СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ТАБЛИЧНОЙ ИНФОРМАЦИИ
1. Общие сведения о MS Excel.
2. Идентификаторы ячеек рабочего листа в MS Excel.
3. Редактирование рабочей книги в MS Excel.
4. Форматирование ячеек в MS Excel.
5. Формулы в MS Excel.
6. Графическое представление данных в MS Excel.
7. Работа с таблицей как с базой данных.
1. Общие сведения о MS Excel
Для проведения расчетов данных, представленных в табличной форме,
разработаны пакеты прикладных программ, получившие название
табличный процессор.
Сейчас самым распространенным табличным процессором является
Microsoft Excel.
Основные возможности табличного процессора Excel:
ввод, хранение и корректировка данных в виде таблиц;
решение математических задач;
обработка таких типов данных, как числа, даты, формулы;
использование встроенных функций для проведения расчетов
в таблицах;
автоматическое обновление результатов вычислений при изменении
исходных данных;
защита некоторых или всех ячеек таблицы, скрытие фрагментов
таблицы или всей таблицы;
деловая графика – представление данных в виде диаграмм и графиков;
корректировка уже созданной таблицы (перемещение строк и столбцов,
их копирование, удаление и т. д .);
цветовое оформление таблицы, выбор шрифтов и с тилей, включая
автоформатирование;
помощь мастеров, которые позволяют автоматизировать выполнение
операций (например, мастер диаграмм или мастер функций);
импорт-экспорт данных, обмен данными с другими программами;
реализация функций базы данных – ввод, поиск, сортировка,
фильтрация (отбор) и анализ данных;
реализация технологий связанных таблиц и др.
2. Идентификаторы ячеек рабочего листа в MS Excel
Файл Excel называется рабочей книгой и имеет тип (расширение) .xls,
. xlsx;
книга Excel состоит из 255 листов, которые служат основой для
размещения данных и выполнения вычислений. Рабочий лист имеет свое имя
и состоит из 256 столбцов и 65 536 строк. Обычно отображаются 3 рабочих

листа, остальные добавляются командой Главная/ Ячейки/ Вставить/
Вставить лист;
лист разделен на ячейки пересечением столбцов и строк. Ячейка ЭТ, в
которой в данный момент находится курсор, называется текущей (активной)
ячейкой;
адрес ячейки отображается в адресном поле, например, A1;
блок ячеек (диапазон) – группа смежных ячеек, определяемая адресом
верхней левой и нижней правой ячеек в прямоугольнике, образуемом
блоком, например D4:F13;
ссылка – указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые
требуется использовать в формуле, например, =D6*F6. Причем ссылки
следует вводить не с клавиатуры, а щелчком мыши по нужным ячейкам;
абсолютная ссылка – ссылка, не изменяющаяся при копировании
формулы в другую ячейку; записывается с символами ($) перед именем
столбца и номером строки. Эти символы добавляются к ссылке нажатием
клавиши [F4]. Например, ссылка $D$6 останется неизменной при
копировании формулы =$D$6*F6 как вниз (примет вид =$D$6*F7), так и
вправо (примет вид =$D$6*G6);
относительная ссылка –автоматически изменяется при копировании в
формулы с учетом направления копирования. Например, ссылки D6, F6 в
формуле =D6*F6 при ее копировании вниз изменятся на: =D7*F7; а при
копировании формулы вправо изменятся на: =E6*G6;
смешанная ссылка – не изменяется при копировании формулы только в
одном из направлений; записывается с символами ($) перед именем столбца
или номером строки. Например, в ссылке D$6 не будет изменяться номер
строки, а в ссылке $F6 – имя столбца;
собственное имя присваивается ячейкам или диапазонам ячеек для
придания наглядности вычислениям и удобства работы. Чтобы присвоить
ячейке собственное имя, нужно щелкнуть мышью в адресном поле (в левой
части строки формул), ввести имя и нажать [Enter].
3. Редактирование рабочей книги в MS Excel
Для создания рабочей книги Excel необходимо запустить прикладную
программу Microsoft Excel 2007, в результате на экране будет отображаться
окно приложения. В окне приложения открывается новая чистая рабочая
книга: Книга1. Книга1 состоит из 3 рабочих листов.
Для добавления нового рабочего лист можно воспользоваться
контекстным меню ярлыка любого рабочего листа, в котором нужно выбрать
пункт Вставить.
С помощью контекстного меню можно также переименовать,
переместить или скопировать рабочий лист, изменить цвет ярлычка листа,
скрыть лист, выделить все листы и удалить лист. При удалении листа
рабочей книги стоит обратить внимание, что в случае, если на листе
содержатся какие-либо данные, программа выдаст дополнительный запрос
подтверждения его удаления.

4. Форматирование ячеек в MS Excel
Электронная таблица создана для того, чтобы хранить в ее ячейках
некоторую информацию или данные.
Ячейки могут содержать следующие типы данных:
1. Символьные (текстовые) данные. Могут включать в себя
алфавитные, числовые и специальные символы. По умолчанию символьные
данные при вводе выравниваются по правому краю ячейки. При
необходимости их можно выровнять по левому краю или по центру.
2. Числовые данные. Могут содержать только числовые данные.
Исключением являются десятичная точка (или запятая) и знак числа,
стоящий перед ним. Числовые данные по умолчанию выравниваются при
вводе по левому краю ячейки.
3. Формулы. Формула может включать ряд арифметических,
логических и других действий, производимых с данными из других ячеек. На
экране после ввода формулы отображается результат вычислений, а сама
формула отображается в строке ввода над таблицей. Ввод формул начинается
со знака равенства.
4. Функции. Функции могут самостоятельно присутствовать в ячейках,
а также могут входить в состав формул. Различают математические,
статистические, логические, финансовые и другие функции.
5. Даты. В этом типе данных возможны такие функции, как
добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычитание
разности двух дат (длительность периода).
Чтобы выполнить какое-либо действие с данными, помещенными
в ячейки (ввод, копирование, удаление, форматирование и т.п.), необходимо
их выделить. Чтобы выделить ячейку, укажите на нее и нажмите кнопку
мыши. При нажатой кнопке можно выделить диапазон ячеек. После
выделения необходимой области нажмите правую кнопку мыши, вызывая
контекстное меню, которое позволяет выполнить ряд команд: Вырезать,
Копировать, Вставить и т. п .
Изменение данных проводят прямо в ячейке. Перемещение или
копирование содержимого ячеек можно осуществить перетаскиванием его
с помощью мыши. Чтобы скопировать (а не переместить), держите нажатой
клавишу Ctrl.
Для форматирования данных в ячейках электронной таблицы
используется меню Формат\Ячейки, для настройки ширины и высоты ячеек
–
меню Формат\Строка и Формат\Столбец.
5. Формулы в MS Excel
Основным элементом программы Excel являются формулы. Формулы
Excel позволяют получать мгновенный результат еѐ вычислений. При этом
формула сразу делает перерасчет при изменении исходных значений.
Формулы Excel состоят из:

1. знака равно «=». Любая формула Excel должна начинаться со знака
равно «=», чтобы программа понимала, что это формула, а не обычный текст;
2. операторов. Операторы в Excel бывают четырех видов:
арифметические, операторы сравнение, операторы объединения текста,
операторы ссылок на ячейки;
3. функций. Функция – это предопределенная формула, выполняющая
определенный тип вычислений. Например, функция СУММ выполняет
суммирование определенных ячеек. Благодаря функциям сокращается и
упрощается формула в Excel.
В строке формул имеется специальная кнопка мастера функций. С ее
помощью можно выбрать любую функцию. После щелчка на кнопке
откроется диалоговое окно выбора функции.
Диалоговое окно мастера функций содержит текстовое поле Поиск
функции, а также списки Категория и Выберите функцию. Когда
открывается окно вставки функции, автоматически выбирается категория
десяти недавно использованных функций. После выбора функции откроется
диалоговое окно ввода ее аргументов.
С помощью мастера можно редактировать формулы Excel с функциями
непосредственно в строке формул. Выделите ячейку, содержащую такую
формулу, и щелкните на кнопке мастера формул (на этой кнопке
изображены символы fх, и расположена она непосредственно перед полем
ввода формулы).
Сразу после щелчка на кнопке откроется окно аргументов функции,
в котором их можно отредактировать. Для этого выделите значение в поле
аргумента и отредактируйте его (или же выделите другой диапазон ячеек).
Изменив функцию, щелкните в диалоговом окне аргументов на кнопке ОК.
Отредактированная функция отобразится в текущей ячейке.
6. Графическое представление данных в MS Excel
К деловой графике относят представление табличных данных в виде
диаграмм и графиков различных типов, например:
гистограмма – позволяет представлять изменение данных на
протяжении отрезка времени или наглядно сравнивать различные величины.
На ней значения представляются вертикальными столбиками;
круговая диаграмма – отображает только один ряд данных в виде
круга, разбитого на сектора разного цвета;
линейчатая диаграмма позволяет наглядно сравнить отдельные
значения, представляемые горизонтальными полосами;
график показывает тенденцию изменения величин через равные
промежутки.
Диаграмма динамически связана с таблицей данных, т. е . она
изменяется при изменениях данных в таблице. Основными элементами
диаграммы являются: ряды данных; категории (подписи горизонтальной
оси); легенда; маркер, названия осей; подписи данных. Принято маркеры
каждого ряда отображать одним цветом или узором.

Инструменты для работы с диаграммами собраны на вкладке Вставка
в группе Диаграммы.
Редактирование диаграммы предполагает изменение типа диаграммы,
исходных данных, определенных параметров ее отображения. Можно также
добавлять или удалять отдельные элементы, дополнять другими рядами
данных.
Форматирование диаграммы – изменение вида элементов диаграммы
(фон, узор, рамки и др.) или форматов шрифта на диаграмме.
Форматирования любого элемента диаграммы можно осуществлять в окне,
открытом двойным щелчком мыши на элементе.
Для работы с диаграммами служат инструменты ленты Работа
с диаграммами на открывающихся дополнительных вкладках Конструктор,
Макет, Формат.
7. Работа с таблицей как с базой данных
Для управления большими массивами данных используются
специальные программы, предназначенные для работы с базами данных.
В Excel также имеются средства для обработки данных, организованных
по аналогичному принципу, – это, так называемые, функции списка. В виде
списка можно представить таблицу, строки которой содержат однородную
информацию. Список характеризует не содержимое таблицы, а способ ее
организации. Отдельные записи (комплекты данных списка) должны быть
однородны по строкам и/или столбцам. Примером базы данных является
список адресов, в котором указаны названия и адреса различных фирм или
фамилии людей.
Основными возможностями при работе с базами данных являются:
· организация ввода данных;
· просмотр данных;
· поиск данных по заданному критерию;
· с ортировка данных;
· фильтрация данных;
· подведение итогов.
Для работы с таблицей как с базой данных в Excel используется пункт
меню Данные. Эта команда корректно работает только с таблицами,
в которых названия колонок занимают одну строку.
Удобным средством для работы с таблицей является форма (окно формы
открывается по команде Данные – Форма. В окне формы отображаются все
поля одной записи базы данных: слева располагаются названия полей, рядом с
ними их значения, доступные для редактирования.
Упорядочение табличных данных в выделенных строках по алфавиту,
величине или дате называется сортировкой. Столбец, определяющий порядок
данных, называются ключом сортировки. Сортировка производится
в убывающем или возрастающем порядке. Для сортировки в Excel используется
команда Данные – Сортировка. Можно задавать три уровня сортировки
одновременно: за одну сортировку можно выполнить сортировку сначала по

первому уровню, потом в полученном списке – по второму, а затем – по
третьему.
Excel дает возможность
выборочно работать с данными,
удовлетворяющими условиям (критериям) поиска, которые задает
пользователь. Процесс выбора данных называется фильтрацией.
Фильтрация происходит в пределах предварительно выделенного диапазона
или заданной таблицы.
В Excel существует возможность фильтрации данных с помощью
Автофильтра и Расширенного фильтра.
С помощью функции автофильтра выбор отдельных записей можно
производить непосредственно в самой таблице. При этом для выбора данных
можно задавать целый ряд различных критериев. Активизация функции
автофильтра происходит путем выбора команды Данные – Фильтр –
Автофильтр. Фильтрация таблицы оставляет на экране для обработки
только те записи, которые удовлетворяют критериям, остальные строки
становятся скрытыми.
Расширенный фильтр позволяет не только применять операции И,
ИЛИ, но и составлять вычисляемые критерии. Кроме того, отфильтрованные
данные могут быть скопированы в заданный диапазон рабочего листа.
При работе с расширенным фильтром создаются три области:
1. Исходный диапазон. Область, где хранятся исходные данные.
Содержит диапазон, подлежащий фильтрации, т. е . исходную таблицу
обязательно вместе с шапкой таблицы.
2. Диапазон условий. Область на рабочем листе, где задаются критерии
поиска информации. Диапазон условий применяется для задания условия
отбора записей и формируется из строки заголовков полей, которые будут
ключевыми при отборе записей, и строки или строк критериев.
3. Выходной диапазон. Область, в которую Excel копирует выбранные
из таблицы данные. Этот диапазон должен быть расположен на том же листе,
что и исходный. Задание выходного диапазона необязательно, т. к.
существует опция «Фильтровать список на месте». В этом случае фильтрация
преобразует исходную таблицу в набор записей, удовлетворяющих условиям
выбора.
Часто бывает необходимо посчитать промежуточные и общие итоги
в таблице. При этом таблица должна быть отсортирована по столбцам,
которые являются группировочными признаками. Команда Данные – Итоги
добавляет строки промежуточных итогов для каждой группы элементов.
Допускается использование различных функций (например, среднего
значения, количества строк или пустых ячеек, стандартное отклонение и
т. д .) для вычисления итогов в пределах каждой группы.