □ установите масштаб не менее 200%; □ выберите подходящий тип линии и создайте первичный рисунок; □ чтобы угол наклона линии был кратен 15 градусам, при рисовании полилинии удерживайте нажатой клавишу Shift; □ для замыкания фигуры щелкните около ее начальной точки; □ чтобы оставить кривую незамкнутой, дважды щелкните на ее конечной точке; П разомкнутую кривую можно замкнуть и наоборот; для этого щелкните на кривой правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Замкнуть кривую или Разомкнуть кривую. . Для повышения, качества рисунка: □ максимально увеличьте масштаб; О на панели Рисование щелкните на кнопке Действия | Начать изменение узлов; CJ- щелчками мыши при нажатой клавише Ctrl добавьте недостающие на ваш взгляд узлы и с помощью той же комбинации удалите лишние; □ перетаскивая мышью узлы, измените контур там, где это необходимо. ■- Рис. 18.36 Модификация рисунка посредством перемещения узлов Дальнейшее улучшение качества рисунка возможно за счет изменения кривизны и направления сегмента, проходящего через узел. Для этого щелкните на узле правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню один из вариантов узла: Автоузел — автоматическое сглаживание кривой; Гладкий узел — позволяет изгибать контур любым способом;
Глава 18. Профессиональный документ B'Word 437 Прямой узел — позволяет изгибать сегмент с одной стороны узла больше чем с другой; Угловой узел — позволяет создавать угол из двух встречающихся в узле сегментов посредством изменения угла наклона касательных (тангенциальных рукояток). Во время работы вы можете преобразовывать один узел в другой, удерживая нажатыми клавиши Ctrl или Shift при управлении тангенциальными рукоятками. Рис. 18.37 Использование тангенциальных рукояток для изменения контура рисунка К нарисованной фигуре можно применить все эффекты, допустимые для автофигур: тени, объем, вращение, цвет контура. Мы не будем подробно говорить об автофигурах — вставлять их умеют все. Остановимся только на некоторых моментах, которые позволят быстрее и качественнее нарисовать график или схему. О Чтобы нарисовать несколько овалов или прямоугольников, не обращаясь, каждый раз, к панели Рисование, дважды щелкните по кнопке соответствующей фигуры. Отменить рисование можно, «отжав» кнопку фигуры; О Для создания геометрически правильной фигуры (круга и квадрата) удерживайте при рисовании клавишу Shift; □ Овал и прямоугольник будут нарисованы симметрично относительно начальной точки (центра) при нажатой клавише Ctrl; П Для плавного изменения размеров фигуры удерживайте Alt; □ Чтобы переместить объект строго по вертикали или по горизонтали, при перемещении удерживайте клавишу Shift; □ Чтобы задать точное расположение, точный размер и угол поворота фигуры, дважды щелкните на объекте; О Если при перемещении или изменении размеров фигуры вы используете сетку, ее шаг вы можете задать в диалоговом окне Привязка к сетке. Чтобы вызвать это окно, щелкните на панели Рисование по кнопке Действия и выберите команду Сетка; □ В любую автофигуру можно добавить текст. Для этого щелкните по ней правой кнопкой и в контекстном меню выберите команду Добавить текст;
438 Часть 3. Рациональное использование данных □ Чтобы вставить в фигуру рисунок, выделите фигуру и выполните команду Формат | Автофигура | Цвета и линии | Цвет | Способы заливки | Рисунок, а затем укажите файл, в котором находится рисунок | ОК. Рисунок будет масштабирован так, что полностью заполнит фигуру. Рис. 18.38 Вставка рисунка в автофигуру Соединительные линии Для соединения объектов в MS Office предусмотрено три вида соединительных линий: прямая, ломаная и кривая. Эта возможность реализована в Excel. Схему, выполненную в Excel при необходимости легко можно перенести в Word. Рис. 18.39 Использование соединительных линий i i||? Щ| 1 о Чтобы добавить соединительную линию: О перейдите в Excel; □ на панели инструментов Рисование щелкните по кнопке Автофигуры, затем Соединительные линии и выберите требуемый вид соединительной линии; Рис. 18.40 Меню Автофигуры и подменю Соединительные линии ■ ■ ■ -:.■■'-,•; Ф Основные Фигуры ► Е*> Фигурные стрелки . ;.?.■ ► 5о Блок-схема * $ri Звезды и ленты ► >Uj BbJHOCKM >j ■■ ■ □ выберите первый соединяемый объект; □ щелкните на одном из узлов, помеченных синими квадратиками; □ укажите на другой объект и выберите второй соединительный узел. Узлы, между которыми вы проведете соединительные линии, отобразятся в виде красных квадратиков. Во время перемещения объектов соеди-
Глава 18, Профессиональный документ в Word 439 нительные линии сохраняются. При перемещении конца соединительной линии он отделяется от объекта. Оторванные концы соединительных линий отображаются в виде зеленых квадратиков. Далее эта соединительная линия может быть проведена к другому узлу того же объекта или к другому объекту. Чтобы оторвать соединительную линию от одного узла и провести ее к другому узлу, переместите с помощью мыши конец соединительной линии. Чтобы отделить всю соединительную линию, следует перетаскивать ее среднюю часть. Если на соединительной линии имеется желтый маркер изменения формы, то его перетаскивание позволит изменить форму соединительной линии. После перемещения соединенных объектов может потребоваться спрямление соединительных линий, чтобы избежать пересечений соединительных линий с объектами. Для спрямления соединительной линии: □ выделите один из соединенных объектов, П на панели инструментов Рисование нажмите кнопку Действия и выполните команду Спрямить соединения. Если два объекта соединены несколькими линиями, по команде Спрямить соединения все линии будут направлены к одним и тем же узлам. Поэтому, перёд тем как подавать команду, выделите нужную линию. В меню, которое выводится на экран после щелчка на кнопке Автофигуры., вы, наверное, обратили внимание на пункт Выноска. Выноска — это текстовое поле с линией, соединяющей выноску с объектом. При перемещении выноски свободный конец указателя остается неподвижным. Рис. 18.41 Один из 20 возможных вариантов выноски Тип обтекания графического изображения текстом задается в диалоговом окне Формат \ Объект \ Обтекание. Наиболее интересным является обтекание по контуру. Вы можете согласиться с вариантом, предлагаемым программой, а можете изменить параметры обтекания. Для этого: П предварительно выведите на панель настройки изображения кнопку Изменить контур обтекания; О выделите графический объект и установите для него обтекание по кон- ТУРУ — вокруг рисунка появится красная линия с черными точками; □ измените контур обтекания, перетаскивая точки; П при необходимости установите новые или удалите лишние точки, щелкая по ним мышью при нажатой клавише Ctrl.
440 Часть 3. Рациональное использование данных Рис. 18.42 Изменение контура обтекания вкладке Положение установлена опция ■"Siv Перемещать вместе с ■_" X) "„'_, текстом. Если эта •, ft'J^l опция не установлена, ^v >, Z- J-> "'Л--- :\flt:- гра фическое из о бражение при пе- Документ Word может включать рисунок или только ссылку на исходный файл. Достигается это установкой параметров Вставка | Рисунок | Хранить в документе или Связать с файлом. Рис. 18.43 Фрагмент диалогового окна Добавление рисунка ДЛ„:,::,. | | Отнена { От^ор... J f? Сказать с файлом Г" {Хранить в | ^документе! Р" Поверх текста Повернуть, отразить или выполнить другие преобразования простого рисунка или автофигуры можно с помощью соответствующей команды в списке Действия панели инструментов Рисование. Рис. 18.44 Пример перекрашивания рисунка Перекрасить рисунок проще всего в PowerPoint, а затем, если нужно, скопировать в Word. Привязка, выравнивание, распределение и группирование объектов Если на вкладке Формат | Объект | Положение установлен параметр Перемещать вместе с текстом, то надписи, рамки, графические объекты привязывается к определенному абзацу. При отключении параметра графическое изображение остается неподвижным при перемещении текста. Привязка изображается в виде якоря. Выравнивание и распределение объектов осуществляется с помощью вызываемого с панели инструментов Pi сование подменю Действия | Выровнять/распределить. При распределении объекты размещаются таким образом, что их центры располагаются на одинаковом расстоянии друг от друга. Для распределения: □ выделите объекты; □ в подменю Выровнять/распределить выберите элемент меню Распределить по горизонтали или Распределить по вертикали;
Глава 18. Профессиональный документ в Word 441 Рис. 18.45 Подменю Выровнять / распределить IE1 Выровнять полевому краю <$> Выровнять по центру э| Выровнять по правому краю ЧР Выровнять по верхнему краю *& Выровшпь по середине ■Qi Выровнять по нижнему краю °0° Распределить по горизонтали g Распределить по вертикали Относительно страницы □ чтобы объекты располагались на одинаковом расстоянии от кромок страницы: • в подменю Выровнять /распределить установите параметр Относительно страницы; • повторно задайте распределение по горизонтали или вертикали. При выравнивании центры объектов располагаются на одинаковом расстоянии от одной или двух противоположных границ страницы. Для выравнивания: □ выделите графические объекты; □ в подменю Выровнять/распределить выберите нужный способ выравнивания: • по правому, левому, верхнему или нижнему краю; • по центру (на одинаковом расстоянии от левого и правого края); • посередине (на одинаковом расстоянии от верхнего и нижнего края). Чтобы работать с группой графических объектов как с единым целым, а также для сохранения выполненного вами распределения и выравнивания объектов при перемещении, сгруппируйте объекты, выполнив команду Действия \ Группировать. Организация данных в таблицах Таблицы Word являются довольно удобным средством для составления сводок, ведомостей, денежных расчетов относительно небольшого размера. Вычисления в таблицах выполняются с помощью команды Таблица \ Формулш,'которая выводит на экран диалоговое окно Формула. Рис. 18.46 Диалоговое окно "Формула ЕЗЯЯНЯ формула: j=IF(AND(D2= Формат уисла ШИШ •> 101; Е2 >=22); 200+0,2*F2; IF(E J###0,00p.;(###0,00p.) Оставить функцию: Вставить закладку |::::::::::: - -d I OK Отмена ■ >. 1 В этом окне: Формула — поле, предназначенное для создания и редактирования формулы. Формат числа — раскрывающийся список, позволяющий выбрать числовой, денежный или процентный формат. Другие форматы вы можете ввести непосредственно в поле Формула. Они описаны в разделе «Поля».
442 Часть 3. Рациональное использование данных Вставить функцию — раскрывающийся список, позволяющий вставить одну из приведенных ниже функций. Вставить закладку — раскрывающийся список, из которого можно выбрать одну из закладок, созданных с помощью команды Вставка | Закладка. В поле Формула можно использовать следующие функции: Таблица 18.2. Функции поля Формула Функция ABS(X) AND(X;Y) AVERAGE() COUNT() DEFINED(X) FALSE IF(X;Y;Z) INT(X) MIN() MAX() MOD(X;Y) NOT(X) OR(X,Y) PRODUCTS) ROUND(X.Y) SIGN(X) SUM() TRUE Вычисляемое значение Абсолютное значение Истина (1), если логические выражения х и у истинны, иначе ложь (0) Среднее значение аргументов списка Число элементов в списке Истина (1), если выражение х допустимо, иначе ложь (0) Ложь (0) Если условие х истинно, выводится у, иначе z Целая часть значения х Наименьшее значение в списке Наибольшее значение в списке Остаток от деления х на у Ложь (0), если логическое выражение х истинно, иначе истина (1) Истина (1), если хотя бы одно из логических выражений х и у истинно, иначе ложь (0) Произведение любого количества аргументов Округление значения х до у десятичных разрядов Знак числа: 1, если х > 0 или -1, если х < 0 Сумма значений, включенных в список Истина (1) Аргументы функции могут быть числами, адресами ячеек, именами закладок, выражениями. Записываются адреса ячеек так же, как и в Excel: Al, B4 и т.д. Кроме того, при вычислениях в таблице можно использовать аргументы: О ABOVE — все ячейки выше в текущем столбце; □ BELOW — все ячейки ниже в текущем столбце; П LEFT — все ячейки слева в текущей строке; П RIGHT — все ячейки справа в текущей строке. • Попробуем решить с помощью Word задачу из учебника А. Попова по FoxPro. Членам бригады, отработавшим не менее 20 дней, назначена премия в размере 20% от начисленной заработной платы, а бригадиру дополнительно еще 200 рублей, если он также отработал не менее 20 дней. Рассчитайте заработную плату членов бригады.
Глава 18. Профессиональный документ в Word 443 1. Введем данные в таблицу ABC DE F G Н Таб. 123 142 189 Фамилия Чижиков Милкина Васькин ИТОГО Должность бригадир учетчик рабочий Код 101 132 102 Выходы 22 13 21 2068 две тысячи шестьдесят восемь Зарплата 543,00 432,00 654,00 рублей рублей Премия 308,60р. 0,00р. 130,80р. 40 40 Всего 851,60р. 432,00р. 784,80р. копеек копеек 2. Для расчета премии для бригадира введем в ячейку G2 формулу =IF(AND(D2=101;E2>=20);200+0,2*F2;IF(E2>=20;0,2*F2;0)) В этой формуле, если код должности 101 (бригадир) и количество выходов не менее 20, то назначается премия 200 р. + 0,2 зарплаты. Для рядового работника (код отличается от 101) достаточным условием получения премии'Является минимум прогулов (не менее 20 выходов на работу). Если не выполняется и это условие, премия не выплачивается. 3. Скопируем формулу в нижележащие ячейки и откорректируем в них ссылки на номера ячеек. 4. В ячейку Н2 введем формулу =SUM(F2;G2), скопируем ее в нижележащие ячейки и откорректируем. 5. Для расчета значений: □ в ячейке Е6 используем формулу =INT(SUM(H2:H4)); □ в ячейке G6 — формулу = (SUM(H2:H4)-INT(SUM(H2:H4)))*100. Первая формула позволяет вывести в ячейке целую часть суммы заработной платы по бригаде. Во второй части из зарплаты бригады вычитается целая часть, то есть рассчитывается дробная часть, которая умножается на 100 для вывода значения в копейках. 6. Те же формулы заданы в ячейках Е7 и G7, однако, применен формат \*CardText, автоматически выводящий сумму прописью. Подробнее о специальных форматах вы узнаете из раздела «Поля». В этом комйоненте Word превосходит Excel. Еще одно несомненное удобство — имена функций не переведены на русский язык, и потому, не нужно постоянно метаться между русской и английской раскладками, при вводе адресов- ячеек и имен функций. Тем не менее, создавать каждый раз такие таблицы утомительно. Но вы можете сохранить шаблон и на его основании по мере необходимости создавать новые документы. В новом документе необходимо: О ввести свежие данные; □ выделить всю таблицу и произвести перерасчет, нажав кнопку F9; □ если вместо данных в таблице появятся коды формул, отключите параметр Сервис | Параметры. | Вид \ Показывать коды полей. Если приведенный пример вызвал у вас интерес к таблицам Word, будет уместно напомнить некоторые приемы работы с таблицами.
444 Часть 3. Рациональное использование данных Для перемещения в таблице нажмите клавишу Tab. При нажатии Tab в последней ячейке таблицы автоматически добавляется новая строка. Для удаления содержимого ячейки выделите ее и нажмите клавишу Delete. Чтобы добавить столбец справа к таблице, выделите справа от таблицы столбец с маркером конца строки и выполните команду Таблица | Добавить столбец. При изменении ширины столбца мышью, изменяется и ширина столбца, примыкающего справа к нему. Если при перетаскивании удерживать клавишу Shift, ширина примыкающего столбца не изменяется. При удержании клавиши Ctrl происходит пропорциональное изменение ширины всех расположенных справа столбцов. Для дублирования заголовка: □ выделите строку (или строки) заголовка; П выполните команду Таблица \ Заголовки. Если таблица будет перенесена на следующую страницу, Word повторит заголовки. Чтобы разбить таблицу по горизонтали, выполните команду Таблица | Разбить таблицу. Визуально разделить таблицу по вертикали (фактически она останется единой) проще всего следующим образом: D перед столбцом, который будет первым в новой таблице, вставьте пустой столбец; П используя диалоговое окно Формат \ Границы и заливка, удалите границы в новом столбце; □ выполните команду Таблица \ Скрыть сетку; □ при необходимости восстановите правую границу первой и левую границу второй таблицы, используя диалоговое окно Границы и заливка. Быстро разбивать и объединять ячейки позволяют кнопки Нарисовать таблицу и Ластик на панели инструментов Таблицы, и границы. Чтобы пронумеровать ячейки, выделите таблицу и щелкните по кнопке Нумерация строк. Если с помощью панели инструментов Формы вставить таблицу в рамку, вы сможете свободно перемещать ее по экрану. Использование команды Сервис — Вычислить значение Если вам приходится часто выполнять вычисления непосредственно в тексте, выведите на панель инструментов кнопку команды Вычислить значение из категории Сервис. Для этого перейдите в режим настройки, перетащите кнопку и назначьте ей Основной стиль. Добавьте рисунок для кнопки. . ^j§ Я поместил ее рядом с кнопкой Добавить таблицу Excel, и Word, не спрашивая Щг меня, присвоил ей имя Формула. Допустим, я записал 3641*24%+3241234^2-578568765/567. Выделяю запись и щелкаю по кнопке Формула. Устанавливаю курсор туда, где должен быть результат, ставлю = и щелкаю мышкой по кнопке Вставить. Получаю =10505596823226.
Глава 19. Поля Word 445 Глава 19. Поля Word Поля Word — это средство автоматизации текстового документа, которое позволяет: □ автоматически вставлять и обновлять атрибуты документа; □ использовать элементы автотекста; П устанавливать связи с другими документами и объектами; П создавать документы слияния: письма, конверты, наклейки; □ выполнять математические расчеты; □ добавлять графические объекты; □ создавать перекрестные ссылки и многое другое. Например, в размещенном в колонтитуле поле FILENAME автоматически отображается имя файла, а поле LISTNUM — номер страницы. Кроме того, вы можете выполнять следующие операции. Копировать текст из одной части документа в другую путем связывания полей. Создавать текстовые и графические «подложки», появляющиеся на напечатанных страницах документа. Форматировать поля с использованием опций панели инструментов Рисование. При этом применяются объемные эффекты, фоны, затенения, стили и цвета границ, а также заливки. Выбирать различные варианты расположения текста. Группировать поля, изменяя их выравнивание и распределение. Поле представляет собой набор кодов, вставляемых в шаблон документа или непосредственно в документ, и состоит из следующих элементов: □ символов поля — фигурных скобок, которые могут вводиться автоматически или нажатием комбинации клавиш Ctrl+F9; скобки, введенные с клавиатуры, воспринимаются как обычный текст; П идентификатора типа поля: например, REF (от английского reference — ссылка); □ инструкции, состоящей из имени поля и ключей; ключи начинаются с символа «\» и определяют параметры поля. Например, в коде поля { REF Zakladkal \*Caps } инструкция состоит из имени закладки и ключа \*Caps, меняющего первую букву в закладке на прописную. Поле может быть выведено на экран в виде кода поля или в виде значения. Если провести аналогию с формулами Excel, то код поля соответствует функции, а значение — результату, возвращаемому функцией. Так же, как в Excel используются вложенные функции, в Word могут использоваться вложенные поля. Для переключения между кодами и значениями выделенных полей проще всего использовать комбинацию клавиш Shift+F9. Для обновления значения выделенного поля можно воспользоваться клавишей F9. х/
446 Часть 3. Рациональное использование данных Вставить поле можно одним из следующих способов: □ с помощью команды Вставка | Поле; П нажатием комбинации клавиш Ctrl+F9 с последующим вводом типа и инструкции поля; □ выбором соответствующих команд меню, например Вид \ Колонтитулы | Дата или Вставка \ Сноска. По команде Вставка \ Поле на экран выводится диалоговое окно Поле: Рис. 19.1 Диалоговое окно Поле | Категории (Все) Автоматизация документа Дата и время Нумерация; Оглавление и указатели Сведения о документе Сведения о пользователе Связи и ссылки Слияние Формулы ■'••. | Код поля: GOTOBUTTON На: и:: compare DocVariable Virion if ' MacroButton Print : ::: Чтобы создать поле с помощью этого окна: □ укажите категорию, к которой относится поле; □ выберите тип поля; П щелкните по кнопке Параметры и выберите нужный ключ. Рис. 19.2 Диалоговое окно Параметры поля Форматирование: Форматы даты и времени: один два три... jj первый второй третий... Шестнадцатеричный | Сумма прописью Прописные буквы J Добавить Код поля: QUOTE "Текст" ^UOTE^DollarText dd.MM.yy _±j : dd.MM.yy H:mrn dd.MM.yy H:mm:s's dd.MM.yyyy dd/MM/yy Ш^ '..'■■'. ■. ■ ■:■?■;:■ :ШМ^::\ '■■'. ,УЖ1Х::й: \...-..-; J Выбор параметров поля сопровождается автоматическим выводом в окне: □ синтаксиса поля; □ описания поля;, □ описания формата. Это делает вставку поля вполне доступной операцией. Однако надо следить за соблюдением синтаксиса, так как автоматически эта операция не контролируется. Между инструкциями следует оставлять как минимум один пробел. Если пробел содержится внутри инструкции, то такую инст-
Глава 19. Поля Word 447 рукцию следует заключить в кавычки. Перед ключами пробел не обязателен, так как Word распознает ключи по символу «\». Общие ключи являются необязательными инструкциями, изменяющими формат значения поля или запрещающими его изменение. Вы можете использовать четыре общих ключа, сведения о которых приведены в таблице. Таблица 19.1. Использование ключей для управления отображением значений полей Ключ Общий ключ формата V Ключ числового формата \# Ключ формата даты/времени \@ Ключ запрета обновления \! Управляет В полях, вызывающих вывод текста — изменением регистра. В полях, вызывающих вывод чисел — способом отображения цифр (римские, пропись и т.п.). В любых полях — применением формата символов к значениям поля. Внешним видом значений числового поля. Форматом полей, содержащих значения даты или времени. Предотвращает обновление поля, вставленного с помощью полей BOOKMARK, INCLUDETEXT или REF, без предварительного обновления в первоисточнике, что гарантирует полное соответствие вставленного текста исходному документу. Форматы, определяющие регистр букв: VCaps VRrstCap \*Lower \*Upper \*CharFormat \*MERGEFORMAT Замена первой буквы каждого слова на прописную. Замена на прописную только первой буквы значения поля. Отображение значения поля в нижнем регистре. Отображение значения поля в верхнем регистре. Применение формата первой буквы типа поля ко всему значению. Защита форматирования символов, примененного к значению поля. Числовые форматы Для отображения числовых форматов могут использоваться как общие ключи формата, так и числовые ключи. Рассмотрим сначала элементы, используемые с обшим ключом \*. V alphabetic Нумерация последовательности буквами в том же регистре, что и слово \* ALPHABETIC «alphabetic». V Arabic Нумерация арабскими цифрами.
448 Часть 3. Рациональное использование данных V roman \* ROMAN VCardText \*DollarText VOrdText \*Ordinal *Hex Нумерация римскими цифрами в том же регистре, что и слово «ROMAN». Запись числа прописью строчными буквами; для вывода в другом регистре следует добавить соответствующий ключ, например {= SUM(A1:A12) \* CardText \* Upper}. Запись целой части числа строчными буквами, дробной — цифрами в денежном формате. Запись порядковых числительных словами. По умолчанию используются строчные буквы. Запись порядковых числительных цифрами и буквами, например; { DATE \@ «d» V Ordinal} возвращает «30-й». Запись числа в шестнадцатеричном формате. Элементы формата, используемые с числовым ключом \#: 0 (нуль) В любом случае возвращает цифру. Если в данной позиции нет цифры, выводится 0. # Возвращает цифру при ее наличии в данной позиции, иначе выводится пробел. х («икс») Если х находится слева от десятичного разделителя, то цифры, расположенные слева от х отбрасываются, а если справа, то значение округляется до указанного разряда, включая сам разряд. - (минус) К отрицательным значениям добавляется минус. + (плюс) К положительным значениям добавляется плюс, к отрицательным — минус. \#$0 Значение выводится в денежном формате, например, $123. \#0/000% Значение выводится в процентном формате, например 123%. «текст» К значению добавляется указанный текст, который при наличии пробелов заключается в кавычки. Номер Позволяет добавить к значению номер последнего объекта, пронумерованного с помощью команды Вставка | Название. Тип объекта заключается в обратные апострофы. v. / Рассмотрим примеры использования формата с числовым ключом. 1. Дополнительный элемент О \#0000.00 — значение округляется до определенного количества десятичных знаков, например, код {= 6 + 1,3999 \# 00,00} возвращает 07,40; \#0 — значение округляется до целого числа.
/лава 1.9. Р©ля Word 449 В качестве разделителя между целой и дробной частями числа используется запятая. Однако, применяя другие разделители, можно получить неожиданные эффекты. Таблица 19.2. Техника применения разделителей Код {=6 + 1„399Л#.00,00} { =6 + Т,399'Ш00:00} {=6+1,399\#00;00} { =6+1,399 \# 00-00} Значение 07,40 00.07 07 00 07 Интересная комбинация дефиса и текста приведена в следующей таблице, из которой видно, что дефис можно использовать в коде там, где должен быть выведен пробел. Таблица 19.3. Совместное использование дефиса и текста 312,234 546,56 629,5722 7,725 7365,45 {=SUM(above) \# 000-тыс.руб} 312,234 546,56 629,5722 7,725 7365,45 8862 тыс руб 2. Дополнительный элемент х Таблица 19.4. Примеры использования дополнительного элемента х Код {--2*34-\#х} {=2Л34\#х#} {=123/456\#0,###х} {=123/456\#0,х} Значение 84 0,2697 0,3 Пояснения Выводится последняя цифра значения, получаемого при возведении 2 в 34-ю степень. Выводятся две последние цифры значения, получаемого при возведении 2 в 34-ю степень. Вычисляемое значение выводится с точностью до 4-х знаков после запятой. Вычисляемое значение выводится с точностью до одного знака после запятой 3. Текстовый элемент В поле с кодом {=2 \# «### Веселых гуся»} выводится значение 2 Веселых гуся. Обратите внимание на то, что первая кавычка ставится перед символом #, а не перед текстом. 4. Дополнительный элемент Номер
450 Часть 3. Рациональное использование данных Поместите в конце документа соответствующие коды — и Word автоматически будет выводить итоговую информацию: {= 0 \# "Количество иллюстраций 'Рисунок'"} Количество иллюстраций 4 {= 0 \# "Количество таблиц 'Таблица'"} Количество таблиц 6 Вместо нуля после знака равенства можно поместить все, что угодно, цифра не участвует в определении значения, но нужна, чтобы работала формула 5. Составные форматы представляют собой комбинации дополнительных элементов, позволяющих определить различные числовые форматы для положительного, отрицательного и нулевого значений. Например, следующий код позволяет показать задолженность клиента. При положительном сальдо выводится текст Переплата, при отрицательном — сумма задолженности, при нулевом — текст Нет. {=-123 \# Переплатам, 00;Нет} 123,00 Форматы даты/времени В формат даты/времени можно включать произвольный текст, знаки препинания и пробелы. Форматы, содержащие текст или пробелы, необходимо полностью заключать в кавычки, например: { DATE \@ "d ММ уууу 'г. в' h:mm" } 17 05 2001 г. в 7:34 { DATE \@ "ММММ '''YY" } May '01 Дополнительный элемент Номер так же, как и в числовом формате, позволяет добавить к значению номер последнего объекта, пронумерованного с помощью команды Вставка J Название. Тип объекта заключается в обратные апострофы. n/J Требуется вставить в текст документа код, выводящий дату создания таблицы: ^У а) в тексте, б) в названии таблицы. 1. Код Данные о состоянии посещаемости отражены в таблице { CREATED ATE \@ "'Таблица' 'таблица ''от' DD.MM.YYYY г." } позволяет вывести следующий текст: "Данные о состоянии посещаемости отражены в таблице 1 от 17.05.2001 г." 2. Чтобы вставить дату создания в название таблицы: □ выделите таблицу; □ выполните команду Вставка | Название; Рис. 19.3 Название: Диалоговое окно Название ]Та6лнца1. Параметры постоянная часть: таблица Создать,, Нумерация,,,
Глава 19, Поля Word 451 П в диалоговом окне Название выберите постоянную часть Таблица; номер таблицы Word определит автоматически; П введем код Данные по состоянию на { CREATEDATE \* MERGE- FORMAT }; □ щелкнем по кнопке ОК, и над таблицей появится название: "Таблица 1. Данные по состоянию на 18.05.01 18:08". | Вы можете найти массу других возможностей для применения ключа формата даты/времени. Например, можно установить загрузку Word с созданным вами приглашением к работе. В приглашение вы можете вывести названия часто используемых шаблонов. Щелкнув по имени нужного шаблона, вы можете по гиперссылке перейти к нему. Рис. 19.4 Использование ключа формата даты/времени Привет Маруся' Сегодья еуйбота, 25 Сейчас f I час 38 мин Выбери шаблон нового документа Прикуп lifJOMiX'Tb В приведенном примере использованы следующие коды: Привет, Маруся! Сегодня {DATE \@DDDD}, {DATS \@D} Сейчас { TIME.\@h } часов { DATE \@mm } минут Вывери шаблон нового документа Для переключения между режимами отображения кода текущего поля и его значения используйте клавиши Shift+F9. В раскрывающемся списке Сервис | Параметры \ Вид \ Затенение полей вы можете определить, в каких случаях должны затеняться поля. Таблица 19.5. Основные сочетания клавиш для работы с полями Клавиши CW+F9 Alt+F9 Shift+F9 F9 Ctrl+Shift+F9 Alt+Shift+F9 F11 Shift+F11 CW+F11 Ctrl+Shift+F11 Ctrl+Shift+F7 Выполняемая команда Создание нового пустого поля Переключение режима отображения кодов/значений для всех полей Переключение режима отображения кода/значения для текущего поля Обновление текущего или выделенных полей Преобразование значения выделенных полей в обычный текст (разрыв связи с кодом поля) Активизация поля GOTO BUTTON или MACRO BUTTON Переход к следующему полю документа Возврат к предыдущему полю Запрет обновления (блокировка) поля Снятие блокировки Обновление связанных данных в исходном документе Word
452 Часть 3. Рациональное использование данных Поля автоматизации документа Поля категории Автоматизация документа могут существенно облегчить работу пользователя, поскольку позволяют поручить компьютеру выполнение большинства рутинных операций при подготовке однотипных документов. По команде Вставка | Поле \ Автоматизация документа открывается диалоговое окно Поле со списком доступных полей. Рис. 19.5 Фрагмент диалогового окна Поле Категории: Поля: (Все J Compare Автоматизащя.йокдаеНШ Г DocVarlable Дата и время GoToButton Нумерация If Оглавление и указатели MacroButton Сведения о документе Print Сведения о пользователе Связи и ссылки Слияние Формулы Код поля: COMPARE Выражение! Оператор Выражение2 COMPARE — сравнивает два числовых или символьных выражения и в зависимости от результата возвращает значение «1» (истина) или «О» (ложь). С помощью полей COMPARE и функций AND и OR можно создать составное логическое выражение в поле = (Формула), а затем использовать его в поле IF. Синтаксис: { COMPARE Выражение! Оператор Выражение2 } Выражение! и ВыражениеЁ — сравниваемые выражения. Выражение может быть именем закладки, строкой текста, константой, вложенным полем, возвращающим значение, или математической формулой. Выражение, содержащее пробелы, должно быть заключено в кавычки. При использовании операторов сравнения = и <> в ВыраженииЁ, заключенном в кавычки, можно использовать подстановочные символы * и ?. Оператор - <, >=, <=). :<заключенный в пробелы» оператор сравнения (= <> . >. ек// Рассмотрим два примера: { COMPARE " { MERGEFIELD Имя } " = "Ю*" } { COMPARE " { MERGEFIELD Пропуски } " > 40 } В первом примере поле COMPARE возвращает значение 1 (истина), если значение в поле данных Имя начинается с буквы Ю. Во втором — если значение в поле Пропуски превышает 40. Первый пример может быть использован в выражении для отбора студентов, имена которых начинаются с буквы Ю, второй — для включения в приказ пропустивших свыше 40 учебных часов.
Глава 19. Поля Word 453 DOCVARIABLE — вставляет значение, присвоенное переменной. В любом документе можно определить набор переменных. Переменные можно использовать с помощью языка программирования Visual Basic для приложений, изменять и добавлять. Поле DOCVARIABLE является удобным способом отображения содержимого переменных в документе. Синтаксис: { DOCVARIABLE Имя } GOTOBUTTON — вставляет команду быстрого перехода. В отличие от гиперсвязей поля GOTOBUTTON позволяют переходить по номеру на определенные страницы, строки, разделы, сноски и примечания. Синтаксис: { GOTOBUTTON Назначение Сообщение } Назначение — объект перехода (закладка, номер страницы, сноска, примечание и т.п.). Объекты перехода могут быть заданы с помощью ключей: s — раздел, I — строка, f — сноска, а — примечание. Например, 14 — переход к четвертой строке. Сообщение — текст, рисунок или графическая кнопка, располагающиеся в одной строке с текстом, или поле, значением которого является один из перечисленных объектов. Поле GOTOBUTTON можно использовать для перехода к любому объекту, на который установлена перекрестная ссылка. Вместо номера страницы или сноски после соответствующего символа кода в поле нужно вставить перекрестную ссылку, которая также является полем. Пример создания графической кнопки посредством вложения в поле GOTOBUTTON поля INCLUDEPICTURE приведен в описании поля Ш- CLUDEPICTURE. IF — вставляет в документ одно из двух значений или задает выполнение одной из двух операций в зависимости от истинности логического условия. Синтаксис: { IF Выражение.1 Оператор Выражение2 Значение! Значение2 } Значение1 — значение которое вставляется в случае истинности логического выражения. Значение2 — значение которое вставляется в случае ложности логического выражения. Если второе значение не задано, а логическое выражение ложно, текст вставлен не будет. Инструкции Выражение и Оператор команды IF идентичны аналогичным инструкциям команды COMPARE. Сравнение символьных выражений производится с учетом регистра. Поэтому, в зависимости от ситуации, во вложенных полях можно использовать ключи формата П \* Upper — все буквы прописные; О \* Lower — все буквы строчные; О \* FirstCap — первое слово начинается с прописной буквы; □ \* Caps — все слова начинаются с прописной буквы.
454 Часть 3, Рациональное использование данных Руководитель учебного отдела решил поздравить студенток с днем 8 Марта. Приведенное выражение позволит отпечатать поздравительные открытки учащимся вуза, у которых в поле Пол указано значение, отличающееся от «М». { IF {MERGEFIELD Пол } <> "М" "{ MERGEFIELD Имя } Поздравляю тебя с Международным женским днем. Руководитель." " } Вам поручили выяснить мнение студентов-заочников о целесообразности перехода на дистанционное обучение. Чтобы Word подготовил для местных студентов документ с одним текстом, а для иногородних — с другим, используйте выражение: { IF { MERGEFIELD Адрес } = "Красная Поляна" "Пожалуйста, позвоните в отдел кадров колледжа" "Пожалуйста, заполните прилагаемый опросный лист и отправьте в наш адрес" } л Для работников, проводящих за компьютером 6 и более часов в сутки, законода- \У тельством предусмотрен дополнительный часовой перерыв и двенадцатипроцентная надбавка. Приведенные ниже выражения автоматически добавят данные о льготах в личные дела сотрудников, у которых в поле МашинноеВремя указано значение не менее 6 часов в сутки. { IF { MERGEFIELD МашинноеВремя } >= 6 "Дополнительный перерыв 1 час" " " } { IF { = { MERGEFIELD МашинноеВремя } + 1 >= 7 "12-процентная надбавка к зарплате } Сведения об оплате учебы занесены в базу данных. Необходимо для каждого студента сделать распечатку, отражающую его задолженность. 1. Содержание основного документа: Группа { MERGEFIELD Группа } { MERGEFIELD Фамилия } { MERGEFIELD Имя } { MERGEFIELD Отчество } Размер оплаты { MERGEFIELD РазмерОплаты } 2. Добавим в документ вычисляемое поле Задолженность, для чего: П в основной документ вставим поле IF любым известным нам способом, например командой Вставка \ Поле \ Формулы | =; □ в окне Поле введем формулу РазмерОплаты — Уплачено >0 | ОК; □ непосредственно в документе вставим значение, которое будет выводиться в случае истинности логического условия: • введем слово Задолженность; • скопируем из первой части формулы оператор расчета задолженности { = { MERGEFIELD РазмерОплаты } - { MERGEFIELD Уплачено } }; • зададим формат, например \*DollarText; • вставим значение, которое будет выводиться, если логическое условие ложно. Вычисляемое поле будет выглядеть так: е/ чг
Глава 19. Поля Word 455 { IF { = { MERGEFIELD РазмерОплаты } - { MERGEFIELD Уплачено } } >0 "Задолженность { = { MERGEFIELD РазмерОплаты } - { MERGEFIELD Уплачено } \*DollarText }" "Задолженности нет" } 3. Распечатаем документ: Группа Ф-98 Заяц Николай Иванович Размер оплаты 1100 Задолженности нет Группа Ф-98 Константинова Наталья Владимировна Размер оплаты 1100 Задолженность четыреста р. 00 коп. В поле IF можно задать несколько условий, введя в него другие поля IF или поле COMPARE. В следующем примере выводится информация о допуске к экзамену студентов, защитивших контрольную работу и не имеющих задолженности по оплате учебы. Функция AND в поле = возвращает значение «1» (истина), если значения обеих полей отвечают логическому условию, и «О» — во всех остальных случаях. Для каждого студента, не имеющего задолженности по оплате учебы и защитившего контрольную работу, печатается первое значение, в противном случае — второе. 1. Содержание основного документа: Группа { MERGEFIELD Группа }{ MERGEFIELD Фамилия } { MERGEFIELD Имя } { MERGEFIELD Отчество } { IF { = AND ({ COMPARE {{ MERGEFIELD РазмерОплаты } — { MERGEFIELD Уплачено }} <= 0 }; { COMPARE { MERGEFIELD Контрольная } = Зачтена })} = 1 "Допуск к экзамену." "Нет." } 2. Документ слияния будет выглядеть следующим образом: Группа Ф-98. Заяц Николай Иванович Допуск к экзамену. Группа Ф-98. Константинова Наталья Владимировна Нет. Л> Предположим, руководитель учебного отдела получил указание выписать благого дарности первокурсникам, отлично сдавшим сессию. Текст благодарности находится в файле с1:\студенты\благодарность.с1ос. Используем выражение: { IF{ = AND ( { MERGEFIELD Математика } = 5; { MERGEFIELD Право } = 5; { MERGEFIELD Информатика } = 5 } { INCLUDETEXT с!:\\студенты\\благодарность.с1ос } "" } Если условие, заданное полем IF, выполняется, то в документ вводится содержание файла, указанного в поле INCLUDETEXT. s/
456 Часть 3. Рациональное использование данных /& К выпуску старшекурсников библиотеке нужно создать приложение, которое ав- " томатически выведет фамилии задолжников. Указанное «приложение» будет состоять из одной строки: { IF { MERGEFIELD Книги } о { MERGEFIELD Фамилия }"" } Если поле Книги содержит какую-либо запись, то есть не является пустым, печатается фамилия студента, в противном случае запись пропускается. Если неизвестен регистр сравниваемых данных, следует использовать ключ формата, который применяет к значениям поля формат выражения, используемого для сравнения. { IF {MERGEFIELD Специальность \* Caps } = "Менеджмент" " Мы предлагаем отличную учебную литературу издательства "Бином"; "" } В приведенном примере все записи в поле Специальность переводятся в регистр Начинать с прописных, а затем выполняется сравнение. Если текст, вставляемый полем IF, должен быть напечатан в отдельном абзаце, введите в текст поля символ конца абзаца: { IF {MERGEFIELD Специальность \* Caps } = "Менеджмент" " Мы предлагаем отличную учебную литературу издательства "Бином". Ознакомьтесь с каталогом" "" ]\ } MACROBUTTON — вставка поля с макрокомандой, которая может быть запущена двойным щелчком на созданном поле. Синтаксис: { MACROBUTTON ИмяМакроса Сообщение } ИмяМакроса — элемент, выбираемый в списке Имя макроса в диалоговом окне Вставка | Поле | Автоматизация документа | MACROBUTTON | Параметры; Сообщение — текст, рисунок, графическая кнопка или вложенное поле, значением которого является один из перечисленных объектов. Значение поля MACROBUTTON во избежание ошибок должно располагаться в одной строке. Если вам недостаточно макросов, выводимых в списке Имя макроса (а там их около тысячи), напишите собственный. В качестве примера создадим графическую кнопку, минимизирующую окно Word. 1. Вставим поле MACROBUTTON, выполнив команду Вставка \ Поле \ Автоматизация документа \ MACROBUTTON. 2. Добавим в поле макрос минимизации окна, для чего щелкнем по кнопке Параметры и выберем в списке макрос AppMinimlze. Вложим в поле MACROBUTTON поле INCLUDEPICTURE, выполнив команду Вставка \ Поле \ Связи и ссылки \ INCLUDEPICTURE. 3. Укажем в поле INCLUDEPICTURE имя файла с рисунком кнопки D:\\knopka.gif. 4. Щелкнем по кнопке ОК и на экране увидим следующий код:
Глава 19, Поля Word 457 { MACROBUTTON AppMinimize {INCLUDEPICTURE D:\Xknopka.gif } } 5. Нажмем клавиши Alt+F9 — и на экране появится кнопка: т 6. Дважды щелкнем по созданной кнопке — окно Word будет минимизировано и помещено на Панель задач. PRINT — посылает текущему принтеру команды, предназначенные для управления им. Корректно работает с принтерами PostScript и Hewlett-Packard LaserJet. Поля даты и времени Поля категории Дата и время позволяют вставить в текст данные о времени создания, редактирования, печати документа. Эти же данные вы можете просмотреть на вкладках диалогового окна Файл | Свойства. Команда Вставка | Поле | Дата и время выводит на экран следующие поля: Рис. 19.6 Поля категории Дата и время Категории: (Все) Автоматизация документа . Дата и время Оглавление и указатели Сведения о документе Сведения о пользователе Связи и ссылки Слияние Формулы О eateDate Date EditTime PrintDate SaveDate Time _j jj Кдд поля: CREATEDATE [\§> "Формат даты/времени*] CREATEDATE — время создания документа, отражаемое в окне Файл | Свойства | Статистика Синтаксис: { CREATEDATE [ \@ «Формат даты/времени»} } Например: { CREATEDATE [ \@ «D, MM, YYYY»] } DATE — текущие дата и время. Синтаксис: { DATE [ \@ «Формат даты/'времени»] [Ключи]} \@ «Формат даты/времени» — задание формата даты и времени, отличающегося от используемого по умолчанию. По умолчанию используется формат, выбранный на вкладках Настройка | Панель управления | Язык и стандарты \Дата и время. Используя данный ключ, вы можете задать любой формат, в том числе и собственный. -V { DATE\@ "Шел ММММ уууу 'года. Была' dddd, d 'число.' \* MERGEFORMAT Шел Октябрь 2000 года. Была пятница, 13 число. EDITTIME — время редактирования документа, отражаемое в окне Файл \ Свойства \ Статистика. Синтаксис: { EDITTIME }
458 Часть 3 Рациональное использование данных PRINTDATE — дата последней распечатки документа, отражаемая на вкладке Файл \ Свойства | Статистика. Синтаксис: { PRINTDATE } SAVEDATE — дата последнего сохранения документа, отражаемая на вкладке Файл \ Свойства \ Статистика. Синтаксис: { SAVEDATE } Поля нумерации Поля категории Нумерация позволяют выполнить автоматическую нумерацию элементов документа или создать списки. Команда Вставка | Поле \ Нумерация позволяет выбрать и вставить следующие поля: Рис. 19.7 Поля категории Нумерация [Категории;. ■;";, Поля; I;(Все) Автоматизация документа Дата и Бремя I Нумерация I: Оглавление и указатели Й Сведения о документе 1 Сведения о пользователе Связи и ссылки Г Слияние ] Формулы i Код поля; AUTONUM AutoNum AutoI'JuniLgl AutoNumOut LfsfcNum Page RevfJum Section SectionPages Seq "■-"■: — :'""■"": J i'i :j I AUTONUM — последовательная нумерация абзацев. Используется для совместимости с предыдущими версиями Word. В новых документах следует использовать поле LISTNUM или команду Формат \ Список. Синтаксис: { AUTONUM [ \* ключ формата ] } AUTONUMLGL — многоуровневая нумерация абзацев. Обеспечивает совместимость с предыдущими версиями Word. В новых документах следует использовать поле LISTNUM или команду Формат \ Список. Синтаксис: { AUTONUMLGL [ \* ключ формата ] } AUTONUMOUT — нумерация абзацев в стиле структуры. Используется для совместимости со старыми версиями. В новых документах следует использовать поле LISTNUM или команду Формат \ Список. Синтаксис: { AUTONUMOUT } LISTNUM — вставка простых или многоуровневых наборов номеров. Синтаксис: { LISTNUM «Имя» [\1> [\s] } Имя — связывает поле LISTNUM с определенным списком. Ключ \1 — задает уровень в списке. Ключ \s — задает начальное значение для поля.
Глава 19. Поля Word 459 лж Ha зачетно-экзаменационную сессию выносятся: ^ (1) зачеты: (а) психология, (Ь) история экономических учений, (с) основы экологии; (2) экзамены: (а) информатика... Чтобы ввести элемент списка, установите курсор на место ввода и выполните команду Вставка \ Поле | Нумерация | LISTNUM. Каждый раз выполнять эту команду утомительно, поэтому умный человек создаст макрос и кнопку для него на панели Форматирование в группе Списки} PAGE — вставка номера страницы. Word вставляет поле PAGE при выборе команды Вставка \ Номера страниц или кнопки Номер страницы на панели инструментов Колонтитулы. Синтаксис: { PAGE [\* ключ формата] } REVNUM — номер версии (количество редакций), отражаемое на вкладке Файл | Свойства | Статистика. Синтаксис: { REVNUM [ \* ключ формата ] } Если вам много раз приходится править один и тот же документ, вставьте после заголовка код ", версия { REVNUM \* CardText }." SECTION — номер текущего раздела Синтаксис: { SECTION [ \* ключ формата ] } Например, для нумерации страниц в формате «Раздел IV. Страница 3» поместите в колонтитул следующий код: Раздел { SECTION \* ROMAN SECTION } . Страница { PAGE } SECTIONPAGES — общее количество страниц в разделе. Синтаксис: { SECTIONPAGES [ \* ключ формата ] } Это поле вы можете поместить и в колонтитул, задав, например, код: { TITLE }, версия { REVNUM }, страница: { PAGE } из { SECTIONPAGES } SEQ •— последовательная нумерация глав, таблиц, рисунков и других элементов Документа, корректируемая при выполнении команды Обновление. Вместо SEQ часто удобнее использовать поле LISTNUM, которое существенно упрощает создание сложных нумерованных списков. Синтаксис: { SEQ Идентификатор [ Закладка ] [\* ключи формата ] } Идентификатор — имя, присвоенное набору элементов, подлежащих нумерации. Закладка — имя закладки. Ключ \с —■ повторяет предыдущий номер последовательности, удобен в колонтитулах. 1 А еще более умный человек сначала введет все пункты в виде обычных абзацев, а затем отформатирует их все сразу в виде многоуровневого списка (команда Формат \ Список) — Прим. ред.
4*0 Часть 3. Рациональное использование данных Ключ \h — не отображает значение поля, используется, например, если нужно создать перекрестную ссылку на главу (поле SEQ), не печатая номер главы. Ключ \h игнорируется при наличии ключа \*. Ключ \п — установлен по умолчанию для вставки следующего номера последовательности. Ключ \г п — начинает нумерацию с заданного номера п. Word предоставляет возможность вставки полей SEQ в документ в интерактивном режиме в диалоговом окне Вставка | Название. Если нужно управлять расположением текста, содержащего сноски и поля SEQ, воспользуйтесь рамками. Рамки используются в качестве контейнеров для размещаемого на странице текста с изменяемыми размерами. Рамки могут понадобиться для расположения графики или текста, например: □ примечаний; □ сносок; □ полей AUTONUM, AUTONUMLGL, AUTONUMOUT, ТС, ТОС, RD, ХЕ. Для вставки рамки: П выведите на экран панель инструментов Формы; О выделите объект, который необходимо заключить в рамку; О на панели инструментов Формы щелкните по кнопке Вставить ЩЩ рамку; О вставка рамки сопровождается появлением в меню Формат команды Рамка. По команде Формат \ Рамка выводится одноименное диалоговое окно, в котором вы можете удалить рамку или определить: СП размеры, и положение рамки; □ обтекание текстом; О привязку рамки. Рис. 19.8 Диалоговое окно Рамка Обтекание I нет ширина; JAbto высота: JAbto текста ЗН ЗН л -—--• jr-j. . Q вокруг ачение: ачение: ~3'' По горизонтали положение: положение: Р перемещзп Г~ установить JJ колонки jj ; Секста: |о,32см ^ относительно: _ц Абзаца jj гекста: Jo см -^ с текстом привязку Поля оглавления и указателей Команда Вставка \ Поле \ Оглавления и указатели позволяет выбрать и вставить следующие поля:
Глава 19. Поля Word 461 Рис. 19.9 Поля категории Оглавления и указатели Категорий; ■ (Все) Автоматизация документа Дата и время Нумерация ;0гпэБ1}еше.и указатели Сведения d документе Сведения о пользователе Сея'и и ссылки Слияние Формулы Кадполя; INDEX [ключи] Поля: Index RD ТС ТОС ХЕ -TJI INDEX — осуществляет сборку предметного указателя из элементов, помеченных с помощью полей ХЕ, и вставку предметного указателя в документ. Синтаксис: { INDEX [Ключи] } Ключи: \Ь Закладка — создает указатель для фрагмента, помеченного определенной в ключе закладкой. \с — задает количество колонок предметного указателя (не более 4). Например, с помощью кода { INDEX \c 3 } создается указатель из трех колонок. \d Разделитель — вместе с ключом \s определяет разделитель между компонентами номера страницы. По умолчанию используется дефис. Символы должны быть заключены в кавычки. Например, в предметном указателе, собранном полем { INDEX \s, \d " . " }, номера глав будут отделены от номеров страниц точкой. \е Разделитель — задает разделитель между элементом указателя и номером страницы. По умолчанию используются запятая и пробел (", "). Можно указывать до 5 символов, заключенных в кавычки. Например, поле { INDEX \е ": — " } изображает элементы в виде «Автофигуры: — 115». \/ Идентификатор — включает в указатель только поля ХЕ, содержащие ключ \/ с тем же идентификатором и позволяет создавать, наряду с основным, специализированные указатели, например по авторам или темам. \g Разделитель — задает символ диапазона страниц, по умолчанию — это короткое тире. \h Текст — вставляет текст, оформленный стилем «Заголовок указателя», между группами указателя. В качестве текста можно ввести любую букву или пустые кавычки. Соответственно будет вставлена буква (но не любая, а соответствующая данному разделу) или пустая строка. \1 Разделитель — задает символ для разделения номеров страниц. По умолчанию это запятая и пробел (", "). Можно указать до 5 символов, заключенных в кавычки. Например, поле {INDEX \1 «или»} изображает элементы в виде «Рисунок 2 или 5 или 6». \р Диапазон — включает в указатель только элементы, начинающиеся с указанных букв, например { INDEX \p э-я }.
462 Часть 3 Рациональное использование данных \р ! — включает в указатель элементы, начинающиеся с цифр и специальных символов. Допускаются комбинации, например { INDEX \р !-Ь }, позволяющая включать в указатель элементы, начинающиеся с цифр, специальных символов и букв а, Ь. \г — размещает основные и дополнительные элементы в одной строке, отделяет двоеточием основные элементы от дополнительных и разделяет точками с запятыми дополнительные элементы. \s — добавляет номер последовательности, например главы, перед номером страницы. Элементы последовательности должны быть предварительно пронумерованы с помощью поля SEQ. RD — задает файлы, для которых с помощью полей ТОС или INDEX собирается оглавление или предметный указатель. Синтаксис: { RD ИмяФайла } Перед обновлением поля ТОС или INDEX пользователь должен самостоятельно задать начальные номера страниц в файлах, указанных с помощью полей RD. Чтобы увидеть поле RD нажмите на кнопку Непечатаемые символы. Значение поля не отображается в документе, так как для оформления поля RD используется скрытый текст. Скрытый текст задается специальным форматом символов. В документе Word скрытый текст подчеркивается пунктиром. Чтобы вывести на экран скрытый текст, выполните команду Сервис \ Параметры | Вид и установите флажок Скрытый текст. ТС — позволяет включить в оглавление заголовок или фрагмент, перед которыми помещено это поле. Увидеть поле позволяет кнопка Непечатаемые символы. Синтаксис: { ТС Текст [Ключи] } Текст — заголовок или фрагмент, который следует включить в оглавление. Ключи: \f Идентификатор — символ, назначенный для объекта (например t — таблица, г — рисунок и т.д.). Например, для создания списка таблиц можно вставить перед каждой таблицей код { ТС "Таблица 1" \f t }, для формул— { ТС "(1)" \f f }. \1 Уровень — уровень элемента оглавления; по умолчанию используется первый уровень. \п — запрет вывода страницы для данного элемента. ТОС — собирает оглавление и другие списки, основываясь на стилях или полях ТС и вставляет их в документ. Обычно поле ТОС вставляется автоматически командой Вставка \ Оглавление и указатели. Синтаксис: { ТОС [Ключи] }
Глава 19. Поля Word 463 Если после вставки оглавления, созданного с помощью поля ТОС, в документе изменилась нумерация страниц, повторно обновите это поле, чтобы отобразить в оглавлении правильные номера страниц. ХЕ — определяет текст, на который будет ссылаться предметный указатель. Синтаксис: { ХЕ Текст [Ключи] } Для вставки поля ХЕ обычно используют диалоговое окно Определение элемента указателя, которое выводится на экран командой Вставка | Оглавление и указатели | Указатель \ Пометить. Затем поле редактируют, используя ключи и их комбинации. Изменение указателей осуществляется путем изменения соответствующих кодов полей. Чтобы отобразить на экране код поля, щелкните на указателе, а затем нажмите клавиши Shift+F9. Чтобы отобразить коды всех полей в документе, нажмите клавиши Alt+F9. Сведения о документе Поля категории Сведения о документе позволяют вставить в текст данные о создаваемом документе, авторе, используемом приложении и т.д. Эти же данные вы можете просмотреть на вкладках диалогового окна Файл | Свойства. Команда Вставка \ Поле | Сведения о документе позволяет выбрать и вставить следующие поля: Рис. 19.10 Поля категории Сведения о документе Поля: Author Comments DocProperty FileName FileSije Info Keywords LastSavedBy NumChars NurnPages NumWords Subject Template Title AUTHOR — имя автора, указанное на вкладке Файл \ Свойства \ Документ. Если на указанной вкладке нет имени автора, оно берется с вкладки Сервис | Параметры | Пользователь. Синтаксис: { AUTHOR ["Имя автора"] } Вы можете ввести новое Имя автора непосредственно в поле. Оно заме- • нит соответствующий элемент диалогового окна Свойства. Код { AUTHOR "{ FILLIN "Введите имя"}" } после обновления полей выведет диалоговое окно, предлагающее ввести имя автора, которое будет напечатано в документе и добавлено в диалоговое окно Файл | Свойства | Документ.
464 Часть 3 Рациональное использование данных COMMENTS — заметка, отраженная на вкладке Файл \ Свойства \ Документ. Вы можете ввести новую заметку непосредственно в код. Она сменит старую заметку на вкладке Документ. Синтаксис: { COMMENTS "Новая заметка" } DOCPROPERTY — одно из 25 свойств, выводимых в списке Вставка \ Поле | Сведения о документе | DOCPROPERTY | Параметры | Свойства. Список включает следующие свойства: Абзацев, Автор, База гиперссылки, Байт, Группа, Заметки, Защита, Изменен, Ключевые слова, Название, Название приложения, Напечатан, Общее время правки, Организация, Редакция, Руководитель, Символов, Символов с пробелами, Слов, Создан, Сохранен, Страниц, Строк, Тема, Шаблон. Синтаксис: { DOCPROPERTY "Имя" } Например: { DOCPROPERTY "Название приложения" \* MERGEFOR- МАТ } вставляет Microsoft Word 9.0. FILENAME — имя файла, которое отражается на вкладке Файл \ Свойства | Общие.' Синтаксис: { FILENAME \p } Ключ \р позволяет выводить полный путь к файлу. FILESIZE — размер документа в байтах, отражаемый на вкладке Файл | Свойства | Статистика. Синтаксис: { FILESIZE [\k] [\m] } Ключ \k позволяет выводить размер файла в килобайтах, а ключ \т — в мегабайтах. INFO — одно из 17 свойств, выводимых в списке Вставка \ Поле | Сведения о документе | INFO | Параметры \ Свойства, с возможностью редактирования и присвоения нового значения. Синтаксис: { INFO Свойство ["Новое значение"] } Можно редактировать следующие свойства: AUTHOR, COMMENTS, CREATEBATE, EDITTlME, FILENAME, FILESIZE, KEYWORDS, LAST- SAVEDBY, NUMCHARS, NUMPAGES, NUMWORDS, PRINTDATE, REV- NUM, SAVEDATE, SUBJECT, TEMPLATE, TITLE. KEYWORDS — ключевые слова с вкладки Файл | Свойства | Документ с возможностью их изменения. Синтаксис: { KEYWORDS ["Новые ключевые слова"] } Ключевые слова — это наиболее часто встречающиеся в документе слова и темы. Они позволяют вести поиск по содержанию или автоматически составить реферат документа. LASTSAVEDBY — имя пользователя, который последним сохранил документ. Синтаксис: { LASTSAVEDBY }
Гдавв%9.-Поп'я Word 465 NUMCHARS — число символов в документе, отражаемое на вкладке Файл | Свойства | Статистика. Синтаксис: { NUMCHARS } NUMPAGES — число символов в документе, отражаемое на вкладке Файл | Свойства | Статистика. Синтаксис: { NUMPAGES } NUMWORDS -г— число символов в документе, отражаемое на вкладке Файл. | Свойства \ Статистика. Синтаксис: { NUMW0RDS } SUBJECT — тбма документа, отражаемая на вкладке Файл | Свойства \ Документ. Синтаксис: { SUBJECT ["Введите тему документа"] } Код { SUBJECT "{ FILLIN "Введите имя"}" }, предложит автору ввести тему документа, которая будет напечатана в документе и добавлена в диалоговое окно Файл \ Свойства | Документ. TEMPLATE — имя шаблона документа, отображаемое на вкладке Файл \ Свойства | Документ. Синтаксис: { TEMPLATE \р } Ключ \р позволяет выводить полный путь к файлу шаблона. TITLE — название документа, отражаемое на вкладке Файл \ Свойства | Документ. Синтаксис: { TITLE ["Новое название"] } Л -S - ■ Сведения о пользователе Поля категории Сведения о пользователе позволяют вставлять в текст имя, инициалы и адрес пользователя. Эти же данные вы можете просмотреть на :йеШдках диалогового окна Сервис \ Параметры \ Пользователь. По комайДе Вставка \ Поле \ Сведения о пользователе открывается диалоговое окно Поле со списком доступных полей. Рис. 19.11 Поля категории Сведения о попь зователе Категории: __ Автоматизация документа Дата и время Нумерация Оглавлеиие и указатели Сведения о документе Сведения о пользователе Связи и ссылки Слияние 2 :. Ъля: UserAddress _i! Userlnjtials UserName ;
466 Часть 3 Рациональное использование данных USERADRES — адрес пользователя, указанный на вкладке Сервис \ Параметры, | Пользователь. Синтаксис; { USERADRES ["Новый адрес"] } Вы можете ввести Новый адрес непосредственно в код или использовать поле FILLIN для замены соответствующего элемента диалогового окна Пользователь. USERINITIALS — инициалы пользователя, указанные на вкладке Сервис \ Параметры. \ Пользователь. Синтаксис: { USERINITIALS ["Новые инициалы"] } Вы можете ввести Новые инициалы непосредственно в код или использовать поле FILLIN для замены соответствующего элемента диалогового окна Пользователь. USERNAMES — имя пользователя, указанное на вкладке Сервис \ Параметры | Пользователь. Синтаксис: { USERNAMES ["Новое имя"] } Вы можете^ ввести Новое имя непосредственно в поле или использовать поле FILLIN для замены соответствующего элемента диалогового окна Пользователь. Связи и ссылки Команда Вставка \ Поле \ Связи и ссылки позволяет выбрать и вставить следующие поля. Рис. 19.12 Поля категории Связи и ссылки Озд; AutoText AutoTextList Hyperlink IncludePicture IndudeText Link NoteRef PageRef Quote Ref StyleRef ! AUTOTEXT — вставляет в документ автотекст. Автотекст — это текстовый или графический элемент, который может неоднократно вставляться в документы: например, часто используемый почтовый адрес, стандартный пункт договора или наименование отпускаемого товара, эмблема фирмы. Каждый текстовый или графический элемент сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя. Использование поля AUTOTEXT эффективно, если вы систематически готовите однотипные документы. В этом случае вы имеете возможность переопределить элемент автотекста и обновить поля.
Глава 19. Поля Word 467 Синтаксис: { AUTOTEXT ЭлементАвтотекста } Чтобы вставить элемент автотекста: □ выполните команду Вставка \ Поле \ Связи и ссылки \ AutoText \ Параметры; П выберите из списка элемент автотекста. AUTOTEXTLIST — создает поле с раскрывающимся списком. Список создается из элементов автотекста. Синтаксис: { AUTOTEXTLIST Текст [\s ИмяСтиля] [\t Подсказка] } Текст — имя поля. \s ИмяСтиля — ключ задает использование стиля абзаца или стиля символа, назначенного полю; если не применять ключ, выводятся все элементы списка автотекста. \t Подсказка — текст всплывающей подсказки для поля. Во всех инструкциях любое имя или текст, содержащие пробелы, заключаются в кавычки. Если вы хотите иметь несколько полей с раскрывающимися списками в шаблоне документа, определите стиль для каждого поля. Это позволит выводить для каждого поля только связанные с ним элементы. Формат стилей может быть одинаковым, однако это не обязательно. Поле AUTOTEXTLIST является одним из основных элементов шаблона. Без AUTOTEXTLIST вы не сможете эффективно готовить организационные и почтовые документы, если, конечно не используете компьютер в качестве печатной машинки «Ремингтон», а мышь — для забивания гвоздей. у Вы ведете переписку от имени греческой фирмы «Каракуб». Требуется органи- ■„' зовать бланк письма таким образом, чтобы показанные на рисунке элементы письма можно было выбирать из списков, а не вводить с клавиатуры. КаракирЛТД 5= ТОО "Каракуб" Гриф Кому № док Содержание <Текст документа> Чиновник 1. Наберите бланк письма и сохраните его как шаблон Письмо, 2. Каждому из элементов письма назначьте индивидуальный стиль, для чего: □ выделите отформатированный элемент; О щелкните в поле Стиль и введите имя стиля. Рис. 19.13 Бланк письма
468 Часть 3 Рациональное использование данных 3. Введите поля AUTOTBXTLIST Гриф, Кому, № док, Содержание, Чиновник, для? чего сделайте следующее. □ Выберите стиль, например, Чиновник; П Выполните команду Вставка | Поле \ Связи и ссылки | AutoTextList; П Введите имя поля. Оно может быть любым, но удобнее, когда оно совпадает с выбранным именем стиля (в данном случае — Чиновник); Рис. t9i14 Фрагмент диалогового окна Поле !■ AUTOTEXTLIST Чиновник! Описание Вставка Та ста, осно< анис» □ .В диалоговом окне Поле щелкните по кнопке Параметры, перейдите на вкладку Стили, в списке Имя выберите нужный стиль и нажмите на кнопку Добавить. Поскольку имена поля и стиля выбраны одинаковыми, стиль также будет называться Чиновник; Рис. 19.15 Вкладка Стили диалогового окна Поле Имя: Основной шрифт абзаца 3 Добавить Поле ;;;,||E.'^--..,j,. Программа Уда пить УрОВеНЬ 0 ' ;'' й,'Л ;""""'""nn "" Уровень 1; Уровень 2 :'' Чиновник | Код поля: AUTOTEXTLIST "Текст" \s "ИмяСтиля" \t "Подсказка" ' -— - j AUTC1TEXTU5T Чиновник \5 Чиновник i *":впрЬаНЙе.;::Й; : Стили., определенные в активном документе О Церейдите на вкладку Общие ключи, в поле Форматирование выберите ключ формата и щелкните по кнопке Добавить; Рис. 19.16 Вкладка Общие ключи диалогового окна Поле форматирование! Прописные буквы Строчные буквы Первая прописная Первые прописные Стили | J j j Добавить j I □ Церейдите на вкладку Ключи, выберите ключ /t, щелкните по кнопке Добавить и введите после него текст всплывающей подсказки; □ Щелкните поочередно по двум кнопкам ОК, и поле AUTOTEXTLIST появится на экране;
Глава 19. Поля Word 469 D Установите курсор на поле и убедитесь, что ему действительно присвоен стиль Чиновник. Если это не так, назначьте этот стиль, выбрав его имя в окне Стили. Рис. 19.17 Вкладка Ключи диалогового окна Поле Клюуи: \5 Кадгтоля: AUTOTEXTLIST j^UTOTEXTLIST Чиновник _| \s Чиноеник\* First Добавить ля" \t "Подсказ : ка" Cap \t "Щёгкните пр< ; 4. Создайте автосписок: □ Выделите готовый список руководителей фирмы и примените стиль Чиновник; Рис. 19.18 Список руководителей фирмы Директор фирмы Главный экономист Н.И. Заяц Н.В. Елагина П Выделите первую запись в списке, нажмите комбинацию клавиш Alt+F3 и в диалоговом блоке Создание элемента автотекста подтвердите создание элемента автотекста, щелкнув по кнопке ОК; Рис. 19.19 Диалоговый блок создание элемента автотекста | Элемент аетотекста будет создан I на основе выделенного 'фрагмента, | Имя элемента автотекста: | |Директор*Н.И.Заяц *0 Аналогично введите самые нужные элементы в остальные поля автотекста. В любое время вы можете их дополнить. Для исключения элементов автотекста можно воспользоваться диалоговым окном Автотекст, которое вызывается командой Вставка \ Автотекст; □ Для включения в автотекст форматирования добавьте в выделяемый фрагмент символ абзаца. 5. Обязательно сохраните ваше творение как шаблон. 6. Чтобы написать письмо на основе созданного шаблона: □ выполните команду Файл \ Создать; □ выберите шаблон Письмо, и на экране появится письмо на вашем фирменном бланке; □ щелкните правой кнопкой мыши по полю Гриф и выберите в списке значение, например, Конфиденциально; П аналогично выберите значения остальных полей.
470 Часть 3. Рациональное использование данных Если ваша работа связана с рассылкой однотипных документов, вы можете создать поле Текст документа и по мере необходимости дополнять его новыми элементами. В качестве элементов автотекста вы можете использовать не только отдельные слова, фрагменты, но и целые документы. Для этого достаточно выделить текст и нажать клавиши Alt+F3. Word позволяет хранить и использовать множество элементов созданных ранее писем. Если вы давно не использовали шаблон и забыли, какие элементы письма можно изменить, просмотрите поля с серым фоном. Если поля в документе не видны, то: □ выполните команду Сервис \ Параметры | Вид; □ выберите нужный режим из списка Затенение полей. HYPERLINK — открывает файл в вашем компьютере, локальной или глобальной сети и переходит в нем к конкретному объекту. Конечный документ может быть таблицей, закладкой, слайдом. Если гиперссылка отображается текстом, она выводится подчеркнутым шрифтом голубого цвета. Для перехода по гиперссылке достаточно щелкнуть на этом тексте. Синтаксис: { HYPERLINK ИмяФайла [Ключи] } ИмяФайла — объект перехода. Если полное имя файла содержит пробелы, заключите его в кавычки. При задании пути используйте двойные обратные косые черты, например: "С:\\Мои flOKyMeHTbi\\Donkey.wmf". Для адресов Интернета используется синтаксис URL. Ключ \h — без добавления созданной ссылки в список использованных ссылок. Ключ \1 — с указанием элемента перехода в конечном файле. Ключ \т — с добавлением координат к гиперссылке для включения в графическую схему на сервере. Ключ \п — с открытием конечного документа в новом окне. Ключ \s — указывает место для перехода, у которого отсутствует имя. Этот ключ появляется, когда гиперссылка создается путем перетаскивания. Ключ \t — указывает объект перенаправления ссылки. Ключи \s и \t — не отображается в списке ключей в диалоговом окне Поле и их не нужно вставлять в код поля самостоятельно. ^v Рассмотрим пример включения гиперссылки на зачетную ведомость в информа- W цию о сдаче зачета. 1. Наберем текст «Группа успешно сдала зачет по информатике. Для ознакомления с результатами смотри ». 2. После слова «смотри» вставим гиперссылку, для чего: О выполним команду Вставка \ Поле \ Связи и ссылки \ HYPERLINK; □ введем адрес файла "П:\\Ведомости\\Информатика.аос". □ добавим ключ \h, так как нет необходимости добавлять ссылку в список использованных ссылок.
Глава 19. Поля Word 471 Рис. 19.20 Фрагмент диалогового окна Поле □ щелкнем по кнопке ОК, и на экране появится текст с гиперссылкой «Группа успешно сдала зачет по информатике. Для ознакомления с результатами смотри D:\ \ Ведомости\ \ Информатика, doc ». 3. Щелкнем на гиперссылке Р:\\Ведомости\\Информатика.с1ос. и просмотрим результаты сдачи зачета. Обратите внимание на то, что гиперссылка будет работать и в том случае, если вы скопируете ее в другой файл или даже на другой компьютер в вашей сети. Гиперссылку вы можете также создать командой Вставка \ Гиперссылка. При этом случае выводится диалоговое окно Добавить гиперссылку, в котором вы можете работать в интерактивном режиме без написания кода. INCLUDEPICTURE — вставляет графический объект. Использование данного поля в качестве вложенного в полях GOTOBUTTON или MACRO- BUTTON служит для вставки графических кнопок. Синтаксис: { INCLUDEPICTURE ИмяФайла [\с] [\d] } ИмяФайла — полное имя графического файла. Если оно содержит пробелы, используйте кавычки. При задании пути введите двойные обратные косые черты, например: "C:\\Program Files\\Microsoft Office\\Clipart\\ Popular\\Donkey .wmf ". Ключ \с — определяет фильтр для преобразования графического изображения, но, как правило, Word распознает файлы и без этого ключа. Ключ \d — сохраняет в документе не сам рисунок, а только ссылку на него, что позволяет уменьшить размер файла. ■ ^ Создадим графическую кнопку, обеспечивающую быстрый переход в данном Цг документе. 1. Вставим поле GOTOBUTTON, выполнив команду Вставка \ Поле \ Автоматизация документа | GOTOBUTTON. 2. Зададим переход к 160-й строке документа, указав в поле GOTOBUTTON объект перехода 1160 (перед числом 160 помещена английская буква L в нижнем регистре). 3. Вложим в поле GOTOBUTTON поле INCLUDEPICTURE, выполнив команду Вставка \ Поле | Связи и ссылки | INCLUDEPICTURE. 4. Укажем в поле INCLUDEPICTURE имя файла с рисунком кнопки D:\\a.gif (файл рисунка умышленно скопирован в корневой каталог диска D: под именем a.gif для упрощения примера). 5. Щелкнем по кнопке ОК и на экране увидим следующий код:
472 Часть 3. Рациональное использование данных { GOTOBUTTON 1160 { INCLUDEPICTURE D:\Xa.gif } щелкните по кнопке дважды } 6. Нажмем клавиши Alt+F9 — и на экране появится симпатичная кнопка: +, чР щёлкните по кнопке дважды 7. Дважды щелкнем по созданной кнопке, и курсор переместится на 160-ю строку этого документа. INCLUDETEXT — вставляет текст или рисунок, содержащийся в указанном документе. Вы можете вставить любой файл целиком или фрагмент документа Word, помеченный закладкой. Синтаксис: { INCLUDEPICTURE ИмяФайла [Закладка] [\с] [\1] } ИмяФайла — полное имя файла. Если оно содержит пробелы, используйте кавычки. При задании пути используйте двойные обратные косые черты. Закладка — закладка со ссылкой на вставляемый фрагмент. Ключ \с — ИмяКласса. Ключ \! — запрет обновления полей вставленного фрагмента без предварительного обновления в исходном документе. Если исходный документ является документом Word, вы можете перенести изменения, сделанные в документе, вставленном с помощью поля INCLUDETEXT, в основной документ. Для этого достаточно нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F7. LINK — связывает данные, скопированные из другого приложения, с исходным файлом с помощью механизма OLE. Word может вставлять поле LINK в интерактивном режиме командой Правка | Специальная вставка. Синтаксис: { LINK ИмяКласса ИмяФайла [Фрагмент ] [Ключи ] } ИмяКласса — класс данных, например: ExcelSheet — лист Excel, Ex- celChart — диаграмма. ИмяФайла — полное имя файла. Фрагмент — фрагмент документа или закладка в Word. Ключи \а — автоматическое обновление поля. \Ь — вставка связанного объекта в формате точечного рисунка. \d — сохраняет в документе только ссылки на рисунок. \р — вставка связанного объекта в виде рисунка. \г — вставка связанного объекта в формате RTF. \t — вставка связанного объекта в текстовом формате. Если вы, используя поле { LINK ExcelSheet "0:\Студенты\Докумен- тьДСписок.хк \* MERGEFORMAT" }, вставите в документ как связанный объект лист Excel, то форматирование электронной таблицы при обновлении связи в Word отображаться не будет. Для отображения изменений удалите ключ \* MERGEFORMAT.
Глава 19. Поля Word 473 NOTEREF — вставка знака сноски или концевой сноски, помеченной закладкой. Синтаксис: { NOTEREF Закладка [Ключи] } Закладка — имя закладки, которой помечен знак сноски или концевой сноски в тексте документа. Ключ \f — использование для форматирования стиля символа Знак сноски или Знак концевой сноски. Ключ \h — вставка гиперссылки на сноску, помеченную закладкой. Ключ \р — задание относительного положения сноски или концевой сноски: □ если поле NOTEREF находится в документе до закладки, выводится текст «выше»; О если поле находится после закладки — текст «ниже»; □ если поле находится внутри закладки — сообщение об ошибке. Word позволяет также вставлять сноски в интерактивном режиме с помощью команды Вставка | Сноска. PAGEREF — вставка номера страницы, на которую ссылается закладка. Синтаксис: { PAGEREF Закладка [\* Ключ формата] [Ключи] } Закладка — имя закладки. Ключ формата — необязательный ключ, позволяющий изменить формат номера страницы, выбранный из списка Вставка | Номера страниц | Формат. Ключ \h — создает гиперссылку на абзац, помеченный закладкой. Ключ \р — отображает положение поля относительно закладки: П если поле PAGEREF находится на текущей странице, выводится текст «выше» или «ниже»; □ если поле PAGEREF не находится на текущей странице, выводится текст «на странице (номер страницы)». Word позволяет также вставлять перекрестные сноски в интерактивном режиме с помощью команды Вставка | Перекрестная ссылка. (§Г Код "Данные о динамике сокращения пропусков занятий приведены на странице { PAGEREF Таблица 1 } данного отчета" выводит текст, сообщающий на какой странице находится информация. Закладку Таблица 1 нужно определить заранее. QUOTE — вставка в документ текста, получаемого, как правило, путем переформатирования данных другого типа. Синтаксис: { QUOTE Текст } Текст — данные или значения полей кроме AUTONUM, AUTO- NUMLGL, AUTONUMOUT и SYMBOL. REF — вставка помеченного Закладкой текста или графического объекта из активного документа. Для вставки объекта из другого документа используются поля INCLUDEPICTURE и INCLUDETEXT.
474 Часть 3. Рациональное использование данных Синтаксис: { [ REF] Закладка [ Ключи ] } REF — имя поля. Включение имени поля обязательно, если используются ключи \/ и \п или имя закладки совпадает с именем какого-либо поля (TIME, AUTHOR и т.п.). Например, поле { REF AUTHOR } вставит текст, помеченный закладкой AUTHOR, а поле { AUTHOR } — имя автора, указанное на вкладке Файл | Свойства \ Документ. Краткая форма поля REF, представляет собой просто имя закладки. Она недоступна в диалоговом окне Вставка | Поле. Закладка — имя закладки. Если закладка включает символ абзаца, то на текст, предшествующий полю REF, налагается форматирование этого абзаца. Ключ \/ — увеличивает номер сноски или вставляет копию примечания, помеченного закладкой. Ключ \h — создает гиперссылку на абзац, помеченный закладкой. Ключ \п — вставляет номер абзаца, помеченного закладкой. Ключ \р — выводит слова «выше» и «ниже» в зависимости от расположения поля относительно закладки. Если поле REF находится внутри закладки, появится сообщение об ошибке. При использовании ключа \р совместно с ключами \п, \г или \w слова «выше» или «ниже» добавляются после значения поля. Ключ \г — вставляет без точки относительный номер абзаца, помеченного закладкой. Ключ \t —• ограничивает вывод значения закладки цифрами и разделителями. Например, «Тема 1.1.2» будет выведена как «1.1.2». Ключ \w — вставляет полный номер нумерованного абзаца. При вставке текста, скопированного из другого места текущего документа, команда Правка \ Специальная вставка вставляет поле REF с закладкой internjiinkn, где п увеличивается автоматически. Не рекомендуется изменять закладку intern_linkn в поле REF. Кроме того, следует учитывать, что наличие полей REF с закладками internjiinkn в основном документе слияния может стать причиной ошибок во время слияния. Команда Вставка \ Перекрестная ссылка вставляет поле REF при создании перекрестных ссылок. ^ Предположим, что по роду работы вам приходится принимать большое количе- W ство посетителей и выдавать им однотипные справки. Если нет смысла создавать базу данных посетителей или создавать поля с автосписками, вы можете поступить следующим образом. 1. Вставьте в шаблон поля ASK: { ASK Группа "Введите адрес " \* MERGEFORMAT } { ASK Посетитель "Введите имя" \* MERGEFORMAT } 2. Вставьте в шаблон справки поля: { REF Адрес \* MERGEFORMAT } { REF Посетитель \* MERGEFORMAT }
Глава 19. Поля Word 475 3- При обращении очередного посетителя нажмите клавишу F9 и введите данные в поочередно выводимые на экран диалоговые блоки Введите адрес и Введите имя. 4. Как только вы завершите ввод последнего значения и щелкните по кнопке ОК, справка будет готова к печати. STYLEREF — вставка текста, указанного стиля. Поле STYLEREF позволяет: □ просматривать страницу и включать в колонтитул основной заголовок; □ отбирать первый или последний текст на текущей странице для создания колонтитулов словарного типа. Синтаксис: { STYLEREF ИдентификаторСтиля [ Ключи ] } ИдентификаторСтиля — имя стиля, используемого для форматирования вставленного текста. Ключ \1 — задает поиск с конца страницы, что позволяет отобрать последний фрагмент текста на текущей странице. По умолчанию поиск стиля выполняется сверху вниз. Остальные ключи — такие же, как у поля REF. Поля слияния Команда Вставка \ Поле \ Слияние открывает доступ к следующим полям: Рис. 19.21 Dp*" Поля категории Слияние 1А5к й Compare I Database Fill-in If MergeField .MergeRec MergeSeq Next Nextlf Set Jskiplf ASK —• еоздает именованную закладку и предлагает пользователю ввести ее значение. Если в документ вставлено поле REF с именем закладки, в этом мееие будет выводиться значение закладки. При изменении значения закладки, оно выводится во всех обновленных полях REF, базирующихся на этом имени. Синтаксис: { ASK Закладка ["Приглашение"] [\d"Omeem"] [\о] } Закладка — имя закладки, значением которой будут данные, введенные в диалоговом окне. Значение закладки сохраняется, пока ей не бу- де^црисвоено новое значение. Приглашение — инструкция для пользователя, которая выводится в диалоговом окне при каждом обновлении поля ASK. Если поле ASK рас-
476 Часть 3. Рациональное использование данных положено в документе слияния и не задан ключ \о, приглашение будет выводиться для каждой записи источника слияния. Ключ \о — дает Word инструкцию выводить Приглашение только один раз. В этом случае в каждый из конечных документов вставляются одинаковые данные. Рис. 19.22 Создание кода поля ASK , Код поля; ASK Закладка "Приглашение" [ключи] JASK Клиент "Введите имя" \d Бася Описание ! Приглашение ввести текст закладки Ключ \d "Ответ" — задает ответ, используемый, в том случае, если пользователь ничего не введет в диалоговое окно. Например, код { ASK Клиент "Введите имя:" \d Вася } присваивает закладке Клиент по умолчанию значение Вася. Если ответ по умолчанию, не задан, Word использует последний введенный ответ. Задать пустое значение закладки по умолчанию позволяет ключ \d "". /$ Используя поле слияния ASK, создадим закладку № студенческого билета. Для W этого: П выполним команду Вставка \ Поле | Слияние \ ASK; Рис. 19.23 Формирование закладки Код поля I ASK Закладка "Приглашение" [ключи] JASK Студбилет "Введите № студенческого билета" \й № Описание - . - - I Приглашение ввести текст закладки □ введем название закладки — Студбилет и приглашение «Введите № студенческого билета»; О щелкнем по кнопке Параметры и введем значение по умолчанию — \d№. Для использования созданного поля установим на него курсор и нажмем клавишу F9. На экране появится диалоговый блок с предложением ввести № студенческого билета, то есть изменить значение закладки. Рис. 19.24 Диалоговый блок изменения значения закладки ! Введите ДО студенческого билета Вставить в документ содержимое закладки позволяет команда Вставка | Поле | Связи и ссылки | REF. Код поля будет иметь вид { REF Студбилет }. COMPARE — сравнивает два числовых или символьных выражения и в зависимости от результата возвращает значение «1» (истина) или «О» (ложь). Подробно COMPARE описано как одна из команд автоматизации документа.
Глава 19. Поля Word 477 DATABASE — вставляет результат выполнения запроса к базе данных в таблицу Word. Синтаксис: { DATABASE [Ключи ] } Команда довольно сложна для рядового пользователя. Например, при определении ключей нужно задавать инструкции SQL и ODBC для подключения базы данных. Код поля может выглядеть примерно так: { DATABASE \d "C:\\Data\\Sales93.mdb" \c "dsn=MS Access Databases; DBQ=C:\\Data\\Sales93.mdb; FIL=RedISAM" \s "select | from \"Custo- mer List\" " \f "2445" \t "2486" \1 "2" } Гораздо проще воспользоваться кнопкой Вставить базу данных, расположенной на панели инструментов Базы данных. FILLIN — (возможен вариант названия FILL-IN). Вставляет поле, при обновлении которого пользователю предлагается ввести текст. Введенный текст соображается там, где расположено поле. Если требуется напечатать текст в нескольких местах документа, следует использовать поле ASK, которое выводит значение закладки во всех обновленных полях, базирующихся на его имени. Синтаксис: { FILLIN ["Приглашение"] [\d''Ответ"] [\о] } Приглашение — инструкция для пользователя, которая выводится в диалоговом окне при каждом обновлении поля FILLIN. Ключ \d Ответ — задает ответ по умолчанию. Задать пустое значение закладки по умолчанию позволяет ключ \d "". Ключ \о — дает Word "инструкцию выводить Приглашение только один раз. По назначению и принципу действия поле FILLIN близко полю ASK. Различие между ними в том, что поле ASK присваивает введенное пользователем значение закладке, ссылки на которую можно разместить в одном или нескольких местах документа с помощью полей REF. Поле FlliiiN вставляет введенное пользователем значение только туда, где находится само поле. ВклЬочйв поля ASK и FILLIN, а также соответствующие макросы в шаблон, вы можете организовать ввод данных в документы, создаваемые на основе шаблона. На экране будут появляться диалоговые окна, запрашивающие недостающие сведения, и Word будет самостоятельно формировать документ. Для создания шаблона: □ щелкните на месте вставки первого поля; □ выполните команду Вставка | Поле \ Слияние \ ASK или FILLIN; П. при использовании полей ASK введите имя закладки, текст приглашения, ключи и разместите в документе поля REF, ссылающихся на закладку; □ для полей FILLIN введите приглашение и ключи; П чтобы при создании документа на основе данного шаблона автоматически появлялись приглашения, создайте макрос:
478 Часть 3. Рациональное использование данных • выполните команду Сервис \ Макро \ Начать запись; • введите имя макроса; • назначьте комбинацию клавиш для инициирования макроса; • в списке Макрос доступен для выберите имя шаблона; • выполните команду Правка \ Выделить; • нажмите клавишу F9 для обновления полей, а затем клавишу с правой стрелкой для снятия выделения; • щелкните по кнопке Остановить запись; D сохраните шаблон. Для создания нового документа: П выполните команду Файл | Создать и укажите шаблон; □ нажмите комбинацию клавиш, запускающих макрос; □ введите данные в выводимые шаблоном диалоговые окна. Создадим и опробуем шаблон, позволяющий быстро писать характеристики на студентов, регулярно требуемые военными комиссариатами. 1. Создадим таблицу с элементами характеристики. Таблица 19.6. Элементы характеристики Фамилия Имя Отчество Национальность Год рождения Курс Специальность Военкомат 2. Щелкнем в ячейке с текстом таблица и выполним команду Вставка I Поле I ASK. Рис. 19.25 Фрагмент диалогового окна Поле %№ЩЩН ASK 3atsiiaitw "Приглашение" [кльэчй]; |А5К hi "Введите фамилию" \d Фамилия *Ийсаийёл: ';;П|^)Ш1ШЦ^^тес^итакст»кпздкн'' 3. В диалоговом окне Поле введем код закладки ASK hi "Введите фамилию" \d Фамилия. Здесь: О hi — имя закладки; короткие имена с использованием английских букв удобны при создании шаблона; □ «Введите фамилию» — текст приглашения; □ \d Фамилия — ключ, определяющий выводимый в ячейке текст; существующий текст может остаться неизменным. 4. Аналогично организуем другие закладки. 5. Создадим шаблон документа.
Глава Л 9. Поля Word 479 Характеристика { REF hi } { REF h2 } { REF h3 }, { REF h5 } года рождения, { REF h4 } > учится на { REF h6 } курсе Краснополянского института бизнеса по специальности { REF h7 }. По учебе и в быту { REF hi } характеризуется положительно. Характеристика дана для предъявления в { REF h8 }. 6. Запишем макрос обновления тем же способом, который описан в предыдущем примере. 7. Аналогично создадим макрос для вывода на печать фрагмента характеристики без таблицы с полями. 8. Сохраним шаблон документа. 9. Создадим новый документ: О выполним команду Файл | Создать и укажем шаблон; О запустим макрос обновления и в поочередно выводимых окнах введем данные. Рис. 19.26 Ввод данных в диалоговом блоке ! Военкомат, в котором состоит на учёте? ОК Отмена Краснополянский Г.ЗК 10. Как только вы введете данные в последний диалоговый блок, на экране появится характеристика. Используя созданный макрос, отправьте ее на печать. Характеристика Кичкине Юрий Александрович, 1981 года рождения, грек, учится на 3 курсе Краснопо лянского института бизнеса по специальности «Финансы». По учебе и в быту Кичкине характеризуется положительно. Характеристика дана для предъявления в Краснополянский ГВК. Поля ASK и FILLIN могут использоваться при создании электронных и печатных форм. Как вы уже знаете, электронные формы необходимо сохранять в виде шаблонов. Форма может содержать текст, графические элементы, поля, инструменты панели Формы, объекты ActiveX, панели Элементы управления, надписи, элементы форматирования. Эти компоненты задаются разработчиком формы, и чтобы пользователь не мог случайно изменить их, защищаются щелчком по кнопке Защита формы, расположенной на панели инструментов Формы.
480 Часть 3, Рациональное использование данных Пользователю предоставляется возможность ввода данных только в полях формы. Эти поля могут быть организованы в виде списков с раскрывающимися полями, текстовых полей или таблиц. Настройка полей выполняется с помощью команды Свойства в контекстном меню поля. IF — вставляет в документ одно из двух значений или задает выполнение одной из двух операций в зависимости от истинности логического условия. Подробно IF описано как одна из команд автоматизации документа. MERGEFIELD — вставляет в основной документ ссылку на поле данных в источнике слияния. Синтаксис: { MERGEFIELD ИмяПоля } ИмяПоля — имя поля данных в выбранном источнике данных В основном документе слияния имена полей данных отображаются в парных кавычках, например , приглашаю Вас... При слиянии основного документа с выбранным источником вместо них вставляются значения полей источника данных. MERGEREC — добавляет при слиянии в основной документ номер записи данных. Синтаксис: { MERGEREC } В этом поле отображается порядковый номер из набора записей данных, отобранных для слияния, а не фактический номер записи в источнике данных. MERGESEQ — добавляет в основной документ номер слитой записи. Синтаксис: { MERGESEQ } Отличие поля MERGESEQ от MERGEREC проявляется, когда вы задаете слияние только части записей, например, начиная с третьей. В этом случае первой сливаемой записи MERGEREC присвоит номер 3, а MERGESEQ — номер 1. NEXT — переход к следующей записи Синтаксис: { NEXT } Это поле можно использовать, если в одном составном документе в различных записях требуется разместить различные поля из источника данных. Например, организовать вывод списка телефонов можно следующим образом: { MERGEFIELD Имя } { MERGEFIELD Телефон } { NEXT } { MERGEFIELD Имя } { MERGEFIELD Телефон } { NEXT } { MERGEFIELD Имя } { MERGEFIELD Телефон } NEXTIF — переход к следующей записи в случае истинности результата сравнения двух выражений. Синтаксис: { NEXTIF Выражение! Оператор Выражение2 }
Глава 19. Поля Word 481 Поле обеспечивает совместимость с предыдущими версиями. Отбор записей в современных версиях производится в диалоговом окне Сервис | Слияние | Отбор записей. SET — присваивает значение Закладке, после чего Закладку можно использовать в других полях и макросах. Для вывода значения закладки используется поле REF в полной или краткой форме. Синтаксис: { SET Закладка "Текст" } Закладка — имя закладки. Текст — значение Закладки или вложенного поля. Чтобы значение было напечатано в каждом итоговом документе слияния, в основной документ необходимо вставить поле закладки. Закладку можно вставить в нескольких местах после поля SET или ввести ее в другие поля, например, в поле IF или "= (Формула)". Продемонстрируем возможность использования поля SET для создания накладных или товарных чеков. 1. Создадим упрощенную форму ввода в виде таблицы: Код товара 123 124 129 Цена 90000 4000 50 2. В нижнюю строку таблицы, которая на экране будет выглядеть пустой, вставим поле { SET Цена { = SUM(ABOVE) } \*MERGEFORMAT } 2. Ниже таблицы поместим записи: { SET НДС{ =Цена*20% } } Стоимость заказа — { REF Цена \* FirstCap \'vDollarText } в том числе НДС — { REF НДС \* FirstCap \*DollarText } 4. Выполним обновление данных, и под таблицей будет выведен текст: Стоимость заказа — тринадцать тысяч пятьдесят р. 00 коп., в том числе НДС — восемнадцать тысяч восемьсот десять р. 00 коп. 5. Изменим данные в таблице и запустим созданный в одном из предыдущих примеров макрос обновления. На экране появятся новые итоги. Поскольку в таблице использована формула =SUM(ABOVE), количество строк в ней может быть любым. Приведенный код позволит дифференцировать выписку листов медосмотра в зависимости от пола пациента: { SET Осмотр { IF { MERGEFIELD Пол } <> "М" "Гинеколог } } w w
482 Часть 3. Рациональное использование данных SKIPIF — позволяет пропустить при создании документа слияния запись, для которой выполняется условие отбора. Например, если вы хотите поздравить коллег с Новым годом и укажете источник данных Сотрудники отдела, попросите Word не выписывать поздравление на ваше имя. Синтаксис: { SKIPIF Выражение1 Оператор ВыражениеЁ } Поле обеспечивает совместимость с предыдущими версиями. Отбор записей в современных версиях производится в диалоговом окне Сервис \ Слияние | Отбор записей. Поля формул Поля категории Формулы позволяют производить вычисления в документах Word. Учитывая, что Word способен выводить прописью количественные числительные, денежные суммы и т.п., вы получаете отличный инструмент для создания шаблона документов различной сложности. При этом вы избавляете оператора от рутинной работы по набору, например, сумм прописью, поручая это компьютеру. По команде Вставка \ Поле \ Формулы открывается диалоговое окно Поле со списком доступных полей. Рис. 19.27 Поля категории Формулы Категории: Поля: (Все) = (Формула) Автоматизация документа Advance Дата и время Eq Нумерация Symbol Оглавление и указатели Сведения о документе Сведения о пользователе Связи и ссылки Слияние Формулы Код поля: = Формула [Закладка] [\# ЧисловойФормат] "3: ПОЛЕ = используется для вычислений в тексте или в таблицах с использованием следующих математических функций Таблица 19.7. Список доступных в полях математических функций Функция ABS (X) AND (X,Y) AVERAGE (X,Y,Z...) COUNT (X,Y,Z...) DEFINED (X) FALSE IF (X;Y;Z) Значение Абсолютное значение числа или значения формулы Истина (1), если х и у истинны, ложь (0), если хотя бы одно из них ложно Среднее арифметическое Количество аргументов Истина (1), если х — допустимое выражение, иначе - ложь (0) Возвращает нуль (0) Если х истинно — у, иначе z; у и z могут быть как числами, так и символьными выражениями
Dieted 19. Поля Word 483 Функция INT (Я)' WIN () MAX() MOD (X;Y) NOT (X) OR (X;Y) PRODUCT() ROUND (X;Y) §I£N,(X) SUM() TRUE Значение Целая часть числа или значения формулы Наименьшее значение в списке Наибольшее значение в списке Остаток от деления х на у Ложь (0), если х истинно, иначе истина (1) Истина (1), если хотя бы одно из выражений истинно, иначе ложь (0) Произведение аргументов Значение х, округленное до у знаков после запятой;, х может быть числом или значением формулы 1, если х > 0, 0, если х=0 и -1, если х < 0 Сумма значений формул или аргументов, включенных в список Истина (1) "Для функций с пустыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точками с запятыми. Синтаксис: { = Формула [ Закладка ] [\# Числовой формат] } Формула — математическое выражение, которое Word способен интерпретировать как формулу, включающую: □ числа; □ поля, возвращающие числовые значения (кроме вложенных полей =); □ закладки, ссылающиеся на числа в документе; П ссылки на ячейки с числовыми значениями при использовании полей в таблицах; .Закладка — закладка в тексте или в таблице, значение которой используется в расчетах. Значением закладки может быть: О тсонстанта; О поде, возвращающее числовое значение; □ выражение. Числовой формат — формат вычисленного значения Таблица 19.8. Список доступных операторов Операторы, доступные в полях = Математические Логические + = . < * <= 1 > л >= % о ADVANCE — используется для сдвига начала текста, следующего за полем ADVANCE, на указанное расстояние вверх, вниз, вправо или влево относительно текущего положения или в заданную абсолютную позицию. { ADVANCE [Ключи] }
484 Глава 3 EQ — используется для написания формул и математических знаков, если в компьютере не установлена программа Microsoft Equation. SYMBOL — вставка специального символа. Используется редко. Гораздо удобнее вызвать команду меню Вставка | Символ | Специальный символ. Синтаксис: { SYMBOL КодСимвола [ Ключи ] } КодСимвола — номер символа в ANSI Глава 20. Создание документов слияния В первой части книги в главе «Создание списков и баз данных» мы подробно рассмотрели формирование основного документа и источника данных. Вы также знаете, что более правильный способ — не создавать новый источник данных, а получать информацию из базы данных Access. Теперь наша задача состоит в том, чтобы на конкретных примерах научиться создавать документы слияния. л В марте 2001 года несколько сотрудников фирмы «Каракуб» должны отметить W^ свой 20-летний юбилей. Учитывая неординарность события, руководство фирмы приняло решение о поощрении сотрудников. Поручите компьютеру в базе данных Кадры выбрать сотрудников, отмечающих 20-летний юбилей, и подготовить соответствующие приказы. 1. Создадим основной документ на базе шаблона фирмы, для чего выполним команду Файл | Создать и укажем ранее созданный шаблон Каракуб. 2. Назначим созданный документ основным документом слияния, выполнив команду Сервис \ Слияние | Создать | Документы на бланке | Активное окно. 3. Откроем источник слияния, для чего: О в окне Слияние щелкнем на Получить данные | Открыть источник данных; О в диалоговом окне Открытие источника данных в поле Тип файла укажем Базы данных Microsoft Access и выберем файл Кадры; О в диалоговом окне Преобразование источника данных выберем преобразование с помощью DDE или ODBC; Рис. 20.1 Фрагмент диалогового окна Преобразование источника данных Тип источника данных: [Базы jjaHHbK.MS. Accessс.поиощьга.ШЕ.&.ггЛ').... MS Access 97 Database с помощью ODBC (*,mdb) □ в диалоговом окне Выбор таблицы укажем таблицу базы данных, которая будет использована в качестве источника данных;
Глава 20. Создание документов слияния 485 Рис. 20.2 Диалоговое окно Выбор таблицы Выбор таблицы хаблицы: S& ;,-ЛШ День рождения Список Запрос Список„х-таблица 1 Список__х-таблица2 Список„х-таблицаЗ ~3 J database: ]С:\Мои документы\<1Ь5 OK ] Отмена (Параметры.., • □ если у вас ранее был создан запрос День рождения, отбирающий из базы данных необходимые по этому поводу поля, щелкните по кнопке Параметры и в диалоговом блоке Параметры таблицы установите параметр Запросы, а затем укажите имя запроса в диалоговом окне Выбор таблицы. Рис. 20.3 Диалоговый блок Параметры таблицы ИВ шшша Показывать Р г Г г тдйицьГ гапйрсы системные синонимы | ОК ВЭй таблицы | ^ Н.4Ш отмена 4. Выбрав источник слияния, сформируем текст основного документа. Рис. 20.4 Подготовка основного документа Каракор ЛТД «Датарождения».2001 года 20-летний юбилей.. '. И ' Приказ «Должность» «Фамилия» .Приказываю ТОО <Имя» «Отч ■: Предоставить юбиляру дополнительный трёхдневный отпуск с года и премировать его деньгами в сумме 1 000 000.драхм. Директор "Каракуб" ество» отмечает свой <Датарождения».2001 Н.И. Заяц П Чтобы задать вывод дня юбилея, зададим выбор в базе данных дня рождения в формате D.MM. и добавим текст «2001 года». Для этого: • на панели инструментов слияние щелкнем по кнопке Добавить поле слияние и в раскрывающемся списке выберем поле Да тарожде н ия;
486 Часть 3. Рациональное использование данных • щелкнем в основном документе по введенному полю и комбинацией клавиш Shift+F9 выведем его код: { MERGEFIELD Да- тарождения }; • добавив форматирование и текстовый элемент, получим: { MERGEFIELD Датарождения \@D.MM }.2001 года. □ Введем в документ текстовые элементы и поля Должность, Фамилия, Имя, Отчество. □ Персонализируем размер премии, для чего: • установим курсор после текста «в сумме»; Рис. 20.5 Диалоговое окно Вставка поля IF Вставка поля IF г ЕСЛИ ! поле: 8&&&-..£.ч-::-:ШУ (Должность "\ (Равно 2J Директор Вставить следующий текст: 1 000 000 др им В противном случае вставить следующий текст; 1 000 дра»| ОК | Отмена • на панели инструментов Слияние щелкнем по кнопке Поле Word и выберем поле IF...THEN...ELSE; • в диалоговом окне Вставка поля IF зададим условие: если должность юбиляра — директор, то размер премии составляет 1 миллион драхм, иначе — 1 тысяча драхм. 5. Выполним слияние, используя команду Сервис \ Слияние \ Объединить. Рис. 20.6 Фрагмент диалогового окна Слияние Назначение; Новый документ Диапазон записей <*■ все <*" с; Объединить Закрыть Проверка,, I [.Отбод .згдисей,,,. ;} 6. Чтобы задать слияние только для записей, относящихся к юбилярам: , □ в диалоговом окне Слияние щелкнем по кнопке Отбор записей; □ на вкладке Отбор записей одноименного диалогового окна зададим критерий отбора: дата рождения — март 1981 года. Рис. 20.7 Вкладка Отбор записей .^6др;з'а;пйс*й;:,|; сортировка записей ^|: \'Щ£010Шь?Ш£х?-''■ ." итератор Значение; Больше или равно Ц;£з 7] Меньше или равно ■jj J3i.3.8i
Глава 20. Создание документов слияния 487 7. При большом количестве сливаемых записей их целесообразно упорядочить, например, по дате рождения. Для этого в диалоговом окне Отбор записей перейдем на вкладку Сортировка записей и зададим сортировку по одному, двум или трем полям. Рис. 20.8 Вкладка Сортировка записей :СрртировкЙг%1исёй'":.|л ■ :;',;}.:|(;СС|Ди|рва4£пЬ;П0як)'';: Шадарождения,... Йатем по полю— *ГП': IS■•*, Ш возрастанию :"'-^- ■: С по убыванию —-г: : :(• по возрастанию •—■* ■ <~ по убыванию 8. Прежде чем окончательно отправить документ на слияние, убедитесь, что вы его отправляете туда, куда следует: Рис. 20.9 Раскрывающийся список Назначение Назначение: Новый документ Новый документ Принтер Электронная почт.й... □ если в поле назначения указан Принтер, то начнется печать; □ если выбран Новый документ, то результаты слияния будут помещены в него; □ если выбрана Электронная почта, то документ будет разослан по электронной почте или факсу. Наш документ будет выглядеть так: Рис. 20.10 Итоговый документ Косракир ЛТА ТОО "Каракуб" Приказ |22.03.2001 года коммерческий менеджер Зайцева Оксана Петровна огмечает свой 20- летний юбилей. Прдаззыеаю Предоставить юбиляру дополнительный трёхдневный отпуск с 22.03.2001 года и премировать его деньгами в сумме 1 000 драхм. Директор Н.И. Заяц
488 Часть 3. Рациональное использование данных Каракор ЛТД 5= ТОО "Каракуб" Приказ 19 03 2001 года финансовый менеджер Белая Марина Владимировна отмечает свой 20- летний юбилей Приказываю Предоставить юбиляру дополнительный трехдневный отпуск с 19 03 2001 года и премировать его деньгами в сумме 1 000 драхм Директор Н.Н. Заяц Каракор ЛТД ■ 15,03.2001 года директор ' * " """" " Приказ ТОО "Каракуб" Заяц Николай Иванович отмечает свой 20-легний ю Сил ей Приказываю Предоставить юбиляр? дополнительный трехдневный отпуск с 15 03 Л001 года и пре- ■ мирокать его деньгами в сумме 1 000 000 драхм Директор Н.Н.Заяц 9 А теперь рассмотрим фрагмент из любимого примера моих студентов. Используя ранее созданный запрос к базам данных Кадры и Учебный отдел, они поручают компьютеру написать письма родителям об отношении их детей к учебе. Основной документ выглядит так: "Фамилия" "Адрес" "Город" "Обращение" "Родители", ваш ребенок — "Фамилия" "Имя" "Отчество" по итогам сентября имеет следующие средние оценки: Право — "Право", Высшая математика — "Математика", Экономика — "Экономика", Информатика — "Информатика". "Имя" "Отчество" пропустил "Пропуски" учебных часов, в том числе "Прогулы" без уважительной причины. Руководитель. После слияния с источником данных письма имеют, примерно, такой вид: Згонник ул. Крупской 16 Райгородок Уважаемые Виктор Иванович и Наталия Васильевна, ваш ребенок — Згонник Игорь Викторович по итогам сентября имеет следующие средние оценки: Право — 2, Высшая математика — 3, Экономика — 4, Информа-
Глава 20. Создание документов слияния 489 тика — 5. Игорь Викторович пропустил 40 учебных часов, в том числе 39 без уважительной причины. Руководитель. Я Какое поле нужно добавить в источник слияния, и какое поле Word использовать ф в основном документе, чтобы вместо фразы ваш ребенок компьютер выводил для девушек — ваша дочь, для мужчин — ваш сын? • Требуется создать список студентов группы, показавших на соревнованиях по метанию гранаты результаты более 50 м. 1. Выполним команду Сервис \ Слияние \ Создать | Каталог 2. Зададим использование в качестве источника слияния базы данных Access Студенты 3. Создадим основной документ следующего содержания: Граната "MERGESEQ" — "Имя"; Граната — ранее созданная закладка, ссылающаяся на текст "Лучшие гранатометчики группы:". Если название совпадает с именем поля, перед ним нужно ввести REF. "MERGESEQ" — поле Word, выводящее номер записи в списке. 4. Щелкнем по кнопке Отбор записей и в одноименном диалоговом окне введем критерий отбора "Результат более 50". 5. Выполним команду Слияние, и на экран будет выведен следующий текст: "Лучшие гранатометчики группы: 1 — Юлия, 2 — Николай, 3 — Игорь". Обобщим сведения по созданию документов слияния. В качестве источника слияния вы можете использовать базы данных Access, данные информационных и управленческих систем, совместимых с Windows. При электронной рассылке в качестве источника данных обычно используется книга адресов Outlook. Как исключение файлами-источниками данных могут быть книги Excel и текстовые документы. И совсем уже крайний случай — создание источника в Word для конкретной рассылки. Эффектно, но вряд ли эффективно. Если, в документ слияния нужно включить сведения из различных источников данных, предварительно создайте запрос Access. Имена полей слияния могут включать до 40 символов. Пробелы недопустимы. Если вы примените форматирование к полю слияния, оно будет передано тексту. В документы слияния вы можете включать автофигуры, объекты WordArt, рисунки, таблицы. В документ слияния вы можете добавить любые поля Word, используемые для автоматической вставки в документ информационных, текстовых, и графических элементов. Применяя команду FILLIN, вы можете организовать ввод различных значений одного и того же поля при слиянии. Используя команду IF, в итоговых документах можно выводить различный текст в зависимости от выполнения логического условия. Если предусматривается вывод альтернативных фрагментов большого размера, в поле IF...THEN...ELSE удобнее использовать закладки.
490 Часть 3. Рациональное использование данных Перед печатью или публикацией документов в сети, вы можете просмотреть их, щелкнув по кнопке Просмотр результатов Слияния на панели инструментов Слияние. Для разъединения основного документа и источника данных выберите Сервис | Слияние \ Создать | Преобразовать в обычный документ. Конверты Конверт может содержать рисунок, эмблему или объект WordArt, отражающие его содержание. Эффектно в письме выглядит рисунок, повторяющийся на конверте. Для оформления отдельного конверта: □ выполните команду Сервис \ Конверты и наклейки | Конверты; Рис. 20.11 Вкладка Конверты диалогового окна Конверты и наклейки Конверты и наклейки '; /Конверта:.; |; (jakMSi 1 :.А4респолучателя: i:rM На деревню Егоровна Татьяне Григорьевне Мигрин 1 ■;^|р^тМь1н:!Щ)всг: Россия -21 Г" не печатать а гОбраэец- ГДечзть .^рбавить? '1мм ;::::Г^ё^;ПеУ^тЩЬо^естит1 конверть! в автоподатчик листоед П если документ содержит закладку EnvelopeAddress, в поле Адрес получателя будет выведен адрес, присвоенный этой закладке; □ новый адрес в поле Адрес получателя можно ввести непосредственно с клавиатуры или выбрать, щелкнув на вкладке Конверты по кнопке Выбор почтового адреса; Рис. 20.12 Диалоговое окно Выбор имени JlsJ Источник адресов; Введите или еыберите имя jKoHTot Ttt 3 <•" Почта <~ Домашний <"" другой
Глава 20. Создание документов слияния 491 □ в диалоговом окне Выбор имени в раскрывающемся списке Источник адресов вы можете выбрать в качестве источника Контакты тли Адресную книгу Outlook; П при большом количестве контактов вы можете воспользоваться кнопкой Найти, чтобы осуществить поиск адресата, в том числе по неполным данным; Рис. 20.13 Диалоговой блок Найти П обратный адрес Word автоматически вводит с вкладки Сервис | Параметры | Пользователь \ Почтовый адрес; О если Word не нашел обратного адреса, введите его самостоятельно; П если печатать обратный адрес не нужно, установите параметр Не печатать; □ при необходимости введите в бланк конверта графические элементы; П щелкнув на кнопке Образец, выведите на экран вкладку Параметры конверта, задайте размеры конверта, при необходимости сместите рамки адресов и отформатируйте введенный в них текст; Рис. 20.14 Вкладка Параметры конверта Параметры конвеота ? Йк-ЛШ \ Параметры конверта Размер конверта; размер 12 Адрес получателя Шрифт,.. | s Обратные адрес Шри&т.,. . j " ,!| Параметры речати (121 ^279 мм слева: сверку; слева: сверху; ]АВТ0 [Абтс JAbto {Авто 1 J 3 3 3J '.'!■ 3J, Образец = : (Ж ;■ ■■! ■ ...{;: ■Отмен а ■ □ щелкнув на кнопке Подача, выведите на экран вкладку Параметры печати и задайте способ подачи конверта;
492 Часть 3.' Рациональное использование данных Рис. 20.15 Фрагмент вкладки Параметры печати П щелкните по кнопке Добавить — макет конверта будет добавлен в документ как страница под номером 0; □ выполните команду Печать; П для того чтобы отпечатать конверт, задайте печать страницы 0 Вы можете поступить иначе: сначала создать конверт, а затем в этом же документе подготовить письмо. Чтобы отпечатать набор конвертов: П выполните команду Сервис | Слияние \ Создать \ Конверты; □ выберите Активное окно или Создать основной документ; О выполните команду Получить данные \ Открыть источник данных и укажите источник адресов; П щелкните по кнопке ОК, и на экран будет выведен диалоговый блок, предлагающий завершить настройку основного документа; О согласитесь с Word, и он выведет диалоговое окно Слияние; D установите параметры конвертов и печати; О щелкните на ОК, и на экране появится диалоговое окно Адрес; '/:..: Вставить поле слияния т ■Щразец^рвса^л ои;;:." - «Фамитш» «Имя» «Адрес» «Город» «.Индекс» «Область^ □ щелкая по кнопке Вставить поле слияния, введите в основной документ поля слияния, и при необходимости добавьте текст; П на панели инструментов Слияние щелкните по кнопке Слияние в новый документ. Печать наборов наклеек Word позволяет создавать не только почтовые наклейки, но и любые другие, например, ярлыки с именами, наклейки для дискет и т.п. Делается это так: □ откройте новый документ; П щелкните на Сервис \ Слияние | Создать \ Наклейки; О выберите Активное окно; Принтер: EPSON Stylus COLOR 6fP; ■ Способ лбдачи^;г"Вт^^%^М^ IS; ■ ■,..:v.:vS E id m .-■■ m Рис. 20.16 Фрагмент диалогового окна Адрес
Глава 20. Создание документов слияния 493 □ откройте существующий или создаете новый источник данных; □ в диалоговом окне Настройка параметров наклейки выберите тип наклейки и задайте параметры печати; Рис. 20.17 Диалоговое окно Настройка параметров наклейки Параметры наклейки I Принтер .ell*! подача бумаги; & Лазерный* и струйный |По умопчанию (Аетоподатчиг лнстоЧ Сорт: ]Ауегу(А4иА5) It'nt И Цастроика... Удалить Бипет - Создана пользователем щ Дискета - Создана пользователем -3 L216GMint-Адрес L2162 Mini -Адрес L2163 Mint -Parcel 186 Mini-Дискета L7159-Адрес jj ширина; размер; длч лазерного принтера 4,4 см Эсм А4 (21 х 29*7 см) О если нужного типа наклейки нет, создайте его сами, щелкнув по кнопке Создать или Настроить; Рис. 20.18 Диалоговое окно Настройка наклейки Создание наклейки яда лазерного пишгтера Образец .", ., Jj*l Боковые поля Верхнее none I * [КШгпо^оризонтапи Шаг по вертикали Kilncjii Высо (испо по вертикали и Число по горньонтапи Верхнее попе: |2.12см ^ Высота наклейки: J4,°t см ^ Ёрковые поля: j 3,25 см j|| Ширина наклейки: |зсм j|]' Щаг по вертикали; ]4/Гсй^ Число по горизонтали; ]S j*j Шаг по горизонтали: |з,5см *Щ Чисдр по вертикали: |б М Е.азиер страницы: JA4 (211 29,7 си) ]»| □ в диалоговом окне Настройка наклейки установите параметры; П щелкните по кнопке ОК — и на экран будет выведено диалоговое окно Создание панели; П введите необходимые поля слияния и текст; О щелкните по кнопке Слияние на панели инструментов. Вы можете создавать наклейки с меняющимися номерами. Предположим, что вам нужно сделать наклейки для дискет. Создаете образец наклейки, вставьте в него поле Название, в котором указывается название коробки, и задайте формат. Нумерацию наклеек Word выполнит самостоятельно. Используя эту возможность, вы можете создать красочные фирменные наклейки вместо намалеванных краской уродливых инвентариза-
494 Часть 3. Рациональное использование данных Рис. 20.19 Диалоговое окно Создание наклейки Создание наклеек y4«vY ММ Чтобы вставить поле слияния в образец накпейки, нажмите кнопку ! "Вставить поле слияния". Для изменения полей слияния и текста используйте область "Образец наклейки", Вставить поле слияния ' Образец наклейки: «Органш ация» «Страна» «Город» 3 d ционных номеров, которые бухгалтерия очень хочет видеть на ваших компьютерах. Создается нумерованная этикетка так же, как и обычная, но в нее вставляется поле SEQ. Это поле можно вставить с помощью команды Вставка | Название. Рис. 20.20 Диалоговое окно Название Цазёание; | Блюет Ml Параметры постоянная часть: Автоназвание... ] |бипет№ d •>•■ ■ J | OK &вшиш создать... ] Хдалить | Нумерация... j I Закрыть J С точки зрения Word название — это любой абзац, содержащий поле SEQ, которое ссылается на текст, введенный в диалоговом окне Название. Вы можете не использовать команду Вставка \ Название, а ввести поле SEQ с клавиатуры. Для этого: □ установите курсор на место ввода; □ нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F9 — будут выведены фигурные скобки на сером фоне с мерцающим курсором между ними; О введите имя поля SEQ и ключ \* ARABIC. Описанная технология позволяет создать «корешки» экзаменационных билетов, например, по информатике. Студент, выбрав номер билета, находит его в компьютере и готовит ответ. Рис. 20.21 Пример создания наклеек УАК ЦсмГАЧ Экзамен по информатике Билет Ма 1 9Ятмед2001 г. УАК ДмГАУ Экзамен по информатике Билет N0 2 9 Января 2001 г. УАК ДомГАУ Экзамен по информатике БИЛЕТ №? 9Янв*га2О01 г. УАК ДйнГАУ Экзамен по информатике Билет №4 9ЯЧВНРЯ2001 г. УАК ДОЧГАУ Экзамен по информатике Билет На 5 9 ЯЧШ1ЕЯ2О01 г
Глава 21. Информационные системы в менеджменте и маркетинге 495 Глава 21. Информационные системы в менеджменте и маркетинге Современный бизнес — это сложный комплекс, объединяющий в себе материальные, информационные, человеческие и другие ресурсы, которыми необходимо управлять в реальном времени, выбирая оптимальную тактику и стратегию развития. Постановка менеджмента на предприятии или в непроизводственной сфере с использованием современных информационных технологий базируется, прежде всего, на четком понимании задач, которые должны решаться с помощью автоматизированной системы управления. В зависимости от объема производства или услуг, производственных и коммерческих связей эффективной для вас может оказаться как сложная дорогостоящая комплексная информационно-управленческая система, так и простое, эффективное приложение, созданное вами непосредственно в MS Office. Высокая стоимость программы не гарантирует ее эффективности для вашего предприятия. Вы можете потратить несколько тысяч долларов и не получить должного эффекта. Например, на предприятиях сельскохозяйственного комплекса почти ажиотажным спросом пользуется бухгалтерская программа, которая крайне неудобна и неэффективна в этой отрасли. В то же время более совершенная разработка Института проблем информатизации АН России остается недостаточно востребованной. Причем ситуация на рынке продолжает изменяться в пользу первого разработчика, благодаря отлично поставленному агрессивному маркетингу. Разработчиками программного обеспечения предлагаются как комплексные системы учета и управления предприятиями, охватывающие весь цикл бизнес-процесса, так и специализированные по одному или нескольким направлениям, например: П программы автоматизации деловых процессов, управленческого, бухгалтерского, товарного и материального учета, оперативного учета торговой деятельности расчета зарплаты, библиотеки нормативных документов; О системы поддержки принятых решений на различных этапах разработки и внедрения, управления технологическими процессами, стратегического и тактического планирования маркетинга; П системы совместного ведения бухгалтерского, оперативного и налогового учета, комплексного анализа финансового состояния, бизнес-планирования и аудита, управления кадрами, ведения документации, правовой поддержки. Приобретению комплексной системы управления предприятием должна предшествовать четкая постановка задачи, решаемой системой. Постановка задачи включает: i/
496 Часть 3. Рациональное использование данных □ описание миссии предприятия, паспортизацию технологических процессов; П определение требований к управлению, подчиненности, зонам ответственности; □ разработку бизнес-планов, описаний бизнес-проектов и путей эффективного уцравления продвижением проектов; □ планирование структуры бюджетирования, как универсального метода управления и построения финансовой дисциплины; □ анализ финансов и финансовой структуры. Автоматизация управленческого учета Современные автоматизированные системы управления основываются на главенствующем понятии делового процесса. В качестве центрального звена выступает система автоматизации деловых процессов. Используемые в системах автоматизации управления деловыми процессами технологии позволяют существенно повысить производительность отдельных сотрудников и всего предприятия, облегчить анализ его деятельности, обеспечить своевременность и правильность управленческих решений, гарантировать их выполнение, соединить разрозненные рабочие места с прикладными и офисными программами в единую информационную систему, включающую подразделения различной специализации. Слово учет у многих руководителей по-прежнему прочно ассоциируется со словом бухгалтерский. Однако успех в современном бизнесе невозможен без быстрого принятия управленческих решений, базирующихся на всестороннем оперативном управленческом учете. Управленческий учет — это совокупность методов и процедур, обеспечивающих подготовку и предоставление информации для планирования, контроля и принятия решений на разных уровнях управления предприятием. Управленческий учет — это внутренний учет, главными критериями которого объективность и полезность получаемой информации. Он отображается в виде оперативных отчетов, которые предназначены для руководства предприятия и структурных подразделений и не регламентируется жесткими стандартами и нормативными актами. Одновременно для административных, финансовых органов или собраний акционеров, фирма может вести различные виды финансовых отчетов Финансовые отчеты призваны показать бизнес-ситуацию в выгодном ракурсе, привлечь инвестиции и т.п. Основные объекты управленческого учета — доходы и расходы предприятия. Эти данные могут перегруппироваться по их целевому назначению, видам продукции, регионам и т.д. Управленческий учет позволяет получать информацию, необходимую для: □ разработки стратегии и тактики управления; О планирования деятельности предприятия; □ оптимизации использования ресурсов;
Глава 21. Информационные системы в менеджменте и маркетинге 497 П контроля текущей деятельности предприятия и его подразделений; О оценки эффективности принятия управленческих решений. В современных информационных системах оперативные отчеты могут представляться в виде бюджетов. Система бюджетирования складывается из операционных и финансовых бюджетов, составляющих основной бюджет предприятия. Разработка бюджетов позволяет предвидеть будущие проблемы, планировать деятельность, вырабатывать инженерные решения. Работа программ управленческого учета, как правило, включает: П непосредственный учет данных; О ввод и группирование первичной информации по документам, видам деятельности, аналитическим регистрам, таким как: • центры финансовой ответственности; • принадлежность к плановым или фактическим показателям; • бюджеты (например, бюджет транспортных расходов, бюджет прямых затрат цеха по производству салями на закупку ослиного мяса); □ группировку данных более низких уровней в сводные отчеты, сводные бюджеты доходов и расходов предприятия; О анализ отклонений, представляющий собой сопоставление фактических данных с плановыми, и являющийся основой для принятия инженерных решений; □ интерпретацию информации в виде финансовых отчетов. Программы автоматизации деловых процессов призваны обеспечить: □ оперативное планирование и управление деловыми процессами, анализ и модификацию деловых процессов в реальном времени, визуальное создание карт деловых процессов произвольной сложности; □ автоматическое формирование, инициацию и автоматический контроль исполнения заданий, документирование хода выполнения работ; П жесткую, условную и свободную маршрутизацию заданий, создание последовательных, параллельных и комбинированных маршрутов; □ индивидуальное, групповое и ролевое планирование процессов, координацию действий сотрудников и подразделений, оптимизацию загрузки сотрудников; П поддержку технологий Internet, архитектуры клиент-сервер, распределенное управление деловыми процессами; □ встраивание функций в оболочку Windows и Windows Explorer, управление деловыми процессами непосредственно из Microsoft Exchange, обработку электронных форм, интеграцию с системами электронной почты; □ информационное обеспечение деловых процессов, организацию офисного, финансового и других типов документооборота, интеграцию с
498 Часть 3. Рациональное использование данных офисными и прикладными программами, а также с системами управления документами и проектами; □ использование информации из прикладных SQL-баз данных, расширенное управление деловыми процессами с помощью встроенного VBA-совместимого объектно-ориентированного языка программирования; □ интеграцию с системами криптографической защиты информации, аутентификации и электронной подписи, разграничение доступа к информации, вовлеченной в деловые процессы. Программы и системы учета Если не брать в расчет компьютерные игры, то, наверное, ни в одной сфере человеческой деятельности не написано столько программ, как в сфере учета. Это многочисленные бухгалтерии, складские программы, расчеты заработной платы и налоговый учет. Однако, будущее в учете за системами комплексного учета. Например, программный комплекс автоматизации бухгалтерского и управленческого учета с возможностью финансово-экономического анализа SoNet осуществляет совместное ведение бухгалтерского, оперативного и налогового учета. По каждому первичному документу пользователь может: О ввести бухгалтерские проводки по любому Плану счетов; □ выполнять дополнительные проводки или операции для формирования данных налогового учета; □ производить операции по обобщающим показателям, необходимым для принятия управленческих решений, рассчитывать: • себестоимость и отклонение от плановой себестоимости производимой продукции; • приведенные цены поставки; • реализованную торговую надбавку по каждому подразделению в момент сдачи выручки в кассу предприятия; • распределение общехозяйственных расходов по структурным подразделениям; • суммы налогов и сборов; • другие данные по заданным алгоритмам. Произведенные расчеты автоматически вносятся в базу данных в виде проводок или операций. По введенным проводкам формируются стандартные бухгалтерские отчеты. Возможно построение отчетов повышенной сложности с глубокой детализацией аналитических данных. В зависимости от настроек программы могут одновременно формироваться все типовые проводки по данному документу и операции по аналитическим признакам, необходимые для ведения налогового, бюджетного и аналитического учета. Использование нескольких независимых планов счетов позволяет формировать проводки для ведения параллельного учета по отечественным и международным стандартам.
Глава 21, Информационные системы в менеджменте и маркетинге 499 Первичный документ, введенный в систему учета, доступен всем пользователям. Все документы могут быть распечатаны и сохранены в формате Excel. Программа позволяет получить обобщающую информацию: П о выполнении бюджетов доходов и расходов; □ о выполнении бюджета денежных средств; □ о натуральных показателях остатков по всем подразделениям; П о ритмичности выполнения производственных заданий; □ о рентабельности каждого подразделения фирмы. Данные бухгалтерского и налогового учета могут формироваться на основании результатов оперативного учета. Если стоимостных показателей по используемым планам недостаточно, добавляются показатели из управленческого учета, либо статьи бюджета денежных средств, либо натуральные показатели, определяющие состояние складов фирмы. Большое разнообразие программ и систем учета позволяет выбрать вариант, наиболее соответствующий специфике вашего бизнеса. Отдельные бухгалтерские программы дают возможность: П вести учет в натуральном выражении; □ вызывать нормативные базы документов; □ анализировать обобщающие показатели по счетам, субсчетам и объектам аналитического учета (товарам, материалам, основным средствам, организациям, сотрудникам и т.д.) для принятия управленческих решений; □ рассчитывать себестоимости продукции, приведенные цены поставки материальных ценностей, торговую надбавку, общехозяйственные расходы по подразделениям за любой период. Складские программы позволяют: □ вести учет запасов и товаров, находящихся на складе, выданных на реализацию, возвращенных или оплаченных; П обеспечивать взаимодействие с кассовыми аппаратами и сканерами штрих-кода; □ проводить переоценку, учитывать взаиморасчеты с покупателями и поставщиками; П формировать первичные документы, налоговые накладные, книги продаж, отчеты в различной валюте без налога и с НДС; П работать с удаленными подразделениями. Системы товарного и материального учета предоставляют более широкие возможности для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Они способны обеспечить: П построение многоуровневой аналитики по объектам учета и создание для каждого объекта учета любого количества дополнительных характеристик; П автоматическое заполнение приходно-расходной документации на основе справочника, формирование ведомостей аналитического учета;
500 Часть 3. Рациональное использование данных □ доступность остатков на складе, учет и списание товаров; О составление прайс-листов, формирование счетов или накладных по прайс-листу; П обрабатывать не только встроенные формы, но и созданные пользователем; □ генерировать различные виды отчетных документов: • сводные и детальные ведомости по клиентам; • аналитические ведомости по товарам; • журналы продаж; • карточки объектов учета; • поступление выручки по расчетному счету и по кассе и т.п. □ на основании введенных первичных документов создавать различные отчеты и аналитические ведомости, используя модуль гибких отчетов. Созданные отчеты можно перестраивать, детализировать по различным видам аналитических регистров, а выходные формы — модифицировать. Выходная информация в отчетных формах группируется на основе признаков, которые собираются в справочники, например, Виды деятельности, Места учета, Признаки группировки. Справочники отражают структуру предприятия. Для каждого документа и операции может быть введено любое количество дополнительных признаков. Например, если Вы хотите разделить свои затраты и доходы по торговле и производству, Вам необходимо в справочник Виды деятельности внести разделы Торговля и Производство, а при необходимости раздел Торговля разбить на Оптовую и Розничную. Справочник Признаки группировки дает возможность предоставлять более подробную информацию по каждому виду деятельности. Например, для отбора сведений о поступлении выручки от оптовой торговли за наличный либо безналичный расчет справочник должен включать пункты Касса и Банк. Для получения сведений по оплаченным, но еще не отгруженным товарам, можно применить место учета Резерв. Каждый из документов может иметь несколько печатных форм. На основании одного документа может быть создан другой, например, из сформированного счета на товары можно создать печатные формы счета, накладной на отгрузку, налоговой накладной. Современные системы товарного и материального учета могут обеспечивать не только обслуживание большого количества клиентов, документов, каталогов товаров, но и одновременную сетевую работу кладовщика, менеджера по продажам, отдела по закупкам, а также руководителей предприятия: □ директора — по данным о закупках, продажах, движении товаров, взаиморасчетах с клиентами; □ финансового аналитика — по анализу движения денежных средств; П главного бухгалтера — по проводке складских, банковских и других первичных документов по бухгалтерским счетам.
Глава 21. Информационные системы в менеджменте и маркетинге 501 Программы начисления зарплаты Существующие программы позволяют: □ выполнять стандартные начисления и удержания; □ производить перерасчеты, доплаты, оплаты больничных листов, начисления отпускных, разовые и долгосрочные доплаты; О рассчитывать налоги и удержания, изменяя параметры расчетов; О создавать и печатать выходные документы, в том числе: • сведения о начислениях и удержаниях по каждому сотруднику или подразделению за любой период; • отчеты для налоговых служб. Алгоритм расчета задается для каждой категории сотрудников, каждого вида начисления и удержания с помощью специальных шаблонов ввода, с возможностями: О отражения расчетных формул непосредственно в документе; □ перестройки пользователем любого алгоритма расчета. Формирование и настройка выходных документов происходит с использованием стандартного интерфейса Windows с возможностью одновременной работы бухгалтера расчетного отдела, инспектора по кадрам, главного бухгалтера, финансового аналитика, директора. Системы управления кадрами Системы управления кадрами позволяют руководству предприятия оперативно получать объективную информацию о наличии вакансий или превышении штатов, любые справки о персонале, иметь непосредственный доступ к личным делам сотрудников, упростить ведение кадрового делопроизводства и подготовку отчетных документов менеджерами по персоналу. Система предоставляет возможность более оперативно вести учет кадров, корректировать структуру и штатное расписание, оформлять документацию, решать вопросы расстановки и перемещения сотрудников, профессиональной подготовки, подбора кандидатов на вакантные должности. Система позволяет: □ создавать и редактировать штатное расписание предприятия; □ вести личные дела, карточки персонального и воинского учета; □ применять тестирование при подборе кандидатов на вакантные должности; П формировать произвольные статистические отчеты, справки и списки сотрудников, издавать персональные и групповые приказы; □ проводить рассылку корреспонденции сотрудникам; □ выводить данные о руководстве, сотрудниках или вакансиях любого подразделения. Единый справочник позволяет ускорить заполнение документов за счет использования данных из справочников и значений по умолчанию, быстро
502 Часть 3. Рациональное использование данных добавлять или изменять элементы в любой категории, создавать иерархические структуры данных. Система защиты данных разграничивает права доступа, предупреждает некорректные действия оператора, регистрирует действия пользователей при изменении наиболее значимых данных Ключевое понятие программы — Рабочее место. Оно принадлежит определенному помещению, закреплено за конкретным отделом, связано с конкретной должностью, может быть занято сотрудником или вакантно, позволяет учитывать такие характеристики как оборудование, категорию вредности, регламент рабочего времени и др. Система функционально организуется в виде нескольких информационных блоков, между которыми происходит обмен данными: 1. Структура и план предприятия, рабочие места: П создание и модификация структуры предприятия; О план-перечень помещений, рабочих мест. 2. Штатное расписание: П поддержка действующего и редактируемого штатных расписаний; О генерация отчетов. 3. Личные дела □ доступ к личному делу с фотокарточкой сотрудника; □ автоматический расчет стажа работы, накопление информации о больничных и отпусках; О формирование графика отпусков; □ хранение информации о должностных обязанностях, кадровом резерве. 4. Приказы: □ формирование персональных и групповых приказов о назначениях переводах, увольнениях, изменениях окладов и надбавок, поощрениях и взысканиях, предоставлении отпусков, командировках; □ печатать комплектов документации, связанной с командировками и т.п.; О подготовка приказов по структуре предприятия, правилам внутреннего распорядка. Тексты приказов генерируются в текстовом редакторе Word на основе шаблонов, содержащих поля слияния. 5. Карьера, заработная плата: О сведения о работе; □ данные, необходимые для начисления заработной платы, оплаты отпусков по временной нетрудоспособности и т.д. Отдельные сведения могут попадать в этот раздел автоматически при отработке приказов, связанных с изменением должности, оклада, персональной надбавки и др. 6. Статистика: О статистические данные по приказам, личным делам, структуре предприятия;
Глава 21. Информационные системы в менеджменте и маркетинге 503 П списки постоянных и временных работников, совместителей, работающих пенсионеров; □ списки, формируемые в соответствии с заданным логическим условием отбора; □ различные справки по кадрам; □ телефонные справочники; □ списки оборудования. 7. Подбор кадров: П отбор персонала на вакантные должности из числа кандидатов или сотрудников с учетом психофизических свойств, профессиональных и деловых качеств. 8. Организации: □ накопление данных: • о контактах для оформления командировочных документов; • о прежних местах работы и учебы; П формирование адресной рассылки корреспонденции. Автоматизированные системы ведения документации Среди автоматизированных систем ведения документации наиболее удобны для освоения и использования программы, обеспечивающие высокую интеграцию с Microsoft Office. Примером могут слул-сить разработки, предлагаемые фирмой «Весть», которые позволяют: О загружать документы непосредственно из офисных приложений Microsoft; □ помещать значки приложений в меню Программы и на панель задач; О двойным щелчком мыши осуществлять автоматический запуск, используя ассоциацию с типом выбранного документа, использовать метод drag-and-drop; □ просматривать архив документов непосредственно из оболочки и проводника Windows, применять стандартное меню Поиск, вести список недавно редактировавшихся документов, использовать при работе с документами контекстные меню Windows; □ осуществлять поиск загрузку и сохранение сообщений наравне с другими типами документов непосредственно из MS Outlook; □ поддерживать коллективную работу с документами в сети через Internet Explorer, осуществлять интеграцию с Microsoft Exchange no спискам пользователей и групп. Системы ведения документации могут обеспечивать формирование пакетов документов, их быстрый поиск по различным атрибутам, защиту посредством резервного копирования, разграничения доступа, ведения протокола действий пользователя.
504 Часть 3. Рациональное использование данных Системы правовой поддержки Компьютерные правовые библиотеки содержат в актуальном состоянии: действующее законодательство, письма, приказы, инструкции, государственной налоговой администрации, документы финансового права, международные соглашения, конвенции, договора, документы, регламентирующие таможенное право, действующие кодексы, документы министерств и ведомств. Они позволяют быстро найти или вывести на печать нужный документ: П по реквизитам; О по органу власти, принявшему документ; П по виду нормативного документа; П по дате или периоду принятия документа; П по регистрационному номеру; П по ключевому слову; □ по отрасли права. Системы правовой поддержки, кроме того, позволяют: D создавать и постоянно пополнять электронный архив и систематизировать внутренний документооборот фирмы; П связывать с государственными нормативными актами документацию фирмы. Накопление законодательных актов организовано в виде банков данных. Например, система ежедневно обновляющейся правовой поддержки «Лоцман» включают банки данных: □ Арбитражное процессуальное законодательство; О Банки, финансы, кредит; □ Бухгалтерский учет, налогообложение, аудит; П Государственное и общественное устройство; П Гражданское и гражданско-процессуальное законодательство; О Законодательство о семье и браке; О Жилищное законодательство, законодательство о жилищно-коммунальном хозяйстве; □ Законодательство о транспорте, связи и информации; □ Законодательство об административной ответственности; □ Земельное законодательство, природные ресурсы, охрана окружающей среды, гидрометеорология, геодезия и картография; □ Лицензирование, сертификация, патентование, метрология и стандартизация, авторское право; О Международные отношения; □ Наука, образование, культура, спорт, здравоохранение; □ Нотариат, адвокатура; □ Оборона, безопасность, правопорядок, вооруженные силы; О Предприятия и предпринимательская деятельность;
Глава 21. Информационные системы в менеджменте и маркетинге 505 О Приватизация, аренда, собственность; □ Промышленность, энергетический комплекс; О Сельское хозяйство, агропромышленный комплекс; □ Социальное обеспечение, трудовые отношения и занятость населения; О Страхование; О Строительство, капремонт, архитектура; О Суд, прокуратура, юстиция, органы надзора и контроля; О Таможенная деятельность, внешнеэкономические связи; П Торговля, общественное питание и бытовое обслуживание, прочие услуги; О Уголовное, уголовно-процессуальное и уголовно-исполнительное законодательство ; О Ценные бумаги, фондовый рынок. Системы комплексной автоматизации оперативного учета в торговле Системы комплексной автоматизации маркетинга охватывают весь технологический цикл планирования сделок, согласования и регистрации контрактов, отслеживания товарных операций, движения денег, взаимозачетов, векселей, анализ задолженностей, учета распределения. Электронный архив документов, сопровождающих коммерческую деятельность, обеспечивает: □ регистрацию контрактов; □ организацию архива отсканированных изображений документов; □ ведение справочника партнеров; П быстрый поиск информации: • по реквизиту контракта; • по реквизиту фирмы; П создание подборок контрактов и фирм, отобранных по критерию; О проектирование бизнес-схем, объединяющих группу контрактов; О группирование контрактов: • по ресурсам; • по экономической программе; П согласование контрактов, дополнительных соглашений и приложений к контрактам; П учет движения товаров; П формирование и регистрация товарных спецификаций; □ учет выполнения контрактов; □ формирование и печатать счет-фактур; П учет движения векселей, денежных средств и платежных поручений; П формирование и печать отчетов о движении денежных средств с произвольной группировкой;
506 Часть 3. Рациональное использование данных □ учет взаимозачетов и долговых обязательств; □ проведение комиссионных и агентских вознаграждений; □ налоговый учет, учет НДС, марок гербового сбора; П формирование отчетов для налоговой инспекции; □ ведение Главной книги с возможностью: • многосегментного плана счетов; • многовалютного учета; • аналитики по контрактам, субъектам, товарам, ценам; • формирования стандартных бухгалтерских отчетов, оборотно-саль- довых ведомостей, карточек и анализов счетов; П учета движения товаров: • покупка, согласование реестра, растамаживание; • распределение, баланс, актирование, продажа; • формирование балансов потребления, реализации, зачетов; • автоматическое формирование и печатать документов; □ формирования комплексных отчетов по всем операциям и взаиморасчетам; □ создание актов сверки в натуральном и денежном выражении за указанный период по контракту или всем контрактам одного контрагента, балансов; П защиту безопасности и надежности данных путем: • регистрации пользователей и даты последнего редактирования документа; • разграничения прав доступа и печати отчетов; • контроль доступа на редактирование чужих документов; П обеспечение многослойности массива данных посредством: • одновременное ведение планового, оперативного, управленческого, бухгалтерского, налогового и других учетов; • сравнения показателей разных учетов; • предупреждения повторного ввода данных в разные учеты за счет встроенного механизма репликации документов. Каждый слой массива характеризуется своим планом счетов и бизнес-процессами, которые, например, позволяют: □ в бухгалтерском слое представлять данные согласно требованиям налоговой администрации; □ в управленческом — те же данные согласно внутрифирменной учетной политике; □ в третьем слое — в соответствии с требованиями международного учета.
Глава 21. Информационные системы в менеджменте и маркетинге 507 Комплексные системы учета и управления предприятием Комплексные системы управления имеют модульную структуру и могут включать десятки, и даже сотни приложений для автоматизации различных направлений деятельности. Системы полностью интегрированы. Все приложения используют единую базу данных. На основании приложений и общих данных системы создается информационное пространство предприятия, на котором базируется система управления и принятия решений. Для упрощения ввода и систематизации данных используются справочники, которые: □ общедоступны для всех приложений системы; П содержат возможные араметры и свойства вводимых объектов, которые систематически пополняются различными подразделениями предприятия в процессе работы с системой. Созданная таким образом база данных повышает производительность труда сотрудников предприятия за счет сокращения времени на поиск и обработку данных. Система предоставляет одновременный доступ к данным большому числу пользователей. Каждый пользователь системы обладает именем, паролем, определенным приоритетом доступа к данным. В качестве примера рассмотрим комплексную систему FinExpert. Система позволяет одновременно вести учет деятельности нескольких подразделений, корпораций, филиалов и юридических лиц с возможностью консолидации данных. Может включать подсистемы: 1. Хозяйственная деятельность — включает набор функций по обеспечению деятельности предприятия, внедрению комплексных решений для автоматизации бизнес-процессов. Разработки интегрируются с приложениями, учетными функциями и базой данных нормативно-справочной информации и включают приложения: D Управление производством, качеством, метрология; □ Управление ресурсами и персоналом; О Управление финансами и проектами; □ Капитальное строительство, калькуляции и сметы; О Управления продажами и закупками, учет оборудования, магазин; О Управление безопасностью, автотранспорт, экология. 2. Анализ и планирование — предназначена для анализа управления финансовыми потоками, статьями затрат, производством, реализацией и снабжением, а также подготовки оперативных и стратегических решений, моделирования и планирования в нестабильных экономических условиях. Включает приложения: □ Планирование; □ Бюджет;
508 Часть 3. Рациональное использование данных □ Финансовые потоки; П Аудит; □ Логистика; □ Экономический анализ; □ Маркетинг. 3. Бухгалтерский и налоговый учет — используется для приложений хозяйственной деятельности, планирования и анализа в масштабах всего предприятия. Включает десятки бухгалтерских приложений для автоматизации всех участков учета, интегрированных в общую модель синтетического и аналитического учета с использованием единого Плана счетов в одном поле бухгалтерских проводок. Позволяет получать Оборотный баланс и все учетные регистры предприятия в режиме реального времени. Любой первичный документ создается или регистрируется в системе один раз. Допускается ведение многовалютного учета, работа с различными формами собственности, например хозрасчетной и бюджетной, создание единого справочника типовых бухгалтерских проводок, включающего все применяемые на предприятии методологические решения, группирование типовых операций по объектам учета (основные средства, материалы, готовая продукция, касса и т.д.). Система предусматривает: П использование различных первичных документов, таких как: • платежные поручения, требования-поручения, валютные платежные поручения; • кассовые приходные и расходные ордера, валютные кассовые ордера; • командировочные удостоверения, авансовые отчеты; • заявления на продажу и покупку валюты, распределение валютной выручки; • гарантийные поручения, доверенности; • бухгалтерские справки, служебные записки и др.; • приемо-сдаточные акты, авизо, объявления на взнос наличными, заявления на аккредитив; □ применение различных форм учетных регистров, в том числе: • плана счетов; • журналов-ордеров; • оборотного и аналитического баланса; • главной книги; • финансового учета; • кассовых и банковских операций; • финансовой и корпоративной отчетности; □ учет расчетов с различными контрагентами: поставщиками, покупателями, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами, учредителями; □ учет расчетов по авансам, векселям, кредитам и др.;
Глава 21. Информационные системы в менеджменте и маркетинге 509 П приложения по расчетам: • с бюджетными и внебюджетными фондами; • по претензиям; • расходам будущих периодов; • инвестициям и другим операциям; □ группирование документов по категории управленческого учета, включающего: • расчет заработной платы; • учет основных средств, материалов и нематериальных активов; • учет товаров и готовой продукции, складской учет; • расчет себестоимости; □ группирование документов по категории налогового учета, представленного: • налоговыми накладными; • книгами закупок и продаж; • валовыми доходы и расходами; 4. Административное управление — обеспечивает подачу необходимой информации руководителю фирмы в нужный момент времени, предоставляя ему возможность доступа со своего рабочего места ко всем данным системы по финансам, дебиторской и кредиторской задолженности, реализации, затратам, запасам, фондам, зарплате и другим данным в сопровождении графиков и диаграмм. Приложения имеет наглядный интерфейс, не требующий затрат на обучение и освоение, интегрируется с системой электронной почты для обмена данными и распоряжениями между сотрудниками и подразделениями предприятия и включать следующие рабочие места: □ Президент; П Главный бухгалтер; □ Руководитель, Администратор; П Менеджер, Менеджер проектов; П Референт, Секретарь, Ассистент; □ Инспектор службы безопасности. 5. Документооборот — подсистема предназначена для повышению эффективности и оперативности обработки потока документов и позволяет: □ создать распределенную модель обмена документами электронной почты между удаленными филиалами и подразделениями, включить в нее необходимых сотрудников предприятия; □ реализовывать задачи: • оптимизации бизнес-процессов; • учета выполнения договорных обязательств, контроля над исполнительской дисциплиной; • документального обеспечения бизнеса, документооборота, ведения архива, учета ценных бумаг.
Научно-популярное издание Леонид Викторович Символоков Решение бизнес-задач в Microsoft Office Компьютерная верстка. К.А. Свиридов Подписано в печать 16.03.2001. Формат 70х100/]б. Усл. печ. л. 41,6 Гарнитура Школьная. Бумага газетная Печать офсетная. Тираж 3000 экз Заказ 145. ЗАО «Издательство БИНОМ», 2001 г 103473, Москва, Краснопролетарская, 16 Лицензия на издательскую деятельность № 065249 от 26 июня 1997 г. Международный центр /2?Ч International Centre for научной и технической (чЗп Scientific and Technical информации \х£/ Information Международный центр научной и технической информации 125252, Москва, ул Куусинена, д. 21-Б Лицензия ЛР №090179 Отпечатано с готовых диапозитивов в ордена Трудового Красного Знамени ФГУП «Техническая книга» Министерства Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций 198005, Санкт-Петербург, Измайловский пр., 29.