Excel. Пошаговое руководство для профессиональных и личных задач - Лейв Б., Бредло Н., Пункочар Х.

Автор: Лейв Б. Бредло Н. Пункочар Х.

Теги: системное программное обеспечение компьютерные технологии информатика программное обеспечение excel

ISBN: 978-5-17-179721-8

Год: 2025

Похожие

Информационные технологии в профессиональной деятельности. Технические специальности

QT профессиональное программирование на C++

Rust. Профессиональное программирование

Информационные технологии в научной и профессиональной деятельности. Хрестоматия

Текст

https://liveinternet.club/

для начинающих
и опытных

Барбара Лейв

Издательство АСТ
Москва
https://liveinternet.club/

УДК 004.451
ББК 32.973.26-018.2
Э41

Книга «Excel for Contractors» на английском языке
распространяется по лицензии
Creative Commons Attribution 4.0 International License
(http://creativecommons.org/licenses/by/4.0/).
Книга доступна в электронном виде по ссылке:
https://openoregon.pressbooks.pub/constructionexcel.

Авторы:
Барбара Лейв, Ник Бредло, Хэлли Пункочар,
Джули Роми, Мэри Шатц, Арт Шнайдер

Э41

Excel. Пошаговое руководство для профессиональных и личных задач /
Барбара Лейв, Ник Бредло, Хэлли Пункочар [и др.]. — Москва : Издательство АСТ, 2025. — 320 с. : ил. — (IT для начинающих и опытных).
ISBN 978-5-17-179721-8.

Это хорошо структурированное и понятное руководство обучает базовым
и расширенным функциям Excel, причем делает это наглядно и системно — через
реальные сценарии и пошаговые упражнения. Основанное на принципе «учись,
применяй, закрепляй», оно предлагает практику на специально подготовленных
файлах — от простых расчетов до построения диаграмм и подготовки к печати.
В книге подробно объясняются механизмы работы Excel: ввод и форматирование данных, формулы, финансовые функции, сортировка и фильтрация,
визуализация информации с помощью диаграмм, а также особенности многолистовых файлов. Вы научитесь использовать Excel для принятия решений как
в личных вопросах, так и в рабочих проектах.
Понятный язык, визуальные объяснения, последовательное усложнение
материала — все это делает книгу отличным выбором для самостоятельного
изучения. Она подойдет как новичкам без технического бэкграунда, так и тем,
кто хочет систематизировать базовые знания и перейти на следующий уровень.
Если вы когда-либо чувствовали растерянность, открыв пустой файл Excel, —
эта книга именно для вас.
УДК 004.451
ББК 32.973.202-018.2
Copyright © by Barbara Lave; Nick Bredleau;
Hallie Puncochar; Julie Romey; Mary Schatz; Art Schneider
is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0
International License

ISBN 978-5-17-179721-8

https://liveinternet.club/

Перевод на русский язык, иллюстрации: ООО «Интеджер».
Издание на русском языке: ООО «Издательство АСТ».

Содержание
Введение..............................................................................................................................4
Глава 1. Базовые навыки...................................................................................................5
1.1. Обзор Microsoft Excel.................................................................................................................5
1.2. Ввод, редактирование и управление данными...........................................................21
1.3. Форматирование и анализ данных...................................................................................45
1.4. Печать...........................................................................................................................................66
1.5. Практическое задание по главе..........................................................................................73
1.6. Оценочное задание..................................................................................................................77
Глава 2. Математические вычисления.........................................................................80
2.1. Формулы.......................................................................................................................................81
2.2. Введение в статистические функции...............................................................................99
2.3. Финансовые функции......................................................................................................... 123
2.4. Подготовка к печати............................................................................................................ 141
2.5. Практическое задание по главе....................................................................................... 147
2.6. Оценочное задание............................................................................................................... 152
Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции.......................... 154
3.1. Дополнительная информация о формулах и функциях........................................156
3.2. Логические и поисковые функции.................................................................................163
3.3. Условное форматирование................................................................................................175
3.4. Подготовка к печати............................................................................................................183
3.5. Практическое задание по главе.......................................................................................194
3.6. Оценочное задание...............................................................................................................196
Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм.......................................... 199
4.1. Выбор типа диаграммы...................................................................................................... 200
4.2. Форматирование диаграмм............................................................................................... 230
4.3. Использование диаграмм в Microsoft® Word® и Microsoft® PowerPoint®..... 237
4.4. Подготовка к печати............................................................................................................ 244
4.5. Практическое задание по главе....................................................................................... 250
4.6. Оценочное задание............................................................................................................... 255
Глава 5. Таблицы............................................................................................................ 257
5.1. Основы таблиц........................................................................................................................258
5.2. Продвинутые навыки работы с таблицами.................................................................275
5.3. Подготовка к печати.............................................................................................................294
5.4. Оценочное задание................................................................................................................296
Глава 6. Файлы с несколькими листами.................................................................... 298
6.1. Основы работы с несколькими листами......................................................................299
6.2. Формулы с трехмерными ссылками...............................................................................309
6.3. Шаблоны....................................................................................................................................313
6.4. Подготовка к печати.............................................................................................................316

https://liveinternet.club/

Введение
Это учебное руководство по Microsoft® Excel® предоставляет
обучающимся навыки, необходимые для выполнения множества
личных и профессиональных задач. Оно также готовит их к освоению более продвинутых возможностей программы. В книге также
рассматривается подход к принятию решений с помощью Excel.
Среди личных решений можно отметить важные покупки, такие
как жилье и автомобили, накопления на пенсию и распоряжение
личным бюджетом. Профессиональные решения включают: распределение расходов, списание или снятие с продажи товаров,
а также управление ресурсами компании. В данном руководстве
даны четкие и понятные инструкции для каждого навыка, а также
предоставлена возможность изучить дополнительные, связанные
с личными или профессиональными задачами. Например, обучающиеся знакомятся с ключевыми терминами ипотечного кредитования и понимают, как процентные ставки влияют на ежемесячные платежи. В книге также уделяется внимание сценариям
«что если», чтобы по-настоящему оценить вычислительную мощь
Excel. Кроме того, в руководстве наглядно показано, как Excel интегрируется с Microsoft® Word® и Microsoft® PowerPoint® для решения различных задач.

https://liveinternet.club/

Глава 1.
Базовые навыки
Microsoft® Excel® — это инструмент, который можно использовать практически в любой сфере деятельности, как в профессиональной, так и в личной. Независимо от того, нужно ли вам отслеживать запасы медикаментов в больнице или планировать
личный бюджет, Excel позволяет делать это эффективно и точно.
В этой главе представлены базовые навыки, необходимые для начала работы с программой. Вы убедитесь, что даже несколько освоенных техник значительно повысят вашу продуктивность в кратчайшие сроки.

1.1. Обзор Microsoft Excel
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Оценить преимущества использования Excel для принятия решений.
2. Научиться запускать Excel.
3. Ознакомиться со структурой рабочей книги Excel.
4. Понять принципы навигации по листам.
5. Изучить ленту инструментов Excel.
6. Разобрать контекстное меню (ПКМ).
7. Научиться сохранять рабочие книги.
8. Изучить строку состояния.
9. Ознакомиться с возможностями окна справки Excel.
Microsoft® Office включает множество инструментов, помогающих решать личные и профессиональные задачи. Microsoft
Excel — пожалуй, самое универсальное и популярное приложение

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

в пакете Office. Независимо от сферы деятельности вам, скорее всего, придется использовать Excel для рабочих задач — иногда ежедневно. В этой главе представлен обзор Excel и рассмотрены основные элементы управления рабочей книгой Excel.
Принятие решений с помощью Excel

Говоря проще, Excel — это инструмент для ввода числовых данных
в электронные таблицы и выполнения различных математических
вычислений с ними. Эти вычисления преобразуют данные в информацию, на основе которой можно принимать решения. Например:
● Продавцы могут анализировать, сколько товара закупить
для магазина.
● Медики — рассчитывать дозировку лекарств для пациентов.
● Любой человек — планировать свой бюджет, управлять своими покупками, оценивать ипотеку или сбережения на пенсию.
В этой книге мы покажем, как применять Excel для любых решений.

Рисунок 1.1. Пример рабочего листа Excel

https://liveinternet.club/

1.1. Обзор Microsoft Excel

Рисунок 1.1 демонстрирует готовый рабочий лист Excel, который мы создадим в данной главе. Информация, представленная
в этом рабочем листе, содержит данные о продажах для гипотетической компании, занимающейся розничной торговлей товарами.
На примере данных о продажах компании показано, как анализировать бизнес-показатели, например, определять необходимое количество продавцов на месяц.
Запуск Excel

1. Найдите Excel на вашем компьютере.
2. Запустите приложение — откроется меню создания рабочей книги.
3. Выберите первый пункт Пустая книга.
Excel для Windows vs Excel для Mac

Версии Excel для Windows и Mac очень похожи: большинство
функций и инструментов совпадают. Однако интерфейс и некоторые возможности различаются. Скриншоты и инструкции в этой
книге ориентированы на версию для Windows. Мы постарались
предоставить альтернативные скриншоты и инструкции для версии Mac в случаях, когда различия существенны.
Значок
указывает на блоки с отдельными пояснениями
для Mac.
Рабочая книга Excel

Рабочая книга — это файл Excel, содержащий один или несколько листов (таблиц). По умолчанию файлы называются
Книга1, Книга2 и т. д. в зависимости от количества открытых
новых книг.
Рисунок 1.2 показывает пустую рабочую книгу после запуска
Excel. Обратите внимание: ваш экран может немного отличаться
от показанного. Все потому, что интерфейс незначительно меняется в зависимости от версии Excel.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

Рисунок 1.2. Пустая рабочая книга

Рисунок 1.2а. Пустая рабочая книга (правая часть)

https://liveinternet.club/

1.1. Обзор Microsoft Excel

Обычно книга сразу открывается в развернутом режиме,
как на рисунке 1.2. Если же окно выглядит как на рисунке 1.3, нажмите кнопку Развернуть.

Рисунок 1.3. Развернуть на весь экран

Навигация по листам

Данные вводятся и управляются на листе Excel. Лист (таблица) состоит из множества прямоугольников, называемых ячейками, которые предназначены для ввода числовых и нечисловых
данных. Каждая ячейка на листе Excel имеет адрес, определяемый буквой столбца и номером строки. Например, если активная
ячейка обозначена как A1, то ее можно назвать расположением A1
или ссылкой A1. Ниже описано, как перемещаться по листу Excel.
1. Наведите курсор мыши на ячейку D5 и щелкните по ней.
2. Убедитесь, что пересечение столбца D и строки 5 подсвечено, как показано на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4. Активация ячейки

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

1. Переместите курсор мыши на ячейку A1.
2. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши, затем перетащите указатель обратно к ячейке D5.
3. Отпустите левую кнопку мыши. Должен выделиться диапазон ячеек, как показано на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5. Выделение диапазона ячеек

Выделенная область называется диапазоном ячеек и обозначается как A1:D5. Любые две ячейки, разделенные двоеточием, образуют диапазон. Первая ячейка — это верхний левый угол диапазона, а вторая — нижний правый.
1. В нижней части экрана вы увидите вкладку листа с названием Лист1. Нажатие на + добавляет новые листы. Таким образом можно открывать или добавлять листы в книгу. Чтобы
попробовать, нажмите + и добавьте второй лист.
2. Щелкните по вкладке Лист1, чтобы вернуться к предыдущему листу.
СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Базовая навигация по листу:
● Используйте клавиши со стрелками на клавиатуре
для активации ячеек.
● Удерживайте клавишу SHIFT и нажимайте стрелки,
чтобы выделить диапазон ячеек.
● Удерживая CTRL, нажимайте PAGE DOWN или PAGE UP
для переключения между листами книги.
●
Пользователи Mac: Удерживайте клавиши Fn
и Command, затем нажимайте стрелки влево или вправо.

https://liveinternet.club/

1.1. Обзор Microsoft Excel

Лента Excel

Функции и команды Excel расположены на ленте — верхней
части экрана, содержащей несколько вкладок. Каждая вкладка
предоставляет доступ к разным наборам команд. На рисунке 1.6
показаны команды вкладки Главная. В таблице 1.1 приведен
обзор команд для каждой вкладки ленты.

Рисунок 1.6. Вкладка Главная на ленте

Лента Excel для Mac имеет два основных отличия:
● Сохранилась старая структура выпадающих меню.
● Команды и инструменты в каждой вкладке немного отличаются. Некоторые функции, доступные в Windows, в версии для Mac могут находиться в выпадающих меню. Поэтому,
если вы не можете найти определенную функцию в ленте
Excel на Mac-устройстве, просто просмотрите внимательнее
выпадающее меню.
Таблица 1.1. Обзор команд для каждой вкладки ленты
Название вкладки

Описание команд

Файл

Также известен как представление Backstage книги
Excel. Содержит команды для открытия, закрытия,
сохранения и создания новых документов, настройки печати, свойств документа, отправки по электронной почте, справки. Здесь также находятся параметры по умолчанию.

Главная

Содержит наиболее часто используемые команды
Excel, включая форматирование, вырезание, вставку
и удаление строк и столбцов.

Вставка

Используется для добавления объектов, таких
как диаграммы, изображения, фигуры, сводные таблицы, гиперссылки, символы и текстовые поля.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

Название вкладки

Описание команд

Разметка
страницы

Содержит команды для подготовки листа к печати,
включая отображение и печать сетки.

Формулы

Включает команды для добавления математических функций, а также инструменты для проверки
формул.

Данные

Используется при работе с внешними источниками данных (например, Microsoft Access, текстовыми
файлами или интернетом). Также содержит команды сортировки и сценарии.

Рецензирование

Включает проверку орфографии, отслеживание изменений и защиту листов или книг паролем.

Вид

Позволяет настроить внешний вид книги, включая
масштаб и режим разметки страницы.

Разработчик

Дает доступ к расширенным функциям, таким
как макросы и XML-команды. По умолчанию эта
вкладка скрыта.

Acrobat

Вкладка Acrobat в ленте Excel появляется при установке Adobe Acrobat (или Adobe Reader DC) и позволяет напрямую работать с PDF-документами, не выходя из Excel.

Названия групп на ленте

Если внимательно посмотреть на ленту (рисунок 1.6), можно
заметить, что она разделена на группы кнопок, каждая из которых
имеет заголовок. Например, на вкладке Главная группы называются Буфер обмена, Шрифт, Выравнивание, Число, Стиль, Ячейки, Редактирование и т. д. Кнопки инструментов в каждой группе
соответствуют ее названию.
Только для пользователей Mac: По умолчанию в Excel для
Mac заголовки групп не отображаются. Чтобы их включить:
1. Нажмите на меню Excel в верхнем левом углу над лентой.
2. Выберите Настройки.
3. Нажмите кнопку Вид.
4. Прокрутите вниз и отметьте галочкой Показывать
названия групп.

https://liveinternet.club/

1.1. Обзор Microsoft Excel

5. Закройте диалоговое окно. Теперь заголовки групп должны отображаться, как на рисунке 1.6.
Лента, показанная на рисунке 1.6, отображается полностью.
Это удобно, так как команды всегда видны при работе с листом.
Однако если ваш экран мал и лента занимает слишком много места, ее можно свернуть, нажав соответствующую кнопку
(см. рисунок 1.6). В свернутом состоянии отображаются только названия вкладок, а команды появляются при нажатии на вкладку.
Для пользователей Mac: Чтобы скрыть или отобразить
ленту, используйте сочетание клавиш: Command + Option + R.
Как настроить ленту

Чтобы добавить новые вкладки на ленту Excel, сделайте следующее:
1. Перейдите во вкладку Файл и выберите пункт Параметры.
2. Выберите Настроить ленту в левой части открывшегося
окна.
3. Отметьте галочкой нужные вкладки (см. рисунок 1.7).

Рисунок 1.7. Окно настройки ленты

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Свернуть/развернуть ленту:
Ctrl + F1 (повторное нажатие развернет ленту).
Mac: Command + Option + R.
Панель быстрого доступа и контекстное меню

Панель быстрого доступа расположена в верхнем левом углу
экрана (см. рисунок 1.2) и содержит часто используемые команды, такие как Сохранить и Отменить. Эту панель также можно настроить, добавив свои собственные команды. Чтобы настроить Панель быстрого доступа, нажмите на стрелку вниз, как показано
на рисунке 1.8. В выпадающем меню выберите необходимые вам
команды. Если вы не нашли то, что искали, то выберите пункт Другие команды. После настройки вам не нужно будет искать нужную
команду во вкладках в ленте, она будет всегда в быстром доступе.

Рисунок 1.8. Настройка панели быстрого доступа

https://liveinternet.club/

1.1. Обзор Microsoft Excel

В дополнение к Панели быстрого доступа вы также можете
найти множество полезных команд, просто нажав правую кнопку мыши в любом месте книги. Эти действия откроют контекстное
меню, показанное на рисунке 1.9.
Для пользователей Mac (так как нет опции нажатия правой кнопки мыши): Чтобы открыть контекстное меню, удерживайте Control и щелкните мышью.

Рисунок 1.9. Контекстное меню

Вкладка Файл

Вкладка Файл, также известная как представление Backstage,
содержит различные функции и команды, связанные с открытой
книгой, новыми книгами или файлами, сохраненными на компьютере или в сети. На рисунке 1.10 показаны доступные опции
вкладки Файл. Чтобы вернуться к рабочему листу, нажмите
стрелку в верхнем левом углу.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

Рисунок 1.10. Вкладка Файл (Backstage)

Здесь же находятся настройки Excel по умолчанию, которые
можно изменить, нажав кнопку Параметры. Окно Параметры
в Excel (рисунок 1.11) позволяет корректировать такие настройки
как шрифт, размер текста и количество листов в новых книгах.

Рисунок 1.11. Окно Параметры Excel

https://liveinternet.club/

1.1. Обзор Microsoft Excel

Для пользователей Mac: Чтобы открыть данные настройки, выберите Excel, затем Настройки.
Сохранение книг (Сохранить как)

После создания новой книги необходимо задать имя файла
и выбрать место на компьютере для его сохранения. Следует
запомнить, куда именно вы сохранили данный файл, так
как он понадобится в разделе 1.2 для работы с данными. Процесс
сохранения может отличаться в зависимости от версии Excel.
Убедитесь, что вы следуете шагам для используемой вами версии
Excel. Ниже описано, как правильно сохранять новый файл,
а также присвоить ему соответствующее имя.
Сохранение в Excel 2013:
1. Откройте новую книгу, если вы еще не сделали этого
раньше.
2. Перейдите во вкладку Файл, а затем нажмите Сохранить
как. Откроется окно Сохранить как.
3. Укажите место сохранения, нажав на кнопку Обзор.
4. Введите название файла в соответствующей строке Имя
файла: Отдел Розничных Продаж.
5. Проверьте настройки и нажмите Сохранить.

Рисунок 1.12. Сохранение книги

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Сохранить как:
● Windows: нажмите F12 и используйте клавиши Tab
и стрелки для управления диалоговым окном Сохранить
как. В конце всех настроек нажмите Enter для выбора.
● Нажмите кнопку Alt, вы увидите цифры и буквы на ленте,
называемые горячими клавишами. Затем кликните 1 и К.
● Удерживая клавишу Ctrl, одновременно нажмите комбинацию Shift + S.
●
Mac: Command + Shift + S.
ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Сохранение книг (Сохранить как):
1. Перейдите во вкладку Файл.
2. Нажмите Сохранить как.
3. Выберите место сохранения, нажав Обзор.
4. Введите имя файла в соответствующую строку.
5. При необходимости измените тип файла (по умолчанию — .xlsx).
6. Нажмите Сохранить.
Строка состояния

Строка состояния расположена под вкладками листов (рису
нок 1.2) и отображает информацию о режимах клавиатуры (например, включен ли CAPS LOCK или NUM LOCK), вариантах просмотра страницы, масштабе и математических функциях, которые
можно выполнять, когда данные на листе подсвечиваются.
Настройка строки состояния:
1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте на строке состояния, чтобы открыть Настройки строки состояния
(рисунок 1.13).
Mac: Control + клик по строке состояния.

https://liveinternet.club/

1.1. Обзор Microsoft Excel

2. Выберите опцию Num Lock (рисунок 1.13).
3. Нажмите NUM LOCK на клавиатуре — индикатор появится
слева снизу в строке состояния.
4. Нажмите NUM LOCK еще раз, и индикатор пропадет.

Рисунок 1.13. Настройка строки состояния

Справка Excel

Справка предоставляет подробную информацию о возможностях Excel. Хотя часть информации может уже храниться в вашем
компьютере, окно Справки Excel автоматически подключится
к интернету, если у вас есть доступ к рабочей сети. Для открытия
Справки нажмите значок ? в правом верхнем углу (рисунок 1.2а)
или введите запрос в строку поиска. В более новых версиях Excel
можете ввести ваш запрос в строку поиска и в выпадающем списке выбрать нужный вам пункт, или в том же списке ниже нажать
на знак вопроса.
СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Справка Excel:
● Windows: нажмите F1
●
Mac: нажмите F1 или, удерживая Command, кликните /

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

Рисунок 1.14. Окно справки Excel

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Excel — мощный инструмент для анализа данных
и для дальнейшего принятия решений.
● Команды расположены на вкладках ленты.
● Панель быстрого доступа можно настроить под себя.
● Можно изменять информацию, отображающуюся на
строке состояния.
● Справка содержит подробную информацию о програм
ме Excel.
Атрибуция

Текст адаптирован Барбарой Лейв на основе книги «How to Use
Microsoft Excel: The Careers in Practice Series». Адаптация выполнена The Saylor Foundation без указания первоначального автора
по просьбе правообладателя. Материал используется по лицензии
Creative Commons CC BY-NC-SA 3.0.

https://liveinternet.club/

1.2. Ввод, редактирование и управление данными

1.2. Ввод, редактирование и управление данными
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Освоить ввод данных в таблицу.
2. Изучить методы редактирования данных в таблице.
3. Рассмотреть использование автозаполнения при вводе данных.
4. Научиться удалять данные и использовать команду
Отменить.
5. Изучить настройку ширины столбцов и высоты строк.
6. Освоить скрытие столбцов и строк.
7. Изучить добавление новых столбцов и строк.
8. Научиться удалять столбцы и строки.
9. Освоить перемещение данных в таблице.
В этом разделе мы начнем создание книги, показанной
на рисунке 1.1. Рассматриваемые в этом разделе навыки обычно
используются на начальных этапах разработки таблиц.
Ввод данных

Создание книги, показанной на рисунке 1.1, начнется с ручного ввода данных в таблицу. Ниже описано, как добавить заголовки
столбцов в строку 2:
1. Кликните на ячейку A2 в таблице.
2. Введите слово Месяц.
3. Нажмите клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО на клавиатуре (сохранит введенные данные в ячейке A2 и перейдет к следующей).
4. Введите Кол-во проданных единиц и нажмите СТРЕЛКА
ВПРАВО.
5. Повторите для Средняя цена за единицу (₽) и Общая
выручка (₽).
Рисунок 1.15 демонстрирует таблицу после ввода заголовков.
Обратите внимание, что в ячейках B2 и C2 заголовки не отображаются полностью из-за недостаточной ширины столбца. Фор-

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

матирование для исправления этой проблемы будет рассмотрено далее.

Рисунок 1.15. Ввод заголовков столбцов

КОНТРОЛЬ ДАННЫХ

Заголовки столбцов
Крайне важно использовать такие заголовки столбцов,
которые максимально точно описывают данные, находящиеся в этих столбцах. В профессиональной среде Excel
таблицы часто используются совместно. Это означает,
что к данным будет доступ у нескольких сотрудников. Хорошие заголовки уменьшают вероятность неправильной
интерпретации данных в рабочем листе, что помогает избежать дорогостоящих ошибок, которые могут повлиять
на карьеру.
1. Кликните на ячейку B3.
2. Введите 2670 и нажмите ENTER. После нажатия активируется ячейка B4. Использование ENTER — эффективный способ
ввода данных по вертикали в столбцы.

https://liveinternet.club/

1.2. Ввод, редактирование и управление данными

3. Введите данные в ячейки B4–B14: 2160, 515, 590, 1030, 2875,
2700, 900, 775, 1180, 1800, 4560.
4. Кликните на ячейку C3.
5. Введите 599 и нажмите ENTER.
6. Введите данные в ячейки C4-C14: 749, 899, 1049, 899, 749, 599,
1199, 1199, 1199, 1049, 899.
7. Кликните на ячейку D3.
8. Введите 1599330 и нажмите ENTER.
9. Введите данные в ячейки D4-D14: 1617840, 462985, 618910,
925970, 2153375, 1617300, 1079100, 929225, 1414820, 1888200,
4099440.
10. Проверьте соответствие данных с рисунком 1.16.

ПОЧЕМУ?

Избегайте символов форматирования при вводе чисел!
При вводе чисел в рабочий лист Excel лучше не добавлять никаких символов форматирования, таких как знаки
валют (доллара, рубля и т.д.) и запятые. Хотя Excel позволяет добавлять эти символы при вводе чисел, но это замедляет процесс ввода данных. Эффективнее использовать функции форматирования Excel для добавления этих
символов к числам уже после их ввода в рабочий лист.

КОНТРОЛЬ ДАННЫХ

Ввод данных
Тщательно проверяйте свой рабочий лист, особенно
когда вводите числа. Перестановка цифр при ручном вводе — распространенная ошибка. Например, число 563 может быть записано как 536. Такие ошибки могут серьезно
повлиять на дальнейшие результаты.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

КОНТРОЛЬ ДАННЫХ

Рисунок 1.16 показывает корректный вид таблицы после ввода данных. Внимательно сверьте все введенные
числа.

Рисунок 1.16. Таблица с введенными данными

Редактирование данных

Данные в ячейке можно изменить двойным щелчком по ячейке
или с помощью Строки формул. При вводе информации введенные данные отображаются как в ячейке, так и в строке формул, которая может использоваться как для ввода, так и для редактирова-

https://liveinternet.club/

1.2. Ввод, редактирование и управление данными

ния уже существующей информации. Ниже приведено описание,
как редактировать уже введенные в ячейку данные.
1. Кликните на ячейку A15 на листе Лист1.
2. Введите Итог и нажмите ENTER.
3. Снова кликните на A15.
4. Переместите курсор в строку формул (курсор изменит вид)
и нажмите левой кнопкой мыши в конце слова Итог.
5. Допишите о, чтобы получилось Итого.
6. Нажмите галочку слева в строке формул (см. рисунок 1.17)
для подтверждения изменений.

Рисунок 1.17. Редактирование данных через строку формул

1. Двойной клик по A15.
2. Добавьте пробел и слово продаж после Итого.
3. Нажмите ENTER.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Для редактирования ячейки:
● Активируйте ячейку и нажмите F2.
●
аналогично для Mac.
Автозаполнение

Функция автозаполнения — очень ценный инструмент при ручном вводе данных в таблицу. Эта функция имеет множество применений, но наиболее полезна при вводе данных в определенной
последовательности, например чисел 2, 4, 6, 8 и так далее, или нечисловых данных, таких как дни недели или месяцы года. Ниже
подробно рассказывается, как можно использовать автозаполнение для ввода месяцев года в столбец A.
1. Кликните на ячейку A3 в Лист1 таблицы.
2. Введите Январь и нажмите ENTER.
3. Снова кликните на A3.
4. Наведите курсор на правый нижний угол ячейки A3. Там
вы увидите маленький квадратик, который называется маркером заполнения (см. рисунок 1.18). При приближении
к данному маркеру курсор превратится в черный плюсик (+).

Рисунок 1.18. Маркер заполнения

https://liveinternet.club/

1.2. Ввод, редактирование и управление данными

Зажмите левой кнопкой мыши маркер заполнения и перетащите его до ячейки A14. Обратите внимание, что при автозаполнении
будут высвечиваться подсказки о том, что в ячейки будут вписаны
названия месяцев (рисунок 1.19). Отпустите кнопку, когда появится подсказка «Декабрь».

Рисунок 1.19. Автозаполнение месяцев года

После отпускания кнопки в диапазоне A3:A14 появятся названия
всех 12 месяцев (рисунок 1.20). Также вы увидите иконку параметров автозаполнения, которая предлагает несколько дополнительных опций вставки данных.
1. Нажмите на эту иконку.
2. Выберите пункт Копировать ячейки — все названия месяцев в диапазоне A4:A14 станут Январь.
3. Снова откройте параметры.
4. Нажмите на Заполнить по месяцам для восстановления по
следовательности (аналогично работает и пункт Заполнить).

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

Рисунок 1.20. Иконка параметров автозаполнения

Удаление данных и команда Отменить

Существует несколько способов удаления данных из таблицы,
некоторые из них мы рассмотрим ниже. В каждом случае используется команда Отменить — это полезно, если вы случайно удалили нужные данные. Ниже описано, как можно удалить данные
из ячейки или диапазона ячеек.
1. Кликните на ячейку C2.
2. Нажмите клавишу DELETE на клавиатуре (
на Mac: Fn +
Delete), и содержимое ячейки удалится.
3. Выделите диапазон ячеек C3:C14.
4. Наведите курсор мыши на маркер заполнения (курсор изменится на черный плюс (+)).
5. Нажмите и перетащите маркер заполнения вверх до ячейки C3 (рисунок 1.21). Отпустите кнопку мыши — данные в диапазоне C3:C14 удалятся.

https://liveinternet.club/

1.2. Ввод, редактирование и управление данными

Рисунок 1.21. Удаление данных с помощью автозаполнения

1. Нажмите кнопку Отменить на панели быстрого доступа
(рисунок 1.2) — данные в C3:C14 восстановятся.
2. Нажмите Отменить еще раз — восстановится содержимое
ячейки C2.

Рисунок 1.22. Меню очистки данных

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Команда Отменить:
● CTRL + Z (
аналогично для Mac).
● Выделите диапазон C2:C14, нажав на ячейку C2 и перетащив курсор вниз до ячейки C14.
● На вкладке Главная нажмите кнопку Очистить
в группе Редактирование (рядом с группой Ячейки,
рисунок 1.22). После нажатия откроется выпадающее
меню, которое содержит несколько опций для удаления или очистки данных из ячейки. Обратите внимание, что у вас также есть возможность очистить только
форматы или гиперссылки в ячейке.
● В выпадающем меню выберите Очистить все, чтобы
удалить все данные из диапазона.
● Нажмите Отменить для восстановления данных
в диапазоне C2:C14.
Настройка столбцов и строк

Некоторые данные в таблице обрезаются — например, если
в ячейке B15 написать любые символы, то в ячейке A15 слово «продаж» будет отображаться не полностью. Это происходит из-за недостаточной ширины столбца для введенного текста. Существует три различных метода, которые позволяют настроить ширину
столбцов и высоту строк под введенные в ячейку данные.
1. Подведите курсор мыши к границе между столбцами A и B
на Лист1 (рисунок 1.23). Вы увидите, как курсор станет похож
на двойную стрелку.
2. Нажмите и перетащите границу вправо так, чтобы слово «продаж» полностью отображалось в ячейке A15. Во время перетаскивания отображается подсказка с количеством
символов, которые поместятся в отредактированный столбец
при стандартном шрифте Calibri — 11 пт, который используется по умолчанию.

https://liveinternet.club/

1.2. Ввод, редактирование и управление данными

3. Отпустите кнопку мыши.

Рисунок 1.23. Настройка ширины столбцов

Использование метода нажатия и перетаскивания бывает не
эффективно, когда необходимо задать определенную ширину символов для одного или нескольких столбцов. Приведенные ниже
шесть шагов иллюстрируют второй метод настройки ширины
столбцов при использовании определенного количества символов.
1. Выделите любую ячейку в столбце A, просто нажав на нее
левой кнопкой мыши. Можете также выделить несколько
ячеек в разных столбцах, если вы хотите настроить ширину
более чем одного столбца.
2. На вкладке Главная нажмите пункт Формат в группе
Ячейки.
3. Выберите пункт Ширина столбца в выпадающем списке.
Перед вами откроется диалоговое окно Ширина столбца.
4. Введите значение 15 и нажмите OK. Данные настройки
установят ширину столбца в 15 символов (рисунок 1.24).

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

5. Снова подведите курсор мыши к границе A и B столбцов,
чтобы появилась двойная стрелка. Затем дважды щелкните
на границе столбцов для автоподбора ширины по содержимому. Эта функция подстроит ширину под самый длинный ввод
в столбце.
6. Используя диалоговое окно ширины столбцов, снова установите значение 15 для ширины столбца.

Рисунок 1.24. Окно настройки ширины столбца

СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Ширина столбца:
● Нажмите клавишу ALT, затем на ленте появятся горячие подсказки, следуя которым можно попасть куда
угодно. Для открытия диалогового окна ширины столбца необходимо набрать следующую комбинацию: Я –
Т – Ф – И. Попрактикуйтесь с помощью сочетания ALT
перемещаться по ленте Excel.
●
Недоступно для Mac.

https://liveinternet.club/

1.2. Ввод, редактирование и управление данными

Далее описана настройка высоты строк, которая очень схожа
с настройкой ширины столбцов.
1. Выделите ячейку A15.
2. На вкладке Главная нажмите на кнопку Формат в группе
Ячейки.
3. В выпадающем списке кликните на пункт Высота строки.
Откроется диалоговое окно Высота строки.
4. Введите значение 24 и нажмите OK. Эти настройки установят высоту строки 15 в 24 пункта. (1 пункт ≈ 1/72 дюйма).
Эта корректировка была сделана для того, чтобы создать пространство между итоговыми и остальными данными на этом
рабочем листе.
Рисунок 1.25_2 демонстрирует таблицу после настройки столбца A и строки 15.

Рисунок 1.25_2. Данные продаж
с настроенными столбцом A и строкой 15

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Высота строки:
● ALT – Я – Т – Ф.
●
недоступно для Mac.

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Настройка столбцов и строк:
1. Выделите хотя бы одну ячейку в настраиваемом
столбце/строке.
2. Перейдите на вкладку Главная.
3. Нажмите кнопку Формат в группе Ячейки.
4. Выберите один из пунктов Высота строки или
Ширина столбца в выпадающем меню.
5. Введите значение в пунктах (для строк) или символах (для столбцов).
6. Нажмите OK.
Скрытие столбцов и строк

Помимо настройки ширины столбцов и высоты строк в Excel
также можно скрывать столбцы и строки. Этот прием полезен
для улучшения визуального восприятия таблицы, когда некоторые данные не требуют отображения. Для демонстрации данных
функций мы будем использовать нашу рабочую книгу «Отдел Розничных Продаж», хотя для данной таблицы скрытие не является
необходимым.
Скрытие столбца:
1. Выделите ячейку C1.
2. На вкладке Главная нажмите кнопку Формат.
3. Наведите курсор мыши на пункт Скрыть или отобразить
в выпадающем меню. Откроется подменю с дальнейшими
опциями.

https://liveinternet.club/

1.2. Ввод, редактирование и управление данными

4. Выберите опцию Скрыть столбцы (рисунок 1.26). Данные
настройки скроют столбец C.

Рисунок 1.26. Меню скрытия столбцов

СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Скрытие столбца:
● CTRL + 0.
●
аналогично для Mac.
Рисунок 1.27 показывает таблицу со скрытым столбцом C (отсутствует буква C в заголовках столбцов).

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

Рисунок 1.27. Скрытый столбец

Чтобы заново отобразить скрытый столбец:
1. Выделите диапазон B1:D1.
2. На вкладке Главная нажмите Формат.
3. Выберите Скрыть или отобразить в выпадающем меню.
4. Нажмите на Показать столбцы в подменю. Столбец C
теперь снова виден в рабочей книге.
СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Отображение столбцов:
● Выделите ячейки по обе стороны от скрытого столбца.
Затем нажмите CTRL + SHIFT + 0 (см. Примечание).
●
Для Mac: Control + Shift + 0.
Примечание
Если у вас не получается вернуть скрытый столбец с помощью сочетаний
CTRL + SHIFT + 0, скорее всего, это происходит из-за конфликта между
переключением раскладки клавиатуры и пакетом Microsoft Office. Для
решения этой проблемы следуйте шагам, описанным ниже.
1. Откройте Параметры на вашем компьютере (не в Excel).
2. Выберите группу Время и Язык.

https://liveinternet.club/

1.2. Ввод, редактирование и управление данными

3. Нажмите на пункт Язык в меню в левой части экрана.
4. Кликните по вкладке Клавиатура.
5. В открывшемся меню нажмите строчку Сочетания клавиш для языков ввода.
6. Затем кликните на кнопку Сменить сочетание клавиш и в верхнем
меню убедитесь, что в столбцах Смена языка ввода и Смена раскладки клавиатуры не выбран пункт CTRL + SHIFT.
7. Нажмите ОК в диалоговом окне Изменение сочетания клавиш, затем кнопку Применить в правом нижнем углу.
8. После данных настроек сочетание клавиш CTRL + SHIFT + 0 в Excel
будет работать для отображения скрытых столбцов.

Скрытие строки:
1. Выделите ячейку A3.
2. На вкладке Главная нажмите Формат.
3. Выберите опцию Скрыть или отобразить в выпадающем
меню.
4. Кликните на Скрыть строки в открывшемся подменю. Эти
настройки скроют третью строку.
СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Скрытие строк:
● CTRL + 9.
●
аналогично для Mac.
Отображение скрытой строки:
1. Выделите диапазон A2:A4.
2. На вкладке Главная нажмите Формат.
3. Выберите Скрыть или отобразить в выпадающем меню.
4. Нажмите на Отобразить строки в подменю. Данные настройки вернут видимость строке 3.
СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Отображение строк:
● Выделите ячейки над и под скрытой строкой, затем,
зажав CTRL и SHIFT, нажмите на клавишу 9 (не в NumPad).
●
Для Mac: Control + Shift + 9.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

КОНТРОЛЬ ДАННЫХ

Скрытые строки и столбцы
В большинстве профессий специалисты часто используют рабочие книги Excel, разработанные их коллегами.
Прежде чем использовать рабочую книгу, разработанную кем-то другим, всегда проверяйте, нет ли в ней скрытых строк и столбцов. Вы можете быстро понять, скрыта
ли строка или столбец, по пропущенным номерам строк
или буквам столбцов.
ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Скрытие столбцов и строк:
1. Выделите хотя бы одну ячейку в строке/столбце, которые вы хотите скрыть.
2. Перейдите на вкладку Главная.
3. Нажмите Формат в группе Ячейки.
4. Выберите пункт Скрыть или отобразить.
5. Кликните на Скрыть строки или Скрыть столбцы.
Отображение столбцов и строк
1. Выделите ячейки над и под скрытой строкой или левее и правее скрытого столбца.
2. Перейдите на вкладку Главная.
3. Нажмите Формат в группе Ячейки.
4. Выберите пункт Скрыть или отобразить.
5. Кликните на Отобразить строки или Отобразить
столбцы.
Вставка столбцов и строк

Использование рабочих книг Excel, созданных другими, —
очень эффективный способ работы, поскольку избавляет от не-

https://liveinternet.club/

1.2. Ввод, редактирование и управление данными

обходимости создавать рабочие листы с данными с нуля. Однако можно обнаружить, что для достижения поставленных целей
необходимо добавить дополнительные столбцы или строки данных. В этом случае можно вставить в рабочий лист пустые столбцы или строки. Ниже показано, как это сделать.
1. Выделите ячейку C1.
2. На вкладке Главная нажмите стрелку вниз у кнопки
Вставить (рисунок 1.28).

Рисунок 1.28. Кнопка вставки (стрелка вниз)

3. Выберите опцию Вставить столбцы на лист в выпадающем меню (рисунок 1.29). Новый пустой столбец появится слева от столбца C. Данные, которые раньше хранились
в столбце C, переместятся в столбец D. Обратите внимание,
что столбцы всегда вставляются слева от выделенной ячейки.

Рисунок 1.29. Меню вставки

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Вставка столбца:
● ALT + Я + В + В + И (столбец вставляется слева от активной ячейки).
● Активируйте любую ячейку, затем, зажав клавишу
CTRL, нажмите на + на клавиатуре NumPad. В открывшемся меню выберите пункт Столбец.
●
Для Mac: зажмите клавишу Control, затем нажмите
Пробел для выделения столбца; потом, зажав клавиши
Shift и Control, нажмите +.
Вставка строки:
1. Выделите ячейку A3.
2. Нажмите на стрелку вниз у кнопки Вставить на вкладке
Главная (см. рисунок 1.28).
3. Выберите Вставить строки на лист в выпадающем меню
(см. рисунок 1.29). Новая пустая строка появится выше строки 3. Данные из строки 3 переместятся в строку 4. Обратите
внимание, что строки всегда вставляются над выделенной
ячейкой.
СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Вставка строки:
● ALT + Я + В + В + А (строка вставляется над активной
ячейкой).
● Активируйте любую ячейку, затем, зажав клавишу
CTRL, нажмите на + на клавиатуре NumPad. В открывшемся меню выберите пункт Вставить строку.
●
Для Mac: зажмите клавишу SHIFT, затем нажмите
Пробел для выделения строки; потом, зажав клавиши
Shift и Control, нажмите +.

https://liveinternet.club/

1.2. Ввод, редактирование и управление данными

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Вставка столбцов и строк:
1. Выделите ячейку справа от будущего столбца или под
будущей строкой.
2. Перейдите на вкладку Главная.
3. Нажмите стрелку вниз у кнопки Вставить в группе
Ячейки.
4. Выберите один их пунктов Вставить столбцы на лист
или Вставить строки на лист.
Перемещение данных

После ввода данных в рабочий лист вы можете перемещать их
в различные места. Ниже описано, как это можно делать.
1. Выделите диапазон ячеек D2:D15.
2. Наведите курсор мыши на левую границу ячейки D2, указатель изменится на крестообразные стрелки (рисунок 1.30).
Это означает, что теперь вы можете нажать левой кнопкой
мыши по выделенным ячейкам и перенести данные в новое
место в таблице.

Рисунок 1.30. Перемещение данных

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

Для Mac: при наведении на границу ячейки курсор превращается в значок руки.
3. Перетащите данные в ячейку C2.
4. Отпустите кнопку мыши — данные переместятся
в столбец C.
5. Нажмите на кнопку Отменить на панели быстрого доступа, чтобы вернуть данные обратно в столбец D.

КОНТРОЛЬ ДАННЫХ

Перемещение данных
Прежде чем перемещать данные на рабочем листе, убедитесь, что вы определили все компоненты, которые относятся к перемещаемой серии. Например, если вы перемещаете столбец данных, убедитесь, что заголовок столбца
включен. Кроме того, перед перемещением убедитесь,
что все значения в столбце выделены.
Удаление столбцов и строк

Иногда необходимо удалить целые столбцы или строки данных
с рабочего листа. Такая необходимость может возникнуть, если
нужно удалить либо пустые столбцы или строки, либо столбцы
и строки, содержащие ненужные данные. Методы удаления содержимого ячеек были рассмотрены ранее, и их же можно использовать для удаления ненужных данных. Однако если вам не нужны
пустые строки или столбцы в рабочей книге, вы можете удалить
их, выполнив следующие действия.
1. Выделите ячейку A3.
2. На вкладке Главная нажмите на стрелку вниз у кнопки
Удалить.
3. Выберите пункт Удалить строки с листа в выпадающем
меню (рисунок 1.31) — строка 3 удалится, а данные ниже сместятся вверх на одну строку.

https://liveinternet.club/

1.2. Ввод, редактирование и управление данными

СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Удаление строк:
● ALT + Я + Ч + С.
● Выделите весь ряд, кликнув левой кнопкой мыши по его
номеру в левом столбце, затем, зажав клавишу CTRL, нажмите на –.
●
Mac: для начала зажмите клавишу Shift и нажмите
на Пробел (выделить строку), затем Control + символ –.

Рисунок 1.31. Меню удаления

4. Выделите ячейку C1.
5. Нажмите на стрелку вниз около кнопки Удалить в группе
Ячейки.
6. Выберите пункт Удалить столбцы с листа — столбец C удалится, данные справа от столбца C сместятся влево на один
столбец.
7. Сохраните изменения.
СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Удаление столбцов:
● ALT + Я + Ч + О.
● Выделите весь столбец, кликнув левой кнопкой мыши
по его букве в верхнем ряду, затем, зажав клавишу CTRL,
нажмите на –.
●
Mac: для начала зажмите клавишу Control и нажмите
на Пробел (выделить столбец), затем Control + символ –.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Удаление столбцов и строк:
1. Выделите любую ячейку в удаляемой строке/столбце.
2. Перейдите на вкладку Главная.
3. Нажмите на стрелку вниз у кнопки Удалить в группе
Ячейки.
4. Выберите один из соответствующих пунктов: Удалить
строки с листа, Удалить столбцы с листа.

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Используйте такие заголовки столбцов, которые точно
описывают содержимое столбца.
● Избегайте использования таких символов форматирования, как знак валют, при вводе чисел. Они могут замедлить процесс ввода данных.
● Тщательно проверяйте введенные вручную данные
● Команда Отменить помогает восстановить удаленные
данные.
● При использовании чужих файлов всегда проверяйте
наличие скрытых строк/столбцов.
Атрибуция

Адаптировано Барбарой Лейв по материалам книги «How to
Use Microsoft Excel: The Careers in Practice Series». Фонд The Saylor
Foundation выполнил адаптацию без указания авторства в соответствии с пожеланием правообладателя. Распространяется по лицензии Creative Commons CC BY-NC-SA 3.0.

https://liveinternet.club/

1.3. Форматирование и анализ данных

1.3. Форматирование и анализ данных
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Применять методы форматирования, представленные в рекомендациях по оформлению таблиц Excel,
для улучшения внешнего вида листа.
2. Понимать, как выравнивать данные в ячейках.
3. Изучить, как вводить несколько строк текста в одной
ячейке.
4. Понимать, как добавлять границы к листу.
5. Изучить, как использовать функцию Автосумма
для подсчета итогов.
6. Использовать команды Вырезать, Копировать и Вста
вить для управления данными на листе.
7. Понимать, как перемещать, переименовывать, добавлять и удалять вкладки листов.
В этом разделе рассматриваются команды форматирования, которые позволяют улучшить визуальное представление листа. Также дается введение в математические вычисления. Навыки, представленные здесь, предоставят мощные инструменты для анализа
данных, с которыми мы работаем в данной книге, и продемонстрируют, как Excel используется для принятия ключевых решений
в любой профессии. Кроме того, будут представлены рекомендации по форматированию таблиц Excel, которые станут стандартом
для курса и представляемых таблиц.
Форматирование данных и ячеек

Улучшение визуального представления листа — критически
важный шаг в создании полезного инструмента для вас или ваших коллег при его дальнейшем использовании. Существуют общепринятые профессиональные стандарты форматирования, особенно если таблица содержит только денежные данные. В этом
курсе мы будем использовать следующие рекомендации по форматированию Excel.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

На рисунке 1.31a показано, как использовать финансовый формат, если ВСЕ значения являются денежными. Только первая строка данных и итоги должны быть отформатированы в финансовом
формате. Остальные данные следует форматировать в формате
с разделителями. Также необходимо добавить верхнюю границу над числами в итоговой строке. Если какие-либо числа содержат копейки, все данные должны быть отформатированы с двумя
десятичными знаками.

Рисунок 1.31a

Часто таблицы Excel содержат как денежные, так и неденежные
значения. В таком случае следует использовать рекомендации,
представленные на рисунке 1.31b.

Рисунок 1.31b

https://liveinternet.club/

1.3. Форматирование и анализ данных

Ниже приведены шаги, демонстрирующие основные навыки
форматирования, которые будут применены к книге, разрабатываемой в этой главе. Некоторые из этих навыков аналогичны тем,
что используются в других приложениях Microsoft, таких как Word
или PowerPoint.
1. Выделите диапазон A2:D2. Нажмите кнопку Полужирный
в группе команд Шрифт на вкладке Главная.
2. Нажмите кнопку Границы в группе Шрифт на вкладке
Главная (см. рисунок 1.32). Выберите опцию Нижняя
граница, чтобы добавить границу под строкой 2 под заголовками столбцов.

Рисунок 1.32. Группа команд Шрифт

СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Полужирный шрифт:
● Удерживайте клавишу CTRL и нажмите B.
●
Для Mac: удерживайте Control и нажмите B или,
удерживая, Command и нажмите B.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

3. Выделите диапазон A15:D15.
4. Нажмите кнопку Полужирный в группе команд Шрифт
на вкладке Главная.
5. Нажмите кнопку Границы и выберите Верхняя граница,
чтобы добавить границу над строкой 15, где будут отображаться итоговые значения.
СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Курсив:
● Удерживайте CTRL и нажмите I.
●
Для Mac: удерживайте клавишу Control и нажмите I
или, удерживая Command, и нажмите I.

СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Подчеркнутый:
● Удерживайте CTRL и нажмите U.
●
Для Mac: удерживайте Control и нажмите U или,
удерживая, Command и нажмите U.

ЗАЧЕМ?

Форматирование заголовков столбцов и итогов
Применение форматирования к заголовкам столбцов
и итогам очень важно, особенно если книга используется совместно с другими людьми. Это позволяет пользователям четко видеть заголовки, определяющие данные.
Кроме того, итоговые данные обычно содержат наиболее
важную информацию для принятия решений, и форматирование помогает выделить их для быстрого обнаружения.

https://liveinternet.club/

1.3. Форматирование и анализ данных

1. Выделите диапазон B3:B14.
2. Нажмите кнопку Формат с разделителями в группе команд
Число на вкладке Главная. Это добавит запятую и два десятичных знака (см. рисунок 1.33).

Рисунок 1.33. Группа команд Число

3. Поскольку числа в этом диапазоне не содержат копеек,
дважды нажмите кнопку Уменьшить разрядность в группе
команд Число (см. рисунок 1.33).
4. Числа будут отображены без десятичных знаков.
5. Выделите диапазон C3:C14.
6. Нажмите кнопку Финансовый числовой формат в группе
Число на вкладке Главная (см. рисунок 1.33). Это добавит символ рубля и два десятичных знака. Этот формат часто используется для работы с ценами. Как обсуждалось выше, в данном
случае следует применить Финансовый числовой формат,
поскольку лист содержит как денежные, так и неденежные
данные. После применения данной настройки необходимо
будет увеличить ширину столбца для отображения данных.
7. Поскольку данные в этом диапазоне не содержат копеек,
дважды нажмите кнопку Уменьшить разрядность в группе
команд Число.
8. Выделите диапазон D3:D14.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

9. Снова примените Финансовый числовой формат, чтобы
добавить символ рубля и два десятичных знака.
10. Нажмите кнопку Уменьшить разрядность, чтобы убрать
десятичные знаки, так как копейки отсутствуют.
11. Выделите диапазон A1:D1.
12. Нажмите стрелку вниз рядом с кнопкой Цвет заливки
в группе команд Шрифт (см. рисунок 1.34). Это позволит добавить фоновый цвет для заголовка таблицы.

Рисунок 1.34. Палитра цветов заливки

13. Выберите цвет Синий (в некоторых версиях Голубой),
Акцент 1, Более темный оттенок 25% (см. рисунок 1.34).
Обратите внимание, что при наведении курсора на палитру
можно увидеть предварительный результат на самой таблице. Поэкспериментируйте с данной функцией.
14. Введите в ячейку A1 заголовок: Отдел Розничных
Продаж и нажмите галочку в строке формул для подтверждения изменений.
15. Поскольку черный шрифт плохо читается на синем фоне,
следует изменить цвет текста. Нажмите стрелку вниз рядом

https://liveinternet.club/

1.3. Форматирование и анализ данных

с кнопкой Цвет шрифта и выберите Белый цвет для данного
диапазона.
16. Выделите диапазон A1:D1 и примените Курсив, нажав
на кнопку I в группе Шрифт.
17. Нажмите стрелку рядом с полем Шрифт (на этом поле сейчас находится название текущего шрифта — Calibri) и выберите Arial, а затем выберите Полужирный, нажав на кнопку B под данным полем.
18. Увеличьте ширину столбца D до 14 символов.
ЗАЧЕМ?

Появление знаков решетки (####) в столбцах
Если столбец слишком узкий для длинного числа, Excel
автоматически заменит его на знаки решетки (####).
Для текста Excel покажет только символы, которые помещаются в данный столбец. Однако для чисел такой метод
не подойдет, так как иначе может создаться впечатление,
что число меньше, чем на самом деле. Чтобы убрать решетки, увеличьте ширину столбца.
Рисунок 1.35 показывает, как должен выглядеть лист Лист1 после применения всех описанных приемов форматирования.

Рисунок 1.35. После форматирования

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

Выравнивание данных (перенос текста, объединение ячеек
и выравнивание по центру)

Навыки, представленные в этом разделе, демонстрируют,
как данные выравниваются внутри ячеек. Например, текст и числа можно выровнять по центру, по левому или правому краю и т. д.
В некоторых случаях может потребоваться расположить многословные заголовки вертикально вместо того, чтобы изменять ширину столбца. Это называется переносом текста. Данный метод
описан ниже.
1. Выделите диапазон A2:D2.
2. Нажмите кнопку Выровнять по центру в группе Вырав
нивание на вкладке Главная (см. рисунок 1.36). Это выровняет заголовки столбцов по центру каждой ячейки.

Рисунок 1.36. Группа Выравнивание на вкладке Главная

3. Нажмите кнопку Перенести текст в группе Выравнива
ние (см. рисунок 1.36). Высота строки 2 автоматически увеличится, и слова, которые ранее обрезались из-за узких столбцов, теперь будут отображаться вертикально.

https://liveinternet.club/

1.3. Форматирование и анализ данных

СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Перенести текст:
● Нажмите клавишу ALT, затем поочередно Я, Е и 2.
●
Для Mac: подобного сочетания клавиш нет.

ЗАЧЕМ?

Перенести текст
Преимущество этой функции в том, что она убирает необходимость расширять столбцы для многословных заголовков. Увеличение ширины столбцов может сократить
объем данных, помещающихся на отображаемом экране
или листе бумаги, что усложняет анализ и замедляет принятие решений, ведь для доступа к необходимым данным
придется пролистывать экран.
4. Выделите диапазон A1:D1.
5. Нажмите стрелку вниз рядом с кнопкой Объединить
и поместить в центре в группе Выравнивание.
6. Выберите опцию Объединить и поместить в центре
(см. рисунок 1.37). Это создаст одну большую ячейку в верхней части таблицы и выровняет текст по центру.
СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Команды объединения:
● Объединить и поместить в центре: нажмите ALT, затем
Я, Щ, Б.
● Объединить ячейки: нажмите ALT, затем Я, Щ, Ъ.
● Разъединить ячейки: нажмите ALT, затем Я, Щ, О.
●
Для Mac: подобного сочетаний клавиш нет.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

Рисунок 1.37. Меню объединения ячеек

ЗАЧЕМ?

Объединить и поместить в центре
Эта команда часто используется для центрирования
заголовка листа над столбцами данных. Без объединения
ячеек выровнять заголовок точно по центру практически
невозможно.

Рисунок 1.38 показывает лист Лист1 после применения команд
выравнивания. Необходимость объединения ячеек A1:D1 станет
понятна в следующем разделе.

https://liveinternet.club/

1.3. Форматирование и анализ данных

Рисунок 1.38. Примененные функции выравнивания

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Перенести текст
1. Выделите ячейку или диапазон ячеек, в которых содержится текст.
2. Перейдите на вкладку Главная.
3. Нажмите кнопку Перенести текст.
Объединение ячеек
1. Выделите диапазон ячеек для объединения.
2. Перейдите на вкладку Главная.
3. Нажмите стрелку вниз рядом с кнопкой Объединить
и поместить в центре.
4. Выберите нужный вариант из выпадающего списка.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

Ввод нескольких строк текста

На листе Лист1 ячейки в диапазоне A1:D1 были объединены
для добавления заголовка. Теперь мы добавим не только заголовок, но и подзаголовок. Ниже описано, как ввести текст в ячейку
и указать, где должна начинаться вторая строка.
1. Щелкните по ячейке A1. Поскольку ячейки объединены,
это автоматически выделит весь диапазон A1:D1. Установите
курсор в конец заголовка (после буквы «ж» в слове «Продаж»)
и дважды щелкните, чтобы появилась мигающая вертикальная черта.
2. Удерживая клавишу ALT, нажмите ENTER. Это создаст новую строку в ячейке.
3. Введите текст Москва, Россия и нажмите ENTER.
4. Увеличьте высоту строки 1 до 30 пунктов. После этого весь
текст станет полностью видимым (см. рисунок 1.39).

Рисунок 1.39. Заголовок и подзаголовок, добавленные на лист

https://liveinternet.club/

1.3. Форматирование и анализ данных

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Ввод нескольких строк текста
1. Активируйте ячейку.
2. Введите первую строку текста.
3. Удерживая ALT, нажмите ENTER.
4. Введите вторую строку и нажмите ENTER.
Границы (добавление линий на лист)

В Excel добавление пользовательских линий называется настройкой границ. Они отличаются от стандартных сеточных линий, которые обрамляют ячейки. Команда Границы позволяет
применять различные стили линий, упрощающие чтение данных в таблице. Ниже показаны способы добавления стандартных
и пользовательских границ.
1. Выделите диапазон A1:D15.
2. Нажмите стрелку рядом с кнопкой Границы в группе
Шрифт на вкладке Главная (см. рисунок 1.40) и выберите опцию Все границы в выпадающем меню. Это добавит вертикальные и горизонтальные линии.

Рисунок 1.40. Меню границ

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

3. Выделите диапазон A2:D2.
4. Снова откройте меню границ и выберите Толстая нижняя
граница.
5. Примените Толстую нижнюю границу и к диапазону
A14:D14.
6. Выделите A1:D15, откройте меню границ и выберите в самом низу списка пункт Другие границы….
7. Откроется диалоговое окно Формат ячеек (см. рису
нок 1.41). Здесь доступны все параметры форматирования.
8. В разделе Тип линии выберите самую толстую линию.
9. Нажмите кнопку Внешние в разделе Все.
10. Нажмите кнопку ОК в нижней части диалогового окна
(см. рисунок 1.41).

Рисунок 1.41. Вкладка Границы в диалоговом окне
Формат ячеек

https://liveinternet.club/

1.3. Форматирование и анализ данных

Рисунок 1.42. Добавленные границы

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Стандартные границы
1. Выделите диапазон ячеек для добавления границ.
2. Перейдите на вкладку Главная.
3. Нажмите на стрелку вниз рядом с кнопкой Границы.
4. Выберите нужный вариант из списка.
Пользовательские границы
1. Выделите диапазон ячеек для добавления границ.
2. Перейдите на вкладку Главная.
3. Откройте меню границ и выберите пункт Другие границы… .
4. Укажите тип линии и цвет линий.
5. Выберите необходимое расположение границ.
6. Нажмите кнопку ОК.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

Автосумма

Как можно было заметить в нижней части рисунка 1.42, строка 15 предназначена для отображения итоговых значений. Математические вычисления в Excel выполняются с помощью функций. В главе 2 формулы и функции будут рассмотрены подробнее,
но следующие шаги покажут, как быстро просуммировать значения в столбце с помощью команды Автосумма.
1. Щелкните на ячейку B15 на Лист1.
2. Перейдите на вкладку Формулы ленты.
3. Нажмите стрелку под кнопкой Автосумма в группе Биб
лиотека функций (см. рисунок 1.43). Обратите внимание,
что эта кнопка также доступна в группе Редактирование
на вкладке Главная.

Рисунок 1.43. Список функций Автосумма

4. Выберите пункт Сумма из выпадающего меню. Первое нажатие выделит диапазон ячеек мигающей рамкой. Нажмите
галочку в строке формул, чтобы завершить выполнение
функции.
5. Excel вычислит сумму значений в столбце Кол-во проданных единиц.

https://liveinternet.club/

1.3. Форматирование и анализ данных

6. Щелкните на ячейку D15. Суммировать средние значения
в столбце C бессмысленно, поэтому C15 оставьте пустой.
7. Повторите шаги 3–5, чтобы просуммировать значения
в столбце Общая выручка (₽) (см. рисунок 1.44).
8. Нажмите на ячейку C15, чтобы изучить другие функции
автосуммы. Выберите функцию Счетчик. После применения
данной функции Excel отобразит число 12 (количество месяцев/строк). Также появятся зеленый треугольник в верхнем
углу ячейки и желтый восклицательный знак — это означает,
что функция отличается от других в строке 15. Эти индикаторы можно игнорировать, так как они не печатаются.
9. Снова кликните по ячейке C15. На этот раз выберите пункт
Максимум для ячейки C15. Excel отобразит 1199 ₽ — максимальную цену из столбца C.
10. Удалите содержимое ячейки C15.

Рисунок 1.44. Итоги, добавленные на лист Лист1

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Автосумма
1. Выделите ячейку под или справа от диапазона с числовыми значениями.
2. Перейдите на вкладку Формулы.
3. Нажмите на стрелку вниз под кнопкой Автосумма.
4. Выберите математическую функцию.
Перемещение, переименование, добавление
и удаление листов

По умолчанию листы в книге называются Лист1, Лист2 и т. д., однако их можно переименовать для удобства личного пользования.
Также можно изменить порядок листов. Ниже описано, как это
можно осуществить.
1. Дважды щелкните вкладку Лист1 внизу книги (см. рису
нок 1.45). Введите название Продажи по месяцам.
2. Нажмите клавишу ENTER.
3. Нажмите на + справа от переименованного листа.
4. Введите название Рейтинг Продаж для подготовки листа
к будущему использованию.
5. Нажмите клавишу ENTER.

Рисунок 1.45. Переименование вкладки листа

1. Нажмите на +, чтобы добавить новый лист.
2. Перейдите на вкладку Главная.
3. Нажмите на стрелку вниз у кнопки Удалить в группе
Ячейки.
4. Выберите пункт Удалить лист в выпадающем меню.
Данные действия удалят только что созданный лист.

https://liveinternet.club/

1.3. Форматирование и анализ данных

5. Подтвердите удаление в диалоговом окне (если оно
появится).
6. Повторите вышеописанные действия, чтобы удалить лист
Рейтинг Продаж, так как он не используется. В результате
останется только один лист.
7. В Excel есть также есть функция Орфография на вкладке Рецензирование. Она проверит ввод данных на наличие
в них орфографических ошибок. Всегда проверяйте правописание перед сохранением или печатью.

Рисунок 1.45a. Инструмент Проверка орфографии

8. Сохраните изменения, нажав Сохранить через меню Файл.
Также удалить созданный лист можно, нажав на его вкладку правой кнопкой мыши и в выпадающем меню выбрав пункт
Удалить.
КОНТРОЛЬ ДАННЫХ

Удаление листов
Будьте осторожны при удалении листов с данными. Команда Отменить не восстановит удаленный лист — данное действие необратимо.

СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Добавление листов:
● Нажмите SHIFT + F11 (

https://liveinternet.club/

также для Mac).

Глава 1. Базовые навыки

Рисунок 1.46. Финальный вид книги Отдел Розничных Продаж

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Переименование листов
1. Дважды щелкните на вкладку.
2. Введите новое название.
3. Нажмите клавишу ENTER.
Перемещение листов
1. Щелкните и зажмите левой кнопкой мыши необходимую вкладку.
2. Перетащите ее в нужное место.
Удаление листов
1. Откройте лист для удаления.
2. Перейдите на вкладку Главная.
3. Нажмите на стрелку вниз у кнопки Удалить.
4. Выберите пункт Удалить лист.
5. Подтвердите удаление.

https://liveinternet.club/

1.3. Форматирование и анализ данных

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Форматирование делает листы удобными для чтения
и придает им профессиональный внешний вид.
● Символы #### в ячейке означают, что столбец слишком
узок для отображения введенного числа.
● Функция Перенести текст позволяет размещать многословные заголовки вертикально, не прибегая к увеличению ширины столбцов.
● Функция Объединить и поместить в центре выравнивает заголовок по центру объединенных ячеек.
● Настройка границы улучшает читаемость таблицы,
а также структурируют данные в ней.
● Удаленные листы невозможно восстановить с помощью команды Отменить.
Атрибуция

Адаптировано Барбарой Лейв на основе книги «How to Use
Microsoft Excel: The Careers in Practice Series». Фонд The Saylor
Foundation подготовил адаптацию без указания авторства
по требованию правообладателя. Доступно по лицензии Creative
Commons CC BY-NC-SA 3.0.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

1.4. Печать
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Использовать вкладку Разметка страницы для подготовки листа к печати.
2. Добавлять верхние и нижние колонтитулы в печатаемый лист.
3. Изучить способы печати листов и книг.

После завершения работы с книгой рекомендуется настроить
параметры печати. Эти настройки находятся во вкладке Разметка
страницы на ленте и рассматриваются в данном разделе.
Настройка страницы

Перед печатью листов книги необходимо задать соответствующие параметры. Ниже описаны действия с командами вкладки
Разметка страницы, которые помогут подготовить лист к печати.
1. Откройте книгу Отдел Розничных Продаж, если она еще
не открыта.
2. Перейдите во вкладку Разметка страницы на ленте.
3. Нажмите кнопку Поля в группе команд Параметры страницы. Откроется выпадающий список с вариантами настроек
полей печатаемого документа.
4. Выберите вариант Настраиваемые поля в самом низу списка (см. рисунок 1.47).
5. Нажмите на пункт Ориентация в группе Параметры страницы и выберите вариант Альбомная.
6. Нажмите на стрелку вниз в правом нижнем углу группы Параметры страницы, чтобы открыть диалоговое окно
настроек.
Пользователи Mac: здесь нет стрелки в правом нижнем
углу — просто нажмите кнопку Параметры страницы
во вкладке Разметка страницы.

https://liveinternet.club/

1.4. Печать

7. Нажмите на вкладку Поля, затем на пункт Настраиваемые
поля, найдите раздел Центрировать на странице и отметьте галочками Горизонтально и Вертикально, чтобы данные
на листе были выровнены по центру. Нажмите OK.

ЗАЧЕМ?

Использование настроек печати
Поскольку специалисты часто обмениваются книгами Excel, рекомендуется настраивать параметры печати
во вкладке Разметка страницы, даже если вы не планируете печатать листы. Получателям книги будет неприятно
обнаружить, что необходимые настройки печати не заданы. Это может негативно отразиться на вашей репутации,
особенно если получателем окажется ваш руководитель.

Рисунок 1.47. Команды параметров страницы для печати

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

Таблица 1.2. Ресурсы печати: назначение и использование команд,
настройки страницы
Команда
Поля

Назначение

Применение

Устанавливает верхнее, ниж 1. Перейдите во вкладку Разнее, правое и левое поля пе- метка страницы.
чатаемого документа
2. Нажмите кнопку Поля.
3. Выберите один из предла
гаемых вариантов или кликните на Настраиваемые
поля.

Ориентация Задает ориентацию печа- 1. Перейдите во вкладку Разтаемого документа (книж- метка страницы.
ная или альбомная)
2. Нажмите кнопку Ориентация.
3. Выберите нужный вариант.
Размер

Устанавливает размер бу- 1. Перейдите во вкладку Размаги для печати
метка страницы.
2. Нажмите кнопку Размер.
3. Выберите один из стандартных размеров или нажмите
Другие размеры страниц.

Область
печати

Позволяет печатать толь- 1. Выделите диапазон ячеек,
ко определенный диапазон который нужно напечатать.
ячеек на листе
2. Перейдите во вкладку Разметка страницы.
3. Нажмите кнопку Область
печати.
4. Выберите опцию Задать
в выпадающем списке.

https://liveinternet.club/

1.4. Печать

Команда
Разрывы

Назначение

Применение

Позволяет вручную установить разрывы страниц
на листе. Печать части документа после разрыва начнется со следующей страницы

1. Активируйте ячейку, где
должен быть разрыв (разрыв
добавляется сверху или слева
от нее).
2. Перейдите во вкладку Разметка страницы.
3. Нажмите кнопку Разрывы.
4. Выберите Вставить разрыв
страницы.

Подложка

Добавляет изображение на 1. Перейдите во вкладку Разфон листа
метка страницы.
2. Нажмите кнопку Подложка.
3. Выберите изображение, которое хранится на компьютере или в сети.

Печатать
заголовки

Используется при печати
больших таблиц, занимающих несколько страниц.
Позволяет повторять заголовки столбцов на каждой
странице

1. Перейдите во вкладку Разметка страницы.
2. Нажмите кнопку Печатать
заголовки.
3. В диалоговом окне Параметры страницы нажмите
на пункт Сквозные строки.
4. Выберите строку с заголовками, просто нажав на нее
в самой таблице.
5. Нажмите OK.

Верхние и нижние колонтитулы

При печати листов Excel часто добавляют верхние и нижние колонтитулы. Они могут содержать такую информацию, как дата, номер страницы, имя файла, название компании и другое. Ниже описано, как добавить колонтитулы в лист Отдел Розничных Продаж.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

1. Перейдите во вкладку Вставка и нажмите кнопку
Колонтитулы в правой части ленты (группа Текст). Если у вас
нет пункта Колонтитулы, тогда нажмите на стрелку вниз
под группой Текст и в выпадающем меню выберите пункт
Колонтитулы. Откроется вкладка Конструктор, предназначенная для работы с колонтитулами. Вид листа изменится
с Обычный на Разметка страницы (см. рисунок 1.48). Этот
режим упрощает добавление колонтитулов и предоставляет
необходимые для этого инструменты.
2. Нажмите на Текущая дата, чтобы добавить дату в левую
часть верхнего колонтитула. Символы &[Дата] преобразуются
в формат даты после выхода из данного поля.
3. Введите свое имя в центральную часть верхнего
колонтитула.
4. Установите курсор мыши в левую часть верхнего колонтитула и щелкните левой кнопкой (см. рисунок 1.48).

Рисунок 1.48. Вкладка Конструктор
для работы с колонтитулами

5. Нажмите кнопку Перейти к нижнему колонтитулу в группе Переходы вкладки Конструктор.
6. Установите курсор мыши в правую часть нижнего колонтитула и щелкните левой кнопкой.
7. Нажмите кнопку Номер страницы (может потребоваться
повторно открыть вкладку Конструктор на ленте) в группе

https://liveinternet.club/

1.4. Печать

Элементы колонтитулов. В режиме редактирования будет отображаться &[Страница], но при печати или возврате
к обычному виду появится номер страницы.
8. Щелкните по любой ячейке вне области колонтитулов —
вкладка Конструктор пропадет.
9. Нажмите кнопку Обычный в правом нижнем углу строки состояния для выбора стандартного режима просмотра
(см. рисунок 1.49).

Рисунок 1.49. Лист в режиме Разметка страницы

Печать листов и книг

После настройки параметров печати и добавления колонтитулов можно приступать к печати. Ниже описано, как напечатать
листы книги Отдел Розничных Продаж.
1. Перейдите во вкладку Файл на ленте.
2. Выберите пункт Печать в левой части (см. рисунок 1.50).
Справа отобразится предварительный просмотр печати.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

Рисунок 1.50. Пункт Печать в представлении Backstage

3. Нажмите кнопку Напечатать активные листы в разделе
Печать.
4. Если руководитель дал указание распечатать работу, тогда
нажмите кнопку Печать.
5. Вернитесь во вкладку Главная на ленте.
6. Сохраните и закройте книгу.
КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Команды во вкладке Разметка страницы используются
для подготовки листа к печати.
● Верхние и нижние колонтитулы позволяют отображать
важную информацию: номера страниц, дату, имя файла,
ваше имя и т. д.
● Команды печати находятся во вкладке Файл.
Атрибуция

https://liveinternet.club/

1.5. Практическое задание по главе

1.5. Практическое задание по главе
Для проверки понимания материала, изученного в данной главе, выполните следующее задание.
Базовый месячный бюджет медицинского офиса

Скачайте файл с данными: ПЗ1 Данные
https://docs.google.com/spreadsheets/
d/19Mme-obfjyZBgos2CLZvZavz98FM_Pwp/
export?format=xlsx

Создание и ведение бюджетов — распространенная практика
во многих профессиях. Бюджеты помогают контролировать расходы и в бизнесе, и в обычной жизни. В этом упражнении вы создадите бюджет для гипотетического медицинского офиса, применив
на практике навыки, изученные в главе.
1. Откройте файл ПЗ1 Данные и сохраните его как
ПЗ1 Бюджет Медицинского Офиса.
2. Выделите все ячейки на листе Sheet1, нажав кнопку
Выделить все в верхнем левом углу листа (см. рисунок 1.51).

Рисунок 1.51. Кнопка Выделить все

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

3. Во вкладке Главная установите шрифт Arial размером
12 пунктов, затем щелкните по любой ячейке, чтобы снять
выделение.
4. Увеличьте ширину столбца A так, чтобы все записи в диапазоне A3:A8 были видны. Установите курсор мыши между буквами столбцов A и B, дождитесь появления двойной стрелки,
затем перетащите границу вправо до ширины примерно 45,00.
5. Введите Квартал 1 в ячейку B2.
6. Используйте функцию автозаполнения, чтобы завершить
заголовки в диапазоне C2:E2. Активируйте ячейку B2, наведите курсор на маркер заполнения и перетащите его вправо.
7. Выделите диапазон B2:E2, нажмите кнопку Формат
во вкладке Главная, выберите пункт Ширина столбца, введите 12,5 и нажмите OK.
8. Введите текст Бюджет Медицинского Офиса в ячейку A1.
9. Вставьте пустой столбец между столбцами A и B, щелкнув
по любой ячейке столбца B, затем нажмите на стрелку вниз
выпадающего списка кнопки Вставить во вкладке Главная
и выберите опцию Вставить столбцы на лист.
10. Введите текст Бюджетные затраты в ячейку B2.
11. Установите ширину столбца B примерно 12,0.
12. Выделите диапазон A1:F1 и нажмите кнопку Объединить
и поместить в центре во вкладке Главная.
13. Примените к диапазону A1:F1 следующие настройки:
● Полужирный и курсив;
● Размер шрифта — 14 пунктов;
● Цвет заливки — Аквамариновый, Акцент 5, Более темный оттенок 50%;
● Цвет текста — Белый.
14. Увеличьте высоту строки 1 до примерно 24,75 пункта.
15. Настройте диапазон ячеек A2:F2 следующим образом:
● Полужирный;
● Заливка — Светло-коричневый, Фон 2, Более темный оттенок 10%;
● Выравнивание заголовков по центру.

https://liveinternet.club/

1.5. Практическое задание по главе

16. Выделите ячейку B2, нажмите кнопку Перенести текст
на вкладке Главная и увеличьте ширину столбца B до 17 пунктов, а высоту строки 2 до 35 пунктов.
17. Скопируйте ячейку C3 и вставьте ее содержимое в диапазон D3:F3.
18. Скопируйте диапазон ячеек C6:C8, выделив данный диапазон и нажав на кнопку Копировать на вкладке Главная
в группе Буфер обмена, затем вставьте его в D6:F8.
19. Рассчитайте общий бюджет за все четыре квартала
для зарплат:
● Активируйте ячейку B3.
● Нажмите на стрелку вниз у кнопки Автосумма во вкладке Формулы.
● Выберите опцию Сумма в выпадающем меню, затем выделите диапазон ячеек C3:F3 и нажмите клавишу ENTER.
20. Скопируйте формулу из ячейки B3 и вставьте ее в B4:B8.
21. Примените к диапазону B3:F8 формат Финансовый числовой с нулем десятичных знаков. Если появляются символы ######, увеличьте ширину столбца для отображения
данных.
22. Выделите диапазон ячеек A1:F8, нажмите на стрелку вниз
у кнопки Границы на вкладке Главная и выберите вариант
Все границы.
23. Дважды щелкните по ярлыку Sheet1, переименуйте его
в Бюджет и нажмите ENTER. Удалите оставшиеся ненужные
листы.
24. Измените ориентацию листа Бюджет на альбомную.
25. Настройте масштаб Разместить не более чем на 1 странице, если это необходимо. Для этого перейдите на вкладку
Разрыв страницы, нажмите на стрелку в правом нижнем
углу группы Параметры страницы, чтобы открыть диалоговое окно. В открывшемся окне нажмите на вкладку Страница,
в области Масштаб выберите пункт Разместить не более
чем на и введите два раза значение 1.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

26. Добавьте в верхний колонтитул дату (слева) и свое имя
(по центру).
27. В нижний колонтитул добавьте номер страницы (справа).
28. Проверьте орфографию данных на листе, исправьте ошибки (если они есть) и сохраните книгу Бюджет Медицинского
офиса.
29. Сравните свою работу со скриншотом, прикрепленным
ниже.

Атрибуция

Адаптировано Барбарой Лейв по материалам книги «How to
Use Microsoft Excel: The Careers in Practice Series». Фонд The Saylor
Foundation выполнил адаптацию без указания авторства по требованию правообладателя. Распространяется по лицензии Creative
Commons CC BY-NC-SA 3.0.

https://liveinternet.club/

1.6. Оценочное задание

1.6. Оценочное задание
Журнал альтернативных решений и управления
стоимостью

Скачайте файл с данными: ОЗ1 Данные
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1tvIJq1n6KD
53AgSSUggkIMRePixVImcZ/export?format=xlsx

Вы работаете младшим сметчиком в крупной строительной
компании. Главный сметчик проекта нуждается в системе для учета всех потенциальных факторов, влияющих на стоимость проекта. Ваша задача — создать таблицу для внесения таких элементов
с возможностью управления решениями в несколько кликов.
1. Откройте файл ОЗ1 Данные и сохраните его как
ОЗ1 Журнал VE и альтернатив.
2. Выделите ячейки A1:A4 и установите шрифт Cambria.
3. Выделите все ячейки на листе Sheet1, нажав кнопку
Выделить все в левом верхнем углу.
4. Установите размер шрифта 12 пунктов, затем щелкните
на любую ячейку для снятия выделения.
5. В ячейке A1 после текста «Название проекта» введите свое
Имя и Фамилию.
6. Измените текст в ячейке A3 на «Дата выпуска базовой
сметы:».
7. Введите текущую дату в ячейку A4 после текста Дата
выпуска:.
8. Выделите ячейки A6:J6, сделайте текст полужирным и увеличьте размер шрифта до 14 пунктов.
9. Настройте ширину столбцов B, D, E, F, G, H, I, J, чтобы все
записи были видны.
10. Используйте функцию автозаполнения для ячеек A8:A16,
активировав ячейку A7 и перетащив маркер заполнения.

https://liveinternet.club/

Глава 1. Базовые навыки

11. В параметрах автозаполнения выберите пункт Заполнить
и выровняйте содержимое в ячейках A7:A16 по центру.
12. Преобразуйте ячейки F7:F16 в денежный формат (вкладка Главная → Числовой формат (стрелка вниз) → Денежный),
уменьшив десятичные разряды на два (так как копейки
не используются).
13. В ячейке G7 введите символ =, затем нажмите на ячейку E7, введите символ умножения * и кликнете на ячейку F7.
В самом конце нажмите клавишу ENTER для расчета бюджетной суммы.
14. Скопируйте данную формулу в ячейки G8:G16. Также
можно использовать функцию автозаполнения, просто выделить ячейку G7 и, зажав маркер заполнения, довести курсор
до ячейки G16.
15. Добавьте внешнюю толстую границу для диапазона
A6:J16 (вкладка Главная → Границы → Внешние толстые
границы).
16. Выровняйте содержимое ячеек A6:J6 по центру.
17. Выровняйте текст в ячейках F18:F29 по правому краю.
18. Настройте Толстые внешние границы в диапазоне
D17:H29 для визуального выделения.
19. Повторите для диапазонов I17:I29 и J17:J29.
20. Уменьшите количество десятичных знаков в ячейках G18,
G20, G22, G23, G24 на два.
21. Сделайте полужирными ячейки G17, F19, F21, F25,
F26, F29.
22. Измените цвет заливки ячеек D17:J17 на Белый, Фон 1,
Более темный оттенок 15%.
23. Повторите данные действия для D19:J19, D21:J21, D25:J25.
24. Закрасьте диапазоны ячеек D26:J26 и D29:H29 оранжевым
цветом.
25. Уменьшите ширину столбца D до 16,71, увеличьте высоту
строки 6 до 55 и используйте Перенести текст для ячейки D6.
26. Переименуйте лист на «Журнал VE и альтернатив».

https://liveinternet.club/

1.6. Оценочное задание

27. Убедитесь, что все содержимое помещается на одной
странице.
28. Перейдите в Файл → Печать, установите Альбомную ориентацию и масштаб Разместить на одной странице.
29. Сохраните и закройте книгу.
Атрибуция

Адаптировано Барбарой Лейв по материалам книги «How to
Use Microsoft Excel: The Careers in Practice Series». Фонд The Saylor
Foundation выполнил адаптацию без указания авторства по требованию правообладателя. Распространяется по лицензии Creative
Commons CC BY-NC-SA 3.0.

https://liveinternet.club/

Глава 2.
Математические вычисления
Возможно, самая ценная функция Excel — это его способность
выполнять математические расчеты на основе данных в книге.
В этой главе рассматриваются различные математические операции, которые можно выполнять в Excel с помощью формул и функций. Глава начинается с создания формул для базовых и сложных
математических вычислений. Во втором разделе рассматриваются
статистические функции, такие как СУММ, СРЗНАЧ, МИН и МАКС,
которые можно применять к диапазону ячеек. В последнем разделе главы обсуждаются функции для расчета платежей по ипотеке
и лизингу, а также оценки инвестиций. В этой главе также показано, как использовать данные из нескольких листов для построения формул и функций. Эти навыки будут продемонстрированы
в контексте личного бюджета, который является важным инструментом для управления финансами и обеспечения долгосрочной
финансовой стабильности. Работа с личным бюджетом также предоставит несколько возможностей продемонстрировать функцию Excel «анализ сценариев», которая показывает, как формулы
и функции автоматически пересчитывают результаты при изменении входных данных.
Атрибуция

Адаптировано Мэри Шатц из книги «How to Use Microsoft Excel:
The Careers in Practice Series», адаптировано The Saylor Foundation
без указания авторства по просьбе создателя или правообладателя оригинальной работы и распространяется под лицензией
CC BY-NC-SA 3.0.

https://liveinternet.club/

2.1. Формулы

2.1. Формулы
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Научиться создавать базовые формулы.
2. Понять относительные ссылки при копировании и встав
ке формул.
3. Работать со сложными формулами, контролируя порядок математических операций.
4. Освоить инструменты проверки формул.
В данном разделе рассматриваются основные навыки ввода
формул в таблицы Excel. В качестве примера для этой главы используется создание учета личного бюджета. Большинство финансовых консультантов рекомендуют всем предприятиям составлять и вести личный бюджет для достижения и поддержания
крепкого финансового состояния. Организация и ведение личного
бюджета — это навык, который можно применять на любом этапе
жизни. Независимо от того, управляете ли вы своими расходами
во время учебы в колледже или ведете финансы семьи из четырех
человек, учет личного бюджета может стать важным инструментом при принятии финансовых решений. Excel делает управление
деньгами увлекательным и полезным занятием.
Открытие файла с данными

Скачайте файл c данными: ДЗ1 Данные
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JNKP9LQ5L
yjP9WoDQgjj_33wLmgXSH_Y/export?format=xlsx

Откройте файл данных ДЗ1 Данные и с помощью команды
Файл/Сохранить как сохраните его под новым именем ДЗ1 Личный Бюджет.
Рисунок 2.1 показывает уже готовую книгу, которая будет
использоваться в данной главе. Обратите внимание, что эта книга

https://liveinternet.club/

Глава 2. Математические вычисления

содержит четыре листа. Первый лист, Сводный бюджет, служит
обзором данных, введенных и рассчитанных на втором и третьем листах — Детализация бюджета и Платежи по займам. Второй лист, Детализация бюджета, содержит подробный список
всех расходов, а третий лист, Платежи по займам, предоставляет информацию о платежах за автомобиль и ипотеку. Последний лист, Подготовка к печати, содержит данные, не связанные
с бюджетом, но которые будут использоваться в разделе 2.4 — Подготовка к печати.

Рисунок 2.1. Готовый лист Сводный бюджет

https://liveinternet.club/

2.1. Формулы

Создание базовой формулы

Формулы в Excel применяются для выполнения различных математических вычислений и позволяют производить практически
любые расчеты, необходимые для решения поставленных задач.
Кроме того, при построении формулы в Excel используются адреса
ячеек, которые при добавлении в формулу становятся ссылками.
Это означает, что при выполнении расчетов Excel использует (или
ссылается на) числа, введенные в указанные ячейки. В результате,
если числа в ячейках, на которые ссылается формула, изменяются,
Excel автоматически пересчитывает формулу и выдает новый результат. Именно это позволяет Excel создавать различные сценарии «что если», которые будут рассмотрены далее в главе.
Примечание
При использовании формул и ссылок на ячейки Excel автоматически
пересчитывает значения при изменении данных.

Чтобы продемонстрировать создание базовой формулы, мы начнем работу с листом Детализация бюджета, который показан
на рисунке 2.2. Для заполнения этого листа мы введем некоторые данные, а затем создадим несколько формул и функций. Таблица 2.1 содержит определения для каждой категории расходов,
перечисленных в диапазоне A3:A11. При разработке личного бюджета эти категории определяются на основе ваших собственных
трат. Вероятно, у каждого человека могут быть разные категории
или одинаковые категории могут определяться по-разному. Поэтому важно ознакомиться с определениями в таблице 2.1, чтобы понять, как мы определяем эти категории, прежде чем продолжить.
Таблица 2.1. Определения категорий расходов
Категория

Определение

Коммунальные
услуги

Электричество, отопление, вода, домашний телефон, кабельное ТВ, интернет

Мобильная связь

Тарифный план и плата за оборудование

https://liveinternet.club/

Глава 2. Математические вычисления

Категория

Определение

Продукты

Продукты питания

Топливо

Затраты на топливо для автомобиля

Одежда

Одежда, обувь и аксессуары

Страховка

Страховка на арендованное жилье, страховка
на собственное имущество и/или автострахование

Развлечения

Рестораны, походы в кино и театр, вечеринки и т. д.

Отпуск

Расходы на отпуск

Прочие расходы

Любые другие расходы

Рисунок 2.2. Лист Детализация бюджета

https://liveinternet.club/

2.1. Формулы

Суммы, потраченные каждый месяц по каждой категории,
а также суммы, потраченные в прошлом году, уже введены в лист.
Мы напишем формулы для расчета годовых расходов, доли каждой категории в общих расходах, а также процентного изменения по сравнению с прошлым годом.
Первая формула будет рассчитывать значения для столбца Годовые траты. Формула будет построена так, чтобы брать значения
из столбца Ежемесячные траты и умножать их на 12 (количество
месяцев в году). Данные расчеты покажут, сколько денег тратится
в год по каждой категории из столбца A. Поскольку первая категория — Коммунальные услуги, мы начнем с создания формулы
для умножения данных из Ежемесячные траты в ячейке B3 на 12.
Данная формула будет записана в ячейке D3 — ячейка Годовые
траты для категории Коммунальные услуги. Формула будет выглядеть так: =B3*12.
1. Переключитесь на лист Детализация бюджета, если это
необходимо. Щелкните по ячейке D3.
2. Введите знак равенства =. Когда первым символом в ячейке
является знак равенства, Excel понимает, что необходимо
выполнить расчет.
Примечание
Формулы всегда начинаются со знака равенства. Это дает понять Excel,
что содержимое ячейки должно быть вычислено, а не просто отображено
в виде обычного текста или чисел.

3. Введите B3 (или просто нажмите на саму ячейку на таблице). Это добавляет B3 в формулу в качестве ссылки на ячейку.
Excel будет использовать значение, введенное в ячейку B3,
для расчета.
4. Введите символ * (звездочка). Это символ умножения
в Excel. Как показано в таблице 2.2, математические операторы в Excel немного отличаются от тех, что используются
в обычных калькуляторах.
5. Введите число 12. Это умножает значение в ячейке B3 на 12.
В этой формуле используется число (константа), а не ссылка

https://liveinternet.club/

Глава 2. Математические вычисления

на ячейку, потому что оно не меняется — в году всегда
12 месяцев.
6. Нажмите клавишу ENTER. Это действие вводит формулу
в ячейку.
Таблица 2.2. Математические операторы в Excel
Символ

Операция

Сложение

−

Вычитание

Деление

Умножение

Возведение в степень

ПОЧЕМУ?

Используйте ссылки на ячейки
Ссылки на ячейки позволяют Excel автоматически пересчитывать формулы при изменении данных в указанных ячейках. Они также помогают отслеживать, как вычисляются результаты в формуле. Никогда не используйте
калькулятор для ручного расчета и ввода результата
в ячейку — это лишает преимуществ ссылок на ячейки
и возможности проверки формул.
Используйте универсальные константы
При написании формул иногда необходимо использовать универсальные константы — числа, которые
не меняются, например, количество дней в неделе, недель
или месяцев в году и т. д. Например, если вы рассчитываете месячную стоимость, зная годовую, вы всегда делите
на 12, так как в году 12 месяцев. В этом случае используется константа 12, а не ссылка на ячейку, потому что количество месяцев в году неизменно.

https://liveinternet.club/

2.1. Формулы

Рисунок 2.3. Добавление формулы на лист

Рисунок 2.4. Результат формулы для Годовых трат

https://liveinternet.club/

Глава 2. Математические вычисления

Рисунок 2.3 показывает, как формула отображается в ячейке D3
до нажатия клавиши ENTER. Рисунок 2.4 показывает результат
формулы после нажатия ENTER, а также строку формул, где отображается введенная формула.
Годовые траты на Коммунальные услуги составляют $3,000,
потому что формула умножает Ежемесячные траты из ячейки B3
на 12. Если значение в B3 изменится, формула автоматически пересчитает результат.
Относительные ссылки (копирование и вставка формул)

После ввода формулы в лист ее можно скопировать и вставить
в другие ячейки. Например, в ячейке D3 мы рассчитали годовую
сумму расходов для категории Коммунальные услуги, но этот расчет необходимо выполнить и для остальных ячеек в столбце D. Поскольку мы использовали ссылку на ячейку B3 в формуле, Excel автоматически корректирует эту ссылку при копировании и вставке
формулы в другие ячейки столбца. Это называется относительной
адресацией и выполняется следующим образом.
1. Щелкните на ячейку D3.
2. Наведите курсор мыши на маркер заполнения (черный
квадратик в правом нижнем углу ячейки).
3. Когда указатель из белого крестика превратится в черный,
нажмите и перетащите его вниз до ячейки D11. Это вставит
формулу в диапазон ячеек D4:D11.
4. Дважды кликните по ячейке D6. Обратите внимание,
что ссылка в формуле автоматически изменилась на B6.
5. Нажмите клавишу ENTER.
Рисунок 2.5 показывает результаты, добавленные в остальные
ячейки столбца Годовые траты. Для каждой строки формула берет
значение из столбца Ежемесячные траты и умножает его на 12.
В ячейке D6, по которой мы дважды щелкнули, видно, что Excel автоматически заменил исходную ссылку B3 на B6. Это результат относительной адресации: Excel корректирует ссылки на ячейки относительно их исходного положения при вставке в новые ячейки.
В данном примере формула была вставлена в восемь ячеек ниже

https://liveinternet.club/

2.1. Формулы

исходной, поэтому Excel увеличивал номер строки в ссылке на единицу для каждой новой строки.

Рисунок 2.5. Пример относительной ссылки

ПОЧЕМУ?

Используйте относительные ссылки
Относительная адресация — это удобная функция Excel.
При использовании ссылок на ячейки в формуле Excel автоматически корректирует их при вставке в новые ячейки. Без этой функции пришлось бы вручную переписывать
формулу для каждого нового расчета в столбце или строке.
Создание сложных формул (Управление порядком
вычислений)

Следующая формула, которую мы добавим в книгу Личный
бюджет, — это процентное изменение по сравнению с прошлым
годом (столбец F). Эта формула вычисляет разницу между значе-

https://liveinternet.club/

Глава 2. Математические вычисления

ниями Годовые траты текущего года (столбец D) и значениями
в столбце Траты за прошлый год (столбец E) и выражает ее в процентах. Для получения точного результата необходимо контролировать порядок математических операций.
Excel использует стандартный математический порядок операций, определенный в таблице 2.3. При написании сложных формул важно помнить этот порядок, чтобы убедиться, что вычисления выполняются так, как задумано.
Таблица 2.3 показывает стандартный порядок операций
для обычной формулы. Чтобы изменить этот порядок, можно использовать скобки — вычисления внутри них выполняются в первую очередь.
Таблица 2.3. Стандартный порядок математических операций
Символ

Порядок выполнения

()

Вычисления внутри скобок выполняются первыми. Если скобки вложенные, Excel начинает с самых внутренних.

Затем выполняются возведения в степень.

* или /

Далее идут умножение и деление. При нескольких одновременных операциях они выполняются в порядке слева направо.

+ или −

Последними выполняются сложение и вычитание (также слева направо).

Для создания формулы Процент изменения мы будем использоват скобки, чтобы управлять порядком вычислений. Нам
нужно сначала вычислить разницу между значениями, а затем
выполнить деление, поэтому часть формулы с вычитанием мы заключаем в скобки. Формула добавляется следующим образом.
1. Нажмите на ячейку F3 на листе Детализация бюджета.
2. Введите знак равенства =.
3. Введите открывающую скобку (.
4. Щелкните на ячейку D3, чтобы добавить ссылку на данную
ячейку в формулу. При построении формул можно кликать
ячейки вместо ручного ввода.

https://liveinternet.club/

2.1. Формулы

5. Введите знак минуса −.
6. Кликните на ячейку E3, чтобы добавить ее в формулу.
7. Введите закрывающую скобку ).
8. Введите символ деления /.
9. Нажмите на ячейку E3. Это завершает формулу, которая вычисляет процентное изменение между расходами прошлого
и текущего годов (см. рисунок 2.6).
10. Нажмите клавишу ENTER.
11. Кликните на ячейку F3, чтобы активировать ее.
12. Наведите указатель мыши на маркер заполнения.
13. Когда указатель станет черным крестиком, перетащите
его вниз до ячейки F11, чтобы вставить формулу в диапазон
ячеек F4:F11.
Рисунок 2.6 демонстрирует формулу, добавленную на лист Детализация бюджета для расчета процентного изменения расходов. Скобки в этой формуле используются для контроля порядка вычислений. Любые математические операции, заключенные
в скобки, выполняются в первую очередь, до стандартного порядка операций (см. таблицу 2.3). В данном случае, если бы скобки
не были использованы, Excel выдал бы ошибочный результат.

Рисунок 2.6. Добавление формулы процентного изменения

https://liveinternet.club/

Глава 2. Математические вычисления

Рисунок 2.7 показывает результат формулы процентного изменения при удалении скобок. Формула выдает результат — увеличение на 299900%. Поскольку разницы между расходами прошлого года и годовыми тратами нет, правильный результат должен
быть 0%. Однако без скобок Excel следует стандартному порядку операций: сначала делит значение в ячейке E3 на само себя
(3000/3000 = 1), затем вычитает 1 из значения в D3 (3000 − 1 = 2999).
Поскольку ячейка F3 в процентном формате, Excel отображает результат как 299900%.

Рисунок 2.7. Удаление скобок из формулы процентного изменения

КОНТРОЛЬ ДАННЫХ

Логичен ли результат вашей формулы?
Точность результата формулы зависит от ее правильного построения. Всегда проверяйте, соответствует ли вывод формулы данным в вашем листе. Как видно на рисунке 2.7, некорректно составленная формула может дать
неверный результат. В данном случае, поскольку разницы между Годовыми тратами и Тратами за прошлый год
для коммунальных услуг нет, результат должен быть 0%.
Однако из-за отсутствия скобок формула выводит явно
ошибочные результаты.

https://liveinternet.club/

2.1. Формулы

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Формулы
1. Введите знак равенства =.
2. Кликните или введите адрес ячейки. Для констант введите число.
3. Введите математический оператор.
4. Кликните или введите адрес ячейки. Для констант введите число.
5. Используйте скобки для контроля порядка операций.
6. Нажмите ENTER.
Проверка формул

Excel предоставляет инструменты для проверки формул на листе. Например, вместо отображения результатов вычислений можно показать сами формулы. Ниже описано, как это можно сделать.
1. На листе Детализация бюджета перейдите на вкладку
Формулы на ленте.
2. Нажмите кнопку Показать формулы в группе Зави
симости формул. Это отобразит формулы вместо результатов
вычисления.
3. Нажмите данную кнопку снова, чтобы вернуться к отображению результатов.
Также можно включить/отключить данную функцию следующим сочетанием клавиш: удерживая CTRL, нажмите ` (акцент).
Примечание
Если у вас не работает данное сочетание клавиш, то закройте Excel, в текущем языке Windows (справа снизу) установите английский язык и запустите Excel заново.

Рисунок 2.8 демонстрирует лист Детализация бюджета с активированной командой Показать формулы. Эта функция позволяет просматривать все формулы на листе без необходимости проверять каждую ячейку вручную. При активации команды ширина

https://liveinternet.club/

Глава 2. Математические вычисления

столбцов временно увеличивается (на рисунке они были отрегулированы для отображения всех данных) и возвращается к исходной после отключения.

Рисунок 2.8. Режим отображения формул

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Показать формулы
1. Перейдите на вкладку Формулы.
2. Нажмите Показать формулы в группе Зависимости
формул.
3. Нажмите снова, чтобы скрыть формулы.
СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Показать формулы:
● CTRL + `.
●
Mac: CTRL + ` (аналогично).

https://liveinternet.club/

2.1. Формулы

В группе команд Зависимости формул на вкладке Формулы
также доступны инструменты Влияющие ячейки и Зависимые ячейки. Эти команды помогают отслеживать связи между
ячейками:
● Влияющие ячейки — ячейки, значения которых используются в текущей формуле. Команда отображает стрелки от ячеек-источников к активной ячейке.
● Зависимые ячейки — ячейки, которые используют значение активной ячейки в своих формулах. Команда показывает
стрелки от активной ячейки к зависимым.
Пример использования
Для зависимых ячеек
1. Выделите ячейку D3.
2. Нажмите Зависимые ячейки на вкладке Формулы.
3. Появится синяя стрелка, указывающая на ячейку F3 (рисунок 2.9). Это означает, что данные из ячейки D3 используются
в формуле в F3.
4. Нажмите пункт Убрать стрелки в группе команд
Зависимости формул, чтобы скрыть данную стрелку.
Для влияющих ячеек
1. Выделите ячейку F3.
2. Нажмите Влияющие ячейки.
3. Появятся синие точки в ячейках D3 и E3 со стрелкой к F3
(рисунок 2.10), показывая, что эти данные этих ячеек —
источники для формулы в F3.
4. Нажмите Убрать стрелки для очистки листа от появившихся стрелок.
5. Сохраните файл ДЗ1 Личный бюджет.
На рисунке 2.9 показана стрелка Зависимой ячейки на рабочем листе Детализация бюджета. Синяя точка обозначает активированную ячейку. Стрелки указывают, где данная ячейка упоминается в формулах.

https://liveinternet.club/

Глава 2. Математические вычисления

Рисунок 2.9. Пример Зависимой ячейки

На рисунке 2.10 показана работа Влияющих ячеек.
Синие точки — ячейки (D3, E3), состоящие в формуле в активной ячейке (F3). Стрелка направлена к ячейке с формулой.

Рисунок 2.10. Пример Влияющей ячейки

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Зависимые ячейки
1. Выделите ячейку с числом или формулой.
2. Перейдите на вкладку Формулы.
3. Нажмите кнопку Зависимые ячейки в группе Зави
симости формул.
4. Анализируйте стрелки для определения связей данных из ячейки с формулами или функциями.
5. Нажмите Убрать стрелки для очистки листа от появившихся стрелок.

https://liveinternet.club/

2.1. Формулы

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Влияющие ячейки
1. Выделите ячейку с формулой или функцией.
2. Перейдите на вкладку Формулы.
3. Нажмите кнопку Влияющие ячейки.
4. Используйте точки на линии для выявления источников
данных.
5. Нажмите Убрать стрелки для очистки.

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Математические вычисления выполняются через формулы и функции.
● Все формулы начинаются со знака =.
● Используйте ссылки на ячейки, а не конкретные числа, для поддержки сценариев «что если», когда результаты заново пересчитываются при изменении данных
в ячейках.
● Математические операторы в Excel отличаются от тех,
которые используются в обычном калькуляторе (см. таблицу 2.2).
● В формулах используйте только универсальные константы, которые не изменяются (например, 12 месяцев
в году).
● Относительные ссылки автоматически адаптируются при копировании формул, что избавляет от ручного
ввода всех формул заново.
● Скобки контролируют порядок операций при вычислении сложных формул.
● Инструменты проверки формул (Зависимые/Влия
ющие ячейки, Показать формулы) проверяют корректность формул.

https://liveinternet.club/

Глава 2. Математические вычисления

Атрибуция

Адаптировано Мэри Шатц из книги «How to Use Microsoft Excel:
The Careers in Practice Series», адаптировано The Saylor Foundation
без указания авторства по просьбе правообладателя. Лицензия:
CC BY-NC-SA 3.0.

https://liveinternet.club/

2.2. Введение в статистические функции

2.2. Введение в статистические функции
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Использовать функцию СУММ для расчета итогов.
2. Использовать функцию СЧЁТ для подсчета ячеек с числовыми значениями.
3. Использовать функцию СРЗНАЧ для вычисления среднего арифметического значения.
4. Использовать функции МАКС и МИН для нахождения наибольшего и наименьшего значений в диапазоне
ячеек.
5. Научиться копировать и вставлять формулы без применения форматов ячеек.
6. Использовать абсолютные ссылки для расчета процента от общего значения.
7. Научиться задавать многоуровневую последовательность сортировки для наборов данных с повторяющимися значениями или результатами.
Помимо формул еще одним способом выполнения математических вычислений в Excel являются функции. Функции Excel применяют математические операции к группе ячеек в таблице. Например,
функция СУММ используется для сложения значений в диапазоне
ячеек. Функции более эффективны, чем формулы, когда нужно применить математическую операцию для группы ячеек. Если использовать формулу для сложения значений в диапазоне, придется добавлять каждую ячейку в формулу по отдельности. Это может занять
много времени, если нужно сложить значения в нескольких сотнях
ячеек. Однако при использовании функции можно выделить все
ячейки с нужными значениями всего одним действием.
Компоненты функции выглядят следующим образом:
=ИмяФункции(Аргументы)
Функции являются разновидностью формул, поэтому они начинаются со знака равенства. Далее следует имя функции. Спи-

https://liveinternet.club/

100

Глава 2. Математические вычисления

сок часто используемых функций представлен в таблице 2.4. После имени функции идут аргументы, которые всегда заключаются
в круглые скобки. Аргументы — это адреса ячеек и/или значения,
которые будут использоваться в функции. Количество и тип аргументов могут изменяться в зависимости от используемой функции, хотя в данном разделе мы будем работать только с диапазонами ячеек в качестве аргументов. Вот несколько примеров функций
с их аргументами:
● =СУММ(B2:B15) — складывает значения в ячейках с B2 по B15.
● =КОРЕНЬ(A5) — вычисляет квадратный корень значения
в ячейке A5.
● =СЧЁТA(A1:A20) — подсчитывает количество ячеек с числами
в диапазоне A1:A20.
В этом разделе мы добавим в книгу Личный бюджет различные математические функции. Помимо создания функций мы также рассмотрим расчет процента от общего значения и использование абсолютных ссылок.
Таблица 2.4. Часто используемые функции
Функция

Результат

ABS

Абсолютное значение числа (модуль)

СРЗНАЧ

Среднее арифметическое для группы чисел

СЧЁТ

Количество ячеек в диапазоне, содержащих числовые значения

СЧЁТЗ

Количество ячеек в диапазоне, содержащих текст или числа

МАКС

Наибольшее числовое значение в группе чисел

МЕДИАНА

Медиана группы чисел (число, которое находится в середине
упорядоченного ряда). Половина чисел меньше, чем медиана, а другая половина больше.

МИН

Наименьшее числовое значение в группе чисел

МОДА

Число, которое встречается чаще всего в группе чисел

ПРОИЗВЕД

Результат умножения всех значений в диапазоне ячеек

КОРЕНЬ

Положительный квадратный корень числа

СУММ

Сумма всех числовых значений в группе

https://liveinternet.club/

2.2. Введение в статистические функции

101

Важно отметить, что существует несколько способов добавления функции в таблицу, и мы рассмотрим каждый из них в данном разделе:
● Ввод функции непосредственно в ячейку.
● Выбор из списка функций.
● Использование Библиотеки функций на ленте.
● Использование кнопки Вставить функцию.
Функция СУММ

Функция СУММ используется для расчета итогов по диапазону
ячеек или группе выбранных ячеек на листе. В контексте листа Детализация бюджета мы воспользуемся функцией СУММ для расчета итогов в строке 12, начиная с Ежемесячных трат в ячейке
B12. Вот как можно добавить функцию, введя ее в ячейку вручную.
1. Перейдите на лист Детализация бюджета, если это не
обходимо.
2. Выделите ячейку B12.
3. Введите знак равенства =.
4. Введите имя функции СУММ.
5. Введите открывающую скобку (.
6. Кликните на ячейку B3 и протяните до ячейки B11. Это добавит диапазон B3:B11 в функцию.
7. Введите закрывающую скобку ).
8. Нажмите клавишу ENTER. Функция рассчитает общий месячный расход, который составит $1,427.
Рисунок 2.11 показывает вид функции СУММ, добавленной
на лист Детализация бюджета, до нажатия клавиши ENTER.
Как видно на рисунке 2.11, функция СУММ была добавлена
в ячейку B12. Однако она также нужна для расчета итогов в столбцах Годовые траты и Траты за прошлый год. Функцию можно
скопировать и вставить в эти ячейки благодаря относительным
ссылкам. Относительные ссылки работают для функций так же,
как и для формул. Чтобы завершить расчет итогов в строке 12, нужно скопировать и вставить функцию СУММ в ячейки D12 и E12. По-

https://liveinternet.club/

102

Глава 2. Математические вычисления

сле этого, поскольку в D12 и E12 будут итоговые значения, можно
вставить формулу процентного изменения в ячейку F12.

Рисунок 2.11. Добавление функции СУММ на лист Детализация бюджета

1. Выделите ячейку B12 на листе Детализация бюджета.
2. Нажмите кнопку Копировать на вкладке Главная ленты.
3. Выделите ячейки D12 и E12.
4. Нажмите кнопку Вставить на вкладке Главная. Это вставит функцию СУММ в ячейки D12 и E12 и рассчитает итоги
для этих столбцов.
5. Нажмите на ячейку F11.
6. Нажмите кнопку Копировать на вкладке Главная ленты.
7. Кликните по ячейке F12 и нажмите кнопку Вставить
на вкладке Главная ленты.
Рисунок 2.12 показывает результаты функции СУММ, добавленной в ячейки B12, D12 и E12. Кроме того, формула процентного
изменения была скопирована и вставлена в ячейку F12. Обратите внимание, что в этой версии бюджета планируется увеличение
расходов по сравнению с прошлым годом.

https://liveinternet.club/

2.2. Введение в статистические функции

Рисунок 2.12. Результаты функции СУММ
на листе Детализация бюджета

КОНТРОЛЬ ДАННЫХ

Диапазоны ячеек в функциях
Если вы используете функцию для диапазона ячеек,
убедитесь, что в аргументах указаны две ячейки, разделенные двоеточием, а не точкой с запятой. Если ввести две
ячейки через точку с запятой, функция рассчитает только эти две ячейки, а не весь диапазон. Например, функция
СУММ, показанная на рисунке 2.13, сложит только значения в ячейках C3 и C11, а не диапазон C3:C11.

https://liveinternet.club/

103

104

Глава 2. Математические вычисления

Рисунок 2.13. Функция СУММ, складывающая две ячейки

Функция СЧЁТ

Файл данных: продолжаем работу с ДЗ1 Личный Бюджет.
Следующая функция, которую мы добавим на лист Детализация бюджета, — это функция СЧЁТ. Функция СЧЁТ используется
для определения количества ячеек в диапазоне, содержащих числовые значения. Функция СЧЁТ не подходит для подсчета текстовых или других нечисловых значений. Если вам нужно подсчитать
текст отдельно или вместе с числовыми значениями, используйте
функцию СЧЁТЗ. Для листа Детализация бюджета мы применим
функцию СЧЁТ, чтобы подсчитать количество позиций в столбце
Годовые траты (столбец D). Ниже описано, как добавить функцию
СЧЁТ на лист, выбрав ее из списка функций.
1. Щелкните на ячейку D13.
2. Введите знак равенства =.
3. Введите букву C (чтобы начать ввод названия функции).
4. Нажмите стрелку вниз на полосе прокрутки списка функ
ций или прокрутите колесиком мыши (см. рисунок 2.14)
и найдите слово СЧЁТ.

https://liveinternet.club/

2.2. Введение в статистические функции

105

Пользователи Mac могут прокрутить список вниз
с помощью тачпада или мыши, чтобы найти СЧЁТ.
5. Дважды нажмите на слово СЧЁТ в списке функций.
Пользователи Mac должны щелкнуть слово СЧЁТ один
раз — не дважды.
6. Выделите диапазон ячеек D3:D11.
7. Вы можете ввести закрывающую скобку ) и затем
нажать клавишу ENTER или просто нажать ENTER, и Excel
автоматически закроет функцию. Функция вернет результат 9,
так как в таблице в данном диапазоне 9 подходящих позиций.
Рисунок 2.14 показывает окно списка функций, которое появляется после выполнения шагов 2 и 3 для функции СЧЁТ. Список функций предоставляет альтернативный способ добавления
функции на лист.

Рисунок 2.14. Использование списка функций
для добавления функции СЧЁТ

https://liveinternet.club/

106

Глава 2. Математические вычисления

Рисунок 2.15 демонстрирует результат функции СЧЁТ после нажатия клавиши ENTER. Функция подсчитывает количество ячеек
в диапазоне D3:D11, содержащих числовые значения. Результат 9
означает, что в бюджете рассчитываются 9 категорий.

Рисунок 2.15. Завершенная функция СЧЁТ на листе Детализация бюджета

Функция СРЗНАЧ

Следующая функция, которую мы добавим на лист Детализация бюджета, — это функция СРЗНАЧ. Она используется для вычисления среднего арифметического группы чисел. На листе Детализация бюджета мы применим ее для расчета среднего значения
в столбце Годовые траты. Мы добавим ее с помощью библиотеки
функций на вкладке Формулы ленты инструментов. Вот как это
сделать.
1. Щелкните по ячейке D14 на листе Детализация бюджета.
2. Перейдите на вкладку Формулы на ленте инструментов.
3. Нажмите кнопку Другие функции в группе команд
Библиотека функций.

https://liveinternet.club/

2.2. Введение в статистические функции

107

4. Наведите курсор мыши на пункт Статистические в вы
падающем списке.
5. Кликните по названию функции СРЗНАЧ в списке (см. рису
нок 2.16). Откроется диалоговое окно Аргументы функции.
6. Нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно в окне
Аргументы функции (см. рисунок 2.17).
Пользователи Mac могут не увидеть кнопку Свернуть.
Просто выделите диапазон и нажмите Enter.
7. Выделите диапазон ячеек D3:D11.
8. Нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно (см. рису
нок 2.18) или нажмите ENTER для того же результата.
9. Нажмите кнопку OK в диалоговом окне Аргументы функции, чтобы добавить функцию СРЗНАЧ на лист.
Пользователи Mac должны нажать кнопку Готово.
Рисунок 2.16 иллюстрирует выбор функции СРЗНАЧ из библиотеки функций во вкладке Формулы ленты инструментов.

Рисунок 2.16. Выбор функции СРЗНАЧ из библиотеки функций

https://liveinternet.club/

108

Глава 2. Математические вычисления

Рисунок 2.17 показывает диалоговое окно Аргументы функции, которое появляется после выбора функции из библиотеки.
Кнопка Свернуть диалоговое окно скрывает его, чтобы можно
было выделить диапазон ячеек в таблице и добавить в функцию.

Рисунок 2.17. Диалоговое окно Аргументы функции

Рисунок 2.18 демонстрирует выбор диапазона ячеек из свернутого диалогового окна Аргументы функции.

Рисунок 2.18. Выбор диапазона из диалогового окна Аргументы функции

https://liveinternet.club/

2.2. Введение в статистические функции

109

Рисунок 2.19 отображает диалоговое окно Аргументы функции после определения диапазона для функции СРЗНАЧ. Окно показывает результат функции до ее добавления в ячейку, что позволяет проверить корректность вычислений.

Рисунок 2.19. Диалоговое окно Аргументы функции
после определения диапазона

Рисунок 2.20. Посчитанная функция СРЗНАЧ

https://liveinternet.club/

110

Глава 2. Математические вычисления

Рисунок 2.20 показывает уже посчитанную функцию СРЗНАЧ
на листе Детализация бюджета. Результат функции указывает,
что в среднем мы планируем тратить $1,903 на каждую категорию,
перечисленную в столбце A бюджета. Это среднее значение можно
использовать для анализа категорий, расходы на которые превышают или не достигают среднего уровня.
Функции МАКС и МИН

Файл данных: продолжаем работу с ДЗ1 Личный Бюджет.
Последние две статистические функции, которые мы добавим
на лист Детализация бюджета, — это МАКС и МИН. Эти функции
определяют наибольшее и наименьшее значения в диапазоне ячеек. Ниже описано, как добавить их на лист Детализация бюджета
с помощью кнопки Вставить функцию.
1. Кликните по ячейке D15 на листе Детализация бюджета.
2. Нажмите кнопку Вставить функцию на вкладке Формулы
ленты инструментов (см. рисунок 2.21).

Рисунок 2.21. Кнопка Вставить функцию на вкладке Формулы

3. Откроется диалоговое окно Вставка функции. Введите слово МИН в поисковой строке и нажмите кнопку Найти (см. рисунок 2.22).
4. Дважды щелкните по функции МИН в списке. Откроется
диалоговое окно Аргументы функции.
5. Нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно в окне
Аргументы функции.
6. Выделите диапазон ячеек D3:D11.
7. Нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно.

https://liveinternet.club/

2.2. Введение в статистические функции

111

Рисунок 2.22. Диалоговое окно Вставка функции

8. Нажмите кнопку OK в диалоговом окне Аргументы функции.
Это добавит функцию МИН на лист (см. рисунок 2.23).

Рисунок 2.23. Функция МИН, добавленная на лист Детализация бюджета

https://liveinternet.club/

112

Глава 2. Математические вычисления

9. Нажмите на ячейку D16.
10. Повторите шаги 2–8 (используя МАКС вместо МИН), чтобы добавить функцию МАКС на лист (см. рисунок 2.24).

Рисунок 2.24. Функция МАКС, добавленная
на лист Детализация бюджета

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Ввод функции вручную или выбор из списка функций
1. Введите знак равенства =.
2. Введите название функции и открывающую скобку (
или дважды щелкните название функции в списке.
3. Выделите диапазон ячеек или укажите отдельные
ячейки через запятую.
4. Введите закрывающую скобку ) и нажмите ENTER
или просто нажмите ENTER, чтобы завершить функцию.

https://liveinternet.club/

2.2. Введение в статистические функции

113

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Добавление функции с помощью ленты
1. На вкладке Формулы выберите нужную категорию
в Библиотеке функций и щелкните нужную функцию
в списке.
2. В диалоговом окне функции нажмите Свернуть
диалоговое окно и выделите диапазон ячеек.
3. Нажмите Развернуть диалоговое окно, затем клик
ните на кнопку OK в окне Аргументы функции.
Добавление (и поиск) функции с помощью кнопки
Вставить функцию
1. На вкладке Формулы нажмите Вставить функцию,
найдите нужную функцию и дважды щелкните по ней
в списке.
2. В диалоговом окне функции нажмите Свернуть диалоговое окно и выделите диапазон ячеек.
3. Нажмите Развернуть диалоговое окно, затем кликните на кнопку OK в окне Аргументы функции.
Копирование и вставка формул (без форматирования)

Файл данных: продолжаем работу с ДЗ1 Личный Бюджет.
Как показано на рисунке 2.24, функции СЧЁТ, СРЗНАЧ, МИН
и МАКС анализируют данные в столбце Годовые траты. Также
можно заметить, что есть место для копирования и вставки данных функций под столбцом Траты за прошлый год. Это позволит
сравнить прошлогодние расходы с запланированными на текущий год. Обычно мы просто скопировали бы и вставили эти функции в диапазон E14:E16. Однако вы могли обратить внимание
на толстую границу вокруг диапазона D13:E16. Если использовать
стандартную команду Вставить, толстая линия справа будет заменена на тонкую. Поэтому мы воспользуемся специальной командой Вставить, чтобы перенести только формулы без форматирования. Порядок действий будет следующим.

https://liveinternet.club/

114

Глава 2. Математические вычисления

1. Выделите диапазон ячеек D14:D16 на листе Детализация
бюджета.
2. Нажмите кнопку Копировать на вкладке Главная ленты.
3. Щелкните на ячейку E14.
4. Нажмите на стрелку вниз под кнопкой Вставить на вкладке
Главная.
5. Выберите вариант Формулы из выпадающего списка
(см. рисунок 2.25).
Рисунок 2.25 демонстрирует список способов вставки, появляющихся при нажатии стрелки под кнопкой Вставить. Важно, что перед выбором можно навести курсор мыши на вариант
вставки и увидеть предварительный результат в таблице. При наведении на кнопку Формулы видно, что толстая граница не изменяется — поэтому выбираем именно эту опцию, а не стандартную
вставку.

Рисунок 2.25. Способы вставки формулы

https://liveinternet.club/

2.2. Введение в статистические функции

115

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Вставка формул без форматирования
1. Выберите ячейку с формулой или функцией.
2. Нажмите Копировать на вкладке Главная.
3. Выберите ячейку или диапазон, куда нужно вставить
формулу.
4. Нажмите на стрелку вниз под кнопкой Вставить
на вкладке Главная.
5. Выберите вариант Формулы в группе Способы вставки.
Абсолютные ссылки (Вычисление процента от общей суммы)

Файл данных: продолжаем работу с ДЗ1 Личный Бюджет.
Для более детального анализа бюджета необходимо определить, какой процент от общих ежемесячных расходов приходится
на каждую категорию. Поскольку итоговые значения уже добавлены в строку 12 листа Детализация бюджета, расчет процента
от общей суммы можно добавить в столбец C, начиная с ячейки
C3. Формула процента от общей суммы показывает долю каждого значения из столбца Ежемесячные траты относительно итога
в ячейке B12. Однако после создания формулы потребуется отключить функцию относительных ссылок Excel перед копированием
формулы в остальные ячейки столбца. Это можно осуществить
с помощью абсолютной ссылки.
Для начала создадим формулу, которая делит значение в B3
на общую сумму ежемесячных расходов в B12.
1. Щелкните по ячейке C3 на листе Детализация бюджета.
2. Введите знак равенства =.
3. Нажмите на ячейку B3.
4. Введите символ деления /.
5. Кликните на ячейку B12.
6. Нажмите клавишу ENTER. Вы увидите, что расходы
на Коммунальные услуги составляют около 17,5% от общего
ежемесячного бюджета (см. рисунок 2.26).

https://liveinternet.club/

116

Глава 2. Математические вычисления

Рисунок 2.26. Добавление формулы
для расчета процента от общей суммы

На рисунке 2.26 показана уже готовая формула, которая вычисляет долю расходов на Коммунальные услуги от Ежемесячных
трат (ячейка C3).
Обычно мы скопировали бы данную формулу и вставили ее
в диапазон C4:C11. Однако из-за относительных ссылок Excel автоматически увеличивает номера строк при вставке. Это корректно
для первой ссылки (B3 → B4), но недопустимо для второй (B12 →
B13), так как ячейка B13 пуста.
Рисунок 2.27 демонстрирует ошибку #ДЕЛ/0!, возникающую
при копировании формулы без изменений. Эта ошибка означает
попытку деления на ноль, что является недопустимым. В ячейке
C4 видно, что ссылка на B12 изменилась на B13, что привело к некорректному расчету.

https://liveinternet.club/

2.2. Введение в статистические функции

117

Рисунок 2.27. Ошибка #ДЕЛ/0! из-за относительных ссылок

Чтобы устранить ошибку, необходимо в формуле сделать ссылку на ячейку B12 абсолютной. Абсолютная ссылка фиксирует адрес
ячейки, предотвращая его изменение при копировании. Она обозначается символом $ перед буквой столбца и номером строки (например $A$15).
Примечание
$A$15 — пример абсолютной ссылки.

Модифицируем существующую формулу в C3, чтобы сделать ссылку на ячейку B12 абсолютной. Ниже объясняется, как это сделать.
1. Дважды кликните по ячейке C3.
2. Установите курсор мыши перед ссылкой B12 (перед буквой B).
3. Нажмите клавишу F4. Появятся символы $, и ссылка примет вид $B$12. Можно ввести $ перед буквой B и номером
строки 12 вручную, но F4 — более удобный способ. Итоговая
формула должна выглядеть следующим образом: =B3/$B$12.

https://liveinternet.club/

118

Глава 2. Математические вычисления

Пользователи Mac: Если F4 не работает, проверьте настройки клавиатуры:
● Нажмите значок Apple → Системные настройки →
Клавиатура.
● Убедитесь, что чекбокс напротив «Использовать клавиши
F1, F2 и т. д. как стандартные функциональные клавиши»
активен.
4. Нажмите клавишу ENTER.
5. Скопируйте формулу из ячейки C3 и вставьте в диапазон
C4:C11 с помощью маркера заполнения или команд Копи
ровать / Вставить.
Рисунок 2.28 показывает исправленную формулу с абсолютной ссылкой. Обратите внимание, что теперь в ячейке C4 ссылка
на $B$12 остается неизменной, ошибки деления на ноль устранены, а проценты рассчитываются корректно.

Рисунок 2.28. Добавление абсолютной ссылки в формулу

https://liveinternet.club/

2.2. Введение в статистические функции

119

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Абсолютные ссылки
1. Установите курсор мыши в формуле перед буквой
столбца в ссылке, которую нужно зафиксировать.
2. Нажмите F4 или введите $ перед буквой столбца
и номером строки (например $A$1).
Сортировка данных (многоуровневая)

Файл данных: продолжаем работу с ДЗ1 Личный Бюджет.
На листе Детализация бюджета (см. рисунок 2.28) теперь отображаются результаты расчетов, выполненных с помощью формул и функций. Эти данные позволяют анализировать бюджетные
расходы и выявлять проблемы в финансовой сфере. Прежде чем
делать выводы, отсортируем данные по столбцу Процент от общего. Сортировка — мощный инструмент для анализа ключевых
тенденций в любом наборе данных. В дальнейшем будет более
подробный разбор функции сортировки.
Для листа Детализация бюджета установим несколько уровней для порядка сортировки. Сначала мы будем сортировать
по проценту от общей суммы, а затем по сумме расходов за последний год. Сначала Excel отсортирует элементы по проценту от общей суммы, а затем все элементы с одинаковым процентом от общей суммы будут отсортированы по сумме расходов за последний
год. Это можно осуществить с помощью следующих шагов.
1. Выделите диапазон ячеек A2:F11.
2. Перейдите на вкладку Данные в ленте.
3. Нажмите кнопку Сортировка в группе Сортировка
и фильтр. Откроется диалоговое окно (рисунок 2.29).
4. Нажмите на стрелку вниз рядом с полем Сортировать по,
а затем в выпадающем списке выберите Процент от общего.
5. Нажмите на стрелку вниз рядом с полем Порядок и выберите вариант По убыванию.
Mac — значок +
6. Нажмите кнопку Добавить уровень (
в нижнем левом углу).

https://liveinternet.club/

120

Глава 2. Математические вычисления

7. Кликните на стрелку вниз рядом с новым полем Затем
по выберите Траты за прошлый год.
8. Оставьте порядок По возрастанию.
9. Нажмите кнопку OK.
10. Сохраните файл ДЗ1 Личный Бюджет.

Рисунок 2.29. Диалоговое окно Сортировка

Рисунок 2.30. Лист Детализация бюджета после сортировки

https://liveinternet.club/

2.2. Введение в статистические функции

121

Рисунок 2.30 показывает лист Детализация бюджета после
сортировки. Обратите внимание на три одинаковых значения
в столбце Процент от общего (7,01%). Благодаря второму уровню
сортировки эти строки упорядочены по возрастанию по столбцу
Траты за прошлый год. Excel предоставляет возможность установить столько уровней сортировки, сколько необходимо для данных, содержащихся в рабочем листе.
ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Многоуровневая сортировка данных
1. Выделите диапазон ячеек для сортировки.
2. Перейдите на вкладку Данные.
3. Нажмите кнопку Сортировка в группе Сортировка
и фильтр.
4. В диалоговом окне выберите столбец для первого
уровня (Сортировать по).
5. Задайте порядок сортировки.
6. Нажмите Добавить уровень для второго критерия.
7. Повторите шаги 4–5 для новых уровней.
8. Нажмите OK.
КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Статистические функции (например, СУММ, СРЗНАЧ)
упрощают массовые вычисления по диапазонам ячеек.
● Для абсолютных ссылок используйте символ $ (например $A$1), чтобы зафиксировать адрес ячейки
при копировании.
● Ошибка #ДЕЛ/0! возникает при делении на ноль.
● Опция Вставить формулы сохраняет исходное форматирование ячеек.
● Многоуровневая сортировка необходима при работе
с повторяющимися значениями.

https://liveinternet.club/

122

Глава 2. Математические вычисления

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Многоуровневая сортировка необходима при работе
с повторяющимися значениями.
● Статистические функции используются, когда требуется
выполнить математические вычисления для диапазона
ячеек, например, суммировать значения в нескольких
ячейках. Для таких вычислений функции предпочтительнее формул, поскольку добавление в формулу множества ячеек по одной может занять много времени.
● Статистические функции можно создавать с помощью
диапазонов ячеек или выбранных ячеек, разделенных
точкой с запятой. При применении статистической функции к диапазону ячеек обязательно используйте двоеточие как разделитель между двумя границами диапазона.
● Чтобы Excel не изменял ссылки на ячейки в формуле
или функции при их вставке в новое место ячейки, необходимо использовать абсолютную ссылку. Для этого
перед буквой столбца и номером строки ссылки на ячейку ставится знак доллара ($).
● Ошибка #ДЕЛ/0 возникает при создании формулы, которая пытается разделить константу или значение в ссылке на ноль.
● Параметр Вставить формулы используется, когда необходимо вставить формулы без обработки форматирования в ячейки.
● При сортировке данных, содержащих несколько дублирующихся значений, необходимо задать несколько
уровней, или столбцов, в диалоговом окне Сортировка.
Атрибуция

Адаптировано Мэри Шатц из книги «How to Use Microsoft Excel: The
Careers in Practice Series», адаптировано The Saylor Foundation без указания авторства по просьбе правообладателя. Лицензия: CC BY-NC-SA 3.0.

https://liveinternet.club/

123

2.3. Финансовые функции

2.3. Финансовые функции
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Понимать основы кредитования.
2. Использовать функцию ПЛТ для расчета ежемесячных
платежей по автокредиту.
3. Использовать функцию ПЛТ для расчета ежемесячных
ипотечных платежей с учетом первоначального взноса.
4. Научиться анализировать данные в книге, используя
связи между листами для создания сводного листа.

В этом разделе мы продолжим работу над книгой Личный Бюджет. Важные элементы, которые отсутствуют в листе Детализация бюджета, — это платежи за авто или жилье. В этом разделе
демонстрируются функции Excel, используемые для расчета платежей по кредиту на автомобиль и ипотеке на дом.
Основы кредитов и лизинга

Одна из функций, которую мы добавим в книгу Личный Бюджет, — это функция ПЛТ. Она рассчитывает платежи, необходимые для погашения кредита. Однако прежде чем демонстрировать
данную функцию важно рассмотреть несколько основных понятий, связанных с кредитами.
Кредит — это договорное соглашение, по которому деньги
берутся у кредитора и возвращаются в течение определенного
периода времени. Сумма денег, взятая у кредитора, называется
основной суммой кредита. Заемщик (дебитор) обычно обязан
выплатить основную сумму кредита плюс проценты. Кредит
на покупку дома называется ипотекой. Это связано с тем, что покупаемый дом также служит залогом для обеспечения выплат. Другими словами, банк может забрать ваш дом, если вы не будете вносить платежи. Как показано в таблице 2.5, существует несколько
ключевых терминов, связанных с кредитами.

https://liveinternet.club/

124

Глава 2. Математические вычисления

Таблица 2.5. Ключевые термины по кредитам
Термин

Определение

Залог

Любой ценный предмет, используемый для обеспечения кредита и гарантии выплат кредитору.

Первоначальный взнос

Сумма наличных, уплаченных за покупку дома. Если вы
вносите 20%, это означает, что 20% стоимости дома оплачиваются наличными, а остальное берется в кредит.

Процентная
ставка

Проценты, взимаемые с заемщика (дебитора) как плата
за пользование деньгами.

Ипотека

Кредит, при котором имущество выступает в качестве
залога.

Сумма кредита

Сумма денег, которая была взята в кредит.

Остаточная
стоимость

Предполагаемая цена продажи транспортного средства
в будущем.

Срок

Время, отведенное на погашение кредита.

Рисунок 2.31 показывает пример таблицы амортизации кредита. Кредитор по закону обязан предоставить заемщику такую таблицу при заключении кредитного договора.

Рисунок 2.31.
Пример таблицы
Амортизация
кредита

https://liveinternet.club/

2.3. Финансовые функции

125

В таблице на рисунке показано, как работали бы платежи
по кредиту, если бы вы взяли 100 000 долларов у кредитора и согласились вернуть их в течение 10 лет под 5% годовых. Вы заметите, что при каждом платеже вы платите банку проценты и часть
основной суммы. С каждым годом сумма процентов, уплачиваемых банку, уменьшается, а сумма, идущая на погашение основной
суммы, увеличивается. Это происходит потому, что банк начисляет проценты на непогашенную часть основной суммы. По мере
погашения основной суммы проценты начисляются на меньшую
сумму, что снижает ваши процентные расходы. Наконец, рисунок
показывает, что сумма значений в столбце Процентный платеж
составляет 29 505 долларов. Это стоимость заимствования этих денег в течение 10 лет. Действительно, брать деньги в долг — не бесплатно. Важно отметить, что для упрощения этого примера платежи рассчитывались на ежегодной основе, однако большинство
кредитных платежей вносятся ежемесячно.
Функция ПЛТ (Платеж) для кредитов

Файл данных: продолжаем работу с ДЗ1 Личный Бюджет.
Если у вас есть дом, ипотечные платежи являются важной
частью вашего семейного бюджета. Если вы планируете купить
дом, четкое понимание ваших ежемесячных платежей критически важно для поддержания устойчивого финансового состояния. В Excel ипотечные платежи удобно рассчитываются
с помощью функции ПЛТ (платеж). Эта функция сложнее, чем
статистические функции, рассмотренные в разделе 2.2. В статистических функциях требуется указать только диапазон ячеек
или выбранные ячейки в скобках функции, которые также известны как аргументы. В функции ПЛТ необходимо четко определить порядок аргументов, чтобы функция выдавала правильный результат. В таблице 2.6 перечислены аргументы функции
ПЛТ. Перед изучением аргументов функции ПЛТ полезно еще
раз просмотреть ключевые термины по кредитам из табли
цы 2.5.

https://liveinternet.club/

126

Глава 2. Математические вычисления

Таблица 2.6. Аргументы функции ПЛТ
Аргумент

Определение

Ставка

Это процентная ставка, которую кредитор взимает с заемщика.
Обычно ставка указывается в годовом выражении, поэтому ее
нужно разделить на 12, если вы рассчитываете ежемесячные
платежи.

Кпер

Буквы аргумента означают количество периодов. Это срок кредита — время, отведенное на погашение. Обычно указывается
в годах, поэтому годы нужно умножить на 12, если вы рассчитываете ежемесячные платежи.

Пс

Буквы аргумента означают текущую стоимость. Это основная
сумма кредита или сумма заемных средств.

[Бс]

Буквы аргумента означают будущую стоимость. Квадратные
скобки вокруг аргумента указывают, что его не всегда нужно
определять. Он используется, если в конце срока кредита будет произведен единовременный платеж. Также применяется
для остаточной стоимости лизинга. Если аргумент не определен, Excel предполагает, что он равен нулю.

[Тип]

Этот аргумент может быть определен как 1 или 0. Число 1 используется, если платежи вносятся в начале каждого периода. 0 — если платежи вносятся в конце каждого периода. Аргумент заключен в скобки, потому что его не нужно определять,
если платежи вносятся в конце каждого периода. Тогда Excel
автоматически предполагает, что этот аргумент равен 0, если
он не определен.

По умолчанию результат функции ПЛТ в Excel отображается
как отрицательное число. Это связано с тем, что он представляет собой исходящий платеж. При внесении ипотечного платежа
или платежа за автомобиль вы тратите деньги из своего кармана
или банковского счета. В зависимости от типа работы ваш работодатель может попросить вас оставить платежи отрицательными или, наоборот, отформатировать их как положительные числа.
В следующих заданиях платежи, рассчитанные с помощью функции ПЛТ, будут преобразованы в положительные числа для удобства работы. Для этого необходимо будет поставить знак минуса
между знаком равенства и названием функции ПЛТ.

https://liveinternet.club/

2.3. Финансовые функции

127

Сначала мы будем использовать функцию ПЛТ в книге Личный
Бюджет для расчета ежемесячных платежей по автокредиту. Эти
расчеты будут выполнены на листе Платежи по займам, а затем
отображены на листе Сводный бюджет через ссылку на ячейку.
До сих пор мы демонстрировали несколько способов добавления
функций на лист. При работе с более сложными функциями, такими как ПЛТ, проще всего использовать диалоговое окно Вставка
функции.
Помните, что по возможности следует использовать ссылки
на ячейки для аргументов функции ПЛТ. Это позволит вам легко
изменять условия кредита, например, снизить процентную ставку или выбрать более дорогой автомобиль, и автоматически пересчитывать платеж.
Примечание
Использование ссылок на ячейки для аргументов обеспечивает большую
гибкость при моделировании различных сценариев.

Следующие шаги используют команду Вставить функцию, рассмотренную в разделе 2.2, для добавления функции ПЛТ.
1. Перейдите на лист Платежи по займам.
2. Кликните на ячейку B5.
3. Перейдите на вкладку Формулы на ленте.
4. Нажмите кнопку Вставить функцию, чтобы открыть
диалоговое окно Вставка функции.
5. Введите платеж для займа в поле поиска и нажмите Найти.
В Excel для Mac поле поиска отличается от поля Поиск
функции. Пользователям Mac необходимо ввести: ПЛТ в поле
поиска, а затем нажать Enter.
6. Дважды щелкните на вариант ПЛТ в поле Выберите функцию. Откроется диалоговое окно Аргументы функции.
7. Переместите диалоговое окно Аргументы функции так,
чтобы видеть ячейки листа, которые необходимо будет использовать в функции. Ориентируйтесь на рисунок 2.32, где показано завершенное диалоговое окно, выполняя следующие шаги.

https://liveinternet.club/

128

Глава 2. Математические вычисления

8. Нажмите на поле аргумента Ставка в диалоговом окне, затем кликните на ячейку B3 на листе. Это добавит B3 (годовую
процентную ставку) в аргумент Ставка.
9. Введите символ деления /.
10. Введите число 12. Поскольку наша цель — рассчитать
ежемесячные платежи по кредиту, необходимо разделить
годовую ставку на 12, чтобы преобразовать ее в месячную.
11. Нажмите на поле аргумента Кпер (или используйте клавишу Tab), затем кликните по ячейке B4 на листе. Это добавит
B4 (количество лет для погашения кредита) в аргумент Кпер.
12. Введите символ умножения *.
13. Введите число 12. Поскольку мы рассчитываем ежемесячные платежи, нужно умножить срок кредита в годах на 12,
чтобы преобразовать его в месяцы.
14. Нажмите на поле аргумента Пс (или используйте клавишу Tab), затем щелкните ячейку B2 на листе. Это добавит B2
(сумму кредита) в аргумент Пс.
15. Теперь вы увидите, что аргументы Ставка, Кпер и Пс определены для функции (см. рисунок 2.32).
16. Нажмите кнопку ОК в нижней части диалогового окна
Аргументы функции. Функция будет добавлена на лист.
Поскольку мы не вносим единовременных платежей в конце срока кредита, нет необходимости определять аргумент
Бс. Также предположим, что ежемесячные платежи вносятся
в конце каждого месяца, поэтому аргумент Тип также не требует данных.
17. Обратите внимание, что результат формулы в ячейке B5
отображается как отрицательное число (см. рисунок 2.33).
Чтобы исправить это, дважды нажмите на ячейку B5 и введите знак минуса между знаком равенства и буквами ПЛТ в формуле (см. рисунок 2.34).
18. Готовая формула в ячейке B5 должна выглядеть так:
=-ПЛТ(B3/12;B4*12;B2).
Рисунок 2.32 показывает заполненное диалоговое окно Аргументы функции для функции ПЛТ. Обратите внимание, что в диа-

https://liveinternet.club/

2.3. Финансовые функции

129

логовом окне отображаются значения аргументов Ставка и Кпер.
Ставка делится на 12 для преобразования годовой процентной
ставки в месячную. Аргумент Кпер умножается на 12 для прео
бразования срока кредита в месяцы. Кроме того, диалоговое окно
предоставляет описание каждого аргумента, которое появляется
при щелчке на поле ввода.

Рисунок 2.32. Диалоговое окно Аргументы функции для функции ПЛТ

Рисунок 2.33. Результат функции ПЛТ в виде отрицательного числа

https://liveinternet.club/

130

Глава 2. Математические вычисления

Рисунок 2.34. Функция ПЛТ, измененная для отображения
положительного результата

СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Вставка функции:
● Удерживайте клавишу SHIFT и нажмите F3.
Диалоговое окно Аргументы функции:
● После ввода знака равенства = и имени функции в ячейку удерживайте клавишу CTRL и нажмите букву A
на клавиатуре.

КОНТРОЛЬ ДАННЫХ

Сопоставимые аргументы функции ПЛТ
При использовании функций, таких как ПЛТ, убедитесь,
что аргументы выражены в сопоставимых единицах. Например, если вы рассчитываете ежемесячные платежи
по кредиту, убедитесь, что оба аргумента Ставка и Кпер выражены в месяцах. Функция выдаст ошибочный результат,
если один аргумент указан в годах, а другой — в месяцах.

https://liveinternet.club/

2.3. Финансовые функции

131

Функция ПЛТ при наличии первоначального взноса

Помимо расчета платежей по автокредиту функция ПЛТ будет использоваться в книге Личный бюджет для расчета ипотечных платежей за дом. Данные по ипотечным платежам также находятся на листе Платежи по займам. В отличие от автокредита,
при ипотеке предусмотрен первоначальный взнос. Первоначальный взнос по ипотеке обычно представляет собой некоторый процент от стоимости дома, который выплачивается авансом и уменьшает сумму самого кредита. Необходимо рассчитать как сумму
первоначального взноса, так и новую сумму кредита с помощью
формул. Хотя в примере с автокредитом мы не использовали первоначальный взнос, его наличие при покупке автомобиля также
является распространенной практикой.
Напишите формулы для расчета суммы первоначального взноса и новой суммы кредита, выполнив следующие шаги.
1. Кликните на ячейку B11.
2. Введите формулу =B9*B10. Это позволит рассчитать 20%
от стоимости дома.
3. Щелкните ячейку B12. Введите формулу =B9-B11. Это
вычтет сумму первоначального взноса из стоимости дома
(см. рисунок 2.35 для отображения формул и рисунок 2.36
для результатов расчетов).

Рисунок 2.35. Режим отображения формул

https://liveinternet.club/

132

Глава 2. Математические вычисления

Рисунок 2.36. Результаты расчетов суммы первоначального взноса
и скорректированной суммы кредита

Теперь, когда у нас есть скорректированная сумма кредита
в ячейке B12, мы можем использовать функцию ПЛТ, следуя тому
же процессу, что и для автокредита.
1. Нажмите на ячейку B15.
2. Перейдите на вкладку Формулы на ленте.
3. Нажмите кнопку Вставить функцию, чтобы открыть
диалоговое окно Вставка функции.
4. Введите ПЛТ в поле поиска и нажмите Найти.
5. Дважды щелкните на вариант ПЛТ в поле Выберите
функцию. Откроется диалоговое окно Аргументы функции.
6. Введите следующие аргументы (см. рисунок 2.37):
● Ставка: B13/12 → разделите на 12, чтобы преобразовать годовую ставку в месячную.
● Кпер: B14*12 → умножьте на 12, чтобы преобразовать количество лет в количество месяцев.
● Пс: B12 → это ячейка с фактической суммой кредита,
а не стоимостью дома.
7. Нажмите ОК в диалоговом окне Аргументы функции.
8. Измените формулу в ячейке B15, чтобы результат отображался как положительное число. Не забудьте ввести знак минуса между знаком равенства и буквами ПЛТ.
9. В результате в ячейке B15 должна быть следующая
функция: =-ПЛТ(B13/12;B14*12;B12), а результат должен составлять 708,60 $ (см. рисунок 2.38).

https://liveinternet.club/

133

2.3. Финансовые функции

Рисунок 2.37 показывает, как должно выглядеть готовое диалоговое окно Аргументы функции для функции ПЛТ по ипотеке
перед нажатием кнопки ОК.

Рисунок 2.37. Диалоговое окно Аргументы функции
для расчета ипотечного платежа с помощью функции ПЛТ

Рисунок 2.38 показывает результат функции ПЛТ для ипотеки.
Ежемесячные платежи по этой ипотеке составляют 708,60 $. Этот
ежемесячный платеж позже будет отображаться на листе Сводный бюджет.

Рисунок 2.38. Расчет
ежемесячного
ипотечного платежа

https://liveinternet.club/

134

Глава 2. Математические вычисления

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Функция ПЛТ
1. Введите знак равенства =.
2. Введите буквы ПЛТ, за которыми следует открывающая скобка, или дважды щелкните название функции
в списке функций.
3. Определите аргумент Ставка, указав ячейку с процентной ставкой, взимаемой кредитором. Если ставка
указана как годовая, разделите ее на 12, чтобы преобразовать в месячную.
4. Определите аргумент Кпер, указав ячейку со сроком
погашения кредита. Если срок указан в годах, умножьте
его на 12, чтобы преобразовать в месяцы.
5. Определите аргумент Пс, указав ячейку с основной
суммой кредита или стоимостью арендуемого предмета.
6. Введите закрывающую скобку ).
7. Нажмите клавишу ENTER.
8. Если результат должен отображаться как положительное число, добавьте знак минуса между знаком равенства и буквами ПЛТ.
Связывание листов (Создание сводного листа)

До этого момента мы использовали ссылки на ячейки в формулах и функциях, что позволяло Excel пересчитывать результаты
при изменении значений в этих ячейках. Ссылки на ячейки также
можно использовать для отображения значений или результатов
формул и функций на других листах. Именно так мы и заполним
лист Сводный бюджет, используя данные с листов Детализация
бюджета и Платежи по займам.
Результаты формул и функций, введенных на листе Детализация бюджета, будут отображаться на листе Сводный бюджет
с помощью ссылок на ячейки.

https://liveinternet.club/

2.3. Финансовые функции

135

1. Перейдите на лист Сводный бюджет и выделите ячейку B4.
В этой ячейке должна быть ссылка на итоговые Годовые траты (D12) с листа Детализация бюджета.
2. Введите знак =.
3. Перейдите на лист Детализация бюджета.
4. Выделите ячейку D12.
5. Нажмите клавишу ENTER на клавиатуре.
6. В строке формул отобразится формула =’Детализация
бюджета’!D12, а в ячейке появится значение $17,124
(см. рисунок 2.38).
Рисунок 2.39 показывает, как ссылка на ячейку отображается
на листе Сводный бюджет. Обратите внимание, что перед ссылкой D12 указано название листа Детализация бюджета в одинарных кавычках, за которыми следует восклицательный знак (‘Детализация бюджета’!). Это означает, что значение в ячейке берется
с листа Детализация бюджета.

Рисунок 2.39. Ссылка на ячейку, отображающая
общие годовые расходы с листа Детализация бюджета

Аналогичным образом мы добавим годовые платежи за автомобиль и ипотеку с листа Платежи по займам. Однако на листе Платежи по займам указаны ежемесячные платежи, поэтому для отображения годовой суммы в Сводном бюджете каждое значение
нужно умножить на 12.

https://liveinternet.club/

136

Глава 2. Математические вычисления

1. Выделите ячейку B5. В этой ячейке должна быть формула,
ссылающаяся на ежемесячный платеж за автомобиль (ячейка B5) на листе Платежи по займам, умноженный на 12.
2. Введите знак =.
3. Перейдите на лист Платежи по займам.
4. Выделите ячейку B5 на листе Платежи по займам.
5. В строке формул отобразится =’Платежи по займам!B5.
6. Введите знак умножения *.
7. Введите число 12. Формула должна выглядеть так:
=’Платежи по займам’!B5*12.
8. Нажмите клавишу ENTER.
9. Выделите ячейку B6. В ней должна быть формула, ссылающаяся на ежемесячный ипотечный платеж (ячейка B15) на листе Платежи по займам, умноженный на 12.
10. Введите знак =.
11. Перейдите на лист Платежи по займам.
12. Выделите ячейку B15 на листе Платежи по займам.
13. В строке формул отобразится =’Платежи по займам’!B15.
14. Введите знак умножения *.
15. Введите число 12. Итоговая формула должна выглядеть
так: =’Платежи по займам’!B15*12.
16. Нажмите ENTER.
Рисунок 2.40. Показывает результаты создания формул со ссылками на ячейки листа Платежи по займам.

Рисунок 2.40.
Результаты формул
для годовых
платежей
по кредитам

https://liveinternet.club/

2.3. Финансовые функции

137

Теперь мы можем добавить другие формулы и функции на лист
Сводный бюджет, чтобы рассчитать разницу между общими расходами и чистым доходом в ячейке B3.
1. Выделите ячейку B7 на листе Сводный бюджет.
2. Введите знак =.
3. Введите название функции СУММ, затем откройте скобку (.
4. Выделите диапазон B4:B6.
5. Закройте скобку ) и нажмите ENTER или просто нажмите
ENTER, чтобы завершить функцию. Теперь на листе отображается сумма всех годовых расходов.
6. Выделите ячейку B8 на листе Сводный бюджет. Здесь будет рассчитываться остаток (сбережения).
7. Введите знак =.
8. Выделите ячейку B3.
9. Введите знак минуса –, затем выделите ячейку B7.
10. Нажмите ENTER. Формула дает положительное число,
что означает превышение доходов над расходами.
Рисунок 2.41 показывает результаты добавленных формул. В целом превышение доходов над расходами — это хорошо, так как позволяет откладывать деньги на будущие нужды или непредвиденные расходы.

Рисунок 2.41. Добавленные формулы
для расчета остатка сбережений

https://liveinternet.club/

138

Глава 2. Математические вычисления

Теперь добавим формулы для расчета процента расходов и сбережений от чистого дохода. Для этого потребуются абсолютные
ссылки, которые мы рассматривали ранее.
1. Выделите ячейку C7 на листе Сводный бюджет.
2. Введите знак =.
3. Нажмите на ячейку B7.
4. Введите знак деления / и выделите ячейку B3.
5. Нажмите клавишу F4, чтобы добавить абсолютную ссылку
на ячейку B3.
6. Нажмите клавишу ENTER. Результат показывает, что расходы составляют 89% от чистого дохода.
7. Кликните на ячейку C7.
8. Наведите курсор на маркер заполнения.
9. Когда курсор мыши превратится в черный плюсик, нажмите левую кнопку мыши и протяните вниз до ячейки C8. Это
скопирует формулу в ячейку C8.
10. Сравните свои результаты с рисунками 2.41a–c и внесите
необходимые изменения перед переходом к следующему
разделу.
11. Сохраните файл ДЗ1 Личный Бюджет.

Рисунок 2.41a. Готовый лист Сводный бюджет

https://liveinternet.club/

2.3. Финансовые функции

Рисунок 2.41b. Готовый лист Детализация бюджета

Рисунок 2.41c. Готовый лист Платежи по займам

https://liveinternet.club/

139

140

Глава 2. Математические вычисления

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Функция ПЛТ используется для расчета ежемесячных
платежей по ипотеке или автокредиту.
● При использовании функции ПЛТ каждый аргумент
должен разделяться запятой.
● Для расчета ежемесячного платежа аргументы Ставка
и Кпер должны быть указаны в месяцах. Ставку нужно
разделить на 12 (для перевода годовой ставки в месячную), а Кпер — умножить на 12 (для перевода срока кредита в месяцы).
● По умолчанию функция ПЛТ выводит отрицательный
результат. Чтобы после подсчетов получить положительное число, необходимо в ячейке между знаком равно (=) и названием функции (ПЛТ) поставить знак минуса (–).
Атрибуция

https://liveinternet.club/

141

2.4. Подготовка к печати

2.4. Подготовка к печати
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Повторить и изучить новые навыки форматирования
ячеек.
2. Научиться изменять масштабирование страницы и настраивать поля.
3. Создавать пользовательские верхние и нижние колонтитулы для автоматического обновления информации.
В этом разделе мы повторим некоторые приемы форматирования, рассмотренные в главе 1, а также изучим новые. Кроме того,
мы предварительно просмотрим двухстраничный лист и настроим параметры страницы для профессионального представления
данных. В этом разделе будет использован новый файл данных.
Форматирование данных на листе

Файл данных: продолжаем работу с ДЗ1 Личный Бюджет.
Вам предоставлены данные о продажах, которые
необходимо отформатировать в профессиональном
стиле. Этот лист будет распечатан и представлен инвесторам, поэтому его также нужно подготовить
к печати. Рисунок 2.42 показывает, как готовый лист
будет выглядеть в режиме
предварительного просмотра печати.
Рисунок 2.42. Готовый лист
Подготовка к печати

https://liveinternet.club/

142

Глава 2. Математические вычисления

1. Перейдите на лист Подготовка к печати.
2. Чтобы изменить шрифт всего листа, нажмите кнопку Выделить все в верхнем левом углу сетки листа
(см. рисунок 2.43).

Рисунок 2.43. Кнопка Выделить все

3. Измените шрифт на Calibri, размер 12.
4. Используя навыки, полученные в главе 1, выполните
следующие изменения форматирования:
● A1:H1 — объединить и поместить в центре; сделать текст
полужирным и применить цвет и размер шрифта на ваш
выбор.
● A2:H2 — объединить и поместить в центре; сделать текст
полужирным и курсивным, применить цвет шрифта на ваш
выбор.
● A5:H5 — применить темный цвет заливки; установить белый цвет текста и сделать полужирным.
● C5:H5 — выровнять по центру.
● A15:H15 — добавить верхнюю границу к ячейкам; выделить текст полужирным.
● C6:H6 и C15:H15 — применить финансовый числовой формат без десятичных знаков.
● C7:H14 — применить стиль с разделителем без десятичных
знаков.
● Выделите A6:A14 (имена продавцов) и нажмите кнопку
Увеличить отступ в группе Выравнивание на вкладке
Главная (см. рисунок 2.44). Это позволит сдвинуть текст
от границы ячейки.
● Для всей таблицы настройте ширину столбцов по содержимому. Для этого просто дважды кликните на границы в заголовке столбцов.

https://liveinternet.club/

143

2.4. Подготовка к печати

Рисунок 2.44. Кнопка Увеличить отступ

Использование параметров настройки страницы

После форматирования листа необходимо проверить, как страницы будут выглядеть при печати, в режиме предварительного
просмотра.
1. Перейдите в Backstage View, нажав вкладку Файл на ленте. Выберите Печать в меню. Обратите внимание, что в данный момент лист печатается на двух страницах, причем разрыв страницы происходит между столбцами Апрель и Май.
Чтобы исправить это, сначала измените левое и правое поля,
оставаясь в режиме предварительного просмотра.
Пользователи Mac должны нажать пункт меню Файл
и выбрать Печать в меню.
2. Нажмите на стрелку вниз раскрывающегося списка Обычные поля в разделе Параметры (см. рисунок 2.45).
3. Выберите пункт Настраиваемые поля… внизу списка.
Пользователи Mac должны
выбрать Управление настраиваемыми полями.
4. Введите значения 0,5 для левого поля и 0,5 для правого поля.
5. Нажмите кнопку OK. Изме
нение полей перенесло столбец Май на ту же страницу, но столбец Июнь остался

https://liveinternet.club/

Рисунок 2.45. Раздел Параметры
в режиме предварительного
просмотра печати

144

Глава 2. Математические вычисления

на отдельной странице. Далее вы будете использовать масштабирование страницы, чтобы исправить это, оставаясь
в режиме предварительного просмотра.
6. Нажмите на стрелку вниз раскрывающегося списка
Без масштабирования в разделе Параметры (рисунок 2.45).
Пользователи Mac: здесь нет стрелки раскрывающегося
списка. Просто установите флажок Вписать в размер.
7. Выберите вариант Вписать все столбцы на одну страницу.
8. Выйдите из Backstage View.
Создание нижнего колонтитула с помощью параметров
страницы

Теперь, когда весь лист печатается на одной странице, необходимо добавить нижний колонтитул с информацией о дате печати файла и его имени. В главе 1 вы узнали, как создавать верхние
и нижние колонтитулы с помощью вкладки Вставка. Также их
можно создать через диалоговое окно Настраиваемый верхний/
нижний колонтитул.
1. Перейдите на вкладку Разметка страницы на ленте.
2. Нажмите кнопку вызова диалогового окна в группе
Параметры страницы (стрелка в правом нижнем углу).
Появится окно, аналогичное рисунку 2.46.

Рисунок 2.46. Диалоговое окно Параметры страницы

https://liveinternet.club/

2.4. Подготовка к печати

145

Пользователи Mac: здесь нет кнопки вызова диалогового
окна. Просто нажмите кнопку Параметры страницы и перейдите к шагу 3.
3. Перейдите на вкладку Колонтитулы в диалоговом окне
Параметры страницы.
4. Нажмите кнопку Создать нижний колонтитул. Появится
диалоговое окно Нижний колонтитул (см. рисунок 2.47).

Рисунок 2.47. Диалоговое окно Нижний колонтитул

5. Щелкните в поле Слева и введите текст Напечатано.
6. Убедитесь, что после слова Напечатано стоит пробел, затем нажмите кнопку Вставить дату.
7. Щелкните на поле Справа и введите текст Имя файла:.
8. Убедитесь, что после двоеточия стоит пробел, затем нажмите кнопку Вставить имя файла.
9. Диалоговое окно Нижний колонтитул должно выглядеть,
как на рисунке 2.48.
10. Нажмите кнопку OK, затем снова OK, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры страницы.
11. Перейдите в режим предварительного просмотра печати,
чтобы убедиться, что текущая дата и имя файла отображаются на нижнем колонтитуле.
12. Выйдите из Backstage View. Проверьте орфографию на всех
листах и внесите необходимые исправления.
13. Сохраните файл ДЗ1 Личный Бюджет.

https://liveinternet.club/

146

Глава 2. Математические вычисления

14. Сравните свою работу с готовым листом, показанным
на рисунке 2.42, затем отправьте книгу ДЗ1 Личный Бюджет
согласно указаниям нанимателя.

Рисунок 2.48. Готовое диалоговое окно Нижний колонтитул

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Важно всегда проверять книги в режиме предварительного просмотра, чтобы убедиться, что данные печатаются корректно и удобны для чтения.
● При необходимости настраивайте поля и масштабирование страницы, чтобы сохранить столбцы данных
на одной странице.
КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Используйте верхние и нижние колонтитулы для
отображения дополнительной информации в верхних
и нижних полях печатного листа. Используйте кнопки вставки для автоматического добавления изменяемой информации (например, дат и имен файлов) вместо ручного ввода.
Атрибуция

«2.4 Подготовка к печати» от Джули Роми, Портлендский общественный колледж, лицензировано по CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

2.5. Практическое задание по главе

147

2.5. Практическое задание по главе
Финансовый план для бизнеса по ландшафтному
обслуживанию зданий

Загрузите файл данных: ПЗ2 Данные
https://docs.google.com/spreadsheets/
d/1U-mr1EPRPXw4ZnzI-ut_LGRJ9Szatw53/
export?format=xlsx
Управление собственным клининговым бизнесом по обслуживанию коммерческих помещений может стать отличным способом заработка или дополнения к основному доходу для накопления средств на пенсию или для получения образования. Однако
контроль расходов будет критически важен для обеспечения прибыльности предприятия. В этом задании вы создадите простой финансовый план для клинингового бизнеса, используя навыки, изу
ченные в этой главе.
В книге, которую вы будете использовать, содержится два листа:
● Годовой план — содержит расчеты для определения годового дохода бизнеса на основе средней цены за услугу, количества их в год и годовых расходов.
● Кредиты на оборудование — рассчитывает ежемесячные
платежи по кредитам на различное оборудование, необходимое для клининга.
Лист Годовой план
1. Откройте файл ПЗ2 Данные и сохраните его как
ПЗ2 Клининговые Услуги.
2. Перейдите на лист Годовой план, если это необходимо.
3. Введите следующие данные в ячейки B14, B15 и B16:
● Стоимость моющих средств (за одну уборку) = $10
● Количество клиентов = 30
● Количество уборок на одного клиента в год = 20
4. В ячейке B3 введите среднюю цену за уборку — $50.
5. В ячейке B4 напишите формулу для расчета общего количества уборок за год. Это количество клиентов, умноженное
на количество уборок на клиента в год.

https://liveinternet.club/

148

Глава 2. Математические вычисления

6. В ячейке B5 напишите формулу для расчета общего годового дохода. Он вычисляется умножением средней цены за уборку на общее количество уборок.
7. В ячейке B8 напишите формулу для расчета общих затрат
на моющие средства и расходники за год. Это стоимость моющих средств на уборку, умноженная на общее количество
уборок.
8. Оставшуюся часть данного листа вы завершите после работы с листом Кредиты на оборудование.
Лист Кредиты на оборудование
1. Перейдите на лист Кредиты на оборудование.
2. В ячейке E3 напишите функцию ПЛТ для расчета ежемесячного платежа за промышленный пылесос. Не забудьте поставить знак минус между знаком равенства и функцией ПЛТ!
Учтите, что процентная ставка и срок кредита должны быть
переведены в месячный формат, а также используйте ссылки
на ячейки. Аргументы функции ПЛТ:
● Ставка: B3/12
● Кпер: C3*12
● Пс: D3
3. Скопируйте функцию ПЛТ из ячейки E3 для остальных позиций оборудования.
4. В ячейке E10 используйте функцию СУММ для расчета общей суммы ежемесячных платежей по кредитам. Убедитесь,
что пустые строки (7–9) были включены в диапазон функции
СУММ, чтобы можно было добавить дополнительные позиции оборудования в будущем.
5. В ячейке E11 напишите формулу для расчета общей суммы
годовых платежей по кредитам. Это будет общая ежемесячная сумма, умноженная на 12 (количество месяцев в году).
6. При необходимости примените Финансовый формат
ко всем денежным значениям, чтобы расположение знака
доллара было одинаковым на всем листе.

https://liveinternet.club/

2.5. Практическое задание по главе

149

7. Отсортируйте данные в диапазоне A3:E6 сначала по Про
центной ставке, а затем по Сумме кредита, выполнив следующие шаги:
● Выделите диапазон A3:E6.
● Нажмите кнопку Сортировка на вкладке Данные ленты.
● В диалоговом окне Сортировка выберите Процентная
ставка в выпадающем списке Сортировать по. Установите
порядок По убыванию.
● Нажмите кнопку Добавить уровень в диалоговом окне
Сортировка.
● Выберите Сумма кредита в выпадающем списке Затем по.
Установите порядок По убыванию.
● Нажмите OK в диалоговом окне Сортировка.
8. Добавьте верхний колонтитул с датой слева и названием
листа справа. Убедитесь, что дата и название листа вставлены
так, чтобы они обновлялись автоматически.
9. Проверьте Предварительный просмотр и внесите необходимые изменения для печати.
Завершение листа Годовой план
1. Вернитесь на лист Годовой план.
2. В ячейке B9 напишите формулу, которая отображает общую сумму годовых платежей из ячейки E11 листа Кредиты
на оборудование, выполнив следующие шаги:
● Введите знак равенства =.
● Перейдите на лист Кредиты на оборудование.
● Щелкните на ячейку E11.
● Нажмите клавишу ENTER.
● При необходимости настройте формат ячейки для корректного отображения денежных значений.
3. В ячейке B10 рассчитайте Общие расходы, сложив затраты на моющие средства и годовые платежи за оборудование.
4. В ячейке B12 рассчитайте Годовую прибыль, вычтя Общие
расходы из Общего годового дохода. Подсказка: это должно

https://liveinternet.club/

150

Глава 2. Математические вычисления

быть положительное число, показывающее, что бизнес приносит прибыль, а не убытки.
5. Примените Финансовый числовой формат ко всем ячейкам с денежными значениями на листе Годовой план (без десятичных знаков). Остальные числовые значения отформатируйте в Числовой формат с разделителем (без десятичных
знаков).
6. Добавьте верхний колонтитул с датой слева и названием
листа справа. Убедитесь, что дата и название листа вставлены
так, чтобы они обновлялись автоматически.
7. Проверьте Предварительный просмотр и внесите необходимые изменения для печати.
8. Проверьте орфографию на всех листах и исправьте ошибки. Сравните оба листа с приведенными ниже правильными
решениями.

https://liveinternet.club/

2.5. Практическое задание по главе

151

Атрибуция

https://liveinternet.club/

152

Глава 2. Математические вычисления

2.6. Оценочное задание
Кредит на строительство

Загрузите файл данных: ОЗ2 Данные
https://docs.google.com/spreadsheets/
d/1GbTTlVK4Z4nvGzCGX-VeVsBcg_qP5QPe/
export?format=xlsx

Кредит на строительство предоставляет новым владельцам
средства, необходимые для постройки дома. В отличие от стандартной ипотеки, срок строительного кредита ограничен периодом строительства — обычно одним годом или меньше. После завершения строительства кредит переоформляется в ипотеку.
Проанализируйте условия строительного кредита. Сравните
30-летний и 15-летний кредиты, рассчитав ежемесячный платеж
по каждому из них.
Лист Строительство новых домов
1. Откройте файл ОЗ2 Данные и сохраните его как
ОЗ2 Кредит на строительство.
2. Перейдите в ячейку B22. Используя функцию ПЛТ, рассчитайте ежемесячный платеж для 30-летнего кредита.
Отобразите сумму платежа как положительное число.
3. Затем перейдите в ячейку E22. Используя функцию ПЛТ,
рассчитайте ежемесячный платеж для 15-летнего кредита.
Отобразите сумму платежа как положительное число.
4. Примените форматирование чисел, которое улучшит читаемость и сделает вид листа профессиональным.
5. Внесите следующие изменения в настройки страницы:
● Выровняйте лист по центру страницы по горизонтали
● Создайте нижний колонтитул с датой слева и именем файла справа. Убедитесь, что дата и имя файла обновляются
автоматически.

https://liveinternet.club/

2.6. Оценочное задание

153

6. Проверьте орфографию на всех листах и исправьте ошибки,
если они есть.
7. Сохраните книгу ОЗ2 Кредит на строительство.
Атрибуция

https://liveinternet.club/

Глава 3.
Формулы, функции, логические
и поисковые функции
Книги Excel предназначены для создания сложных, но практичных вычислений. Помимо выполнения арифметических операций в Excel также можно искать данные и отображать результаты на основе логических условий. Мы также рассмотрим способы
выделения конкретных результатов. Эти навыки будут продемонстрированы на примере типичного листа с оценками, содержащего результаты для воображаемого курса по Excel.
В этой главе мы:
● Используем инструмент Быстрый анализ для расчета общего количества баллов всех студентов и максимально возможных баллов. (
Для пользователей Mac: инструмент
Быстрый анализ недоступен в Excel для Mac. Мы предоставили альтернативные шаги для пользователей Mac.)
● Напишем формулу для вычисления процента каждого студента, используя абсолютную ссылку на общее количество
возможных баллов.
● Напишем функцию ЕСЛИ для определения Сдал/Не сдал —
проходной балл составляет 70% или выше.
● Напишем функцию ВПР для определения буквенной оценки
с использованием шкалы оценок.
● Используем функцию СЕГОДНЯ для вставки текущей даты.
● Рассмотрим распространенные Сообщения Об Ошибках, используя Умный поиск для получения определений некоторых терминов в таблице.
● Применим Гистограммы к значениям общего количества
баллов.

https://liveinternet.club/

2.6. Оценочное задание

155

● Применим Условное форматирование к столбцам Процент,
Сдал/Не сдал и Буквенная оценка.
● Повторим настройки печати — изменим ориентацию
на альбомную, масштабируем для размещения столбцов
на одной странице и зададим область печати.
Рисунок 3.1 показывает готовую книгу, которая будет использоваться в данной главе. Обратите внимание на методы, примененные в столбцах O и R, которые выделяют результаты вычислений.
Также обратите внимание, что в этой версии файла больше чисел,
чем в исходном файле с данными — все они рассчитаны с помощью Excel.

Рисунок 3.1. Готовый лист с оценками

Атрибуция

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции
написана Норин Браун, Мэри Шатц и Артом Шнайдером, Портлендский общественный колледж, и распространяется под лицензией CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

156

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

3.1. Дополнительная информация
о формулах и функциях
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Повторить использование функции =МАКС.
2. Изучить инструмент Быстрый анализ для быстрого
создания стандартных вычислений, форматирования
и диаграмм.
3. Создать расчет процентов.
● Использовать инструмент Умный поиск для получения дополнительной информации о расчете процентов.
● Повторить использование абсолютной ссылки на ячей
ку в формуле деления.
Другое применение функции =МАКС

Прежде чем перейти к более интересным расчетам, которые
мы будем рассматривать в данной главе, необходимо определить,
сколько баллов может заработать каждый студент за каждое задание. Эта информация будет размещена в строке 25. Функция
=МАКС — наш инструмент выбора.
Загрузите файл данных: ДЗ2 Данные
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1B2ToepfKuzz3_O5Xa52b3wi-7kCKMBE/export?format=xlsx

1. Откройте файл данных ДЗ2 Данные и сохраните его на компьютере под именем ДЗ2 Журнал оценок и Парки.
2. Сделайте ячейку B25 активной.
3. Начните вводить =МАКС (см. рисунок 3.2). Обратите внимание на пояснение, которое появляется в списке предлагаемых
функций. Вы можете либо продолжить ввод открывающей
скобки ( , либо дважды щелкнуть МАКС в списке.

https://liveinternet.club/

3.1. Дополнительная информация о формулах и функциях

157

Рисунок 3.2. Ввод функции

4. Выделите диапазон чисел выше строки 25. Ваша формула
будет выглядеть так: =МАКС(B5:B24).
5. Нажмите ENTER после выбора диапазона.
6. Теперь используйте маркер заполнения, чтобы скопировать формулу из столбца B в столбцы до N. Обратите внимание, что при копировании формулы ссылки на ячейки изменяются. Формула в столбце B выглядит как =МАКС(B5:B24),
а в столбце N — как =МАКС(N5:N24). Эти ссылки на ячейки являются относительными.
По умолчанию формулы, которые копирует Excel, изменяют ссылки на ячейки относительно строки или столбца, в который они копируются. Это логично: вы же не хотите, чтобы столбец N отображал результат, основанный на значениях из столбца L.
Хотите увидеть все созданные формулы? Нажмите Ctrl + ~ (см. рисунок 3.3). Ctrl + ~ отображает все формулы в таблице. Повторное
нажатие Ctrl + ~ вернет стандартный вид — отображение значений.

Рисунок 3.3. Относительные ссылки — отображение формул

https://liveinternet.club/

158

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

Инструмент Быстрый анализ

Инструмент Быстрый анализ позволяет быстро создавать
стандартные вычисления, форматирование и диаграммы. В этом
упражнении мы используем его, чтобы вставить общее количество баллов для каждого студента в столбец O.
Пользователи Mac: инструмент Быстрый анализ недоступен в Excel для Mac. Для них приведены альтернативные шаги
ниже (пропустите до места после рисунка 3.5).
Убедитесь, что вы нажали Ctrl + ~, чтобы вернуть таблицу
в обычный режим (должны отображаться результаты формул,
а не сами формулы).
1. Выделите диапазон ячеек B5:N25.
2. В правом нижнем углу выделенной
области появится инструмент Быстрый
анализ (см. рисунок 3.4).
3. При нажатии на него отобразятся разРисунок 3.4.
личные варианты. В этот раз мы испольИнструмент
зуем опцию Итоги. В дальнейших упражБыстрый
нениях мы будем применять и другие
анализ
варианты.
4. Нажмите на пункт Итоги, а затем опцию Сумма, которая
подсвечивает правый столбец (см. рисунок 3.5). Выбор этой
опции добавит формулы =СУММ() в столбец O.

Рисунок 3.5. Инструмент Быстрый анализ — Итоги, Сумма по столбцу

https://liveinternet.club/

3.1. Дополнительная информация о формулах и функциях

159

Альтернативные шаги для пользователей Mac:
1. Выделите диапазон B5:O25, затем нажмите кнопку Авто
сумма на ленте (вкладка Главная или Формулы).
2. Выделите диапазон O5:O25 и нажмите кнопку Полужирный.
Расчет процентов

Столбец P требует расчета процентов. Прежде чем приступить
к созданию формулы, полезно точно понять, что именно нам нужно. Если у вас есть доступ к интернету и вы используете Excel 365,
вы можете воспользоваться инструментом Умный поиск (Smart
Lookup), чтобы получить дополнительную информацию о расчете процентов.
В общем инструмент Умный поиск позволяет получить больше
информации и определения незнакомых терминов или функций.
Этот инструмент доступен во всех приложениях Microsoft Office.
1. Выберите ячейку P4.
2. Найдите инструмент Умный поиск на вкладке Рецен
зирование и нажмите на него. Также можно щелкнуть правой кнопкой мыши по конкретной ячейке и выбрать Умный
поиск в выпадающем списке.
Пользователи Mac: инструмент Умный поиск доступен
на вкладке Рецензирование только в последних версиях Excel
для Mac. Если вы не можете найти его на вкладке Рецензирование, откройте меню Инструменты в строке меню.
3. Если вы используете Умный поиск впервые, может появиться уведомление о конфиденциальности. Нажмите кнопку Принять.
4. После прочтения определений закройте панель Умный
поиск.
Теперь, когда мы понимаем, как выполнить расчет процентов,
можем поручить это Excel. Нам нужно разделить общее количество баллов (Всего баллов) каждого студента на общее количество
возможных баллов (Максимально возможные баллы). Обратите
внимание, что для каждого студента (каждой строки) указано раз-

https://liveinternet.club/

160

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

ное количество баллов, но значение Максимально возможные
баллы только одно — значение в ячейке O25.
1. Убедитесь, что ячейка P5 активна.
2. Введите знак =, затем выберите ячейку O5. Введите знак
деления /, затем выберите ячейку O25. Формула должна выглядеть так: =O5/O25. Результат вычисления — 0.95641026. (Пока
все хорошо. Андреева Дарья неплохо успевает в этом классе —
ее процентная оценка почти 96%. Определенно «A»!)
3. Теперь используйте маркер заполнения, чтобы скопировать формулу вниз до строки 24 и рассчитать оценки остальных студентов. Вы получите сообщение об ошибке #ДЕЛ/0!. Это напоминание о том, что нельзя делить число
на 0. Именно это и происходит. Если посмотреть на формулу
в ячейке P9, она выглядит так: =O9/O29. Первая ссылка верна — она указывает на общее количество баллов Галимовой
Марии. Но вторая ссылка неверна — она указывает на пустую ячейку O29.
Перед копированием формулы необходимо сделать вторую
ссылку (O25) абсолютной. Тогда при копировании ссылка на O25
останется зафиксированной и не изменится.
1. Сделайте ячейку P5 активной. В строке формул щелкните
на O25 (см. рисунок 3.6).

Рисунок 3.6. Редактирование формулы

https://liveinternet.club/

3.1. Дополнительная информация о формулах и функциях

161

2. Нажмите F4 (на функциональных клавишах в верхней
части клавиатуры). Это сделает ссылку O25 абсолютной. Она
не изменится при копировании формулы (см. рисунок 3.7).
(Если вы работаете на ноутбуке без клавиши F4, введите символ $ перед O и перед 25.)

Рисунок 3.7. Абсолютная ссылка — нажмите F4

3. Теперь формула выглядит так: =O5/$O$25.
4. Снова используйте маркер заполнения, чтобы скопировать
формулу вниз до ячейки P24. Теперь все студенты получат
корректные значения.
Длинные десятичные дроби выглядят нестандартно. Преобразуем их в проценты, изменив формат ячеек.
1. Выделите диапазон P5:P24.
2. На вкладке Главная в группе Число нажмите кнопку %
(Процентный формат).
СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Инструмент Умный поиск:
● Удерживайте клавишу CTRL и щелкните по ячейке,
с которой работаете. Затем выберите Умный поиск.
●
Пользователи Mac: то же самое.

https://liveinternet.club/

162

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Абсолютные ссылки
1. Щелкните перед буквой столбца в ссылке на ячейку
в формуле или функции, которую не нужно изменять
при копировании в новую ячейку.
2. Нажмите клавишу F4 или введите символ $ перед буквой столбца и номером строки в ссылке на ячейку.
КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Функции можно создавать с использованием диапазонов ячеек или отдельных ячеек, разделенных запятыми.
Убедитесь, что вы используете диапазон (две ячейки,
разделенные двоеточием), когда применяете статистическую функцию к непрерывному диапазону ячеек.
● Чтобы Excel не изменял ссылки на ячейки в формуле
или функции при копировании в новое место, используйте абсолютные ссылки. Для этого добавьте символ $
перед буквой столбца и номером строки или используйте клавишу F4.
● Ошибка #ДЕЛ/0! появляется, если формула пытается разделить константу или значение ячейки на ноль.
Атрибуция

3.1 Дополнительно о формулах и функциях от Норин Браун,
Мэри Шатц и Арта Шнайдера, Портлендский общественный колледж, распространяется под лицензией CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

3.2. Логические и поисковые функции

163

3.2. Логические и поисковые функции
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Использовать функцию ЕСЛИ для выполнения логических сравнений между значением и ожидаемым
результатом.
2. Создавать вычисления с функцией ВПР для поиска информации в таблице.
3. Понимать сообщения об ошибках.
4. Разбираться в способах ввода и форматирования
функций даты и времени.
Помимо выполнения арифметических операций Excel может
использовать другие типы функций на основе данных в вашей таблице. В этом разделе мы применим функцию =ЕСЛИ, чтобы определить, сдает ли студент курс успешно или проваливает его. Затем
мы воспользуемся функцией =ВПР, чтобы выяснить, какую оценку
получил каждый студент.
Функция ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ — одна из самых популярных функций в Excel.
Она позволяет выполнять логические сравнения между значением и ожидаемым результатом. В простейшей форме функция ЕСЛИ
работает так.
Если значение в ячейке соответствует ожидаемому (ИСТИНА) —
выполняется одно действие, если нет (ЛОЖЬ) — другое.
Функция ЕСЛИ имеет три аргумента:
● Лог_выражение — здесь можно проверить, соответствует
ли значение в выбранной ячейке ожидаемому. Например,
можно использовать выражения «B7=14», «B7>12» или «B7<6».
● Значение_если_истина — если условие в логическом выражении выполняется (например, B7 действительно равно 14), то результат считается истинным. В данном аргументе можно ввести текст (Истина, В рамках бюджета!), формулу

https://liveinternet.club/

164

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

(например, B7*2) или оставить поле пустым, введя “” (две
кавычки).
● Значение_если_ложь — если условие не выполняется (B7
не равно 14), результат считается ложным. Здесь также
можно ввести текст, формулу или оставить поле пустым.
В столбце Q мы хотим, чтобы Excel показывал, сдает ли студент
курс успешно или проваливает его. Если студент набирает 70%
или больше, он проходит курс. Если меньше 70% — не проходит.
1. Убедитесь, что ячейка Q5 активна.
2. На вкладке Формулы в группе Библиотека функций
найдите функцию ЕСЛИ в выпадающем меню варианта
Логические (см. рисунок 3.8).
Пользователи Mac: в Excel для Mac нет группы Библиотека функций. Необходимо перейти на вкладку Формулы,
нажать на стрелку списка инструментов Логические и выбрать ЕСЛИ (см. рисунок 3.8).

Рисунок 3.8. Функция ЕСЛИ

Теперь откроется диалоговое окно функции ЕСЛИ с полями
для ввода каждого из трех аргументов.
Пользователи Mac: диалогового окна нет. Вместо него справа откроется панель Построитель формул, которая имеет такую же структуру, как рисунок 3.9.

https://liveinternet.club/

3.2. Логические и поисковые функции

165

Рисунок 3.9. Диалоговое окно функции ЕСЛИ

1. Кликните в поле Лог_выражение. Нам нужно проверить,
меньше ли балл студента 0,7. Введите в это поле: P5<0,7.
2. Нажмите на поле Значение_если_истина. Если балл студента меньше 0,7, он не проходит курс. Введите в это поле:
Не сдан.
3. Кликните в поле Значение_если_ложь. Если балл студента НЕ меньше 0,7, он проходит курс. Введите в это поле: Сдан.
4. Убедитесь, что ваше диалоговое окно соответствует
рисунку 3.10.

Рисунок 3.10. Результат функции ЕСЛИ

https://liveinternet.club/

166

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

Обратите внимание, что при клике на каждое поле Excel показывает краткое пояснение его содержимого (в середине под полями). В левом нижнем углу виден результат вычисления. В данном случае Дарья проходит курс успешно. Ниже находится ссылка
на Справку по этой функции, которая предоставляет подробную
информацию о ее работе.
5. После ввода аргументов и проверки их правильности
нажмите ОК.
Пользователи Mac: нажмите кнопку Готово, затем закройте панель Построитель формул.
(В ячейке Q5 должно отобразиться Сдан, так как Дарья проходит курс.)
6. Используйте маркер заполнения, чтобы скопировать функцию ЕСЛИ вниз до строки 24.
7. Щелкните на Q5. В строке формул вы увидите расчет:
=ЕСЛИ(P5<0,7; «Не сдан»; «Сдан») (см. рисунок 3.10).
Функция ВПР

Вам необходимо использовать функцию ВПР для поиска информации в таблице. Иногда эта таблица находится на другом листе
вашей книги. Иногда — в другом файле. В данном случае нам нужно определить оценку каждого студента на основе его процентного результата. Таблица с диапазонами баллов и соответствующими оценками находится в ячейках A28:B32.
Для построения функции ВПР потребуется четыре элемента
информации. Это четыре аргумента функции ВПР:
● Искомое_значение (значение, которое нужно найти).
В нашем примере это будет процентный результат студента
в столбце P.
● Таблица (таблица для поиска) — это диапазон (таблица),
где находятся искомые значения и значения, которые должны быть возвращены функцией. В нашем примере это таблица с процентами и соответствующими буквенными оценками в диапазоне A28:B32. Искомое значение всегда должно
находиться в первом столбце таблицы, чтобы функция ВПР

https://liveinternet.club/

3.2. Логические и поисковые функции

167

работала корректно. Например, в нашей Таблице искомое
значение находится в ячейке A28, поэтому диапазон должен
начинаться с A.
● Номер_столбца для возврата — это номер столбца
в диапазоне, содержащего значение, которое нужно вернуть.
В нашем примере, если указать диапазон A28:B32 в качестве
Таблицы, столбец A считается первым (1), B — вторым (2)
и так далее. В этом поле нужно указать соответствующий номер столбца: 1, 2, 3 и т. д.
● Интервальный_просмотр — здесь можно указать ИСТИНА,
если требуется приблизительное совпадение, или ЛОЖЬ
(FALSE), если нужно точное совпадение. Если оставить это
поле пустым, по умолчанию будет использоваться значение
ИСТИНА (приблизительное совпадение).
Давайте создадим функцию ВПР, чтобы отобразить правильную
буквенную оценку в столбце R.
1. Убедитесь, что активная ячейка — R5.
2. На вкладке Формулы в группе Библиотека функций
найдите функцию ВПР в выпадающем меню пункта Ссылки
и массивы (см. рисунок 3.11).
Пользователи Mac должны нажать на стрелку списка
инструментов Ссылки и массивы, чтобы найти функцию ВПР.

Рисунок 3.11. Функция ВПР

https://liveinternet.club/

168

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

3. Заполните диалоговое окно так, как показано на ри-
сунке 3.12.
Пользователи Mac будут использовать панель Построитель формул в правой части окна Excel.
● Искомое_значение — в данном случае мы используем процентный результат. Поэтому для первого искомого значения укажем P5.
● Таблица — это диапазон ячеек, содержащий значение, которое нужно вернуть. В нашем случае это A28:B32. Обратите
внимание, что этот диапазон НЕ включает заголовок в строке 27 — только сами данные. Ссылки на ячейки для Таблицы
должны быть абсолютными — $A$28:$B$32. Когда мы копируем данную функцию в другие ячейки, эти ссылки не должны изменяться. Они всегда должны оставаться $A$28:$B$32.
Это очень важно! Они должны содержать символы абсолютных ссылок, иначе расчеты не будут работать.
● Номер_столбца — это номер столбца в диапазоне Таблицы,
содержащий информацию, которую мы ищем. В нашем
случае оценки находятся во втором столбце диапазона.
Поэтому индекс столбца будет 2.
● Интервальный_просмотр — в некоторых случаях вам может потребоваться указать что-то в этом поле. Поскольку
мы ищем приблизительное совпадение для процентных результатов, нам нужно значение по умолчанию — ИСТИНА,
поэтому этот аргумент можно оставить пустым.
4. Пока вы находитесь в диалоговом окне, обратите внимание
на все полезные подсказки, которые предлагает Excel.
5. После заполнения диалогового окна нажмите кнопку OK.
Пользователи Mac должны нажать кнопку Готово, а затем закрыть панель Построитель формул.
6. В строке формул вы увидите расчет: =ВПР(P5;$A$28:$B$32;2)
7. Используйте маркер заполнения, чтобы скопировать функцию вниз до строки 24. Результаты должны совпадать с рисунком 3.14.

https://liveinternet.club/

3.2. Логические и поисковые функции

169

Рисунок 3.12. Заполненное диалоговое окно функции ВПР

Рисунок 3.13. Примененная функция ВПР
Примечание
Что делать, если функция не сработала? Если вы получили результат,
отличный от ожидаемого, это может означать, что была допущена ошибка в предыдущих расчетах (например, процентные результаты отличаются
от тех, которые предполагались в этом упражнении) или вы неправильно
ввели функцию ВПР.

https://liveinternet.club/

170

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

Чтобы исправить функцию, убедитесь, что активная ячейка —
R5. На строке формул нажмите кнопку Вставить функцию (см. рисунок 3.14). Это снова откроет диалоговое окно, где вы сможете
внести поправки. Забыли сделать ссылки на Таблицу абсолютными? Использовали не ту ячейку для Искомого_значения? Нажмите кнопку OK после исправлений и скопируйте исправленную
функцию снова.

Рисунок 3.14. Кнопка Вставить функцию

Сообщения об ошибках

Иногда Excel обнаруживает ошибки в ваших расчетах раньше
вас. В таких случаях программа предупреждает вас с помощью несколько загадочных сообщений об ошибках. Список распространенных сообщений об ошибках представлен в таблице 3.1.
Таблица 3.1. Распространенные сообщения об ошибках
Сообщение

Что пошло не так

#ДЕЛ/0!

Попытка деления на ноль (0) или пустую ячейку.

#ИМЯ?

В формуле использовано имя диапазона, но оно не определено. Иногда ошибка возникает из-за опечатки в имени.

#Н/Д

Формула ссылается на пустую ячейку, поэтому данные
для расчета недоступны. Иногда пользователи вводят Н/Д
в ячейку как временный заполнитель, чтобы обозначить
отсутствие данных. Исправьте формулу или введите число/
формулу в пустые ячейки.

https://liveinternet.club/

171

3.2. Логические и поисковые функции

Сообщение

Что пошло не так

#ПУСТО!

Формула ссылается на диапазон, который Excel не может
распознать. Убедитесь, что диапазон указан правильно.
Проверьте, указаны ли разделители ячеек (=СУММ(A1:A7),
а не =СУММ(А1 А7)).

#ЧИСЛО!

Недопустимый аргумент в формуле. Например, вычисление квадратного корня из отрицательного числа.

#ССЫЛКА!

Ячейка или диапазон, на которые ссылается формула, отсутствуют.

#ЗНАЧ!

Формула содержит функцию, которая использована некорректно, содержит недопустимый аргумент или опечатку.
Проверьте правильность аргументов и написания функции.

Функции даты и времени

Даты и время часто являются важной частью данных в Excel.
Числа, которые верны сегодня, могут оказаться неактуальными завтра. Поэтому полезно включать даты и временные метки
в электронные таблицы.
Даты и время делятся на две категории:
● Фиксированные — например, если таблица содержит данные на 15 мая, вы не хотите, чтобы дата менялась при каждом открытии файла.
● Динамические — обновляемые в соответствии с текущей датой/временем. Если важно отображать актуальную
дату или время, нужно, чтобы Excel регулярно обновлял эту
информацию.
Ознакомьтесь со списком функций Даты и времени в Библиотеке функций на вкладке Формулы (см. рисунок 3.15).

https://liveinternet.club/

172

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

Рисунок 3.15. Функции даты и времени

Для нашего журнала оценок мы хотим отображать дату и время
в ячейке A2, причем они должны обновляться при каждом открытии файла.
1. Сделайте ячейку A2 активной. Обратите внимание, что она
объединена с ячейками до столбца R (с помощью инструмента Объединить и поместить в центре).
2. На вкладке Формулы в Библиотеке функций выберите
ТДАТА() из выпадающего списка Дата и время и нажмите OK.
Пользователи Mac должны нажать кнопку Готово
в панели Построитель формул, затем закрыть панель.
3. В строке формул отобразится: =ТДАТА().

https://liveinternet.club/

3.2. Логические и поисковые функции

173

Результат в A2 зависит от текущей даты и времени. Функция
ТДАТА() не требует аргументов и является изменяемой. Это означает, что она автоматически обновляется — не только при открытии
файла, но и при любом пересчете.
4. Убедитесь, что активна ячейка A1, и нажмите клавишу F9
(в верхней части клавиатуры). Время обновится.
Excel также обновляет это поле при сохранении, повторном открытии файла или печати. Частота обновлений может зависеть
от настроек программы.
Другая полезная функция — СЕГОДНЯ().
1. Убедитесь, что A2 активна, и удалите функцию ТДАТА()
с помощью клавиши DELETE.
2. В списке Дата и время выберите функцию СЕГОДНЯ()
и нажмите OK.
Пользователи Mac — нажмите Готово в Построителе
формул и закройте панель.
3. В строке формул появится: =СЕГОДНЯ().
В A2 отобразится текущая дата (время, скорее всего, будет 12:00).
Чтобы исправить формат:
● На вкладке Главная в группе Число нажмите кнопку вызова
диалогового окна Формат ячеек (стрелка в правом нижнем
углу группы) (см. рисунок 3.16).

Рисунок 3.16. Кнопка Формат ячеек

https://liveinternet.club/

174

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

● В открывшемся окне выберите вкладку Число, категорию Дата и формат 14 марта 2012 г. (длинный формат даты).
Пользователи Mac: нажмите стрелку рядом с Дата
и выберите Длинный формат.
● В A2 отобразится текущий день и дата.
СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ

Если нужно вставить дату или время, которые не будут
обновляться, можно: ввести их вручную, использовать горячие клавиши:
● Ctrl + ; — текущая дата (
Mac: аналогично),
● Ctrl + : (или Ctrl + Shift + ;) — текущее время (
Mac: Shift
+ Command + :).

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Функции Excel не ограничиваются арифметическими
операциями. Они позволяют выполнять логические
проверки, поиск данных и работу с датами/временем.
● Excel отображает сообщения об ошибках, если формулы
или функции составлены некорректно.
Атрибуция

Раздел 3.2 «Логические и поисковые функции» создан Норин
Браун, Мэри Шатц и Артом Шнайдером (Портлендский общественный колледж) и распространяется под лицензией CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

175

3.3. Условное форматирование

3.3. Условное форматирование
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

Использовать методы условного форматирования
для гибкого выделения данных, применяя заданное форматирование только при выполнении определенных условий. Методы включают:
● Гистограммы — для удобной визуализации значений
в диапазоне ячеек.
● Правила выделения ячеек — для выделения значений,
соответствующих заданным критериям.
Теперь у вас есть все необходимые расчеты в вашей таблице
Оценки курса CAS 170. Однако данных очень много. Чтобы упростить восприятие наиболее важной информации, Excel предоставляет инструмент Условное форматирование. Его главное преимущество — гибкость: форматирование применяется только тогда,
когда выполняются заданные условия.
1. Выделите значения в столбце Всего баллов (диапазон
O5:O24).

Рисунок 3.17. Гистограммы в инструменте Быстрый анализ

2. В нижней части выделенной области нажмите на инструмент Быстрый анализ. На вкладке Форматирование выберите Гистограммы (см. рисунок 3.17).
Пользователи Mac: как уже упоминалось, в Excel для Mac
нет инструмента Быстрый анализ.

https://liveinternet.club/

176

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

Excel добавит синие полосы поверх ваших значений: длинные
для больших чисел, короткие — для меньших. Это упрощает сравнение успеваемости студентов без необходимости анализировать
конкретные цифры.
Альтернативный способ применения гистограмм:
● Выделите диапазон, к которому нужно применить гисто
граммы.
● На вкладке Главная в группе Стили выберите Гистограммы
в инструменте Условное форматирование.
● Здесь можно выбрать гистограммы разных цветов и уровней
прозрачности (см. рисунок 3.18).
Пользователи Mac:
● На вкладке Главная выберите Гистограммы в инструменте
Условное форматирование.
● Здесь можно выбрать гистограммы разных цветов и уровней
прозрачности (см. рисунок 3.18).

Рисунок 3.18. Гистограммы в инструменте
Условное форматирование

https://liveinternet.club/

3.3. Условное форматирование

177

Особенно важно выделить студентов, которые не сдали курс.
Для дальнейшей практики с условным форматированием мы сделаем это в двух местах: в столбце Процент и в столбце Буквенная
оценка. Сначала мы хотим, чтобы все оценки F были выделены
светло-красным фоном и темно-красным текстом:
1. Выделите столбец с буквенными оценками (R5:R24).
2. На вкладке Главная в группе Стили выберите Правила
выделения ячеек в инструменте Условное форматирование
(см. рисунок 3.19).
3. Выберите Равно.
4. Заполните диалоговое окно Равно так, чтобы ячейки со
значением F имели формат Светло-красная заливка с темнокрасным текстом (см. рисунок 3.20).

Рисунок 3.19. Условное форматирование => Равно

https://liveinternet.club/

178

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

Рисунок 3.20. Диалоговое окно Равно в условном форматировании

Повторим этот процесс, чтобы выделить студентов, которые
сдали курс. На этот раз мы используем столбец Сдан/Не сдан. Если
значение ячейки — Сдан, мы хотим применить формат Желтая
заливка и темно-желтый текст.
1. Выделите столбец Сдан/Не сдан (Q5:Q24).
2. На вкладке Главная в группе Стили выберите Правила выделения ячеек в инструменте Условное форматирование
(см. рисунок 3.19).
3. Выберите Равно.
4. Заполните диалоговое окно так, чтобы ячейки со значением
Сдан имели формат Желтая заливка и темно-желтый текст.
(Чтобы найти этот вариант, нажмите на стрелку вниз в конце
последнего поля).
Не обязательно использовать стандартные стили для выделения данных. Можно задать любое форматирование. При этом
рекомендуется добавлять не только цвет, но и другие стили, например, шрифтовое выделение. Если таблица будет распечатана
в черно-белом варианте, условное форматирование не должно потерять смысл.

https://liveinternet.club/

3.3. Условное форматирование

179

Теперь мы используем условное форматирование, чтобы отображать все значения в столбце Процент ниже 60% красным жирным курсивом.
1. Выделите столбец с процентами (P5:P24).
2. На вкладке Главная в группе Стили выберите Правила
выделения ячеек в инструменте Условное форматирование.
3. Выберите Меньше.
4. Заполните диалоговое окно Меньше так, чтобы ячейки со
значениями менее 0,6 имели особое форматирование. Вместо
стандартного красного текста на светло-красном фоне нажмите на стрелку вниз в конце поля и выберите Пользовательский
формат.
5. На вкладке Шрифт в диалоговом окне Формат ячеек в поле
Начертание выберите полужирный курсив, а в поле Цвет —
Красный (см. рисунок 3.21).
6. Нажмите ОК, затем снова ОК.

Рисунок 3.21. Диалоговое окно Формат ячеек
в условном форматировании

https://liveinternet.club/

180

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

Условное форматирование полезно тем, что отражает текущие
данные. Оно автоматически обновляется при изменении данных.
Чтобы проверить это, удалите оценку Дарьи за Итоговый экзамен
(выделите ячейку N5 и нажмите Delete). Теперь Дарья оказывается
в списке не сдавших курс, и условное форматирование это наглядно отображает. Это не совсем справедливо по отношению к Дарье,
которая так усердно работала в этом квартале. Вернем ей оценку:
нажмите Ctrl + Z (отмена). Ее оценка снова появляется, и условное
форматирование также обновилось автоматически.
Внесение изменений

Что делать, если вы допустили ошибку в условном форматировании? Или хотите удалить его полностью? Можно воспользоваться инструментом Управление правилами в условном форматировании. В нашем примере мы удалим правило, которое
выделяет текст Сдан желтым цветом, а также изменим минимальный проходной балл для правила, примененного к столбцу
с процентами.
1. На вкладке Главная в группе Стили выберите Управление
правилами в самом низу выпадающего списка Условного
форматирования.
2. В поле Показать правила форматирования для: выберите
Этот лист (см. рисунок 3.22).

Рисунок 3.22. Управление правилами
условного форматирования

https://liveinternet.club/

3.3. Условное форматирование

181

3. Нам больше не нужно выделять студентов, сдавших курс,
поэтому выберите данное форматирование в списке и нажмите кнопку Удалить правило.
Пользователи Mac: нажмите значок минуса (–) в нижнем
левом углу, чтобы удалить правило.
В предыдущем упражнении (функция ЕСЛИ) мы решили,
что студенты не сдают курс, если их процентный балл ниже 70%,
теперь же внесем корректировки в данное форматирование.
1. Выберите нужное форматирование из списка, нажмите
на него и кликните по кнопке Изменить правило.
2. Выберите правило с условием Значение ячейки < 0,6.
3. Нажмите кнопку Изменить правило и замените 0,6 на 0,7
(см. рисунок 3.23).
4. Нажмите ОК (или Применить) дважды. Убедитесь, что ваша
книга соответствует рисунку 3.24.

Рисунок 3.23. Диалоговое окно
Изменение правила форматирования

https://liveinternet.club/

182

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

Рисунок 3.24. Готовый лист Оценки

Настройка области печати

Прежде чем считать книгу готовой, необходимо подготовить
ее к печати. Сначала задайте область печати так, чтобы таблица
с буквенными оценками (A27:B32) не выводилась на печать.
1. Выделите диапазон A1:R25 — это та часть листа, которую
необходимо печатать.
2. На вкладке Разметка страницы нажмите кнопку Область
печати и выберите Задать из выпадающего списка.
Далее перейдите в Предварительной просмотр листа, чтобы
убедиться, что область печати задана правильно, а также проверить, помещается ли лист на одной странице.
1. Откройте Предварительный просмотр.
Пользователи Mac: выберите Печать в меню Файл, чтобы открыть предварительный просмотр.
2. Установите альбомную ориентацию страницы.
3. При необходимости измените масштаб, чтобы весь лист
поместился на одной странице.
4. Сохраните книги ДЗ2 Журнал оценок и Парки.
Атрибуция

3.3 «Условное форматирование»: Норин Браун, Мэри Шатц и Арт
Шнайдер, Портлендский общественный колледж, лицензия CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

183

3.4. Подготовка к печати

3.4. Подготовка к печати
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Находить и исправлять ошибки форматирования.
2. Применять новые техники форматирования.
3. Использовать функцию Печатать заголовки для повторения строк и столбцов на каждой странице многостраничного листа.
4. Управлять разрывами страниц в многостраничном
листе.
В этом разделе мы проверим лист на согласованность форматирования и изучим два новых приема. Сейчас лист печатается
на четырех страницах, поэтому мы освоим новые параметры настройки страницы для контроля печати.
Проверка согласованности форматирования

Откройте книгу ДЗ2 Журнал оценок и Парки, если она еще
не открыта. Перейдите на лист Размер парков в этой книге.
Перед вами таблица с данными о национальных парках на западе США. Коллега отформатировал книгу и попросил проверить
ее на единообразие, а также подготовить к печати. Рисунок 3.25
показывает, как будет выглядеть вторая страница готового листа
в Предварительном просмотре.

Рисунок 3.25. Готовый
лист Национальных
парков

https://liveinternet.club/

184

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

Поиск и исправление ошибок форматирования

Сначала проверим лист на несогласованности.
1. Прокрутите лист и найдите следующие ошибки:
● Форматирование строки Юта не соответствует другим
штатам.
● Значения Год основания для Гавайи не выровнены по центру, как остальные даты.
● Ячейки с данными Невады должны иметь такой же зеленый фон, как и другие чередующиеся штаты.
● Количество знаков после запятой в столбце Размер различается. Также эти значения следует отформатировать
в Числовом формате с разделителями для удобства чтения.
2. Исправьте ошибки:
● Объедините и центрируйте ячейки A34:A38. Установите
размер шрифта 16 и примените Полужирный формат.
● Выровняйте по центру C28:C29.
● Залейте ячейки A31:E31 зеленым цветом (используйте тот
же оттенок, что и для других штатов).
● Выделите E4:E43, примените Числовой формат с разделителями и настройте количество десятичных знаков так,
чтобы отображалась только одна цифра после запятой.
3. Исправьте опечатки, если они есть.
4. Добавьте цветовые метки на ярлыки листов для удобной
навигации:
● Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке Размер парков (
Mac: удерживая Ctrl, щелкните ярлык).
● Выберите Цвет ярлычка и выберите синий цвет.
● Повторите для ярлыка Журнал оценок, выбрав оранжевый
цвет.
Тонкая настройка форматирования

Теперь, когда вы исправили ошибки в форматировании, можно
применить дополнительные техники, чтобы сделать лист еще более презентабельным. Начнем с вертикального выравнивания названий штатов в ячейках.

https://liveinternet.club/

3.4. Подготовка к печати

185

1. Объедините все ячейки с названиями штатов и центрируйте их.
2. Выделите диапазон ячеек A4:A43 (ячейки с названиями
штатов).
3. Перейдите на вкладку Главная на ленте.
4. В группе Выравнивание нажмите кнопку Выровнять
по середине (см. рисунок 3.26). Обратите внимание, что названия штатов теперь центрированы между верхней и нижней границами ячеек.

Рисунок 3.26. Группа Выравнивание

Следующий шаг — изменить подпись в ячейке E3 с Площадь
(км2) на Площадь (км²), где цифра 2 должна быть оформлена
как верхний индекс.
1. Дважды щелкните на ячейку E3, чтобы перейти в режим
редактирования.
2. Выделите только цифру 2 (убедитесь, что не выделили
лишнего).
3. На ленте (вкладка Главная) нажмите на стрелку вызова
диалогового окна в группе Шрифт.
Пользователи Mac: в Excel для Mac нет этой стрелки. Вместо этого выберите Формат в строке меню, затем Ячейки
и продолжайте с шагами 4 и 5.
4. В разделе Видоизменение диалогового окна Формат ячеек
установите Надстрочный (см. рисунок 3.27). Нажмите OK.
5. Сохраните файл ДЗ2 Журнал оценок и Парки.

https://liveinternet.club/

186

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

Рисунок 3.27. Вкладка Шрифт в диалоговом окне Формат ячеек

Повторение заголовков столбцов (и строк)

Теперь, когда форматирование ячеек и текста исправлено, можно проверить, как лист выглядит в режиме предварительного просмотра печати. Вы заметите, что лист печатается на нескольких
страницах, и на некоторых из них непонятно, каким данным соответствуют столбцы.
1. Откройте файл ДЗ2 Журнал оценок и Парки, перейдите на лист Размер парков и перейдите в Предварительный
просмотр, нажав на вкладку Файл на ленте и выбрав Печать.
Пользователи Mac: выберите Файл в строке меню, затем Печать.
2. Просмотрите каждую страницу. Сейчас лист печатается
на четырех страницах (
пользователи Mac могут видеть
только три страницы, это нормально), причем столбцы
Город и Площадь выводятся на отдельных страницах.
3. Измените ориентацию с Книжной на Альбомную. Теперь
все столбцы помещаются на одной странице. Однако на второй и третьей страницах отсутствуют заголовки столбцов,
из-за чего непонятно, какие данные где находятся. Чтобы

https://liveinternet.club/

3.4. Подготовка к печати

187

исправить это, мы используем функцию Печатать заголовки, которая будет повторять первые три строки на каждой
странице. Для настройки этой функции необходимо выйти
из режима предварительного просмотра.
4. Закройте Предварительный просмотр, затем перейдите
на вкладку Разметка страницы на ленте.
5. Нажмите кнопку Печатать заголовки в группе Параметры
страницы. Появится диалоговое окно, показанное на рисунке 3.28.
6. Перейдите на вкладку Лист, если она не открыта.

Рисунок 3.28. Диалоговое окно Параметры страницы

7. Щелкните на поле Сквозные строки. Убедитесь, что курсор мигает в этом поле, прежде чем переходить к следующему шагу.
8. На листе выделите строки с 1 по 3. В поле должно появиться
значение $1:$3.
9. Нажмите OK.
В обычном режиме вы не увидите изменений, поэтому необходимо снова перейти в Предварительный просмотр. Там вы заметите, что разрывы страниц расположены неудобно.

https://liveinternet.club/

188

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

1. Откройте Предварительный просмотр и просмотрите каждую страницу. Обратите внимание, что теперь первые три
строки повторяются на каждой странице.
2. Закройте Предварительный просмотр.
ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Настройка повторяющихся заголовков
1. Откройте диалоговое окно Параметры страницы
и перейдите на вкладку Лист.
2. Щелкните на поле Сквозные строки или Сквозные
столбцы.
3. На листе выделите строки или столбцы, которые
должны повторяться на каждой странице.
Вставка разрывов страниц

Обратите внимание, что данные для Калифорнии разделены между первой и второй страницами. Это не совсем удобно
при дальнейшем использовании таблицы в печатном виде. Чтобы
все данные по каждому штату отображались на одной странице,
необходимо контролировать разрывы страниц. Сначала мы вставим разрыв перед данными Калифорнии, чтобы они начинались
на второй странице, а затем при необходимости переместим разрыв для третьей страницы. Для этого будем работать в Страничном режиме.
1. Перейдите на вкладку Вид на ленте и нажмите Страничный режим в группе Режимы просмотра книги. Ваш экран
должен выглядеть как на рисунке 3.29.
Пользователи Mac: автоматические разрывы страниц могут располагаться в других местах. Это нормально.

https://liveinternet.club/

3.4. Подготовка к печати

189

Рисунок 3.29. Страничный режим просмотра

В этом режиме автоматические разрывы отображаются синими пунктирными линиями. Обратите внимание на линии после строк 19 и 35 — они указывают, где Excel начнет новую страницу. Нам же необходимо, чтобы первая страница заканчивалась
перед данными Калифорнии, поэтому вставим ручной разрыв.
1. Выделите ячейку A15. При вставке разрыва выбирается
ячейка ниже того места, где должен появиться разрыв.
2. Перейдите на вкладку Разметка страницы на ленте.
3. Нажмите кнопку Разрывы в группе Параметры страницы
(см. рисунок 3.30).
4. Выберите Вставить разрыв страницы. Теперь после строки 14 появится сплошная синяя линия, обозначающая ручной
разрыв.

https://liveinternet.club/

190

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

5. Перейдите в Предварительный просмотр. Данные Кали
форнии теперь начинаются на второй странице.

Рисунок 3.30. Кнопка Разрывы на вкладке Разметка страницы

Просматривая страницы, вы решаете, что третья страница
должна начинаться с Монтаны. Для этого переместим автоматический разрыв после Невады.
1. Закройте Предварительный просмотр и вернитесь в Стра
ничный режим просмотра листа.
2. Найдите следующую пунктирную синюю линию (автоматический разрыв).
3. Наведите курсор мыши на эту линию — он превратится в двунаправленную стрелку. Перетащите данную линию
выше строки Монтаны.
4. Отпустите кнопку мыши, когда линия окажется над строкой 30 (над Монтаной). Теперь это сплошная синяя линия —
ручной разрыв.
5. Перейдите в Предварительный просмотр. Данные Монтаны теперь отображаются в начале третьей страницы.
Вы замечаете, что внизу страниц слишком много пустого пространства. Чтобы это исправить, центрируем содержимое по вертикали.
1. В разделе Настройка Предварительного просмотра нажмите ссылку Параметры страницы в самом низу, чтобы открыть диалоговое окно.
Пользователи Mac: в Excel для Mac нет этой ссылки. Вместо этого щелкните стрелку списка Поля и выберите Настроить поля, затем продолжите.

https://liveinternet.club/

3.4. Подготовка к печати

191

2. Перейдите на вкладку Поля.
3. В разделе Центрировать на странице установите флажок
Вертикально и нажмите OK.
4. Просмотрите изменения в Предварительном просмотре
и закройте его.
Создание верхнего и нижнего колонтитулов
в режиме разметки

Теперь, когда лист печатается на трех страницах с правильными разрывами, добавим в верхний колонтитул текущую дату
и имя файла, а в нижний — номер страницы и общее количество
страниц в формате Страница 1 из 3. Будем редактировать колонтитулы в Режиме разметки страницы.
1. Перейдите на вкладку Вид и нажмите Разметка страницы
в группе Режимы просмотра книги.
2. В верхней части листа, где указано Добавить колонтитул,
кликните на левую секцию верхнего колонтитула.
Пользователи Mac: убедитесь, что указатель превратился в значок страницы, затем щелкните на левую секцию.
3. Перейдите на вкладку Конструктор (работа с колонтитулами).
4. Нажмите кнопку Текущая дата в группе Элементы колонтитулов (см. рисунок 3.31). Это вставит поле, которое будет
обновляться при каждом открытии книги.
5. Щелкните по правой секции верхнего колонтитула и нажмите Имя файла (см. рисунок 3.31). Поле также будет обновляться при изменении имени файла.

Рисунок 3.31. Кнопки элементов колонтитулов

6. Нажмите Перейти к нижнему колонтитулу в группе
Переходы.

https://liveinternet.club/

192

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

7. В центральной секции введите слово Страница с пробелом
после него.
8. Нажмите Номер страницы (см. рисунок 3.31), затем добавьте пробел после кода &[Страница].
9. Введите слово из с пробелом и нажмите Число страниц (см. ри
сунок 3.31). Результат должен соответствовать рисунку 3.32.

Рисунок 3.32. Готовый нижний колонтитул

10. Щелкните в любом месте листа, чтобы выйти из режима
редактирования.
11. Проверьте лист в Предварительном просмотре, уделяя
внимание нумерации, и закройте его.
12. Пример корректного просмотра печати см. на рисунке 3.33.

Рисунок 3.33.
Предварительный
просмотр листа
Размеры парков

https://liveinternet.club/

193

3.4. Подготовка к печати

13. Проверьте орфографию, внесите необходимые правки
и сохраните книгу ДЗ2 Журнал оценок и Парки.
ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Добавление номеров страниц
1. В Режиме разметки страницы щелкните в секции
верхнего или нижнего колонтитула, где должен быть
номер.
2. Введите слово Страница, пробел, затем нажмите
Номер страницы. Получится: Страница 1.
3. При
необходимости
добавьте
пробел
после
&[Страница], введите из с пробелом и нажмите Число
страниц. Получится: Страница 1 из 4.
КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Всегда проверяйте форматирование листов на согласованность.
● Если лист печатается на нескольких страницах, используйте Печатать заголовки для повторения строк
или столбцов на каждой странице.
● Вручную вставляйте разрывы страниц в Страничном
режиме просмотра, чтобы контролировать начало новых страниц.
● Добавляйте номера страниц в колонтитулы, используя
элементы Номер страницы и Число страниц для корректного отображения.
Атрибуция

3.4 «Подготовка к печати» © Джули Роми и Арт Шнайдер, Портлендский общественный колледж, лицензия CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

194

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

3.5. Практическое задание по главе
Журнал изменений и альтернатив

Загрузите файл с данными: ПЗ-3 Данные
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1jusBbwptukvFFzYZTTIjXBwZ3v7r4t0/export?format=xlsx

1. Откройте файл с именем ПЗ-3 Данные, затем сохраните его
как ПЗ-3 Журнал изменений и альтернатив.
2. Выделите ячейку A1 и введите свои имя и фамилию после
Название проекта.
3. Измените текст в ячейке A3 на: Дата выпуска базового
бюджета:. Затем укажите дату 25.01.2020.
4. Введите текущую дату в ячейку A4 после Дата выпуска:.
5. Для ячеек D7, D9, D11, D13 и D15 введите дату 05.01.2020.
6. Для ячеек D8, D10, D12, D14 и D16 введите дату 12.01.2020.
7. Выровняйте данные в диапазоне D7:D16 по центру.
8. В столбце C нажмите на стрелку справа от ячейки и выберите Утверждено для следующих номеров позиций: 001, 004,
009 и 010.
9. В столбце C выберите Отклонено для следующих номеров
позиций: 002, 005 и 008.
10. В столбце C выберите статус В ожидании для позиции 003.
11. В столбце C выберите статус Добавить альтернативу для
позиций 006 и 007. После отформатируйте все строки в данном столбце, чтобы текст полностью отображался в ячейках.
12. Введите функцию ЕСЛИ для ячейки H7.
Если C7 = Утверждено, то в H7 отобразится количество из G7;
в противном случае оставьте ячейку пустой, используя “” .
Скопируйте формулу в диапазон H8:H16, выбрав Заполнить
без форматирования.
13. Используйте тот же метод из пункта 12, но создайте функцию ЕСЛИ для статусов В ожидании и Добавить альтернативу в столбцах I и J соответственно.

https://liveinternet.club/

3.5. Практическое задание по главе

195

14. Выделите жирным диапазон H7:J16, а также ячейки
H17:J17, H19, H21, H25, H26 и H29.
15. Объедините и выровняйте по центру ячейки A1:B1.
Повторите для A2:B2, A3:B3 и A4:B4.
16. Измените цвет последних объединенных ячеек на
Оранжевый, более светлый оттенок 40%, Акцент2. Выделите
их жирным.
17. Выделите диапазон C7:C16 и примените Условное форма
тирование → Правила выделения ячеек → Текст, содержащий
Утверждено. Используйте Зеленую заливку с темно-зеленым текстом.
18. Сохраните файл и убедитесь, что все содержимое помещается на одной странице.
19. Перейдите в Файл → Печать, измените ориентацию
на Альбомную, а масштаб — на Вписать лист на одну
страницу.
20. Сохраните файл и закройте Excel.

https://liveinternet.club/

196

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

3.6. Оценочное задание
Suburban Hardware

Загрузите файл с данными: ОЗ-3 Данные
https://docs.google.com/spreadsheets/
d/1S89iXhkaMggNQ1g6E-UJYuSlIeLFDoV-/
export?format=xlsx

Suburban Hardware: Рут Кобран владеет независимой компанией по продаже строительных материалов под названием Suburban
Hardware. Ей нужна помощь в написании формул для формы заказа, которую она использует для выставления счетов клиентам.
Вам предстоит создать формулы для всех расчетов в форме. Сложные части включают добавление скидки (в зависимости от статуса клиента) и стоимости доставки (заказы на сумму свыше $199 доставляются бесплатно). Для этих расчетов вы будете использовать
функции ЕСЛИ.
1. Откройте книгу ОЗ-3 Данные и сохраните ее как
ОЗ-3 Suburban Hardware.
2. Введите информацию о заказе:
● Номер заказа: 56894
● Дата заказа: используйте функцию для отображения текущей даты.
3.
●
●
●
●

Введите данные в секцию Платежные реквизиты:
Якубович Виктория
ул. Купер 4270, Портленд, Орегон, 97225
503-674-1632
yakubovichvika@zmail.com

4. Для раздела Данные доставки создайте формулы, ссылающиеся на соответствующие данные из раздела Платежные
реквизиты. Например, ячейка Клиент должна отображать
имя клиента из ячейки C11.
5. В диапазоне B19:E22 введите следующие позиции заказа:

https://liveinternet.club/

197

3.6. Оценочное задание

№ п/п

Наименование

Кол-во

Цена за ед.

K56

Защитная ткань (9 x 12 футов)

11.99

G03

Строительный степлер

35.99

B07

Набор монтажных ломиков

32.99

K52

Кирпичный молоток

53.20

6. В ячейке F19 введите функцию ЕСЛИ, которая проверяет,
больше ли нуля значение в ячейке D19. Если да, верните
значение количества (D19), умноженного на цену за единицу
(E19); в противном случае оставьте ячейку пустой (“”).
7. Скопируйте эту формулу в диапазон F19:F25.
Подсказка: убедитесь, что формула применена ко всем ячейкам Сумма, даже если строка пуста. Это подготовит лист
к будущим заказам с большим количеством позиций.
8. В ячейке F26 вычислите сумму всех ячеек столбца Сумма.
9. В ячейке F27 используйте функцию ЕСЛИ для расчета суммы скидки на основе статуса клиента (указан в F16). Если статус — Привилегированный, скидка равна Промежуточный
итог, умноженному на процент скидки из ячейки B29; в противном случае скидка равна 0.
10. Протестируйте функцию ЕСЛИ, удалив слово Приви
легированный в ячейке F16. Убедитесь, что не возникает ошибок! Если возникли ошибки, внимательно проверьте функцию ЕСЛИ.
11. Рассчитайте Итого со скидкой в ячейке F28, используя
простую формулу вычитания.
12. В ячейке F29 используйте функцию ЕСЛИ для определения стоимости доставки. Если Итого со скидкой больше
или равен значению для Бесплатной доставки от суммы
(ячейка B28), стоимость доставки равна 0; в противном случае
она составляет 5% от Итого со скидкой.
13. Рассчитайте Общую сумму счета в ячейке F31 как сумму
Итого со скидкой и Стоимости доставки.

https://liveinternet.club/

198

Глава 3. Формулы, функции, логические и поисковые функции

14. Проверьте форматирование чисел и ячеек, чтобы оно выглядело профессионально.
15. Просмотрите лист в Предварительном просмотре печати и сделайте необходимые настройки для печати на одной
странице.
16. Проверьте орфографию на всех листах, внесите необходимые исправления и сохраните книгу ОЗ-3 SuburbanHardware.
Атрибуция

3.6 «Оценочное задание» Норин Браун, Арта Шнайдера и Мэри
Шатц из Портлендского общественного колледжа распространяется по лицензии CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

Глава 4.
Представление данных
с помощью диаграмм
Одним из самых важных аспектов при использовании диаграмм в Excel является их предназначение — передача информации аудитории. Ваша аудитория может знакомиться с диаграммами в письменном документе или слушать ваше выступление в ходе
презентации. Фактически диаграммы Excel часто импортируются
или вставляются в документы Word или слайды PowerPoint, которые как раз и служат для передачи информации аудитории. Хотя
не существует строгих правил, предписывающих использование
конкретных типов диаграмм для определенных типов данных, некоторые виды диаграмм лучше подходят для передачи определенных сообщений, чем другие. В этой главе рассматриваются различные типы диаграмм, которые можно использовать для разных
целей. Кроме того, мы изучим форматирование диаграмм и их использование в документах Word и PowerPoint.
Атрибуция

Адаптировано Хэлли Пункочар и Норин Браун из книги «How to
Use Microsoft Excel: The Careers in Practice Series», адаптировано The
Saylor Foundation без указания авторства по просьбе первоначального создателя и распространяется под лицензией CC BY-NC-SA 3.0.

https://liveinternet.club/

200

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

4.1. Выбор типа диаграммы
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Построение линейной диаграммы для отображения
временных трендов и сравнений.
2. Изучение использования столбчатой диаграммы для
отображения одного и двух распределений частот.
3. Создание и форматирование диаграммы карты.
4. Вставка воронкообразной диаграммы.
5. Изучение использования круговой диаграммы для отображения процентного соотношения данных.
6. Сравнение различий между столбчатой и линейчатой
диаграммами.
7. Построение столбчатых диаграмм для отображения изменения процентного соотношения со временем.
В этом разделе рассматриваются наиболее часто используемые
типы диаграмм в Excel. Чтобы продемонстрировать разнообразие
доступных типов диаграмм, необходимо использовать различные
наборы данных. Это важно не только для демонстрации построения диаграмм, но и для объяснения того, как выбрать правильный
тип диаграммы в зависимости от ваших данных и идеи, которую
вы хотите донести.
Выбор типа диаграммы

Прежде чем начать, давайте рассмотрим несколько ключевых
моментов, которые необходимо учитывать перед созданием любой диаграммы в Excel.
1. Первый — определение вашей идеи или сообщения.
Важно помнить, что основная цель диаграммы — представить количественную информацию аудитории. Поэтому сначала необходимо решить, какое сообщение или идею вы хотите донести. Это критически важно для выбора конкретных
данных из листа, которые будут использоваться в диаграмме.

https://liveinternet.club/

201

4.1. Выбор типа диаграммы

На протяжении этой главы мы будем подчеркивать важность
определения сообщения перед созданием каждой диаграммы.
2. Второй ключевой момент — выбор правильного типа диаграммы. Выбранный тип диаграммы будет зависеть от имеющихся данных и сообщения, которое вы хотите передать.
3. Третий ключевой момент — определение значений, которые должны быть размещены на осях X и Y. Один из способов определить, какие значения будут определены осям X
и Y, — предварительно набросать диаграмму на бумаге. Если
вы можете визуализировать, как должна выглядеть ваша диаграмма, вам будет проще правильно выбрать данные и использовать Excel для создания эффективной диаграммы, которая точно передает ваше сообщение. В таблице 4.1 «Ключевые
шаги перед построением диаграммы в Excel» приведено краткое описание данных моментов.
КОНТРОЛЬ ДАННЫХ

Тщательный отбор данных при создании диаграммы
Тот факт, что у вас есть данные на листе, не означает, что все они должны быть размещены на диаграмме.
При создании диаграммы часто используются только
определенные данные. Чтобы определить, какие данные
следует использовать, сначала необходимо выявить сообщение или идею, которую вы хотите донести до аудитории.
Таблица 4.1. Ключевые шаги перед построением диаграммы в Excel
Шаг
Определите
посыл вашего
сообщения

https://liveinternet.club/

Описание
Выявите основную идею, которую вы пытаетесь донести до аудитории. Если нет главной мысли или важного сообщения, которое можно раскрыть с помощью
диаграммы, возможно, стоит задуматься о необходимости ее создания.

202

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

Шаг

Описание

Определите
необходимые
данные

После того как у вас есть четкий посыл сообщения,
выявите данные на листе, которые потребуются
для построения диаграммы. В некоторых случаях может потребоваться создание формул или объединение
элементов в более широкие категории.

Выберите тип
диаграммы

Тип диаграммы зависит от информации, которую вы
хотите передать, и данных, которые вы используете.

Определите
значения
для осей X и Y

После выбора типа диаграммы может быть полезно
набросать эскиз, чтобы определить, какие значения
должны быть на осях X и Y. В Excel оси следующие:
● Ось категорий. Обычно горизонтальная ось — где
расположены метки.
● Ось значений. Обычно вертикальная ось — где расположены числа.

Тренд временного ряда: линейная диаграмма 1

Первой диаграммой, которую мы продемонстрируем, будет линейная диаграмма. На рисунке 4.1 показана часть данных, которые будут использоваться для создания двух линейных диаграмм.
Эта диаграмма отобразит тенденцию индекса NASDAQ.
Подробнее можно почитать: http://www.investopedia.com/
terms/n/nasdaq.asp
Эта диаграмма будет использоваться для передачи простого сообщения: показать, как индекс вел себя в течение двухлетнего периода. Мы можем использовать ее в презентации, чтобы продемонстрировать, росли, снижались или оставались стабильными
цены на акции в течение указанного периода времени.
Прежде чем создавать линейную диаграмму, важно понять, почему этот тип диаграммы подходит для нашего сообщения и имеющихся данных. При отображении тенденции данных за определенный период времени чаще всего используются линейная
и столбчатая диаграммы. Однако столбчатая диаграмма ограничена определенным количеством столбцов или точек данных.
Как показано на рисунке 4.1, при увеличении количества столбцов на столбчатой диаграмме ее становится сложнее читать. В нашем первом примере используется 24 точки данных, что обычно

https://liveinternet.club/

4.1. Выбор типа диаграммы

203

слишком много для столбчатой диаграммы, поэтому мы выбираем
линейную.

Рисунок 4.1. Типы диаграмм

Наша линейная диаграмма будет отображать Объем продаж для NASDAQ на оси Y и Месяц на оси X. Обратите внимание,
что при выборе данных мы включаем заголовки столбцов/метки.
Excel использует данные заголовки для обозначения осей. В данном случае Excel назвал метки горизонтальной оси Месяц, а вертикальной — Объем.
Ниже приведены шаги для создания этой диаграммы.
Загрузите файл данных: ДЗ-3 Данные
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1CH5FUy
wI9__mCopoJP_Y5vaodXtGyvB0/export?format=xlsx

https://liveinternet.club/

204

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

1. Откройте файл данных ДЗ-3 Данные и сохраните его
на своем компьютере как ДЗ-3 Графики.
2. Перейдите на лист Тренды акций.
3. Выделите диапазон ячеек B4:C28 на листе Тренды акций.
Примечание
Вы выбрали метку в первой строке и дополнительные метки в столбце B.
Обратите внимание, где они появятся в готовой диаграмме.

4. Перейдите на вкладку Вставка на ленте.
5. Нажмите кнопку Вставить график в группе команд
Диаграммы. Выберите первый вариант из списка — График
(см. рисунок 4.2). Обратите внимание, что Excel добавляет линейную диаграмму на лист.

Рисунок 4.2. Выбор базовой линейной диаграммы

https://liveinternet.club/

205

4.1. Выбор типа диаграммы

ПОЧЕМУ?

Линейная диаграмма или столбчатая диаграмма?
И линейная, и столбчатая диаграммы могут отображать тенденции со временем. Однако линейная диаграмма гораздо эффективнее, когда измеряется большое
количество временных периодов. Например, если мы анализируем 52 недели, столбчатая диаграмма потребует
52 столбцов. По общему правилу использовать столбчатую диаграмму требуется, когда столбцов 20 или меньше.
При превышении количества столбцов столбчатая диаграмма становится трудной для чтения.
Рисунок 4.3 показывает встроенную линейную диаграмму
на листе Тренды акций. Видите, где появились ваши метки на диаграмме?

Рисунок 4.3. Встроенная линейная диаграмма
на листе Тренды акций

https://liveinternet.club/

206

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

Обратите внимание, что на ленте появляются дополнительные
вкладки (или контекстные вкладки). Мы рассмотрим команды
этих вкладок подробнее далее в данной главе. Эти вкладки отображаются только при активации диаграммы.
Примечание
В Excel 2010 для диаграмм используются три контекстные вкладки. В более поздних версиях их только две. Все инструменты остаются теми же, но их
организация немного отличается.

Как показано на рисунке 4.3, встроенная диаграмма расположена не в самом удобном месте на листе, поскольку перекрывает несколько ячеек с данными. Ниже приведены шаги для стандартных
корректировок при работе с встроенными диаграммами.
1. Перемещение диаграммы: нажмите немного ниже левого угла окна с диаграммой и перетащите ее в угол ячейки C30.
Примечание
Следите за курсором мыши. Он изменится на значок перекрестия , когда окажется в правильном положении для перемещения диаграммы.

2. Изменение размера диаграммы: поместите курсор
мыши на маркер изменения размера в нижнем правом углу.
Перетащите его примерно до конца столбца I и строки 45.
Примечание
Следите за курсором. Он изменится на двунаправленную стрелку
да можно будет изменить размер диаграммы.

, ког-

3. Редактирование заголовка диаграммы: щелкните один
раз по заголовку диаграммы. Затем щелкните перед первой буквой заголовка. Должен появиться мигающий курсор,
что позволит изменить текст.
4. Введите перед первой буквой: Тренд NASDAQ за май 2014–
2016 гг.: объем продаж.
5. Кликните в любом месте вне диаграммы, чтобы деактивировать ее.
6. Сохраните работу.

https://liveinternet.club/

207

4.1. Выбор типа диаграммы

Рисунок 4.4. Перемещенная и измененная диаграмма

Рисунок 4.4 показывает линейную диаграмму после перемещения и изменения размера. Обратите внимание, что маркеры изменения размера исчезли с границ диаграммы — это означает,
что она деактивирована. Чтобы снова активировать диаграмму,
щелкните в любом месте внутри ее границ.

КОНТРОЛЬ ДАННЫХ

При использовании линейных диаграмм в Excel помните: все, что расположено на оси X, считается описательной
меткой, а не числовым значением (это пример оси категорий). Это важно, потому что интервалы между элементами на оси X линейной диаграммы никогда не меняются.
Если вам нужно создать диаграмму с числовыми данными на категориальной оси, потребуется изменить тип диаграммы. Мы рассмотрим это позже в главе.

https://liveinternet.club/

208

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Вставка линейной диаграммы
1. Выделите диапазон ячеек с данными для диаграммы
(включая метки).
2. Перейдите на вкладку Вставка на ленте.
3. Нажмите кнопку Вставить график в группе Диаграммы.
4. Выберите нужный вариант (График) из выпадающего меню.
Настройка масштаба оси Y

После создания диаграммы может потребоваться изменить
масштаб оси Y. Excel автоматически устанавливает максимальное значение оси Y на основе данных, но минимальное значение
обычно равно нулю. Хотя это часто полезно, в некоторых случаях
(например, если данные начинаются с высоких значений) это может визуально сглаживать тренд. Например, на рисунке 4.4 тренд
кажется слабым, но если установить минимальное значение оси Y
на 500 000, изменения станут заметнее.
1. Щелкните по оси Y (оси значений) на диаграмме Тренд
NASDAQ за май 2014–2016 гг.: объем продаж (лист Тренды
акций).
2. Кликните правой кнопкой мыши и выберите Формат оси.
Откроется панель Формат оси (рисунок 4.5).
Для Mac: удерживая клавишу Control, щелкните ось Y
и выберите пункт Формат оси.
Примечание
Если пункт Формат оси отсутствует в меню, щелчок был сделан не по оси.
Нажмите Esc и повторите попытку.

3. На панели Формат оси в поле Минимум удалите 0 и введите 500000, затем нажмите клавишу ENTER. Масштаб оси Y изменится сразу же.

https://liveinternet.club/

209

4.1. Выбор типа диаграммы

Рисунок 4.5. Панель Формат оси

4. Закройте панель, нажав X в правом верхнем углу.
5. Сохраните изменения.
Рисунок 4.6 демонстрирует обновленную диаграмму. Теперь
тренд NASDAQ выглядит более выраженным, что упрощает восприятие для аудитории.

Рисунок 4.6. Диаграмма
с настроенной осью Y

https://liveinternet.club/

210

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Настройка масштаба оси Y
1. Кликните в любом месте по оси Y.
2. Нажмите правой кнопкой мыши (или выберите вкладку Формат в разделе Работа с диаграммами
на ленте).
3. Выберите пункт Формат оси.
4. На панели Формат оси измените параметры в разделе Параметры оси.
5. Введите новое значение масштаба в соответствующее поле.
6. Закройте панель, нажав на кнопку X в правом верхнем углу.
Сравнение трендов: линейная диаграмма 2

Теперь мы создадим вторую линейную диаграмму, используя
данные с листа Тренды акций. Цель данной диаграммы — сравнить два тренда: изменение объема торгов NASDAQ и изменение
цены закрытия.
Перед созданием диаграммы важно проанализировать данные
в диапазоне B4:D28 на листе Тренды акций. Мы не можем просто
использовать объем торгов и цену закрытия, потому что их значения несопоставимы: цена закрытия колеблется в диапазоне
от 45.00$ до 115.00$, а объем торгов — от 684,000 до 3,711,000. Если
построить диаграмму без дополнительных настроек, линия цены
закрытия будет практически незаметна.
Построение этой диаграммы будет аналогично предыдущей.
Ось X будет представлять месяцы из диапазона B4:D28.
1. Выделите диапазон B4:D28 на листе Тренды акций.
2. Перейдите на вкладку Вставка на ленте.
3. Нажмите кнопку Вставить график в группе Диаграммы.
4. Выберите первый вариант из списка — График.

https://liveinternet.club/

4.1. Выбор типа диаграммы

211

Рисунок 4.6а показывает диаграмму до перемещения и изменения размера. Обратите внимание, что линия цены закрытия отображается как прямая в нижней части графика.
Примечание
Линия, представляющая цену закрытия, почти незаметна. Это неудобно
для анализа, но в дальнейшем мы это исправим.

Рисунок 4.6а. Линейная диаграмма сравнения трендов

1. Переместите диаграмму так, чтобы ее верхний левый угол
находился в середине ячейки M1.
2. Измените размер диаграммы, растянув ее примерно на область M1:U13.
3. Щелкните по заголовку диаграммы (Название диаграммы), удалите текст и введите: Сравнение трендов
за 24 месяца.
4. Чтобы настроить ось для цены закрытия, дважды щелкните
на красную линию внизу диаграммы (она соответствует цене
закрытия).
5. В открывшемся окне Формат ряда данных в разделе
Параметры ряда выберите пункт По вспомогательной оси.

https://liveinternet.club/

212

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

Рисунок 4.7. Добавление
вспомогательной оси

Excel добавит вторичную ось. Теперь отформатируем значения
на ней для отображения цен.
1. Дважды щелкните по вторичной вертикальной оси (ось
справа со значениями от 0 до 140).
2. В разделе Параметры оси нажмите на иконку Параметры
оси, а затем перейдите в раздел Число.
Пользователи Mac: при необходимости нажмите стрелку раскрытия рядом с Число.
3. В поле Категория выберите вариант Финансовый, а после
в списке Обозначение выберите $.
4. Нажмите на крестик в правом верхнем углу панели Формат
оси, чтобы ее закрыть.
5. Сохраните изменения.

https://liveinternet.club/

4.1. Выбор типа диаграммы

Рисунок 4.8. Настройка вторичной оси

Рисунок 4.9. Итоговая диаграмма сравнения

https://liveinternet.club/

213

214

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Форматирование чисел на осях X и Y
1. Дважды щелкните в любом месте по оси X или Y.
2. В панели Формат оси перейдите в раздел Число
в списке слева.
3. Укажите нужный формат чисел и количество десятичных знаков.
4. Закройте панель Формат оси.

Частотное распределение: столбчатая диаграмма 1

Столбчатая диаграмма часто используется для отображения
тенденций во времени, при условии, что данные ограничены примерно двадцатью точками или меньше. Одно из распространенных применений столбчатых диаграмм — частотные распределения. Частотное распределение показывает количество случаев
по установленным категориям.
Например, типичным частотным распределением в большинстве учебных заведений является распределение оценок. Распределение оценок показывает количество студентов, достигших
каждого уровня стандартной шкалы оценивания (A, A−, B+, B и т. д.).
На листе Распределение оценок приведены итоговые оценки
для некоторых гипотетических курсов по Excel.
Чтобы показать частотное распределение оценок для всех курсов Excel за этот год, на оси Y отображается Количество студентов,
а на оси X — Категории оценок. Обратите внимание, что в этом
случае мы не выбираем строку Итого. Итоги представляют все данные и могут исказить график. По сути, вы будете отображать информацию дважды. Если вы хотите показать итоги на диаграмме,
лучше создать отдельную диаграмму, которая отображает только
итоговые значения.
Далее представлены шаги для создания гистограммы (один
из видов столбчатой диаграммы).

https://liveinternet.club/

4.1. Выбор типа диаграммы

215

1. Выберите лист Распределение оценок.
2. В строке 3 замените красный текст [Укажите текущий
год] на актуальный учебный период и год.
3. Выделите два несмежных столбца: сначала выделите A3:A8.
4. Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl.
Пользователи Mac: удерживайте клавишу Command.
5. Не отпуская клавишу Ctrl, выделите диапазон C3:C8.
6. На ленте выберите вкладку Вставка и нажмите кнопку
Вставить гистограмму.
7. Выберите формат Гистограмма с группировкой (первый
вариант в списке).
8. Перетащите диаграмму так, чтобы ее верхний левый угол
оказался в середине ячейки H2. Измените размер графика,
чтобы он поместился в область H2:O13.
9. Щелкните любую ячейку на листе Распределение оценок,
чтобы деактивировать диаграмму.
10. Сохраните работу.
Рисунок 4.10 показывает готовую диаграмму частотного распределения оценок. Взглянув на нее, можно сразу увидеть, что наибольшее количество студентов получило итоговую оценку в диапазоне от B+ до B−.

Рисунок 4.10 Диаграмма частотного
распределения оценок

https://liveinternet.club/

216

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

ПОЧЕМУ?

Столбчатая диаграмма или линейчатая диаграмма
При отображении частотных распределений разница
между столбчатой и линейчатой диаграммами скорее сводится к предпочтениям. Оба типа эффективны для этой
цели. Однако если нужно показать тенденцию за период
времени, линейчатая диаграмма предпочтительнее гистограммы (столбчатой). Это связано с тем, что временной период обычно отображается горизонтально, с самой
ранней датой слева и самой поздней — справа. Следовательно, описательные категории диаграммы должны
располагаться на горизонтальной оси (оси категорий),
что соответствует структуре линейчатой диаграммы.
На гистограмме описательные категории отображаются
на вертикальной оси.
Создание листа диаграммы

До этого момента мы добавляли диаграммы (или встраивали
их) в существующие листы. Однако диаграммы также можно размещать на отдельном листе, который называется лист диаграмм.
Он называется так потому, что может содержать только диаграмму Excel. Листы диаграмм полезны, если нужно создать несколько
диаграмм на основе данных одного листа. Если вставить несколько диаграмм в один лист, навигация между ними может стать неудобной. Просматривать диаграммы проще, когда они перенесены
на отдельный лист диаграммы, так как для каждой из них добавляется отдельная вкладка в книгу. Ниже описаны шаги для перемещения диаграммы частотного распределения оценок на отдельный лист.
1. Кликните в любом месте диаграммы Все курсы Excel на листе Распределение оценок.

https://liveinternet.club/

4.1. Выбор типа диаграммы

217

2. Перейдите на вкладку Конструктор и выберите пункт
Переместить диаграмму. Откроется диалоговое окно
Перемещение диаграммы.
3. Выберите опцию На отдельном листе в диалоговом окне.
4. Поле ввода для имени вкладки листа диаграммы автоматически выделится после выбора опции На отдельном листе.
Введите Все группы Excel 2025 (, чтобы заменить стандартное название (см. рисунок 4.11).
5. Нажмите кнопку OK в диалоговом окне. Это добавит в книгу новый лист диаграммы с именем Все группы Excel.
6. Сохраните работу.

Рисунок 4.11. Перемещение диаграммы

Рисунок 4.12 показывает столбчатую диаграмму Все группы
Excel на отдельном листе диаграммы. Обратите внимание, что новая вкладка листа в книге соответствует имени, указанному в диалоговом окне Перемещение диаграммы. Поскольку диаграмма
перенесена на отдельный лист, она больше не отображается на листе Распределение оценок.

https://liveinternet.club/

218

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

Рисунок 4.12. Лист диаграммы добавлен в книгу

Сравнение частот: столбчатая диаграмма 2

Мы создадим вторую столбчатую диаграмму для сравнения двух
частотных распределений. Столбец B на листе Распределение
оценок содержит данные о количестве студентов, получивших
оценки в каждой категории для текущей группы. Мы используем
столбчатую диаграмму, чтобы сравнить распределение оценок текущего курса (столбец B) с общим распределением оценок для всех
групп Excel за год (столбец C).
Однако поскольку количество студентов в текущей группе значительно отличается от общего числа студентов за год, для корректного сравнения необходимо рассчитать процентное соотношение.
1. Выделите диапазон ячеек B4:C9 на листе Распределение
оценок.
2. Нажмите кнопку Автосумма в группе команд Редак
тирование на вкладке Главная ленты. Это автоматически
просуммирует значения в выделенном диапазоне.
3. Нажмите на ячейку E4. Введите формулу, которая делит значение в ячейке B4 на итоговое в ячейке B9. Добавьте
абсолютную ссылку на ячейку B9: =B4/$B$9. С помощью

https://liveinternet.club/

4.1. Выбор типа диаграммы

219

функции автозаполнения скопируйте данную формулу вниз
до ячейки E8.
4. Выделите ячейку F4. Введите формулу, которая делит значение в ячейке C4 на итоговое в ячейке C9. Добавьте абсолютную
ссылку на ячейку C9: =C4/$C$9.
5. С помощью функции автозаполнения скопируйте формулу
вниз до F8.
6. Выделите диапазон A3:A8, затем (только после выделения А3:А8), удерживая клавишу Ctrl, выделите E3:F8.
Пользователи Mac: удерживайте клавишу Command.
7. Перейдите на вкладку Вставка ленты.
8. Нажмите кнопку Вставить гистограмму и выберите первый вариант из списка форматов диаграмм — Гистограмма
с группировкой.
9. Перетащите диаграмму так, чтобы ее верхний левый угол
находился в ячейки H2.
10. Измените размер диаграммы, чтобы она занимала область H2:N12.
11. Измените заголовок диаграммы на Сравнение распределения оценок. Если заголовок отсутствует, его можно добавить: на вкладке Конструктор выберите Добавить элемент
диаграммы → Название диаграммы → Над диаграммой.
12. Сохраните работу.

Рисунок 4.13. Готовые ряды данных для распределения оценок курса

https://liveinternet.club/

220

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

Рисунок 4.13 показывает итоговый вид столбчатой диаграммы.
Этот тип диаграммы подходит для данных, так как точек данных
меньше двадцати, и сравнение по категориям легко воспринимается. Аудитория сразу видит, что в текущей группе было меньше
оценок A по сравнению с другими по колледжу, но больше оценок
B и C.
КОНТРОЛЬ ДАННЫХ

Слишком много столбцов на диаграмме?
Хотя строгого ограничения на количество столбцов нет,
рекомендуется использовать не более двадцати.
Картограммы

Визуализация данных помогает глубже понять, как информация (в данном случае географическая) взаимосвязана. Картограмма позволяет сравнивать значения и отображать категории по географическим регионам: странам, штатам, округам или почтовым
индексам. Excel автоматически преобразует данные в географические локации и отобразит значения на карте.
1. На листе Статистика зачислений выделите диапазон
A3:A13, затем, удерживая Ctrl, выделите C3:C13.
2. Перейдите на вкладку Вставка ленты.
3. Нажмите Карты и выберите вариант Картограмма.
4. На вкладке Конструктор выберите Переместить диаграмму, затем опцию на отдельный лист. В поле имени введите Карта и нажмите OK.
5. Чтобы карта и данные были выразительными и хорошо
смотрелись на презентации, внесите следующие изменения:
● Выделите заголовок. Введите Общее количество зачислений, установите полужирный шрифт размером 18.
● В правом верхнем углу области диаграммы нажмите значок + (Элементы диаграммы).

https://liveinternet.club/

4.1. Выбор типа диаграммы

221

● Установите флажок Подписи данных. Значения появятся
на каждом штате.
Пользователи Mac: значка + нет. Вместо этого:
○ Перейдите на вкладку Конструктор диаграмм.
○ Нажмите кнопку Добавить элемент диаграммы.
○ Выберите Подписи данных → Показать.
6. Сохраните работу.
Диаграммы вертикальных столбцов
(воронкообразные диаграммы)

Еще один способ визуализации данных — воронкообразная
диаграмма. Она позволяет наглядно отобразить этапы процесса.
На основе наших данных мы создадим такую диаграмму, чтобы показать, сколько студентов проходит процесс поступления. С ее помощью можно быстро оценить, что ожидается зачисление 932 новых студентов на зимний семестр 2020 года.
Чтобы вставить воронкообразную диаграмму, выполните следующие шаги.
1. На листе Приемная комиссия выделите диапазон A3:B7.
2. На вкладке Вставка выберите Рекомендуемые диаграммы, затем пункт Все диаграммы.
3. Прокрутите список и найдите Воронка. Нажмите ОК.
4. Переместите и измените размер диаграммы так, чтобы она
примерно помещалась в диапазон D1:K15.
5. На вкладке Конструктор выберите 6-й вариант стиля из
галереи (с черным фоном). Цвет текста может отличаться
от примера — это нормально.
6. Измените заголовок диаграммы на Процесс поступления — Зима 2020.
7. В разделе Элементы диаграммы отключите легенду.
Пользователи Mac: нажмите Добавить элемент диаграммы и выберите Нет в пункте Легенда.
8. Сохраните изменения.

https://liveinternet.club/

222

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

Рисунок 4.14. Воронкообразная диаграмма

Процент от общего: кольцевая диаграмма

Следующая демонстрируемая диаграмма — кольцевая, являющаяся разновидностью круговой диаграммы. Она используется
для отображения процентного соотношения частей от целого в наборе данных на конкретный момент времени. С помощью кольцевой диаграммы мы покажем процент студентов, обучающихся
на очной форме. Как и в предыдущем примере, данные находятся
на листе Статистика зачислений.
1. На листе Статистика зачислений выделите A3:A13, затем,
удерживая Ctrl, выделите диапазон D3:D13.
2. Перейдите на вкладку Вставка ленты.
3. Нажмите кнопку Вставить круговую диаграмму в группе
команд Диаграммы.
4. Выберите вариант Кольцевая из выпадающего списка.
5. На вкладке Конструктор выберите Переместить диаграмму → На отдельный лист. В поле имени введите Очники
и нажмите OK.
6. На вкладке Конструктор откройте галерею Стили диаграмм и примените Стиль 7.
7. На диаграмме разверните инструменты Элементы диаграммы, выберите Легенда и установите ее отображение
справа.

https://liveinternet.club/

4.1. Выбор типа диаграммы

223

Пользователи Mac: нажмите Добавить элемент диаграммы → Легенда → Справа.
8. В Элементах диаграммы активируйте Подписи (Метки)
данных, затем раскройте меню подписей и выберите
Дополнительные параметры.
Пользователи Mac: нажмите Добавить элемент диаграммы → Подписи данных → Дополнительные параметры подписей.

Рисунок 4.15. Элементы кольцевой диаграммы

9. В меню Формат подписей данных выберите Доли и снимите отметку с пункта Значения, чтобы отображался процент очников от общего числа студентов.
10. Закройте меню форматирования подписей.

https://liveinternet.club/

224

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

Рисунок 4.16. Форматирование подписей данных
кольцевой диаграммы

Обратите внимание, что размер шрифта кажется мелким относительно диаграммы. Чтобы это исправить, сделайте следующее.
1. Выделите заголовок. Установите полужирный шрифт размером 18.
2. Выделите легенду. Установите полужирный шрифт размером 14.
3. Выделите одну из подписей данных — все подписи выделятся автоматически. Установите полужирный шрифт размером 12.

https://liveinternet.club/

225

4.1. Выбор типа диаграммы

Рисунок 4.17. Готовая кольцевая диаграмма

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Создание круговой диаграммы
1. Выделите диапазон ячеек с данными для диаграммы.
2. Перейдите на вкладку Вставка ленты.
3. Нажмите кнопку Вставить круговую диаграмму
в группе Диаграммы.
4. Выберите подходящий формат из меню типов
круговых диаграмм.
Гистограмма или линейчатая диаграмма

Мы используем статистические данные для сравнения гистограммы и линейчатой диаграммы. Оба типа диаграмм отображают данные с помощью прямоугольных столбцов, длина которых
пропорциональна значению данных. Оба графика используются

https://liveinternet.club/

226

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

для сравнения двух или более значений. Однако разница заключается в их ориентации:
● Гистограмма ориентирована вертикально.
● Линейчатая диаграмма ориентирована горизонтально.
Хотя они похожи, их не всегда можно взаимозаменять.
При большом количестве данных вертикальные столбцы могут усложнить восприятие — в таких случаях линейчатая будет
предпочтительнее.
1. На листе Статистика зачислений выделите диапазон
A3:A13, затем, удерживая Ctrl, выделите G3:H13.
2. На вкладке Вставка выберите Рекомендуемые диаграммы, в пункте Все диаграммы найдите вариант Линейчатая
с накоплением. Нажмите OK.
3. Переместите и измените размер диаграммы, чтобы она поместилась в область L1:U13.
4. Добавьте заголовок: Сравнение возраста.
5. Обратите внимание, что в большинстве штатов преобладают студенты младше 20 лет.
6. Сохраните работу.

Рисунок 4.18. Решение с использованием
линейчатой диаграммы с накоплением

https://liveinternet.club/

4.1. Выбор типа диаграммы

227

Создание столбчатой диаграммы для сравнения полового состава происходит следующим образом.
1. На листе Статистика зачислений выделите A3:A13, затем,
удерживая Ctrl, выделите I3:J13.
2. На вкладке Вставка выберите Рекомендуемые диаграммы и первый вариант — Гистограмма с группирокой.
3. Переместите и измените размер диаграммы, чтобы она
поместилась в область L15:U32.
4. Добавьте заголовок: Сравнение по полу.
5. Заметьте, что соотношение мужчин и женщин примерно
равное.
6. Сохраните работу.

Рисунок 4.19. Столбчатая диаграмма сравнения по полу

Столбчатая диаграмма с накоплением

Последний рассматриваемый тип — столбчатая диаграмма
с накоплением. Она используется для отображения распределения бюджетных расходов приемной комиссии, а гистограмма —
для сравнения возрастных групп студентов.
1. Перейдите на лист Расходы и выделите A4:G9.
2. На вкладке Вставка нажмите кнопку Вставить гистограмму и выберите Объемная гистограмма с накоплением.

https://liveinternet.club/

228

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

3. Измените заголовок на Расходы.
4. Перенесите диаграмму на новый лист с именем Бюджет.
5. Сохраните работу.

Рисунок 4.20. Итоговая столбчатая диаграмма
с накоплением

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Создание столбчатой диаграммы с накоплением
1. Выделите диапазон данных для диаграммы.
2. Перейдите на вкладку Вставка.
3. Нажмите Вставить гистограмму и выберите пункт
Гистограмма с накоплением для отображения категорий на оси Y.

https://liveinternet.club/

229

4.1. Выбор типа диаграммы

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Определение ключевого сообщения для аудитории —
критически важный этап при создании диаграммы.
● Для отображения трендов можно использовать как
столбчатую, так и линейчатую диаграмму, но для длительных периодов предпочтительнее линейчатая.
● Количество столбцов на диаграмме не должно превышать 20.
● При создании диаграммы для сравнения тенденций
значения каждой серии данных должны находиться
в сопоставимом диапазоне. Если наблюдается значительный разброс между значениями двух серий данных
(в два раза и более), процентное изменение следует рассчитывать относительно первой точки данных в каж
дой серии.
● Для частотных распределений выбор между гистограммой и линейчатой диаграммой — вопрос предпочтений, но для временных трендов лучше линейчатая.
● Круговая диаграмма показывает доли от целого.
● Столбчатая диаграмма с накоплением демонстрирует
изменение процентного соотношения во времени.
Атрибуция

Адаптировано Норин Браун из книги «How to Use Microsoft Excel:
The Careers in Practice Series», Фонд Сэйлора (авторство не указано
по требованию правообладателя), лицензия CC BY-NC-SA 3.0.

https://liveinternet.club/

230

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

4.2. Форматирование диаграмм
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Применять команды форматирования к осям X и Y.
2. Назначать заголовки для осей X и Y, которые поясняют подписи и числовые значения для пользователя.
3. Применять подписи и методы форматирования к рядам данных в области построения диаграммы.
4. Применять команды форматирования к области диаграммы и области построения диаграммы.
Вы можете использовать различные методы форматирования,
чтобы улучшить внешний вид диаграммы после ее создания. Команды форматирования применяются к диаграмме по той же причине, что и к листу: они делают диаграмму более приятной и удобной для чтения. Однако методы форматирования также помогают
уточнить и объяснить данные на диаграмме. Например, вы можете добавить сноски с пояснением источника данных, а также
примечания, которые уточняют тип представленных чисел (например, если числа на диаграмме сокращены, вы можете указать,
приведены ли они в тысячах, миллионах и т. д.). Эти примечания
также полезны для ответов на вопросы, если вы используете диаграммы в ходе презентации.
Форматы осей X и Y

Существует множество команд форматирования, которые можно применить к осям X и Y диаграммы. Хотя изменение размера,
стиля и цвета шрифта являются распространенными действиями,
гораздо больше вариантов доступно через панель Формат оси.
Следующие шаги демонстрируют несколько таких методов форматирования на примере диаграммы Сравнение распределения
оценок.
1. На листе Распределение оценок щелкните на диаграмму Сравнение распределения оценок. Дважды кликните

https://liveinternet.club/

4.2. Форматирование диаграмм

231

на вертикальную ось (ось значений). Откроется панель
Формат оси.
2. Выберите Параметры оси. Измените Минимальное значение на 0,05, чтобы сделать различия между столбцами более заметными.
3. Нажмите кнопку Закрыть в верхней части панели Формат
оси.
4. Сохраните изменения.

Рисунок 4.21. Изменения в панели Формат оси

Заголовки осей X и Y

Заголовки для осей X и Y необходимы для определения чисел
и категорий, представленных на диаграмме. Например, глядя на диаграмму Сравнение распределения оценок, неясно, что означают
проценты вдоль оси Y. Следующие шаги объясняют, как добавить заголовки к осям X и Y, чтобы определить данные числа и категории.
1. Щелкните в любом месте диаграммы Сравнение распределения оценок на листе Распределение оценок, чтобы активировать ее.

https://liveinternet.club/

232

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

2. В правом верхнем углу графика нажмите на значок +
(Элементы диаграммы). Выберите Названия осей, затем отметьте Основные горизонтальные и Основные вертикальные. Это вставит поля, в которые вы введете текст.
Пользователи Mac: нажмите кнопку Добавить элемент
диаграммы на вкладке Конструктор, выберите Названия
осей, затем Основная горизонтальная. Повторите действие и выберите Основная вертикальная.
3. Нажмите в начале заголовка оси Y и удалите стандартный
заголовок. Введите Процент от количества студентов.
4. Кликните в начало заголовка оси X и удалите стандартный
заголовок. Введите Итоговая оценка за курс.

Рисунок 4.22. Выбор заголовков для осей X и Y

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Заголовки осей X и Y
1. Щелкните в любом месте диаграммы, чтобы активировать ее. Откройте меню Элементы диаграммы.
2. Выберите один из вариантов во втором выпадающем
списке.
3. Щелкните в заголовке оси, удалите стандартный заголовок и введите новый.

https://liveinternet.club/

4.2. Форматирование диаграмм

233

Подписи и форматирование рядов данных

Добавление подписей к рядам данных на диаграмме — это важная функция форматирования. Ряд данных — это элемент, который отображается графически на диаграмме. Например, синие
столбцы на диаграмме Сравнение распределения оценок представляют один ряд данных. Мы можем добавить подписи в конце каждого столбца, чтобы показать точный процент, который
он представляет. Кроме того, мы можем применить другие улучшения форматирования к ряду данных, например, изменить
цвет столбцов или добавить эффект. Следующие шаги объясняют,
как добавить эти подписи и форматирование к диаграмме.
1. Щелкните по любому из красных столбцов, представляющих ряд данных Все группы Excel, затем нажмите правой
кнопкой мыши, чтобы открыть меню.
Пользователи Mac должны удерживать клавишу CTRL
и щелкнуть по любому из красных столбцов.
2. В меню выберите Формат ряда данных.
3. В панели Формат ряда данных нажмите кнопку Заливка
и граница (ведро с краской), чтобы открыть группу команд
Заливка и граница.
4. Щелкните на слове Заливка (если необходимо), чтобы развернуть список вариантов заливки.
5. Выберите Узорная заливка, затем укажите 40% (последний вариант в верхней строке). Измените Основной цвет
на белый, а Фоновый цвет — на красный.
6. Закройте панель Формат ряда данных.

https://liveinternet.club/

234

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

Рисунок 4.23. Изменение заливки ряда данных

Теперь добавим Подписи данных в конце столбцов.
1. Убедитесь, что выделена вся диаграмма, а не только один
ряд данных. Перейдите на вкладку Конструктор в разделе Работа с диаграммами на ленте.
2. На вкладке Конструктор нажмите кнопку Добавить элемент диаграммы, затем выберите Подписи (Метки) данных → У края, снаружи (см. рисунок 4.24).
3. Щелкните по одной из подписей данных. Обратите внимание, что все подписи для этого ряда данных будут выделены.
4. Проверьте орфографию на всех листах и внесите необходимые исправления. Сохраните изменения.
Рисунок 4.24 демонстрирует диаграмму Сравнение распределения оценок с завершенными настройками форматирования
и добавленными подписями данных. Обратите внимание, что каждую подпись можно перемещать отдельно. Это может быть необходимо, если подписи перекрываются или если подпись попадает
на линию сетки. Чтобы переместить отдельную подпись, дважды
щелкните по ней, затем перетащите.

https://liveinternet.club/

4.2. Форматирование диаграмм

Рисунок 4.24. Подписи данных У края, снаружи

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Добавление подписей данных
1. Щелкните в любом месте диаграммы, чтобы активировать ее.
2. Откройте группу Добавить элемент диаграммы.
3. Выберите Подписи данных.
4. Укажите одно из стандартных расположений в выпадающем списке.
КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Применение подходящих методов форматирования критически важно для улучшения читаемости диаграммы.
● Многие команды форматирования на вкладке Главная
ленты можно применять к диаграммам.
● Чтобы изменить числовой формат для оси или подписи
данных, необходимо использовать раздел Число в диалоговом окне Формат подписей данных. Команды форматирования чисел на вкладке Главная для этого
не подходят.
● Заголовки осей помогают читателю точнее интерпретировать представленную на диаграмме информацию.

https://liveinternet.club/

235

236

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

Атрибуция

Адаптировано Хэлли Пункочар и Норин Браун из книги «How to
Use Microsoft Excel: The Careers in Practice Series», адаптировано The
Saylor Foundation без указания авторства по просьбе первоначального создателя или лицензиара и распространяется под лицензией CC BY-NC-SA 3.0.

https://liveinternet.club/

4.3. Использование диаграмм в Microsoft® Word® и Microsoft® PowerPoint®

237

4.3. Использование диаграмм
в Microsoft® Word®
и Microsoft® PowerPoint®
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Научиться вставлять изображение диаграммы Excel
в документ Word.
2. Научиться вставлять ссылку на диаграмму Excel
в слайд PowerPoint.
Диаграммы, созданные в Excel, часто используются в документах Microsoft Word или в презентациях Microsoft PowerPoint. Excel
предоставляет возможность вставки изображения диаграммы
как в документ Word, так и на слайд PowerPoint. Вы также можете создать связь с диаграммами Excel, чтобы при изменении данных в файле Excel они автоматически обновлялись в файлах Word
или PowerPoint. В этом разделе мы рассмотрим оба метода.
Вставка изображения диаграммы в Word

Для выполнения этого упражнения вам понадобятся два файла:
● Файл Excel, с которым вы работали в этой главе, —
ДЗ-3 Графики.
● Документ Word — ДЗ-3 Зачисления.
https://drive.google.com/uc?export=download&id=
1hyd8KrYp7pIV6Vf2ryhAqInTUTlCDBe1

Диаграммы Excel могут быть полезны для объяснения количественных данных в письменном отчете. Это отчеты, касающиеся
бизнес-планов, государственной политики, бюджетов и т. д. В этом
примере мы предположим, что данные о зачислении по штатам из диаграммы Карта статистики зачисления используются
в письменном отчете студента. Следующие шаги демонстрируют,
как вставить изображение данной диаграммы в документ Word.

https://liveinternet.club/

238

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

1. Откройте файл ДЗ-3 Зачисления. Сохраните его как
ДЗ-3 Итоговые показатели зачисления по штатам.
2. Переместите курсор мыши в конец документа, щелкнув под заголовком Рисунок 1: Зачисление по штатам. Изображение диаграммы будет размещено под этим
заголовком.
3. При необходимости откройте файл Excel, с которым вы работали (ДЗ-3 Графики). Активируйте диаграмму Карта.
4. На вкладке Главная на ленте нажмите на стрелку выпадающего списка кнопки Копировать и выберите Копировать
как рисунок.
5. Нажмите OK, приняв параметры по умолчанию:
● Как на экране
● Векторный
6. Вернитесь к документу Word ДЗ-3 Итоговые показатели
зачисления по штатам.
7. Убедитесь, что курсор находится под заголовком Рисунок 1: Зачисление по штатам, и нажмите кнопку Вставить
на вкладке Главная (или нажмите Ctrl+V).
8. Обратите внимание, что изображение диаграммы потребует изменения размера. Измените размер изображения, медленно перетаскивая один из угловых маркеров, чтобы оно
заполнило пространство под текстом на первой странице.
Убедитесь, что изображение не выходит за пределы страницы. Документ должен занимать только одну страницу.
9. Сохраните изменения.
ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Вставка изображения диаграммы в Word
1. Активируйте диаграмму в Excel и нажмите кнопку
Копировать на вкладке Главная на ленте.
2. Щелкните в том месте документа Word, куда нужно
вставить диаграмму.

https://liveinternet.club/

4.3. Использование диаграмм в Microsoft® Word® и Microsoft® PowerPoint®

239

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

3. Нажмите на стрелку выпадающего списка кнопки
Вставить на вкладке Главная.
4. Выберите вариант Рисунок из выпадающего списка.
5. Перейдите на вкладку Формат в разделе Работа
с диаграммами на ленте.
6. Измените размер изображения, нажимая стрелки
вверх или вниз для кнопок Ширина фигуры или Высота
фигуры.

Вставка связанного изображения диаграммы в PowerPoint

Для этого упражнения вам понадобятся два файла:
● Таблица Excel, с которой вы работали в этой главе, —
ДЗ-3 Графики.
● Файл PowerPoint — ДЗ-3 Презентация.
https://docs.google.com/presentation/d/12t3zdLLSIAFH892yvWQI6l8YkGNty1y/export/pptx

Microsoft PowerPoint — это, пожалуй, самый распространенный инструмент для создания презентаций. Диаграммы, используемые в презентациях, играют ключевую роль в эффективной передаче информации аудитории. Как и в письменных документах,
в презентациях часто требуется объяснение количественных данных. В этом примере мы рассмотрим слайд PowerPoint, который
можно использовать в презентации. Мы вставим связанную диаграмму бюджета в слайд PowerPoint. В результате, если мы изменим диаграмму в файле Excel, эти изменения отразятся и в файле
PowerPoint.
1. Откройте файл ДЗ-3 Презентация.pptx. Сохраните его как
ДЗ-3 Зачисления.

https://liveinternet.club/

240

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

2. Перейдите к Слайду 6 — Бюджет для увеличения числа студентов. Это слайд, на который вы добавите связанную
диаграмму.
3. Если необходимо, откройте файл Excel, с которым вы работали (ДЗ-3 Графики). Активируйте диаграмму бюджета.
Нажмите Копировать (не Копировать как рисунок).
4. Вернитесь к презентации ДЗ-3 Зачисления.
5. Убедитесь, что вы находитесь на Слайде 6. Кликните в пустое поле справа.
6. Нажмите на стрелку выпадающего списка кнопки Вставить
на вкладке Главная в PowerPoint и выберите Использовать
тему конечного файла и связать данные (С).

Рисунок 4.25. Использовать конечную тему и связать данные

https://liveinternet.club/

4.3. Использование диаграмм в Microsoft® Word® и Microsoft® PowerPoint®

241

Преимущество добавления диаграммы в презентацию в виде
ссылки заключается в том, что она будет автоматически обновляться при изменении данных в связанном файле Excel.
1. Вернитесь к файлу ДЗ-3 Графики в Excel.
2. Перейдите на лист Расходы. Расходы на рекламу в июне
были сокращены.
3. Измените значение в ячейке G5 на 1000.
4. Перейдите на лист Бюджет. Обратите внимание, как изменилась диаграмма.
5. Вернитесь к файлу PowerPoint. На Слайде 6 вы должны
увидеть обновленную диаграмму.
6. Сохраните свою работу.

Рисунок 4.26. Обновленные расходы на рекламу в июне

https://liveinternet.club/

242

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

КОНТРОЛЬ ДАННЫХ

Обновление связанных диаграмм в PowerPoint и Word
При создании связи с диаграммой в Word или PowerPoint
необходимо обновлять данные, если вы вносите изменения в книгу Excel. Это особенно важно, если вы изменяете файл Excel до открытия файла Word или PowerPoint,
содержащего ссылку на диаграмму. Чтобы обновить диаграмму, активируйте ее и нажмите кнопку Обновить данные на вкладке Конструктор на ленте. Если пропустить
этот шаг, на диаграмме могут отображаться устаревшие
или некорректные данные.

КОНТРОЛЬ ДАННЫХ

Разрыв связи?
При создании связи с диаграммой Excel в Word
или PowerPoint необходимо сохранять книгу Excel в исходном расположении на компьютере или в сети. Если переместить или удалить книгу Excel, при попытке обновить
связь в Word или PowerPoint появится сообщение об ошибке. Ошибка также возникнет, если книга Excel сохранена
на сетевом диске, к которому у вашего компьютера нет доступа. Эти ошибки происходят из-за разрыва связи с книгой Excel. Поэтому, если вы заранее знаете, что будете использовать USB-накопитель для работы с документами
или презентацией, переместите книгу Excel на USB-накопитель до создания связи в Word или PowerPoint.

https://liveinternet.club/

4.3. Использование диаграмм в Microsoft® Word® и Microsoft® PowerPoint®

243

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Вставка связанного изображения диаграммы в PowerPoint
1. Активируйте диаграмму в Excel и нажмите кнопку
Копировать на вкладке Главная на ленте.
2. Кликните в слайде PowerPoint в то место, куда нужно
вставить диаграмму.
3. Нажмите стрелку выпадающего списка кнопки
Вставить на вкладке Главная на ленте.
4. Выберите Сохранить исходное форматирование
и связать данные из списка.
5. Нажмите кнопку Обновить данные на вкладке
Конструктор, чтобы изменения в файле Excel отразились на диаграмме.

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● При вставке изображения диаграммы Excel в документ
Word или презентацию PowerPoint используйте опцию Рисунок из выпадающего списка Вставить, если
хотите, чтобы изображение оставалось статичным. Вы
не сможете изменять содержимое такого изображения.
● При создании связи с диаграммой в Word или PowerPoint
может потребоваться обновление данных при изменении исходной таблицы. В этом случае не используйте
опцию Рисунок.
Атрибуция

Адаптировано Хэлли Пункочар и Норин Браун из книги «How
to Use Microsoft Excel: The Careers in Practice Series», адаптировано The Saylor Foundation без указания авторства по просьбе первоначального создателя или правообладателя и распространяется
под лицензией CC BY-NC-SA 3.0.

https://liveinternet.club/

244

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

4.4. Подготовка к печати
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Просмотреть каждый лист книги в режиме предварительного просмотра перед печатью.
2. При необходимости изменить листы для профессиональной печати данных и диаграмм.
В этом разделе мы рассмотрим каждый из листов, созданных
в предыдущих разделах. Поскольку эти листы содержат как данные, так и диаграммы, при их печати необходимо учитывать определенные моменты.
Сначала мы просмотрим каждый лист в режиме предварительного просмотра в представлении Backstage. Затем внесем необходимые изменения, такие как смена ориентации, масштабирование или перемещение диаграмм на листе. Чтобы не пропустить
ни один лист, мы будем проверять их в порядке, соответствующем
расположению вкладок.
Предварительный просмотр листов с диаграммами
перед печатью

Файл с данными: продолжаем работу с ДЗ-3 Графики.
Лист Все группы Excel является листом диаграммы. Это означает, что он не содержит данных — помните, что листы диаграмм
содержат только диаграммы. Тем не менее его также нужно проверить в режиме предварительного просмотра.
1. Перейдите на лист Все группы Excel, щелкнув по соответствующей вкладке.
2. Откройте режим предварительного просмотра, выбрав
Печать в представлении Backstage.
3. Обратите внимание, что диаграмма будет напечатана
на всей странице в альбомной ориентации.
4. Изменений не требуется. Закройте представление Backstage.

https://liveinternet.club/

4.4. Подготовка к печати

245

Печать листов с данными и диаграммами

Лист Тренды акций содержит много данных и несколько встроенных диаграмм. Нам нужно напечатать и данные, и диаграммы,
что потребует изменений в настройках страницы.
1. Перейдите на лист Тренды акций, щелкнув по соответствующей вкладке.
2. Откройте режим предварительного просмотра, выбрав
Печать в представлении Backstage.
3. Обратите внимание, что лист в данный момент печатается
на семи страницах.
4. При просмотре каждой страницы обратите внимание
на следующее:
● Данные разделены между первой и третьей страницами.
● Линейная диаграмма начинается на первой странице,
но часть ее также находится на второй.
● Двойная линейная диаграмма начинается на третьей странице и заканчивается на пятой.
● Четвертая и шестая страницы пусты (на четвертой может
быть виден кусок линейной диаграммы)
● На последней странице (страница 7) находится столбец
с, казалось бы, случайными числами.
5. Закройте представление Backstage.
6. Сначала скроем числа, отображаемые на странице 7.
Мы скроем столбец вместо удаления чисел на случай, если
они используются в других частях книги.
7. Прокрутите лист вправо до столбца AH, где находятся эти
числа.
8. Кликните в любом месте столбца AH.
9. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку
Формат.
10. В разделе Видимость выберите Скрыть или отобразить → Скрыть столбцы.

https://liveinternet.club/

246

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

11. Теперь видимые заголовки столбцов должны переходить
от AG к AI.
12. Вернитесь в режим предварительного просмотра, чтобы
увидеть изменения.
13. Теперь лист печатается на пяти страницах. Данные и диаграммы по-прежнему разделены, но числа из столбца AH
больше не печатаются.
14. Останьтесь в режиме предварительного просмотра для
следующих шагов.
Данные по-прежнему разделены между страницами 2 и 3, а диаграммы также печатаются некорректно. Первое, что мы попробуем, — изменить ориентацию и масштабирование страницы.
1. В режиме предварительного просмотра измените ориентацию на Альбомную.
2. Теперь все данные помещаются на одном листе, но диаграммы по-прежнему разделены.
3. Измените масштабирование на Вписать лист на одну
страницу (используйте выпадающее меню Масштаб в разделе Параметры).
4. Теперь все помещается на одной странице, но текст слишком мелкий для чтения.
5. Верните масштабирование в значение Без масштабирования (Текущий).
Далее попробуем переместить одну или обе диаграммы. Для этого нужно выйти из режима предварительного просмотра.
1. Закройте представление Backstage.
2. Перейдите на вкладку Вид и выберите Страничный режим. Ваш экран должен выглядеть примерно как на рисунке 4.27. (Помните, что пунктирные синие линии обозначают
автоматические разрывы страниц.)
3. Переместите диаграмму Сравнение трендов за 24 месяца
(двойная линейная) ближе к верху страницы.

https://liveinternet.club/

247

4.4. Подготовка к печати

4. Переместите диаграмму Тренд NASDAQ за май 2014–
2016 гг.: объем продаж (линейная) так, чтобы она находилась
под диаграммой Сравнение трендов за 24 месяца.
5. Ссылка на источник данных (A50:A51) все еще находится внизу страницы 2, поэтому ее тоже нужно переместить.
Перенесите текст из A50:A51 в M31:M32.
Теперь ваш экран должен выглядеть примерно как на ри
сунке 4.27.

Рисунок 4.27.

Мы не хотим, чтобы ссылка на источник данных печаталась
на отдельной странице, но места для ее переноса на страницу с диаграммами нет. Чтобы исправить это, удалим автоматический разрыв страницы между диаграммами и текстом в M31:M32.
1. Поместите курсор на горизонтальную синюю пунктирную
линию (автоматический разрыв страницы) между линейной
диаграммой и текстом ссылки.
2. Когда курсор превратится в двойную стрелку (вверх-вниз),
перетащите разрыв страницы вниз в серую область. Это
удалит разрыв.
3. Если вертикальный разрыв страницы между столбцами
L и K сместился, верните его на место. Это превратит
его в сплошную синюю линию, которая больше не будет
автоматически изменяться.

https://liveinternet.club/

248

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

Примечание
Возможно, вам потребуется немного изменить размер диаграмм, чтобы
экран выглядел как на Рисунке 4.28. Ваша цель — сократить количество
страниц до двух.

Рисунок 4.28.

Теперь выполните последнюю проверку листа в режиме предварительного просмотра.
1. Откройте режим предварительного просмотра и просмотрите обе страницы. На первой странице должны быть только данные, а на второй — обе диаграммы и ссылка на источник данных.
2. Закройте представление Backstage и сохраните файл.
Предварительный просмотр оставшихся листов
для печати

Оставшиеся листы также необходимо проверить. Некоторые
потребуют незначительных изменений, а другие — нет. Вам нужно просмотреть каждый из них и внести указанные правки. В следующих шагах вы проверите и при необходимости измените все
остальные листы.
1. Листы Распределение оценок, Статистика зачислений
и Приемная комиссия — диаграммы на этих листах разбиваются на две страницы. Исправьте это, изменив ориентацию

https://liveinternet.club/

4.4. Подготовка к печати

249

(Альбомная) и масштабирование (Вставить лист на одну
страницу).
2. Остальные листы с диаграммами не требуют изменений.
Печать только диаграммы

Иногда на листе могут находиться и данные, и диаграмма,
но вам нужно напечатать только диаграмму. Это касается листа Статистика зачислений.
1. Перейдите на лист Статистика зачислений.
2. Выберите диаграмму Сравнение по полу.
Пользователи Mac: шаги 3–5 не работают в Excel для Mac.
Альтернативные инструкции приведены после шага 5.
3. Откройте режим предварительного просмотра. Должна
печататься только диаграмма. (Если печатаются и данные,
закройте Backstage View и убедитесь, что выбрана только
диаграмма.)
4. При необходимости измените ориентацию на Альбом
ную — так диаграмма будет выглядеть лучше при печати.
5. Закройте Backstage View. Сохраните файл ДЗ-3 Графики.
Пользователи Mac: чтобы напечатать только диаграмму, щелкните по ней, нажмите кнопку Переместить диаграмму на вкладке Конструктор, выберите на отдельный
лист, затем в меню Excel выберите Файл → Печать и при необходимости измените ориентацию на Альбомную.

https://liveinternet.club/

250

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

4.5. Практическое задание по главе
Чтобы оценить ваше понимание материала, изложенного в главе, выполните следующие задания.
Хотя Excel чаще всего используется в бизнесе и научных сферах,
он также может быть полезен и в других областях. В этих упражнениях мы будем использовать Excel для создания диаграмм на основе исторических и медицинских данных.
Визуализация исторических данных (комплексный обзор)

Файл с данными: ПЗ4 Данные
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1mgzxFBZF2
GU9VQ4cGOpzMY91Tftu2Q0i/export?format=xlsx

Excel — отличный инструмент для визуализации исторических
данных. В этом упражнении мы рассмотрим способы отображения
информации о минимальной заработной плате и продолжительности жизни.
Задание 1. Изменения национальной минимальной
заработной платы в США в 2019–2020 годах

С начала прошлого века в США установлена минимальная заработная плата, чтобы задать планку, ниже которой оплата труда не может опускаться. В большинстве штатов установлены свои
минимальные ставки, но ни одна из них не может быть ниже федерального уровня. Выполните следующие шаги, чтобы создать
картограмму, отображающую текущую минимальную заработную
плату по штатам.
1. Откройте файл ПЗ4 Данные и сохраните его как
ПЗ4 Исторические данные.
2. На листе Минимальная заработная плата выделите диапазон B4:B55. Зажмите клавишу CTRL (
Mac — Command)
и выделите диапазон D4:D55.
3. Перейдите на вкладку Вставка и выберите инструмент
Карта в группе Диаграммы.

https://liveinternet.club/

4.5. Практическое задание по главе

251

4. Переместите диаграмму на новый лист. Переименуйте лист
в Карта.
5. Обновите заголовок диаграммы на Минимальная заработная плата в США 2020.
6. В меню Элементы диаграммы включите отображение
Подписей данных.
7. В том же меню отключите Легенду.
8. Подготовьте данный лист к печати, установив масштабирование Вписать лист на одну страницу.
9. Сохраните работу.
Задание 2. Орегон: прогнозируемая ожидаемая
продолжительность жизни при рождении

За последние 40 лет (с 1970 по 2010 год) ожидаемая продолжительность жизни мужчин в Орегоне увеличилась на 8,7 года,
а женщин — на 5,5 года. Показатели Орегона остаются немного
выше средних по США. Ожидается, что продолжительность жизни
будет расти и дальше, но у мужчин этот рост происходит быстрее,
чем у женщин, из-за чего разрыв между показателями продолжает сокращаться.
1. На листе Ожидаемая продолжитность жизни выделите
диапазон A5:B11.
2. На вкладке Вставка выберите Рекомендуемые диаграммы
и укажите второй вариант — Гистограмма с группировкой.
3. Переместите диаграмму на новый лист и назовите его
Мужчины.
4. Повторите шаги для создания аналогичной диаграммы
ожидаемой продолжительности жизни женщин в Орегоне,
выделив A5:A11, зажав CTRL (
Mac — Command) и выбрав
C5:C11.
5. Используйте Рекомендуемые диаграммы и выберите
Гистограмма с группировкой.
6. Переместите диаграмму на новый лист и назовите его
Женщины.

https://liveinternet.club/

252

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

Рисунок 4.29. Гистограмма для мужчин

Рисунок 4.30. Гистограмма для женщин

https://liveinternet.club/

4.5. Практическое задание по главе

253

7. Обратите внимание, что
минимальные и максималь
ные значения на вертикальных осях диаграмм для мужчин и женщин не совпадают.
Чтобы обеспечить сопоставимость данных, скорректируйте границы осей на обеих диа
граммах, как показано ниже.
Рисунок 4.31. Границы осей

https://liveinternet.club/

254

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

8. Проверьте орфографию на всех листах и внесите
необходимые исправления. Сохраните книгу ДЗ4 Истори
ческие данные.
Атрибуция

4.5 «Практическое задание по главе» от Хэлли Пункочар и Норин Браун, Портлендский общественный колледж, лицензировано по CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

4.6. Оценочное задание

255

4.6. Оценочное задание
Визуализация данных о продажах

Файл для загрузки: ОЗ4 Данные
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1p_b1W6SR
j7ezVBHwupG5KyQiOmINgWlB/export?format=xlsx
1. Откройте файл данных ОЗ4 Данные и сохраните его
на компьютере под именем ОЗ4 Продажи.
Эффективный способ представления данных в Excel — построение графиков. Визуализируйте предоставленную информацию
о продажах, отобразив тенденции прибыли, производственные
показатели и этапы продаж, чтобы помочь руководству лучше понять текущее состояние бизнеса.
Задача 1. Данные о квартальном производстве

Создайте кольцевую диаграмму, показывающую распределение
производства по регионам: Север, Юг, Восток и Запад.
1. На листе Продажи создайте указанную ниже диаграмму.
2. Перенесите диаграмму на отдельный лист (не оставляйте
ее как объект). Назовите лист Кольцевая диаграмма.
3. Сохраните работу.

Рисунок 4.32. Кольцевая диаграмма

https://liveinternet.club/

256

Глава 4. Представление данных с помощью диаграмм

Задача 2. Этапы продаж

Создайте воронкообразную диаграмму, чтобы наглядно показать этапы продаж и сделки, которые должны закрыться в текущем месяце.
1. На листе Продажи создайте указанную ниже воронкообразную диаграмму.
2. Оставьте диаграмму на этом же листе (не переносите на отдельный лист). Измените ее размер и расположение.
3. Проверьте орфографию на всех листах и при необходимости исправьте ошибки. Сохраните файл ОЗ4 Продажи.

Рисунок 4.33. Воронкообразная диаграмма

Атрибуция

4.6 «Оценочное задание» от Хэлли Пункочар, Портлендский общественный колледж, лицензировано по CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

Глава 5.
Таблицы
Excel является ведущим приложением для хранения, управления и анализа данных. В главе 5 вы изучите, как эффективно импортировать, организовывать и анализировать данные. Для управления и анализа группы связанных данных пользователи могут
преобразовать диапазон ячеек в таблицу Excel.
Таблица, также называемая базой данных, представляет собой
упорядоченную структуру из строк и столбцов связанных данных
на листе. Например, это может быть список информации о сотрудниках. В таблице сотрудников каждая запись соответствует одному сотруднику. Как показано ниже, каждая запись может включать несколько полей, таких как ID сотрудника, Фамилия, Имя
и т. д. Каждая строка таблицы хранит записи, а каждый столбец —
одно поле записи. Запись также может содержать поля с ссылками, формулами и функциями. Кроме того, строка с заголовками
столбцов в верхней части таблицы хранит имена полей, которые
идентифицируют собираемые и сохраняемые данные.
Excel предлагает обширный набор инструментов для работы
с базами данных и таблицами, позволяющих пользователям импортировать, очищать, сортировать, фильтровать, суммировать,
анализировать, визуализировать и создавать отчеты. В этой главе рассматривается, как импортировать, вставлять, редактировать и анализировать данные с помощью инструментов таблиц и сводных таблиц
Excel. Примените навыки на практике, изучив предоставленную базу
данных сотрудников за 2017–2018 годы. Исследуйте вопросы кадрового учета, заработной платы, льгот и вариантов обучения.
Атрибуция

Глава 5 «Таблицы», автор Хэлли Пункочар, Портлендский общественный колледж, распространяется по лицензии CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

258

Глава 5. Таблицы

5.1. Основы таблиц
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1.
2.
3.
4.

Понимать свойства и структуру таблиц.
Форматировать данные как таблицу.
Использовать закрепление областей.
Работать с вкладкой Конструктор таблиц.

Организация, поддержание, анализ и отчетность по кадровым
данным имеют ключевое значение в различных отраслях. В этой
главе мы продемонстрируем навыки работы с таблицами, исследуя вопросы кадрового учета, заработной платы, льгот и вариантов работы.

Рисунок 5.1. Пример таблицы

Свойства и структура таблиц

Преобразование диапазона ячеек в таблицу Excel упрощает
анализ, визуализацию и создание отчетов по связанным данным.
Планирование структуры таблицы критически важно для целостности данных. Ниже приведены рекомендации по проектированию таблицы с нуля.

https://liveinternet.club/

5.1. Основы таблиц

259

Рисунок 5.2. Рекомендации по структуре таблицы

Обзор

Таблицы Excel функционируют независимо от остальных данных на листе. Excel обрабатывает область таблицы как базу данных, связывая записи между собой. Это имеет несколько преимуществ. Например, с помощью встроенных фильтров и функций
сортировки можно легко анализировать данные, получая необходимые результаты. Excel также автоматически расширяет таблицу при добавлении новых записей и поддерживает автоматическое форматирование, например чередование цветов строк
или столбцов.
Кроме того, Excel по-особому обрабатывает формулы и вычисления в таблицах, отображая структурированные имена столбцов,
автоматически заполняя вычисляемые поля для всей таблицы
или предоставляя удобные инструменты для подведения итогов.

https://liveinternet.club/

260

Глава 5. Таблицы

При построении графиков и диаграмм на основе данных таблицы Excel автоматически корректирует связанные диапазоны в зависимости от применяемых фильтров или сортировки.
В промышленности данные часто хранятся в базах данных
или нескольких файлах Excel. В нашем примере мы будем работать с файлом Excel, содержащим импортированные данные из кадровой базы данных.
Форматирование данных как таблицы

Загрузите файл данных: ДЗ4 Данные
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1evDzNUI
ynhHPOt3vtqPBnE9S4tUKHQWR/export?format=xlsx

Откройте файл ДЗ4 Данные и перейдите на лист Данные о сотрудниках, сделав его активным. Сохраните файл как ДЗ4 Отчет.
Вкладка Конструктор таблиц

Этот файл выглядит иначе, чем предыдущие. Перед вами лист
Excel, данные на котором отформатированы как Таблица. Таблицы Excel требуют специальных инструментов, которые находятся
на вкладке Конструктор таблиц. Эта вкладка является контекстной — она появляется только при выделении таблицы. Если щелкнуть вне таблицы, вкладка исчезает.
Изучите инструменты таблицы. Обратите внимание на чекбоксы, включающие дополнительные параметры, например чередующиеся строки или столбцы, добавление строки итогов и т. д. Далее мы рассмотрим эти инструменты подробнее.
Загруженный файл уже отформатирован как таблица. Позже
в данной главе вы узнаете, как преобразовать обычный диапазон
ячеек в таблицу. Следуйте инструкциям ниже, чтобы отформатировать и отредактировать таблицу.
1. Перейдите на вкладку Конструктор на ленте.
Пользователи Mac: у вас нет вкладки Конструктор. Убедитесь, что выбрана вкладка Таблица.

https://liveinternet.club/

5.1. Основы таблиц

261

2. В разделе Стили таблиц выберите вариант Голубой; Cтиль
таблицы: средний 2.
Пользователи Mac: созданная таблица может уже иметь
этот стиль.
Другой способ создания таблицы — использование кнопки
Вставка. Кнопка Вставить таблицу на вкладке Вставка преобразует диапазон данных в неформатированную таблицу. Мы воспользуемся этим методом позже.

Рисунок 5.3. Вариант Голубой; Cтиль таблицы: средний 2

https://liveinternet.club/

262

Глава 5. Таблицы

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Форматирование данных как таблицы
1. Щелкните на левую верхнюю ячейку с данными.
2. На вкладке Главная выберите меню Форматировать
как таблицу и укажите стиль.
3. Убедитесь, что отмечено Таблица с заголовками,
и нажмите OK.
4. Снова щелкните левую верхнюю ячейку.
5. Настройте ширину столбцов так, чтобы все заголовки
и фильтры отображались полностью.
Просмотр данных таблицы
Использование областей

Наборы данных могут содержать тысячи записей с десятками
полей и выходить за пределы окна книги. Сравнение полей и записей в далеко расположенных столбцах и строках может быть
затруднительным. Один из способов решения этой проблемы —
разделение окна книги на области просмотра с помощью функции Разделить. Excel позволяет разделить окно книги на четыре
секции, называемые областями, каждая из которых предоставляет
отдельный вид листа. Прокручивая содержимое отдельных областей, вы можете сравнивать ячейки из разных разделов листа бок
о бок в пределах одного окна.
1. Выберите любую ячейку или диапазон ячеек на листе.
2. На вкладке Вид в группе Окно нажмите кнопку Разделить.
3. Разделительные линии появятся вдоль верхней и левой
границы выбранной ячейки или диапазона.
4. Чтобы разделить окно на две вертикальные области, выберите любую ячейку в первой строке листа и нажмите
Разделить.
5. Чтобы разделить окно на две горизонтальные области, выберите любую ячейку в первом столбце и нажмите Разделить.
6. Чтобы отключить разделение, снова нажмите данную
кнопку Разделить.

https://liveinternet.club/

263

5.1. Основы таблиц

В нашем примере данные достаточно компактны, однако закрепление первого столбца и заголовка может быть полезным
при прокрутке.
Закрепление областей

Чтобы сохранить видимость определенной области листа
при прокрутке, используйте функцию Закрепить области. Следуйте инструкциям ниже, чтобы закрепить первый столбец и строку заголовков.
1. При необходимости настройте ширину столбцов, чтобы все
заголовки в строке 5 были видны.
2. Выберите ячейку B6 в таблице.
Примечание
Выбор этой ячейки указывает Excel закрепить область до первого столбца
и строки заголовков.

3. Перейдите на вкладку Вид.
4. Выберите Закрепить области → Закрепить области
(см. рисунок 5.4).
Пользователи Mac: просто нажмите кнопку Закрепить
области на вкладке Вид.

Рисунок 5.4. Закрепление областей

https://liveinternet.club/

264

Глава 5. Таблицы

Форматирование данных таблицы

При анализе таблицы обнаружилось, что два столбца требуют
корректного форматирования. В больших наборах данных полезно знать сочетания клавиш для быстрого выбора. В этом примере
мы используем горячие клавиши для выбора столбца и применения числового форматирования.
1. На листе Данные о сотрудниках нажмите на ячейку E6.
2. Нажмите и удерживайте клавиши Ctrl + Shift + ↓ (стрелка
вниз), чтобы выделить столбец Стаж работы (лет).
3. На вкладке Главная в группе Число установите формат
Числовой с двумя десятичными знаками.
Пользователи Mac: выберите Число из выпадающего списка рядом с Общий.
4. Выделите ячейку J6 (первая ячейка столбца Текущая
зарплата), повторите процесс выделения, описанный выше,
и установите формат Денежный без десятичных знаков.
5. Используя метод выбора несмежных столбцов, выделите
заголовки столбцов E, G, I и выровняйте текст по центру.

Рисунок 5.5. Числовое форматирование

Присвоение имени таблице

При создании таблицы Excel автоматически присваивает ей
имя по умолчанию (например, Таблица1, Таблица2 и т. д.). Однако именование таблиц упрощает дальнейшую работу, особенно

https://liveinternet.club/

265

5.1. Основы таблиц

в книгах с множеством таблиц. Например, имена Янв или Фев информативнее, чем Таблица1.
Два ключевых правила именования таблиц:
● Не допускаются пробелы.
● Имя должно начинаться с буквы или символа нижнего
подчеркивания (_).
1. Кликните на любую ячейку в таблице и перейдите на вкладку Конструктор.
Пользователи Mac: выберите вкладку Таблица.
2. В группе Свойства введите имя Сотрудники_БД в поле
Имя таблицы и нажмите ENTER.

Рисунок 5.6. Присвоение имени таблице

Ввод и удаление записей

Таблицы требуют постоянного обновления и могут включать
вычисления. При необходимости обновления данных вы можете добавлять/удалять строки или столбцы — Excel автоматически
корректирует таблицу под новый контент. Форматирование чередующихся строк также обновляется в соответствии с измененным
размером набора данных.
Когда требуется произвести вычисления, вы можете создать
вычисляемый столбец или использовать встроенный инструмент Строка итогов. Таблицы Excel — превосходный инструмент
для эффективного ввода формул в столбцах. Достаточно ввести
формулу в одну ячейку, и Excel автоматически распространит ее
на весь столбец без использования команд Заполнить или Копировать. Это же происходит при изменении формулы — правки автоматически применяются ко всему столбцу.
Инструмент Строка итогов на вкладке Конструктор добавляет
строку итогов внизу таблицы. Для добавления новой строки сделайте следующее.

https://liveinternet.club/

266

Глава 5. Таблицы

1. Уберите галочку из чекбокса Строка итогов.
2. Добавьте новую строку.
3. Снова включите пункт Строка итогов.
4. В выпадающем списке итоговой строки доступны функции:
СРЗНАЧ, СЧЁТ, МАКС, МИН, СУММ, СТАНДОТКЛОН, ДИСП
и другие.
Следуйте инструкциям, чтобы добавить новые записи под таблицей. Данные, введенные в смежных строках/столбцах, автоматически становятся частью таблицы с сохранением форматирования.
1. Нажмите Ctrl + ↓ (стрелку вниз), чтобы перейти к последней записи.
Пользователи Mac: используйте Command + → (стрелка
вправо), затем Command + ↓ (стрелка вниз).
2. Нажмите Tab для начала новой записи.
3. Введите данные (см. пример ниже), перемещаясь между
столбцами клавишей Tab:
3297

Альфред

Ельнатс

5/29/2015

3299

Джексон

Браун

7/15/2013

2/19/1953

Сиэтл

ПЗ

95,552

3/16/1953

Портленд

ПЗ

98,655

Обратите внимание, что Excel предлагает автозаполнение на основе предыдущих записей.
Удаление дубликатов

Дубликаты могут возникать из-за ошибок ввода, совместного
редактирования или импорта данных. В данной таблице ошибочно продублирована запись Роберт Гриффин.
1. Нажмите на любую ячейку таблицы.
2. На вкладке Конструктор найдите пункт Удалить
дубликаты.
Пользователи Mac: перейдите на вкладку Таблица →
Удалить дубликаты.
3. В диалоговом окне:

https://liveinternet.club/

5.1. Основы таблиц

267

● Нажмите Снять выделение, если нужно сбросить выбор
столбцов.
● Нажмите OK для удаления.

Рисунок 5.7. Диалоговое окно Удалить дубликаты

Excel уведомит вас о том, что была удалена одна дублирующая
запись.

Рисунок 5.8. Результат удаления дубликатов

Создание новых столбцов

В следующем упражнении мы рассмотрим, как добавить два новых столбца в таблицу. Обратите внимание, что Excel автоматически добавляет столбец в диапазон таблицы и копирует формат заголовка существующей таблицы в новый столбец.
Первый новый столбец будет использовать функцию ВПР, чтобы
определить, на какую надбавку за стоимость проживания (COLA)

https://liveinternet.club/

268

Глава 5. Таблицы

имеет право сотрудник, исходя из региона, в котором он проживает. Второй добавленный столбец будет рассчитывать прогнозируемое увеличение зарплаты на основе COLA. Когда вы используете
формулу в таблице, она считается вычисляемым столбцом.
Вычисляемый столбец использует одну формулу, которая выполняется для каждой строки и автоматически расширяется, чтобы включить дополнительные строки в этом столбце. Формула
сразу же распространяется и на новые добавленные строки. Вам
достаточно ввести формулу один раз, и она автоматически заполнится вниз для создания вычисляемого столбца — нет необходимости использовать команды Заполнить или Копировать.
Как упоминалось в предыдущем разделе, Excel присваивает имя
таблице, а также каждому заголовку столбца в таблице. Когда вы
добавляете формулы в таблицу Excel, эти имена могут автоматически появляться при вводе формулы и выборе ссылок на ячейки
в таблице, вместо того чтобы вводить их вручную.
Для наглядности сравните различия между формулой, введенной в ячейку, и формулой, введенной в таблице:
Формула — Ссылки
на ячейки

Формула — Таблица: Excel
отображает имена полей

=СУММ(J6:K6)

=СУММ([Текущая зарплата]:[COLA])

В Excel отображение имен таблиц и полей в формулах называется структурированными ссылками. Имена в структурированных
ссылках автоматически корректируются при добавлении или удалении данных из заголовков таблицы. Структурированные ссылки также появляются при создании формулы вне таблицы Excel,
которая ссылается на данные таблицы. Эти ссылки упрощают поиск таблиц в большой книге. Чтобы включить структурированные ссылки в формулу, используйте режим указания, просто кликая по ячейкам, на которые необходимо ссылаться, вместо ввода
их адресов вручную.

https://liveinternet.club/

269

5.1. Основы таблиц

Далее рассматривается добавление новых столбцов для расчета
COLA и прогнозируемой зарплаты.
1. Кликните на ячейку K5 и введите COLA. Измените ширину
столбца по содержимому.
2. Нажмите на ячейку L5 и введите Прогнозируемое повышение зарплаты. Отредактируйте ширину столбца
по содержимому.
3. Щелкните по ячейке K6. На вкладке Формулы выберите
функцию ВПР (она находится в группе инструментов Ссылки
и массивы), чтобы найти местоположение магазина каждого сотрудника. Сопоставьте местоположение магазина с таблицей COLA на листе COLA и извлеките процент повышения
из второго столбца. Учитывайте, что требуется точное совпадение, поэтому исключите все варианты ЛОЖЬ в параметре
Интервальный_просмотр.

Рисунок 5.9. ВПР для COLA

4. По умолчанию Excel автоматически заполнит весь столбец данной формулой, но если вдруг такого не произошло,
то в правом нижнем углу ячейки, в которую вы вписали формулу, появится иконка Параметры автозамены. Нажмите
на значок и выберите пункт Не создавать вычисляемые

https://liveinternet.club/

270

Глава 5. Таблицы

столбцы автоматически (с помощью него же можно и остановить автозаполнение).
5. Используя метод указания, кликните по ячейкам таблицы,
чтобы рассчитать Прогнозируемое повышение зарплаты,
умножив Текущую зарплату на COLA: =[@[Текущая зарплата]]*[@COLA].
6. Таблица Excel автоматически заполнит все оставшиеся
строки данного столбца введенной формулой. Если нет, то повторите действия из пункта 4.
7. Отформатируйте столбцы COLA и Прогнозируемое повышение зарплаты: выделите K6:K107, примените процентный
формат и увеличьте количество десятичных знаков до одного.
Измените ширину столбцов, если это необходимо.
Совет: используйте сочетание клавиш — кликните K6, затем зажмите Ctrl + Shift + ↓ (стрелку вниз), чтобы выделить
данные столбца.
8. Выделите L6:L107 и примените денежный формат.
Совет: используйте сочетание клавиш — кликните L6, затем
зажмите Ctrl + Shift + ↓ (стрелку вниз).
9. Выделите ячейку L5. Перенесите текст по словам, выровняйте по левому краю, уменьшите ширину столбца и увеличьте высоту строки, чтобы заголовок отображался в две строки.

Рисунок 5.10. Измененные столбцы

https://liveinternet.club/

271

5.1. Основы таблиц

Строка итогов

Полезный инструмент для анализа данных в таблице Excel —
Итоговая строка. Вы можете быстро суммировать данные, включив опцию Строка итогов, а затем выбрав одну из встроенных
функций из выпадающего списка для каждого столбца. Итоговая
строка добавляется в конец таблицы после последней записи и может вычислять сводную статистику, включая среднее значение,
сумму, минимум и максимум выбранных полей. Она форматируется полужирным шрифтом, а двойная граница отделяет данные
от итогов.
Добавление итоговой строки осуществляется так.
1. Кликните в любом месте таблицы, перейдите на вкладку Работа с таблицами → Конструктор и выберите Строка
итогов.
Пользователи Mac: перейдите на вкладку Таблица и выберите Строка итогов.

Рисунок 5.11. Строка итогов

2. Excel перенесет вас в конец таблицы, где в столбце Про
гнозируемое повышение зарплаты по умолчанию отобразится результат функции СУММ. Кликните на ячейку J108,
нажмите на стрелку меню Строка итогов и функцию Сумма
для столбца Текущая зарплата (см. рисунок 5.12).
3. Кликните на ячейку K108, в меню Строка итогов выберите
Среднее. Отобразится средний процент повышения COLA
(см. рисунок 5.13).

https://liveinternet.club/

272

Глава 5. Таблицы

Рисунок 5.12. Строка итогов,
столбец Текущая зарплата,
функция СУММ

Рисунок 5.13. Строка
итогов, столбец COLA,
функция СРЗНАЧ

Выравнивание по центру в выделенной области

Выполните следующие шаги, чтобы поместить по центру заголовок в ячейках A1:L2 с помощью инструмента Выравнивание
по центру выделения, который находится в диалоговом окне Формат ячеек. В предыдущих главах мы использовали кнопку Объединить и поместить в центре для выравнивания текста по диапазону. Данный инструмент выравнивает заголовок, но лишает
доступа к отдельным ячейкам. Это ограничение может создать
проблемы при попытке автоматически подогнать ширину столбцов в таблице.
Формат Выравнивание по центру выделения центрирует
текст по нескольким ячейкам, но не объединяет выбранный диапазон в одну ячейку, что делает его более предпочтительным выбором при работе с таблицами.

https://liveinternet.club/

273

5.1. Основы таблиц

1. Выделите ячейки A1:L2 и щелкните правой кнопкой мыши,
чтобы открыть контекстное меню.
Пользователи Mac: удерживайте клавишу Ctrl и кликните по выделенным ячейкам, чтобы открыть контекстное
меню.
2. Выберите Формат ячеек.
3. В диалоговом окне Формат ячеек перейдите на вкладку
Выравнивание.
4. В меню По горизонтали выберите По центру выделения.
Нажмите OK, чтобы вернуться к таблице.

Рисунок 5.14. Диалоговое окно
Формат ячеек

https://liveinternet.club/

274

Глава 5. Таблицы

Рисунок 5.15. Выравнивание по центру выделения

Атрибуция

5.1 «Основы работы с таблицами» от Хэлли Пункочар, Портлендский общественный колледж, лицензировано по CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

5.2. Продвинутые навыки работы с таблицами

275

5.2. Продвинутые навыки работы с таблицами
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Сортировка данных в таблице.
2. Настройка пользовательской сортировки данных.
3. Применение параметров сортировки по пользовательскому списку.
4. Фильтрация данных таблицы с использованием
критериев.
Продвинутые навыки работы с таблицами
Сортировка

Сортировка — один из самых распространенных инструментов
управления данными. Упорядочивание данных в определенной
последовательности делает информацию более осмысленной. Расположение записей в заданном порядке называется сортировкой.
Если сортировка выполняется по одному столбцу, это считается
простой сортировкой. Если требуется сортировка по нескольким
столбцам, это называется пользовательской сортировкой.
Поля, по которым выполняется сортировка, называются ключами сортировки. В Excel таблицу можно сортировать по возрастанию или убыванию. Данные в порядке возрастания располагаются
от наименьшего к наибольшему, от самого раннего к самому позднему или в алфавитном порядке от А до Я. Данные в порядке убывания упорядочиваются от наибольшего к наименьшему, от самого позднего к самому раннему или в алфавитном порядке от Я до А.
Excel позволяет сортировать диапазон данных, даже если
он не оформлен как таблица. Однако при работе с большими наборами данных рекомендуется преобразовать все в таблицу для обеспечения целостности. Excel фиксирует строки данных, создавая
записи, поэтому при сортировке записи остаются неизменными,
просто меняется их порядок. Например, при сортировке таблицы
по фамилии все строки перемещаются вместе, сохраняя целост-

https://liveinternet.club/

276

Глава 5. Таблицы

ность данных. Перед применением сортировки всегда полезно сохранить копию листа.
Инструменты сортировки доступны в нескольких местах:
● При создании таблицы Excel автоматически активирует
кнопки автофильтра — инструмента для сортировки, запросов и фильтрации записей. Кнопки фильтра отображаются
справа от заголовков столбцов. При нажатии на кнопку фильтра появляются параметры сортировки.

Рисунок 5.16. Кнопки автофильтра

● На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите
кнопку Сортировка и фильтр, а затем выберите один из вариантов сортировки в меню.

Рисунок 5.17. Меню сортировки и фильтрации

https://liveinternet.club/

5.2. Продвинутые навыки работы с таблицами

277

● На вкладке Данные используйте кнопки Сортировка
от А до Я или Сортировка от Я до А либо выберите кнопку
Сортировка, чтобы открыть диалоговое окно пользовательской сортировки.

Рисунок 5.18. Параметры сортировки на вкладке Данные

● Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы,
выберите пункт Сортировка в контекстном меню, чтобы открыть подменю сортировки.

Рисунок 5.19. Контекстное меню

https://liveinternet.club/

278

Глава 5. Таблицы

Выполнение простой сортировки:
1. В заголовке столбца ID сотрудника нажмите кнопку
фильтра.
2. Выберите Сортировка по возрастанию.
Пользователи Mac: нажмите кнопку По возрастанию
(А–Я).
Обратите внимание, что Excel упорядочивает все данные сотрудников в хронологическом порядке на основе номера ID сотрудника, сохраняя при этом целостность записей. На кнопке фильтра
теперь отображается стрелка вверх, обозначающая сортировку
по возрастанию.

Рисунок 5.20. Сортировка ID сотрудника

Сортировка по убыванию текущей зарплаты:
1. Нажмите кнопку фильтра в заголовке столбца Текущая
зарплата.
2. Выберите Сортировка по убыванию.
Пользователи Mac: нажмите кнопку По убыванию.
Исходная сортировка была переопределена, и данные теперь
упорядочены по убыванию текущей зарплаты. Стрелка на кнопке фильтра ID сотрудника исчезла, а на кнопке Текущая зарплата
появилась стрелка вниз, обозначающая сортировку по убыванию.

https://liveinternet.club/

5.2. Продвинутые навыки работы с таблицами

279

Рисунок 5.21. Сортировка Текущая зарплата

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Сортировка столбца
1. Нажмите на стрелку фильтра справа от заголовка
столбца, который нужно отсортировать.
2. Выберите вариант А–Я↑ или Я–А↓, чтобы отсортировать данные по этому столбцу.
Пользовательская сортировка

Когда требуется сортировка по нескольким уровням, необходимо использовать параметр Пользовательская сортировка. Выполните следующие шаги, чтобы упорядочить данные по расположению магазину (Место), фамилии (Фамилия) и текущей зарплате
(Текущая зарплата) в порядке возрастания (А–Я).
1. Перейдите на вкладку Данные и нажмите кнопку
Сортировка. Обратите внимание, что отображается последний столбец, по которому выполнялась сортировка. Измените
заголовок столбца, выбрав Место в выпадающем меню
Сортировать по.
2. Нажмите Добавить уровень.
Пользователи Mac: нажмите символ +.

https://liveinternet.club/

280

Глава 5. Таблицы

3. В разделе Затем по выберите нужные заголовки столбцов,
как показано на рисунке 5.22. Для добавления следующего
столбца нажмите Добавить уровень. Порядок выбора заголовков определит, как будут отсортированы данные.

Рисунок 5.22. Диалоговое окно сортировки

4. После выбора столбцов укажите порядок сортировки:
для Место и Фамилия — по возрастанию (А–Я), для Текущая
зарплата — по возрастанию.
5. Нажмите ОК.

Рисунок 5.23. Визуализация пользовательской сортировки

https://liveinternet.club/

5.2. Продвинутые навыки работы с таблицами

281

Теперь данные отсортированы по трем уровням: сначала по месту магазина, затем по фамилии сотрудника и текущей зарплате
в порядке возрастания. На кнопках фильтра отображаются стрелки вверх, указывающие на сортировку.
ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Пользовательская сортировка (многоуровневая)
1. Перейдите на вкладку Данные и нажмите кнопку
Сортировка.
2. Выберите Добавить уровень.
3. В поле Столбец укажите заголовок для сортировки.
4. Повторите шаги, чтобы добавить следующие уровни.
5. Порядок вашего выбора заголовков определит итоговую сортировку.
Сортировка по пользовательскому списку

При сортировке можно использовать пользовательские списки
для упорядочивания данных по неалфавитным критериям. Например, текстовые значения (высокий, средний, низкий) или размеры
(S, M, L, XL). Даты также часто требуют пользовательских списков,
например, для сортировки по дням недели или месяцам.
В нашем случае необходимо создать список для сортировки расположения магазинов не в алфавитном порядке, а по их размеру.
Главный офис компании находится в Сиэтле и является крупнейшим, затем идет Сан-Диего и т. д. Порядок магазинов должен быть
следующим:
Сиэтл
Сан-Диего
Портленд
Сан-Франциско
Пользователи Mac: процесс создания пользовательского
списка в Excel для Mac отличается. Пропустите следующие шаги
и перейдите к инструкции после рисунка 5.27.

https://liveinternet.club/

282

Глава 5. Таблицы

Создание пользовательского списка:
1. Выделите таблицу, перейдите на вкладку Данные и нажмите Сортировка.
2. В строке Сортировать по выберите Место, затем в столбце
Порядок нажмите Настраиваемый список.

Рисунок 5.24. Диалоговое окно настраиваемого списка

3. В поле Элементы списка введите Сиэтл и нажмите ENTER.
Добавьте остальные города, как показано на рисунке 5.25,
каждый раз нажимая ENTER. После ввода всех значений нажмите Добавить, затем ОК.

Рисунок 5.25. Диалоговое окно ввода элементов списка

4. Порядок сортировки для Место изменится. Нажмите ОК,
чтобы закрыть диалоговое окно.

https://liveinternet.club/

5.2. Продвинутые навыки работы с таблицами

283

Рисунок 5.26. Диалоговое окно сортировки с пользовательским списком

Теперь таблица отсортирована по расположению магазинов в заданном порядке, затем по фамилии сотрудника и текущей зарплате.

Рисунок 5.27. Визуализация сортировки по пользовательскому списку

Альтернативные шаги для пользователей Mac:
1. В меню Excel выберите Настройки.
2. Нажмите на Настраиваемые списки.

https://liveinternet.club/

284

Глава 5. Таблицы

3. Введите города в поле Элементы списка (см. рисунок 5.25),
нажмите Добавить и закройте диалоговое окно.
4. Выделите таблицу, перейдите на вкладку Данные и нажмите Сортировка.
5. В столбце Порядок выпадающего меню для Место выберите Настраиваемый список.
6. Выберите только что созданный список городов и дважды
нажмите ОК.
7. Таблица будет отсортирована по заданному порядку.
ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Сортировка по пользовательскому списку
1. Перейдите на вкладку Данные и нажмите на кнопку
Сортировка.
2. В выпадающем меню в пункте Порядок выберите
поле, для которого нужно создать список.
3. Нажмите Настраиваемый список.
4. Введите элементы списка в соответствующее поле.
5. Нажмите Добавить.
6. Нажмите ОК.
Фильтрация данных

Если ваш лист содержит большое количество данных, быстро
найти нужную информацию может быть затруднительно. Применение фильтров — это эффективный способ отображать только необходимые сведения. Обычно при фильтрации вы ищете в данных
конкретную информацию. Говоря обобщенно, вы задаете вопрос
к данным или, другими словами, выполняете запрос, возвращая
только ту информацию, которая соответствует условиям. Процесс
отбора записей на основе одного или нескольких критериев называется запросом. Фильтрация данных скрывает строки, значения
которых не соответствуют условиям поиска. Скрытая информация
не удаляется — она просто временно не отображается и может быть
восстановлена путем снятия фильтра или применения нового.

https://liveinternet.club/

5.2. Продвинутые навыки работы с таблицами

285

Как и сортировка, параметры фильтрации доступны через кнопку фильтра рядом с каждым названием столбца. Нажав на эту кнопку, вы можете выбрать, какие значения в этом столбце отображать,
скрывая строки или записи, которые не соответствуют выбранному значению. Фильтр позволяет показывать только те записи, которые удовлетворяют заданным критериям, таким как цвет, число
или текст. В данном контексте критерий определяется как логическое правило, по которому данные проверяются и отбираются.
Например, вы можете отфильтровать таблицу, чтобы отобразить
конкретное имя или элемент, введя его в поле поиска. Выбранное имя
выступает в качестве критерия фильтрации, и в результате Excel показывает только те записи, которые ему соответствуют. Установленные
флажки указывают, какие элементы будут отображаться в таблице.
По умолчанию выбраны все элементы. Если снять флажок с какого-либо пункта в меню фильтра, он исключается из критериев, и Excel
не будет отображать записи, содержащие этот элемент. Как и в случае
с сортировкой, вы можете применять фильтры к нескольким столбцам, нажимая на кнопки фильтра и выбирая нужные параметры.
После фильтрации данных вы можете копировать, находить,
редактировать, форматировать, строить диаграммы или печатать
отфильтрованные данные без их перестановки или перемещения.
Выполните следующие шаги, чтобы отфильтровать данные в соответствии с каждым запросом.
Сколько сотрудников работают на условиях частичной занятости (ЧЗ)?
1. Нажмите кнопку фильтра в заголовке столбца Ставка.
2. Нажмите Выделить все, чтобы снять выбор со всех вариантов.
3. Установите флажок в чекбоксе ЧЗ, чтобы отобразить только сотрудников с частичной занятостью.
4. В итоговой строке, в ячейке I108, выберите функцию СЧЁТ
(количество), чтобы подсчитать количество сотрудников со
статусом ЧЗ.
Ответ на вопрос: в настоящее время 11 сотрудников работают
на условиях частичной занятости. Итоговая строка покажет общую текущую зарплату для частично занятых сотрудников, а так-

https://liveinternet.club/

286

Глава 5. Таблицы

же прогнозируемое увеличение их зарплаты после корректировки
на уровень инфляции (COLA).

Рисунок 5.29. Визуализация фильтра ЧЗ

Использование расширенного фильтра

Созданные фильтры ограничены выбором записей по полям,
соответствующим определенному значению или набору значений. Для более общих критериев можно использовать расширенные фильтры— выражения,
включающие даты, время, числовые значения и текстовые
строки. Excel определяет, какой
фильтр отображать, на основе
данных в столбце. Например, вы
можете отфильтровать данные
о сотрудниках, чтобы показать
только тех, кто был принят на работу в определенном диапазоне
времени. Обратите внимание,
что расширенный фильтр меняется на Фильтр по дате. Если
бы мы работали со столбцом Текущая зарплата, фильтр был
бы Числовые фильтры.
Рисунок 5.28. Меню поиска фильтра

https://liveinternet.club/

5.2. Продвинутые навыки работы с таблицами

287

Используя расширенные фильтры, выполните следующие
шаги, чтобы найти сотрудников, работающих в компании в указанный период.
Определите сотрудников, работающих в компании с 2013
по 2016 год.
1. Убедившись, что курсор мыши находится в таблице, очистите все примененные сортировки или фильтры, нажав
на вкладку Данные и выбрав кнопку Очистить
в группе Сортировка и фильтр.
2. Нажмите кнопку фильтра в столбце Дата приема на работу.
Выберите Фильтр по дате, а затем критерий Между.
Пользователи Mac: снимите флажок Выделить все
перед выбором опции Между.

Рисунок 5.30. Меню фильтра по дате

https://liveinternet.club/

288

Глава 5. Таблицы

3. Найдите сотрудников, принятых на работу между 2013
и 2016 годами. В поле после или равно введите 01/01/2013,
а в поле до или равно — 31/12/2016. Затем нажмите OK.
Пользователи Mac: в Excel для Mac поля называются просто После и До.

Рисунок 5.31. Диалоговое окно фильтра по диапазону дат

4. Отсортируйте отфильтрованную таблицу от старых к новым по дате приема на работу.
5. В итоговой строке подсчитайте количество фамилий сотрудников, применив функцию СЧЁТ (количество) в ячейке B108.
6. В итоговой строке выберите ячейку I108 и отключите функцию СЧЁТ в столбце Ставка, выбрав Нет.

Рисунок 5.32. Фильтрация и сортировка по дате

https://liveinternet.club/

5.2. Продвинутые навыки работы с таблицами

289

Обратите внимание, что итоговая строка таблицы показывает 47 сотрудников, принятых на работу в указанный период. Эти
сотрудники будут рассматриваться для корректировки зарплаты
на уровень инфляции (COLA).
Кнопка фильтра отображает значок фильтра и стрелку вверх,
указывая на то, что столбец отфильтрован и отсортирован по возрастанию.
Срезы

Другой способ фильтрации таблицы Excel — использование срезов. Срезы представляют собой визуальные кнопки фильтрации,
которые можно нажимать для фильтрации данных в таблице. Срезы отображают текущую отфильтрованную категорию, что упрощает понимание того, какие именно данные показаны. Например,
срез для поля Место может содержать кнопки для локаций: Сиэтл,
Сан-Диего, Портленд и Сан-Франциско.
При выборе кнопок среза данные фильтруются так, чтобы отображались только записи, соответствующие заданным критериям. Можно выбрать несколько кнопок одновременно, а таблица
может содержать несколько срезов, каждый из которых связан
с разным полем. Если используются несколько срезов, Excel применяет логический оператор И, поэтому отфильтрованные записи должны соответствовать всем критериям, указанным в срезах.
Для выбора нескольких смежных кнопок в срезе удерживайте клавишу Shift, чтобы выбрать смежные названия полей. Если названия полей расположены не рядом, используйте метод несмежного
выбора, удерживая клавишу Ctrl и выбирая нужные поля.
Выполните следующие шаги, чтобы отфильтровать таблицу
с помощью визуальных кнопок срезов.
1. Кликните в области таблицы. На вкладке Данные выберите
Очистить, чтобы удалить текущую сортировку и фильтрацию.
2. Чтобы освободить место для кнопок срезов в верхней части
таблицы, добавим четыре строки между заголовком и облас
тью таблицы. Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке A3,
выберите Вставить → Строку. Повторите данные действия,
пока заголовок таблицы не окажется в строке A9.

https://liveinternet.club/

290

Глава 5. Таблицы

Пользователи Mac должны удерживать клавишу Ctrl,
щелкнуть на ячейку A3 и повторять, пока заголовок не переместится в строку A9.

Рисунок 5.33. Добавленные строки

3. Снова щелкните в области таблицы. Перейдите на вкладку Вставка и нажмите Срез. В открывшемся диалоговом окне
Вставка срезов выберите поля Место и Ставка, чтобы отобразить их как срезы. Нажмите OK.

Рисунок 5.34. Диалоговое окно срезов

https://liveinternet.club/

5.2. Продвинутые навыки работы с таблицами

291

4. Переместите и измените размер срезов, чтобы они поместились в области I1:J8 и K1:L8. Убедитесь, что кнопки остаются видимыми. Ниже приведен наглядный пример.

Рисунок 5.35. Пример расположения срезов

5. В срезе Место нажмите на кнопку Сан-Диего. Обратите
внимание, что данные фильтруются, показывая только записи для Сан-Диего.
6. В срезе Ставка выберите ЧЗ. Теперь таблица отображает
только сотрудников с частичной занятостью в Сан-Диего.

Рисунок 5.36. Результат фильтрации срезами

https://liveinternet.club/

292

Глава 5. Таблицы

7. Вернитесь к срезу Место и выберите Сиэтл и Портленд.
Для несмежного выбора сначала выберите Сиэтл, затем,
удерживая клавишу Ctrl (
на Mac — Command), выберите
Портленд.
8. Измените выбор в срезе Ставка на ПЗ.
Результаты таблицы показывают, что в Сиэтле и Портленде работает 61 сотрудник на полной ставке. Прогнозируемое увеличение зарплаты после корректировки COLA для северо-западного региона составляет $150,465.80.

Рисунок 5.37. Решение с несмежным выбором в срезах

Создание таблицы

Часто данные хранятся в стандартном листе Excel, но требуется
использовать функционал таблиц, описанный в данной главе. Вот
как преобразовать диапазон данных в таблицу.
1. Перейдите на лист За 60 и щелкните на ячейку A5. Эти данные не используют функционал таблиц.
2. На вкладке Вставка выберите Таблица.
3. Появится диалоговое окно Создание таблицы.
4. Убедитесь, что выбрана опция Таблица с заголовками,
чтобы Excel распознал названия столбцов.

https://liveinternet.club/

5.2. Продвинутые навыки работы с таблицами

293

5. Нажмите OK. Excel преобразует данные в таблицу.
6. Отсортируйте таблицу по возрастанию (A–Z) по полям
Место, ID сотрудника и Фамилия.
7. Сохраните работу.
КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Таблица состоит из набора данных, организованного
в столбцы (поля) и строки (записи), например, информации о сотрудниках.
● Таблицу можно создать, отформатировав диапазон
как таблицу или используя функцию Вставка таблицы.
● Excel предлагает предустановленные стили таблиц
и параметры форматирования.
● В таблицу можно добавлять записи (строки) и поля
(столбцы), а затем сортировать данные.
● Закрепление заголовков позволяет видеть их при прокрутке данных.
● Для сортировки по одному столбцу используйте стрелки фильтра в заголовках. Для сортировки по нескольким
полям применяйте Пользовательская сортировка.
● Пользовательские списки сортировки полезны, когда
поле требует особого порядка.
● Срез — это визуальный фильтр (объект) для таблицы
Excel, где каждое уникальное значение поля представлено кнопкой.
Атрибуция

5.2 «Продвинутые навыки работы с таблицами» от Хэлли Пункочар, Портлендский общественный колледж, по лицензии CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

294

Глава 5. Таблицы

5.3. Подготовка к печати
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Настройка параметров страницы для печати.
2. Добавление информации в нижний колонтитул для
контроля пользовательских данных.
3. Предварительный просмотр листа, настройка параметров для профессиональной печати.
Хотя печать больших наборов данных встречается редко, в профессиональной среде важно правильно настроить книгу Excel
для печати, а также добавить информацию о дате последнего изменения. Выполните следующие шаги, чтобы подготовить листы
к печати.
1. В нижней части экрана выберите режим Разметка
страницы.
2. В нижней части страницы щелкните в левой секции панели Добавить нижний колонтитул.
3. На вкладке Конструктор верхних и нижних колонтитулов
выберите вставку поля Текущая дата.
4. Щелкните в правой секции и вставьте поле Имя файла.
5. Вернитесь на лист, чтобы закрыть раздел верхних и нижних колонтитулов, и выберите обычный режим разметки.
6. На вкладке Файл выберите Печать. Измените ориентацию на Альбомная. В разделе Масштабирование выберите
Вписать лист на одну страницу.
7. Сохраните работу. Печатать лист не обязательно. Вернитесь
на лист.
Выполните следующие шаги, чтобы добавить нижний колонтитул с указанием даты последнего обновления и применить настройки для листа Данные о сотрудниках, чтобы он корректно печатался при необходимости.
1. Перейдите на лист Данные о сотрудниках. В нижней части экрана выберите режим Разметка страницы. Может по-

https://liveinternet.club/

5.3. Подготовка к печати

295

явиться сообщение о несовместимости режима разметки
и закрепления областей. Нажмите OK, чтобы отключить закрепление областей.
2. В нижней части страницы щелкните в левой секции панели Добавить нижний колонтитул, введите Дата изменения:,
добавьте пробел и нажмите кнопку Текущая дата на ленте.
Пример: Дата изменения: 01.01.2020.
3. Щелкните в центральной секции и добавьте поле Номер
страницы.
4. В правой секции введите Изменено: и укажите свое имя.
Пример: Изменено: Иван Петров.
5. Вернитесь на лист, чтобы закрыть раздел верхних и нижних колонтитулов, и выберите обычный режим разметки.
6. На вкладке Файл выберите Печать. Установите Узкие поля.
В разделе Масштабирование выберите Вписать все столбцы
на одну страницу.
Пользователи Mac: установите Подогнать под размер — 1 страница в ширину и 2 страницы в высоту.
7. Сохраните работу. Вернитесь на лист.

Рисунок 5.38. Нижний колонтитул листа Данные о сотрудниках

8. Проверьте орфографию на всех листах и внесите необходимые исправления. Сохраните работу.
Атрибуция

5.3 «Подготовка к печати» от Хэлли Пункочар, Портлендский общественный колледж, лицензировано по CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

296

Глава 5. Таблицы

5.4. Оценочное задание
Кровельные компании

Загрузите файл данных: ОЗ5 Данные
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ftJ4xc
HFEC6RXTcglyQo-_5-AVkBzuK5/export?format=xlsx

1. Откройте файл данных ОЗ5 Данные и сохраните его на компьютере под именем ОЗ5 Кровельные компании.
2. Удалите столбцы D и E.
3. Увеличьте ширину столбца A до 45 пунктов.
4. Установите ширину столбца B в 15 пунктов.
5. Установите ширину столбца C в 18 пунктов.
6. Создайте таблицу: щелкните в любом месте листа, перейдите на вкладку Вставка, затем выберите Таблица. Убедитесь,
что отмечена галочка Таблица с заголовками, и нажмите OK.
7. Примените стиль таблицы Голубой, Стиль таблицы средний 2.
8. На вкладке Конструктор выберите Удалить дубликаты.
9. Когда откроется диалоговое окно, снимите выделение со
всех столбцов, кроме Company.
Проверьте получение сообщения: «Найдено и удалено повторяющихся значений: 52; осталось уникальных значений: 87».
Нажмите OK.
10. Скопируйте и вставьте этот лист, чтобы создать новый,
и переименуйте его в Не хватает штата (State).
11. Отфильтруйте столбец E, оставив только Пустые значения, и нажмите OK. Это отобразит компании, у которых
не указан штат.
12. Скопируйте и вставьте лист A.S.R., создав новый лист
с именем Не хватает Фамилии.

https://liveinternet.club/

5.4. Оценочное задание

297

13. Отфильтруйте столбец C, оставив только Пустые значения, и нажмите OK. Это отобразит компании, у которых
не указана фамилия контактного лица.
14. Скопируйте и вставьте лист A.S.R., создав новый лист
с именем OR Roofing Companies with Tag.
15. Настройте ширину столбца D по содержимому.
16. Выровняйте текст в ячейках по центру, чтобы заголовки
столбцов были выровнены над данными.
17. Установите ширину столбца F в 87 пунктов.
18. Используйте фильтр по тексту, затем примените
Пользовательский фильтр, чтобы отобразить компании, содержащие метки Minority Business Enterprise (MBE) или Women
Business Enterprise (WBE).
Подсказка: в обеих строках фильтра выберите условие Содержит.
19. Отфильтруйте
компании,
расположенные
только
в Орегоне (Oregon).
20. Отсортируйте данные по столбцу Last Name (фамилия)
в порядке от A до Z.
21. Сохраните файл.

https://liveinternet.club/

Глава 6.
Файлы с несколькими листами
Книги Excel часто содержат большое количество данных, и листы
могут быстро стать перегруженными. Когда один лист становится
слишком объемным, данные можно разбить на меньшие подмножества и разместить их на отдельных листах в этом же файле Excel.
Разделение данных на более мелкие части улучшает организацию
файла и упрощает его использование. Например, если розничной
компании необходимо отслеживать общие продажи, а также продажи отдельных магазинов, логично разместить данные каждого магазина на отдельном листе в одном файле. Добавление сводного листа, который суммирует данные со всех листов, позволит получить
общую информацию о продажах компании в одном файле. В этой
главе будет показано, как настроить книгу для быстрого и удобного
создания формул, работающих с несколькими листами.
Другие примеры, когда использование нескольких листов наиболее оправдано, включают сравнение региональных данных для отдела продаж с целью оценки эффективности отдельных сотрудников
и общих показателей, а также данные за период времени, которые
можно разбить по годам или месяцам. При сравнении данных на нескольких листах крайне важно, чтобы все листы были оформлены
одинаково. Для этого можно использовать шаблон. Шаблон — это
базовая структура для каждого нового листа, которая может применяться многократно, чтобы гарантировать, что каждый новый лист
имеет те же настройку, форматирование, формулы и т. д., что и существующие листы в файле. В данной главе мы будем использовать
как готовые шаблоны Microsoft Excel, так и созданные с нуля, чтобы
удовлетворить конкретные потребности нашей работы.
Атрибуция

Глава 6 «Файлы с несколькими листами» Мэри Шатц и Дианы
Шинглдекер, Портлендский общественный колледж, распространяется по лицензии CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

6.1. Основы работы с несколькими листами

299

6.1. Основы работы с несколькими листами
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Навигация по файлу с несколькими листами.
2. Добавление, удаление, копирование и перемещение
листов.
3. Группировка и разгруппировка листов.
На протяжении всей книги мы работали с файлами Excel, содержащими несколько листов. В зависимости от версии Excel новый
файл может начинаться с одного или нескольких листов. В этой
главе мы будем работать с файлом личного бюджета, содержащим
данные о доходах и расходах за весь год. Наш файл включает лист
для каждого месяца года, а также сводный лист, который суммирует данные всех двенадцати листов. Для начала мы освоим навигацию по листам, их организацию и убедимся, что все двенадцать
месячных листов оформлены одинаково.
Рисунок 6.1 показывает лист за январь в файле Личный бюджет вместе с вкладками листов в нижней части окна.

Рисунок 6.1. Файл Личный бюджет

https://liveinternet.club/

300

Глава 6. Файлы с несколькими листами

Навигация по файлу с несколькими листами

Загрузите файл данных: ДЗ6 Данные
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nomGNQON
HDuaPoJThwdyEDl9c7yovVzI/export?format=xlsx

1. Откройте файл данных ДЗ6 Данные и сохраните его на компьютере под именем ДЗ6 Личный бюджет. Обратите внимание, что файл содержит лист Сводка расходов слева, за которым следуют месячные листы.
2. Щелкните по разным вкладкам в нижней части экрана,
чтобы переключаться между листами. Обратите внимание,
что лист Сводка расходов отформатирован иначе, нежели
месячные листы. Также все месячные листы имеют одинаковую структуру и оформление.
3. Внимательно проверьте месяцы в конце года. Данные
за сентябрь—ноябрь введены не полностью, а листа за декабрь вообще нет. Мы введем оставшиеся данные и добавим
лист за декабрь.
4. Добавьте следующие данные на листы за сентябрь, октябрь и ноябрь:
Сентябрь

Октябрь

Ноябрь

Электричество

$135

Вода

$30

Продукты

$300

$325

$400

Разное

$100

$50

$100

Бонус

—

$500

—

$150

—

$100

—

Фриланс
Прочее

Копирование листа

1. Чтобы создать лист за декабрь, мы скопируем лист
за ноябрь.

https://liveinternet.club/

6.1. Основы работы с несколькими листами

301

2. Наведите курсор мыши на вкладку листа Ноябрь в нижней
части экрана.
3. Зажмите левую кнопку мыши, а затем нажмите и удерживайте клавишу Ctrl.
Пользователи Mac: удерживайте левую кнопку мыши
на вкладке листа Ноябрь, затем нажмите и удерживайте
клавишу Option (Alt).
4. В этот момент вы увидите черную стрелку, направленную
вниз, слева от вкладки листа Ноябрь, а курсор мыши превратится в маленький лист бумаги со знаком +.
5. Перетащите курсор вправо (продолжая удерживать левую
кнопку мыши и клавишу Ctrl), пока черная стрелка не окажется справа от вкладки листа Ноябрь.
6. Отпустите кнопку мыши, а затем клавишу Ctrl. Теперь у вас
должен появиться лист Ноябрь (2) справа от листа Ноябрь,
как показано на рисунке 6.2.

Рисунок 6.2. Дополнительный лист Ноябрь

https://liveinternet.club/

302

Глава 6. Файлы с несколькими листами

Далее мы изменим лист Ноябрь (2), чтобы превратить его в лист
за декабрь.
1. Щелкните правой кнопкой мыши по названию листа
Ноябрь (2) в нижней части экрана и выберите Переименовать.
Пользователи Mac: удерживайте клавишу Ctrl, щелкните
по названию листа Ноябрь (2) и выберите Переименовать.
2. Введите Декабрь и нажмите ENTER.
Примечание для всех пользователей: также можно дважды щелкнуть
по названию вкладки листа, чтобы переименовать его.

3. Перейдите на лист Декабрь.
4. Кликните на ячейку B1 и замените Ноябрь на Декабрь.
Будьте осторожны, не нажимайте на изображение Месячный
бюджет.
5. Внесите следующие изменения в данные:
Разное: $300
Бонус: $250 (ведь это праздники!)
Фриланс: удалите сумму
6. Сохраните изменения.
7. Наведите курсор на вкладку листа Декабрь в нижней части экрана.
8. Зажмите левую кнопку мыши, а затем нажмите и удерживайте клавишу Ctrl (
пользователи Mac удерживают
клавишу Option).
9. Перетащите курсор вправо (продолжая удерживать левую
кнопку мыши и клавишу Ctrl), пока черная стрелка не окажется справа от листа Декабрь.
10. Отпустите кнопку мыши, а затем клавишу Ctrl. Теперь
у вас должен появиться лист Декабрь (2) справа от листа
Декабрь.
11. Переименуйте лист Декабрь (2) в Учебный.

https://liveinternet.club/

6.1. Основы работы с несколькими листами

303

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Копирование листа
1. Наведите курсор мыши на вкладку листа, который хотите скопировать, в нижней части экрана.
2. Зажмите левую кнопку мыши, а затем нажмите и удерживайте клавишу Ctrl (
пользователи Mac удерживают клавишу Option).
3. Перетащите курсор вправо (продолжая удерживать
левую кнопку мыши и клавишу Ctrl), пока черная стрелка не окажется справа от исходного листа.
4. Отпустите кнопку мыши, а затем клавишу Ctrl. Теперь
у вас должен появиться лист с названием Лист (2) справа от исходного.
5. Переименуйте лист Лист (2) по своему усмотрению.
Перемещение и удаление листов

Иногда листы оказываются не в том порядке, и их нужно переместить. Давайте попробуем переместить лист Учебный, чтобы
увидеть, как это делается.
1. Наведите курсор на лист Учебный и зажмите левую кнопку мыши.
2. Обратите внимание, что черная стрелка остается слева
от листа Учебный, но значок листа теперь пустой — без знака +, потому что мы перемещаем лист, а не копируем его.
3. Перетащите лист влево, пока черная стрелка не окажется
между листами Октябрь и Ноябрь.
4. Отпустите кнопку мыши.
5. Попробуйте вернуть лист Учебный обратно справа от листа Декабрь.
Поскольку лист Учебный нам не нужен в файле бюджета, удалим его.
1. Щелкните правой кнопкой мыши по вкладке листа
Учебный в нижней части экрана.

https://liveinternet.club/

304

Глава 6. Файлы с несколькими листами

Пользователи Mac: удерживайте клавишу Ctrl и щелкните по вкладке листа Учебный.
2. Выберите Удалить. Рисунок 6.3 показывает предупреждающее сообщение, которое появится на экране.
Внешний вид окна может немного отличаться в зависимости от версии Excel. Важно помнить, что отменить удаление листа невозможно!

Рисунок 6.3. Окно с предупреждением

3. Нажмите Удалить.
Группировка и разгруппировка листов

Взгляните еще раз на листы месяцев. Обратите внимание,
что в диапазоне F11:F13 каждого из этих листов есть место для расчета трех показателей итоговых данных: Доходы, Расходы и Баланс. Однако в этих ячейках пока нет формул. Также есть поле
для % потраченного дохода (в ячейке I5), но нам необходимо добавить формулу в I6:I7 для его расчета. Если бы мы вводили эти формулы по отдельности в каждом из 12 месячных листов, это заняло
бы слишком много времени! Поскольку эта задача довольно однообразна, высока вероятность ошибок при многократном вводе одних и тех же формул.
Группируя все месячные листы вместе, мы можем ввести каждую формулу один раз, и она появится на всех листах сразу.
1. Нажмите на лист Январь, чтобы сделать его активным.
2. Удерживая клавишу SHIFT, нажмите на лист Декабрь.
Теперь должны быть выделены все 12 листов. Это можно определить двумя способами: названия выбранных листов теперь выделены полужирным шрифтом в нижней части экрана. Кроме
того, в строке заголовка в верхней части экрана появится слово

https://liveinternet.club/

6.1. Основы работы с несколькими листами

305

[Группа] или – Группа (в зависимости от версии Excel). Оба варианта показаны на рисунке 6.4.

Рисунок 6.4. Группировка листов

ВАЖНО ПОМНИТЬ, ЧТО ЛЮБЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ, ВНЕСЕННЫЕ
В ЛИСТ ЯНВАРЬ, БУДУТ ПРИМЕНЕНЫ КО ВСЕМ ЛИСТАМ! Это очень
удобно, когда необходимо внести изменения сразу во все листы,
но после завершения работы нужно обязательно их разгруппировать. Давайте добавим формулы сразу на все двенадцать листов.
1. Нажмите на ячейку F11 в сгруппированном листе Январь.
2. Введите формулу =СУММ(F5:F8).
3. В ячейке F12 введите формулу =СУММ(C5:C13).
4. В ячейке F13 вычтите Расходы из Доходов. На листе Январь
баланс должен составить $690.

https://liveinternet.club/

306

Глава 6. Файлы с несколькими листами

ПОДСКАЗКА: если результат отрицательный, значит, вы вычли
Доходы из Расходов.
5. Нажмите на ячейку I6. (Ячейки I6 и I7 объединены
и отформатированы — это нормально.)
6. Введите формулу, которая делит Расходы (F12) на Доходы
(F11). Результат отобразится в процентах, так как ячейка уже
отформатирована соответствующим образом.
ПОДСКАЗКА: если процент превышает 100%, значит, числа
в формуле перепутаны местами.
Обратите внимание, что в ячейке I5 настроена индикаторная
полоса, которая визуально отображает процент потраченного дохода. Помните из предыдущих глав учебника, как это делается? Теперь лист Январь должен выглядеть, как на рисунке 6.5.

Рисунок 6.5. Лист Январь с формулами

7. Теперь, когда мы закончили вносить изменения сразу во все
месячные листы, их необходимо разгруппировать. Щелкните
правой кнопкой мыши на одном из сгруппированных листов
и выберите Разгруппировать листы.

https://liveinternet.club/

6.1. Основы работы с несколькими листами

307

Пользователи Mac: удерживая клавишу Ctrl, щелкните
на одном из сгруппированных листов и выберите Разгруппировать листы.
8. Обратите внимание, что названия листов больше не выделены полужирным шрифтом, а слово [Группа] исчезло из строки заголовка.
9. Перейдите на несколько месячных листов, чтобы убедиться, что формулы добавлены.
10. Откройте лист Декабрь. Теперь он должен выглядеть,
как на рисунке 6.6.

Рисунок 6.6. Лист Декабрь с формулами

1. Обратите внимание на примечание в листе Сентябрь. В нем
указано, что в сентябре повысилась арендная плата, а также
необходимо отменить абонемент в спортзале и указать $0
для этой статьи в октябре, ноябре и декабре. Отредактируйте
высоту столбцов, чтобы заметки были полностью видны
на экране.
2. Сгруппируйте листы Октябрь, Ноябрь и Декабрь. Если
группировка выполнена успешно, названия этих трех листов

https://liveinternet.club/

308

Глава 6. Файлы с несколькими листами

будут выделены полужирным шрифтом, а в строке заголовка
появится слово [Группа] или – Группа.
3. Нажмите на ячейку C13 и измените значение на $0.
Нажмите ENTER.
4. Разгруппируйте листы. Балансы должны быть:
Октябрь: $605; Ноябрь: $530; Декабрь: $430
ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Группировка листов:
Нажмите на самый левый лист, который нужно сгруппировать, затем, удерживая клавишу SHIFT, нажмите на самый правый лист группы.
Пользователи Mac: аналогично.
Разгруппировка листов:
Щелкните правой кнопкой мыши на одном из сгруппированных листов и выберите Разгруппировать листы.
Пользователи Mac: удерживая клавишу Ctrl, щелкните на одном из сгруппированных листов и выберите Разгруппировать листы.

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Листы в файле Excel можно легко перемещать, копировать, удалять и переименовывать.
● Группировка листов позволяет вносить изменения сразу в несколько листов с одинаковой структурой.
Атрибуция

6.1 «Основы работы с несколькими листами» от Мэри Шатц
и Дианы Шинглдекер, Портлендский общественный колледж, распространяется по лицензии CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

6.2. Формулы с трехмерными ссылками

309

6.2. Формулы с трехмерными ссылками
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Ввод формул, ссылающихся на другие листы.
2. Использование функции СУММ для суммирования
данных с нескольких листов.
Сводный лист в книгах с множеством листов часто используется для отображения итоговой информации с других листов. Это позволяет быстро ознакомиться с данными всех листов в одном удобном месте. По этой причине сводный лист обычно располагается
первым в файлах с несколькими листами.
Сводные листы извлекают данные с других листов с помощью трехмерных (3-D) ссылок на ячейки. Чтобы различить ячейку A3 на сводном листе, A3 на листе Январь, A3 на листе Февраль
и т. д., в трехмерной ссылке указывается название листа вместе
с адресом ячейки. Синтаксис ссылки на ячейку в другом листе:
=ИмяЛиста!ДиапазонЯчеек.
Например, ссылка на ячейку A15 на листе Март будет выглядеть
так: =Март!A15.
Давайте начнем работать со сводным листом, попробовав несколько трехмерных формул.
1. Нажмите на вкладку листа Сводка расходов в нижней части экрана.
2. Нажмите на ячейку C5 и введите формулу: =Январь!C5.
Нажмите Enter. В ячейке появится значение $700 из ячейки
C5 листа Январь.
3. Удалите формулу из ячейки C5 на листе Сводка расходов.
4. Теперь нажмите на C5, введите знак =, затем перейдите
на лист Январь и выберите ячейку C5.
5. Нажмите ENTER. В ячейке снова появится формула
=Январь!C5 с тем же результатом ($700).
Этот метод снижает вероятность ошибок, таких как опечатки
или неверный ввод данных.

https://liveinternet.club/

310

Глава 6. Файлы с несколькими листами

6. В ячейке C6 на листе Сводка расходов попробуйте ввести формулу для значения Электричество на листе Апрель.
Должно получиться $135, а формула будет выглядеть так:
=Апрель!C6.
7. Удалите формулы из ячеек C5 и C6 на листе Сводка
расходов.
Для столбца Сводка расходов (C5:C13) нам нужна не сумма одного месяца, а итоговая сумма за все 12 месяцев. То есть требуется
просуммировать данные по всем месячным листам.
Давайте попробуем.
1. Нажмите на ячейку C5 на листе Сводка расходов.
2. Введите =СУММ(. (Не забудьте открывающую скобку!)
3. Перейдите на лист Январь.
4. Удерживая клавишу SHIFT, нажмите на лист Декабрь.
5. Снова выберите ячейку C5 и нажмите ENTER. В ячейке C5
должно отобразиться значение $8,400.
6. Проверьте формулу в строке ввода — она должна выглядеть так: =СУММ(Январь:Декабрь!C5). Эта формула означает:
Суммировать ячейку C5 на всех листах от Январь до Декабрь.
7. Повторите для ячейки C6:
8. Введите =СУММ(.
9. Выделите листы с Января
по Декабрь.
10. Нажмите на C6 и ENTER.
11. Результат: $1,610, формула:
=СУММ(Январь:Декабрь!C6).
Если вы освоили данный метод
до конца, можно скопировать формулу из C6 вниз до C13. Если нет —
продолжайте практиковаться. После того как вы закончите, готовый
лист Сводка расходов должен соРисунок 6.7. Посчитанные
ответствовать рисунку 6.7.
формулы на сводном листе

https://liveinternet.club/

6.2. Формулы с трехмерными ссылками

311

Хотя формулы готовы, сводка выглядит недостаточно наглядной. Добавим визуализацию.
1. Выделите диапазон ячеек B5:C13 на листе Сводка расходов.
2. На вкладке Вставка выберите Круговая диаграмма (2-D).
3. Переместите и растяните диаграмму, чтобы она занимала
ячейки D3:J15.
4. Удалите заголовок диаграммы.
5. Переместите легенду вправо и при необходимости измените ее размер.
6. Добавьте процентные подписи данных к секторам диаграммы. Сделайте их полужирными и белыми. Готовый лист должен выглядеть, как на рисунке 6.8.
7. Проверьте орфографию на всех листах и исправьте
ошибки.
8. Сохраните файл. Если требуется печать, выведите только сводный лист в обычном и формульном виде. Закройте
файл.

Рисунок 6.8. Готовый сводный лист

https://liveinternet.club/

312

Глава 6. Файлы с несколькими листами

ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Суммирование по листам:
1. Выберите ячейку, в которой должен отображаться
результат.
2. Введите =СУММ(.
3. Нажмите на первый лист в группе для суммирования.
4. Удерживая SHIFT, нажмите на последний лист группы.
5. Выберите ячейку, которую необходимо суммировать.
6. Нажмите ENTER.
ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Трехмерные ссылки в формулах:
Чтобы сослаться на ячейку другого листа, используйте
синтаксис:
=ИмяЛиста!АдресЯчейки.
Порядок ввода:
1. Нажмите на ячейку для вставки формулы и введите =.
2. Перейдите на нужный лист.
3. Выберите ячейку и нажмите ENTER.
КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Трехмерные ссылки позволяют использовать данные
с одного или нескольких листов на другом листе.
Атрибуция

6.2 «Формулы с трехмерными ссылками» от Мэри Шатц и Дианы
Шинглдекер, Портлендский общественный колледж, распространяется по лицензии CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

313

6.3. Шаблоны

6.3. Шаблоны
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

Использование готовых шаблонов Microsoft Excel
для создания новых таблиц.
Шаблон — это предопределенный макет электронной таблицы,
уже созданный для вашего удобства. В Excel доступны сотни шаблонов, разработанных Microsoft, которые можно использовать
в работе. Они особенно полезны, когда у вас мало времени на выполнение задачи или вы не знаете, с чего начать. Шаблоны берут
на себя большую часть работы: они уже содержат все необходимые
формулы, форматирование и другие элементы профессиональной
таблицы. Вам остается только ввести данные.
Готовые шаблоны Microsoft включают в себя самые разнообразные варианты: от счетов и трекеров артериального давления до визитных карточек. В зависимости от вашей версии Excel или Office
365, категории шаблонов могут включать: Бизнес, Личные финансы, Планировщики и Трекеры, Списки, Бюджеты, Диаграммы, Календари. В данной главе мы рассмотрим, как использовать готовые шаблоны Microsoft.
Доступ к шаблонам в Excel:
1. Нажмите на вкладку Файл в ленте.
2. Выберите Создать в режиме Backstage View.
Пользователи Mac: нажмите на меню Файл и выберите
Создать из шаблона.
3. Экран должен выглядеть примерно как на рисунке 6.9.
Если вы ранее открывали шаблоны, они также могут отображаться здесь.

https://liveinternet.club/

314

Глава 6. Файлы с несколькими листами

Рисунок 6.9. Экран выбора шаблона в Backstage View

В поле Поиск шаблонов в сети можно ввести описание нужного шаблона. Давайте начнем с поиска шаблонов, связанных со
строительством (Construction).
1. Нажмите на поле Поиск шаблонов в сети.
2. Введите Construction и нажмите ENTER.
3. Выберите один из предложенных шаблонов и нажмите
Создать.
4. Удерживайте CTRL и нажмите ~, чтобы увидеть, где в таблице используются формулы. Это поможет избежать случайного
удаления формул.
5. Закройте файл без сохранения.
Теперь попрактикуемся в использовании шаблона для создания
расписания занятий. Если вы уже знаете свое расписание на следующий семестр, можно использовать его. В противном случае
возьмите текущее расписание.
1. Нажмите на вкладку Файл в ленте.
2. Выберите Создать в режиме Backstage View.

https://liveinternet.club/

315

6.3. Шаблоны

Пользователи Mac: нажмите на меню Файл и выберите
Создать из шаблона.
3. Введите в поиск Class Schedule и нажмите ENTER.
4. Выберите шаблон Student schedule и нажмите Создать.
П р и м е ч а н и е : Если этого шаблона нет, выберите похожий.

5. Перейдите на лист Class List и замените данные в столбцах Class, ID, Day, Location, Start Time и End Time на свои.
В столбце Day используйте выпадающий список для выбора
дня недели.
6. Вернитесь на лист Class Schedule, чтобы увидеть готовое расписание. Нажмите на ячейку H2, выберите 60 MIN
в выпадающем списке для интервала времени.
7. Сохраните файл как ДЗ7 Расписание и закройте его.
ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ

Использование готовых шаблонов Microsoft:
1. Нажмите на вкладку Файл в ленте.
2. Выберите Создать.
Пользователи Mac: нажмите Файл → Создать из шаблона.
3. Введите описание нужного шаблона в поле поиска
и нажмите ENTER.

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● В Excel доступно множество предустановленных шаблонов, которые экономят время и упрощают создание таблиц без необходимости разрабатывать их с нуля.
Атрибуция

6.3 «Шаблоны» от Мэри Шатц и Дианы Шинглдекер, Портлендский
общественный колледж, распространяется по лицензии CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

316

Глава 6. Файлы с несколькими листами

6.4. Подготовка к печати
ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

1. Печать всех листов книги одновременно.
2. Подготовка нескольких листов к печати с использованием группировки.
Так же, как важно однотипное форматирование при работе
с книгами, содержащими несколько листов с похожими данными,
важна и единообразная настройка страницы. Теперь, когда книга
ДЗ6 Личный бюджет готова, вы подготовите ее к печати, изменив
ориентацию страницы и добавив заголовок. Вы также распечатаете все 13 листов одновременно.
Применение параметров настройки страницы
к сгруппированным листам

Файл с данными: Продолжайте работу с книгой ДЗ6 Личный
бюджет.
Как всегда, перед завершением работы необходимо просмотреть
книгу в режиме предварительного просмотра печати. При этом вы
замечаете, что каждый лист печатается на двух страницах. Вы решаете изменить ориентацию всех листов на альбомную, чтобы
проверить, решит ли это проблему. Также вы добавите нижний колонтитул с названием листа на каждом из них.
1. Перейдите в режим предварительного просмотра печати. Чтобы просмотреть все листы одновременно, выберите Напечатать всю книгу в первом поле раздела Параметры.
Теперь в предварительном просмотре должно отображаться
26 страниц. Если нажать кнопку Печать, распечатаются все
листы, а не только активный.
2. Выйдите из представления Backstage. Вы хотите изменить
ориентацию страницы для всех листов, но сделать это одновременно в режиме предварительного просмотра невозможно.
3. Сгруппируйте все листы, включая лист Сводка расходов
и листы с января по декабрь.

https://liveinternet.club/

6.4. Подготовка к печати

317

4. Перейдите на вкладку Разметка страницы на ленте, затем
выберите Альбомная с помощью кнопки Ориентация в группе Параметры страницы.
5. Нажмите на стрелку вызова диалогового окна Параметры
страницы в группе Параметры страницы, затем перейдите
на вкладку Колонтитулы.
Пользователи Mac: нажмите кнопку Параметры страницы (в Excel для Mac нет стрелок вызова диалоговых окон).
6. Нажмите кнопку Создать нижний колонтитул. В центральной секции вставьте название листа с помощью кнопки
Вставить имя листа. Диалоговое окно Нижний колонтитул
должно выглядеть, как на рисунке 6.10.

Рисунок 6.10. Вставка имени листа

7. Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно Нижний колонтитул. Еще раз нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое
окно Параметры страницы.
8. Вернитесь в режим предварительного просмотра, чтобы убедиться, что каждый лист печатается на одной странице в альбомной ориентации с правильным названием листа
в нижнем колонтитуле. Если листы все равно отображаются на двух страницах при печати, тогда выберите в поле
Масштабирование вариант Вписать лист на одну страницу.
Пользователи Mac: листы с месяцами могут по-прежнему отображаться на нескольких страницах. Если это так,
закройте предварительный просмотр, убедитесь, что все ли-

https://liveinternet.club/

318

Глава 6. Файлы с несколькими листами

сты остаются сгруппированными, перейдите на вкладку Разметка страницы, нажмите кнопку Параметры страницы и выберите параметр Вписать в. Должно отображаться
1 стр. в ширину и 1 стр. в высоту. Затем нажмите OK.
В режиме предварительного просмотра вы замечаете, что лист
Сводка расходов печатается некорректно: часть диаграммы отображается на второй странице. Это можно исправить, изменив
масштаб, но вам нужно изменить масштаб только для листа Сводка расходов, а не для всей книги. Если внести изменения в режиме предварительного просмотра при сгруппированных листах,
это повлияет на все листы.
Пользователи Mac могут пропустить шаги 1–7 ниже. В режиме предварительного просмотра все листы, включая Сводка
расходов, должны отображаться на одной странице. Перейдите
к шагу 8.
1. Выйдите из представления Backstage.
2. Разгруппируйте листы, щелкнув правой кнопкой мыши
на любой вкладке листа и выбрав Разгруппировать листы.
3. При необходимости щелкните на вкладке листа Сводка
расходов, чтобы сделать его активным.
4. Перейдите на вкладку Разметка страницы на ленте
и найдите группу команд Вписать (см. рисунок 6.11).

Рисунок 6.11. Вписать

5. Нажмите на стрелку вниз выпадающего списка Ширина:
и выберите 1 страница. Это эквивалентно выбору Вписать

https://liveinternet.club/

319

6.4. Подготовка к печати

все столбцы на одну страницу в настройках масштабирования в режиме предварительного просмотра.
6. Вернитесь в режим предварительного просмотра, чтобы
убедиться, что лист Сводка расходов теперь печатается только на одной странице.
7. Выйдите из представления Backstage.
8. Сохраните книгу ДЗ6 Личный бюджет.
КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

● Чтобы распечатать все листы книги одновременно, выберите Напечатать всю книгу в параметрах печати.
● Вы можете применять параметры настройки страницы,
такие как масштаб, ориентация и верхние/нижние колонтитулы, к нескольким листам одновременно, сгруппировав их.
Атрибуция

6.4 «Подготовка к печати» от Мэри Шатц и Джули Роми, Портлендский общественный колледж, распространяется по лицензии
CC BY 4.0.

https://liveinternet.club/

Справочное издание
Анықтамалық басылым

Серия «IT для начинающих и опытных»

Барбара Лейв, Ник Бредло, Хэлли Пункочар,
Джули Роми, Мэри Шатц, Арт Шнайдер

EXCEL
ПОШАГОВОЕ РУКОВОДСТВО
ДЛЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ И ЛИЧНЫХ ЗАДАЧ
Ответственный за выпуск: И. В. Резько
Оформление обложки: А. Н. Забора
Ответственный редактор: А. В. Родионова
Подписано в печать 29.07.2025.
Формат 70х1001/16. Бумага офсетная. Печать офсетная.
Гарнитура Noto Serif SemiCondensed.
Усл. печ. л. 26. Тираж 2000 экз. Заказ №
Общероссийский классификатор продукции ОК-034-2014 (КПЕС 2008);
58.11.1 — книги, брошюры печатные.
Изготовлено в 2025 г.
Произведено в Российской Федерации.
Изготовитель: ООО «Издательство АСТ».
129085, Российская Федерация, г. Москва, Звёздный бульвар, дом 21,
строение 1, комната 705, пом. I, 7 этаж.
Адрес места осуществления деятельности по изготовлению продукции:
123112, Российская Федерация, г. Москва, Пресненская набережная, д. 6, стр. 2,
Деловой комплекс «Империя», 14, 15 этаж.
Наш электронный адрес: ask@ast.ru
Наш сайт: www.ast.ru
Интернет-магазин: www.book24.ru
Өндіруші: «Издательство АСТ» ЖШҚ 129085, Ресей Федерациясы,
Мәскеу, Звёздный бульвары, 21-үй, 1-құрылыс, 705-бөлме, I үй-жай, 7-қабат.
Өнім өндіру қызметін жүзеге асыру мекенжайы: 123112, Ресей Федерациясы, Мәскеу,
Пресненская жағ., 6-үй, 2-құр., «Империя» іскерлік кешені, 14, 15-қабат.
Біздің электрондық мекенжаймыз: www.ast.ru E-mail: ask@ast.ru
Интернет-магазин: www.book24.ru Интернет-дүкен: www.book24.kz
Импортер в Республику Казахстан, дистрибьютор и представитель по приёму претензий
на продукцию в Республике Казахстан: ТОО «РДЦ-Алматы».
г. Алматы, ул. Домбровского, 3«а», литер Б, офис 1.
Қазақстан Республикасына импорттаушы дистрибьютор және Қазақстан Республикасында
өнімге шағымдар қабылдау жөніндегі өкіл: «РДЦ-Алматы» ЖШС.
Алматы қ., Домбровский көш., 3«а», Б литері, офис 1.
Тел.: 8(727) 2 51 59 90,91, факс: 8 (727) 251 59 92 ішкі 107;
E-mail: RDC-Almaty@eksmo.kz, www.book24.kz
Өндiрiлген жылы: 2025. Өнімнің жарамдылық мерзімі шектелмеген.
Сертификаттауға жатпайды.
Ресей Федерациясында өндірілген.

https://liveinternet.club/